BESLUIT VAN DE COMMISSIE van 8 februari 1994 inzake de toegang tot documenten van de Commissie (94/90/EGKS, EG, Euratom)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op de Verdragen tot oprichting van de Europese Gemeenschappen, inzonderheid op artikel 162 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Overwegende dat, overeenkomstig de Verklaring betreffende het recht op toegang tot informatie, gehecht aan de Slotakte van het Verdrag betreffende de Europese Unie, en overeenkomstig de conclusies van de Europese Raad van Birmingham en die van Edinburgh inzake de bevordering van een Gemeenschap die dichter bij de burgers staat, met de Raad overeenstemming moet worden bereikt over een gedragscode die de beginselen bevat inzake de toegang tot documenten van de Commissie en de Raad;

Overwegende dat de beginselen in deze gedragscode zijn gebaseerd op de mededelingen van de Commissie over de "Toegang van het publiek tot de documenten van de instellingen" van 5 mei 1993 en de "Doorzichtigheid in de Gemeenschap" van 2 juni 1993;

Overwegende dat specifieke bepalingen dienen te worden vastgesteld voor de tenuitvoerlegging van deze gedragscode door de Commissie,

BESLUIT:

Artikel 1

De in de bijlage opgenomen gedragscode inzake de toegang van het publiek tot documenten van de Commissie wordt goedgekeurd.

Artikel 2

Met het oog op de tenuitvoerlegging van de in artikel 1 bedoelde gedragscode worden de volgende maatregelen goedgekeurd:

1. Alle verzoeken om toegang tot documenten worden schriftelijk gericht tot de desbetreffende dienst van de Commissie bij de zetel, de bureaus van de Commissie in de Lid-Staten of de delegaties van de Commissie in derde landen.

2. De aanvrager krijgt binnen de maand schriftelijk antwoord van de directeur-generaal, het hoofd van dienst, de hiertoe bij het secretariaat-generaal aangewezen directeur of een daartoe gemachtigd en namens hen handelend ambtenaar, ongeacht of het verzoek wordt ingewilligd dan wel het voornemen bestaat het verzoek af te wijzen. In dit laatste geval wordt aan de aanvrager ook medegedeeld dat hij binnen de maand een confirmatief verzoek tot de secretaris-generaal van de Commissie kan richten om dit standpunt te herzien en dat, als bij geen gebruik maakt van deze mogelijkheid, zal worden aangenomen dat hij van zijn oorspronkelijk verzoek heeft afgezien.

3. De Voorzitter is bevoegd om in overleg met het ter zake bevoegde lid van de Commissie beslissingen te nemen over de confirmatieve verzoeken. Hij kan de uitoefening van deze bevoegdheid delegeren aan de secretaris-generaal.

4. Ingeval een verzoek om toegang tot een document niet binnen de maand na indiening ervan wordt beantwoord door een van de in punt 2 genoemde ambtenaren, wordt dit gelijkgesteld met een voornemen om het verzoek af te wijzen.

Ingeval een verzoek om herziening niet binnen de maand na indiening ervan wordt beantwoord, wordt dit gelijkgesteld met een besluit om het verzoek af te wijzen.

5. Voor exemplaren van gedrukte documenten van meer dan 30 bladzijden moet een bedrag van 10 ecu + 0,036 ecu per bladzijde worden betaald. De prijs voor informatie in een andere vorm wordt per geval bepaald, maar zal niet meer bedragen dan wat redelijk is.

6. Wanneer een aanvrager een document bij de Commissie ter plekke wil raadplegen, tracht de betrokken dienst hiertoe de nodige maatregelen te treffen. Wanneer de betrokken dienst niet voor de nodige faciliteiten kan zorgen, worden de documenten geraadpleegd in een van de centrale bibliotheken van de Commissie in Brussel en in Luxemburg, bij een van de bureaus van de Commissie in de Lid-Staten, of bij een van haar delegaties in derde landen.

Artikel 3

Dit besluit is van toepassing met ingang van 15 februari 1994. Het wordt bekendgemaakt in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 8 februari 1994.

Voor de Commissie

Joao PINHEIRO

Lid van de Commissie

BIJLAGE

Gedragscode inzake de toegang van het publiek tot documenten van de Commissie en de Raad DE COMMISSIE EN DE RAAD,

GELET OP de verklaring betreffende het recht op toegang tot informatie, gehecht aan de Slotakte van het Verdrag betreffende de Europese Unie, waarin wordt onderstreept dat de doorzichtigheid van het besluitvormingsproces het democratische karakter van de Instellingen en het vertrouwen van het publiek in het bestuur versterkt,

GELET OP de conclusies van de Europese Raad van Birmingham en die van Edingbrugh, waarin een aantal beginselen is overeengekomen ter bevordering van een Gemeenschap die dichter bij de burgers staat,

GLET OP de conclusies van de Europese Raad van Kopenhagen, waarin het beginsel dat de burgers recht hebben op een zo volledig mogelijke toegang tot informatie opnieuw wordt bevestigd en aan de Commissie en de Raad wordt verzocht zo spoedig mogelijk maatregelen te nemen om dit beginsel gestalte te geven,

