NL Publicatieblad van de Europese Unie C 37/19

RAAD VAN BESTUUR VAN EUROPOL

Reglement van orde

(2018/C 37/06)

DE RAAD VAN BESTUUR,

Gezien Verordening (EU) 2016/794 van het Europees Parlement en de Raad van 11 mei 2016 betreffende het Agentschap van de Europese Unie voor samenwerking op het gebied van rechtshandhaving (Europol) en tot vervanging en intrekking van de Besluiten 2009/371/JBZ, 2009/934/JBZ, 2009/935/JBZ, 2009/936/JBZ en 2009/968/JBZ van de Raad (1) (hierna de „Europol-verordening” genoemd), en met name artikel 11, lid 1, onder t),

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De wijze waarop Europol wordt bestuurd, dient verbeterd te worden door grotere efficiëntie en stroomlijning van de procedures.

(2) De Commissie en de lidstaten dienen vertegenwoordigd te zijn in de raad van bestuur van Europol om zijn werkzaamheden op doeltreffende wijze te controleren.

(3) De raad van bestuur moet zijn reglement van orde vaststellen, met name de bepalingen over de taken en de werking van zijn secretariaat,

HEEFT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VASTGESTELD:

Artikel 1

Samenstelling raad van bestuur

1. De raad van bestuur bestaat uit één vertegenwoordiger per lidstaat en één vertegenwoordiger van de Commissie. Elke vertegenwoordiger is stemgerechtigd.

2. Elk lid van de raad van bestuur heeft een plaatsvervangend lid. Het plaatsvervangend lid vertegenwoordigt dat lid in geval van verhindering. Zowel leden als plaatsvervangers kunnen een vergadering van de raad van bestuur bijwonen.

3. De leden en plaatsvervangende leden van de raad van bestuur worden benoemd rekening houdend met hun kennis van de samenwerking op het gebied van rechtshandhaving en hun desbetreffende bestuurlijke, administratieve en budgettaire vaardigheden.

4. Tevens wordt recht gedaan aan het beginsel van evenwichtige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen in de raad van bestuur.

5. Onverminderd het recht van de lidstaten en de Commissie om de ambtstermijn van hun respectieve leden en plaatsvervangende leden te beëindigen, bedraagt de ambtstermijn vier jaar en kan worden verlengd.

6. Om de continuïteit van de werkzaamheden van de raad van bestuur te waarborgen, trachten alle partijen in de raad van bestuur het verloop van de vertegenwoordigers te beperken.

7. De lidstaten en de Commissie stellen het secretariaat van de raad van bestuur in kennis van de benoeming en beëindiging van het mandaat van hun respectieve lid en plaatsvervangend lid. Het secretariaat houdt de lijst van de leden van de raad van bestuur bij.

Artikel 2

Voorzitter en vicevoorzitter

1. De raad van bestuur kiest een voorzitter en een vicevoorzitter uit de groep van drie lidstaten die gezamenlijk het 18 maandenprogramma van de Raad hebben opgesteld. Zij blijven in functie gedurende de looptijd van dat programma van de Raad. Gedurende die periode treedt de voorzitter van de raad van bestuur niet op als vertegenwoordiger van zijn lidstaat en heeft hij geen stemrecht. Indien de voorzitter of de vicevoorzitter gedurende zijn ambtstermijn ophoudt voorzitter of vicevoorzitter te zijn, verstrijkt zijn ambtstermijn automatisch op dezelfde datum.

2. De voorzitter is met name verantwoordelijk voor de efficiënte werking van de raad van bestuur bij de uitvoering van diens taken die in de Europol-verordening zijn omschreven.

3. Wanneer de voorzitter is verhinderd zijn taken te verrichten, wordt hij of zij door de vicevoorzitter vervangen.

4. De voorzitter en vicevoorzitter worden door de leden van de raad van bestuur gekozen met een tweederdemeerderheid. De verkiezing van de voorzitter en de vicevoorzitter vindt uiterlijk plaats tijdens de laatste vergadering die voorafgaat aan de in artikel 2, lid 1, van dit reglement bedoelde 18 maandenprogramma van de Raad.

