BESLUIT VAN DE COMMISSIE

van 9 december 2010

tot wijziging van Besluit C(2007) 2286 betreffende de vaststelling van ERC-regels voor de indiening van voorstellen, evenals de ermee verbonden evaluatie-, selectie- en toekenningsprocedures voor acties onder contract volgens het specifieke programma Ideeën van het zevende kaderprogramma (2007-2013)

(Voor de EER relevante tekst)

(2010/767/EU)

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EG) nr. 1906/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2006 tot vaststelling van de regels voor de deelname van ondernemingen, onderzoekscentra en universiteiten aan acties op grond van het zevende kaderprogramma, en voor de verspreiding van onderzoeksresultaten (2007-2013) (1), en met name artikel 16, lid 3,

Overwegende hetgeen volgt:

Op grond van de ervaringen die zijn opgedaan met de eerste ERC-uitnodigingen van 2007, 2008 en 2009, en rekening houdend met de wijzigingen die zijn ingevoerd in de wetgeving van de Europese Unie of waarom uitdrukkelijk is verzocht door de Wetenschappelijke Raad van de ERC moet Besluit C(2007) 2286 bijgevolg dienovereenkomstig worden gewijzigd,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT GENOMEN:

Artikel 1

De bij Besluit C(2007) 2286 vastgestelde ERC-regels voor de indiening van voorstellen, evenals de ermee verbonden evaluatie-, selectie- en toekenningsprocedures voor acties onder contract volgens het specifieke programma Ideeën van het zevende kaderprogramma (2007-2013) wordt vervangen door regels in de bijlage.

Artikel 2

1. De ERC-regels voor de indiening van voorstellen en de ermee verbonden evaluatie-, selectie- en toekenningsprocedures voor acties onder contract volgens het specifieke programma Ideeën van het zevende kaderprogramma (2007-2013) gelden voor alle ERC-uitnodigingen die na de inwerkingtreding van dit besluit worden bekendgemaakt.

2. De voorschriften voor de aanstelling en vergoeding van onafhankelijke deskundigen en hoofdonderzoekers die worden uitgenodigd voor een vraaggesprek, zoals is vastgelegd in de door de Commissie vastgestelde modelaanstellingsbrieven en in deel 3, evenals in de bijlagen B en C bij de ERC-regels voor de indiening van voorstellen en de ermee verbonden evaluatie-, selectie- en toekenningsprocedures voor acties onder contract volgens het specifieke programma Ideeën van het zevende kaderprogramma (2007-2013), zijn van toepassing met ingang van de inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

(1) PB L 391 van 30.12.2006, blz. 1.

BIJLAGE

EUROPESE ONDERZOEKSRAAD

Regels voor de indiening van voorstellen en de ermee verbonden evaluatie-, selectie- en toekenningsprocedures die relevant zijn voor het specifieke programma Ideeën van het zevende kaderprogramma (2007-2013)

INHOUDSOPGAVE

1. Preambule – Begripsbepalingen

2. Inleiding

2.1. Beginselen

2.2. Indiening van voorstellen

2.2.1. Uitnodigingen tot het indienen van voorstellen

2.2.2. Inschrijving vooraf

2.2.3. Indiening

2.2.4. Bijstand bij indiening

2.2.5. Ontvangst

2.2.6. Toetsing aan de toelatingscriteria

3. Collegiale toetsing

3.1.1. Rol van onafhankelijke deskundigen

3.1.2. Aanstelling van deskundigen

3.1.2.1. Uitsluiting van onafhankelijke deskundigen op verzoek van een indiener

3.1.3. Aanstellingsvoorwaarden, gedragscode en belangenconflict

3.1.4. Onafhankelijke waarnemers

3.1.5. Evaluatiecriteria van de collegiale toetsing

3.1.6. Opzet van de collegiale toetsing

3.1.6.1. Collegiale toetsing van grensverleggende onderzoeksprojecten

3.1.6.2. Indieningsprocedure in twee fasen voor grensverleggende onderzoeksprojecten

3.1.6.3. Collegiale toetsing van coördinerende en ondersteunende acties

3.1.7. Resultaten van collegiale toetsing, selectie en afwijzing van voorstellen

3.1.8. Feedback

3.1.9. Bijstands- en beroepsprocedures

3.1.10. Verslaglegging en informatie over het evaluatieproces van de collegiale toetsing

4. Toekenningsbesluit en voorbereiding van subsidieovereenkomsten

5. Bijlagen

5.1. Bijlage A — Procedures voor indiening van voorstellen op papier

5.2. Bijlage B — Procedures voor ethische beoordeling

5.3. Bijlage C — Regels voor de vergoeding van de reis- en verblijfkosten en de dagvergoeding voor hoofdonderzoekers die worden uitgenodigd voor een vraaggesprek

5.4. Bijlage D — Veiligheid behandeling – Gevoelige ERC-acties

1. PREAMBULE — BEGRIPSBEPALINGEN

De Europese Onderzoeksraad (ERC) is opgericht door de Commissie (1) ingevolge het specifieke programma „Ideeën” van het zevende kaderprogramma voor onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie („het specifieke programma Ideeën”) (2), voor de uitvoering van het specifieke programma Ideeën.

De ERC bestaat uit een Wetenschappelijke Raad, een secretaris-generaal en een specifieke uitvoeringsstructuur die is opgezet door de Commissie als het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (3); de ERC is verantwoordelijk tegenover de Commissie, die de autonome en onafhankelijke werking van de raad garandeert.

Voor de duidelijkheid zijn in dit document de volgende begripsbepalingen van toepassing:

„ERCEA”: Uitvoerend Agentschap van de Europese Onderzoeksraad (European Research Council Executive Agency);

„KP7”: „Zevende kaderprogramma van de Europese Gemeenschap voor activiteiten op het gebied van onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie (2007-2013)” (4);

„Regels voor deelname”: de „Regels voor de deelname van ondernemingen, onderzoekscentra en universiteiten aan acties op grond van het zevende kaderprogramma, en voor de verspreiding van onderzoeksresultaten (2007-2013)” (5);

„Financieel Reglement”: Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van 25 juni 2002 houdende het „Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen” (6).

2. INLEIDING

Het doel van dit document is een beschrijving te geven van de regels die van toepassing zijn op de indiening en collegiale toetsing van voorstellen, en op de toekenning van subsidies aan succesvolle voorstellen. De regels definiëren fundamentele parameters die zijn bedoeld om te waarborgen dat de procedures voor de toekenning van subsidies streng, billijk, doeltreffend en dienstig zijn. Zij zijn tot stand gebracht in samenwerking met de Wetenschappelijke Raad van de ERC, die onder meer verantwoordelijk is voor het vaststellen van het werkprogramma voor Ideeën, de methoden en procedures voor de collegiale toetsing van voorstellen in het kader van het specifieke programma Ideeën en voor de aanwijzing van onafhankelijke deskundigen die bijstand verlenen bij deze collegiale toetsing. De regels worden vastgesteld door de Commissie overeenkomstig de regels voor deelname.

Deel 1 beschrijft de belangrijkste beginselen die ten grondslag liggen aan de procedure van indiening tot toekenning: excellentie, transparantie, eerlijkheid en onpartijdigheid, efficiëntie en snelheid, en bevat voorts ethische overwegingen.

Deel 2 beschrijft de procedures voor de indiening van voorstellen en de wijze waarop zij vervolgens worden verwerkt, met inbegrip van de toetsing aan de toelatingscriteria.

Deel 3 beschrijft de collegiale toetsing, met inbegrip van de wijze van selectie en aanstelling van onafhankelijke deskundigen, de behandeling van potentiële en feitelijke belangenconflicten, en de opzet van de collegiale toetsing. Dit deel beschrijft ook de behandeling van bezwaren en klachten en de verslaglegging van de collegiale toetsing en toekenning van subsidies.

Deel 4 beschrijft de voorbereiding en de toekenning van subsidies.

2.1. Beginselen

De procedure van de indiening van voorstellen tot en met de toekenning van subsidies verloopt volgens een aantal gevestigde beginselen:

— Excellentie. De projecten moeten wetenschappelijk en/of technisch van grote kwaliteit zijn om voor subsidiëring in aanmerking te komen.

— Transparantie. De besluiten tot financiering en toekenning moeten zijn gebaseerd op duidelijk omschreven regels en procedures, en de indienende juridische entiteiten en hoofdonderzoekers moeten passende feedback ontvangen over de uitkomst van de collegiale toetsing van hun voorstellen.

— Eerlijkheid en onpartijdigheid. Alle voorstellen moeten consequent en op dezelfde wijze worden behandeld. Zij moeten onpartijdig op hun verdiensten worden beoordeeld, ongeacht de oorsprong of de identiteit van de indienende entiteit, de hoofdonderzoeker of een teamlid.

— Vertrouwelijkheid. Alle voorstellen en ermee verbonden gegevens, kennis en documenten die aan het ERCEA ter beschikking worden gesteld, moeten vertrouwelijk worden behandeld.

— Efficiëntie en snelheid. De collegiale toetsing, de toekenning en de subsidievoorbereiding moeten zo snel mogelijk verlopen, met inachtneming van de vereiste kwaliteit van de collegiale toetsing en het rechtskader.

— Ethische en veiligheidsoverwegingen. Een voorstel dat strijdig is met fundamentele ethische beginselen of dat niet voldoet aan de betrokken veiligheidsprocedures, kan te allen tijde worden uitgesloten van de procedure van collegiale toetsing, selectie en toekenning.

2.2. Indiening van voorstellen

2.2.1. Uitnodigingen tot het indienen van voorstellen

Voorstellen worden ingediend in het kader van uitnodigingen tot het indienen van voorstellen („uitnodigingen”) (7). De inhoud en het tijdschema van de uitnodigingen worden beschreven in het werkprogramma voor Ideeën en bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie, op de website(s) van de Commissie (8), en op de ERC-website, die tevens koppelingen naar de website(s) van de Commissie bevat.

Uitnodigingen voor grensverleggende onderzoeksprojecten kunnen een indicatieve begroting voor de gehele uitnodiging vermelden, of indicatieve begrotingen voor bepaalde onderzoeksgebieden in het kader van de uitnodiging die worden beoordeeld door aparte panels van onafhankelijke deskundigen.

Verder staat in de uitnodiging of de procedure een indiening in een of twee fasen en/of een collegiale toetsing in een of twee stappen betreft. Bij indiening in twee fasen worden alleen de indieners van voorstellen die in de eerste fase positief zijn beoordeeld, uitgenodigd in de tweede fase een volledig voorstel te doen.

2.2.2. Inschrijving vooraf

In verband met de „bottom-up” benadering van het specifieke programma Ideeën verwacht de ERC een groot aantal voorstellen op alle onderzoeksgebieden. Om het de ERC mogelijk te maken de benodigde middelen en deskundigheid ter beschikking te stellen voor de collegiale toetsing, kan een uitnodiging voorzien in een inschrijving vooraf.

Bij inschrijving vooraf kan worden gevraagd om een beschrijving van het beoogde onderwerp en de onderzoeksdoelstellingen van het voorstel.

In het geval dat een uitnodiging voorziet in inschrijving vooraf dient de potentiële indiener binnen de daarvoor gestelde termijn de aanmeld- en wachtwoordgegevens op te vragen die nodig zijn om het voorstel elektronisch in te dienen via het IT-systeem van de Electronic Proposal Submission Service (momenteel EPSS, in dit document „elektronische indieningssysteem”). De uiterste datum van inschrijving vooraf kan enkele weken voor de uiterste datum van indiening van voorstellen liggen. Inschrijving vooraf en indiening zijn twee aparte fasen. Als de indiener verzuimt zich vooraf in te schrijven terwijl dat volgens de uitnodiging wel verplicht is, wordt de indiening van zijn of haar voorstel niet geaccepteerd door het elektronische indieningssysteem.

