Speciaal verslag tot staving van de betrouwbaarheidsverklaring inzake de activiteiten in het kader van het zesde en zevende Europese Ontwikkelingsfonds voor het begrotingsjaar 1995 vergezeld van het antwoord van de Commissie

INHOUD

Paragraaf

1. OMSTANDIGHEDEN WAARONDER DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING WERD OPGESTELD 1.1 - 1.17

Het mandaat van de Kamer 1.1 - 1.2

Door de DAS gedekte rekeningen en verrichtingen 1.3 - 1.12

Bereik en beperkingen van de DAS 1.13 - 1.14

Controlenormen en -methodiek van de Kamer 1.15 - 1.17

2. UITVOERING VAN DE CONTROLE 2.1 - 2.8

Belemmeringen in verband met de controlewerkzaamheden 2.1 - 2.2

Verrichte controlewerkzaamheden 2.3 - 2.8

3. CONTROLEBEVINDINGEN 3.1 - 3.83

Algemene conclusie 3.1 - 3.10

Geconstateerde verbeteringen 3.3

Voorbehoud inzake de rekeningen 3.4 - 3.5

Voorbehoud inzake de onderliggende verrichtingen 3.6 - 3.10

Gedetailleerde opmerkingen over de rekeningen 3.11 - 3.56

Balansen en financiële staten 3.11 - 3.39

Besluiten (primaire betalingsverplichtingen) 3.40 - 3.45

Betalingen 3.46 - 3.56

Gedetailleerde opmerkingen over de onderliggende verrichtingen 3.57 - 3.83

Materiële fouten in verband met wettigheid/regelmatigheid 3.57 - 3.65

Formele fouten in verband met wettigheid/regelmatigheid 3.66 - 3.80

Overige opmerkingen 3.81 - 3.83

1. OMSTANDIGHEDEN WAARONDER DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING WERD OPGESTELD

Het mandaat van de Kamer

1.1. Bij het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is de controle op de verrichtingen van het Europese Ontwikkelingsfonds toevertrouwd aan de Europese Rekenkamer. Deze dient het Europees Parlement en de Raad een verklaring voor te leggen waarin de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen worden bevestigd. In het speciale verslag tot staving van deze betrouwbaarheidsverklaring zijn alle resultaten opgenomen van de in het kader van dit mandaat uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de verrichtingen van het zesde en zevende EOF tijdens het begrotingsjaar 1995.

1.2. In de betrouwbaarheidsverklaring wordt een oordeel uitgesproken over de volgende kwesties:

a) geven de rekeningen (balansen en jaarrekeningen) een getrouw beeld van het vermogen, de financiële situatie aan het eind van het begrotingsjaar en het resultaat van de verrichtingen van het voorbije begrotingsjaar overeenkomstig het bepaalde in de Verdragen en financiële reglementen en overeenkomstig de voor de openbare sector algemeen erkende boekhoudbeginselen?

b) zijn de onderliggende verrichtingen in het licht van de toepasselijke rechtsvoorschriften over het algemeen wettig en regelmatig?

Door de DAS gedekte rekeningen en verrichtingen

1.3. De Europese Ontwikkelingsfondsen (EOF's) berusten enerzijds op internationale overeenkomsten tussen de Lid-Staten van de Europese Unie en zeventig landen in Afrika, het Caribische gebied en de Stille Oceaan (), en anderzijds op besluiten van de Raad betreffende de associatie van vierentwintig landen en gebieden overzee (LGO) met de Europese Economische Gemeenschap. De EOF's worden gevormd krachtens interne akkoorden inzake de financiering en het beheer van de steun van de Gemeenschap in het kader van deze overeenkomsten en akkoorden ().

1.4. De Kamer heeft een onderzoek ingesteld naar de financiële balansen en rekeningen van het zesde en zevende EOF over het begrotingsjaar 1995, die onder de referentie SEC(96) 989 def. van 31 mei 1996 zijn gepubliceerd in de vorm van een mededeling van de Commissie aan de Rekenkamer, het Parlement en de Raad. Deze rekeningen betreffen de verrichtingen van het begrotingsjaar en geven tevens cumulatieve overzichten van de uitgaven en ontvangsten die sinds de inwerkingtreding van het zesde en zevende EOF in de boeken zijn verwerkt.

1.5. In het kader van het op Mauritius ondertekende akkoord van 4 november 1995, is het tweede financiële protocol van de vierde Overeenkomst van Lomé vastgesteld op 14 625 Mio ECU (); het heeft een looptijd van vijf jaar, ingaande op 1 maart 1995. De tenuitvoerlegging van dit protocol zou in de loop van het begrotingsjaar 1997 een aanvang moeten nemen via het achtste EOF, ingesteld bij het intern akkoord dat is vastgesteld door de Raad op 20 december 1995.

1.6. Eén van de hoofdkenmerken van de EOF's is de wijze waarop ze worden gefinancierd. Zij worden niet uit de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen gefinancierd, maar elke Lid-Staat draagt aan de financiering bij volgens een in het intern akkoord van elk EOF vastgestelde verdeelsleutel (zie tabel 1.1).

1.7. Voor de kredieten van de afzonderlijke EOF's geldt het beginsel van de jaarperiodiciteit niet en bestaat er geen gevaar dat ze komen te vervallen. De looptijd van het zesde EOF bedraagt evenals die van het eerste financiële protocol van het zevende EOF vijf jaar, maar de uitvoeringsperiode van beide duurt langer, namelijk tot de Commissie oordeelt dat de uitvoering voldoende is gevorderd. Het resterende saldo wordt dan naar een volgend fonds overgeboekt. Zo omvatten de rekeningen van het zesde EOF per 31 december 1995 nog een saldo van het vierde EOF (125,1 Mio ECU), terwijl het zevende EOF saldi omvatte van de eerste drie EOF's en van het vijfde EOF (492,5 Mio ECU), waarvan de boekhouding eind 1993 werd afgesloten ().

1.8. De EOF's omvatten niet de fondsen uit de eigen middelen van de Europese Investeringsbank (EIB), die zowel in de Overeenkomsten van Lomé als in de associatieverdragen van de LGO nader worden omschreven (zie tabel 1.2). In de interne akkoorden is niet alleen sprake van de ACS- en LGO-middelen van de EOF's, maar ook van de bedragen die de EIB ter beschikking van de EOF's dient te stellen in de vorm van leningen uit haar eigen middelen, en wel 1 120 Mio ECU ter aanvulling van het zesde EOF en 1 225 Mio ECU ter aanvulling van het zevende EOF ().

1.9. In de financiële uitvoering van de EOF's kunnen drie fasen worden onderscheiden:

a) de financieringsbesluiten van de Commissie of de EIB, vaak primaire verplichtingen genoemd;

b) de contractuele verplichtingen jegens derden, voornamelijk inzake de middelen waarvan het beheer onder de nationale ordonnateurs van de ACS-staten of de LGO ressorteert; deze verrichtingen worden gewoonlijk secundaire verplichtingen genoemd;

c) de betalingen op grond van de primaire en secundaire verplichtingen.

1.10. De Kamer is van mening dat primaire betalingsverplichtingen niet het aangewezen niveau zijn voor de tenuitvoerlegging van de bepalingen van artikel 19, lid 1, sub c en d, van het financieel reglement, met betrekking tot de controle van:

a) "de rechtmatigheid en de juistheid van de uitgave ten aanzien van de bepalingen die van toepassing zijn op het beheer van het EOF, en ten aanzien van alle besluiten die ter uitvoering van deze bepalingen zijn getroffen, in het bijzonder de algemene en bijzondere bepalingen van de op de verrichting betrekking hebbende financieringsovereenkomst";

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

b) "de toepassing van de in artikel 5 bedoelde beginselen van goed financieel beheer".

Om de onduidelijkheid van deze situatie te verhelpen zou in de regelgeving een nadere omschrijving moeten worden gegeven van het begrip boekhoudkundige vastlegging en van de controleprocedures die de Commissie op de primaire en tevens op de secundaire verplichtingen (gedelegeerde kredieten) dient toe te passen.

1.11. Om het bedrag te kunnen bepalen van de kredieten die eventueel opnieuw kunnen worden aangewend, moeten aan het eind van het begrotingsjaar zowel de vanaf de aanvang van het EOF verrichte definitieve betalingen als de nog werkelijk af te wikkelen betalingsverplichtingen in mindering worden gebracht op de middelen van elk EOF. Tabel 1.3 biedt een beknopt overzicht van de uitvoeringsstand van het zesde en zevende EOF, waarbij tevens de bedragen worden aangegeven die aan het eind van het begrotingsjaar 1995 beschikbaar zouden moeten zijn voor nieuwe aanwendingen. Deze gegevens zijn ontleend aan de rekeningen van de Commissie; de resultaten van de controle zijn er niet in verwerkt.

1.12. Tussen de afsluiting van de rekeningen van 1995 en de publikatie van de controleresultaten van de Kamer heeft de Commissie correcties aangebracht op de boekhoudkundige fouten waarop de Kamer had gewezen. Deze correcties zijn verwerkt in de boeken van het begrotingsjaar 1996 en hebben geen gevolgen voor de op 31 mei 1996 gepubliceerde financiële staten over het begrotingsjaar 1995. Daarentegen is in de resultaten van de controle wel rekening gehouden met de door de diensten van de Commissie tot oktober 1996 ingediende bewijsstukken in verband met de rekeningen over 1995.

Bereik en beperkingen van de DAS

1.13. De betrouwbaarheidsverklaring over 1995 heeft, evenals die over 1994, slechts betrekking op de verrichtingen van het begrotingsjaar. Wegens de cumulatieve weergave van de financiële staten van de EOF's en omdat het zesde en zevende EOF reeds verscheidene jaren in uitvoering waren vóór het eerste begrotingsjaar waarover een betrouwbaarheidsverklaring werd afgegeven (1994), kunnen de betrouwbaarheidsverklaringen van de Kamer de cumulatieve rekeningen van de EOF's thans nog niet dekken.

1.14. In verband met de aard van de DAS in het algemeen en de beperkingen ervan verwijst de Kamer de lezer naar haar speciaal verslag over de activiteiten in het kader van de algemene begroting voor het jaar 1995 (paragrafen 1.9 tot en met 1.14), waar met name wordt uiteengezet in hoeverre de kwaliteit van het beheer kan worden behandeld of opzettelijke onregelmatigheden aan het licht konden worden gebracht.

Controlenormen en -methodiek van de Kamer

1.15. De Kamer heeft haar taak uitgevoerd conform de op internationaal vlak algemeen aanvaarde controlenormen voor zover deze van toepassing zijn in de communautaire context. Daar de gehanteerde controlenormen en algemene controlemethodiek vergelijkbaar zijn, verwijst de Kamer de lezer hiervoor naar haar speciaal verslag over de activiteiten in het kader van de algemene begroting voor het jaar 1994.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

1.16. De Kamer verricht voor de opstelling van de DAS inzake de EOF's geen controles ter plaatse. Daar de perioden voor de financiële tenuitvoerlegging in de opeenvolgende Overeenkomsten van Lomé nauwkeurig zijn omschreven en de Commissie betrokken is bij het toezicht erop of de tenuitvoerlegging ervan, heeft de controle op de verrichtingen van het begrotingsjaar 1995, evenals in 1994, plaatsgevonden bij de centrale diensten van de Commissie, die alle bewijsstukken voor de controle op de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen - tot aan de uiteindelijke begunstigde - hetzij voorhanden hebben, hetzij van de delegaties kunnen verkrijgen.

1.17. Aangezien de voor de de EOF's uitgetrokken bedragen (toewijzingen) worden besteed naarmate de acties voor ontwikkelingshulp, met een looptijd van ten minste vijf jaar, worden uitgevoerd, wordt voorts de aandacht in het bijzonder gericht op de afname van de middelen van elk fonds naarmate acties ten uitvoer worden gelegd, en op de stand van deze tenuitvoerlegging die uit de financiële jaarstaten naar voren komt. Uit deze gegevens blijkt namelijk de omvang van de voor nieuwe aanwendingen beschikbare middelen. 2. UITVOERING VAN DE CONTROLE

Belemmeringen in verband met de controlewerkzaamheden

2.1. Met betrekking tot de vorige begrotingsjaren heeft de Kamer de kwijtingverlenende autoriteit er reeds op gewezen dat de regelgeving slecht is aangepast aan de omstandigheden waaronder de EOF's ten uitvoer worden gelegd (). Dit gebrek aan afstemming maakt het bij bepaalde soorten verrichtingen bijzonder moeilijk, te beoordelen of ze toegestaan of wettig zijn.

2.2. Met de invoering van een actieplan voor de hervorming van een aantal boekhoudmethoden () heeft de Commissie in 1994 een proces in werking gezet waarmee zij beoogde, aan het eind van elk begrotingsjaar over betrouwbare financiële staten te kunnen beschikken met een echt informatief gehalte. Uit de opmerkingen in dit verslag blijkt dat aanzienlijke vooruitgang is geboekt maar dat deze werkzaamheden moeten worden voortgezet opdat de doelstelling volledig wordt bereikt.

Verrichte controlewerkzaamheden

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

2.3. De controles hadden enerzijds betrekking op de uitgaven, overeenkomend met de tenuitvoerlegging van de steun gedurende het begrotingsjaar 1995 en anderzijds op de saldi die aan het eind van het begrotingsjaar het kapitaal en de activa van de EOF's vormen.

