Besluit van het Europees Parlement

van 6 juli 2000

over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 1998 - afdeling I - Europees Parlement/Bijlage Ombudsman

(2000/545/EG)

HET EUROPEES PARLEMENT,

Gelet op zijn Reglement en met name op artikel 184, lid 3,

Gelet op artikel 77 van het Financieel Reglement en op artikel 13 van de interne voorschriften voor de uitvoering van de begroting van het Europees Parlement,

Onder verwijzing naar zijn resolutie van 13 april 2000 over uitstel van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting voor het begrotingsjaar 1998 - afdeling I - Europees Parlement/Bijlage ombudsman (SEC(1999) 414 - C5-0008/1999 - 1999/2051(DEC)),

Onder verwijzing naar de informatie die zijn secretaris-generaal heeft verstrekt naar aanleiding van de specifieke instructies in paragraaf 33 van bovengenoemde resolutie,

Gezien het feit dat de verlening van kwijting gekoppeld is aan de kwestie van de financiering van de fracties en politieke partijen, hetgeen buiten het administratieve mandaat van de secretaris-generaal valt,

Gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A5-0189/2000),

1. Herinnert eraan dat:

a) de bedragen ter afsluiting van de rekeningen van de instelling voor het begrotingsjaar 1998 zijn vastgesteld in het kader van voornoemde resolutie van 13 april 2000;

b) bij bovengenoemde resolutie de secretaris-generaal werd gelast een aantal maatregelen te nemen ter verbetering van het financieel en administratief beheer binnen het Parlement, waaronder de volgende, met vaste termijnen:

- uiterlijk op 1 juni 2000 presentatie van concrete maatregelen om het toenemend beroep op de buitengewone procedure van een "rechtstreekse overeenkomst" om te buigen in de richting van aanbestedingen, met inbegrip van scholingsmaatregelen en verbetering van de kwalificaties van het personeel van het Parlement dat betrokken is bij de gunning van opdrachten;

- uiterlijk op 1 juni 2000 informatieverstrekking aan de Commissie begrotingscontrole over de gemaakte vorderingen bij de invoering van het nieuwe systeem voor het beheer van de inventaris;

- uiterlijk op 30 juni 2000 indiening van een verslag over de conclusies naar aanleiding van het actuele hervormingsproces binnen de Commissie met het oog op het personeelsbeleid;

- een verzoek aan het Bureau om uiterlijk op 1 juli 2000 opties voor een nauwkeurig actie- en financieringsplan voor te leggen, met name voor het Louise-Weissgebouw in Straatsburg, vergezeld van een juridische beoordeling, rekening houdend met de stand van de onderhandelingen;

- tijdig vóór de eerste lezing van de begroting 2001 indiening van een verslag waarin wordt nagegaan of het raadzaam is aan het Europees Parlement de uitsluitende verantwoordelijkheid toe te vertrouwen voor het beheer van de door het Europees Parlement benodigde freelance tolken;

c) het de Rekenkamer verzocht om:

- een spoedig advies over de vraag of de voor de financiering van het Altiero-Spinelligebouw gekozen procedure in het licht van de inmiddels aangebrachte wijzigingen in het Financieel Reglement en van de voorschriften voor de gunning van openbare opdrachten voor dienstverlening bij toekomstige projecten toepasbaar is;

- een speciaal verslag over de praktijk bij de gunning van contracten voor de bewaking van de gebouwen van het Europees Parlement, alsmede toetsing van de rentabiliteit ervan;

d) in paragraaf 33 van de hierboven genoemde resolutie vóór de verlening van kwijting de volgende aanvullende gegevens en maatregelen worden verwacht:

- indiening van een actieplan om het aantal beperkte aanbestedingen en rechtstreekse overeenkomsten drastisch te reduceren;

- Afronding en overlegging van de inventarislijst over 1998;

- Informatie aan de bevoegde organen over de voortgang van de lopende tuchtrechtelijke procedures, met name die welke verband houden met voor het Hof van Justitie verloren zaken;

