VERORDENING (EEG) Nr. 1836/93 VAN DE RAAD van 29 juni 1993 inzake de vrijwillige deelneming van bedrijven uit de industriële sector aan een communautair milieubeheer- en milieuauditsysteem

DE RAAD VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap, inzonderheid op artikel 130 S,

Gezien het voorstel van de Commissie (1),

Gezien het advies van het Europees Parlement (2),

Gezien het advies van het Economisch en Sociaal Comité (3),

Overwegende dat de doelstellingen en beginselen van het milieubeleid van de Gemeenschap, zoals uiteengezet in het Verdrag en nader uitgewerkt in de resolutie van de Raad van de Europese Gemeenschappen en de vertegenwoordigers van de Regeringen van de Lid-Staten, in het kader van de Raad bijeen, van 1 februari 1993 betreffende een beleidsplan en actieprogramma van de Gemeenschap inzake het milieu en duurzame ontwikkeling (4), alsook in de eerdere resoluties van 1973 (5), 1977 (6), 1983 (7) en 1987 (8) betreffende een beleidsplan en actieprogramma van de Gemeenschap inzake milieubescherming, met name gericht zijn op het voorkomen, verminderen en zoveel mogelijk opheffen van de vervuiling, met name aan de bron, op basis van het beginsel dat de vervuiler betaalt, alsmede op een gezond beheer van de hulpbronnen en op het gebruik van schone of schonere technologie;

Overwegende dat artikel 2 van het Verdrag, zoals het zal worden geformuleerd overeenkomstig het op 7 februari 1992 te Maastricht ondertekende Verdrag betreffende de Europese Unie, bepaalt dat de Gemeenschap onder andere tot taak heeft binnen de hele Gemeenschap een duurzame groei te bevorderen en dat in de resolutie van de Raad van 1 februari 1993 het belang van deze duurzame groei wordt benadrukt;

Overwegende dat in het door de Commissie ingediende programma "Op weg naar duurzame ontwikkeling", waarvan de algemene benadering door de resolutie van de Raad van 1 februari 1993 is goedgekeurd, de rol en de verantwoordelijkheden van ondernemingen ten aanzien van het versterken van de economie en de bescherming van het milieu in de hele Gemeenschap worden benadrukt;

Overwegende dat het bedrijfsleven een eigen verantwoordelijkheid heeft ten aanzien van het beheersen van de milieu-effecten van zijn activiteiten en daarom een actieve rol op dit gebied moet spelen;

Overwegende dat deze verantwoordelijkheid de bedrijven noopt tot het opstellen en uitvoeren van strategieën, doelstellingen en programma's voor het milieu, alsmede doeltreffende milieubeheersystemen; dat bedrijven een milieubeleid dienen vast te stellen waarbij niet alleen wordt gewaarborgd dat alle relevante wettelijke milieuvoorschriften worden nagekomen, maar tevens verbintenissen worden aangegaan die gericht zijn op een redelijke voortdurende verbetering van de milieuprestatie;

Overwegende dat er bij de toepassing van milieubeheersystemen door bedrijven, rekening mee moet worden gehouden dat de werknemers milieubewust moeten worden gemaakt en moeten worden opgeleid voor het opzetten en uitvoeren van dergelijke systemen;

Overwegende dat in milieubeheersystemen ook milieuauditprocedures moeten zijn opgenomen, om de bedrijfsleiding te helpen beoordelen of de uitvoering van het milieubeleid van het bedrijf in overeenstemming is met het milieubeheersysteem, alsmede of dit systeem doeltreffend is;

Overwegende dat voorlichting van het publiek door de bedrijven over de milieuaspecten van hun activiteiten een essentieel onderdeel vormt van goed milieubeheer en inspeelt op de toenemende behoefte van het publiek aan voorlichting ter zake;

Overwegende dat de ondernemingen daarom aangemoedigd moeten worden om op gezette tijden verslagen te publiceren om het publiek te informeren over de feitelijke milieusituatie op hun industriële locaties en over hun beleid, programma's, doelstellingen en beheersysteem op milieugebied;

Overwegende dat de doorzichtigheid en betrouwbaarheid van de activiteiten van de bedrijven op dit gebied worden versterkt indien hun milieubeleid, -programma's, -beheersystemen, -auditprocedures en milieuverklaringen getoetst worden aan de relevante voorschriften van deze verordening en indien de milieuverklaringen door erkende milieuverificateurs gevalideerd worden;

Overwegende dat ter wille van de geloofwaardigheid van het systeem gezorgd moet worden voor een onafhankelijke en neutrale erkenning van en toezicht op de milieuverificateurs;

Overwegende dat de bedrijven aangemoedigd moeten worden om op vrijwillige basis aan dit systeem deel te nemen; dat het met het oog op een identieke toepassing van het systeem in de hele Gemeenschap noodzakelijk is dat in elke Lid-Staat dezelfde voorschriften, procedures en essentiële eisen van toepassing zijn;

Overwegende dat een communautair milieubeheer- en milieuauditsysteem in de eerste fase gericht moet zijn op de industriesector, waar dergelijke systemen reeds worden toegepast; dat het wenselijk is deze regelingen op experimentele basis uit te breiden tot niet-industriële sectoren, zoals de distributie en de openbare diensten;

Overwegende dat, om onredelijke lasten voor de bedrijven te voorkomen en te zorgen voor overeenstemming tussen het communautair systeem en de nationale, Europese en internationale normen voor milieubeheer- en milieuauditsystemen, de normen die door de Commissie overeenkomstig een passende procedure zijn erkend, beschouwd moeten worden als zijnde in overeenstemming met de overeenkomstige voorschriften van deze verordening en dat bedrijven niet gedwongen moeten worden om de desbetreffende procedures nog eens over te doen;

Overwegende dat het van belang is dat kleine en middelgrote ondernemingen deelnemen aan het communautaire milieubeheer- en milieuauditsysteem en dat hun deelneming bevorderd moet worden door het instellen of bevorderen van maatregelen en structuren voor technische hulp die erop gericht zijn deze firma's de noodzakelijke kennis en steun te verschaffen;

Overwegende dat de Commissie volgens een communautaire procedure de bijlagen van de verordening dient aan te passen, nationale, Europese en internationale normen voor milieubeheersystemen moet erkennen, richtsnoeren moet geven voor de frequentie van milieuaudit en samenwerking tussen de Lid-Staten inzake de erkenning van en het toezicht op milieuverificateurs moet bevorderen;

Overwegende dat deze verordening herzien moet worden in het licht van de gedurende een bepaalde tijd opgedane ervaring,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Het milieubeheer- en milieuauditsysteem en de doelstellingen ervan 1. Er wordt een communautair systeem, hierna communautair "milieubeheer- en milieuauditsysteem" of "systeem" te noemen, ingevoerd voor de beoordeling en de verbetering van de milieuprestatie van industriële activiteiten en voor de verstrekking van de nodige inlichtingen daarover aan het publiek, aan welk systeem de bedrijven die industriële activiteiten verrichten op vrijwillige basis kunnen deelnemen.

2. Het systeem heeft ten doel continue verbeteringen in de milieuprestatie van industriële activiteiten te bevorderen door:

a) vaststelling en toepassing door de bedrijven van beleid, programma's en beheersystemen op milieugebied, rekening houdend met hun locatie;

b) stelselmatige, objectieve en periodieke beoordeling van het resultaat;

c) inlichting van het publiek over de milieuprestaties.

3. Het systeem is niet van invloed op het bestaande communautaire of nationale recht of de technische normen betreffende milieucontrole of op de verplichtingen van bedrijven uit hoofde van dat recht en die normen.

