VERSLAG over de financiële staten van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (BHIM-Alicante), (Begrotingsjaar 1996) vergezeld van de antwoorden van het Bureau (97/C 393/04)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 137, lid 1, van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad (1) aan het begrotingscomité van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende het begrotingsjaar 1996 onderzocht. Overeenkomstig artikel 119, lid 2, onder c), van Verordening (EG) nr. 40/94 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het Bureau uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren, zoals voorgeschreven in artikel 137 van Verordening (EG) nr. 40/94, de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de interne financiële regels. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de algemeen aanvaarde controlenormen, voorzover deze in het communautaire kader van toepassing zijn. Zij heeft controles verricht op de boekhouding alsmede andere in dit verband noodzakelijk geachte controleprocedures gevolgd. De belangrijkste opmerkingen waartoe de controle van de Kamer aanleiding geeft, zijn in het tweede deel van dit verslag opgenomen.

1.4. Op grond van de opmerkingen in de paragrafen 1.8-1.11 (eigen ontvangsten) kan geen uitspraak worden gedaan over de betrouwbaarheid van de rekeningen in verband met de in de financiële staten vermelde ontvangsten.

1.5. Afgezien van de in de vorige paragraaf bedoelde feiten zijn de financiële staten betreffende het begrotingsjaar 1996 betrouwbaar en is de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, over het geheel genomen, verzekerd.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET BUREAU VOOR HARMONISATIE BINNEN DE INTERNE MARKT VOOR HET BEGROTINGSJAAR 1996

Begrotingsboekhouding

1.6. Hoewel het Bureau in 1996 reeds voor het derde jaar operationeel was, beschikte de boekhoudkundige dienst nog steeds niet over een echt computerprogramma voor begrotingsboekhouding. Voor het toezicht op de begrotingsuitvoering wordt gewerkt met een instrument dat geen echt boekhoudsysteem is (mogelijkheid om ongemerkt boekingen te wijzigen, geen verband met de algemene boekhouding enz.).

1.7. Het Bureau beschikt niet over een systeem voor analytische boekhouding, hoewel dit onmisbaar is om de werkelijke kostprijs van de verleende diensten te kennen.

Eigen ontvangsten

1.8. Het huidige systeem van toezicht op de tarieven in verband met het deponeren van merken (Euromarc) werd ingevoerd in mei 1996, maar voordien waren tijdelijk nog twee andere systemen in gebruik voor het toezicht op de verzoeken om inschrijving van merken. De overbrenging van gegevens uit die tijdelijke systemen naar Euromarc is zeer riskant, zodat over de volledigheid ervan geen uitspraak kan worden gedaan.

1.9. Het Bureau was niet in staat te bewijzen dat de werking van het Euromarc-systeem overeenkwam met de door het Bureau gegeven beschrijving. De Kamer kan zich dus niet met zekerheid uitspreken over de betrouwbaarheid van het systeem.

1.10. De Kamer heeft de nieuwe beschrijving van het Bureau te laat ontvangen om nog de nodige bijkomende werkzaamheden te kunnen verrichten voor het wegnemen van deze onzekerheid.

1.11. Vastgesteld werd dat er, hoofdzakelijk door de logheid van Euromarc en de ingewikkeldheid van de voorschriften, grote vertragingen ontstaan bij de behandeling van de verzoeken. Sommige cliënten hebben zich daarover bij het Bureau beklaagd. Voorts kon door de gecumuleerde vertragingen slechts 12,4 miljoen ECU aan ontvangsten worden geboekt op een totaal aan incasso's van 45,9 miljoen ECU. Het verschil ad 33,5 miljoen ECU werd opgenomen aan de passiefzijde van de balans als "voorschotten van cliënten". Dit bedrag omvat 4,7 miljoen ECU aan betalingen die niet met een bepaald verzoek om inschrijving van een merk in verband zijn gebracht. Aangezien er dagelijks nieuwe betalingen arriveren, is het dringend noodzakelijk deze oude verrichtingen zo spoedig mogelijk te identificeren.

Raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

1.12. De CCAM van het Bureau werd pas op 1 april 1996 ingesteld. Voordien waren meerdere contracten waarvoor het advies van de CCAM nodig was geweest door het Bureau gesloten op basis van een "exploitatieverslag", dat soms vergezeld ging van een nota van de juridische dienst betreffende de regelmatigheid van de gevolgde procedure. Deze nota kan geenszins het advies van de CCAM vervangen.

Overgedragen kredieten / Annuleringen / Overschrijvingen

1.13. De naar 1997 overgedragen kredieten belopen 14,5 miljoen ECU (in totaal rechtens overgedragen), ofwel 44,8 % van de kredieten van het begrotingsjaar ad 32,4 miljoen ECU.

1.14. De oorzaak van deze overdrachten ligt in het grote aantal verzoeken om inschrijving van een merk dat aan het einde van het begrotingsjaar nog niet was behandeld.

1.15. Van de lopende kredieten werd 5,6 miljoen ECU ofwel 17,3 % van de kredieten van het begrotingsjaar geannuleerd. Van de uit 1995 overgedragen kredieten ten belope van 4,65 miljoen ECU werd 14,6 % (0,68 miljoen ECU) geannuleerd. De kredietoverschrijvingen beliepen 7,6 miljoen ECU. Uit de vermelde bedragen, alsook uit de naar 1997 overgedragen kredieten en het aantal incasso's, blijkt hoe onnauwkeurig de begrotingsramingen voor het begrotingsjaar 1996 waren. De aanvankelijke begrotingsramingen hadden in de loop van het begrotingsjaar moeten worden gewijzigd.

Gebouwen

1.16. Het Bureau is nog steeds gevestigd in een gebouw dat aan de Spaanse autoriteiten toebehoort en gratis ter beschikking wordt gesteld. Er bestaat echter geen enkel contract terzake. In verband met zijn definitieve vestiging is het Bureau onderhandelingen begonnen over een aankoopvoorstel en heeft het in de begroting een eerste bedrag opgenomen voor toezichtswerkzaamheden.

1.17. De Kamer beklemtoont dat het Bureau pas juridische verbintenissen mag aangaan nadat het de beschikbaarheid van de nodige kredieten heeft gecontroleerd.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 15 en 16 oktober 1997.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) PB L 11 van 14. 1. 1994, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 137, lid 1, van Verordening (EG) nr. 40/94 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 1996 opgesteld op 21 februari 1997. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 25 februari 1997. Deze financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

BIJLAGE

TABEL 1 FINANCIËLE BALANS VOOR DE BEGROTINGSJAREN 1995 EN 1996

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Bureau.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) Het bedrag komt overeen met dat van de vastgelegde waarden.

(2) Het negatieve saldo van resultaat en eigen vermogen betekent geen kapitaalverlies. Het volgt uit de toepassing van de financiële voorschriften inzake de ontvangsten (alleen inningen) en de uitgaven (betalingen plus overgedragen kredieten).

(3) In de financiële staten over het begrotingsjaar 1995 is de tegenwaarde van de aan het eind van het begrotingsjaar nog te betalen subsidie van de Commissie opgenomen onder de ontvangsten. Overeenkomstig de financiële voorschriften is deze tegenwaarde vanaf het begrotingsjaar 1996 vermeld aan de passiefzijde van de balans.

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES BUREAU VOOR HARMONISATIE BINNEN DE INTERNE MARKT (HET "MERKENBUREAU")

1.4. Eigen inkomsten

Het innen van de kosten verbonden aan het indienen en registreren van een Gemeenschapsmerk is de laatste stap in een langdurige procedure vastgelegd in de Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad van 20 december 1993.

Over het algemeen bedraagt de tijd tussen het moment waarop een aanvraag voor een merk wordt ingediend en het moment dat de daarmee corresponderende inschrijfkosten worden bijgeboekt twee maanden. In die tijd wordt het desbetreffende dossier door ten minste drie verschillende soorten medewerkers in behandeling genomen.

