NL Publicatieblad van de Europese Unie C 216/19

REGELING INZAKE DE TOEGANG VAN HET PUBLIEK TOT DOCUMENTEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT

Besluit van het Bureau van 28 november 2001 (1) (2) (3) (4)

2011/C 216/07

HET BUREAU,

Gezien artikel 15, lid 3, van het VWEU,

Gezien Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, met name de artikelen 11, 12 en 18,

Gezien artikel 23, leden 2 en 12, artikel 103, lid 1, en artikel 104 van het Reglement van het Parlement,

Overwegende dat de algemene beginselen voor de toegang tot documenten overeenkomstig artikel 15, lid 3, van het VWEU zijn vastgesteld bij Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001,

Overwegende dat het Europees Parlement overeenkomstig het oude artikel 255, lid 3, van het EG-Verdrag en artikel 18, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn Reglement heeft aangepast bij besluit van 13 november 2001,

Overwegende dat het Bureau overeenkomstig artikel 104, leden 2, 3 en 4, van het Reglement van het Europees Parlement is belast met de vaststelling van de regels voor invoering van het documentenregister, de vaststelling van de wijze van toegang en de aanwijzing van de organen die verantwoordelijk zijn voor de behandeling van de verzoeken om toegang,

Overwegende dat de maatregelen met betrekking tot de vergoeding voor de afgifte van documenten moeten worden aangepast aan de bepalingen van artikel 10 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 teneinde de aanvullende kosten aan te geven die door de verzoeker moeten worden betaald voor de afgifte van omvangrijke documenten,

Overwegende dat het wenselijk is de maatregelen inzake de werking van het documentenregister van het Europees Parlement in één enkel besluit op te nemen teneinde de transparantie ten opzichte van de burger te vergroten,

Overwegende dat overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001 geen rekening mag worden gehouden met de kwaliteit van de verzoeker en dat uit hoofde van deze verordening goedgekeurde besluiten een „erga omnes”-effect hebben. De leden en het personeel van de instellingen hebben speciale toegangsrechten, die erkend zijn in het Reglement van het Parlement, het Financieel Reglement, Verordening (EG) nr. 45/2001 en het statuut van de ambtenaren en waarvan zij gebruik kunnen maken in plaats van een beroep te doen op Verordening (EG) nr. 1049/2001,

Overwegende dat Verordening (EG) nr. 1049/2001 en dit besluit ook niet de toegang tot en de overdracht van documenten tussen de instellingen regelen, die het onderwerp van interinstitutionele akkoorden zijn,

Overwegende dat Verordening (EG) nr. 1049/2001 betrekking heeft op de toegang tot bestaande documenten en dat verzoeken om informatie volgens andere bepalingen behandeld moeten worden,

Overwegende dat het Bureau met zijn besluit van 8 maart 2010 een nieuwe lijst heeft goedgekeurd met categorieën documenten van het Europees Parlement die rechtstreeks toegankelijk zijn,

Overwegende dat technische wijzigingen nodig zijn in het licht van de ervaring die de laatste jaren binnen de instelling is opgedaan, en de ontwikkeling van de internetsite van het Parlement,

BESLUIT:

TITEL I

ELEKTRONISCH DOCUMENTENREGISTER (EDR)

Artikel 1

Invoering

1. Het elektronisch documentenregister (EDR) wordt ingevoerd voor de documenten van het Europees Parlement.

2. Dit documentenregister bevat de referenties van de documenten die door de instelling zijn opgesteld of ontvangen (behoudens het bepaalde in het volgende lid) vanaf de datum van toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001 (5).

3. Op grond van artikel 10, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 is het niet noodzakelijk via het EDR documenten beschikbaar te stellen die het Europees Parlement van andere instellingen heeft ontvangen en die al gemakkelijk toegankelijk zijn via het elektronische register van de betrokken instelling. Het EDR bevat een link naar het register van de oorspronkelijke instelling.

4. Deze referenties vormen het „documentaire identiteitsbewijs” dat niet alleen de bij artikel 11, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vereiste gegevens bevat, maar ook en voor zover mogelijk de gegevens waarmee kan worden geïdentificeerd wie de verstrekker van elk document is, in welke talen het beschikbaar is, wat de status van het document is, om welke categorie document het gaat en waar het document is opgeslagen.

Artikel 2

Doelstellingen

Het EDR dient de volgende doelstellingen:

— identificatie van documenten door middel van een uniform referentiesysteem,

— rechtstreekse toegang tot documenten, met name wetgevingsdocumenten,

— informatie wanneer documenten op grond van de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet langs elektronische weg rechtstreeks toegankelijk zijn.

