NL Publicatieblad van de Europese Unie L 60/1

UITVOERINGSVERORDENING (EU) 2015/341 VAN DE COMMISSIE

van 20 februari 2015

tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen voor Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad met betrekking tot de modellen voor de indiening van bepaalde informatie bij de Commissie

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2014 betreffende het Fonds voor de Europese hulp aan de meest behoeftigen (1), en met name artikel 35, lid 7, artikel 41, lid 4 en artikel 49, lid 3,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Bij Uitvoeringsverordening (EU) nr. 463/2014 van de Commissie (2) zijn de nodige bepalingen vastgesteld voor de indiening van programma's. Om de uitvoering te waarborgen van de programma's die door het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen (hierna „FEAD” genoemd) worden gefinancierd, moeten nadere bepalingen ter uitvoering van Verordening (EU) nr. 223/2014 worden vastgesteld. Om een volledig overzicht van die bepalingen te geven en ze beter toegankelijk te maken, moeten die bepalingen in één uitvoeringshandeling worden opgenomen.

(2) Om te zorgen voor meer efficiëntie en transparantie bij de uitvoering van de programma's die door het FEAD worden gefinancierd, moet het model voor de betalingsaanvraag, alsmede het model voor de rekeningen voor operationele programma's worden vastgesteld.

(3) Om dezelfde reden moet het model voor de beschrijving van de functies van en procedures voor de beheersautoriteiten en, in voorkomend geval, de certificeringsautoriteiten, alsmede het model voor het verslag en het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie worden vastgesteld. In die modellen moeten de technische kenmerken van alle velden in het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling worden vastgesteld. Aangezien die modellen de basis zullen vormen voor de ontwikkeling van het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling van artikel 30, lid 4, van Verordening (EU) nr. 223/2014, moet hierin ook worden vastgesteld op welke manier gegevens over subsidiabele uitgaven in dit systeem voor elektronische gegevensuitwisseling zullen worden ingevoerd.

(4) Deze verordening moet de grondrechten eerbiedigen en de beginselen in acht nemen die zijn erkend in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, en met name het recht op bescherming van persoonsgegevens. Deze verordening moet daarom worden toegepast in overeenstemming met deze rechten en beginselen. Op door de lidstaten verwerkte persoonsgegevens is Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad (3) van toepassing. Op de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen en organen van de Unie en het vrije verkeer van die gegevens is Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (4) van toepassing.

(5) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Model voor de beschrijving van de functies van en procedures voor de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit

1. De beschrijving van de functies van en procedures voor de beheersautoriteit en, in voorkomend geval, de certificeringsautoriteit wordt opgesteld overeenkomstig het model in bijlage I bij deze verordening.

2. Wanneer voor verschillende, door het FEAD medegefinancierde operationele programma's een gemeenschappelijk systeem wordt toegepast, kan één enkele beschrijving van de in lid 1 bedoelde functies en procedures worden opgesteld.

Artikel 2

Model voor het verslag van de onafhankelijke auditinstantie

1. Het verslag van de onafhankelijke auditinstantie bedoeld in artikel 35, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014 wordt opgesteld overeenkomstig het model in bijlage II bij deze verordening.

2. Wanneer voor verschillende, door het FEAD medegefinancierde operationele programma's een gemeenschappelijk systeem wordt toegepast, kan één enkel in lid 1 bedoeld auditverslag worden opgesteld.

Artikel 3

Model voor het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie

1. Het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie bedoeld in artikel 35, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014 wordt opgesteld overeenkomstig het model in bijlage III bij deze verordening.

2. Wanneer voor verschillende, door het FEAD medegefinancierde operationele programma's een gemeenschappelijk systeem wordt toegepast, kan één enkel in lid 1 bedoeld oordeel worden opgesteld.

Artikel 4

Model voor de betalingsaanvraag

De in artikel 41, lid 4, van Verordening (EU) nr. 223/2014 bedoelde betalingsaanvraag wordt opgesteld volgens het model in bijlage IV bij deze verordening.

Artikel 5

Model voor de rekeningen

De rekeningen bedoeld in artikel 49, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 worden bij de Commissie ingediend overeenkomstig het model in bijlage V bij deze verordening.

Artikel 6

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat. Gedaan te Brussel, 20 februari 2015. Voor de Commissie De voorzitter Jean-Claude JUNCKER

(1) PB L 72 van 12.3.2014, blz. 1.

(2) Uitvoeringsverordening (EU) nr. 463/2014 van de Commissie van 5 mei 2014 tot vaststelling krachtens Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen, van de voorwaarden voor het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling tussen de lidstaten en de Commissie (PB L 134 van 7.5.2014, blz. 32).

(3) Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 281 van 23.11.1995, blz. 31).

(4) Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1).

