BIJLAGE

BIJ DE FINANCIËLE REGELS EN AUDITPROCEDURES VAN TOEPASSING OP DE VERVOERSGEMEENSCHAP

1. PREAMBULE

Deze bijlage is van toepassing op de aankoop van goederen en diensten of het laten uitvoeren van werken voor eigen rekening door het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap (“het secretariaat”) voor bedragen beneden de in Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad vastgestelde drempel. Ze is niet van toepassing op activiteiten zoals de aanwerving van personeel, waarvoor andere regels gelden.

2. AFDELING 1

2.1. Toepassingsgebied en beginselen die van toepassing zijn op contracten

Alle aanbestedingsprocedures die door het secretariaat voor zijn rekening worden afgesloten, moeten voldoen aan de begrotingsbeginselen van transparantie, evenredigheid, gelijke behandeling en non-discriminatie, alsmede van goed financieel beheer. Dit waarborgt een eerlijke concurrentie tussen marktdeelnemers.

Contracten worden gepland op basis van duidelijk omschreven doelstellingen die de verwezenlijking van de doelstellingen van het Verdrag tot oprichting van de Vervoersgemeenschap (het “Verdrag”) en de uit hoofde daarvan opgerichte organen ondersteunen, en die het secretariaat in staat stellen zijn mandaat uit hoofde van artikel 28 van het Verdrag te vervullen.

De geraamde waarde van een overeenkomst wordt niet bepaald met het voornemen de toepasselijke regels te omzeilen, noch wordt een overeenkomst met dezelfde bedoeling opgesplitst.

Het secretariaat verdeelt een opdracht in percelen, waar passend, met inachtneming van een brede mededinging.

Het secretariaat gebruikt raamovereenkomsten niet oneigenlijk en evenmin op een wijze die ertoe strekt of ten gevolge heeft dat de mededinging wordt verhinderd, beperkt of vervalst.

In het algemeen staat deelname aan aanbestedingsprocedures open voor alle natuurlijke personen die onderdaan zijn van en alle rechtspersonen die daadwerkelijk zijn gevestigd in een lidstaat van de Europese Unie, een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of een Zuidoost-Europese partij die het Verdrag heeft ondertekend. Natuurlijke personen die onderdaan zijn van en alle rechtspersonen die gevestigd zijn in een derde land dat met de Unie een bijzondere overeenkomst op het gebied van aanbestedingen heeft gesloten, kunnen deelnemen aan een aanbestedingsprocedure onder de in die overeenkomst vastgestelde voorwaarden. Deelname staat ook open voor internationale organisaties.

Teneinde de transparantie en controleerbaarheid te waarborgen wordt elke aanbestedingsprocedure voor elk aanbestedingsdossier naar behoren gedocumenteerd en gerapporteerd.

Het secretariaat is tot de ondertekening van de overeenkomst niet wettelijk gebonden aan een marktdeelnemer. Dit moet duidelijk worden gemaakt in alle contacten met marktdeelnemers. Tot het moment van ondertekening kan het secretariaat de procedure annuleren zonder dat de inschrijvers recht hebben op enige schadeloosstelling. Het besluit moet worden gemotiveerd en de inschrijvers worden schriftelijk in kennis gesteld binnen een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de dag waarop het besluit is genomen.

De uitoefening van bevoegdheden van openbaar gezag of de uitvoering van de begroting kunnen niet aan contractanten worden toevertrouwd.

Aanbestedingsprocedures onder de in Richtlijn 2014/24/EU vastgestelde drempel kunnen worden gebruikt voor de volgende soorten aankopen:

— “diensten”: alle andere intellectuele en niet-intellectuele diensten dan die waarop de opdrachten voor leveringen, werken en vastgoed betrekking hebben;

— “leveringen”: de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van goederen (met inbegrip van plaatsing, installatie en onderhoud); en

— “werken”: hetzij de bouw, hetzij het ontwerp en de bouw van werken die voldoen aan de door het secretariaat gespecificeerde eisen. Een “werk” is het product van bouw- of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

3. AFDELING 2

3.1. Raamovereenkomsten en bekendmaking

3.1.1. Raamovereenkomsten en specifieke overeenkomsten

De aanbestedende dienst sluit met een of meer marktdeelnemers een raamcontract waarin de basisvoorwaarden worden vastgesteld voor een reeks specifieke contracten die gedurende een bepaalde periode moeten worden gesloten, met name de looptijd, het voorwerp, de prijs, de uitvoeringsvoorwaarden en de beoogde hoeveelheden. De ondertekening van een raamcontract verplicht de ordonnateur niet tot aankoop.

