BESLUIT VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S van 17 september 1997 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Comité van de Regio's

HET BUREAU VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S,

Gelet op het Verdrag betreffende de Europese Unie en met name Verklaring nr. 17 die gehecht is aan de Slotakte van dat Verdrag,

Overwegende dat bepalingen moeten worden vastgesteld ten aanzien van de toegang van het publiek tot documenten van het Comité van de Regio's (hierna "het Comité" genoemd);

Overwegende dat deze voorschriften in overeenstemming moeten zijn met de gedragscode die is aangenomen door de Commissie en de Raad op 6 december 1993, teneinde te zorgen voor samenhang en continuïteit van het optreden van de instellingen zoals is bepaald is artikel C van het Verdrag betreffende de Europese Unie;

Overwegende dat deze bepalingen van toepassing zijn op elk stuk van het Comité, op ongeacht welke drager, met uitzondering van documenten waarvan de auteur een persoon van buiten het Comité dan wel een ander orgaan of instelling is;

Overwegende dat op het beginsel van ruime toegankelijkheid van de documenten van het Comité, dat in de lijn ligt van een grotere transparantie van de werkzaamheden, uitzonderingen moeten worden gemaakt met name ter bescherming van het algemeen belang, de persoon en de persoonlijke levenssfeer;

Overwegende dat dit besluit moet worden toegepast met inachtneming van de bepalingen inzake de bescherming van gerubriceerde informatie,

BESLUIT ALS VOLGT:

Artikel 1

1. Het publiek heeft toegang tot de documenten van het Comité op de in dit besluit gestelde voorwaarden.

2. Onder "document van het Comité" wordt verstaan elk geschrift, ongeacht de drager waarop het zich bevindt, met bestaande gegevens dat in het bezit is van het Comité, onverminderd het bepaalde in artikel 2, lid 2.

Artikel 2

1. Een verzoek om toegang tot een document van het Comité wordt schriftelijk aan het Secretariaat-generaal van het Comité gericht (1). Het verzoek moet voldoende nauwkeurig geformuleerd zijn en het dient informatie te bevatten waaruit kan worden opgemaakt om welk document of welke documenten het gaat. In voorkomend geval wordt aanvrager om een nadere omschrijving verzocht.

2. Wanneer het opgevraagde document is opgesteld door een natuurlijke of rechtspersoon, een lidstaat, een andere instelling of een ander orgaan van de Gemeenschap dan wel een andere nationale of internationale instelling, dan moet het verzoek niet tot het Comité, maar rechtstreeks tot de auteur van het document worden gericht.

Artikel 3

1. Toegang tot een document van het Comité kan worden verschaft door het document ter plaatse ter inzage te geven of door de aanvrager op diens kosten een kopie van het stuk te zenden. Een bijdrage van 10 ECU+0,036 ECU per bladzijde kan worden gevraagd door het Secretariaat-generaal van het Comité voor kopieën van gedrukte documenten van meer dan 30 bladzijden. Leges voor informatie die op andere dragers staat zullen worden vastgesteld per geval, maar zullen nooit onredelijk hoog zijn.

2. De bevoegde diensten van het Secretariaat-generaal zullen trachten een billijke oplossing te vinden om gevolg te geven aan herhaalde verzoeken en/of verzoeken die betrekking hebben op lijvige documenten.

3. Degene die toegang krijgt tot een document van het Comité, mag dit document niet reproduceren of verspreiden om het met commerciële doeleinden rechtstreeks te verkopen tenzij hij/zij hiertoe door de Secretaris-generaal expliciet is gemachtigd.

Artikel 4

1. Er kan geen toegang worden verleend tot een document van het Comité wanneer de verspreiding ervan afbreuk zou kunnen doen aan:

- de bescherming van het algemeen belang (openbare veiligheid, internationale betrekkingen, monetaire stabiliteit, gerechtelijke procedures, inspecties en enquêtes),

- de bescherming van de persoon en de persoonlijke levenssfeer,

- de bescherming van het commercieel en industrieel geheim,

- de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap,

- de bescherming van de geheimhouding waarom verzocht is door de natuurlijke of rechtspersoon die in het document vervatte informatie heeft verstrekt, of die wettelijk vereist wordt door de lidstaat die zulke informatie heeft verstrekt.

2. Toegang tot een document van het Comité kan worden geweigerd in verband met de geheimhouding van de beraadslagingen bij het Comité.

Artikel 5

Elke verzoek om toegang tot een document van het Comité wordt behandeld door de bevoegde diensten van het Secretariaat-generaal, die voorstellen welk gevolg aan het verzoek moet worden gegeven.

Artikel 6

1. De bevoegde directeur of het bevoegde afdelingshoofd, dan wel een andere ambtenaar namens hen, deelt de verzoeker binnen een maand schriftelijk mede of diens verzoek is ingewilligd dan wel of het voornemen bestaat het af te wijzen. In het laatste geval wordt de verzoeker de reden hiervan medegedeeld alsmede dat hij/zij binnen een maand een confirmatief verzoek tot herziening van dit besluit kan indienen bij de Secretaris-generaal en dat bij gebreke hiervan het oorspronkelijke verzoek geacht zal worden te zijn ingetrokken.

2. Wordt een verzoek niet binnen een maand na de indiening ervan beantwoord, dan geldt dit als een weigering.

3. De voorzitter krijgt de taak te beslissen over een confirmatief verzoek. Hij kan deze bevoegdheid delegeren aan de Secretaris-generaal.

4. Het besluit tot afwijzing van een confirmatief verzoek, dat genomen moet worden binnen een maand na de indiening ervan, moet met redenen omkleed zijn. Het wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de verzoeker medegedeeld, samen met de inhoud van de artikelen 138 E en 173 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, welke betrekking hebben op de voorwaarden waarop natuurlijke personen zich tot de ombudsman kunnen wenden, respectievelijk op de toetsing van de wettigheid van de handelingen van het Comité door het Hof van Justitie.

5. Wordt het confirmatief verzoek niet binnen een maand na de indiening ervan beantwoord, dan geldt dit als een weigering.

6. De Secretaris-generaal kan bij wijze van uitzondering de in de eerste zin van lid 1 en de in lid 4 genoemde termijnen met één maand verlengen na dit van tevoren aan de verzoeker te hebben medegedeeld.

Artikel 7

Bij de toepassing van dit besluit moeten de bepalingen inzake de bescherming van gerubriceerde informatie worden nageleefd.

Artikel 8

De Secretaris-generaal brengt om de twee jaar verslag uit aan het Bureau over de toepassing van dit besluit.

Artikel 9

Dit besluit treedt in werking op de dag van de ondertekening ervan.

Gedaan te Brussel, 17 september 1997.

Voor het Bureau

De Voorzitter

Pasqual MARAGALL i MIRA

(1) Secretariaat-generaal van het Comité van de Regio's van de Europese Unie, Belliardstraat 79, 1040 Brussel, België.