ACCOUNTANTSVERSLAG BETREFFENDE DE REKENINGEN VAN DE REKENKAMER OVER HET BEGROTINGSJAAR 1996 (97/C 326/05)

BERICHT AAN DE LEZER

Onverminderd de bepalingen van artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, waarbij de verantwoordelijkheid voor de controle van alle ontvangsten en uitgaven van de Gemeenschap bij de Rekenkamer wordt gelegd, en de bepalingen van artikel 206 van dit Verdrag betreffende het verlenen van kwijting, laat de Rekenkamer sedert de afsluiting van het begrotingsjaar 1987 jaarlijks de rekeningen betreffende haar intern administratief beheer door een onafhankelijke accountant controleren.

De verslagen die de onafhankelijke accountant van de Rekenkamer heeft opgesteld over de rekeningen van de Kamer betreffende de begrotingsjaren 1987-1991 werden alleen ter kennis van de voorzitter van de Commissie Begrotingscontrole van het Europees Parlement gebracht.

Overeenkomstig het besluit van het college van de Rekenkamer op haar zitting van 8 juli 1993 worden de verslagen van de onafhankelijke accountant sedert het begrotingsjaar 1992 in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt.

De financiële staten bij het hiernavolgende verslag berusten op de boekhoudkundige gegevens die de Rekenkamer aan de Commissie heeft meegedeeld met het oog op de opstelling van de jaarrekening en de financiële balans van de Europese Gemeenschappen voor het begrotingsjaar 1996. Deze boekhoudkundige gegevens zijn op schriftelijke aanvraag verkrijgbaar bij de Dienst Externe Betrekkingen met de instellingen en public relations van de Rekenkamer.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

Verklaring betreffende de juistheid en getrouwheid van de financiële staten per 31 december 1996

Aan de leden van de Europese Rekenkamer

Overeenkomstig de van de Europese Rekenkamer ontvangen opdracht hebben wij de volgende gegevens getoetst:

- de boekhoudkundige gegevens die de Europese Rekenkamer heeft meegedeeld aan de Commissie met het oog op de opstelling van de jaarrekening en de financiële balans van de Europese Gemeenschappen voor het begrotingsjaar 1996;

- de financiële staten van de Europese Rekenkamer per 31 december 1996, die op voornoemde boekhoudkundige gegevens berusten en bedoeld zijn voor bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

De boekhoudkundige gegevens en de financiële staten vallen onder de verantwoordelijkheid van de Europese Rekenkamer. Het is onze verantwoordelijkheid om, op basis van de door ons uitgevoerde accountantscontrole, een oordeel over de boekhoudkundige gegevens en de financiële staten te geven.

Wij hebben onze werkzaamheden volgens de internationale controlenormen verricht. Dit houdt in dat de controle zodanig gepland en verricht moest worden dat redelijke zekerheid verkregen werd dat de boekhoudkundige gegevens en de financiële staten geen significante onjuistheden bevatten. Een controlebezoek behelst het onderzoeken, op basis van steekproeven, van bewijsmiddelen ter onderbouwing van de in de boekhoudkundige gegevens en de financiële staten vervatte bedragen en data. Bovendien moet een beoordeling plaatsvinden van de boekhoudkundige beginselen, de gevolgde boekhoudkundige methoden en de significante ramingen die de Europese Rekenkamer voor de vaststelling van de rekeningen heeft opgesteld, alsmede van de algehele presentatie van de rekeningen. Wij zijn dan ook van mening dat ons oordeel goed is gefundeerd.

Naar ons oordeel geven de bijgaande boekhoudkundige gegevens en financiële staten, overeenkomstig het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften daarbij, de toepasselijke boekhoudkundige beginselen en de interne regels van de Europese Rekenkamer, een getrouw beeld van het vermogen en de financiële situatie van de Europese Rekenkamer per 31 december 1996, alsook van de staat van haar ontvangsten en uitgaven van het op die datum afgesloten begrotingsjaar.