2.4. De uitgaven van het begrotingsjaar 1995 zijn geverifieerd via een statistisch steekproefonderzoek van de betalingsverplichtingen en betalingen. Daartoe zijn de verrichtingen van de twee EOF's die thans ten uitvoer worden gelegd samengevoegd en is ervan uitgegaan dat beide EOF's één geheel vormen. Er is een algemene foutentolerantie gehanteerd van 50 Mio ECU (), met een betrouwbaarheidsniveau van 95 %, zodat een steekproef van 99 primaire verplichtingen (besluiten van de Commissie) en 149 betalingen moest worden onderzocht.

2.5. De aan het steekproefonderzoek onderworpen betalingsverplichtingen en betalingen vormen respectievelijk 63 % en 37 % van het totaalbedrag van de betalingsverplichtingen en betalingen van het begrotingsjaar. Op het gebied van Stabex en de structurele aanpassing waren de verrichtingen zo omvangrijk dat de meeste mutaties van het begrotingsjaar werden onderzocht ().

2.6. Bij het steekproefonderzoek op de betalingsverplichtingen en betalingen kwamen analytische controles op de eventuele omissies, de waardering van de betalingsverplichtingen aan het eind van het begrotingsjaar, de juistheid van de boekhoudkundige grootheden en de kapitaalontwikkeling. Er zijn overigens specifieke validatiecontroles verricht op de toewijzingen per financieringsinstrument en per land, de tussenrekeningen en de diverse activa- en passiva-rekeningen. Aangezien deze afzonderlijke controles niet op een statistische leest waren geschoeid, kunnen de bevindingen niet worden geëxtrapoleerd en berusten de conclusies slechts op de bekende fouten.

2.7. De bankrekeningen zijn onderworpen aan een systematische controleprocedure die ook inhield dat de financiële instellingen waarbij de rekeningen waren geopend een externe bevestiging van de saldi verstrekten.

2.8. De algemene conclusies, die betrekking hebben op de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, stoelen op de resultaten van al deze controles.

3. CONTROLEBEVINDINGEN

Algemene conclusie

3.1. Naar aanleiding van haar onderzoek heeft de Kamer redelijke zekerheid dat de rekeningen van het per 31 december 1995 afgesloten begrotingsjaar correct zijn, behoudens de in paragraaf 3.4 opgesomde feiten. Deze tonen aan dat er nog naar een verdere verbetering moet worden gestreefd van de presentatie van de financiële situatie van de EOF's en met name van de voor nieuwe aanwendingen beschikbare middelen.

3.2. De Kamer heeft eveneens redelijke zekerheid kunnen verkrijgen dat de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de ontvangsten, betalingsverplichtingen en betalingen van het begrotingsjaar wettig en regelmatig zijn, behoudens de feiten die worden opgesomd in de paragrafen 3.6 tot en met 3.10. De formele fouten die zijn geconstateerd op het gebied van Stabex, de structurele aanpassing en de door de EIB beheerde verrichtingen, zijn voornamelijk het gevolg van een slecht op de werkelijke verrichtingen en besluitvorming afgestemde regelgeving.

Geconstateerde verbeteringen

3.3. Uit de controle van de Kamer is gebleken dat, ten opzichte van het begrotingsjaar 1994, voornamelijk op de volgende gebieden verbeteringen zijn aangebracht:

a) de uiteenzetting van de gehanteerde boekhoudbeginselen en de versterking van de inventarisatie- en afsluitingsprocedures, in het bijzonder voor de boekhouding betreffende de verrichtingen van de EIB gedurende het begrotingsjaar;

b) de verbetering van het analytisch boekhoudsysteem voor het toezicht op de kredieten;

c) de verbetering van de toelichtingen bij de financiële staten, die noodzakelijk was om de werkelijke stand van de tenuitvoerlegging van de communautaire steun beter te kunnen inschatten.

Voorbehoud inzake de rekeningen

3.4. Hoewel de Commissie verbeteringen heeft aangebracht, bestaan er wegens slecht aangepaste boekhoudmethoden en -gewoonten nog te veel negatieve effecten op de rekeningen:

a) de Kamer schat het bedrag van de nog af te wikkelen primaire verplichtingen die aan het eind van het begrotingsjaar 1995 niet meer met de economische werkelijkheid van de verrichtingen overeenkwamen, op 197 Mio ECU (zie paragraaf 3.45), ofwel ongeveer 3,6 % van de 5 449 Mio ECU aan verplichtingen die in de boeken nog openstonden (zie tabel 1.3);

b) de als voorschotten op beurzen en technische bijstand opgenomen 29 Mio ECU behoren niet tot de activa; 18,3 Mio ECU daarvan vormen nog te regulariseren uitgaven (paragrafen 3.31 en 3.32);

c) het boekhoudsysteem leent zich nog niet tot het weergeven van de situatie van andere soorten voorschotten, met name in verband met de structurele aanpassing, de programma's op bestek en de contracten inzake werkzaamheden, diensten en leveringen, die in de financiële staten nog steeds als definitieve betalingen zijn opgenomen (paragrafen 3.51 tot en met 3.54);

d) het saldo van de in de balans opgenomen nog af te wikkelen uitgaven omvat bedragen die niet vallen onder betalingen die normaal gesproken aan het eind van het jaar worden aangewezen. Met deze bedragen zijn in totaal 13 Mio ECU gemoeid, waarvan 8 Mio ECU na de datum van afsluiting konden worden geregulariseerd (paragrafen 3.27 en 3.28);

e) bij de afsluiting nog niet gecorrigeerde foutieve aanwijzingen ten bedrage van in totaal 0,17 Mio ECU bemoeilijken de waardering van het nog af te wikkelen restbedrag van een primaire en een secundaire betalingsverplichting (paragraaf 3.55). De meest waarschijnlijke waarde van de betalingen tijdens het begrotingsjaar waarbij zich dergelijke fouten hebben voorgedaan werd na de procedure van steekproefneming op 17,7 Mio ECU geraamd. Bij de betalingsverplichtingen van het begrotingsjaar zijn dergelijke fouten niet geconstateerd;

f) op de kasgeldrekeningen staan 2,9 Mio ECU waarvan de beschikbaarheid twijfelachtig is, alsook 213,2 Mio ECU aan beleggingen plus de rente daarover, die in de financiële staten niet worden vermeld (paragrafen 3.29 en 3.30).

3.5. De Kamer zou de aandacht van de Commissie ook op de volgende opmerkingen willen vestigen:

a) bij twee belangrijke actieprogramma's, de structurele aanpassing (paragrafen 3.21 en 3.22) en het speciaal initiatief voor Afrika (paragraaf 3.23), is de presentatie van de kredieten niet duidelijk;

b) via het systeem konden in 1995 1,2 Mio ECU zonder afdoende verantwoording naar Stabex worden getransfereerd (paragraaf 3.24);

c) wegens vertragingen bij de inventarisatieprocedure werden de primaire verplichtingen ondergewaardeerd voor 3,4 Mio ECU (paragraaf 3.40);

Voorbehoud inzake de onderliggende verrichtingen

3.6. De meest waarschijnlijke waarde van de materiële fouten inzake wettigheid/regelmatigheid in de betalingen van het begrotingsjaar wordt op 32,6 Mio ECU geraamd (2,1 % van het totaalbedrag van de betalingen). Deze geëxtrapoleerde waarde kon worden bevestigd nadat door opsporing van fouten de bekende waarde ervan op in totaal 6,5 Mio ECU was gebracht (0,4 % van het totaal van de betalingen):

a) de fouten in de berekening van de bedragen die aan de opdrachtnemers zijn betaald belopen 2,5 Mio ECU (paragrafen 3.60 tot en met 3.62 en 3.65);

b) er is aanvullende steun voor structurele aanpassing ten bedrage van 4 Mio ECU vastgelegd en uitbetaald, ofschoon het begunstigde land niet meer voor steun in aanmerking kwam (paragraaf 3.63).

3.7. Voorts omvatten de te regulariseren uitgaven 6 Mio ECU voor verrichtingen die niet met bewijsstukken worden gestaafd (paragraaf 3.58).

3.8. Bij de betalingsverplichtingen van het begrotingsjaar belopen de bekende materiële fouten inzake wettigheid/regelmatigheid 4 Mio ECU, ofwel 0,2 % van het totaal van de betalingsverplichtingen van het begrotingsjaar (paragraaf 3.57).

3.9. De bekende waarde van de betalingen tijdens het begrotingsjaar, waarin formele fouten inzake wettigheid/regelmatigheid zijn opgetreden bedraagt 323,3 Mio ECU:

a) tot een betaling van 4 Mio ECU in verband met de structurele aanpassing werd opdracht gegeven zonder de toestemming van de bevoegde commissaris (paragraaf 3.71);

b) geen enkele interpretatie van de voorwaarden van de financieringsovereenkomsten leidt tot de conclusie dat betalingen ad 87 Mio ECU in verband met de structurele aanpassingsfaciliteit verantwoord waren (paragraaf 3.72);

c) wat betreft de onderzochte betalingen ad 3,6 Mio ECU voor rentesubsidies, staven de bewijsstukken waarover de Commissie beschikt onvoldoende dat de door de EIB berekende en door de Commissie geboekte bedragen juist zijn (paragraaf 3.77);

d) voor achttien Stabex-betalingen, waarmee in totaal 216 Mio ECU waren gemoeid, zijn de voorschriften niet toegepast: 163,4 Mio ECU zijn betaald zonder dat het begunstigde land een verslag over de besteding van de overgemaakte middelen had ingediend (paragraaf 3.73). Deze betalingen omvatten 75 Mio ECU waarvoor geen voorafgaande materiële analyse had plaatsgevonden; voor 31,1 Mio ECU waren deze analyses ontoereikend (paragraaf 3.74), terwijl voor 101,5 Mio ECU de vaststelling van de transfergrondslag niet voldoende was toegelicht (paragraaf 3.75);

e) betalingen ten bedrage van 12,2 Mio ECU zijn verricht zonder dat was voldaan aan de reglementaire of contractuele voorwaarden inzake betalingstermijnen (paragrafen 3.79 en 3.80) of uitvoeringstermijnen (paragraaf 3.78). In verband met een betaling van 0,5 Mio ECU heeft de Kamer niet de bewijsstukken kunnen verkrijgen die zij nodig had om te kunnen nagaan of de herziening van de gefactureerde prijzen gegrond was (paragraaf 3.76).

3.10. De bekende waarde van de betalingsverplichtingen van het begrotingsjaar waarmee formele fouten inzake wettigheid/regelmatigheid werden begaan, bedraagt 87,2 Mio ECU:

a) voor de structurele aanpassing, gefinancierd uit de nationale indicatieve programma's, is er extra steun ten bedrage van 9 Mio ECU goedgekeurd volgens een procedure die bestemd is voor traditionele ontwikkelingsprojecten (paragraaf 3.66). Bij twee andere steunverleningen werd het EOF-comité over in totaal 26,6 Mio ECU onvoldoende ingelicht (paragraaf 3.67). Voor nog een andere steunverlening, ten bedrage van 9,2 Mio ECU, werden betalingsverplichtingen aangegaan voordat de noodzakelijke kredieten beschikbaar waren gekomen (paragraaf 3.68);

b) wat betreft de onderzochte betalingsverplichtingen voor rentesubsidies ad 37 Mio ECU staven de bewijsstukken waarover de Commissie beschikt onvoldoende dat de door de EIB berekende en door de Commissie geboekte bedragen juist zijn (paragraaf 3.69);

c) de bewijsstukken stellen de Kamer niet in staat, de conclusie te trekken dat de verlaging van de transfergrondslag voor een Stabex-betalingsverplichting ten bedrage van 5,5 Mio ECU inderdaad gegrond was (paragraaf 3.70).

Gedetailleerde opmerkingen over de rekeningen

Balansen en financiële staten

Boekhoudbeginselen, -methoden en -gebruiken

3.11. De voor de opstelling van de financiële staten per einde van het begrotingsjaar gehanteerde boekhoudnormen zijn van belang voor de evaluaties en bijgevolg voor de betrouwbaarheid van de rekeningen omdat laatstgenoemde het vermogen, de achtereenvolgende verrichtingen en de reële financiële situatie getrouw moeten weergeven.

3.12. Voor de eerste maal heeft de rekenplichtige van het EOF in de financiële staten de gehanteerde boekhoudbeginselen omschreven. Deze worden echter nog niet voldoende coherent en nauwkeurig toegepast opdat uit de rekeningen van het EOF een getrouw beeld van de economische realiteit kunnen geven:

a) niet alle verrichtingen van het begrotingsjaar worden geboekt. De procedures voor boeking, inventarisatie en afsluiting zijn nog niet voldoende ontwikkeld om tot volledige boeking te komen (paragrafen 3.25, 3.30 tot en met 3.34 en 3.38);

b) niet alle boekingen worden met bewijsstukken gestaafd (paragrafen 3.29 en 3.58); voorts gelden er voor het verband tussen boekingen en bewijsstukken nauwelijks regels en blijkt het niet uit de rekeningenboeken of andere boekhoudbescheiden;

c) verrichtingen van zeer uiteenlopende aard worden bij dezelfde saldi ondergebracht zonder dat rekening wordt gehouden met hun strekking, waardoor niet kan worden beoordeeld of ze werkelijk hebben plaatsgevonden (paragrafen 3.27, 3.29 en 3.48).

d) aan het eind van het jaar worden, hetzij buiten de boekhouding om (paragraaf 3.13), hetzij via achteraf te regulariseren boekingen (paragraaf 3.27 a) correcties aangebracht. Omdat geen onderscheid wordt gemaakt tussen de boekhoudkundige verrichtingen (specifieke boekingen en journalen) worden laatstgenoemde als gewone verrichtingen behandeld (paragraaf 3.28).

