++++

SPECIAAL VERSLAG

( Opmerkingen )

over de

KAS VOOR DE AFGEVAARDIGDEN

van het

EUROPEES PARLEMENT

Het onderhavige verslag werd door de Rekenkamer ingevolge artikel 206 bis , lid 4 , van het EEG-Verdrag vastgesteld op haar zitting van 6 juli 1982 , nadat het op 16 juni aan het Parlement voor commentaar was toegezonden . De reacties van het Parlement zijn in een bijlage weergegeven .

juli 1982

INLEIDING

1 . In juli 1981 is de Rekenkamer begonnen met een onderzoek naar de financieel-administratieve systemen en procedures van het Europese Parlement . Hierbij werd ook de " Kas voor de Afgevaardigden " onder de loep genomen , waarover dit speciale verslag handelt .

In de loop van het onderzoek werden de resultaten daarvan gaandeweg ter kennis gebracht van de administratie van het Parlement . Dit gebeurde voor het eerst in oktober 1981 , naar aanleiding waarvan het Parlement een adviesbureau inschakelde om te komen tot reorganisatie van de Afdeling Thesaurie-Comptabiliteit . Naar aanleiding van het onderzoek van de rekeningen van de " Kas voor de Afgevaardigden " voor het begrotingsjaar 1981 , volgde een tweede mededeling in april 1982 ; naar aanleiding hiervan achtte het Parlement het gewenst zich te wenden tot een extern accountantskantoor . Als gevolg hiervan besloot de Kamer haar controlewerkzaamheden betreffende de " Kas voor de Afgevaardigden " voorlopig te staken .

De Rekenkamer onderstreept het grote belang dat zij hecht aan de interne controle en wijst op de risico's die ontstaan ingeval deze controle ontoereikend is . Onder interne controle wordt verstaan het opstellen van organisatieplannen en het treffen van alle andere matregelen inzake financiële controle , die tot doel hebben de activa van een zelfstandig operende organisatie-eenheid te bewaken , de juistheid en de getrouwe weergave van de gegevens in de financiële administratie te waarborgen en de beslissingen van de uitvoeringsorganen te vergemakkelijken . In het licht van dit principe moeten de opmerkingen van de Rekenkamer worden gezien . De gegeven voorbeelden ter ondersteuning van deze opmerkingen vormen echter slechts een keuze uit de geconstateerde feiten .

OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER

2 . De " Kas voor de Afgevaardigden " dient voor de uitbetaling van diverse vergoedingen aan de leden van het Parlement . De betalingen worden uitgevoerd hetzij in de vorm van bankoverschrijvingen , die op het kantoor van het Secretariaat-generaal worden klaargemaakt , hetzij in de vorm van cheques of contanten , die in de vergaderplaatsen worden overhandigd door reizende kassiers . De " Kas voor de Afgevaardigden " werkt volgens de voorschotregeling ( 1 ) die uit twee gedeelten bestaat :

- de voorschotregeling reis - en verblijfkosten ( 2 ) ,

- de voorschotregeling secretariaatsvergodingen ( 3 ) .

3 . Toepassing van de voorschotregeling

In het algemeen dient de voorschotregeling alleen voor het doen van dringende betalingen van bedragen die moelijk vooraf zijn te bepalen . Bij de secretariaatsvergoedingen voor de parlementsleden gaat het daarentegen om bekende bedragen , die aan de hand van tarieven worden vastgesteld en op gezette tijden worden uitbetaald .

Het gebruik van de voorschotregeling voor het betalen van deze categorie uitgaven is dus niet gerechtvaardigd .

4 . Besluit tot instelling van de voorschotregelingen

Volgens het Financieel Reglement ( 4 ) en de uitvoeringsvoorschriften ( 5 ) behelzen de besluiten tot instelling van voorschotregelingen in het bijzonder bepalingen betreffende :

- het openen van bankrekeningen ,

- het maximumbedrag van iedere uitgave die als voorschot kan worden betaald ,

- de wijze waarop de bewijsstukken moeten worden overgelegd ,

- de termijn waarbinnen de voorschotten moeten zijn verrekend en afgerekend .

