Verslag

over de jaarrekening van de Europese Stichting voor opleiding (ESO - Turijn) betreffende het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van de Stichting

(2000/C 373/06)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 11, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van de Europese Stichting voor opleiding gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van de Europese Stichting voor opleiding voor het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN DE EUROPESE STICHTING VOOR OPLEIDING BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 1999 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Analyse van de begrotingsuitvoering

5. De definitieve kredieten van de Stichting voor het begrotingsjaar 1999 ad 16,2 miljoen euro zijn gedurende dat jaar ten belope van 13,3 miljoen euro (ofwel 82 %) besteed, 2,9 miljoen euro (18 %) is van rechtswege overgedragen naar het begrotingsjaar 2000 en 0,06 miljoen euro (0,4 %) werd per 31 december 1999 geannuleerd.

6. De uitgaven van het begrotingsjaar bestonden hoofdzakelijk uit personeelsuitgaven (10,2 miljoen euro) en huishoudelijke uitgaven (0,9 miljoen euro). De overdrachten naar het volgende begrotingsjaar hebben voornamelijk betrekking op de beleidskredieten van de Stichting: deze bedroegen 2,3 miljoen euro, ofwel bijna 50 % van de toewijzing aan de desbetreffende titel (zie ook paragraaf 8).

7. De kredieten die van rechtswege van het begrotingsjaar 1998 naar het begrotingsjaar 1999 zijn overgedragen, ofwel 3,5 miljoen euro, zijn vrijwel geheel aangewend voor de titels I en II van de begroting (personeelsuitgaven en huishoudelijke uitgaven), en in mindere mate voor de beleidskredieten, waarvan 0,3 miljoen euro, van de 2,2 miljoen euro aan overdrachten, per 31 december 1999 werden geannuleerd.

Financiële regelgeving

Begrotingsprocedure

8. Artikel 10, lid 4, van de basisverordening van de Stichting(3) bepaalt: "In het begin van elk begrotingsjaar stelt de raad van bestuur (...) de begroting van de Stichting alsmede het werkprogramma vast en past hij deze aan de diverse bijdragen voor de Stichting en aan de middelen uit andere bronnen aan". In de praktijk komt de toepassing van deze bepaling erop neer dat de begroting van het jaar nooit vóór het midden van het eerste kwartaal van het betrokken begrotingsjaar formeel wordt vastgesteld. Doordat tegelijkertijd het werkprogramma dient te worden vastgesteld, lopen de uit beleidskredieten gefinancierde projecten vertraging op, en gezien de tijd die het sluiten van de contracten in beslag neemt (het zoeken van partners, voorstudies, raadpleging van de raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten enz.) worden vele contracten pas tijdens de allerlaatste weken of zelfs dagen van het begrotingsjaar ondertekend, en wel uitsluitend om kredieten te kunnen vastleggen die anders op 31 december zouden komen te vervallen.

9. Deze aanhoudende situatie, waarover de Rekenkamer in haar vorige jaarverslag over de Stichting(4) reeds een opmerking heeft gemaakt, moet spoedig via procedures of regelgeving worden opgelost, wil de Stichting haar werkprogramma elk begrotingsjaar vanaf één januari ten uitvoer kunnen leggen.

Presentatie van de jaarrekening

10. De Stichting heeft haar begroting en de lijst van het aantal ambten in 1999 al evenmin als in 1998(5) in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen gepubliceerd; zij heeft deze publicatie op eigen gezag vervangen door de bekendmaking van een aantal budgettaire gegevens op haar Internet-site. De Rekenkamer acht deze werkwijze strijdig met het bepaalde in artikel 13 van het financieel reglement van de Stichting.

11. In haar jaarverslagen 1996(6), 1997(7) en 1998(8) over de Stichting heeft de Rekenkamer gewezen op het beheer van de Phare-, Tacis- en Tempus-subsidies, ongeveer 330 miljoen euro in het begrotingsjaar 1999, die door de Stichting buiten de begroting om worden beheerd. Het saldo op ongeveer 60 bankrekeningen, 80,5 miljoen euro per 31 december 1999, waarover de Stichting beschikt om deze subsidies te beheren, is niet opgenomen in de jaarrekening.

Personeelsbeheer

12. De financiële rechten van het personeel worden zelden vastgelegd in formele en met redenen omklede besluiten van het tot het aangaan van aanstellingsovereenkomsten bevoegde gezag.

