VERSLAG OVER DE REKENINGEN EN HET BEHEER VAN DE EUROPESE STICHTING TOT VERBETERING VAN DE LEVENS- EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN (STICHTING DUBLIN) BETREFFENDE HET BEGROTINGSJAAR 1994, VERGEZELD VAN HET ANTWOORD VAN DE STICHTING

(95/C 354/02)

INHOUD

Paragraaf

Blz.

INLEIDING

1.1 - 1.4

9

Achtergrond

1.1 - 1.3

Bereik van de controle

1.4

9

FOLLOW-UP VAN EERDERE OPMERKINGEN

2.1 - 2.3

9

Scheiding van functies

2.1

9

Voorschotkas

2.2

9

Geautomatiseerde inventarislijst

2.3

9

DE BEGROTINGSUITVOERING EN DE JAARREKENING

3.1 - 3.8

9

Kredietoverschrijvingen

3.1 - 3.3

9

Overdrachten en kredietannuleringen

3.4 - 3.6

9

Ontvangsten

3.7

10

Uitgaven voor dienstreizen

3.8

10

DE BALANS

4.1 - 4.2

10

Vlottende activa

4.1 - 4.2

10

CONCLUSIE

5.1 - 5.3

10

BIJLAGE

11

Antwoord van de Stichting

12

1. INLEIDING

Achtergrond

1.1. De Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (hierna: de Stichting) werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (1) als orgaan van de Europese Gemeenschap. De Stichting begon haar werkzaamheden te Dublin in 1976 en is voor haar werking en beheer afhankelijk van de Commissie en van haar Raad van Beheer. De Stichting heeft ten doel bij te dragen tot de uitwerking en verwezenlijking van betere levens- en arbeidsomstandigheden door middel van een actie ter ontwikkeling en verspreiding van de kennis die deze evolutie kan bevorderen.

1.2. Overeenkomstig de relevante regelgeving (1) heeft de Rekenkamer de rekeningen en het financieel beheer van de Stichting over het begrotingsjaar 1994 onderzocht.

1.3. De voor het begrotingsjaar 1994 beschikbare kredieten beliepen 11,6 Mio ECU. De aangegane verplichtingen resulteerden in betalingen ten belope van 8,3 Mio ECU en overdrachten naar het begrotingsjaar 1995 ten bedrage van 2,1 Mio ECU, terwijl het saldo van 1,2 Mio ECU werd geannuleerd. Van de uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten werd een bedrag van 2,6 Mio ECU gebruikt voor betalingen, terwijl 0,3 Mio ECU werden geannuleerd. In de bijlage bij dit verslag wordt, per titel, een overzicht gegeven van de besteding van de kredieten van het begrotingsjaar en van de uit 1993 overgedragen kredieten.

Bereik van de controle

1.4. In 1995 bleef het bereik van het werk van de Kamer beperkt tot een financiële controle van de rekeningen over 1994.

2. FOLLOW-UP VAN EERDERE OPMERKINGEN

Scheiding van functies

2.1. De gebrekkige scheiding van de functies van ordonnateur en rekenplichtige doet zich nog steeds voor. De Stichting hoopt in 1995 een vervangend geautomatiseerd boekhoudsysteem te kunnen invoeren en zo dit probleem op te lossen. Er werden besprekingen gevoerd om ervoor te zorgen dat het nieuwe systeem hetzelfde is als bij de nieuwe satellietorganen. De Commissie moet voorrang geven aan de uitwerking en invoering van dit systeem in alle betrokken organen.

Voorschotkas

2.2. Een groot deel van de betalingen wordt verricht voordat de financieel controleur zijn visum heeft verleend. In de loop van het jaar werd 76 % van de betalingen (salarissen niet inbegrepen) verricht uit de voorschotkas. De financieel controleur (DG XX) besloot dat de Stichting, wegens de bijkomende werklast door de oprichting van acht nieuwe satellietorganen, meer gebruik van het voorschotsysteem moet maken.

Geautomatiseerde inventarislijst

2.3. Het personeel van de Stichting heeft in de loop van 1994 de registers bijgewerkt door talrijke verouderde artikelen af te voeren. Het totaal aan het eind van het jaar komt overeen met het in de boeken vermelde totaal. De vroegere aanbevelingen van de Kamer werden gevolgd.

