AANBEVELING (EU) 2016/2125 VAN DE COMMISSIE

van 30 november 2016

inzake richtsnoeren betreffende zelfregulering door de industrie op grond van Richtlijn 2009/125/EG van het Europees Parlement en de Raad

(Voor de EER relevante tekst)

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 292,

Overwegende hetgeen volgt:

In artikel 15, lid 1, van Richtlijn 2009/125/EG van het Europees Parlement en de Raad (1) is bepaald dat wanneer een product voldoet aan de criteria zoals opgesomd in lid 2 van dat artikel, daarop een uitvoeringsmaatregel of een zelfreguleringsmaatregel van toepassing dient te zijn.

Artikel 15, lid 2, van Richtlijn 2009/125/EG bevat de criteria voor de producten waarop een uitvoerings- of zelfreguleringsmaatregel van toepassing moet zijn, onder meer dat het product een significant omzet- en handelsvolume binnen de Unie vertegenwoordigt van — ter indicatie — meer dan 200 000 eenheden per jaar, dat het zonder buitensporige kosten een significant milieueffect en een significant potentieel voor verbetering met betrekking tot milieueffecten heeft, rekening houdend met het ontbreken van andere toepasselijke wetgeving van de Unie, de tekortkomingen van de markt en de grote verschillen in milieuprestaties tussen de op de markt beschikbare producten met een gelijkwaardige functionaliteit.

In artikel 17 van Richtlijn 2009/125/EG is bepaald dat vrijwillige overeenkomsten of andere zelfreguleringsmaatregelen die worden gepresenteerd als alternatieven voor uitvoeringsmaatregelen voor een productgroep, ten minste op basis van bijlage VIII van de richtlijn worden beoordeeld.

Er moet worden gekozen voor alternatieve wijzen van aanpak, zoals zelfregulering op basis van door de bedrijfstak gesloten vrijwillige overeenkomsten als bedoeld in artikel 17 van Richtlijn 2009/125/EG, in plaats van aan bindende uitvoeringsmaatregelen, wanneer voor een bepaald product de beleidsdoelstellingen met dergelijke wijzen van aanpak waarschijnlijk sneller of goedkoper kunnen worden bereikt dan met bindende uitvoeringsmaatregelen.

Deze richtsnoeren betreffen met name de lijst van indicatieve criteria in bijlage VIII bij Richtlijn 2009/125/EG die door de Commissie kunnen worden gebruikt ter beoordeling van de toelaatbaarheid van een zelfreguleringsinitiatief als alternatief voor uitvoeringsmaatregelen, en die betrekking hebben op openstelling voor deelname, toegevoegde waarde, representativiteit, gekwantificeerde en gefaseerde doelstellingen, betrokkenheid van het maatschappelijke middenveld, toezicht en verslaglegging, kosteneffectiviteit van het beheer van een zelfreguleringsinitiatief, duurzaamheid en beleidsconsistentie.

In bijlage VIII bij Richtlijn 2009/125/EG is bepaald dat de daarin opgenomen lijst van criteria niet uitputtend is, en in artikel 17 van die richtlijn is bepaald dat een zelfreguleringsmaatregel ten minste op basis van bijlage VIII wordt beoordeeld. In de richtsnoeren moet in het bijzonder aandacht worden besteed aan de wijze waarop de werking van de zelfreguleringsmaatregel moet worden beheerd, wie kan deelnemen, informatie en toezicht, verslaglegging en naleving.

De richtsnoeren werden besproken met de lidstaten en de belanghebbenden in het overlegforum dat uit hoofde van artikel 18 van Richtlijn 2009/125/EG is ingesteld.

Zoals voorgeschreven in punt 6 van bijlage VIII bij Richtlijn 2009/125/EG, moeten zelfreguleringsmaatregelen een goed doortimmerd systeem voor toezicht en verslaglegging bevatten. De Commissie, bijgestaan door het overlegforum en het in artikel 19, lid 1, van Richtlijn 2009/125/EG bedoelde comité, moet toezien op de toepassing van de zelfreguleringsmaatregelen en moet overwegen bindende uitvoeringsmaatregelen in te voeren, wanneer de doelstellingen van de zelfreguleringsmaatregelen niet zijn gehaald,

HEEFT DE VOLGENDE AANBEVELING VASTGESTELD:

De industrie moet de in de bijlage opgenomen richtsnoeren volgen. Deze richtsnoeren zullen ertoe bijdragen dat de Commissie zelfreguleringsmaatregelen inzake ecologisch ontwerp in overweging zal nemen als deugdelijk alternatief voor uitvoeringsmaatregelen.

