Besluit van de Commissie

van 3 februari 2004

betreffende de tenuitvoerlegging van de voorbereidende actie inzake de versterking van het Europese industriële potentieel op het gebied van veiligheidsonderzoek

(2004/213/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op mededeling van de Commissie COM(2003) 113 def. van 11 maart 2003 "Europese defensie - Industriële en marktvraagstukken - naar een EU-beleid voor defensiematerieel"(1), en met name op punt 5,

Gelet op artikel 157, lid 1, vierde streepje, van het EG-Verdrag (het stimuleren van een betere benutting van het industriële potentieel van het beleid inzake innovatie, onderzoek en technologische ontwikkeling),

BESLUIT:

Artikel 1

Zoals vermeld in de mededeling van de Commissie inzake de "Tenuitvoerlegging van de voorbereidende actie inzake de versterking van het Europese industriële potentieel op het gebied van veiligheidsonderzoek - Naar een programma om de Europese veiligheid te verbeteren door onderzoek en technologie" start de Commissie een voorbereidende actie ter versterking van het Europese industriële potentieel op het gebied van veiligheidsonderzoek (2004-2006).

De activiteiten en het werkprogramma van de voorbereidende actie zijn opgenomen in deel II van de mededeling en zullen het voorwerp uitmaken van uitnodigingen tot het indienen van voorstellen en aanbestedingen.

Artikel 2

Nadere gegevens inzake de tenuitvoerlegging van deze voorbereidende actie zijn opgenomen in de bijlage.

De activiteit ressorteert onder begrotingsartikel 08 14 01.

Gedaan te Brussel, 3 februari 2004.

Voor de Commissie

Philippe Busquin

Lid van de Commissie

(1) Niet verschenen in het Publicatieblad.

BIJLAGE

TENUITVOERLEGGING VAN DE VOORBEREIDENDE ACTIE(1)

1. Activiteiten en financiële steun

In het kader van de voorbereidende actie "Versterking van het Europese industriële potentieel op het gebied van veiligheidsonderzoek" worden projecten en ondersteuningsactiviteiten ten uitvoer gelegd met door de bank genomen een looptijd van respectievelijk één tot twee jaar, en zes maanden tot drie jaar.

De selectie van de projecten gebeurt op basis van de reacties op een uitnodiging tot het indienen van voorstellen. Voor de financiële bijdrage voor de projecten wordt een schriftelijke overeenkomst opgesteld (subsidiecontract). Ondersteuningsactiviteiten kunnen worden geselecteerd op basis van een uitnodiging tot het indienen van voorstellen (waarna een subsidiecontract wordt opgesteld) of op basis van een aanbesteding (gevolgd door een dienstencontract).

De uitnodigingen tot het indienen van voorstellen en de aanbestedingen worden bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

De voor de uitnodigingen tot het indienen van voorstellen geldende beoordelingsprocedures, onderhandelingsprocedures en principes inzake intellectuele-eigendomsrechten en subsidiecontracten, zijn hieronder opgenomen in de delen 3, 4, 5, 6 en 7. In het kader van de aanbestedingen zijn de standaardprocedures en -contracten van toepassing.

De Commissie mag onafhankelijke deskundigen aanwijzen om haar bij de ontwikkeling van het Europese programma voor veiligheidsonderzoek terzijde te staan, de voorstellen te beoordelen en toezicht uit te oefenen op de activiteiten en op het algemene resultaat van de voorbereidende actie. De ordonnateur van de Commissie beslist op basis van een oproep tot kandidaatstelling over de aanwijzing van de deskundigen.

2. Deelname

2.1. Algemene beginselen

Elke in een lidstaat gevestigde juridische entiteit(2) komt in aanmerking om aan het programma deel te nemen en in het kader ervan een financiële bijdrage van de Gemeenschap te ontvangen. Aan het programma kan worden deelgenomen door overheden, openbare en particuliere industriële organisaties (met inbegrip van het MKB), instellingen voor hoger onderwijs en onderzoeksorganisaties.

Deelname van in een derde land gevestigde juridische entiteiten of internationale organisaties is in uitzonderlijke gevallen mogelijk, mits het minimumaantal deelnemers reeds is bereikt. In dergelijke gevallen mag bij uitzondering een financiële bijdrage van de Gemeenschap worden toegekend. Een derde land mag alleen bij de activiteiten worden betrokken, indien met dat land wederzijdse regelingen zijn gesloten.

Er worden gepaste maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat gerubriceerde informatie overeenkomstig de bepalingen van de Commissie inzake veiligheid(3) wordt behandeld. Bovendien zien in een consortium gegroepeerde deelnemers erop toe dat bij de behandeling van gerubriceerde informatie de geldende veiligheidsregels in acht worden genomen.

