VERSLAG over de financiële staten van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD-Lissabon), (Begrotingsjaar 1996) vergezeld van de antwoorden van het Centrum (97/C 393/06)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 11, lid 11, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad (1) aan de raad van bestuur van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende het begrotingsjaar 1996 onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 8, van Verordening (EEG) nr. 302/93 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de rekeningen (2), zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 10, van Verordening (EEG) nr. 302/93, gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 3294/94 (3). De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden deze rekeningen te onderzoeken.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de algemeen aanvaarde controlenormen, voorzover deze in het communautaire kader van toepassing zijn. Zij heeft controles verricht op de boekhouding alsmede andere in dit verband noodzakelijk geachte controleprocedures gevolgd. De belangrijkste opmerkingen waartoe de controle van de Kamer aanleiding geeft, zijn in het tweede deel van dit verslag opgenomen.

1.4. De opmerkingen in de paragrafen 1.14, 1.15, 1.17 en 1.18 tonen aan dat bepaalde gebruiken niet voldoen aan de voorschriften en dat de gegrondheid van sommige bedragen tijdens de controles niet kon worden geverifieerd.

1.5. Afgezien van de in de vorige paragraaf bedoelde feiten zijn de financiële staten betreffende het begrotingsjaar 1996 betrouwbaar en is de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, over het geheel genomen, verzekerd.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES WAARNEMINGSCENTRUM VOOR DRUGS EN DRUGSVERSLAVING VOOR HET BEGROTINGSJAAR 1996

Begrotingsboekhouding

1.6. Hoewel het Waarnemingscentrum in 1996 reeds voor het derde jaar operationeel was, beschikte de boekhoudkundige dienst nog steeds niet over een echt computerprogramma voor begrotingsboekhouding. Voor het toezicht op de begrotingsuitvoering wordt gewerkt met een instrument dat geen echt boekhoudsysteem is (mogelijkheid om ongemerkt boekingen te wijzigen, geen verband met de algemene boekhouding enz.).

Algemene boekhouding

1.7. Uit de verrichte controles bleek dat de opneming van gegevens in de algemene boekhouding aanzienlijke vertraging kende. Bovendien vond de maandelijkse aansluiting tussen de algemene boekhouding en de begrotingsboekhouding, bedoeld in artikel 136, lid 4, tweede alinea, van de uitvoeringsvoorschriften bij het algemeen Financieel Reglement, niet plaats.

1.8. Het bedrag aan BTW, waarvan terugbetaling werd gevraagd, kreeg geen follow-up in de boekhouding. Het in de balans vermelde saldo aan het eind van het jaar (0,21 miljoen ECU) werd pas bij de afsluiting van de rekeningen geboekt.

1.9. Bij het EWDD kent alleen de rekenplichtige de toegepaste boekhoudprocedure (boekhoudmechanismen, werking van de gebruikte software, bewaarplaats van boekhoudkundige documenten enz.). Deze situatie zou administratieve problemen kunnen veroorzaken bij afwezigheid van de rekenplichtige.

1.10. De rekenplichtige neemt ook de functies waar van beheerder en beheerder van gelden ter goede rekening en geeft met zijn handtekening te kennen dat de facturen kunnen worden betaald (in strijd met artikel 15, eerste alinea, van de uitvoeringsvoorschriften bij het algemeen Financieel Reglement).

1.11. In het licht van de opmerkingen in dit verslag moet de situatie van de boekhouding zo spoedig mogelijk worden verbeterd.

Raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

1.12. Daar een vertegenwoordiger van de juridische dienst ontbreekt, voldoet de samenstelling van de CCAM van het Waarnemingscentrum niet aan het bepaalde in het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Gemeenschappen (artikel 64, eerste alinea).

1.13. Een groot gedeelte van de gecontroleerde overeenkomsten werd onderhands of na een niet-openbare offerteaanvraag gesloten (soms zonder dat belangstellenden vooraf werden opgeroepen zich te manifesteren). Bovendien is bij de meeste gecontroleerde overeenkomsten de inschrijvingstermijn te kort (ongeveer 14 dagen).