BIJLAGE I Model voor de beschrijving van de functies van en procedures voor de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit 1. ALGEMEEN 1.1. Informatie ingediend door: — [Naam van de] lidstaat. — Titel programma en CCI: (door het FEAD ondersteunde operationele programma's onder verantwoordelijkheid van de beheers-/certificeringsautoriteit), in het geval van een gemeenschappelijk beheers- en controlesysteem). — Naam van de belangrijkste contactpersoon, inclusief e-mail: (instantie die voor de beschrijving verantwoordelijk is). 1.2. De verstrekte informatie beschrijft de situatie op: (dd/mm/jj) 1.3. Systeemstructuur (algemene informatie en stroomschema met de organisatorische verhouding tussen de autoriteiten/instanties die bij het beheers- en controlesysteem betrokken zijn) 1.3.1. Beheersautoriteit (naam, adres en contactpersoon binnen de beheersautoriteit): Geef aan of de beheersautoriteit ook is aangewezen als certificeringsautoriteit overeenkomstig artikel 31, lid 3, van Verordening (EU) nr. 223/2014. 1.3.2. Certificeringsautoriteit (naam, adres en contactpersoon binnen de certificeringsautoriteit). 1.3.3. Intermediaire instanties (naam, adres en contactpersoon binnen de intermediaire instanties). 1.3.4. Wanneer artikel 31, lid 5, van Verordening (EU) nr. 223/2014 van toepassing is, geef dan aan hoe het beginsel van scheiding van functies tussen de auditautoriteit en de beheers-/certificeringsautoriteit wordt gewaarborgd. 2. BEHEERSAUTORITEIT 2.1. Beheersautoriteit en belangrijkste functies van deze autoriteit 2.1.1. Status van de beheersautoriteit (nationale openbare autoriteit of instantie) en de instantie waar deze deel van uitmaakt. 2.1.2. Specificatie van de rechtstreeks door de beheersautoriteit uitgeoefende functies en taken. Indien de beheersautoriteit ook de functie van certificeringsautoriteit vervult, beschrijf dan hoe de scheiding van functies wordt gewaarborgd. 2.1.3. Specificatie van de taken die formeel door de beheersautoriteit zijn gedelegeerd, identificatie van de intermediaire instanties en de wijze van delegatie (ervan uitgaande dat de beheersautoriteit de volledige verantwoordelijkheid voor de gedelegeerde taken behoudt), overeenkomstig artikel 31, leden 6 en 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014. Verwijzing naar relevante documenten (rechtshandelingen die machtigingen bevatten, overeenkomsten). 2.1.4 Beschrijving van de procedures ter waarborging van doeltreffende en evenredige fraudepreventiemaatregelen op basis van de vastgestelde risico's, inclusief een verwijzing naar de uitgevoerde risicobeoordeling (artikel 32, lid 4, onder c), van Verordening (EU) nr. 223/2014). 2.2. Organisatie en procedures van de beheersautoriteit 2.2.1. Organisatieschema en specificatie van de functies van de eenheden (inclusief het plan voor toewijzing van de juiste personele middelen met de vereiste vaardigheden). Deze informatie heeft ook betrekking op de intermediaire instanties waaraan bepaalde taken zijn gedelegeerd. 2.2.2. Kader om ervoor te zorgen dat indien nodig de juiste risicobeheersmaatregelen worden genomen, met name in het geval van belangrijke wijzigingen in het beheers- en controlesysteem. 2.2.3. Beschrijving van de volgende procedures (die schriftelijk aan het personeel van de beheersautoriteit en de intermediaire instanties moeten worden verstrekt; datum en referentie): 2.2.3.1. Procedures ter ondersteuning van de werkzaamheden van het comité van toezicht, opgezet overeenkomstig artikel 11, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014, in het geval de beheersautoriteit verantwoordelijk is voor het beheer van een operationeel programma voor sociale inclusie („OP II”). 2.2.3.2. Procedures voor een systeem voor de verzameling, vastlegging en opslag in gecomputeriseerde vorm van de voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audit vereiste gegevens over elke concrete actie, inclusief, waar van toepassing, gegevens over individuele deelnemers en zo nodig een uitsplitsing naar geslacht van gegevens betreffende indicatoren. 2.2.3.3. Procedures voor het toezicht op de door de beheersautoriteit formeel gedelegeerde functies op grond van artikel 31, leden 6 en 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014. 2.2.3.4. Procedures voor de beoordeling, selectie en goedkeuring van concrete acties en om de naleving van de toepasselijke voorschriften te waarborgen gedurende de gehele uitvoeringsperiode (artikel 32, lid 3, van Verordening (EU) nr. 223/2014), en procedures om ervoor te zorgen dat concrete acties niet worden geselecteerd wanneer zij materieel al voltooid of geheel uitgevoerd zijn vóór de financieringsaanvraag door de begunstigde (inclusief de door de intermediaire instanties gebruikte procedures wanneer de beoordeling, selectie en goedkeuring van concrete acties aan hen is gedelegeerd). 