Verslag

over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie VBOU - Luxemburg) betreffende het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(2000/C 373/04)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 14, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 1999 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Analyse van de begrotingsuitvoering

5. Door de stijging van het aantal vertaalaanvragen in de loop van het begrotingsjaar konden veel meer ontvangsten in de begroting worden opgenomen: oorspronkelijk werden ze op 13,6 miljoen euro geraamd, maar uiteindelijk bedroegen ze 17,3 miljoen euro, ofwel 27 % meer. De verwachte ontvangsten zijn vrijwel voor het volle bedrag van 14 miljoen euro vastgesteld en geïnd.

6. Krachtens het beginsel van evenwicht van de begroting van het Bureau werd op basis van de ontvangsten van het begrotingsjaar 17,3 miljoen euro aan vastleggingen toegestaan, waarvan 14,1 miljoen euro, ofwel 82 %, werkelijk als verplichting werden aangegaan, terwijl de rest werd geannuleerd. Van de vastleggingen in 1999 ten laste van kredieten van 1999 moest 3,1 miljoen euro, ofwel 22 %, naar het volgende begrotingsjaar worden overgedragen.

7. Uit de sterke stijging van de ontvangsten en uit de relatief omvangrijke kredietoverdrachten en -annuleringen blijkt, dat het Bureau zijn ramingen inzake de vervulling van vacatures dient te verfijnen, realistischer prijzen in rekening dient te brengen (zie paragraaf 9) en het overleg met de communautaire instellingen en organen die zijn klantenkring vormen dient te intensiveren.

8. De uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen vastleggingen ten bedrage van 2,5 miljoen euro, zijn voor 1,9 miljoen euro, ofwel 76 %, tot betaling gekomen en het saldo is geannuleerd.

Analytische boekhouding

9. In haar verslag over het begrotingsjaar 1998(3) had de Rekenkamer een groot verschil tussen de geraamde en de werkelijke kostprijs van een vertaalde bladzijde geconstateerd. Bijgevolg moesten grote bedragen worden terugbetaald. Dit heeft zich weer voorgedaan in 1999, toen de vertaalde bladzijden werden gefactureerd tegen 74 euro per bladzijde, ofwel 15,5 % hoger dan de laatste beschikbare schatting van de kostprijs, die 64 euro per bladzijde was.

10. Met nauwkeuriger en realistischer ramingen zouden de terugbetalingen aan de communautaire organen die cliënt zijn bij het VBOU kunnen worden verminderd en zou het beheer van hun kasmiddelen kunnen worden vereenvoudigd. Daarom herhaalt de Rekenkamer haar reeds eerder geuite wens(4) dat het Bureau een analytische boekhouding invoert, die per orgaan en per soort dienstverlening inzicht biedt in de reële kosten van de verrichte diensten.

Inventaris

11. De nummering van de artikelen in de inventaris vertoont onjuistheden. Voorts wordt de waarde van een deel van het in de inventarislijst geregistreerde materiaal niet in de balans opgenomen. Het Bureau was aan het eind van het begrotingsjaar niet in staat, de balans aan te sluiten op de inventarislijst. Hoewel deze onregelmatigheden geen afbreuk doen aan de betrouwbaarheid van de rekeningen, wordt het Bureau verzocht, zijn inventaris met meer zorg bij te houden en zijn boekhouding ten minste eenmaal per jaar grondig aan te sluiten op zijn inventarislijst.

Gunning van contracten

12. Volgens de documentatie in de dossiers van de CCAM werd in het verslag dat in het kader van de beoordeling van een offerte voor een vertaling bij die instantie werd ingediend verklaard dat evenveel belang was gehecht aan de factor prijs als aan de factor kwaliteit. Bij bestudering van de rekenmethode voor de rangschikking van de offertes blijkt de factor kwaliteit in feite doorslaggevend te zijn geweest.

13. Ten aanzien van dezelfde offerteaanvraag, waarop 38 reacties kwamen, verschilden de op het beoordelingsformulier vermelde prijzen bij drie inschrijvers van die in hun voorstellen, waardoor fouten in de rangschikking zijn geslopen. Aan de beoordelingsprocedures moet bijzonder veel aandacht worden besteed om te voorkomen dat de beoordeling door fouten ernaast zit.

