VERORDENING (EG) Nr. 2148/96 VAN DE COMMISSIE van 8 november 1996 tot vaststelling van de voorschriften voor de evaluatie van en de controle op de hoeveelheden landbouwprodukten in de openbare interventievoorraden

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EEG) nr. 3492/90 van de Raad van 27 november 1990 houdende bepaling van de elementen die in acht dienen te worden genomen in de jaarrekeningen voor de financiering van interventiemaatregelen in de vorm van openbare opslag door het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de landbouw, afdeling Garantie (1), en met name op artikel 8,

Overwegende dat bij Verordening (EEG) nr. 3492/90 de beginselen voor de boekhoudkundige organisatie van de openbare interventievoorraden landbouwprodukten zijn vastgesteld;

Overwegende dat het, in het licht van de ervaring met de toepassing van Verordening (EEG) nr. 618/90 van de Commissie van 14 maart 1990 tot vaststelling van de voorschriften voor de jaarlijkse inventarisatie van landbouwprodukten in voorraad bij de interventiebureaus (2), gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 3077/92 (3), noodzakelijk is bepaalde regelingen voor het beheer van de voorraden opnieuw te bezien en daarbij vooral aandacht te schenken aan de voorschriften voor de evaluatie van en de controle op de hoeveelheden landbouwprodukten in de openbare interventievoorraden; dat Verordening (EEG) nr. 618/90 dient te worden ingetrokken;

Overwegende dat door middel van adequate voorschriften voor het beheer en de controle moet worden gegarandeerd dat de openbare interventievoorraden volgens de beginselen van deugdelijk beheer worden beheerd;

Overwegende dat de in deze verordening vervatte maatregelen in overeenstemming zijn met het advies van het Comité van het EOGFL,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

1. Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die in het kader van de voorschriften voor het EOGFL-Garantie agrarische interventieprodukten opslaat, voert een boekhouding overeenkomstig de communautaire en nationale bepalingen.

2. De interventiebureaus houden een lijst bij van de opslaghouders met wie zij contracten voor openbare opslag hebben gesloten. Deze lijst bevat de technische gegevens, zoals capaciteit, nummers van loodsen, koelruimten of silo's, plannen en schema's, om alle opslagplaatsen nauwkeurig te kunnen identificeren. Deze lijst moet in het hoofdkantoor van de interventiebureaus door zowel ambtenaren van de Commissie als door haar gemachtigde personen kunnen worden geraadpleegd.

Artikel 2

1. De documenten betreffende inslag, opslag en uitslag van de produkten, die voor het opstellen van de in artikel 1 van Verordening (EEG) nr. 3492/90 bedoelde jaarrekeningen worden gebruikt, worden ten minste eenmaal per maand door de opslaghouders aan het interventiebureau meegedeeld.

2. De in lid 1 bedoelde documenten moeten vóór de tiende dag van de maand na die waarop zij betrekking hebben, in het bezit van het interventiebureau zijn en behelzen ten minste de volgende gegevens: de plaats van opslag (met, in voorkomend geval, identificatie van de opslagcel of -tank), de van de vorige maand overgeboekte voorraad, de ingeslagen en uitgeslagen hoeveelheden per partij, de voorraden aan het einde van de periode. Zij moeten het mogelijk maken met zekerheid de hoeveelheden vast te stellen die op dat tijdstip in voorraad zijn, waarbij in het bijzonder rekening moet worden gehouden met de hoeveelheden die zijn aangekocht en verkocht maar waarvan de inslag, respectievelijk de uitslag nog niet is gebeurd.

In bijlage I is ter indicatie een modelformulier opgenomen.

Artikel 3

1. De opslaghouder stelt aan de hand van de in artikel 2 beschreven maandstaten een jaarlijkse opslagstaat vast. De terzake door het interventiebureau vastgestelde instructies worden binnen zes maanden na de inwerkingtreding van deze verordening ter informatie aan de Commissie meegedeeld.

2. De jaarlijkse opslagstaat, waarvan in bijlage II ter indicatie een model is opgenomen, omvat een overzicht van de opgeslagen hoeveelheden, uitgesplitst naar produkt en opslagplaats, met voor elk produkt de hoeveelheid die in voorraad is, de partijnummers (behalve voor granen), het inslagjaar (behalve voor alcohol) en een verklaring voor de eventuele anomalieën die zijn vastgesteld.

