Verordening (EG) nr. 1390/2000 van de Commissie

van 29 juni 2000

tot vaststelling van de uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 814/2000 van de Raad betreffende voorlichtingsacties op het gebied van het gemeenschappelijk landbouwbeleid

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EG) nr. 814/2000 van de Raad van 17 april 2000 betreffende voorlichtingsacties op het gebied van het gemeenschappelijk landbouwbeleid(1), en met name op artikel 9,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Bij Verordening (EG) nr. 814/2000 zijn de aard en de inhoud van de voorlichtingsacties op het gebied van het gemeenschappelijk landbouwbeleid vastgesteld. De uitvoeringsbepalingen van die verordening dienen te worden vastgesteld in het licht van met name de opgedane ervaring.

(2) Een uitnodiging tot het indienen van voorstellen is het doeltreffendste en doorzichtigste middel om ervoor te zorgen dat aan de door Verordening (EG) nr. 814/2000 geboden subsidiëringsmogelijkheden de ruimst mogelijke bekendheid wordt gegeven en dat de beste acties worden geselecteerd.

(3) De voorwaarden waaraan de aanvragers moeten voldoen, de gronden die uitsluiting tot gevolg hebben, en de in artikel 3, lid 2, van Verordening (EG) nr. 814/2000 vastgestelde algemene criteria voor de selectie van de acties dienen nader te worden omschreven.

(4) Tot de potentiële begunstigden van de in Verordening (EG) nr. 814/2000 geregelde financiering behoren organisaties zonder welomschreven rechtspositie; ter bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap dient bij de toekenning van een voorschot op de subsidie derhalve te worden geëist dat een gelijkwaardige zekerheid wordt gesteld.

(5) Om zoveel mogelijk gegadigden van de beschikbare financiële middelen te laten profiteren, moet financiering voor meer dan 50 % een uitzondering blijven.

(6) De verstrekking van informatie over de overeenkomstig deze verordening gefinancierde acties aan het bij Verordening (EG) nr. 1258/1999 van de Raad van 17 mei 1999 betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid(2) ingestelde Comité van het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw (EOGFL) kan de coördinatie bevorderen tussen de door de lidstaten ondernomen acties en die welke door de Gemeenschap worden ondersteund.

(7) Gezien de tijd die met de organisatie van een uitnodiging tot het indienen van voorstellen is gemoeid, dient voor het jaar 2000 van de bepalingen betreffende die uitnodiging te worden afgeweken, waarbij de andere bepalingen van deze verordening van toepassing blijven, en dient bijgevolg de selectie van de aanvragen mogelijk te worden gemaakt volgens de datum van indiening ervan.

(8) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van het EOGFL,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Toepassingsgebied

Bij deze verordening worden de uitvoeringsbepalingen vastgesteld voor de in artikel 2, lid 1, onder a) en b), van Verordening (EG) nr. 814/2000 bedoelde voorlichtingsacties op het gebied van het gemeenschappelijk landbouwbeleid in de vorm van activiteitenprogramma's en gerichte acties.

Artikel 2

Uitnodiging tot het indienen van voorstellen

De Commissie maakt uiterlijk op 31 juli van elk jaar in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen een uitnodiging tot het indienen van voorstellen bekend waarin met name de prioritaire thema's en soorten acties, de indicatieve verdeling van de beschikbare begrotingskredieten en de uiterste data voor de toezending van de aanvragen en het begin van de acties zijn aangegeven.

Artikel 3

Voorwaarden voor de inaanmerkingneming van inschrijvers

1. De in artikel 2, lid 1, onder a), van Verordening (EG) nr. 814/2000 bedoelde organisaties en verenigingen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:

a) zij moeten een niet-gouvernementeel karakter hebben;

b) zij mogen geen winstoogmerk hebben;

c) zij moeten sinds ten minste twee jaar in een lidstaat zijn gevestigd.

