NL Publicatieblad van de Europese Unie L 171/90

VERORDENING (EG) Nr. 885/2006 VAN DE COMMISSIE

van 21 juni 2006

houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1290/2005 van de Raad met betrekking tot de erkenning van de betaalorganen en andere instanties en de goedkeuring van de rekeningen inzake het ELGF en het ELFPO

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EG) nr. 1290/2005 van de Raad van 21 juni 2005 betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid (1), en met name op artikel 42,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Na de vaststelling van Verordening (EG) nr. 1290/2005 moeten nieuwe uitvoeringsbepalingen worden vastgesteld met betrekking tot de erkenning van de betaalorganen en andere instanties en de goedkeuring van de rekeningen inzake het Europees Landbouwgarantiefonds (ELGF) en het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO). Daarom moet Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie van 7 juli 1995 houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad aangaande de procedure inzake de goedkeuring van de rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie (2) worden ingetrokken en door een nieuwe verordening worden vervangen.

(2) De lidstaten mogen betaalorganen slechts erkennen indien deze voldoen aan bepaalde op communautair niveau vastgestelde minimumcriteria. Deze criteria dienen betrekking te hebben op vier fundamentele gebieden: de interne opzet, de controleactiviteiten, informatie en communicatie en monitoring. De lidstaten moeten aanvullende erkenningscriteria kunnen vaststellen om rekening te houden met de specifieke kenmerken van een betaalorgaan.

(3) De lidstaten dienen ertoe te worden verplicht voortdurend toezicht te houden op hun betaalorganen en een systeem op te zetten voor de uitwisseling van informatie over mogelijke gevallen van niet-naleving. Voor de behandeling van dergelijke gevallen dient een procedure te worden ingesteld die onder meer de verplichting inhoudt een plan op te stellen om de geconstateerde tekortkomingen binnen een te bepalen termijn te verhelpen. Voor de uitgaven van betaalorganen waarvan de erkenning door hun lidstaat wordt gehandhaafd hoewel zij een dergelijk verbeterplan niet binnen de gestelde termijn hebben uitgevoerd, moet de bij artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 vastgestelde procedure voor de conformiteitsgoedkeuring worden toegepast.

(4) Uitvoeringsbepalingen moeten worden vastgesteld met betrekking tot inhoud en vorm van de in artikel 8, lid 1, onder c), punt iii), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde borgingsverklaring.

(5) Het is nodig de rol van de in artikel 6, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde coördinerende instantie te verduidelijken en de criteria voor de erkenning ervan vast te stellen.

(6) Om ervoor te zorgen dat de accountantsverklaringen en de rapporten die moeten worden opgesteld door de in artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde certificerende instanties, de Commissie helpen bij de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen, dient te worden aangegeven wat de inhoud ervan moet zijn.

(7) Om het de Commissie mogelijk te maken de rekeningen overeenkomstig artikel 30 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 goed te keuren is het nodig de inhoud van de jaarrekeningen van de betaalorganen nader aan te geven en een uiterste datum vast te stellen voor de indiening van die rekeningen en andere relevante stukken bij de Commissie. Voorts dient te worden verduidelijkt gedurende welke periode de betaalorganen de bewijsstukken met betrekking tot alle uitgaven en bestemmingsontvangsten ter beschikking van de Commissie moeten houden.

(8) Bovendien dient te worden bepaald dat de Commissie vorm en inhoud vaststelt van de boekhoudgegevens die de betaalorganen haar moeten verstrekken. In dit verband is het dienstig om in de onderhavige verordening ook de regels betreffende het gebruik van die boekhoudgegevens op te nemen die momenteel zijn vastgesteld bij Verordening (EG) nr. 2390/1999 van de Commissie van 25 oktober 1999 tot vaststelling van vorm en inhoud van de boekhoudkundige informatie die aan de Commissie moet worden verstrekt met het oog op de goedkeuring van de rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie, alsmede ten behoeve van monitoring en het opstellen van prognoses (3). Verordening (EG) nr. 2390/1999 moet daarom worden ingetrokken.

(9) Uitvoeringsbepalingen dienen te worden vastgesteld enerzijds voor de procedure voor de boekhoudkundige goedkeuring van de rekeningen zoals bedoeld in artikel 30 van Verordening (EG) nr. 1290/2005, en anderzijds voor de procedure voor de conformiteitsgoedkeuring van uitgaven zoals bedoeld in artikel 31 van die verordening, waarbij ook moet worden voorzien in een mechanisme om de daaruit resulterende bedragen al naar het geval af te trekken van of op te tellen bij een van de volgende betalingen aan de lidstaten.

(10) Ten behoeve van de procedure voor de conformiteitsgoedkeuring is een Bemiddelingsorgaan opgericht en zijn regels voor de samenstelling en het functioneren daarvan vastgesteld bij Beschikking 94/442/EG van de Commissie van 1 juli 1994 inzake de instelling van een bemiddelingsprocedure in het kader van de goedkeuring van de rekeningen betreffende het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw (EOGFL), afdeling Garantie (4). Eenvoudigheidshalve dienen die regels in de onderhavige verordening te worden opgenomen en waar nodig te worden aangepast. Daarom moet Beschikking 94/442/EG worden ingetrokken.

(11) Als een overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1663/95 erkend betaalorgaan na 16 oktober 2006 verantwoordelijkheden krijgt die het eerder niet had, is voor die nieuwe verantwoordelijkheden een nieuwe erkenning nodig volgens de bij de onderhavige verordening vastgestelde criteria. Als overgangsmaatregel moet het mogelijk worden gemaakt de erkenning aan te passen vóór 16 oktober 2007.

(12) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité voor de Landbouwfondsen,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

HOOFDSTUK 1

BETAALORGANEN EN ANDERE INSTANTIES

Artikel 1

Erkenning van de betaalorganen

1. Om te worden erkend moet een betaalorgaan zoals gedefinieerd in artikel 6, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 beschikken over een administratieve organisatie en een systeem voor interne controle die voldoen aan de in bijlage I bij de onderhavige verordening vastgestelde criteria (hierna „erkenningscriteria” genoemd) met betrekking tot:

a) de interne opzet,

b) de controleactiviteiten,

c) informatie en communicatie,

d) monitoring.

De lidstaten kunnen verdere erkenningscriteria vaststellen om rekening te houden met de omvang, de verantwoordelijkheden en andere specifieke kenmerken van het betaalorgaan.

2. Voor elk betaalorgaan wijst de lidstaat een autoriteit op ministerieel niveau aan die bevoegd is voor de verlening en de intrekking van de erkenning van het betaalorgaan en voor de uitvoering van de bij deze verordening aan haar opgedragen taken (hierna „de bevoegde autoriteit” genoemd). De lidstaat stelt de Commissie hiervan in kennis.

3. De bevoegde autoriteit beslist door een formeel besluit over de erkenning van het betaalorgaan op basis van een onderzoek aan de hand van de erkenningscriteria.

Het onderzoek wordt uitgevoerd door een instantie die onafhankelijk is van het te erkennen betaalorgaan en heeft met name betrekking op de regelingen voor de opdrachtgeving tot en de uitvoering van betalingen, de bescherming van de Gemeenschapsbegroting, de beveiliging van de informatiesystemen, het bijhouden van de boeken, de scheiding van de functies en de geschiktheid van de interne en de externe controles ten aanzien van de transacties die worden gefinancierd door het Europees Landbouwgarantiefonds (ELGF) en het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO).

4. Indien het betaalorgaan naar het oordeel van de bevoegde autoriteit niet aan de erkenningscriteria voldoet, doet de bevoegde autoriteit het betaalorgaan instructies toekomen waarin is gespecificeerd aan welke voorwaarden het betaalorgaan moet voldoen voordat de erkenning kan worden verleend.

In afwachting van de uitvoering van de verlangde veranderingen kan de erkenning voorlopig worden verleend voor een periode die wordt vastgesteld met inachtneming van de ernst van de geconstateerde problemen en niet langer is dan 12 maanden. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de Commissie op verzoek van de betrokken lidstaat een verlenging van die periode toestaan.