3.1.2. Bekendmaking van procedures voor opdrachten waarvan de waarde lager is dan de in artikel 49 van het de financiële regels van het Verdrag bedoelde drempelwaarden en vormen van bekendmaking

Opdrachten waarvan de waarde meer dan 20 000 EUR bedraagt maar onder de in Richtlijn 2014/24/EU bedoelde drempelwaarden ligt, worden geacht van middelgrote waarde te zijn. Het secretariaat volgt een vereenvoudigde aanbestedingsprocedure; er moeten ten minste vijf gegadigden/inschrijvers worden uitgenodigd. De oproep tot het indienen van blijken van belangstelling wordt ten minste één maand voor de start van de geplande aanbestedingsprocedure bekendgemaakt op de website van het secretariaat.

Een contract met een waarde van maximum 20 000 EUR wordt beschouwd als een contract met een geringe waarde. Er wordt een vereenvoudigde aanbestedingsprocedure gevolgd en het secretariaat moet ten minste drie gegadigden/inschrijvers naar keuze worden uitnodigen. De in punt 3.1.2 vermelde voorafgaande bekendmaking is niet verplicht.

Betalingen voor uitgaven van niet meer dan 2 500 EUR kunnen eenvoudig op factuur gebeuren, zonder voorafgaande aanvaarding van een inschrijving.

Uiterlijk op 31 maart van elk jaar publiceert het secretariaat op zijn website voor het lopende jaar een aanbestedingsplan met de lijst van geplande aanbestedingen met een waarde van meer dan 20 000 EUR, met vermelding van het voorwerp, de geraamde waarde en de geplande uitschrijvingstermijn.

4. AFDELING 3

4.1. Procedures voor de aanbesteding van contracten met een middelgrote of geringe waarde

4.1.1. Voorafgaande marktconsultatie

De aanbestedende dienst kan ter voorbereiding van de aanbestedingsprocedure een voorbereidende marktanalyse uitvoeren.

4.1.2. Aanbestedingsstukken

De aanbestedingsstukken bestaan ten minste uit:

a) indien van toepassing, de voorafgaande bekendmaking;

b) de uitnodiging tot inschrijving;

c) het bestek, met inbegrip van de technische specificatie en de relevante criteria;

d) het ontwerpcontract;

In de aanbestedingsdocumenten vermeldt het secretariaat het voorwerp van de aanbestedingsprocedure door een beschrijving te geven van zijn behoeften en de kenmerken van de uit te voeren werken of de te leveren goederen of diensten. Deze documenten moeten alle bepalingen en inlichtingen bevatten die de gegadigden nodig hebben om een offerte in te dienen: de te volgen procedure, de te verstrekken documenten, de uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria, alsmede de duur en de geraamde waarde van het contract. Het secretariaat geeft ook aan welke elementen bepalen aan welke minimumeisen alle inschrijvingen moeten voldoen. Een van de minimumeisen is dat wordt voldaan aan de verplichtingen van de toepasselijke milieu-, sociaal- en arbeidsrechtelijke regels van het Unierecht, nationaal recht, collectieve overeenkomsten of de in bijlage X bij Richtlijn 2014/24/EU opgenomen toepasselijke internationale sociale en milieuovereenkomsten.

De drie bovengenoemde documenten (b, c en d) mogen per e-mail naar de potentiële gegadigden/inschrijvers worden verzonden.

4.1.3. Uitnodiging tot inschrijving

In de aanbesteding wordt het volgende gespecificeerd:

a) de regels voor de indiening van de inschrijvingen, in het bijzonder voor de geheimhouding tot het moment van opening, de uiterste datum en het uiterste tijdstip voor de ontvangst van de inschrijvingen en het adres waar deze naartoe moeten worden gezonden of afgeleverd, of het internetadres in geval van elektronische indiening;

b) dat het indienen van een inschrijving betekent dat de contractant de in de aanbestedingsstukken gestelde voorwaarden aanvaardt en dat de inschrijving de contractant bindt gedurende de uitvoering van de overeenkomst, indien deze aan hem wordt gegund;

