BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE

van 30 november 2009

tot vaststelling van technische uitvoeringsmaatregelen betreffende de invoer van gegevens en de koppeling van aanvragen, de toegang tot gegevens, de wijziging, verwijdering en vervroegde verwijdering van gegevens, alsmede de registratie van gegevensverwerkende handelingen en de toegang tot de aldus geregistreerde informatie in het Visuminformatiesysteem

(Kennisgeving geschied onder nummer C(2009) 9402)

(Slechts de teksten in de Bulgaarse, de Duitse, de Estse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Hongaarse, de Italiaanse, de Letse, de Litouwse, de Maltese, de Nederlandse, de Poolse, de Portugese, de Roemeense, de Sloveense, de Slowaakse, de Spaanse, de Tsjechische en de Zweedse taal zijn authentiek)

(2009/876/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het Visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van gegevens op het gebied van visa voor kort verblijf (VIS-verordening) (1), en met name op artikel 45, lid 2, onder a) tot en met d),

Overwegende hetgeen volgt:

Bij Beschikking 2004/512/EG van de Raad van 8 juni 2004 betreffende het opzetten van het Visuminformatiesysteem (VIS) (2) is het VIS ingesteld als een systeem voor de uitwisseling tussen de lidstaten van informatie op het gebied van visa en is de Commissie belast met de ontwikkeling van het VIS.

In artikel 45, lid 2, van Verordening (EG) nr. 767/2008 wordt bepaald dat de maatregelen die vereist zijn voor de technische uitvoering van het centrale VIS, de nationale interfaces en de communicatie-infrastructuur tussen het centrale VIS en de nationale interfaces overeenkomstig de in artikel 49, lid 2, bedoelde procedure worden goedgekeurd.

Bij Beschikking 2009/377/EG van de Commissie (3) worden maatregelen vastgesteld voor de tenuitvoerlegging van het raadplegingsmechanisme en de procedures bedoeld in artikel 16 van Verordening (EG) nr. 767/2008. Bij Beschikking 2009/756/EG van de Commissie (4) zijn specificaties vastgesteld voor de resolutie en het gebruik van vingerafdrukken voor biometrische identificatie en verificatie in het Visuminformatiesysteem.

Er dient een technisch concept betreffende gegevenseigendom te worden ingevoerd teneinde te waarborgen dat gegevens in het VIS uitsluitend kunnen worden bijgehouden door de visumautoriteiten van de lidstaat die verantwoordelijk is voor de invoer van die gegevens in het VIS.

Overeenkomstig artikel 2 van het Protocol betreffende de positie van Denemarken, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, heeft Denemarken niet deelgenomen aan de aanneming van Verordening (EG) nr. 767/2008 en is deze derhalve niet bindend voor, noch van toepassing in deze lidstaat. Aangezien Verordening (EG) nr. 767/2008 voortbouwt op het Schengenacquis uit hoofde van de bepalingen van titel IV van het derde deel van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, heeft Denemarken echter overeenkomstig artikel 5 van genoemd protocol bij brief van 13 oktober 2008 kennis gegeven van de omzetting van dit acquis in zijn nationale wetgeving. Denemarken is daarom krachtens internationaal recht verplicht deze beschikking uit te voeren.

Overeenkomstig Besluit 2000/365/EG van de Raad van 29 mei 2000 betreffende het verzoek van het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland deel te mogen nemen aan enkele van de bepalingen van het Schengenacquis (5) heeft het Verenigd Koninkrijk niet deelgenomen aan de vaststelling van Verordening (EG) nr. 767/2008 en is deze niet bindend voor, noch van toepassing in het Verenigd Koninkrijk, aangezien zij een ontwikkeling van de bepalingen van het Schengenacquis inhoudt. Deze beschikking is derhalve niet tot het Verenigd Koninkrijk gericht.

