BESLUIT VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN EUROPOL van 1 oktober 1998 houdende vaststelling van zijn reglement van orde (1999/C 26/08)

DE RAAD VAN BESTUUR,

Gelet op de overeenkomst op grond van artikel K.3 van het Verdrag betreffende de Europese Unie tot oprichting van een Europese politiedienst (Europol-overeenkomst) (1), inzonderheid op artikel 28, lid 7,

Overwegende dat de raad van bestuur met eenparigheid van stemmen zijn reglement van orde dient vast te stellen.

STELT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VAST:

Artikel 1 Samenstelling van de raad van bestuur

1. De in artikel 28, leden 2 en 3, van de Europol-overeenkomst bedoelde leden of plaatsvervangende leden van de raad van bestuur (hieronder "leden" genoemd) genieten het nodige gezag op de gebieden die tot de bevoegdheid van de raad van bestuur behoren.

2. Tijdens de vergaderingen van de raad van bestuur kunnen diens leden, de directeur van Europol en de vertegenwoordiger van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, hieronder "Commissie" genoemd, zich laten vergezellen door deskundigen die hen bijstaan. Het maximumaantal van deze deskundigen wordt bepaald door de voorzitter van de raad van bestuur.

3. Elke lidstaat stelt de directeur van Europol en de secretaris van de raad van bestuur in kennis van de benoeming of het ontslag van een lid.

Artikel 2 Administratieve ondersteuning van de raad van bestuur

1. De raad van bestuur beschikt over de nodige administratieve ondersteuning om zijn taken te kunnen vervullen. Deze ondersteuning wordt verleend door Europol; met het oog op de goede werking ervan wijst de raad van bestuur onder de personeelsleden van Europol die geen deel uitmaken van de directie van Europol, een secretaris aan die beantwoordt aan de door de raad van bestuur vastgestelde vereisten, overeenkomstig criteria die betrekking hebben op:

a) de geschiktheid voor het vervullen van de taak;

b) het door de raad van bestuur vastgestelde administratieve niveau;

c) de beschikbaarheid voor het vervullen van de taak.

De secretaris vervult alle taken die hem door de raad van bestuur worden opgedragen. Hij legt tegenover de raad van bestuur verantwoording af over de vervulling van deze taken. Met instemming en onder gezag van de raad van bestuur kan hij evenwel ook andere taken vervullen.

De ambtstermijn van de secretaris wordt vastgesteld door de raad van bestuur, die de benoeming van de secretaris kan beëindigen of verlengen.

2. Elk nieuw voorzitterschap neemt kennis van de bescheiden van de raad van bestuur en stelt daartoe een akte op die in de eerste gewone vergadering ter goedkeuring aan de raad van bestuur wordt voorgelegd.

Artikel 3 Voorzitterschap van de raad van bestuur

De voorzitter van de raad van bestuur stelt de voorlopige agenda voor de vergaderingen op en zit deze voor.

Artikel 4 Werking van de raad van bestuur

1. De raad van bestuur belegt tijdens ieder voorzitterschap ten minste één gewone vergadering op convocatie van de voorzitter van de raad van bestuur.

2. Wanneer de voorzitter van oordeel is dat omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan hij de vergadering van de raad van bestuur op eigen initiatief of op verzoek van een derde van de leden van de raad van bestuur bijeenroepen. Indien een lidstaat, de Commissie of de directeur van Europol om de vergadering verzoekt, raadpleegt de voorzitter de overige leden en indien een derde van deze leden daarmee akkoord gaat, roept hij de vergadering bijeen.

In de in de vorige alinea bedoelde gevallen belegt de voorzitter de vergadering binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek.

3. De raad van bestuur kan personen uitnodigen die bijzonder deskundig zijn op gebieden die besproken zullen worden, teneinde hen te horen over bepaalde agendapunten.

4. Met betrekking tot onderwerpen waarvoor de raad van bestuur het niet nodig acht een plenaire vergadering te houden kan hij een of meer ad hoc-comités aanwijzen waarin hij het aantal leden benoemt dat hij passend acht voor het vervullen van de taken die eraan worden opgedragen. Deze comités worden voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur en worden ontbonden zodra de taken waarvoor zij zijn samengesteld, zijn voltooid.

Artikel 5 Agenda

1. De voorzitter van de raad van bestuur stelt voor iedere vergadering de voorlopige agenda op. Deze wordt minstens 14 dagen voor de aanvang van de vergadering door de secretaris aan de overige leden, aan de Commissie en aan de directeur van Europol toegestuurd. Wanneer een buitengewone vergadering wordt bijeengeroepen, wordt de agenda in de week voorafgaand aan de vergadering meegedeeld.

