SPECIAAL VAN OPMERKINGEN VOORZIEN VERSLAG VAN DE REKENKAMER over de aanschaf van en controle op kantoorbenodigdheden en -uitrusting enz. door de Instellingen van de Europese Gemeenschappen (Origineel : Engels)

>PIC FILE= "T0035635"> 1. INLEIDING

1.1. In het Financieel Reglement van 21 december 1977 (1) worden in artikel 50 tot en met 62 bepaalde minimale procedures vastgesteld die door iedere Instelling op het gebied van de aanbestedingen de keuze van leveranciers, de aankoop van goederen en diensten, de afsluiting van contracten en het bijhouden van permanente inventarislijsten moeten worden toegepast. In het Financieel Reglement wordt er de aandacht op gevestigd dat het voor de boekhouding noodzakelijk is dat de activa worden gecontroleerd en dat hun waarde wordt geschat.

1.2. Er zijn vele verschillende soorten activa. Dit verslag betreft de aanschaf van en controle op reële (stoffelijke) activa in de categorieën roerende goederen, onroerende goederen en voorraden verbruiksgoederen. Wat de Instellingen van de Gemeenschap betreft, kunnen deze categorieën in twee afzonderlijke groepen worden onderverdeeld, namelijk de kantoorbenodigdheden en -uitrusting, enzovoort (van de verschillende Instellingen in de voorlopige vestigingen van de Gemeenschap) en de "onderzoeksmiddelen" (die uit de onderzoeksbegroting worden gefinancierd en bestemd zijn voor de gespecialiseerde onderzoeksinstellingen). Dit verslag handelt echter uitsluitend over de eerste groep, en de term "activa" moet dan ook als zodanig worden opgevat. Sommige procedures en opmerkingen in dit verslag zijn wellicht eveneens van toepassing op de aankoop van diensten door de Instellingen.

1.3. De Rekenkamer merkt op dat de Instellingen in 1977 en 1978 9,5 miljoen ERE en respectievelijk 10,8 miljoen ERE (bijlage I) hebben uitgetrokken voor de aankoop van verschillende soorten activa met een gebruiksduur tot verscheidene jaren. Zij wijst er eveneens op dat deze bedragen rechtstreeks van de kredieten voor 1977 en 1978 werden afgeboekt dat wil zeggen dat al deze activa ten laste werden gebracht van de begrotingsrekeningen van het jaar van aankoop.

1.4. Voor bepaalde activa (zie punten 6.1.1 en 5.3.4.2) houden de Instellingen inventarissen en voorraadstaten bij. Op 31 december 1977 en 1978 kwamen op deze lijsten, voor zover zij werden geëvalueerd, activa met een oorspronkelijke waarde van respectievelijk 33,2 miljoen ERE en 38,9 miljoen ERE voor (bijlage II). Zoals in het verslag van de Rekenkamer over het begrotingsjaar 1978, punt 11.8, reeds werd vermeld, werd in geen enkel stadium het bezit aan activa in de algemene rekeningen of balansen van de Instellingen weergegeven.

1.5. De controlewerkzaamheden waarop de volgende opmerkingen zijn gebaseerd, werden in drie fasen uitgevoerd : ten eerste, een overzicht van en documentatie over de systemen die worden toegepast voor aankopen, inventarissen en voorraadcontroles in de Commissie, het Parlement, de Raad, het Hof van Justitie en het Economisch en Sociaal Comité (in dit verslag Instellingen genoemd), ten einde een algemeen beeld te krijgen van de wijze waarop het Financieel Reglement wordt geïnterpreteerd ; ten tweede, een reeks controlesteekproeven, ten einde na te gaan of ieder systeem overeenkomstig de beschrijving ten uitvoer wordt gelegd ; ten slotte een gedetailleerd (essentieel) onderzoek van de systemen die voor bepaalde geselecteerde activa, die als representatief kunnen worden beschouwd, worden toegepast, met name voor meubilair, papier, offset- en schrijfmachines. Andere soorten activa worden in het kader van de voortdurende controle onderzocht.

1.6. Bij haar onderzoek heeft de Rekenkamer er kennis van genomen dat de Instellingen op verschillende wijzen te werk gaan. Dergelijke verschillen worden veroorzaakt door hun respectieve personeelssterkte, hun werkmethoden en hun verschillende plaatsen van vestiging. Het is dus niet verwonderlijk dat het Hof van Justitie in Luxemburg minder koopkracht heeft dan de Commissie. Toch moet de Rekenkamer ervan uitgaan dat bij een beoordeling van de doeltreffendheid van de aankoop- en controleprocedures van een Instelling rekening moet worden gehouden met de overeenkomstige procedures in andere Instellingen ; zij verwacht dat deze Instellingen samenwerken en niet afzonderlijk optreden. De Rekenkamer moet eveneens in de eerste plaats de belangen van de Gemeenschappen in hun geheel in het oog houden en niet zozeer die van iedere Instelling.

1.7. Aangezien het onderzoek van de Rekenkamer voornamelijk in 1979 werd uitgevoerd, hebben vele van de genoemde cijfers betrekking op het laatste volledige jaar, namelijk 1978. De opmerkingen over de toegepaste procedures betreffen echter de situatie in zowel 1978 als 1979. Voor dit laatste jaar werden, waar dat mogelijk was bij de uitwerking van dit verslag, gegevens toegevoegd.

1.8. De Rekenkamer heeft de Instellingen bij haar onderzoek en bij de opstelling van dit verslag geraadpleegd. Hun opmerkingen werden nauwlettend bestudeerd en hiermee werd in de definitieve formulering en aanbevelingen rekening gehouden. Met name de Commissie wees erop dat er voor haar evenals voor de Rekenkamer veel aan gelegen is dat de aankoopprocedures van de Instellingen zo doeltreffend mogelijk worden toegepast. Wat de algemene aanbevelingen betreft die in het verslag voor een verdere centralisatie van het aankoopbeleid en de invoering, voor zover mogelijk, van gemeenschappelijke normen voor door allen gebruikte goederen worden gedaan, is de Comissie zeer zeker bereid om met de andere Instellingen te bespreken hoe deze aanbevelingen het best ten uitvoer kunnen worden gelegd. Hoewel zij zich ervan bewust is dat de ontvangst en afgifte van verbruiksgoederen voldoende moeten worden gecontroleerd en dat haar activa moeten worden beschermd, moet zij bij de verwezenlijking van deze doelstelling tevens rekening houden met het (1) PB nr. L 356 van 31.12.1977 prioritaire belang van andere tegelijkertijd aan de Commissie gestelde eisen waarvoor eveneens aanvullende middelen noodzakelijk zijn wil daaraan worden voldaan. Desalniettemin heeft de Commissie de Rekenkamer verzekerd dat zij de momenteel door haar toegepaste procedures na kennisneming van in het verslag gemaakte opmerkingen opnieuw zal bestuderen om te beslissen of en in welke mate deze kunnen worden verbeterd.

1.9. De volgende belangrijke opmerkingen worden door de Rekenkamer in dit verslag naar voren gebracht: - de gemeenschappelijke uitvoeringsvoorschriften zouden eveneens een duidelijke omschrijving moeten omvatten van de rol van de centrale inkoopafdeling van iedere Instelling en van haar verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke keuze van leverancier;

- de Instellingen zouden in hun voornaamste regelmatig terugkerende behoeften moeten voorzien door middel van centraal aanbestede en afgesloten contracten;

- er moeten duidelijke en meer geharmoniseerde normen worden vastgesteld met betrekking tot kwaliteit en kosten;

- er zou moeten worden overwogen om één enkele centrale Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten op te richten (hetgeen een overeenkomstige wijziging van het Financieel Reglement met zich mee zou brengen);

- er zou in het algemeen meer naar moeten worden gestreefd om tegen concurrerende prijzen in te kopen;

- zwakke punten in de huidige voorraadstaten (zie punt 5.2) zouden met name ten aanzien van het meubilair moeten worden verholpen;

- zwakke punten in de huidige inventarislijsten die overeenkomstig artikel 59 van het Financieel Reglement worden opgesteld, zouden moeten worden verholpen, met name ten einde de inventarisatie te vergemakkelijken en het bezit aan activa vast te stellen.

2. VASTSTELLING VAN DE BEHOEFTEN

2.1. Systeem

2.1.1. Iedere aankoopprocedure kan theoretisch in vijf fasen worden onderverdeeld : de vaststelling van de behoefte, de keuze van leverancier en prijs, de bestelling door middel van een overeenkomst, de ontvangst en betaling en ten slotte het gebruik van en de controle op het betrokken artikel. In de praktijk kunnen deze fasen niet altijd zo duidelijk van elkaar worden onderscheiden.

2.1.2. Het is in de Instellingen gebruikelijk dat een artikel wordt aangevraagd (vaststelling van de behoefte) door de afdelingen of "dienst" die hieraan behoefte heeft. De wijze waarop deze aanvraag wordt gedaan, is van Instelling tot Instelling verschillend. Drie Instellingen (Raad, Commissie en Parlement) gebruiken ieder afzonderlijk speciale standaarddocumenten voor normale steeds terugkerende behoeften ; hierin moet de aanvraag worden gerechtvaardigd en een beschrijving (specificatie) van het artikel worden gegeven. Het Hof van Justitie en het Economisch en Sociaal Comité maken gebruik van het formulier waarop al hun financiële toewijzingen worden aangevraagd ; deze kleinere Instellingen gaan wat formeler te werk en de gegeven rechtvaardiging en beschrijving zijn dikwijls minimaal. Minder gebruikelijke aanvragen worden door alle Instellingen per interne brief of memorandum geregistreerd. Voor bijzonder dure of technische aanvragen worden in dergelijke brieven of memoranda gewoonlijk gedetailleerde specificaties en rechtvaardigingen gegeven.

2.1.3. Geen enkele Instelling past een officiële procedure toe om in iedere sectie die personen of rangen aan te wijzen die de bevoegdheid hebben aanvragen goed te keuren. In de praktijk moeten aanvragen door de betrokken verantwoordelijke ambtenaren worden ondertekend, maar hun rol en niveau verschilt van Instelling tot Instelling.

