NL Publicatieblad van de Europese Unie L 342/57

BESLUIT (EU) 2015/2463 VAN DE COMMISSIE

van 18 december 2015

betreffende het reglement van orde van de instantie als bedoeld in artikel 108 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (1),

Gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie van 29 oktober 2012 houdende uitvoeringsvoorschriften voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie (2), en met name artikel 144,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Bij Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 is een instantie ingesteld die de in artikel 106, lid 1, van die verordening bedoelde situaties centraal beoordeelt en passende aanbevelingen doet (hierna „de instantie” genoemd).

(2) Bij artikel 108, lid 7, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 wordt de samenstelling van de instantie geregeld en bepaald dat de instantie wordt bijgestaan door een vast secretariaat, dat door de Commissie wordt verzorgd.

(3) Artikel 144 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 regelt de organisatie en de samenstelling van de instantie, de procedure voor de aanstelling van de voorzitter en het omgaan met belangenconflicten. Artikel 144, lid 5, bepaalt dat de Commissie het reglement van orde van de instantie vaststelt.

(4) Het is dienstig de procedure vast te stellen voor de aanstelling en het ontslag van de voorzitter en bepalingen inzake plaatsvervanging bij afwezigheid of verhindering om de taken uit te oefenen.

(5) Het is noodzakelijk nadere bepalingen vast te stellen inzake de samenstelling van de instantie in een bepaalde zaak, in het bijzonder voor de aanwijzing van de twee permanente leden, hun plaatsvervangers en het andere lid dat de ordonnateur vertegenwoordigt.

(6) Voor een goed beheer van de instantie is het dienstig nadere bepalingen vast te stellen betreffende de ondersteunende taken van het secretariaat in het kader van de werkzaamheden van de instantie.

(7) De procedure om een zaak aan de instantie voor te leggen, dient nader te worden verduidelijkt, in het bijzonder wat betreft de minimuminhoud van het verzoek van de ordonnateur.

(8) In het belang van ondernemers is het nodig de praktische regelingen te verduidelijken die hun recht om te worden gehoord moeten waarborgen.

(9) Het is dienstig de praktische regelingen voor de nauwe samenwerking tussen de instantie en het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) te bepalen in het licht van de administratieve regelingen die voor de samenwerking en tijdige uitwisseling van informatie tussen de Commissie en OLAF gelden.

(10) Het is dienstig de regels voor de aanneming van aanbevelingen van de instantie te verduidelijken.

(11) De verwerking van persoonsgegevens door de instantie en haar secretariaat moet worden uitgevoerd in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (3).

(12) Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (4) moet van toepassing zijn op de aanbevelingen van de instantie,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Onderwerp

Bij dit besluit wordt het reglement van orde van de instantie als bedoeld in artikel 108 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (hierna „de instantie” genoemd) vastgesteld.

Artikel 2

Aanstelling en ontslag van de voorzitter

1. De voorzitter van de instantie wordt door de Commissie aangesteld overeenkomstig artikel 144 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012.

2. Indien de voorzitter niet meer voldoet aan de voorwaarden voor de uitoefening van zijn taken, kan hij door de Commissie daarvan worden ontheven.

Artikel 3

Plaatsvervanging van de voorzitter

1. De voorzitter heeft een plaatsvervanger die hem vervangt als hij zelf afwezig of verhinderd is zijn taken te verrichten. De plaatsvervanger wordt door de Commissie aangesteld overeenkomstig artikel 144 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012.

2. Wanneer zowel de voorzitter als zijn plaatsvervanger afwezig of verhinderd zijn, worden zij vervangen door het in overeenstemming met artikel 4 aangewezen permanente lid met de hoogste anciënniteit (5). In dat geval wordt het permanente lid dat als plaatsvervanger voor de voorzitter optreedt, vervangen door zijn in overeenstemming met artikel 4 aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 4

Aanwijzing van de leden van de instantie en hun plaatsvervangers

1. De directeur van de centrale financiële dienst bij het directoraat-generaal Begroting wordt een van de twee permanente leden van de instantie als bedoeld in artikel 144, lid 2, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012. De directeur-generaal Begroting wijst een ambtenaar van rang AD 11 of hoger aan als zijn plaatsvervanger.