c) de geldigheidsduur van de inschrijvingen, gedurende welke de inschrijver alle voorwaarden van zijn inschrijving handhaaft;

d) het verbod op elk contact tussen de aanbestedende dienst en de inschrijver gedurende het verloop van de procedure, behalve in uitzonderingsgevallen, onder de in de aanbestedingsstukken vermelde voorwaarden, alsmede de precieze bezoekvoorwaarden, indien in een bezoek ter plaatse wordt voorzien;

e) de bewijsmiddelen voor de naleving van de termijn voor de ontvangst van de inschrijvingen; en

f) dat het indienen van een inschrijving impliceert dat de inschrijver aanvaardt kennisgeving van het resultaat van de procedure langs elektronische weg te ontvangen.

4.1.4. Bestek

Het bestek vermeldt:

a) de uitsluitings- en selectiecriteria;

b) de gunningscriteria van de opdracht en het relatieve gewicht ervan of, indien om objectieve redenen geen weging mogelijk is, de dalende volgorde van belangrijkheid van deze criteria, die ook van toepassing is op varianten indien zij in de aankondiging van de opdracht toegestaan zijn;

c) de in punt 4.1.6 bedoelde technische specificaties; en

d) de verplichting aan te geven in welke land de inschrijvers gevestigd zijn en de bewijsstukken over te leggen die volgens het recht van dat land gewoonlijk worden aanvaard.

4.1.5. Ontwerpcontract

In het ontwerpcontract wordt het volgende vermeld:

a) gegevens over de contractpartijen;

b) het voorwerp van de opdracht;

c) de duur;

d) de betalingsvoorwaarden;

e) de garantievereisten (indien van toepassing);

f) gegevensbescherming;

g) intellectuele-eigendomsrechten;

h) het op het contract toepasselijke recht en de rechter die bevoegd is voor de behandeling van geschillen.

4.1.6. Technische specificaties

De technische specificaties moeten volledig, duidelijk en nauwkeurig zijn en mogen niet tot gevolg hebben dat ongerechtvaardigde belemmeringen voor openbare aanbestedingen worden opgeworpen. De specificaties beschrijven (in voorkomend geval per perceel) de vereiste kenmerken van leveringen, diensten of werken, rekening houdend met het doel waarvoor zij door het secretariaat zijn bestemd. Zij staan in verhouding tot het doel en/of de begroting voor de vereiste diensten, leveringen en werken.

De technische specificaties mogen geen verwijzing of beschrijving bevatten van een product van een bepaald merk of een bepaalde oorsprong en mogen niet tot gevolg hebben dat een ongerechtvaardigde belemmering voor de mededinging wordt opgeworpen.

De technische specificaties omvatten:

a) de uitsluitings- en selectiecriteria;

b) de gunningscriteria;

c) het bewijs van toegang tot aanbestedingen;

d) het voorwerp van de aanbestedingsprocedure

e) achtergrondinformatie;

f) aard van de taken;

g) omvang van de werkzaamheden;

h) duur en verwachte resultaten;

i) aanvaarding en risico’s;

j) logistiek en timing;

k) voorschriften verslagen; en

l) toezicht op het contract.

De technische specificaties fungeren als mandaat van de contractant tijdens de uitvoering van het contract. Zij worden als bijlage bij het resulterende contract gevoegd.

4.1.7. Uitsluitingscriteria

Deze criteria zijn van toepassing op alle aanbestedingsprocedures en moeten worden bekendgemaakt. De criteria mogen tijdens de procedure niet worden gewijzigd.

Het doel van de uitsluitingscriteria is te bepalen of een marktdeelnemer al dan niet aan de aanbestedingsprocedure mag deelnemen of de opdracht mag krijgen. Potentiële inschrijvers zijn verplicht middels een ondertekende en gedateerde verklaring op erewoord te verklaren dat zij niet in een van de uitsluitingssituaties verkeren. Daartoe moet het secretariaat een model voor de verklaring op erewoord verstrekken.

Artikel 136, lid 1, en artikel 137, leden 1 tot en met 4, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 betreffende uitsluitingscriteria en besluiten inzake uitsluiting, alsmede de verklaring en het bewijs dat een inschrijver zich niet in een uitsluitingssituatie bevindt, zijn van toepassing.

