VERSLAG VAN DE KAMER over de doelmatigheidscontrole van het Europees Monetair Instituut betreffende het begrotingsjaar 1995, vergezeld van de antwoorden van het Instituut (96/C 394/02)

INHOUD

Paragraaf Bladzijde

1. INLEIDING . 1.1-1.2 7

2. HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1995 . 2.1-2.13 7

Het administratieve beheer . 2.1-2.2 7

Het begrotingsbeheer en de rekeningen . 2.3-2.13 8

3. DE ACTIVITEITEN VAN HET INSTITUUT IN 1995 . 3.1-3.3 8

4. DE DOELMATIGHEID VAN HET BEHEER VAN HET EMI IN 1995 . 4.1-4.8 9

De ontwikkeling van de werkomstandigheden . 4.1-4.2 9

De beheersystemen en -procedures . 4.3-4.5 9

De interne controlesystemen en -procedures . 4.6 9

Kostenbeheersing . 4.7-4.8 9

5. CONCLUSIE . 5 9

BIJLAGEN . 11

Antwoorden van het Europees Monetair Instituut . 12

1. INLEIDING

1.1. De rekeningen van het Europees Monetair Instituut (EMI) betreffende het per 31 december 1995 afgesloten begrotingsjaar zijn op 6 februari 1996 goedgekeurd door de Raad van het EMI en vervolgens, na controle en afgifte van een accountantsverklaring zonder voorbehoud op 14 februari 1996 door een particulier accountantskantoor, in april 1996 gepubliceerd. Het onderhavige verslag bevat de resultaten van de door de Kamer verrichte controles in het kader van het onderzoek naar de doelmatigheid van het beheer van het EMI betreffende het begrotingsjaar 1995, het tweede jaar van het bestaan van het Instituut.

1.2. De Raad van het EMI, die krachtens artikel 9 van de statuten bestaat uit de President van het EMI en de Presidenten van de nationale centrale banken, van wie er één is benoemd tot vice-president, vormt de begrotingsautoriteit van het Instituut. De werkzaamheden van de begrotingsautoriteit zijn onderworpen aan de in de statuten van het EMI opgenomen financiële regelgeving die is uitgewerkt in de besluiten van de Raad van het Instituut.

2. HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1995

Het administratieve beheer

2.1. Terwijl 1994 het jaar van oprichting was, heeft het EMI in 1995 een consolidatiefase doorgemaakt omdat het grootste gedeelte van de organisatie reeds was opgezet. Zo zijn in de loop van het jaar 1995 de structuren verbeterd en hebben de procedures een meer definitieve en uitgewerkte vorm gekregen.

2.2. Het aantal vaste personeelsleden van het EMI is gestegen van 127 (de President en 126 personeelsleden) per 31 december 1994 tot 193 per 31 december 1995. Per die datum omvatte het organisatieschema zes directieposten (waaronder die van de President), 26 posten voor kaderpersoneel, 81 posten voor de operationele dienst en 80 posten voor technisch personeel. In de loop van 1995 zijn er 73 personeelsleden geworven en 7 hebben ontslag genomen. De gemiddelde personeelsbezetting in 1995 bedroeg 166.

Het begrotingsbeheer en de rekeningen

2.3. De totale globale uitgaven in 1995 bedroegen 32,6 Mio ECU, in vergelijking met een raming van 42,4 Mio ECU. Hieruit volgt dat een netto bedrag van 9,8 Mio ECU, ofwel 23 %, onbesteed is gebleven. Dit verschil is voornamelijk toe te schrijven aan de lager uitgevallen uitgaven in de volgende categorieën: personeelsuitgaven (2,9 Mio ECU, ofwel 15,7 %), investeringen (2,8 Mio ECU, ofwel 48 %), kosten van dienstreizen en inrichting (2,3 Mio ECU, ofwel 55,7 %) en kosten van de bibliotheek, van vergaderingen en conferenties (1,9 Mio ECU, ofwel 51,1 %).

