VERSLAG OVER DE REKENINGEN EN HET BEHEER VAN HET EUROPEES CENTRUM VOOR DE ONTWIKKELING VAN DE BEROEPSOPLEIDING (CEDEFOP - BERLIJN) BETREFFENDE HET BEGROTINGSJAAR 1993 EN OPMERKINGEN OVER HET FINANCIEEL BEHEER GEDURENDE HET TIJDVAK 1987-1993 VERGEZELD VAN DE ANTWOORDEN VAN HET CENTRUM (94/C 378/01)

1. INLEIDING Achtergrond 1.1. Het Cedefop werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad (1) als orgaan van de Europese Gemeenschap, met de opdracht de beroepsopleiding op communautair niveau te bevorderen. Het begon zijn werkzaamheden te Berlijn in 1976 en is voor zijn werking en beheer afhankelijk van de Commissie en van zijn Raad van Bestuur. Luidens genoemde verordening heeft het tot functie "de Commissie bij te staan ten einde de beroepsopleiding en de voortgezette opleiding op communautair niveau te bevorderen en te ontwikkelen", bij te dragen "tot de tenuitvoerlegging van een gemeenschappelijk beleid inzake de beroepsopleiding" en "in het bijzonder de uitwisseling van informatie en ervaring" te bevorderen. Zijn voornaamste taken op het vlak van de beroepsopleiding zijn documentatie samen te stellen, bij te dragen tot de ontwikkeling en cooerdinatie van het onderzoek, nuttige documentatie en informatie te verspreiden, initiatieven te bevorderen en te steunen die een gecooerdineerde aanpak kunnen vergemakkelijken (specifiek in verband met de onderlinge aanpassing van de niveaus en de onderlinge erkenning van certificaten) en een ontmoetingsplaats voor alle belanghebbenden te vormen.

Bereik van de controle 1.2. Overeenkomstig het bepaalde in de relevante Verordening (EEG) nr. 1416/76 (2) heeft de Kamer de rekeningen en het financieel beheer over het begrotingsjaar 1993 van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop - Berlijn) onderzocht. Bovendien heeft de Kamer overeenkomstig artikel 72 van die verordening een onderzoek verricht naar de deugdelijkheid van het financieel beheer van het Cedefop. De opmerkingen naar aanleiding van de vorige controle van het financieel beheer door de Kamer betroffen de periode tot 1986 en werden samen met het jaarverslag van de Kamer over de rekeningen 1986 van het Cedefop gepubliceerd. Het onderhavige verslag bevat de opmerkingen van de Kamer over het financieel beheer in de periode 1987-1993. Deze berusten op een reeks gesprekken en op een uitgebreid onderzoek van stukken betreffende de behandelde periode.

1.3. Op de vergadering van de Europese Raad op 29 oktober 1993 werd besloten de zetel van het Cedefop over te brengen van Berlijn naar Thessaloniki in Griekenland (3). In dit verslag houdt de Kamer rekening met de invloed hiervan op het werk van het Cedefop aan het eind van 1993 en onderzoekt zij de waarschijnlijke veranderingen en de nieuwe mogelijkheden tot verbetering.

2. OPMERKINGEN IN VERBAND MET HET ONDERZOEK VAN DE REKENINGEN 1993 DOOR DE KAMER Financiële bepalingen 2.1. De herziening van de financiële bepalingen werd door de Raad vastgesteld op 30 juni 1993 (4) maar werd slechts ten dele toegepast bij de opstelling van de balans van het Centrum en geheel niet bij de boeking van ontvangsten en uitgaven gedurende het jaar. Zij zal volledig worden toegepast op de rekeningen van 1994.

Financiële gegevens 2.2. De voor het begrotingsjaar 1993 beschikbare kredieten beliepen 11,92 Mio ECU. De aangegane verplichtingen resulteerden in betalingen ten belope van 8,23 Mio ECU en overdrachten naar het begrotingsjaar 1994 ten bedrage van 3,02 Mio ECU, terwijl het saldo van 0,67 Mio ECU werd geannuleerd. Van de uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten werd een bedrag van 1,24 Mio ECU gebruikt voor betalingen, terwijl 0,43 Mio ECU werd geannuleerd. In de bijlage bij dit verslag wordt, per titel, een overzicht gegeven van de besteding van de kredieten van het begrotingsjaar en van de uit 1992 overgedragen kredieten.

Scheiding van functies 2.3. De bij het Financieel Reglement voorgeschreven scheiding van de functies van ordonnateur en rekenplichtige bleef tot het einde van 1993 onvoldoende. De invoering van twee nieuwe deeltijdfuncties van ondergeschikt rekenplichtige en ondergeschikt voorschotkasbeheerder in 1993 biedt het Centrum echter een oplossing van dit probleem (5) voor de komende jaren. De ambtenaren waren begin 1994 reeds aangeworven, maar evenals voor al het reeds in functie zijnde personeel bestaat onzekerheid in verband met de aanstaande verhuizing naar Thessaloniki.

Voorschotkas 2.4. De betalingen die via de voorschotkasprocedure en dus zonder het voorafgaande visum van de financieel controleur zijn gedaan, bedroegen in 1993 58,4 % van het totaal der vastleggingen en betalingen. Dit is een aanzienlijke stijging tegenover het voorgaande jaar, toen de betalingen via de voorschotkas 30,9 % van het totaal bedroegen. Het intensieve gebruik van de voorschotkas werd door de Kamer reeds in eerdere verslagen over de rekeningen van het Cedefop (6) bekritiseerd. Bovendien werd de helft van alle betalingen uit de voorschotkas gedaan in de laatste vier maanden van het jaar en 16 % van het totaal in december.

2.5. In een verslag d.d. 10 mei 1993 van een werkbezoek stelde de dienst van de financieel controleur voor dat het Cedefop in ruimere mate gebruik zou maken van voorlopige betalingsverplichtingen. Na een vergadering op 15 oktober stelde het Cedefop op verzoek van de financiële-controledienst een lijst op van de begrotingslijnen waarbij met voorlopige betalingsverplichtingen kon worden gewerkt en betalingen uit de voorschotkas konden worden gedaan. Deze lijst werd door de financiële-controledienst aangevuld en vervolgens goedgekeurd en op 10 december 1993 verdubbelde de Raad van Bestuur het maandelijkse maximum tot 1 000 000 ECU (7). Hierdoor zouden alle uitgavenposten, in zoverre voortvloeiend uit wettelijke verplichtingen gedekt door vastleggingen die door de financieel controleur waren goedgekeurd, kunnen worden betaald uit de voorschotkas (8).

2.6. Artikel 43 van de financiële bepalingen voor het Centrum bepaalt uitdrukkelijk: "Voor bepaalde soorten uitgaven kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld" (9). Het besluit van DG XX dat voor nagenoeg alle soorten uitgaven (ook reis-, dienstreis- en salariskosten) behalve die voor studiecontracten, voorlopige betalingsverplichtingen moeten worden aangegaan en dat zij moeten worden betaald uit de voorschotkas, lijkt in strijd te zijn met de financiële bepalingen. De Kamer erkent de redenen voor het besluit, met name ". . . goed financieel beheer . . . besparing van personeel, papierwerk en portokosten . . .". Toch moeten de financiële bepalingen overeenkomstig worden gewijzigd.

Kredietoverschrijvingen 2.7. Het totaal van de in 1993 verrichte kredietoverschrijvingen tussen verschillende begrotingslijnen (artikelen en posten) beliep 1 003 900 ECU, ofwel 8,4 % van de oorspronkelijke begroting, tegenover 6,7 % in 1992. Binnen hoofdstuk 3 werd 11,8 % van de kredieten overgeschreven (615 000 ECU). De overschrijvingen waren allen afkomstig van drie begrotingslijnen (10) en 83 % ervan vond plaats in de laatste twee maanden van 1993. Verder werden op dezelfde drie begrotingslijnen 260 339 ECU geannuleerd, hetgeen aangeeft dat het werkprogramma niet volgens plan werd uitgevoerd.

Overdrachten en annuleringen van kredieten 2.8. Van de definitieve kredieten voor 1993 werd slechts 69 % gebruikt voor betalingen in 1993 (tegenover 83 % in 1992). Het percentage van de aangegane en naar 1994 overgedragen verplichtingen was 25 % (tegenover 15 % in 1992) en ook het percentage van de annuleringen lag hoger (6 % tegenover 4 % in 1992). Tabel 1 toont de overdrachten uit de oorspronkelijke begroting voor 1993 per titel alsook het latere gebruik ervan.