Op basis van het vereiste bewijs wordt beoordeeld of een inschrijver niet onder een van de uitsluitingscriteria valt.

4.1.8. Selectiecriteria

4.1.8.1. Het doel van de selectiecriteria is om vast te stellen of een inschrijver over de benodigde bekwaamheid beschikt om het contract uit te voeren. Daartoe moeten de selectiecriteria duidelijk, niet-discriminerend en passend zijn en in verhouding staan tot het voorwerp en de waarde van het contract. Het secretariaat legt criteria op die gemakkelijk kunnen worden geverifieerd.

4.1.8.2. De aanbestedende dienst vermeldt in de aanbestedingsstukken de selectiecriteria, de minimale geschiktheidsniveaus en het nodige bewijs ter staving van die geschiktheid. Alle voorwaarden houden verband met en staan in verhouding tot het voorwerp van de opdracht.

4.1.8.3. De aanbestedende dienst vermeldt in de aanbestedingsstukken hoe combinaties van ondernemers moeten voldoen aan de selectiecriteria.

4.1.8.4. Wanneer een opdracht in percelen is onderverdeeld, kan de aanbestedende dienst minimale geschiktheidsniveaus vaststellen voor elk afzonderlijk perceel. Hij kan aanvullende minimale geschiktheidsniveaus vaststellen indien meerdere percelen worden gegund aan dezelfde contractant.

4.1.8.5. Met betrekking tot de geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen, kan de aanbestedende dienst verlangen dat de marktdeelnemer voldoet aan ten minste één van de volgende voorwaarden: a) ingeschreven zijn in een beroeps- of handelsregister, uitgezonderd wanneer de ondernemer een internationale organisatie is; b) voor opdrachten voor diensten, beschikken over een bepaalde vergunning waaruit blijkt dat hij gemachtigd is de dienst te verlenen in zijn land van vestiging of lid zijn van een bepaalde beroepsorganisatie.

4.1.8.6. Op het ogenblik van de indiening van de verzoeken tot deelname of de inschrijvingen, aanvaardt de aanbestedende dienst een verklaring op erewoord waaruit blijkt dat de gegadigde of inschrijver voldoet aan de selectiecriteria.

4.1.8.7. De aanbestedende dienst kan inschrijvers en gegadigden tijdens de procedure te allen tijde verzoeken een bijgewerkte eigen verklaring of de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.

4.1.8.8. De aanbestedende dienst verzoekt de gegadigden of inschrijvers waaraan de overeenkomst wordt gegund actuele bewijsstukken in te dienen, behalve wanneer hij deze reeds heeft ontvangen in het kader van een andere procedure en mits de documenten nog steeds actueel zijn of rechtstreeks kunnen worden verkregen door raadpleging van een gratis toegankelijke nationale databank.

4.1.8.9. De aanbestedende dienst mag, wanneer zijn risicobeoordeling dit toelaat, in procedures voor de gunning van contracten waarvan de waarde niet hoger ligt dan de in punt 3.1.2. bedoelde drempelwaarden, beslissen geen bewijs te verlangen van de wettelijke, juridische, financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid van de gegadigden of inschrijvers.

4.1.8.10. Wanneer de aanbestedende dienst beslist geen bewijs te eisen van de wettelijke, juridische, financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid van ondernemers, wordt geen voorfinanciering verstrekt, behalve in met redenen omklede gevallen.

4.1.8.11. Een ondernemer kan zich in voorkomend geval en voor een bepaalde opdracht beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die entiteiten. In dat geval toont hij tegenover de aanbestedende dienst aan dat hij werkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijke middelen van die entiteiten, bijvoorbeeld door overlegging van de verbintenis daartoe van deze entiteiten.

4.1.8.12. Met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid beroept een ondernemer zich slechts op de capaciteiten van andere entiteiten wanneer laatstgenoemde de werken of diensten uitvoeren waarvoor die capaciteiten vereist zijn.

4.1.8.13. Indien een ondernemer een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten voor het vervullen van de economische en financiële criteria, kan de aanbestedende dienst eisen dat de ondernemer en die entiteiten hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.

4.1.8.14. De aanbestedende dienst kan inlichtingen eisen over het gedeelte van de opdracht dat de inschrijver voornemens is uit te besteden en over de identiteit van de onderaannemers.

