VERSLAG over de rekeningen en het beheer van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop - Thessaloniki) betreffende het begrotingsjaar 1995 (97/C 81/01)

(Opmerkingen krachtens artikel 188 C, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag)

INHOUD

ParagraafBladzijde

DE FINANCIËLE STATEN VAN HET CEDEFOP OVER HET PER 31 DECEMBER 1995 VERSTREKEN BEGROTINGSJAAR . 1 -

5 2

CONTROLEBEVINDINGEN . 6 - 71 2

Algemeen . 6 - 14 2

Achtergrond . 6 - 11 2

Bereik van de controle . 12 3

Kwijting over de begroting 1994 . 13 3

Financiële gegevens . 14 3

Opmerkingen over de begrotingsuitvoering . 15 - 21 3

Scheiding van functies . 15 3

Voorschotkas . 16 3

Kredietoverschrijvingen . 17 - 18 3

Overdrachten en annuleringen van kredieten . 19 - 21 4

Opmerkingen betreffende de jaarrekening en de balans . 22 - 30 4

Ontvangsten (door de Commissie betaalde subsidie) . 22 4

Uitgaven . 23 - 27 4

De balans . 28 - 30 5

Verhuizing van het Centrum naar Thessaloniki . 31 - 66 5

Algemeen . 31 - 33 5

Tijdelijke vestiging . 34 - 37 5

Permanente vestiging . 38 - 41 5

Personeel: algemeen . 42 - 45 6

Personeel: verandering van status . 46 - 66 6

Samenvatting . 67 - 70 8

Conclusie . 71 9

BIJLAGEN I-III . 10

TABEL 1 . 11

Antwoorden van het Centrum . 12

DE FINANCIËLE STATEN VAN HET CEDEFOP OVER HET PER 31 DECEMBER 1995 VERSTREKEN BEGROTINGSJAAR

1. Dit verslag wordt de Raad en het Europees Parlement toegezonden overeenkomstig artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad (PB L 39 van 13. 2. 1975, blz. 1), zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1946/93 van de Raad (PB L 181 van 23. 7. 1993, blz. 11).

2. De Kamer onderzocht de financiële staten van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding over het per 31 december 1995 verstreken begrotingsjaar. Overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad (PB L 164 van 24. 6. 1976, blz. 1), zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad (PB L 181 van 23. 7. 1993, blz. 15) werd de begroting uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur. Deze verantwoordelijkheid omvatte de opstelling en indiening van de financiële staten overeenkomstig de financiële bepalingen die zijn vastgelegd in de artikelen 65, 67 en 68 van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad. Krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is de Rekenkamer verplicht deze financiële staten te onderzoeken.

3. De Kamer verrichtte haar controle volgens de algemeen aanvaarde controlenormen voorzover deze in communautair verband toepasselijk zijn, en bijgevolg verrichtte zij de controles van de boeken en volgde zij de andere controleprocedures die zij onder de gegeven omstandigheden noodzakelijk achtte.

4. Tijdens de bijeenkomst van de Europese Raad van 29 oktober 1993 werd besloten de zetel van het Cedefop over te brengen van Berlijn naar Thessaloniki. Teneinde deze verhuizing te vergemakkelijken, werden in de arbeidsvoorwaarden voor het personeel enige veranderingen aangebracht, waarvan sommige niet strookten met de toepasselijke voorschriften. De omstandigheden worden in de paragrafen 46-66 nader toegelicht. Er werden ook een aantal andere gevallen geconstateerd waarin de betalingen niet geheel voldeden aan alle toepasselijke voorschriften.

5. Door dit onderzoek kreeg de Kamer redelijke zekerheid dat de financiële staten over het per 31 december 1995 afgelopen begrotingsjaar betrouwbaar zijn, doordat zij een correct beeld geven van de ontvangsten en uitgaven in 1995 en van de financiële situatie aan het eind van het jaar. Met als belangrijke uitzondering de in de vorige alinea bedoelde uitgaven zijn de onderliggende verrichtingen in het algemeen wettig en regelmatig.

CONTROLEBEVINDINGEN

Algemeen

Achtergrond

6. Het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad (1) als satellietorgaan van de Europese Gemeenschap, met de opdracht de beroepsopleiding op communautair niveau te bevorderen. Het Cedefop begon in 1976 zijn werkzaamheden te Berlijn en verhuisde in 1995 naar Thessaloniki.

7. Luidens genoemde verordening heeft het tot functie "de Commissie bij te staan teneinde de beroepsopleiding en de voortgezette opleiding op communautair niveau te bevorderen en te ontwikkelen", bij te dragen "tot de tenuitvoerlegging van een gemeenschappelijk beleid inzake de beroepsopleiding" en "in het bijzonder de uitwisseling van informatie en ervaring" te bevorderen. Zijn voornaamste taken op het vlak van de beroepsopleiding zijn documentatie samen te stellen, bij te dragen tot de ontwikkeling en cooerdinatie van onderzoek, nuttige documentatie en informatie te verspreiden, initiatieven te bevorderen en te steunen die een gecooerdineerde aanpak kunnen vergemakkelijken (specifiek in verband met de onderlinge aanpassing van de niveaus en de onderlinge erkenning van diploma's) en een ontmoetingsplaats voor alle belanghebbenden te vormen.

8. Het Cedefop wordt beheerd door een raad van bestuur van achtenveertig leden (waarvan de kosten in 1995 334 000 ECU belopen), bestaande uit vertegenwoordigers van de Commissie (drie), de werkgeversorganisaties (vijftien), de werknemersorganisaties (vijftien) en één vertegenwoordiger van de regering van elke lidstaat van de EU. De raad van bestuur wijst uit zijn midden voor de duur van een jaar zijn voorzitter en drie vice-voorzitters aan. Ten tijde van de controle (mei 1996) werd de raad van bestuur voorgezeten door de directeur-generaal van DG XXII "Onderwijs, opleiding en jeugdzaken". De directeur van het Centrum wordt voor de duur van vijf jaar door de Commissie benoemd aan de hand van een kandidatenlijst die door de raad van bestuur wordt ingediend.

9. Volgens de basisverordening is de directeur verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het Centrum, maar ligt de algemene verantwoordelijkheid bij de raad van bestuur. Deze neemt de besluiten, keurt het werkprogramma en het jaarverslag goed en stelt de staat van ontvangsten en uitgaven van het vorige jaar en de raming van ontvangsten en uitgaven voor het volgende jaar op.

10. De taak van de Commissie, vastgelegd in de basisverordening en uitgevoerd door de vertegenwoordigers van DG XXII, bestaat niet alleen in het behartigen van de belangen van de Commissie in de raad van bestuur, maar ook in het goedkeuren van het werkprogramma, het onderzoeken van het jaarverslag en de staat van ontvangsten en uitgaven en het voorleggen van de raming van ontvangsten en uitgaven aan de Raad en het Europees Parlement.

11. Een tweede raakvlak met de Commissie is de financiële controle van de uitgaven van het Cedefop door DG XX. Krachtens artikel 23 van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad van 1 juni 1976, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad van 30 juni 1993, moeten alle vastleggingen en betalingen van het Cedefop vóór de feitelijke betaling worden gecontroleerd en ondertekend door de financieel controleur, behalve de betalingen uit een voorschotkas (zie paragraaf 48). De voor deze procedure vereiste stukken worden verzonden naar DG XX in Brussel, terwijl de rest wordt gecontroleerd tijdens de halfjaarlijkse bezoeken van DG XX aan het Cedefop.

Bereik van de controle

12. De Kamer verrichtte een financiële controle van de rekeningen van 1995 en onderzocht het financieel beheer met betrekking tot de overbrenging van het Centrum van Berlijn naar Thessaloniki.

Kwijting over de begroting 1994

13. Op 17 april 1996 besloot het Europees Parlement de verlening van kwijting voor de uitvoering van de begroting 1994 op te schorten totdat de beheersmethoden, arbeidsvoorwaarden en activiteiten van het Centrum zekerheid zouden bieden inzake:

a) een behoorlijk rendement van de begrotingsuitgaven ter ondersteuning van het Cedefop;

b) een doeltreffend gebruik van de personele en andere middelen;

c) kwaliteitsproducten die voldoen aan de behoeften van de cliënten van het Cedefop;

d) een duidelijke en coherente functie binnen het beleid van de Europese Gemeenschap inzake beroepsopleiding.

