NL Publicatieblad van de Europese Unie C 285/3

BESLUIT BETREFFENDE DE CODE VAN GOED ADMINISTRATIEF GEDRAG

2011/C 285/03

Inleiding

Op 6 september 2001 nam het Europees Parlement een resolutie aan welke goedkeuring gaf aan de code van goed administratief gedrag die de instellingen en organen van de Europese Unie, hun administraties en hun ambtenaren dienen te respecteren in hun relaties met het publiek.

De code is gebaseerd op de beginselen van Europees administratief recht welke vervat zijn in de rechtspraak van het Hof van Justitie en is tevens geïnspireerd op nationale wetten.

De status van de code

Het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie werd afgekondigd tijdens de Europese top in Nice in december 2000 en is nu Deel II geworden van het Verdrag tot vaststelling van een grondwet voor Europa.

Het Handvest bevat als grondrechten van het burgerschap van de Unie het recht op behoorlijk bestuur (art. 41) en het recht om over wanbeheer door de instellingen en organen van de Unie te klagen bij de Europese ombudsman (art. 43).

Deze code is bedoeld om in detail uit te leggen wat het in het handvest opgenomen recht op behoorlijk bestuur in de praktijk dient te betekenen.

De code van goed administratief gedrag voor Cedefop-personeel

a) Dienstverlening van goede kwaliteit

Cedefop en zijn personeel hebben de plicht de belangen van de Unie en daarmee ook het algemene belang te dienen.

Het publiek mag een dienstverlening van goede kwaliteit verwachten en een open, toegankelijke en goed functionerende administratie.

Voor dienstverlening van goede kwaliteit is vereist dat het personeel van het Centrum beleefd, objectief en onpartijdig is.

b) Doel

Om Cedefop in staat te stellen zijn verplichtingen ten aanzien van goed administratief gedrag na te komen, met name in zijn betrekkingen met het publiek, verbindt het Centrum zich ertoe de normen van goed administratief gedrag die zijn vastgelegd in deze code, na te leven en zich hierdoor te laten leiden in zijn dagelijkse werk teneinde zijn dienstverlening aan de Europese burgers te verbeteren.

c) Toepassingsgebied

De code is bindend voor alle personeelsleden die vallen onder het statuut van de ambtenaren of de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden. Personen die in dienst zijn op grond van een privaatrechtelijke arbeidsovereenkomst, deskundigen van nationale instanties die bij het Centrum zijn gedetacheerd, stagiairs, enz. laten zich in hun dagelijkse werk echter ook leiden door de code.

De betrekkingen tussen Cedefop en zijn personeel worden uitsluitend beheerst door het statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden.

Artikel 1

Algemene bepaling

In hun contacten met het publiek neemt het personeel van Cedefop de beginselen in acht die zijn neergelegd in dit besluit en die de code van goed administratief gedrag, hierna „de Code” genoemd, vormen.

Artikel 2

Toepassingsgebied ratione personae

1. De Code is van toepassing op alle ambtenaren en andere personeelsleden waarop het Statuut en de regeling inzake de andere personeelsleden van de Gemeenschappen van toepassing zijn, in hun contacten met het publiek. De term „ambtenaar” verwijst hierna naar zowel de ambtenaren als de andere personeelsleden.

2. Cedefop treft de noodzakelijke maatregelen om erop toe te zien dat de bepalingen van deze code ook op zijn andere medewerkers van toepassing zijn, zoals personen die op privaatrechtelijke contractbasis zijn aangenomen, gedetacheerde deskundigen van nationale overheidsdiensten en stagiaires.

3. Onder publiek wordt verstaan natuurlijke en rechtspersonen die al dan niet in een lidstaat woonachtig zijn of er hun statutaire zetel hebben.

Artikel 3

Toepassingsgebied ratione materiae

1. Deze code omvat de algemene beginselen van goed administratief gedrag die van toepassing zijn op alle contacten van de ambtenaren met het publiek, tenzij deze onder specifieke bepalingen vallen.

2. De beginselen van deze code zijn niet van toepassing op de betrekkingen tussen de instelling en haar ambtenaren. Deze betrekkingen zijn geregeld in het Statuut en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschap.

