VERSLAG VAN DE KAMER over de doelmatigheidscontrole van het Europees Monetair Instituut betreffende het begrotingsjaar 1994, vergezeld van de antwoorden van het Instituut (96/C 394/01)

INHOUD

Paragraaf Bladzijde

1. INLEIDING . 1.1-1.4 2

De functie van het Instituut . 1.1-1.2 2

De externe controle van het Instituut . 1.3 2

De door de Europese Rekenkamer verrichte controle . 1.4 2

2. HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1994 . 2.1-2.5 2

Het administratieve beheer . 2.1-2.2 2

Het begrotingsbeheer en de rekeningen . 2.3-2.5 2

3. DE ACTIVITEITEN VAN HET INSTITUUT IN 1994 . 3.1-3.2 3

De werkdocumenten . 3.1 3

Het jaarverslag 1994 . 3.2 3

4. BEOORDELING VAN DE DOELMATIGHEID VAN HET BEHEER VAN HET EMI IN 1994 . 4.1-4.7 3

Bijzondere omstandigheden . 4.1-4.2 3

Systemen en procedures . 4.3-4.4 3

De lasten van het begrotingsjaar . 4.5-4.6 3

Bijdrage aan de doelstellingen . 4.7 4

5. CONCLUSIE . 5 4

BIJLAGEN . 5

Antwoorden van het Europees Monetair Instituut . 6

1. INLEIDING

De functie van het Instituut

1.1. Artikel 109 F van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voorziet in de oprichting van een Europees Monetair Instituut (EMI). De voornaamste taak van dit Instituut is de voorbereiding van de derde fase van de EMU, te weten de oprichting van het Europees Stelsel van centrale banken (ESCB), het voeren van één monetair beleid en de invoering van één munt. Om dit te bereiken heeft het Instituut tevens de taak de cooerdinatie van het monetair beleid van de Lid-Staten te versterken teneinde de convergentie tussen de economieën van de Lid-Staten te verbeteren en tot prijsstabiliteit te komen.

1.2. De taken van het EMI worden - behalve in de vorm van onderzoeken binnen het Instituut zelf - vervuld via een structuur van subcomité's en werkgroepen bestaande uit deskundigen van het Instituut en de nationale centrale banken, en zij behelzen met name het monetair beleid, het wisselkoersbeleid, het banktoezicht, de betaalsystemen en de macro-economische en monetaire statistieken. In het kader van de tenuitvoerlegging van het Europees Monetair Stelsel (EMS), dat voorheen onder het beheer van het Europees Fonds voor monetaire samenwerking (EFMS) viel, heeft het EMI thans de monetaire reserves hiervoor onder zijn hoede.

De externe controle van het Instituut

1.3. Wat de externe controle van het EMI betreft, bepaalt artikel 17 van de statuten enerzijds dat de jaarrekening moet worden gecontroleerd door onafhankelijke externe accountants die door de Raad van het EMI zijn aanvaard, en dat de rekeningen door de Raad worden vastgesteld en vervolgens gepubliceerd. Hiertoe wordt door een particulier accountantskantoor een verklaring afgegeven en te zamen met de rekeningen gepubliceerd. Anderzijds wordt in hetzelfde artikel vermeld: "De bepalingen van artikel 188 C van het Verdrag (betreffende de controle door de Europese Rekenkamer) zijn uitsluitend van toepassing op een doelmatigheidscontrole van het EMI". De controlewerkzaamheden betreffende het begrotingsjaar 1994 hebben geresulteerd in het onderhavige verslag.

De door de Europese Rekenkamer verrichte controle

1.4. Behalve de organisatie en de interne controle heeft de Kamer de volgende procedures onderzocht:

- personeelswerving en -beheer;

- voorziening in kantoorruimten;

- inrichting en installatie;

- computeruitrusting;

- kantoormeubilair en -materiaal;

- contracten voor werkzaamheden, externe diensten en adviezen van deskundigen;

- opstelling van de begroting en toezicht op de uitvoering ervan.

Daar het EMI niet onderworpen is aan de bepalingen en de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, behoefde de Kamer niet na te gaan of die bepalingen zijn nageleefd.

2. HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1994

Het administratieve beheer

2.1. Krachtens het Verdrag is het EMI op 1 januari 1994 opgericht. Op dat tijdstip had het slechts een president, die op 11 december 1993 was benoemd, en een Raad, die op 11 januari 1994 voor het eerst is bijeengekomen. De standplaats (Frankfort) is eind oktober 1993 aangewezen. Het gebouw is in april 1994 gekozen en de renovatie ervan was tegen eind 1994 voltooid.

2.2. In de tussentijd kan het EMI wel functioneren omdat het in hoge mate gebruik kon maken van de logistieke en administratieve diensten van de Bank voor Internationale Betalingen (BIB), waar tot 31 december 1993 het Secretariaat van het Comité van Presidenten van de centrale banken was ondergebracht, dat bij de oprichting van het EMI werd ontbonden. In de beginperiode deed het EMI vooral een beroep op het personeel van dit Secretariaat, waarna het zelf personeel is gaan werven, met name bij dit Secretariaat en bij de nationale centrale banken - meestal via detachering. Voor deze methode werd gekozen omdat er behoefte bestond aan personeel dat over de noodzakelijke beroepskwalificaties beschikte en onmiddellijk inzetbaar was, maar ook gezien het kortstondige bestaan van het Instituut. Eind 1994 telde het personeelsbestand van het Instituut 126 personen.

Het begrotingsbeheer en de rekeningen

2.3. De onzekerheden waardoor het begrotingsjaar 1994 werd gekenmerkt, maakten het bijzonder moeilijk de uitgaven nauwkeurig te ramen. In totaal waren bij een budget van 28,1 Mio ECU de werkelijke uitgaven 5,1 Mio ECU ofwel 18 % lager dan de ramingen. In de voornaamste categorieën waren de werkelijke uitgaven voor investeringen in materiële goederen 23 % lager, voor personeelsuitgaven 8 % lager en voor de overige administratieve uitgaven 17 % lager.

2.4. De uitgaven ten laste van het begrotingsjaar 1994 (zie bijlage 1) bedragen in totaal 18,3 Mio ECU, uitgesplitst in 9,1 Mio ECU voor personeelskosten (zie paragraaf 4.6), 9,0 Mio ECU voor overige administratiekosten (waarvan 6,9 Mio ECU voor installatiekosten) en 0,2 Mio ECU voor de afschrijving van materiële activa. Rekening houdend met een bedrag van 0,3 Mio ECU aan ontvangen rente bedraagt het verschil tussen uitgaven en ontvangsten voor het begrotingsjaar 18,0 Mio ECU. Dit saldo werd met bijdragen van de nationale centrale banken gedekt. De kapitaaltoewijzingen (615,6 Mio ECU) werden pas begin 1995 overgemaakt.

2.5. De balans per 31 december 1994 van het EMI (tabel in bijlage 2) toont eerst de activa en passiva in verband met activiteiten in het kader van het EMS, namelijk een totaalbedrag van 56 576 Mio ECU aan goud- en dollartegoeden, met een tegenboeking van eenzelfde bedrag aan ecu's die zijn uitgegeven ten behoeve van de centrale banken van de Gemeenschap. Deze activa vertegenwoordigen 20 % van de goud- en dollarreserves van de nationale centrale banken. Vervolgens toont de balans de activa en passiva in verband met het functioneren van het Instituut. Het totaalbedrag van dit gedeelte van de balans beloopt 20,7 Mio ECU, met als belangrijkste onderdelen aan de actiefzijde de kasmiddelen ad 12,9 Mio ECU en materiële activa ad 6,6 Mio ECU, en aan de passiefzijde schulden van 3,6 Mio ECU, voorzieningen van 3,9 Mio ECU en door de nationale centrale banken overgemaakte voorschotten ad 13,0 Mio ECU.

3. DE ACTIVITEITEN VAN HET INSTITUUT IN 1994

De werkdocumenten

3.1. Behalve de vier in 1994 gepubliceerde documenten en het jaarverslag over 1994, heeft het EMI interne en voorbereidende werkdocumenten opgesteld die aan de Raad, de subcomités en de werkgroepen zijn voorgelegd. Overigens werd de directie vrijwel geheel in beslag genomen door de vestiging van het Instituut te Frankfort.