2.2. Minimumaantal deelnemers

De projecten worden uitgevoerd door een consortium dat bestaat uit ten minste twee onafhankelijke juridische entiteiten uit verschillende lidstaten(4). Er zij op gewezen dat samenwerking tussen de entiteiten van de verschillende lidstaten, met inbegrip van openbare veiligheidsorganisaties, sterk aangemoedigd wordt en één van de essentiële doelstellingen van deze voorbereidende actie vormt.

Ondersteuningsactiviteiten mogen door één deelnemer of door een consortium worden uitgevoerd.

De consortia worden vertegenwoordigd door een coördinator die belast wordt met coördinatietaken en met het beheer van de communautaire bijdrage, i.e. de toewijzing aan de verschillende deelnemers.

2.3. Technische deskundigheid en middelen

De deelnemers moeten beschikken over de kennis en technische deskundigheid die nodig is om de activiteiten uit te voeren. In elke fase van het werk dienen zij te worden voorzien van de middelen die nodig zijn om hun werk te doen. Met voor het uitvoeren van de activiteiten vereiste middelen worden zowel menselijke middelen bedoeld als infrastructuur, financiële middelen en, indien nodig, immateriële en andere middelen die door een derde partij op basis van een eerder aangegane verbintenis ter beschikking worden gesteld.

3. Beoordeling van de projectvoorstellen

3.1. Beoordelings- en selectieprocedure

De naar aanleiding van een uitnodiging tot het indienen van voorstellen binnengekomen projectvoorstellen worden overeenkomstig de hieronder beschreven procedure beoordeeld. Gerubriceerde documentatie wordt behandeld overeenkomstig de geldende regels inzake gerubriceerde documenten.

3.2. Toetsing aan de toelatingscriteria

De diensten van de Commissie gaan na of de voorstellen aan de volgende toelatingscriteria voldoen:

- de Commissie moet het voorstel op of vóór de datum en het tijdstip die in de oproep zijn vermeld, hebben ontvangen;

- het in de uitnodiging tot het indienen van voorstellen vastgestelde minimumaantal deelnemers moet zijn gehaald;

- het voorstel moet volledig zijn, wat betekent dat het alle vereiste administratieve formulieren en een beschrijving van het voorstel moet bevatten.

Alleen voorstellen die aan de toelatingscriteria voldoen, worden beoordeeld.

3.3. Beoordelingscriteria

Elk voorstel wordt aan de hand van de volgende criteria beoordeeld:

- relevantie van het voorstel in het kader van het werkprogramma van de voorbereidende actie;

- versterking van het concurrentievermogen van de Europese industrie, en exploitatiepotentieel;

- wetenschappelijke en/of technologische kwaliteit en bijdrage tot tastbare en aantoonbare verbeteringen qua veiligheid;

- opbouw van doeltreffende partnerschappen tussen (openbare) gebruikers, het bedrijfsleven en de onderzoekswereld;

- capaciteit van het consortium om het project met succes uit te voeren en efficiënt te beheren, wat tevens inhoudt dat het in staat moet zijn gerubriceerde informatie, indien nodig, te beschermen en over duidelijke plannen voor het beheer van het intellectuele eigendom moet beschikken.

3.4. Scores, drempelwaarden en de weging van de beoordelingscriteria

Voor elk beoordelingscriterium is een puntenschaal, gaande van 0 tot en met 5, vastgesteld:

0 - de desbetreffende kwestie wordt niet in het voorstel behandeld of kan niet aan het criterium worden getoetst vanwege ontbrekende of ontoereikende informatie.

1 - slecht; 2 - redelijk; 3 - goed; 4 - zeer goed; 5 - uitstekend.

Voor alle criteria wordt een drempel van 3 vastgesteld. Voorstellen die één van de drempels niet halen, worden afgewezen. Voor voorstellen die alle drempels halen met een gelijke weging van alle criteria, wordt de totaalscore berekend. Voor de totaalscore wordt een drempel van 18/25 vastgesteld.

3.5. Beschrijving van de beoordeling van de voorstellen

Elk voorstel wordt geëvalueerd door ten minste drie onafhankelijk van elkaar werkende beoordelaars die niet in een belangenconflict verwikkeld zijn (ambtenaren van de Commissie, externe deskundigen of beide). Zij voorzien het voorstel bij elk criterium van punten en commentaar.

Wanneer alle beoordelaars aan wie een voorstel is toegewezen, hun eigen beoordeling hebben afgerond, kan er een consensusbespreking worden gehouden waar de beoordelaars samen de scores bespreken en proberen overeenstemming te bereiken over één consensuscijfer per criterium.

