VERORDENING (EG) Nr. 1663/95 VAN DE COMMISSIE van 7 juli 1995 houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad aangaande de procedure inzake de goedkeuring van de rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad van 21 april 1970 betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid (1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1287/95 (2), en met name op de artikelen 4, lid 6, en 5, lid 3,

Overwegende dat bij de hervorming van de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen die tot stand is gebracht bij Verordening (EG) nr. 1287/95, is voorzien in de vaststelling van uitvoeringsbepalingen aangaande de erkenning van de betaalorganen, de verklaring betreffende de jaarrekeningen en de goedkeuring van de jaarrekeningen;

Overwegende dat de toeneming en de wijziging van aard van de door het EOGFL, afdeling Garantie, gefinancierde maatregelen alsmede de ontwikkeling van de technieken om gegevens vast te leggen en door te geven van dien aard zijn, dat de aard en de inhoud van de met het oog op de goedkeuring van de rekeningen aan de Commissie te verstrekken gegevens dienen te worden herzien;

Overwegende dat Verordening (EEG) nr. 1723/72 van de Commissie (3), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 295/88 (4), derhalve moet worden ingetrokken;

Overwegende dat het Comité van het EOGFL geen advies heeft uitgebracht binnen de door zijn voorzitter bepaalde termijn,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

1. De beperking van het aantal door elke Lid-Staat erkende betaalorganen overeenkomstig artikel 4, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 729/70 wordt door de Lid-Staat beslist na overleg met de Commissie. De Commissie kan in het bijzonder laten weten welke beletsels dit aantal vormt voor de naleving van de in artikel 5, lid 2, onder b), van die verordening gestelde termijn, en voor de doorzichtigheid van de controles op de verrichtingen van het Fonds. De Commissie stelt het Comité van het Fonds in kennis van de erkende betaalorganen in alle Lid-Staten.

2. Met betrekking tot elk betaalorgaan deelt de Lid-Staat de Commissie mede, welke autoriteit of autoriteiten de erkenning geven of intrekken, en de tijdsperiode vaststellen die wordt toegestaan om de nodige aanpassingen aan te brengen zoals bedoeld in artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 729/70 ("de bevoegde autoriteit").

3. Alvorens een betaalorgaan te erkennen, overtuigt de bevoegde autoriteit zich ervan, dat de administratieve en boekhoudkundige regelingen van het betrokken orgaan de garanties bieden zoals bedoeld in artikel 4, lid 1, onder a) van Verordening (EEG) nr. 729/70. De Lid-Staten stellen criteria vast, die de bevoegde autoriteit voor de erkenning moeten toepassen en die rekening houden met de in bijlage vermelde richtsnoeren van de Commissie inzake deze criteria. Wanneer niet wordt voldaan aan een criterium dat van groot belang is voor de verrichtingen van het betaalorgaan, leidt dit tot toepassing van artikel 4, lid 4, van de hierboven vermelde verordening.

Het besluit tot erkenning wordt genomen op basis van een onderzoek van de administratieve en boekhoudkundige bepalingen, hieronder begrepen die welke zijn vastgesteld ter bescherming van de belangen van de Gemeenschap met betrekking tot de betaalde voorschotten, de verkregen waarborgen, de interventievoorraden en de te innen ontvangsten en geïnde bedragen. Het onderzoek zal in het bijzonder de regelingen omvatten inzake de uitvoering van de betalingen, de beveiliging van de geldmiddelen, de veiligheid van de computersystemen, het bijhouden van de boeken, de scheiding van functies en de doelmatigheid van de interne en externe controles, dit alles met betrekking tot de uitgaven ten laste van het EOGFL, afdeling Garantie.

4. Indien de bevoegde autoriteit ervan overtuigd is dat het onderzochte betaalorgaan aan alle relevante eisen voldoet, zal het tot erkenning ervan overgaan. Zo niet, dan geeft het aan het betaalorgaan instructies betreffende de administratieve en boekhoudkundige regelingen en met name betreffende de voorwaarden waaraan het betaalorgaan moet voldoen voordat erkenning mogelijk is. Een betaalorgaan kan voor een van de ernst van het vastgestelde probleem afhankelijke termijn voorlopig worden erkend, in afwachting van de verlangde wijzigingen van de administratieve en boekhoudkundige regelingen.

