SPECIAAL VERSLAG Nr. 10/98 over de uitgaven en vergoedingen van de leden van het Europees Parlement, vergezeld van de antwoorden van het Europees Parlement (vastgesteld krachtens artikel 188 C, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag) (98/C 243/01)

INLEIDING

Controlebereik

1.1. De leden van het Europees Parlement ontvangen een bezoldiging die door elk nationaal parlement wordt betaald en verschilt volgens het land. Zij worden door het Europees Parlement niet betaald, maar krijgen wel een vergoeding voor de kosten die zij maken bij de uitoefening van hun mandaat; deze vergoedingen worden berekend op basis van een regeling die in 1984 door het Bureau van het Europees Parlement werd vastgesteld (PE 133.116) en regelmatig wordt bijgewerkt (1).

1.2. De controle had uitsluitend betrekking op de tenuitvoerlegging van de regeling in verband met de kostenvergoedingen door het Europees Parlement:

a) de forfaitaire reisvergoeding (2);

b) de tot 3 000 ECU beperkte reisvergoeding (3);

c) de verblijfsvergoeding (4);

d) de secretariaatsvergoeding (5);

e) de vergoeding voor algemene uitgaven (6);

f) de terugbetaling van reis-, verblijf- en onderwijskosten in verband met talen- en informaticacursussen (7).

1.3. De controle betrof de ontwikkeling van het vergoedingssysteem sinds de laatste controles van de Kamer over de begrotingsjaren 1990 en 1991 (8). De verificaties van stukken hadden voornamelijk betrekking op het begrotingsjaar 1996. De toegepaste administratieve en boekhoudkundige procedures werden onderzocht in het licht van de door het Parlement vastgestelde specifieke regeling, de financiële voorschriften van de Gemeenschap en het beginsel van goed financieel beheer. De in dit verslag gesignaleerde tekortkomingen en risico's worden alle gestaafd met controlebevindingen.

Financiële gegevens

1.4. De tabellen in de bijlage (tabellen 1, 2 en 3) geven het beloop van de betalingen betreffende de onderzochte vergoedingen van 1990 tot 1997 weer. Het totaalbedrag van deze uitgaven beliep 142,6 Mio ECU in 1997, hetgeen 16 % van het totaal van de huishoudelijke uitgaven van het Parlement uitmaakt. Van de betalingen dient 48 % voor de secretariaatsvergoeding, 33 % voor de verschillende reis- en verblijfsvergoedingen en 16 % voor de vergoeding voor algemene uitgaven. De gemiddelde jaarlijkse rechtstreekse of onrechtstreekse uitgaven voor deze vergoedingen per lid gingen van 138 000 ECU in 1990 naar 227 000 ECU in 1997 (9), een gemiddelde jaarlijkse groei van 7,4 %. De verhoging van het maximum van de secretariaatsvergoeding (gemiddeld + 10,6 % per jaar) verklaart deze stijging goeddeels. Sinds juni 1996 wordt deze vergoeding rechtstreeks aan de medewerkers of aan door het lid aangewezen derden betaald.

FORMELE NALEVING VAN DE REGELING

1.5. Met uitzondering van de vergoeding van kosten in verband met talen- en informaticacursussen worden de vergoedingen in kwestie beheerd door de Dienst ledenvergoedingen, die bestaat uit twee afdelingen:

- de voorschotkas van de leden, die is belast met de betaling van de reis- en verblijfsvergoedingen onder de controle van een ordonnateursdienst die zorgt voor de verificatie van de betalingen uit de kas, de opstelling van de nodige opdrachten voor terugvordering of bijbetaling en de begrotingsboekhouding van deze verrichtingen;

- een dienst "secretariaatsvergoedingen en vergoedingen voor algemene uitgaven", die de betalingsopdrachten geeft en de controles verricht betreffende de vergoedingen voor algemene uitgaven en secretariaat.

1.6. De binnen de Dienst ledenvergoedingen ingevoerde beheersystemen volstaan als geheel voor een correcte toepassing van de door het Parlement vastgestelde regeling.

1.7. Zowel bij de betalingen uit de voorschotkas als bij de andere uitgaven voor vergoedingen worden de procedures verricht met behulp van goed functionerende informaticamiddelen. De procedures zijn samenhangend, snel en betrouwbaar. Voor de formele regelmatigheid van de uitgaven in het licht van de door het Bureau van het Parlement vastgestelde regeling wordt gezorgd door overlegging en stelselmatige controle van de daarin voorgeschreven stukken.

VERRICHTINGEN VAN DE VOORSCHOTKAS VAN DE LEDEN

1.8. De voorschotkas van de leden is in Brussel en Straatsburg belast met de betaling van de uitgaven in verband met de forfaitaire reisvergoeding, de reisvergoeding en de verblijfsvergoeding. De door de voorschotkas in 1997 verrichte betalingen beliepen 46,9 Mio ECU ofwel 33 % van de vergoedingen voor de parlementsleden. Het maximumbedrag van het aan deze kas toegewezen vernieuwbare voorschot is sinds 1991 vastgesteld op 3,2 Mio ECU.

1.9. De Kamer is van oordeel (10) dat het gebruik van een voorschotkas voor betalingen van een dergelijke omvang niet strookt met de beginselen van het Financieel Reglement (artikel 54) en de uitvoeringsvoorschriften daarbij (artikel 82 en volgende). Een afwijking van de normale regels voor betaling en controle wordt in dit geval noch door de aard van de uitgaven, noch door een bijzondere urgentie gerechtvaardigd.