2.4. Wat de personeelsuitgaven betreft, is het verschil hoofdzakelijk het gevolg van het feit dat de personeelswerving in het eerste kwartaal langzamer verliep dan was verwacht en dat het bedrag aan ontheemdingstoelagen en inrichtingsvergoedingen lager was dan was geraamd.

2.5. Het lagere uitgavenniveau voor investeringen - 1,3 Mio ECU lager dan geraamd - heeft grotendeels te maken met de geringere aankopen van computers en software wegens uitgestelde interne projecten. De kosten met betrekking tot de inrichting en de technische voorzieningen van het gebouw bleken 0,9 Mio ECU lager te zijn dan geraamd.

2.6. Ofschoon de uitvoeringsgraad van de begroting 77 % was, bleek er sprake te zijn van lichte overschrijdingen op de begrotingsonderdelen betreffende de communicatiemiddelen (die kunnen worden verklaard door extra investeringen), de honoraria (naar aanleiding van een besluit om bepaalde uitgaven als lasten in plaats van als vaste activa te boeken) en de diverse administratieve uitgaven (naar aanleiding van een besluit van de Duitse belastingdienst tot beperking van de terugbetaling van de BTW).

2.7. Op de balans van het EMI per 31 december 1995 (zie bijlage 1) verschijnen in de eerste plaats de activa en passiva die verband houden met het Europees Monetair Fonds (EMS), te weten een totaalbedrag aan goud- en dollartegoeden van 54 220 Mio ECU, met als tegenboeking eenzelfde bedrag aan ecu's, uitgegeven aan de centrale banken van de Lid-Staten van de EU. Hierna volgen de activa en passiva die verband houden met de administratie van het EMI voor een totaalbedrag van 639 Mio ECU, tegen 20,7 Mio ECU per 31 december 1994.

2.8. Deze toename komt bijna volledig overeen met de uit hoofde van artikel 16.2 van de statuten in de maand januari 1995 ontvangen bijdragen van de nationale centrale banken, te weten een totaalbedrag van 605,4 Mio ECU. Van de 605,4 Mio ECU is 597,2 Mio voor drie jaar belegd in termijndeposito's, en wel zodanig dat met de renteopbrengsten de huishoudelijke uitgaven van het EMI kunnen worden gedekt.

2.9. Tot de andere belangrijke posten van de activa in verband met het functioneren behoren liquide middelen ten bedrage van 31,8 Mio ECU en materiële activa ad 8,8 Mio ECU. Behalve de bijdragen van de centrale banken van de EU, bestaan de passiva in verband met de administratie voornamelijk uit de volgende posten: schulden ad 3,5 Mio ECU, voorzieningen ad 7,2 Mio ECU en het resultaat van het begrotingsjaar, dat 12,5 Mio ECU bedraagt.

2.10. Wat de resultatenrekening betreft (zie bijlage 2 - een door de Kamer voor het onderhavige verslag aangepaste presentatie), hebben de beleggingen 45,4 Mio ECU aan rente opgebracht. De lasten van het begrotingsjaar bedragen in totaal 33,3 Mio ECU, waarvan 18,4 Mio ECU zijn toe te schrijven aan personeelskosten, 12,4 Mio ECU aan overige administratieve uitgaven en 2,5 Mio ECU aan de afschrijving op materiële activa. Als rekening wordt gehouden met buitengewone opbrengsten van 0,4 Mio ECU tengevolge van de overname van het overschot van de voorzieningen voor 1994, bedraagt het verschil tussen baten en lasten 12,5 Mio ECU, een bedrag dat de Raad, tijdens zijn vergadering van 5 maart 1996, heeft besloten in zijn geheel naar een algemeen reservefonds over te hevelen.

2.11. Wat de post "directe personeelskosten" betreft, is het verschil ten opzichte van het voorgaande jaar terug te voeren op de toename van de loonsom, zowel met betrekking tot de aan het personeel van het EMI uitbetaalde bezoldigingen en vergoedingen van algemene aard (12,9 Mio ECU in 1995, tegen 2,8 Mio ECU in 1994) als met betrekking tot de werkgeversbijdragen voor de pensioenregeling en voor het stelsel van de ziektekosten- en ongevallenverzekering (2,1 Mio ECU, tegen 0,4 Mio ECU).

