VERORDENING (EU) Nr. 36/2010 van de Commissie

van 3 december 2009

inzake communautaire modellen voor vergunningen van machinisten, aanvullende bevoegdheidsbewijzen, gewaarmerkte afschriften van aanvullende bevoegdheidsbewijzen en aanvraagformulieren voor vergunningen van machinisten, in het kader van Richtlijn 2007/59/EG van het Europees Parlement en de Raad

(Voor de EER relevante tekst)

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gelet op het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gelet op Richtlijn 2007/59/EG van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2007 inzake de certificering van machinisten die locomotieven en treinen op het spoorwegsysteem van de Gemeenschap besturen (1), en met name op artikel 4, lid 4,

Gezien aanbeveling nr. ERA/REC/SAF/04-2008 van het Europees Spoorwegbureau van 19 december 2008 inzake een geharmoniseerde opmaak voor vergunningen van machinisten, aanvullende bevoegdheidsbewijzen en gewaarmerkte afschriften van aanvullende bevoegdheidsbewijzen voor machinisten overeenkomstig Richtlijn 2007/59/EG en aanbeveling nr. ERA/REC/SAF/06-2008 van het Europees Spoorwegbureau van 19 december 2008 inzake het gebruik van een geharmoniseerd model voor een aanvraagformulier voor vergunningen van machinisten,

Overwegende hetgeen volgt:

Richtlijn 2007/59/EG schrijft voor dat iedere machinist geschikt dient te zijn en kwalificaties dient te bezitten die vereist zijn voor het besturen van een trein en in het bezit dient te zijn van de volgende documenten: een vergunning waaruit blijkt dat de machinist voldoet aan de minimumvoorwaarden ten aanzien van medische eisen, vooropleiding en algemene vaardigheden en één of meer bevoegdheidsbewijzen waarbij de infrastructuur en het rollend materieel worden genoemd waar of waarmee de machinist mag rijden.

Deze geharmoniseerde vergunningen en aanvullende bevoegdheidsbewijzen moeten het vooral gemakkelijker maken voor machinisten om zich van de ene lidstaat naar de andere te verplaatsen, maar ook van de ene spoorwegonderneming naar de andere, en moeten in het algemeen bevorderen dat de vergunningen en bevoegdheidsbewijzen door alle belanghebbenden in de spoorwegsector worden erkend. Hiertoe is het van fundamenteel belang dat in de bepalingen minimumeisen worden vastgelegd waaraan aanvragers moeten voldoen om een vergunning of een geharmoniseerd aanvullend bevoegdheidsbewijs te verkrijgen. Om de nodige uniformiteit en transparantie te waarborgen dienen de lidstaten een geharmoniseerd model voor vergunningen van machinisten vast te stellen, terwijl spoorwegondernemingen en infrastructuurbeheerders geharmoniseerde aanvullende bevoegdheidsbewijzen dienen af te geven.

Voor spoorwegondernemingen en infrastructuurbeheerders die machinisten in dienst hebben of contracteren, en vooral voor spoorwegondernemingen die internationale vervoersdiensten verlenen, is het van belang dat de opmaak van de aanvullende bevoegdheidsbewijzen in de verschillende lidstaten hetzelfde is; daarom dient deze geharmoniseerd te worden als bewijs van het feit dat de machinisten aan een aantal minimumeisen voldoen en dat zij over de nodige beroepskwalificaties en taalkennis beschikken.

In overeenstemming met artikel 4, lid 4, van Richtlijn 2007/59/EG dient het Europees Spoorwegbureau een ontwerptekst vast te stellen van een communautair model voor de vergunning, het aanvullende bevoegdheidsbewijs en het gewaarmerkte afschrift van het aanvullende bevoegdheidsbewijs en ook de fysieke kenmerken daarvan te bepalen, daarbij rekening houdend met maatregelen die vervalsing moet tegengaan. Hetzelfde artikel bepaalt dat het Bureau een aanbeveling moet formuleren betreffende de communautaire codes voor de verschillende types in categorie A en B die op het aanvullende bevoegdheidsbewijs vermeld dienen te worden. Bijlage I, lid 2, onder g), van Richtlijn 2007/59/EG vermeldt dat de Commissie de codes zal vaststellen voor aanvullende informatie of medische beperkingen die in de vergunningen van machinisten moeten worden opgenomen.

De lidstaten moeten elke vergunning een uniek nummer geven; dit nummer moet het ook gemakkelijker maken om de vergunning op te nemen in het nationale register voor vergunningen van machinisten, dat bijgehouden moet worden in overeenstemming met artikel 22, lid 1, onder a), van Richtlijn 2007/59/EG.