Financiële gegevens

14. De voor het begrotingsjaar 1995 beschikbare kredieten beliepen 16,50 Mio ECU. De aangegane verplichtingen resulteerden in betalingen ten belope van 10,11 Mio ECU en overdrachten naar het begrotingsjaar 1996 ten bedrage van 4,67 Mio ECU, terwijl het saldo van 1,72 Mio ECU werd geannuleerd. Van de uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten werd een bedrag van 2,16 Mio ECU gebruikt voor betalingen, terwijl 0,29 Mio ECU werd geannuleerd. Bijlage I bij dit verslag bevat een analyse van de besteding van de kredieten van het betrokken begrotingsjaar en van de uit 1994 overgedragen kredieten. In bijlage II wordt een overzicht gegeven van de jaarrekening over het begrotingsjaar 1995 en van de balans per 31 december 1995.

Opmerkingen over de begrotingsuitvoering

Scheiding van functies

15. Ten tijde van de controle (mei 1996) had het Centrum na de verhuizing naar Thessaloniki nog geen adequate procedures ingevoerd voor de scheiding van de functies van ordonnateur, rekenplichtige en beheerder van de voorschotkas. Zo werd geconstateerd dat de rekenplichtige ook werkte voor de beheerder van de voorschotkas en hem assisteerde.

Voorschotkas

16. Nog steeds wordt een groot gedeelte (60 % in 1995, exclusief salarissen) van de betalingen gedaan voordat de financieel controleur zijn visum heeft verleend. De omvang van het gebruik van de voorschotkas is in strijd met de geest van de financiële bepalingen. Het zou acceptabeler zijn het gebruik van de voorschotkas te beperken tot lopende of kleine uitgaven, waarbij het gevaar voor onregelmatigheden betrekkelijk klein is.

Kredietoverschrijvingen

17. Het totaal van de in 1995 verrichte overschrijvingen van kredieten tussen verschillende begrotingsonderdelen beliep 922 000 ECU, ofwel 5,6 % van de oorspronkelijke begroting, tegenover 10,9 % in 1994. Bijna 62 % van de betrokken bedragen (570 000 ECU) werd overgeschreven in de laatste twee maanden van 1995, tegenover 33 % in 1994.

18. Het Centrum verrichtte in 1995 geen overschrijvingen van kredieten van de ene titel naar de andere. Met de vorig jaar door de Kamer gemaakte opmerking (2) werd rekening gehouden.

Overdrachten en annuleringen van kredieten

19. De gewoonte om hoge bedragen aan kredieten over te dragen, die reeds in vorige jaren werd waargenomen (3), nam in 1995 nog toe. Slechts 61 % van de definitieve kredieten voor 1995 werd betaald in 1995, tegenover 73 % in 1994. Het percentage aangegane en naar 1996 overgedragen verplichtingen was 28 % (23 % in 1994). Het percentage annuleringen was 10 %, tegenover 5 % in 1994. Tabel 1 toont de overdrachten uit de oorspronkelijke begroting voor 1995 per titel, alsook het latere gebruik ervan.

20. De overdrachten voor operationele uitgaven beliepen 53 % van de oorspronkelijke kredieten, tegenover 40 % in 1994. Aangezien 8 % van de kredieten voor operationele uitgaven werd geannuleerd, gebruikte het Centrum in 1995 slechts 39 % van zijn operationele begroting voor betalingen. Aan het eind van het eerste kwartaal van 1996 was slechts 34 % van de overdrachten uit 1995 voor titel 3 gebruikt voor betalingen.

21. Het hoge aantal overschrijvingen en annuleringen, alsook het grote volume van de overdrachten wijzen erop dat het werkprogramma niet volgens plan werd uitgevoerd en dat de beginselen van een goed begrotingsbeheer in het gedrang zijn gekomen. In combinatie met het personeelsgebrek (zie de paragrafen 42-45) hebben deze feiten ernstige gevolgen voor de uitvoering van de begroting 1996.

Opmerkingen betreffende de jaarrekening en de balans

Ontvangsten (door de Commissie betaalde subsidie)

22. De Commissie betaalde de verschuldigde subsidie uit de algemene begroting van de Gemeenschappen voor het begrotingsjaar 1995 in meerdere tranches: 2 300 000 ECU op 6 februari 1995, 2 400 000 ECU op 20 april 1995, 2 500 000 ECU op 28 juni 1995, 2 800 000 ECU op 5 oktober 1995, 5 875 000 ECU op 22 november 1995 en 525 000 ECU op 1 december 1995. Evenals in voorgaande jaren (4) is deze betalingswijze in strijd met artikel 26 van de financiële bepalingen voor het Centrum, volgens hetwelk betalingen moeten worden verricht in de eerste twee weken van elk kwartaal en naar gelang van de werkelijke behoeften.

Uitgaven

23. Nadat was besloten het Centrum over te brengen naar Thessaloniki benoemde het Cedefop in 1994 een nieuwe adjunct-directeur, die destijds woonde en werkte in Thessaloniki. Deze verhuisde naar Berlijn en ontving een inrichtingsvergoeding ten belope van twee maanden basissalaris. Minder dan een jaar later verhuisde het Centrum naar Thessaloniki en ontving dezelfde ambtenaar nogmaals een inrichtingsvergoeding ten belope van twee maanden basissalaris. Omdat de verhuizing snel plaatsvond, was zijn verblijf in Berlijn van korte duur (elf maanden) en aangezien een deel van die tijd werd doorgebracht in Thessaloniki, waarvoor hij ook de volledige dagvergoedingen ontving, (inclusief de weekends), meent de Kamer dat deze besluiten niet stroken met een goed financieel beheer en met de belangen van het Cedefop.

24. Het contract van een andere adjunct-directeur, die reeds in juli 1995 vanuit Berlijn naar Madrid was teruggekeerd, werd door de raad van bestuur per 31 december 1995 beëindigd omdat hij weigerde te verhuizen naar Thessaloniki. Hierna werd hem 71 030 ECU betaald. De Kamer acht dit besluit van de raad van bestuur in strijd met de beginselen van een goed financieel beheer.

25. Artikel 46 van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad van 1 juni 1976, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad van 30 juni 1993 bepaalt dat onderhandse overeenkomsten kunnen worden gesloten wanneer met de overeenkomst een bedrag is gemoeid dat niet hoger ligt dan het maximum van 12 000 ECU. In ten minste twaalf gevallen werden contracten boven dat maximumbedrag gesloten zonder dat de in artikel 45 van voornoemde verordening beschreven inschrijvingsprocedure werd gevolgd.

26. Bijna 40 % van de verplichtingen van 1995 ten laste van het begrotingsonderdeel "Onderzoek en modelprojecten" (300 000 ECU) werden aangegaan in de laatste twee maanden van 1995. Ten laste van het begrotingsonderdeel "Uitwisseling van ambtenaren en experts" werd 150 572 ECU vastgelegd voor een expert die op 1 februari 1996 bij het Cedefop in dienst zou treden en voor een expert wiens contract werd ondertekend op 22 december 1995. Deze verplichtingen werden overhaast aangegaan om te voorkomen dat de kredieten zouden worden geannuleerd.

27. De huur van de tijdelijke vestiging voor januari 1996 (22 750 ECU) was reeds opgenomen in de rekeningen van 1995. Aangezien deze uitgave verband houdt met het begrotingsjaar 1996, had zij in dat jaar moeten worden geboekt.

De balans

28. Doordat een volledige inventarislijst van alle goederen ontbrak, kon geen controle worden verricht. De Kamer verzoekt het Centrum dringend, zo spoedig mogelijk een permanente inventarislijst op te stellen zoals voorgeschreven in artikel 52 van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad van 1 juni 1976, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad van 30 juni 1993.

29. De balanspost "verschuldigde bedragen" uit het vorige begrotingsjaar omvat een nog openstaande schuld van 3 134 ECU betreffende een in 1991 opgemaakte factuur. De vorig jaar door de Kamer gemaakte opmerking (5) werd niet in acht genomen, ondanks het positieve antwoord van het Centrum. De Kamer beveelt het Centrum aan, dit bedrag af te schrijven, tenzij er een reden is om aan te nemen dat het kan worden geïnd.

30. Aan het eind van het jaar bezat het Centrum een kassaldo van 5,9 Mio ECU. Het Centrum neemt aldus de verantwoordelijkheid op zich voor het beheer van grote kassaldi, terwijl het daartoe nauwelijks de nodige ervaring heeft. De Kamer herhaalt haar opmerking van vorig jaar (6) dat deze situatie moet worden vermeden en dat het Centrum zijn driemaandelijkse geldopnamen bij de Commissie nauwer moet doen aansluiten bij zijn reële liquiditeitsbehoeften. Tegelijkertijd moet de Commissie ervoor zorgen dat zij van het Centrum een realistische liquiditeitsraming ontvangt voordat zij de betalingen verricht.