1.10. Bovendien hebben de leden krachtens artikel 4, lid 5, van de regeling van het Parlement de mogelijkheid bij het reisbureau van het Parlement reisbiljetten voor particulier gebruik te verkrijgen, waarvan de prijs wordt afgetrokken van de hun verschuldigde reis- en verblijfsvergoedingen. Door deze faciliteit betaalt het Parlement voorlopig facturen die geen verband houden met zijn activiteiten; het vordert de bedragen later in buiten de regels van het Financieel Reglement om en verleent daarmee voorschotten aan de leden.

1.11. In strijd met het Financieel Reglement wordt deze voorschotkas gebruikt om vóór de verstrekking van de betalingsopdrachten en zonder inschakeling van de financieel controleur bij de leden de bedragen in te vorderen die zij op verschillende gronden schuldig zijn (met name reisbiljetten voor particulier gebruik, vergoedingen betaald voor niet-aangetoonde aanwezigheid).

1.12. Volgens artikel 23, lid 3, van de regeling van het Parlement mogen alleen de verblijfsvergoedingen in contant geld worden betaald; maar in een mededeling van 1990 heeft het college van quaestoren deze bepaling geschorst en de mogelijkheid van betaling in contant geld uitgebreid tot alle uit de kas betaalde voorschotten. In 1997 waren de betalingen in contanten goed voor 42 % van het totale aantal kasverrichtingen.

1.13. Deze afwijkende procedures veroorzaken hoge kosten en risico's voor het beheer. Het systeem van een voorschotkas zelf, waarbij sprake is van een kas en een controle- en ordonnateursdienst, vergt aanzienlijke personele en financiële middelen. Om aan de leden voorschotten voor particulier gebruik te kunnen verlenen, zijn eveneens personeel en middelen van deze kas nodig. Tegenwoordig wordt de meerderheid van het personeel van de Dienst ledenvergoedingen ingezet voor de betaling en de controle van een beperkt deel van alle vergoedingen. Bovendien brengen de betalingen in contant geld, die in casu talrijke geldhandelingen inhouden, een groter beheersrisico mee dan andere betalingswijzen.

1.14. Met de normale procedures voor betaling en controle zou de werklast beter verdeeld kunnen worden en zouden de risico's in verband met het hanteren van contant geld worden beperkt. Die procedures zouden conform artikel 46 van het Financieel Reglement een permanent voorschotsysteem kunnen omvatten, zodat de leden onder betere veiligheidscondities dan bij een voorschotkas, geen lasten voor kasbeheer behoeven te dragen.

Forfaitaire reisvergoeding en verblijfsvergoeding

1.15. Overeenkomstig de artikelen 1-7 van de regeling van het Parlement is de forfaitaire reisvergoeding bedoeld als terugbetaling van alle kosten in verband met het vervoer van de leden tussen hun woonplaats en de plaats van vergadering bij hun toegestane en bewezen deelname aan de vergaderingen van de officiële organen van het Europees Parlement. Volgens de artikelen 11 en 12 van de regeling wordt de verblijfsvergoeding betaald voor elke dag waarop de leden deelnemen aan de werkzaamheden die recht geven op de forfaitaire reisvergoeding.

1.16. De forfaitaire reisvergoeding wordt berekend door toepassing van een kilometertarief op de afstand tussen de plaats van vergadering en de door het lid opgegeven woonplaats. Dit tarief is sinds 1994 "bevroren". De verblijfsvergoeding wordt berekend door het bedrag per dag te vermenigvuldigen met het door het lid opgegeven aantal dagen aanwezigheid.

1.17. Het bedrag van de forfaitaire reisvergoeding komt niet overeen met de door de leden werkelijk gemaakte vervoerkosten. Het onderzoek van de Kamer toont aan dat de betalingen (27,6 Mio ECU) voor het traject "woonplaats van het lid - plaats van vergadering" in 1996 globaal gemiddeld 30 % meer bedroegen dan de in de business class waargenomen vluchtprijzen: een verschil van ongeveer 6,5 Mio ECU. Dit verschil schommelt sterk volgens de plaats van herkomst van het lid en wordt groter met de afstand. Het werkelijke verschil is nog groter, want in de praktijk worden vaak minder dure vervoermiddelen gebruikt (trein, vliegtuig in toeristenklasse) en enkele nationale parlementen verlenen de Europese parlementsleden faciliteiten op binnenlandse lijnen.

1.18. Tot eind 1997 werden de forfaitaire reisvergoeding en de verblijfsvergoeding betaald uit de voorschotkas op basis van de declaraties van de leden. De controles betroffen niet de realiteit van de trajecten of van de verblijven, maar de aanwezigheid van de leden op de plaatsen van vergadering, die in principe wordt aangetoond door de handtekening op een register in de zittingszaal.

1.19. Volgens de regeling kan de deelname van een lid aan de werkzaamheden van het Parlement ook met andere bewijsstukken worden aangetoond. De leden die bepaalde functies uitoefenen (11), kunnen afwijken van het principe van ondertekening in de vergaderzaal door een specifieke lijst af te tekenen. Alle leden kunnen, als zij hebben nagelaten het presentieregister te ondertekenen, ook andere bewijsstukken overleggen, zoals vervoerbewijzen of hotelrekeningen. De overlegging van zulke bewijsstukken is echter maximaal vijfmaal per twee en een half jaar toegestaan.

