BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE GEMENGDE COMMISSIE DIE IS INGESTELD BIJ DE OVEREENKOMST TUSSEN DE EUROPESE GEMEENSCHAP EN DE VERENIGDE STATEN VAN AMERIKA

inzake de wederzijdse erkenning van certificaten van overeenstemming voor uitrusting van zeeschepen

Artikel 1

Voorzitterschap

De Gemengde Commissie wordt gezamenlijk voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Gemeenschap en een vertegenwoordiger van de Verenigde Staten.

Artikel 2

Vergaderingen

1. De Gemengde Commissie komt regelmatig en minstens één keer per jaar bijeen op een voor beide partijen aanvaardbaar tijdstip. Indien een van de partijen extra vergaderingen nodig acht, komt de andere partij zoveel mogelijk tegemoet aan het verzoek om een vergadering bijeen te roepen.

2. De vergaderingen vinden bij toerbeurt in het land van de partijen plaats, tenzij iets anders wordt overeengekomen. Met instemming van de partijen kan gebruik worden gemaakt van tele- of videoconferenties.

3. De medevoorzitters roepen de vergaderingen van de Gemengde Commissie bijeen.

4. De medevoorzitters stellen een datum voor de vergadering vast en wisselen tijdig, zo mogelijk drie weken vóór de vergadering, alle documenten uit die nodig zijn voor een goede voorbereiding.

5. De partij die gastheer van de vergadering is of die om een video- of teleconferentie verzoekt, is verantwoordelijk voor de logistieke regelingen.

Artikel 3

Delegaties

De partijen stellen elkaar ten minste één week vóór de vergadering op de hoogte van de voorgenomen samenstelling van hun delegaties.

Artikel 4

Agenda van de vergaderingen

1. De medevoorzitters stellen uiterlijk 14 dagen vóór de vergadering de voorlopige agenda op. Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan de medevoorzitters uiterlijk 14 dagen vóór de vergadering een verzoek hebben ontvangen om deze op de agenda te plaatsen.

2. Elk van beide partijen kan vóór de vergadering punten aan de voorlopige agenda toevoegen als de andere partij daarmee instemt. Zo mogelijk richt de ene partij haar verzoek om punten aan de voorlopige agenda toe te voegen, schriftelijk aan de andere partij. Dergelijke verzoeken worden voor zover mogelijk ingewilligd.

3. De medevoorzitters stellen bij het begin van elke vergadering de definitieve agenda vast. Punten die niet op de voorlopige agenda staan, kunnen op de agenda worden geplaatst als de partijen daarmee instemmen; desbetreffende verzoeken worden voor zover mogelijk ingewilligd.

Artikel 5

Notulen van de vergaderingen

1. De medevoorzitter die gastheer van de vergadering is, stelt zo spoedig mogelijk de ontwerp-notulen van elke vergadering op.

2. In de notulen worden over het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

a) de aan de Gemengde Commissie voorgelegde documenten,

b) verklaringen die op verzoek van een partij worden opgenomen en

c) de genomen besluiten en de met betrekking tot een specifiek punt vastgestelde conclusies.

3. De notulen bevatten eveneens de namen van de afzonderlijke leden van de delegaties, met vermelding van de ministeries of instellingen die zij vertegenwoordigen.

4. De medevoorzitters keuren de notulen goed.

Artikel 6

Besluiten van de Gemengde Commissie

1. De Gemengde Commissie neemt haar besluiten met eenparigheid van stemmen.

2. De Gemengde Commissie kan buiten haar formele vergaderingen besluiten nemen via de schriftelijke procedure.

3. De besluiten van de Gemengde Commissie worden voorzien van de titel „Besluit”, gevolgd door een volgnummer en een omschrijving van het onderwerp. Voorts wordt aangegeven wanneer het besluit in werking treedt. De besluiten worden ondertekend door vertegenwoordigers van de Gemengde Commissie die gemachtigd zijn namens de partijen te handelen. De besluiten worden opgesteld in tweevoud, waarbij beide teksten gelijkelijk authentiek zijn.

Artikel 7

Raadpleging van deskundigen

De Gemengde Commissie kan deskundigen raadplegen over bijzondere kwesties als beide partijen daarmee instemmen.

Artikel 8

Kosten

1. Elke partij is verantwoordelijk voor de kosten die zij door deelneming aan vergaderingen van de Gemengde Commissie maakt, met inbegrip van personeels-, reis- en verblijfkosten en kosten voor post en telecommunicatie.

2. De partij die gastheer van de vergadering is, betaalt gewoonlijk de verdere uitgaven die de organisatie van de vergaderingen met zich brengt.

Artikel 9

Administratieve procedures

1. Tenzij de partijen iets anders besluiten, zijn de vergaderingen van de Gemengde Commissie niet openbaar.

2. Notulen en andere documenten van de Gemengde Commissie worden ten behoeve van de vertrouwelijkheid als in het kader van artikel 17 van de overeenkomst uitgewisselde informatie beschouwd.

3. Andere deelnemers dan functionarissen van de partijen kunnen met instemming van de medevoorzitters uitgenodigd worden; ook op hen is artikel 17 van de overeenkomst van toepassing.

4. De partijen kunnen openbare briefings organiseren of belangstellenden op een andere wijze informeren over de resultaten van de vergaderingen van de Gemengde Commissie.