Besluit van 21 maart 1997 betreffende toegang van het publiek tot documenten van het Europees Milieuagentschap (97/C 282/04)

Memorie van toelichting

1. Overeenkomstig Verordening (EEG) nr. 1210/90 van de Raad van 7 mei 1990 inzake de oprichting van het Europees Milieuagentschap en het Europees milieuobservatie- en informatienetwerk (1) is één van de taken van het Agentschap "het publiek degelijke informatie (. . .) geven over de toestand van het milieu" (artikel 1, lid 2). Conform deze algemene bepaling moet het Agentschap "zorgen voor een ruime verspreiding van betrouwbare milieu-informatie" (artikel 2, onder vi).

2. Overwegende dat vrije toegang tot de milieu-informatie waarover overheidsinstanties van de lidstaten beschikken, de bescherming van het milieu ten goede zal komen, is de toegang tot documenten die in het bezit zijn van lidstaten verzekerd door Richtlijn 90/313/EEG van de Raad van 7 juni 1990 inzake de vrije toegang tot milieu-informatie (2).

3. Op 6 december 1993 keurden de Raad en de Commissie van de Europese Unie een gedragscode goed inzake de toegang van het publiek tot documenten van de Raad en de Commissie (3). Kort daarop namen beide instellingen, ter uitvoering van deze gedragscode, besluiten aan (4) betreffende de toegang van het publiek tot hun respectieve documenten.

4. Het Agentschap heeft tot dusver het besluit van de Commissie bij analogie toegepast. Aangezien het Agentschap echter rechtspersoonlijkheid en juridische autonomie is toegekend, is het niet gebonden door de bovengenoemde besluiten en dient het een eigen reeks inzake toegang van het publiek tot documenten van het Europees Milieuagentschap aan te nemen.

Het lijkt zeer wenselijk dat deze regels nauw aansluiten bij de ter zake door de Raad en de Commissie aangenomen regels. Conform het beginsel van juridische autonomie verwijst het besluit niet naar de bovengenoemde gedragscode; het moet onafhankelijk daarvan worden toegepast.

5. Wat de inhoud van het besluit betreft, het uitgangspunt moet zijn - dit zij heel duidelijk gesteld - dat het Agentschap vastbesloten is zo ruim mogelijk toegang te verlenen tot bestaande documenten. Het doel van het besluit is de regels op te stellen op basis waarvan het publiek het recht heeft een aanvraag voor beschikbare documenten in te dienen, zonder dat het een belang behoeft aan te tonen. Er zij duidelijk op gewezen dat de aanvragers alleen het recht hebben bestaande documenten te ontvangen of in de zien. Het Agentschap is niet verplicht onderzoekswerk te doen of nieuwe documenten op aanvraag van het publiek op te stellen.

6. Toegang tot documenten, ongeacht in welke vorm, zal in het algemeen beperkt zijn tot documenten die door het Agentschap zijn opgesteld. Voor alle andere aangevraagde documenten worden de aanvragers verzocht zich te wenden tot de autoriteit die deze documenten heeft opgesteld.

7. Inzage ter plaatse van documenten van het Agentschap zal in het algemeen gratis zijn, maar het Agentschap kan een geringe vergoeding vragen voor fotokopieën van documenten van meer dan 30 bladzijden.

8. Toegang tot documenten van het Agentschap dient in bepaalde omstandigheden te worden geweigerd, met name in gevallen waarin het algemeen belang, de bescherming van de persoon en van de persoonlijke levenssfeer, de bescherming van geheime commerciële en industriële gegevens zulks vereisen. Met het oog op coherentie werd het raadzaam geoordeeld deze uitzonderingen (artikel 5) op precies dezelfde wijze te formuleren als ze in de door de Raad en de Commissie aangenomen gedragscode zijn geformuleerd.

9. De door het besluit ingestelde procedure ziet er als volgt uit:

- alle aanvragen moeten aan de Uitvoerend Directeur zijn gericht. Alle verzoeken worden onder de verantwoordelijkheid van de Uitvoerend Directeur behandeld;

- als het Agentschap voornemens is toegang tot documenten te weigeren, moet de aanvrager schriftelijk in kennis worden gesteld van de redenen van dit voornemen. De aanvrager kan tegen dit besluit in beroep gaan bij de voorzitter van de Raad van Bestuur. Naar verwachting zal dit slechts in zeer uitzonderlijke gevallen plaatsvinden;

- als de voorzitter van de Raad van Bestuur besluit het beroep te verwerpen, moet hij zijn besluit met redenen omkleden en de aanvrager op de hoogte brengen van de mogelijkheid de zaak, overeenkomstig artikel 138 E van het EU-Verdrag, aan de ombudsman voor te leggen.

10. Het besluit van de Raad van Bestuur van het Europees Milieuagentschap is aangenomen en moet na twee jaar door dezelfde instantie worden herzien. Het wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen (deel C - Mededelingen en bekendmakingen) en beschikbaar gesteld aan het publiek.

Tekst van het besluit

I. Het publiek krijgt zo ruim mogelijk toegang tot documenten van het Agentschap op de in dit besluit gestelde voorwaarden.