2.12. In de post "overige personeelskosten" waren in 1994 de personeelskosten begrepen voor de personeelsleden in dienst van de Bank voor Internationale Betalingen (BIB), die door deze laatste aan het EMI in rekening zijn gebracht - vandaar het lagere bedrag op deze post in 1995.

2.13. Wat de post "overige administratieve uitgaven" betreft (12,4 Mio ECU in 1995, tegen 9,0 Mio ECU in 1994), zijn de exploitatiekosten van het gebouw (huur, inrichting en apparatuur) toegenomen van 3,2 Mio tot 8,0 Mio ECU. Het verschil is hoofdzakelijk toe te schrijven aan de huur van het pand, die in 1995 betrekking had op een heel jaar.

3. DE ACTIVITEITEN VAN HET INSTITUUT IN 1995

3.1. Behalve het jaarverslag 1995, dat in april 1996 is gepubliceerd, heeft het EMI verslagen uitgebracht en een groot aantal documenten laten opstellen door de werkgroepen en de subcomités die zijn opgericht in het kader van het samenwerkingsverband met de nationale centrale banken ter voorbereiding van de derde fase van de Economische en Monetaire Unie. Deze werkgroepen en subcomités maken gebruik van voorbereidende studies en verklarende informatieve documenten die zijn opgesteld door personeelsleden van het Instituut die tevens de redactie van hun definitieve verslagen verzorgen.

3.2. Van de in 1995 gepubliceerde verslagen zijn er twee van bijzonder belang in verband met de hoofddoelstelling van het EMI: het verslag over de vorderingen naar convergentie, gepubliceerd in november 1995, overeenkomstig artikel 7 van de statuten, en het verslag over de overgang naar de Europese munt, dat eveneens in november 1995 is gepubliceerd en waarmee gevolg werd gegeven aan een verzoek dat door de Europese Raad tijdens zijn bijeenkomst te Cannes in juni 1995 werd gedaan. De Commissie heeft zich geheel achter de inhoud van dit verslag gesteld en de Europese Raad heeft tijdens een bijeenkomst te Madrid in december 1995 een schema voor de overgang naar de Europese munt goedgekeurd dat strookt met hetgeen door het Instituut is voorgesteld.

3.3. Overeenkomstig artikel 109 F, lid 6, tweede alinea, van het Verdrag en artikel 5.3 van de statuten, heeft het Instituut moeten beantwoorden aan de verzoeken van de Raad om raadpleging op de gebieden die onder zijn bevoegdheid vallen, wanneer het ging om voorstellen voor communautaire regelgeving, of aan verzoeken van de autoriteiten van de Lid-Staten van de EU, wanneer het ging om voorstellen op het gebied van wettelijke bepalingen of interne regelgeving. In 1995 werd hiertoe 18 maal een verzoek ingediend. Bovendien heeft het Instituut in 1995 een tiental conferenties en seminars georganiseerd. Tot slot geven de personeelsleden van het EMI bij onderwijsinstellingen en bij politieke en bedrijfsverenigingen steeds meer lezingen over de Europese Economische en Monetaire Unie en de Europese munt.

4. DE DOELMATIGHEID VAN HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1995

De ontwikkeling van de werkomstandigheden

4.1. In de loop van het begrotingsjaar 1995 heeft het personeel van het EMI het beoogde niveau bereikt waarmee het zich volledig aan zijn operationele taken kon wijden, terwijl het tegelijkertijd het opzetten van de organisatie en de procedures voltooide. Zo is, vergeleken met het voorgaande begrotingsjaar, de functionering sterk verbeterd. Tegelijkertijd bereikten de uitgaven een niveau dat ongeveer kan worden vergeleken met dat van een jaar waarin met een voltallige personeelsbezetting wordt gewerkt.

