VERSLAG over de financiële staten van het Europees Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (BHIM-Alicante), vergezeld van de antwoorden van het Bureau (97/C 81/04)

(Periode 1 september 1994 - 31 december 1995)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 137 van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad van 20 december 1993 (1) aan het begrotingscomité van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende de begrotingsjaren 1994 en 1995 onderzocht. Overeenkomstig artikel 119, lid 2, sub c, van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad (2) is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het Bureau uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren, zoals voorgeschreven in artikel 137 van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad, de opstelling en indiening van de rekeningen (3) overeenkomstig de interne financiële regels. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken. In dit verslag wordt de eerste controle van het Bureau behandeld.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de algemeen aanvaarde controlenormen, voor zover deze in het communautaire kader van toepassing zijn. Zij heeft de boekhouding onderzocht en andere in dit verband noodzakelijk geachte controles verricht. De belangrijkste opmerkingen waartoe de controle van de Kamer aanleiding geeft, zijn in het tweede deel van dit verslag opgenomen.

1.4. De financiële staten betreffende de begrotingsjaren 1994 en 1995 zijn betrouwbaar, en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen zijn, over het geheel genomen, verzekerd.

Belangrijkste opmerkingen over de begrotingsuitvoering van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt voor de begrotingsjaren 1994 en 1995

Subsidie van de Commissie

1.5. Gedurende het begrotingsjaar 1995 heeft het Bureau slechts 6,8 Mio ECU, ofwel 68 %, van de toegekende subsidie besteed. De Kamer is van oordeel dat het Bureau voor het gehele budget (10,1 Mio ECU) een invorderingsopdracht had moeten geven teneinde de naar het begrotingsjaar 1996 overgedragen betalingsverplichtingen (4,6 Mio ECU) te kunnen nakomen.

Begrotingsboekhouding

1.6. In de loop van het begrotingsjaar 1995 heeft het Bureau een boekhoudsysteem opgezet. In dit systeem kunnen de boekingen achteraf worden gewijzigd zonder dat dit sporen nalaat. Deze situatie is strijdig met het intern Financieel Reglement (artikelen 4, lid 1 en 29, lid 1).

Overgedragen kredieten en overschrijvingen

1.7. De naar 1996 overgedragen kredieten zijn goed voor 46 % van het budget en betreffen met name de computerapparatuur (titels II en III van de begroting). Voorts zijn van de beschikbare kredieten in totaal 2,529 Mio ECU van titel I (personeel) naar titel II (administratieve uitgaven) overgeschreven (25 % van de begroting).

Inventarislijst

1.8. In de inventarislijst worden slechts de aantallen, niet de waarden bijgehouden. Daardoor kunnen deze gegevens niet worden aangesloten op de bedragen in de balans van het Bureau.

Scheiding van functies

1.9. Het Bureau heeft geen beheersysteem opgezet dat een afdoende scheiding van de functies (van ordonnateur, financieel controleur en rekenplichtige) en een correcte uitvoering van de bepalingen inzake ontvangsten, betalingsverplichtingen en betalingen garandeert.

Vaste activa

1.10. Het Bureau is thans in een gebouw van de Spaanse regering ondergebracht. Er bestaat echter geen contract betreffende de bezetting van dit gebouw. Ook met het oog op de toekomstige terbeschikkingstelling van de definitieve zetel zou het Bureau zijn behoeften inzake de huisvesting van zijn diensten duidelijk moeten aangeven.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 26 september 1996.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 11 van 14. 1. 1994, blz. 33.

(2) PB L 11 van 14. 1. 1994, blz. 30.

(3) Zoals voorgeschreven in artikel 137, lid 1, van Verordening (EG) nr. 40/94, zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 1995 opgemaakt op 29 maart 1996, op welke datum de rekeningen zijn ondertekend door de voorzitter van het Bureau en toegezonden aan de Commissie, het begrotingscomité en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Rekenkamer op 2 april 1996 ingekomen. Een samenvatting van deze financiële staten wordt in de tabellen bij dit verslag gegeven.

ANTWOORDEN VAN HET BUREAU

Subsidie van de Commissie

1.5. Noch de Commissie noch het Bureau vonden het noodzakelijk een invorderingsopdracht af te geven.

Het Bureau heeft kennis genomen van deze opmerking van de Rekenkamer en heeft ervoor gezorgd dat voor het begrotingsjaar 1996 onmiddellijk een invorderingsopdracht wordt afgegeven voor het totale subsidiebedrag, met aftrek van de reserve. Het zal dit eveneens doen voor de volgende begrotingsjaren.

Begrotingsboekhouding

1.6. Het Bureau gebruikt momenteel een begrotingsboekhoudsysteem dat de mogelijkheid biedt om "a posteriori" boekingen te wijzigen. Tot het door de Commissie ontwikkelde Sincom 2-systeem beschikbaar is, heeft het Bureau organisatorische voorzieningen getroffen opdat het momenteel gebruikte systeem aanvullende veiligheidswaarborgen biedt.

