[MODEL] BIJDRAGEOVEREENKOMST — PARTIJ

NUMMER: …[INVOEGEN]…

Het Europees Parlement, waarvan het Secretariaat is gevestigd op het

Plateau du Kirchberg, L-2929 Luxemburg,

hierna „het Europees Parlement” genoemd,

dat voor de ondertekening van deze overeenkomst wordt vertegenwoordigd

door [naam/voornaam/functie],

enerzijds,

en

[volledige officiële benaming van de begunstigde] [officiële rechtsvorm] [wettelijk registratienummer] [volledig officieel adres] [btw-nummer],

hierna „de begunstigde” genoemd,

die voor de ondertekening van deze overeenkomst wordt vertegenwoordigd

door:. …[vertegenwoordiger die gemachtigd is juridische verplichtingen aan te gaan]…,

anderzijds,

ZIJN HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN:

de bijzondere voorwaarden, de algemene voorwaarden en de geraamde begroting in de bijlage die integraal deel uitmaken van deze overeenkomst.

Het bepaalde in de bijzondere voorwaarden heeft voorrang boven het bepaalde in de andere delen van deze overeenkomst. Het bepaalde in de algemene voorwaarden heeft voorrang boven het bepaalde in de bijlage.

Inhoudsopgave

I. BIJZONDERE VOORWAARDEN 10

Article I.1 — VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST 10

Article I.2 — PERIODE WAARIN DE UITGAVEN SUBSIDIABEL ZIJN 10

Article I.3 — VORMEN VAN FINANCIERING 10

Article I.4 — VOORLOPIG (MAXIMAAL) FINANCIERINGSBEDRAG 10

Article I.5 — BETALINGEN EN BETALINGSREGELINGEN 11

I.5.1 Voorfinanciering 11

I.5.2 Betaling van het restbedrag of terugvordering van ten onrechte betaalde voorfinanciering 11

I.5.3 Valuta 11

Article I.6 — BANKREKENING 11

Article I.7 — ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 11

Article I.8 — INWERKINGTREDING VAN DE OVEREENKOMST 11

II. ALGEMENE VOORWAARDEN 12

DEEL A: JURIDISCHE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 12

Article II.1 — DEFINITIES 12

Article II.2 — ALGEMENE VERPLICHTINGEN VAN DE BEGUNSTIGDE 13

Article II.3 — VERPLICHTINGEN IN VERBAND MET DE BANKREKENING 13

Article II.4 — AANSPRAKELIJKHEID 13

Article II.5 — VERTROUWELIJKHEID 13

Article II.6 — VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS 13

Article II.7 — REGISTRATIE 14

Article II.8 — ZICHTBAARHEID VAN FINANCIERING VAN DE UNIE 14

II.8.1 Informatie over financiering door de Unie 14

II.8.2 Afwijzing van aansprakelijkheid van het Europees Parlement 14

II.8.3 Bekendmaking van informatie door het Europees Parlement 14

Article II.9 — GUNNING VAN OVEREENKOMSTEN DOOR DE BEGUNSTIGDE 14

II.9.1 Beginselen 14

II.9.2 Bewaring van gegevens 14

II.9.3 Controle 14

II.9.4 Aansprakelijkheid 14

Article II.10 — FINANCIËLE STEUN AAN VERBONDEN ENTITEITEN 14

Article II.11 — OVERMACHT 15

Article II.12 — OPSCHORTING VAN DE BETALING VAN DE FINANCIERING 15

II.12.1 Gronden voor opschorting 15

II.12.2 Procedure voor opschorting 15

II.12.3 Gevolgen van de opschorting 15

II.12.4 Hervatting van de betaling 15

Article II.13 — INTREKKING VAN HET FINANCIERINGSBESLUIT DOOR HET EUROPEES PARLEMENT 16

II.13.1 Gronden voor intrekking 16

II.13.2 Procedure voor intrekking 16

II.13.3 Gevolgen van intrekking 16

Article II.14 — BEËINDIGING VAN HET FINANCIERINGSBESLUIT 16

II.14.1 Beëindiging op verzoek van de begunstigde 16

II.14.2 Beëindiging door het Europees Parlement 16

II.14.3 Gevolgen van de beëindiging 17

Article II.15 — TOEWIJZING 17

Article II.16 — ACHTERSTANDSRENTE 17

Article II.17 — TOEPASSELIJK RECHT 17

Article II.18 — RECHT TE WORDEN GEHOORD 17

DEEL B: FINANCIËLE BEPALINGEN 18

Article II.19 — VOOR VERGOEDING IN AANMERKING KOMENDE UITGAVEN 18

II.19.1 Voorwaarden 18

II.19.2 Voorbeelden van voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven 18

Article II.20 — NIET VOOR VERGOEDING IN AANMERKING KOMENDE UITGAVEN 19

Article II.21 — BIJDRAGEN IN NATURA 19

Article II.22 — BEGROTINGSOVERSCHRIJVINGEN 19

Article II.23 — RAPPORTAGEVERPLICHTINGEN 19

II.23.1 Jaarverslag 19

II.23.2 Externeauditverslag 20

Article II.24 — BESLUIT INZAKE HET JAARVERSLAG 20

Article II.25 — BESLUIT INZAKE HET DEFINITIEVE FINANCIERINGSBEDRAG 21

II.25.1 Impact van het jaarverslag 21

II.25.2 Drempel 21

II.25.3 Overdracht van ongebruikte financiering 21

II.25.4 Besluit inzake het definitieve financieringsbedrag 21

II.25.5 Terugvordering van ongebruikte financiering 21

II.25.6 Financieringsbalans 22

II.25.7 Overschot aan eigen middelen 22

Article II.26 — RENTEOPBRENGSTEN UIT VOORFINANCIERING 22

Article II.27 — TERUGVORDERING 22

II.27.1 Achterstandsrente 22

II.27.2 Compensatie 22

II.27.3 Bankkosten 23

Article II.28 — FINANCIËLE GARANTIE 23

Article II.29 — CONTROLE 23

II.29.1 Algemene bepalingen 23

II.29.2 Verplichting tot het bewaren van documenten 23

II.29.3 Verplichting tot het verstrekken van documenten en/of informatie 23

II.29.4 Bezoeken ter plaatse 23

II.29.5 Auditprocedure van hoor en wederhoor 23

II.29.6 Gevolgen van de bevindingen van de audit 24

II.29.7 Rechten van OLAF om controle uit te oefenen 24

II.29.8 Rechten van de Europese Rekenkamer om controle uit te oefenen 24

II.29.9 Niet-naleving van deze verplichtingen uit hoofde van artikel II.29.1 t/m 4 24

BIJLAGE — GERAAMDE BEGROTING 25

I. BIJZONDERE VOORWAARDEN

ARTIKEL I.1 — VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST

Het Europees Parlement verleent financiering voor de uitvoering van de statutaire activiteiten en doelstellingen van de begunstigde in het begrotingsjaar [invoegen], overeenkomstig de voorwaarden die zijn neergelegd in de bijzondere voorwaarden en de algemene voorwaarden (“voorwaarden”) alsmede overeenkomstig de bijlage bij deze overeenkomst. Dit is de uitvoering van het financieringsbesluit dat door het Europees Parlement is goedgekeurd op [datum invoegen].

De begunstigde gebruikt de financiering voor de uitvoering van zijn statutaire activiteiten en doelstellingen en handelt onder eigen verantwoordelijkheid en overeenkomstig de voorwaarden van en de bijlage bij deze overeenkomst.

ARTIKEL I.2 — PERIODE WAARIN DE UITGAVEN SUBSIDIABEL ZIJN

De periode waarin uitgaven in aanmerking komen voor financiering door de Unie loopt van [DD/MM/JJ invoegen] tot [DD/MM/JJ invoegen].

ARTIKEL I.3 — VORMEN VAN FINANCIERING

De aan begunstigde overeenkomstig titel XI van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad (1) (“Financieel Reglement”) toegekende bijdragen worden verstrekt in de vorm van een vergoeding van een percentage van de werkelijk gemaakte, voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven.