Alle informatie in de vergunningen van machinisten, aanvullende bevoegdheidsbewijzen en registers daarvan moet door de veiligheidsinstanties worden gebruikt om de evaluatie van het certificeringsproces voor het personeel bepaald in artikelen 10 en 11 van Richtlijn 2004/49/EG van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 inzake de veiligheid op de communautaire spoorwegen en tot wijziging van Richtlijn 95/18/EG van de Raad betreffende de verlening van vergunningen aan spoorwegondernemingen (2) , en van Richtlijn 2001/14/EG inzake de toewijzing van spoorweginfrastructuurcapaciteit en de heffing van rechten voor het gebruik van spoorweginfrastructuur alsmede inzake veiligheidscertificering (spoorwegveiligheidsrichtlijn) te vergemakkelijken en om de afgifte van veiligheidscertificaten bepaald in die artikelen te versnellen.

De inzet van bevoegde machinisten overeenkomstig Richtlijn 2007/59/EG ontslaat de spoorwegondernemingen en de infrastructuurbeheerders niet van de verplichting een systeem van toezicht en interne controle op de vaardigheden en gedragingen van hun machinisten in te voeren overeenkomstig artikel 9 en bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG. Deze inzet zal onderdeel van dat systeem zijn. Een geharmoniseerd aanvullend bevoegdheidsbewijs ontheft noch de spoorwegonderneming, noch de infrastructuurbeheerder van hun verantwoordelijkheid voor de veilige werking van hun gedeelte van het spoorwegsysteem en, in het bijzonder, voor de opleiding van hun personeel.

In artikel 7, lid 1, van Richtlijn 2007/59/EG staat dat een vergunning geldig is op het gehele grondgebied van de Gemeenschap en artikel 4, lid 4, van die richtlijn vermeldt dat er een communautair model moet worden vastgesteld. Een geharmoniseerd aanvraagformulier voor vergunningen zou derhalve het werk vergemakkelijken van de bevoegde autoriteiten in de lidstaten die informatie moeten verzamelen om de vergunning af te leveren.

Het geharmoniseerde aanvraagformulier mag worden gebruikt om gepaste informatie te verstrekken over de nationale bepalingen voor Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (3) betreffende de bescherming van natuurlijke personen tijdens de verwerking van persoonsgegevens. De bevoegde autoriteiten kunnen het gebruiken om toestemming te verkrijgen voor de verwerking van gegevens van aanvragers of houders van een vergunning van machinist, telkens wanneer dit vereist is.

De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het bij artikel 21 van Richtlijn 96/48/EG ingestelde comité voor spoorwegveiligheid en interoperabiliteit,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Communautair model voor vergunning van machinist

Het communautair model zoals vastgesteld in bijlage I bij deze verordening zal worden gebruikt voor de vergunning van machinist waarnaar wordt verwezen in artikel 4, lid 1, onder a), van Richtlijn 2007/59/EG. Deze opmaak zal worden gebruikt telkens wanneer een vergunning van machinist wordt afgegeven, verlengd, bijgewerkt, gewijzigd of ingetrokken.

Het moet worden ingevuld in één of meer officiële talen van de Europese Gemeenschap.

Artikel 2

Communautair model voor aanvullende bevoegdheidsbewijzen

Het communautair model zoals vastgesteld in bijlage II bij deze verordening zal worden gebruikt voor de aanvullende bevoegdheidsbewijzen waarnaar wordt verwezen in artikel 4, lid 1, onder b), van Richtlijn 2007/59/EG.

Deze opmaak zal worden gebruikt telkens wanneer een aanvullend bevoegdheidsbewijs wordt afgegeven, verlengd, bijgewerkt, gewijzigd of ingetrokken.

Het moet worden ingevuld in één of meer officiële talen van de Europese Gemeenschap.

Artikel 3

Communautair model voor gewaarmerkte afschriften van aanvullende bevoegdheidsbewijzen

Het communautair model vastgesteld in bijlage III bij deze verordening zal worden gebruikt voor gewaarmerkte afschriften van aanvullende bevoegdheidsbewijzen afgegeven in overeenstemming met artikel 17 van Richtlijn 2007/59/EG.

Artikel 4

Aanvraagformulier voor vergunning van machinist

1. Het communautair model van het aanvraagformulier, zoals vastgesteld in bijlage IV bij deze verordening mag worden gebruikt als aanvraagformulier voor de vergunning van machinist waarnaar wordt verwezen in artikel 14 van Richtlijn 2007/59/EG. Op dit model kunnen eventueel de nationale eisen worden vermeld ter aanvulling van de informatie bepaald in bijlage IV bij deze verordening.

2. Het communautair model van het aanvraagformulier mag worden gebruikt om een nieuwe vergunning aan te vragen, om gegevens van de vergunning bij te werken, voor een verlenging of een duplicaat.

3. Richtlijnen voor het invullen van het communautair model van het aanvraagformulier worden vermeld in bijlage IV.

4. De bevoegde autoriteiten mogen de lay-out van het communautair model overnemen in de in overeenstemming met artikel 14, lid 1 van Richtlijn 2007/59/EG bekend te maken procedure en in de op IT gebaseerde interfaces.

Artikel 5

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat, behalve in Cyprus en Malta zolang er zich op het grondgebied van deze lidstaten geen spoorwegsysteem bevindt.

(1) PB L 315 van 3.12.2007, blz. 51.

(2) PB L 164 van 30.4.2004, blz. 44.