2. De voorlopige agenda bevat de punten waarvoor om plaatsing op de agenda is verzocht door een lid van de raad van bestuur, door de Commissie of door de directeur van Europol, op voorwaarde dat de betreffende documentatie minstens 16 dagen voor de aanvang van de vergadering op de zetel van Europol is ontvangen.

3. Op de voorlopige agenda worden alleen die punten geplaatst waarvoor de documentatie uiterlijk op de verzenddatum van die agenda aan de leden, de Commissie en de directeur van Europol is toegezonden.

4. De agenda wordt bij de aanvang van iedere vergadering met gewone meerderheid van stemmen goedgekeurd.

Artikel 6 Beraadslagingen van de raad van bestuur

1. Als ten minste drie kwart van de leden van de raad van bestuur aanwezig is, is het quorum bereikt. Als het quorum niet wordt bereikt, sluit de voorzitter de vergadering en roept hij zo snel mogelijk een nieuwe vergadering bijeen. In deze tweede vergadering is het quorum bereikt als twee derde van de leden van de raad van bestuur aanwezig is.

2. De voorzitter leidt de vergadering, en laat eerst diegenen aan het woord die een procedurekwestie of een inleidend punt aan de orde willen stellen.

3. Behoudens een andersluidend besluit dat de raad van bestuur met eenparigheid van stemmen neemt om dringende redenen, beraadslaagt en besluit de raad van bestuur alleen op grondslag van de documenten en ontwerpen die zijn gesteld in de officiële talen van de Europese Unie.

Artikel 7 Stemmingen in de vergaderingen van de raad van bestuur

1. De raad van bestuur stemt op initiatief van zijn voorzitter, die voorts verplicht is te laten stemmen op initiatief van een lid van de raad van bestuur, voorzover een meerderheid van de leden van de raad van bestuur zich in die zin uitspreekt.

2. De overdracht van het stemrecht is slechts toegestaan ten gunste van het plaatsvervangend lid uit de lidstaat in kwestie.

3. Voor elk door de raad van bestuur aangenomen besluit wordt de stemverdeling vermeld. Indien de minderheid daarom verzoekt, gaat het besluit vergezeld van een nota waarin de standpunten van de minderheid zijn weergegeven. De stemming gebeurt bij handopsteking dan wel bij hoofdelijke stemming indien het resultaat van de stemming bij handopsteking wordt betwist.

4. Op verzoek van een lid of indien de voorzitter zulks nodig acht, worden de besluiten en de benoemingen bij geheime stemming vastgesteld. In geval van geheime stemming neemt de voorzitter, bijgestaan door twee andere leden van de raad van bestuur, de stemmen op. De voorzitter geeft onverwijld kennis van de uitslag van de stemming. De voorzitter kan een lid toestemming verlenen om zijn stemmotivering kort uiteen te zetten.

Artikel 8 Akkoorden

1. De gewone meerderheid volstaat voor het bereiken van een akkoord in de raad van bestuur waarvoor uit hoofde van de Europol-overeenkomst of van de ter toepassing daarvan aangenomen besluiten geen eenparigheid van stemmen of geen gekwalificeerde meerderheid van twee derde is vereist.

In de besluiten of akkoorden van de raad van bestuur wordt de verdeling van de uitgebrachte stemmen vermeld, tenzij overeenkomstig artikel 7 een geheime stemming heeft plaatsgevonden.

2. De instemming van twee derde van de aanwezige leden van de raad van bestuur is vereist voor de oprichting van ad hoc-comités.

3. Over moties om een vraagstuk al dan niet ter goedkeuring aan de raad van bestuur voor te leggen wordt gestemd voordat er inhoudelijk op de zaak wordt ingegaan.

4. Als een motie uit meer punten bestaat, moet, indien daarom wordt verzocht, van elk van deze punten een aparte motie worden gemaakt.

5. Wanneer verschillende moties eenzelfde kwestie betreffen, wordt eerst gestemd over de verst strekkende motie. In het geval van amendementen wordt eerst gestemd over het amendement dat het meest afwijkt van de aanvankelijke tekst. In het geval van een amendement op een amendement wordt eerst gestemd over de verst strekkende tekst. De eindstemming gaat over de versie van de tekst die uit de vorige stemmingen is geresulteerd.