2. De in artikel 2, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 814/2000 bedoelde personen of instanties moeten sinds ten minste twee jaar in een lidstaat rechtsgeldig opgerichte rechtspersonen zijn, met uitzondering van de overheid van de lidstaten, universitaire instellingen en media, voorzover zij aan de in lid 1, onder c), van het onderhavige artikel vastgestelde voorwaarden voldoen.

3. De inschrijver legt in het geval dat de in artikel 10 bedoelde overeenkomst in de betaling van een voorschot op de subsidie voorziet, een bankgarantie voor een gelijkwaardig bedrag over.

Deze zekerheid wordt niet gevraagd wanneer de inschrijver een overheidsinstantie is.

Artikel 4

Gronden tot uitsluiting van inschrijvers

Een inschrijver wordt in de volgende gevallen uitgesloten:

a) wanneer hij in een toestand verkeert van faillissement, liquidatie, de beëindiging of opschorting van activiteiten, een gerechtelijk akkoord, een schikking met schuldeisers of een soortgelijke regeling of het voorwerp is van een vergelijkbare procedure;

b) wanneer hij bij een definitieve uitspraak is veroordeeld wegens een delict dat zijn goede naam op het gebied van de beroepsethiek schaadt;

c) wanneer hij een ernstige beroepsfout heeft begaan;

d) wanneer hij niet voldoet aan de voorschriften inzake de betaling van zijn socialezekerheidsbijdragen, belastingen of heffingen;

e) wanneer hij, gelet op de overeenkomstig bijlage I, punt 3, onder c) en d), te verstrekken informatie, niet over de financiële, technische en beroepscapaciteit beschikt die voor de uitvoering van de actie nodig is.

Artikel 5

Niet in aanmerking komende acties

Behalve de in artikel 2, lid 3, van Verordening (EG) nr. 814/2000 genoemde acties, komen niet in aanmerking:

a) acties met een winstoogmerk;

b) algemene of statutaire vergaderingen.

Artikel 6

Voorwaarden voor de inbehandelingneming van aanvragen

Alleen de overeenkomstig bijlage I gedane subsidieaanvragen kunnen in behandeling worden genomen.

Artikel 7

Gronden tot uitsluiting van acties

1. Uitgesloten worden activiteitenprogramma's die:

a) vóór de in de uitnodiging tot het indienen van voorstellen vermelde datum aanvangen;

b) na 30 april van het jaar dat volgt op het jaar van de financiële bijdrage worden voltooid;

c) met een subsidieaanvraag van minder dan 25000 EUR of meer dan 500000 EUR gepaard gaan.

2. Uitgesloten worden gerichte acties die:

a) minder dan drie maanden na de toezending van de subsidieaanvraag aan de Commissie aanvangen;

b) na 30 april van het jaar dat volgt op het jaar van de financiële bijdrage worden voltooid;

c) met een subsidieaanvraag van minder dan 5000 EUR of meer dan 100000 EUR gepaard gaan.

Artikel 8

Selectiecriteria voor de acties

1. De Commissie selecteert de voor communautaire financiering in aanmerking genomen aanvragen op basis van de kwaliteit van het project en een gunstige kosten-batenverhouding zoals bepaald in artikel 3, lid 2, van Verordening (EG) nr. 814/2000.

2. De kwaliteit van het project wordt beoordeeld op grond van met name:

a) de relevantie en het algemene belang van de acties;

b) de omvang en de communautaire meerwaarde;

c) het duurzame multiplicatoreffect op communautair, nationaal en regionaal vlak;

d) de bijdrage aan de ontwikkeling van een duurzame multinationale, interregionale of intersectorale samenwerking;

e) de voor de evaluatie van de acties voorziene middelen.

3. De gunstige kosten-batenverhouding wordt beoordeeld op grond van met name:

a) de redelijkheid van de voorgelegde begroting;

b) de van de Commissie gevraagde bijdrage;

c) het vermogen van de aanvrager andere financieringsbronnen aan te boren.

