Besluit van de Toezichthouder op de procedurewaarborgen tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen voor de behandeling van klachten

(2022/C 494/07)

DE TOEZICHTHOUDER,

Gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad (1), en met name de artikelen 9 bis en 9 ter,

Gezien het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie (2),

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

“getuige”: elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die de Toezichthouder informatie kan verstrekken die relevant is voor het beoordelen van de feiten met betrekking tot een aanhangige klacht.

“betrokken persoon”: elke persoon of marktdeelnemer tegen wie een OLAF-onderzoek is ingesteld;

4. Het secretariaat van het Comité van toezicht (“secretariaat”) verleent de Toezichthouder alle nodige administratieve en juridische ondersteuning ten behoeve van het klachtenmechanisme. Het secretariaat verricht met name de administratieve taken in verband met het afhandelingsproces van klachten, zoals de registratie van klachten en daarmee verband houdende documenten, de administratieve correspondentie en de uitwisseling van documenten met de partijen.

2. De Toezichthouder onderzoekt de klachten in alle onafhankelijkheid, ook van OLAF en het Comité van toezicht, zonder zich te mengen in het verloop van lopende OLAF-onderzoeken.

3. In een klacht worden i) de identiteit van de klager, ii) het voorwerp van de klacht en, indien mogelijk, iii) de referentie van het OLAF-onderzoek waarop de klacht betrekking heeft, duidelijk vermeld. In het bijzonder moet de klacht het volgende bevatten: i) een duidelijke en beknopte beschrijving van de relevante feiten, en ii) een duidelijke en beknopte beschrijving van de vermeende inbreuk(en) op de procedurewaarborgen en/of de regels die van toepassing zijn op OLAF-onderzoeken. Aan de hand van bovenstaande informatie moet de Toezichthouder in staat zijn om de strekking van de klacht vast te stellen. De klager kan zo nodig relevante bewijsstukken bij de klacht voegen.

2. De klager mag een van de officiële EU-talen gebruiken. De Toezichthouder communiceert in die taal met de klager. Om de procedure te versnellen kan de Toezichthouder, in afwachting van de vertaling van de nodige documenten in de taal van de klacht, zo nodig met de klager overeenkomen om de correspondentie in een andere EU-taal te voeren.

1. Klachten worden schriftelijk ingediend, hetzij elektronisch, hetzij per post. Klagers wordt sterk aangeraden gebruik te maken van het klachtenformulier dat beschikbaar is op de website van de Toezichthouder. Klagers hebben het recht zich te laten vertegenwoordigen en/of bijstaan door een persoon naar keuze.

4. De Toezichthouder onderzoekt tevens binnen dezelfde termijn of de klacht kennelijk ongegrond, repetitief of lasterlijk is.

1. Binnen tien werkdagen na de dag van ontvangst bepaalt de Toezichthouder of de klacht ontvankelijk is.

Wanneer de Toezichthouder verneemt dat de in de klacht aangevoerde feiten het voorwerp uitmaken of hebben uitgemaakt van een gerechtelijke procedure, sluit de Toezichthouder de zaak en stelt hij of zij de klager en OLAF daarvan in kennis.

2. In naar behoren gemotiveerde omstandigheden kan de Toezichthouder besluiten om informatie of materiaal dat relevant is voor de beoordeling van de klacht niet aan een partij te verstrekken, indien de andere partij om een vertrouwelijke behandeling heeft verzocht. Bij de beslissing over de zaak weegt de Toezichthouder onder meer de noodzaak om de vertrouwelijkheid en de doeltreffendheid van het OLAF-onderzoek te beschermen af tegen de inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor. De klager krijgt geen documenten uit het dossier van OLAF waartoe de klager op grond van andere wettelijke bepalingen geen toegang heeft of waartoe OLAF reeds toegang heeft geweigerd.

1. De Toezichthouder rondt de beoordeling van een klacht niet af alvorens de klager en OLAF te hebben gehoord. Beide partijen worden in de gelegenheid gesteld hun zaak uiteen te zetten en eventuele bewijsstukken in te dienen. Zij worden ook in kennis gesteld van elkaars ingediende stukken en krijgen de mogelijkheid om daarop binnen de door de Toezichthouder bepaalde termijn te reageren.

