VERSLAG over de financiële staten en het beheer van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop - Thessaloniki) betreffende het begrotingsjaar 1996, vergezeld van de antwoorden van het Centrum (97/C 393/01)

INHOUD

Paragraaf Bladzijde

DE FINANCIËLE STATEN VAN HET EUROPEES CENTRUM VOOR DE ONTWIKKELING VAN DE BEROEPSOPLEIDING OVER HET BEGROTINGSJAAR 1996 1 - 4 2

CONTROLEBEVINDINGEN 5 - 29 2

Inleiding 5 - 8 2

Achtergrondinformatie 5 - 6 2

Reikwijdte van de controle 7 2

Financiële gegevens 8 2

Opmerkingen over de begrotingsuitvoering 9 - 13 2

Scheiding van functies 9 2

Voorschotkas 10 2

Kredietoverschrijvingen 11 - 12 2

Overdrachten en annuleringen van kredieten 13 3

Opmerkingen betreffende de staat van ontvangsten en uitgaven en de balans 14 - 20 3

Ontvangsten 14 - 15 3

Uitgaven 16 - 17 3

Balans 18 - 20 3

Controle op de gebouwen en het personeelsbestand van het Centrum 21 - 26 3

Tijdelijk gebouw 21 3

Het permanente gebouw 22 - 23 3

Personeel 24 - 26 4

Conclusie 27 - 29 4

BIJLAGE - Tabellen 1-4 5

Antwoorden van het Centrum 8

DE FINANCIËLE STATEN VAN HET EUROPEES CENTRUM VOOR DE ONTWIKKELING VAN DE BEROEPSOPLEIDING OVER HET BEGROTINGSJAAR 1996

1. Dit verslag wordt de Raad en het Europees Parlement toegezonden overeenkomstig artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad (1), zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1946/93 (2).

2. De Kamer onderzocht de financiële staten van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding over het per 31 december 1996 verstreken begrotingsjaar. Overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad (3), zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 (4), werd de begroting uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur. Deze verantwoordelijkheid omvatte de opstelling en indiening van de financiële staten overeenkomstig de financiële bepalingen die zijn vastgelegd in de artikelen 65, 67 en 68 van Verordening (EEG) nr 1416/76. Krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is de Rekenkamer verplicht deze financiële staten te onderzoeken.

3. De Kamer verrichtte haar controle volgens de algemeen aanvaarde controlenormen voorzover deze in communautair verband toepasselijk zijn, en bijgevolg verrichtte zij de controles van de boeken en volgde zij de andere controleprocedures die zij onder de gegeven omstandigheden noodzakelijk achtte.

4. De Kamer is van oordeel dat de financiële staten over het begrotingsjaar 1996 betrouwbaar zijn en de onderliggende transacties in het algemeen wettig en regelmatig zijn.

CONTROLEBEVINDINGEN

Inleiding

Achtergrondinformatie

5. Het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 337/75 als satellietorgaan van de Europese Gemeenschap, met de opdracht de beroepsopleiding op communautair niveau te bevorderen. Het Cedefop begon in 1976 met zijn werkzaamheden te Berlijn en verhuisde in 1995 naar Thessaloniki.

6. Luidens genoemde verordening heeft het tot taak "de Commissie bij te staan teneinde de beroepsopleiding en de voortgezette opleiding op communautair niveau te bevorderen en te ontwikkelen", bij te dragen "tot de tenuitvoerlegging van een gemeenschappelijk beleid inzake de beroepsopleiding" en "in het bijzonder de uitwisseling van informatie en ervaring" te bevorderen. De voornaamste taken op het vlak van de beroepsopleiding zijn documentatie samen te stellen, bij te dragen tot de ontwikkeling en coördinatie van onderzoek, nuttige documentatie en informatie te verspreiden, initiatieven die een gecoördineerde aanpak kunnen vergemakkelijken te bevorderen en te steunen (met name in verband met de onderlinge aanpassing van de niveaus en de onderlinge erkenning van diploma's) en een ontmoetingsplaats voor alle belanghebbenden te vormen.

