VERSLAG OVER DE REKENINGEN EN HET BEHEER VAN HET EUROPEES CENTRUM VOOR DE ONTWIKKELING VAN DE BEROEPSOPLEIDING (CEDEFOP - BERLIJN) BETREFFENDE HET BEGROTINGSJAAR 1994, VERGEZELD VAN HET ANTWOORD VAN HET CENTRUM

(95/C 354/01)

INHOUD

Paragraaf

Blz.

INLEIDING

1.1 - 1.5

2

Achtergrond

1.1

2

Bereik van de controle

1.2

2

Verhuizing van het Centrum naar Thessaloniki

1.3 - 1.5

2

ALGEMENE OPMERKINGEN EN OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING

2.1 - 2.8

2

Financiële gegevens

2.1

2

Scheiding van functies

2.2

2

Voorschotkas

2.3

2

Kredietoverschrijvingen

2.4 - 2.5

2

Overdrachten en annuleringen van kredieten

2.6 - 2.8

3

OPMERKINGEN BETREFFENDE DE JAARREKENING EN DE BALANS

3.1 - 3.9

3

Ontvangsten

3.1

3

Uitgaven

3.2 - 3.6

3

De balans

3.7 - 3.9

4

CONCLUSIE

4.1 - 4.3

4

BIJLAGE

5

Antwoord van de Raad van Bestuur van het Centrum

6

1. INLEIDING

Achtergrond

1.1. Het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 337/75 (1) van de Raad als orgaan van de Europese Gemeenschap, met de opdracht de beroepsopleiding op communautair niveau te bevorderen. Het begon zijn werkzaamheden te Berlijn in 1976 en is voor zijn werking en beheer afhankelijk van de Commissie en van zijn Raad van Bestuur. Luidens genoemde verordening heeft het tot functie "de Commissie bij te staan teneinde de beroepsopleiding en de voortgezette opleiding op communautair niveau te bevorderen en te ontwikkelen", bij te dragen "tot de tenuitvoerlegging van een gemeenschappelijk beleid inzake de beroepsopleiding" en "in het bijzonder de uitwisseling van informatie en ervaring" te bevorderen. Zijn voornaamste taken op het vlak van de beroepsopleiding zijn documentatie samen te stellen, bij te dragen tot de ontwikkeling en cooerdinatie van onderzoek, nuttige documentatie en informatie te verspreiden, initiatieven te bevorderen en te steunen die een gecooerdineerde aanpak kunnen vergemakkelijken (specifiek in verband met de onderlinge aanpassing van de niveaus en de onderlinge erkenning van certificaten) en een ontmoetingsplaats voor alle belanghebbenden te vormen.

Bereik van de controle

1.2. In 1994 verrichtte de Kamer een financiële controle van de rekeningen van 1993 en onderzocht zij het financieel beheer in het tijdvak 1987-1993. In 1995 bleef het bereik van het werk van de Kamer beperkt tot een financiële controle van de rekeningen over 1994.

Verhuizing van het Centrum naar Thessaloniki

1.3. Op de vergadering van de Europese Raad op 29 oktober 1993 werd besloten de zetel van het Cedefop over te brengen van Berlijn naar Thessaloniki in Griekenland (Besluit 93/C 323/01 van de Raad van 29 oktober 1993; PB C 323 van 30. 11. 1993, blz. 1).

1.4. De verhuizing naar Thessaloniki is gepland voor september 1995. Het permanente hoofdkantoor voor het Cedefop is nog niet gebouwd, maar de Griekse overheid heeft tot 1997/1998 tijdelijk een gebouw ter beschikking gesteld tegen een maandelijkse huur van 22 000 ECU. De eenmalige kosten van de verhuizing naar Thessaloniki worden geraamd op ongeveer 4 Mio ECU. De helft van dit bedrag is opgenomen in de begroting 1995.

1.5. Ten tijde van de controle (mei 1995) waren volgens de door de Kamer ingewonnen informatie 28 personen bereid te verhuizen naar Thessaloniki, 16 personen hadden nog geen besluit genomen en 18 personen hadden reeds besloten dat zij Berlijn niet wilden verlaten. Aangezien reeds 14 personeelsleden het Cedefop hebben verlaten, zullen er in 1995 en 1996 vele nieuwe personeelsleden moeten worden aangeworven. Dit zal waarschijnlijk de activiteiten van het Cedefop in die jaren aanzienlijk beïnvloeden.