Als de uitnodiging niet vermeldt dat inschrijving vooraf vereist is, dienen potentiële indieners zich desondanks binnen de termijn van de uitnodiging in te schrijven en een wachtwoord voor het EPSS aan te vragen om hun voorstel te kunnen indienen.

In uitzonderingsgevallen kan de potentiële indiener het ERCEA verzoeken toestemming te verlenen om zijn of haar voorstel op papier in te dienen volgens bijlage A bij dit besluit.

2.2.3. Indiening

Voorstellen en eventuele inschrijvingen vooraf worden elektronisch ingediend via het online elektronische indieningssysteem van de Commissie (momenteel EPSS).

Ingevolge het werkprogramma voor Ideeën brengen voorstellen voor grensverleggende onderzoeksacties de betrokkenheid van een hoofdonderzoeker met zich, dat wil zeggen een bepaalde persoon die de wetenschappelijke verantwoordelijkheid voor het project draagt. De voorstellen worden ingediend door de hoofdonderzoeker die daartoe is gemachtigd door de voorgestelde gastorganisatie, die formeel de indienende juridische entiteit is en waaraan de subsidie wordt toegekend (9). Tijdens de procedure van indiening tot en met collegiale toetsing vindt de communicatie tussen het ERCEA en de indienende juridische entiteit overwegend plaats via de hoofdonderzoeker.

Alvorens een voorstel in te dienen, moet een potentiële indiener alle gegevens over het voorstel voorbereiden en online toezenden, en instemmen met de gebruiksvoorwaarden van het elektronische indieningssysteem en met de voorwaarden van de collegiale toetsing.

Het elektronische indieningssysteem voert daarop enkele elementaire controles uit. Pas nadat deze controles voltooid zijn, kan het voorstel worden ingediend via het elektronische indieningssysteem. Deze controles zijn niet bedoeld ter vervanging van de formele toetsingen van punt 2.2.6 en kunnen niet garanderen dat de betrokken dossiers inhoudelijk voldoen aan de voorschriften van de uitnodiging. De indiening wordt geacht plaats te vinden op het moment waarop de hoofdonderzoeker begint met de definitieve indiening, zoals aangegeven door het elektronische indieningssysteem, en niet eerder.

Voorstellen die worden ingediend op een verwijderbaar elektronisch opslagmedium (zoals een cd-rom), per e-mail of per fax, worden geacht niet te zijn ingediend en worden niet beoordeeld. Als een hoofdonderzoeker niet over de mogelijkheid beschikt om toegang te verkrijgen tot het elektronische indieningssysteem, kan hij of zij bij wijze van uitzondering het ERCEA vragen om toestemming voor indiening op papier. De procedures in verband met een dergelijk verzoek en de formele voorschriften voor indiening op papier worden beschreven in bijlage A bij deze regels.

Een procedure voor het intrekken van een voorstel zal worden opgenomen in de betrokken leidraad voor indieners. Een eenmaal ingetrokken voorstel komt niet meer in aanmerking voor collegiale toetsing of selectie.

Indien hetzelfde voorstel meer dan eens wordt ingediend, wordt alleen de meest recente toelaatbare versie beoordeeld.

De voorstellen worden te allen tijde veilig bewaard. Wanneer de voorstellen niet meer nodig zijn, worden alle exemplaren vernietigd, behalve die welke nodig zijn voor archivering en/of controle.

2.2.4. Bijstand bij indiening

De leidraad voor indieners legt omstandig uit hoe hoofdonderzoekers, teamleden of indienende juridische entiteiten om bijstand of nadere informatie kunnen vragen voor kwesties die verband houden met een uitnodiging. In de leidraad staan de contactgegevens van de nationale contactpunten en de helpdesks van het ERCEA en de ERC. Er is een speciale helpdesk voor vragen over het elektronische indieningssysteem.

2.2.5. Ontvangst

De datum en het tijdstip van ontvangst van de laatste versie van de ingediende voorstellen worden vastgelegd. Na het verstrijken van de indieningstermijn wordt een ontvangstbevestiging verstuurd per e-mail met de volgende informatie:

— titel en een unieke identificatie van het voorstel (voorstelnummer);

— identificatie van de uitnodiging waarop het voorstel betrekking heeft;

— de datum en het tijdstip van ontvangst (gesteld op het tijdstip waarop de indieningstermijn verstrijkt, voor elektronisch ingediende voorstellen).

Na indiening neemt het ERCEA alleen contact op met de hoofdonderzoeker en/of indienende juridische entiteit als dat nodig is om duidelijkheid te verkrijgen over zaken als toelaatbaarheid of om administratieve of juridische gegevens in het voorstel te verifiëren (10). In een tweefasige procedure kan, alleen voor aangehouden voorstellen, de door de indienende juridische entiteit gemachtigde hoofdonderzoeker echter, onder voorwaarden die in de uitnodiging beschreven worden, gevraagd worden een nader voorstel in te dienen of nadere informatie te verstrekken over het oorspronkelijke voorstel en/of een vraaggesprek bij te wonen.

2.2.6. Toetsing aan de toelatingscriteria

Alleen voorstellen die voldoen aan alle toelatingscriteria worden aangehouden voor collegiale toetsing. Deze criteria worden strikt toegepast. Bij tweefasige indiening vindt in elke fase een toetsing aan de toelatingscriteria plaats. Alle in het kader van een uitnodiging ingediende voorstellen worden getoetst aan de volgende toelatingscriteria:

— ontvangst van het voorstel binnen de gestelde termijn (datum en tijdstip volgens de uitnodiging);

— volledigheid van het voorstel: alle gevraagde onderdelen en formulieren moeten aanwezig zijn (11);

— reikwijdte van de uitnodiging: het voorstel moet inhoudelijk ingaan op de in de uitnodiging beschreven doelen, onderwerpen en financieringsregeling, zoals is gedefinieerd in het werkprogramma voor Ideeën. Alleen in zeer specifieke gevallen kan de reikwijdte van een voorstel aanleiding zijn om een voorstel als niet toelaatbaar aan te merken (12);

— alle aanvullende toelatingscriteria die van toepassing zijn op de uitnodiging en in het werkprogramma voor Ideeën en in de fiche van de uitnodiging zijn opgenomen.

Als voor, tijdens of na de evaluatiefase van de collegiale toetsing komt vast te staan dat er niet wordt voldaan aan een of meer van de toelatingscriteria, wordt het voorstel als niet toelaatbaar beschouwd en uitgesloten van verder onderzoek. Bij twijfel of een voorstel toelaatbaar is, kan in afwachting van uitsluitsel worden verdergegaan met de collegiale toetsing. De beoordeling van een voorstel onder dergelijke voorwaarden betekent niet dat het toelaatbaar is.

Als niet duidelijk vaststaat of het voorstel toelaatbaar is en een grondiger beoordeling nodig is, kan een comité voor toetsing aan de toelatingscriteria worden bijeengeroepen. De taak van dit comité is zorg te dragen voor een uniforme juridische uitleg van dergelijke gevallen en gelijke behandeling van de indienende juridische entiteiten en hoofdonderzoekers die bij het voorstel betrokken zijn (13).

Hoofdonderzoekers wier voorstellen worden geacht niet te beantwoorden aan de toelatingscriteria, ontvangen hiervan een met redenen omklede kennisgeving.

3. COLLEGIALE TOETSING

3.1.1. Rol van onafhankelijke deskundigen

De voorstellen worden beoordeeld door onafhankelijke deskundigen (collegiale toetsing) om te waarborgen dat alleen de beste worden geselecteerd voor financiering. Een onafhankelijke deskundige is een deskundige van buiten de ERC en de Commissie (14), die op persoonlijke titel werkt en in de uitvoering van zijn of haar werk geen organisatie of wetenschappelijke gemeenschap vertegenwoordigt.

Voor de collegiale toetsing worden vijf typen onafhankelijke deskundigen onderscheiden:

1. Voorzitters van de ERC-panels voor collegiale toetsing: organiseren het werk van hun panel, zitten het panel voor en wonen een afsluitende consolidatievergadering bij. Zij kunnen voorstellen ook individueel beoordelen, gewoonlijk op afstand, ter voorbereiding van de panelbijeenkomsten.

2. Leden van de ERC-panels voor collegiale toetsing: helpen bij het voorbereiden van de panelbijeenkomsten, wonen die bijeenkomsten bij en kunnen ook meewerken aan de individuele beoordeling van voorstellen, gewoonlijk op afstand.

3. Panelbeoordelaars: onafhankelijke deskundigen aan wie wordt gevraagd medewerking te verlenen aan de individuele beoordeling van voorstellen. Gewoonlijk nemen zij niet deel aan de panelbijeenkomsten.

4. Referenten: onafhankelijke deskundigen die individuele beoordelingen van voorstellen uitvoeren, alleen op afstand, en daarvoor geen vergoeding ontvangen.

5. Onafhankelijke waarnemers: onafhankelijke deskundigen aan wie wordt gevraagd de collegiale toetsing te onderzoeken voor wat betreft de werking en uitvoering ervan. Zij voeren geen evaluaties van de betrokken voorstellen uit. Zij kunnen iedere bijeenkomst in het kader van de collegiale toetsing bijwonen.

3.1.2. Aanstelling van deskundigen (15)

De Wetenschappelijke Raad van de ERC is belast met het voorstellen van onafhankelijke deskundigen voor de collegiale toetsing van grensverleggende onderzoeksprojecten (16) volgens artikel 17, lid 2, van de regels voor deelname, en met het toezien op de uitvoering van acties onder contract in de zin van artikel 27, lid 1, van de regels voor deelname. De Wetenschappelijke Raad van de ERC kan zich bij het aanwijzen van onafhankelijke deskundigen laten leiden door zijn leden en door informatie van panelleden of het ERCEA. Op grond van dit voorstel vindt de formele aanstelling door het ERCEA plaats (17).

Van onafhankelijke deskundigen wordt verwacht dat zij beschikken over de vereiste kennis en vaardigheden op de werkterreinen waarvoor hun medewerking wordt gevraagd. Zij moeten in de overheids- of de particuliere sector op hoog niveau beroepservaring hebben opgedaan met wetenschappelijk onderzoek, geleerdheid of wetenschappelijk beheer. Er kunnen nog andere vaardigheden worden verlangd (bijv. begeleiding en opleiding van jonge wetenschappers; beheer of beoordeling van projecten; technologische overdracht en innovatie; internationale samenwerking in wetenschap en technologie). Voor de aanstelling van onafhankelijke deskundigen die inzage krijgen in gerubriceerde informatie, is het desbetreffende veiligheidsonderzoek vereist.

Het ERCEA kan tevens gebruikmaken van de lijst deskundigen die is samengesteld in het kader van sollicitatieoproepen die zijn bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie, evenals van andere deskundigen met de vereiste kwalificaties, die bijvoorbeeld in overleg met nationale instanties voor onderzoeksfinanciering en vergelijkbare organisaties worden vastgesteld. Deskundigen kunnen afkomstig zijn uit een land dat geen lidstaat is of dat niet met KP7 is geassocieerd.

Bij het samenstellen van pools van deskundigen streeft het ERCEA naar het hoogste niveau van wetenschappelijke en technische deskundigheid op voor de uitnodiging relevante terreinen, en let het tevens op andere criteria zoals:

— een redelijke vertegenwoordiging van mannen en vrouwen uit de hele Europese Unie en geassocieerde landen, evenals derde landen (18);

— regelmatige roulering van deskundigen, overeenkomstig de behoefte aan continuïteit. Naar verwachting zal per kalenderjaar en onderzoeksterrein minstens een kwart van de ingezette deskundigen rouleren.

De deskundigen moeten over de taalvaardigheid beschikken die nodig is om de voorstellen te kunnen beoordelen.

