BESLUIT VAN DE RAAD

van 4 oktober 1999

houdende vaststelling van het financieel reglement van toepassing op de begroting van Europol en tot intrekking van het besluit van de Raad (1999/C 25/01)

(1999/C 312/01)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op de Overeenkomst tot oprichting van een Europese Politiedienst (Europol-overeenkomst)(1), inzonderheid op artikel 35, lid 9, en artikel 36, lid 6,

Gezien het advies van de raad van bestuur,

Gezien het advies van het gemeenschappelijk controlecomité,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De beginselen van goed financieel beheer, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit moeten van toepassing zijn op de Europol-begroting. In de jaarlijkse begrotingen en werkplannen moeten duidelijke doelstellingen voor de voorgenomen werkzaamheden worden geformuleerd. Er moet op de vorderingen bij de verwezenlijking daarvan worden toegezien en, zonodig, moet verdere actie worden ondernomen voor het bereiken ervan.

(2) Het hierbij vastgestelde financieel reglement mag niet worden toegepast op een wijze die de onafhankelijkheid van het in artikel 24 van de Europol-overeenkomst genoemde gemeenschappelijk controleorgaan in gevaar zou brengen.

(3) Het besluit van de Raad (1999/C 25/01) van 18 januari 1999 houdende vaststelling van het financieel reglement van toepassing op de begroting van Europol(2) dient derhalve te worden ingetrokken,

HEEFT HET VOLGENDE FINANCIEEL REGLEMENT VASTGESTELD:

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

TITEL I

ALGEMENE BEGINSELEN

Artikel 1

1. De begroting van Europol, hierna "de begroting" te noemen, is het besluit waarbij voor elk begrotingsjaar de geraamde ontvangsten en uitgaven van Europol worden vastgesteld. Voor zowel ontvangsten als uitgaven bevat zij aparte posten voor door derden gefinancierde werkzaamheden.

De financiële raming van Europol voor de volgende vijf jaar, hierna "de financiële raming" te noemen, raamt de ontvangsten en uitgaven van Europol voor het begrotingsjaar waarop de ontwerp-begroting van toepassing is en voor de vier daarop volgende begrotingsjaren.

2. Behoudens het bepaalde in artikel 22 en met uitzondering van door derden gefinancierde werkzaamheden, mogen de uitgaven niet voor een langere periode dan het begrotingsjaar worden toegestaan.

3. De uitgaven die voortvloeien uit:

- contracten die volgens plaatselijk gebruik zijn gesloten, of

- contractuele bepalingen betreffende met name de levering van materieel,

voor tijdvakken die de duur van het begrotingsjaar overschrijden, worden aangewezen op de begroting van het begrotingsjaar waarin zij worden gedaan.

Artikel 2

De begrotingskredieten moeten worden aangewend volgens de beginselen van goed financieel beheer, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit. Er worden gekwantificeerde doelstellingen vastgesteld, en er wordt toegezien op de vorderingen bij de verwezenlijking ervan.

Artikel 3

1. Behoudens artikel 22 worden de ontvangsten en de uitgaven voor het volle bedrag in de begroting en in de rekeningen opgenomen; zij mogen niet met elkaar worden gecompenseerd.

2. De gezamenlijke ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke uitgaven.

3. In afwijking van lid 1 behouden bepaalde ontvangsten hun bestemming. Dat geldt met name voor:

- de ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, zoals inkomsten van stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten;

- de van derden afkomstige ontvangsten wegens op hun verzoek verrichte werkzaamheden.

Dergelijke bijdragen moeten worden toegestaan door de raad van bestuur, welke met eenparigheid van stemmen een besluit neemt volgens een van de onderstaande procedures:

- Bijdragen van derden worden zowel bij de vaststelling van de begroting als in de loop van het begrotingsjaar toegestaan.

- Donaties aan Europol, met inbegrip van giften en legaten, mogen worden aanvaard op voorwaarde dat ze stroken met het beleid, de doelstellingen en de werkzaamheden van Europol, zoals die in de Europol-overeenkomst zijn vastgelegd.

Artikel 4

1. Ontvangsten en uitgaven kunnen uitsluitend tot stand komen door aanwijzing op een artikel van de begroting.

Onverminderd artikel 22 mogen geen betalingsverplichtingen worden aangegaan noch betalingsopdrachten worden verstrekt die de toegestane kredieten te boven gaan.

2. De overeenkomstig de artikelen 13 en 14 vastgestelde lijst van het aantal formatieplaatsen vormt voor Europol een strikt maximum; boven dit maximum mogen geen aanstellingen worden verricht.

De gevallen van werkzaamheid op basis van deeltijd kunnen worden gecompenseerd door de aanwerving van andere personeelsleden binnen de vastgestelde grenzen.

Artikel 5

1. Het begrotingsjaar begint op 1 januari en sluit op 31 december.

2. De ontvangsten van een begrotingsjaar worden in de rekeningen van elk begrotingsjaar verantwoord op grond van zowel de verschuldigde als de geïnde bedragen.

In afwijking van de vorige alinea worden de begrotingsbijdragen van de lidstaten die geïnd zijn vóór de aanvang van het begrotingsjaar waarvoor zij bestemd zijn, bijgeschreven op de begroting van dat begrotingsjaar.

3. Met uitzondering van door derden gefinancierde werkzaamheden, mogen de uitgetrokken kredieten alleen worden gebruikt ter dekking van uitgaven waarvoor op regelmatige wijze betalingsverplichtingen zijn aangegaan en betaling heeft plaatsgevonden uit hoofde van het begrotingsjaar waarvoor deze kredieten zijn toegekend, behoudens de in artikel 6 bedoelde afwijkingen, alsmede ter dekking van uit voorgaande begrotingsjaren stammende schulden waarvoor geen krediet was overgeboekt.

De uitgaven van een begrotingsjaar worden in de rekeningen van dat begrotingsjaar verantwoord voorzover de betalingsopdrachten daarvoor uiterlijk op 31 december zijn goedgekeurd en de betaling vóór 15 januari van het volgende jaar heeft plaatsgevonden.

Artikel 6

1. Het gebruik der kredieten geschiedt volgens onderstaande voorschriften:

a) kredieten waarvoor geen verplichtingen zijn aangegaan aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij zijn opgenomen, komen in de regel te vervallen;

b) kredieten voor de bezoldigingen en vergoedingen van het personeel kunnen niet worden overgeboekt;

c) kredieten betreffende betalingen die op 31 december nog moeten worden verricht uit hoofde van tussen 1 januari en 31 december rechtmatig aangegane betalingsverplichtingen, worden van rechtswege enkel naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgeboekt.

2. Onverminderd lid 1 kan de directeur vóór 31 januari bij de raad van bestuur met redenen omklede verzoeken indienen om kredieten waarvoor op 31 december nog geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan, naar het eerstvolgende begrotingsjaar over te boeken.

De overboeking van deze kredieten kan slechts om uitzonderlijke redenen worden voorgesteld.

De raad van bestuur neemt uiterlijk op 1 maart een besluit over deze verzoeken tot overboeking. Hij neemt zijn besluit met eenparigheid van stemmen.

3. Ongebruikte ontvangsten en kredieten die op 31 december nog beschikbaar zijn, welke uit donaties en namens derden verrichte werkzaamheden voortvloeien, worden van rechtswege overgeboekt.

4. Kredieten die zijn overgeboekt van het ene naar het andere begrotingsjaar vervallen indien hiervoor aan het eind van het begrotingsjaar waarnaar zij zijn overgeboekt nog geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan.

5. Een lijst van de van rechtswege over te boeken kredieten wordt vóór 1 maart ter informatie aan de raad van bestuur toegezonden.

