BESLUIT (GBVB) 2016/1182 VAN DE RAAD

van 18 juli 2016

over het personeelsreglement van het Instituut voor veiligheidsstudies van de Europese Unie

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gezien Besluit 2014/75/GBVB van de Raad van 10 februari 2014 betreffende het Instituut voor veiligheidsstudies van de Europese Unie (1), en met name artikel 7, lid 1, derde zin,

Gezien de aanbeveling van de directeur van het Instituut voor veiligheidsstudies van de Europese Unie,

Overwegende hetgeen volgt:

Het Instituut voor veiligheidsstudies van de Europese Unie („het Instituut”) is een agentschap van de Europese Unie, aangesloten bij de gecoördineerde organisaties. Het personeelsreglement van het Instituut moet worden aangepast aan de ontwikkeling van het Instituut en van het algemene regelgevende kader van personeelsreglementen in de gecoördineerde organisaties. Het dient derhalve te worden herzien.

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het personeelsreglement van het Instituut voor veiligheidsstudies van de Europese Unie, zoals vastgesteld door de Raad op 21 december 2001 en gewijzigd door de directeur op 15 juni 2005, na instemming van het bestuur, wordt ingetrokken en vervangen door het personeelsreglement in de bijlage bij dit besluit.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op de datum waarop het in het Publicatieblad van de Europese Unie wordt bekendgemaakt.

(1) PB L 41 van 12.2.2014, blz. 13.

(2) PB L 39 van 9.2.2002, blz. 18.

(3) PB L 235 van 12.9.2005, blz. 1.

BIJLAGE

PERSONEELSREGLEMENT VAN HET INSTITUUT VOOR VEILIGHEIDSSTUDIES VAN DE EUROPESE UNIE

INHOUD

PREAMBULE

Artikel 1 Toepassingsgebied

TITEL I BEPALINGEN VAN TOEPASSING OP ALLE WERKNEMERS

Artikel 2

1. Gezag

2. Gedrag

3. Financiële aansprakelijkheid

4. Beveiliging

5. Bijstand en schadevergoeding

6. Eigendomsrechten

7. Nevenactiviteiten

8. Kandidatuur voor een openbare of politieke opdracht of functie

TITEL II BEPALINGEN VAN TOEPASSING OP ARBEIDSCONTRACTANTEN

HOOFDSTUK I VOORRECHTEN EN IMMUNITEITEN

Artikel 3

HOOFDSTUK II AANWERVING EN DUUR VAN DE AANSTELLING

Artikel 4 Aanwerving

Artikel 5 Leeftijdsgrens voor het uitoefenen van een functie

Artikel 6 Medisch onderzoek

Artikel 7 Benoemingen

1. Arbeidsovereenkomsten

2. Proeftijd

3. Beëindiging van arbeidsovereenkomsten

4. Ontslagvergoeding

5. Verkorting van de opzegtermijn

HOOFDSTUK III SALARIS EN TOELAGEN

Artikel 8 Algemene bepalingen

Artikel 9 Basissalaris

Artikel 10 Ontheemdingstoelage

Artikel 11 Gezinstoelagen en toelagen van sociale aard

1. Algemene bepaling

2. Kostwinnerstoelage

3. Toelage voor kinderen en andere personen ten laste

4. Schooltoelage

5. Toelage voor gehandicapte kinderen en andere personen ten laste

6. Huisvestingstoelage

Artikel 12 Plaatsvervangerstoelage

Artikel 13 Inrichtingstoelage

1. Recht op de toelage

2. Basisbedrag van de toelage

3. Toeslag voor personen ten laste

4. Mobiliteitstoeslag

5. Betaling van de toelage

Artikel 14 Inhoudingen

1. Interne belasting

2. Bijdragen aan de pensioenregeling

3. Bijdragen aan socialezekerheidsregelingen

4. Bijdragen aan een aanvullende verzekering

Artikel 15 Voorschotten en terugbetaling van voorschotten op het salaris

HOOFDSTUK IV REISKOSTEN

Artikel 16 Inrichting en vertrek

Artikel 17 Verhuiskosten

Artikel 18 Dienstreizen

HOOFDSTUK V INTERNE ORGANISATIE

Artikel 19 Werkuren

Artikel 20 Deeltijdwerk

Artikel 21 Feestdagen en vrije dagen

Artikel 22 Verlof

1. Jaarlijks verlof

2. Onbetaald verlof

3. Ziekteverlof, moeder- en vaderschapsverlof, ouderschapsverlof en ander buitengewoon verlof

Artikel 23 Verlof in de plaats van herkomst

HOOFDSTUK VI BEOORDELING EN BEVORDERING

Artikel 24 Algemene bepalingen

Artikel 25 Procedure

Artikel 26 Follow-up van de beoordelingen

HOOFDSTUK VII TUCHTMAATREGELEN

Artikel 27

HOOFDSTUK VIII BEROEP EN COMMISSIE VAN BEROEP

Artikel 28

HOOFDSTUK IX PENSIOENEN

Artikel 29

HOOFDSTUK X DETACHERING VAN ARBEIDSCONTRACTANTEN VAN HET INSTITUUT

Artikel 30

TITEL III BEPALINGEN VAN TOEPASSING OP TIJDELIJK PERSONEEL

Artikel 31 Algemene bepalingen

Artikel 32 Overeenkomsten

Artikel 33 Bezoldiging

Artikel 34 Bijzondere bepalingen

1. Inrichtingskosten en kosten van terugkeer aan het einde van de overeenkomst

2. Verlof

TITEL IV BEPALINGEN VAN TOEPASSING OP DESKUNDIGEN EN STAGIAIRS

Artikel 35

TITEL V VERTEGENWOORDIGING VAN DE WERKNEMERS

Artikel 36

BIJLAGE I ONTSLAGVERGOEDING

BIJLAGE II ONTHEEMDINGSTOELAGE

BIJLAGE III KINDEREN EN ANDERE PERSONEN TEN LASTE

BIJLAGE IV GEHANDICAPTE PERSONEN TEN LASTE

BIJLAGE V HUISVESTINGSTOELAGE

BIJLAGE VI REIS- EN VERHUISKOSTEN

BIJLAGE VII KOSTEN VAN DIENSTREIZEN

BIJLAGE VIII ZIEKTEVERLOF, MOEDER- EN VADERSCHAPSVERLOF, OUDERSCHAPSVERLOF EN ANDER BUITENGEWOON VERLOF

BIJLAGE IX ADMINISTRATIEF ONDERZOEK, TUCHTONDERZOEK EN TUCHTMAATREGELEN

BIJLAGE X COMMISSIE VAN BEROEP

PERSONEELSREGLEMENT VAN HET INSTITUUT VOOR VEILIGHEIDSSTUDIES VAN DE EUROPESE UNIE

PREAMBULE

Het Instituut voor veiligheidsstudies is een agentschap van de Europese Unie, aangesloten bij de gecoördineerde organisaties.

Artikel 1

Toepassingsgebied

1. Dit personeelsreglement is van toepassing op personeel dat op grond van een overeenkomst is aangeworven door het Instituut voor veiligheidsstudies van de Europese Unie („het Instituut”), behoudens andersluidend besluit van het bestuur ten aanzien van het niet in een rang ingedeelde personeel (de directeur).

2. Voor de toepassing van dit personeelsreglement heeft de term „werknemer” betrekking op de volgende natuurlijke personen:

a) personeelsleden die een overeenkomst met het Instituut hebben gesloten en die begrotingsposten bezetten in de jaarlijks aan de begroting van het Instituut gehechte personeelsformatie („arbeidscontractanten”); en

b) tijdelijke personeelsleden met een overeenkomst met het Instituut.

Ad hoc betaalde deskundigen en stagiairs zijn geen werknemers van het Instituut en vallen onder de specifieke bepalingen van titel IV.

3. In de aan de begroting van het Instituut gehechte personeelsformatie wordt het aantal arbeidscontractanten in elke categorie en rang vermeld.

Posten voor arbeidscontractanten zijn posten die verband houden met de kerntaken van het Instituut en met taken van permanente aard.

4. Iedere bepaling in dit personeelsreglement waarin naar een persoon van het mannelijk geslacht wordt verwezen, geldt eveneens voor personen van het vrouwelijk geslacht en vice versa, tenzij uit de context duidelijk anders blijkt.

5. Gedetailleerde bepalingen voor de toepassing van dit personeelsreglement worden, waar nodig, vastgelegd in door de directeur vast te stellen uitvoeringsbepalingen. Het bestuur wordt naar behoren geïnformeerd vooraleer dergelijke uitvoeringsbepalingen worden vastgesteld.

De directeur mag een deel van zijn gezag en zijn handtekening delegeren voor het dagelijks bestuur van aangelegenheden die onder het toepassingsgebied van dit personeelsreglement vallen.

TITEL I

BEPALINGEN VAN TOEPASSING OP ALLE WERKNEMERS

Artikel 2

De werknemers staan onder het gezag van de directeur en zijn aan de directeur verantwoording verschuldigd voor de uitoefening van hun functie. Zij verbinden zich ertoe hun functie met de grootst mogelijke nauwgezetheid en plichtsbetrachting uit te oefenen.

Bij het uitvoeren van hun taken en in hun gedrag hebben de werknemers uitsluitend de belangen van het Instituut voor ogen. Zij voeren in alle loyaliteit en discretie en naar eer en geweten de functies uit die hun in hun hoedanigheid van werknemer zijn toevertrouwd. Zij vragen noch aanvaarden aanwijzingen van enige regering of van enig gezag, enige organisatie of persoon buiten het Instituut.

De werknemers gedragen zich onder alle omstandigheden op een wijze die past bij hun hoedanigheid van vertegenwoordiger van het Instituut. Zij onthouden zich van iedere handeling of activiteit die op enigerlei wijze afbreuk kan doen aan de waardigheid van hun functie, of de goede naam van het Instituut.

De werknemers kunnen gehouden zijn het Instituut geheel of ten dele schadeloos te stellen voor elk financieel verlies dat het heeft geleden door hun nalatigheid of opzettelijke niet-naleving van een door het bestuur of de directeur goedgekeurd reglement of goedgekeurde procedure.

De Commissie van beroep heeft rechtsmacht in geschillen die rijzen als gevolg van deze bepaling.

a) Bij hun indiensttreding nemen de werknemers kennis van de beveiligingsvoorschriften van het Instituut.

b) Voor alle werknemers, bursalen en stagairs kan een veiligheidsmachtiging vereist worden om tijdens de uitvoering van hun takentoegang te hebben tot gerubriceerde documenten. Het verzoek tot dergelijke machtiging wordt door de beveiligingsfunctionaris van het Instituut gericht aan de bevoegde autoriteiten. In afwachting van de afgifte van de veiligheidsmachtiging, kan door de directeur een tijdelijke vergunning voor het werken met gerubriceerde documenten worden verleend.

c) De personeelsleden stellen de beveiligingsfunctionaris onmiddellijk in kennis van elk geval waarin verlies of openbaarmaking van een gerubriceerd document wordt vermoed.

Het Instituut verleent bijstand aan werknemers die, uit hoofde van hun hoedanigheid of werkelijke taken bij het Instituut en buiten hun schuld, het slachtoffer zijn van bedreigingen, beschimpingen, smaad of agressie. De geleden materiële schade kan op de volgende voorwaarden worden vergoed:

a) de werknemer heeft de betrokken schade niet met opzet of uit nalatigheid uitgelokt;

b) hij heeft geen vergoeding van de schade verkregen en kan er geen krijgen;

c) werknemers subrogeren het Instituut in hun rechten tegenover derden, met name tegenover de verzekeringsmaatschappijen.

Elk besluit hieromtrent dat gevolgen heeft voor het optreden of de financiën van het Instituut, wordt genomen door de directeur, die over een discretionaire beoordelingsbevoegdheid beschikt ten aanzien van de omstandigheden, de vorm van de te verlenen bijstand, en, in voorkomend geval, het bedrag van de te verlenen schadevergoeding. Het bestuur wordt naar behoren op de hoogte gebracht van elk besluit uit hoofde van dit lid.