De namen van de onafhankelijke deskundigen die aan individuele voorstellen worden toegewezen, worden niet openbaar gemaakt. De lijst van onafhankelijke deskundigen die hebben meegewerkt aan de beoordeling van voorstellen die zijn ontvangen naar aanleiding van een uitnodiging in verband met het specifieke programma Ideeën, wordt echter jaarlijks bekendgemaakt op de website(s) van de Commissie. Daarnaast wordt de lijst van panelleden gepubliceerd op de ERC-website.

Ieder direct of indirect contact over de collegiale toetsing in het kader van een uitnodiging tussen de hoofdonderzoeker en/of de indienende juridische entiteit die naar aanleiding van die uitnodiging een voorstel indient enerzijds, en een onafhankelijke deskundige die bij die collegiale toetsing is betrokken anderzijds, is strikt verboden. Indien er toch sprake is van een dergelijk contact, kan het ERCEA besluiten het betrokken voorstel uit te sluiten van de uitnodiging in kwestie.

3.1.2.1. Uitsluiting van onafhankelijke deskundigen op verzoek van een indiener

De desbetreffende leidraad kan bepalen dat een indiener kan verzoeken iemand (19) niet te laten deelnemen aan de collegiale toetsing van zijn of haar voorstel. In dergelijke gevallen wordt de indieners gevraagd dit verzoek met redenen te omkleden (20). Als in voornoemde omstandigheden de aangewezen persoon een onafhankelijke deskundige is die deelneemt aan de beoordeling van de voorstellen in het kader van de betrokken uitnodiging, kan hij of zij worden uitgesloten van de beoordeling van het betrokken voorstel, mits het ERCEA in staat blijft het voorstel te laten beoordelen.

3.1.3. Aanstellingsvoorwaarden, gedragscode en belangenconflict

In dit punt wordt ingegaan op de wijze waarop het ERCEA onafhankelijke deskundigen aanstelt om mee te werken aan de collegiale toetsing van voorstellen voor het specifieke programma Ideeën. Het ERCEA kan dezelfde procedure mutatis mutandis volgen voor de aanstelling van deskundigen voor de taken bedoeld in artikel 27, lid 1, van de regels voor deelname.

Het ERCEA stelt een door de onafhankelijke deskundige te ondertekenen aanstellingsbrief op volgens de door de Commissie goedgekeurde modellen. De aanstellingsbrief definieert het kader voor de relatie tussen een onafhankelijke deskundige en het ERCEA waarbinnen hem of haar kan worden gevraagd de ERC bij te staan.

De aanstellingsbrief bevat de algemene voorwaarden die op onafhankelijke deskundigen van toepassing zijn. Als bijlage bij de brief is meer in het bijzonder een gedragscode voor de collegiale toetsing opgenomen, met daarin de essentiële bepalingen inzake vertrouwelijkheid, belangenconflict en de behandeling van persoonsgegevens.

De aanstelling vangt aan op het moment waarop de onafhankelijke deskundige en het ERCEA de aanstellingsbrief ondertekenen.

De aanstellingen als panelvoorzitter, panellid, panelbeoordelaar en onafhankelijk waarnemer gaan gepaard met het recht op financiële vergoeding. In dat geval vermeldt de aanstellingsbrief de algemene voorwaarden voor vergoeding.

De taken van referenten komen niet in aanmerking voor financiële vergoeding.

In het kader van elke opdracht wordt van alle onafhankelijke deskundigen verlangd dat zij voor elk voorstel dat zij onderzoeken, bevestigen geen belangenconflict te hebben (belangenconflict dat aanleiding voor uitsluiting vormt of potentieel belangenconflict). Als een onafhankelijke deskundige een belangenconflict opgeeft in verband met een voorstel, hangt de vervolgactie af van de vraag of het aanleiding is voor uitsluiting of een potentieel conflict betreft.

De situaties waarin sprake kan zijn van een belangenconflict dat aanleiding is voor „uitsluiting” en van een „potentieel” belangenconflict, worden beschreven in de gedragscode.

Onafhankelijke deskundigen kunnen niet deelnemen aan de beoordeling van voorstellen in het kader van een uitnodiging waarvoor hij of zij zelf een voorstel heeft ingediend.

Als een belangenconflict aanleiding is voor uitsluiting, mag een onafhankelijke deskundige geen invloed uitoefenen op de collegiale toetsing van het betrokken voorstel. In het bijzonder is het een onafhankelijke deskundige in dat geval verboden mee te werken aan de individuele evaluatie (gewoonlijk op afstand) of in eventuele paneldiscussies over dat voorstel het woord te voeren en een stem uit te brengen. In dat geval dient de onafhankelijke deskundige de kamer (of het elektronische forum) te verlaten wanneer het panel het individuele geval van het voorstel waarop het conflict betrekking heeft, bespreekt.

Bij potentiële belangenconflicten neemt het ERCEA een beslissing na afweging van de omstandigheden van het geval. Er kan worden besloten de onafhankelijke deskundige toe te staan deel te nemen aan de collegiale toetsing van het betrokken voorstel (in welk geval hij of zij een passende verklaring moet ondertekenen) dan wel hem of haar niet toe te laten op dezelfde wijze als bij een conflict dat aanleiding is voor uitsluiting.

Een deskundige moet alle bekende belangenconflicten opgeven voorafgaand aan een collegiale toetsing.

Als zich in de loop van de collegiale toetsing een conflict openbaart waarvan het bestaan tot dat moment onbekend was, moet de onafhankelijke deskundige daarvan onmiddellijk kennis geven aan een verantwoordelijke ambtenaar. Als het conflict uiteindelijk aanleiding voor uitsluiting blijkt te zijn, mag de onafhankelijke deskundige niet deelnemen aan verdere collegiale toetsing van het betrokken voorstel. Alle eerdere opmerkingen en beoordelingen van die onafhankelijke deskundige worden niet in acht genomen. Zo nodig wordt de onafhankelijke deskundige vervangen.

Als een onafhankelijke deskundige een belangenconflict dat aanleiding is voor uitsluiting of een potentieel belangenconflict, bewust verhult en dat conflict tijdens de collegiale toetsing aan het licht treedt, wordt hij of zij onmiddellijk uitgesloten, onder toepassing van de in de aanstellingsbrief vermelde sancties. Alle uitkomsten van de collegiale toetsingen waaraan hij of zij heeft deelgenomen, worden nietig verklaard, en de betrokken voorstellen worden opnieuw beoordeeld.

Naar analogie van artikel 265 bis, lid 3, van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement (21) kan een schending van de gedragscode of een ander geval van grove schuld van de onafhankelijke deskundige worden aangemerkt als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening en aanleiding zijn voor uitsluiting van de lijst van door het ERCEA aan te stellen onafhankelijke deskundigen. In dat geval wordt de onafhankelijke deskundige verwijderd uit de gegevensbank en kan hij of zij zich niet opnieuw inschrijven zolang de uitsluiting voortduurt.

3.1.4. Onafhankelijke waarnemers

Een onafhankelijke deskundige kan worden aangesteld om als waarnemer de collegiale toetsing te onderzoeken voor wat betreft de werking en uitvoering ervan. De opdracht van waarnemers betreft de gehele collegiale toetsing, met inbegrip van alle beoordelingen op afstand. Bij beoordeling op afstand hebben de waarnemers toegang tot alle communicatie tussen het ERCEA en de collegiale toetsers en kunnen zij enkelen of allen van laatstgenoemden vragen naar hun oordeel over de uitvoering van de toetsing. Waarnemers kunnen elke bijeenkomst in het kader van de collegiale toetsing bijwonen.

Het ERCEA stelt elke onafhankelijke waarnemer aan middels een aanstellingsbrief. Voor de aanstelling van onafhankelijke waarnemers wordt het model gebruikt dat is goedgekeurd door de Commissie. De speciale gedragscode voor waarnemers van de collegiale toetsing is opgenomen in het door de Commissie goedgekeurde model.

Het ERCEA informeert het programmacomité over de keuze van deskundigen als waarnemers en over hun mandaat.

De waarnemers hebben als taak de evaluatiebijeenkomsten van de collegiale toetsing te beoordelen voor wat betreft de werking ervan en niet de uitkomst, tenzij de uitkomst ervan het rechtstreekse resultaat is van de operationele aspecten. Het is daarom niet nodig dat de waarnemers deskundig zijn op het gebied van de beoordeelde voorstellen. Om conflicten tussen het oordeel van de waarnemers over de uitkomst van de collegiale toetsing en de werking ervan te vermijden, wordt het zelfs als een voordeel gezien dat een waarnemer niet te zeer bekend is met het betrokken wetenschappelijk gebied. In elk geval onthouden zij zich van het geven van een mening over de onderzochte voorstellen of over het oordeel van de onafhankelijke deskundigen over de voorstellen.

De waarnemers hebben als taak onafhankelijk advies te geven over de uitvoering van de collegiale toetsing, over mogelijke verbeteringen van de procedures en over de toepassing van de evaluatiecriteria door de onafhankelijke deskundigen. De waarnemers controleren of de in deze regels beschreven of genoemde procedures worden gerespecteerd en brengen aan het programmabeheer verslag uit over mogelijke verbeteringen.

De waarnemers dienen zich te houden aan dezelfde geheimhoudingsplicht als onafhankelijke deskundigen en een aanstellingsbrief met een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Zij mogen geen informatie onthullen over de voorstellen, de voor de beoordeling van de voorstellen aangewezen onafhankelijke deskundigen, of de paneldiscussies in het kader van de collegiale toetsingen.

De waarnemers brengen aan de ERC verslag uit over hun bevindingen. Zij worden gestimuleerd informeel te overleggen met de bij de collegiale toetsing betrokken ERCEA-functionarissen en te wijzen op eventuele verbeteringen die onmiddellijk in praktijk zouden kunnen worden gebracht.

Het ERCEA informeert het programmacomité over de bevindingen van de waarnemers en kan een samenvatting van hun verslag publiekelijk beschikbaar stellen.

Voor de waarneming van de collegiale toetsing gelden de in de desbetreffende opdracht vermelde maximumtermijnen. De in de opdracht vermelde maximumtermijnen kunnen worden verlengd middels schriftelijke wijziging.

3.1.5. Evaluatiecriteria van de collegiale toetsing

De evaluatiecriteria, zoals scores en bijbehorende weegfactoren en drempels, worden beschreven in het werkprogramma voor Ideeën volgens de beginselen van het specifieke programma Ideeën en de regels voor deelname (22). De wijze van toepassing kan nader worden toegelicht in de leidraad voor indieners (23).

Er gelden speciale procedures voor voorstellen met ethisch gevoelige kwesties (zie bijlage B) of waarvoor nader onderzoek nodig is met het oog op veiligheid (bijlage D).

3.1.6. Opzet van de collegiale toetsing

De Wetenschappelijke Raad van de ERC stelt de voor de collegiale toetsing te volgen methode vast, die per uitnodiging op details kan verschillen. Verder ziet de Wetenschappelijke Raad toe op het evaluatieproces van de collegiale toetsing en stelt hij een reglement vast voor ERC-panels dat op de ERC-website wordt gepubliceerd (leidraad voor collegiale toetsers van de ERC). De Wetenschappelijke Raad van de ERC kan zijn leden delegeren om de panelbijeenkomsten bij te wonen als waarnemer. De leden van de Wetenschappelijke Raad mogen de uitkomst van de panelbijeenkomst die zij bijwonen echter onder geen beding beïnvloeden.

De collegiale toetsing wordt georganiseerd volgens de beginselen van punt 2.1 hiervoor om een consistente, strenge, op kwaliteit gebaseerde toetsing van de voorstellen aan de criteria van het werkprogramma voor Ideeën te waarborgen.

Als een uitnodiging een evaluatieprocedure in twee stappen voorschrijft, komen alleen die voorstellen in aanmerking voor verdere collegiale toetsing die de eerste stap, de toetsing aan een beperkt aantal criteria, doorstaan (24).

