Besluit van de secretaris-generaal van de Raad/hoge vertegenwoordiger voor het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid

van 27 juli 2000

inzake maatregelen betreffende de bescherming van gerubriceerde gegevens die op het secretariaat-generaal van de Raad van toepassing zijn

(2000/C 239/01)

DE SECRETARIS-GENERAAL VAN DE RAAD/HOGE VERTEGENWOORDIGER VOOR HET GEMEENSCHAPPELIJK BUITENLANDS EN VEILIGHEIDSBELEID,

Gelet op het reglement van orde van de Raad van 5 juni 2000 waarin wordt bepaald dat de secretaris-generaal de nodige maatregelen neemt om de goede werking van het secretariaat-generaal te waarborgen, inzonderheid op artikel 23, lid 2, tweede alinea,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De Europese Raad van Helsinki van december 1999 heeft de politieke impuls gegeven aan de ontwikkeling van de middelen van de Europese Unie voor het militaire en niet-militaire beleid van de crisisbeheersing in het kader van een versterkt Europees veiligheids- en defensiebeleid.

(2) In dit verband dient Besluit nr. 24/95 van de secretaris-generaal van de Raad inzake de maatregelen betreffende de bescherming van gerubriceerde gegevens die op het secretariaat-generaal van de Raad van toepassing zijn te worden gewijzigd voor wat betreft de rubriceringsgraden, door toevoeging van de graad "TRÈS SECRET/TOP SECRET" en de versterking van het intern dispositief, met dien verstaande dat deze wijziging een voorlopig karakter heeft in afwachting dat in een nabije toekomst vollediger maatregelen worden genomen.

(3) Met het oog op de bekendmaking in het Publicatieblad dienen deze wijzigingen in een geconsolideerde versie te worden opgenomen die in de plaats komt van Besluit nr. 24/95,

BESLUIT:

Artikel 1

Dit besluit heeft ten doel voorschriften vast te stellen inzake de wijze van rubricering van de gegevens die op het secretariaat-generaal van de Raad behandeld of opgesteld worden en waardoor de aldus gerubriceerde gegevens beschermd kunnen worden, ongeacht de vorm waarin zij zijn vastgelegd, de informatiedrager of het stadium van uitwerking.

Artikel 2

1. Alleen de volgende gegevens worden in een van de volgende rubriceringscategorieën ingedeeld:

a) "TRÈS SECRET/TOP SECRET": gegevens waarvan de openbaarmaking zonder machtiging uiterst nadelig zou kunnen zijn voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten;

b) "SECRET": gegevens waarvan de openbaarmaking zonder machtiging ernstige gevolgen zou kunnen hebben voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten;

c) "CONFIDENTIEL": gegevens waarvan de openbaarmaking zonder machtiging nadelige gevolgen zou kunnen hebben voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten;

d) "RESTREINT": gegevens waarvan de openbaarmaking zonder machtiging ongewenst of voorbarig zou zijn.

2. De documenten "LIMITÉ" en "SN" vormen geen gerubriceerde gegevens in de zin van dit besluit. De rubriceringen "LIMITÉ" en "SN" gelden voor interne documenten van de instelling die niet ervoor bestemd zijn om openbaar gemaakt te worden.

Dit geldt eveneens voor andere gegevens, met name nota's, interne documenten of briefwisselingen op het secretariaat-generaal, onder voorbehoud, in voorkomend geval, van een bijzondere behandeling wanneer bescherming ervan gerechtvaardigd is, met name ter uitvoering van het bepaalde in artikel 3, lid 3.

Voor openbaarmaking van deze documenten en gegevens is machtiging van de bevoegde directeur-generaal vereist.

3. Gegevens worden slechts gerubriceerd voorzover en voor zolang dat noodzakelijk wordt geacht. Staat de duur van de rubricering van gegevens niet vast, dan wordt uiterlijk na vijf jaar besloten of de rubricering gehandhaafd dan wel ingetrokken moet worden.

4. De ambtenaren en andere personeelsleden van het secretariaat-generaal van de Raad mogen slechts in opdracht of met instemming van hun directeur-generaal een rubriceringsgraad aan gegevens toekennen.

Artikel 3

1. Indien verscheidene gegevens een geheel vormen, geldt voor dat geheel op zijn minst de rubriceringsgraad van de hoogst gerubriceerde informatie.