Artikel 2

Definities In deze verordening wordt verstaan onder:

a) "milieubeleid", de algemene doeleinden en beginselen voor het handelen van het bedrijf op milieugebied, met inbegrip van de naleving van alle relevante wettelijke milieuvoorschriften;

b) "milieuanalyse", een voorafgaand alomvattend onderzoek naar de milieuproblemen en -effecten en naar de met milieubewust handelen behaalde resultaten, die verband houden met de op een locatie plaatsvindende activiteiten;

c) "milieuprogramma", een beschrijving van de specifieke doelstellingen en activiteiten van een bedrijf met het oog op de verbetering van de milieubescherming op een bepaalde locatie, met inbegrip van een beschrijving van de maatregelen die zijn genomen of die worden overwogen om die doelstellingen te verwezenlijken en in voorkomend geval de voor de uitvoering van die maatregelen vastgestelde streefdata te bereiken;

d) "milieudoelstellingen", de door een bedrijf voor zichzelf vastgestelde gedetailleerde doelstellingen ten aanzien van de met milieubewust handelen te behalen resultaten;

e) "milieubeheersysteem", dat gedeelte van het algemene beheersysteem dat de organisatiestructuur, de verantwoordelijkheden, praktijken, procedures, processen en hulpbronnen omvat die voor het vaststellen en uitvoeren van het milieubeleid nodig zijn;

f) "milieuaudit", een beheersinstrument dat een systematische, gedocumenteerde, periodieke en objectieve evaluatie omvat van de wijze van functioneren van de organisatie, van het beheersysteem en van de werkwijzen die voor de milieubescherming bedoeld zijn, ten einde:

i) de beheerscontrole op de activiteiten die van invloed kunnen zijn op het milieu te vergemakkelijken;

ii) erop toe te zien dat het milieubeleid van het bedrijf wordt nageleefd.

g) "auditcyclus", de termijn waarbinnen alle activiteiten op een bepaalde locatie, overeenkomstig de voorschriften van artikel 4 en van bijlage II, aan een audit worden onderworpen wat alle in bijlage I, onder C, genoemde relevante milieuaspecten betreft;

h) "milieuverklaring", de verklaring die door het bedrijf overeenkomstig de bepalingen van deze verordening, en met name overeenkomstig artikel 5, wordt opgesteld;

i) "industriële activiteit", elke activiteit die in de secties C en D van de Statistische Nomenclatuur van de economische activiteiten in de Europese Gemeenschappen (NACE, REV 1) als vastgesteld bij Verordening (EEG) nr. 3037/90 van de Raad (9), is vermeld, alsmede de elektriciteits-, gas-, stoom- en warmwaterproduktie, en de recycling, behandeling, vernietiging of verwijdering van afval in vaste of vloeibare vorm;

j) "bedrijf", elke organisatie die een algemene beheerscontrole over de activiteiten op een bepaalde locatie uitoefent;

k) "locatie", elk terrein waarop industriële activiteiten onder controle van een bedrijf op een gegeven plaats worden uitgevoerd, met inbegrip van de daarmee gepaard gaande of daarbij behorende opslag van grondstoffen, van bij-, tussen- en eindprodukten en van afval en met inbegrip van de al dan niet vaste infrastructuur en uitrusting die met deze activiteiten gemoeid zijn;

l) "auditor", een persoon of een team van personen, al dan niet behorend tot het bedrijfspersoneel, handelend in opdracht van het hoogste niveau van de bedrijfsleiding, die individueel, c.q. dat gezamenlijk beschikt over de in bijlage II, onder C, genoemde capaciteiten en een voldoende mate van onafhankelijkheid ten opzichte van de te onderzoeken activiteiten bezit om een objectief oordeel te kunnen vellen;

m) "erkend milieuverificateur", elke persoon of organisatie die niet betrokken is bij het te controleren bedrijf en die een erkenning heeft verkregen overeenkomstig de in artikel 6 bedoelde voorwaarden en procedures;

n) "erkenningssysteem", een systeem voor erkenning van en toezicht op milieuverificateurs, dat wordt toegepast door een daartoe door een Lid-Staat aangewezen of opgerichte onpartijdige instelling of organisatie en dat over voldoende middelen, technische kennis en de nodige procedures beschikt om de in deze verordening voor dit systeem vastgestelde taken te verrichten;

o) "bevoegde instanties", de voor de vervulling van de bij deze verordening omschreven taken door de Lid-Staten overeenkomstig artikel 18 aangewezen lichamen.

Artikel 3

Deelneming aan het systeem Het systeem staat open voor bedrijven die op een of meer locaties een industriële activiteit uitoefenen. Voor de registratie van een locatie in het systeem moet het bedrijf:

a) een milieubeleid in overeenstemming met de relevante voorschriften van bijlage I vaststellen waarbij niet alleen wordt gewaarborgd dat alle relevante wettelijke milieuvoorschriften worden nagekomen, maar tevens verbintenissen worden aangegaan die gericht zijn op een voortdurende verbetering van de milieuprestatie teneinde de invloed op het milieu te verminderen tot niveaus die de niveaus die overeenkomen met een economisch acceptabele toepassing van de best bruikbare technieken, niet overschrijden;

b) een milieuanalyse van de locatie uitvoeren, met betrekking tot de in bijlage I, onder C, genoemde punten;

c) in het licht van de resultaten van die analyse een milieuprogramma voor de locatie en een milieubeheersysteem invoeren dat van toepassing is op alle activiteiten die op de locatie plaatsvinden. Het milieuprogramma is gericht op het uitvoeren van de verbintenissen in het bedrijfsmilieubeleid met het oog op een voortdurende verbetering van de milieuprestatie. Het milieubeheersysteem moet voldoen aan de criteria van bijlage I;

d) overeenkomstig artikel 4 op de betrokken locaties milieuaudits uitvoeren of laten uitvoeren;

e) op het hoogste passende niveau van de bedrijfsleiding, aan de hand van de uitkomsten van de audit doelstellingen vaststellen, die gericht zijn op de voortdurende verbetering van de milieuprestatie, en het milieuprogramma waar nodig herzien zodat het geheel van de reeks doelstellingen op de locatie kan worden bereikt;

f) overeenkomstig artikel 5 een specifieke milieuverklaring opstellen voor elke locatie waar een audit is uitgevoerd. De eerste verklaring moet tevens de in bijlage V bedoelde informatie bevatten;

g) het milieubeleid, -programma en -beheersysteem laten herzien, dan wel de auditprocedure en de milieuverklaring(en) laten onderzoeken om te verifiëren dat zij beantwoorden aan de relevante voorschriften van de onderhavige verordening en de milieuverklaringen overeenkomstig artikel 4 en bijlage III laten valideren;

h) de gevalideerde milieuverklaring bij de bevoegde instantie van de Lid-Staat waar de locatie gelegen is, indienen en deze, waar nodig, onder het publiek in die Staat verspreiden nadat de locatie overeenkomstig artikel 8 geregistreerd is.

Artikel 4

Audit en validering 1. De interne milieuaudit voor een locatie kan worden uitgevoerd door auditors van het bedrijf of door externe personen of organisaties die in opdracht van het bedrijf handelen. In beide gevallen geschiedt de audit overeenkomstig de criteria van bijlage I, onder C, en bijlage II.

2. Hoe vaak een audit wordt uitgevoerd, wordt overeenkomstig de criteria van bijlage II, onder H, bepaald op grond van richtsnoeren die de Commissie volgens de procedure van artikel 19 heeft opgesteld.

3. Het milieubeleid, de milieuprogramma's, de milieubeheersystemen, de milieuanalyses of milieuauditprocedures en de milieuverklaringen worden onderzocht om te verifiëren dat zij voldoen aan de voorschriften van deze verordening, en de milieuverklaringen worden gevalideerd, door de onafhankelijke erkende milieuverificateur, op basis van bijlage III.

4. De erkende milieuverificateur moet onafhankelijk zijn van de auditor van de locatie.

5. Met het oog op de bepalingen van lid 3, en onverminderd de bevoegdheid van de controle-instanties van de Lid-Staten ten aanzien van de wettelijke voorschriften, moet de erkende milieuverificateur nagaan:

a) of het milieubeleid is vastgesteld en of het aan de voorschriften van artikel 3 en aan de relevante voorschriften van bijlage I voldoet;

b) of er op de locatie een milieubeheersysteem en een milieuprogramma zijn ingevoerd en operationeel zijn en of deze aan de relevante voorschriften van bijlage I voldoen;

c) of de milieuanalyse en de milieuaudit uitgevoerd worden in overeenstemming met de relevante voorschriften van de bijlagen I en II;

d) of de gegevens in de milieuverklaring betrouwbaar zijn en of alle specifieke milieuaspecten die voor de locatie van belang zijn, op passende wijze door de verklaring worden gedekt.