Het jaarverslag 1994

3.2. De activiteiten van het Instituut in 1994 zijn beschreven in het jaarverslag dat in april 1995 in alle talen van de Unie is gepubliceerd. In dit verslag wordt allereerst, zoals de statuten voorschrijven, de economische, monetaire en financiële situatie in de Europese Unie in het tijdvak 1993-1994 geschetst. Tot slot bevat het verslag de financiële staten van het Instituut voor het begrotingsjaar 1994, vergezeld van de accountantsverklaring.

4. BEOORDELING VAN DE DOELMATIGHEID VAN HET BEHEER VAN HET EMI IN 1994

Bijzondere omstandigheden

4.1. Gedurende het gehele jaar stond het Instituut onder tijdsdruk om zo spoedig mogelijk zijn organisatie op poten te zetten, te weten personeel te werven, kantoorruimten in te richten, de administratie en werkmethoden op te zetten, terwijl de reeds door het voorgaande Comité van Presidenten op gang gebrachte voorbereidende werkzaamheden werden voortgezet en er met de in de statuten opgenomen nieuwe taken werd begonnen.

4.2. Het beheer was in het begrotingsjaar 1994 nog volop in ontwikkeling. De organisatie, de werkmethoden en de procedures zijn gaandeweg van de grond gekomen, teneinde in de onmiddellijke behoeften te kunnen voorzien. Dit verklaart dat er vaak voorlopige maatregelen genomen zijn die later hun beslag moesten krijgen.

Systemen en procedures

4.3. De Kamer heeft de voornaamste beheersystemen en -procedures onderzocht waarmee het Instituut in 1994 werkte, met name na de installatie in Frankfort, toen het op eigen kracht functioneerde. Hoewel de systemen en procedures - gezien de omstandigheden - aanvaardbaar konden worden geacht, waren zij niettemin op bepaalde punten voor verbetering vatbaar. Daarom heeft de Kamer een brief met opmerkingen en aanbevelingen aan de directie van het Instituut gezonden, waarin verschillende aspecten van de administratieve organisatie en de interne controle aan de orde komen.

4.4. Op grond van de controles die de Kamer op dossiers inzake afzonderlijke verrichtingen in de voornaamste uitgavencategorieën heeft uitgevoerd, kan worden vastgesteld dat de administratieve diensten van het EMI op bevredigende wijze hebben gestreefd naar een goede kwaliteit/prijs-verhouding. De systemen voor de afrekening van onkosten op basis van een vast bedrag dienen evenwel aan een regelmatige follow-up te worden onderworpen, teneinde de redelijkheid van de forfaitaire bedragen te kunnen beoordelen.

De lasten van het begrotingsjaar

4.5. Het bedrag van de lasten van het begrotingsjaar geeft enerzijds de ontwikkelingsfase aan waarin het Instituut zich bevond, en anderzijds het kortstondige bestaan van het EMI zelf. Zo is de begrotingsuitvoering onder de ramingen gebleven wegens vertragingen die zich met name bij de verbouwingswerkzaamheden voordeden (ongeveer de helft van het niet-bestede bedrag is daaraan toe te schrijven en is in 1995 uitgegeven), maar ook omdat men de start van het Instituut niet wilde belemmeren door een te krappe begroting. Volgens de bepalingen van het Verdrag is het de bedoeling dat het Instituut tussen 1 januari 1997 en 1 januari 1999 ophoudt te bestaan. Dit is uiteraard van invloed op het beleid inzake duurzame investeringen. Tegelijkertijd zijn de financiële staten zeer behoudend opgesteld, met name wat de voorzieningen betreft.

4.6. De lasten van het begrotingsjaar 1994 bestaan voor 49,9 % uit salariskosten (9,13 Mio ECU, waarvan 5,74 Mio ECU in de financiële overzichten zijn opgenomen onder "overige administratiekosten"), voor 37,5 % uit installatiekosten (6,86 Mio ECU), voor 11,4 % uit administratiekosten (2,09 Mio ECU) en voor 1,2 % uit afschrijvingskosten (0,23 Mio ECU). Bij deze opsplitsing is rekening gehouden met het feit dat in de beginperiode van het Instituut personeel is ingeschakeld dat toen nog aan de BIB was verbonden.