5. De Toezichthouder kan de in de leden 2 tot en met 4 bedoelde informatie schriftelijk of mondeling opvragen.

3. De Toezichthouder nodigt de klager uit om binnen vijf werkdagen zijn of haar opmerkingen op de door OLAF ingediende stukken in te dienen. De klager kan om verlenging van deze termijn verzoeken. De Toezichthouder kan de klager tevens verzoeken aanvullende informatie of documenten te verstrekken, of reeds aan de Toezichthouder verstrekte informatie of documenten te verduidelijken.

2. De Toezichthouder verzoekt OLAF zijn standpunt over de klacht of over specifieke aspecten ervan kenbaar te maken binnen een bepaalde termijn, die normaal gesproken niet meer dan tien werkdagen bedraagt. OLAF kan om verlenging van deze termijn verzoeken. De Toezichthouder kan OLAF verzoeken om nadere informatie en/of toegang tot (een deel van) het dossier. De Toezichthouder kan OLAF ook verzoeken om een vertaling van zijn opmerkingen in de taal van de klacht.

4. De Toezichthouder stelt een verslag of samenvatting van de hoorzitting op en stelt dit ter beschikking van zowel de klager als OLAF. Zij kunnen beiden binnen twee werkdagen hun opmerkingen indienen. Het verslag wordt opgenomen in het klachtendossier.

2. Hoorzittingen kunnen plaatsvinden bij de Toezichthouder of virtueel via videoconferentie. Zij zijn niet openbaar.

1. De Toezichthouder kan hoorzittingen organiseren en leiden. Het doel van hoorzittingen is i) informatie te verkrijgen die relevant is voor de klacht en/of ii) een snelle oplossing voor de klacht te vinden. De Toezichthouder kan geen hoorzittingen leiden zonder de aanwezigheid van zowel OLAF als de klager. De Toezichthouder hoort getuigen echter achter gesloten deuren zonder dat OLAF of de klager daarbij aanwezig is.

Indien de Toezichthouder na beoordeling van alle verzamelde informatie en bewijsstukken tot de conclusie komt dat de vermeende inbreuken niet bewezen zijn, sluit de Toezichthouder de zaak en stelt hij of zij de klager en de directeur-generaal van OLAF hiervan in kennis.

4. Indien de Toezichthouder de door OLAF geboden oplossing bevredigend acht, sluit hij of zij de zaak en stelt hij of zij OLAF en de klager daarvan in kennis.

3. De Toezichthouder verstrekt de klager een kopie van het antwoord van OLAF met het verzoek om binnen vijf werkdagen zijn of haar opmerkingen in te dienen.

2. OLAF stelt de Toezichthouder binnen vijftien werkdagen in kennis van elke in dit verband genomen of te nemen maatregel.

Artikel 12

Aanbevelingen

1. Indien de Toezichthouder de door OLAF geboden oplossing niet bevredigend acht en van mening is dat de klacht kan worden opgelost, brengt hij of zij een aanbeveling uit over de wijze waarop de klacht binnen de in artikel 9 ter, lid 5, van de OLAF-verordening bepaalde termijnen kan worden opgelost.

2. Indien de Toezichthouder binnen de in artikel 9 ter, lid 5, van de OLAF-verordening bepaalde termijnen geen aanbeveling uitbrengt of eindbesluit neemt, wordt aangenomen dat de Toezichthouder de klacht zonder aanbeveling heeft afgewezen.

3. Voordat de Toezichthouder een aanbeveling uitbrengt, raadpleegt hij of zij het Comité van toezicht met het oog op het verkrijgen van een advies. Daartoe stelt de Toezichthouder een verslag op met alle informatie die het Comité van toezicht nodig heeft om zijn advies uit te brengen. Het verslag bevat, voor zover mogelijk, geen persoonsgegevens of andere gegevens die tot de identificatie van de klager kunnen leiden of de vertrouwelijkheid van het OLAF-onderzoek in gevaar kunnen brengen. Het Comité van toezicht antwoordt binnen de door de Toezichthouder bepaalde termijn, die niet korter mag zijn dan vijf werkdagen.