Luxemburg, 26 juni 1997.

Coopers & Lybrand S.C.

Accountants

vertegenwoordigd door

Marie-Jeanne CHÈVREMONT Pascal RAKOVSKY

FINANCIËLE STATEN PER 31 DECEMBER 1996

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Toelichtingen bij de financiële staten per 31 december 1996

BOEKHOUDKUNDIGE BEGINSELEN

1. a) Boekhoudkundige voorschriften

De boekhouding van de Europese Rekenkamer wordt gevoerd en de financiële staten worden opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom, EGKS) nr. 2335/95 van de Raad van 18 september 1995, en van Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 van de Commissie van 9 december 1993 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement.

Overeenkomstig artikel 136 van de voornoemde uitvoeringsvoorschriften worden de financiële staten ingediend overeenkomstig algemeen aanvaarde boekhoudkundige beginselen, waaronder met name de beginselen die zijn vastgelegd in de richtlijnen van de Raad, tenzij bij verordening anders bepaald.

b) Eigen ontvangsten van de Rekenkamer

De eigen ontvangsten van de Rekenkamer worden geboekt op basis van de in de loop van het begrotingsjaar werkelijk ontvangen bedragen.

Verschuldigde bedragen die bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog niet zijn ingevorderd worden op de actiefzijde van de balans in de rubriek "Diverse debiteuren" onder de post "Nog in te vorderen ontvangsten" opgenomen. Op de passiefzijde van de balans is een tegenpost met dezelfde benaming in de rubriek "Diverse crediteuren" opgenomen. Deze boekingen worden geristorneerd als de invordering heeft plaatsgehad.

c) Uitgaven

De uitgaven van het begrotingsjaar die zijn vermeld in de "Staat van ontvangsten en uitgaven" zijn de betalingen die werden verricht ten laste van de kredieten van het begrotingsjaar zelf en van de kredieten die krachtens de terzake geldende voorschriften uit het vorige begrotingsjaar werden overgedragen.

Voor dit begrotingsjaar werden, overeenkomstig artikel 6, zesde alinea, van het Financieel Reglement, de uitgaven in aanmerking genomen waarvan de betalingsopdracht uiterlijk op 31 december bij de financieel controleur en uiterlijk op 10 januari daaropvolgend bij de rekenplichtige is binnengekomen, en de betaling uiterlijk op 15 januari daaropvolgend door de rekenplichtige is verricht.

d) Vaste activa

De gebouwen, het materieel en het meubilair worden gewaardeerd op hun aanschafwaarde. Wanneer deze in nationale valuta is uitgedrukt, wordt zij omgerekend in Ecu tegen de ten tijde van de aanschaf geldende boekhoudkundige koers. Er wordt geen enkele afschrijving toegepast omdat de aanschafkosten integraal worden geboekt op de desbetreffende uitgavenrekening in het begrotingsjaar van aanschaf. De totale waarde van de vaste activa blijft gedurende hun hele benuttingstijd geregistreerd op de actiefzijde, met een tegenpost voor hetzelfde bedrag aan de passiefzijde onder de rubriek "Eigen vermogen".

Het materieel en het meubilair worden slechts onder de vaste activa geregistreerd wanneer de waarde van de goederen 350 ECU of meer bedraagt.

e) Benodigdheden

Deze rubriek omvat een voorraad kantoorbenodigdheden en andere verbruiksgoederen die respectievelijk op de laatstbekende prijs en op de aanschafprijs worden gewaardeerd, met een tegenpost voor hetzelfde bedrag aan de passiefzijde onder de rubriek "Eigen vermogen". Wanneer de aanschafprijs in nationale valuta is uitgedrukt, wordt deze omgerekend in Ecu tegen de boekhoudkundige koers die voor de opstelling van de balans is gehanteerd.

f) Wisselkoersverschillen

Winst en verlies op wisselkoersen worden respectievelijk onder de rubrieken "Diverse ontvangsten" en "Huishoudelijke uitgaven - overige" geboekt.