4.1.8.15. In het geval van overeenkomsten voor werken en diensten die ter plaatse onder rechtstreeks toezicht van de aanbestedende dienst moeten worden verricht, verlangt de aanbestedende dienst van de contractant dat hij aan de aanbestedende dienst de naam, contactgegevens en wettelijke vertegenwoordigers verstrekt van alle subcontractanten die bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken zijn.

4.1.8.16. De aanbestedende dienst gaat na of de entiteiten op wier draagkracht de ondernemer zich wil beroepen en de beoogde onderaannemers, wanneer onderaanbesteding een aanzienlijk deel van de overeenkomst uitmaakt, aan de toepasselijke selectiecriteria voldoen. De aanbestedende dienst eist dat de ondernemer overgaat tot vervanging van een entiteit of een onderaannemer die niet aan een relevant selectiecriterium voldoet.

4.1.8.17. In het geval van opdrachten voor werken, diensten en plaatsings- of installatiewerkzaamheden in het kader van een opdracht voor diensten kan de aanbestedende dienst eisen dat bepaalde kritieke taken rechtstreeks door de inschrijver zelf worden verricht, of wanneer de inschrijving door een combinatie van ondernemers is ingediend, door een deelnemer aan die combinatie.

4.1.8.18. Voor de indiening van een inschrijving of een verzoek tot deelneming verlangt de aanbestedende dienst niet dat een combinatie van ondernemers een bepaalde rechtsvorm heeft, maar van de combinatie waaraan de overeenkomst wordt gegund kan wel het aannemen van een bepaalde rechtsvorm worden geëist, mits een dergelijke verandering voor de goede uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk is.

4.1.8.19. De selectiecriteria worden beoordeeld op basis van een score voldoende/onvoldoende.

4.1.8.20. De selectiecriteria blijven van toepassing gedurende de volledige uitvoering van het contract, d.w.z. de contractant moet te allen tijde aan deze criteria voldoen.

4.1.9. Economische en financiële draagkracht

Om ervoor te zorgen dat ondernemers over de nodige economische en financiële draagkracht beschikken om de opdracht uit te voeren, kan de aanbestedende dienst met name eisen dat:

a) de ondernemers een bepaalde minimumjaaromzet hebben, met inbegrip van een minimumomzet op het gebied waarop de opdracht betrekking heeft;

b) de ondernemers informatie verstrekken over hun jaarrekeningen, bijvoorbeeld over de verhouding tussen de activa en de passiva; en

c) de ondernemers een passend niveau van verzekering tegen beroepsrisico's hebben.

Voor de toepassing van punt a) van de eerste alinea bedraagt de minimumjaaromzet die van de ondernemers kan worden verlangd maximaal twee keer de geraamde waarde van het contract, behalve in naar behoren gemotiveerde omstandigheden die verband houden met de aard van de aankoop en die door de aanbestedende dienst in de aanbestedingsstukken worden toegelicht.

Voor de toepassing van punt b) van de eerste alinea doet de aanbestedende dienst in de aanbestedingsstukken opgave van de methoden en criteria voor de bepaling van die verhouding.

De aanbestedende dienst bepaalt in de aanbestedingsstukken welke bewijsmiddelen een ondernemer moet leveren om zijn economische en financiële draagkracht aan te tonen. Hij kan in het bijzonder één of meer van de volgende documenten eisen:

a) een passende bankverklaring of, in voorkomend geval, het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico’s;

b) financiële staten of uittreksels daarvan voor een periode van ten hoogste de laatste drie afgesloten boekjaren;

c) een verklaring betreffende de totale omzet en, in voorkomend geval, de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de overeenkomst is, over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren.

Indien de ondernemer om gegronde redenen niet in staat is de door de aanbestedende dienst gevraagde referenties over te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende dienst geschikt acht.

4.1.10. Technische en beroepsbekwaamheid

De aanbestedende dienst gaat overeenkomstig de volgende punten na of de gegadigden of inschrijvers voldoen aan de minimumselectiecriteria betreffende de technische en beroepsbekwaamheid.

