VERSLAG over de financiële staten van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (CTOU-Luxemburg) betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van het antwoord van het Bureau (98/C 406/06)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 14, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad (1) aan de Raad van bestuur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de in artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de boekhoudkundige stukken gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

1.4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE VOOR HET PER 31 DECEMBER 1997 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Begrotingsboekhouding en algemene boekhouding

1.5. Hoewel het Bureau voor het derde begrotingsjaar actief is en twee volledige begrotingsjaren achter zich heeft, wordt de begrotingsboekhouding nog steeds met behulp van een spreadsheet en niet met een daartoe geëigend geautomatiseerd boekhoudprogramma gevoerd. Op het gebruik van een spreadsheet heeft de Kamer in haar verslag over de voorgaande begrotingsjaren reeds kritiek geleverd (3).

1.6. Het Bureau zou een analytisch boekhoudsysteem moeten invoeren om zicht te krijgen op de reële kosten van de diensten die het verleent aan de organen die daarvan gebruik maken.

Overeenkomsten met de Commissie

1.7. In 1996 en 1997 heeft het Bureau met de Commissie overeenkomsten gesloten betreffende vertalingen die normaliter door het Bureau dienen te worden verzorgd, doch aan de vertaaldienst van de Commissie zijn toevertrouwd. De kosten van de in dat kader verleende diensten die ten laste van de begroting van het Bureau komen, bedroegen voor 1996 0,4 Mio ECU en voor 1997 0,2 Mio ECU (met inbegrip van een bedrag van 0,06 Mio ECU voor andere werkzaamheden dan vertaling, zoals harmonisering op terminologiegebied en standaardisering).

1.8. Aangezien in de gesloten overeenkomsten de grondslag voor de facturering (in dagen) afwijkt van die voor de controle van het verrichte werk (in bladzijden), kan de Kamer geen uitspraak doen over de gegrondheid van de vermelde bedragen. Voorts kon het verschil in kostprijs tussen een in 1996 en een in 1997 vertaalde bladzijde (36 respectievelijk 82 ECU) niet worden verklaard. De documentatie ter verantwoording van het bedrag van 0,06 Mio ECU voor werkzaamheden op het gebied van terminologieharmonisering en van standaardisering was ontoereikend.

Begroting

1.9. Slechts 0,89 Mio ECU, ofwel 58 % van de van rechtswege overgedragen kredieten van het begrotingsjaar 1996 zijn benut. Het hieruit resulterende hoge annuleringspercentage hangt samen met het feit dat overdrachten ad 0,65 Mio ECU hebben plaatsgevonden zonder dat deze verband hielden met specifieke betalingsverplichtingen.

1.10. Voor 1997 belopen de betalingen slechts 57,1 % van de kredieten van het begrotingsjaar (ofwel 9,92 Mio ECU); 30,3 % van deze kredieten is van rechtswege overgedragen naar het begrotingsjaar 1998 en 12,6 % is geannuleerd.

1.11. Artikel 13 van het financieel reglement van het Bureau bepaalt dat de begroting in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen wordt bekendgemaakt. Dat is niet gebeurd.

Uitvoeringsvoorschriften bij het financieel reglement

1.12. Ten tijde van de controles door de Kamer (in maart 1998) waren de uitvoeringsvoorschriften bij het uit september 1996 daterend financieel reglement van het Bureau nog steeds niet vastgesteld.

Hoofdkantoor

1.13. Sinds april 1997 heeft het Bureau kantoorruimte in gebruik die de Luxemburgse regering ter beschikking heeft gesteld. Er is nog steeds geen schriftelijke overeenkomst terzake gesloten waarin de gebruiksvoorwaarden zijn vastgelegd.

Saldo van het begrotingsjaar

1.14. In strijd met het bepaalde in artikel 32 van het financieel reglement van toepassing op de algemene begroting heeft het Bureau het saldo van elk van de voorgaande begrotingsjaren niet in haar opeenvolgende begrotingen opgenomen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 29 oktober 1998.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

Voorzitter

Tabel 1 Financiële balans voor de begrotingsjaren 1996 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Bureau.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.

(2) Overeenkomstig artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 1997 opgemaakt op 25 februari 1998, waarna ze zijn toegezonden aan de Raad van bestuur van het Bureau, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 3 maart 1998. De financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB C 393 van 29.12.1997, blz. 47.

