INHOUD "" ID="1">Inleiding> ID="2">1.1 - 1.3 "> ID="1">Algemene opmerkingen> ID="2">2.1 - 2.3 "> ID="1"> Scheiding der functies> ID="2">2.1 "> ID="1"> Voorschotkas> ID="2">2.2 - 2.3 "> ID="1">Opmerkingen over de begrotingsuitvoering en de jaarrekening> ID="2">3.1 - 3.13"> ID="1"> Kredietoverschrijvingen> ID="2">3.1 - 3.4 "> ID="1"> Uitgaven> ID="2">3.5 - 3.8 "> ID="1"> Ontvangsten> ID="2">3.9 - 3.11"> ID="1"> Subsidie met bestemming> ID="2">3.12 - 3.13"> ID="1">Opmerkingen over de balansboekhouding en de balans> ID="2">4.1 - 4.3 "> ID="1"> Vaste activa> ID="2">4.1 - 4.2 "> ID="1"> Omrekeningsverschillen en saldo van het begrotingsjaar> ID="2">4.3 "> ID="1">Conclusie> ID="2">5.1 - 5.2 " ID="2">Bladzijde" ID="1">Bijlage: Begrotingsjaar 1992 - Besteding van de beschikbare kredieten> ID="2">5"> ID="1">Antwoorden van het Centrum> ID="2">6">

VERSLAG over de rekeningen en het beheer van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop - Berlijn) begrotingsjaar 1992 vergezeld van de antwoorden van het Centrum (94/C 28/01)

1. INLEIDING

1.1. Overeenkomstig de relevante regelgeving(1) () heeft de Kamer de rekeningen en het financieel beheer over het begrotingsjaar 1992 van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop-Berlijn) onderzocht.

1.2. De Commissie is in december 1990 begonnen met de procedure voor de wijziging van de financiële bepalingen die voornamelijk waren gebaseerd op het Financieel Reglement van 25 april 1973, van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen(2) ()(3) (). Naar aanleiding van de adviezen van de Kamer(4) () en het Europees Parlement(5) () heeft de Commissie op 27 maart 1992 voorstellen tot wijziging gedaan(6) (). De Raad heeft de betrokken verordeningen op 30 juni 1993 vastgesteld(7) ().

1.3. De voor het begrotingsjaar 1992 beschikbare kredieten beliepen 10,84 Mio ECU. De aangegane verplichtingen resulteerden in betalingen ten belope van 8,95 Mio ECU en overdrachten naar het begrotingsjaar 1993 ten bedrage van 1,67 Mio ECU, terwijl het saldo van 0,21 Mio ECU werd geannuleerd. Van de uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten werd een bedrag van 1,82 Mio ECU gebruikt voor betalingen, terwijl 0,25 Mio ECU werden geannuleerd. In de tabel bij dit verslag wordt, per hoofdstuk, een overzicht gegeven van de besteding van de kredieten van het begrotingsjaar en van de uit 1991 overgedragen kredieten.

2. ALGEMENE OPMERKINGEN

Scheiding der functies

2.1. De bij het financieel reglement voorgeschreven scheiding der functies van ordonnateur en rekenplichtige is nog steeds onvolledig omdat de rekenplichtigen van het Centrum tevens de voorschotkas beheren. Deze situatie, waarop de Kamer in haar verslag over het begrotingsjaar 1991 reeds heeft gewezen(8) (), duurde tijdens het begrotingsjaar 1992 voort.

Voorschotkas

2.2. De betalingen die, via de afwijkende procedure voor de voorschotkas, zonder het voorafgaande visum van de financieel controleur zijn gedaan, bedroegen in 1992 nog 30,9 % van het totaal en, salarissen niet meegerekend, nog 49,7 % tegen respectievelijk 35,2 % en 54,6 % in 1991.

2.3. In tegenstelling met de bepalingen van het financieel reglement en ondanks de opmerkingen van de Kamer(9) (), werden de bedragen die naar aanleiding van betalingen uit de voorschotkas op de begroting werden aangewezen in 1992 nog steeds in de boekhouding van het Centrum opgenomen voordat de financieel controleur zijn visum had verleend.

3. OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING EN DE JAARREKENING

Kredietoverschrijvingen

3.1. In haar verslag over het begrotingsjaar 1990 constateerde de Kamer dat de bij artikel 15 van het financieel reglement voorgeschreven onderverdeling van de staat van ontvangsten en uitgaven van het Centrum in titels en hoofdstukken niet werd toegepast, aangezien het begrip "hoofdstuk" in de plaats werd gesteld van "titel". Het gevolg van deze anomalie, die pas in 1994 zal verdwijnen, is dat de autonomie op het gebied van kredietoverschrijvingen groter is dan de bedoeling was, aangezien voor de zogenaamde overschrijvingen "binnen een hoofdstuk" geen goedkeuring van de Commissie is vereist.

3.2. Het bedrag van de overschrijvingen die in 1992 werden verricht, beloopt 718 000 ECU, ofwel 6,7 % van de oorspronkelijke begroting, tegen 8,2 % in 1991. De overschrijvingen van artikel naar artikel binnen hoofdstuk 1 belopen 2,6 % van de oorspronkelijke kredieten. Het aandeel van de kredieten dat binnen de hoofdstukken 2 en 3 van bestemming was veranderd, beliep respectievelijk 11,4 % en 9,9 %.

3.3. Volgens het besluit van de Raad van Bestuur van 4 december 1987, kan de directeur van het Centrum kredietoverschrijvingen tot maximaal 6 000 ECU toestaan. Bij besluit 12/92 heeft de directeur echter een overschrijving van 9 000 ECU naar begrotingsonderdeel 214 goedgekeurd.

3.4. Voor de hoofdstukken 2 en 3 werden talrijke overschrijvingen goedgekeurd die via latere besluiten tegen het eind van het jaar werden teruggedraaid. De Raad van Bestuur had toestemming verleend voor een overschrijving van 385 000 ECU en verleende enige maanden later opnieuw toestemming om bijna de helft daarvan weer in tegengestelde richting te laten overschrijven. Deze mutaties verschijnen niet in de jaarrekening omdat van de overschrijvingen alleen het netto-bedrag wordt geboekt.

Uitgaven

3.5. In 1992 lag het percentage van de betalingen hoger dan in 1991 (83 % tegen 76 %) en het percentage van de kredietoverschrijvingen alsmede dat van de geannuleerde kredieten was lager (respectievelijk 15 % in plaats van 20 % en 2 % in plaats van 4 %). De overdrachten bij de beleidsuitgaven bedroegen 30 % van de oorspronkelijke kredieten, tegen 35,5 % in 1991. Van de 467 000 ECU die werden overgeschreven naar de artikelen 301 en 302 - verspreiding van kennis en projecten ter ontwikkeling en cooerdinering van het onderzoek - werden echter 399 765 ECU, ofwel 86 %, overgedragen of geannuleerd.

3.6. Voor de twee bovengenoemde begrotingsonderdelen 301 en 302, zijn op de laatste dag van het begrotingsjaar betalingsverplichtingen aangegaan van respectievelijk 349 000 ECU en 361 000 ECU, hetgeen overeenkomt met 36 % en 28 % van de oorspronkelijke kredieten. Deze methode om aan het eind van het jaar betalingsverplichtingen aan te gaan kan afbreuk doen aan de beginselen van goed financieel beheer.

3.7. Uit een steekproefcontrole van de uitgaven bleek dat het Centrum in december 1992 een contract van circa 20 400 ECU heeft getekend voor een onderzoek naar een systeem van meertalige tekstverwerking en de aanpassing daarvan aan de behoeften van het Centrum in het algemeen en aan de behoeften van twee specifieke projecten. De betalingsverplichting werd aangegaan ten laste van de beleidsuitgaven, ofschoon het hier om administratiekosten ging.

