Verslag

over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, Luxemburg, betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(1999/C 372/04)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Oordeel van de Kamer

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 14, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie gericht.

2. De Kamer heeft de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2965/94 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2965/94 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

Belangrijkste opmerkingen over de begrotingsuitvoering van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar

Begroting

5. Teneinde nauwkeurig te kunnen bepalen welke bedragen de diverse organen en instellingen krachtens de regelgeving of contracten aan het Vertaalbureau dienen toe te wijzen voor vertaalwerk, lijkt het wenselijk dat het Vertaalbureau bij alle betrokken organen de noodzakelijke informatie kan inwinnen teneinde de te verrichten diensten beter te kunnen plannen. Hierdoor zouden met name, door aansluiting tussen de ramingen van de uitgaven van de bediende organen en de ramingen van de overeenkomstige ontvangsten van het Vertaalbureau, bepaalde in 1998 geconstateerde verschillen kunnen worden gecorrigeerd en zouden in de toekomst reëlere begrotingen kunnen worden opgesteld.

Kasmiddelen

6. Aangezien het Vertaalbureau zijn raad van bestuur nooit de in het financieel reglement voorgeschreven kwartaalramingen van de kasmiddelen heeft verschaft, wordt het bedrag van de kasmiddelen van het Vertaalbureau niet vergeleken met de werkelijke behoeften. Niettemin stelt de Kamer vast dat een behoedzame dekking van de verplichtingen van het Vertaalbureau noch het bedrag aan beschikbare kasmiddelen, noch de bijna-verdubbeling daarvan (te weten van 5,9 miljoen ECU per 31 december 1997 tot 10,7 miljoen ECU per 31 december 1998) rechtvaardigt.

Analytische boekhouding

7. Aangezien is geconstateerd dat de kostprijs van een vertaalde bladzijde sterk wisselt, naargelang het gaat om ramingen van de ontwerp-begroting (76 ECU per bladzijde) of om de winst- en verliesrekening van het Vertaalbureau voor het begrotingsjaar 1998 (65 ECU per bladzijde(3)), spreekt de Kamer andermaal de wens uit(4) dat het Vertaalbureau een analytische boekhouding invoert die per orgaan en per soort dienstverlening inzicht biedt in de reële kosten van de diverse verrichte diensten.

Kantoorruimte

8. De situatie die de Kamer in 1997 aantrof(5) heeft in 1998 geen enkele verandering ondergaan: het Vertaalbureau is nog steeds ondergebracht in kantoorruimte die de Luxemburgse autoriteiten ter beschikking hebben gesteld, zonder dat de partijen overeenstemming hebben bereikt over de minimumvoorwaarden voor het gebruik hiervan (eventueel huurbedrag, gehuurde oppervlakte en uitrusting, duur van het huurcontract).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 9 september 1999.

Voor de Rekenkamer

Jan O. KARLSSON

President

(1) PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2965/94 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Vertaalbureau over het begrotingsjaar 1998 opgesteld op 24 maart 1999, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Vertaalbureau, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 26 maart 1999. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Zie de winst- en verliesrekening, hoofdstuk "Analyse van het financieel beheer", vierde alinea.

(4) PB C 393 van 29.12.1997, blz. 47, paragraaf 1.6, en PB C 406 van 28.12.1998, blz. 33, paragraaf 1.6.

(5) PB C 406 van 28.12.1998, blz. 34, paragraaf 1.13.

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN HET BUREAU

Begroting

Overeenkomstig artikel 4 van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994 tot oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie heeft een vertegenwoordiger van elk orgaan, elke organisatie of instelling zitting in de raad van bestuur en neemt deel aan de begrotingsprocedure. Tijdens de vergaderingen van de raad van bestuur delen deze vertegenwoordigers de directie van het Vertaalbureau mee wat naar verwachting de behoefte aan vertaalwerkzaamheden zal zijn. Om deze procedure te completeren zal het Vertaalbureau een systeem voor schriftelijk advies instellen om mogelijke verschillen te vermijden en reëlere begrotingsplannen op te kunnen stellen. Desalniettemin kan het Vertaalbureau onmogelijk zelf de consistentie van de gegevens noch de realiteitswaarde ervan garanderen, aangezien de organen, organisaties en instellingen een eigen procedure voor de goedkeuring en voor de uitvoering van de begroting volgen.

Kasmiddelen

Het hoge bedrag aan beschikbare kasmiddelen is het gevolg van het feit dat het Vertaalbureau zich nog in de aanloopfase bevond. Gedurende deze periode waren de behoeften en de hoogte van de bijdragen onzeker. Het Vertaalbureau zal de raad van bestuur de in het financieel reglement voorgeschreven ramingen van de kasmiddelen doen toekomen en zal de noodzakelijke maatregelen treffen om een behoedzame dekking van de verplichtingen te waarborgen.

Analytische boekhouding

Zoals reeds vermeld in het antwoord op het verslag betreffende het begrotingsjaar 1997 is het Vertaalbureau overtuigd van het essentiële belang van de invoering van een efficiënt boekhoudsysteem voor uitgaven, dat moet worden geïntegreerd in het systeem voor de begrotingsboekhouding (SI 2) en de algemene begroting. In samenwerking met een aantal andere agentschappen heeft het Vertaalbureau in de loop van het eerste kwartaal van 1999 het SI 2-systeem ingevoerd; de modulen voor de algemene en de analytische boekhouding worden momenteel ontwikkeld. Het Vertaalbureau zal de sectie Financiële administratie uitbreiden om beter aan de vraag naar informatie te kunnen voldoen.

Kantoorruimte

Wat betreft het gebouw "Nouvel Hémicycle", hebben de Luxemburgse autoriteiten eerst op 29 oktober 1998 een voorstel voor een huurcontract gedaan. Met betrekking tot dit voorstel heeft de CCAM aan aantal opmerkingen gemaakt die vervolgens op 17 december 1998 aan de Luxemburgse autoriteiten zijn voorgelegd. Het Vertaalbureau wacht sindsdien op antwoord. Bovendien heeft het Vertaalbureau op 10 februari 1999 dezelfde autoriteiten de tussen het Vertaalbureau en het Groothertogdom Luxemburg te sluiten ontwerp-overeenkomsten inzake zetel en veiligheid voorgelegd. Ten slotte heeft het Vertaalbureau zich op 26 maart 1999 nogmaals gericht tot de Luxemburgse autoriteiten met een verzoek om een reactie inzake deze dossiers.