5. De voordrachten voor de voorzitter en de vicevoorzitter worden uiterlijk twintig kalenderdagen vóór het begin van de vergadering waarin de verkiezing zal plaatsvinden, bij het secretariaat ingediend. Het secretariaat zendt de voordrachten uiterlijk veertien kalenderdagen vóór de vergadering van de raad van bestuur waarin de verkiezing moet plaatsvinden, aan de leden van de raad van bestuur toe.

Artikel 3

Vergaderingen van de raad van bestuur

1. De voorzitter roept de vergaderingen van de raad van bestuur bijeen. De raad van bestuur wordt in kennis gesteld van de datum van een gewone vergadering uiterlijk tijdens de daaraan voorafgaande vergadering.

2. De raad van bestuur houdt ten minste twee gewone vergaderingen per jaar. Daarnaast komt de raad van bestuur bijeen op initiatief van de voorzitter of op verzoek van de Commissie of van ten minste één derde van zijn leden. In dat geval roept de voorzitter de vergadering bijeen binnen dertig kalenderdagen na ontvangst van het verzoek of veertien kalenderdagen in spoedeisende gevallen.

3. De vergaderingen worden gehouden op het hoofdkantoor van Europol, tenzij de voorzitter van de raad van bestuur anders besluit.

Artikel 4

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter van de raad van bestuur stelt voor elke vergadering de ontwerpagenda op. De ontwerpagenda wordt ten minste veertien kalenderdagen vóór de vergadering door de secretaris van de raad van bestuur aan de leden en de uitvoerend directeur toegezonden. Wanneer een buitengewone vergadering wordt bijeengeroepen, wordt de ontwerpagenda in de week vóór de vergadering toegezonden.

2. De ontwerpagenda bevat de punten waarom een lid of de uitvoerend directeur heeft verzocht, mits de desbetreffende documenten ten minste zestien kalenderdagen vóór de vergadering voor de voorzitter beschikbaar zijn.

3. Tenzij de voorzitter anders besluit, kunnen alleen punten waarvoor de desbetreffende documenten uiterlijk op de datum van opstelling van de ontwerpagenda aan de leden en de uitvoerend directeur zijn toegezonden, op de ontwerpagenda worden geplaatst.

4. De agenda wordt aan het begin van de vergadering door de raad van bestuur vastgesteld.

Artikel 5

Aanwezigheid en beraadslagingen

1. Als ten minste drie kwart van de leden van de raad van bestuur aanwezig is, is het quorum bereikt. Als het quorum niet wordt bereikt, sluit de voorzitter de vergadering en roept zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering bijeen. In deze tweede vergadering is het quorum bereikt als twee derde van de leden van de raad van bestuur aanwezig is. Leden die hun stem delegeren, worden niet meegeteld in het quorum.

2. De uitvoerend directeur neemt deel aan de beraadslagingen van de raad van bestuur.

3. De raad van bestuur kan eenieder wiens mening relevant kan zijn voor de discussie uitnodigen, onder wie, in voorkomend geval, een vertegenwoordiger van de Gezamenlijke Parlementaire Controlegroep (GPC), om de vergadering bij te wonen als niet-stemgerechtigde waarnemer.

4. De leden en de plaatsvervangende leden van de raad van bestuur kunnen tijdens de vergaderingen worden bijgestaan door adviseurs of deskundigen.

5. De voorzitter leidt de vergadering en geeft voorrang aan leden die een procedurekwestie of inleidend vraagstuk ter sprake willen brengen.

6. Op voorstel van de voorzitter of op verzoek van een lid kan de raad van bestuur besluiten in besloten zitting bijeen te komen, waarbij de deelneming aan de vergadering wordt vastgesteld.