Overeenkomstig Besluit 2002/192/EG van de Raad van 28 februari 2002 betreffende het verzoek van Ierland deel te mogen nemen aan bepalingen van het Schengen-acquis (6) heeft Ierland niet deelgenomen aan de vaststelling van Verordening (EG) nr. 767/2008 en is deze niet bindend voor, noch van toepassing op Ierland, aangezien zij een ontwikkeling van de bepalingen van het Schengenacquis vormt. Deze beschikking is derhalve niet tot Ierland gericht.

Deze beschikking is een rechtsbesluit dat op het Schengenacquis voortbouwt of op een andere wijze daaraan is gerelateerd, zoals bedoeld in artikel 3, lid 2, van de Toetredingsakte van 2003 en artikel 4, lid 2, van de Toetredingsakte van 2005.

Wat IJsland en Noorwegen betreft, houdt deze beschikking een ontwikkeling in van bepalingen van het Schengenacquis, in de zin van de Overeenkomst tussen de Raad van de Europese Unie, de Republiek IJsland en het Koninkrijk Noorwegen inzake de wijze waarop IJsland en Noorwegen worden betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis (7) , die betrekking hebben op het gebied bedoeld in artikel 1, onder B, van Besluit 1999/437/EG van de Raad van 17 mei 1999 inzake bepaalde toepassingsbepalingen van de door de Raad van de Europese Unie, de Republiek IJsland en het Koninkrijk Noorwegen gesloten overeenkomst inzake de wijze waarop deze twee staten worden betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis (8) .

Wat Zwitserland betreft, houdt deze beschikking een ontwikkeling in van bepalingen van het Schengenacquis, in de zin van de Overeenkomst tussen de Europese Unie, de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de wijze waarop Zwitserland wordt betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis, die betrekking hebben op het gebied bedoeld in artikel 1, punt B, van Besluit 1999/437/EG, gelezen in samenhang met artikel 3 van Besluit 2008/146/EG van de Raad (9) betreffende de sluiting van die overeenkomst namens de Europese Gemeenschap.

Wat Liechtenstein betreft, houdt deze beschikking een ontwikkeling in van bepalingen van het Schengenacquis, in de zin van het Protocol tussen de Europese Unie, de Europese Gemeenschap, de Zwitserse Bondsstaat en het Vorstendom Liechtenstein betreffende de toetreding van het Vorstendom Liechtenstein tot de Overeenkomst tussen de Europese Unie, de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de wijze waarop Zwitserland wordt betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis, die betrekking hebben op het gebied bedoeld in artikel 1, punt B, van Besluit 1999/437/EG, gelezen in samenhang met artikel 3 van de Besluit 2008/261/EG van de Raad (10) betreffende de ondertekening, namens de Europese Gemeenschap, en de voorlopige toepassing van enkele bepalingen van genoemd protocol.

De maatregelen waarin deze beschikking voorziet, zijn in overeenstemming met het advies van het comité dat is ingesteld bij artikel 51, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1987/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 20 december 2006 betreffende de instelling, de werking en het gebruik van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II) (11) ,

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING GEGEVEN:

Artikel 1

In de bijlage zijn de voor de technische uitvoering van het VIS vereiste maatregelen opgenomen met betrekking tot de procedures voor de invoer van gegevens en de koppeling van aanvragen overeenkomstig artikel 8 van de VIS-verordening, voor de toegang tot gegevens overeenkomstig artikel 15 en de artikelen 17 tot en met 22 van de VIS-verordening, voor de wijziging, verwijdering en vervroegde verwijdering van gegevens overeenkomstig de artikelen 23 tot en met 25 van de VIS-verordening, en voor het registreren van informatie en de toegang tot de geregistreerde informatie overeenkomstig artikel 34 van de VIS-verordening.

Artikel 2

Deze beschikking is gericht tot het Koninkrijk België, de Republiek Bulgarije, de Tsjechische Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Estland, de Helleense Republiek, het Koninkrijk Spanje, de Franse Republiek, de Italiaanse Republiek, de Republiek Cyprus, de Republiek Letland, de Republiek Litouwen, het Groothertogdom Luxemburg, de Republiek Hongarije, de Republiek Malta, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Oostenrijk, de Republiek Polen, de Portugese Republiek, Roemenië, de Republiek Slovenië, de Slowaakse Republiek, de Republiek Finland en het Koninkrijk Zweden.

