Besluit van de Raad

van 27 maart 2000

houdende vaststelling van een financieel reglement met betrekking tot de budgettaire aspecten van het beheer door de plaatsvervangend secretaris-generaal van de Raad van de overeenkomsten die deze sluit namens bepaalde lidstaten met betrekking tot de installatie en de werking van de communicatie-infrastructuur voor de Schengenomgeving "Sisnet"

(2000/265/EG)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op artikel 2, lid 1, tweede alinea, eerste zin, van het protocol aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap tot opneming van het Schengenacquis in het kader van de Europese Unie (hierna het Schengenprotocol),

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De plaatsvervangend secretaris-generaal van de Raad is bij Besluit 1999/870/EG(1) gemachtigd in de context van de opneming van het Schengenacquis in het kader van de Europese Unie op te treden als vertegenwoordiger van bepaalde lidstaten om overeenkomsten te sluiten met betrekking tot de installatie en de werking van de communicatie-infrastructuur voor de Schengenomgeving "Sisnet", en deze overeenkomsten te beheren.

(2) De financiële verplichtingen die uit deze overeenkomsten voortvloeien, komen niet ten laste van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen en de bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen(2), zijn derhalve niet van toepassing.

(3) Derhalve moeten er specifieke regels worden vastgesteld ter nadere bepaling van de opstelling en uitvoering van de begroting die nodig is om te voldoen aan de bij het sluiten van deze overeenkomsten gemaakte kosten, en de financiële verplichtingen uit hoofde van de gesloten overeenkomsten, van de inning van de bijdragen van de betrokken staten, alsmede van de rekening en verantwoording en van de controle van de rekeningen.

(4) Er moeten ook regels worden vastgesteld die van toepassing zijn op het sluiten van deze overeenkomsten.

(5) Dit besluit is een verdere ontwikkeling van het Schengenacquis in de zin van het Schengenprotocol,

BESLUIT:

HOOFDSTUK I

Algemene beginselen

Artikel 1

In dit financieel reglement wordt onder begroting verstaan het besluit waarbij voor elk begrotingsjaar de ontvangsten en uitgaven die nodig zijn om te voldoen aan de verplichtingen welke voortvloeien uit de in het Besluit 1999/870/EG bedoelde overeenkomsten, vooraf worden vastgesteld en toegestaan.

Artikel 2

In dit financieel reglement wordt de wijze van sluiting van de overeenkomsten inzake Sisnet en van opstelling en uitvoering van de voor die overeenkomsten benodigde begroting vastgesteld.

Artikel 3

1. De begroting wordt onderverdeeld in titels die betrekking hebben op de begroting voor de voorbereidende stappen die leiden tot de sluiting van de betreffende overeenkomsten, inclusief alle tijdens de voorbereiding van de aanbesteding voor Sisnet gemaakte kosten, op de installatiebegroting en op de huishoudelijke begroting van Sisnet. Indien nodig wordt elke titel onderverdeeld in hoofdstukken en artikelen.

2. De kredieten die geopend worden uit hoofde van een bepaalde titel kunnen niet bestemd worden voor uitgaven uit hoofde van andere titels.

Artikel 4

De begrotingskredieten moeten worden aangewend volgens de beginselen van goed financieel beheer, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit.

Artikel 5

Ontvangsten en uitgaven kunnen uitsluitend tot stand komen door aanwijzing op een artikel van de begroting.

Onverminderd artikel 17 mogen geen betalingsverplichtingen worden aangegaan, noch betalingsopdrachten worden verstrekt die de toegestane kredieten te boven gaan.

Artikel 6

1. Onverminderd artikel 17 worden alle ontvangsten en uitgaven voor het volle bedrag in de begroting en in de rekeningen opgenomen; zij mogen niet meer elkaar worden gecompenseerd. De gezamenlijke ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke uitgaven.

2. Het begrotingsjaar begint op 1 januari en sluit op 31 december.

3. De bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten aan de begroting, die gestort zijn vóór de aanvang van het begrotingsjaar waarvoor zij bestemd zijn, worden bijgeschreven op de begroting van dat begrotingsjaar.

4. De uitgaven van een begrotingsjaar worden in de rekeningen van dat begrotingsjaar verantwoord voorzover de betalingsopdrachten daarvoor uiterlijk op 31 december bij de financieel controleur zijn binnengekomen en de betaling vóór 15 januari van het volgende jaar door de rekenplichtige is gedaan.

5. De uitgetrokken kredieten mogen alleen worden gebruikt ter dekking van uitgaven waarvoor op regelmatige wijze betalingsverplichtingen zijn aangegaan en betaling heeft plaatsgevonden uit hoofde van het begrotingsjaar waarvoor deze kredieten zijn toegekend, behoudens de in artikel 7 bedoelde afwijkingen, alsmede ter dekking van uit voorgaande begrotingsjaren stammende schulden waarvoor geen krediet was overgeboekt.

Artikel 7

1. Het gebruik der kredieten geschiedt volgens onderstaande voorschriften:

a) kredieten waarvoor geen verplichtingen zijn aangegaan aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij zijn opgenomen, komen in de regel te vervallen;

b) kredieten betreffende betalingen die op 31 december nog moeten worden verricht uit hoofde van tussen 1 januari en 31 december rechtmatig aangegane betalingsverplichtingen, worden van rechtswege enkel naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgeboekt.