Tabel 1: Overdrachten uit de oorspronkelijke begroting 1993

"(ECU) """ ID="1">345 807 > ID="2">6 > ID="3">251 897 > ID="4">73 "> ID="1">196 406 > ID="2">19 > ID="3">113 875 > ID="4">58 "> ID="1">2 478 287 > ID="2">47 > ID="3">1 000 696 > ID="4">41 "> ID="1">3 020 500 > ID="2">25 > ID="3">1 366 468 > ID="4">45 ">

2.9. De overdrachten wat betreft titel 3 (operationele uitgaven) beliepen 47 % van de oorspronkelijke kredieten, tegenover 30 % in 1992. Aangezien 8 % van de kredieten van titel 3 werd geannuleerd, betekent dit dat het Centrum slechts 45 % van zijn operationele begroting voor 1993 gebruikte voor betalingen in 1993. Aan het eind van het eerste kwartaal van 1994 was slechts 45 % van de overdrachten uit 1993 gebruikt voor betalingen. De overdracht van vastleggingen van 1993 in verband met het werkprogramma van 1993 was bijzonder hoog op begrotingslijn 301 "Verspreiding van kennis". Aan het eind van het eerste kwartaal van 1994 was 83 % hiervan nog steeds niet besteed. Tegen het eind van 1993 werden naar deze begrotingslijn 285 000 ECU overgeschreven van andere operationele begrotingslijnen en vastleggingen voor een totaal van 899 601 ECU werden overgedragen naar het volgende jaar. Dit kwam neer op 90 % van de oorspronkelijke kredieten en 70 % van de definitieve kredieten. Andere omvangrijke overdrachten betroffen kosten voor tolken, onderzoeken en modelprojecten, alsmede vertaalkosten (respectievelijk 51 %, 36 % en 72 % van de oorspronkelijke kredieten).

2.10. De opmerkingen van de Kamer betreffende het hoge aantal overschrijvingen en overdrachten zijn vergelijkbaar met die van 1992 (11) en geven aan dat inbreuk werd gemaakt op de beginselen van een goed begrotingsbeheer.

2.11. De annuleringen betreffende titel 2 (lopende huishoudelijke uitgaven) in 1993 bedroegen 17 % van de definitieve kredieten, tegenover 6 % in 1992 (zie bijlage 1). Deze stijging is ten dele te wijten aan de annulering van uitgaven voor aankoop, huur en onderhoud van materiaal na de aankondiging van de aanstaande verhuizing naar Thessaloniki en aan de onzekerheid of de Europese Unie de van huur vrijgestelde gebouwen zal blijven bezetten.

Uitgaven 2.12. De stijging van de operationele begroting was het duidelijkst in drie begrotingsonderdelen. De oorspronkelijke begroting voor onderzoeken en modelprojecten lag 125 % hoger dan het vorige jaar. Doch slechts een vierde daarvan werd besteed in 1993; een derde werd overgeschreven naar andere begrotingslijnen, een derde werd overgedragen naar 1994 en het saldo werd geannuleerd. Dit wijst op een ontoereikende uitgavenraming en een zwak begrotingsbeheer.

2.13. De toename was ook opmerkelijk in de begrotingslijn voor verspreiding van kennis (kosten voor druk en publikatie). De oorspronkelijke begroting voor beide samen lag voor 1993 71 % hoger en dit werd na kredietoverschrijvingen verhoogd tot 126 %. De groei was goeddeels een gevolg van het verzoek van de Commissie aan het Centrum tot vertaling en publikatie van 12 nationale verslagen als onderdeel van het programma Force (12) van de Commissie. De Kamer vraagt zich af of het drukken en vertalen van verslagen over een programma dat wordt gefinancierd door de Task Force Menselijke Hulpbronnen ook tot de functie van het Centrum behoort.

Reserve voor onvoorziene uitgaven 2.14. Sinds 1988 vermeldt het Cedefop in zijn rekeningen onder titel 9 een bedrag van 10 000 ECU als reserve voor onvoorziene uitgaven. Elk jaar werd dit bedrag geheel of gedeeltelijk gebruikt ter financiering van een Cedefop-prijs, waarvoor een of meer vergaderingen per jaar worden gehouden. Als de Cedefop-prijsuitreiking een jaarlijks evenement is moet zij worden beschouwd als een onderdeel van de operationele uitgaven van het Cedefop en worden opgenomen onder titel 3. Ook de daarmee verband houdende kosten, zoals die voor de organisatie en de vergaderingen, moeten worden opgenomen in dezelfde begrotingslijn om de begrotingsautoriteit een beter beeld te geven van hetgeen een Cedefop-prijs kost.

Totaal der activa op de balans 2.15. Het totale bedrag op de balans van activa en passiva per 31 december 1993 lag 52 % hoger dan in 1992. De voornaamste oorzaak van deze stijging van het totaal is het extra bedrag van 2 miljoen ECU aan liquide middelen aan het eind van 1993, dat op de balansdatum hoofdzakelijk is belegd in termijndeposito's. Dit hoge bedrag is een rechtstreeks gevolg van de naar 1994 overgedragen verplichtingen. Eind januari 1994 waren de te ontvangen en te betalen bedragen verminderd en bedroegen de liquide middelen minder dan de helft.

3. EVALUATIES VAN HET CEDEFOP Follow-up van het verslag van de Kamer over het financieel beheer 3.1. De Kamer maakte in haar verslag over 1986 een aantal opmerkingen en deed aanbevelingen. Vele hiervan werden door het Cedefop geheel of gedeeltelijk ter harte genomen. De meest opmerkelijke punten worden besproken in de paragrafen 4.5, 5.4, 6.4, 6.6, 6.7 en 7.4 hierna.

Externe evaluaties van het Cedefop 3.2. In oktober 1992 werd het Centrum door zijn Raad van Bestuur verzocht, een extern consulent in te schakelen om een deskundig advies te geven over de gevolgen van de door het Cedefop geplande actierichtlijnen voor de volgende vier jaar, over de betrekkingen met zijn partners (de Commissie, de Lid-Staten, Unice (13) en ETUC (14)) en over de werkmethoden van het Centrum (15). De heer Mallet, de met deze specifieke opdracht belaste consulent, deed dan ook voorstellen aan de Raad van Bestuur inzake richtlijnen voor volgende werkprogramma's en inzake de toekomstige organisatie en opleiding van het personeel van het Centrum.

3.3. Bij de kwijtingverlening over 1991 heeft het Europees Parlement de Raad van Bestuur van het Cedefop verzocht een aanvullend en meer gedetailleerd onderzoek in te stellen naar de mate waarin het Centrum zijn statutaire doelstellingen verwezenlijkt en mogelijke verbeteringen van de thans geldende bepalingen voor te stellen, met bijzondere aandacht voor de behoeften, de doeltreffendheid van het beleid en de kosteneffectiviteit van de diverse produkten van het Centrum (16). In de studie zal speciaal rekening moeten worden gehouden met de aanstaande verhuizing naar Thessaloniki.

4. HET CEDEFOP, DE EU EN DE BEROEPSOPLEIDING Financiële gegevens over de periode 1987-1993

4.1. De definitieve kredieten voor 1993 beliepen in totaal 11 922 800 ECU, hetgeen 81 % meer is dan in 1987. Grafiek 1 toont per uitgaventitel (titels 1 en 2) de goedgekeurde definitieve kredieten in deze periode, die stegen met respectievelijk 76 % en 16 %. Tabel 2 toont aan dat de operationele uitgaven in dezelfde periode stegen van 37,8 % tot 43,9 % van de totale definitieve kredieten. Deze dalende tendens in de verhouding tussen algemene en operationele uitgaven werd omgekeerd toen de operationele begroting in 1994 met een derde werd verminderd. Met de huidige personeelsregeling staan de personeels- en huishoudelijke uitgaven goeddeels van jaar tot jaar vast. Een soepeler personeelsregeling moet worden overwogen zodat het Centrum voortaan kan voorkomen dat een algemene beperking van de uitgaven in principe een overmatige vermindering van de operationele uitgaven vergt.

Tabel 2: Definitieve kredieten in de periode 1986-1994

"1 000 ECU """ ID="1">2 471 > ID="2">7 388 > ID="3">33,5 "> ID="1">2 486 > ID="2">6 586 > ID="3">37,8 "> ID="1">2 999 > ID="2">7 318 > ID="3">41,0 "> ID="1">3 445 > ID="2">8 409 > ID="3">41,0 "> ID="1">3 854 > ID="2">8 988 > ID="3">42,9 "> ID="1">4 550 > ID="2">10 390 > ID="3">43,8 "> ID="1">4 700 > ID="2">10 838 > ID="3">43,4 "> ID="1">5 233 > ID="2">11 922 > ID="3">43,9 "> ID="1">3 527 > ID="2">11 112 > ID="3">31,7 ">

4.2. In de periode 1987-1993 stegen de totale overdrachten van definitieve kredieten van een jaar naar het volgende jaar van 19 tot 25 %. Voor titel 3 namen de overdrachten in dezelfde periode toe van 37 tot 47 %. In 1994 moet de gelegenheid worden benut om een einde te maken aan de praktijk om grote bedragen naar het volgende jaar over te dragen.

