Code van goed administratief gedrag voor het Communautair Bureau voor Plantenrassen

(2000/C 371/08)

DE RAAD VAN BESTUUR VAN HET COMMUNAUTAIR BUREAU VOOR PLANTENRASSEN,

In de uitoefening van de bevoegdheden die hem krachtens artikel 36, lid 1, sub d), van Verordening (EG) nr. 2100/94 inzake het communautaire kwekersrecht zijn toegekend;

Gelet op het eigen-initiatiefonderzoek van de Europese Ombudsman naar het bestaan bij de verschillende communautaire instellingen en organen van een code van goed administratief gedrag voor functionarissen in hun contacten met het publiek, en naar de toegankelijkheid van die code voor het publiek;

Overwegende dat het concept van openheid met het Verdrag van Amsterdam expliciet is opgenomen in het Verdrag betreffende de Euroepse Unie, door te bepalen dat dit Verdrag een nieuwe etappe markeert in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen;

Overwegende dat een dergelijke gedragscode nuttig is, zowel voor de functionarissen - aangezien zij hieruit gedetailleerde informatie kunnen putten over de regels die zij in hun contacten met het publiek moeten naleven - als voor het publiek - aangezien het hieruit informatie kan putten over de behandeling die het in zijn contacten met de functionarissen van het Communautair Bureau mag verwachten;

Overwegende dat het derhalve wenselijk is een code op te stellen met de beginselen van goed administratief gedrag die de functionarissen in hun contacten met het publiek in acht moeten nemen en die code voor het publiek toegankelijk te maken,

STELT HIERBIJ DE VOLGENDE VOORSCHRIFTEN VAST INZAKE DE WERKMETHODEN VAN HET COMMUNAUTAIR BUREAU:

Artikel 1

Algemene bepaling

In hun contacten met het publiek neemt het personeel van het Communautair Bureau voor Plantenrassen ("het Communautair Bureau") de beginselen in acht die zijn neergelegd in deze voorschriften die de code van goed administratief gedrag, hierna "de code" genoemd, vormen.

Artikel 2

Toepassingsgebied ratione personae

1. De code is van toepassing op alle functionarissen en andere personeelsleden waarop het Statuut en de regeling inzake de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen van toepassing zijn, in hun contacten met het publiek. De term "functionaris" verwijst hierna naar zowel de functionarissen als de andere personeelsleden.

2. Het Communautair Bureau treft de noodzakelijke maatregelen om erop toe te zien dat de bepalingen van deze code ook op zijn andere medewerkers van toepassing zijn, zoals personen die op privaatrechtelijke contractbasis zijn aangenomen, gedetacheerde deskundigen van nationale overheidsdiensten en stagiairs.

3. Onder "het publiek" wordt verstaan natuurlijke en rechtspersonen die al dan niet in de EU woonachtig zijn of er hun statutaire zetel hebben.

Artikel 3

Toepassingsgebied ratione materiae

1. Deze code omvat de algemene beginselen van goed administratief gedrag die van toepassing zijn op alle contacten van de functionarissen van het Communautair Bureau met het publiek, tenzij op hen specifieke bepalingen van toepassing zijn.

2. De in deze code uiteengezette beginselen zijn niet van toepassing op betrekkingen tussen het Communautair Bureau en diens functionarissen, aangezien deze zijn vastgelegd in het Statuut.

Artikel 4

Wettigheid

De functionaris handelt volgens de wet en past de regels en procedures toe die in het Gemeenschapsrecht zijn neergelegd. Hij ziet er met name op toe dat besluiten die de rechten of belangen van individuele personen betreffen, een rechtsgrond hebben en dat hun inhoud met de wet overeenstemt.

Artikel 5

Gelijke behandeling

1. Bij de behandeling van verzoeken van het publiek en bij het nemen van besluiten, ziet de functionaris erop toe dat het beginsel van gelijke behandeling in acht wordt genomen. Personen die zich in dezelfde situatie bevinden, moeten op dezelfde wijze behandeld worden.