Bijdrage aan de doelstellingen

4.7. Gezien de geleidelijke totstandkoming van het EMI gedurende het gehele jaar 1994 kon met de eigenlijke werkzaamheden eerst worden aangevangen naarmate er gekwalificeerd personeel ter beschikking kwam. Het EMI heeft zorg gedragen voor de continuïteit van de reeds tussen de nationale centrale banken bestaande samenwerking. Er zijn enkele documenten gepubliceerd, en andere - die in de voorbereidingsfase verkeren - zijn ter goedkeuring aan de Raad voorgelegd, waaronder een werkschema waarin coherente richtsnoeren zijn aangegeven voor de voortzetting van de voorbereidende werkzaamheden op de diverse werkterreinen.

5. CONCLUSIE

Het jaar 1994 was moeilijk voor het EMI, omdat het Instituut nog van de grond moest komen op het moment dat het geacht werd operationeel te zijn. Dit is uiteraard in de beheerswerkzaamheden tijdens 1994 tot uiting gekomen. Deze bijzondere situatie in aanmerking genomen, hebben de controles van de Kamer globaal gezien een bevredigend resultaat opgeleverd. Aan de directie van het Instituut zijn aanbevelingen gedaan met het oog op een verbetering van bepaalde aspecten van de systemen en procedures wanneer zij, in een later stadium, een definitieve vorm krijgen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 26 september 1996

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

BIJLAGE 1

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE 2

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES MONETAIR INSTITUUT

Het Europees Monetair Instituut heeft met tevredenheid kennis genomen van het feit dat de teneur van het eindrapport van de Europese Rekenkamer positief is en de bijzondere omstandigheden verband houdend met het eerste jaar van het EMI's bestaan in aanmerking zijn genomen.

Het EMI is zich ervan bewust dat, als een gevolg van zijn voorlopige infrastructuur gedurende de oprichtingsperiode, operationele systemen en procedures verbetering vergden. De opmerkingen en aanbevelingen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne controle gericht tot het bestuur van het Instituut zijn als bijzonder behulpzaam beschouwd.

VERSLAG VAN DE KAMER over de doelmatigheidscontrole van het Europees Monetair Instituut betreffende het begrotingsjaar 1994, vergezeld van de antwoorden van het Instituut (96/C 394/01)

INHOUD

Paragraaf Bladzijde

1. INLEIDING . 1.1-1.4 2

De functie van het Instituut . 1.1-1.2 2

De externe controle van het Instituut . 1.3 2

De door de Europese Rekenkamer verrichte controle . 1.4 2

2. HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1994 . 2.1-2.5 2

Het administratieve beheer . 2.1-2.2 2

Het begrotingsbeheer en de rekeningen . 2.3-2.5 2

3. DE ACTIVITEITEN VAN HET INSTITUUT IN 1994 . 3.1-3.2 3

De werkdocumenten . 3.1 3

Het jaarverslag 1994 . 3.2 3

4. BEOORDELING VAN DE DOELMATIGHEID VAN HET BEHEER VAN HET EMI IN 1994 . 4.1-4.7 3

Bijzondere omstandigheden . 4.1-4.2 3

Systemen en procedures . 4.3-4.4 3

De lasten van het begrotingsjaar . 4.5-4.6 3

Bijdrage aan de doelstellingen . 4.7 4

5. CONCLUSIE . 5 4

BIJLAGEN . 5

Antwoorden van het Europees Monetair Instituut . 6

1. INLEIDING

De functie van het Instituut

1.1. Artikel 109 F van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voorziet in de oprichting van een Europees Monetair Instituut (EMI). De voornaamste taak van dit Instituut is de voorbereiding van de derde fase van de EMU, te weten de oprichting van het Europees Stelsel van centrale banken (ESCB), het voeren van één monetair beleid en de invoering van één munt. Om dit te bereiken heeft het Instituut tevens de taak de cooerdinatie van het monetair beleid van de Lid-Staten te versterken teneinde de convergentie tussen de economieën van de Lid-Staten te verbeteren en tot prijsstabiliteit te komen.