(1) Richtlijn 2009/125/EG van het Europees Parlement en de Raad van 21 oktober 2009 betreffende de totstandbrenging van een kader voor het vaststellen van eisen inzake ecologisch ontwerp voor energieverbruikende producten (PB L 285 van 31.10.2009, blz. 10).

BIJLAGE

1. DOELSTELLINGEN

Zelfregulering houdt in dat ondernemingen of bedrijfstakken op eigen initiatief gedragscodes of operationele beperkingen vaststellen en zij voor de handhaving daarvan zelf verantwoordelijk zijn. Zuivere zelfregulering is ongebruikelijk en op het niveau van de Unie is de Commissie meestal betrokken bij het stimuleren of het faciliteren van de opstelling van de zelfreguleringsmaatregel. In het kader van betere regelgeving (1) beschouwt de Commissie goed doordachte, niet regelgevende instrumenten als alternatieve beleidsoplossingen.

Richtlijn 2009/125/EG (hierna „de richtlijn” genoemd) voorziet in vrijwillige overeenkomsten of andere zelfreguleringsmaatregelen als alternatief voor uitvoeringsverordeningen in het kader daarvan, en geeft daaraan voorrang indien de beleidsdoelstellingen daarmee waarschijnlijk sneller of goedkoper worden bereikt dan met bindende voorschriften (2). De richtlijn voorziet in indicatieve criteria voor de beoordeling van zelfreguleringsmaatregelen (3), maar op basis van de ervaring met de drie door de Commissie erkende vrijwillige overeenkomsten tot dusverre (4), hebben de leden van het bij artikel 18 van de richtlijn ingestelde overlegforum erop gewezen dat met betrekking tot deze criteria richtsnoeren nodig zijn, in het bijzonder met betrekking tot toezicht en verslaglegging.

Deze richtsnoeren hebben ten doel om de opstelling en tenuitvoerlegging van zelfreguleringsmaatregelen uit hoofde van de richtlijn te vergemakkelijken. Zij zijn zo opgesteld dat zij het bedrijfsleven ondersteunen en de consequente toepassing van zelfreguleringsmaatregelen vergemakkelijken. Zij houden rekening met de beginselen betreffende betere zelf- en coregulering (5).

Deze richtsnoeren zullen ertoe bijdragen dat de Commissie zelfreguleringsmaatregelen inzake ecologisch ontwerp als deugdelijk alternatief voor uitvoeringsmaatregelen zal beschouwen. Voor bestaande zelfreguleringsmaatregelen inzake ecologisch ontwerp dient de Commissie uiterlijk in 2018 een voorstel te krijgen tot wijziging van de maatregelen om deze zoveel mogelijk in overeenstemming te brengen met de richtsnoeren.

2. ERKENNING VAN ZELFREGULERINGSMAATREGELEN INZAKE ECOLOGISCH ONTWERP

De Commissie zal voorrang geven aan zelfreguleringsmaatregelen voor productgroepen die zijn opgenomen in het werkprogramma inzake ecologisch ontwerp, zoals bedoeld in artikel 16 van de richtlijn. Het bedrijfsleven moet de Commissie vóór of tijdens de technische, milieutechnische en economische analyse („voorbereidende studie”) van de betrokken productgroep een voorstel voor een zelfreguleringsmaatregel voor deze productgroep doen toekomen.

Het bedrijfsleven kan worden verzocht het voorstel te wijzigen om rekening te houden met de opmerkingen van de Commissie en het overlegforum.

Indien de Commissie besluit een zelfreguleringsmaatregel te erkennen, zal zij geen uitvoeringsverordening inzake ecologisch ontwerp vaststellen. Indien uit het toezicht op de zelfreguleringsmaatregel of feedback van belanghebbenden echter gebreken in de uitvoering van de zelfreguleringsmaatregel blijken, zal de Commissie de situatie opnieuw beoordelen.

De erkenning van een zelfreguleringsmaatregel belet de Commissie niet voor de desbetreffende productgroep wetgeving goed te keuren op grond van andere beleidsinstrumenten (bijvoorbeeld Richtlijn 2010/30/EU van het Europees Parlement en de Raad (6) of Verordening (EG) nr. 66/2010 van het Europees Parlement en de Raad (7)).