2. Als de wijze van behandeling verschilt, dient dit op grond van de relevante objectieve kenmerken van het betrokken geval gerechtvaardigd te worden.

3. De functionaris vermijdt in het bijzonder ongerechtvaardigde discriminatie tussen leden van het publiek op grond van nationaliteit, geslacht, ras of etnische herkomst, godsdienst of geloofsovertuiging, handicap, leeftijd of seksuele geaardheid.

Artikel 6

Evenredigheid

1. Bij het nemen van besluiten ziet de functionaris erop toe dat de maatregelen in verhouding staan tot het nagestreefde doel. Hij vermijdt met name een beperking van de rechten van het publiek of het opleggen van verplichtingen aan het publiek indien deze beperkingen of verplichtingen niet in verhouding staan tot het nagestreefde doel van de maatregel.

2. Bij het nemen van besluiten schept de functionaris een billijk evenwicht tussen de belangen van personen en het algemeen openbaar belang.

Artikel 7

Vermijding van machtsmisbruik

De bevoegdheden worden slechts gebruikt voor de doelstellingen waarvoor zij in de relevante bepalingen zijn toegekend. De functionaris vermijdt met name die bevoegdheden te gebruiken voor doelstellingen die geen rechtsgrond hebben of die niet uit een openbaar belang voortvloeien.

Artikel 8

Onpartijdigheid en onafhankelijheid

1. De functionaris is onpartijdig en onafhankelijk. Hij onthoudt zich van enige willekeurige handeling die personen kan schaden en van elke voorkeursbehandeling op welke grond dan ook.

2. De functionaris laat zich niet door invloeden van buitenaf, met inbegrip van politieke invloeden, of persoonlijke belangen leiden.

3. De functionaris vermijdt betrokkenheid bij besluitvorming over een zaak waarmee zijn eigen belangen, de belangen van zijn gezin, familieleden, vrienden en kennissen zijn gemoeid.

Artikel 9

Objectiviteit

Bij het nemen van besluiten houdt de functionaris rekening met de relevante factoren en laat ze alle bij het besluit meewegen, met uitsluiting van alle irrelevante elementen.

Artikel 10

Gerechtvaardigde verwachtingen en consequent optreden

1. De functionaris voldoet aan de legitieme en redelijke verwachtingen die de leden van het publiek in het licht van vroeger gedrag van het Communautair Bureau koesteren.

2. De functionaris treedt in de uitoefening van zijn functie en bij bestuursmaatregelen van het Communautair Bureau consequent op. Hij volgt de normale bestuurlijke praktijken van het Communautair Bureau, tenzij er legitieme redenen zijn om hiervan in een individueel geval af te wijken.

Artikel 11

Rechtvaardigheid

De functionaris handelt fair en redelijk.

Artikel 12

Beleefdheid

1. De functionaris gedraagt zich plichtbewust, correct en hoffelijk en is klantvriendelijk in zijn contacten met het publiek.

2. Indien de functionaris niet verantwoordelijk is voor een bepaalde kwestie, verwijst hij een belanghebbend lid van het publiek door naar de volgende functionaris.

3. Voor vergissingen met negatieve gevolgen voor de rechten of belangen van een burger, biedt de functionaris zijn verontschuldigingen aan.

Artikel 13

Beantwoording van brieven in de taal van de correspondent

De functionaris zal zich alle moeite getroosten om erop toe te zien dat elk lid van het publiek dat zich schriftelijk tot het Communautair Bureau richt in een van de officiële talen van de Gemeenschap een antwoord krijgt in dezelfde taal.

Artikel 14

Ontvangstbewijs en aanduiding van de verantwoordelijke functionaris

1. Van iedere brief of klacht aan het Communautair Bureau wordt binnen twee weken na ontvangst een ontvangstbewijs gestuurd, behalve wanneer binnen deze periode een antwoord ten gronde kan worden bestuurd. In ieder geval wordt een antwoord ten gronde niet later dan twee maanden na de datum van ontvangst verstuurd.