ARTIKEL I.4 — VOORLOPIG (MAXIMAAL) FINANCIERINGSBEDRAG

Het Europees Parlement neemt maximaal een bedrag van [bedrag invoegen] EUR voor zijn rekening, tot maximaal 90 % van het totaal geraamde bedrag aan voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven.

Het geraamde bedrag aan voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven van de begunstigde is opgenomen in de bijlage (“geraamde begroting”). De geraamde begroting is evenwichtig en bevat een gedetailleerd overzicht van de uitgaven en inkomsten van de begunstigde voor de periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn. De voor vergoeding in aanmerking komende kosten worden gescheiden van de niet voor vergoeding in aanmerking komende kosten, overeenkomstig artikel II.19.

ARTIKEL I.5 — BETALINGEN EN BETALINGSREGELINGEN

De financiering wordt uitbetaald overeenkomstig het volgende tijdschema en de volgende regelingen.

I.5.1 Voorfinanciering

Een voorfinanciering ten bedrage van [bedrag invoegen] EUR, zijnde [normaliter 100 %, anders het door het Europees Parlement in het financieringsbesluit bepaalde percentage invoegen] van het in artikel I.4 van deze overeenkomst vastgestelde maximumbedrag, wordt aan de begunstigde uitbetaald binnen dertig dagen vanaf de datum van inwerkingtreding van deze overeenkomst of, waar van toepassing, vanaf de datum waarop het Europees Parlement de financiële garantie ten belope van … [bedrag invoegen, indien van toepassing] EUR heeft ontvangen, indien die later is.

I.5.2 Betaling van het restbedrag of terugvordering van ten onrechte betaalde voorfinanciering

De betaling van het restbedrag aan de begunstigde of de terugvordering van ten onrechte betaalde voorfinanciering vindt plaats binnen dertig dagen na het besluit van het Europees Parlement over het jaarverslag en de vaststelling van het definitieve financieringsbedrag zoals bedoeld in artikel II.25.

I.5.3 Valuta

Betalingen worden door het Europees Parlement verricht in EUR. De eventuele omrekening van de werkelijke kosten in EUR geschiedt aan de hand van de dagkoers die in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie wordt gepubliceerd of, bij gebreke daarvan, volgens de maandkoers die door het Europees Parlement wordt vastgesteld en op zijn website gepubliceerd, op de dag waarop de betalingsopdracht door het Europees Parlement wordt gegeven, behalve wanneer uitdrukkelijk anders is bepaald in de bijzondere voorwaarden.

De betalingen door het Europees Parlement worden geacht te hebben plaatsgevonden op de dag waarop zij van de rekening van het Europees Parlement worden afgeschreven.

Article I.6 — BANKREKENING

Betalingen vinden plaats op een bankrekening of een subrekening van de begunstigde bij een bank die in een lidstaat van de Europese Unie gevestigd is, in EUR, met opgave van de volgende gegevens:

Naam van de bank: […] Adres van het bankfiliaal: […] Exacte benaming van de rekeninghouder: […] Volledig rekeningnummer (met de bankcodes): […] IBAN-nummer: […] BIC/SWIFT-code: […]

ARTIKEL I.7 — ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

Alle correspondentie met het Europees Parlement in verband met deze overeenkomst dient schriftelijk plaats te vinden, onder vermelding van het nummer van de overeenkomst, en dient te worden gericht aan het volgende adres:

Europees Parlement De voorzitter p/a de directeur-generaal Financiën Bureau SCH 05B031 L-2929 Luxemburg

De gewone post wordt door het Europees Parlement geacht te zijn ontvangen op de datum van formele registratie in de postkamer van het Europees Parlement.

Alle communicatie met de begunstigde in verband met deze overeenkomst vindt schriftelijk plaats, onder vermelding van het nummer van de overeenkomst, en wordt gestuurd naar het volgende adres:

De heer/mevrouw […] [Titel] [Officiële benaming van de begunstigde organisatie] [Volledig officieel adres]

Elke adreswijziging wordt onmiddellijk door de begunstigde schriftelijk aan het Europees Parlement meegedeeld.

ARTIKEL I.8 — INWERKINGTREDING VAN DE OVEREENKOMST

De overeenkomst treedt in werking op de dag van de ondertekening namens het Europees Parlement.

II. ALGEMENE VOORWAARDEN

DEEL A: JURIDISCHE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

ARTIKEL II.1 — DEFINITIES

Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt verstaan onder:

1. “activiteitenverslag”: schriftelijke onderbouwing van de kosten die zijn gemaakt gedurende de periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn. Bijvoorbeeld uitleg over activiteiten, administratieve kosten enz. Het activiteitenverslag maakt deel uit van het jaarverslag;

2. “jaarverslag”: het verslag dat moet worden ingediend binnen zes maanden na het einde van het begrotingsjaar, overeenkomstig artikel 23 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 van het Europees Parlement en de Raad (2) en artikel 229 van het Financieel Reglement;

3. “financieringsbalans”: het verschil tussen het bedrag van de voorfinanciering overeenkomstig artikel I.5.1 en het definitieve financieringsbedrag dat is vastgesteld overeenkomstig artikel II.25.4;

4. “verrekening van voorfinanciering”: de situatie waarin het definitieve financieringsbedrag door de ordonnateur wordt vastgesteld en het bedrag dat aan de begunstigde wordt uitbetaald niet langer eigendom van de Unie is;

5. “belangenconflict”: de situatie waarin de onpartijdige en objectieve uitvoering van de overeenkomst door de begunstigde in het gedrang komt als gevolg van familie- of emotionele banden, nationale affiniteit, economische belangen of enig ander gedeeld belang met een derde die gelieerd is aan de inhoud van de overeenkomst. Politieke affiniteit vormt in principe geen grond voor een belangenconflict wanneer een overeenkomst wordt gesloten tussen de politieke partij en organisaties die dezelfde politieke waarden delen. Niettemin dient in het geval van een dergelijke overeenkomst artikel 22 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 te worden nageleefd;

6. “bijdragen in natura” of “giften in natura”: niet-financiële middelen die derden kosteloos ter beschikking van de begunstigde stellen, overeenkomstig artikel 2, leden 7 en 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014;

7. “begrotingsjaar n” of “periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn”: de periode van uitvoering van de activiteiten waarvoor de financiering is toegekend krachtens de overeenkomst, zoals aangegeven in artikel I.2;

8. “overmacht”: elke onvoorziene en uitzonderlijke situatie of gebeurtenis die plaatsvindt buiten de wil van de begunstigde of het Europees Parlement om, waardoor een van de partijen haar contractuele verplichtingen krachtens de overeenkomst niet kan nakomen, die niet te wijten is aan een fout of nalatigheid van een van de partijen of van subcontractanten, verbonden entiteiten of derden die financiële steun ontvangen en die ondanks alle betrachte zorgvuldigheid onvermijdelijk blijkt. Niet als gevallen van overmacht worden beschouwd: arbeidsconflicten, stakingen, financiële problemen van of wanbetaling door een dienst, defecten aan uitrusting of materiaal dan wel vertraging bij het ter beschikking stellen daarvan, tenzij zij rechtstreeks het gevolg zijn van een vastgesteld geval van overmacht;

9. “formeel kennisgeven”: schriftelijk per post of elektronische post meedelen, met bewijs van ontvangst;

10. “fraude”: elke opzettelijke handeling of elk opzettelijk nalaten waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad en waarbij valse, onjuiste of onvolledige verklaringen of documenten worden gebruikt of overgelegd of waarbij in strijd met een specifieke verplichting informatie wordt achtergehouden;

11. “financiering”: “rechtstreekse financiële bijdragen” in de zin van titel XI van het Financieel Reglement en van hoofdstuk IV van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014;

12. “onregelmatigheid”: elke inbreuk op een bepaling van het Unierecht die voortvloeit uit een handeling of nalatigheid van een begunstigde waardoor de begroting van de Unie wordt of zou kunnen worden benadeeld;

13. “eigen middelen”: externe financieringsbronnen andere dan financiering door de Unie. Bijvoorbeeld: donaties, bijdragen van leden (zoals gedefinieerd in artikel 2, punten 7 en 8, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014) enz.;

14. “gelieerd persoon”: elke persoon die gemachtigd is de begunstigde te vertegenwoordigen of namens de begunstigde beslissingen te nemen;

15. “wezenlijke fout”: elke inbreuk op een bepaling van de overeenkomst die voortvloeit uit een handeling of nalatigheid waardoor de begroting van de Europese Unie wordt of zou kunnen worden benadeeld.