4.2. Derhalve heeft de Kamer enerzijds controles op de systemen en de procedures uitgevoerd en anderzijds de verrichtingen getest, hetgeen over het algemeen bevredigende resultaten heeft opgeleverd. Desalniettemin heeft de Kamer opmerkingen en aanbevelingen hierover aan het management van het EMI gericht omdat de systemen en procedures op bepaalde punten voor verbetering vatbaar waren. Enkele hiervan dienen in het onderhavige verslag te worden opgenomen.

De beheersystemen en -procedures

4.3. De procedures betreffende de aankopen en betreffende de beveiliging van de informatiesystemen waren aan het einde van het begrotingsjaar 1995 nog niet officieel. Aangezien deze procedures belangrijk zijn, is het raadzaam de invoering ervan te bespoedigen.

4.4. Op het gebied van de controle op de vaste activa heeft het Instituut nog geen enkele procedure voor de opname van de inventaris; het is wenselijk dat het EMI zich snel van een dergelijke procedure voorziet, te meer daar het geheel of een gedeelte der vaste activa in de toekomst door de Europese centrale bank zou kunnen worden overgenomen.

4.5. De procedure voor de uitbetaling van salarissen vertoont een tekortkoming omdat de functiescheiding tussen de berekening van de bezoldiging enerzijds en de toestemming tot de uitbetaling anderzijds gebrekkig is. Hiervoor zou een oplossing gevonden moeten worden.

De interne-controlesystemen en -procedures

4.6. Tussen de diverse diensten die met interne controletaken zijn belast, te weten de afdeling financiële controle, de juridische dienst en de afdeling interne controle, ontbreekt het aan cooerdinatie. Het is zaak dat het EMI de omschrijving en de planning van de betrokken taken verduidelijkt en preciseert, met name uit het oogpunt van complementariteit, en dat de controles ex ante worden aangevuld met onafhankelijke controles ex post.

Kostenbeheersing

4.7. Voor de uitvoering van de begroting 1995 bleek de bestedingsgraad 77 % te zijn; 9,8 Mio ECU zijn onbesteed gebleven. In zo'n geval kan degene die het beheer voert over de begroting van een afdeling gemakkelijk elke overschrijding van een afzonderlijk begrotingsonderdeel compenseren door gebruik te maken van de onbestede bedragen van andere begrotingsonderdelen. De vereiste begrotingsdiscipline dient het resultaat te zijn van een geheel van duidelijk omschreven voorschriften inzake de toestemming tot overschrijving van middelen naar andere begrotingsonderdelen en tot overdrachten naar volgende begrotingsjaren. Dergelijke voorschriften zijn bij het Instituut vooralsnog niet formeel ingevoerd.

4.8. Naar aanleiding van de controle op de onkostenvergoedingen voor dienstreizen op forfaitaire basis, merkt de Kamer op dat de forfaitaire bedragen te hoog zijn en het huidige systeem daarom te kostbaar is voor het Instituut, en is zij van oordeel dat een herziening noodzakelijk is.

5. CONCLUSIE

In vergelijking met het voorgaande begrotingsjaar, hebben de beheeractiviteiten van het EMI in 1995 zich kunnen afspelen in het kader van een verbeterde organisatie, waardoor het Instituut over het algemeen naar behoren heeft kunnen functioneren, zij het dat bepaalde punten nog verbetering behoeven, met name op het gebied van de administratieve procedures, de interne controle, het begrotingsbeheer en de kosten van dienstreizen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 21 november 1996.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

BIJLAGE 1

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE 2

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES MONETAIR INSTITUUT

Het Europees Monetair Instituut merkt op dat de controle van de doelmatigheid van het beheer gedurende het jaar 1995 in het algemeen bevredigende resultaten heeft opgeleverd. Na afloop van het jaar in kwestie heeft het Instituut zijn systemen en procedures nog nader uitgewerkt en verbeterd. De opmerkingen en aanbevelingen van de Kamer hieromtrent worden in dank afgenomen en zijn bij deze werkzaamheden volledig in aanmerking genomen.

