BIJLAGE 1a

[MODEL] BIJDRAGEBESLUIT — PARTIJ

NUMMER: …[INVULLEN]…





Gezien het Verdrag betreffende de Europese Unie, en met name artikel 10, lid 4,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 224,

Gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 22 oktober 2014 betreffende het statuut en de financiering van Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen (1), en met name artikel 25, lid 1,

Gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie (2) („het Financieel Reglement”),

Gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie van 29 oktober 2012 houdende uitvoeringsvoorschriften voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (3) („de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement”),

Gezien Gedelegeerde Verordening (EU, Euratom) 2015/2401 van de Commissie van 2 oktober 2015 betreffende de inhoud en de werking van het register van Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen (4),

Gezien het Reglement van het Europees Parlement, en met name artikel 25, lid 11,

Gezien het besluit van het Bureau van het Europees Parlement van 12 juni 2017 (5) houdende de uitvoeringsbepalingen van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014,

Gezien de door het Europees Parlement in de oproep tot het indienen van verzoeken om bijdragen met het oog op het toekennen van financiering aan politieke partijen op Europees niveau vastgestelde voorwaarden.

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Artikel 10, lid 4, van het Verdrag betreffende de Europese Unie bepaalt dat de politieke partijen op Europees niveau moeten bijdragen tot de vorming van een Europees politiek bewustzijn en tot de uiting van de wil van de burgers van de Unie;

(2) Dit besluit is het resultaat van een oproep tot het indienen van verzoeken om bijdragen waarin de aanvragers werden geïnformeerd over het model-financieringsbesluit, met inbegrip van de voorwaarden;

(3) [de begunstigde] heeft op [datum van ontvangst door het Europees Parlement] een verzoek om financiering ingediend en heeft expliciet ingestemd met de voorwaarden van het financieringsbesluit;

HET BUREAU VAN HET EUROPEES PARLEMENT HEEFT het verzoek ONDERZOCHT op zijn vergadering van [datum] en HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Er worden rechtstreekse financiële bijdragen in de zin van artikel 204 bis van het Financieel Reglement („financiering”) toegekend aan:

[volledige officiële benaming van de begunstigde] [officiële rechtsvorm] [wettelijk registratienummer] [volledig officieel adres] [btw-nummer], („de begunstigde”),

voor dit financieringsbesluit vertegenwoordigd door:

…[vertegenwoordiger die gemachtigd is juridische verplichtingen aan te gaan]…..,

om de statutaire activiteiten en doelstellingen van de begunstigde te steunen,

onder de in de oproep tot het indienen van verzoeken om bijdragen en onderhavig bijdragebesluit („het financieringsbesluit”) vastgestelde voorwaarden, met inbegrip van de bijzondere voorwaarden, de algemene voorwaarden en de geraamde begroting in de bijlage die integraal deel uitmaken van dit financieringsbesluit.

Het bepaalde in de bijzondere voorwaarden heeft voorrang boven het bepaalde in de andere delen van dit besluit. Het bepaalde in de algemene voorwaarden heeft voorrang boven het bepaalde in de andere bijlagen.

Inhoudsopgave

I. BIJZONDERE VOORWAARDEN 9

Artikel I.1— Voorwerp van het besluit 9

Artikel I.2 — Periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn 10

Artikel I.3 — Vormen van financiering 10

Artikel I.4 — (maximaal) forfaitair financieringsbedrag 10

Artikel I.5 — Betalingen en betalingsregelingen 10

I.5.1 Voorfinanciering 10

I.5.2 Betaling van het restbedrag of terugvordering van ten onrechte betaalde voorfinanciering 10

I.5.3 Valuta 10

Artikel I.6 — Bankrekening 10

Artikel I.7 — Algemene administratieve bepalingen 11

Artikel I.8 — Inwerkingtreding van het besluit 11

II. ALGEMENE VOORWAARDEN 11

DEEL A: JURIDISCHE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 11

Artikel II.1 — Definities 11

Artikel II.2 — Algemene verplichtingen van de begunstigde 12

Artikel II.3 — Verplichtingen in verband met de bankrekening 12

Artikel II.4 — Aansprakelijkheid voor schade 12

Artikel II.5 — Vertrouwelijkheid 13

Artikel II.6 — Verwerking van persoonsgegevens 13

Artikel II.7 — Bewaren van gegevens 13

Artikel II.8 — Zichtbaarheid van financiering door de Unie 13

II.8.1 Informatie over financiering door de Unie 13

II.8.2 Afwijzing van aansprakelijkheid van het Europees Parlement 13

II.8.3 Bekendmaking van informatie door het Europees Parlement 13

Artikel II.9 — Gunning van overeenkomsten door de begunstigde 13

II.9.1 Beginselen 13

II.9.2 Bewaren van gegevens 14

II.9.3 Controle 14

II.9.4 Aansprakelijkheid 14

Artikel II.10 — Overmacht 14

Artikel II.11 — Opschorting van de betaling van de financiering 14

II.11.1 Gronden voor opschorting 14

II.11.2 Procedure voor opschorting 14

II.11.3 Gevolgen van de opschorting 14

II.11.4 Hervatting van de betaling 15

Artikel II.12 — Intrekking van het financieringsbesluit door het Europees Parlement 15

II.12.1 Gronden voor intrekking 15

II.12.2 Procedure voor intrekking 15

II.12.3 Gevolgen van de intrekking 15

Artikel II.13 — Beëindiging van het financieringsbesluit 15

II.13.1 Beëindiging op verzoek van de begunstigde 15

II.13.2 Beëindiging door het Europees Parlement 15

II.13.3 Gevolgen van de beëindiging 16

Artikel II.14 — Toewijzing 16

Artikel II.15 — Achterstandsrente 16

Artikel II.16 — Toepasselijk recht 16

Artikel II.17 — Recht te worden gehoord 16

DEEL B: FINANCIËLE BEPALINGEN 16

Artikel II.18 — Voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven 16

II.18.1 Voorwaarden 16

II.18.2 Voorbeelden van voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven 17

Artikel II.19 — Niet voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven 17

Artikel II.20 — Bijdragen in natura 18

Artikel II.21 — Begrotingsoverschrijvingen 18

Artikel II.22 — Rapportageverplichtingen 18

II.22.1 Jaarverslag 18

II.22.2 Externe-auditverslag 19

Artikel II.23 — Besluit inzake het jaarverslag 19

Artikel II.24 — Besluit inzake het definitieve financieringsbedrag 20

II.24.1 Impact van het jaarverslag 20

II.24.2 Drempel 20

II.24.3 Overdracht van ongebruikte financiering 20

II.24.4 Besluit inzake het definitieve financieringsbedrag 20

II.24.5 Invordering van niet-uitgegeven financiering 20

II.24.6 Financieringsbalans 20

II.24.7 Overschot van eigen middelen 20

Artikel II.25 — Renteopbrengsten uit voorfinanciering 21

Artikel II.26 — Terugvordering 21

II.26.1 Achterstandsrente 21

II.26.2 Compensatie 21

II.26.3 Bankkosten 21

Artikel II.27 — Financiële garantie 22

Artikel II.28 — Controle 22

II.28.1 Algemene bepalingen 22

II.28.2 Verplichting tot het bewaren van documenten 22

II.28.3 Verplichting tot het verstrekken van documenten en/of informatie 22

II.28.4 Bezoeken ter plaatse 22

II.28.5 Auditprocedure van hoor en wederhoor 22

II.28.6 Gevolgen van de bevindingen van de audit 23

II.28.7 Rechten van OLAF om controle uit te oefenen 23

II.28.8 Rechten van de Europese Rekenkamer om controle uit te oefenen 23

II.28.9 Niet-naleving van de verplichtingen uit hoofde van artikel II.28.1 tot en met 4 23

Bijlage — Geraamde begroting 24

I. BIJZONDERE VOORWAARDEN

Artikel I.1

Voorwerp van het besluit

Het Europees Parlement verleent financiering voor de tenuitvoerlegging van de statutaire activiteiten en doelstellingen van de begunstigde in het begrotingsjaar [invoegen], overeenkomstig de voorwaarden die zijn neergelegd in de bijzondere voorwaarden en de algemene voorwaarden („voorwaarden”) alsmede overeenkomstig de bijlage bij het financieringsbesluit. Dit is de uitvoering van het financieringsbesluit door het Europees Parlement.