ARTIKEL II.2 — ALGEMENE VERPLICHTINGEN VAN DE BEGUNSTIGDE

De begunstigde:

a) is als enige verantwoordelijk voor de naleving van alle op hem van toepassing zijnde wettelijke verplichtingen en draagt daarvoor de bewijslast;

b) is gehouden alle schade te vergoeden die aan het Europees Parlement wordt toegebracht als gevolg van de uitvoering, met inbegrip van de gebrekkige uitvoering, van de overeenkomst, behalve indien sprake is van overmacht;

c) is als enige aansprakelijk jegens derden, ook voor alle schade van welke aard ook die aan derden wordt toegebracht bij de uitvoering van de overeenkomst;

d) stelt het Europees Parlement onmiddellijk in kennis van elke wijziging van zijn wettelijke, financiële, technische, organisatorische of eigendomssituatie en van elke wijziging van zijn naam, adres of wettelijk vertegenwoordiger;

e) treft alle noodzakelijke maatregelen om te voorkomen dat er belangenconflicten ontstaan.

ARTIKEL II.3 — VERPLICHTINGEN IN VERBAND MET DE BANKREKENING

De in artikel I.6 bedoelde bankrekening of subrekening moet het mogelijk maken om de door het Europees Parlement betaalde bedragen te identificeren en moet uitsluitend gereserveerd zijn voor de ontvangst van de in artikel I.5 bedoelde, door het Europees Parlement betaalde bedragen.

Indien de bedragen die via voorfinanciering op deze rekening zijn gestort, rente of vergelijkbare voordelen opleveren volgens het recht van de lidstaat op wiens grondgebied de rekening geopend is, worden deze rente of voordelen door het Europees Parlement teruggevorderd onder de voorwaarden die vermeld worden in artikel II.26, overeenkomstig artikel 228, lid 5, van het Financieel Reglement.

In geen geval mogen de door het Europees Parlement betaalde bedragen worden gebruikt voor speculatieve doeleinden.

De voorfinanciering blijft eigendom van de Unie totdat zij is verrekend met het definitieve financieringsbedrag.

ARTIKEL II.4 — AANSPRAKELIJKHEID

Het Europees Parlement is niet aansprakelijk voor schade van welke aard ook die door de begunstigde wordt veroorzaakt of geleden, met inbegrip van schade die aan derden wordt toegebracht bij of als gevolg van de uitvoering van de overeenkomst.

Behalve in gevallen van overmacht vergoedt de begunstigde of de aan hem gelieerde persoon alle schade die aan het Europees Parlement wordt toegebracht als gevolg van de uitvoering van de overeenkomst of omdat de overeenkomst niet volledig overeenkomstig de bepalingen ervan is uitgevoerd.

Article II.5 — VERTROUWELIJKHEID

Tenzij anders is bepaald in deze overeenkomst, in artikel 32 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en in andere toepasselijke rechtshandelingen van de Unie, verbinden het Europees Parlement en de begunstigde zich tot vertrouwelijke behandeling van alle documenten, informatie en andere gegevens die direct in verband staan met het voorwerp van deze overeenkomst.

Article II.6 — VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

In het kader van deze overeenkomst verzamelde persoonsgegevens worden overeenkomstig artikel 33 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 verwerkt. Elke verwerking van persoonsgegevens door het Europees Parlement voldoet aan Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad (3).

Dergelijke gegevens worden uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van en voortgangscontrole op de overeenkomst, behoudens de mogelijkheid dat zij worden doorgegeven aan de organen die volgens het Unierecht verantwoordelijk zijn voor controle en auditing.

Elke verwerking van persoonsgegevens door de begunstigde in verband met deze overeenkomst valt onder Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad (4). Onverminderd de andere gevallen waarin in genoemde verordening is voorzien, is de verwerking van persoonsgegevens in verband met deze overeenkomst uitsluitend toegestaan als zij nodig is voor de uitvoering ervan.

ARTIKEL II.7 — REGISTRATIE

Overeenkomstig artikel 232 van het Financieel Reglement bewaart de begunstigde alle gegevens en bewijsstukken met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst tot vijf jaar na de laatste betaling in verband met de bijdrage.

Gegevens met betrekking tot audits, beroepsprocedures, geschillen, de afwikkeling van claims die voortvloeien uit het gebruik van de financiering, of met betrekking tot onderzoeken door het Europees Openbaar Ministerie (EOM) of het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), indien de ontvanger hiervan in kennis is gesteld, worden bewaard tot deze audits, beroepsprocedures, geschillen of afwikkelingen van claims of onderzoeken tot een einde zijn gebracht.

ARTIKEL II.8 — ZICHTBAARHEID VAN FINANCIERING VAN DE UNIE

II.8.1 Informatie over financiering door de Unie

Behoudens andersluidend verzoek of akkoord van het Europees Parlement wordt in elke mededeling of publicatie door de begunstigde welke betrekking heeft op financiering van de Unie, ook op conferenties of seminars dan wel in voorlichtings- of reclamemateriaal (zoals brochures, flyers, posters, presentaties, in elektronische vorm enz.), aangegeven dat het programma financiële steun van het Europees Parlement heeft ontvangen.

II.8.2 Afwijzing van aansprakelijkheid van het Europees Parlement

In elke mededeling of publicatie van begunstigde, in ongeacht welke vorm of medium, moet worden vermeld dat deze alleen de auteur bindt en dat het Europees Parlement niet aansprakelijk is voor het gebruik dat zou kunnen worden gemaakt van de in deze mededeling of publicatie vermelde gegevens.

II.8.3 Bekendmaking van informatie door het Europees Parlement

Het Europees Parlement maakt alle in artikel 32 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 gespecificeerde informatie bekend op een website.

ARTIKEL II.9 — GUNNING VAN OVEREENKOMSTEN DOOR DE BEGUNSTIGDE

II.9.1 Beginselen

Overeenkomstig artikel 222, lid 2, van het Financieel Reglement mag financiering worden gebruikt voor het vergoeden van uitgaven met betrekking tot door de begunstigde gesloten overeenkomsten, op voorwaarde dat er geen belangenconflicten waren toen de overeenkomsten werden gegund.

Voor overeenkomsten met een waarde van meer dan 60 000 EUR per leverancier en per goed of dienst vergelijkt de begunstigde ten minste drie offertes die zijn ontvangen naar aanleiding van een schriftelijke uitnodiging tot het indienen van offertes waarin de vereisten van de aanbesteding uitvoerig worden beschreven. De looptijd van de overeenkomsten mag niet meer bedragen dan vijf jaar.

Indien na de schriftelijke uitnodiging tot het indienen van offertes minder dan drie offertes worden ontvangen, dient de begunstigde te bewijzen dat het onmogelijk was voor de opdracht in kwestie meer offertes te verkrijgen.

II.9.2 Bewaring van gegevens

De begunstigde documenteert de evaluatie van de offertes en staaft de keuze van de uiteindelijke leverancier met een schriftelijke motivering.

II.9.3 Controle

De begunstigde zorgt ervoor dat het Europees Parlement, de Autoriteit voor Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen, de Europese Rekenkamer en het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) hun controlerende bevoegdheden krachtens hoofdstuk V van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en artikel 231 van het Financieel Reglement kunnen uitoefenen. De begunstigde zorgt ervoor dat overeenkomsten die gesloten worden met derden voorzien in de mogelijkheid dat die controlerende bevoegdheden ook mogen worden uitgeoefend jegens die derden.

II.9.4 Aansprakelijkheid

De begunstigde is als enige verantwoordelijk voor de uitvoering van deze overeenkomst en de naleving van de bepalingen van deze overeenkomst. De begunstigde verbindt zich ertoe alle nodige regelingen te treffen om ervoor te zorgen dat de uitvoerder van de opdracht afstand doet van alle rechten jegens het Europees Parlement uit hoofde van de overeenkomst.