2. ALGEMENE OPMERKINGEN EN OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING

Financiële gegevens

2.1. De voor het begrotingsjaar 1994 beschikbare kredieten beliepen 11,10 Mio ECU. De aangegane verplichtingen resulteerden in betalingen ten belope van 8,08 Mio ECU en overdrachten naar het begrotingsjaar 1995 ten bedrage van 2,45 Mio ECU, terwijl het saldo van 0,57 Mio ECU werd geannuleerd. Van de uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten werd een bedrag van 2,65 Mio ECU gebruikt voor betalingen, terwijl 0,37 Mio ECU werd geannuleerd. In de bijlage bij dit verslag wordt een overzicht gegeven van de besteding van de kredieten van het begrotingsjaar en van de uit 1993 overgedragen kredieten.

Scheiding van functies

2.2. Begin 1994 werden een part-time ondergeschikt rekenplichtige en een part-time ondergeschikt voorschotkasbeheerder aangeworven. De opmerking (2) van de Kamer in vroegere verslagen werd in acht genomen.

Voorschotkas

2.3. De betalingen die via de voorschotkasprocedure en dus zonder het voorafgaande visum van de financieel controleur zijn gedaan, bedroegen in 1994 57,8 % van de definitieve kredieten, iets meer dan de 55,1 % die in 1993 werden genoteerd. Bijna de helft van de betalingen uit de voorschotkas werd gedaan in de laatste vier maanden van het jaar en 16 % van het totaal in december.

Kredietoverschrijvingen

2.4. Het totaal van de in 1994 verrichte kredietoverschrijvingen tussen verschillende begrotingslijnen (titels, hoofdstukken, artikelen en posten) beliep 1 211 000 ECU, ofwel 10,9 % van de oorspronkelijke begroting, tegenover 8,4 % in 1993 en 6,7 % in 1992. Binnen titel 1 (personeel) werd 4,9 % van de kredieten overgeschreven (542 000 ECU); binnen de titels 2 en 3 werden respectievelijk 194 000 ECU (1,8 %) en 475 000 ECU (4,3 %) overgeschreven. Een derde van de totale overgeschreven bedragen (399 000 ECU) werd overgeschreven in de laatste twee maanden van 1994, tegenover 83 % in 1993. De omvang van de overschrijvingsactiviteiten duidt aan dat het werkprogramma niet volgens plan werd uitgevoerd.

2.5. De verordening van de Raad (3) voorziet niet in overschrijvingen van de ene naar de andere titel. Niettemin heeft de Raad van Bestuur tien van dergelijke overschrijvingen voor een totaal van 282 000 ECU voorgesteld en heeft de Commissie deze goedgekeurd.

Overdrachten en annuleringen van kredieten

2.6. De gewoonte om hoge bedragen aan kredieten over te dragen, die reeds in vorige jaren werd waargenomen, bleef in 1994 bestaan. Bijna 73 % van de definitieve kredieten voor 1994 werd betaald in 1994, tegenover 69 % in 1993. Het percentage aangegane en naar 1995 overgedragen verplichtingen was 23 % (25 % in 1993). Het percentage van de annuleringen was 5 %, tegenover 6 % in 1993. Tabel 1 toont de overdrachten uit de oorspronkelijke begroting voor 1994 per titel alsook het latere gebruik ervan.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

2.7. Van de kredieten voor huishoudelijke uitgaven op de begroting 1994 werd 36 % overgedragen naar 1995, tegen 19 % in het vorige jaar. Hoewel deze stijging ten dele te wijten is aan de opschorting van uitgaven wegens de komende verhuizing naar Thessaloniki, roept zij toch vragen op over de realiteitszin bij de planning van de uitgaven.

2.8. De overdrachten voor operationele uitgaven beliepen 40 % van de oorspronkelijke kredieten, tegenover 47 % in 1993. Aangezien 3 % van de kredieten voor operationele uitgaven werd geannuleerd, betekent dit dat het Centrum in 1994 slechts 57 % van zijn operationele begroting gebruikte voor betalingen. Aan het eind van het eerste kwartaal van 1995 was slechts 44 % van de overdrachten uit 1994 voor titel 3 gebruikt voor betalingen.

3. OPMERKINGEN BETREFFENDE DE JAARREKENING EN DE BALANS

Ontvangsten

3.1. De Commissie betaalde de verschuldigde subsidie uit de algemene begroting van de Gemeenschappen voor het begrotingsjaar 1994 in drie tranches: 2 500 000 ECU op 23 maart 1994, 2 600 000 ECU op 5 mei 1994 en 5 900 000 ECU op 9 september 1994. De Kamer herhaalt haar opmerking uit vorige verslagen (4) dat deze wijze van betaling indruist tegen artikel 26 van de financiële bepalingen voor het Centrum, volgens hetwelk betalingen moeten worden verricht in de eerste twee weken van elk desbetreffend kwartaal en naar gelang van de werkelijke behoeften.