5. De in artikel 8, lid 1, onder a), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde gegevens en stukken worden verstrekt onmiddellijk nadat het betaalorgaan voor het eerst is erkend en in elk geval voordat door het betaalorgaan verrichte uitgaven in rekening worden gebracht aan het ELGF of het ELFPO. Zij gaan vergezeld van verklaringen en stukken over:

a) de aan het betaalorgaan opgedragen verantwoordelijkheden;

b) de verdeling van de verantwoordelijkheden over de afdelingen van het betaalorgaan;

c) de betrekkingen tussen het betaalorgaan en andere, openbare of particuliere instanties die zijn belast met de uitvoering van maatregelen in het kader waarvan het betaalorgaan uitgaven in rekening brengt aan het ELGF of het ELFPO;

d) de procedures voor de ontvangst, de verificatie en de betaalbaarstelling van de aanvragen van de begunstigden en de procedures voor de opdrachtgeving tot betaling, de betaling en de boeking van de uitgaven;

e) de bepalingen inzake de beveiliging van de informatiesystemen.

6. De Commissie stelt het Comité voor de Landbouwfondsen in kennis van de in elke lidstaat erkende betaalorganen.

Artikel 2

Herbeoordeling van de erkenning

1. De bevoegde autoriteit oefent voortdurend toezicht uit op de betaalorganen waarvoor zij verantwoordelijk is, met name op basis van de overeenkomstig artikel 5, leden 3 en 4, door de certificerende instantie opgestelde accountantsverklaringen en rapporten, en ten aanzien van de eventueel geconstateerde tekortkomingen onderneemt zij een vervolgactie. Om de drie jaar stelt de bevoegde autoriteit de Commissie schriftelijk in kennis van de resultaten van haar toezicht en geeft zij aan of de betaalorganen nog steeds aan de erkenningscriteria voldoen.

2. De lidstaten zetten een systeem op dat ervoor zorgt dat welke informatie ook die aanleiding geeft tot het vermoeden dat een betaalorgaan niet aan de erkenningscriteria voldoet, onverwijld aan de bevoegde autoriteit wordt doorgegeven.

3. Wanneer bij een erkend betaalorgaan niet langer aan een of meer van de erkenningscriteria wordt voldaan of ten aanzien van een of meer van de erkenningscriteria sprake is van zulke ernstige tekortkomingen dat het vermogen van het betaalorgaan de in artikel 6, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 omschreven taken te vervullen is aangetast, maakt de bevoegde autoriteit de erkenning van het betaalorgaan voorwaardelijk en stelt zij een plan op om de geconstateerde tekortkomingen te verhelpen binnen een periode die wordt vastgesteld naar gelang van de ernst van het probleem en niet langer is dan 12 maanden te rekenen vanaf de datum waarop de erkenning voorwaardelijk wordt gemaakt. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de Commissie op verzoek van de betrokken lidstaat een verlenging van die periode toestaan.

4. De bevoegde autoriteit stelt de Commissie in kennis van elk overeenkomstig lid 3 opgesteld plan en van de uitvoering van dat plan.

5. Indien de erkenning wordt ingetrokken, erkent de bevoegde autoriteit onverwijld overeenkomstig artikel 6, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 en artikel 1 van de onderhavige verordening een ander betaalorgaan om ervoor te zorgen dat de betalingen aan de begunstigden niet worden onderbroken.

6. Indien de Commissie oordeelt dat de bevoegde autoriteit haar verplichting overeenkomstig lid 3 een verbeterplan op te stellen niet is nagekomen of dat het betaalorgaan verder wordt erkend zonder een dergelijk plan binnen de vastgestelde periode volledig te hebben uitgevoerd, pakt zij de resterende tekortkomingen aan in het kader van de conformiteitsgoedkeuring waarin artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 voorziet.

Artikel 3

Borgingsverklaring

1. De in artikel 8, lid 1, onder c), punt iii), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde borgingsverklaring wordt tijdig opgesteld om het de certificerende instantie mogelijk te maken het in artikel 5, lid 4, tweede alinea, onder b), van de onderhavige verordening bedoelde oordeel te geven.

De borgingsverklaring luidt zoals aangegeven in bijlage II en kan punten van voorbehoud bevatten waarin de mogelijke financiële gevolgen zijn gekwantificeerd. In dat geval bevat de borgingsverklaring een verbeteractieplan en een nauwkeurig tijdschema voor de uitvoering daarvan.

2. De borgingsverklaring is gebaseerd op een doeltreffend toezicht dat gedurende het hele jaar op het bestaande beheers- en controlesysteem is uitgeoefend.

Artikel 4

Coördinerende instantie

1. De in artikel 6, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde coördinerende instantie fungeert voor alle ELGF- en ELFPO-aangelegenheden als enige gesprekspartner van de Commissie in de betrokken lidstaat ten aanzien van:

a) de verspreiding van de communautaire teksten en richtsnoeren terzake onder de betaalorganen en onder de instanties die zijn belast met de uitvoering van die teksten en richtsnoeren, en de bevordering van een geharmoniseerde toepassing ervan;

b) de verstrekking aan de Commissie van de in de artikelen 6 en 8 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde informatie;

c) het voor de Commissie beschikbaar zijn van een volledige registratie van alle voor statistische en controledoeleinden benodigde boekhoudgegevens.

2. Een betaalorgaan mag als coördinerende instantie fungeren mits de twee functies gescheiden worden gehouden.

3. De coördinerende instantie mag bij de uitvoering van haar taken volgens de nationale procedures een beroep doen op andere administratieve instanties of diensten, in het bijzonder die welke over boekhoudkundige of technische deskundigheid beschikken.

4. De betrokken lidstaat beslist door een formeel besluit op ministerieel niveau over de erkenning van de coördinerende instantie nadat hij zich ervan heeft vergewist dat de administratieve regelingen van de coördinerende instantie voldoende waarborgen bieden dat deze instantie de in artikel 6, lid 3, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde taken kan vervullen.

Om te worden erkend moet de coördinerende instantie procedures hebben ingesteld die garanderen dat:

a) alle declaraties aan de Commissie zijn gebaseerd op informatie uit naar behoren gemachtigde bronnen;

b) naar behoren toestemming voor de declaraties aan de Commissie is gegeven voordat deze worden verzonden;

c) een deugdelijk controlespoor bestaat ter staving van de aan de Commissie toegezonden informatie;

d) een registratie van de ontvangen en de verzonden informatie op veilige wijze wordt opgeslagen, hetzij op papier, hetzij in gecomputeriseerde vorm.

5. De vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van alle door de coördinerende instantie bewaarde computergegevens worden gegarandeerd door maatregelen die zijn aangepast aan de administratieve structuur, de personeelsbezetting en de technologische omgeving van de coördinerende instantie. De financiële en de technologische inspanningen staan in verhouding tot de feitelijke risico's die aanwezig zijn.

6. De in artikel 6, lid 3, eerste alinea, en artikel 8, lid 1, onder a), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde gegevens en stukken worden verstrekt onmiddellijk nadat de coördinerende instantie voor het eerst is erkend en in elk geval voordat uitgaven waarvoor de coördinerende instantie verantwoordelijk is, in rekening worden gebracht aan het ELGF of het ELFPO. Zij gaan vergezeld van het besluit tot erkenning van de coördinerende instantie en van informatie over de omstandigheden op het gebied van administratie, boekhouding en interne controle waaronder de coördinerende instantie functioneert.

Artikel 5

Certificering

1. De in artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde certificerende instantie wordt aangewezen door de bevoegde autoriteit. Zij is operationeel onafhankelijk van het betaalorgaan en de coördinerende instantie in kwestie en beschikt over de nodige technische deskundigheid.

2. De certificerende instantie verricht haar onderzoek van het betrokken betaalorgaan overeenkomstig de internationaal aanvaarde normen voor accountantsonderzoek en met inachtneming van de eventueel door de Commissie vastgestelde richtsnoeren voor de toepassing van die normen.

De certificerende instantie verricht haar controles tijdens en na afloop van elk begrotingsjaar.

3. De certificerende instantie stelt een accountantsverklaring op waarin zij vermeldt of zij een redelijke zekerheid heeft verkregen dat de bij de Commissie in te dienen rekeningen waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig zijn en dat de procedures voor de interne controle naar tevredenheid hebben gefunctioneerd.

De accountantsverklaring is gebaseerd op een onderzoek van de procedures en van een steekproef uit de transacties. Dit onderzoek betreft de administratieve structuur van het betaalorgaan slechts ten aanzien van de vraag of die structuur ervoor kan zorgen dat de overeenstemming met de communautaire voorschriften wordt gecontroleerd voordat betalingen worden verricht.

