NL Publicatieblad van de Europese Unie C 402/13

Reglement van orde van het Directiecomité van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie

2012/C 402/05

HET DIRECTIECOMITÉ VAN HET BUREAU VOOR PUBLICATIES VAN DE EUROPESE UNIE (hierna „het Directiecomité” genoemd),

Gezien artikel 6, lid 4, van Besluit 2009/496/EG, Euratom van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie (1) (hierna „het Bureau” genoemd), zoals gewijzigd bij Besluit 2012/368/EU, Euratom (2),

STELT ZIJN REGLEMENT VAN ORDE ALS VOLGT VAST:

Artikel 1

Samenstelling

1. Het Directiecomité bestaat uit gewone leden; elk van de in artikel 2, lid 7, van Besluit 2009/496/EG, Euratom bedoelde instellingen, organen en instanties die het Besluit betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie hebben ondertekend (hierna „de instellingen” genoemd), benoemt een van deze leden.

2. Een gewoon lid kan een of meer personen als zijn plaatsvervanger aanwijzen. Hij deelt de naam of de namen van de plaatsvervanger(s) schriftelijk mee aan het Bureau, dat het secretariaat van het Directiecomité verzorgt.

3. De Europese Centrale Bank neemt als waarnemer deel aan de werkzaamheden van het Directiecomité. Zij deelt de naam of de namen van haar vertegenwoordiger(s) schriftelijk mee aan het Bureau.

Artikel 2

Voorzitterschap

1. Het voorzitterschap van het Directiecomité wordt bekleed door een vertegenwoordiger van de volgende instellingen:

— Europees Parlement,

— Europese Raad,

— Raad van de Europese Unie,

— Europese Commissie,

— Hof van Justitie,

— Europese Rekenkamer,

— Europees Economisch en Sociaal Comité,

— Comité van de Regio’s.

2. De in het Directiecomité vertegenwoordigde instellingen wijzen het gewone lid aan dat, voor een periode van 2 jaar, het voorzitterschap van het Directiecomité bekleedt. Hij vangt zijn werkzaamheden aan op 1 augustus.

Artikel 3

Bijeenroeping

1. Het Directiecomité wordt ten minste vier maal per jaar bijeengeroepen door zijn voorzitter, hetzij op diens initiatief, hetzij op verzoek van een van de leden van het comité of van de directeur van het Bureau.

2. De vergaderingen vinden plaats ten kantore van het Bureau, tenzij het Directiecomité anders besluit.

3. De vergaderingen van het Directiecomité zijn niet openbaar.

Artikel 4

Agenda

1. De voorzitter stelt op voorstel van de directeur van het Bureau de ontwerpagenda vast. Elke aangelegenheid die een lid van het Directiecomité verzoekt in de agenda op te nemen, moet daarin worden vermeld.

2. In de agenda wordt onderscheid gemaakt tussen ontwerpmaatregelen waarvoor een advies of instemming van het Directiecomité wordt gevraagd, en de punten die ter informatie of met het oog op een gedachtewisseling worden voorgelegd.

3. Het Directiecomité keurt de agenda aan het begin van de vergadering bij gewone meerderheid van zijn leden goed.

4. Een punt kan tijdens de vergadering op de agenda worden geplaatst, mits alle aanwezige leden van het Directiecomité hiermee instemmen.

Artikel 5

Toezending van de documenten

1. De directeur van het Bureau zorgt voor toezending van de uitnodiging, de ontwerpagenda en de bijbehorende werkdocumenten aan de leden van het Directiecomité.

2. De leden van het Directiecomité moeten de in het voorgaande lid bedoelde documenten in de regel twee weken vóór de vergaderdatum ontvangen.

3. In spoedeisende gevallen en indien de vast te stellen maatregelen op korte termijn moeten worden toegepast, kan de voorzitter, op verzoek van een lid van het Comité, van de directeur van het Bureau dan wel op eigen initiatief de in het vorige lid vermelde termijn verkorten tot drie kalenderdagen vóór de vergaderdatum.

4. In uiterst spoedeisende gevallen kan de voorzitter afwijken van de in de leden 2 en 3 vastgelegde termijnen.

Artikel 6

Vertegenwoordiging en quorum

1. Opdat het Directiecomité besluiten kan nemen, moet elke instelling zijn vertegenwoordigd door een gewoon lid of, bij ontstentenis hiervan, door zijn overeenkomstig artikel 1, lid 2, naar behoren aangewezen vertegenwoordiger(s).

2. Het Directiecomité kan echter na voorafgaande onderlinge overeenstemming van de leden ervan, bij wijze van uitzondering in een andere samenstelling bijeenkomen indien van ten hoogste twee instellingen de gewone leden of hun plaatsvervangers niet aanwezig zijn. In dit geval moeten de niet-aanwezige leden de voorzitter vooraf schriftelijk hebben meegedeeld welk lid van het Directiecomité hen vertegenwoordigt. In voorkomend geval kan een aanwezig lid slechts één verhinderd lid vertegenwoordigen.

3. De meerderheid wordt verkregen indien vijf leden van het Directiecomité hun goedkeuring hebben gehecht aan besluit dat aan het Comité is voorgelegd.

4. Stemonthouding staat er niet aan in de weg dat besluiten waarvoor eenparigheid van stemmen is vereist, worden goedgekeurd.

Artikel 7

Werkgroepen

1. Het Directiecomité kan voor de behandeling van bijzondere vraagstukken werkgroepen instellen, waaraan de directeur van het Bureau of diens vertegenwoordiger deelneemt, tenzij het Comité anders besluit.

