BESLUIT VAN DE RAAD

van 3 mei 1999

houdende vaststelling van een financieel reglement met betrekking tot de budgettaire aspecten van het beheer door de secretaris-generaal van de Raad van de contracten die deze sluit als vertegenwoordiger van bepaalde lidstaten met betrekking tot de installatie en de werking van de "Help Desk Server" van de Management Unit en van het Sirene-netwerk fase II

(1999/323/EG)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op artikel 2, lid 1, tweede alinea, eerste zin, van het protocol gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap tot opneming van het Schengen-acquis in het kader van de Europese Unie,

(1) Overwegende dat de secretaris-generaal van de Raad bij Besluit 1999/000/EG van de Raad van 3 mei 1999(1) gemachtigd is in de context van de opneming van het Schengen-acquis in het kader van de Europese Unie op te treden als vertegenwoordiger van bepaalde lidstaten om contracten af te sluiten met betrekking tot de installatie en de werking van de "Help Desk Server" van de Management Unie en van het Sirene-netwerk fase II en deze contracten te beheren;

(2) Overwegende dat de financiële verplichtingen die uit deze contracten voortvloeien niet ten laste komen van de begroting van de Europese Gemeenschappen en dat de bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen(2) derhalve niet van toepassing zijn;

(3) Overwegende dat derhalve specifieke regels moeten worden vastgesteld ter nadere bepaling van de opstelling en uitvoering van de begroting die nodig is om te voldoen aan de financiële verplichtingen die uit die contracten voortvloeien, van de inning van de bijdragen van de betrokken staten, alsmede van de rekening en verantwoording en van de controle van de rekeningen,

BESLUIT:

HOOFDSTUK I

Algemene beginselen

Artikel 1

In dit financieel reglement wordt onder begroting verstaan het besluit waarbij voor elk begrotingsjaar de ontvangsten en uitgaven die nodig zijn om te voldoen aan de verplichtingen welke voortvloeien uit de in het besluit van de Raad van 3 mei 1999 bedoelde contracten, vooraf worden vastgesteld en toegestaan.

Artikel 2

In dit financieel reglement wordt de wijze van opstelling en uitvoering van de begroting vastgesteld.

Artikel 3

1. De begroting wordt onderverdeeld in titels die overeenkomen met de te beheren contracten. De titel die betrekking heeft op het contract bedoeld in artikel 1, lid 1, van het besluit van de Raad van 3 mei 1999, wordt onderverdeeld in hoofdstukken voor de installatiebegroting, respectievelijk de huishoudelijke begroting van het Sirene-netwerk fase II. Indien nodig wordt elk hoofdstuk onderverdeeld in artikelen.

2. De kredieten die geopend worden uit hoofde van een bepaalde titel kunnen niet bestemd worden voor uitgaven uit hoofde van andere titels.

Artikel 4

1. Alle ontvangsten en uitgaven worden voor het volle bedrag in de begroting en in de rekeningen opgenomen; zij mogen niet met elkaar worden gecompenseerd. De gezamenlijke ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke uitgaven.

2. Het begrotingsjaar begint op 1 januari en sluit op 31 december.

3. De bijlagen van de in artikel 21 genoemde staten aan de begroting die gestort zijn vóór de aanvang van het begrotingsjaar waarvoor zij bestemd zijn, worden bijgeschreven op de begroting van dat begrotingsjaar.

4. De uitgaven van een begrotingsjaar worden in de rekeningen van dat begrotingsjaar verantwoord voorzover de betalingsopdrachten daarvoor uiterlijk op 31 december bij de financieel controleur zijn binnengekomen en de betaling vóór 15 januari van het volgende jaar door de rekenplichtige is gedaan.

HOOFDSTUK II

Vaststelling van de begroting

Artikel 5

1. De begroting luidt in euro.

2. De secretaris-generaal van de Raad legt de groep "Schengen Informatiesysteem", hier groep SIS te noemen, vóór 30 september een voorontwerp van begroting voor, vergezeld van een motivering.