Een panel van beoordelaars verricht de laatste analyse, consolideert de scores en komt tot een overeenkomst over de consensusverslagen. De resultaten van het panel worden in een verslag gegoten waarin voor elk voorstel per criterium een overzicht wordt gegeven van de scores en de daarbij horende motivering, en waarin een lijst is opgenomen van de voorstellen die de drempels hebben gehaald, samen met een definitief cijfer voor elk voorstel dat de drempel heeft bereikt, en de aanbevelingen van het panel met betrekking tot de volgorde.

3.6. Terugkoppeling naar de indieners

Het beoordelingsverslag wordt aan de coördinator van elk voorstel overgelegd. Wat de voorstellen betreft die wegens het niet-halen van een beoordelingsdrempel zijn afgewezen, is het mogelijk dat de commentaar alleen volledig is voor de criteria die onderzocht zijn totdat werd vastgesteld dat een drempel niet werd bereikt.

4. Voltooiing van de beoordeling

4.1. Ranglijst van de Commissie

De diensten van de Commissie stellen een lijst op met alle beoordeelde voorstellen die de vereiste drempels hebben gehaald, waarbij de volgorde van de voorstellen bepaald wordt door de definitieve score. Indien twee voorstellen dezelfde score hebben gehaald, kijken de diensten van de Commissie naar de doelstellingen van de voorbereidende actie en de verenigbaarheid van de voorstellen met de communautaire doelstellingen en de beschikbare begroting.

4.2. Reservelijst van de Commissie

Bij het opstellen van de lijst voorstellen waarover onderhandeld zal worden, wordt rekening gehouden met de beschikbare begroting (die in de uitnodiging tot het indienen van voorstellen is opgenomen). Zonodig wordt een aantal voorstellen op een reservelijst geplaatst, voor het geval dat de onderhandelingen mislukken, voorstellen worden ingetrokken en/of tijdens de onderhandelingen over het contract beslist wordt tot besparingen.

De coördinator van een op de reservelijst geplaatst voorstel krijgt de bevestiging dat pas zodra er middelen ter beschikking komen, onderhandelingen met het oog op de voorbereiding van een contract kunnen worden voorgesteld.

Wanneer de aan de uitnodiging toegewezen begrotingsmiddelen volledig zijn opgebruikt, worden de op de reservelijst overgebleven projecten die niet gefinancierd konden worden, afgewezen en worden de coördinatoren op de hoogte gebracht.

4.3. Afwijzingsbesluit

De ordonnateur van de Commissie gaat over tot afwijzing van voorstellen die niet aan de toelatingscriteria voldoen, niet onder het toepassingsgebied vallen, één of meerdere beoordelingsdrempels niet halen of om begrotingsredenen niet kunnen worden gefinancierd omdat ze een bepaalde rangorde niet hebben bereikt.

5. Onderhandelings- en selectieprocedure

Onmiddellijk nadat de diensten van de Commissie de definitieve ranglijst hebben opgesteld, worden de coördinatoren van de voorstellen die niet mogen worden afgewezen en waarvoor middelen beschikbaar zijn, uitgenodigd voor onderhandelingen.

De onderhandelingen kunnen betrekking hebben op gelijk welk wetenschappelijk, juridisch of financieel aspect van het voorstel, uitgaande van gelijk welk onderwerp dat tijdens de beoordeling ter sprake is gekomen of gelijk welk ander onderwerp dat tijdens het vaststellen van de rangorde in overweging is genomen.

Toekomstige contractanten moeten het Financieel Reglement(5) naleven. Bovendien worden potentiële contractanten die in een belangenconflict verkeren of die schuldig zijn gebleken aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van de voor de deelname aan het contract vereiste inlichtingen, of deze inlichtingen niet hebben verstrekt, uitgesloten van deelname aan toekomstige subsidiecontracten(6).

Wanneer binnen een door de Commissie vast te stellen redelijke termijn geen overeenstemming kan worden bereikt met een indiener, kunnen de onderhandelingen ter voorbereiding van een contract worden beëindigd en kan het voorstel worden verworpen. De diensten van de Commissie voeren met inachtneming van de rangorde die voor de selectie is vastgesteld, onderhandelingen over de geselecteerde voorstellen, totdat het bedrag is bereikt dat bij financieel besluit ter beschikking is gesteld.

Indien de onderhandelingen met succes worden afgerond, worden de subsidiecontracten afgesloten.

6. Verslagen en controles

Over de projecten en ondersteuningsactiviteiten wordt met het oog op een correct toezicht geregeld verslag uitgebracht bij de Commissie. De Commissie kan zich bij het toezicht op de activiteiten laten bijstaan door onafhankelijke deskundigen (die zonodig gescreend worden). De Commissie of een door haar gemachtigde vertegenwoordiger heeft het recht wetenschappelijke, technologische en financiële controles bij de deelnemers te verrichten, teneinde zich ervan te vergewissen dat de activiteiten overeenkomstig de vastgestelde voorwaarden en contractbepalingen worden of zijn verricht.