3.8. In 1990 heeft het Centrum besloten om een van zijn personeelsleden te detacheren naar het "Task Force Ressources Humaines (TFRH)" van de Commissie, om mee te werken aan het PHARE-programma in de Oost-europese landen en met name in Polen. Het betrokken personeelslid heeft een contract getekend met de Commissie en uit hoofde daarvan zijn eerste salarissen betaald gekregen zonder dat het Centrum zelf de betaling van zijn salaris had stopgezet. Vervolgens bleek dat een dergelijke detachering van het Cedefop naar TFRH juridisch niet mogelijk was; het personeelslid heeft de Commissie terugbetaald en de detachering werd geannuleerd. De betrokken persoon heeft zijn werk voor het PHARE-programma echter tot en met het laatste kwartaal van 1992 voortgezet. De kosten van het project, met inbegrip van het salaris van het betrokken personeelslid, bedragen voor het Centrum over de gehele periode meer dan 350 000 ECU, waarvan 40 % ten laste van het begrotingsjaar 1992 zijn gebracht. Deze werkzaamheden stroken echter niet werkelijk met de taken van het Centrum, die eruit bestaan de Commissie bij te staan bij de beoordeling en ontwikkeling van de opleiding op communautair vlak en bij te dragen tot de tenuitvoerlegging van een gemeenschappelijk beleid voor beroepsopleiding.

Ontvangsten

3.9. De Commissie heeft de subsidie uit de algemene begroting van de Gemeenschappen voor het begrotingsjaar 1992 overgemaakt in vier tranches van 2 700 000 ECU in maart, juni, september en december, data die ongeveer overeenkwamen met de verzoeken van het Centrum. De Kamer wenst hier opnieuw te herinneren aan de opmerking uit een van haar voorgaande verslagen(10) () volgens welke deze wijze van betaling indruist tegen artikel 26 van het financieel reglement dat bepaalt dat het geld in de eerste twee weken van elk kwartaal moet worden overgemaakt en dat de betaling moet worden aangepast aan de werkelijke behoeften.

3.10. Zoals de Kamer reeds in voorgaande verslagen heeft opgemerkt(11) (), zijn de vaststelling en de inning van de ontvangsten van het Centrum geschied zonder dat voorstellen tot inningsopdrachten waren afgegeven en dus zonder voorafgaand visum van de financieel controleur; zij worden evenmin opgenomen in een boekhouding van vastgestelde rechten. Dientengevolge geven de bedragen die onder "geconstateerde rechten van het begrotingsjaar" zijn opgenomen in de tabel van de ontvangsten de rechten niet volledig weer: een gedeelte van de schuldvorderingen op de actiefzijde van de balans en van de bedragen onder "nog in te vorderen ontvangsten" aan de passiefzijde daarvan, zouden zodanig moeten worden verrekend dat het "nog te innen bedrag", en met name de rente op bankdeposito's die per 31 december 1992 15 000 ECU bedroeg, op de balans verschijnen.

3.11. Het bedrag van de vastgestelde rechten dat in de ontvangsten-tabel van de jaarrekening van het Centrum is opgenomen uit hoofde van de subsidie van de EG, is berekend op basis van het totaal van de betalingsverplichtingen die zijn aangegaan, zodat onder "in 1993 terug te betalen bedragen" het resultaat van het begrotingsjaar, ofwel een bedrag van 308 278 ECU verschijnt. In feite komt het terug te betalen bedrag overeen met het saldo van het begrotingsjaar, ofwel 556 815 ECU (onder voorbehoud van de opmerking in paragraaf 4.3), zoals dat op de balans verschijnt.

Subsidie met bestemming

3.12. In maart 1992 heeft de Raad van Bestuur van het Centrum besloten om een subsidie van 370 000 FF (circa 53 200 ECU) te accepteren van het "Conseil régional du Nord-Pas de Calais" (Frankrijk), bedoeld als bijdrage voor de organisatie van een internationaal werkcollege te Lille over het onderwerp "Raadgevingen aan oprichters van ondernemingen en aan leidinggevend personeel in het midden- en kleinbedrijf". In het kader van de overeenkomsten heeft het Centrum een voorschot van 50 % (ofwel 27 500 ECU) ontvangen, dat het in september 1992 heeft overgemaakt aan de organisator van het werkcollege.

