NL Publicatieblad van de Europese Unie L 115/12

GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) Nr. 363/2012 VAN DE COMMISSIE

van 23 februari 2012

inzake de procedures voor de erkenning en de intrekking van de erkenning van de toezichthoudende organisaties als bedoeld in Verordening (EU) nr. 995/2010 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de verplichtingen van marktdeelnemers die hout en houtproducten op de markt brengen

(Voor de EER relevante tekst)

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EU) nr. 995/2010 van het Europees Parlement en de Raad van 20 oktober 2010 tot vaststelling van de verplichtingen van marktdeelnemers die hout en houtproducten op de markt brengen (1), en met name artikel 8, lid 7,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Verordening (EU) nr. 995/2010 is er met name op gericht het risico dat illegaal gekapt hout en producten van dergelijk hout op de interne markt worden gebracht, tot een minimum te beperken. Toezichthoudende organisaties moeten marktdeelnemers bijstaan om aan de eisen van die verordening te voldoen. Daartoe moeten zij een stelsel van zorgvuldigheidseisen ontwikkelen, de marktdeelnemers het recht geven dat te gebruiken, en erop toezien dat het juist wordt gebruikt.

(2) De procedure op grond waarvan de Commissie toezichthoudende organisaties erkent moet eerlijk, transparant en onafhankelijk zijn. Daarom moeten aanvragers worden beoordeeld nadat de bevoegde autoriteiten van de lidstaten zijn geraadpleegd en nadat voldoende informatie over een aanvrager is verzameld. Waar nodig moet ook het kantoor van de aanvrager worden bezocht om informatie te verzamelen.

(3) Gespecificeerd moet worden over welke expertise en capaciteit de toezichthoudende organisaties moeten beschikken om vast te kunnen stellen of hout voldoet aan de betrokken wetgeving in het land waar het is gekapt en om maatregelen te kunnen voorstellen om het risico in te schatten dat illegaal gekapt hout en producten daarvan op de markt worden gebracht. Wanneer het vastgestelde risico niet verwaarloosbaar is, moet de toezichthoudende organisatie ook in staat zijn adequate maatregelen voor te stellen om het risico doeltreffend te verminderen.

(4) Er moet voor worden gezorgd dat toezichthoudende organisaties hun functie transparant en onafhankelijk uitvoeren, belangenconflicten in verband met hun functie vermijden en hun diensten op niet-discriminerende wijze aan marktdeelnemers leveren.

(5) De Commissie moet tot intrekking van de erkenning besluiten volgens een eerlijke, transparante en onafhankelijke procedure. Voordat zij een besluit neemt, moet de Commissie de betrokken bevoegde autoriteiten van de lidstaten raadplegen, voldoende informatie verzamelen en zo nodig bezoeken ter plaatse afleggen. De betrokken toezichthoudende organisatie moet de mogelijkheid krijgen commentaar te leveren voordat een besluit wordt genomen.

(6) Wanneer een toezichthoudende organisatie niet langer de in artikel 8 van Verordening (EU) nr. 995/2010 genoemde taken vervult of niet langer aan de in dat artikel vermelde eisen voldoet, moet de Commissie overeenkomstig het evenredigheidsbeginsel in staat worden gesteld de erkenning ervan tijdelijk en/of voorwaardelijk dan wel permanent in te trekken indien zij dit op grond van de geconstateerde tekortkomingen nodig acht.

(7) Er moet voor worden gezorgd dat de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van hun persoonsgegevens in hun aanvraag om erkenning als toezichthoudende organisatie voldoet aan Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (2), en aan Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (3),

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Definities

Voor de toepassing van deze verordening gelden, naast de in artikel 2 van Verordening (EU) nr. 995/2010 vastgestelde definities, de volgende definities:

1) „betrokken bevoegde autoriteiten”: de bevoegde autoriteiten van de lidstaten waar een toezichthoudende organisatie of een aanvrager van erkenning als toezichthoudende organisatie wettelijk gevestigd is of waar deze diensten in de zin van Richtlijn 2006/123/EG van het Europees Parlement en de Raad (4) aanbiedt of van plan is aan te bieden;

2) „bewijs van officiële kwalificatie”: diploma’s, certificaten en andere bewijsmiddelen, die door een volgens de wet- of regelgeving of administratieve bepalingen aangewezen autoriteit van een staat zijn afgegeven als bewijs van de succesvolle afsluiting van een beroepsopleiding;

3) „beroepservaring”: de daadwerkelijke en geoorloofde uitoefening van het betrokken beroep.

