NL Publicatieblad van de Europese Unie L 129/49

UITVOERINGSVERORDENING (EU) 2018/763 VAN DE COMMISSIE

van 9 april 2018

tot vaststelling van praktische regelingen voor de afgifte van unieke veiligheidscertificaten aan spoorwegondernemingen overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/798 van het Europees Parlement en de Raad, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 653/2007 van de Commissie

(Voor de EER relevante tekst)

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Richtlijn (EU) 2016/798 van het Europees Parlement en de Raad van 11 mei 2016 inzake veiligheid op het spoor (1), en met name artikel 10, lid 10,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Om de complexiteit, duur en kosten van de certificeringsprocedure te verminderen, moeten er regels worden vastgesteld om het beleid inzake de veiligheidscertificering op EU-niveau te harmoniseren en de samenwerking tussen alle partijen die bij het veiligheidsbeoordelingsproces zijn betrokken, te bevorderen.

(2) In het licht van de ervaring die is opgedaan bij de voorbereiding van de samenwerkingsovereenkomsten als bedoeld in artikel 11, lid 1, van Richtlijn (EU) 2016/798, is het een goede praktijk om een en ander in een vroeg stadium in overleg met de aanvrager te coördineren (vooroverleg) om de samenwerking tussen de bij het veiligheidsbeoordelingsproces betrokken partijen te faciliteren. Een dergelijk vooroverleg moet worden voorgesteld voordat de aanvraag voor een uniek veiligheidscertificaat wordt ingediend om de veiligheidscertificeringsinstantie inzicht te verschaffen in het veiligheidsbeheersysteem van de aanvrager, om te verduidelijken hoe het veiligheidsbeoordelingsproces zal verlopen en hoe de beslissingen zullen worden genomen, en om na te gaan of de aanvrager voldoende informatie heeft ontvangen om te weten wat er van hem wordt verwacht. De tijdens het vooroverleg verschafte toelichting mag de resultaten van de beoordeling niet beïnvloeden.

(3) Het Europees Spoorwegbureau („het Bureau”) moet toezien op de vervaldatum van alle geldige unieke veiligheidscertificaten waarvan het exploitatiegebied meer dan één lidstaat bestrijkt, en moet die informatie met de bevoegde nationale veiligheidsinstanties delen om hen te helpen bij de planning van hun respectieve veiligheidsbeoordelingsactiviteiten.

(4) Het Bureau moet een gratis handleiding voor het aanvragen van veiligheidscertificaten publiceren en bijhouden, waarin de bij deze verordening vastgestelde eisen worden beschreven en toegelicht. Teneinde de werkwijze voor de uitwisseling en registratie van informatie via het éénloketsysteem te harmoniseren, moeten in de handleiding ook modellen worden opgenomen die door het Bureau in overleg met de nationale veiligheidsinstanties zijn ontwikkeld.

(5) Het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties moeten interne regelingen of procedures vaststellen om te waarborgen dat de eisen voor de veiligheidsbeoordeling zijn vervuld.

(6) Om overlappende beoordelingen te voorkomen en de administratieve lasten en kosten voor de aanvragers te verminderen, dienen het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties rekening te houden met de op grond van artikel 11 van Richtlijn (EU) 2016/798 gesloten multilaterale overeenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten, voor zover relevant.

(7) Wanneer het beoogde exploitatiegebied slechts één lidstaat bestrijkt en de aanvrager ook van plan is om in aangrenzende lidstaten, nabij de grens, een of meer stations met soortgelijke netwerkkenmerken en soortgelijke exploitatievoorschriften te bedienen, moet hij dat kunnen doen zonder uitbreiding van zijn exploitatiegebied met die aangrenzende lidstaten. Bij de indiening van zijn aanvraag voor een uniek veiligheidscertificaat dient de aanvrager een veiligheidscertificeringsinstantie aan te wijzen overeenkomstig artikel 10, leden 5 en 8, van Richtlijn (EU) 2016/798. Wanneer het Bureau als veiligheidscertificeringsinstantie optreedt, dient het de betrokken nationale veiligheidsinstanties te raadplegen en rekening te houden met de relevante grensoverschrijdende overeenkomsten.

(8) Wanneer het Bureau als veiligheidscertificeringsinstantie optreedt, moet de aanvrager zijn dossier in een van de officiële talen van de Unie kunnen indienen, zonder verplichting het te vertalen. Dit beginsel doet geen afbreuk aan het recht van de nationale veiligheidsinstantie om een taalbeleid vast te stellen voor het deel van de aanvraag als bedoeld in artikel 10, lid 3, onder b), van Richtlijn (EU) 2016/798. In de loop van de beoordeling moeten nationale veiligheidsinstanties het recht hebben om documenten met betrekking tot de beoordeling bij het Bureau in te dienen in een taal van hun lidstaat, en mag niet worden verlangd dat zij die stukken vertalen.

(9) Certificering moet gebaseerd zijn op een beoordeling van het vermogen van de aanvrager om te voldoen aan de eisen van het veiligheidsbeheersysteem die van toepassing zijn op spoorwegondernemingen, met inbegrip van de relevante nationale regels en voorschriften van de toepasselijke technische specificatie inzake interoperabiliteit van het subsysteem „exploitatie en verkeersleiding”, en om deze consequent toe te passen. Nadat de aanvrager een uniek veiligheidscertificaat heeft gekregen, moet hij zijn veiligheidsbeheersysteem, zoals bedoeld in artikel 9 van Richtlijn (EU) 2016/798, blijven toepassen.

(10) Het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties moeten alle relevante informatie en de resultaten van de beoordeling in het éénloketsysteem registreren om de besluiten in elke fase van de veiligheidsbeoordeling te motiveren en te staven. Indien het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties voor de veiligheidsbeoordeling over eigen informatiebeheersystemen beschikken, moeten zij er om dezelfde redenen voor zorgen dat alle relevante informatie naar het éénloketsysteem wordt doorgestuurd.

(11) Het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties moeten interne regelingen of procedures ontwikkelen voor het beheer van de afgifte van unieke veiligheidscertificaten om de administratieve lasten en kosten voor de aanvrager te verminderen. In dit kader moeten aanvragers in het aanvraagdossier kopieën van de documenten kunnen indienen. De originele stukken moeten na de afgifte van het unieke veiligheidscertificaat beschikbaar blijven voor controle door het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties.

(12) De categorisering van de knelpunten in de beoordelingsprocedure moet worden geharmoniseerd om te waarborgen dat de aanvrager de ernst van de door het Bureau of een nationale veiligheidsinstantie opgeworpen knelpunten begrijpt. Die categorisering is met name belangrijk wanneer er meerdere nationale veiligheidsinstanties bij het proces betrokken zijn.

(13) Om te garanderen dat beoordelingen op doeltreffende wijze worden uitgevoerd door het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties en om het wederzijdse vertrouwen tussen hen te bevorderen, moeten het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties ervoor zorgen dat het personeel dat bij de beoordelingen is betrokken, over de nodige competenties beschikt. Daartoe moeten die competenties worden geïdentificeerd.

(14) Op grond van artikel 31, lid 3, van Richtlijn (EU) 2016/798 treedt de nieuwe veiligheidscertificeringsregeling op 16 juni 2019 in werking. De lidstaten kunnen het Bureau en de Commissie echter overeenkomstig artikel 33, lid 2, van die richtlijn meedelen dat zij de omzettingstermijn hebben verlengd, en mogen bijgevolg tot en met 16 juni 2020 certificaten blijven afgeven in overeenstemming met Richtlijn 2004/49/EG van het Europees Parlement en de Raad (2). Daarom moet worden verduidelijkt hoe de nieuwe regeling naast de oude moet worden toegepast wanneer het beoogde exploitatiegebied een of meer lidstaten omvat die de omzettingstermijn hebben verlengd.