VERSLAG VAN DE KAMER over de doelmatigheidscontrole van het Europees Monetair Instituut betreffende het begrotingsjaar 1995, vergezeld van de antwoorden van het Instituut (96/C 394/02)

INHOUD

Paragraaf Bladzijde

1. INLEIDING . 1.1-1.2 7

2. HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1995 . 2.1-2.13 7

Het administratieve beheer . 2.1-2.2 7

Het begrotingsbeheer en de rekeningen . 2.3-2.13 8

3. DE ACTIVITEITEN VAN HET INSTITUUT IN 1995 . 3.1-3.3 8

4. DE DOELMATIGHEID VAN HET BEHEER VAN HET EMI IN 1995 . 4.1-4.8 9

De ontwikkeling van de werkomstandigheden . 4.1-4.2 9

De beheersystemen en -procedures . 4.3-4.5 9

De interne controlesystemen en -procedures . 4.6 9

Kostenbeheersing . 4.7-4.8 9

5. CONCLUSIE . 5 9

BIJLAGEN . 11

Antwoorden van het Europees Monetair Instituut . 12

1. INLEIDING

1.1. De rekeningen van het Europees Monetair Instituut (EMI) betreffende het per 31 december 1995 afgesloten begrotingsjaar zijn op 6 februari 1996 goedgekeurd door de Raad van het EMI en vervolgens, na controle en afgifte van een accountantsverklaring zonder voorbehoud op 14 februari 1996 door een particulier accountantskantoor, in april 1996 gepubliceerd. Het onderhavige verslag bevat de resultaten van de door de Kamer verrichte controles in het kader van het onderzoek naar de doelmatigheid van het beheer van het EMI betreffende het begrotingsjaar 1995, het tweede jaar van het bestaan van het Instituut.

1.2. De Raad van het EMI, die krachtens artikel 9 van de statuten bestaat uit de President van het EMI en de Presidenten van de nationale centrale banken, van wie er één is benoemd tot vice-president, vormt de begrotingsautoriteit van het Instituut. De werkzaamheden van de begrotingsautoriteit zijn onderworpen aan de in de statuten van het EMI opgenomen financiële regelgeving die is uitgewerkt in de besluiten van de Raad van het Instituut.

2. HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1995

Het administratieve beheer

2.1. Terwijl 1994 het jaar van oprichting was, heeft het EMI in 1995 een consolidatiefase doorgemaakt omdat het grootste gedeelte van de organisatie reeds was opgezet. Zo zijn in de loop van het jaar 1995 de structuren verbeterd en hebben de procedures een meer definitieve en uitgewerkte vorm gekregen.

2.2. Het aantal vaste personeelsleden van het EMI is gestegen van 127 (de President en 126 personeelsleden) per 31 december 1994 tot 193 per 31 december 1995. Per die datum omvatte het organisatieschema zes directieposten (waaronder die van de President), 26 posten voor kaderpersoneel, 81 posten voor de operationele dienst en 80 posten voor technisch personeel. In de loop van 1995 zijn er 73 personeelsleden geworven en 7 hebben ontslag genomen. De gemiddelde personeelsbezetting in 1995 bedroeg 166.

Het begrotingsbeheer en de rekeningen

2.3. De totale globale uitgaven in 1995 bedroegen 32,6 Mio ECU, in vergelijking met een raming van 42,4 Mio ECU. Hieruit volgt dat een netto bedrag van 9,8 Mio ECU, ofwel 23 %, onbesteed is gebleven. Dit verschil is voornamelijk toe te schrijven aan de lager uitgevallen uitgaven in de volgende categorieën: personeelsuitgaven (2,9 Mio ECU, ofwel 15,7 %), investeringen (2,8 Mio ECU, ofwel 48 %), kosten van dienstreizen en inrichting (2,3 Mio ECU, ofwel 55,7 %) en kosten van de bibliotheek, van vergaderingen en conferenties (1,9 Mio ECU, ofwel 51,1 %).