3.1.6.1. Collegiale toetsing van grensverleggende onderzoeksprojecten

De collegiale toetsing wordt uitgevoerd door panels van onafhankelijke wetenschappers en geleerden. De panels kunnen worden bijgestaan door panelbeoordelaars en gespecialiseerde referenten, die de collegiale toetsing geheel of gedeeltelijk thuis of op hun werk uitvoeren (evaluatie op afstand). De panels worden zodanig samengesteld dat zij gezamenlijk alle onderzoeksterreinen van de uitnodiging bestrijken, waarbij elk panel verantwoordelijk is voor een bepaald aantal onderzoeksgebieden.

Ingevolge het reglement voor ERC-panels worden de panels voorgezeten door een onafhankelijke hoofddeskundige.

Elke collegiale toetsing kan worden uitgevoerd in twee achtereenvolgende stappen. In dat geval vormt de uitkomst van de eerste stap de basis voor de tweede stap. Gewoonlijk bestaat een stap uit de volgende werkzaamheden:

Toewijzing van voorstellen aan panels: Elk voorstel wordt toegewezen aan een panel op basis van het onderwerp van het voorstel. In eerste instantie vindt de toewijzing plaats volgens de aanwijzingen van de indiener, de titel en de inhoud van het voorstel en/of de in het voorstel verstrekte informatie, bijvoorbeeld in de vorm van „trefwoorden”.

Individuele beoordeling: De voorstellen worden aan de desbetreffende criteria getoetst door ten minste drie op de wetenschappelijke en/of technologische terreinen van het voorstel gekwalificeerde collegiale toetsers (25), die individuele beoordelingsverslagen opstellen.

Panelbeoordeling: De panels hebben als taak de voorstellen op hun onderzoeksgebied (26) consequent te beoordelen en hun werkzaamheden af te stemmen met de andere panels om te waarborgen dat de voorstellen op eenzelfde wijze worden behandeld door de diverse panels en op de diverse wetenschappelijke/technologische gebieden van de uitnodiging.

Het oordeel van een panel over een voorstel (met inbegrip van alle scores die aan het voorstel zijn toegekend voor afzonderlijke criteria of als geheel, en de positie ervan op de ranglijst) is gebaseerd op de individuele evaluaties en op de paneldiscussie, en komt tot stand bij meerderheid van stemmen. De uitkomst van de panelevaluatiefase is een ranglijst. Als laatste stap van de collegiale toetsing stelt het panel de voorstellen vast die worden aanbevolen voor financiering overeenkomstig de begroting van de uitnodiging.

Vraaggesprekken: Indien het werkprogramma voor Ideeën hierin voorziet, kunnen in het kader van de panelbeoordeling vraaggesprekken met de hoofdonderzoeker en/of de indienende juridische entiteit plaatsvinden. De reis- en verblijfkosten in verband met de vraaggesprekken kunnen worden vergoed door het ERCEA. De voorschriften die van toepassing zijn op de vergoeding van reis- en verblijfkosten zijn opgenomen in bijlage C. Elk vraaggesprek wordt gevoerd door ten minste drie panelleden. De vraaggesprekken kunnen worden gehouden op de plaats waar het panel bijeenkomt voor de collegiale toetsing of, indien technisch mogelijk, met elektronische middelen (bijv. videoverbinding of teleconferentie).

Interdisciplinaire evaluatie (evaluatie over de grenzen van panels, gebieden, onderzoeksterreinen enz. heen): De interdisciplinaire evaluatie behelst een zorgvuldige beoordeling van de kwaliteit van de aan de diverse panels toegewezen voorstellen met als doel een definitieve rangorde aan te bevelen voor de aan te houden voorstellen (op alle onderzoeksterreinen van de uitnodiging). Deze evaluatie wordt uitgevoerd in een forum bestaande uit de panelvoorzitters of door hen gedelegeerde panelleden. In de interdisciplinaire evaluatie wordt bijzondere aandacht besteed aan voorstellen die de grenzen tussen de diverse panels overschrijden, voorstellen op nieuwe en opkomende terreinen, en „risicovolle maar veelbelovende” voorstellen.

Als het werkprogramma voor Ideeën per panel, gebied, onderzoeksterrein enz. een indicatieve begroting bevat, kan de discussie zich beperken tot de voorstellen buiten de reeks voorstellen waarvan de positie in de rangorde zo hoog is dat zij binnen de indicatieve begroting van elk panel, gebied, onderzoeksterrein enz. vallen.

De collegiale toetsing mondt voor elk voorstel uit in een beoordelingsverslag, dat de resultaten van een interdisciplinair panel, indien van toepassing, en de definitieve aanbeveling van het panel voor het voorstel bevat, samen met de individuele beoordelingen van de onafhankelijke deskundigen en een eventuele aanbeveling voor het maximaal te financieren bedrag.

3.1.6.2. Indieningsprocedure in twee fasen voor grensverleggende onderzoeksprojecten

In de uitnodiging staat vermeld of de indieningsprocedure in twee fasen verloopt. In dat geval worden de evaluatiecriteria voor elke fase beschreven in het werkprogramma voor Ideeën. De methode voor de collegiale toetsing in de eerste fase kan enigszins verschillen van die in de tweede fase (bijv. in het gebruik van panelbeoordelaars, referenten en/of vraaggesprekken met de hoofdonderzoeker).

Van de hoofdonderzoekers wordt in eerste instantie een beperkt of schematisch voorstel verwacht. Dit voorstel wordt getoetst aan de criteria die in de uitnodiging zijn gesteld voor de eerste fase.

Nadat dit schematische voorstel is beoordeeld, kan de panelevaluatie voor de aangehouden voorstellen leiden tot een uitnodiging voor indiening in de tweede fase. Ongeacht een eventuele nadere interdisciplinaire beoordeling zijn de panels in deze fase bevoegd om op hun onderzoeksterrein voorstellen aan te bevelen voor de tweede fase.

De indieners van tot de tweede fase toegelaten voorstellen worden uitgenodigd om binnen een voor de tweede fase gestelde termijn een meer uitgewerkt voorstel in te dienen of meer volledige en bijgewerkte informatie over het oorspronkelijke voorstel te verstrekken. Ingevolge het beginsel van gelijke behandeling kan het panel aanbevelen voorstellen die voor de tweede fase zijn ingediend maar substantieel afwijken van de desbetreffende voorstellen in de eerste fase, uit te sluiten van verdere beoordeling.

De achtereenvolgende stappen van de collegiale toetsing in de tweede fase worden beschreven in punt 3.1.6.1.

3.1.6.3. Collegiale toetsing van coördinerende en ondersteunende acties

De collegiale toetsing van coördinerende en ondersteunende acties vindt plaats volgens dezelfde stappen als in 3.1.6.1. De panelbeoordeling kan de laatste fase zijn voordat het ERCEA de definitieve rangorde goedkeurt.

De enige uitzondering op deze procedure is het geval van coördinerende en ondersteunende acties bedoeld in artikel 14 van de regels voor deelname, waarbij onafhankelijke deskundigen alleen worden aangesteld als het ERCEA dat nodig acht.

De procedure van de collegiale toetsing van coördinerende en ondersteunende acties wordt nader uitgewerkt in het werkprogramma voor Ideeën, de uitnodiging en de leidraad voor indieners.

3.1.7. Resultaten van collegiale toetsing, selectie en afwijzing van voorstellen

De Wetenschappelijke Raad van de ERC bevestigt de definitieve rangorde van de voorstellen die op grond van de collegiale toetsing worden aanbevolen voor financiering.

Aan de hand van de uitkomst van de collegiale toetsing en de definitieve rangschikking door de Wetenschappelijke Raad van de ERC stelt het ERCEA de definitieve lijst(en) van voorstellen voor mogelijke financiering op.

Het resultaat daarvan is als volgt:

— een lijst van voorstellen die van voldoende hoge kwaliteit zijn om te worden aangehouden voor mogelijke financiering. Deze lijst wordt gepresenteerd in een aanbevolen rangorde, waarbij de financieringsprioriteit binnen de grenzen van de voor de uitnodiging beschikbare begroting wordt gesteld (de lijst van aangehouden voorstellen). Als de uitnodiging indicatieve begrotingen vermeldt voor bepaalde panels, gebieden, onderzoeksterreinen enz., kan voor elk daarvan een aparte lijst van aangehouden voorstellen worden opgesteld.

— als het totaalbedrag van de aanbevolen financiering voor de aangehouden voorstellen na de collegiale toetsing de voor de uitnodiging beschikbare begroting overschrijdt, kan er een reservelijst van voorstellen (of — in het geval van indicatieve begrotingen voor aparte panels, gebieden, onderzoeksterreinen enz. — kunnen er meerdere reservelijsten) worden opgesteld. Het ERCEA bepaalt hoeveel voorstellen er in reserve worden gehouden op grond van budgettaire overwegingen en de mate van waarschijnlijkheid dat er uiteindelijk subsidie zal worden verleend voor de voorstellen wegens de intrekking van voorstellen, de beschikbaarstelling van aanvullende middelen of vergelijkbare omstandigheden.

— een lijst van voorstellen die niet worden aangehouden voor financiering. Op deze lijst staan de voorstellen die geacht worden niet toelaatbaar te zijn (voor, tijdens of na de collegiale toetsing), voorstellen die geacht worden niet te beantwoorden aan het vereiste kwaliteitsniveau, voorstellen die gezien hun plaats op de ranglijst niet kunnen worden gefinancierd vanwege ontoereikende middelen, en resterende voorstellen van de reservelijst wanneer de begrotingsmiddelen voor een bepaalde uitnodiging zijn uitgeput.

De beoordeling van de kwaliteit en de aanbevolen rangorde voor de financiering van aangehouden voorstellen worden gebaseerd op de collegiale toetsing aan alle toepasselijke criteria. Als een uitnodiging voorziet in een collegiale toetsing in twee stappen en een voorstel wordt geacht niet te beantwoorden aan het voor een bepaald criterium van de uitnodiging vereiste kwaliteitsniveau, kan het in de loop van de collegiale toetsing worden aanbevolen voor uiteindelijke afwijzing zonder dat nadere toetsing aan andere toepasselijke criteria nodig is.

Ieder voorstel dat strijdig is met fundamentele ethische beginselen of dat niet beantwoordt aan de voorwaarden van het specifieke programma Ideeën, het werkprogramma voor Ideeën of de uitnodiging, wordt niet geselecteerd (27). Een voorstel kan ook worden afgewezen op ethische of veiligheidsoverwegingen volgens de procedure van bijlage B respectievelijk bijlage D.

Als een hoofdonderzoeker of indienende juridische entiteit voor een actie onder contract in het kader van het specifieke programma Ideeën in de uitvoering van een andere actie onder contract in verband met de kaderprogramma’s een onregelmatigheid (28) heeft begaan, kan dit te allen tijde aanleiding zijn voor uitsluiting van de selectieprocedure, met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel.

