OVERZICHT VAN DE BIJLAGEN

WAARDERING VAN DE IN KWALITEIT ACHTERUITGEGANE OF VERNIETIGDE HOEVEELHEDEN

BIJLAGE I

VERPLICHTINGEN VAN DE BETAALORGANEN EN PROCEDURES OP HET GEBIED VAN DE FYSIEKE INSPECTIE (artikel 2, lid 3)

A. VERPLICHTINGEN VAN DE BETAALORGANEN

I. Controles

1. Frequentie en representativiteit

Ten minste eenmaal per jaar wordt elke plaats van opslag overeenkomstig het bepaalde in punt B onderworpen aan een controle die met name betrekking heeft op:

— de wijze waarop de gegevens over de openbare opslag worden verzameld;

— de overeenstemming tussen de ter plaatse door de opslaghouder bewaarde boekhoudgegevens en de gegevens die aan het betaalorgaan zijn verstrekt;

— de fysieke aanwezigheid in de voorraden van de in de boeken van de opslaghouder vermelde hoeveelheden die als basis zijn gebruikt voor de meest recente maandstaat die de opslaghouder heeft ingediend, welke aanwezigheid visueel of, bij twijfel of betwisting, door weging of meting wordt vastgesteld;

— de gezonde handelskwaliteit van de opgeslagen producten.

De fysieke aanwezigheid blijkt uit een fysieke inspectie die representatief genoeg is en ten minste de in punt B vermelde percentages betreft en op grond waarvan mag worden geconcludeerd dat alle in de voorraadboekhouding opgenomen hoeveelheden daadwerkelijk in de voorraden aanwezig zijn.

De kwaliteitscontroles worden op visuele, olfactorische en/of organoleptische wijze en, in geval van twijfel, door middel van grondige analyses verricht.

2. Extra controles

Wanneer bij de fysieke inspectie een afwijking wordt geconstateerd, moet volgens dezelfde methode een extra percentage worden geïnspecteerd van de hoeveelheden die zich in interventieopslag bevinden. De inspectie wordt desnoods voortgezet totdat alle producten van de gecontroleerde partij of in het gecontroleerde pakhuis zijn gewogen.

II. Processen-verbaal over de controles

1. De interne controledienst van het betaalorgaan of de instantie waaraan het betaalorgaan de controleopdracht heeft gegeven, stelt een proces-verbaal op over elk van de verrichte controles of fysieke inspecties.

2. Het proces-verbaal bevat ten minste de volgende gegevens:

a) de betrokken opslaghouder, het adres van het bezochte pakhuis en de gecontroleerde partijen;

b) datum en tijd waarop de controle is begonnen en is beëindigd;

c) de plaats waar de controle is verricht, en een beschrijving van de omstandigheden op het gebied van opslag, verpakking en toegankelijkheid;

d) de volledige identiteit en de functie van de personen die de controle hebben verricht, en de aan hen gegeven opdracht;

e) de verrichte controlewerkzaamheden en de voor volumetrische meting toegepaste technieken, zoals de meetmethoden, de uitgevoerde berekeningen en de verkregen tussen- en eindresultaten, alsmede de conclusies die uit een en ander zijn getrokken;

f) voor elke in het pakhuis opgeslagen partij of kwaliteit, de in de boekhouding van het betaalorgaan vermelde hoeveelheid, de in de boekhouding van het pakhuis vermelde hoeveelheid en de verschillen die eventueel tussen die twee boekhoudingen zijn geconstateerd;

g) voor elke fysiek geïnspecteerde partij of kwaliteit, de onder f) bedoelde gegevens, de ter plaatse geconstateerde hoeveelheid en de eventuele verschillen; het nummer van de partij of van de kwaliteit, de betrokken pallets, kartons, silo’s, opslagtanks of andere recipiënten en het gewicht (in voorkomend geval het netto- en het brutogewicht) of het volume;

h) de in geval van verschillen door de opslaghouder afgelegde verklaringen;

i) de plaats en de datum en de handtekeningen van de opsteller van het proces-verbaal en van de opslaghouder of diens vertegenwoordiger;

j) in voorkomend geval, het feit dat de controle wegens een afwijking is verruimd, onder vermelding van het aan deze verruimde controle onderworpen percentage van de opgeslagen hoeveelheden, de geconstateerde verschillen en de gegeven uitleg.