(3) PB L 281 van 23.11.1995, blz. 31.

Alle wijzigingen in de status van de vergunningen van machinisten worden geregistreerd in het nationale register van vergunningen van machinisten.

De bevoegde autoriteit werkt de vergunning bij volgens de procedure en termijn vastgesteld in overeenstemming met artikel 14, lid 1, van Richtlijn 2007/59/EG. De spoorwegondernemingen of infrastructuurbeheerders die machinisten in dienst hebben of contracteren, moeten elke beslissing die voortvloeit uit het resultaat van medische controles onmiddellijk uitvoeren.

De vergunning wordt gewijzigd wanneer een medische beperking moet worden geregistreerd tijdens de geldigheidsduur. Een nieuwe code of nieuwe codes wordt/worden toegevoegd volgens de procedure die is vastgesteld in overeenstemming met artikel 14, lid 1, van Richtlijn 2007/59/EG.

De vergunning wordt bijgewerkt indien er zich wijzigingen voordoen in facultatieve gegevens zoals een adreswijziging of een wijziging van personeelsnummer.

Het nummer wordt toegewezen door de bevoegde autoriteit of de gedelegeerde instantie bij de afgifte van de vergunning van machinist. Het nummer wordt bijgehouden voor verlenging, wijziging, bijwerking of voor de afgifte van een duplicaat.

Voorts de vermelding „Model van de Europese Gemeenschappen” in de taal/talen van de lidstaat die de vergunning afgeeft en de vermelding „Vergunning machinist” in de overige talen van de Gemeenschap, gedrukt als volgt:

Moedertaal of -talen van de machinist, volgens de in de lidstaat gangbare classificatie,

Aanvullende informatie wordt weergegeven in vakken aangeduid met nummer 9a, in de volgende volgorde:

aanvullende informatie (aangeduid als „9a”-vakken), of medische beperkingen (aangeduid als „9b”-vakken) voor gebruik opgelegd door een bevoegde autoriteit. Medische beperkingen worden in code weergegeven.

de permanente verblijfplaats of het postadres van de houder (facultatief), vermeld in de ruimte aangeduid met nummer 8,

het nummer van de vergunning dat toegang verschaft tot de gegevens in het nationale register is gebaseerd op het EU-Identificatienummer (EIN) zoals bepaald in Verordening (EG) nr. 653/2007 van de Commissie (2) .

de voornaam of voornamen van de houder. De voornaam of voornamen moet(en) overeenstemmen met diegene die op het paspoort/de nationale identiteitskaart/ander erkend identiteitsdocument is/zijn vermeld,

de achternaam of achternamen van de houder. De achternaam of achternamen moet(en) overeenstemmen met diegene die op het paspoort/de nationale identiteitskaart/ander erkend identiteitsdocument is/zijn vermeld,

de vermelding „vergunning machinist”, in hoofdletters, gedrukt in de taal/talen van de lidstaat die de vergunning afgeeft;

Niet-technische maatregelen ter voorkoming van vervalsing dienen betrekking te hebben op het toezicht van het veiligheidsmanagementsysteem dat door spoorwegondernemingen en infrastructuurbeheerders is ingericht in overeenstemming met bijlage III, lid 2, onder j), van Richtlijn 2004/49/EG.

De gebruikte technieken moeten de bevoegde autoriteiten in staat stellen zonder bijzondere uitrusting na te gaan of de kaart geldig is.

een beveiligingsondergrond in de vorm van een patroon dat zodanig is ontworpen dat het niet kan worden vervalst door scannen, drukken of kopiëren, door middel van irisdruk met meerkleurige veiligheidsinkt en positieve en negatieve guillochedruk: het patroon bestaat niet uit de primaire kleuren (cyaan/magenta/geel/zwart) en bevat zowel complexe patroonvormen in ten minste twee speciale kleuren als micro-opschriften;

Behoudens de regels inzake gegevensbescherming mogen de lidstaten, uitsluitend voor nationaal gebruik, een opslagmedium (microchip) gebruiken als onderdeel van de vergunning, zodat spoorwegondernemingen en infrastructuurbeheerders de informatie in verband met hun bedrijf kunnen opslaan, met inbegrip van de gegevens op het aanvullende bevoegdheidsbewijs, op voorwaarde dat dit in geen enkel geval ingaat tegen de uitvoering van deze verordening.

De vergunning van machinist moet opmaak ID-1 volgen die is vastgesteld in de internationale norm ISO/IEC 7810:2003 Identification cards — Physical characteristics (Identificatiekaarten — Fysieke kenmerken).

Al deze informatie wordt opgenomen in de bepalingen voor de afgifte en bijwerking van aanvullende bevoegdheidsbewijzen, in overeenstemming met artikel 15 van Richtlijn 2007/59/EG.

Procedures voor toezicht op het veiligheidsmanagementsysteem, om te verifiëren dat de informatie op het bevoegdheidsbewijs geldig is en niet gewijzigd is, in overeenstemming met artikel 18, lid 1, van Richtlijn 2007/59/EG.

