BESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT van 10 juli 1997 inzake de toegang van het publiek tot de documenten van het Europees Parlement (97/632/EGKS, EG, Euratom)

HET EUROPEES PARLEMENT,

Gelet op de Verdragen tot oprichting van de Europese Gemeenschappen, en met name artikel 142 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gezien zijn huishoudelijk reglement, en met name artikel 22 daarvan,

Gezien de bij de slotakte van het Verdrag betreffende de Europese Unie gevoegde verklaring betreffende het recht op toegang tot informatie, waarin onderstreept wordt dat de doorzichtigheid van het besluitvormingsproces het democratische karakter van de instellingen en het vertrouwen van het publiek in het bestuur versterkt,

Overwegende dat, conform bovenvermelde verklaring en de conclusies van de Europese Raad, te Birmingham en Edinburgh bijeen, wat betreft het bevorderen van een Gemeenschap die dichter bij de burgers staat, dient te worden voorzien in maatregelen met het oog op de toepassing van deze beginselen door het Europees Parlement;

Overwegende dat de toepassing van het beginsel van ruime toegang van het publiek tot de documenten van het Europees Parlement, teneinde de doorzichtigheid van de werkzaamheden van de instelling te vergroten, niet ten koste mag gaan van de bescherming van het openbaar belang, het individu en de privacy, en dat wat met name dit aspect betreft dan ook moet worden voorzien in afwijkingen;

Overwegende dat deze beginselen geen afbreuk mogen doen aan de bepalingen betreffende de toegang tot stukken die rechtstreeks betrekking hebben op personen die bij die stukken een specifiek belang hebben;

Overwegende dat dit besluit ten uitvoer dient te worden gelegd met inachtneming van de eventueel door de instelling vastgestelde bepalingen betreffende gerubriceerde informatie;

Overwegende dat de bepalingen van dit besluit dienen te worden toegepast met inachtneming van en onverminderd de voorschriften van het huishoudelijk reglement van de instelling;

Overwegende dat het Europees Parlement steeds veel belang gehecht heeft aan het voeren van een open en constante dialoog met de burgers van de Unie, teneinde ze bij de actie van de Gemeenschap te betrekken en ze daarin een beter inzicht te verschaffen;

Overwegende dat de in dit besluit opgenomen regeling tot doel heeft de informatiemogelijkheden die het Parlement, zijn leden en zijn diensten traditioneel steeds hebben geboden aan te vullen, door verlening van inzage in de door de instelling opgestelde documenten,

BESLUIT:

Artikel 1

1. Het publiek heeft het recht van inzage in de documenten van het Europees Parlement onder de in dit besluit vastgestelde voorwaarden.

2. Onder "document van het Europees Parlement" wordt verstaan elk door de instelling opgesteld stuk dat reeds bestaande informatie bevat, ongeacht de informatiedrager, onder voorbehoud van de bepalingen van artikel 2, lid 3.

Artikel 2

1. Een verzoek om inzage in een document van het Parlement dient schriftelijk te worden gericht aan het Secretariaat-generaal van het Europees Parlement of het voorlichtingsbureau van de instelling in de lidstaat waar de aanvrager verblijft. Het verzoek moet duidelijk zijn geformuleerd en met name de gegevens bevatten die het mogelijk maken het (de) gevraagde document(en) te identificeren, alsmede de precieze naam en het volledige adres van de aanvrager. De instelling kan indien nodig de aanvrager verzoeken zijn aanvraag nader te omschrijven.

2. Het gevraagde document wordt toegezonden in de taal of de talen van de aanvrager(s).

3. Indien de auteur van een bij het Parlement aangevraagd document een natuurlijke of rechtspersoon, een lidstaat, een andere instelling of communautair orgaan of een andere nationale of internationale organisatie is, dient het verzoek niet te worden gericht aan het Europees Parlement, maar rechtstreeks aan de auteur van het document.

4. Het Europees Parlement zal in overleg met de aanvrager(s) proberen een billijke oplossing te vinden in geval van herhaalde verzoeken en/of verzoeken die betrekking hebben op omvangrijke documenten.

