Verslag van de Rekenkamer

over de doelmatigheidscontrole bij de Europese Centrale Bank voor het begrotingsjaar 1999, vergezeld van de antwoorden van de Europese Centrale Bank

(2001/C 47/01)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

INLEIDING

1. Het mandaat van de Rekenkamer met betrekking tot de Europese Centrale Bank (ECB) houdt "een doelmatigheidscontrole van de ECB" in(1). De ECB kwam per 1 juni 1998 in de plaats van het Europees Monetair Instituut (EMI)(2). De rekeningen van de ECB over het tot 31 december 1999 lopende begrotingsjaar werden op 16 maart 2000 goedgekeurd door de raad van bestuur, en in april 2000 gepubliceerd(3), nadat ze op 1 maart 2000 door een externe accountant waren gecontroleerd en van een goedkeurende verklaring voorzien.

2. De ECB is onderworpen aan de financiële bepalingen in haar statuten, waarvan een gedetailleerde interpretatie is te vinden in de besluiten van de raad van bestuur, de begrotingsautoriteit van de ECB. Overeenkomstig artikel 112 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap bestaat deze raad uit de zes leden van de directie en de elf presidenten van de nationale centrale banken (NCB's) van de lidstaten die de euro hebben ingevoerd.

3. 1999, het eerste jaar dat de ECB als centrale bank actief was, werd ingeluid met de invoering van de euro op 1 januari 1999. Overeenkomstig artikel 105, lid 2, van het Verdrag heeft de ECB de volgende hoofdtaken: het bepalen en ten uitvoer leggen van het monetair beleid van de Gemeenschap, het verrichten van valutamarktoperaties, het aanhouden en beheren van de officiële externe reserves van de lidstaten, en het bevorderen van een goede werking van het betalingsverkeer. Wat haar adviesfuncties betreft brengt de ECB krachtens artikel 105, lid 4, van het Verdrag, aan de geëigende instellingen of organen van de Gemeenschap of aan nationale autoriteiten advies uit omtrent aangelegenheden op de gebieden die onder haar bevoegdheid vallen.

DOELMATIGHEID VAN HET BEHEER IN 1999

Begrotingsbeheer en toezicht op de begrotingsuitvoering

4. In de fase van de begrotingsvoorbereiding werden ruime veiligheidsmarges ingebouwd voor veel geplande uitgaven, zodat de oorspronkelijke begroting op 188,6 miljoen euro uitkwam(4). Hoewel bij de begrotingscontrole medio 1999 een onderbesteding van circa 26 miljoen euro werd voorzien(5), werd de begroting niet herzien. De raad van bestuur nam nota van het voornemen van de directie om de nieuwe raming voor eind 1999, te weten 163,7 miljoen euro voor de totale uitgaven, als een "intern begrotingsplafond" te beschouwen. De begroting werd niet officieel herzien.

5. De uitgaven bedroegen in totaal 152 miljoen euro in 1999, ofwel 93 % van de voor medio 1999 geraamde 163,7 miljoen euro, doch slechts 80 % van de definitieve herziene begroting (189,6 miljoen euro). In deze omstandigheden kan de begroting niet functioneren als strategisch instrument voor doeltreffend beheer en controle van de uitgaven.

Interne controle

6. Op grond van de statuten(6) zijn twee handtekeningen vereist - tenzij de president tekent - willen contracten of orders voor de levering van goederen en diensten verbindend zijn voor de ECB. De betalingsprocedure wordt uiteengezet in het reglement van orde van de ECB, waarin een belangrijke rol wordt toegekend aan de "budget centre managers", die verantwoordelijk zijn voor een bepaald deel van de begroting. Deze begrotingsplaatsbeheerders geven opdracht tot het betalen van de factuur, na te hebben gecontroleerd of deze (qua bedrag, ontvangen goederen of diensten) overeenstemt met het bedrag van de verplichting. Voor de betalingsopdracht is geen medeondertekenaar vereist.

7. Aangezien er geen informatiesysteem voor verplichtingen bestaat, wordt er niet systematisch nagegaan of de verplichtingen overeenstemmen met de betalingen; deze controle wordt uitsluitend handmatig door de begrotingskernbeheerders verricht. Er moeten voorzieningen worden getroffen om te waarborgen dat in alle gevallen adequate controles worden uitgevoerd voordat er betalingen kunnen worden gedaan. Het huidige systeem plus het feit dat de begroting niet bindend is (zie paragraaf 5), vormen een risico voor de uitgaven.