4. De certificerende instantie stelt een rapport over haar bevindingen op. Het rapport betreft mede de gedelegeerde of door de nationale douaneautoriteiten uitgeoefende functies. In het rapport wordt vermeld:

a) of het betaalorgaan aan de erkenningscriteria voldoet;

b) of de procedures van het betaalorgaan van dien aard zijn dat zij redelijke garanties bieden dat de aan het ELGF en het ELFPO in rekening gebrachte uitgaven zijn gedaan in overeenstemming met de communautaire voorschriften, en, in voorkomend geval, welke aanbevelingen voor verbeteringen zijn gedaan en opgevolgd;

c) of de in artikel 6, lid 1, bedoelde jaarrekeningen in overeenstemming zijn met de boeken en registraties van het betaalorgaan;

d) of de staten van de uitgaven en van de interventieverrichtingen een materieel waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig beeld geven van de aan het ELGF en het ELFPO in rekening gebrachte verrichtingen;

e) of de financiële belangen van de Gemeenschap naar behoren worden beschermd wat de betaalde voorschotten, de verkregen waarborgen, de interventievoorraden en de te innen bedragen betreft.

Het rapport gaat vergezeld van:

a) informatie over het aantal personeelsleden die het accountantsonderzoek hebben uitgevoerd, en hun vakbekwaamheid, over de verrichte werkzaamheden, over het aantal onderzochte transacties, over het materialiteitsniveau en het betrouwbaarheidsniveau die zijn bereikt, over de eventueel geconstateerde tekortkomingen en de ter verbetering gedane aanbevelingen en over de activiteiten niet alleen van de certificerende instantie, maar ook van andere instanties voor accountantsonderzoek, binnen en buiten het betaalorgaan, waarop de zekerheid die de certificerende instantie ten aanzien van de gerapporteerde aangelegenheden heeft verkregen, geheel of ten dele is gebaseerd;

b) een oordeel over de in artikel 8, lid 1, onder c), punt iii), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde borgingsverklaring.

HOOFDSTUK 2

GOEDKEURING VAN DE REKENINGEN

Artikel 6

Inhoud van de jaarrekeningen

De in artikel 8, lid 1, onder c), punt iii), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde jaarrekeningen omvatten:

a) de in artikel 34 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde bestemmingsontvangsten;

b) de uitgaven ten laste van het ELGF, samengevat per post en subpost van de Gemeenschapsbegroting;

c) de uitgaven ten laste van het ELFPO, per programma en maatregel;

d) gegevens over de uitgaven en de bestemmingsontvangsten of de bevestiging dat de bijzonderheden over elke transactie worden bewaard in een computerbestand dat ter beschikking van de Commissie is;

e) een tabel van de verschillen per post en subpost of, in het geval van het ELFPO, per programma en maatregel tussen de in de jaarrekeningen gedeclareerde uitgaven en bestemmingsontvangsten en die welke voor dezelfde periode zijn gedeclareerd in de stukken zoals bedoeld in artikel 4, lid 1, onder c), van Verordening (EG) nr. 883/2006 van 21 juni 2006 houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1290/2005 van de Raad met betrekking tot het bijhouden van de rekeningen van de betaalorganen, de declaraties van uitgaven en ontvangsten en de voorwaarden voor de vergoeding van uitgaven in het kader van het ELGF en het ELFPO (5) wat het ELGF betreft en in artikel 16, lid 2, van die verordening wat het ELFPO betreft, vergezeld van een verklaring voor elk verschil;

f) de tabel van de aan het einde van het begrotingsjaar nog te innen bedragen volgens het model in bijlage III;

g) een samenvatting van de interventieverrichtingen en een overzicht van de omvang en de plaats van opslag van de voorraden aan het einde van het begrotingsjaar;

h) een bevestiging dat de bijzonderheden over elke mutatie bij de interventieopslag worden bewaard in de bestanden van het betaalorgaan.

Artikel 7

Indiening van gegevens

1. Met het oog op de goedkeuring van de rekeningen overeenkomstig artikel 30 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 doet elke lidstaat aan de Commissie toekomen:

a) de in de jaarrekeningen opgenomen elementen zoals bedoeld in artikel 6 van de onderhavige verordening;

b) de door de certificerende instantie of instanties opgestelde accountantsverklaringen en rapporten zoals bedoeld in artikel 5, leden 3 en 4, van de onderhavige verordening;

c) volledige registraties van alle voor statistische en controledoeleinden benodigde boekhoudgegevens;

d) de in artikel 3 van de onderhavige verordening bedoelde borgingsverklaring of borgingsverklaringen.

2. De in lid 1 bedoelde stukken en boekhoudgegevens worden aan de Commissie toegezonden uiterlijk op 1 februari van het jaar na afloop van het begrotingsjaar waarop zij betrekking hebben. De in lid 1, onder a), b) en d), bedoelde stukken worden toegezonden in één exemplaar samen met een elektronische versie in de vorm en onder de voorwaarden zoals door de Commissie vastgesteld overeenkomstig artikel 18 van Verordening (EG) nr. 883/2006.

3. Op verzoek van de Commissie of op initiatief van de lidstaat kunnen verdere gegevens met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen aan de Commissie worden toegezonden binnen een termijn die door de Commissie wordt bepaald met inachtneming van de voor het verstrekken van die gegevens benodigde hoeveelheid werk. Bij ontstentenis van die gegevens kan de Commissie de rekeningen goedkeuren op basis van de gegevens die in haar bezit zijn.

4. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de Commissie een verzoek gegevens later te mogen indienen inwilligen indien dat verzoek aan haar wordt gericht voordat de betrokken indieningstermijn is verstreken.

5. Indien een lidstaat meer dan één betaalorgaan heeft erkend, doet hij de Commissie tevens uiterlijk op 15 februari van het jaar na afloop van het begrotingsjaar waarom het gaat, een door de coördinerende instantie opgestelde samenvatting toekomen die een overzicht geeft van de in artikel 3 bedoelde borgingsverklaringen en de in artikel 5, lid 3, bedoelde accountantsverklaringen.

Artikel 8

Vorm en inhoud van de boekhoudgegevens

1. Vorm en inhoud van de in artikel 7, lid 1, onder c), bedoelde boekhoudgegevens en de wijze waarop deze aan de Commissie moeten worden toegezonden, worden vastgesteld volgens de in artikel 41, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde procedure.

2. De boekhoudgegevens mogen door de Commissie uitsluitend worden gebruikt voor:

a) de vervulling van haar taken op het gebied van de goedkeuring van de rekeningen overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1290/2005;

b) de monitoring van ontwikkelingen en het opstellen van prognoses in de landbouwsector.

De Europese Rekenkamer en het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) wordt toegang tot deze gegevens verleend voor de uitoefening van hun functies.

3. Persoonsgegevens die deel uitmaken van de verzamelde boekhoudgegevens, mogen uitsluitend voor de in lid 2 genoemde doeleinden worden verwerkt. Met name geldt dat, indien de Commissie boekhoudgegevens voor het in lid 2, onder b), bedoelde doel gebruikt, zij de daarin opgenomen persoonsgegevens moet anonimiseren en uitsluitend in geaggregeerde vorm mag verwerken.

4. De betrokken personen dienen eventuele vragen over de verwerking van hun persoonsgegevens aan de Commissie toe te zenden zoals aangegeven in bijlage IV.

5. De Commissie zorgt ervoor dat de boekhoudgegevens vertrouwelijk blijven en veilig worden bewaard.

Artikel 9

Bewaring van de boekhoudgegevens

1. De bewijsstukken betreffende de door het ELGF gefinancierde uitgaven en de door dit Fonds te innen bestemmingsontvangsten worden ter beschikking van de Commissie gehouden gedurende ten minste drie jaar na het jaar waarin de Commissie de rekeningen over het betrokken begrotingsjaar overeenkomstig artikel 30 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 heeft goedgekeurd.

2. De bewijsstukken betreffende de door het ELFPO gefinancierde uitgaven en de door dit Fonds te innen bestemmingsontvangsten worden ter beschikking van de Commissie gehouden gedurende ten minste drie jaar na het jaar waarin de eindbetaling door het betaalorgaan heeft plaatsgevonden.

3. In geval van onregelmatigheden of nalatigheid worden de in de leden 1 en 2 bedoelde bewijsstukken ter beschikking van de Commissie gehouden gedurende ten minste drie jaar na het jaar waarin de betrokken bedragen volledig van de begunstigde zijn teruggekregen en aan het ELGF of het ELFPO zijn gecrediteerd of waarin de financiële gevolgen van de niet-inning zijn bepaald overeenkomstig artikel 32, lid 5, of artikel 33, lid 8, van Verordening (EG) nr. 1290/2005.

