BESLUIT VAN DE EUROPESE INVESTERINGSBANK

van 26 februari 2019

houdende interne voorschriften betreffende de verwerking van persoonsgegevens door het Directoraat Personeelszaken van de Europese Investeringsbank in verband met informatieverstrekking aan betrokkenen en de beperking van sommige van hun rechten

DE EUROPESE INVESTERINGSBANK ("EIB"),

Gelet op het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 309,

Gelet op Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG,

Overwegende hetgeen volgt:

Op grond van artikel 38 van de EIB-medewerkersreglementen I en II mogen, overeenkomstig de in artikel 40 van deze medewerkersreglementen vastgelegde procedure, disciplinaire maatregelen worden genomen tegen medewerkers die hun verplichtingen jegens de EIB niet nakomen. Op grond van artikel 41 van de EIB-medewerkersreglementen I en II mogen geschillen worden voorgelegd aan een Conciliatieraad, met uitzondering van geschillen die voortvloeien uit de toepassing van de in artikel 38 van deze medewerkersreglementen bedoelde disciplinaire maatregelen. Uit hoofde van het EIB-beleid voor waardigheid op het werk en de EIB-richtlijnen voor bezwaarprocedures inzake beloningen dient de EIB zowel klachten over ongewenst gedrag als bezwaren tegen prestatiebeloningen in behandeling te nemen.

De organisatie en het toezicht op de procedures die zijn vastgelegd in de artikelen 40 en 41 van de EIB-medewerkersreglementen I en II, het EIB-beleid voor waardigheid op het werk en de EIB-richtlijnen voor bezwaarprocedures inzake beloningen, is de primaire verantwoordelijkheid van het Directoraat Personeelszaken van de EIB. Het Directoraat Personeelszaken richt zich hierbij vooral op het ondersteunen van, en het optreden als juridisch secretariaat voor, de organen die belast zijn met deze procedures.

Bij de uitvoering van zijn taken is het Directoraat Personeelszaken gebonden aan de eerbiediging van de rechten van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens die zijn verankerd in artikel 8, lid 1 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie en artikel 16, lid 1 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, alsook in wetgevingshandelingen die op die bepalingen gebaseerd zijn. Tevens dient het Directoraat Personeelszaken zich te houden aan de strikte regels voor vertrouwelijkheid en beroepsgeheim die zijn opgenomen in de EIB-medewerkersreglementen en -gedragscode, en moet het de procedurele rechten van de betrokken personen en getuigen waarborgen, met name het recht van de betrokken personen op een eerlijk proces, verdediging en vermoeden van onschuld.

In bepaalde omstandigheden moeten de rechten van betrokkenen uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 ("de Verordening") (1) worden afgestemd op de doelstellingen en behoeften van het Directoraat Personeelszaken bij het uitoefenen van zijn taken, alsook op de volledige eerbiediging van de fundamentele rechten en vrijheden van andere betrokkenen. Met het oog hierop voorziet artikel 25 van de Verordening in de mogelijkheid voor het Directoraat Personeelszaken om de toepassing te beperken van de artikelen 14 t/m 22 en 35, alsook artikel 4, voor zover de bepalingen daarvan overeenstemmen met de rechten en verplichtingen waarin de artikelen 14 t/m 22 voorzien.

Om ervoor te zorgen dat de procedures die worden uitgevoerd door het Comité disciplinaire maatregelen en de Conciliatieraad, die zijn ingesteld uit hoofde van de artikelen 40 respectievelijk 41 van de EIB-medewerkersreglementen I en II, en door de panels voor waardigheid op het werk en arbitrage, die zijn ingesteld uit hoofde van het EIB-beleid voor waardigheid op het werk respectievelijk de bezwaarprocedures inzake beloningen, effectief zijn en tevens voldoen aan de eisen die de Verordening stelt aan de bescherming van persoonsgegevens, moeten interne regels worden vastgelegd op grond waarvan het Directoraat Personeelszaken de rechten van de betrokkenen in overeenstemming met artikel 25, lid 1(c), (g) en (h) van de Verordening kan beperken.

De interne regels dienen te worden toegepast op alle verwerkingsactiviteiten die het Directoraat Personeelszaken uitvoert in het kader van zijn mandaat uit hoofde van de artikelen 40 en 41 van de EIB-medewerkersreglementen I en II en uit hoofde van het EIB-beleid voor waardigheid op het werk en de EIB-richtlijnen voor bezwaarprocedures inzake beloningen. Deze regels dienen te worden toegepast op de verwerking van gegevens vóór het in gang zetten van de procedures die worden uitgevoerd door het Comité disciplinaire maatregelen, de Conciliatieraad, en de panels voor waardigheid op het werk en arbitrage, tijdens deze procedures en bij het uitvoeren van de uitkomsten van deze procedures.

