BIJLAGE I

BESLUIT Nr. 1/2004

van 28 mei 2004

van de Stabilisatie- en associatieraad EU–voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië houdende vaststelling van zijn reglement van orde en dat van het Stabilisatie- en associatiecomité

DE STABILISATIE- EN ASSOCIATIERAAD,

Gelet op de stabilisatie- en associatieovereenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, anderzijds (1), en met name op de artikelen 108, 109, 110, 111, 112 en 113,

BESLUIT:

Artikel 1

Voorzitterschap

De Stabilisatie- en associatieraad wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Raad van de Europese Unie, namens de Gemeenschap en haar lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de Stabilisatie- en associatieraad en eindigt op 31 december 2004.

Artikel 2

Zittingen

De Stabilisatie- en associatieraad komt periodiek, eens per jaar, op ministerieel niveau bijeen. Op verzoek van een van de partijen kunnen speciale zittingen van de Stabilisatie- en associatieraad worden belegd indien de partijen dat overeenkomen.

Tenzij de partijen anderszins overeenkomen wordt elke zitting van de Stabilisatie- en associatieraad gehouden ter plaatse waar gewoonlijk de zittingen van de Raad van de Europese Unie worden gehouden op een tussen beide partijen overeengekomen datum.

De zittingen van de Stabilisatie- en associatieraad worden door de secretarissen van de Stabilisatie- en associatieraad gezamenlijk in overleg met de voorzitter bijeengeroepen.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

De leden van de Stabilisatie- en associatieraad mogen zich doen vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen. Indien een lid zich wenst te doen vertegenwoordigen, dient hij de voorzitter vóór de zitting waar hij vertegenwoordigd dient te worden, in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger.

De vertegenwoordiger van een lid van de Stabilisatie- en associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de Stabilisatie- en associatieraad mogen door ambtenaren vergezeld worden.

Vóór elke zitting wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Wanneer er op de agenda een punt staat dat verband houdt met de Europese Investeringsbank, woont een vertegenwoordiger van die bank de zitting van de Stabilisatie- en associatieraad als waarnemer bij.

De Stabilisatie- en associatieraad kan niet-leden uitnodigen de zittingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de missie van de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië in Brussel treden gezamenlijk op als secretarissen van de Stabilisatie- en associatieraad.

Artikel 6

Correspondentie

De voor de Stabilisatie- en associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht aan de voorzitter van de Stabilisatie- en associatieraad op het adres van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

De twee secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie aan de voorzitter van de Stabilisatie- en associatieraad wordt doorgezonden en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de Stabilisatie- en associatieraad. Verspreide correspondentie wordt gericht aan het secretariaat-generaal van de Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten en de missie van de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië in Brussel.

Mededelingen die uitgaan van de voorzitter van de Stabilisatie- en associatieraad worden door de twee secretarissen aan de geadresseerden gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de Stabilisatie- en associatieraad met gebruik van de in de voorgaande alinea bedoelde adressen.

Artikel 7

Openbaarheid

De zittingen van de Stabilisatie- en associatieraad zijn, tenzij anders wordt beslist, niet openbaar.

Artikel 8

Agenda van de zittingen

1. De voorzitter stelt voor elke bijeenkomst een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Stabilisatie- en associatieraad uiterlijk 15 dagen voor het begin van de zitting naar de in artikel 6 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen voor het begin van de zitting een verzoek tot het opnemen in de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen.

De agenda wordt bij het begin van iedere zitting door de Stabilisatie- en associatieraad goedgekeurd. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.

2. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 vermelde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 9

Notulen

Van elke zitting worden door de twee secretarissen ontwerp-notulen opgesteld.

In de notulen worden in het algemeen voor elk agendapunt de volgende gegevens vermeld:

— de bij de Stabilisatie- en associatieraad ingediende documentatie,

— verklaringen die op verzoek van een lid van de Stabilisatie- en associatieraad worden opgenomen,

— genomen besluiten, gedane aanbevelingen, overeengekomen verklaringen en vastgestelde conclusies.

De ontwerp-notulen worden ter goedkeuring aan de Stabilisatie- en associatieraad voorgelegd. Eenmaal goedgekeurd worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de twee secretarissen. De notulen worden bewaard in de archieven van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, dat optreedt als depositaris van de documenten van de associatie. Een gewaarmerkt afschrift wordt aan elk van de in artikel 6 bedoelde geadresseerden toegezonden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

1. De besluiten en aanbevelingen van de Stabilisatie- en associatieraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld.

In de periode tussen twee zittingen kan de Stabilisatie- en associatieraad, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen via de schriftelijke procedure vaststellen.

2. De besluiten en aanbevelingen van de Stabilisatie- en associatieraad in de zin van artikel 110 van de stabilisatie- en associatieovereenkomst dragen de titel „besluit”, respectievelijk „aanbeveling”, gevolgd door een nummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp.

De besluiten en aanbevelingen van de Stabilisatie- en associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen.

Besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in bovengenoemd artikel 6 bedoelde geadresseerden.

Elke partij kan besluiten tot bekendmaking van besluiten en aanbevelingen van de Stabilisatie- en associatieraad in haar respectieve officiële publicatie.

Artikel 11

Talen

De officiële talen van de Stabilisatie- en associatieraad zijn de officiële talen van de twee partijen.

Behoudens een andersluidend besluit beraadslaagt de Stabilisatie- en associatieraad op basis van in deze talen opgestelde documenten.

Artikel 12

Uitgaven

De Gemeenschap en de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië nemen elk de uitgaven ter zake van hun deelneming aan de zittingen van de Stabilisatie- en associatieraad, zowel voor wat personeelsuitgaven en reis- en verblijfkosten betreft als voor wat de uitgaven inzake post- en telecommunicatie betreft, voor hun rekening.

De uitgaven voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling en vermenigvuldiging van de documenten komen ten laste van de Gemeenschap, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling uit of in de officiële taal van de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, welke voor rekening van de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië komen.

Andere kosten die verbonden zijn aan de organisatie van vergaderingen komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.

Artikel 13

Stabilisatie- en associatiecomité

1. Het Stabilisatie- en associatiecomité dient de Stabilisatie- en associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bij te staan. Het bestaat uit vertegenwoordigers van de Raad van de Europese Unie en vertegenwoordigers van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, enerzijds, en vertegenwoordigers van de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, anderzijds. Gewoonlijk zijn dit hoge ambtenaren.

2. Het Stabilisatie- en associatiecomité bereidt de zittingen en beraadslagingen van de Stabilisatie- en associatieraad voor, voert waar passend de besluiten van de Stabilisatie- en associatieraad uit en zorgt in algemene zin voor de continuïteit in de associatiebetrekking en het goed functioneren van de stabilisatie- en associatieovereenkomst. Het Stabilisatie- en associatiecomité behandelt alle zaken die de Stabilisatie- en associatieraad aan het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de stabilisatie- en associatieovereenkomst. Voorstellen of ontwerp-besluiten en -aanbevelingen worden door het Stabilisatie- en associatiecomité ter goedkeuring aan de Stabilisatie- en associatieraad voorgelegd.

3. Bij een in de stabilisatie- en associatieovereenkomst vermelde verplichting tot of mogelijkheid tot overleg, kan dit overleg in het Stabilisatie- en associatiecomité plaatsvinden. Dit overleg kan, indien beide partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Stabilisatie- en associatieraad.

4. Het reglement van orde van het Stabilisatie- en associatiecomité is opgenomen in de bijlage bij dit besluit.