2. Onverminderd lid 1 kan de plaatsvervangend secretaris-generaal vóór 31 januari bij de groep Schengeninformatiesysteem, hierna "groep SIS" te noemen, met redenen om klede verzoeken indienen om kredieten waarvoor op 31 december nog geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan, naar het eerstvolgende begrotingsjaar over te boeken, wanneer de op de betrokken rubrieken van de begroting voor het volgende jaar opgevoerde kredieten de behoeften niet dekken.

De overboeking van deze kredieten kan slechts om uitzonderlijke redenen worden voorgesteld.

Bij de uitoefening van zijn bevoegdheden tot uitvoering van de begroting, streeft de plaatsvervangend secretaris-generaal ernaar om, afhankelijk van de beheersbehoeften, eerst de voor het lopende begrotingsjaar toegestane kredieten te gebruiken en de overgeboekte kredieten niet te gebruiken totdat eerstgenoemde kredieten zijn opgebruikt.

De groep SIS neemt uiterlijk op 1 maart een besluit over deze verzoeken tot overboeking.

3. Kredieten die zijn overgeboekt van het ene begrotingsjaar naar het andere vervallen indien hiervoor aan het eind van het begrotingsjaar waarnaar zij zijn overgeboekt nog geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan.

4. Vóór 1 maart wordt ter informatie aan de Groep SIS een lijst toegezonden van de kredieten die krachtens lid 1, onder b), van rechtswege moeten worden overgeboekt.

5. Voor de uitvoering van de begroting wordt het gebruik van de overgeboekte kredieten voor iedere begrotingspost afzonderlijk in de rekeningen van het lopende begrotingsjaar verantwoord.

HOOFDSTUK II

Vaststelling van de begroting

Artikel 8

1. De begroting luidt in euro.

2. De plaatsvervangend secretaris-generaal legt de groep SIS, vóór 30 september een voorontwerp van begroting voor, vergezeld van een motivering.

3. De groep SIS brengt advies uit over dit voorontwerp.

4. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt de ontwerp-begroting op en legt deze uiterlijk 31 oktober aan de in artikel 25 genoemde staten voor.

5. De in artikel 25 genoemde lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, stellen de begroting vóór het einde van het jaar vast.

6. Het besluit tot goedkeuring van de begroting, waarvan de in artikel 25 genoemde staten naar behoren in kennis zijn gesteld door de plaatsvervangend secretaris-generaal, brengt de opeisbaarheid van de bijdragen van deze staten met zich.

Artikel 9

1. Indien de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet is vastgesteld,

a) kunnen de betalingen worden verricht tot een maandelijks maximum van een twaalfde van het totaal van de voor elke titel voor het vorige begrotingsjaar toegestane kredieten;

b) mogen de bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten tot een maandelijks maximum van een twaalfde van de volgens de laatste naar behoren vastgestelde begroting gestorte bijdragen, worden afgeroepen.

2. Het besluit om een beroep te doen op telkens een twaalfde van de uitgaven en ontvangsten, met een maximum van drie twaalfden van de volgens de laatste naar behoren vastgestelde begroting opgenomen bedragen, wordt door de plaatsvervangend secretaris-generaal genomen, die zijn besluit per brief aan de in artikel 25 genoemde staten meedeelt.

3. Boven het maximum van drie twaalfden van de volgens de laatste naar behoren vastgestelde begroting opgenomen bedragen, wordt het besluit om betalingen toe te staan en bijdragen af te roepen door de in artikel 25 genoemde lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, genomen.

4. Wanneer de begroting definitief is vastgesteld, wordt de toepassing van de eventueel uit hoofde van de vorige leden getroffen maatregelen onmiddellijk beëindigd.

Artikel 10

1. Eventuele ontwerpen van een aanvullende of gewijzigde begroting worden in dezelfde vorm en volgens dezelfde procedure ingediend, behandeld en vastgesteld als de begroting waarop zij betrekking hebben.

2. Jaarlijks wordt in de maand volgende op de afsluiting van de in artikel 46, lid 1, bedoelde rekening een gewijzigde begroting ingediend, met als doel het batig saldo van de uitvoering van het vorige begrotingsjaar op te nemen onder de ontvangsten, respectievelijk het negatief saldo op te nemen onder de uitgaven.

Artikel 11

De begroting is toegankelijk voor het publiek.

HOOFDSTUK III

Uitvoering van de begroting en boekhouding

Artikel 12

De uitvoering van de begroting geschiedt volgens het beginsel van scheiding van ordonnateur en rekenplichtige. De functies van ordonnateur, rekenplichtige en financieel controleur zijn onderling onverenigbaar.

Artikel 13

1. De functie van ordonnateur van de ontvangsten en uitgaven wordt uitgeoefend door een directeur-generaal van het secretariaat-generaal van de Raad. De ordonnateur voert de begroting uit namens de plaatsvervangend secretaris-generaal en binnen de grenzen van de toegekende kredieten. Hij kan zijn bevoegdheden delegeren aan een directeur.