3.1.8. Feedback

Na afloop van de collegiale toetsing geeft het ERCEA feedback aan de hoofdonderzoeker en de indienende juridische entiteit. Alle mededelingen en feedback van het ERCEA aan de hoofdonderzoeker en de indienende juridische entiteit worden via een beveiligde webmailaccount van het ERCEA verstuurd. In de leidraad voor indieners staat de geplande datum van verzending van feedback.

a) Na afsluiting van de eerste stap van de collegiale toetsing in een tweestapsprocedure: De indieners van voorstellen die geacht worden niet toelaatbaar te zijn, ontvangen hiervan een met redenen omklede kennisgeving. Niet-toelaatbare voorstellen worden niet beoordeeld. De indieners van voorstellen die niet worden aangehouden voor de volgende stap, ontvangen feedback over de collegiale toetsing in de vorm van een beoordelingsverslag. Tot slot ontvangen de indieners van de voorstellen die worden aangehouden voor de volgende stap, een kennisgeving en kunnen zij worden uitgenodigd voor een vraaggesprek.

b) Na afsluiting van de eerste fase van de collegiale toetsing in een tweefasige indieningsprocedure: De indieners van voorstellen die geacht worden niet toelaatbaar te zijn, ontvangen hiervan een met redenen omklede kennisgeving. Niet-toelaatbare voorstellen worden niet beoordeeld. De indieners van voorstellen die niet worden aangehouden voor de volgende fase, ontvangen feedback over de collegiale toetsing in de vorm van een beoordelingsverslag. Tot slot ontvangen de indieners van de voorstellen die worden aangehouden voor de volgende fase, een uitnodiging om een voorstel in te dienen voor de tweede fase, en kunnen zij worden uitgenodigd voor een vraaggesprek.

c) Na de tweede collegiale toetsing in de gevallen a) en b) hiervoor, en na de enkele collegiale toetsing in het geval van eenfasige indiening en eenstapsbeoordeling: De indieners van voorstellen die geacht worden niet toelaatbaar te zijn, ontvangen hiervan een met redenen omklede kennisgeving. Niet-toelaatbare voorstellen worden niet beoordeeld. Zowel de indieners van voorstellen boven het vereiste kwaliteitsniveau als die van voorstellen onder het vereiste kwaliteitsniveau ontvangen feedback over de collegiale toetsing in de vorm van een beoordelingsverslag. Het beoordelingsverslag bevat de uitkomst van de collegiale toetsing en, indien van toepassing, opmerkingen en scores in algemene zin en/of voor individuele criteria. Voor de aangehouden voorstellen bevat het beoordelingsverslag, voor zover van toepassing, een aanbeveling over het maximaal te financieren bedrag en eventuele andere toepasselijke aanbevelingen voor de uitvoering van het project en/of suggesties voor verbetering van de methode en het programma van het werk. Voor de voorstellen die zijn afgewezen omdat zij niet voldoen aan een kwaliteitsdrempel, bevat het beoordelingsverslag mogelijk alleen volledige opmerkingen over de criteria die zijn onderzocht tot het moment dat duidelijk werd dat niet aan de kwaliteitsdrempel werd voldaan. De indieners van voorstellen die zijn afgewezen uit ethische en veiligheidsoverwegingen, ontvangen hiervan een met redenen omklede kennisgeving.

3.1.9. Bijstands- en beroepsprocedures

Het ERCEA biedt informatie over de procedure die hoofdonderzoekers en/of indienende juridische entiteiten moeten volgen als zij vragen hebben over, of in beroep (29) willen gaan tegen de resultaten van een bepaalde collegiale toetsing in het kader van een ERC-uitnodiging.

Iedere vraag of beroep moet in elk geval de titel van de uitnodiging, het voorstelnummer (indien van toepassing), de titel van het voorstel en een beschrijving van de ondervonden problemen bevatten.

Voor kwesties die de toetsing aan de toelatingscriteria en/of het evaluatieproces van de collegiale toetsing van een bepaald voorstel betreffen, wordt middels een beroepsprocedure verslag uitgebracht over een eventuele tekortkoming in de resultaten van de toetsing of de wijze van evaluatie van een voorstel die waarschijnlijk van invloed is geweest op het besluit om het voorstel wel of niet te financieren. Een comité van beroep kan worden bijeengeroepen om het betrokken geval te onderzoeken. Als het comité zich moet buigen over een kwestie in verband met de toetsing aan de toelatingscriteria, kan het om advies vragen van het comité voor toetsing aan de toelatingscriteria (zie punt 2.2.6). Het comité brengt medewerkers met de benodigde wetenschappelijke/technische en juridische kennis bijeen. Het comité evalueert het voorstel echter niet zelf. Naargelang de aard van de klacht kan het comité de cv’s van de onafhankelijke deskundigen, de opmerkingen van elk van hen, en het beoordelingsverslag bestuderen. Het comité trekt het wetenschappelijke oordeel van naar behoren gekwalificeerde panels van deskundigen niet in twijfel.

Op grond van de uitkomst van zijn onderzoek beveelt het comité het ERCEA een handelwijze aan. Als het comité oordeelt dat er bewijsmateriaal is dat de klacht ondersteunt, dan kan het adviseren het voorstel geheel of gedeeltelijk opnieuw te laten beoordelen door onafhankelijke deskundigen.

Een beroep moet worden ingesteld binnen een maand na de datum waarop de feedback wordt bekendgemaakt op de beveiligde webmailaccount van het ERCEA, zoals beschreven in punt 3.1.8. De leidraad voor indieners bevat een gedetailleerde beroepsprocedure. Niet-toelaatbare beroepen worden niet behandeld door het comité van beroep.

Aan de instellers wordt binnen drie weken na het verstrijken van de termijn voor het instellen van beroep een antwoord gezonden. Als het op dat moment niet mogelijk is uitsluitsel te geven, vermeldt het antwoord wanneer dat wel mogelijk zal zijn.

3.1.10. Verslaglegging en informatie over het evaluatieproces van de collegiale toetsing

Na elke collegiale toetsing wordt door het ERCEA een verslag opgesteld en ter beschikking gesteld aan de Wetenschappelijke Raad van de ERC en aan het programmacomité voor Ideeën. Dit verslag bevat statistische informatie over de ontvangen voorstellen (zoals aantal, prioritaire onderwerpen, categorieën indienende juridische entiteiten en gevraagde begroting), de evaluatieprocedure en de onafhankelijke deskundigen.

Voor communicatiedoeleinden kan het ERCEA na afloop van het evaluatieproces via daarvoor geëigende media algemene informatie over de uitkomst van de collegiale toetsing publiceren. Daarnaast kan het ERCEA informatie publiceren over de voorstellen die na de beoordeling (of na stap 2 in een tweestapsprocedure) voldoen aan het vereiste kwaliteitsniveau (30) en waarvoor de betrokken indieners per geval toestemming ter zake hebben verleend (31).

Met het oog op controle, onderzoek en evaluatie als voorzien in de werkprogramma’s voor Ideeën kan het nodig zijn dat het ERCEA voorstellen laat verwerken door derden (32) overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad. Indieners (33) wordt gevraagd vrijelijk individueel toestemming te verlenen voor de verwerking van voorstellen. De indieners zijn niet verplicht individueel toestemming te geven. Verlening van de toestemming is vrijwillig. Weigering van toestemming heeft geen gevolgen voor het evaluatieproces.

4. TOEKENNINGSBESLUIT EN VOORBEREIDING VAN SUBSIDIEOVEREENKOMSTEN

Op grond van de definitieve rangorde die het ERCEA heeft opgesteld volgens punt 3.1.7 kent de verantwoordelijke ordonnateur de subsidies toe aan de indienende juridische entiteiten, binnen de beschikbare begrotingsmiddelen, middels een formele subsidieovereenkomst.

De subsidieovereenkomsten worden met de indienende juridische entiteiten aangegaan volgens de interne financiële en juridische procedures (34) en de voorschriften van dit punt.

Tijdens de voorbereiding van de subsidieovereenkomst kan de hoofdonderzoeker en de indienende juridische entiteit worden gevraagd om nadere informatie over het project en het beoogde beheer ervan (35). In gevallen waarin er meer dan één deelnemer verbonden is met het project, kan de hoofdonderzoeker of de indienende juridische entiteit worden gevraagd dergelijke informatie en garanties te verkrijgen van de andere deelnemer(s).

Naargelang de uitkomst van het evaluatieproces kunnen voor sommige voorstellen aanvullende voorwaarden (36) worden gesteld voor het aangaan van een subsidieovereenkomst. Naast het beoordelingsverslag ontvangen de betrokken hoofdonderzoeker en indienende juridische entiteit van deze voorwaarden een naar behoren gedocumenteerde kennisgeving.

Subsidie kan niet worden toegekend aan indienende juridische entiteiten die tijdens de toekenningsprocedure verkeren in een situatie bedoeld in artikel 93, lid 1 (faillissement enz.), artikel 94 (valse verklaringen enz.) of artikel 96, lid 2, onder a) (uitsluiting van de uit de communautaire begroting gefinancierde opdrachten en subsidies) van het Financieel Reglement. Zij moeten bewijzen dat zij niet in een van deze situaties verkeren (37).

Verder moeten in deze fase eventuele ethische kwesties nader worden toegelicht. Daartoe stelt het ERCEA onafhankelijke deskundigen aan om deel te nemen aan de ethische beoordeling. (Zie bijlage B.)

Tijdens de voorbereiding van de subsidie is er geen sprake van enige onderhandeling over wetenschappelijke/technische aspecten. Vervolgens wordt een subsidie toegekend aan de indienende juridische entiteit op grond van het ingediende voorstel en de na de collegiale toetsing aanbevolen financiering, mits de indienende juridische entiteit overeenstemming bereikt met de hoofdonderzoeker.

Als de indienende juridische entiteit en de hoofdonderzoeker geen overeenstemming bereiken of als een eventuele verplichte aanvullende overeenkomst niet binnen een redelijke termijn door beiden is ondertekend, kan de subsidievoorbereiding worden beëindigd.

De voorbereiding van subsidieovereenkomsten voor voorstellen op de reservelijst kan beginnen wanneer het duidelijk is dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om een of meer van deze projecten te financieren. Naargelang de beschikbare begrotingsmiddelen worden de subsidies voorbereid volgens de definitieve rangorde van de voorstellen, beginnend met het hoogst geplaatste voorstel.

5. BIJLAGEN

5.1. Bijlage A — Procedures voor indiening van voorstellen op papier

Als een indiener beslist niet over de middelen beschikt om toegang tot het elektronische indieningssysteem te verkrijgen, en het onmogelijk is om daarvoor een oplossing te vinden, kan hij of zij bij wijze van uitzondering het ERCEA vragen om toestemming voor indiening op papier. Een dergelijk verzoek, dat een duidelijke toelichting van de omstandigheden van het geval moet bevatten, dient het ERCEA uiterlijk een maand voor het verstrijken van de uitnodigingstermijn te hebben bereikt.

Verzoeken om toestemming voor indiening op papier dienen te worden gericht aan:

Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad Hoofd van de afdeling „Scientific Management” COV2 1049 Brussel BELGIË

Het ERCEA antwoordt binnen vijf werkdagen na ontvangst van het verzoek. Indien toestemming wordt verleend, stuurt het ERCEA de indiener voorstelformulieren voor indiening op papier.

Als een uitnodiging uit de aard ervan in het algemeen ongeschikt is voor de online indiening van voorstellen, kan het ERCEA van meet af aan besluiten indiening op papier toe te staan. In dergelijke gevallen wordt die mogelijkheid vermeld in de uitnodiging en worden voorstelformulier algemeen beschikbaar gesteld.

Wanneer indiening op papier is toegestaan, bij wijze van bijzondere dan wel algemene uitzondering als hiervoor beschreven, kunnen de voorstellen op papier per gewone post, particuliere koeriersdienst of persoonlijk worden bezorgd. Voorstellen die worden ingediend op een verwijderbaar elektronisch opslagmedium (zoals een cd-rom), per e-mail of per fax, worden uitgesloten. De voorstellen op papier moeten als een enkel pakket worden ingediend. Als een indiener een voorstel wil wijzigen of aanvullen, moet hij of zij duidelijk aangeven welke delen van het voorstel dit betreft en dienen de wijzigingen/aanvullingen binnen de gestelde termijn worden ingediend en ontvangen. Na de indieningstermijn ontvangen voorstelwijzigingen of -aanvullingen worden niet in behandeling genomen of beoordeeld.

Bij verzending per post of koerier dient het poststempel of de datum van het bewijs van afgifte als bewijs van verzending. Het ERCEA (38) kan de pakketten met de voorstellen bij aankomst openen om de administratieve gegevens in te voeren in de betrokken gegevensbanken en verzending van een ontvangstbewijs mogelijk te maken.

