VERORDENING (EEG) Nr. 85/93 VAN DE COMMISSIE van 19 januari 1993 betreffende de controlediensten in de sector tabak

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EEG) nr. 2075/92 van de Raad van 30 juni 1992 houdende een gemeenschappelijke ordening der markten in de sector ruwe tabak (1), inzonderheid op artikel 20, lid 8,

Overwegende dat overeenkomstig artikel 20, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 elke producerende Lid-Staat waarvan de produktie een minimumhoeveelheid overschrijdt, een speciale dienst moet oprichten die tot taak krijgt bepaalde controles in het kader van de communautaire regeling voor tabak uit te voeren; dat de betrokken dienst de in die verordening bedoelde taken moet kunnen vervullen; dat elke dienst derhalve aan bepaalde minimumvoorwaarden moet voldoen om deze taken te kunnen uitvoeren;

Overwegende dat voor een correcte en doeltreffende toepassing van de regeling voor die sector in artikel 20, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 is bepaald dat de betrokken Lid-Staat deze dienst de nodige bevoegdheden verleent om zijn taken te kunnen uitvoeren; dat daartoe elke betrokken Lid-Staat de controleurs van die dienst met name de nodige bevoegdheid moet geven om alle gegevens op te vragen en de verificaties uit te voeren die voor de vervulling van de taken van de dienst noodzakelijk zijn;

Overwegende dat men zich voor de controle op de toepassing van de communautaire regeling moet kunnen vergewissen van de kenmerken van de tabakssoorten; dat de betrokken ambtenaren derhalve moet worden toegestaan monsters te nemen van de bij de te controleren personen opgeslagen tabak;

Overwegende dat, om de controles doeltreffender te maken, binnen iedere dienst eenheden voor interne controle moeten worden opgericht;

Overwegende dat de betrokken Lid-Staten de nodige maatregelen moeten nemen om de rechten te vrijwaren van de personen die aan de controles zijn onderworpen en wier belangen door die controles kunnen worden geschaad;

Overwegende dat de dienst zijn activiteiten uitoefent op basis van een werkprogramma en een begroting die, op voorstel van de dienst, door de betrokken Lid-Staat na overleg met de Commissie worden vastgesteld; dat derhalve de minimuminhoud van dat programma en die van die begroting moeten worden bepaald, alsmede de procedure die voor de opstelling en eventuele wijzigingen daarvan moet worden gevolgd;

Overwegende dat de Commissie overeenkomstig artikel 20, lid 4, tweede alinea, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 te allen tijde toeziet op de activiteiten van deze diensten; dat dan ook de procedure moet worden vastgesteld volgens welke de Commissie en de betrokken Lid-Staat over het verloop van die activiteiten worden ingelicht;

Overwegende dat de Commissie, om behoorlijk te kunnen toezien op de activiteiten van de controlediensten, aan het overleg binnen deze diensten moet kunnen deelnemen en dat nader moet worden aangegeven hoe dit moet geschieden;

Overwegende dat de Gemeenschap bijdraagt in de financiering van de feitelijke uitgaven van deze diensten; dat bijgevolg procedures voor die financiering en eventuele controleprocedures in dat verband moeten worden vastgesteld;

Overwegende dat in artikel 20, lid 4, derde alinea, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 is bepaald dat de dienst de betrokken Lid-Staat en de Commissie op gezette tijden verslag uitbrengt over zijn activiteiten, weshalve termijnen voor de toezending van deze verslagen moeten worden bepaald;

Overwegende dat, aangezien de producerende Lid-Staten de nodige tijd moet worden gegund om de controlediensten op te richten, bijzondere bepalingen voor 1993 moeten worden vastgesteld;

Overwegende dat de in deze verordening vervatte maatregelen in overeenstemming zijn met het advies van het Comité van beheer voor tabak,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

1. Uiterlijk op 30 april 1993 richt elke betrokken Lid-Staat de in artikel 20, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 bedoelde controledienst op.