De begunstigde gebruikt de financiering voor de tenuitvoerlegging van zijn statutaire activiteiten en doelstellingen en handelt onder eigen verantwoordelijkheid en overeenkomstig de voorwaarden van en de bijlage bij het financieringsbesluit. Dit is de uitvoering van het financieringsbesluit door de begunstigde.

Artikel I.2

Periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn

De periode waarin uitgaven in aanmerking komen voor financiering door de Unie loopt van [DD/MM/JJ invoegen] tot [DD/MM/JJ invoegen].

Artikel I.3

Vormen van financiering

De aan begunstigde overeenkomstig deel 2, titel VIII, van het Financieel Reglement toegekende bijdragen worden verstrekt in de vorm van een vergoeding van een percentage van de werkelijk gemaakte voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven.

Artikel I.4

(maximaal) forfaitair financieringsbedrag

Het Europees Parlement neemt maximaal een bedrag van [bedrag invoegen] EUR voor zijn rekening, tot maximaal 85 % van het totaal geraamde bedrag aan voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven.

Het geraamde bedrag aan voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven van de begunstigde is opgenomen in de bijlage („geraamde begroting”). De geraamde begroting is evenwichtig en bevat een gedetailleerd overzicht van de uitgaven en inkomsten van de begunstigde voor de periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn. De voor vergoeding in aanmerking komende kosten worden gescheiden van de niet voor vergoeding in aanmerking komende kosten, overeenkomstig artikel II.18.

Artikel I.5

Betalingen en betalingsregelingen

De financiering wordt uitbetaald overeenkomstig het volgende tijdschema en de volgende regelingen.

I.5.1. Voorfinanciering

Een voorfinanciering ten bedrage van [bedrag invoegen] EUR, zijnde [normaliter 100 %, anders het door het Europees Parlement bepaald percentage invoegen] van het in artikel I.4, van dit financieringsbesluit vastgestelde maximumbedrag, wordt aan de begunstigde uitbetaald binnen 30 dagen vanaf de datum van inwerkingtreding van het financieringsbesluit of, waar van toepassing, vanaf de datum waarop het Europees Parlement de financiële garantie ten belope van [bedrag invoegen] EUR heeft ontvangen, indien die later is.

I.5.2. Betaling van het restbedrag of terugvordering van ten onrechte betaalde voorfinanciering

De betaling van het restbedrag aan de begunstigde of de terugvordering van ten onrechte betaalde voorfinanciering vindt plaats binnen 30 dagen na het besluit van het Europees Parlement over het jaarverslag en de vaststelling van het definitieve financieringsbedrag zoals bedoeld in artikel II.24.

I.5.3. Valuta

Betalingen worden door het Europees Parlement verricht in EUR. De eventuele omrekening van de werkelijke kosten in EUR geschiedt aan de hand van de dagkoers die in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie wordt gepubliceerd of, bij gebreke daarvan, volgens de maandkoers die door het Europees Parlement wordt vastgesteld en op zijn website gepubliceerd, op de dag waarop de betalingsopdracht door het Europees Parlement wordt uitgeschreven, behalve wanneer uitdrukkelijk anders is bepaald in de bijzondere voorwaarden.

De betalingen door het Europees Parlement worden geacht te hebben plaatsgevonden op de dag waarop zij van de rekening van het Europees Parlement worden afgeschreven.

Artikel I.6

Bankrekening

Betalingen vinden plaats op een bankrekening of een subrekening van de begunstigde bij een bank die in een lidstaat van de Europese Unie gevestigd is, in EUR, met opgave van de volgende gegevens:

Naam van de bank: […] Adres van het bankfiliaal: […] Exacte benaming van de rekeninghouder: […] Volledig rekeningnummer (inclusief bankcodes): […] IBAN: […] BIC/SWIFT-code: […]

Artikel I.7

Algemene administratieve bepalingen

Alle correspondentie met het Europees Parlement in verband met het financieringsbesluit dient schriftelijk plaats te vinden, onder vermelding van het nummer van het financieringsbesluit, en dient te worden gericht aan het volgende adres:

Europees Parlement De voorzitter t.a.v. de directeur-generaal Financiën Bureau SCH 05B031 L-2929 Luxemburg

De gewone post wordt door het Europees Parlement geacht te zijn ontvangen op de datum van formele registratie in de postkamer van het Europees Parlement.

Het financieringsbesluit wordt aan de begunstigde gericht op het volgende adres:

De heer/mevrouw […] [Titel] [Officiële benaming van de begunstigde organisatie] [Volledig officieel adres]

Elke adreswijziging wordt onmiddellijk door de begunstigde schriftelijk aan het Europees Parlement meegedeeld.

Artikel I.8

Inwerkingtreding van het besluit

Het financieringsbesluit treedt in werking op de dag van de ondertekening namens het Europees Parlement.

II. ALGEMENE VOORWAARDEN

DEEL A: JURIDISCHE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

Artikel II.1

Definities

Voor de toepassing van dit financieringsbesluit:

1. „activiteitenverslag”: schriftelijke onderbouwing van de gedurende de periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn gemaakte kosten. Bijvoorbeeld uitleg over activiteiten, administratieve kosten, enz. Het activiteitenverslag maakt deel uit van het jaarverslag;

2. „jaarverslag”: het verslag dat moet worden ingediend binnen zes maanden na het einde van het begrotingsjaar, overeenkomstig artikel 23 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en artikel 204 terdecies van het Financieel Reglement;

3. „financieringsbalans”: het verschil tussen het bedrag van de voorfinanciering overeenkomstig artikel I.5.1 en het definitieve financieringsbedrag dat is vastgesteld overeenkomstig artikel II.24.4;

4. „verrekening van voorfinanciering”: de situatie waarin het definitieve financieringsbedrag door de ordonnateur wordt vastgesteld en het bedrag dat aan de begunstigde wordt uitbetaald niet langer eigendom van de Unie is;

5. „belangenconflict”: de situatie waarin de onpartijdige en objectieve uitvoering van het financieringsbesluit door de begunstigde in het gedrang komt als gevolg van familie- of emotionele banden, nationale affiniteit, economische belangen of enig ander gedeeld belang met een derde die gelieerd is aan de inhoud van het financieringsbesluit. Politieke affiniteit vormt in principe geen grond voor een belangenconflict wanneer een overeenkomst wordt gesloten tussen de politieke partij en organisaties die dezelfde politieke waarden delen. Niettemin dient in het geval van een dergelijke overeenkomst artikel 22 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 te worden nageleefd;

6. „bijdragen in natura” of „giften in natura”: niet-financiële middelen die derden kosteloos ter beschikking van de begunstigde stellen overeenkomstig artikel 2, leden 7 en 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014;

7. „begrotingsjaar n” of „periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn”: de periode van tenuitvoerlegging van de activiteiten waarvoor de financiering is toegekend krachtens het financieringsbesluit, zoals aangegeven in artikel I.2;