Artikel 3

Werking

De eenheid „Transparantie — toegang van het publiek tot documenten en betrekkingen met belangenvertegenwoordigers” (hierna de bevoegde dienst te noemen) is verantwoordelijk voor:

— de controle op de registratie van door het Parlement opgestelde of ontvangen documenten in het EDR,

— de ontvangst en de behandeling van de verzoeken om toegang in schriftelijke of elektronische vorm binnen een eventueel te verlengen termijn van vijftien werkdagen,

— de verzending van een ontvangstbevestiging,

— de bijstand aan de verzoeker met het oog op nadere precisering van de inhoud van diens verzoek, en het overleg met de verzoeker bij verzoeken om zeer lange of complexe documenten,

— het vergemakkelijken van de toegang van de verzoeker tot reeds gepubliceerde documenten,

— de coördinatie van het antwoord met de dienst die het document heeft opgesteld of in bezit heeft, of de bevoegde persoon wanneer het verzoek betrekking heeft op een document dat niet in het register is opgenomen of wanneer het verzoek betrekking heeft op een document dat is onderworpen aan de beperkingen als bedoeld in de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001,

— de raadpleging van derden overeenkomstig artikel 4, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Artikel 4

Opneming van documenten in het EDR

1. De referenties naar de documenten worden in het EDR opgenomen volgens de door de secretaris-generaal vastgestelde instructies, die een maximale traceerbaarheid van de documenten waarborgen. De omvang van het EDR wordt geleidelijk uitgebreid en daarvan wordt melding gemaakt op de homepage van het EDR op de Europarl-site.

2. Hiertoe worden de documenten van het Europees Parlement, als omschreven in artikel 104, lid 2, van zijn Reglement, in het EDR opgenomen onder verantwoordelijkheid van het orgaan of de dienst waardoor het document is opgesteld.

3. De in het kader van de wetgevingsprocedure of de parlementaire arbeid opgestelde documenten worden in het EDR opgenomen zodra zij zijn gedeponeerd of openbaar gemaakt.

4. De andere documenten die onder de bevoegdheid van de administratieve diensten van het secretariaat-generaal van het Europees Parlement vallen, worden, voor zover mogelijk, volgens de instructies van de secretaris-generaal in het EDR opgenomen.

5. De referenties naar documenten die afkomstig zijn van een derde in de zin van artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, worden door de dienst waarvoor de documenten bestemd zijn in het EDR opgenomen.

Artikel 5

Rechtstreeks toegankelijke documenten

1. Behoudens de beperkingen als bedoeld in de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 moeten alle door het Europees Parlement in het kader van de wetgevingsprocedure opgestelde of ontvangen documenten in elektronische vorm voor de burger toegankelijk zijn.

2. Het Europees Parlement maakt alle wetgevingsdocumenten in de zin van artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 elektronisch toegankelijk via het EDR of de Europarl-site.

3. De categorieën rechtstreeks toegankelijke documenten worden vermeld in een door het Bureau goedgekeurde lijst die op de Europarl-site wordt gepubliceerd. Deze lijst houdt geen beperking in van het recht op toegang tot documenten die niet tot de genoemde categorieën behoren; deze kunnen op schriftelijk verzoek toegankelijk worden gemaakt.

Artikel 6

Op verzoek toegankelijke documenten

1. Behoudens de beperkingen als bedoeld in de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn de door het Europees Parlement buiten het kader van de wetgevingsprocedure opgestelde of ontvangen documenten, voor zover mogelijk, via het EDR voor de burger rechtstreeks toegankelijk.

2. Wanneer de opneming van een document in het EDR geen rechtstreekse toegang tot de integrale tekst mogelijk maakt, hetzij omdat het document niet in elektronische vorm beschikbaar is, hetzij ter toepassing van de uitzonderingen als bedoeld in de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, kan de verzoeker schriftelijk of met gebruikmaking van het op de EDR-site op Europarl beschikbare elektronische formulier om toegang tot het document verzoeken.

3. De documenten die door het Parlement vóór de inwerkingtreding van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn opgesteld of ontvangen en derhalve niet in het EDR zijn opgenomen, zijn op schriftelijk of elektronisch verzoek toegankelijk, behoudens de beperkingen als bedoeld in de artikelen 4 en 9 van bovengenoemde verordening.

4. Het Parlement verleent burgers online-ondersteuning met betrekking tot de indiening van een verzoek om toegang tot een document.

