NL Publicatieblad van de Europese Unie C 206/11

STANDAARDREGLEMENT VAN ORDE VOOR COMITÉS

REGLEMENT VOOR HET [NAAM VAN HET COMITÉ] COMITÉ

2011/C 206/06

HET [NAAM VAN HET COMITÉ] COMITÉ,

Gezien [volledige titel van de basishandeling] (1), en met name artikel … [artikel betreffende de oprichting van het comité],

Gezien Verordening (EU) nr. 182/2011 van het Europees Parlement en de Raad van 16 februari 2011 tot vaststelling van de algemene voorschriften en beginselen die van toepassing zijn op de wijze waarop de lidstaten de uitoefening van de uitvoeringsbevoegdheden door de Commissie controleren (2), en met name artikel 9, lid 1,

Gezien het door de Commissie bekendgemaakte standaardreglement van orde (3),

[Gezien Besluit 2010/427/EU van de Raad van 26 juli 2010 tot vaststelling van de organisatie en werking van de Europese dienst voor extern optreden,] (4)

HEEFT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VASTGESTELD:

Artikel 1

Bijeenroeping

1. Het comité wordt bijeengeroepen door zijn voorzitter, hetzij op diens initiatief, hetzij op verzoek van een gewone meerderheid van de leden van het comité.

2. In het in artikel 3, lid 5, tweede alinea, van Verordening (EU) nr. 182/2011 bedoelde geval, waarin de schriftelijke procedure zonder gevolg is beëindigd, roept de voorzitter binnen een redelijke termijn het comité bijeen.

3. Voor vraagstukken die tevens onder de bevoegdheid van andere comités vallen, kunnen gezamenlijke vergaderingen met die comités worden bijeengeroepen (5).

Artikel 2

Agenda

1. De voorzitter stelt de agenda op en legt deze aan het comité voor.

2. In de agenda wordt onderscheid gemaakt tussen:

a) door de Commissie aan te nemen ontwerpuitvoeringshandelingen waarover volgens de [raadplegings/onderzoeks] procedure bedoeld in artikel … ( ) van … [basishandeling] een advies van het comité wordt gevraagd (6);

b) andere vraagstukken die ter informatie of met het oog op een gedachtewisseling aan het comité worden voorgelegd, hetzij op initiatief van de voorzitter, hetzij op schriftelijk verzoek van een lid van het comité [of uit hoofde van specifieke bepalingen van artikel … (…) van [basishandeling] …].

Artikel 3

Toezending van stukken aan de leden van het comité

1. Voor de toepassing van artikel 3, lid 3, tweede alinea, van Verordening (EU) nr. 182/2011, zendt de voorzitter geruime tijd vóór de vergadering, rekening houdend met de urgentie en de complexiteit van het onderwerp, doch uiterlijk veertien kalenderdagen vóór de datum van de vergadering, de convocatie, de ontwerpagenda, de ontwerpuitvoeringshandeling waarover het advies van het comité wordt gevraagd aan de leden van het comité toe (7). Andere vergaderstukken, meer bepaald stukken bij de ontwerpuitvoeringshandeling, worden voor zover mogelijk binnen dezelfde termijn toegezonden.

De stukken worden toegezonden met inachtneming van artikel 12, lid 2.

2. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de voorzitter op eigen initiatief of op verzoek van een lid van het comité de in lid 1 bedoelde termijn voor toezending van stukken verkorten. Behalve in uiterst urgente gevallen (8) mag die termijn niet korter zijn dan vijf kalenderdagen.

Artikel 4

Advies van het comité

1. Het comité brengt advies over een ontwerpuitvoeringshandeling uit binnen een termijn die de voorzitter vaststelt overeenkomstig artikel 3, lid 3, tweede alinea, van Verordening (EU) nr. 182/2011.

2. Stemmingen in het kader van de raadplegingsprocedure gebeuren met een gewone meerderheid van de leden van het comité, overeenkomstig artikel 4, lid 1, van Verordening (EU) nr. 182/2011.