1.20. De bewijskracht van documenten zoals vliegbiljetten, spoorbiljetten of hotelrekeningen, die worden toegelaten ter vervanging van de handtekening op registers of presentielijsten, is gering. In 1996 werden zulke documenten als alternatief bewijs bijgebracht in ongeveer de helft van de gevallen van vervanging. In alle in 1996 onderzochte gevallen hadden de hotelrekeningen die bij de administratie werden ingediend ter compensatie van ontbrekende bewijzen betrekking op een deelname aan het begin of het einde van een wekelijkse vergadering.

1.21. Ook uit de handtekening op de presentieregisters kan niet worden afgeleid of de leden werkelijk aan de werkzaamheden van het Parlement hebben deelgenomen.

1.22. Doordat tot eind 1997 de realiteit van de in verband met de forfaitaire reisvergoeding gedeclareerde reizen niet werd gecontroleerd, konden er betalingen worden verricht zonder dat het betrokken traject werkelijk was afgelegd.

1.23. Voorts constateerde de Kamer het ontbreken van criteria en bijgevolg van doorzichtigheid en controle inzake de plaats van vertrek (het lid kan willekeurig een woonplaats opgeven).

1.24. De Kamer neemt nota van de inspanningen van het Bureau van het Parlement, dat in 1997 enkele maatregelen nam om deze gebreken te verhelpen:

a) er werd een permanent systeem van controle op de forfaitaire reisvergoedingen door middel van overlegging van bewijsstukken ingevoerd. Sinds 1 november 1997 wordt de forfaitaire reisvergoeding pas betaald na overlegging van de instapkaart of het spoorbiljet bij reizen per vliegtuig of trein of van een gedetailleerde persoonlijke verklaring bij reizen met eigen vervoer;

b) vanaf 1 februari 1998 verliezen de leden die niet aanwezig zijn bij de helft van de hoofdelijke stemmingen op dagen waarop het Parlement wetgevingskwesties behandelt (dinsdag, woensdag en donderdag bij zittingen in Straatsburg, donderdag bij zittingen in Brussel) de helft van hun dagvergoeding;

c) te Brussel hebben de leden de keuze om tijdens de vergaderingen van de commissies en politieke fracties, en tijdens de andere officiële vergaderingen van het Europees Parlement de presentielijsten dan wel een centraal register af te tekenen.

Reisvergoeding van ten hoogste 3 000 ECU

1.25. Deze vergoeding (artikel 10 van de regeling) is bedoeld om, buiten de situaties waarvoor de forfaitaire reisvergoeding en de verblijfsvergoeding dienen, tot een maximum van 3 000 ECU per jaar de uitgaven van de leden te dekken voor in de uitoefening van hun werkzaamheden gemaakte reizen, met uitzondering van reizen in het land waar zij gekozen zijn.

1.26. De uitgaven die de leden doen voor reizen die door deze vergoeding worden gedekt, worden door de voorschotkas terugbetaald op basis van een declaratie waarbij bewijsstukken omtrent de reis, een uitnodiging of het programma van het bezoek zijn gevoegd. De vaststelling van criteria om te bepalen welke reizen door de leden in uitvoering van hun werkzaamheden worden gemaakt, zou controles mogelijk maken die ook betrekking hebben op de vraag of de uitgaven voor vergoeding in aanmerking komen.

VERGOEDING VOOR ALGEMENE UITGAVEN - SECRETARIAATSVERGOEDING

1.27. De dienst "secretariaatsvergoedingen en vergoedingen voor algemene uitgaven" verricht de betaalbaarstelling en de verstrekking van betalingsopdrachten voor de uit hoofde van deze vergoedingen verschuldigde bedragen, die maandelijks met een bankoverschrijving worden betaald in een door het lid opgegeven communautaire munteenheid en tot het door het Bureau van het Parlement vastgestelde maximum. De desbetreffende uitgaven beliepen in 1997 93,6 Mio ECU.

1.28. Luidens het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (artikel 11, lid 4) geschieden omrekeningen tussen de ECU en de nationale valuta's in beginsel tegen de koers van de dag of, in naar behoren gemotiveerde uitzonderlijke gevallen, tegen de koers van de voorlaatste dag van de maand vóór die waarvoor de koers wordt vastgesteld.

1.29. Volgens de regeling van het Europees Parlement (artikel 26) geschiedt de omrekening van de maandelijkse betalingen in verband met de secretariaatsvergoedingen en de vergoedingen voor algemene uitgaven in de nationale munteenheid tegen de koers van de voorlaatste dag van november van het jaar voorafgaand aan het betrokken jaar en wordt gegarandeerd dat het bedrag van de secretariaatsvergoeding, uitgedrukt in de nationale munteenheid, voor de duur van een zittingsperiode wordt gehandhaafd op het niveau van het voorgaande jaar. Voorts kunnen de leden vrijelijk de uitbetalingsvaluta opgeven en wijzigen. Deze afwijkingen van de normale omrekeningsregels kunnen voor de instelling aanzienlijke lasten meebrengen. Om te voldoen aan het gewettigde verlangen om de bezoldiging van de medewerkers te beschermen tegen wisselrisico's, moet er worden gezocht naar andere mechanismen, die overeenkomen met de bepalingen van het Financieel Reglement.

