VERSLAG VAN DE KAMER over de doelmatigheidscontrole van het Europees Monetair Instituut betreffende het begrotingsjaar 1996, vergezeld van de antwoorden van het Instituut (98/C 42/01)

INHOUD

Paragraaf Bladzijde

1. INLEIDING 1.1-1.2 2

2. HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1996 2.1-2.6 2

Het administratieve beheer 2.1-2.2 2

Het begrotingsbeheer en de rekeningen 2.3-2.6 2

3. DE ACTIVITEITEN VAN HET INSTITUUT IN 1996 3.1-3.3 3

4. DE DOELMATIGHEID VAN HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1996 4.1-4.7 3

De ontwikkeling van de functioneringsomstandigheden 4.1-4.3 3

De beheersystemen en -procedures: follow-up van vroegere opmerkingen 4.4-4.6 3

Kostenbeheersing 4.7 4

5. CONCLUSIE 5.1 4

BIJLAGEN 5

Antwoorden van het Instituut 7

1. INLEIDING

1.1. Voor het derde opeenvolgende jaar (1) presenteert de Kamer een verslag over de resultaten van haar controles in het kader van het onderzoek naar de doelmatigheid van het beheer van het Europees Monetair Instituut (EMI) (2). De rekeningen van het EMI betreffende het per 31 december 1996 afgesloten begrotingsjaar zijn op 4 maart 1997 goedgekeurd door de Raad van het EMI en vervolgens, op 12 februari 1997, na controle en afgifte van een accountantsverklaring zonder voorbehoud door een particulier accountantskantoor, in april 1997 gepubliceerd (3).

1.2. De Raad van het EMI, die krachtens artikel 109 F van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap bestaat uit de President van het EMI en de Presidenten van de nationale centrale banken, van wie er één is benoemd tot vice-president, vormt de begrotingsautoriteit van het Instituut. De werkzaamheden van de begrotingsautoriteit zijn onderworpen aan de in de statuten van het EMI opgenomen financiële regelgeving die is uitgewerkt in de besluiten van de Raad van het Instituut.

2. HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1996

Het administratieve beheer

2.1. De diensten van het Instituut hebben de werkzaamheden ter voorbereiding van de derde fase van de Economische en Monetaire Unie (EMU) voortgezet en de bestuurlijke organisatie bleek toereikend om deze activiteit te ondersteunen. Door de nadering van de data voor de overgang naar de derde fase wordt de voorbereiding van de structuren van de toekomstige Europese Centrale bank (ECB) echter steeds dringender, daar deze bank in de loop van 1998 moet worden opgericht en voorbereid om haar taken op te nemen (4). In werkelijkheid bestond voor deze logistieke voorbereiding in 1996 weinig animo door de onzekerheid in verband met de politieke discussie over de mate van centralisatie en de deelneming van de lidstaten aan het Europees Stelsel van Centrale Banken (ESCB).

2.2. Het aantal vaste personeelsleden van het EMI is gestegen van 193 per 31 december 1995 tot 217 per 31 december 1996. Per die datum omvatte het organisatieschema zes directieposten, 36 posten voor kaderpersoneel, 90 posten voor de operationele diensten en 85 posten voor administratief en technisch personeel. In de loop van 1996 zijn er 33 personeelsleden geworven en hebben er negen het Instituut verlaten. Gemiddeld waren er in 1996 202 personen in vaste dienst tegenover 166 in 1995.

Het begrotingsbeheer en de rekeningen

2.3. De totale uitgaven in 1996 bedroegen 38,6 Mio ECU, in vergelijking met een raming van 42,1 Mio ECU, zodat een bedrag van 3,5 Mio ECU, ofwel 8,3 %, onbesteed is gebleven. In 1995 waren deze bedragen 32,6 Mio ECU voor de uitgaven, 42,4 Mio ECU voor de ramingen en 9,8 Mio ECU (23,1 %) voor de onbestede middelen.

2.4. Op de balans van het EMI per 31 december 1996 (zie bijlage 1) verschijnen in de eerste plaats de activa en passiva die verband houden met de activiteiten van het Instituut in het kader van het Europees Monetair Stelsel (EMS), te weten een totaal aan goud- en dollartegoeden van 59 527 Mio ECU, met als tegenhanger eenzelfde bedrag aan Ecu's, uitgegeven aan de centrale banken van de lidstaten van de Europese Unie (EU). Hierna volgen de activa en passiva die verband houden met het functioneren van het EMI voor een totaalbedrag van 648 Mio ECU, tegen 639 Mio ECU per 31 december 1995.

2.5. De belangrijkste activa op de exploitatierekening zijn termijndeposito's (628,0 Mio ECU), die het EMI de rente opleveren die moet dienen om de huishoudelijke uitgaven te dekken, liquide middelen ad 11,9 Mio ECU en materiële duurzame activa ad 7,8 Mio ECU. Behalve de bijdragen van de centrale banken van de EU (615,6 Mio ECU) omvatten de passiva in verband met het functioneren voornamelijk de volgende posten: schulden ad 4,2 Mio ECU, voorzieningen ad 10,8 Mio ECU, een algemeen reservefonds van 12,5 Mio ECU (toewijzing van het resultaat van het begrotingsjaar 1995) en het resultaat van het begrotingsjaar 1996, dat 4,6 Mio ECU bedraagt.