2.2.3.5. Procedures om ervoor te zorgen dat de begunstigde een document ontvangt waarin de steunvoorwaarden voor iedere concrete actie staan vermeld, inclusief procedures om te waarborgen dat begunstigden hetzij een afzonderlijk boekhoudsysteem hanteren of adequate boekhoudcodes gebruiken voor alle transacties betreffende concrete acties. 2.2.3.6. Procedures voor de verificatie van concrete acties (overeenkomstig de vereisten van artikel 32, leden 4 tot en met 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014), mede om te waarborgen dat concrete acties in overeenstemming zijn met het EU-beleid (zoals het beleid betreffende de bevordering van de gelijkheid van mannen en vrouwen, non-discriminatie, toegankelijkheid voor personen met een handicap, overheidsopdrachten, milieuvoorschriften, met name voorschriften om voedselverspilling te voorkomen, veiligheid van consumentenproducten en volksgezondheid), en de vaststelling van de autoriteiten of organen die deze verificaties uitvoeren. De beschrijving moet de administratieve verificaties omvatten van ieder verzoek tot terugbetaling door begunstigden en verificaties ter plaatse van het beheer van concrete acties, die steekproefsgewijs kunnen worden uitgevoerd. Wanneer de beheersverificaties gedelegeerd zijn aan intermediaire instanties, moet de beschrijving ook de procedures omvatten die door de intermediaire instanties worden gebruikt voor die verificaties en de procedures die de beheersautoriteit gebruikt om toezicht te houden op de doeltreffende uitvoering van de aan de intermediaire instanties gedelegeerde taken. De frequentie en de dekking van de verificaties ter plaatse moeten evenredig zijn aan het bedrag aan overheidssteun dat voor een concrete actie is verleend, en aan het risico dat door deze verificaties en door audits door de auditautoriteit voor het beheers- en controlesysteem als geheel wordt vastgesteld. 2.2.3.7. Beschrijving van de procedures waarmee verzoeken tot terugbetaling van begunstigden worden ontvangen, geverifieerd en gevalideerd, en waarmee betalingen aan begunstigden worden goedgekeurd, uitgevoerd en verantwoord (inclusief de door intermediaire instanties gebruikte procedures indien de verwerking van verzoeken om terugbetaling gedelegeerd is), met het oog op naleving van de termijn van negentig dagen voor de betaling aan begunstigden op grond van artikel 42, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014. 2.2.3.8. Identificatie van de autoriteiten of organen die de afzonderlijke stappen bij de verwerking van verzoeken tot terugbetaling uitvoeren, inclusief een stroomschema waarin alle betrokken organen staan weergegeven. 2.2.3.9. Beschrijving van hoe informatie door de beheersautoriteit wordt doorgegeven aan de certificeringsautoriteit, inclusief informatie over geconstateerde tekortkomingen en/of onregelmatigheden (met inbegrip van vermoedelijke en vastgestelde fraude) en het gevolg dat daaraan wordt gegeven in het kader van beheersverificaties, audits en controles door de Unie of nationale instanties. 2.2.3.10. Beschrijving van hoe informatie door de beheersautoriteit wordt doorgegeven aan de auditautoriteit, inclusief informatie over geconstateerde tekortkomingen en/of onregelmatigheden (met inbegrip van vermoedelijke en vastgestelde fraude) en het gevolg dat daaraan wordt gegeven in het kader van beheersverificaties, audits en controles door de Unie of nationale instanties. 2.2.3.11. Verwijzing naar de nationale subsidiabiliteitsregels die de lidstaat heeft vastgesteld en die van toepassing zijn op het operationele programma. 2.2.3.12. Procedures voor het opstellen en indienen bij de Commissie van jaarverslagen en definitieve uitvoeringsverslagen (artikel 32, lid 2, onder b), van Verordening (EU) nr. 233/2014), en, voor OP II, procedures voor het verzamelen en rapporteren van betrouwbare gegevens over indicatoren (artikel 32, lid 2, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014). 2.2.3.13. Procedures voor het opstellen van de beheersverklaring (artikel 32, lid 4, onder e), van Verordening (EU) nr. 223/2014). 2.2.3.14. Procedures voor het opstellen van de jaarlijkse samenvatting van de definitieve auditverslagen en van de verrichte controles, met een analyse van de aard en de omvang van de vastgestelde fouten en tekortkomingen in de systemen en een overzicht van de reeds genomen of geplande corrigerende maatregelen (artikel 32, lid 4, onder e), van Verordening (EU) nr. 223/2014). 2.2.3.15. Procedures voor de kennisgeving aan het personeel van de bovengenoemde procedures, alsook een overzicht van georganiseerde/geplande trainingen en eventuele verstrekte richtsnoeren (datum en referentie). 