8. In 1999 bleef de ECB voor de ontwikkeling van grote projecten een beroep doen op adviesbureaus. Voor het project FCRS (Foreign Currency Reserves Subledger) (zie ook de opmerkingen van de Rekenkamer in de verslagen over 1997 en 1998(7)) sloot de ECB contracten met consultants van één bureau, die diverse malen werden verlengd. Van de 1,8 miljoen euro die in 1999 aan dit bureau was betaald voor advies ten behoeve van het project, ging circa 0,7 miljoen euro als honorarium naar één enkele adviseur. Van januari tot november 1999 factureerde deze adviseur bijna elke week 60 uur, het maximum volgens de contractbepalingen, tegen een aanvankelijk uurtarief van 255 euro, dat later steeg tot 306 euro. Sinds 1997 werd meer dan 5,6 miljoen euro besteed, maar het project was eind 1999 nog steeds niet volledig afgerond. Uit dit voorval blijkt hoe belangrijk het is te vermijden dat in de toekomst open contracten tegen hoge tarieven worden gesloten zonder dat de adviseurs zich duidelijk vastleggen op het binnen een bepaalde termijn te bereiken resultaat.

Personeel

9. Gedurende het jaar 1999 werden er 242 extra personeelsleden aangesteld, terwijl er 44 vertrokken. Eind 1999 waren er 732 werknemers, van wie er 55 managementfuncties bekleedden.

10. In juli 1998 stelde de raad van bestuur overeenkomstig artikel 12, lid 3, van de statuten het reglement van orde vast(8). Dit reglement bepaalt: "Bij de selectie, benoeming en bevordering van personeelsleden worden de beginselen van beroepskwalificatie, publiciteit, doorzichtigheid, gelijke toegang en non-discriminatie in acht genomen. In een administratieve circulaire worden de voorschriften en procedures voor werving en voor interne bevordering nader beschreven.". Aangezien deze circulaire nog niet is ingevoerd, kan de toepassing van de beginselen niet worden beoordeeld.

CONCLUSIE

11. Zoals de Kamer reeds opmerkte in haar verslagen van 1996 en 1997 over de doelmatigheidscontrole van het EMI(9), zouden de ramingen en het beheer van de begroting sterk moeten worden verbeterd, zodat de begroting kan dienen als een doeltreffend controle- en beheersinstrument. Wanneer er belangrijke onderbestedingen worden voorzien, dient de raad van bestuur de begroting officieel te herzien (zie de paragrafen 4 en 5). De tekortkomingen in de begrotingsprocedures én het ontbreken van een systeem dat in alle gevallen waarborgt dat de verplichtingen en de daaropvolgende betalingen overeenstemmen, vormt een risico voor de uitgaven (zie de paragrafen 6 en 7).

12. Gezien de personeelssterkte van de ECB zou de invoering van de administratieve circulaire met een beschrijving van de voorschriften en procedures voor werving en voor interne bevordering als prioriteit moeten gelden (zie de paragrafen 9 en 10).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar zitting van 10 januari 2001.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) Protocol nr. 18 (ex nr. 3) bij het EG-Verdrag, betreffende de statuten van het ESCB en van de ECB, artikel 27, lid 2.

(2) Er zijn vijf verslagen over de doelmatigheidscontrole van het EMI tot 31 mei 1998 en van de ECB tot 31 december 1998 gepubliceerd in het Publicatieblad: PB C 394 van 31.12.1996 voor 1994 en 1995; PB C 42 van 9.2.1998 voor 1996; PB C 164 van 10.6.1999 voor 1997; PB C 133 van 12.5.2000 voor 1998.

(3) Jaarverslag ECB over 1999.

(4) De oorspronkelijke ECB-begroting over 1999 ad 188,6 miljoen euro is in 1999 driemaal herzien: eind maart vrijwel ongewijzigd, eind juni: 190,8 miljoen euro, eind september: 189,6 miljoen euro.