Verhuizing van het Centrum naar Thessaloniki

Algemeen

31. Op de bijeenkomst van de Europese Raad van 29 oktober 1993 werd besloten de zetel van het Cedefop over te brengen van Berlijn naar Thessaloniki in Griekenland (7).

32. De eigenlijke verhuizing naar Thessaloniki vond plaats in augustus 1995 en het Centrum begon zijn werkzaamheden in Griekenland in september 1995. Volgens berekeningen van de Kamer werden uitgaven in verband met de verhuizing ten belope van ongeveer 3 300 000 ECU opgenomen in de rekeningen van 1995.

33. Vanaf 1 september 1995 is het Cedefop gevestigd in een gebouw van het Instituut voor landbouw en industrie te Thessaloniki. Uiterlijk 1 september 1999 zal de Griekse staat een permanent gebouw ter beschikking van het Cedefop stellen. Het Cedefop ondertekende vier overeenkomsten in verband met de huur van de voorlopige vestiging en de bouw van het permanente gebouw. De basisovereenkomst tussen het Cedefop en de Griekse staat werd op 22 juni 1995 te Thessaloniki ondertekend. De drie andere overeenkomsten, waaronder een tussen de Griekse staat en de organisatie die voor de gehele bouw verantwoordelijk is, maken deel uit van de basisovereenkomst.

Tijdelijke vestiging

34. De jaarlijkse huur voor het tijdelijke gebouw bedraagt 273 000 ECU, die rechtstreeks aan de eigenaar moet worden betaald.

35. Artikel 1 van de overeenkomst tussen de Griekse staat en het Cedefop bepaalt dat de Griekse staat vanaf 1 september 1995 het gebouw van de tijdelijke vestiging en de daarbij behorende installaties volledig ter beschikking van het Cedefop stelt; in artikel 2 wordt bepaald dat beide gebouwen gebruiksklaar ter beschikking van het Cedefop worden gesteld en dat de Griekse autoriteiten voor de elektrische en elektronische leidingen en de telefoonverbindingen verantwoordelijk zijn.

36. Ten tijde van de oplevering van het gebouw heeft het Centrum geen schriftelijke bezwaren ingediend. Niettemin moest het Cedefop tijdens de eerste vier maanden van zijn aanwezigheid in Thessaloniki (september tot december 1995) 120 000 ECU investeren om de tijdelijke vestiging functioneel uit te rusten. Zo moesten de elektrische en elektronische leidingen en de telefoonverbindingen nog worden aangebracht.

37. Deze investeringen werden integraal door het Cedefop bekostigd en de uitgaven werden aangewezen op de begroting 1995. Uit de overeenkomsten wordt niet duidelijk wie gehouden is tot betaling van deze investeringen.

Permanente vestiging

38. De Griekse staat heeft zich ertoe verbonden uiterlijk per 1 september 1999 een permanent gebouw ter beschikking van het Cedefop te stellen. Voor de bouw hiervan betaalt het Cedefop aan de Griekse staat 6 879 750 ECU in vier gelijke tranches van 1 719 937 ECU. De geplande data voor de betaling van de eerste drie tranches zijn 1 september 1995, 1 september 1996 en 1 september 1997. De laatste tranche zal worden betaald wanneer het gebouw wordt opgeleverd.

39. Het Cedefop heeft er niet voor gezorgd dat deze betalingen zijn gekoppeld aan de reële voortgang van de bouw. Meer dan twee jaar voordat het gebouw wordt opgeleverd, zal het Centrum 5 159 811 ECU hebben betaald.

40. De Kamer beveelt het Cedefop dringend aan, ervoor te zorgen dat de rente over de eerste tranche aan het project toekomt.

41. Het Centrum dient ervoor te zorgen dat de Organisatie voor sociale woningbouw (O. E. K.), die voor de uitvoering van het hele bouwwerk verantwoordelijk is, de belangen van het Cedefop behartigt.

Personeel: algemeen

42. In 1995 bevatte de lijst van het aantal ambten 79 ambten: 24 A, 11 LA, 15 B, 26 C en drie D. Ten tijde van de controle (mei 1996) waren 37 personen (14 A, zeven B, 14 C en twee D) werkelijk in dienst van het Cedefop; elf personen waren overgegaan naar andere EU-instellingen, 14 personeelsleden hadden het Cedefop verlaten vóór de verhuizing naar Thessaloniki en 17 personen hadden besloten Berlijn niet te verlaten. Vele nieuwe personeelsleden werden in 1995 of moeten in 1996 worden aangeworven.

43. De 17 personen die in Berlijn bleven, hebben het recht te werken voor particuliere of openbare werkgevers of voor andere EU-instellingen, maar krijgen hun salaris doorbetaald voor de duur van maximaal 18 maanden, naar gelang van hun anciënniteit bij het Cedefop (één maand per dienstjaar met een minimum van zes maanden). Na deze periode kunnen de betrokkenen verhuizen naar Thessaloniki of een andere oplossing vinden. Het Cedefop kan deze 17 ambten (mei 1996) bijgevolg niet gebruiken, aangezien ze in de begroting zijn geblokkeerd en moeten worden vrijgehouden voor het geval dat iemand later besluit naar Thessaloniki te verhuizen.

44. Het is niet duidelijk wat er zal gebeuren met de personen uit de groep van 17 die na hun overeengekomen verblijf in Berlijn niet willen verhuizen naar Thessaloniki. Artikel 20 van het Statuut bepaalt: "De ambtenaar is verplicht in zijn standplaats te wonen of op zodanige afstand daarvan dat hij niet gehinderd wordt in de uitoefening van zijn werkzaamheden.". Toch zijn er reeds drie beroepen bij het Hof van Justitie van de EU ingesteld door werknemers die niet naar Thessaloniki wilden verhuizen.

45. Deze situatie, waarbij 17 vaste personeelsleden in de begroting voorziene posten blokkeren zonder voor het Cedefop te werken, had reeds in 1995 een aanzienlijke invloed op de werking van het Cedefop en zal dit ook in 1996 en 1997 nog hebben.

Personeel: verandering van status

46. Artikel 13 van Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad van 10 februari 1975 werd bij Verordening (EG) nr. 251/95 van de Raad van 6 februari 1995 gewijzigd als volgt: "Het personeel van het Centrum is onderworpen aan de verordeningen en regelingen die van toepassing zijn op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen. Het Centrum oefent ten aanzien van zijn personeel de bevoegdheden uit van het tot aanstelling bevoegde gezag. De raad van bestuur van het Centrum stelt in overeenstemming met de Commissie passende uitvoeringsbepalingen vast.". Deze verordening bevat tevens de intrekking van Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1859/76 van de Raad van 29 juni 1976 houdende vaststelling van de regeling welke van toepassing is op het personeel van het Cedefop. Deze wijziging was noodzakelijk omdat "wat het beheer van het personeel van de verschillende gedecentraliseerde organen betreft, de nodige samenhang op communautair niveau dient te worden gewaarborgd" (8). De Cedefop-personeelsleden werden echter als ambtenaar aangesteld, terwijl de andere gedecentraliseerde organen tijdelijk personeel kregen.

47. De Kamer onderzocht de wijzigingen in het personeelsreglement en de andere overeenkomsten tussen de raad van bestuur en het personeel en ontdekte een aantal onregelmatigheden, waarvan die welke in de paragrafen 49 - 66 worden beschreven als de ernstigste worden beschouwd.

48. De raad van bestuur heeft deze overeenkomsten niet ter goedkeuring voorgelegd aan de financieel controleur. Alle betalingsverplichtingen voortvloeiend uit deze overeenkomsten werden echter uit de voorschotkas voldaan en ontvingen vervolgens het visum van de financieel controleur.

Regularisatie van de status van het personeel

49. Na de verhuizing naar Thessaloniki deed het Cedefop het volgende om de situatie van zijn personeel te "regulariseren":

- eerst werden alle personeelsleden vanaf 1 maart 1995 in dienst gehouden als tijdelijk functionaris (artikel 2, sub b), van de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen (RAP)), met dezelfde rang en salaristrap als toen zij contractanten waren;

- vervolgens werden deze personen na een intern vergelijkend onderzoek dat alleen op basis van kwalificaties was "geregeld", per 1 april 1995 aangesteld als EU-ambtenaar.

Overtreding van het Statuut wat betreft de salaristrap waarin de vroegere contractanten van het Cedefop als tijdelijk functionaris aanvankelijk werden ingedeeld.

