ONTWERP

BESLUIT Nr. 1/2017 VAN HET GEMENGD COMITÉ EU-AFGHANISTAN

van …

tot vaststelling van zijn reglement van orde

HET GEMENGD COMITÉ EU-AFGHANISTAN,

Gezien de samenwerkingsovereenkomst inzake partnerschap en ontwikkeling tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Islamitische Republiek Afghanistan, anderzijds, en met name artikel 49, lid 5,

Overwegende hetgeen volgt:

Het gemengd comité werd ingesteld uit hoofde van artikel 49 van de overeenkomst. Teneinde het gemengd comité in staat te stellen de hem toevertrouwde taken uit te voeren, moet het zijn reglement van orde vaststellen.

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van het gemengd comité, als vastgesteld in de bijlage bij dit besluit, wordt hierbij goedgekeurd.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 67 van 14.3.2017, blz. 3.

(2) Besluit (EU) 2017/434 van de Raad van 13 februari 2017 betreffende de ondertekening namens de Unie en de voorlopige toepassing van de samenwerkingsovereenkomst inzake partnerschap en ontwikkeling tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Islamitische Republiek Afghanistan, anderzijds (PB L 67 van 14.3.2017, blz. 1).

BIJLAGE

Reglement van orde van het gemengd comité

Artikel 1

Samenstelling en voorzitterschap

1. Het gemengd comité voert de in artikel 49 van de overeenkomst omschreven taken uit.

2. Het gemengd comité bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen op het hoogst mogelijke niveau en wordt voor een periode van een kalenderjaar beurtelings door de partij die in het desbetreffende kalenderjaar als gastheer voor de vergadering optreedt, voorgezeten.

3. Het gemengd comité wordt beurtelings voorgezeten door de minister van Financiën van de Islamitische Republiek Afghanistan en de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid. Zij kunnen hun bevoegdheid voor het voorzitterschap van de vergaderingen van het gemengd comité geheel of gedeeltelijk overdragen aan een hoge ambtenaar.

Artikel 2

Vergaderingen

1. Het gemengd comité komt jaarlijks bijeen. Een vergadering van het gemengd comité wordt bijeengeroepen door de voorzitter. Vergaderingen zullen beurtelings in Brussel en in Kabul worden gehouden, op een datum die in onderling overleg wordt vastgesteld. Op verzoek van een partij kunnen in onderling overleg bijzondere sessies van het gemengd comité worden belegd.

2. Indien de partijen hiermee instemmen, kunnen de vergaderingen van het gemengd comité bij uitzondering via videoconferentie plaatsvinden.

Artikel 3

Deelnemers

1. Vóór elke vergadering van het gemengd comité wordt de voorzitter door elke partij in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van haar delegatie.

2. Met instemming van de partijen kan de voorzitter deskundigen of vertegenwoordigers van andere organen voor de vergadering uitnodigen als waarnemer of om informatie over een specifiek onderwerp te verstrekken.

Artikel 4

Publiciteit

1. De vergaderingen van het gemengd comité vinden achter gesloten deuren plaats, tenzij de voorzitter met instemming van de partijen beslist dat de vergadering openbaar is.

2. Het gemengd comité kan publieke verklaringen afleggen indien het dit nodig acht.

Artikel 5

Secretariaat

Een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en een vertegenwoordiger van de regering van de Islamitische Republiek Afghanistan treden gezamenlijk op als secretarissen van het gemengd comité. Alle mededelingen van en aan de voorzitter worden doorgestuurd naar de secretarissen. Correspondentie van en aan de voorzitter kan verlopen in om het even welke schriftelijke vorm, ook e-mail.

Artikel 6

Agenda voor de vergaderingen

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering van het gemengd comité een voorlopige agenda op. De voorlopige agenda wordt, samen met de nodige documenten, ten laatste 15 kalenderdagen vóór de datum van de vergadering aan de partijen toegestuurd.

2. Elke partij mag de voorzitter verzoeken een punt op de agenda te plaatsen.

3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het gemengd comité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan, als agendapunt worden opgenomen.

4. In bijzondere omstandigheden kan de voorzitter met instemming van de partijen de in lid 1 genoemde termijn inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 7

Notulen

1. De resultaten van de vergaderingen van het gemengd comité worden vastgelegd in de vorm van goedgekeurde notulen.

2. De voorzitter vat de conclusies samen die het gemengd comité op elke vergadering heeft getrokken. Beide secretarissen stellen gezamenlijk op basis van deze conclusies de ontwerp-notulen op, bij voorkeur op het einde van de vergadering of uiterlijk binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de datum van de vergadering.

3. De partijen keuren het ontwerp bij voorkeur goed op het einde van de vergadering of uiterlijk binnen een termijn van 45 kalenderdagen na de datum van de vergadering of tegen een andere door de partijen overeengekomen datum. Zodra de partijen de ontwerp-notulen hebben goedgekeurd, worden twee originelen ondertekend door de voorzitter en de secretarissen. Iedere partij krijgt een origineel.

Artikel 8

Besluiten en aanbevelingen

1. Besluiten en aanbevelingen van het gemengd comité worden goedgekeurd in onderling overleg tussen de partijen.

2. Besluiten of aanbevelingen van het gemengd comité dragen respectievelijk het opschrift „Besluit” of „Aanbeveling”, gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.

3. Het gemengd comité kan besluiten nemen of aanbevelingen doen via een schriftelijke procedure. In deze gevallen bereiken de partijen overeenstemming over een termijn voor de duur van de procedure. Indien bij het verstrijken van deze termijn geen partij bezwaar heeft aangetekend tegen het voorgestelde besluit of de voorgestelde aanbeveling, verklaart de voorzitter dat het besluit of de aanbeveling in onderling overleg is goedgekeurd.

4. De door het gemengd comité genomen besluiten en aanbevelingen worden opgemaakt in twee door de voorzitter ondertekende authentieke exemplaren.

5. De partijen kunnen de besluiten en aanbevelingen van het gemengd comité bekendmaken in hun respectieve publicatieblad.

Artikel 9

Onkosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan vergaderingen van het gemengd comité.

2. Elke partij draagt haar eigen kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van documenten.

3. De partij die als gastheer voor de vergadering optreedt, draagt de kosten voor de organisatie van de vergadering en de reproductie van documenten.

Artikel 10

Speciale comités en werkgroepen

1. Het gemengd comité kan speciale comités of werkgroepen instellen die haar bij de uitvoering van haar taken bijstaan.

2. Het gemengd comité kan besluiten een speciaal comité of speciale werkgroep op te heffen, alsmede hun mandaat vaststellen of wijzigen.

3. De speciale comités of werkgroepen brengen na elke vergadering gedetailleerd verslag uit over hun activiteiten aan het gemengd comité en kunnen aanbevelingen doen aan het gemengd comité.