De directeur-generaal Begroting wijst het tweede permanente lid en zijn plaatsvervanger ad personam aan uit de ambtenaren van minstens rang AD 14 en AD 11 respectievelijk.

2. Het in artikel 144, lid 2, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 bedoelde andere lid dat de verzoekende ordonnateur vertegenwoordigt, wordt overeenkomstig artikel 65, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 aangewezen volgens het reglement van orde en de interne administratieve voorschriften van de betrokken instelling, het betrokken agentschap of het betrokken orgaan.

Artikel 5

Aanwijzing van waarnemers en samenwerking met OLAF

1. Waarnemers nemen niet deel aan de aanneming van aanbevelingen door de instantie overeenkomstig artikel 13.

2. Vertegenwoordigers van de volgende entiteiten hebben de status van waarnemer:

a) de Juridische Dienst van de Commissie;

b) het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), wanneer het verzoek van de ordonnateur onder andere is gebaseerd op door OLAF verstrekte informatie;

c) ordonnateurs (andere dan de verzoekende ordonnateur) van de Commissie, van een door de Commissie opgericht Europees bureau, van een uitvoerend agentschap, van een andere instelling of van een ander Europees bureau, lichaam of orgaan dat betrokken is bij de aan de instantie voorgelegde zaak, alsmede

d) elke andere door de voorzitter uitgenodigde entiteit.

3. Een vertegenwoordiger van de Juridische Dienst neemt deel aan alle vergaderingen van de instantie. De Juridische Dienst moet op de hoogte worden gebracht van alle schriftelijke procedures als bedoeld in artikel 10 en kan mondelinge of schriftelijke opmerkingen maken. Hij is verplicht dit te doen indien de voorzitter daarom verzoekt.

4. Wanneer OLAF de status van waarnemer heeft in gevallen als bedoeld in lid 2, onder b), werkt het Bureau nauw samen met de instantie overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (6), daarbij lettend op de eerbiediging van de procedurele en grondrechten en de bescherming van klokkenluiders. In dergelijke gevallen mogen vertegenwoordigers van OLAF alle vergaderingen van de instantie bijwonen en aan alle mondelinge en schriftelijke procedures als bedoeld in de artikelen 9 en 10 deelnemen door mondelinge en/of schriftelijke opmerkingen te maken; zij zijn verplicht dit te doen indien de voorzitter daarom verzoekt.

In andere gevallen kan OLAF worden verzocht relevante informatie of advies te verstrekken, indien de voorzitter dit dienstig acht om de financiële belangen van de Unie te beschermen.

5. Ordonnateurs met de status van waarnemer krachtens lid 2, onder c), nemen deel aan alle vergaderingen van de instantie. Zij worden op de hoogte worden gebracht van alle schriftelijke procedures als bedoeld in artikel 10 en kunnen mondelinge of schriftelijke opmerkingen maken.

6. Andere waarnemers nemen deel aan de vergaderingen van de instantie op uitnodiging van de voorzitter en kunnen mondelinge en schriftelijke opmerkingen maken op diens verzoek.

Artikel 6

Voorkoming van en omgang met belangenconflicten

1. Leden of waarnemers van wie de deelname aan de beraadslagingen van de instantie over een specifiek agendapunt aanleiding zou geven tot een belangenconflict, stellen de voorzitter en het secretariaat onverwijld en in ieder geval voor de aanvang van de beraadslagingen hiervan in kennis.

2. Wanneer een belangenconflict wordt geconstateerd, trekt het lid of de waarnemer zich terug en onthoudt hij zich van de bespreking van het agendapunt en van deelname aan de beraadslagingen, de consensus of de stemming, al naargelang van het geval.

