VERSLAG over de financiële staten van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (AESS-Bilbao) betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van het antwoord van het Agentschap (98/C 406/03)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 14, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad (1) aan de Raad van bestuur van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk betreffende het op 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de financiële staten (2) overeenkomstig de in artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de boekhoudkundige stukken gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

1.4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES AGENTSCHAP VOOR DE VEILIGHEID EN DE GEZONDHEID OP HET WERK VOOR HET BEGROTINGSJAAR 1997

Algemene boekhouding en begrotingsboekhouding

1.5. Zoals de Kamer in haar verslag over de financiële staten van het Agentschap voor het begrotingsjaar 1996 heeft opgemerkt (3), diende de begrotingsboekhouding van het Agentschap op een aantal punten te worden verbeterd. Een controle van de rekeningen van het begrotingsjaar 1997 heeft uitgewezen dat er nog steeds sprake is van zwakke punten.

1.6. Gedurende het betrokken begrotingsjaar is er geen algemene boekhouding gevoerd. De boekhouder, een hulpfunctionaris die pas in november 1997 werd aangeworven, heeft de vermogenspositie volledig moeten reconstrueren om aan het einde van het begrotingsjaar de balans te kunnen opstellen, die na de verificaties van de Kamer overigens moest worden herzien.

1.7. De begrotingsboekhouding wordt nog steeds met behulp van een spreadsheet gevoerd en niet met een adequaat computerboekhoudprogramma. De boekhouding is onvoldoende gedetailleerd en blijft beperkt tot een beknopte weergave van de aanwijzingen op de begroting.

Voorschotkas

1.8. Nagenoeg 46 % van de betalingen gedurende het begrotingsjaar (te weten 1,4 Mio ECU op een totaalbedrag van 3 Mio ECU) is uit de voorschotkas van het Agentschap verricht. Deze kas is niet met regelmatige tussenpozen verevend, zodat in september 1997 een gedeeltelijke regularisatie van de betalingen, voor een totaalbedrag van 1,1 Mio ECU, ineens moest worden verricht (terwijl het maximumbedrag van de voorschotkas op 25 000 ECU was vastgesteld). Bovendien bevatten de verrekeningsopdrachten slechts het bestede totaalbedrag, zonder specificatie van de betrokken aanwijzingen op de begroting.

1.9. De besluiten tot instelling van de voorschotkas van het Agentschap zouden opnieuw moeten worden bezien en er zou met name een afzonderlijke limiet voor de betalingen moeten worden vastgesteld.

Uitnodiging tot inschrijving

1.10. Het Agentschap zou een uitnodiging tot inschrijving moeten doen teneinde te komen tot een nieuwe selectie van de contractanten waarop het tijdens de startfase een beroep heeft gedaan door middel van onderhandse overeenkomsten of niet-openbare offerteaanvragen.

Overige opmerkingen

1.11. In strijd met het financieel reglement van het Agentschap zijn de begroting noch de personeelsformatie voor het begrotingsjaar 1997 in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt.

1.12. Voorts wordt in de notulen van de in november 1996 gehouden vergadering waarin de Raad van bestuur de ontwerp-begroting van het Agentschap heeft onderzocht, geen gewag gemaakt van de goedkeuring van de ontwerp-begroting, noch van de inhoud van het goedgekeurde document.

1.13. De gedurende het begrotingsjaar verrichte betalingen belopen slechts 1,94 Mio ECU, ofwel 46,1 % van de lopende kredieten (4,21 Mio ECU). De annuleringen (1,15 Mio ECU ofwel 27,3 %) en de naar 1998 overgedragen kredieten (1,12 Mio ECU ofwel 26,6 %) vormen derhalve veelzeggende grootheden voor de begroting 1997 van het Agentschap.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 5 november 1998.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

Voorzitter

Tabel 1 Financiële balans voor de begrotingsjaren 1996 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Agentschap.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 216 van 20.8.1994, blz. 5.

(2) Overeenkomstig artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 1997 opgemaakt op 30 maart 1998, waarna ze zijn toegezonden aan de Raad van bestuur van het Agentschap, aan de Commissie en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 3 april 1998. De financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB C 393 van 29.12.1997, blz. 58.

(4) Dit bedrag komt overeen met dat van de vastgelegde waarden en de voorraden.

ANTWOORD VAN HET EUROPEES AGENTSCHAP VOOR DE VEILIGHEID EN DE GEZONDHEID OP HET WERK

1. De Rekenkamer bezocht van 30 maart tot en met 3 april 1998 het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk en controleerde de boeken voor het begrotingsjaar 1997.

2. Ter vergemakkelijking van het werk werden de Rekenkamer alle rekeningen en daarmee verband houdende bewijsstukken ter beschikking gesteld. De personeelsdossiers en de afgesloten contracten werden eveneens voorgelegd.

3. Bij schrijven van 15 juli 1998 heeft de Rekenkamer het agentschap geïnformeerd over de belangrijkste opmerkingen met het oog op de opstelling van het jaarlijkse verslag van de Rekenkamer over de financiële staten van het Agentschap (begrotingsjaar 1997).