6. De milieuverklaring wordt door de erkende milieuverificateur alleen gevalideerd als aan de in de leden 3 tot en met 5 bedoelde voorwaarden is voldaan.

7. Externe auditors en erkende milieuverificateurs mogen de gegevens die zij in het kader van hun audit- of verificatiewerkzaamheden hebben ingezameld, niet zonder toestemming van de bedrijfsleiding bekendmaken.

Artikel 5

Milieuverklaring 1. Na de eerste milieuanalyse en de voltooiing van elke volgende audit of auditcyclus wordt voor elke onder het systeem vallende locatie een milieuverklaring opgesteld.

2. De milieuverklaring wordt voor het publiek opgesteld en op beknopte, begrijpelijke wijze geformuleerd. Technische informatie kan worden bijgevoegd.

3. De milieuverklaring behelst met name:

a) een beschrijving van de bedrijfsactiviteiten op de betrokken locatie;

b) een beoordeling van alle belangrijke milieuproblemen die met de betrokken activiteiten verband houden;

c) een samenvatting van het cijfermateriaal betreffende de vervuilende emissies, de afvalproduktie, het grondstoffen-, energie- en waterverbruik, het lawaai en, in voorkomend geval, betreffende andere belangrijke milieuaspecten;

d) andere factoren die met de milieuprestatie te maken hebben;

e) een uiteenzetting van het milieubeleid, -programma en -beheersysteem van het bedrijf op de betrokken locatie;

f) de datum waarop de volgende milieuverklaring zal worden voorgelegd;

g) de naam van de erkende milieuverificateur.

4. In de milieuverklaring wordt duidelijk vermeld welke significante veranderingen zich sinds de vorige verklaring hebben voorgedaan.

5. In de tussenliggende jaren moet ieder jaar een vereenvoudigde milieuverklaring worden opgesteld die minimaal gebaseerd is op de in lid 3, onder c), genoemde voorschriften en waarin, in voorkomend geval, de aandacht wordt gevestigd op significante veranderingen die zich sinds de vorige verklaring hebben voorgedaan. Dergelijke vereenvoudigde verklaringen worden pas aan het eind van de audit of de auditcyclus gevalideerd.

6. In de volgende gevallen hoeven er evenwel niet ieder jaar milieuverklaringen te worden opgesteld:

- wanneer de erkende milieuverificateur van oordeel is, speciaal als het gaat om een onderneming uit het midden- en kleinbedrijf, dat het gezien de aard en de omvang van de activiteiten op de locatie niet nodig is dat er vóór de voltooiing van de volgende audit nog een milieuverklaring wordt opgesteld, en

- wanneer er zich sinds de laatste milieuverklaring weinig belangrijke wijzigingen hebben voorgedaan.

Artikel 6

Erkenning van en toezicht op milieuverificateurs 1. Iedere Lid-Staat voert een systeem in voor de erkenning van onafhankelijke milieuverificateurs en de controle op hun werkzaamheden. Daartoe kunnen de Lid-Staten ofwel een beroep doen op de bestaande erkenningsinstellingen of de in artikel 18 bedoelde bevoegde instanties, ofwel andere instanties met een passende status aanwijzen of oprichten.

De Lid-Staten zien erop toe dat deze systemen zodanig worden samengesteld dat hun onafhankelijkheid en neutraliteit bij de uitvoering van hun taken gewaarborgd zijn.

2. De Lid-Staten zien erop toe dat deze systemen binnen eenentwintig maanden na de datum van inwerkingtreding van deze verordening volledig operationeel zijn.

3. De Lid-Staten zorgen ervoor dat de betrokken groeperingen naar behoren worden geraadpleegd bij de invoering en de leiding van de erkenningssystemen.

4. De erkenning van milieuverificateurs en het toezicht op hun werkzaamheden geschieden overeenkomstig de voorschriften van bijlage III.

5. De Lid-Staten stellen de Commissie in kennis van de krachtens dit artikel genomen maatregelen.

6. De Commissie zorgt er volgens de procedure van artikel 19 voor dat de samenwerking tussen de Lid-Staten wordt bevorderd, met name om:

- te voorkomen dat de criteria, voorwaarden en procedures die zij voor de erkenning van milieuverificateurs toepassen, niet op elkaar zijn afgestemd;

- de controle op de werkzaamheden van milieuverificateurs in andere Lid-Staten dan die waar zij hun erkenning hebben verkregen, te vergemakkelijken.

7. In een Lid-Staat erkende milieuverificateurs kunnen, na voorafgaande kennisgeving aan en onder toezicht van het erkenningssysteem van de Lid-Staat waar de verificatie plaatsvindt, in elke andere Lid-Staat verificatiewerkzaamheden verrichten.

Artikel 7

Lijst van erkende milieuverificateurs De erkenningssystemen stellen een lijst op van de in de respectieve Lid-Staten erkende milieuverificateurs en zorgen voor de herziening en de bijwerking ervan. Deze lijst wordt ieder halfjaar aan de Commissie meegedeeld.

De Commissie maakt in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen een algemene lijst voor de Gemeenschap bekend.

Artikel 8

Registratie van de locaties 1. De bevoegde instantie registreert een locatie en geeft haar een registratienummer, zodra zij een gevalideerde milieuverklaring en de eventueel uit hoofde van artikel 11 verschuldigde registratievergoeding heeft ontvangen en zij ervan overtuigd is dat de locatie voldoet aan alle voorwaarden van deze verordening. Zij deelt de bedrijfsleiding van de locatie mee dat de locatie in het register is opgenomen.

2. De bevoegde instantie werkt jaarlijks de lijst van de in lid 1 bedoelde locaties bij.

3. Indien een bedrijf nalaat de gevalideerde milieuverklaring en de registratievergoeding bij de bevoegde instantie te deponeren binnen drie maanden na hiertoe te zijn verzocht of indien de bevoegde instantie op enig tijdstip tot de gevolgtrekking komt dat de locatie niet meer aan alle voorwaarden van deze verordening voldoet, wordt de locatie uit het register geschrapt en wordt hiervan mededeling gedaan aan de bedrijfsleiding van de locatie.

4. Indien een bevoegde instantie er door de bevoegde controle-instantie van in kennis wordt gesteld dat de relevante wettelijke milieuvoorschriften op de locatie worden overtreden, dient zij registratie van die locatie te weigeren, c.q. de locatie uit het register te schorsen en hiervan mededeling te doen aan de bedrijfsleiding.

De weigering of schorsing wordt ingetrokken als de bevoegde instantie er door de bevoegde controle-instantie genoegzaam van verzekerd is dat de overtreding is rechtgezet en dat er bevredigende maatregelen zijn getroffen om herhaling te voorkomen.

Artikel 9

Bekendmaking van de geregistreerde locaties De bevoegde instanties doen de in artikel 8 bedoelde lijsten en de bijwerkingen ervan, naar gelang van de beslissing van de betrokken Lid-Staat rechtstreeks of via de nationale autoriteiten, vóór het eind van elk jaar aan de Commissie toekomen.

De lijst van alle geregistreerde locaties in de Gemeenschap wordt door de Commissie jaarlijks in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt.

Artikel 10

Verklaring van deelneming 1. Bedrijven kunnen voor hun geregistreerde locatie(s) gebruik maken van een van de in bijlage IV opgenomen verklaringen van deelneming, waarin de aard van het systeem duidelijk tot uiting dient te komen.

De grafische afbeelding mag niet worden gebruikt zonder een van de begeleidende verklaringen van deelneming.