8. „overmacht”: elke onvoorziene en uitzonderlijke situatie of gebeurtenis die plaatsvindt buiten de wil van de begunstigde of het Europees Parlement om, waardoor een van de partijen haar contractuele verplichtingen krachtens het financieringsbesluit niet kan nakomen, die niet te wijten is aan een fout of nalatigheid van een van de partijen of van de subcontractanten, verbonden entiteiten of derden die financiële steun ontvangen en die ondanks alle geleverde inspanningen onvermijdelijk blijkt. Niet als gevallen van overmacht worden beschouwd: arbeidsconflicten, stakingen, financiële problemen van of wanbetaling door een dienst, defecten aan uitrusting of materiaal dan wel vertraging bij het ter beschikking stellen daarvan, tenzij zij rechtstreeks het gevolg zijn van een vastgesteld geval van overmacht;

9. „formeel kennisgeven”: schriftelijk per post of elektronische post meedelen, met bewijs van ontvangst;

10. „fraude”: elke opzettelijke handeling of elk opzettelijk nalaten waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad en waarbij valse, onjuiste of onvolledige verklaringen of documenten worden gebruikt of overgelegd of waarbij in strijd met een specifieke verplichting informatie wordt achtergehouden;

11. „financiering”: „rechtstreekse financiële bijdragen” in de zin van Deel 2, titel VIII, van het Financieel Reglement en van hoofdstuk IV van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014;

12. „onregelmatigheid”: elke inbreuk op een bepaling van het Unierecht die voortvloeit uit een handeling of een nalaten van een begunstigde waardoor de begroting van de Unie wordt of zou kunnen worden benadeeld;

13. „eigen middelen”: externe financieringsbronnen andere dan financiering door de Unie. Bijvoorbeeld: donaties, bijdragen van leden (zoals gedefinieerd in artikel 2, punten 7 en 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014)) enz.;

14. „gelieerd persoon”: elke persoon die gemachtigd is de begunstigde te vertegenwoordigen of namens de begunstigde beslissingen te nemen;

15. „wezenlijke fout”: elke inbreuk op een bepaling van het financieringsbesluit die voortvloeit uit een handeling of een nalaten waardoor de begroting van de Europese Unie wordt of zou kunnen worden benadeeld.

Artikel II.2

Algemene verplichtingen van de begunstigde

De begunstigde:

a) is als enige verantwoordelijk voor de naleving van alle op hem van toepassing zijnde wettelijke verplichtingen en draagt daarvoor de bewijslast;

b) is gehouden alle schade te vergoeden die aan het Europees Parlement wordt toegebracht als gevolg van de uitvoering, met inbegrip van de gebrekkige uitvoering, van het financieringsbesluit, behalve indien sprake is van overmacht;

c) is als enige aansprakelijk jegens derden, ook voor alle schade van welke aard ook die aan derden wordt toegebracht bij de uitvoering van het financieringsbesluit;

d) stelt het Europees Parlement onmiddellijk in kennis van elke wijziging van zijn wettelijke, financiële, technische, organisatorische of eigendomssituatie en van elke wijziging van zijn naam, adres of wettelijk vertegenwoordiger;

e) treft alle noodzakelijke maatregelen om te voorkomen dat er belangenconflicten ontstaan.

Artikel II.3

Verplichtingen in verband met de bankrekening

De in artikel I.6 bedoelde bankrekening of subrekening moet het mogelijk maken om de door het Europees Parlement betaalde bedragen te identificeren en moet uitsluitend gereserveerd zijn voor de ontvangst van de in artikel I.5 bedoelde, door het Europees Parlement betaalde bedragen.

Indien de bedragen die via voorfinanciering op deze rekening zijn gestort, rente of vergelijkbare voordelen opleveren volgens het recht van de lidstaat op wiens grondgebied de rekening geopend is, worden deze rente of voordelen door het Europees Parlement teruggevorderd onder de voorwaarden die vermeld worden in artikel II.25, overeenkomstig artikel 204 duodecies, lid 5, van het Financieel Reglement.

In geen geval mogen de door het Europees Parlement betaalde bedragen worden gebruikt voor speculatieve doeleinden.

De voorfinanciering blijft eigendom van de Unie totdat zij is verrekend met het definitieve financieringsbedrag.

Artikel II.4

Aansprakelijkheid voor schade

Het Europees Parlement is niet aansprakelijk voor schade van welke aard ook die door de begunstigde wordt veroorzaakt of geleden, met inbegrip van schade die aan derden wordt toegebracht bij of als gevolg van de uitvoering van dit financieringsbesluit.

Behalve in gevallen van overmacht vergoedt de begunstigde of de aan hem gelieerde persoon alle schade die aan het Europees Parlement wordt toegebracht als gevolg van de uitvoering van het financieringsbesluit of omdat het financieringsbesluit niet volledig overeenkomstig de bepalingen ervan is uitgevoerd.

Artikel II.5

Vertrouwelijkheid

Tenzij anders is bepaald in dit financieringsbesluit, in artikel 32 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en in andere toepasselijke rechtshandelingen van de Unie, verbinden het Europees Parlement en de begunstigde zich tot vertrouwelijke behandeling van alle documenten, informatie en andere gegevens die direct in verband staan met het voorwerp van dit financieringsbesluit.

Artikel II.6

Verwerking van persoonsgegevens

In het kader van dit financieringsbesluit verzamelde persoonsgegevens worden overeenkomstig artikel 33 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (6) verwerkt.

Dergelijke gegevens worden uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van en voortgangscontrole op het financieringsbesluit, behoudens de mogelijkheid dat zij worden meegedeeld aan de organen die volgens het Unierecht verantwoordelijk zijn voor controle en auditing.

Artikel II.7

Bewaren van gegevens

Overeenkomstig artikel 204 sexdecies van het Financieel Reglement bewaart de begunstigde alle gegevens en bewijsstukken met betrekking tot de tenuitvoerlegging van het financieringsbesluit tot vijf jaar na het indienen van het jaarverslag met inbegrip van de jaarrekeningen zoals bedoeld in artikel 204 terdecies, lid 1, van het Financieel Reglement.

Gegevens met betrekking tot audits, beroepsprocedures, geschillen of de afwikkeling van claims die voortvloeien uit het gebruik van de financiering, worden bewaard tot deze audits, beroepsprocedures, geschillen of afwikkelingen van claims tot een einde zijn gebracht.

Artikel II.8

Zichtbaarheid van financiering door de Unie

II.8.1. Informatie over financiering door de Unie

Behoudens andersluidend verzoek of akkoord van het Europees Parlement wordt in elke mededeling of publicatie door de begunstigde welke betrekking heeft op het financieringsbesluit, ook op conferenties of seminars dan wel in voorlichtings- of reclamemateriaal (zoals brochures, flyers, posters, presentaties, in elektronische vorm, enz.), aangegeven dat het programma financiële steun van het Europees Parlement heeft ontvangen.

II.8.2. Afwijzing van aansprakelijkheid van het Europees Parlement

In elke mededeling of publicatie van de begunstigde, in ongeacht welke vorm of medium, moet worden vermeld dat deze alleen de auteur bindt en dat het Europees Parlement niet aansprakelijk is voor het gebruik dat zou kunnen worden gemaakt van de in deze mededeling of publicatie vermelde informatie.

II.8.3. Bekendmaking van informatie door het Europees Parlement

Het Europees Parlement maakt alle informatie overeenkomstig artikel 32 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 bekend op een website.

Artikel II.9

Gunning van overeenkomsten door de begunstigde

II.9.1. Beginselen

Overeenkomstig artikel 204 ter, lid 2, van het Financieel Reglement mag financiering worden gebruikt voor het vergoeden van uitgaven met betrekking tot door de begunstigde gesloten overeenkomsten, op voorwaarde dat er geen belangenconflicten waren toen de overeenkomsten werden gegund.

Voor overeenkomsten met een waarde van meer dan 60 000 EUR per leverancier en per goed of dienst vergelijkt de begunstigde ten minste drie offertes die zijn ontvangen naar aanleiding van een schriftelijke uitnodiging tot het indienen van offertes waarin de vereisten van de aanbesteding uitvoerig worden beschreven. De looptijd van de betrokken overeenkomsten mag niet meer bedragen dan vijf jaar.