In de besluiten tot instelling van deze twee voorschotregelingen wordt geen van deze gegevens vermeld . Deze besluiten maken derhalve inbreuk op fundamentele bepalingen van het Financieel Reglement , dat voor alle Instellingen geldt . Voorts werden in december 1981 acht nieuwe bankrekeningen geopend zonder dat hiervan melding werd gemaakt in een besluit tot instelling van een voorschotregeling .

5 . Instructies aan de kassiers belast met de voorschotregeling

Artikel 51 van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement bepaalt dat de kassier een registratie voert krachtens instructies van de rekenplichtige . Op 31 december 1981 echter ( dus vier jaar na het besluit tot instelling van de laatste voorschotregeling ) bestond er geen enkele schriftelijke instructie van de rekenplichtige aan de kassiers .

6 . Opzet en interne controle van de " Kas voor de Afgevaardigden "

Niettegenstaande omvang , verscheidenheid en aard van de betalingen ( 30 miljoen Ecu uitbetaald in 22 verschillende munteenheden , hetzij in de vorm van cheques of bankoverschrijvingen , hetzij in contanten ) vertoonden de opzet en de interne controle van de voorschotkas een groot aantal afwijkingen van de officiële bepalingen ( 6 ) :

a ) geen aanvulling van de voorschotkas naar de mate van bewijsstukken van de gedane betalingen ,

b ) boeking van de uitgaven en ontvangsten van de twee afzonderlijke voorschotregelingen in één enkele hulpboekhouding ,

c ) geen behoorlijke controle op de betaalmiddelen ( ondertekende blanco cheques , chequeboekjes niet veilig opgeborgen , souches van cheques niet ingevuld en soms zoekgeraakt , ontbreken van kasboek ) ,

d ) geen duidelijke scheiding van de verantwoordelijkheden ( de beide kassiers waren eveneens ondergeschikte rekenplichtingen ) en geen ( onverwachte ) kascontrole .

Deze overtredingen van de officiële voorschriften zijn niet zonder gevolgen voor de begroting . Zo werd voor de budgetaaire afwikkeling , ten laste van de kredieten voor 1980 , van de vergoedingen voor de zittingen en vergaderingen van september tot en met december 1980 ( 2 404 000 Ecu ) pas machtiging verleend op 15 januari 1981 . De kredieten van post 1004 mogen echter niet worden overgedragen naar een volgend begrotingsjaar . Hier is dus sprake van overtreding van het Financieel Reglement ( artikel 5 ) , dat bepaalt dat uitgaven slechts tot uiterlijk 31 december in de rekening van het betrokken begrotingsjaar mogen worden verantwoord .

7 . Stand van de boekhouding van de " Kas voor de Parlementsleden " per ultimo 1981

a ) Het saldo in de boeken van de " Kas " bedroeg per 31 december 1981 6,235 miljoen Ecu , terwijl volgens de besluiten tot instelling van de voorschotregelingen het saldo op die datum maximaal slechts ongeveer 0,1 miljoen Ecu mocht bedragen .

b ) de boekhouding van de " Kas " is onderverdeeld in 22 sub-boekhoudingen , overeenkomend met de 22 munteenheden waarin betalingen plaatsvinden . Op 31 december 1981 was de helft van deze 22 sub-boekhoudingen niet in evenwicht .

Sub-boekhouding in : * Verschil : *

Belgische frank * 149 512 ,- *

Franse frank * 13 919 ,- *

Duitse mark * 20 673,15 *

Nederlandse gulden * 46,25 *

Italiaanse lire * 49 301 842 ,- *

Pond sterling * 171 999,94 *

Deense kronen * 19 ,- *

Ierse ponden * 53 684,15 *

VS-dollar * 1 406,61 *

Peseta's * 24 405 ,- *

Australische dollar * 5,30 *

Deze verschillen waren echter op 30 april 1982 opgehelderd , hoewel nog niet in de boeken verantwoord .