5. Ingeval de erkenning wordt ingetrokken, wijst de Lid-Staat in overeenstemming met de in artikel 4 van Verordening (EEG) nr. 729/70 en in lid 3 en 4 van dit artikel vastgestelde voorwaarden een ander betaalorgaan aan en zorgt hij ervoor dat de betalingen aan de begunstigden niet worden onderbroken.

6. Het erkenningsbesluit bestaat uit een schriftelijke bevestiging dat het betrokken orgaan aan de voorwaarden voor erkenning voldoet, en vermeldt zo nodig de instructies en de wijzigingen. Het wordt de Commissie medegedeeld.

7. De in artikel 4, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 729/70 bedoelde mededeling wordt gedaan wanneer het betaalorgaan voor het eerst wordt erkend, en is voor elk betaalorgaan vergezeld van de volgende gegevens:

- de aan het orgaan opgedragen taken,

- de taakverdeling over zijn afdelingen,

- zijn betrekkingen met andere, openbare of particuliere lichamen die eveneens zijn belast met een deel van de taken ter uitvoering van de maatregelen waarvoor het uitgaven ten laste van het EOGFL, afdeling Garantie, brengt,

- de procedures volgens welke de aanvragen van de begunstigden worden ontvangen, geverifieerd en geldig verklaard en de uitgaven worden toegestaan, betaald en geregistreerd,

- de bepalingen inzake interne accountantsonderzoeken.

De te verstrekken inlichtingen in geval van toepassing van artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 729/70 betreffen in het bijzonder instructies inzake de administratieve en boekhoudkundige regelingen en inzake de aanpassingen die het betaalorgaan moet verrichten om de intrekking van de erkenning te voorkomen, en de daarvoor geldende termijn.

Artikel 2

1. De coördinerende instantie als bedoeld in artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EEG) nr. 729/70 treedt op als de enige vertegenwoordiger van de Lid-Staat tegenover de Commissie voor alle vragen betreffende het EOGFL, afdeling Garantie, inzake:

- de verspreiding van de desbetreffende voorschriften en richtsnoeren van de Gemeenschap onder de diverse betaalorganen en de met de toepassing daarvan belaste instanties,

- de bevordering van de geharmoniseerde toepassing ervan,

- de mededeling aan de Commissie van de in deze verordening en Verordening (EEG) nr. 729/70 voorgeschreven gegevens,

- het ter beschikking houden van de Commissie van alle voor statistische en controledoeleinden benodigde boekhoudgegevens.

De gegevens die de betaalorganen of de beheerders op papier bewaren, behoeven niet aan de Commissie te worden gezonden, deze gegevens dienen de betaalorganen of de beheerders evenwel ter beschikking te houden. Een betaalorgaan kan als coördinerende instantie fungeren, op voorwaarde dat deze twee bevoegdheden gescheiden worden gehouden. In het kader van haar opdracht kan de coördinerende instantie zich in overeenstemming met de nationale procedures laten bijstaan door andere administratieve organen of diensten die met name boekhoudkundige of technische werkzaamheden verrichten.

2. De Lid-Staat deelt de Commissie de naam en de statuten van de coördinerende instantie mee, alsmede gegevens over de administratie, de boekhouding en de interne controle met betrekking tot de taken van die instantie.

3. Vorm en inhoud van de boekhoudkundige gegevens als bedoeld in lid 1 worden door de Commissie na raadpleging van het Comité van het Fonds vastgesteld en binnen drie maanden na de inwerkingtreding van deze verordening aan de Lid-staten medegedeeld. Elke wijziging wordt binnen drie maanden na de gebeurtenis die aanleiding tot de wijziging heeft gegeven aan de Lid-Staten medegedeeld, en de Lid-Staten leggen deze wijziging ten uitvoer binnen een door de Commissie vast te stellen termijn na raadpleging van het Comité van het Fonds.

Artikel 3

1. De verklaring zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, onder b), van Verordening (EEG) nr. 729/70 moet worden afgegeven door een dienst of een orgaan die/dat functioneel onafhankelijk is van het betaalorgaan en van de coördinerende instantie en die/dat over technische bekwaamheden beschikt (verklarende instantie).

De verklaring is gegrond op een onderzoek van de procedures en op een steekproefsgewijs onderzoek van de transacties. Zij betreft de overeenstemming van de betalingen met de gemeenschapsbepalingen slechts voor zover de administratieve structuren van het betaalorgaan waarborgen, dat dergelijke controles op de overeenstemming worden verricht, voordat de betalingen geschieden.