Inhoud en presentatie van de financiële staten

3.13. De op de balans verschenen bedragen stemmen niet altijd met de geboekte saldi overeen:

a) in de proefbalans van het zesde EOF zijn 7 498,9 Mio ECU aan bijdragen, 186 Mio ECU aan Stabex-aanvullingen en 202,1 Mio ECU uit het vijfde EOF overgeboekte middelen opgenomen. De verschillen met de op de balans verschenen bedragen (respectievelijk 7 558,9 Mio ECU, 153,5 Mio ECU en 174,6 Mio ECU) heffen elkaar op; ze vloeien voort uit de boeking van 60 Mio ECU extra die de Lid-Staten hebben overgemaakt in het kader van het speciaal programma ten gunste van landen met een grote schuldenlast;

b) de ontvangsten van het zesde EOF waarvan de verificatie nog niet is afgerond, zijn in de boekhouding opgenomen op kasgeldrekeningen en niet als transitorische posten, hetgeen tot een verschil tussen de saldi van de proefbalans en die van de balans leidt.

3.14. De invorderingsopdrachten (post "te innen inkomsten en BTW") stemmen niet met saldi in de proefbalans overeen. Dat ze tegelijkertijd als activa en als passiva worden weergegeven duidt erop hoe moeilijk het is een balans voor te leggen waarin de voor het EOF geldende boekhoudbeginselen in acht worden genomen en tevens de schuldvorderingen en schulden zo worden weergegeven dat een getrouw beeld ontstaat van het werkelijk beschikbare kapitaal. Aan dit tweeledige vereiste zou gemakkelijk kunnen worden voldaan door de niet in de kasgeldrekeningen opgenomen activa in een apart onderdeel buiten de balans om op te nemen.

3.15. Op de actiefzijde worden gecumuleerde saldi weergegeven, op de passiefzijde slechts de mutaties tijdens het boekjaar; dit komt de duidelijkheid niet ten goede. De gecumuleerde saldi zouden ook op de passiefzijde moeten worden vermeld, zodat voor elk fonds kan worden afgelezen hoe het kapitaal zich, vanaf de oprichting, heeft ontwikkeld.

3.16. De uitgaven waarvan de verificatie nog niet is afgerond staan voor het begrotingsjaar 1994 op de actiefzijde maar zijn voor het begrotingsjaar 1995 in mindering gebracht op het kapitaal. Deze nieuwe presentatie beantwoordt beter aan de economische realiteit van de verrichtingen. Door deze verandering lijkt het beschikbare kapitaal van het zesde EOF met 41 Mio ECU meer te zijn afgenomen dan er in werkelijkheid tijdens het begrotingsjaar is besteed.

3.17. De acties ter bestrijding van aids van het zesde EOF worden in de financiële staten op een afzonderlijk onderdeel weergegeven dat voor het zevende EOF niet bestaat, ook al worden aan deze acties uit het zevende EOF heel wat meer middelen besteed (toewijzing: 50 Mio ECU). Ter wille van de continuïteit in de methoden en de samenhang tussen de financiële staten zouden deze acties in de rekeningen van het zesde en zevende EOF op vergelijkbare wijze moeten worden weergegeven.

3.18. Het verslag over de bestemming van de steun per sector is gebaseerd op de codificatie van de OESO. Het zou toe te juichen zijn indien deze codificatie overal werd gebruikt, ook ter vervanging van de sectorale codificatie die in het boekhoudsysteem bestaat. Hoewel 99 % van de gecumuleerde betalingen erin is opgenomen valt 50 % van de besluiten van het begrotingsjaar niet onder de gehanteerde indeling.

3.19. De betalingsverplichtingen voor het begrotingsjaar worden in de financiële staten netto weergegeven, dat wil zeggen dat de vrijmakingen erin zijn verrekend. Ter illustratie: bij de betalingsverplichtingen voor rentesubsidies van het begrotingsjaar wordt in de staten een bedrag van 55 Mio ECU vermeld; dit is eigenlijk het verschil tussen de aangegane betalingsverplichtingen (90 Mio ECU) en de vrijmakingen (35 Mio ECU).

Presentatie van de kredieten

3.20. De middelen van de EOF's worden onderverdeeld in grote toewijzingen. De rekening van ontvangsten en uitgaven van de EOF's volgt deze indeling. Conform de uitvoeringsbepalingen voor de EOF's wordt vervolgens op een verdere onderverdeling aangebracht; bijvoorbeeld een uitsplitsing naar land en regio na de ondertekening van nationale indicatieve programma's (subsidies) of na de vaststelling van doeleinden voor uitgaven (structurele aanpassing) of verwerking in de boeken van bankinteresten.

3.21. Aan de hand van de huidige presentatie van de balansen en jaarrekeningen van het EOF kan de werkelijke stand van de tenuitvoerlegging van de communautaire steun voor structurele aanpassing niet worden beoordeeld, aangezien deze acties met verschillende instrumenten worden gefinancierd. Zo kan het totaalbedrag van de aan acties voor structurele aanpassing toegewezen middelen voorlopig op 350 Mio ECU voor het zesde EOF en op 1 605 Mio ECU voor het zevende EOF worden geraamd, ofwel op 1 955 Mio ECU in totaal per eind 1995. Dit bedrag vertegenwoordigt 70 % meer dan de in het financiële protocol van de vierde Overeenkomst van Lomé vastgelegde toewijzing. Voor het zevende EOF worden deze extra middelen ten bedrage van 392 Mio ECU deels, als bepaald in artikel 281 van de Overeenkomst van Lomé en artikel 1 van het financiële protocol daarbij, ontleend aan de nationale indicatieve programma's en deels aan de toewijzing achteraf van de programmeerbare reserves voor projecten met betrekking tot de structurele aanpassing.

3.22. De Overeenkomst van Lomé voorziet niet in toewijzing achteraf van de programmeerbare reserves aan de structurele aanpassing, en daarom zijn bij het begin van de tenuitvoerlegging van de overeenkomst bij analogie de regels voor de aanvankelijke toewijzing toegepast. Aldus zijn in 1995 100 Mio ECU aan de programmeerbare reserve van het zevende EOF ontleend, waarvan 50,6 Mio ECU nog moeten worden vastgelegd.

3.23. Er zij op gewezen dat de acties inzake regionale samenwerking en het grensoverschrijdende initiatief thans nauwkeurig in de boeken worden opgenomen. Daarentegen kunnen aan de hand van de boekhouding niet de acties voor economisch herstel met betrekking tot het speciaal initiatief voor Afrika worden nagetrokken, waarover het EOF, volgens de door de Commissie buiten de begroting om verrichte follow-up, per eind 1995 financieringsbesluiten had genomen waarmee in totaal ongeveer 500 Mio ECU waren gemoeid.

3.24. Ingevolge de in het beheer van de Stabex-middelen geconstateerde fouten () nam de Commissie in 1995 maatregelen voor de bankinteresten van het Stabex-systeem. Een bedrag van 125 Mio ECU dat de Lid-Staten in december 1992 nog niet hadden betaald werd in december 1994 uiteindelijk aan Stabex overgemaakt. Bij de berekening van de Stabexrente werd ervan uitgegaan dat deze bijdragen reeds in januari 1993 waren overgemaakt. De aldus berekende interesten, 17,2 Mio ECU, werden in 1995 overgeboekt van de interesten op deposito's naar de Stabex-rente. Bij de opstelling van het chronologisch overzicht van de Stabex-tranches voor de herberekening van de interesten zijn bovendien 10 Mio ECU vanaf juli 1993 - in plaats van juli 1995 - geboekt. Op grond hiervan zijn 1,2 Mio ECU aan bankrente zonder verantwoording toegewezen aan het Stabex-systeem. Voortaan zal de Commissie uitsluitend de rente over de Stabex-banksaldi als een deel van de Stabex-middelen beschouwen.

Betalingen waarvan de verificatie nog niet is afgerond

3.25. Per 31 december 1995 was er een verschil van 3,9 Mio ECU tussen het totaalbedrag van de middelen die volgens de balans van de rekenplichtige per fonds beschikbaar waren en de door de ordonnateur geboekte toewijzingen. Dit verschil komt overeen met het bij de afsluiting van het begrotingsjaar geconstateerde uitstaande bedrag van de interesten die geïnd maar nog niet geverifieerd waren. Bij de uitgaven bedroeg het verschil 41,1 Mio ECU, hetgeen overeenkomt met het bij de afsluiting van het begrotingsjaar geconstateerde uitstaande bedrag van de uitgaven die nog moesten worden aangewezen.

3.26. Het te regulariseren uitgavenbedrag van 41,1 Mio ECU is in werkelijkheid samengesteld uit 44,7 Mio ECU aan te regulariseren uitgaven en 3,6 Mio ECU aan ontvangsten die geïnd maar nog niet definitief in de boekhouding aangewezen zijn.

3.27. Het saldo van de nog te regulariseren uitgaven die in de balans van het zesde EOF zijn opgenomen omvat 13 Mio ECU van een andere of buitengewone aard, die als volgt kunnen worden onderverdeeld:

a) 9,5 Mio ECU, overeenkomend met de boekingen die aan het eind van het jaar worden verricht om de boekhoudkundige banksaldi aan te passen aan de werkelijke banksaldi. Deze boekingen werden ten bedrage van 8 Mio ECU geristorneerd zodra de aan het eind van het begrotingsjaar door de EOF-banken verrichte betalingen in detail konden worden geboekt. Op 1 mei 1996 waren deze correcties echter voor 1,3 Mio ECU (zes bankrekeningen) nog niet aangebracht, waardoor de niet verklaarde verschillen tussen de boekhouding van het EOF en de werkelijke stand van de bankrekeningen definitief zouden kunnen verdwijnen. Bovendien zijn 0,2 Mio ECU van de ristorno's (zeven bankrekeningen) door geen enkele boeking van een afzonderlijke betaling vervangen, waardoor de verwerking van deze niet verklaarde verschillen tot de afsluiting van het volgende begrotingsjaar zou kunnen worden uitgesteld;

b) 3,5 Mio ECU aan betalingen en 0,7 Mio ECU aan ontvangsten, grotendeels niet recent, waarvoor de Commissie niet over bewijsstukken beschikt en waarvoor aanwijzing op een betalingsverplichting onmogelijk is. In totaal staan 4,5 Mio ECU aan betalingen en 1 Mio ECU aan ontvangsten sinds meer dan twaalf maanden open; 2,1 Mio ECU hiervan reeds meer dan drie jaar. De definitieve aanwijzing ervan kan niet plaatsvinden omdat de betrokken transacties niet zijn goedgekeurd;

c) het reeds verscheidene begrotingsjaren constant gebleven saldo (0,25 Mio ECU) van een rekening die met "terug te vorderen BTW" wordt aangeduid, waarvoor de Commissie over geen enkel bewijsstuk beschikt en waarvan zij de werkelijke aard niet kent;

d) 0,2 Mio ECU, overeenkomend met niet-invorderbare transfers of banktegoeden. De overeenkomstige verliezen zullen hetzij op de rekening voor financiële en administratieve kosten (0,15 Mio ECU in verband met Somalië), hetzij ten laste van het overschot van een project worden geboekt (0,05 Mio ECU in verband met Guinea);

e) 0,24 Mio ECU, overeenkomend met voorschotten waarin de contracten niet voorzagen en die uit de kasmiddelen van het EOF, werden uitbetaald aan bepaalde Lid-Staten die samen met het EOF projecten financieren.

3.28. De op de tussenrekeningen opgenomen te regulariseren uitgaven zouden in de boekhouding naar aard moeten worden uitgesplitst, zodat elk van die uitgaven kan worden verevend en deugdelijk geverifieerd. Vooral de verevening van de boekingen ter aanpassing van de banksaldi moet nauwkeurig worden gecontroleerd, zodat de niet verklaarde verschillen tussen werkelijke saldi en boekhoudkundige saldi snel kunnen worden opgespoord en verwerkt en niet van het ene jaar naar het andere worden doorgeschoven. Evenzo zouden bedragen waarvan bekend is dat ze dubieus of niet terugvorderbaar zijn, dan wel geen uitgaven vormen die ten laste kunnen worden gebracht van projecten, als zodanig in de boekhouding moeten worden aangeduid, zodat ze in de financiële staten kunnen worden opgenomen indien de betrokken bedragen zulks rechtvaardigen.

Kasmiddelen van de EOF's

3.29. Het saldo van 728,2 Mio ECU aan banktegoeden van het EOF omvat:

a) 2,9 Mio ECU, overeenkomend met verloren gegane banksaldi of banksaldi waarvoor al sinds jaren onzekerheid bestaat of ze kunnen worden teruggevorderd, die in de balans als dubieuze activa zouden moeten zijn opgenomen en waarvoor de ordonnateur en de rekenplichtige van het EOF hetzij een invorderingsprocedure hadden moeten inleiden, hetzij de geleden verliezen moeten vaststellen ();

b) 188,2 Mio ECU aan beleggingen en de 25 Mio ECU aan rente daarover, in het kader van het beheer van de Stabex-kasmiddelen (in totaal dus 213,2 Mio ECU), die als zodanig op de balans zouden moeten verschijnen;

c) 0,3 Mio ECU, zijnde slechts een fractie van de 0,8 Mio ECU aan interesten voor het begrotingsjaar 1995 die door de banken met een valutadatum voor 1996 zijn gecrediteerd.

