BESLUIT VAN HET HOF VAN JUSTITIE VAN DE EUROPESE UNIE

van 26 november 2019

inzake de toegang van het publiek tot documenten die door het Hof van Justitie van de Europese Unie worden gehouden in de uitoefening van zijn administratieve taken

(2020/C 45/02)

HET HOF VAN JUSTITIE VAN DE EUROPESE UNIE,

Gezien artikel 15, lid 3, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien het advies van het Administratief Comité van 11 november 2019,

Overwegende dat regels moeten worden vastgesteld over de toegang van het publiek tot documenten die door het Hof van Justitie van de Europese Unie worden gehouden in de uitoefening van zijn administratieve taken,

Overwegende dat de bepalingen betreffende de autoriteit die bevoegd is te beslissen over het antwoord dat moet worden gegeven op een initieel verzoek om toegang tot een document, die zijn vervat in het Besluit van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 11 oktober 2016 inzake de toegang van het publiek tot documenten die door het Hof van Justitie van de Europese Unie worden gehouden in de uitoefening van zijn administratieve taken, dienen te worden gewijzigd naar aanleiding van een administratieve reorganisatie (1),

STELT HET VOLGENDE BESLUIT VAST:

Artikel 1 Werkingssfeer 1. Het onderhavige besluit is van toepassing op alle documenten die door het Hof van Justitie van de Europese Unie worden gehouden, dat wil zeggen die door hem zijn opgesteld of zijn ontvangen of in zijn bezit zijn, in het kader van de uitoefening van zijn administratieve taken. 2. Het onderhavige besluit doet niet af aan eventuele rechten van toegang van het publiek tot documenten van het Hof van Justitie van de Europese Unie die voortvloeien uit instrumenten van internationaal recht of besluiten van de instellingen ter uitvoering daarvan.

Artikel 2 Rechthebbenden 1. Iedere burger van de Europese Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon met woonplaats of statutaire zetel in een lidstaat heeft een recht van toegang tot de in artikel 1, lid 1, bedoelde documenten van het Hof van Justitie van de Europese Unie, onder de voorwaarden die in dit besluit worden bepaald. 2. Het Hof van Justitie van de Europese Unie kan onder dezelfde voorwaarden toegang tot documenten verlenen aan natuurlijke of rechtspersonen die geen woonplaats of geen statutaire zetel hebben in een lidstaat.

Artikel 3 Uitzonderingen 1. Het Hof van Justitie van de Europese Unie weigert de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van: a) het openbaar belang, wat betreft: — de openbare veiligheid, — defensie en militaire aangelegenheden, — de internationale betrekkingen, — het financieel, monetair of economisch beleid van de Unie of van een lidstaat; b) de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, in het bijzonder gelet op de regelgeving van de Unie inzake de bescherming van persoonsgegevens. 2. Het Hof van Justitie van de Europese Unie weigert de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van: — de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom, — gerechtelijke procedures en juridisch advies, — het doel van inspecties, onderzoeken en audits. 3. De toegang tot een document dat door het Hof van Justitie van de Europese Unie is opgesteld voor intern gebruik of door hem is ontvangen, en dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarover het nog geen besluit heeft genomen, wordt geweigerd indien de openbaarmaking ervan het besluitvormingsproces van het Hof van Justitie van de Europese Unie ernstig zou ondermijnen. De toegang tot een document met standpunten voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen het Hof van Justitie van de Europese Unie of daarbuiten wanneer het daaraan heeft deelgenomen, wordt ook geweigerd nadat het besluit is genomen indien de openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces van het Hof van Justitie van de Europese Unie ernstig zou ondermijnen. 4. De uitzonderingen in lid 2 en in lid 3 zijn niet van toepassing wanneer een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt. 5. Indien het gevraagde document slechts ten dele onder de uitzonderingen bedoeld in de leden 1 tot en met 3 valt, worden de overige delen ervan wel vrijgegeven. 6. De uitzonderingen bedoeld in de leden 1 tot en met 3 zijn slechts van toepassing gedurende de periode waarin bescherming op grond van de inhoud van het document gerechtvaardigd is. De uitzonderingen gelden voor ten hoogste 30 jaar. In geval van documenten die vallen onder de uitzonderingen betreffende de persoonlijke levenssfeer of commerciële belangen en in geval van gevoelige documenten, kunnen de uitzonderingen zo nodig na afloop van deze periode van toepassing blijven. 7. Dit artikel geldt onverminderd het bepaalde in artikel 9.