Subsidie van de Portugese regering

1.14. In 1996 waren de kosten voor de inrichtingswerkzaamheden hoger dan het subsidiebedrag dat in 1995 door de Portugese regering was verleend. In strijd met de toepasselijke financiële regels werd dit tekort door het Waarnemingscentrum buiten de begroting om en met eigen middelen gedekt.

1.15. De nettovordering op de Portugese regering als vermeld in de balans is ongegrond. In werkelijkheid komt deze overeen met de uitgaven voor inrichting die op de begroting hadden moeten worden aangewezen.

Financiële staten over het begrotingsjaar 1996 (balans en jaarrekening)

1.16. De controles op de financiële staten voor het begrotingsjaar 1996 wezen op het bestaan van verscheidene fouten; de meeste daarvan werden op aanbeveling van de controleurs van de Kamer gecorrigeerd (behalve die welke zijn beschreven in de paragrafen 1.14 en 1.15).

1.17. De boekhoudkundige dienst van het Waarnemingscentrum heeft in totaal 0,04 miljoen ECU aan betalingen opgenomen in de begrotingsboekhouding en aldus het bestaande verschil tussen de begrotingsboekhouding en de algemene boekhouding opgeheven. De tijdens de controles ontvangen bewijsstukken volstonden niet om de gegrondheid van deze boekingen vast te stellen.

1.18. Bovendien heeft het Waarnemingscentrum een bedrag van ongeveer 0,1 miljoen ECU, dat is verspreid over verschillende balansposten (activa en passiva), niet onderbouwd.

Overgedragen kredieten

1.19. De naar 1997 overgedragen kredieten belopen 2,56 miljoen ECU (2,43 miljoen ECU rechtens en 0,13 miljoen ECU niet-automatisch), ofwel 42,6 % van de begroting 1996 (6,01 miljoen ECU).

1.20. De meeste kredietoverdrachten vonden plaats bij begrotingsonderdelen betreffende de betaling van de beleidsuitgaven van het Waarnemingscentrum.

Banken

1.21. Het Waarnemingscentrum gebruikt de tussenrekening "Lopende overschrijvingen" voor de boeking van de kasmiddelenbewegingen. Volgens de voorschriften zou het saldo van deze rekening maandelijks moeten worden aangesloten. Ten tijde van de controles was dit nog niet gebeurd. Uit de later verstrekte informatie over de mutaties die het eindejaarssaldo van deze rekening vormden en over de uitsplitsing van die bewegingen blijkt dat sommige ervan, voor een totaal van 0,06 miljoen ECU (dat deel uitmaakt van het in paragraaf 1.18 genoemde saldo), eind mei 1997 nog niet waren afgewikkeld.

Opmerkingen over de financiële staten aan het eind van het begrotingsjaar

1.22. Het aan het eind van het begrotingsjaar nog niet ontvangen deel van de subsidie van de Commissie ad 0,16 miljoen ECU, dat aan de actiefzijde van de jaarbalans verschijnt, mag geen deel uitmaken van de ontvangsten van het begrotingsjaar, aangezien in artikel 5, tweede alinea, van het financieel reglement voor het Waarnemingscentrum wordt bepaald: "De ontvangsten van een begrotingsjaar worden verantwoord in de rekening van het begrotingsjaar waarin zij zijn geïnd". Het saldo van deze rekeningen zou aan de passiefzijde van de balans als transitorische post moeten worden opgenomen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 15 en 16 oktober 1997.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) PB L 36 van 12. 2. 1993, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 10, van Verordening (EEG) nr. 302/93 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Waarnemingscentrum over het begrotingsjaar 1996 opgemaakt op 26 maart 1997, op welke datum de rekeningen zijn ondertekend door de directeur van het Waarnemingscentrum en zijn toegezonden aan de Commissie, de raad van bestuur en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 31 maart 1997. Deze financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB L 341 van 30. 12. 1994, blz. 7.