2.1.4. Iedere Instelling beschikt over een inkoopafdeling (en) of -kantoor (kantoren) die verantwoordelijk is (zijn) voor de aanvaarding van de aanvragen en voor de aankoop. Deze afdeling heeft tot taak vast te stellen of de aangevraagde goederen reeds in voorraad zijn, of zij aan de eventuele norm van de Instelling voldoen en of op deze of andere gronden de aanvraag moet worden aanvaard. Zij heeft het recht een aanvraag te weigeren of een behoefte in twijfel te trekken. Bij haar controle kon de Rekenkamer vaststellen dat een weigering vrij zelden voorkomt en dat de bevoegdheden van de inkoopafdelingen in dit verband worden bepaald door zowel de status van de aanvrager als de aard van de aanvragen, dat wil zeggen de mate van technische complexiteit. De Commissie merkte echter op dat haar inkoopafdeling dikwijls deelneemt aan de voorbereidende besprekingen die aan de indiening van de officiële aanvrage voorafgaan en zo advies kan uitbrengen over de gepastheid van de aanvraag ; het Economisch en Sociaal Comité wees erop dat zijn inkoopafdeling dikwijls om een aanvullende rechtvaardiging vroeg alvorens tot de aankoop over te gaan.

2.2. Specifieke gevallen

2.2.1. In de volgende punten worden enkele van de belangrijke gebieden beschreven waarvoor van tevoren vastgestelde normen gelden. Hieruit blijkt de verscheidenheid van procedures die in de Instellingen gebruikelijk zijn. Deze gevallen worden in de daaropvolgende punten tot de latere aankoopfase verder beschreven.

2.2.2. Meubilair

Aangezien meubilair een zeer fundamentele behoefte van een ambtenaar is, zou het uiteraard ondoenlijk zijn als iedere ambtenaar of afdeling zijn of haar eigen behoeften vaststelde. Dergelijke goederen worden door iedere Instelling in het groot ingekocht, waarbij de behoeften worden berekend op basis van bepaalde van tevoren vastgelegde normen waarin de waarde van en de hoeveelheid meubilair voor iedere rang is vastgesteld. Zowel wat de in de normen vastgestelde waarde (zie tabel 1) als het genre en het merk van het gekochte meubilair betreft, zijn er aanzienlijke verschillen tussen de Instellingen. De Commissie koopt bij voorbeeld meubilair van verschillend genre en van verscheidene merken om een zekere concurrentie op deze markt te waarborgen.

In het algemeen is het meubilair echter wel per gebouw gestandaardiseerd in overeenstemming met het principe van de Commissie dat het meubilair op zijn plaats blijft, ook als het personeel naar andere kantoren verhuist.

Het Europese Parlement heeft bevestigd dat het voor zichzelf geen normen had vastgesteld, hoewel het op de hoogte was van de door de Commissie toegepaste normen.

2.2.3. Schrijfmachines

De Instellingen hebben geen gemeenschappelijke norm vastgesteld voor schrijfmachines en de Rekenkamer heeft geen aanwijzingen gevonden dat wordt getracht om op gecoördineerde wijze de door de verschillende fabrikanten aangeboden schrijfmachines te evalueren, bij voorbeeld met betrekking tot de duurzaamheid, onderhoudskosten, toebehoren en snelheid die van invloed zouden kunnen zijn op de zuinigheid in het gebruik, de doeltreffenheid en de efficiëntie van de machines. Zonder dergelijke evaluaties waren de ambtenaren van het Parlement tot de conclusie gekomen dat al hun elektrische schrijfmachines IBM-machines moesten zijn, terwijl alle andere Instellingen het gebruik van dit duurdere merk (1) tot bepaalde posten beperken. De Raad beschrijft bijvoorbeeld zijn normen als volgt: - secretaressen van directeuren - elektrische IBM-machines,

- typekamers - elektrische Olivetti-machines,

- dienstreizen - Olympia-machines (meestal niet-elektrisch).

In de Commisie zijn IBM-machines (1,5 % van het totaal aantal machines) alleen toegestaan in de kabinetten van de leden van de Commissie, tenzij elders speciale behoefte kan worden aangetoond ; alle andere aangekochte machines zijn Olympia-machines (50 %) en Olivetti-machines (47 %). In bijlage III wordt geanalyseerd hoeveel schrijfmachines elke Instelling op 31 december 1978 in haar bezit had.

2.2.4. Offsetmachines

De offsetmachines zijn er een goed voorbeeld van hoe de behoeften verschillend worden geïnterpreteerd. Iedere Instelling heeft in uiteenlopende mate haar eigen drukkerij opgericht. In de praktijk moet >PIC FILE= "T0035637"> (1) Zie punt 3.6.5. de drukkerij zelf beoordelen welk soort drukwerk zij wenst en welke technische specificaties daartoe noodzakelijk zijn. Het gevolg hiervan is dat vijf Instellingen in drie verschillende merken machines hebben geïnvesteerd (1).

2.2.5. Papier

Sedert de papierproduktie in Europa algemeen tot A-formaten is genormaliseerd, hebben de Instellingen hun bestellingen meestal beperkt tot deze formaten. Wat de vaststelling van de kwantitatieve behoeften betreft, heeft de Rekenkamer opgemerkt dat, uitgezonderd het Publikatiebureau, de voornaamste inkopers van papier in de Instellingen hun bestellingen baseren op een vast systeem waarbij de minimale voorraadniveaus aan de hand van het voorafgaand verbruik worden vastgesteld (zie punt 5.3.4.3).

3. KEUZE VAN LEVERANCIER EN PRIJS

3.1. Financieel Reglement

3.1.1. In het Financieel Reglement (artikel 50 tot en met 58) is bepaald welke procedures bij de keuze van leveranciers en bij de afsluiting van schriftelijke overeenkomsten met hen moeten worden toegepast.

3.1.2. Hierin wordt nader bepaald dat tot een bedrag van 300 ERE (of 750 ERE buiten de vestigingen van de Instelling) overeenkomsten eenvoudigweg kunnen worden gesloten tegen afgifte van een rekening. Voor bedragen van maximaal 6 500 ERE kunnen onderhandse overeenkomsten worden gesloten, hoewel de Instellingen de gegadigden in staat moet stellen met elkaar te concurreren. Bovendien kunnen onder bijzondere omstandigheden voor grotere bedragen onbeperkt onderhandse overeenkomsten worden gesloten, wanneer: a) om uiteenlopende redenen de overeenkomst alleen door een bepaalde leverancier kan worden uitgevoerd,

b) wegens dringende behoefte aan goederen de aanbestedingsprocedure uitgesloten is,

c) de aanbestedingsprocedure geen resultaat of onaanvaardbare prijzen oplevert.

3.1.3. In alle andere gevallen worden de overeenkomsten hetzij na aanbesteding, hetzij op grond van offerteaanvragen gesloten. Het verschil tussen deze twee procedures bestaat erin dat aanbesteding een administratieve procedure is waarbij na openbare bekendmaking het contract publiekelijk wordt gegund aan degene die het laagste geldige aanbod heeft gedaan, terwijl bij het aanvragen van offertes de Instelling niet noodzakerlijkerwijze verplicht is om het laagste aanbod te kiezen. Aanbestedingen of offerteaanvragen zijn "openbaar" wanneer voor iedereen de mogelijkheid openstaat in te schrijven dan wel "besloten" wanneer de Instelling slechts bepaalde gegadigden benadert. Behalve door het Parlement, dat in 1979 verscheidene malen openbaar om offertes verzocht voor de aanschaf van activa op grote schaal (2), werden ten tijde van de controle steeds besloten offerteaanvragen uitgeschreven of onderhandse overeenkomsten gesloten. In geen enkel geval bleek gebruik te zijn gemaakt van de aanbestedingsprocedure.

3.1.4. In het Financieel Reglement is bepaald dat door iedere Instelling een Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten moet worden opgericht, waarin vertegenwoordigers van de dienst voor Algemeen Beheer, de dienst voor Financiële Zaken en de Juridische dienst, alsmede een vertegenwoordiger van de Financieel controleur als waarnemer zitting hebben. Er is voorts bepaald dat, alvorens de ordonnateur een besluit neemt, overeenkomsten waarmee een bedrag van meer dan 18 000 ERE is gemoeid, aan de Raadgevende Commissie moeten worden voorgelegd met het verzoek om advies over de gevolgde procedure, de voorgestelde keuze van leverancier en de voorgestelde contractuele voorwaarden. Alle andere vraagstukken die verband houden met de aankoop van goederen en het sluiten van overeenkomsten kunnen voor advies aan de Raadgevende Commissie worden voorgelegd. Hierbij speelt geen rol welke procedure voor de keuze van de voorgestelde leverancier is gevolgd. Dergelijke Raadgevende Commissies zijn in alle Instellingen opgericht.

3.2. Uitvoeringsvoorschriften

3.2.1. De uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement van 21 december 1977 moeten nog worden uitgewerkt. In de uitvoeringsvoorschriften van het vorige reglement (3) worden echter vrij gedetailleerde procedures voor de aanvraag van offertes aangegeven, waaronder ook het gebruik van een standaardformulier of -tekst. Iedere Instelling heeft haar eigen standaardformulier waarvan de tekst van Instelling tot Instelling verschilt. De Rekenkamer heeft opgemerkt dat bij het Parlement, de Raad en het Hof van Justitie de standaardformulieren dikwijls niet worden gebruikt of dat hierin veranderingen worden aangebracht zonder dat de Juridische afdeling daarover is geraadpleegd. Het Parlement heeft de Rekenkamer medegedeeld dat, doordat voor drie vestigingen aanvragen moeten worden ingediend, een grotere flexibiliteit noodzakelijk is dan bij gebruik van een standaardformulier mogelijk zou zijn.

3.2.2. Volgens de uitvoeringsvoorschriften moeten alle aanbiedingen in een dubbele omslag uiterlijk op een nader bepaalde datum worden ingediend. Als normale maatregel in het kader van de interne controle, hebben de meeste Instellingen voor het openen van de inschrijvingen precieze procedures toegepast. (1) Zie punt 3.6.6. (2) Supplement op het PB nr. S. 1 van 3.1.1979 ; nr. S. 26 van 7.2.1979 ; nr. S. 62 van 29.3.1979 ; nr. S. 93 van 17.5.1979. (3) PB nr. L 170 van 1.7.1975.

Daarbij werd gebruik gemaakt van panels ambtenaren waarin ook enkele uit andere dan de aanvragende en inkopende afdelingen afkomstige vertegenwoordigers zitting hadden. Bij de controle werd echter opgemerkt dat de Raad deze procedure niet volgde, hoewel hij zich later bereid verklaarde dat voortaan wel te doen.