TITEL II

INITIËLE VERZOEKEN

Artikel 7

Verzoeken die onder deze regeling vallen

Deze regeling geldt voor elk verzoek om toegang tot een document van het Europees Parlement dat wordt gedaan met behulp van het op de EDR-site beschikbare formulier of onder uitdrukkelijke verwijzing naar het recht op toegang tot documenten, zoals omschreven in Verordening (EG) nr. 1049/2001. Onder deze regeling vallen evenwel geen verzoeken die berusten op een speciaal toegangsrecht, zoals met name bepaald in het Reglement van het Parlement, het Financieel Reglement, Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van persoonsgegevens en het statuut van de ambtenaren.

Artikel 8

Indiening van verzoeken om toegang

1. Verzoeken om toegang tot een document van het Europees Parlement kunnen schriftelijk, per fax of in elektronische vorm in een van de in artikel 342 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie genoemde talen worden ingediend.

2. Voor de indiening van een verzoek in elektronische vorm wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van het op de EDR-site beschikbare elektronische formulier en het online-hulpsysteem dat is opgezet om de indiening van een dergelijk verzoek te vergemakkelijken.

3. Het verzoek moet voldoende nauwkeurig zijn geformuleerd en met name die gegevens bevatten die het mogelijk maken het (de) gevraagde document(en) te identificeren, alsmede de naam en het adres van de verzoeker.

4. Indien een verzoek niet nauwkeurig genoeg is, vraagt de instelling overeenkomstig artikel 6, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 de verzoeker om nadere precisering en is zij hem hierbij behulpzaam.

Artikel 9

Behandeling van initiële verzoeken

1. Alle verzoeken om toegang tot een bij het Parlement berustend document worden op de dag van hun registratie doorgestuurd naar de bevoegde dienst, die de ontvangst bevestigt, het antwoord opstelt en het document binnen de gestelde termijn toegankelijk maakt.

2. Wanneer het verzoek betrekking heeft op een door het Parlement opgesteld document waarvoor een van de uitzonderingen als bedoeld in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 geldt, of wanneer het gevraagde document moet worden geïdentificeerd en opgespoord, richt de bevoegde dienst zich tot de dienst of het orgaan die (dat) het document heeft opgesteld en die (dat) binnen vijf werkdagen voorstelt welk gevolg hieraan moet worden gegeven.

Artikel 10

Raadpleging van derden

1. Wanneer een verzoek betrekking heeft op documenten van derden, gaat de bevoegde dienst, eventueel in overleg met de dienst die de gevraagde documenten in bezit heeft, na of een van de uitzonderingen als bedoeld in de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing is.

2. Indien na dit onderzoek wordt vastgesteld dat de toegang tot de gevraagde documenten op grond van een van uitzonderingen als bedoeld in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 moet worden geweigerd, wordt het negatieve antwoord aan de verzoeker toegestuurd zonder raadpleging van de derde die opsteller van de documenten is.

3. De bevoegde dienst geeft zonder raadpleging van de derde die opsteller van het document is, een gunstig gevolg aan een verzoek wanneer:

— het gevraagde document door de opsteller al openbaar is gemaakt op grond van de bepalingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 of soortgelijke bepalingen;

— (eventueel gedeeltelijke) openbaarmaking van de inhoud van het document kennelijk geen afbreuk doet aan een van de belangen als bedoeld in de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

4. In alle andere gevallen worden de derden geraadpleegd en beschikken over een termijn van vijf werkdagen om hun mening kenbaar te maken, teneinde te bepalen of een van de uitzonderingen als bedoeld in de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing is.

5. Wanneer een antwoord binnen de gestelde termijn uitblijft of wanneer de derde onvindbaar is of niet kan worden geïdentificeerd, neemt het Europees Parlement overeenkomstig de uitzonderingsregeling als bedoeld in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 een besluit, waarbij het op basis van de informatie waarover het beschikt, rekening houdt met de legitieme belangen van de derde.

Artikel 11

Beantwoordingstermijn

1. Wordt toegang tot een document verleent, verstrekt de bevoegde dienst het gevraagde document binnen een termijn van vijftien werkdagen na registratie van het verzoek.

2. Indien het Parlement geen toegang tot het gevraagde document kan verlenen, deelt het de verzoeker schriftelijk de redenen voor volledige of gedeeltelijke afwijzing van het verzoek mede, waarbij het hem attendeert op zijn recht om een confirmatief verzoek in te dienen.