3. De processen-verbaal worden onmiddellijk toegezonden aan het hoofd van de dienst die is belast met het bijhouden van de rekeningen van het betaalorgaan. Onmiddellijk na ontvangst van het proces-verbaal wordt de boekhouding van het betaalorgaan op basis van de geconstateerde verschillen gecorrigeerd.

4. De processen-verbaal worden bewaard in het hoofdkantoor van het betaalorgaan en zijn toegankelijk voor de functionarissen van de Commissie en de personen die in opdracht van de Commissie handelen.

5. In een door het betaalorgaan opgesteld samenvattend document worden vermeld:

— de verrichte controles, waaronder de fysieke inspecties (controles ten behoeve van de inventarisatie), die apart moeten worden vermeld,

— de gecontroleerde hoeveelheden,

— de geconstateerde afwijkingen ten opzichte van de maand- en jaarstaten en de oorzaken van deze afwijkingen.

De gecontroleerde hoeveelheden en de geconstateerde afwijkingen worden voor elk betrokken product aangegeven in massa of in volume en in procenten van de totale opgeslagen hoeveelheden.

In dat samenvattende document wordt apart melding gemaakt van de controles die zijn verricht om de kwaliteit van de opgeslagen producten te verifiëren. Het samenvattende document wordt aan de Commissie toegezonden tegelijk met de in artikel 8, lid 1, onder c), punt iii), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde jaarrekeningen.

Het samenvattende document wordt voor de eerste maal voor het boekjaar 2006 opgesteld en aan de Commissie meegedeeld.

B. PROCEDURE VOOR EEN FYSIEKE INSPECTIE IN HET KADER VAN DE ONDER A BEDOELDE CONTROLES PER SECTOR VAN HET GEMEENSCHAPPELIJK LANDBOUWBELEID

I. Boter

1. De voor controle geselecteerde partijen komen overeen met ten minste 5 % van de totale hoeveelheid die is opgeslagen uit hoofde van openbare interventie. De selectie wordt vóór het bezoek aan de opslagplaats voorbereid aan de hand van de boekhoudgegevens van het betaalorgaan, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

2. De controle ter plaatse op de aanwezigheid van de geselecteerde partijen en op de samenstelling daarvan wordt verricht door:

— constatering van de overeenstemming met de controlenummers van de partijen en de kartons volgens de aankoop- of inslaglijsten,

— weging van pallets (één pallet op de tien) en van kartons (één karton per pallet),

— visuele controle van de inhoud van een karton (één pallet op de vijf),

— controle op de staat van de verpakking.

3. De fysiek geïnspecteerde partijen en de geconstateerde gebreken worden beschreven in het proces-verbaal over de controle.

II. Mageremelkpoeder

1. De voor controle geselecteerde partijen komen overeen met ten minste 5 % van de totale hoeveelheid die is opgeslagen uit hoofde van openbare interventie. De selectie wordt vóór het bezoek aan de opslagplaats voorbereid aan de hand van de boekhoudgegevens van het betaalorgaan, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

2. De controle ter plaatse op de aanwezigheid van de geselecteerde partijen en op de samenstelling daarvan wordt verricht door:

— constatering van de overeenstemming met de controlenummers van de partijen en de zakken volgens de aankoop- of inslaglijsten,

— weging van pallets (één pallet op de tien) en van zakken (één zak op de tien),

— visuele controle van de inhoud van een zak (één pallet op de vijf),

— controle op de staat van de verpakking.

3. De fysiek geïnspecteerde partijen en de geconstateerde gebreken worden beschreven in het proces-verbaal over de controle.