7. De vergaderingen worden gehouden met inachtneming van de interne taalregeling van Europol, zoals bepaald door de raad van bestuur overeenkomstig artikel 64, lid 2, van de Europol-verordening.

Artikel 6

Stemmingen

1. De raad van bestuur neemt besluiten met een meerderheid van stemmen van zijn leden, tenzij in de Europol-verordening anders is bepaald.

2. Een tweederdemeerderheid van de leden van de raad van bestuur is vereist voor:

a) de goedkeuring van de meerjarenprogrammering van Europol en het jaarlijkse werkprogramma voor het volgende jaar;

b) de goedkeuring van de jaarlijkse begroting van Europol;

c) de verkiezing van de voorzitter en de vicevoorzitter;

d) het besluit over een geschil tussen Europol en lidstaten over de uiteindelijke aansprakelijkheid voor schadeloosstelling van eenieder die schade heeft geleden als gevolg van een onwettige gegevensverwerking;

e) het besluit betreffende voorstellen aan de Raad inzake de benoeming, verlenging van de ambtstermijn of ontzetting uit het ambt van de uitvoerend directeur en adjunct-uitvoerend directeuren;

f) het besluit over de interne taalregeling van Europol.

3. Elk lid heeft één stem. Bij afwezigheid van een lid is zijn plaatsvervanger gerechtigd zijn stemrecht uit te oefenen.

4. Elk lid kan zijn stem aan een ander lid van de raad van bestuur delegeren. Elk lid kan slechts één stem per volmacht van een ander lid ontvangen. Het lid dat de stem delegeert, deelt de voorzitter schriftelijk de naam mee van het lid dat gemachtigd is namens hem te stemmen, alsmede eventuele stembeperkingen.

5. De uitvoerend directeur neemt niet deel aan de stemming.

6. De raad van bestuur gaat tot stemming over op initiatief van de voorzitter, die ook op verzoek van een van zijn leden een kwestie in stemming brengt, op voorwaarde dat de meerderheid van de leden daarmee instemt.

7. Voor elk door de raad van bestuur genomen besluit wordt de stemverdeling vermeld. Het besluit gaat vergezeld van een nota waarin de mening van de minderheid wordt uiteengezet indien deze daarom verzoekt. De stemmen worden uitgebracht bij handopsteking of, indien het resultaat van een handopsteking wordt betwist, hoofdelijk.

8. De besluiten en benoemingen worden op verzoek van een van de leden of indien de voorzitter daartoe besluit, bij geheime stemming goedgekeurd. Bij geheime stemming telt de voorzitter, bijgestaan door twee andere leden, de stemmen en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. De voorzitter kan een lid toestaan kort verslag uit te brengen over de reden van zijn stem.

9. De raad van bestuur kan ook besluiten nemen via de schriftelijke procedure, overeenkomstig artikel 7 van dit reglement.

Artikel 7

Schriftelijke procedure

1. Wanneer de voorzitter van oordeel is dat de omstandigheden zulks vereisen, kan hij de raad van bestuur verzoeken over een bepaalde aangelegenheid een besluit te nemen of zijn standpunt kenbaar te maken door middel van een schriftelijke procedure. Indien tijdens een vergadering niet tot het voorstel tot toepassing van een schriftelijke procedure is besloten, kunnen de leden hun bezwaren schriftelijk aan de voorzitter kenbaar maken.

2. Tenzij anders is bepaald, worden schriftelijke procedures aangenomen volgens de stilzwijgende procedure.

3. De schriftelijke procedures duren standaard veertien kalenderdagen, tenzij de voorzitter om redenen van urgentie anders besluit. Het door een lid van de raad van bestuur uitgebrachte standpunt wordt kenbaar gemaakt aan de overige leden.

4. Het resultaat van een schriftelijke procedure wordt door het secretariaat onverwijld aan de raad van bestuur meegedeeld.