4.3. Na een daartoe strekkend voorstel van de Kamer vermeldt het Centrum in de inleiding bij zijn jaarrekeningen ook het percentage van de totale definitieve kredieten per sector. Tabel 3 geeft die uitsplitsing in 1987 en 1993 alsmede de percentuele stijging over deze periode weer.

Tabel 3: Percentage van de totale definitieve kredieten per sector

"" ID="1">Directie > ID="2">7 > ID="3">7 > ID="4">+ 85 "> ID="1">Administratie > ID="2">8 > ID="3">9 > ID="4">+ 71 "> ID="1">Vertalen en tolken > ID="2">25 > ID="3">23 > ID="4">+ 96 "> ID="1">Informatie documentatie publicaties > ID="2">22 > ID="3">23 > ID="4">+ 81 "> ID="1">Projecten, onderzoek, studies > ID="2">38 > ID="3">39 > ID="4">+ 78 "> ID="1">Totaal > ID="2">100 > ID="3">100">

In dezelfde periode steeg het personeelsbestand van 57 tot 78; het aantal conferenties steeg met 17 %, het aantal door het Bureau voor Officiële Publikaties gedrukte bladzijden met 28 %, het aantal gedrukte en gereviseerde bladzijden verdubbelde en de ontvangsten uit de verkoop van publikaties verviervoudigde.

De rol van het Cedefop 4.4. Sinds het midden van de jaren '80 is de belangstelling van de Gemeenschap en de afzonderlijke Lid-Staten voor de beroepsopleiding aanzienlijk toegenomen, hetgeen in de eerste plaats leidde tot de oprichting van een Task Force Menselijke Hulpbronnen met een jaarlijkse begroting van ongeveer 450 Mio ECU en in de tweede plaats tot snel stijgende uitgaven van DG V voor de beroepsopleiding. Zowel de Task Force als DG V van de Commissie heeft zorg gedragen voor communautaire programma's en initiatieven zoals Euroform, Euroqualification (17), alsmede de Communautaire Bestekken, die verwante en vaak overlappende doelstellingen hebben en gericht zijn op soortgelijke taken als die waarvoor het Cedefop was opgezet. Bovendien worden de meeste van deze acties gefinancierd met bedragen die de jaarlijkse begrotingen van het Cedefop verre overtreffen.

4.5. De Commissie verwacht van het Cedefop geen technische bijstand bij het beheer van deze acties (18) en raadpleegt het Cedefop zelden bij het opzetten of evalueren van programma's voor beroepsopleiding. In sommige gevallen werkt het personeel van het Cedefop samen met dat van de Commissie betreffende bepaalde aspecten van programma's. Maar het bestaan en het welslagen van deze cooerdinatie hangt vaak af van persoonlijke en informele banden tussen personeelsleden van het Cedefop en de Commissie. In het werkprogramma 1993 is het Cedefop betrokken bij Petra (19), Eurotecnet (20) en Force, maar in die programma's of in de meer algemene maatregelen van de Commissie ter verbetering van de opleiding en vermindering van de werkloosheid is voor het Centrum geen specifieke rol weggelegd. De Kamer had gewenst dat het Cedefop duidelijker werd betrokken bij de relevante aspecten van het werk van de Commissie en directer kon bijdragen aan programma's die erop zijn gericht de groei van de werkgelegenheid te stimuleren.

4.6. Bijgevolg meent de Kamer dat de taken van de verschillende diensten van de Commissie en die van het Cedefop opnieuw moeten worden bezien in het licht van de mogelijke ontwikkelingen op het terrein van de beroepsopleiding in de Europese Unie. Indien het Centrum hoofdzakelijk een dienst voor technische bijstand aan de Commissie moet worden, moet deze functie worden ontwikkeld. Een dienst die door de Commissie van groter nut zou kunnen worden geacht is het ontwikkelen en regelmatig bijwerken van de database over de systemen van beroepsopleiding in de Lid-Staten en over de documentatie van in de Lid-Staten reeds verricht onderzoek, hetgeen zou helpen voorkomen dat initiatieven van de Commissie leiden tot een herhaling van reeds verricht onderzoek.

4.7. Momenteel wordt het Cedefop gefinancierd uit een begrotingslijn voor de task force en het eerste contact tussen het Cedefop en de Commissie verliep steeds via de task force. Dit komt tot uiting in het feit dat de drie vertegenwoordigers van de Commissie in de Raad van Bestuur (zie paragraaf 5.1 hierna) van de task force afkomstig zijn. Maar aangezien de acties van de Commissie op het vlak van de beroepsopleiding niet beperkt zijn tot de task force, zou het voor het Cedefop nuttig zijn nauwere betrekkingen te onderhouden met andere relevante diensten van de Commissie. Dit zou worden aangemoedigd indien een der vertegenwoordigers van de task force in de Raad van Bestuur werd vervangen door een vertegenwoordiger van DG V.

5. HET BEHEER VAN HET CEDEFOP 5.1. Het Cedefop wordt beheerd door een Raad van Bestuur van negenendertig leden, bestaande uit vertegenwoordigers van de Commissie (drie), de werkgeversorganisaties (twaalf), de werknemersorganisaties (twaalf) en één vertegenwoordiger van de regering van elke Lid-Staat van de EU. Het Bureau van de Raad van Bestuur heeft een vierledige structuur, met een vertegenwoordiger van elk van de vier groepen. De Directeur van het Centrum wordt voor een periode van vijf jaar door de Commisie benoemd aan de hand van een kandidatenlijst die door de Raad van Bestuur wordt ingediend. Er zijn ook twee adjunct-directeuren die op dezelfde wijze worden benoemd. De beleidslijn van de Raad van Bestuur is om de betrokken ambtsbekleders hoogstens 10 jaar te laten volmaken. Aangezien twee van de drie directieleden op dezelfde datum bij het Cedefop aan het werk gingen, kan dit leiden tot een onderbreking van de continuïteit in het algemene beheer van het Centrum.

5.2. De taak van de Commissie, zoals vastgelegd in de basisverordening en uitgevoerd door de vertegenwoordigers van de task force, is niet alleen het behartigen van de belangen van de Commissie - of althans die van de task force - in de Raad van Bestuur, maar ook het goedkeuren van het werkprogramma, het onderzoeken van het jaarverslag en de staat van ontvangsten en uitgaven en het voorleggen van de raming van ontvangsten en uitgaven aan de Raad. Een tweede raakvlak met de Commissie is de financiële controle van de uitgaven van het Cedefop door DG XX. Krachtens artikel 23 van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad moeten alle vastleggingen en betalingen van het Cedefop worden gecontroleerd en ondertekend door de financieel controleur. De meeste voor deze procedure vereiste stukken worden verzonden naar DG XX in Brussel en de rest wordt gecontroleerd tijdens de halfjaarlijkse bezoeken van DG XX aan het Cedefop. Dit systeem is eind 1993 gewijzigd door het besluit van de financieel controleur, meer gebruik te maken van voorlopige vastleggingen en voorschotkassen (zie de paragrafen 2.4 - 2.6).

5.3. Volgens de basisverordening is de Directeur verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het Centrum, maar ligt de algemene verantwoordelijkheid bij de Raad van Bestuur. Deze neemt de besluiten, en keurt het werkprogramma goed, alsook het jaarverslag, de rekeningen van ontvangsten en uitgaven van het vorige jaar en de raming van ontvangsten en uitgaven voor het volgende jaar. Er zijn echter een aantal belemmeringen voor de doeltreffendheid van deze regeling. Krachtens de verordening behoeft de Raad van Bestuur slechts tweemaal per jaar te vergaderen (21), hoewel de leden van het Bureau vaker samenkomen en contact hebben. Dat betekent dat de leden van de Raad op hun vergadering worden geacht een groot aantal besluiten in korte tijd te nemen of te bekrachtigen. Het is twijfelachtig of de afzonderlijke leden van een Raad van die omvang onder deze omstandigheden werkelijk een constructieve bijdrage kunnen leveren aan het werk.

5.4. De vertegenwoordigers van de Commissie zijn doorgaans beter ingelicht dan de andere leden van de Raad en dus beter in staat een actieve rol te spelen in de besluitvorming. In het in paragraaf 3.2 genoemde verslag wordt gewezen op het belang van "een grondige analyse van de verzoeken van de partners" en op de noodzaak dat het Centrum besprekingen organiseert die "tijd en middelen vergen van het Centrum en zijn partners". De directie van het Cedefop is bezig met een evaluatie van de verwachtingen ten aanzien van het Cedefop. Dit soort evaluaties zou doorlopend moeten plaatsvinden en moeten doorwerken in de planning.

