NL Publicatieblad van de Europese Unie L 289/38

BESLUIT VAN DE COMMISSIE

van 31 oktober 2007

tot oprichting van een deskundigengroep inzake elektronische facturering (e-facturering)

(2007/717/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Overeenkomstig artikel 3 van het Verdrag heeft de Gemeenschap tot taak een interne markt tot stand te brengen die wordt gekenmerkt door de afschaffing tussen de lidstaten van hinderpalen voor het vrije verkeer van goederen, personen, diensten en kapitaal.

(2) Krachtens artikel 232 van Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde (1) mogen elektronische facturen in plaats van papieren facturen worden verzonden.

(3) De herziene Lissabonstrategie voor groei en werkgelegenheid (2) voorziet in een allesomvattende agenda voor economische hervormingen. De micro-economische pijler ervan heeft vooral tot doel een ondernemingsvriendelijk klimaat te creëren, met als vitaal onderdeel de ontwikkeling van oplossingen voor interoperabele elektronische facturering (e-facturering).

(4) In haar mededeling aan de Raad, het Europees Parlement, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s „i2010 — Een Europese informatiemaatschappij voor groei en werkgelegenheid” (3) van 1 juni 2005 heeft de Commissie het i2010-initiatief gelanceerd als raamwerk voor het aanpakken van de belangrijkste problemen en ontwikkelingen in de informatiemaatschappij en de mediasector tot 2010. Dit raamwerk bevordert een open en concurrerende digitale economie en legt de nadruk op de rol van informatie- en communicatietechnologieën (ICT als drijvende kracht achter inclusie en kwaliteit van leven).

(5) De Europese Betalingsraad (EPC), het beslissings- en coördinatieorgaan van de Europese banksector met betrekking tot betalingen, heeft het vaste voornemen geuit om tegen 2010 een gemeenschappelijk eurobetalingsgebied (SEPA) met geïntegreerde betalingsinfrastructuren en betalingsproducten tot stand te brengen.

(6) Door e-facturering worden de interne processen van ondernemingen verbonden met de betalingssystemen. SEPA en een succesvol Europees e-factureringsinitiatief zouden elkaar dan ook aanvullen. Deze twee initiatieven samen zullen naar verwachting enorme voordelen opleveren voor ondernemingen en financiële dienstverleners dankzij de grotere efficiëntie en de automatisering van toeleveringsketens.

(7) Om ervoor te zorgen dat meer gebruik wordt gemaakt van de digitale omgeving en om optimaal profijt te trekken van e-facturering in de Gemeenschap, moeten de bestaande praktijken worden vereenvoudigd en moet de overgang naar nieuwe bedrijfsmodellen worden vergemakkelijkt door een meer geïntegreerd en uniform kader. Dit zou vooral de belangen van het Europese midden- en kleinbedrijf (MKB) dienen.

(8) In december 2006 heeft een groep belanghebbenden uit het bedrijfsleven een taskforce inzake e-facturering opgericht. Deze werd voorgezeten door de diensten van de Commissie en omvatte ondernemingen, vertegenwoordigers van banken en andere dienstverleners, alsmede normalisatie-instellingen. Doel van de taskforce was het pad te effenen voor toekomstige werkzaamheden met het oog op een Europees kader voor e-facturering. De taskforce heeft voorstellen voor een mogelijke governancestructuur gedaan en een routekaart voor een e-factureringsprogramma ontworpen. De taskforce heeft in juni 2007 zijn eindverslag uitgebracht.

(9) Gezien de positieve ervaring met de taskforce en om langetermijnproblemen aan te pakken, moet een deskundigengroep inzake e-facturering worden opgericht.

(10) De groep moet tot taak hebben de zakelijke eisen (4) en de verantwoordelijkheden voor de uitvoering van specifieke werkzaamheden te bepalen en sturend op te treden voor de totstandbrenging — tegen eind 2009 — van een Europees kader voor e-facturering. Dat kader moet een gemeenschappelijke conceptuele structuur vaststellen om de verlening van e-factureringsdiensten op een open en interoperabele wijze in geheel Europa te ondersteunen.