2. De ordonnateur kan besluiten kredieten over te schrijven van het ene naar het andere artikel van hetzelfde hoofdstuk. Met instemming van de groep SIS kan hij besluiten binnen dezelfde titel van het ene naar het andere hoofdstuk kredieten over te schrijven. Voor de instemming van de groep SIS gelden dezelfde voorwaarden als voor de goedkeuring van haar advies over de begroting.

Artikel 14

De functie van financieel controleur wordt uitgeoefend door de financieel controleur van de Raad volgens de regels die voor diens functie gelden.

Artikel 15

De ontvangsten worden geïnd en de uitgaven betaald door een rekenplichtige die werkzaam is bij het directoraat-generaal A van het secretariaat-generaal van de Raad.

Artikel 16

1. De ordonnateur stelt voor de inning van alle bedragen die uit hoofde van artikel 25, of van enige schuld aan de betrokken staat door derden verschuldigd zijn in verband met de installatie en het functioneren van Sisnet, een invorderingsopdracht op. Invorderingsopdrachten worden toegezonden aan de rekenplichtige, die deze opdrachten ter goedkeuring voorlegt aan de financieel controleur.

2. Uit deze goedkeuring blijkt:

a) de juistheid van de aanwijzing,

b) de regelmatigheid en juistheid van de invorderingsopdracht ten aanzien van de geldende bepalingen,

c) de regelmatigheid van de bewijsstukken,

d) de juistheid van de naam van de schuldenaar of de bevoegde autoriteit van de staat die schuldenaar is,

e) de vervaldag,

f) de toepassing van de in lid 4 genoemde beginselen van goed financieel beheer,

g) de juistheid van de omvang en de valuta van het in te vorderen bedrag.

3. De rekenplichtige neemt volgens voorschrift opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling.

Artikel 17

Onverminderd de artikelen 5 en 6, kunnen:

1. Op het bedrag van nota's, rekeningen of betaalstaten, waarvoor in dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven, in mindering worden gebracht:

a) boetes voor een partij bij een overeenkomst over een gehonoreerde offerte;

b) onverschuldigd betaalde bedragen, waarvan verrekening kan plaatsvinden door inhouding op een nieuwe soortgelijke betaling ten laste van de titel, het hoofdstuk, het artikel en het begrotingsjaar waarop het teveel betaalde is geboekt.

De op nota's en rekeningen in mindering gebrachte kortingen, ristorno's en rabatten worden niet afzonderlijk als ontvangsten opgevoerd.

2. De volgende bedragen opnieuw worden aangewend in het kader van het begrotingsonderdeel waarop de oorspronkelijke uitgave werd aangewezen:

- ontvangsten uit hoofde van terugbetaling van bedragen welke onverschuldigd zijn betaald ten laste van kredieten op de begroting.

De nieuwe aanwending moet plaatsvinden vóór het einde van het begrotingsjaar dat volgt op het begrotingsjaar waarin de ontvangsten zijn geïnd.

Artikel 18

1. Elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting kan ontstaan, dient te worden voorafgegaan door een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting door de ordonnateur aan de rekenplichtige waarin uitsluitsel wordt gegeven omtrent het oogmerk, het bedrag, de aanwijzing van de uitgave op de begroting en de naam van de schuldeiser. Een dergelijk voorstel wordt toegezonden aan de rekenplichtige, die het ter goedkeuring voorlegt aan de financieel controleur.

2. Uit deze goedkeuring blijkt:

a) dat het voorstel tot het aangaan van de betalingsverplichting is voorgelegd overeenkomstig het bepaalde in lid 1,

b) de juistheid van de aanwijzing,

c) de beschikbaarheid van de kredieten op de begroting,

d) de toepassing van het in artikel 4 bedoelde goed financieel beheer,

e) de regelmatigheid en juistheid van de uitgave ten aanzien van de geldende bepalingen.

Artikel 19

1. De betaalbaarstelling door de budgethouder omvat:

a) verificatie van het bestaan van de rechten van de schuldeiser;

b) vaststelling of verificatie van het bestaan en van het bedrag van de vordering;

c) verificatie van de opeisbaarheid van de vordering;

d) verificatie of de diensten zijn verricht dan wel de aankoop is gedaan zoals was overeengekomen.

2. De ordonnateur kan de verificaties onder zijn verantwoordelijkheid laten uitvoeren.

Artikel 20

1. De ordonnateur verleent door het afgeven van een betalingsopdracht aan de rekenplichtige machtiging om de betaling te verrichten voor een uitgave die door hem betaalbaar is gesteld.

2. De betalingsopdracht moet vermelden:

a) het begrotingsjaar ten laste waarvan de uitgave komt,

b) de titel, het hoofdstuk en het artikel van de begroting,

c) het te betalen bedrag in cijfers en voluit geschreven met vermelding van de valuta van betaling,

d) naam en adres van de begunstigde,

e) het oogmerk van de uitgave,

f) de wijze van betaling,

g) nummer en datum van de desbetreffende goedkeuringen van de voorstellen tot het aangaan der betalingsverplichtingen.

3. De betalingsopdracht wordt door de ordonnateur gedateerd en ondertekend.

4. De rekenplichtige legt de betalingsopdracht, vergezeld van de oorspronkelijke bewijsstukken, ter goedkeuring voor aan de financieel controleur.

