Besluit van de Europese Centrale Bank

van 4 maart 2004

inzake de toegang van het publiek tot documenten van de Europese Centrale Bank

(ECB/2004/3)

(2004/258/EG)

DE RAAD VAN BESTUUR VAN DE EUROPESE CENTRALE BANK,

Gelet op de Statuten van het Europees Stelsel van centrale banken en van de Europese Centrale Bank, inzonderheid op artikel 12.3,

Gelet op het reglement van orde van de Europese Centrale Bank(1), inzonderheid op artikel 23,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) In artikel 1, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie vindt het begrip openheid zijn verankering: "het Verdrag markeert een nieuwe etappe in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen". Openheid verhoogt de legitimiteit, doelmatigheid en verantwoordelijkheid van het bestuur, en versterkt daarmee de beginselen van democratie.

(2) In de Gemeenschappelijke Verklaring(2) betreffende Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie(3) verzoeken het Europees Parlement, de Raad en de Commissie de overige instellingen en organen van de Unie interne regels vast te stellen inzake toegang van het publiek tot documenten, en daarbij rekening te houden met de beginselen en beperkingen in de verordening. Het regime inzake toegang van het publiek tot documenten van de ECB, zoals vastgelegd in Besluit ECB/1998/12 van 3 november 1998 inzake toegang van het publiek tot de documentatie en archieven van de Europese Centrale Bank(4), dient dienovereenkomstig te worden herzien.

(3) Tot documenten van de ECB dient ruimere toegang te worden verleend, waarbij tegelijkertijd de onafhankelijkheid van de ECB en van de nationale centrale banken (NCB's), zoals voorzien in artikel 108 van het Verdrag en artikel 7 van de statuten, en de vertrouwelijkheid van bepaalde aangelegenheden die specifiek zijn voor de uitvoering van de taken van de ECB, beschermd dienen te worden. Teneinde de doeltreffendheid van haar besluitvormingsproces te waarborgen, met inbegrip van haar interne raadplegingen en voorbereidingen, zijn de besprekingen van de vergaderingen van de besluitvormende organen van de ECB vertrouwelijk, tenzij het betreffende orgaan besluit het resultaat van zijn beraadslagingen openbaar te maken.

(4) Bepaalde openbare en particuliere belangen dienen echter door een uitzonderingsregeling te worden beschermd. Voorts dient de ECB de integriteit van eurobankbiljetten als betaalmiddel te beschermen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot de beveiligingskenmerken tegen vervalsing, de technische productiespecificaties, de fysieke beveiliging van voorraden en van het transport van eurobankbiljetten.

(5) Bij het afhandelen van verzoeken om documenten van de ECB die in hun bezit zijn, dienen NCB's de ECB te raadplegen teneinde de volledige toepassing van dit besluit te verzekeren, tenzij duidelijk is dat het document wel of niet openbaar mag worden gemaakt.

(6) Teneinde de openheid te verbeteren, dient de ECB niet alleen toegang te verlenen tot door haarzelf opgestelde documenten, maar ook tot door haar ontvangen documenten, waarbij tegelijkertijd het recht van de betrokken derden om hun standpunt tot uitdrukking te brengen ten aanzien van toegang tot documenten die van die partijen afkomstig zijn, dient te worden beschermd.

(7) Om te verzekeren dat goede administratieve praktijken in acht worden genomen, dient de ECB een procedure in twee fasen te volgen,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Doel

Het onderhavige besluit beoogt de voorwaarden en beperkingen vast te leggen waaronder de ECB het publiek toegang verleent tot documenten van de ECB, alsmede goede administratieve praktijken te bevorderen met betrekking tot de toegang van het publiek tot dergelijke documenten.

Artikel 2

Toegangsgerechtigden en toepassingsgebied

1. Iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat heeft een recht van toegang tot documenten van de ECB, onder de in dit besluit vastgelegde voorwaarden en beperkingen.

2. Onder dezelfde voorwaarden en beperkingen kan de ECB aan natuurlijke of rechtspersonen die geen verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat hebben, toegang verlenen tot documenten van de ECB.

3. Dit besluit doet niet af aan een eventueel recht van toegang van het publiek tot documenten van de ECB dat voortvloeit uit instrumenten van internationaal recht of rechtshandelingen ter uitvoering daarvan.

