REGLEMENT VAN ORDE VAN DE COMMISSIE

(C(1999) 4000)

INDELING VAN DE ARTIKELEN

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, met name op artikel 16,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, met name op artikel 218, lid 2,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, met name op artikel 131,

Gelet op het Verdrag betreffende de Europese Unie, met name op artikel 28, lid 1, en artikeI 41, lid 1,

STELT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VAST:

HOOFDSTUK I

DE COMMISSIE

Artikel 1

De Commissie handelt overeenkomstig de bepalingen van dit reglement van orde en met inachtneming van de door haar voorzitter vastgestelde politieke richtsnoeren als college.

Artikel 2

Met inachtneming van de door haar voorzitter vastgestelde politieke richtsnoeren stelt de Commissie haar prioriteiten vast en stelt zij elk jaar haar werkprogramma vast.

Artikel 3

De voorzitter kan aan de leden van de Commissie een speciaal arbeidsterrein toewijzen waarop zij voor de voorbereiding van de werkzaamheden van de Commissie en de uitvoering van haar besluiten in het bijzonder verantwoordelijk zijn. Ook kan hij de aldus toegewezen taken te allen tijde wijzigen.

De voorzitter kan uit de leden van de Commissie werkgroepen vormen waarvan de voorzitter door hem wordt aangewezen.

De voorzitter treedt op als vertegenwoordiger van de Commissie. Hij wijst de leden van de Commissie aan die tot opdracht hebben hem in deze functie bij te staan.

Artikel 4

De besluiten van de Commissie worden genomen:

a) in vergadering,

of

b) langs de weg van de schriftelijke procedure overeenkomstig de bepalingen van artikel 12,

of

c) langs de weg van de machtigingsprocedure overeenkomstig de bepalingen van artikel 13.

Afdeling I

De vergaderingen van de Commissie

Artikel 5

De Commissie wordt in vergadering bijeengeroepen door de voorzitter.

De Commissie vergadert in de regel ten minste eenmaal per week en voorts telkens wanneer zulks noodzakelijk is.

De leden van de Commissie zijn gehouden alle vergaderingen bij te wonen. De voorzitter beoordeelt elke situatie die voor hen aanleiding zou kunnen zijn deze verplichting niet op te volgen.

Artikel 6

De voorzitter stelt de agenda van elke vergadering van de Commissie vast; hij houdt daarbij met name rekening met het in artikel 2 genoemde werkprogramma.

Onverminderd de bevoegdheid van de voorzitter om de agenda vast te stellen, is voor de indiening van elk voorstel waarmee aanzienlijke uitgaven zijn gemoeid, de instemming van het voor de begroting verantwoordelijke lid van de Commissie vereist.

EIk punt waarvan een lid van de Commissie plaatsing op de agenda voorstelt, moet, behoudens in uitzonderIijke gevallen, ten minste negen dagen van tevoren aan de voorzitter worden meegedeeId.

De agenda en de noodzakelijke werkdocumenten worden binnen de termijnen en in de werktalen die de Commissie overeenkomstig artikel 23 vaststelt, aan haar leden verstrekt.

Elk punt ten aanzien waarvan een lid van de Commissie verzoekt het van de agenda af te voeren, wordt tot de volgende vergadering uitgesteld indien de voorzitter hiermee instemt.

De Commissie kan op voorstel van haar voorzitter beraadslagen over een punt dat niet op de agenda is geplaatst of ten aanzien waarvan de noodzakelijke werkdocumenten laattijdig zijn verstrekt. Zij kan met meerderheid van stemmen besluiten over een agendapunt niet te beraadslagen.

Artikel 7

Voor de geldigheid van de besluiten van de Commissie is de aanwezigheid van de meerderheid van het in het Verdrag vastgestelde aantal leden vereist.

Artikel 8

De Commissie besluit op voorstel van een of meer van haar leden.

De Commissie gaat op verzoek van een van haar leden tot stemming over. Deze stemming betreft het oorspronkelijke voorstel of een voorstel dat door het verantwoordelijke lid, respectievelijk de verantwoordelijke leden, of door de voorzitter werd gewijzigd.