(1) PB L 218 van 13.8.2008, blz. 60.

(2) PB L 213 van 15.6.2004, blz. 5.

(3) PB L 117 van 12.5.2009, blz. 3.

(4) PB L 270 van 15.10.2009, blz. 14.

(5) PB L 131 van 1.6.2000, blz. 43.

(6) PB L 64 van 7.3.2002, blz. 20.

(7) PB L 176 van 10.7.1999, blz. 36.

(8) PB L 176 van 10.7.1999, blz. 31.

(9) PB L 53 van 27.2.2008, blz. 1.

(10) PB L 83 van 26.3.2008, blz. 3.

(11) PB L 381 van 28.12.2006, blz. 4.

BIJLAGE

1. TECHNISCH CONCEPT BETREFFENDE GEGEVENSEIGENDOM

Ten aanzien van de relatie tussen enerzijds de lidstaat die verantwoordelijk is voor de invoer van gegevens in het VIS en anderzijds die gegevens is het technische concept betreffende gegevenseigendom van toepassing.

De eigenaar van de gegevens wordt aangegeven door de identificatiecode van de verantwoordelijke lidstaat toe te voegen aan de gegevens in het visumaanvraagdossier.

De eigenaar van een visumaanvraag en van de daarop betrekking hebbende beslissingen van de visumautoriteiten wordt in het VIS geregistreerd bij de aanmaak van het aanvraagdossier dan wel de invoer van een daarop betrekking hebbende beslissing in het VIS, en kan daarna niet meer worden gewijzigd.

2. INVOER VAN GEGEVENS EN KOPPELING VAN AANVRAGEN

2.1. Invoer van gegevens bij de aanvraag

Wanneer een aanvraag wordt ingediend bij de autoriteit van een lidstaat die een andere lidstaat vertegenwoordigt, wordt bij de invoer van de gegevens in het VIS en de daaropvolgende communicatie over het desbetreffende aanvraagdossier de identificatiecode van de vertegenwoordigde lidstaat opgegeven. Deze identificatiecode wordt opgeslagen als het attribuut „represented User” uit dezelfde codetabel als de lidstaat die de gegevens in het VIS invoert.

Alle aanvraagdossiers die overeenkomstig artikel 8, lid 4, van de VIS-verordening zijn gekoppeld, hebben dezelfde lidstaat als eigenaar.

Wanneer een lidstaat vingerafdrukken kopieert uit een in het VIS geregistreerd aanvraagdossier, wordt hij eigenaar van het nieuwe aanvraagdossier waarin de vingerafdrukken worden gekopieerd.

2.2. Invoer van gegevens na de aanvraag

Wanneer een beslissing tot afgifte van een visum, tot afbreking van de behandeling van een visumaanvraag, tot weigering van een visum, tot nietigverklaring of intrekking van een visum of tot verkorting of verlenging van de geldigheidsduur ervan overeenkomstig de artikelen 10 tot en met 14 van de VIS-verordening, wordt genomen door een lidstaat die een andere lidstaat vertegenwoordigt, omvatten de gegevens die in het VIS worden opgenomen ook de identificatiecode van de vertegenwoordigde lidstaat. Deze identificatiecode is afkomstig uit dezelfde codetabel als de lidstaat die de gegevens in het VIS invoert.

Beslissingen tot afgifte van een visum, tot verlenging van de geldigheidsduur van een visum met een nieuwe visumsticker en tot verkorting van de geldigheidsduur van een visum met een nieuwe visumsticker worden in het VIS ingevoerd met vermelding van de gegevens van de visumsticker, met dezelfde lidstaat als eigenaar.

Het nummer van de in het VIS in te voeren visumsticker overeenkomstig artikel 10, lid 1, onder e), van de VIS-verordening dient te voldoen aan Verordening (EG) nr. 856/2008 van de Raad (1), dat wil zeggen een 9-cijferig nationaal visumstickernummer gevolgd door de drielettercode van de lidstaat van afgifte (2), inclusief eventuele voorafgaande nullen tot het maximum van 9 cijfers voor het nationale visumstickernummer.