2. De verklaring van deelneming moet in voorkomend geval vergezeld gaan van de vermelding van de locatie(s).

3. De verklaring van deelneming mag niet in reclame voor produkten, noch op de produkten of op de verpakking van de produkten worden gebruikt.

Artikel 11

Kosten en vergoedingen De administratieve kosten in verband met de registratieprocedures voor locaties en de erkenning van milieuverificateurs, alsmede de promotiekosten voor het systeem, kunnen worden gedekt door een vergoedingensysteem dat door de Lid-Staten is vastgesteld.

Artikel 12

Verband met nationale, Europese en internationale normen 1. Bedrijven die nationale, Europese of internationale normen voor milieubeheersystemen en audits toepassen en die gecertificeerd zijn overeenkomstig passende certificeringsprocedures waaruit gebleken is dat zij aan die normen voldoen, zullen worden beschouwd als bedrijven die aan de overeenkomstige eisen van deze verordening voldoen, op voorwaarde dat:

a) de normen en procedures door de Commissie overeenkomstig de procedure van artikel 19 worden erkend;

b) de certificering wordt uitgevoerd door een daartoe in de Lid-Staat waar de locatie gelegen is, erkende instantie.

De referenties van de erkende normen en criteria worden in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt.

2. Dergelijke locaties kunnen uitsluitend in het systeem geregistreerd worden wanneer de betrokken bedrijven aan de in de artikelen 3 en 5 bedoelde voorschriften in verband met de milieuverklaring, ook wat de validering betreft, en aan de voorschriften van artikel 8 voldoen.

Artikel 13

Bevordering van de deelneming van bedrijven, in het bijzonder het midden- en kleinbedrijf 1. De Lid-Staten kunnen bevorderen dat door het bedrijfsleven, met name het midden- en kleinbedrijf, wordt deelgenomen aan het milieubeheer- en milieuauditsysteem door acties en structuren voor technische bijstand op te zetten of te bevorderen, die erop gericht zijn deze bedrijven de beschikking te geven over de nodige deskundigheid en steun om aan de bij deze verordening omschreven voorschriften, voorwaarden en procedures te kunnen voldoen, en met name om een milieubeleid, milieuprogramma's en milieubeheersystemen vast te stellen, audits uit te voeren en verklaringen op te stellen en te valideren.

2. De Commissie dient passende voorstellen bij de Raad in die erop gericht zijn de deelneming van het midden- en kleinbedrijf aan het systeem te vergroten, met name via het verstrekken van informatie, opleiding en structurele en technische bijstand en betreffende audit- en verificatieprocedures.

Artikel 14

Opneming van andere sectoren De Lid-Staten kunnen op experimentele basis soortgelijke bepalingen als van dit milieubeheer- en milieuauditsysteem toepassen op niet-industriële sectoren, zoals de handel of de openbare dienstverlening.

Artikel 15

Informatie Iedere Lid-Staat ziet er met passende middelen op toe dat:

- de bedrijven over de inhoud van deze verordening geïnformeerd worden;

- het publiek wordt ingelicht over de doelstellingen en de belangrijkste regels van het systeem.

Artikel 16

Inbreuken De Lid-Staten nemen passende juridische of administratieve maatregelen in geval van inbreuk op de bepalingen van deze verordening.

Artikel 17

Bijlagen De bijlagen bij deze verordening worden door de Commissie, overeenkomstig de procedure van artikel 19, aangepast in het licht van de ervaring die bij de uitvoering van het systeem is opgedaan.

Artikel 18

Bevoegde instanties 1. Uiterlijk twaalf maanden na de inwerkingtreding van deze verordening wijst iedere Lid-Staat de bevoegde instantie aan die de in deze verordening beoogde taken, met name die welke in de artikelen 8 en 9 zijn omschreven, moet uitvoeren en stelt hij de Commissie daarvan in kennis.

2. De Lid-Staten zien erop toe dat de samenstelling van de bevoegde instanties hun onafhankelijkheid en neutraliteit waarborgt en dat de bevoegde instanties de bepalingen van deze verordening op coherente wijze toepassen. De bevoegde instanties dienen met name te beschikken over procedures voor het onderzoeken van de opmerkingen van belanghebbende partijen over geregistreerde locaties, of doorhaling dan wel opschorting van het registreren van locaties.

Artikel 19

Comité 1. De Commissie wordt bijgestaan door een comité bestaande uit vertegenwoordigers van de Lid-Staten en voorgezeten door de vertegenwoordiger van de Commissie.

2. De vertegenwoordiger van de Commissie legt het Comité een ontwerp voor van de te nemen maatregelen. Het Comité brengt advies uit over dit ontwerp binnen een termijn die de voorzitter kan vaststellen naar gelang van de urgentie van de materie. Het Comité spreekt zich uit met de meerderheid van stemmen die in artikel 148, lid 2, van het Verdrag is voorgeschreven voor de aanneming van de besluiten die de Raad op voorstel van de Commissie dient te nemen. Bij de stemming in het Comité worden de stemmen van de vertegenwoordigers van de Lid-Staten gewogen overeenkomstig genoemd artikel. De voorzitter neemt niet aan de stemming deel.

3. a) De Commissie stelt de beoogde maatregelen vast wanneer zij in overeenstemming zijn met het advies van het Comité.

b) Wanneer de beoogde maatregelen niet in overeenstemming zijn met het advies van het Comité of indien geen advies is uitgebracht, dient de Commissie onverwijld bij de Raad een voorstel in betreffende de te nemen maatregelen. De Raad besluit met gekwalificeerde meerderheid van stemmen.

Indien de Raad drie maanden na de indiening van het voorstel geen besluit heeft genomen, worden de voorgestelde maatregelen door de Commissie vastgesteld.

Artikel 20

Herziening Uiterlijk vijf jaar na de inwerkingtreding van deze verordening beziet de Commissie het systeem opnieuw in het licht van de opgedane ervaring en stelt zij, in voorkomend geval, de Raad de nodige wijzigingen voor, met name wat het toepassingsgebied en de eventuele invoering van een logo betreft.

Artikel 21

Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de derde dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Zij is van toepassing vanaf eenentwintig maanden na de bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

Gedaan te Luxemburg, 29 juni 1993.

Voor de Raad

De Voorzitter

S. AUKEN

(1) PB nr. C 120 van 30. 4. 1993, blz. 3.

(2) PB nr. C 42 van 15. 2. 1993, blz. 44.

(3) PB nr. C 332 van 16. 12. 1992, blz. 44.

(4) Nog niet bekendgemaakt in het Publikatieblad.

(5) PB nr. C 112 van 20. 12. 1973, blz. 1.

(6) PB nr. C 139 van 13. 6. 1977, blz. 1.

(7) PB nr. C 46 van 17. 2. 1983, blz. 1.

(8) PB nr. C 70 van 18. 3. 1987, blz. 1.

(9) PB nr. L 293 van 24. 10. 1990, blz. 1.

BIJLAGE I

VOORSCHRIFTEN INZAKE MILIEUBELEIDSMAATREGELEN, MILIEUPROGRAMMA'S EN MILIEUBEHEERSYSTEMEN A. Milieubeleidsmaatregelen en milieuprogramma's

1. Zowel het bedrijfsmilieubeleid als het milieuprogramma voor de locatie moeten schriftelijk worden vastgelegd. De desbetreffende documenten maken duidelijk hoe het milieuprogramma en het milieubeheersysteem van de locatie zich verhouden tot het beleid en de systemen van het bedrijf in zijn geheel.

2. Het bedrijfsmilieubeleid moet worden vastgesteld en op gezette tijden opnieuw bezien, met name in het licht van de milieuaudits, en waar nodig bijgesteld, op het hoogste bedrijfsbeleidsniveau. Een en ander wordt aan het personeel medegedeeld en voor het publiek beschikbaar gesteld.

3. Het bedrijfsmilieubeleid moet gebaseerd zijn op de beleidslijnen in afdeling D.

Naast het in acht nemen van alle pertinente milieuvoorschriften die van toepassing zijn, wordt met het beleid ook de voortdurende verbetering van de prestaties op milieugebied beoogd.