Alle rechten, met inbegrip van de titel-, auteurs- en octrooirechten inzake de door een werknemer in de uitoefening van zijn officiële functie verrichte werkzaamheden, komen van rechtswege toe aan het Instituut.

a) Een werknemer bezet geen post of heeft geen regelmatige of betaalde betrekking buiten het Instituut zonder toestemming van de directeur.

b) Een werknemer mag, zonder toestemming van de directeur, generlei eerbewijs, onderscheiding, gunst, gift of beloning van een regering of wie dan ook buiten het Instituut aanvaarden, behalve wegens vóór zijn aanstelling bewezen diensten of wegens diensten welke gedurende een buitengewoon verlof in verband met militaire dienst of andere nationale dienst uit hoofde van die dienst zijn bewezen.

c) De werknemers onthouden zich van elk openbaar optreden dat of elke verklaring of publicatie die onverenigbaar is met de taken of verplichtingen van een internationaal ambtenaar of gevolgen voor de morele of materiële verantwoordelijkheid van het Instituut kan hebben.

d) Een werknemer heeft niet direct of indirect belangen in een commerciële onderneming die, uit de aard der zaak, de onafhankelijkheid van de werknemer bij de vervulling van zijn taken in het Instituut in gevaar zouden kunnen brengen.

e) De taken van senior-analisten omvatten het aanknopen van relaties met externe organen en personen; senior-analisten mogen daarom, na de instemming van de directeur te hebben verkregen, lezingen geven, mededelingen aan de pers doen en publiceren.

f) Indien de echtgenoot of de geregistreerde partner van een werknemer een winstgevende beroepsactiviteit uitoefent, stelt de werknemer de directeur hiervan in kennis. Indien blijkt dat deze bezigheid onverenigbaar is met die van de werknemer en indien laatstgenoemde er niet voor kan instaan dat aan deze bezigheid binnen een bepaalde termijn een einde wordt gemaakt, beslist de directeur, na een gesprek met de werknemer en na advies van het personeelscomité te hebben gevraagd, of de werknemer op zijn post mag blijven.

a) Een werknemer die zich kandidaat wil stellen voor een openbare of politieke opdracht of functie, meldt dit aan de directeur.

b) Een werknemer die zich kandidaat wil stellen voor een openbare of politieke opdracht of functie, krijgt onbetaald verlof vanaf de datum waarop hij verklaart zijn verkiezingscampagne te beginnen.

c) Indien hij wordt gekozen, verzoekt de werknemer om beëindiging van de overeenkomst. Die beëindiging geeft geen recht op een ontslagvergoeding.

d) Indien de werknemer de functie of opdracht niet aanvaardt, heeft hij het recht zijn post weer te bezetten, in dezelfde rang en met dezelfde anciënniteit, of hetzelfde salaris voor tijdelijk personeel, die/dat de werknemer genoot op de datum waarop het onbetaald verlof aanving.

e) Voor de duur van het onbetaald verlof worden de toename van de anciënniteit en de opbouw van de pensioenrechten onderbroken. Indien een arbeidscontractant evenwel aantoont dat hij geen pensioenrechten via een andere pensioenregeling kan verkrijgen, kan die arbeidscontractant een verzoek indienen om verdere pensioenrechten te blijven verwerven, op voorwaarde dat hij de bijbehorende bijdragen, zowel de zijne als die van de werkgever, betaalt.

TITEL II

BEPALINGEN VAN TOEPASSING OP ARBEIDSCONTRACTANTEN

HOOFDSTUK I

Voorrechten en immuniteiten

Artikel 3

De voorrechten en immuniteiten die de arbeidscontractanten genieten, zijn toegekend in het belang van het Instituut en niet om persoonlijke redenen. Deze voorrechten en immuniteiten mogen niet worden gebruikt om particuliere verplichtingen te vermijden en evenmin als excuus om geldende nationale wetten of politieverordeningen niet na te leven.

Wanneer deze voorrechten en immuniteiten in het geding zijn, stelt de betrokken arbeidscontractant de directeur hiervan onverwijld op de hoogte. In geval van overtreding van de plaatselijke wetgeving kan de directeur, indien hij dat noodzakelijk acht, besluiten de voorrechten en immuniteiten op te heffen.

HOOFDSTUK II

Aanwerving en duur van de aanstelling

Artikel 4

Aanwerving

1. Vacatures worden vastgesteld door de directeur, behalve voor de functie van directeur. Het Instituut maakt deze vacatures bekend.

2. Arbeidscontractanten worden door de directeur aangesteld op grond van verdienste en via eerlijke en transparante vergelijkende onderzoeken.

3. De aanwerving van arbeidscontractanten is beperkt tot onderdanen van de lidstaten van de Europese Unie.

4. De kandidaat moet aantonen over een grondige kennis van een van de talen van de Europese Unie te beschikken en van voldoende kennis van een andere taal van de Europese Unie, voor zover zulks nodig is voor de uitoefening van zijn taken.

5. De arbeidscontractanten waarop dit reglement van toepassing is, worden ingedeeld overeenkomstig de categorieën en rangen van de gecoördineerde organisaties.

6. De arbeidscontractanten worden aangesteld in de eerste salaristrap van de bij hun functie behorende rang. De directeur kan evenwel een hogere salaristrap toekennen indien de omstandigheden dat rechtvaardigen.

7. De directeur stelt nadere regels vast voor de toepassing van dit artikel.

Artikel 5

Leeftijdsgrens voor het uitoefenen van een functie

De leeftijdsgrens voor het uitoefenen van een functie is het eind van de maand waarin het personeelslid de leeftijd van 65 jaar bereikt. De directeur kan toestaan dat in het belang van de dienst voor ten hoogste twaalf maanden van deze bepaling wordt afgeweken.

Artikel 6

Medisch onderzoek

1. Voorafgaand aan de indienstneming ondergaat een arbeidscontractant een medisch onderzoek door een door het Instituut goedgekeurd medisch centrum, dat verklaart dat hij aan de voor de uitoefening van de functie gestelde eisen van lichamelijke geschiktheid voldoet.

2. Arbeidscontractanten ondergaan elk jaar een medisch controleonderzoek.

3. Een door het Instituut goedgekeurd medisch centrum verstrekt deskundig advies aan de directeur in geval van eventuele ongeschiktheid van de arbeidscontractant om zijn functie te blijven uitoefenen.

4. Indien het in de leden 1 en 3 bedoelde medisch onderzoek tot een negatief medisch advies heeft geleid, kan de kandidaat of de arbeidscontractant binnen 20 dagen nadat het Instituut hem daarvan in kennis heeft gesteld, verzoeken om zijn geval ter beoordeling voor te leggen aan een medische commissie die is samengesteld uit drie artsen: één gekozen door de directeur, één gekozen door de arbeidscontractant en één gekozen door de twee andere artsen.

De medische commissie hoort de arts die het eerste negatieve advies heeft uitgebracht. Wanneer de medische commissie de negatieve conclusie bevestigt van het medisch onderzoek als bedoeld in:

a) lid 1, komen de honoraria en de bijkomende kosten voor 50 % ten laste van de kandidaat;

b) lid 3, tracht het Instituut in eerste instantie een post voor de werknemer te vinden die passend is, gelet op zijn gesteldheid. Indien dit niet mogelijk is, zegt het Instituut de overeenkomst op met een termijn van zes maanden en wordt de invaliditeitscommissie bijeengeroepen om het recht op invaliditeitspensioen vast te stellen overeenkomstig de in het algemeen pensioenreglement neergelegde voorwaarden.

Artikel 7

Benoemingen

Arbeidsovereenkomsten hebben een looptijd van drie jaar. De directeur kan de arbeidsovereenkomst met gelijke of voor kortere perioden verlengen. De arbeidscontractant wordt ten minste zes maanden vóór het verstrijken van zijn arbeidsovereenkomst verwittigd of zijn overeenkomst voor nog een periode wordt verlengd.

Het totaal aantal arbeidsovereenkomsten dat aan senior-analisten wordt aangeboden, bestrijkt maximaal vijf jaar. Voor alle andere personeelsleden bedraagt de maximale looptijd negen jaar. In uitzonderlijke gevallen kan de directeur de arbeidsovereenkomst na de reglementaire negen jaar met een periode van minder dan twaalf maanden verlengen in het belang van de dienst.

Voor arbeidscontractanten die op 1 augustus 2016 reeds tien pensioenjaren hebben opgebouwd in het kader van de pensioenregelingen van de gecoördineerde organisaties, gelden geen beperkingen wat betreft de totale looptijd van hun arbeidsovereenkomsten.

Voor arbeidscontractanten die een lopende arbeidsovereenkomst hebben op 1 augustus 2016 en die bij het voltooien van die overeenkomst meer dan negen jaar ononderbroken dienst voor het Instituut zal hebben opgebouwd, wordt die overeenkomst bij het bereiken van tien jaar ononderbroken dienst beschouwd als zijnde van onbepaalde duur.

a) Iedere initiële overeenkomst omvat een proeftijd van negen maanden die ingaat op de datum van indiensttreding.

b) Wanneer een arbeidscontractant tijdens zijn proeftijd wegens ziekte of ongeval gedurende ten minste één maand verhinderd is zijn werkzaamheden te verrichten, kan de directeur de proeftijd met een overeenkomstige periode verlengen.

c) Eén maand voor het einde van de proeftijd van de arbeidscontractant wordt een beoordelingsrapport opgesteld over zijn geschiktheid voor het vervullen van de aan zijn functie verbonden taken, zijn prestaties en zijn gedrag in de dienst. Het beoordelingsrapport wordt ter kennis van de arbeidscontractant gebracht.

d) Een arbeidscontractant die zich niet voldoende geschikt heeft getoond om handhaving in zijn functie te rechtvaardigen, wordt ontslagen.

e) Over een arbeidscontractant die duidelijk ongeschikt blijkt te zijn, kan op ieder moment van de proeftijd een rapport worden opgesteld. Dit rapport wordt ter kennis van de arbeidscontractant gebracht.

f) Op grond van dat rapport kan de directeur besluiten de arbeidscontractant vóór het verstrijken van de proeftijd te ontslaan met inachtneming van een opzegtermijn van één maand. De diensttijd mag echter niet langer duren dan de normale proeftijd.

g) Een arbeidscontractant die tijdens de proeftijd naar aanleiding van een negatief rapport wordt ontslagen, heeft geen recht op een ontslagvergoeding.

h) De proeftijd maakt een integrerend deel uit van de looptijd van de initiële arbeidsovereenkomst. Hij wordt meegeteld voor de opbouw van anciënniteits- en pensioenrechten.

a) Het Instituut kan besluiten arbeidsovereenkomsten te beëindigen of niet te verlengen in de volgende omstandigheden: i) op het in de overeenkomst bepaalde tijdstip; ii) naar aanleiding van de schrapping van de door de arbeidscontractant bezette begrotingspost, of indien de aan de post van de arbeidscontractant verbonden taken zodanig worden gewijzigd dat hij niet langer over de nodige kwalificaties en ervaring voor de functie beschikt; iii) onvoldoende beroepsbekwaamheid van de arbeidscontractant voor zijn functie, naar behoren binnen zes maanden geconstateerd in twee opeenvolgende beoordelingen, in overeenstemming met de artikelen 24, lid 3, en 26, lid 4; iv) tijdens de looptijd van de overeenkomst opgetreden lichamelijke ongeschiktheid van de arbeidscontractant, die is bevestigd door de invaliditeitscommissie ingevolge artikel 6, lid 4; v) de lidstaat waarvan de arbeidscontractant onderdaan is, heeft zich teruggetrokken uit het bestuur; vi) de standplaats wordt verplaatst naar een locatie op meer dan 100 km van de plaats waar de arbeidscontractant is aangeworven, en de arbeidscontractant weigert de overplaatsing; vii) ingevolge een tuchtprocedure waarbij de schuld of de verantwoordelijkheid van de arbeidscontractant is komen vast te staan, overeenkomstig het bepaalde in hoofdstuk VII. In de onder i) tot en met vi) genoemde gevallen worden de arbeidsovereenkomsten beëindigd of niet verlengd met een opzegtermijn van zes maanden. In het onder vii) genoemde geval bedraagt de opzegtermijn één maand.

b) De arbeidscontractant kan zijn overeenkomst zelf beëindigen met een opzegtermijn van drie maanden om ongeacht welke persoonlijke redenen, die hij niet hoeft bekend te maken.

Behalve in geval van beëindiging op tuchtrechtelijke gronden leidt het beëindigen of niet verlengen van een overeenkomst door het Instituut tot een ontslagvergoeding op de in bijlage I genoemde voorwaarden.

Indien het belang van de dienst zulks vereist, kan de in lid 3, onder a), genoemde opzegtermijn worden verkort. In dat geval heeft de arbeidscontractant recht op uitbetaling van een aanvullend bedrag, dat gelijk is aan het salaris en de toelagen die hij zou hebben ontvangen tussen de datum waarop zijn overeenkomst daadwerkelijk wordt beëindigd en de einddatum van een opzegtermijn van zes maanden.

Deze bepalingen gelden niet wanneer de arbeidsovereenkomst op tuchtrechtelijke gronden wordt beëindigd.

HOOFDSTUK III

Salaris en toelagen

Artikel 8

Algemene bepalingen

1. De aan de arbeidscontractanten van het Instituut betaalde bezoldiging bestaat uit het basissalaris, de ontheemdingstoelage en de gezinstoelagen en andere toelagen van sociale aard.

Op deze bezoldiging worden de bijdragen en heffingen ingehouden die de arbeidscontractant verschuldigd is op grond van de interne belasting-, pensioen- en socialezekerheidsregelingen.

De rekeningen-courant van de arbeidscontractanten worden uiterlijk in de loop van de laatste werkweek van de maand voor het te ontvangen bedrag gecrediteerd.

De arbeidscontractanten moeten het Instituut onverwijld informeren over eventuele wijzigingen in hun persoonlijke omstandigheden die financiële gevolgen kunnen hebben. Deze wijzigingen worden met terugwerkende kracht in aanmerking genomen voor de bezoldiging van de maand volgend op die van de kennisgeving aan de administratie van het Instituut.

2. Alle onverschuldigd betaalde bedragen worden door de arbeidscontractant aan het Instituut terugbetaald.

Het recht van het Instituut om onverschuldigde betalingen terug te vorderen vervalt twee jaar na de datum waarop het Instituut tot de bevinding komt dat de betaling onverschuldigd was. Wanneer er vorderingen jegens een arbeidscontractant openstaan wegens onverschuldigde betalingen, geschiedt terugvordering door inhoudingen op de maandelijkse of andere aan de betrokken persoon verschuldigde betalingen, rekening houdend met zijn sociale en financiële situatie. Vorderingen tegen het Instituut voor de betaling van salarissen, vergoedingen, toelagen, uitkeringen of andere bedragen die voortvloeien uit de toepassing van dit reglement, vervallen twee jaar na de datum waarop de betaling verschuldigd zou zijn geweest of, indien zij niet samenvallen, de datum waarop de werknemer vernam of had moeten weten dat de betaling verschuldigd was.