Artikel 3

Definities

In dit besluit wordt bedoeld met:

a) "document" en "document van de ECB": iedere inhoud, ongeacht de drager ervan (op papier, in elektronische vorm, als geluids-, beeld- of audiovisuele opname), opgesteld door of in bezit van de ECB en betreffende haar beleidsmaatregelen, acties of besluiten, alsook documenten die afkomstig zijn van het Europees Monetair Instituut (EMI) en van het Comité van presidenten van de centrale banken van de lidstaten van de Europese Economische Gemeenschap (Comité van presidenten);

b) "derde": natuurlijke of rechtspersonen, of entiteiten buiten de ECB.

Artikel 4

Uitzonderingen

1. De ECB weigert de toegang tot een document wanneer openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:

a) het openbaar belang, wat betreft:

- de vertrouwelijkheid van de verslagen van de besluitvormende organen van de ECB,

- het financieel, monetair of economisch beleid van de Gemeenschap of een lidstaat,

- de interne financiën van de ECB of van de NCB's,

- de bescherming van de integriteit van eurobankbiljetten,

- de openbare veiligheid,

- internationale financiële, monetaire of economische betrekkingen;

b) de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, in het bijzonder gelet op de communautaire wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens;

c) de vertrouwelijkheid van informatie die als zodanig beschermd wordt op grond van Gemeenschapsrecht.

2. De ECB weigert de toegang tot een document wanneer openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:

- de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom,

- gerechtelijke procedures en juridisch advies,

- het doel van inspecties, onderzoeken en audits,

tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.

3. De toegang tot een document met standpunten voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen de ECB of met de NCB's wordt geweigerd, zelfs nadat het besluit is genomen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.

4. Wanneer het gaat om documenten van derden, raadpleegt de ECB de betrokken derde om te beoordelen of een van de uitzonderingen in dit artikel van toepassing is, tenzij duidelijk is dat het document wel of niet openbaar moet worden gemaakt.

5. Indien het gevraagde document slechts ten dele onder de uitzonderingen valt, worden de overige delen van het document wel vrijgegeven.

6. De uitzonderingen in dit artikel zijn alleen van toepassing gedurende de periode waarin de inhoud van het document bescherming rechtvaardigt. De uitzonderingen gelden voor ten hoogste 30 jaar, tenzij in specifieke gevallen anders bepaald wordt door de Raad van bestuur van de ECB. In geval van documenten die vallen onder de uitzonderingen op grond van de persoonlijke levenssfeer of van commerciële belangen, kunnen de uitzonderingen na afloop van deze periode van toepassing blijven.

Artikel 5

Documenten in bezit van de NCB's

Documenten die in bezit zijn van een NCB, die de ECB heeft opgesteld, alsook documenten die afkomstig zijn van het EMI of van het Comité van presidenten, mogen door de NCB alleen openbaar worden gemaakt op voorwaarde van voorafgaande raadpleging van de ECB betreffende de reikwijdte van de toegang, tenzij duidelijk is dat het document wel of niet openbaar moet worden gemaakt.

De NCB kan het verzoek ook doorgeleiden aan de ECB.

Artikel 6

Verzoeken

1. Een verzoek om toegang tot een document wordt gedaan aan de ECB(5) in schriftelijke vorm - elektronische vorm daaronder begrepen - in een van de officiële talen van de Unie en voldoende nauwkeurig geformuleerd opdat de ECB het document kan identificeren. De verzoeker is niet verplicht de redenen voor zijn verzoek te vermelden.

2. Is een verzoek niet nauwkeurig genoeg, dan vraagt de ECB de verzoeker om nadere precisering en is zij de verzoeker daarbij behulpzaam.

3. In geval van een verzoek om een zeer omvangrijk document of om een zeer groot aantal documenten, kan de ECB informeel met de verzoeker overleggen om een billijke oplossing te vinden.

Artikel 7

Behandeling van initiële verzoeken

1. Een verzoek om toegang tot een document wordt onmiddellijk in behandeling genomen. Aan de verzoeker wordt een ontvangstbevestiging gestuurd. Binnen 20 werkdagen na de ontvangst van het verzoek, of na ontvangst van de overeenkomstig artikel 6, lid 2, ontvangen preciseringen, verleent de directeur-generaal van de afdeling Secretariaat en Talendienst van de ECB toegang tot het gevraagde document en maakt hij het toegankelijk in de zin van artikel 9, ofwel deelt hij de verzoeker schriftelijk de redenen mee waarom het verzoek geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, waarbij de verzoeker wordt geattendeerd op zijn of haar recht om overeenkomstig lid 2 een confirmatief verzoek in te dienen.