3. DE BEGROTINGSUITVOERING EN DE JAARREKENING

Kredietoverschrijvingen

3.1. De waarde van de in 1994 verrichte kredietoverschrijvingen tussen verschillende begrotingslijnen bedroeg 756 000 ECU (6,5 % van de in de begroting opgenomen kredieten); in 1993 was deze nog 2 227 600 ECU (19 %).

3.2. In 1994 werden met goedkeuring van de Raad van Beheer en de Commissie overschrijvingen van de ene naar de andere titel verricht, hoewel dit duidelijk niet in overeenstemming is met Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad van 1 juni 1976 als gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1949/93 van de Raad van 30 juni 1993, met name artikel 21, lid 3, betreffende de kredietoverschrijvingen.

3.3. Netto werden 250 000 ECU overgeschreven van titel 1 (personeelsuitgaven); daarvan gingen 46 000 ECU naar titel 2 (huishoudelijke uitgaven) en 204 000 ECU naar titel 3 (beleidsuitgaven). Aangezien bovendien alle overschrijvingen van de ene naar de andere titel plaatsvonden in het laatste kwartaal van het jaar, lijkt het de bedoeling te zijn geweest de overdracht van deze middelen mogelijk te maken, wat voor kredieten van titel 1 uitgesloten is (artikel 6, lid 1, als gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad).

Overdrachten en kredietannuleringen

3.4. In januari 1995 weigerde de financieel controleur voor 303 000 ECU aan vastleggingen uit 1994 een visum te verlenen omdat ze betrekking hadden op 1995 en voor 538 280 ECU omdat ze betrekking hadden op studiecontracten waarvoor de inschrijvingsprocedure niet was toegepast. Bijgevolg moesten deze bedragen worden geannuleerd. Een nieuwe inschrijvingsprocedure voor de gunning van studiecontracten werd in de loop van het jaar opgezet en zal in 1995 haar beslag krijgen.

3.5. Voor de begroting als geheel is de betalingsgraad 72 %, maar voor titel 3 "beleidsuitgaven" is dat slechts 49 %. Tabel 1 toont de overdrachten uit de begroting 1994 per titel en het gebruik ervan in 1995. De overdrachten naar titel 3 bedroegen 34 % van de oorspronkelijke kredieten. Eind maart 1995 was slechts 29 % van de overdrachten gebruikt. Op de begrotingslijn "onderzoeken en proefprogramma's op het gebied van de levens- en arbeidsomstandigheden" waren oorspronkelijke kredieten ad 1,9 Mio ECU opgenomen. Daarvan werden slechts 408 951 ECU gebruikt voor betalingen. Naar deze begrotingslijn werden in de loop van het jaar 171 000 ECU overgeschreven; vervolgens werden 1,17 Mio ECU overgedragen en 538 655 ECU geannuleerd.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

3.6. De begroting is in de eerste plaats bedoeld als een weergave van de financiële behoeften van de Stichting voor het betrokken jaar. In 1994 werden in de begroting in totaal 11,6 Mio ECU aan kredieten opgenomen en de ontvangen middelen ter dekking van de uitgaven ten laste van deze kredieten beliepen in totaal 11,2 Mio ECU. De betalingen voor dat jaar bedroegen 8,3 Mio ECU en aan het eind van het jaar had de Stichting een kassaldo van ruim 4,7 Mio ECU, meer dan de helft van de betalingen voor dat jaar. De jaarlijkse begroting van de Stichting vertoont dus weinig gelijkenis met haar werkelijke liquiditeitsbehoeften en brengt mee dat de Stichting gedurende het hele jaar grote kassaldi bezit die zij niet onmiddellijk nodig heeft. Deze situatie moet worden vermeden en de Stichting moet haar driemaandelijkse geldopnamen bij de Commissie nauwer doen aansluiten bij haar reële liquiditeitsbehoeften.

Ontvangsten

3.7. De subsidie van de EU voor de Stichting bedroeg in 1994 11,2 Mio ECU. De werkelijk aangevraagde en ontvangen bedragen waren 1,5 Mio ECU op 6 april 1994, 2,5 Mio ECU op 7 juli 1994 en 6,9 Mio ECU op 10 oktober 1994, dus in totaal 10,9 Mio ECU. Het verschil van 0,3 Mio ECU vormt het overgedragen overschot aan het eind van 1993. Evenals in vorige jaren druist dit betalingspatroon in tegen artikel 26 van de financiële bepalingen voor de Stichting, dat bepaalt dat betalingen moeten worden verricht in de eerste twee weken van elk desbetreffend kwartaal en naar gelang van de werkelijke behoeften.

