Verslag

over de jaarrekening van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling, Londen, betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(1999/C 372/03)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Oordeel van de Kamer

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 57, lid 10, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad(1) aan de raad van beheer van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling gericht.

2. De Kamer heeft de jaarrekening van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling voor het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 57, lid 7, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 57, lid 11, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid erover verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

Belangrijkste opmerkingen over de begrotingsuitvoering van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar

Analytische boekhouding

5. De huidige vergoedingen zijn vastgelegd in een verordening van de Raad uit 1998(3) op basis van algemene beginselen en een globale structuur die zijn ingesteld bij Verordening (EG) nr. 297/95 van de Raad(4). Deze verordening bepaalt onder meer dat de hoogte van de door het Bureau geïnde vergoedingen moet berusten op de kosten van de verleende dienst. De vergoedingen zijn tot dusverre echter niet op de werkelijke kosten gebaseerd, aangezien het Bureau noch de nationale instanties over de analytische instrumenten beschikten om de daadwerkelijk gemaakte kosten te berekenen. Het Bureau neemt thans maatregelen om een analytisch boekhoudsysteem tot stand te brengen. Een systeem voor tijdbeheer werd in 1998 ingevoerd en het Bureau ontwikkelt een methode voor het meten van andere kosten. De verkregen informatie moet het mogelijk maken de aan de diverse activiteiten verbonden personeelskosten en andere kosten te bepalen. Het Bureau dient dit initiatief voort te zetten zodat, wanneer de vergoedingsregeling door het Europees Parlement in 2001 opnieuw wordt bezien, het voorstel op een redelijk nauwkeurige cijferanalyse kan worden gebaseerd. Voorts is het van belang dat ook de bevoegde nationale instanties hun kosten met bewijsstukken staven, zodat de betalingen die het Bureau aan hen heeft gedaan, kunnen worden verantwoord.

Aanbestedingsprocedures

6. Sommige adviezen van de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) stroken niet met de bepalingen van het financieel reglement (FR) van het Bureau. Zo werden procedures voor noodgevallen in bepaalde situaties ten onrechte toegepast.

Systeem voor kwaliteitsbeheersing ("QMS")

7. Nadat het Bureau een besluit tot invoering van een systeem voor kwaliteitsbeheer had genomen werd zonder een deugdelijke aanbestedingsprocedure een eerste contract voor maximaal 198000 ECU met een consultant gesloten. Tot eind 1998 werd aan het betrokken consultancybureau 295000 ECU betaald. De inkomsten van het Bureau zijn in 1998 niet gestegen, maar de personeelskosten namen met 32 % toe (zie tabel 2). Gelet op het statische activiteitenniveau betwijfelt de Kamer of de grote inspanningen in verband met het QMS, die het Bureau nog geen certificatie hebben opgeleverd, te verantwoorden zijn.

IT-afdeling

8. Er is één IT'er op negen gebruikers. Gezien het geringe aantal intern ontwikkelde applicaties en het beperkte aantal te ondersteunen gebruikers, lijkt het Bureau over veel IT-personeel te beschikken.

Het aantal personeelsleden in de IT-afdeling lijkt niet te zijn afgestemd op de behoeften van het Bureau. Er zijn te veel niet-gespecialiseerde hoofdadministrateurs en te weinig ervaren technici. Zo ontbreekt bij het Bureau een gekwalificeerde databasebeheerder.

9. De computerbeveiliging is voor verbetering vatbaar. Er bestaat geen veiligheidscode noch een gedocumenteerde risicoanalyse. Wachtwoorden worden niet op gezette tijden gewijzigd. Er is niemand aangewezen om de ontwikkelaar die de specifieke kenmerken van het Bureau in het begrotingssysteem SI 2 heeft aangebracht, bij ziekte of vertrek te vervangen.

10. Ter bevordering van de beschikbaarheid en stabiliteit van zijn computerdiensten heeft het Bureau in het najaar van 1998 consultants ingeschakeld om een onderzoek in te stellen naar de computeromgeving van het Bureau. De kostprijs ad 42500 ECU zou ook de kosten ter uitvoering van verbeteringen in de server-structuur omvatten. Tegen het eind van de controle was nog niet met de eigenlijke uitvoering begonnen, en er bestonden evenmin plannen om het project voort te zetten.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 7 oktober 1999.