(11) De deskundigengroep moet bestaan uit personen die beschikken over directe en relevante ervaring met activiteiten op het gebied van e-facturering. Zij vertegenwoordigen onder meer de voornaamste belanghebbenden uit de overheid, grote en kleine ondernemingen, dienstverleningsbedrijven en normalisatie-instellingen, alsmede de consumenten. Bovendien moet worden voorzien in de deelneming van waarnemers. Verslagen of resultaten van de deskundigengroep moeten voortvloeien uit de werkzaamheden van de leden van de groep en zijn niet te beschouwen als een weergave van het standpunt van de Commissie.

(12) Er dienen regels te worden vastgesteld voor de bekendmaking van informatie door leden van de deskundigengroep, onverminderd de veiligheidsvoorschriften die bij Besluit 2001/844/EG, EGKS, Euratom (5) als bijlage aan het reglement van orde van de Commissie zijn toegevoegd.

(13) Persoonsgegevens over de leden van de deskundigengroep moeten worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (6).

(14) Er moet een periode worden vastgesteld gedurende welke dit besluit van toepassing zal zijn. De Commissie zal te zijner tijd de wenselijkheid van een verlenging onderzoeken,

BESLUIT:

Artikel 1

De deskundigengroep inzake e-facturering

De deskundigengroep inzake e-facturering, hierna „de groep” genoemd, wordt opgericht. Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

Artikel 2

Taken

1. De groep helpt de Commissie in het algemeen bij de ontwikkeling en de voortgangsmonitoring van een overeengekomen strategie voor de totstandbrenging van een Europees kader voor e-facturering.

2. De taken van de groep worden uiterlijk op 31 december 2009 voltooid.

3. De groep vervult de volgende specifieke taken:

a) aanwijzen waar het regelgevingskader voor e-facturering op communautair en nationaal niveau tekortkomingen vertoont waardoor het potentieel van de economie van de Gemeenschap niet optimaal kan worden benut;

b) zakelijke behoeften op het gebied van e-facturering voor een Europees kader voor e-facturering in kaart brengen en ervoor zorgen dat zij door de voornaamste belanghebbenden (7) worden gevalideerd;

c) relevante gegevenselementen voor e-facturering aangeven, vooral voor het verband tussen de factuur en, ten minste, het inkoop- en het betalingsproces, kwesties in verband met belasting over de toegevoegde waarde, authenticatie en integriteit, en eisen op het gebied van archivering en opslag, alsmede ervoor zorgen dat die elementen door de voornaamste belanghebbenden worden gevalideerd;

d) voorstellen welke verantwoordelijkheden aan normalisatie-instellingen moeten worden toegewezen en een tijdschema voorstellen voor de ontwikkeling van (een) gemeenschappelijke norm(en) op basis van de zakelijke en gegevensbehoeften van de belanghebbenden met het oog op de ondersteuning van een Europees kader voor e-facturering;

e) het Europese kader voor e-facturering voorstellen. Het Europese kader voor e-facturering moet een gemeenschappelijke conceptuele structuur vaststellen, met inbegrip van de zakelijke behoeften en de norm(en), en oplossingen voorstellen die de verlening van e-factureringsdiensten op een open en interoperabele wijze in geheel Europa ondersteunen.

4. Bij de uitvoering van haar taken houdt de groep rekening met reeds uitgevoerde werkzaamheden en bestaande oplossingen, met name wat zakelijke behoeften en technische normen betreft, op het gebied van e-facturering in de openbare en de particuliere sector.

5. Wanneer dit dienstig en nodig is, kan de groep verantwoordelijkheden voor de uitvoering van specifieke werkzaamheden toewijzen aan subgroepen of externe instanties en organisaties die bevoegd zijn op het gebied van e-facturering.

6. De groep stelt een tussentijds samenvattend voortgangsverslag over de uitvoering van de taken op, eventueel vergezeld van aanbevelingen als basismateriaal voor reflectie en discussie tussen de Commissie, de lidstaten en de belanghebbenden, met name brancheorganisaties, en dient het bij de Commissie in. Dit verslag wordt openbaar gemaakt.

