VERSLAG over de financiële staten van het Europees Milieuagentschap (EMA-Kopenhagen), (Begrotingsjaar 1996) vergezeld van de antwoorden van het Agentschap (97/C 393/05)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 13, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 1210/90 van de Raad (1) aan de raad van bestuur van het Europees Milieuagentschap gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Europees Milieuagentschap betreffende het begrotingsjaar 1996 onderzocht. Overeenkomstig artikel 13, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1210/90 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerend directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de in artikel 14 van Verordening (EEG) nr. 1210/90 voorgeschreven interne financiële regels. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de algemeen aanvaarde controlenormen, voorzover deze in het communautaire kader van toepassing zijn. Zij heeft controles verricht op de boekhouding alsmede andere in dit verband noodzakelijk geachte controleprocedures gevolgd. De belangrijkste opmerkingen waartoe de controle van de Kamer aanleiding geeft, zijn in het tweede deel van dit verslag opgenomen.

1.4. De opmerkingen in de paragrafen 1.6 - 1.15 tonen aan dat bepaalde boekhoudkundige gebruiken niet voldoen aan de voorschriften en dat voor sommige bedragen geen rechtvaardiging te vinden is.

1.5. Afgezien van de in de vorige paragraaf bedoelde feiten zijn de financiële staten betreffende het begrotingsjaar 1996 betrouwbaar en is de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, over het geheel genomen, verzekerd.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES MILIEUAGENTSCHAP (EMA-KOPENHAGEN) VOOR HET BEGROTINGSJAAR 1996

Begrotingsboekhouding en algemene boekhouding

1.6. Nog steeds worden de rekeningen gevoerd volgens twee afzonderlijke boekhoudsystemen: een commercieel computerprogramma voor de algemene boekhouding en een ander instrument voor de begrotingsboekhouding. Wegens dit dubbele systeem zouden de beide boekhoudingen regelmatig (ten minste eens per maand) op elkaar moeten worden aangesloten. In de loop van het begrotingsjaar 1996 werd geen enkele aansluiting verricht. Bovendien wordt die aansluiting voor het begrotingsjaar 1996 bemoeilijkt doordat een groot deel van de registraties in de algemene boekhouding werd samengevoegd (de verschillende begrotingsrekeningen werden samengebracht in vijf grote uitgavenrekeningen in de algemene boekhouding en verschillende aanwijzingen buiten de begroting voor diverse schulden van en aan het personeel werden eveneens samengebracht in een enkele rekening van de algemene boekhouding).

1.7. Een andere tekortkoming van dit boekhoudsysteem ligt hierin dat het niveau van de kredieten tijdens het jaar onmogelijk a posteriori kan worden geverifieerd en dat overschrijding van kredieten dus niet kan worden uitgesloten.

1.8. Tevens werd vastgesteld dat op de balans (diverse crediteuren) een saldo van ongeveer 0,02 miljoen ECU is vermeld waarvoor het Agentschap niet voldoende bewijsstukken kon overleggen (cf. paragraaf 1.6: probleem van de samenvoeging).

1.9. De begrotingsboekhouding van het Agentschap vertoont altijd vertraging en de ordonnateurs en de financieel controleur kunnen daaruit niet de informatie putten die zij nodig hebben om, respectievelijk, juridische verbintenissen aan te gaan tegenover derden en zijn visum te verlenen aan de hem voorgelegde voorstellen voor betalingsverplichtingen. Aldus was het Agentschap gedwongen een parallel systeem ter controle van de begrotingsuitvoering in te voeren waardoor kon worden voorkomen dat evenals in het vorige begrotingsjaar de kredieten werden overschreden (zie het verslag over de begrotingsuitvoering 1995) en de ordonnateurs altijd het vastleggingsniveau van de kredieten waarvoor zij verantwoordelijk zijn, kunnen controleren (niet-naleving van de artikelen 58 en 59 van de uitvoeringsvoorschriften bij het Financieel Reglement van de Commissie, die ook op Kopenhagen van toepassing zijn omdat het Agentschap geen eigen uitvoeringsregels heeft vastgesteld).