4. De selectiecriteria zijn nader omschreven in bijlage II.

Artikel 9

Percentage financiële steun

1. De communautaire financiering voor de geselecteerde acties bedraagt ten hoogste 50 % van de subsidiabele kosten zoals in bijlage III omschreven.

2. De maximale communautaire financiering kan tot 75 % van de subsidiabele kosten worden verhoogd voor een gerichte actie of één of meer activiteiten van een programma, indien de betrokken actie of activiteit uit het oogpunt van de selectiecriteria van uitzonderlijk belang is en:

a) kosten behelst voor het vertolken of vertalen in ten minste vier officiële talen van de Gemeenschap of de kandidaat-lidstaten die meer dan 20 % van de subsidiabele kosten uitmaken, met dien verstande dat er, als het om vertolkingskosten gaat, ten minste vijf deelnemers voor elke taal moeten zijn;

b) verblijfkosten behelst per deelnemer en per dag die lager zijn dan 60 % van het maximumbedrag per dag dat is vermeld in de door de Commissie aan de inschrijvers ter beschikking gestelde tarieflijst.

De voorkeur zal worden gegeven aan acties die in plattelandsgebieden plaatsvinden.

Artikel 10

Overeenkomst

Voor de geselecteerde aanvragen wordt tussen de Commissie en de begunstigden een overeenkomst gesloten waarin de uit het subsidiebesluit van de Commissie voortvloeiende rechten en verplichtingen zijn geregeld.

Artikel 11

Subsidiëring op jaarbasis

De subsidies worden strikt op jaarbasis toegekend en er kan geen enkel recht voor de volgende jaren aan worden ontleend, zelfs niet indien de actie in een meerjarenstrategie past.

Artikel 12

Bekendmaking

Jaarlijks wordt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen een lijst van de begunstigden en de uit hoofde van deze verordening gefinancierde activiteiten bekendgemaakt met vermelding van het bedrag en het percentage financiële steun.

Artikel 13

Informatieverstrekking aan het Comité van het EOGFL

Het Comité van het EOGFL wordt informatie verstrekt over:

a) de inhoud van de uitnodiging tot het indienen van voorstellen vóór de bekendmaking ervan;

b) de ontvangen activiteitenprogramma's;

c) de voor een subsidie geselecteerde acties;

d) de op initiatief van de Commissie uitgevoerde activiteiten.

Artikel 14

Evaluatie

Met het oog op de in artikel 7 van Verordening (EG) nr. 814/2000 bedoelde evaluatie van de gefinancierde acties zijn de begunstigden verplicht alle gegevens te verstrekken die voor deze evaluatie dienstig kunnen zijn, en met name te antwoorden op de vragenlijsten en evaluatieschema's die de Commissie hun samen met de aanvraagformulieren ter beschikking stelt.

De Commissie verricht de genoemde evaluatie uiterlijk vier jaar na de inwerkingtreding van de onderhavige verordening.

Artikel 15

Overgangsmaatregelen

1. Voor het jaar 2000 geldt in afwijking van artikel 2 dat degenen die voor een communautaire subsidie zoals bedoeld in artikel 2, lid 1, onder a) of b), van Verordening (EG) nr. 814/2000, in aanmerking wensen te komen, een subsidieaanvraag bij de Commissie moeten indienen overeenkomstig het bepaalde in de onderhavige verordening. Deze aanvraag moet de Commissie ten minste drie maanden vóór het begin van de actie, en in geen geval na 30 september 2000, worden toegezonden.

2. Het Comité van het EOGFL wordt van de overeenkomstig lid 1 voor een subsidie geselecteerde acties in kennis gesteld.

Artikel 16

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel, 29 juni 2000.

Voor de Commissie

Franz Fischler

Lid van de Commissie

(1) PB L 100 van 20.4.2000, blz. 7.

(2) PB L 160 van 26.6.1999, blz. 103.

