SPECIAAL VERSLAG Nr. 21/98 over de procedure voor erkenning en verklaring, zoals toegepast op de goedkeuring van de rekeningen inzake de uitgaven van het EOGFL-Garantie voor 1996, vergezeld van de antwoorden van de Commissie (vastgesteld krachtens artikel 188 C, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag) (98/C 389/01)

SAMENVATTING

Met betrekking tot de erkenning van betaalorganen en de goedkeuring van de uitgavenrekeningen van het EOGFL-Garantie zijn voor het begrotingsjaar 1996 voor het eerst nieuwe procedures toegepast. De Kamer heeft het werk van de diensten van de Commissie onderzocht en geëvalueerd en is nagegaan of de nieuwe voorschriften correct waren toegepast. Bij de evaluatie van de nieuwe procedures moet niet alleen worden gekeken naar de resultaten ervan in het eerste jaar, maar ook naar de intussen door de Commissie en de lidstaten genomen initiatieven om de situatie te verbeteren.

De lidstaten hadden hun betaalorganen uiterlijk 16 oktober 1995 moeten erkennen, maar bij het begin van het begrotingsjaar 1996 waren slechts 50 van de 66 betaalorganen erkend. Uiteindelijk werden in 1997 90 betaalorganen erkend, ook al waren sommige daarvan slechts verantwoordelijk voor zeer beperkte uitgaven. Sommige lidstaten zouden meer moeite moeten doen om het aantal betaalorganen te beperken.

De controle van de Kamer in 1997 bracht bij vele van de bezochte betaalorganen tekortkomingen aan het licht. Het ging om ontoereikende interne controle, gebrek aan informaticabeveiliging, onvoldoende toezicht op de gedelegeerde diensten door de betaalorganen en tekortkomingen in de boekhouding. Al deze tekortkomingen hadden de betrokken lidstaten ertoe moeten aanzetten, passende maatregelen te treffen. De van verklaringen voorziene rekeningen moesten uiterlijk 10 februari 1997 zijn toegezonden, maar de Commissie constateerde in vele gevallen dat ze te laat werden ingediend of onbevredigend waren. Twee lidstaten (het Verenigd Koninkrijk en Griekenland) dienden niet één zo'n rekening tijdig in. In Spanje kon de verklarende instantie over de meeste regionaal gedane uitgaven niet tijdig een oordeel uitspreken; deze werden later door externe particuliere accountants gecontroleerd.

Om de verklarende instanties te helpen bij hun taak verstrekte de Commissie hun richtlijnen, maar dit gebeurde te laat (in september 1996, toen de meeste controles reeds gestart hadden moeten zijn). Waren deze tijdig meegedeeld, dan hadden een aantal misverstanden en vertragingen kunnen worden voorkomen.

Wegens de tekortkomingen en vertragingen in sommige lidstaten had de goedkeuringsbeschikking van 5 mei 1997 - die krachtens de verordening op 30 april 1997 had moeten worden gegeven - slechts betrekking op ongeveer 33 % van de uitgaven. De rest werd goedgekeurd bij de beschikking van 30 juli 1997, nadat de verschillende verklarende instanties bijkomende controles hadden verricht.

Uiteindelijk werden alle rekeningen door de Commissie goedgekeurd, ondanks de wisselende kwaliteit van de ingediende rekeningen. De Commissie hield voor deze beschikking echter geen rekening met de meeste gevallen van voorbehoud in de verklaringen, waarmee ten minste 43,3 Mio ECU gemoeid was. Bovendien werd 77,3 Mio ECU aan financiële correcties die voordien door de financiële afdeling van de Commissie waren aangebracht in het kader van haar dagelijks beheer van de uitgaven van het EOGFL-Garantie, in de goedkeuringsbeschikking beperkt tot 55,1 Mio ECU.

De door de Commissie gegeven beschikkingen tot goedkeuring van de uitgaven van 1996 nemen niet weg dat de Commissie op grond van latere conformiteitscontroles bedragen kan afwijzen. Met de geschikte procedures voor interne controle bij de Commissie moet ervoor worden gezorgd dat de correcties behoorlijk worden gedocumenteerd en dat de vastgestelde tekortkomingen bij de latere conformiteitscontrole een systematische follow-up krijgen.

1. INLEIDING

De relevante voorschriften

1.1. In 1996 werden de nieuwe procedures voor de goedkeuring van de EOGFL-uitgavenrekeningen en voor de erkenning van betaalorganen voor het eerst toegepast. Zowel de lidstaten als de Commissie moesten grote inspanningen leveren om aan de nieuwe juridische aspecten te wennen. Bij de evaluatie van de nieuwe procedures mag niet alleen worden gekeken naar de resultaten ervan in het eerste jaar. De Commissie heeft haar inspanningen om betere verklaringen te krijgen, voortgezet, vooral door vergaderingen met de verklarende instanties te organiseren en door nieuwe praktische richtlijnen te geven. Dit zou voor de komende jaren een positieve invloed moeten hebben.

1.2. Een betaalorgaan is de door een lidstaat aangewezen autoriteit die de maatregelen van het EOGFL-Garantie beheert en de desbetreffende betalingen aan de begunstigden verricht. Krachtens Verordening (EEG) nr. 729/70 van 21 april 1970 (1) zorgt de Commissie voor de maandelijkse terugbetaling van de bedragen die de organen uitgeven en declareren; in 1996 was dat in totaal 39 010,9 Mio ECU.

1.3. In een beschikking tot goedkeuring van de rekeningen wordt het bedrag vastgesteld van de uitgaven van elke lidstaat die worden aangemerkt als ten laste komend van het EOGFL-Garantie. Tevens wordt rekening gehouden met eventuele verlagingen en opschortingen van voorschotten voor het betrokken jaar (2) en met eventuele verlagingen wegens overschrijding van termijnen, als bedoeld in artikel 4, lid 3, van Verordening (EG) nr. 296/96 (3).

1.4. De procedures voor de goedkeuring van de rekeningen werden voor het eerst gewijzigd met betrekking tot het EOGFL-begrotingsjaar 1996 (4). Bij Verordening (EG) nr. 1287/95 van de Raad van 22 mei 1995 (5) tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad en bij Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie van 7 juli 1995 (6) werden de volgende nieuwe regels ingevoerd (7):

a) alleen de door erkende betaalorganen gedane uitgaven komen in aanmerking voor financiering door de Gemeenschap;

b) het aantal erkende betaalorganen in elke lidstaat moet tot een minimum worden beperkt; indien meer dan één betaalorgaan wordt erkend, moet een coördinerende instantie worden opgericht;

c) de bevoegde autoriteiten in de lidstaten (8) moesten hun betaalorganen uiterlijk bij het begin van het EOGFL-begrotingsjaar 1996 erkennen; alvorens een betaalorgaan te erkennen, moest de bevoegde autoriteit nagaan of het betaalorgaan aan de gestelde voorwaarden voldeed (9);

d) de administratieve structuur, de interne controle en de organisatorische beginselen van het betaalorgaan moeten voldoende zekerheid bieden dat het betaalorgaan behoorlijk functioneert; een interne accountantscontrole moet zorgen voor een doeltreffende interne controle en een technische dienst moet de feiten waarop de betalingen aan de begunstigden waren gebaseerd, verifiëren;

e) er moest een instantie worden aangewezen die functioneel onafhankelijk was van de betaalorganen en van de coördinerende instanties; deze instantie moet verklaren dat de jaarlijkse rekeningen van het betaalorgaan waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig zijn; zij moet haar onderzoek verrichten overeenkomstig internationaal aanvaarde normen voor accountantsonderzoek. Overeenkomstig artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie moet de verklaring zijn gegrond op een onderzoek van de procedures en op een steekproefsgewijs onderzoek van de transacties. De verklaring betreft de overeenstemming van de betalingen met de communautaire regelgeving slechts voorzover de administratieve structuren van het betaalorgaan waarborgen, dat dergelijke controles op de overeenstemming worden verricht voordat de betalingen geschieden;

f) ondanks de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen kan de Commissie later uitgaven afwijzen als zij oordeelt dat deze niet overeenkomstig de communautaire voorschriften zijn verricht. Deze afwijzing wordt in principe vastgelegd in een aparte beschikking van de Commissie tot uitsluiting van uitgaven die niet in overeenstemming zijn met de regels van de Gemeenschap (conformiteitsbeschikking). Dit soort beschikking kan echter geen betrekking hebben op uitgaven die meer dan 24 maanden vóór de schriftelijke mededeling van de Commissie aan de lidstaten werden verricht.

1.5. Overeenkomstig de verordening moesten de jaarlijkse rekeningen van het EOGFL-Garantie en de verklaringen en rapporten van de verklarende instantie uiterlijk op 10 februari van het volgende jaar naar de Commissie worden gezonden. De Commissie moest de lidstaten de resultaten van haar verificaties van de verstrekte informatie meedelen vóór 31 maart en haar besluit inzake de goedkeuring van de rekeningen nemen vóór 30 april. Met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen over 1996 gaf de Commissie, op 5 mei 1997 (10) en 30 juli 1997 (11) echter twee beschikkingen, omdat sommige betaalorganen en verklarende instanties de termijnen voor de indiening van de betrokken rekeningen niet haalden en omdat de Commissie bepaalde verklarende instanties verzocht, extra werk te verrichten. Een dergelijke evaluatie van het werk van de verklarende instanties is onvermijdelijk indien moet worden vertrouwd op het werk van andere controleurs. Tot nu toe werd in het nieuwe systeem nog geen beschikking genomen tot afwijzing van uitgaven die in strijd met de communautaire voorschriften werden gedaan.