1.10. Aangezien het systeem Sincom 2 niet binnen een redelijke termijn beschikbaar lijkt te zullen komen, zou het wenselijk zijn dat het Agentschap een alternatieve oplossing zoekt om over een doeltreffend boekhoudsysteem te beschikken.

1.11. De in het afgelopen begrotingsjaar toegepaste methodologie voldeed noch aan de boekhoudkundige regels, noch aan de financiële voorschriften van de Gemeenschappen en leidde er uiteindelijk toe dat de financiële staten (proefbalans, balans, jaarrekening) te laat werden ingediend.

1.12. Voorts is de door de directie gekozen aanpak bij de opstelling en indiening van de financiële staten niet geschikt.

1.13. Op grond van vorenstaande opmerkingen kan worden geconcludeerd dat de situatie van de boekhouding onverwijld moet worden verbeterd.

Niet in de boekhouding opgenomen vastleggingen van 1995

1.14. In de loop van het begrotingsjaar 1995 heeft het Agentschap herhaaldelijk goederen en/of diensten besteld zonder te zorgen voor de beschikbaarheid van de nodige middelen door het verrichten van boekhoudkundige vastleggingen. Bovendien werd geen enkel krediet overgedragen en dus moesten de betrokken betalingen worden verricht met kredieten van het begrotingsjaar 1996 (niet-naleving van het beginsel van jaarperiodiciteit).

In 1997 geregistreerde betalingen van 1996

1.15. Verschillende na 15 januari 1997 verrichte betalingen werden in de boekhouding ten onrechte aangewezen op de lopende kredieten van 1996: ze hadden moeten worden gedaan ten laste van de van 1996 naar 1997 overgedragen kredieten.

Financieel controleur

1.16. De constatering van ernstige problemen in Kopenhagen bevestigt andermaal dat een permanent aanwezige financieel controleur noodzakelijk is.

1.17. Een ander belangrijk gevolg is de grote vertraging in de goedkeuringen (visa) van de vastleggingen en betalingen van uitgaven van titel III (beleidsuitgaven); deze vertraging vloeit voort uit de verplichting de desbetreffende documentatie naar Brussel te zenden.

Overgedragen kredieten - Overeenkomsten

1.18. Het percentage overgedragen kredieten blijft zeer hoog (93,1 % voor de kredieten van titel III).

1.19. Een groot deel van de overeenkomsten werd pas aan het eind van het begrotingsjaar ondertekend.

1.20. Er wordt te dikwijls gewerkt met niet-openbare offerteaanvragen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 15 en 16 oktober 1997.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) PB L 120 van 11. 5. 1990, blz. 4.

(2) Krachtens artikel 13, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 1210/90 dienen de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap over het begrotingsjaar 1996 vóór 31 maart 1997 te worden vastgesteld. Deze rekeningen werden door de uitvoerend directeur van het Agentschap ondertekend en op 26 maart 1997 aan de Commissie, de raad van bestuur en de Kamer gezonden. Zij zijn bij de Kamer ingekomen op 31 maart 1997. Deze financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

BIJLAGE

TABEL 1 FINANCIËLE BALANS VOOR DE BEGROTINGSJAREN 1995 EN 1996

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Agentschap.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) Het bedrag komt overeen met dat van de vastgelegde waarden.

(2) Het negatieve saldo van resultaat en eigen vermogen betekent geen kapitaalverlies. Het volgt uit de toepassing van de financiële voorschriften inzake de ontvangsten (alleen inningen) en de uitgaven (betalingen plus overgedragen kredieten).

(3) In de financiële staten over het begrotingsjaar 1995 is de tegenwaarde van de aan het eind van het begrotingsjaar nog te betalen subsidie van de Commissie opgenomen onder de ontvangsten. Overeenkomstig de financiële voorschriften is deze tegenwaarde vanaf het begrotingsjaar 1996 vermeld aan de passiefzijde van de balans.

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES MILIEUAGENTSCHAP

Begroting en algemene boekhouding

Punt 1.6 - Begroting en boekhoudsysteem

Het Agentschap beschikt helaas niet over een geïntegreerd computersysteem voor de begroting en de boekhouding. Dit is een probleem dat zich bij alle nieuwe organen voordoet; er is geen software op de markt die aan de behoeften van de organen voldoet. In het verleden hebben de organen geprobeerd gemeenschappelijk een geïntegreerd begrotings- en boekhoudsysteem te ontwikkelen. Deze pogingen moesten worden gestaakt ten gunste van het nieuwe systeem Sincom2 / SI2 van de Commissie. De ontwikkeling daarvan heeft echter aanzienlijke vertraging opgelopen.

