ONTWERP

BESLUIT Nr. 1/2014 VAN DE ASSOCIATIERAAD EU-OEKRAÏNE

van …

tot vaststelling van zijn reglement van orde en van dat van het Associatiecomité en van subcomités

DE ASSOCIATIERAAD EU-OEKRAÏNE,

Gezien de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds (1) („de overeenkomst”), en met name artikel 462,

Overwegende hetgeen volgt:

Volgens artikel 464, lid 1, van de overeenkomst moet de Associatieraad in de uitvoering van zijn taken worden bijgestaan door een Associatiecomité en volgens artikel 465, lid 1, van de overeenkomst moet de Associatieraad in zijn reglement van orde de taken en de werking van het Associatiecomité vaststellen,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van de Associatieraad en het reglement van orde van het Associatiecomité en de subcomités, zoals uiteengezet in respectievelijk de bijlagen I en II, worden hierbij vastgesteld.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 161 van 29.5.2014, blz. 3.

4. In de gevallen waarin de overeenkomst spreekt van een verplichting of een mogelijkheid tot raadpleging, of waarin de partijen in onderlinge overeenstemming besluiten elkaar te raadplegen, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Associatiecomité, tenzij in de overeenkomst anders is bepaald. Dit overleg kan, indien de partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Associatieraad.

2. Het Associatiecomité bereidt de zittingen en de beraadslagingen van de Associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Associatieraad uit, en draagt zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst in het algemeen. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad aan het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen, c.q. ontwerpbesluiten of ontwerpaanbevelingen worden door het Associatiecomité ter goedkeuring aan de Associatieraad voorgelegd. Overeenkomstig artikel 465, lid 2, van de overeenkomst kan de Associatieraad de bevoegdheid om besluiten te nemen overdragen aan het Associatiecomité.

1. Overeenkomstig artikel 464, lid 1, van de overeenkomst wordt de Associatieraad in de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het Associatiecomité. Het Associatiecomité bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.

2. Kosten in verband met tolkwerkzaamheden en het vertalen en reproduceren van documenten komen ten laste van de Unie. Indien Oekraïne vertolking en vertaling in of uit andere dan de in artikel 12 bedoelde talen wenst, komen de kosten daarvan ten laste van Oekraïne.

4. Elk besluit van de Associatieraad treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld, tenzij anderszins is bepaald in dat besluit.

3. De handelingen van de Associatieraad in de zin van artikel 463, lid 1, van de overeenkomst worden voorzien van de vermelding „Besluit” dan wel „Aanbeveling”, gevolgd door een nummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. Deze besluiten en aanbevelingen van de Associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de secretarissen van de Associatieraad. Deze besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in artikel 7 van dit reglement van orde bedoelde geadresseerden. Elke partij kan besluiten de besluiten en aanbevelingen van het Associatiecomité in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken.

2. Als de partijen dit overeenkomen, kan de Associatieraad besluiten of aanbevelingen bij schriftelijke procedure vaststellen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 door de voorzitter van de Associatieraad schriftelijk meegedeeld aan de leden, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen de leden hun voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis brengen. De voorzitter kan in overleg met de partijen deze termijn inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

4. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

2. In overeenstemming tussen de partijen kan de Associatieraad vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op een bepaald gebied uitnodigen om als waarnemer deel te nemen aan zijn zittingen of om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen komen overeen onder welke voorwaarden die waarnemers aan de vergaderingen kunnen deelnemen.

1. De leden van de Associatieraad mogen door ambtenaren worden vergezeld. Vóór elke zitting wordt de voorzitter van de Associatieraad via het secretariaat van de Associatieraad in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

1. De Associatieraad komt ten minste eenmaal per jaar bijeen en verder wanneer de omstandigheden zulks vereisen, in onderlinge overeenstemming van de partijen. Tenzij de partijen anderszins overeenkomen, worden de zittingen van de Associatieraad gehouden op de plaats waar de zittingen van de Raad van de Europese Unie gewoonlijk worden gehouden.

