REGLEMENT VAN ORDE VAN HET RAADGEVEND COMITÉ van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal 1981

Door het Raadgevend Comité ingevolge artikel 18, vijfde alinea, van het EGKS-Verdrag tijdens zijn 215e voltallige zitting van 6 maart 1981 goedgekeurde tekst

INHOUD

EERSTE TITEL ORGANISATIE VAN HET RAADGEVEND COMITÉ

>PIC FILE= "T0033836">

TWEEDE TITEL WERKWIJZE VAN HET COMITÉ

>PIC FILE= "T0033837">

>PIC FILE= "T0033838">

DERDE TITEL OVERIGE BEPALINGEN

>PIC FILE= "T0033839">

EERSTE TITEL ORGANISATIE VAN HET RAADGEVEND COMITÉ

Artikel 1

Dienstjaar

De werkzaamheden van het Comité worden verdeeld in dienstjaren met een duur van één jaar ; de duur van het mandaat voor het voorzitterschap komt overeen met de duur van het dienstjaar.

Indien de vervanging van de leden van het Comité niet op tijd plaatsvindt, kunnen de duur van het dienstjaar en de bevoegdheden van het bureau tot de benoeming van het nieuwe bureau worden verlengd.

Artikel 2

Bureau samengesteld op grond van de leeftijd

De eerste zitting van elk dienstjaar wordt door de oudste in jaren of, indien deze verhinderd is, door het na hem oudste lid, uiterlijk vier weken na het einde van het dienstjaar of na de vervanging van het Comité bijeengeroepen.

Op deze eerste zitting vervult de oudste der aanwezige leden het ambt van voorzitter-oudste lid. Hij wordt bijgestaan door de jongste vier ter vergadering aanwezige leden van het Comité, die de functie van secretaris vervullen. Deze vijf leden vormen het bureau samengesteld op grond van de leeftijd.

Het op grond van de leeftijd samengestelde bureau blijft in functie totdat de laatste uitslag van de verkiezing van het bureau van het Comité, waartoe tijdens de eerste zitting van elk dienstjaar wordt overgegaan, bekend is gemaakt.

Bij de opening van de eerste zitting volgende op de vervanging van de leden van het Comité stelt de voorzitter-oudste lid het Comité in kennis van de lijst der door de Raad van de Europese Gemeenschappen benoemde leden, alsmede van de personen welke op grond van een bijzonder statuut aan de werkzaamheden van het Comité dienen deel te nemen (1).

Artikel 3

Bureau

1. Samenstelling

Het bureau van het Comité bestaat uit de voorzitter, twee vice-voorzitters en zeven andere leden van het Comité (2).

Tenzij het Comité tevoren met een meerderheid van twee derde der stemmen van zijn leden anders heeft bepaald, wordt de voorzitter bij toerbeurt gekozen uit de leden welke de producenten, de werknemers en de verbruikers of handelaren vertegenwoordigen, beurtelings in de steenkolensector en in de staalsector (3).

Uit elk der beide categorieën waarvan de voorzitter geen deel uitmaakt, wordt een vice-voorzitter gekozen.

De categorie waarvan de voorzitter lid is buiten beschouwing gelaten, moet elke categorie in gelijk aantal vertegenwoordigd zijn in het bureau van het Comité.

Zo nodig verzoekt het bureau de voorzitters van commissies, die belang hebben bij een of meer op de agenda voorkomende vraagstukken, aan zijn vergaderingen deel te nemen.

2. Verkiezing

De voorzitter wordt gekozen bij geheime stemming, en wel bij de eerste en tweede stemming bij absolute meerderheid van de leden van het Comité en bij de derde stemming bij relatieve meerderheid der uitgebrachte stemmen ; bij staking der stemmen wordt de oudste kandidaat als gekozen beschouwd.

De overige leden van het bureau worden op dezelfde wijze gekozen. Voor hun benoeming behoeft echter niet steeds afzonderlijk te worden gestemd.

Ingediende stembriefjes mogen, op straffe van nietigheid, niet meer namen vermelden dan overeenkomt met het aantal bij iedere stemming te bezetten zetels en dienen aan de voorschriften inzake de samenstelling van het bureau van het Comité te voldoen. (1) De "personen welke op grond van een bijzonder statuut aan de werkzaamheden van het Comité dienen deel te nemen" worden in het navolgende "waarnemers" genoemd. (2) In het onderhavige reglement wordt met iedere vermelding van de voorzitter, indien niets naders is aangegeven, de voorzitter van het Raadgevend Comité bedoeld. (3)De leden worden in de volgende drie categorieën verdeeld: - producenten,

- werknemers,

- verbruikers en handelaren.

Deze geheime stemming vindt plaats bij hoofdelijke afroep ; overdracht van stemrecht is niet toegestaan.