Reikwijdte van de controle door de Kamer

1.6. De Kamer controleerde of de nieuwe voorschriften inzake de erkenning van betaalorganen en de goedkeuring van de rekeningen correct waren toegepast. In het bijzonder werd aandacht besteed aan de inachtneming van de erkenningscriteria door de lidstaten, aan de werking van de internecontroledienst van de betaalorganen en aan de verklaringen van de verklarende instanties. Voorts onderzocht en evalueerde de Kamer het werk dat door de diensten van de Commissie was verricht in het kader van de twee goedkeuringsbeschikkingen over 1996.

2. ERKENNING VAN DE BETAALORGANEN

De structurele ontwikkeling van de betaalorganen

2.1. Uiterlijk 16 oktober 1995 hadden alle betaalorganen moeten zijn erkend, maar op die datum waren slechts 50 van de 66 betaalorganen erkend, waarvan de meeste voorlopig. In verband met de betalingen van 1996 werden uiteindelijk 80 organen erkend, ook al waren sommige daarvan slechts verantwoordelijk voor zeer beperkte uitgaven. Eén betaalorgaan declareerde in 1996 helemaal geen uitgaven en twee organen declareerden minder dan 100 000 ECU (12). Vijf betaalorganen waren goed voor bijna de helft van de totale uitgaven (13) en 25 organen voor meer dan 90 % van de uitgaven (zie tabel 1).

2.2. Een van de doelstellingen van de nieuwe regeling was het beperken van het aantal betaalorganen. Maar in 1997 stond het aantal erkende betaalorganen op 90. De Kamer is van mening dat er meer moeite had moeten worden gedaan om deze doelstelling te realiseren, zeker bij de erkenning van bijkomende regionale betaalorganen in een aantal lidstaten.

2.3. In sommige gevallen verleenden de ministeries van Landbouw erkenning aan eenheden binnen het ministerie (België, sommige Duitse deelstaten, de meeste Spaanse regio's, Ierland, Oostenrijk en Finland). Nederland hield vast aan de gecentraliseerde betaalorganen voor de verschillende landbouwsectoren, evenals Frankrijk (afgezien van de "services déconcentrés"). Duitsland richtte betaalorganen in elk van de deelstaten op en enige deelstaten stelden zelfs meerdere betaalorganen in (14). In 1996 erkende Spanje 17 bijkomende regionale betaalorganen (15). Het Verenigd Koninkrijk erkende afzonderlijke betaalorganen voor Engeland, Wales (2), Schotland en Noord-Ierland. Sommige lidstaten, waaronder België en Oostenrijk (zie tabel 1), regionaliseerden slechts een klein deel van de uitgaven van het EOGFL-Garantie. In bijna alle lidstaten spelen de regionale autoriteiten een belangrijke rol in de controle en het beheer van de verschillende steunregelingen, ook als de betalingen door de centrale autoriteiten worden verricht.

2.4. In Verordening (EG) nr. 1287/95 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 729/70 wordt bepaald dat de betaalorganen de betalingen aan de uiteindelijke begunstigden verrichten. In delegatie is niet voorzien. Hoewel in vijf Duitse deelstaten (Baden-Württemberg, Brandenburg, Hessen, Nedersaksen en Saksen) de ministeries van Landbouw als betaalorganen werden erkend, werden de meeste betalingen gedaan door andere overheidsinstanties van de deelstaten. In Spanje declareerde het betaalorgaan FEGA betalingen die in werkelijkheid rechtstreeks waren verricht door een aantal regionale autoriteiten welke in 1996 niet als betaalorgaan waren erkend. Het Franse centrale betaalorgaan "Services déconcentrés du trésor et du ministère de l'agriculture, de la pêche et de l'alimentation" verricht centraal geen betalingen; dit gebeurt regionaal door elk van de departementen, die niet erkend zijn.

2.5. Volgens de notulen van de vergadering van de Raad van Ministers van 26 januari 1995 (bijlage II) (16) mogen de betaalorganen in de Duitse deelstaten de uitvoering van bepaalde betalingen, met name die voor begeleidende maatregelen, delegeren aan bijkomende beheerders van gelden ter goede rekening ("Vorschussverwalter"). Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie voorziet niet in delegatie van betalingen aan andere instanties.

Belangrijke erkenningscriteria

2.6. De tot erkenning bevoegde autoriteiten worden aangewezen door de lidstaten. Noch de bevoegde autoriteit, noch het betaalorgaan hoefde door de Commissie te worden goedgekeurd (17). In Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie wordt bepaald dat artikel 4 van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad moet worden toegepast wanneer niet wordt voldaan aan een criterium dat van groot belang is voor de verrichtingen van het betaalorgaan. Volgens dit artikel beschikken de bevoegde autoriteiten over de mogelijkheid, de erkenning niet te verlenen of niet te handhaven als aan een of meer erkenningsvoorwaarden niet (langer) is voldaan, tenzij het betaalorgaan binnen een bepaalde termijn aanpassingen verricht. Die termijn en de geldigheidsduur van de voorlopige erkenning moeten door de bevoegde autoriteit worden bepaald in het licht van de vastgestelde problemen. In de verordening wordt geen termijn aangegeven.

2.7. In een werkdocument van de Commissie, waarmee wordt beoogd de verklarende instanties en erkennende autoriteiten bij te staan bij de beoordeling van de ernst van de ontdekte gebreken (18), worden deze belangrijke criteria als volgt beschreven:

a) het ontbreken van schriftelijke procedures;

b) ontoereikende of ontbrekende scheiding van functies;

c) het nalaten van aan de betaling voorafgaande controles;

d) het ontbreken van bevredigende procedures voor betaling en boekhouding;

e) onbevredigende boekhoudprocedures, bijvoorbeeld het ontbreken van een controletraject of tekortkomingen in de debiteurenadministratie en in de boekhouding betreffende de interventievoorraden;

f) een ontoereikende computerbeveiliging;

g) het niet functioneren van de interne accountantscontrole;

h) het ontbreken van overeenkomsten inzake het geven van betalingsopdrachten en/of het verrichten van technische diensten.

Tekortkomingen betreffende de erkenning

2.8. Een erkenning hoeft niet formeel door de Commissie te worden goedgekeurd. Maar om na te gaan of de toepasselijke voorwaarden voor 1996 waren vervuld, bezocht de Commissie 36 betaalorganen, waarbij vooral de grootste werden bekeken (meer dan 80 % van de uitgaven werd onderzocht). Bij de bezoeken kwamen tekortkomingen aan het licht die hadden moeten volstaan om een volledige erkenning te beletten. De gemelde tekortkomingen (19) betroffen veelal de systemen voor de boekhouding en de informatieverwerking, die ontoereikend of onveilig waren, alsook de interne procedures en controles. In tabel 2 worden de in dit verband gesignaleerde tekortkomingen aangegeven.

2.9. Belangrijke criteria werden de lidstaten pas in september en oktober 1996 officieel meegedeeld, dus een jaar na de aanvankelijke einddatum voor erkenning, toen het EOGFL-begrotingsjaar bijna was afgelopen en er al betaalorganen waren erkend. Dit vormt echter geen verontschuldiging voor de bevoegde autoriteiten in de lidstaten dat zij hun verantwoordelijkheden niet naar behoren hebben vervuld.

2.10. Zelfs in 1997 bleven vele van de gemelde problemen onopgelost. Tot eind 1997 was alleen in Italië een erkenning ingetrokken voor een betaalorgaan (20) dat slechts voor één specifieke maatregel verantwoordelijk was. De verantwoordelijkheid voor deze maatregel is overgedragen aan het centrale betaalorgaan AIMA om aan de organisatorische vereisten te voldoen.

2.11. Bij de controle die de Kamer in 1997 verrichtte, werden de bevindingen van de Commissie bevestigd (zie tabel 3). Hoewel de systemen van de betaalorganen in het algemeen waren verbeterd, bestonden bij bijna alle bezochte betaalorganen nog grote tekortkomingen. Het ging om ontoereikende interne controle, gebrek aan informaticabeveiliging, onvoldoende toezicht op de gedelegeerde diensten door de betaalorganen en boekhoudkundige problemen. Deze hadden de betrokken lidstaat moeten nopen tot toepassing van artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 729/70: intrekking van de erkenning door de betrokken autoriteiten of onmiddellijke correctie.

3. VERKLARINGEN OVER DE REKENINGEN

De verklarende instanties

3.1. De juridische status van de verklarende instanties in de lidstaten loopt sterk uiteen. In deze functie werden nationale controle-instanties, andere overheidsinstanties, diensten voor interne accountantscontrole en ook particuliere externe accountants aangesteld (zie tabel 1).

3.2. De onafhankelijkheid van verklarende accountants is een basisvereiste van de internationale controlenormen. Luidens Verordening (EG) nr. 1663/95 moet de verklarende instantie functioneel onafhankelijk zijn van het betaalorgaan. Maar de interne accountantsdienst van het Deense betaalorgaan werd aangewezen als verklarende instantie. Dat was ook het geval bij verschillende Duitse en Oostenrijkse betaalorganen. Interne accountantsdiensten zijn niet per definitie onafhankelijk van de betaalorganen waartoe zij behoren, zeker niet wanneer zij deel uitmaken van de hiërarchische structuur. Toch accepteerde de Commissie deze situatie.

De richtlijnen van de Commissie

3.3. Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie bevat zeer algemene criteria met betrekking tot de verklaring en het bijbehorende controlerapport. De Commissie leverde slechts gedetailleerde richtlijnen over deze criteria voor een vergadering van experts in september 1996; de definitieve versie in alle talen werd de verklarende instanties echter pas in december 1996 toegezonden; toen was een deel van het controlewerk reeds verricht (21). Deze richtlijnen, die door de verklarende instanties als zeer nuttig worden beschouwd, hadden dan ook slechts weinig invloed op de verklaringen over 1996, hetgeen een gedeeltelijke verklaring vormt voor de hierna te beschrijven tekortkomingen in vele controlerapporten en de ontoereikendheid van de verklaringen in verband met de rekeningen over 1996.