Reikwijdte van de controle

7. De Kamer verrichtte een financiële controle van de rekeningen van 1996 en onderzocht de besluiten van het Centrum inzake het tijdelijke en het permanente gebouw en inzake het personeelsbestand.

Financiële gegevens

8. In de tabellen 1 en 2 worden de financiële staten van het Centrum weergegeven. De voor het begrotingsjaar 1996 beschikbare kredieten beliepen 14,8 miljoen ECU. De aangegane verplichtingen resulteerden in 11,4 miljoen ECU aan betalingen en 2,1 miljoen ECU aan overdrachten naar het begrotingsjaar 1997, terwijl het saldo van 1,3 miljoen ECU werd geannuleerd. Van de van het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten werd een bedrag van 4,2 miljoen ECU aangewend voor betalingen, terwijl 0,6 miljoen ECU werd geannuleerd. In tabel 3 wordt een overzicht gegeven van de besteding van de kredieten van de begroting 1996 alsook van de overdrachten van 1995.

Opmerkingen over de begrotingsuitvoering

Scheiding van functies

9. Het Centrum heeft adequate procedures ingevoerd voor de scheiding van de functies van ordonnateur, rekenplichtige en beheerder van de voorschotkas (5).

Voorschotkas

10. Nog steeds wordt een groot gedeelte (74 % in 1996, inclusief salarissen) van de betalingen verricht voordat de financieel controleur zijn visum heeft verleend. In haar vorige verslag (6) heeft de Kamer aanbevolen het gebruik van de voorschotkas te beperken tot lopende of kleine uitgaven, waarbij het gevaar voor onregelmatigheden betrekkelijk klein is. Bij een besluit van de raad van bestuur, dat 1 januari 1997 van kracht werd, is vastgesteld welke uitgaven uit de voorschotkas mogen worden betaald.

Kredietoverschrijvingen

11. De kredietoverschrijvingen tussen verschillende begrotingsonderdelen beliepen in 1996 891 600 ECU (6 % van de oorspronkelijke begroting), tegen 922 000 ECU in 1995.

12. Na overleg met, en met instemming van de verschillende diensten in de Commissie (DG IX, DG XIX en DG XX) schreef het Centrum 30 000 ECU over van begrotingsonderdeel 1176 "Werk door derden voor de Vertaaldienst" naar het nieuwe begrotingsonderdeel 1110 "Hulpfunctionarissen", en 40 000 ECU van begrotingsonderdeel 1100 "Basissalarissen" naar het nieuwe begrotingsonderdeel 1112 "Plaatselijke functionarissen". Deze nieuwe begrotingsonderdelen werden door het Centrum ingevoerd. De Kamer accepteert de redenen voor deze overschrijvingen, maar constateert dat zij in strijd zijn met lid 4 bis van artikel 21 van Verordening (EEG) nr. 1948/93, waarin wordt bepaald: "door middel van overschrijvingen kunnen alleen die begrotingsonderdelen van kredieten worden voorzien waarvoor op de staat van uitgaven een krediet is toegestaan of die pro memorie (p. m.) zijn vermeld". Dezelfde begrotingsonderdelen zijn - met instemming van de begrotingsautoriteit - ook opgenomen in de begroting 1997.

Overdrachten en annuleringen van kredieten

13. In 1996 was het bedrag van de overdrachten lager. In 1996 werden voor bijna 77 % van de definitieve kredieten voor 1996 betalingen verricht, tegen 61 % in 1995. Het percentage aangegane en naar 1997 overgedragen betalingsverplichtingen was 14 % (28 % in 1995). Het percentage van de annuleringen was 9 %, tegen 10 % in 1995. In tabel 4 worden, per titel, de overdrachten uit de oorspronkelijke begroting 1996 en het latere gebruik ervan weergegeven.

Opmerkingen betreffende de staat van ontvangsten en uitgaven en de balans

Ontvangsten

14. De EU-subsidie voor het Centrum voor 1996 bedroeg 14 625 000 ECU. In werkelijkheid ontving het Centrum het verlangde bedrag van 14 410 000 ECU.