13. De persoonsdossiers bevatten niet altijd de nodige informatie voor het bepalen of berekenen van de toegekende rechten. Voorts zien de administratieve diensten de dossiers niet stelselmatig na. Mogelijk worden sommige uitkeringen daardoor ten onrechte betaald.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 27 september 2000.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) Verordening (EG) nr. 1572/98 van de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1360/90 (PB L 206 van 23.7.1998, blz. 1).

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad zijn de gedetailleerde rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Stichting betreffende het begrotingsjaar 1999 opgesteld op 19 mei 2000, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van de Stichting, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 29 mei 2000 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB L 131 van 23.5.1990, blz. 4.

(4) PB C 372 van 22.12.1999, blz. 33 en 34, paragrafen 13 en 14.

(5) PB C 372 van 22.12.1999, blz. 33, paragraaf 6.

(6) PB C 393 van 29.12.1997, blz. 41 en 42, paragraaf 1.11.

(7) PB C 406 van 28.12.1998, blz. 38, paragraaf 1.5.

(8) PB C 372 van 22.12.1999, blz. 33, paragraaf 5.

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1999 en 31 december 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening over de begrotingsjaren 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van de Stichting

Goedkeuring van het werkprogramma en van de begroting door de raad van bestuur in de loop van het eerste trimester (punt 8 en 9)

We zijn het eens dat de goedkeuring van het werkprogramma van de Stichting en dus eveneens van de begroting in het midden van het eerste trimester resulteert in veel contracten die pas aan het eind van het jaar worden ondertekend. De Stichting is de mening toegedaan dat deze situatie dringend moet veranderen. Om die reden heeft de Stichting een akkoord met de Europese Commissie (die zetelt in de raad van bestuur) dat het jaarlijks werkprogramma en de aanverwante begroting in de toekomst tijdens de herfstbijeenkomst (voorafgaand aan het jaar in kwestie) van de raad van bestuur ter goedkeuring zullen worden gepresenteerd. Het werkprogramma en de begroting voor 2001 zullen in november 2000 aan de raad van bestuur ter goedkeuring worden gepresenteerd.

Publicatie van de begroting op het Internet in plaats van in het Publicatieblad (punt 10)

Sinds 1998 maakt de Stichting met instemming van de Europese Commissie en het Europees Parlement de volledige begroting bekend op het Internet. De Stichting is de mening toegedaan dat publicatie op het Internet een breder publiek bereikt dan publicatie in het Publicatieblad en dat dit heeft geleid tot meer toegankelijkheid en doorzichtigheid voor de Europese burger. Dit staat volledig in het teken van artikel 13 van het financieel reglement. De publicatie van de volledige begroting op het Internet is voor de Stichting een aanmerkelijke kostenbesparing, hetgeen gelet op de toegenomen beperkingen op de begroting erg belangrijk is.

Phare-, Tacis- en Tempus-subsidies (punt 11)

Wat de balans van 80,5 miljoen euro betreft, dient de Stichting algemene subsidies en de gelden die ze ten behoeve van de Commissie ontvangt, gescheiden te houden. Afzonderlijke financiële verslagen met respectieve banksaldo's worden voor alle verdragen bijgehouden.

Personeelsbeheer (punt 12 en 13)

Hoewel de financiële rechten van het personeel van de Stichting correct zijn berekend en door bewijsstukken gecertificeerd, werden deze rechten in het verleden door de eenheid Personeelszaken gecontroleerd. De Stichting is de mening toegedaan dat een meer formele procedure moet worden ingevoerd. Dit zal in de toekomst worden gedaan aan de hand van een formulier ter bepaling van de financiële rechten dat zal worden ondertekend door de instantie die bevoegd is voor het afsluiten van arbeidsovereenkomsten (in onderhavig geval de directeur).

De persoonsdossiers bevatten alle noodzakelijke informatie voor het bepalen en berekenen van de toegekende rechten, behalve de arbeidsovereenkomst en aanvullende clausules die later in een andere archief worden bijgehouden. De transfer van de overeenkomsten naar de persoonsdossiers is lopend en zal eind juli 2000 volledig uitgevoerd zijn. Bovendien zal het hierboven genoemde formulier ter bepaling van de financiële rechten worden aangewend voor een systematische herziening, op jaarbasis, van het behoud van de rechtvaardigingen van de toegekende rechten.