2.4. Wat de personeelsuitgaven betreft, is het verschil hoofdzakelijk het gevolg van het feit dat de personeelswerving in het eerste kwartaal langzamer verliep dan was verwacht en dat het bedrag aan ontheemdingstoelagen en inrichtingsvergoedingen lager was dan was geraamd.

2.5. Het lagere uitgavenniveau voor investeringen - 1,3 Mio ECU lager dan geraamd - heeft grotendeels te maken met de geringere aankopen van computers en software wegens uitgestelde interne projecten. De kosten met betrekking tot de inrichting en de technische voorzieningen van het gebouw bleken 0,9 Mio ECU lager te zijn dan geraamd.

2.6. Ofschoon de uitvoeringsgraad van de begroting 77 % was, bleek er sprake te zijn van lichte overschrijdingen op de begrotingsonderdelen betreffende de communicatiemiddelen (die kunnen worden verklaard door extra investeringen), de honoraria (naar aanleiding van een besluit om bepaalde uitgaven als lasten in plaats van als vaste activa te boeken) en de diverse administratieve uitgaven (naar aanleiding van een besluit van de Duitse belastingdienst tot beperking van de terugbetaling van de BTW).

2.7. Op de balans van het EMI per 31 december 1995 (zie bijlage 1) verschijnen in de eerste plaats de activa en passiva die verband houden met het Europees Monetair Fonds (EMS), te weten een totaalbedrag aan goud- en dollartegoeden van 54 220 Mio ECU, met als tegenboeking eenzelfde bedrag aan ecu's, uitgegeven aan de centrale banken van de Lid-Staten van de EU. Hierna volgen de activa en passiva die verband houden met de administratie van het EMI voor een totaalbedrag van 639 Mio ECU, tegen 20,7 Mio ECU per 31 december 1994.

2.8. Deze toename komt bijna volledig overeen met de uit hoofde van artikel 16.2 van de statuten in de maand januari 1995 ontvangen bijdragen van de nationale centrale banken, te weten een totaalbedrag van 605,4 Mio ECU. Van de 605,4 Mio ECU is 597,2 Mio voor drie jaar belegd in termijndeposito's, en wel zodanig dat met de renteopbrengsten de huishoudelijke uitgaven van het EMI kunnen worden gedekt.

2.9. Tot de andere belangrijke posten van de activa in verband met het functioneren behoren liquide middelen ten bedrage van 31,8 Mio ECU en materiële activa ad 8,8 Mio ECU. Behalve de bijdragen van de centrale banken van de EU, bestaan de passiva in verband met de administratie voornamelijk uit de volgende posten: schulden ad 3,5 Mio ECU, voorzieningen ad 7,2 Mio ECU en het resultaat van het begrotingsjaar, dat 12,5 Mio ECU bedraagt.

2.10. Wat de resultatenrekening betreft (zie bijlage 2 - een door de Kamer voor het onderhavige verslag aangepaste presentatie), hebben de beleggingen 45,4 Mio ECU aan rente opgebracht. De lasten van het begrotingsjaar bedragen in totaal 33,3 Mio ECU, waarvan 18,4 Mio ECU zijn toe te schrijven aan personeelskosten, 12,4 Mio ECU aan overige administratieve uitgaven en 2,5 Mio ECU aan de afschrijving op materiële activa. Als rekening wordt gehouden met buitengewone opbrengsten van 0,4 Mio ECU tengevolge van de overname van het overschot van de voorzieningen voor 1994, bedraagt het verschil tussen baten en lasten 12,5 Mio ECU, een bedrag dat de Raad, tijdens zijn vergadering van 5 maart 1996, heeft besloten in zijn geheel naar een algemeen reservefonds over te hevelen.

2.11. Wat de post "directe personeelskosten" betreft, is het verschil ten opzichte van het voorgaande jaar terug te voeren op de toename van de loonsom, zowel met betrekking tot de aan het personeel van het EMI uitbetaalde bezoldigingen en vergoedingen van algemene aard (12,9 Mio ECU in 1995, tegen 2,8 Mio ECU in 1994) als met betrekking tot de werkgeversbijdragen voor de pensioenregeling en voor het stelsel van de ziektekosten- en ongevallenverzekering (2,1 Mio ECU, tegen 0,4 Mio ECU).

