Verslag

over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen, Angers, betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(1999/C 372/10)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Oordeel van de Kamer

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 111, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Communautair Bureau voor plantenrassen gericht.

2. De Kamer heeft de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 110 van Verordening (EG) nr. 2100/94 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het Bureau uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 112 van Verordening (EG) nr. 2100/94 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid erover verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

Belangrijkste opmerkingen over de begrotingsuitvoering van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar

Nieuwe gebouwen

5. Het Bureau heeft in 1998 een particulier hotel in het centrum van de stad Angers aangekocht dat gedeeltelijk onder monumentenzorg is geplaatst en tot voor kort dienst deed als hotel-restaurant.

Door de indeling van het gebouw en het gebrek aan functionaliteit van enkele vertrekken kunnen niet alle dertig personeelsleden van het Bureau worden ondergebracht. Daarom moest extra kantoorruimte in een gebouw aan de achterzijde van het particulier hotel worden aangekocht. De beide gebouwen hebben in totaal een oppervlakte van 1150 m2, waarvan slechts een gedeelte bruikbaar is als kantoorruimte. Het particulier hotel moet geheel opnieuw worden ingericht om dienst te kunnen doen als kantoorruimte in plaats van hotel-restaurant. In een voorstudie zijn de kosten van de noodzakelijke werkzaamheden op 0,8 miljoen EUR geraamd, welk bedrag in de begroting voor 1999 is opgenomen. Het oorspronkelijke project van de architect waarvoor uiteindelijk is gekozen, bedraagt circa 1,3 miljoen EUR, ofwel 61 % meer dan de raming die bij het aankoopbesluit werd aangehouden.

Het geraamde totaalbedrag van de operatie is nu als volgt samengesteld:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Het bedrag dat daadwerkelijk ten laste van de begroting van het Bureau komt, zal worden verminderd met het resterende bedrag van de subsidie van 1,524 miljoen EUR dat de plaatselijke autoriteiten hebben verstrekt ter dekking van de huisvestingskosten van het Bureau te Angers. Op 31 december 1998 was van deze subsidie reeds 0,172 miljoen EUR besteed voor de ingebruikneming van de huidige kantoorruimte van het Bureau.

Gezien de aard van de verbouwingswerkzaamheden dient het Bureau nauwlettend toe te zien op de inachtneming van de begroting.

Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

6. De CCAM bestaat uit drie tijdelijke functionarissen van het Bureau en een vertegenwoordiger van de financieel controleur in de hoedanigheid van waarnemer. De bij de CCAM ingediende ontwerp-besluiten zijn voornamelijk afkomstig van de voorzitter van het Bureau, die bepaalt welke werkzaamheden worden uitgevoerd en aan welke onderneming de opdracht wordt gegund. Wanneer de ordonnateur de voorzitter van het Bureau is, zou het wenselijk zijn dat deze de presentatie van het dossier bij de CCAM aan een beheerder overlaat.

Talencursussen

7. De uitgaven voor talencursussen ten behoeve van de personeelsleden en hun gezinsleden bedroegen voor het begrotingsjaar 1998 48524 ECU. De diensten zijn verricht en gefactureerd door één enkele onderneming. Aangezien het betrokken bedrag een bepaalde grens te boven ging, was de CCAM bevoegd en werd deze ingeschakeld. De voorzitter van het Bureau heeft bij de CCAM een onvoldoende gemotiveerd ontwerp-besluit ingediend waarin hij zijn voornemen te kennen geeft voor de cursussen in alle talen met dezelfde onderneming te blijven werken, zonder daarbij een tijdslimiet aan te geven.

Personeelsbeleid

8. Het personeelsbestand van het Bureau bestaat uit tijdelijke functionarissen, waarvan er slechts drie een contract voor onbepaalde duur hebben. Er wordt veel gewerkt met uitzendkrachten, waarvoor de uitgaven 136382 ECU bedragen, hetgeen een stijging van 67 % ten opzichte van het voorgaande begrotingsjaar inhoudt. Ondanks grote inspanningen heeft het Bureau moeite om administratief personeel aan te werven op basis van tijdelijke contracten van korte duur, waarbij wordt gestreefd naar evenwicht tussen de verschillende nationaliteiten.

Dienstreizen en onkostenvergoeding voor de deskundigen en de leden van de raad van bestuur

9. Het Bureau vergoedt de kosten van experts of van leden van de raad van bestuur gedeeltelijk door storting op persoonlijke rekeningen. Als regel zou de onkostenvergoeding voor alle experts en leden van de raad van bestuur aan de nationale overheden moeten geschieden, waarbij elke uitzondering met redenen moet worden omkleed.

10. Voorts zouden vervoerbewijzen altijd moeten worden overgelegd, ook wanneer per trein is gereisd, en worden afgestempeld zodat duidelijk blijkt dat ze voor vergoeding in aanmerking komen. In geval van vliegreizen dient de instapkaart aan het Bureau te worden overgelegd.