3. De groep SIS brengt advies uit over dit voorontwerp.

4. De secretaris-generaal stelt de ontwerp-begroting op en legt deze uiterlijk 31 oktober aan de in artikel 21 genoemde staten voor.

5. De in artikel 21 genoemde lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, stellen de begroting vóór het einde van het jaar vast.

6. Het besluit tot goedkeuring van de begroting, waarvan de in artikel 21 genoemde staten naar behoren in kennis zijn gesteld door de secretaris-generaal, brengt de opeisbaarheid van de bijdragen van deze staten met zich mee.

Artikel 6

1. Indien de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet is vastgesteld,

- kunnen de betalingen worden verricht tot een maandelijks maximum van een twaalfde van het totaal van de voor elke titel voor het vorige begrotingsjaar toegestane kredieten;

- mogen de bijdragen van de in artikel 21 genoemde staten tot een maandelijks maximum van een twaalfde van de volgens de laatste naar behoren vastgestelde begroting gestorte bijdragen, worden afgeroepen.

2. Het besluit om een beroep te doen op telkens een twaalfde van de uitgaven en ontvangsten, met een maximum van drie twaalfden van de volgens de laatste naar behoren vastgestelde begroting opgenomen bedragen, wordt door de secretaris-generaal genomen, die zijn besluit per brief aan de in artikel 21 genoemde staten meedeelt.

3. Boven het maximum van drie twaalfden van de volgens de laatste naar behoren vastgestelde begroting opgenomen bedragen, wordt het besluit om betalingen toe te staan en bijdragen af te roepen door de in artikel 21 genoemde lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, genomen.

4. Wanneer de begroting definitief is vastgesteld, wordt de toepassing van de eventueel uit hoofde van de vorige leden getroffen maatregelen onmiddellijk beëindigd.

Artikel 7

1. Eventuele ontwerpen van een aanvullende of gewijzigde begroting worden in dezelfde vorm en volgens dezelfde procedure ingediend, behandeld en vastgesteld als de begroting waarop zij betrekking hebben.

2. Jaarlijks wordt in de maand volgende op de afsluiting van de in artikel 25, lid 1, bedoelde rekening een gewijzigde begroting ingediend, met als doel het batig saldo van de uitvoering van het vorige begrotingsjaar op te nemen onder de ontvangsten, respectievelijk het negatief saldo op te nemen onder de uitgaven.

Artikel 8

De begroting is toegankelijk voor het publiek.

HOOFDSTUK III

Uitvoering van de begroting en boekhouding

Artikel 9

De uitvoering van de begroting geschiedt volgens het beginsel van scheiding van budgethouder en rekenplichtige. De functies van budgethouder, rekenplichtige en financieel controleur zijn onderling onverenigbaar.

Artikel 10

1. De functie van budgethouder van de ontvangsten en uitgaven wordt uitgeoefend door een directeur-generaal van het secretariaat-generaal van de Raad. De budgethouder voert de begroting uit namens de secretaris-generaal en binnen de grenzen van de toegekende kredieten. Hij kan zijn bevoegdheden delegeren aan een directeur.

2. De budgethouder kan besluiten kredieten over te schrijven van het ene naar het andere artikel van hetzelfde hoofdstuk. Met instemming van de groep SIS kan hij besluiten binnen dezelfde titel van het ene naar het andere hoofdstuk kredieten over te schrijven. Voor de instemming van de groep SIS gelden dezelfde voorwaarden als voor de goedkeuring van haar advies over de begroting.

Artikel 11

De functie van financieel controleur wordt uitgeoefend door de financieel controleur van de Raad volgens de regels die voor diens functie gelden.

Artikel 12

De ontvangsten worden geïnd en de uitgaven betaald door een rekenplichtige die werkzaam is bij het directoraat-generaal A van het secretariaat-generaal van de Raad.