Indien na de schriftelijke uitnodiging tot het indienen van offertes minder dan drie offertes worden ontvangen, dient de begunstigde te bewijzen dat het onmogelijk was voor de opdracht in kwestie meer offertes te verkrijgen.

II.9.2. Bewaren van gegevens

De begunstigde documenteert de evaluatie van de offertes en staaft de keuze van de uiteindelijke leverancier met een schriftelijke motivering.

II.9.3. Controle

De begunstigde zorgt ervoor dat het Europees Parlement, de Autoriteit voor Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen, de Europese Rekenkamer en het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) hun controlerende bevoegdheden krachtens hoofdstuk V van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en artikel 204 quindecies van het Financieel Reglement kunnen uitoefenen. De begunstigde zorgt ervoor dat overeenkomsten die gesloten worden met derden voorzien in de mogelijkheid dat die controlerende bevoegdheden ook mogen worden uitgeoefend jegens die derden.

II.9.4. Aansprakelijkheid

De begunstigde is als enige verantwoordelijk voor de tenuitvoerlegging van het financieringsbesluit en de naleving van de bepalingen van het financieringsbesluit. De begunstigde verbindt zich ertoe alle nodige regelingen te treffen om ervoor te zorgen dat de uitvoerder van de opdracht afstand doet van alle rechten jegens het Europees Parlement uit hoofde van het financieringsbesluit.

Artikel II.10

Overmacht

Indien het Europees Parlement of de begunstigde wordt geconfronteerd met een situatie van overmacht, stelt betrokkene onverwijld de ander op de hoogte per aangetekende brief met bewijs van ontvangst of op gelijkwaardige wijze, met vermelding van de aard, de vermoedelijke duur en de te verwachten effecten van die situatie.

Het Europees Parlement en de begunstigde stellen alles in het werk om eventuele schade als gevolg van een situatie van overmacht tot een minimum te beperken.

Noch het Europees Parlement noch de begunstigde wordt geacht in gebreke te zijn gebleven bij de nakoming van een verplichting uit hoofde van het financieringsbesluit, wanneer de oorzaak gelegen is in overmacht.

Artikel II.11

Opschorting van de betaling van de financiering

II.11.1. Gronden voor opschorting

Het Europees Parlement is gemachtigd de betaling van de financiering overeenkomstig de toepasselijke regels van het Financieel Reglement op te schorten in de volgende gevallen:

i) indien het vermoedt dat de begunstigde de verplichtingen met betrekking tot het gebruik van de bijdragen zoals vastgelegd in artikel 204 duodecies van het Financieel Reglement, niet heeft nageleefd, en wel totdat dit vermoeden is geverifieerd, of

ii) indien aan de begunstigde financiële sancties zijn opgelegd als bepaald in artikel 27, lid 4, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014, en wel totdat de financiële sancties zijn betaald.

II.11.2. Procedure voor opschorting

Stap 1 — Alvorens de betaling op te schorten stuurt het Europees Parlement de begunstigde een formele kennisgeving van zijn voornemen om de betaling op te schorten, waarin het de redenen hiervoor vermeldt en de begunstigde verzoekt binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van die kennisgeving opmerkingen in te dienen.

Stap 2 — Indien het Europees Parlement, nadat de termijn om opmerkingen in te dienen is verstreken, besluit de opschortingsprocedure niet voort te zetten, stelt het de begunstigde in kennis van dat besluit.

Indien het Europees Parlement, nadat de termijn om opmerkingen in te dienen is verstreken, besluit de opschortingsprocedure voort te zetten, geeft het de begunstigde formeel kennis hiervan middels een met redenen omkleed besluit tot opschorting dat de volgende informatie bevat:

i) de vermoedelijke datum van voltooiing van de noodzakelijke controle in het in artikel II.11.1, onder i), bedoelde geval, en

ii) eventuele rechtsmiddelen.

II.11.3. Gevolgen van de opschorting

De opschorting van de betaling heeft tot gevolg dat de begunstigde geen betalingen van het Europees Parlement mag ontvangen totdat de in artikel II.11.2, onder stap 2, onder i), bedoelde controle is verricht of de grond voor opschorting komt te vervallen. Dit geldt onverminderd het recht van het Europees Parlement om de financiering te beëindigen of het financieringsbesluit in te trekken.

II.11.4. Hervatting van de betaling

Zodra de grond voor opschorting van de betaling is komen te vervallen, worden alle desbetreffende betalingen hervat en stuurt het Europees Parlement een kennisgeving daarvan aan de begunstigde.

Artikel II.12

Intrekking van het financieringsbesluit door het Europees Parlement

II.12.1. Gronden voor intrekking

Het Europees Parlement is gemachtigd om het financieringsbesluit in te trekken op basis van een besluit van de Autoriteit om de begunstigde uit het register te schrappen, behalve in gevallen als bedoeld in de derde alinea van artikel 30, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014.

II.12.2. Procedure voor intrekking

Stap 1 — Alvorens het financieringsbesluit in te trekken stuurt het Europees Parlement de begunstigde een formele kennisgeving van zijn voornemen om het financieringsbesluit in te trekken, waarin het de redenen hiervoor vermeldt en de begunstigde verzoekt binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van die kennisgeving opmerkingen in te dienen.

Stap 2 — Indien het Europees Parlement, na het verstrijken van de termijn om opmerkingen in te dienen, besluit het financieringsbesluit niet in te trekken, stelt het de begunstigde in kennis van dat besluit.

Indien het Europees Parlement, nadat de termijn om opmerkingen in te dienen is verstreken, besluit het financieringsbesluit in te trekken, geeft het de begunstigde formeel kennis hiervan middels een met redenen omkleed besluit tot intrekking.

Ten onrechte aan de begunstigde betaalde bedragen worden teruggevorderd overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van het Financieel Reglement.

II.12.3. Gevolgen van de intrekking

Het besluit tot intrekking van het financieringsbesluit geldt met terugwerkende kracht vanaf de datum waarop het financieringsbesluit is vastgesteld.

Artikel II.13

Beëindiging van het financieringsbesluit

II.13.1. Beëindiging op verzoek van de begunstigde

De begunstigde kan verzoeken om beëindiging van het financieringsbesluit.

De begunstigde stelt het Europees Parlement formeel in kennis van de beëindiging, met vermelding van:

a) de gronden voor de beëindiging, en

b) de datum waarop de beëindiging van kracht wordt, die niet vroeger mag zijn dan de datum waarop de formele kennisgeving is verstuurd.

De beëindiging treedt in werking op de dag die in het besluit tot beëindiging wordt genoemd.

II.13.2. Beëindiging door het Europees Parlement

a) Gronden voor beëindiging

Het Europees Parlement is gemachtigd het financieringsbesluit te beëindigen in elk van de volgende gevallen:

a) op basis van een besluit van de Autoriteit om de begunstigde uit het register te schrappen, in de gevallen als bedoeld in de derde alinea van artikel 30, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014;

b) indien de begunstigde niet langer voldoet aan artikel 18, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014;

c) indien het Europees Parlement vaststelt dat de begunstigde de verplichtingen met betrekking tot het gebruik van de bijdragen zoals vastgelegd in artikel 204 duodecies van het Financieel Reglement, niet heeft nageleefd;

d) indien de begunstigde failliet is verklaard of in een vereffeningsprocedure of enige andere vergelijkbare procedure is verwikkeld.

b) Procedure voor beëindiging

Stap 1 — Alvorens het financieringsbesluit te beëindigen stuurt het Europees Parlement de begunstigde een formele kennisgeving van zijn voornemen om het financieringsbesluit te beëindigen, waarin het de redenen hiervoor vermeldt en de begunstigde verzoekt binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van die kennisgeving opmerkingen in te dienen.