2. Deze werkgroepen brengen verslag uit aan het Directiecomité. Zij kunnen daartoe een rapporteur aanwijzen.

Artikel 8

Toelating van derden

1. De directeur van het Bureau neemt deel aan de vergaderingen, tenzij het Directiecomité anders besluit.

2. De voorzitter van het Directiecomité kan een vertegenwoordiger van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid van de Commissie uitnodigen tot het bijwonen van de vergaderingen van het Directiecomité voor alle onder zijn bevoegdheid vallende aangelegenheden.

3. Het Directiecomité kan op verzoek van een lid, van de directeur van het Bureau of op initiatief van de voorzitter besluiten over bijzondere punten deskundigen te horen.

4. De deskundigen nemen niet deel aan de beraadslagingen van het Directiecomité.

Artikel 9

Schriftelijke procedure

1. Het Directiecomité besluit in de regel ter vergadering. Niettemin kan de instemming van de leden van het Directiecomité met een voorstel van een van hen of van de directeur van het Bureau in een schriftelijke procedure worden verkregen.

2. Hiertoe deelt de directeur van het Bureau in overeenstemming met de voorzitter het voorstel aan de leden van het Directiecomité mee. Leden die naar aanleiding van het voorstel binnen de in de mededeling gestelde termijn geen voorbehoud hebben voorgesteld of wijziging kenbaar hebben gemaakt, worden geacht het voorstel te hebben goedgekeurd. De desbetreffende termijn bedraagt 10 werkdagen; hij kan op verzoek van een lid van het Directiecomité eenmalig met maximaal 10 werkdagen worden verlengd. Betreft het dringende aangelegenheden, dan wordt deze termijn tot vijf werkdagen teruggebracht.

3. Indien een lid van het Directiecomité echter verzoekt het voorstel in een vergadering te behandelen, wordt de schriftelijke procedure zonder resultaat beëindigd; de voorzitter roept het comité dan zo spoedig mogelijk bijeen.

4. Een voorstel waarover geen enkel lid van het Directiecomité een voorbehoud heeft geformuleerd of gehandhaafd na ommekomst van een oorspronkelijke of verlengde termijn, wordt geacht door het Comité te zijn goedgekeurd.

Artikel 10

Secretariaat

Het secretariaat van het Directiecomité en van de eventuele krachtens artikel 7 van dit reglement ingestelde werkgroepen wordt door de directie van het Bureau verzorgd.

Artikel 11

Notulen van de vergaderingen

1. Van iedere vergadering worden onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter notulen opgemaakt, die met name de adviezen inzake de voorstellen en besluiten van het Directiecomité bevatten. De notulen van de beraadslagingen over personeels- en andere aangelegenheden met een vertrouwelijk karakter worden in een afzonderlijke bijlage opgenomen.

2. De ontwerpnotulen worden aan het Directiecomité ter goedkeuring voorgelegd tijdens een latere vergadering of door middel van de in artikel 9 van dit reglement bedoelde schriftelijke procedure. De leden stellen de voorzitter schriftelijk in kennis van hun eventuele opmerkingen. Deze worden aan het Comité meegedeeld; indien er verschil van mening bestaat, wordt de voorgestelde wijziging door het Comité besproken. Wordt dan nog geen overeenstemming bereikt, dan wordt de wijziging als bijlage bij de notulen opgenomen.

Artikel 12

Transparantie

1. De beginselen en voorwaarden voor de toegang van het publiek tot de documenten zijn dezelfde als die welke gelden voor documenten van de Commissie.

2. Ingeval een verzoek betrekking heeft op een document van het Directiecomité wordt dit aan de leden van het Comité voorgelegd.

Artikel 13

Uitvoering van de besluiten van het Directiecomité

1. De besluiten van het Directiecomité worden in naam van het Comité aan de instellingen of betrokken personen bekendgemaakt door de voorzitter of de directeur van het Bureau.

2. Het Directiecomité besluit met eenparigheid van stemmen welke bevoegdheden aan de directeur van het Bureau worden verleend. Desgewenst vraagt de directeur van het Bureau naar de mening van de bevoegde ambtenaren van de instellingen en legt hij verantwoording af over de binnen het Directiecomité genomen besluiten.

Artikel 14

Jaarlijks verslag over de werkzaamheden

1. De directeur van het Bureau legt het Directiecomité uiterlijk op 31 maart van elk jaar het ontwerp van het jaarlijkse verslag over de werkzaamheden voor, overeenkomstig artikel 7, lid 1, onder c), van het Besluit betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties.

2. Het ontwerp van het jaarlijkse verslag over de werkzaamheden omvat gedetailleerde informatie over de volgende punten:

— de werkzaamheden van het Directiecomité,

— de betrekkingen met de instellingen en met andere organisaties,

— de werkzaamheden van het Bureau,

— het personeelsbeheer,

— het financiële en begrotingsbeheer,

— de infrastructuur,

— de risicoanalyse,

— een samenvatting van de interne audit,

— een samenvatting van de evaluatiewerkzaamheden.

Aan het begin van het document staan een voorwoord van de voorzitter, een samenvatting alsmede een opgave van de voornaamste indicatoren vermeld.

Artikel 15

Dit reglement treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

(1) PB L 168 van 30.6.2009, blz. 41.

(2) PB L 179 van 11.7.2012, blz. 15.