Om te voldoen aan de artikelen 14, 15 en 16 van de Verordening moet de verwerkingsverantwoordelijke alle personen op transparante en coherente wijze informeren over zijn activiteiten waarbij hun persoonsgegevens worden verwerkt en over hun rechten via op het EIB-intranet gepubliceerde privacyverklaringen, en de bij zijn activiteiten betrokkenen — namelijk de betrokken personen, partijen en getuigen — individueel informeren.

Voorts kan het Directoraat Personeelszaken ten behoeve van een effectieve samenwerking beperkingen toepassen op de rechten van de betrokkenen op bescherming van informatie met persoonsgegevens die afkomstig is van andere diensten van de EIB, instellingen, organen en instanties van de Europese Unie, bevoegde autoriteiten van lidstaten en derde landen of van internationale organisaties. Hiertoe dient het Directoraat Personeelszaken met deze andere diensten van de EIB, instellingen, organen, instanties, autoriteiten en internationale organisaties overleg te voeren over geldige gronden en de noodzaak en de evenredigheid van de beperkingen.

Het Directoraat Personeelszaken dient alle beperkingen op transparante wijze te behandelen en iedere toegepaste beperking te registreren in het daarvoor geëigende registratiesysteem.

Uit hoofde van artikel 25, lid 8 van de Verordening mogen de verwerkingsverantwoordelijken het informeren van een betrokkene over de redenen van een voor hem/haar geldende beperking uitstellen, achterwege laten of weigeren, indien dit informeren het doel van de beperking op enige wijze in gevaar zou brengen. Dit geldt met name wanneer er sprake is van een beperking van de rechten uit hoofde van de artikelen 16 en 35 van de Verordening. Om ervoor te zorgen dat het recht van de betrokkene om in overeenstemming met de artikelen 16 en 35 van de Verordening te worden geïnformeerd uitsluitend wordt beperkt zolang de redenen voor het uitstel bestaan, evalueert het Directoraat Personeelszaken zijn besluit regelmatig.

Voor zover een beperking wordt toegepast op de rechten van andere betrokkenen beoordeelt het Directoraat Personeelszaken per geval of het informeren over de beperking het doel van de beperking in gevaar zou brengen.

De functionaris voor gegevensbescherming ("DPO") van de EIB mag een onafhankelijke evaluatie uitvoeren van de toepassing van de beperkingen, om te waarborgen dat hierbij de bepalingen van dit Besluit worden nageleefd.

HEEFT ONDERSTAAND BESLUIT AANGENOMEN:

Artikel 1 Onderwerp en toepassingsgebied 1. In dit Besluit zijn de regels vastgelegd die de in artikel 2, lid 1 bedoelde verwerkingsverantwoordelijke dient na te leven om de betrokkenen in overeenstemming met de artikelen 14, 15 en 16 van de Verordening te informeren over de verwerking van hun gegevens. Hierin zijn ook de voorwaarden vastgelegd waaronder de desbetreffende verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met artikel 25, lid 1(c), (g) en (h) van de Verordening de toepassing mag beperken van de artikelen 14 t/m 22 en 35, alsook van artikel 4, van de Verordening. 2. De bepalingen van dit Besluit zijn van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door het Directoraat Personeelszaken ten behoeve van of in verband met de activiteiten die het uitvoert uit hoofde van de artikelen 40 en 41 van de EIB-medewerkersreglementen I en II, het EIB-beleid voor waardigheid op het werk, de EIB-richtlijnen voor bezwaarprocedures inzake beloningen en latere wijzigingen daarop. 3. In het kader van zijn mandaat verwerkt het Directoraat Personeelszaken een aantal categorieën van persoonsgegevens, met name identificatiegegevens, contactgegevens, professionele gegevens en gegevens die betrekking hebben op de rol van betrokkenen in de zaak.

Artikel 2 Aanwijzing van de verwerkingsverantwoordelijke en vaststelling van waarborgen 1. De Directeur-generaal personeelszaken wordt aangewezen als verwerkingsverantwoordelijke. 2. De persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde elektronische en fysieke omgeving om onrechtmatige toegang door of doorgifte van gegevens aan personen die niet beantwoorden aan het "need-to-know"-criterium, te voorkomen. 3. De verwerkte persoonsgegevens worden minimaal zes maanden en maximaal tien jaar bewaard. Meer informatie over de exacte bewaartermijnen per procedure zijn te vinden in het Overzicht bewaartermijnen van het Directoraat Personeelszaken. 4. Langere termijnen worden bij wijze van uitzondering toegepast indien daartoe gegronde redenen bestaan, en uitsluitend met toestemming van de DPO.

