Richtsnoeren voor de versterking van de operationele coördinatie tussen de Gemeenschap en de lidstaten op het gebied van ontwikkelingssamenwerking (Tekst aangenomen door de Raad op 9 maart 1998) (98/C 97/01)

1. In zijn conclusies van 5 juni 1997 is de Raad van oordeel dat de operationele coördinatie tussen de Gemeenschap en de lidstaten in alle ontwikkelingslanden waarmee de EU samenwerkingsbanden tot stand heeft gebracht, moet worden verstrekt op basis van nieuwe richtsnoeren. Deze nieuwe richtsnoeren moeten pragmatisch worden uitgevoerd, waarbij rekening wordt gehouden met de mogelijkheden ter plekke en met plaatselijke beperkingen. Zij dienen ook rekening te houden met de richtsnoeren van 1994 en de in de proeffase geleerde lessen, en te stoelen op de volgende beginselen:

- de coördinatiewerkzaamheden moeten zijn toegesneden op de specifieke situatie in elk land en in elke sector of gebied van de ontwikkelingssamenwerking;

- zij moeten in nauwe samenwerking met het ontvangende land worden uitgevoerd zodat dit kan instaan voor de taakstelling en de eigendom van zijn ontwikkelingsstrategieën en -programma's en zodat de leidinggevende rol van de regering in de algemene coördinatie van de hulp wordt versterkt;

- de EU-coördinatie dient te worden gekoppeld aan andere regelingen voor donorcoördinatie die op het niveau van de verschillende landen bestaan;

- de coördinatiewerkzaamheden dienen te zorgen voor een coherente inbreng van de EU in de bredere regelingen voor donorcoördinatie en voor samenhang met de gemeenschappelijke beleidslijnen die door de Raad worden aangenomen;

- de EU-coördinatie moet op zodanige wijze worden opgezet dat de toegevoegde waarde voor de begunstigde landen zo groot mogelijk wordt.

2. Dit houdt in dat de EU-coördinatie moet worden ondernomen als een onderdeel van het hele coördinatieproces met betrekking tot de hulpverlening in het partnerland, waarbij het maximum wordt gehaald uit de specifieke voordelen in elke afzonderlijke situatie. In dit verband zouden de Commissie en de lidstaten de inspanningen van het partnerland moeten steunen om een steeds grotere leidinggevende rol te spelen in hun algemene coördinatie van de hulp.

De specifieke rol en modaliteiten van de EU-coördinatie en haar inbreng in de bredere regelingen voor de coördinatie van hulp die ook andere donors omvatten, moeten gezamenlijk worden bepaald in elk partnerland, en voor elke sector of elk gebied van ontwikkelingssamenwerking. Om dit te vergemakkelijken zouden de vertegenwoordigers van de lidstaten en de Commissie, in overleg met het partnerland, de situatie gezamenlijk moeten bestuderen, meer bepaald met betrekking tot het volgende:

- de prioriteiten en het beleid van het partnerland voor elke sector en elk gebied van ontwikkelingssamenwerking;

- het beleid en de activiteiten die door de Gemeenschap en de betrokken lidstaten in elk van deze sectoren en gebieden worden gesteund;

- het bestaan en de werking van coördinatieregelingen waarbij ook andere donors zijn betrokken;

- de rol van het partnerland in bestaande coördinatieregelingen;

- de institutionele mogelijkheden van het partnerland om leiding te geven bij de coördinatie van de hulp;

- de rol van de lidstaten en de Commissie in de verstrekte coördinatie.

Deze studie moet regelmatig worden geactualiseerd.

3. Op basis van deze studie zouden de vertegenwoordigers van de lidstaten en de Gemeenschap een besluit moeten nemen over de modaliteiten van een versterkte coördinatie en de nodige werkregelingen moeten treffen, waarvoor zij uitgaan van bestaande EU-coördinatieregelingen, ook op sectorieel niveau. Deze regelingen zouden alle samenwerkingsinstrumenten en -gebieden moeten bestrijken.