Dit heeft ertoe geleid dat het Agentschap heeft geprobeerd het gebrek aan een geïntegreerd systeem tijdelijk te ondervangen door gebruik te maken van twee (niet geïntegreerde) softwarepakketten die direct beschikbaar waren op de markt.

Tot nu toe ondervond het Agentschap hinder van de vertraging bij de ontwikkeling van Sincom / SI2. Gezien deze omstandigheden moest het Agentschap het in 1996 (en 1997) zonder een geïntegreerd begrotings- en boekhoudsysteem stellen. Het Agentschap heeft herhaaldelijk gewezen op het ontbreken van een geïntegreerd systeem.

In 1997 is het Agentschap de bemoedigende ontwikkelingen met SI2 blijven volgen, maar gezien de problemen die zich in het verleden met SI2 hebben voorgedaan en gezien de aanbeveling van de Rekenkamer (punt 1.10), heeft het Agentschap tegelijkertijd een grondige analyse gemaakt van de software die op de markt beschikbaar was, waarbij ook rekening werd gehouden met de vereiste aanpassingen. Voor 1998 is het Agentschap voornemens SI2 te gebruiken.

Punt 1.6 - Samenvoeging van rekeningen

Het Agentschap zal de aanbeveling van de Rekenkamer inzake maandelijkse afstemming uitvoeren. Vanwege de late sluiting van de rekeningen voor 1996 zal de afstemming echter worden uitgevoerd voor de eerste zes maanden van 1996 en voor de eerste negen maanden van 1997. Voor 1998 zal de afstemming maandelijks worden uitgevoerd.

Sinds januari 1997 worden de begrotingsrekeningen niet langer samengevoegd in de uitgavenrekeningen volgens het algemene boekhoudsysteem. Elke begrotingsrekening heeft haar eigen uitgavenrekening. Extracomptabele lasten hebben hun eigen rekeningen en worden niet samengevoegd.

Punt 1.7

Met het nieuwe, hierboven bedoelde geïntegreerde computersysteem voor de begroting en de boekhouding moeten controles achteraf mogelijk zijn om het niveau van de kredieten te controleren. Een volledig operationeel systeem zal derhalve over deze mogelijkheid beschikken.

Punt 1.8

Met de hulp van de Commissie kon het saldo van +0,020 miljoen ecu op de balans dat ten tijde van de controle niet met documenten kon worden gestaafd, worden verklaard. De correctie van onjuiste boekingen in 1996 en de correcte boeking van betalingen van na 15 januari 1997 hebben ertoe geleid dat dit saldo is gedaald tot -0,002 miljoen ecu.

Punt 1.9

De achterstand in de begrotingsrekeningen waarvan in 1996 sprake was, is nu verholpen. De rekenplichtige houdt de begrotingsrekeningen en de algemene rekeningen voortdurend bij, en de ordonnateurs kunnen deze gegevens gebruiken om een beslissing te nemen. De financieel controleur heeft echter nog geen toegang tot deze gegevens. Het is de bedoeling de financieel controleur toegang te geven tot het hierboven bedoelde geïntegreerde systeem, waarbij hij ook een elektronisch visum zal kunnen geven.

In 1996 heeft het Agentschap met een parallelsysteem de problemen ondervangen in verband met a) het ontbreken van een geïntegreerd systeem voor het toezicht op en de uitvoering van de begroting en b) het niet up-to-date of gecentraliseerd zijn van de rekeningen. Daardoor kon worden voorkomen dat de kredieten werden overschreden. Het Agentschap is zich er echter van bewust dat zo'n systeem niet altijd doeltreffend is. In 1997 zijn de rekeningen gecentraliseerd en voortdurend bijgehouden. Het parallele systeem is dan ook niet langer nodig.