Artikel 3 Toepasselijke uitzonderingen en beperkingen 1. Bij de uitoefening van zijn taken betreffende de rechten van de betrokkenen uit hoofde van de Verordening, gaat het Directoraat Personeelszaken na of een van de in de Verordening vastgestelde uitzonderingen van toepassing is. 2. Onverminderd de artikelen 4 t/m 7 van dit Besluit mag het Directoraat Personeelszaken de toepassing beperken van de artikelen 14 t/m 22 en 35 van de Verordening, alsook van artikel 4, voor zover de bepalingen daarvan overeenstemmen met de rechten en verplichtingen waarin de artikelen 14 t/m 22 van de Verordening voorzien, wanneer de uitoefening van deze rechten en plichten het doel van de procedures als vastgelegd in de artikelen 40 en 41 van de EIB-medewerkersreglementen I en II, het EIB-beleid voor waardigheid op het werk en de EIB-richtlijnen voor bezwaarprocedures inzake beloningen in gevaar zou brengen, of afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van andere betrokkenen. 3. Onverminderd de artikelen 4 t/m 7 van dit Besluit mag het Directoraat Personeelszaken de rechten en plichten als bedoeld in lid 2 van dit artikel met betrekking tot persoonsgegevens die zijn verkregen van andere diensten van de EIB of instellingen, organen en instanties van de Europese Unie, bevoegde autoriteiten van lidstaten of van internationale organisaties, in onderstaande gevallen beperken: a) wanneer het uitoefenen van die rechten en plichten zou kunnen worden beperkt door andere diensten van de EIB of instellingen, organen en instanties van de Europese Unie op grond van andere handelingen als bedoeld in artikel 25 van de Verordening of in overeenstemming met hoofdstuk IX van de Verordening; b) wanneer het uitoefenen van die rechten en plichten zou kunnen worden beperkt door de bevoegde autoriteiten van lidstaten op grond van handelingen als bedoeld in artikel 23 van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad (2), of andere nationale maatregelen ter uitvoering van de artikelen 13, lid 3, 15, lid 3 of 16, lid 3 van Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement en de Raad (3); c) wanneer het uitoefenen van die rechten en plichten de samenwerking tussen het Directoraat Personeelszaken en derde landen en internationale organisaties in verband met de uitvoering van zijn taken, in gevaar zou kunnen brengen. Voordat het Directoraat Personeelszaken beperkingen toepast in gevallen als bedoeld in de eerste alinea, onder (a) en (b), raadpleegt het de desbetreffende diensten van de EIB, instellingen, organen en instanties van de Europese Unie of de bevoegde autoriteiten van lidstaten, tenzij het voor het Directoraat Personeelszaken duidelijk is dat een van de in die punten genoemde handelingen voorziet in de toepassing van een beperking. Punt (c) van de eerste alinea is niet van toepassing wanneer de belangen of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkenen prevaleren boven het belang van de Europese Unie om samen te werken met derde landen of internationale organisaties. 4. De leden 1, 2 en 3 doen niet af aan de geldigheid van andere besluiten van de EIB waarin interne regels zijn vastgelegd voor het verstrekken van gegevens aan betrokkenen en het beperken van sommige rechten uit hoofde van de Verordening.

Artikel 4 Informatieverstrekking aan betrokkenen 1. Het Directoraat Personeelszaken publiceert op het EIB-intranet privacyverklaringen waarin alle betrokkenen worden geïnformeerd over hun activiteiten waarbij persoonsgegevens van deze betrokkenen worden verwerkt. 2. Het Directoraat Personeelszaken informeert individueel alle betrokkenen die bij een procedure betrokken zijn als partij, betrokken persoon of getuige. 3. Wanneer het Directoraat Personeelszaken de verstrekking van informatie aan de in lid 2 bedoelde betrokkenen geheel of gedeeltelijk beperkt, legt het de redenen voor de beperking vast, en evalueert het daarbij de noodzaak en de evenredigheid van de beperking. Hiertoe wordt vastgelegd hoe de verstrekking van informatie het doel van de desbetreffende procedure van het Directoraat Personeelszaken of van de uit hoofde van artikel 3, lid 3 toegepaste beperkingen in gevaar zou brengen, of afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van andere betrokkenen. De vastgelegde gegevens, en voor zover van toepassing, de documenten met onderliggende feiten en juridische elementen, worden geregistreerd. Deze worden desgevraagd aan de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) verstrekt. 4. De beperking als bedoeld in lid 3 blijft gelden zolang de redenen daarvoor bestaan. Wanneer de redenen voor de beperking niet langer gelden, verstrekt het Directoraat Personeelszaken de desbetreffende informatie en de redenen voor de beperking aan de betrokkene. Tegelijkertijd informeert het Directoraat Personeelszaken de betrokkene over de mogelijkheid om te allen tijde een klacht in te dienen bij de EDPD of om beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie. Het Directoraat Personeelszaken evalueert de toepassing van de beperking om de zes maanden vanaf de invoering ervan en ook bij de afsluiting van de desbetreffende procedure. Daarna evalueert de verwerkingsverantwoordelijke jaarlijks of de beperking moet worden gehandhaafd.