4. In het geval van een procedure voor een conformiteitsgoedkeuring zoals bedoeld in artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 worden de in de leden 1 en 2 van het onderhavige artikel bedoelde bewijsstukken ter beschikking van de Commissie gehouden gedurende ten minste één jaar na het jaar waarin die procedure wordt beëindigd, of, indien een conformiteitsbeschikking het voorwerp is van een gerechtelijke procedure bij het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen, gedurende ten minste één jaar na het jaar waarin die gerechtelijke procedure wordt beëindigd.

Artikel 10

Boekhoudkundige goedkeuring

1. In de in artikel 30 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 bedoelde beschikking tot goedkeuring van de rekeningen wordt bepaald welke bedragen aan gedurende het betrokken begrotingsjaar in elke lidstaat verrichte uitgaven als ten laste van het ELGF en het ELFPO komend worden erkend op basis van de in artikel 6 van de onderhavige verordening bedoelde rekeningen en eventuele verlagingen en schorsingen overeenkomstig de artikelen 17 en 27 van Verordening (EG) nr. 1290/2005.

Voor het ELGF worden in de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen tevens de bedragen bepaald die overeenkomstig artikel 32, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 in rekening moeten worden gebracht aan de Gemeenschap en aan de betrokken lidstaat.

Voor het ELFPO zijn in het bij de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen bepaalde bedrag de geldmiddelen begrepen die de betrokken lidstaat overeenkomstig artikel 33, lid 3, onder c), van Verordening (EG) nr. 1290/2005 opnieuw mag gebruiken.

2. Wat het ELGF betreft, wordt het bedrag dat als gevolg van de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen moet worden teruggevorderd van of betaald aan elke lidstaat, vastgesteld door de maandelijkse betalingen voor het betrokken begrotingsjaar af te trekken van de overeenkomstig lid 1 voor hetzelfde jaar erkende uitgaven. Dit bedrag wordt door de Commissie afgetrokken van of opgeteld bij de maandelijkse betaling voor de uitgaven die zijn gedaan in de tweede maand na de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen.

Wat het ELFPO betreft, wordt het bedrag dat als gevolg van de beschikking tot goedkeuring van de rekeningen moet worden teruggevorderd van of betaald aan elke lidstaat, vastgesteld door de tussentijdse betalingen voor het betrokken begrotingsjaar af te trekken van de overeenkomstig lid 1 voor datzelfde jaar erkende uitgaven. Dit bedrag wordt door de Commissie afgetrokken van of opgeteld bij de volgende tussentijdse betaling of de eindbetaling.

3. De Commissie deelt de resultaten van haar verificatie van de verstrekte gegevens, samen met de wijzigingen die zij eventueel voorstelt, aan de betrokken lidstaat mee uiterlijk op 31 maart na afloop van het begrotingsjaar.

4. Indien de Commissie de rekeningen van een lidstaat om redenen die aan die lidstaat zijn toe te schrijven, niet vóór 30 april van het volgende jaar kan goedkeuren, stelt de Commissie de lidstaat in kennis van de aanvullende onderzoeken die zij zich voorneemt overeenkomstig artikel 37 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 in te stellen.

5. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing voor de bestemmingsontvangsten in de zin van artikel 34 van Verordening (EG) nr. 1290/2005.

Artikel 11

Conformiteitsgoedkeuring

1. Indien de Commissie als gevolg van een onderzoek van mening is dat uitgaven niet overeenkomstig de communautaire voorschriften zijn gedaan, deelt zij haar bevindingen aan de betrokken lidstaat mee en geeft zij aan welke correctiemaatregelen nodig zijn om ervoor te zorgen dat die voorschriften in de toekomst worden nageleefd.

In de mededeling wordt naar dit artikel verwezen. De lidstaat antwoordt binnen twee maanden na ontvangst van de mededeling en de Commissie kan ten gevolge van dat antwoord haar standpunt wijzigen. De Commissie kan in gevallen waarin dat gerechtvaardigd is, instemmen met een verlenging van de antwoordtermijn.

Na afloop van de antwoordtermijn belegt de Commissie een bilaterale vergadering en pogen beide partijen tot overeenstemming te komen over de te nemen maatregelen en over de beoordeling van de ernst van de overtreding en van de aan de Gemeenschapsbegroting toegebrachte financiële schade.

2. Binnen twee maanden te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de notulen van de in lid 1, derde alinea, bedoelde bilaterale vergadering doet de lidstaat mededeling van de eventueel in die vergadering gevraagde gegevens of van welke andere gegevens ook die hij nuttig acht voor het lopende onderzoek.

In gevallen waarin dat gerechtvaardigd is, kan de Commissie op een met redenen omkleed verzoek van de lidstaat een verlenging van de in de eerste alinea bedoelde termijn toestaan. Het verzoek moet vóór het verstrijken van die termijn tot de Commissie worden gericht.

Na het verstrijken van de in de eerste alinea bedoelde termijn deelt de Commissie haar conclusies op basis van de in het kader van de procedure voor de conformiteitsgoedkeuring ontvangen gegevens formeel aan de lidstaat mee. In de mededeling wordt de beoordeling vermeld van de uitgaven waarvoor de Commissie onttrekking aan communautaire financiering overeenkomstig artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 overweegt, en wordt naar artikel 16, lid 1, van de onderhavige verordening verwezen.

3. De lidstaat stelt de Commissie in kennis van de correctiemaatregelen die hij heeft genomen om ervoor te zorgen dat de communautaire voorschriften worden nageleefd, en van de feitelijke datum van tenuitvoerlegging van deze maatregelen.

Na een eventueel overeenkomstig hoofdstuk 3 van de onderhavige verordening door het Bemiddelingsorgaan opgesteld rapport te hebben onderzocht, geeft de Commissie zo nodig overeenkomstig artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 een of meer beschikkingen tot onttrekking aan communautaire financiering van de door de niet-naleving van communautaire voorschriften beïnvloede uitgaven tot het tijdstip dat de lidstaat de correctiemaatregelen daadwerkelijk ten uitvoer heeft gelegd.

Bij de beoordeling van de aan communautaire financiering te onttrekken uitgaven kan de Commissie met eventueel na het verstrijken van de in lid 2 bedoelde termijn door de lidstaat meegedeelde gegevens rekening houden indien dit voor een betere schatting van de aan de Gemeenschapsbegroting toegebrachte financiële schade nodig is, mits de latere toezending van de gegevens door uitzonderlijke omstandigheden wordt gerechtvaardigd.

4. Wat het ELGF betreft, brengt de Commissie de aan communautaire financiering te onttrekken bedragen in mindering op de maandelijkse betalingen voor de uitgaven die zijn gedaan in de tweede maand na de overeenkomstig artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 gegeven beschikking.

Wat het ELFPO betreft, brengt de Commissie de aan communautaire financiering te onttrekken bedragen in mindering op de volgende tussentijdse betaling of op de eindbetaling.

Op verzoek van de lidstaat kan de Commissie evenwel, indien de hoogte van de in mindering te brengen bedragen dat rechtvaardigt, na raadpleging van het Comité voor de Landbouwfondsen een andere datum voor het in mindering brengen van die bedragen vaststellen.

5. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing voor de bestemmingsontvangsten in de zin van artikel 34 van Verordening (EG) nr. 1290/2005.

HOOFDSTUK 3

BEMIDDELINGSPROCEDURE

Artikel 12

Bemiddelingsorgaan

Ten behoeve van de procedure voor de conformiteitsgoedkeuring waarin artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 voorziet, wordt bij de Commissie een Bemiddelingsorgaan opgericht. Het Bemiddelingsorgaan heeft tot taak:

a) elke aangelegenheid te onderzoeken die aan het Bemiddelingsorgaan wordt voorgelegd door een lidstaat die van de Commissie een formele mededeling op grond van artikel 11, lid 2, derde alinea, van de onderhavige verordening heeft ontvangen waarin een beoordeling is opgenomen van de uitgaven die de Commissie voornemens is aan communautaire financiering te onttrekken;

b) te pogen de uiteenlopende standpunten van de Commissie en de betrokken lidstaat met elkaar in overeenstemming te brengen;

c) aan het einde van zijn onderzoek een rapport over de resultaten van zijn bemiddelingspogingen op te stellen waarin het Bemiddelingsorgaan, mochten alle of sommige geschilpunten onopgelost zijn gebleven, de opmerkingen opneemt die het nuttig acht.

