ONTWERP

BESLUIT Nr. 1/2017 VAN DE SAMENWERKINGSRAAD EU-REPUBLIEK KAZACHSTAN

van …

tot vaststelling van zijn reglement van orde en van dat van het Samenwerkingscomité, gespecialiseerde subcomités of andere organen

DE SAMENWERKINGSRAAD EU-REPUBLIEK KAZACHSTAN,

Gezien de versterkte partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Kazachstan, anderzijds (1) („de overeenkomst”), en met name artikel 268,

Overwegende hetgeen volgt:

Volgens artikel 269, lid 6, van de overeenkomst kan de Samenwerkingsraad besluiten gespecialiseerde subcomités of andere organen in te stellen die hem bij de uitvoering van zijn taken kunnen bijstaan en bepaalt hij de samenstelling, de taken en de werking van dergelijke subcomités of organen.

Volgens artikel 269, lid 7, van de overeenkomst moet de Samenwerkingsraad in zijn reglement van orde de taken en de werking bepalen van het Samenwerkingscomité en van elk ander subcomité of orgaan dat hij opricht.

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

De reglementen van orde van de Samenwerkingsraad, het Samenwerkingscomité en de gespecialiseerde subcomités of andere door de Samenwerkingsraad opgerichte organen, zoals beschreven in respectievelijk de bijlagen I en II, worden vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 29 van 4.2.2016, blz. 3.

BIJLAGE I

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE SAMENWERKINGSRAAD

Artikel 1

Algemene bepalingen

1. De bij artikel 268, lid 1, van de overeenkomst ingestelde Samenwerkingsraad voert zijn taken uit overeenkomstig artikel 268 van de overeenkomst.

2. Overeenkomstig artikel 268, lid 5, van de overeenkomst bestaat de Samenwerkingsraad uit vertegenwoordigers van de partijen. De samenstelling van de Samenwerkingsraad wordt afgestemd op de specifieke vraagstukken die tijdens een bepaalde vergadering worden behandeld. De Samenwerkingsraad komt bijeen op ministerieel niveau.

3. Met het oog op de verwezenlijking van de doelstellingen van de overeenkomst heeft de Samenwerkingsraad overeenkomstig artikel 268, lid 2, van de overeenkomst de bevoegdheid besluiten te nemen die bindend zijn voor de partijen. De Samenwerkingsraad treft de nodige maatregelen voor de uitvoering van zijn besluiten, waaronder indien nodig door in het kader van de overeenkomst ingestelde specifieke organen te machtigen om in zijn naam te handelen. De Samenwerkingsraad kan tevens aanbevelingen doen. De Samenwerkingsraad stelt zijn besluiten en aanbevelingen vast in overeenstemming tussen de partijen, na voltooiing van hun interne procedures. De Samenwerkingsraad kan bevoegdheden overdragen aan het Samenwerkingscomité.

4. De partijen waarop dit reglement van orde van toepassing is, zijn de partijen die zijn opgenomen in artikel 285 van de overeenkomst.

Artikel 2

voorzitterschap

Het voorzitterschap van de Samenwerkingsraad wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de Samenwerkingsraad en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 3

Vergaderingen

1. De Samenwerkingsraad komt eenmaal per jaar bijeen en verder wanneer de omstandigheden zulks vereisen, in onderlinge overeenstemming tussen de partijen. Tenzij de partijen anders overeenkomen, worden de vergaderingen van de Samenwerkingsraad gehouden op de plaats waar de vergaderingen van de Raad van de Europese Unie gewoonlijk worden gehouden.

2. Elke vergadering van de Samenwerkingsraad wordt gehouden op een door de partijen overeengekomen datum.

3. De vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden door de secretarissen gezamenlijk in overleg met de voorzitter bijeengeroepen, uiterlijk dertig kalenderdagen vóór de datum van de vergadering.

Artikel 4

Vertegenwoordiging

1. De leden van de Samenwerkingsraad kunnen zich laten vertegenwoordigen als zij de vergadering niet kunnen bijwonen. Indien een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen, deelt hij vóór de desbetreffende vergadering de naam van zijn vertegenwoordiger schriftelijk mee aan de voorzitter van de Samenwerkingsraad.

2. De vertegenwoordiger van een lid van de Samenwerkingsraad oefent alle rechten van dat lid uit.

Artikel 5

Delegaties

1. De leden van de Samenwerkingsraad mogen door ambtenaren worden vergezeld. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter van de Samenwerkingsraad via het secretariaat van de Samenwerkingsraad in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

2. In overeenstemming tussen de partijen kan de Samenwerkingsraad vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op een bepaald gebied uitnodigen om als waarnemer deel te nemen aan zijn vergaderingen of om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen komen overeen onder welke voorwaarden die waarnemers aan de vergaderingen kunnen deelnemen.

Artikel 6

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de Republiek Kazachstan treden gezamenlijk op als secretarissen van de Samenwerkingsraad.

Artikel 7

Correspondentie

1. De voor de Samenwerkingsraad bestemde correspondentie wordt gericht aan een van de secretarissen van de Samenwerkingsraad, die op zijn beurt de andere secretaris inlicht.

2. De secretarissen van de Samenwerkingsraad zorgen ervoor dat de voor de Samenwerkingsraad bestemde correspondentie wordt doorgestuurd aan de voorzitter van de Samenwerkingsraad en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de leden van de Samenwerkingsraad.