Artikel 5 Recht van inzage van de betrokkene 1. Wanneer de betrokkenen in overeenstemming met artikel 17 van de Verordening een verzoek om inzage in hun verwerkte persoonsgegevens doen in verband met een of meerdere specifieke gevallen of in verband met een bepaalde verwerkingsactiviteit, dan beperkt het Directoraat Personeelszaken zijn toetsing van het verzoek tot deze persoonsgegevens. 2. Wanneer het Directoraat Personeelszaken het recht op inzage als bedoeld in artikel 17 van de Verordening geheel of gedeeltelijk beperkt, neemt het de volgende maatregelen: a) het informeert de betrokkene in zijn antwoord op het verzoek over de toegepaste beperking en de belangrijkste redenen voor de beperking, en over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de EDPS of om beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie; b) het legt de redenen voor de beperking vast, inclusief een afweging van de noodzaak en de evenredigheid van de beperking; hiertoe wordt vastgelegd op welke wijze het verstrekken van de informatie het doel van de desbetreffende procedure of van de uit hoofde van artikel 3, lid 3 toegepaste beperkingen in gevaar zou brengen, of afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van andere betrokkenen. Overeenkomstig artikel 25, lid 8 van de Verordening kan het verstrekken van de onder a) bedoelde informatie worden uitgesteld, achterwege gelaten of geweigerd. 3. De in lid 2, onder b), bedoelde vastgelegde gegevens en, in voorkomend geval, de documenten met onderliggende feitelijke en juridische elementen, worden geregistreerd. Ze worden desgevraagd aan de EDPS verstrekt. Artikel 25, lid 7 van de Verordening is hierbij van toepassing.

Artikel 6 Recht op rectificatie, wissing en beperking van de verwerking Wanneer het Directoraat Personeelszaken het recht op rectificatie, wissing en beperking van de verwerking, als bedoeld in de artikelen 18, 19, lid 1 en 20, lid 1 van de Verordening geheel of gedeeltelijk beperkt, neemt het de maatregelen als bedoeld in artikel 5, lid 2 van dit Besluit en registreert het dit in overeenstemming met artikel 5, lid 3 van dit Besluit.

Artikel 7 Mededeling van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de betrokkene Wanneer het Directoraat Personeelszaken de mededeling van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de betrokkene als bedoeld in artikel 35 van de Verordening beperkt, registreert het de redenen voor de beperking in overeenstemming met artikel 4, lid 3 van dit Besluit. Het in artikel 4, lid 4 van dit Besluit gestelde is hierbij van toepassing.

Artikel 8 Evaluatie door de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) Het Directoraat Personeelszaken informeert de DPO onverwijld over iedere beperking die het in overeenstemming met dit Besluit toepast op de rechten van de betrokkenen en geeft inzage in de vastgelegde gegevens en in de afweging van de noodzaak en de evenredigheid van de beperking. De DPO kan het Directoraat Personeelszaken schriftelijk verzoeken een evaluatie uit te voeren van de toepassing van de beperkingen. Het Directoraat Personeelszaken informeert de DPO schriftelijk over de uitkomst van de gevraagde evaluatie.

Artikel 9 Inwerkingtreding Dit Besluit is op 26 februari 2019 goedgekeurd door de Raad van Bewind van de EIB en treedt in werking op de dag van de publicatie van het Besluit op de website van de EIB.

Gedaan te Luxemburg, 26 februari 2019.

(1) Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG. Voor de EER relevante tekst (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).

(2) Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene verordening gegevensbescherming) (PB L 119 van 4.5.2016, blz. 1).

(3) Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door bevoegde autoriteiten met het oog op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Kaderbesluit 2008/977/JBZ van de Raad (PB L 119 van 4.5.2016, blz. 89).