c ) Iedere sub-boekhouding wordt in de algemene boekhouding gevolgd door een controlerekening . Het saldo van de controlerekening moet dus in principe gelijk zijn aan het saldo van de sub-boekhouding . Bij de afsluiting van het begrotingsjaar 1981 vertoonden echter 16 van deze 22 sub-boekhoudingen een saldo dat verschilde van dat van de algemene boekhouding :

Sub-boekhouding in : * Verschil : *

Belgische frank * 3 216 231 ,- *

Franse frank * 201 683,72 *

Duitse mark * 959 043,41 *

Nederlandse gulden * 974 788,55 *

Italiaanse lire * 198 573 027 ,- *

Pond sterling * 110 506,57 *

Deense kronen * 492 452,07 *

Ierse ponden * 2 530,34 *

Drachmen * 397 711,85 *

Peseta's * 52 796 ,- *

VS-dollar * 162 122,97 *

Zwitserse frank * 2 924 ,- *

Oostenrijkse schilling * 7 350 ,- *

Canadese dollar * 622 ,- *

Leones * 115 642,84 *

Columbiaanse peso's * 26 934 ,- *

Eind april 1982 waren deze verschillen nog niet opgehelderd .

8 . Bankrekeningen van de " Kas " per 31 december 1981

a ) In april 1982 constateerde de Rekenkamer dat van de 13 bankrekeningen die door de " Kas voor de Afgevaardigden " worden gebruikt , er op 31 december 1981 drie niet voorkwamen in de boekhouding , te weten :

Midland Bank : saldo 50 347,59 UK Pound

Midland Bank : saldo 200 000 ,- UK Pound

Westdeutsche Landesbank : saldo 788 426,30 DM .

b ) Gedurende de laatste twee begrotingsjaren vond het afstemmen van het saldo ( tussen het rekeningsafschrift van de bank en het saldo van de rekening ) en het afstemmen van de rekeningen zo onregelmatig plaats , dat een groot aantal posten , waarvan sommige meer dan een jaar oud waren , per 31 december 1981 nog niet was afgewikkeld :

- ongeveer 200 betalingen ( tot een totaalbedrag van rond 181 000 Ecu ) en een vijftigtal incasso's ( tot een totaal van ongeveer 731 000 Ecu ) zijn wel door de banken geboekt , maar niet door de " Kas " ,

- ongeveer 120 betalingsopdrachten ( tot een totaalbedrag van rond 148 000 Ecu ) en een aantal incasso's ( tot een totaal van ongeveer 8 000 Ecu ) zijn wél geboekt door de " Kas " , maar niet uitgevoerd door de banken .

c ) Het afstemmen per ultimo december 1981 ( tussen het rekeningafschrift van de bank en het saldo van de rekening ) betreffende één van de rekeningen bij de Midland Bank bracht de volgende onregelmatigheden aan het licht :

- 53 betalingsopdrachten , wél geboekt door de " Kas " , maar niet uitgevoerd door de bank , waarvan 9 zonder bewijsstuk ,

- 20 betalingen luidende in Ierse ponden , maar door de bank uitgevoerd in pond sterling ,

- 11 foutieve boekingen ,

- 45 betalingen , wel uitgevoerd door de bank , maar niet geregistreerd in de boekhouding van de " Kas " .

Onder deze 45 betalingen waren twee geincasseerde cheques , van respectievelijk Pond 35 176,98 en Pond 17 189,15 ; hiervan is niets teruggevonden in de boeken van de " Kas " .

9 . Beheer van de gelden van de " Kas voor de Afgevaadigden "

Het financieel beheer van de gelden van de " Kas voor de Afgevaardigden " laat te wensen over :

a ) sommige bankrekeningen vertonen een positief saldo , terwijl andere een negatief saldo te zien geven ( zo stond één rekening DM 166 472 ,- debet , hetgeen voor een voorschotrekening ontoelaatbaar is ,

b ) het bedrag aan kasgeld bedroeg op 31 december 1981 443 849,34 Ecu , hetgeen buitensporig hoog is als men bedenkt :

- dat dit bedrag meer dan twee en een halve maand uitgaven vertegenwoordigde ,

- dat dit bedrag US-dollar 93 400 ( in reischeques ) omvatte en 730 000 peseta's ( in gewaarborgde cheques ) , die maandenlang ongebruikt lagen ,

c ) de door de banken geboden condities blijken onderling sterk te verschillen en de hoogste bankrekeningen brachten lang niet het meeste op .