5. De partijen in dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 482 van de overeenkomst.

4. Om de doelstellingen van de overeenkomst te bereiken heeft de Associatieraad volgens artikel 463, lid 1, van de overeenkomst de bevoegdheid besluiten te nemen die bindend zijn voor de partijen. De Associatieraad treft de nodige maatregelen voor de uitvoering van zijn besluiten, waaronder indien nodig het machtigen van in het kader van de overeenkomst ingestelde specifieke organen om in zijn naam te handelen. De Associatieraad kan tevens aanbevelingen doen. De Associatieraad stelt zijn besluiten en aanbevelingen vast in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, na voltooiing van hun interne procedures voor de vaststelling van deze besluiten en aanbevelingen. De Associatieraad kan bevoegdheden overdragen aan het Associatiecomité.

2. Zoals bepaald in artikel 5, lid 1, van de overeenkomst voeren de partijen regelmatig een politieke dialoog op topbijeenkomsten. Overeenkomstig artikel 5, lid 2, van de overeenkomst vindt op het niveau van de ministers een in onderlinge overeenstemming vast te stellen politieke dialoog plaats binnen de in artikel 460 van de overeenkomst bedoelde Associatieraad en in het kader van regelmatige vergaderingen tussen vertegenwoordigers van de partijen op het niveau van de ministers van Buitenlandse Zaken.

BIJLAGE II

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET ASSOCIATIECOMITÉ EN DE SUBCOMITÉS

Artikel 1

Algemene bepalingen

1. Het bij artikel 464, lid 1, van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds („de overeenkomst”), ingestelde Associatiecomité staat de Associatieraad bij in de uitvoering van zijn taken en voert de taken uit die in de overeenkomst of door de Associatieraad aan het comité zijn toegewezen. Volgens artikel 465, lid 1, van de overeenkomst stelt de Associatieraad in zijn reglement van orde de taken en de werking van het Associatiecomité vast.

2. Het Associatiecomité bereidt de zittingen en de beraadslagingen van de Associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Associatieraad uit, en draagt zorg voor continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst in het algemeen. Het Associatiecomité behandelt alle zaken die de Associatieraad aan het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen, c.q. ontwerpbesluiten of ontwerpaanbevelingen worden door het Associatiecomité voor aanneming aan de Associatieraad voorgelegd.

3. Overeenkomstig artikel 464, lid 2, van de overeenkomst bestaat het Associatiecomité uit vertegenwoordigers van de partijen, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren, met verantwoordelijkheid voor de specifieke aangelegenheden die tijdens een bepaalde vergadering worden behandeld.

4. Volgens artikel 465, lid 4, van de overeenkomst bestaat het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken, als beschreven in artikel 465, lid 4, van de overeenkomst (hierna „het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken” genoemd), wanneer het de taken uitvoert die hem zijn toegekend op grond van titel IV van de overeenkomst, uit hoge ambtenaren van de Europese Commissie en Oekraïne met verantwoordelijkheid voor handel en daarmee verband houdende aangelegenheden. Een vertegenwoordiger van de Europese Commissie of van Oekraïne met verantwoordelijkheid voor handel en daarmee verband houdende aangelegenheden fungeert als voorzitter van het Associatiecomité overeenkomstig artikel 2 van dit reglement van orde. De vergaderingen worden ook bijgewoond door een vertegenwoordiger van de Europese dienst voor extern optreden.

5. Overeenkomstig artikel 465, lid 3, van de overeenkomst is het Associatiecomité bevoegd besluiten vast te stellen in de in de overeenkomst genoemde gevallen en op de gebieden waarvoor de Associatieraad bevoegdheden heeft overgedragen aan het Associatiecomité. Die besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan. Het Associatiecomité stelt zijn besluiten vast in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, na voltooiing van hun interne procedures voor de vaststelling van die besluiten.

6. De partijen bij dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 482 van de overeenkomst.

Artikel 2

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van het Associatiecomité wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste zitting van de Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 3

Vergaderingen

1. Tenzij de partijen anders overeenkomen, vergadert het Associatiecomité regelmatig, en ten minste eenmaal per jaar. Op verzoek van een partij kunnen in onderling overleg bijzondere sessies van het Associatiecomité belegd worden.

2. Een vergadering van het Associatiecomité wordt door de voorzitter ervan bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen plaats en datum. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen voor de vergadering door het secretariaat van het Associatiecomité aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

3. Het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken komt ten minste eenmaal per jaar, en telkens als de omstandigheden dit vereisen, bijeen. Deze vergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken op een door de partijen overeengekomen plaats, datum en wijze. De convocatie wordt uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering door het secretariaat van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

4. Voor zover mogelijk wordt de jaarlijkse vergadering van het Associatiecomité vroeg genoeg vóór de jaarlijkse zitting van de Associatieraad bijeengeroepen.

