REGLEMENT VAN ORDE VAN DE COMMISSIE van 17 februari 1993

(93/492/Euratom, EGKS, EEG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot instelling van één Raad en één Commissie welke de Europese Gemeenschappen gemeen hebben, en met name op artikel 16,

STELT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VAST:

HOOFDSTUK I DE COMMISSIE

Artikel 1

De Commissie handelt overeenkomstig de bepalingen van dit Reglement van orde als college.

Artikel 2

De besluiten van de Commissie worden genomen:

a) in vergadering, of

b) langs de weg van de schriftelijke procedure overeenkomstig de bepalingen van artikel 10, of

c) langs de weg van de machtigingsprocedure overeenkomstig de bepalingen van artikel 11.

Afdeling I De vergaderingen van de Commissie

Artikel 3

De Commissie wordt door de voorzitter in vergadering bijeengeroepen.

De Commissie vergadert in de regel ten minste eenmaal per week en voorts telkens wanneer zulks noodzakelijk is.

Artikel 4

De Commissie stelt ieder jaar haar jaarlijks werkprogramma vast. De voorzitter stelt, rekening houdend met dat jaarlijkse werkprogramma en met een glijdend kwartaalprogramma waarin in de regel de punten worden opgenomen die een besluit van de Commissie volgen, van elke vergadering de agenda vast.

Elk niet in het kwartaalprogramma voorkomend punt waarvan een lid van de Commissie om plaatsing op de agenda verzoekt, wordt op de agenda geplaatst, mits het verzoek, behoudens in uitzonderlijke gevallen, negen dagen van tevoren wordt ingediend.

De agenda en de noodzakelijke werkdocumenten worden binnen de termijnen en in de werktalen die de Commissie overeenkomstig artikel 24 vaststelt, aan haar leden verstrekt.

Elk punt ten aanzien waarvan een lid van de Commissie verzoekt, of bij zijn afwezigheid doet verzoeken, het van de agenda af te voeren, wordt tot een volgende vergadering uitgesteld, behalve wanneer de afvoering van een agendapunt zou meebrengen dat de Commissie een bepaalde termijn niet in acht kan nemen waarvan de niet-inachtneming juridische gevolgen zou hebben. Indien over een op hetzelfde punt betrekking hebbend nieuw verzoek tot afvoering geen overeenstemming kan worden bereikt, neemt de Commissie over dat verzoek een besluit.

De Commissie kan met meerderheid van stemmen besluiten te beraadslagen over een punt dat niet op de agenda is geplaatst of ten aanzien waarvan de noodzakelijke werkdocumenten laattijdig zijn verstrekt. Zij kan met meerderheid van stemmen besluiten over een agendapunt niet te beraadslagen.

Artikel 5

Voor de geldigheid van de besluiten van de Commissie is de aanwezigheid van de meerderheid van het in het Verdrag vastgestelde aantal leden vereist.

Artikel 6

De Commissie besluit op voorstel van een of meer van haar leden.

De Commissie gaat op verzoek van een van haar leden tot stemming over. Deze stemming betreft het oorspronkelijke voorstel of een voorstel dat door het verantwoordelijke lid, respectievelijk de verantwoordelijke leden of door de voorzitter werd gewijzigd.

De besluiten van de Commissie worden genomen wanneer zij de stemmen van de meerderheid van het in het Verdrag vastgestelde aantal leden hebben verkregen. Deze meerderheid is vereist, ongeacht de inhoud en de aard van het besluit van de Commissie en onverminderd de bepalingen van artikel 4, vijfde alinea, eerste volzin.

Artikel 7

De vergaderingen van de Commissie zijn niet openbaar. De beraadslagingen zijn vertrouwelijk.

Artikel 8

De secretaris-generaal woont de vergaderingen bij, tenzij de Commissie anders besluit. De toepassingsbepalingen van dit Reglement van orde behelzen de voorwaarden waaronder aan andere personen toestemming tot bijwoning van de vergaderingen wordt verleend.

Bij afwezigheid van een lid van de Commissie mag zijn kabinetschef de vergadering bijwonen en, op verzoek van de voorzitter, het standpunt van het afwezige lid uiteenzetten.

De Commissie kan bij wijze van uitzondering besluiten ieder ander persoon te horen.

Artikel 9

Van elke vergadering van de Commissie worden notulen opgemaakt.

De ontwerp-notulen worden tijdens een volgende vergadering aan de Commissie ter goedkeuring voorgelegd. De goedgekeurde notulen worden gewaarmerkt door de handtekening van de voorzitter en van de secretaris-generaal.