Gegevens over de werkgever of contracterende instantie;

Bladzijde twee bevat gegevens over de werkgever/contracterende instantie en aanvullende gegevens over de houder, genummerd als volgt:

De omvang van de infrastructuur waarop de machinist mag rijden, is beschreven in de procedure van de spoorwegonderneming voor de afgifte en bijwerking van het aanvullende bevoegdheidsbewijs. Voor elk onderdeel van de infrastructuur waarop de machinist mag rijden, worden er relevante gegevens of beperkingen toegevoegd.

een vak met ruimte voor aantekeningen (dit kan zijn: de stempel om de verworven vakkennis te bevestigen, de datum waarop de geldigheid van de vakkennis eindigt of andere relevante informatie, zoals vermeld in punt 1.6 hierboven).

een vak met ruimte voor aantekeningen (dit kan zijn: de stempel om de verworven vakkennis te bevestigen, de datum waarop de geldigheid van de vakkennis eindigt of andere relevante informatie, zoals vermeld in punt 1.6 hierboven).

Indien de beperkingen het rollend materieel (bijv. snelheidsbeperkingen bij het besturen van bepaalde locomotieftypes) en/of de infrastructuur betreffen, wordt de informatie in tekstopmaak verstrekt in het vak „aantekeningen” naast het betreffende rollend materieel en/of de betreffende infrastructuur.

Dit gedeelte is voorbehouden voor aanvullende informatie die mogelijk vereist is door de toepasselijke nationale wetgeving of door de interne procedures van de onderneming.

(rijbevoegdheid in verband met dienst of rollend materieel stemt niet overeen met subcategorieën A1 tot A4. Te vermelden in het vak „aantekeningen”)

De categorie waarvoor de houder rijbevoegdheid heeft, zal worden aangeduid door het bijbehorende vak in te vullen indien een globale categorie wordt gekozen of de bijbehorende vakken indien één of meer subcategorieën worden gekozen. De vakken die niet nodig zijn, worden onbruikbaar gemaakt.

andere, indien de machtiging betrekking heeft op diensten of rollend materieel die niet in de vorige categorieën zijn opgenomen. Dit moet worden gespecificeerd in de bijbehorende ruimte.

het personeelsnummer van de machinist in de onderneming. Deze informatie is facultatief.

de categorie van de instantie die de machinist in dienst heeft of contracteert: „spoorwegonderneming” of „infrastructuurbeheerder”;

De informatie over de onderneming die de machinist in dienst heeft of contracteert, moet bevatten:

gegevens in verband met de organisatie die het bevoegdheidsbewijs afgeeft. Het aanvullende bevoegdheidsbewijs kan worden afgegeven door een centraal of regionaal departement van een SO/IB, aangewezen volgens de procedure van artikel 15 van Richtlijn 2007/59/EG;

de afgiftedatum en de vervaldatum van het aanvullende bevoegdheidsbewijs. De geldigheidsduur van het aanvullende bevoegdheidsbewijs is vastgesteld door SO’s/IB’s die machinisten in dienst hebben of contracteren en is bepaald in de procedure die door de SO’s/IB’s moet worden bekendgemaakt in overeenstemming met artikel 15. Indien het bevoegdheidsbewijs onbeperkt geldig is, wordt het vakje voor de vervaldatum onbruikbaar gemaakt;

De procedure voor afgifte en bijwerking van aanvullende bevoegdheidsbewijzen, vastgesteld in overeenstemming met artikel 15 van Richtlijn 2007/59/EG, moet de taal of talen vermelden waarin de bevoegdheidsbewijzen worden afgegeven.

Spoorwegondernemingen en infrastructuurbeheerders moeten aanvullende bevoegdheidsbewijzen afgeven die de machinisten die zij in dienst of onder contract hebben, bij zich moeten hebben als ze aan het werk zijn, in overeenstemming met artikel 29 van Richtlijn 2007/59/EG.

Het model staat op papier met A4-formaat en bestaat uit één bladzijde. Aangezien het echter mogelijk is dat er in de betrokken vakken meer dan één regel nodig is voor de informatie, kan het definitieve gewaarmerkte afschrift uit meer dan één pagina bestaan.

Het communautair model van het gewaarmerkte afschrift van een aanvullend bevoegdheidsbewijs staat op papier met A4-formaat, vermeldt de gegevens genummerd zoals in bijlage II, sectie 1, en bevat de datum waarop de machinist niet langer treinen bestuurt voor de SO/IB, in overeenstemming met artikel 6, lid 2 en artikel 17 van Richtlijn 2007/59/EG.

De procedure voor de afgifte van aanvullende bevoegdheidsbewijzen, vastgesteld in overeenstemming met artikel 15 van Richtlijn 2007/59/EG, vermeldt de taal of talen waarin de bevoegdheidsbewijzen worden afgegeven.

Spoorwegondernemingen en infrastructuurbeheerders geven gewaarmerkte afschriften van aanvullende bevoegdheidsbewijzen af aan de machinist wanneer deze daarom vraagt of wanneer deze uit dienst treedt. Het communautair model van een gewaarmerkt afschrift van een aanvullend bevoegdheidsbewijs is opgenomen in sectie 4 van deze bijlage.