2.12. In de post "overige personeelskosten" waren in 1994 de personeelskosten begrepen voor de personeelsleden in dienst van de Bank voor Internationale Betalingen (BIB), die door deze laatste aan het EMI in rekening zijn gebracht - vandaar het lagere bedrag op deze post in 1995.

2.13. Wat de post "overige administratieve uitgaven" betreft (12,4 Mio ECU in 1995, tegen 9,0 Mio ECU in 1994), zijn de exploitatiekosten van het gebouw (huur, inrichting en apparatuur) toegenomen van 3,2 Mio tot 8,0 Mio ECU. Het verschil is hoofdzakelijk toe te schrijven aan de huur van het pand, die in 1995 betrekking had op een heel jaar.

3. DE ACTIVITEITEN VAN HET INSTITUUT IN 1995

3.1. Behalve het jaarverslag 1995, dat in april 1996 is gepubliceerd, heeft het EMI verslagen uitgebracht en een groot aantal documenten laten opstellen door de werkgroepen en de subcomités die zijn opgericht in het kader van het samenwerkingsverband met de nationale centrale banken ter voorbereiding van de derde fase van de Economische en Monetaire Unie. Deze werkgroepen en subcomités maken gebruik van voorbereidende studies en verklarende informatieve documenten die zijn opgesteld door personeelsleden van het Instituut die tevens de redactie van hun definitieve verslagen verzorgen.

3.2. Van de in 1995 gepubliceerde verslagen zijn er twee van bijzonder belang in verband met de hoofddoelstelling van het EMI: het verslag over de vorderingen naar convergentie, gepubliceerd in november 1995, overeenkomstig artikel 7 van de statuten, en het verslag over de overgang naar de Europese munt, dat eveneens in november 1995 is gepubliceerd en waarmee gevolg werd gegeven aan een verzoek dat door de Europese Raad tijdens zijn bijeenkomst te Cannes in juni 1995 werd gedaan. De Commissie heeft zich geheel achter de inhoud van dit verslag gesteld en de Europese Raad heeft tijdens een bijeenkomst te Madrid in december 1995 een schema voor de overgang naar de Europese munt goedgekeurd dat strookt met hetgeen door het Instituut is voorgesteld.

3.3. Overeenkomstig artikel 109 F, lid 6, tweede alinea, van het Verdrag en artikel 5.3 van de statuten, heeft het Instituut moeten beantwoorden aan de verzoeken van de Raad om raadpleging op de gebieden die onder zijn bevoegdheid vallen, wanneer het ging om voorstellen voor communautaire regelgeving, of aan verzoeken van de autoriteiten van de Lid-Staten van de EU, wanneer het ging om voorstellen op het gebied van wettelijke bepalingen of interne regelgeving. In 1995 werd hiertoe 18 maal een verzoek ingediend. Bovendien heeft het Instituut in 1995 een tiental conferenties en seminars georganiseerd. Tot slot geven de personeelsleden van het EMI bij onderwijsinstellingen en bij politieke en bedrijfsverenigingen steeds meer lezingen over de Europese Economische en Monetaire Unie en de Europese munt.

4. DE DOELMATIGHEID VAN HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1995

De ontwikkeling van de werkomstandigheden

4.1. In de loop van het begrotingsjaar 1995 heeft het personeel van het EMI het beoogde niveau bereikt waarmee het zich volledig aan zijn operationele taken kon wijden, terwijl het tegelijkertijd het opzetten van de organisatie en de procedures voltooide. Zo is, vergeleken met het voorgaande begrotingsjaar, de functionering sterk verbeterd. Tegelijkertijd bereikten de uitgaven een niveau dat ongeveer kan worden vergeleken met dat van een jaar waarin met een voltallige personeelsbezetting wordt gewerkt.