Indien het advies van het comité wordt uitgebracht in het kader van de onderzoeksprocedure, gebeuren stemmingen met een gekwalificeerde meerderheid van stemmen, overeenkomstig artikel 5, lid 1, van Verordening (EU) nr. 182/2011.

3. Tenzij een lid van het comité daartegen bezwaar maakt, kan de voorzitter, zonder tot een formele stemming over te gaan, vaststellen dat het comité bij consensus een positief advies heeft uitgebracht over een ontwerpuitvoeringshandeling.

4. De voorzitter kan, in overleg met de leden van het comité, op eigen initiatief of op verzoek van een lid van het comité de stemming naar het einde van de vergadering of naar een volgende vergadering verschuiven.

5. Overeenkomstig artikel 3, lid 4, tweede alinea, van Verordening (EU) nr. 182/2011 streeft de voorzitter ernaar oplossingen te vinden die in het comité de ruimst mogelijke steun genieten. Vóór de stemming deelt de voorzitter het comité mee op welke manier rekening is gehouden met de gevoerde besprekingen en voorgestelde wijzigingen, met name de voorstellen die ruime steun in het comité hebben genoten.

Artikel 5

Vertegenwoordiging

1. Elke lidstaat wordt als één lid van het comité aangemerkt. Elk lid van het comité bepaalt zelf de samenstelling van zijn delegatie en stelt de voorzitter hiervan in kennis. Met toestemming van de voorzitter kunnen de delegaties worden vergezeld van deskundigen die geen deel uitmaken van de delegatie.

2. Binnen een redelijke termijn, doch uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de datum van een vergadering van het comité worden de volgende gegevens aan de voorzitter meegedeeld:

a) de samenstelling van elke delegatie, behalve wanneer de voorzitter daarvan al op de hoogte is;

b) de namen en functies van eventuele deskundigen die de delegaties vergezellen en de redenen waarom hun aanwezigheid vereist is.

Indien de voorzitter vóór het begin van de vergadering van het comité geen bezwaar maakt tegen de deelname van een deskundige, wordt de in lid 1 bedoelde toestemming geacht te zijn verleend.

3. De vergoeding van reiskosten door de Commissie wordt betaald conform de toepasselijke voorschriften, voor zover daarvoor begrotingsmiddelen beschikbaar zijn.

4. De delegatie van een lidstaat kan de vertegenwoordiging van maximaal één andere lidstaat waarnemen. De lidstaat die wordt vertegenwoordigd, brengt de voorzitter hiervan op de hoogte vóór de vergadering of uiterlijk vóór de stemming.

Artikel 6

Werkgroepen

1. Het comité kan voor de behandeling van bijzondere vraagstukken werkgroepen oprichten. De werkgroepen worden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie.

2. De werkgroepen brengen onder de verantwoordelijkheid van hun voorzitter verslag uit aan het comité.

Artikel 7

Derde partijen en deskundigen

1. De vertegenwoordigers van [vermeld het derde land of de organisatie in kwestie] worden uitgenodigd de vergaderingen van het comité bij te wonen overeenkomstig het bepaalde in [vermeld de betrokken rechtshandeling, zoals een door de Unie gesloten overeenkomst, een besluit van de Associatieraad of een andere basishandeling waarin de aanwezigheid van deze waarnemers is geregeld].

2. De vertegenwoordigers van toetredende landen worden uitgenodigd de vergaderingen van het comité bij te wonen vanaf de datum van de ondertekening van het desbetreffende toetredingsverdrag.

3. De voorzitter kan op eigen initiatief of op verzoek van een lid van het comité beslissen vertegenwoordigers van andere derde partijen of andere deskundigen te horen over bijzondere punten. Een gewone meerderheid van de leden van het comité kan zich echter verzetten tegen hun deelname aan de vergadering.

4. De in de leden 1, 2 en 3 bedoelde vertegenwoordigers van derde partijen en deskundigen zijn niet aanwezig bij en nemen niet deel aan de stemmingen van het comité.