De verklarende instantie verricht haar onderzoek overeenkomstig internationaal aanvaarde normen voor accountantsonderzoek. De controles worden zowel in de loop van als na het einde van elk begrotingsjaar verricht. Vóór 31 januari van het volgende jaar stelt de verklarende instantie de verklaring en ook een rapport over haar bevindingen op, waarin zij met name vermeldt of zij een redelijke zekerheid heeft verkregen dat de bij de Commissie in te dienen rekeningen waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig zijn, en dat de interne controleprocedures naar tevredenheid hebben gefunctioneerd.

2. Wanneer er meer dan één erkend betaalorgaan is, kan de Lid-Staat zich baseren op de verklaringen van de diensten of organen die een verklaring hebben afgelegd inzake de rekeningen van de onderscheiden betaalorganen, op voorwaarde dat hij garanties krijgt dat de draagwijdte en de normen van de verrichte accountantsonderzoeken gelijkwaardig aan de in het eerste lid gestelde eisen zijn.

3. In het in lid 1 bedoelde rapport wordt vermeld of:

- de procedures van de betaalorganen, in het bijzonder gelet op de erkenningscriteria, redelijke garanties bieden, dat de aan het Fonds in rekening gebrachte verrichtingen in overeenstemming zijn met de gemeenschapsbepalingen, en welke aanbevelingen ter verbetering van systemen zijn gedaan,

- de in artikel 4, lid 1, onder a), van deze verordening bedoelde jaarlijkse rekeningen in overeenstemming zijn met de boeken en administratie van de betaalorganen,

- de in artikel 5 van deze verordening bedoelde staten van uitgaven en interventietransacties een materieel waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig beeld van de aan het Fonds in rekening gebrachte verrichtingen geven,

- de financiële belangen van de Gemeenschap naar behoren worden beschermd wat de betaalde voorschotten, de verkregen waarborgen, de interventievoorraden en de te innen bedragen betreft,

- aan het betaalorgaan gedane controle-aanbevelingen ter verbetering van systemen werden opgevolgd.

Het rapport gaat vergezeld van gegevens over het aantal en de kwalificaties van het personeel dat het accountantsonderzoek uitvoert, over de verrichte werkzaamheden, over het aantal onderzochte transacties, over de representativiteit van de onderzochte uitgaven en de verkregen betrouwbaarheid, over de vastgestelde tekortkomingen en de ter verbetering gedane aanbevelingen, en over de activiteiten van de verklarende instantie en andere controle-instanties, zowel binnen als buiten de betaalorganen, waarop de conclusies van de verklarende instantie ten aanzien van de in het rapport genoemde feiten geheel of gedeeltelijk zijn gebaseerd.

Artikel 4

1. Met het oog op de goedkeuring van de rekeningen als bedoeld in artikel 5, lid 2, onder b), van Verordening (EEG) nr. 729/70 verstrekken de Lid-Staten de Commissie:

a) de jaarlijkse rekeningen van de aan het Fonds, afdeling Garantie, in rekening gebrachte uitgaven en de overeenkomstig artikel 5, lid 1, van die verordening door de betrokken organen en instanties opgestelde rapporten;

b) de door de verklarende instantie of instanties opgestelde verklaringen en rapporten.

2. De in lid 1 bedoelde documenten moeten bij de Commissie in viervoud worden ingediend uiterlijk op 10 februari van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar waarop zij betrekking hebben.

3. Op verzoek van de Commissie of op initiatief van de Lid-Staat kunnen aanvullende inlichtingen in verband met de goedkeuring van de betrokken rekeningen aan de Commissie worden toegezonden tot een uiterste datum die door de Commissie wordt vastgesteld met inachtneming van de omvang van het werk dat nodig is om de betrokken inlichtingen te verstrekken. Wanneer deze inlichtingen niet binnen de vastgestelde termijn zijn ontvangen, kan de Commissie de rekeningen goedkeuren op grond van de gegevens waarover zij op de vastgestelde uiterste datum beschikt.

4. De Commissie kan, in gegronde gevallen, een verzoek om latere indiening van gegevens aanvaarden, indien dit haar vóór de vastgestelde uiterste datum is gedaan.