Onder "documenten van het Agentschap" wordt verstaan iedere bestaande, geschreven tekst, ongeacht in welke vorm, die bestaande gegevens bevat en door het Europees Milieuagentschap is opgesteld. Dit besluit is niet van toepassing op documenten die al zijn gepubliceerd.

II. Het verzoek om toegang tot een document van het Agentschap moet schriftelijk aan de Uitvoerend Directeur van het Agentschap worden gericht (5). Aanvragers hoeven geen belang aan te tonen.

De aanvragen moeten voldoende nauwkeurig geformuleerd zijn en met name de gegevens bevatten waarmee bepaald kan worden om welk document het gaat. In voorkomend geval wordt de aanvrager om nadere bijzonderheden verzocht.

III. De aanvrager krijgt toegang tot de documenten van het Agentschap hetzij door ze ter plaatse te raadplegen, hetzij door zich op zijn kosten een kopie te laten toesturen. Voor fotokopieën van documenten van meer dan 30 bladzijden kan het Agentschap een vergoeding van 10 ecu + 0,036 ecu per bladzijde vragen. De prijs voor informatie in een andere vorm wordt per geval bepaald, maar zal niet meer bedragen dan wat redelijk is.

Documenten worden, rekening houdend met de voorkeur van de aanvrager, in de beschikbare taal ter beschikking gesteld.

Wie toegang krijgt tot een document van het Agentschap, mag dat document niet zonder voorafgaande toestemming verkopen, noch voor commerciële doeleinden verspreiden. Vermenigvuldiging van gepubliceerde documenten is toegestaan op voorwaarde dat de bron wordt vermeld.

IV. Aanvragen worden zo spoedig mogelijk onder de verantwoordelijkheid van de Uitvoerend Directeur behandeld.

De aanvrager wordt binnen één maand schriftelijk in kennis gesteld van hetzij de inwilliging van zijn verzoek, hetzij het voornemen tot weigering van toegang. In het laatste geval worden de aanvrager de redenen van dit voornemen medegedeeld. Er wordt hem tevens medegedeeld dat hij één maand tijd heeft om bij de voorzitter van de Raad van Bestuur een verzoek tot herziening van het voornemen tot weigering van toegang in te dienen en dat hij bij gebreke hiervan zal worden geacht zijn aanvraag te hebben ingetrokken.

Ingeval een verzoek niet binnen de maand na indiening ervan wordt beantwoord, wordt dat gelijkgesteld met een weigering. In dit geval kan de aanvrager binnen een termijn van één maand een verzoek bij de voorzitter van de Raad van Bestuur indienen, bij gebreke waarvan hij wordt geacht zijn aanvraag te hebben ingetrokken.

Het besluit inzake het verzoek tot herziening wordt zo spoedig mogelijk genomen en uiterlijk binnen twee maanden na indiening van het verzoek. Als het verzoek wordt afgewezen, worden in het besluit de redenen aangegeven waarop het berust en wordt de verzoeker in kennis gesteld van de mogelijkheid de zaak, overeenkomstig artikel 138 E van het Verdrag betreffende de Europese Unie, aan de ombudsman voor te leggen.

V. Toegang tot een document van het Agentschap wordt niet verleend, als openbaarmaking ervan schade zou kunnen toebrengen aan:

- de bescherming van het algemeen belang (openbare veiligheid, internationale betrekkingen, monetaire stabiliteit, gerechtelijke procedures, inspecties en onderzoeken),

- de bescherming van de persoon en de persoonlijke levenssfeer,

- de bescherming van geheime commerciële en industriële gegevens,

- de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, de bescherming van de geheimhouding waarom is verzocht door de natuurlijke of rechtspersoon die in het document vervatte informatie heeft verstrekt, of die wordt vereist door de wetgeving van de lidstaat die zulke informatie heeft verstrekt.

Toegang tot een document van het Agentschap kan worden geweigerd om het vertrouwelijke karakter van de werkzaamheden van het Agentschap te beschermen.

VI. Dit besluit wordt na twee jaar toepassing herzien. Ter voorbereiding van die herziening zal de Uitvoerend Directeur te zijner tijd een verslag over de tenuitvoerlegging van het besluit aan de Raad van Bestuur voorleggen.

VII. Dit besluit treedt in werking op 1 juni 1997. Het wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en beschikbaar gesteld aan het publiek.

(1) PB L 120 van 11. 5. 1990, blz. 1.

(2) PB L 158 van 23. 6. 1990, blz. 56.

(3) PB L 340 van 31. 12. 1993, blz. 41.

(4) Besluit van de Raad van 20. 12. 1993 betreffende toegang van het publiek tot documenten van de Raad (PB L 340 van 31. 12. 1993, blz. 43), Besluit van de Commissie van 8. 2. 1994 inzake de toegang tot documenten van de Commissie (PB L 46 van 18. 2. 1994, blz. 58), zoals gewijzigd door het Besluit van 19. 9. 1996 (PB L 247 van 28. 9. 1996, blz. 45).

(5) Europees Milieuagentschap, Kongens Nytorv 6, DK-1050 Kopenhagen, fax (+45) 33 36 71 99.