(15) Wanneer een nationale veiligheidsinstantie erkent dat zij niet in staat zal zijn om vóór 16 juni 2019 of, voor de lidstaten die het Bureau en de Commissie overeenkomstig artikel 33, lid 2, van Richtlijn (EU) 2016/798 in kennis hebben gesteld, vóór 16 juni 2020 een veiligheidscertificaat af te geven overeenkomstig Richtlijn 2004/49/EG, moet het Bureau, wanneer het als veiligheidscertificeringsinstantie optreedt, rekening houden met de resultaten van de door de nationale veiligheidsinstantie uitgevoerde beoordeling van de elementen van artikel 10, lid 2, onder a), van Richtlijn 2004/49/EG, teneinde overlappende beoordelingen te voorkomen.

(16) Een door het Bureau afgegeven uniek veiligheidscertificaat moet worden erkend als gelijkwaardig met het veiligheidscertificaat als bedoeld in artikel 10, lid 2, onder a), van Richtlijn 2004/49/EG. De certificering geldt in de hele Unie voor gelijkwaardige spoorvervoersactiviteiten. Bijgevolg moeten de lidstaten die op grond van artikel 33, lid 2, van Richtlijn (EU) 2016/798 een kennisgeving bij het Bureau en de Commissie hebben ingediend, een door het Bureau afgegeven uniek veiligheidscertificaat erkennen als gelijkwaardig met het deel dat is afgegeven overeenkomstig artikel 10, lid 2, onder a), van Richtlijn 2004/49/EG.

(17) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het bij artikel 21 van Richtlijn 96/48/EG van de Raad (3) ingestelde comité,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Onderwerp en toepassingsgebied

Deze verordening voorziet in de praktische regelingen die spoorwegondernemingen dienen toe te passen bij het indienen van aanvragen voor unieke veiligheidscertificaten of bij de vernieuwing of actualisering van dergelijke certificaten via het in artikel 12 van Verordening (EU) 2016/796 van het Europees Parlement en de Raad (4) bedoelde loket („éénloketsysteem”).

Voorts worden de praktische regelingen vastgesteld die veiligheidscertificeringsinstanties dienen toe te passen bij de beoordeling van aanvragen voor unieke veiligheidscertificaten, of voor de vernieuwing of actualisering van dergelijke certificaten, alsmede voor de coördinatie met de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties.

Artikel 2

Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

1. „veiligheidscertificeringsinstantie”: de instantie die verantwoordelijk is voor de afgifte van een uniek veiligheidscertificaat, hetzij het Bureau, hetzij een nationale veiligheidsinstantie;

2. „datum van ontvangst van de aanvraag”:

a) wanneer het Bureau als veiligheidscertificeringsinstantie optreedt, de eerste gemeenschappelijke werkdag van het Bureau en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties na de bevestiging van de ontvangst van het aanvraagdossier;

b) wanneer een nationale veiligheidsinstantie als veiligheidscertificeringsinstantie optreedt, de eerste werkdag in de betrokken lidstaat na de bevestiging van de ontvangst van het aanvraagdossier;

3. „vooroverleg”: een procedurele fase vóór de indiening van een aanvraag, waarin aanvragers de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties om aanvullende informatie kunnen vragen over de volgende stappen van het veiligheidsbeoordelingsproces.

4. „resterend knelpunt”: een klein knelpunt dat is vastgesteld tijdens de beoordeling van een aanvraag voor een uniek veiligheidscertificaat, dat de afgifte van dat certificaat niet verhindert en kan worden uitgesteld voor latere beoordeling;

5. „relevante datum”: 16 juni 2019, behalve voor lidstaten die overeenkomstig artikel 33, lid 2, van Richtlijn (EU) 2016/798 aan het Bureau en de Commissie hebben meegedeeld dat zij de omzettingstermijn van die richtlijn hebben verlengd; in dat geval is de relevante datum 16 juni 2020.

Artikel 3

Verantwoordelijkheden van het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties

1. Naast de afgifte van unieke veiligheidscertificaten wordt de veiligheidscertificeringsinstantie verantwoordelijk voor de volgende taken:

a) de planning, uitvoering en monitoring van haar beoordelingswerkzaamheden;

b) het opzetten van coördinatieregelingen tussen de betrokken partijen.

2. De veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties stemmen in met een verzoek tot vooroverleg door de aanvrager en verstrekken alle door de aanvrager in het kader van dat vooroverleg gevraagde verduidelijkingen.

3. Met het oog op de afgifte van unieke veiligheidscertificaten verzamelen de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties, ieder voor hun eigen deel, de volgende informatie:

a) alle relevante informatie over de verschillende fasen van de beoordeling, inclusief de motivering van de tijdens de beoordeling genomen beslissingen en de eventuele in het unieke veiligheidscertificaat op te nemen beperkingen of voorwaarden ten aanzien van het gebruik;

b) het resultaat van de beoordeling, met inbegrip van samenvattende conclusies en, in voorkomend geval, een advies over de afgifte van het unieke veiligheidscertificaat.

4. Wanneer het Bureau als veiligheidscertificeringsinstantie optreedt, neemt het de in lid 3, onder b), bedoelde informatie op in het eindresultaat van de beoordeling.

5. Het Bureau ziet toe op de vervaldatum van alle geldige unieke veiligheidscertificaten waarvan het exploitatiegebied meer dan één lidstaat bestrijkt, en deelt die informatie met de bevoegde nationale veiligheidsinstanties.

6. De nationale veiligheidsinstanties delen met het Bureau en met de andere bij het beoogde exploitatiegebied betrokken nationale veiligheidsinstanties alle relevante informatie die een impact op het veiligheidsbeoordelingsproces zou kunnen hebben.

7. In alle officiële talen van de Unie wordt door het Bureau een gratis handleiding voor het aanvragen van veiligheidscertificaten, waarin de bij deze verordening vastgestelde eisen worden beschreven en toegelicht, gepubliceerd en bijgehouden. Die handleiding bevat modellen die door het Bureau in samenwerking met de nationale veiligheidsinstanties zijn ontwikkeld.

8. Een gratis handleiding met een beschrijving van en de nodige toelichting bij de voor het beoogde exploitatiegebied geldende nationale regels en de toepasselijke nationale procedureregels wordt door de nationale veiligheidsinstanties gepubliceerd en bijgehouden.

9. Het Bureau en de nationale veiligheidsinstantie stellen interne regelingen of procedures vast voor het beheer van het veiligheidsbeoordelingsproces. In die regelingen en procedures wordt rekening gehouden met de overeenkomsten als bedoeld in artikel 11 van Richtlijn (EU) 2016/798.

10. Elk uniek veiligheidscertificaat krijgt een uniek Europees identificatienummer (EIN). Het Bureau bepaalt de structuur en inhoud van de EIN's en maakt die bekend op zijn website.

11. Wanneer de aanvrager in zijn aanvraag aangeeft dat hij van plan is stations in aangrenzende lidstaten met soortgelijke netwerkkenmerken en soortgelijke exploitatievoorschriften te bedienen, en wanneer deze stations zich dicht bij de grens bevinden, is het unieke veiligheidscertificaat, na raadpleging van de nationale veiligheidsinstanties van de aangrenzende lidstaten door de veiligheidscertificeringsinstantie, ook geldig tot deze stations zonder dat daarvoor een uitbreiding van het exploitatiegebied moet worden aangevraagd. Alvorens het unieke veiligheidscertificaat af te geven, bevestigen de nationale veiligheidsinstanties van de betrokken lidstaten aan de veiligheidscertificeringsinstantie dat de relevante aangemelde nationale voorschriften en de verplichtingen met betrekking tot de relevante grensoverschrijdende overeenkomsten zijn vervuld.

12. Met het oog op de beoordeling van aanvragen aanvaardt de veiligheidscertificeringsinstantie de door spoorwegondernemingen of hun onderaannemers, partners of leveranciers overgelegde en overeenkomstig de EU-wetgeving afgegeven vergunningen, erkenningen of certificaten van producten of diensten als bewijs van het vermogen van de spoorwegondernemingen om de in Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/762 van de Commissie (5) vastgestelde eisen na te komen.