ARTIKEL II.10 — FINANCIËLE STEUN AAN VERBONDEN ENTITEITEN

Financiële steun van de begunstigde aan verbonden entiteiten, in de zin van artikel 222, lid 3, van het Financieel Reglement, kan onder de volgende voorwaarden worden gerekend tot voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven:

a) de financiële steun wordt door de begunstigde aan de volgende verbonden entiteiten verstrekt: … [de namen van potentiële begunstigden zoals vermeld in het aanvraagformulier invoegen];

b) deze entiteiten maken deel uit van de administratieve organisatie van de begunstigde, zoals bepaald in de statuten van laatstgenoemde;

c) de financiële steun voor elke entiteit bedraagt niet meer dan 100 000 EUR;

d) de financiële steun wordt door de verbonden entiteit gebruikt voor voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven;

e) elk aan de verbonden entiteit betaald forfaitair bedrag bedraagt niet meer dan een vierde van de totale financiële steun aan die entiteit;

f) de begunstigde waarborgt de eventuele terugbetaling van dergelijke financiële steun.

De begunstigde zorgt ervoor dat het Europees Parlement, de Autoriteit voor Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen, de Europese Rekenkamer en het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) hun controlerende bevoegdheden krachtens hoofdstuk V van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 kunnen uitoefenen.

ARTIKEL II.11 — OVERMACHT

Indien het Europees Parlement of de begunstigde wordt geconfronteerd met een situatie van overmacht, stelt betrokkene onverwijld de ander op de hoogte per aangetekende brief met bewijs van ontvangst of op gelijkwaardige wijze, met vermelding van de aard, de vermoedelijke duur en de te verwachten effecten van die situatie.

Het Europees Parlement en de begunstigde stellen alles in het werk om eventuele schade als gevolg van een situatie van overmacht tot een minimum te beperken.

Noch het Europees Parlement noch de begunstigde worden geacht in gebreke te zijn gebleven bij de nakoming van een verplichting uit hoofde van de overeenkomst, wanneer de oorzaak gelegen is in overmacht.

ARTIKEL II.12 — OPSCHORTING VAN DE BETALING VAN DE FINANCIERING

II.12.1 Gronden voor opschorting

Het Europees Parlement is gemachtigd de betaling van de financiering overeenkomstig de toepasselijke regels van het Financieel Reglement op te schorten in de volgende gevallen:

i) indien het vermoedt dat de begunstigde de verplichtingen met betrekking tot het gebruik van de bijdragen zoals vastgelegd in artikel 228 van het Financieel Reglement, niet heeft nageleefd, en wel totdat dit vermoeden is geverifieerd, of

ii) indien aan de begunstigde financiële sancties zijn opgelegd als bepaald in artikel 27, lid 4, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014, en wel totdat de financiële sancties zijn betaald.

II.12.2 Procedure voor opschorting

Stap 1 — Alvorens de betaling op te schorten stuurt het Europees Parlement de begunstigde een formele kennisgeving van zijn voornemen om de betaling op te schorten, waarin het de redenen hiervoor vermeldt en de begunstigde verzoekt binnen dertig kalenderdagen na ontvangst van die kennisgeving opmerkingen in te dienen.

Stap 2 — Indien het Europees Parlement, nadat de termijn om opmerkingen in te dienen is verstreken, besluit de opschortingsprocedure niet voort te zetten, stelt het de begunstigde in kennis van dat besluit.

Indien het Europees Parlement, nadat de termijn om opmerkingen in te dienen is verstreken, besluit de opschortingsprocedure voort te zetten, geeft het de begunstigde formeel kennis hiervan middels een met redenen omkleed besluit tot opschorting dat de volgende informatie bevat:

i) de vermoedelijke datum van voltooiing van de noodzakelijke controle in het in artikel II.12.1, onder (i), bedoelde geval, en

ii) eventuele rechtsmiddelen.

II.12.3 Gevolgen van de opschorting

De opschorting van de betaling heeft tot gevolg dat de begunstigde geen betalingen van het Europees Parlement mag ontvangen totdat de in artikel II.12.2, onder (i), onder stap 2, bedoelde controle is verricht of de grond voor opschorting komt te vervallen. Dit geldt onverminderd het recht van het Europees Parlement om het financieringsbesluit in te trekken of te beëindigen op grond van de artikelen II.13 en II.14.

II.12.4 Hervatting van de betaling

Zodra de grond voor opschorting van de betaling is komen te vervallen, worden alle desbetreffende betalingen hervat en stuurt het Europees Parlement een kennisgeving daarvan aan de begunstigde.

ARTIKEL II.13 — INTREKKING VAN HET FINANCIERINGSBESLUIT DOOR HET EUROPEES PARLEMENT

II.13.1 Gronden voor intrekking

Het Europees Parlement is gemachtigd het financieringsbesluit in te trekken op basis van een besluit van de Autoriteit tot schrapping van de begunstigde uit het register, behalve in gevallen als bedoeld in artikel 30, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014.

II.13.2 Procedure voor intrekking

Stap 1 — Alvorens het financieringsbesluit in te trekken stuurt het Europees Parlement de begunstigde een formele kennisgeving van zijn voornemen om het financieringsbesluit in te trekken, waarin het de redenen hiervoor vermeldt en de begunstigde verzoekt binnen dertig kalenderdagen na ontvangst van die kennisgeving opmerkingen in te dienen.

Stap 2 — Indien het Europees Parlement, na het verstrijken van de termijn om opmerkingen in te dienen, besluit het financieringsbesluit niet in te trekken, stelt het de begunstigde in kennis van dat besluit.

Indien het Europees Parlement, nadat de termijn om opmerkingen in te dienen is verstreken, besluit het financieringsbesluit in te trekken, geeft het de begunstigde formeel kennis hiervan middels een met redenen omkleed besluit tot intrekking.

Stap 3 — Na vaststelling van het besluit tot intrekking van het financieringsbesluit stelt het Europees Parlement de begunstigde onverwijld in kennis van de beëindiging van de bijdrageovereenkomst.

II.13.3 Gevolgen van intrekking

Het besluit tot intrekking van het financieringsbesluit geldt met terugwerkende kracht vanaf de datum waarop het financieringsbesluit is vastgesteld.

De beëindiging van de bijdrageovereenkomst treedt in werking onmiddellijk na de kennisgeving ervan aan de begunstigde.

Elk uit hoofde van de bijdrageovereenkomst betaald bedrag wordt als onterecht betaald bedrag beschouwd en wordt teruggevorderd overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van het Financieel Reglement.

ARTIKEL II.14 — BEËINDIGING VAN HET FINANCIERINGSBESLUIT

II.14.1 Beëindiging op verzoek van de begunstigde

De begunstigde kan verzoeken om beëindiging van het financieringsbesluit.

De begunstigde stelt het Europees Parlement formeel in kennis van de beëindiging, met vermelding van:

a) de gronden voor de beëindiging, en

b) de datum waarop de beëindiging van kracht wordt, die niet vroeger mag zijn dan de datum waarop de formele kennisgeving is verstuurd.

De beëindiging van het financieringsbesluit treedt in werking op de in het besluit tot beëindiging vermelde datum of, bij het ontbreken van een dergelijke datum, op de dag van kennisgeving ervan aan de begunstigde. Na de beëindiging van het financieringsbesluit beëindigt het Europees Parlement onverwijld de bijdrageovereenkomst met ingang van dezelfde datum.

II.14.2 Beëindiging door het Europees Parlement

II.14.2.A Gronden voor beëindiging

Het Europees Parlement is gemachtigd het financieringsbesluit te beëindigen in elk van de volgende gevallen:

a) op basis van een besluit van de Autoriteit voor Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen om de begunstigde uit het register te schrappen, in de gevallen als bedoeld in artikel 30, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014;

b) indien de begunstigde niet langer voldoet aan artikel 18, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014;

c) indien het Europees Parlement vaststelt dat de begunstigde de verplichtingen met betrekking tot het gebruik van de bijdragen zoals vastgelegd in artikel 228 van het Financieel Reglement, niet heeft nageleefd;

d) indien de begunstigde failliet is verklaard of in een vereffeningsprocedure of enige andere vergelijkbare procedure is verwikkeld.