10 . Debiteurenrekening van de " Kas voor de Afgevaardigden "

a ) Sommige voor rekening van parlementsleden betaalde uitgaven of door dezen te veel ontvangen bedragen moeten door de betrokkenen worden terugbetaald . De daarbij gevolgde procedure is echter niet bevredigend . Immers :

- de debiteurenrekeningen worden bijgehouden per munteenheid en niet per parlementslid ,

- de door de parlementsleden verschuldigde bedragen worden niet systematisch schriftelijk gemaand ,

- na verstrijken van een bepaalde periode vindt geen automatische verrekening plaats tussen de aan de " Kas " verschuldigde en de door haar te betalen bedragen .

b ) In de financiële verantwoording van de kassiers en in de afrekening van de voorschotten met het oog op de budgettaire afwikkeling is een grote achterstand ontstaan ( vertraging tot 7 maanden voor de kredieten van post 1004 en soms van meer dan 1 jaar voor de kredieten van artikel 255 ) . Om te trachten deze achterstand weg te werken heeft het Parlement vanaf september 1981 een nieuwe procedure ingevoerd , waarbij de door de " Kas " betaalde vergoedingen zonder voorafgaande verificatie ten laste van de begroting worden gebracht . De verificatie geschiedt achteraf . Vervolgens wordt een lijst opgesteld van parlementsleden die te veel hebben ontvangen en pas bij terugbetaling van het te veel ontvangene vindt verrekening plaats . Deze procedure is onrechtmatig vanwege het feit dat bedragen ten onrechte als uitgaven worden geboekt en er geen boekhoudcontrole is op de te veel ontvangen bedragen . Op 31 december 1981 wachtten nog ongeveer 300 van dergelijke gevallen ( tot een totaal van rond 30 000 Ecu ) op terugbetaling en afwikkeling . De financieel controleur had zich tegen deze procedure behoren te verzetten .

c ) Tot maart 1981 werden betalingen in pond sterling en in Ierse ponden uitgevoerd ten laste van een zelfde bankrekening , en wel zonder speciale voorzorgsmaatregelen . Dit heeft geleid tot een groot aantal fouten en zo werden gedurende een aantal jaren vergoedingen luidende in Ierse ponden , in pond sterling betaald . Alleen al voor de jaren 1980 en 1981 waren er 80 van dergelijke gevallen tot een totaalbedrag van 15 000 Ecu . Het aldus te veel betaalde werd tot nu toe niet in de boeken verantwoord en ook niet gereclameerd .

CONCLUSIE

11 . Concluderend merkt de Rekenkamer op :

a ) Bij een strikte toepassing van de officiële voorschriften had de in het voorgaande beschreven situatie kunnen worden vermeden ,

b ) Het Parlement dient de nodige voorzieningen te treffen om :

- alle tekeningen te controleren , te fiatteren en af te sluiten ,

- alle verschuldigde bedragen in te vorderen ,

- de eventuele verantwoordelijkheden vast te stellen , met name door de situatie van de rekenplichtige , de kassiers en de financieel controleur te toetsen aan de geldende officiële voorschriften .

Het inschakelen van een particulier accountantskantoor om een aantal zaken op te helderen , die door het onderzoek van de Rekenkamer aan het licht zijn gekomen , is een eerste stap in deze richting .

c ) Het inschakelen van het Parlement van een tweede adviseur voor het reorganiseren van de " Kas voor de Afgevaardigden " kan overigens slechts doeltreffend zijn , indien :

- de betalingen via de voorschotregeling en in contanten tot het uiterste worden beperkt ,

- de ambtenaren nauwkeurige schriftelijke instructies krijgen ,

- zorg wordt gedragen voor de nodige controles , met name om er zeker van te zijn dat deze instructies ook inderdaad worden opgevolgd .