5.5. De procedures voor het beheer en de administratie van het Cedefop zijn zwaar en worden streng gecontroleerd. Besluiten worden genomen door het Bureau van de Raad van Bestuur en dan bekrachtigd op de plenaire vergaderingen van de Raad. Beslissingen met financiële gevolgen worden gecontroleerd door DG XX van de Commissie. Het Financieel Reglement, dat grotendeels van toepassing is op het Cedefop, is zeer gedetailleerd voor een kleine administratie en sommige bepalingen dragen weinig bij tot een goed financieel beheer en doelmatigheid in de praktijk. De Commissie moet de voorschriften voor het Cedefop opnieuw bezien in het licht van de aanstaande verhuizing naar Thessaloniki teneinde de procedures te vereenvoudigen en beter geschikt te maken voor een organisatie met de omvang van het Cedefop.

6. HET WERKPROGRAMMA EN HET JAARVERSLAG Het jaarlijkse werkprogramma 6.1. Het door de Raad van Bestuur goedgekeurde tijdschema voor de opstelling en goedkeuring van het werkprogramma begint in het voorjaar voorafgaand aan het jaar in kwestie en eindigt begin december van dat jaar. Binnen die tijd is er een periode van vijf maanden waarin de Raad van Bestuur wordt geraadpleegd, waarna er een laatste cooerdinatiefase met de task force plaatsvindt.

6.2. Jammer genoeg is dit tijdschema de laatste jaren in de praktijk niet nageleefd. Het werkprogramma voor 1993 werd uiteindelijk goedgekeurd in april 1993 en het programma voor 1994 in februari 1994. Als het tijdschema dat het Centrum tegenwoordig tracht aan te houden te ambitieus blijkt, moet de hele procedure op een eerder tijdstip van start gaan.

6.3. Een jaarlijks werkprogramma houdt in dat de meeste projecten volgens plan moeten starten aan het begin van het jaar en eindigen in het laatste kwartaal van het jaar. Toch is dit geen noodzaak die volgt uit de verplichting om jaarlijkse werkprogramma's in te dienen en het Centrum moet overwegen de startdata van de projecten te spreiden en de projecten over meer dan een jaar te laten lopen. Hierdoor zouden de projecten een passende looptijd krijgen, en zouden ook de problemen als gevolg van een te late goedkeuring van het werkprogramma kunnen worden voorkomen. Het Centrum zou ook kunnen overwegen de jaarlijkse planning in januari te starten met een verzoek van de directie aan elk lid van het Bureau om in maart een document over te leggen waarin de voorstellen van zijn of haar belangengroep worden samengevat. Hiermee wordt beoogd, de verantwoordelijkheid van de leden van de Raad voor de beslissing over hetgeen Cedefop moet doen, te versterken.

Actierichtlijnen 6.4. Het Centrum produceert onder de naam "actierichtlijnen" ook een document met een planning voor vier jaar. Dit document bevat echter enkel een aantal algemene verklaringen over ontwikkelingen in de beroepsopleiding in de Europese Unie en over de richting waarin het Centrum zich beweegt; het geeft slechts een zeer vaag idee van de afzonderlijke en doorlopende acties die het Centrum wil ondernemen. De actierichtlijnen moeten worden aangevuld met een meerjarig werkprogramma dat meer details bevat over de projecten die het Centrum wil opzetten en over de doelstellingen van het Centrum op korte, middellange en - zo mogelijk - lange termijn. Er moet ook een aanduiding worden gegeven van de vereiste werktijd, de verwachte resultaten en produktie en, zo mogelijk, de relevante data. Het verband tussen de jaarlijkse werkprogramma's en de actierichtlijnen moet worden verduidelijkt om beter toezicht te kunnen houden en vergelijkingen te trekken. Dit geldt speciaal voor projecten die over meerdere jaren lopen.

Geraamde kosten 6.5. De laatste jaren geeft het Centrum in zijn jaarlijkse werkprogramma's voor elk project ook een raming van de kosten en de vereiste werktijd per jaar. Maar de opgevoerde kosten geven alleen het gedeelte aan dat ten laste van de operationele begroting komt en de salariskosten voor de rechtstreeks betrokken deskundigen. De kosten voor vertaling en druk en de algemene administratieve kosten zijn niet meegerekend. Om toezicht op het werkprogramma mogelijk te maken, zouden alle kosten regelmatig moeten worden vermeld.

Jaarverslag 6.6. De Raad van Bestuur moet elk jaar uiterlijk 31 maart een algemeen verslag inzake de werkzaamheden en de financiële situatie van het Centrum goedkeuren en voorleggen aan de Commissie (22). Het jaarverslag moet ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Raad van Bestuur en wordt gewoonlijk zonder veel discussie vastgesteld (zie paragraaf 5.1). Bovendien is uit het jaarverslag moeilijk op te maken in hoeverre het werkprogramma werd gerealiseerd (23). Zo konden in 1993 vijf projecten of delen van projecten slechts ten dele worden uitgevoerd en werden twee projecten niet eens gestart. De verklaring voor het niet uitvoeren van bepaalde geplande acties is ontoereikend en ontbreekt soms (project 7).

Meerjarig beoordelingsverslag 6.7. Voor de Raad van Bestuur wordt een vierjaarlijkse interne evaluatie van het werk van het Centrum verricht, die moet samenvallen met de actierichtlijnen. Dit stuk bevat enige nuttige statistieken over de titels en de aantallen van de publikaties alsook een uitgebreid overzicht van de activiteiten van het Centrum. Maar noch het jaarverslag, noch het meerjarige verslag bevat voldoende details om een werkelijk oordeel over de voortgang van het werkprogramma mogelijk te maken. Voortaan zouden de verslagen de werkelijke kosten en resultaten moeten vermelden van alle projecten die in het werkprogramma opgenomen zijn.

Termijnen 6.8. De verantwoordelijke personeelsleden van het Cedefop moeten de directie de data meedelen waarop zij verwachten de verschillende fasen van elk project uit het werkprogramma af te werken. In de meeste gevallen worden deze termijnen niet nageleefd en bedraagt de vertraging zelfs enkele maanden. Dit veroorzaakt een onnodige opeenhoping van werk voor het personeel dat voor de vertaling en publikatie moet zorgen, die met een betere planning kan worden voorkomen. Uit niets blijkt dat de leden van de Raad van Bestuur de directie vragen stellen wanneer in het werkprogramma opgenomen projecten en publikaties in de loop van het jaar achterwege blijven.

7. BEGROTING EN JAARREKENINGEN Begrotingsbeheer 7.1. De Raad van Bestuur van het Cedefop moet de Commissie uiterlijk 31 maart een raming van de ontvangsten en uitgaven van het Centrum voor het volgende jaar doen toekomen. Aangezien de procedure voor het opstellen van het jaarlijkse werkprogramma op dat moment nog niet is gestart, berust de raming op de (niet-gecontroleerde) ontvangsten en uitgaven van het vorige jaar en op de goedgekeurde kredieten voor het lopende jaar, in plaats van op de geraamde kosten van de geplande activiteiten. Het Centrum moet overwegen zijn jaarlijkse begroting en rekeningen op te stellen in overeenstemming met een meerjarig werkprogramma (zie paragraaf 6.4).

7.2. In de paragrafen 5.1 - 5.5 van haar verslag over 1986 gaf de Kamer het Cedefop in overweging, over andere methoden van begrotingsindeling na te denken. Hoewel het Centrum toegaf dat de begrotingsstructuur het belang van zijn operationele activiteiten niet afdoende weerspiegelde, bleef de structuur van de begroting en de rekeningen van het Centrum ongewijzigd. Sinds 1986 wordt het schema van de uitgaven, uitgesplitst in vijf werkterreinen, samen met de rekening van ontvangsten en uitgaven van het Centrum gepubliceerd. Doch het voorstel van de Kamer om alle uitgaven betreffende het werkprogramma afzonderlijk weer te geven, werd niet overgenomen. Het Centrum moet opnieuw nagaan, op welke punten het passend zou zijn de informatie uit de begroting en de rekening van ontvangsten en uitgaven aan te vullen met bijkomende analytische beheersinformatie, bij voorbeeld in verband met studiecontracten en projectkosten.

7.3. Reagerend op het advies van de Raad aan het Parlement betreffende de kwijting over 1986, op het kwijtingsbesluit van het Parlement over 1988 en op voorstellen van de Kamer, ondernam het hoofd van de administratie van het Cedefop een manuele proef waarbij met terugwerkende kracht een analytische boekhouding per onderzoeksobject werd gevoerd op basis van gegevens over 1989 en 1990. Deze poging leed onder een aantal tekortkomingen en werd opgegeven na de verklaring van het Parlement in het kwijtingsbesluit over 1989 dat de informatie alleen beschikbaar mocht worden gesteld indien werd aangetoond dat ze ook werd benut. Wanneer deze tekortkomingen eenmaal zijn verholpen, zou er opnieuw een geautomatiseerde versie van de analytische boekhouding moeten worden ingevoerd.