Artikel 13

1. De budgethouder stelt voor de inning van alle bedragen die uit hoofde van artikel 21 verschuldigd zijn, een invorderingsopdracht op. Invorderingsopdrachten worden toegezonden aan de rekenplichtige, die deze opdrachten ter goedkeuring voorlegt aan de financieel controleur.

2. Uit deze goedkeuring blijkt:

- de juistheid van de aanwijzing;

- de regelmatigheid en juistheid van de invorderingsopdracht ten aanzien van de geldende bepalingen;

- de regelmatigheid van de bewijsstukken;

- de juistheid van de naam van de bevoegde autoriteit van de staat die schuldenaar is;

- de vervaldag;

- de juistheid van het bedrag en van de valuta.

3. De rekenplichtige neemt volgens voorschrift opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling.

Artikel 14

1. Elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting kan ontstaan, dient te worden voorafgegaan door een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting door de budgethouder aan de rekenplichtige waarin uitsluitsel wordt gegeven omtrent het oogmerk, het bedrag, de aanwijzing van de uitgave op de begroting en de naam van de schuldeiser. Een dergelijk voorstel wordt toegezonden aan de rekenplichtige, die het ter goedkeuring voorlegt aan de financieel controleur.

2. Uit deze goedkeuring blijkt:

- dat het voorstel tot het aangaan van de betalingsverplichting is voorgelegd overeenkomstig het bepaalde in lid 1;

- de juistheid van de aanwijzing;

- de beschikbaarheid van de kredieten op de begroting;

- de regelmatigheid en juistheid van de uitgave ten aanzien van de geldende bepalingen.

Artikel 15

1. De betaalbaarstelling door de budgethouder omvat:

- verificatie van het bestaan van de rechten van de schuldeiser;

- vaststelling of verificatie van het bestaan en van het bedrag van de vordering;

- verificatie van de opeisbaarheid van de vordering;

- verificatie of de diensten zijn verricht dan wel de aankoop is gedaan zoals was overeengekomen.

2. De budgethouder kan de verificaties onder zijn verantwoordelijkheid laten uitvoeren.

Artikel 16

1. De budgethouder verleent door het afgeven van een betalingsopdracht aan de rekenplichtige machtiging om de betaling te verrichten voor een uitgave die door hem betaalbaar is gesteld.

2. De betalingsopdracht moet vermelden:

- het begrotingsjaar ten laste waarvan de uitgave komt,

- de titel, het hoofdstuk en het artikel van de begroting,

- het te betalen bedrag in cijfers en voluit geschreven met vermelding van de valuta van betaling,

- naam en adres van de begunstigde,

- het oogmerk van de uitgave,

- de wijze van betaling,

- nummer en datum van de desbetreffende goedkeuringen van de voorstellen tot het aangaan der betalingsverplichtingen.

3. De betalingsopdracht wordt door de budgethouder gedateerd en ondertekend.

4. De rekenplichtige legt de betalingsopdracht, vergezeld van de oorspronkelijke bewijsstukken, ter goedkeuring voor aan de financieel controleur.

5. Uit deze goedkeuring blijkt:

- de regelmatigheid van de afgifte van de betalingsopdracht;

- de overeenstemming van de betalingsopdracht met de aangegane betalingsverplichting en de juistheid van het bedrag;

- de juistheid van de aanwijzing;

- de beschikbaarheid van de kredieten onder de titel of het artikel van de begroting die er betrekking op hebben;

- de regelmatigheid van de bewijsstukken;

- de juistheid van de naam en de omschrijving van de begunstigde.

6. Alle uitgaven moeten vooraf gedekt zijn door de bijdragen van de in artikel 21 genoemde staten of, bij ontstentenis daarvan, door een bankkrediet. De bancaire voorfinancieringskosten die bij ontstentenis van een betaling worden gemaakt, worden over de in gebreke blijvende staten verdeeld naar rato van de bijdragen die zij hebben nagelaten te betalen, rekening houdend met de duur van de achterstallige betaling.