Artikel 2

Aanvraag om erkenning

1. Alle in de Unie gevestigde maatschappijen, vennootschappen, firma’s, ondernemingen, autoriteiten of instellingen, privaat- of publiekrechterlijk ingesteld, mogen bij de Commissie een aanvraag indienen om te worden erkend als toezichthoudende organisatie.

Zij dienen hun aanvraag en de in de bijlage vermelde bewijsstukken in in één van de officiële talen van de Unie.

2. Om als toezichthoudende organisatie te worden erkend moet een aanvrager aantonen dat hij aan alle in artikel 8, lid 2, van Verordening (EU) nr. 995/2010 en in de artikelen 5 tot en met 8 van de onderhavige verordening gestelde eisen voldoet.

3. Binnen 10 werkdagen na ontvangst van de aanvraag bevestigt de Commissie de ontvangst en verstrekt zij een referentienummer aan de aanvrager.

Zij verstrekt de aanvrager ook een indicatieve termijn waarbinnen zij een besluit zal nemen over de aanvraag. De Commissie informeert de aanvrager over elke wijziging van de indicatieve termijn als gevolg van het feit dat aanvullende informatie of bewijsstukken voor de beoordeling van de aanvraag moeten worden verzameld.

4. Wanneer na de ontvangst van een aanvraag of de laatste schriftelijke mededeling aan een aanvrager, wanneer dat later is, drie maanden zijn verstreken, en de Commissie geen erkenningsbesluit heeft genomen, noch de aanvraag heeft afgewezen, informeert de Commissie de aanvrager schriftelijk over de voortgang met betrekking tot de beoordeling van de aanvraag.

De eerste alinea kan per afhandeling van een aanvraag meer dan eens van toepassing zijn.

5. De Commissie stuurt een kopie van de aanvraag en de bewijsstukken aan de betrokken bevoegde autoriteiten die binnen één maand na toezending commentaar kunnen leveren.

Artikel 3

Aanvullende bewijsstukken en toegang tot de gebouwen

1. Op verzoek van de Commissie verstrekken de aanvragers of de betrokken bevoegde autoriteiten haar binnen een bepaalde termijn aanvullende informatie of bewijsstukken.

2. De aanvrager verleent de Commissie toegang tot zijn gebouwen om na te gaan of aan alle eisen van artikel 8 van Verordening (EU) nr. 995/2010 en van de artikelen 5 tot en met 8 van de onderhavige verordening is voldaan. De Commissie brengt de aanvrager op voorhand van haar bezoek op de hoogte. De betrokken bevoegde autoriteiten mogen aan het bezoek deelnemen.

De aanvrager verleent alle nodige hulp om dergelijke bezoeken te vergemakkelijken.

Artikel 4

Besluit tot erkenning

Wanneer de Commissie een besluit tot erkenning overeenkomstig artikel 8, lid 3, van Verordening (EU) nr. 995/2010 heeft vastgesteld, stelt zij de betrokken aanvrager daarvan binnen 10 werkdagen na de datum van de vaststelling van dat besluit in kennis.

De Commissie verstrekt de aanvrager onverwijld een erkenningscertificaat en deelt haar besluit binnen de in de eerste alinea genoemde termijn mee aan de bevoegde autoriteiten van alle lidstaten overeenkomstig artikel 8, lid 3, tweede alinea, van Verordening (EU) nr. 995/2010.

Artikel 5

Rechtspersoonlijkheid en legale vestiging in de Unie

1. Wanneer een aanvrager legaal in meer dan één lidstaat is gevestigd, vermeldt hij de gegevens van zijn statutaire zetel, hoofdbestuur of hoofdvestiging in de Unie, alsmede die van alle agentschappen, filialen of dochterondernemingen op het grondgebied van andere lidstaten. De aanvrager verklaart ook in welke lidstaten hij van plan is diensten aan te bieden.

2. Een aanvrager die een autoriteit van een lidstaat is of daarvan deel uitmaakt, hoeft zijn rechtspersoonlijkheid en het feit dat hij legaal in de Unie is gevestigd, niet te bewijzen.

Artikel 6

Nodige expertise

1. Om ervoor te zorgen dat een toezichthoudende organisatie de overeenkomstig artikel 8, lid 2, onder b), van Verordening (EU) nr. 995/2010 vereiste taken goed kan vervullen, voldoet het technisch bevoegd personeel van een aanvrager aan de volgende minimumcriteria, aangetoond door middel van formele kwalificaties en beroepservaring:

a) formele beroepsopleiding in een voor de taken van een toezichthoudende organisatie relevant vakgebied;

b) voor hogere technische functies is ten minste vijf jaar beroepservaring vereist in functies die verband houden met de taken van een toezichthoudende organisatie.