3. In dat geval kan de verzoeker binnen vijftien werkdagen na ontvangst van het antwoord een confirmatief verzoek indienen.

4. In uitzonderlijke gevallen, wanneer het verzoek betrekking heeft op een zeer lang document of op een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 1 genoemde termijn met vijftien werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor.

5. Bij uitblijven van een antwoord van de instelling binnen de voorgeschreven termijn heeft de verzoeker het recht een confirmatief verzoek in te dienen.

Artikel 12

Bevoegd gezag

1. Overeenkomstig artikel 104, leden 4 en 6, van het Reglement worden aan het Europees Parlement gerichte initiële verzoeken behandeld door de secretaris-generaal, die optreedt op gezag van de ondervoorzitter die is belast met het toezicht op de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten.

2. Positieve antwoorden op initiële verzoeken worden door de secretaris-generaal of door de bevoegde dienst, die optreedt op gezag van de secretaris-generaal, aan de verzoeker toegezonden.

3. Elke afwijzing van een initieel verzoek moet naar behoren met redenen zijn omkleed. Het besluit tot afwijzing wordt genomen door de secretaris-generaal op voorstel van de bevoegde dienst en na raadpleging van de opsteller van het document. Besluiten tot afwijzing worden ter informatie toegezonden aan de verantwoordelijke ondervoorzitter.

4. Op elk moment kan de secretaris-generaal of de bevoegde dienst aan de juridische dienst en/of de functionaris voor de gegevensbescherming een vraag voorleggen over het gevolg dat moet worden gegeven aan een verzoek om toegang.

TITEL III

CONFIRMATIEVE VERZOEKEN

Artikel 13

Indiening

1. Confirmatieve verzoeken moeten worden ingediend binnen vijftien werkdagen, hetzij na ontvangst van het antwoord waarbij het verzoek om toegang tot het gevraagde document volledig of gedeeltelijk wordt afgewezen, hetzij bij uitblijven van een antwoord op het initiële verzoek, na het verstrijken van de beantwoordingstermijn.

2. Het confirmatieve verzoek moet voldoen aan de formele eisen die in artikel 8 van het onderhavige besluit worden gesteld aan initiële verzoeken.

Artikel 14

Behandeling en raadplegingen

1. De confirmatieve verzoeken worden geregistreerd en de eventuele raadplegingen worden uitgevoerd overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 9 en 10 van dit besluit.

2. Binnen vijftien werkdagen na registratie van het verzoek verleent het Parlement toegang tot het document of deelt het schriftelijk of langs elektronische weg de redenen mee voor de volledige of gedeeltelijke afwijzing van het verzoek.

3. In uitzonderlijke gevallen, wanneer het verzoek betrekking heeft op een zeer lang document of op een zeer groot aantal documenten, kan de in het vorige lid bedoelde termijn met vijftien werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor.

Artikel 15

Bevoegd gezag

1. Het Bureau van het Parlement is belast met de beantwoording van confirmatieve verzoeken. De ondervoorzitter die verantwoordelijk is voor de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten, beslist over confirmatieve verzoeken namens en op gezag van het Bureau.

2. De ondervoorzitter is gehouden het Bureau van zijn besluit in kennis te stellen op de eerste vergadering van het Bureau na het nemen van het besluit en de kennisgeving aan de verzoeker. Indien hij dit nodig oordeelt, kan de ondervoorzitter het Bureau binnen de gestelde termijn een ontwerpbesluit voorleggen, met name indien het antwoord principiële vragen opwerpt over het transparantiebeleid van het Europees Parlement. Het besluit van het Bureau is bepalend voor het antwoord dat de ondervoorzitter de verzoeker geeft.

3. De ondervoorzitter en het Bureau besluiten op basis van een voorstel dat is opgesteld door de bevoegde dienst op last van de secretaris-generaal. Deze dienst kan het advies inwinnen van de functionaris voor de gegevensbescherming, die binnen drie werkdagen advies uitbrengt.

4. Het ontwerpantwoord kan aan een voorafgaand onderzoek worden onderworpen door de juridische dienst, die binnen drie werkdagen advies uitbrengt.

Artikel 16

Beroepsmogelijkheden

1. Indien het Europees Parlement een verzoek om toegang volledig of gedeeltelijk afwijst, attendeert de instelling de verzoeker op de beroepsmogelijkheden die hem openstaan, namelijk beroep op de rechter tegen de instelling of een klacht bij de ombudsman, onder de voorwaarden als bedoeld in de artikelen 263 en 228 van het VWEU.