BIJLAGE I

INDIENING EN INHOUD VAN DE SUBSIDIEAANVRAGEN

1. De subsidieaanvragen moeten:

a) binnen de gestelde termijnen worden ingediend;

b) volledig en correct in machineschrift zijn ingevuld;

c) worden bezorgd in vijf exemplaren die alle door de voor de actie verantwoordelijke persoon zijn ondertekend en gedateerd(1) en zijn opgesteld met gebruikmaking van de bij de Commissie verkrijgbare originele formulieren voor een subsidieaanvraag; in het geval dat de actie volledig of gedeeltelijk buiten de Gemeenschap plaatsvindt, moet een extra exemplaar worden bezorgd;

d) per aangetekende zending met bericht van ontvangst worden ingediend of bij de Commissie worden afgegeven;

e) worden opgesteld in één van de officiële talen van de Gemeenschap; er mag een beknopte beschrijving van het project in andere officiële talen worden toegevoegd.

2. De geraamde begroting moet:

a) sluitend zijn, in euro luiden en foutloos zijn;

b) gedetailleerd genoeg zijn om identificatie en follow-up van en controle op de voorgestelde acties mogelijk te maken;

c) informatie over de voor de opstelling ervan gebruikte berekeningen en specificaties bevatten;

d) door de voor de actie verantwoordelijke persoon zijn gedateerd en ondertekend;

e) aan de ontvangstenzijde melding maken van:

- de rechtstreekse bijdrage van de inschrijver;

- bijzonderheden over de bijdragen van eventuele andere geldverschaffers;

- alle inkomsten die het project zal opleveren, met inbegrip van de eventueel door de deelnemers te betalen vergoedingen;

- de van de Commissie gevraagde subsidie, in voorkomend geval uitgesplitst over de verschillende bij de Commissie ingediende aanvragen.

3. Bij de aanvraag moeten de volgende stukken worden gevoegd:

a) de statuten, het organisatieschema, het reglement van orde en het meest recente activiteitenverslag van de inschrijver;

b) alle documenten waarmee kan worden aangetoond dat de inschrijver niet verkeert in één van de gevallen zoals bedoeld in artikel 4, onder a), b), c) en d);

c) de balansen en de jaarrekeningen over de afgelopen twee boekjaren;

d) alle documenten die het mogelijk maken de financiële, technische en beroepscapaciteit van de inschrijver te beoordelen, en met name informatie over de diploma's en beroepstitels en de ervaring van de voor de actie verantwoordelijke personen, over de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting en over de beschikbare technische en ander voorzieningen, alsmede een beschrijving van de in de afgelopen twee jaar uitgevoerde acties;

e) het gedetailleerde programma van de actie, waarin met name en zoveel mogelijk melding dient te worden gemaakt van de naam, de beroepstitels en de beroepservaring van de deelnemers van wie de reis- of verblijfkosten zullen worden vergoed, en van de sprekers, alsmede van de door deze laatsten te behandelen onderwerpen;

f) alle documenten die nuttig zijn voor de beoordeling van de inhoud van de actie.

Indien er zal worden uitbesteed, moet dezelfde informatie worden verstrekt om de financiële, technische en professionele capaciteit van de betrokken subcontractant of subcontractanten aan te tonen.

(1) De aanvragen mogen op een elektronisch verwerkbare informatiedrager worden ingediend, maar in dat geval moeten zij een exemplaar op papier omvatten dat door de voor de actie verantwoordelijke persoon is ondertekend en gedateerd.

BIJLAGE II

SELECTIECRITERIA

1. Ten aanzien van de in artikel 8, lid 2, vastgestelde criteria geldt het volgende.

a) De relevantie en het algemene belang van de actie worden beoordeeld op basis van met name:

- de overeenstemming van de inhoud van de actie met de in artikel 1 van Verordening (EG) nr. 814/2000 vastgestelde doelstellingen en de in de uitnodiging tot het indienen van voorstellen vermelde prioritaire thema's;

- de relevantie van de door de aanvrager geconstateerde behoeften op voorlichtingsgebied;