Artikel 9 Notulen

1. Van iedere vergadering van de raad van bestuur worden notulen gemaakt, die het volgende omvatten:

- de lijst van aanwezigen;

- een verslag van de besprekingen;

- de door de raad van bestuur aangenomen besluiten met vermelding van de stemverdeling voor iedere stemming.

2. De raad van bestuur keurt de notulen in zijn volgende vergadering goed.

De ontwerpnotulen worden alleen ter goedkeuring aan de raad van bestuur voorgelegd indien het ontwerp ten minste vier weken vóór de volgende vergadering aan de leden is toegestuurd. Ook worden de ontwerpnotulen meegedeeld aan de directeur van Europol en aan de Commissie voor de vergaderingen waaraan deze deelneemt. De ontwerpnotulen van de vergaderingen waaraan de Commissie niet heeft deelgenomen, worden haar meegedeeld indien de raad van bestuur zulks beslist.

3. Indien de notulen niet tijdig zijn verstuurd, wordt de goedkeuring ervan uitgesteld tot de volgende vergadering van de raad van bestuur.

Indien er te veel tijd tussen twee vergaderingen van de raad van bestuur ligt, kunnen de leden van de raad van bestuur hun opmerkingen of hun instemming via de schriftelijke procedure meedelen.

4. Voorstellen tot wijziging van de ontwerpnotulen dienen uiterlijk twee uur vóór de opening van de vergadering waarin deze notulen moeten worden goedgekeurd, schriftelijk bij de voorzitter te zijn ingediend.

5. De goedgekeurde notulen worden ondertekend door de voorzitter van de raad van bestuur en door de secretaris.

Artikel 10 Jaarverslag

1. Het jaarsverslag over de activiteiten van Europol wordt in het eerste semester van het volgende kalenderjaar met eenparigheid van stemmen door de raad van bestuur aangenomen.

In het voorgaande semester neemt de raad van bestuur het in artikel 28, lid 10, van de Europol-overeenkomst bedoelde verslag over de voorgenomen activiteiten van Europol aan.

De directie van Europol stelt beide verslagen op een zodanig tijdstip op dat de in de vorige alinea bepaalde termijnen kunnen worden nageleefd.

2. Het verslag bevat de volgende delen:

A. Inleiding.

B. De mate waarin de doelstellingen in het voorgaande jaar zijn bereikt.

- Ontplooide activiteiten.

- Uitgaven ten laste van de begroting.

- Vereiste menselijke hulpbronnen en technische middelen.

C. Onderzoek naar de geplande doelstellingen.

- Kosten op korte termijn.

- Kosten op middellange termijn.

D. Conclusies

3. Overeenkomstig artikel 34 van de Europol-overeenkomst neemt de raad van bestuur in het eerste kwartaal van ieder jaar een bijzonder jaarverslag, met uittreksels uit lid 2, delen A en B, aan, dat door het voorzitterschap van de Raad aan het Europees Parlement dient te worden toegezonden.

Artikel 11 Correspondentie

De voor de raad van bestuur bestemde correspondentie wordt aan de zetel van Europol gezonden, ter attentie van de voorzitter van de raad van bestuur. De secretaris beheert de correspondentie.

Artikel 12 Kosten van de deelnemers aan de raad van bestuur

1. Europol betaalt de reiskosten van de leden van de raad van bestuur en van de deskundigen die aan de vergaderingen deelnemen, dit voor ten hoogste twee deskundigen per lidstaat. Elke lidstaat betaalt de verblijfskosten van zijn leden en zijn deskundigen. De kosten van de overige deskundigen komen ten laste van de lidstaten.

2. Overeenkomstig artikel 4, lid 3, van dit reglement van orde betaalt Europol de kosten van de deskundigen die door de raad van bestuur worden uitgenodigd om hem van advies te dienen.

Artikel 13 Inwerkingtreding van het reglement van orde

Dit reglement van orde treedt in werking op de dag volgend op de goedkeuring ervan door de raad van bestuur.

Artikel 14 Herziening van het reglement van orde

In geval van herziening van dit reglement van orde doet de secretaris de bijgewerkte versie aan alle leden van de raad van bestuur, aan de directeur van Europol en aan de Commissie toekomen. Het nieuwe reglement van orde treedt in werking op de dag volgend op de goedkeuring ervan.

Gedaan te 's-Gravenhage, 1 oktober 1998.

Voor de raad van bestuur

De Voorzitter

K. RUSO

(1) PB C 316 van 27.11.1995, blz. 2.