Artikel 13

Samenstelling van het Bemiddelingsorgaan

1. Het Bemiddelingsorgaan bestaat uit vijf leden die zijn gekozen uit vooraanstaande personen die alle garanties inzake onafhankelijkheid bieden en zeer deskundig zijn hetzij op terreinen die verband houden met de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid, inclusief plattelandsontwikkeling, hetzij wat de praktijk van financiële accountantscontrole betreft.

De leden moeten onderdanen van verschillende lidstaten zijn.

2. De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden worden door de Commissie na raadpleging van het Comité voor de Landbouwfondsen benoemd voor een eerste ambtstermijn van drie jaar.

De ambtstermijn kan telkens met niet meer dan één jaar worden verlengd, waarbij het Comité voor de Landbouwfondsen van de verlenging in kennis wordt gesteld. Is de te benoemen voorzitter echter reeds een lid van het Bemiddelingsorgaan, dan bedraagt de duur van zijn eerste ambtstermijn als voorzitter drie jaar.

De namen van de voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden worden bekendgemaakt in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie.

3. De leden van het Bemiddelingsorgaan worden beloond met inachtneming van de tijd die zij aan de functie moeten besteden. De communicatie- en vervoerskosten worden vergoed overeenkomstig de geldende regels.

4. De voorzitter en de leden blijven na het verstrijken van hun ambtstermijn in functie totdat zij worden vervangen of hun ambtstermijn wordt verlengd.

5. De ambtstermijn van een lid dat niet langer aan de voorwaarden voor de vervulling van zijn taken bij het Bemiddelingsorgaan voldoet, of dat om welke reden dan ook voor onbepaalde tijd niet beschikbaar is, kan door de Commissie na raadpleging van het Comité voor de Landbouwfondsen worden beëindigd.

In dat geval wordt het lid voor het resterende deel van de periode waarvoor het lid was benoemd, door een plaatsvervangend lid vervangen, waarbij het Comité voor de Landbouwfondsen van de vervanging in kennis wordt gesteld.

Indien de ambtstermijn van de voorzitter wordt beëindigd, wordt het lid dat de taken van de voorzitter moet vervullen gedurende het resterende deel van de periode waarvoor de voorzitter was benoemd, door de Commissie benoemd na raadpleging van het Comité voor de Landbouwfondsen.

Artikel 14

Onafhankelijkheid van het Bemiddelingsorgaan

1. De leden van het Bemiddelingsorgaan vervullen hun taken op onafhankelijke wijze en vragen noch aanvaarden van enige regering of instantie instructies.

Een lid neemt niet aan de werkzaamheden van het Bemiddelingsorgaan deel en ondertekent evenmin een rapport indien dat lid in een vorige functie persoonlijk betrokken was bij de aan de orde zijnde aangelegenheid.

2. Onverminderd artikel 287 van het Verdrag maken de leden geen informatie openbaar waarvan zij bij hun werkzaamheden voor het Bemiddelingsorgaan kennis hebben genomen. Dergelijke informatie draagt een vertrouwelijk karakter en valt onder de geheimhoudingsplicht.

Artikel 15

Werkregelingen

1. De vergaderingen van het Bemiddelingsorgaan vinden plaats in de zetel van de Commissie. De werkzaamheden worden door de voorzitter voorbereid en georganiseerd. Is de voorzitter verhinderd, dan wordt onverminderd artikel 13, lid 5, eerste alinea, het voorzitterschap waargenomen door het langstzittende lid.

Voor het secretariaat van het Bemiddelingsorgaan wordt zorg gedragen door de Commissie.

2. Onverminderd artikel 14, lid 1, tweede alinea, worden de rapporten aangenomen bij volstrekte meerderheid van de aanwezige leden met een quorum van drie leden.

De rapporten worden ondertekend door de voorzitter en de leden die aan de beraadslagingen hebben deelgenomen. Zij worden medeondertekend door het secretariaat.

Artikel 16

Bemiddelingsprocedure

1. Een lidstaat kan binnen 30 werkdagen na ontvangst van de in artikel 11, lid 2, derde alinea, bedoelde formele mededeling van de Commissie een aangelegenheid aan het Bemiddelingsorgaan voorleggen door een met redenen omkleed verzoek om bemiddeling te doen toekomen aan het secretariaat van het Bemiddelingsorgaan.

De te volgen procedure en het adres van het secretariaat worden ter kennis van de lidstaten gebracht via het Comité voor de Landbouwfondsen.

2. Een bemiddelingsverzoek is slechts ontvankelijk indien het bedrag waarvoor volgens de mededeling van de Commissie onttrekking aan communautaire financiering wordt overwogen:

a) hetzij hoger is dan 1 miljoen EUR;

b) hetzij ten minste 25 % uitmaakt van de totale jaarlijkse uitgaven van de lidstaat in het kader van de betrokken begrotingsposten.

Bovendien kan de voorzitter van het Bemiddelingsorgaan een bemiddelingsverzoek ontvankelijk verklaren indien de betrokken lidstaat tijdens de voorafgaande besprekingen heeft gesteld en aangetoond dat het gaat om een principekwestie betreffende de toepassing van de communautaire voorschriften. Een dergelijk verzoek is echter niet ontvankelijk indien het uitsluitend een zaak van juridische interpretatie betreft.

3. Het Bemiddelingsorgaan verricht zijn onderzoekingen zo informeel en zo snel mogelijk en baseert zich daarbij op het bewijsmateriaal in het dossier en op hoor en wederhoor van de Commissie en de betrokken nationale autoriteiten.

4. Indien het Bemiddelingsorgaan er niet in slaagt om binnen vier maanden nadat het een zaak voorgelegd heeft gekregen, de standpunten van de Commissie en de lidstaat met elkaar in overeenstemming te brengen, wordt de bemiddelingsprocedure als mislukt beschouwd. In het in artikel 12, onder c), bedoelde rapport wordt aangegeven om welke redenen de standpunten niet met elkaar in overeenstemming konden worden gebracht. Vermeld wordt in dit rapport of in de loop van de procedure gedeeltelijke overeenstemming is bereikt.

Het rapport wordt toegezonden aan:

a) de betrokken lidstaat;

b) de Commissie;

c) de andere lidstaten in het kader van het Comité voor de Landbouwfondsen.

HOOFDSTUK 4

OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 17

Overgangsbepalingen

1. In het geval dat een overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1663/95 erkend betaalorgaan verantwoordelijkheid op zich neemt voor uitgaven waarvoor het voordien niet verantwoordelijk was, worden het onderzoek zoals bedoeld in artikel 1, lid 3, van de onderhavige verordening en de nieuwe erkenning die als gevolg van de nieuwe verantwoordelijkheden noodzakelijk zijn, uiterlijk op 16 oktober 2007 afgerond.

2. Voor het begrotingsjaar 2007 bevat het in artikel 5, lid 4, bedoelde rapport van de certificerende instantie ten aanzien van de beveiliging van de informatiesystemen slechts aan de hand van een scoringssysteem opgestelde opmerkingen en voorlopige conclusies over de door het betaalorgaan getroffen maatregelen. Deze opmerkingen zijn gebaseerd op de geldende internationaal aanvaarde beveiligingsnormen die in punt 3, onder B), van bijlage I zijn vermeld, en in deze opmerkingen wordt aangegeven in hoeverre doeltreffende beveiligingsmaatregelen waren getroffen.

Artikel 18

Intrekkingen

1. Verordening (EG) nr. 1663/95, Verordening (EG) nr. 2390/1999 en Beschikking 94/442/EG worden met ingang van 16 oktober 2006 ingetrokken. Verordening (EG) nr. 1663/95 blijft evenwel van toepassing voor de goedkeuring van de rekeningen over het begrotingsjaar 2006 overeenkomstig artikel 7, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1258/1999 van de Raad (6).

De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden van het Bemiddelingsorgaan die zijn benoemd overeenkomstig Beschikking 94/442/EG, blijven in functie totdat hun ambtstermijn verstrijkt of totdat zij worden vervangen.

2. Verwijzingen naar de bij lid 1 ingetrokken besluiten gelden als verwijzingen naar de onderhavige verordening en worden gelezen overeenkomstig de in bijlage V opgenomen concordantietabel.