3.3. Rol van de inkoopafdelingen

3.3.1. Bij bestudering van de wijze waarop de leveranciers worden uitgekozen, is het van belang te letten op de rol en onderlinge betrekkingen van de afdelingen die binnen de organisatorische structuur van iedere Instelling gerechtigd zijn om goederen en diensten aan te schaffen. Als in dit verslag over "inkoopafdelingen" wordt gesproken, wordt daarmee de voornaamste inkoopafdeling bedoeld die normaliter verantwoordelijk is voor de aanschaf van activa in de vorm van duurzame of verbruiksgoederen. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de commerciële, economische en administratieve aspecten van het inkoopbeleid en in het algemeen ook voor de uiteindelijke keuze van leverancier waarbij rekening wordt gehouden met deze aspecten alsmede met de behoeften van de gebruikers. Deze behoeften worden meestal in eerste instantie gespecificeerd door de gebruikende afdeling zelf en vervolgens door de inkoopafdeling in een praktische keuze omgezet aan de hand van haar kennis van de op de markt beschikbare goederen. Wat een beperkt aantal technische goederen betreft, waarvan de specificatie wellicht van beslissend belang is, voor de gebruikende deskundige, worden door gespecialiseerde afdelingen de behoeften zelf vastgesteld en de diensten of goederen zelf aangeschaft. Voorbeelden hiervan zijn goederen bestemd voor huisvesting, kantines en restaurants, informatieverwerking en geneeskunde. In dit verslag worden niet de activiteiten van deze afdelingen behandeld, maar uitsluitend de werkzaamheden van de voornaamste inkoopafdeling die in iedere Instelling voor de aanschaf van de meeste artikelen verantwoordelijk is. De hier genoemde principes zijn dan ook algemeen van toepassing.

3.3.2. Zelfs in die gevallen waarvoor de "inkoopafdeling" verantwoordelijk was, bleek duidelijk dat de aanvrager soms voorbereidende studies had verricht en zelf met de leverancier had onderhandeld voordat hij zijn aanvraag bij de inkoopafdeling had ingediend. In sommige uitzonderingsgevallen, dat wil zeggen bij bepaalde lastige of technische behoeften, wordt terecht een voorbereidend onderzoek naar de beschikbare goederen uitgevoerd. De Rekenkamer heeft echter opgemerkt dat de aanvrager ook bij de aanvraag van normale artikelen soms eerst inlichtingen had ingewonnen en dan categorisch verklaarde dat er om technische of andere redenen, bij voorbeeld uit hoofde van de normalisering, slechts aan één leverancier opdracht kon worden gegeven ; in sommige gevallen werd door de aanvrager zelfs een bedongen prijs genoemd. In dergelijke gevallen waren de inkoopafdelingen - hetzij door onvermogen, onbekwaamheid of personeelsproblemen - niet in staat om de verklaringen van de aanvrager te verifiëren, en praktisch gedwongen de keuze van leverancier als een voldongen feit te aanvaarden. De Commissie bevestigde tegenover de Rekenkamer echter dat de inkoopafdeling de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de keuze zou moeten dragen, en de Rekenkamer juicht deze verklaring toe.

3.4. Raadpleging van de leveranciers

3.4.1. Normaliter beslist de inkoopafdeling na ontvangst van een aanvraag om goederen over de te volgen selectieprocedure. De Rekenkamer kon concluderen dat de Instellingen in het algemeen in overeenstemming handelden met de bepaling dat alle contracten waarmee meer dan 18 000 ERE is gemoeid, aan de Raadgevende Commissie moeten worden voorgelegd. Er zij op gewezen dat het advies van de Raadgevende Commissie niet bindend voor de Instelling is en dat de ordonnateur een andere leverancier kan kiezen dan degene die hem in het advies wordt aanbevolen.

3.4.2. De verslagen die aan de Raadgevende Commissies worden voorgelegd en waarin de afzonderlijk >PIC FILE= "T0035638"> te behandelen gevallen zijn uiteengezet, zijn normaliter goed gedocumenteerd en gestaafd door dossiers waarin iedere stap wordt aangegeven die in het kader van de standaardprocedure is genomen. De enige belangrijke uitzondering hierop was het Parlement, waar vijf van de twaalf uitvoerig bestudeerde dossiers op een of andere wijze onvolledig waren en waar de dossiers van vóór 1977 eind 1978 waren vernietigd.

3.4.3. Hoewel voorlegging aan de Raadgevende Commissie in het algemeen betekende dat het verzoek om offertes en de aanbestedingsprocedures werden geformaliseerd, was hierdoor niet noodzakelijkerwijze gewaarborgd dat een grote reeks leveranciers werd geraadpleegd. Hun aantal verschilde aanzienlijk naar gelang van de betrokken goederen. De Rekenkamer moest aldus concluderen dat in 113 van de 244 gevallen die in 1978 aan de Raadgevende Commissies waren voorgelegd, slechts één leverancier was geraadpleegd (46 % - zie tabel 2).

De Commissie deelde de Rekenkamer mede dat voor een zeer beperkt aantal aanbestedingen één leverancier zou worden geraadpleegd, bij voorbeeld voor gestandaardiseerde uitrusting, plaatselijke onderhoudsdiensten of bijzondere artikelen waarvoor reeds eerder inschrijvingen waren ingewacht. De Raad verklaarde dat in bepaalde gevallen slechts één leverancier was geraadpleegd, omdat deze vroegere contracten naar genoegen had uitgevoerd, omdat dit uit hoofde van de technische compatibiliteit wenselijk was of om andere bijzondere redenen. Het Economisch en Sociaal Comité deelde anderzijds mede dat dergelijke gevallen niet aan de Raadgevende Commissie werden voorgelegd, aangezien het besluitvormingsproces dit volgens hem onnodig maakte.

3.4.4. De Rekenkamer merkte op dat het in de Instellingen algemeen gebruikelijk was om voor contracten tussen 6 500 ERE en 18 000 ERE schriftelijke inschrijvingen in te wachten van een soortgelijke reeks leveranciers als voor de adviezen van de Raadgevende Commissie wordt geraadpleegd. Voor contracten van minder dan 6 500 ERE was de mededinging echter dikwijls beperkt en informeel. Van een steekproef van 120 contracten in deze categorie die in totaal in alle Instellingen werden bestudeerd blijkt er voor 87 contracten (72 %) slechts één leverancier te zijn geraadpleegd ; van de 33 contracten waarvoor concurrerende aanbiedingen werden verkregen, werden op 6 na alle gegund aan de leverancier die de laagste offerte had gedaan.

3.4.5. Op alle niveaus wordt door de inkoopafdeling op basis van haar grote deskundigheid en aan de hand van beproefde lijsten en adresboeken van leveranciers bepaald welke leveranciers worden geraadpleegd. In de Commissie wordt gebruik gemaakt van een speciaal hiervoor ontworpen formulier met de titel "justification du marché", waarop wordt ingevuld welke firma's zijn geraadpleegd, op welke wijze contact met hen is gezocht en welke prijzen door hen werden geboden. De andere Instellingen hadden geen systeem om deze details duidelijk en op gestandaardiseerde wijze te registreren. In verscheidene gevallen waarin geen schriftelijke inschrijvingen werden ingewacht, was de Rekenkamer niet in staat vast te stellen of buiten de geselecteerde leveranciers ook nog andere leveranciers waren geraadpleegd. Bij een steekproef van contracten waarvoor de Raadgevende Commissie niet hoeft te worden ingeschakeld, bleek dat twee Instellingen op bijzonder gebrekkige wijze konden aantonen dat zij inderdaad gegadigden hadden geraadpleegd ; bij een steekproef van 27 contracten die bij het Parlement werden bestudeerd, kon slechts in vier gevallen worden bewezen dat meer dan één gegadigde was geraadpleegd en wat het Economisch en Sociaal Comité betreft, gold dit slechts voor 3 van de 16 gevallen.

3.5. Interinstitutionele coördinatie

3.5.1. Zoals reeds eerder werd opgemerkt, is iedere Instelling verantwoordelijk voor haar eigen inkoopbeleid. De Instellingen hebben echter vele gemeenschappelijke behoeften en derhalve is in februari 1975 een interinstitutionele "Groupe d'harmonisation d'achats" (groep voor de harmonisatie van aankopen) opgericht. Deze is samengesteld uit vertegenwoordigers van de inkoopafdelingen van alle Instellingen. Zowel in 1978 als in 1979 werden door de groep drie vergaderingen gehouden. Er werd onder andere gesproken over: - een eventuele standaardspecificatie voor schoonmaakcontracten;

- een voorstel voor een vergelijking van de statistieken van iedere Instelling met betrekking tot de relatie tussen het merk, de kwaliteit en de prijs van offsetmachines:

- een vergelijking van de verschillende prijzen die door twee Instellingen voor offsetpapier kon worden bedongen;

- tekstverwerkingsmethoden en -apparatuur;

- harmonisatie van formulieren.

In de notulen van deze vergaderingen werd geen duidelijke aanbeveling gedaan met betrekking tot deze punten.

3.5.2. De Commissie en het Parlement sloten eveneens interinstitutionale leveringscontracten (contrats-cadre), nadat zij eerst overleg hadden gepleegd over de vermoedelijk benodigde hoeveelheden. Hoewel alle andere Instellingen hiervan gebruik kunnen >PIC FILE= "T0035639"> maken, behoudt iedere Instelling zich het recht voor om haar eigen keuze te bepalen. Tabel 3 geeft een overzicht van het gebruik dat door iedere Instelling van de 45 leveringscontracten of aankoopopdrachten werd gemaakt die gedurende 1978 volgens de voor iedere Instelling gemeenschappelijke formule werden of hadden kunnen worden afgesloten/geplaatst.

3.6. Specifieke gevallen

3.6.1. Keuze van meubilair door de Commissie 3.6.1.1 De Rekenkamer heeft een onderzoek ingesteld naar de laatste grootscheepse uitnodiging tot inschrijving voor de levering van meubilair die door de Commissie werd bekendgemaakt (augustus 1977 - ref. 402/7). De Commissie was van plan om vanaf 1978 van interinstitutionele contracten (contrats-cadre) gebruik te maken ter vervanging van de contracten die in 1975 waren afgesloten. De Commissie schreef 97 meubelleveranciers in alle Lid-Staten aan, waarbij zij de specifieke voorwaarden voor de inschrijvingen vermeldde en ook een gedetailleerde beschrijving gaf van het benodigde meubilair. De inzendingstermijn voor de inschrijvingen was 26 september 1977.