Artikel 4

1. Het interventiebureau garandeert de juistheid van de overeenkomstig de artikelen 1, 2 en 3 ingezamelde gegevens. Daartoe voert het gedurende het gehele jaar, zoveel mogelijk op ongeregelde tussenpozen en onaangekondigd, in de opslagplaatsen controles uit.

In elke opslagplaats wordt ten minste eenmaal per jaar overeenkomstig de in bijlage III vervatte voorschriften een controle verricht, die met name betrekking heeft op:

a) de wijze waarop de in de artikelen 2 en 3 bedoelde gegevens worden ingezameld,

b) de overeenstemming tussen de in de boeken van de opslaghouder vermelde gegevens en die welke aan het interventiebureau zijn meegedeeld, en

c) de materiële aanwezigheid in de opslagruimten van de hoeveelheden die in de boeken van de opslaghouder zijn opgenomen en die als basis hebben gediend voor de recentste, door de opslaghouder meegedeelde maandstaat, waarbij de hoeveelheden op zicht of, ingeval van twijfel of bij betwisting, door weging of meting worden bepaald.

De materiële aanwezigheid wordt vastgesteld door een voldoende representatieve materiële inspectie, die ten minste op de in de bijlage III aangegeven percentages betrekking moet hebben en op grond waarvan kan worden geconcludeerd dat de in de voorraadboekhouding vermelde hoeveelheden daadwerkelijk in de voorraden aanwezig zijn.

2. Indien bij de materiële inspectie anomalieën worden vastgesteld, wordt volgens dezelfde methode een aanvullend percentage van de opgeslagen hoeveelheden gecontroleerd. De controle wordt desnoods voortgezet totdat alle produkten van de gecontroleerde partij of van het gecontroleerde pakhuis zijn gewogen.

Artikel 5

1. De controle-instantie of de vertegenwoordiger van die instantie stelt van elke controle, die ten minste eenmaal per jaar overeenkomstig het bepaalde in artikel 4 en in bijlage III wordt verricht, een proces-verbaal op.

2. Het proces-verbaal behelst ten minste de volgende gegevens:

a) de naam van de opslaghouder, het adres van het bezochte pakhuis en de omschrijving van de gecontroleerde partijen;

b) de datum en het uur van begin en einde van de controleverrichting;

c) de plaats waar de controle is verricht en de beschrijving van de omstandigheden van de opslag, van de verpakking en van de toegankelijkheid;

d) de volledige identiteit van de personen die de controle uitvoeren, hun functie en hun opdracht;

e) de verrichte controlewerkzaamheden en de wijze waarop de volumes zijn gemeten, zoals de meetmethoden, de uitgevoerde berekeningen en de verkregen tussen- en einduitkomsten, alsmede de gevolgtrekkingen daaruit;

f) voor elke in het pakhuis opgeslagen partij of kwaliteit: de in de boeken van het interventiebureau vermelde hoeveelheid, de in de boeken van het pakhuis vermelde hoeveelheid, de tussen deze beide boekhoudingen eventueel geconstateerde verschillen;

g) voor elke materieel geïnspecteerde partij of kwaliteit de gegevens bedoeld in punt f), alsmede de ter plaatse geconstateerde hoeveelheid en de eventuele verschillen, het nummer van de partij of van de kwaliteit, de laadborden, kartonen dozen, silo's, opslagtanks of andere recipiënten, het gewicht (in voorkomend geval het netto- en het brutogewicht) of het volume;

h) bij verschillen of tegenstrijdigheden: de door de opslaghouder afgelegde verklaringen;

i) de plaats en de datum van opstelling van het proces-verbaal en de handtekening van degene die het proces-verbaal heeft opgesteld alsmede die van de opslaghouder of diens vertegenwoordiger;

j) het feit dat wegens anomalieën een grondiger controle is verricht, met vermelding van het percentage van de opgeslagen hoeveelheden die aan die controle onderworpen is geweest, de geconstateerde verschillen en de daarvoor gegeven verklaringen.