De besluiten van de Commissie worden genomen wanneer zij de stemmen van de meerderheid van het in het Verdrag vastgestelde aantal leden hebben verkregen. Deze meerderheid is vereist, ongeacht de inhoud en de aard van het besluit van de Commissie.

Artikel 9

De vergaderingen van de Commissie zijn niet openbaar. De beraadslagingen zijn vertrouwelijk.

Artikel 10

De secretaris-generaal woont de vergaderingen bij, tenzij de Commissie anders besluit. De toepassingsbepaIingen van dit reglement van orde behelzen de voorwaarden waaronder aan andere personen toestemming tot bijwoning van de vergaderingen wordt verleend.

Bij afwezigheid van een lid van de Commissie mag zijn kabinetschef de vergadering bijwonen en, op verzoek van de voorzitter, het standpunt van het afwezige lid uiteenzetten.

De Commissie kan besluiten ieder ander persoon te horen.

Artikel 11

Van elke vergadering van de Commissie worden notulen opgemaakt.

De ontwerp-notulen worden tijdens een volgende vergadering ter goedkeuring aan de Commissie voorgelegd. De goedgekeurde notulen worden gewaarmerkt door de handtekening van de voorzitter en van de secretaris-generaal.

Afdeling II

De andere besluitvormingsprocedures

Artikel 12

De instemming van de leden van de Commissie met een door één of meer van haar leden gedaan voorstel kan langs de weg van een schriftelijke procedure worden verkregen, mits dat voorstel de instemming van de rechtstreeks daarbij betrokken directoraten-generaal heeft verkregen en daarover door de Juridische dienst een gunstig advies werd uitgebracht.

Te dien einde wordt de tekst van het voorstel schriftelijk aan alIe leden van de Commissie in de door haar overeenkomstig artikel 23 vastgestelde talen overgelegd, onder mededeling van de gestelde termijn waarbinnen de voorbehouden of amendementen waartoe het voorstel eventueel aanleiding geeft, ter kennis moeten worden gebracht.

In de loop van de schriftelijke procedure kan elk lid van de Commissie verzoeken om het voorstel ter vergadering te bespreken. Daartoe moet een met redenen omkleed verzoek tot de voorzitter worden gericht.

Een voorstel ten aanzien waarvan geen enkel lid van de Commissie binnen de voor een schriftelijke procedure vastgestelde termijn een voorbehoud heeft gemaakt of gehandhaafd, wordt geacht door de Commissie te zijn aangenomen. Van de goedgekeurde voorstellen wordt aantekening gedaan in een dagregister; hiervan wordt in de notulen van de eerstvolgende vergadering van de Commissie melding gemaakt.

Artikel 13

De Commissie kan, op voorwaarde dat het beginsel van haar collegiale verantwoordelijkheid ten volle wordt geëerbiedigd, één of meer van haar leden machtigen in haar naam en onder haar toezicht duidelijk omschreven maatregelen van beheer of bestuur te nemen, in het bijzonder besluiten ter voorbereiding van op een later tijdstip door het college vast te stellen besluiten.

De Commissie kan eveneens in overleg met de voorzitter eén of meer van haar leden opdragen de definitieve tekst van een besluit zoals bedoeld in de eerste alinea, of van een voorstel dat aan de andere instellingen moet worden voorgelegd en waarvan zij de hoofdinhoud tijdens haar beraadslagingen heeft vastgesteld, goed te keuren.

Van de besluiten die volgens deze machtigingsprocedure zijn goedgekeurd, wordt aantekening gedaan in een dagregister; hiervan wordt melding gemaakt in de notulen van de eerstvolgende vergadering van de Commissie.

De aldus gedelegeerde bevoegdheden mogen niet worden gesubdelegeerd, tenzij zulks in het delegatiebesIuit uitdrukkelijk is toegestaan.