BIJLAGE

TABEL 1 FINANCIËLE BALANS VOOR DE BEGROTINGSJAREN 1995 EN 1996

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Waarnemingscentrum.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) Het bedrag komt overeen met de vastgelegde waarden en de bedrijfsmiddelen.

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES WAARNEMINGSCENTRUM VOOR DRUGS EN DRUGSVERSLAVING (EWDD)

1.4. en 1.5. Het EWDD heeft notitie genomen van de algemene opmerking van de Rekenkamer inzake de betrouwbaarheid van de financiële staten en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zal stappen nemen om de in punt 1.4 met name genoemde gebreken te verhelpen.

1.6. Het EWDD is het geheel eens met de Rekenkamer wat betreft haar opmerking betreffende het ontbreken van een effectief systeem voor de begrotingsboekhouding. Samen met de andere agentschappen is het EWDD sinds het begin van 1995 op zoek naar een voor de begrotingsboekhouding geschikt computerprogramma. Een in 1995 door alle agentschappen gezamenlijk te dien einde uitgeschreven uitnodiging tot inschrijving heeft helaas geen noemenswaardige resultaten opgeleverd.

In deze context waren de agentschappen van plan het Syncom 2-systeem aan te passen, die door de Europese Commissie op bruikbaarheid wordt onderzocht. Dit systeem werd gezien de behoeften van de agentschappen te log geacht, waarop het Cedefop besloot om zelf het systeem op de door het Cedefop essentieel geachte punten aan te passen aan de specifieke behoeften van de agentschappen, een initiatief dat door het EWDD ondersteund wordt.

Gezien de vooruitgang die bij dit nieuwe proces wordt geboekt, verwacht het EWDD in 1998 over een naar behoren functionerend begrotingsboekhoudsysteem te beschikken.

1.7. tot en met 1.11. Het EWDD is het eens met de opmerkingen van de Rekenkamer inzake de algemene boekhouding. Het is waar dat tijdens het begrotingsjaar 1996 de operationele capaciteit van de administratie van het EWDD zeer beperkt was. Gedurende de eerste zes maanden waren er maar twee personeelsleden voor het voeren van alle administratie, het beheren van personeelszaken en contracten, de uitvoering van de begroting, het verrichten van betalingen en het bijhouden van de boekhouding. Deze situatie heeft tot gevolg dat er vertragingen optraden bij het invoeren van gegevens in de algemene boekhouding en dat het onmogelijk was om de boeken te vergelijken of de maandelijkse registratie van de BTW te doen. Gezien de personeelssituatie was het eveneens onontkoombaar dat een groot aantal verschillende taken aan de rekenplichtige toeviel.

In de loop van 1996 heeft het EWDD de nodige stappen genomen om deze situatie te verbeteren en voldoende personeel in dienst te nemen om een degelijk financieel beheer te garanderen. Zodoende werd de afdeling administratie, financiën en logistiek opgericht, die geleidelijk aan van het nodige personeel werd voorzien om de verschillende taken uit te voeren, met inachtneming van het principe van de scheiding van taken.

Gezien de aanwervingsprocedures en de in te halen achterstand zal de geboekte vooruitgang pas in het begrotingsjaar 1997 zichtbaar worden.

1.12. Het EWDD is niet onderworpen aan de bepalingen van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, maar aan het eigen financieel reglement van het EWDD, goedgekeurd conform het advies van de Rekenkamer, in overeenstemming met artikel 11 van de oprichtingsverordening.

Deze bepalen de samenstelling van de CCAM van het Waarnemingscentrum (c. f. artikel 88 van de uitvoeringsbepalingen van het financieel reglement van het EWDD). Bovendien wordt hierin bepaald dat het hoofd van de administratie van het Waarnemingscentrum lid is van de CCAM, zijnde de persoon die (hiërarchisch gezien) verantwoordelijk is voor juridische aangelegenheden binnen het EWDD, en die als zodanig gezien wordt als de "vertegenwoordiger van de juridische dienst" wiens/wier aanwezigheid in de CCAM aanbevolen wordt door artikel 64 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen. Het EWDD is echter bereid de mogelijkheid te onderzoeken om in de CCAM een staflid op te nemen dat direct verantwoordelijk is voor juridische zaken inzake aankopen en overeenkomsten.