Het milieubeleid en het programma voor de locatie moeten in het bijzonder gericht zijn op de thema's in afdeling C.

4. Milieudoelstellingen

Het bedrijf omschrijft zijn milieudoelstellingen op alle betrokken niveaus in het bedrijf.

De doelstellingen dienen in overeenstemming te zijn met het milieubeleid en waar mogelijk worden er cijfers in opgenomen waarop het bedrijf zich vastlegt wat betreft de gestage verbetering van de milieuprestaties binnen vastgestelde termijnen.

5. Milieuprogramma voor de locatie

Het bedrijf stelt een programma ter bereiking van de doelstellingen op de locatie vast en houdt hieraan de hand. Dit programma behelst het volgende:

a) de bepaling van de verantwoordelijkheid voor de doelstellingen voor elke functie in en op elk niveau van het bedrijf;

b) de middelen om deze doelstellingen te bereiken.

Voor het milieubeheer van projecten betreffende nieuwe ontwikkelingen, of nieuwe of gewijzigde produkten, diensten of procédés worden afzonderlijke programma's opgesteld ter bepaling van:

1. de milieudoelstellingen die dienen te worden bereikt;

2. de methoden om die te bereiken;

3. de te volgen procedures bij veranderingen en wijzigingen in de loop van de uitvoering van projecten;

4. de eventueel noodzakelijke bijsturingsmechanismen, de wijze waarop die in werking moeten treden en waarop in de praktijk wordt nagegaan of zij voldoende zijn.

B. Milieubeheersystemen

Het milieubeheersysteem moet zodanig worden opgezet, ten uitvoer gelegd en in stand gehouden dat aan de onderstaande voorschriften wordt voldaan.

1. Milieubeleid, -doelstellingen en -programma's

Vaststelling en periodieke toetsing, met in voorkomend geval herziening, van milieubeleid, -doelstellingen en -programma's voor de locatie van het bedrijf op het hoogste passende bedrijfsbeleidsniveau.

2. Organisatie en personeel

Verantwoordelijkheid en autoriteit

Omschrijving en documentatie van verantwoordelijkheid, autoriteit en onderlinge betrekkingen van de belangrijkste personeelsleden die werkzaamheden met milieu-effect leiden, uitvoeren en volgen.

Directievertegenwoordiger

Aanwijzing van een directievertegenwoordiger die over de verantwoordelijkheid en autoriteit beschikt om te zorgen voor de uitvoering en instandhouding van het beheersysteem.

Personeel, communicatie en opleiding

Het personeel op alle niveaus bewust maken van:

a) het belang van de inachtneming van het milieubeleid en de milieudoelstellingen, en van voorschriften die op grond van het vastgelegde beheersysteem van toepassing zijn;

b) de potentiële gevolgen van hun werkzaamheden voor het milieu en het ecologisch nut van verbeterde prestaties;

c) hun rol en verantwoordelijkheid bij het tot stand brengen van het milieubeleid en de milieudoelstellingen, en bij de naleving van de voorschriften van het beheersysteem;

d) de mogelijke gevolgen van afwijkingen van de afgesproken werkprocedure.

De identificatie van opleidingsbehoeften en het verstrekken van passende opleiding aan alle personeelsleden wier werk significante gevolgen voor het milieu kan hebben.

Het bedrijf stelt procedures vast en houdt deze in stand voor het ontvangen, documenteren en beantwoorden van (interne en externe) mededelingen van betrokken en belanghebbende partijen over zijn milieu-effecten en milieubeleid.

3. Milieu-effecten

Milieu-effectbeoordeling en -registratie

Bestudering en evaluatie van milieu-effecten van de bedrijfsactiviteiten die door de locatie veroorzaakt worden en aanleggen van een register van als significant onderkende effecten. Hierbij moeten voor zover dienstig de volgende aspecten worden bezien:

a) al dan niet gecontroleerde emissies in de lucht;

b) al dan niet gecontroleerde lozingen in water of riolen;

c) vaste en andere afvalstoffen, met name gevaarlijke afvalstoffen;

d) bodemvervuiling;

e) gebruik van bodem, water, brandstoffen, energie en andere natuurlijke hulpbronnen;

f) warmte-afgifte, geluids- en geurhinder, stof, trillingen en visuele hinder;

g) effecten voor welbepaalde delen van het milieu en ecosystemen.

Hierbij moeten de effecten in aanmerking worden genomen die voortvloeien uit, of wellicht zullen voortvloeien uit:

1. de normale bedrijfsomstandigheden;

2. abnormale bedrijfsomstandigheden;

3. incidenten, ongevallen en potentiële noodsituaties;

4. activiteiten in het verleden, huidige en geplande activiteiten.

Register van wettelijke, regelgevende en andere beleidsvoorschriften

Het bedrijf stelt procedures vast en houdt deze in stand voor het registreren van alle wettelijke, regelgevende en andere beleidsvoorschriften met betrekking tot de aan zijn activiteiten, produkten en diensten verbonden milieuaspecten.

4. Operationele controle

Vaststelling van werkprocedures

Omschrijving van functies, activiteiten en processen die van invloed zijn of kunnen zijn op het milieu, en relevant zijn voor beleid en doelstellingen van het bedrijf.

Planning en beheersing van deze functies, activiteiten en processen met bijzondere aandacht voor:

a) gedocumenteerde werkinstructies waarin wordt beschreven hoe de activiteit moet worden verricht, hetzij door werknemers van het bedrijf zelf of door anderen namens het bedrijf. Deze instructies moeten voorzien in situaties waarin het ontbreken van dergelijke instructies tot niet-naleving van het milieubeleid zou kunnen leiden;

b) procedures voor aankooptransacties en werkzaamheden onder contract, ten einde ervoor te zorgen dat leveranciers en namens de organisatie optredende personen het milieubeleid van het bedrijf in acht nemen, voor zover dit op hen betrekking heeft;

c) bewaking en beheersing van relevante bedrijfsproceskenmerken (bij voorbeeld effluenten en afvalverwijdering);

d) goedkeuring van geplande processen en uitrusting;

e) prestatiecriteria, die in schriftelijke normen moeten worden vastgelegd.

Controle

Controle door het bedrijf op de naleving van de voorschriften van het bedrijfsmilieubeleid, het milieuprogramma en het milieubeheersysteem voor de locatie, alsmede van de voorschriften inzake het aanleggen en bijhouden van bestanden van de resultaten.

Voor elke relevante activiteit of sector houdt zulks in:

a) identificatie en documentatie van de te verzamelen controlegegevens;

b) specificatie en documentatie van de te hanteren controleprocedures;

c) vaststelling en documentatie van aanvaardingscriteria en van te nemen maatregelen wanneer de resultaten ontoereikend zijn;

d) evaluatie en documentatie van de deugdelijkheid van vroeger verworven controlegegevens wanneer de controlesystemen niet correct blijken te werken.

Niet-naleving en bijsturingsmaatregelen

Onderzoek en bijsturing, in geval van niet-naleving van milieubeleid, -doelstellingen of -normen van het bedrijf, ten einde:

a) de oorzaak vast te stellen;

b) een actieplan op te stellen;

c) preventieve maatregelen te treffen op een niveau dat in verhouding staat tot het optredende risico;

d) controles uit te voeren om te garanderen dat eventueel genomen preventieve maatregelen doeltreffend zijn;

e) registratie van eventuele wijzigingen in de procedures als gevolg van bijsturingsmaatregelen.

5. Milieubeheersdocumentatiebestand

Aanleggen van documentatie met het oog op:

a) een volledige presentatie van milieubeleid, -doelstellingen en -programma;

b) documentering van belangrijkste functies en verantwoordelijkheden;

c) beschrijving van de interactie van systeemelementen.

Aanleggen van bestanden om de naleving van de voorschriften van het milieubeheersysteem te bewijzen en aan te geven in hoeverre de geplande milieudoelstellingen zijn bereikt.