Vergoeding voor algemene uitgaven

1.30. De vergoeding voor algemene uitgaven dient volgens artikel 13 van de regeling ter dekking van de uitgaven voor de parlementaire werkzaamheden van de leden die niet door andere vergoedingen worden gedekt. Ze wordt betaald volgens het door het Bureau vastgestelde tarief (38 304 ECU per jaar in 1997) op basis van een jaarlijks verzoek om toekenning. Deze vergoeding wordt met 50 % verminderd voor leden die aan minder dan de helft van de vergaderingen deelnemen.

1.31. Het bedrag van deze forfaitaire vergoeding berust niet op een nauwkeurige berekening van de verschillende te vergoeden kosten en er wordt geen rekening gehouden met de algemene kosten die bijvoorbeeld door enkele nationale parlementen kunnen worden terugbetaald.

Secretariaatsvergoeding

1.32. De secretariaatsvergoeding dient volgens de artikelen 14-16 van de regeling ter dekking van de kosten voortvloeiend uit de aanstelling of gebruikmaking van de diensten van een of meer medewerkers. Ze wordt maandelijks uitbetaald tot een jaarlijks maximum dat door het Bureau wordt vastgesteld (110 460 ECU in 1997).

1.33. In de regeling wordt niet aangegeven op welke reële kosten het vastgestelde maximum wordt gebaseerd. De enige aanwijzing van het Parlement in dit verband werd gegeven in de toelichtingen bij de begrotingen 1993 en 1994, waarin werd gesteld dat elk lid twee medewerkers kan aanstellen, één te Brussel en één in de lidstaat van herkomst. Deze opmerking wordt in latere begrotingen niet meer gemaakt. De aanzienlijke verhoging van het bedrag van deze vergoeding wordt sindsdien dus niet meer toegelicht door enige duidelijke verwijzing naar de kosten die daardoor moeten worden vergoed. Voorts wordt bij de betaling van de secretariaatsvergoeding geen rekening gehouden met vergoedingen met hetzelfde doel die enkele nationale parlementen aan de europarlementariërs toekennen.

1.34. De maandelijkse betaling van de secretariaatsvergoeding berust hetzij op de indiening van een door het lid opgestelde aanvraag om toekenning voor een eenmalige betaling of voor herhaalde betalingen ten gunste van een parlementair medewerker, hetzij op de overlegging van een factuur voor onderzoeks-, documentatie- of secretariaatswerkzaamheden. Sinds juni 1996 wordt de bezoldiging van de medewerkers rechtstreeks of via een door het lid aangewezen derde uitbetaald. Behoudens de onverenigbaarheid van functies voor personeelsleden van de politieke fracties of de Europese instellingen kunnen de leden hun medewerkers vrijelijk kiezen.

1.35. De regeling bepaalt dat het lid overeenkomstig de van toepassing zijnde nationale wetgeving een contract met de medewerker moet sluiten, maar schrijft niet voor dat dit moet worden overgelegd. De diensten van het Parlement verrichten geen enkele controle naar de werkelijke sluiting van de in de regeling bedoelde contracten en onderzoeken evenmin de geldigheid van de contractbepalingen op fiscaal of sociaal gebied. De controle betreft ook niet de vraag of de facturen voor vergoeding in aanmerking komen.

1.36. Het onderscheid tussen een betaling krachtens een contract en een betaling voor dienstverlening op factuur valt in de praktijk weg. De medewerkers kunnen immers facturen indienen bovenop een werknemerscontract, of niet onder een werknemerscontract maar onder een dienstverleningscontract werken. Voorts kan een aanvraag om toekenning zowel voor een langdurig contract worden ingediend als voor een "eenmalige betaling" die in geen enkel opzicht verschilt van een eenvoudige factuur.

1.37. Door de soepelheid van de ingevoerde regeling, die wordt gekenmerkt door het ontbreken van doorzichtigheid en controle inzake de bepalingen en de aard van de contracten, heeft de begrotingsautoriteit geen redelijke zekerheid dat het risico van een oneigenlijk gebruik van de secretariaatsvergoeding is uitgesloten. Momenteel maakt de regeling een te grote verscheidenheid aan juridische contractformules en soorten te vergoeden uitgaven mogelijk, zonder dat voldoende wordt gegarandeerd dat de diensten werkelijk zijn verleend.

1.38. De geldende regeling zal weldra verandering ondergaan. De Commissie heeft een ontwerpvoorstel voorbereid voor een verordening waarbij in de Regeling van toepassing op de andere personeelsleden (RAP) een nieuw artikel over de status van de parlementaire medewerkers wordt ingevoerd. In de nieuwe situatie zal het Parlement de exacte inhoud van de voor de tewerkstelling van parlementaire medewerkers in te voeren bepalingen moeten vaststellen. Volgens de beschikbare informatie zou de toekomstige status van Europees medewerker een aanvulling en geen vervanging zijn van de nu bestaande mogelijkheden tot tewerkstelling volgens het nationale recht, teneinde de doorzichtigheid in het beheer van de medewerkers te verbeteren en toch de soepelheid van de thans geldende regeling te behouden.