5. Uit deze goedkeuring blijkt:

a) de regelmatigheid van de afgifte van de betalingsopdracht;

b) de overeenstemming van de betalingsopdracht met de aangegane betalingsverplichting en de juistheid van het bedrag, rekening houdend met de in artikel 4 genoemde beginselen van goed financieel beheer;

c) de juistheid van de aanwijzing;

d) de beschikbaarheid van de kredieten onder de titel of het artikel van de begroting die er betrekking op hebben;

e) de regelmatigheid van de bewijsstukken;

f) de juistheid van de naam en de omschrijving van de begunstigde.

6. Alle uitgaven moeten vooraf gedekt zijn door de bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten of, bij ontstentenis daarvan, door een bankkrediet. De bancaire voorfinancieringskosten die bij ontstentenis van een betaling worden gemaakt, worden over de in gebreke blijvende staten verdeeld naar rato van de bijdragen die zij hebben nagelaten te betalen, rekening houdend met de duur van de achterstallige betaling.

Artikel 21

De betalingen worden verricht via de overeenkomstig artikel 17 van Besluit 1999/323/EG van de Raad(3) op naam van het secretariaat-generaal van de Raad geopende bankrekening. Uit hoofde van dit financieel reglement verrichte bankoverschrijvingen zijn voorzien van de handtekening van twee door de plaatsvervangend secretaris-generaal aangewezen personeelsleden, waaronder die van de rekenplichtige.

Artikel 22

Indien de financieel controleur zijn in de artikelen 16, 18 of 20 bedoelde goedkeuring weigert en de ordonnateur zijn voorstel handhaaft, wordt de zaak voorgelegd aan de plaatsvervangend secretaris-generaal. Behalve in geval van twijfel over de beschikbaarheid van kredieten, kan deze de weigering van goedkeuring naast zich neerleggen en de invorderingsopdracht, de betalingsverplichting of de betalingsopdracht bevestigen door middel van een met redenen omkleed besluit. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt de Rekenkamer hiervan binnen een maand op de hoogte. Zijn besluit is van kracht vanaf de datum van weigering van de goedkeuring.

Artikel 23

De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid van de ordonnateur, de financieel controleur en de rekenplichtige bij niet-naleving van de bepalingen van dit financieel reglement wordt vastgesteld overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 24

De boekhouding wordt per kalenderjaar volgens de methode van dubbel boekhouden gevoerd. Zij omvat alle ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar.

HOOFDSTUK IV

Bijdragen van de staten

Artikel 25

1. De ontvangsten op de begroting bestaan uit de financiële bijdragen van de lidstaten België, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Italië, Luxemburg, Nederland, Oostenrijk, Portugal, Spanje en Zweden, alsmede van IJsland en Noorwegen.

2. De in de begroting vastgelegde financiële bijdragen van deze staten worden uitgedrukt in euro.

Artikel 26

De in artikel 25 genoemde staten stellen hun financiële bijdragen ter beschikking van de plaatsvervangend secretaris-generaal volgens de volgende verdeelsleutel:

De verdeling van de bijdragen tussen de in artikel 25 genoemde lidstaten enerzijds en IJsland en Noorwegen anderzijds, wordt jaarlijks bepaald op basis van het aandeel van elke lidstaat en van IJsland en Noorwegen in het bruto binnenlands product (BBP) van het voorgaande jaar van alle in artikel 25 genoemde staten tezamen. De verdeling van de bijdragen tussen de betrokken lidstaten wordt jaarlijks bepaald rekening houdend met de bijdragen van IJsland en Noorwegen en naar gelang van het BTW-aandeel van elke lidstaat in de totale BTW-middelen van de Europese Gemeenschappen zoals vastgesteld bij de laatste wijziging van de begroting van de Unie in het voorgaande begrotingsjaar.

Artikel 27

1. De plaatsvervangend secretaris-generaal roept de bijdragen van alle in artikel 25 genoemde staten per brief af via de nationale administraties waarvan de gegevens hem zijn meegedeeld.

2. Deze brief vermeldt:

a) het besluit tot goedkeuring van de begroting of, indien een beroep is gedaan op artikel 9, het besluit om de bijdragen via voorlopige twaalfden af te roepen;

b) het bedrag in euro dat elke staat moet betalen op basis van de in artikel 26 bedoelde verdeelsleutel;

c) de voor de betaling van de bijdrage benodigde gegevens.

3. De bijdragen worden op de in artikel 21 bedoelde bankrekening gestort.

4. De bijdragen worden in euro betaald.

Artikel 28

1. De in artikel 25 genoemde staten dienen uiterlijk vóór respectievelijk 15 februari, 1 april, 1 juli en 1 oktober 25 % van hun bijdrage te storten.

2. Indien een staat niet beantwoordt aan zijn financiële verplichtingen, zijn de communautaire regels voor moratoire interest met betrekking tot de betaling van de bijdragen aan de begroting van de Unie van overeenkomstige toepassing, onverminderd de kosten die krachtens artikel 20, lid 6, ten laste komen van deze staat.