II.14.2.B Procedure voor beëindiging

Stap 1 — Alvorens het financieringsbesluit te beëindigen stuurt het Europees Parlement de begunstigde een formele kennisgeving van zijn voornemen om het financieringsbesluit te beëindigen, waarin het de redenen hiervoor vermeldt en de begunstigde verzoekt binnen dertig kalenderdagen na ontvangst van deze kennisgeving opmerkingen in te dienen.

Stap 2 — Indien het Europees Parlement, na het verstrijken van de termijn om opmerkingen in te dienen, besluit het financieringsbesluit niet te beëindigen stelt het de begunstigde in kennis van dat besluit.

Indien het Europees Parlement, nadat de termijn om opmerkingen in te dienen is verstreken, besluit het financieringsbesluit te beëindigen, stelt het de begunstigde hiervan formeel in kennis middels een met redenen omkleed besluit tot beëindiging.

Stap 3 — Na vaststelling van het besluit tot beëindiging van het financieringsbesluit stelt het Europees Parlement de begunstigde onverwijld in kennis van de beëindiging van de bijdrageovereenkomst.

II.14.3 Gevolgen van de beëindiging

De beëindiging van het financieringsbesluit treedt ex nunc in werking op de in het besluit tot beëindiging vermelde datum of, bij het ontbreken van een dergelijke datum, op de dag van kennisgeving ervan aan de begunstigde. De beëindiging van de bijdrageovereenkomst treedt op dezelfde datum in werking.

De kosten die door de begunstigde daadwerkelijk zijn gemaakt vanaf de dag van inwerkingtreding van de beëindiging van het financieringsbesluit, worden als niet voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven beschouwd en de overeenkomstige voorfinanciering wordt teruggevorderd overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van het Financieel Reglement.

ARTIKEL II.15 — TOEWIJZING

De begunstigde mag geen enkele van zijn vorderingen ten aanzien van het Europees Parlement toewijzen aan een derde, behalve indien het Europees Parlement dit vooraf heeft goedgekeurd op basis van een gemotiveerd, schriftelijk verzoek van de begunstigde.

Indien de toewijzing niet schriftelijk wordt aanvaard door het Europees Parlement of indien de voorwaarden van de aanvaarding niet zijn nageleefd, heeft de toewijzing geen rechtsgevolgen.

In geen geval kan een toewijzing de begunstigde ontslaan van zijn verplichtingen jegens het Europees Parlement.

ARTIKEL II.16 — ACHTERSTANDSRENTE

Indien het Europees Parlement de betaling niet binnen de betalingstermijn verricht, heeft de begunstigde recht op achterstandsrente tegen de rentevoet die de Europese Centrale Bank hanteert voor haar basisherfinancieringsoperaties in EUR (“de referentievoet”), verhoogd met drieënhalf procentpunt. De referentievoet is de rentevoet die geldt op de eerste dag van de maand waarin de betalingstermijn verstrijkt, zoals bekendgemaakt in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie.

Indien het Europees Parlement de betaling opschort, zoals bedoeld in artikel II.12, mogen deze handelingen niet worden beschouwd als gevallen van laattijdige betaling.

De achterstandsrente geldt voor de periode vanaf de dag na afloop van de betalingstermijn tot en met de datum van daadwerkelijke uitbetaling.

Als uitzondering op de eerste alinea geldt dat, wanneer het berekende rentebedrag lager of gelijk is aan 200 EUR, het Europees Parlement alleen verplicht is dit bedrag aan de begunstigde te betalen indien de begunstigde hierom verzoekt binnen twee maanden na de ontvangst van de te late betaling.

ARTIKEL II.17 — TOEPASSELIJK RECHT

Deze overeenkomst valt onder het toepasselijk recht van de Unie, en met name Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en de toepasselijke bepalingen van het Financieel Reglement, die ten volle gelden. Zij worden in voorkomend geval aangevuld door het nationaal recht van de lidstaat waar de begunstigde is gevestigd.

ARTIKEL II.18 — RECHT TE WORDEN GEHOORD

In de gevallen waarin de begunstigde of een natuurlijke persoon als bedoeld in artikel 27 bis van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014, krachtens deze overeenkomst het recht heeft om opmerkingen te maken, krijgt de betrokken begunstigde of natuurlijke persoon een termijn van tien werkdagen, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald, om zijn schriftelijke opmerkingen te doen toekomen. Deze periode kan, op basis van een met redenen omkleed verzoek van de betrokken begunstigde of natuurlijke persoon, eenmalig met nog eens tien werkdagen worden verlengd.

DEEL B: FINANCIËLE BEPALINGEN

ARTIKEL II.19 — VOOR VERGOEDING IN AANMERKING KOMENDE UITGAVEN

II.19.1 Voorwaarden

Om in aanmerking te komen voor vergoeding uit Uniemiddelen, en in overeenstemming met artikel 228 van het Financieel Reglement, moeten de kosten voldoen aan de volgende criteria:

a) zij moeten direct verband houden met de inhoud van de overeenkomst en voorzien zijn in de geraamde begroting die als bijlage bij de overeenkomst is gevoegd;

b) zij moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst;

c) zij moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn en voldoen aan het beginsel van goed financieel beheer, met name wat zuinigheid en efficiëntie betreft;

d) zij moeten worden gemaakt gedurende de periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn zoals omschreven in artikel I.2, met uitzondering van kosten die verband houden met jaarverslagen en certificaten over de afrekening en de daaraan ten grondslag liggende rekeningen;

e) zij moeten effectief gemaakt zijn door de begunstigde;

f) zij moeten identificeerbaar en verifieerbaar zijn en vermeld zijn in de rekeningen van de begunstigde overeenkomstig de daarop toepasselijke standaarden voor jaarrekeningen;

g) zij moeten voldoen aan de bepalingen van de toepasselijke fiscale en socialezekerheidswetgeving;

h) zij moeten voldoen aan de bepalingen van de eerste alinea van artikel II.9.1 en, als algemene regel, aan de bepalingen van de tweede alinea van artikel II.9.1.

De procedures van de begunstigde voor boekhouding en interne controle moeten het mogelijk maken de in het jaarverslag opgegeven kosten en ontvangsten rechtstreeks te vergelijken met de accountantsverklaringen en de overeenkomstige bewijsstukken.

II.19.2 Voorbeelden van voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven

Voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven zijn met name de volgende operationele kosten voor zover zij beantwoorden aan de in artikel II.19.1 genoemde criteria en onverminderd artikel 228 van het Financieel Reglement:

a) administratieve kosten, kosten in verband met technische assistentie, vergaderingen, onderzoek, grensoverschrijdende manifestaties, studies, informatie en publicaties;

b) personeelskosten, met inbegrip van de reële salarissen, de socialezekerheidsbijdragen en andere wettelijke kosten die tot de verloning behoren, voor zover deze het gemiddelde niveau van het gebruikelijke verloningsbeleid van de begunstigde niet overstijgen;

c) reis- en verblijfskosten van het personeel, voor zover zij overeenkomen met de gebruikelijke praktijk van de begunstigde op het gebied van reiskosten;

d) de afschrijvingskosten van materieel en andere activa (nieuw of tweedehands) zoals vermeld in de boekhoudkundige staat van de begunstigde, mits het actief i) is afgeschreven overeenkomstig de internationale standaarden voor jaarrekeningen en de gebruikelijke boekhoudkundige methoden van de begunstigde, en ii) is aangekocht overeenkomstig de eerste alinea van artikel II.9.1 en, als algemene regel, overeenkomstig de tweede alinea van artikel II.9.1, indien de aankoop heeft plaatsgehad binnen de subsidialiteitsperiode;

e) kosten van verbruiksartikelen en benodigdheden en andere contracten, mits deze i) zijn aangekocht overeenkomstig de bepalingen van de eerste alinea van artikel II.9.1 en, als algemene regel, overeenkomstig de bepalingen van de tweede alinea van artikel II.9.1, en ii) direct zijn toegewezen aan het voorwerp van de overeenkomst;

f) kosten die rechtstreeks voortvloeien uit de door de overeenkomst opgelegde vereisten, met inbegrip van, in voorkomend geval, de kosten van financiële diensten (met name de kosten van financiële garanties) mits de desbetreffende diensten zijn aangekocht overeenkomstig de eerste alinea van artikel II.9.1 en, als algemene regel, de tweede alinea van artikel II.9.1.