12 . De Kamer behoudt zich voor om te zijner tijd na te gaan in hoeverre de verbeteringen in het beheer , waarvan het Parlement melding maakt ( zie bijlage ) , haar bezorgdheid kunnen wegnemen . Hoe het ook zij , de Kamer moet er met nadruk op wijzen dat geen enkele van de aangevoerde administratieve moeilijkheden een schending van het Financieel Reglement door een Instelling rechtvaardigt .

De tekst van vorenstaande opmerkingen werd door de Kamer vastgesteld in haar zitting van 6 juli 1982 .

Luxemburg , 6 juli 1982 .

Voor de Rekenkamer

Pierre LELONG

President

( 1 ) Financieel Reglement van 21 december 1977 , artikel 49 ( PB nr . L 356 van 31 . 12 . 1977 ) ; verordening houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 25 april 1973 , Titel IX ( PB nr . L 170 van 1 . 7 . 1975 ) .

( 2 ) Besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening d . d . 15 . 12 . 1978 .

( 3 ) Besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening d . d . 17 . 2 . 1976 .

( 4 ) Financieel Reglement , artikel 49 .

( 5 ) Verordening houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 25 april 1973 , artikel 49 .

( 6 ) Verordening houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 25 april 1973 , artikelen 49 , 51 , 52 , 53 .

BIJLAGE

EUROPEES PARLEMENT

Reacties op de opmerkingen van de Rekenkamer over de Kas voor de Afgevaardigden

OPMERKINGEN VAN ALGEMENE AARD

De rechtstreekse verkiezingen van 1979 , als gevolg waarvan het aantal leden van 198 eerst tot 410 en sinds 1 januari 1981 tot 434 werd verhoogd , hebben tot een aanzienlijke uitbreiding van de parlementaire werkzaamheden geleid en parallel daarmee tot een belangrijke toeneming van het administratieve werk .

Deze overgang werd nog bemoeilijkt door de samenloop van een aantal omstandigheden , te weten :

a ) het gebrek aan besluitvorming van het oude Parlement inzake de voorwaarden waaronder het rechtstreeks gekozen Parlement zou werken : deze wil om aan het nieuw gekozen Parlement de verantwoordelijkheid over te laten voor het vaststellen van zijn Reglement ( besluit Bureau van 1 . 9 . 1976 ) en zijn arbeidsplaats ( ibidem ) heeft het stellig niet mogelijk gemaakt tijdig maatregelen te treffen om het hoofd te bieden aan de nieuwe eisen , die zich dan ook alle gelijktijdig deden gevoelen .

b ) de verspreiding van de arbeidsplaatsen : zij heeft zwaarwegende gevolgen , niet alleen op begrotingsgebied doch tevens voor de organisatie van het Europese Parlement en voor zijn arbeidsritme . Deze gevolgen bereiken de grenzen van het onmogelijke , gezien de spectaculaire stijging ( 100 % ) van het aantal vergaderingen van fracties , commissies , werkgroepen enz .

c ) de aanwervingsmoeilijkheden waarmee de Instelling heeft de kampen voor ambten waarvoor een speciale beroepsopleiding vereist is ( zoals bij voorbeeld in de financiële sector ) : het Parlement moet voortaan een aanwervingsbeleid voeren dat weliswaar in overeenstemming is met het Statuut , doch dat het eveneens mogelijk maakt een beroep te doen op deskundig personeel van buiten af .

Deze moeilijkheden rechtvaardigen echter geen veronachtzaming van het Financieel Reglement .

Behalve de door de Rekenkamer in haar ontwerp-verslag aan het licht gebrachte overtredingen moest als gevolg van het onderzoek dat het Europese Parlement door een particuliere firma heeft laten verrichten , worden geconstateerd dat er van andere overtredingen sprake is geweest :

a ) onverklaarbare geldbewegingen ;

b ) opening van een bankrekening in afwijking van de vastgestelde procedures ;

c ) ten slotte is geconstateerd dat bepaalde boekhoudkundige bewijsstukken zijn geantedateerd .