HOOFDSTUK V

Sluiten van overeenkomsten

Artikel 29

1. Overeenkomsten inzake de koop en huur van goederen of het verrichten van diensten worden schriftelijk gesloten.

2. Deze overeenkomsten met een geraamde waarde die gelijk is aan of hoger ligt dan de drempelbedragen in Richtlijn 93/36/EEG van de Raad van 14 juni 1993 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen(4) of Richtlijn 92/50/EEG van de Raad van 18 juni 1992 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening(5), worden gesloten na een uitnodiging tot inschrijving overeenkomstig het bepaalde in die richtlijnen, met inbegrip van alle verdere wijzigingen waartoe wordt besloten (hierna de "richtlijnen van de Raad inzake procedures voor overheidsopdrachten").

3. Overeenkomsten met een geraamde waarde die niet hoger ligt dan het drempelbedrag van de richtlijnen van de Raad inzake procedures voor overheidsopdrachten kunnen onderhands worden gesloten. In die gevallen zijn de in artikel 25 genoemde lidstaten evenwel gehouden om de leveranciers die in staat zijn de betrokken prestatie te verrichten zoveel mogelijk en met alle dienstige middelen in staat te stellen met elkaar te concurreren.

4. Uitnodigingen tot inschrijving worden door het secretariaat-generaal namens de in artikel 25 genoemde lidstaten in beginsel in alle lidstaten bekendgemaakt.

5. De procedures voor de uitnodiging tot inschrijving en de selectie- en gunningscriteria worden bepaald en geregeld bij de bepalingen van de richtlijnen van de Raad inzake procedures voor overheidsopdrachten, als aangevuld door de bepalingen van dit financieel reglement.

6. Uitnodigingen tot inschrijving worden namens de in artikel 25 genoemde lidstaten opgesteld door het secretariaat-generaal en bevatten in het bijzonder gegevens over:

a) de wijze van indiening van de inschrijvingen en presentatie ervan, met name de eventuele eis om een standaardantwoordformulier in te vullen;

b) verwijzingen naar de algemene voorwaarden die op de betrokken overeenkomst van toepassing zijn (leveringen, werken, dienstverrichtingen of publicaties), en eventueel naar het document betreffende de bijzondere voorwaarden voor de overeenkomst;

c) een beding luidens hetwelk een inschrijving aanvaarding betekent van het desbetreffende bestek;

d) de verificatievoorwaarden, die nauwkeurig moeten worden omschreven wanneer in een verificatie ter plaatse wordt voorzien;

e) de geldigheidsduur van de offertes, waarin de inschrijver alle voorwaarden van zijn offerte moet handhaven;

f) de sancties bij niet-naleving van de contractuele bepalingen;

g) de vermeldingen die op de rekeningen (of op de bewijsstukken ter staving daarvan) moeten worden aangebracht;

h) het verbod van enig contact tussen de plaatsvervangend secretaris-generaal en zijn personeel, de vertegenwoordigers van de regeringen van de in artikel 25 genoemde lidstaten, de vertegenwoordigers van de regeringen van IJsland en Noorwegen en de inschrijver, behalve, bij wijze van uitzondering, in de volgende omstandigheden:

vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten:

i) op initiatief van de inschrijvers:

aan alle inschrijvers mogen nadere inlichtingen worden verstrekt die uitsluitend tot doel hebben de aard van de uitnodiging tot inschrijving te verduidelijken,

ii) op initiatief van de plaatsvervangend secretaris-generaal:

indien de in artikel 25 genoemde lidstaten, IJsland of Noorwegen, of het secretariaat-generaal van de Raad een vergissing, een onnauwkeurigheid, een weglating of enige andere materiële tekortkoming in de bewoordingen van de uitnodiging tot inschrijving ontdekken, mogen zij de betrokkenen daarvan op de hoogte brengen onder strikt dezelfde voorwaarden als die van de uitnodiging tot inschrijving;

iii) na de opening van de inschrijvingen en op initiatief van de in artikel 25 genoemde lidstaten, IJsland of Noorwegen, of het secretariaat-generaal van de Raad: indien een aanbieding aanleiding geeft tot een verzoek om opheldering of indien duidelijk materiële fouten in de bewoordingen van de aanbieding moeten worden verbeterd, mag het secretariaat-generaal met de inschrijver contact opnemen.

Artikel 30

In alle gevallen waarin er onder de in artikel 29, lid 6, onder h), bedoelde omstandigheden contacten zijn geweest, wordt een "nota voor het dossier" opgesteld en wordt in het later aan de in artikel 36 bedoelde raadgevende commissie uit te brengen verslag van deze contacten melding gemaakt.

Artikel 31

Tussen onderdanen van de lidstaten en IJsland en Noorwegen wordt terzake van door de plaatsvervangend secretaris-generaal namens de in artikel 25 genoemde lidstaten te sluiten overeenkomsten geen onderscheid op grond van nationaliteit gemaakt.

Artikel 32

Indien voor de betrokken aanbesteding algemene voorwaarden gelden, worden die bij de uitnodiging tot inschrijving gevoegd. In voorkomend geval wordt tevens daarbij een document gevoegd met de bijzondere voorwaarden voor de overeenkomst.