Stap 2 — Indien het Europees Parlement, na het verstrijken van de termijn om opmerkingen in te dienen, besluit het financieringsbesluit niet te beëindigen stelt het de begunstigde in kennis van dat besluit.

Indien het Europees Parlement, na het verstrijken van de termijn om opmerkingen in te dienen, besluit het financieringsbesluit te beëindigen, stelt het de begunstigde formeel in kennis hiervan middels een met redenen omkleed besluit tot beëindiging.

De beëindiging treedt in werking op de in het besluit tot beëindiging vermelde dag.

II.13.3. Gevolgen van de beëindiging

Het besluit tot beëindiging van het financieringsbesluit treedt ex nunc in werking. De kosten die door de begunstigde daadwerkelijk zijn gemaakt vanaf de dag van inwerkingtreding van het besluit tot beëindiging, worden als niet voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven beschouwd.

Artikel II.14

Toewijzing

De begunstigde mag geen enkele van zijn vorderingen ten aanzien van het Europees Parlement toewijzen aan een derde, behalve indien het Europees Parlement dit vooraf heeft goedgekeurd op basis van een gemotiveerd, schriftelijk verzoek van de begunstigde.

Indien de toewijzing niet schriftelijk wordt aanvaard door het Europees Parlement of indien de voorwaarden van die aanvaarding niet zijn nageleefd, heeft de toewijzing geen rechtsgevolgen.

In geen geval kan een toewijzing de begunstigde ontslaan van zijn verplichtingen jegens het Europees Parlement.

Artikel II.15

Achterstandsrente

Indien het Europees Parlement de betaling niet binnen de betalingstermijn verricht, heeft de begunstigde recht op achterstandsrente tegen de rentevoet die de Europese Centrale Bank hanteert voor haar basisherfinancieringsoperaties in EUR („de referentievoet”), verhoogd met drieënhalf procentpunt. De referentievoet is de rentevoet die geldt op de eerste dag van de maand waarin de betalingstermijn verstrijkt, zoals bekendgemaakt in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie.

Indien het Europees Parlement de betaling opschort zoals bedoeld in artikel II.11, mogen deze handelingen niet worden beschouwd als gevallen van laattijdige betaling.

De achterstandsrente geldt voor de periode vanaf de dag na afloop van de betalingstermijn tot en met de datum van daadwerkelijke uitbetaling.

Als uitzondering op de eerste alinea geldt dat, wanneer het berekende rentebedrag lager of gelijk is aan 200 EUR, het Europees Parlement alleen verplicht is dit bedrag aan de begunstigde te betalen indien de begunstigde hierom verzoekt binnen twee maanden na de ontvangst van de te late betaling.

Artikel II.16

Toepasselijk recht

Dit financieringsbesluit valt onder het toepasselijk recht van de Unie, en met name Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en de toepasselijke bepalingen van het Financieel Reglement, die ten volle gelden. Zij worden in voorkomend geval aangevuld door het nationaal recht van de lidstaat waar de begunstigde is gevestigd.

Artikel II.17

Recht te worden gehoord

In de gevallen waarin de begunstigde krachtens dit financieringsbesluit het recht heeft om opmerkingen te maken, krijgt hij een termijn van tien werkdagen, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald, om zijn schriftelijke opmerkingen te doen toekomen. Deze periode kan, op basis van een met redenen omkleed verzoek van de begunstigde, eenmalig met nog eens tien werkdagen worden verlengd.

DEEL B: FINANCIËLE BEPALINGEN

Artikel II.18

Voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven

II.18.1. Voorwaarden

Om in aanmerking te komen voor vergoeding uit Uniemiddelen, en in overeenstemming met artikel 204 duodecies van het Financieel Reglement, moeten de kosten voldoen aan de volgende criteria:

a) zij moeten direct verband houden met het voorwerp van het financieringsbesluit en opgevoerd zijn in de geraamde begroting die als bijlage bij het financieringsbesluit is gevoegd;

b) zij moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het financieringsbesluit;

c) zij moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn en voldoen aan het beginsel van goed financieel beheer, met name wat zuinigheid en efficiëntie betreft;

d) zij moeten worden gemaakt gedurende de periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn zoals omschreven in artikel I.2, met uitzondering van kosten die verband houden met jaarverslagen en certificaten over de afrekening en de daaraan ten grondslag liggende rekeningen;

e) zij moeten effectief gemaakt zijn door de begunstigde;

f) zij moeten identificeerbaar en verifieerbaar zijn en vermeld zijn in de rekeningen van de begunstigde overeenkomstig de daarop toepasselijke standaarden voor jaarrekeningen;

g) zij moeten voldoen aan de vereisten van de toepasselijke fiscale en socialezekerheidswetgeving;

h) zij moeten voldoen aan de eerste alinea van artikel II.9.1 en, als algemene regel, aan de tweede alinea van artikel II.9.1.

De procedures van de begunstigde voor boekhouding en interne controle moeten het mogelijk maken de in het jaarverslag opgegeven kosten en ontvangsten rechtstreeks te vergelijken met de accountantsverklaringen en de overeenkomstige bewijsstukken.

II.18.2. Voorbeelden van voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven

Voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven zijn met name de volgende operationele kosten voor zover zij beantwoorden aan de in artikel II.18.1 genoemde criteria en onverminderd artikel 204 duodecies van het Financieel Reglement:

a) administratieve kosten en kosten in verband met technische assistentie, vergaderingen, onderzoek, grensoverschrijdende manifestaties, studies, informatie en publicaties;

b) personeelskosten met inbegrip van de reële salarissen, de socialezekerheidsbijdragen en andere wettelijke kosten die tot de verloning behoren, voor zover deze het gemiddelde niveau van het gebruikelijke verloningsbeleid van de begunstigde niet overstijgen;

c) reis- en verblijfskosten van het personeel, voor zover zij overeenkomen met de gebruikelijke praktijk van de begunstigde op het gebied van reiskosten;

d) de afschrijvingskosten van materieel en andere activa (nieuw of tweedehands) zoals vermeld in de boekhoudkundige staat van de begunstigde, mits het actief: i) is afgeschreven overeenkomstig de internationale standaarden voor jaarrekeningen en de gebruikelijke boekhoudkundige methoden van de begunstigde, en ii) is aangekocht overeenkomstig de eerste alinea van artikel II.9.1 en, als algemene regel, de tweede alinea van artikel II.9.1, indien de aankoop heeft plaatsgehad binnen de periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn;

e) kosten van verbruiksartikelen en benodigdheden en andere contracten, mits deze: i) zijn aangekocht overeenkomstig de eerste alinea van artikel II.9.1 en, als algemene regel, de tweede alinea van artikel II.9.1, en ii) direct zijn toegewezen aan het voorwerp van het financieringsbesluit;

f) kosten die rechtstreeks voortvloeien uit de door het financieringsbesluit opgelegde vereisten, met inbegrip van, in voorkomend geval, de kosten van financiële diensten (met name de kosten van financiële garanties) mits de desbetreffende diensten zijn aangekocht overeenkomstig de eerste alinea van artikel II.9.1 en, als algemene regel, overeenkomstig de tweede alinea van artikel II.9.1;

g) financiële steun voor de volgende verbonden entiteiten van de begunstigde: [vul de namen van de verbonden entiteiten in, zoals jongeren- en vrouwenorganisaties, zoals vermeld bij het verzoek om financiering] op voorwaarde dat de financiële steun voor elke entiteit niet meer dan 100 000 EUR bedraagt, dat het gebruikt wordt door de verbonden entiteit voor voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven, dat een aan de verbonden entiteit betaald forfaitair bedrag niet meer dan een vierde van de totale financiële steun aan die entiteit bedraagt, en dat de begunstigde een eventuele terugbetaling van dergelijke financiële steun waarborgt.