3.30. Volgens de boekhouding is er voor Stabex één enkele bankrekening geopend. In werkelijkheid bestaan er bij de bank die de Stabex-tegoeden beheert verscheidene rekeningen (kapitaal, interesten, waardepapieren). Deze situatie draagt niet bij tot de doorzichtigheid van de saldi van kapitaal en interesten voor Stabex (paragraaf 3.24), waarop de Kamer reeds herhaaldelijk kritiek heeft geuit ().

Voorschotten op studiebeurzen en voor technische bijstand

3.31. De post "voorschotten" op de actiefzijde bestaat uit voorschotten op studiebeurzen en voor technische bijstand ten belope van 29 Mio ECU. Deze voorschotten kunnen in drie groepen worden onderverdeeld:

a) 3,4 Mio ECU die aan de delegaties zijn betaald ter bekostiging van beurzen in 42 ACS-staten, waarvan 1,8 Mio ECU overeenkomen met vroegere voorschotten waarvan de delegaties de situatie niet recentelijk hebben bevestigd. Gedurende het begrotingsjaar 1995 stonden daar slechts 0,03 Mio ECU aan uitgaven tegenover, en wel in twee landen;

b) 16 Mio ECU (waarvan 15,3 Mio ECU voor technische bijstand en 0,7 Mio ECU voor beurzen) die zijn betaald aan de Europese Associatie voor samenwerking (EAS) die de Kamer, onder voorbehoud van de definitieve rekening en verantwoording, een bedrag van 0,5 Mio ECU rechtstreeks heeft bevestigd, hetgeen erop zou wijzen dat er voor een bedrag van 15,5 Mio ECU een vertraging bij de verevening van deze voorschotten bestaat. Tot dit saldo behoren bovendien 2,1 Mio ECU aan uitgaven waarvan de Commissie betwist dat ze stroken met de overeenkomstige betalingsverplichtingen, zonder dat enige maatregel is genomen om dit probleem snel op te lossen;

c) 9,6 Mio ECU voor beurzen, die aan instanties in de Lid-Staten zijn betaald en die de rekenplichtige van het EOF nooit met deze instanties aan de werkelijkheid heeft getoetst. Dit saldo omvat de voorschotten ten bedrage van 4,4 Mio ECU aan de British Council, die de Kamer rechtstreeks een saldo van 1,6 Mio ECU heeft bevestigd, hetgeen zou wijzen op een vertraging bij de verevening van een bedrag van 2,8 Mio ECU. Geen enkele van de door deze instantie vermelde uitgaven voor 1994 en 1995 is door de Commissie in de boeken verwerkt. Deze rekening zou moeten worden doorgelicht voordat er nieuwe voorschotten worden betaald.

3.32. De Kamer heeft er reeds op aangedrongen dat de diensten van de Commissie een volledige boekhoudkundige controle van deze drie reeksen verrichtingen uitvoeren opdat kan worden bevestigd dat de geboekte bedragen juist zijn (). Het saldo van 29 Mio ECU dat op de actiefzijde staat kan niet als voor nieuwe aanwendingen beschikbaar worden beschouwd en vertegenwoordigt een overwaardering in de orde van grootte van 18,3 Mio ECU van het kapitaal van de EOF's.

Overige niet geboekte schuldvorderingen

3.33. De in de toelichtingen van de ordonnateur vermelde schuldvordering van 0,8 Mio ECU, overeenkomende met de over de Italiaanse medefinancieringen verschuldigde rente, was bij de afsluiting niet geboekt op de door de rekenplichtige ingediende rekeningen.

3.34. De bankinteresten met betrekking tot de laatste maand of het laatste kwartaal van 1995 werden door sommige banken gecrediteerd met als valutadatum 31 december 1995, en door andere met een valutadatum begin januari 1996. Bij deze interesten zijn 0,6 Mio ECU die begin 1996 werden gecrediteerd, waarvan 0,1 Mio ECU met een valutadatum in 1995, niet opgenomen in de rekeningen ter afsluiting van het boekjaar.

Ontvangsten

3.35. Per 31 december 1995 bedroegen de verschuldigde bijdragen nul ECU en dus niet, zoals in de balans was aangegeven, 1,13 Mio ECU. De overeenkomstige betaling, betreffende het saldo van het speciale programma voor landen met een grote schuldenlast, is door de EIB bevestigd op 1 februari 1996, de dag na de afsluiting van de boekhouding.

3.36. De door de Commissie afgeroepen bijdragen van de Lid-Staten beliepen in 1995 voor het zevende EOF 1 650 Mio ECU. Al deze bijdragen zijn betaald.

3.37. De bijdragen die verschuldigd waren op grond van afroepingen van middelen voor het voorgaande begrotingsjaar zijn betaald, met uitzondering van 112 000 ECU die Duitsland nog verschuldigd is.

3.38. Bij de 11,6 Mio ECU algemene bankinteresten, die zijn geboekt als ontvangsten van het begrotingsjaar 1995, zijn in werkelijkheid 3,6 Mio ECU gedurende het begrotingsjaar 1994, en 1,1 Mio ECU in de loop van de begrotingsjaren 1990-1993 geïnd. Voor de Stabex-rente bedraagt het in 1994 geïnde en in 1995 geregulariseerde bedrag 0,8 Mio ECU.

Te regulariseren ontvangsten

3.39. De in de balans opgenomen 3,9 Mio ECU aan rente waarvan de verificatie nog niet is afgerond, bestaan uit 3,7 Mio ECU geïnde bankrente en 0,2 Mio ECU achterstandsrente die zijn geïnd voor Italiaanse medefinancieringen (paragraaf 3.33). Aan het eind van het begrotingsjaar werden deze bedragen nog steeds als te regulariseren ontvangsten aangeduid omdat er nog geen visum van de financieel controleur voor was gegeven.

Besluiten (primaire betalingsverplichtingen)

Achterstand bij de boekingen

3.40. Er is achterstand geconstateerd bij twee boekingen in verband met de in 1995 door de EIB genomen besluiten tot het verstrekken van gesubsidieerde leningen ten bedrage van 3,4 Mio ECU; deze zouden pas in 1996 worden verricht. De Commissie had deze gevallen in het kader van de inventarisatie- en afsluitingsprocedures moeten ontdekken. Afgezien van deze twee vertragingen in de inventarisatie bij de afsluiting zijn de financieringsbesluiten voor het volledige bedrag waarop ze betrekking hebben en zonder noemenswaardige vertragingen geboekt.

Evaluatie bij de afsluiting van het begrotingsjaar

3.41. De betalingsverplichtingen stemmen overeen met de financieringsbesluiten van de Commissie. Deze bedragen zijn in principe bestemd om te worden uitbetaald. Het komt echter vaak voor dat het bedrag waartoe besloten is verschilt van de bedragen die in werkelijkheid voor een project worden uitgegeven. Wanneer het bedrag waartoe was besloten te laag is, wordt de betalingsverplichting opgetrokken zodra besloten is tot een extra financiering. Wanneer het bedrag waartoe was besloten daarentegen te hoog was, wordt het verschil pas in de boekhouding geconstateerd nadat het project als volledig uitgevoerd wordt beschouwd en de nationale ordonnateur en de Commissie overeenkomen, de afsluitingsprocedures in te leiden. De Kamer heeft reeds gewezen op deze gang van zaken en het effect ervan op de betrouwbaarheid van de aldus overgewaardeerde rekeningen voor de betalingsverplichtingen ().

3.42. Als bijlage bij de financiële staten van 1995 presenteert de Commissie een analyse van de betalingsverplichtingen die sinds achttien maanden geen boekhoudkundige mutaties hebben ondergaan. Bij de aldus geïnventariseerde verplichtingen gaf de Commissie aan dat voor het zesde EOF 22,4 Mio ECU en voor het zevende EOF 13,52 Mio ECU moesten worden vrijgemaakt. Uit de verrichte controlewerkzaamheden blijkt dat in deze analyse het aantal nutteloos geblokkeerde kredieten werd ondergewaardeerd.

3.43. Tot de saldi die volgens de Commissie open moeten blijven behoren 94,3 Mio ECU waarvoor geen uitbetalingen meer kunnen plaatsvinden:

a) risicodragend kapitaal van het zesde EOF ten bedrage van 12 Mio ECU betreffende een leningscontract dat bij de afsluiting van het begrotingsjaar afloopt;

b) risicodragend kapitaal ten bedrage van 7 Mio ECU voor het zevende EOF, betreffende een leningscontract dat bij de afsluiting van het begrotingsjaar afloopt;

c) diverse verrichtingen waarmee in totaal 43,5 Mio ECU voor het zesde EOF en 31,8 Mio ECU voor het zevende EOF zijn gemoeid.

3.44. Aangezien tal van projecten buiten de analyse van de Commissie vallen omdat ze tijdens de afgelopen achttien maanden wel boekhoudkundige mutaties hebben ondergaan, kunnen er in verband daarmee bedragen eveneens nutteloos bevroren zijn. Zo wijst onderzoek naar de saldi van de betalingsverplichtingen die bij de analyse van de Commissie buiten beschouwing bleven, uit dat de waardering van een groot aantal projecten in de rekeningen niet langer overeenstemt met de werkelijkheid van de verrichtingen, die aldus met 66,7 Mio ECU is overgewaardeerd:

a) risicodragend kapitaal ten bedrage van 4,5 Mio ECU (op een bedrag van 6 Mio ECU aan betalingsverplichtingen) voor het zesde EOF en 18 Mio ECU voor het zevende EOF;

b) overschotten van in 1994 beëindigde spoedhulpoperaties ten bedrage van 11 Mio ECU in totaal;

c) drie overschotten van spoedhulp alsook twee overschotten van technische bijstand ten bedrage van in totaal 0,4 Mio ECU, die overeenkomen met in 1995 beëindigde verrichtingen en die hadden moeten zijn vrijgemaakt bij de afsluiting van het begrotingsjaar;

d) overschotten van diverse projecten waarvoor sinds meer dan achttien maanden geen enkel contract is geregistreerd en die moeten komen te vervallen, voor in totaal 22,8 Mio ECU;

e) overschotten van diverse contracten ten bedrage van 7,3 Mio ECU waarvoor sinds meer dan achttien maanden geen enkele betaling is verricht en die niet meer kunnen worden besteed in het kader van dezelfde financieringsovereenkomst;

f) een betalingsverplichting voor werkzaamheden, die voor 2,7 Mio ECU (ofwel 7 % van het bedrag van de verplichting) werd overgewaardeerd doordat de ramingen waarop het besluit was gebaseerd te hoog waren.

3.45. Zo komen behalve de in de financiële staten opgegeven 35,9 Mio ECU, nog ongeveer 161 Mio ECU in aanmerking voor vrijmaking. Deze situatie is gedeeltelijk te wijten aan het feit dat de diensten van de Commissie (met uitzondering van ECHO) meestal moeten wachten tot alle overeenkomsten voor een project zijn afgesloten en de betrokken nationale ordonnateur zijn goedkeuring heeft verleend, voordat ze de vrijmaking van de overtollige kredieten in overweging kunnen nemen. Voorts is er geen eenvoudig mechanisme ingevoerd om de financieringsovereenkomsten naar beneden te kunnen bijstellen wanneer bij de tenuitvoerlegging blijkt dat de ramingen waarop het besluit was gebaseerd te hoog waren. Het zou wenselijk zijn, in de financieringsovereenkomsten een herzieningsclausule in die zin op te nemen.

Betalingen

Presentatie van de betalingen

3.46. De reglementaire procedures voor de uitvoering van de kredieten leiden in het geval van de Stabex-transfers en de verrichtingen ter ondersteuning van de structurele aanpassing tot een presentatie van de betalingen die de bestedingsgraad van de steun slecht weergeeft. Terwijl voor de andere uitgavenposten van de EOF's de betaling neerkomt op de definitieve aanwending van de geldmiddelen voor de uitgevoerde acties, vormt de betaling die het EOF voor de Stabex-transfers registreert in eerste instantie slechts een overmaking van middelen naar een voorlopige bankrekening. Ingevolge de opmerkingen van de Kamer dienaangaande () bevatten de financiële staten van de EOF's voor het begrotingsjaar 1995 voor deze twee financiële instrumenten een specificatie per land van enerzijds de saldi van de in Europa geopende bankrekeningen in ecu en anderzijds de tegenwaardefondsen. In laatstgenoemde tabellen wordt de omvang van de nog benodigde saldi echter niet duidelijk aangegeven ().

3.47. Bij de structurele aanpassing ziet de Commissie soms af van de toepassing van artikel 250, lid 3, van de vierde Overeenkomst van Lomé, waarin is bepaald dat de aan de begunstigde autoriteiten verstrekte middelen voorschotten aan kasmiddelen zijn totdat deze autoriteiten verantwoording voor de besteding ervan hebben afgelegd.

3.48. Het negatieve bedrag van 0,15 Mio ECU dat is opgenomen onder de uitgaven van het begrotingsjaar voor financiële en administratiekosten resulteert uit de verrekening van 1,8 Mio ECU aan ontvangsten met 1,7 Mio ECU aan uitgaven. De aanwijzingen van het begrotingsjaar omvatten met name:

a) 1,6 Mio ECU voor herwaardering van de banksaldi, waarvan 1,5 Mio ECU voor het begrotingsjaar 1994 en 0,1 Mio ECU voor het begrotingsjaar 1995;

b) 0,2 Mio ECU aan ontvangsten, afkomstig van het EAS, voor rente over de door het EOF toegestane voorschotten aan kasmiddelen;

c) 0,1 Mio ECU voor een directe betaling aan de EAS buiten het voorschottensysteem om;

d) 0,3 Mio ECU achterstandsrente ten laste van het EOF;

e) 0,6 Mio ECU voor studies die zijn gefinancierd met bankinteresten van het EOF in het kader van artikel 9, lid 2, van het intern akkoord;

f) 0,7 Mio ECU aan diverse financiële en administratiekosten.

