C 129/28

Rectificatie van de Statuten van de Administratieve Commissie voor de sociale zekerheid van migrerende werknemers bij de Commissie van de Europese Gemeenschappen

( Publicatieblad van de Europese Unie C 119 van 20 mei 2005 )

(2005/C 129/08)

De gepubliceerde tekst wordt aangevuld met de volgende tekst:

„Werkmethodes voor een uitgebreide Administratieve Commissie

Gedragscode

Door de uitbreiding van de Europese Unie per 1 mei 2004 wordt het aantal deelnemers aan vergaderingen van de Administratieve Commissie aanzienlijk verhoogd.

Deze Gedragscode is, gezien de nieuwe situatie, gericht op een efficiëntere voorbereiding en leiding van de vergaderingen van de Administratieve Commissie, zodat de beperkte beschikbare tijd optimaal benut kan worden

I. Voorbereiding van vergaderingen

a) Betere documenten

Meer doelgerichte documenten zouden tijd kunnen besparen tijdens vergaderingen; bijvoorbeeld CASSTM-nota's zouden tot 1 à 2 bladzijden beperkt kunnen worden.

Het tijdig beschikbaar zijn van documenten is essentieel voor een goede voorbereiding van de vergadering.

De delegaties dienen te bedenken dat de vertaling van een document van minder dan vier bladzijden ten minste 10 dagen zal duren. Voor elke bijkomende vijf bladzijden dient een extra week gerekend te worden.

De delegaties dienen de termijnen voor het indienen van nota's bij het secretariaat, als aangegeven in artikel 6, lid 2, van de statuten, strikt in acht te nemen.

b) Organisatie van de agenda

De agenda's dienen zodanig opgesteld te worden dat de delegaties hun samenstelling en de benodigde tijd voor aanwezigheid en heen- en terugreis efficiënt kunnen plannen.

De agenda dient zodanig opgesteld te zijn dat punten betreffende eenzelfde tak van sociale zekerheid gegroepeerd zijn en achtereenvolgend behandeld kunnen worden op de vergadering.

Wijzigingen van de goedgekeurde volgorde van de agendapunten dienen indien enigszins mogelijk vermeden te worden.

Bij ieder agendapunt dient, voorzover mogelijk, aangegeven te worden of het een discussiepunt dan wel een goed te keuren besluit betreft.

c) Beter gebruik van de tijd tussen vergaderingen

De perioden tussen vergaderingen dienen constructief benut te worden.

Na een vergadering van de Administratieve Commissie of van een subgroep verzendt het secretariaat onmiddellijk een memorandum waarin wordt aangegeven welke vervolgacties ondernomen moeten worden, en binnen welke termijnen de delegaties actie dienen te ondernemen.

De voorzitter, ondersteund door het secretariaat, neemt de nodige stappen om de voortgang van de werkzaamheden tussen vergaderingen te verzekeren; hij kan bijvoorbeeld contact opnemen met leden om problemen inzake specifieke kwesties te bespreken, zodat op de volgende vergadering een voorstel voor een mogelijke oplossing gepresenteerd kan worden.

II. Organisatie en verloop van vergaderingen

a) Rol van het voorzitterschap

De taak van het voorzitterschap en de voorzitter is richting te geven aan de werkzaamheden van de Administratieve Commissie, niet alleen door actief deel te nemen aan het opstellen van de agenda's maar ook door een aanzet te geven tot discussies en besluitvorming in de Administratieve Commissie.

Ieder voorzitterschap presenteert zijn werkprogramma voor de werkzaamheden van de Administratieve Commissie en geeft aan hoe het dit programma wil uitvoeren.

De voorzitter tracht elke vergadering zodanig te organiseren dat de beschikbare tijd zo efficiënt mogelijk gebruikt wordt.

Aan het begin van een vergadering geeft de voorzitter een korte inleiding en verstrekt met name eventueel noodzakelijke verdere informatie betreffende de organisatie van de vergadering, en ook over de tijd die hij aan de afzonderlijke punten wil besteden.

Bij het begin van een discussie over een punt geeft de voorzitter aan, indien hij dat gezien het type discussie noodzakelijk acht, hoe lang de delegaties over dat punt het woord mogen voeren. In de meeste gevallen zou dat niet langer dan twee minuten moeten zijn.

„Tafelrondjes” moeten een uitzondering blijven, en alleen bij specifieke kwesties plaatsvinden, met een door de voorzitter te bepalen beperkte spreektijd.

De voorzitter zorgt ervoor dat de discussies doelgericht verlopen, met name door de delegaties te verzoeken te reageren op compromisteksten betreffende specifieke voorstellen.

Aan het einde van de bespreking van ieder afzonderlijk agendapunt geeft de voorzitter een kort overzicht van de conclusies en de bereikte resultaten.

b) Gedrag van de delegaties

Ook de delegaties dienen bij te dragen tot een efficiënt verloop van de vergaderingen.

De delegaties dienen met name de volgende zaken in gedachten te houden:

— interventies dienen kort gehouden te worden en herhaling van door voorafgaande sprekers al aangevoerde argumenten dient te worden vermeden;

— delegaties die eenzelfde standpunt verdedigen, zouden onderling overleg kunnen plegen om een gemeenschappelijke woordvoerder aan te wijzen voor een specifieke kwestie;

— bij de bespreking van teksten zouden delegaties concrete ontwerpvoorstellen kunnen indienen, indien mogelijk schriftelijk, in plaats van alleen te kennen te geven dat zij het niet eens zijn met een bepaald voorstel;

— tenzij de voorzitter dat verlangt, zouden delegaties ervan moeten afzien het woord te voeren wanneer zij instemmen met een bepaald voorstel; in dergelijke gevallen zal zwijgen als instemming worden beschouwd.

c) Gebruik van technische hulpmiddelen

De voorzitter en het secretariaat kunnen, als zij dat dienstig achten, gebruik maken van technische hulpmiddelen om een goed verloop van de vergadering te bevorderen.”