Afdeling II De andere besluitvormingsprocedures

Artikel 10

De instemming van de leden van de Commissie met een door een of meer van haar leden gedaan voorstel kan langs de weg van een schriftelijke procedure worden verkregen, mits dat voorstel de instemming van de rechtstreeks daarbij betrokken directoraten-generaal heeft verkregen en daarover door de Juridische Dienst een gunstig advies werd uitgebracht.

Te dien einde wordt de tekst van het voorstel schriftelijk aan alle leden van de Commissie in de door haar overeenkomstig artikel 24 vastgestelde talen overgelegd onder mededeling van de gestelde termijn, waarbinnen de voorbehouden of amendementen, waartoe het voorstel eventueel aanleiding geeft, ter kennis moeten worden gebracht.

In de loop van de schriftelijke procedure kan elk lid van de Commissie verzoeken om het voorstel ter vergadering te bespreken. In dat geval wordt het punt op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de Commissie geplaatst.

Een voorstel ten aanzien waarvan geen enkel lid van de Commissie binnen de voor een schriftelijke procedure vastgestelde termijn een voorbehoud heeft gemaakt of heeft gehandhaafd, wordt geacht door de Commissie te zijn aangenomen. Daarvan wordt in de notulen van de eerstvolgende vergadering van de Commissie melding gemaakt.

Artikel 11

De Commissie kan, op voorwaarde dat het beginsel van haar collegiale verantwoordelijkheid ten volle wordt geëerbiedigd, een of meer van haar leden machtigen in haar naam en onder haar toezicht duidelijk omschreven maatregelen van beheer of bestuur te nemen.

De Commissie kan eveneens in overleg met de voorzitter de goedkeuring van de definitieve tekst van een besluit waarvan zij de hoofdinhoud tijdens haar beraadslagingen heeft vastgesteld aan een of meer van haar leden opdragen.

De aldus gedelegeerde bevoegdheden mogen niet worden gesubdelegeerd, tenzij zulks in het delegatiebesluit uitdrukkelijk is toegestaan.

Het bepaalde in de eerste, de tweede en de derde alinea laat de regels voor de delegaties op financieel gebied en voor de aan het tot aanstelling bevoegde gezag en aan het gezagsorgaan dat bevoegd is om aanstellingsovereenkomsten aan te gaan, toegekende bevoegdheden onverlet.

Afdeling III Voorbereiding en uitvoering van de besluiten van de Commissie

Artikel 12

De Commissie kan aan haar leden een speciaal arbeidsterrein toewijzen op hetwelk zij voor de voorbereiding van haar werkzaamheden en voor de uitvoering van haar besluiten in het bijzonder verantwoordelijk zijn.

Het verantwoordelijke lid van de Commissie geeft daartoe zijn instructies aan de betrokken diensten.

Artikel 13

De Commissie kan uit haar leden werkgroepen vormen waarvan de voorzitter door haar wordt aangewezen.

Artikel 14

De leden van de Commissie kunnen kabinetten vormen die tot opdracht hebben hen bij de vervulling van hun taken en bij de voorbereiding van de besluiten van de Commissie bij te staan.

Artikel 15

De secretaris-generaal staat bij de voorbereiding van de werkzaamheden en van de vergaderingen van de Commissie de voorzitter bij.

Hij draagt zorg voor het goede verloop van de besluitvormingsprocedures en ziet toe op de uitvoering van de in artikel 2 bedoelde besluiten.

Hij draagt zorg voor de nodige cooerdinatie tussen de diensten van de Commissie bij de voorbereiding van de werkzaamheden en ziet erop toe dat de voor de indiening van de aan de Commissie voorgelegde documenten geldende regels in acht worden genomen.

Hij treft de nodige maatregelen voor de kennisgeving van de besluiten van de Commissie en voor de bekendmaking van die besluiten in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen alsmede voor de toezending van de documenten van de Commissie en van die van haar diensten aan de andere Instellingen van de Europese Gemeenschappen.

Hij onderhoudt de officiële contacten met de andere Instellingen van de Europese Gemeenschappen, onverminderd de bevoegdheden die de Commissie besluit zelf uit te oefenen of aan haar leden of haar diensten te delegeren. Hij volgt de werkzaamheden van de andere Instellingen van de Europese Gemeenschappen en licht de Commissie daarover in.

Artikel 16

De ter vergadering of langs de weg van de schriftelijke procedure genomen besluiten worden, in de taal of talen waarin zij authentiek zijn, als bijlage gevoegd bij de notulen van de vergadering van de Commissie waarop zij zijn aangenomen of waarop van de aanneming ervan akte is genomen. Deze besluiten worden gewaarmerkt door de op de eerste bladzijde van deze notulen geplaatste handtekening van de voorzitter en van de secretaris-generaal.