III. Granen

1. Procedure voor een fysieke inspectie

a) De voor controle geselecteerde cellen of kamers komen overeen met ten minste 5 % van de totale hoeveelheid granen of rijst die is opgeslagen uit hoofde van openbare interventie. De selectie wordt voorbereid aan de hand van de in de voorraadboekhouding van het betaalorgaan beschikbare gegevens, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

b) Fysieke inspectie: — controle op de aanwezigheid van granen of rijst in de geselecteerde cellen of kamers, — identificatie van de granen of de rijst, — controle van de opslagomstandigheden en controle van de kwaliteit van de opgeslagen producten overeenkomstig het bepaalde in artikel 10, lid 2, van Verordening (EG) nr. 824/2000 van de Commissie (1) wat granen betreft en overeenkomstig het bepaalde in artikel 11 van Verordening (EG) nr. 708/98 van de Commissie (2) wat specifiek rijst betreft, — vergelijking van de plaats van opslag en de identiteit van de granen of de rijst met de gegevens in de voorraadboekhouding van het pakhuis, — bepaling van de opgeslagen hoeveelheden volgens een vooraf door het betaalorgaan erkende methode waarvan een beschrijving moet worden bewaard op het hoofdkantoor van het betaalorgaan.

c) In elke plaats van opslag moeten een plattegrond van het pakhuis en het opmetingsdocument voor elke opslagsilo of –kamer beschikbaar zijn. In elk pakhuis moeten de granen of moet de rijst zo zijn opgeslagen dat een volumetrische controle mogelijk is.

2. Behandeling van geconstateerde verschillen

Een afwijking bij de volumetrische controle van de producten wordt getolereerd.

Zo zijn bij opslag in een silo of een vlakke opslagruimte de in bijlage II, deel II, vastgestelde regels van toepassing wanneer het bij de fysieke inspectie geconstateerde gewicht van het opgeslagen product in het geval van granen ten minste 5 % en in het geval van rijst ten minste 6 % verschilt van het in de boekhouding vermelde gewicht ervan.

Voor in een pakhuis opgeslagen granen of rijst mag rekening worden gehouden met de hoeveelheden zoals bepaald bij de weging bij de inslag in plaats van met de hoeveelheden die bij een volumetrische bepaling worden verkregen, indien deze laatste bepaling niet de wenselijke nauwkeurigheidsgraad oplevert en het tussen de betrokken twee waarden geconstateerde verschil niet al te groot is.

Het betaalorgaan maakt onder eigen verantwoordelijkheid van die mogelijkheid gebruik als dat verantwoord is gezien de omstandigheden, die per geval worden beoordeeld. Het maakt daarvan melding in het proces-verbaal over de controle, dat wordt opgesteld op basis van het volgende indicatieve model:

(Indicatief model)

GRANEN – CONTROLE VAN DE VOORRAAD

Product: Opslaghouder: Opslagruimte, silo: Nummer van de opslagcel: Datum: Partij: Hoeveelheid volgens de boekhouding:





A. Voorraden in een silo

Nummer van de kamer Totaal volume volgens de silogegevens m3 (A) Geconstateerde vrije ruimte m3 (B) Volume van de opgeslagen granen m3 (A – B) Geconstateerd soortgelijk gewicht kg/hl = 100 Gewicht van de opgeslagen granen of rijst Totaal (A): …





B. Voorraden in een vlakke opslagruimte

Kamer nr. Kamer nr. Kamer nr. Ingenomen oppervlakte: … … m2 … m3 … m2 … m3 … m2 … m3 Hoogte: … … m … m … m Correcties: … … m3 … m3 … m3 Volume: … … m3 … m3 … m3 Soortgelijk gewicht: … … kg/hl … kg/hl … kg/hl Totaal gewicht: … … ton … ton … ton Totaal (B): … Totaal gewicht in de opslagruimte: … Verschil t.o.v. het in de boekhouding vermelde gewicht: … In %: … …, op Controleur betaalorgaan: (Stempel en handtekening)

IV. Alcohol

1. De voor controle geselecteerde tanks komen overeen met ten minste 5 % van de totale hoeveelheid die is opgeslagen uit hoofde van openbare interventie. De selectie wordt vóór het bezoek aan het pakhuis voorbereid aan de hand van de boekhoudgegevens van het betaalorgaan, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

2. Controle van de door de douane aangebrachte loodzegels indien de nationale voorschriften in een dergelijke verzegeling voorzien.