ONTVANGSTEN VOORTVLOEIENDE UIT DE ADMINISTRATIEVE WERKING

2. De rubriek "Ontvangsten voortvloeiende uit de administratieve werking" omvat hoofdzakelijk:

- de ontvangsten uit de publicatie van de verslagen en adviezen van de Europese Rekenkamer in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen;

- de betaling van actuariële reserves door de nationale pensioenfondsen en socialezekerheidsinstanties in verband met de overdracht van pensioenrechten van ambtenaren.

EIGEN VERMOGEN

3. Het bedrag aan eigen vermogen, vastgesteld volgens de onder 1. d) en 1. e) beschreven beginselen, omvat aan het eind van het begrotingsjaar:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

DIVERSE DEBITEUREN

4. De rubriek "Diverse debiteuren" omvat aan het eind van het begrotingsjaar:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

De post "Vorderingen op leden en personeel van de instelling" betreft voornamelijk voorschotten op de kosten van dienstreizen die de leden en het personeel van de instelling reeds hebben gemaakt.

De post "Nog in te vorderen ontvangsten" omvat de verschuldigde maar nog niet ingevorderde bedragen, met een tegenpost op de tussenrekening met dezelfde benaming onder de rubriek "Diverse crediteuren".

De post "Nog aan te wijzen uitgaven" omvat aan het eind van het begrotingsjaar door de Commissie gefactureerde bedragen die om praktische redenen niet ten laste van de begroting konden worden gebracht.

DIVERSE CREDITEUREN

5. De rubriek "Diverse crediteuren" omvat aan het eind van het begrotingsjaar:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

In de subrubriek "Schuld aan de credit-cardinstantie" wordt het totaal opgenomen van de bedragen die zijn gefactureerd door het bij de Kamer onder contract staande reisbureau alvorens deze door de kredietinstelling worden geïnd.

De tussenrekening "Ontvangsten die opnieuw kunnen worden aangewend" komt overeen met de nog niet aangewende tegenwaarde van de aan de actiefzijde opgenomen bedragen uit hoofde van de uitkering van schadevergoeding, fiscale terugbetalingen of de opbrengst van de verkoop van vaste activa. De ontvangsten die opnieuw kunnen worden aangewend, worden bestemd voor nieuwe uitgaven van dezelfde aard en moeten uiterlijk aan het eind van het volgende begrotingsjaar zijn gebruikt.

In de subrubriek "Te innen ontvangsten" worden de vastgestelde vorderingen bij de lidstaten uit hoofde van de overdracht van pensioenrechten opgenomen, voor welke vorderingen nog geen financiële geldstroom heeft plaatsgevonden.

NOG NIET AFGEWIKKELDE BETALINGEN

6. Volgens het Financieel Reglement worden betalingen, waarvoor de betalingsopdracht is gegeven vóór de afsluiting van het begrotingsjaar en die worden verricht tussen 1 en 15 januari van het volgende begrotingsjaar, geboekt als uitgaven van het begrotingsjaar en op de passiefzijde van de balans opgenomen als nog niet afgewikkelde betalingen.

NAAR HET VOLGENDE BEGROTINGSJAAR OVER TE DRAGEN BEHEERSALDO

7. Het beheersaldo van het begrotingsjaar wordt bepaald door het verschil tussen de totale ontvangsten van het begrotingsjaar, en de uitgaven ten laste van kredieten van het begrotingsjaar zelf en van uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten.