3.49. In het kader van de verevening van de betalingen zonder bewijsstukken, die werden samengevat als te regulariseren uitgaven en per 31 december 1994 6,1 Mio ECU beliepen, waren de ordonnateur en de rekenplichtige met het oog op de afsluiting van de rekeningen per 31 december 1995 voornemens, de eventueel geconstateerde verliezen aan te wijzen op de rekening voor de financiële en administratiekosten (). Onderzoek van de rekening wijst uit dat slechts 0,01 Mio ECU (0,03 Mio ECU aan uitgaven en 0,04 Mio ECU aan ontvangsten) in het begrotingsjaar 1995 op deze wijze zijn geconstateerd. Sommige geconstateerde verliezen worden echter eveneens rechtstreeks ten laste gebracht van ontwikkelingsprojecten (paragrafen 3,27 en 3.54). Daar het verloop van deze verrichtingen niet in de boeken kan worden nagetrokken, kan de Kamer de omvang ervan niet becijferen. Ter verantwoording van de tijdens het begrotingsjaar 1996 vast te stellen verliezen zal een geschikte boekhoudmethode moeten worden gevonden.

3.50. Evenals de rekening voor de te regulariseren uitgaven zou de post administratie- en financiële kosten moeten worden uitgesplitst naar de aard van de verrichtingen. Ten eerste dienen de ontvangsten te worden gescheiden van de uitgaven. Ten tweede zijn de boeten wegens achterstallige betaling, de vastgestelde verliezen van activa (niet aanwijsbare uitgaven, niet invorderbare tegoeden) en de koerswinsten en -verliezen geen gebruikelijke uitgaven maar uitzonderingsgevallen waarvan de regelmatigheid aan een diepgaand onderzoek moet worden onderworpen en die in de boekhouding duidelijk tot uiting moeten komen opdat ze, wanneer de omvang ervan zulks rechtvaardigt, in de financiële staten kunnen worden opgenomen.

Voorschotten op contracten

3.51. Talrijke contracten voorzien in de betaling van voorschotten vóór de aanvang van de werkzaamheden of de levering van goederen of diensten. Deze voorschotten onderscheiden zich van de termijnbetalingen die naar gelang van de daadwerkelijke stand van uitvoering van de werkzaamheden worden betaald.

3.52. De Commissie beschouwt deze voorschotten principieel als definitieve verrichtingen, hetgeen leidt tot een verwrongen beeld van de besteding van de middelen, die niet in de financiële staten verschijnt. De diensten van de hoofdordonnateur van het EOF hebben in de loop van het begrotingsjaar 1995 maatregelen getroffen om vanaf eind 1995 de stand van de voorschotten in de EOF-rekeningen op te nemen.

3.53. Eind 1995 was het chronologisch overzicht van de voorschotbetalingen in het boekhoudsysteem nog steeds niet volledig en kon het niet worden gebruikt om de situatie van deze betalingen vast te stellen en in de financiële staten weer te geven.

3.54. Sommige van deze voorschotten, die zijn bedoeld om de in de ACS-staten geopende bankrekeningen van middelen te voorzien met het oog op de betaling van uitgaven voor projecten (gelden ter goede rekening) worden ook weergegeven als definitieve betalingen voor de betrokken projecten. De saldi van deze bankrekeningen zijn dus ook als definitieve betalingen in de rekeningen opgenomen. Blijkens de door de delegaties bevestigde banksaldi beliepen deze saldi per 31 december 1995 ten minste 11,7 Mio ECU. Bij deze als uitgaven geboekte voorschotten aan kasmiddelen staat een banksaldo van 0,3 Mio ECU dat is verloren gegaan door het faillissement van de bank waar het stond.

Aanwijzing in de boeken

3.55. Drie van de onderzochte betalingen, ten bedrage van in totaal 0,17 Mio ECU, werden niet aangewezen op de betalingsverplichting of het overeenkomstige gedelegeerde krediet. In elk van deze gevallen heeft de fout tot gevolg dat oudere overschotten verevend worden zonder dat wordt gezorgd voor de noodzakelijke vrijmakingen, hetzij op het vlak van de primaire, hetzij op dat van de secundaire verplichting.

3.56. De aanwijzing in de boekhouding van een betaling ad 0,4 Mio ECU leidde tot een negatief saldo van de betalingsverplichting van 0,02 Mio ECU, zonder dat dit vóór de afsluiting van de rekeningen werd opgemerkt of gecorrigeerd. Dankzij aanvullende analytische onderzoeken konden vijf andere betalingsverplichtingen worden opgespoord, die alle betrekking hadden op overboekingen uit vroegere EOF's en waarvoor het negatieve saldo van verplichtingen en betalingen, na de afsluiting van uit vorige EOF's overgeboekte overschotten van projecten, in totaal 0,8 Mio ECU bedroeg. De wijze waarop deze verrichtingen worden geboekt zou in die zin moeten worden herzien, dat de saldi van de rekeningen voor betalingsverplichtingen en betalingen niet negatief kunnen zijn.

Gedetailleerde opmerkingen over de onderliggende verrichtingen

Materiële fouten in verband met wettigheid/regelmatigheid

Besluiten (primaire verplichtingen)

3.57. De aanvullende verplichtingen ten bedrage van in totaal 4 Mio ECU voor het programma voor structurele aanpassing voor Niger die waren goedgekeurd volgens door de Kamer aangevochten procedures (paragraaf 3.66) zijn eind 1995 aangegaan, hoewel het land toen in de zin van artikel 246, lid 2, van de vierde Overeenkomst van Lomé niet meer automatisch voor steun in aanmerking kwam en in de zin van artikel 246, lid 1, van de overeenkomst niet subsidiabel was verklaard. Wegens de staatsgreep van januari 1996 zal het nog langer duren voordat het land opnieuw voor steun in aanmerking komt.

Nog te verifiëren uitgaven

3.58. Uit de analyse van de rekening van de nog te verifiëren uitgaven blijkt dat in totaal 6 Mio ECU niet door de noodzakelijke bewijsstukken worden gestaafd:

a) 3,75 Mio ECU aan betalingen zonder bewijsstukken (paragraaf 3.27 b en c);

b) 0,7 Mio ECU aan ontvangsten zonder bewijsstukken (paragraaf 3.27 b).

c) 1,5 Mio ECU aan niet op bewijsstukken berustende aanpassingen van banksaldi (paragraaf 3.27 a).

3.59. De Kamer is van mening dat voor deze verrichtingen een verklaring zou moeten worden gegeven wanneer de Commissie de rekenplichtige van het EOF krachtens de bepalingen van artikel 43 van het financieel reglement van het zevende EOF kwijting verleent.

Betalingen

3.60. In de contracten wordt niet alleen bepaald op welke wijze de voorschotten worden betaald, maar ook hoe ze achteraf worden teruggevorderd. Van de onderzochte betalingen zijn er vijf, met betrekking tot contracten voor werkzaamheden, foutief doordat de voorheen betaalde voorschotten niet correct zijn teruggevorderd. Behoudens correcties van deze fouten bij latere betalingen betreffende dezelfde contracten zijn de afzonderlijke onderzochte betalingen 2,3 Mio ECU te hoog.

3.61. In een ander geval, met betrekking tot een operatie inzake hulp aan vluchtelingen, is, in afwijking van het gewone plafond van 50 %, een voorschot van 70 % toegekend ten bedrage van 0,35 Mio ECU zonder dat de voorwaarden voor een dergelijke uitzondering (20 % ofwel 0,1 Mio ECU) waren vastgesteld.

3.62. Voor een termijnbetaling in verband met een contract voor technische bijstand werd de inhouding van de garantie twee maal in mindering gebracht. Het financiële effect van deze fout ligt in de orde van grootte van 0,01 Mio ECU.

3.63. De subsidiabiliteit van de betalingen ad 4 Mio ECU die in december 1995 werden verricht in het kader van de verhoging van het plafond van een financieringsovereenkomst betreffende de structurele aanpassing in Niger, is even aanvechtbaar als die van de overeenkomstige verplichtingen (paragraaf 3.57) en geeft voorts aanleiding tot dezelfde opmerkingen met betrekking tot de voorwaarden (paragraaf 3.72).

3.64. De op 1 juni 1991 in werking getreden algemene voorwaarden voor overeenkomsten voor diensten () hebben de voorheen van kracht zijnde voorwaarden ingrijpend gewijzigd. Met name bepaalt artikel 35.4 dat het bedrag van een termijnbetaling niet hoger mag zijn dan 90 % van de waarde van de diensten waarop zij betrekking heeft; het bepaalt niet dat in de contracten, of de bijhorende bijzondere voorwaarden, van deze regel mag worden afgeweken. Deze bepalingen inzake de inhouding van zekerheidsstellingen zijn volgens de diensten van de Commissie ongeschikt voor bepaalde soorten contracten, zoals die voor verrichtingen in eigen beheer, welke met name voor technische bijstand in gebruik zijn. Bij deze contracten worden doorgaans geen garanties ingehouden.

3.65. Bij zes van de dertien onderzochte, onder deze regelgeving vallende betalingen, is geen garantie ingehouden, ofschoon de andere contractbepalingen deze afwijking niet rechtvaardigden. De desbetreffende betalingen, ten bedrage van 0,41 Mio ECU in totaal, zijn bijgevolg 0,04 Mio ECU te hoog.

Formele fouten in verband met wettigheid/regelmatigheid

Besluiten (primaire verplichtingen)

3.66. De betalingsverplichtingen betreffende de programma's voor structurele aanpassing van Niger en Ethiopië zijn respectievelijk met 4 Mio ECU en 9 Mio ECU opgetrokken op grond van de artikelen 292 en 311 van de vierde Overeenkomst van Lomé en artikel 62 van het bijbehorende financieel reglement. Door deze bepalingen toe te passen op de structurele aanpassing (), wordt niet strikt de hand gehouden aan de in artikel 292, lid 1, van de overeenkomst voorgeschreven procedures, volgens welke aanvullende financieringen uitsluitend bestemd zijn voor traditionele programma's en projecten. Deze aanvullende verplichtingen hadden niet in die vorm moeten worden goedgekeurd.

3.67. Zoals in de toelichtingen bij het beheer van de kredieten wordt vermeld, wordt de structurele aanpassing steeds meer gefinancierd met van de nationale indicatieve programma's afgehouden subsidies. In een gemeenschappelijke verklaring van de Raad en de Commissie, gehecht aan het interne akkoord van het zevende EOF, staat uitdrukkelijk dat een dergelijke afhouding slechts bij uitzondering 10 % van het nationaal indicatief programma mag overschrijden en dat over het gedeelte boven deze 10 % een gunstig advies van het comité van het EOF moet zijn uitgebracht. Uit het steekproefonderzoek bleek dat bij twee betalingsverplichtingen voor structurele aanpassing ten belope van in totaal 26,6 Mio ECU, die waren afgehouden van de nationale indicatieve programma's, sprake was van een dergelijke overschrijding. In het financieringsvoorstel dat het EOF-comité om advies wordt voorgelegd, wordt het percentage van overschrijding nooit uitdrukkelijk vermeld. In slechts één geval stelde een delegatie deze kwestie aan de orde. In het schriftelijk antwoord van de Commissie stond abusievelijk dat het bewuste gedeelte onder de 10 % bleef. De aan het EOF-comité verstrekte informatie over de mate waarin, en de redenen waarom het richtgetal van 10 % werd overschreden was dus kennelijk onvolledig of verkeerd.

3.68. In december 1995 besloot de Raad, de overschotten van speciale leningen van het zesde EOF en van de vroegere EOF's om te zetten in subsidies. Reeds in juli 1995 werd op dit besluit vooruitgelopen door een betalingsverplichting ad 9,2 Mio ECU voor de structurele aanpassing aan te gaan, gefinancierd met subsidies uit het indicatief programma, waarmee de subsidies die op dat moment in de boekhouding aan het betrokken land waren toegewezen, werden overschreden.

3.69. De verplichtingen voor de rentesubsidies van de door de EIB toegekende gesubsidieerde leningen worden aangegaan voor het door de EIB geraamde bedrag. De Commissie gaat de verplichting aan zonder aan de hand van andere bewijsstukken te kunnen controleren of het bedrag is berekend conform de bepalingen van artikel 60, lid 3, van het Financieel Reglement. Behalve voor de vier bij het steekproefonderzoek betrokken betalingsverplichtingen ten bedrage van 37 Mio ECU, heerst deze onzekerheid ook voor alle tijdens het begrotingsjaar geboekte betalingsverplichtingen voor rentesubsidies, ten belope van 90,3 Mio ECU.

3.70. Uit de bewijsstukken voor een tijdens het begrotingsjaar aangegane Stabex-verplichting ten bedrage van 5,5 Mio ECU kan de Kamer niet afleiden of de verlaging van de transfergrondslag inderdaad gegrond was.

Betalingen

3.71. Tot een betaling voor structurele aanpassing in verband met de tweede tranche van het programma voor structurele aanpassing van Lesotho, ten bedrage van 4 Mio ECU, was opdracht gegeven zonder dat om de goedkeuring van de bevoegde commissaris was verzocht; deze onregelmatigheid werd in geen enkel stadium van de interne controle van de Commissie ontdekt.