CONCLUSIE

1.39. De regeling betreffende de vergoedingen voor de leden moet gericht zijn op een behoorlijke vergoeding van de uitgaven die de leden in de uitoefening van hun werkzaamheden doen. De administratieve en boekhoudkundige procedures volstaan als geheel voor een correcte toepassing van de door het Parlement vastgestelde regeling. In de loop van het begrotingsjaar 1997 heeft het Bureau van het Parlement verschillende maatregelen genomen om bepaalde tekortkomingen van het systeem te verhelpen. Daarnaast wordt er gewerkt aan een ontwerp-statuut voor de parlementaire medewerkers.

1.40. Niettemin geeft de controle van de Kamer aanleiding tot de volgende opmerkingen en aanbevelingen, die een ingrijpende herziening van de regeling zouden moeten rechtvaardigen.

Verbetering van het systeem van administratief beheer

1.41. Enkele bepalingen van de regeling van het Parlement komen niet overeen met de financiële voorschriften van de Gemeenschap en veroorzaken hoge beheerskosten. Dat is het geval met het procédé van de voorschotkas en met de aan de leden geboden voorschotfaciliteiten voor particulier gebruik. De toegepaste wisselkoersen zouden moeten worden berekend volgens de regels van het Financieel Reglement en de wisselrisico's zouden in voorkomend geval moeten worden gedekt door andere mechanismen (zie de paragrafen 1.13 en 1.29).

Aansluiting van de vergoedingsmechanismen bij de realiteit

1.42. De procedures maken het niet mogelijk, de naleving van het beginsel van goed financieel beheer te garanderen. De meeste vergoedingen zijn forfaitaire bedragen of jaarlijkse rechten met een maximum, zonder nauw verband met de werkelijke situaties of kosten. Kostenfactoren die uit hoofde van de vergoeding voor algemene uitgaven en de secretariaatsvergoeding kunnen worden vergoed, zouden duidelijk moeten worden gedefinieerd en berekend, waarbij rekening wordt gehouden met de diensten en voordelen die de leden eventueel elders ontvangen. Terugbetaling van de reiskosten op basis van de werkelijke lasten zou moeten worden overwogen. Daarbij zou eventueel een permanent voorschotsysteem kunnen worden gehanteerd, zodat de leden nog steeds geen lasten voor kasbeheer behoeven te dragen. Met moderne middelen, zoals kaarten waarvoor overeenkomsten worden gesloten met de vervoermaatschappijen, zou het eveneens mogelijk zijn facturen rechtstreeks aan de dienstverlener te betalen (zie de paragrafen 1.14-17, 1.31 en 1.33).

Beter doorzichtig en controleerbaar maken van de regeling

1.43. De uitbetaling van deze vergoedingen berust goeddeels op een systeem van declaraties, met weinig bewijsstukken en controles. Bovendien zijn de basisregels op vele gebieden aangepast door bepalingen die de dwingende kracht ervan verminderen. Het systeem van vergoedingen moet een redelijk niveau van controle en doorzichtigheid hebben om ervoor te zorgen dat de betaalde middelen voor het voorgeschreven doel worden gebruikt (zie de paragrafen 1.18-1.23, 1.26 en 1.35).

Opvulling van de bestaande leemten

1.44. De leemten in de regeling kunnen leiden tot een oneigenlijk gebruik van de middelen. Als het vergoedingssysteem in de vorm van rechten met maximumbedragen blijft bestaan, zou het moeten berusten op doorzichtige betalingsregels waarbij steekhoudende bewijzen worden overgelegd (contracten, behoorlijk opgestelde facturen). De invoering van een statuut voor de parlementaire medewerkers, dat waarschijnlijk een grotere begrotingslast zal meebrengen, kan alleen bijdragen tot een grotere doorzichtigheid en een beter beheer van de kosten voor parlementaire medewerkers als de nieuwe regeling voor de Europese parlementsleden een dwingend karakter heeft en de mogelijkheid biedt de realiteit van de te vergoeden diensten te controleren (zie de paragrafen 1.36 - 1.38).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 15 juli 1998.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) Zie document PE 133.116/Quaest./rev. VII/1-97.

(2) De forfaitaire reisvergoeding dient als vergoeding van alle kosten in verband met het vervoer van de leden tussen hun woonplaats en de plaats van vergadering bij hun toegestane en bewezen deelname aan de vergaderingen van de officiële organen van het Europees Parlement.

(3) De reisvergoeding is bedoeld om, buiten de situaties waarvoor de forfaitaire reisvergoeding en de verblijfsvergoeding dienen, tot een maximum van 3 000 ECU per jaar de uitgaven van de leden te dekken voor in de uitoefening van hun werkzaamheden gemaakte reizen, met uitzondering van reizen in het land waar zij gekozen zijn.

(4) De verblijfsvergoeding wordt betaald voor elke dag waarop de leden deelnemen aan de werkzaamheden die recht geven op de forfaitaire reisvergoeding.

(5) De secretariaatsvergoeding dient tot dekking van de kosten voortvloeiend uit de aanstelling of gebruikmaking van de diensten van een of meer medewerkers.

(6) De vergoeding voor algemene uitgaven dient ter dekking van de uitgaven voor de parlementaire werkzaamheden van de leden die niet door andere vergoedingen worden gedekt.

(7) De controle gaf geen aanleiding tot belangrijke opmerkingen betreffende dit soort vergoedingen.