Artikel 33

De indiening van de offertes geschiedt naar keuze van de inschrijvers:

a) per post:

in de uitnodiging tot inschrijving wordt in dat geval gestipuleerd dat de relevante datum de datum van verzending van de uitnodiging is, waarbij het poststempel als bewijs dient. Verzending per post dient aangetekend te geschieden; of

b) door indiening bij de het secretariaat-generaal van de Raad, rechtstreeks of door een gemachtigde van de inschrijver, met inbegrip van particuliere koerierdiensten:

in de uitnodiging tot inschrijving worden in dat geval het uiterste tijdstip (dag en uur) voor de indiening van de stukken vermeld, alsmede de dienst van het secretariaat-generaal van de Raad waar deze stukken tegen gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten worden afgegeven.

In beide gevallen is de datum dezelfde.

Voor de geheimhouding en om enigerlei moeilijkheid te voorkomen wordt in de uitnodiging tot inschrijving het volgende opgenomen:"Verzending dient onder dubbele omslag te geschieden. Beide omslagen worden gesloten. De ingesloten omslag draagt, naast de aanduiding van de dienst waarvoor deze is bestemd zoals aangegeven in de uitnodiging tot inschrijving, de vermelding 'Uitnodiging tot inschrijving - mag niet door de postdienst worden geopend'. Zelfklevende omslagen moeten met plakband worden gesloten en dwars over het plakband wordt de handtekening van de afzender geplaatst.".

Artikel 34

Alle inschrijvingen moeten worden geopend.

De inschrijvingen worden door een daartoe door de plaatsvervangend secretaris-generaal aangewezen commissie geopend. Deze bestaat uit drie hoge ambtenaren uit verschillende directoraten van het secretariaat-generaal van de Raad. De financieel controleur moet van het openen van de inschrijvingen in kennis worden gesteld. De financieel controleur of zijn vertegenwoordiger zal als waarnemer bij de opening aanwezig zijn.

De commissie stelt een verslag op over het openen van de inschrijvingen, dat door al haar leden wordt ondertekend.

Elke bladzijde van elke inschrijving wordt door ten minste één lid van de commissie geparafeerd. De commissie stelt van de opening van de ontvangen inschrijvingen proces-verbaal op en vermeldt daarbij alle documenten die van elke inschrijver met betrekking tot de inschrijving zijn ontvangen.

Artikel 35

Elke inschrijving wordt door de in artikel 25 genoemde lidstaten, samen met IJsland en Noorwegen, beoordeeld. Een door deze staten unaniem goedgekeurd verslag wordt door de bevoegde ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad of een plaatsvervanger, beiden aangewezen door de budgethouder, ingediend bij de in artikel 36 bedoelde raadgevende commissie.

Dit verslag bevat met name:

a) een motivering voor de afwijzing van de inschrijving;

b) een technische en financiële evaluatie van elke inschrijving, met inbegrip van een vergelijkende tabel van de prijzen per eenheid;

c) de motivering van de aanbeveling voor de keuze van de inschrijver.

Artikel 36

Overeenkomsten die door de plaatsvervangend secretaris-generaal namens de in artikel 25 genoemde lidstaten en door de bevoegde vertegenwoordigers van Noorwegen en IJsland moeten worden gesloten na een uitnodiging tot inschrijving, worden eerst aan een raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten voorgelegd met het verzoek hierover advies uit te brengen.

Artikel 37

De in artikel 36 genoemde raadgevende commissie telt onder haar leden een vertegenwoordiger van elke in artikel 25 genoemde lidstaat en een vertegenwoordiger van Noorwegen en een van IJsland. De in artikel 25 genoemde lidstaten alsmede IJsland en Noorwegen zorgen ervoor dat de gekozen vertegenwoordigers deskundig zijn op informaticagebied en/of in financiële zaken en/of juridische zaken. De vertegenwoordigers mogen geen deel hebben genomen aan de beoordeling van de aan de raadgevende commissie voor te leggen dossiers. Een vertegenwoordiger van de financieel controleur zal als waarnemer aanwezig zijn.

De raadgevende commissie kiest bij gewone meerderheid een voorzitter en een ondervoorzitter uit zijn vertegenwoordigers.

De raadgevende commissie brengt advies uit over de regelmatigheid van de procedure die tot de selectie van de inschrijver heeft geleid en, in het algemeen, over de voorgestelde voorwaarden van de overeenkomst.

Alle vraagstukken aangaande de inhoud van dit hoofdstuk kunnen voor advies aan de raadgevende commissie worden voorgelegd.

De raadgevende commissie streeft ernaar haar adviezen eenstemmig vast te stellen. Indien eenstemmigheid niet mogelijk is, stelt de raadgevende commissie haar adviezen bij gewone meerderheid van haar leden vast. Een quorum van elf is vereist voor de geldigheid van de procedure. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

Het secretariaat-generaal van de Raad zorgt in voorkomend geval voor secretariaatsassistentie ten behoeve van de raadgevende commissie.

Artikel 38

De raadgevende commissie stelt haar reglement van orde vast naar analogie van het reglement van orde van de raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten van de Raad van de Europese Unie.

