18)

De volgende titel wordt ingevoegd: „TITEL V bis REFERENTIEBESTAND VAN ONDERZOEKSDOSSIERS OP DOUANEGEBIED HOOFDSTUK 1 Oprichting van een referentiebestand van onderzoeksdossiers op douanegebied Artikel 41 bis 1. Het DIS omvat ook een specifiek bestand, het „referentiebestand van onderzoeksdossiers op douanegebied” geheten, dat hierna het „FIDE” wordt genoemd. Onder voorbehoud van het bepaalde in deze titel gelden alle bepalingen van deze verordening die betrekking hebben op het DIS ook voor het FIDE en slaat elke verwijzing naar het DIS ook op het FIDE. 2. Het FIDE heeft tot doel bij te dragen tot het voorkomen van handelingen die in strijd zijn met de douane- en landbouwvoorschriften die van toepassing zijn op goederen die het douanegebied van de Gemeenschap binnenkomen of verlaten en tot het vergemakkelijken en bespoedigen van het onderzoeken en het vervolgen van dergelijke handelingen. 3. Het FIDE heeft tot doel de Commissie, wanneer zij een coördinatiedossier als bedoeld in artikel 18 opent of een communautaire missie in derde landen als bedoeld in artikel 20 voorbereidt, en de overeenkomstig artikel 29 aangewezen nationale autoriteiten van een lidstaat die bevoegd zijn voor administratieve onderzoeken, en die een onderzoek starten of hebben gestart naar één of meer personen of bedrijven, in staat te stellen na te gaan welke bevoegde autoriteiten van andere lidstaten of diensten van de Commissie onderzoek verrichten of verricht hebben naar die personen of bedrijven, teneinde door informatie over het bestaan van onderzoeksdossiers de in lid 2 genoemde doelen te bereiken. 4. Indien de lidstaat of de Commissie naar aanleiding van een raadpleging van het FIDE nadere gegevens nodig heeft over een opgenomen dossier betreffende een persoon of een bedrijf, vraagt hij/zij de gegevensinvoerende lidstaat om bijstand. 5. De douaneautoriteiten van de lidstaten kunnen in het kader van de in de artikelen 29 en 30 van het Verdrag betreffende de Europese Unie bedoelde douanesamenwerking gebruikmaken van het FIDE. In dit geval zorgt de Commissie voor het technisch beheer van dit bestand. HOOFDSTUK 2 Functioneren en gebruik van het FIDE Artikel 41 ter 1. De bevoegde autoriteiten kunnen gegevens uit onderzoeksdossiers in het FIDE invoeren voor de in artikel 41 bis, lid 3, genoemde doeleinden in verband met handelingen die in strijd zijn met de douane- en de landbouwvoorschriften die van toepassing zijn op goederen die het douanegebied van de Gemeenschap binnenkomen of verlaten en die op communautair niveau van bijzonder belang zijn. Deze gegevens omvatten uitsluitend de volgende categorieën: a) personen of bedrijven waarnaar door een bevoegde autoriteit van een lidstaat een administratief of strafrechtelijk onderzoek wordt of is verricht, en: — die ervan verdacht worden een met de douane- en landbouwvoorschriften strijdige handeling te begaan of te hebben begaan, of daaraan deel te nemen of te hebben deelgenomen; — die betrokken zijn bij een vaststelling van zo’n handeling, of — ten aanzien waarvan voor zo’n handeling een administratief besluit is genomen, of waaraan voor zo’n handeling een administratieve of strafrechtelijke sanctie is opgelegd; b) het gebied waarop het onderzoeksdossier betrekking heeft; c) naam, nationaliteit en contactadres van de betrokken dienst van de lidstaat die het dossier behandelt, en het registratienummer van het dossier. De onder a), b) en c) bedoelde gegevens worden voor elke persoon of elk bedrijf afzonderlijk ingevoerd. Koppeling van gegevens is niet toegestaan. 2. De in lid 1, onder a), bedoelde persoonsgegevens omvatten alleen het volgende: a) voor personen: naam, meisjesnaam, voornamen, vroegere familienamen en bijnamen, geboortedatum en -plaats, nationaliteit en geslacht; b) voor bedrijven: de firmanaam, de handelsnaam, het adres van het bedrijf, het btw-identificatienummer en het accijnsrechtenregistratienummer. 3. De gegevens worden overeenkomstig artikel 41 quinquies voor een beperkte duur opgenomen. Artikel 41 quater 1. In FIDE kunnen uitsluitend gegevens worden ingevoerd en geraadpleegd door de in artikel 41 bis bedoelde autoriteiten. 2. Elke raadpleging van het FIDE moet de volgende persoonsgegevens specifiëren: a) voor personen: voornaam en/of naam en/of meisjesnaam en/of vroegere familienamen en/of bijnamen en/of geboortedatum; b) voor bedrijven: de firmanaam en/of de handelsnaam en/of het btw-identificatienummer en/of het accijnsrechtenregistratienummer. HOOFDSTUK 3 Bewaring van gegevens Artikel 41 quinquies 1. De bewaringstermijn van de gegevens is afhankelijk van de wetten, regelingen en procedures van de gegevensverstrekkende lidstaat. De volgende termijnen, berekend vanaf de datum waarop de gegevens in het onderzoeksdossier zijn opgenomen, mogen evenwel in geen geval worden overschreden: a) gegevens over lopende onderzoeksdossiers worden niet langer dan drie jaar bewaard, als er binnen die termijn geen handeling geconstateerd is die in strijd is met de douane- en de landbouwvoorschriften; de gegevens worden eerder verwijderd als er een jaar verstreken is sedert de laatste constatering; b) gegevens over administratieve of strafrechtelijke onderzoeken die de vaststelling van een handeling behelzen die in strijd is met de douane- en de landbouwvoorschriften, maar die niet geleid hebben tot een administratief besluit, een veroordeling, een strafrechtelijke boete of een administratieve sanctie, worden niet langer dan zes jaar bewaard; c) gegevens over administratieve of strafrechtelijke onderzoeken die geleid hebben tot een administratief besluit, een veroordeling, een strafrechtelijke boete of een administratieve sanctie, worden niet langer dan tien jaar bewaard. Deze termijnen zijn niet cumulatief. 2. In elk stadium van een onderzoek als bedoeld in lid 1, onder a), b) en c), worden, zodra een persoon of een bedrijf in de zin van artikel 41 ter, overeenkomstig de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen en procedures van de gegevensverstrekkende lidstaat van het onderzoek is uitgesloten, de gegevens over de betrokken persoon of het betrokken bedrijf onmiddellijk gewist. 3. Gegevens worden automatisch gewist uit het FIDE vanaf de datum waarop de maximale bewaartermijnen, als bepaald in lid 1, overschreden worden.”.