Voor de doeleinden van de eerste alinea, onder a), worden vakgebieden op het gebied van bosbouw, milieu, recht, bedrijfsbeheer, risicobeheer, handel, audit, financiële controle of beheer van de toeleveringsketen als relevante vakgebieden aangemerkt.

2. Een aanvrager houdt gegevens bij betreffende de taken en verantwoordelijkheden van zijn personeel. De aanvrager beschikt over procedures voor het controleren van de prestaties en de technische bekwaamheid van zijn personeel.

Artikel 7

Capaciteit om de taken van een toezichthoudende organisatie te vervullen

1. Een aanvrager moet aantonen dat hij over het volgende beschikt:

a) een organisatiestructuur waarmee de functies van een toezichthoudende organisatie op een juiste manier kunnen worden uitgevoerd;

b) een stelsel van zorgvuldigheidseisen dat aan de marktdeelnemers ter beschikking wordt gesteld en door hen wordt gebruikt;

c) beleid en procedures waarmee het stelsel van zorgvuldigheidseisen kan worden beoordeeld en verbeterd;

d) procedures en processen waarmee het juiste gebruik van zijn stelsel van zorgvuldigheidseisen door marktdeelnemers kan worden getoetst;

e) procedures voor correctieve acties die moeten worden genomen wanneer een marktdeelnemer zijn stelsel van zorgvuldigheidseisen niet juist gebruikt.

2. Een aanvrager moet aantonen dat hij niet alleen aan de eisen van lid 1 voldoet, maar ook over de financiële en technische capaciteit beschikt om de functies van een toezichthoudende organisatie uit te oefenen.

Artikel 8

Afwezigheid van belangenconflicten

1. Een aanvrager is zo georganiseerd dat de objectiviteit en onpartijdigheid van zijn activiteiten gegarandeerd zijn.

2. Een aanvrager documenteert en analyseert het risico van belangenconflicten als gevolg van de uitoefening van zijn taken als toezichthoudende organisatie, met inbegrip van belangenconflicten die verband houden met zijn relaties met aanverwante organisaties of onderaannemers.

3. Wanneer een risico op belangenconflicten wordt geconstateerd, beschikt de aanvrager over schriftelijke beleidslijnen en procedures om belangenconflicten op het niveau van organisaties en van het individu te vermijden. De schriftelijke beleidslijnen en procedures worden gehandhaafd en uitgevoerd. Die beleidslijnen en procedures kunnen audits van derden omvatten.

Artikel 9

Informatie over latere wijzigingen

1. Een toezichthoudende organisatie informeert de Commissie onverwijld wanneer zich na de erkenning ervan een van de volgende situaties voordoet:

a) een verandering die de mogelijkheid van de toezichthoudende organisatie om te voldoen aan de eisen van de artikelen 5 tot en met 8 kan aantasten, en die zich na de erkenning heeft voorgedaan;

b) de toezichthoudende organisatie zet in de Unie andere agentschappen, filialen of dochterondernemingen op dan die welke in haar aanvraag waren aangegeven;

c) de toezichthoudende organisatie besluit diensten te verrichten in een andere lidstaat dan de lidstaat die in haar aanvraag is opgegeven of in een lidstaat waarover zij overeenkomstig punt d had opgegeven dat zij er niet langer diensten verricht;

d) de toezichthoudende organisatie is opgehouden in een bepaalde lidstaat diensten te verrichten.

2. De Commissie geeft alle overeenkomstig lid 1 verkregen informatie door aan de betrokken bevoegde autoriteiten.

Artikel 10

Herziening van het erkenningsbesluit

1. De Commissie kan op elk moment een besluit tot erkenning van een toezichthoudende organisatie herzien.

De Commissie voert een dergelijke herziening uit in een van de volgende situaties:

a) een betrokken bevoegde autoriteit informeert de Commissie dat zij heeft geconstateerd dat een toezichthoudende organisatie niet langer de in artikel 8, lid 1, van Verordening (EU) nr. 995/2010 genoemde taken vervult of niet langer aan de in artikel 8, lid 2, van die verordening genoemde eisen voldoet, welke in de artikelen 5 tot en met 8 van de onderhavige verordening nader zijn gespecificeerd;

b) de Commissie beschikt over relevante informatie, alsmede over onderbouwde zorgen van derde partijen, dat een toezichthoudende organisatie niet langer aan de in artikel 8, leden 1 en 2, van Verordening (EU) nr. 995/2010 en in de artikelen 5 tot en met 8 van de onderhavige verordening vervatte eisen voldoet;

c) een toezichthoudende organisatie heeft de Commissie gewezen op wijzigingen als bedoeld in artikel 9, lid 1, onder a), van de onderhavige verordening.