OPMERKINGEN VAN SPECIFIEKE AARD

Paragraaf 3

De Bevoegde Autoriteit van het Europese Parlement stemt volledig in met de opmerking van de Rekenkamer dat de secretariaatsvergoedingen voor de leden moeten worden uitbetaald op basis van een directe betalingsopdracht en niet via beheer van gelden ter goede rekening .

De Administratie voorzag echter tot dusverre in een dienst ten behoeve van de leden waarbij hun assistenten desgewenst rechtstreeks worden betaald , ook al is de overeenkomst tussen het lid en de assistent gesloten . De betalingen geschieden thans op basis van een verzoek van het lid van het Europese Parlement dat wordt gestaafd door een door het lid en de assistent ondertekende verklaring . In deze verklaring zijn het maandelijkse salaris alsmede de rekening waarop de betalingen worden overgemaakt , vermeld . Er hebben zich reeds moeilijkheden voorgedaan als gevolg van het veelvuldig wisselen van assistenten en de vertragingen waarmee de Administratie van dergelijke veranderingen op de hoogte werd gesteld . Een en ander leidde tot vertragingen bij de verantwoording in de rekeningen en zodoende tot de noodzaak beheer van gelden ter goede rekening in te stellen .

Mocht er , zoals wordt voorgesteld , tot directe betaling worden overgegaan , dan kan dit systeem slechts bevredigend werken wanneer de leden of assistenten rechtstreeks worden betaald na overlegging van een schriftelijke overeenkomst . Er zou een register van dergelijke overeenkomsten worden aangelegd en bijgehouden .

Elk lid zal moeten verklaren de Administratie driemaandelijks verslag uit te brengen over de aanwerving van assistenten . Door het aanvaarden deze verklaring af te leggen , machtigen zij de Administratie de uitkering van de maandelijkse toelage op te schorten wanneer een lid zijn driemaandelijkse verklaring niet tijdig heeft ingediend ; de Administratie wordt daardoor tevens gemachtigd om ten omrechte betaalde bedragen uit hoofde van iedere willekeurige aan het Parlementslid verschuldigde toelage terug te vorderen .

Paragraaf 4

De Bevoegde Autoriteit kan in beginsel instemmen met de opmerkingen van de Rekenkamer . Terwijl echter in de algemene machtiging tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening inderdaad niet specifiek was voorzien in de opening van bankrekeningen , verleende de directeur-generaal Administratie hiertoe wel op 3 december 1981 , na een interpretatie van de opmerkingen van de bevoegde dienst van de Rekenkamer , zijn speciale toestemming . De voorgestelde nieuwe formule voor de instelling van gelden ter goede rekening voorziet wel in een specifieke verwijzing naar de bankrekeningen .

Paragraaf 5

Vroeger kregen de beheerders van gelden ter goede rekening geen schriftelijke instructies van de rekenplichtige betreffende de uitvoering ervan . De schriftelijke instructies zijn thans voorbereid en zullen worden opgenomen in de in paragraaf 4 genoemde nieuwe formule die , naar wij hopen , voor de Rekenkamer aanvaardbaar is . De opmerkingen zijn dan ook juist .

Paragraaf 6 a )

De opmerkingen zijn juist . Er wordt hard nagedacht over voorstellen voor de invoering van een nieuw computersysteem voor de boekhouding , dat ook het beheer van gelden ter goede rekening voor de leden omvat . Dit systeem zal in werking treden zodra er goed gekwalificeerd personeel beschikbaar is en de noodzakelijke programmering zal zijn geschied .

Paragraaf 6 b )

Er bestaan thans twee afzonderlijke boekhoudingen van beheer van gelden ter goede rekening .

Paragraaf 6 c )

De Bevoegde Autoriteit stemt met de opmerkingen in . Er zal worden overwogen de instructies aan de banken met betrekking tot degenen die de cheques ondertekenen , te wijzigen . Dit zal wellicht kunnen leiden tot een nieuwe regeling die het overbodig zal maken dat , zoals thans het geval is , van vooraf getekende cheques gebruik moet worden gemaakt . Ook nu reeds blijft het gebruik van vooraf getekende cheques tot een absoluut minimum beperkt , doch het is in bepaalde omstandigheden noodzakelijk ter voorkoming van onnodige kosten als gevolg van het zenden van twee kassiers op een dienstreis als er met één kan worden volstaan .