Artikel 9

Basissalaris

Het netto basissalaris is gelijk aan het bedrag dat voor de rang en de salaristrap van de arbeidscontractant wordt vermeld in de salarisschaal die ieder jaar door het bestuur wordt goedgekeurd op basis van een voorstel van het gecoördineerde comité voor beloningen.

Het bruto basissalaris is gelijk aan het netto basissalaris en het door die arbeidscontractant verschuldigde bedrag aan interne belasting.

Artikel 10

Ontheemdingstoelage

Er wordt een ontheemdingstoelage betaald aan arbeidscontractanten die bij hun initiële aanstelling niet de nationaliteit hebben van de staat op het grondgebied waarvan hun permanente standplaats zich bevindt, en die vóór hun indienstneming door het Instituut niet langer dan drie jaar hun vaste verblijfplaats op dat grondgebied hebben gehad.

De toelage is niet langer verschuldigd wanneer een arbeidscontractant overgeplaatst wordt naar het land waarvan hij de nationaliteit heeft.

De hoogte van de toelage wordt vastgesteld overeenkomstig het bepaalde in bijlage II, punt 1, onder a).

Indien een personeelslid door het Instituut wordt aangesteld onmiddellijk nadat hij in het land waar hij zijn functie uitoefent in dienst is geweest van een andere internationale organisatie of een instantie, wordt rekening gehouden met de dienstjaren bij zijn vorige werkgever voor de bepaling van het recht op de toelage en de hoogte daarvan.

a) Arbeidscontractanten ontvangen een ontheemdingstoelage indien zij bij hun benoeming door het Instituut: i) geen onderdanen van de gaststaat zijn; ii) minder dan één jaar ononderbroken op het grondgebied van de gaststaat hebben gewoond; eerdere dienstjaren bij hun eigen overheid of voor andere internationale organisaties worden hiervoor buiten beschouwing gelaten; iii) internationaal van buiten de gecoördineerde organisaties of daarbij aangesloten organisaties, of van buiten het land van de standplaats zijn aangeworven; en iv) zijn aangeworven uit een plaats die te ver af is om van en naar de standplaats te kunnen pendelen. Een plaats als bedoeld onder a), punt iv) ligt buiten het gebied met een straal van 100 km vanaf de standplaats.

b) Indien een arbeidscontractant die recht heeft op de ontheemdingstoelage in dienst treedt in een standplaats waar hij niet voldoet aan de vier onder a) bedoelde criteria, verliest hij het recht op de ontheemdingstoelage.

c) Indien een arbeidscontractant die geen recht heeft op de ontheemdingstoelage in dienst treedt in een standplaats waar hij wel voldoet aan deze vier criteria, ontstaat het recht op de ontheemdingstoelage.

d) De bepalingen van lid 2, onder a), punten iii) en iv), zijn niet van toepassing wanneer een arbeidscontractant die in dienst van een gecoördineerde organisatie of een daarbij aangesloten organisatie is geweest en recht heeft op de ontheemdingstoelage in dienst treedt bij het Instituut in hetzelfde land, of wanneer een personeelslid van een andere internationale organisatie of een lid van de instanties of strijdkrachten van het land van oorsprong in dienst treedt bij het Instituut zonder daarvoor naar een ander land te verhuizen.

e) Verifiëring van het recht i) Een arbeidscontractant heeft geen recht op de ontheemdingstoelage, de bijbehorende schooltoelage en het bijbehorende thuisverlof wanneer enige plaats op de grens van het land waarvan hij onderdaan is, binnen een straal van 100 km van de standplaats ligt, tenzij hij aantoont dat hij zijn feitelijke en vaste verblijfplaats heeft gevestigd in het land waar hij werkt, of, bij uitzondering en onder voorbehoud van instemming van de directeur, aantoont dat hij deze in een ander land heeft waarvan hij geen onderdaan is, zulks rekening houdend met zijn gezinssituatie. ii) Arbeidscontractanten die de ontheemdingstoelage ontvangen, stellen het Instituut in kennis van elke wijziging in hun verblijfplaats. iii) Onder bijzondere omstandigheden en om gegronde en toereikende redenen kan de directeur een uitzondering maken op de bepaling in punt i).

f) Overige toelagen Het feit dat de ontheemdingstoelage tot nul wordt verlaagd, laat het recht van de arbeidscontractant op de schooltoelage of thuisverlof onverlet.

g) Het bedrag van de toelage wordt vastgesteld overeenkomstig het bepaalde in bijlage II, punt 1, onder b).

Artikel 11

Gezinstoelage en toelagen van sociale aard

Indien het gecoördineerde comité voor beloningen een aanbeveling doet met betrekking tot de gezinstoelage en toelagen van sociale aard, wordt de Raad geraadpleegd over de mogelijkheid om deze aan te nemen door wijziging van dit personeelsreglement.

De uit hoofde van dit artikel toegekende toelagen en soortgelijke toelagen waarop een echtpaar of een niet gehuwde arbeidscontractant uit een andere bron recht heeft, kunnen niet worden gecumuleerd.

Elke arbeidscontractant, diens echtgeno(o)t(e), personen ten laste of geregistreerde partner die uit andere nationale of internationale bronnen een toelage ontvangt die gelijkwaardig is aan de in dit artikel genoemde toelagen, of daarop recht heeft, moet de administratie van het Instituut daarover informeren, opdat die toelage in mindering wordt gebracht op de hem door het Instituut toegekende toelagen.

De administratie van het Instituut mag alle officiële stukken verlangen of doen opvragen die zij noodzakelijk acht voor de vaststelling van het recht op een eventuele toelage.

a) Een kostwinnerstoelage wordt toegekend en maandelijks betaald aan elke arbeidscontractant die: i) gehuwd is; ii) weduwnaar, uit de echt gescheiden, wettelijk gescheiden of ongehuwd is, en die ten minste één persoon ten laste heeft in de zin van het bepaalde in bijlage III bij dit reglement; iii) een geregistreerd partnerschap buiten het huwelijk heeft gesloten, op voorwaarde dat: — een officieel document wordt overgelegd dat door een bevoegde autoriteit van een lidstaat als zodanig is erkend en waaruit het geregistreerde partnerschap blijkt; — geen van de partners gehuwd is of een ander partnerschap buiten het huwelijk heeft gesloten; en — geen van de volgende verwantschapsbetrekkingen tussen de partners bestaat: ouder en kind, grootouder en kleinkind, broer en zuster, tante of oom en neef of nicht, schoonzoon of schoondochter.

b) De kostwinnerstoelage is gelijk aan 6 % van het netto basissalaris.

c) In de onderstaande gevallen: i) een gehuwde arbeidscontractant die geen personen ten laste heeft maar van wie de echtgeno(o)t(e) een bezoldigde beroepsbezigheid uitoefent; of ii) een arbeidscontractant die een geregistreerd partnerschap buiten het huwelijk heeft gesloten, als bedoeld in punt a), onder iii), en die geen personen ten laste heeft, maar van wie de partner een bezoldigde beroepsbezigheid uitoefent; is de kostwinnerstoelage gelijk aan het verschil tussen het netto basissalaris voor rang B 3, salaristrap 1, verhoogd met de toelage waarop de arbeidscontractant theoretisch recht heeft, enerzijds, en het bedrag van de beroepsinkomsten van de echtgeno(o)t(e) of geregistreerde partner, anderzijds. Indien laatstgenoemd bedrag gelijk is aan of hoger is dan het eerstgenoemde, wordt er geen toelage betaald.

d) De kostwinnerstoelage wordt niet betaald aan een arbeidscontractant van wie de echtgeno(o)t(e) of geregistreerde partner zelf arbeidscontractant van het Instituut is of een lid is van een gecoördineerde organisatie of een daarbij aangesloten organisatie en een hoger basissalaris dan de betrokken arbeidscontractant ontvangt.

a) Een toelage wordt toegekend en maandelijks betaald aan de arbeidscontractant die grotendeels en gedurig voorziet in het onderhoud van kinderen of andere personen ten laste als bepaald in bijlage III.

b) Die toelage is een vast bedrag voor elke persoon ten laste, en wordt vermeld in de salarisschaal die elk jaar door het bestuur wordt goedgekeurd op basis van een voorstel van het gecoördineerde comité voor beloningen.

c) De toelage wordt, in geval van echtgenoten of geregistreerde partners die beiden bij het Instituut of een gecoördineerde organisatie werken, betaald aan de echtgeno(o)t(e) of partner die de kostwinnerstoelage of een gelijkwaardige toelage ontvangt.

De definities en de toekenningsvoorwaarden voor de toelage voor kinderen of andere personen ten laste zijn uiteengezet in bijlage III.

a) Er wordt een schooltoelage toegekend aan arbeidscontractanten die een kostwinnerstoelage ontvangen en van wie het kind ten laste, in de zin van het bepaalde in bijlage III, ten minste vijf jaar oud is en voltijds schoolgaat in een instelling voor regulier basisonderwijs, middelbaar onderwijs of hoger onderwijs. Basisonderwijs omvat niet kleuterscholen en daarmee gelijkgesteld onderwijs.

b) De schooltoelage is gelijk aan tweemaal het bedrag van de kindertoelage. De toelage wordt, na overlegging van de bewijsstukken, voor ieder ten laste komend kind in één keer aan het begin van het schooljaar uitgekeerd.

c) Voor arbeidscontractanten die: i) recht hebben op een ontheemdingstoelage en wiens standplaats ten minste 50 km verwijderd is van: — een Europese school; of — een hogeronderwijsinstelling van het land waarvan hij onderdaan is of waar de voornaamste onderwijstaal zijn moedertaal is, tenzij er in het land waarvan hij onderdaan is geen instellingen van dien aard zijn of het kind een hogeronderwijsinstelling bezoekt in een ander land dan dat van de standplaats van de arbeidscontractant; of ii) kunnen aantonen dat het noodzakelijk is hun kind ten laste in te schrijven bij een onderwijsinstelling die een bepaalde taal aanbiedt en waar het kind om deugdelijk gemotiveerde dwingende pedagogische redenen onderwijs volgt; bedraagt de hoogte van de schooltoelage niet meer dan het dubbele van de kindertoelage, die maandelijks na overlegging van de bewijsstukken wordt uitgekeerd. Het recht op de schooltoelage gaat in op de eerste dag van de maand waarin het kind voor het eerst een van de onder i) of ii) bedoelde onderwijsinstellingen bezoekt, en eindigt aan het einde van de maand waarin het zijn opleiding voltooit of, indien dat eerder is, aan het einde van de maand waarin het de leeftijd van 26 jaar bereikt.

a) De toelage voor gehandicapte kinderen of andere gehandicapte personen ten laste wordt toegekend en maandelijks uitgekeerd aan iedere arbeidscontractant die grotendeels en gedurig voorziet in het onderhoud van een gehandicapt kind of een andere gehandicapte persoon ten laste. Het kind of de andere persoon ten laste moet voldoen aan de in bijlage III bepaalde criteria en voorwaarden.

b) De regels voor de toekenning en uitkering van deze toelage zijn bepaald in bijlage IV.

a) Een huisvestingstoelage wordt maandelijks uitgekeerd aan de arbeidscontractanten van de rangen B, C en A1, die wonen in een woning waarvan zij huurder of onderhuurder zijn en die aan de betaling van hun huur, met uitsluiting van alle huishoudelijke lasten die in het land van verblijf worden beschouwd als voor rekening van de huurder, een deel van hun bezoldiging besteden dat een bepaald forfaitair bedrag overschrijdt.

b) De berekeningswijze van deze toelage is bepaald in bijlage V.

c) Arbeidscontractanten die een huisvestingstoelage ontvangen, brengen iedere wijziging van hun situatie die verandering zou kunnen brengen in hun recht op de toelage of het bedrag daarvan, onmiddellijk ter kennis van het Instituut.

Artikel 12

Plaatsvervangerstoelage

Een arbeidscontractant kan worden aangewezen om tijdelijk een ambt te vervullen in een hogere rang dan zijn huidige rang. Aan het begin van de tweede maand van zijn tijdelijke ambt ontvangt de arbeidscontractant een aanvullende toelage, gelijk aan het verschil tussen de bezoldiging verbonden aan zijn huidige rang en salaristrap en de bezoldiging van de eerste stap van de rang van het ambt dat hij tijdelijk vervult.

Een ambt kan ten hoogste gedurende één jaar tijdelijk worden vervuld, behalve wanneer het, direct of indirect, gaat om vervanging van een arbeidscontractant die is gedetacheerd of wegens langdurig ziekteverlof afwezig is.

Artikel 13

Inrichtingstoelage

a) Arbeidscontractanten hebben recht op een inrichtingstoelage indien zij, op het moment van hun benoeming van ten minste één jaar of van hun overplaatsing naar een andere standplaats voor ten minste één jaar, hun feitelijke en vaste verblijfplaats hebben op meer dan 100 km van de hun toegewezen standplaats en met behulp van de benodigde documentatie kunnen aantonen en staven dat zij hun verblijfsplaats hebben gewijzigd om in dienst te kunnen treden.

b) Arbeidscontractanten die voldoen aan de voorwaarden van lid 1, onder a), maar in dienst worden genomen voor minder dan één jaar, en wier benoeming of opeenvolgende benoemingen worden verlengd tot meer dan één jaar, komen eveneens in aanmerking voor de inrichtingstoelage.

