Standaardreglement van orde - Besluit 1999/468/EG van de Raad

Reglement van orde van het comité ...

(2001/C 38/03)

HET COMITÉ (naam),

Gelet op (verwijzing naar het besluit waarbij de Raad het comité opricht)(1),

HEEFT OP BASIS VAN HET OP (datum van goedkeuring) DOOR DE COMMISSIE VASTGESTELDE STANDAARDREGLEMENT(2) ZIJN REGLEMENT VAN ORDE OPGESTELD:

Artikel 1

Bijeenroeping

1. Het comité wordt bijeengeroepen door zijn voorzitter, hetzij op diens initiatief, hetzij op verzoek van de gewone meerderheid van de leden van het comité.

2. Voor vraagstukken die tevens onder de bevoegdheid van andere comités vallen, kunnen gemeenschappelijke vergaderingen met die comités worden bijeengeroepen(3).

Artikel 2

Agenda

1. De voorzitter stelt de agenda op en legt deze aan het comité voor.

2. In de agenda wordt onderscheid gemaakt tussen:

a) ontwerp-maatregelen waarover advies van het comité gevraagd wordt volgens de [raadplegings/beheers/regelgevings]procedure bedoeld in artikel ..., lid ..., van ...(4)(5);

b) andere vraagstukken die ter informatie of met het oog op een gedachtewisseling aan het comité voorgelegd worden, hetzij op initiatif van de voorzitter, hetzij op schriftelijk verzoek van een lid van het comité, (hetzij uit hoofde van specifieke bepalingen van artikel ... van ...)(6).

Artikel 3

Toezending van stukken aan de leden van het comité

1. De convocatie, de agenda, de ontwerp-maatregelen waarover het advies van het comité wordt gevraagd en alle verdere werkdocumenten worden in de regel uiterlijk 14 kalenderdagen vóór de vergaderdatum overeenkomstig artikel 13, lid 2, aan de leden van het comité gezonden(7).

2. In spoedeisende gevallen en indien de vast te stellen maatregelen onmiddellijk moeten worden toegepast, kan de voorzitter, op verzoek van een lid van het comité of op eigen initiatief, de in het vorige lid gestelde termijn verkorten tot vijf kalenderdagen vóór de vergaderdatum(8).

3. In uiterst spoedeisende gevallen(9) kan de voorzitter afwijken van de in de leden 1 en 2 bepaalde termijnen. Indien tijdens de vergadering wordt voorgesteld een punt op de agenda te plaatsen, is de goedkeuring door de gewone meerderheid van de leden van het comité vereist.

Artikel 4

Informatie van het Europees Parlement

1. De agenda en de aan het comité voorgelegde ontwerpen betreffende maatregelen ter uitvoering van besluiten die volgens de procedure van artikel 251 van het Verdrag zijn vastgesteld, worden door de Commissie ter informatie toegezonden aan het Europees Parlement binnen dezelfde termijnen en onder dezelfde voorwaarden als gelden voor de toezending aan de permanente vertegenwoordigingen.

2. De algemene resultaten van de stemmingen, de presentielijst als bedoeld in artikel 12, en het beknopt verslag van de vergaderingen als bedoeld in artikel 11, lid 2, worden door de Commissie binnen 14 kalenderdagen na elke vergadering van het comité aan het Europees Parlement toegezonden.

Artikel 5

Advies van het comité

1. Stemmingen in het kader van de raadplegingsprocedure gebeuren met gewone meerderheid van de leden van het comité. Indien het advies van het comité wordt uitgebracht in het kader van de beheers- of regelgevingsprocedure, wordt gestemd met de in artikel 205, lid 2, van het Verdrag bedoelde meerderheid.

2. Op eigen initiatief of op verzoek van een lid kan de voorzitter de stemming over een agendapunt naar het einde van de vergadering of naar een volgende vergadering verschuiven

- indien het ontwerp tijdens de vergadering inhoudelijk wordt gewijzigd,

- indien de tekst van het ontwerp tijdens de vergadering aan het comité is voorgelegd,

- indien overeenkomstig artikel 3, lid 3, een nieuw punt op de agenda van de vergadering is geplaatst.