De voorzitter-oudste lid kan het Comité raadplegen inzake de wenselijkheid, de verkiezing van het bureau van het Comité in afwijking van de bovenstaande bepalingen door opsteken der handen te doen plaatsvinden. De wenselijkheid van een dergelijke afwijking dient met algemene stemmen te worden erkend.

De wijze van toepassing van bovenstaande bepalingen wordt vastgesteld door het op grond van de leeftijd samengestelde bureau.

3. Duur van het mandaat en bevoegdheden

Het bureau van het Comité blijft in functie tot de opening van de eerste zitting van het volgende dienstjaar.

Het bureau beschikt over alle bevoegdheden om de werkzaamheden van het Comité te regelen en zijn diensten te organiseren en te leiden, een en ander overeenkomstig de bepalingen van dit reglement en van het Verdrag.

Het bureau zorgt voor de betrekkingen met derden onder inachtneming van de door het Comité vastgestelde grenzen en voorwaarden.

Het bureau van het Comité wordt hetzij ambtshalve, hetzij op verzoek van drie van zijn leden, door de voorzitter bijeengeroepen.

In geval van staking van stemmen bij de beraadslagingen van het bureau van het Comité wordt de beslissing over het in stemming gebrachte punt aan het Comité overgelaten.

De vice-voorzitters vervangen de voorzitter in geval van afwezigheid. Tijdens zijn eerste vergadering stelt het bureau van het Comité de volgorde der vervanging vast. Bij afwezigheid van beide vice-voorzitters wordt de voorzitter door het oudste lid van het bureau vervangen.

Bij aftreden of overlijden van een lid van het bureau verzoekt het bureau de categorie waartoe dit lid behoorde, een voordracht in te dienen om in de vacature te voorzien.

Artikel 4

Commissies

1. Instelling

Het Comité kan uit zijn midden vaste of bijzondere commissies benoemen, waarvan het aantal leden in principe tot zes en dertig is beperkt.

In spoedgevallen kunnen de bijzondere commissies door de voorzitter worden benoemd, nadat de meerderheid van de leden van het bureau van het Comité hiermede haar instemming heeft betuigd.

De procedure voor de benoeming van de leden der vaste of bijzondere commissies is geregeld in punt 3.

2. Samenstelling

De leden en waarnemers van het Comité kunnen tot lid van de vaste of bijzondere commissies worden benoemd.

Behoudens tevoren getroffen bijzondere regelingen, die door het Comité moeten worden bekrachtigd, dient bij de samenstelling van de vaste of bijzondere commissies te worden gezorgd voor een evenredige vertegenwoordiging van de diverse categorieën.

3. Benoeming van leden

De leden der vaste of bijzondere commissies worden door het Comité benoemd.

Alle leden en waarnemers van het Comité kunnen zich kandidaat stellen. Om met name de toepassing van het bepaalde in de tweede alinea van punt 2 te verzekeren, worden door het bureau, daartoe bijgestaan door negen leden of waarnemers, bij het Comité voordrachten ingediend. Deze leden of waarnemers worden ter gelegenheid van de eerste zitting van elk dienstjaar voor de duur van dat jaar door de drie categorieën van het Comité benoemd, en wel drie per categorie.

In spoedgevallen kunnen de leden der bijzondere commissies door de voorzitter worden benoemd, op voordracht van de leden van het bureau, met dien verstande dat alle categorieën bij de voordracht zijn betrokken.

Indien in de loop van een dienstjaar een zetel in een vaste of bijzondere commissie openvalt als gevolg van aftreden of overlijden van een lid van het Comité, zal deze zetel zonder verdere formaliteiten aan de opvolger van dit lid worden toegewezen, zulks in afwijking van het bepaalde in de eerste alinea van deze paragraaf.

4. Duur van het mandaat der leden

Het mandaat van de leden der vaste commissies eindigt met het dienstjaar waarin hun benoeming heeft plaatsgehad.

Het mandaat van de leden der bijzondere commissies loopt af, zodra de voorzitter van het Comité vaststelt, dat het Comité definitief heeft beraadslaagd over de vraagstukken voor het onderzoek waarvan de bijzondere commissies zijn ingesteld.

5. Commissiebureau

De werkzaamheden der commissies worden door de commissiebureaus voorbereid en geleid.

Het commissiebureau is samengesteld uit ten minste drie en ten hoogste negen leden van de commissie.

De commissies kiezen tijdens de eerste voltallige zitting van elk dienstjaar hun voorzitters ; hun twee vice-voorzitters en de overige leden van de commissiebureaus kiezen zij tijdens hun eerste vergadering.

Bij de samenstelling van het commissiebureau dienen de leden van de commissie zich te houden aan de evenredige vertegenwoordiging van de verschillende categorieën van het Comité, tenzij tussen de categorieën bijzondere regelingen zijn getroffen.