- een voorstel voor een gebouwenbeleid op lange termijn, met inbegrip van de financiering ervan, nieuwe investeringen en de in totaal te verwachten kosten, alsmede een actieplan ter voorkoming van contractuele verplichtingen die de mogelijkheden van het Europees Parlement voor open aanbestedingen beperken;

- indiening van een tijdschema voor de administratieve hervorming van het Parlement;

- het volledig in overeenstemming brengen van de nieuwe, goedgekeurde contracten voor de veiligheid en de bewaking van de gebouwen in Straatsburg met de voorschriften, met name voor wat betreft de aanbestedingen;

- concrete maatregelen van de fracties in het licht van het eindverslag van de Rekenkamer over hun uitgaven binnen twee maanden na ontvangst van het verslag ter correctie van de aan het licht gebrachte tekortkomingen;

2. Neemt kennis van de informatie die ter beschikking is gesteld van de Commissie begrotingscontrole, die een uiteenzetting geeft van de genomen maatregelen en gedane toezeggingen, die moeten zorgen voor een efficiënter gebruik van de kredieten voor de instelling; ziet zich bevestigd in zijn oordeel dat het uitstel van de kwijting voor 1998 een constructief effect heeft gehad en de administratie van het Europees Parlement aanzet tot grotere inspanningen om efficiënter om te gaan met het geld van de belastingbetaler;

3. Gelast zijn Commissie begrotingscontrole om bij de kwijting voor het begrotingsjaar 1999 terug te komen op de centrale thema's die bij het uitstel van de kwijting over 1998 aan de orde zijn gesteld: tekortkomingen bij aanbestedingen, in het gebouwenbeleid, in het personeelsbeleid en bij de inventarislijst;

Openbare aanbestedingen - gunning van opdrachten

4. Neemt nota van het actieplan ter vergemakkelijking van openbare aanbestedingen volgens de voorwaarden die zijn vastgelegd in de geldende regels; dringt aan op een optimale planning van de gunning van opdrachten en verwacht een strikte controle over de uitvoering van die planning, alsmede de invoering van administratieve maatregelen die dit mogelijk maken; herinnert eraan dat vrije concurrentie tussen aanbieders van goederen en diensten tot de basisbeginselen van het Gemeenschapsrecht behoort, dat het Parlement op dit gebied een goed voorbeeld moet geven en dat derhalve opdrachten voortaan alleen nog bij uitzondering onderhands mogen worden gegund, zoals overigens uitdrukkelijk in het Financieel Reglement is vastgesteld; wenst uiterlijk op 31 januari 2001 een verslag over de stand van zaken bij de omzetting alsmede een eerste evaluatie te ontvangen;

5. Steunt ten volle het idee van interinstitutionele samenwerking, waar mogelijk, bij de gunning van opdrachten; staat achter het voornemen van de secretaris-generaal om in samenwerking met zijn tegenhangers de noodzakelijke stappen hiertoe te nemen; verwacht dat nauwkeurige informatie wordt overlegd als onderdeel van de jaarrekening en de balans, met inbegrip van vergelijkbare statistische gegevens van de verschillende instellingen en adviserende organen, ten behoeve van een grotere mededinging en de bescherming van de financiële belangen van de Europese Unie;

Inventaris

6. Gelast zijn bevoegde commissie nauwkeurig toezicht te blijven houden op de inventarisatie en na te gaan of het nieuwe systeem voor beheer van de eigendommen van het Parlement (ELS) behoorlijk en doeltreffend wordt gehanteerd; dringt erop aan dat een gedetailleerde beschrijving gemaakt wordt van de permanente actuele inventaris, als onderdeel van de jaarrekening en de balans voor elk begrotingsjaar; verwacht in het bijzonder dat in de jaarrekening en de balans voor 2000 de volledige uitvoering van de nog hangende maatregelen wordt aangegeven; verwacht maatregelen die een toepassing waarborgen die in overeenstemming is met het nieuwe systeem;

7. Gelast zijn secretaris-generaal het initiatief te nemen om samen met zijn collega's regels op te stellen voor het beheer van de inventaris op interinstitutionele basis, waaronder ook gemeenschappelijke regels voor afschrijving;