7.4. Ingevolge het nieuwe artikel 74 van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad (24), dient het Europees Parlement in zijn kwijtingsresolutie op te nemen: "een oordeel over de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven in het afgelopen begrotingsjaar". Een voorwaarde voor een goed begrotingsbeheer is de tijdige beschikbaarheid van nauwkeurige beheersinformatie voor de opstelling van de begroting, het toezicht op het beloop van de begroting en de vergelijking van het resultaat met de raming. In zijn kwijtingsverslag over 1992 verzoekt het Parlement de Rekenkamer, in haar jaarverslagen de nodige informatie op te nemen om zulk een oordeel te kunnen geven. Daarom stelt de Kamer voor dat het Cedefop een systeem van begrotingsbeheer invoert, dat berust op degelijke informatie over kosten en beheer. Tot die informatie behoort de aan elk project bestede tijd - een gegeven dat beschikbaar komt als een passend systeem voor tijdregistratie wordt ingevoerd - en de toewijzing van alle algemene kosten aan operationele activiteiten.

Toezicht op de begroting 7.5. Het beheer van titel 3 (operationele uitgaven) in de periode 1987-1993 was ontoereikend. De bestedingsgraad van de kredieten voor elk jaar was in deze periode voor titel 3 gewoonlijk lager dan voor de andere titels. Bovendien was het percentage van de overgedragen verplichtingen voor titel 3 gelijk aan of aanzienlijk hoger dan dat voor de titels 1 en 2. Voorts is het opmerkelijk dat de totale waarde van de overschrijvingen binnen titel 3 in 1992 en 1993 sterk is gestegen.

7.6. Het aantal personen dat verantwoordelijk is voor het verrichten van vastleggingen en betalingen uit titel 3 is veel hoger, en de voltooiing van de afzonderlijke elementen van het werkprogramma is afhankelijk van een groter aantal onzekere voorwaarden dan bij andere uitgaven. Het voorgestelde controlesysteem, beschreven in paragraaf 7.4, moet bij het Centrum worden ingevoerd zodra de activiteiten in Thessaloniki van start gaan.

7.7. Op 15 maart 1993 presenteerde het hoofd van de administratie een systeem voor controle van de operationele begroting waarmee de directie nauwlettend de budgettaire uitvoering van het werkprogramma zou kunnen volgen (25). Hij stelde voor een verantwoordelijke voor elke dienst aan te wijzen en een directie-assistent aan te werven om de algemene begrotingsuitvoering te cooerdineren en te volgen. In de loop van 1993 verbeterde de informatiestroom naar de directie en in november van dat jaar werd een directie-assistent benoemd. Maar het bestaande systeem van begrotingscontrole bleek nog niet toereikend om te voorkomen dat grote bedragen aan het einde van het jaar werden vastgelegd en dat 47 % van de oorspronkelijke begroting van 1993 voor titel 3 werd overgedragen (26) (zie tabel 1).

Studiecontracten 7.8. In zijn kwijtingsbesluit over 1992 toonde het Europees Parlement ook belangstelling voor het beheer van de studiecontracten door het Cedefop. De keuze van externe deskundigen wordt in de praktijk gemaakt door individuele personeelsleden van het Cedefop en berust op hun contacten in het veld. De studiecontracten van het Cedefop liggen meestal onder de limiet van de regels van het CCAM (27). Toch moet de directie er bij elke gelegenheid voor zorgen dat externe deskundigen de kans hebben mee te dingen naar een opdracht waarvoor zij de nodige kwalificaties bezitten, dat de selectie en de prestaties van die experts systematisch worden gevolgd en geregistreerd en dat de resultaten van de evaluatie van elk contract worden vastgelegd en in aanmerking worden genomen bij de verlening van latere contracten.

7.9. De directie ontvangt regelmatig financiële informatie van de administratie. Niettemin zijn er aan het eind van het jaar nog zeer veel betalingen betreffende contracten van het voorgaande jaar niet verricht (zo moesten per 3. 11. 1993 nog 33 betalingen voor contracten van 1992 worden verricht). Bovendien worden voor vele studiecontracten de verplichtingen volledig aangegaan, vooral aan het eind van het jaar, maar worden de uitvoering en de betaling toch overgedragen naar het volgende jaar. Ondanks aanmaningen van de directie aan de personeelsleden die voor de contracten verantwoordelijk zijn, is de situatie de laatste jaren verslechterd; hierbij komt nog dat onjuiste of ontoereikende gegevens worden verstrekt aan de financieel controleur, die dan verplicht is bepaalde contracten en betalingsaanvragen zonder visum terug te zenden. Het toezicht op de studiecontracten van het Cedefop zou worden vergemakkelijkt door de invoering van het in paragraaf 7.7 beschreven systeem.

8. PERSONEEL 8.1. De (ongeveer 70) personeelsleden van het Cedefop zijn tewerkgesteld onder de voorwaarden van Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1859/76 van de Raad (28). Hoewel de regelgeving betreffende de tewerkstelling van personeel vergelijkbaar is met het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschap, zijn de personeelsleden van het Cedefop geen ambtenaren van de Gemeenschap, en kunnen zij als zodanig niet worden overgeplaatst naar of gedetacheerd bij andere instellingen. In een zo kleine instelling had dit tot gevolg dat elke mobiliteit onder het personeel nagenoeg onmogelijk werd. In de periode 1987-1993 hebben slechts twee personeelsleden van categorie A de dienst bij het Cedefop verlaten en eind 1993 was de helft van het personeel van categorie A ouder dan 50 jaar.

8.2. De aanstaande verhuizing van het Cedefop van Berlijn naar Thessaloniki en de gelijktijdige oprichting van een aantal nieuwe Unie-organen van vergelijkbare omvang en met vergelijkbare betrekkingen met de Commissie bieden de gelegenheid om het personeelsbestand van het Centrum de grotere flexibiliteit te verschaffen die van essentieel belang is om het Cedefop voldoende nieuw bloed en nieuwe ideeën te bezorgen. Deze kwestie werd opgeworpen in verband met de oprichting van de Europese Stichting voor Opleiding in het verslag van de begrotingscommissie van het Europees Parlement (29). Een mogelijke benadering zou zijn, veel meer te werken met niet-verlengbare arbeidscontracten met een vaste looptijd en in het Statuut te voorzien in mobiliteit tussen het Cedefop en de andere EU-instellingen, waaronder de weldra op te richten nieuwe organen.

9. VERTALING 9.1. De kosten voor de interne vertaaldienst van het Cedefop belopen 1 279 600 ECU, exclusief algemene administratieve kosten. De vertalers besteden ongeveer de helft van hun tijd aan het vertalen en reviseren van stukken. Zij herschrijven ook slecht opgestelde teksten, houden zich bezig met terminologie en adviezen op dat gebied, corrigeren inkomende stukken die voor publikatie bestemd zijn en zorgen voor de opstelling en het beheer van contracten met externe vertalers. Volgens de door het Centrum verstrekte informatie kost de interne vertaling of revisie ongeveer 71 ECU per bladzijde (zie tabel 4).

Tabel 4. Kosten voor interne en externe vertaling

""" ID="1">2 552 > ID="2">98 > ID="3">2 650 > ID="4">263 000 > ID="5">99 "> ID="1">5 182 > ID="2">3 781 > ID="3">8 963 > ID="4">639 800 (30) > ID="5">71 "> ID="1">14 412 > ID="2">1 131 > ID="3">15 543 > ID="4">404 958 (31) > ID="5">26 "> ID="1">21 557 > ID="2">6 481 > ID="3">28 038 > ID="4">871 854 (32) > ID="5">31 "">

De laatste jaren worden er steeds meer externe vertalers ingeschakeld. Aan externe vertalers wordt per vertaalde en gereviseerde bladzijde gemiddeld ongeveer 31 ECU betaald, exclusief de administratieve kosten van het Cedefop.

9.2. De aankomst van stukken ter vertaling is ongelijk verdeeld over het jaar. Dit is vaak te wijten aan een gebrekkige planning en het niet-naleven van termijnen. Het door de directie ingevoerde systeem van toezicht op de aankomst van vertaalwerk moet worden verbeterd en uitgebreid om pieken en dalen in de vertaalactiviteit te vermijden.

9.3. De personeelsleden van het Cedefop sluiten contracten met externe deskundigen van wie soms wordt verlangd dat zij hun verslagen indienen in een van de hoofdtalen van de Gemeenschap, ongeacht of dit hun moedertaal is of niet. Hierdoor is het vaak nodig de oorspronkelijke tekst te reviseren of volledig te herschrijven. Het personeel moet worden gewezen op de gevolgen van deze werkwijze op het vlak van kostprijs en doelmatigheid.

9.4. Tevens moet de mogelijkheid worden overwogen dat het Cedefop gebruik maakt van het nieuwe vertaalcentrum dat te Luxemburg zal worden gevestigd. Al het nodige moet worden gedaan om deze nieuwe dienst werkelijk rendabel te maken.