Artikel II.19

Niet voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven

Onverminderd artikel II.18.1 van onderhavig besluit en artikel 204 duodecies van het Financieel Reglement, worden de volgende kosten beschouwd als niet voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven:

a) rendement op kapitaal en door de begunstigde uitgekeerde dividenden;

b) schulden en schuldenlasten;

c) voorzieningen voor verliezen of schulden;

d) debetrente;

e) dubieuze schuldvorderingen;

f) koersverliezen;

g) kosten van transfers van het Europees Parlement die door de bank van de begunstigde in rekening zijn gebracht;

h) kosten die door de begunstigde worden gedeclareerd in het kader van een andere uit de begroting van de Unie gesubsidieerde actie;

i) bijdragen in natura;

j) buitensporige of ondoordachte kosten;

k) aftrekbare btw;

l) verboden financiering van bepaalde derden overeenkomstig artikel 22 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en artikel 204 ter, lid 3, van het Financieel Reglement.

Artikel II.20

Bijdragen in natura

Het Europees Parlement staat toe dat de begunstigde bijdragen in natura ontvangt tijdens de uitvoering van het financieringsbesluit, op voorwaarde dat de waarde van die bijdragen niet hoger is dan:

a) de daadwerkelijk gedragen kosten die naar behoren worden gestaafd door boekhoudkundige documenten van derden die deze bijdragen aan begunstigde gratis hebben geleverd, maar de kosten ervan op zich nemen;

b) indien dergelijke stukken ontbreken, de kosten die overeenstemmen met de op de desbetreffende markt algemeen aanvaarde kosten;

c) hun in de geraamde begroting aanvaarde waarde;

d) 50 % van de in de geraamde begroting aanvaarde eigen middelen.

Bijdragen in natura:

a) worden in de begrotingsraming afzonderlijk vermeld om een beeld te geven van de totale middelen;

b) voldoen aan de bepalingen van artikel 20 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014, alsook aan de nationale bepalingen inzake belastingen en sociale zekerheid;

c) worden alleen op voorlopige basis aanvaard en zijn onderworpen aan certificatie door een externe controleur en aan aanvaarding in het besluit inzake het definitieve financieringsbedrag;

d) worden niet gegeven in de vorm van onroerende goederen.

Artikel II.21

Begrotingsoverschrijvingen

De begunstigde wordt toegestaan de in de bijlage genoemde geraamde begroting aan te passen door middel van overschrijvingen tussen verschillende begrotingscategorieën. Voor deze aanpassing is een wijziging van het financieringsbesluit niet vereist. Dergelijke overschrijvingen worden gerechtvaardigd in het jaarverslag.

Artikel II.22

Rapportageverplichtingen

II.22.1. Jaarverslag

Bij voorkeur tegen 15 mei en niet later dan 30 juni na afloop van begrotingsjaar n dient de begunstigde een jaarverslag in dat als volgt is samengesteld:

a) de jaarrekeningen en begeleidende nota's met betrekking tot ontvangsten en kosten, activa en passiva bij aanvang en bij afsluiting van het begrotingsjaar, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving in de lidstaat waar de zetel van de begunstigde is gevestigd;

b) de jaarrekeningen op basis van de internationale standaarden voor jaarrekeningen als omschreven in artikel 2 van Verordening (EG) nr. 1606/2002 van het Europees Parlement en de Raad (7);

c) de overeenkomstig artikel 20 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 overgelegde lijst van donateurs en contribuanten en hun respectieve donaties of bijdragen;

d) het activiteitenverslag;

e) het financieel memorandum op basis van de structuur van de geraamde begroting;

f) de gedetailleerde rekeningen van de ontvangsten, kosten, activa en passiva;

g) de overeenstemming van het in punt e) genoemde financieel memorandum met de in punt f) genoemde gedetailleerde rekeningen;

h) de lijst van leveranciers die in het betreffende begrotingsjaar meer dan 10 000 EUR in rekening hebben gebracht aan de begunstigde, met vermelding van de naam en het adres van de leveranciers, alsook een beschrijving van de geleverde goederen of diensten.

Het jaarverslag moet voldoende informatie bevatten om het definitieve financieringsbedrag te kunnen vaststellen.

II.22.2. Externe-auditverslag

Het Europees Parlement ontvangt rechtstreeks van de onafhankelijke instanties of deskundigen die zijn aangewezen uit hoofde van artikel 23, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014, het externe-auditverslag zoals omschreven in artikel 23, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014.

De externe audit heeft tot doel de betrouwbaarheid van de financiële memoranda en de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven te certificeren, en met name te certificeren dat:

a) de financiële memoranda zijn opgesteld overeenkomstig de op de begunstigde toepasselijke nationale regelgeving, dat zij vrij zijn van feitelijke onjuistheden en dat hierin een juist en eerlijk beeld wordt gegeven van de financiële positie en de operationele resultaten;

b) de financiële memoranda zijn opgesteld overeenkomstig de internationale standaarden voor jaarrekeningen als omschreven in artikel 2 van Verordening (EG) nr. 1606/2002;

c) de gedeclareerde kosten daadwerkelijk zijn gemaakt;

d) alle ontvangsten zijn opgevoerd;

e) de door de begunstigde bij het Parlement ingediende financiële stukken conform de financiële bepalingen van het financieringsbesluit zijn;

f) voldaan is aan de verplichtingen die voortvloeien uit Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014, met name artikel 20;

g) voldaan is aan de verplichtingen die voortvloeien uit het financieringsbesluit, met name artikel II.9 en artikel II.18;

h) de bijdragen in natura daadwerkelijk aan de begunstigde zijn bezorgd en overeenkomstig de toepasselijke regelgeving zijn getaxeerd;

i) het ongebruikte deel van de Uniemiddelen is overgedragen naar het volgende begrotingsjaar;

j) het ongebruikte deel van de Uniemiddelen is gebruikt overeenkomstig artikel 204 duodecies, lid 2, van het Financieel Reglement;

k) een eventueel overschot aan eigen middelen is overgeschreven naar de reserve.

Artikel II.23

Besluit inzake het jaarverslag

Uiterlijk op 30 september van het jaar volgend op begrotingsjaar n, wordt het jaarverslag door het Europees Parlement goedgekeurd of verworpen zoals omschreven in artikel II.22.1.

Bij uitblijven van een schriftelijke reactie van het Europees Parlement gedurende een periode van zes maanden na ontvangst van het jaarverslag, wordt het jaarverslag geacht te zijn goedgekeurd.

De goedkeuring van het jaarverslag doet geen afbreuk aan de vaststelling van het definitieve financieringsbedrag overeenkomstig artikel II.24 waarbij het Europees Parlement een definitief besluit neemt over de subsidiabiliteit van de kosten.

Het Europees Parlement kan de begunstigde om aanvullende informatie verzoeken om een besluit over het jaarverslag te kunnen nemen. In geval van een dergelijk verzoek wordt de termijn voor het besluit over het jaarverslag verlengd tot de gevraagde informatie is ontvangen en beoordeeld door het Europees Parlement.

Indien het jaarverslag grote tekortkomingen vertoont, kan het Europees Parlement dit verwerpen zonder de begunstigde om aanvullende informatie te verzoeken en kan het de begunstigde verzoeken een nieuw verslag in te dienen binnen een termijn van 15 werkdagen.

Verzoeken om aanvullende informatie of een nieuw verslag worden schriftelijk aan de begunstigde gericht.

Indien het jaarverslag dat aanvankelijk was ingediend, wordt verworpen en om een nieuw verslag wordt verzocht is de in dit artikel beschreven goedkeuringsprocedure van toepassing op het nieuwe verslag.