2. Uitblijven van een antwoord binnen de voorgeschreven termijn geldt als een afwijzend antwoord en geeft de verzoeker het recht beroep in te stellen of een klacht in te dienen onder de in het vorige lid gestelde voorwaarden.

TITEL IV

OPNEMING IN HET EDR EN TOEGANG TOT GEVOELIGE DOCUMENTEN

Artikel 17

Opneming van gevoelige documenten in het EDR

1. Gevoelig documenten in de zin van artikel 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 worden in het EDR opgenomen, als de instantie waarvan zij afkomstig zijn, daartoe toestemming verleent. Het is de taak van de personen of organen in het Europees Parlement die het gevoelige document van een derde ontvangen, aan te geven welke referenties in het documentenregister kunnen worden opgenomen. Deze personen of organen laten zich adviseren door de ondervoorzitter die verantwoordelijk is voor de behandeling van de verzoeken om toegang tot documenten, de secretaris-generaal of, eventueel, de voorzitter van de betrokken parlementaire commissie.

2. Alle door het Parlement opgestelde documenten die betrekking hebben op een gevoelig document worden slechts na toestemming van de ondervoorzitter die verantwoordelijk is voor de behandeling van de verzoeken om toegang tot documenten, in het EDR opgenomen. De aan een dergelijk document toegekende referenties worden op dezelfde voorwaarden vastgesteld als de in het vorige lid bedoelde referenties.

Artikel 18

Behandeling van verzoeken om toegang

De secretaris-generaal doet het verzoek om toegang tot een gevoelig document toekomen aan de ondervoorzitter die verantwoordelijk is voor de behandeling van de verzoeken om toegang tot documenten; bij deze laatste berust de beantwoording van een initieel verzoek. De beantwoording van een confirmatief verzoek berust bij het Bureau, dat deze taak kan delegeren aan de voorzitter. De verantwoordelijke ondervoorzitter en het Bureau of de voorzitter laten zich adviseren door de secretaris-generaal of eventueel de voorzitter van de betrokken parlementaire commissie. Voor een dergelijk verzoek gelden dezelfde registratievoorwaarden en termijnen als voor andere verzoeken om toegang.

Artikel 19

Bevoegde personen

De personen die bevoegd zijn om tijdens de behandeling van verzoeken om toegang tot gevoelige documenten kennis te nemen van de documenten zijn: de voorzitter van het Parlement, de ondervoorzitter die verantwoordelijk is voor de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten, de voorzitter van de direct betrokken parlementaire commissie, de secretaris-generaal en het naar behoren gemachtigde personeel van de bevoegde dienst, tenzij met de andere instellingen gesloten overeenkomsten voorzien in een speciale machtiging.

Artikel 20

Bescherming van gevoelige documenten

Voor gevoelige documenten gelden strenge veiligheidsregels teneinde de vertrouwelijke behandeling binnen de instelling te waarborgen. In deze regels wordt rekening gehouden met de interinstitutionele akkoorden.

TITEL V

AFGIFTE VAN DOCUMENTEN

Artikel 21

Kosten

1. In aanvulling op artikel 10, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 kan de verzoeker, als de gevraagde documenten meer dan twintig bladzijden omvatten, een vergoeding van 0,10 euro per bladzijde in rekening worden gebracht, verhoogd met de portokosten. De kosten voor andere dragers worden per geval vastgesteld en mogen een redelijk bedrag niet overschrijden.

2. Gepubliceerde documenten vallen niet onder het onderhavige besluit. Voor deze documenten blijft het eigen tariefstelsel van kracht.

TITEL VI

TOEPASSING

Artikel 22

Toepassing

Dit besluit is van toepassing met inachtneming van en onverminderd de bepalingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 en van het Reglement van het Parlement.

Artikel 23

Herziening

Dit besluit wordt ten minste bij elke herziening van Verordening (EG) nr. 1049/2001 opnieuw geëvalueerd.

Artikel 24

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag van bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie (6).

(1) PB C 374 van 29.12.2001, blz. 1.

(2) Geconsolideerd door het Bureau op 3 mei 2004.

(3) Door het Bureau gewijzigd op 26 september 2005 en gepubliceerd in het PB C 289 van 22.11.2005, blz. 6.

(4) Door het Bureau gewijzigd op 22 juni 2011 en gepubliceerd in het PB C 216 van 22.7.2011, blz. 19.

(5) D.w.z. 3 december 2001.

(6) D.w.z. 29 december 2001, 22 november 2005 en 22 juli 2011.