Besluit nr. 64/2003 van het Comité van de Regio's

van 11 februari 2003

inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Comité van de Regio's

HET BUREAU VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S,

Gezien het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name artikel 255, leden 2 en 3,

Gezien Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie(1),

Gezien het reglement van orde van het Comité van de Regio's, en met name artikel 35,

Gelet de gemeenschappelijke verklaring betreffende Verordening (EG) nr. 1049/2001, waarin het Europees Parlement, de Raad en de Commissie de overige instellingen verzoeken interne regels vast te stellen inzake toegang van het publiek tot documenten, en daarbij rekening te houden met de beginselen en beperkingen van deze verordening(2),

BESLUIT ALS VOLGT:

Artikel 1

Toepassingsgebied

Iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat heeft een recht van toegang tot documenten van het Comité van de Regio's, volgens de beginselen en onder de voorwaarden en beperkingen die in Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn vastgelegd en met inachtneming van de specifieke bepalingen van onderhavig besluit.

Artikel 2

Het openbare documentenregister van het Comité van de Regio's

1. Overeenkomstig artikel 11 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 wordt binnen de instelling een documentenregister opgezet.

2. Dit register bevat de referenties van de documenten die de instelling vanaf de datum van toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001 heeft ontvangen of opgesteld.

3. Met inachtneming van Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens(3), en van artikel 16 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, worden alle documenten op de website van het Comité openbaar gemaakt.

Artikel 3

Registratie van documenten

1. Ieder door de instelling opgesteld document wordt zo spoedig mogelijk in het register opgenomen. De secretaris-generaal neemt intern de nodige maatregelen om te waarborgen dat alle door het Comité opgestelde documenten worden geregistreerd.

2. Documenten die in het kader van de adviesprocedure of andere werkzaamheden van het Comité zijn opgesteld, worden onder verantwoordelijkheid van de instantie of dienst die het document heeft geschreven, in het register opgenomen zodra zij gedeponeerd of openbaar gemaakt zijn.

3. Documenten waarvoor de administratieve diensten van het secretariaat-generaal van het Comité verantwoordelijk zijn, worden voorzover mogelijk in het register opgenomen zodra de dienst die het document heeft opgesteld daarvoor toestemming geeft.

4. Ieder document dat de instelling ontvangen heeft van een derde in de zin van artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, wordt door de postafdeling doorgeleid aan het register, dat het vervolgens registreert, behalve indien het gaat om een "gevoelig" document in de zin van artikel 9 van bovengenoemde verordening; in dat geval moeten de in genoemd artikel vermelde beperkingen in acht worden genomen.

Artikel 4

Rechtstreeks toegankelijke documenten

1. Voorzover mogelijk moeten alle documenten die het Comité in het kader van de adviesprocedure heeft opgesteld of ontvangen, voor de burgers toegankelijk zijn in elektronische vorm, met inachtneming van de uitzonderingsbepalingen zoals genoemd in de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

2. Het Comité maakt alle adviesdocumenten toegankelijk door middel van het register, zodat de burgers rechtstreeks toegang kunnen krijgen tot alle documenten.

3. Het Comité maakt dit register elektronisch toegankelijk op zijn website en geeft de burgers on line informatie over de wijze waarop verzoeken om toegang tot documenten dienen te worden ingediend.

4. Indien mogelijk dienen andere documenten, met name documenten die verband houden met de ontwikkeling van beleid of strategie, rechtstreeks toegankelijk te worden gemaakt.

Artikel 5

Op verzoek toegankelijke documenten

1. Voorzover mogelijk moeten documenten die het Comité buiten de adviesprocedure om heeft opgesteld of ontvangen, voor de burgers rechtstreeks toegankelijk zijn via het register, met inachtneming van de beperkingen voortvloeiende uit de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

2. Wanneer de tekst van een in het register ingeschreven document niet integraal toegankelijk is, hetzij omdat deze niet elektronisch beschikbaar is, hetzij omdat er sprake is van een van de in de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 genoemde uitzonderingsgevallen, kan de aanvrager schriftelijk of door gebruik te maken van het elektronische formulier op de website, om toegang tot het document verzoeken. Het Comité kan dan ofwel toegang tot het document verlenen, ofwel schriftelijk de redenen meedelen waarom het verzoek volledig of gedeeltelijk wordt afgewezen.