- de overeenstemming tussen de door de aanvrager voorgestelde acties en de beoogde financiële en personele middelen;

- de overeenstemming tussen de door de aanvrager voorgestelde acties en de doelgroep.

b) De omvang en de Europese meerwaarde worden beoordeeld op grond van met name:

- het aantal landen waarop de actie betrekking heeft;

- het aantal regio's waarop de actie betrekking heeft;

- het aantal sectoren waarop de actie betrekking heeft;

- het aantal bij de concipiëring en de uitvoering van de actie betrokken organisaties;

- een doeltreffende en evenwichtige samenwerking tussen de verschillende partners wat de programmering van de acties, de uitvoering ervan en het leveren van een financiële bijdrage betreft;

- de representativiteit van de betrokken organisaties (uit het oogpunt van hun ledental en hun werkterreinen);

- de deskundigheid van de sprekers of de bij de uitvoering van de actie betrokken personen met betrekking tot de behandelde thema's.

c) Het duurzame multiplicatoreffect op Europees, nationaal en regionaal niveau wordt beoordeeld op grond van met name:

- het aantal begunstigden van de actie;

- de representativiteit en de kwaliteit van de begunstigden;

- de gekozen aanpak voor het verspreiden van informatie, namelijk:

- de beoogde communicatiemiddelen (publicaties, rapporten, databanken, naslagwerken, vervolgseminars, technische documentatie, enz.);

- de gebruikte informatiedragers (papier, elektronische dragers, audiovisuele middelen);

- de gebruikte verspreidingskanalen (pers, mailing, rechtstreekse distributie, enz.);

- het vervolg of het meerjarenkarakter van de actie.

d) De bijdrage aan de ontwikkeling van een duurzame multinationale, interregionale of intersectorale samenwerking wordt beoordeeld op grond van met name:

- de organisatie van uitwisselingen;

- de gemeenschappelijke benutting van de resultaten van de experimenten;

- de opgerichte partnerschappen;

- de netwerkvorming;

- de totstandbrenging van een gemeenschappelijke benadering op het gebied van voorlichting en/of de verspreiding van informatie.

e) De evaluatie van de acties wordt beoordeeld op basis van met name

- de uitvoering van een voorafgaande evaluatie;

- de uitvoering van een evaluatie achteraf;

- de voor deze evaluaties vastgestelde criteria;

- de te gebruiken technieken (opinieonderzoek, vragenlijsten, statistische methoden, enz.).

2. Wat de in artikel 8, lid 3, vastgestelde criteria betreft:

a) wordt de redelijkheid van de voorgelegde begroting beoordeeld op grond van met name:

- het totale bedrag ervan;

- de voor elke post vermelde kosten, met name in vergelijking met de gunstigste marktvoorwaarden en de door de diensten van de Commissie vastgestelde tarieven;

- het evenwicht tussen de verschillende posten;

- de verhouding tussen de totale kosten en het aantal rechtstreekse begunstigden van de actie.

b) wordt de gevraagde bijdrage beoordeeld op grond van met name:

- het totale bedrag ervan;

- het aandeel ervan in de totale ontvangsten.

c) wordt het vermogen van de aanvrager om andere financieringsbronnen aan te boren beoordeeld op grond van met name:

- het aandeel van de eigen middelen van de aanvrager in de totale ontvangsten;

- het aandeel van de door de overheid (op nationaal, regionaal of plaatselijk niveau) of de privé-sector toegezegde financiering in de totale ontvangsten;

- de hoogte van de bijdrage die van de deelnemers wordt gevraagd.

BIJLAGE III

SUBSIDIABELE KOSTEN

1. De kosten moeten aan de volgende criteria voldoen om subsidiabel te zijn:

a) zij moeten rechtstreeks door de actie worden veroorzaakt;

b) zij moeten onontbeerlijk zijn voor de tenuitvoerlegging van de actie en aan de gunstige marktvoorwaarden beantwoorden.