Artikel 8

Schriftelijke procedure

1. Overeenkomstig artikel 3, lid 5, van Verordening (EU) nr. 182/2011 kan de voorzitter het advies van het comité via een schriftelijke procedure verkrijgen (9). De voorzitter kan de schriftelijke procedure met name gebruiken om het advies van het comité te verkrijgen in gevallen waarin de ontwerpuitvoeringshandeling reeds is besproken tijdens een vergadering van het comité.

2. De voorzitter stelt de leden van het comité onverwijld, doch uiterlijk veertien kalenderdagen na het verstrijken van de termijn in kennis van het resultaat van een schriftelijke procedure.

Artikel 9

Secretariaat

Het secretariaat van het comité en van de eventuele krachtens artikel 6, lid 1, opgerichte werkgroepen wordt door de diensten van de Commissie verzorgd.

Artikel 10

Notulen en beknopt verslag van de vergaderingen

1. Voor de toepassing van artikel 3, lid 6, van Verordening (EU) nr. 182/2011, worden onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter notulen opgesteld van elke vergadering. De leden van het comité hebben het recht te verzoeken dat hun standpunt in de notulen wordt opgenomen. De voorzitter zendt de notulen onverwijld, doch uiterlijk een maand na de vergadering toe aan de leden van het comité.

De leden van het comité stellen de voorzitter schriftelijk in kennis van hun eventuele opmerkingen over de ontwerpnotulen. Indien er verschil van mening bestaat, wordt de kwestie door het comité besproken. Wordt dan nog geen overeenstemming bereikt, dan worden de betrokken opmerkingen als bijlage bij de definitieve notulen gevoegd.

2. Voor de toepassing van artikel 10 van Verordening (EU) nr. 182/2011, is de voorzitter verantwoordelijk voor het opstellen van een beknopt verslag dat van elk agendapunt een samenvatting bevat, alsmede de uitslag van de stemming over elke aan het comité voorgelegde ontwerpuitvoeringshandeling. In het beknopt verslag wordt geen melding gemaakt van de individuele standpunten van de leden tijdens de besprekingen van het comité.

Artikel 11

Presentielijst en belangenconflicten

1. Bij elke vergadering stelt de voorzitter een presentielijst op die de autoriteiten of organisaties vermeldt waarvan de personen die door de lidstaten zijn aangewezen om hen te vertegenwoordigen, deel uitmaken.

2. Aan het begin van elke vergadering stellen alle door de lidstaten aangewezen personen alsmede de deskundigen die door de voorzitter overeenkomstig artikel 5, lid 1, en artikel 7, lid 3, zijn gemachtigd om aan de vergadering deel te nemen en de vertegenwoordigers van derde partijen die overeenkomstig artikel 7 zijn uitgenodigd om aan de vergadering deel te nemen, de voorzitter in kennis van elk belangenconflict (10) met betrekking tot een bepaald agendapunt.

Bij een eventueel belangenconflict trekt de betrokken persoon, wanneer de voorzitter daarom verzoekt, zich terug uit de vergadering wanneer de desbetreffende agendapunten worden besproken.

Artikel 12

Correspondentie

1. De correspondentie betreffende het comité wordt aan de Commissie toegezonden, ter attentie van de voorzitter van het comité.

2. De correspondentie voor de leden van het comité wordt aan de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten toegezonden, bij voorkeur met elektronische middelen. Wanneer een permanente vertegenwoordiging een specifiek centraal elektronisch adres opgeeft voor de correspondentie in verband met de werkzaamheden van de comités, wordt dit adres daarvoor gebruikt. Bovendien kan correspondentie rechtstreeks worden toegezonden aan de personen die door de lidstaten zijn aangewezen om hen te vertegenwoordigen in het comité.

Artikel 13

Toegang tot documenten en vertrouwelijkheid

1. Verzoeken om toegang tot documenten van het comité worden behandeld overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (11). De Commissie beslist over verzoeken om toegang tot deze documenten overeenkomstig haar reglement van orde, zoals gewijzigd bij Besluit 2001/937/EG, EGKS, Euratom (12). Indien het verzoek tot een lidstaat is gericht, past die lidstaat artikel 5 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 toe.