4. Het Agentschap wenst op de volgende punten een toelichting te geven:

Begrotingsboekhouding en algemene boekhouding

1.5 en 1.7. Wat betreft het gebruik van de programmatuur Excel voor de begrotingsboekhouding geeft het Agentschap toe dat het tot op heden gebruikte systeem zwakheden vertoont. Het moet echter benadrukt worden dat de agentschappen gezamenlijk actie ondernemen teneinde de invoering van het door de Europese Commissie ter beschikking gestelde programma SI 2 te bevorderen. In het licht hiervan zou het ondoelmatig geweest zijn om een specifiek systeem in te voeren.

1.6. Zoals door de Rekenkamer vermeld, werd aan het einde van het begrotingsjaar, halverwege november 1997, de rekenplichtige benoemd. Deze vertraging bij de benoeming is de reden voor het ontbreken van een algemene boekhouding voor het jaar 1997. De rekenplichtige moest de financiële transacties van het begrotingsjaar hoofdzakelijk reconstrueren op basis van de kasmiddelenstromen. In dit verband heeft de controle van de boeken door de Rekenkamer, die reeds voor het begrotingsjaar 1996 de controle uitgevoerd had, bepaalde terzake dienende aanpassingen mogelijk gemaakt.

Het Agentschap beschikt momenteel over een bijgewerkte algemene boekhouding.

Gelden ter goede rekening

1.8. Wat betreft de gelden ter goede rekening werd in mei 1997 het geschikte administratieve personeel benoemd, waardoor de globale regularisatie van september te verklaren is. Sindsdien is in verband hiermee een nieuwe beheerder van gelden ter goede rekening benoemd. Het bedrag voor hiervoor genoemde gelden ter goede rekening werd tot de helft gereduceerd, en de daar opgevoerde posten dekken slechts die uitgaven waarvoor een betalingsopdracht verplicht is of uitgaven die urgent en niet te voorzien zijn.

Aanbestedingen

1.10. Het Agentschap spant zich in om de aanbevelingen van de Rekenkamer op te volgen bij de tenuitvoerlegging van aanbestedingsprocedures. In het kader hiervan heeft het Agentschap in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen twee oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling (levering van goederen, diensten en technische assistentie en samenwerking bij de uitvoering van het werkprogramma) gepubliceerd alsmede drie openbare aanbestedingen (bewaking, reisbureau, dienstverlening door receptionist-telefonisten) en ten slotte heeft het Agentschap meerdere beperkte aanbestedingsprocedures (beveiliging, helpdesk, aanwerving lokaal personeel, cursussen, receptionisten, magazijndiensten, geneeskundige diensten en reisverzekeringen) georganiseerd.

Overige opmerkingen

1.11. Teneinde een vergelijkbare situatie voor de begroting voor 1998 niet te herhalen en zich te richten naar de financiële voorschriften en teneinde uiterst hoge kosten (tussen 35 000 en 50 000 ECU) voor publicatie terug te dringen, heeft het Agentschap het initiatief genomen voor een gemeenschappelijke publicatie van de begroting van alle agentschappen. In dit kader heeft het Publicatiebureau om mededeling van de prijzen en het tijdschema voor de gezamenlijke publicatie van zes agentschappen verzocht.

Het Agentschap heeft besloten om aan de begroting maximale bekendheid te geven door publicatie op het Internet (http://www.eu-osha.es).

1.12. Er is inderdaad geen enkel bewijsstuk waaruit de goedkeuring van de begroting voor 1996 door de Raad van bestuur blijkt. Teneinde commentaar van deze strekking te vermijden is tijdens de vergadering van de Raad van bestuur van 5-6 juni 1997 overeengekomen dat de notulen van de vergaderingen, naast een beschrijving van de tijdens de vergadering gevoerde discussies, een document moeten bevatten waarin de formele besluiten worden uiteengezet teneinde het terugvinden ervan te vergemakkelijken.

1.13. Het voor titel I belangrijke ontoereikende kredietverbruik komt voort uit het feit dat de aanwervingsprocedures voor personeel, waarmee in 1997 is begonnen, pas effectief zijn geworden in 1998. Uit economisch oogpunt blijkt logischerwijs dat de uitgaven voor personeel tijdens het begrotingsjaar 1997 onder de in de begroting opgevoerde verwachte uitgaven liggen.

Met betrekking tot titel II kan het verschil tussen de financiële verplichtingen en de uitgevoerde betalingen met name verklaard worden door de bestellingen van computer- en beveiligingsapparatuur, die aan het einde van het begrotingsjaar werden uitgevoerd en in 1998 betaald zouden moeten worden.

Het verbruiksniveau van titel III, huishoudelijke uitgaven, is een direct gevolg van de personeelssituatie in 1997. De hoogte van het bedrag van de financiële verplichtingen was evenwel zeer hoog en de uitvoering van de contracten op het gebied van studies en pilot-projecten met betrekking tot de gezondheid en de veiligheid op het werk zal betrekking hebben op het gehele jaar 1998.

5. Het Agentschap geeft de verzekering rekening te houden met de opmerkingen van de Rekenkamer teneinde in de toekomst de regels die voortvloeien uit financiële reglementen en andere bepalingen waaraan acties onderhevig zijn, volledig te respecteren.