2. De kosten moeten verband houden met:

a) de voorbereiding van de acties (concipiëring, onderzoek, coördinatie, bekendmaking, voorafgaande evaluatie, enz.);

b) de uitvoering van de acties (productiekosten, honoraria van sprekers, huur van installaties en apparatuur, vertolking, drukken van documenten, deelnemings- en reiskosten, enz.);

c) het toezicht (persoverzichten, verspreiding van notulen, evaluatie achteraf, enz.).

3. Subsidiabel zijn:

a) de personeelskosten (eenheidskosten per werkdag) tegen overlegging van de salarisstroken voor de betrokken periode of van facturen bij inschakeling van extern personeel;

b) de hierna genoemde vervoerskosten:

- de kosten, inclusief reserveringskosten, van treinreizen in tweede klas langs de kortste route, tegen overlegging van de vervoerbewijzen(1);

- de kosten van het reizen per vliegtuig voor afstanden (inclusief terugreis) van meer dan 800 km, op basis van "economy" klasse met toepassing van de gunstigste speciale tarieven die op de markt beschikbaar zijn (APEX, PEX, Excursion, enz.) en tegen overlegging van de vliegtickets en de instapkaarten(2);

- de kosten van niet-lokale busreizen langs de kortste route, tegen overlegging van de vervoerbewijzen of de facturen;

- de kosten van het huren van bussen of auto's mits deze in de geraamde begroting zijn opgenomen en naar behoren worden verantwoord, tegen overlegging van de facturen;

- de kosten van reizen met de eigen auto, op basis van het tarief dat geldt voor de reis per trein in tweede klas of per bus, waarbij van het vervoermiddel met de kortste reisroute moet worden uitgegaan, en met uitsluiting van alle toeslagen; deze kosten zijn subsidiabel tegen overlegging van een door de gebruiker ondertekende verklaring waarin de data van vertrek en terugkeer en de plaatsen van vertrek en bestemming zijn vermeld, en van een verklaring van een spoorweg- of busmaatschappij waarin de kosten van een reis als hierboven bedoeld zijn gepreciseerd(3); de door de gebruiker van een eigen auto gemaakte benzine-, parkeer-, tol- en maaltijdkosten zijn niet subsidiabel;

- met uitsluiting van kosten voor stedelijk vervoer (bus, metro, tram) en taxikosten;

c) de verblijf- en maaltijdkosten op de volgende voorwaarden:

- binnen de grenzen van een maximumbedrag per dag per persoon, dat bij de diensten van de Commissie kan worden opgevraagd; dit bedrag dekt de kosten van het verblijf en van maaltijden die in het kader van de actie in een groep worden gebruikt, tegen overlegging van de facturen;

- binnen de grenzen van een forfaitair bedrag per persoon, per maaltijd en per ontbijt, dat bij de diensten van de Commissie kan worden opgevraagd, in de gevallen waarin geen of niet alle maaltijden gezamenlijk worden gebruikt;

- gemeenschappelijke hotelrekeningen worden slechts in behandeling genomen indien daarin het aantal kamers, de namen van de betrokken personen en het aantal overnachtingen zijn vermeld. In restaurantrekeningen moet zijn vermeld hoeveel personen er aanzaten, en deze rekeningen moeten vergezeld gaan van een lijst van de betrokkenen;

d) de kosten van vertolking en vertaling op dezelfde voorwaarden als die welke voor de personeelskosten gelden, en binnen de grenzen van maxima die bij de Commissie kunnen worden opgevraagd;

e) de kosten van deskundigen of sprekers, binnen de grenzen van een maximum dat bij de Commissie kan worden opgevraagd, tegen overlegging van de facturen en de bewijzen van betaling en mits de betrokkenen niet tot een nationaal, communautair of internationaal ambtenarencorps behoren en evenmin lid of werknemer zijn van de organisatie die de subsidie ontvangt, of van een organisatie die met die organisatie is verbonden of er een dochter van is.