3. De leden en waarnemers dienen vóór aanvang van de beraadslagingen van de instantie over een bepaalde zaak een verklaring te ondertekenen dat zij niet in een situatie van belangenconflict verkeren.

4. Indien de voorzitter zelf in een situatie van belangenconflict verkeert met betrekking tot een bepaald agendapunt, stelt hij het secretariaat daarvan in kennis en trekt hij zich terug. In dergelijke gevallen wordt de voorzitter vervangen door zijn plaatsvervanger.

5. De leden 1, 2 en 3 zijn van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangend voorzitter, de plaatsvervangende leden en de leden van het secretariaat van de instantie.

Artikel 7

Vast secretariaat

1. Het secretariaat van de instantie wordt verzorgd door en is administratief gekoppeld aan het directoraat-generaal Begroting.

2. Het secretariaat vervult de taken die zijn vastgelegd in artikel 144 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012. Deze taken omvatten met name:

a) het controleren of verzoeken tot voorlegging van een zaak aan de instantie volledig zijn voordat deze aan de voorzitter en de leden worden voorgelegd;

b) het nagaan of er bij een zaak andere ordonnateurs betrokken zijn die als waarnemer kunnen worden voorgesteld;

c) het aanwijzen van zaken waarin OLAF dient te worden verzocht relevante informatie of advies te verstrekken, zoals bedoeld in artikel 5, lid 4, tweede alinea;

d) het opstellen van de agenda voor de vergaderingen van de instantie onder verantwoordelijkheid van de voorzitter en het toezenden aan de leden en waarnemers;

e) het bijwonen van de beraadslagingen van de instantie en het opstellen van de notulen van elke vergadering;

f) kennisgeving doen aan betrokken ondernemers en andere betrokken ordonnateurs overeenkomstig artikel 108, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012;

g) de door de instantie aangenomen aanbeveling ter kennis brengen van de verzoekende ordonnateur;

h) het afhandelen van verzoeken om toegang tot documenten van de instantie, met name de aanbevelingen, in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Artikel 8

Voorlegging van zaken aan de instantie

1. De instantie komt bijeen op verzoek van een ordonnateur van de Commissie, van een andere instelling, van een door de Commissie opgericht Europees bureau, van een uitvoerend agentschap of van een ander Europees bureau, orgaan of agentschap.

2. Het verzoek wordt langs elektronische weg aan het secretariaat gericht, per versleutelde e-mail aan Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu, volgens de versleutelingsregels die bij de Commissie gelden.

3. Wanneer de bevoegde ordonnateur kennis krijgt van informatie als bedoeld in artikel 106, lid 2, en artikel 108, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, legt hij de zaak uiterlijk binnen twee maanden aan de instantie voor, behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen.

4. Het verzoek waarbij de ordonnateur een zaak aan de instantie voorlegt, bevat de in artikel 108, lid 8, onder a), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde informatie. De ordonnateur zendt tevens alle andere relevante informatie, in het bijzonder verslagen van OLAF, in die gevallen waarin de informatie door OLAF is verstrekt overeenkomstig artikel 7, lid 6, en artikel 11 van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013.

5. Alleen wanneer een verzoek vergezeld gaat van de in lid 4 bedoelde informatie, begint de in artikel 108, lid 8, onder f), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 vastgestelde termijn te lopen.

6. Het verzoek beslaat ten hoogste tien bladzijden, exclusief bijlagen, behalve in zaken die juridisch of feitelijk bijzonder complex zijn.

Artikel 9

Bijeenroeping van een vergadering

Een vergadering van de instantie wordt door de voorzitter bijeengeroepen om:

a) de voorlopige juridische kwalificatie als bedoeld in artikel 108, lid 8, onder b), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 vast te stellen;

b) een aanbeveling aan te nemen overeenkomstig artikel 108, lid 9, van die verordening.

Artikel 10

Schriftelijke procedure

1. Op initiatief van de voorzitter of op verzoek van een lid van de instantie kan de voorlopige juridische kwalificatie worden vastgesteld en de aanbeveling worden aangenomen via schriftelijke procedure. Elk lid van de instantie en/of de voorzitter kan bezwaar maken tegen het gebruik van de schriftelijke procedure. De voorzitter roept dan binnen een redelijke termijn de instantie bijeen.