TWEEDE TITEL WERKWIJZE VAN HET COMITÉ

Artikel 5

Zittingen

De goedkeuring van rapporten van het Comité en het opstellen en goedkeuren van adviezen en resoluties van het Comité geschieden tijdens de plenaire zittingen, met uitzondering van het in artikel 7 bedoelde geval, waarin de raadpleging langs schriftelijke weg geschiedt.

Tijdens de gewone en buitengewone zittingen komt het Comité in plenaire vergadering bijeen.

De kalender der gewone zittingen wordt door het Comité tijdens de eerste zitting van elk dienstjaar vastgesteld.

De leden zitten in alfabetische volgorde.

Artikel 6

Bijeenroeping van het Comité

1. Bijeenroeping op verzoek van de Commissie van de Europese Gemeenschappen

Nadat het daartoe strekkende verzoek door de Commissie van de Europese Gemeenschappen is kenbaar gemaakt, roept de voorzitter het Comité bijeen om over bepaalde vraagstukken te beraadslagen.

Het verzoek van de Commissie van de Europese Gemeenschappen wordt aan het bureau van het Comité voorgelegd.

2. Bijeenroeping op verzoek van de meerderheid der leden van het Comité

Indien de meerderheid der leden van het Comité daarom verzoekt, roept de voorzitter het Comité bijeen om over bepaalde vraagstukken te beraadslagen.

3. Overige gevallen waarin de leden van het Comité om bijeenroeping kunnen verzoeken

Indien een categorie met algemene stemmen of een derde der leden van het Comité om bijeenroeping van het Comité verzoekt om over bepaalde vraagstukken te beraadslagen, vraagt het bureau van het Comité aan de Commissie van de Europese Gemeenschappen of deze met dit verzoek akkoord gaat. Na kennis te hebben genomen van het advies van de Commissie bepaalt het bureau van het Comité, welk gevolg aan het verzoek dient te worden gegeven.

Artikel 7

Schriftelijke raadpleging

Indien met een raadpleging van het Comité om redenen van termijnstelling niet kan worden gewacht tot de eerstvolgende gewone zitting, kan het bureau hetzij een buitengewone zitting bijeenroepen, hetzij - voor zover het van mening is dat het Comité naar alle waarschijnlijkheid met het voorstel van de Commissie van de Europese Gemeenschappen zal instemmen - het houden van een schriftelijke raadpleging voorstellen, op voorwaarde evenwel dat de leden van het bureau zich met een meerderheid van twee derde hiervoor hebben uitgesproken.

Het voorstel wordt ter kennis van de leden en waarnemers van het Raadgevend Comité gebracht. In de kennisgeving wordt, voor het geval dat ten minste tien leden van het Comité zich tegen de schriftelijke raadpleging verzetten of een buitengewone zitting verlangen, tevens de datum van een buitengewone zitting vermeld.

Indien ten minste tien leden van het Comité zich tegen de schriftelijke raadpleging verzetten of een buitengewone zitting verlangen, komen de schriftelijke raadpleging alsmede alle eventueel door de leden van het Comité in het kader van deze raadpleging reeds gegeven adviezen te vervallen.

De buitengewone zitting dient op een zodanig tijdstip te worden belegd, dat een door de Commissie van de Europese Gemeenschappen krachtens artikel 19, derde alinea, van het Verdrag gesteld termijn voor het uitbrengen van een advies ook bij verwerping van de schriftelijke raadpleging in acht kan worden genomen.

Indien ten minste tien leden van het Comité een buitengewone zitting wensen, stelt de voorzitter er alle leden en waarnemers telegrafisch van in kennis dat de zitting, tot bijwoning waarvan een voorwaardelijke oproeping werd verzonden, werkelijk zal worden gehouden.

De in artikel 12, lid 2, eerste alinea, opgenomen bepaling over het quorum is bij een dergelijke buitengewone zitting niet van toepassing.

Artikel 8

Agenda

1. Vaststelling van de agenda

De agenda wordt ten minste drie weken voor de zitting door het bureau van het Comité vastgesteld, tenzij de in artikel 9 bedoelde urgentieprocedure wordt gevolgd. Zij wordt onmiddellijk aan de leden en waarnemers van het Comité, alsmede aan de Commissie van de Europese Gemeenschappen toegezonden.

De agenda kan op een later tijdstip op verzoek van de Commissie van de Europese Gemeenschappen of op voorstel van het bureau van het Comité worden gewijzigd.

Op de agenda kunnen uitsluitend vraagstukken worden geplaatst, welke het voorwerp vormen van de in artikel 6 bedoelde verzoeken om bijeenroeping, alsmede van de hieronder in punt 2 bedoelde, door het Comité aanvaarde moties.