Artikel 4

Verantwoordelijkheden van de aanvragers

1. Onverminderd de op grond van artikel 6 toegestane beoordelingstermijn moet de aanvrager zijn aanvraag voor een uniek veiligheidscertificaat, of de actualisering of vernieuwing van een dergelijk certificaat, via het éénloketsysteem indienen binnen de volgende data, naargelang het geval:

a) de geplande aanvangsdatum van een nieuwe spoorvervoersdienst;

b) de geplande aanvangsdatum van een spoorvervoersdienst onder andere voorwaarden dan in het huidige unieke veiligheidscertificaat zijn beschreven, na een belangrijke wijziging van de aard, de omvang of het exploitatiegebied;

c) de vervaldatum van het huidige unieke veiligheidscertificaat.

2. Bij het indienen van een aanvraag voor een nieuw uniek veiligheidscertificaat verstrekt de aanvrager de in bijlage I genoemde informatie.

3. Bij het indienen van een aanvraag voor de actualisering of vernieuwing van een uniek veiligheidscertificaat verstrekt de aanvrager de in bijlage I genoemde informatie en beschrijft hij de wijzigingen die na de afgifte van het huidige certificaat hebben plaatsgevonden.

Indien belangrijke gevallen van niet-naleving, die de veiligheidsprestaties kunnen beïnvloeden of die tot ernstige veiligheidsrisico's kunnen leiden, of andere punten van bezorgdheid worden vastgesteld tijdens toezichtactiviteiten sinds de vorige beoordeling, beslissen de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties of het volledige aanvraagdossier opnieuw moet worden beoordeeld.

4. De keuze voor een veiligheidscertificeringsinstantie door de aanvrager is bindend tot het veiligheidsbeoordelingsproces is voltooid of beëindigd.

5. Wanneer de aanvrager vooroverleg vraagt, verstrekt hij de in de punten 1 tot en met 6 van bijlage I genoemde informatie via het éénloketsysteem.

6. Wanneer het ingediende dossier kopieën bevat van documenten die door andere entiteiten dan de veiligheidscertificeringsinstantie zijn afgegeven, bewaart de aanvrager de originelen tot ten minste vijf jaar na de vervaldatum van het unieke veiligheidscertificaat. In het geval van een vernieuwing of actualisering bewaart de aanvrager de originelen van documenten die voor die aanvraag zijn ingediend en zijn afgegeven door andere entiteiten van de veiligheidscertificeringsinstantie, gedurende ten minste vijf jaar na de vervaldatum van het vernieuwde of geactualiseerde unieke veiligheidscertificaat. De aanvrager stelt de originele documenten op hun verzoek ter beschikking aan het Bureau of de nationale veiligheidsinstanties.

Artikel 5

Taal

1. Wanneer het Bureau als veiligheidscertificeringsinstantie optreedt, wordt de aanvraag ingediend in de volgende taal:

a) voor het deel van het aanvraagdossier als bedoeld in artikel 10, lid 3, onder a), van Richtlijn (EU) 2016/798: een van de officiële talen van de Unie, naar keuze van de aanvrager;

b) voor de delen van het aanvraagdossier als bedoeld in artikel 10, lid 3, onder b), van Richtlijn (EU) 2016/798, alsmede voor de delen van het aanvraagdossier als bedoeld in punt 8.1 van bijlage I: de door de betrokken lidstaat vastgestelde taal, aangegeven in de handleiding voor de aanvraag van een certificaat als bedoeld in artikel 3, lid 8, van deze verordening.

2. Alle beslissingen betreffende de afgifte van het unieke veiligheidscertificaat door het Bureau, met inbegrip van de motivering voor de beslissing in het eindresultaat van de beoordeling en, indien van toepassing, het unieke veiligheidscertificaat, worden meegedeeld in de taal als bedoeld in lid 1, onder a).

Artikel 6

Verloop van de procedure en termijnen

1. De veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties passen het in bijlage II uiteengezette proces toe.

2. De veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties beoordelen, elk voor het eigen deel, of het aanvraagdossier alle in bijlage I genoemde bewijsstukken bevat. De veiligheidscertificeringsinstantie deelt de aanvrager onverwijld, en uiterlijk één maand na de datum van ontvangst van de aanvraag, mee of de aanvraag volledig is.

3. De beslissing betreffende de afgifte van het unieke veiligheidscertificaat wordt genomen uiterlijk vier maanden na de datum waarop de aanvrager ervan in kennis wordt gesteld dat de aanvraag volledig is, met inachtneming van leden 5 tot en met 7.

4. Indien de aanvrager ervan in kennis wordt gesteld dat zijn dossier niet volledig is, vraagt de veiligheidscertificeringsinstantie, in overleg met de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties, onmiddellijk de vereiste aanvullende informatie, met vermelding van de motivering en de termijn waarbinnen de aanvrager die informatie dient te verstrekken.

Zodra de aanvrager ervan in kennis wordt gesteld dat het ingediende dossier niet volledig is, wordt in overleg met de aanvrager een termijn vastgesteld voor het indienen van aanvullende informatie; die termijn moet redelijk zijn en in verhouding staan tot de moeilijkheid om de gevraagde informatie te verstrekken. Indien de aanvrager de gevraagde informatie niet binnen de overeengekomen termijn verstrekt, kan de veiligheidscertificeringsinstantie de indieningstermijn verlengen of de aanvrager ervan in kennis stellen dat zijn aanvraag wordt afgewezen.

De beslissing betreffende de afgifte van het unieke veiligheidscertificaat wordt genomen uiterlijk vier maanden na de datum waarop de gevraagde aanvullende informatie door de aanvrager is ingediend.

5. Zelfs wanneer het aanvraagdossier volledig is, kan het Bureau of een voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstantie te allen tijde om aanvullende informatie verzoeken alvorens een beslissing te nemen en een redelijke termijn vaststellen waarbinnen die informatie moet worden ingediend. Een dergelijk verzoek verlengt de in lid 3 van dit artikel vastgestelde termijn onder de voorwaarden die zijn vastgesteld in bijlage II.

6. De in lid 3 van dit artikel vastgestelde termijn kan door het Bureau worden verlengd voor de volgende perioden als bedoeld in artikel 10, lid 7, van Richtlijn (EU) 2016/798:

a) de periode van samenwerking om overeenstemming te bereiken over een wederzijds aanvaardbare beoordeling;

b) de periode waarin de zaak voor arbitrage wordt doorverwezen naar de kamer van beroep.

7. De termijn kan ook worden verlengd gedurende de tijd die de aanvrager nodig heeft om een bezoek of inspectie ter plaatse of een audit van zijn organisatie te regelen.

8. Het unieke veiligheidscertificaat bevat de in bijlage III genoemde informatie.

Artikel 7

Communicatie

1. De veiligheidscertificeringsinstantie, de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties en de aanvrager communiceren over alle in artikel 12 bedoelde knelpunten via het éénloketsysteem.

2. De status van alle fasen van het veiligheidsbeoordelingsproces, de resultaten van de beoordeling en de beslissing over de aanvraag worden via het éénloketsysteem meegedeeld aan de aanvrager.

3. Zonder afbreuk te doen aan lid 1 worden in de handleidingen van het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties regelingen getroffen voor hun onderlinge communicatie en de communicatie met de aanvrager.

4. Het éénloketsysteem bevestigt de ontvangst van de aanvraag voor een uniek veiligheidscertificaat.

Artikel 8

Geldigheidstermijn van unieke veiligheidscertificaten

Unieke veiligheidscertificaten gelden voor een termijn van vijf jaar.

Indien evenwel een kortere termijn noodzakelijk is om de risico's voor de veiligheid van de spoorwegexploitatie effectief te beheersen, kan de veiligheidscertificeringsinstantie, in overleg met de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties, een uniek veiligheidscertificaat afgeven met een geldigheidsduur van minder dan vijf jaar. In dit geval vermeldt de veiligheidscertificeringsinstantie de redenen voor haar beslissing in het resultaat van haar overeenkomstig artikel 9 geregistreerde beoordeling.