Problemen en vertragingen bij de ontvangst van de verklaringen over de rekeningen

3.4. Verordening (EG) nr. 1663/95 bepaalt dat de rekeningen en bijbehorende verklaringen uiterlijk op 10 februari 1997 bij de Commissie moeten worden ingediend. De meeste betaalorganen hielden zich aan die datum, maar in vele gevallen was de informatie onvolledig of de reikwijdte van de controle onvoldoende. Bijgevolg kon de Commissie de verklaringen en/of controlerapporten niet accepteren als grondslag voor de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen. Zij verzocht dan ook, extra werk te verrichten, waartoe vele betaalorganen en hun verklarende instanties niet op tijd voor de eerste goedkeuringsbeschikking van 5 mei 1997 in staat waren. De Commissie stelde als latere termijn eind juni 1997. Een tweede goedkeuringsbeschikking werd gegeven op 30 juli 1997.

3.5. Volgens de interne Duitse richtlijn inzake de controle ten behoeve van de verklaring in de Duitse deelstaten mocht de steekproef tot bepaalde soorten uitgaven beperkt blijven. Hoewel deze richtlijn reeds begin 1996 naar de Commissie was gezonden, had deze toen niet gereageerd. De rekeningen en verklaringen werden ten slotte door de Commissie geaccepteerd omdat op haar verzoek extra controlewerkzaamheden waren verricht en deze op tijd voor de eerste goedkeuringsbeschikking waren voltooid; alleen de rekeningen van Saksen en Rheinland-Pfalz werden pas in de tweede beschikking goedgekeurd.

3.6. Toen de Kamer in oktober 1997 de rekeningen van drie Duitse deelstaten (Nedersaksen, Saksen-Anhalt en Sleeswijk-Holstein) controleerde, bleken er op het gebied van de gecofinancierde maatregelen aansluitingsproblemen te bestaan. Bovendien was in de deelstaat Saksen-Anhalt een goedkeurende verklaring afgegeven hoewel de verklarende instantie in haar rapport betwijfeld had of een bedrag van 13,8 Mio DM (± 6,8 Mio ECU) in aanmerking kwam.

3.7. De rekeningen en verklaringen voor Griekenland werden pas medio april 1997 ingediend en dus konden de betrokken uitgaven niet in de eerste goedkeuringsbeschikking van 5 mei worden opgenomen. De rekeningen kwamen niet overeen met de resultaten van de controle met het oog op de verklaring; ze werden door de Commissie gecorrigeerd en opgenomen in de tweede goedkeuringsbeschikking van 30 juli 1997.

3.8. De rapporten betreffende de verklaringen in Spanje brachten ernstige problemen aan het licht en de Commissie vroeg om extra controles:

a) ten aanzien van het betaalorgaan FEGA (gedeclareerde uitgaven 4 196,4 Mio ECU) werden aanzienlijke bedragen niet in de verklaringen opgenomen omdat de verklarende instantie niet in staat was geweest de procedures voor betalingen ad 507 000 Mio ESP (± 3 165 Mio ECU), die namens het betaalorgaan op regionaal niveau waren verricht, te onderzoeken. Voorts was geen informatie beschikbaar over controles inzake uitvoerrestituties en technische diensten;

b) ten aanzien van de betaalorganen DGDR (gedeclareerde uitgaven 43,6 Mio ECU) en FROM (gedeclareerde uitgaven 2,0 Mio ECU) kon de verklarende instantie geen oordeel uitspreken over de uitgaven die door de regio's namens de betaalorganen waren gedaan;

c) voor de regio Catalonië (gedeclareerde uitgaven 71,2 Mio ECU) verzocht de Commissie om extra controles en uitbreiding van de steekproef (22).

3.9. Nadat van de Spaanse autoriteiten een aanvullende bevestiging was ontvangen, werden alle bedragen ten slotte bij de tweede beschikking goedgekeurd.

3.10. Om de problemen in verband met de door FEGA, FROM en DGDR gedeclareerde, maar op regionaal niveau beheerde en/of gedane uitgaven aan te pakken, hadden de Spaanse autoriteiten een particulier accountantsbureau opdracht gegeven om in juni 1997 op regionaal niveau nog meer steekproeven te controleren. Op grond van het eindverslag van dat bureau van 7 juli 1997 gaven de Spaanse autoriteiten op 11 en 15 juli 1997 verklaringen af voor alle gedeclareerde uitgaven. Bij de controle van de Kamer in september 1997 bleek echter geen bewijs te bestaan van aansluiting van de saldobetalingen door de autonome gebieden met de gegevens in de boeken van FEGA en met de van de Commissie gevraagde bedragen in verband met aan die gebieden overgedragen middelen.

3.11. In Frankrijk werd de verklarende instantie pas in oktober 1996 operationeel, en had zij ook toen nog te weinig personeel. De eerste afgegeven verklaring berustte louter op een onderzoek van verslagen over de systemen en niet op steekproeven van verrichtingen zoals in Verordening (EG) nr. 1663/95 wordt voorgeschreven. De Franse autoriteiten vestigden de aandacht van de Commissie op deze situatie. Deze verzocht derhalve om extra controlewerkzaamheden op basis van het testen van verrichtingen; de desbetreffende rapporten werden tijdig ter beschikking gesteld voor de tweede goedkeuringsbeschikking.

3.12. Bij drie betaalorganen in Italië (AIMA, DCCC en IGFOR) verzocht de Commissie de verklarende instanties, extra controles te verrichten. In de herziene rapporten van juni 1997 werden twee grote problemen aan het licht gebracht:

a) ten aanzien van AIMA ging het om de vraag of de alcoholvoorraden correct waren aangegeven;

b) ten aanzien van DCCC werd in het herziene controlerapport vermeld dat de steekproef - waarvan de omvang werd bepaald op basis van een betrouwbaarheidsniveau van 95 % - 1 112 verrichtingen omvatte. Dit aanvankelijke aantal was verminderd tot 93: een vermindering met 20 % op grond van de vaste procedures, met 20 % wegens de grote ervaring van het personeel, met 20 % wegens de vakbekwaamheid van het personeel, met 20 % wegens de bestaande interne controles en met 12 % wegens het gebruik van informatica. De Commissie betwistte deze berekening niet en keurde de betrokken rekeningen goed.

3.13. Voorts declareerde Italië uitgaven namens het ministerie van Landbouw, dat geen erkend betaalorgaan was. Niettemin accepteerde de Commissie in haar tweede goedkeuringsbeschikking het gedeclareerde bedrag van 1 895 331 293 ITL (997 977,43 ECU).

3.14. De door het Oostenrijkse betaalorgaan AMA ingediende rekeningen werden goedgekeurd nadat extra controles waren verricht. Uit de controle van de Kamer in oktober 1997 bleken echter tekortkomingen en problemen bij de aansluiting tussen de van het EOGFL-Garantie gevraagde bedragen en de bankrekeningen, doordat verschillende bedragen via verrekening waren geïnd. Deze bedragen moeten worden onderscheiden van de terugvorderingen via verrekening in de nationale rekeningen.

3.15. De Commissie verzocht ook de verklarende instantie in Portugal om extra controles omdat wegens tijdgebrek slechts 30 % van de verrichtingen in de steekproef door de verklarende instantie was geverifieerd. De bedragen werden, na extra controles door de verklarende instantie, ten slotte goedgekeurd.

3.16. De betaalorganen in het Verenigd Koninkrijk konden geen getoetste jaarrekeningen indienen en bijgevolg kon de verklarende instantie niet tijdig een verklaring afgeven. De betrokken documenten werden de Commissie toegezonden in juni 1997, enige bijkomende informatie in juli 1997. De betaalorganen hadden de door de verklarende instantie aangeduide vereiste wijzigingen in de rekeningen niet aangebracht en dus corrigeerde de Commissie deze in haar goedkeuringsbeschikking.

3.17. De controle van de Kamer in september 1997 (23) bevestigde het voortbestaan van de door de verklarende instantie vermelde tekortkomingen in de boekhoudsystemen van de betaalorganen:

a) er worden geen afzonderlijke rekeningen bijgehouden voor EOGFL-uitgaven;

b) niet alle betaalorganen leveren de periodieke uitgavenoverzichten, waaronder de maandelijkse declaratie bij de Commissie (24);

c) een debiteurenadministratie ontbreekt, evenals doeltreffende procedures om te waarborgen dat alle betalingen waarvoor de overmakingen niet zijn verricht of de cheques niet zijn geïnd en alle teruggevorderde bedragen onmiddellijk weer worden bijgeschreven bij het tegoed van de Commissie. Het Schotse betaalorgaan stortte de bedragen van niet-geïnde cheques niet terug op de rekening van de Commissie. Bij gebreke van specifieke boekhoudkundige gegevens konden de betrokken bedragen niet worden becijferd.

Problemen bij het verzamelen van informatie over de te innen bedragen

3.18. In de richtsnoeren gevoegd bij Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie wordt bepaald dat de boekhouding een overzicht van de debiteuren moet bevatten. Dit is een voorwaarde voor erkenning. Toch konden de meeste betaalorganen in 1996 het totaal van de te innen bedragen niet vaststellen omdat er geen debiteurenadministratie bestond of omdat de informatie niet centraal werd bewaard.