2. Moties

Een motie welke beoogt een bepaald vraagstuk op de agenda te plaatsen, kan vóór een zitting worden ingediend. Zij dient door negen leden of waarnemers van het Comité te zijn ondertekend en vóór de vergadering van het bureau die aan de zitting voorafgaat, aan de voorzitter te worden voorgelegd. In uitzonderingsgevallen kan de motie, indien zij het gevolg is van de beraadslagingen, tijdens de zitting worden ingediend.

Het bureau legt de motie aan het Comité voor, vergezeld van zijn advies aangaande de bevoegdheid van het Comité en de wenselijkheid van beraadslaging over de aangelegenheid die in de motie aan de orde wordt gesteld. Indien de motie met meerderheid van stemmen door het Comité wordt aangenomen, wordt het onderwerp van de motie op de agenda van de volgende zitting geplaatst, tenzij door ten minste de helft van de leden van het Comité een onmiddellijke behandeling wordt verlangd.

Artikel 9

Termijnen voor de bijeenroeping - Urgentieprocedure

1. De datum van de zittingen dient zodanig te worden vastgesteld dat de door de Commissie van de Europese Gemeenschappen krachtens artikel 19, derde alinea, van het Verdrag gestelde termijn voor het uitbrengen van adviezen in acht kan worden genomen. In elk geval dient echter uiterlijk binnen vier weken nadat een naar behoren geformuleerd verzoek tot bijeenroeping is ingediend, een zitting plaats te vinden.

2. De beraadslaging wordt urgent verklaard hetzij door de voorzitter, indien zulks voortvloeit uit de door de Commissie van de Europese Gemeenschappen overeenkomstig de bepalingen van artikel 19, derde alinea, van het Verdrag gestelde termijn, hetzij door het Comité, op voorstel van het bureau van het Comité.

Indien een beraadslaging door de voorzitter urgent wordt verklaard, is deze bevoegd onmiddellijk en zonder voorafgaand overleg met het bureau van het comité alle maatregelen te treffen - uitgezonderd de instelling van een bijzondere commissie en de benoeming van de leden daarvan - welke hij noodzakelijk acht, ten einde het Comité in de gelegenheid te stellen advies uit te brengen. Hij stelt echter de leden van het bureau van het Comité van deze maatregelen in kennis.

Artikel 10

Voorbereidende werkzaamheden in de commissies

1. Het aan de commissies te geven mandaat

De zittingen worden door de voorzitter in samenwerking met de overige leden van het bureau van het Comité voorbereid.

Het bureau van het Comité kan zorg dragen voor een voorafgaand onderzoek in een commissie ter zake van ieder vraagstuk waarover in plenaire zitting dient te worden beraadslaagd. Indien het bureau van het Comité dit onderzoek niet noodzakelijk acht, kan het een rapporteur benoemen, die ermede wordt belast het vraagstuk aan de plenaire zitting voor te leggen.

Behoudens een besluit van het Comité is het bureau van het Comité bevoegd te beoordelen of de kwestie tot het terrein van een reeds bestaande vaste commissie behoort, dan wel tot het terrein van een bijzondere commissie. In dit laatste geval wordt een commissie ingesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 4.

Namens het bureau van het Comité doet de voorzitter aan het commissiebureau mededeling van de punten waarop de werkzaamheden der commissie betrekking zullen hebben ; eventueel stelt hij de termijnen vast waarbinnen deze dienen te zijn voltooid.

Het bureau van het Comité zorgt ervoor, dat de termijnen in acht worden genomen en neemt in beginsel kennis van de door de commissie verrichte werkzaamheden, voordat deze aan het Comité worden voorgelegd.

De commissies beraadslagen niet gemeenschappelijk. Indien het bureau van het Comité echter van mening is dat een bepaald vraagstuk niet uitsluitend tot de bevoegdheid van één commissie behoort en dat er geen aanleiding is een bijzondere commissie in te stellen, kan het twee of meer bureaus verzoeken, hetzij hun respectieve commissies gezamenlijk te doen bijeenkomen, hetzij na gescheiden beraadslagingen der commissies zelf gezamenlijk bijeen te komen voor het opstellen van een gemeenschappelijk verslag, uit te brengen aan de plenaire zitting.

2. Bevoegdheden der commissiebureaus

Het commissiebureau stelt de datum en de agenda van de vergaderingen der commissie vast, zulks binnen het kader van de door het bureau van het Comité aan het commissiebureau gedane mededelingen.

De agenda dient, vergezeld van de nodige documenten, ten minste acht dagen voor iedere vergadering in de officiële talen van de Gemeenschap aan de leden van de commissie te worden gezonden. De agenda wordt ter kennisneming eveneens gezonden aan de Commissie van de Europese Gemeenschappen en aan de leden en waarnemers van het Comité die geen lid zijn van de commissie.

