Verslag

over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving, Lissabon, betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Waarnemingscentrum

(1999/C 372/08)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Oordeel van de Kamer

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 11, lid 11, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving gericht.

2. De Kamer heeft de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 8, van Verordening (EEG) nr. 302/93 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 11, lid 12, van Verordening (EEG) nr. 302/93 voorgeschreven interne financiële bepalingen, gewijzigd bij artikel 1 van Verordening (EG) nr. 3294/94(3). De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

Belangrijkste opmerkingen over de begrotingsuitvoering van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar

Begrotingsboekhouding en overgedragen kredieten

5. Vanwege vertragingen bij de installatie van het systeem SI 2 werd de begrotingsboekhouding gedurende het jaar 1998 nog steeds met behulp van een spreadsheet (Excel) gevoerd. Het nieuwe systeem SI 2 zal in 1999 worden ingevoerd, maar voor de algemene boekhouding zal nog steeds het programma Cubic worden gebruikt.

6. De kredieten die van 1998 naar 1999 zijn overgedragen, belopen 2,4 miljoen ECU, ofwel 25 % van de definitieve begroting van het Waarnemingscentrum. Deze kredieten hebben hoofdzakelijk betrekking op begrotingstitel III: 0,4 miljoen ECU betreft adviezen, studies, onderzoeken en opleiding, 0,2 miljoen ECU betreft publicaties van algemene strekking en 0,6 miljoen ECU betreft rechtstreekse ondersteuning van de knooppunten. Deze overdrachten zijn voornamelijk toe te schrijven aan de late vrijmaking van de reserve van 2 miljoen ECU door de begrotingsautoriteit.

Contracten/Nationale knooppunten van het netwerk (Reitox)

7. De contracten zijn grotendeels onderhands of na een niet-openbare offerteaanvraag gesloten. Vanwege de vertraging bij het opstarten van de procedures zijn de contracten voor 14 van de 20 specifieke Reitox-acties die gedurende 1998 zijn gevoerd, pas de laatste twee maanden van het begrotingsjaar getekend.

Voorschotkas

8. Het Waarnemingscentrum blijft een aanzienlijk deel van zijn uitgaven via een voorschotkas doen. De via de voorschotkas verrichte betalingen belopen 1,6 miljoen ECU, ofwel 22 % van de betalingen gedurende het begrotingsjaar (7,2 miljoen ECU). De Kamer beveelt andermaal aan geleidelijk minder gebruik te maken van de voorschotkas.

Bekendmaking van de begroting

9. Het Waarnemingscentrum heeft zijn begroting en personeelsformatie niet, zoals voorgeschreven in artikel 13 van zijn financieel reglement, in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 22 en 23 september 1999.

Voor de Rekenkamer

Jan O. KARLSSON

President

(1) PB L 36 van 12.2.1993, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 10, van Verordening (EEG) nr. 302/93 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Waarnemingscentrum over het begrotingsjaar 1998 opgesteld op 26 mei 1999, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Waarnemingscentrum, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 31 mei 1999 bij de Kamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB L 341 van 30.12.1994, blz. 7.

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening over de begrotingsjaren 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Waarnemingscentrum

Paragrafen 1 tot en met 4

Het Waarnemingscentrum verheugt zich over de vaststelling van de Rekenkamer dat de jaarrekening van het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

Paragraaf 5

Het Waarnemingscentrum heeft in januari 1999, tegelijk met de Europese Commissie, het systeem Sincom 2 ingevoerd, en wel op het moment waarop dit systeem, na een aanpassing aan de agentschappen, ter beschikking werd gesteld.

Paragraaf 6

Deze opmerking geeft geen aanleiding tot commentaar.

Paragraaf 7

Van de door het Waarnemingscentrum gesloten contracten is 26 % onderhands en 55 % na niet-openbare offerteaanvragen tot stand gekomen, op basis van oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling; in alle gevallen gebeurde dit overeenkomstig de voor het Waarnemingscentrum geldende reglementering.

Het tijdschema voor de ondertekening van de contracten betreffende de specifieke Reitox-projecten werd met name bepaald door de vertraagde toekenning door het Europees Parlement van de reserve van 2 miljoen ECU ten gunste van de begroting van het Waarnemingscentrum voor 1998.

Paragraaf 8

Het Waarnemingscentrum deelt de wens van de Rekenkamer om geleidelijk aan minder gebruik te maken van de voorschotkas.

Paragraaf 9

Met het oog op minimalisering van de kosten voor bekendmaking had het Waarnemingscentrum de Rekenkamer verzocht om advies inzake de mogelijkheid om het financieel reglement te wijzigen en bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen te vervangen door elektronische bekendmaking via de website van het Waarnemingscentrum. Op grond van het negatieve advies van de Rekenkamer van 24 maart 1999 werd de procedure voor bekendmaking in het Publicatieblad in gang gezet; de elektronische bekendmaking via het Internet bleef tevens gehandhaafd.