5. De besluiten die via een schriftelijke procedure worden genomen, worden in de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur vastgelegd.

Artikel 8

Notulen van de vergaderingen

1. De ontwerpnotulen van de vergaderingen van de raad van bestuur worden opgesteld door het secretariaat onder verantwoordelijkheid van de voorzitter en omvatten:

a) een verslag van de besprekingen;

b) de door de raad van bestuur genomen besluiten met vermelding van de stemverdeling, met inbegrip van een lijst van stemmen bij volmacht, bij een formele stemming;

c) de aan de raad van bestuur voorgelegde documenten;

d) een lijst van de aanwezigen.

2. De raad van bestuur keurt de ontwerpnotulen goed via de schriftelijke procedure of in zijn volgende vergadering. De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de raad van bestuur voorgelegd indien zij ten minste twee weken voor de vergadering aan de leden zijn toegezonden. De ontwerpnotulen worden ook aan de uitvoerend directeur toegezonden.

3. Voorstellen tot wijziging van de ontwerpnotulen worden schriftelijk bij het secretariaat ingediend wanneer zij via de schriftelijke procedure worden aangenomen of worden ingediend aan het begin van de vergadering waarin zij moeten worden goedgekeurd.

4. Na goedkeuring worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de raad van bestuur.

Artikel 9

Werkgroepen van de raad van bestuur

1. De raad van bestuur kan werkgroepen instellen voor alle onder zijn bevoegdheid vallende aangelegenheden, waarbij hun reikwijdte en taken worden vastgesteld.

2. De leden van de raad van bestuur zijn vertegenwoordigd in de werkgroepen, die worden voorgezeten door een lid van de raad van bestuur of een door de raad van bestuur benoemde senior deskundige. De procedure voor de benoeming van de voorzitter van een werkgroep is die van artikel 2 van dit reglement. Vertegenwoordigers van de raad van bestuur verbinden zich ertoe actief deel te nemen aan de werkgroepen.

3. Europol wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de vergaderingen van de werkgroepen. Deskundigen kunnen ook worden uitgenodigd om de vergaderingen van de werkgroepen bij te wonen.

4. De werkgroepen:

a) bespreken en werken voorstellen uit die aan de raad van bestuur moeten worden voorgelegd;

b) voeren hun werkzaamheden uit op basis van mondelinge informatie of documentatie die uiterlijk twee weken voor de vergadering wordt verstrekt, tenzij hun voorzitter anders beslist;

c) brengen indien nodig verslag uit aan de raad van bestuur via hun voorzitter;

d) worden bijgestaan door het secretariaat van de raad van bestuur.

e) worden ontbonden bij de voltooiing van hun taken. Indien een werkgroep een mandaat voor de lange termijn heeft, beoordeelt de raad van bestuur regelmatig of zij moet worden voortgezet.

Artikel 10

Vertrouwelijkheid

Onverminderd artikel 11 van dit reglement vallen de werkzaamheden en beraadslagingen van de raad van bestuur onder de geheimhoudingsplicht van artikel 339 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, tenzij de raad van bestuur anders besluit. De bij de vergaderingen aanwezige leden en andere personen zijn, ook na afloop van hun functie, aan deze verplichting gebonden.

Artikel 11

Transparantie

1. Europol publiceert op zijn website een lijst van de leden van de raad van bestuur.

2. De leden van de raad van bestuur verstrekken aan het secretariaat een belangenverklaring die op de website van Europol wordt gepubliceerd overeenkomstig de interne regels voor het voorkomen en beheersen van belangenconflicten met betrekking tot de leden van de raad van bestuur.

3. Het secretariaat publiceert op de website van Europol, met toestemming van de voorzitter en in overleg met de raad van bestuur overeenkomstig artikel 65, lid 4, van de Europol-verordening, samenvattingen van de resultaten van de vergaderingen van de raad van bestuur. De publicatie van samenvattingen wordt tijdelijk of permanent achterwege gelaten of beperkt indien de bekendmaking het verrichten van de taken van Europol in het gedrang kan brengen, gelet op de zwijg- en geheimhoudingsplicht en het operationele karakter van Europol.