3.72. Vijf van de onderzochte betalingen voor structurele aanpassing, ten bedrage van 87 Mio ECU in totaal, zijn verricht zonder dat vaststond of integraal was voldaan aan de bijzondere voorwaarden van de financieringsovereenkomst.

3.73. Bij dertien Stabex-transfers, waarmee voor in totaal 163,4 Mio ECU was gemoeid, hadden de begunstigde landen, op het ogenblik van de transfers, nagelaten overeenkomstig artikel 212, lid 1, van de Overeenkomst van Lomé, een verslag in te dienen over de besteding van de voorheen getransfereerde middelen. De Commissie heeft deze situatie niet verholpen door het bepaalde in de artikelen 212, lid 2, en 212, lid 3, van de overeenkomst ten uitvoer te leggen, en evenmin overwogen, de tenuitvoerlegging van de besluiten betreffende de onderzochte transfers op te schorten.

3.74. Voorts bepaalt artikel 209 van de overeenkomst dat de begunstigde landen de Commissie een substantiële analyse moeten doen toekomen van de sectoren die door opbrengstendaling zijn getroffen. Voor acht van de onderzochte Stabex-betalingen, goed voor 75 Mio ECU, werd een dergelijke analyse niet ingediend. In vier andere gevallen, ten bedrage van 31,1 Mio ECU in totaal, is het ingediende en door de Commissie aanvaarde document zo onnauwkeurig dat het niet kon worden gebruikt als substantiële analyse in de zin van artikel 209.

3.75. Voor zeven van de onderzochte Stabex-betalingen, ten bedrage van 101,5 Mio ECU in totaal, zijn verlagingen van de transfergrondslag uitgebleven en kan de Kamer niet uit de bewijsstukken afleiden dat zulks gegrond was.

3.76. Voor een betaling van 0,54 Mio ECU, in verband met een contract inzake werkzaamheden, bevatten de bewijsstukken geen enkele specificatie aan de hand waarvan de berekening van de prijsherziening kan worden geverifieerd, hoewel deze 93 % van de betrokken facturering vertegenwoordigt. De Kamer heeft de documenten waarom zij in januari 1996 heeft verzocht niet ontvangen, zodat zij zich niet heeft kunnen vergewissen van de juistheid van deze berekening. Zij raamt de bedragen die voor dit ene contract ten belope van 21,2 Mio ECU alleen al voor prijsherzieningen zijn betaald op ongeveer 3 Mio ECU.

3.77. Evenals de desbetreffende verplichtingen worden de betalingen van de rentesubsidies geboekt op basis van door de EIB verstrekte informatie aan de hand waarvan niet kan worden nagetrokken of de berekeningen voor de afwikkeling zijn gemaakt conform de bepalingen van artikel 60, lid 3 van het Financieel Reglement. Naast de vier in de steekproef uit de betalingen aangetroffen gevallen, goed voor tezamen 3,6 Mio ECU, bestaat een dergelijk gebrek aan zekerheid voor alle betalingen van rentesubsidies van het begrotingsjaar, die 21,5 Mio ECU belopen.

3.78. Bij drie betalingen voor dienstverrichtingen, die in totaal 0,4 Mio ECU beliepen, had de uitvoering vertraging opgelopen ten opzichte van de in de desbetreffende contracten gestelde termijnen, zonder dat het contract formeel werd gewijzigd toen de diensten van de Commissie toestonden dat de termijnen werden verlengd.

3.79. Artikel 58, lid 3, van het Financieel Reglement bepaalt dat de Commissie binnen 21 dagen gevolg moet geven aan de verzoeken om betaling van de EIB voor verrichtingen met risicodragend kapitaal. Deze termijn wordt niet altijd nageleefd. In twee van de onderzochte gevallen bedraagt de vertraging meer dan een jaar, waardoor tevens betalingen van 1994, ten bedrage van 10,8 Mio ECU in totaal, in 1995 worden geboekt. De vertraging is in beide gevallen gedeeltelijk aan de EIB te wijten. In het ene geval legde zij pas negen maanden na haar aanvraag om betaling het desbetreffende contract over. In het andere geval was de aangevraagde betaling hoger dan het contractueel vastgelegde bedrag; dit werd pas elf maanden later rechtgezet.

3.80. Artikel 38, lid 1, van de algemene voorwaarden voor overeenkomsten voor diensten bepaalt dat de opdrachtgever binnen een termijn van negentig dagen moet uitbetalen. Aan deze termijn wordt niet altijd de hand gehouden. In drie gevallen, waarmee 1 Mio ECU was gemoeid, deed zich een vertraging voor van meer dan negen maanden; de langste geconstateerde vertraging bedroeg vijftien maanden. Dat de opdrachtgever in geen enkel van de geconstateerde gevallen heeft verzocht om toepassing van de contractueel vastgelegde boeten voor vertragingen, neemt niet weg dat de Commissie haar verplichtingen zou moeten nakomen.

Overige opmerkingen

3.81. In juli 1995 verleende de Commissie de rekenplichtige van het EOF schriftelijk kwijting voor de periode van 24 juli 1987 tot 15 mei 1992. Voor het dossier betreffende het onderzoek inzake dit besluit is geen enkele verificatie verricht in verband met de wettigheid en de regelmatigheid van de in deze periode geboekte betalingen (), met name de betalingen waarvoor geen bewijsstukken voorhanden zijn, en die zijn geboekt op de rekeningen die op 31 december 1994 werden afgesloten (paragraaf 3.49) en betrekking hebben op de periode vóór 15 mei 1992.

3.82. Bij de onderzochte betalingen op het gebied van de spoedhulp bevindt zich een voorschot van 20 Mio ECU dat aan het UNHCR is betaald in het kader van een samenwerkingscontract met ECHO. De looptijd van dit contract is door twee opeenvolgende verlengingen van zes op twaalf maanden gebracht, waardoor de financiële afwikkeling naar het begrotingsjaar 1996 wordt doorgeschoven. Er zij op gewezen dat er zich bij de contracten die aan het eind van het begrotingsjaar 1994 wegens contractverlengingen () niet zijn afgewikkeld, een contract bevindt met dezelfde partner, waarmee 3,6 Mio ECU zijn gemoeid en waarvoor het in 1994 betaalde voorschot van 1,8 Mio ECU op 31 december 95 nog niet was vereffend.

3.83. Een ingehouden garantie voor een door de regering van Kenia ondertekend contract voor werkzaamheden, die ingevolge een geschil met de contractant sinds 1989 op een EOF-rekening was geblokkeerd, werd eind 1995 aan Kenia terugbetaald. De rekening bracht rente op die wordt geraamd op 1 Mio ECU die zijn geboekt als ontvangsten van het EOF in plaats van te worden bestemd voor een eventuele betaling aan Kenia.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 28 oktober 1996.

Voor de Rekenkamer Bernhard Friedmann Voorzitter

Antwoord van de Commissie

INLEIDING

Voor het tweede achtereenvolgende jaar wordt er een betrouwbaarheidsverklaring afgegeven door de Rekenkamer.

In tegenstelling tot het voorgaande jaar komt de Rekenkamer, ondanks een voorbehoud op bepaalde punten, tot een gunstig advies, zowel ten aanzien van de betrouwbaarheid van de rekeningen als ten aanzien van de wettelijkheid en de regelmatigheid van de daaraan ten grondslag liggende transacties. De Commissie is verheugd over deze positieve beoordeling waaruit blijkt dat het door haar op gang gebrachte verbeteringsstreven - zowel ten aanzien van het beheer als van de boekhouding van het EOF - zijn eerste resultaten begint af te werpen.

Wat de boekhouding betreft, brengt de Commissie voortdurend verbetering in het gecomputeriseerde boekhoudsysteem, om tot meer efficiëntie en betrouwbaarheid te komen. Zo heeft zij getracht de financiële staten informatiever te maken; deze laatste zijn thans "leesbaarder" en behelzen toelichtingen bij alle krediettoewijzingen, zoals de Rekenkamer in haar vorige verslag had gevraagd.

Voor het beheer heeft zij, enerzijds, instrumenten ter verbetering van het financiële beheer uitgewerkt - zowel bij de diensten van de Commissie als bij de ACS-staten, en, anderzijds, een geleidelijke decentralisering, naar de delegaties toe, van de boekhouding en van de financiële uitvoering op gang gebracht. Na die decentralisering krijgt een deel van het personeel dat op het hoofdkantoor taken als boekhoudkundige registratie en het geven van betalingsopdrachten vervult, geleidelijk aan andere functies, zoals controle- en systeemtoezicht.

De Commissie gaat voort met deze verbeteringen, aan de hand van de op- en aanmerkingen van de Rekenkamer.

1. OMSTANDIGHEDEN WAARONDER DE VERKLARING VAN BETROUWBAARHEID WERD AFGEGEVEN

De door de DAS gedekte rekeningen en verrichtingen

6Y1231(06).1

1.10. Over dit thema is reeds uitgebreid van gedachten gewisseld tijdens de bespreking over de DAS in 1994. Naar aanleiding van dat debat heeft de Commissie de procedures voor de betalingsverplichtingen en de gunning van opdrachten overeenkomstig haar antwoord op het speciale stavingsverslag aan de DAS 1994 gewijzigd (zie de punten 3.52 tot en met 3.54). Die bepalingen worden officieel omgezet in het ontwerp voor een financieel reglement van het 8e EOF.

In de reglementering of de voorschriften dient geen tweede boekhoudkundig vastleggingsniveau te worden gezien. Alleen de financieringsbesluiten van de Commissie leiden tot vastleggingen. De voorstellen voor besluiten worden, vergezeld van de technische en administratieve bepalingen, ter voorafgaande visering aan de financiële controle toegezonden. Die documenten behelzen alle onderdelen van de financieringsovereenkomst die later tussen de Commissie en de ACS-staat zal worden getekend.

De door de nationale ordonnateurs van de ACS-staten gesloten contracten voor de uitvoering van de financieringsbesluiten worden met het oog op het beheer door de ordonnateur in het rekeningenstelsel geregistreerd.

2. UITVOERING VAN DE CONTROLE

Beperkingen betreffende de controlewerkzaamheden

2.1. De Commissie is van oordeel dat, ook al kunnen sommige reglementaire voorschriften de Rekenkamer praktische moeilijkheden opleveren in de uitvoering van haar controletaak, dat dan nog niet betekent dat de gehele wettelijke regelgeving ongeschikt is. Hoe dan ook, de Commissie moet de bestaande regels toepassen.

2.3. De Commissie neemt akte van de vaststelling van de Rekenkamer dat er belangrijke vooruitgang is geboekt om de beschikking te krijgen over betrouwbare financiële staten met een werkelijk informatieve waarde.

3. RESULTATEN VAN DE CONTROLE

Algemene conclusie

3.1. De Commissie neemt akte van het gunstig advies van de Rekenkamer, behoudens de onder punt 3.4 samengevatte feiten betreffende de betrouwbaarheid van de jaarlijkse rekeningen van het EOF.

De Commissie zal trachten de kwaliteit van de financiële staten te verbeteren en daartoe de tenuitvoerlegging van het in 1993 aan de Rekenkamer toegezonden actieplan voortzetten. In verband daarmee geeft de Commissie in bijlage dezes een overzicht van de geboekte vooruitgang en van de lopende acties, ter verbetering van de kwaliteit van het financiële beheer van het EOF.

3.2. De Commissie neemt akte van het gunstige advies van de Rekenkamer, behoudens de onder de punten 3.6 tot en met 3.10 samengevatte feiten, over de onderliggende verrichtingen.

De Rekenkamer heeft hoofdzakelijk gewezen op de formele fouten, waaromtrent de Commissie het niet altijd eens is met de uitleg die de Rekenkamer aan de ter zake geldende wettelijke bepalingen geeft.

Geconstateerde verbeteringen

3.3. De Commissie neemt er nota van dat de Rekenkamer haar goedkeuring hecht aan de verbeteringen op het gebied van de presentatie van de financiële staten, waartoe zij zich verbonden had in haar antwoorden op het stavingsverslag aan de DAS, EOF 1994. Voor zover mogelijk, zal de Commissie de kwaliteit van de financiële staten blijven verbeteren en voortgaan met de uitvoering van het in 1993 aan de Rekenkamer toegezonden actieplan. In verband daarmee geeft de Commissie in bijlage dezes een overzicht van de gemaakte vorderingen en van de nog lopende acties, ter verbetering van de kwaliteit van het financiële beheer van het EOF.

Voorbehoud ten aanzien van de rekeningen

3.4. Sommige constateringen van de Rekenkamer (met name de punten 3.4b en 3.4d) zijn een normaal gevolg van het EOF-beheer en bij de presentatie van de genoemde verrichtingen heeft men zich aan de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen gehouden.

Bovendien hangt de oplossing van de vermelde problemen volgens de Commissie niet uitsluitend van een wijziging van de toegepaste boekhoudkundige procedures af.

a) Het door de Rekenkamer aangeroerde probleem van de overwaardering van de verplichtingen betreft het projectbeheer en niet de boekhoudmethoden en -praktijken. Zo mag bijvoorbeeld de afsluiting of de afslanking van een project slechts op voorstel van de nationaal ordonnateur geschieden. De boekhouding registreert de wettelijk door de partijen aanvaarde wijzigingen. De Commissie is van oordeel dat de rekeningen bij de afsluiting van het begrotingsjaar 1995 een getrouwe weerslag waren van de juridische verplichtingen.