Artikel 5

1. De in artikel 4, lid 1, onder a), bedoelde rekeningen omvatten:

a) de uitgaven, samengevat per post en subpost van de Gemeenschapsbegroting,

b) een samenvatting van de interventietransacties en een overzicht van de omvang en de plaats van opslag van de voorraden aan het einde van het begrotingsjaar,

c) gegevens over betalingen, dan wel een bevestiging dat de bijzonderheden over elke transactie in een computerbestand ter beschikking van de Commissie worden gehouden,

d) een bevestiging dat de bijzonderheden over elke mutatie bij de interventieopslag in een computerbestand van het betaalorgaan worden bewaard,

e) een verklaring voor de verschillen tussen de in de jaarrekeningen aangegeven uitgaven en de uitgaven die voor dezelfde periode zijn aangegeven in het in artikel 3, lid 5, van Verordening (EEG) nr. 2776/88 van de Commissie (5) bedoelde dossier als gecorrigeerd overeenkomstig artikel 9, lid 7, van die verordening.

2. De rapporten als bedoeld in artikel 4, lid 1, onder a), bevatten de volgende gegevens betreffende de coördinerende instantie en elk betaalorgaan:

- buitengewone transacties of technische problemen die voor het betrokken begrotingsjaar zijn vastgesteld,

- elke wijziging van betekenis die sinds het vorige rapport is opgetreden in de gegevens als bedoeld in artikel 1, lid 7.

Artikel 6

De bewijsstukken betreffende de door het EOGFL, afdeling Garantie, gefinancierde uitgaven en de door deze afdeling terug te vorderen bedragen blijven ter beschikking van de Commissie gedurende ten minste drie jaar na het jaar waarin de Commissie de rekeningen over het betrokken begrotingsjaar heeft goedgekeurd, en, ingeval het besluit tot goedkeuring van de rekeningen voor het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen wordt gebracht, gedurende één jaar na de beëindiging van deze zaak.

Artikel 7

1. In het besluit tot goedkeuring van de rekeningen, zoals bedoeld in artikel 5, lid 2, onder b), van Verordening (EEG) nr. 729/70, wordt het bedrag van de uitgaven vastgesteld die door elk van de Lid-Staten in het betreffende begrotingsjaar zijn verricht en die als ten laste van het EOGFL worden aangemerkt, zulks onverminderd latere besluiten op grond van lid 2, onder c), van dat artikel.

De bedragen die als gevolg van bovengenoemd besluit door of aan elke Lid-Staat moeten worden betaald, worden vastgesteld nadat de voor het betrokken begrotingsjaar ontvangen voorschotten in mindering zijn gebracht op de voor hetzelfde jaar overeenkomstig de eerste alinea vastgestelde uitgaven. Deze bedragen worden afgetrokken van of toegevoegd aan de voorschotten die betaalbaar zijn vanaf de tweede maand na de maand waarin het besluit tot goedkeuring van de rekeningen van kracht is geworden.

2. De Commissie deelt de betrokken Lid-Staat de resultaten van haar verificaties en de wijzigingen die zij eventueel voorstelt mede, vóór 31 maart van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar.

3. Wanneer de Commissie de rekeningen van een Lid-Staat om aan de betrokken Lid-Staat toe te schrijven redenen niet vóór 30 april van het volgende jaar kan goedkeuren, deelt de Commissie die Lid-Staat mee, welke verdere onderzoeken zij op grond van artikel 9 van Verordening (EEG) nr. 729/70 voorstelt uit te voeren.

Artikel 8

1. Indien de Commissie op grond van een onderzoek van mening is, dat bepaalde uitgaven niet overeenkomstig de communautaire voorschriften zijn gedaan, stelt zij de betrokken Lid-Staat in kennis van haar bevindingen van de correctiemaatregelen die moeten worden genomen om naleving in de toekomst te garanderen en van een raming van de uitgaven die zij op grond van artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening (EEG) nr. 729/70 kan voorstellen, te onttrekken. De kennisgeving verwijst naar de onderhavige uitvoeringsbepalingen. De Lid-Staat geeft binnen twee maanden een antwoord en de Commissie kan haar positie wijzigen. In gegronde gevallen kan de Commissie toestemming verlenen tot een verlenging van deze antwoordtermijn.