2. In geval van volledige of gedeeltelijke afwijzing kan de verzoeker binnen 20 werkdagen na ontvangst van het antwoord van de ECB een confirmatief verzoek indienen, welk verzoek ertoe strekt dat de directie het standpunt van de ECB herziet. Voorts geeft het uitblijven van een antwoord van de ECB binnen de voorgeschreven termijn van 20 werkdagen voor het behandelen van het initiële verzoek de verzoeker het recht een confirmatief verzoek in te dienen.

3. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek om een zeer omvangrijk document of om een zeer groot aantal documenten, of indien de raadpleging van een derde vereist is, kan de ECB de in lid 1 genoemde termijn met 20 werkdagen verlengen, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met uitvoerige vermelding van de redenen daarvoor.

4. Lid 1 is niet van toepassing in geval van excessieve, dan wel onredelijke verzoeken, met name bij herhaalde verzoeken.

Artikel 8

Behandeling van confirmatieve verzoeken

1. Een confirmatief verzoek wordt onmiddellijk in behandeling genomen. Binnen 20 werkdagen na de ontvangst van een dergelijk verzoek, maakt de directie het verlangde document toegankelijk in de zin van artikel 9, of deelt zij de verzoeker schriftelijk de redenen mee waarom het verzoek geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen. In het geval van een volledige of gedeeltelijke afwijzing, attendeert de ECB de verzoeker op de beroepsmogelijkheden die openstaan overeenkomstig de artikelen 230 en 195 van het Verdrag.

2. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek om een zeer omvangrijk document of om een zeer groot aantal documenten, kan de ECB de in lid 1 genoemde termijn met 20 werkdagen verlengen, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met uitvoerige vermelding van de redenen daarvoor.

3. Uitblijven van een antwoord van de ECB binnen de voorgeschreven termijn geldt als een afwijzend antwoord en geeft de verzoeker het recht een beroep te doen op de rechter en/of een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman, respectievelijk op grond van de artikelen 230 en 195 van het Verdrag.

Artikel 9

Toegang in aansluiting op een verzoek

1. Verzoekers kunnen documenten waartoe de ECB toegang heeft verleend, raadplegen door inzage ten kantore van de ECB of door aan hen een kopie af te geven, eventueel een elektronische kopie, indien deze beschikbaar is. De kosten van vervaardiging en verzending van kopieën kunnen ten laste van de verzoeker worden gebracht. Deze kosten gaan de werkelijke kosten van vervaardiging en verzending van de kopieën niet te boven. Inzage ter plekke, kopieën van minder dan 20 bladzijden A4 en rechtstreekse toegang in elektronische vorm zijn kosteloos.

2. Indien een document reeds door de ECB is vrijgegeven en gemakkelijk toegankelijk is, kan de ECB aan haar verplichting tot het verschaffen van toegang voldoen door de verzoeker mee te delen hoe het gevraagde document kan worden verkregen.

3. Documenten worden geleverd in een bestaande versie en een bestaand formaat (inbegrepen in elektronische vorm of in een alternatieve vorm), al naargelang verzocht wordt door de verzoeker.

Artikel 10

Reproductie van documenten

1. Zonder de voorafgaande, uitdrukkelijke goedkeuring van de ECB, mogen documenten die overeenkomstig dit besluit worden vrijgegeven, niet worden gereproduceerd of voor commerciële doeleinden worden gebruikt. De ECB kan een dergelijke goedkeuring zonder opgaaf van redenen weigeren.

2. Dit besluit doet niet af aan bestaande regels inzake copyright die een beperking kunnen inhouden voor derden om vrijgegeven documenten te reproduceren of te gebruiken.

Artikel 11

Slotbepalingen

Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Besluit ECB/1998/12 wordt ingetrokken.

Gedaan te Frankfurt am Main, 4 maart 2004.

De president van de ECB

Jean-Claude Trichet

(1) Besluit ECB/2004/2 van 19 februari 2004 houdende goedkeuring van het reglement van orde van de Europese Centrale Bank (Zie bladzijde 33 van dit Publicatieblad).

(2) PB L 173 van 27.6.2001, blz. 5.

(3) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(4) PB L 110 van 28.4.1999, blz. 30.

(5) Geadresseerd aan de Europese Centrale Bank, Afdeling Secretariaat, Kaiserstrasse 29, D-60311 Frankfurt am Main. Fax (49-(69) 13 44 61 70. E-mail: ecb.secretariat@ecb.int.