2.2.3.16. Beschrijving, voor zover van toepassing, van procedures van de beheersautoriteit met betrekking tot het toepassingsgebied, de voorschriften en procedures betreffende de doeltreffende regelingen die door de lidstaten zijn vastgesteld (1) voor het onderzoek van klachten in verband met het FEAD, in het kader van artikel 30, lid 3, van Verordening (EU) nr. 223/2014. 2.3. Auditspoor 2.3.1. Procedures om te zorgen voor een toereikend controlespoor en archiefsysteem, mede met betrekking tot de beveiliging van gegevens, en overeenkomstig de nationale voorschriften voor de certificering van de conformiteit van documenten (artikel 32, lid 4, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014 en artikel 3 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014 van de Commissie (2)). 2.3.2. Instructies die zijn gegeven over het bewaren van bewijsstukken door begunstigden/intermediaire instanties/beheersautoriteit (datum en referentie): 2.3.2.1. Vermelding van de termijn gedurende welke de documenten moeten worden bewaard. 2.3.2.2. Formaat waarin de documenten moeten worden bewaard. 2.4. Onregelmatigheden en terugvorderingen 2.4.1. Beschrijving van de procedure (die schriftelijk aan het personeel van de beheersautoriteit en de intermediaire instanties moeten worden meegedeeld; datum en referentie) voor de melding en correctie van onregelmatigheden (inclusief fraude), alsook de vervolgmaatregelen en de vastlegging van geschrapte en geïnde bedragen, terug te vorderen bedragen, oninbare bedragen en bedragen die betrekking hebben op concrete acties die zijn geschorst door een gerechtelijke procedure of een administratief beroep met schorsende werking. 2.4.2. Beschrijving van de procedure (inclusief een stroomschema waarin de rapporteringslijnen staan aangegeven) ter naleving van de verplichting om onregelmatigheden aan de Commissie te melden overeenkomstig artikel 30, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014. 3. CERTIFICERINGSAUTORITEIT 3.1. Certificeringsautoriteit en belangrijkste functies van deze autoriteit 3.1.1. Status van de certificeringsautoriteit (nationale openbare autoriteit of instantie) en de instantie waar deze deel van uitmaakt. 3.1.2. Specificatie van de door de certificeringsautoriteit uitgevoerde functies Indien de beheersautoriteit ook de functie van certificeringsautoriteit vervult, beschrijf dan hoe de scheiding van functies wordt gewaarborgd (zie 2.1.2). 3.1.3. Taken die formeel door de certificeringsautoriteit zijn gedelegeerd, identificatie van de intermediaire instanties en de wijze van delegatie op grond van artikel 31, lid 6, van Verordening (EU) nr. 223/2014. Verwijzing naar relevante documenten (rechtshandelingen die machtigingen bevatten, overeenkomsten). Beschrijving van de door de intermediaire instanties gebruikte procedures voor de uitvoering van gedelegeerde taken en de procedures die de certificeringsautoriteit gebruikt om toezicht te houden op de doeltreffende uitvoering van de aan de intermediaire instanties gedelegeerde taken. 3.2. Organisatie van de certificeringsautoriteit 3.2.1. Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden (inclusief het plan voor toewijzing van de gepaste personele middelen met de vereiste vaardigheden). Deze informatie heeft ook betrekking op de intermediaire instanties waaraan bepaalde taken zijn gedelegeerd. 3.2.2. Beschrijving van de procedures die schriftelijk moeten worden meegedeeld aan het personeel van de certificeringsautoriteit en de intermediaire instanties (datum en referentie): 3.2.2.1. Procedures voor het opstellen en indienen van betalingsaanvragen: — Beschrijving van de bestaande regelingen op grond waarvan de certificeringsautoriteit toegang krijgt tot alle informatie over concrete acties die nodig is voor het opstellen en indienen van betalingsaanvragen, inclusief de resultaten van de beheersverificaties (overeenkomstig artikel 32 van Verordening (EU) nr. 223/2014) en alle desbetreffende audits. — Beschrijving van de procedure waarmee betalingsaanvragen worden opgesteld en ingediend bij de Commissie, inclusief de procedure om ervoor te zorgen dat de laatste aanvraag voor tussentijdse betaling uiterlijk op 31 juli na het voorgaande boekjaar wordt opgestuurd. 3.2.2.2. Beschrijving van het boekhoudsysteem dat gebruikt wordt als basis voor de certificering van de aan de Commissie verstrekte uitgavenstaten (artikel 33, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014): — regelingen voor doorzending van geaggregeerde gegevens naar de certificeringsautoriteit in het geval van gecentraliseerde systemen; — de koppeling tussen het boekhoudsysteem en het informatiesysteem beschreven in punt 4.1; — vaststelling van transacties op grond van het FEAD in het geval van een gemeenschappelijk systeem met andere fondsen. 