Artikel 39

De raadgevende commissie brengt in haar zuiver adviserende kwaliteit advies uit:

a) over alle ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten inzake leveringen of diensten, met inbegrip van studies, waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger ligt dan de drempelbedragen in de richtlijnen van de Raad inzake overheidsopdrachten;

b) over de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten bij de onder a) bedoelde overeenkomsten telkens wanneer het om ingrijpende wijzigingen gaat, met name wanneer in de bijkomende overeenkomsten het bedrag van de oorspronkelijke overeenkomst wordt gewijzigd;

c) over de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten die ertoe leiden dat het totale bedrag voor een reeds gesloten overeenkomst boven de in a) bedoelde drempelbedragen uitkomt;

d) over de vraagstukken die bij de sluiting of uitvoering van aanbestedingsovereenkomsten rijzen (bv. annulering van bestellingen, verzoeken om vermindering van boeten wegens vertraging, afwijkingen van de bestekbepalingen en de algemene voorwaarden), voorzover zij voldoende ernstig zijn om een verzoek om advies te rechtvaardigen;

e) op verzoek van een van de in artikel 25 genoemde lidstaten, IJsland of Noorwegen, een lid van de raadgevende commissie of de plaatsvervangend secretaris-generaal, over de ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten waarmee een geringer bedrag dan het onder a) bedoelde drempelbedrag is gemoeid, wanneer zij van mening zijn dat deze overeenkomsten beginselvragen opwerpen of een bijzonder karakter vertonen.

Artikel 40

De krachtens artikel 39, onder b) tot en met d), voor advies aan de raadgevende commissie voorgelegde dossiers gaan tevens vergezeld van een eenstemmig door de in artikel 25 bedoelde lidstaten alsmede door IJsland en Noorwegen goedgekeurd verslag.

Artikel 41

De adviezen van de raadgevende commissie worden door haar voorzitter ondertekend. Om te vermijden dat de procedure ten gevolge van de werkzaamheden van de raadgevende commissie wordt vertraagd, kunnen de in artikel 25 genoemde lidstaten en IJsland en Noorwegen, indien zij dit nodig achten, een redelijke termijn stellen waarbinnen een advies moet worden uitgebracht. De adviezen worden meegedeeld aan de plaatsvervangend secretaris-generaal, de in artikel 25 genoemde lidstaten, en IJsland en Noorwegen. Na zich op het advies te hebben beraden, nemen de in artikel 25 genoemde lidstaten en IJsland en Noorwegen met eenstemmigheid een definitief besluit over het geval. Zodra het besluit is genomen, wordt de overeenkomst of overeenkomsten waarop elk geval betrekking heeft, door de plaatsvervangend secretaris-generaal namens de in artikel 25 genoemde lidstaten en de geschikte vertegenwoordigers van IJsland en Noorwegen gesloten.

Artikel 42

Alle inschrijvers worden door het secretariaat-generaal op de hoogte gebracht van de ten aanzien van hun inschrijvingen genomen beslissing.

Artikel 43

1. Wanneer de vermoedelijke waarde van de goederen of diensten 2000 EUR niet overschrijdt, kan voor de overeenkomsten met een rekening of kostennota worden volstaan.

2. Als garantie voor de uitvoering van aanbestedingsovereenkomsten kan van leveranciers, aannemers of dienstverrichters worden verlangd dat zij vooraf een zekerheid stellen, welke niet slechts de gehele duur van de garantie moet bestrijken, doch een tijdvak dat toereikend is om de borg te doen betalen. In beginsel moet de zekerheid worden gesteld door een storting in euro op een daartoe speciaal geopende bankrekening op naam van het secretariaat-generaal van de Raad. Zodanige zekerheid mag alleen worden gesteld bij een eersterangskredietinstelling door middel van een in euro luidend zicht- of kortetermijndeposito.

3. Het bedrag van de zekerheid wordt vastgesteld volgens de gebruikelijke voorwaarden.

4. Het stellen van de zekerheid is verplicht wanneer de waarde van de betrokken overeenkomst gelijk is aan of hoger ligt dan de in de richtlijnen van de Raad inzake procedures voor overheidsopdrachten genoemde drempelbedragen.

5. Deze zekerheid mag worden vervangen door een door een derde verstrekte en door de rekenplichtige goedgekeurde hoofdelijke borgstelling. De borg luidt in beginsel in euro en moet aan dezelfde regels voldoen als de in lid 2 bedoelde borg.

6. Ingeval de overeenkomst niet of niet tijdig wordt uitgevoerd, verzekert de plaatsvervangend secretaris-generaal de in artikel 25 genoemde lidstaten, alsmede IJsland en Noorwegen, voor alle schaden, interesten en kosten van een billijke vergoeding, met name door het desbetreffende bedrag af te houden van de zekerheid, ongeacht of deze rechtstreeks door de leverancier of aannemer dan wel door een derde is gesteld.

Artikel 44

De gebruikelijke bewijsstukken bij de eerste betalingsopdracht die is opgesteld volgens een overeenkomst waarbij zekerheid moet worden gesteld, worden aangevuld met een door de rekenplichtige voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van ofwel het ontvangstbewijs dat is ontvangen bij betaling van de zekerheid, of van een verklaring van de instelling of derde partij die de borg verstrekt.

Artikel 45

De zekerheid wordt terugbetaald of de in plaats daarvan verstrekte borg, bedoeld in artikel 43, wordt vrijgegeven door de plaatsvervangend secretaris-generaal overeenkomstig de bepalingen van de toepasselijke overeenkomst of borg, behalve in gevallen van niet- of niet tijdige uitvoering als bedoeld in artikel 43, lid 6.