Voor arbeidscontractanten die geen recht hebben op de ontheemdingstoelage is het basisbedrag gelijk aan het maandelijkse basissalaris, met een plafond van 2 000 EUR (Brussel); dit bedrag wordt aan de hand van de door het gecoördineerde comité voor beloningen opgestelde en bijgewerkte tabellen aangepast aan de koopkrachtpariteit in het land van de standplaats, zodat wordt gewaarborgd dat het bedrag van de toelage even hoog is, ongeacht het land van de standplaats.

Voor arbeidscontractanten die wel recht hebben op de ontheemdingstoelage is het basisbedrag gelijk aan het maandelijkse basissalaris, met een plafond van 5 500 EUR (Brussel); dit bedrag wordt aan de hand van de door het gecoördineerde comité voor beloningen opgestelde en bijgewerkte tabellen aangepast aan de koopkrachtpariteit in het land van de standplaats, zodat wordt gewaarborgd dat het bedrag van de toelage overal even hoog is, ongeacht het land van de standplaats.

Het basisbedrag van de arbeidscontractant wordt verhoogd met een toeslag voor personen ten laste ten belope van 20 % als hij getrouwd is, of, indien hij niet getrouwd is, voor de eerste persoon ten laste. Voor elke andere persoon ten laste wordt het basisbedrag met 10 % verhoogd. De toeslag voor personen ten laste bedraagt ten hoogste 100 % van het basisbedrag.

Een mobiliteitstoeslag wordt toegekend aan arbeidscontractanten die hun feitelijke en vaste verblijfplaats verleggen naar een standplaats die op meer dan 100 km afstand gelegen is, als gevolg van hun overplaatsing voor ten minste één jaar. Deze toeslag bedraagt 75 % van het basisbedrag.

a) De toelage wordt betaald wanneer de arbeidscontractant in dienst treedt of wordt overgeplaatst naar een andere standplaats.

b) De toeslag voor personen ten laste als bedoeld in lid 3, wordt bepaald en uitgekeerd wanneer is aangetoond dat elke persoon op wie deze verhoging betrekking heeft, zijn feitelijke en vaste verblijfplaats heeft in de standplaats van de arbeidscontractant.

c) Een arbeidscontractant die binnen een jaar na zijn benoeming of overplaatsing naar een andere standplaats ontslag neemt, betaalt het deel van de toelage terug dat overeenkomt met de periode tussen het ontslag en het verstrijken van de twaalf maanden.

d) Een arbeidscontractant hoeft de toelage niet terug te betalen indien het Instituut zijn arbeidsovereenkomst binnen een jaar na zijn benoeming of overplaatsing beëindigt. Deze bepaling is echter niet van toepassing indien het Instituut de benoeming beëindigt als gevolg van een tuchtmaatregel; in dat geval betaalt de arbeidscontractant de toelage in zijn geheel terug.

e) Een arbeidscontractant hoeft de toelage niet aan het Instituut terug te betalen indien de arbeidscontractant na de beëindiging van zijn voorgaande aanstelling door het Instituut wordt herbenoemd.

Artikel 14

Inhoudingen

De interne belasting bedraagt 40 % van het basissalaris voor de rang en de salaristrap die op de arbeidscontractant van toepassing is. Deze belasting heeft de vorm van een maandelijkse inhouding en wordt op de salarisstroken vermeld.

Op de bezoldiging van de arbeidscontractanten wordt ten behoeve van de voor de arbeidscontractanten geldende pensioenregeling maandelijks een door de gecoördineerde organisaties vastgestelde pensioenbijdrage, die overeenkomt met een percentage van het netto basissalaris, ingehouden en overgemaakt aan het pensioenreservefonds van het Instituut.

a) Op de bezoldiging van de arbeidscontractanten wordt maandelijks een bedrag ten belope van 5,5 % van het basissalaris aan sociale bijdragen ingehouden. Dat bedrag wordt toegevoegd aan het werkgeversaandeel en overgemaakt aan het inningsorgaan van de plaatselijke sociale zekerheid (URSSAF).

b) In afwijking van punt a), kunnen arbeidscontractanten op het moment van hun indienstneming of op de datum waarop dit punt overeenkomstig het laatste lid van dit punt toepasselijk wordt, kiezen voor aansluiting bij het socialezekerheidsstelsel van het Instituut. Het socialezekerheidsstelsel van het Instituut omvat medische zorg, dekking van arbeidsongeschiktheid/invaliditeit en een levensverzekering. Indien een arbeidscontractant kiest voor aansluiting bij het socialezekerheidsstelsel van het Instituut, wordt op zijn bezoldiging maandelijks een bijdrage aan socialezekerheidsregelingen ingehouden. Die maandelijkse bijdrage beloopt een derde van de bijdragen die aan het socialezekerheidsstelsel van het Instituut dienen te worden betaald. De resterende twee derden komen ten laste van het Instituut. Het percentage van de maandelijkse bijdrage uit de bezoldiging van de arbeidscontractant wordt aan het begin van het jaar in overleg tussen het Instituut en de met de regeling belaste verzekeringsmaatschappij voor de twaalf volgende maanden vastgesteld. Het aandeel van de arbeidscontractant wordt toegevoegd aan het werkgeversaandeel. Dit punt is van toepassing met ingang van en onder voorbehoud van de inwerkingtreding van de bilaterale overeenkomst tussen het Instituut en de bevoegde nationale instanties die de tenuitvoerlegging ervan mogelijk maakt.

Op de bezoldiging van arbeidscontractanten die niet voor aansluiting bij het socialezekerheidsstelsel van het Instituut hebben gekozen, wordt maandelijks een bijdrage aan een aanvullende verzekering ingehouden. Het percentage ervan wordt aan het begin van het jaar in overleg tussen het Instituut en de met de regeling belaste verzekeringsmaatschappij voor de volgende twaalf maanden vastgesteld. Het ingehouden bedrag wordt aan het bedrag van het werkgeversaandeel toegevoegd en aan het eind van het jaar overgemaakt aan de maatschappij die deze verzekering aanbiedt.

Artikel 15

Voorschotten en terugbetaling van voorschotten op het salaris

1. Tenzij de directeur anders besluit kan het hoofd administratie en personeel van het Instituut binnen de grenzen van de beschikbare financiële middelen renteloze voorschotten op salarissen verlenen aan arbeidscontractanten die onvoorziene persoonlijke financiële moeilijkheden hebben.

2. Dit voorschot mag niet meer bedragen dan drie maanden nettobasissalaris.

3. Terugbetaling van deze voorschotten geschiedt door inhouding op de bezoldiging, binnen een termijn van maximaal twaalf maanden, te rekenen vanaf het eind van de maand waarin het voorschot is toegekend.

HOOFDSTUK IV

Reiskosten

Artikel 16

Inrichting en vertrek

1. De arbeidscontractant heeft recht op vergoeding van zijn reiskosten voor zichzelf en de gezinsleden die met hem samenwonen, van de plaats waar hij vóór zijn benoeming werkte naar de standplaats van het Instituut.

2. Hetzelfde recht is van toepassing wanneer de arbeidscontractant de dienst definitief beëindigt en terugkeert naar het land waar hij voor zijn indiensttreding bij het Instituut verbleef of indien de arbeidscontractant verhuist naar een ander land binnen de Europese Economische Ruimte.

3. Terugbetaling gebeurt overeenkomstig afdeling I van bijlage VI.

Artikel 17

Verhuiskosten

1. De arbeidscontractant heeft recht op vergoeding van de kosten voor de verhuizing van de plaats waar hij vóór zijn benoeming werkte naar de standplaats van het Instituut.

Hetzelfde recht is van toepassing wanneer de arbeidscontractant de dienst definitief beëindigt en terugkeert naar het land waar hij voor zijn indiensttreding bij het Instituut verbleef of verhuist naar een ander land binnen de Europese Economische Ruimte.

2. De terugbetaling van de kosten betreft de verhuizing van de persoonlijke inboedel van de arbeidscontractant, met uitzondering van voertuigen, vaartuigen of andere vervoermiddelen.

De terugbetalingen worden gedaan aan de arbeidscontractant, tegen overlegging door de betrokkene van een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van de nota. De verhuizing mag rechtstreeks door het Instituut worden betaald, tegen overlegging van de nota door de verhuisonderneming.

De voorwaarden en nadere bepalingen inzake terugbetaling worden vermeld in bijlage VI.

Artikel 18

Dienstreizen

De arbeidscontractant die bij het Instituut werkzaam is, heeft recht op vergoeding van kosten van officiële dienstreizen die hij in opdracht van de directeur verricht.

De terugbetaling heeft betrekking op de eigenlijke reiskosten en op de verblijfskosten en bijbehorende kosten in de plaats van bestemming van de dienstreis. De voorwaarden, tabellen en nadere bepalingen inzake terugbetaling worden vermeld in bijlage VII.

HOOFDSTUK V

Interne organisatie

Artikel 19

Werkuren

1. De normale arbeidsduur voor alle arbeidscontractanten bedraagt 40 uur per week overeenkomstig een door de directeur vastgesteld algemeen rooster.

2. De directeur kan flexibele werktijden toestaan voor al het personeel of naargelang de persoonlijke situatie van de arbeidscontractant of de specifieke eisen van zijn functie.

3. Wanneer uitzonderlijke omstandigheden, ter beoordeling van de directeur, dat vereisen, kunnen bepaalde arbeidscontractanten verplicht worden tijdens weekends en op feestdagen te werken. In dit geval geven de aldus gewerkte uren recht op compensatie gedurende eenzelfde aantal uren.

Artikel 20

Deeltijdwerk

1. Een arbeidscontractant kan om toestemming voor deeltijdwerk verzoeken. De arbeidstijd moet ten minste 50 % van de wekelijkse werktijd bedragen. Voor de hele periode dat de arbeidscontractant deeltijds werkt, worden zijn bezoldiging en zijn verlofdagen proportioneel verlaagd. Deze proportionele verlaging geldt niet de kostwinnerstoelage, de toelage voor kinderen en andere personen ten laste, de uitkering voor gehandicapt kind en de schooltoelage.

2. Pensioenrechten en -premies kunnen ook proportioneel verlaagd worden. De arbeidscontractant kan echter op zijn verzoek verdere pensioenrechten blijven opbouwen, op voorwaarde dat hij de bijbehorende premies, zowel de zijne als die van de werkgever, betaalt.

3. De directeur kan de in lid 1 bedoelde toestemming verlenen indien het belang van de dienst daardoor niet wordt geschaad. Het Instituut geeft binnen een maand antwoord op het verzoek van de arbeidscontractant.

4. De directeur stelt regels vast voor de toepassing van dit artikel.

Artikel 21

Feestdagen en vrije dagen

De lijst van feestdagen en vrije dagen wordt door de directeur vastgesteld, rekening houdend met de op de standplaats en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde officiële lijst van feestdagen.

Deze dagen worden niet in mindering gebracht op de verlofdagen van arbeidscontractanten.

Indien een of meer van deze feestdagen of vrije dagen op zaterdag of zondag valt, kan de directeur besluiten dat een gelijk aantal werkdagen wordt omgezet in vrije dagen.

Artikel 22

Verlof

Elke arbeidscontractant heeft per kalenderjaar recht op een betaald verlof van 2,5 werkdagen per vervulde dienstmaand. Dit recht geldt per kalenderjaar.

Indien een arbeidscontractant op 31 december zijn vakantieverlof niet volledig heeft opgenomen, kan de directeur toestemming geven om ten hoogste twaalf verlofdagen naar het volgende jaar over te dragen. De overgedragen en niet vóór 31 december van het volgende jaar opgenomen verlofdagen vervallen.

De arbeidscontractant die verlof wenst op te nemen binnen de grenzen van hetgeen hem op grond van punt a) is verleend, moet vooraf toestemming van zijn meerdere of de directeur verkrijgen.

Hiertoe wordt door de administratie van het Instituut een verlofadministratie bijgehouden.

De te volgen procedure wordt beschreven in een door de directeur ondertekende interne nota.

Het bij beëindiging van de dienst niet opgenomen verlof vervalt. Op grond van een schriftelijke verklaring van de directeur waaruit blijkt dat het ongebruikte verlof om redenen van dienstbelang niet volledig kon worden opgenomen, heeft de arbeidscontractant evenwel recht op een compensatie gelijk aan één dertigste van het nettobasissalaris per ongebruikte verlofdag.

a) De directeur kan in gerechtvaardigde, uitzonderlijke persoonlijke omstandigheden op verzoek van een arbeidscontractant verlof zonder bezoldiging toestaan indien dit niet strijdig is met het belang van de dienst. Dit verzoek kan niet worden ingediend vóór het einde van de proeftijd van de arbeidscontractant.

b) De totale duur van dit verlof mag niet meer dan één jaar bedragen. Tijdens de duur van het onbezoldigd verlof, mag de arbeidscontractant geen betaald werk verrichten.

c) Tijdens een periode van onbetaald verlof heeft de arbeidscontractant niet het recht om in een hogere salaristrap te worden geplaatst of te worden bevorderd en worden zijn lidmaatschap van de in de artikelen 8 en 14 bedoelde socialezekerheidsregeling en de dekking van risico's uit hoofde van die regeling geschorst.