3. De controle ter plaatse op de aanwezigheid van de tanks en op de inhoud ervan wordt verricht door:

— identificatie van de tanks aan de hand van het nummer ervan en identificatie van het alcoholtype,

— vergelijking van de identiteit van de tanks en de inhoud ervan met de gegevens in de voorraadboekhouding van het pakhuis en de gegevens in de boekhouding van het betaalorgaan,

— organoleptische controle op de aanwezigheid van alcohol, het alcoholtype en het volume alcohol in de tanks,

— onderzoek van de opslagomstandigheden door visuele controle van andere tanks.

4. De fysiek geïnspecteerde tanks en de geconstateerde gebreken worden beschreven in het proces-verbaal over de controle.

V. Rundvlees

1. De voor controle geselecteerde partijen komen overeen met ten minste 5 % van de totale hoeveelheid die is opgeslagen uit hoofde van openbare interventie. De selectie wordt vóór het bezoek aan de opslagplaats voorbereid aan de hand van de boekhoudgegevens van het betaalorgaan, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

2. De controle ter plaatse op de aanwezigheid van de geselecteerde partijen vlees zonder been en op de samenstelling van deze partijen wordt verricht door:

— identificatie van de partijen en de pallets en controle van het aantal kartons,

— controle van het gewicht van 10 % van de pallets of containers,

— controle van het gewicht van 10 % van de kartons op elke gewogen pallet,

— visuele controle op de inhoud van die kartons en op de staat van de verpakking in de kartons.

Bij de selectie van de pallets moet rekening worden gehouden met de verschillende typen van deelstukken die zijn opgeslagen.

3. De fysiek geïnspecteerde partijen en de geconstateerde gebreken worden beschreven in het proces-verbaal over de controle.

VI. Suiker in bulk (3)

1. Procedure voor een fysieke inspectie van de openbare voorraden suiker die zijn ingeslagen vanaf het verkoopseizoen 2006/2007

a) De voor controle geselecteerde silo’s, cellen en kamers komen overeen met ten minste 5 % van de totale hoeveelheid suiker in bulk die is opgeslagen uit hoofde van openbare interventie. De selectie wordt voorbereid aan de hand van de in de voorraadboekhouding van het betaalorgaan beschikbare gegevens, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

b) Fysieke inspectie: — controle op de aanwezigheid van de suiker in bulk in de geselecteerde silo’s, cellen of kamers, — vergelijking van de boekhoudgegevens van de opslaghouder met die van het betaalorgaan, — identificatie van de suiker in bulk, — controle van de opslagomstandigheden en vergelijking van de plaats van opslag en de identiteit van de suiker in bulk met de boekhoudgegevens van de opslaghouder, — bepaling van de opgeslagen hoeveelheden volgens een vooraf door het betaalorgaan erkende methode waarvan een beschrijving moet worden bewaard op het hoofdkantoor van het betaalorgaan.

c) In elke plaats van opslag moeten een plattegrond van het pakhuis en het opmetingsdocument voor elke opslagsilo of –kamer beschikbaar zijn. De suiker in bulk moet zo zijn opgeslagen dat een volumetrische controle mogelijk is.

2. Procedure voor een fysieke inspectie van de openbare voorraden suiker die zijn ingeslagen in het verkoopseizoen 2004/2005 of het verkoopseizoen 2005/2006

a) In het geval dat de hierboven onder 1 beschreven inventarisatieprocedures niet kunnen worden toegepast, worden alle aan- of afvoerpunten van de silo/plaats van opslag door het betaalorgaan officieel verzegeld. Om ervoor te zorgen dat deze zegels intact blijven, controleert het betaalorgaan elke maand of zij ongeschonden zijn. Over deze inspecties wordt een gedetailleerde beschrijving opgesteld. Alleen in aanwezigheid van een inspecteur van het betaalorgaan is het toegestaan zich toegang tot de voorraden te verschaffen. De lidstaat zorgt ervoor dat de zegels worden aangebracht volgens een procedure die goede garanties biedt dat de uit hoofde van openbare interventie opgeslagen producten onaangeroerd blijven.

b) Tevens moet ten minste eenmaal per jaar een inspectie worden uitgevoerd om de opslagomstandigheden te controleren en na te gaan of de producten goed zijn bewaard.