Artikel 9

Informatiebeheer

De veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties registreren alle relevante informatie en de resultaten van de in artikel 3, lid 3, bedoelde beoordeling in het éénloketsysteem. Het Bureau registreert ook het eindresultaat van de beoordeling als bedoeld in artikel 3, lid 4, in het éénloketsysteem.

Indien de nationale veiligheidsinstanties voor het beheer van bij hen ingediende aanvragen een informatiebeheersysteem gebruiken, verstrekken zij alle relevante informatie via het éénloketsysteem.

Artikel 10

Regelingen voor bezoeken en inspecties ter plaatse bij spoorwegondernemingen en audits

1. Wanneer bezoeken en inspecties ter plaatse bij aanvragers of audits, als bedoeld in artikel 10, lid 5, van Richtlijn (EU) 2016/798 worden uitgevoerd, worden de doelstellingen en het toepassingsgebied van deze bezoeken en inspecties ter plaatse bij aanvragers of audits en de rol die wordt toegewezen aan elke instantie, gecoördineerd tussen het Bureau en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties.

2. Wanneer bezoeken en inspecties ter plaatse bij aanvragers of audits worden uitgevoerd, als bedoeld in artikel 10, leden 5 en 8, van Richtlijn (EU) 2016/798, stelt de instantie die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van het bezoek, de inspectie of de audit, een verslag op van de knelpunten die tijdens de beoordeling werden vastgesteld en specificeert zij, aan de hand van bewijzen die tijdens het bezoek, de inspectie of de audit zijn verstrekt, of de knelpunten zijn opgelost en, zo ja, hoe. In dat verslag kan ook melding worden gemaakt van aanvullende knelpunten als bedoeld in artikel 12 die door de aanvrager binnen een overeengekomen termijn moeten worden opgelost.

3. In het geval van bezoeken, inspecties ter plaatse bij aanvragers en audits, als bedoeld in artikel 10, leden 5 en 8, van Richtlijn (EU) 2016/798, deelt de aanvrager mee welke personen hem zullen vertegenwoordigen en welke veiligheidsvoorschriften en -procedures moeten worden nageleefd door de instantie die met het bezoek, de inspectie of de audit is belast. Het tijdschema voor de plaatsbezoeken, inspecties en audits, met inbegrip van het verstrekken van de hierboven genoemde informatie, wordt overeengekomen tussen de betrokken instanties en de aanvrager.

Artikel 11

Coördinatie tussen het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties

1. Wanneer zij als certificeringsinstantie optreedt, pleegt het Bureau in de verschillende stadia van het veiligheidsbeoordelingsproces overleg met de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties. Het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties bespreken alle aspecten van het veiligheidsbeoordelingsproces, met inbegrip van alle tekortkomingen, en alle verzoeken om aanvullende informatie die een impact hebben op het tijdschema van de beoordeling of die een impact kunnen hebben op de werkzaamheden van andere bij het exploitatiegebied betrokken nationale veiligheidsinstanties.

2. Onverminderd het bepaalde in lid 1 mag elke bij het veiligheidsbeoordelingsproces betrokken instantie rechtstreeks contact opnemen met de aanvrager over kwesties die verband houden met haar aandeel in het beoordelingsproces.

3. Alvorens een besluit te nemen over de afgifte van een uniek veiligheidscertificaat, volgen het Bureau en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties de volgende stappen:

a) bespreken van de resultaten van hun respectieve beoordelingen;

b) overeenstemming bereiken over de resterende knelpunten waarop in de toekomst moet worden toegezien;

c) overeenstemming bereiken over eventuele in het unieke veiligheidscertificaat op te nemen beperkingen of voorwaarden ten aanzien van het gebruik.

4. Wanneer de aanvrager een actieplan opstelt om de resterende knelpunten als bedoeld in lid 3, onder b), weg te werken, spreken de nationale veiligheidsinstanties onderling af welke instantie op de uitvoering daarvan zal toezien. Daartoe coördineren de nationale veiligheidsinstanties desgevallend hun werkzaamheden overeenkomstig de regelingen als bedoeld in artikel 8, lid 2, van Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/761 van de Commissie (6) en stellen zij het Bureau in kennis van hun overeenkomst en de resultaten van hun toezichtactiviteiten.

Bij de follow-up van resterende knelpunten houdt het Bureau rekening met informatie over de resultaten van de toezichtactiviteiten die worden uitgevoerd door de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties, teneinde te beslissen of deze kunnen worden afgesloten tijdens de beoordeling van de aanvraag voor actualisering of vernieuwing.

5. Het Bureau registreert de coördinatieactiviteiten overeenkomstig artikel 9 in het éénloketsysteem.

Artikel 12

Categorisering van knelpunten

1. De veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties categoriseren de tijdens hun beoordeling van het aanvraagdossier vastgestelde knelpunten als volgt:

a) „type 1”: knelpunten waarvoor een antwoord van de aanvrager nodig is om het aanvraagdossier te kunnen begrijpen;

b) „type 2”: knelpunten die kunnen leiden tot een wijziging van het aanvraagdossier of beperkte maatregelen van de aanvrager. De keuze van de te nemen maatregelen wordt overgelaten aan het oordeel van de aanvrager en vormt geen belemmering voor de afgifte van het unieke veiligheidscertificaat;

c) „type 3”: knelpunten die specifieke maatregelen van de aanvrager vergen en waarvan de uitvoering mag worden uitgesteld tot na de afgifte van het unieke veiligheidscertificaat. De aanvrager formuleert een voorstel om het knelpunt op te lossen en bereikt daarover overeenstemming met de partij die het knelpunt heeft geconstateerd;

d) „type 4”: knelpunten waarvoor het aanvraagdossier moet worden gewijzigd of waarvoor de aanvrager specifieke maatregelen moet nemen; er wordt geen uniek veiligheidscertificaat afgegeven voordat het knelpunt is opgelost of in het certificaat beperkingen of voorwaarden ten aanzien van het gebruik zijn opgenomen met betrekking tot het knelpunt; de aanvrager formuleert voorstellen om het knelpunt op te lossen en bereikt daarover overeenstemming met de partij die het knelpunt heeft vastgesteld.

2. Op basis van het antwoord of de maatregelen die de aanvrager naar aanleiding van het knelpunt heeft genomen, herbekijkt de veiligheidscertificeringsinstantie of de betrokken nationale veiligheidsinstantie haar beoordeling van de knelpunten die zij heeft vastgesteld, deelt zij ze desgevallend in een andere categorie in en kent zij aan elk vastgesteld knelpunt een van de volgende statussen toe:

a) „openstaand knelpunt”: wanneer de door de aanvrager verstrekte bewijzen ontoereikend zijn en er aanvullende informatie vereist is;

b) „resterend knelpunt voor supervisie”: wanneer een resterend knelpunt nog steeds bestaat;

c) „opgelost knelpunt”: indien de aanvrager een bevredigend antwoord heeft verstrekt en alle resterende knelpunten zijn weggewerkt.

Artikel 13

Vaardigheden van het personeel dat betrokken is bij beoordelingen

1. Het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties zorgen ervoor dat het personeel dat betrokken is bij beoordelingen, over de volgende vaardigheden beschikt:

a) kennis van het relevante regelgevingskader dat van toepassing is op beoordelingen;

b) kennis van de werking van het spoorwegsysteem;

c) een passend niveau van kritische analyse;

d) ervaring met de beoordeling van een veiligheidsbeheersysteem of soortgelijk beheersysteem in de spoorwegsector, of een veiligheidsbeheersysteem in een sector met gelijkwaardige operationele en technische uitdagingen;

e) probleemoplossend vermogen, communicatie en het kunnen werken in teams;

f) alle andere vaardigheden die vereist zijn voor een specifieke beoordeling.

In het geval van werken in teams mogen de vaardigheden worden gespreid onder de leden van het team.

Personeel dat de in artikel 10 bedoelde bezoeken, inspecties en audits uitvoert, moet ook aantonen over interviewvaardigheden en -ervaring te beschikken.

