BESLUIT VAN DE EUROPESE CENTRALE BANK

van 3 november 1998

inzake toegang van het publiek tot de documentatie en archieven van de Europese Centrale Bank

(ECB/1998/12)

(1999/284/EG)

DE RAAD VAN BESTUUR VAN DE EUROPESE CENTRALE BANK,

Gelet op de statuten van het Europees Stelsel van centrale banken en van de Europese Centrale Bank (hierna aangeduid als de "statuten"), inzonderheid artikel 12.3;

Gelet op het reglement van orde van de Europese Centrale Bank, inzonderheid de artikelen 23.2 en 23.3;

Overwegende dat in de verklaring betreffende het recht op toegang tot informatie, gehecht aan de slotakte van het Verdrag betreffende de Europese Unie, wordt benadrukt dat de doorzichtigheid van het besluitvormingsproces het democratisch karakter van de instellingen en het vertrouwen van het publiek in het bestuur versterkt;

Overwegende dat de Europese Raad van Birmingham en die van Edinburgh een aantal beginselen zijn overeengekomen ter bevordering van een Gemeenschap die dichter bij de burgers staat;

Overwegende dat de Europese Raad van Kopenhagen opnieuw het beginsel bevestigde dat de burgers recht hebben op een zo volledig mogelijke toegang tot informatie;

Overwegende dat de burgers een legitieme belangstelling hebben voor de wijze waarop instellingen en lichamen die gefinancierd worden uit overheidsfondsen functioneren en georganiseerd zijn;

Overwegende dat Besluit nr. 9/97 van de Raad van het Europees Monetair Instituut (EMI)(1) erin voorziet dat het publiek toegang heeft tot de administratieve documenten van het EMI; dat het EMI op 1 juni 1998 in liquidatie is gegaan; dat het noodzakelijk is de beginselen te specificeren die zullen gelden voor toegang tot de documentatie en archieven van de ECB;

Overwegende dat de Europese Ombudsman een besluit heeft gepubliceerd in het kader van een op eigen initiatief ondernomen onderzoek naar de toegang van het publiek tot documenten(2); dat de in dat besluit vervatte aanbevelingen slechts van toepassing zijn op de administratieve documenten van het EMI; dat dezelfde beperkingen aangaande de toepassing van het belsuit ook betrekking hebben op de ECB;

Overwegende dat, overeenkomstig artikel 10.4 van de statuten, de handelingen van de vergaderingen van de raad van bestuur vertrouwelijk zijn, maar dat de raad van bestuur van de ECB kan besluiten het resultaat van zijn beraadslagingen openbaar te maken;

Overwegende dat, in overeenstemming met artikel 23.1 van het reglement van orde van de ECB, de handelingen van de besluitvormingsorganen van de ECB en van alle comités of groepen die middels deze handelingen worden opgericht, vertrouwelijk zijn, tenzij de raad van bestuur de president machtigt om het resultaat van de beraadslagingen openbaar te maken;

Overwegende dat, in overeenstemming met artikel 23.2 van het reglement van orde van de ECB, alle door de ECB opgestelde documenten vertrouwelijk zijn, tenzij de raad van bestuur anders beslist;

Overwegende dat het onderhavige besluit een aanvullend onderdeel is van het informatie- en communicatiebeleid van de ECB; dat duidelijke regels behoorlijk bestuur bevorderen doordat zij functionarissen steunen bij de zorgvuldige en snelle afhandeling van verzoeken van het publiek om documenten;

Overwegende dat de ECB, alvorens toegang te verlenen tot documenten die informatie bevatten afkomstig van een centrale bank van een lidstaat, deze centrale bank zal raadplegen;

Overwegende dat, in overeenstemming met artikel 11.6 van de statuten, de directie van de ECB verantwoordelijkheid draagt voor de lopende zaken van de ECB,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Toegang tot administratieve documenten

1. Het publiek heeft toegang tot de documentatie en de archieven van de ECB met betrekking tot administratieve documenten overeenkomstig de bepalingen van het onderhavige besluit.

2. Voor het doel van het onderhavige besluit wordt onder "administratief document" verstaan ieder stuk, op ongeacht welke drager, dat bestaande gegevens bevat en verband houdt met de wijze waarop de ECB feitelijk functioneert en is georganiseerd. In aanvulling hierop betekent het eveneens elk stuk dat verband houdt met de organisatie en het functioneren van het EMI.

Artikel 2

Verzoek om toegang

Het verzoek om toegang tot een administratief document dient schriftelijk bij de ECB te worden ingediend(3). De ECB streeft ernaar de aanvraag zo spoedig mogelijk af te handelen. Indien de aanvraag niet nauwkeurig genoeg is geformuleerd of geen gegevens bevat om vast te kunnen stellen om welk document het gaat, verzoekt de ECB de aanvrager om nadere bijzonderheden.