3. De processen-verbaal worden het interventiebureau onverwijld toegezonden. Onmiddellijk na ontvangst van het proces-verbaal worden aan de hand van de geconstateerde verschillen en tegenstrijdigheden de boeken van het interventiebureau gecorrigeerd en worden die verschillen en tegenstrijdigheden overeenkomstig de artikelen 3 en 4 van Verordening (EEG) nr. 3492/90 aan het EOGFL meegedeeld.

4. De processen-verbaal worden in het hoofdkantoor van het interventiebureau bewaard en zijn toegankelijk voor zowel de ambtenaren van de Commissie als de door haar gemachtigde personen.

5. Jaarlijks wordt, tegelijk met de in artikel 5, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad (4) bedoelde jaarrekeningen, aan de Commissie een samenvattend document toegezonden waarin de verrichte controles, de geverifieerde hoeveelheden en de ten opzichte van de maand- en jaarstaten vastgestelde anomalieën worden vermeld.

Artikel 6

1. De opslaghouder is verantwoordelijk voor alle geconstateerde verschillen tussen de opgeslagen hoeveelheden en de gegevens die in de aan het interventiebureau toegezonden opslagstaten zijn vermeld.

2. Wanneer de manco's de geldende tolerantie(s) overschrijden, worden zij als niet-identificeerbaar verlies de opslaghouder volledig aangerekend. Indien de opslaghouder de manco's betwist, kan deze eisen dat het produkt wordt gewogen of gemeten, waarbij de in verband met deze weging of meting gemaakte kosten voor diens rekening zijn, behalve indien blijkt dat de opgegeven hoeveelheden werkelijk aanwezig zijn of dat het verschil de geldende tolerantie(s) niet overschrijdt, in welk geval de wegings- of metingskosten voor rekening komen van de instantie die de controle heeft doen verrichten.

3. De in bijlage III vermelde toleranties gelden onverminderd die welke voor de diverse produkten bij verordening zijn vastgesteld en waarvan de lijst in Verordening (EEG) nr. 147/91 van de Commissie (5) is opgenomen.

Artikel 7

1. De interventiebureaus houden een centrale inventaris bij, waarin de gegevens betreffende alle opslagplaatsen, produkten, hoeveelheden en kwaliteiten van de verschillende produkten worden bijgehouden en waarin telkens het gewicht, in voorkomend geval het netto- en het brutogewicht, of het volume worden vermeld.

2. Alle boekhouddocumenten en processen-verbaal die in toepassing van deze verordening zijn opgesteld, zijn voor de ambtenaren van het interventiebureau en tevens, overeenkomstig Verordening (EEG) nr. 729/70, en met name artikel 9 van die Verordening, voor de door de Commissie gevolmachtigde controleurs zowel bij de opslaghouders als bij de interventiebureaus te allen tijde toegankelijk.

Artikel 8

1. De interventiebureaus zien erop toe dat de opslaghouders een gecomputeriseerde boekhouding van de interventievoorraden voeren. Zij nemen in de opslagcontracten die zij met de opslaghouders sluiten, daartoe strekkende contractuele bepalingen op.

2. De gecomputeriseerde boekhouding moet uiterlijk twee jaar na de inwerkingtreding van deze verordening volledig operationeel zijn. De opslaghouder dient over een rechtstreeks en onmiddellijk toegankelijke permanente gecomputeriseerde inventaris te beschikken, die voor de ambtenaren van het interventiebureau en voor die van de Commissie, alsmede voor elke naar behoren door het interventiebureau of door de Commissie gemachtigde persoon toegankelijk is.

Artikel 9

1. De Lid-Staten stellen de nodige maatregelen vast om deze verordening ten uitvoer te leggen en om de betrokken personen in kennis te stellen van de sancties waaraan zij zich bij niet-naleving van deze bepalingen blootstellen. Zij lichten de Commissie over de genomen maatregelen in.

2. De Lid-Staten nemen in de opslagcontracten een bepaling op waarin in financiële sancties die evenredig zijn met de door de opslaghouders begane overtredingen en, indien een onregelmatigheid met opzet is gepleegd of indien deze het gevolg is van ernstig verzuim, in ontbinding van het contract wordt voorzien.

Artikel 10

Verordening (EEG) nr. 618/90 wordt ingetrokken.

Artikel 11

Deze verordening treedt in werking op de derde dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Zij is van toepassing vanaf 1 oktober 1996.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

Gedaan te Brussel, 8 november 1996.