Verloren processen in verband met benoemingen van ambtenaren in hoge rangen

8. Neemt nota van de mededeling van zijn secretaris-generaal dat er momenteel in de parlementaire administratie geen tuchtrechtelijke procedures aanhangig zijn; juicht het toe dat het Bureau reeds op 1 december 1999, dus al vóór de beraadslagingen over de kwijting voor 1998, op voorstel van de secretaris-generaal een bestuurlijk onderzoek heeft ingesteld; neemt kennis van het besluit van het Bureau van 13 juni 2000 om in verband met de zaak-Frederiksen geen eis tot schadevergoeding uit hoofde van artikel 22 van het ambtenarenstatuut in te stellen; neemt er nota van dat dit besluit berust op het feit dat bij het bestuurlijk onderzoek geen aanknopingspunten konden worden vastgesteld voor "grove schuld" van afzonderlijke personen, als bedoeld in artikel 22 van het ambtenarenstatuut; wijst er evenwel op dat het bestuurlijk onderzoek zowel problemen bij de interne besluitvorming aan het licht heeft gebracht als de neiging om procesrisico's in relatie tot zogenaamde "principiële" overwegingen te veronachtzamen; trekt uit het bovenstaande de conclusie dat een hernieuwde beoordeling van de zaak en een nieuwe inschatting van de procesrisico's op een aanzienlijk eerder tijdstip op hun plaats zouden zijn geweest; herinnert aan paragraaf 23 van voornoemde resolutie van 13 april 2000, waarin de Juridische dienst wordt verzocht het Bureau voorafgaande aan diens besluiten te informeren over procesrisico's, met name in het licht van reeds gewezen arresten in personeelskwesties; juicht het besluit van het Bureau van 13 juni 2000 toe om ondervoorzitters Lienemann en Provan opdracht te geven na te gaan of verdere interne bestuurlijke hervormingen noodzakelijk zijn om soortgelijke procesontwikkelingen te voorkomen; gelast zijn Bureau de bevoegde commissies op de hoogte te stellen van zijn conclusies terzake;

Gebouwenbeleid

9. Betreurt de geografische verspreidheid van de vergaderplaatsen van het Parlement, alsmede van zijn diensten, waarvoor de instelling zelf niet verantwoordelijk is, omdat dit een gevolg is van het Verdrag dat de regeringen van de lidstaten hebben gesloten; onderstreept dat verdere logistieke ongemakken in het kader van de toekomstige behoeften aan gebouwen in verband met de komende uitbreiding zoveel mogelijk beperkt moeten worden; dringt er derhalve op aan dat toekomstige besluiten inzake het gebouwenbeleid gebaseerd worden op het principe van functionaliteit, in het bijzonder wat betreft de bundeling van de diensten van het Parlement in elke vergaderplaats, en op een optimaal gebruik van de financiële middelen;

10. Verwacht van de landen waar het Parlement is gehuisvest dat zij elk vergelijkbare bijdragen leveren tot de aankoop van onroerend goed;

11. Herhaalt zijn principiële standpunt dat als financieringsmethode voor toekomstige aankopen, met inbegrip van de aankoop van het Louise-Weissgebouw in Straatsburg, een directe financiering moet worden toegepast, teneinde een zo groot mogelijke transparantie te waarborgen en maximale waar voor het geld van de Europese belastingbetalers te krijgen; dringt er derhalve sterk bij de Raad op aan zijn standpunt terzake te herzien;

Administratieve hervormingen

12. Neemt met voldoening nota van het ingediende tijdschema; gelast het Bureau en de secretaris-generaal de desbetreffende commissies van het Parlement op de hoogte te houden van de stand van uitvoering van de interne administratieve hervorming; benadrukt dat het personeel actief bij dit proces betrokken moet worden;

13. Herhaalt zijn eis met betrekking tot een gemeenschappelijke gebouwenbegroting en een gemeenschappelijk gebouwenbeheer voor de instellingen en adviesorganen van de Europese Unie;