2. Met het oog op een correcte toepassing van de communautaire regeling voor tabak moeten de diensten overeenkomstig het in artikel 3 bedoelde werkprogramma met name:

a) alle tabaksleveringen aan de bedrijven voor eerste bewerking volledig controleren;

b) het in artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 3478/92 van de Commissie (2) bedoelde controlebewijs opstellen;

c) vaak onaangekondigde controles in de bedrijven voor eerste bewerking uitvoeren;

d) in voorkomend geval naar aanleiding van deze controles de toepassing van eventuele administratieve of gerechtelijke strafmaatregelen voorstellen.

3. De Lid-Staat kan op eigen initiatief of op verzoek van de Commissie de dienst opdragen:

a) nog andere in de communautaire regeling voor die sector bepaalde controles uit te voeren;

b) bijzonder enquêtes in die sector uit te voeren.

4. Op grond van de bevindingen van de controledienst treft de Lid-Staat onverwijld de nodige maatregelen.

Artikel 2

1. Elke dienst heeft overeenkomstig het nationaal recht de handelingsbevoegdheid die nodig is om zijn taken uit te voeren.

2. Binnen het raam van het werkprogramma en de begroting, bedoeld in artikel 20, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 2075/92, moet elke dienst autonoom het meest geschikte personeel kunnen aanwerven, zijn werkzaamheden kunnen organiseren en de daarmee verband houdende uitgaven kunnen verrichten.

3. De dienst moet beschikken over een voldoende aantal personeelsleden met de nodige vakbekwaamheid, opleiding en ervaring, alsmede over de vereiste middelen en organisatie om de hem opgedragen taken te kunnen vervullen. Meer in het bijzonder moeten de controleambtenaren de nodige technische kennis en ervaring bezitten om de in lid 4 bedoelde controles uit te voeren, met name wat de beoordeling van de agronomische gegevens, de technische controle van produktie en bewerking alsmede de verificatie van de economische gegevens en van de voorraadadministratie en de financiële boekhouding betreft.

4. De ambtenaren worden voor de uitvoering van de hun krachtens artikel 20, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 opgedragen taken, door de betrokken Lid-Staat gemachtigd alle gegevens en bewijsstukken op te vragen en alle nodige verificaties te verrichten in het raam van de controles bij de producenten, de producentenorganisaties, de bewerkers en de overige marktdeelnemers waarvoor de voorschriften van die sector gelden. De ambtenaren moeten met name bevoegd zijn om monsters te nemen van tabak in het bezit van de te controleren natuurlijke of rechtspersonen.

5. Iedere dienst vormt ook een eenheid voor interne controle die onaangekondigd de werkzaamheden van de vorige eenheden, en met name de deugdelijke afgifte van de controlebewijzen, controleert.

6. Elke Lid-Staat neemt de nodige maatregelen om de rechten te vrijwaren die volgens het nationaal recht aan de te controleren natuurlijke of rechtspersonen zijn verleend.

7. De Lid-Staten kennen aan de constateringen van de ambtenaren de hoogste bewijskracht toe waarin het nationaal recht voorziet.

Artikel 3

1. Met ingang van 1993 stelt de dienst voor elk jaar een werkprogramma op en de voorlopige begroting daarvoor. In het werkprogramma wordt ervoor gezorgd dat de te controleren natuurlijke en rechtspersonen een representatieve selectie vormen. Het controleprogramma wordt opgesteld aan de hand van een risicoanalyse voor de verschillende sectoren en produktiegebieden.

2. Het programma omvat

a) het plan en de wijze van uitvoering van de voorgenomen controles;

b) een opgave van andere werkzaamheden die overeenkomstig artikel 1, lid 3, worden verricht op verzoek van de Lid-Staat of van de Commissie;

c) de voorgenomen maatregelen voor opleiding van het personeel;

d) de lijst van de ambtenaren die de contacten met de Commissie onderhouden.

Voor alle activiteiten die in het werkprogramma zijn opgenomen, geeft de dienst bovendien telkens het naar schatting benodigde aantal mandagen en het tijdschema aan.

3. De begroting van de dienst is voldoende gedetailleerd en omvat ten minste de volgende posten:

1. organisatieschema

2. personeelsuitgaven

3. administratieve uitgaven

4. uitgaven voor specifieke werkzaamheden

5. uitgaven voor investeringen

6. overige uitgaven

7. van de betrokken Lid-Staat ontvangen middelen

8. bijdrage van de Gemeenschap op grond van artikel 20, lid 5, van Verordening (EEG) nr. 2075/92

9. overige ontvangsten.