Artikel 3

1. De toegang tot de documenten geschiedt hetzij door inzage ter plaatse of in de voorlichtingsbureaus van het Parlement, hetzij door toezending van een kopie op kosten van de aanvrager. Het bedrag dat voor deze toezending wordt gevraagd, moet redelijk zijn. Dit bedrag en de vergoedingen voor omvangrijke, gedrukte documenten of de kosten met betrekking tot andere middelen van verzending worden vastgesteld bij een in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen te publiceren besluit van het Bureau van het Europees Parlement.

2. Het Parlement kan bepalen dat de persoon die inzage krijgt in een document dit niet voor handels- of reclamedoeleinden mag kopiëren of verspreiden zonder voorafgaande toestemming.

3. De bevoegde dienst van de instelling zal de aanvrager binnen 45 dagen na ontvangst van het verzoek schriftelijk op de hoogte brengen van hetzij de inwilliging van het verzoek, hetzij zijn voornemen om de instelling voor te stellen het verzoek af te wijzen. In dit laatste geval wordt de aanvrager tevens op de hoogte gebracht van de redenen van dit voornemen, en hem medegedeeld dat hij 45 dagen de tijd heeft om een nieuw verzoek aan de instelling te richten, teneinde herziening van dit standpunt te verkrijgen, en dat indien hij binnen deze termijn niet reageert, zal worden aangenomen dat hij van zijn oorspronkelijke verzoek heeft afgezien.

4. Indien een nieuw verzoek ingediend wordt en het Bureau ertoe besluit inzage in het gevraagde document te weigeren, wordt dit besluit, dat binnen 45 dagen na indiening van het hernieuwde verzoek moet worden genomen, zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de aanvrager medegedeeld. In dit met redenen omklede besluit moet worden vermeld over welke middelen van beroep aanvrager beschikt, met name instelling van een justitieel beroep of indiening van een klacht bij de ombudsman, onder de in de artikelen 173 en 138 E van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap vastgestelde voorwaarden.

Artikel 4

1. Elk verzoek om inzage in een document van het Europees Parlement wordt behandeld door de betrokken organen of diensten, die zich uitspreken over het aan dit verzoek te geven gevolg.

2. De secretaris-generaal van het Europees Parlement antwoordt namens de instelling op verzoeken om inzage in documenten van het Parlement. Het Bureau van het Europees Parlement besluit op voorstel van de secretaris-generaal of een verzoek om herziening al dan niet wordt ingewilligd. Het kan zijn bevoegdheid tot ondertekening overdragen aan de secretaris-generaal.

Artikel 5

1. Inzage in een document van het Europees Parlement mag niet worden toegestaan wanneer bekendmaking ervan afbreuk kan doen aan:

- de bescherming van het openbaar belang, met name wat betreft de openbare veiligheid, de financiële belangen van de Europese Gemeenschap, gerechtelijke procedures of enquêteactiviteiten van de instelling;

- de bescherming van de geheimhouding op commercieel en industrieel gebied;

- de bescherming van het individu en de privacy;

- de bescherming van de vertrouwelijkheid, indien de natuurlijke of rechtspersoon die bepaalde van de in het document vermelde gegevens heeft verstrekt daarom heeft verzocht of indien daarin is voorzien in de wetgeving van de lidstaat waarvan bepaalde gegevens afkomstig zijn.

2. Inzage in een document van het Europees Parlement kan worden geweigerd omwille van de geheimhouding van de beraadslagingen van fracties of organen van de instelling wanneer zijn achter gesloten deuren vergaderen, of van de betrokken diensten van het Secretariaat-generaal.

Artikel 6

Dit besluit is van toepassing met inachtneming van en onverminderd de bepalingen van het huishoudelijk reglement van de instelling.

Artikel 7

Dit besluit zal twee jaar na zijn inwerkingtreding worden heroverwogen. Met het oog op deze heroverweging zal de secretaris-generaal van het Parlement verslag uitbrengen over de tenuitvoerlegging van het besluit in 1997 en 1998.

Artikel 8

Dit besluit treedt in werking op 1 oktober 1997.

Gedaan te Brussel, 10 juli 1997.

Voor het Europees Parlement

De Voorzitter

José María GIL-ROBLES