1.2. De taken van het EMI worden - behalve in de vorm van onderzoeken binnen het Instituut zelf - vervuld via een structuur van subcomité's en werkgroepen bestaande uit deskundigen van het Instituut en de nationale centrale banken, en zij behelzen met name het monetair beleid, het wisselkoersbeleid, het banktoezicht, de betaalsystemen en de macro-economische en monetaire statistieken. In het kader van de tenuitvoerlegging van het Europees Monetair Stelsel (EMS), dat voorheen onder het beheer van het Europees Fonds voor monetaire samenwerking (EFMS) viel, heeft het EMI thans de monetaire reserves hiervoor onder zijn hoede.

De externe controle van het Instituut

1.3. Wat de externe controle van het EMI betreft, bepaalt artikel 17 van de statuten enerzijds dat de jaarrekening moet worden gecontroleerd door onafhankelijke externe accountants die door de Raad van het EMI zijn aanvaard, en dat de rekeningen door de Raad worden vastgesteld en vervolgens gepubliceerd. Hiertoe wordt door een particulier accountantskantoor een verklaring afgegeven en te zamen met de rekeningen gepubliceerd. Anderzijds wordt in hetzelfde artikel vermeld: "De bepalingen van artikel 188 C van het Verdrag (betreffende de controle door de Europese Rekenkamer) zijn uitsluitend van toepassing op een doelmatigheidscontrole van het EMI". De controlewerkzaamheden betreffende het begrotingsjaar 1994 hebben geresulteerd in het onderhavige verslag.

De door de Europese Rekenkamer verrichte controle

1.4. Behalve de organisatie en de interne controle heeft de Kamer de volgende procedures onderzocht:

- personeelswerving en -beheer;

- voorziening in kantoorruimten;

- inrichting en installatie;

- computeruitrusting;

- kantoormeubilair en -materiaal;

- contracten voor werkzaamheden, externe diensten en adviezen van deskundigen;

- opstelling van de begroting en toezicht op de uitvoering ervan.

Daar het EMI niet onderworpen is aan de bepalingen en de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, behoefde de Kamer niet na te gaan of die bepalingen zijn nageleefd.

2. HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1994

Het administratieve beheer

2.1. Krachtens het Verdrag is het EMI op 1 januari 1994 opgericht. Op dat tijdstip had het slechts een president, die op 11 december 1993 was benoemd, en een Raad, die op 11 januari 1994 voor het eerst is bijeengekomen. De standplaats (Frankfort) is eind oktober 1993 aangewezen. Het gebouw is in april 1994 gekozen en de renovatie ervan was tegen eind 1994 voltooid.

2.2. In de tussentijd kan het EMI wel functioneren omdat het in hoge mate gebruik kon maken van de logistieke en administratieve diensten van de Bank voor Internationale Betalingen (BIB), waar tot 31 december 1993 het Secretariaat van het Comité van Presidenten van de centrale banken was ondergebracht, dat bij de oprichting van het EMI werd ontbonden. In de beginperiode deed het EMI vooral een beroep op het personeel van dit Secretariaat, waarna het zelf personeel is gaan werven, met name bij dit Secretariaat en bij de nationale centrale banken - meestal via detachering. Voor deze methode werd gekozen omdat er behoefte bestond aan personeel dat over de noodzakelijke beroepskwalificaties beschikte en onmiddellijk inzetbaar was, maar ook gezien het kortstondige bestaan van het Instituut. Eind 1994 telde het personeelsbestand van het Instituut 126 personen.

Het begrotingsbeheer en de rekeningen

2.3. De onzekerheden waardoor het begrotingsjaar 1994 werd gekenmerkt, maakten het bijzonder moeilijk de uitgaven nauwkeurig te ramen. In totaal waren bij een budget van 28,1 Mio ECU de werkelijke uitgaven 5,1 Mio ECU ofwel 18 % lager dan de ramingen. In de voornaamste categorieën waren de werkelijke uitgaven voor investeringen in materiële goederen 23 % lager, voor personeelsuitgaven 8 % lager en voor de overige administratieve uitgaven 17 % lager.