4.2. Derhalve heeft de Kamer enerzijds controles op de systemen en de procedures uitgevoerd en anderzijds de verrichtingen getest, hetgeen over het algemeen bevredigende resultaten heeft opgeleverd. Desalniettemin heeft de Kamer opmerkingen en aanbevelingen hierover aan het management van het EMI gericht omdat de systemen en procedures op bepaalde punten voor verbetering vatbaar waren. Enkele hiervan dienen in het onderhavige verslag te worden opgenomen.

De beheersystemen en -procedures

4.3. De procedures betreffende de aankopen en betreffende de beveiliging van de informatiesystemen waren aan het einde van het begrotingsjaar 1995 nog niet officieel. Aangezien deze procedures belangrijk zijn, is het raadzaam de invoering ervan te bespoedigen.

4.4. Op het gebied van de controle op de vaste activa heeft het Instituut nog geen enkele procedure voor de opname van de inventaris; het is wenselijk dat het EMI zich snel van een dergelijke procedure voorziet, te meer daar het geheel of een gedeelte der vaste activa in de toekomst door de Europese centrale bank zou kunnen worden overgenomen.

4.5. De procedure voor de uitbetaling van salarissen vertoont een tekortkoming omdat de functiescheiding tussen de berekening van de bezoldiging enerzijds en de toestemming tot de uitbetaling anderzijds gebrekkig is. Hiervoor zou een oplossing gevonden moeten worden.

De interne-controlesystemen en -procedures

4.6. Tussen de diverse diensten die met interne controletaken zijn belast, te weten de afdeling financiële controle, de juridische dienst en de afdeling interne controle, ontbreekt het aan cooerdinatie. Het is zaak dat het EMI de omschrijving en de planning van de betrokken taken verduidelijkt en preciseert, met name uit het oogpunt van complementariteit, en dat de controles ex ante worden aangevuld met onafhankelijke controles ex post.

Kostenbeheersing

4.7. Voor de uitvoering van de begroting 1995 bleek de bestedingsgraad 77 % te zijn; 9,8 Mio ECU zijn onbesteed gebleven. In zo'n geval kan degene die het beheer voert over de begroting van een afdeling gemakkelijk elke overschrijding van een afzonderlijk begrotingsonderdeel compenseren door gebruik te maken van de onbestede bedragen van andere begrotingsonderdelen. De vereiste begrotingsdiscipline dient het resultaat te zijn van een geheel van duidelijk omschreven voorschriften inzake de toestemming tot overschrijving van middelen naar andere begrotingsonderdelen en tot overdrachten naar volgende begrotingsjaren. Dergelijke voorschriften zijn bij het Instituut vooralsnog niet formeel ingevoerd.

4.8. Naar aanleiding van de controle op de onkostenvergoedingen voor dienstreizen op forfaitaire basis, merkt de Kamer op dat de forfaitaire bedragen te hoog zijn en het huidige systeem daarom te kostbaar is voor het Instituut, en is zij van oordeel dat een herziening noodzakelijk is.

5. CONCLUSIE

In vergelijking met het voorgaande begrotingsjaar, hebben de beheeractiviteiten van het EMI in 1995 zich kunnen afspelen in het kader van een verbeterde organisatie, waardoor het Instituut over het algemeen naar behoren heeft kunnen functioneren, zij het dat bepaalde punten nog verbetering behoeven, met name op het gebied van de administratieve procedures, de interne controle, het begrotingsbeheer en de kosten van dienstreizen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 21 november 1996.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

BIJLAGE 1

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE 2

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES MONETAIR INSTITUUT

Het Europees Monetair Instituut merkt op dat de controle van de doelmatigheid van het beheer gedurende het jaar 1995 in het algemeen bevredigende resultaten heeft opgeleverd. Na afloop van het jaar in kwestie heeft het Instituut zijn systemen en procedures nog nader uitgewerkt en verbeterd. De opmerkingen en aanbevelingen van de Kamer hieromtrent worden in dank afgenomen en zijn bij deze werkzaamheden volledig in aanmerking genomen.