ARTIKEL II.20 — NIET VOOR VERGOEDING IN AANMERKING KOMENDE UITGAVEN

Onverminderd artikel II.19.1 van deze overeenkomst en artikel 228 van het Financieel Reglement, worden de volgende kosten beschouwd als niet voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven:

a) rendement op kapitaal en door de begunstigde uitgekeerde dividenden;

b) schulden en schuldenlasten;

c) voorzieningen voor verliezen of schulden;

d) debetrente;

e) dubieuze schuldvorderingen;

f) koersverliezen;

g) kosten van bankoverschrijvingen van het Europees Parlement die door de bank van de begunstigde in rekening zijn gebracht;

h) kosten die door de begunstigde worden gedeclareerd in het kader van een andere uit de begroting van de Unie gesubsidieerde actie;

i) bijdragen in natura;

j) buitensporige of ondoordachte kosten;

k) aftrekbare btw;

l) verboden financiering van bepaalde derden overeenkomstig artikel 22 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en artikel 222, lid 3, van het Financieel Reglement.

ARTIKEL II.21 — BIJDRAGEN IN NATURA

Het Europees Parlement staat toe dat de begunstigde bijdragen in natura ontvangt tijdens de uitvoering van de overeenkomst, op voorwaarde dat de waarde van die bijdragen niet hoger is dan:

a) de daadwerkelijk gedragen kosten die naar behoren worden gestaafd door boekhoudkundige documenten van derden die deze bijdragen aan begunstigde gratis hebben geleverd, maar de kosten ervan op zich nemen;

b) indien dergelijke stukken ontbreken, de kosten die overeenstemmen met de op de desbetreffende markt algemeen aanvaarde kosten;

c) hun in de geraamde begroting aanvaarde waarde;

d) 50 % van de in de geraamde begroting aanvaarde eigen middelen.

Bijdragen in natura:

a) worden in de geraamde begroting afzonderlijk vermeld om een beeld te geven van de totale middelen;

b) voldoen aan de bepalingen van artikel 20 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014, alsook aan de nationale bepalingen inzake belastingen en sociale zekerheid;

c) worden alleen op voorlopige basis aanvaard en zijn onderworpen aan certificatie door een externe controleur en aan aanvaarding in het besluit inzake het definitieve financieringsbedrag;

d) worden niet gegeven in de vorm van onroerende goederen.

ARTIKEL II.22 — BEGROTINGSOVERSCHRIJVINGEN

De begunstigde wordt toegestaan de in bijlage genoemde geraamde begroting aan te passen door middel van overschrijvingen tussen verschillende begrotingscategorieën. Voor deze aanpassing is een wijziging van de overeenkomst vereist. Dergelijke overschrijvingen worden gerechtvaardigd in het jaarverslag.

ARTIKEL II.23 — RAPPORTAGEVERPLICHTINGEN

II.23.1 Jaarverslag

Bij voorkeur voor 15 mei en niet later dan 30 juni na afloop van begrotingsjaar n dient de begunstigde een jaarverslag in dat als volgt is samengesteld:

a) de jaarrekeningen en begeleidende nota’s met betrekking tot ontvangsten en kosten, activa en passiva bij aanvang en bij afsluiting van het begrotingsjaar, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving in de lidstaat waar de zetel van de begunstigde is gevestigd;

b) de jaarrekeningen op basis van de internationale standaarden voor jaarrekeningen als omschreven in artikel 2 van Verordening (EG) nr. 1606/2002 van het Europees Parlement en de Raad (5);

c) de overeenkomstig artikel 20 van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 overgelegde lijst van donateurs en contribuanten en hun respectieve donaties of bijdragen;

d) het activiteitenverslag;

e) het financieel memorandum op basis van de structuur van de geraamde begroting;

f) de gedetailleerde rekeningen van de ontvangsten, kosten, activa en passiva;

g) de overeenstemming van het in punt e) genoemde financieel memorandum met de in punt f) genoemde gedetailleerde rekeningen;

h) de lijst van leveranciers die in het betreffende begrotingsjaar meer dan 10 000 EUR in rekening hebben gebracht aan de begunstigde, met vermelding van de naam en het adres van de leverancier, alsook een beschrijving van de geleverde goederen of diensten.

Het jaarverslag moet voldoende informatie bevatten om het definitieve financieringsbedrag te kunnen vaststellen.

II.23.2 Externeauditverslag

Het Europees Parlement ontvangt rechtstreeks van de onafhankelijke instanties of deskundigen die zijn aangewezen uit hoofde van artikel 23, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014, het externeauditverslag zoals omschreven in artikel 23, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014.

De externe audit heeft tot doel de betrouwbaarheid van de financiële memoranda en de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven te certificeren, en met name te certificeren dat:

a) de financiële memoranda zijn opgesteld overeenkomstig de op de begunstigde toepasselijke nationale regelgeving, dat zij vrij zijn van feitelijke onjuistheden en dat zij een juist en eerlijk beeld geven van de financiële positie en de operationele resultaten;

b) de financiële memoranda zijn opgesteld overeenkomstig de internationale standaarden voor jaarrekeningen als omschreven in artikel 2 van Verordening (EG) nr. 1606/2002;

c) de gedeclareerde kosten daadwerkelijk zijn gemaakt;

d) alle ontvangsten zijn opgevoerd;

e) de door begunstigde bij het Parlement ingediende financiële stukken conform de financiële bepalingen van de overeenkomst zijn;

f) voldaan is aan de verplichtingen die voortvloeien uit Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014, en met name artikel 20;

g) voldaan is aan de verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst, met name artikel II.9 en artikel II.19;

h) de bijdragen in natura daadwerkelijk aan de begunstigde zijn bezorgd en overeenkomstig de toepasselijke regelgeving zijn getaxeerd;

i) het ongebruikte deel van de Uniemiddelen is overgedragen naar het volgende begrotingsjaar;

j) het ongebruikte deel van de Uniemiddelen is gebruikt overeenkomstig artikel 228, lid 2, van het Financieel Reglement;

k) een eventueel overschot aan eigen middelen is overgeschreven naar de reserve.

ARTIKEL II.24 — BESLUIT INZAKE HET JAARVERSLAG

Uiterlijk op 30 september van het jaar volgend op begrotingsjaar n, wordt het jaarverslag door het Europees Parlement goedgekeurd of verworpen zoals omschreven in artikel II.23.1.

Bij uitblijven van een schriftelijke reactie van het Europees Parlement gedurende een periode van zes maanden na ontvangst van het jaarverslag, wordt het jaarverslag geacht te zijn goedgekeurd.

De goedkeuring van het jaarverslag doet geen afbreuk aan de vaststelling van het definitief financieringsbedrag overeenkomstig artikel II.25 waarmee het Europees Parlement een definitief besluit neemt over de subsidiabiliteit van de kosten.

Het Europees Parlement kan de begunstigde om aanvullende informatie verzoeken om een besluit over het jaarverslag te kunnen nemen. In geval van een dergelijk verzoek wordt de termijn voor het besluit over het jaarverslag verlengd tot de gevraagde informatie is ontvangen en beoordeeld door het Europees Parlement. De termijn mag ook worden verlengd wanneer de Autoriteit voor Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen om aanvullende informatie heeft verzocht overeenkomstig artikel 24, lid 4, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014.

Indien het jaarverslag grote tekortkomingen vertoont, kan het Europees Parlement dit verwerpen zonder de begunstigde om aanvullende informatie te verzoeken en kan het de begunstigde verzoeken een nieuw verslag in te dienen binnen een termijn van vijftien werkdagen.