3. RICHTSNOEREN VOOR ZELFREGULERINGSMAATREGELEN INZAKE ECOLOGISCH ONTWERP

Een door het bedrijfsleven overeengekomen zelfreguleringsmaatregel inzake ecologisch ontwerp dient voorschriften voor de werking ervan te bevatten. Ter waarborging van de homogeniteit van de overeenkomstig de richtlijn erkende zelfreguleringsmaatregelen en ter vergemakkelijking van de totstandkoming en de uitvoering daarvan, moeten bij de opstelling van zelfreguleringsmaatregelen de onderstaande richtsnoeren worden gevolgd. Een zelfreguleringsmaatregel kan nadere voorschriften geven in aanvulling op die van de richtsnoeren, en kan de in de richtsnoeren vastgestelde regels verder uitwerken.

3.1. Openstelling voor deelname

Ondernemingen die belangstelling hebben om een zelfreguleringsmaatregel op te stellen, moeten, voordat zij met dat proces beginnen, hun voornemen dit te doen openbaar maken. Om andere ondernemingen de gelegenheid te geven deel te nemen, moeten zij voor een contactpunt zorgen.

De zelfreguleringsmaatregel moet een lijst bevatten van de ondernemingen die deze hebben ondertekend. Ondernemingen die actief zijn op dezelfde productmarkt moeten te allen tijde de mogelijkheid hebben om zich aan te sluiten bij de zelfreguleringsmaatregel, op voorwaarde dat zij deelnemen in de operationele kosten daarvan. Het formulier dat moet worden ingevuld en ondertekend door een onderneming die wenst toe te treden, moet aan de zelfreguleringsmaatregel worden gehecht. De ondertekenaars moeten de Commissie zonder onnodige vertraging de originele ingevulde en ondertekende lidmaatschapsformulieren toezenden.

Een ondertekenaar die zich terugtrekt uit de zelfreguleringsmaatregel moet daarvan ten minste een maand op voorhand schriftelijk kennisgeven aan de voorzitter van de stuurgroep (zie punt 3.5). De voorzitter moet de stuurgroep binnen een week na ontvangst van de schriftelijke kennisgeving van de terugtrekking van een ondertekenaar daarvan in kennis stellen.

3.2. Toegevoegde waarde

Voorstellen voor zelfreguleringsmaatregelen of voor herziene versies van bestaande zelfreguleringsmaatregelen moeten vergezeld gaan van een toelichting waarin wordt uitgelegd hoe met het voorstel sneller of goedkoper aan de doelstellingen inzake ecologisch ontwerp kan worden voldaan dan met bindende voorschriften, gestaafd met bewijzen.

Indien (een deel van) de ondertekenaars een afzonderlijke overeenkomst hebben gesloten of vereniging van welke aard ook hebben opgericht in verband met de doelstellingen van de zelfreguleringsmaatregel, moeten alle relevante stukken betreffende de overeenkomst of de vereniging worden vermeld en publiek beschikbaar worden gemaakt.

De zelfreguleringsmaatregel moet voorzien in een evaluatie van alle essentiële onderdelen ervan, met vermelding van een datum of specifieke omstandigheden die aanleiding geven tot de evaluatie. Het moment van de evaluatie moet gerechtvaardigd zijn door de noodzaak dat de maatregel zijn toegevoegde waarde moet (blijven) behouden, daarbij rekening houdend met de fasering van de in de maatregel opgenomen eisen en het tempo van de technologische ontwikkeling van de productgroep in kwestie.

Bij de evaluatie moet worden nagegaan of een nieuwe versie van de maatregel nodig is. Aan het evaluatie- en herzieningsproces moeten waarnemers van de stuurgroep kunnen deelnemen. De bevindingen van de evaluatie en, in voorkomend geval, het voorstel voor de herziene zelfreguleringsmaatregel moeten bij de Commissie worden ingediend.