Het gehele proces is gecomputeriseerd; ieder van de betrokken medewerkers heeft het recht van toegang tot dat deel van het computersysteem dat tot zijn of haar specifieke competentie behoort.

Om in staat te zijn alle stadia vanaf het ontvangen van de aanvraag tot aan het bijboeken van de inschrijfkosten binnen een beperkte tijd (twee tot drie dagen) te voltooien, is het van essentieel belang dat de bij binnenkomst geselecteerde dossiers een voorrangsbehandeling krijgen.

Dit is mogelijk mits aan twee voorwaarden wordt voldaan, namelijk

1. dat een enkele gebruiker - tijdelijk en bij wijze van uitzondering - gemachtigd wordt tot het verrichten van alle handelingen, tot aan het bijboeken van de inschrijfkosten, en

2. dat de demonstratie van de versnelde procedure plaatsvindt in een proefopstelling, om te kunnen beschikken over een maximum aan flexibiliteit zonder de productiedatabank aan te tasten.

Tijdens het bezoek van de controleurs in februari 1997 was het om technische redenen niet mogelijk om in de daarvoor beschikbare tijd een dergelijke demonstratie te geven.

Maatregelen zijn getroffen om ervoor te zorgen dat een volledige demonstratie van het systeem voor het betalen van inschrijfkosten tijdens het in oktober 1997 geplande bezoek van de controleurs kan worden gehouden.

1.6. Begrotingsboekhouding

Evenals de andere agentschappen wacht het Merkenbureau op de definitieve versie van het Sincom 2 begrotingsboekhoudsysteem. Deze software zou tegen het einde van 1997 beschikbaar moeten komen. Het Merkenbureau zal de software binnen de eerste paar maanden na ontvangst in gebruik nemen.

1.7. Analytische boekhouding

In het begin van 1998 zal het Merkenbureau voor bepaalde gebieden een analytische boekhouding instellen: tegen die tijd zal de productiedatabank van het Merkenbureau voor een aantal sectoren voldoende groot en gestabiliseerd zijn om realistische normen vast te kunnen stellen.

1.8. Eigen inkomsten - Omschakeling naar een ander systeem

Bij de omschakeling naar het definitieve systeem voor het bijhouden van aanvragen en inschrijfkosten heeft het Merkenbureau de interne samenhang van de overgezette gegevens aan een grondige controle onderworpen.

De resultaten van de omzetting zijn bovendien bij het vergelijken van de bankgegevens bevestigd.

Het Merkenbureau is daarom van mening dat de omzetting naar behoren is uitgevoerd.

1.9. - 1.10. Systeem voor de betaling van inschrijfkosten

Zie ons antwoord op punt 1.4.

1.12. Vertraging bij de identificatie/bijboeken van betalingen

Het Merkenbureau heeft als gevolg van het grote aantal in 1996 ontvangen aanvragen (43 000 in plaats van de verwachte 15 000) een zekere achterstand opgebouwd bij het bijboeken van inschrijfkosten.

Op dit ogenblik heeft het Merkenbureau deze achterstand nagenoeg weggewerkt.

Wat de 4,7 miljoen ECU aan ongeïdentificeerde betalingen betreft is de situatie, conform de afspraak met en mededelingen aan de controleurs van de Rekenkamer, na maart 1997 rechtgezet.

Momenteel zijn er zes dagen nodig om een eenmaal door het Merkenbureau ontvangen cheque te identificeren en het desbetreffende bedrag op de bank te zetten.

1.13. CCAM

De raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) werd operationeel op het moment dat het Financieel Reglement van het Merkenbureau en de daarop van toepassing zijnde regels van uitvoering, die bepalend zijn voor de samenstelling van de CCAM, van kracht werden. Vóór de oprichting van de CCAM had het Merkenbureau geen andere optie dan de gevolgde procedure te volgen, namelijk overleg te plegen met de juridische afdeling bij transacties die de drempel van 42 000 ECU overschreden, om zeker te stellen dat de aanwervingsprocedure in overeenstemming was met de regels voor het sluiten van openbare contracten.

