Besluit van de Raad

van 22 december 2003

tot vaststelling van een communautair actieprogramma voor organen die het wederzijds begrip in de betrekkingen tussen de Europese Unie en bepaalde regio's van de wereld bevorderen

(2003/911/EG)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 308,

Gezien het voorstel van de Commissie,

Gezien het advies van het Europees Parlement(1),

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De Gemeenschap onderhoudt betrekkingen met bepaalde landen en gebieden van de wereld en verleent deze aanzienlijke bijstand op grond van de ALA-(2), MEDA-(3), TACIS-(4) en CARDS(5)-verordeningen.

(2) De Raad heeft minstens twee maal(6) gewezen op het belang dat hij hecht aan de betrekkingen tussen de Europese Unie en haar partners.

(3) Bijzondere aandacht zal moeten worden besteed aan de regionale dimensie van de door de Gemeenschap verleende bijstand, met name door rekening te houden met de uiteenlopende behoeften en prioriteiten van de belangrijkste regio's waarop de vorengenoemde verordeningen van toepassing zijn en door de regionale samenwerking op evenwichtige en gecoördineerde wijze te intensiveren.

(4) Het is dienstig de wederzijdse kennis en het wederzijds begrip tussen de Europese Unie en haar partners die deze bijstand ontvangen, te bevorderen.

(5) De wederzijdse kennis en het wederzijds begrip tussen de Unie en haar partners zal worden versterkt door de werkzaamheden van organen die gespecialiseerd zijn in het onderzoek van de betrekkingen tussen de Europese Unie en de betrokken regio's.

(6) Meerdere begrotingslijnen zijn bestemd voor steun aan instellingen, organen en netwerken die zich bezighouden met de versterking van de betrekkingen tussen de Europese Unie en andere regio's van de wereld.

(7) In Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het financieel reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen(7) ("financieel reglement"), is bepaald dat voor de bestaande steunmaatregelen een basisbesluit moet worden vastgesteld.

(8) Het verdient aanbeveling het geografisch toepassingsgebied van het programma dat voorwerp is van dit besluit uit te breiden tot alle gebieden waarop de ALA-, MEDA-, TACIS- en CARDS-verordeningen van toepassing zijn, alsmede tot de kandidaat-lidstaten.

(9) De acties waarop dit besluit betrekking heeft, zijn geen samenwerkingsmaatregelen die rechtstreeks onder het beleid op het gebied van de ontwikkelingssamenwerking of de samenwerking met andere derde landen vallen. Niettemin zijn zij noodzakelijk ter verwezenlijking van een van de doelstellingen van de Gemeenschap.

(10) Er wordt voor de gehele duur van het programma een financiële referentie ingevoegd in dit besluit in de zin van punt 34 van het Interinstitutioneel Akkoord van 6 mei 1999 tussen het Europees Parlement, de Raad en de Commissie over de begrotingsdiscipline en de verbetering van de begrotingsprocedure(8), hetgeen de bevoegdheden van de begrotingsautoriteiten zoals die zijn omschreven in het Verdrag onverlet laat.

(11) Volgens het Verdrag zijn voor de goedkeuring van dit besluit geen andere bevoegdheden vereist dan die van artikel 308,

BESLUIT:

Artikel 1

Doelstellingen van het programma

1. Er wordt een communautair actieprogramma vastgesteld ter ondersteuning van centra, instellingen of netwerken die gespecialiseerd zijn in het onderzoek van de betrekkingen tussen de Europese Unie en bepaalde regio's.

2. De algemene doelstelling van dit programma bestaat erin, een beter begrip en een intensievere dialoog tot stand te brengen tussen de Europese Unie en de regio's waarop de ALA-, MEDA-, TACIS- en CARDS-verordeningen van toepassing zijn, evenals met de kandidaat-lidstaten, door ondersteuning van de activiteiten van de in lid 1 genoemde organen. Deze activiteiten bestaan in de uitvoering van het jaarprogramma van een centrum, instelling of netwerk en moeten passen in het kader van de in de bijlage omschreven activiteiten. De gesubsidieerde activiteiten dienen bij te dragen tot een beter begrip en een intensievere dialoog tussen de Europese Unie en de regio's waarop de ALA-, MEDA-, TACIS- en CARDS-verordeningen van toepassing zijn, alsmede met de kandidaat-lidstaten.