5.2. Bijlage B — Procedures voor ethische beoordeling

Inleiding

Ingevolge artikel 6 van KP7 en artikel 15 van de regels voor deelname wordt tijdens de evaluatieprocedure eerst vastgesteld welke ethische kwesties de voorstellen opwerpen, waarna de betrokken voorstellen worden gecontroleerd op hun ethische aspecten. Zo nodig kan na deze ethische controle een ethische beoordeling van de voorstellen plaatsvinden volgens de voorgeschreven regels, voordat het ERCEA een besluit neemt. De ethische controle en de ethische beoordeling (in deze bijlage gezamenlijk „procedure voor ethische beoordeling” genoemd) worden uitgevoerd door onafhankelijke, ter zake gekwalificeerde deskundigen.

De procedure voor ethische beoordeling heeft als doel te waarborgen dat de Europese Unie geen onderzoek ondersteunt dat in strijd zou zijn met de in de desbetreffende EU-regels beschreven fundamentele ethische beginselen en na te gaan of het onderzoek voldoet aan de regels voor de ethische aspecten van onderzoek in de besluiten over KP7 en het specifieke programma Ideeën. Met de adviezen van de Europese Groep ethiek van de exacte wetenschappen en de nieuwe technologieën wordt nu en in de toekomst rekening gehouden.

Voorstellen

Indien dit uit de aard van de uitnodiging dienstig en/of noodzakelijk is, moeten de voorstellen een hoofdstuk over onderstaande ethische aspecten bevatten:

— beschrijving van de potentiële ethische aspecten van het voorgestelde onderzoek ten aanzien van de doelstellingen, methoden en de potentiële implicaties van de uitkomsten;

— rechtvaardiging van de opzet van het onderzoeksproject vanuit ethisch oogpunt;

— toelichting op de wijze van naleving van de ethische voorschriften van het werkprogramma;

— beantwoording aan de nationale wettelijke en ethische voorschriften van het land waar het onderzoek zal plaatsvinden;

— tijdschema voor de aanvraag van advies en/of goedkeuring van de desbetreffende instanties op nationaal niveau (bijv. gegevensbescherming en klinische proeven).

Daartoe wordt van de indieners gevraagd de „tabel over ethische kwesties” uit de leidraad voor indieners in te vullen.

Het ERCEA kan de aanvrager te allen tijde verzoeken om aanvullende informatie te verstrekken in verband met de ethische beoordeling.

Algemene procedurele voorschriften

Procedures voor ethische controle en organisatie van de panels voor ethische beoordeling

Interne controle vooraf van de voorstellen

Het ethische team van het ERCEA controleert vooraf alle voor financiering aanbevolen voorstellen om vast te stellen welke voorstellen geen ethische kwesties opwerpen en kunnen worden goedgekeurd voor financiering zonder tussenkomst van onafhankelijke deskundigen. Alle overige voorstellen worden nader onderzocht op hun ethische aspecten. Deze procedure is gebaseerd op de gegevens die de indieners hebben verstrekt in de tabel over ethische kwesties en in hun voorstel.

Voorlegging aan een panel voor ethische controle

Alle voorstellen die bij de controle vooraf ethische kwesties blijken op te werpen, worden voorgelegd aan een panel voor ethische controle bestaande uit onafhankelijke, ter zake gekwalificeerde deskundigen.

De paneldeskundigen stellen vast welke voorstellen een afdoende oplossing bieden voor de ethische kwesties, welke voorstellen kunnen worden goedgekeurd na overlegging van afdoende documentaire informatie en/of na goedkeuring op nationaal niveau, en welke voorstellen, gelet op het belang van de ethische kwesties die zij opwerpen, nader moeten worden onderzocht door het panel voor ethische beoordeling (39).

Voor elk gecontroleerd voorstel wordt door de deskundigen een verslag opgesteld en ondertekend waarin voorschriften zijn opgenomen. Die voorschriften worden contractuele verplichtingen.

Voorlegging aan een panel voor ethische beoordeling

De projecten waarvan tijdens de ethische controle wordt vastgesteld dat zij belangrijke ethische kwesties opwerpen, worden voorgelegd aan een panel voor ethische beoordeling. Kwesties zoals onderzoek aan menselijke proefpersonen (40), onderzoek aan menselijke embryo’s en stamcellen van menselijke embryo’s, en niet-menselijke primaten worden automatisch aan een panel voor ethische beoordeling voorgelegd (41).

Het panel voor ethische beoordeling onderzoekt de ethische kwesties die worden opgeworpen door een voorstel en stelt vast aan welke voorschriften het moet voldoen om te kunnen worden goedgekeurd vanuit ethisch oogpunt. In deze fase kan het panel voor ethische beoordeling voorstellen aanwijzen die diverse ethische kwesties opwerpen die tot uitsluiting van het toekenningsproces kunnen leiden.

Samenstelling van panel voor ethische controle en ethische beoordeling

De ethische panels worden samengesteld uit onafhankelijke deskundigen op uiteenlopende terreinen, zoals recht, sociologie, psychologie, filosofie en ethiek, geneeskunde, moleculaire biologie, scheikunde, natuurkunde, techniek en diergeneeskunde, waarbij een redelijk evenwicht wordt gezocht tussen wetenschappelijke en niet-wetenschappelijke leden.

De gekwalificeerde deskundigen in ethiek worden door het ERCEA geselecteerd en aangesteld uit de deskundigen die door de Commissie voor KP7 zijn aangewezen en geselecteerd, of die welke zijn aangewezen door de Wetenschappelijke Raad. De panels zijn geografisch en genderevenwichtig en de samenstelling hangt verder af van de aard van de beoordeelde voorstellen. In het kader van de ethische goedkeuring worden de door de Commissie goedgekeurde modelbrieven gebruikt voor de aanstelling van onafhankelijke deskundigen in ethiek.

Vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties kunnen worden uitgenodigd voor de panelbijeenkomsten.

De ethische beoordeling

Gewoonlijk beoordelen onafhankelijke deskundigen de voorstellen in eerste instantie op afstand. Vervolgens worden de voorstellen besproken binnen het panel voor ethische beoordeling om een consensusbesluit te nemen.

Het panel brengt schriftelijk verslag uit over de ethische beoordeling. Dit verslag bevat een lijst van ethische kwesties, een beschrijving van de benadering van deze kwesties door de hoofdonderzoeker en zijn/haar team, voorschriften en aanbevelingen van het panel voor ethische beoordeling. Het verslag wordt ondertekend door de deskundigen van het panel. Indien er geen consensus wordt bereikt, geeft het verslag de mening weer van de meerderheid van de deskundigen in het panel.

Het verslag over de ethische controle en het verslag over de ethische beoordeling

De hoofdonderzoeker en de indienende juridische entiteit worden in kennis gesteld van de uitkomst van de procedure voor ethische beoordeling via het verslag over de ethische controle of het verslag over de ethische beoordeling, zonder dat de identiteit van de deskundigen wordt bekendgemaakt.

In het besluit over de financiering van een project wordt rekening gehouden met de uitkomst van de procedure voor ethische beoordeling. Dat kan zijn in de vorm van wijzigingen in de subsidieovereenkomst en de bijlagen daarvan of, in uiterste gevallen, de stopzetting van de voorbereiding van de subsidieovereenkomst.

Nationale goedkeuringen en adviezen van bevoegde ethische comités

Voorafgaand aan de ondertekening van de subsidieovereenkomst vergewist het ERCEA zich ervan dat de indieners de desbetreffende goedkeuring van de nationale instantie en/of positieve adviezen van het bevoegde ethische comité hebben ontvangen. Als de goedkeuring van de nationale instantie en/of het positief advies van een plaatselijk ethisch comité niet voor aanvang van de subsidieovereenkomst is/zijn verkregen, bevat de subsidieovereenkomst de bijzondere bepaling dat de goedkeuring of het advies moet zijn verkregen voor aanvang van het betrokken onderzoek.

Ethische vervolgcontrole

Deskundigen kunnen signaleren dat voor voorstellen die zijn gecontroleerd en/of beoordeeld op de ethische aspecten ervan, een ethische vervolgcontrole (EFA — Ethics Follow-up/Audit) nodig is. De EFA wordt door deskundigen in ethische kwesties uitgevoerd op of na de datum van de eerste financiële verslagperiode voor het voorstel. De EFA-procedure heeft als doel de begunstigden van de subsidie bij te staan in het oplossen van de ethische kwesties die worden opgeworpen door hun werk en zo nodig corrigerende maatregelen te nemen.

In uiterste gevallen kan de EFA-procedure leiden tot een aanbeveling aan het ERCEA een subsidieovereenkomst te beëindigen. De organisatie en de uitvoering van de EFA-procedure zijn de verantwoordelijkheid van de sector Ethische beoordeling van de Commissie (DG RTD).

Specifieke procedurele voorschriften voor onderzoek aan menselijke embryonale stamcellen (42)

Voor de evaluatie en selectie van voorstellen die het gebruik van menselijke embryonale stamcellen (human embryonic stem cells — hESC) met zich brengen, volgt het ERCEA de volgende procedure, alvorens de bijbehorende subsidieovereenkomsten voor te bereiden:

De algemene wetenschappelijke collegiale toetsing van deel 3 hierboven is van toepassing. Bovendien wordt door de onafhankelijke deskundigen in het kader van de wetenschappelijke collegiale toetsing nagegaan of:

— het project belangrijke onderzoeksdoelen dient om de wetenschappelijke kennis in fundamenteel onderzoek in Europa te bevorderen of om de medische kennis voor de ontwikkeling van diagnostische, preventieve of therapeutische methoden voor toepassing bij de mens te vergroten;

— het gebruik van hESC noodzakelijk is om de in het voorstel beschreven wetenschappelijke doelen te bereiken. In het bijzonder moeten de indieners documenteren dat passende gevalideerde alternatieven (met name stamcellen van andere herkomst) niet geschikt en/of beschikbaar zijn om de beoogde doelen van het voorstel te bereiken. Deze bepaling is niet van toepassing op onderzoek dat hESC vergelijkt met andere menselijke stamcellen.

Procedure voor ethische beoordeling

Voor financiering aanbevolen onderzoeksvoorstellen die het gebruik van hESC met zich brengen, worden voor de ethische beoordeling voorgelegd aan de Commissie (DG RTD). De procedures die van toepassing zijn op de ethische beoordeling van dergelijke voorstellen door de Commissie volgens KP7, worden beschreven in de door de Commissie goedgekeurde modelaanstellingsbrieven.

Nationale goedkeuringen en adviezen van bevoegde ethische comités

Voorafgaand aan de ondertekening van de subsidieovereenkomst vergewist het ERCEA zich ervan dat de indieners de desbetreffende goedkeuring van de bevoegde plaatselijke of nationale instanties hebben ontvangen.

Als het niet mogelijk is de goedkeuring van de nationale instantie en/of een positief advies van een plaatselijk ethisch comité te verkrijgen voor de beoogde aanvang van het project, kan de subsidieovereenkomst worden aangegaan mits de bijzondere bepaling wordt opgenomen dat de goedkeuring of het advies moet zijn verkregen voor aanvang van het betrokken onderzoek.

Tijdens de voorbereiding van de subsidieovereenkomst wordt rekening gehouden met de uitkomst van de ethische beoordeling. Dat kan zijn in de vorm van wijzigingen in de beschrijving van de werkzaamheden in de subsidieovereenkomst of, in bepaalde gevallen, de stopzetting van de voorbereiding van de subsidieovereenkomst.

Voor hESC-voorstellen is, na uitvoering van de ethische beoordeling, ingevolge artikel 6, lid 9, van Beschikking 2006/972/EG (43) van de Raad, de regelgevingsprocedure van de artikelen 5 en 7 van Besluit 1999/468/EG van toepassing op de goedkeuring van de financiering en de vaststelling van maatregelen betreffende het gebruik van hESC.