1.13. Het EWDD is het eens met de opmerkingen van de Rekenkamer. Het is waar dat in de beginfase het EWDD een aantal dringende zaken (veiligheids- en schoonmaakdiensten, verzekeringen e. d.) af moest handelen, in verband waarmee het EWDD contracten sloot met bedrijven die al diensten leverden aan het kantoor van de Commissie in Lissabon (nadat de Commissie op de gebruikelijke wijze uitnodigingen tot inschrijving had uitgeschreven).

Wat betreft de uiterste inschrijfdatum heeft het EWDD de termijn veranderd naar vier weken in 1997, overeenkomstig de opmerkingen van de Rekenkamer.

1.14. en 1.15. Het EWDD is het eens met de opmerkingen van de Rekenkamer. Het desbetreffende probleem komt voort uit het feit dat de subsidie van de Portugese regering in de boekhouding voor 1995 buiten de begroting om ging. Het EWDD erkent dat het correcter zou zijn geweest deze subsidie in de begroting op te nemen. Aan de andere kant zal al het overige werk dat deze subsidie te boven ging, worden opgevoerd bij de begroting voor 1997.

1.16. De opmerkingen van het EWDD inzake de punten 1.7 tot en met 1.11 betreffende de algemene boekhouding zijn eveneens van toepassing op de opmerkingen inzake de financiële staten.

1.17. De door de Rekenkamer genoemde verschillen tussen de begrotingsboekhouding en de algemene boekhouding zijn op orde gebracht bij het opstellen van de definitieve financiële staten. Het EWDD heeft alle documenten ter onderbouwing van deze boekingen; bij haar volgende controle zal de Rekenkamer kunnen verifiëren dat deze gegrond waren.

1.18. Het EWDD heeft nu alle documenten ter ondersteuning van de verschillende balansposten in zowel de begrotingsboekhouding als de algemene boekhouding. Het EWDD is van mening dat de Rekenkamer bij haar volgende controle in staat zal zijn vast te stellen dat de gedane boekingen goed onderbouwd waren.

1.19. en 1.20. 1996 - in feite het eerste operationele jaar van het EWDD - werd gekenmerkt door ernstige vertragingen, die vooral te wijten waren aan de late goedkeuring, door de raad van beheer, van de desbetreffende werkprogramma's. Het werkprogramma voor 1995-1996 in het bijzonder werd door de raad van beheer pas in diens vergadering van november 1995 goedgekeurd, waardoor het uitvoeren van de uit 1995 overgedragen begroting de eerste prioriteit van het EWDD werd. Dit sneeuwbaleffect hield aan tot 1997, ondanks het geleidelijke verhelpen van dit ernstige aanvangsprobleem.

Er kon daarom pas in het laatste kwartaal van 1996 begonnen worden met de tenuitvoerlegging van het werkprogramma voor 1996.

De desbetreffende overdrachten hebben voornamelijk te maken met betalingskredieten (overdrachten van rechtswege) en in mindere mate met vastleggingskredieten (niet-automatische overdrachten). In 1996 was het EWDD desondanks in staat betalingsverplichtingen aan te gaan voor 5,826 miljoen ECU, ofwel 97 % van de beschikbare begroting.

1.21. Dat men niet in staat was de "lopende overschrijvingen" maandelijks te toetsen, is te wijten aan de in punt 1.7 genoemde vertragingen in de algemene boekhouding.

Was betreft de nog niet voltooide bewegingen waarnaar de Rekenkamer verwees: momenteel beschikt het EWDD over alle ondersteunende documenten en is het EWDD van mening dat de Rekenkamer bij haar volgende controle in staat zal zijn vast te stellen dat de gedane boekingen goed onderbouwd waren.

1.22. Het EWDD is het eens met de opmerkingen van de Rekenkamer. De balans over 1997 zal dienovereenkomstig worden gepresenteerd.