VERSLAG over de financiële staten van de Europese Stichting voor opleiding (ESO-Turijn) betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van het antwoord van de Stichting (98/C 406/07)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 11, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad (1) aan de Raad van bestuur van de Europese Stichting voor opleiding gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van de Europese Stichting voor opleiding betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de in artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de boekhoudkundige stukken gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

1.4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN DE EUROPESE STICHTING VOOR OPLEIDING VOOR HET PER 31 DECEMBER 1997 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Subsidies buiten de begroting om (Phare, Tacis en Tempus)

1.5. In het kader van de programma's Phare, Tacis en voor Tempus beheert de Stichting door de Commissie beschikbaar gestelde gelden. De hoge subsidies (van ongeveer 380 Mio ECU in 1997) zijn niet in de rekeningen van de Stichting, maar in een aparte boekhouding opgenomen. Voorts komt het totaalsaldo (56,6 Mio ECU per 31 december 1997) van een dertigtal bankrekeningen, waarover de Stichting voor het beheer van deze transacties beschikt, niet in de financiële staten van de Stichting voor.

De Kamer verzoekt de Stichting andermaal (3) de verrichtingen betreffende het beheer van deze middelen in haar eigen boekhouding op te nemen.

Nieuwe procedure voor de uitvoeringsvoorschriften inzake betalingen

1.6. Nu het nieuwe computersysteem SI 2 wordt gebruikt, verlopen alle boekingen van betalingsverplichtingen en betalingsopdrachten sneller en doeltreffender.

1.7. Het zou niettemin wenselijk zijn dat SI 2 niet enkel het begrotingsbeheer bevat, maar dat daarin ook zo spoedig mogelijk de algemene boekhouding wordt opgenomen.

Inventaris

1.8. Bij controle van de fysieke aanwezigheid van de geïnventariseerde goederen heeft de Kamer vastgesteld dat verouderde computerapparatuur (PC's, printers, enz.) met een inventariswaarde van ongeveer 0,3 Mio ECU in de kantoorruimte van de Stichting was opgeslagen. De Stichting zou het verouderde materiaal moeten verkopen of afdanken.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 5 november 1998.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

Voorzitter

Tabel 1 Financiële balans voor het begrotingsjaar 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van de Stichting.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 131 van 23.5.1990, blz. 4.

(2) Overeenkomstig artikel 11, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad zijn de gedetailleerde rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Stichting betreffende het begrotingsjaar 1997 opgemaakt op 31 maart 1998, waarna ze zijn toegezonden aan de Raad van bestuur van de Stichting, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 17 april 1998. De financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB C 393 van 29.12.1997, blz. 41.

ANTWOORD VAN DE STICHTING

Extrabudgettaire subsidies - Phare, Tacis, Tempus

De Rekenkamer heeft opnieuw het verzoek gedaan, dat reeds vermeld was in het verslag over de boekhouding van 1996, om alle van de Commissie aan de Stichting overgedragen fondsen op te nemen in de eigen boekhouding van de Stichting.

Op 27 oktober 1998 is een vergadering gehouden met de Rekenkamer, de Commissie (DG XX, DG XXII) en de Stichting. Er werd overeenstemming bereikt over opname van alle door de Stichting beheerde bedragen in de boekhouding. Alle bedragen die zijn geïntegreerd in de boekhouding van de Stichting zullen eveneens in het jaarverslag verschijnen. Bovendien is besloten om alle bedragen in het begrotingsdocument te presenteren. De subsidie voor de Stichting is onderworpen aan de goedkeuring van de Raad van bestuur terwijl alle andere bedragen, te weten die in verband met technische bijstand en met de Commissie overeengekomen conventies, ter informatie gepresenteerd zullen worden in een bijlage bij het begrotingsdocument. Aldus worden de zichtbaarheid en de transparantie voor iedereen die betrokken is bij het beheer, de bewaking en de controle van de Stichting, verbeterd.

Nieuwe procedure voor wijzigingen in de uitvoering van de betalingen

De Rekenkamer verwijst naar de verbeteringen dankzij de invoering van SI 2, het nieuwe begrotingssysteem, en stelt toepassing ervan op alle algemene boekhoudingskwesties voor. De Stichting verwelkomt de positieve visie van de Rekenkamer en stemt in met de geformuleerde aanbevelingen. Het personeel van de Stichting is al actief op dit gebied en een projectplan en specificaties terzake zijn reeds opgesteld en werkzaamheden worden verricht op het gebied van informaticaontwikkeling. De overdracht van gegevens van het grootboek zal mogelijk zijn en verwacht wordt dat het nieuwe systeem begin 1999 operationeel zal zijn.

Inventaris

De Rekenkamer heeft de kwestie verouderde computer- en overige apparatuur aan de orde gesteld. Met betrekking hiertoe is door de Stichting en de financieel controleur overeenstemming bereikt op basis waarvan een non-profit organisatie geselecteerd is om de apparatuur te hergebruiken. De apparatuur zal worden overgedragen aan de organisatie in kwestie in de eerste week van november en dientengevolge zal de inventaris op dat tijdstip aangepast worden.