2. Om de correcte toepassing van lid 1 te garanderen, zetten het Bureau en de nationale veiligheidsinstanties een competentiebeheersysteem op dat het volgende omvat:

a) de ontwikkeling van competentieprofielen voor elke functie, positie of rol;

b) de aanwerving van personeel overeenkomstig de vastgestelde competentieprofielen;

c) het bijhouden, de ontwikkeling en de beoordeling van de competenties van het personeel overeenkomstig de vastgestelde competentieprofielen.

Artikel 14

Herziening op grond van artikel 10, lid 12, van Richtlijn (EU) 2016/798

1. Wanneer de veiligheidscertificeringsinstantie een negatieve beslissing neemt, waardoor de afgifte van een uniek veiligheidscertificaat wordt geweigerd, een deel van het netwerk op grond van een negatieve beoordeling als bedoeld in artikel 10, lid 7, van Richtlijn (EU) 2016/798 wordt uitgesloten, en andere beperkingen of voorwaarden ten aanzien van het gebruik worden opgelegd dan die welke in de aanvraag worden gevraagd, kan de aanvrager een verzoek tot herziening van die beslissing indienen.

2. De aanvrager dient het verzoek tot herziening in via het éénloketsysteem, samen met een lijst van alle kwesties die volgens hem tijdens het veiligheidsbeoordelingsproces niet correct in beschouwing zijn genomen.

3. Eventuele aanvullende informatie die wordt ingediend na de beslissing om een uniek veiligheidscertificaat af te geven of te weigeren, is niet ontvankelijk als bewijs.

4. De veiligheidscertificeringsinstantie waarborgt samen met de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties het onpartijdige verloop van het herzieningsproces.

5. Het herzieningsproces focust op de elementen in het verzoek van de aanvrager die een afwijking van de beslissing van de veiligheidscertificeringsinstantie rechtvaardigen.

6. Wanneer het Bureau als veiligheidscertificeringsinstantie optreedt, vindt de herziening plaats in overleg met de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties.

7. De veiligheidscertificeringsinstantie deelt haar besluit om haar oorspronkelijke beslissing te handhaven of te herzien via het éénloketsysteem mee aan alle bij de beoordeling betrokken partijen, waaronder de aanvrager.

Artikel 15

Overgangsbepalingen

1. Wanneer een nationale veiligheidsinstantie constateert dat zij vóór de relevante datum in de betrokken lidstaat geen veiligheidscertificaat kan afgeven overeenkomstig Richtlijn 2004/49/EG, stelt zij de aanvrager en het Bureau daar onmiddellijk van in kennis.

2. In het in artikel 10, lid 8, van Richtlijn (EU) 2016/798 bedoelde geval beslist de aanvrager of de aanvraag verder moet worden beoordeeld door de nationale veiligheidsinstantie of moet worden overgedragen aan het Bureau. De aanvrager stelt beide hiervan in kennis, waarbij het volgende van toepassing is:

a) in gevallen waarin de aanvrager heeft beslist het Bureau als veiligheidscertificeringsinstantie te gebruiken, draagt de nationale veiligheidsinstantie het aanvraagdossier en de resultaten van de in artikel 10, lid 2, onder a), van Richtlijn 2004/49/EG bedoelde beoordeling over aan het Bureau. Het Bureau en de nationale veiligheidsinstantie werken samen en helpen de aanvrager om de aanvraag aan te vullen, zodat ze voldoet aan de aanvullende eisen van artikel 9 van Richtlijn (EU) 2016/798;

b) in gevallen waarin de aanvrager heeft beslist de nationale veiligheidsinstantie als veiligheidscertificeringsinstantie te gebruiken, zet de nationale veiligheidsinstantie de beoordeling van de aanvraag voort en beslist ze over de afgifte van het unieke veiligheidscertificaat overeenkomstig artikel 10 van Richtlijn (EU) 2016/798 en de onderhavige verordening. Die instantie helpt de aanvrager om de aanvraag aan te vullen, zodat ze voldoet aan de aanvullende eisen van artikel 9 van Richtlijn (EU) 2016/798;

3. In het geval een aanvrager plannen heeft voor exploitatie in meer dan één lidstaat, is het Bureau de veiligheidscertificeringsinstantie en is de procedure van lid 2, onder a), van toepassing.

4. In elk geval dient de aanvrager de herziene aanvraag in na de relevante datum in de betrokken lidstaat, via het éénloketsysteem. De veiligheidscertificeringsinstantie helpt de aanvrager hierbij.

5. Na de relevante datum dient elke in de betrokken lidstaat gevestigde spoorwegonderneming waarvoor een overeenkomstig Richtlijn 2004/49/EG afgegeven veiligheidscertificaat moet worden geactualiseerd of vernieuwd naar aanleiding van wijzigingen van de aard, de omvang of het exploitatiegebied, een nieuwe aanvraag voor een uniek veiligheidscertificaat in via het éénloketsysteem, overeenkomstig deze verordening.

6. Wanneer het beoogde exploitatiegebied meer dan één lidstaat bestrijkt, geldt een door het Bureau tussen 16 juni 2019 en 16 juni 2020 afgegeven uniek veiligheidscertificaat niet voor netwerken van lidstaten die overeenkomstig artikel 33, lid 2, van Richtlijn (EU) 2016/798 een kennisgeving hebben gedaan aan het Bureau en de Commissie, die deze richtlijn nog niet hebben omgezet en waar nog geen nationale omzettingsmaatregelen van kracht zijn. De nationale veiligheidsinstanties van de lidstaten die een dergelijke kennisgeving hebben gedaan:

a) behandelen een door het Bureau afgegeven uniek veiligheidscertificaat als gelijkwaardig met het deel van het veiligheidscertificaat dat is afgegeven overeenkomstig artikel 10, lid 2, onder a), van Richtlijn 2004/49/EG;

b) geven vanaf 16 juni 2019 overeenkomstig artikel 10, lid 2, onder b), van Richtlijn 2004/49/EG veiligheidscertificaten af met een geldigheidstermijn die niet langer is dan die van het unieke veiligheidscertificaat.

7. In de in lid 2, onder a), en lid 6 van dit artikel bedoelde gevallen werken de nationale veiligheidsinstanties en het Bureau samen en plegen zij overleg om de beoordeling van de in artikel 10, lid 3, onder a), van Richtlijn (EU) 2016/798 bedoelde elementen uit te voeren. Daarbij aanvaardt het Bureau de in artikel 10, lid 2, onder a), van Richtlijn 2004/49/EG bedoelde beoordeling die door de nationale veiligheidsinstantie is uitgevoerd.

Artikel 16

Intrekking

Verordening (EG) nr. 653/2007 wordt ingetrokken met ingang van 16 juni 2019. Zij blijft evenwel tot en met 15 juni 2020 van toepassing voor de lidstaten die aan het Bureau en de Commissie overeenkomstig artikel 33, lid 2, van Richtlijn (EU) 2016/798 hebben meegedeeld dat zij de termijn voor de omzetting van de richtlijn hebben verlengd.

Artikel 17

Inwerkingtreding en toepassing

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Zij is van toepassing met ingang van 16 juni 2019 voor de lidstaten die bij het Bureau geen kennisgeving hebben ingediend overeenkomstig artikel 33, lid 2, van Richtlijn (EU) 2016/798. Met ingang van 16 juni 2020 is zij in alle lidstaten van toepassing. Artikel 15, leden 1, 2, 3 en 7, zijn echter van toepassing met ingang van 16 februari 2019 en artikel 15, lid 6, is van toepassing met ingang van 16 juni 2019 in alle lidstaten.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat. Gedaan te Brussel, 9 april 2018. Voor de Commissie De voorzitter Jean-Claude JUNCKER

(1) PB L 138 van 26.5.2016, blz. 102.