3.13. De inning en de betaling van dit bedrag door het Centrum zijn in de balansboekhouding opgenomen op een rekening die speciaal voor dit doel werd geopend, maar niet opgenomen in de begrotingsrekeningen, zodat ze noch bij de ontvangsten, noch bij de uitgaven op de jaarrekening voorkomen. Ofschoon de financieel controleur voor deze verrichtingen zijn visum heeft verleend, zijn ze niet in overeenstemming met artikel 4 van het financieel reglement dat bepaalt: "Ontvangsten en uitgaven kunnen uitsluitend tot stand komen door aanwijzing op een artikel van de staat van ontvangsten en uitgaven". Het zou wenselijk zijn dat er een procedure wordt ingevoerd die het Centrum in staat stelt het reglement na te leven, doch die niet te veel administratieve moeilijkheden veroorzaakt.

4. OPMERKINGEN OVER DE BALANSBOEKHOUDING EN DE BALANS

Vaste activa

4.1. De boekhouding van de vaste activa wordt bijgehouden aan de hand van de globale gegevens die zijn opgeslagen in het geautomatiseerde inventarissysteem en niet aan de hand van een systematische registratie van de waarde van de nieuw verworven en afgeschafte goederen. Met deze procedure kan niet worden gegarandeerd dat de boekwaarde overeenkomt met werkelijk aanwezige goederen. Zo werd eind 1992 het bedrag van de vaste activa (alsmede dat van het eigen vermogen aan de passiefzijde van de balans) dan ook voor minstens 21 500 ECU ondergewaardeerd.

4.2. De Kamer herinnert er opnieuw aan dat er in de boekhouding permanent een inventarislijst moet worden bijgehouden(12) () zodat de inventaris in natura en de boekhouding jaarlijks aan elkaar kunnen worden getoetst.

Omrekeningsverschillen en saldo van het begrotingsjaar

4.3. Het Centrum heeft in 1992 een bankrekening in ECU geopend. Aangezien de boekhouding in DM wordt bijgehouden, ontstond door de in de loop van het jaar opgetreden daling van de ECU, aan het eind van het begrotingsjaar een groot verschil tussen de in ECU uitgedrukte creditposten en hun tegenwaarde in DM in de boeken. Dit verschil is aan de actiefzijde van de balans opgenomen onder "omrekeningsverschillen" voor een totaalbedrag van 99 640 ECU. Het Centrum had de boekhoudsaldi in DM moeten aanpassen tegen de omrekeningskoers van 31 december 1992 en het verschil moeten boeken onder wisselkoersverschillen. Aldus zou het saldo van het begrotingsjaar, dat in de jaarrekening en de balans 556 815 ECU bedraagt, zijn verminderd tot 457 175 ECU.

5. CONCLUSIE

5.1. Het Cedefop zou zijn streven naar invoering van administratieve procedures die stroken met het Financieel Reglement moeten voortzetten, met name wat betreft de scheiding van de functies van ordonnateur en rekenplichtige. De Kamer verzoekt het Centrum opnieuw de bij het Financieel Reglement voorgeschreven boekhouding van geconstateerde rechten in te voeren, zoals het Centrum heeft beloofd in zijn antwoorden op het verslag van de Kamer over het begrotingsjaar 1991.

5.2. De late vastleggingen, het relatief hoge niveau van de overdrachten en de annulering van overdrachten tonen aan dat het Centrum de verhoging van het budget (16 % in 1991 en 4 % in 1992) niet gemakkelijk kan verwerken.

Dit verslag is door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 4 november 1993.

Voor de Rekenkamer André J. MIDDELHOEK President

(1)() - Artikel 12, lid 2 van Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad van 10 februari 1975 houdende oprichting van het Cedefop, PB L 39 van 13.2.1975.

- Artikel 69 van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad van 1 juni 1976, houdende financiële bepalingen van toepassing op het Cedefop, PB L 164 van 24.6.1976.

(2)() Ingetrokken in 1977 en vervangen door het Financieel Reglement van 21 december 1977, PB L 356 van 31.12.1977, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (Euratom, EGKS, EEG) nr. 610/90 van de Raad van 13 maart 1990, PB L 70 van 16.3.1990.