3.6.1.2. Er kwamen 58 antwoorden binnen die aan de specifieke voorwaarden voldeden. Deze werden vervolgens in drie categorieën onderverdeeld: - kwaliteit minder dan vereist : 18

- prijs boven het gedachte niveau (tabel 1) : 16

- in aanmerking komende inschrijvingen : 24.

Van de zestien leveranciers die in totaal een boven de norm liggende prijs verlangden, kregen twee toch uiteindelijk opdracht bepaalde geselecteerde meubelen te leveren. De overige inschrijvingen uit deze categorie alsmede de achttien inschrijvingen voor artikelen van onaanvaardbare kwaliteit werden ter zijde gelegd. De 24 acceptabele leveranciers werden verzocht om monsters van hun goederen in Brussel uit te stallen voor vertegenwoordigers van de gebruikende afdelingen en de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten. De Raadgevende Commissie kwam in haar verslag tot de volgende conclusie : "op basis van het resultaat van deze tentoonstelling die met name een vergelijking mogelijk maakte van de kwaliteit van de gebruikte materialen, de degelijkheid van de constructie en het uiterlijk van het meubilair, is de keuze gevallen op ...".

3.6.1.3. Van de 24 exposerende bedrijven werden er negen uitgekozen om het door de Instellingen benodigde meubilair te leveren. Er bestaan geen documenten waarin deze keuze wordt gemotiveerd ; de Commissie heeft de Rekenkamer echter medegedeeld dat de tentoonstelling tot doel had om bij de uiteindelijke keuze van leveranciers een behoorlijk evenwicht te zoeken tussen prijs, kwaliteit en vormgeving. De Rekenkamer wijst er echter op dat: a) de prijzen die aan de gekozen leveranciers werden betaald aanzienlijk boven de voor het begin van de aanbestedingsprocedure vastgestelde streefnormen (tabel 4) en de door andere Instellingen gestelde normen (tabel 1) lagen, en dat

b) sommige van de afgewezen bedrijven uit de categorie van 24 acceptabele leveranciers prijzen verlangden, die lager waren dan die van de leveranciers aan wie wel een opdracht werd gegund (bijlage IV).

>PIC FILE= "T0035640">

3.6.2. Keuze van meubilair door het Parlement

In oktober 1978 nodigde het Parlement uit tot inschrijving voor de levering van meubilair voor het Pgebouw (bijgebouw) in Straatsburg en ontving offertes van twaalf leveranciers uit zes Lid-Staten. Op 16 november 1978 bracht de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten van het Parlement met meerderheid van stemmen een advies uit volgens hetgeen de keuze zou moeten vallen op de reeds in het Palais de l'Europe in gebruik zijnde modellen van één bepaalde leverancier, ook al was dit meubilair niet het goedkoopste. Uit de notulen van de vergadering van de Raadgevende Commissie van 13 december 1978 blijkt echter dat ten slotte werd besloten om het contract te gunnen aan een andere leverancier met wie het Parlement nog niet eerder zaken had gedaan. Hoewel geen reden voor deze beslissing werd gegeven, bleek dat dit meubilair nog aanzienlijk duurder uitkwam dan de aanbevolen modellen (34 % meer voor standaardbureaus en 58 % meer voor typetafels). Bovendien was hiervan het gevolg dat de variatie aan meubelen in de verschillende gebouwen van het Parlement nog groter werd, hoewel de Raadgevende Commissie tijdens haar vergaderingen van 16 november en 13 december 1978 had geadviseerd het meubilair te standaardiseren.

3.6.3. Keuze van meubilair door de Raad

Ook de Raad regelt zelf de aankoop van zijn meubilair. In september 1978 werd aan vijf leveranciers een beperkte uitnodiging tot inschrijving gezonden, waarop door vier firma's een offerte voor de levering van stoelen voor bezoekers werd gedaan tegen een prijs van in totaal 649 600 Bfr. Het meubilair waartoe werd besloten, was het op twee na goedkoopste van de vier offertes (21 % duurder dan het goedkoopste meubilair). In het dossier dat de inkoopafdeling met betrekking tot dit contract had samengesteld, werd aangetekend dat de goedkoopste meubelen reeds eerder, in 1976, waren aangeschaft, maar nu qua constructie niet stevig genoeg werden geacht. In het dossier werd tevens gemotiveerd waarom de keuze niet was gevallen op het op één na goedkoopste meubilair.

>PIC FILE= "T0035641"> 3.6.4. Keuze van meubilair door het Hof van Justitie

Het meubilair dat benodigd was voor de verhuizing van het Hof van Justitie naar het nieuwe C-blok van het Jean Monnet-gebouw werd bij drie leveranciers door middel van "contrats-cadres" betrokken. Het door het Hof gekozen meubilair kostte 45 900 Bfr. voor de categorie LA, 26 900 Bfr. voor de categorie B en 17 800 Bfr. voor de categorie C, dat is aanzienlijk minder dan het in tabel 1 vermelde meubilair.

3.6.5. Keuze van schrijfmachines

Uit een vergelijking van de belangrijkste aankopen van elektrische schrijfmachines door iedere Instelling in 1978 en 1979 blijkt duidelijk welke invloed het huidige inkoopbeleid heeft.

Met uitzondering van het Parlement baseren alle Instellingen zich bij hun keuze op afzonderlijke uitnodigingen tot inschrijving. De prijzen variëren van 33 620 Bfr. (Parlement) tot 18 000 Bfr. (Raad).

3.6.6. Keuze van offsetmachines

De keuze van offsetmachines hangt dikwijls af van de technische eisen van de drukkerijen. In 1978 gingen het Parlement, de Raad en het Economisch en Sociaal Comité niet tot een officiële inschrijving over voor offsetmachines, aangezien aan iedere inkoopafdeling werd meegedeeld dat slechts één fabrikaat of type (van geval tot geval verschillend) geschikt was om op dat ogenblik in de behoeften van de betrokken Instelling te voorzien ; deze aanbevelingen werden opgevolgd. Bij de Commissie en het Hof van Justitie werden op klaarblijkelijk evenwichtige wijze offertes door middel van inschrijving gevraagd en onderzocht, hoewel bij de uiteindelijke keuze de technische preferenties natuurlijk een belangrijke rol speelden. Het gevolg hiervan is dat bij de Instellingen verscheidene typen machines van verscheidene fabrikanten in gebruik zijn, hoewel in elke werkplaats toch min of meer hetzelfde soort drukwerk wordt uitgevoerd. Het is opmerkelijk dat door het Hof van Justitie de aanschaf van een bepaald fabrikaat werd overwogen, terwijl dat zelfde fabrikaat door de Commissie ongeschikt werd geacht. De Raad was dezelfde mening toegedaan over een fabrikaat dat wel door het Hof van Justitie en het Parlement werd gebruikt.

3.6.7. Keuze van offsetpapier

Ook bij de aankoop van offsetpapier hebben afzonderlijke inschrijvingsprocedures tot uiteenlopende resultaten geleid. In tabel 6 worden de grote aankopen van wit A4-offsetpapier (80 g per m2) die de Instellingen hebben gedaan, met elkaar vergeleken.

>PIC FILE= "T0035642"> 3.6.8. Keuze van fotocopieerpapier

Ook bij de aankoop van fotocopieerpapier hebben afzonderlijke inschrijvingsprocedures uiteenlopende resultaten opgeleverd, en in tabel 7 worden de door de Instellingen gedane aankopen van A4-fotocopieerpapier (80 g per m2) met elkaar vergeleken.

>PIC FILE= "T0035643">

4. BESTELLINGEN DOOR MIDDEL VAN CONTRACTEN

4.1. Het type en de vorm van de documenten die door de verschillende Instellingen voor een officieel contract of als bestelformulier met standaardkoopvoorwaarden worden gebruikt, vertonen grote onderlinge verschillen. De "bon de commande" van de Commissie wordt in elf exemplaren opgemaakt, vermeldt de standaardvoorwaarden en is in alle officiële talen van de Gemeenschap beschikbaar. Het Hof van Justitie heeft twee typen bestelformulieren waarvan slechts één verwijst naar de standaardvoorwaarden, maar deze niet vermeldt ; het Hof heeft de Rekenkamer medegedeeld dat het zou nagaan of een formulier kan worden gebruikt dat op dat van de Commissie is gebaseerd. Het Parlement gebruikt zijn eigen "bon de commande".

4.2. In het algemeen zijn lijsten beschikbaar van ambtenaren die tot het ondertekenen van de bestelformulieren gemachtigd zijn ; in het Parlement hebben de ambtenaren die de bestelformulieren ondertekenen niet altijd een duidelijke machtiging, maar het Parlement heeft de Rekenkamer medegedeeld dat een officiëlé lijst zal worden opgesteld.

5. ONTVANGST VAN DE GOEDEREN EN VOORRAADCONTROLE

5.1. Ontvangst

5.1.1. Iedere Instelling heeft centrale punten van ontvangst aangewezen. Het betrokken punt van ontvangst staat gewoonlijk vermeld op de bestelformulieren die de leveranciers voor de leverantie zijn toegezonden. Er zijn enkele uitzonderingen op deze algemene regel, bij voorbeeld wanneer speciaal besteld meubilair van uitstekende kwaliteit rechtstreeks aan de aanvrager wordt geleverd of wanneer een nieuw gebouw wordt ingericht.

5.1.2. De inkoopafdeling stuurt een exemplaar van het bestelformulier naar het punt van ontvangst, waar degene die voor de ontvangst van de goederen verantwoordelijk is, hetzij op een interne "bon de réception" hetzij op een exemplaar van het bestelformulier hetzij op de "bon de livraison" van de leverancier een gedetailleerde beschrijving van de ontvangen goederen geeft. In de Commissie en het Parlement wordt dit gedaan door speciaal aangewezen magazijnmeesters. De magazijnmeester gaat eveneens na of kwantiteit en kwaliteit van de ontvangen goederen in overeenstemming zijn met het bestelde. In de kleinere Instellingen, die geen vaste magazijnmeesters in dienst hebben, wordt deze taak dikwijls uitgevoerd door de inkoopafdelingen zelf.

