Besluit van de Raad

van 12 juli 2002

tot vaststelling van het reglement van orde van het Comité van het Europees Ontwikkelingsfonds

(2002/647/EG)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op de op 23 juni 2000 te Cotonou ondertekende Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds(1),

Gelet op het op 18 september 2000 te Brussel ondertekende Intern Akkoord tussen de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, betreffende de financiering en het beheer van de steun van de Gemeenschap in het kader van het financieel protocol bij de partnerschapsovereenkomst tussen de staten in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, ondertekend te Cotonou (Benin) op 23 juni 2000, en de toewijzing van financiële bijstand ten behoeve van de landen en gebieden overzee waarop de bepalingen van het vierde deel van het EG-Verdrag van toepassing zijn(2), inzonderheid op artikel 21, lid 2,

Gelet op Besluit 2001/822/EG van de Raad van 27 november 2001 betreffende de associatie van de landen en gebieden overzee met de Europese Gemeenschap ("LGO-besluit")(3),

Gezien het voorstel van de Commissie,

BESLUIT:

Artikel 1

Het reglement van orde van het Comité van het Europees Ontwikkelingsfonds wordt vastgesteld zoals weergegeven in de bijlage.

Artikel 2

Tot de inwerkingtreding van het Intern Akkoord geldt dit reglement van orde alleen ten behoeve van de programmering zoals bedoeld in artikel 1, punten 1 en 2, van Besluit 2000/770/EG van de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van de Raad bijeen(4) en, voor wat de LGO betreft, in artikel 20 van Besluit 2001/822/EG.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 12 juli 2002.

Voor de Raad

De voorzitter

T. Pedersen

(1) PB L 317 van 15.12.2000, blz. 3.

(2) PB L 317 van 15.12.2000, blz. 355.

(3) PB L 314 van 30.11.2001, blz. 1.

(4) PB L 317 van 15.12.2000, blz. 354.

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET COMITÉ VAN HET EUROPEES ONTWIKKELINGSFONDS

Artikel 1

Samenstelling

Het Comité van het Europees Ontwikkelingsfonds, hierna "het comité" te noemen, bestaat uit de delegaties van de lidstaten, en staat onder voorzitterschap van een vertegenwoordiger van de Commissie.

Een vertegenwoordiger van de Europese Investeringsbank neemt deel aan de werkzaamheden van het comité.

Een vertegenwoordiger van het secretariaat-generaal van de Raad woont als waarnemer de vergaderingen van het comité bij.

Artikel 2

Raadpleging van het comité

1. Het comité wordt geraadpleegd in de gevallen en volgens de procedures die zijn vastgesteld in het op 18 september 2000 te Brussel ondertekende Intern Akkoord tussen de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, betreffende de financiering en het beheer van de steun van de Gemeenschap in het kader van het financieel protocol bij de partnerschapsovereenkomst tussen de staten in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, ondertekend te Cotonou (Benin) op 23 juni 2000, en de toewijzing van financiële bijstand ten behoeve van de landen en gebieden overzee waarop de bepalingen van het vierde deel van het EG-Verdrag van toepassing zijn ("Intern Akkoord")(1) en, in voorkomend geval, in Besluit 2001/822/EG van de Raad van 27 november 2001 betreffende de associatie van de landen en gebieden overzee met de Europese Gemeenschap ("LGO-besluit")(2). Met betrekking tot de bevoegdheden die bij laatstgenoemd besluit aan het comité zijn verleend, wordt het comité "het Comité van het EOF-LGO" genoemd.

2. Behalve in de in lid 1 bedoelde gevallen waarin het comité wordt geraadpleegd,

a) legt de Commissie aan het comité in iedere vergadering een lijst voor van de besluiten die zij in de voorafgaande periode heeft genomen op basis van de volgende bepalingen van het Intern Akkoord: artikel 24, lid 2, onder b); artikel 24, lid 3; artikel 24, lid 4; en artikel 25, lid 3, eerste streepje;

b) wordt het comité zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht van de bij de uitvoering van de projecten of actieprogramma's ontstane vertragingen of moeilijkheden, die zouden kunnen leiden tot aanmerkelijke extra betalingsverplichtingen of substantiële wijzigingen, waardoor eventueel het comité overeenkomstig de bepalingen van het Intern Akkoord moet worden geraadpleegd.

Artikel 3

Bijeenroeping

1. Het comité wordt bijeengeroepen door de voorzitter, hetzij op diens initiatief, hetzij op verzoek van een lidstaat.

2. Gemeenschappelijke vergaderingen van het comité met andere comités kunnen worden bijeengeroepen voor vraagstukken van gemeenschappelijk belang die onder hun respectieve bevoegdheden vallen.