Een arbeidscontractant kan evenwel, wanneer hij daartoe uiterlijk in de maand volgende op het begin van het onbetaald verlof een verzoek indient, in aanmerking blijven komen voor de bedoelde dekking, mits hij de bijbehorende premies, zowel de zijne als die van de werkgever, volledig betaalt.

De arbeidscontractant die aantoont geen pensioenrechten via een andere pensioenregeling te kunnen verkrijgen, kan op zijn verzoek verdere pensioenrechten blijven opbouwen, op voorwaarde dat hij de daarmee corresponderende bijdragen, zowel de zijne als die van de werkgever, betaalt.

Naast vakantieverlof wordt buitengewoon verlof, zoals ziekteverlof, moeder- of vaderschapsverlof, ouderschapsverlof of verlof voor persoonlijke omstandigheden, verleend.

De nadere bepalingen en procedures inzake dit verlof staan vermeld in bijlage VIII.

Artikel 23

Verlof in de plaats van herkomst

1. De arbeidscontractant die recht heeft op een ontheemdingstoelage komt in aanmerking voor verlof in de plaats van herkomst voor elke twee jaar dienstverband.

a) Verlof in de plaats van herkomst bedraagt acht werkdagen.

b) Het verlof in de plaats van herkomst kan zes maanden vóór de vervaldatum worden opgenomen. Het moet worden opgenomen binnen zes maanden na het einde van de periode van twee jaar waarin het is opgebouwd, anders vervalt het. Met de datum waarop het verlof in de plaats van herkomst gedurende een bepaalde periode van twee jaar feitelijk wordt opgenomen, wordt geen rekening gehouden bij de bepaling van de datum van het volgende verlof in de plaats van herkomst.

c) Wanneer beide echtgenoten of geregistreerde partners bij het Instituut werkzaam zijn en beiden recht hebben op verlof in de plaats van herkomst, wordt dit aan hen verleend op de volgende voorwaarden: i) indien beider plaats van herkomst zich in hetzelfde land bevindt, heeft elk van hen om de twee jaar recht op verlof in de plaats van herkomst in dit land; ii) indien hun plaatsen van herkomst zich in twee verschillende landen bevinden, heeft elk van hen om de twee jaar recht op verlof in zijn plaats van herkomst; iii) met betrekking tot de kinderen ten hunnen laste en, eventueel, de persoon die deze kinderen begeleidt, heeft elk van hen slechts om de twee jaar recht op verlof in de plaats van herkomst; indien de plaatsen van herkomst van de ouders zich in twee verschillende landen bevinden, kan dit verlof in een van beide landen worden opgenomen.

2. De arbeidscontractant die verlof in de plaats van herkomst opneemt, heeft volgens artikel 18 recht op vergoeding van de reiskosten voor heen- en terugreis voor zichzelf, zijn kinderen en, indien hij de gezinstoelage ontvangt, voor zijn echtgeno(o)t(e) of geregistreerde partner.

3. De arbeidscontractant die ervan afziet verlof in de plaats van herkomst op te nemen, heeft geen recht op compensatie.

4. Verlof in de plaats van herkomst wordt slechts op de volgende voorwaarden verleend:

a) indien de betrokkene zich schriftelijk ertoe verbindt niet zijn ontslag bij het Instituut in te dienen in de zes maanden die volgen op de datum waarop zijn recht op verlof in de plaats van herkomst vervalt, ongeacht de datum waarop hij dit verlof daadwerkelijk opneemt;

b) indien de directe meerdere verklaart dat hij waarschijnlijk niet van de diensten van de arbeidscontractant gebruik zal moeten maken gedurende de in lid 1, punt b), bedoelde periode.

Voorts kan de directeur besluiten dat van dit lid kan worden afgeweken, indien hij van oordeel is dat de strikte toepassing van dit lid voor betrokkene onrechtvaardig zou zijn of tot bijzondere problemen zou leiden.

HOOFDSTUK VI

Beoordeling en bevordering

Artikel 24

Algemene bepalingen

1. Het werk van alle arbeidscontractanten van het Instituut, met uitzondering van de directeur, wordt eenmaal per jaar, vóór 30 september, beoordeeld.

De beoordeling heeft betrekking op de relatieve bekwaamheid van de arbeidscontractanten, en stelt het gezag in staat zich positief over een arbeidscontractant uit te spreken of, in het tegengestelde geval, eenieder op zijn tekortkomingen te wijzen met het oog op het verbetering van zijn functioneren.

2. De evaluatiecriteria worden toegesneden op de verschillende functies en verantwoordelijkheden van de rangen A, B en C.

Elk jaar krijgen personeelsleden een lijst van doelstellingen en criteria waaraan de prestaties worden getoetst.

Deze beoordeling wordt samengevat in een jaarlijks beoordelingsverslag, dat in het persoonlijk dossier van de arbeidscontractant wordt opgenomen.

3. Indien uit het beoordelingsverslag tekortschietende prestaties blijken, kan de directeur na zes maanden om een aanvullend tussentijds verslag verzoeken.

Artikel 25

Procedure

1. De directeur wijst de arbeidscontractanten aan die belast zijn met de voorstellen ter beoordeling van het personeel dat hun geheel of ten dele ondergeschikt is.

2. Iedere arbeidscontractant wordt persoonlijk ontvangen door de arbeidscontractant die verantwoordelijk is voor de beoordeling. Deze evaluatie kan worden aangevuld met een tweede evaluatie op een hoger niveau. De arbeidscontractant neemt kennis van zijn jaarlijkse beoordeling. Hij ondertekent het beoordelingsrapport.

3. De jaarlijkse beoordeling is een administratief besluit voor intern gebruik. Er kan bij geen enkele externe instantie beroep tegen de jaarlijkse beoordeling worden ingesteld.

4. Wanneer alle beoordelingen zijn opgesteld, komen de directeur en het hoofd administratie en personeel bijeen om te beslissen over mogelijke bevorderingen.

Artikel 26

Follow-up van de beoordelingen

1. Een goede beoordeling rechtvaardigt de overgang naar een hogere salaristrap. Een dergelijke bevordering wordt van kracht een jaar nadat het contract van de arbeidscontractant is gesloten, of twee jaar voor arbeidscontractanten met arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd.

2. Een uitzonderlijk goede beoordeling kan een uitzonderlijke overgang naar een volgende salaristrap rechtvaardigen, of zelfs naar de hogere rang indien de begroting deze bevordering toelaat. Die bevorderingen worden van kracht op 1 januari van het jaar volgende op de beoordeling of het tweede jaar voor arbeidscontractanten met arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd.

3. Een ongunstige beoordeling kan rechtvaardigen dat de arbeidscontractant gedurende een extra jaar dezelfde salaristrap behoudt.

4. Twee achtereenvolgende ongunstige beoordelingen kunnen het niet verlengen of beëindigen van de arbeidsovereenkomst rechtvaardigen.

HOOFDSTUK VII

Tuchtmaatregelen

Artikel 27

1. Een arbeidscontractant of gewezen arbeidscontractant die, opzettelijk of uit nalatigheid, de hem door dit personeelsreglement opgelegde verplichtingen niet nakomt, kan een tuchtmaatregel opgelegd krijgen.

2. Wanneer de directeur kennis krijgt van gegevens die het bestaan van een verzuim in de zin van lid 1 doen vermoeden, kan hij een administratief onderzoek instellen teneinde na te gaan of er inderdaad sprake is van een dergelijk verzuim.

3. De regels over het administratief onderzoek, tuchtprocedures en tuchtmaatregelen staan in bijlage IX.

HOOFDSTUK VIII

Beroep en commissie van beroep

Artikel 28

1. Iedere onder dit personeelsreglement vallende persoon kan bij de directeur een verzoek indienen om jegens die persoon een besluit te nemen in aangelegenheden die in dit personeelsreglement aan de orde komen. De directeur brengt zijn met redenen omklede besluit binnen twee maanden na de indiening van dit verzoek ter kennis van de betrokkene. Is bij het verstrijken van deze termijn geen antwoord op het verzoek ontvangen, dan geldt dit als een stilzwijgend besluit tot afwijzing, waartegen een klacht als bedoeld in de volgende leden kan worden ingediend.

2. Iedere onder dit personeelsreglement vallende persoon kan bij de directeur een klacht indienen tegen een voor die persoon nadelige maatregel, hetzij omdat de directeur een besluit heeft genomen, dan wel omdat de directeur een bij dit personeelsreglement verplichte maatregel niet heeft genomen. De klacht moet binnen een termijn van drie maanden worden ingediend. Deze termijn gaat in:

— op de dag van bekendmaking van het besluit, indien het een algemene maatregel betreft;

— op de dag waarop het besluit ter kennis wordt gebracht van degene tot wie het gericht is, doch uiterlijk op de dag waarop de betrokkene ervan kennis krijgt indien het een maatregel van individuele aard betreft; indien evenwel een besluit van individuele aard nadelig is voor een andere persoon dan degene tot wie het gericht is, gaat de termijn voor deze persoon in op de dag waarop die andere persoon van dit besluit kennis krijgt en in geen geval later dan de dag van de bekendmaking ervan;

— op de dag waarop de antwoordtermijn verstrijkt, indien de klacht betrekking heeft op een stilzwijgend besluit tot afwijzing van een krachtens lid 1 ingediend verzoek.

3. De directeur brengt zijn met redenen omklede besluit binnen een maand na de indiening van deze klacht ter kennis van de betrokkene. Is bij het verstrijken van deze termijn geen antwoord op de klacht ontvangen, dan geldt dit als een stilzwijgend besluit tot afwijzing, waartegen een klacht overeenkomstig lid 5 kan worden ingediend.

Bij een negatief antwoord kan de persoon om bemiddeling verzoeken. Deze bemiddeling is niet verplicht.

De bemiddelaar is een bevoegd en onafhankelijk jurist, die door de directeur wordt benoemd voor een termijn van 3 jaar, die verlengd kan worden.

De bemiddelaar ontvangt van de directeur en van de betrokkene alle stukken die hij voor het onderzoek van het geschil nodig acht.

Binnen 15 dagen volgend op de dag waarop het geschil aan hem is voorgelegd, maakt de bemiddelaar zijn conclusies bekend.

De conclusies van de bemiddelaar zijn noch voor de directeur, noch voor de betrokkene bindend.

De kosten van de bemiddeling komen ten laste van het Instituut indien de conclusies door de directeur worden weerlegd; zij komen voor 50 % ten laste van de betrokkene indien deze de conclusies afwijst.

Wanneer de mogelijkheden in eerste aanleg (beroep ad hoc) zijn uitgeput, staat het betrokkene vrij om het geschil te laten beslechten door de Commissie van beroep van het Instituut.

De samenstelling, werking en procedures van deze instantie worden beschreven in bijlage X.

a) De uitspraken van de Commissie van beroep zijn voor beide partijen bindend. Er kan geen beroep tegen worden ingesteld.

b) De Commissie kan de betwiste beslissing nietig verklaren of bevestigen.

c) Daarbij kan de Commissie tevens het Instituut veroordelen tot vergoeding van de reële schade die door de betrokkene is geleden sedert de dag waarop de nietig verklaarde beslissing is ingegaan.

d) Voorts kan zij besluiten dat het Instituut, tot een door de Commissie bepaald maximum, de door eiser gemaakte en aangetoonde kosten en de door de gehoorde getuigen gemaakte vervoers- en verblijfskosten vergoedt. Die kosten worden berekend aan de hand van de bepalingen van artikel 18 en van bijlage VII van dit personeelsreglement.

HOOFDSTUK IX

Pensioenen

Artikel 29

De regels en voorwaarden vervat in het pensioenreglement van het Instituut, overeenkomstig de pensioenregeling van de gecoördineerde organisaties, zijn van toepassing op arbeidscontractanten. De „nieuwe pensioenregeling” van het Instituut is van toepassing op arbeidscontractanten die na 30 juni 2005 in dienst zijn getreden.

HOOFDSTUK X

Detachering van arbeidscontractanten van het instituut

Artikel 30

Een gedetacheerd arbeidscontractant is een arbeidscontractant die, bij besluit van de directeur, in het belang van de dienst is aangewezen voor het tijdelijk vervullen van een ambt buiten het Instituut.

Op detachering in het belang van de dienst zijn de volgende regels van toepassing:

a) het besluit over detachering wordt genomen door de directeur nadat de betrokken arbeidscontractant is gehoord;

b) de duur van de detachering wordt bepaald door de directeur; voor de eerste detacheringen geldt een maximumtermijn van zes maanden, die met ten hoogste zes maanden kan worden verlengd;

c) een gedetacheerd arbeidscontractant heeft recht op een aanvullende toelage, wanneer de totale bezoldiging die is verbonden aan het ambt van zijn detachering, minder bedraagt dan de bezoldiging die hem in zijn rang en salaristrap bij het Instituut toekomt; de arbeidscontractant kan tevens recht hebben op vergoeding van alle met de detachering samenhangende extra kosten, indien deze naar behoren worden gerechtvaardigd;

d) wanneer de detacheringsovereenkomst bepaalt dat het Instituut de bezoldiging van de arbeidscontractant moet doorbetalen gedurende de gehele periode van zijn detachering, en deze laatste recht heeft op de ontheemdingstoelage en tevens uit een andere bron een dagvergoeding ontvangt op grond van de detachering, wordt de ontheemdingstoelage stopgezet;

e) een gedetacheerd arbeidscontractant zet de betaling van de pensioenpremie voort op basis van het salaris voor actieve dienst dat aan zijn rang en salaristrap in het Instituut is verbonden;

f) een gedetacheerd arbeidscontractant blijft in zijn ambt gehandhaafd en behoudt het recht om naar een hogere salaristrap over te gaan en naar een hogere rang te worden bevorderd;

g) indien de overeenkomst van een arbeidscontractant nog loopt na afloop van de detachering, kan een arbeidscontractant onmiddellijk terugkeren naar zijn oude functie.