3.2.2.3. Beschrijving van de bestaande procedures voor het opstellen van de rekeningen bedoeld in artikel 59, lid 5, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (3) (artikel 33, onder b), van Verordening (EU) nr. 223/2014); regelingen om te certificeren dat de rekeningen volledig, nauwkeurig en waarachtig zijn en dat de in de rekeningen opgenomen uitgaven in overeenstemming zijn met het toepasselijke recht (artikel 33, onder c), van Verordening (EU) nr. 223/2014), rekening houdend met de resultaten van alle verificaties en audits. 3.2.2.4. Beschrijving, voor zover van toepassing, van procedures van de certificeringsautoriteit met betrekking tot het toepassingsgebied, de voorschriften en procedures betreffende de doeltreffende regelingen die door de lidstaten zijn vastgesteld (4) voor het onderzoek van klachten in verband met het FEAD, in het kader van artikel 30, lid 3, van Verordening (EU) nr. 223/2014. 3.3. Terugvorderingen 3.3.1. Beschrijving van het systeem voor de snelle terugvordering van overheidssteun, inclusief EU-steun. 3.3.2. Procedures om te zorgen voor een toereikend controlespoor door het bijhouden van gecomputeriseerde gegevens, waaronder, voor iedere concrete actie, de geïnde bedragen, terug te vorderen bedragen, uit een betalingsaanvraag geschrapte bedragen, oninbare bedragen en bedragen die betrekking hebben op concrete acties die zijn geschorst door een gerechtelijke procedure of een administratief beroep met schorsende werking. 3.3.3. Regelingen om teruggevorderde bedragen of te schrappen bedragen in mindering te brengen op de te declareren uitgaven. 4. INFORMATIESYSTEEM 4.1. Beschrijving van het informatiesysteem, inclusief stroomschema (centraal of gemeenschappelijk netwerksysteem of gedecentraliseerd systeem met koppelingen tussen de systemen) voor: 4.1.1. Het verzamelen, vastleggen en opslaan in gecomputeriseerde vorm van de voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audit vereiste gegevens over elke concrete actie, in voorkomend geval met inbegrip van gegevens over individuele deelnemers en zo nodig een uitsplitsing naar geslacht van gegevens betreffende indicatoren, zoals vereist op grond van artikel 32, lid 2, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014 en artikel 2 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014. 4.1.2. Waarborgen dat de in het voorgaande punt genoemde gegevens worden verzameld en in het systeem worden opgeslagen en bewaard en, in geval van acties die door OP II worden ondersteund, dat gegevens over indicatoren naar geslacht worden uitgesplitst indien die gegevens per geslacht beschikbaar zijn, zoals vereist op grond van artikel 32, lid 2, onder e), van Verordening (EU) nr. 223/2014. 4.1.3. Waarborgen dat er een systeem is waarin de boekhoudkundige gegevens voor elke concrete actie in gecomputeriseerde vorm worden opgeslagen en bewaard, en dat alle gegevens ondersteunt die nodig zijn voor de opstelling van betalingsaanvragen en rekeningen, met inbegrip van gegevens over te innen bedragen, geïnde bedragen en bedragen die zijn geschrapt naar aanleiding van de volledige of gedeeltelijke intrekking van de bijdrage voor een concrete actie of operationeel programma, als vastgelegd in artikel 33, onder d), en artikel 49, lid 1, onder b), van Verordening (EU) nr. 223/2014. 4.1.4. Bijhouden van boekhoudkundige gegevens in gecomputeriseerde vorm over bij de Commissie gedeclareerde uitgaven en de overheidsbijdrage die hiervoor aan de begunstigden is betaald, als vastgelegd in artikel 33, onder g), van Verordening (EU) nr. 223/2014. 4.1.5. Bijhouden van een boekhouding van de te innen bedragen en van de bedragen die worden geschrapt naar aanleiding van de volledige of gedeeltelijke intrekking van de bijdrage voor een concrete actie, als vastgelegd in artikel 33, onder h), van Verordening (EU) nr. 223/2014. 4.1.6. Bijhouden van gegevens over bedragen die betrekking hebben op concrete acties die zijn geschorst door een gerechtelijke procedure of een administratief beroep met schorsende werking. 4.1.7. Aangeven of de systemen operationeel zijn en de hierboven genoemde gegevens betrouwbaar kunnen vastleggen. 4.2. Beschrijving van de procedures om te verifiëren dat de veiligheid van de IT-systemen gewaarborgd is. (1) Verwijzing naar het document of de nationale wetgeving waarin deze doeltreffende regelingen door de lidstaat zijn vastgelegd. (2) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014 van de Commissie van 13 maart 2014 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen (PB L 148 van 20.5.2014, blz. 54). (3) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1). (4) Verwijzing naar het document of de nationale wetgeving waarin deze doeltreffende regelingen door de lidstaat zijn vastgelegd.