(8) PB C 324 van 13.12.1991, hoofdstuk 15 en PB C 330 van 15.12.1992, hoofdstuk 18.

(9) 82 % van de per 1 november 1996 zetelende leden ontving een bedrag binnen een marge van 20 % onder of boven het gemiddelde jaarbedrag.

(10) Zie de paragrafen 15.22 en 15.23 van het jaarverslag over het begrotingsjaar 1990 en de paragrafen 18.7 en 18.8 van het jaarverslag over het begrotingsjaar 1991.

(11) Voorzitter, ondervoorzitters, quaestoren, voorzitters en ondervoorzitters van commissies, rapporteurs, . . .

BIJLAGE

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORD VAN HET EUROPEES PARLEMENT OP HET VERSLAG VAN DE REKENKAMER BETREFFENDE DE KOSTEN EN VERGOEDINGEN VAN DE LEDEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT

INLEIDING

Punten 1.1.-1.4.

Wil het verslag van de Rekenkamer het Parlement helpen om de transparantie van het stelsel van vergoedingen te verbeteren, dan dient het Parlement eerst in te gaan op de context waarin het systeem van vergoedingen van het Parlement zich heeft ontwikkeld, de omstandigheden waaronder het Parlement zijn werkzaamheden organiseert, het specifieke karakter van een parlementaire instelling, de rol van zijn leden en de wijzigingen die het Bureau al in de huidige regeling heeft aangebracht - een proces dat al was aangevat voordat de Rekenkamer met haar doorlichting was gestart.

Fundamenteel in dit verband is, erop te wijzen dat een gemeenschappelijk bezoldigingsniveau ontbreekt, hetgeen valt te verklaren door het feit dat de leden van het Parlement nog niet over een gemeenschappelijk statuut beschikken, in tegenstelling tot de leden van de Commissie, het Hof van Justitie, het Gerecht van eerste aanleg en de Rekenkamer.

Er zijn bijzondere omstandigheden die eigen zijn aan een parlement dat op supranationaal niveau functioneert: het aantal burgers dat elk lid vertegenwoordigt, de grootte van de kiesdistricten en de vele reizen die elk lid moet maken (van zijn of haar lidstaat naar de vergaderplaatsen, tussen de vergaderplaatsen en naar andere lidstaten). Deze punten zijn niet door de Rekenkamer aangesproken.

Evenmin wordt erkend dat de leden van een parlementaire instelling niet alleen als "in dienst" kunnen worden bestempeld als zij aan formele vergaderingen van officiële organen van de instelling deelnemen, maar ook als zij meedoen aan het hele gamma openbare evenementen die parlementsleden bijwonen.

De Rekenkamer erkent wel de voortdurende inspanningen die het Parlement zich op eigen initiatief getroost om het vergoedingenstelsel op een solidere leest te schoeien:

- de herhaalde verzoeken van het Parlement aan de Commissie om een voorstel in te dienen voor een communautair wettelijk kader voor de medewerkers van de leden; dit voorstel is inmiddels ingediend;

- de invoering van de vereiste om bewijsstukken voor reizen over te leggen;

- de koppeling van de betaling van presentiegeld aan deelname aan hoofdelijke stemmingen;

- de bevriezing van de reisvergoeding gedurende verscheidene jaren.

De Rekenkamer noemt overigens nergens enige vergelijking met de regelingen en controles die in de nationale parlementen van kracht zijn. De verplichting voor de leden van het Europees Parlement om hun presentie door het ondertekenen van een register aan te tonen is in de meeste nationale parlementen bijvoorbeeld geen vereiste. Evenmin worden in de nationale parlementen altijd bewijsstukken voor reizen geëist. De Rekenkamer verklaart niet met welke maatstaf zij de doeltreffendheid van de ingevoerde controles heeft gemeten. Het is echter duidelijk dat de criteria die de Rekenkamer heeft gehanteerd, niet steunen op wat in de parlementen van de lidstaten gebruikelijk is.

De stijging van de uitgaven (punt 1.4) is een gevolg van het feit dat de begrotingsautoriteit deze vergoeding heeft verhoogd om de assistentie van het parlementslid te verbeteren, met name na de verruiming van de rol van de instelling en de leden ervan door de inwerkingtreding van het Verdrag van Maastricht.

Voorts dient te worden vermeld dat de laatste uitbreiding van de Unie, met name met twee perifere lidstaten een relevante factor is geweest bij de toeneming van de reis- en verblijfskosten. Op die manier kan degene die de opmerkingen van de Rekenkamer leest, zich een beter beeld vormen van de ontwikkeling van twee belangrijke categorieën van uitgaven van een parlementslid, namelijk de uitgaven voor medewerkers en die voor reizen (82 % van de totale uitgaven).