2. De voorzitter bepaalt de termijn voor de schriftelijke procedure naargelang van de urgentie van de zaak, met inachtneming van de in artikel 12 bedoelde termijnen.

Artikel 11

Recht om schriftelijke opmerkingen te maken

1. De instantie eerbiedigt het recht van de betrokken ondernemer om opmerkingen te maken in overeenstemming met artikel 108, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.

2. Voor openbaarmaking van informatie die afkomstig is van of verband houdt met onderzoeken die zijn uitgevoerd of gecoördineerd door OLAF, is de toestemming van OLAF vereist, te verlenen in het kader van de mondelinge en schriftelijke procedure als bedoeld in artikel 5, lid 4.

3. Wanneer het verzoek van de ordonnateur gebaseerd is op door OLAF verstrekte informatie, wordt ter waarborging dat de vertrouwelijkheid van door OLAF uitgevoerde of gecoördineerde onderzoeken en van nationale onderzoeken of gerechtelijke procedures, voor zover OLAF daarvan kennis heeft, niet wordt geschaad, OLAF door de instantie geraadpleegd alvorens zij de kennisgeving aan de ondernemer verricht als bedoeld in artikel 108, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.

4. De ondernemer deelt zijn opmerkingen schriftelijk en in elektronische vorm per e-mail aan Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu aan het secretariaat mee, als gewoon elektronisch bestand dat met een tekstverwerkingsprogramma is opgemaakt.

5. De schriftelijke opmerkingen beslaan in de regel ten hoogste tien bladzijden, exclusief bijlagen, behalve in zaken die juridisch of feitelijk bijzonder complex zijn.

Artikel 12

Toepasselijke termijnen

1. De termijnen waarbinnen de instantie haar aanbevelingen aanneemt, zijn die vastgesteld in artikel 108, lid 8, onder f), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.

2. In het bijzonder de behoefte aan vertaling van door de ondernemer ingediende schriftelijke opmerkingen geldt als uitzonderlijk en gerechtvaardigd geval waarin de termijn voor het aannemen van een aanbeveling kan worden verlengd.

Artikel 13

Aanneming van de aanbeveling

De instantie streeft naar consensus.

Indien er geen consensus kan worden bereikt, wordt de zaak in stemming gebracht, waarbij:

a) de voorzitter één stem heeft,

b) de twee permanente leden samen één stem hebben, en

c) het andere lid dat de verzoekende ordonnateur vertegenwoordigt, één stem heeft.

Het standpunt van de instantie moet worden goedgekeurd met een absolute meerderheid.

Artikel 14

Kennisgeving van de aanbeveling

1. De instantie stelt de verzoekende ordonnateur onverwijld van haar aanbeveling in kennis.

2. Tegelijkertijd deelt de instantie haar aanbeveling aan de eventuele waarnemers mee, alsmede aan OLAF wanneer de zaak is gebaseerd op informatie van OLAF.

Artikel 15

Vertrouwelijk karakter van de beraadslagingen

De beraadslagingen van de instantie zijn en blijven geheim.

Artikel 16

Bescherming van persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens door de instantie en haar secretariaat geschiedt in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 45/2001.

Artikel 17

Overgangsbepalingen

In afwachting van de aanstelling van de voorzitter en diens plaatsvervanger oefent het permanente lid met de hoogste anciënniteit de taken van voorzitter van de instantie uit.

Artikel 18

Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Gedaan te Brussel, 18 december 2015. Voor de Commissie De voorzitter Jean-Claude JUNCKER

(1) PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1.

(2) PB L 362 van 31.12.2012, blz. 1.

(3) Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlĳke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrĳe verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1).

(4) Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43).

(5) De regels van de Commissie inzake anciënniteit zijn van toepassing.

(6) Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad (PB L 248 van 18.9.2013, blz. 1).