Voor de Commissie

Franz FISCHLER

Lid van de Commissie

(1) PB nr. L 337 van 4. 12. 1990, blz. 3.

(2) PB nr. L 67 van 15. 3. 1990, blz. 21.

(3) PB nr. L 310 van 27. 10. 1992, blz. 19.

(4) PB nr. L 94 van 28. 4. 1970, blz. 13.

(5) PB nr. L 17 van 23. 1. 1991, blz. 9.

BIJLAGE I

>BEGIN VAN DE GRAFIEK>

(Model)

MAANDELIJKSE STAAT VOLGENS DE BOEKEN

>EIND VAN DE GRAFIEK>

BIJLAGE II

>BEGIN VAN DE GRAFIEK>

(Model)

JAARLIJKSE STAAT VAN DE VOORRADEN

>EIND VAN DE GRAFIEK>

BIJLAGE III

DE PROCEDURE VAN DE MATERIËLE INSPECTIE

(voor de bij art. 4 voorgeschreven controles)

I. BOTER

1. Selectie van partijen die overeenkomen met ten minste 5 % van de totale, in openbare interventie opgeslagen hoeveelheid. De selectie wordt vóór het bezoek aan de opslagruimte aan de hand van de boekhoudgegevens van het interventiebureau voorbereid, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

2. Verificatie van de aanwezigheid van de gekozen partijen en van de samenstelling van de partijen ter plaatse, bestaande uit:

- identificatie van de controlenummers van de partijen en van de kartonnen dozen volgens de aankoop- of inslaglijsten;

- weging van de laadborden (1 op de 10) en van de kartonnen dozen (1 per laadbord);

- visuele verificatie van de inhoud van één kartonnen doos (1 op de 5 laadborden);

- controle van de staat van de verpakking.

3. Beschrijving, in het inventarisproces-verbaal, van de materieel geïnspecteerde partijen en van de geconstateerde gebreken.

II. MAGERE-MELKPOEDER

1. Selectie van partijen die overeenkomen met 5 % van de totale, in openbare interventie opgeslagen hoeveelheid. De selectie wordt vóór het bezoek aan de opslagruimte aan de hand van de boekhoudgegevens van het interventiebureau voorbereid, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

2. Verificatie van de aanwezigheid van de gekozen partijen en van de samenstelling van de partijen ter plaatse, bestaande uit:

- identificatie van de controlenummers van de partijen en van de zakken volgens de aankoop- of inslaglijsten;

- weging van de laadborden (1 op de 10) en van de zakken (1 op de 10);

- visuele verificatie van de inhoud van één zak (1 op de 5 laadborden);

- controle van de staat van de verpakking.

3. Beschrijving, in het inventarisproces-verbaal, van de materieel geïnspecteerde partijen en van de geconstateerde gebreken.

III. GRANEN

A. De procedure voor de materiële inspectie:

1. Selectie van te controleren cellen of kamers die overeenkomen met ten minste 5 % van de totale, in openbare interventie opgeslagen hoeveelheid granen.

De selectie wordt aan de hand van de in de voorraadboekhouding van het interventiebureau beschikbare gegevens voorbereid, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

2. Materiële inspectie bestaande uit:

- verificatie van de aanwezigheid van de granen in de geselecteerde cellen of kamers;

- identificatie van de granen;

- controle van de opslagomstandigheden en vergelijking van de plaats van opslag en de identiteit van het graan met de gegevens in de voorraadboekhouding van het pakhuis;

- evaluatie van de opgeslagen hoeveelheden volgens een vooraf door het interventiebureau erkende methode waarvan de beschrijving op het hoofdkantoor van het interventiebureau moet worden bewaard.

3. - In iedere opslagplaats moet een plattegrond van het pakhuis en van iedere silo of opslagkamer moet het opmetingsdocument ervan beschikbaar zijn.

- In ieder pakhuis moeten de granen zodanig worden opgeslagen dat een volumetrische verificatie kan worden verricht.

B. Behandeling van geconstateerde verschillen:

Een verschil bij de volumetrische verificatie wordt getolereerd.

Zo is artikel 6 van de verordening van toepassing wanneer bij de materiële inspectie wordt geconstateerd dat het gewicht van het opgeslagen produkt 5 % of meer afwijkt van het geboekte gewicht bij opslag in silo en bij opslag in vlakke opslagruimten.