6. Milieuaudits

Beheer, implementatie en toetsing van een systematisch en periodiek programma voor de volgende punten:

a) de vraag of de milieubeheersactiviteiten al dan niet stroken met het milieuprogramma en of zij doeltreffend worden uitgevoerd;

b) de doeltreffendheid van het milieubeheersysteem bij de totstandbrenging van het milieubeleid van het bedrijf.

C. In aanmerking te nemen punten

In het kader van het milieubeleid en de milieuprogramma's, en bij de milieuaudit dienen de volgende punten te worden behandeld:

1. Beoordeling, controle en vermindering van de weerslag van de betrokken activiteit op de verschillende milieucompartimenten.

2. Energiebeheer, -besparing, -keuze.

3. Beheer, besparing, keuze en vervoer van grondstoffen; waterbeheer en -besparing.

4. Beperking, recycling, hergebruik, vervoer en verwijdering van afval.

5. Evaluatie, controle en vermindering van lawaai binnen en buiten de locatie.

6. Selectie van nieuwe produktieprocédés en veranderingen in produktieprocédés.

7. Produktplanning (ontwerp, verpakking, vervoer, gebruik en verwijdering).

8. Milieuprestaties en -praktijken van aannemers, onderaannemers en leveranciers.

9. Preventie en terugdringing van milieuongevallen.

10. Noodprocedures voor milieuongevallen.

11. Voorlichting en opleiding van het personeel op het gebied van de milieuproblematiek.

12. Voorlichting naar buiten toe over milieuzaken.

D. Goede beheerspraktijken

Het milieubeleid van het bedrijf moet gebaseerd zijn op de volgende beleidslijnen; regelmatig zal worden nagegaan of de bedrijfsactiviteiten stroken met deze beleidslijnen en met het beginsel van een "gestage verbetering" van de milieuprestaties.

1. Er wordt bij de werknemers op elk niveau een besef van verantwoordelijkheid voor het milieu bevorderd.

2. De milieu-effecten van alle nieuwe activiteiten, produkten en produktieprocessen worden van tevoren beoordeeld.

3. De gevolgen van lopende activiteiten voor het plaatselijke milieu worden geëvalueerd en gecontroleerd, en elke belangrijke weerslag van die activiteiten op het milieu in het algemeen wordt onderzocht.

4. De nodige maatregelen worden genomen om verontreiniging te voorkomen of uit te schakelen en, wanneer dit niet haalbaar is, verontreinigende emissies en de produktie van afval tot een minimum te beperken en zuinig met hulpbronnen om te gaan, met inachtneming van eventuele schone technologieën.

5. De nodige maatregelen worden genomen om lozingen van materialen of energieverliezen ten gevolge van ongevallen te voorkomen.

6. Er worden controleprocedures ingevoerd en toegepast om de naleving van het milieubeleid na te gaan, en indien voor deze procedures metingen en proeven dienen te worden uitgevoerd, de uitkomsten daarvan te registreren en de geregistreerde gegevens bij te werken.

7. Er worden procedures en maatregelen vastgesteld en bijgewerkt voor het geval dat wordt geconstateerd dat het milieubeleid of de milieudoelstellingen of -oogmerken van het bedrijf niet worden nagekomen.

8. Er worden in samenwerking met de overheidsinstanties noodprocedures ingevoerd, en bijgewerkt, om de effecten van eventuele lozingen in het milieu ten gevolge van ongevallen tot een minimum te beperken.

9. Aan het publiek wordt de nodige informatie verschaft om de milieu-effecten van de activiteiten van het bedrijf te begrijpen en er dient naar een open dialoog met het publiek te worden gestreefd.

10. Aan de cliëntèle worden de nodige adviezen verstrekt over de belangrijke milieuaspecten van het hanteren, het gebruik en de verwijdering van de door het bedrijf vervaardigde produkten.

11. Er dienen maatregelen te worden getroffen om ervoor te zorgen dat onderaannemers die op de locatie voor het bedrijf werkzaam zijn, milieunormen hanteren die gelijkwaardig zijn aan die van het bedrijf.

BIJLAGE II

VOORSCHRIFTEN INZAKE MILIEUAUDIT De audit wordt gepland en uitgevoerd aan de hand van de toepasselijke richtsnoeren die zijn neergelegd in de internationale norm ISO 10011 (1990, deel 1, inzonderheid de punten 4.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2), en andere toepasselijke internationale normen en binnen het raam van de beginselen en specifieke bepalingen van deze verordening (*).

In het bijzonder geldt dit:

A. Doelstellingen

In de milieuauditprogramma's van de locatie zijn de doelstellingen van elke audit of auditcyclus, met inbegrip van de auditfrequentie voor elke activiteit, schriftelijk vastgelegd.

Deze doelstellingen omvatten in het bijzonder: de beoordeling van de aanwezige beheersystemen en het nagaan van overeenstemming met het bedrijfsbeleid en het programma voor de locatie, die moeten aansluiten bij de toepasselijke milieuwetsvoorschriften.

B. Draagwijdte

De algemene draagwijdte van de afzonderlijke audits of in voorkomend geval van elke fase van een auditcyclus, wordt duidelijk omschreven, waarbij uitdrukkelijk worden vermeld:

1. de bestreken gebieden,

2. de activiteiten waarvan een audit moet worden verricht,

3. de te beschouwen milieumaatstaven,

4. het door de audit bestreken tijdvak.

De milieuaudit omvat de evaluatie van de feitelijke gegevens die nodig zijn ter beoordeling van de prestatie.

C. Organisatie en middelen

Milieuaudits worden verricht door personen of groepen personen met voldoende kennis van de door de audit bestreken sectoren en gebieden, inclusief kennis van en ervaring met de betrokken milieubeheersaspecten en de technische, milieu- en reguleringsaspecten, en met de nodige opleiding en bekwaamheden op auditgebied om de aangegeven doelstellingen te bereiken. De aan de audit bestede tijd en middelen dienen in verhouding te zijn tot de draagwijdte en doelstellingen ervan.

De bedrijfsleiding ondersteunt de auditwerkzaamheden.

De auditors moeten voldoende onafhankelijk zijn van de door hen gecontroleerde activiteiten om een objectief en onpartijdig oordeel te kunnen geven.

D. Planning en voorbereiding van de audit van een locatie

De planning en de voorbereiding van elke audit hebben met name tot doel ervoor te zorgen dat:

- de nodige middelen beschikbaar worden gesteld;

- alle betrokkenen bij de auditoperatie (waaronder de auditors zelf, de bedrijfsleiding van de locatie en het personeel) hun rol en verantwoordelijkheden begrijpen.

De voorbereiding omvat mede het vertrouwd maken met de activiteiten en het milieubeheersysteem op de locatie en het doornemen van de resultaten en conclusies van eerder uitgevoerde audits.

E. Auditwerkzaamheden

1. Tot de auditwerkzaamheden ter plaatse behoren gesprekken met het personeel op de locatie, onderzoek naar de exploitatieomstandigheden en naar het materieel, onderzoek naar de registers, schriftelijk vastgelegde procedures en andere relevante stukken, met als doel de milieuprestatie op de locatie te beoordelen door na te gaan of de locatie aan de toepasselijke normen beantwoordt en of het aanwezige systeem voor het milieubeheer doeltreffend en geschikt is.

2. De auditprocedure omvat met name de volgende stappen:

a) begrip van de beheersystemen;

b) evaluatie van de sterke en de zwakke punten van de beheersystemen;

c) vergaring van belangrijke gegevens;

d) evaluatie van de auditresultaten;

e) voorbereiding van de conclusies van de audit;

f) verslaglegging over de resultaten en conclusies van de audit.

F. Verslaglegging over de resultaten en conclusies van de audit

1. Om de resultaten en conclusies van de audit volledig en formeel vast te leggen stellen de auditors aan het einde van elke audit of auditcyclus een schriftelijk auditverslag op met een passende vorm en inhoud.

De resultaten en conclusies van de audit worden officieel aan de algemene directie van de onderneming meegedeeld.