Het bepaalde in de eerste tot en met de vierde alinea laat de regels voor de delegaties op financieel gebied en voor de aan het tot aanstelling bevoegde gezag en aan het gezagsorgaan dat bevoegd is om aanstellingsovereenkomsten aan te gaan, toegekende bevoegdheden onverlet.

Afdeling III

Voorbereiding en uitvoering van de besluiten van de Commissie

Artikel 14

De leden van de Commissie kunnen kabinetten vormen die tot opdracht hebben hen bij de vervulling van hun taken en bij de voorbereiding van de besluiten van de Commissie bij te staan.

Voor de uitvoering van de hem toegewezen taken geeft het verantwoordelijke lid van de Commissie zijn instructies aan de betrokken diensten.

Artikel 15

De secretaris-generaal staat bij de voorbereiding van de werkzaamheden en van de vergaderingen van de Commissie de voorzitter bij. Hij staat tevens de voorzitters bij van de overeenkomstig artikel 3, tweede alinea, gevormde werkgroepen bij het voorbereiden en beleggen van de vergaderingen van deze werkgroepen.

Hij draagt zorg voor het goede verloop van de besluitvormingsprocedures en ziet toe op de uitvoering van de in artikel 4 bedoelde besluiten.

Hij draagt zorg voor de nodige coördinatie tussen de diensten tijdens de voorbereidende werkzaamheden en ziet erop toe dat de voor de indiening van de aan de Commissie voorgelegde documenten geldende regels in acht worden genomen.

Hij treft de nodige maatregeIen voor de kennisgeving van de besluiten van de Commissie en voor de bekendmaking van die besluiten in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen alsmede voor de toezending van de documenten van de Commissie en van die van haar diensten aan de andere instellingen van de Europese Gemeenschappen.

Hij onderhoudt de officiële contacten met de andere instellingen van de Europese Gemeenschappen, onverminderd de bevoegdheden die de Commissie besluit zelf uit te oefenen of aan haar leden of haar diensten te delegeren. Hij volgt de werkzaamheden van de andere instellingen van de Europese Gemeenschappen en licht de Commissie daarover in.

Artikel 16

De ter vergadering genomen besluiten worden, in de taal of talen waarin zij authentiek zijn, op onscheidbare wijze als bijlage gevoegd bij een korte samenvatting van de inhoud die wordt opgesteld na afloop van de vergadering van de Commissie waarop zij zijn aangenomen. Deze besluiten worden gewaarmerkt door de handtekeningen van de voorzitter en van de secretaris-generaal, die op de laatste bladzijde van de korte samenvatting van de inhoud worden geplaatst.

De langs de weg van de schriftelijke procedure aangenomen besluiten worden, in de taal of talen waarin zij authentiek zijn, op onscheidbare wijze als bijlage gevoegd bij het in artikel 12 bedoelde dagregister. Deze besluiten worden gewaarmerkt door de handtekening van de secretaris-generaal, die op de laatste bladzijde van het dagregister wordt geplaatst.

De krachtens de machtigingsprocedure goedgekeurde besluiten worden, in de taal of talen waarin zij authentiek zijn, op onscheidbare wijze als bijlage gevoegd bij het in artikel 13 bedoelde dagregister. Deze besluiten worden gewaarmerkt door de handtekening van de secretaris-generaal, die op de laatste bladzijde van het dagregister wordt geplaatst.

In de zin van dit reglement van orde wordt onder "besluit" verstaan de besluiten die een van de vormen hebben als bedoeld in artikel 14 van het EGKS-Verdrag, artikel 249 van het EG-Verdrag en artikel 161 van het EGA-Verdrag.

In de zin van dit reglement van orde wordt onder "talen die authentiek zijn" verstaan alle officiële talen van de Gemeenschappen wanneer het gaat om besluiten met een algemene strekking en, wat de andere besluiten betreft, de taal of de talen van degenen tot wie zij zijn gericht.

HOOFDSTUK II

DE DIENSTEN VAN DE COMMISSIE

Artikel 17

Voor de voorbereiding en uitvoering van haar ambtsbezigheden beschikt de Commissie over een samenstel van diensten, bestaande uit directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten.