Het commissiebureau wijst uit het midden van de commissie de rapporteur of rapporteurs aan, die aan de plenaire zitting verslag uitbrengen, en stelt eventueel een redactiecommissie in, welke tot taak heeft de rapporteur of rapporteurs bij te staan.

Het commissiebureau kan eveneens leden of waarnemers van het Comité die geen lid zijn van de commissie, met hun instemming, als rapporteur aanwijzen.

Het commissiebureau belast zich zo nodig met het verzamelen en opstellen van de documenten welke voor de organisatie van de werkzaamheden der commissie zijn vereist.

Artikel 11

Vergaderingen der commissies

1. Voorzitterschap

De vergaderingen der commissies vinden plaats onder voorzitterschap van de voorzitter van de commissie of, indien deze verhinderd is, onder voorzitterschap van een van de vice-voorzitters.

2. Quorum en stemming

In principe wordt in een commissie niet gestemd. Indien er bij uitzondering toch wordt gestemd, nemen alleen de leden van de commissie en hun plaatsvervangers, indien deze de hoedanigheid van leden of waarnemers van het Comité bezitten, aan de stemming deel. In een commissie kan echter nimmer worden gestemd indien op het ogenblik van de stemming niet het quorum is bereikt.

Het quorum is bereikt als het aantal aanwezige stemhebbende leden groter is dan de helft van het totale aantal leden van de commissie.

3. Plaatsvervanging

Een lid van een commissie dat verhinderd is aan een vergadering deel te nemen kan zich, na het secretariaat van het Comité, dat de voorzitter van de commissie hierover inlicht, hiervan in kennis te hebben gesteld, doen vervangen hetzij door een ander lid of waarnemer van het Comité aan wie hij zijn stemrecht mag overdragen, hetzij door een persoon die geen lid is van het Comité.

Het mandaat van de plaatsvervanger is uitsluitend beperkt tot de vergadering waarvoor hij is aangewezen. De plaatsvervanger geniet bij de beraadslagingen dezelfde rechten als zijn lastgever. De plaatsvervanger die geen lid van het Comité is heeft evenwel geen stemrecht. In geval van stemming kan hij een der leden van de commissie verzoeken het stemrecht van zijn lastgever uit te oefenen.

4. Technische adviseurs

Elk lid van een commissie en elk lid of elke waarnemer van het Comité, dat (die) als plaatsvervanger voor een afwezig commissielid is aangewezen, kan zich, na hiervan kennis te hebben gegeven aan het secretariaat van het Comité, dat de voorzitter van de commissie hierover inlicht, tijdens de vergaderingen van de commissie laten bijstaan door een technisch adviseur, die bijzonder deskundig is ter zake van de te behandelen vraagstukken.

5. Deelneming van andere personen dan de leden der commissie

Ieder lid en iedere waarnemer van het Comité kan deelnemen aan de vergaderingen van de commissies waarvan hij geen deel uitmaakt.

De leden van de Commissie van de Europese Gemeenschappen zijn gerechtigd de vergaderingen der commissies bij te wonen en voeren het woord wanneer zij dit wensen. Zij laten zich bijstaan of vertegenwoordigen door de functionarissen die zij daartoe aanwijzen.

De vergaderingen der commissies zijn niet openbaar. Bepaalde vraagstukken waarover dient te worden beraadslaagd, kunnen na een daartoe strekkend besluit van de commissie, genomen met meerderheid van stemmen der aanwezige leden, vertrouwelijk worden verklaard.

6. Deelneming van deskundigen

Het commissiebureau kan op eigen initiatief of op voorstel van de commissie een beroep doen op personen die met betrekking tot het onderzoek der te behandelen vraagstukken bijzonder bevoegd kunnen worden geacht. Deze personen kunnen worden uitgenodigd om hetzij aan de werkzaamheden der commissie deel te nemen, hetzij door de commissie ten aanzien van bepaalde punten te worden gehoord.

7. Resultaten van de werkzaamheden van een commissie

De resultaten van de werkzaamheden van een commissie dienen door het betrokken commissiebureau te worden voorgelegd aan het bureau van het Comité, en wel binnen de door dit laatste vastgestelde termijn, ter behandeling in de plenaire zitting.

Indien de resultaten zijn neergelegd in een document, neemt dit document, al naar gelang de aard van het behandelde vraagstuk, de vorm aan van hetzij een commissie-rapport, hetzij een ontwerp-rapport, ontwerp-advies of ontwerp-resolutie van het Comité.

Dit document gaat zo mogelijk vergezeld van het werkdossier der commissie. Dit bevat het verslag van alle hearings waartoe de commissie is overgegaan, alsmede van de enquêtes welke zij heeft ingesteld en van de inlichtingen welke zij heeft ingewonnen en voorts het verslag van haar beraadslagingen en eventueel de door de Commissie van de Europese Gemeenschappen verstrekte documenten.