14. Begin 1998 had het Bureau na raadpleging van de CCAM een eerste contract van 68245 euro gesloten voor een gecomputeriseerd managementproject voor zelfstandige vertalers. Om het project uit te breiden sloot het Bureau in december 1998 een aanvullend contract ten bedrage van 146375 euro, dat voornamelijk in 1999 moest worden uitgevoerd. Zoals bij het eerste contract baseerde het Bureau zich bij het bepalen van de voorwaarden van het tweede contract op een door de Commissie gegund kadercontract. Voorts werd dit tweede contract ondershands gegund, zonder dat de CCAM om advies was verzocht. Doordat de uitbreiding van het project niet binnen de CCAM werd onderzocht, kan overigens niet worden nagegaan of de extra kosten in het licht van de doelstellingen van die uitbreiding gerechtvaardigd zijn.

Kantoorruimte

15. In de door de Rekenkamer in 1997(5) en 1998(6) waargenomen situatie is in 1999 geen verandering ingetreden: het Bureau is nog steeds ondergebracht in kantoorruimte die door de Luxemburgse autoriteiten ter beschikking is gesteld, zonder dat de partijen overeenstemming hebben bereikt over de voorwaarden voor het gebruik hiervan (eventueel huurbedrag, huur, gehuurde oppervlakte en uitrusting, looptijd van het huurcontract enz.). Om duidelijkheid te brengen in de situatie, met name voor de jaarrekening van het Bureau, is het wenselijk dat een akkoord in de vereiste vorm wordt gesloten.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 11 en 12 oktober 2000.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau over het begrotingsjaar 1999 opgesteld op 2 maart 2000, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Bureau, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Rekenkamer ingekomen op 3 maart 2000. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB C 372 van 22.12.1999, blz. 20, paragraaf 7.

(4) PB C 393 van 29.12.1997, blz. 47, paragraaf 1.6, en PB C 406 van 28.12.1998, blz. 33, paragraaf 1.6.

(5) PB C 406 van 28.12.1998, blz. 33, paragraaf 1.13.

(6) PB C 372 van 22.12.1999, blz. 20, paragraaf 18.

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Bureau

Analyse van de begrotingsuitvoering

Punten 5, 6, 7 en 8

Sinds 1997 heeft het Vertaalbureau in de loop van elk begrotingsjaar gewijzigde en aanvullende begrotingen (GAB) opgesteld teneinde de begroting aan te passen aan de toenemende omvang van de activiteiten.

In 1999 heeft de GAB gezorgd voor de aanpassing van de begroting aan de onverwachte stijging van de vertaalaanvragen maar eveneens - zoals weergegeven in de algemene inleiding - voor de daling van de geraamde kostprijs per bladzijde van 79 euro naar 74 euro, met andere woorden een daling van 6,5 %.

Zoals aangeduid in het antwoord van het Vertaalbureau op de opmerkingen van de Rekenkamer betreffende het begrotingsjaar 1998, heeft het Vertaalbureau een systeem van overleg met andere cliëntinstellingen en -organen ontwikkeld teneinde realistischere benaderende ramingen te kunnen maken. Dit gezegd zijnde dient men rekening te houden met het feit dat een belangrijk deel van de vertaalopdrachten van het Vertaalbureau in verband staat met de ontwikkeling van de economische werkzaamheden in de particuliere sector hetgeen eveneens voor onze klanten moeilijk te voorspellen is.

Dientengevolge heeft de directeur in het kader van een eventuele herziening van de werkprocedures van het Vertaalbureau voorgesteld meer flexibele instrumenten te hanteren die het mogelijk maken het begrotingsbeheer aan te passen aan het werkvolume.

Analytische boekhouding

Punt 9

Het Vertaalbureau berekent de geraamde kostprijs in de begroting enerzijds op basis van het door de cliënten geschatte werkvolume en anderzijds op basis van de vermoedelijke uitgaven die deze werklast met zich meebrengt.

Bij de goedkeuring van de gewijzigde en aanvullende begroting van 1999 is men overgegaan tot een herziening van de prijzen. Om die reden werden de vertaalde bladzijden gefactureerd à 74 euro in plaats van 79 euro en dit met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 1999.

Ten gevolge van een aanbeveling van de Rekenkamer in het verslag over het begrotingsjaar 1997 heeft het Vertaalbureau besloten het financieel reglement te wijzigen door toevoeging van artikel 26 bis teneinde het saldo van elk begrotingsjaar over te dragen naar de begroting van het volgende begrotingsjaar. Deze wijziging voorkomt het terugbetalen van de bedragen die voortvloeien uit het verschil tussen de facturatieprijs en de werkelijke kostprijs na het afsluiten van het begrotingsjaar.