BIJLAGE II Model voor het verslag van de onafhankelijke auditinstantie op grond van artikel 35, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014 1. Inleiding 1.1 Stel het doel van het verslag vast, d.w.z. een uiteenzetting van de resultaten van de beoordeling van de naleving door de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit van de aanwijzingscriteria inzake interne controle-omgeving, risicobeheer, beheers- en controleactiviteiten en toezicht vastgelegd in bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014, om een oordeel te kunnen geven over naleving van de aanwijzingscriteria. 1.2. Stel de reikwijdte van het verslag vast, d.w.z. de onderzochte instanties, te weten de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit (en, waar van toepassing, de gedelegeerde taken van deze autoriteiten) en de naleving van de aanwijzingscriteria inzake interne-controleomgeving, risicobeheer, beheers- en controleactiviteiten en toezicht van bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014, onder verwijzing naar de betrokken specifieke fondsen en programma's. 1.3. Vermeld de instantie die het verslag heeft opgesteld („onafhankelijke auditinstantie”) en geef aan of het de auditinstantie voor de operationele programma's betreft. 1.4. Geef aan hoe de functionele onafhankelijkheid van de onafhankelijke auditinstantie van de beheers- en certificeringsautoriteiten wordt gewaarborgd (zie artikel 35, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014). 2. Methodologie en bereik van het onderzoek 2.1. Geef de periode en het tijdschema van de audit (datum waarop de onafhankelijke auditinstantie de definitieve beschrijving van functies van en procedures voor de beheersautoriteit en, in voorkomend geval, de certificeringsautoriteit heeft ontvangen, en de datum waarop de audit begon en eindigde, en de toegewezen middelen). 2.2. Specificeer a) in welke mate gebruik is gemaakt van audits die door andere instanties zijn uitgevoerd, en b) welke kwaliteitscontrole met betrekking tot die audits is uitgevoerd om de toereikendheid daarvan vast te stellen. 2.3. Beschrijf de werkzaamheden die zijn verricht om overeenkomstig artikel 35, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014 te beoordelen of de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit die zijn aangewezen door [lidstaat] hebben voldaan aan de aanwijzingscriteria inzake interne-controleomgeving, risicobeheer, beheers- en controleactiviteiten en toezicht van bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014, met inbegrip van onder meer: 2.3.1. De beoordeling van de beschrijving van de functies van en procedures voor de beheersautoriteit en, in voorkomend geval, de certificeringsautoriteit overeenkomstig het model van bijlage I bij deze verordening. 2.3.2. De beoordeling van andere relevante documenten betreffende het systeem; maak melding van alle onderzochte wetten, ministeriële handelingen, circulaires, interne procedures/overige handleidingen, richtsnoeren en/of checklists. 2.3.3. Interviews met het personeel van de voornaamste instanties (in voorkomend geval met inbegrip van intermediaire instanties). Beschrijf onder meer de selectiemethode en -criteria, welke onderwerpen werden besproken, hoeveel interviews er zijn gehouden en wie er is geïnterviewd. 2.3.4. Herziening van de beschrijving van en procedures met betrekking tot de informatiesystemen, in het bijzonder met betrekking tot de vereisten van bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014 en de verificatie of deze systemen functioneel zijn en waarborgen bieden voor: i) een toereikend auditspoor; ii) de bescherming van persoonsgegevens; iii) de integriteit, beschikbaarheid en authenticiteit van gegevens; iv) betrouwbare, juiste en volledige informatie over de uitvoering van het operationele programma (overeenkomstig artikel 32, lid 2, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014), gegevens over elke concrete actie noodzakelijk voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audit (overeenkomstig artikel 32, lid 2, onder d) en e), van Verordening (EU) nr. 223/2014, en de gegevens die nodig zijn voor de opstelling van betalingsaanvragen en rekeningen (zoals vereist volgens artikel 33, onder d), g) en h), van Verordening (EU) nr. 223/2014). 2.3.5. Indien bepaalde taken door de beheersautoriteit of de certificeringsautoriteit zijn gedelegeerd aan andere instanties, geef dan een beschrijving van de controlewerkzaamheden die zijn verricht om te waarborgen dat de beheers- en/of certificeringsautoriteit de capaciteiten van die instanties hebben beoordeeld om de gedelegeerde taken uit te voeren en dat zij over toereikende procedures beschikken om toezicht te houden op deze intermediaire instanties, en andere relevante auditwerkzaamheden. 2.4. Geef aan of er voorafgaand aan het uitbrengen van dit verslag contradictoire procedures hebben plaatsgevonden, en vermeld de betrokken instanties/organen. 2.5. Bevestig dat de werkzaamheden zijn verricht onder inachtneming van internationaal aanvaarde auditnormen. 2.6. Geef aan of er beperkingen van de reikwijdte van het onderzoek (1) golden, met name indien deze het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie konden beïnvloeden. 3. Resultaten van de beoordeling voor iedere autoriteit/systeem 3.1. Vul de tabel in voor iedere autoriteit/systeem: CCI of systeem (groep CCI's) Betrokken autoriteit (beheers- of certificerings-autoriteit) Volledigheid en nauwkeurig-heid van de beschrijving (J/N) Conclusie (goedgekeurd, gedeeltelijke goedgekeurd, afgekeurd) Desbetreffende aanwijzingscriteria Sectie met beschrijving van desbetreffen-de taken en procedures Tekort-komingen Aanbevelingen/corrigerende maatregelen Met de betrokken autoriteit voor de uitvoering van corrigerende maatregelen overeengekomen termijn CCI x Beheersautoriteit Certificeringsautoriteit Systeem y Beheersautoriteit Certificeringsautoriteit 3.2. Geef de resultaten van de beoordeling van gebieden die niet volledig gedekt zijn in de bovenstaande tabel, waaronder, maar niet beperkt tot: 3.2.1. De procedures voor het opstellen van de rekeningen bedoeld in artikel 59, lid 5, onder a), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (artikel 33, onder b), van Verordening (EU) nr. 223/2014). 3.2.2. De regelingen om te certificeren dat de rekeningen volledig, nauwkeurig en waarachtig zijn en dat de in de rekeningen opgenomen uitgaven in overeenstemming zijn met het toepasselijke recht en zijn gedaan voor concrete acties die zijn geselecteerd aan de hand van de voor het operationele programma geldende criteria voor financiering, die in overeenstemming zijn met het toepasselijke recht (artikel 33, onder c), van Verordening (EU) nr. 223/2014). 3.2.3. De procedures ter waarborging van doeltreffende en evenredige fraudepreventiemaatregelen op basis van de vastgestelde risico's (artikel 32, lid 4, onder c), van Verordening (EU) nr. 223/2014). 3.2.4. Het kader om ervoor te zorgen dat, indien nodig, de gepaste risicobeheersmaatregelen worden genomen, met name in het geval van belangrijke wijzigingen in het beheers- en controlesysteem (bijlage XIII, punt 2, bij Verordening (EU) nr. 223/2014). 3.2.5. De regelingen voor het opstellen van de beheersverklaring en de jaarlijkse samenvatting van de definitieve auditverslagen en de verrichte controles en de vastgestelde tekortkomingen (artikel 32, lid 4, onder e), van Verordening (EU) nr. 223/2014). 3.2.6. De regelingen voor het verzamelen, vastleggen en opslaan in gecomputeriseerde vorm van de voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audit vereiste gegevens over elke concrete actie, inclusief gegevens over indicatoren en output (artikel 32, lid 2, onder d) en e), van Verordening (EU) nr. 223/2014). 3.2.7. Het kader ter waarborging, in het geval van delegatie van taken aan intermediaire instanties, van de omschrijving van hun respectieve verantwoordelijkheden en verplichtingen, de verificatie van hun vermogens om gedelegeerde taken uit te voeren en het bestaan van verslagleggingsprocedures (bijlage IV, punt 1, onder ii), bij Verordening (EU) nr. 223/2014). (1) Beperking van de reikwijdte: een beperking van de reikwijdte van het auditonderzoek kan soms door de entiteit worden opgelegd (bijvoorbeeld wanneer in de overeenkomst wordt bepaald dat de controleurs niet een door de controleurs noodzakelijk geachte auditprocedure zullen uitvoeren). Een beperking van de reikwijdte kan ook het gevolg zijn van de omstandigheden. Deze kan zich ook voordoen wanneer de boekhoudgegevens van de entiteit volgens de controleur ontoereikend zijn of wanneer de controleur niet in staat is een wenselijk geachte auditprocedure uit te voeren.