De Commissie wenst niet stelselmatig procedures in te leiden om een gedeelte van de kredieten aan nog in uitvoering zijnde projecten te onttrekken en vrij te maken. Bij de afsluiting van het project onttrekt de Commissie het nog af te wikkelen overschot en maakt dat vrij, wanneer dat bedrag eenmaal bekend is. Bij de door de Rekenkamer bestudeerde gevallen heeft deze opmerking betrekking op 32,8 Mio ECU. Toch is de Commissie niet tegen de invoering van een herzieningsclausule in de financieringsovereenkomsten.

Voorts was de Commissie niet gemachtigd om, zonder dat de EIB daartoe een aanvraag had ingediend, de door de Rekenkamer vermelde EIB-transacties voor een totaalbedrag van 37 Mio ECU af te sluiten.

De Commissie hanteert echter een systeem om na te gaan welke verplichtingen er kunnen worden afgesloten, waardoor reeds belangrijke overschotten van de projecten konden worden vrijgemaakt. Het door de Rekenkamer geraamde bedrag van de nog af te wikkelen, primaire betalingsverplichtingen, dat niet meer met de economische realiteit van de transacties overeenstemt, komt neer op 3,6 % van de rest der nog af te wikkelen verplichtingen, dit wil zeggen op 1,2 % van de in de boekhouding opgenomen primaire vastleggingen.

b) Voor de betaling van beurzen en van nog in uitvoering zijnde technische bijstandscontracten worden voorschotten ter beschikking van beheerinstanties gesteld. De bewijsstukken daarvan worden periodiek aan de Commissie toegezonden. Bij de afsluiting wordt dus een nog uitstaand bedrag geconstateerd, ter waarde van de reeds uitbetaalde, maar nog niet verantwoorde voorschotten.

Deze nog niet vereffende voorschotten worden bij de afsluiting van de rekeningen aan de kredietzijde van de balans geboekt, overeenkomstig de algemeen aanvaarde boekhoudkundige normen.

c) De in het kader van de in buitenlandse deviezen luidende programma's voor structurele aanpassing en van de door de ACS-staten gesloten contracten en programma's op bestek verstrekte voorschotten worden door de financierende staten als betalingen in verband met projecten aangeduid, hetgeen zeer wel strookt met de aard daarvan.

Toch heeft de Commissie het boekhoudsysteem gewijzigd om bij de afsluiting van het begrotingsjaar rekening te kunnen houden met de stand van zaken in verband met die voorschotten. Wanneer eenmaal de "historische achterstand" ten aanzien van de ingewisselde muntsoorten en bedragen is ingehaald, kan de Commissie deze stand van zaken in de gepubliceerde financiële staten opnemen.

d) De als in mindering van het kapitaal opgevoerde 8 Mio ECU zijn uitgaven en inkomsten ter plaatse, op de rekeningen van de betalingsgemachtigden in de ACS-staten.

Na de definitieve boeking in de rekeningen van de ordonnateur moeten de bewijsstukken van deze verrichtingen door de delegaties aan de Commissiediensten worden toegezonden en vervolgens door de rekenplichtige, de ordonnateur en de financieel controleur worden gecontroleerd en geviseerd.

Uit de in verband met de uitgaven en inkomsten te boeken uitstaande bedragen valt hoofdzakelijk af te leiden welke transacties er korte tijd voor de afsluiting van de rekeningen werden verricht en welke er, wegens een gedecentraliseerd financieel beheer, nog niet werden geboekt.

De financiële staten geven een overzicht van het fonds op een bepaald tijdstip (31 december). Derhalve worden in dit overzicht de ter plaatse gedane uitgaven opgenomen, die nog niet ten laste van de projecten zijn geboekt.

Met betrekking tot de uitgaven worden nog uitstaande bedragen van het kapitaal van het fonds afgeboekt overeenkomstig de algemeen aanvaarde boekhoudkundige normen.

Het is waar dat er op 1 mei 1996 een bedrag van 1,5 Mio ECU nog niet was afgeboekt. De Commissie tracht de regularisering vóór het einde van het begrotingsjaar 1996 tot een goed einde te brengen.

Vanaf het begrotingsjaar 1996 zal de Commissie de als te regulariseren uitgaven voorgestelde tussenrekeningen naar aard, boekhoudkundig uitsplitsen.

e) In de loop van het jaar 1996 heeft de Commissie de door de Rekenkamer geconstateerde boekingsfouten gecorrigeerd.

f) Voor nadere bijzonderheden over het antwoord, zie punt 3.29 a.

Met betrekking tot het speciale Stabex-fonds is het antwoord van de Commissie te vinden onder punt 3.30.

3.5 a) De presentatie van de kredieten strookt met de bepalingen van de overeenkomsten krachtens de associatiebesluiten van de LGO en de interne akkoorden, en geeft per toewijzing (programmeerbare hulp, Sysmin, structurele aanpassingsfaciliteit...) het bedrag van de betalingsverplichtingen aan, en van de daarmee samenhangende betalingen.

De financiële staten (bladzijde 52, 53 en 141) geven duidelijke informatie over de voor de structurele aanpassing uitgetrokken kredieten (alle toewijzingen bij elkaar genomen: programmeerbare hulp, structurele aanpassingsfaciliteit en Sysmin).

Van de herstelacties (speciaal initiatief voor Afrika) wordt in de financiële staten een specifiek overzicht gegeven (bladzijde 50).

Een presentatie van die programma's in de kredieten zou een wijziging van de bij de Overeenkomst van Lomé verplicht gestelde kredietstructuur inhouden. Derhalve acht de Commissie het beter, dit soort informatie via statistische analyses te behandelen.

b) De Commissie zal de nodige correcties aanbrengen (zie de nadere bijzonderheden over het antwoord onder punt 3.24).

c) De Commissie is het met de door de Rekenkamer gepresenteerde feiten eens en zal ernaar blijven streven, dat alle EIB-transacties bij de afsluiting van het begrotingsjaar in de EOF-rekeningen zijn opgenomen.

Toch heeft de betere cooerdinatie met de EIB reeds noemenswaardige resultaten afgeworpen. Bij de afsluiting van 1994 (DAS 1994 punt 3.29 b) constateerde de Rekenkamer een verschil van 71,1 Mio ECU, terwijl dat verschil bij de afsluiting 1995 nog maar 3,4 Mio ECU bedroeg.

Voorbehoud ten aanzien van onderliggende verrichtingen

3.6 a) Behalve een door de Commissie ontdekt en gecorrigeerd geval (punt 3.62) houden de opmerkingen van de Rekenkamer geen verband met fouten bij de berekening van het te betalen bedrag; dit is een kwestie van interpretatie van het contract waarvoor de betaling werd gedaan.

Behoudens punt 3.65 (inhouding van een garantie voor bepaalde dienstcontracten), erkent de Commissie dat zij zich heeft vergist bij de uitleg van de contractuele bepalingen, maar de voorgeschoten bedragen zijn geheel en al vereffend (2,4 Mio ECU onder de punten 3.60 en 3.61).

b) De Commissie erkent de feiten, maar acht haar besluit gerechtvaardigd door het vooruitzicht, eind 1995, dat er een officiële overeenkomst zou worden gesloten tussen Niger en het IMF, in februari 1996. De sluiting van die overeenkomst werd uitgesteld wegens de politieke gebeurtenissen in januari 1996, maar de onderhandelingen met het IMF werden in de loop van het eerste halfjaar 1996 hervat.

3.7. Dit is een kritiek op de bij de afsluiting van het begrotingsjaar gevolgde methode. Voor gedetailleerde antwoorden hierop zie de punten 3.28 tot en met 3.30.

3.8. De materiële fout in verband met een betalingsverplichting heeft betrekking op een structureel aanpassingsprogramma (4 Mio ECU), waarover uitleg wordt gegeven onder punt 3.6 b.

3.9 a) In dit geval betreft het een onopzettelijke nalatigheid, want er was aan alle fundamentele betalingsvoorwaarden voldaan (zie punt 3.71).

b) De Commissie is van mening dat de algemene beoordeling van de naleving van de algemene en de specifieke voorwaarden zodanig was, dat dit de uitbetaling van 87 Mio ECU aan structurele aanpassingsbedragen rechtvaardigde (zie punt 3.72).

c) De Commissie wijst erop dat, aangezien zij niet verantwoordelijk is voor het beheer van de EIB-verrichtingen, de controle daarop niet onder haar bevoegdheid valt (zie punt 3.69).

De Commissie is van mening dat de opmerking van de Rekenkamer veeleer een gevolg is van de controlemoeilijkheden (punt 2 van het verslag), dan van het gehalte van de voor de DAS aan de Commissie gerichte kritiek.

Wat de door de Rekenkamer onderzochte betalingen betreft, bevestigt de Commissie dat de bijzonderheden over de berekeningen in het betalingsdossier te vinden zijn. Toch is de Commissie bereid om, op verzoek van de Rekenkamer, alle door deze laatste nodig geachte bewijzen te leveren.

d) De Commissie is het niet eens met de uitleg die de Rekenkamer aan de bepalingen van artikel 212 van de overeenkomst geeft. Het feit dat de ACS-staten hun verslagen te laat of soms helemaal niet indienen valt namelijk te rechtvaardigen door problemen in verband met de termijnen of kortsluitingen bij de tenuitvoerlegging van de stelsels van wederzijdse verplichtingen. De Commissie acht de door de Rekenkamer genoemde bedragen regelmatig, want de overeenkomst biedt de Commissie een beoordelingsmarge, ingeval de verslagen laattijdig of helemaal niet worden ingediend (zie punt 3.73). De door de ACS-staat toe te zenden, substantiële analyse van de betrokken sector is geen betalingsvoorwaarde, maar één van de beoordelingsfactoren die voor de berekening van de transfergrondslag worden gehanteerd. De betalingen zijn dus regelmatig (zie punt 3.74).

De afwikkelingsberekeningen zijn het resultaat van het overleg met de ACS-staten krachtens artikel 203 van de overeenkomst. De Commissie is van mening dat het bedrag van 101,5 Mio ECU voldoende verantwoord is door de tot in alle bijzonderheden gemaakte berekeningen (zie de nadere verduidelijkingen van de Commissie onder punt 3.75).

e) Behalve vertragingen die zich hebben voorgedaan voor drie onder punt 3.80 vermelde betalingen, waarmee 1 Mio ECU gemoeid was, is de Commissie het noch eens met de analyse van de Rekenkamer over de betalingsachterstanden voor de EIB-rentesubsidies (punt 3.79), noch met het standpunt van de Rekenkamer over de verplichting om de verlenging van de termijnen voor de indiening van de tussentijdse rapporten met een aanhangsel te formaliseren (punt 3.78).

Het ontbreken van een antwoord van de Commissie in verband met de prijsherziening met betrekking tot de betaling van 0,5 Mio ECU vloeit voort uit een misverstand over het verzoek van de Rekenkamer.

3.10 a) De Commissie erkent dat, bij gebrek aan een bestaande procedure, bij de verhoging van het aantal financieringsbesluiten voor met de faciliteit voor structurele aanpassing gefinancierde structurele aanpassingsprogramma's (punt 3.66) naar analogie een procedure is gevolgd, die gereserveerd was voor met het nationale indicatieve programma gefinancierde projecten. Die procedure werd geformaliseerd bij het akkoord van het 8e EOF.

De Commissie acht de aan het EOF-Comité verstrekte informatie toereikend om de overschrijding met 10 % van de middelen van het nationale indicatieve programma voor structurele aanpassing te kunnen beoordelen, en het EOF-Comité heeft zijn goedkeuring gehecht aan die overschrijdingen door een gunstig advies uit te brengen over de financieringsvoorstellen (zie punt 3.67).

De Commissie is het ermee eens dat een project (punt 3.68), waartoe in volledige transparantie was besloten naar aanleiding van een gunstig advies van het EOF-Comité, het aan de betrokken ACS-staat toegekende subsidiebedrag heeft overschreden. Zij had namelijk gedacht dat bij dit bedrag reeds de speciale leningen waren inbegrepen, die volgens een op de topconferentie van Cannes (juni 1995) genomen besluit in subsidies mochten worden omgezet.

b) De Commissie is van mening dat, aangezien zij niet verantwoordelijk is voor het beheer van de EIB-transacties, de controle daarop niet onder haar bevoegdheid valt (zie punt 3.69). Derhalve is de Commissie van oordeel dat de opmerking van de Rekenkamer veeleer terug te voeren is tot controlemoeilijkheden (punt 2 van het verslag), dan tot de voor de DAS aan de Commissie gerichte kritiek. De Commissie is bereid om, op verzoek van de Rekenkamer, alle door deze laatste nodig geachte bewijsstukken te leveren.

c) Volgens de Commissie is niet-toepassing van de verlaging in verband met de Stabex-transfer gerechtvaardigd (punt 3.70).

Gedetailleerde opmerkingen over de rekeningen

Balansen en financiële staten

Boekhoudbeginselen, -methoden en -gebruiken

3.12 b) Het gedetailleerde antwoord van de Commissie is te vinden onder punt 3.29. Toch tracht de Commissie meer verband te leggen tussen de bewijsstukken en de boekingen door van een standaardidentificator gebruik te maken (bijvoorbeeld het OLAS- of projectnummer).

c) Vanaf 1996 zal de Commissie tot de uitsplitsing van deze tussenrekeningen overgaan, waarbij zij voor zover mogelijk de verschillende transacties naar de aard daarvan zal indelen.

Inhoud en presentatie van de financiële staten

3.13. De abnormale, buiten de boekhouding vallende situatie in verband met de EIB-bijdrage is in maart 1996 geregulariseerd en doet zich niet meer voor. Met dezelfde boeking zijn verrichtingen in verband met de overdracht van het 5e EOF en de wederopvoering van de Stabex-kredieten geregulariseerd.