4. Bij de opstelling van het ontwerp van werkprogramma en van voorlopige begroting houdt de dienst rekening met de door de Gemeenschap voorgeschreven omvang van de controles, de in voorafgaande jaren opgedane ervaring en, onverminderd de verantwoordelijkheid van de betrokken Lid-Staat, met eventuele op- en aanmerkingen die de Commissie vóór de opstelling van het betrokken ontwerp heeft gemaakt.

Artikel 4

1. De dienst zendt de betrokken Lid-Staat jaarlijks uiterlijk op 15 augustus het ontwerp van werkprogramma en van voorlopige begroting toe. Op basis daarvan stelt de Lid-Staat het werkprogramma en de voorlopige begroting op; de Lid-Staat dient het werkprogramma en de begroting jaarlijks uiterlijk op 15 september bij de Commissie in.

De Commissie kan, onverminderd de verantwoordelijkheid van de Lid-Staat, binnen een termijn van 30 dagen, de Lid-Staat verzoeken de wijzigingen die zij met het oog op het goed functioneren van de communautaire regeling voor tabak dienstig acht, in het werkprogramma en in de begroting aan te brengen.

2. Het werkprogramma en de begroting van de dienst worden jaarlijks uiterlijk op 31 oktober door de betrokken Lid-Staat definitief vastgesteld en onverwijld aan de Commissie toegezonden.

3. Om de controles doeltreffender te maken, kunnen Lid-Staten, in voorkomend geval en in overleg met de Commissie, in de loop van het jaar wijzigingen aanbrengen in het werkprogramma en in de begroting van de dienst, voor zover het op de begroting uitgetrokken totale bedrag daardoor niet toeneemt.

4. In uitzonderlijke situaties, die met name worden gekenmerkt door een frauderisico waardoor de correcte toepassing van de communautaire regeling voor de tabakssector in het gedrang wordt gebracht, waarschuwt de dienst de betrokken Lid-Staat en de Commissie. In dat geval kan de dienst zijn programma en de uitvoering ervan wijzigen, mits daartoe de instemming van de betrokken Lid-Staat is verkregen. Deze Lid-Staat stelt de Commissie daarvan onverwijld in kennis.

Indien de Lid-Staat of de Commissie in de loop van het jaar de dienst opdraagt een specifiek onderzoek te verrichten, worden programma en begroting dienovereenkomstig gewijzigd. Voor deze wijzigingen wordt dezelfde procedure als in de leden 1 en 2 gevolgd.

Artikel 5

1. Ten einde de ambtenaren van de Commissie in staat te stellen overeenkomstig artikel 20, lid 4, tweede alinea, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 op de activiteiten van de dienst toe te zien, zendt de dienst de betrokken Lid-Staat en de Commissie uiterlijk tegen de 15e van iedere maand het werkprogramma voor de daaropvolgende maand. De dienst stelt de Commissie en de betrokken Lid-Staat ook onverwijld in kennis van elke afwijking van het maandelijkse werkprogramma.

2. De dienst zendt de Lid-Staat en de Commissie binnen 30 dagen na het einde van ieder kwartaal een beknopt verslag over de verrichte werkzaamheden, met een financiële notitie waarin de kaspositie en de uitgaven per begrotingshoofdstuk worden aangegeven, en met een overzicht van de administratieve of gerechtelijke straffen waarvan toepassing ingevolge de in het kwartaal verrichte controles wordt voorgesteld.

3. Ten minste eenmaal per kwartaal vergaderen de vertegenwoordigers van de Commissie, de betrokken Lid-Staat en de dienst om de voorbije en de geplande werkzaamheden van de dienst, de resultaten van deze werkzaamheden en de algemene werking van de dienst te bespreken.

4. De Commissie kan deelnemen aan de stafbesprekingen van de dienst. Daartoe zendt de dienst ten minste 15 dagen vóór elke vergadering van zijn overlegorgaan of zijn bestuurscollege de datum en de agenda van deze vergadering en eventueel de documenten die besproken zullen worden, per telex of per telefax aan de Commissie. De vertegenwoordiger van de Commissie neemt niet aan de stemming deel.