Artikel 17

De betalingen worden verricht via een speciaal daarvoor op naam van het secretariaat-generaal van de Raad geopende bankrekening. De bankoverschrijvingen moeten zijn voorzien van de handtekening van twee door de secretaris-generaal aangewezen personeelsleden, waaronder die van de rekenplichtige.

Artikel 18

Indien de financieel controleur zijn in de artikelen 13, 14 en 16 bedoelde goedkeuring weigert en de budgethouder zijn voorstel handhaaft, wordt de zaak voorgelegd aan de secretaris-generaal. Behalve in geval van twijfel over de beschikbaarheid van kredieten, kan deze de weigering van goedkeuring naast zich neerleggen en de invorderingsopdracht, de betalingsverplichting of de betalingsopdracht bevestigen door middel van een met redenen omkleed besluit. De secretaris-generaal stelt de Rekenkamer hiervan binnen een maand op de hoogte. Zijn besluit is van kracht vanaf de datum van weigering van de goedkeuring.

Artikel 19

De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid van de budgethouder, de financieel controleur en de rekenplichtige bij niet-naleving van de bepalingen van dit financieel reglement wordt vastgesteld overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 20

De boekhouding wordt per kalenderjaar volgens de methode van dubbel boekhouden gevoerd. Zij omvat alle ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar.

HOOFDSTUK IV

Bijdragen van de staten

Artikel 21

1. De ontvangsten op de begroting bestaan uit de financiële bijdragen van de lidstaten België, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Italië, Luxemburg, Nederland, Oostenrijk, Portugal, Spanje en Zweden, alsmede van IJsland en Noorwegen.

2. De in de begroting vastgelegde financiële bijdragen van deze staten worden uitgedrukt in euro.

Artikel 22

De in artikel 21 genoemde staten stellen hun financiële bijdragen ter beschikking van de secretaris-generaal volgens de volgende verdeelsleutel:

De verdeling van de bijdragen tussen de in artikel 21 genoemde lidstaten enerzijds en IJsland en Noorwegen (de "andere staten") anderzijds, wordt jaarlijks bepaald op basis van het aandeel van elke lidstaat en van de andere staten in het bruto binnenlands product (BBP) van het voorgaande jaar van alle in artikel 21 genoemde staten tezamen. De verdeling van de bijdragen tussen de betrokken lidstaten wordt jaarlijks bepaald rekening houdend met de bijdragen van de andere staten en naar gelang van het BTW-aandeel van elke lidstaat in de totale BTW-middelen van de Europese Gemeenschappen zoals vastgesteld bij de laatste wijziging van de begroting van de Gemeenschappen in het voorgaande begrotingsjaar.

Artikel 23

1. De secretaris-generaal roept de bijdragen van alle in artikel 21 genoemde staten per brief af via de nationale administraties waarvan de gegevens hem zijn meegedeeld.

2. Deze brief vermeldt:

- het besluit tot goedkeuring van de begroting of, indien een beroep is gedaan op artikel 6, het besluit om de bijdragen via voorlopige twaalfden af te roepen;

- het bedrag in euro dat elke staat moet betalen op basis van de in artikel 22 bedoelde verdeelsleutel;

- de voor de betaling van de bijdrage benodigde gegevens.

3. De bijdragen worden op de in artikel 17 bedoelde bankrekening gestort.

4. De bijdragen worden in euro betaald.

Artikel 24

1. De in artikel 21 genoemde staten moeten uiterlijk op respectievelijk 15 februari, 1 april, 1 juli en 1 oktober 25 % van hun bijdrage gestort hebben.

2. Indien een staat niet beantwoordt aan zijn financiële verplichtingen, zijn de communautaire regels voor moratoire interest met betrekking tot de betaling van de bijdragen aan de Gemeenschapsbegroting van overeenkomstige toepassing.