In beginsel zijn de directoraten-generaal en de daarmee gelijkgestelde diensten onderverdeeld in directoraten, en de directoraten in administratieve eenheden.

Artikel 18

Om in bijzondere behoeften te voorzien, kan de Commissie overgaan tot de oprichting van specifieke structuren die met welomschreven opdrachten worden beIast en waarvan de Commissie de bevoegdheden en de werkwijzen vaststelt.

Artikel 19

Teneinde de doeltreffendheid van het optreden van de Commissie te waarborgen, werken de diensten bij de uitwerking en de uitvoering van de besluiten nauw en op gecoördineerde wijze met elkaar samen.

Alvorens een document aan de Commissie wordt voorgelegd, raadpleegt de verantwoordelijke dienst tijdig alle diensten die krachtens taakgebieden, bevoegdheden of uit hoofde van te behandelen onderwerpen daarbij betrokken of daarin geïnteresseerd zijn, en stelt hij het secretariaat-generaal op de hoogte van elk overleg indien dit zelf niet tot de geraadpleegde diensten behoort. De Juridische dienst wordt geraadpleegd over alle ontwerpen van en voorstellen voor besluiten, alsmede over alle documenten die juridische implicaties kunnen hebben. De directoraten-generaaI die met de begrotingen, met personeelszaken en met het algemeen beheer zijn belast, worden geraadpleegd over alle documenten die een weerslag zouden kunnen hebben op, respectievelijk, de begroting, de financiën, het personeel en het algemeen beheer. Dit geldt eveneens, indien nodig, voor het directoraat-generaal dat met de financiële controle is belast.

De verantwoordelijke dienst tracht een voorstel te formuleren waarmee de geraadpleegde diensten akkoord gaan. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, voegt hij bij zijn voorstel, onverminderd het bepaalde in artikel 12, de afwijkende adviezen van deze diensten.

HOOFDSTUK III

PLAATSVERVANGING

Artikel 20

De taak van de voorzitter wordt, indien hij is verhinderd, in de door de Commissie vastgestelde volgorde waargenomen door een vice-voorzitter of door een lid.

Artikel 21

De taak van de secretaris-generaal wordt, indien hij is verhinderd, door de adjunct-secretaris-generaal of, indien dit niet mogelijk is, door een door de Commissie aangewezen ambtenaar waargenomen.

Artikel 22

De directeur-generaal wordt bij diens verhindering vervangen door de aanwezige adjunct-directeur-generaal die de oudste in dienstjaren of, bij een gelijk aantal dienstjaren, de oudste in leeftijd is, of, indien deze functie niet bestaat, door een door de Commissie aangewezen ambtenaar. Indien een dergelijke aanwijzing achterwege bIijft, wordt hij vervangen door de aanwezige ondergeschikte van de hoogste categorie en rang die de oudste in dienstjaren of, bij een gelijk aantal dienstjaren, de oudste in leeftijd is.

Het hoofd van een administratieve eenheid wordt, indien hij is verhinderd, vervangen door het adjunct-hoofd van de eenheid, wanneer een dergelijke functie bestaat.

Elke andere hiërarchisch meerdere wordt bij diens verhindering vervangen door een ambtenaar die door de directeur-generaal in overleg met het verantwoordelijke lid van de Commissie wordt aangewezen. Indien een dergelijke aanwijzing achterwege blijft, wordt hij vervangen door de aanwezige ondergeschikte van de hoogste categorie en rang die de oudste in dienstjaren of, bij een gelijk aantal dienstjaren, de oudste in leeftijd is.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 23

De Commissie bepaalt, voorzover noodzakelijk, de wijze van toepassing van dit reglement.

Artikel 24

Het reglement van orde van 17 februari 1993, zoals gewijzigd bij Besluit 95/148/EG, Euratom, EGKS wordt hierbij ingetrokken.

Artikel 25

Dit reglement van orde treedt in werking op 18 september 1999.

Artikel 26

Dit reglement van orde wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 18 september 1999.

Voor de Commissie

De voorzitter

Romano PRODI