3. Behandeling van geconstateerde verschillen

Bij de volumetrische controle wordt een tolerantiemarge toegepast.

Bij opslag in een silo of een vlakke opslagruimte is het bepaalde in bijlage II van toepassing wanneer het bij de fysieke inspectie (volumetrische bepaling) geconstateerde gewicht van het opgeslagen product ten minste 5 % verschilt van het in de boekhouding vermelde gewicht ervan.

Voor in een silo/pakhuis opgeslagen suiker in bulk mag rekening worden gehouden met de hoeveelheden zoals bepaald bij de weging bij de inslag in plaats van met de hoeveelheden volgens de volumetrische bepaling, indien deze laatste bepaling niet de wenselijke nauwkeurigheidsgraad oplevert en het tussen de betrokken twee waarden geconstateerde verschil niet al te groot is.

Het betaalorgaan maakt onder eigen verantwoordelijkheid van de in de derde alinea bedoelde mogelijkheid gebruik als dat verantwoord is gezien de omstandigheden, die per geval worden beoordeeld. Het maakt daarvan melding in het proces-verbaal.

VII. Verpakte suiker (4)

1. Procedure voor een fysieke inspectie van de openbare voorraden suiker die zijn ingeslagen vanaf het verkoopseizoen 2006/2007

a) De voor controle geselecteerde partijen komen overeen met ten minste 5 % van de totale hoeveelheid suiker die is opgeslagen uit hoofde van openbare interventie. De selectie van de te controleren partijen wordt vóór het bezoek aan de plaats van opslag uitgevoerd aan de hand van de gegevens die in de voorraadboekhouding van het betaalorgaan beschikbaar zijn, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

b) Controle ter plaatse op de aanwezigheid van de geselecteerde partijen en op de samenstelling daarvan: — constatering van de overeenstemming met de controlenummers van de partijen en de zakken volgens de aankoop- of inslaglijsten, — vergelijking van de boekhoudgegevens van de opslaghouder met die van het betaalorgaan, — controle op de staat van de verpakking. Voor in zakken van 50 kg verpakte suiker: — weging van pallets (één pallet op de twintig) en van zakken (één zak per gewogen pallet), — visuele controle van de inhoud van zakken (één zak per tien gewogen pallets). Voor in „grote zakken” verpakte suiker: — weging van één grote zak op de twintig, — visuele controle van de inhoud van één grote zak per twintig gewogen zakken.

c) De fysiek geïnspecteerde partijen en de geconstateerde verschillen/gebreken worden beschreven in het proces-verbaal over de inventarisatie.

2. Procedure voor een fysieke inspectie van de openbare voorraden suiker die zijn ingeslagen in het verkoopseizoen 2004/2005 of het verkoopseizoen 2005/2006

a) In het geval dat de hierboven onder 1 beschreven inventarisatieprocedures niet kunnen worden toegepast, worden alle aan- of afvoerpunten van de plaats van opslag door het betaalorgaan officieel verzegeld. Om ervoor te zorgen dat deze zegels intact blijven, controleert het betaalorgaan elke maand of zij ongeschonden zijn. Over deze inspecties wordt een gedetailleerde beschrijving opgesteld. Alleen in aanwezigheid van een inspecteur van het betaalorgaan is het toegestaan zich toegang tot de voorraden te verschaffen. De lidstaat zorgt ervoor dat de zegels worden aangebracht volgens een procedure die goede garanties biedt dat de uit hoofde van openbare interventie opgeslagen producten onaangeroerd blijven.

b) Tevens moet ten minste eenmaal per jaar een inspectie worden uitgevoerd om de opslagomstandigheden te controleren en na te gaan of de producten goed zijn bewaard.

(1) PB L 100 van 20.4.2000, blz. 31. Verordening laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1068/2005 (PB L 174 van 7.7.2005, blz. 65).

(2) PB L 98 van 31.3.1998, blz. 21. Verordening laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1107/2004 (PB L 211 van 12.6.2004, blz. 14).

(3) Geïnventariseerd worden de voorraden waarvoor een opslagcontract is gesloten.

(4) Geïnventariseerd worden de voorraden waarvoor een opslagcontract is gesloten.