Indien er zich bijzondere moeilijkheden voordoen, kan de voorzitter de vergadering tot de volgende dag verlengen.

3. Wanneer een lid van het comité daarom verzoekt, wordt niet gestemd indien de documenten met betrekking tot een agendapunt niet binnen de in artikel 3, leden 1 en 2, vastgestelde termijn zijn toegestuurd.

Op voorstel van de voorzitter of op verzoek van een lid kan het comité niettemin, gelet op de urgentie van het onderwerp, bij gewone meerderheid van zijn leden besluiten het punt op de agenda te laten staan.

4. Indien het comité niet binnen de door de voorzitter vastgestelde termijn advies heeft uitgebracht, kan deze, behalve in dringende gevallen, de termijn uiterlijk tot het einde van de volgende vergadering verlengen. Zo nodig kan van de schriftelijke procedure van artikel 9 gebruikgemaakt worden.

Artikel 6

Vertegenwoordiging en quorum

1. Elke delegatie van een lidstaat wordt als één lid van het comité aangemerkt. De vertegenwoordiging van elke lidstaat is tot één persoon beperkt. Met toestemming van de voorzitter kunnen de delegaties zich op kosten van de betrokken lidstaat door deskundigen laten vergezellen.

2. De delegatie van een lidstaat kan, in voorkomend geval, de vertegenwoordiging van één andere lidstaat waarnemen. De voorzitter wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld door de permanente vertegenwoordiging van de lidstaat die zich laat vertegenwoordigen.

3. Het aantal leden van het comité dat aanwezig moet zijn voor de geldigheid van de beraadslagingen van het comité met betrekking tot de in artikel 2, lid 2, onder a), genoemde ontwerp-maatregelen, is het aantal dat nodig is voor het uitbrengen van een advies met de daartoe vereiste meerderheid.

Artikel 7

Werkgroepen

1. Het comité kan voor de behandeling van bijzondere vraagstukken werkgroepen vormen. De werkgroepen worden voorgezeten door een vertegenwordiger van de Commissie.

2. Deze werkgroepen brengen aan het comité verslag uit. Zij kunnen daartoe een rapporteur aanwijzen.

Artikel 8

Toelating van derden

1. De voorzitter kan op verzoek van een lid of op eigen initiatief besluiten over bijzondere punten deskundigen te horen.

2. De vertegenwoordigers van (betrokken derde land of organisatie) worden uitgenodigd de vergaderingen van het comité bij te wonen overeenkomstig het bepaalde in (besluit van de Raad, door de Gemeenschap gesloten overeenkomst, besluit van de Associatieraad of ander basisbesluit waarin de aanwezigheid van bedoelde waarnemers is geregeld).

3. De deskundigen en de vetegenwoordigers van derde landen of organisaties nemen niet aan de stemmingen van het comité deel en zijn daarbij niet aanwezig.

Artikel 9

Schriftelijke procedure

1. Zo nodig en indien daar redenen voor worden aangevoerd, kan het advies van het comité via een schriftelijke procedure worden verkregen. In dat geval stuurt de voorzitter de ontwerp-maatregelen waarover het advies van het comité wordt gevraagd toe aan de leden van het comité overeenkomstig artikel 13, lid 2. Elk lid van het comité dat niet binnen de in de mededeling vastgestelde termijn heeft laten weten bezwaar te hebben tegen of geen standpunt te willen innemen inzake de ontwerp-maatregelen, wordt geacht ermee in te stemmen; deze termijn bedraagt minstens 14 kalenderdagen.

In spoedeisende en uiterst spoedeisende gevallen geldt de termijn van artikel 3, lid 2, respectievelijk lid 3.

2. Indien een lidstaat echter verzoekt de ontwerp-maatregelen op een vergadering van het comité te behandelen, wordt de schriftelijke procedure zonder verder gevolg afgesloten; de voorzitter roept het comité dan zo spoedig mogelijk bijeen.

