NL Publicatieblad van de Europese Unie L 210/1

BESLUIT VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN HET EUROPEES AGENTSCHAP VOOR DE VEILIGHEID EN DE GEZONDHEID OP HET WERK

van 4 maart 2004

inzake de tenuitvoerlegging van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie

(2004/508/EG)

DE RAAD VAN BESTUUR,

Gelet op Verordening (EG) nr. 1654/2003 van de Raad van 18 juni 2003 tot wijziging van Verordening (EG) nr. 2062/94 tot oprichting van een Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (1),

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Toegangsgerechtigden

1. Het recht op toegang betreft documenten waarover het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (hierna „het Agentschap” te noemen) beschikt, dat wil zeggen documenten die door het Agentschap opgesteld of ontvangen zijn en in zijn bezit zijn.

2. De burgers van de Europese Unie en de natuurlijke of rechtspersonen met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat van de Europese Unie oefenen hun recht op toegang tot documenten van het Agentschap overeenkomstig artikel 2, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 overeenkomstig de in de onderhavige bepalingen vermelde procedures uit.

3. Overeenkomstig artikel 2, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 hebben de burgers van derde landen die geen verblijfplaats in een lidstaat hebben, alsmede de rechtspersonen die geen statutaire zetel in een van de lidstaten hebben, onder dezelfde voorwaarden recht op toegang tot de documenten van het Agentschap als de in artikel 2, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 bedoelde toegangsgerechtigden.

Artikel 2

Verzoeken om toegang

1. Verzoeken om toegang tot documenten van het Agentschap die niet openbaar toegankelijk zijn, geschieden in schriftelijke vorm en worden naar het Agentschap gezonden via e-mail (docrequest@osha.eu.int), per post (Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk, Documentation, Gran Via, 33, E-48009 Bilbao) of per fax ((0034-94) 479 43 83). Het Agentschap beantwoordt de initiële en confirmatieve verzoeken om toegang binnen een termijn van 15 werkdagen vanaf de datum waarop het verzoek is geregistreerd. Wanneer het om complexe of omvangrijke documenten gaat, kan deze termijn met 15 werkdagen worden verlengd. Iedere verlenging van de termijn moet met redenen worden omkleed en vooraf aan de verzoeker worden meegedeeld.

2. Ingeval een verzoek niet nauwkeurig is, zoals bedoeld in artikel 6, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, verzoekt het Agentschap de verzoeker de nodige aanvullende gegevens te verstrekken om de gevraagde documenten te kunnen identificeren; de antwoordtermijn loopt vanaf het ogenblik waarop de instelling over deze gegevens beschikt.

3. Elke, zelfs gedeeltelijk afwijzende, beslissing geeft de op een van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 opgesomde uitzonderingen gegronde reden voor de weigering en deelt de verzoeker de beroepsmogelijkheden mee waarover deze beschikt.

Artikel 3

Behandeling van initiële verzoeken

1. Onverminderd artikel 8 wordt de verzoeker bij de registratie van het verzoek een ontvangstbevestiging toegezonden, behalve wanneer het antwoord per omgaande post wordt verzonden.

De ontvangstbevestiging en het antwoord worden schriftelijk of eventueel langs elektronische weg toegezonden.

2. De verzoeker wordt door het hoofd van de eenheid op de hoogte gesteld van het antwoord op zijn verzoek.

3. Elk, zelfs gedeeltelijk afwijzend, antwoord wijst de verzoeker op zijn recht om binnen 15 werkdagen na ontvangst van het antwoord een confirmatief verzoek bij het Agentschap in te dienen om zijn standpunt te herzien.

4. Bij uitblijven van een antwoord van het Agentschap binnen de voorgeschreven termijn, heeft de verzoeker het recht om een confirmatief verzoek in te dienen.

Artikel 4

Behandeling van confirmatieve verzoeken

1. De directeur van het Agentschap neemt de besluiten tot afwijzing met betrekking tot confirmatieve verzoeken. Hij/Zij brengt de raad van bestuur op de hoogte van dergelijke handelingen.

2. De beslissing wordt de verzoeker schriftelijk of eventueel langs elektronische weg meegedeeld, waarbij hij wordt gewezen op zijn recht om beroep in te stellen bij het Gerecht van eerste aanleg of een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman.

Artikel 5

Raadpleging

1. Wanneer bij het Agentschap een verzoek wordt ingediend om toegang tot een document dat in zijn bezit is, maar dat afkomstig is van een derde, gaat het Agentschap de toepasselijkheid na van een van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde uitzonderingen.

2. Wanneer het Agentschap na dit onderzoek van oordeel is dat de toegang tot het gevraagde document overeenkomstig een van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde uitzonderingen moet worden geweigerd, wordt het afwijzende antwoord de verzoeker zonder raadpleging van de derde toegezonden.