Daarnaast zal het ERCEA de hoofdonderzoeker aanmoedigen toe te zien op een goede communicatie met het Europese hESC-register (http://www.hescreg.eu/). Het doel daarvan is te zorgen voor transparantie wat betreft de gebruikte menselijke embryonale stamcellijnen, en voor brede verspreiding van de beschikbare informatie over deze lijnen.

5.3. Bijlage C — Regels voor de vergoeding van de reis- en verblijfkosten en de dagvergoeding voor hoofdonderzoekers die worden uitgenodigd voor een vraaggesprek (44)

Artikel 1

1. Deze regels zijn van toepassing op:

a) personen die het ERCEA heeft uitgenodigd voor een vraaggesprek volgens punt 3.1.6.1;

b) iedereen die verantwoordelijk is voor het begeleiden van een gehandicapte die het ERCEA heeft uitgenodigd voor een vraaggesprek.

2. De ordonnateurs voor vastleggingen zien gericht toe op een zodanige organisatie van de vraaggesprekken dat de ondervraagden kunnen profiteren van de laagste reistarieven.

De ordonnateurs voor betalingen besteden in het bijzonder aandacht aan terugbetalingsaanvragen voor ongewoon dure vluchten. Zij kunnen alle controles uitvoeren die zij nodig achten en daartoe van de ondervraagden iedere vorm van bewijsmateriaal verlangen. Voorts kunnen zij, als dat gerechtvaardigd blijkt, de vergoeding beperken tot de tarieven die gewoonlijk van toepassing zijn op de gebruikelijke reis van het vertrekpunt van de ondervraagde naar de plaats van bestemming.

3. Indien de in artikel 3 voorziene vergoedingen duidelijk ontoereikend blijken om de kosten te dekken die zijn gemaakt door de gehandicapte ondervraagden vanwege hun handicap of door hun begeleider(s), worden de uitgaven vergoed op verzoek van de verantwoordelijke ordonnateur na overlegging van bewijsstukken.

4. Het ERCEA is niet aansprakelijk voor materiële, niet-materiële of fysieke schade geleden door de uitgenodigde ondervraagden of degenen verantwoordelijk voor het begeleiden van gehandicapte ondervraagden tijdens hun reis naar of verblijf op de plaats waar het vraaggesprek plaatsvindt, tenzij dergelijke schade direct toe te rekenen is aan het ERCEA.

In het bijzonder zijn uitgenodigde ondervraagden die gebruikmaken van eigen vervoer naar het vraaggesprek, volledig aansprakelijk voor eventuele door hen veroorzaakte ongevallen.

Artikel 2

1. Alle ondervraagden hebben recht op een vergoeding van de reiskosten van het in de uitnodiging genoemde vertrekpunt (privé- of werkadres) naar de plaats van het vraaggesprek, op basis van het voor de betrokken afstand meest geëigende vervoermiddel. In het algemeen is dit voor afstanden tot 400 km (enkele reis, volgens de officiële afstand per trein) het tarief van een treinkaartje eerste klas, en voor afstanden boven 400 km, dat van een vliegticket economy class.

Als de vliegreis vier uur of langer duurt zonder tussenstops, wordt het tarief van een ticket business class vergoed.

2. De kosten van eigen vervoer worden vergoed tegen het tarief van een treinkaartje eerste klas.

3. Als er geen treinverbinding is, geldt een kilometervergoeding van 0,22 EUR.

4. Taxi- en parkeerkosten gemaakt op het vertrekpunt (of op de luchthaven van vertrek) worden niet vergoed.

Artikel 3

1. De dagvergoeding per dag van het vraaggesprek is een vast bedrag voor alle uitgaven op de plaats waar het vraaggesprek wordt gehouden, met inbegrip van, bijvoorbeeld, maaltijden en plaatselijk vervoer (bus, tram, metro, taxi, parkeergeld, tolwegen enz.), evenals een reis- en ongevallenverzekering.

2. De dagvergoeding bedraagt 92 EUR.

3. Als het in de uitnodigingsbrief genoemde vertrekpunt niet meer dan 100 km verwijderd is van de plaats van het vraaggesprek, wordt de dagvergoeding verminderd met 50 %.

4. De ondervraagden die een of meer nachten moeten doorbrengen op de plaats van het vraaggesprek omdat het tijdschema daarvan niet verenigbaar is met de vertrektijden van vliegtuigen of treinen (45), hebben bovendien recht op een vergoeding voor verblijfskosten. Deze vergoeding bedraagt 100 EUR per nacht. Het aantal nachten mag niet groter zijn dan het aantal dagen van het vraaggesprek plus één.

5. Bij wijze van uitzondering kan/kunnen een aanvullende verblijfs- en/of dagvergoeding worden betaald als de ondervraagde bij een langer verblijf meer op de vervoerkosten kan besparen dan het bedrag van die vergoeding(en).

Artikel 4

1. Het ERCEA verricht de betaling na ontvangst van een terugbetalingsaanvraag die naar behoren is ingevuld en ondertekend door de ondervraagde en door de ERCEA-functionaris die de aanwezigheid van de ondervraagde moet bevestigen.

Door de terugbetalingsaanvraag te ondertekenen, verklaren de ondervraagden op erewoord dat de betrokken reis- en/of verblijfkosten niet worden vergoed door een andere EU-instelling of een andere organisatie of persoon voor dezelfde reis of dezelfde periode, en dat hun aanvraag betrekking heeft op de feitelijk gemaakte kosten. Onregelmatigheden en/of aanvragen die niet naar waarheid zijn ingevuld, zijn aanleiding voor administratieve sancties die worden toegepast naar analogie van artikel 265 bis, lid 3, van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement.

2. Reiskosten worden vergoed op vertoon van oorspronkelijke bewijsstukken binnen dertig kalenderdagen na de laatste dag van het vraaggesprek: kaartjes/tickets en rekeningen of, bij online reserveringen, de uitdraai daarvan en de instapkaart voor de heenreis. De ingediende documenten moeten de reisklasse, de vertrektijd en het betaalde bedrag vermelden.

Tenzij de ondervraagde een deugdelijke verklaring kan geven die middels een met redenen omkleed besluit wordt geaccepteerd door de verantwoordelijke ordonnateur, is bij niet-nakoming van dit lid het ERCEA ontheven van iedere verplichting tot betaling van reis- en/of verblijfkosten.

3. Het ERCEA betaalt de door de ondervraagden gemaakte kosten terug binnen de termijn die is vastgelegd in de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement.

4. De reiskosten worden vergoed in euro, indien van toepassing tegen de koers van de dag van het vraaggesprek.

5. De dag- en eventuele verblijfsvergoeding worden in euro uitgekeerd tegen het vaste tarief dat van toepassing is op de dag van het vraaggesprek. De dagvergoeding en de verblijfsvergoeding kunnen worden aangepast aan veranderingen in de kosten van levensonderhoud in Brussel.

6. Alle betalingen van reiskosten, dagvergoedingen en/of verblijfskosten moeten naar dezelfde bankrekening worden overgemaakt.

7. Na ontvangst van bewijsstukken kan de gedelegeerde ordonnateur middels een met redenen omklede beslissing toestemming geven voor terugbetaling van kosten die ondervraagden hebben moeten maken als gevolg van bijzondere aanwijzingen die zij schriftelijk hebben ontvangen.

5.4. Bijlage D — Veiligheid behandeling - Gevoelige ERC-acties

A) Inleiding

Voor veiligheidsgerelateerd onderzoek gelden speciale procedures in verband met de gevoelige aard van de onderwerpen in kwestie en de specifieke capaciteitslacunes die moeten worden opgevuld om de burgers van Europa te beschermen. ERC-acties worden gerubriceerd (46) als zij als gevoelig worden aangemerkt.

Deze procedures worden hieronder beschreven. Zij zijn naargelang het geval van toepassing op ERC-acties bij de behandeling van veiligheidsgevoelige onderwerpen.

B) Vaststelling van potentiële gerubriceerde ERC-acties

Een veiligheidsgevoelige ERC-actie is een actie waarbij de verwerking van gerubriceerde informatie nodig kan zijn.

Een voorstel wordt gemarkeerd met „veiligheidsoverwegingen”:

— als de indiener verklaart dat het voorstel gevoelig is;

— als de deskundige beoordelaars of het ERCEA een of meer van de volgende omstandigheden constateren of vermoeden: — gerubriceerde informatie wordt of kan worden gebruikt als background — naar verwachting zal sommige foreground (de resultaten, inclusief informatie, die worden gegenereerd door de actie onder contract in kwestie) gerubriceerd worden.

Wanneer een voorstel is gemerkt met „veiligheidsoverwegingen”, worden de omstandigheden van het geplande werk nader onderzocht volgens de procedure van deel C hieronder.

Als de leidraad voor indieners dit voorschrijft, moeten de voorstellen, indien van toepassing, vermelden welke background nodig is om de ERC-actie uit te voeren en welke gerubriceerde foreground wordt gegenereerd door de actie. Een voorstel dat gerubriceerde informatie (background en/of foreground) met zich meebrengt, moet vergezeld gaan van een memorandum over de beveiligingsaspecten („Security Aspect Letter” — SAL) (47) en de als bijlage daarbij opgenomen gids voor beveiligingsrubricering („Security Classification Guide” — SCG) (48).

De SCG gaat in op:

— de rubriceringsgraad van background en foreground;

— welke deelnemer toegang heeft tot welke informatie.

Daarnaast worden de volgende documenten verlangd:

— een kopie van de veiligheidsmachtigingen voor de vestiging („Facility Security Clearance” — FSC) (of de FSC-verzoeken). De geldigheid van de FSC wordt door het directoraat beveiliging van de Commissie via het aangewezen formele kanaal gecontroleerd bij de betrokken nationale veiligheidsinstanties (NVI);

— de formele schriftelijke toestemming van de betrokken veiligheidsinstanties om de gerubriceerde background te gebruiken.

Het SAL en de SCG worden, vergezeld van bewijsstukken, tevens onderzocht in de hieronder beschreven controleprocedure.

C) Controle van potentiële gerubriceerde ERC-acties

Na de wetenschappelijke evaluatie van de voorstellen worden zij gerangschikt volgens de uitkomsten van de evaluatie. Het ERCEA stelt een lijst van aangehouden voorstellen op, dat wil zeggen voorstellen die worden aanbevolen voor mogelijke financiering (die niet zijn afgewezen en waarvoor financiering beschikbaar is), en een of meer reservelijsten.

Alle ERC-acties op de lijst van aangehouden voorstellen en op de reservelijst(en) die zijn gemerkt met „veiligheidsoverwegingen”, ondergaan een controleprocedure. Deze controle wordt uitgevoerd door een ad-hoccomité: het „comité voor veiligheidscontrole”.

Dit comité wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van de lidstaten die worden voorgedragen in nauw overleg met de bevoegde nationale veiligheidsinstanties en die, voor zover van toepassing, worden ondersteund door vertegenwoordigers van de desbetreffende programmacomités. De samenstelling vormt een weerspiegeling van de landen waaruit de indieners van de voorstellen afkomstig zijn. Het comité wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie.

Het comité controleert of de indieners naar behoren rekening houden met alle veiligheidsaspecten. De voorstellen worden gecontroleerd door comitéleden uit dezelfde landen als de indieners ervan.

Deze controleprocedure dient te leiden tot een gemeenschappelijk standpunt van de betrokken nationale vertegenwoordigers in de vorm van een van de volgende aanbevelingen:

— Rubricering is niet nodig: er kan worden begonnen met de procedures voor de voorbereiding van de ERC-subsidieovereenkomsten (hoewel er enkele aanbevelingen voor de voorbereiding kunnen worden gedaan, indien van toepassing);

— Rubricering is nodig: er worden gerichte aanbevelingen voor de voorbereiding van de ERC-subsidieovereenkomst gedaan in de vorm van voorwaarden waaraan de subsidieovereenkomst moet voldoen. De ERC-actie wordt een gerubriceerde actie (49) en gerubriceerd op EU-niveau volgens de hoogste rubriceringsgraad van de informatie die volgens het SAL en de als bijlage daarbij opgenomen SCG gebruikt/gegenereerd wordt in het kader van de ERC-actie;

— Het voorstel is te gevoelig voor financiering omdat de indieners niet beschikken over de benodigde ervaring, vaardigheden of toestemmingen om op juiste wijze om te gaan met de gerubriceerde informatie. In dat geval kan het voorstel worden afgewezen. Bij afwijzing licht het ERCEA de redenen daarvan toe, behalve wanneer die redenen gerubriceerd zijn.