Artikel 19

Inwerkingtreding en het van toepassing worden

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Zij is van toepassing met ingang van 16 oktober 2006. De artikelen 3 en 5, artikel 6, onder a) tot en met e) en onder g) en h), en de artikelen 7 en 10 zijn evenwel alleen voor de aan de begrotingsjaren 2007 en volgende toe te rekenen uitgaven en bestemmingsontvangsten van toepassing.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat. Gedaan te Brussel, 21 juni 2006. Voor de Commissie Mariann FISCHER BOEL Lid van de Commissie

(1) PB L 209 van 11.8.2005, blz. 1. Verordening gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 320/2006 (PB L 58 van 28.2.2006, blz. 42).

(2) PB L 158 van 8.7.1995, blz. 6. Verordening laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 465/2005 (PB L 77 van 23.3.2005, blz. 6).

(3) PB L 295 van 16.11.1999, blz. 1. Verordening laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1359/2005 (PB L 214 van 19.8.2005, blz. 11).

(4) PB L 182 van 16.7.1994, blz. 45. Beschikking laatstelijk gewijzigd bij Beschikking 2001/535/EG (PB L 193 van 17.7.2001, blz. 25).

(5) Zie blz. 1 van dit Publicatieblad.

(6) PB L 160 van 26.6.1999, blz. 103.