Na afloop van de antwoordtermijn, stelt de Commissie een bilaterale bespreking vast en beide partijen zullen proberen tot overeenstemming te komen omtrent de te nemen maatregelen. De Commissie doet vervolgens haar conclusies formeel aan de Lid-Staat toekomen, onder verwijzing naar Beschikking 94/442/EG (6).

2. De besluiten als bedoeld in artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening (EEG) nr. 729/70 worden genomen na onderzoek van elk overeenkomstig Beschikking 94/442/EG door het bemiddelingsorgaan opgesteld rapport.

3. De onttrekkingen aan de communautaire financiering als bedoeld in artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening (EEG) nr. 729/70 worden toegepast op de voorschotten betreffende de uitgaven van de tweede maand volgend op het besluit overeenkomstig dat artikel. Indien de Lid-Staat evenwel daarom verzoekt en wanneer de omvang van de onttrekkingen dit rechtvaardigt, kan de Commissie na raadpleging van het Comité van het Fonds, een andere datum vaststellen.

Artikel 9

Verordening (EEG) nr. 1723/72 wordt met ingang van 16 oktober 1995 ingetrokken.

Zij blijft echter van toepassing voor de goedkeuring van de rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie, met betrekking tot het begrotingsjaar 1995.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Zij is van toepassing met ingang van het begrotingsjaar dat op 16 oktober 1995 begint.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

Gedaan te Brussel, 7 juli 1995.

Voor de Commissie

Franz FISCHLER

Lid van de Commissie

(1) PB nr. L 94 van 28. 4. 1970, blz. 13.

(2) PB nr. L 125 van 8. 6. 1995, blz. 1.

(3) PB nr. L 186 van 16. 8. 1972, blz. 1.

(4) PB nr. L 30 van 2. 2. 1988, blz. 7.

(5) PB nr. L 249 van 8. 9. 1988, blz. 9.

(6) PB nr. L 182 van 16. 7. 1994, blz. 45.

BIJLAGE

Richtsnoeren inzake criteria voor de erkenning van betaalorganen

De erkenningsvoorwaarden zijn zodanig dat het betaalorgaan de nodige garanties biedt dat zijn administratief apparaat en zijn systeem van interne controle en het beschikbaar zijn van documenten ingevolge artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 729/70 behoorlijk functioneren. Alleen de geringe omvang van verrichtingen van een betaalorgaan kan de toepassing van vereenvoudigde voorwaarden rechtvaardigen. Het niet voldoen aan enige voorwaarde die van groot belang is voor de verrichtingen van het betaalorgaan leidt tot toepassing van artikel 4, lid 4, van die verordening.

1. De oprichting van een betaalorgaan, hierna "orgaan" te noemen, vindt plaats door middel van een formeel besluit waarin de bevoegdheden, verplichtingen en taken van het orgaan, met name ten aanzien van de uitgaven in het kader van het EOGFL, afdeling Garantie, als bedoeld in de artikelen 2 en 3 van Verordening (EEG) nr. 729/70, zijn vastgelegd en waarin de administratieve structuur van het orgaan is beschreven.

2. Het orgaan moet ten aanzien van de uitgaven in het raam van het EOGFL, afdeling Garantie, drie hoofdfuncties vervullen, namelijk:

i) Betalingen toestaan: deze functie houdt de bepaling in van het bedrag dat aan een aanvrager in overeenstemming met de Gemeenschapsvoorschriften moet worden betaald.

ii) Betalingen uitvoeren: deze functie houdt in dat aan de banken waarmee het orgaan werkt, of, in voorkomend geval, aan een betaaldienst van de overheid opdracht wordt gegeven om het geautoriseerde bedrag aan de aanvrager (of zijn gevolmachtigde) uit te betalen.

iii) De administratie van de betalingen voeren: deze functie houdt in dat de betalingen in de boekhouding van het orgaan - normaal gesproken een geautomatiseerd systeem - worden geregistreerd en dat periodieke uitgavenstaten worden opgesteld, inclusief de voor de Commissie bestemde maand- en jaaraangiften. In de boekhouding wordt ook een overzicht gegeven van de activa en passiva, gefinancierd door het Fonds, met name betreffende interventievoorraden, niet-afgewikkelde voorschotten en debiteuren.