f) de huur van conferentiezalen en van apparatuur, tegen overlegging van de facturen;

g) uitbesteding, doch alleen voor de gevallen die specifiek in de overeenkomst zijn genoemd; de begunstigde moet ten minste drie offertes vragen ingeval het een opdracht van meer dan 10000 EUR betreft, aan de diensten van de Commissie de informatie verstrekken waaruit blijkt dat de offerte van de gekozen subcontractant door de beste prijs-kwaliteitsverhouding werd gekenmerkt, en de gemaakte keuze rechtvaardigen indien het niet om de laagste inschrijver gaat; voor de subcontractant gelden dezelfde voorschriften als voor de begunstigde;

h) de publicatiekosten, de met de verzending gemoeide kosten en de andere kosten van audiovisuele producties dan de personeelskosten, tegen overlegging van de facturen;

i) de andere kosten die voortvloeien uit in de subsidieovereenkomst gestelde eisen (audit, specifieke evaluaties van de actie, rapporten, vertalingen, waarborgen, enz.), tegen overlegging van de facturen;

j) een forfaitair bedrag van ten hoogste 7 % van de subsidiabele directe kosten ter dekking van de kosten van verbruiksgoederen en benodigdheden en andere kosten (waaronder met name de kosten van telefoon, fax, correspondentie, Internet, fotokopieën en alle kantoorbenodigdheden), voorzover de begunstigde niet anderszins een exploitatiesubisidie van de Europese Gemeenschap ontvangt;

k) een reserve voor onvoorziene omstandigheden, ten bedrage van maximaal 5 % van de subsidiabele directe kosten.

4. Niet subsidiabel zijn:

a) bijdragen in natura;

b) niet-gespecificeerde of forfaitaire kosten behalve in de in deze verordening genoemde bijzondere gevallen;

c) indirecte kosten (huur, elektriciteit, water, gas, verzekeringen, belastingen, enz.);

d) kapitaalinvesteringskosten, voorzieningen, debetrente, wisselkoersverliezen, geschenken en buitensporige kosten.

5. De voor de subsidiabiliteit van de kosten in aanmerking genomen data zijn de data waarop deze kosten zijn veroorzaakt, en niet die waarop de boekingsbescheiden zijn opgesteld.

Er kunnen geen kosten in aanmerking worden genomen die zijn gemaakt vóór de aanvangsdatum van de actie zoals vermeld in de subsidieovereenkomst.

6. Alle facturen moeten in de vereiste vorm overeenkomstig de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen van het betrokken land zijn opgemaakt en het BTW-bedrag en -percentage vermelden. Kopieën van slechte kwaliteit worden niet in aanmerking genomen.

7. Niet-gestaafde kosten kunnen niet in aanmerking worden genomen.

8. De kosten moeten daadwerkelijk zijn gemaakt, in de boekhouding of de fiscale bescheiden van de begunstigde zijn vermeld en identificeerbaar en controleerbaar zijn.

9. In het geval dat subsidiabele kosten rechtstreeks door een andere geldverschaffer worden gedragen, moeten deze in de geraamde begroting en de definitieve declaratie worden vermeld in het onderdeel "andere bijdragen" en voldoen aan de in de punten 6, 7 en 8 gestelde eisen.

(1) Wordt in een andere klas gereisd, dan zijn de gemaakte kosten niet subsidiabel tenzij een attest van de vervoersmaatschappij wordt overgelegd waarin de kosten in tweede klas zijn gepreciseerd, in welk geval de subsidiabele kosten tot dat bedrag beperkt blijven.

(2) Wordt in een andere klas gereisd, dan zijn de gemaakte kosten niet subsidiabel tenzij een attest van de vervoersmaatschappij wordt overgelegd waarin de kosten in tweede klas zijn gepreciseerd, in welk geval de subsidiabele kosten tot dat bedrag beperkt blijven.

(3) In afwijking hiervan bedragen bij ontstentenis van openbaar vervoer de subsidiabele kosten 0,25 EUR per kilometer voor een afstand van maximaal 300 km (inclusief terugreis).