Op grond van dit gezamenlijk standpunt wordt de graad van rubricering bepaald. Vervolgens ziet het ERCEA, samen met alle betrokken nationale veiligheidsinstanties, tijdens de voorbereiding en uitvoering van de subsidieovereenkomst erop toe dat alle vereiste procedures en acties aanwezig zijn om de juiste behandeling van gerubriceerde informatie te waarborgen.

D) Uitvoer- en overbrengingsvergunningen

Ongeacht een eventuele veiligheidsrubricering kan een voorstel ook als gevoelig worden aangemerkt als er naar verwachting materiaal wordt uitgewisseld waarvoor een uitvoer- of overbrengingsvergunning nodig is.

In dat geval moeten de indieners voldoen aan de nationale wetgeving en de communautaire regelgeving (50). Indien uitvoervergunningen (of intra-EU-vergunningen) vereist zijn om het voorgenomen werk uit te voeren, moeten de indieners deze verplichting toelichten en kopieën van de desbetreffende uitvoer- of overbrengingsvergunningen (of de aanvragen daarvan) verstrekken.

E) Internationale samenwerking

Bezorgdheid over de veiligheid kan geen aanleiding zijn voor de afwijzing van voorstellen voor niet-gerubriceerde ERC-acties waaraan entiteiten uit een derde land deelnemen (51). De enige uitzonderingen hierop doen zich voor als:

— het onderwerp volgens het werkprogramma niet openstaat voor internationale samenwerking: in dat geval wordt elk voorstel dat internationale samenwerking beoogt, niet toelaatbaar verklaard;

— het voorstel is gemerkt met „veiligheidsoverwegingen”, in welk geval het voorstel wordt gecontroleerd volgens de hiervoor beschreven procedure.

(1) PB L 57 van 24.2.2007, blz. 14.

(2) PB L 400 van 30.12.2006, blz. 242, 243, 244 of 224.

(3) PB L 9 van 12.1.2008, blz. 15.

(4) PB L 412 van 30.12.2006, blz. 1.

(5) PB L 391 van 30.12.2006, blz. 1.

(6) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(7) Met de mogelijke uitzondering van de coördinerende en ondersteunende acties van artikel 14 van de regels voor deelname.

(8) http://cordis.europa.eu/home_en.html;http://ec.europa.eu/research/participants/portal; http://erc.europa.eu

(9) Bij wijze van uitzondering kan de hoofdonderzoeker zelf optreden als de indienende juridische entiteit.

(10) Degene die de elektronische indiening verwerkt, kan de indiener benaderen om hem of haar technisch bij te staan bij de indiening.

(11) Of de informatie in het voorstel volledig is, wordt beoordeeld door de onafhankelijke deskundigen. Bij de toetsing aan de toelatingscriteria wordt alleen gecontroleerd of de betrokken onderdelen en formulieren van het voorstel aanwezig zijn en of de gevraagde aanvullende documenten geldig zijn.

(12) Gewoonlijk worden de voorstellen getoetst aan de criteria voor de financieringsregeling waarvoor zij zijn ingediend. In sommige gevallen, bijvoorbeeld als een verkeerde financieringsregeling is gekozen, kan het ERCEA echter besluiten een voorstel te toetsen aan de criteria van een andere financieringsregeling. Dat is alleen toegestaan als het vaststaat dat het voorstel niet of in zeer geringe mate overeenkomt met de oorspronkelijk gekozen financieringsregeling en als er een meer geschikte financieringsregeling voor de desbetreffende uitnodiging is.

(13) Dit comité bestaat uit medewerkers van het ERCEA en in voorkomende gevallen uit andere medewerkers van de Commissie met de benodigde kennis van juridische aangelegenheden en/of informatiesystemen. Het onderzoekt het voorstel en de omstandigheden van de indiening en verstrekt deskundig advies ter ondersteuning van het besluit over de vraag of het voorstel wel of niet moet worden afgewezen op toelaatbaarheidsgronden. Het comité kan besluiten de hoofdonderzoeker en de indienende juridische entiteit te benaderen voor een nadere toelichting van een bepaalde kwestie.

(14) Medewerkers van de desbetreffende gespecialiseerde EU-agentschappen worden beschouwd als externe deskundigen.

(15) Artikel 17, lid 2, van de regels voor deelname.

(16) De selectie door de Wetenschappelijke Raad is mogelijk niet nodig in het geval van aanstellingen voor de collegiale toetsing van coördinerende en ondersteunende acties.

(17) Overeenkomstig de regels voor deelname en/of Besluit C(2008) 5694 van de Commissie van 8 oktober 2008 ter delegatie van bevoegdheden aan het ERCEA.

(18) De Europese Unie voert op wetenschappelijk gebied een beleid dat is gericht op een evenwichtige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen en op gelijke kansen. Zie Besluit 2000/407/EG van de Commissie van 19 juni 2000 betreffende een evenwichtige deelneming van mannen en vrouwen in haar Comités en groepen deskundigen. Zo ook bepaalt artikel 17, lid 2, van de regels voor deelname dat „de nodige maatregelen worden genomen om te zorgen voor een redelijk genderevenwicht bij de aanstelling van groepen van onafhankelijke deskundigen”.

(19) De leidraad zou kunnen voorzien in een maximum van drie personen die kunnen worden opgegeven door de indieners.

(20) Er moeten duidelijke redenen worden opgegeven, zoals directe wetenschappelijke rivaliteit, beroepsmatige vijandigheid of een vergelijkbare situatie die de objectiviteit van de potentiële beoordelaar in de weg zou kunnen staan of in twijfel zou kunnen trekken.

(21) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 1.

(22) Artikel 15 van de regels voor deelname.

(23) Gewoonlijk worden de voorstellen getoetst aan de criteria voor de financieringsregeling waarvoor zij zijn ingediend. In sommige gevallen, bijvoorbeeld als een verkeerde financieringsregeling is gekozen, kan het ERCEA echter besluiten een voorstel te toetsen aan de criteria van een andere financieringsregeling. Dat is alleen toegestaan als het vaststaat dat het voorstel niet of in zeer geringe mate overeenkomt met de oorspronkelijk gekozen financieringsregeling en als er een meer geschikte financieringsregeling voor de desbetreffende uitnodiging is.

(24) Overeenkomstig artikel 16, lid 1, van de regels voor deelname.

(25) Dit kunnen leden van andere panels zijn dan dat of die waaraan het voorstel is toegewezen, of referenten.

(26) Daaronder vallen ook interdisciplinaire voorstellen die meerdere panels of gebieden bestrijken en die ter beoordeling kunnen worden toegewezen aan leden van meer dan één panel of aan aanvullende referenten.

(27) Artikel 15, lid 2, van de regels voor deelname.

(28) „Onregelmatigheid” in de zin van Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95 van de Raad (PB L 312 van 23.12.1995, blz. 1).

(29) De beroepsprocedure is geen vervanging van de normale kanalen die van toepassing zijn op alle acties van het ERCEA en de Commissie, zoals: het secretariaat-generaal van de Commissie voor schending van de code van goed administratief gedrag (relaties met het publiek); de Europese Ombudsman voor „wanbeheer”; het Hof van Justitie van de Europese Unie voor een besluit betreffende een natuurlijke of een rechtspersoon.

(30) Op grond van de door het ERCEA opgestelde definitieve lijst volgens punt 3.1.7.

(31) Ook de namen van hoofdonderzoekers en indienende juridische entiteiten, de titel en de afkorting van het voorstel kunnen worden vermeld.

(32) Contractanten en/of begunstigden van coördinerende en ondersteunende acties.

(33) De hoofdonderzoekers en/of de gastorganisaties.

(34) Waaronder, indien nodig, de in het specifieke programma Ideeën voorziene procedure voor raadpleging van het programmacomité.

(35) Ingevolge artikel 16, lid 4, van de regels voor deelname en de regels van de Commissie voor de verificatie van het bestaan en de juridische status van de deelnemers, evenals hun operationele en financiële capaciteit voor acties onder contract die worden ondersteund in de vorm van een subsidie in het kader van KP7, C(2007) 2466.

(36) De aanvullende voorwaarden kunnen ethische evaluatievoorschriften betreffen.

(37) Artikel 114 van het Financieel Reglement.

(38) Of een contractant die is aangesteld om de evaluatie administratief te ondersteunen.

(39) De volgende gebieden vallen onder de verantwoordelijkheid van het DG RTD: menselijke embryonale stamcellen, niet-menselijke primaten, mensproeven; voorstellen op deze gebieden worden automatisch voorgelegd aan het DG RTD voor ethische beoordeling.

(40) Zoals klinische proeven en onderzoek middels invasieve technieken op levende personen (bijv. het nemen van weefselmonsters).

(41) Voorstellen op deze gebieden worden automatisch voorgelegd aan het DG RTD voor ethische beoordeling.

(42) Met inachtneming van de verklaring van de Commissie van 24 juli 2006, (PB L 412 van 30.12.2006, blz. 42).

(43) PB L 400 van 30.12.2006, blz. 243.

(44) Het ERCEA kan voorzien in een elektronisch indieningssysteem, dat van toepassing zou zijn op de papieren formulieren en originelen die moeten worden ingediend in het kader van deze regels voor vergoeding.

(45) In beginsel kan van ondervraagden niet worden verlangd: voor 7.00 uur (station of ander vervoer) of 8.00 uur (luchthaven) te vertrekken van het vertrekpunt of de plaats van het vraaggesprek; na 21.00 uur (luchthaven) of 22.00 uur (station of ander vervoer) aan te komen op de plaats van het vraaggesprek; na 23.00 uur (luchthaven, station of ander vervoer) aan te komen op hun vertrekpunt.

(46) Zoals gedefinieerd in Besluit 2001/844/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 29 november 2001 tot wijziging van haar reglement van orde (PB L 317 van 3.12.2001, blz. 1) betreffende de veiligheidsvoorschriften en de achtereenvolgende wijzigingen daarvan.

(47) Memorandum over de beveiligingsaspecten: „een geheel van bijzondere, door de aanbestedende instantie uitgevaardigde, contractvoorwaarden die een integrerend deel vormen van een gerubriceerde opdracht die de toegang tot of opstelling van gerubriceerde EU-gegevens behelst, en waarin de beveiligingseisen of de onderdelen van de opdracht die beveiligd moeten worden, worden genoemd”, zoals gedefinieerd in punt 27 van Besluit 2001/844/EG, EGKS, Euratom.

(48) Zoals gedefinieerd in Besluit 2001/844/EG, EGKS, Euratom.

(49) De behandeling van vertrouwelijke gegevens wordt beheerst door alle toepasselijke communautaire wetgeving, met inbegrip van de interne voorschriften van de instellingen, zoals Besluit 2001/844/EG, EGKS, Euratom tot wijziging van haar reglement van orde betreffende veiligheidsvoorschriften.

(50) Verordening (EG) nr. 428/2009 van de Raad van 5 mei 2009 tot instelling van een communautaire regeling voor controle op de uitvoer, de overbrenging, de tussenhandel en de doorvoer van producten voor tweeërlei gebruik (PB L 134 van 29.5.2009, blz. 1).

(51) Een „derde land” is ieder land dat geen lidstaat van de Europese Unie is en ook niet met KP7 is geassocieerd.