Het bureau van het Comité kan een commissie verzoeken opnieuw te beraadslagen, indien het van mening is dat de resultaten van de werkzaamheden onvoldoende zijn om tijdens een zitting een slotdebat te kunnen houden.

Artikel 12

Zittingen van het Comité

1. Deelneming van andere personen dan de leden en waarnemers

De zittingen zijn niet openbaar. Bij besluit van het Comité, genomen bij meerderheid van stemmen der aanwezige leden, kunnen bepaalde vraagstukken waarover wordt beraadslaagd vertrouwelijk worden verklaard.

De zittingen mogen uitsluitend worden bijgewoond door: a) de leden van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en de door haar afgevaardigde functionarissen;

b) de personen die onder de in de navolgende § 3 genoemde voorwaarden zijn toegelaten als vertegenwoordiger van een lid dat om dwingende, volgens voorschrift aangevoerde redenen verhinderd is;

c) de leden van het secretariaat van het Comité;

d) bij wijze van uitzondering, andere personen en wel op grond van een besluit van het bureau en voor een nauwkeurig omschreven doel.

De leden van de Commissie van de Europese Gemeenschappen of de door hen gedelegeerde functionarissen kunnen, indien zij het verlangen daartoe te kennen geven, het woord voeren of verzoeken van de hen vergezellende functionarissen het woord te verlenen.

2. Quorum

De beraadslagingen van het Comité zijn geldig wanneer meer dan de helft van de leden aanwezig is.

Indien het quorum niet is bereikt, houdt het Comité een werkvergadering.

Indien bij een verzoek van de Commissie van de Europese Gemeenschappen om advies of gehoor het quorum niet is bereikt en indien het Comité moet stemmen over een advies of een resolutie, dient binnen tien dagen een nieuwe zitting plaats te vinden, waarop ongeacht het aantal aanwezige leden rechtskrachtig over hetzelfde onderwerp wordt beraadslaagd.

3. Afwezigheid - Vertegenwoordiging

Een lid of waarnemer van het Comité dat (die) verhinderd is een zitting bij te wonen, kan schriftelijk of per schriftelijk bevestigd telegram aan de voorzitter zijn zienswijze kenbaar maken. De volledige tekst van dit schriftelijk advies wordt aan het analytisch verslag toegevoegd.

Een lid of waarnemer van het Comité dat op grond van dwingende, volgens voorschrift aangevoerde redenen verhinderd is een zitting bij te wonen - met uitzondering van de eerste zitting van het dienstjaar - kan schriftelijk bij de voorzitter een met redenen omkleed verzoek indienen, ten einde zich door een met name door hem aangewezen woordvoerder tijdens de behandeling door het Comité van een of meer der op de agenda voorkomende punten te doen vertegenwoordigen.

De voorzitter stelt het bureau van het Comité op de hoogte van de door hem ontvangen verzoeken. Het bureau van het Comité beoordeelt deze, hierbij rekening houdende met de aangevoerde motieven en met het aantal in de loop van het dienstjaar door de betrokkene ingediende verzoeken om van het bepaalde in het tweede lid van deze paragraaf gebruik te mogen maken (1).

De voorzitter brengt vervolgens de door het bureau ingewilligde verzoeken ter kennis van het Comité, onder vermelding van de door de betrokkene aangevoerde motieven. (1) Bij zittingen die een gehele dag duren, is een zodanige verdeling, dat het lid en diens vertegenwoordiger ieder een halve dag aanwezig zijn, niet mogelijk. Bij tweedaagse zittingen kan de ene dag het lid en de andere dag diens vertegenwoordiger aanwezig zijn.

Het Comité behoudt zich het recht voor in laatste instantie de verzoeken ten aanzien waarvan het van mening is dat het beroep op dwingende redenen onvoldoende is gemotiveerd, af te wijzen.

Indien het verzoek door het Comité is goedgekeurd laat de voorzitter de aangewezen vertegenwoordiger tot de zitting toe, hetzij om aan het hele debat deel te nemen, hetzij wanneer de agendapunten waarvoor hij is aangewezen aan de orde komen.

De vertegenwoordiger neemt deel aan de besprekingen ; aan een stemming kan hij niet deelnemen.

4. Voorzitterschap

De zittingen van het Comité vinden plaats onder voorzitterschap van de voorzitter of, indien deze verhinderd is, van het overeenkomstig artikel 2, punt 3, zesde alinea, aangewezen lid.

De voorzitter opent, schorst en sluit de zittingen. Hij ziet toe op de naleving van het reglement van orde, handhaaft de orde, verleent het woord, verklaart de beraadslagingen voor gesloten, brengt in stemming en maakt de resultaten van de stemming bekend. Mits hij dat vooraf aankondigt, kan de voorzitter als lid van het Comité aan de beraadslagingen deelnemen.