Vertraging bij de vaststelling van de onderzoekskosten

11. Ten aanzien van de procedure bij het Bureau bepaalt de basisverordening(3): "De raad van bestuur stelt vóór 27 april 1997 op eenvormige wijze de methoden ter berekening van de kosten en de bestanddelen van de kosten vast; deze gelden voor alle aangewezen onderzoeksbureaus". De raad van bestuur heeft nog steeds niet zo'n besluit genomen. De uiterste datum, aanvankelijk gesteld op 27 april 1997, is herhaaldelijk verzet. Bij het laatste besluit terzake op de vergadering van de raad van bestuur van 7 en 8 april 1998 is de streefdatum naar 31 december 1999 verschoven.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 11 november 1999.

Voor de Rekenkamer

Jan O. KARLSSON

President

(1) PB L 227 van 1.9.1994, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 111, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2100/94 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 1998 opgesteld op 26 maart 1999, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Bureau, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 30 maart 1999 bij de Kamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Verordening (EG) nr. 1239/95 van de Commissie (PB L 121 van 1.6.1995, blz. 37).

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Bureau

Nieuwe gebouwen (paragraaf 5)

De totale oppervlakte van de twee gebouwen die door het Bureau zijn aangekocht bedraagt 1150 m2.

De als kantoorruimte bruikbare oppervlakte beslaat in het eerste gebouw 418 m2 en in het tweede 188 m2. De resterende ruimte bestaat uit functionele vertrekken die zullen dienen als vergaderzalen, wachtkamer, archiefruimtes, serviceruimtes, toiletten en gangen.

Wat betreft de inrichtingswerkzaamheden zal het Bureau er nauwlettend op toezien dat de beginselen van goed financieel beheer, zoals vermeld in artikel 2 van het financieel reglement, nageleefd worden.

Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (paragraaf 6)

Behoudens uitzonderlijke gevallen waarbij de dossiers bij de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) moeten worden ingediend door de voorzitter van het Bureau zelf, zullen deze zoals in het verleden reeds voorkwam, door een beheerder van de administratieve en financiële eenheid van het Bureau worden ingediend.

Talencursussen (paragraaf 7)

In het door de Rekenkamer genoemde geval, was het aan de CCAM voorgelegde ontwerp-besluit gerechtvaardigd door de goede ervaringen in het verleden met de leverancier van de diensten (talencursussen) en de aantrekkelijke prijzen.

Met het oog op de opmerkingen van de CCAM werden de contracten (voor bepaalde tijd) met de leverancier pas verlengd na een systematische beoordeling van de cursussen door de deelnemers (kwaliteit van het bedrijf en de docenten, inhoud en kwaliteit van de cursussen). Bovendien werden, en worden nog steeds, de vorderingen van de deelnemers aan de hand van voortgangstoetsen getest.

Om de duur van talencursussen voor gezinsleden te beperken zal de voorzitter van het Bureau een maximale duur vaststellen voor het aanbieden van deze cursussen.

Personeelsbeleid (paragraaf 8)

Binnen het personeelsbestand van het Bureau zijn momenteel elf nationaliteiten vertegenwoordigd.

Het nieuwe personeelsbeleid van het Bureau is erop gericht minder gebruik te maken van uitzendbureau's, de contracten van de tijdelijke functionarissen te verlengen en, overeenkomstig de door het Statuut voorgeschreven procedures, vergelijkende onderzoeken voor enkele structurele posten bij het Bureau te organiseren.

Dienstreizen en onkostenvergoeding voor deskundigen en leden van de raad van bestuur (paragrafen 9 en 10)

Het Bureau verplicht zich de onkostenvergoedingsprocedure zoals aanbevolen door de Rekenkamer te volgen.

Vertraging bij de vaststelling van de kosten voor technisch onderzoek (paragraaf 11)

Er werd een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling georganiseerd met het oog op de werving van een gespecialiseerd boekhoudbedrijf dat berekeningsmethoden moet opstellen voor de kosten van technisch onderzoek die voor alle onderzoeksbureaus zullen gelden. Deze oproep tot het indienen van blijken van belangstelling leidde niet tot het gewenste resultaat.

Het Bureau heeft derhalve een accountant geworven (controller), in de hoedanigheid van een tijdelijk functionaris, voor het vervullen van deze taak. De raad van bestuur heeft tijdens de bijeenkomst van 28 en 29 september jongstleden besloten tot voortzetting van de betaling van de op verzoek van het Bureau uitgevoerde technische onderzoeken tot en met 1 januari 2001 op basis van het "in/out"-beginsel (de ontvangen rechten voor de onderzoeken worden in hun totaliteit overgedragen aan het onderzoeksbureau dat de onderzoeken naar het betreffende ras heeft uitgevoerd). Volgens het Bureau komt de hoogte van de rechten voor technisch onderzoek in het algemeen overeen met de werkelijk gemaakte kosten voor de onderzoeken.