2. De gronddoelstellingen van een schriftelijk auditverslag zijn:

a) een beschrijving te geven van het door de audit bestreken terrein;

b) de bedrijfsleiding informatie te verstrekken over stand van inachtneming van het milieubeleid van het bedrijf en de milieuvooruitgang op de locatie;

c) de bedrijfsleiding informatie te verstrekken over de doeltreffendheid en de betrouwbaarheid van de regelingen voor het volgen van de milieu-effecten die door de locatie veroorzaakt worden;

d) in voorkomend geval de behoeften aan bijsturingsmaatregelen aan te tonen.

G. Follow-up van de audit

De auditoperatie wordt afgerond met de opstelling en uitvoering van een plan voor passende bijsturingsmaatregelen.

Deugdelijke regelingen dienen te waarborgen dat aan de uitkomsten van de audit het nodige gevolg wordt gegeven.

H. Frequentie van de audits

Audits worden verricht dan wel auditcycli voltooid, met tussenpozen van ten hoogste drie jaar. Deze periodiciteit wordt voor elke activiteit op een locatie door de bedrijfsleiding vastgesteld in het licht van alle potentiële milieu-effecten van de activiteiten op de locatie en van het milieuprogramma van de locatie, met name aan de hand van de volgende elementen:

a) aard, omvang en complexiteit van de activiteiten;

b) aard en omvang van de emissies, afvalstoffen, grondstoffen- en energieverbruik en in het algemeen van de interactie met het milieu;

c) omvang en urgentie van de geconstateerde problemen, na de eerste milieuanalyse of de vorige audit;

d) voorgeschiedenis van de milieuproblemen.

(1)() Voor de specifieke toepassing van deze verordening worden de termen in de bovengenoemde norm als volgt geïnterpreteerd: - "quality system" staat voor "environmental management system" - "quality standard" staat voor "environmental standard" - "quality manual" staat voor "environmental management manual" - "quality audit" staat voor "environmental audit" - "client" staat voor "the company top management" - "auditee" staat voor "the site".

BIJLAGE III

VOORWAARDEN VOOR DE ERKENNING VAN MILIEUVERIFICATEURS EN TAAK VAN DE VERIFICATEUR A. Voorwaarden voor de erkenning van milieuverificateurs

1. Voor de erkenning van milieuverificateurs gelden de volgende criteria:

Personeel

De milieuverificateur dient deskundig te zijn ten aanzien van de taken op het gebied waarvoor de erkenning geldt en moet bewijsstukken overleggen en bijhouden betreffende de kwalificaties, de opleiding en de ervaring van zijn personeel op ten minste de volgende punten:

- milieuauditmethoden;

- beheersinformatie en -procedures;

- milieuaangelegenheden;

- toepasselijke wetgeving en normen, inclusief speciaal voor de toepassing van deze verordening vastgestelde richtsnoeren;

- relevante technische kennis van de aan verificatie onderworpen activiteit.

Onafhankelijkheid en objectiviteit

Verificateurs moeten onafhankelijk en onpartijdig zijn.

De milieuverificateur moet aantonen dat zijn organisatie en personeel in het geheel niet blootstaan aan commerciële, financiële of andere pressie waardoor hun oordeel zou kunnen worden beïnvloed of het vertrouwen in hun onpartijdigheid en hun integriteit met betrekking tot hun activiteiten zou kunnen worden aangetast, en dat zij voldoen aan alle te dien aanzien geldende regels.

Verificateurs die voldoen aan EN 45012, artikel 4 en 5, voldoen aan deze voorschriften.

Procedures

De milieuverificateur hanteert gedocumenteerde verificatiemethoden en -procedures, waaronder instrumenten voor kwaliteitscontrole en vertrouwelijkheidsvoorschriften, met het oog op de verificatievereisten van deze verordening.

Organisatie

Wanneer het om een organisatie gaat, dient de milieuverificateur te beschikken over een organisatieschema dat een gedetailleerd overzicht geeft van de opzet en de verdeling van de bevoegdheden binnen de organisatie, alsook over bescheiden waaruit de wettelijke status, de eigendomsstructuur en de financieringsbronnen van de organisatie blijken. Organisatieschema en bescheiden worden op verzoek overgelegd.

2. Erkenning van individuele personen

Individuele personen kunnen voor erkenning in aanmerking komen, zij het slechts voor activiteiten die qua aard en omvang stroken met de bekwaamheden en ervaring die de betrokkene bezit en nodig heeft om de in onderstaande afdeling B genoemde taak te vervullen.

Ten aanzien van locaties waar zulke activiteiten plaatsvinden dient de kandidaat in het bijzonder aan te tonen dat hij over voldoende bekwaamheid en deskundigheid beschikt in technische, milieu- en regelgevende aangelegenheden die van belang zijn op het door de erkenning bestreken gebied, en in verificatiemethoden en -procedures. De kandidaat moet voldoen aan de in punt 1 genoemde criteria inzake onafhankelijkheid, objectiviteit en procedures.

3. Aanvragen tot erkenning

Door de kandidaat-milieuverificateur wordt een officieel aanvraagformulier ingevuld en ondertekend, waarin hij verklaart op de hoogte te zijn van de werking van het erkenningssysteem, de erkenningsprocedure te zullen volgen, de verschuldigde betalingen te zullen voldoen en de erkenningscriteria te zullen aanvaarden, alsmede mededeling doet van eerdere aanvragen of erkenningen.

De kandidaat-milieuverificateurs ontvangen een uitvoerige documentatie over de inhoud van de erkenningsprocedure en de rechten en plichten van erkende milieuverificateurs, waaronder de verschuldigde betalingen. Op hun verzoek wordt aanvullende ter zake dienende informatie verstrekt.

4. De erkenningsprocedure

De erkenningsprocedure behelst het volgende:

a) de inzameling van de gegevens die nodig zijn voor de beoordeling van de kandidaat-milieuverificateur, waaronder algemene gegevens als naam, adres, wettelijke status, menselijk potentieel, eventuele verhouding tot een ruimer ondernemingsverband, enz.; inzameling van gegevens aan de hand waarvan kan worden nagegaan of aan de onder punt 1 vermelde criteria is voldaan en kan worden vastgesteld of de reikwijdte van de erkenning aan enigerlei beperking moet worden onderworpen;

b) de beoordeling van de kandidaat door het personeel van de erkenningsinstantie of door hun aangestelde vertegenwoordigers waarbij wordt nagegaan of de kandidaat aan de erkenningscriteria voldoet door de overgelegde informatie en relevante werkzaamheden te analyseren, en waarbij zo nodig aanvullend onderzoek wordt verricht, bij voorbeeld door gesprekken met het personeel van de kandidaat-milieuverificateur. De kandidaat wordt in kennis gesteld van die analyse en mag commentaar leveren op de inhoud ervan;

c) een analyse door de erkenningsinstantie van al het beoordelingsmateriaal dat nodig is om tot erkenning over te gaan;

d) het besluit tot verlening of onthouding van erkenning met vermelding van de daaraan verbonden bepalingen en voorwaarden of van eventuele beperkingen van de reikwijdte van de erkenning wordt genomen op grond van de onder b) bedoelde analyse van de erkenningsinstantie en wordt met redenen omkleed. De erkenningsinstanties beschikken over schriftelijke procedures om te oordelen over de uitbreiding van de reikwijdte van de aan erkende milieuverificateurs verleende erkenning.

5. Toezicht op erkende milieuverificateurs

Op gezette tijden en ten minste om de 36 maanden moet worden nagegaan of de erkende milieuverificateur aan de erkenningsvoorwaarden blijft voldoen en moet de kwaliteit van de uitgevoerde verificaties worden gecontroleerd.

De erkende milieuverificateur moet de erkenningsinstantie onverwijld in kennis stellen van alle veranderingen die gevolgen kunnen hebben voor de erkenning of de reikwijdte daarvan.

Een eventueel besluit van de erkenningsinstantie om de erkenning in te trekken of op te schorten dan wel de reikwijdte van de erkenning te beperken, kan pas worden genomen nadat de erkende milieuverificateur de mogelijkheid heeft gekregen om gehoord te worden.