2. De beraadslagingen van het comité zijn vertrouwelijk.

3. Documenten die zijn toegezonden aan de leden van het comité, de deskundigen en de vertegenwoordigers van derde partijen zijn vertrouwelijk (13), tenzij overeenkomstig lid 1 toegang is verleend tot deze documenten of deze documenten op andere wijze door de Commissie zijn bekendgemaakt.

4. De leden van het comité alsmede de deskundigen en de vertegenwoordigers van derde partijen zijn verplicht de in dit artikel vastgestelde vertrouwelijkheidseisen in acht te nemen. De voorzitter zorgt ervoor dat de deskundigen en de vertegenwoordigers van derde partijen in kennis worden gesteld van de op hen rustende vertrouwelijkheidseisen.

Artikel 14

Bescherming van persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens door het comité en zijn werkgroepen geschiedt in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (14), onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter die de verantwoordelijke voor de verwerking is in de zin van artikel 2, onder d), van die verordening.

(1) PB L […] van […], blz. […].

(2) PB L 55 van 28.2.2011, blz. 13.

(3) PB C […] van […], blz. […].

(4)

N.B.: Deze aanhaling mag alleen worden gebruikt voor het reglement van orde van specifieke comités voor instrumenten voor extern optreden die zijn bedoeld in Besluit 2010/427/EU van de Raad van 26 juli 2010 tot vaststelling van de organisatie en werking van de Europese dienst voor extern optreden.

(5)

N.B.: In het reglement van orde van een specifiek comité kan worden vastgesteld op welke bepaalde gebieden en/of met welke andere comités gezamenlijke vergaderingen kunnen worden bijeengeroepen.

(6)

N.B.: Wanneer het comité adviezen moet uitbrengen volgens meer dan één comitéprocedure, moet dit punt worden herhaald in het reglement van orde van het betrokken comité, onder verwijzing naar de betrokken basishandelingen.

(7)

N.B.: Wanneer op een bepaald gebied geregeld snel moet worden opgetreden of wanneer de basishandeling een specifieke dwingende termijn voor het optreden bevat, kan in het reglement van orde van het betrokken comité een kortere termijn worden vastgesteld. Dergelijke gevallen kunnen worden aangemerkt als „naar behoren gemotiveerde gevallen” in de zin van artikel 3, lid 3, tweede alinea, van Verordening (EU) nr. 182/2011.

(8)

N.B.: In het reglement van orde van een specifiek comité kan worden bepaald dat dit in het bijzonder geldt wanneer gevaar dreigt voor het milieu, of voor de gezondheid van mens, dier of plant, of voor de financiële belangen van de Unie in de zin van artikel 325 VWEU, dan wel bij een humanitaire crisis, of om een aanzienlijke verstoring van de landbouwmarkten te vermijden.

(9)

N.B.: Wanneer op een bepaald gebied geregeld snel moet worden opgetreden of wanneer de basishandeling een specifieke dwingende termijn voor het optreden bevat, kan in het reglement van orde van het betrokken comité worden bepaald dat het advies van het comité in de regel via een schriftelijke procedure wordt verkregen. Dergelijke gevallen kunnen worden aangemerkt als „naar behoren gemotiveerde gevallen” in de zin van artikel 3, lid 5, eerste alinea, van Verordening (EU) nr. 182/2011.

(10) In artikel 52, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1) is bijvoorbeeld een specifieke definitie opgenomen van het begrip belangenconflict.

(11) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(12) PB L 345 van 29.12.2001, blz. 94.

(13) Conform artikel 339 VWEU: „[d]e leden van de instellingen van de Unie, de leden van de comités, alsmede de ambtenaren en personeelsleden van de Unie zijn gehouden, zelfs na afloop van hun functie, de inlichtingen die naar hun aard vallen onder de geheimhoudingsplicht en met name de inlichtingen betreffende de ondernemingen en hun handelsbetrekkingen of de bestanddelen van hun kostprijzen, niet openbaar te maken”.

(14) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.