(3)() Op 17.12.1990, ingediende voorstellen voor verordeningen van de Raad, PB C 23 van 31.1.1991.

(4)() Adviezen van de Kamer nr. 3/91 en 4/91 van 11 april 1991, PB C 152 van 10.6.1991.

(5)() Advies van het Parlement van 13 december 1991, PB C 13 van 20.1.1992.

(6)() PB C 130 van 21.5.1992.

(7)() - Verordening (EEG) nr. 1946/93 van de Raad van 30 juni 1993 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 337/75 houdende oprichting van een Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding, (PB L 181 van 23.7.1993).

- Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad van 30 juni 1993 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1416/76 houdende financiële bepalingen voor het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding, (PB L 181 van 23.7.1993).

(8)() Jaarverslag over 1991 (paragraaf 2.1 en 2.2).

(9)() Jaarverslag 1989 (paragraaf 2.5) en 1991 (paragraaf 2.6).

(10)() Jaarverslag 1989 (paragraaf 4.1 en 4.2), 1990 (paragraaf 3.8) en 1991 (paragraaf 3.7).

(11)() Jaarverslag 1990 (paragraaf 3.7) en 1991 (paragraaf 2.3).

(12)() Jaarverslag 1990 (paragraaf 4.3) en 1991 (paragraaf 4.2).

BIJLAGE

Cedefop - Begrotingsjaar 1992 - Besteding van de beschikbare kredieten "(1 000 ECU)">Hoofdstuk"> ID="1">5 098> ID="2">4 937 > ID="3">87 > ID="4">74 > ID="5">178> ID="6">153 > ID="7">25 "> ID="2">(96,8 %)> ID="3">(1,7 %)> ID="4">(1,5 %)> ID="6">(86 %)> ID="7">(14 %)"> ID="1">1 030> ID="2">798 > ID="3">169 > ID="4">63 > ID="5">201> ID="6">189 > ID="7">12"> ID="2">(77,5 %)> ID="3">(16,4 %)> ID="4">(6,1 %)> ID="6">(94 %)> ID="7">(6 %)"> ID="1">4 700> ID="2">3 211 > ID="3">1 414 > ID="4">75 > ID="5">1 692> ID="6">1 475 > ID="7">217"> ID="2">(68,3 %)> ID="3">(30,1 %)> ID="4">(1,6 %)> ID="6">(87,2 %)> ID="7">(12,8 %)"> ID="1">10> ID="2">7 > ID="3">-> ID="4">3 > ID="5">-> ID="6">-> ID="7">-"> ID="2">(70 %)> ID="4">(30 %)"> ID="1">10 838> ID="2">8 953 > ID="3">1 670 > ID="4">215 > ID="5">2 071> ID="6">1 817 > ID="7">254 "> ID="2">(82,6 %)> ID="3">(15,4 %)> ID="4">(2 %)> ID="6">(87,7 %)> ID="7">(12,3 %)">

ANTWOORDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN HET CENTRUM OP DE OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER TEN AANZIEN VAN DE REKENINGEN EN HET FINANCIEEL BEHEER VAN HET BEGROTINGSJAAR 1992

2.1. In de antwoorden op de rapporten van de Rekenkamer van 1989 (punt 2.3), 1990 (punt 2.1) en 1991 (punt 2.2) is er door het Centrum op gewezen dat er alléén een scheiding tussen de functie van rekenplichtige en de functie van beheerder van gelden ter goede rekening kan worden aangebracht indien de boekhouding méér personeel ter beschikking krijgt. Daar het Centrum in 1993 een nieuwe formatieplaats heeft gekregen, is de scheiding tussen beide functies vóór het einde van dit begrotingsjaar gepland.

3.2. De overschrijvingen van kredieten binnen de hoofdstukken zijn, wat hoofdstuk 2 betreft, gedaald van 15,4 % in 1991 tot 11,41 % in 1992. Wat hoofdstuk 3 betreft, zijn ze gestegen van 6,1 % tot 9,94 %.