Artikel II.24

Besluit inzake het definitieve financieringsbedrag

II.24.1. Impact van het jaarverslag

Het besluit van het Europees Parlement tot vaststelling van het definitieve financieringsbedrag wordt gebaseerd op het overeenkomstig artikel II.23 goedgekeurde jaarverslag. Indien het Europees Parlement het jaarverslag definitief verwerpt of indien de begunstigde geen jaarverslag indient binnen de toepasselijke termijnen, kunnen geen voor vergoeding in aanmerking komende kosten worden vastgesteld bij het besluit inzake het definitieve financieringsbedrag.

II.24.2. Drempel

Het definitieve financieringsbedrag is beperkt tot het in artikel I.4 genoemde bedrag. Het bedraagt niet meer dan 85 % van de voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven die in de geraamde begroting zijn aangegeven en niet meer dan 85 % van de voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven die daadwerkelijk zijn gemaakt.

II.24.3. Overdracht van ongebruikte financiering

Het gedeelte van de bijdrage dat niet is gebruikt binnen begrotingsjaar n waarvoor deze bijdrage was toegekend, wordt overgedragen naar begrotingsjaar n+1 en wordt vóór 31 december van jaar n+1 gebruikt voor voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven. De resterende bedragen van de bijdragen uit het voorgaande jaar worden niet gebruikt om het gedeelte van de uitgaven dat de Europese politieke partijen met hun eigen middelen moeten financieren te financieren.

De begunstigde gebruikt eerst het gedeelte van de bijdrage dat niet is gebruikt binnen het begrotingsjaar waarvoor deze bijdrage was toegekend, en pas dan bijdragen die na dat jaar zijn toegekend.

II.24.4. Besluit inzake het definitieve financieringsbedrag

Het Europees Parlement controleert jaarlijks of de uitgaven in overeenstemming zijn met de bepalingen van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014, het Financieel Reglement en het financieringsbesluit. Het Parlement neemt elk jaar een besluit over het definitieve financieringsbedrag, dat naar behoren gemeld wordt aan de begunstigde.

Indien het in artikel I.4 vastgestelde financieringsbedrag volledig gebruikt is in begrotingsjaar n, wordt het definitieve financieringsbedrag vastgesteld na de afsluiting van dat begrotingsjaar, in jaar n+1.

In geval van een overdracht van ongebruikte financiering naar begrotingsjaar n+1 overeenkomstig artikel II.24.3, wordt het definitieve financieringsbedrag van jaar n als volgt vastgesteld:

Stap 1 : In jaar n+1 neemt het Europees Parlement een besluit over de voor vergoeding in aanmerking komende kosten van begrotingsjaar n en het eerste deel van het definitieve financieringsbedrag van jaar n, dat overeenkomt met die kosten. Daarnaast stelt het Europees Parlement het bedrag van de ongebruikte voor begrotingsjaar n toegekende financiering vast dat moet worden overgedragen naar begrotingsjaar n+1.

Stap 2 : In jaar n+2 neemt het Europees Parlement een besluit over de voor vergoeding in aanmerking komende kosten van begrotingsjaar n+1 en bepaalt het welke van deze kosten zullen worden gedekt door de ongebruikte financiering die is overgedragen naar begrotingsjaar n+1 (tweede deel van het definitieve financieringsbedrag).

Het definitieve financieringsbedrag van jaar n is de som van de in stap 1 en stap 2 vastgestelde bedragen.

Op het moment waarop het definitieve financieringsbedrag wordt vastgesteld heeft de verrekening van voorfinanciering plaats. In geval van een overdracht heeft een gedeeltelijke verrekening van voorfinanciering plaats bij elk van de hoger genoemde stappen.

II.24.5. Invordering van niet-uitgegeven financiering

Het resterende gedeelte van de voor het jaar n toegekende bijdrage dat niet is gebruikt tegen het eind van het jaar n+1, wordt teruggevorderd overeenkomstig titel IV, hoofdstuk 5, van Deel I van het Financieel Reglement.

II.24.6. Financieringsbalans

Indien de uitbetaalde voorfinanciering hoger is dan het definitieve financieringsbedrag, vordert het Europees Parlement de ten onrechte betaalde voorfinanciering terug.

Indien het definitieve financieringsbedrag hoger is dan de uitbetaalde voorfinanciering, betaalt het Europees Parlement het verschil.

II.24.7. Overschot van eigen middelen

a) Opbouw van een bijzondere reserve

De begunstigde kan een bijzondere reserve opbouwen van het overschot van eigen middelen.

Het overschot van eigen middelen dat moet worden overgedragen naar de bijzondere reserverekening is het bedrag aan eigen middelen dat hoger ligt dan het bedrag aan eigen middelen dat nodig is voor het dekken van 15 % van de voor vergoeding in aanmerking komende kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt in begrotingsjaar n. De begunstigde moet eerder de niet voor vergoeding in aanmerking komende kosten van begrotingsjaar n uitsluitend met zijn eigen middelen hebben gedekt.

De reserve wordt uitsluitend gebruikt voor de medefinanciering van voor vergoeding in aanmerking komende en niet voor vergoeding in aanmerking komende kosten die tijdens de uitvoering van eventuele toekomstige financieringsbesluiten door eigen middelen moeten worden gedekt.

b) Winst

Winst wordt gedefinieerd als een overschot aan inkomsten over uitgaven.

Inkomsten zijn onder meer de financiering uit de begroting van de Unie en de eigen middelen van de begunstigde.

Bijdragen van derden aan gezamenlijke evenementen worden niet beschouwd als een deel van de eigen middelen van de begunstigde. Bovendien mag de begunstigde geen andere financiering uit de begroting van de Unie ontvangen, rechtstreeks noch onrechtstreeks. In het bijzonder zijn donaties uit de begrotingen van fracties in het Europees Parlement verboden.

Het naar de bijzondere reserve overgedragen overschot wordt niet in aanmerking genomen voor de berekening van de winst.

c) Terugvordering

De financiering mag de begunstigde geen winst opleveren. Het Europees Parlement heeft het recht het percentage van de winst terug te vorderen dat overeenkomt met de bijdrage van de Unie aan de voor vergoeding in aanmerking komende kosten.

Artikel II.25

Renteopbrengsten uit voorfinanciering

De begunstigde stelt het Europees Parlement in kennis van het bedrag aan rente of vergelijkbare voordelen die de van het Europees Parlement ontvangen voorfinanciering heeft opgeleverd.

Het Europees Parlement brengt bij de berekening van het definitieve financieringsbedrag de rente uit voorfinanciering in mindering. De rente wordt niet opgenomen in de eigen middelen.

Artikel II.26

Terugvordering

Wanneer bedragen ten onrechte aan de begunstigde zijn uitbetaald of wanneer een terugvorderingsprocedure overeenkomstig de voorwaarden van het financieringsbesluit, Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 of het Financieel Reglement gerechtvaardigd is, betaalt de begunstigde de betrokken bedragen terug aan het Europees Parlement onder de door het Europees Parlement vastgestelde voorwaarden en binnen de door het Europees Parlement vastgestelde termijn.

II.26.1. Achterstandsrente

Indien de begunstigde binnen de door het Europees Parlement vastgestelde termijn niet heeft betaald, verhoogt het Europees Parlement de verschuldigde bedragen met achterstandsrente tegen de in artikel II.15 vermelde rentevoet. De achterstandsrente heeft betrekking op de periode die loopt van de dag na het verstrijken van de termijn voor betaling tot en met de dag waarop de betaling van het volledige verschuldigde bedrag door het Europees Parlement is ontvangen.

Gedeeltelijke betaling wordt eerst aangerekend op de kosten en de achterstandsrente, en pas daarna op de hoofdsom.

II.26.2. Compensatie

Indien niet binnen de vastgestelde termijn is betaald, kan terugvordering van de aan het Europees Parlement verschuldigde bedragen geschieden door compensatie met bedragen die uit welken hoofde ook aan de begunstigde verschuldigd zijn overeenkomstig artikel 80 van het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften ervan. In uitzonderlijke gevallen, die door het vrijwaren van de financiële belangen van de Unie worden gemotiveerd, kan het Europees Parlement middels compensatie terugvorderen vóór de geplande betalingsdatum. Voorafgaande instemming van de begunstigde is niet vereist.