Artikel 6

1. De betrokken Lid-Staat zendt de Commissie jaarlijks uiterlijk op 31 mei de jaarrekeningen over het vorige jaar, samen met het verslag van de met de controle op de dienst belaste instantie van de Lid-Staat.

2. De Commissie neemt binnen zes maanden na de in lid 1 bedoelde datum een besluit over het bedrag van de feitelijke uitgaven van de dienst, dat aan de producerende Lid-Staten voor het betrokken begrotingsjaar moet worden toegekend. Dit bedrag, verminderd met de in lid 4 en in artikel 8, lid 3, bedoelde voorschotten, wordt overgemaakt nadat is geconstateerd dat de dienst zijn taak heeft vervuld.

3. Voor de verificatie van de jaarrekening moet de ambtenaren van de Commissie ook inzage worden verleend van de financiële documenten en de bewijsstukken van de diensten.

4. Het bedrag van de huishoudelijke uitgaven van de dienst voor het betrokken jaar wordt vooruitbetaald in driemaandelijkse tranches die door de Commissie in overleg met de betrokken Lid-Staat worden vastgesteld op basis van de voorlopige begroting van de dienst. De Commissie kan evenwel het bedrag van de maandelijkse tranches wijzigen om rekening te houden met het uitgaventempo volgens de in artikel 5, lid 2, bedoelde kwartaalverslagen.

Artikel 7

Het in artikel 20, lid 4, derde alinea, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 bedoelde activiteitenverslag wordt binnen 30 dagen na afloop van elk kwartaal toegezonden.

Artikel 8

1. Het ontwerp van werkprogramma en de voorlopige begroting voor 1993 worden overeenkomstig artikel 3, leden 2 en 3, door de betrokken Lid-Staten opgesteld en uiterlijk op 30 april 1993 aan de Commissie toegezonden.

In het ontwerp-programma wordt met name het schema voor de aanwerving van personeel voor het betrokken jaar opgenomen.

Bij de opstelling van het werkprogramma van de dienst, met inbegrip van de uit te voeren controles, wordt met name rekening gehouden met het bovenbedoelde aanwervingsschema en met de voorgenomen opleidingsactiviteiten.

Tegelijkertijd zenden de betrokken Lid-Staten de Commissie ook de ontwerp-statuten van de dienst. De ontwerp-statuten bevatten onder meer een procedure voor de aanwerving van het personeel die ten aanzien van de in artikel 2, lid 3, vermelde doeleinden voldoende waarborgen biedt.

Binnen 30 dagen en onverminderd de verantwoordelijkheid van de Lid-Staat, kan de Commissie de Lid-Staat verzoeken de wijzigingen in de begroting en in het programma aan te brengen die zij nodig acht en zendt zij de Lid-Staat eventuele opmerkingen over de statuten toe.

2. Het werkprogramma en de begroting voor 1993 worden uiterlijk op 31 mei 1993 door de Lid-Staat vastgesteld.

3. Na ontvangst van het ontwerp van het werkprogramma voor 1993 en van de ontwerp-begroting kan de Commissie, om de oprichting van de dienst te vergemakkelijken, aan de hand van de begroting de betrokken Lid-Staten een voorschot toekennen dat met de kosten voor de oprichting van de dienst overeenkomt.

Artikel 9

Met de thans beschikbare instrumenten zorgen de betrokken Lid-Staten ervoor dat de door de communautaire regeling voorgeschreven controles worden verricht, totdat de dienst alle hem opgedragen werkzaamheden en controles kan uitvoeren.

Artikel 10

De Lid-Staten delen de Commissie de maatregelen mee die zij in het kader van deze verordening hebben genomen.

Artikel 11

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

Gedaan te Brussel, 19 januari 1993.

Voor de Commissie

René STEICHEN

Lid van de Commissie

(1) PB nr. L 215 van 30. 7. 1992, blz. 70.

(2) PB nr. L 351 van 2. 12. 1992, blz. 17.