15. In 1996 hebben Noorwegen en IJsland het Centrum voor de eerste maal 96 135 ECU betaald als bijdrage voor hun deelneming aan het werkprogramma.

Uitgaven

16. Artikel 46 van Verordening (EEG) nr. 1416/76 bepaalt dat onderhandse overeenkomsten kunnen worden gesloten wanneer met de overeenkomst een bedrag is gemoeid dat niet hoger ligt dan het maximum van 12 000 ECU. In het geval van tenminste 17 studiecontracten en vijf aankopen van vaste activa werden contracten gesloten waarbij dat maximumbedrag werd overschreden, zonder dat de in artikel 45 van de voornoemde verordening beschreven aanbestedingsprocedure werd gevolgd, maar de financieel controleur verleende voor alle betalingen een visum.

17. Uit het resultaat van een onderzoek naar vertragingen in de oplevering van werk door contractanten in 1996, bleek dat 55 % van de contractanten zich niet hield aan de in het contract bepaalde termijn. De notulen van de bestuursvergaderingen bevatten geen enkele aanwijzing dat werd gecontroleerd of contractanten de termijnen naleefden.

Balans

18. Het Centrum stelde een permanente inventarislijst op, zoals voorgeschreven in artikel 52 van Verordening (EEG) nr. 1416/76. De op de balans 1996 voor 1 443 431 ECU opgenomen vaste activa vertegenwoordigen de aanschafkosten van materiaal en meubilair.

19. Aan het eind van het jaar beschikte het Centrum over een kassaldo van 4,1 miljoen ECU, tegen 5,9 miljoen ECU in 1995. Het Centrum neemt wederom de verantwoordelijkheid op zich voor het beheer van grote kassaldi. De Kamer adviseert het Centrum om bij de driemaandelijkse aanvragen bij de Commissie uit te gaan van de werkelijke liquiditeitsbehoeften.

20. In de balans is tevens een bedrag opgenomen van 483 308 ECU betreffende "BTW-vorderingen", waarvan 251 434 ECU betrekking heeft op het jaar 1995, maar nog niet is geïnd wegens de verhuizing naar Thessaloniki. De Kamer verzoekt het Centrum ervoor te zorgen dat dit bedrag zo spoedig mogelijk alsnog wordt geïnd. Wat de "BTW-vorderingen voor 1996" betreft, wordt het Centrum aanbevolen de verantwoordelijke belastingdienst opheldering te verschaffen over alle bijzonderheden over de betrokken procedure, teneinde te voorkomen dat middelen worden geannuleerd of dat er buitensporige vertragingen in de terugbetaling ontstaan.

Controle op de gebouwen en het personeelsbestand van het Centrum

Tijdelijk gebouw

21. Zoals de Kamer vorig jaar (7) opmerkte, moest het Centrum 120 000 ECU investeren om het tijdelijke gebouw functioneel en "klaar voor gebruik" te maken. Ten tijde van de controle (mei 1997) verklaarde het Centrum dat deze uitgaven nodig waren om beter te kunnen functioneren, maar kon het niet uitleggen voor wiens rekening deze kosten uiteindelijk kwamen.

Het permanente gebouw

22. Het Centrum en de Griekse staat ondertekenden op 22 juni 1995 een basisovereenkomst voor het nieuwe, permanente gebouw. Volgens deze overeenkomst moet het Centrum de Griekse staat 6 879 750 ECU betalen, in vier gelijke tranches van 1 719 937 ECU. De eerste twee zijn respectievelijk op 1 september 1995 en 1 september 1996 betaald, en de derde betaling moet op 1 september 1997 plaatsvinden. Voor deze derde tranche moet de begrotingsautoriteit goedkeuring verlenen en de laatste tranche wordt betaald wanneer het gebouw wordt opgeleverd.