Artikel 6

Initiële verzoeken

a) Indiening van een initieel verzoek

1. Een verzoek om toegang tot een document wordt schriftelijk (per post, fax of e-mail) gericht aan de secretaris-generaal van het Comité of aan het op de website van het Comité vermelde adres, in een van de talen die in artikel 314 van het EG-Verdrag worden genoemd.

2. Het verzoek moet voldoende nauwkeurig geformuleerd zijn en met name gegevens bevatten waaruit kan worden opgemaakt om welk document of welke documenten het gaat. Het dient voorzien te zijn van de naam en het adres van de aanvrager.

3. Is een verzoek niet nauwkeurig genoeg, dan verzoekt de instelling de aanvrager om nadere informatie en is zij hem hierbij behulpzaam; in dit geval gaat de termijn waarbinnen antwoord moet worden gegeven pas in op het moment waarop de instelling deze informatie ontvangt.

4. De verzoeker is niet verplicht de redenen voor zijn verzoek te vermelden.

b) Behandeling van een initieel verzoek

1. Ieder verzoek om toegang tot een document dat in het bezit is van het Comité, wordt op dezelfde dag door de postafdeling doorgeleid aan de met het register belaste dienst, die zorg draagt voor een ontvangstbevestiging, het antwoord opstelt en het document binnen de gestelde termijn verstrekt.

2. Indien het verzoek betrekking heeft op een door het Comité opgesteld document dat onder een van de uitzonderingen van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 valt, richt de met het register belaste dienst zich tot de dienst die of tot het orgaan dat het document heeft geschreven en binnen een termijn van vijf werkdagen voorstelt welk gevolg aan het verzoek wordt gegeven.

3. Wanneer er twijfel is over openbaarmaking van documenten die van een derde afkomstig zijn, raadpleegt het Comité deze derde, die vijf werkdagen de tijd krijgt om te reageren. Zo moet kunnen worden beoordeeld of een van de uitzonderingsbepalingen van de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing is.

4. Indien het tot het Comité gerichte verzoek om toegang betrekking heeft op een document dat nog niet openbaar is gemaakt door de instelling die het document heeft geschreven, geeft het Comité de instelling die voor het document verantwoordelijk is vijf werkdagen de tijd om desgewenst een voorbehoud te maken met betrekking tot openbaarmaking van het document.

5. Heeft het Comité na vijf werkdagen geen antwoord ontvangen, dan zet het de procedure voort.

c) Termijn waarbinnen het verzoek moet zijn behandeld

1. Uiterlijk 15 werkdagen na registratie van het verzoek verleent de met het register belaste dienst de aanvragen toegang en verstrekt hij het gewenste document.

2. Is het Comité niet in staat het document toegankelijk te maken, dan deelt het de aanvrager schriftelijk de redenen mee waarom het het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst, waarbij het hem attendeert op zijn recht om een confirmatief verzoek in te dienen.

3. In dat geval heeft de aanvrager vanaf de ontvangst van het antwoord 15 werkdagen de tijd om zo'n confirmatief verzoek in te dienen.

4. In uitzonderlijke gevallen, bij een verzoek om een zeer lijvig document of om een groot aantal documenten, kan de in lid 1 genoemde termijn met 15 werkdagen worden verlengd, mits de aanvrager daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor.

5. Bij uitblijven van een antwoord van het Comité binnen de voorgeschreven termijn heeft de aanvrager het recht een confirmatief verzoek in te dienen.

6. De in artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde termijn van 15 werkdagen geldt vanaf de datum van de registratie van het initiële verzoek.

d) Bevoegde autoriteit

1. Initiële verzoeken worden behandeld door het hoofd van de dienst die voor het toezicht op de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten verantwoordelijk is.

2. Positieve antwoorden op initiële verzoeken worden naar de aanvrager doorgeleid door de directeur van de dienst die voor het toezicht op de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten verantwoordelijk is.

3. Het besluit om een initieel verzoek te weigeren, wordt genomen door de secretaris-generaal, op voorstel van de dienst die of het orgaan dat het document heeft geschreven. Het besluit moet met redenen worden omkleed.

4. De secretaris-generaal kan te allen tijde advies inwinnen bij de juridische dienst en/of de persoon die over de bescherming van gegevens gaat.

Artikel 7

Confirmatieve verzoeken

a) Indiening van een confirmatief verzoek

1. Bij uitblijven van een antwoord op een initieel verzoek binnen de voorgeschreven termijn, of na ontvangst van een antwoord waarin de toegang tot het gewenste document volledig of gedeeltelijk wordt geweigerd, kan bij het Comité binnen een termijn van 15 werkdagen schriftelijk een confirmatief verzoek worden ingediend.