5.1.3. Bij de verwerking van de facturen voor door de inkoopafdeling gedane aankopen, wordt tevens gecontroleerd of de goederen of diensten naar behoren zijn ontvangen en of de facturen met de koopvoorwaarden overeenstemmen. Wanneer dat noodzakelijk is, bij voorbeeld bij technische apparatuur, wordt door de inkoopafdeling ten behoeve van de aanvrager bevestigd dat de ontvangen goederen inderdaad overeenkomen met de bestelling ; dit wordt echter alleen in uitzonderingsgevallen noodzakelijk geacht, daar een handtekening op het ontvangstadres normaliter voldoende is.

5.2. Voorraadmutaties (beschrijving van een modelsysteem)

5.2.1. Als het artikel is ontvangen, wordt het of rechtstreeks aan de aanvrager geleverd of opgeslagen voor toekomstig gebruik. Hier zou een deugdelijke interne controle ertoe moeten leiden dat de reële voortgang van het artikel duidelijk wordt geregistreerd totdat het zijn punt van bestemming bereikt heeft ; deze lijsten zouden dan de permanente inventarissen zijn die in het Financieel Reglement worden vereist (zie punt 6.1.1 van dit verslag). Er zouden dus voor alle goederen "voorraadstaten" beschikbaar moeten zijn. Deze zouden eveneens een lijst moeten omvatten van alle goederen die door de Instellingen zijn ontvangen en alle goederen die vervolgens zijn afgegeven of afgedankt, hetgeen in deze lijst nauwkeurig zou moeten worden genoteerd. De in de voorraadstaten aangegeven voorraden moeten derhalve overeenkomen met de hoeveelheid werkelijk opgeslagen goederen. Alle voorraadmutaties zouden door bewijsstukken moeten zijn gestaafd. De Rekenkamer is van mening dat behalve de magazijnvoorraadkaarten die door de magzijnmeester voor verplaatsingen ter plekke worden bijgehouden, ook onafhankelijk van de magazijnmeester voorraadstaten zouden moeten bestaan waarop de verplaatsingen en bijbestellingsniveaus staan aangegeven. Deze staten zouden de totale voorraad goederen moeten aangeven die op een gegeven ogenblik in de magazijnen aanwezig is. Hierdoor zou een buiten de magazijnen werkzame functionaris het feitelijk bestaan van deze voorraden kunnen verifiëren. Op de afgiftedocumenten zou zijn vermeld waarheen de "gebruikte artikelen" zijn gezonden, wat zou moeten worden bevestigd door de handtekening van de verantwoordelijke ontvanger. Deze staten zouden tevens van nut kunnen zijn bij toekomstige bestellingen.

5.2.2. Op het ogenblik oefenen de Instellingen geen controle uit op mutaties van belangrijke, eerder ontvangen goederen van de inventaris, hetgeen wordt geïllustreerd door de in de meubelmagazijnen gangbare praktijken.

5.3. Specifieke gevallen

5.3.1. Meubelvoorraden - Commissie, Brussel 5.3.1.1. Bij een controle van de magazijnen van de Commissie in Zaventem bleek dat de Commissie grote hoeveelheden meubilair van verschillende typen had opgeslagen. Het grootste gedeelte hiervan was nieuw meubilair dat was bestemd om hetzij in een toekomstige behoefte te voorzien, hetzij als reserve te dienen ter vervanging van ander meubilair. In de magazijnen was eveneens oud meubilair opgeslagen dat nog een nieuwe bestemming moest krijgen of dat moest worden gerepareerd, verkocht of was afgedankt.

5.3.1.2. De Rekenkamer merkte op dat nieuwe goederen bij ontvangst werden nagekeken en dat hiervoor een handtekening werd gezet op een exemplaar van de bestelbon die de basis voor de betaling vormde, en voorts dat onmiddellijk op de nieuwe goederen een stevig plaatje werd bevestigd met het inventarisnummer, dat tegelijkertijd werd ingeschreven. Zij moest echter vaststellen dat ondanks de grote hoeveelheid opgeslagen meubilair noch door de magazijnmeester noch elders in de Commissie voorraadstaten werden bijgehouden en dat dus de ontvangst van de goederen en de opgeslagen hoeveelheden alleen door middel van een feitelijke telling konden worden vastgesteld (zie ook punt 6.1.3).

5.3.2. Meubelvoorraden - Raad, Brussel

Tijdens de controle die in 1978 door de Rekenkamer in de magazijnen van de Raad werd uitgeoefend, bleek een zelfde gebrek aan voorraadstaten, maar in de loop van 1979 werden door de Raad voorraadstaten van de inventarisgoederen ingevoerd (zie punt 6.1.1). Deze moeten nog door de Rekenkamer worden gecontroleerd.

5.3.3. Meubelvoorraden - Parlement, Luxemburg

In de magazijnen van het Parlement in Luxemburg ontdekte de Rekenkamer soortgelijke tekortkomingen als bij de Commissie ; de voorraden waren echter veel kleiner. De magazijnmeester had plaatselijke voorraadstaten opgesteld voor bepaalde meubelen die reeds enige tijd in de magazijnen aanwezig waren en er werden exemplaren bewaard van alle ontvangst- en afgifteformulieren. Bij het controlebezoek bleken deze gegevens echter onvoldoende om de Rekenkamer in staat te stellen na te gaan of al het bestelde en betaalde meubilair was geregistreerd. Bovendien was deze informatie buiten de magazijnen evenmin voorhanden.

5.3.4. Voorraden verbruiksgoederen 5.3.4.1. De Commissie, de Raad en het Parlement beschikten over aanzienlijke voorraden papier, kantoorbenodigdheden en andere verbruiksgoederen ; de andere Instellingen hadden veel kleinere voorraden hiervan en voorzagen in het merendeel van hun behoeften door middel van de interinstitutionele contracten of rechtstreeks uit de voorraden van de grotere Instellingen.

5.3.4.2. De Commissie houdt door middel van een computersysteem bij hoe groot haar voorraden papier en kantoorbenodigdheden zijn. Het Parlement heeft dit systeem aan zijn eigen behoeften aangepast. De Raad gebruikt een niet-geautomatiseerd systeem. De twee andere Instellingen houden geen uitvoerige gegevens bij over hun kleine voorraden. De Rekenkamer kwam tot de conclusie dat het door de Commissie toegepaste systeem bevredigend functioneert, maar dat het niet alle verbruiksgoederen omvatte, zoals onderhoudsmateriaal, elektrische artikelen, telefoon- en motoronderdelen. De voor deze artikelen verantwoordelijke afdeling hield alleen gegevens bij die door haar noodzakelijk werden geacht. Deze zijn nog niet door de Rekenkamer onderzocht.

5.3.4.3. De Commissie verklaarde dat zij ernaar streefde om voor haar kantoren in Brussel ten minste over een voorraad verbruiksgoederen te beschikken die voldoende is voor zes maanden. Normaliter werd jaarlijks bijbesteld en de voorraadniveaus konden derhalve oplopen tot een voor 18 maanden toereikende hoeveelheid. Bij een controleproef van 25 artikelen bleek dat van 7 voldoende voorraad voor 13 maanden aanwezig was. Wat de Raad betreft kan min of meer hetzelfde worden gezegd, aangezien bij een steekproef van 30 artikelen, van 8 een voorraad voor meer dan 13 maanden beschikbaar was, hoewel het in deze Instelling om artikelen van geringe waarde ging. De grootste voorraden werden echter aangetroffen in het Publikatiebureau, waar bij een onderzoek van de produktievoorraden (papier, proefstroken, offsetplaten, inkt, enzovoort) bleek dat van 17 van de in totaal 64 onderzochte verbruiksartikelen een voorraad voor meer dan 32 maanden voorhanden was.

6. INVENTARISSYSTEEM - CONTROLE NA AFGIFTE

6.1. Systeem

6.1.1. In de artikelen 59 tot en met 62 van het Financieel Reglement van 21 december 1977 is bepaald dat permanente inventarislijsten moeten worden bijgehouden voor alle roerende en onroerende eigendommen van de Gemeenschappen, gespecificeerd naar aantallen. In de in punt 3.2.1 van dit verslag genoemde uitvoeringsvoorschriften is vastgesteld dat op deze inventarislijsten artikelen alleen als niet-verbruiksgoederen worden opgenomen, als deze een nieuwwaarde van niet minder dan 30 rekeneenheden of 37,5 ERE (100 rekeneenheden of 125 ERE voor wetenschappelijke of technische apparatuur) en een normale gebruiksduur van meer dan één jaar hebben (twee jaar voor wetenschappelijke of technische apparatuur) (1).

6.1.2. Bij de controle bleek dat op één na alle Instellingen permanente inventarislijsten, gespecificeerd naar aantallen, bijhouden waarbij iedere aankoop feitelijk door een afzonderlijk inventarisnummer wordt geïdentificeerd. De uitzondering op deze regel was het Hof van Justitie, dat momenteel aan de opstelling van inventarislijsten werkt.

6.1.3. In artikel 59 van het Financieel Reglement is eveneens bepaald dat iedere Instelling haar eigen diensten laat nagaan of de stand op de inventarislijsten overeenstemt met de werkelijkheid. In geen van de Instellingen bleek een formele procedure te bestaan om zich regelmatig, hetzij jaarlijks hetzij voortdurend, van het feitelijk bestaan van alle goederen op de inventarislijsten te vergewissen.

6.2. Specifieke gevallen

6.2.1. Commissie 6.2.1.1. De Commissie geeft ieder artikel bij ontvangst een inventarisnummer (op basis van de inschrijving in een niet-geautomatiseerd register), bevestigt vervolgens een permanent plaatje op het voorwerp zelf en voert tot slot de gegevens inzake het betrokken artikel in een geautomatiseerd door het Rekencentrum in Luxemburg beheerd inventarissysteem in. Deze gegevens omvatten de datum van inschrijving, het type artikel en de koopprijs. Het computersysteem produceert een los blad voor iedere wijziging in de inventaris, een maandelijks overzicht van de input en een halfjaarlijkse opgave van alle inschrijvingen die overeenkomstig hun oorspronkelijke koopprijs worden gekwantificeerd (waarbij geen rekening wordt gehouden met de waardevermindering van de goederen). Deze losse bladen worden door de inventarisafdelingen gebruikt voor het dagelijks bijhouden van het inventarissysteem, hetgeen niet geautomatiseerd is.