50. Toen de werknemers per 1 maart 1995 als tijdelijk functionaris werden ingedeeld, mocht geen enkel personeelslid van het Cedefop worden aangeworven in een hogere salaristrap dan 3 (of 4 in het geval van de rangen A 1 tot A 4, LA 3 en LA 4) (artikel 32 van het Statuut, door artikel 15 van de RAP van toepassing verklaard op tijdelijke functionarissen).

51. Toch werden 33 van de 59 Cedefop-personeelsleden die als tijdelijk functionaris waren aangesteld, ingedeeld in een hogere salaristrap dan 3, hetgeen onregelmatig is.

Misbruik van bevoegdheid bij de organisatie van het intern vergelijkend onderzoek voor de aanstelling van vroegere Cedefop-contractanten als ambtenaar

52. Het Cedefop publiceerde op 1 maart 1995 15 kennisgevingen van vacatures en interne vergelijkende onderzoeken. Na deze onderzoeken werden alle vroegere Cedefop-personeelsleden aangesteld als ambtenaar.

53. Volgens het Statuut is een vergelijkend onderzoek bedoeld om een aantal kandidaten met elkaar te laten concurreren zodat de persoon die het meest geschikt is voor een vacante post kan worden geselecteerd (artikel 27, eerste alinea, van het Statuut). Bijgevolg zijn de kans om te zakken en het concurreren zelf inherent aan het deelnemen aan een vergelijkend onderzoek.

54. De 15 door het Cedefop georganiseerde onderzoeken hadden daarentegen een heel ander doel, namelijk de regularisatie van de status van zijn personeel na de verhuizing naar Thessaloniki, en vanaf dat moment was reeds vooraf bekend wie er zou slagen. Dit wordt aangetoond door:

- de "vertrouwelijke" nota die bij de voornoemde kennisgevingen van vacature en vergelijkend onderzoek was gevoegd en aan de rand de naam/namen van de persoon/personen die zou/zouden slagen vermeldde;

- het feit dat elk personeelslid vooraf van het Centrum een "schriftelijke garantie" van zijn/haar aanstelling als EU-ambtenaar had ontvangen (paragraaf 4.1, vierde alinea, van de "kaderovereenkomst", tweede alinea van de brief van 7 februari 1995 en de garantiebrief zelf). Er bestond dus geen kans om te zakken. Elke kandidaat was integendeel reeds zeker van succes voordat het onderzoek had plaatsgevonden.

55. Het Hof van Justitie van de EU heeft beslist dat een overheidsinstantie die haar bevoegdheid gebruikt voor een ander doel dan aangegeven in enige relevante verordening, zich schuldig maakt aan misbruik van bevoegdheid (9). Het Hof van Justitie deed deze uitspraak op het terrein van de openbare dienst in de EU specifiek inverband met een procedure van vergelijkend onderzoek (10). Bijgevolg zijn benoemingsbesluiten na een vergelijkend onderzoek waarbij misbruik van bevoegdheid is gemaakt onwettig (11).

56. De juridische dienst van de Commissie kwam tot dezelfde conclusie, zoals blijkt uit alinea c) van zijn nota van 4 januari 1995 (12).

57. Aangezien het doel van het betrokken onderzoek verschilde van hetgeen is bepaald in het Statuut, was de door het Cedefop toegepaste procedure aangetast door misbruik van bevoegdheid en bijgevolg onwettig.

Overtreding van het Statuut bij de indeling van de voormalige contractanten van het Cedefop als ambtenaar

58. Volgens artikel 31 van het Statuut had elk Cedefop-personeelslid per 1 april 1995 als volgt moeten zijn benoemd:

- ambtenaren van categorie A of van de talendienst (LA):

in de aanvangsrang van hun categorie (d. w. z. A 7 of LA 7) (artikel 31, lid 1);

- ambtenaren van de andere categorieën:

in de aanvangsrang van hun loopbaan (d. w. z. B 1, B 3 of B 5; C 1, C 3 of C 5; D 1, D 3 of D 4) (artikel 31, lid 2);

- bij uitzondering kan personeel worden aangesteld in de eerstvolgende hogere rang voor maximaal de helft van het aantal plaatsen, in groepen van zes (artikel 31, lid 2, sub b)).

59. In strijd met het Statuut werden 32 van de 43 ambtenaren aangesteld in een hogere rang dan de aanvangsrang van hun categorie of loopbaan (13).

Niet-naleving van de verplichtingen inzake de proeftijd

60. Alvorens een ambtenaar in vaste dienst kan worden aangesteld, moet hij met succes een proeftijd volbrengen (artikel 34 van het Statuut). Een proeftijd veronderstelt dat de ambtenaar op proef a posteriori objectief wordt beoordeeld.

61. In strijd met het Statuut werd elke ambtenaar op proef meegedeeld dat hij/zij beslist zou worden aangesteld en reeds vooraf werd duidelijk verklaard dat de proeftijd een noodzakelijke "juridische formaliteit" zonder testwaarde was (paragraaf 4.1 van de kaderovereenkomst, brief van 7 februari 1995 aan elke ambtenaar op proef, subparagraaf 2 en paragraaf 1(f) van de bijlage: "De proeftijd is een juridische formaliteit en zal als zodanig door elke ambtenaar op proef worden volbracht.").

Onwettige detachering van ambtenaren op proef

62. Krachtens artikel 38 van het Statuut kan alleen een ambtenaar in vaste dienst, dus een ambtenaar die de proeftijd met succes heeft volbracht, worden gedetacheerd. In strijd met deze bepaling werden elf via de voornoemde vergelijkende onderzoeken aangestelde ambtenaren gedurende hun proeftijd bij verschillende EU-instellingen gedetacheerd.

Onwettigheid van de speciale regeling voor Cedefop-ambtenaren voor de overmaking van een deel van hun salaris naar het buitenland

63. Ambtenaren van de Gemeenschap mogen maximaal 16 % van hun salaris overmaken (dan wel maximaal 35 % indien zij bewijsstukken tot staving van werkelijke uitgaven overleggen). Nieuwe Cedefop-ambtenaren mogen maximaal 50 % van hun salaris overmaken in een andere valuta. Deze behandeling zou echter alleen gerechtvaardigd kunnen zijn:

- in zeer uitzonderlijke omstandigheden;

- in behoorlijk gemotiveerde gevallen.

64. Deze voorwaarden zijn in het onderhavige geval niet vervuld, omdat:

- het Cedefop het verschil tussen de kosten van levensonderhoud in Berlijn en Thessaloniki en het verschil in de aanpassingscoëfficiënt van beide plaatsen uitzonderlijk acht. De vaststelling van een aanpassingscoëfficiënt door de Raad is echter een rechtens bindend besluit waarop geen uitzonderingen kunnen worden gemaakt. Het doel ervan is juist, verschillen in de kosten van levensonderhoud weg te werken zodat alle ambtenaren ongeacht hun standplaats zeker zijn van een gelijke koopkracht;

- van Cedefop-ambtenaren niet wordt verlangd toereikende bewijsstukken over te leggen om van deze voordelige uitzonderingsregeling te kunnen profiteren.

65. Hieruit volgt dat een systeem werd opgezet voor de overmaking van maximaal 50 % van de ambtenarenbezoldiging in een valuta waarvan de aanpassingscoëfficiënt (Duitsland 111,4 %) hoger is dan die voor Thessaloniki (Griekenland 80,2 %), hetgeen voor de communautaire begroting aanzienlijke kosten en voor het betrokken personeel overeenkomstige baten (ten minste één extra maandsalaris per jaar) meebrengt.

Ongelijke behandeling ten opzichte van andere ambtenaren bij de invoering van de speciale mobiliteitsregels

66. De Commissie verbond zich jegens het Cedefop tot de vaststelling van specifieke mobiliteitsregels. Dergelijke regels zijn in strijd met het beginsel dat alle ambtenaren gelijk worden behandeld. Krachtens artikel 13 van Verordening (EG) nr. 251/95 van de Raad van 6 februari 1995 zijn het Statuut en de RAP onmiskenbaar van toepassing op het Cedefop-personeel. Bijgevolg worden alle betrokken bepalingen toegepast op dat personeel, ook artikel 29, lid 1, sub c), dat de mogelijkheid biedt over te gaan naar andere Instellingen. Er is dan ook geen rechtvaardiging voor een speciale behandeling in verband met de mobiliteit.

Samenvatting

67. De controle van de Kamer heeft aangetoond dat het werkprogramma wegens ernstig personeelsgebrek niet volgens plan is gerealiseerd. Dit leidde tot een groot aantal overschrijvingen en annuleringen van kredieten. De controle bracht ook aan het licht dat de administratieve en boekhoudkundige procedures nog niet zijn ingevoerd.