10. PRODUKTIE EN VERSPREIDING VAN, ALSMEDE INKOMSTEN UIT PUBLIKATIES 10.1. De voornaamste publikaties van het Cedefop worden geproduceerd door het Bureau voor Officiële Publikaties te Luxemburg. Maar kleinere, regelmatig verspreide teksten worden intern ( "Flash") of met freelance "desktop publishing" en externe printers ( "Flash Special") geproduceerd. Een vergelijking tussen de twee laatstgenoemde publicatievormen toont aan dat de kosten per pagina bij de interne produktie ongeveer een vierde zijn van die met behulp van externe printers.

10.2. Het Bureau voor Publikaties behoudt 55-60 % van de opbrengst van de verkoop ter dekking van de kosten voor opmaak en druk. Het distribueert ook ongeveer vier vijfde van de brochures die het voor het Cedefop produceert. De kosten per gedrukte pagina zijn tussen 1987 en 1993 meer dan verdubbeld. De betere kwaliteit van de publikaties leidt tot hoge kosten en het Cedefop zou de voor- en nadelen van kwaliteitspublikaties moeten afwegen. Zo ondernam het Cedefop een meerjarige actie om de beroepsopleidingssystemen in de twaalf Lid-Staten te documenteren. Alleen de opmaak van de voor het Verenigd Koninkrijk geproduceerde brochure kostte reeds 21 000 ECU. De kosten voor druk en opmaak bedragen 17 ECU per geproduceerd exemplaar, hetgeen niet door de verkoopprijs van 14 ECU wordt gedekt.

10.3. Momenteel houdt de directie van het Cedefop niet regelmatig toezicht op de uitgaven voor druk en verspreiding en laat het beslissingen, bij voorbeeld over het aantal in elke taal te vervaardigen exemplaren, over aan de Raad van Bestuur. Aan het eind van 1992 en 1993 werden telkens grote overschrijvingen gedaan naar de begrotingslijn voor druk en verspreiding van informatie (zie tabel 5).

Tabel 5: Verspreiding van kennis

"(ECU) """ ID="1">500 000 > ID="2">242 000 > ID="3">407 053 > ID="4">81 "> ID="1">1 000 000 > ID="2">285 000 > ID="3">899 601 > ID="4">90">

Het hoge percentage van de oorspronkelijke begroting dat toen werd overgedragen naar het volgende jaar lijkt erop te duiden dat overtollige middelen van titel 3 aan het eind van het jaar worden overgeschreven om annulering te vermijden en dan worden overgedragen om te worden besteed aan drukwerk. De totale uitgaven voor drukwerk in een jaar schijnen dus meer af te hangen van de beschikbaarheid van middelen aan het eind van het voorgaande jaar dan dat zij een goede weerspiegeling zijn van projectplanning of kosteneffectiviteit. Beslissingen over de vraag welke documenten moeten worden gedrukt, in welke vorm en in welk aantal moeten berusten op een evaluatie van omvang en aard van de verwachte vraag naar het document.

11. CONFERENTIEVOORZIENINGEN EN VERGADERZALEN 11.1. Het huidige systeem van registratie en analyse van de kosten is niet geschikt voor een doeltreffende analyse, verslaglegging en follow-up. Interne vergaderingen bij het Cedefop moeten apart worden geregistreerd en details over de totale kosten voor tolken, diensten en de conferentie-technicus moeten aan het eind van het jaar ter beschikking van de leiding worden gesteld.

11.2. Artikel 22 van de financiële bepalingen voor het Centrum voorziet in de nieuwe aanwending van opbrengsten van leveranties en diensten. Sinds 1992 volgt het Centrum een beleid waarbij het gebruik van de conferentievoorzieningen in rekening wordt gebracht. Maar in 1993 werd minder dan een derde van de capaciteit van de zes vergaderzalen van het Cedefop benut. De grootste conferentiezaal van het Cedefop, "Europa", met 100 zitplaatsen en voorzieningen voor vertolking van 11 naar 9 talen, werd in 1992 in totaal slechts 29 dagen gebruikt.

11.3. Voor zover het normale werk van het Centrum er niet door wordt verstoord, moet Cedefop streven naar een optimale benutting van de conferentie- en vergaderzalen. In het licht van de verhuizing naar een nieuw gebouw in Thessaloniki moet de behoefte aan deze voorzieningen opnieuw worden bezien en moeten de kosten worden beperkt.

12. THESSALONIKI 12.1. Het besluit van de Raad van 29 oktober 1993 om het Cedefop van Berlijn naar Thessaloniki te verhuizen, werd genomen in het ruimere kader van de beraadslagingen over de vestigingsplaats van een aantal nieuwe organen van de EU. Vóór dit besluit schijnt er geen evaluatie te zijn verricht van de financiële gevolgen van de verhuizing, noch van de invloed ervan op de produktie en het potentiële nut van het Centrum.

12.2. In het financiële overzicht dat nadien door het Cedefop op verzoek van de Commissie werd opgesteld, worden de eenmalige kosten van de verhuizing naar Thessaloniki geraamd op 4 006 000 ECU. Daarbij werd geen rekening gehouden met premiebetalingen wegens afvloeiing, vroegtijdige pensionering of ontslag die nodig kunnen zijn voor het huidige personeel, noch met de eenmalige kosten voor aanwerving en opleiding van nieuwe personeelsleden ter vervanging van degenen die niet verhuizen naar de nieuwe standplaats. De geraamde blijvende stijging van de lopende uitgaven (reiskosten enz.) ten gevolge van de verhuizing wordt bijna gedekt door de verwachte besparing van 1 Mio ECU dank zij de aanpassingscoëfficiënt van de salarissen die voor Thessaloniki lager is dan voor Berlijn.

13. CONCLUSIES 13.1. Het Cedefop heeft naar aanleiding van opmerkingen van de Kamer de laatste jaren sommige beleidslijnen en procedures verbeterd, bij voorbeeld door de onverenigbare functies van voorschotkasbeheerder en rekenplichtige te scheiden en door de begrotingsnomenclatuur te corrigeren. Toch blijven er nog een aantal gebreken bestaan, zoals het grote volume van overschrijvingen en overdrachten en het niet besteden van 75 % van de oorspronkelijke kredieten van bepaalde begrotingslijnen.

13.2. De Kamer accepteert de redenen voor het besluit om toe te staan dat vrijwel alle soorten uitgaven via voorlopige vastleggingen lopen en worden betaald uit de voorschotkas, maar geeft in overweging de financiële bepalingen in die zin aan te passen. Het Centrum moet in de toekomst ook streven naar een soepeler personeelsregeling om te voorkomen dat de algehele beperking van de uitgaven leidt tot een stijging van de ratio van de algemene kosten tegenover de operationele uitgaven.

13.3. De rol van de verschillende diensten van de Commissie en van het Cedefop moet bij voorrang opnieuw worden bezien in het licht van de waarschijnlijke ontwikkelingen op het terrein van de beroepsopleiding in de Europese Unie. Er zal in het bijzonder op moeten worden gelet dat de rol van het Cedefop duidelijk wordt onderscheiden van die van de Europese Stichting voor Opleiding, die zal worden gevestigd te Turijn om de landen van Oost-Europa en de voormalige Sowjetunie bij te staan. Het zou dienstig zijn voor het Cedefop, nauwere banden te smeden met andere relevante diensten van de Commissie, alsook met de task force, met het algemene doel voor het Cedefop een eigen rol te bepalen waardoor het maximaal kan bijdragen aan de sociale en economische ontwikkeling in de EU en toch dubbel werk vermijdt met de Commissie en met andere instellingen van de EU of in de Lid-Staten.

13.4. De Commissie moet de verordeningen betreffende het Cedefop herzien in het licht van de aanstaande verhuizing naar Thessaloniki teneinde de procedures te vereenvoudigen en beter passend te maken voor een organisatie met de omvang van het Cedefop. Er moeten passende regelingen worden ingevoerd om te zorgen voor mobiliteit van het personeel en flexibiliteit in het personeelsbeheer, met inachtneming van de vergelijkbare regelingen die zijn getroffen voor het personeel van de diverse nieuwe organen die weldra worden gevestigd.

13.5. Bij de verbetering van de planning en van het toezicht op en de verslaglegging over het werkprogramma zou het Centrum de suggesties van de Kamer in deel 6 van dit verslag in aanmerking moeten nemen.

13.6. De uitgavenplanning en het begrotingsbeheer van het Centrum waren ontoereikend. Het Cedefop moet vanaf de start van de activiteiten in Thessaloniki een systeem van begrotingsbeheer invoeren dat berust op adequate kosten- en beheersinformatie. Bij het beheer van de studiecontracten moet de directie een consequent beleid volgen om ervoor te zorgen dat deskundigen de kans hebben mee te dingen naar een opdracht waarvoor zij de nodige kwalificaties bezitten, dat de prestaties van externe experts worden gevolgd en geregistreerd en dat de resultaten van een evaluatie van elk contract worden gedocumenteerd en later benut. Het Cedefop moet ook een onderzoek instellen naar de bestaande sytemen en de kosten in verband met vertaling, druk en conferentievoorzieningen voordat er wordt verhuisd naar Thessaloniki (zie de paragrafen 9.1 - 9.4, 10.1 - 10.3 en 11.1 - 11.3).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 10 november 1994.