2. Wanneer een herzieningsprocedure wordt ingeleid, wordt de Commissie bijgestaan door een herzieningsteam dat de herziening en de prestatiecontroles uitvoert.

3. De aanvrager verleent het herzieningsteam toegang tot zijn gebouwen om na te gaan of aan alle eisen van artikel 8 van Verordening (EU) nr. 995/2010 en van de artikelen 5 tot en met 8 van de onderhavige verordening is voldaan. De betrokken bevoegde autoriteiten mogen aan het bezoek deelnemen.

De aanvrager verleent alle nodige hulp om dergelijke bezoeken te vergemakkelijken.

4. Het herzieningsteam stelt een verslag van zijn bevindingen op. Bij het herzieningsverslag wordt ondersteunend bewijs gevoegd.

Het herzieningsverslag omvat een aanbeveling ten aanzien van de vraag of de erkenning van een toezichthoudende organisatie moet worden ingetrokken.

Het herzieningsteam stuurt het herzieningsverslag aan de betrokken bevoegde autoriteiten. Die autoriteiten kunnen binnen drie weken na de datum van toezending van het verslag commentaar leveren.

Het herzieningsteam voorziet de betrokken toezichthoudende organisatie van een samenvatting van de bevindingen en de conclusies van het verslag. De organisatie kan binnen drie weken na de datum van toezending van het overzicht haar commentaar geven aan het herzieningsteam.

5. Wanneer het herzieningsteam vaststelt dat een toezichthoudende organisatie niet langer de in artikel 8 van Verordening (EU) nr. 995/2010 bedoelde taken vervult of niet langer aan de eisen van dat artikel voldoet, beveelt dat team in zijn herzieningsverslag aan de erkenning tijdelijk en/of voorwaardelijk dan wel permanent in te trekken indien zij dit op grond van de geconstateerde tekortkomingen nodig acht.

Het herzieningsteam kan de Commissie in plaats daarvan aanbevelen een kennisgeving van te nemen corrigerende maatregelen of een officiële waarschuwing te geven, dan wel geen verdere actie te ondernemen.

Artikel 11

Besluit tot intrekking van de erkenning

1. De Commissie besluit of de erkenning van een toezichthoudende organisatie tijdelijk en/of voorwaardelijk dan wel permanent wordt ingetrokken, rekening houdend met het in artikel 10 bedoelde herzieningsverslag.

2. De Commissie kan een kennisgeving van te nemen corrigerende maatregelen of een officiële waarschuwing afgeven wanneer de tekortkomingen geen aanleiding geven tot de vaststelling overeenkomstig artikel 8, lid 6, van Verordening (EU) nr. 995/2010 dat de toezichthoudende organisatie niet langer haar taken vervult of niet langer de in artikel 8, lid 2, van die verordening vastgestelde eisen naleeft.

3. De betrokken toezichthoudende organisatie wordt in kennis gesteld van een besluit tot intrekking van de erkenning van een toezichthoudende organisatie, alsook van een kennisgeving of een waarschuwing overeenkomstig lid 2, en dat besluit wordt binnen tien dagen na de vaststelling ervan overeenkomstig artikel 8, lid 6, van Verordening (EU) nr. 995/2010 ter kennis gebracht aan de bevoegde autoriteiten van alle lidstaten.

Artikel 12

Gegevensbescherming

Deze verordening laat de bij Richtlijn 95/46/EG en Verordening (EG) nr. 45/2001 vastgestelde regels inzake de verwerking van persoonsgegevens onverlet.

Artikel 13

Slotbepalingen

Deze gedelegeerde verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat. Gedaan te Brussel, 23 februari 2012. Voor de Commissie De voorzitter José Manuel BARROSO

(1) PB L 295 van 12.11.2010, blz. 23.

(2) PB L 281 van 23.11.1995, blz. 31.

(3) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.

(4) PB L 376 van 27.12.2006, blz. 36.