(5) Toe te schrijven aan vertragingen bij de aanwerving en - vanwege een zwaarder dan verwachte werklast in verband met de millenniumproblematiek - aan vertragingen bij projecten.

(6) Protocol nr. 18 (ex nr. 3) bij het EG-Verdrag, betreffende de statuten van het ESCB en van de ECB, artikel 39.

(7) PB C 164 van 10.6.1999, paragraaf 12, voor 1997; PB C 133 van 12.5.2000, paragraaf 19, voor 1998.

(8) PB L 338 van 15.12.1998, blz. 28, gewijzigd in PB L 125 van 19.5.1999, blz. 34 en in PB L 314 van 8.12.1999, blz. 34 (Franse, Griekse en Portugese versie gecorrigeerd in PB L 273 van 26.10.2000, blz. 40).

(9) PB C 42 van 9.2.1998, paragraaf 4.7; PB C 164 van 10.6.1999, paragraaf 5.

Antwoorden van de Europese Centrale Bank

De Europese Centrale Bank (ECB) verwelkomt het verslag van de Europese Rekenkamer en neemt notitie van de verschillende door de Rekenkamer naar voren gebrachte punten.

Paragraaf 4: Opgemerkt zij dat de ECB, door middel van een besluit van de raad van bestuur, voor het begrotingsjaar 2000 de beoordeling halverwege het kalenderjaar heeft ingevoerd als een formele verlaging van de begroting van de ECB voor 2000.

Paragraaf 5: De ECB tracht voortdurend haar begrotingsprognoses en begrotingsbeheer verder te verbeteren.

Paragraaf 6: Op basis van een aanbeveling gedaan ter gelegenheid van de tussentijdse beoordeling van de interne audit in 1999, heeft het management van de ECB zijn steun gegeven aan een wijziging van de relevante procedures (richtlijnen voor aanschaf/factuurverwerking) om duidelijke instructies te kunnen geven voor de herbeoordeling en goedkeuring van zakelijke overwegingen door de betreffende superieuren/procuratiehouders in het geval van verschillen tussen de order en de factuur voordat een betaling wordt verwerkt. Het directoraat Interne financiën (Financiële administratie) heeft de aanzet gegeven tot de noodzakelijke wijzigingen in de regels voor factuurverwerking, met als doel een vereiste medeondertekening door de voor de oorspronkelijke order verantwoordelijke persoon in het geval dat een factuur niet overeenkomt met de verplichting wat betreft de ontvangen bedragen, goederen en diensten.

Paragraaf 7: Alle begrotingsplaatsbeheerders zijn gehouden hun verplichtingen op gedecentraliseerde basis te registreren, en deze informatie te gebruiken als onderdeel van hun algemene verantwoordelijkheid voor het toezicht op de begrotingsuitvoering. De ECB heeft reeds een eerste aanzet gegeven tot de implementatie van een uniform informatiesysteem voor verplichtingen.

Paragraaf 8: De ECB heeft verschillende modellen voor het aanbesteden van externe middelen geautoriseerd, afhankelijk van de uiteenlopende vereisten voor en beperkingen op verschillende projecten. Het model dat gebruikt is voor het "FCRS Accounting"-project is gekozen na zorgvuldige afweging van de voor- en nadelen van de verschillende alternatieven. Het werd gekenmerkt door een integratie van de externe middelen in de projectorganisatie onder leiding van de ECB. De door de individuele consultants geboekte vooruitgang en geleverde prestaties, afgezet tegen hun opdrachten en de geschatte tijd voor deze opdrachten, werden regelmatig door de ECB beoordeeld.

Paragraaf 10: De "Administratieve circulaire inzake werving en interne bevordering" is inmiddels ter consultatie ingediend bij de "Staff Committee" en voor commentaar bij de "Union of the Staff of the ECB". Alhoewel deze circulaire in 1999 niet was ingevoerd, heeft de ECB bij de selectie-, benoemings- en interne bevorderingsprocedures niettemin de in artikel 20 van het reglement van orde neergelegde beginselen in acht genomen.

Paragraaf 11: De ECB streeft ernaar om op prudente wijze een evenwicht te vinden tussen, enerzijds, kosten en baten en, anderzijds, potentiële risico's en mogelijke daaruitvoortvloeiende maatregelen en/of middelenvereisten.