Uitgaven

3.2. Op verschillende begrotingslijnen stegen de vastleggingen aanzienlijk (zie tabel 2).

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

3.3. De vastleggingen in de operationele begroting (titel 3), met name die voor de vijf begrotingslijnen in tabel 3, daalden aanzienlijk.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

3.4. Niet al deze stijgingen en dalingen zijn te verklaren door de geringere activiteit in 1994 wegens de aanstaande verhuizing naar Thessaloniki.

3.5. Een ambtenaar ontving een inrichtingsvergoeding gelijk aan twee maanden basissalaris op grond van artikel 20 van het Statuut, zonder dat er bewijs van zijn verhuizing was ontvangen uit Thessaloniki.

3.6. Artikel 46 van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad van 1 juni 1976 als gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad van 30 juni 1993 bepaalt dat onderhandse overeenkomsten kunnen worden gesloten wanneer met de overeenkomst een bedrag is gemoeid dat niet hoger ligt dan het maximum van 10 000 ECU. Herhaaldelijk werden overeenkomsten boven dat maximumbedrag gesloten zonder dat de in artikel 45 van voornoemde verordening beschreven inschrijvingsprocedure werd gevolgd.

De balans

3.7. De vaste activa van 1,3 Mio ECU als opgenomen in de balans komen overeen met de waarde van materiaal en meubilair tegen de historische kostprijs. Indien de activa worden verkocht wegens de verhuizing naar Thessaloniki zal de realiseerbare waarde ervan waarschijnlijk niet overeenstemmen met de waarde volgens de balans.

3.8. De balanspost verschuldigde bedragen uit het vorige begrotingsjaar omvat een nog openstaande schuld betreffende een in 1991 opgemaakte factuur. Dit bedrag moet worden afgeschreven, tenzij het Cedefop redenen heeft te verwachten dat het kan worden geïnd. De leiding moet onderzoeken of de procedures van het Cedefop voor het toezicht op de verschuldigde bedragen en de follow-up van de openstaande schulden moeten worden herzien.

3.9. Nadat het Centrum op 9 september de laatste betaling van de Commissie ad 5,9 Mio ECU had ontvangen, bezat het aan het eind van het jaar een kassaldo van 3,3 Mio ECU. Het Centrum neemt aldus de verantwoordelijkheid op zich voor het beheer van grote kassaldi, terwijl het daartoe nauwelijks de nodige ervaring heeft. Deze situatie moet worden vermeden en het Centrum moet zijn driemaandelijkse geldopnamen bij de Commissie nauwer doen aansluiten bij zijn reële liquiditeitsbehoeften.

4. CONCLUSIE

4.1. Steeds meer wordt gebruik gemaakt van voorschotkassen.

4.2. De verordening van de Raad voorziet niet in overschrijvingen van de ene naar de andere titel. Niettemin heeft de Raad van Bestuur deze voorgesteld en heeft de Commissie ze goedgekeurd.

4.3. De Kamer herhaalt de opmerking uit haar vorige verslagen dat de betalingen van de Commissie aan het Centrum niet voldoen aan de geldende financiële bepalingen. Hierdoor heeft het Centrum vaak grote kassaldi. Deze situatie kan worden vermeden door de driemaandelijkse geldopnamen bij de Commissie beter af te stemmen op de reële liquiditeitsbehoeften.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 30 november 1995.

Voor de Rekenkamer

André J. MIDDELHOEK

President

(1) Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad van 10 februari 1975; PB L 39 van 13. 2. 1975, blz. 1.

(2) Jaarverslagen van de Kamer over 1991, 1992 en 1993.

(3) Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad van 1 juni 1976, als gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 van 30 juni 1993.

(4) Jaarverslagen van de Kamer over 1990, 1991 en 1992.

BIJLAGE

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORD VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN HET CENTRUM

In 1995 heeft de Rekenkamer zich beperkt tot het controleren van de rekeningen over 1994. De Raad van Bestuur zou dan ook in het kort als volgt willen reageren:

1.3. Aan de informatie onder dit punt kan worden toegevoegd dat het Centrum op grond van een formeel besluit van de Raad van Ministers (16 mei 1994) met ingang van 1 september 1994 in Thessaloniki gevestigd is. De Raad van Ministers heeft mede op aandringen van het Europees Parlement en het Economisch en Sociaal Comité om passende sociale maatregelen gevraagd.

Op voorstel van de Commissie heeft de Raad van Ministers besloten (EG 251/95) om het Cedefop-personeel in vaste dienst de mogelijkheid te geven om ambtenaar te worden. De Raad van Bestuur van het Centrum is akkoord gegaan met de raamovereenkomst en de daarin vastgelegde sociale maatregelen, waarover de directeur en het personeel overeenstemming hadden bereikt, en heeft op 27 januari 1995 besloten dat het Cedefop met ingang van 1 september 1995 de facto in Thessaloniki zou zetelen.