Artikel 10

Secretariaat

Het secretariaat van het comité en van de eventuele krachtens artikel 7 opgerichte werkgroepen wordt door de diensten van de Commissie verzorgd.

Artikel 11

Notulen en beknopt verslag van de vergaderingen

1. Van iedere vergadering worden onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter notulen opgemaakt, die met name de adviezen bevatten inzake de ontwerp-maatregelen als bedoeld in artikel 2, lid 2, oder a), en in voorkomend geval de standpunten over de in artikel 2, lid 2, onder b), vermelde vraagstukken. De tekst van de adviezen wordt in een afzonderlijke bijlage opgenomen. De notulen worden binnen 15 werkdagen aan de leden van het comité toegezonden.

De leden stellen de voorzitter schriftelijk in kennis van hun eventuele opmerkingen. Deze worden aan het comité medegedeeld; indien er verschil van mening bestaat, wordt de voorgestelde wijziging door het comité besproken. Wordt dan nog geen overeenstemming bereikt, dan wordt de wijziging als bijlage bij de notulen opgenomen.

2. Van iedere vergadering wordt onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter ten behoeve van het Europees Parlement een beknopt verslag opgemaakt dat voor elk agendapunt een samenvatting bevat, alsmede de uitslag van de stemming over de aan het comité voorgelegde ontwerp-maatregelen. In dat beknopt verslag wordt geen melding gemaakt van de individuele standpunten van de lidstaten tijdens de beraadslagingen van het comité.

Artikel 12

Presentielijst

1. Bij elke vergadering stelt de voorzitter een presentielijst op die de autoriteiten of organen vermeldt waaronder de personen ressorteren die door de lidstaten zijn aangewezen om hen te vertegenwoordigen.

2. Aan het begin van elke vergadering moet ieder lid waarvan de deelname aan de werkzaamheden van het comité voor een bepaald agendapunt een belangenconflict zou doen ontstaan, de voorzitter hiervan op de hoogte stellen.

De leden van de delegaties die niet onder een autoriteit of orgaan van een lidstaat ressorteren, ondertekenen een verklaring dat hun deelname aan het comité geen belangenconflicten doet rijzen.

Bij een eventueel belangenconflict neemt het lid in kwestie, wanneer de voorzitter daarom verzoekt, niet aan de bespreking van de betrokken agendapunten deel.

Artikel 13

Correspondentie

1. De correspondentie betreffende het comité wordt aan de Commissie gericht, ter attentie van de voorzitter van het comité.

2. De briefwisseling voor de leden van het comité wordt aan de permanente vertegenwoordigingen gericht, zo mogelijk langs elektronische weg; als een lidstaat hierom verzoekt, wordt een kopie rechtstreeks aan een door die lidstaat aangewezen persoon gericht.

Artikel 14

Transparantie

1. De beginselen en voorwaarden voor toegang van het publiek tot de documenten van het comité zijn dezelfde als gelden voor documenten van de Commissie. De Commissie beslist over de verzoeken om toegang tot die documenten.

2. De beraadslagingen van het comité zijn vertrouwelijk.

(1) PB L ... van ...

(2) PB L ... van ...

(3) Overeenkomstig de daartoe in het basisbesluit opgenomen bepalingen.

(4) PB L ... van ...

(5) Wanneer het comité adviezen moet uitbringen volgens meer dan één comitéprocedure of wanneer het basisbesluit bepaalt dat het comité volgens een andere procedure geraadplegt wordt, moet dit lid worden herhaald onder verwijziging naar de betrokken basisbesluiten.

(6) PB L ... van ...

(7) Wanneer op een bepaald gebied geregeld snel moet worden opgetreden en wanneer de maatregelen onmiddelijk moeten worden toegepast, kan een kortere termijn worden vastgesteld.

(8) Wanneer op een bepaald gebied geregeld snel moet worden opgetreden en wanneer de maatregelen onmiddelijk moeten worden toegepast, kan een kortere termijn worden vastgesteld.

(9) In het bijzonder wanneer gevaar dreigt voor de volksgezondheid of voor de gezondheid van dieren.