(2) Richtlijn 2004/49/EG van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 inzake de veiligheid op de communautaire spoorwegen en tot wijziging van Richtlijn 95/18/EG van de Raad betreffende de verlening van vergunningen aan spoorwegondernemingen, en van Richtlijn 2001/14/EG van de Raad inzake de toewijzing van spoorweginfrastructuurcapaciteit en de heffing van rechten voor het gebruik van spoorweginfrastructuur alsmede inzake veiligheidscertificering (spoorwegveiligheidsrichtlijn) (PB L 164 van 30.4.2004, blz. 44).

(3) Richtlijn 96/48/EG van de Raad van 23 juli 1996 betreffende de interoperabiliteit van het trans-Europees hogesnelheidsspoorwegsysteem (PB L 235 van 17.9.1996, blz. 6).

(4) Verordening (EU) 2016/796 van het Europees Parlement en de Raad van 11 mei 2016 betreffende het Spoorwegbureau van de Europese Unie en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 881/2004 (PB L 138 van 26.5.2016, blz. 1).

(5) Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/762 van de Commissie van 8 maart 2018 tot vaststelling van gemeenschappelijke veiligheidsmethoden inzake de eisen voor veiligheidsbeheersystemen overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/798 van het Europees Parlement en de Raad, en tot intrekking van de Verordeningen (EU) nr. 1158/2010 en (EU) nr. 1169/2010 (zie bladzijde 26 van dit Publicatieblad).

(6) Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/761 van de Commissie van 16 februari 2018 tot vaststelling van gemeenschappelijke veiligheidsmethoden voor toezicht door nationale veiligheidsinstanties na de afgifte van een uniek veiligheidscertificaat of een veiligheidsvergunning overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/798 van het Europees Parlement en de Raad, en tot intrekking van Verordening (EU) nr. 1077/2012 (zie bladzijde 16 van dit Publicatieblad).

BIJLAGE I Inhoud van de aanvraag van een uniek veiligheidscertificaat Noot: Alle informatie is verplicht, m.i.v. de documenten die als bijlage bij de aanvraag zijn gevoegd, behalve waar aangegeven met „F” (facultatief). Indien de spoorwegonderneming een plan met corrigerende maatregelen als bedoeld in punt 9 dient op te stellen, is de informatie over dat plan verplicht. 1. Soort aanvraag: 1.1. Nieuw certificaat 1.2. Vernieuwing van een certificaat 1.3. Actualisering van een certificaat 1.4. EIN van het vorige certificaat (alleen in geval van vernieuwing of actualisering) 2. Geplande exploitatie (selecteer een of meer van de volgende) (1) : 2.1. Reizigersvervoer, m.i.v. hogesnelheidstreinen 2.2. Reizigersvervoer, m.u.v. hogesnelheidstreinen 2.3. Goederenvervoer, m.i.v. vervoer van gevaarlijke goederen (2) 2.4. Goederenvervoer, m.u.v. vervoer van gevaarlijke goederen 2.5. Uitsluitend rangeerbewegingen 2.6. Andere (specificeren) 3. Spoorvervoerdiensten: 3.1. Verwachte aanvangsdatum van de diensten/activiteiten (F) 3.2. De voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde lidstaten 3.3. Definitie van het beoogde exploitatiegebied (voor de betrokken netwerken) (3) 3.4. Station(s) in buurlanden (in de gevallen als bedoeld in artikel 3, lid 11, van Uitvoeringsverordening (EU) 2018/763 en artikel 10, lid 8, van Richtlijn (EU) 2016/798) 4. Veiligheidscertificeringsinstantie: 4.1. Het Bureau 4.2. De nationale veiligheidsinstantie (in de in artikel 10, lid 8, van Richtlijn (EU) 2016/798 bedoelde gevallen) 5. Informatie over de aanvrager: 5.1. Wettelijke benaming 5.2. Acroniem (F) 5.3. Volledig postadres 5.4. Telefoonnummer 5.5. Fax (F) 5.6. E-mailadres 5.7. Website (F) 5.8. Nationaal registratienummer 5.9. Btw-nummer (F) 5.10. Andere relevante informatie (F) 6. Informatie betreffende de contactpersoon: 6.1. Voornaam 6.2. Familienaam 6.3. Titel of functie 6.4. Volledig postadres 6.5. Telefoonnummer 6.6. Fax (F) 6.7. E-mailadres 6.8. Gesproken taal of talen Bij de aanvraag gevoegde documenten 7. Documenten die zijn ingediend voor het deel van de beoordeling van het veiligheidsbeheersysteem: 7.1. Een beschrijving van het veiligheidsbeheersysteem en andere documenten waaruit blijkt dat voldaan is aan de eisen van artikel 10, lid 3, onder a), van Richtlijn (EU) 2016/798, met aanduiding van de wijze waarop aan deze eisen is voldaan. 7.2. Verwijzingen binnen het veiligheidsbeheersysteem (zie punt 7.1) naar bijlage I bij Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/762, met inbegrip van de vermelding van waar in de documentatie over het veiligheidsbeheersysteem wordt aangetoond dat voldaan is aan de relevante voorschriften van de toepasselijke technische specificatie inzake interoperabiliteit van het subsysteem „exploitatie en verkeersleiding”. 8. Documenten die zijn ingediend voor het nationale deel (voor elke voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde lidstaat) van de beoordeling: 8.1. Beschrijving of ander bewijs van de manier waarop het veiligheidsbeheer beantwoordt aan de relevante nationale regels die overeenkomstig artikel 8 van Richtlijn (EU) 2016/798 zijn aangemeld. 8.2. Verwijzingen binnen het veiligheidsbeheersysteem (zie punt 7.1) naar de eisen van de relevante nationale voorschriften (zie punt 8.1). 9. Corrigerende actieplannen 9.1. De huidige status van de door de spoorwegonderneming opgestelde actieplannen om belangrijke knelpunten weg te werken of andere sinds de vorige beoordeling vastgestelde knelpunten aan te pakken. 9.2. De huidige stand van zaken van door de spoorwegonderneming opgestelde actieplannen om de resterende knelpunten van de vorige beoordeling aan te pakken. (1) Voor elke voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde lidstaat. (2) „Gevaarlijke goederen”: stoffen en artikelen die slechts mogen worden vervoerd onder de voorwaarden van Richtlijn 2008/68/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 september 2008 betreffende het vervoer van gevaarlijke goederen over land (PB L 260 van 30.9.2008, blz. 13). (3) Voor elke lidstaat voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde lidstaat.