2.6. Wat de resultatenrekening betreft (zie bijlage 2 - een door de Kamer voor het onderhavige verslag aangepaste presentatie), hebben de beleggingen 44,5 Mio ECU aan rente opgebracht. De gewone lasten van het begrotingsjaar bedragen in totaal 39,2 Mio ECU, waarvan 21,3 Mio ECU zijn toe te schrijven aan personeelskosten, 15,8 Mio ECU aan overige administratieve uitgaven en 2,1 Mio ECU aan de afschrijving op de materiële duurzame activa. Als rekening wordt gehouden met buitengewone lasten van 0,8 Mio ECU - het herwaarderingsverschil na de koersschommeling van de Ecu ten opzichte van de Duitse mark - en met buitengewone baten van 0,1 Mio ECU tengevolge van de overdracht van de eind 1995 bestaande voorziening, bedraagt het verschil tussen baten en lasten 4,6 Mio ECU, een bedrag dat de Raad van het EMI, tijdens zijn vergadering van 4 maart 1997, heeft besloten in zijn geheel naar het algemene reservefonds over te hevelen.

3. DE ACTIVITEITEN VAN HET INSTITUUT IN 1996

3.1. In 1996 heeft het EMI verdere voorbereidingen getroffen opdat het ESCB kan gaan functioneren zodra de derde fase van de EMU ingaat. De werkzaamheden betroffen met name het monetair en wisselkoersbeleid, de statistieken, de betalingssystemen, de uitgifte van bankbiljetten, de boekhoudkundige regels en normen, de informatie- en communicatiesystemen en de juridische aangelegenheden. Ook zette het EMI, nadat de Europese Raad van Madrid in december 1995 de regels voor de overgang naar de eenheidsmunt had vastgesteld, zijn activiteiten voort in verband met de invoering van de euro. Bij al deze activiteiten werkte het personeel van het EMI in de werkgroepen en subcomités samen met het personeel van de nationale centrale banken.

3.2. In zijn jaarverslag 1996, dat in april 1997 werd uitgebracht, geeft het Instituut een nauwkeurige beschrijving van zijn werkzaamheden. Voorts heeft het in 1996 verslagen over specifieke onderwerpen uitgebracht. Drie van deze verslagen zijn van bijzonder belang in verband met de hoofddoelstelling van het EMI: het verslag over de statistische verplichtingen voor de monetaire unie, dat in juli 1996 verscheen, het verslag over de voortgang van het systeem voor grensoverschrijdende betalingen TARGET, verschenen in augustus 1996, en het verslag over de vorderingen inzake de convergentie, gepubliceerd in november 1996 overeenkomstig artikel 7 van de statuten. In laatstgenoemd verslag wordt uiteengezet welke vooruitgang de lidstaten hebben geboekt met het oog op de vervulling van de voorwaarden voor de overgang naar de eenheidsmunt.

3.3. Overeenkomstig artikel 109 F, lid 6, tweede alinea, van het Verdrag en artikel 5.3 van de statuten, heeft het Instituut gevolg gegeven aan de verzoeken om raadpleging op de gebieden die onder zijn bevoegdheid vallen. Deze verzoeken gingen uit van de Raad in het geval van voorstellen voor communautaire regelgeving, of van de autoriteiten van de lidstaten van de EU, in het geval van voorstellen op het gebied van wetsteksten of interne regelgeving. In 1996 werd hiertoe zestien maal een verzoek ingediend (zes maal door de Raad van de EU, drie maal door de Europese Commissie en zeven maal door de autoriteiten van lidstaten van de EU). Voorts werd het personeel van het EMI in beslag genomen door conferenties, cursussen en exposés die betrekking hadden op het begin van de derde fase van de EMU.

4. DE DOELMATIGHEID VAN HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1996

De ontwikkeling van de functioneringsomstandigheden

4.1. Doordat in 1996 nog steeds onzekerheid heerste over de aard (al dan niet gecentraliseerd) en de omvang (deelnemende landen) van de activiteiten van de toekomstige ECB, verloopt de voorbereiding van de concrete structuur van de ECB moeizaam en komt het tijdschema steeds meer in het gedrang. Derhalve moet er voornamelijk worden gezocht naar oplossingen om de termijn voor de start van de derde fase te kunnen halen. Gezien de urgentie wordt het economisch aspect van de gekozen oplossingen van ondergeschikt belang, getuige de talrijke uitzonderingen op de aanbestedingsprocedures voor de inrichting van het gebouw en de informatica en de inschakeling van externe adviseurs voor het vervullen van taken die normaliter door het personeel worden gedaan.

4.2. Voor delicate kwesties zoals de uitrusting van het Instituut en de structuur van de Centrale Bank kon met name in verband met het gebouw en de informatie- en communicatiesystemen slechts een voorlopige oplossing worden gevonden.