3.3. Representativiteit

In de zelfreguleringsmaatregel moet de marktdekking van de ondertekenaars ervan worden vermeld, die ten minste 80 % moet bedragen van de in de Unie op de markt aangeboden en/of in gebruik genomen eenheden (8) van het soort producten waarop de maatregel betrekking heeft. De ondertekenaars moeten het bewijs leveren, dat is vergaard of gecontroleerd door een onafhankelijke rechtspersoon of natuurlijke persoon, waaruit blijkt dat de zelfreguleringsmaatregel een marktdekking van ten minste 80 % heeft. Dit bewijs moet naar de Commissie worden opgestuurd:

— bij het indienen van een zelfreguleringsmaatregel of een herziene versie van een bestaande maatregel, waarbij de bevindingen binnen de laatste zes maanden zijn opgesteld of bijgewerkt;

— binnen drie maanden na elke wijziging van de ondertekenaars (bijvoorbeeld na de terugtrekking van een ondertekenaar of nadat een onderdeel van een ondertekenaar is verkocht aan een niet-ondertekenaar), tenzij het meest recente verslag aantoont dat de marktdekking na de wijziging ten minste 80 % zal blijven;

— twee jaar na verzending van het laatste verslag, om de dekking naar aanleiding van veranderingen in de markt bij te werken. In de zelfreguleringsmaatregel moet worden vastgesteld welke precieze indicator(en) is/zijn gebruikt om de marktdekking te beoordelen waarop aanspraak wordt gemaakt. De indicatoren moeten objectief en meetbaar en door een onafhankelijke instantie verifieerbaar zijn. De indicatoren moeten betrekking hebben op alle energiegerelateerde producten die onder de maatregel vallen.

3.4. Gekwantificeerde en gefaseerde doelstellingen

De zelfreguleringsmaatregel moet een overzicht geven van alle soorten producten die binnen het toepassingsgebied vallen, definities van deze producten geven, en een lijst van soorten producten geven die behoren tot de productgroep die binnen het toepassingsgebied van de zelfreguleringsmaatregel valt, maar die van de eisen daarvan zijn vrijgesteld. Voor alle verleende vrijstellingen moeten rechtvaardigingen worden verstrekt.

In de zelfreguleringsmaatregel moeten het ontwerp en, in voorkomend geval, de informatie-eisen voor de producten die binnen het toepassingsgebied ervan vallen, worden vastgesteld. De eisen moeten verband houden met significante milieueffecten gedurende de levenscyclus van het product en moeten gericht zijn op het verbeteren van de milieuprestaties van de producten.

Het moet mogelijk zijn de naleving van de eisen te meten op basis van duidelijke en betrouwbare indicatoren. Er moeten bijzonderheden worden verstrekt over de wijze waarop de naleving wordt gemeten en gecontroleerd. De zelfreguleringsmaatregel moet de documentatie geven waarop de voorgestelde eisen zijn gebaseerd. Belangrijke verschillen tussen de voorgestelde eisen en de documentatie moeten worden toegelicht.

De eisen moeten worden ingediend met een datum waarop zij moeten worden toegepast, en als de zelfreguleringsmaatregel een lange periode bestrijkt, moet deze verschillende opeenvolgende niveaus van eisen omvatten. De eisen moeten van toepassing zijn op ten minste 90 % van alle eenheden (waarop de zelfreguleringsmaatregel betrekking heeft) die door elke ondertekenaar in de handel worden gebracht en/of in gebruik worden genomen.

3.5. Betrokkenheid van het maatschappelijk middenveld

Het overlegforum, waar vertegenwoordigers van de lidstaten, het bedrijfsleven en de vakbonden, handelaars, kleinhandelaars, importeurs, milieugroepen en consumentenorganisaties deel van uitmaken, moet worden geraadpleegd over elk voorstel voor een zelfreguleringsmaatregel.

Stuurgroep

Bij de zelfreguleringsmaatregel moet een stuurgroep worden opgericht die voor de uitvoering van de maatregel zal zorgen.

De stuurgroep moet bestaan uit alle ondertekenaars van de zelfreguleringsmaatregel en de Commissie. Elk van hen moet worden vertegenwoordigd door één lid, en alle leden moeten over gelijke stemrechten beschikken.

De leden van het overlegforum en de onafhankelijke verificateur moeten de status van waarnemer in de stuurgroep hebben, zonder stemrecht.

De stuurgroep moet ten minste een keer per jaar bijeenkomen in Brussel. De vergaderingen van de stuurgroep moeten openstaan voor belanghebbenden, met inbegrip van ondernemingen uit de sector waarop de zelfreguleringsmaatregel betrekking heeft, die deze niet hebben ondertekend.

De stuurgroep kiest een voorzitter uit zijn leden. De voorzitter moet alle punten in de agenda van een vergadering van de stuurgroep opnemen waar de leden en waarnemers om hebben verzocht. Uitnodigingen voor de vergaderingen van de stuurgroep moeten aan alle leden en waarnemers worden toegezonden. Een aankondiging van de vergadering van de stuurgroep, met inbegrip van een ontwerpagenda, moet uiterlijk één maand vóór de vergadering op de website van de zelfreguleringsmaatregel worden gepubliceerd.