23. Als de begrotingsautoriteit vóór 1 september 1997 goedkeuring verleent, zal het Centrum de Griekse staat 5 159 811 ECU voor het optrekken van het permanente gebouw hebben betaald. Volgens de planning zou op 30 maart 1997 met de bouw worden begonnen. Ten tijde van de controle (mei 1997) was de - door de Griekse overheidsinstanties beheerde - aanbestedingsprocedure nog niet afgerond, en waren er evenmin contracten ondertekend. Bijgevolg waren er met betrekking tot deze investering voor de controle geen financiële gegevens beschikbaar.

Personeel

24. In 1996 bevatte de lijst van het aantal ambten 81 ambten (vaste en tijdelijke posten), waarvan: 25 A, 11 LA, 15 B, 27 C en 3 D. Ten tijde van de controle (mei 1997) waren 78 personen inderdaad in Thessaloniki werkzaam, waarvan: 60 ambtenaren en tijdelijke functionarissen (25 A/LA, 10 B, 23 C en 2 D), zeven nationale deskundigen, vijf plaatselijke functionarissen, drie hulpfunctionarissen, twee uitzendkrachten en één stagiair.

25. Voorts werken drie personen op het kantoor van het Cedefop in Brussel, is één persoon gedetacheerd bij Eurostat voor een samenwerkingsproject, zijn drie personen in Berlijn gebleven, zijn vier personeelsleden met verlof om redenen van persoonlijke aard en is één persoon al maandenlang ziek. Voorts zijn er in 1996 veel nieuwe personeelsleden geworven.

26. De Kamer is in kennis gesteld van een onderzoek dat door de Griekse belastingdienst is ingesteld naar, onder meer, de afdracht van belasting en socialeverzekeringspremies voor plaatselijk personeel dat door een bedrijf in Thessaloniki ter beschikking van het Cedefop is gesteld.

Conclusie

27. In het geval van tenminste 17 studiecontracten en vijf aankopen van vaste activa, werden contracten boven het maximumbedrag van 12 000 ECU gesloten zonder dat de in artikel 45 van Verordening (EEG) nr. 1416/76 voorgeschreven aanbestedingsprocedure werd gevolgd (zie paragraaf 16).

28. Het Centrum beschikt wederom over grote kastegoeden. Dit dient te worden voorkomen door bij de driemaandelijkse geldopnamen bij de Commissie uit te gaan van de werkelijke liquiditeitsbehoeften (zie paragraaf 19).

29. Het Centrum wordt aanbevolen erop toe te zien dat de bouwwerkzaamheden voor het permanente gebouw conform het contract verlopen (zie paragraaf 23).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 12 en 13 november 1997.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) PB L 39 van 13. 2. 1975, blz. 1.

(2) PB L 181 van 23. 7. 1993, blz. 11.

(3) PB L 164 van 24. 6. 1976, blz. 1.

(4) PB L 181 van 23. 7. 1993, blz. 15.

(5) Verslag over de rekeningen en het beheer van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop - Thessaloniki) betreffende het begrotingsjaar 1995.

BIJLAGE

TABEL 1 BALANS PER 31 DECEMBER 1996

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: Opgesteld door de Kamer op basis van door het Cedefop verstrekte gegevens.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN HET CEDEFOP

Gezien de aard van de opmerkingen van de Rekenkamer kan de raad van bestuur van het Centrum een direct antwoord verstrekken. De Raad volgt daarbij de volgorde van de opmerkingen en conclusies van de Rekenkamer. De nummering van de paragrafen met de antwoorden komt overeen met de nummering in het verslag van de Rekenkamer.

12. Het Centrum bedankt de Rekenkamer voor het getoonde begrip voor de aangegeven overschrijvingen die noodzakelijk waren voor een vlotte functionering in het Griekse kader en wijst op het buitengewone karakter van deze verrichtingen die zich onder de huidige normale omstandigheden niet meer zullen voordoen.