Artikel 4

Agenda

1. De voorzitter stelt de ontwerp-agenda op en legt deze aan het comité voor.

2. In de agenda wordt een onderscheid gemaakt tussen:

- ontwerp-maatregelen waarvoor het comité uit hoofde van het Intern Akkoord om advies wordt gevraagd;

- andere vraagstukken die het comité uit hoofde van het Intern Akkoord worden voorgelegd.

3. Elke delegatie kan verzoeken een bepaald punt op de agenda van de vergadering van het comité te plaatsen. Dit verzoek kan mondeling worden toegelicht.

4. Op de agenda staat de goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering vermeld.

Artikel 5

Toezending van stukken aan de leden van het comité

1. De convocatie, de ontwerp-agenda, de ontwerp-maatregelen waarover het advies van het comité wordt gevraagd en alle verdere werkdocumenten worden door de voorzitter, via het secretariaat, in de officiële talen van de Gemeenschap aan de leden van het comité toegestuurd, in de regel uiterlijk 15 werkdagen vóór de vergaderdatum.

2. In spoedeisende gevallen en indien de vast te stellen maatregelen onmiddellijk moeten worden toegepast, kan de voorzitter, op verzoek van een lid van het comité of op eigen initiatief, de in het vorige lid bedoelde termijn bekorten tot zes werkdagen vóór de vergaderdatum.

3. Bij wijze van uitzondering kan de voorzitter in naar behoren gemotiveerde, uiterst spoedeisende gevallen (bv. bij ernstige economische, sociale en politieke omstandigheden, natuurrampen in het begunstigde land of andere omstandigheden die tot een zeer snelle reactie nopen) afwijken van de in de leden 1 en 2 bepaalde termijnen.

4. Wat de ontwerp-maatregelen betreft die het comité op grond van het Intern Akkoord via een mondelinge procedure moeten worden voorgelegd, doen de delegaties het secretariaat van het comité ten minste drie werkdagen vóór de vergaderdatum schriftelijk mededeling van:

- de ontwerp-maatregelen die zij reeds in beginsel kunnen goedkeuren en die zij voorstellen om (al dan niet met opmerkingen of verzoeken om nadere inlichtingen) als A-punt op de agenda zoals bedoeld in artikel 4, lid 1, te plaatsen, en van

- de ontwerp-maatregelen die naar hun oordeel ter vergadering moeten worden besproken en die zij voorstellen als B-punt op de agenda te vermelden.

De delegaties formuleren eveneens binnen dezelfde termijn schriftelijk hun opmerkingen en verzoeken om nadere inlichtingen.

De nadere inlichtingen en de reacties op de geformuleerde opmerkingen worden zo mogelijk vóór de vergadering van het comité schriftelijk door de Commissie verstrekt.

Artikel 6

Advies van het comité

1. Het comité wordt geraadpleegd in de gevallen en volgens de procedures die in het Intern Akkoord zijn vastgesteld. Wanneer het comité om advies wordt gevraagd, beraadslaagt het onder de voorwaarden en volgens de procedure die respectievelijk in de artikelen 21 en 27 van het Intern Akkoord zijn vastgesteld.

2. Bij een mondelinge procedure kan de voorzitter, indien tijdens de vergadering een fundamentele wijziging in de ontwerp-tekst is aangebracht of nieuwe feitelijke gegevens zijn toegevoegd, op eigen initiatief of op verzoek van een lidstaat, de stemming over een agendapunt tot het einde van de vergadering of tot een volgende vergadering uitstellen.

3. Indien de voorzitter in de in lid 2 beschreven situatie besluit het door een delegatie gevraagde uitstel van de stemming niet te verlenen, kan deze delegatie een voorbehoud maken dat uiterlijk binnen drie werkdagen te rekenen vanaf de dag volgend op die van de vergadering moet worden ingetrokken. Na het verstrijken van deze termijn wordt het advies van het comité als definitief genotuleerd. De Commissie stelt de lidstaten op de hoogte van het definitieve standpunt van de lidstaat waarvan de delegatie in het comité een voorbehoud had gemaakt.

Artikel 7

Vertegenwoordiging en quorum

1. De delegatie van een lidstaat telt als één lid van het comité. Elke lidstaat beslist zelf over de samenstelling van zijn delegatie en stelt de voorzitter daarvan in kennis.

Met goedkeuring van de voorzitter kunnen de delegaties zich op kosten van de betrokken lidstaat laten vergezellen door niet-gouvernementele deskundigen.

2. De delegatie van een lidstaat kan, in voorkomend geval, één andere lidstaat vertegenwoordigen. De voorzitter van het comité wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht door de delegatie die zich laat vertegenwoordigen.

3. Het aantal leden van het comité dat aanwezig moet zijn opdat de besluiten van het comité geldig zijn, is het aantal dat nodig is voor het uitbrengen van een advies met de daartoe op grond van het Intern Akkoord vereiste meerderheid.

