Verslag

over de jaarrekening van het Europees Milieuagentschap (EMA-Kopenhagen) betreffende het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

(2000/C 373/02)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 13, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 1210/90 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Europees Milieuagentschap gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Europees Milieuagentschap voor het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1210/90 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerend directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 14 van Verordening (EG) nr. 1210/90 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES MILIEUAGENTSCHAP BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 1999 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Analyse van de begrotingsuitvoering

5. De definitieve kredieten van het begrotingsjaar beliepen 18,5 miljoen euro, waarvoor verplichtingen zijn aangegaan ten bedrage van 18,3 miljoen euro, waarvan 9,2 miljoen euro voor beleidsuitgaven (titel III).

6. De kredietoverdrachten belopen 6,0 miljoen euro (ofwel 33 % van de verplichtingen) en betreffen voornamelijk kredieten voor beleidsuitgaven (5,4 miljoen euro). Ter vergelijking: de van 1998 naar 1999 overgedragen kredieten beliepen 5,8 miljoen euro, waarvan 4,6 miljoen euro voor beleidsuitgaven. Van deze overdrachten is 0,7 miljoen euro (ofwel 12 %) geannuleerd.

Aanwijzing van de BTW

7. Tot december 1998 bepaalde het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven inclusief BTW moesten worden aangewezen, en dat de BTW na terugbetaling opnieuw kon worden aangewend. Sindsdien(3) bepaalt het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven exclusief BTW moeten worden aangewezen. De Rekenkamer verzoekt het Agentschap, deze nieuwe bepalingen in zijn eigen regelgeving om te zetten.

Inventarisatie

8. Het Agentschap zou ervoor moeten zorgen dat de inventaris ten minste eenmaal per jaar op volledigheid wordt nagezien en dat verouderde computerapparatuur eruit wordt verwijderd.

Personeelsbeleid

9. De verrichte controles brachten gebreken aan het licht in de wijze waarop de personeelsdossiers worden bijgehouden; hierdoor werd met name de bezoldiging van twee onlangs in dienst getreden personeelsleden onjuist vastgesteld. Het Agentschap dient regelmatig alle personeelsdossiers op juistheid en volledigheid te controleren.

Beheer van de contracten met de thematische centra

10. Om zijn doelstellingen te verwezenlijken heeft het Agentschap contracten gesloten met diverse in de lidstaten geselecteerde thematische centra. De contracten bestaan uit een standaard-basistekst met bijlagen die technischer van aard zijn. Geconstateerd werd, met name wat betreft de aard en duur van de werkzaamheden, dat de basistekst niet overeenkwam met de technische bijlagen.

11. Deze contracten worden gefinancierd met kredieten die in titel III van de begroting van het Agentschap (beleidsuitgaven) zijn opgenomen. Zoals reeds opgemerkt, zijn zeer grote bedragen van deze kredieten overgedragen (zie de paragrafen 5 en 6). Het beheer van deze overdrachten, dat gezien het gevaar voor annulering prioriteit heeft, verklaart ten dele waarom sommige contracten zeer laat in het jaar worden gesloten. Zo is in het kader van de beleidsuitgaven pas na 15 november 1999 besloten tot verplichtingen ten belope van ten minste 1,9 miljoen euro.

12. Nu de bedragen zo hoog zijn en de situatie zich telkens weer voordoet, zou het Agentschap zijn systeem voor het toezicht op de uitvoering van zijn jaarprogramma moeten verbeteren om de kredietoverdrachten tot een minimum te beperken en daarmee het beginsel van de jaarperiodiciteit beter in acht te nemen.

13. Ook in het financieel beheer van de contracten blijken gebreken voor te komen. De procedures voor de behandeling van de aanvragen om betaling zouden meer moeten worden geformaliseerd en beter toegepast. De financiële dossiers zouden stukken tot staving van de aanvragen om betaling moeten bevatten, en niet slechts een verklaring dat de verrichte werkzaamheden op de voorgeschreven wijze hebben plaatsgehad.