BIJLAGE IV

GEHARMONISEERD AANVRAAGFORMULIER VOOR VERGUNNING VAN MACHINIST

1. ALGEMENE OPMERKINGEN

De bevoegde autoriteiten kunnen de volgende geharmoniseerde opmaak gebruiken om informatie te verzamelen met het oog op de afgifte van een nieuwe, verlengde, gewijzigde of bijgewerkte vergunning van machinist of een duplicaat daarvan. Bovendien kunnen zij de gebruiker van het formulier alle hieronder vermelde nodige toelichtingen en instructies verstrekken.

Inhoud van het aanvraagformulier

Het geharmoniseerde aanvraagformulier bestaat uit de volgende delen:

a) Het aanvraagformulier voor de vergunning dat moet worden ingevuld wanneer een aanvrager of een instantie in zijn/haar naam een nieuwe, bijgewerkte, gewijzigde, verlengde vergunning van machinist of een duplicaat daarvan aanvraagt. Het geharmoniseerde aanvraagformulier is opgenomen in sectie 3.

b) Een verklaring betreffende de bescherming van persoonsgegevens. De noodzaak om persoonsgegevens te beschermen wordt weerspiegeld in de procedure voor het verkrijgen van een vergunning. Een voorbeeld van een verklaring betreffende de bescherming van persoonsgegevens wordt gegeven in sectie 4. De lidstaten mogen deze aanpassen aan hun eigen nationale eisen overeenkomstig Richtlijn 95/46/EG (1).

c) De lijst van bijgevoegde documenten, te gebruiken als controlelijst voor het verstrekken van certificaten of eender welk ander document dat informatie verschaft over de basisvereisten voor het aanvragen van een vergunning of de eisen voor het verlengen ervan. Deze lijst is opgenomen in sectie 5.

d) Toelichting bij het aanvraagformulier voor aanvragers en bevoegde autoriteiten. Deze wordt gegeven in sectie 5.

2. GEHARMONISEERD AANVRAAGFORMULIER

3. VOORBEELD VAN EEN VERKLARING BETREFFENDE GEGEVENSBESCHERMING

3.1. Voorbeeld aan te passen volgens de toepasselijke nationale wetgeving overeenkomstig Richtlijn 95/46/EG

Alle persoonsgegevens die worden verwerkt voor de aflevering van vergunningen van machinist en om te voldoen aan de eisen van Richtlijn 2007/59/EG inzake de certificering van machinisten die locomotieven en treinen op het spoorwegsysteem van de Gemeenschap besturen, worden verwerkt in overeenstemming met [nationale wetgeving tot uitvoering van Richtlijn 95/46/EG] betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

Deze gegevens zullen uitsluitend voor bovengenoemde doeleinden worden verwerkt en om het register bij te houden van de instantie die het register bijhoudt. De betrokkene heeft het recht op toegang tot zijn eigen persoonsgegevens en het recht op rectificatie van onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens.

Indien de betrokkene vragen heeft over de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij deze richten tot de instantie die optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking:

…

(hier moet de naam worden vermeld van de verantwoordelijke(n) voor de verwerking van persoonsgegevens bij de bevoegde autoriteit/gedelegeerde instantie)

Afhankelijk van de toegang van de betrokkene voor het relevante doeleinde, heeft de betrokkene het recht om te allen tijde een beroep te doen op de Toezichthouder voor gegevensbescherming:

…

(hier moet de naam worden vermeld van de Toezichthouder voor gegevensbescherming bij de bevoegde autoriteit/gedelegeerde instantie)

***

3.2. Toelating tot verwerking van persoonsgegevens (voorbeeld)

De betrokkene is op de hoogte gebracht van het doeleinde en de procedure van de verwerking van persoonsgegevens en geeft toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in verband met de afgifte van vergunningen van machinist en de registratie van gegevens in het nationale register van vergunningen van machinisten in overeenstemming met Richtlijn 2007/59/EG.

Datum … Handtekening van de aanvrager …

***

4. LIJST MET DOCUMENTEN TE VOEGEN BIJ HET AANVRAAGFORMULIER VOOR EEN VERGUNNING VAN MACHINIST

DOCUMENTEN IN TE DIENEN BIJ DE AANVRAAG VAN Datum van aankomst





 1. NIEUWE VERGUNNING

1.1. Ondertekend aanvraagformulier 1.2. Toelating tot verwerking van persoonsgegevens (Richtlijn 95/46/EG) 1.3. Bewijs van hoogste opleidingsniveau 1.4. Bewijs van lichamelijke geschiktheid 1.5. Bewijs van bedrijfspsychologische geschiktheid 1.6. Bewijs van algemene beroepsbekwaamheid 1.7. Kopie van paspoort/nationale identiteitskaart/ander erkend document dat de identiteit staaft





 2. BIJWERKING

2.1. Huidige vergunning 2.2. Verantwoording voor wijziging om gegevens bij te werken 2.3. …





 3. WIJZIGING

3.1. Huidige vergunning 3.2. Bewijs van lichamelijke geschiktheid 3.3. Verantwoording voor wijziging om gegevens te corrigeren