BIJLAGE I ERKENNINGSCRITERIA 1. Interne opzet A) Organisatiestructuur Het betaalorgaan beschikt over een organisatiestructuur die het in staat stelt de volgende hoofdfuncties te vervullen ten aanzien van de ELGF- en de ELFPO-uitgaven: i) De opdrachtgeving tot en de controle van de betalingen, met het doel zich ervan te vergewissen dat het aan een aanvrager te betalen bedrag in overeenstemming is met de communautaire voorschriften, welke functie met name de administratieve controles en de controles ter plaatse omvat. ii) De uitvoering van de betalingen, met het doel de aanvrager (of zijn gevolmachtigde) het bedrag te betalen waarvoor de betalingsopdracht is gegeven, of, in het geval van plattelandsontwikkeling, het deel dat overeenkomt met de communautaire medefinanciering. iii) De boekhoudkundige verantwoording van de betalingen, met het doel alle betalingen in de afzonderlijke rekeningen van het betaalorgaan voor de ELGF- en de ELFPO-uitgaven in de vorm van een informatiesysteem vast te leggen en de periodieke overzichten van de uitgaven op te stellen, inclusief de maandelijkse, driemaandelijkse (voor het ELFPO) en jaarlijkse declaraties aan de Commissie. In de rekeningen worden ook de door de Fondsen gefinancierde activa opgenomen, waarbij het met name gaat om de interventievoorraden, de niet-verrekende voorschotten, de zekerheden en de debiteuren. De organisatiestructuur van het betaalorgaan zorgt voor een duidelijke toewijzing van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden op alle operationele niveaus en voor een scheiding van de in de eerste alinea genoemde drie functies, waarbij de bij die functies behorende verantwoordelijkheden zijn omschreven in een organisatieschema. Die organisatiestructuur omvat tevens de technische diensten en de in punt 4 genoemde interne auditdienst. B) Niveau van de personele middelen Het betaalorgaan draagt zorg voor het volgende: i) Passende personele middelen worden toegewezen om de werkzaamheden uit te voeren en de op de verschillende operationele niveaus benodigde technische vaardigheden zijn aanwezig. ii) De taken worden zo verdeeld dat geen enkele functionaris wordt belast met meer dan een van de verantwoordelijkheden op het gebied van de opdrachtgeving, de betaling of de boekhouding met betrekking tot de aan het ELGF of het ELFPO in rekening gebrachte bedragen en dat geen enkele functionaris een van die taken verricht zonder dat op zijn werk toezicht wordt uitgeoefend door een tweede functionaris. iii) De verantwoordelijkheden van elke functionaris worden schriftelijk omschreven, waarbij ook de financiële grenzen aan zijn bevoegdheid worden vastgesteld. iv) Op alle operationele niveaus is de opleiding van het personeel adequaat en er bestaat een beleid om personeel op gevoelige posities te laten rouleren of om als alternatief het toezicht te verscherpen. v) Passende maatregelen ter voorkoming van een belangenconflict worden genomen wanneer een persoon die een verantwoordelijke of gevoelige positie bekleedt ten aanzien van de verificatie, de opdrachtgeving, de betaling of de boekhouding in verband met aanvragen, buiten het betaalorgaan nog andere functies vervult. C) Delegatie Indien taken van het betaalorgaan overeenkomstig artikel 6, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 aan een andere instantie worden gedelegeerd, moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan: i) Tussen het betaalorgaan en die instantie moet een schriftelijke overeenkomst zijn gesloten waarin de aard van de aan het betaalorgaan toe te zenden gegevens en bewijsstukken is omschreven en is aangegeven binnen welke termijn die toezending moet plaatsvinden. De overeenkomst moet het voor het betaalorgaan mogelijk maken aan de erkenningscriteria te voldoen. ii) Het betaalorgaan blijft in alle gevallen verantwoordelijk voor een doelmatig beheer van de middelen van de betrokken Fondsen. iii) De verantwoordelijkheden en verplichtingen van de andere instantie, met name ten aanzien van de controle op en de verificatie van de naleving van de communautaire voorschriften, zijn duidelijk omschreven. iv) Het betaalorgaan ziet erop toe dat de instantie beschikt over doeltreffende systemen om ervoor te zorgen dat zij haar verantwoordelijkheden op bevredigende wijze vervult. v) De instantie geeft het betaalorgaan uitdrukkelijk de bevestiging dat zij haar verantwoordelijkheden daadwerkelijk vervult, en beschrijft de daartoe gebruikte middelen. vi) Het betaalorgaan beoordeelt de gedelegeerde functies op regelmatige basis om de bevestiging te krijgen dat de verrichte werkzaamheden van een bevredigend niveau zijn en aan de communautaire voorschriften voldoen. De bovenvermelde voorwaarden zijn van overeenkomstige toepassing voor de door de nationale douaneautoriteiten verrichte taken met betrekking tot de landbouwuitgaven. 2. Controleactiviteiten A) Procedures voor de opdrachtgeving tot betaling van aanvragen Het betaalorgaan stelt de volgende procedures vast: i) Het betaalorgaan stelt gedetailleerde procedures vast voor de ontvangst, de registratie en de verwerking van de aanvragen, met inbegrip van een beschrijving van alle te gebruiken stukken. ii) Elke voor de opdrachtgeving verantwoordelijke functionaris beschikt over een gedetailleerde checklist van de verificaties die hij moet verrichten, en neemt in de bewijsstukken betreffende de aanvraag zijn verklaring op dat die controles zijn verricht. Deze verklaring mag met behulp van elektronische middelen worden afgegeven. Er moet bewijs zijn dat het werk is nagezien door een personeelslid met een hogere rang. iii) Tot betaling van een aanvraag wordt pas opdracht gegeven nadat voldoende controles zijn verricht om zich ervan te vergewissen dat deze aanvraag voldoet aan de communautaire voorschriften. Die controles omvatten de controles die zijn voorgeschreven bij de verordening betreffende de specifieke maatregel op grond waarvan de steun wordt aangevraagd, en de controles die krachtens artikel 9 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 moeten worden verricht om fraude en onregelmatigheden te voorkomen en op te sporen en waarbij bijzondere aandacht moet worden besteed aan de bestaande risico’s. Wat het ELFPO betreft, moeten er bovendien procedures zijn om na te gaan of de criteria voor de toekenning van steun zijn nageleefd en of is voldaan aan alle geldende communautaire voorschriften, waaronder met name de voorschriften inzake de plaatsing van overheidsopdrachten en inzake milieubescherming. iv) De leiding van het betaalorgaan wordt op een passend niveau regelmatig en tijdig over de resultaten van de verrichte controles geïnformeerd, zodat altijd met de toereikendheid van die controles rekening kan worden gehouden voordat een aanvraag wordt afgehandeld. v) De verrichte werkzaamheden worden tot in detail beschreven in een verslag dat elke aanvraag of groep aanvragen vergezelt, dan wel, waar dat passend is, in een verslag dat betrekking heeft op één verkoopseizoen. Het verslag gaat vergezeld van een verklaring over de subsidiabiliteit van de goedgekeurde aanvragen en over aard, reikwijdte en grenzen van de verrichte werkzaamheden. Wat het ELFPO betreft, moet bovendien zekerheid worden verschaft dat de criteria voor de toekenning van de steun zijn nageleefd en dat is voldaan aan alle geldende communautaire voorschriften, waaronder met name de voorschriften inzake de plaatsing van overheidsopdrachten en inzake milieubescherming. Indien fysieke of administratieve controles niet alle aanvragen maar een steekproef daaruit betreffen, moeten de geselecteerde aanvragen worden geïdentificeerd, moet de methode van steekproeftrekking worden beschreven en moet verslag worden uitgebracht over de resultaten van alle controles en over de ten aanzien van afwijkingen en onregelmatigheden genomen maatregelen. De bewijsstukken moeten volstaan om zekerheid te verschaffen dat alle vereiste controles op de subsidiabiliteit van de aanvragen waarvoor opdracht tot betaling wordt gegeven, zijn verricht. vi) In het geval dat stukken (op papier of in elektronische vorm) betreffende aanvragen waarvoor opdracht tot betaling is gegeven, en betreffende verrichte controles door andere instanties worden bewaard, moeten door die instanties en het betaalorgaan procedures worden ingesteld om ervoor te zorgen dat de locatie van alle dergelijke stukken die relevant zijn voor door het betaalorgaan verrichte specifieke betalingen, wordt geregistreerd. B) Betalingsprocedures Het betaalorgaan stelt de nodige procedures vast om ervoor te zorgen dat de betalingen uitsluitend op aan de aanvrager of diens gevolmachtigde toebehorende bankrekeningen worden verricht. De betaling wordt door de bank van het betaalorgaan of, in voorkomend geval, door een betaalkantoor van de overheid uitgevoerd binnen vijf werkdagen na de datum waarop het bedrag in rekening is gebracht aan het ELGF of het ELFPO. Voor de begrotingsjaren 2007 en 2008 kunnen de betalingen echter ook door middel van een cheque worden verricht. Procedures worden vastgesteld om ervoor te zorgen dat alle betalingen waarvoor de overmaking niet wordt uitgevoerd, weer aan de Fondsen worden gecrediteerd. Er wordt niet in contanten betaald. De goedkeuring van de opdrachtgevende functionaris en/of zijn supervisor mag met behulp van elektronische middelen worden verleend, mits een passend niveau van beveiliging van die middelen is gegarandeerd en de identiteit van de ondertekenaar in de elektronische records wordt ingevoerd. C) Boekhoudprocedures Het betaalorgaan stelt de volgende procedures vast: i) De boekhoudprocedures moeten ervoor zorgen dat de maandelijkse, driemaandelijkse (voor het ELFPO) en jaarlijkse declaraties volledig en juist zijn en tijdig worden ingediend en dat eventuele fouten of omissies worden ontdekt en gecorrigeerd, met name dankzij met tussenpozen verrichte controles en aansluitingsvergelijkingen. ii) Bij de boekhouding betreffende de interventieopslag moet ervoor worden gezorgd dat, in elk stadium vanaf de aanvaarding van een aanbieding tot de fysieke afzet van het product, gegevens over de hoeveelheden en de bijbehorende kosten overeenkomstig de geldende verordeningen correct en snel worden verwerkt en per identificeerbare partij in de juiste rekening worden geboekt, en moet er tevens voor worden gezorgd dat voor elke opslagplaats hoeveelheid en aard van de opgeslagen voorraden te allen tijde kunnen worden bepaald. D) Procedures betreffende voorschotten en zekerheden De betalingen van voorschotten worden afzonderlijk opgenomen in de boekhouding of een subadministratie. Procedures worden vastgesteld om ervoor te zorgen: i) dat voor zekerheden slechts een beroep wordt gedaan op financiële instellingen die voldoen aan de bij Verordening (EEG) nr. 2220/85 van de Commissie (1) vastgestelde voorwaarden en zijn erkend door de bevoegde autoriteiten, dat de zekerheden geldig blijven totdat zij worden vrijgegeven of geïnd, en dat op verzoek van het betaalorgaan zonder meer aan de uit de zekerheden voortvloeiende verplichtingen wordt voldaan; ii) dat de voorschotten binnen de gestelde termijn worden verrekend en dat de voorschotten die reeds hadden moeten zijn verrekend, onverwijld worden geïdentificeerd en de betrokken zekerheden onverwijld worden geïnd. E) Procedures betreffende vorderingen Alle in de punten A) tot en met D) vermelde criteria zijn van overeenkomstige toepassing voor heffingen, verbeurde zekerheden, terug te betalen bedragen, bestemmingsontvangsten, enz. die het betaalorgaan voor rekening van het ELGF of het ELFPO moet innen. Het betaalorgaan zet een systeem op om alle verschuldigde bedragen vast te stellen en om al die vorderingen vóór de inning ervan op te nemen in een debiteurenadministratie. De debiteurenadministratie wordt op gezette tijden gecontroleerd en het nodige wordt gedaan om de vervallen schulden te innen. F) Controlespoor De gegevens over de bewijsstukken met betrekking tot de opdrachtgeving tot betaling, de boeking en de betaling van aanvragen en de behandeling van voorschotten, zekerheden en vorderingen moeten in het betaalorgaan beschikbaar zijn om ervoor te zorgen dat er te allen tijde een voldoende gedetailleerd controlespoor is. 3. Informatie en communicatie A) Communicatie Het betaalorgaan stelt de nodige procedures vast om ervoor te zorgen dat elke wijziging van de communautaire verordeningen, met name wat de geldende steunbedragen betreft, wordt genoteerd en dat de instructies, databases en checklists tijdig worden geactualiseerd. B) Beveiliging van de informatiesystemen De beveiliging van de informatiesystemen wordt gebaseerd op de criteria die zijn vastgesteld in de in het betrokken begrotingsjaar geldende versie van een van de volgende internationaal aanvaarde normen: i) International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of Practise for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799), ii) Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI), iii) Information Systems Audit and Control Foundation: Control Objectives for Information and related Technology (COBIT). Het betaalorgaan kiest een van die internationale normen als basis voor zijn beveiliging van de informatiesystemen. De beveiligingsmaatregelen dienen te zijn aangepast aan de administratieve structuur, de personeelsbezetting en de technologische omgeving van elk afzonderlijk betaalorgaan. De financiële en de technologische inspanningen moeten in verhouding staan tot de feitelijke risico's die aanwezig zijn. 4. Monitoring A) Permanente monitoring via de activiteiten op het gebied van interne controle De interne controle omvat ten minste de volgende activiteiten: i) de technische diensten en gedelegeerde instanties die zijn belast met het verrichten van controles en de uitoefening van andere functies, monitoren om een behoorlijke uitvoering van de verordeningen, richtsnoeren en procedures te garanderen; ii) de aanzet geven tot systeemveranderingen om de controlesystemen in het algemeen te verbeteren; iii) bij het betaalorgaan ingediende aanvragen en verzoeken en andere gegevens die aanleiding geven tot een vermoeden van onregelmatigheden, onderzoeken. De permanente monitoring maakt deel uit van de gewone, steeds terugkerende operationele activiteiten van het betaalorgaan. Op alle niveaus worden de dagelijkse werkzaamheden en controleactiviteiten van het betaalorgaan op permanente basis gemonitord om een voldoende gedetailleerd controlespoor te garanderen. B) Afzonderlijke evaluaties door een interne auditdienst Het betaalorgaan stelt in dit verband de volgende procedures vast: i) De interne auditdienst is onafhankelijk van de andere afdelingen van het betaalorgaan en rapporteert aan de directeur van het betaalorgaan. ii) De interne auditdienst verifieert of de door het betaalorgaan vastgestelde procedures toereikend zijn om ervoor te zorgen dat de naleving van de communautaire voorschriften wordt gecontroleerd en dat de rekeningen juist en volledig zijn en tijdig worden opgesteld. De verificaties mogen beperkt blijven tot geselecteerde maatregelen en tot steekproeven uit de transacties, mits een controleplan ervoor zorgt dat alle belangrijke terreinen, met inbegrip van de afdelingen die zijn belast met de opdrachtgeving tot betaling, worden bestreken over een periode van ten hoogste vijf jaar. iii) De werkzaamheden van de interne auditdienst worden verricht overeenkomstig internationaal aanvaarde normen, worden vastgelegd in werkdocumenten en resulteren in rapporten en aanbevelingen die worden gericht tot de hoogste leiding van het betaalorgaan. (1) PB L 205 van 3.8.1985, blz. 5.