Er zijn thans registers van cheques en kasboeken ingevoerd .

Paragraaf 6 d )

Sedert 1 mei 1982 wordt overeenkomstig artikel 17 van het Financieel Reglement een scheiding gemaakt tussen de taken van de rekenplichtige , de ondergeschikte rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening . Voortaan is de rekenplichtige verantwoordelijk voor de controle op het gebruik van de gelden ter goede rekening doch niet van het dagelijks beheer .

Paragraaf 6 ( laatste deel )

Formeel kan de opmerking worden onderschreven doch daar het ging om de verantwoording van een betaling die reeds voor beheer van gelden ter goede rekening was verricht , is hier slechts sprake van een louter technische overtreding van artikel 5 van het Financieel Reglement . Evenals in alle andere Instellingen worden de uitgaven zoveel mogelijk verantwoord voor de afsluiting van de rekening , in het bijzonder als het om de verantwoording van uitgaven voor begrotingsonderdelen gaat die niet kunnen worden overgedragen . De noodzaak dat de jaarrekening aan de verschillende controle-organen binnen het Europese Parlement moet worden voorgelegd vereist een strak tijdschema en de afsluiting van de rekening voor 1 januari , terwijl de andere Instellingen over meer tijd beschikken om hun rekening af te sluiten .

Paragraaf 7 a )

Het Europese Parlement heeft inderdaad nagelaten het toegestane maximum in overeenstemming te brengen met de behoeften die onder meer als gevolg van de algemene rechtstreekse verkiezingen en de toetreding van Griekenland zijn ontstaan . Deze kwestie wordt thans bestudeerd .

Paragraaf 7 b )

De opmerkingen ter zake zijn formeel juist maar de Rekenkamer ontving op 30 april 1982 een toelichting op de verschillen . Door het aanvaarden van deze toelichting had het onde paragraaf 7 b ) genoemde commentaar kunnen worden weggelaten .

Paragraaf 7 c )

Een nader onderzoek naar de genoemde bedragen heeft reeds uitgewezen dat het verschil tot circa 10 % is teruggebracht . Dit onderzoek is nog niet beëindigd .

Paragraaf 8 a )

De rekening bij de Midland Bank vertoont een saldo van Pond 50 347,59 .

Wegens de buitensporige bedragen voor beheer van gelden ter goede rekening bij de Midland Bank in 1980 , werd op advies van de bankdirecteur een bedrag van Pond 400 000 voor circa 1 jaar op een depositorekening gestort . Deze transactie bleef op 31 december 1980 ongeboekt . In het verslag van de Rekenkamer werd hiervan geen gewag gemaakt . Toen het hoofdbedrag op de lopende rekening werd teruggeboekt bleven de verschuldigde interesten ten bedrage van Pond 50 347,59 op de depositorekening staan . Dit saldo is nu naar de lopende rekening overgeboekt , terwijl de depositorekening is afgesloten en het bedrag is gecrediteerd op Begrotingsontvangsten - Bankrenten in de rekening van 1982 .

De genoemde twee andere bankrekeningen maken deel uit van de in paragraaf 4 genoemde acht rekeningen . Deze rekeningen werden vlak voor het einde van het jaar geopend en de formaliteiten konden bij de dienst boekhouding niet op 31 december worden voltooid . Thans is dit wel het geval en de Rekenkamer is ervan in kennis gesteld .

Paragraaf 8 b )

De Bevoegde Autoriteit aanvaardt de opmerkingen . Er wordt gewerkt aan de uitwerking van aanbevelingen voor alle bankrekeningen .

Paragraaf 8 c )

De Bevoegde Autoriteit aanvaardt alle specifieke opmerkingen betreffende de rekening bij de Midland Bank . Wat deze aanvaarding voor consequenties heeft , staat in de conclusies .