HOOFDSTUK VI

Rekening en verantwoording - Controle van de rekeningen

Artikel 46

1. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt, binnen twee maanden na afloop van de periode waarin de begroting is uitgevoerd, een jaarrekening en een financiële balans op en doet beide documenten toekomen aan de groep SIS.

2. De jaarrekening omvat alle verrichtingen inzake ontvangsten en uitgaven die op het afgelopen begrotingsjaar betrekking hebben. Zij wordt in dezelfde vorm en met dezelfde onderverdeling als de begroting ingediend.

3. Aan de rekening worden de volgende documenten toegevoegd:

a) een overzicht van de situatie van elke in artikel 25 genoemde staat op het stuk van zijn financiële bijdrage, en

b) een overzicht van de kredietoverschrijvingen.

4. De financiële balans omvat de activa en de passiva op de begroting op 31 december van het afgelopen begrotingsjaar.

Artikel 47

1. De Rekenkamer wordt verzocht de rekeningen te controleren.

2. De plaatsvervangend secretaris-generaal verstrekt de Rekenkamer binnen 15 dagen na de in artikel 46, lid 1, genoemde termijn de jaarrekening en de financiële balans.

3. De controle door de Rekenkamer heeft ten doel vast te stellen of alle ontvangsten en uitgaven op een wettige en regelmatige wijze zijn geïnd, respectievelijk in overeenstemming met de te beheren overeenkomsten, de begroting en dit financieel reglement.

4. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt de Rekenkamer alle faciliteiten ter beschikking die deze meent nodig te hebben voor haar taakvervulling.

Artikel 48

De jaarrekening, de financiële balans en het verslag van de Rekenkamer, dit laatste eventueel vergezeld van opmerkingen van de plaatsvervangend secretaris-generaal, worden vóór 1 juli aan de in artikel 25 genoemde staten voorgelegd. De in artikel 25 genoemde lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, verlenen de plaatsvervangend secretaris-generaal kwijting voor de uitvoering van de begroting.

HOOFDSTUK VII

Slotbepalingen

Artikel 49

De toepassing van de bepalingen van het Schengenacquis inzake het Schengeninformatiesysteem met betrekking tot een staat die niet genoemd wordt in artikel 25, hierna "andere staat" te noemen, heeft tot gevolg dat:

a) de verdeling van de bijdragen over de in artikel 25 genoemde staten volgens de in artikel 26 vermelde criteria wordt herzien;

b) de bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten worden aangepast om die andere staat voor het volledige lopende begrotingsjaar te laten bijdragen aan de werking van Sisnet;

c) de bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten worden aangepast om die andere staat een deel van de kosten te laten dragen die reeds eerder werden gemaakt voor de installatie van Sisnet. Dat deel wordt berekend rekening houdend met het BTW-aandeel van die staat in de totale BTW-middelen van de Europese Gemeenschappen voor de voorgaande begrotingsjaren waarin kosten zijn gemaakt voor de installatie van Sisnet. Voor de bijdrage van dit deel wordt een creditnota aan de in artikel 25 genoemde staten opgesteld naar rato van hun aandeel als berekend volgens artikel 26. Naar keuze kunnen deze staten dit bedrag gebruiken voor hun aandeel aan de begroting of om terugbetaling verzoeken.

Artikel 50

1. Dit financieel reglement geldt voor de vaststelling van de begroting ten aanzien van de ontvangsten en uitgaven die nodig zijn om aan de verplichtingen te voldoen welke voortvloeien uit enige overeenkomstig artikel 1 van Besluit 1999/870/EG gestelde handeling voor de resterende periode van het begrotingsjaar waarin het reglement van kracht wordt.

2. In afwijking van artikel 8 legt de plaatsvervangend secretaris-generaal ten behoeve van in lid 1 bedoelde begroting het voorontwerp van begroting zo spoedig mogelijk na de aanneming van dit financieel reglement aan de groep SIS voor. Nadat de groep SIS advies heeft uitgebracht en de ontwerp-begroting is opgesteld, stellen de in artikel 25 genoemde lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, onverwijld de begroting vast.

3. In afwijking van artikel 28, moeten de in artikel 25 genoemde staten ten behoeve van de in lid 1 bedoelde begroting hun bijdrage betalen volgens een door de in artikel 25 genoemde lidstaten bij de vaststelling van deze begroting te bepalen tijdschema.

Artikel 51

1. Dit besluit wordt van kracht op de dag waarop het wordt aangenomen.

2. Het wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 27 maart 2000.

Voor de Raad

De voorzitter

F. Gomes

(1) PB L 337 van 30.12.1999, blz. 41.

(2) PB L 356 van 31.12.1977, blz. 1. Verordening laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 2673/1999 (PB L 326 van 18.12.1999, blz. 1).

(3) PB L 123 van 13.5.1999, blz. 51.

(4) PB L 199 van 9.8.1993, blz. 1.

(5) PB L 209 van 24.7.1992, blz. 1. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 97/52/EG van het Europees Parlement en de Raad (PB L 328 van 28.11.1997, blz. 1).