Voor de Europese Rekenkamer

André J. MIDDELHOEK

President

(1) Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad van 10 februari 1975; PB L 39 van 13. 2. 1975, blz. 1.(2) Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad van 1 juni 1976; PB L 164 van 24. 6. 1976, blz. 1.(3) Besluit 93/C 323/01 van de Raad van 29 oktober 1993; PB C 323 van 30. 11. 1993, blz. 1.(4) Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad van 30 juni 1993 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1416/76; PB L 181 van 23. 7. 1993.(5) Op de vergadering van 10. 12. 1993 genomen besluit van de Raad van Bestuur van het Cedefop tot wijziging van het besluit van 9. 10. 1989 tot instelling van een voorschotkas.(6) Jaarverslagen van de Kamer over 1991 en 1992.(7) Artikel 3 van het op bladzijde 3 in noot (5) genoemde besluit.(8) Artikel 7 van voornoemd besluit.(9) Artikel 43 van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad van 1 juni 1976, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad van 30 juni 1993.(10) BL 300 oprichting van een operationele documentatie (110 000 ECU);

BL 3021 kosten voor tolken (90 000 ECU);

BL 303 onderzoek en modelprojecten (415 000 ECU).

PB L 32 van 8. 2. 1993.(11) Cedefop-verslag van de Kamer over 1992, paragraaf 3.5.(12) Communautair actieprogramma voor de ontwikkeling van de voortgezette beroepsopleiding.(13) Unie van industrieën in de Europese Gemeenschap.(14) Confederatie van Europese vakbonden.(15) Het verslag Mallet.(16) Kennisgeving van een uitnodiging tot inschrijving voor een studie over de invloed van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding; PB S 238 van 7. 12. 1993.(17) Zie hoofdstuk 8 van het Jaarverslag van de Kamer over 1993.(18) Artikel 2 van Verordening (EEG) nr. 337/75.(19) Actieprogramma voor de beroepsopleiding van jongeren en de voorbereiding van jongeren op het leven als volwassene en in een beroep.(20) Europees technisch onderzoek (communautair netwerk van demonstratieprojecten op het terrein van de nieuwe informatietechnologieën en de beroepsopleiding).(21) Artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 337/75.(22) Artikel 9 van Verordening (EEG) nr. 337/75.(23) Zie ook de paragrafen 7.7 en 7.8 van het verslag van de Kamer van 1986 over het financieel beheer.(24) Zoals laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad van 30 juni 1993.(25) Nota aan de directie van 15. 3. 1993.(26) Zie paragraaf 2.10 van dit verslag.(27) Commission consultative des Achats et Marchés - Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten.(28) PB L 214 van 6. 8. 1976.(29) COM(94) 0021 def. - C3 - 0115/94; rapporteur Mevr. Diemut Theato.(30) De totale kosten belopen 1 279 600 ECU. Aangenomen wordt dat 50 % van de kosten verband houdt met de vertaling.(31) Aan externe vertalers wordt gemiddeld 27 ECU per vertaalde bladzijde en 14 ECU per gereviseerde bladzijde betaald.(32) Aan externe vertalers wordt gemiddeld 35 ECU per vertaalde bladzijde en 18 ECU per gereviseerde bladzijde betaald.

BIJLAGE

CEDEFOP - BEGROTINGSJAAR 1993 - BESTEDING VAN DE BESCHIKBARE KREDIETEN

"(1 000 ECU) "" ID="1">1. Personeel > ID="2">5 670 > ID="3">5 240 (92,4 %) > ID="4">346 (6,1 %) > ID="5">85 (1,5 %) > ID="6">87 > ID="7">66 (75,9 %) > ID="8">21 (24,1 %) "> ID="1">2. Lopende huishoudelijke uitgaven > ID="2">1 009 > ID="3">643 (63,7 %) > ID="4">196 (19,4 %) > ID="5">169 (16,7 %) > ID="6">170 > ID="7">154 (90,6 %) > ID="8">16 (9,4 %) "> ID="1">3. Operationele uitgaven > ID="2">5 233 > ID="3">2 335 (44,6 %) > ID="4">2 478 (47,4 %) > ID="5">420 (8,0 %) > ID="6">1 414 > ID="7">1 025 (72,5 %) > ID="8">389 (27,5 %) "> ID="1">4. Onvoorziene uitgaven > ID="2">10 > ID="3">10 (100 %) > ID="4">- > ID="5">- > ID="6">- > ID="7">- > ID="8">- "> ID="1">Totaal > ID="2">11 922 > ID="3">8 227 (69,0 %) > ID="4">3 021 (25,3 %) > ID="5">674 (5,6 %) > ID="6">1 671 > ID="7">1 245 (74,5 %) > ID="8">426 (25,5 %) ">

Antwoorden van de Raad van Bestuur van het Centrum op de opmerkingen van de Rekenkamer over de rekeningen en het beheer van het Centrum in het Begrotingsjaar 1993 en over het financieel beheer in de periode 1987-1993

(De nummers verwijzen naar het rapport van de Rekenkamer)

De Raad van Bestuur neemt er nota van dat het rapport van de Rekenkamer, in tegenstelling tot voorgaande jaren, een aantal verder gaande opmerkingen bevat. De Raad beschouwt deze opmerkingen als een richtlijn bij zijn inspanningen om de werkzaamheden en het management van het Centrum te herstructureren, maar wil hier niet in detail op deze opmerkingen ingaan. De Raad zou de volgende antwoorden willen geven:

2.6. Artikel 43 van Verordening nr. 1416/76 van de Raad houdende de financiële bepalingen van het Centrum bepaalt dat voor bepaalde soorten uitgaven beheer van gelden ter goede rekening kan worden ingesteld. Deze bepaling komt overeen met artikel 54 van het Financieel Reglement voor de algemene begroting van de EG. Het desbetreffende uitvoeringsvoorschrift stipuleert dat bepaalde uitgaven, vanwege hun aard of bijzondere urgentie, uit de voorschotkas kunnen worden betaald. Tegen deze achtergrond lijkt het logisch om uitgaven waarvoor voorlopige betalingsverplichtingen zijn aangegaan uit de voorschotkas te betalen. Vanuit een formeel oogpunt is het Centrum het eens met de Rekenkamer dat de desbetreffende bepalingen gewijzigd zouden moeten worden.

2.8, 2.9, 2.10, 2.13. Het Centrum houdt zich - met uitzondering van de documentatie-afdeling (die onder begrotingsartikel 300 valt) - in het kader van zijn operationele werkzaamheden voornamelijk bezig met het cooerdineren van studies of onderzoek. De planning en uitvoering van deze werkzaamheden hangen af van de beschikbaarheid van externe deskundigen en de noodzakelijke informatie. De problemen stapelen zich op indien, zoals in 1993 is geschied, het werkprogramma van het Centrum pas wordt goedgekeurd als het jaar reeds begonnen is. Vertragingen op dit punt kunnen ertoe leiden dat de geplande werkzaamheden teruggeschroefd moeten worden (zie project 7 en 11.1), waardoor ook de vertaal- en publikatiewerkzaamheden pas op een later tijdstip ten uitvoer kunnen worden gebracht. Daarnaast moet er rekening mee worden gehouden dat een project tussen het moment waarop het gepland wordt en het moment waarop het ten uitvoer wordt gebracht aan wijzigingen onderhevig kan zijn en dat dit van invloed kan zijn op de budgettering en het tijdschema.

Al deze redenen te zamen vormen een verklaring voor de herhaaldelijke kredietoverschrijvingen, overdrachten en annuleringen van kredieten.

2.14. De Raad van Bestuur is er zich bewust van dat er vraagtekens zijn geplaatst bij het publikatiebeleid van het Centrum. Dit beleid wordt momenteel herzien. De Raad van Bestuur houdt voor ogen dat het de doelstelling van het Centrum is om "de Commissie bij te staan ten einde de beroepsopleiding en de voortgezette opleiding op communautair niveau te bevorderen en te ontwikkelen" (artikel 2.1 van Verordening nr. 337/75 van de Raad) en dat dit met name geldt, zoals in artikel 127.2 bij het vijfde liggende streepje van het Verdrag betreffende de Europese Unie geschreven staat, voor de uitwisseling van informatie en ervaring over gemeenschappelijke vraagstukken waarmee de opleidingsstelsels van de Lid-Staten geconfronteerd worden.