Documenten die tijdens de vergaderingen van de stuurgroep worden voorgelegd en besproken, moeten aan alle leden en waarnemers van de stuurgroep worden toegezonden, en moeten uiterlijk een week vóór de vergadering op de website van de zelfreguleringsmaatregel worden gepubliceerd.

Alle deelnemers moeten het recht hebben tijdens de vergaderingen van de stuurgroep het woord te nemen en de voorzitter te verzoeken hun standpunt in de notulen op te nemen.

De ontwerpnotulen moeten aan alle leden en waarnemers van de stuurgroep worden toegezonden en zij moeten ten minste twee weken de tijd krijgen om daarover opmerkingen in te dienen. De definitieve notulen moeten binnen een maand na de vergadering op de website van de zelfreguleringsmaatregel worden gepubliceerd.

Website:

Voor de zelfreguleringsmaatregel moet een website worden opgericht. De website moet ten minste het volgende bevatten:

— de meest recente en eerdere versies van de zelfreguleringsmaatregel;

— een bijgewerkte lijst van de ondertekenaars en informatie over recente terugtrekkingen en uitsluitingen van ondertekenaars;

— samenvattingen van verslagen over de marktdekking (zonder openbaarmaking van de commerciële en vertrouwelijke gegevens van individuele ondertekenaars);

— geactualiseerde lijsten van producten die conform zijn verklaard door de ondertekenaars (producten waarvan de onafhankelijke verificateur heeft verklaard dat zij niet conform zijn mogen niet in de lijst worden opgenomen);

— de door de onafhankelijke verificateur opgestelde verslagen over de naleving;

— een actuele lijst van niet-conforme ondertekenaars;

— voor elke vergadering van de stuurgroep: uitnodigingen, ontwerpagenda's, vergaderdocumenten en notulen van vergaderingen; alsmede

— informatie betreffende de onafhankelijke verificateur, inclusief contactgegevens. De website moet het bezoekers mogelijk maken vragen over de zelfreguleringsmaatregel te stellen aan de ondertekenaars en aan de onafhankelijke verificateur. Deze moeten binnen één maand worden beantwoord.

Klachten

De zelfreguleringsmaatregel moet erin voorzien dat een partij kosteloos gemotiveerde beweringen van mogelijke niet-naleving kan indienen bij de onafhankelijke verificateur. De onafhankelijke verificateur moet deze beweringen beoordelen en, in voorkomend geval, hieraan gevolg geven door de betrokken partij om informatie te verzoeken, door te testen en/of door een inspectie uit te voeren. De onafhankelijke verificateur moet op elke vergadering van de stuurgroep een overzicht geven van alle beweringen van niet-naleving die sinds de laatste vergadering zijn ingediend en, indien hij deze niet heeft onderzocht, zijn redenen daarvoor geven.

Toegang tot gegevens

In de zelfreguleringsmaatregel moet een eis worden opgenomen dat de ondertekenaars de Commissie en waarnemers van de stuurgroep op hun verzoek toegang verlenen tot technische gegevens over de milieuprestatie van producten en modellen die onder de maatregel vallen, met inbegrip van alle kenmerken die verband houden met bijzondere omstandigheden, zodat de Commissie en de waarnemers van de stuurgroep het ambitieniveau en de effecten van bestaande en voorgestelde zelfreguleringsmaatregelen kunnen beoordelen. De regels voor de toegang tot die gegevens hoeven niet van toepassing te zijn op commercieel gevoelige gegevens.

In de zelfreguleringsmaatregel moet een eis worden opgenomen dat de ondertekenaars de markttoezichtautoriteiten van de lidstaten die verantwoordelijk zijn voor ecologisch ontwerp, op hun verzoek specifieke documentatie en informatie verstrekken, voor zover deze niet is opgenomen in de documentatie die bij de producten wordt geleverd, om hen in staat te stellen na te gaan of wordt voldaan aan de eisen van de zelfreguleringsmaatregel, onder meer door testen.

3.6. Toezicht en verslaglegging

Onafhankelijke verificateur

Een onafhankelijke verificateur moet controleren of de ondertekenaars de zelfreguleringsmaatregel naleven. In de zelfreguleringsmaatregel moet worden vermeld welke regels gelden voor de onafhankelijke verificateur, die een natuurlijke of een rechtspersoon kan zijn.