3.19. De Commissie verzocht de lidstaten vervolgens, samen met de uitgavendeclaratie van april 1997 een overzicht (tabel 105) van de te innen bedragen over te leggen. Duitsland, Finland en Portugal verstrekten geen informatie; onvolledige informatie werd verstrekt door Nederland (één betaalorgaan ontbrak) en door het Verenigd Koninkrijk (de gegevens over de vijf grootste betaalorganen ontbraken) (25). Het Oostenrijkse betaalorgaan AMA kon wel de geïnde bedragen, maar niet de uitstaande bedragen becijferen. Het grootste nog te innen bedrag werd gemeld door het Italiaanse betaalorgaan DCCC: 443 150 254 004 ITL (ongeveer 220 Mio ECU), waarvan 98 % verband houdt met gevallen waarover rechtszaken aanhangig waren.

4. DE BESCHIKKINGEN TER GOEDKEURING VAN DE REKENINGEN 1996

De eerste goedkeuringsbeschikking van de Commissie

4.1. Met haar eerste goedkeuringsbeschikking (26) accepteerde de Commissie alle uitgaven die waren gedeclareerd door België, Denemarken, Ierland, Luxemburg, Nederland, Oostenrijk, Finland en Zweden en de meeste uitgaven voor Duitsland. Wat betreft Italië werden alleen de uitgaven geaccepteerd die waren gedeclareerd door één klein betaalorgaan (Ente Risi) en voor Spanje werden alleen de declaraties voor de gebieden Navarra en Baskenland goedgekeurd. De overige betaalorganen moesten op verzoek van de Commissie nog extra controlewerkzaamheden verrichten of hadden hun rekeningen niet tijdig ingediend.

4.2. De eerste beschikking van de Commissie inzake de volledigheid, juistheid en waarheidsgetrouwheid van de rekeningen had dan ook slechts betrekking op 12 931,9 Mio ECU, ofwel ongeveer 33 % van de totale uitgaven van de betaalorganen voor het begrotingsjaar 1996.

De tweede goedkeuringsbeschikking van de Commissie

4.3. Ten aanzien van de andere betaalorganen (goed voor 67 % van de totale gedeclareerde uitgaven) werd de goedkeuringsbeschikking gegeven op 30 juli 1997 (27). Behoudens enige aanpassingen en correcties die hierna worden beschreven, werden alle van verklaringen voorziene rekeningen door de Commissie goedgekeurd. De Commissie hield bij het afwijzen van bedragen echter geen rekening met de meeste gevallen van voorbehoud in de verklaringen, waarmee ten minste 43,3 Mio ECU gemoeid was. Een analyse van de door de verklarende instanties bij de betaalorganen ontdekte tekortkomingen is te vinden in tabel 4.

4.4. De twee beschikkingen beletten niet dat de Commissie nadien uitgaven kan afwijzen op grond van latere conformiteitscontroles. Een dergelijke niet-erkenning kan geen betrekking hebben op uitgaven die meer dan 24 maanden vóór de schriftelijke mededeling van de resultaten van de Commissiecontrole zijn verricht. Tot nu toe heeft de Commissie geen enkele goedkeuringsbeschikking op basis van deze conformiteitscontrole gegeven.

Wijziging van de gedeclareerde bedragen

4.5. De wijzigingen die in de jaarlijks gedeclareerde bedragen werden aangebracht en door de Commissie in aanmerking werden genomen, betroffen alleen:

a) aanpassingen in de jaarlijkse declaraties om de daarin vermelde bedragen in overeenstemming te brengen met die in de verklaringen;

b) financiële correcties aangebracht door de financiële afdeling van de Commissie die bevoegd is inzake:

i) te late betalingen,

ii) diverse niet in aanmerking komende uitgavenposten in de maandelijkse declaraties.

4.6. Bovendien werden de financiële correcties (28) in sommige gevallen opnieuw gewijzigd door de dienst van de Commissie die bevoegd is inzake de goedkeuring van de rekeningen (29). Het ontbreken van een strakomlijnde procedure in een systeem waarin meerdere Commissiediensten achtereenvolgens correcties aanbrengen heeft tot verwarring en een gebrek aan doorzichtigheid geleid.

Aanpassingen in de jaarlijkse declaraties

4.7. De rekeningen van de lidstaten werden door de Commissie als volgt aangepast:

a) voor Griekenland werd door de Commissie een bedrag van 148 393 325 GRD (± 480 000 ECU) afgetrokken, hoofdzakelijk wegens tegenstrijdigheden inzake de openbare opslag. Deze aftrek door de Commissie is veel groter dan de door de verklarende instantie voorgestelde correcties: 1 202 319 GRD (± 68 000 ECU);

b) ten aanzien van Spanje werd een bedrag van 10 219 598 ESP (± 60 000 ECU) toegevoegd ter verrekening van een bedrag dat door de Spaanse autoriteiten was gedeclareerd als een correctie van de jaarlijkse declaratie;

c) wat Nederland betreft werd 411 675 NLG (± 190 000 ECU) afgetrokken om de bedragen in de declaratie aan te passen aan die van de verklaring;

d) een renteclaim van Portugal ten belope van 294 990 678 PTE (± 1,5 Mio ECU) krachtens Verordening (EG) nr. 2975/95 werd door de Commissie niet geaccepteerd omdat de rechtsgrondslag niet langer bestond;

e) ten aanzien van het Verenigd Koninkrijk werden negatieve aanpassingen verricht ad 7 411 866,51 GBP (± 10,9 Mio ECU) om de gegevens van de betaalorganen aan te sluiten met de van een verklaring voorziene rekeningen en om rekening te houden met diverse bedragen die voorheen volgens de Commissie niet in aanmerking kwamen.

Door de bevoegde financiële afdeling aangebrachte financiële correcties

Correcties wegens te late betaling

4.8. Krachtens Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commissie worden de voorschotten aan de lidstaten voor uitgaven die na het verstrijken van de in de regelgeving bepaalde termijn worden betaald, verminderd met 10 tot 100 %, naar gelang van de vertraging. Er is een marge van 4 % waarop geen vermindering wordt toegepast. De Commissie kan echter in uitzonderlijke omstandigheden of om gegronde redenen kleinere verminderingen toepassen. De controle op de naleving van de termijnen wordt op basis van de declaraties van de lidstaten driemaal per jaar (31 januari, 30 april en 31 augustus) verricht. Te late betalingen in september en de eerste helft van oktober moeten echter worden verdisconteerd in de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen, tenzij ze "worden geconstateerd voordat de laatste voorschottenbeschikking van het begrotingsjaar wordt gegeven" (30) en dus pas in de rekeningen van het jaar "n+1" worden geboekt. Deze procedure is strijdig met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. Het gaat om een bedrag van 4,5 Mio ECU.

4.9. Tabel 5 geeft de financiële correcties wegens te late betaling in 1996 weer die waren opgenomen in de tweede goedkeuringsbeschikking.

4.10. Ten aanzien van Italië zegde de Commissie in een brief van 23 december 1996 toe, geen sancties op te leggen voor te late betalingen in verband met alle subsidies per hectare, die in totaal 66 634 270 561 ITL (± 33,5 Mio ECU) bedroegen, omdat de vertragingen voornamelijk te wijten waren aan extra controles die op verzoek van de Commissie werden verricht (31).

4.11. Ten aanzien van het Verenigd Koninkrijk paste de Commissie een negatieve correctie wegens te late betaling ad 177 683,03 GBP (± 0,3 Mio ECU) toe. Opgemerkt zij dat deze berekening kan zijn beïnvloed door het feit dat het Verenigd Koninkrijk zijn uitgaven declareerde op basis van de financiering en niet van de feitelijke betalingen, die later worden verricht.

Correcties voor diverse niet in aanmerking komende uitgavenposten

4.12. Ongeveer 27,3 Mio ECU werd pas op 14 juli 1997 afgewezen, hoewel een besluit terzake al eerder en in ieder geval vóór de eerste goedkeuringsbeschikking had kunnen worden genomen (32). Andere bedragen waren reeds in 1996 afgewezen. Deze bedragen zouden in de goedkeuringsbeschikking moeten worden vermeld, maar de controle van de Kamer toonde aan dat dit niet altijd het geval was. Tabel 6 geeft een overzicht van de financiële correcties die in het kader van de goedkeuringsbeschikking werden aangebracht.

4.13. Ten aanzien van Denemarken werd op 14 juli 1997 een negatieve correctie van 2 873 870,96 DKK (± 380 000 ECU) vastgesteld in verband met de openbare opslag van tarwe voor broodbereiding, maar dit bedrag werd in de goedkeuringsbeschikking niet in mindering gebracht omdat de Deense rekeningen reeds in de eerste beschikking van 5 mei 1997 waren goedgekeurd. De Commissie liet daarom na, in de tweede goedkeuringsbeschikking een correctie aan te brengen.

4.14. In verband met de openbare opslag in Italië bestond onzekerheid over de exacte bedragen waarmee in de goedkeuringsbeschikking rekening moest worden gehouden. De totale uitgaven kunnen ongeveer 0,4 Mio ECU lager zijn dan het uiteindelijk door de Commissie terugbetaalde bedrag. Er zou een conformiteitscontrole moeten worden verricht om het juiste bedrag vast te stellen (33).

4.15. De beoordeling van de diverse berekeningen en bedragen die uiteindelijk in de goedkeuringsbeschikking werden verwerkt, wees uit dat de aan de beschikking voorafgaande benadering niet altijd consistent was. Voorts was er een duidelijk gebrek aan documentatie ter onderbouwing van de tweede goedkeuringsbeschikking, deels door de extreme tijdsdruk en het geringe aantal personeelsleden dat voor deze taak werd ingezet. Ten slotte werden de gedeclareerde bedragen goedgekeurd hoewel er verklaringen onder voorbehoud werden afgegeven of in de controleverslagen tekortkomingen werden beschreven.