3.14. De bedragen met betrekking tot de nog niet geïnde invorderingsopdrachten worden overeenkomstig artikel 68 van de geldende financiële regeling in de balans opgenomen. Om de presentatie in dit opzicht te verbeteren, stelt de Commissie voor om ter zake dienende bepalingen in het Financieel Reglement van het 8e EOF op te nemen. Bovendien zal zij, met ingang van de rekeningen over het begrotingsjaar 1996, een specifieke tabel opmaken van de stand van zaken in verband met de invorderingsopdrachten.

3.15. De door de Rekenkamer vermelde presentatie werd aangenomen naar aanleiding van een voorstel van de Rekenkamer zelf, sedert de opmaking van de rekeningen voor het begrotingsjaar 1993. De Rekenkamer stelt voor hierin verbeteringen aan te brengen. De Commissie kan met dit voorstel akkoord gaan.

3.16. Het is waar dat de nog niet-geverifieerde bedragen op de balans in mindering worden gebracht op het kapitaal van het 6e EOF, terwijl zij in werkelijkheid ook onder het 7e Ontwikkelingsfonds kunnen vallen. Toch houdt dat verband met het feit dat er één enkele kas is, die zich momenteel bij het 6e EOF bevindt, en dat deze uitgaven bij de definitieve boeking daarvan over het 6e en het 7e fonds zullen worden verdeeld.

3.18. De OESO-codificering is reeds opgenomen in het EOF-beheerstelsel, dat met het OLAS-boekhoudsysteem gekoppeld is. Het is dus niet nodig dit in het boekhoudsysteem op te nemen.

Het verslag over de bestemming van de hulp naar samenwerkingssector (bladzijden 39 en 40 van de financiële staten) is een vooruitgang bij de door de Commissie verstrekte gegevens, waarmee wordt ingegaan op de opmerking van de Rekenkamer dat het analytische kader moest worden versterkt (DAS-verslag 1994).

Het feit dat 50 % van de in dit begrotingsjaar genomen besluiten niet geclassificeerd is, komt door de wijziging van de OESO-codificatie in november 1995. Toch is de Commissie van mening is dat dit geen afbreuk doet aan de informatieve waarde van dit verslag, want de daadwerkelijke uitvoering van de steun komt tot uiting in de betalingen (92 % van de betalingen van dit begrotingsjaar en 99 % van de gecumuleerde betalingen waren gecodificeerd).

3.19. De Commissie is van oordeel dat de netto betalingsverplichtingen (aangegane minus verplichtingen) zich zodanig hebben ontwikkeld, dat daarmee het reële tempo van de verlening van de hulp gedurende dat begrotingsjaar kan worden gevolgd.

Doorzichtigheidshalve geeft de Commissie in sommige toelichtingen bij de financiële staten het bedrag van de tijdens dit begrotingsjaar vrijgekomen kredieten op. Die beknopte informatie zal in de toekomst tot alle toewijzingen worden uitgebreid.

Presentatie van de kredieten

3.21. De financiële staten hebben ten doel om verantwoording af te leggen van de vermindering van het kapitaal van elk fonds en van de mate waarin de door de overeenkomsten, de associatiebesluiten en de interne overeenkomsten opgeleverde toewijzingen zijn besteed. Hierin wordt dus per toewijzing (programmeerbare hulp, Sysmin, structurele aanpassingsfaciliteit...) een overzicht van de daaronder geboekte vastleggings- en betalingsbedragen gegeven.

Op grond van de financiële staten kan de stand van zaken in verband met de uitvoering van de communautaire hulp op het gebied van de structurele aanpassing worden beoordeeld, want doorzichtigheidshalve en overeenkomstig de aanbevelingen van de Rekenkamer geeft de Commissie in de financiële staten (bladzijden 51, 53 en 141) volledige cijfergegevens op over de structurele aanpassing. Dit geldt voor alle toewijzingen tezamen (nationale indicatieve programma's, structurele aanpassingsfaciliteit, Sysmin).

Wat de Rekenkamer vraagt, namelijk een presentatie van die programma's in de kredieten, zou een wijziging van de door de Overeenkomst van Lomé opgelegde kredietstructuur inhouden. De Commissie acht het dus geschikter om dit soort informatie via statistische analyses te behandelen.

De Commissie bevestigt de door de Rekenkamer voor de structurele aanpassing opgegeven cijfergegevens, aangezien deze laatste met de in de financiële staten gegeven inlichtingen stroken.

3.22. De Commissie is van mening dat het besluit van de hoofdordonnateur om 100 Mio ECU van de programmeerbare reserve, met het oog op de verhoging van het kredietbedrag van de nationale indicatieve programma's voor structurele aanpassingsprogramma's te bestemmen, wettig is, en houdt zich aan de procedure voor dergelijke kredieten.

De Overeenkomst van Lomé, die voorschriften behelst voor de betrekkingen tussen de Gemeenschap en de ACS-staten, is namelijk niet de enige tekst met een omschrijving van de programmeringsprocedures. De programmering hangt ook af van de bij het interne akkoord voor de betrekkingen tussen de Commissie en de Lid-Staten ingevoerde regels. Het is niet de bedoeling dat alle programmeerbare kredieten aan het begin van de uitvoering van de overeenkomst worden uitgedeeld.

De verdelingsmethode en de resultaten zijn overeenkomstig de gebruikelijke procedures in het EOF-Comité gepresenteerd en met de Lid-Staten besproken. Bovendien brengt dit Comité ook advies uit over de aanwending van die kredieten bij de financieringsvoorstellen.

3.23. De Commissie wil erop wijzen dat de regionale samenwerking in de boekhouding altijd apart is gevolgd en gecontroleerd. De in 1995 ingevoerde verbeteringen betreffen de controle op de subregio's en op het budget "alle ACS", behalve het CIO, de handelsbevordering en de paritaire vergadering, die toch al reeds apart werden gecontroleerd.

Van de herstelacties (speciaal initiatief voor Afrika) wordt een specifiek overzicht gegeven in de financiële staten (bladzijde 50).

3.24. Tot in oktober 1994 vielen de middelen van de Stabex-toewijzing met die van het EOF samen, terwijl de door het beschikbare Stabex-saldo opgeleverde rente werd toegewezen aan de hand van de door de EIB opgegeven dagelijkse rentevoet.

De situatie was niet erg duidelijk en de Commissie heeft besloten een specifieke bankrekening te openen voor de Stabex-toewijzing. Dat is in oktober 1994 gebeurd.

Gedurende het jaar 1995 heeft de Commissie de aan 1994 voorafgaande boekingen geanalyseerd en is zij tot de nodige kapitaal- en rentecorrecties overgegaan. Daartoe heeft zij zich aan een pragmatisch schema gehouden voor de stortingen die krachtens de Stabex-rekeningen behoren te worden gedaan. Aangezien er geen echte, specifieke stortingen van de Lid-Staten zijn, zou een dergelijk schema op verschillende manieren kunnen worden opgesteld. De Rekenkamer heeft dan ook een schema opgesteld, dat alleen van dat van de Commissie verschilt voor een bedrag van 10 Mio ECU, dat de Commissie in 1993 heeft opgevoerd, terwijl de Rekenkamer het pas in 1995 situeert. Om een einde te maken aan deze onmogelijk duidelijk te maken situatie, is de Commissie bereid het tijdschema van de Rekenkamer over te nemen en de nodige correcties aan te brengen, dit wil zeggen de overboeking van de tussen juli 1993 en juli 1995 door de 10 Mio ECU opgebrachte rente naar de (niet-Stabex) EOF-rekening, dit wil zeggen ongeveer 1,2 Mio ECU.

Betalingen die nog worden nagezien

3.25 en 3.26. Het tussen de rekeningen van de ordonnateur en die van de rekenplichtige geconstateerde verschil is niet abnormaal, want het vloeit voort uit de nog uitstaande bedragen in verband met de verrichtingen (uitgaven en inkomsten), die plaatselijk op de rekeningen van de betalingsgemachtigden in de ACS-staten worden uitgevoerd.

Het gaat er dus niet om, twee zaken met elkaar in overeenstemming te brengen, maar een normaal verschil tussen de balans en de beheerrekening te constateren.

Bij de afsluiting van de jaarrekeningen constateert de rekenplichtige deze inkomende of uitgaande kasmiddelen. De ordonnateur moet echter elk van de transacties verifiëren en deze, na het visum van de financiële controle, onder de dienovereenkomstige betalingsverplichtingen boeken. Dit vereist noodzakelijkerwijs een termijn. Voor de aan het einde van het begrotingsjaar ter plaatse uitgevoerde betalingen en ontvangen inkomsten mag de boeking pas krachtens het volgende begrotingsjaar worden verricht. Dit nog uitstaande bedrag komt neer op tien dagen betaling krachtens het EOF, hetgeen zeer redelijk lijkt.

In de financiële staten wordt een overzicht gegeven van het fonds op een bepaalde datum (31 december). Derhalve worden in dat overzicht de ter plaatse gedane betalingen opgenomen, die nog niet onder de projecten zijn geboekt. Met betrekking tot de uitgaven wordt dit nog uitstaande bedrag opgevoerd als zijnde op het kapitaal van het fonds in mindering gebracht, overeenkomstig de algemeen aanvaarde boekhoudkundige voorschriften.

3.27 a) Het is waar dat een bedrag van 1,5 Mio ECU per 1 mei 96 nog niet was vereffend. De Commissie tracht dat vóór het einde van het begrotingsjaar te regulariseren.

b) Ook hier gaat het om terug te vorderen, in 1989 geboekte BTW-inkomsten. Ondanks intensieve naspeuringen, zijn de oorspronkelijke documenten niet te vinden. Dit bedrag zal worden geboekt op een wijze die zich voor de regularisatie daarvan leent.

3.28. Ten aanzien van de plaatselijke inkomsten en uitgaven welke, bij gebrek aan bewijsstukken niet definitief op de rekeningen worden geboekt, zij eraan herinnerd dat de Commissie die verrichtingen, bij ontvangst van het desbetreffende rekeningafschrift, op een tussenrekening boekt. Zodra de overeenkomstige bewijsstukken binnenkomen, worden de boekingen met betrekking tot deze transacties geregulariseerd. Er kunnen echter bewijsstukken wegraken tussen de delegaties en het hoofdkantoor.

Desalniettemin tracht de Commissie alles in het werk te stellen om de bewijsstukken terug te vinden en de uitgaven en inkomsten zo spoedig mogelijk te boeken. Toch is het soms nodig onderzoeken in te stellen bij de delegaties en bij het hoofdkantoor; onderzoeken die af en toe niet tot het vinden van de gewenste documenten leiden. In die gevallen gaat de Commissie over tot de afvoering van die transacties van de rekeningen, met de visa van de ordonnateur, van de financiële controle en van de rekenplichtige.

De Commissie zal de tussenrekeningen die als nog te regulariseren uitgaven worden gepresenteerd, boekhoudkundig uitsplitsen.

EOF-kasmiddelen

3.29 a) Van de genoemde 2,9 Mio ECU wordt momenteel een bedrag van 2,75 Mio ECU, dat op een rekening bij de bank van Zaïre staat, met het Ministerie van Financiën van dat land besproken, teneinde na te gaan hoe dat bedrag kan worden ingevorderd. Het bedrag van 0,16 Mio ECU in Somalië zal vóór het einde van het jaar naar behoren worden geregulariseerd.

3.30. Voor het Stabex-instrument werd één enkele rekening geopend, die uit twee subrekeningen bestaat: rente en kapitaal. Het saldo van die rekening wordt in zijn totaliteit op de balans opgenomen en komt overeen met het totaalbedrag van de investeringen tegen de aankoopprijs en de depositobedragen. Iedere maand verstrekt de bank documenten met nadere bijzonderheden omtrent de aangroei van het fonds, documenten met het oog op de aan- en verkooptransacties en zeer gedetailleerde rekeningafschriften. In verband hiermee worden de rekeningen van de Commissie naar behoren bijgehouden en kunnen zij worden nagezien. Bovendien neemt de Commissie, om de rekeningen doorzichtiger te maken, de verplichting op zich om in de toekomst als bijlage bij de balans en de financiële staten een tabel toe te voegen met een gedetailleerd overzicht van de gedane investeringen en de desbetreffende aankoopprijzen. Het totaalbedrag daarvan dient, met de gedeponeerde bedragen, overeen te stemmen met het op de balans aangegeven banksaldo.

Voorschotten in verband met studiebeurzen en technische bijstand

3.31. Aangaande het bedrag van de voorschotten voor studiebeurzen en technische bijstand stroken de cijfergegevens van de Rekenkamer met de informatie die de Commissie in de financiële staten geeft (bladzijde 155).

Toch acht de Rekenkamer de stand van zaken in verband met die voorschotten op sommige punten onverklaarbaar.

a) De 3,4 Mio ECU zijn de som van de bedragen die door de EOF-rekenplichtige op specifieke bankrekeningen voor EOF-beurzen zijn gestort. Deze worden door de delegaties beheerd om plaatselijke uitgaven voor bursalen te kunnen financieren. Met het oog daarop worden de naar die bankrekeningen overgehevelde bedragen beschouwd als voorschotten waarvan de benutting moet worden verantwoord, aangezien deze middelen uit de EOF-kas wegvloeien.

Deze 3,4 Mio ECU zijn niet alleen eventueel te boeken uitgaven, maar ook kasmiddelen die voor toekomstige uitgaven beschikbaar zijn.

Toch erkent de Commissie dat de stand van zaken in verband met die voorschotten moet worden onderzocht, teneinde de gedane uitga