Veiligheid

14. Neemt kennis van de terzijdestelling door het Bureau, in zijn hoedanigheid van het hoogste gezag, van de visumweigering nr. 00/05 van de financieel controleur; betreurt het dat er geen poging is ondernomen om het contract voor de bewaking van zijn gebouwen in Straatsburg voor een kortere overbruggingsperiode te gunnen en deze tijd te benutten om de aanbestedingsprocedure volledig in overeenstemming met de vigerende communautaire voorschriften voor de gunning van openbare opdrachten opnieuw uit te voeren;

Financiering van fracties en politieke partijen

15. Neemt uitdrukkelijk nota van het feit dat alleen de fracties zelf verantwoordelijk zijn voor de besteding van de middelen die hen op grond van hoofdstuk 37 beschikbaar zijn gesteld;

16. Neemt met voldoening nota van de antwoorden van de instelling op de voorlopige opmerkingen van de Rekenkamer, en verwacht dat de maatregelen voor een radicale herziening van het desbetreffende juridische kader onverwijld worden uitgevoerd in overeenstemming met de financiële voorschriften en het principe van transparantie;

17. Is erover verheugd dat de vijf fracties die momenteel actief zijn in het Parlement en die ook tijdens de voorgaande zittingsperiode actief zijn geweest, hun specifieke antwoorden op de voorlopige opmerkingen van de Rekenkamer hebben verstrekt;

18. Betreurt de tegenzin van de Rekenkamer om expliciet de namen te noemen van de fracties waarvan de twijfelachtige financiële praktijken specifiek in het centrale deel van het verslag worden genoemd;

19. Erkent de bevindingen van de Rekenkamer en naar aanleiding daarvan:

- is verheugd over het besluit van de Conferentie van voorzitters van 26 februari 1999 om richtsnoeren vast te stellen voor de afbakening van de voorlichtingsactiviteiten die kenmerkend zijn voor verkiezingscampagnes en derhalve uitgesloten moeten worden van financiering met middelen die afkomstig zijn uit de begroting van de fracties voor voorlichtingscampagnes,

- eist dat de interne boekhoudkundige procedures transparant zijn en door specifieke financiële reglementen van de fracties worden aangevuld, hetgeen - zoals de Rekenkamer opmerkt - niet het geval is,

- eist dat er transparantie tot stand wordt gebracht met betrekking tot de financiële operaties en de interne accountantsystemen van de nationale delegaties in de fracties,

- uit kritiek op het feit dat bepaalde fracties hebben verzuimd aan het kabinet van de voorzitster van het Parlement een bewijs voor te leggen waaruit blijkt dat hun rekeningen door een externe accountant zijn goedgekeurd, ook al was dit op het desbetreffende tijdstip niet verplicht,

- eist dat er maatregelen worden genomen om te voorkomen dat er aan nationale politieke partijen of andere soortgelijke organisaties financiële steun kan worden verleend als gevolg van acties die zij gezamenlijk met de fracties ondernemen;

- betreurt dat een fractie pas nu de voorzitster in het kader van het jaarverslag heeft geïnformeerd over de kapitaalontwikkeling van een volgens de Luxemburgse wet opgerichte openbare stichting waarnaar zij geld heeft overgemaakt;

- onderstreept de noodzaak van duidelijkheid met betrekking tot arbeidsovereenkomsten;

De zaak in verband met de Ledenkas

20. Verwacht van de bevoegde autoriteiten, in het licht van de uitspraak van 29 maart 2000 van het Luxemburgse Hof van beroep in de zaak van het Europees Parlement tegen Royale Belge SA, dat zij de procedure van artikel 22 van het statuut in gang zetten, teneinde vast te stellen wie verantwoordelijk is in verband met het verschil van 4136125 BEF tussen de huidige kassituatie en de overeenkomstige rekeningen over 1982;

21. Verleent zijn secretaris-generaal kwijting voor de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 1998;

22. Geeft toestemming voor het verlenen van kwijting aan de rekenplichtige voor het begrotingsjaar 1998;

23. Verzoekt zijn voorzitster dit besluit te doen toekomen aan de Commissie, de Raad, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de Europese Ombudsman.

De secretaris-generaal

Julian Priestley

De voorzitster

Nicole Fontaine