6. Voor de uitvoering van de begroting wordt het gebruik van de overgeboekte kredieten voor iedere begrotingspost afzonderlijk in de rekeningen van het lopende begrotingsjaar verantwoord.

Artikel 7

Voor uitgaven terzake van lopend beheer die ten laste komen van het volgende begrotingsjaar en die door hun aard bij het begin van dat begrotingsjaar ingaan, kunnen vanaf 15 november van elk jaar vervroegde betalingsverplichtingen worden aangegaan ten laste van de voor het volgende begrotingsjaar uitgetrokken kredieten tot maximaal een vierde gedeelte van het totaal van de overeenkomstige kredieten van het lopende begrotingsjaar. Deze betalingsverplichtingen mogen echter alleen nieuwe uitgaven betreffen waarvan het beginsel nog niet in de begroting van het lopende begrotingsjaar is aanvaard als de begroting voor het volgende begrotingsjaar reeds is vastgesteld.

Voor uitgaven in verband met huurcontracten of bepaalde daarmee samenhangende en overeenkomstige uitgaven die ingevolge wettelijke of contractuele bepalingen vooraf moeten worden verricht, mogen vanaf 20 december betalingen worden gedaan ten laste van voor het volgende begrotingsjaar toegestane kredieten.

Artikel 8

1. Indien de begroting bij het begin van het begrotingsjaar niet is vastgesteld, mogen de uitgaven waarvan het beginsel in de laatste op regelmatige wijze goedgekeurde begroting is aanvaard, volgens de in dit artikel vastgestelde voorwaarden worden gedaan. Een uitgave wordt geacht in beginsel in de laatste op regelmatige wijze goedgekeurde begroting te zijn aanvaard, indien ze in het kader van het betrokken begrotingsjaar kon worden aangerekend op een specifieke begrotingspost.

2. De betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht tot een maximum van een twaalfde van het totaal van de in het betrokken hoofdstuk voor het vorige begrotingsjaar toegestane kredieten voorzover zulks nodig is om de wettelijke verplichtingen van Europol na te komen.

3. Op verzoek van de directeur kan de raad van bestuur in het licht van de behoeften van het beheer twee of meer voorlopige twaalfden tegelijk toestaan of, in uitzonderlijke gevallen, machtiging verlenen voor betalingen die niet vereist zijn om de wettelijke verplichtingen van Europol na te komen. Dergelijke besluiten moeten met eenparigheid van stemmen worden genomen.

4. Onder de in lid 1 genoemde voorwaarden mogen de bijdragen van de lidstaten ter grootte van drie twaalfden van de volgens de laatste naar behoren vastgestelde begroting afgeroepen bijdragen, worden afgeroepen.

5. Op verzoek van de directeur kan de Raad, na de raad van bestuur te hebben gehoord, in het licht van de financiële behoeften machtiging verlenen om verdere bijdragen van de lidstaten af te roepen. De Raad neemt zijn besluit met eenparigheid van stemmen.

Artikel 9

De begroting en de aanvullende of gewijzigde begrotingen worden na vaststelling op initiatief van de voorzitter van de Raad in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt. Deze bekendmaking vindt normaliter plaats binnen één maand na de datum van vaststelling.

Artikel 10

1. De begroting en de financiële raming luiden in euro. De euro is de eenheidsmunt, zoals vastgesteld bij Verordening (EG) nr. 974/98 van de Raad van 3 mei 1998 over de invoering van de euro(3).

Alle toekomstige wijzigingen van genoemde verordening zijn van toepassing op deze bepaling.

2. Omrekeningen van euro naar de valuta van een lidstaat die niet deelneemt aan de monetaire unie, en naar de valuta's van derde landen geschieden in beginsel tegen de koers van de dag; in uitzonderlijke gevallen mag van dat beginsel worden afgeweken overeenkomstig de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen.

Artikel 11

1. Op basis van een herziening van het bestaande werkplan stelt de directeur ieder jaar een ontwerp-werkplan op met de beoogde activiteiten en ontwikkelingen van Europol voor de komende vijf jaar. De financiële raming is een integraal onderdeel van het werkplan en bevat een beschrijving van de financiële en menselijke hulpmiddelen die nodig worden geacht voor de voorgestelde jaarlijkse activiteiten.

2. Het ontwerp-werkplan wordt voorgelegd aan de raad van bestuur, die na raadpleging van het begrotingscomité een besluit daarover neemt. De raad van bestuur besluit met eenparigheid van stemmen.

Artikel 12

1. Er wordt een begrotingscomité opgericht.

2. Dit comité wordt samengesteld overeenkomstig het bepaalde in artikel 35, lid 8, van de Europol-overeenkomst. Het comité wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de lidstaat die het voorzitterschap van de Raad uitoefent.

3. Het comité is belast met de taken die in artikel 35 van de Europol-overeenkomst en in dit financieel reglement zijn omschreven.

Daarnaast voert het comité met betrekking tot budgettaire en financiële aangelegenheden de taken uit waarmee het door de raad van bestuur of de Raad wordt belast.

Bij het uitvoeren van deze taken dient het comité in het bijzonder na te gaan of de in artikel 2 uiteengezette beginselen naar behoren in acht worden genomen.

4. Het comité mag de directeur verzoeken om overlegging van alle informatie of bewijsstukken die het nodig acht in verband met budgettaire en financiële aangelegenheden waarop het toezicht dient te houden.

TITEL II

VASTSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING

AFDELING I

Vaststelling van de begroting

Artikel 13

De directeur doet de raad van bestuur en het begrotingscomité uiterlijk op 15 februari een ontwerp-raming toekomen van de ontvangsten en uitgaven van Europol voor het komende jaar. De vaststelling van de begroting en de financiële raming geschiedt overeenkomstig artikel 35 van de Europol-overeenkomst.

Artikel 14

1. Aan het ontwerp van de begroting en van de financiële raming worden verklarende nota's toegevoegd die met name het volgende behelzen:

a) een algemene beleidsverklaring over de doelstellingen die met de begroting worden nagestreefd,

b) een beschrijving van de activiteiten waarvoor de kredieten gevraagd worden, rekening houdend met de beginselen van artikel 2 en met het in artikel 11 bedoelde werkplan,

c) een beschrijving van de premissen en de omrekeningskoers tussen de euro en de diverse nationale valuta's van de niet-deelnemende lidstaten, alsmede valuta's van derde landen, waarop de ontwerpen gebaseerd zijn,

d) een verklaring van de per begrotingsjaar optredende wijzigingen in de omvang der kredieten.

2. Met betrekking tot de personeelsformatie wordt tevens een werkdocument aan de ontwerp-begroting toegevoegd met de volgende gegevens:

a) per personeelscategorie een gedetailleerde lijst van de posten op de begroting en van de werkelijke personeelsbezetting op de datum van indiening van de ontwerp-begroting, met vermelding van de verdeling ervan per rang en administratieve eenheid;

b) bij een voorstel tot wijziging van de personeelsbezetting, een motivering van de wijziging.

AFDELING II

Structuur van de begroting

Artikel 15

De begroting is onderverdeeld in titels, hoofdstukken, artikelen en posten naar de aard of de bestemming van de ontvangsten of de uitgaven volgens een decimaal indelingsschema.