7. Contract en intellectuele-eigendomsrechten

7.1. Algemene beginselen

Het subsidiecontract voor projecten en ondersteuningsactiviteiten is gebaseerd op het voor het zesde kaderprogramma geldende modelcontract. Het subsidiecontract wordt door de ordonnateur van de Commissie en door alle deelnemers aan het consortium ondertekend.

Om rekening te houden met specifieke kenmerken van in de voorbereidende actie opgenomen activiteiten, kunnen speciale clausules worden toegevoegd inzake eigendom van kennis, bescherming van kennis, gebruik en vertrouwelijkheid, en toegangsrechten.

7.2. Financiële bijdrage van de Gemeenschap

De financiële bijdrage van de Gemeenschap wordt uitgekeerd in de vorm van een begrotingssubsidie, berekend als een percentage van de begroting die door de deelnemers is vastgesteld voor de uitvoering van het project of de ondersteuningsactiviteit. De uitgaven die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van het project of de ondersteuningsactiviteit, moeten worden gecertificeerd door een externe auditeur of, in het geval van overheidsinstanties, door een bevoegd overheidsambtenaar.

Alleen kosten die aan de volgende voorwaarden voldoen, worden vergoed:

1. zij moeten werkelijk gemaakt zijn, een economisch karakter hebben en noodzakelijk zijn voor de tenuitvoerlegging van het project of de ondersteuningsactie;

2. zij moeten zijn vastgesteld in overeenstemming met de gebruikelijke boekhoudprincipes van elke deelnemer;

3. zij moeten zijn opgenomen in de boekhouding van de deelnemers of, indien de middelen afkomstig zijn van derde partijen, in de desbetreffende financiële documenten van die derde partijen;

4. zij moeten exclusief indirecte belastingen, heffingen en rente zijn, en mogen geen aanleiding geven tot winst.

7.3. Financiële regelingen

De twee financiële regelingen die van toepassing zijn op de projecten, zijn vastgesteld op basis van de onderzoekscategorieën welke zijn opgenomen in de communautaire kaderregeling inzake staatssteun voor onderzoek en ontwikkeling(7):

1. Industrieel onderzoek

2. Preconcurrentiële ontwikkeling

Voor de volledigheid is een derde regeling toegevoegd:

3. Beheer van de activiteiten

In de onderstaande tabel is voor elke regeling de maximale financiële bijdrage van de Gemeenschap tot de projecten opgenomen.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Indien er sprake is van cumulatie van communautaire financiering en nationale financiering in de vorm van staatssteun, dan mag overeenkomstig de communautaire kaderregeling inzake staatssteun voor onderzoek en ontwikkeling de totale steun niet hoger zijn dan 75 % voor industrieel onderzoek en 50 % voor preconcurrentiële ontwikkeling.

De regels inzake staatssteun zijn niet van toepassing op subsidies voor ondersteuningsactiviteiten; met deze subsidies mag tot 75 % van de in aanmerking komende kosten worden vergoed en van de totale bijdrage mag tot 10 % gebruikt worden voor de vergoeding van beheersactiviteiten.

7.4. Intellectuele-eigendomsrechten

De kennis is het eigendom van de contractanten die deze kennis genereren. Indien men kennis die in het kader van een subsidiecontract is gegenereerd, wil overdragen of de rechten op toegang tot deze kennis aan een niet tot het consortium behorende organisatie wil toekennen, dan is hiervoor de goedkeuring nodig van de Commissie, de overige contractanten en de lidstaten waar de deelnemers hun verblijfplaats hebben.

De Commissie en de lidstaten mogen hun goedkeuring weigeren om redenen van groot Europees of nationaal belang of door hun wetten toe te passen. Andere deelnemers mogen hun goedkeuring weigeren, indien zij kunnen aantonen dat hun commerciële of industriële belangen aanzienlijk zouden worden geschaad of dat juridische verbintenissen met voeten zouden worden getreden.

(1) Wanneer de uitnodigingen tot het indienen van voorstellen worden gepubliceerd, zal de Commissie een gedetailleerd vademecum voor de indieners uitbrengen.

(2) Met "lidstaten" worden alle landen van EU-25 (dus ook de toetredingslanden) bedoeld.

(3) PB L 317 van 3.12.2001.

(4) Indien de samenstelling van een Europees economisch samenwerkingsverband (EESV) vergelijkbaar is met het bepaalde in deze voorwaarden, komt het EESV eveneens in aanmerking.

(5) Artikelen 114 en 93 van het Financieel Reglement.

(6) Artikelen 114 en 94 van het Financieel Reglement.

(7) PB C 45 van 17.2.1996, blz. 5.