68. De vergoedingen ten belope van vier maanden basissalaris, die aan twee adjunct-directeuren werden betaald, en een betaling van 71 030 ECU aan één der adjunct-directeuren, stroken niet met een goed financieel beheer en met de belangen van het Cedefop.

69. Ten tijde van de controle door de Kamer werkten slechts 37 van het toegestane aantal van 79 personeelsleden werkelijk voor het Cedefop. 17 personeelsleden werden als EU-ambtenaren aangesteld, hoewel zij niet naar Thessaloniki wilden verhuizen en niet naar een andere EU-instelling overgingen.

70. Bij haar onderzoek van de afwijkingen ten opzichte van het Statuut ontdekte de Kamer ernstige onregelmatigheden.

Conclusie

71. In het kader van de verhuizing naar Thessaloniki is het begrijpelijk dat inspanningen werden gedaan om de personeelsleden bij te staan teneinde deze voor de EU-instellingen te behouden en om de ernstige problemen bij de overgang op te vangen. Het probleem blijft dat de voorschriften die golden toen de verhuizing moest worden uitgevoerd het zelfs met de afwijkingen van het toepasselijke Statuut niet mogelijk maakten, reeds lang in dienst zijnde personeelsleden behoorlijk te behandelen en tegelijkertijd het Cedefop tijdens de overbrenging operationeel te houden.

Dit verslag werd vastgesteld door de Rekenkamer te Luxemburg te harer zitting van 21 november 1996.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad (PB L 39 van 13. 2. 1975, blz. 1).

(2) Jaarverslag van de Kamer over 1994.

(3) Jaarverslagen van de Kamer over 1992, 1993 en 1994.

(4) Jaarverslagen van de Kamer over 1990, 1991, 1992 en 1994.

(5) Jaarverslag van de Kamer over 1994.

(6) Jaarverslag van de Kamer over 1994.

(7) Besluit 93/C 323/01 van de Raad van 29 oktober 1993 (PB C 323 van 30. 11. 1993, blz. 1).

(8) Verordening (EG) nr. 251/95 van de Raad van 6 februari 1995 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 337/75 houdende oprichting van het Cedefop, vierde overweging.

(9) Zie onder meer het arrest van het Gerecht van eerste aanleg van 16 december 1993 in zaak T-80/90, Turner/Commissie, Jur. blz. II-1465, en het arrest van 14 februari 1990 in zaak T-38/39, Hochbaum/Commissie, Jur. blz. II-43.

(10) Arrest van 29 september 1976 in zaak 105/75, Giuffrida/Raad, Jur. blz. 1395.

(11) Arrest GIUFFRIDA, op. cit.

(12) "Een onderzoeksprocedure houdt per definitie een risico van mislukking in en er bestaan duidelijke juridische gronden om deze risicomarge niet weg te werken."

(13) 13 van de 17 A-ambtenaren werden aangesteld in een hogere rang dan A 7 (terwijl de limiet volgens het Statuut bij zes lag), vijf van de vijf LA-ambtenaren werden aangesteld in een hogere rang dan LA 7 (terwijl dit volgens het Statuut niet was toegestaan), twaalf van de 18 C-ambtenaren werden aangesteld in een andere rang dan de aanvangsrang van hun loopbaan (terwijl de limiet volgens het Statuut bij zes lag), twee van de drie D-ambtenaren werden aangesteld in een andere rang dan de aanvangsrang van hun loopbaan (terwijl dit volgens het Statuut niet was toegestaan).

BIJLAGE I

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE II

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE III

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN HET CENTRUM

Gezien de aard van de opmerkingen van de Rekenkamer meent de raad van bestuur van het Centrum op vergelijkbaar uitgebreide wijze te moeten reageren. De raad van bestuur zal de volgorde van de opmerkingen en conclusies van de Rekenkamer volgen. De nummering van de paragrafen waarbij de raad aantekeningen maakt, komt overeen met de nummering in het verslag van de Rekenkamer.

3. De raad van bestuur mag redelijkerwijs verwachten dat alle instellingen en gedecentraliseerde organen worden behandeld op gelijke wijze en volgens dezelfde professionele normen en procedures, zodat gelijke behandeling is gewaarborgd.

4. De raad van bestuur meent dat in deze inleidende paragraaf over de problemen essentiële feiten buiten beschouwing worden gelaten. Samengevat gaat het om volgende punten:

- Het besluit van de Europese Raad van 29 oktober 1993 werd genomen zonder dat vooraf werd bekeken wat een dergelijke overplaatsing allemaal mee zou brengen. De raad van bestuur respecteerde desalniettemin de politieke beslissing volledig en voerde de verhuizing van Berlijn naar Thessaloniki uit met de waardevolle steun van de Europese Commissie.

- De Commissie heeft voorstellen gedaan om de bestaande verordening te wijzigen (wijziging van artikel 13 van Verordening nr. (EEG) 337/75) en de Raad nam deze wijzigingen aan in het kader van zijn besluiten van 16 en 17 mei 1994, waarin Thessaloniki per 1 september 1994 officieel werd aangewezen als zetel van het Centrum. In de verklaringen die opgenomen zijn in de notulen van de Raad (zie de bijlage bij document 6653/94 SOC 110) legden de Raad en de Commissie belangrijke voorwaarden voor de verhuizing vast: "De Raad en de Commissie zullen zich zo spoedig mogelijk bezinnen over passende maatregelen, in het bijzonder voor de personeelsregeling, ter begeleiding van het overbrengen van het Centrum van Berlijn naar Thessaloniki.".

In deze verklaring verzoekt de Raad bovendien de Commissie en de raad van bestuur om geschikte oplossingen te vinden voor begeleidende maatregelen.

- In reactie op het verzoek van de Raad van Ministers trachtten alle belanghebbenden bij verschillende gelegenheden passende oplossingen te vinden die ook zouden stroken met de standpunten van het Europees Parlement en het Economisch en Sociaal Comité. Bij zijn aantreden (1 oktober 1994) kreeg de nieuwe directeur opdracht de verhuizing als topprioriteit te beschouwen. Tijdens het eerste overleg met het personeel zegde de directeur toe dat de verhuizing op 1 september 1995 plaats zou vinden. Het Cedefop hield zich aan deze tijdplanning, ondanks de problemen die de overplaatsing van het Centrum meebracht.

- De voorzitter van de raad van bestuur schreef een brief aan de verantwoordelijke commissarissen, de heren Van Miert en Ruberti. Op 18 november 1994 hadden de voorzitter en de vice-voorzitters van de raad van bestuur van het Cedefop een bespreking met de commissarissen. De voorzitter drong er bij de Commissie met klem op aan sociale maatregelen te treffen, met name voor de personeelsleden die Berlijn niet konden verlaten. Met het oog op de bestaande regelingen verklaarden de commissarissen bereid te zijn de specifieke problemen van de personeelsleden in een positieve en pragmatische sfeer te onderzoeken. Ze verwachtten hetzelfde van andere communautaire instellingen (Europees Parlement, de Europese Raad etc.).

- tijdens zijn bijeenkomst op 8/9 december 1994 kon de raad van bestuur niet officieel over de datum van de verhuizing besluiten omdat het onaanvaardbaar werd geacht om personeelsleden die niet konden meeverhuizen naar Thessaloniki te ontslaan zonder te voorzien in een modern sociaal plan. Tijdens diezelfde bijeenkomst gaf de raad van bestuur opdracht aan de directeur om het voorbereidende werk voor een besluit van de raad van bestuur inzake de overplaatsing van het Centrum te voltooien op 1 september 1995 op een sociaal aanvaardbare wijze. Het besluit werd goedgekeurd tijdens een buitengewone vergadering op 27 januari 1995.

- In de tweede helft van december 1994 begon de Raad aan een onderzoek van het voorstel van de Commissie voor een wijziging van artikel 13 van de oprichtingsverordening van het Cedefop. Het gewijzigde artikel was zo opgezet dat voor het personeel dezelfde regels zouden gelden als voor de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen. De directeur gebruikte deze wijziging als uitgangspunt voor de raamovereenkomst inzake sociale maatregelen in verband met de verhuizing van het Cedefop naar Thessaloniki. Deze raamovereenkomst werd op 23 januari 1995 met het personeel gesloten. De voorbereidingen werden getroffen in nauwe samenwerking met de Europese Commissie, die het Centrum in alle stadia van zijn overplaatsing terzijde heeft gestaan (1994-1996).