De begroting bevat aparte posten voor door derden gefinancierde werkzaamheden. Zij omvat:

a) in de staat van ontvangsten,

- de voor het betrokken begrotingsjaar verwachte ontvangsten;

- de voor het vorige begrotingsjaar in de begroting opgenomen ontvangsten en de geconstateerde ontvangsten voor het laatste afgesloten begrotingsjaar;

- een passende toelichting bij elke ontvangstenpost;

b) in de staat van uitgaven:

- de voor het betrokken begrotingsjaar uitgetrokken kredieten, onderverdeeld in titels, hoofdstukken, artikelen en posten;

- volgens dezelfde indeling, de voor het voorgaande, afgesloten begrotingsjaar opgenomen kredieten, vermeerderd met de overgedragen kredieten;

- een passende toelichting bij elk onderdeel; een dergelijke toelichting kan financiële informatie bevatten over projecten in het werkprogramma van Europol, voor derden verrichte diensten en de deelname van derden aan de werkzaamheden van Europol.

AFDELING III

Wijziging van de begroting

Artikel 16

1. In geval van onvermijdbare, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden kan de directeur ontwerpen van een aanvullende en/of gewijzigde begroting indienen.

2. Onder ontwerp van een aanvullende begroting wordt verstaan elk ontwerp dat strekt tot verhoging van het totaalbedrag van de kredieten dan wel tot financiering van een of meer nieuwe activiteiten zonder dat daardoor het totaalbedrag van de kredieten wordt verhoogd.

Onder ontwerp van een gewijzigde begroting wordt verstaan elk ontwerp dat strekt tot wijziging van de begroting op bepaalde financiële of technische punten zonder dat het totaalbedrag van de kredieten wordt verhoogd en zonder dat in nieuwe activiteiten wordt voorzien.

3. Ontwerpen van een aanvullende en/of gewijzigde begroting worden in dezelfde vorm en volgens dezelfde procedure ingediend, behandeld en vastgesteld als de begroting waarvan de ramingen worden gewijzigd.

4. Aanvullende en/of gewijzigde begrotingen worden vastgesteld volgens de procedure van artikel 35 van de Europol-overeenkomst.

Artikel 17

1. In de laatste vier maanden van het begrotingsjaar kan de directeur overgaan tot de overschrijving van:

- hoogstens 25 % van de totale kredieten binnen elk hoofdstuk;

- kredieten van het ene hoofdstuk naar het andere binnen dezelfde titel teneinde het totale bedrag aan kredieten binnen elk hoofdstuk met hoogstens 25 % te doen toenemen.

De directeur stelt de raad van bestuur drie weken van tevoren op de hoogte van dergelijke overschrijvingen.

2. De directeur kan andere dan de in lid 1 bedoelde kredietoverschrijvingen voorstellen.

De raad van bestuur neemt een besluit over dergelijke voorstellen voor overschrijving. Hij neemt zijn besluit met eenparigheid van stemmen.

3. In afwijking van lid 2 mogen geen kredieten worden overgeschreven naar of van de titel betreffende personeelsuitgaven.

TITEL III

UITVOERING VAN DE BEGROTING

AFDELING I

Algemene bepalingen

Artikel 18

De uitvoering van de begroting geschiedt volgens het beginsel van scheiding van budgethouders, rekenplichtigen en de financieel controleur.

Het beheer van de kredieten berust bij de budgethouder, die als enige bevoegd is betalingsverplichtingen aan te gaan, aanspraken vast te stellen en invorderings- en betalingsopdrachten af te geven. Invordering en betaling geschieden door de rekenplichtige.

De functies van budgethouder, rekenplichtige en financieel controleur zijn onderling onverenigbaar.

Artikel 19

1. Overeenkomstig artikel 29, lid 3, van de Europol-overeenkomst voert de directeur, die aan de Raad verantwoording verschuldigd is, de begroting overeenkomstig dit reglement uit onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grenzen der uitgetrokken kredieten.

De directeur kan zijn bevoegdheden onder door hem te bepalen voorwaarden delegeren binnen de grenzen die worden vastgesteld in de akte van overdracht, waarvan kennis moet worden gegeven aan de gedelegeerde, de rekenplichtige, de financieel controleur, de raad van bestuur en het gemeenschappelijk controlecomité.

2. De directeur brengt om de drie maanden aan de raad van bestuur en het begrotingscomité verslag uit over de uitvoering van de begroting.

3. Na voorafgaande overeenstemming met de raad van bestuur, kan de directeur indien nodig verplichtingen aangaan voor toekomstige begrotingsjaren, mits dergelijke verplichtingen verband houden met werkzaamheden die in de lopende begroting zijn toegestaan, en betrekking hebben op:

a) continu geldende administratieve eisen;

b) overeenkomsten waarvoor langere termijnen vereist zijn,

of

c) aankopen die over meerdere jaren moeten worden afbetaald.

Artikel 20

1. Er wordt een financieel controleur benoemd overeenkomstig artikel 35, lid 7, van de Europol-overeenkomst.

De financieel controleur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan of tijdelijk worden vervangen door één of meer assistent-financieel controleurs, die eveneens overeenkomstig artikel 35, lid 7, van de Europol-overeenkomst worden benoemd.

2. Bij de vervulling van zijn taak is de financieel controleur uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad van bestuur.

3. De financieel controleur is verantwoordelijk voor de controle op:

- alle betalingsverplichtingen,

- alle betalingen,

- alle ontvangsten.

In afwijking van artikel 25, lid 2, artikel 26, leden 2 en 4, artikel 27, lid 2, artikel 29, lid 3, en artikel 34, lid 2, van dit reglement en overeenkomstig artikel 35, lid 7, van de Europol-overeenkomst, mag in de in artikel 57, lid 2, van dit reglement bedoelde uitvoeringsbepalingen ook worden bepaald dat de financieel controleur bepaalde minder belangrijke ontvangsten of uitgaven achteraf controleert.

4. Verder onderzoekt en evalueert de financieel controleur de degelijkheid, adequaatheid en toepassing van systemen, procedures en daarmee verband houdende interne controles en brengt hij er verslag over uit.

Verslagen over iedere afzonderlijke controle, iedere evaluatie en ieder onderzoek worden voorgelegd aan de directeur en de raad van bestuur. De directeur brengt de raad van bestuur op de hoogte van de maatregelen die na ieder verslag dienen te worden genomen.

5. Voor ieder begrotingsjaar legt de financieel controleur een verslag over de interne controleactiviteiten van dat jaar voor aan de raad van bestuur en het gemeenschappelijk controlecomité.

Artikel 21

De ontvangsten worden geïnd en de uitgaven betaald door een rekenplichtige die wordt benoemd door en verantwoording verschuldigd is aan de directeur. Behoudens het bepaalde in artikel 32, lid 2, is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de contante en andere middelen. Hij is aansprakelijk voor de bewaring van deze middelen.

De rekenplichtige kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door een of meer assistent-rekenplichtigen, die onder dezelfde voorwaarden als de rekenplichtige worden benoemd.

Artikel 22

Onverminderd artikel 3, lid 1, en artikel 4, lid 1, kunnen:

a) op het bedrag van nota's, rekeningen of betaalstaten, waarvoor in dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven, in mindering worden gebracht:

- boetes voor een partij bij een overeenkomst over een gehonoreerde offerte;

- onverschuldigd betaalde bedragen, waarvan verrekening kan plaatsvinden door inhouding op een nieuwe soortgelijke betaling ten laste van het hoofdstuk, het artikel en het begrotingsjaar waarop het teveel betaalde is geboekt;

- de waarde van voertuigen, apparaten, materiaal en installaties die overeenkomstig de handelsgebruiken worden ingeruild bij de aankoop van nieuwe voertuigen, nieuwe apparaten, nieuw materiaal en nieuwe installaties van dezelfde aard.