Artikel 2

Begunstigden van het programma

1. Om in aanmerking te komen voor een subsidie, dient een orgaan de bepalingen van de bijlage na te leven en aan de volgende voorwaarden te voldoen:

- het moet gaan om een onafhankelijke rechtspersoon zonder winstoogmerk waarvan de activiteiten in hoofdzaak gericht zijn op het bevorderen van een beter begrip van de betrekkingen tussen de Europese Unie en de betrokken regio's en die in hoofdzaak het openbaar belang behartigt;

- het orgaan moet meer dan twee jaar geleden formeel zijn opgericht en de rekeningen over de afgelopen twee jaar moeten door een erkende accountant zijn gecertificeerd;

- de activiteiten van het orgaan moeten verenigbaar zijn met de beginselen die ten grondslag liggen aan het communautaire optreden op het gebied van buitenlandse betrekkingen en dienen te beantwoorden aan de in punt 4 van de bijlage omschreven prioriteiten.

2. Om in aanmerking te komen voor een subsidie voor huishoudelijke uitgaven uit hoofde van zijn jaarprogramma, dient een orgaan dat een doel nastreeft dat verenigbaar is met het beleid van de Europese Unie op het gebied van buitenlandse betrekkingen, zijn activiteiten bovendien op Europees niveau of in de betrokken regio uit te oefenen en moeten zijn structuur en activiteiten effect kunnen sorteren op het niveau van de Europese Unie en/of die regio's.

Artikel 3

Deelname

Aan het programma kunnen deelnemen organen, instellingen en netwerken die zijn gevestigd in:

a) de lidstaten;

b) de landen waarvan op de Topconferentie van Kopenhagen van 2002 is aanvaard dat zij in 2004 toetreden tot de Europese Unie;

c) Bulgarije, Roemenië en Turkije;

d) de landen of regio's waarop de ALA-, MEDA-, TACIS-, of CARDS-verordeningen van toepassing zijn.

Artikel 4

Selectie van de begunstigden

1. De Commissie voert het communautaire actieprogramma uit in overeenstemming met het financieel reglement.

2. Bij de toekenning van een subsidie voor huishoudelijke uitgaven uit hoofde van het jaarlijks werkprogramma van een orgaan moeten de in bijlage vermelde algemene criteria worden nageleefd.

3. De selectie van de organen waaraan deze subsidies voor huishoudelijke uitgaven worden toegekend, geschiedt door middel van een oproep tot het indienen van voorstellen die de volledige duur van dit programma bestrijkt, teneinde een partnerschap tot stand te brengen tussen deze organen en de Europese Unie.

Op basis van de oproep tot het indienen van voorstellen, stelt de Commissie overeenkomstig artikel 116 van het Financieel Reglement de lijst van begunstigden en de toegekende bedragen vast.

Artikel 5

Toekenning van de subsidie

1. De uit hoofde van dit programma toegekende subsidies voor huishoudelijke uitgaven mogen niet alle in aanmerking komende uitgaven van het orgaan financieren in het kalenderjaar waarvoor de subsidie is toegekend.

2. Het bedrag van een aldus toegekende subsidie voor huishoudelijke uitgaven bedraagt niet meer dan 70 % van de in aanmerking komende uitgaven van het orgaan in het kalenderjaar waarvoor de subsidie is toegekend.

3. In artikel 113, lid 2, van het financieel reglement is bepaald dat de aldus toegekende subsidies voor huishoudelijke uitgaven in geval van verlenging een degressief karakter hebben. Wanneer een subsidie wordt toegekend aan een orgaan dat het voorafgaande jaar reeds een dergelijke subsidie voor huishoudelijke uitgaven heeft ontvangen, is het percentage van de cofinanciering door de Gemeenschap dat de nieuwe subsidie vertegenwoordigt, minstens 10 procentpunten lager dan de cofinanciering door de Gemeenschap die de subsidie van het afgelopen jaar vertegenwoordigde.