6.2.1.2. In november 1976 werden door de Commissie op basis van een studie door de firma Cap-Sogeti instructies gegeven om de destijds bestaande inventarissystemen zo goed mogelijk te gebruiken. Bij deze instructies werd ervan uitgegaan dat op de inventarislijsten zelf niet nauwkeurig staat aangegeven waar de artikelen zich bevinden. Alleen in het volgende beperkte aantal gevallen is volgens de instructies een feitelijke inspectie noodzakelijk: - meubilair - verificatie, wanneer meubilair van de inventarislijsten wordt afgevoerd wegens verkoop of afdanking;

- kantoormachines - verificatie tijdens onderhoudswerk (aan de hand van afzonderlijke kaarten waarop de locatie wordt bijgehouden);

- andere machines en installaties (bij voorbeeld drukpersen, radio- en televisieapparatuur) - apart index-kaartsysteem, bij te houden door de gebruikende afdeling, dat eenmaal per jaar volledig wordt geverifieerd.

Op basis van het bovenstaande wees de Commissie er in antwoord op punt 11.3 (vi) van het jaarlijks verslag over 1977 van de Rekenkamer op dat zij wel naging of meubilair bij afgifte uit de voorraden op juiste wijze op de inventarislijsten was opgenomen. De Rekenkamer achtte deze procedure echter ontoereikend en verklaarde voornemens te zijn de zaak nader te bestuderen.

6.2.1.3. Bij belangrijke controleproeven is nu gebleken dat geen volledige regelmatige feitelijke controles op de inventaris zijn uitgevoerd. Controles aan de hand van een steekproef van meubilair dat in het magazijn in Zaventem was opgeslagen of in gebruik (1) Deze bedragen zijn index-gebonden overeenkomstig artikel 85 van de uitvoeringsvoorschriften. was, toonden aan dat weliswaar alle goederen bij aankoop in het inventarissysteem werden opgenomen en een inventarisnummer kregen toegewezen, maar dat daarna alleen de locatie van de goederen werd geregistreerd, indien en wanneer melding werd gemaakt van afgifte aan de oorspronkelijke gebruiker. Wat de in Zaventem opgeslagen goederen betreft, was dus niet aangegeven waar zij zich bevonden. Ook werden mutaties van de goederen na de oorspronkelijke afgifte in het algemeen niet geregistreerd en werd de inventaris niet bijgewerkt voor ieder artikel dat naar Zaventem werd teruggestuurd. Er bleek ook dat in verscheidene gevallen op de inventarislijst aangetekend stond dat meubels waren afgegeven voor kantoren die niet meer door de Commissie werden gebruikt. Zonder nauwkeurige bijzonderheden over de huidige locatie is het onmogelijk de ambtenaren ervan te doordringen dat zij verantwoordelijk zijn voor de hun toevertrouwde materiële zaken en kan men alleen maar door een grootscheepse feitelijke inventarisatie van alle bezittingen zich ervan vergewissen of alle artikelen op de inventarislijst inderdaad nog bestaan. Behalve voor de in punt 6.2.1.2 genoemde machines dienen het soort controles dat door de Commissie wordt uitgevoerd er alleen toe om de bevestigen dat bestaande goederen zijn geregistreerd ; zij bevestigen niet het omgekeerde, namelijk dat geregistreerde goederen inderdaad nog bestaan, hetgeen in feite de belangrijkste controleprocedure is.

6.2.1.4. In de instructies van november 1976 wordt eveneens bepaald dat het huidige computersysteem verder moet worden ontwikkeld, zodat de waardevermindering van de goederen kan worden berekend en statistische gegevens inzake het gebruik beschikbaar zijn ; de Rekenkamer heeft er nota van genomen dat dit nog niet is gebeurd.

6.2.2. Europees Parlement 6.2.2.1. Ieder artikel wordt bij ontvangst door het Parlement van een codeplaatje voorzien en in een niet-geautomatiseerd permanent register ingeschreven, waarin de datum van ontvangst, het type artikel en de koopprijs in chronologische volgorde worden aangetekend. De locatie wordt noch meteen noch later aangegeven en de goederen worden evenmin naar type ingedeeld. Er worden aan de hand van de inventarislijst geen regelmatige feitelijke controles op de goederen uitgevoerd. Het Parlement heeft de Rekenkamer medegedeeld dat de verplaatsingen van personeel en meubilair tussen de verschillende gebouwen het volgens hem onmogelijk maakten om de goederen naar locatie te registreren. De Rekenkamer heeft echter opgemerkt dat in het register gewoonlijk niet eens was aangegeven of de goederen zich in Luxemburg, Brussel of Straatsburg bevonden.

6.2.2.2. Hoewel voor kantoormachines afzonderlijke subregisters worden bijgehouden, waren deze ten tijde van het bezoek van de Rekenkamer wat de locatie betreft, niet bijgewerkt ; zij waren niet door middel van inspecties geverifieerd en er was niet nagegaan of zij overeenkwamen met de inventarislijst. De Rekenkamer is ervan in kennis gesteld dat sedertdien feitelijke controles op deze apparatuur zijn ingevoerd.

6.2.3. Raad 6.2.3.1. De Raad voorziet ieder artikel bij ontvangst van een onuitwisbaar, met de hand geschreven inventarisnummer. De inventarislijsten zijn niet geautomatiseerd en omvatten een chronologisch permanent register en een kaartsysteem waarin de goederen per categorie zijn opgenomen en waarin de locatie slechts in een klein aantal gevallen is aangegeven. De inventarisafdeling kan ieder jaar derhalve slechts een klein gedeelte van de totale activa feitelijk controleren.

6.2.3.2. Op soortgelijke wijze als bij de andere Instellingen worden voor kantoormachines afzonderlijke subregisters bijgehouden. Deze worden bij onderhoud regelmatig gecontroleerd, maar zijn niet in overeenstemming gebracht met het in het voorgaande punt genoemde kaartsysteem.

6.2.4. Economisch en Sociaal Comité

Het Economisch en Sociaal Comité voorziet ieder artikel van een nummerplaatje en registreert vervolgens door middel van een niet-geautomatiseerd systeem op dezelfde wijze als de Raad de kenmerken van het artikel (dat wil zeggen register en kaartsysteem naar categorie). Voor een klein gedeelte van de goederen wordt eveneens de locatie vermeld. Er wordt geen feitelijke controle uitgeoefend op de registraties, zelfs niet voor kantoormachines die regelmatig wegens onderhoud moeten worden nagezien.

6.2.5. Hof van Justitie

Ten tijde van de controle werd door het Hof van Justitie een inventarissysteem uitgewerkt waarbij een feitelijke telling zou worden uitgevoerd van alle in aanmerking komende goederen en waarbij (door middel van plaatjes) referentienummers zouden worden toegewezen die op niet-geautomatiseerde wijze in permanente registers worden opgenomen. De Rekenkamer heeft vernomen dat deze werkzaamheden nu zijn afgesloten en dat er plannen zijn om een geautomatiseerd register in te voeren.

7. VERVREEMDING

7.1. Criteria en bevoegdheid

7.1.1. Behalve bij goederen die duidelijk niet meer bruikbaar zijn, moet men uitgaan van nauwkeurig omschreven vervangingscriteria bij de beslissing of oude, maar nog nuttige goederen al dan niet van de >PIC FILE= "T0035644"> hand moeten worden gedaan. De Commissie heeft officiële criteria hiervoor vastgesteld en de Raad heeft eveneens onafhankelijk van de Commissie niet geheel officiële richtsnoeren voor de vervanging van goederen uitgewerkt. De andere drie Instellingen hebben hiervoor geen criteria vastgesteld. De "Groupe d'harmonisation d'achats" heeft echter opgemerkt dat de Instellingen in de praktijk de in tabel 8 aangegeven minimale vervangingsperioden toepassen.

De in deze tabel genoemde vervangingsperioden worden niet altijd strikt toegepast. Er kan eveneens rekening worden gehouden met andere factoren, zoals bij voorbeeld de toestand van het artikel en de bestaande behoeften, waardoor de goederen soms veel langer dan de aangegeven periode worden behouden. Tijdens de controle bleek bij voorbeeld dat het Parlement nog schrijfmachines gebruikte die 12 jaar geleden en kantoormeubilair dat 15 jaar geleden was aangeschaft.

7.1.2. Krachtens artikel 61 van het Financieel Reglement zijn de Instellingen verplicht om bij vervreemding, afdanking of verlies door de ordonnateur een verklaring te laten opmaken die van het visum van de Financieel controleur moet zijn voorzien. Dergelijke verklaringen worden door alle Instellingen opgesteld. Bovendien heeft de Commissie een "Comité de Réforme" opgericht dat tot taak heeft alle vervreemdingen van artikelen van meer dan 25 000 ERE te bezien.

7.1.3. Er zij op gewezen dat in de begroting een onderscheid wordt gemaakt tussen nieuwe aankopen en vervangingsaankopen. In het laatste geval moet tegenover ieder gekocht artikel een ander vervreemd, afgedankt of verloren verklaard artikel staan.

7.2. Methoden van vervreemding

7.2.1. Het hangt natuurlijk af van de toestand van het betrokken artikel hoe de Instelling zich hiervan kan ontdoen. Afdanking is wellicht de enige oplossing voor beschadigde goederen ; soms kan een artikel echter worden gerepareerd, waarna het weer op nuttige wijze kan worden gebruikt. De Commissie heeft de Rekenkamer ervan in kennis gesteld dat zij ernaar streeft om, indien dat economisch mogelijk is, artikelen te repareren en/of opnieuw te gebruiken.

7.2.2. In overeenstemming met haar vervangingsbeleid kan een Instelling besluiten dat bepaalde goederen moeten worden vervangen, hoewel zij nog steeds bruikbaar zijn. In sommige gevallen kan worden geregeld dat deze tegen nieuwe goederen worden ingeruild. In andere gevallen worden zij op de vrije markt verkocht. In dit laatste geval voegt de Commissie de goederen in "partijen" samen en biedt deze in hun geheel te koop aan ; iedere partij is een mengeling van bruikbare en relatief waardeloze artikelen. De inkoopafdeling stelt zich dan telefonisch in verbinding met een aantal bedrijven die belangstelling zouden kunnen hebben en nodigt hen uit de partij of partijen te komen bezichtigen en schriftelijk een aanbod te doen. In 1977 en 1978 bracht de verkoop van afzonderlijke meubelpartijen door de Commissie in Brussel tot 102 000 Bfr. per partij op. Ook schrijfmachines werden op deze wijze verkocht tegen een prijs van 600 Bfr. tot 2 000 Bfr. per machine. In totaal hebben de vervreemdingen gedurende de afgelopen drie jaar 9,6 miljoen Bfr. opgebracht (waarvan 5,7 miljoen Bfr. uit de verkoop van auto's).