3. Het orgaan moet niet alleen de bovengenoemde drie functies vervullen, maar normaal ook over de volgende twee diensten beschikken:

i) De dienst interne controle: deze dienst of gelijkwaardige procedure moet ervoor zorgen dat het stelsel van interne controle van het orgaan doeltreffend functioneert; de dienst interne controle moet losstaan van de overige afdelingen van het orgaan en moet rechtstreeks verslag uitbrengen aan de leiding van het orgaan.

ii) De technische dienst: deze dienst moet de feiten verifiëren waarop de betalingen aan de aanvragers gebaseerd zijn, bijvoorbeeld feiten in verband met de kwaliteit en kenmerken van produkten, dieren, grond, enz., de datum van levering, verwerking tot een ander produkt en andere te controleren technische aspecten. Deze feiten worden geverifieerd via een controle- en inspectiesysteem. Bewaking van dit controlesysteem is een belangrijke taak van de technische dienst.

4. Het toestaan van betalingen en/of de taken van de technische dienst mogen gedeeltelijk of volledig aan andere instanties gedelegeerd worden, voor zover aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan:

i) De taken en verplichtingen van deze ander instanties, met name ten aanzien van de controle op en de verificatie van de naleving van de Gemeenschapsvoorschriften, moeten duidelijk omschreven zijn.

ii) De instanties moeten beschikken over doeltreffende systemen om hun taken behoorlijk te vervullen.

iii) De instanties moeten het orgaan de uitdrukkelijke bevestiging geven dat zij hun taken daadwerkelijk uitvoeren, en de daartoe ingezette middelen beschrijven.

iv) Het orgaan moet geregeld en tijdig worden ingelicht over de resultaten van de controles zodat steeds in aanmerking genomen kan worden of deze controles toereikend waren, voordat een aanvraag afgewikkeld wordt. De verrichte controlewerkzaamheden moeten uitvoerig worden beschreven in een verslag bij elke aanvraag of reeks aanvragen dan wel, in voorkomend geval, in een verslag over het gehele verkoopseizoen. Bij het verslag moet een verklaring worden gevoegd over de ontvankelijkheid van de goedgekeurde aanvragen en over aard, omvang en begrenzing van de verrichte controlewerkzaamheden. Wanneer fysieke of administratieve controles niet alle aanvragen betreffen, maar steekproefsgewijze worden uitgevoerd, moet worden aangegeven welke aanvragen werden uitgekozen, moet de steekproefmethode worden beschreven en moet over de resultaten van alle controles en over de bij afwijkingen en onregelmatigheden getroffen maatregelen gerapporteerd worden. Aan het orgaan moeten voldoende bewijsstukken worden overgelegd om zekerheid te bieden dat alle vereiste controles zijn uitgevoerd om de ontvankelijkheid van de goedgekeurde aanvragen na te gaan.

v) Wanneer documenten in verband met goedgekeurde aanvragen en uitgevoerde controles door de ander instanties worden bewaard, moet zowel door deze instanties als door het orgaan een geëigende procedure worden ingesteld om te registeren waar alle documenten die specifieke betalingen door het orgaan betreffen, opgeslagen zijn, en om te garanderen dat deze documenten op verzoek in de kantoren van het betaalorgaan ter inzage liggen van de personen en instanties die normaliter gerechtigd zijn om deze documenten te controleren, d.w.z. onder meer:

- het personeel van het orgaan dat de aanvraag behandelt;

- de dienst interne controle van het orgaan;

- de instantie die de jaaraangifte van het orgaan certificeert;

- de daartoe gemachtigde functionarissen van de Europese Unie.

5. In de administratieve structuur van het orgaan moeten de drie functies (autorisatie, uitvoering en administratie van betalingen) gescheiden zijn en elk onder de bevoegdheid vallen van een afzonderlijk administratief onderdeel waarvan de taken in een organisatieschema zijn omschreven. De administratieve structuur mag zo zijn opgezet dat, waar dat passend is, de met het autoriseren van betalingen belaste afdeling ook als technische dienst fungeert.

6. Het betaalorgaan dient de volgende procedures toe te passen, dan wel zodanige die gelijkwaardige waarborgen bieden:

i) Het orgaan dient gedetailleerde schriftelijke instructies op te stellen voor de ontvangst, de vastlegging en de verwerking van aanvragen, met inbegrip van een beschrijving van alle te gebruiken documenten.

ii) De werkzaamheden moeten zo verdeeld worden dat geen enkele functionaris belast is met meer dan één van de taken op het gebied van de autorisatie, de uitvoering of de administratie van betalingen ten lasten van het EOGFL, en dat geen enkele functionaris één van die taken verricht zonder dat door een tweede functionaris toezicht op zijn werk wordt uitgeoefend.