De krachtens de machtigingsprocedure goedgekeurde besluiten worden gewaarmerkt in de taal of talen waarin zij authentiek zijn, door de handtekening van het verantwoordelijke lid van de Commissie en van een ambtenaar van het secretariaat-generaal die daartoe door de secretaris-generaal is aangewezen.

In de zin van dit Reglement van orde wordt onder "besluit" verstaan de besluiten die een van de vormen hebben als bedoeld in artikel 14 van het EGKS-Verdrag, artikel 189 van het EEG-Verdrag en artikel 161 van het EGA-Verdrag, alsook de door de Commissie goedgekeurde voorstellen.

In de zin van dit Reglement van orde wordt onder "talen die authentiek zijn" verstaan de officiële talen van de Gemeenschappen wanneer het gaat om besluiten met een algemene strekking of om voorstellen en, wat de andere besluiten betreft, de taal of de talen van degenen tot wie zij zijn gericht.

HOOFDSTUK II DE DIENSTEN VAN DE COMMISSIE

Artikel 17

Voor de voorbereiding en uitvoering van haar ambtsbezigheden beschikt de Commissie over een samenstel van diensten die één enkel bestuur vormen.

Het bepaalde in de eerste alinea van het onderhavige artikel laat de bepalingen van artikel 12 onverlet.

Artikel 18

De diensten van de Commissie bestaan uit directoraten-generaal en daarmede gelijkgestelde diensten.

In beginsel zijn de directoraten-generaal en de daarmede gelijkgestelde diensten onderverdeeld in directoraten, en de directoraten in administratieve eenheden.

Artikel 19

In bijzondere gevallen kan de Commissie overgaan tot de oprichting van tijdelijke structuren die met welomschreven opdrachten worden belast en waarvan de Commissie de bevoegdheden en de werkwijzen vaststelt.

Artikel 20

De diensten die bij de uitwerking of bij de uitvoering van de besluiten van de Commissie zijn betrokken, werken nauw met elkaar samen.

Alvorens een document aan de Commissie wordt voorgelegd, raadpleegt de verantwoordelijke dienst tijdig alle diensten die krachtens taakgebieden, bevoegdheden of uit hoofde van te behandelen onderwerpen daarbij betrokken of daarin geïnteresseerd zijn. De Juridische Dienst wordt geraadpleegd over alle ontwerpen van en voorstellen voor besluiten, alsmede over alle documenten die juridische implicaties kunnen hebben. De directoraten-generaal die met de begrotingen, met personeelszaken en met het algemeen beheer zijn belast, worden geraadpleegd over alle documenten die een weerslag zouden kunnen hebben op, respectievelijk, de begroting, de financiën, het personeel en de administratie. Dit geldt eveneens, indien nodig, voor het directoraat-generaal dat met de financiële controle is belast.

De verantwoordelijke dienst tracht een voorstel te formuleren waarmee geraadpleegde diensten akkoord gaan. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, voegt hij bij zijn voorstel, onverminderd het bepaalde in artikel 10, de afwijkende adviezen van deze diensten.

HOOFDSTUK III PLAATSVERVANGING

Artikel 21

De taak van de voorzitter wordt, indien hij is verhinderd, in de door de Commissie vastgestelde volgorde waargenomen door een vice-voorzitter of door een lid.

Artikel 22

De taak van de secretaris-generaal wordt, indien hij is verhinderd, door de adjunct-secretaris-generaal of, indien dit niet mogelijk is, door een door de Commissie aangewezen ambtenaar waargenomen.

Artikel 23

Behoudens andersluidend besluit van de Commissie wordt elke hiërarchisch meerdere bij diens verhindering vervangen door diens aanwezige ondergeschikte van de hoogste categorie en rang die de oudste in dienstjaren of, bij een gelijk aantal dienstjaren, de oudste in leeftijd is.

Bij afwezigheid van een hoofd van een externe delegatie evenwel, is de voor de delegatie verantwoordelijke directeur-generaal gemachtigd om in overleg met het verantwoordelijke lid van de Commissie een zaakgelastigde te benoemen die niet noodzakelijk aan de in de eerste alinea vermelde voorwaarden behoeft te voldoen.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 24

De Commissie bepaalt, voorzover noodzakelijk, de wijze van toepassing van dit Reglement.

Artikel 25

Het Voorlopig Reglement van orde van 6 juli 1967 wordt hierbij ingetrokken.

Artikel 26

Dit Reglement van orde treedt in werking op 11 september 1993.

Artikel 27

Dit Reglement van orde wordt bekendgemaakt in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 17 februari 1993.

Voor de Commissie

De Voorzitter

Jacques DELORS