NL Publicatieblad van de Europese Unie C 289/12

Regels inzake historische archieven

Op 7 oktober 2005 aangenomen door de Directie van de Bank

(2005/C 289/07)

Overwegende dat de Europese Investeringsbank

een financiële instelling is waarvan de lidstaten van de Europese Unie aandeelhouder zijn

ingevolge artikel 267 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap tot taak heeft, met een beroep op de kapitaalmarkten en op haar eigen middelen bij te dragen tot een evenwichtige en ongestoorde ontwikkeling van de gemeenschappelijke markt in het belang van de Gemeenschap. Te dien einde vergemakkelijkt zij, door zonder winstoogmerk leningen en waarborgen te verstrekken, de financiering van de volgende projecten in alle sectoren van het economisch leven;

een actief informatiebeleid voert en zich voortdurend zal blijven inspannen om het publiek algemene informatie te verstrekken inzake haar activiteiten, beleidslijnen en praktijken;

onderkent dat het in het kader van de aan communautaire instellingen en organen, waaronder de Bank, te stellen eisen inzake goed beheer noodzakelijk is dat documenten zoveel mogelijk beschikbaar zijn voor het publiek en dat toegang tot documenten uitsluitend mag worden geweigerd op grond van vooraf vastgestelde regels;

Overwegende

dat de Bank in 1997 en vervolgens in 2002 regels heeft vastgesteld inzake de toegang van het publiek tot documenten, welke momenteel worden herzien,

heeft de Bank de volgende regels inzake historische archieven aangenomen:

Artikel 1

Reikwijdte

De Bank zal haar Historische archieven toegankelijk maken voor het publiek onder de in deze regels gestelde voorwaarden, en wel na het verstrijken van een termijn van 30 jaar te rekenen vanaf de datum waarop het document werd vervaardigd.

In deze regels wordt de term „archieven” gebruikt ter verwijzing naar alle typen documenten, ongeacht het soort document of het medium waarop deze zijn opgeslagen of zijn ontvangen door de Bank of haar medewerkers in de hun ter uitvoering van het mandaat van de Bank te verrichten taken.

De collectie „Historische archieven” van de EIB is het gedeelte van de archieven van de EIB dat werd geselecteerd voor permanente bewaring in de Historische archieven van de Europese Unie te Florence.

Artikel 2

Procedure

Documenten die 30 jaar oud zijn en in de collecties van de EIB zijn opgenomen worden vervolgens gesorteerd, teneinde documenten die moeten worden bewaard te scheiden van die welke geen administratief of historisch belang hebben.

Stukken in de collectie Historische archieven worden beschouwd als beperkt toegankelijke „vertrouwelijke EIB-documenten” tot het tijdstip waarop zij worden vrijgegeven.

Documenten waarbij derde partijen betrokken zijn, worden geacht te vallen onder de uitzonderingen die zijn vermeld in de Regels inzake de toegang tot documenten van de EIB. Mits aan de uitzonderingsregels wordt voldaan, blijven de uitzonderingen ook na het verstrijken van de termijn van 30 jaar gelden voor het gehele document dan wel voor een deel ervan.

Alvorens wordt besloten de in de voorgaande alinea genoemde documenten aan het publiek ter beschikking te stellen vraagt de Bank aan de persoon of het orgaan in kwestie toestemming om het publiek toegang te geven tot de betrokken documenten. Indien een reactie van de derde partij achterwege blijft dan wel onmogelijk kan worden verkregen, neemt de Bank op basis van haar gezond beoordelingsvermogen een beslissing over de eventuele openbaarmaking van het betrokken document.

Naar aanleiding van het eerste onderzoek niet vrijgegeven documenten worden periodiek, ten minste om de vijf jaar, opnieuw aan een onderzoek inzake openbaarmaking onderworpen.

Artikel 3

Toegang van het publiek

De EIB zal jaarlijks informatie publiceren over haar activiteiten inzake historische archivering.

De collectie Historische archieven van de EIB kan door het publiek worden geraadpleegd via de Historische archieven van de Europese Unie, welke worden beheerd door het Europees Universitair Instituut te Florence, Italië (http://www.iue.it/ECArchives/).