7. De groep stelt een eindverslag op waarin het Europese kader voor e-facturering wordt beschreven, en dient het bij de Commissie in. Dit verslag wordt openbaar gemaakt.

Artikel 3

Raadpleging

1. De Commissie kan de groep raadplegen over om het even welk onderwerp in verband met e-facturering.

2. De voorzitter van de groep kan de Commissie adviseren over de wenselijkheid om de groep over een bepaalde kwestie te raadplegen.

Artikel 4

Samenstelling — Benoeming

1. De groep bestaat uit ten hoogste dertig leden.

2. De leden van de groep zijn deskundigen op het gebied van e-facturering en worden door de Commissie benoemd op basis van aanvragen van brancheorganisaties, overheidsinstanties en personen die de belangen van de overheid, de ondernemingen, de ICT-sector, de consumenten, de financiële dienstverleners en de normalisatie-instellingen, of van een deel ervan, op het gebied van e-facturering vertegenwoordigen.

Personen die geschikt worden geacht om lid te worden van de groep, maar die niet zijn benoemd, kunnen op een reservelijst worden geplaatst die de Commissie kan gebruiken om plaatsvervangers te benoemen.

3. De leden worden benoemd als vertegenwoordigers van de overheid en het maatschappelijk middenveld.

4. De Commissie beoordeelt de aanvragen aan de hand van de volgende criteria:

a) de leden moeten de voornaamste belanghebbenden (bv. dienstverleners, aanbieders van oplossingen, overheid, ondernemingen, met inbegrip van het midden- en kleinbedrijf (MKB), en de consumenten) en de normalisatie-instellingen vertegenwoordigen;

b) de leden moeten beschikken over recente praktische en operationele deskundigheid of ervaring met juridische, administratieve, fiscale, normalisatiegerelateerde, commerciële en/of technische problemen op het gebied van e-facturering in grensoverschrijdend verband. De leden moeten met name beschikken over relevante directe ervaring met zakelijke projecten en aangelegenheden waardoor zij de nodige commerciële of technische inzichten verkregen hebben om oplossingen voor de in dit besluit aangegeven kwesties te ontwikkelen;

c) de leden moeten in de gelegenheid zijn om het standpunt van hun administratie, moederorganisatie, brancheorganisatie, sector of andere belanghebbendengroep met betrekking tot de onder het mandaat vallende aangelegenheden mede te bepalen of vorm te geven;

d) de leden moeten de Engelse taal goed genoeg beheersen om te kunnen bijdragen aan discussies en het opstellen van verslagen.

Bij de door de belanghebbenden ingediende aanvraag moeten bewijsstukken worden gevoegd waaruit blijkt dat de voorgedragen persoon aan de bovenvermelde voorwaarden voldoet.

5. Bij de benoeming van de leden houdt de Commissie rekening met de volgende criteria:

a) de vereiste juridische, commerciële en technische deskundigheid met betrekking tot de onder het mandaat van de groep vallende aangelegenheden;

b) deskundigheid ten aanzien van alle relevante functies aan vraag- en aanbodzijde van e-facturering.

Bovendien zorgt de Commissie op basis van de ontvangen aanvragen voor een brede geografische vertegenwoordiging en voor genderevenwicht.

6. De leden informeren de Commissie te gelegener tijd over alle belangenconflicten die hun objectiviteit in gevaar kunnen brengen.

7. De namen van de op persoonlijke titel benoemde leden worden op de internetsite van het DG of in het Publicatieblad van de Europese Unie, reeks C, of via beide media bekendgemaakt. De namen van de leden worden verzameld, verwerkt en bekendgemaakt overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EG) nr. 45/2001.

8. De leden worden benoemd voor een verlengbare termijn van twaalf maanden en blijven in functie tot zij worden vervangen of tot hun ambtstermijn afloopt.

9. De leden kunnen in de volgende gevallen voor de rest van hun ambtstermijn worden vervangen:

a) wanneer het lid ontslag neemt;

b) wanneer het lid niet langer in staat is een doeltreffende bijdrage te leveren aan de besprekingen in de groep;

c) wanneer het lid artikel 287 van het Verdrag schendt;

d) wanneer het lid, in strijd met lid 6, de Commissie niet tijdig van een belangenconflict in kennis heeft gesteld.