2. In het antwoord of het ontvangstbewijs staan de naam en het telefoonnummer van de functionaris die voor het dossier verantwoordelijk is alsmede de dienst waartoe hij behoort, vermeld.

3. Bij oneigenlijk of vexatoir gebruik, namelijk wanneer het aantal brieven of klachten buitensporig groot is, steeds hetzelfde onderwerp betreffen of ongegrond zijn, hoeft geen ontvangstbewijs of antwoord te worden verstuurd.

Artikel 15

Verplichting tot doorverwijzing naar de bevoegde dienst

Als een brief of klacht aan het Communautair Bureau is gestuurd of doorgestuurd naar een niet bevoegde eenheid of functionaris, wordt het dossier onverwijld naar de bevoegde dienst van het Communautair Bureau doorgestuurd, die overeenkomstig artikel 14 zal handelen.

Artikel 16

Recht om gehoord te worden en verklaringen af te leggen

1. In gevallen waarmee de rechten of belangen van een lid van het publiek gemoeid zijn, ziet de functionaris erop toe dat de rechten van de verdediging in ieder stadium van de besluitvormingsprocedure in acht worden genomen.

2. Elk lid van het publiek heeft in gevallen waarin een besluit moet worden genomen waarmee zijn rechten of belangen zijn gemoeid, het recht schriftelijk te reageren en zo nodig mondelinge verklaringen af te leggen alvorens het besluit wordt genomen.

Artikel 17

Redelijke termijn voor het nemen van besluiten

1. De functionaris ziet erop toe dat over verzoeken of klachten aan het Communautair Bureau binnen een redelijke termijn, zonder vertraging en in ieder geval net later dan twee maanden na datum van ontvangst een besluit wordt genomen.

2. Indien het Communautair Bureau wegens de complexiteit van de aan de orde gestelde feiten niet binnen bovengenoemde termijn een besluit kan nemen, wordt de indiener hiervan zo spoedig mogelijk in kennis gesteld. In dat geval wordt een definitief besluit aan de indiener medegedeeld binnen een zo kort mogelijke termijn.

Artikel 18

Motiveringsplicht

1. Ieder besluit van het Communautair Bureau dat de rechten of belangen van een persoon kan schaden, dient met redenen te worden omkleed onder vermelding van de relevante feiten en de rechtsgrond van het besluit.

2. De functionaris vermijdt besluiten te nemen die gebaseerd zijn op beperkte of onduidelijke gronden of die geen individuele motivering bevatten.

3. Indien het wegens het grote aantal personen waarop gelijksoortige besluiten van toepassing zijn, niet mogelijk is het besluit omstandig te motiveren en derhalve standaardantwoorden moeten worden verstrekt, garandeert de functionaris dat hij degene die er expliciet om verzoekt, een individueel gemotiveerd antwoord zal verstrekken.

Artikel 19

Vermelding van de beroepsmogelijkheden

1. Een besluit van het Communautair Bureau dat de rechten of belangen van een persoon kan schaden, moet de beroepsmogelijkheden vermelden die openstaan om het besluit aan te vechten. Het besluit vermeldt met name de aard van het beroep, de organen waarbij het beroep kan worden ingesteld en de termijn waarbinnen het beroep dient te worden ingesteld.

2. Een besluit moet in het bijzonder wijzen op de mogelijkheid om een gerechtelijke procedure in te stellen of een klacht van onbehoorlijk bestuur bij de ombudsman in te dienen, krachtens respectievelijk de artikelen 230 en 195 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 20

Bekendmaking van het besluit

1. De functionaris ziet erop toe dat besluiten waarmee de rechten of belangen van personen zijn gemoeid, schriftelijk aan de betrokken persoon bekend worden gemaakt zodra het besluit is genomen.