Verzoeken om aanvullende inlichtingen of een nieuw verslag worden schriftelijk aan de begunstigde gericht.

Indien het jaarverslag dat aanvankelijk was ingediend, wordt verworpen en om een nieuw verslag wordt verzocht, is de in dit artikel beschreven goedkeuringsprocedure van toepassing op het nieuwe verslag.

Article II.25 — BESLUIT INZAKE HET DEFINITIEVE FINANCIERINGSBEDRAG

II.25.1 Impact van het jaarverslag

Het besluit van het Europees Parlement tot vaststelling van het definitieve financieringsbedrag wordt gebaseerd op het overeenkomstig artikel II.24 goedgekeurde jaarverslag. Indien het Europees Parlement het jaarverslag definitief verwerpt of indien de begunstigde geen jaarverslag indient binnen de toepasselijke termijnen, kunnen geen voor vergoeding in aanmerking komende kosten worden vastgesteld middels het besluit inzake het definitieve financieringsbedrag.

II.25.2 Drempel

Het definitieve financieringsbedrag is beperkt tot het in artikel I.4 genoemde bedrag. Het bedraagt niet meer dan 90 % van de voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven die in de geraamde begroting zijn aangegeven en niet meer dan 90 % van de voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven die daadwerkelijk zijn gemaakt.

II.25.3 Overdracht van ongebruikte financiering

Het gedeelte van de bijdrage dat niet is gebruikt binnen begrotingsjaar n waarvoor deze bijdrage was toegekend, wordt overgedragen naar begrotingsjaar n+1 en wordt gebruikt voor voor vergoeding in aanmerking komende uitgaven die vóór 31 december van jaar n+1 zijn gedaan. De resterende bedragen van de bijdragen uit het voorgaande jaar worden niet gebruikt voor het gedeelte van de uitgaven dat de Europese politieke partijen met hun eigen middelen moeten financieren.

De begunstigde gebruikt eerst het gedeelte van de bijdrage dat niet is gebruikt binnen het begrotingsjaar waarvoor deze bijdrage was toegekend, en pas dan bijdragen die na dat jaar zijn toegekend.

II.25.4 Besluit inzake het definitieve financieringsbedrag

Het Europees Parlement controleert jaarlijks of de uitgaven in overeenstemming zijn met de bepalingen van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014, het Financieel Reglement en de overeenkomst. Het Parlement neemt elk jaar een besluit over het definitieve financieringsbedrag, dat naar behoren gemeld wordt aan de begunstigde.

Indien het in artikel I.4 vastgestelde financieringsbedrag volledig gebruikt is in begrotingsjaar n, wordt het definitieve financieringsbedrag vastgesteld na de afsluiting van dat begrotingsjaar, in jaar n+1.

In geval van een overdracht van ongebruikte financiering naar begrotingsjaar n+1 overeenkomstig artikel II.25.3, wordt het definitieve financieringsbedrag van jaar n als volgt vastgesteld:

Stap 1 : In jaar n+1 neemt het Europees Parlement een besluit over de voor vergoeding in aanmerking komende kosten van begrotingsjaar n en het eerste deel van het definitieve financieringsbedrag van jaar n, dat overeenkomt met deze kosten. Daarnaast stelt het Europees Parlement het bedrag van de ongebruikte voor jaar n toegekende financiering vast dat moet worden overgedragen naar begrotingsjaar n+1.

Stap 2 : In jaar n+2 neemt het Europees Parlement een besluit over de voor vergoeding in aanmerking komende kosten van begrotingsjaar n+1 en bepaalt het welke van deze kosten zullen worden gedekt door de ongebruikte financiering die is overgedragen naar begrotingsjaar n+1 (tweede deel van het definitieve financieringsbedrag).

Het definitieve financieringsbedrag van jaar n is de som van de in stap 1 en stap 2 vastgestelde bedragen.

Op het moment waarop het definitieve financieringsbedrag wordt vastgesteld heeft de verrekening van voorfinanciering plaats. In geval van een overdracht heeft een gedeeltelijke verrekening van voorfinanciering plaats bij elk van de bovengenoemde stappen.

II.25.5 Terugvordering van ongebruikte financiering

Het resterende gedeelte van de voor het jaar n toegekende bijdrage dat niet is gebruikt tegen het eind van het jaar n+1, wordt teruggevorderd overeenkomstig titel IV, hoofdstuk 6 van het Financieel Reglement.

II.25.6 Financieringsbalans

Indien de uitbetaalde voorfinanciering hoger is dan het definitieve financieringsbedrag, vordert het Europees Parlement de ten onrechte betaalde voorfinanciering terug.

Indien het definitieve financieringsbedrag hoger is dan de uitbetaalde voorfinanciering betaalt het Europees Parlement het saldo.

II.25.7 Overschot aan eigen middelen

a) Opbouw van een bijzondere reserve

De begunstigde kan een bijzondere reserve opbouwen van het overschot aan eigen middelen.

Het overschot aan eigen middelen dat moet worden overgedragen naar de bijzondere reserverekening, is het bedrag aan eigen middelen dat hoger ligt dan het bedrag aan eigen middelen dat nodig is voor het dekken van 10 % van de voor vergoeding in aanmerking komende kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt in begrotingsjaar n. De begunstigde moet eerder de niet voor vergoeding in aanmerking komende kosten van begrotingsjaar n uitsluitend met zijn eigen middelen hebben gedekt.

De reserve wordt uitsluitend gebruikt voor de medefinanciering van voor vergoeding in aanmerking komende en niet voor vergoeding in aanmerking komende kosten die tijdens de uitvoering van eventuele toekomstige overeenkomsten door eigen middelen moeten worden gedekt.

b) Winst

Winst wordt gedefinieerd als een overschot aan inkomsten ten opzichte van uitgaven.

Inkomsten zijn onder meer de financiering uit de begroting van de Unie en de eigen middelen van de begunstigde.

Bijdragen van derden aan gezamenlijke evenementen worden niet beschouwd als een deel van de eigen middelen van de begunstigde. Bovendien mag de begunstigde geen andere financiering uit de begroting van de Unie ontvangen, rechtstreeks noch onrechtstreeks. In het bijzonder zijn donaties uit de begrotingen van fracties in het Europees Parlement verboden.

Het naar de bijzondere reserve overgedragen overschot wordt niet in aanmerking genomen voor de berekening van de winst.

c) Terugvordering

De financiering mag de begunstigde geen winst opleveren. Het Europees Parlement heeft het recht het percentage van de winst terug te vorderen dat overeenkomt met de bijdrage van de Unie aan de voor vergoeding in aanmerking komende kosten.

ARTIKEL II.26 — RENTEOPBRENGSTEN UIT VOORFINANCIERING

De begunstigde stelt het Europees Parlement in kennis van het bedrag aan rente of vergelijkbare voordelen die de van het Europees Parlement ontvangen voorfinanciering heeft opgeleverd.

Het Europees Parlement brengt bij de berekening van het definitieve financieringsbedrag de rente uit voorfinanciering in mindering. De rente wordt niet opgenomen in de eigen middelen.

ARTIKEL II.27 — TERUGVORDERING

Indien aan begunstigde ten onrechte bedragen zijn uitbetaald of indien een terugvorderingsprocedure gerechtvaardigd is uit hoofde van de voorwaarden van de overeenkomst, Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 of het Financieel Regelement, betaalt de begunstigde of de natuurlijke persoon als bedoeld in artikel 30, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014, de betreffende bedragen aan het Europees Parlement terug, overeenkomstig de voorwaarden en binnen de termijn die het Europees Parlement heeft vastgesteld.

II.27.1 Achterstandsrente

Indien de begunstigde binnen de door het Europees Parlement vastgestelde termijn geen terugbetaling heeft verricht, verhoogt het Europees Parlement de verschuldigde bedragen met achterstandsrente tegen de in artikel II.16 vermelde rentevoet. De achterstandsrente heeft betrekking op de periode tussen het verstrijken van de termijn voor terugbetaling en de datum waarop de betaling van het volledige verschuldigde bedrag door het Europees Parlement is ontvangen.