Artikel 4

Wettigheid

De ambtenaar handelt volgens de wet en past de regels en procedures toe die in het Gemeenschapsrecht zijn neergelegd. De ambtenaar ziet er met name op toe dat besluiten die de rechten of belangen van individuele personen betreffen, een rechtsgrond hebben en dat hun inhoud met de wet overeenstemt.

Artikel 5

Gelijke behandeling

1. Bij de behandeling van verzoeken van het publiek en bij het nemen van besluiten, ziet de ambtenaar erop toe dat het beginsel van gelijke behandeling in acht wordt genomen. Leden van het publiek die zich in dezelfde situatie bevinden, moeten op dezelfde wijze behandeld worden.

2. Als de wijze van behandeling verschilt, ziet de ambtenaar erop toe dat dit op grond van de relevante objectieve kenmerken van het betrokken geval gerechtvaardigd is.

3. De ambtenaar vermijdt in het bijzonder ongerechtvaardigde discriminatie tussen burgers op grond van nationaliteit, geslacht, raciale of etnische afkomst, godsdienst of geloofsovertuiging, handicap, leeftijd of seksuele geaardheid.

Artikel 6

Evenredigheid

1. Bij het nemen van besluiten ziet de ambtenaar erop toe dat de maatregelen in verhouding staan tot het nagestreefde doel.

De ambtenaar vermijdt met name de rechten van de burgers te beperken of hun verplichtingen op te leggen indien deze beperkingen of verplichtingen niet in verhouding staan tot het nagestreefde doel van de maatregel.

2. Bij het nemen van besluiten zorgt de ambtenaar voor het billijk evenwicht tussen de belangen van personen en het algemeen openbaar belang.

Artikel 7

Vermijding van machtsmisbruik

De bevoegdheden worden slechts gebruikt voor de doelstellingen waarvoor zij in de relevante bepalingen zijn toegekend. De ambtenaar vermijdt met name deze bevoegdheden te gebruiken voor doelstellingen die geen rechtsgrond hebben of die niet uit een openbaar belang voortvloeien.

Artikel 8

Onpartijdigheid en onafhankelijkheid

1. De ambtenaar is onpartijdig en onafhankelijk. Hij onthoudt zich van enige willekeurige handeling die de leden van het publiek kan schaden en van elke voorkeursbehandeling op welke grond dan ook.

2. De ambtenaar laat zich niet leiden door invloeden van buitenaf van welke aard ook, waaronder politieke invloed, of door persoonlijke belangen.

3. De ambtenaar onthoudt zich van betrokkenheid bij een besluit dat zijn eigen belangen of die van zijn of haar gezin, familieleden, vrienden en kennissen betreft.

Artikel 9

Objectiviteit

Bij het nemen van besluiten houdt de ambtenaar rekening met de relevante factoren en laat ze alle bij het besluit meewegen, met uitsluiting van alle irrelevante elementen.

Artikel 10

Gerechtvaardigde verwachtingen en consequent optreden

1. De ambtenaar treedt in de uitoefening van zijn functie en bij bestuursmaatregelen van Cedefop consequent op. De ambtenaar volgt de normale bestuurlijke praktijken van Cedefop, tenzij er legitieme redenen zijn om hiervan in een individueel geval af te wijken.

2. De ambtenaar voldoet aan de legitieme en redelijke verwachtingen die de leden van het publiek in het licht van vroeger gedrag van Cedefop koesteren.

Artikel 11

Billijkheid

De ambtenaar handelt fair en redelijk.

Artikel 12

Beleefdheid

1. De ambtenaar gedraagt zich plichtbewust, correct en hoffelijk en is klantvriendelijk in zijn contacten met het publiek. Bij het beantwoorden van correspondentie, telefoongesprekken en elektronische post tracht de ambtenaar zoveel mogelijk behulpzaam te zijn en de gestelde vragen te beantwoorden op een wijze die in overeenstemming is met zijn professionele verplichtingen als personeelslid.

2. Als de ambtenaar niet voor de betrokken zaak verantwoordelijk is, verwijst hij de burger naar de bevoegde ambtenaar door.

3. Voor vergissingen met negatieve gevolgen voor de rechten of belangen van een lid van het publiek, biedt de ambtenaar zijn verontschuldigingen.