HET WENSELIJK ACHTEND dat de beginselen die zullen gelden voor de toegang tot de documenten van de Commissie en de Raad gezamenlijk worden vastgesteld, met dien verstande dat elke Instelling deze beginselen door middel van specifieke bestuursrechtelijke bepalingen ten uitvoer moet leggen,

OVERWEGENDE dat deze beginselen geen afbreuk doen aan de geldende bepalingen inzake de toegang tot dossiers die rechtstreeks betrekking hebben op personen die daarbij een specifiek belang hebben;

OVERWEGENDE dat deze beginselen ten uitvoer moeten worden gelegd met volledige eerbiediging van de bepalingen betreffende als geheim aangemerkte informatie;

OVERWEGENDE dat een dergelijke gedragscode hun beleid inzake voorlichting en kennisgeving zal aanvullen,

KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN:

Algemeen beginsel Het publiek zal zo ruim mogelijk toegang krijgen tot documenten die bij de Commissie en de Raad berusten.

Onder document wordt verstaan ieder stuk met bestaande gegevens, op ongeacht welke drager, dat bij de Commissie of de Raad berust.

Behandeling van de oorspronkelijke verzoeken Het verzoek om toegang tot een document moet schriftelijk en voldoende duidelijk geformuleerd worden ingediend en moet met name elementen bevatten die het mogelijk maken te achterhalen om welk document of welke documenten het gaat.

Waar nodig zal de betrokken Instelling de aanvrager verzoeken zijn verzoek te verduidelijken.

Wanneer de auteur van het document dat bij de Instelling berust een natuurlijke of een rechtspersoon, een Lid-Staat, een andere Instelling of een orgaan van de Gemeenschap of enige andere nationale of internationale organisatie is, moet het verzoek rechtstreeks tot de auteur van het document worden gericht.

De betrokken Instelling vindt in overleg met de aanvragers een billijke oplossing voor steeds terugkerende verzoeken en/of verzoeken betreffende lijvige documenten.

De toegang tot documenten neemt de vorm aan van inzage ter plaatse of het verstrekken van een kopie op kosten van de aanvrager, tegen een redelijke prijs.

De betrokken Instelling kan bepalen dat degene aan wie het document wordt meegedeeld, bedoeld document niet zonder haar voorafgaande toestemming voor commerciële doeleinden mag vermenigvuldigen of verspreiden door rechtstreekse verkoop.

De bevoegde diensten van de betrokken Instelling stellen de aanvrager binnen een maand schriftelijk in kennis van hetzij de inwilliging van zijn verzoek hetzij hun voornemen de Instelling voor te stellen dat verzoek af te wijzen.

Behandeling van confirmatieve verzoeken Wanneer de bevoegde diensten van de betrokken Instelling voornemens zijn deze Instelling voor te stellen het verzoek van de betrokkene af te wijzen, stellen zij deze daarvan in kennis, waarbij wordt vermeld dat de betrokkene een maand de tijd heeft om een confirmatief verzoek tot de Instelling te richten om haar standpunt te herzien, en dat, als hij dit niet doet, zal worden aangenomen dat hij van zijn oorspronkelijk verzoek heeft afgezien.

Indien een dergelijk confirmatief verzoek wordt ingediend en de betrokken Instelling besluit kennisgeving van het document te weigeren, dan wordt dit afwijzend besluit dat binnen de maand volgende op de indiening van het verzoek moet worden genomen, zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de aanvrager medegedeeld; deze beslissing moet naar behoren met redenen omkleed zijn en moet vermelden welke beroepsmogelijkheden openstaan, namelijk beroep via de rechter en bemiddeling door de ombudsman onder de in artikel 173 respectievelijk artikel 138 E van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap bepaalde voorwaarden.

Uitzonderingen De Instellingen weigeren de toegang tot een document als de verspreiding daarvan schade kan toebrengen aan:

- de bescherming van het algemeen belang (openbare veiligheid, internationale betrekkingen, monetaire stabiliteit, gerechtelijke procedures, inspectie- en enquêteactiviteiten),

- de bescherming van het individu en van de persoonlijke levenssfeer,

- de bescherming van geheime handels- en industriële gegevens,

- de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap,

- de bescherming van de vertrouwelijkheid waar de natuurlijke of rechtspersoon die de informatie heeft verstrekt om heeft verzocht of welke krachtens de wetgeving van de Lid-Staat die de informatie heeft verstrekt vereist is.

Zij kunnen de toegang tot een document ook weigeren om het belang van de Instelling met betrekking tot de geheimhouding van haar beraadslagingen te beschermen.

Tenuitvoerlegging De Commissie en de Raad nemen elk voor zich vóór 1 januari 1994 de maatregelen die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van deze beginselen.

Nieuw onderzoek De Raad en de Commissie komen overeen dat deze gedragscode na twee jaar ervaring opnieuw zal worden onderzocht op basis van verslagen die zijn voorbereid door de secretaris-generaal van de Raad en die van de Commissie.