De op nota's en rekeningen in mindering gebrachte kortingen, ristorno's en rabatten worden niet afzonderlijk als ontvangsten opgevoerd;

b) opnieuw worden aangewend in het kader van het begrotingsonderdeel waarop de oorspronkelijke uitgave werd aangewezen:

- ontvangsten uit hoofde van terugbetaling van bedragen welke onverschuldigd zijn betaald ten laste van kredieten op de begroting,

- opbrengsten van de levering van goederen en diensten aan andere instellingen of organen, inclusief terugbetaling door dergelijke instellingen van namens hun betaalde dienstreisvergoedingen,

- ontvangen verzekeringsuitkeringen,

- terugbetalingen van belastingen welke zijn begrepen in de prijs van aan Europol geleverde goederen en diensten,

- de opbrengst van de verkoop van voertuigen, apparaten, materiaal en installaties, die worden vervangen of afgedankt.

De nieuwe aanwending moet plaatsvinden vóór het einde van het begrotingsjaar dat volgt op het begrotingsjaar waarin de ontvangsten zijn geïnd.

In het in artikel 48 bedoelde rekeningstelsel worden tussenrekeningen opgenomen waarover de boeking van de opnieuw aangewende ontvangsten en uitgaven moet lopen;

c) bij de uitvoering van de begroting opgetreden wisselkoersverschillen alsmede kredietrenten en debetrenten over kasverrichtingen worden gecompenseerd. Alleen het positieve of negatieve eindresultaat wordt opgenomen in het saldo van het begrotingsjaar.

Artikel 23

Het saldo van elk begrotingsjaar wordt overeenkomstig artikel 40, lid 2, opgenomen in de begroting voor het tweede begrotingsjaar volgende op het begrotingsjaar waaruit het voortvloeit.

Artikel 24

Indien de ontvangsten en uitgaven worden beheerd met behulp van geïntegreerde computersystemen is het bepaalde in afdeling II van deze titel en titel IV van toepassing, met inachtneming van de mogelijkheden en eisen van een geautomatiseerd beheer. Daartoe kunnen met name:

- de bewijsstukken ter verificatie bij de budgethouder of de rekenplichtige blijven;

- de handtekeningen en goedkeuringen door middel van een passende geautomatiseerde procedure worden aangebracht.

De wijze van uitvoering van dit artikel wordt bepaald in de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen.

AFDELING II

Beheer van de ontvangsten en uitgaven

Artikel 25

1. Elke maatregel of situatie waardoor een schuldvordering van Europol ontstaat of wordt gewijzigd, dient te worden voorafgegaan door een schuldvorderingsraming van de budgethouder. Deze raming geeft met name uitsluitsel omtrent de aard en de aanwijzing van de ontvangst op de begroting en, voorzover mogelijk, omtrent het geraamde bedrag en de naam van de schuldenaar.

2. Schuldvorderingsramingen worden toegezonden aan de rekenplichtige, die deze ramingen ter goedkeuring voorlegt aan de financieel controleur.

Uit deze goedkeuring blijkt:

a) de juistheid van de aanwijzing;

b) de regelmatigheid en juistheid van de raming ten aanzien van de geldende bepalingen, met name van de begroting en de op Europol toepasselijke voorschriften, alsmede van alle ter uitvoering van die voorschriften genomen besluiten en van de in artikel 2 bedoelde beginselen van goed financieel beheer.

3. De goedgekeurde schuldvorderingsramingen worden door de financieel controleur voorlopig ingeschreven.

Artikel 26

1. De budgethouder stelt voor de inning van alle bedragen die aan Europol verschuldigd zijn een invorderingsopdracht op.

2. Invorderingsopdrachten worden toegezonden aan de rekenplichtige, die deze opdrachten ter goedkeuring voorlegt aan de financieel controleur.

Uit deze goedkeuring blijkt:

a) de juistheid van de aanwijzing;

b) de regelmatigheid en juistheid van de invorderingsopdracht ten aanzien van de geldende bepalingen;

c) de regelmatigheid van de bewijsstukken;

d) de juistheid van de naam van de schuldenaar;

e) de vervaldag;

f) de toepassing van de beginselen van goed financieel beheer als bedoeld in artikel 2;

g) de juistheid van het bedrag en van de valuta van het in te vorderen bedrag.

3. De rekenplichtige neemt volgens voorschrift opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling.

Hij is gehouden er de nodige zorg voor te dragen dat de door Europol te ontvangen bedragen op de vastgestelde tijdstippen worden betaald en dat de rechten van Europol worden veiliggesteld.

4. Wanneer de budgethouder afziet van invordering van een vastgestelde schuldvordering, zendt hij tevoren een voorstel tot annulering aan de rekenplichtige, die dit voorstel ter goedkeuring voorlegt aan de financieel controleur.

Uit de goedkeuring van de financieel controleur blijkt de rechtmatigheid van de annulering en de overeenstemming met de beginselen van goed financieel beheer, als bedoeld in artikel 2.

Artikel 27

1. Elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de lopende of een volgende begroting kan ontstaan, dient te worden voorafgegaan door een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting door de budgethouder. Onverminderd artikel 20, lid 3, mag hij zonder de goedkeuring van de financieel controleur geen juridische verbintenissen jegens derden aangaan.

In de voorstellen wordt uitsluitsel gegeven omtrent het oogmerk en het geraamde bedrag van de uitgave, de aanwijzing van de uitgave op de begroting en de naam van de schuldeiser.

Voor lopende uitgaven kan een voorlopige betalingsverplichting worden aangegaan.

2. Voorstellen voor betalingsverplichtingen worden toegezonden aan de rekenplichtige, die deze voorstellen ter goedkeuring voorlegt aan de financieel controleur.

Uit deze goedkeuring blijkt:

a) dat het voorstel tot het aangaan van de betalingsverplichting is voorgelegd overeenkomstig het bepaalde in lid 1;

b) de juistheid van de aanwijzing;

c) de beschikbaarheid van de kredieten;

d) de regelmatigheid en juistheid van de uitgave ten aanzien van de geldende bepalingen, met name van de begroting en de op Europol toepasselijke voorschriften, alsmede van alle ter uitvoering van die voorschriften genomen besluiten;

e) de toepassing van de beginselen van goed financieel beheer als bedoeld in artikel 2.

3. Aan de goedkeuring mogen geen voorwaarden worden verbonden.

4. De van een goedkeuring voorziene voorstellen voor het aangaan van betalingsverplichtingen worden door de rekenplichtige ingeschreven.

Artikel 28

1. De betaalbaarstelling door de budgethouder omvat:

a) verificatie van het bestaan van de rechten van de schuldeiser,

b) vaststelling of verificatie van het bestaan en het bedrag van de vordering,

c) verificatie van de opeisbaarheid van de vordering,

d) verificatie of de goederen zijn geleverd of de diensten zijn verricht zoals was overeengekomen.

2. Voor iedere betaalbaarstelling moeten bewijsstukken worden overgelegd die de rechten van de schuldeiser staven.

De budgethouder of een ander personeelslid voert de in lid 1, onder d), bedoelde verificatie uit en tekent daarvoor.

De budgethouder kan de verificaties onder zijn verantwoordelijkheid laten uitvoeren.

3. Salarissen, lonen, bezoldigingen en vergoedingen worden betaalbaar gesteld overeenkomstig een verzamelstaat die wordt opgemaakt door de personeelsdienst, behalve in gevallen waarin een individuele betaalbaarstelling nodig is.

Artikel 29

1. De verstrekking van een betalingsopdracht is de handeling waarbij de budgethouder, door het afgeven van een betalingsopdracht, aan de rekenplichtige machtiging verleent de betaling te verrichten voor een uitgave die door hem betaalbaar is gesteld.

2. De betalingsopdracht moet vermelden:

- het begrotingsjaar ten laste waarvan de uitgave komt,

- het begrotingsartikel en eventueel elke andere relevante onderverdeling,

- het te betalen bedrag (in cijfers en in letters) en de valuta van betaling,

- naam en adres van de begunstigde,

- het oogmerk van de uitgave,

- zo mogelijk, de wijze van betaling,

- nummer en datum van de desbetreffende goedkeuringen van de voorstellen tot het aangaan der betalingsverplichtingen.