2. De functionaris vermijdt het besluit aan anderen bekend te maken totdat de betrokken persoon op de hoogte is gebracht.

Artikel 21

Gegevensbescherming

1. De functionaris die persoonlijke gegevens van een lid van het publiek behandelt, neemt de beginselen in acht die zijn neergelegd in Richtlijn 95/46/EG betreffende de bescherming van naturlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

2. De functionaris vermijdt met name persoonlijke gegevens te verwerken voor onwettige doeleinden of dergelijke gegevens aan onbevoegde personen door te geven.

Artikel 22

Verzoeken om informatie

1. De functionaris die voor het betrokken dossier verantwoordelijk is, verstrekt desgevraagd informatie aan het publiek.

2. Als een mondeling verzoek om informatie te gecompliceerd of te gedetailleerd is, adviseert de functionaris de betrokken persoon zijn verzoek schriftelijk in te dienen.

3. Indien een functionaris de gevraagde informatie wegens het vertrouwelijke karakter ervan niet mag vrijgeven, meldt hij de betrokken persoon overeenkomstig artikel 18 van deze code om welke reden hij de informatie niet kan verstrekken.

4. Naar aanleiding van verzoeken om informatie over zaken waarvoor de functionaris niet verantwoordelijk is, verwijst hij de indiener naar de bevoegde persoon onder vermelding van diens naam en telefoonnummer. Naar aanleiding van verzoeken om informatie over een andere communautaire instelling of een ander communautair orgaan, verwijst de functionaris de indiener naar de instelling of dat orgaan.

Artikel 23

Verzoeken om toegang tot documenten

1. Naar aanleiding van verzoeken om toegang tot documenten van het Communautair Bureau, verleent de functionaris toegang tot deze documenten in overeenstemming met de voorschriften van het Communautair Bureau en het besluit van de raad van bestuur inzake de toegang tot documenten.

2. Wanneer de functionaris een mondeling verzoek om toegang tot documenten niet kan inwilligen, wordt het lid van het publiek geadviseerd dit verzoek schriftelijk in te dienen.

Artikel 24

Het bijhouden van een register

Het Communautair Bureau houdt een register bij van de inkomende en uitgaande post, de documenten die zij ontvangen, en de maatregelen die zij treffen.

Artikel 25

Toegang van het publiek tot de code

1. Het Bureau treft de nodige maatregelen om erop toe te zien dat aan deze code zoveel mogelijk bekendheid onder de leden van het publiek wordt gegeven. Het Communautair Bureau ziet er met name op toe dat een brochure getiteld "Code van goed administratief gedrag van het Communautair Bureau voor Plantenrassen" beschikbaar is, waarin de volledige tekst is opgenomen.

2. Het Communautair Bureau verstrekt een exemplaar van deze code aan ieder lid van het publiek dat daarom verzoekt.

Artikel 26

Recht om een klacht bij de Europese Ombudsman in te dienen

Indien de functionaris op enigerlei wijze nalaat de in deze code neergelegde beginselen in acht te nemen, kan hierover een klacht bij de Europese Ombudsman worden ingediend, in overeenstemming met artikel 195 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap en het Statuut van de Europese Ombudsman(1).

Artikel 27

Herziening

Deze voorschriften zullen twee jaar na inwerkingtreding worden herzien. Ter voorbereiding op de herziening zal de voorzitter van het Communautair Bureau tegen eind 2001 verslag uitbrengen aan de raad van bestuur over de stand van zaken betreffende de tenuitvoerlegging van de voorschriften.

Artikel 28

Inwerkingtreding

Deze voorschriften treden in werking op 13 april 2000 en zullen in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen worden bekendgemaakt.

Datum: 12 april 2000.

Voorzitter van de raad van bestuur

Louis Van Eylen

(1) Besluit van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB L 113 van 4.5.1994, blz. 15).