 4. DUPLICAAT

4.1. Verklaring waarom een duplicaat nodig is (vernield/gestolen/aangegeven als verloren/gegevens gewijzigd) 4.2. Vergunning, alleen indien het duplicaat wordt aangevraagd omdat de vergunning gewijzigd/beschadigd is





 5. VERLENGING

5.1. Bewijs van lichamelijke geschiktheid 5.2. Kopie van de laatste vergunning 5.3. Bewijsstukken van in stand gehouden vakkennis (in voorkomend geval)





Intern referentienummer Datum waarop aanvraag volledig was RUIMTE VOORBEHOUDEN VOOR STEMPEL VAN DE AANGESCHREVEN INSTANTIE/AUTORITEIT

5. Toelichting bij het aanvraagformulier

Algemene opmerkingen

a) Dit aanvraagformulier moet worden opgenomen in de procedure van de lidstaten voor aanvraag van een vergunning. Het geharmoniseerde model is gebaseerd op de eisen vastgelegd in Richtlijn 2007/59/EG („de richtlijn”). Bij deze aanvraag worden specifieke documenten gevoegd die aantonen dat de aanvrager voldoet aan de eisen opgesomd in artikel 11 van Richtlijn 2007/59/EG.

b) Dit aanvraagformulier wordt uitgegeven in alle talen van de Europese Gemeenschap, en het nummersysteem wordt behouden ongeacht de taal.

c) De gegevens worden verstrekt in de hieronder vastgestelde vorm zodat ze stroken met de gegevensopmaak van het register. Waar mogelijk worden datums weergegeven in de indeling JJJJ-MM-DD volgens ISO-norm 8601:2004 „Data elements and interchange formats — Information interchange — Representation of dates and times” (Gegevenselementen en uitwisselingsindelingen — Informatie-uitwisseling — Voorstelling van datums en uren).

d) Wanneer gegevensverzameling facultatief is volgens de richtlijn, en een term niet verzameld is, wordt het betrokken vak ingevuld met de woorden „niet van toepassing”.

e) Mogelijk is aanvullende informatie vereist in het kader van de nationale wetgeving om persoonlijke identificatie te verifiëren. Aanvullende informatie die door de bevoegde autoriteiten wordt gevraagd, wordt toegevoegd aan het einde van de geharmoniseerde vereisten. In de velden met nummers 2.24, 2.25 en 2.26 is ruimte voorzien om specifieke vereisten op te nemen; deze zullen echter tot het strikt noodzakelijke aantal worden beperkt zodat niet aan het doel van een geharmoniseerd document wordt voorbijgeschoten.

1. Het eerste punt betreft de organisatie van afgifte

1.1. Aan te passen door de organisatie van afgifte (nationale veiligheidsautoriteiten, spoorwegondernemingen of andere contracterende instanties)

1.2. Vul informatie in over de organisatie van uitgifte

2. Het tweede punt betreft de status van de vergunning

2.1. Kruis een van de volgende vier vakjes aan om de reden van de aanvraag aan te geven

2.2. Kruis dit vakje aan als de aanvraag wordt ingediend voor een nieuwe vergunning. In dat geval moeten de in sectie 4.1 opgesomde documenten worden verstrekt.

2.3. Kruis dit vakje aan indien de aanvraag wordt ingediend voor een bijgewerkte of gewijzigde vergunning en vul het tekstveld in met een reden voor die bijwerking of wijziging.

Bijwerking: de vergunning moet bijvoorbeeld bijgewerkt worden als facultatieve informatie gewijzigd is, zoals het persoonlijke adres van de machinist of zijn personeelsnummer.

Wijziging: de vergunning moet worden gewijzigd als aanvullende informatie of een beperking moet worden gewijzigd na een medische controle, of als een veld een fout bevat en gecorrigeerd moet worden.

2.4. Kruis dit vakje aan als de aanvraag wordt ingediend voor de verlenging van een vergunning. De vergunning moet om de tien jaar worden verlengd. Daarbij moet ook een nieuwe foto worden verstrekt.

2.5. Kruis dit vakje aan wanneer de aanvraag wordt ingediend voor een duplicaat van de vergunning en vul het tekstveld in met een reden daarvoor (bijv. verlies, diefstal, of onopzettelijke vernietiging). De bevoegde autoriteit moet verifiëren of de vergunning waarvan een duplicaat wordt gevraagd, nog steeds geldig is en niet is geschorst of ingetrokken.

2.6. Wanneer de vergunning voor de eerste keer wordt afgegeven, wordt er een Europees identificatienummer (EIN) toegekend. Als de aanvraag wordt ingediend voor een eerste vergunning, mag u dit vakje niet invullen.

Vul het EIN-nummer in als u een aanvraag indient voor wijziging, bijwerking, verlenging of vervanging (afgifte van een duplicaat) van een vergunning.

2.7. Vul dit veld in als u een aanvraag indient om de vergunning te wijzigen, bij te werken, te verlengen of te vervangen (afgifte van een duplicaat).