3. Het Agentschap brengt een gunstig advies over het verzoek uit zonder de derde te raadplegen wanneer:

a) het gevraagde document reeds openbaar is gemaakt, hetzij door de auteur, hetzij overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001 of vergelijkbare bepalingen;

b) de, eventueel gedeeltelijke, openbaarmaking van de inhoud kennelijk geen schade aan een van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde belangen toebrengt.

4. In alle andere gevallen wordt de derde geraadpleegd. In het bijzonder in het geval waarin het verzoek om toegang betrekking heeft op een document dat van een lidstaat uitgaat, raadpleegt het Agentschap de autoriteit waarvan het afkomstig is wanneer:

a) het document aan het Agentschap is verstrekt vóór de toepassingsdatum van Verordening (EG) nr. 1049/2001;

b) de lidstaat het Agentschap overeenkomstig artikel 4, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 heeft verzocht het document niet zonder zijn voorafgaande toestemming openbaar te maken.

5. De geraadpleegde derde beschikt over een antwoordtermijn die ten minste vijf werkdagen bedraagt, maar die het Agentschap in staat moet stellen zijn eigen antwoordtermijnen in acht te nemen. Bij ontbreken van antwoord binnen de vastgestelde termijn of wanneer de derde onvindbaar of niet identificeerbaar is, beslist het Agentschap overeenkomstig de uitzonderingen van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, waarbij hij, op de grondslag van de informatie waarover hij beschikt, rekening houdt met de legitieme belangen van de derde.

6. In het geval waarin het Agentschap overweegt, tegen de uitdrukkelijke wens van de auteur in, toegang tot een document te verstrekken, stelt hij de auteur ervan in kennis dat hij voornemens is het document na een termijn van tien werkdagen openbaar te maken en maakt hij hem opmerkzaam op de beroepsmogelijkheden waarover hij beschikt om zich tegen deze openbaarmaking te verzetten.

Artikel 6

Uitoefening recht van toegang

1. De documenten worden per post, fax of, in voorkomend geval, per e-mail verzonden. Bij omvangrijke of moeilijk te hanteren documenten wordt de verzoeker verzocht de documenten ter plaatse te raadplegen. Deze raadpleging is kosteloos.

2. Wanneer het document is gepubliceerd, worden in het antwoord de publicatiereferenties gegeven en/of informatie over de plaats waar het document kan worden gevonden en eventueel het adres van het document op de website www.agency.osha.eu.int van het Agentschap.

3. Wanneer het document meer dan 20 bladzijden bedraagt, kan de verzoeker een bijdrage van 0,10 EUR per bladzijde worden gevraagd, vermeerderd met de frankeerkosten. De kosten in verband met andere dragers worden per geval afzonderlijk vastgesteld, maar mogen een redelijk bedrag niet overschrijden.

Artikel 7

Maatregelen die toegang tot de documenten vergemakkelijken

1. Teneinde de rechten van de burgers uit Verordening (EG) nr. 1049/2001 ten volle hun beslag te geven, voorziet het Agentschap in toegang tot een documentenregister. Het register is toegankelijk in elektronische vorm.

2. Het register bevat de titel van het document (in de talen waarin het beschikbaar is) en andere nuttige verwijzingen om het document te identificeren.

3. Een hulppagina (in alle officiële talen) licht het publiek in over de wijze waarop het document kan worden verkregen. Wanneer het document is gepubliceerd, is er een verwijzing naar de oorspronkelijke tekst.

Artikel 8

Documenten rechtstreeks toegankelijk voor het publiek

1. Dit artikel is enkel van toepassing op na de toepassingsdatum van Verordening (EG) nr. 1049/2001 opgestelde of ontvangen documenten.

2. De volgende documenten worden automatisch op verzoek toegezonden en worden, voorzover mogelijk, rechtstreeks in elektronische vorm toegankelijk gemaakt:

a) de documenten die van derden afkomstig zijn en reeds door de auteur of met diens instemming openbaar zijn gemaakt;

b) de documenten die reeds naar aanleiding van een vorig verzoek openbaar zijn gemaakt.

Artikel 9

Verslagen

Het Agentschap publiceert overeenkomstig artikel 17, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 jaarlijks, als onderdeel van het jaarverslag, informatie over de uitvoering van dit besluit, met name over het aantal gevallen waarin verzocht is om toegang tot documenten van het Agentschap, het aantal gevallen waarin toegang tot documenten is geweigerd, en de redenen voor die weigering.

Artikel 10

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Gedaan te Bilbao, 4 maart 2004. Voor de Raad van bestuur Christa SCHWENG Voorzitster

(1) PB L 245 van 29.9.2003, blz. 38.

(2) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.