TITEL III

BEPALINGEN VAN TOEPASSING OP TIJDELIJK PERSONEEL

Artikel 31

Algemene bepalingen

1. Tijdelijk personeel is hulppersoneel dat in beginsel voor beperkte tijd wordt aangeworven. Het heeft niet de hoedanigheid van internationaal personeel.

2. Tijdelijk personeel bestaat uit werknemers die tijdelijk in de personeelsformatie van het Instituut worden opgenomen.

3. Onder voorbehoud van de bepalingen van deze titel, stelt de directeur uitvoeringsregels vast ter bepaling van de arbeidsvoorwaarden van tijdelijk personeel, met name:

a) de voorwaarden van aanstelling en ontslag;

b) hun verlof; en

c) hun bezoldiging.

4. Dit tijdelijk personeel is gebonden aan de bepalingen van titel I en aan de volgende bepalingen van titel II:

— Hoofdstuk II: artikel 5 (leeftijdsgrens voor het uitoefenen van een functie) en artikel 6 (medischonderzoek)

— Hoofdstuk III: artikel 8, lid 2, artikel 14, lid 3, onder a) (bijdragen aan socialezekerheidsregelingen), en artikel 15 (voorschotten en terugbetaling van voorschotten op het salaris)

— Hoofdstuk IV: artikel 18 (dienstreizen)

— Hoofdstuk V: artikel 19 (werkuren), 20 (deeltijdwerk) en artikel 21 (feestdagen en vrije dagen)

— Hoofdstuk II: afdeling 27 (tuchtmaatregelen)

— Hoofdstuk VIII: artikel 28 (beroep en Commissie van beroep)

— eventuele daarop gebaseerde subsidiaire voorschriften.

Artikel 32

Overeenkomsten

Tijdelijk personeel wordt aangesteld voor een totale duur van maximaal 24 maanden. Het Instituut en de werknemer kunnen deze overeenkomsten opzeggen met een termijn van ten minste een maand.

Artikel 33

Bezoldiging

1. De bezoldiging van tijdelijke werknemers wordt bij overeenkomst vastgesteld. Zij bestaat uit een nettomaandsalaris, met uitsluiting van alle aanvullende toelagen, ongeacht de gezinssituatie en de sociale situatie van de betrokkene.

2. Op dat vaste bedrag worden de sociale premies ingehouden die ten laste van de werknemer komen uit hoofde van hetzij een particuliere verzekering met volledige dekking, hetzij een aanvullende verzekering indien de werknemer reeds bij een ziektekostenverzekering is aangesloten.

3. Aangezien tijdelijke werknemers niet in aanmerking komen voor de pensioenregeling van de functionarissen, worden er uit dien hoofde geen bedragen ingehouden.

Artikel 34

Bijzondere bepalingen

De tijdelijke werknemers kunnen geen aanspraak maken op terugbetaling van inrichtingskosten of kosten voor het laten overkomen van hun gezin.

Tijdelijke werknemers hebben recht op 2,vijf dagen verlof per volledige dienstmaand.

TITEL IV

BEPALINGEN VAN TOEPASSING OP DESKUNDIGEN EN STAGIAIRS

Artikel 35

1. Deskundigen en stagiairs hebben de status van extern personeel. Zij zijn onderworpen aan de bepalingen van titel I van dit personeelsreglement, waarvan zij bij het aanvaarden van hun functie kennisnemen.

2. De totale bezoldiging van deskundigen en stagiairs wordt vastgesteld aan het begin van hun werkzaamheden bij het Instituut. Zij wordt in deelbedragen uitbetaald, die worden bepaald door de directeur, op grond van de resultaten van de studies en de werkzaamheden waarvoor dit personeel is aangetrokken of aanvaard.

3. De aangestelde deskundigen hebben bij hun aankomst op het Instituut en bij hun vertrek recht op terugbetaling van reiskosten voor uitsluitend henzelf.

TITEL V

VERTEGENWOORDIGING VAN DE WERKNEMERS

Artikel 36

1. Het personeelscomité vertegenwoordigt alle werknemers van het Instituut, als omschreven in artikel 1.

2. Het personeelscomité heeft tot taak:

a) de beroepsbelangen van alle werknemers van het Instituut te behartigen;

b) voorstellen te doen om het welzijn van alle werknemers te verbeteren;

c) suggesties te doen om sociale, culturele en sportieve activiteiten van het personeel te bevorderen;

d) de gezamenlijke werknemers te vertegenwoordigen bij de personeelsverenigingen van andere internationale organisaties.

3. Het mandaat ter uitvoering van dit artikel wordt door de directeur na overleg met de werknemers vastgesteld.

BIJLAGE I ONTSLAGVERGOEDING Verwijzing: Artikel 7 van het personeelsreglement. Recht op ontslagvergoeding. a) Een ontslagvergoeding kan worden toegekend aan een arbeidscontractant wiens overeenkomst wordt beëindigd uit hoofde van één van de gevallen in artikel 7, lid 3, punt a), onder i) tot en met vi). Die vergoeding is te onderscheiden van de vergoeding bij vertrek, die slechts de afwikkeling van de pensioenrechten omvat. b) De ontslagvergoeding is niet verschuldigd in de volgende gevallen: i) de arbeidscontractant heeft bij het Instituut een functie in dezelfde graad of hoger gekregen; ii) de arbeidscontractant heeft een nieuwe functie bij een andere internationale organisatie in dezelfde plaats gekregen; iii) de arbeidscontractant is binnen 30 dagen nadat het Instituut zijn contract heeft ontbonden, opnieuw in zijn vorige werkkring in dienst genomen; iv) de overeenkomst van de arbeidscontractant is op diens verzoek beëindigd, of hij heeft een verlenging van de overeenkomst afgewezen; v) de overeenkomst van de arbeidscontractant is geëindigd omdat de maximale volgens het personeelsreglement toegelaten duur was bereikt; of vi) de overeenkomst van de arbeidscontractant is ontbonden als gevolg van een tuchtprocedure. De ontslagvergoeding bedraagt 100 % van het nettoloon van de arbeidscontractant per dienstjaar bij het Instituut, met een maximum van 20 maanden. Het bedrag van de ontslagvergoeding kan niet een groter aantal maanden betreffen dan de periode die de arbeidscontractant zou moeten vervullen om de leeftijdgrens van artikel 5 van het personeelsreglement te bereiken.

BĲLAGE II ONTHEEMDINGSTOELAGE 1. De in artikel 10 van het personeelsreglement bedoelde arbeidscontractanten ontvangen maandelijks een ontheemdingstoelage. Het bedrag van de toelage wordt als volgt berekend: a) Arbeidscontractanten die vóór de inwerkingtreding van het personeelsreglement zijn aangeworven i) Arbeidscontractanten met recht op een kostwinnerstoelage: 18 % van het referentiesalaris gedurende de eerste tien dienstjaren; ii) Arbeidscontractanten zonder recht op een kostwinnerstoelage: 14 % van het referentiesalaris gedurende de eerste tien dienstjaren; iii) Het referentiesalaris is het basissalaris in de eerste salaristrap van de rang van de arbeidscontractant. In het elfde, twaalfde en dertiende jaar worden de percentages 14 % en 18 % met een punt per jaar verminderd tot respectievelijk 11 % en 15 %, waarna ze onveranderd blijven. b) Arbeidscontractanten die na de inwerkingtreding van het personeelsreglement zijn aangeworven i) Het bedrag van de toelage tijdens de eerste vijf dienstjaren is 10 % van het basissalaris. De toelage wordt berekend op basis van de eerste salaristrap van de rang van aanwerving of bevordering ongeacht de eventuele verhoging van het basissalaris van de arbeidscontractant ten gevolge van stijging op de oplopende schaal, en wordt in dezelfde mate en op dezelfde datum als het basissalaris aangepast. ii) Van jaar zes tot en met tien wordt het bedrag van de toelage verminderd met twee procentpunten per jaar zodat in jaar tien nul wordt bereikt. Tijdens deze periode wordt de toeslag in dezelfde mate en op dezelfde datum als het basissalaris aangepast. iii) Als een personeelslid van een gecoördineerde organisatie of een daarbij aangesloten organisatie, in dienst treedt bij het Instituut of als een personeelslid van een andere internationale organisatie of een lid van de overheid of de strijdkrachten van het land van oorsprong in dienst treedt bij het Instituut in hetzelfde land, wordt de eerdere diensttijd in het gastland meegerekend bij de toepassing van de punten i) en ii). iv) Als een arbeidscontractant wordt overgeplaatst, hetzij binnen het Instituut of naar een gecoördineerde organisatie of een daarbij aangesloten organisatie, naar een nieuwe standplaats in een ander land waar het personeelslid voldoet aan de subsidiabiliteitscriteria, worden de hoogte van de toelage en de tijdsperiode hersteld tot de initiële niveaus en vervolgens verlaagd, zoals beschreven in de punten i) en ii). v) Echtparen Wanneer echtgenoten of geregistreerde partners beiden niet-ingezetene zijn en in hetzelfde land in dienst zijn bij dezelfde gecoördineerde organisatie of een daarbij aangesloten organisatie, of bij twee verschillende gecoördineerde organisaties of daarbij aangesloten organisaties, krijgen zij elk een ontheemdingstoelage ter hoogte van 10 % of ter hoogte van het kortingspercentage dat overeenkomt met het aantal dienstjaren van elke echtgenoot.

BIJLAGE III KINDEREN EN ANDERE PERSONEN TEN LASTE 1. Kinderen ten laste a) Een wettig, of wettelijk erkend natuurlijk of geadopteerd kind van de arbeidscontractant of zijn of haar echtgeno(o)t(e) of geregistreerde partner wordt beschouwd als ten laste komend van een arbeidscontractant indien deze grotendeels en gedurig voorziet in het onderhoud en de opvoeding van het kind. Een kind van een arbeidscontractant dat is toevertrouwd aan de zorg van een gescheiden of van tafel en bed gescheiden echtgeno(o)t(e) wordt beschouwd als ten laste van de arbeidscontractant als laatstgenoemde voor dat kind alimentatie moet betalen en ook daadwerkelijk betaalt als gevolg van een echtscheiding of scheiding van tafel en bed, of een authentieke akte die betrekking heeft op een dergelijke echtscheiding of scheiding van tafel en bed, in overeenstemming met het toepasselijke nationale recht. b) Een gehandicapt kind van de arbeidscontractant of van zijn of haar echtgeno(o)t(e) of geregistreerde partner, ongeacht de leeftijd van het kind, wordt beschouwd als een kind ten laste indien de arbeidscontractant grotendeels en gedurig voorziet in het onderhoud en het welzijn van dat kind. c) Een kind wordt beschouwd als niet ten laste van de arbeidscontractant: — wanneer het de leeftijd van 26 jaar bereikt; — wanneer het vóór de leeftijd van 26 jaar op persoonlijke gronden een salaris, inkomen of honorarium geniet. 2. Andere personen ten laste Een persoon, niet zijnde een kind als bedoeld in punt 1, kan worden beschouwd als ten laste van de arbeidscontractant indien aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan: — de persoon is een bloedverwant in de opgaande lijn of een rechtstreeks in de zijlijn of door huwelijk verwante persoon; — de persoon woont permanent onder hetzelfde dak als de arbeidscontractant of diens echtgeno(o)t(e) of geregistreerde partner, of wordt om gezondheidsredenen regelmatig in een gespecialiseerde inrichting opgenomen; en — de persoon beschikt niet over voldoende eigen middelen om in zijn onderhoud te voorzien.