Bij de betalingsopdracht worden de oorspronkelijke bewijsstukken of, in uitzonderlijke gevallen, voor eensluidend gewaarmerkte afschriften gevoegd. De bewijsstukken bevatten, of gaan vergezeld van, een verklaring ter bevestiging van de juistheid van de te betalen bedragen, de ontvangst van de goederen en de verrichting van de diensten, alsook, in voorkomend geval, de opneming van de goederen in de in artikel 45 genoemde inventarislijst.

De betalingsopdracht wordt gedateerd en ondertekend door de budgethouder.

3. Betalingsopdrachten worden toegezonden aan de rekenplichtige, die deze opdrachten ter goedkeuring voorlegt aan de financieel controleur.

Uit deze goedkeuring blijkt:

a) de rechtmatigheid van de afgifte van de betalingsopdracht;

b) de overeenstemming van de betalingsopdracht met de aangegane betalingsverplichting en de juistheid van het bedrag, rekening houdend met de beginselen van goed financieel beheer als bedoeld in artikel 2;

c) de juistheid van de aanwijzing;

d) de beschikbaarheid van de kredieten;

e) de regelmatigheid van de bewijsstukken;

f) de juistheid van de naam en de omschrijving van de begunstigde.

4. Na verlening van de goedkeuring wordt de oorspronkelijke betalingsopdracht met de bewijsstukken toegezonden aan de rekenplichtige.

Artikel 30

In geval van voorschotverstrekking worden de stukken die het recht van de schuldeiser op betaling van het voorschot staven, bij de eerste betalingsopdracht gevoegd. Op de latere betalingsopdrachten wordt melding gemaakt van de reeds overgelegde bewijzen en wordt het referentienummer van de eerste betalingsopdracht herhaald.

Artikel 31

1. Betaling is de slothandeling die Europol van zijn verbintenissen jegens zijn schuldeisers ontslaat.

Betaling geschiedt door de rekenplichtige binnen de grenzen van de beschikbare middelen.

Bij onjuistheid, betwisting van de geldigheid van de kwijting of niet-naleving van de bij dit reglement voorgeschreven vormen moet de rekenplichtige de betaling opschorten.

2. Bij opschorting van betalingen vermeldt de rekenplichtige zijn beweegredenen in een schriftelijke verklaring, welke hij toezendt aan de budgethouder en ter informatie eveneens doet toekomen aan de financieel controleur.

Artikel 32

1. De betalingen worden in beginsel verricht via een bank- of postgirorekening.

De directeur opent in naam van Europol dergelijke bank- en postgirorekeningen. Bij het aanwijzen van dergelijke banken of andere financiële instellingen, houdt de directeur de veiligheid van de liquide middelen van Europol in het oog. In het bijzonder selecteert de directeur enkel banken of instellingen die in de financiële gemeenschap een hoge kredietwaardigheid hebben. De procedure voor de opening, het beheer en het gebruik van deze rekeningen wordt vastgesteld in de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen.

2. Cheques en postgiro- of bankoverschrijvingen moeten zijn voorzien van de handtekeningen van twee naar behoren daartoe gemachtigde personeelsleden, waaronder die van de rekenplichtige, een assistent-rekenplichtige of een beheerder van een voorschotrekening.

Artikel 33

Voor de betaling van bepaalde soorten uitgaven kunnen voorschotrekeningen worden ingesteld overeenkomstig de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen.

Alleen de rekenplichtige kan middelen verstrekken voor voorschotrekeningen, behoudens in de bijzondere omstandigheden die worden omschreven in de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen.

Deze bepalingen betreffen in het bijzonder:

- de wijze van aanwijzing van de beheerders van voorschotrekeningen;

- de aard en het maximumbedrag van iedere te verrichten uitgave;

- het maximumbedrag van de voorschotten die kunnen worden toegekend;

- de termijn waarbinnen de bewijsstukken moeten worden overgelegd;

- de aansprakelijkheid van de beheerders van voorschotrekeningen.

Artikel 34

1. De rekenplichtige kan voorschotten aan het personeel toekennen indien een regeling of de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen hierin uitdrukkelijk voorzien.

De rekenplichtige kan een voorschot toekennen ter dekking van bedragen die een personeelslid voor rekening van Europol moet uitgeven.

2. Behoudens voorschotten vallende onder voorschotrekeningen als bedoeld in artikel 33, mogen geen voorschotten worden uitgekeerd indien deze niet van tevoren door de financieel controleur zijn goedgekeurd.

Artikel 35

1. Indien de financieel controleur zijn in artikel 25, lid 2, artikel 26, leden 2 en 4, artikel 27, lid 2, artikel 29, lid 3, en artikel 34, lid 2, bedoelde goedkeuring weigert, vermeldt hij zijn beweegredenen in een schriftelijke verklaring. Deze verklaring wordt toegezonden aan de rekenplichtige, die de budgethouder van de weigering in kennis stelt.

2. Behalve in geval van twijfel over de beschikbaarheid van kredieten, kan de directeur, bij weigering van een goedkeuring, de schuldvorderingsraming, de invorderingsopdracht, het annuleringsvoorstel, de betalingsverplichting, de betalingsopdracht of de machtiging tot uitkering van een voorschot bevestigen door middel van een met redenen omkleed besluit.

De schuldvorderingsraming, de invorderingsopdracht, het annuleringsvoorstel, de betalingsverplichting, de betalingsopdracht of de machtiging tot uitkering van een voorschot worden dan als geldig beschouwd.

De raad van bestuur en het gemeenschappelijk controlecomité worden onmiddellijk van de toepassing van deze bepaling in kennis gesteld.

Artikel 36

Overeenkomstig artikel 5, lid 9, van de Europol-overeenkomst geldt in het algemeen dat de kosten die verband houden met de activiteiten van de verbindingsofficieren worden gedragen door de afvaardigende lidstaten.

Kosten die verband houden met activiteiten die door verbindingsofficieren worden ondernomen namens en in overeenstemming met de afvaardigende lidstaten of met activiteiten die op verzoek van Europol worden uitgevoerd of die anderszins onder de algemene bevoegdheid van Europol vallen, komen echter ten laste van de Europol-begroting. Niet aan de lidstaten toe te rekenen uitgaven komen eveneens ten laste van de Europol-begroting.

AFDELING III

Bijdragen van de lidstaten

Artikel 37

1. Elke lidstaat betaalt jaarlijks een bijdrage aan de begroting voor het begrotingsjaar "t" die, overeenkomstig artikel 35, lid 2, van de Europol-overeenkomst, wordt vastgesteld aan de hand van zijn bruto nationaal product, hierna BNP genoemd, van het jaar "t-2".

De bijdrage wordt uitgedrukt in euro.

2. Bij de opstelling van de begroting worden de bijdragen gebaseerd op de ramingen van de BNP's in euro of in nationale valuta voor de niet-deelnemende lidstaten, die gebruikt worden bij de opstelling van het voorontwerp van begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar "t-2". Deze ramingen worden omgerekend in euro met toepassing van de gemiddelde wisselkoers in het jaar "t-2".

Artikel 38

1. Vóór 1 december van het jaar "t-1" of uiterlijk één maand na de vaststelling van de begroting, afhankelijk van de vraag welke datum de laatste is, roept de directeur de bijdragen voor het begrotingsjaar "t" af.

2. Behoudens het bepaalde in artikel 8 worden de bijdragen van de lidstaten gestort vóór 31 maart van het jaar "t" of uiterlijk één maand na de afroeping van de bijdragen, afhankelijk van de vraag welke datum de laatste is.