Artikel 6

Financiële bepalingen

1. Dit programma begint op 1 januari 2004 en eindigt op 31 december 2006.

2. Het financieel referentiebedrag voor de uitvoering van het programma in de in lid 1 genoemde periode bedraagt 4,1 miljoen euro.

3. De jaarlijkse kredieten worden door de begrotingsautoriteit goedgekeurd binnen de grenzen van de financiële mogelijkheden.

Artikel 7

Follow-up en evaluatie

Uiterlijk op 31 december 2005 legt de Commissie de Raad een verslag voor waarin wordt uiteengezet in hoeverre de doelstellingen van dit programma zijn bereikt. Dit evaluatieverslag is gebaseerd op de door de begunstigden bereikte resultaten en bevat met name een evaluatie van de relevantie, doeltreffendheid en doelgerichtheid waarvan zij blijk geven bij het verwezenlijken van de in artikel 1 en in de bijlage omschreven doelstellingen.

Artikel 8

Overgangsbepalingen

Het degressieve karakter van de communautaire bijdrage in geval van verlenging van een subsidie voor huishoudelijke uitgaven als bedoeld in artikel 5 geldt voor organen die voor het jaar voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit en voor de twee voorafgaande jaren, voor dezelfde activiteiten een subsidie voor huishoudelijke uitgaven hebben ontvangen, pas vanaf het derde jaar volgende op de inwerkingtreding van dit besluit, mits deze organen volledig aan alle vereisten betreffende gezond beheer hebben voldaan.

Artikel 9

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Gedaan te Brussel, 22 december 2003.

Voor de Raad

De voorzitter

A. Matteoli

(1) Advies van 20 november 2003 (nog niet bekendgemaakt in het Publicatieblad).

(2) Verordening (EEG) nr. 443/92 (PB L 52 van 27.2.1992, blz. 1).

(3) Verordening (EG) nr. 1488/96 (PB L 189 van 30.7.1996, blz. 1).

(4) Verordening (EG, Euratom) nr. 99/2000 (PB L 12 van 18.1.2000, blz. 1).

(5) Verordening (EG) nr. 2666/2000 (PB L 306 van 7.12.2000, blz. 1).

(6) Europese Raad van Cannes van 26-27 juni 1995 en Europese Raad van Lissabon van 23-24 maart 2000.

(7) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(8) PB C 172 van 18.6.1999, blz. 1. Overeenkomst gewijzigd bij Richtlijn 2003/429/EG van het Europees Parlement en de Raad (PB L 147 van 14.6.2003, blz. 25).

BIJLAGE

1. Activiteiten waarvoor steun wordt verleend

Activiteiten van de betrokken organen die kunnen bijdragen tot het versterken van de communautaire acties en die deze actie doeltreffender kunnen maken, zijn met name:

- het onderzoek en de analyse van het beleid van de Europese Unie en van de regio waarvoor de oproep tot het indienen van voorstellen bestemd is,

- het opstellen van discussiestukken,

- het organiseren van rondetafelconferenties,

- het organiseren van thematische seminars,

- het uitgeven van diverse publicaties.

2. Uitvoering van de activiteiten waarvoor steun wordt verleend

2.1. De activiteiten waarop dit programma betrekking heeft, worden uitgevoerd door een orgaan dat ten doel heeft het wederzijds begrip en de wederzijdse kennis van de Europese Gemeenschap en de regio's waarop de ALA-, MEDA-, TACIS- en CARDS-verordeningen betrekking hebben, te verbeteren.

2.2. Dit besluit heeft betrekking op alle organen, instellingen of netwerken zonder winstoogmerk in de in artikel 2 van dit besluit bedoelde landen en/of regio's die met de doelstellingen van de verdragen verenigbare beginselen en beleidsmaatregelen ondersteunen.