De onafhankelijke verificateur moet beschikken over de vaardigheden die nodig zijn om de naleving van de eisen te controleren, en moet vrij zijn van belangenconflicten. De contractuele verplichtingen van de onafhankelijke verificateur mogen zijn rol bij de uitvoering van de nalevingscontrole niet belemmeren.

De onafhankelijke verificateur moet:

— zijn taken met de nodige zorg verrichten en adequaat toezicht uitoefenen op alle werkzaamheden waarvoor hij verantwoordelijk is;

— onpartijdig zijn in al zijn activiteiten en zijn adviezen en verslagen uitsluitend baseren op de feiten; alsmede

— de vertrouwelijkheid respecteren, voor zover nodig, met het oog op de bescherming van de commerciële belangen of van gevoelige gegevens en daartoe een „niet-openbaarmakingsovereenkomst” met de ondertekenaars van de zelfreguleringsmaatregel ondertekenen, indien daarom wordt verzocht.

In de zelfreguleringsmaatregel moet de procedure worden vastgesteld voor de selectie van een onafhankelijke verificateur en moet worden bepaald hoe wordt gegarandeerd dat de verificateur vrij is van belangenconflicten en over de nodige vaardigheden ter controle van de naleving van de voorschriften beschikt. De benoeming van de geselecteerde onafhankelijke verificateur moet worden overeengekomen met de diensten van de Commissie. De stuurgroep moet worden betrokken bij het bepalen van de voorwaarden van het contract van de onafhankelijke verificateur.

Verslaglegging over de naleving door de ondertekenaars

In de zelfreguleringsmaatregel moeten voorschriften worden vastgesteld over ten minste de volgende aspecten van de documentatie die door elke partij bij de onafhankelijke verificateur moet worden ingediend:

— de aard van de markt en de te rapporteren technische gegevens;

— het formaat waarin de gegevens moeten worden ingediend;

— de wijze waarop de documentatie moet worden verzonden; en

— de frequentie waarmee en de tijdstippen waarop documentatie moet worden verstrekt.

Elke ondertekenaar moet alle informatie en gegevens rapporteren (met inbegrip van marktgegevens en informatie over de milieuprestaties van producten) die een onafhankelijke verificateur nodig heeft om op betrouwbare wijze te controleren of de ondertekenaar alle verbintenissen in het kader van de maatregel naleeft.

De ondertekenaars moeten de marktgegevens verstrekken waarmee een onafhankelijke verificateur kan vaststellen of ten minste 90 % van hun producten in overeenstemming is met de verbintenissen. Als de ondertekenaars zich ertoe verbinden dat zij ervoor zullen zorgen dat 100 % van hun producten voldoen aan de verbintenissen, hoeven zij geen specifieke marktgegevens aan de onafhankelijke verificateur te verstrekken.

De rapportage dient plaats te vinden voor elk model dat onder de zelfreguleringsmaatregel valt en dat in de Unie in de handel is gebracht en/of in gebruik is genomen. Indien het verschil tussen bepaalde modellen niet relevant is voor de zelfreguleringsmaatregel (d.w.z. geen betrekking heeft op aspecten in verband met de eisen) mogen verslagen betrekking hebben op vergelijkbare modellen, mits dit wordt vermeld. De door de ondertekenaars gerapporteerde informatie en gegevens mogen slechts afwijken voor zover hun respectieve verbintenissen verschillen.

Het formaat waarin de gegevens bij de onafhankelijke verificateur moeten worden ingediend, moet voor alle ondertekenaars hetzelfde zijn.

Daarbij moet zo veel mogelijk gebruik worden gemaakt van elektronische communicatiemiddelen, rekening houdend met de eisen inzake vertrouwelijkheid en de administratieve last voor alle betrokken partijen.

De periode waarover verslag wordt uitgebracht, moet één jaar zijn. Elke ondertekenaar moet elk jaar binnen twee maanden na het einde van de verslagperiode de bewijsstukken leveren. Voor aanvullende verzoeken van de onafhankelijke verificateur om aanvulling van ontbrekende informatie door de ondertekenaars na de uiterste datum moet een korte termijn gelden die in de zelfreguleringsmaatregel moet worden gespecificeerd.