2.3. Koppeling van aanvragen

2.3.1. Koppeling van aanvragen indien een eerdere aanvraag is geregistreerd

Slechts de lidstaat die eigenaar is van het aanvraagdossier mag een koppeling tot stand brengen met één of meer andere aanvraagdossiers betreffende dezelfde aanvrager, dan wel ter correctie een koppeling verwijderen, zulks overeenkomstig artikel 8, lid 3, van de VIS-verordening.

De vingerafdrukken van de aanvrager worden uit de gekoppelde aanvraag gekopieerd naar de nieuwe aanvraag, maar uitsluitend wanneer de vingerafdrukken minder dan 59 maanden oud zijn. Indien vingerafdrukken die niet ouder zijn dan 59 maanden in een aanvraagdossier gekopieerd zijn uit een eerder aanvraagdossier, mag de koppeling tussen de aanvraagdossiers niet worden verwijderd.

2.3.2. Koppeling van aanvragen van samen reizende personen

Voor het koppelen van aanvraagdossiers van personen die samen reizen, overeenkomstig artikel 8, lid 4, van de VIS-verordening, worden de aanvraagnummers in het VIS ingevoerd samen met de juiste waarde voor de soort groep, dat wil zeggen gezinsleden of andere reizigers. Alleen de lidstaat die eigenaar is van het aanvraagdossier of de aanvraagdossiers van de afzonderlijke aanvragers binnen een groep kan een groep creëren of, ter correctie, een koppeling tussen de groepsleden verwijderen.

2.4. Procedures wanneer bepaalde gegevens om wettelijke redenen niet vereist zijn of feitelijk niet kunnen worden verstrekt

Overeenkomstig artikel 8, punt 5, van de VIS-verordening wordt in de tekstvelden met de hand „niet van toepassing” vermeld of, indien beschikbaar, wordt deze waarde uit een codetabel geselecteerd. Indien het gegevensveld uit meer dan één onderdeel bestaat, wordt deze vermelding in elk daarvan aangebracht.

Voor het geval dat vingerafdrukken niet vereist zijn of feitelijk niet kunnen worden verstrekt, worden overeenkomstig artikel 8, lid 5, van de VIS-verordening de volgende twee Booleaanse velden in het VIS geïmplementeerd:

— „fingerprintsNotRequired”;

— „fingerprintsNotApplicable”.

De waarde van deze velden wordt ingesteld volgens de onderstaande tabel, die in de volgende drie mogelijke situaties voorziet:

— vingerafdrukken dienen te worden verstrekt;

— vingerafdrukken zijn om wettelijke redenen niet vereist;

— vingerafdrukken kunnen feitelijk niet worden verstrekt.

Veld in het VIS Vingerafdrukken dienen te worden verstrekt Vingerafdrukken zijn om wettelijke redenen niet vereist Vingerafdrukken kunnen feitelijk niet worden verstrekt „fingerprintsNotRequired” FALSE TRUE FALSE „fingerprintsNotApplicable” FALSE TRUE TRUE

Daarnaast wordt in het vrije tekstveld „ReasonForFingerprintNotApplicable” de eigenlijke reden van het niet van toepassing zijn vermeld.

Wanneer een lidstaat overeenkomstig artikel 48, lid 3, van de VIS-verordening slechts de in artikel 5, lid 1, onder a) en b), van die verordening bedoelde gegevens doorgeeft, wordt de afwezigheid van de in artikel 5, lid 1, onder c), bedoelde gegevens aangegeven door de vermelding „niet van toepassing”, aangevuld met een verwijzing naar artikel 48, lid 3, van de VIS-verordening in het vrije tekstveld, waarmee wordt aangegeven dat verstrekking van die gegevens om wettelijke redenen niet vereist is. De desbetreffende velden moeten als volgt worden ingevuld: „FingerprintsNotRequired” TRUE en „FingerprintsNotApplicable” TRUE.