4. In beginsel zou de delegatie van de Europese Commissie, in nauwe samenwerking met het voorzitterschap, dit algehele proces van versterking van de operationele coördinatie ter plaatse tussen de Gemeenschap en de lidstaten op gang moeten brengen en van nabij moeten volgen, en wel in overleg met en met de steun van de vertegenwoordigers van de lidstaten.

In gemeenschappelijk overleg en met inachtneming van de individuele situaties kunnen de vertegenwoordigers van de Commissie en de lidstaten één lidstaat of de Commissie, in het kader van de algehele coördinatie, belasten met de taak de operationele coördinatie in een bepaalde sector of op een bepaald gebied van ontwikkelingssamenwerking te volgen.

In landen waar de Commissie geen delegatie ter plaatse heeft moet de vertegenwoordiger van het voorzitterschap het coördinatieproces op gang brengen. De vertegenwoordigers van de lidstaten zouden in gemeenschappelijk overleg één lidstaat moeten belasten met de taak dit proces te volgen en daarbij nauw samen te werken met de bevoegde delegatie die in een derde land gevestigd is.

Op verzoek van een lidstaat die geen residerend ambassadeur in een bepaald partnerland heeft, zou de delegatie van de Commissie informatie moeten verstrekken over de resultaten van de operationele coördinatie.

5. De modaliteiten van de operationele coördinatie tussen de Gemeenschap en de lidstaten zou meer bepaald het volgende kunnen inhouden:

a) Vergaderingen van de vertegenwoordigers van de lidstaten en de EG-delegatie

Die vergaderingen zouden maandelijks gehouden moeten worden of, voorzover nodig en na overleg met het voorzitterschap, op verzoek van de EG-delegatie of de lidstaat die een leidinggevende rol voor een bepaalde sector heeft.

De doelstellingen van dat soort vergaderingen zijn:

i) een bijgewerkt overzicht krijgen en houden onder de deelnemers, van de sectoriële prioriteiten die op dat moment worden gesteund en van de lopende en geplande activiteiten inzake ontwikkelingshulp van de Gemeenschap en de lidstaten, en recente ontwikkelingen en ervaringen op dit gebied bespreken;

ii) doublures opsporen en aanpakken en zien waar de kansen liggen voor versterking van de activiteiten van de lidstaten en de Gemeenschap teneinde die een meer complementair karakter te geven en tevens rekening te houden met de activiteiten van andere donors;

iii) een gemeenschappelijke aanpak bespreken, en zo mogelijk aannemen, voor de coördinatie en samenwerking met andere donors voor elke sector of elk gebied van ontwikkelingssamenwerking en voor de samenwerking met het partnerland;

iv) een gecoördineerde aanpak van de lidstaten en de Commissie bevorderen voor de ondersteuning van het sectoriële beleid van het partnerland en in voorkomend geval een coherente inbreng uitwerken in de ontwikkeling en uitvoering van sectoriële programma's met de deelneming van andere donors en onder leiding van het partnerland;

v) informatie en opvattingen uitwisselen over de prioriteiten die - op basis van door het partnerland vastgestelde behoeften - moeten worden gesteld voor de programmering van de volgende fase van door de lidstaten en de Gemeenschap te verstrekken ontwikkelingshulp, waarbij rekening wordt gehouden met de verschillen qua tijdschema en procedure. Dit overleg zou moeten worden gehouden in een heel vroeg stadium van de planning van elke partij en moet verenigbaar zijn met de sectoriële programma's.

b) Uitwisseling van informatie

De lidstaten en de Commissie moeten elkaar op de hoogte houden van hun beleid, alsmede van evaluaties, missies en studies en hun lopende en toekomstige activiteiten inzake ontwikkelingshulp in het betrokken partnerland. Waar zulks van toepassing is wordt die informatie gedeeld met andere donors.

Daartoe moeten de vertegenwoordigers van de lidstaten en de Commissie ter plaatse informatie over hun beleid en lopende of geplande hulpacties, in verkorte vorm en indien mogelijk schriftelijk, verspreiden. De uitwisseling van informatie kan worden vergemakkelijkt via een door de Commissie verstrekt model gegevensbank ten behoeve van de vertegenwoordigers van de lidstaten en de Commissie ter plaatse. Bij belangrijke missies naar het betrokken land door vertegenwoordigers van de Commissie of de lidstaten zouden voor- en nabesprekingen moeten worden georganiseerd.