1.5. Bij de zetelverplaatsing zijn 35 personeelsleden met het Centrum naar Thessaloniki verhuisd. Op basis van een "praktische uitwisselingsprocedure" met het Centrum kwamen daar nog twee vertalers van het Economisch en Sociaal Comité bij. Drie ambtenaren werden overgeplaatst naar het Cedefop-kantoor in Brussel om daar voor een optimale samenwerking met de Europese Commissie en de overige partners van het Centrum te zorgen.

De "lieu d'affectation" van vijf ambtenaren werd veranderd van Berlijn in Brussel, en bij vier werd de "lieu d'affectation" gewijzigd in Luxemburg. Hierdoor konden ze worden ondergebracht bij de diensten van de Commissie (in afwachting van interinstitutionele mobiliteit) en daar verder werken aan het werkprogramma van het Centrum. Twee ambtenaren zijn naar Turijn en Parijs gegaan. Zeventien personeelsleden zijn om persoonlijke en/of sociale redenen in Berlijn gebleven en vallen onder de sociale maatregelen uit de raamovereenkomst. De Commissie heeft een plan voor vervroegde uittreding uitgewerkt, waarvoor zeventien personeelsleden in aanmerking komen. Deze sociale maatregelen zullen er toe bijdragen dat een aantal moeilijke gevallen definitief tot een oplossing kan worden gebracht.

2.1. De Raad van Bestuur heeft de directeur verzocht alle noodzakelijke stappen te ondernemen waardoor deze situatie in de toekomst voorkomen wordt.

2.3. De Financiële Controle heeft het Centrum met het oog op de verhouding tussen de kosten en de baten verzocht om vaker gebruik te maken van de voorschotkasprocedure. Het voorheen gehanteerde systeem leidde tot zeer hoge uitgaven voor koerierdiensten en vertragingen. Bovendien moest de Financiële Controle hierdoor vaker inspringen.

Doordat voor alle uitgaven waarvoor voorlopige betalingsverplichtingen kunnen worden aangegaan, gebruik is gemaakt van de voorschotkasprocedure, konden de kosten in de hand en de vertragingen beperkt worden gehouden.

2.4. De Raad van Bestuur is het ermee eens dat het totaal aan overgeschreven kredieten te hoog was. De overschrijvingen hadden voornamelijk te maken met de plannen voor de verhuizing naar Thessaloniki en de komst van een nieuwe directeur en een nieuwe adjunct-directeur. Voor een groot gedeelte waren ze ook toe te schrijven aan aanzienlijke investeringen in nieuwe technologieën.

2.7. De Raad van Bestuur wil een realistischere planning voor de uitgaven opstellen en de realisatie van het werkprogramma meer in de pas laten lopen met de begroting. In 1996 zal er een controleprocedure worden uitgewerkt om de uitvoering van de begroting en de realisatie van het werkprogramma parallel te kunnen bewaken. Hierbij zal onder andere gebruik worden gemaakt van een modern informatiesysteem. De Raad van Bestuur onderschrijft de bevindingen van de Rekenkamer en heeft de nodige maatregelen genomen om tot een regelmatige informatievoorziening over alle aangelegenheden in verband met de begroting te komen.

3.1. De Commissie erkent dat ze in 1994 niet heeft kunnen voldoen aan de bepaling die voorschrijft dat de uitbetaling van de subsidie in driemaandelijkse termijnen moet plaatsvinden in de eerste twee weken van het kwartaal. De Commissie heeft stappen ondernomen om ervoor te zorgen dat er in de toekomst aan dit voorschrift kan worden voldaan. Met uitzondering van de eerste termijn (uitbetaling bij de Commissie geregistreerd op 30 januari) waarvoor de betalingsverplichtingen veiliggesteld moeten worden, heeft de Commissie in 1995 opdracht gegeven om de uitbetalingen aan het Cedefop zo te doen dat de subsidie in de eerste twee weken van het kwartaal bij het Centrum was (registratie van de uitbetaling voor het tweede kwartaal op 10 april, voor het derde kwartaal op 21 juni en voor het vierde kwartaal op 27 september).

3.5. De betalingen zijn gedaan op basis van de personeelsregeling. Het Centrum zal de kwestie desalniettemin onder de loep nemen.

3.7. Deze kwestie zal worden bekeken tegen de achtergrond van de verhuizing naar Thessaloniki.

3.8. De Raad van Bestuur is het eens met de Rekenkamer.

3.9. De Raad van Bestuur heeft de directeur verzocht alle binnen zijn bevoegdheden vallende maatregelen te nemen om deze situatie in de toekomst te voorkomen.