BESLUIT Nr. 9/97 inzake toegang van het publiek tot administratieve documenten van het Europees Monetair Instituut (EMI)

DE RAAD VAN HET EUROPEES MONETAIR INSTITUUT,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap en in het bijzonder op artikel 109 F hiervan;

Gelet op de statuten van het EMI en in het bijzonder op artikel 9 hiervan;

Overwegende dat in de Verklaring betreffende het recht op toegang tot informatie, gehecht aan de Slotakte van het Verdrag betreffende de Europese Unie, wordt benadrukt dat de doorzichtigheid van het besluitvormingsproces het democratisch karakter van de instellingen en het vertrouwen van het publiek in het bestuur versterkt;

Overwegende dat de Europese ombudsman een besluit heeft gepubliceerd in het kader van een op eigen initiatief ondernomen onderzoek naar de toegang van het publiek tot documenten (1); dat de in dat besluit vervatte aanbevelingen slechts van toepassing zijn op de administratieve documenten van het EMI;

Het wenselijk achtend dat de beginselen die zullen gelden voor de toegang tot administratieve documenten worden vastgesteld;

Overwegende dat de Europese Raad van Birmingham en die van Edinburgh een aantal beginselen zijn overeengekomen ter bevordering van een Gemeenschap die dichter bij de burgers staat;

Overwegende dat de Europese Raad van Kopenhagen opnieuw het beginsel bevestigde dat de burgers recht hebben op een zo volledig mogelijke toegang tot informatie;

Overwegende dat de burgers een legitieme belangstelling hebben voor de wijze waarop instellingen en lichamen die gefinancierd worden uit overheidsfondsen functioneren en zijn georganiseerd;

Overwegende dat in artikel 10, lid 1, van de statuten van het EMI bepaald wordt dat de besprekingen van de vergaderingen van de Raad vertrouwelijk zijn en dat de Raad van het EMI, met eenparigheid van stemmen, kan besluiten om het resultaat van zijn beraadslagingen openbaar te maken;

Overwegende dat in artikel 11, lid 1, van het reglement van orde van het EMI wordt bepaald dat de handelingen van de Raad en van alle door de Raad opgerichte comités of werkgroepen vertrouwelijk zijn, tenzij de Raad unaniem besluit de president toestemming te verlenen het resultaat van de beraadslagingen openbaar te maken;

Overwegende dat artikel 11, lid 2, van het reglement van orde van het EMI erin voorziet dat alle door het EMI opgestelde documenten vertrouwelijk zijn, tenzij de Raad van het EMI anders beslist;

Overwegende dat het onderhavige besluit een aanvullend onderdeel is van het informatie- en communicatiebeleid van het EMI; dat duidelijke regels behoorlijk bestuur bevorderen doordat zij functionarissen steunen bij de zorgvuldige en snelle afhandeling van verzoeken van het publiek om documenten;

Overwegende dat het EMI, alvorens toegang te verlenen tot documenten die informatie bevatten afkomstig van een centrale bank van een lidstaat, deze centrale bank zal raadplegen;

Overwegende dat overeenkomstig artikel 9, lid 5, van de statuten van het EMI, de president van het EMI verantwoordelijk is voor het dagelijks bestuur van het EMI;

Overwegende dat het onderhavige besluit geen precedent vormt voor het standpunt van de Europese Centrale Bank terzake,

BESLUIT:

Artikel 1

1. Het publiek heeft toegang tot de administratieve documenten van het EMI overeenkomstig de bepalingen van onderhavig besluit.

2. Onder "administratief document van het EMI" wordt verstaan ieder stuk, op ongeacht welke drager, dat bestaande gegevens bevat en verband houdt met de wijze waarop het EMI feitelijk functioneert en is georganiseerd.

Artikel 2

Het verzoek om toegang tot een administratief document van het EMI dient schriftelijk bij het EMI te worden ingediend (2). De diensten van het EMI streven ernaar de aanvraag zo spoedig mogelijk af te handelen. Indien de aanvraag niet nauwkeurig genoeg is geformuleerd of geen gegevens bevat om vast te kunnen stellen om welk document het gaat, verzoeken de diensten van het EMI de aanvrager om nadere bijzonderheden.