Het bureau van het Comité komt zo dikwijls bijeen als het dit nodig oordeelt en houdt in elk geval vóór iedere zitting, en eventueel ook in de loop van de zitting, een vergadering welke aan de organisatie van de beraadslagingen is gewijd. Tenzij het bureau anders beslist, vervult de secretaris van het Comité de taken van secretaris en stemopnemer van de voltallige zitting.

5. Overlegging van het zittingsdossier

De met de zitting verband houdende documenten, met name de door de Commissie van de Europese Gemeenschappen verstrekte documenten, alsmede de door de commissies opgestelde documenten, dienen ten minste acht dagen voor elke zitting in de officiële talen van de Gemeenschap aan de leden en waarnemers van het Comité te worden overgelegd, tenzij de in artikel 9 bedoelde urgentieprocedure wordt gevolgd.

6. Voorstel betreffende de procedure

De voorzitter geeft onmiddellijk - voor een tijdsduur van ten hoogste vijf minuten - het woord aan het lid dat het voornemen te kennen geeft een procedurevoorstel in te dienen om strikte toepassing van het reglement te verlangen of omwisseling van de agendapunten, beperking van de spreektijd, sluiting van het debat over het in behandeling zijnde punt of verwijzing van het debat over dit punt naar een andere zitting te verkrijgen.

Het voorstel wordt onverwijld door de voorzitter in stemming gebracht, mits geen aanleiding tot discussie bestaat. Bij een discussie kan alleen het woord gevoerd worden door : de indiener van het voorstel, één voorstander en één tegenstander van het voorstel, de voorzitter en eventueel de rapporteur van de desbetreffende commissie.

Indien de in het voorstel bedoelde maatregel door de meerderheid der aanwezige leden wordt aangenomen, treedt deze onmiddellijk in werking.

7. Bespreking van de resultaten van de werkzaamheden der commissie

De rapporteur van de commissie, die belast is met het voorafgaand onderzoek van het op de agenda geplaatste vraagstuk, geeft een uiteenzetting van de besprekingen in de commissie en doet mededeling van het namens deze commissie opgesteld document.

Vervolgens gaat het Comité over tot de algemene bespreking van dit document.

8. Indiening van amendementen en voorstellen inzake adviezen of resoluties

Elk lid of elke waarnemer van het Comité kan amendementen op het namens de commissie opgestelde document indienen, voor zover dit document is opgesteld in de vorm van een ontwerp-rapport, ontwerp-advies of ontwerp-resolutie van het Comité.

Ook kan hij voorstellen inzake adviezen of resoluties indienen.

De amendementen, alsmede de voorstellen inzake een advies of resolutie dienen op schrift te worden gesteld en vóór de opening van de zitting bij het bureau van het Comité te worden ingediend.

Tijdens de zitting moeten zij schriftelijk worden ingediend en kunnen zij alleen worden aanvaard indien zij verband houden met een wijziging van het in behandeling zijnde document of wanneer zij door ten minste negen leden of waarnemers van het Comité zijn ondertekend. De voorzitter dient daarop, hetzij tijdens de zitting, hetzij na raadpleging van het bureau van het Comité, te beslissen of bedoelde amendementen of voorstellen dienen te worden besproken, dan wel of de beraadslaging op een latere datum dient te worden voortgezet.

9. Terugverwijzing naar de commissie

Het Comité kan besluiten een aangelegenheid, welke zijns inziens niet in voldoende mate is overwogen, naar de commissie terug te verwijzen.

10. Stemming

Alleen de leden van het Comité hebben stemrecht.

Een lid van het Comité dat verhinderd is een zitting bij te wonen kan zijn stemrecht aan een ander lid van het Comité overdragen. Aan elk lid van het Comité kan slechts het stemrecht van ten hoogste twee andere leden worden overgedragen. Overgedragen stemrechten worden bij de vaststelling van het in punt 2 bedoelde quorum niet meegeteld.

Het Comité stemt hetzij bij hand opsteken, hetzij bij zitten en opstaan, hetzij bij hoofdelijke stemming, behoudens in de in artikel 3, § 2, bedoelde gevallen. De stemming verloopt in onderstaande volgorde: - de aanwezige leden;

- stemoverdracht : eerste stem;

- stemoverdracht : tweede stem.

De voorzitter beslist of tot hoofdelijke stemming wordt overgegaan ; deze is verplicht indien negen aanwezige leden hierom verzoeken. De hoofdelijke stemming verloopt in alfabetische volgorde.

De voorzitter kan eveneens tot hoofdelijke stemming doen overgaan betreffende een kwestie waarover reeds bij hand opsteken of bij zitten en opstaan is gestemd, indien de stemming twijfelachtig schijnt of indien het hem, wanneer geen eenstemmigheid is verkregen, gewenst voorkomt de namen van de respectievelijk tot de meerderheid en tot de minderheid behorende leden in de notulen te doen opnemen.