Punt 10

Vanaf 1 januari 2000 gebruikt het Vertaalbureau een systeem van analytische codes voor alle begrotingsboekingen in het programma SI2 en stelt momenteel analytische verslagen op teneinde deze informatie optimaal te kunnen gebruiken. Tegen het einde van het begrotingsjaar 2000 zal het Vertaalbureau beschikken over analytische gegevens en statistieken teneinde meer precieze ramingen te kunnen maken.

Inventaris

Punt 11

Tot eind 1999 hield het Vertaalbureau de inventaris bij in spreadsheets. Dit systeem heeft zijn beperkingen en werd ondoeltreffend bevonden. Het Vertaalbureau heeft eveneens het door de Commissie gebruikte en ontwikkelde systeem ELS, (SIC - Inventaris) geïnstalleerd. Deze database maakt gebruik van een streepjescodesysteem.

De migratie naar het nieuwe systeem gebeurde in de loop van de maand januari 2000 en bevindt zich nu in een voltooiingsfase.

Tijdens het bezoek van de Rekenkamer werd het systeem geïnstalleerd en reportingsoftware was evenmin reeds operationeel. Dit verklaart waarom een aantal incoherenties toen werden vastgesteld. Dankzij het nieuwe systeem zal het Vertaalbureau in de mogelijkheid zijn op een meer nauwkeurige manier de inventaris bij te houden.

Gunning van contracten

Punt 12

De contracten waarvan sprake werden gegund op basis van de economisch meest voordelige offerte overeenkomstig de in het bestek vermelde gunningscriteria.

Tijdens de twaalfde vergadering op 12 augustus 1999 heeft de CCAM van het Vertaalbureau het dossier bestudeerd en heeft een gunstig advies gegeven op basis van het volgende: "de beoordeling van de aanbiedingen berust op een meer transparant systeem op basis van de verhouding prijs/kwaliteit. Een meer gedetailleerde vergelijkende tabel van de aanbiedingen dient te worden opgesteld.".

Punt 13

Bij de voorbereidingen van deze contracten heeft de bevoegde sectie opgemerkt dat de vermelde prijzen van de twee geselecteerde inschrijvers voor vertalingen uit het Engels naar het Grieks die gebruikt worden voor de rangschikking van de contracten werden omgerekend in de spreadsheet. Deze fout werd gecorrigeerd voor de ondertekening van het contract.

Het Vertaalbureau bestudeert momenteel de reorganisatiemogelijkheden van deze diensten teneinde onder andere het beheer van de offerteaanvragen te verbeteren.

Punt 14

Dit dossier werd behandeld tijdens de derde vergadering van de CCAM van 29 januari 1998. De CCAM heeft zich op een gunstige manier uitgesproken ten aanzien van het gebruik van het kadercontract DI/0041700 van de Commissie en van de eerste specifieke overeenkomst.

Het tweede contract is gebaseerd op hetzelfde kadercontract van de Commissie waarvan het gebruik werd goedgekeurd door de CCAM van het Vertaalbureau. Bijgevolg gaat het niet om een onderhandse gunning gezien het feit dat het kadercontract werd opgesteld ten gevolge van een interinstitutionele offerteaanvraag.

Sinds 1998 - oorspronkelijke datum van dit dossier - hebben zowel de diensten als de CCAM van het Vertaalbureau hun werkprocedures verbeterd en is de opvolging van de dossiers strikter geworden. Om een excessief gebruik van kadercontracten van andere instellingen te voorkomen, heeft het Vertaalbureau en met name de afdeling informatica vanaf het tweede semester van 1998 verschillende oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling teneinde leverancierslijsten op te stellen.

Kantoorruimte

Punt 15

Dit dossier werd behandeld tijdens elke vergadering van de raad van bestuur in 1999 en in 2000. Herhaaldelijk werden de Luxemburgse autoriteiten zowel schriftelijk en mondeling door de directeur en de voorzitter van de raad van bestuur op de hoogte gebracht van de toenemende bezorgdheid van de cliënten en van de raad van bestuur wat betreft het gebrek aan vooruitgang. Niettegenstaande werd nog geen enkel concreet voorstel gedaan door de Luxemburgse autoriteiten.

Zoals vermeld in het antwoord op de opmerkingen van de Rekenkamer in 1997 en 1998 heeft het Vertaalbureau voorstellen van huurcontracten, ontwerp-zetelovereenkomsten en ontwerp-overeenkomsten op het gebied van beveiliging opgestuurd en ondanks herhaalde herinneringen aan het adres van de Luxemburgse autoriteiten hebben wij nog steeds geen antwoord mogen ontvangen.