3. De secretarissen van de Samenwerkingsraad sturen correspondentie van de voorzitter van de Samenwerkingsraad namens hem aan de geadresseerden. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verspreid onder de leden van de Samenwerkingsraad.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

De vergaderingen van de Samenwerkingsraad zijn besloten, tenzij de partijen anders overeenkomen. Wanneer een partij aan de Samenwerkingsraad informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

Artikel 9

Agenda voor de vergaderingen

1. De voorzitter van de Samenwerkingsraad stelt voor elke vergadering van de Samenwerkingsraad een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Samenwerkingsraad uiterlijk 15 kalenderdagen vóór de vergadering aan de in artikel 7, lid 3, bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter van de Samenwerkingsraad uiterlijk 21 kalenderdagen vóór de vergadering een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen. Dergelijke punten worden alleen op de voorlopige agenda geplaatst als de bijbehorende ondersteunende documenten naar de secretarissen van de Samenwerkingsraad zijn gestuurd voordat de agenda wordt verzonden.

2. De agenda wordt bij het begin van iedere vergadering door de Samenwerkingsraad goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, aan de agenda worden toegevoegd.

3. De voorzitter van de Samenwerkingsraad kan in overleg met de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 10

Notulen

1. Van elke vergadering van de Samenwerkingsraad worden door de secretarissen van de Samenwerkingsraad ontwerpnotulen opgesteld.

2. In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

a) de bij de Samenwerkingsraad ingediende documentatie;

b) verklaringen die op verzoek van een lid van de Samenwerkingsraad worden opgenomen in de notulen; en

c) door de partijen overeengekomen punten, zoals bijvoorbeeld besluiten die zijn vastgesteld, verklaringen die zijn overeengekomen en conclusies.

3. De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd. De Samenwerkingsraad keurt die ontwerpnotulen goed tijdens zijn volgende vergadering. De ontwerpnotulen kunnen ook schriftelijk worden goedgekeurd.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1. De Samenwerkingsraad neemt zijn besluiten en formuleert zijn aanbevelingen in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, na voltooiing van de respectieve interne procedures.

2. Als de partijen zulks overeenkomen, kan de Samenwerkingsraad besluiten of aanbevelingen ook bij schriftelijke procedure vaststellen. In dat geval wordt het voorstel voor een besluit of aanbeveling overeenkomstig artikel 7, lid 3, door de voorzitter van de Samenwerkingsraad schriftelijk meegedeeld aan de leden, uiterlijk 21 kalenderdagen vóór de datum van de vergadering. Binnen die termijn kunnen leden van de Samenwerkingsraad voorbehouden of gewenste amendementen indienen. De voorzitter van de Samenwerkingsraad kan in overleg met beide partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

3. De handelingen van de Samenwerkingsraad in de zin van artikel 268, lid 2, van de overeenkomst worden voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling”, gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. Die besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden ondertekend door de voorzitter van de Samenwerkingsraad en gewaarmerkt door de secretarissen van de Samenwerkingsraad. Die besluiten en aanbevelingen worden verspreid overeenkomstig artikel 7, lid 3, van dit reglement van orde. Elke partij kan besluiten tot de bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad in haar publicatieblad of staatsblad.

4. De besluiten of aanbevelingen van de Samenwerkingsraad treden in werking op de datum van vaststelling, tenzij in het besluit of de aanbeveling anders is bepaald.

Artikel 12

Talen

1. De officiële talen van de Samenwerkingsraad zijn de officiële talen van de partijen.

2. De werktalen van de Samenwerkingsraad zijn het Engels en het Russisch. Tenzij anders wordt besloten, beraadslaagt de Samenwerkingsraad op basis van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 13

Onkosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van de Samenwerkingsraad.

2. De kosten van vertolking tijdens de vergaderingen van de Samenwerkingsraad en van de vertaling en de reproductie van documenten komen ten laste van de Unie.

3. Andere kosten in verband met de materiële organisatie van de vergaderingen van de Samenwerkingsraad, komen ten laste van de partij die gastheer is van deze vergadering.

Artikel 14

Samenwerkingscomité en gespecialiseerde subcomités

1. Overeenkomstig artikel 269, lid 1, van de overeenkomst wordt de Samenwerkingsraad in de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het Samenwerkingscomité op de gebieden waarvoor de Samenwerkingsraad bevoegdheden heeft overgedragen aan het comité. Overeenkomstig artikel 269, lid 2, van de overeenkomst bestaat het Samenwerkingscomité uit vertegenwoordigers van de partijen, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.

2. Het Samenwerkingscomité bereidt de vergaderingen en de beraadslagingen van de Samenwerkingsraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Samenwerkingsraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor continuïteit in de betrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het Samenwerkingscomité behandelt alle zaken die de Samenwerkingsraad aan het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen of ontwerpbesluiten en -aanbevelingen worden door het Samenwerkingscomité ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd. Volgens artikel 268, lid 4, van de overeenkomst kan de Samenwerkingsraad bevoegdheden overdragen aan het Samenwerkingscomité, waaronder de bevoegdheid om bindende besluiten te nemen.

3. Het Samenwerkingscomité neemt de besluiten en doet de aanbevelingen waartoe zij op grond van de overeenkomst is gemachtigd.

4. In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een verplichting of een mogelijkheid tot raadpleging, of waarin de partijen na onderling overleg besluiten elkaar te raadplegen, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Samenwerkingscomité, tenzij in de overeenkomst anders is bepaald. Het overleg kan in de Samenwerkingsraad worden voortgezet als de partijen zulks overeenkomen.

5. Volgens artikel 269, lid 6, van de overeenkomst kan de Samenwerkingsraad besluiten gespecialiseerde subcomités of andere organen in te stellen die hem bij de uitvoering van zijn taken kunnen bijstaan en bepaalt hij de samenstelling, de taken en de werking van dergelijke subcomités of organen.

6. Zoals bepaald in artikel 25, lid 3, van de overeenkomst stelt de Samenwerkingsraad een subcomité inzake douanesamenwerking in.

Artikel 15

Wijziging van het reglement van orde

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd zoals beschreven in artikel 11.