5. Bij wijze van uitzondering en indien de partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het Associatiecomité plaatsvinden met behulp van technologische hulpmiddelen zoals videoconferentie.

Artikel 4

Delegaties

Vóór elke vergadering worden de partijen via het secretariaat van het Associatiecomité in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen.

Artikel 5

Secretariaat

1. Een ambtenaar van de Unie en een ambtenaar van Oekraïne treden gezamenlijk op als secretarissen van het Associatiecomité en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit, tenzij anders bepaald in dit reglement van orde, in een sfeer van wederzijds vertrouwen en samenwerking.

2. Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van Oekraïne, beiden met verantwoordelijkheid voor handel en daarmee verband houdende aangelegenheden, treden gezamenlijk op als secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.

Artikel 6

Correspondentie

1. De voor het Associatiecomité bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van het Associatiecomité van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris verwittigt.

2. Het secretariaat van het Associatiecomité ziet erop toe dat de correspondentie die aan het Associatiecomité is gericht, naar de voorzitter van het Associatiecomité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval als in artikel 7 bedoelde documenten wordt verspreid.

3. Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter namens hem aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verspreid overeenkomstig artikel 7.

Artikel 7

Documenten

1. Documenten worden verspreid door de secretarissen van het Associatiecomité.

2. Een partij stuurt documenten naar haar secretaris. De secretaris stuurt de documenten door naar de secretaris van de andere partij.

3. De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de relevante vertegenwoordigers van de Unie en zet de secretaris van Oekraïne daarbij systematisch in kopie.

4. De secretaris van Oekraïne stuurt de documenten door naar de relevante vertegenwoordigers van Oekraïne en zet de secretaris van de Unie daarbij systematisch in kopie.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

De vergaderingen van het Associatiecomité zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan het Associatiecomité informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

Artikel 9

Agenda voor de vergaderingen

1. Het secretariaat van het Associatiecomité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering van het Associatiecomité een voorlopige agenda op, alsmede een ontwerp van de in artikel 10 bedoelde operationele conclusies. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat van het Associatiecomité uiterlijk 21 kalenderdagen voor de datum van de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.

2. De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering verspreid overeenkomstig artikel 7.

3. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het Associatiecomité vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

4. In overeenstemming tussen de partijen kan het Associatiecomité vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op een bepaald gebied op ad-hocbasis uitnodigen een vergadering bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat dergelijke waarnemers en deskundigen mogelijke vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.

5. De voorzitter van de vergadering van het Associatiecomité kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 bedoelde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten.

Artikel 10

Notulen en operationele conclusies

1. Van elke vergadering van het Associatiecomité worden door de secretarissen van het Associatiecomité ontwerpnotulen opgesteld.

2. Doorgaans bevatten de notulen voor elk agendapunt:

a) een lijst van deelnemers aan de vergadering, een lijst van de ambtenaren die hen begeleiden en een lijst van eventuele waarnemers of deskundigen die de vergadering hebben bijgewoond;

b) de opgave van de aan het Associatiecomité voorgelegde documenten;

c) de verklaringen waarvan het Associatiecomité verzocht heeft dat ze in de notulen zouden worden opgenomen, en

d) de operationele conclusies van de vergadering, als bedoeld in lid 4.

3. De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan het Associatiecomité voorgelegd. Het Associatiecomité keurt deze ontwerpnotulen tijdens zijn volgende vergadering goed. De goedkeuring van de ontwerpnotulen kan ook via een schriftelijke procedure gebeuren. De ontwerpnotulen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken worden binnen de 28 kalenderdagen na elke vergadering goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt een afschrift gezonden.