Controle op de naleving

De zelfreguleringsmaatregel moet de onafhankelijke verificateur machtigen de naleving van de eisen van de zelfreguleringsmaatregel te controleren via:

— de controle van de door de ondertekenaars verstrekte documentatie;

— het testen van producten, en

— de inspectie van de gebouwen van de ondertekenaars.

De onafhankelijke verificateur moet beslissen over een passende combinatie van deze methoden.

Testen

Testen betreft het controleren van de kenmerken van de producten die onder de zelfreguleringsmaatregel vallen door middel van fysieke tests in een laboratorium. Als algemene regel geldt dat dit moet gebeuren in een onafhankelijk en, bij voorkeur, erkend laboratorium. Als alternatief kunnen de tests worden uitgevoerd in de gebouwen van een van de partijen, mits volledige objectiviteit kan worden gewaarborgd.

De onafhankelijke verificateur moet voor testdoeleinden aselect een voldoende aantal producten selecteren van verschillende ondertekenaars, bij voorkeur door deze aan te schaffen bij detailhandelaren in verschillende lidstaten (fysieke of online winkels). Indien de ondertekenaars de producten rechtstreeks verstrekken, mogen zij niet betrokken zijn bij de selectie van de testexemplaren.

De onafhankelijke verificateur kan specifieke modellen kiezen of modellen van een specifieke ondertekenaar, indien uit bronnen verkregen informatie wijst op een mogelijke niet-naleving van die modellen of die ondertekenaar.

De ondertekenaars dienen op verzoek van de onafhankelijke verificateur specifieke documentatie en informatie te verstrekken met het oog op het testen, indien deze niet is opgenomen in de bij de producten geleverde documentatie.

De gedetailleerde testverslagen van elk afzonderlijk getest product moeten aan de Commissie en aan de betrokken ondertekenaar worden verstrekt.

Inspecties

De onafhankelijke verificateur kan een inspectie verrichten van een specifieke ondertekenaar op basis van specifieke informatie die een dergelijke inspectie rechtvaardigt. De specifieke informatie moet worden meegedeeld aan de betrokken ondertekenaar.

Een inspectie mag alleen worden gebruikt als middel om de naleving van de verbintenissen in het kader van de zelfregulering te controleren indien geen andere, meer kostenefficiënte middelen beschikbaar zijn. Tijdens een inspectie mag de onafhankelijke verificateur alleen die activiteiten uitvoeren die strikt noodzakelijk zijn voor het controleren van de naleving van de verbintenissen die de ondertekenaar in het kader van de zelfreguleringsmaatregel is aangegaan.

De onafhankelijke verificateur mag de ondertekenaar niet van tevoren over de inspectie inlichten, of pas kort van tevoren. De ondertekenaar moet alle mogelijke ondersteuning bieden.

De onafhankelijke verificateur moet binnen één maand na de inspectie een ontwerp van het inspectieverslag aan de betrokken ondertekenaar toesturen voor commentaar. De ondertekenaar deelt zijn opmerkingen binnen twee weken na ontvangst van het ontwerpverslag mee. De onafhankelijke verificateur moet het ontwerpverslag, indien nodig, binnen twee weken wijzigen om rekening te houden met de opmerkingen van de ondertekenaar. Het verslag, alsmede de reden voor de inspectie, moeten aan de Commissie en aan de betrokken ondertekenaar worden meegedeeld. Tijdens de eerste vergadering van de stuurgroep na de voltooiing van het verslag moet een samenvatting daarvan worden overgelegd. In de samenvatting mag geen commercieel gevoelige informatie openbaar worden gemaakt, tenzij dit noodzakelijk is voor het aantonen van niet-naleving van de zelfreguleringsmaatregel.

Verslaglegging door de onafhankelijke verificateur

De onafhankelijke verificateur moet het ontwerpverslag over de naleving opstellen en dit uiterlijk drie maanden na het einde van de verslagperiode aan de leden van de stuurgroep opsturen. De leden van de stuurgroep moeten twee weken de tijd krijgen om hun opmerkingen over het verslag te maken. De onafhankelijke verificateur moet het definitieve verslag over de naleving uiterlijk vier maanden na het einde van de verslagperiode aan de stuurgroep verstrekken. Het verslag over de naleving moet het volgende bevatten:

— informatie over het verzamelen en verwerken van gegevens en de gebruikte methoden en eventuele moeilijkheden bij het opstellen van het verslag*;

— de resultaten van de controle van documenten*;

— de aanpak voor het selecteren van producten voor het testen en, indien dit op specifieke modellen of ondertekenaars was gericht, de redenen daarvoor*;

— een lijst van geteste producten en een samenvatting van de afzonderlijke resultaten;

— samenvattingen van de tijdens de verslagperiode verrichte inspecties;

— een lijst van niet-conforme ondertekenaars;

— informatie over de redenen voor eventuele niet-naleving*, en

— aanbevelingen voor toekomstige verslagperioden.