Artikel 4 Indiening van het initiële verzoek 1. Het verzoek om toegang tot een document van het Hof van Justitie van de Europese Unie moet worden opgesteld in een van de officiële talen van de Unie, op een formulier dat op de website van het Hof van Justitie van de Europese Unie beschikbaar is. Het moet worden toegezonden volgens de aanwijzingen op bedoelde website, bij voorkeur langs elektronische weg. In uitzonderlijke gevallen kan het per post of per telefax worden toegezonden. 2. Het verzoek moet voldoende nauwkeurig worden geformuleerd en meer bepaald de gegevens bevatten ter identificatie van het of de gevraagde document(en), alsook de naam en het adres van de verzoeker. 3. Is een verzoek niet nauwkeurig genoeg, dan vraagt het Hof van Justitie van de Europese Unie de verzoeker om nadere precisering en is het hem hierbij behulpzaam. 4. In geval van verzoeken om omvangrijke documenten of om een zeer groot aantal documenten, kan het Hof van Justitie van de Europese Unie informeel met de aanvrager overleggen om een billijke oplossing te vinden. 5. De verzoeker is niet verplicht de redenen voor zijn verzoek te vermelden.

Artikel 5 Behandeling van het initiële verzoek 1. Aan de verzoeker wordt schriftelijk (per e-mail, post of telefax) een ontvangstbevestiging gezonden, zodra het formulier met het verzoek is geregistreerd. 2. Binnen uiterlijk een maand na deze registratie verleent het Hof van Justitie van de Europese Unie toegang tot het gevraagde document door dit aan de verzoeker te verstrekken. 3. Indien het Hof van Justitie van de Europese Unie geen toegang tot het gevraagde document kan verlenen, deelt het de verzoeker binnen de in lid 2 bedoelde termijn schriftelijk de redenen voor volledige of gedeeltelijke afwijzing van het verzoek mede, waarbij het hem attendeert op zijn recht om binnen een maand, te rekenen vanaf de ontvangst van het antwoord, een confirmatief verzoek in te dienen. 4. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld wanneer het verzoek betrekking heeft op een zeer lang document of op een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 2 genoemde termijn met een maand worden verlengd, mits de verzoeker daar tevoren van in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor. 5. In het in artikel 4, lid 3, bedoelde geval vangt de termijn voor antwoord pas aan op het moment waarop het Hof van Justitie van de Europese Unie over afdoende aanvullende inlichtingen van de verzoeker ter precisering van zijn verzoek beschikt. 6. Op de berekening van de termijnen is Verordening (EEG, Euratom) nr. 1182/71 van de Raad van 3 juni 1971 houdende vaststelling van de regels die van toepassing zijn op termijnen, data en aanvangs- en vervaltijden (2) van overeenkomstige toepassing.

Artikel 6 Indiening van het confirmatief verzoek 1. De verzoeker kan in geval van gehele of gedeeltelijke afwijzing van zijn initiële verzoek een confirmatief verzoek indienen. 2. Indien het Hof van Justitie van de Europese Unie niet binnen de voorgeschreven termijn op het initiële verzoek antwoordt, geeft dit de verzoeker het recht om een confirmatief verzoek in te dienen. 3. Het confirmatief verzoek moet aan het Hof van Justitie van de Europese Unie worden toegezonden binnen een maand, hetzij na ontvangst van het antwoord waarbij het verzoek om toegang tot het gevraagde document volledig of gedeeltelijk is afgewezen, hetzij bij uitblijven van een antwoord op het initiële verzoek, na het verstrijken van de termijn voor antwoord. 4. Het confirmatief verzoek moet voldoen aan de formele eisen die in artikel 4 van het onderhavige besluit worden gesteld.

Artikel 7 Behandeling van het confirmatief verzoek 1. Het confirmatief verzoek wordt behandeld op de wijze voorzien in artikel 5, met uitzondering van de informatie over het recht om een confirmatief verzoek in te dienen. 2. Indien het Hof van Justitie van de Europese Unie een confirmatief verzoek geheel of gedeeltelijk afwijst, stelt het de verzoeker in kennis van de procedures die tot zijn beschikking staan om zich tegen deze afwijzing te verzetten, te weten het recht een beroep te doen op de rechter of een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman, volgens de voorwaarden voorzien in respectievelijk artikel 263 en artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. 3. Het uitblijven van een antwoord op het confirmatief verzoek binnen de voorgeschreven termijn geldt als een afwijzend antwoord en geeft de verzoeker het recht de in lid 2 bedoelde procedures in te leiden.