De betaling geschiedt in euro, of in de nationale valuta door de niet-deelnemende lidstaten.

3. Er wordt tegen een rentetarief op basis van Euribor (Euro Interbank Offered Rate), dat in de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen moet worden vermeld, rente berekend over dat deel van de bijdragen van een lidstaat dat niet binnen een maand na de in lid 2 vastgestelde termijn is betaald.

De raad van bestuur wordt op de hoogte gebracht van de eventuele toepassing van deze regel.

Artikel 39

De artikelen 37 en 38 zijn van overeenkomstige toepassing in geval van aanvullende begrotingen.

Artikel 40

1. Op basis van de overeenkomstig artikel 53 opgestelde jaarrekening voor het begrotingsjaar "t" maakt de directeur, met toepassing van de reële BNP-gegevens voor het begrotingsjaar "t-2", zoals deze door de Commissie in nationale valuta zijn vastgesteld, en van de gemiddelde wisselkoers van dat jaar, een nieuwe berekening van de bijdragen van de lidstaten die nodig zijn om de reële uitgaven voor het begrotingsjaar "t" en de overboekingen naar het volgende begrotingsjaar te financieren.

2. Teneinde rekening te houden met het overschot van begrotingsjaar "t" en met de verschillen tussen de geraamde en de reële BNP-gegevens voor "t-2", wordt de volgende procedure gevolgd:

a) voor de lidstaten wier daadwerkelijk betaalde bijdragen voor het begrotingsjaar "t" de overeenkomstig lid 1 vereiste bijdragen overschrijden, zal het teveel betaalde bedrag in mindering worden gebracht op de bijdragen die voor het begrotingsjaar "t+ 2" worden afgeroepen;

b) voor de lidstaten wier daadwerkelijk betaalde bijdragen voor het begrotingsjaar "t" kleiner zijn dan de overeenkomstig lid 1 vereiste bijdragen, zal het openstaande bedrag samen met de bijdragen voor het begrotingsjaar "t+ 2" worden afgeroepen.

AFDELING IV

Sluiten van overeenkomsten en inventarislijst

Artikel 41

1. Overeenkomsten inzake de koop en huur van gebouwen, goederen, het verrichten van diensten of de uitvoering van werken worden schriftelijk gesloten.

2. Deze overeenkomsten worden, met uitzondering van overeenkomsten inzake de koop van een reeds bestaand gebouw of de huur van een gebouw, gesloten na een uitnodiging tot inschrijving.

In de volgende gevallen kunnen overeenkomsten evenwel onderhands worden gesloten:

a) wanneer met de overeenkomst een bedrag is gemoeid dat niet hoger ligt dan het maximumbedrag dat bij de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen is vastgesteld;

b) wanneer de aankoop en de huur van goederen, het verrichten van diensten of de uitvoering van werken wegens dringende noodzaak niet kunnen wachten totdat er een procedure met uitnodiging tot inschrijving is afgewikkeld;

c) wanneer de procedures met uitnodiging tot inschrijving geen resultaat hebben opgeleverd of tot onaanvaardbare prijzen hebben geleid;

d) wanneer de prestatie op grond van technische of veiligheidseisen dan wel van omstandigheden van feitelijke of juridische aard slechts door een bepaalde aannemer of leverancier kan worden verricht;

e) wanneer het gaat om bijkomende prestaties of werken, die om technische redenen niet van de hoofdovereenkomst kunnen worden gescheiden.

In de onder a), b) en c) bedoelde gevallen is Europol evenwel gehouden de leveranciers of aannemers die in staat zijn de betrokken prestatie te verrichten zoveel mogelijk en met alle dienstige middelen in de gelegenheid te stellen met elkaar te concurreren.

3. Uitnodigingen tot inschrijving worden in beginsel bekendgemaakt in alle lidstaten en, voorzover daartoe aanleiding bestaat, in derde landen, mits zulks verenigbaar is met de ontwikkeling van de industrieën in de Europese Unie. De toepassing van deze regel kan echter worden beperkt wanneer bepaalde prestaties qua omvang of aard niet in aanmerking komen voor een algemene uitnodiging tot inschrijving.

4. De procedures voor de uitnodiging tot inschrijving, de gunningscriteria alsmede de procedures voor de herziening van de prijzen na het sluiten van de overeenkomsten worden bepaald en geregeld bij de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen, met dien verstande dat de gunningscriteria worden gedefinieerd naar analogie met die welke zijn vermeld in de in artikel 44 bedoelde richtlijnen.

5. Overeenkomsten voor een bedrag dat hoger is dan het maximum dat is vastgelegd bij de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van bestuur.

Artikel 42

Tussen onderdanen van de lidstaten mag terzake van door Europol te sluiten overeenkomsten geen onderscheid op grond van nationaliteit worden gemaakt.

Artikel 43

1. Wanneer de vermoedelijke waarde van de goederen, diensten of werken niet meer bedraagt dan de maxima die zijn vastgesteld bij de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen kan voor de overeenkomsten met een rekening of nota worden volstaan.

2. Als garantie voor de uitvoering van de overeenkomst kan van de leveranciers of aannemers onder meer worden verlangd dat zij vooraf een zekerheid stellen.

Het bedrag van de zekerheid wordt vastgesteld volgens de gebruikelijke termen en voorwaarden.

Ingeval de overeenkomst niet of met vertraging wordt uitgevoerd, verzekert Europol zich voor alle schaden, interesten en kosten van een billijke vergoeding, met name door het desbetreffende bedrag af te houden van de zekerheid, ongeacht of deze rechtstreeks door de leverancier of aannemer dan wel door een derde is gesteld.

Artikel 44

Bij de sluiting van overeenkomsten voor een bedrag dat gelijk is aan of hoger dan de maxima vermeld in de richtlijnen van de Raad betreffende de coördinatie van de procedures voor het sluiten van overeenkomsten op het gebied van openbare werken, leveringen en diensten, gelden voor Europol dezelfde verplichtingen als die welke uit hoofde van deze richtlijnen moeten worden nageleefd door de lidstaten.

Artikel 45

1. Er wordt een permanente inventarislijst bijgehouden voor alle roerende en onroerende goederen, gespecificeerd naar aantal en waarde, die eigendom van Europol zijn. Op deze inventarislijst worden alleen die roerende goederen opgenomen welke een bepaalde, bij de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen vastgestelde waarde te boven gaan.

2. De verwerving van dergelijke roerende en onroerende goederen moet op de permanente inventarislijst zijn bijgeschreven voordat betalingen kunnen worden verricht.

De beschrijving wordt vermeld op de rekening of de bijlage die met het oog op de betaling is opgesteld.

3. Europol controleert zelf of de vermeldingen op de inventarislijst overeenstemmen met de werkelijkheid.

Artikel 46

1. Verkoop van roerende goederen zal op een daartoe geëigende wijze worden bekendgemaakt.

2. Van vervreemding onder bezwarende titel of om niet, afdanking, verhuur en verdwijning door verlies, diefstal of welke oorzaak dan ook van goederen of voorwerpen, moet een verklaring of proces-verbaal worden opgemaakt door de budgethouder. De verklaring of het proces-verbaal wordt toegezonden aan de rekenplichtige, die het stuk ter goedkeuring voorlegt aan de financieel controleur.

In de verklaring of het proces-verbaal moet met name melding worden gemaakt van de mogelijke verplichting tot vervanging van een en ander door een functionaris van Europol of een andere persoon.

3. Behalve in het geval van een openbare verkoop mogen Europol-functionarissen niet optreden als koper van door Europol verkochte roerende goederen.