BIJLAGE II Veiligheidsbeoordelingsproces 1. ALGEMEEN 1.1. De veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde lidstaten ontwikkelen een gestructureerd en auditeerbaar proces voor de volledige activiteit, rekening houdende met de in deze bijlage uiteengezette elementen. Het veiligheidsbeoordelingsproces verloopt stapsgewijs, zoals aangegeven in het onderstaande diagram (zie figuur 1 in het aanhangsel), d.w.z. de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties hebben het recht redelijke verzoeken te doen om nadere informatie te verkrijgen of de aanvrager te verzoeken zijn aanvraag opnieuw in te dienen overeenkomstig deze verordening. 2. ONTVANGST VAN DE AANVRAAG 2.1. Na ontvangst van de aanvraag van een uniek veiligheidscertificaat bevestigt de veiligheidscertificeringsinstantie onmiddellijk en formeel de ontvangst van de aanvraag. 2.2. De veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties stellen bekwaam personeel aan voor de uitvoering van het beoordelingsproces. 3. EERSTE SCREENING 3.1. Na ontvangst van de aanvraag voert de veiligheidscertificeringsinstantie, in samenwerking met de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties, een eerste screening uit om de volgende elementen te controleren: a) de aanvrager heeft de basisinformatie verstrekt die vereist is uit hoofde van de wetgeving of die noodzakelijk is om de aanvraag effectief te behandelen; b) het aanvraagdossier bevat voldoende bewijzen, is gestructureerd en bevat interne kruisverwijzingen, zodat het correct kan worden afgetoetst aan de eisen voor het veiligheidsbeheersysteem en de relevante aangemelde nationale regels. In samenwerking met de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties voert de veiligheidscertificeringsinstantie een eerste beoordeling uit van de inhoud van de bewijzen in de aanvraag, teneinde een eerste oordeel te vormen over de kwaliteit, toereikendheid en geschiktheid van het veiligheidsbeheersysteem; c) indien van toepassing, wordt de huidige status van het (de) door de spoorwegonderneming opgestelde actieplan(nen) om belangrijke knelpunten weg te werken en alle andere sinds de vorige beoordeling tijdens toezichtactiviteiten vastgestelde knelpunten aan te pakken, hierin opgenomen; d) indien van toepassing, wordt de huidige stand van zaken van het (de) door de spoorwegonderneming opgestelde actieplan(nen) om de resterende knelpunten van de vorige beoordeling aan te pakken, hierin opgenomen. 3.2. De voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties controleren ook of de bewijzen voor het type en de omvang van de activiteit en het beoogde exploitatiegebied duidelijk zijn aangegeven. 3.3. Na de in de punten 3.1 en 3.2 vermelde controles beslissen de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties, ieder voor hun eigen deel, of zij verdere informatie nodig hebben. Indien verdere informatie noodzakelijk is, mogen de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties onmiddellijk op zoek gaan naar de informatie, in de mate die zij redelijk achten om hun beoordeling te staven. 3.4. De veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties lezen, ieder voor hun eigen deel, steekproefgewijs een voldoende groot deel van de aanvraag, teneinde na te gaan of de inhoud begrijpelijk is. Indien dit duidelijk niet het geval is, beslissen de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties, ieder voor hun eigen deel, of de aanvraag moet worden teruggestuurd, met een verzoek om een verbeterde versie. 4. GEDETAILLEERDE BEOORDELING 4.1. Na de voltooiing van de eerste screening voeren de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties, ieder voor hun eigen deel, een gedetailleerde beoordeling uit van het aanvraagdossier (zie figuur 2 in het aanhangsel), op basis van de eisen van het veiligheidsbeheersysteem en de relevante aangemelde nationale regels. 4.2. Bij het uitvoeren van de in punt 4.1 bedoelde gedetailleerde beoordeling vellen de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties, overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Richtlijn (EU) 2016/798, een deskundig, onpartijdig en evenredig oordeel, en motiveren zij hun beslissingen. 4.3. De beoordeling geeft uitsluitsel over de vraag of aan de eisen van het veiligheidsbeheersysteem en de relevante aangemelde nationale regels is voldaan of dat nadere informatie moet worden gevraagd. Tijdens de beoordeling onderzoeken de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties ook de resultaten van de processen van het veiligheidsbeoordelingssysteem om bewijsstukken te verzamelen waaruit blijkt dat aan de eisen van het veiligheidsbeheersysteem en aan de relevante aangemelde nationale regels is voldaan, indien nodig door steekproeven te nemen, teneinde er op toe te zien dat de aanvrager de eisen voor het type en de omvang van de spoorwegactiviteiten en het beoogde exploitatiegebied heeft begrepen en kan nakomen, zodat de veilige exploitatie van de spoorweg gegarandeerd is. 4.4. Elk probleem van type 4 moet tot tevredenheid van de veiligheidscertificeringsinstantie worden opgelost en, voor zover van toepassing, leiden tot een actualisering van het aanvraagdossier alvorens het unieke veiligheidscertificaat kan worden afgegeven. 4.5. Resterende knelpunten kunnen worden uitgesteld voor later toezicht of er kunnen maatregelen worden overeengekomen met de aanvrager op basis van zijn voorstel tot actualisering van het aanvraagdossier, of beide. In dat geval wordt het probleem formeel opgelost na afgifte van het unieke veiligheidscertificaat. 4.6. De veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties zijn transparant over de wijze waarop zij de ernst van elk in artikel 12, lid 1, bedoelde knelpunt beoordelen. 4.7. Bij het identificeren van een in artikel 12, lid 1, bedoeld knelpunt zijn de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties specifiek en helpen zij de aanvrager om het in het antwoord verlangde nauwkeurigheidsniveau te begrijpen. Daartoe nemen de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties de volgende maatregelen: a) nauwkeurig verwijzen naar de relevante eisen ten aanzien van het veiligheidsbeheersysteem en de aangemelde nationale regels, en de aanvrager helpen de vastgestelde problemen te begrijpen; b) het relevante deel van de desbetreffende verordeningen en regels bepalen; c) verklaren waarom niet aan een welbepaalde eis ten aanzien van het veiligheidsbeheersysteem of aangemelde nationale regel is voldaan, met inbegrip van alle aanverwante wetgeving; d) met de aanvrager overeenkomen welke verdere verbintenissen moeten worden aangegaan of welke nadere informatie en documenten moeten worden verstrekt, zoals vereist uit hoofde van het nauwkeurigheidsniveau van de eis ten aanzien van het veiligheidsbeheersysteem of de aangemelde nationale regel; e) met de aanvrager overeenstemming bereiken over een nalevingstermijn die redelijk is en in verhouding staat tot de moeilijkheden om de gevraagde informatie te verstrekken. 4.8. Als de aanvrager aanzienlijke vertraging oploopt bij het verstrekken van de gevraagde informatie, kan de veiligheidscertificeringsinstantie beslissen de antwoordtermijn te verlengen of, na kennisgeving, de aanvraag af te wijzen. 4.9. Alleen in de volgende gevallen kan de termijn voor het nemen van de beslissing over de afgifte van het unieke veiligheidscertificaat bij beslissing van de veiligheidscertificeringsinstantie in samenwerking met de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties en met instemming van de aanvrager worden verlengd tot de gevraagde informatie is ingediend: a) de in artikel 12, lid 1, bedoelde problemen van type 1 die, afzonderlijk of gezamenlijk, verhinderen dat de beoordeling geheel of gedeeltelijk wordt voortgezet; b) de in artikel 12, lid 1, bedoelde problemen van type 4 of meervoudige problemen van type 3 die, gezamenlijk beschouwd, tot een verhoging naar een probleem van type 4 kunnen leiden en die de afgifte van een uniek veiligheidscertificaat verhinderen. 4.10. De schriftelijke antwoorden van de aanvrager moeten volstaan om de genoemde knelpunten weg te nemen en aan te tonen dat de voorgestelde regelingen voldoen aan de relevante criteria of aangemelde nationale regels. 4.11. Wanneer een antwoord als ontoereikend wordt beschouwd, wordt nauwkeurig uitgelegd waarom, waarbij wordt aangegeven welke verdere informatie of bewijsstukken van de aanvrager worden verlangd. 4.12. Indien er bezorgdheid rijst over een mogelijke afwijzing van de aanvraag, of over het feit dat het langer zal duren om een beslissing te nemen dan is toegestaan volgens de termijn voor de beoordeling, kan de veiligheidscertificeringsinstantie overwegen om eventuele noodmaatregelen te treffen. 