Artikel 8 Bevoegde autoriteiten 1. De autoriteit die bevoegd is te beslissen over het antwoord dat moet worden gegeven op een initieel verzoek om toegang tot een document, is de directeur van de bibliotheek. 2. Wanneer het gevraagde document wordt gehouden door de griffie van het Hof van Justitie of door de griffie van het Gerecht, zijn de bevoegde autoriteiten de adjunct-griffier van het Hof van Justitie respectievelijk de adjunct-griffier van het Gerecht. De adjunct-griffiers van het Hof van Justitie en van het Gerecht kunnen hun bevoegdheid als de voor het initieel verzoek bevoegde autoriteit delegeren aan een administrateur van hun griffie. 3. De autoriteit die bevoegd is te beslissen over het antwoord dat moet worden gegeven op een confirmatief verzoek is de griffier van het Hof van Justitie of, als het confirmatief verzoek betrekking heeft op een document dat wordt gehouden door de griffie van het Gerecht, de griffier van het Gerecht. 4. Wanneer een lidstaat waaraan om toegang tot een door hem gehouden document is verzocht dat afkomstig is van het Hof van Justitie van de Europese Unie in het kader van de uitoefening van zijn administratieve taken, zich met het oog op de raadpleging tot het Hof van Justitie van de Europese Unie wendt, wordt het antwoord op dat verzoek om raadpleging gegeven door de autoriteit die krachtens lid 3 bevoegd zou zijn geweest om op een rechtstreeks tot het Hof van Justitie van de Europese Unie gericht confirmatief verzoek betreffende datzelfde document te antwoorden. 5. In afwijking van lid 1 kan de griffier van het Hof van Justitie een andere bevoegde autoriteit aanwijzen om te beslissen over het antwoord dat moet worden gegeven op een initieel verzoek om toegang tot een document.

Artikel 9 Documenten van derden 1. Het Hof van Justitie van de Europese Unie verleent pas toegang tot documenten van derden die het in zijn bezit heeft, na de instemming van de betrokken derde te hebben verkregen. 2. Voor de toepassing van dit artikel wordt verstaan onder „derde”: iedere natuurlijke of rechtspersoon en entiteit buiten het Hof van Justitie van de Europese Unie, met inbegrip van de lidstaten, de andere instellingen, organen en instanties van de Europese Unie, alsmede derde landen. 3. Wanneer bij het Hof van Justitie van de Europese Unie een verzoek om toegang tot een document van een derde wordt ingediend, raadpleegt de bevoegde autoriteit de betrokken derde om na te gaan of deze zich tegen de vrijgave van dit document verzet, tenzij de bevoegde autoriteit deze vrijgave ambtshalve weigert op grond van een van de uitzonderingen bedoeld in artikel 3.

Artikel 10 Wijzen van toegang 1. De documenten worden verstrekt in een bestaande versie en vorm. Het Hof van Justitie van de Europese Unie is krachtens dit besluit niet verplicht een nieuw document te creëren of op aanvraag van de verzoeker gegevens te bundelen. Het afschrift kan in papieren of elektronische vorm worden verstrekt. Daarbij wordt ten volle rekening gehouden met de voorkeur van de verzoeker. In geval van omvangrijke of moeilijk te verwerken documenten kan de verzoeker worden verzocht deze ter plaatse in te zien. 2. Indien een document reeds door het Hof van Justitie van de Europese Unie of door een andere instelling is vrijgegeven en het eenvoudig toegankelijk is, kan het Hof van Justitie van de Europese Unie ermee volstaan de verzoeker mede te delen hoe hij dit kan verkrijgen.

Artikel 11 Kosten van toegang 1. Van de verzoeker kan een vergoeding voor het maken van kopieën van de gevraagde documenten en voor de toezending ervan worden verlangd. 2. Voor inzage ter plaatse of wanneer het aantal kopieën minder dan 20 A4-bladzijden bedraagt, worden in de regel geen kosten in rekening gebracht. 3. De vergoeding voor het maken en toezenden van kopieën wordt berekend op basis van een tarief dat door de griffier van het Hof van Justitie wordt vastgesteld. Dit mag niet meer bedragen dan de werkelijke kosten van de verrichting. 4. Voor gepubliceerde documenten blijft het daarvoor vastgestelde prijsbeleid gelden.

Artikel 12 Reproductie van documenten 1. Dit besluit doet niet af aan bestaande regelingen inzake het auteursrecht die het recht van derden kunnen beperken om vrijgegeven documenten te reproduceren of te gebruiken. 2. De documenten die vallen onder een auteursrecht waarvan het Hof van Justitie van de Europese Unie de houder is en die krachtens dit besluit worden vrijgegeven, mogen niet worden gereproduceerd of voor commerciële doeleinden worden gebruikt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Hof van Justitie van de Europese Unie.

Artikel 13 Uitvoeringsmaatregelen De griffier van het Hof van Justitie stelt de voor de uitvoering van dit besluit noodzakelijke maatregelen vast. Deze maatregelen worden geplaatst op de website van het Hof van Justitie van de Europese Unie.

Artikel 14 Inwerkingtreding Dit besluit wordt van kracht op de dag volgende op die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie. Het Besluit van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 11 oktober 2016 inzake de toegang van het publiek tot documenten die door het Hof van Justitie van de Europese Unie worden gehouden in de uitoefening van zijn administratieve taken wordt bij het onderhavige besluit vervangen en ingetrokken.

Gedaan te Luxemburg, 3 december 2019. De griffier Alfredo CALOT ESCOBAR De president Koen LENAERTS

(1) PB C 445 van 30.11.2016, blz. 3.

(2) PB L 124 van 8.6.1971, blz. 1.