Uitgaven voor dienstreizen

3.8. Uit een analyse van de declaraties van dienstreiskosten blijkt dat er 170 dienstreizen naar Brussel werden gemaakt. De noodzaak van al deze dienstreizen naar Brussel moet opnieuw worden bezien met het doel het gebruik van alternatieve communicatiemiddelen te onderzoeken en de dienstreiskosten te verlagen.

4. DE BALANS

Vlottende activa

4.1. Voor alle onder deze rubriek in de rekeningen opgenomen bedragen werden bewijsstukken aangetroffen.

4.2. Bij de posten met terugvorderbare BTW zijn er twee die in totaal 32 216 ECU belopen en die reeds meer dan drie jaar uitstaan. Aan het eind van elk begrotingsjaar is aan de betrokken instanties van de Lid-Staten een herinnering gezonden, maar er werd geen antwoord ontvangen. De leiding van de Stichting moet maatregelen nemen om deze situatie op te lossen.

5. CONCLUSIE

5.1. Steeds meer wordt gebruik gemaakt van voorschotkassen.

5.2. De verordening van de Raad voorziet niet in overschrijvingen van de ene naar de andere titel. Niettemin heeft de Raad van Beheer deze voorgesteld en heeft de Commissie ze goedgekeurd.

5.3. De Kamer herhaalt de opmerking uit haar vorige verslagen dat de betalingen van de Commissie aan de Stichting niet voldoen aan de geldende financiële bepalingen. Hierdoor heeft de Stichting vaak grote kassaldi. Deze situatie kan worden vermeden door de driemaandelijkse geldopnamen bij de Commissie beter af te stemmen op de reële liquiditeitsbehoeften.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 30 november 1995.

Voor de Rekenkamer

André J. MIDDELHOEK

President

(1) - Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad betreffende de oprichting van de Stichting (PB L 139 van 30. 5. 1975), als gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad (PB L 181 van 23. 7. 1993).

- Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad van 1 juni 1976 houdende financiële bepalingen voor de Stichting (PB L 164 van 24. 6. 1976), als gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad van 30 juni 1993 (PB L 181 van 23. 7. 1993).

BIJLAGE

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORD VAN DE STICHTING

2.2 en 5.1. Op verzoek van Financiële Controle werd om redenen van kosteneffectiviteit in toenemende mate een beroep gedaan op de voorschotkas. Het voorheen gehanteerde systeem had aanzienlijke koerierkosten tot gevolg en leidde tot vertragingen. Voorts noopte het Financiële Controle tot regelmatige dienstreizen.

De toepassing van de voorschotkasprocedures op alle kosten waarvoor het gebruik van voorlopige betalingsverplichtingen geoorloofd is heeft de beheerskosten teruggedrongen en de vertragingen verminderd. Voorts is hierdoor de rol van de ordonnateur bij het beheer van de uitgaven ten laste van de begroting belangrijker geworden.

3.2 en 5.2. Gezien de betrekkelijk geringe uitgetrokken bedragen, behoorden voor 1994 de kredieten bij een bepaald hoofdstuk, artikel en post, terwijl de financiële bepalingen voorzagen in kredietoverschrijvingen van het ene hoofdstuk naar het andere. De financiële verordening maakte derhalve overschrijving van alle onderdelen van de begroting van de Stichting naar andere mogelijk. Gegeven het feit dat sinds 1 januari 1994 de Stichting op aandrang van de Kamer kredieten ook indeelt naar titel, lijkt het beginsel dat ten grondslag ligt aan de financiële bepalingen, namelijk dat de volledige mogelijkheid tot overschrijving van kredieten aanwezig is, nog steeds van kracht te zijn.

3.3. Er wordt op gewezen dat bepaalde onderdelen van de kredieten van titel 1 volledig in overeenstemming met artikel 6, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 1949/93 naar het volgende dienstjaar kunnen worden overgedragen.

3.4. Publikaties: de 303 000 ECU hebben betrekking op betalingsverplichtingen ten gunste van het Bureau voor officiële publikaties ten behoeve van de uitvoering van het publikatieprogramma van de Stichting voor het jaar 1994, die op 20 december 1994 ter goedkeuring werden voorgelegd. Voordien had de financieel controleur altijd zijn visum verleend aan dergelijke stukken.