Artikel 3

Wijze van toegang; kosten; commerciële reproductie

1. De aanvrager krijgt toegang tot een administratief document, hetzij door het ter plaatse bij de ECB te raadplegen hetzij door zich op eigen kosten een kopie te laten toesturen. Een vergoeding van 10 ECU (10 EUR vanaf 1 januari 1999) zal in rekening worden gebracht voor kopieën van gedrukte documenten van in totaal meer dan 100 bladzijden, plus 0,05 ECU (0,05 EUR vanaf 1 januari 1999) per blad.

2. De ECB streeft ernaar een rechtvaardige oplossing te vinden ter afhandeling van herhaalde verzoeken om toegang te krijgen tot één en hetzelfde administratieve document door één en dezelfde aanvrager en van verzoeken die verband houden met een groot aantal of bijzonder lange administratieve documenten.

3. Het is verboden een administratief document dat overeenkomstig dit artikel geraadpleegd is, zonder voorafgaande goedkeuring van de ECB voor handelsdoeleinden door middel van rechtstreekse verkoop te vermenigvuldigen of te verspreiden. Goedkeuring kan worden geweigerd zonder opgaaf van redenen.

Artikel 4

Uitzonderingen

Toegang tot een administratief document wordt niet toegestaan, indien openbaarmaking ervan schade zou kunnen toebrengen aan:

- de bescherming van het algemeen belang, met name openbare veiligheid, internationale betrekkingen, monetaire en wisselkoersstabiliteit, gerechtelijke procedures, inspecties en onderzoeken;

- de bescherming van de persoon en de persoonlijke levenssfeer;

- de bescherming van het auteursrecht en van geheime commerciële en industriële gegevens;

- de bescherming van de financiële belangen van de ECB;

- de bescherming van de vertrouwelijkheid waarom de natuurlijke of rechtspersoon die de in het document vervatte informatie heeft verstrekt, heeft verzocht, of welke krachtens de wetgeving die op de desbetreffende persoon van toepassing is, vereist is.

Artikel 5

Besluit over aanvraag; confirmatief verzoek; rechterlijke toetsing

1. De ECB streeft ernaar het verzoek binnen een redelijke termijn af te handelen. Binnen uiterlijk één maand deelt de directeur Externe betrekkingen van de ECB de aanvrager schriftelijk mee of hij het verzoek heeft ingewilligd dan wel voornemens is dit af te wijzen. In het laatste geval wordt eveneens de reden van het voornemen om het verzoek te weigeren uiteengezet en wordt de aanvrager meegedeeld dat hij/zij binnen een maand een confirmatief verzoek kan indienen tot herziening van het standpunt. In het tegengestelde geval wordt aangenomen dat de aanvrager zijn/haar oorspronkelijke verzoek heeft ingetrokken.

2. Indien de aanvrager binnen een maand na indiening van het verzoek nog geen antwoord heeft ontvangen, betekent dit dat het verzoek afgewezen is, tenzij hij/zij, zoals hierboven vermeld, in de loop van de volgende maand een confirmatief verzoek indient.

3. Binnen één maand na ontvangst van het confirmatief verzoek neemt de directie van de ECB een besluit terzake.

4. In alle besluiten ter afwijzing van een confirmatief verzoek wordt de reden waarop de afwijzing berust, aangegeven. Het besluit wordt de aanvrager zo spoedig mogelijk schriftelijk meegedeeld en tegelijkertijd wordt hij/zij op de hoogte gesteld van de inhoud van de artikelen 138 E en 173 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, die betrekking hebben op respectievelijk de voorwaarden op basis waarvan natuurlijke personen een zaak kunnen voorleggen aan de Ombudsman en op de door het Hof van Justitie uitgevoerde controle van de rechtsgeldigheid van de handelwijze van de ECB.

5. Indien de aanvrager binnen één maand na indiening van het confirmatief verzoek nog geen antwoord heeft ontvangen, betekent dit dat het verzoek is afgewezen.

Artikel 6

Vervanging van Besluit nr. 9/97 van het EMI

Besluit nr. 9/97 van de Raad van het EMI wordt met onmiddellijke ingang vervangen door het onderhavige besluit.

Gedaan te Frankfurt am Main, 3 november 1998.

De President van de ECB

Willem F. DUISENBERG

(1) PB L 90 van 25.3.1998, blz. 43.

(2) 616/PUBAC/F/IJH van 20 december 1996.

(3) Gericht aan de Europese Centrale Bank, Directoraat Externe Betrekkingen, Kaiserstraße 29, D-60311 Frankfurt am Main.