4. De kosteloze terbeschikkingstelling van onroerende goederen of van grote installaties dient in door de financieel controleur goed te keuren overeenkomsten te worden vastgelegd. Dergelijke onroerende goederen of grote installaties kunnen enkel worden aanvaard na voorafgaande goedkeuring door de raad van bestuur. De raad van bestuur besluit met eenparigheid van stemmen.

AFDELING V

Boekhouding

Artikel 47

1. De boekhouding wordt per begrotingsjaar volgens de methode van dubbel boekhouden in euro gevoerd. Zij omvat alle ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar; zij wordt gestaafd met bewijsstukken.

Aan het einde van het begrotingsjaar wordt de boekhouding afgesloten met het oog op de opstelling, door de rekenplichtige namens de directeur, van de balans en de jaarrekening, bedoeld in artikel 50. De jaarrekening dient aan de financieel controleur te worden voorgelegd. De directeur ondertekent de financiële overzichten en keurt ze goed.

2. De jaarrekening en de balans worden opgesteld in euro.

Artikel 48

1. In het rekeningenstelsel wordt duidelijk onderscheid gemaakt tussen begrotingsrekeningen en balansrekeningen.

Het rekeningenstelsel bestaat uit twee delen:

a) de rekeningen betreffende de budgettaire ontvangsten en uitgaven die het mogelijk maken de uitvoering van de begroting tot in bijzonderheden te volgen;

b) de balansrekeningen die het mogelijk maken de positie van de activa en passiva van Europol te bepalen.

Uit deze rekeningen blijken de geraamde financiële consequenties van de juridische verbintenissen van Europol, en er moet aan de hand van die rekeningen een jaarlijkse balans van de activa en passiva kunnen worden opgesteld, alsook een maandelijks overzicht van de begrotingsontvangsten en -uitgaven per hoofdstuk en artikel.

Deze overzichten worden voorgelegd aan de financieel controleur, de budgethouder en het gemeenschappelijk controlecomité.

2. Elk voorschot wordt op een tussenrekening geboekt en ten laatste verrekend in het begrotingsjaar dat volgt op de betaling van het voorschot, behalve de voorschotten van permanente aard die periodiek opnieuw worden onderzocht.

De in artikel 34 bedoelde voorschotten worden echter in het algemeen betaalbaar gesteld binnen zes weken na verwezenlijking van het doel waarvoor zij werden toegestaan.

3. Voor de opstelling en werking van het rekeningenstelsel worden, zowel voor de boekingen van de activa en de passiva als voor de boekingen die te maken hebben met de uitvoering van de begroting, bij de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen nadere regels vastgesteld, met inbegrip van de standaarden voor de opstelling van de jaarrekening.

4. Bewijsstukken ter verantwoording van de boekhouding en de opstelling van de jaarrekening en de balans worden bewaard gedurende een periode van vijf jaar na de datum van het in artikel 55, lid 2, bedoelde besluit waarbij kwijting wordt verleend voor de uitvoering van de begroting.

Stukken betreffende verrichtingen die nog niet definitief zijn afgesloten, worden evenwel langer dan genoemde periode bewaard, en wel tot het einde van het jaar volgende op het jaar waarin die verrichtingen definitief worden afgesloten.

AFDELING VI

Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de budgethouders, de rekenplichtige, de beheerders van voorschotrekeningen en de financieel controleur

Artikel 49

1. De budgethouders zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk indien zij een betalingsverplichting aangaan of een betalingsopdracht ondertekenen in afwijking van dit reglement.

Ditzelfde geldt indien zij nalaten een document op te stellen waarbij een vordering ontstaat en indien zij de afgifte van een invorderingsopdracht achterwege laten of zonder geldige reden vertragen.

2. De rekenplichtige en de assistent-rekenplichtigen zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk:

a) wanneer zij handelen in strijd met artikel 31, lid 1;

b) wanneer de door hen verrichte betaling niet overeenstemt met het bedrag en de valuta die vermeld worden in de desbetreffende betalingsopdracht;

c) wanneer zij betalen aan een ander dan de rechthebbende.

3. De rekenplichtige en de assistent-rekenplichtigen verzekeren zich tegen risico's die zij lopen uit hoofde van lid 2.

Europol dekt de hieraan verbonden verzekeringskosten.

4. De beheerders van voorschotrekeningen zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk:

a) wanneer zij door hen verrichte betalingen niet door deugdelijke bewijsstukken kunnen verantwoorden;

b) wanneer zij betalen aan een ander dan de rechthebbende.

5. De financieel controleur en de assistent-financieel controleurs zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk voor alle gedurende hun ambtstermijn getroffen maatregelen, met name door bij overschrijding van de begrotingskredieten hun goedkeuring te verlenen.

6. De geldelijke aansprakelijkheid en de tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid van de budgethouders, de rekenplichtige, de assistent-rekenplichtigen alsmede van de beheerders van voorschotrekeningen worden vastgesteld overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van het statuut voor het personeel van Europol.

Deze bepalingen gelden, mutatis mutandis, voor de geldelijke aansprakelijkheid en de tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid van de financieel controleur en de assistent-financieel controleurs.

TITEL IV

REKENING EN VERANTWOORDING - CONTROLE VAN DE REKENINGEN

AFDELING I

Rekening en verantwoording

Artikel 50

Overeenkomstig artikel 36 van de Europol-overeenkomst stelt de directeur elk jaar de financiële overzichten van Europol op, met:

- een jaarrekening, en

- een balans van de activa en passiva op 31 december van het verstreken begrotingsjaar, alsmede verklarende nota's die voor een goed begrip van de financiële situatie van Europol vereist zijn, met daarbij de vermelding van de belangrijkste boekhoudkundige beleidslijnen, en dient deze in.

De jaarrekening omvat alle verrichtingen inzake ontvangsten en uitgaven die op het afgelopen begrotingsjaar betrekking hebben. Zij wordt in dezelfde vorm en met dezelfde onderverdeling als de begroting ingediend, en omvat:

- de oorspronkelijke begrotingskredieten,

- de kredieten zoals die door overdrachten van middelen zijn gewijzigd,

- de op de kredieten afgeboekte bedragen, en

- het saldo van de kredieten waarvoor geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan.

Op de balans staat, voorzover zij nog niet in de rekeningen zijn geboekt, onder de activa het bedrag van de in te vorderen ontvangsten en onder de passiva het bedrag van de uitgaven van het begrotingsjaar.

Aan de financiële balans wordt een staat van de mutaties en saldi op 31 december van het verstreken begrotingsjaar toegevoegd.

Artikel 51

1. Uiterlijk op 31 mei van het volgende jaar zendt de directeur de financiële overzichten waaronder de jaarrekening, de financiële balans, de verklarende nota's en het verslag over het afgelopen begrotingsjaar, zoals bepaald in artikel 36, lid 1, van de Europol-overeenkomst, aan de Raad en het gemeenschappelijk controlecomité, alsmede, ter informatie, aan de raad van bestuur en het begrotingscomité.

2. Dit jaarverslag behelst met name:

a) de ten laste van het begrotingsjaar aangegane verplichtingen en verrichte betalingen;

b) de totale onder elk artikel van de begroting geboekte inkomsten en uitgaven;

c) de aan het eind van het begrotingsjaar ongebruikte, niet naar het volgende begrotingsjaar overgeboekte kredieten;

d) de volgens artikel 6 naar het volgende begrotingsjaar overgeboekte kredieten;

e) het gebruik van de van het voorgaande begrotingsjaar overgeboekte kredieten;

f) een verklaring in gevallen waarin de ontvangsten of uitgaven hoger of lager zijn geweest dan in de begroting was voorzien;

g) de activa en passiva van Europol;

h) de in het begrotingsjaar gedane kapitaalinvesteringen;

i) alle andere uitleg die nodig is voor een goed overzicht van het afgesloten begrotingsjaar, met inbegrip van een beoordeling van de toekomstige financiële situatie van Europol.