2.15. Met ingang van 1995 zal het Centrum het uitgetrokken bedrag voor de PRIX CEDEFOP onder titel 3 opnemen.

3.2. De richtlijnen voor volgende werkprogramma's en de toekomstige organisatie en opleiding van het personeel van het Centrum zijn in werkelijkheid, aan de hand van de voorstellen van de heer Mallet, opgesteld door de Raad van Bestuur zélf.

4.1. De Raad van Bestuur bestudeert momenteel de verschillende aspecten van tijdelijke arbeidscontracten voor een beperkt aantal formatieplaatsen. Ervaringen uit het verleden hebben aangetoond dat het zowel in het belang van het Centrum als in het belang van de medewerker is, als deze laatste er zeker van kan zijn dat hij/zij werk heeft als hij/zij het Centrum verlaat, en zich dus in de tussentijd bij het Centrum geheel aan het te verrichten werk kan wijden. De problemen om ander werk te vinden in Berlijn (of Thessaloniki) mogen niet worden onderschat. Dit moet ook in het oog worden gehouden als het Centrum in het geval van een korting op zijn begroting een flexibeler personeelsbeleid moet gaan voeren.

4.4. De Raad van Bestuur is er zich bewust van dat het moeilijk is om de huidige "positie" van het Centrum te bepalen en verricht op dit punt momenteel nadere studie. De oprichtingsverordening van het Centrum die uit 1975 dateert, definieert het Centrum als "een orgaan dat los staat van de diensten van de Commissie, doch wel aan deze laatste een zo ruim mogelijke medewerking moet verlenen". Het unieke karakter van het Centrum hangt samen met die afhankelijkheid van de Commissie enerzijds en de rol van de vierledige Raad van Bestuur die het Centrum bestuurt anderzijds. Daarnaast moet erop worden gewezen dat de begroting in de aangehaalde periode met 140 % (van 4,9 miljoen ECU in 1985 tot 12 miljoen ECU in 1993) gestegen is en dat de systematiek, zoals beschreven in artikel 8 van Verordening nr. 337/75, voorkomt dat het Centrum zich aan soortgelijke taken wijdt als de Commissie.

4.5. De Raad van Bestuur zou erop willen wijzen dat de Besluiten van de Raad ten aanzien van het FORCE-Programma (90/267/EEG), EUROTECNET-Programma (89/657/EEG) en het PETRA-Programma (87/569/EEG, gewijzigd door Besluit 91/387/EEG) van de Commissie vereisen dat ze bij de uitvoering gebruik maakt van de assistentie van het Centrum, maar dat het niet tot taken van het Centrum behoort om externe en onafhankelijke evaluaties van de resultaten van deze programma's te maken. In de jaarlijkse werkprogramma's van het Centrum zijn projecten opgenomen die hierop aansluiten, zoals de "Studiebezoeken" en de "FORCE-onderzoeken". De vertegenwoordigers van de Commissie in de Raad van Bestuur hebben in feite steeds meer naar voren gebracht dat de jaarlijkse werkprogramma's dat moeten weerspiegelen wat de Rekenkamer stelt, namelijk dat het Centrum op grotere schaal moet worden betrokken bij de werkzaamheden van de Commissie en in het bijzonder bij de actieprogramma's van de Gemeenschap op het gebied van de beroepsopleiding, zodat de complementariteit ervan wordt versterkt.

4.6. De Raad van Bestuur is het eens met de Rekenkamer: één van de taken van het Centrum is "een gerichte documentatie samen te stellen die met name betrekking heeft op de huidige gegevens, de nieuwste ontwikkelingen en het onderzoek op de betrokken gebieden, alsmede op de vraagstukken betreffende de structuren op het gebied van de beroepsopleiding (eerste liggend streepje van artikel 2.2 in Verordening nr. 337/75). Het Centrum werkt voorts aan de actualisering van de informatie over de opleidingssystemen in de Lid-Staten. Ter vereenvoudiging van dit werk en ter vermindering van de kosten die verbonden zijn aan de produktie en verspreiding van de informatie wordt een databank opgezet.

In de toelichting bij het Commissie-voorstel voor een Besluit van de Raad inzake het LEONARDO-Programma [COM(93) 686 def. - SYN 494 van 21. 12. 1993] wordt duidelijk aangegeven welke taak er voor het Centrum is weggelegd.

4.7. De Raad van Bestuur zou erop willen wijzen dat het aan de Commissie is om haar vertegenwoordigers in de Raad van Bestuur te benoemen. Voorts moet in het oog worden gehouden dat het Centrum bij de uitvoering van zijn taken altijd de nodige contacten heeft gelegd met de betrokken diensten van de Commissie, zoals het Secretariaat-Generaal, DG V, DG IX, DG X, DG XIX, DG XX, DG XXIII, de Task Force Menselijke hulpbronnen, Onderwijs, Opleidingen en Jeugdzaken, en het Bureau voor officiële publikaties der Europese Gemeenschappen.

5.2. Gebruikmaking van de gelden ter goede rekening is een van de elementen van een goed financieel beheer. De controle vindt plaats wanneer de vereiste stukken voor ondertekening naar de financieel controleur worden verzonden. De financieel controleur kan bovendien te allen tijde tot aanvullende inspecties besluiten.

5.3. De Raad van Bestuur onderschrijft de mening van de Rekenkamer en heeft passende maatregelen genomen om tot een geregelde informatiestroom over alle met de begroting samenhangende zaken te komen.

5.5. De Raad van Bestuur stemt in met de Rekenkamer, maar zou erop willen wijzen dat artikel 130 van het Financieel Reglement voor de algemene begroting van de EG bepaalt dat de financiële bepalingen van de organen van de Gemeenschap die rechtspersoonlijkheid hebben en subsidie ontvangen uit de algemene begroting, zoveel mogelijk in de pas moeten lopen met de regelingen in het genoemde Reglement. Het Centrum heeft dientengevolge beperkte mogelijkheden om voorstellen te doen voor noodzakelijk geachte wijzigingen in de financiële bepalingen.

6.2 - 6.7. Met de suggesties van de Rekenkamer zal bij de momenteel plaatsvindende herziening van de werkzaamheden van het Centrum rekening worden gehouden.

6.8. In november 1993 heeft het Centrum een assistent aangesteld die onder andere tot taak heeft om toezicht te houden op alle deadlines in verband met de uitvoering van het werkprogramma.

7.1. Bij de doorlopende werkzaamheden kan de jaarlijkse begroting aan de hand van een meerjarig programma worden opgesteld. Bij de andere werkzaamheden is dit alleen mogelijk als alle betrokken partijen, d.w.z. de sociale partners, de regeringen van de Lid-Staten en de Commissie zich vast kunnen leggen voor de middellange termijn en bereid zijn om het verlies aan flexibiliteit, dat hiervan het gevolg kan zijn, te accepteren.

7.2 - 7.3. In lijn met de suggestie van de Rekenkamer uit 1987 presenteert het Centrum sindsdien, naast de normaal ingedeelde begroting, ook een uitgaven-overzicht, dat uitgesplitst is naar vijf werkterreinen. Aanvullende informatie kan worden verschaft, als de analytische boekhouding naar onderzoeksdoelstelling geautomatiseerd is.

7.4. De leden van de Raad van Bestuur ontvangen sinds 1993 uitgebreide informatie over de begroting (zie punt 5.3)

7.6 - 7.7. Met de suggesties van de Rekenkamer zal bij de momenteel plaatsvindende herziening van de werkzaamheden van het Centrum rekening worden gehouden.

7.8. In 1994 is het aantal openbare inschrijvingsprocedures gestegen en is een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling gepubliceerd (PB van de EG nr. C 184 van 6. 7. 1994). De Raad van Bestuur zou echter ook willen onderstrepen dat continuïteit in de betrekkingen met externe contractanten, in het licht van hun bijzondere kwalificaties en ervaring, van groot belang is.

7.9. Het Centrum zal zijn inspanningen versterken om ervoor te zorgen dat de deadlines voor de studiecontracten worden gerespecteerd.

8.2. De Raad van Bestuur onderschrijft de mening van de Rekenkamer.

9.2 - 9.4. Van de opmerkingen en suggesties van de Rekenkamer is nota genomen.

10.3. De verspreiding van informatie vormt de laatste fase in een project. Vertragingen in voorgaande fases vormen mede een verklaring voor het hoge percentage overschrijvingen.

11.1. Met ingang van 1994 is een onderscheid aangebracht tussen zuiver interne vergaderingen, vergaderingen die te maken hebben met de uitvoering van het werkprogramma van het Centrum, en vergaderingen van andere organisaties.

13.2. Het Centrum zal de Commissie om maatregelen verzoeken voor de wijziging van de voor het Centrum geldende financiële procedures.

13.3 - 13.4. De Raad van Bestuur is het eens met de Rekenkamer.

13.5. Met de suggesties uit deel 6 van het verslag van de Rekenkamer zal rekening worden gehouden.

13.6. Er worden momenteel passende maatregelen genomen om tot een verbetering van de uitgavenplanning en het begrotingsbeheer te komen.