2. De bij overdracht van gegevens aan het secretariaat-generaal door een nationale of internationale autoriteit of instantie toegekende rubriceringsgraad kan slechts door die autoriteit of instantie gewijzigd worden. Indien deze gegevens bijzonder gevoelig zijn, krijgen zij een door de secretaris-generaal vastgestelde speciale behandeling.

3. Gegevens waarin de inhoud van gerubriceerde gegevens is verwerkt, krijgen dezelfde rubriceringsgraad.

Artikel 4

1. De rubricering van een document kan alleen worden gewijzigd ("downgrading"), dan wel opgeheven ("declassification")(1) met de schriftelijke toestemming van de autoriteit van oorsprong en zo nodig na overleg met de betrokken partijen. In geval van urgentie kan de toestemming mondeling worden verleend. De toestemming wordt zonder verwijl schriftelijk bevestigd. Het is aan de autoriteit van oorsprong om de geadresseerden van het document in kennis te stellen van verandering in de rubricering; deze laatsten dienen op hun beurt de achtereenvolgende geadresseerden, aan wie zij het origineel of een kopie van het document hebben toegezonden, daarvan op de hoogste te brengen.

2. Zo mogelijk vermeldt de autoriteit van oorsprong op het gerubriceerde document de datum of een termijn met ingang waarvan de daarin vervatte gegevens in aanmerking kunnen komen voor wijziging of opheffing van de rubricering. Zo niet, dan zorgt zij voor een permanente follow-up om ervoor te zorgen dat de oorspronkelijke rubricering geldig blijft.

Artikel 5

De directeuren-generaal nemen de nodige maatregelen om gerubriceerde gegevens te beschermen. Zij zien erop toe dat deze gegevens slechts circuleren en verspreid worden voorzover dit strikt noodzakelijk is voor de behoeften van de dienst.

Artikel 6

1. De aan gegevens toegekende rubriceringsgraad dient te worden aangegeven door middel van een zeer duidelijk zichtbaar stempel: in het geval van een document, boven- en onderaan elke bladzijde; voor andere informatiedragers, door aanbrenging van een overeenkomstige vermelding.

De als "TRÈS SECRET/TOP SECRET" of "SECRET" gerubriceerde gegevens dienen voorts een volgnummer te dragen, zodat de geadresseerde kan worden geïdentificeerd.

2. In geval van tijdelijke rubricering dient het gegeven vergezeld te gaan van de vermelding vanaf welke datum het als gederubriceerd mag worden beschouwd.

3. In geval van wijziging van de rubriceringsgraad van informatie worden de stempels van de nieuwe rubriceringsgraad aangebracht.

Artikel 7

1. Het aantal exemplaren van gerubriceerde informatie wordt strikt beperkt, zodat alleen aan de absoluut noodzakelijke behoeften van de dienst wordt voldaan.

2. Gehele of gedeeltelijke reproductie van als "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" of "CONFIDENTIEL" gerubriceerde informatie is slechts met instemming van de bevoegde directeur-generaal mogelijk.

De eventuele reproductie van gerubriceerde gegevens dient zodanig te geschieden dat de bescherming van die gegevens gewaarborgd is.

3. Elke geadresseerde van gerubriceerde informatie ontvangt daarvan slechts één exemplaar.

4. Onverminderd artikel 14, lid 1, van het reglement van orde van de Raad worden als "TRÈS SECRET/TOP SECRET" of "SECRET" gerubriceerde documenten slechts vertaald indien de secretaris-generaal of de directeur-generaal aan wie hij deze bevoegdheid gedelegeerd heeft, daartoe besluit.

5. Vertalingen van gerubriceerde gegevens worden op dezelfde wijze beschermd als het origineel.

Artikel 8

De Veiligheidsdienst heeft tot taak, onder het gezag van de directeur-generaal Personeel en Administratie:

- het personeel instructies te geven over zijn plichten inzake de bescherming van gerubriceerde gegevens;

- de materiële beschermingsmaatregelen toe te passen;

- erop toe te zien dat dit besluit wordt nageleefd;

- de secretaris-generaal alle problemen en moeilijkheden te rapporteren die bij de tenuitvoerlegging van dit besluit worden geconstateerd.

Artikel 9

1. Het bureau Gerubriceerde Gegevens zorgt voor de behandeling van de als "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" en "CONFIDENTIEL" gerubriceerde gegevens wanneer deze worden opgenomen in Raadsdocumenten.