BIJLAGE IV GEHANDICAPTE PERSONEN TEN LASTE 1. Als gehandicapt wordt beschouwd een persoon die aan een gebrek lijdt dat een onvermogen van ernstige en permanente aard tot gevolg heeft en dat medisch bevestigd is. Dit gebrek vereist hetzij gespecialiseerde zorg, hetzij gespecialiseerd toezicht, dan wel gespecialiseerd onderwijs of een gespecialiseerde opleiding. 2. Het besluit om de toelage toe te kennen wordt door de directeur genomen, na het advies te hebben ingewonnen bij een daartoe door de directeur samengestelde ad-hoccommissie, waarin ten minste één arts zitting heeft. In het besluit van de directeur wordt bepaald voor welke duur de toelage wordt toegekend, behoudens herziening. 3. Ernstige en chronische aantasting van de lichamelijke of geestelijke activiteit is het criterium voor het genot van de in het personeelsreglement vervatte rechten. Zo kunnen personen ten laste als gehandicapt worden beschouwd wanneer zij, bijvoorbeeld, lijden aan: — een ernstige of chronische aantasting van het centrale of perifere zenuwstelsel, ongeacht de oorzaak daarvan: encefalopathieën, myopathieën en perifere verlammingen; — een ernstige aandoening aan het bewegingsapparaat; — een ernstige aandoening van een of meer zintuigen; — een chronische geestesziekte die invaliditeit tot gevolg heeft. De lijst in de tweede alinea is niet volledig en heeft slechts indicatieve waarde. Zij kan niet als grondslag voor de beoordeling van de ernst van het gebrek of de mate van onvermogen worden beschouwd. 4. De toelage is gelijk aan het bedrag van de toelage voor een kind ten laste en komt bovenop deze toelage. 5. Voor arbeidscontractanten die bewijsstukken kunnen overleggen dat hun gehandicapte kind ten laste dwingende ad-hoc-onderwijsfaciliteiten nodig heeft, kan de toelage worden verhoogd tot een maximum van tweemaal het bedrag van de toelage voor een ten laste komend kind, in maandelijkse betalingen. Het recht op de verhoogde toelage gaat in die gevallen in op de eerste dag van de maand waarin de dwingende ad-hoc-onderwijsfaciliteiten van kracht worden, en eindigt aan het einde van de maand waarin de faciliteiten tot een eind komen of, indien dat eerder is, aan het einde van de maand waarin het kind 26 wordt.

BIJLAGE V HUISVESTINGSTOELAGE 1. Het bedrag van de huisvestingstoelage is een deel van het verschil tussen de betaalde reële huur, na aftrek van alle lasten bedoeld in artikel 11, punt 5), onder a), van het personeelsreglement, en een bedrag bestaande uit: a) 15 % van het nettobasissalaris voor personeelsleden in de rangen C en B tot en met graad B.4; b) 20 % van het nettobasissalaris voor personeelsleden in de rangen B.5 en B.6; c) 22 % van het nettobasissalaris voor personeelsleden in de rang A1. 2. Het in lid 1 bedoelde deel bedraagt: a) 50 % voor ongehuwde personeelsleden en gehuwde personeelsleden zonder personen ten laste; b) 55 % oor personeelsleden met één persoon ten laste; c) 60 % voor personeelsleden met twee of meer personen ten laste. 3. De huisvestingstoelage bedraagt maximaal: a) 10 % van het nettobasissalaris van het betrokken personeelslid in de rangen C tot en met B.4; b) 15 % van het nettobasissalaris voor personeelsleden in de rangen B.5 en B.6 en A.1.

BIJLAGE VI REIS- EN VERHUISKOSTEN Afdeling I Reiskosten van arbeidscontractanten en hun gezinnen tussen hun woonplaats en de standplaats 1. Arbeidscontractanten wier woonplaats meer dan 100 km verwijderd is van hun standplaats hebben onder de voorwaarden bepaald in artikel 16 van het personeelsreglement recht op vergoeding van de werkelijk gemaakte reiskosten: a) bij indiensttreding, voor het vervoer van hun woonplaats naar hun standplaats; b) bij overplaatsing van de standplaats waar zij zijn aangeworven naar een andere standplaats op meer dan 100 km; c) bij uitdiensttreding: — hetzij voor het vervoer van de standplaats naar de plaats waar zij bij hun indiensttreding woonden; — hetzij voor het vervoer van de standplaats naar een andere dan de onder het eerste streepje bedoelde woonplaats, mits die binnen de Europese Economische Ruimte ligt of, als die woonplaats elders ligt, mits het bedrag van de te vergoeden kosten niet hoger is. 2. De in het eerste lid bedoelde reiskostenvergoeding wordt geheel of gedeeltelijk geweigerd in de volgende gevallen: a) indien dit recht niet is ontstaan op het moment dat de arbeidscontractant in dienst is getreden; b) indien de betreffende kosten geheel of gedeeltelijk worden vergoed door een regering of een andere autoriteit; c) bij de uitdiensttreding van de arbeidscontractant, indien de reis niet wordt gemaakt binnen een termijn van drie maanden na de uitdiensttreding, of indien het terugbetalingsverzoek niet binnen 30 dagen na de reis bij de administratie is ingediend; d) bij uitdiensttreding van de arbeidscontractant, indien de betrokkene ontslag heeft genomen voordat hij twaalf maanden bij het Instituut in dienst is geweest. 3. Arbeidscontractanten die aan de voorwaarden in de twee voorgaande punten voldoen en de gezinstoelage ontvangen, hebben voorts recht op: a) terugbetaling van de werkelijk gemaakte reiskosten voor hun echtgeno(o)t(e) of geregistreerde partner en hun kinderen ten laste, wanneer zij zich bij de arbeidscontractant op zijn standplaats hebben gevoegd; b) terugbetaling van de werkelijk gemaakte reiskosten voor hun echtgeno(o)t(e) of geregistreerde partner en hun kinderen ten laste bij overplaatsing van hun standplaats naar een andere standplaats op meer dan 100 km, mits de overplaatsing voor onbepaalde duur is en langer dan twee maanden duurt; c) vergoeding van de werkelijk gemaakt reiskosten voor hun echtgeno(o)t(e) of geregistreerde partner en hun kinderen ten laste bij de uitdiensttreding, met dien verstande dat vergoeding kan worden geweigerd indien de arbeidscontractant ontslag neemt voordat hij twaalf maanden bij het Instituut in dienst is geweest. 4. Echtgenoten, geregistreerde partners en kinderen ten laste, of personen ten laste als bedoeld in de bijlagen III en IV, worden qua rang gelijkgesteld met het personeelslid in kwestie. Afdeling II Verhuiskosten 1. Arbeidscontractanten van wie de woonplaats op meer dan 100 km van hun standplaats is gelegen, hebben recht op vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten voor de verhuizing van hun persoonlijke inboedel in de volgende gevallen: a) bij indiensttreding; b) bij overplaatsing, voor een onbepaalde duur van meer dan twee maanden van de ene standplaats naar een andere standplaats op meer dan 100 km afstand; c) bij uitdiensttreding, met dien verstande dat terugbetaling kan worden geweigerd indien de arbeidscontractant ontslag neemt voordat hij twaalf maanden in dienst van het Instituut is geweest. 2. De vergoeding heeft betrekking op de kosten voor vervoer van de persoonlijke inboedel, met inbegrip van de verpakkingskosten en van verzekeringskosten ter dekking van eenvoudig risico, zoals breuk, diefstal of brand. Om aanspraak te kunnen maken op de bepalingen van deze afdeling, moet de arbeidscontractant vooraf het hoofd administratie ten minste twee prijsopgaven ter goedkeuring voorleggen. De twee prijsopgaven moeten betrekking hebben op hetzelfde gewicht of volume en dezelfde afstand. Indien het hoofd administratie en personeel van mening is dat de voorgelegde prijsopgaven buitensporig zijn, kan hij om prijsopgaven van andere verhuisfirma's verzoeken. Terugbetaling geschiedt op basis van de laagste prijsopgave. 3. Arbeidscontractanten kunnen slechts aanspraak maken op de in deze afdeling bedoelde betaling indien de desbetreffende kosten niet door een regering of een andere autoriteit worden vergoed.

BIJLAGE VII KOSTEN VAN DIENSTREIZEN Arbeidscontractanten die voor het Instituut een dienstreis maken, hebben recht op volledige vergoeding van hun vervoerkosten en op een dagvergoeding, die de verblijfkosten omvat buiten hun standplaats uit hoofde van artikel 18 van het personeelsreglement. Afdeling I Vervoermiddelen 1. Dienstreizen van arbeidscontractanten vinden met de goedkoopste vervoermiddelen plaats, behoudens afwijkende bepalingen in deze afdeling. 2. Het vliegtuig en de trein worden als de gebruikelijke vervoermiddelen beschouwd. De directeur kan evenwel toestaan dat arbeidscontractanten op een officiële dienstreis gebruikmaken van de eigen auto of van een dienstauto. Behalve bij toestemming van de directeur reist iedereen in „economy” of een daarmee gelijkgestelde klasse. Functionarissen in de rang A mogen treinreizen in eerste klasse en functionarissen in de rangen B en C in tweede klasse. 3. Arbeidscontractanten kan worden toegestaan om in het belang van het Instituut van hun eigen auto gebruik te maken. In dat geval hebben zij recht op een kilometervergoeding, berekend op basis van de kortste gebruikelijke route. Deze vergoeding wordt berekend op basis van het tarief dat van kracht is in het land waar zich de standplaats van de arbeidscontractant bevindt, ongeacht het land of de landen waar de dienstreis plaatsvindt. Het totaal betaalde bedrag voor een reis over de weg mag niet hoger zijn dan het bedrag dat het Instituut anders had moeten betalen. De directeur kan beslissen om de toepassing van deze afdeling uit te breiden tot tijdelijk personeel. Afdeling II Dagvergoeding voor arbeidscontractanten op dienstreis 1. Arbeidscontractanten op officiële dienstreizen van het Instituut hebben recht op een dagvergoeding die elk jaar door het bestuur wordt goedgekeurd op basis van een voorstel van het coördinatiecomité voor beloningen. 2. De dagvergoeding wordt als volgt berekend: a) Wanneer de dienstreis een verblijf in een hotel omvat, krijgtde arbeidscontractant, na indiening van de desbetreffende factuur, de volledige dagvergoeding. b) Wanneer de dienstreis geen verblijf in een hotel omvat, wordt de dagvergoeding niet toegekend voor perioden korter dan 4 uur, en wanneer de dienstreis tussen 4 uur en 8 uur duurt, ontvangt de arbeidscontractant 25 % van de dagvergoeding. Wanneer de dienstreis tussen 8 en 24 uur duurt, ontvangt de arbeidscontractant 50 % van de dagvergoeding. Deelperiodes bovenop een volledige periode van 24 uur worden op dezelfde wijze behandeld. c) Dienstreizen in of tussen standplaatsen geven geen recht op betaling van een dagvergoeding. In die gevallen worden de vervoerskosten zoals parkeerkosten en openbaar vervoer betaald bij ontvangst van het bewijs van betaling. d) Voor de berekening van de dagvergoeding wordt, om rekening te houden met de duur van het vervoer naar het hoofdstation of de luchthaven, de werkelijke duur van de reis vermeerderd met een vaste periode. 3. Verminderde dagvergoeding Er wordt een verminderde dagvergoeding toegekend: a) wanneer bij de reis maaltijden of hotelovernachtingen zijn inbegrepen: vermindering met 15 % voor elke hoofdmaaltijd en 50 % voor elke overnachting die in de reiskosten is opgenomen; b) voor de duur van het traject, vermindering met drie tienden als een personeelslid reist met de nachtboot (couchette of hut), per trein of per vliegtuig; c) vermindering met drie vierden wanneer de overnachting wordt verzorgd door een organisatie buiten het Instituut. 4. Bijkomende bedragen naast de dagvergoeding De vergoeding wordt geacht alle uitgaven te dekken die een arbeidscontractant op dienstreis mogelijkerwijs moet maken, behoudens de onderstaande uitgaven, waarvoor een aanvullende vergoeding kan worden gevraagd: a) visumkosten en andere soortgelijke kosten die een officiële dienstreis met zich meebrengt; b) prijs van het vervoer van extra bagage, na uitdrukkelijke toestemming van de directeur; c) naar behoren gerechtvaardigde communicatiekosten, zoals internet, portokosten en telefoonkosten, die om redenen van dienstbelang worden gemaakt; d) ziekenhuiskosten van personeelsleden; e) taxikosten, mits de directeur hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven en na overlegging van bewijsstukken. De directeur stelt regels vast voor de tenuitvoerlegging van deze bepalingen.