2.8. U moet aangeven of de aanvraag wordt ingediend door de aanvrager of door een andere instantie in zijn of haar naam. Deze informatie kan worden gebruikt om de aanvraag op te sporen en, zo nodig, contact op te nemen met een machinist wiens postadres niet langer geldig is.

2.9. Kruis dit vakje aan indien de aanvrager de aanvraag indient.

2.10. Kruis dit vakje aan indien een andere instantie de aanvraag indient.

2.11. Vul dit gedeelte (2.11 tot en met 2.13) in indien de aanvraag wordt ingediend door een instantie namens de aanvrager en geef de naam van de instantie die de aanvraag indient.

2.12. Vul de status in van de instantie die de aanvraag indient (werkgever/contracterende instantie/andere). Dit maakt de registratie mogelijk van controles betreffende permanente opleiding, bijv. gegeven in het kader van het veiligheidsmanagementsysteem van spoorwegondernemingen of infrastructuurbeheerders.

2.13. Vul hier het postadres in van de instantie die de aanvraag indient, in de volgende volgorde:

Nummer (in voorkomend geval)/Straat

Postcode/Plaats

Land

2.14. Vul de persoonsgegevens van de aanvrager in het volgende gedeelte (van 2.15 tot en met 2.23) in. Velden 2.21 en 2.22 zijn facultatief.

2.15. Vul de achternaam (familienaam) of achternamen in, precies zoals ze voorkomen in het paspoort van de aanvrager of diens nationale identiteitskaart of een ander erkend document dat de identiteit staaft.

2.16. Vul de voornaam of voornamen van de aanvrager in, precies zoals ze voorkomen in het paspoort van de aanvrager of diens nationale identiteitskaart of een ander erkend document dat de identiteit staaft.

2.17. Kruis het betrokken vakje betreffende het geslacht van de aanvrager aan.

2.18. Vul hier de geboortedatum van de aanvrager in.

2.19. Vul de geboorteplaats (stad of dorp) van de aanvrager in als volgt:

kenmerk (twee karakters) van het land (zie bijlage I, sectie 3) — postcode — plaats.

Vul in:

— de nationaliteit of het geboorteland van de aanvrager, afhankelijk van de vereisten van de nationale wetgeving betreffende deze informatie.

— De moedertaal van de aanvrager.

2.20. Vul het door de werkgever aan de werknemer verstrekte personeelsnummer in (deze informatie is facultatief, volgens Richtlijn 2007/59/EG)

2.21. Vermeld het postadres waarnaar de vergunning moet worden verzonden (het adres dat is opgegeven door de aanvrager of de instantie die de aanvraag namens hem of haar indient), in de volgende volgorde, indien het verschilt van het adres in veld 2.13 of veld 2.22):

Nummer (in voorkomend geval)/Straat

Postcode/Plaats

Land

Deze informatie is belangrijk want zij stelt de bevoegde autoriteit in staat de machinist of de instantie die de aanvraag namens hem/haar indient opheldering te vragen betreffende de verstrekte documenten of informatie.

2.22. De permanente verblijfplaats van de aanvrager die op de vergunning kan worden vermeld (deze informatie is facultatief volgens Richtlijn 2007/59/EG), in de volgende volgorde:

Nummer (in voorkomend geval)/Straat

Postcode/Plaats

Land

Bijkomende velden mogen worden toegevoegd voor meer informatie, bijv. telefoonnummer of e-mailadres.

2.23. Voeg een foto van de aanvrager toe, bij voorkeur een digitale foto (bij voorkeur in jpeg-, bmp- of tiff-formaat) die weliswaar klein is maar een goede scherpte biedt. Voor verlengingsaanvragen wordt een actuele foto verstrekt.

De nationale eisen betreffende de afmetingen van foto’s voor officiële documenten kunnen weliswaar van elkaar verschillen, maar er bestaan specificaties voor de kwaliteit van portretfoto's, waarnaar wordt verwezen in het EU-beleid, in bijlage 11 bij deel IV van document 9303 van de ICAO met als titel „Machine Readable Travel Documents” (ed. 2006) („Machineleesbare reisdocumenten”). Dit document bevat uitvoerige richtlijnen die als volgt kunnen worden samengevat.

— De foto is een opname van het volledige gelaat, vooraanzicht, met open ogen

— De foto geeft het volledige hoofd weer, van de kruin tot de schouders

— De foto wordt genomen tegen een effen witte of gebroken witte achtergrond

— Vermijd schaduwen op het gelaat of op de achtergrond

— Het gelaat in de foto heeft een natuurlijke uitdrukking (gesloten mond)

— Het gelaat in de foto draagt geen zonnebril met gekleurde glazen of geen bril met een dik montuur, er is geen lichtweerkaatsing op de glazen

— De afgebeelde persoon draagt geen hoofddeksel, behalve hoofddeksels die aanvaard zijn door de autoriteiten van de lidstaat

— Het contrast en de belichting van de foto zijn normaal

2.24. 2.25. 2.26. (voorbehouden voor aanvullende, op basis van nationale wetgeving te verzamelen gegevens)

Deze ruimten zijn voorbehouden voor input van de lidstaat die de vergunning afgeeft, voor informatie die noodzakelijk is volgens de nationale wetgeving (bijv. hier kunnen persoonlijke identificatienummers volgens de nationale wetgeving worden vermeld: zij zijn uitsluitend geldig voor het land waar de vergunning is afgegeven).