Voor de Rekenkamer

Jan O. KARLSSON

President

(1) PB L 214 van 24.8.1993, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 57, lid 9, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau over het begrotingsjaar 1998 opgesteld op 25 maart 1999, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van beheer van het Bureau, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 6 april 1999 bij de Kamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Verordening (EG) nr. 2743/98 van de Raad (PB L 345 van 19.12.1998).

(4) PB L 35 van 15.2.1995, blz. 1.

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Bureau

(De nummering komt overeen met die van de Rekenkamer)

5. Analytische boekhouding

Na vaststelling van de eenheidskosten, en op basis van het systeem voor tijdbeheer dat in 1998 werd ingevoerd, berekende het Bureau de kosten van elke afzonderlijke activiteit voor de eerste helft van 1999. De gehanteerde methode werd besproken door een werkgroep, samengesteld door de raad van beheer, en de resultaten zullen voorgelegd worden aan de raad van beheer tijdens diens bijeenkomst op 29 september 1999. Zodra de noodzakelijke aanpassingen zijn aangebracht, zal het Bureau de laatste hand aan dit systeem leggen en het trachten uit te voeren in een geschikte computeromgeving.

6. Aanbestedingsprocedures

Overeenkomstig de adviezen van de Rekenkamer, is de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten, wiens streven het blijft bij te dragen tot het goede functioneren van het Bureau, overgegaan tot een striktere interpretatie van het financieel reglement en andere bestaande voorschriften.

7. Systeem voor kwaliteitsbeheer

Toen het Bureau werd opgezet, bedroeg de periode tussen de komst van de eerste personeelsleden en het begin van de feitelijke activiteiten slechts drie maanden. Terwijl op het administratieve vlak het statuut en het financieel reglement het kader vormden waarop het werk afgestemd moest worden, diende in het veel bredere operationele veld alleen de ervaring van de betrokken medewerkers als leidraad. Al snel ontstond de behoefte om procedures op te stellen en vervolgens om de uitvoering ervan te controleren. Een systeem voor kwaliteitsbeheer leek de meest efficiënte manier om de staf (een kwart van het personeel werkte actief mee aan het ontwikkelen van het systeem voor kwaliteitsbeheer van het Bureau) te betrekken bij het opstellen van de procedures en, wat nog belangrijker is, het gevoel te geven het systeem in "mede-eigendom" te hebben. Momenteel is men bezig te controleren of de opgestelde procedures nageleefd worden. Certificatie was niet het hoofddoel. De stijging van de personeelskosten over 1998 is een direct gevolg van een sterke toename van het werk in 1997 en van de salarisaanpassing.

8. Personeelsbezetting IT-afdeling

Sinds de inspectie van de Kamer is het aantal personeelsleden in de IT-afdeling gedaald ten opzichte van het aantal gebruikers (personeel Bureau en leden van de delegaties): de verhouding is nu 1 IT'er op 14 gebruikers. Bij de aanwerving van nieuw personeel en bij omscholing wordt voortaan beter rekening gehouden met de behoeften van het Bureau. Er zij op gewezen dat de IT-afdeling niet alleen werkt voor het Bureau, maar ook voor de gedelegeerden van de nationale bevoegde instanties en voor het Europees informaticanetwerk voor geneesmiddelen.

9. IT-beveiliging

Verbeteringen zijn weliswaar altijd mogelijk, maar het Bureau beschikt momenteel over een zorgvuldige back-up procedure (bijvoorbeeld voor SI 2 is er het SI 2-team in Brussel), een antivirussysteem, een doelmatige firewall, en een met wachtwoord beveiligde toegang tot software (o.a. SI 2, Lloydslink). De frequentie waarmee wachtwoorden gewijzigd worden komt overeen met hetgeen gebruikelijk is bij organisaties die hetzelfde systeem gebruiken (Windows NT).

10. Optimalisering van de computeromgeving

De uitvoering van het project, die aanvankelijk uitgesteld was, zal naar verwachting eind september 1999 zijn beslag krijgen.