14. De contracten worden gefinancierd op basis van verplichtingen in diverse begrotingsonderdelen die bestemd zijn voor de verschillende te behandelen thema's. De verrichte betalingen worden zodanig aangewezen dat de kredieten voor deze verplichtingen achtereenvolgens worden opgebruikt, zodat de afwikkeling van de verplichtingen onmogelijk kan worden getoetst aan de voortgang van de desbetreffende werkzaamheden.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 27 september 2000.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 120 van 11.5.1990, blz. 4.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 13, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1210/90 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 1999 opgesteld op 20 maart 2000, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Agentschap, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 5 april 2000 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Zie artikel 27, lid 2 bis, van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, EGKS, Euratom) nr. 2548/98 van de Raad van 23 november 1998 (PB L 320 van 28.11.1998, blz. 1).

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het agentschap

BTW. Betalingen en restituties

De Rekenkamer stelt het volgende:

"7. Tot december 1998 bepaalde het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven inclusief BTW moesten worden aangewezen, en dat de BTW na terugbetaling opnieuw kon worden aangewend. Sindsdien bepaalt het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven exclusief BTW moeten worden aangewezen. De Rekenkamer verzoekt het Agentschap, deze nieuwe bepalingen in zijn eigen regelgeving om te zetten."

Antwoord van het Agentschap:

Het Agentschap zal contact opnemen met de diensten van de Europese Commissie en met de overige betrokken agentschappen om de voorwaarden voor de herziening van zijn financieel reglement vast te stellen opdat in 2001 adequate wijzigingen kunnen worden doorgevoerd.

Inventarisatie

De Rekenkamer stelt het volgende:

"8. Het Agentschap zou ervoor moeten zorgen dat de inventaris ten minste eenmaal per jaar op volledigheid wordt nagezien en dat verouderde computerapparatuur eruit wordt verwijderd."

Antwoord van het Agentschap:

De inventarislijst wordt voortdurend bijgewerkt en regelmatig gecontroleerd. Maar zoals de Rekenkamer juist heeft opgemerkt, is verouderde apparatuur die zich nog altijd in het gebouw bevindt, niet van de lijst geschrapt. Het Agentschap heeft nu een mechanisme voor de verwijdering van verouderd materiaal ingesteld, waarbij het zijn hoofdcontractant verplicht voor iedere geleverde nieuwe computer een oude, afgeschreven computer terug te nemen.

Personeelsbeleid

De Rekenkamer stelt het volgende:

"9. De verrichte controles brachten gebreken aan het licht in de wijze waarop de personeelsdossiers worden bijgehouden; hierdoor werd met name de bezoldiging van twee onlangs in dienst getreden personeelsleden onjuist vastgesteld. Het Agentschap dient regelmatig alle personeelsdossiers op juistheid en volledigheid te controleren. "

Antwoord van het Agentschap:

Er is een systematische controle ingevoerd van de personeelsdossiers, die met de hulp van het directoraat-generaal Personeelszaken van de Europese Commissie zijn samengesteld. In een eerste onderzoek hebben wij de door de Rekenkamer ontdekte fouten kunnen herstellen.

Thematische centra Beheer van de contracten

De Rekenkamer stelt het volgende:

"10. Om zijn doelstellingen te verwezenlijken heeft het Agentschap contracten gesloten met diverse in de lidstaten geselecteerde thematische centra. De contracten bestaan uit een standaard-basistekst met bijlagen die technischer van aard zijn. Geconstateerd werd, met name wat betreft de aard en duur van de werkzaamheden, dat de basistekst niet overeenkwam met de technische bijlagen."

Antwoord van het Agentschap:

De basisteksten en de technische bijlagen worden momenteel op consistentie gecontroleerd en waar nodig gecorrigeerd. Voorts worden er routinecontroles ingevoerd, aangezien er nu nieuwe ETC's worden geselecteerd, waarmee contracten worden afgesloten voor activiteiten in 2001.