ANTWOORD VAN HET VERTAALBUREAU

Begrotingsboekhouding en algemene boekhouding

1.5. Zoals aangegeven in het antwoord op het verslag betreffende eerdere begrotingsjaren is het Vertaalbureau altijd van mening geweest dat de programmatuur die voor de begrotingsboekhouding wordt gebruikt, niet voldoet. Het Vertaalbureau is samen met een aantal andere organen overeengekomen een coördinatie-eenheid op te zetten die zal worden belast met de installatie en ondersteuning van SI 2. Deze overeenkomst is door de bevoegde instanties positief ontvangen.

Het Vertaalbureau heeft afgelopen juni de invoering van SI 2 bestudeerd teneinde de voortgang van dit project zoveel mogelijk te bespoedigen; de bedoeling is dat men in de eerste week van november over een proefversie zal kunnen beschikken.

1.6. Het Vertaalbureau is zich er zeer wel van bewust dat het van essentieel belang is dat er een gedegen systeem komt voor de kostenboekhouding. De bedoeling is om SI 2 te vervolledigen door het inbouwen van modulen voor de algemene en analytische boekhouding. In de loop van 1998 heeft het Vertaalbureau het programma Excel gebruikt voor analytische berekeningen.

Overeenkomsten met de Commissie

1.8. De Commissie heeft besloten de door haar aan het Bureau geleverde diensten op een per-dagbasis te factureren, daar deze diensten niet alleen bestaan uit het leveren van vertalingen van documenten maar ook uit het oplossen van terminologische vraagstukken, assistentie bij de standaardisering, gebruik van gegevensbestanden (databases) e.d.

Het Bureau zal proberen met de Commissie een overeenkomst te bereiken over het opstellen van duidelijker uitgespitste specificaties van de geleverde diensten, hoewel de desbetreffende bedragen aan het afnemen zijn (0,4 Mio ECU voor 1996, 0,2 Mio ECU voor 1997, en naar verwachting 0,045 Mio ECU voor 1998).

Begroting

1.9. en 1.10. Gezien het grote aantal door free-lance vertalers geproduceerde vertalingen en de onvolkomenheden van zowel het boekhoudsysteem in Excel als het plannings- en administratiesysteem van de vertalingen zijn er in 1997 moeilijkheden gerezen bij de bepaling van de bedragen van de aan het eind van het huidig boekjaar lopende vertaalopdrachten. Om dit probleem op te lossen en over de middelen te beschikken om het boekjaar op de juiste wijze af te kunnen sluiten, heeft het Vertaalbureau in 1998 een data-base voor het plannen en administreren van vertalingen ingevoerd en is men begonnen met de invoering van SI 2.

1.11. De relatieve hoge kosten van de publicatie, in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, van de begroting, is voor het Bureau reden geweest om, in samenwerking met vier andere organen, met het Bureau voor officiële publicaties te onderhandelen over het gezamenlijk publiceren van de begrotingen. Wat de begroting voor het boekjaar 1998 betreft lopen deze onderhandelingen nog. Het Europees Parlement heeft op zijn beurt voorgesteld om toe te werken naar het op het Internet publiceren van de begrotingen van de organen, met een verwijzing, in het Publicatieblad, naar de desbetreffende website.

Uitvoeringsvoorschriften van het financieel reglement

1.12. De ontwerpversie van de uitvoeringsvoorschriften van het financieel reglement is ter advies aan de financieel controleur voorgelegd. Mits het advies positief is, wordt dit ontwerp ter aanname opgenomen in de agenda van de vergadering van de Raad van bestuur van 26 oktober 1998.

Zetel

1.13. Het Bureau legt de laatste hand aan een ontwerp voor een akkoord inzake de vestigingslocatie en de beveiliging, om te worden voorgelegd aan de Luxemburgse autoriteiten.

Saldo van het begrotingsjaar

1.14. Het financieel reglement van het Bureau voorziet niet in de mogelijkheid van het doorboeken van saldi van eerdere begrotingsjaren op de daaropvolgende begrotingsjaren. Het Bureau zal onderzoeken of het financieel reglement zodanig gewijzigd kan worden dat dit wel mogelijk wordt.