Het beloop van het naar het volgende begrotingsjaar over te dragen beheersaldo is als volgt:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BEGROTINGSUITVOERING

8. Voor de begrotingsuitvoering in het begrotingsjaar 1996 wordt onderscheid gemaakt tussen de uitvoering met overgedragen kredieten en de uitvoering met kredieten van het begrotingsjaar zelf.

a) De overgedragen kredieten omvatten enerzijds alle aangegane betalingsverplichtingen die niet betaalbaar zijn gesteld vóór de afsluiting van het begrotingsjaar en ten laste van de Kamer komen, en anderzijds de kredieten ten aanzien waarvan de begrotingsautoriteit een besluit tot overdracht heeft genomen. De uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten die niet worden benut tijdens het volgende begrotingsjaar worden geannuleerd.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

b) De uitvoering met kredieten van het begrotingsjaar zelf omvat de betalingen die worden verricht ten laste van de kredieten waarvoor betalingsverplichtingen zijn aangegaan. Het niet betaalbaar gestelde saldo van de betalingsverplichtingen kan worden overgedragen naar het volgende begrotingsjaar. Kredieten waarvoor aan het eind van het begrotingsjaar geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan, worden in de regel geannuleerd.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Het totaal van de betalingen met overgedragen kredieten (2 108 386 ECU) en met kredieten van het begrotingsjaar zelf (51 754 030 ECU) beloopt 53 862 416 ECU, hetgeen overeenkomt met het totaal van de uitgaven dat wordt vermeld in de staat van ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar 1996.

Verslag over de administratieve en boekhoudkundige procedures, het financieel beheer en het systeem van interne controle

Aan de leden van de Europese Rekenkamer

In het kader van onze controle van de op 31 december 1996 vastgestelde jaarrekening en financiële balans van de Europese Rekenkamer hebben wij een onderzoek verricht naar de door de Europese Rekenkamer gehanteerde administratieve en boekhoudkundige procedures en het systeem van interne controle.

I. DOEL EN AANPAK

Met ons onderzoek wilden wij nagaan of de correcte toepassing van de voorschriften voor interne controle de verschillende afdelingen van de Kamer in staat stelt borg te staan voor:

- een regelmatige en samenhangende controlestructuur;

- een stelselmatige naleving van de begrotingsprocedure;

- de betrouwbaarheid van de door de Kamer opgestelde financiële staten.

Deze voorschriften voor interne controle berusten op uitdrukkelijke bepalingen in de verordeningen en basisteksten en vormen tevens de toepassing van algemene beginselen van goed beheer.

De voornaamste verordeningen en basisteksten zijn:

- het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom, EGKS) nr. 2335/95 van 18 september 1995;

- Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 van de Commissie van 9 december 1993 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement;

- de interne regels van de Rekenkamer voor de uitvoering van de begroting van de Kamer, vastgesteld bij Besluit nr. 94-75 van 20 december 1994.

Ons onderzoek was dan ook hoofdzakelijk gericht op de inhoud en de beschrijving van de voornaamste administratieve procedures en boekhoudsystemen van de Rekenkamer en voorts op de analyse en evaluatie van de interne controle en van de desbetreffende computerbeveiligingen. Daarnaast werden, op contradictoire basis, gesprekken gevoerd met de diverse dienstverantwoordelijken en hun medewerkers en werden steekproeven verricht op de bewijsstukken betreffende de in de rekeningen van de Kamer opgenomen verrichtingen.

Aard en omvang van de uitgevoerde tests werden bepaald op basis van ons oordeel over de kwaliteit van de interne controle van de Rekenkamer en bieden bijgevolg geen zekerheid dat alle eventuele gebreken volledig werden opgespoord. Niettemin zijn wij van mening dat onze conclusie over het onderzoek betreffende het controlesysteem en het financieel beheer van de Rekenkamer met onze zorgvuldigheid op redelijke wijze is onderbouwd.

II. CONCLUSIE

Op grond van het gedetailleerde onderzoek volgens de bovenstaande aanpak concluderen wij dat:

- de rekeningen zeer betrouwbaar zijn, zodat door ons geen correcties of aanpassingen worden voorgesteld;

- de informatiesystemen correct werken en voldoen aan de systemen van interne controle zoals deze door ons worden opgevat en ook in de voornoemde regelgeving zijn vastgelegd.

Luxemburg, 26 juni 1997.

Coopers & Lybrand S.C.

Accountants

vertegenwoordigd door

Marie-Jeanne CHÈVREMONT Pascal RAKOVSKY