Bij opslag van granen in een pakhuis mag rekening worden gehouden met de bij de weging bij inslag bepaalde hoeveelheden, veeleer dan met de hoeveelheden bij volumetrische berekening worden verkregen, wanneer deze laatste berekening niet de gewenste nauwkeurigheid heeft en het verschil tussen deze twee waarden niet uitzonderlijk groot is.

Het interventiebureau maakt onder eigen verantwoordelijkheid van deze mogelijkheid gebruik wanneer zulks gezien de omstandigheden die geval per geval moeten worden beoordeeld, gerechtvaardigd blijkt. Het maakt daarvan melding in het inventarisproces-verbaal.

>BEGIN VAN DE GRAFIEK>

(Model)

GRANEN - CONTROLE VAN DE VOORRAAD

>EIND VAN DE GRAFIEK>

IV. ALCOHOL

1. Selectie van tanks die overeenkomen met ten minste 5 % van de totale, in openbare interventie opgeslagen hoeveelheid. De selectie wordt vóór het bezoek aan het pakhuis aan de hand van de boekhoudgegevens van het interventiebureau voorbereid, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

2. Controle van de door de douane aangebrachte loodzegels, indien de nationale voorschriften in die verzegeling voorzien.

3. Verificatie ter plaatse van de aanwezigheid van de tanks en van de inhoud ervan, bestaande uit:

- identificatie van de tanks (nummer en alcoholtype);

- vergelijking van de identiteit van de tanks en van de inhoud ervan met de gegevens in de voorraadboekhouding van het pakhuis en in de boeken van het interventiebureau;

- organoleptische verificatie van de aanwezigheid van alcohol, het alcoholtype en het volume alcohol in de tanks;

- controle van de opslagomstandigheden door visuele verificatie van andere tanks.

4. Beschrijving, in het inventarisproces-verbaal, van de materieel geïnspecteerde tanks en van de geconstateerde gebreken.

V. RUNDVLEES

1. Selectie van partijen die overeenkomen met ten minste 5 % van de totale, in openbare interventie opgeslagen hoeveelheid. De selectie wordt vóór het bezoek aan het pakhuis aan de hand van de boekhoudgegevens van het interventiebureau voorbereid, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

2. Verificatie van de aanwezigheid van de gekozen partijen en van de samenstelling van de partijen ter plaatse, bestaande uit:

- voor vlees met been:

- identificatie van de partijen en verificatie van het aantal stuks;

- verificatie van het gewicht voor 20 % van het aantal stuks per type deelstuk en/of kwaliteit;

- visuele verificatie van de staat van de verpakking;

- voor ontbeend vlees:

- identificatie van de partijen en de laadborden en verificatie van het aantal kartonnen dozen;

- verificatie van het gewicht voor 10 % van de laadborden of containers;

- verificatie van 10 % van het aantal kartonnen dozen van ieder gewogen laadbord;

- visuele verificatie van de inhoud van deze kartonnen dozen en van de staat van de verpakking in die dozen.

Bij de selectie van de laadborden moet rekening worden gehouden met de verschillende types van opgeslagen deelstukken.

3. Beschrijving, in het inventarisproces-verbaal, van de materieel geïnspecteerde partijen en van de geconstateerde gebreken.

VI. OLIJFOLIE

1. Selectie van tanks die overeenkomen met ten minste 5 % van de totale, in openbare interventie opgeslagen hoeveelheid. De selectie wordt vóór het bezoek aan het pakhuis aan de hand van de boekhoudgegevens van het interventiebureau voorbereid, maar wordt de opslaghouder niet vooraf meegedeeld.

2. Verificatie ter plaatse van de aanwezigheid van de tanks en van de inhoud ervan, bestaande uit:

- identificatie van de tanks (nummer en type olijfolie);

- vergelijking van de identiteit van de tanks en van de inhoud ervan met de gegevens in de voorraadboekhouding van het pakhuis en in de boeken van het interventiebureau;

- organoleptische verificatie van de aanwezigheid van olijfolie, het type olijfolie en het volume olijfolie in de tanks;

- controle van de opslagomstandigheden door visuele verificatie van andere tanks.

3. Beschrijving, in het inventarisproces-verbaal, van de materieel geïnspecteerde tanks en van de geconstateerde gebreken.