In de zelfreguleringsmaatregel kan worden aangeven dat de met een asterisk (*) aangeduide punten in geaggregeerde vorm moeten worden gepresenteerd, zodat de resultaten van alle ondertekenaars worden gecombineerd en er geen commerciële en vertrouwelijke gegevens van afzonderlijke ondertekenaars bekend worden. In dergelijke gevallen moeten voor elke ondertekenaar apart afzonderlijke verslagen met de specifieke informatie over die onderwerpen aan de Commissie en aan de betrokken ondertekenaar worden verstrekt.

Niet-naleving

Voor niet-naleving moet een systeem van oplopende sancties gelden.

Een ondertekenaar die nalaat zijn verslag over de naleving aan de onafhankelijke verificateur toe te sturen moet in het jaar na de betrokken verslagperiode worden onderworpen aan een inspectie door de onafhankelijke verificateur. Het herhaaldelijk nalaten conformiteitsdocumentatie te rapporteren moet leiden tot onmiddellijke uitsluiting van de ondertekenaar van de zelfreguleringsmaatregel.

Een ondertekenaar die volgens de inspectie of het nalevingsverslag van de onafhankelijke verificateur niet aan de vereisten van de zelfreguleringsmaatregel heeft voldaan, moet worden verplicht om corrigerende maatregelen te treffen. Niet-naleving die langer duurt dan zes maanden na het verslag van de onafhankelijke verificateur, moet leiden tot onmiddellijke uitsluiting van de ondertekenaar van de zelfreguleringsmaatregel.

De voorzitter stelt de stuurgroep binnen één week na ontvangst van informatie van de onafhankelijke verificateur dat aan een voorwaarde voor onmiddellijke uitsluiting is voldaan, schriftelijk in kennis van de uitsluiting van een niet-conforme ondertekenaar.

3.7. Kosteneffectiviteit van het beheer van een zelfreguleringsinitiatief

De ondertekenaars moeten alle kosten dragen die verbonden zijn aan de onafhankelijke verificateur en zijn activiteiten, de website en het functioneren van de stuurgroep, met uitzondering van de kosten voor deelname van de vertegenwoordiger van de Commissie en andere waarnemers dan de onafhankelijke verificateur.

De zelfreguleringsmaatregel moet de ondertekenaars ertoe aanzetten om hun expertise, ervaringen, informatie en beste praktijken te delen met de ondertekenaars van andere zelfreguleringsmaatregelen inzake ecologisch ontwerp.

3.8. Duurzaamheid

In de zelfreguleringsmaatregel moeten de beleidsdoelstellingen ervan worden vermeld. Deze moeten in overeenstemming zijn met de doelstellingen van de richtlijn.

3.9. Beleidsconsistentie

De voorgestelde zelfreguleringsmaatregel moet in overeenstemming zijn met andere factoren en stimulansen op nationaal niveau.

(1) Betere regelgeving voor betere resultaten — Een EU-agenda, COM(2015) 215 final.

(2) Zie de overwegingen 18-21 en artikel 15, lid 3, onder b), en artikel 17 van de richtlijn.

(3) Bijlage VIII bij de richtlijn.

(4) COM(2012) 684 final, COM(2013) 23 final en COM(2015) 178 final.

(5) https://ec.europa.eu/digital-agenda/best-practice-principles-better-self-and-co-regulation

(6) Richtlijn 2010/30/EU van het Europees Parlement en de Raad van 19 mei 2010 betreffende de vermelding van het energieverbruik en het verbruik van andere hulpbronnen op de etikettering en in de standaardproductinformatie van energiegerelateerde producten (PB L 153 van 18.6.2010, blz. 1).

(7) Verordening (EG) nr. 66/2010 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2009 betreffende de EU-milieukeur (PB L 27 van 30.1.2010, blz. 1).

(8) De „Blauwe Gids” voor de uitvoering van productvoorschriften van de EU preciseert wat onder „op de markt aanbieden” en „ingebruikneming” wordt verstaan (http://ec.europa.eu/DocsRoom/documents/4942/).