II.26.3. Bankkosten

De bankkosten in verband met de terugvordering van aan het Europees Parlement verschuldigde bedragen komen volledig ten laste van de begunstigde.

Artikel II.27

Financiële garantie

Indien het Europees Parlement in overeenstemming met artikel 204 undecies van het Financieel Reglement om een financiële garantie verzoekt, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

a) de financiële garantie wordt verstrekt door een bank of een erkende financiële instelling of, op verzoek van de begunstigde en met instemming van het Europees Parlement, door een derde;

b) de garant is op eerste vordering hoofdelijk aansprakelijk en verlangt niet van het Europees Parlement dat het zich eerst tot de hoofdschuldenaar (de betrokken begunstigde) wendt, en

c) de financiële garantie blijft uitdrukkelijk van kracht tot de voorfinanciering is verrekend met de tussentijdse betalingen of de betaling van het restbedrag door het Europees Parlement; indien de betaling van het restbedrag de vorm aanneemt van een terugvordering, blijft de financiële garantie van kracht tot de schuld als volledig vereffend is beschouwd; en het Europees Parlement geeft de garantie vrij in de loop van de daaropvolgende maand.

Artikel II.28

Controle

II.28.1. Algemene bepalingen

Binnen de grenzen van hun bevoegdheden en in overeenstemming met hoofdstuk V van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en artikel 204 quindecies, lid 1, van het Financieel Reglement, kunnen het Europees Parlement en de Autoriteit voor Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen op elk moment hun respectieve controlerende bevoegdheden uitoefenen om na te gaan of de begunstigde de in het financieringsbesluit, in Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en in het Financieel Reglement vastgelegde verplichtingen volledig nakomt.

De begunstigde werkt naar behoren samen met de bevoegde autoriteiten en verstrekt alle noodzakelijke ondersteuning voor het uitvoeren van de controle.

Het Europees Parlement en de Autoriteit voor Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen kunnen deze controle delegeren aan externe instanties die naar behoren gemachtigd zijn om namens hen op te treden („de gemachtigde instanties”).

II.28.2. Verplichting tot het bewaren van documenten

Gedurende een periode van vijf jaar die ingaat op de datum van indiening van het jaarverslag, bewaart de begunstigde op een geschikt medium alle originele documenten, en met name boekhoudkundige en fiscale stukken, met inbegrip van gedigitaliseerde originelen wanneer dat door het desbetreffende nationaal recht en onder de daarin vastgestelde voorwaarden is toegestaan.

De in de eerste alinea genoemde periode van vijf jaar geldt niet indien er audits, beroepsprocedures, geschillen of claims lopen met betrekking tot de financiering. In deze gevallen bewaart de begunstigde de documenten tot deze audits, beroepsprocedures, geschillen of claims zijn afgehandeld.

II.28.3. Verplichting tot het verstrekken van documenten en/of informatie

De begunstigde verstrekt alle documenten en/of informatie, ook informatie in elektronisch formaat, waarom het Europees Parlement, de Autoriteit voor Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen of de gemachtigde instantie („de bevoegde autoriteit”) verzoeken.

Alle door de begunstigde verstrekte documenten of informatie worden overeenkomstig artikel II.6 verwerkt.

II.28.4. Bezoeken ter plaatse

De bevoegde autoriteit kan bezoeken ter plaatse uitvoeren in de gebouwen van de begunstigde. Daartoe kan zij schriftelijk verzoeken dat de begunstigde een passende regeling voor dit bezoek treft, binnen een passende termijn die door de bevoegde autoriteit wordt bepaald.

Tijdens bezoeken ter plaatse verleent de begunstigde de bevoegde autoriteit toegang tot de terreinen en gebouwen waar de operatie wordt of werd uitgevoerd alsook tot alle noodzakelijke informatie, ook informatie in elektronisch formaat.

De begunstigde zorgt ervoor dat de informatie op het moment van het bezoek ter plaatse vlot beschikbaar zijn en dat de gevraagde informatie in een passend formaat worden overhandigd.

II.28.5. Auditprocedure van hoor en wederhoor

Op basis van de bevindingen van de controleprocedure stelt het Europees Parlement een voorlopig auditverslag op dat aan de begunstigde wordt bezorgd. De begunstigde kan zijn opmerkingen indienen binnen 30 kalenderdagen vanaf de datum van ontvangst van het voorlopige auditverslag.

Op basis van de bevindingen in het voorlopige auditverslag en de mogelijke opmerkingen van de begunstigde, stelt het Europees Parlement zijn definitieve auditbevindingen vast in een definitief auditverslag. Het definitieve auditverslag wordt naar de begunstigde gestuurd binnen de 60 kalenderdagen na het verstrijken van de uiterste termijn voor de indiening van opmerkingen over het voorlopige auditverslag.

II.28.6. Gevolgen van de bevindingen van de audit

Onverminderd het recht van het Parlement om maatregelen te treffen overeenkomstig artikel II.11 tot en met artikel II.13, worden de definitieve auditbevindingen terdege in overweging genomen door het Europees Parlement bij het vaststellen van het definitieve financieringsbedrag.

Gevallen van mogelijke fraude of ernstige overtreding van de toepasselijke regels die in de definitieve auditbevindingen aan het licht zijn gekomen, worden aan de bevoegde nationale of Unie-autoriteiten gemeld met het oog op verdere maatregelen.

Het Europees Parlement kan het besluit inzake het definitieve financieringsbedrag met terugwerkende kracht aanpassen op basis van de definitieve auditbevindingen.

II.28.7. Rechten van OLAF om controle uit te oefenen

Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) oefent zijn rechten om controle uit te oefenen ten aanzien van de begunstigde, uit overeenkomstig de toepasselijke regels, en met name overeenkomstig Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad (8), Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (9), artikel 204 quindecies, lid 1, van het Financieel Reglement en artikel 24, lid 4, en artikel 25, lid 7, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014.

De begunstigde werkt naar behoren samen met OLAF en verstrekt OLAF alle noodzakelijke ondersteuning bij het uitvoeren van de controle.

Het Europees Parlement kan te allen tijde het besluit inzake het definitieve financieringsbedrag met terugwerkende kracht aanpassen op basis van de van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) ontvangen bevindingen overeenkomstig artikel 25, lid 7, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014. Voordat het Europees Parlement besluit om het besluit inzake het definitieve financieringsbedrag met terugwerkende kracht aan te passen wordt de begunstigde naar behoren in kennis gesteld van de desbetreffende bevindingen en van het voornemen van het Parlement om het besluit inzake het definitieve financieringsbedrag aan te passen, en krijgt de begunstigde de gelegenheid opmerkingen te maken.

II.28.8. Rechten van de Europese Rekenkamer om controle uit te oefenen

De Europese Rekenkamer oefent haar rechten om controle uit te oefenen uit overeenkomstig de toepasselijke regels en met name overeenkomstig artikel 204 quindecies, lid 1, van het Financieel Reglement en artikel 25, lid 6, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014. De artikelen II.28.3 en II.28.4 zijn van toepassing.

De begunstigde werkt naar behoren samen met de Rekenkamer en verstrekt de Rekenkamer alle noodzakelijke ondersteuning bij het uitvoeren van de controle.

II.28.9. Niet-naleving van de verplichtingen uit hoofde van artikel II.28.1 tot en met 4

Indien de begunstigde de in artikel II.28.1 tot en met 4 genoemde verplichtingen niet naleeft, kan het Europees Parlement alle kosten die onvoldoende gemotiveerd zijn door de begunstigde beschouwen als niet voor vergoeding in aanmerking komende kosten.