Een kwestie waarover reeds op andere wijze is gestemd kan in hoofdelijke stemming worden gebracht, ten einde definitief te worden geregeld, indien het verzoek tot hoofdelijke stemming onmiddellijk wordt gedaan op de in de voorafgaande derde alinea genoemde voorwaarden.

11. Sluiting

Op verzoek van de voorzitter dient het Comité zich uit te spreken over de sluiting.

Na de sluiting van de beraadslagingen kan het woord slechts worden verleend voor een korte toelichting op het uitbrengen van een stem.

Artikel 13

Zittingsdocumenten

1. Rapporten, adviezen en resoluties

De rapporten, adviezen en resoluties van het Comité worden aan de leden en waarnemers van het Comité rondgedeeld. Zij worden toegezonden aan de voorzitters van de Commissie en van de Raad van Ministers van de Europese Gemeenschappen. Zij kunnen in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen worden opgenomen.

Voor de uiteindelijke redactie van deze documenten wordt door de rapporteur van de commissie of door de secretaris van de zitting, onder toezicht van het bureau, zorg gedragen.

De adviezen en resoluties vermelden slechts de teksten waarover is gestemd en welke met algemene stemmen of meerderheid der uitgebrachte stemmen zijn aangenomen, alsmede het resultaat van de stemmingen waartoe zij aanleiding hebben gegeven.

Van de teksten welke slechts door een minderheid zijn goedgekeurd, wordt in de notulen aantekening gehouden, onder vermelding van de uitslag der stemming.

2. Notulen

Van iedere zitting van het Comité worden notulen opgemaakt, welke door de voorzitter en de secretaris van de zitting worden getekend.

Aan deze notulen wordt eventueel toegevoegd: 1. de documenten welke noodzakelijk zijn voor een goed begrip van de beraadslagingen;

2. een analytisch verslag van de beraadslagingen;

3. de tijdens de zitting in stemming gebrachte rapporten, adviezen of resoluties, onder vermelding van het aantal stemmen en de wijze waarop deze waren verdeeld.

De notulen met bijlagen worden overeenkomstig artikel 19, vijfde alinea, van het Verdrag na iedere zitting aan de voorzitters van de Commissie en van de Raad van Ministers van de Europese Gemeenschappen toegezonden.

De notulen met bijlagen worden eveneens onder de leden en waarnemers van het Comité gedistribueerd.

Over toezending aan andere dan de hierboven genoemde personen beslist het Comité.

3. Goedkeuring van de notulen

De voorzitter legt het Comité bij de aanvang van iedere zitting de notulen van de voorafgaande zitting ter goedkeuring voor.

De notulen van de laatste zitting van elk mandaat worden schriftelijk voorgelegd aan de leden en waarnemers wier mandaat is afgelopen.

De wijze van toepassing van deze procedure wordt vastgesteld door het bureau van het Comité dat in functie is op het tijdstip waarop de procedure wordt toegepast.

Artikel 14

Secretariaat

Het Comité beschikt over een secretariaat, dat onder leiding staat van de secretaris. De secretaris wordt door de Commissie van de Europese Gemeenschappen en met instemming van het bureau van het Comité benoemd. Om het goede verloop van de werkzaamheden van het Comité en de commissies te verzekeren wordt hij bijgestaan door de nodige medewerkers.

Dit secretariaat staat onder toezicht van het bureau van het Comité, vertegenwoordigd door de voorzitter, die voor de uitvoering van de beslissingen van het bureau zorg draagt.

Het bureau van het Comité neemt alle maatregelen aangaande de organisatie en de werkzaamheden van dit secretariaat.

DERDE TITEL OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 15

Langdurige afwezigheid

Indien een lid of waarnemer van het Comité na regelmatig te zijn opgeroepen, de zittingen van het Comité gedurende zes maanden niet heeft bijgewoond, zonder daartoe toestemming te hebben gevraagd, kan het bureau, na het betrokken lid om uitleg over zijn afwezigheid te hebben verzocht, dit feit ter kennis van de voorzitters van de Commissie en van de Raad van Ministers van de Europese Gemeenschappen brengen, opdat eventueel in de vervanging van dit lid of van deze waarnemer wordt voorzien.

Het bureau behandelt het schriftelijk verzoek van een lid van het Comité om langere tijd afwezig te mogen blijven en stelt het Comité voor de duur van de afwezigheid een eventueel door het lid voorgestelde vertegenwoordiger voor, die geen stemrecht bezit.

Artikel 16

Wijziging van het reglement van orde

De bepalingen van dit reglement van orde kunnen door het Comité op voorstel van het bureau of van ten minste een derde van de leden van het Comité worden gewijzigd.

Iedere wijziging van dit reglement dient in een plenaire zitting met twee derde meerderheid der leden van het Comité te worden goedgekeurd.