4.16. De afwijzing van uitgaven ("financiële correcties") berustte hoofdzakelijk op vroegere besluiten die door de financiële afdeling waren genomen in het kader van haar dagelijks beheer van de uitgaven van het EOGFL-Garantie. De negatieve en positieve correcties voor 1996 beliepen in totaal 77,3 Mio ECU, waarvan echter slechts 55,1 Mio ECU in aanmerking werd genomen in de goedkeuringsbeschikking (zie tabel 6).

4.17. Tabel 7 geeft per betaalorgaan gedetailleerde bedragen voor de goedkeuringsbeschikkingen van 5 mei 1997 en 30 juli 1997.

5. CONCLUSIE

5.1. Zowel de lidstaten als de Commissie hebben aanzienlijke inspanningen geleverd om de nieuwe verordening na te leven. Niettemin bracht de controle van de Kamer grote tekortkomingen aan het licht bij een aantal betaalorganen die erkenning hadden gekregen (zie paragraaf 2.11).

5.2. Wat de naleving van de communautaire voorschriften bij de uitgaven van het EOGFL betreft, is er in het nieuwe systeem nog geen beschikking tot afwijzing van in strijd met de communautaire regels gedane uitgaven genomen (zie paragraaf 1.5). Een dergelijke beschikking kan geen betrekking hebben op uitgaven die meer dan 24 maanden vóór de schriftelijke mededeling van de Commissie werden verricht (zie paragraaf 1.4, onder f)). Momenteel kunnen de financiële gevolgen nog niet definitief worden beoordeeld.

5.3. De beschikking tot goedkeuring van de rekeningen van 5 mei 1997 bestreek slechts 33 % van de uitgaven omdat sommige van verklaringen voorziene rekeningen te laat werden ingediend of onbevredigend werden geacht (zie paragraaf 4.2). In sommige gevallen waren de verklaringen en de bijbehorende rapporten onbevredigend, zodat de Commissie om extra controles moest verzoeken (zie de paragrafen 3.4-3.17). De verordening moet in dier voege worden gewijzigd dat de mogelijkheid wordt opgenomen sancties toe te passen wanneer de verklaringen of de desbetreffende rekeningen te laat worden ingediend of onvolledig zijn.

5.4. Met betrekking tot de tweede goedkeuringsbeschikking van 30 juli 1997 kwam een deel van de informatie pas in de loop van juli aan, zodat de Commissie weinig tijd had deze grondig te onderzoeken en naar behoren vast te leggen (zie de paragrafen 3.10, 3.16 en 4.14).

5.5. De evaluatie van de diverse berekeningen en bedragen die uiteindelijk in de goedkeuringsbeschikkingen werden verwerkt, wees uit dat de wijze waarop de beschikkingen tot stand kwamen niet altijd consistent was (zie de paragrafen 4.10, 4.11 en 4.13).

5.6. Het is belangrijk dat de vastgestelde tekortkomingen een systematische follow-up krijgen in het kader van de goedkeuringsprocedure (zie de paragrafen 4.6 en 4.15).

5.7. De Commissie zond belangrijke documenten te laat toe aan de lidstaten. Waren de documenten eerder toegezonden, dan hadden een aantal misverstanden en problemen in verband met de verklaringen over de rekeningen kunnen worden voorkomen (zie de paragrafen 2.9 en 3.3). Besluiten op basis van Verordening (EG) nr. 296/96 moeten eerder worden genomen, zodat er rekening mee kan worden gehouden in de goedkeuringsbeschikking (zie paragraaf 4.12).

5.8. In een aantal gevallen werden de verklaringen afgegeven door de interne accountants van het betaalorgaan, die per definitie niet onafhankelijk zijn, zoals ze krachtens de verordening (zie paragraaf 3.2) en de internationaal aanvaarde controlenormen zouden moeten zijn.

5.9. Hoewel de door de betaalorganen ingediende rekeningen van wisselende kwaliteit waren, accepteerde de Commissie alle door de lidstaten voor 1996 ingediende rekeningen, ondanks de gevallen van voorbehoud in de verklaringen. De Commissie beweert dat de overeenstemming van een uitgave met de Gemeenschapsbepalingen overeenkomstig artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening (EEG) nr. 729/70 ook in latere goedkeuringsbeschikkingen kan worden vastgesteld. Tot nu toe heeft de Commissie niet zo een beschikking op basis van een conformiteitscontrole gegeven (zie de paragrafen 4.3 en 4.4).

5.10. De doelstelling van Verordening (EG) nr. 1287/95 van de Raad (tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad) was de beperking van het aantal betaalorganen. Maar soms werden zelfs zeer kleine eenheden opgericht, die onmogelijk aan de eisen van de verordening konden voldoen. Er zou meer moeite moeten worden gedaan om het aantal betaalorganen te beperken (zie de paragrafen 2.1-2.3).

5.11. Met betrekking tot de correcties voor te late betaling (Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commissie) vormt het bestaan van aparte procedures voor de correcties van de voorschotbetalingen tot augustus enerzijds en voor de correcties over september en oktober in het kader van de goedkeuringsbeschikking anderzijds een inbreuk op het beginsel van jaarperiodiciteit (zie paragraaf 4.8).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 14 en 15 oktober 1998.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

Voorzitter

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 94 van 28.4.1970, blz. 13.

(2) Zie Verordening (EG) nr. 896/97 van de Commissie van 20 mei 1997 tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie (PB L 128 van 21.5.1997, blz. 8).

(3) PB L 39 van 17.2.1996, blz. 5.

(4) 16.10.1995-15.10.1996.

(5) PB L 125 van 8.6.1995, blz. 1.

(6) PB L 158 van 8.7.1995, blz. 6.

(7) Zie ook advies 5/94 van de Rekenkamer van 15 december 1994 (PB C 383 van 31.12.1994).

(8) De bevoegde autoriteit is die welke tot erkenning overgaat; in de meeste lidstaten is dit het ministerie van Landbouw. In Duitsland en Spanje horen daarbij ook de autoriteiten van de deelstaten of de autonome gebieden.

(9) Voorlopige erkenning is mogelijk als de vervulling van de erkenningsvoorwaarden problematisch is. De bevoegde autoriteit moet een van de ernst van het vastgestelde probleem afhankelijke termijn voor verbetering vaststellen.

(10) Beschikking 97/316/EG van de Commissie (PB L 138 van 29.5.1997, blz. 24).

(11) Beschikking 97/609/EG van de Commissie (PB L 245 van 9.9.1997, blz. 25).

(12) Duitsland - Beieren: StMLU; Oostenrijk - Vorarlberg: Landesamt; Nederland: MVO.

(13) De hoogste uitgavenbedragen werden in 1996 gedeclareerd door AIMA (Italië), FEGA (Spanje), ONIC (Frankrijk), IBEA (Verenigd Koninkrijk) en Gedidagep (Griekenland).

(14) De autoriteiten van de Duitse deelstaten zijn ook bevoegd inzake de erkenning van hun betaalorganen (bijlage II bij document 4427/95 van de Raad inzake de Coreper-vergadering van 18 januari 1995 betreffende declaraties).

(15) Drie van de 17 nieuwe betaalorganen waren reeds in 1996 operationeel (Catalonië, Baskenland en Navarra), de overige werden operationeel met ingang van het begrotingsjaar 1997.

(16) Document Agrifin 12, Fin 30, 4427/95 van de Raad van 26 januari 1995: resultaten van de werkzaamheden van het Comité van permanente vertegenwoordigers op 18 januari 1995.

(17) Het voorstel van de Kamer werd niet in aanmerking genomen (zie advies 5/94 van 15 december 1994, PB C 383 van 31.12.1994).

(18) Werkdocument VI/5168/96 (rev.1), ACC 83 c.

(19) Werkdocument VI/8950/96 van 19 november 1996: verslag over de toepassing van Verordening (EG) nr. 1663/95 inzake de erkenning van betaalorganen.

(20) De bevoegdheden van het betaalorgaan IGFOR (Ministerio del Tesoro) werden overgedragen aan AIMA.

(21) Volgens de richtlijnen van de Commissie over de verklaring betreffende de uitgaven van de betaalorganen in 1996 moet het materieel belang tussen 0,5 en 1 % liggen en de betrouwbaarheidsgraad 95 % belopen. Voor de rapporten was een minimum materieel belang van 50 000 ECU vastgesteld.

(22) De aanvankelijke verklaring was gebaseerd op 40 steekproeven. Het tweede document, opgesteld na extra controles, was gebaseerd op 1 661 steekproeven.

(23) De controle van de Kamer had betrekking op de betaalorganen SOAFD (Schotland), MAFF (Engeland) en International Board (Verenigd Koninkrijk).

(24) Er is een verklaring uitgegeven dat afzonderlijke declaraties slechts mogen worden ingediend vanaf het EOGFL-begrotingsjaar 1998.

(25) Het totaalbedrag van de schuldvorderingen voor de betaalorganen die hun gegevens meedeelden beliep 489 Mio ECU.

(26) Beschikking 97/316/EG van de Commissie van 5 mei 1997 (PB L 138 van 29.5.1997, blz. 24).

(27) Beschikking 97/609/EG van de Commissie (PB L 245 van 9.9.1997, blz. 25).

(28) Afdeling DG VI/G/2: Beheer van de landbouwuitgaven.

(29) Afdeling DG VI/A1/3: Goedkeuring van de rekeningen.

(30) Artikel 4, lid 3, van Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commissie.

(31) Deze toezegging van de Commissie was niet vermeld in de rekeningen (bevinding van de Kamer in het kader van de DAS 1996).

(32) De betrokken bedragen zijn correcties voor Denemarken (-2 873 870,96 DKK, ± 0,4 Mio ECU), Frankrijk (-2 540 376,36 FF, ± 0,4 Mio ECU), Griekenland (-1 577 481 460 GRD, ± 5,1 Mio ECU) en Italië (-41 350 131 560 ITL, ± 21,4 Mio ECU); in totaal ongeveer -27,3 Mio ECU.