7.2.3. Bij een bestudering van het vervangingsbeleid van het Parlement werd opgemerkt dat geen meubelpartijen werden verkocht, aangezien al het gebruikte meubilair bij een bepaalde Luxemburgse leverancier werd ingeruild tegen een prijsreductie van 10 % bij nieuwe aankopen. Wel werd in de plaatselijke pers een advertentie geplaatst voor de verkoop van twee partijen schrijfmachines die 1 360 Bfr. en 3 000 Bfr. per machine heeft opgebracht.

7.2.4. Bij een steekproef van negentien vervreemdingen door de Raad werden geen aanwijzingen gevonden voor verkoop aan of inruiling bij derden, hoewel men de Rekenkamer had medegedeeld dat van dergelijke regelingen gebruik werd gemaakt, als dat economisch uitvoerbaar was. Tabel 9 geeft een overzicht van de aard van deze negentien gevallen. Uit deze tabel blijkt dat in dertien gevallen de Rekenkamer niet in staat was om aan de hand van de beschikbare gegevens vast te stellen hoe de Raad zich van de betrokken artikelen had ontdaan en wie hiervoor verantwoordelijk was geweest. De Raad deelde de Rekenkamer mede dat deze artikelen in een dus- danige staat verkeerden dat zij niet meer konden worden ingeruild.

7.3. Verwijdering uit de permanente inventarislijsten

7.3.1. Goederen die in het kader van het vervangingsbeleid van de Commissie moeten worden vervreemd, worden aan de hand van de losbladige inventaris geïdentificeerd en vervolgens hieruit geschrapt. Aangezien de inventaris geen volledige informatie over de locatie van de goederen bevat, waren de controleurs van de Rekenkamer niet in staat te verifiëren of de goederen werkelijk buiten dienst waren gesteld. Goederen die voor het einde van de normaal geachte gebruiksduur moeten worden vervangen (bij voorbeeld wegens beschadiging) worden, als zij in het magazijn terugkomen, aan de hand van hun plaatjes geïdentificeerd en dan uit de inventaris geschrapt.

7.3.2. Bij het huidige niet-geautomatiseerde inventarissysteem in het Parlement is het niet mogelijk om goederen uit de inventaris te schrappen die niet van een inventarisaanduiding (plaatje) zijn voorzien. Derhalve omvat de inventaris ook goederen die feitelijk buiten dienst zijn gesteld. Anderzijds bleek dat een aantal artikelen wegens vervanging uit de inventaris zijn geschrapt, terwijl zij toch verder worden gebruikt.

7.3.3. Bij de controle van de inventaris van het Economisch en Sociaal Comité bleek dat deze niet was bijgewerkt, aangezien sedert 1975 geen vervreemdingen waren geregistreerd. Er werd bij voorbeeld opgemerkt dat zeven schrijfmachines en een auto, die in 1976 al werden verkocht, nog steeds op de inventaris voorkwamen. Er zijn eerste stappen genomen om deze situatie in orde te brengen.

8. VERZEKERING

8.1. Tegen de risico's die zich in verband met de activa van de Instellingen voordoen, wordt over het algemeen een verzekering afgesloten. De vraag of een bepaald artikel of risico moet worden verzekerd wordt in principe beoordeeld uit overwegingen van opportuniteit. Indien de premie te hoog wordt geacht in verhouding tot het mogelijke voordeel, kan de Instelling besluiten geen verzekering af te sluiten.

8.2. Na een oproep om inschrijvingen sluit de Commissie via twee agenten bij verscheidene verzekeringsmaatschappijen haar belangrijkste verzekeringen af. De waarde van de gedekte goederen (met name van meubilair, apparatuur en papiervoorraden) wordt getaxeerd op basis van de oorspronkelijke koopprijs, die op jaarlijkse basis aan de index wordt aangepast. Deze taxatie is echter niet rechtstreeks gekoppeld of aangepast aan de inventaris en/ of voorraadstaten.

8.3. In het algemeen kunnen de andere Instellingen gebruik maken van de verzekeringspolissen van de Commissie, maar in sommige gevallen regelen zij zelf hun verzekering.

9. OPMERKINGEN DOOR DE REKENKAMER

Aanschaffingen

9.1. Zoals reeds eerder werd gezegd, heeft de Rekenkamer zich in dit overzicht van het aankoopbeleid grotendeels beperkt tot de kantoorbenodigdheden en -uitrusting, enzovoort, die door de belangrijkste inkoopafdeling van iedere Instelling worden aangeschaft. De Rekenkamer acht een dergelijke centralisatie in iedere Instelling bijzonder wenselijk, aangezien de afdeling zo voldoende ervaring kan opdoen om offertes van een groter aantal leveranciers aan te vragen, waardoor meer kans bestaat dat een zo voordelig mogelijke prijs wordt bedongen. De Rekenkamer beveelt de Commissie aan, erop toe te zien dat de gemeenschappelijke uitvoeringsvoorschriften een duidelijke omschrijving omvatten van de respectieve rol van de inkoopafdeling en de gebruikende afdelingen en van de verantwoordelijkheid van eerstgenoemde afdeling voor de uiteindelijke keuze van de aan te zoeken en te kiezen leveranciers, alsmede om te overwegen de bestaande rechten van bepaalde andere sectoren om hun eigen aankopen te doen over te dragen aan de centrale inkoopafdeling.

9.2. Aangezien de Instellingen geen duidelijke doelstellingen op dit gebied hebben vastgesteld, heeft de Rekenkamer getracht het systeem en het inkoopbeleid te vergelijken met de ervaringen van anderen en met andere algemeen aanvaarde gebruiken. Zij juicht het bestaan van de "Groupe d'harmonisation d'achats" toe en hoopt dat deze ook in de toekomst de uitwisseling van informatie en van interinstitutionele contracten (contrats-cadres) zal bevorderen. De Rekenkamer beseft dat de Instellingen moeten vermijden om op welk gebied dan ook monopolies aan te moedigen en is van oordeel dat dit kan worden gedaan door gebruik te maken van de "contrats-cadres", waarbij uit een groter aantal leveranciers/genres kan worden gekozen (zoals bij de contracten voor meubilair van de Commissie) en door de contracten niet automatisch te verlengen. De Rekenkamer beveelt aan dat de inkopen nog meer worden gecentraliseerd, zodat de Instellingen in hun voornaamste regelmatig terugkerende behoeften kunnen voorzien door gecentraliseerde offerteaanvragen en centraal afgesloten contracten. Volgens de Rekenkamer moet een dergelijke regeling bij juiste uitvoering de economische belangen van de Gemeenschap dienen, aangezien zij hierdoor een vastere greep op de markt krijgt, alle Instellingen de mogelijkheid krijgen om tegen de laagste prijzen in te kopen en in zekere mate wordt vermeden dat de Instellingen tweemaal hetzelfde werk verrichten, hetgeen nu dikwijls het geval is. Hoewel het soms noodzakelijk kan zijn dat buitengewone aanschaffingen (bij voorbeeld leveringen naar Straatsburg) nog steeds door de betrokken Instelling zelf worden verzorgd stelt de Rekenkamer voor dat de "Groep" bestudeert hoe de Instellingen het best kunnen samenwerken bij offerteaanvragen en de afsluiting van contracten voor door allen benodigde artikelen, zoals meubilair en kantooruitrusting en -benodigdheden. De grote prijsverschillen, zoals uit de tabellen 5, 6 en 7 blijkt, tonen duidelijk aan dat een dergelijke centralisatie noodzakelijk is.

9.3. Wat het verlies aan zelfstandigheid van de Instellingen betreft, zal onder andere worden aangevoerd dat soms lagere prijzen worden betaald door de kleinere Instellingen en dat aan een bepaalde keuze de voorkeur kan worden gegeven. Volgens de Rekenkamer is geen van deze argumenten houdbaar. Wat het laatste punt betreft, is duidelijk dat de invoering van een rationeel systeem met duidelijk omschreven normen een eerste stap zou kunnen zijn in de richting van bezuinigingen in het inkoopbeleid.

Deze kunnen kwantitatief en kwalitatief worden vastgelegd en hoeven dus niet een grootscheepse standaardisatie tot gevolg te hebben. Er moet echter een vraagteken worden geplaatst bij de interinstitutionele verschillen die met betrekking tot het beperkte aantal voor dit verslag onderzochte artikelen aan het licht zijn gekomen. De Rekenkamer vraagt zich bij voorbeeld af of de normen voor meubilair op interinstitutioneel niveau zijn bestudeerd en of de Commissie redenen heeft om 103 594 Bfr. aan meubilair voor iedere A 3 (tabel 4) uit te geven, terwijl andere Instellingen binnen een prijsklasse van 55 000 Bfr. tot 74 000 Bfr. blijven (tabel 1). Ook de argumenten voor of tegen de aanschaf van IBM-schrijfmachines (die circa 30 000 Bfr. kosten) in plaats van machines van verschillende andere merken (die gemiddeld 20 000 Bfr. kosten) zijn nog niet volledig geëvalueerd (tabel 5). Hoewel in dit verband wel enige technische argumenten naar voren werden gebracht, kan soortgelijke kritiek worden uitgeoefend op het gebrek aan economische controle bij de inkoop van offsetmachines (zie punt 3.6.6). De Rekenkamer adviseert dat ingrijpendere maatregelen worden genomen om de normen en prijzen te harmoniseren en stelt met name voor dat de Commissie de begrotingsautoriteit aanbevelingen voorlegt, ten einde duidelijke normen vast te stellen voor door alle Instellingen benodigde artikelen.

9.4. Indien de Instellingen onafhankelijk gunstigere voorwaarden kunnen bedingen dan waartegen de "contrats-cadres" centraal zijn afgesloten, zou dit moeten worden aangemoedigd. De lagere prijzen zouden dan eveneens voor de andere Instellingen moeten gelden, waardoor dan weer "contrats-cadres" zouden ontstaan.