Artikel 13

Beantwoording van brieven in de taal van de burger

De ambtenaar ziet erop toe dat alle burgers van de Unie of leden van het publiek die de instelling in een van de Verdragstalen aanschrijven, een antwoord in dezelfde taal ontvangen. Voor zover mogelijk geldt hetzelfde voor rechtspersonen zoals verenigingen (NGO's) en bedrijven.

Artikel 14

Ontvangstbewijs en aanduiding van de verantwoordelijke ambtenaar

1. Van iedere brief of klacht aan het Centrum wordt binnen 15 werkdagen een ontvangstbewijs gestuurd, behalve wanneer binnen deze periode een antwoord ten gronde kan worden gestuurd.

2. Het antwoord of het ontvangstbewijs vermelden de naam en het telefoonnummer van de ambtenaar die voor het dossier verantwoordelijk is en de dienst waartoe hij behoort.

3. Bij oneigenlijk gebruik, namelijk wanneer het aantal brieven of klachten buitensporig groot is, steeds hetzelfde onderwerp betreffen of ongegrond zijn, hoeft geen ontvangstbewijs of antwoord te worden verstuurd.

Artikel 15

Verplichting tot doorverwijzing naar de bevoegde dienst van de instelling

1. Als een brief of klacht aan het Centrum is gestuurd of doorgestuurd naar een niet bevoegde afdeling of eenheid, zien de diensten erop toe dat het dossier onverwijld naar de bevoegde dienst van Cedefop wordt doorgestuurd.

2. De dienst die de brief of klacht in eerste instantie ontvangt, stelt de betrokken persoon in kennis van deze doorverwijzing en vermeldt de naam en het telefoonnummer van de ambtenaar aan wie het dossier is toevertrouwd.

Artikel 16

Recht om gehoord te worden en verklaringen af te leggen

1. In gevallen waarmee de rechten of belangen van personen gemoeid zijn, ziet de ambtenaar erop toe dat de rechten van de verdediging in ieder stadium van de besluitvormingsprocedure in acht worden genomen.

2. Elk lid van het publiek heeft in gevallen waarin een besluit moet worden genomen waarmee zijn rechten of belangen zijn gemoeid, het recht schriftelijk te reageren en zo nodig mondelinge verklaringen af te leggen alvorens het besluit wordt genomen.

Artikel 17

Redelijke termijn voor het nemen van besluiten

1. De ambtenaar ziet erop toe dat over verzoeken of klachten aan Cedefop binnen een redelijke termijn, zonder vertraging en in ieder geval niet later dan twee maanden na datum van ontvangst een besluit wordt genomen. Deze regel is tevens van toepassing op het beantwoorden van brieven van burgers en op antwoorden op administratieve nota's die de ambtenaar aan zijn superieuren heeft gezonden met het verzoek om instructies betreffende te nemen besluiten.

2. Indien het Centrum wegens de complexiteit van de aan de orde gestelde feiten niet binnen bovengenoemde termijn een besluit kan nemen, stelt de ambtenaar de indiener hiervan zo spoedig mogelijk in kennis. In dit geval wordt de indiener zo spoedig mogelijk van het definitieve besluit in kennis gesteld.

Artikel 18

Motiveringsplicht

1. Ieder besluit van het Centrum dat de rechten of belangen van een persoon kan schaden, dient met redenen te worden omkleed onder vermelding van de relevante feiten en de rechtsgrond van het besluit.

2. De ambtenaar vermijdt besluiten te nemen die gebaseerd zijn op beperktere, onduidelijke gronden of die geen individuele motivering bevatten.

3. Indien het wegens het grote aantal personen waarop gelijksoortige besluiten van toepassing zijn, niet mogelijk is het besluit omstandig te motiveren en derhalve standaardantwoorden moeten worden verstrekt, garandeert de ambtenaar dat hij de burger die er expliciet om verzoekt een individueel gemotiveerd antwoord zal verstrekken.

Artikel 19

Vermelding van de beroepsmogelijkheden

1. Een besluit van Cedefop dat de rechten of belangen van een persoon kan schaden, moet de beroepsmogelijkheden vermelden die openstaan om het besluit aan te vechten. Het besluit vermeldt met name de aard van het beroep, de organen waarbij het beroep kan worden ingesteld en de termijn waarbinnen het beroep dient te worden ingesteld.