2.4. De uitgaven ten laste van het begrotingsjaar 1994 (zie bijlage 1) bedragen in totaal 18,3 Mio ECU, uitgesplitst in 9,1 Mio ECU voor personeelskosten (zie paragraaf 4.6), 9,0 Mio ECU voor overige administratiekosten (waarvan 6,9 Mio ECU voor installatiekosten) en 0,2 Mio ECU voor de afschrijving van materiële activa. Rekening houdend met een bedrag van 0,3 Mio ECU aan ontvangen rente bedraagt het verschil tussen uitgaven en ontvangsten voor het begrotingsjaar 18,0 Mio ECU. Dit saldo werd met bijdragen van de nationale centrale banken gedekt. De kapitaaltoewijzingen (615,6 Mio ECU) werden pas begin 1995 overgemaakt.

2.5. De balans per 31 december 1994 van het EMI (tabel in bijlage 2) toont eerst de activa en passiva in verband met activiteiten in het kader van het EMS, namelijk een totaalbedrag van 56 576 Mio ECU aan goud- en dollartegoeden, met een tegenboeking van eenzelfde bedrag aan ecu's die zijn uitgegeven ten behoeve van de centrale banken van de Gemeenschap. Deze activa vertegenwoordigen 20 % van de goud- en dollarreserves van de nationale centrale banken. Vervolgens toont de balans de activa en passiva in verband met het functioneren van het Instituut. Het totaalbedrag van dit gedeelte van de balans beloopt 20,7 Mio ECU, met als belangrijkste onderdelen aan de actiefzijde de kasmiddelen ad 12,9 Mio ECU en materiële activa ad 6,6 Mio ECU, en aan de passiefzijde schulden van 3,6 Mio ECU, voorzieningen van 3,9 Mio ECU en door de nationale centrale banken overgemaakte voorschotten ad 13,0 Mio ECU.

3. DE ACTIVITEITEN VAN HET INSTITUUT IN 1994

De werkdocumenten

3.1. Behalve de vier in 1994 gepubliceerde documenten en het jaarverslag over 1994, heeft het EMI interne en voorbereidende werkdocumenten opgesteld die aan de Raad, de subcomités en de werkgroepen zijn voorgelegd. Overigens werd de directie vrijwel geheel in beslag genomen door de vestiging van het Instituut te Frankfort.

Het jaarverslag 1994

3.2. De activiteiten van het Instituut in 1994 zijn beschreven in het jaarverslag dat in april 1995 in alle talen van de Unie is gepubliceerd. In dit verslag wordt allereerst, zoals de statuten voorschrijven, de economische, monetaire en financiële situatie in de Europese Unie in het tijdvak 1993-1994 geschetst. Tot slot bevat het verslag de financiële staten van het Instituut voor het begrotingsjaar 1994, vergezeld van de accountantsverklaring.

4. BEOORDELING VAN DE DOELMATIGHEID VAN HET BEHEER VAN HET EMI IN 1994

Bijzondere omstandigheden

4.1. Gedurende het gehele jaar stond het Instituut onder tijdsdruk om zo spoedig mogelijk zijn organisatie op poten te zetten, te weten personeel te werven, kantoorruimten in te richten, de administratie en werkmethoden op te zetten, terwijl de reeds door het voorgaande Comité van Presidenten op gang gebrachte voorbereidende werkzaamheden werden voortgezet en er met de in de statuten opgenomen nieuwe taken werd begonnen.

4.2. Het beheer was in het begrotingsjaar 1994 nog volop in ontwikkeling. De organisatie, de werkmethoden en de procedures zijn gaandeweg van de grond gekomen, teneinde in de onmiddellijke behoeften te kunnen voorzien. Dit verklaart dat er vaak voorlopige maatregelen genomen zijn die later hun beslag moesten krijgen.

Systemen en procedures

4.3. De Kamer heeft de voornaamste beheersystemen en -procedures onderzocht waarmee het Instituut in 1994 werkte, met name na de installatie in Frankfort, toen het op eigen kracht functioneerde. Hoewel de systemen en procedures - gezien de omstandigheden - aanvaardbaar konden worden geacht, waren zij niettemin op bepaalde punten voor verbetering vatbaar. Daarom heeft de Kamer een brief met opmerkingen en aanbevelingen aan de directie van het Instituut gezonden, waarin verschillende aspecten van de administratieve organisatie en de interne controle aan de orde komen.