- De raad van bestuur besloot de raamovereenkomst goed te keuren en bepaalde dat het Centrum op 1 september 1995 naar Thessaloniki zou verhuizen. De raad van bestuur van het Cedefop verleende bovendien de directeur volmacht om nationale, internationale en Europese Instellingen en diensten van de Europese Gemeenschap te benaderen teneinde detachering of vergelijkbare maatregelen te garanderen voor personeelsleden van het Centrum die konden aantonen dat zij niet in de gelegenheid waren om naar Thessaloniki te verhuizen. Overeenkomstig de raamovereenkomst kozen de personeelsleden die Berlijn niet konden verlaten ervoor om ter beschikking te worden gesteld aan EU-instellingen of overheids- of particuliere organisaties en door het Centrum te worden doorbetaald voor een periode die overeenkomt met één maand per dienstjaar of deel van een dienstjaar bij het Cedefop. Overeengekomen werd dat deze periode minimaal zes maanden bedraagt. Het principe van één maand per dienstjaar komt in grote lijnen overeen met sociale plannen en gebruikelijke procedures in Duitsland en buurlanden.

- Maatregelen met betrekking tot vervroegde uittreding werden gedurende 1995 voorzien voor 17 personeelsleden (ouder dan 55 en met tien dienstjaren, ouder dan 50 en met vijftien dienstjaren). Dergelijke maatregelen waren niet opgenomen in de raamovereenkomst en werden uiteindelijk niet voorgesteld door de commissie gezien de besluiten van de Raad van Ministers van 17 november 1995 om het "dégagement" in verband met de uitbreiding alleen te aanvaarden voor personeelsleden van het Europees Parlement.

De raad van bestuur zal gedetailleerder antwoorden in zijn reacties op de paragrafen 46-66. Algemeen kan worden gesteld dat het uiterst belangrijk is dat serieus rekening wordt gehouden met de politieke aspecten en dat kritiek achteraf wordt vermeden. Immers, de overplaatsing van een complete instelling binnen de beperkende context van een groot aantal uiteenlopende verordeningen, waarbij een hele reeks sociale en individuele problemen opgelost moesten worden, kan uniek worden genoemd in de geschiedenis van de Gemeenschap.

5. De raad van bestuur zal verderop in dit antwoord terugkomen op de uitzondering die genoemd wordt in de laatste zin.

8. De kosten van de bijeenkomsten van de raad van bestuur in 1995 vloeien voort uit het feit dat vanwege de verhuizing in dit jaar twee extra bijeenkomsten (januari en juni) gehouden moesten worden. Bovendien was de bijeenkomst in december 1995 duurder in verband met de officiële opening van het Centrum in Griekenland. Voor 1996 staan slechts twee bijeenkomsten op de agenda.

13. De raad van bestuur betreurt het dat de Rekenkamer niet reageert op het besluit van het Europees Parlement om de verlening van kwijting voor de begroting van 1994 op te schorten. Dit werpt ernstige vragen op aangezien:

- de verlening van kwijting voor 1994 beschouwd moet worden in het kader van het verslag van de Rekenkamer voor 1994 en de aanbevelingen van de Raad met betrekking tot de verlening van kwijting en gebaseerd dient te zijn op de regels en de situatie van dat moment;

- de beoordeling van het Europees Parlement van het begrotingsjaar 1995 zonder een verslag van de Rekenkamer voor het jaar 1995, waarop de raad van bestuur zou kunnen reageren, ertoe leidt dat zeer verschillende situaties door elkaar gaan lopen;

- het Centrum in 1995 naar Griekenland verhuisde. De verhuizing vond plaats zonder onderbreking van de werkzaamheden en onder aanvaardbare omstandigheden. De verhuizing betekende verstoringen voor het personeel en vereist daarom een overgangsperiode die zeker tot eind 1997 zal voortduren.

15. De situatie is in dit opzicht aanzienlijk verbeterd. De beperkte assistentie die er was, was bedoeld ter ondersteuning bij het indienen van voorstellen voor verplichtingen of betalingen en niet voor besluiten betreffende budgettaire tenuitvoerlegging. In de beginfase in Thessaloniki hielpen personeelsleden elkaar over en weer bij de uitvoering van de werkzaamheden.

16. Zoals vorig jaar reeds werd aangegeven, werd op verzoek van de financieel controleur veel gebruik gemaakt van de voorschotkas in verband met de verhouding van kosten en baten. Het vorige systeem bracht hoge koerierskosten mee en leidde tot vertragingen. Het betekende ook dat de financieel controleur vaker moest ingrijpen. Door gebruik van de voorschotkas voor alle uitgaven die zouden kunnen leiden tot voorlopige betalingsverplichtingen werden de beheerskosten beperkt en vertragingen verkort. Deze situatie is verslechterd door betalingsprocedures in Griekenland (de meeste betalingen worden contant of per cheque voldaan). Facturen met een bankrekeningnummer komen zelden voor, leveranciers innen het geld zelf. Ook de geografische afstand tot de financieel controleur en de ontoereikende betrouwbaarheid van de postdiensten spelen een rol. Bovendien zijn in verband met de kosten (3 000 BEF per levering) expressleveringen per koerier teruggebracht tot één per week.

Een wijziging van het besluit dat ten grondslag ligt aan de voorschotkas zal binnenkort worden voorgelegd aan de raad van bestuur teneinde meer tegemoet te kunnen komen aan de wensen van de Rekenkamer.

17. De kredietoverschrijvingen in de laatste twee maanden worden verklaard door de noodzaak om de begroting (waarvan 2 000 000 ECU in reserve net voor de verhuizing van het Centrum naar Thessaloniki vrijkwam) optimaal te benutten en het besluit van de raad van bestuur (7/8 december 1995) om nationaal gedetacheerde deskundigen aan te trekken volgens de aanpak van de Commissie (en om bij te dragen aan de voortgang van de werkzaamheden van het Centrum).

19. De raad van bestuur besefte dat 1995 en 1996 jaren van overgang en vernieuwing zouden zijn. Een zeker productieverlies is inherent aan de internationale overplaatsing die volgens de Raad op een aanvaardbare en niet te zeer verstorende wijze is verlopen. Het Centrum ziet zich nog steeds geconfronteerd met de problemen van de overgangsperiode.

20. Omdat de verhuizing van het Centrum plaatsvond met een kwantitatief aanzienlijk gereduceerde personele bezetting, verliepen de werkzaamheden bij de administratie en alle overige diensten langzamer dan normaal. Daarom werd een niet-automatische overdracht van kredieten aangevraagd en verleend.

22. De raad van bestuur merkt op dat de Commissie alles doet wat in haar vermogen ligt om het bepaalde van artikel 26 van de financiële bepalingen voor het Centrum na te leven en de subsidie in de eerste twee weken van ieder kwartaal te betalen en naar gelang van de werkelijke behoeften. Deze situatie is in 1995 verbeterd ten opzichte van 1994. Omdat interne procedures echter langdurig zijn (de ordonnateur, financieel controleur en de rekenplichtige zijn hierbij betrokken) en de bankprocedure tijd vergt, kan een zekere vertraging bij de verwerking (in 1995 gemiddeld twaalf dagen) niet geheel worden vermeden. Desalniettemin waren er in 1995 drie betalingen die bijna voldeden aan de bepalingen in artikel 26: ze kwamen binnen vier dagen na de eerste twee weken van het kwartaal binnen bij het Centrum. Als voor alle betalingen de verwerkingsperiode (tussen de negen en 22 werkdagen) de gemiddelde periode van twaalf dagen was geweest, zouden alle drie hebben voldaan aan artikel 26. De eerste betaling voldeed niet aan de bepalingen, maar voor deze betaling moet ook nog rekening gehouden worden met de toewijzing van kredieten vooraf, een procedure die altijd enige tijd duurt.

23. De adjunct-directeur die van Thessaloniki naar Berlijn verhuisde, deed dat in verband met de onzekerheid omtrent de feitelijke datum van de overplaatsing van het Centrum. Toen hij op 1 oktober 1994 werd benoemd, was de datum van de verhuizing nog niet besloten, en had het kunnen zijn dat deze nog langer opgeschort zou worden. Er werd gehoopt dat zijn verblijf van korte duur zou zijn, maar daarover kon op dat moment niets definitiefs worden gezegd. Hij verhuisde om de gebruikelijke familieredenen naar Berlijn volgens de voorwaarden van het Statuut.

Zijn dagvergoedingen werden op dezelfde wijze verwerkt als die voor andere personeelsleden. Wat betreft de tweede inrichtingsvergoeding moet opgemerkt worden dat de adjunct-directeur dit bedrag na de financiële controle heeft terugbetaald aan het Centrum, hoewel het goed mogelijk is dat hij er volledig recht op had.