BIJLAGE III Model voor het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie of de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit voldoen aan de criteria voor aanwijzing in bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014 Aan (autoriteit/instantie van de lidstaat) INLEIDING Ik, ondergetekende, vertegenwoordiger van [naam van de onafhankelijke auditinstantie bedoeld in artikel 31, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014] als functioneel van de beheers- en certificeringsautoriteiten onafhankelijke instantie, verantwoordelijk voor het opstellen van een verslag en een oordeel waarin de resultaten worden weergegeven van een beoordeling van de naleving door de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit van de aanwijzingscriteria in bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014 met betrekking tot [naam van operatione(e)l(e) programma('s), CCI-code] (hierna: „het programma”/„de programma's”), heb een onderzoek uitgevoerd overeenkomstig artikel 31, lid 2, van die verordening. REIKWIJDTE VAN HET ONDERZOEK Het onderzoek had betrekking op de beheersautoriteit, de certificeringsautoriteit en (voor zover van toepassing) de door deze autoriteiten gedelegeerde taken, zoals vermeld in deel 1 van het bijgevoegde verslag [bijlage II bij deze verordening]. De omvang en de reikwijdte van het onderzoek worden beschreven in deel 2 van het bijgevoegde verslag. Naast de overige in dit verslag beschreven aspecten was het onderzoek gebaseerd op de beschrijving van de bestaande functies van en procedures voor de beheersautoriteit en, in voorkomend geval, de certificeringsautoriteit, die was opgesteld door en onder verantwoordelijkheid van [naam van de voor de beschrijving verantwoordelijke instantie(s)] en die op [dd/mm/jjjj] werd ontvangen van [naam van de instantie(s) die de beschrijving leverden]. OORDEEL (Oordeel zonder voorbehoud) Op grond van bovengenoemd onderzoek ben ik van oordeel dat de beheersautoriteit en/of certificeringsautoriteit die voor het programma (de programma's) worden aangewezen, voldoen aan de aanwijzingscriteria inzake interne controle-omgeving, risicobeheersing, beheers- en controleactiviteiten en toezicht in bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014. of (Oordeel met voorbehoud) Op grond van bovengenoemd onderzoek ben ik van oordeel dat de beheersautoriteit en/of certificeringsautoriteit die voor het programma (de programma's) worden aangewezen, voldoen aan de aanwijzingscriteria inzake interne controle-omgeving, risicobeheersing, beheers- en controleactiviteiten en toezicht van bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014, behalve in de volgende opzichten (1) . De redenen voor mijn oordeel dat deze autoriteit(en) niet aan de aanwijzingscriteria voldoet (voldoen), en mijn oordeel over de ernst hiervan zijn (2): of (Afkeurend oordeel) Op grond van bovengenoemd onderzoek ben ik van oordeel dat de beheersautoriteit en/of certificeringsautoriteit die voor het programma (de programma's) worden aangewezen, niet voldoen aan de aanwijzingscriteria inzake interne controle-omgeving, risicobeheersing, beheers- en controleactiviteiten en toezicht in bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014. Dit afkeurende oordeel is gebaseerd op (3). Toelichting (te gebruiken waar nodig) [De onafhankelijke auditinstantie kan ook een toelichting toevoegen, zoals vastgesteld krachtens internationaal aanvaarde controlenormen, die haar oordeel niet aantast.] Datum Handtekening (1) Vermeld de autoriteit(en) en de aanwijzingscriteria waaraan zij niet voldoet (voldoen). (2) Vermeld de reden(en) voor de gemaakte voorbehouden voor iedere autoriteit en ieder aanwijzingscriterium. (3) Vermeld de reden(en) voor het afkeurende oordeel voor iedere autoriteit en voor ieder aspect.