16. Met betrekking tot de aanbestedingsprocedure dient rekening te worden gehouden met de volgende punten:

a) Een aantal lopende overeenkomsten zijn gebaseerd op eerder gepubliceerde oproepen tot indiening van blijken van belangstelling en aanbestedingen. De overeenkomsten voor het documentair netwerk, die meestal een bedrag van 12 000 ecu overschrijden, werden in de meeste gevallen gesloten met dezelfde gespecialiseerde organisaties als in voorafgaande jaren. Dit werk vergt een grote mate van continuïteit en een jaarlijkse aanbesteding met als mogelijk gevolg dat contractanten elkaar veelvuldig afwisselen zou erg ontwrichtend werken en, gezien de noodzakelijke opleiding en inwerktijd, inefficiënt zijn. Desalniettemin worden de uit de overeenkomsten voortvloeiende prestaties zorgvuldig geëvalueerd en zal een aanbesteding (op basis van de recente oproep tot indiening van blijken van belangstelling) worden uitgeschreven in die gevallen waar de prestaties niet bevredigend worden geacht.

b) Overeenkomsten voor de opstelling van nieuwe monografieën waarin de stelsels van beroepsonderwijs en -opleiding in de lidstaten worden beschreven (of voor de actualisering van bestaande monografieën) zijn onderworpen aan de gebruikelijke regels, d. w. z. dat een niet-openbare aanbesteding wordt uitgeschreven. Voor de monografieën wordt deze lijst opgesteld na overleg met de leden van de raad van bestuur. In 1995 en 1996 werd een uitzondering op deze regel gemaakt voor monografieën die de nieuwe lidstaten en de EER-landen betroffen, aangezien het toen meer opportuun werd geacht de beslissing direct na overleg met de leden van de raad van bestuur te nemen.

Zoals gepland heeft het Centrum een algemene oproep tot indiening van blijken van belangstelling voor de deelname aan netwerken en de uitvoering van onderzoeksovereenkomsten gedaan. Deze oproep is gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen (C 214 van 16. 7. 97, blz. 15) en de resultaten ervan worden momenteel verwerkt.

17. Vertragingen bij de afwikkeling van overeenkomsten zijn in vele gevallen te wijten aan gebrekkige administratieve procedures, met name de laattijdige toezending door de contractanten van de vereiste facturen voor betaling. In sommige gevallen deden zich ook vertragingen voor bij de ondertekening van overeenkomsten, zodat de werkzaamheden in het kader daarvan slechts enkele maanden na de aanvankelijk geplande datum konden aanvangen, wat tot een kettingreactie leidde. In andere gevallen waren vertragingen te wijten aan het feit dat intensieve en tijdrovende besprekingen moesten worden gevoerd tussen de contractant en het Cedefop op basis van het ontwerp-rapport van de contractant. Ingeval de contracterende organisatie eventueel zelf de werkzaamheden medefinanciert of financiële middelen uit een andere bron ontvangt, kan het Cedefop niet altijd het tijdschema opleggen. Dit is vooral het geval wanneer de prijs die het Cedefop betaalt lager is dan de normale marktprijs voor de desbetreffende werkzaamheden.

Niettemin zal het Cedefop proberen vertragingen te vermijden. In geval van onredelijke vertragingen wijst het Centrum de contractanten erop dat dit voor hen ernstige nadelen voor een eventuele toekomstige samenwerking kan inhouden. Met de nieuwe lijst van belangstellende personen en/of organisaties die uit de recente oproep tot indiening van blijken van belangstelling zal voortvloeien, zou het Centrum voor de toekomstige gunning van opdrachten over ruimere keuzemogelijkheden moeten beschikken. Dat zal het ook gemakkelijker maken erop aan te dringen dat de contractanten en hun organisaties de vastgestelde regels en termijnen strikt naleven. Een zakelijke aanpak zal regel zijn.

19. De raad van bestuur neemt nota van de verbeteringen in 1996. Hij is van oordeel dat verdere vooruitgang mogelijk is en zal daartoe nog grotere inspanningen leveren. Het Centrum heeft zijn procedures verbeterd door bij elke kwartaalopname uit de Commissiesubsidie een gedetailleerde verklaring te voegen betreffende de beschikbaar gestelde betalingsmiddelen en de totale verwachte betalingen in de volgende vier maanden. Het verschil tussen beide vormt het saldo van de reële vraag en bijgevolg zal een te groot permanent overschot aan kasmiddelen worden vermeden.