4. De secretaris van de partij die het voorzitterschap van het Associatiecomité bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van operationele conclusies op en stuurt deze samen met de agenda aan de partijen, gewoonlijk uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering. Dat ontwerp van operationele conclusies wordt tijdens de vergadering geactualiseerd, zodat het Associatiecomité tot slot van de vergadering, tenzij de partijen anderszins overeenkomen, de operationele conclusies vaststelt, waarin ook de door de partijen overeengekomen follow-upacties zijn opgenomen. Na overeenstemming over de operationele conclusies worden deze aan de notulen gehecht; de tenuitvoerlegging ervan wordt tijdens elke volgende vergadering van het Associatiecomité geëvalueerd. Het Associatiecomité stelt hiervoor een model op, waarin voor elk actiepunt een specifieke termijn wordt vermeld.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1. Het Associatiecomité is bevoegd om besluiten vast te stellen in de in de overeenkomst genoemde gevallen of wanneer de Associatieraad de bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan het Associatiecomité heeft overgedragen. Het Associatiecomité kan ook aanbevelingen doen. Het Associatiecomité neemt zijn besluiten en formuleert zijn aanbevelingen in onderlinge overeenstemming tussen de partijen, na voltooiing van de desbetreffende interne procedures. Besluiten en aanbevelingen worden ondertekend door de voorzitter van het Associatiecomité en gewaarmerkt door de secretarissen van het Associatiecomité.

2. Als de partijen dit overeenkomen, kan het Associatiecomité bij schriftelijke procedure besluiten nemen of aanbevelingen formuleren. Een schriftelijke procedure bestaat in een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overeenstemming met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 schriftelijk meegedeeld, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt gesteld waarbinnen voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis worden gebracht. De voorzitter kan in overleg met de partijen de in dit lid genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten. Nadat overeenstemming is bereikt over de tekst, wordt het besluit of de aanbeveling ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de secretarissen.

3. De handelingen van het Associatiecomité worden voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling”. Elk besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld, tenzij anderszins is bepaald in dat besluit.

4. De besluiten en aanbevelingen worden aan de partijen gezonden.

5. Elke partij kan besluiten de besluiten en aanbevelingen van het Associatiecomité in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken.

Artikel 12

Verslagen

Het Associatiecomité brengt tijdens elke gewone zitting van de Associatieraad verslag uit over zijn activiteiten en de activiteiten van zijn subcomités, werkgroepen en andere organen.

Artikel 13

Talen

1. De officiële talen van het Associatiecomité zijn de officiële talen van de partijen.

2. De werktalen van het Associatiecomité zijn het Engels en het Oekraïens. Tenzij anders wordt besloten, beraadslaagt het Associatiecomité op basis van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 14

Kosten

1. Elke partij draagt haar personeels-, reis- en verblijfskosten en haar kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het Associatiecomité.

2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Oekraïens, zoals vermeld in artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.

4. Wanneer vertaling van documenten in de officiële talen van de Unie vereist is, komen de kosten daarvan ten laste van de Unie.

Artikel 15

Wijziging van het reglement van orde

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van de Associatieraad overeenkomstig artikel 465, lid 1, van de overeenkomst.

Artikel 16

Subcomités, speciale comités of organen

1. Op specifieke terreinen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst kan het Associatiecomité overeenkomstig artikel 466, leden 1 en 3, van de overeenkomst besluiten tot instelling van andere subcomités dan die waarin de overeenkomst voorziet, om het Associatiecomité in de uitvoering van zijn taken bij te staan. Het Associatiecomité kan besluiten een dergelijk subcomité op te heffen en zijn reglement van orde vast te stellen of te wijzigen. Tenzij anders wordt besloten, werken deze subcomités onder het gezag van het Associatiecomité, waaraan zij na elke vergadering verslag uitbrengen.

2. Tenzij in de overeenkomst anders is bepaald of in de Associatieraad anders is overeengekomen, is dit reglement van orde mutatis mutandis van toepassing op alle in lid 1 bedoelde subcomités.

3. De vergaderingen van de subcomités kunnen flexibel worden georganiseerd naargelang van de behoefte; zij kunnen in vivo plaatsvinden in Brussel of in Oekraïne of bijvoorbeeld via videoconferentie. De subcomités fungeren als platform om toezicht te houden op de vordering van de aanpassing van de wetgeving op bepaalde terreinen, om bepaalde vraagstukken en problemen met betrekking tot dat proces te bespreken en om aanbevelingen en operationele conclusies te formuleren.

4. Het secretariaat van het Associatiecomité ontvangt een kopie van alle correspondentie, documenten en mededelingen met betrekking tot elk subcomité, speciaal comité of orgaan.

5. Tenzij in de overeenkomst anders is bepaald of door de partijen in de Associatieraad anders is overeengekomen, kan elk subcomité, speciaal comité of orgaan alleen aanbevelingen aan het Associatiecomité doen.

Artikel 17

Tenzij anders bepaald is dit reglement van orde mutatis mutandis van toepassing op het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.