De taak van iedere functionaris moet schriftelijk worden omschreven, waarbij ook de grenzen van zijn financiële bevoegdheid worden aangegeven. Er dient voor een adequate opleiding te worden gezorgd, en er zal een procedure zijn die voorziet dat personeel op gevoelige plaatsen wordt gerouleerd, of bij wijze van alternatief voor een verhoogd toezicht.

iii) Iedere met autorisatie belaste functionaris moet in het bezit zijn van een lijst van alle door hem uit te voeren controles; hij moet bij de bewijsstukken ter staving van een aanvraag een verklaring voegen waarin hij bevestigt dat deze controles inderdaad verricht zijn. Deze verklaring kan ook elektronisch worden gegeven, voor zover de voorwaarden in punt vi) in acht genomen worden. Het werk dient onderworpen te worden aan een gedocumenteerd toezicht door een hogere functionaris.

iv) Toestemming tot betaling voor een aanvraag mag pas worden gegeven nadat toereikende controles zijn uitgevoerd om na te gaan of de aanvraag in overeenstemming is met de voorschriften van de Gemeenschap. Het betreft onder meer de controles die voorgeschreven zijn bij de verordening betreffende de specifieke maatregelen op grond waarvan de steun wordt aangevraagd, en die welke krachtens artikel 8 van Verordening (EEG) nr. 729/70 moeten worden uitgevoerd om fraude en onregelmatigheden te voorkomen en op te sporen, dit met bijzondere aandacht voor frauderisico's. De uit te voeren controles moeten in een lijst worden gespecificeerd en voor iedere aanvraag of reeks aanvragen moet in een verklaring worden bevestigd dat zij inderdaad hebben plaatsgevonden.

v) De instructies dienen te waarborgen dat betalingen uitsluitend worden verricht aan de aanvrager, op zijn bankrekening of aan zijn gevolmachtigde. Binnen vijf werkdagen nadat het bedrag ten laste van het EOGFL geboekt is, moet het worden overgemaakt door de bank waarmee het orgaan werkt of, in voorkomend geval, door een betaaldienst van de overheid of moet de desbetreffende cheque per post worden toegezonden. Er moeten procedures worden vastgesteld om te garanderen dat het Fonds weer gecrediteerd wordt voor alle niet-overgemaakte bedragen of niet-verzilverde cheques. Er mag niet in contanten worden uitbetaald. De voor de autorisatie van de betaling verantwoordelijke functionaris en/of de toezicht op hem uitoefenende functionaris mogen hun goedkeuring langs elektronische weg geven, op voorwaarde dat het betrokken systeem voldoende beveiligd is en de identiteit van de ondertekenaar(s) in het computer bestand ingevoerd wordt.

vi) Bij computermatige verwerking van de aanvragen moet de toegang tot het computersysteem zodanig beveiligd en gecontroleerd worden dat:

- alle ingevoerde gegevens zodanig gevalideerd worden dat foutief ingevoerde gegevens worden opgespoord en hersteld;

- geen gegevens ingevoerd, gewijzigd of gevalideerd kunnen worden door anderen dan daartoe bevoegde functionarissen die over een eigen wachtwoord beschikken;

- de identiteit van iedere ambtenaar die gegevens invoert of wijzigt, geregistreerd wordt in een operations log.

De wachtwoorden moeten regelmatig worden gewijzigd om misbruik te voorkomen. Onbevoegden moet de toegang tot de computersystemen door fysieke controles worden belet en de gegevens moeten in een reservebestand worden opgeslagen in een afzonderlijke, beveiligde ruimte. Het invoeren van gegevens moet door een systeem van logische controles worden bewaakt om inconsistente of opmerkelijke gegevens op te sporen.

vii) Het orgaan moet procedures toepassen die ervoor zorgen dat elke wijziging in de voorschriften van de Gemeenschap, met name wat de steunbedragen betreft, geregistreerd wordt en dat de betrokken instructies, databanken en controlelijsten tijdig worden bijgewerkt.