BIJLAGE IV Model voor de betalingsaanvraag BETALINGSAANVRAAG EUROPESE COMMISSIE Referentie van de Commissie (CCI-nr.): <type=„S” input=„S” > (1) Naam operationeel programma <type=„S” input=„G”> Besluit van de Commissie: <type=„S” input=„G”> Datum van het besluit van de Commissie: <type=„D” input=„G”> Nummer van de betalingsaanvraag: <type=„N” input=„G”> Datum van indiening van de betalingsaanvraag: <type=„D” input=„G”> Nationaal referentienummer (optioneel): <type=„S” maxlength=„250” input=„M”> Specificeer het type betalingsaanvraag: Een aanvraag voor tussentijdse betaling overeenkomstig artikel 41 van Verordening (EU) nr. 223/2014 <radio button> Een laatste aanvraag voor tussentijdse betaling overeenkomstig artikel 45, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014 <radio button> Overeenkomstig artikel 45 van Verordening (EU) nr. 223/2014 heeft deze betalingsaanvraag betrekking op de boekhoudperiode: van (2) <type=„D” input=„G”> tot: <type=„D” input=„G”> Uitgaven uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP I) Soort uitgaven (3) Totaalbedrag van de door de begunstigden gedane subsidiabele uitgaven voor de uitvoering van concrete acties Totaalbedrag van de voor de uitvoering van concrete acties betaalde overheidsuitgaven (A) (B) Technische bijstand <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> Soort materiële bijstand 1 <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder a) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder b) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder c) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder d) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder e) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> Soort materiële bijstand 2 <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder a) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder b) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder c) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder d) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder e) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> … Soort materiële bijstand n <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder a) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder b) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder c) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder d) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> waarvan uitgaven op grond van artikel 26, lid 2, onder e) <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> Totaal <type=„Cu” input=„G”> <type=„Cu” input=„G”> Uitgaven uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP II) Soort uitgaven Totaalbedrag van de door de begunstigden gedane subsidiabele uitgaven voor de uitvoering van concrete acties Totaalbedrag van de voor de uitvoering van concrete acties betaalde overheidsuitgaven (A) (B) Technische bijstand <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> Type actie 1 <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> Type actie 2 <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> … Type actie n <type=„Cu” input=„M”> <type=„Cu” input=„M”> Totaal <type=„Cu” input=„G”> <type=„Cu” input=„G”> CERTIFICAAT Door deze betalingsaanvraag te valideren verklaart de certificeringsautoriteit dat de taken van artikel 33, onder a), d), e), f), g) en h) van Verordening (EU) nr. 223/2014 zijn vervuld. Zij verzoekt daarom om betaling van de hieronder vermelde bedragen. Namens de certificeringsautoriteit: <type=„S” input=„G”> BETALINGSAANVRAAG BEDRAG FEAD <type=„Cu” input=„G”> Betaling zal plaatsvinden op de volgende bankrekening: Aangewezen instantie <type=„S” maxlength=„150” input=„G”> Bank <type=„S” maxlength=„150” input=„G”> BIC-code <type=„S” maxlength=„11” input=„G”> IBAN-code bankrekening <type=„S” maxlength=„34” input=„G”> Rekeninghouder (indien deze niet de aangewezen instantie is) <type=„S” maxlength=„150” input=„G”> (1) Legenda: type: N = nummer, D = datum, S = string, C = checkbox, Cu = munteenheid input: M = manueel, S = selectie, G = gegenereerd door systeem (2) Eerste dag van het boekjaar, die automatisch door het IT-systeem wordt vermeld. (3) Overeenkomstig Verordening (EU) nr. 223/2014.