2.27. De aanvragers moeten een ondertekende verklaring indienen, op papier of in elektronische versie, dat de door de kandidaat/machinist verstrekte informatie waar is. De verklaring zal vallen onder de wet op meineed in het land waar zij wordt afgelegd. Ze kan daarom worden aangepast aan de nationale wetgeving zodat zij voldoet aan de wettelijke vereisten met het oog op de gevolgen van bedrog, valsheid in geschrifte, fraude enz.

2.28. Vul de datum in waarop de aanvraag werd ondertekend.

2.29. Vul hier de handtekening van de aanvrager in, in het origineel, in kopie of in overeenstemming met Richtlijn 1999/93/EG (2).

2.30. De bevoegde autoriteit kan een intern dossiernummer toevoegen als referentie (bijv. een teller van inkomende post).

2.31. Hier wordt de ontvangstdatum van het aanvraagformulier ingevuld, om na te gaan of de vergunning is afgegeven binnen de termijn die is vastgesteld in artikel 14, lid 4, van Richtlijn 2007/59/EG.

2.32. Deze ruimte is voorbehouden aan de ontvangende autoriteit (voor een stempel of andere aanduiding die nodig is voor archivering bijvoorbeeld)

3. Bescherming van persoonsgegevens

3.1. De bevoegde autoriteiten moeten ervoor zorgen dat de registers vastgesteld in artikel 22 van Richtlijn 2007/59/EG voldoen aan Richtlijn 95/46/EG inzake de bescherming van persoonsgegevens (3). Dit is strikt beperkt tot de gegevens die worden verstrekt in het aanvraagformulier, om op de vergunning te worden vermeld.

3.2. De gegevensbescherming vermeld in sectie 3.1 van deze bijlage en de toelating die door de aanvrager moet worden ondertekend in sectie 3.2 zijn slechts voorbeelden van mogelijke regelingen. Zij moeten derhalve worden aangepast aan de nationale wetgeving tot uitvoering van Richtlijn 95/46/EG betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

Een technische maatregel waarmee toelating wordt verkregen om persoonsgegevens te verwerken, kan de handtekening van de aanvrager vervangen.

4. Dit gedeelte betreft de indiening van documenten als bewijs van de informatie in verband met de mogelijke status van de vergunning.

4.1. Voor een nieuwe vergunning kruist u vak 1 in sectie 4 (lijst met bijgevoegde documenten) aan en verstrekt u de documenten opgesomd in 1.1 tot en met 1.6 (zie artikel 14, lid 4, van de richtlijn).

[1.2] Geef toelating om persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de nationale wetgeving tot uitvoering van Richtlijn 95/46/EG betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

[1.3] De opleidingsvereisten worden vermeld in artikel 11, lid 1, van Richtlijn 2007/59/EG.

[1.4] De lichamelijke vereisten worden vermeld in artikel 11, lid 2, van Richtlijn 2007/59/EG.

[1.5] De psychologische vereisten worden vermeld in artikel 11, lid 3, van Richtlijn 2007/59/EG.

[1.6] De vereisten betreffende de algemene beroepsbekwaamheid worden vermeld in artikel 11, lid 4, van Richtlijn 2007/59/EG.

4.2. Voor een bijgewerkte vergunning kruist u in sectie 4 vak 2 aan en verstrekt u de documenten opgesomd in 2.1, 2.2 of 2.3.

4.3. Voor een gewijzigde vergunning kruist u in sectie 4 vak 3 aan en verstrekt u de documenten opgesomd in 3.1 tot en met 3.2 of 3.3.

4.4. Voor een duplicaat van de vergunning kruist u vak 4 aan en verstrekt u de documenten opgesomd in 4.1 tot en met 4.2.

4.5. Voor een verlenging van een vergunning kruist u vak 4.5 aan en verstrekt u de documenten opgesomd in 5.1 tot en met 5.3.

[5.3] Het bewijs van in stand gehouden vakkennis verwijst naar machinisten die mogelijk niet zijn opgenomen in het veiligheidsmanagementsysteem van een SO/IB of in een programma voor instandhouding van vakkennis dat door de bevoegde autoriteiten is georganiseerd of erkend.

Er mogen meer vakken worden toegevoegd. Deze maken echter geen deel uit van de geharmoniseerde opmaak.

(1) PB L 281 van 23.11.1995, blz. 31. Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1882/2003 (PB L 284 van 31.10.2003, blz. 1).

(2) PB L 13 van 19.1.2000, blz. 12.

(3) PB L 281 van 23.11.1995, blz. 31. Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1882/2003 (PB L 284 van 31.10.2003, blz. 1).