BIJLAGE II BORGINGSVERKLARING Ik, …, directeur van het betaalorgaan …, leg hierbij de rekeningen over die voor dit betaalorgaan zijn opgesteld over het begrotingsjaar van 16.10.xx tot en met 15.10.xx+1. Op basis van mijn eigen oordeel en van de tot mijn beschikking staande gegevens, die onder meer de resultaten van de werkzaamheden van de interne auditdienst omvatten, verklaar ik dat: — de overgelegde rekeningen naar mijn beste weten een waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig beeld geven van de uitgaven en ontvangsten in het bovengenoemde begrotingsjaar. Met name zijn alle vorderingen, voorschotten, zekerheden en voorraden waarvan ik kennis heb, in de rekeningen geboekt en zijn alle voor het ELGF en het ELFPO geïnde ontvangsten naar behoren aan de passende Fondsen gecrediteerd; — het door mij opgezette systeem een redelijke zekerheid biedt dat de onderliggende transacties wettig en regelmatig zijn en dat de subsidiabiliteit van de aanvragen en, in het geval van plattelandsontwikkeling, de procedure voor de toekenning van steun worden beheerd, gecontroleerd en gedocumenteerd overeenkomstig de communautaire voorschriften. [Ten aanzien van deze zekerheid gelden evenwel de volgende punten van voorbehoud:] Voorts bevestig ik dat mij geen niet-meegedeelde zaken bekend zijn die de financiële belangen van de Gemeenschap zouden kunnen schaden. Handtekening

BIJLAGE III MODELTABELLEN VOOR DE NOG TE INNEN BEDRAGEN De lidstaten verstrekken per betaalorgaan de in artikel 6, onder f), bedoelde gegevens met behulp van de volgende tabellen: Tabel 1 Overzicht van de in het afgelopen begrotingsjaar lopende terugvorderingsprocedures wegens onregelmatigheden ten nadele van het ELGF — administratieve procedures In 2007 in te dienen tabel: a b c d e f Begrotingsjaar van het eerste proces-verbaal Saldo 15 oktober 2005 Geïnde bedragen (2006) Met correcties gemoeide bedragen (2006) (1) Totaal niet-goedgekeurde oninbaar verklaarde bedragen Nog te innen bedragen (15 oktober 2006) < 2002 2002 2003 2004 2005 2006 Totaal

In 2008 en volgende jaren in te dienen tabel: a b c d e f Begrotingsjaar van het eerste proces-verbaal Saldo 15 oktober jaar n-1 Geïnde bedragen (jaar n) Met correcties gemoeide bedragen (jaar n) (2) Oninbaar verklaarde bedragen (jaar n) Nog te innen bedragen (15 oktober jaar n) < n – 4 (3) n-4 n-3 n-2 n-1 N Totaal Tabel 2 Overzicht van de in het afgelopen begrotingsjaar lopende terugvorderingsprocedures wegens onregelmatigheden ten nadele van het ELGF — gerechtelijke procedures In 2007 in te dienen tabel: a b c d e f Begrotingsjaar van het eerste proces-verbaal Saldo 15 oktober 2005 Geïnde bedragen (2006) Met correcties gemoeide bedragen (2006) (4) Totaal niet-goedgekeurde oninbaar verklaarde bedragen Nog te innen bedragen (15 oktober 2006) < 1998 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Totaal

In 2008 en volgende jaren in te dienen tabel: a b c d e f Begrotingsjaar van het eerste proces-verbaal Saldo 15 oktober jaar n-1 Geïnde bedragen (jaar n) Met correcties gemoeide bedragen (jaar n) (5) Oninbaar verklaarde bedragen (jaar n) Nog te innen bedragen (15 oktober jaar n) < n – 8 (6) n-8 n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 n-2 n-1 N Totaal Bij toepassing van artikel 32, lid 5, vijfde alinea, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 zijn de tabellen 1 en 2 van overeenkomstige toepassing. Tabel 3 Overzicht van de in het afgelopen begrotingsjaar lopende terugvorderingsprocedures wegens onregelmatigheden ten nadele van het ELFPO — administratieve procedures In 2008 en volgende jaren in te dienen tabel: a b c d e f Begrotingsjaar van het eerste proces-verbaal Saldo 15 oktober jaar n-1 Geïnde bedragen (jaar n) Met correcties gemoeide bedragen (jaar n) (7) Oninbaar verklaarde bedragen (jaar n) Nog te innen bedragen (15 oktober jaar n) 2007 2008 2009 2010 2016+4 Totaal

Tabel 4 Overzicht van de in het afgelopen begrotingsjaar lopende terugvorderingsprocedures wegens onregelmatigheden ten nadele van het ELFPO — gerechtelijke procedures In 2008 en volgende jaren in te dienen tabel: a b c d e f Begrotingsjaar van het eerste proces-verbaal Saldo 15 oktober jaar n-1 Geïnde bedragen (jaar n) Met correcties gemoeide bedragen (jaar n) (8) Oninbaar verklaarde bedragen (jaar n) Nog te innen bedragen (15 oktober jaar n) 2007 2008 2009 2010 2016+8 Totaal Bij toepassing van artikel 33, lid 8, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 zijn de tabellen 3 en 4 van overeenkomstige toepassing. De lidstaten dienen de tabellen 5 en 6 elektronisch in volgens een formaat dat jaarlijks vóór 15 oktober door de Commissie wordt meegedeeld. Tabel 5 Bedragen die zijn gemoeid met de individuele gevallen van onregelmatigheden ten nadele van het ELGF a b c d e f g h i j k l m Identificatienummer ECR-identificatie indien van toepassing (9) Begrotingsjaar van het eerste proces-verbaal over de onregelmatigheid Gerechtelijke procedures aangespannen Oorspronkelijk bedrag Totaal met correcties gemoeid bedrag (vanaf begin terugvordering) Totaal geïnd bedrag (vanaf begin terugvordering) Oninbaar verklaard bedrag (vanaf begin terugvordering) Datum vaststelling oninbaarheid Bedrag waarvoor inningsprocedure gaande Redenen voor oninbaarheid Met correcties gemoeid bedrag (in begrotingsjaar n) Geïnd bedrag (begrotingsjaar n) j/n j/n j/n j/n

Tabel 6 Bedragen die zijn gemoeid met de individuele gevallen van onregelmatigheden ten nadele van het ELFPO a b c d e f g h i J k l m Identificatienummer ECR-identificatie indien van toepassing (10) Begrotingsjaar van het eerste proces-verbaal over de onregelmatigheid Gerechtelijke procedures aangespannen Oorspronkelijk bedrag Totaal met correcties gemoeid bedrag (vanaf begin terugvordering) Totaal geïnd bedrag (vanaf begin terugvordering) Oninbaar verklaard bedrag (vanaf begin terugvordering) Datum vaststelling oninbaarheid Bedrag waarvoor inningsprocedure gaande Redenen voor oninbaarheid Met correcties gemoeid bedrag (in begrotingsjaar n) Geïnd bedrag (begrotingsjaar n) j/n j/n j/n j/n (1) Inclusief de correcties die voortvloeien uit een overschakeling van administratieve procedures op een gerechtelijke procedure. (2) Inclusief de correcties die voortvloeien uit een overschakeling van administratieve procedures op een gerechtelijke procedure. (3) In deze regel worden de inningen en/of correcties overeenkomstig artikel 32, lid 5, derde en vierde alinea, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 opgenomen. (4) Inclusief de correcties die voortvloeien uit een overschakeling van administratieve procedures op een gerechtelijke procedure. (5) Inclusief de correcties die voortvloeien uit een overschakeling van administratieve procedures op een gerechtelijke procedure. (6) In deze regel worden de inningen en/of correcties overeenkomstig artikel 32, lid 5, derde en vierde alinea, van Verordening (EG) nr. 1290/2005 opgenomen. (7) Inclusief de correcties die voortvloeien uit een overschakeling van administratieve procedures op een gerechtelijke procedure. (8) Inclusief de correcties die voortvloeien uit een overschakeling van administratieve procedures op een gerechtelijke procedure. (9) Het betreft de unieke identificatie van de overeenkomstig Verordening (EEG) nr. 595/91 van de Raad (PB L 67 van 14.3.1991, blz. 11) gemelde gevallen. (10) Het betreft de unieke identificatie van de overeenkomstig Verordening (EEG) nr. 595/91 van de Raad (PB L 67 van 14.3.1991, blz. 11) gemelde gevallen.

BIJLAGE IV TOEZENDING VAN DE IN ARTIKEL 8, LID 4, BEDOELDE VRAGEN De in artikel 8, lid 4, bedoelde vragen moeten worden gezonden aan: — Europese Commissie, DG AGRI-J-1, Wetstraat 200, B-1049 Brussel, of — AGRI-J1@cec.eu.int.