24. Tijdens zijn bijeenkomst in juni 1995 zegde de raad van bestuur het contract van de tweede adjunct-directeur per 31 december 1995 op en kreeg de directeur opdracht dit besluit uit te voeren en de vereiste betalingen te verrichten. Het deed de raad van bestuur genoegen dat de adjunct-directeur bereid was om de uitvoering van het werkprogramma 1995 te begeleiden en bij te dragen aan de nieuwe start van het Centrum in Thessaloniki. De vergoeding (de betaling van een derde basissalaris voor de periode tussen de datum waarop zijn taken waren beëindigd en de datum waarop zijn contract afliep) was in overeenstemming met zijn contract.

25. De problemen in verband met de opstartperiode en de grote hoeveelheid nieuwe contracten waren er de oorzaak van dat het Cedefop niet in ieder afzonderlijk geval de normale inschrijvingsprocedures kon volgen. Het ging hierbij om een uitzonderlijke situatie die zich nu geleidelijk normaliseert. Voor de contracten op langere termijn zijn intussen de inschrijvingsprocedures gevolgd in of gepland voor 1996.

Teneinde een evenwichtigere spreiding van budgettaire tenuitvoerlegging over het jaar te waarborgen, zal de raad van bestuur bovendien vooruitlopen op de goedkeuring van het werkprogramma 1997 zodat de diensten voldoende tijd hebben om offerteaanvragen te doen en financiële verplichtingen aan te gaan. De daaruit voortvloeiende contracten kunnen dan in de eerste maanden van het begrotingsjaar worden getekend.

26. De 40 % van de verplichtingen ten laste van het begrotingsonderdeel "Onderzoek en modelprojecten" (300 000 ECU) werden aangegaan in de laatste maanden van het jaar omdat de begrotingsautoriteit de reserve op de begroting voor 1995 pas laat vrijgaf en de verhuizing van het Centrum naar Thessaloniki plaatsvond. Het Centrum moest logisch en consequent te werk gaan en kon eenvoudigweg niet anders handelen omdat het eerst zijn financiële verplichtingen onder titel I en titel II moest nakomen. Het kon derhalve pas overige verplichtingen onder titel III aangaan na het vrijkomen van de reserve.

Tijdens zijn bijeenkomst in december 1995 gaf de raad van bestuur de mogelijkheid om nationale experts te detacheren, een besluit dat gebaseerd was op de reservebegroting. De directeur moest snel en op korte termijn handelen om te voorkomen dat kredieten die pas zeer laat beschikbaar kwamen, zouden worden geannuleerd. De aanstelling van de (Oostenrijkse) expert, met officiële steun van de regering, was reeds begin 1995 ingediend.

27. De huur voor januari 1996 werd puur om praktische redenen opgenomen in de rekeningen van 1995. Volgens het contract moet de huur in twee termijnen worden vooruitbetaald, op 1 januari en op 1 juli. Omdat de eerste bepaling pas in oktober 1995 werd gedaan en het moeilijk zou zijn geweest om meteen daarna op 1 januari 1996 weer te betalen, werd de eerste betaling voor vijf maanden inclusief januari 1996 gedaan.

28. De inventarislijst wordt bijgewerkt.

29. Dit wordt nog onderzocht.

30. Het Centrum garandeert dat het een reële liquiditeitsraming indient bij de Commissie, om aldus, conform de eisen van de Kamer, het beheer van buitensporig grote kassaldi te vermijden.

De laatste betaling van het jaar is naar verwachting de grootste aangezien daarmee ook uitgaven van de eerste maanden van het jaar daarop worden betaald, een periode waarin over het algemeen grotere betalingen gedaan moeten worden.

31. Zie de opmerkingen met betrekking tot paragraaf 4.

32. De administratie van het Centrum is bezig met een taxatie van de kosten van de verhuizing en schattingen van ontwikkelingen teneinde een duidelijk beeld te kunnen geven van de kosten en baten van de verhuizing naar Griekenland.

36-37. Van het Centrum werd verwacht dat het bij aankomst onmiddellijk volledig operationeel zou zijn. Een aantal aanvullende investeringen en veranderingen was noodzakelijk. Zoals aangegeven is niet duidelijk wie gehouden is tot betaling hiervan. Sommige investeringen waren nodig omdat het Centrum meer stroom en zwaardere computerkabels nodig had dan de aanwezige standaardkabels. Andere investeringen houden verband met de eis voor extra veiligheid en communicatievoorzieningen, zoals "Europa per satelliet" om de uitzendingen over de Instellingen direct te kunnen volgen. Het Centrum heeft desalniettemin vragen met betrekking tot het voorlopige gebouw op de agenda gezet van de stuurgroep die zich bezighoudt met het nieuwe en (zo nodig) het voorlopige gebouw.

38-41. De Raad van bestuur beseft dat de inhoud van de overeenkomst inzake het nieuwe gebouw grote verantwoordelijkheid heeft gelegd bij de Griekse staat. De Griekse staat houdt zich echter wel aan de overeenkomst.

De twee belangrijkste zaken zijn:

- een kwalitatief hoogwaardig gebouw voor een redelijke prijs garanderen;

- garanderen dat het gebouw op tijd wordt opgeleverd voor gebruik (zo mogelijk voor 1 september 1998).

Het feit dat grote betalingen vooraf zijn gedaan (de helft van het gebouw is nu betaald, hoewel nog niet begonnen is met de eigenlijke bouw) kan ook positieve aspecten hebben omdat de feitelijke bouw misschien sneller zal vorderen aangezien er gelden beschikbaar zijn. De feitelijke bouw moet in oktober/november 1996 beginnen nadat er een plan en een bouwbedrijf zijn gekozen. Over het geheel heeft de raad van bestuur volledig begrip voor de zorgen van de Kamer die ook zijn geuit door de parlementsleden Kellet-Bowman en Tappin, die het Centrum respectievelijk op 1/2 en 14/15 mei 1996 hebben bezocht. De raad van bestuur verklaart zich bereid in deze te handelen volgens de aanbevelingen van de Kamer.

42. Gezien de verschillende sociale maatregelen was de personele situatie behoorlijk complex. Die situatie is sindsdien alleen maar verbeterd. Er waren echter mensen in dienst van het Cedefop die niet ter beschikking werden gesteld van Instellingen of gedetacheerd waren in Berlijn en wel werkten voor het Cedefop en zijn werkprogramma.

43. De raad van bestuur nam het besluit inzake de sociale maatregelen met betrekking tot de verhuizing (de raamovereenkomst) teneinde zo snel mogelijk passende oplossingen voor begeleidende maatregelen te vinden (zie de verklaringen in de notulen van de Raad). Bij de beoordeling van de maatregelen zou de politieke context mee wegen.

Het Centrum is in Thessaloniki en de raad van bestuur en de directeur besloten hoe het werk georganiseerd diende te worden. Het is duidelijk dat sommige ambten geblokkeerd zijn zolang de sociale maatregelen van kracht zijn. Tegen het einde van het jaar 1996 zullen vrijwel alle maatregelen zijn afgerond en zal het Cedefop zijn volledige capaciteit kunnen benutten op basis van de prioriteiten op middellange termijn, waarover de raad van bestuur in november 1996 een besluit zal nemen, en het werkprogramma 1997 dat eveneens op deze prioriteiten stoelt. Het Cedefop zal daarom met ingang van 1997 met nieuw elan en een nieuwe aanpak de toekomst tegemoet treden.

44. De personen die om sociale en/of persoonlijke redenen na het verstrijken van hun goedgekeurd verblijf in Berlijn deze stad niet konden verlaten, hebben drie opties. In verband hiermee heeft de president van de Rechtbank van eerste aanleg drie uitspraken gedaan waarmee aanvragen voor interimprocedures werden afgewezen. Personeelsleden kunnen verhuizen of uit dienst van het Centrum treden of ze moeten een andere oplossing vinden die strookt met het Statuut.

45. De invloed in 1996 is uiteraard aanzienlijk, maar zal na de eerste maanden van 1997 minimaal zijn. De verhuizing had invloed en bracht kosten mee, maar vergeleken met een vergelijkbare nationale verhuizing zoals die van het Cereq (Centre d'etudes et de recherches sur les qualifications) van Parijs naar Marseille (waarbij slechts 21 van de 120 personeelsleden meeverhuisden) bracht het Cedefop het er voor een internationale verhuizing van bijna 2 000 km best goed vanaf zonder overdreven negatieve gevolgen. Voorzichtige schattingen van de kosten geven aan dat de kosten in 2 000 quitte zullen zijn en dat de werking daarna rendabeler zal zijn, vooral gezien de lagere arbeidskosten in Griekenland.