4.3. De Kamer heeft zowel controles op de systemen en procedures uitgevoerd als verrichtingen getest, hetgeen over het algemeen bevredigende resultaten heeft opgeleverd. Desalniettemin heeft de Kamer hierover opmerkingen en aanbevelingen aan het management van het EMI gericht, omdat bepaalde onderdelen voor verbetering vatbaar waren. Enkele hiervan dienen in het onderhavige verslag te worden opgenomen.

De beheersystemen en -procedures: follow-up van vroegere opmerkingen

4.4. Op het gebied van het beheer van de vaste activa (5) heeft het Instituut nog steeds geen goede procedure voor de inventarisatie; gezien de mogelijkheid dat de toekomstige ECB de vaste activa geheel of gedeeltelijk overneemt is het wenselijk dat deze procedure snel wordt bijgewerkt.

4.5. Er werd nog niets gedaan aan de reeds vorig jaar geconstateerde tekortkoming (6) in de procedure voor de uitbetaling van salarissen, waarin het ontbreekt aan een functiescheiding tussen de personen die de bezoldigingen berekenen en zij die de toestemming tot betaling geven.

4.6. Het systeem van de terugbetaling van kosten van dienstreizen (7) werd gewijzigd en de forfaitaire bedragen werden vanaf 1 januari 1997 vervangen door terugbetaling op basis van de werkelijke kosten.

Kostenbeheersing

4.7. De wijzigingen die in de loop van 1996 in de begroting werden aangebracht, werden niet formeel in een gewijzigde begroting vastgelegd en bij de presentatie van de uitvoering werden de definitieve uitgaven vergeleken met de oorspronkelijke begroting zonder rekening te houden met de voornoemde wijzigingen. Voor het begrotingsjaar 1996 waren de bedragen van de goedgekeurde bijkomende uitgaven betrekkelijk bescheiden. Niettemin zou het Instituut, ingeval in de loop van het jaar tot wijziging wordt besloten, ten behoeve van een doeltreffend en doorzichtig begrotingsbeheer een staat ter correctie van de oorspronkelijke begroting moeten opstellen en de herziene bedragen in de analyse van de begrotingsuitvoering moeten opnemen.

5. CONCLUSIE

5.1. In 1996 heeft het EMI de voorbereiding van de derde fase van de EMU voortgezet. De bestuurlijke organisatie ter ondersteuning van deze werkzaamheden bleek over het algemeen bevredigend te zijn (zie paragraaf 4.3), hoewel bepaalde aspecten van de beheersprocedures nog voor verbetering vatbaar zijn (zie de paragrafen 4.4, 4.5 en 4.7). De logistieke voorbereiding van de toekomstige ECB werd bemoeilijkt door het gebrek aan duidelijkheid over de aard en de omvang van de concrete taken die de Bank zullen worden opgelegd. Deze situatie kan op korte en middellange termijn nadelig zijn voor de globale kosteneffectiviteit van de structuren die in de zeer korte nog beschikbare tijd moeten worden ingevoerd (zie de paragrafen 4.1 en 4.2).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 10 en 11 december 1997.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) De verslagen over de begrotingsjaren 1994 en 1995 zijn in het Publicatieblad bekendgemaakt (PB C 394 van 31.12.1996).

(2) Verslag uitgebracht krachtens paragraaf 17.4, tweede alinea, van het vierde protocol bij het Verdrag betreffende de Europese Unie (statuten van het EMI).

(3) Rekeningen opgesteld en gepubliceerd krachtens de artikelen 11 en 17 van het vierde protocol bij het Verdrag betreffende de Europese Unie (statuten van het EMI).

(4) Artikel 109 L, lid 1, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie.

(5) Zie paragraaf 4.4 van het verslag van de Kamer over de doelmatigheidscontrole van het EMI betreffende het begrotingsjaar 1995 (PB C 394 van 31.12.1996).

(6) Zie paragraaf 4.5 van het verslag van de Kamer over de doelmatigheidscontrole van het EMI betreffende het begrotingsjaar 1995 (PB C 394 van 31.12.1996).

(7) Zie paragraaf 4.8 van het verslag van de Kamer over de doelmatigheidscontrole van het EMI betreffende het begrotingsjaar 1995 (PB C 394 van 31.12.1996).

BIJLAGE 1

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE 2

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN HET INSTITUUT

Het Europees Monetair Instituut neemt er nota van dat de controle van de operationele doeltreffendheid in het jaar 1996 over het algemeen bevredigende resultaten heeft opgeleverd. In de loop van 1997 en in overeenstemming met het geplande tijdschema zijn er door de Raad van het EMI besluiten genomen over een aantal fundamentele aspecten van de toekomstige organisatie en taken van de Europese Centrale Bank. Deze bieden een duidelijk kader voor de logistieke voorbereidingen die nu in volle gang zijn en zullen derhalve het risico van een inefficiënt gebruik van de middelen beperken. In de tussentijd zal het EMI de administratieve procedures verder consolideren in het licht van de opmerkingen van de Rekenkamer.