GEDRAGSCODE INZAKE DE TOEGANG VAN HET PUBLIEK TOT DOCUMENTEN VAN DE RAAD EN DE COMMISSIE

(93/730/EG)

DE COMMISIE EN DE RAAD,

GELET op de verklaring betreffende het recht op toegang tot informatie, gehecht aan de Slotakte van het Verdrag betreffende de Europese Unie, waarin wordt onderstreept dat de doorzichtigheid van het besluitvormingsproces het democratische karakter van de Instellingen en het vertrouwen van het publiek in het bestuur versterkt,

GELET op de conclusies van de Europese Raad van Birmingham en die van Edingburgh waarin een aantal beginselen zijn overeengekomen ter bevordering van een Gemeenschap die dichter bij de burgers staat,

GELET op de conclusies van de Europese Raad van Kopenhagen waarin het beginsel dat de burgers recht hebben op een zo volledig mogelijke toegang tot informatie opnieuw wordt bevestigd en aan de Raad en de Commissie wordt verzocht zo spoedig mogelijk maatregelen te nemen om dit beginsel gestalte te geven,

HET WENSELIJK ACHTEND dat de beginselen die zullen gelden voor de toegang tot de documenten van de Commissie en de Raad gezamenlijk worden vastgesteld, met dien verstande dat elke Instelling deze beginselen door middel van specifieke bestuursrechtelijke bepalingen ten uitvoer moet leggen,

OVERWEGENDE dat deze beginselen geen afbreuk doen aan de geldende bepalingen inzake de toegang tot dossiers die rechtstreeks betrekking hebben op personen die daarbij een specifiek belang hebben;

OVERWEGENDE dat deze beginselen ten uitvoer moeten worden gelegd met volledige eerbiediging van de bepalingen betreffende als geheim aangemerkte informatie;

OVERWEGENDE dat een dergelijke gedragscode hun beleid inzake voorlichting en kennisgeving zal aanvullen,

KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN:

Algemeen beginsel

Het publiek zal zo ruim mogelijk toegang krijgen tot documenten die bij de Commissie en de Raad berusten.

Onder document wordt verstaan ieder stuk met bestaande gegevens, op ongeacht welke drager, dat bij de Raad of de Commissie berust.

Behandeling van de oorspronkelijke verzoeken

Het verzoek om toegang tot een document moet schriftelijk en voldoende duidelijk geformuleerd worden ingediend en moet met name elementen bevatten die het mogelijk maken te achterhalen om welk document of welke documenten het gaat.

Waar nodig zal de betrokken Instelling de aanvrager verzoeken zijn verzoek te verduidelijken.

Wanneer de auteur van het document dat bij de Instelling berust een natuurlijke of een rechtspersoon, een Lid-Staat, een andere Instelling of een orgaan van de Gemeenschap of enige andere nationale of internationale organisatie is, moet het verzoek rechtstreeks tot de auteur van het document worden gericht.

De betrokken Instelling vindt in overleg met de aanvragers een billijke oplossing voor steeds terugkerende verzoeken en/of verzoeken betreffende lijvige documenten.

De toegang tot documenten neemt de vorm aan van inzage ter plaatse of het verstrekken van een kopie op kosten van de aanvrager, tegen een redelijke prijs.

De betrokken Instelling kan bepalen dat degene aan wie het document wordt meegedeeld, bedoeld document niet zonder haar voorafgaande toestemming voor commerciële doeleinden mag vermenigvuldigen of verspreiden door rechtstreekse verkoop.

De bevoegde diensten van de betrokken Instelling stellen de aanvrager binnen een maand schriftelijk in kennis van hetzij de inwilliging van zijn verzoek, hetzij hun voornemen de Instelling voor te stellen dat verzoek af te wijzen.

Behandeling van confirmatieve verzoeken

Wanneer de bevoegde diensten van de betrokken Instelling voornemens zijn deze Instelling voor te stellen het verzoek van de betrokkene af te wijzen, stellen zij deze daarvan in kennis, waarbij wordt vermeld dat de betrokkene een maand de tijd heeft om een confirmatief verzoek tot de Instelling te richten om haar standpunt te herzien, en dat, als hij dit niet doet, zal worden aangenomen dat hij van zijn oorspronkelijk verzoek heeft afgezien.

Indien een dergelijk confirmatief verzoek wordt ingediend en de betrokken Instelling besluit kennisgeving van het document te weigeren, dan wordt dit afwijzend besluit, dat binnen de maand volgende op de indiening van het verzoek moet worden genomen, zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de aanvrager medegedeeld; deze beslissing moet naar behoren met redenen omkleed zijn en moet vermelden welke beroepsmogelijkheden openstaan, namelijk beroep via de rechter en bemiddeling door de ombudsman onder de in de artikelen 173, respectievelijk 138 E van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap bepaalde voorwaarden.

Uitzonderingen

De Instellingen weigeren de toegang tot een document als de verspreiding daarvan schade kan toebrengen aan:

- de bescherming van het algemeen belang (openbare veiligheid, internationale betrekkingen, monetaire stabiliteit, gerechtelijke procedures, inspectie- en enquêteactiviteiten),

- de bescherming van individu en van de persoonlijke levenssfeer,

- de bescherming van geheime handels- en industriële gegevens,

- de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap,

- de bescherming van de vertrouwelijkheid waar de natuurlijke of rechtspersoon die de informatie heeft verstrekt om heeft verzocht of welke krachtens de wetgeving van de Lid-Staat die de informatie heeft verstrekt vereist is.

Zij kunnen de toegang tot een document ook weigeren om het belang van de Instelling met betrekking tot de geheimhouding van haar beraadslagingen te beschermen.

Tenuitvoerlegging

De Commissie en de Raad nemen elk voor zich vóór 1 januari 1994 de maatregelen die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van deze beginselen.

Nieuw onderzoek

De Raad en de Commissie komen overeen dat deze gedragscode na twee jaar ervaring opnieuw zal worden onderzocht op basis van verslagen die zijn voorbereid door de secretarissen-generaal van de Raad en die van de Commissie.