20. Het Centrum heeft na de controle door de Rekenkamer onmiddellijk maatregelen genomen en dringt aan op terugbetaling. De nodige stukken om de in 1995 en 1996 door het Centrum betaalde belasting over de toegevoegde waarde (BTW) van de Duitse financiële autoriteiten terug te vorderen zijn opgestuurd. Het Centrum heeft contact opgenomen met de bevoegde belastingautoriteiten in Griekenland en heeft gedetailleerde informatie verstrekt betreffende de procedure en de adequate opstelling van de stukken voor de terugvordering van de in de voorgaande jaren betaalde belasting over de toegevoegde waarde (BTW). Inmiddels zijn de stukken voor de begrotingsjaren 1995 en 1996 opgesteld en aan de autoriteiten toegezonden.

21. Het Centrum wijst erop dat:

- de snel gerenoveerde tijdelijke gebouwen geen optimale oplossing vormen (de beschikbare oppervlakte bedraagt bijvoorbeeld slechts ongeveer eenderde van het toekomstige nieuwe gebouw),

- er nieuwe behoeften zijn ontstaan na de verhuizing van het Cedefop (met name investeringen in de infrastructuur voor elektronische apparatuur),

- noch de oorspronkelijke overeenkomst noch de Griekse wetgeving duidelijk maakt wie dergelijke kosten moet dragen. Juridisch advies bevestigde de onzekerheid. Het Centrum moest werkzaamheden laten uitvoeren om efficiënt te kunnen functioneren. Het erkent dat het beter geweest zou zijn vooraf regelingen in verband met bijkomende investeringen te treffen. De eigenaar heeft van deze bijkomende door het Cedefop gedane investeringen kennis genomen en heeft zich bij nieuwe aangelegenheden genereus opgesteld (bijv. extra vergaderfaciliteiten). Het Centrum zal ook proberen bij de afrekening aan het einde van het huidige huurcontract een vergoeding te krijgen.

23. Het Centrum is het ermee eens dat de voorbereidingstijd zeer lang was maar vertrouwt erop dat nu snel vorderingen zullen worden gemaakt. Het tijdschema voor de komende periode dat door de Griekse overheid is verstrekt, is als volgt:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Het Centrum verwacht dat de begrotingsautoriteit het voorbehoud in de begroting 1997 zal opheffen en dat het Centrum zijn contractuele verplichtingen jegens de Griekse regering zal kunnen nakomen. Gehoopt wordt dat voldoende vooruitgang zal worden geboekt om de derde termijnbetaling vóór eind 1997 te kunnen verrichten. Dit is tevens van belang omdat in de voorgestelde begroting 1998 niet om een nieuwe termijnbetaling is gevraagd.

24-25. Er zijn inderdaad veel nieuwe personeelsleden aangeworven en behalve op de vaste posten werken verscheidene personen in het Centrum onder contract. De sociale maatregelen in verband met de verhuizing zijn beëindigd (mei 1997) en de raad van bestuur zal de personeelssituatie eind 1997 evalueren.

26. Verwacht wordt dat de resultaten van dit onderzoek voor het Centrum geen gevolgen zullen hebben.

27. Zoals uiteengezet is met succes een nieuwe uitgebreide oproep tot indiening van blijken van belangstelling gelanceerd.

28. In deze situatie is de laatste jaren verbetering gebracht en deze tendens zal hopelijk in 1997 worden voortgezet.

29. Het Centrum heeft zijn best gedaan - en zal dit blijven doen - om te verzekeren dat het over een nieuw gebouw van hoge kwaliteit beschikt en dat kwaliteit voor geld wordt verkregen. De kosten van het nieuwe gebouw zouden lager kunnen liggen dan de aanvankelijke ramingen. De vooruitzichten zijn positief (zie paragraaf 23).