De aanbestedende dienst bepaalt in de aanbestedingsstukken welke bewijsmiddelen een ondernemer moet leveren om zijn technische en beroepsbekwaamheid aan te tonen. Hij kan in het bijzonder één of meer van de volgende documenten eisen:

a) voor werken, i) leveringen waarvoor plaatsings- of installatiewerkzaamheden vereist zijn of diensten, informatie over de onderwijs- en beroepskwalificaties, vaardigheden, ervaring en deskundigheid van de personen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering, een lijst van: 1. de voornaamste leveringen of diensten die gedurende de afgelopen periode van drie jaar werden verricht, met vermelding van bedrag, datum en publiek- of privaatrechtelijke afnemer, op verzoek vergezeld van verklaringen van de afnemers; 2. de werken die de afgelopen vijf jaar werden verricht, vergezeld van certificaten die bewijzen dat de belangrijkste werken naar behoren zijn uitgevoerd; 3. een verklaring welke de outillage, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de ondernemer voor het uitvoeren van een overeenkomst voor diensten of werken beschikt; 4. een beschrijving van de technische uitrusting en de middelen waarover de ondernemer beschikt om de kwaliteit te waarborgen, en een beschrijving van de studie- en onderzoeksfaciliteiten; 5. een opgave van de al dan niet tot de onderneming van de ondernemer behorende technici of technische organen, in het bijzonder van die welke belast zijn met de kwaliteitscontrole;

b) voor leveringen: i) monsters, beschrijvingen of authentieke foto’s, of certificaten die door als bevoegd erkende officiële instituten of diensten voor kwaliteitscontrole zijn opgesteld, waarin wordt verklaard dat duidelijk door referenties geïdentificeerde producten aan technische specificaties of normen beantwoorden;

c) voor werken of diensten: i) een verklaring betreffende het gemiddelde jaarlijkse personeelsbestand van de ondernemer en de omvang van het kaderpersoneel in de laatste drie jaren; ii) een vermelding van de systemen voor het beheer van de toeleveringsketen en de traceersystemen die de ondernemer kan toepassen in het kader van de uitvoering van de opdracht; iii) een vermelding van de maatregelen inzake milieubeheer die de ondernemer kan toepassen in het kader van de uitvoering van de opdracht.

Voor de toepassing van de punten a) en b) kan de aanbestedende dienst, indien dat noodzakelijk is om een toereikend mededingingsniveau te waarborgen, aangeven dat bewijs van relevante leveringen of diensten die langer dan drie jaar geleden zijn geleverd of verleend toch in aanmerking wordt genomen.

Voor de toepassing van het punt c) kan de aanbestedende dienst, indien noodzakelijk om een toereikend mededingingsniveau te waarborgen, aangeven dat bewijs van relevante werken die langer dan vijf jaar geleden zijn verricht toch in aanmerking wordt genomen.

De aanbestedende dienst kan concluderen dat een ondernemer niet over de vereiste beroepsbekwaamheid beschikt om de opdracht uit te voeren volgens een passende kwaliteitsnorm wanneer hij heeft vastgesteld dat de ondernemer conflicterende belangen heeft die negatieve gevolgen kunnen hebben voor de uitvoering.

4.1.11. Gunningscriteria

Het doel van de gunningscriteria is de technische en financiële offerte, nadat is gecontroleerd of de inschrijvingen aan de minimumeisen van de aanbestedingsstukken voldoen, te beoordelen met het oog op de keuze van de voordeligste inschrijving, namelijk de offerte met de laagste prijs of de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Het secretariaat vermeldt in het aanbestedingsdocument hoe alle criteria worden beoordeeld en het relatieve belang van elk van de gunningscriteria inzake kwaliteit en prijs (indien een weging tussen kwaliteit en prijs wordt toegepast).

Kwaliteitscriteria kunnen elementen bevatten zoals technische verdienste, esthetische en functionele kenmerken, toegankelijkheid, geschiktheid van het ontwerp voor alle gebruikers, sociale, milieu- en innovatieve kenmerken, productie-, leverings- en handelsprocessen en alle andere specifieke processen in elk stadium van de levenscyclus van de werken, leveringen of diensten, organisatie van het personeel voor de uitvoering van de overeenkomst, klantenservice en technische bijstand, leveringsvoorwaarden zoals leveringsdatum, de leveringswijze en leveringsperiode of termijn voor voltooiing.

De aanbestedende dienst specificeert in de aanbestedingsstukken het relatieve gewicht dat hij voor de bepaling van de voordeligste inschrijving aan elk van de gekozen criteria toekent, behalve wanneer de gunning uitsluitend op basis van de prijs gebeurt. Dit gewicht kan worden uitgedrukt in een marge met een passend verschil tussen minimum en maximum.