46-66. De punten die naar voren worden gebracht, verdienen een aantal voorlopige algemene opmerkingen:

a) Zoals de Kamer in zijn conclusie (71) opmerkt, is het begrijpelijk dat inspanningen werden gedaan om de personeelsleden te begeleiden teneinde ze voor EU-instellingen te behouden en om de lastige problemen van de overplaatsing op te vangen.

b) Het is echter niet te wijten aan de raad van bestuur dat "de voorschriften die golden toen de verhuizing moest worden uitgevoerd het (. . .) niet mogelijk maakten, reeds lang in dienst zijnde personeelsleden behoorlijk te behandelen en tegelijkertijd het Cedefop tijdens de overbrenging operationeel te houden".

c) Aansluitend op het besluit van de raad van bestuur van 27 januari 1995 werd artikel 13 van Verordening nr. (EEG) 337/75 van de Raad bij Verordening nr. (EG) 251/95 van de Raad van 6 februari 1995 als volgt gewijzigd: "Het personeel van het Centrum is onderworpen aan de verordeningen en regelingen die van toepassing zijn op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen.". Zelfs bij gebrek aan voorlopige voorzieningen, zoals het geval was toen Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 259/68 van de Raad werd goedgekeurd (zie artikel 102 van het Statuut voor ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en artikel 99 van de voorwaarden voor aanstelling van andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen), moest er rekening mee worden gehouden dat Cedefop-personeel beschouwd kon worden als "personeelsleden van de Europese Gemeenschappen", hoewel dit bepaald werd door een ad hoc-verordening van de Raad.

d) Omdat communautaire wetgeving niet voorzag in voorlopige maatregelen, moest de Raad van Bestuur wel op eigen verantwoordelijkheid handelen teneinde de rechten en belangen van Cedefop-personeel te waarborgen.

e) Men dient wel in gedachten te houden dat Verordening (EG) nr. 251/95, waarmee de zetel van het Cedefop werd verplaatst van Berlijn naar Thessaloniki, een plotselinge verandering van de werklocatie betekende, zoals ook blijkt uit de arbeidscontracten. 20 jaar lang was Berlijn de enige zetel van het Cedefop en er was sinds 10 februari 1975 geen enkele aanwijzing geweest dat deze locatie gewijzigd zou kunnen worden, laat staan verplaatst zou worden naar een andere, ver gelegen lidstaat. Op deze basis trad het personeel van het Cedefop in dienst bij het Centrum en nam het persoonlijke beslissingen (werk voor de partner, opleiding van kinderen enz.).

f) Gezien deze omstandigheden had de raad van bestuur de plicht:

- het personeel in hoge mate zekerheid van betrekking te geven (aanstelling als ambtenaar),

- behoud van categorie, rang en salaristrap te garanderen, en

- personeel op verzoek te helpen bij het vinden van een alternatieve baan.

g) De raad van bestuur wil er ook op wijzen dat het bij de posten die de begrotingsautoriteit het Cedefop toekende om permanente posten ging. Volgens artikelen 2 en 8 van de voorwaarden voor aanstelling van andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen kunnen deze posten slechts voor maximaal twee jaar worden gegeven aan ambtenaren of aan tijdelijke personeelsleden waarbij hun contracten slechts één keer en voor een periode van maximaal één jaar verlengd mogen worden.

h) Voorts voorziet de formulering van Verordening (EG) nr. 251/95 "Het personeel van het Centrum is onderworpen aan de verordeningen en regelingen die van toepassing zijn op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen") duidelijk in de aanstelling van ambtenaren en andere personeelsleden. Gezien de permanente aard van de aanstelling van het personeel was de keuze om ambtenaren aan te stellen en niet tijdelijke contracten aan te gaan gepast en gerechtvaardigd.

De raad van bestuur wil als volgt reageren op de afzonderlijke punten die de Kamer aanvoert:

46. (laatste zin) De raad van bestuur kon kiezen tussen aanstelling van personeelsleden als ambtenaren of hen een contract voor twee jaar aanbieden (zie boven, opmerking g)). Het werd niet aanvaardbaar geacht om van personen te verlangen dat ze voor een contract van twee jaar van Berlijn naar Thessaloniki zouden verhuizen.

48. Het is weliswaar juist dat de raad van bestuur de overeenkomst met het personeel niet officieel ter goedkeuring voorgelegd heeft aan de financieel controleur, maar hij werd wel gekend in de besluiten die waren genomen. Toen de overeenkomst getekend werd, was niet duidelijk welke financiële consequenties zij precies zou hebben omdat er geen goed zicht op was hoe individuele personeelsleden zouden besluiten. Het ging om een raamovereenkomst die voorzag in de basis voor individuele besluiten die volledig goedgekeurd werden door de financieel controleur tijdens zijn bezoek aan Berlijn.

50-51. Met het oog op hetgeen boven onder punt e) gesteld werd, was het besluit dat genomen werd (zie opmerking f), tweede streepje) het enige mogelijke besluit. Het lag ook op één lijn met de duidelijke verklaring van de Commissie (zie laatste zin van de bijgesloten verklaringen voor de notulen van de Raad) dat "de arbeidsvoorwaarden van de ambtenaren van het Centrum niet worden aangetast". De overwegingen van de juridische dienst van de Commissie die slechts gedeeltelijk wordt geciteerd in paragraaf 56 van het verslag van de Kamer, laten ruimte over voor het nemen van een dergelijk besluit.

52-54. De raad van bestuur herhaalt dat volgens artikel 29 van het Statuut de aanstellende autoriteit de mogelijkheid heeft om interne vergelijkende onderzoeken (punt 1b)) uit te laten voeren teneinde vacatures in een Instelling te vervullen. De vergelijkende onderzoeken werden georganiseerd overeenkomstig bijlage III van het Statuut.

55. Doelstelling en plicht van de raad van bestuur was garanderen dat zo veel mogelijk personeelsleden in dienst bij het Cedefop zouden instemmen met de verhuizing naar Thessaloniki. Bovendien werden met Verordening (EG) nr. 251/95 de regels die voor personeel gelden met ingang van 1 maart 1995 gewijzigd en vond de verhuizing naar Thessaloniki in augustus van datzelfde jaar plaats.

Aan de gedragslijn van de raad van bestuur lagen volgende overwegingen ten grondslag:

- Het was ondenkbaar om van personeelsleden te vragen dat ze op basis van een contract voor twee jaar naar Thessaloniki zouden verhuizen (opmerking g) en punt 46, hierboven).

- Er was geen tijd om voor de verhuizing naar Thessaloniki open vergelijkende onderzoeken te organiseren en af te ronden op de manier die de Kamer voorstelt en ook hier geldt dat van personen niet verwacht kon worden dat ze zouden verhuizen zonder een vast aanbod voor verdere aanstelling.

56-59. De raad van bestuur heeft er reeds op gewezen (opmerking e), hierboven) dat de verhuizing naar Thessaloniki voor de personeelsleden een plotselinge verandering van de werklocatie betekende die onvermijdelijk tot sociale problemen leidde en de productiviteit voor bepaalde tijd zou belemmeren. Als van personeel was gevraagd om naar een lagere rang of salaristrap te gaan, was de hele onderneming naast ingrijpend ook nog beledigend geweest. De juridische dienst van de Commissie geeft in zijn nota die genoemd wordt in paragraaf 56 onder letter d) voldoende ruimte om de gedragslijn van het Centrum te rechtvaardigen.

60-61. Alle personeelsleden die solliciteerden naar een aanstelling als ambtenaar hebben de proeftijd doorlopen die genoemd wordt in artikel 34 van het Statuut.

62. Gezien opmerking f), 3e streepje (zie boven), beschouwde de raad van bestuur het als zijn plicht om personeel op aanvaardbare wijze te ondersteunen. De juridische dienst van de Commissie deelde zijn zienswijze.

65. De bepalingen voor de procedures voor gedeeltelijke overmaking van de bezoldiging staat toe dat dit percentage in individuele gevallen verhoogd wordt van 35 % naar 50 % na overlegging van gedocumenteerd bewijs overeenkomstig artikel 4 van die regeling. Volgens de raamovereenkomst is in individuele gevallen en voor verplichtingen die voorzien worden in het Statuut en aangegaan zijn voor 29 oktober 1993 (de datum waarop de Europese Raad het besluit inzake de verhuizing van het Centrum nam) een hogere overmaking ( > 35 % voorzien in het Statuut maar