7. Betalingen van voorschotten moeten in de boekhouding als zodanig worden vermeld en er moeten procedures worden vastgesteld om te garanderen dat:

i) voor het stellen van zekerheden alleen een beroep wordt gedaan op financiële instellingen die voldoen aan de voorwaarden van Verordening (EEG) nr. 2220/85 van de Commissie (1) en die zijn goedgekeurd door de bevoegde autoriteiten, en die zekerheden verstrekken welke geldig blijven tot vrijgave of inning, en er op verzoek van het orgaan zonder meer aan de uit de borgstelling voortvloeiende verplichtingen wordt voldaan;

ii) de voorschotten binnen de vastgestelde termijn worden afgewikkeld en de niet tijdig afgewikkelde voorschotten worden geïdentificeerd en de betrokken zekerheden onmiddellijk worden geïnd;

iii) de voor de autorisatie van betalingen verantwoordelijke functionarissen bij de afwikkeling van voorschotten dezelfde controles uitvoeren als bij de betalingen.

8. In de boekhouding betreffende de interventie-opslag moeten de hoeveelheden en de daarmee samenhangende kosten juist en tijdig worden verwerkt en vastgelegd, per indentificeerbare partij en op de juiste rekening, in alle stadia vanaf de aanvaarding van een voor interventie aangeboden produkt tot de fysieke uitslag ervan in overeenstemming met de betreffende verordeningen, terwijl die boekhouding het mogelijk moet maken om steeds voor iedere opslagplaats de hoeveelheden en de aard van de daar opgeslagen produkten te bepalen. De voorraden moeten regelmatig fysiek gecontroleerd worden door personen, instanties of diensten die geen band met de opslaghouders hebben.

9. De boekhoudprocedures moeten de garantie bieden dat de maandelijkse en jaarlijkse uitgavendeclaraties volledig, juist en tijdig zijn en dat fouten en weglatingen ontdekt en gecorrigeerd worden, met name door controles en aanpassingen die met tussenpozen van niet meer dan drie maanden worden uitgevoerd.

10. De dienst interne controle moet nagaan of de door het orgaan gevolgde procedures voldoende zekerheid bieden dat de naleving van de Gemeenschapsvoorschriften geverifieerd wordt en dat de administratie nauwkeurig en volledig is en volgens het desbetreffende tijdschema wordt gevoerd. Verificaties van maatregelen en transacties kunnen steekproefsgewijze worden verricht, mits een werkprogramma ervoor zorgt dat over een periode van niet meer dan vijf jaar alle belangrijke terreinen inclusief de voor autorisatie verantwoordelijke afdelingen worden bestreken. De dienst moet volgens internationaal aanvaarde normen te werk gaan en zijn werkzaamheden registreren in werkdocumenten, welke werkzaamheden moeten resulteren in verslagen en aanbevelingen aan de leiding van het orgaan. De controleprogramma's en controlerapporten dienen ter beschikking te worden gesteld van de met de certificering belaste instantie en van de door de Europese Unie aangewezen functionarissen, die de opdracht hebben gekregen financiële audits door te voeren en voor het exclusieve doel tot evaluatie van de effectiviteit van de interne audit functie.

11. Alle voorgaande punten gelden mutatis mutandis ook voor "negatieve uitgaven" (heffingen, verbeurde zekerheden, terugbetaalde bedragen, enz) die het orgaan voor de afdeling Garantie van het EOFGL moet invorderen. Meer in het bijzonder moet het orgaan een systeem opzetten om alle aan het EOGFL verschuldigde bedragen te signaleren en deze, voordat ze ontvangen zijn, in een debiteurenadministratie op te nemen. Deze debiteurenadministratie moet op gezette tijden gecontroleerd worden met het oog op de invordering van vervallen schulden.

Het orgaan mag de taak van het innen van bepaalde categorieën "negatieve uitgaven" aan andere instanties delegeren, voor zover wordt voldaan aan de, zo nodig aangepaste, voorwaarden van punt 4 en aan de aanvullende voorwaarde dat de andere instantie geregeld en tijdig, maar ten minste maandelijks aan het orgaan opgave doet van alle gesignaleerde vorderingen en alle ontvangen bedragen.

12. Het orgaan moet de nodige procedures vaststellen om te garanderen dat alle ontvangen vorderingen vlot worden afgehandeld.

(1) PB nr. L 205 van 3. 8. 1985, blz. 5.