2. Voor het formuleren van het confirmatieve verzoek gelden dezelfde vormvereisten als voor het initiële verzoek.

b) Behandeling en termijn waarbinnen antwoord moet zijn gegeven

1. Bij de behandeling van confirmatieve verzoeken wordt uitgegaan van dezelfde regels als in artikel 6, sub b), van dit besluit zijn genoemd.

2. Binnen 15 werkdagen te rekenen na registratie van het verzoek verleent het Comité toegang tot het document of deelt het schriftelijk de redenen mee waarom het het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst.

3. In uitzonderlijke gevallen, bij een verzoek om een zeer lijvig document of om een groot aantal documenten, kan de in voorgaand lid genoemde termijn met 15 werkdagen worden verlengd, mits de aanvrager daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor.

c) Bevoegde autoriteit

1. Een confirmatief verzoek wordt beantwoord door de voorzitter van het Comité.

2. De voorzitter raadpleegt de juridische dienst en/of de persoon die over de bescherming van gegevens gaat, die binnen drie werkdagen advies uitbrengt.

Artikel 8

Beroepsmogelijkheden met betrekking tot confirmatieve verzoeken

1. Indien het Comité het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst, attendeert het de aanvrager op de beroepsmogelijkheden die openstaan, namelijk: beroep op de rechter tegen de instelling en/of een klacht bij de ombudsman, onder de voorwaarden van de artikelen 230 en 195 van het EG-Verdrag.

2. Uitblijven van een antwoord binnen de voorgeschreven termijn geldt als een afwijzend antwoord en geeft de aanvrager het recht beroep in te stellen of een klacht in te dienen, onder de in voorgaand lid genoemde voorwaarden.

Artikel 9

Verstrekking van documenten en kosten van het antwoord

a) Verstrekking

1. De documenten worden verstrekt door afgifte van een kopie op papier of in elektronische vorm, volgens de voorkeur van de aanvrager.

2. Indien een document door het Comité of door een andere instelling reeds vrijgegeven is en gemakkelijk toegankelijk is, kan het Comité de toegang tot het gewenste document vergemakkelijken door de aanvrager mee te delen hoe het kan worden verkregen.

b) Kosten van het antwoord

1. De kosten van vervaardiging en verzending van kopieën kunnen ten laste van de aanvrager worden gebracht. Deze kosten mogen de werkelijke kosten ervan echter niet overschrijden.

2. Inzage ter plekke, kopieën van minder dan twintig bladzijden A4 en rechtstreekse toegang in elektronische vorm of via het register, zijn kosteloos.

c) Verzoek om lijvige documenten

1. Bij verstrekking van documenten langer dan twintig bladzijden A4 dient een vergoeding te worden betaald van 10 EUR + 0,03 EUR per bladzijde.

2. De hoogte van deze vergoeding kan bij besluit van de secretaris-generaal worden herzien.

3. Over kosten in verband met verstrekking van documenten op andere manieren, beslist de secretaris-generaal. Deze kosten mogen de werkelijke kosten ervan echter niet overschrijden.

4. In geval van herhaalde verzoeken om lijvige documenten of om een groot aantal documenten, kan de instelling informeel met de aanvrager overleggen om een oplossing te vinden.

5. In druk verschenen documenten vallen niet onder het toepassingsgebied van dit besluit; voor deze documenten blijft het bestaande tariefsysteem van kracht.

d) Bijkomende kosten van vertaling

Indien de aanvrager wenst dat het document vertaald wordt in een andere taal dan de talen waarin het beschikbaar is, wordt het tarief dat binnen de instelling voor freelancevertalingen geldt in rekening gebracht.

Artikel 10

Slotbepaling

Dit besluit vervangt besluit nr. 165/1997 van het bureau van het Comité van de Regio's van 17 september 1997 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Comité.

Artikel 11

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie. Het besluit inzake de instelling van het documentenregister is vanaf 1 juni 2003 van toepassing.

De secretaris-generaal is met de uitvoering ervan belast.

Gedaan te Brussel, 11 februari 2003.

Voor het bureau van het Comité van de Regio's

De voorzitter

Albert Bore

(1) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(2) PB L 173 van 27.6.2001, blz. 5.

(3) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.