Artikel 3

1. De aanvrager krijgt toegang tot de documenten, hetzij door ze ter plaatse bij het EMI te raadplegen hetzij door zich op zijn eigen kosten een kopie te laten toesturen. De president kan voor ieder gehonoreerd verzoek een redelijke vergoeding vaststellen, rekening houdend met de kosten die de afhandeling van de desbetreffende aanvraag met zich meebrengt.

2. De diensten van het EMI streven ernaar een rechtvaardige oplossing te vinden ter afhandeling van herhaalde verzoeken om toegang te krijgen tot één en hetzelfde administratieve document door één en dezelfde aanvrager en van verzoeken die verband houden met een groot aantal of bijzonder lange administratieve documenten.

3. Het is verboden een administratief document dat overeenkomstig dit artikel geraadpleegd is zonder voorafgaande goedkeuring van het EMI voor handelsdoeleinden door middel van rechtstreekse verkoop te vermenigvuldigen of te verspreiden. Goedkeuring kan worden geweigerd zonder opgaaf van redenen.

Artikel 4

Toegang tot een administratief document van het EMI wordt niet toegestaan, indien openbaarmaking ervan schade zou kunnen toebrengen aan:

- de bescherming van het algemeen belang, met name openbare veiligheid, internationale betrekkingen, monetaire en wisselkoersstabiliteit, gerechtelijke procedures, inspecties en onderzoeken,

- de bescherming van de persoon en de persoonlijke levenssfeer,

- de bescherming van het auteursrecht en van geheime commerciële en industriële gegevens,

- de bescherming van de financiële belangen van het EMI,

- de bescherming van de vertrouwelijkheid waarom de natuurlijke of rechtspersoon die de in het document vervatte informatie heeft verstrekt heeft verzocht, of welke krachtens de wetgeving die op de desbetreffende persoon van toepassing is, vereist is.

Artikel 5

1. De diensten van het EMI streven ernaar het verzoek binnen een redelijke termijn af te handelen. Binnen uiterlijk één maand deelt de secretaris-generaal de aanvrager schriftelijk mede of hij het verzoek heeft ingewilligd dan wel voornemens is dit af te wijzen. In het laatste geval wordt eveneens de reden van het voornemen om het verzoek te weigeren uiteengezet en wordt de aanvrager medegedeeld dat hij binnen een maand een confirmatief verzoek kan indienen tot herziening van het standpunt. In het tegengestelde geval wordt aangenomen dat de aanvrager zijn oorspronkelijke verzoek heeft ingetrokken.

2. Indien de aanvrager binnen een maand na indiening van het verzoek nog geen antwoord heeft ontvangen, betekent dit dat het verzoek afgewezen is, tenzij hij, zoals hierboven vermeld, binnen de volgende maand een confirmatief verzoek indient.

3. Binnen één maand na ontvangst van het confirmatieve verzoek neemt de Raad van het EMI een besluit ter zake.

4. In alle besluiten ter afwijzing van een confirmatief verzoek wordt de reden waarop de afwijzing berust aangegeven. Het besluit wordt de aanvrager zo spoedig mogelijk schriftelijk medegedeeld en tegelijkertijd wordt hij op de hoogte gesteld van de inhoud van de artikelen 109 F, lid 9, 138 E en 173 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, die betrekking hebben op respectievelijk de voorwaarden op basis waarvan natuurlijke personen een zaak kunnen voorleggen aan de ombudsman en op de door het Hof van Justitie uitgevoerde controle van de rechtsgeldigheid van de handelwijze van het EMI.

5. Indien de aanvrager binnen één maand na indiening van het confirmatieve verzoek nog geen antwoord heeft ontvangen, betekent dit dat het verzoek is afgewezen.

Artikel 6

De president neemt alle noodzakelijke maatregelen ter uitvoering van dit besluit.

Artikel 7

Dit besluit treedt in werking op 3 juni 1997.

Gedaan te Frankfurt, 3 juni 1997.

Namens de Raad van het EMI

De president

Alexandre LAMFALUSSY

(1) 616/PUBAC/F/IJH van 20 december 1996.

(2) Gericht aan de secretaris-generaal van het Europees Monetair Instituut, Kaiserstraße 29, D-60311 Frankfurt am Main.