Het bureau heeft tot taak, onder het gezag van de directeur-generaal Personeel en Administratie:

- te zorgen voor de verrichtingen met betrekking tot registratie, reproductie, vertaling, doorgeven, verzending en vernietiging van gerubriceerde gegevens;

- de lijst van gerubriceerde gegevens bij te houden;

- bij de instanties van herkomst op gezette tijden te informeren of de rubricering van die gegevens moet worden gehandhaafd;

- in overleg met de Veiligheidsdienst de praktische voorschriften voor de rubricering en derubricering van de gegevens vast te stellen.

2. Het bureau Gerubriceerde Gegevens houdt een register bij, waarin de volgende gegevens worden vermeld:

- de datum van opstelling van de gerubriceerde gegevens;

- de rubriceringsgraad;

- de rubriceringstermijn;

- de naam en de dienst van de instantie van herkomst;

- de geadresseerde(n) met het volgnummer;

- het onderwerp;

- het nummer;

- het aantal verspreide exemplaren.

Artikel 10

1. In elk dienst wijst de directeur-generaal een correspondent aan die belast is met de veiligheid (hierna "veiligheidscorrespondent" te noemen), die de vereiste beschermingsmaatregelen voor de als "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" en "CONFIDENTIEL" gerubriceerde gegevens treft.

2. In overleg met de Veiligheidsdienst en het bureau Gerubriceerde Gegevens bepaalt de veiligheidscorrespondent welke maatregelen in zijn dienst ter bescherming van de Raadsdocumenten moeten worden getroffen. Dartoe:

- doet hij het bureau Gerubriceerde Gegevens de in artikel 9, lid 2, bedoelde gegevens toekomen;

- brengt hij de Veiligheidsdienst ervan op de hoogte dat vergaderingen belegd worden waarop dergelijke gegevens behandeld zullen worden;

- onderzoekt hij vijf jaar na de opstelling van de gegevens of de rubricering al dan niet moet worden gehandhaafd;

- zorgt hij ervoor dat de gerubriceerde gegevens in een archief opgeslagen en na derubricering naar het centrale archief overgebracht worden.

Artikel 11

1. Gegevens die de rubriceringsgraad "TRÈS SECRET/TOP SECRET" moeten krijgen, dienen te worden opgesteld in een ruimte voldoende bescherming biedt.

2. Indien als "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" of "CONFIDENTIEL" te rubriceren gegevens worden opgesteld op een tekstverwerker, moet dit geschieden op aparte apparaten die niet op het gebruikelijke computernet aangesloten zijn. Deze gegevens mogen in geen geval in het geheugen van de tekstverwerker bewaard worden.

3. Diskettes met gerubriceerde gegevens worden op dezelfde wijze beschermd als documenten met dezelfde rubriceringsgraad.

Artikel 12

1. Wanneer gerubriceerde gegevens binnen een gebouw of tussen gebouwen moeten circuleren, worden voorzorgen genomen om de bescherming ervan te waarborgen.

2. Voor de verzending van als "TRÈS SECRET/TOP SECRET" of "SECRET" gerubriceerde gegevens zijn de volgende procedures van toepassing:

- door een gemachtigde boodschapper, met een ontvangstbewijs: de zending gaat in een dubbele enveloppe; de buitenste enveloppe is blanco; de binnenste is verzegeld en draagt het opschrift "TRÈS SECRET/TOP SECRET" of "SECRET";

- als gecodeerde zending, volgens een door de Veiligheidsdienst goedgekeurd systeem en, indien noodzakelijk, na voorafgaande telefonische controle;

- voor elk van deze zendingen wordt de geadresseerde altijd nominatief aangewezen.

3. Voor de verzending van als "CONFIDENTIEL" gerubriceerde gegevens zijn de volgende procedures van toepassing:

- via de interne post, in een dubbele enveloppe; de buitenste enveloppe is blanco; de binnenste draagt het opschrift "CONFIDENTIEL";

- als aangetekend stuk, met een ontvangstbewijs of via een particuliere bezorgdienst; in dat geval gaat de zending in een dubbele enveloppe, waarvan alleen de binnenste het opschrift "CONFIDENTIEL" draagt;

- als gecodeerde zending;

- voor elk van deze zendingen wordt de geadresseerde altijd nominatief aangewezen.