(33) Indien er onzekerheid bestond over de nodige correcties die met betrekking tot de jaarlijkse declaratie reeds geheel of ten dele waren voorzien, had er geen goedkeuringsbeschikking mogen worden gegeven voordat aanvullende duidelijkheid was verschaft. De definitieve beoordeling had ook kunnen plaatsvinden in het kader van de conformiteitscontrole.

ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE

ALGEMENE OPMERKINGEN

Het verslag van de Rekenkamer heeft betrekking op het eerste jaar waarin de nieuwe procedure voor de goedkeuring van de rekeningen geldt (1).

Het is onvermijdelijk dat zich in het eerste jaar van een belangrijke hervorming problemen voordoen. Sommige betaalorganen hadden veel tijd nodig om de veranderingen te bewerkstelligen die nodig waren om te voldoen aan de erkenningscriteria die zijn vastgesteld in de bijlage bij Verordening (EG) nr. 1663/95. Een gering aantal had de boeken niet voor de uiterste datum gereed. Sommige verklarende instanties slaagden er niet in de controles binnen de gestelde termijnen te verrichten of verrichtten controles waarvan de omvang of de reikwijdte ontoereikend waren.

Gedurende een groot deel van dit eerste jaar heeft de Commissie met name nauwlettend toezicht gehouden op de erkenningsprocedures van de lidstaten. Daarbij werd erop toegezien dat in alle gevallen dezelfde criteria werden gehanteerd en dat de betaalorganen overeenkomstig artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 729/70 de nodige, vaak zeer belangrijke aanpassingen verrichtten binnen redelijke termijnen.

Vanaf het einde van het eerste jaar heeft de Commissie zich meer gericht op het toezicht op de werkzaamheden van de verklarende instanties, om ervoor te zorgen dat al deze instanties in hun werk strenge professionele normen hanteerden, dat de controlewerkzaamheden overal hetzelfde inhielden, en dat de financiële gevolgen van de conclusies van de controleurs werden besproken. De vereiste controlewerkzaamheden moesten zijn voltooid voordat een voorstel tot goedkeuring van de rekeningen werd ingediend, wat tot gevolg had dat de rekeningen van veel betaalorganen pas drie maanden na de in de verordening vastgestelde tijdslimiet konden worden goedgekeurd.

De grote inzet van alle betrokkenen in de lidstaten die met de nieuwe procedures te maken hadden en de inspanningen van de Commissie hebben in 1997 vruchten afgeworpen: vrijwel alle betaalorganen zijn volledig erkend, alle rekeningen en verslagen zijn tijdig ontvangen, en alle rekeningen zijn binnen de termijn goedgekeurd. Het is voor de Commissie een absolute prioriteit dat het succes van de hervorming in 1998 wordt geconsolideerd; zij verwacht dat dankzij de verbeterde controles een hogere mate van overeenstemming met de communautaire regelgeving kan worden bereikt, en dat het aantal onregelmatigheden zo sterk zal dalen als in het kader van het complexe GLB mogelijk is.

SAMENVATTING

Op grond van de hervormde procedure draagt ieder betaalorgaan de volledige verantwoordelijkheid voor de betalingen die het uitvoert, en moet het erop toezien dat de aanvragen naar behoren zijn gecontroleerd voordat ze worden goedgekeurd. Indien een betaalorgaan om redenen die specifiek met een bepaalde lidstaat verband houden deze verantwoordelijkheid voor een bepaalde uitgavencategorie niet op zich kan nemen, moet de dienst die die verantwoordelijkheid wel aankan, worden aangewezen als betaalorgaan, en moet die dienst aan de erkenningscriteria voldoen. Dankzij de hervorming zijn de controlestructuren in de verschillende lidstaten minder versnipperd en veel doorzichtiger geworden en zijn de bevoegdheden van de verschillende betrokken organen duidelijker afgebakend. Dit betekent niet dat het aantal betaalorganen niet nog verder kan worden beperkt: de Commissie zal de lidstaten dan ook aanbevelen het aantal betaalorganen zo laag mogelijk te houden.

De Commissie verlangt van de verklarende instanties dat zij in hun verslag over de controle van het volgende jaar ook ingaan op de corrigerende maatregelen die van de betaalorganen werden verlangd, en als er een verliesrisico voor het fonds blijft bestaan, zal zij in het kader van de rechtmatigheidsprocedure een passend besluit nemen. In de boekhoudcontrole over 1997 bleken vele tekortkomingen te zijn verholpen.

De lidstaten hebben de wettelijke bepalingen in het kader van de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen over 1997 veel beter in acht genomen, en de rekeningen van vrijwel alle betaalorganen zijn binnen de daarvoor geldende termijnen goedgekeurd. De door de Rekenkamer bedoelde richtsnoeren zijn in september 1996 met de vertegenwoordigers van de verschillende lidstaten besproken; voor de accountants was dit vroeg genoeg om er gebruik van te kunnen maken. Door de uitgebreide controle op de erkenningsprocedures had de Commissie tot dat tijdstip geen aandacht kunnen besteden aan de verklaringsprocedure.

Tekortkomingen bij de inachtneming van de erkenningscriteria zijn op zich geen reden voor de Commissie om de rekeningen van de betaalorganen niet goed te keuren. Voor ieder betaalorgaan moeten termijnen worden vastgesteld waarbinnen corrigerende maatregelen moeten worden getroffen en waarbinnen bedragen die ten gevolge van tekortkomingen onverschuldigd zijn betaald, moeten worden teruggevorderd; eventuele financiële consequenties worden in een later besluit in het kader van de rechtmatigheidsprocedure op grond van artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening (EEG) nr. 729/70 vastgesteld. De lidstaten verstrekken voortdurend nieuwe informatie, zodat de correctiebedragen in iedere fase van elke procedure moeten worden aangepast.

De Commissie controleert nauwgezet of de van de betaalorganen gevraagde corrigerende maatregelen doeltreffend zijn, en gaat na of de bedragen die in verband met de tekortkomingen onverschuldigd zijn betaald, zijn teruggevorderd. Als er een verliesrisico voor het fonds blijft bestaan, zal de Commissie in het kader van de rechtmatigheidsprocedure een passend besluit nemen. Vele van de tekortkomingen blijken te zijn verholpen.

2. ERKENNING VAN DE BETAALORGANEN

De structurele ontwikkeling van de betaalorganen

2.1-2.3. De Commissie betreurt het dat niet alle betaalorganen door de lidstaten waren erkend op 16 oktober 1995, de dag dat de hervorming in werking trad. Het weigeren van betaling aan betaalorganen die deze termijn hadden overschreden, zou echter niet het gewenste effect hebben gehad. De Commissie was van mening dat het belangrijker was dat de procedures voorafgaand aan de erkenning grondig werden herzien, ook al zou dat betekenen dat de formele goedkeuring later werd verleend dan strikt genomen was toegestaan.

Voor de hervorming beperkte het werk van veel betaalorganen zich tot het centraliseren van boekhoudkundige gegevens die werden verstrekt door diensten of organen waarover de betaalorganen geen controle- of onderzoeksbevoegdheden hadden (in het bijzonder die in Griekenland, Spanje, Italië en het Verenigd Koninkrijk). De Kamer heeft zelf ook opmerkingen gemaakt over deze onbevredigende situatie (jaarverslag 1990). In de hervormde procedure zijn de betaalorganen zelf volledig verantwoordelijk voor de betalingen die zij verrichten en moeten zij ervoor zorgen dat verzoeken om betaling voldoende worden gecontroleerd voordat zij worden toegewezen. Indien een betaalorgaan om redenen die specifiek met een bepaalde lidstaat verband houden deze verantwoordelijkheid voor een bepaalde uitgavencategorie niet op zich kan nemen, moet een dienst die dat wel kan, en die voldoet aan de erkenningsvoorwaarden, worden aangewezen als betaalorgaan. In Duitsland en Spanje bijvoorbeeld verleent de grondwet autonome bevoegdheden aan de regionale overheden die door de nationale overheidsdiensten moeten worden gerespecteerd. Omdat de betaalorganen op nationaal niveau geen verantwoordelijkheid kunnen nemen voor vorderingen die door de regionale autoriteiten worden behandeld, moeten deze regio's diensten aanwijzen die deze verantwoordelijkheid op zich nemen. Deze diensten moeten voldoen aan de erkenningscriteria en hun jaarrekeningen moeten worden goedgekeurd. Overeenkomstig de doelstelling om het aantal betaalorganen tot een minimum te beperken, wordt er bij de lidstaten op aangedrongen slechts één betaalorgaan per onafhankelijke regio aan te wijzen.

Dankzij de hervorming zijn de controlestructuren in de verschillende lidstaten minder versnipperd en veel doorzichtiger geworden en zijn de bevoegdheden van de verschillende betrokken organen duidelijker afgebakend. Dit betekent niet dat het aantal betaalorganen niet nog verder kan worden beperkt: de Commissie zal de lidstaten dan ook aanbevelen het aantal betaalorganen zo laag mogelijk te houden.

2.4. Iedere lidstaat heeft zijn eigen structuren ontwikkeld voor de tenuitvoerlegging en controle van de EOGFL-Garantiemaatregelen. Voor zover mogelijk heeft de Commissie geprobeerd via deze structuren te werken, mits aan de doelstellingen die in de erkenningsrichtsnoeren zijn geformuleerd, wordt voldaan.