TRANSACTIES VOORSCHOTKAS LEDEN

Punten 1.8-1.14

Wat betreft de verrichtingen van de voorschotkas van de leden (punten 1.8-1.14) is het Parlement het eens te meer niet eens met de visie die de Rekenkamer al in eerdere verslagen terzake heeft geformuleerd en nu ook weer in haar preliminaire opmerkingen herhaalt dat het gebruik van een voorschotkas voor het betalen van reis- en verblijfskosten niet strookt met de beginselen en uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement. Het Parlement is in dit verband van mening dat de omvang en frequentie van deze betalingen ten volle rechtvaardigen dat gebruik wordt gemaakt van het systeem van gelden ter goede rekening als bedoeld in de artikelen 54 van het Financieel Reglement en 82 en volgende van de uitvoeringsvoorschriften ervan. Het Parlement handhaaft derhalve zijn antwoord op de jaarverslagen van de Rekenkamer voor de begrotingsjaren 1990 en 1991, namelijk dat "op grond van artikel 54 van het Financieel Reglement voor bepaalde categorieën van uitgaven een beheer van gelden ter goede rekening kan worden ingesteld. Het Financieel Reglement stelt geen enkele voorwaarde ten aanzien van de hoogte van de te betalen bedragen" (zie PB C 324 van 13.12.1991, blz. 14 en C 330 van 15.12.1992, blz. 453). Als voor deze betalingen zoals standaard voorgeschreven een door de ordonnateur ondertekende betalingsopdracht zou moeten worden gegeven, die nog het visum van de Financieel Controleur moet krijgen vooraleer de rekenplichtige tot betaling kan overgaan, zou dit in dit specifieke geval overigens een aanzienlijke vertraging met zich meebrengen zonder de werklast voor de betrokken diensten en de desbetreffende beheerskosten aanzienlijk te verminderen.

In verband met de opmerking over de mogelijke toekenning van voorschotten op deze vergoedingen "voor niet-aangetoonde aanwezigheid" (punt 1.11) dient te worden opgemerkt dat de bedragen in deze zeer zeldzame gevallen stelselmatig worden teruggevorderd na verificatie van de handtekeningen op de presentielijsten, die recht geven op de betalingen in kwestie. De betaalde voorschotten zijn immers niet definitief verworven en worden pas na controle in de begroting verrekend. Deze controle omvat alle voorgeschreven verificaties door de ordonnateur, die de regelmatigheidsverklaring ondertekent en deze vervolgens aan de Financieel Controleur voor diens visum voorlegt.

De opmerking dat de voorschotkas tijdelijk de kosten van niet-officiële reizen van leden draagt (punt 1.10), tot de regelmatigheid van de uitgaven is aangetoond en de bedragen eventueel worden teruggevorderd, klopt met de werkelijkheid. Te preciseren valt echter dat het om een vrij klein aantal biljetten gaat en dat het Parlement bereid is om deze kwestie opnieuw te bekijken.

Dat geldt ook voor de wijze van betaling, teneinde de risico's die verbonden zijn aan het gebruik van cash te beperken of zelfs volledig te elimineren.

De Rekenkamer erkent dat voor de verbeterde methode die zij voorstelt "eventueel een permanent voorschotsysteem zou kunnen worden gehanteerd, zodat de leden nog steeds geen lasten voor kasbeheer behoeven te dragen". Dit zou in de praktijk tot 626 individuele rekeningen voor leden leiden hetgeen een zeer moeizaam beheer zou veroorzaken. Het Parlement zal de voorstellen om zijn huidige systeem te moderniseren overigens grondig bestuderen en in die zin aanpassen.

Forfaitaire reis- en verblijfskostenvergoedingen

Punten 1.15-1.26

Forfaitaire vergoeding houdt per definitie in dat de reële kosten niet exact worden vergoed.

In dit verband moet worden opgemerkt dat het Bureau sinds 1997 zoals de Rekenkamer zelf erkent het controlemechanisme met betrekking tot de voorwaarden voor de betaling van de forfaitaire reisvergoeding heeft verbeterd (betaling na overlegging van een bewijsstuk dat de reis in kwestie wel degelijk heeft plaatsgevonden).

De Rekenkamer zet vraagtekens in verband met "de bewijskracht van documenten zoals vliegbiljetten, spoorbiljetten of hotelrekeningen die worden toegelaten ter vervanging van de handtekening op registers of presentielijsten" (punt 1.20) en merkt op dat ondertekening van presentielijsten ontoereikend is om vast te kunnen stellen dat leden daadwerkelijk aan de werkzaamheden van het Parlement hebben deelgenomen (punt 1.21). Hierbij wordt voorbijgegaan aan de werkelijke aard van het parlementaire werk, dat bijvoorbeeld vaak contacten en vergaderingen buiten en natuurlijk ook binnen de gebouwen van het Parlement kan omvatten.

In verband met de regelmatigheid van de op maximum 3 000 ECU vastgestelde uitgaven voor speciale reizen die de leden "in de uitvoering van hun werkzaamheden" maken wegens het ontbreken van criteria om de aard van deze reizen vast te stellen (punt 1.26) moeten de bedenkingen van de Rekenkamer eveneens worden gerelativeerd daar de deelneming van de leden aan tal van openbare evenementen inherent is aan hun taak als politicus. In de praktijk wordt elke aanvraag gecontroleerd om na te gaan of het om een officieel programma gaat. In geval van twijfel wordt de aanvraag naar de verantwoordelijke quaestor verwezen. Tenslotte moet eraan worden herinnerd dat deze uitgaven slechts een zeer klein aandeel in de parlementaire vergoedingen vertegenwoordigen, dat zij enkel na overlegging van bewijsstukken (reële uitgaven) worden betaald en dat een derde van de leden van deze vergoeding geen gebruik maken.