9.5. Hoewel de Rekenkamer van mening is dat door de Instellingen naar een grotere centralisatie van de aankopen en naar gemeenschappelijke normen moet worden gestreefd, gelooft zij niet dat dit een volledige oplossing is. Volgens het standpunt van de "Groupe d'harmonisation" maken de verschillen in omvang en rol tussen de Instellingen indentieke formules onbruikbaar. De Rekenkamer is desalniettemin van mening dat een veel grotere samenwerking op het gebied van het aankoopbeleid van de Instellingen tot stand zou moeten worden gebracht. Afgezien van bovengenoemde aanbevelingen, stelt zij voor dat de oprichting van een gemeenschappelijke Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten wordt bestudeerd waaraan alle Instellingen hun belangrijke voorstellen voor aankopen zouden moeten voorleggen. Deze gemeenschappelijke Raadgevende Commissie zou dan vergelijkingen tussen de Instellingen kunnen maken met betrekking tot de gezochte kwaliteit, het aantal aangeschreven leveranciers en de aangeboden prijzen. Zij zou bestaan uit niet-belanghebbende ambtenaren uit alle Instellingen en de betrokken financiële controleurs zouden als waarnemer de vergaderingen kunnen bijwonen. De betrokken inkoopafdeling zou de Raadgevende Commissie ter zake dienende documenten voorleggen. Overeenkomstig het bestaande Financieel Reglement moet iedere Instelling haar eigen Raadgevende Commissie oprichten ; volgens de Rekenkamer zou het de belangen van de Gemeenschappen meer dienen indien een gemeenschappelijke Raadgevende Commissie voor belangrijke aankopen werd opgericht en zij adviseert dat de afzonderlijke Instellingen hierover met elkaar in overleg treden, ten einde de noodzakelijke amendementen op het Financieel Reglement voor te stellen.

9.6. De inkoop van goederen en diensten kan alleen efficiënt en economisch geschieden, als de betrokken diensten er inderdaad van doordrongen zijn - en worden geïnstrueerd - dat efficiëntie en economie voorop dienen te staan ; gemeenschappelijke normen hebben alleen nut, als deze normen verhinderen dat tegen de hoogste prijzen wordt ingekocht, zoals nu veel gebeurt. Hoewel de ambtenaren in het algemeen hun werkzaamheden nauwgezet leken te verrichten, moet de Rekenkamer er in dit verband op wijzen dat in dit verslag soms kritiek wordt uitgeoefend op de verschillende aspecten van het aankoopbeleid en van de voorraadcontrole van elk der Instellingen.

Met name de volgende twee detailfouten kwamen dikwijls voor: i) Het ontbreken van een gemeenschappelijk systeem tot rechtvaardiging van de aankopen. Met name in de punten 3.4.2, 3.4.5, 3.6.1.3, 3.6.2, 3.6.3, en 4 wordt aangetoond dat in sommige gevallen de keuze van leverancier onvoldoende is gestaafd en dat de Instellingen op verschillende manieren te werk gaan en de gegevens op verschillende manieren vastleggen. Naar wij hebben vernomen wordt overwogen om bij alle Instellingen gebruik te gaan maken van een "justification du marché" zoals momenteel door de Commissie wordt toegepast.

ii) Het marktonderzoek door middel van prijsaanvragen schiet tekort. Hoog percentage inschrijvingen door één enkele leverancier of duurdere offertes die aanvaard worden (zie met name 3.4.3, 3.4.4 en 3.6.1.3).

Deze beide aspecten wijzen erop dat de inkoopafdelingen zich bij hun keuze van leverancier prijsbewuster zouden kunnen opstellen. Een eerste stap in deze richting zou de invoering van een duidelijk voorschrift kunnen zijn dat de rechtvaardiging van de keuze goed moet worden gedocumenteerd (ook ten behoeve van de financiële controle). De stukken zouden dan ten minste tot de verlening van kwijting voor de desbetreffende rekeningen bewaard moeten blijven.

Voorraadcontrole en inventaris

9.7. Voor een gezond financieel beheer is het noodzakelijk dat de ontvangst, afgifte en aanwezigheid van zowel verbruiks- als duurzame goederen worden geregistreerd om een juiste besteding van de gemeenschappelijke middelen te bevorderen en om deze goederen ook tijdens hun gebruik te kunnen blijven controleren. Deze registratie zou in wezen uit drie fasen moeten bestaan (plaatselijke magazijnvoorraadkaarten, onafhankelijke voorraadstaten, inventaris en grootboek). De Rekenkamer is van mening dat de door de Instellingen bijgehouden lijsten niet op bevredigende wijze voldoen aan de in het Financieel Reglement gestelde eisen of aan de algemeen aanvaarde rekenplichtige principes. Voorraadstaten (permanente bijhouding van ontvangst, afgifte en opslag) zijn dus van essentieel belang bij de controle van de goederen, vormen een bruikbare controle van de ontvangst en het feitelijk bestaan van de goederen en zijn van nut bij nieuwe aankopen omdat daaruit de nodige informatie kan worden geput omtrent gebruik en bijbestellingen. Aan dit doel wordt beantwoord door de geautomatiseerde voorraadstaten die door de Commissie voor haar voorraden papier- en kantoorbenodigdheden worden bijgehouden en in mindere mate door de niet-geautomatiseerde systemen van het Parlement en de Raad. De Rekenkamer juicht de beslissing van het Parlement toe om gebruik te gaan maken van het computersysteem van de Commissie. Zij acht het echter verontrustend dat andere voorraadstaten, met name voor meubilair, in het algemeen ontbreken. Zij beveelt iedere Instelling aan om onafhankelijk van de magazijnmeester volledige staten in te voeren voor de goederen die worden aangekocht en ontvangen en om regelmatig controles uit te oefenen om na te gaan of de feitelijke afgifte en opslag met de verwachte niveaus overeenkomen.

9.8. Behalve dat dergelijke voorraadstaten een feitelijke controle op het beheer van de magazijnmeester mogelijk maken, hebben zij ten minste nog drie andere functies. Aan de hand hiervan kan de waarde worden geschat van het in dergelijke voorraden geïnvesteerde kapitaal, kan worden vastgesteld van welke goederen te grote voorraden worden gehouden en kunnen de bijbestellingen worden geregeld. De voorraadcontrole zou onder andere tot doel moeten hebben de voorraden van de Gemeenschap tot het meest economische niveau te beperken, waarbij rekening moet worden gehouden met het gebruik, de leveringstijd en alternatieve oplossingen, zoals de mogelijkheid de voorraden bij de leverancier te laten. Er hadden derhalve maatregelen moeten worden genomen ten aanzien van de in punt 5.3.4.3 genoemde grote voorraden, zo nodig door een wijziging van de tijdschema's voor bestellingen.

9.9. Deze voorraadstaten kunnen eveneens bij de controle worden gebruikt. De Rekenkamer was niet in staat om een doeltreffende controle van de aankoop van meubilair uit te voeren, aangezien hierover geen voorraadstaten ter beschikking zijn. Hoewel iedere betaling gestaafd werd door een doorgaans op het ontvangstadres ondertekend reçu, was het dikwijls onmogelijk om vast te stellen of en waar deze artikelen werden afgeleverd en zelfs of zij ooit de magazijnmeester in handen waren gekomen. Dit gold stellig voor artikelen als stoelen, enzovoort, beneden de voor de inventaris vastgestelde prijs. Zelfs als deze wel in de inventaris werden opgenomen, is het niet zeker of de Instellingen alle betaalde goederen hadden ontvangen en op juiste wijze gebruikten of dat verantwoordelijkheid bestond voor het beheer hiervan, aangezien geen officiële controleprocedures bestaan voor het verplaatsen van meubilair, niet voortdurend de locatie van het betrokken artikel wordt aangegeven en aangezien het feitelijk bestaan van de artikelen niet wordt gecontroleerd. De Rekenkamer adviseert alle Instellingen met klem om binnenkort met name voor het meubilair voorraadstaten aan te leggen.

9.10. Een behoorlijke inventaris wordt gewoonlijk onontbeerlijk geacht voor het uitoefenen van controle op de bezittingen en is als zodanig door het Financieel Reglement vereist. Het gebrek van de huidige inventarissen is dat zij niet de locatie aangeven. Hierdoor kan het verband tussen de voorraadlijsten en de feitelijk aanwezige goederen niet worden aangetoond en evenmin maken deze lijsten het mogelijk om de goederen werkelijk te controleren of om de ontvangers hiervoor verantwoordelijk te stellen. Diefstal en ander verlies kunnen onopgemerkt blijven, goederen kunnen als zijnde versleten van de inventaris worden geschrapt, hoewel zij in feite blijven bestaan. Bovendien geeft de inventaris de gebruiker geen gevoel van verantwoordelijkheid voor het ontvangen goed, aangezien hij latere mutaties niet behoeft te melden en te laten registreren. De Rekenkamer beveelt aan dat de momenteel door de Instellingen gebruikte systemen verder worden gewijzigd, zodat een doeltreffende inventaris tot stand komt die feitelijke controles gemakkelijker toelaat.

9.11. Men kan erover discussiëren of de Gemeenschappen verzekeringen moeten afsluiten of de risico's voor eigen rekening moeten nemen. De Rekenkamer heeft dit vraagstuk in dit verslag buiten beschouwing gelaten. Het is echter duidelijk dat een eventuele assurantiedekking moet zijn gebaseerd op realistische taxaties en ook op dit punt zou de vaststelling van de globale waarde en het bestaan van de te verzekeren bezittingen aan betrouwbaarheid winnen, als op juiste wijze voorraadstaten en inventarissen werden bijgehouden.

Aangenomen door de Rekenkamer op 24 september 1980.

BIJLAGE I Betalingsverplichtingen voor de aankoop van adminstratieve goederen (onderzoek niet inbegrepen)

>PIC FILE= "T0035646">

BIJLAGE II Waarde van goederen in voorraad (onderzoek niet inbegrepen)

>PIC FILE= "T0035647">

BIJLAGE III

Aantal schrijfmachines op 31 december 1978 in Brussel, Luxemburg en Straatsburg

>PIC FILE= "T0035648"> Aantal schrijfmachines in verhouding tot het personeelbestand (op 31 december 1978)

>PIC FILE= "T0035649">

BIJLAGE IV Overzicht van de kosten voor het door de Commissie voor A 3-ambtenaren uitgekozen meubilair (resulterend uit offerteaanvraag nr. 402/7)

>PIC FILE= "T0035650">