De doelstelling op de lange termijn zou moeten zijn de capaciteiten van de regering van het partnerland te helpen ontwikkelen wat betreft de uitwisseling en het gebruik van informatie die relevant is voor het ontwikkelingsproces van dat land, door plaatselijke institutionele capaciteit op te bouwen.

c) Gezamenlijke studies, analyses en evaluaties

In de sectoren of gebieden waar verscheidende lidstaten en de Gemeenschap actief zijn kunnen steeds meer studies, analyses en evaluaties gezamenlijk worden uitgevoerd in samenwerking met het partnerland en eventueel met andere donors.

Het partnerland zou steeds meer verantwoordelijk moeten zijn voor en steeds meer het voortouw moeten nemen bij toetsingen van overheidsuitgaven en zo mogelijk bij studies en analyses.

d) Gezamenlijke programma's

In voorkomend geval kunnen gezamenlijke programma's worden ondernomen in samenwerking met het partnerland en eventueel met andere donors. Die gezamenlijke programma's zouden steeds meer, voorzover mogelijk, de vorm moeten aannemen van sectoriële programma's. Hierbij zou een leidinggevende rol moeten zijn weggelegd voor de overheid.

e) Modaliteiten van de hulp

Zo nodig kunnen de hulpprogramma's van de betrokken lidstaten of de indicatieve programma's van de Gemeenschap worden aangepast overeenkomstig de toepasselijke procedures en in overeenstemming met het partnerland, indien blijkt dat er een significante doublure is van de activiteiten of dat de activiteiten als geheel leemtes vertonen.

Voorzover mogelijk zouden zowel de Gemeenschap als de lidstaten een geleidelijke harmonisatie van de procedures moeten nastreven, meer bepaald voor wat betreft het model van financieringsvoorstellen, overeenkomsten en procedures voor de uitvoering van programma's. Coördinatie op het terrein moet hand in hand gaan met een overeenkomstige coördinatie op het overkoepelend niveau.

6. De lidstaten en de Gemeenschap zullen er zich gezamenlijk voor inzetten de werking van bestaande hulp/donorcoördinatieregelingen zo efficiënt mogelijk te maken, in het bijzonder door te zorgen voor de aansluiting op het eigen beleid van de begunstigde regering op sectorieel en algemeen niveau, door de bijdrage van deze coördinatieregelingen ter ondersteuning van de regering bij het bepalen en uitvoeren van een passend sectorieel beleid en sectoriële programma's, en door een steeds grotere actieve rol van het partnerland in het hulpcoördinatieproces.

Waar deze regelingen reeds bestaan, stellen de Commissie en de lidstaten alles in het werk om deze zoveel mogelijk te steunen door ten volle deel te nemen aan dit proces en alle gevraagde informatie zo snel en volledig mogelijk te verschaffen.

7. Al deze coördinatieactiviteiten moeten op zodanige wijze plaatsvinden dat de toegevoegde waarde voor de partnerlanden zo groot mogelijk wordt.

8. De vertegenwoordigers van de lidstaten en de Gemeenschap stellen in de loop van 1999 een gezamenlijk verslag op over de genomen maatregelen en over de geboekte vooruitgang ter versterking van de operationele EU-coördinatie.

9. De Raad zal de algemene vooruitgang bespreken op basis van deze richtsnoeren op zijn zitting in de tweede helft van 1998 en verzoekt de Commissie in die zitting een eerste verslag voor te leggen.

10. In de landen waar deze richtsnoeren reeds worden uitgevoerd zullen de vertegenwoordigers van de lidstaten en de Commissie hun autoriteiten laten weten op welke wijze de coördinatie lokaal kan worden versterkt.

11. Op basis van de in punt 8 bedoelde gezamenlijke verslagen en het in punt 9 bedoelde inleidend verslag zal de Raad nagaan of deze richtsnoeren verder kunnen worden uitgewerkt.