Artikel 8

Toelating van derden

1. De voorzitter kan op verzoek van een lid of op eigen initiatief besluiten over bijzondere punten deskundigen te horen.

2. Deze deskundigen nemen, evenals de in artikel 7, lid 1, bedoelde deskundigen, niet deel aan de stemmingen van het comité en zij zijn bij de stemmingen niet aanwezig.

Artikel 9

Schriftelijke procedure

1. Voor de ontwerp-maatregelen die in het kader van een schriftelijke procedure worden voorgelegd, beschikken de delegaties over een termijn van 15 werkdagen vanaf de dag van verzending van de ontwerp-maatregelen om een standpunt in te nemen. Elk lid van het comité dat niet binnen de in de mededeling vastgestelde termijn heeft laten weten bezwaar te hebben tegen of geen standpunt te willen innemen inzake de ontwerp-maatregelen, wordt geacht met de maatregelen in te stemmen.

In spoedeisende en uiterst spoedeisende gevallen gelden de termijnen van artikel 5, leden 2 en 3. In het laatste geval moet de uiterste spoedeisendheid naar behoren worden gemotiveerd en geldt de instemming van de delegaties pas na uitdrukkelijke kennisgeving als verworven.

2. Indien een lid van het comité echter verzoekt de ontwerp-maatregelen in een vergadering van het comité te behandelen, betekent dit dat de schriftelijke procedure zonder resultaat is geëindigd; de ontwerp-maatregelen worden tijdens de volgende vergadering van het comité besproken.

Artikel 10

Secretariaat

Het secretariaat van het comité wordt waargenomen door de diensten van de Commissie.

Artikel 11

Notulen en beknopt verslag van de vergaderingen

Van iedere vergadering worden onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter notulen opgemaakt, waarin de adviezen vermeld staan inzake de ontwerp-maatregelen, alsmede de in de vergadering ingenomen standpunten. De notulen worden binnen 15 werkdagen toegezonden aan de leden van het comité.

De leden stellen de voorzitter schriftelijk in kennis van hun eventuele opmerkingen. Deze worden aan het comité medegedeeld; indien er verschil van mening bestaat, wordt de voorgestelde wijziging door het comité besproken. Wordt dan nog geen overeenstemming bereikt, dan wordt de wijziging als bijlage bij de notulen opgenomen.

Artikel 12

Presentielijst

1. Bij elke vergadering stelt de voorzitter een presentielijst op waarop de autoriteiten of organen vermeld staan waaronder de deelnemers ressorteren.

2. De leden van de delegaties, die niet onder een autoriteit of een orgaan van een lidstaat ressorteren, ondertekenen een verklaring dat hun deelname geen belangenconflicten doet rijzen.

Bij een eventueel belangenconflict neemt het lid in kwestie, wanneer de voorzitter daarom verzoekt, niet aan de bespreking van de betrokken agendapunten deel.

Artikel 13

Correspondentie

1. De correspondentie betreffende het comité wordt aan de Commissie gericht, ter attentie van het secretariaat van het comité.

2. De door het secretariaat aan de leden van het comité gerichte correspondentie wordt ook toegezonden aan de permanente vertegenwoordiging van de betrokken lidstaat.

3. Behoudens in uitzonderingsgevallen wordt de correspondentie tussen de Commissie en de leden van het comité, in beide richtingen verzonden via het voor dit doel opgezette computersysteem.

Artikel 14

Transparantie

1. De beginselen en voorwaarden voor de toegang van het publiek tot de documenten van het Comité van het EOF-LGO zijn dezelfde als die welke voor de documenten van de Commissie gelden. Indien het verzoek tot een lidstaat wordt gericht, dient deze zich te houden aan de bepalingen van artikel 5 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie(3).

2. De beraadslagingen van het comité zijn voor alle deelnemers vertrouwelijk.

Artikel 15

Huishoudelijke uitgaven

1. De huishoudelijke uitgaven van het comité, met inbegrip van de reiskosten voor een deelnemer per lidstaat, komen voor rekening van de Commissie.

Indien de financiële toewijzing het toelaat, neemt de Commissie, binnen de grenzen van de financiële toewijzing, de reiskosten voor haar rekening van twee leden van de delegaties die daarom verzoeken.

2. De Commissie is gemachtigd om de reis- en verblijfkosten terug te betalen van de deskundigen die zijn uitgenodigd overeenkomstig artikel 8, lid 1.

3. De Commissie stelt het comité de voor zijn werking benodigde ruimten en materiële middelen ter beschikking.

(1) PB L 317 van 15.12.2000, blz. 355.

(2) PB L 314 van 30.11.2001, blz. 1.

(3) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.