Op 12 januari 1995 weigerde de financieel controleur zijn visum te verlenen voor de betalingsverplichtingen op grond van de overweging dat "het hier kosten betrof die juridisch gezien voor 1995 dienden te worden vastgelegd en die daarom volgens de financiële bepalingen niet in het begrotingsjaar 1994 konden worden gemaakt".

De Stichting is van oordeel dat de betalingsverplichtingen in kwestie voldeden aan de bepalingen van de financiële verordening wat betreft de contracten die de Stichting wenste te sluiten met het Bureau voor officiële publikaties de Europese Gemeenschappen voor het begrotingsjaar 1994 en waarvoor op grond van een reeds lang bestaande gewoonte een visum zou moeten zijn verleend.

Onderzoeksovereenkomsten: tijdens zijn vergadering van 25 maart 1994 keurde de Raad van Bestuur van de Stichting nieuwe procedures goed die berusten op kaderofferteprocedures voor de aanbesteding van onderzoeksovereenkomsten. Bij de goedkeuring van de nieuwe procedures erkende de Raad van Bestuur dat het ongeveer een jaar zou duren voordat zij konden worden ingevoerd, beklemtoonde hij dat er geen vertragingen dienden op te treden van de uitvoering van het werkprogramma 1994 en dat gedurende een overgangsperiode de huidige procedure van kracht zou blijven. Over de toepassing van deze nieuwe procedure was overleg gevoerd met Financiële Controle.

De toentertijd gehanteerde praktijk kwam erop neer dat er alleen voor zeer duidelijk omschreven werkzaamheden van een inschrijvingsprocedure gebruik werd gemaakt. In de meeste gevallen werden onderhandse overeenkomsten gesloten (artikel 46 van de financiële verordening) na overleg met de leden van de Raad. Deze procedure was doeltreffend, economisch en duidelijk gebleken.

Op 24 januari 1995 zond de financieel controleur een verklaring waarin een visum voor op 20 december 1994 voorgelegde contracten voor een totaalbedrag van 538 280 ECU werd geweigerd op grond van het feit dat "de Stichting een uitnodiging voor het indienen van blijken van belangstelling heeft gepubliceerd en dat de resultaten van deze uitnodiging moeten worden benut, ook als de selectieprocedure nog niet volledig is afgerond. De verwijzing naar artikel 46 is in dit geval niet van toepassing".

De Stichting is van oordeel dat niettegenstaande het feit dat Financiële Controle de gangbare praktijk voor het verlenen van contracten wenste te wijzigen er een overgangsperiode in acht diende te worden genomen, zoals was aangenomen op grond van overleg tussen de Stichting en Financiële Controle. Vervolgens werden alle contracten bekrachtigd die in het raam van de begroting 1995 opnieuw ter goedkeuring waren voorgelegd.

3.6 en 5.3. In overeenstemming met eerdere aanbevelingen van de Rekenkamer heeft de Stichting de afgelopen jaren verzocht om betalingen van haar subsidie om te kunnen voldoen aan haar betalingsverplichtingen voor het begrotingsjaar. Dit heeft ertoe geleid dat er aan het einde van het jaar kassasaldi ontstaan die de behoeften overtreffen. Deze procedure zal thans worden herzien, zodat de verzoeken om subsidie zullen geschieden op grond van de reële liquiditeitsbehoeften.

3.7. Wat het tijdstip van de betalingen en de daarop aansluitende maatregelen van de Commissie aangaat, deze zijn thans in overeenstemming met de financiële bepalingen. De omvang van de betalingen werd in 3.6 aan de orde gesteld en beantwoord.

3.8. Zowel op administratief als beleidsterrein onderhoudt de Stichting zeer nauwe contacten met de diensten van de Commissie. De Stichting streeft ernaar dat er alleen indien strikt noodzakelijk dienstreizen, o.a. naar Brussel, worden gemaakt. Niettemin onderzoekt de Stichting alternatieve communicatiemiddelen om na te gaan of de dienstreiskosten kunnen worden verlaagd.

4.2. Er zijn thans passende maatregelen genomen met betrekking tot de twee betrokken posten.

5.1, 5.2 en 5.3.Zie opmerkingen hierboven.