2.5. De Commissie heeft weliswaar ingestemd met de erkenning van betaalorganen die betalingen via beheerders van gelden ter goede rekening verrichten, maar slechts op voorwaarde dat daarmee geringe bedragen zijn gemoeid en dat de centrale dienst bindende instructies kan geven, gedetailleerde centrale rekeningen bijhoudt en toezicht kan houden op de uitvoering, zowel via technische diensten als via interne controles.

Belangrijke erkenningscriteria en tekortkomingen betreffende de erkenning

2.6-2.11. De Commissie zal de gegevens in tabel 3 zorgvuldig bestuderen. Zoals uit sommige opmerkingen in die tabel blijkt, zijn in 1997 en 1998 aanzienlijke verbeteringen tot stand gebracht. De Commissie benadrukt dat de goedkeuring van de rekeningen voor 1996 is gebaseerd op de door de onafhankelijke dienst of instantie afgegeven verklaring. Het feit dat niet aan alle erkenningscriteria is voldaan, wil niet zeggen dat geen verklaring ter goedkeuring kan worden afgegeven.

De Commissie heeft geconstateerd dat zich in 1996 bij een aantal betaalorganen nog tekortkomingen voordeden. In de gevallen dat belangrijke tekortkomingen werden geconstateerd heeft de Commissie de lidstaten schriftelijk verzocht waar nodig artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 729/70 toe te passen en de Commissie te laten weten welke corrigerende maatregelen en bijbehorende termijnen werden vastgesteld. Sommige maatregelen, zoals het opstellen van protocollen met andere organen wanneer taken worden gedelegeerd, het werven en opleiden van extra personeel voor de interne controles en het ontwikkelen van nieuwe boekhoudsystemen, kunnen niet op zeer korte termijn worden afgerond. In die gevallen werd vaak een voorlopige erkenning verleend, waarna de Commissie erop is blijven toezien dat de betaalorganen de nodige vorderingen boekten en de termijnen in acht namen. De situatie was aanmerkelijk verbeterd bij de goedkeuring van de rekeningen voor 1997.

3. VERKLARINGEN OVER DE REKENINGEN

De verklarende instanties

3.2. De Commissie is het ermee eens dat de verklarende instantie in beginsel volledig onafhankelijk moet zijn van het betaalorgaan. De Commissie vond dat voor kleine betaalorganen de administratieve belasting beperkt moest blijven en vond het niet altijd noodzakelijk dat afzonderlijke afdelingen werden opgericht voor interne controles en de verklaring over de rekeningen. In dit soort gevallen heeft de Commissie de lidstaten altijd om extra garanties gevraagd inzake de onafhankelijkheid van de diensten die als verklarende instantie optraden. Tot nu toe zijn er geen aanwijzingen dat in dergelijke gevallen de verklarende instantie geen objectief beeld schetst van de rekeningen en het functioneren van het betaalorgaan. De Commissie heeft de werkzaamheden van deze verklarende instanties altijd nauwlettend gevolgd en als er aanwijzingen zijn dat bepaalde verklarende instanties hun taak niet naar behoren vervullen (bijvoorbeeld door in hun verslagen aan de Commissie problemen te verzwijgen), zal zij erop aandringen de controleurs te vervangen. Tot nu toe zijn er, ondanks een groot aantal controlebezoeken, geen aanwijzingen in die richting.

De richtlijnen van de Commissie

3.3. Verordening (EG) nr. 1663/95 vormt samen met de bijlagen daarbij het kader voor de controle van de rekeningen van het EOGFL. Tijdens de vele bezoeken van de diensten van de Commissie in verband met de erkenningsprocedures werd van de gelegenheid gebruik gemaakt om met de door de lidstaten aangewezen verklarende instanties over de controles te praten.

Op basis van de ervaringen tijdens deze bezoeken achtte de Commissie het nuttig de verklarende instanties nadere informatie te verstrekken over wat er van hen werd verwacht. Dat gold met name voor kleinere en nieuwe betaalorganen, die nog niet door de Commissie waren gecontroleerd. Daarom werd een bijeenkomst van deskundigen van de verklarende instanties gehouden op 9 september 1996, voordat de controlewerkzaamheden in verband met de verklaring over de rekeningen waren afgerond. Bij deze gelegenheid werden de door de Kamer bedoelde gedetailleerde richtlijnen aan de vertegenwoordigers van de verklarende instanties verstrekt en met hen besproken. De Commissie onderzoekt voortdurend hoe het proces betreffende de verklaringen over de rekeningen kan worden verbeterd.

Problemen en vertragingen bij de ontvangst van de verklaringen over de rekeningen

3.4. De Commissie wilde over betrouwbare rekeningen beschikken en zeker weten dat afdoende controlewerkzaamheden waren verricht, voordat zij de rekeningen goedkeurde, ook al zou dat betekenen dat de goedkeuringsbeschikking voor een aantal betaalorganen zou worden vertraagd. De termijnen voor de goedkeuring van de rekeningen voor 1997 werden wel nageleefd, en er was slechts één beschikking nodig (van 29 april 1998) om de rekeningen van alle betaalorganen goed te keuren.

3.5-3.17. De Commissie wijst er nadrukkelijk op dat de rekeningen van de betaalorganen in alle gevallen pas werden goedgekeurd nadat zij, waar nodig via extra controlebezoeken, over voldoende bewijs beschikte dat deze rekeningen materieel waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig waren. De Commissie heeft het bedrag dat in paragraaf 3.13 over Italië wordt genoemd, na controle opgenomen in de negatieve uitgaven die door het ministerie van landbouw werden gedeclareerd en vindt dit een redelijke oplossing. In 1997 werden deze uitgaven niet meer gedeclareerd door het ministerie maar door een naar behoren geregistreerd betaalorgaan.

3.18-3.19. De lidstaten zijn nog niet wettelijk verplicht het in paragraaf 3.19 bedoelde overzicht in te dienen. De Commissie is voornemens om na een proefperiode wetgeving te ontwikkelen om de vermelding van verschuldigde bedragen verplicht te stellen, zodat zij kan beschikken over cijfers over bedragen die aan de Gemeenschap zijn verschuldigd.

De situatie met betrekking tot de boeking en inning van verschuldigde bedragen is bij veel betaalorganen nog onbevredigend. De Commissie heeft hierover nog een richtlijn opgesteld en bespreekt intern de mogelijkheden om correcties toe te passen op reeds lang uitstaande verschuldigde bedragen. Bij de controlebezoeken in 1998 wordt aan dit onderwerp veel aandacht besteed.

4. DE BESCHIKKINGEN TER GOEDKEURING VAN DE REKENINGEN 1996

De eerste goedkeuringsbeschikking van de Commissie

4.1-4.2. Van de vertraging die zich voor 1996 voordeed was bij de goedkeuring van de rekeningen voor 1997 geen sprake meer. Toen werden de rekeningen van praktisch alle betaalorganen binnen de in de verordening gestelde termijn goedgekeurd.

De tweede goedkeuringsbeschikking van de Commissie

4.3. Alleen voor uitgaven die duidelijk in strijd met de regels zijn verricht kan volgens de bepalingen betreffende de begrotingsdiscipline financiering worden geweigerd. De Commissie heeft de gevallen waarnaar de Kamer verwijst nader onderzocht, of zal dat binnenkort doen, en zal waar nodig financiële correcties voorstellen in het kader van de procedure die is beschreven in artikel 5, lid 2, onder c) van Verordening (EEG) nr. 729/70.

4.4. De termijn van 24 maanden voor het toepassen van correcties in gevallen dat uitgaven niet overeenkomstig de voorschriften zijn gedaan, geldt vanaf de datum van de schriftelijke mededeling van de resultaten door de Commissie. Voor alle gevallen zijn schriftelijke mededelingen aan de lidstaten gezonden. Deze worden gevolgd door bilaterale besprekingen en daarna, zo nodig, door een rapport van het bemiddelingsorgaan. Deze procedure, die ervoor moet zorgen dat de door de Commissie voorgestelde correcties eerlijk en billijk zijn en dat de lidstaten voldoende gelegenheid krijgen om te antwoorden, vergt veel tijd.

Wijziging van de gedeclareerde bedragen

4.5 4.6. De Commissie erkent dat zich problemen hebben voorgedaan in het eerste jaar, toen de nieuwe en de oude procedures elkaar overlapten. Deze situatie is en wordt verbeterd. Daarnaast is het zo dat de lidstaten voortdurend met nieuwe informatie komen, waardoor de correctiebedragen in ieder fase van elke procedure moeten worden aangepast.

Aanpassingen in de jaarlijkse declaraties

4.7.a) De Commissie was, ook na een controlebezoek, ontevreden over een aantal bewijsstukken. Daarom werd een groter bedrag van de declaratie afgetrokken.

4.7.b) Het bedrag dat aan de Spaanse declaratie werd toegevoegd was onderdeel van het door het verklarende orgaan goedgekeurde bedrag en werd daarom door de Commissie aanvaard.

4.7.e) De Commissie heeft de vele aanpassingen in de rekeningen van de betaalorganen van het Verenigd Koninkrijk zorgvuldig onderzocht, en uitgaven die niet naar behoren konden worden gestaafd, geweigerd.

Door de bevoegde financiële afdeling aangebrachte financiële correcties

4.8. De wettelijke voorschriften met betrekking tot de begrotingsdiscipline hebben tot gevolg dat de vermindering als gevolg van te late betalingen in september en de eerste helft van oktober niet op tijd kunnen worden vastgesteld om in hetzelfde begrotingsjaar te worden geboekt.

4.11. Overeenkomstig de boekhoudkundige praktijk kunnen de betaalorganen volgens de erkenningscriteria een uitgave maximaal vijf dagen voordat zij daadwerkelijk wordt verricht, boeken. Als deze vijf dagen aan het einde van de maand vallen kan dat tot gevolg hebben dat de referentiemaand voor het berekenen van de correcties voor te late betalingen, verandert. Het Verenigd Koninkrijk mag deze termijn niet overschrijden.