4. Voor de verzending van als "RESTREINT" gerubriceerde gegevens zijn de volgende procedures van toepassing:

- via de interne post: in een blanco enveloppe;

- via de externe post: in een blanco enveloppe;

- via elektronische weg, mits de geadresseerde de gegevens persoonlijk in ontvangst neemt;

- voor elk van deze zendingen wordt de geadresseerde altijd nominatief aangewezen.

5. Als "CONFIDENTIEL" en "RESTREINT" gerubriceerde gegevens worden op de volgend voorwaarden aan de tolken verstrekt door de dienst Conferentie:

- de tolkencabines ontvangen van elk document één exemplaar;

- de documenten worden juist voordat het betreffende onderwerp in de zaal wordt besproken, rondgedeeld;

- aan het eind van de vergadering worden de documenten weer opgehaald.

6. De veiligheidscorrespondent zorgt ervoor dat als "TRÈS SECRET/TOP SECRET" of "SECRET" gerubriceerde gegevens aan de tolken worden verstrekt en vervolgens weer worden opgehaald.

Artikel 13

1. Het vervoer van gerubriceerde gegevens tijdens dienstreizen of met het oog op vergaderingen buiten de gebouwen waar zij zich bevinden, dient tot het voor de behoeften van de dienst vereiste strikte minimum te worden beperkt.

2. Als "TRÈS SECRET/TOP SECRET" of "SECRET" gerubriceerde gegevens mogen enkel per diplomatieke tas buiten het grondgebied van de lidstaten circuleren. Bij wijze van uitzondering mogen deze gegevens, in opdracht of met instemming van de directeur-generaal, door een ambtenaar of een ander personeelslid van het secretariaat-generaal vervoerd worden.

3. Gerubriceerde gegevens die naar bestemmingen buiten de gebouwen van de Raad worden vervoerd, dienen te allen tijde te worden bewaard onder voorwaarden die alle veiligheidswaarborgen bieden.

Artikel 14

1. Gerubriceerde gegevens mogen niet open en bloot op de werkplek worden achtergelaten. Deze gegevens mogen nooit, zelfs niet kortstondig, onbeheerd worden achtergelaten.

2. Als "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" en "CONFIDENTIEL" gerubriceerde gegevens moeten worden bewaard in meubels waarvan de sterkte en de vergrendelingsinrichting door de Veiligheidsdienst als betrouwbaar zijn erkend.

Als "RESTREINT" gerubriceerde gegevens moeten worden bewaard in meubels die op slot kunnen.

Artikel 15

1. Verouderde of overtollige exemplaren van gerubriceerde gegevens worden vernietigd.

2. Vernietiging van gerubriceerde gegevens geschiedt door middel van een papierversnipperaar of elk ander door de Veiligheidsdienst goedgekeurd vernietigingsprocédé.

Gerubriceerde gegevens kunnen met het oog op de vernietiging ervan worden toevertrouwd aan de Veiligheidsdienst.

3. Ter bewijze van vernietiging van als "TRÈS SECRET/TOP SECRET" of "SECRET" gerubriceerde gegevens wordt gezamenlijk door de Veiligheidsdienst en de veiligheidscorrespondent een document opgesteld, dat door laatstgenoemde aan het bureau Gerubriceerde Gegevens wordt gezonden.

Artikel 16

Na vermoede, gesignaleerde of geconstateerde overtredingen volgt op verzoek van de betrokken directeur-generaal of de directeur-generaal Personeel en Administratie een onderzoek door de Veiligheidsdienst. De secretaris-generaal wordt in kennis gesteld van de resultaten van het onderzoek.

Artikel 17

Dit besluit wordt bekend in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen. Het treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking. Het is alleen van toepassing op de gegevens en documenten die vanaf die datum op het secretariaat-generaal van de Raad worden behandeld en opgesteld.

Artikel 18

Besluit nr. 24/95 van de secretaris-generaal van de Raad van 30 januari 1995 inzake de maatregelen betreffende de bescherming van gerubriceerde gegevens die op het secretariaat-generaal van de Raad van toepassing zijn, wordt ingetrokken.

Gedaan te Brussel, 27 juli 2000.

Javier Solana

Secretaris-generaal/Hoge vertegenwoordiger

i.o. Pierre de Boissieu

Plaatsvervangend secretaris-generaal

(1) Onder wijzigen van de rubricering ("downgrading") wordt verstaan een verlaging van de rubriceringsgraad. Onder het opheffen van de rubricering ("declassification") wordt verstaan het weghalen van iedere vermelding die op rubricering duidt.