Bij belangrijke transacties was het Merkenbureau gedwongen om in deze overgangsperiode de contracten van andere instellingen en in het bijzonder van de Commissie te gebruiken, om te kunnen profiteren van de aan deze contracten verbonden juridische garantie en de schaalvergroting die daar onvermijdelijk uit voortvloeit.

1.14. Overgedragen kredieten

In 1996 is een relatief groot bedrag aan kredieten overgedragen.

80 % van de genoemde overdrachten hebben betrekking op procedurele uitgaven (onderzoek/vertaling/publicatie enz.)

Krachtens artikel 29 van het Financieel Reglement moet het Merkenbureau de betalingsverplichting voor de procedurele uitgaven, voortvloeiende uit Verordening (EG) nr. 40/94 inzake het Gemeenschapsmerk, aangaan op het moment dat de inschrijfkosten worden bijgeboekt.

In feite zijn dit onvermijdelijke uitgaven, waarvan de uitvoering rechtstreeks verbonden is met de inning van de inschrijfkosten.

Het is duidelijk dat in deze beginfase, en rekening houdend met het feit dat het aantal aanvragen veel hoger was dan verwacht (+280 %), het verschil tussen het aangaan van betalingsverplichtingen voor procedurele uitgaven en de daadwerkelijke uitvoering van de desbetreffende procedures veel groter was dan in normale omstandigheden het geval zou zijn geweest.

Deze situatie wordt geleidelijk genormaliseerd; in 1997 zal het totale met betrekking tot procedurele uitgaven overgedragen bedrag aanmerkelijk zijn geslonken.

1.16. Vervallen kredieten/kredietoverschrijvingen

Het budget voor 1996 werd aan het eind van juni 1994 opgesteld en in februari 1995 bij de begrotingscommissie ingediend. Op dat moment bestonden er geen aanwijzingen dat het Merkenbureau zich geconfronteerd zou zien met dergelijke aantallen aanvragen voor Gemeenschapsmerken.

In juni en september 1996 stelde het Merkenbureau de begrotingscommissie op de hoogte van de stand van zaken, daarbij speciaal de aandacht vestigend op de gevolgen voor de begroting.

Een deel van de vervallen kredieten valt overigens onder hoofdstuk 11; met name zij genoemd de 1 031 000 ECU die betrekking hebben op onderdeel 1133 (vestiging of handhaving van de pensioenrechten van tijdelijke werknemers).

Deze kredieten werden op verzoek van de Commissie bij de begroting geboekt ter dekking van de werkgeversbijdrage in de werknemerspensioenen (er werd beweerd dat deze boeking strijdig was met het werknemersreglement). In de tussentijd heeft de Commissie laten weten dat er geen pensioenfonds bestaat en dat er geen werkgeversbijdrage verschuldigd is.

Wat betreft de andere vervallen kredieten, deze zijn in feite kredieten die betrekking hebben op procedurele uitgaven, waarvoor in 1996 vanwege tijdsgebrek geen betalingsverplichtingen konden worden aangegaan.

1.17. Gebouw

Er bestaat geen huurcontract tussen de Spaanse autoriteiten en het Merkenbureau voor diens gebruik van het pand aan de de Avenida de Aguilera nr. 20 als tijdelijke zetel.

Er bestaat echter wel een "Acte de remise des clés du siège provisoire" (Akte voor de overdracht van de sleutels van de tijdelijke zetel), die op 25 februari 1994 werd getekend door de Cosoami en het Merkenbureau en die erin voorziet dat het Merkenbureau de beschikking heeft over de tijdelijke zetel totdat het Merkenbureau diens definitieve zetel in gebruik neemt.

1.18. Definitieve zetel

Het Merkenbureau heeft notitie genomen van de opmerking van de Rekenkamer betreffende de beschikbaarheid van kredieten voor de aanschaf van een definitieve zetel.

De begrotingscommissie van het Merkenbureau heeft echter haar goedkeuring verleend aan het door middel van een banklening financieren van de aanschaf van de eerste fase van de definitieve zetel.