3. TOEGANG TOT GEGEVENS

Er kan worden gezocht en gegevens kunnen worden opgevraagd aan de hand van de datum van een asielaanvraag voor de doeleinden bedoeld in artikel 21, lid 2, van de VIS-verordening. Daarnaast kunnen, uitsluitend voor de in punt 2.3.2 bedoelde groepen van reizigers die tot één gezin behoren (echtgenoten en/of kinderen), aanvragen worden opgevraagd die overeenkomstig artikel 8, lid 4, van de VIS-verordening zijn gekoppeld.

4. WIJZIGING, VERWIJDERING EN VERVROEGDE VERWIJDERING VAN GEGEVENS OVEREENKOMSTIG ARTIKEL 24 VAN DE VIS-VERORDENING

De volgende in het VIS geregistreerde gegevens kunnen niet worden gewijzigd:

— het nummer van de aanvraag;

— het nummer van de visumsticker;

— de aard van de beslissing;

— de vertegenwoordigde lidstaat (indien van toepassing);

— de lidstaat die de gegevens in het VIS heeft ingevoerd.

Indien de bovenstaande gegevens moeten worden gecorrigeerd, wordt het aanvraagdossier of de gegevens betreffende beslissingen van de visumautoriteiten verwijderd en wordt een nieuw dossier gecreëerd. Slechts de lidstaat die eigenaar is van de gegevens in het aanvraagdossier kan het dossier verwijderen.

5. REGISTRATIE VAN GEGEVENSVERWERKENDE HANDELINGEN EN TOEGANG TOT DE GEREGISTREERDE INFORMATIE

5.1. Registratie van gegevensverwerkende handelingen

Elke gegevensverwerkende handeling in het VIS wordt in het register opgenomen in de vorm van een veld „TypeOfAction”, met inbegrip van het doel van de toegang, zulks overeenkomstig artikel 34, lid 1, van de VIS-verordening.

Bij de registratie wordt het tijdstip vermeld waarop de registratie geschiedt. Aan de hand van deze tijdsvermelding worden later de te verwijderen registraties geïdentificeerd.

Voor alle gegevensverwerkende handelingen wordt de autoriteit die de gegevens invoert of opvraagt, geregistreerd. De gebruiker en het centrale VIS worden in het register gespecificeerd als zender of ontvanger.

In het register worden geen andere operationele gegevens opgenomen dan de autoriteit die de gegevens invoert of opvraagt en het visumaanvraagnummer. Overeenkomstig artikel 34, lid 1, van de VIS-verordening worden het soort toegezonden gegevens en het soort bij het zoeken gebruikte gegevens opgeslagen.

Wanneer in het VIS registraties worden aangetroffen, als bedoeld in artikel 34, lid 2, van de VIS-verordening, waarbij het veld „TypeOfAction” de vermelding „Delete Application” of „Automatic Deletion” bevat, berekent het VIS of na het verstrijken van de bewaringstermijn bedoeld in artikel 23, lid 1, van de VIS-verordening één jaar is verlopen, waarna het VIS de registratie verwijdert indien dat het geval is. Alle registraties van gegevensverwerkende handelingen met hetzelfde aanvraagnummer worden tegelijkertijd verwijderd overeenkomstig artikel 34, lid 2, van de VIS-verordening, tenzij die registraties voor reeds aangevangen controleprocedures noodzakelijk zijn.

Registraties van gegevensverwerkende handelingen mogen niet worden gewijzigd of verwijderd totdat één jaar is verlopen na het verstrijken van de in artikel 23, lid 1, van de VIS-verordening bedoelde bewaringstermijn.

5.2. Toegang tot de registratie van gegevensverwerkende handelingen

De toegang tot registraties die door de beheersautoriteit overeenkomstig artikel 34, lid 1, van de VIS-verordening worden bijgehouden, wordt beperkt tot daartoe gemachtigde ambtenaren van het VIS en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Deze bepaling is van overeenkomstige toepassing op de registratie van de toegang tot registraties.

(1) PB L 235 van 2.9.2008, blz. 1.

(2) Behalve voor Duitsland: de landcode van Duitsland is „D”.