Paragraaf 9 a ) en b )

Ter voorkoming van het genoemde soort situaties is de Bevoegde Autoriteit voornemens om in aanvulling op het nieuwe boekhoudsysteem waarvan in paragraaf 6 a ) , b ) en c ) sprake is en dat tot een verbeterde controle zal bijdragen , een systeem in te voeren om de leden van het Europese Parlement een voorschot te verstrekken van 80 % van hun maandelijkse dag - en reisvergoedingen , dat op een persoonlijke rekening in Belgische ( of Luxemburgse ) frank dan wel in hun nationale valuta zal worden gestort . Het alsnog verschuldigde saldo of een eventuele terugvordering zal bij volgende voorschotten worden verrekend . Dientengevolge zullen de leden voor de vergaderingen zelf voor hun deviezen moeten zorgen . Deze maatregelen zullen tot een aanzienlijke vermindering van de voorraad kasmiddelen in de verschillende valuta's en van de reiskosten van kassiers bijdragen . De secretariaatsvergoeding zal op basis van het onder paragraaf 3 genoemde stelsel aan de leden worden uitbetaald . De regeling betreffende de kostenvergoeding voor reizen in de kiesdistricten zal zodanig worden gewijzigd dat de maandelijkse vergoedingen gestort zullen worden op een met name genoemde bankrekening van de leden voor reizen en werkzaamheden in het kiesdistrict of de Lid-Staat . Wat de voorraad reischeques betreft , deze werden van vorige dienstreizen mee teruggenomen . Thans zijn er instructies gegeven dat alle ongebruikte reischeques moeten worden verzilverd .

Paragraaf 9 c )

Er bestaan aanzienlijke verschillen tussen de rentevoeten op de verschillende bankrekeningen . Deze vloeien voort uit de nationale wetgeving betreffende lopende rekeningen .

De kwestie betreffende dienstverlening en/of rente zal binnenkort voor alle bankrekeningen worden onderzocht en zo nodig zullen nieuwe onderhandelingen worden geopend .

Paragraaf 10 a ) en b )

Alle opmerkingen worden onderschreven en de invoering van een rekening voor ieder lid binnen het kader van beheer van gelden ter goede rekening zal deze kritiek uit de weg ruimen . Aan de praktijk om de bruto-uitgaven van een vergadering ten laste van de begroting te brengen is in 1982 een einde gemaakt . De Bevoegde Autoriteit betreurt dat het hierop door de financieel controleur niet opmerkzaam is gemaakt . Er wordt thans hard gewerkt aan de oplossing van de kwestie betreffende de van de leden terug te vorderen bedragen .

Paragraaf 10 c )

Er is thans een uitvoerige lijst opgesteld van de verschillen in verband met de verwarring van het Ierse en het Engelse pond en zo nodig zal tot terugvordering worden overgegaan .

CONCLUSIES

De Bevoegde Autoriteit :

1 . erkent dat aan sommige bepalingen van het Financieel Reglement niet de hand is gehouden .

2 . bevestigt dat maatregelen zijn genomen ter verbetering van het boekhoudingssysteem .

3 . houdt zich bezig met de voltooiing van de rationalisering van de dienst Boekhouding en Kas en betalingen alsmede met de vereenvoudiging van de voorschriften betreffende de vergoedingen aan de leden en met de invoering van structurele verbeteringen ervan .

4 . deelt het standpunt dat door een nauwgezette toepassing van het Financieel Reglement de situatie had kunnen worden voorkomen die in het verslag van de Rekenkamer is uiteengezet . Een dergelijke toepassing zou tot aanzienlijke vertragingen bij de betalingen hebben geleid . Zij betreurt dat bepaalde voor deze dienst verantwoordelijke ambtenaren hun taken overeenkomstig het Financieel Reglement blijkbaar niet hebben vervuld . De Voorzitter heeft met ingang van 1 mei 1982 besloten artikel 7 van het Statuut toe te passen en de rekenplichtige en zijn plaatsvervanger over te plaatsen .

Een kwalitatieve versterking van de betrokken diensten ligt in het voornemen ten einde zo spoedig mogelijk tot de noodzakelijke verbeteringen te komen .

5 . Een besluit om tegen een aantal ambtenaren tuchtmaatregelen aan te wenden zal afhankelijk van het lopende onderzoek worden genomen .