3.3. De overschrijving van in het totaal 9000 ECU van twee verschillende begrotingslijnen was te wijten aan een verkeerde interpretatie van de vigerende bepalingen. Er zijn maatregelen genomen om herhaling te voorkomen.

3.6. In het werkprogramma voor 1992 was ook een nieuwe editie van de "Gids van de beroepsopleidingssystemen in de EG" gepland. Daar de voorbereidende werkzaamheden voor deze Gids pas tegen het eind van het begrotingsjaar tot een afronding kwamen, konden ook pas op dat moment betalingsverplichtingen voor het drukproces worden aangegaan.

3.7. Hoofdstuk 2 van de staat van ontvangsten en uitgaven van het Centrum bevat géén begrotingslijn voor de uitgave in kwestie. Dit aspect zal geregeld worden bij de door de Rekenkamer gewenste herziening van de begrotingsnomenclatuur in 1994.

3.8. Het Centrum heeft de Commissie in de laatste drie maanden van 1989 één van zijn medewerkers ter beschikking gesteld. Vervolgens is vastgesteld dat de beoogde detachering niet in overeenstemming was met de personeelsregeling van het Centrum, waarna de detachering weer ongedaan is gemaakt. Met het oog op de belangrijke werkzaamheden die in Polen te verrichten waren, heeft de Raad van Bestuur de medewerker in kwestie, wederom op verzoek van de Commissie, voor langere tijd op dienstreis naar Polen gestuurd. De Raad van Bestuur en de Commissie waren van mening dat de werkzaamheden in overeenstemming waren met de taakstelling van het Centrum, dat de opdracht heeft "de Commissie bij te staan".

3.9. Geheel in lijn met de opmerkingen van de Rekenkamer heeft het Centrum de Commissie verzocht om de uitbetaling van de subsidie-tranches voor 1993 af te stemmen op de werkelijke behoeften en daarbij zo te werk te gaan dat de betalingen plaats zouden kunnen vinden binnen de termijn die in artikel 26 van de financiële bepalingen voor het Centrum voorgeschreven is.

3.10. In de antwoorden op de rapporten van de Rekenkamer van 1990 (punt 3.7) en 1991 (punt 2.3) is er door het Centrum op gewezen dat de afgifte van inningsvoorstellen en -opdrachten een aanpassing van de programmatuur in de boekhouding vergde, die vóór 1992 gepland was. Deze aanpassing heeft inmiddels plaatsgevonden en met ingang van 1993 worden er dan ook inningsvoorstellen en -opdrachten afgegeven.

3.11. Dit punt houdt nauw verband met het vorige.

3.12. - 3.13. De inning en betaling van de subsidie van de Conseil régional Nord-Pas de Calais is in de algemene boekhouding verwerkt en niet in de rekeningen van de begroting, om een vermindering van de subsidie van de zijde van de EG te voorkomen. De begrotingsautoriteit had het Centrum er in feite verschillende keren op gewezen dat het Centrum zich moest inspannen om andere inkomsten dan alleen de subsidie van de EG te verkrijgen. Het Centrum zal dergelijke inkomsten, overeenkomstig de opmerkingen van de Rekenkamer, in de toekomst op een begrotingslijn plaatsen.

4.1 - 4.2. De bijstellingen in de programmatuur van de boekhouding, die in de eerste drie maanden van 1993 zijn aangebracht, lopen in de pas met de wensen van de Rekenkamer.

4.3. De boeking van het bedrag van 99 640 ECU zal op de balans van 1993 gecorrigeerd worden.

5.1. Het Centrum herhaalt zijn standpunt van 1989, 1990 en 1991 en wijst erop dat er nu aan de voorwaarden voor de scheiding van de functies voldaan is en dat de scheiding van de functies, zoals de Rekenkamer wenst, tegen het einde van het begrotingsjaar 1993 voltrokken zal worden.

5.2. Door de schepping van een formatieplaats voor een administratieve directie-assistent belast met de budgettaire aspecten van de uitvoering van het werkprogramma beoogt het Centrum, met name, een evenwichtigere verdeling van de operationele uitgaven over het begrotingsjaar tot stand te brengen.