4.13. Wanneer wordt geconcludeerd dat de aanvraag aan alle eisen beantwoordt of dat het onwaarschijnlijk is dat er nog een beter antwoord zal komen op openstaande vragen, voltooien de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties, elk voor zijn eigen deel, de aanvraag door de volgende stappen te ondernemen: a) verklaren of aan alle criteria is voldaan en of er nog openstaande vragen zijn; b) alle resterende knelpunten identificeren; c) nagaan welke beperkingen of gebruiksvoorwaarden in het unieke veiligheidscertificaat moeten worden opgenomen; d) verslag uitbrengen over de follow-up van belangrijke gevallen van niet-naleving die tijdens toezichtsactiviteiten zijn vastgesteld, zoals bedoeld in artikel 5 van Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/761, voor zover van toepassing; e) erop toezien dat het veiligheidsbeoordelingsproces correct is uitgevoerd; f) de resultaten van de beoordeling bundelen, met inbegrip van beknopte conclusies en, voor zover passend, een advies betreffende de afgifte van het unieke veiligheidscertificaat. 4.14. De veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties zorgen ervoor dat alle bevindingen en conclusies schriftelijk worden geregistreerd en gemotiveerd om zowel het waarborgings- als het besluitvormingsproces te vergemakkelijken en om te helpen bij alle beroepsprocedures tegen beslissingen om al dan niet het unieke veiligheidscertificaat af te geven. 5. BESLUITVORMING 5.1. Op basis van de conclusies van de voltooide beoordeling wordt besloten een uniek veiligheidscertificaat af te geven of de aanvraag af te wijzen. Wanneer een uniek veiligheidscertificaat wordt afgegeven, kunnen bepaalde resterende knelpunten worden geïdentificeerd. Er wordt geen uniek veiligheidscertificaat afgegeven wanneer een in artikel 12, lid 1, vermeld probleem van type 4 is vastgesteld en niet is opgelost tijdens de beoordeling. 5.2. de veiligheidscertificeringsinstantie kan beslissen het toepassingsgebied van het unieke veiligheidscertificaat te beperken door beperkingen of gebruiksvoorwaarden op te leggen, wanneer in overleg met de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties wordt geconcludeerd dat dergelijke beperkingen of gebruiksvoorwaarden een oplossing vormen voor een probleem van type 4 dat de afgifte van het unieke veiligheidscertificaat in de weg zou staan. Het unieke veiligheidscertificaat wordt op verzoek van de aanvrager geactualiseerd nadat alle resterende knelpunten in zijn aanvraagdossier zijn verholpen. 5.3. De aanvrager wordt in kennis gesteld van de beslissing van de veiligheidscertificeringsinstantie, met inbegrip van het resultaat van de beoordeling, en in voorkomend geval wordt een passend uniek veiligheidscertificaat afgegeven. 5.4. Als de afgifte van het unieke veiligheidscertificaat wordt geweigerd of als het unieke veiligheidscertificaat andere beperkingen of gebruiksvoorwaarden bevat dan die welke in de aanvraag zijn gedefinieerd, stelt de veiligheidscertificeringsinstantie de aanvrager daarvan in kennis, met vermelding van de redenen voor deze beslissing, alsook van de procedure om een herziening aan te vragen of beroep aan te tekenen tegen de beslissing. 6. SLOTBEOORDELING 6.1. De veiligheidscertificeringsinstantie sluit de aanvraag administratief af door ervoor te zorgen dat alle documenten en gegevens zijn getoetst, georganiseerd en gearchiveerd. Om dit proces permanent te verbeteren, identificeert de veiligheidscertificeringsinstantie historische informatie en opgedane ervaring voor gebruik in toekomstige beoordelingen. 7. SPECIFIEKE BEPALINGEN BETREFFENDE DE VERNIEUWING VAN EEN UNIEK VEILIGHEIDSCERTIFICAAT 7.1. Op verzoek van de aanvrager kan een uniek veiligheidscertificaat worden vernieuwd vóór de geldigheid ervan is verstreken, teneinde de continuïteit van de certificering te garanderen. 7.2. In het geval van een aanvraag voor een vernieuwing controleren de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties de wijzigingen, vergelijken zij deze met de bewijzen die in het kader van de vorige aanvraag zijn ingediend, en nemen zij de resultaten van de vorige toezichtsactiviteiten, zoals bedoeld in artikel 5 van Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/761 in overweging om de relevante eisen ten aanzienvan het veiligheidsbeheersysteem en de nationale regels op basis waarvan de vernieuwing moet worden beoordeeld, te prioriteren. 7.3. De veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties benaderen de nieuwe beoordeling op evenredige wijze, op basis van de graad van de voorgestelde wijzigingen. 8. SPECIFIEKE BEPALINGEN BETREFFENDE DE ACTUALISERING VAN EEN UNIEK VEILIGHEIDSCERTIFICAAT 8.1. Een uniek veiligheidscertificaat wordt geactualiseerd telkens wanneer een substantiële wijziging wordt voorgesteld van het type of de omvang van de activiteit, overeenkomstig artikel 10, lid 13, van Richtlijn (EU) 2016/798 of, in het geval van een uitbreiding van het exploitatiegebied, overeenkomstig artikel 10, lid 14, van die richtlijn. 8.2. Als de spoorwegonderneming die houder is van een uniek veiligheidscertificaat, van plan is een in punt 8.1 bedoelde wijziging door te voeren, stelt zij de veiligheidscertificeringsinstantie daar onverwijld van in kennis. 8.3. Na de in punt 8.2 bedoelde kennisgeving door de spoorwegonderneming zal de veiligheidscertificeringsinstantie: a) controleren of de wijziging met betrekking tot een potentiële toepassing duidelijk omschreven is en of de potentiële veiligheidsrisico's zijn beoordeeld; b) met de spoorwegonderneming en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties bespreken of er behoefte is aan een actualisering van het unieke veiligheidscertificaat. 8.4. In overleg met de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties kan de veiligheidscertificeringsinstantie nadere informatie vragen aan de aanvrager. Als de veiligheidscertificeringsinstantie ermee akkoord gaat dat de voorgestelde wijziging niet substantieel is, stelt zij de aanvrager er schriftelijk van in kennis dat een actualisering niet nodig is en registreert zij deze beslissing. 8.5. In het geval van een aanvraag voor een actualisering zullen de veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties: a) wijzigingen toetsen aan de bewijsstukken die werden ingediend in het kader van de vorige aanvraag waarop het huidige certificaat was gebaseerd; b) rekening houden met de resultaten van voorbije toezichtactiviteiten, zoals bedoeld in artikel 5 van Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/761, en met name met problemen met betrekking tot het vermogen van de aanvrager om zijn proces voor het beheer van wijzigingen effectief toe te passen en te monitoren; c) de relevante eisen van het veiligheidsbeheersysteem en de aangemelde nationale regels prioriteren om de actualiseringsaanvraag te beoordelen. 8.6. De veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstanties benaderen de nieuwe beoordeling op proportionele wijze, op basis van de draagwijdte van de voorgestelde wijzigingen. 8.7. Een aanvraag bij de veiligheidscertificeringsinstantie om een uniek veiligheidscertificaat te actualiseren, heeft geen verlenging van de geldigheidsduur van het certificaat tot gevolg. 8.8. Op verzoek van de aanvrager beslist de veiligheidscertificeringsinstantie of het unieke veiligheidscertificaat moet worden geactualiseerd als de voorwaarden waaronder het unieke veiligheidscertificaat is afgegeven, zullen wijzigen zonder dat dit gevolgen heeft voor het type, de omvang of het exploitatiegebied. Aanhangsel Veiligheidsbeoordelingsproces Figuur 1: Veiligheidsbeoordelingsproces Volledigheid bevestigen Eerste screening Aanvraag nieuwe beoordeling/beroep (indien relevant) Aanvullende informatie verstrekken Aanvraag ontvangen Einde beoordeling Beoordeling afsluiten Register/Databank Belanghebbenden informeren Veiligheids-beheersysteem Besluit nemen Ja Volledig?Relevant? Consistent? Aanvraag afwijzen? Aanvullende informatie vragen Ontvangst aanvraag bevestigen Aanvraag registreren Aanvraagdossier indienen Aanvrager Neen Neen Ja Ontvangst besluit Gedetailleerde beoordeling Veiligheidscertificeringsinstantie en de voor het beoogde exploitatiegebied bevoegde nationale veiligheidsinstantie Gedetailleerd beoordelingsproces Figuur 2: Gedetailleerd beoordelingsproces Relevante informatie uit voorbije toezicht-activiteiten Resterende tekortkomingen, indien van toepassing Aanvraag voltooien Schriftelijk antwoord van de aanvrager ontvangen en beheren (indien van toepassing) Antwoord sturen en aanvraag actualiseren (indien van toepassing) Overeenstemming bereiken over de actieplannen en nalevingstermijnen (indie van toepassing) Actieplan(nen) opstellen (indien van toepassing) Problemen indentificeren en categoriseren Problemen? Beoordeling uitvoeren Veiligheidscertificeringsinstantie en de nationale veiligheidsinstanties die zich binnen het beoogde exploitatiegebied beviden Aanvrager Neen Ja