Gedeeltelijke terugbetaling wordt eerst aangerekend op de kosten en de achterstandsrente, en pas daarna op de hoofdsom.

II.27.2 Compensatie

Indien binnen de vastgestelde termijn geen terugbetaling is verricht, kan terugvordering van de aan het Europees Parlement verschuldigde bedragen geschieden door compensatie met bedragen die, uit welken hoofde ook, aan de begunstigde verschuldigd zijn overeenkomstig artikel 101 van het Financieel Reglement. In uitzonderlijke gevallen, die door het vrijwaren van de financiële belangen van de Unie worden gerechtvaardigd, kan het Europees Parlement middels compensatie terugvorderen vóór de geplande betalingsdatum. Voorafgaande instemming van de begunstigde is niet vereist.

II.27.3 Bankkosten

De bankkosten in verband met de terugvordering van aan het Europees Parlement verschuldigde bedragen komen volledig ten laste van de begunstigde.

ARTIKEL II.28 — FINANCIËLE GARANTIE

Indien het Europees Parlement in overeenstemming met artikel 227 van het Financieel Reglement om een financiële garantie verzoekt, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

a) de financiële garantie wordt verstrekt door een bank of een erkende financiële instelling of, op verzoek van de begunstigde en met instemming van het Europees Parlement, door een derde;

b) de garant is op eerste vordering hoofdelijk aansprakelijk en verlangt niet van het Europees Parlement dat het zich eerst tot de hoofdschuldenaar (d.w.z. de begunstigde) wendt, en

c) de financiële garantie blijft uitdrukkelijk van kracht tot de voorfinanciering is verrekend met de tussentijdse betalingen of de betaling van het restbedrag door het Europees Parlement; indien de betaling van het restbedrag de vorm aanneemt van een terugvordering, blijft de financiële garantie van kracht tot de schuld als volledig vereffend is beschouwd; en het Europees Parlement geeft de garantie vrij in de loop van de daaropvolgende maand.

Article II.29 — CONTROLE

II.29.1 Algemene bepalingen

Binnen de grenzen van hun bevoegdheden en in overeenstemming met hoofdstuk V van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en artikel 231, lid 1, van het Financieel Reglement, kunnen het Europees Parlement en de Autoriteit voor Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen op elk moment hun respectieve controlerende bevoegdheden uitoefenen om na te gaan of de begunstigde de in de overeenkomst, in Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014 en in het Financieel Reglement vastgelegde verplichtingen volledig nakomt.

De begunstigde werkt naar behoren samen met de bevoegde autoriteiten en verstrekt alle noodzakelijke ondersteuning voor het uitvoeren van de controle.

Het Europees Parlement en de Autoriteit voor Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen kunnen deze controle delegeren aan externe instanties die naar behoren gemachtigd zijn om namens hen op te treden (“de gemachtigde instanties”).

II.29.2 Verplichting tot het bewaren van documenten

De begunstigde bewaart, zoals bepaald in artikel II.7, op een geschikt medium alle originele documenten, en met name boekhoudkundige en fiscale stukken, met inbegrip van gedigitaliseerde originelen wanneer dat door het desbetreffende nationaal recht en onder de daarin vastgestelde voorwaarden is toegestaan.

II.29.3 Verplichting tot het verstrekken van documenten en/of informatie

De begunstigde verstrekt alle documenten en/of gegevens, ook gegevens in elektronisch formaat, waarom het Europees Parlement, de Autoriteit voor Europese politieke partijen en Europese politieke stichtingen of de gemachtigde instantie (“de bevoegde autoriteit”) verzoeken.

Alle door de begunstigde verstrekte documenten of gegevens worden overeenkomstig artikel II.6 verwerkt.

II.29.4 Bezoeken ter plaatse

De bevoegde autoriteit kan bezoeken ter plaatse uitvoeren in de gebouwen van de begunstigde. Daartoe kan zij schriftelijk verzoeken dat de begunstigde een passende regeling voor dit bezoek treft, binnen een passende termijn die door de bevoegde autoriteit wordt bepaald.

Tijdens bezoeken ter plaatse verleent de begunstigde de bevoegde autoriteit toegang tot de terreinen en gebouwen waar de operatie wordt of werd uitgevoerd alsook tot alle noodzakelijke informatie, ook informatie in elektronisch formaat.

De begunstigde zorgt ervoor dat de gegevens op het moment van het bezoek ter plaatse vlot beschikbaar zijn en dat de gevraagde gegevens in een passend formaat worden overhandigd.

II.29.5 Auditprocedure van hoor en wederhoor

Op basis van de bevindingen van de controle stelt het Europees Parlement een voorlopig auditverslag op dat aan de begunstigde wordt bezorgd. De begunstigde kan zijn opmerkingen indienen binnen dertig kalenderdagen vanaf de datum van ontvangst van het voorlopige auditverslag.

Op basis van de bevindingen in het voorlopige auditverslag en de mogelijke opmerkingen van de begunstigde, stelt het Europees Parlement zijn definitieve auditbevindingen vast in een definitief auditverslag. Het definitieve auditverslag wordt naar de begunstigde gestuurd binnen de zestig kalenderdagen na het verstrijken van de uiterste termijn voor de indiening van opmerkingen over het voorlopige auditverslag.

II.29.6 Gevolgen van de bevindingen van de audit

Onverminderd het recht van het Parlement om maatregelen te treffen overeenkomstig artikel II.12 t/m artikel II.14, worden de definitieve auditbevindingen naar behoren in overweging genomen door het Europees Parlement bij het vaststellen van het definitieve financieringsbedrag.

Gevallen van mogelijke fraude of ernstige overtreding van de toepasselijke regels die in de definitieve auditbevindingen aan het licht zijn gekomen, worden aan de bevoegde nationale of Unieautoriteiten gemeld met het oog op verdere maatregelen.

Het Europees Parlement kan het besluit inzake het definitieve financieringsbedrag met terugwerkende kracht aanpassen op basis van de definitieve auditbevindingen.

II.29.7 Rechten van OLAF om controle uit te oefenen

Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) oefent zijn rechten om controle uit te oefenen ten aanzien van de begunstigde, uit overeenkomstig de toepasselijke regels, en met name overeenkomstig Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad (6), Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (7), artikel 231, lid 1, van het Financieel Reglement en de artikelen 24, lid 4, en 25, lid 7, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014.

De begunstigde werkt naar behoren samen met OLAF en verstrekt OLAF alle noodzakelijke ondersteuning voor het uitvoeren van de controle.

Het Europees Parlement kan te allen tijde het besluit inzake het definitieve financieringsbedrag met terugwerkende kracht aanpassen op basis van de van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) ontvangen bevindingen overeenkomstig artikel 25, lid 7, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014. Voordat het Europees Parlement beslist om het besluit inzake het definitieve financieringsbedrag aan te passen wordt de begunstigde naar behoren in kennis gesteld van de desbetreffende bevindingen en van het voornemen van het Parlement om het besluit inzake het definitieve financieringsbedrag aan te passen, en krijgt de begunstigde de gelegenheid opmerkingen te maken.

II.29.8 Rechten van de Europese Rekenkamer om controle uit te oefenen

De Europese Rekenkamer oefent haar rechten om controle uit te oefenen uit overeenkomstig de toepasselijke regels en met name overeenkomstig artikel 231, lid 1, van het Financieel Reglement en artikel 25, lid 6, van Verordening (EU, Euratom) nr. 1141/2014. De artikelen II.29.3 en II.29.4 zijn van toepassing.

De begunstigde werkt naar behoren samen met de Rekenkamer en verstrekt de Rekenkamer alle noodzakelijke ondersteuning voor het uitvoeren van de controle.

II.29.9 Niet-naleving van deze verplichtingen uit hoofde van artikel II.29.1 t/m 4

Indien de begunstigde de in artikel II.29.1 t/m 4 genoemde verplichtingen niet naleeft, kan het Europees Parlement alle kosten die onvoldoende gemotiveerd zijn door de begunstigde beschouwen als niet voor vergoeding in aanmerking komende kosten.