Punt 1.10

Het Agentschap heeft dit advies opgevolgd en een grondige analyse gemaakt van de op de markt beschikbare alternatieven die na de nodige aanpassingen door het Agentschap kunnen worden gebruikt. Gezien a) de vooruitgang die de laatste tijd is geboekt met systeem SI2 van de Commissie, b) de presentatie van een specifiek op het Agentschap toegesneden computersysteem op basis van SI2 voor 1998, en c) de potentiële voordelen van een standaardsysteem voor de organen en de daaruit voortvloeiende doeltreffendheid, zal het Agentschap voor het geïntegreerde computersysteem voor de begroting en de boekhouding gebruik maken van SI2.

Punt 1.11

De rekenplichtige heeft instructies de boekhoudkundige voorschriften en het Financieel Reglement strikt toe te passen. Samen met de hierboven beschreven verbetering moet dit ervoor zorgen dat hij het financieel overzicht binnen de gestelde termijn kan opstellen en indienen.

Punt 1.12

De Kamer heeft uitvoerig met de uitvoerend directeur gesproken over de geconstateerde problemen en de mogelijke oplossingen. De uitvoerend directeur blijft erop toezien dat de maatregelen die in dit antwoord worden genoemd ten uitvoer worden gelegd, en wordt regelmatig op de hoogte gehouden door de rekenplichtige. Daarnaast zal de boekhoudafdeling van het Agentschap worden uitgebreid. De uitvoerend directeur zal de raad van bestuur formeel inlichten over deze corrigerende maatregelen.

Punt 1.13

Zoals hierboven werd aangegeven, heeft het Agentschap al verschillende maatregelen getroffen om de situatie te verbeteren, en het verwacht dat het geïntegreerde computersysteem voor de begroting en de boekhouding, de belangrijkste verbetering, in 1998 in gebruik kan worden genomen.

Niet-geboekte vastleggingen van 1995

Punt 1.14

Het probleem wordt veroorzaakt door de kredietoverschrijding van 1995. In 1996 was er geen sprake van kredietoverschrijding, omdat het Agentschap gebruik maakte van parallele systemen voor de begroting en de boekhouding. De hierboven beschreven verbeteringen zullen overschrijding van de kredieten in de toekomst voorkomen, waardoor het jaarperiodiciteitsbeginsel in acht zal worden genomen.

Betalingen van 1996 die in 1997 worden geboekt

Punt 1.15

Deze fouten zijn gecorrigeerd, zoals blijkt uit de definitieve versie van de financiële staten voor 1996. Door de correctie van deze fouten kon het onverklaarbare saldo van +0,020 miljoen ecu op de balans worden verlaagd.

De financieel controleur

Punt 1.16

Het Agentschap zou de financieel controleur graag "in huis" hebben. Dat zou niet alleen betekenen dat de procedures sneller zouden kunnen verlopen, maar, en dat is veel belangrijker, ook dat het Agentschap dagelijks ter plaatse over advies en begeleiding zou kunnen beschikken.

Punt 1.17

Zoals hierboven reeds werd aangegeven, zou het Agentschap de financieel controleur het liefst ter plaatse hebben. Om goedkeuring door de financieel controleur te vergemakkelijken zal deze via het geïntegreerde systeem toegang hebben tot de financiële gegevens en daarmee samenhangende informatie van het Agentschap en elektronisch zijn visum kunnen geven. Op deze manier zal het versturen van documenten naar Brussel weliswaar niet volledig overbodig worden, maar toch worden beperkt.

Overgedragen kredieten - Contracten

Punt 1.18

In 1995 werd 93,1 % van de kredieten van titel 3 overgedragen naar het volgende begrotingsjaar, voornamelijk vanwege de problemen die zich voordeden bij de oprichting van het Agentschap. In 1996 bedroegen de overgedragen kredieten nog slechts 79,8 % en in 1997 zal dit percentage naar verwachting verder dalen. Opgemerkt zij echter dat er altijd veel betalingen in het volgende jaar zullen worden verricht, omdat veel contracten die onder titel 3 vallen doorlopen tot in het volgende jaar.

Punt 1.19

De uitvoering van de begroting wordt nauwlettend gevolgd en getracht wordt het aantal transacties aan het einde van het begrotingsjaar te verminderen.

Punt 1.20

Het Agentschap zal zich inspannen meer openbare aanbestedingsprocedures uit te schrijven.