Wanneer een verificateur werk verricht in een andere Lid-Staat dan die waarin hij is erkend, stelt hij de erkenningsorganisatie van de Lid-Staat waar de verificatie plaatsvindt in kennis van zijn werkzaamheden.

6. Uitbreiding van de reikwijdte van een erkenning

De erkenningsinstantie beschikt over schriftelijke procedures om te oordelen over een verzoek van erkende milieuverificateurs tot uitbreiding van de reikwijdte van de aan hen verleende erkenning.

B. Taak van de verificateurs

1. De bestudering van milieubeleidsmaatregelen, milieuprogramma's, milieubeheersystemen, milieuanalyse- en milieuauditprocedures en milieuverklaringen, alsmede de validering van deze verklaringen, worden uitgevoerd door erkende milieuverificateurs.

De taak van de verificateur bestaat erin om, onverminderd de bevoegdheid van de Lid-Staten ten aanzien van het toezicht op de naleving van regelgeving na te gaan of:

- aan alle voorschriften van deze verordening, met name die betreffende het milieubeleid, het milieuprogramma, de milieuanalyse, en het functioneren van het milieubeheersysteem, de milieuauditprocedures en de milieuverklaringen is voldaan;

- de gegevens en informatie in de milieuverklaring betrouwbaar zijn en of daarin alle milieuaspecten die voor de locatie van belang zijn, voldoende in aanmerking zijn genomen.

De verificateur onderzoekt meer bepaald op gedegen en professionele wijze de technische betrouwbaarheid van de milieuanalyse of -audit of andere door het bedrijf gevolgde procedures, zonder die procedures onnodig te herhalen.

2. De verificateur werkt op basis van een schriftelijke overeenkomst met het bedrijf waarin de reikwijdte van de werkzaamheden wordt omschreven, de verificateur de mogelijkheid wordt geboden om op onafhankelijke en professionele wijze te werk te gaan en het bedrijf zich ertoe verplicht de nodige medewerking te verlenen.

De verificatie omvat documentenonderzoek, een bezoek aan de locatie, waar met name gesprekken met het personeel worden gevoerd, de opstelling van een rapport voor de bedrijfsleiding en het oplossen van de in dat rapport aan de orde gestelde problemen.

Tot de vóór het bezoek aan de locatie te onderzoeken documenten behoren de essentiële stukken over de locatie en de daar verrichte werkzaamheden, de milieubeleidsmaatregelen en het milieuprogramma, een beschrijving van het milieubeheersysteem op de locatie, bijzonderheden omtrent de vorige milieuanalyse of de vorige milieuaudit, het rapport over die analyse of audit en over eventueel naderhand genomen bijsturingsmaatregelen en het concept voor de milieuverklaring.

3. Het voor de leiding van de onderneming bestemde rapport van de verificateur bevat:

a) in het algemeen de geconstateerde overtredingen van deze verordening, en meer bepaald

b) de technische tekortkomingen in de milieuanalyse of -auditmethode of milieubeheersysteem of in enig ander relevant procédé,

c) de punten waarop het rapport niet met het concept voor een milieuverklaring overeenstemt, alsmede de bijzonderheden van de wijzigingen of toevoegingen die in de milieuverklaring zouden moeten worden aangebracht.

4. De volgende gevallen kunnen zich voordoen:

a) Indien

- het milieubeleid overeenkomstig de ter zake dienende voorschriften van deze verordening is vastgesteld,

- de milieuanalyse of -audit technisch bevredigend lijkt te zijn geweest,

- het milieuprogramma alle belangrijke aan de orde gestelde vraagstukken behandelt,

- het milieubeheersysteem voldoet aan de eisen van bijlage I, en

- de verklaring nauwkeurig, voldoende gedetailleerd en in overeenstemming met de eisen van het milieuauditsysteem is,

valideert de verificateur de verklaring.

b) Indien

- het milieubeleid overeenkomstig de ter zake dienende voorschriften van de verordening is vastgesteld,

- de milieuanalyse of -audit technisch bevredigend lijkt te zijn geweest,

- het milieuprogramma alle belangrijke aan de orde gestelde vraagstukken behandelt,

- het milieubeheersysteem voldoet aan de eisen van bijlage I,

doch

- de verklaring moet worden herzien en/of aangevuld, of de verklaring voor een tussenjaar zonder validering onjuist of misleidend is gebleken, of indien er geen verklaring is geweest voor een tussenjaar waarvoor dit wel vereist was,

bespreekt de verificateur de vereiste wijzigingen met de bedrijfsleiding en valideert hij de verklaring pas wanneer het bedrijf de juiste toevoegingen en/of wijzigingen in de verklaring heeft aangebracht, waaronder zo nodig verwijzingen naar wijzigingen die in vroegere niet-gevalideerde verklaringen dienen te worden aangebracht of naar aanvullende informatie die in tussenjaren bekendgemaakt had moeten worden.

c) Indien

- het milieubeleid niet overeenkomstig de ter zake dienende voorschriften van de verordening is vastgesteld, of

- de milieuanalyse of -audit technisch niet bevredigend is, of

- het milieuprogramma niet alle belangrijke aan de orde gestelde vraagstukken behandelt, of

- het milieubeheersysteem niet voldoet aan de eisen van bijlage I,

doet de verificateur aan de bedrijfsleiding de passende aanbevelingen voor de vereiste verbeteringen en valideert hij de verklaring pas wanneer de tekortkomingen in het beleid en/of de programma's en/of de procédés zijn gecorrigeerd, de procédés voor zover nodig opnieuw zijn toegepast, en de verklaring dienovereenkomstig is herzien.

BIJLAGE IV

VERKLARINGEN VAN DEELNEMING EG- MILIEUBEHEER EN AUDITSYSTEEM "Deze locatie heeft een milieubeheersysteem en brengt aan het publiek verslag uit over haar milieuprestaties in overeenstemming met het milieubeheer- en milieuauditsysteem van de EG." (Registratienummer ...)

EG-

MILIEUBEHEER

EN

AUDITSYSTEEM

"Alle locaties in de EG waar wij onze industriële activiteiten uitoefenen hebben een milieubeheersysteem en brengen aan het publiek verslag uit over hun milieuprestaties in overeenstemming met het milieubeheer- en milieuauditsysteem van de EG." (Verklaring betreffende praktijken in derde landen (facultatief)

EG-

MILIEUBEHEER

EN

AUDITSYSTEEM

"Alle locaties in [naam (namen) van de EG-Lid-Staat (Staten)] waar wij onze industriële activiteiten uitoefenen hebben een milieubeheersysteem en brengen aan het publiek verslag uit over hun milieuprestaties in overeenstemming met het milieubeheer- en milieuauditsysteem van de EG."

EG-

MILIEUBEHEER

EN

AUDITSYSTEEM

"De volgende locaties waar wij onze industriële activiteiten uitoefenen hebben een milieubeheersysteem en brengen aan het publiek verslag uit over hun milieuprestaties in overeenstemming met het milieubeheer- en milieuauditsysteem van de EG:

- naam van de lokatie, registratienummer

-

- ..."

BIJLAGE V

GEGEVENS DIE AAN DE BEVOEGDE INSTANTIES MOETEN WORDEN VERSTREKT BIJ DE AANVRAAG TOT REGISTRATIE OF BIJ DE INDIENING VAN EEN LATERE GEVALIDEERDE MILIEUVERKLARING 1. Naam van het bedrijf.

2. Naam en ligging van de locatie.

3. Beknopte beschrijving van de op locatie verrichte werkzaamheden (in voorkomend geval te verwijzen naar bijgevoegde documenten).

4. Naam en adres van de erkende milieuverificateur die de bijgevoegde verklaring heeft gevalideerd.

5. Uiterste datum voor de indiening van de volgende gevalideerde milieuverklaring.

In de aanvraag dienen te worden opgenomen:

a) een beknopte beschrijving van het milieubeheersysteem;

b) een beschrijving van het voor de lokatie opgestelde auditprogramma;

c) de gevalideerde milieuverklaring.