HOOFDSTUK V

Rekening en verantwoording - Controle van de rekeningen

Artikel 25

1. De secretaris-generaal stelt, binnen twee maanden na afloop van de periode waarin de begroting is uitgevoerd, een jaarrekening en een financiële balans op en doet beide documenten toekomen aan de groep SIS.

2. De jaarrekening omvat alle verrichtingen inzake ontvangsten en uitgaven die op het afgelopen begrotingsjaar betrekking hebben. Zij wordt in dezelfde vorm en met dezelfde onderverdeling als de begroting ingediend.

3. Aan de rekening worden de volgende documenten toegevoegd:

- een overzicht van de situatie van elke in artikel 21 genoemde staat op het stuk van zijn financiële bijdrage, en

- een overzicht van de kredietoverschrijvingen.

4. De financiële balans omvat de activa en de passiva op de begroting op 31 december van het afgelopen begrotingsjaar.

Artikel 26

1. De Rekenkamer wordt verzocht de rekeningen te controleren.

2. De secretaris-generaal verstrekt de Rekenkamer binnen 14 dagen na de in artikel 25, lid 1, genoemde termijn de jaarrekening en de financiële balans.

3. De controle door de Rekenkamer heeft ten doel vast te stellen of alle ontvangsten en uitgaven op een wettige en regelmatige wijze zijn geïnd, respectievelijk in overeenstemming met de te beheren contracten, de begroting en dit financieel reglement.

4. De secretaris-generaal stelt de Rekenkamer alle faciliteiten ter beschikking die deze meent nodig te hebben voor haar taakvervulling.

Artikel 27

De jaarrekening, de financiële balans en het verslag van de Rekenkamer, dit laatste eventueel vergezeld van opmerkingen van de secretaris-generaal, worden vóór 1 juli aan de in artikel 21 genoemde staten voorgelegd. De in artikel 21 genoemde lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, verlenen de secretaris-generaal kwijting voor de uitvoering van de begroting.

HOOFDSTUK VI

Slotbepalingen

Artikel 28

De toepassing van de bepalingen van het Schengen-acquis inzake het Schengen-Informatiesysteem met betrekking tot een staat die niet genoemd wordt in artikel 21, hierna "andere staat" te noemen, heeft tot gevolg dat:

- de verdeling van de bijdragen over de in artikel 21 genoemde staten volgens de in artikel 22 vermelde criteria wordt herzien;

- de bijdragen van de in artikel 21 genoemde staten worden aangepast om die andere staat voor het volledige lopende begrotingsjaar te laten bijdragen aan de werking van fase II van Sirene;

- de bijdragen van de in artikel 21 genoemde staten worden aangepast om die andere staat een deel van de kosten te laten dragen die reeds eerder werden gemaakt voor de installatie van fase II van Sirene. Dat deel wordt berekend rekening houdend met het BTW-aandeel van die staat in de totale BTW-middelen van de Europese Gemeenschappen voor de voorgaande begrotingsjaren waarin kosten zijn gemaakt voor de installatie van fase II van Sirene. Voor de bijdrage van dit deel wordt een "creditnota" aan de in artikel 21 genoemde staten opgesteld naar rato van hun aandeel als berekend volgens artikel 22. Naar keuze kunnen deze staten dit bedrag gebruiken voor hun aandeel aan de huishoudelijke begroting of om terugbetaling verzoeken.

Artikel 29

Dit financieel reglement geldt mutatis mutandis voor de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven die nodig zijn om aan de verplichtingen te voldoen welke voortvloeien uit de in artikel 1 van het besluit van de Raad van 3 mei 1999 bedoelde contracten voor de resterende periode van het begrotingsjaar waarin het reglement van kracht wordt.

Artikel 30

1. Dit financieel reglement treedt onmiddellijk in werking.

2. Het wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 3 mei 1999.

Voor de Raad

De voorzitter

J. FISCHER

(1) Zie bladzijde 49 van dit Publicatieblad.

(2) PB L 356 van 31.12.1977, blz. 1.