4.12-4.13. De correcties uit hoofde van artikel 7, lid 6, van Verordening (EG) nr. 296/96 hebben betrekking op de rekeningen voor openbare opslag, die als dertiende declaratie overeenkomstig artikel 5, lid 2, van de genoemde verordening op 20 december bij de Commissie zijn ingediend en die voor het gehele begrotingsjaar worden opgesteld.

Volgens artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1663/95 moet de Commissie correcties op de rekeningen, zoals die welke de Kamer bedoelt, aan de betrokken lidstaten mededelen vóór 31 maart van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar, en vóór 30 april een beschikking tot goedkeuring geven. De mededelingen betreffende de uitgaven voor 1996 waren te laat, maar in de goedkeuringsprocedure voor 1997 werden alle termijnen in acht genomen.

Deze correcties kunnen zowel betrekking hebben op boekhoudkundige aspecten als op onregelmatigheden die in de loop van het begrotingsjaar of bij de controle van de dertiende declaratie zijn ontdekt en die de lidstaten hebben verwerkt of niet konden verwerken in de aangifte voor de goedkeuring van de rekeningen.

In het geval dat deze correcties niet zijn verwerkt in de aangifte van de lidstaat, worden zij bevestigd bij de goedkeuring van de rekeningen, als die plaatsvindt na de beschikking in het kader van Verordening (EG) nr. 296/96. Dat was het geval voor Griekenland, Frankrijk en Portugal.

Indien de lidstaat echter de correcties niet heeft verwerkt maar er al wel een goedkeuringsbeschikking is gegeven, worden de financiële gevolgen verrekend in de rekeningen betreffende hetzelfde begrotingsjaar, maar dan via het begrotingsonderdeel dat daarop betrekking heeft in plaats van via het begrotingsonderdeel betreffende de goedkeuring. Dit is het geval voor Denemarken (cf. 4.13). De voorschotten werden in augustus 1997 in mindering gebracht, en deze correctie zal worden bevestigd in het kader van de rechtmatigheidsprocedure.

4.14. De Commissie zal deze zaak onderzoeken in het kader van de rechtmatigheidcontrole.

4.15. Alle boekingen werden zorgvuldig onderzocht in de beperkte tijd die beschikbaar was (zie antwoord op paragraaf 4.3) en als er duidelijke aanwijzingen waren dat de uitgaven niet overeenkomstig de voorschriften waren verricht, werden correcties verricht of zal dat nog gebeuren. Indien er sprake was van een onjuiste beoordeling door verklarende instanties of als er meer bewijsstukken nodig waren, werd geen correctie verricht in deze goedkeuringsbeschikking, maar dat laat latere besluiten betreffende de rechtmatigheid onverlet.

4.16. De lidstaten verstrekken voortdurend nieuwe informatie, waardoor de correctiebedragen in iedere fase van elke procedure worden gewijzigd. De vermindering van de correcties op de maandelijkse voorschotten en de jaarlijkse beschikking gold voornamelijk voor Denemarken en Italië. Voor een antwoord betreffende Denemarken, zie paragraaf 4.13. De verklaring voor het Italiaanse geval is te vinden in paragraaf 4.10 van de Kamer (een terugbetaling van 33,5 miljoen ecu) en in de vele wijzigingen die moesten worden aangebracht in de Italiaanse uitgavenaangiften voor openbare opslag.

5. CONCLUSIE

5.1. Alle in 1996 geconstateerde ernstige tekortkomingen met betrekking tot onverschuldigde betalingen zijn grondig geanalyseerd, en er is nauwlettend toezicht gehouden op het gevolg dat daaraan werd gegeven. Bij de goedkeuring van de rekeningen voor 1997 werden aanzienlijke verbeteringen geconstateerd.

5.2. Zoals in het antwoord op paragraaf 4.4 uiteen werd gezet, vergt de procedure voor het toepassen van correctiemaatregelen, omdat bepaalde uitgaven niet overeenkomstig de voorschriften zijn gedaan, veel tijd omdat de lidstaten recht hebben om te antwoorden en het bemiddelingsorgaan in te schakelen. Naar verwachting zullen de correcties betreffende 1996 in totaal ongeveer evenveel bedragen als in voorgaande jaren. Als de hervorming van de goedkeuringsprocedure een succes wordt, zullen de correcties in de komende jaren waarschijnlijk dalen, omdat de lidstaten bij hun uitgaven steeds meer de voorschriften van de Gemeenschap in acht nemen.

5.3-5.4. Voor 1996 waren twee goedkeuringsbeschikkingen nodig. In verband met de radicale hervorming van de goedkeuringsprocedure, vanwege het feit dat voor het eerst verklaringen over de rekeningen moesten worden afgegeven en op grond van de resultaten van de analyse van de verklaringen en de rekeningen moest een aantal betaalorganen worden verzocht extra controles te verrichten. Omdat goedkeuring van de rekeningen alleen kan worden voorgesteld als er afdoende bewijs is dat ze correct zijn, moest tijd worden uitgetrokken om alle gegevens zorgvuldig te bestuderen voordat er conclusies werden getrokken.

De Commissie wijst erop dat de goedkeuringsbeschikking voor het financiële jaar 1997 werd gegeven op 29 april 1998 en betrekking had op de uitgaven van bijna alle betaalorganen. Momenteel wordt gewerkt aan een verordening die het mogelijk maakt sancties toe te passen wanneer documenten die nodig zijn voor de goedkeuring van de rekeningen, onvolledig zijn of te laat worden ingediend.

5.5. De Commissie is van mening dat bij de beschikkingen correct is gehandeld op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar waren, en verwijst naar de antwoorden op de desbetreffende paragrafen.

5.6. De Commissie wijst er nadrukkelijk op dat de verklarende instanties in hun controleverslag van het volgende jaar moeten ingaan op de van de betaalorganen verlangde corrigerende maatregelen, en als er een verliesrisico voor het fonds blijft bestaan zal zij in het kader van de rechtmatigheidsprocedure een passend besluit nemen.

5.7. Bij de door de Kamer bedoelde documenten gaat het om de richtlijnen voor de verklarende instanties en de erkenningsautoriteiten die in september 1996 werden besproken met vertegenwoordigers daarvan; voor de accountants was dit vroeg genoeg om er gebruik van te kunnen maken. Door de uitgebreide controle op de erkenningsprocedures had de Commissie tot dat tijdstip geen aandacht kunnen besteden aan de verklaringsprocedure.

5.8. De Commissie accepteert alleen dat hetzelfde orgaan interne controles verricht en een verklaring over de rekeningen van een betaalorgaan afgeeft als wordt voldaan aan de voorwaarde dat de controles in verband met de verklaring over de rekeningen op professionele en onafhankelijke wijze worden uitgevoerd, dat deze controles uitvoerig genoeg zijn en dat de verslaglegging daarover volledig is. De Commissie heeft de werkzaamheden van deze verklarende instanties altijd nauwlettend gevolgd en als er aanwijzingen zijn dat bepaalde verklarende organen hun taak niet naar behoren vervullen (bijvoorbeeld door in hun verslagen aan de Commissie problemen te verzwijgen), zal zij erop aandringen de controleurs te vervangen. Tot nu toe zijn er, ondanks een groot aantal controlebezoeken, geen aanwijzingen in die richting.

5.9. Waar nodig zullen financiële correcties worden voorgesteld overeenkomstig de in artikel 5, lid 2, onder c) van Verordening (EEG) nr. 729/70 bedoelde procedure. De termijn van 24 maanden voor het toepassen van correcties in gevallen dat uitgaven niet overeenkomstig de voorschriften zijn gedaan, geldt vanaf de datum van de schriftelijke mededeling van de resultaten door de Commissie. Voor alle gevallen zijn schriftelijke mededelingen aan de lidstaten gezonden. Deze worden gevolgd door bilaterale besprekingen en daarna, zo nodig, door een rapport van het bemiddelingsorgaan. Deze procedure, die ervoor moet zorgen dat de door de Commissie voorgestelde correcties eerlijk en billijk zijn, en dat de lidstaten voldoende gelegenheid krijgen om te antwoorden, vergt veel tijd.

5.10. Op grond van de hervormde procedure draagt ieder betaalorgaan de volledige verantwoordelijkheid voor de betalingen die het uitvoert, en moet het erop toezien dat de aanvragen naar behoren zijn gecontroleerd voordat ze worden goedgekeurd. Indien een betaalorgaan om redenen die specifiek met een bepaalde lidstaat verband houden, deze verantwoordelijkheid voor een bepaalde uitgavencategorie niet op zich kan nemen, moet de dienst die die verantwoordelijkheid wel aankan worden aangewezen als betaalorgaan, en moet die dienst aan de erkenningscriteria voldoen. Dankzij de hervorming zijn de controlestructuren in de verschillende lidstaten minder versnipperd en veel doorzichtiger geworden en zijn de bevoegdheden van de verschillende betrokken organen duidelijker afgebakend. Dit betekent niet dat het aantal betaalorganen niet nog verder kan worden beperkt: de Commissie zal de lidstaten dan ook aanbevelen het aantal betaalorganen zo laag mogelijk te houden.

5.11. De wettelijke voorschriften met betrekking tot de begrotingsdiscipline hebben tot gevolg dat de verminderingen als gevolg van te late betalingen in september en de eerste helft van oktober niet op tijd kunnen worden vastgesteld om in hetzelfde begrotingsjaar te kunnen worden geboekt.

(1) Verordening (EG) nr. 1287/95 van de Raad van 22 mei 1995 (PB L 125 van 8.6.1995) tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad en Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie van 7 juli 1997 (PB L 158 van 8.7.1995).