Het relatieve gewicht van het prijs- of kostencriterium ten opzichte van de andere criteria leidt niet tot neutralisatie van het prijs- of kostencriterium.

Indien weging om objectieve redenen niet mogelijk is, vermeldt de aanbestedende dienst de criteria in afnemende volgorde van belangrijkheid.

De aanbestedende dienst kan minimumkwaliteitseisen stellen. Inschrijvingen die daar niet aan voldoen, worden afgewezen.

4.1.12. Termijnen

Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen

De termijn voor de ontvangst van inschrijvingen voor opdrachten met een geringe waarde bedraagt ten minste 10 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag na de verzending van de uitnodiging tot inschrijving aan de potentiële inschrijvers.

De termijn voor de ontvangst van inschrijvingen voor een opdracht met een middelgrote waarde bedraagt ten minste 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag na de verzending van de uitnodiging tot inschrijving aan de potentiële inschrijvers.

Termijnen in dringende gevallen

In spoedeisende gevallen kan, mits naar behoren gemotiveerd en gedocumenteerd, de minimumtermijn worden verkort.

4.1.13. Opening van de inschrijvingen

De ordonnateur beslist over de passende organisatie van de openingszitting door het evaluatiecomité. De met de opening belaste personen controleren of de offertes binnen de gestelde termijn zijn ontvangen.

De procedure blijft geldig als niet alle uitgenodigde gegadigden een inschrijving indienen, mits ten minste één inschrijving aan alle criteria voldoet.

Indien na afloop van de oorspronkelijke procedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ingediend, kan de procedure bij wijze van uitzondering worden herhaald met één uitgenodigde gegadigde, mits de oorspronkelijke aanbestedingsstukken niet wezenlijk worden gewijzigd.

4.1.14. Beoordeling van de inschrijvingen

De inschrijvingen worden geopend en beoordeeld door een evaluatiecomité dat formeel en onverwijld door de ordonnateur wordt aangewezen.

Voor opdrachten van middelgrote waarde moet er een evaluatiecomité worden aangesteld. Voor opdrachten van geringe waarde kan een evaluatiecomité worden opgericht als er meer dan één offerte is ingediend. Het evaluatiecomité telt ten minste drie beoordelaars.

De inhoud van de evaluatie wordt vastgelegd in een evaluatieverslag, dat door al zijn leden wordt ondertekend en een afzonderlijk document is bij het gunningsbesluit (als basis voor feedback aan de inschrijver). Het evaluatieverslag moet de conclusie over de gunning van de opdracht bevatten.

De inschrijvingen moeten tijdig worden beoordeeld zodat de procedure binnen de geldigheidstermijn van de inschrijvingen kan worden afgerond. Zodra de beoordeling is afgerond, kan de ordonnateur het gunningsbesluit nemen.

4.1.15. Contact met inschrijvers

Er wordt voorzien in een functionele mailbox via dewelke marktdeelnemers hun belangstelling kenbaar kunnen maken of informatie kunnen vragen over de gelanceerde aanbestedingsprocedures.

Contacten tussen het secretariaat en potentiële inschrijvers zijn tijdens de hele procedure verboden, behalve in uitzonderlijke omstandigheden, d.w.z. tijdens de indieningsfase.

Tijdens de indieningsfase kan in de volgende gevallen bij wijze van uitzondering contact worden opgenomen met de inschrijvers: op verzoek van marktdeelnemers kan het secretariaat aanvullende inlichtingen verstrekken die uitsluitend bedoeld zijn om de aanbestedingsstukken te verduidelijken; het secretariaat kan op eigen initiatief belanghebbenden informatie verstrekken met betrekking tot fouten, onduidelijkheden, ontbrekende informatie of andere redactionele fouten in de aanbestedingsstukken. Indien het secretariaat een belangrijke fout in de aanbestedingsstukken moet corrigeren, verlengt het de termijn voor de indiening van inschrijvingen of verzoeken tot deelname, zodat de inschrijvers rekening kunnen houden met die wijzigingen.

De contacten verlopen altijd schriftelijk (bij voorkeur langs elektronische weg om een snelle reactie te waarborgen en vertragingen door problemen met postdiensten te voorkomen).