2. De besluiten moeten in het bijzonder wijzen op de mogelijkheid om een gerechtelijke procedure in te stellen of een klacht bij de Ombudsman in te dienen, onder de voorwaarden die zijn neergelegd in respectievelijk de artikelen 263 en 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

Artikel 20

Bekendmaking van het besluit

1. De ambtenaar ziet erop toe dat besluiten waarmee de rechten of belangen van personen zijn gemoeid, schriftelijk aan de betrokken persoon of personen bekend worden gemaakt zodra het besluit is genomen.

2. De ambtenaar vermijdt het besluit aan anderen bekend te maken totdat de betrokken persoon of personen op de hoogte is of zijn gebracht.

Artikel 21

Gegevensbescherming

1. De ambtenaar die persoonlijke gegevens van een burger behandelt, eerbiedigt de beginselen die zijn vastgelegd in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (1) betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

2. De ambtenaar vermijdt met name persoonlijke gegevens te verwerken voor onwettige doeleinden of dergelijke gegevens aan onbevoegde personen door te geven.

Artikel 22

Verzoeken om informatie

1. De ambtenaar die voor het betrokken dossier verantwoordelijk is, verstrekt desgevraagd informatie aan de leden van het publiek. De ambtenaar ziet erop toe dat de verstrekte informatie duidelijk en begrijpelijk is.

2. Als een mondeling verzoek om informatie te gecompliceerd of te gedetailleerd is, adviseert de ambtenaar de betrokken persoon zijn verzoek schriftelijk in te dienen.

3. Indien een ambtenaar de gevraagde informatie wegens het vertrouwelijke karakter ervan niet mag vrijgeven, meldt hij de betrokkene overeenkomstig artikel 18 van deze Code om welke reden hij de informatie niet kan verstrekken.

4. Naar aanleiding van verzoeken om informatie over zaken waarvoor de ambtenaar niet verantwoordelijk is, verwijst hij de indiener naar de bevoegde persoon onder vermelding van diens naam en telefoonnummer. Naar aanleiding van verzoeken om informatie over een andere communautaire instelling of een ander communautair orgaan, verwijst de ambtenaar de indiener naar die instelling of dat orgaan.

5. Afhankelijk van het onderwerp van het verzoek verwijst de ambtenaar de persoon die om informatie verzoekt zo nodig naar de dienst van Cedefop die belast is met het verstrekken van informatie aan het publiek.

Artikel 23

Verzoeken om toegang tot documenten

1. In antwoord op verzoeken om toegang tot documenten geeft de ambtenaar toegang tot die documenten overeenkomstig de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (2) vastgelegde algemene beginselen en beperkingen.

2. Wanneer de ambtenaar een mondeling verzoek om toegang tot documenten niet kan inwilligen, wordt de burger geadviseerd dit verzoek schriftelijk in te dienen.

Artikel 24

Het bijhouden van een register

De werkgebieden van Cedefop houden een register bij van de inkomende en uitgaande post, de documenten die zij ontvangen, en de maatregelen die zij treffen.

Artikel 25

Publieke toegang tot de code

1. Cedefop neemt de nodige maatregelen om te waarborgen dat zo breed mogelijk bekendheid aan deze code wordt gegeven onder de burgers. Het zorgt er met name voor dat er een folder wordt verspreid waarin deze code wordt gepresenteerd en die in een bijlage de volledige tekst ervan bevat.

2. Cedefop verstrekt een exemplaar van deze code aan iedere burger die daarom verzoekt.

Artikel 26

Recht om een klacht bij de Europese Ombudsman in te dienen

Indien een Instelling of ambtenaar op enigerlei wijze nalaat de in deze Code neergelegde beginselen in acht te nemen, kan hierover een klacht bij de Europese Ombudsman worden ingediend, in overeenstemming met artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en het Statuut van de Europese Ombudsman (3).

Artikel 27

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2011 en vervangt de voorgaande besluiten en de code van goed administratief gedrag die in 2005 is bekendgemaakt. Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Thessaloniki, 22 juni 2011. Namens Cedefop Christian F. LETTMAYR Waarnemend directeur Tarja RIIHIMÄKI Voorzitter van de raad van bestuur

(1) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.

(2) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(3) Besluit 94/262/EGKS, EG, Euratom van het Europees Parlement inzake het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB L 113 van 4.5.1994 blz. 15).