4.4. Op grond van de controles die de Kamer op dossiers inzake afzonderlijke verrichtingen in de voornaamste uitgavencategorieën heeft uitgevoerd, kan worden vastgesteld dat de administratieve diensten van het EMI op bevredigende wijze hebben gestreefd naar een goede kwaliteit/prijs-verhouding. De systemen voor de afrekening van onkosten op basis van een vast bedrag dienen evenwel aan een regelmatige follow-up te worden onderworpen, teneinde de redelijkheid van de forfaitaire bedragen te kunnen beoordelen.

De lasten van het begrotingsjaar

4.5. Het bedrag van de lasten van het begrotingsjaar geeft enerzijds de ontwikkelingsfase aan waarin het Instituut zich bevond, en anderzijds het kortstondige bestaan van het EMI zelf. Zo is de begrotingsuitvoering onder de ramingen gebleven wegens vertragingen die zich met name bij de verbouwingswerkzaamheden voordeden (ongeveer de helft van het niet-bestede bedrag is daaraan toe te schrijven en is in 1995 uitgegeven), maar ook omdat men de start van het Instituut niet wilde belemmeren door een te krappe begroting. Volgens de bepalingen van het Verdrag is het de bedoeling dat het Instituut tussen 1 januari 1997 en 1 januari 1999 ophoudt te bestaan. Dit is uiteraard van invloed op het beleid inzake duurzame investeringen. Tegelijkertijd zijn de financiële staten zeer behoudend opgesteld, met name wat de voorzieningen betreft.

4.6. De lasten van het begrotingsjaar 1994 bestaan voor 49,9 % uit salariskosten (9,13 Mio ECU, waarvan 5,74 Mio ECU in de financiële overzichten zijn opgenomen onder "overige administratiekosten"), voor 37,5 % uit installatiekosten (6,86 Mio ECU), voor 11,4 % uit administratiekosten (2,09 Mio ECU) en voor 1,2 % uit afschrijvingskosten (0,23 Mio ECU). Bij deze opsplitsing is rekening gehouden met het feit dat in de beginperiode van het Instituut personeel is ingeschakeld dat toen nog aan de BIB was verbonden.

Bijdrage aan de doelstellingen

4.7. Gezien de geleidelijke totstandkoming van het EMI gedurende het gehele jaar 1994 kon met de eigenlijke werkzaamheden eerst worden aangevangen naarmate er gekwalificeerd personeel ter beschikking kwam. Het EMI heeft zorg gedragen voor de continuïteit van de reeds tussen de nationale centrale banken bestaande samenwerking. Er zijn enkele documenten gepubliceerd, en andere - die in de voorbereidingsfase verkeren - zijn ter goedkeuring aan de Raad voorgelegd, waaronder een werkschema waarin coherente richtsnoeren zijn aangegeven voor de voortzetting van de voorbereidende werkzaamheden op de diverse werkterreinen.

5. CONCLUSIE

Het jaar 1994 was moeilijk voor het EMI, omdat het Instituut nog van de grond moest komen op het moment dat het geacht werd operationeel te zijn. Dit is uiteraard in de beheerswerkzaamheden tijdens 1994 tot uiting gekomen. Deze bijzondere situatie in aanmerking genomen, hebben de controles van de Kamer globaal gezien een bevredigend resultaat opgeleverd. Aan de directie van het Instituut zijn aanbevelingen gedaan met het oog op een verbetering van bepaalde aspecten van de systemen en procedures wanneer zij, in een later stadium, een definitieve vorm krijgen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 26 september 1996

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

BIJLAGE 1

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE 2

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES MONETAIR INSTITUUT

Het Europees Monetair Instituut heeft met tevredenheid kennis genomen van het feit dat de teneur van het eindrapport van de Europese Rekenkamer positief is en de bijzondere omstandigheden verband houdend met het eerste jaar van het EMI's bestaan in aanmerking zijn genomen.

Het EMI is zich ervan bewust dat, als een gevolg van zijn voorlopige infrastructuur gedurende de oprichtingsperiode, operationele systemen en procedures verbetering vergden. De opmerkingen en aanbevelingen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne controle gericht tot het bestuur van het Instituut zijn als bijzonder behulpzaam beschouwd.