Alle aanvullende inlichtingen die op verzoek van een inschrijver worden verstrekt en alle informatie die het secretariaat op eigen initiatief verstrekt, moet voor alle inschrijvers op dezelfde wijze toegankelijk zijn als de aanbestedingsstukken.

De inschrijvers kunnen uiterlijk vier kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen om aanvullende inlichtingen verzoeken. Het secretariaat verstrekt de gevraagde informatie zo spoedig mogelijk en uiterlijk drie kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen.

Indien de informatie minder dan drie kalenderdagen vóór de uiterste datum wordt verstrekt, verlengt het secretariaat de termijn voor de indiening van de inschrijvingen.

Het secretariaat is niet verplicht te antwoorden op verzoeken om aanvullende inlichtingen die het minder dan vier kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen ontvangt, maar mag dat wel doen. Als de termijn voor de indiening van verzoeken om aanvullende informatie op een feestdag, zondag of zaterdag valt, eindigt de termijn bij het verstrijken van het laatste uur van de volgende werkdag.

In overeenstemming met goed bestuur is het verplicht contact op te nemen met de inschrijvers om hen te verzoeken ontbrekende informatie of documenten in verband met uitsluitings- of selectiecriteria of ontbrekende handtekeningen in te dienen. In dergelijke gevallen moet middels een aantekening in het aanbestedingsdossier naar behoren worden gemotiveerd en gedocumenteerd waarom een inschrijver niet is gecontacteerd. Het verzoek om verduidelijking mag echter niet leiden tot een wijziging van de inhoud of de prijs van de reeds ingediende inschrijving.

4.1.16. Resultaten van de beoordeling en gunningsbesluit

Na de evaluatie besluit de ordonnateur aan wie een opdracht wordt gegund, met inachtneming van de in de aanbestedingsstukken vermelde selectie- en gunningscriteria, en ondertekent hij een gunningsbesluit.

Het secretariaat stelt de gekozen inschrijver en de afgewezen inschrijvers in kennis van de redenen waarom het besluit is genomen, alsmede van de duur van de in punt 4.1.18 van deze regeling bedoelde wachttermijn. Daarna kan de ordonnateur het contract met de geselecteerde inschrijver ondertekenen. De geselecteerde inschrijver ondertekent het contract eerst.

4.1.17. Informatieverstrekking aan gegadigden en inschrijvers

In één begrotingsjaar gegunde opdrachten tussen 20 001 EUR en de in Richtlijn 2014/24/EU bedoelde drempel van de richtlijn worden vóór 30 juni van het volgende jaar op de website van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap bekend gemaakt

4.1.18. Wachttermijn voor de ondertekening van het contract

Voor procedures met meer dan één inschrijver geldt een wachttermijn van ten minste zeven kalenderdagen. De wachttermijn gaat in op de dag na de gelijktijdige verzending van de kennisgeving van het resultaat van de selectieprocedure via elektronische weg aan alle inschrijvers (al dan niet succesvol). De ordonnateur ondertekent het contract niet vóór het einde van de wachttermijn.

In voorkomend geval kan het secretariaat de ondertekening van de overeenkomst voor aanvullend onderzoek opschorten als dit gerechtvaardigd is op grond van door inschrijvers tijdens de wachttermijn ingediende verzoeken of opmerkingen of andere tijdens die periode ontvangen relevante informatie.

4.1.19. Annulering van de aanbestedingsprocedure

Het secretariaat kan de procedure vóór de ondertekening van de overeenkomst annuleren zonder dat de gegadigden of inschrijvers aanspraak kunnen maken op enige schadeloosstelling.

Er wordt tot annulering besloten wanneer de opdracht niet wordt gegund (bv. omdat geen enkele inschrijving voldeed, geen inschrijving aan de selectiecriteria of de technische specificaties beantwoordde, geen enkele inschrijving de minimumkwaliteitsdrempels behaalde, enz.), de behoeften die aan de basis lagen van de aanbestedingsprocedure achterhaald zijn (bv. als gevolg van een wijziging van de beleidsprioriteiten) of indien de financiering van het verwachte contract niet is gewaarborgd.

Het annuleringsbesluit wordt ondertekend door de ordonnateur.

Uiterlijk 15 dagen na de ondertekening van het annuleringsbesluit stelt het secretariaat alle inschrijvers schriftelijk (per e-mail of per post) in kennis van de redenen voor de annulering.