4. De toegang tot documenten van de raad van bestuur is onderworpen aan de gedetailleerde voorschriften voor de toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (2) met betrekking tot Europol-documenten.

Artikel 12

Documentatie van de raad van bestuur

1. Het secretariaat houdt elektronische en fysieke archieven van de documentatie van de raad van bestuur bij.

2. Elke nieuwe voorzitter houdt toezicht op de documentatie van de raad van bestuur en stelt daartoe een document op dat tijdens de eerstvolgende gewone vergadering ter goedkeuring aan de raad van bestuur wordt voorgelegd.

Artikel 13

Secretariaat van de raad van bestuur

1. De raad van bestuur wordt bijgestaan door een door Europol ter beschikking gesteld secretariaat.

2. De raad van bestuur benoemt een secretaris die onderworpen is aan het Statuut en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden, en die bij de uitvoering van zijn taken uitsluitend verantwoording verschuldigd is aan de raad van bestuur.

3. Het secretariaat vervult de door de voorzitter opgedragen taken en is jegens hem verantwoording schuldig voor zijn taken. Het secretariaat:

a) wordt onder de verantwoordelijkheid en leiding van de voorzitter voortdurend nauw betrokken bij de organisatie, coördinatie en waarborging van de samenhang van de werkzaamheden van de raad van bestuur en van diens werkgroepen;

b) ondersteunt de voorzitter bij de uitoefening van zijn taken;

c) verleent de raad van bestuur de nodige ondersteuning bij de uitvoering van zijn taken;

d) is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle andere taken die door de raad van bestuur of de voorzitter in het belang van Europol zijn toegewezen.

Artikel 14

Correspondentie

Correspondentie voor de raad van bestuur wordt toegezonden aan de voorzitter van de raad van bestuur en wordt behandeld door het secretariaat.

Artikel 15

Vergoeding van kosten

1. Europol neemt de reis- en verblijfskosten van de voorzitter van de raad van bestuur en van de door de raad van bestuur ingestelde werkgroepen voor zijn rekening.

2. Europol betaalt de reiskosten van het lid en het plaatsvervangend lid van de raad van bestuur dat een lidstaat vertegenwoordigt en maximaal twee deskundigen per delegatie. Elke delegatie betaalt de verblijfskosten van haar leden en deskundigen. De kosten van de overige deskundigen komen ten laste van de desbetreffende delegatie.

3. Europol neemt de reis- en verblijfskosten voor zijn rekening van deskundigen die overeenkomstig artikel 5, leden 3 en 4, en artikel 9, lid 3, van dit reglement van orde worden uitgenodigd om de raad van bestuur te adviseren. De kosten van deelname van de door de Gezamenlijke Parlementaire Controlegroep aangewezen vertegenwoordiger komen niet voor rekening van Europol.

4. Voor de vergaderingen van de werkgroepen van de raad van bestuur neemt Europol de reiskosten van één vertegenwoordiger per delegatie voor zijn rekening. Elke delegatie betaalt de verblijfskosten van haar vertegenwoordigers en deskundigen.

Artikel 16

Slotbepalingen

1. Dit reglement treedt in werking op de datum waarop de Europol-verordening van toepassing wordt.

2. Het besluit van de raad van bestuur van Europol van 30 november 2011 tot vaststelling van het reglement van orde van de raad van bestuur wordt ingetrokken en vervangen door dit reglement.

3. Voorstellen tot wijziging van dit reglement worden door de raad van bestuur behandeld overeenkomstig artikel 11, lid 1, onder t), van de Europol-verordening.

Gedaan te Den Haag, 13 december 2016 Voor de raad van bestuur Arie IJZERMAN Voorzitter

(1) PB L 135 van 24.5.2016, blz. 53.

(2) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.