2.3. Een jaarlijkse subsidie voor huishoudelijke uitgaven kan worden toegekend ter ondersteuning van het jaarprogramma van een dergelijk orgaan.

3. Selectie van de begunstigden

De organen die een subsidie voor huishoudelijke uitgaven ontvangen, worden overeenkomstig het Financieel Reglement geselecteerd door middel van oproepen tot het indienen van voorstellen. Deze oproepen tot het indienen van voorstellen worden bij de start van het programma gedaan om de partners te selecteren waarmee de Europese Unie dit ten uitvoer zal leggen.

4. Criteria waaraan de subsidieaanvragen worden getoetst

De subsidieaanvragen worden getoetst aan de volgende criteria:

- de mate waarin zij aan de doelstellingen van het programma beantwoorden,

- de kwaliteit van de activiteiten,

- de op het betrokken gebied opgedane ervaring,

- de aanwezigheid van gevestigde informatiebronnen en contacten in de betrokken regio's en in de Europese Unie,

- de kosten-batenverhouding van de voorgestelde activiteit,

- het geografische toepassingsgebied van de activiteiten.

De concrete elementen en toewijzingscriteria van deze subsidies worden in de oproepen tot het indienen van voorstellen bekendgemaakt.

5. In aanmerking komende uitgaven

5.1. Bij het bepalen van de omvang van de subsidie wordt uitsluitend rekening gehouden met de huishoudelijke uitgaven die noodzakelijk zijn voor een goed verloop van de normale activiteiten van het geselecteerde orgaan, d.w.z. personeelskosten, bedrijfskosten (huur, huurlasten, uitrusting, kantoorbenodigdheden, kosten van telecommunicatie, portokosten, enz.), kosten van interne vergaderingen en van publicaties, kosten van informatieverspreiding.

5.2. De begrotingen van de betrokken organen worden medegefinancierd uit andere bronnen dan de communautaire begroting. Deze medefinanciering mag ten dele in natura plaatsvinden voorzover de waarde van deze bijdrage niet hoger is dan, hetzij de werkelijk gemaakte en door boekhoudkundige documenten gestaafde kosten, hetzij de op de betrokken markt algemeen aanvaarde kosten met uitzondering van bijdragen in natura in de vorm van onroerende goederen.

6. Controles en audits

6.1. De ontvanger van een subsidie voor huishoudelijke uitgaven houdt alle bewijsstukken van de uitgaven die worden gedaan in de loop van het jaar waarvoor de subsidie is toegekend, en met name de gecertificeerde rekeningen, ter beschikking van de Commissie gedurende een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum van de laatste betaling. De begunstigde van een subsidie zorgt ervoor dat in voorkomend geval de bewijsstukken die zich bij de partners of de leden bevinden, ter beschikking van de Commissie worden gesteld.

6.2. De Commissie heeft het recht, hetzij rechtstreeks door tussenkomst van haar vertegenwoordigers, hetzij door tussenkomst van enig ander gekwalificeerd orgaan van haar keuze, een audit te verrichten van het gebruik dat van de subsidie is gemaakt. Deze audits kunnen gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst plaatsvinden en gedurende een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum waarop het saldo van de subsidie werd betaald. De resultaten van deze audits kunnen in voorkomend geval aanleiding geven tot een terugvorderingsactie van de Commissie.

6.3. Het personeel van de Commissie en door de Commissie gemachtigde derden hebben in het kader van deze audits toegang tot in het bijzonder de kantoren van de begunstigde en tot alle noodzakelijke informatie, met inbegrip van elektronische informatie.

6.4. De Rekenkamer en het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) hebben dezelfde rechten en met name hetzelfde toegangsrecht als de Commissie.

6.5. Ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraude en andere onregelmatigheden is de Commissie krachtens Verordening (EURATOM, EG) nr. 2185/96 van de Raad(1) gemachtigd in het kader van dit programma controles en verificaties ter plaatse te verrichten. In voorkomend geval wordt een onderzoek ingesteld door het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) overeenkomstig het bepaalde in Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad(2).

(1) PB L 292 van 15.11.1996, blz. 2.

(2) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 1.