De Rekenkamer stelt het volgende:

"11. Deze contracten worden gefinancierd met kredieten die in titel III van de begroting van het Agentschap (beleidsuitgaven) zijn opgenomen. Zoals reeds is opgemerkt, zijn zeer grote bedragen van deze kredieten overgedragen (zie de paragrafen 5 en 6). Het beheer van deze overdrachten, dat gezien het gevaar van annulering prioriteit heeft, verklaart ten dele waarom sommige contracten zeer laat in het jaar worden gesloten. Zo is in het kader van de beleidsuitgaven pas na 15 november 1999 besloten tot verplichtingen ten belope van ten minste 1,9 miljoen euro."

Antwoord van het Agentschap:

Verplichtingen worden nu in het begin van het jaar aangegaan teneinde zoveel mogelijk tijd te winnen om het vereiste werk te ontwikkelen en te leveren. Niettemin draagt de mogelijkheid om aanvullende verplichtingen pas in het laatste deel van het jaar aan te gaan ertoe bij dat efficiënt gebruik kan worden gemaakt van de nog beschikbare middelen, aangezien er aanpassingen in de werkzaamheden noodzakelijk zouden kunnen zijn en er extra operationele middelen ten behoeve van het werk van de ETC's beschikbaar moeten worden gesteld, die bijdragen tot een grotere capaciteit in de lidstaten.

De Rekenkamer stelt het volgende:

"12. Nu de bedragen zo hoog zijn en de situatie zich telkens weer voordoet, zou het Agentschap zijn systeem voor het toezicht op de uitvoering van zijn jaarprogramma moeten verbeteren om de kredietoverdrachten tot een minimum te beperken en daarmee het beginsel van de jaarperiodiciteit beter in acht te nemen."

Antwoord van het Agentschap:

Het is de bedoeling deze overdrachten tot een minimum te beperken. Toch kunnen voor een deel van het werk, om redenen van efficiency, pas tegen het einde van het jaar contracten worden gesloten, zoals in voorgaande paragraaf is toegelicht. Bovendien zijn de ETC's een volledig jaar actief, in een cyclus van twaalf maanden, terwijl zij nieuwe middelen uit hoofde van de begroting voor het nieuwe jaar pas op zijn vroegst in februari zullen ontvangen; daarom is het noodzakelijk sommige betalingen naar het volgende jaar over te dragen.

De Rekenkamer stelt het volgende:

"13. Ook in het financieel beheer van de contracten blijken gebreken voor te komen. De procedures voor de behandeling van de aanvragen om betaling zouden meer moeten worden geformaliseerd en beter toegepast. De financiële dossiers zouden stukken tot staving van de aanvragen om betaling moeten bevatten, en niet slechts een verklaring dat de verrichte werkzaamheden op de voorgeschreven wijze hebben plaatsgehad."

Antwoord van het Agentschap:

Het EEA heeft procedures ontwikkeld voor de behandeling van de betalingsverzoeken en voor de toekenning van iedere subsidie. Niettemin zien wij de waarde van het voorstel van de Rekenkamer in; wij passen momenteel deze procedures aan zodat er in de financiële dossiers zowel ondersteunende documenten, bijvoorbeeld voortgangsverslagen of uittreksels van technische rapporten, als de verklaringen kunnen worden opgenomen.

De Rekenkamer stelt het volgende:

"14. De contracten worden gefinancierd op basis van verplichtingen in diverse begrotingsonderdelen die bestemd zijn voor de verschillende te behandelen thema's. De verrichte betalingen worden zodanig aangewezen dat de kredieten voor deze verplichtingen achtereenvolgens worden opgebruikt, zodat de afwikkeling van de verplichtingen onmogelijk kan worden getoetst aan de voortgang van de desbetreffende werkzaamheden."

Antwoord van het Agentschap:

Het EEA zal het betalingsschema zoveel mogelijk plannen overeenkomstig de kredietlijnen in de begroting die overeenkomen met het feitelijk geleverde werk; het zal dit in eerste instantie doen door de ETC's om meer informatie te vragen over de middelen die voor iedere taak zijn gebruikt. De ETC's leveren gewoonlijk echter een pakket van onderling verbonden activiteiten met verschillende tijdschema's en de begrotingsaanwijzingen kunnen niet altijd precies in overeenstemming worden gebracht met de ontwikkeling van de werkzaamheden.