In de tussentijd kan het Bureau slechts wachten op het begrotingsboekhoudsysteem van de Commissie dat voor het eind van het jaar beschikbaar zou moeten zijn; het ontwikkelen van een dergelijk systeem is een grote uitgave die een agentschap alleen niet kan dragen.

Overgedragen kredieten en overschrijvingen

1.7. In 1995 is de begroting van het Bureau door het Parlement middels een reserve vastgesteld op een bedrag van 2 miljoen ECU op een totale begroting van 10,1 miljoen ECU. De reserve kwam in 2 fases beschikbaar:

- 1 000 000 ECU in oktober 1995,

- het saldo in november 1995.

Uiteraard heeft deze tijdelijke blokkering van de kredieten, gezien de onzekerheid die er heerste over de reële mogelijkheden om de reserve vrij te maken, haar weerslag gehad op het gebruik van de kredieten en vooral op die van titel I (personeel). Het Bureau kon namelijk geenszins mensen gaan aanwerven, aangezien het de betaling van hun salarissen tot het eind van het begrotingsjaar niet kon garanderen.

Onmiddellijk na de vrijmaking van de reserve zijn maatregelen getroffen om de vrijgekomen kredieten te gebruiken, op die lijnen waar de termijnen voor de procedures van de vastlegging van de uitgaven dit mogelijk maakten en in gevallen waar het echt nodig was. Derhalve heeft het Bureau een kredietoverschrijving van titel I naar titel II gevraagd om vervolgens over te kunnen gaan tot aankopen voornamelijk op het gebied van de informatica, die, gezien het tijdsschema voor het begin van de werkzaamheden van het Bureau, bijzonder dringend bleken.

Er zij op gewezen dat het Bureau op 1 april 1996 zijn deuren heeft geopend en dat, vanaf die datum tot heden, het aantal ontvangen aanvragen voor merken meer dan 30 000 eenheden bedraagt, terwijl de verwachtingen voor het hele begrotingsjaar gebaseerd waren op een aantal van 15 000 aanvragen.

De informatisering van de procedures voor het beheer van de merken en de grote investeringen die hiervoor in de periode die aan de opening van het Bureau voorafging, zijn gedaan, zijn dus volledig gerechtvaardigd gebleken.

Inventaris

1.8. Pas kort voor het bezoek van de Rekenkamer had het Bureau van de Commissie de software gekregen voor het geautomatiseerde inventarisbeheersysteem. Deze werd geïnstalleerd.

Intussen werd de fysieke inventaris in overeenstemming gebracht met de boekhoudkundige.

Scheiding van functies

1.9. Uit inlichtingen ingewonnen bij de Rekenkamer blijkt dat dit punt betrekking heeft op de volgorde van ondertekening die in acht moet worden genomen bij de procedures van vastlegging van de uitgaven en betaling. Het probleem is dus niet dat de verantwoordelijkheden van de functies van ordonnateur, rekenplichtige en financieel controleur met elkaar worden verward.

De opmerking heeft betrekking op het feit dat eerst de rekenplichtige en vervolgens pas de ordonnateur het dossier van een visum voorzag. Door deze handelwijze was het in de aanloopfase van het Bureau mogelijk om, bij ontstentenis van een begrotingsbeheerder, te beschikken over fondsen voordat ze door de ordonnateur waren getekend.

Het Bureau beschikt nu over een begrotingsbeheerder en kan voortaan de volgende volgorde van ondertekening aanhouden bij de verschillende financiële documenten:

1. begrotingsbeheerder,

2. ordonnateur,

3. financieel controleur,

4. rekenplichtige.

Dit is in overeenstemming met de opmerkingen van de Rekenkamer.

Vaste activa

1.10. Er bestaat een overeenkomst (afschrift in de bijlage) tussen de minister van Industrie van de Spaanse regering en de voormalige commissaris voor de Interne Markt, de heer Vanni d'Archirafi. Op basis van deze overeenkomst stelt de Spaanse overheid het Bureau, kosteloos, een gebouw (voorlopige zetel) te beschikking; het betreft het gebouw waar het Bureau momenteel is gevestigd.

Volgens dezelfde overeenkomst zal de Spaanse regering ervoor zorgen dat het Bureau een definitieve zetel krijgt.

Op 3 juli 1996 heeft de Spaanse overheid een besluit genomen over het terrein en het bestek van het te bouwen kantoor. Op 30 juli aanstaande zal het bestek van dit gebouw in het Publikatieblad van de overheidsopdrachten van de Gemeenschap (supplement S) worden gepubliceerd.

In aansluiting op deze recente ontwikkelingen zal het Bureau onverwijld de noodzakelijke maatregelen treffen.