Artikel 5

Voorzitter — Benoeming

1. De Commissie benoemt de voorzitter van de groep, rekening houdend met de mate waarin de geselecteerde persoon de belangen van de voornaamste belanghebbenden vertegenwoordigt, het standpunt van de ondernemingen over onder het mandaat vallende aangelegenheden mede vormgeeft, en beschikt over de vereiste juridische, commerciële en technische deskundigheid.

2. De Commissie benoemt de voorzitter voor een verlengbare termijn van twaalf maanden.

Artikel 6

Werking

1. De Commissie organiseert de vergaderingen van de groep, die door de voorzitter worden voorgezeten.

2. Met instemming van de Commissie kunnen subgroepen worden opgericht voor het onderzoeken van specifieke kwesties op basis van een door de groep opgesteld mandaat; deze subgroepen worden ontbonden zodra hun taken zijn uitgevoerd.

3. De vertegenwoordiger van de Commissie kan deskundigen of waarnemers die gespecialiseerd zijn in een geagendeerd onderwerp, vragen aan de beraadslagingen van de groep of de subgroepen deel te nemen.

4. De in het kader van de deelneming aan de beraadslagingen of werkzaamheden van de groep of een subgroep verkregen informatie mag niet openbaar worden gemaakt wanneer deze volgens de Commissie op vertrouwelijke aangelegenheden betrekking heeft.

5. De groep en de subgroepen vergaderen normaliter in de gebouwen van de Commissie overeenkomstig de procedures en het tijdschema die door de Commissie worden vastgesteld. De diensten van de Commissie verzorgen het secretariaat.

Geïnteresseerde ambtenaren van de Commissie mogen de vergaderingen van de groep of de subgroepen bijwonen.

6. De groep stelt haar reglement van orde vast op basis van het door de Commissie vastgestelde standaardreglement van orde.

7. De Commissie mag samenvattingen, conclusies of werkdocumenten van de groep in de oorspronkelijke taal van het document in kwestie op papier of op internet bekendmaken.

Artikel 7

Vergoeding van kosten

1. Reis- en eventuele verblijfkosten die door de voorzitter, de leden, deskundigen en waarnemers in verband met de werkzaamheden van de groep worden gemaakt, worden door de Commissie vergoed overeenkomstig de interne regels voor de vergoeding van kosten van externe deskundigen.

2. De voorzitter, de leden, deskundigen en waarnemers ontvangen geen bezoldiging.

3. Vergaderkosten worden vergoed voor zover de jaarlijkse begrotingsmiddelen die door de bevoegde dienst van de Commissie aan de groep zijn toegewezen, hiervoor volstaan.

Artikel 8

Vervaldatum

Dit besluit vervalt op 31 december 2009.

Gedaan te Brussel, 31 oktober 2007. Voor de Commissie Günter VERHEUGEN Vicevoorzitter

(1) PB L 347 van 11.12.2006, blz. 1. Richtlijn gewijzigd bij Richtlijn 2006/138/EG (PB L 384 van 29.12.2006, blz. 92).

(2) COM(2005) 24.

(3) COM(2005) 229 definitief.

(4) Met de zakelijke eisen op het gebied van e-facturering worden de kenmerken bedoeld die e-factureringsdiensten moeten hebben om aan de zakelijke behoeften en doelstellingen van de belanghebbenden te beantwoorden en aldus de processen van de volledige financiële en toeleveringsketens mogelijk te maken. Zij worden uitgedrukt in termen van processtromen op hoog niveau, e-factureringsinformatie en een gestandaardiseerde berichtenstructuur.

(5) PB L 317 van 3.12.2001, blz. 1. Besluit gewijzigd bij Besluit 2006/548/EG, Euratom (PB L 215 van 5.8.2006, blz. 38).

(6) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.

(7) Met name de overheid, de ondernemingen, en de ICT- en financiële dienstverleners.