BIJLAGE VIII ZIEKTEVERLOF, MOEDER- EN VADERSCHAPSVERLOF, OUDERSCHAPSVERLOF EN ANDER BUITENGEWOON VERLOF 1. Afwezigheid om gezondheidsredenen en ziekteverlof a) Arbeidscontractanten die wegens ziekte of ongeval meer dan drie opeenvolgende dagen afwezig zijn, moeten binnen drie dagen na het begin van de werkonderbreking een medische verklaring overleggen. b) Wanneer de afwezigheid wegens ziekte of ongeval gedurende drie dagen of korter, waarvoor geen medische verklaring is overgelegd, in eenzelfde kalenderjaar een totaal van negen dagen overschrijdt, kan het vakantieverlof waar de arbeidscontractant recht op heeft, overeenkomstig worden verminderd, of kan, indien de arbeidscontractant geen recht op vakantieverlof meer heeft, een overeenkomstig bedrag op zijn loon worden ingehouden. c) Arbeidscontractanten die wegens ziekte of ongeval afwezig zijn, hebben recht op ziekteverlof en op hun volledige loon en toeslagen gedurende ten hoogste dertien opeenvolgende weken, na overlegging van een medische verklaring. d) Een arbeidscontractant kan worden verzocht zich aan een medisch onderzoek te onderwerpen overeenkomstig artikel 6, lid 4, van het personeelsreglement in geval van permanente afwezigheid wegens ziekte of ongeval gedurende meer dan dertien opeenvolgende weken, of in geval van veelvuldige afwezigheid van korte duur wegens ziekte. e) Het Instituut kan te allen tijde tijdens het ziekteverlof van een arbeidscontractant verlangen dat de betrokkene zich aan een medisch onderzoek door een onafhankelijk medisch centrum onderwerpt. 2. Besmettelijke ziekten, vaccinaties en ongevallen a) Een arbeidscontractant die een besmettelijke ziekte oploopt, mag niet op zijn werkplek verschijnen en stelt onmiddellijk het hoofd administratie en personeel op de hoogte van zijn ziekte. Indien in het gezin of bij de naasten van een arbeidscontractant een besmettelijke ziekte uitbreekt, stelt de arbeidscontractant onmiddellijk het hoofd administratie en personeel hiervan op de hoogte en onderwerpt hij zich aan de gezondheidsmaatregelen die deze laatste hem kan voorschrijven. Alle arbeidscontractanten die in contact zijn geweest met iemand die aan een besmettelijke ziekte lijdt, en om die reden verplicht zijn van de werkplek weg te blijven, hebben recht op hun volledige loon. Hun afwezigheid gaat niet ten koste van hun ziekteverlof of hun vakantieverlof. b) De arbeidscontractanten onderwerpen zich aan de preventieve vaccinaties of inentingen die nodig worden geacht. c) Alle ongevallen waarvan arbeidscontractanten hetzij op het werk, hetzij buiten het Instituut, het slachtoffer zijn, worden door de betrokkene, hoe onschuldig het ongeval op het moment zelf ook kan lijken, onmiddellijk, met de naam en het adres van eventuele getuigen, aan het hoofd administratie en personeel gemeld. 3. Buitengewoon verlof, verlof wegens huwelijk en zwangerschapsverlof, vaderschapsverlof en ouderschapsverlof a) De directeur van het Instituut kan om uitzonderlijke of dringende persoonlijke redenen buitengewoon verlof met volledig of gedeeltelijk loon van ten hoogste tien werkdagen per jaar of onbetaald verlof van eveneens ten hoogste tien werkdagen per jaar verlenen. b) Bij huwelijk van een arbeidscontractant wordt hem een buitengewoon verlof van vijf dagen met volledig loon verleend. c) Bij het overlijden van een echtgenoot of van een rechtstreekse bloedverwant in neergaande of opgaande lijn wordt aan een arbeidscontractant een buitengewoon verlof van vijf dagen met volledig loon verleend. d) Een zwangerschapsverlof met volledig loon, dat niet in mindering wordt gebracht op het ziekteverlof of het vakantieverlof, wordt aan arbeidscontractanten verleend na overlegging van de vereiste medische verklaring. Dit zwangerschapsverlof bedraagt zestien weken. Het verlof gaat ten vroegste in zes weken vóór de in de verklaring aangegeven vermoedelijke datum van de bevalling, en eindigt ten vroegste tien weken en ten laatste 16 weken na de datum van de bevalling. In geval van geboorte van een meerling, voortijdige geboorte of geboorte van een kind met een handicap, wordt een verlof van 20 weken verleend. In de zin van dit artikel wordt onder voortijdige geboorte een geboorte verstaan die vóór het einde van de 34e week van de zwangerschap plaatsvindt. e) Aan een vrouwelijke arbeidscontractant die een kind jonger dan 18 jaar wettelijk adopteert wordt een volledig doorbetaald moederschapsverlof verleend, dat niet in mindering wordt gebracht op het ziekteverlof of het vakantieverlof. Dit moederschapsverlof bedraagt 16 weken en vangt aan op de datum van aankomst van het kind in zijn nieuwe woning. In geval van adoptie van meerdere kinderen of van een kind met een handicap, wordt een verlof van 20 weken verleend. f) Vaderschapsverlof Aan mannelijke arbeidscontractanten wordt een vaderschapsverlof van tien werkdagen met volledig loon verleend bij de geboorte of adoptie van een kind dat als persoon ten laste als gedefinieerd in artikel 11, lid 2, van het personeelsreglement wordt erkend en, in geval van adoptie, jonger dan 18 jaar is. In geval van geboorte van een meerling of van een kind met een handicap, wordt het verlengd tot twaalf werkdagen. Het verlof vangt aan op de datum van geboorte van het kind of van de aankomst van het kind in zijn nieuwe woning, maar kan worden uitgesteld indien het kind in het ziekenhuis wordt opgenomen. g) Ouderschapsverlof of verlof om gezinsredenen Een arbeidscontractant heeft, voor elk van zijn kinderen, recht op onbetaald ouderschapsverlof van ten hoogste twee maanden, dat moet worden opgenomen binnen een periode van twaalf maanden na de geboorte of de adoptie van het kind. Het verlof kan in verschillende perioden van ten minste één maand worden opgenomen. Gedurende het ouderschapsverlof blijft de arbeidscontractant aangesloten bij het socialezekerheidsstelsel. Hij blijft pensioenrechten verwerven en behoudt het recht op de toelage voor kinderen en andere personen ten laste en de schooltoelage. Hij blijft in zijn ambt gehandhaafd en behoudt het recht om in een hogere salaristrap te worden geplaatst of naar een hogere rang te worden bevorderd. Tijdens het ouderschapsverlof heeft de arbeidscontractant recht op een toelage van 800 EUR per maand, maar hij mag in die periode geen andere betaalde beroepsbezigheden verrichten. De bijdragen aan de socialezekerheidsregelingen komen volledig ten laste van het Instituut. h) Arbeidscontractanten die voor herhalingsoefeningen onder de wapenen worden geroepen, hebben recht op een bijzonder betaald verlof van maximaal twee weken per jaar of vier weken per twee jaar. Perioden van herhalingsoefeningen die deze limieten overschrijden worden als vakantieverlof beschouwd. Indien de arbeidscontractant financiële compensatie ontvangt van de nationale autoriteit waarvoor hij de dienst vervult, wordt het bedrag van deze compensatie op het salaris van de arbeidscontractant in mindering gebracht.

BIJLAGE IX ADMINISTRATIEF ONDERZOEK, TUCHTONDERZOEK EN TUCHTMAATREGELEN Afdeling 1 Algemene bepalingen Artikel 1 1. Wanneer een intern onderzoek uitwijst dat een arbeidscontractant of een gewezen arbeidscontractant mogelijk zijn verplichtingen in het kader van het personeelsreglement niet is nagekomen, wordt deze hier spoedig van op de hoogte gesteld mits het onderzoek daardoor niet wordt gehinderd. In ieder geval mogen conclusies die specifiek een met name genoemde arbeidscontractant betreffen, na afronding van het onderzoek pas worden vastgesteld nadat die arbeidscontractant zijn oordeel over de hem betreffende feiten heeft kunnen geven. In de conclusies wordt naar dat oordeel verwezen. 2. In gevallen waarin voor het onderzoek absolute geheimhouding is vereist en waarin gebruik moet worden gemaakt van onderzoekprocedures die onder de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke instantie vallen, kan de nakoming van de verplichting om de arbeidscontractant te vragen zijn oordeel te geven, in overleg met de directeur worden opgeschort. In dat geval kan geen tuchtprocedure worden ingeleid voordat de betrokken arbeidscontractant zijn oordeel heeft kunnen geven. 3. Als na een intern onderzoek blijkt dat een arbeidscontractant jegens wie bepaalde beschuldigingen zijn geuit, niets ten laste kan worden gelegd, wordt het onderzoek zonder verder gevolg afgesloten bij besluit van de directeur, die de arbeidscontractant daarvan schriftelijk op de hoogte stelt. De arbeidscontractant kan vragen dat dit besluit in zijn persoonsdossier wordt opgenomen. 4. Wanneer het onderzoek is afgerond brengt de directeur de betrokkene daarvan op de hoogte en doet hij hem de conclusies van het onderzoeksrapport toekomen. Artikel 2 1. Op grond van het onderzoeksrapport kan de directeur, nadat hij de betrokken arbeidscontractant inzage in al het bewijsmateriaal uit het dossier heeft gegeven en hem heeft gehoord: a) besluiten dat de betrokken arbeidscontractant niets ten laste kan worden gelegd; de betrokken arbeidscontractant krijgt daarvan schriftelijk bericht; b) besluiten dat, zelfs indien de arbeidscontractant zijn verplichtingen in het kader van het personeelsreglement niet is of niet lijkt te zijn nagekomen, geen tuchtmaatregel wordt opgelegd, en, indien passend, aan de arbeidscontractant een mondelinge waarschuwing geven; of c) in geval van niet-nakoming van de verplichtingen, als bedoeld in artikel 27 van het personeelsreglement: i) besluiten de in afdeling 4 van deze bijlage bedoelde tuchtprocedure in te leiden; of ii) besluiten een tuchtprocedure bij de tuchtraad te starten. Artikel 3 Als een arbeidscontractant om objectieve redenen niet kan worden gehoord op grond van de bepalingen van deze bijlage, kan hem worden gevraagd schriftelijk commentaar te geven of zich door een persoon van zijn keuze te laten vertegenwoordigen. Afdeling 2 Tuchtraad Artikel 4 1. Er wordt een tuchtraad ingesteld waarvan de leden kunnen worden gekozen uit het personeel van het Instituut of van een instelling van de Europese Unie. 2. De tuchtraad is samengesteld uit een voorzitter en twee permanente leden, die elk door een plaatsvervanger kunnen worden vervangen. Artikel 5 1. De directeur en het in artikel 36 van het personeelsreglement bedoelde personeelscomité benoemen elk, tegelijkertijd, één permanent lid en één plaatsvervanger. Indien het personeelscomité om welke reden dan ook geen lid en geen plaatsvervanger heeft benoemd, kan de directeur voorlopige leden benoemen die hen vervangen totdat zij benoemd zijn. 2. De voorzitter is tevens de voorzitter van de Raad van bestuur van het Instituut. Zijn plaatsvervanger wordt benoemd door de directeur. 3. De voorzitter, de leden en de plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van drie jaar. Het Instituut kan echter voor de leden en de plaatsvervangers een kortere periode vaststellen, met dien verstande dat die periode ten minste één jaar moet bedragen. 4. Binnen vijf dagen na de samenstelling van de tuchtraad kan de betrokken arbeidscontractant éénmaal één van de leden van de raad wraken. Ook de directeur mag één van de leden van de raad wraken. Binnen diezelfde termijn mogen de leden van de tuchtraad zich om legitieme redenen laten verontschuldigen en moeten zij bij een belangenconflict aftreden. Artikel 6 1. De voorzitter en de leden van de tuchtraad genieten volledige onafhankelijkheid bij het vervullen van hun taak. 2. De besprekingen en de werkzaamheden van de tuchtraad worden niet openbaar gemaakt. Afdeling 3 Tuchtmaatregelen Artikel 7 1. De directeur kan de volgende tuchtmaatregelen opleggen: a) een schriftelijke waarschuwing; b) een berisping; c) tijdelijke opschorting van de plaatsing in een hogere salaristrap gedurende een periode van ten minste een maand en ten hoogste 23 maanden; d) plaatsing in een lagere salaristrap; e) ontslag, de ontbinding van de arbeidsovereenkomst tot gevolg hebbend, mogelijk met gehele of gedeeltelijke intrekking van de ontslagvergoeding. 2. In het geval de arbeidscontractant een pensioenuitkering of een invaliditeitsuitkering ontvangt, kan de directeur voor een bepaalde periode besluiten tot een inhouding op het pensioen of op de invaliditeitsuitkering. Deze maatregel mag geen gevolgen hebben voor de personen ten laste van de arbeidscontractant. Het inkomen van de betrokken arbeidscontractant mag echter niet lager zijn dan het minimum voor levensonderhoud dat overeenkomt met het basissalaris van een arbeidscontractant in rang C 1/1, in voorkomend geval verhoogd met de gezinstoelagen. 3. Eén fout kan aanleiding geven tot slechts één enkele tuchtmaatregel. Artikel 8 De opgelegde tuchtmaatregel staat in verhouding tot de ernst van de begane fout. Bij het bepalen van de ernst van de begane fout en van de te treffen tuchtmaatregel wordt met name rekening gehouden met: a) de aard van de fout en met de omstandigheden waarin de fout is gemaakt; b) de mate waarin ten gevolge van de begane fout schade is toegebracht aan de integriteit, de reputatie en de belangen van het Instituut; c) de mate waarin bij het begaan van de fout sprake was van opzet of nalatigheid; d) de redenen die de arbeidscontractant ertoe hebben gebracht de fout te begaan; e) de rang en de anciënniteit van de arbeidscontractant; f) de mate waarin de arbeidscontractant persoonlijk verantwoordelijk is; g) het niveau van de taken en verantwoordelijkheden van de arbeidscontractant; h) de vraag of er sprake is van recidive; i) het gedrag van de arbeidscontractant gedurende zijn loopbaan tot dusver. Afdeling 4 Tuchtprocedure buiten de tuchtraad om Artikel 9 De directeur kan, zonder raadpleging van de tuchtraad, als tuchtmaatregel een schriftelijke waarschuwing of een berisping geven. De betrokken arbeidscontractant wordt in dat geval gehoord voordat de directeur deze maatregelen neemt. Afdeling 5 Tuchtprocedure bij de tuchtraad Artikel 10 1. Aan de tuchtraad wordt een rapport van de directeur voorgelegd waarin de ten laste gelegde feiten en, zo nodig, de omstandigheden waaronder deze hebben plaatsgevonden, met inbegrip van verzwarende of verzachtende omstandigheden, duidelijk zijn omschreven. 2. Dit rapport wordt overgelegd aan de arbeidscontractant en aan de voorzitter van de tuchtraad, die het ter kennis brengt van de leden van de tuchtraad. Artikel 11 1. Zodra het rapp