VERGOEDING VOOR ALGEMENE UITGAVEN - SECRETARIAATSVERGOEDING

Punten 1.27-1.38

De opmerking van de Rekenkamer over de in het kader van de regeling vastgestelde omrekeningskoers voor de omzetting van de ECU bij de verrekening van deze vergoedingen (punt 1.27-1.29) is weliswaar juist, maar is bijna achterhaald, daar er met de invoering van de euro geen koersfluctuaties meer zullen bestaan voor de valuta's van de lidstaten die deel uitmaken van de EMU. De vaststelling van een jaarlijkse vaste wisselkoers was, zoals de Rekenkamer erkent, ingegeven door "het gewettigde verlangen om de bezoldiging van de medewerkers te beschermen tegen wisselkoersrisico's". Er kan naar passende tijdelijke oplossingen worden gezocht voor de valuta's van de overige lidstaten.

De forfaitaire vergoeding voor algemene uitgaven dient ter dekking van allerlei kosten die de leden hoofdzakelijk in hun land van herkomst hebben, zoals administratiekosten, telecommunicatie- en portokosten, uitgaven voor informatica- en telematica-apparatuur, enz. Het forfaitaire karakter ervan is gerechtvaardigd door de grote diversiteit van de uitgaven die eronder vallen, alsook om de niet te verwaarlozen administratiekosten en onvermijdelijke vertragingen te vermijden die verbonden zijn aan een systeem dat gebaseerd is op de overlegging van bewijsstukken door 626 leden uit 15 lidstaten in combinatie met anticumulatiebepalingen die van land tot land verschillen.

De opmerkingen van de Rekenkamer over de secretariaatsvergoeding betreffen veeleer de regeling zelf dan de toepassing ervan. Het Parlement zou een en ander als volgt willen verduidelijken:

- terwijl het Parlement er verantwoordelijk voor is dat de regeling voor de vergoeding van medewerkers correct wordt uitgevoerd, is de indienstneming van medewerkers een zaak tussen het lid en diens medewerker of medewerkers; deze juridische band ressorteert onder het privaatrecht en bindt het Parlement als instelling op geen enkele wijze. Het gevolg hiervan is dat de administratie van het Parlement - om te voorkomen dat zij door een nationale rechter als de directe werkgever van de medewerkers wordt beschouwd - niet in staat is om te interveniëren en na te gaan of deze privaatrechtelijke contracten in overeenstemming zijn met de geldende nationale (burgerrechtelijke, handelsrechtelijke, fiscale en sociale) bepalingen;

- de flexibiliteit van de regeling (contracten in loondienst, dienstverleningscontracten, eenmalige betalingen na overlegging van een factuur, enz.) heeft tot doel de leden in staat te stellen hun behoeften aan medewerkers aan te passen aan de voortdurende ontwikkeling van hun taken en specifieke opdrachten die hen achtereenvolgens worden toevertrouwd.

Zoals de Rekenkamer opmerkt wordt de regeling momenteel herzien in samenwerking met de Commissie en de Raad om in de Regeling andere personeelsleden een nieuwe personeelscategorie, namelijk parlementair medewerker, op te nemen. Deze hervorming zal voor meer transparantie en efficiency bij het beheer van de medewerkers zorgen zoals de Rekenkamer ook erkent (punt 1.38).

De Rekenkamer wijst op de mogelijkheid dat leden een reisvergoeding van de lidstaten ontvangen bovenop de desbetreffende vergoedingen van het Europees Parlement. Dit komt niet zeer vaak voor. Het Parlement is echter zeer wel bereid in zijn regeling een bepaling op te nemen die dubbele vergoeding verbiedt en erop toe te zien dat dit ook wordt gecontroleerd.

Het Europees Parlement zijn overigens geen gevallen bekend van nationale parlementen die een bijkomende secretariaatsvergoeding aan leden van het Europees Parlement betalen of hebben betaald, behalve wanneer het lid in kwestie een dubbel mandaat heeft.

CONCLUSIES

Punten 1.39-1.44

Het Parlement neemt kennis van de algemene conclusie van de Rekenkamer dat de vigerende administratieve en boekhoudkundige procedures voor een correcte toepassing van de regeling van het Parlement zorgen.

Bij lezing van de opmerkingen van de Rekenkamer moet worden bedacht in welke context de huidige vergoedingsregelingen functioneren, namelijk in afwezigheid van een gemeenschappelijk statuut voor de leden en een gelijk bezoldigingsniveau en de bijzondere werkomstandigheden van de leden van een supranationale parlementaire instelling in aanmerking genomen.

Het Parlement is van mening dat de in het begrotingsjaar 1997 genomen maatregelen die de huidige regeling hebben verbeterd, zoals ook het voorstel van de Commissie voor een nieuw wettelijk kader voor de medewerkers van de leden tot verbetering zal leiden.

Het Europees Parlement zal de herziening van de huidige regeling waarmee het in 1995 is begonnen, voortzetten, teneinde voor meer transparantie te zorgen, de controle te verbeteren en de regeling coherenter te maken. Het zal de aanbevelingen van de Rekenkamer in overweging nemen voorzover zij praktisch uitvoerbaar zijn.

Het Europees Parlement zal zich blijven inzetten om de huidige voorschriften te verbeteren, maar zal daarnaast ook blijven werken aan het ontwerp voor een gemeenschappelijk statuut voor de leden om voor een solide en bevredigende basis voor de bezoldiging van zijn leden in de toekomst te zorgen.