AFDELING II

Controle van de rekeningen

Artikel 52

De rekeningen worden volgens algemeen aanvaarde internationale controlenormen, op basis van stukken en ter plekke door het gemeenschappelijk controlecomité gecontroleerd met het doel vast te stellen of de financiële overzichten een juiste weergave van de financiële situatie van Europol op 31 december geven, te controleren of alle ontvangsten en uitgaven op een wettige en regelmatige wijze zijn geïnd en gedaan, in overeenstemming met de Europol-overeenkomst, de begroting en dit reglement, in het bijzonder artikel 2, en na te gaan of een goed financieel beheer werd gevoerd.

Artikel 53

1. De directeur verstrekt de leden van het gemeenschappelijk controlecomité en degenen die hen bijstaan bij de vervulling van hun taak alle inlichtingen en verleent hun iedere bijstand die zij voor de vervulling van hun taak nodig hebben.

In het bijzonder zorgt de directeur dat de leden van het gemeenschappelijk controlecomité kunnen beschikken over alle geld- en goederenrekeningen, betalingsbewijzen, bewijsstukken en voorraadregisters die zij voor de controle van de jaarrekening menen nodig te hebben.

De leden van het gemeenschappelijk controlecomité en degene die hen bijstaan bij de vervulling van hun taak hebben persoonlijk toegang tot alle ruimten van Europol en mogen de directeur, de adjunct-directeuren en alle personeelsleden van Europol die verantwoordelijk zijn voor verrichtingen waarbij ontvangsten of uitgaven betrokken zijn, horen.

2. Niettegenstaande het bepaalde in lid 1, kan de directeur in uitzonderlijke gevallen weigeren de leden van het gemeenschappelijk controlecomité toegang te geven tot informatie, in welke vorm dan ook, die valt onder de bepalingen welke ten aanzien van de vertrouwelijkheid van gegevens zijn opgenomen in de Europol-overeenkomst of de in overeenstemming daarmee vastgestelde besluiten. Bij de toepassing van deze bepaling stelt de directeur de raad van bestuur daarvan onmiddellijk in kennis.

De raad van bestuur kan met eenparigheid van stemmen besluiten de leden van het gemeenschappelijk controlecomité toegang te geven tot de informatie in kwestie.

3. De leden van het gemeenschappelijk controlecomité en degenen die hen bijstaan bij de vervulling van hun taak dienen alle over Europol en de Europol-activiteiten verkregen informatie als vertrouwelijk te behandelen.

Artikel 54

1. Naast de verantwoordelijkheid voor de controle van de rekeningen, heeft het gemeenschappelijk controlecomité de taak alle relevante opmerkingen te maken over de gehanteerde boekhoudkundige methoden, over goed financieel beheer en in het algemeen over de financiële gevolgen van de administratieve praktijken die gevolgd zijn.

2. Opmerkingen die naar de mening van het gemeenschappelijk controlecomité moeten worden opgenomen in het in artikel 36, lid 3, van de Europol-overeenkomst bedoelde controleverslag, worden onder de aandacht gebracht van de directeur en de financieel controleur. De directeur en de financieel controleur doen hun reacties op deze opmerkingen aan het gemeenschappelijk controlecomité toekomen.

Artikel 55

1. Het gemeenschappelijk controlecomité brengt uiterlijk op 31 oktober verslag uit over het afgelopen begrotingsjaar. Het verslag wordt voorgelegd aan de raad van bestuur, de directeur en de financieel controleur.

Het comité vermeldt in zijn verslag de reikwijdte en de aard van de controle, maakt opmerkingen over de jaarrekening en de balans, en geeft een korte beoordeling van het financieel beheer van Europol.

De directeur en de financieel controleur mogen de raad van bestuur en het gemeenschappelijk controlecomité uiterlijk op 30 november hun advies over het controleverslag doen toekomen.

2. Op basis van een advies van het begrotingscomité bespreekt de raad van bestuur het verslag en stelt hij een aanbeveling op voor de Raad inzake de aan de directeur te verlenen kwijting voor de uitvoering van de begroting.

Zodra de raad van bestuur zijn aanbeveling heeft opgesteld, legt het gemeenschappelijk controlecomité overeenkomstig artikel 36, lid 3, van de Europol-overeenkomst aan de Raad zijn verslag voor.

Vóór 30 april van het volgende jaar neemt de Raad overeenkomstig artikel 36, lid 5, van de Europol-overeenkomst een besluit over deze verlening van kwijting.

3. Het tijdschema voor de kwijtingprocedure wordt nader gespecificeerd in de in artikel 57, lid 2, genoemde uitvoeringsbepalingen.

4. De directeur treft alle nodige maatregelen om gevolg te geven aan de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten.

5. De financieel controleur houdt rekening met de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten.

TITEL V

SLOTBEPALINGEN

Artikel 56

De raad van bestuur stelt het gemeenschappelijk controlecomité zo spoedig mogelijk in kennis van alle besluiten en maatregelen welke ter uitvoering van de artikelen 6, 8, 17 en 20 zijn genomen.

Het gemeenschappelijk controlecomité en de financieel controleur worden in kennis gesteld van de benoeming van de budgethouders, de rekenplichtige, de assistent-rekenplichtigen en de beheerders van voorschotrekeningen, alsmede van de delegaties van bevoegdheden en de benoemingen krachtens artikel 19, lid 1, en artikel 21.

De raad van bestuur zendt het gemeenschappelijk controlecomité de interne regelgeving toe die hij op financieel gebied vaststelt.

Artikel 57

1. Wijzigingen van dit reglement worden na raadpleging van het gemeenschappelijk controlecomité vastgesteld in overeenstemming met artikel 35, lid 9, van de Europol-overeenkomst.

2. De uitvoeringsbepalingen welke nodig zijn voor de toepassing van dit reglement worden op voorstel van de directeur en na raadpleging van de financieel controleur en het begrotingscomité vastgesteld door de raad van bestuur. Deze neemt zijn besluit met eenparigheid van stemmen.

Artikel 58

1. Wanneer Europol met zijn werkzaamheden aanvangt, treedt hij van rechtswege in alle financiële rechten en verplichtingen die zijn opgenomen in de rekeningen van de Europol-Drugseenheid.

2. Overeenkomstig artikel 45, lid 5, van de Europol-overeenkomst wordt Europol eigenaar van alle uitrusting die uit de gemeenschappelijke begroting van de Europol-Drugseenheid is gefinancierd, door de Europol-Drugseenheid is ontwikkeld of vervaardigd dan wel door de Nederlandse regering voor blijvend kosteloos gebruik ter beschikking is gesteld.

3. Wanneer Europol met zijn werkzaamheden aanvangt, legt de coördinator van de Europol-Drugseenheid de Raad een overzicht voor van de rekeningen van die eenheid, alsmede een inventarislijst van alle uitrusting waarvan Europol overeenkomstig lid 2 eigenaar wordt.

Dit overzicht wordt eveneens toegezonden aan de accountant van de Europol-Drugseenheid en het gemeenschappelijk controlecomité.

Artikel 59

Het besluit van de Raad (1999/C 25/01) wordt ingetrokken.

Artikel 60

1. Dit financieel reglement treedt in werking op 1 januari 2000.

2. Dit financieel reglement wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Luxemburg, 4 oktober 1999.

Voor de Raad

De Voorzitter

K. HÄKÄMIES

(1) PB C 316 van 27.11.1995, blz. 1.

(2) PB C 25 van 30.1.1999, blz. 1.

(3) PB L 139 van 11.5.1998, blz. 1.