BESLUIT VAN DE RAAD

van 25 mei 1999

betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die de belangen van de Gemeenschappen schaadt

(1999/394/EG, Euratom)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 207, lid 3,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en met name op artikel 121, lid 3,

Gelet op het reglement van orde van de Raad, en met name op artikel 21, lid 2,

(1) Overwegende dat in Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999(1), alsmede in Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad van 25 mei 1999(2) betreffende de door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) verrichte onderzoeken, is bepaald dat het Bureau binnen de bij het EG-Verdrag en het Euratom-Verdrag opgerichte of op grond daarvan ingestelde instellingen, organen en lichamen administratieve onderzoeken opent en voert;

(2) Overwegende dat de verantwoordelijkheid van het door de Commissie opgerichte Europees Bureau voor fraudebestrijding niet tot de bescherming van de financiële belangen beperkt blijft, doch zich uitstrekt tot alle werkzaamheden van het Bureau ter bescherming van de belangen van de Gemeenschap tegen onregelmatige handelingen die tot administratieve of strafrechtelijke vervolgingen aanleiding kunnen geven;

(3) Overwegende dat de draagwijdte en de doeltreffendheid van de fraudebestrijding moeten worden vergroot door te profiteren van de op het gebied van administratieve onderzoeken aanwezige deskundigheid;

(4) Overwegende dat alle instellingen, organen en instanties het Bureau bijgevolg uit hoofde van hun administratieve zelfstandigheid de taak moeten opdragen interne administratieve onderzoeken in te stellen die zijn gericht op de opsporing van ernstige feiten in verband met de uitoefening van werkzaamheden in dienstverband die kunnen worden aangemerkt als een niet-nakoming van de verplichtingen van de ambtenaren en andere personeelsleden van de Gemeenschappen, zoals genoemd in de artikelen 11, 12, tweede en derde alinea, 13, 14, 16 en 17, eerste alinea, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, hierna "Statuut" genoemd, waardoor de belangen van deze Gemeenschappen worden geschaad, en aanleiding tot tuchtrechtelijke en, eventueel, strafrechtelijke vervolgingen kan geven, of als veroorzaakt door grove schuld als bedoeld in artikel 22 van het Statuut ofwel als een niet-nakoming van overeenkomstige verplichtingen van de leden, bestuurders of personeelsleden van de instellingen, organen en instanties van de Gemeenschappen die niet aan het Statuut onderworpen zijn, ofwel als een niet-nakoming van de verplichtingen die het communautaire recht oplegt aan de leden van de Raad en zijn organismen, in het kader van de werkzaamheden die zij in deze hoedanigheid verrichten;

(5) Overwegende dat deze onderzoeken bij alle instellingen, organen en instanties van de Gemeenschappen onder gelijkwaardige voorwaarden moeten worden uitgevoerd, zonder dat de toekenning van deze taak aan het Bureau afbreuk doet aan de eigen verantwoordelijkheid van de instellingen, organen of instanties, noch de rechtsbescherming van de betrokken personen in enig opzicht vermindert;

(6) Overwegende dat, in afwachting van de wijziging van het Statuut nadere regels moeten worden vastgesteld volgens welke de leden van de instellingen en organen, de bestuurders van de instanties alsmede ambtenaren en andere personeelsleden van de instellingen, organen en instanties met het oog op het goede verloop van de interne onderzoeken samenwerken;

(7) Overwegende dat artikel 4, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 bepaalt dat elke instelling, elk orgaan en elke instantie een besluit aanneemt dat met name regels bevat betreffende de verplichting voor de leden, bestuurders, ambtenaren en andere personeelsleden van de instellingen, organen of instanties om aan de personeelsleden van het Bureau hun medewerking te verlenen en inlichtingen te verstrekken, de door de personeelsleden van het Bureau bij het verrichten van interne onderzoeken in acht te nemen procedures en de waarborgen inzake de rechten van personen naar wie een intern onderzoek wordt ingesteld;

(8) Overwegende dat op grond van het interinstitutioneel akkoord van 25 mei 1999 tussen het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie en de Commissie van de Europese Gemeenschappen betreffende de interne onderzoeken verricht door het Europees Bureau voor fraudebestrijding(3) elke ondertekenende instelling, alsmede elke instelling, elk orgaan en elke instanties die dit akkoord nog zal ondertekenen, ertoe verbonden is een intern besluit vast te stellen overeenkomstig het aan dit akkoord gehechte model en daarvan slechts af te wijken wanneer bijzondere vereisten die hun eigen zijn zulks technisch noodzakelijk maken;

(9) Overwegende dat er, wat betreft de ambtenaren en andere personeelsleden van het secretariaat-generaal van de Raad, hierna "het secretariaat-generaal" te noemen, geen enkele bijzondere vereiste is die een afwijking van het modelbesluit technisch noodzakelijk maakt;

(10) Overwegende dat de Raad aan het Bureau de taak dient op te dragen binnen de Raad administratieve onderzoeken in te stellen die zijn gericht op de opsporing van ernstige feiten die een niet-nakoming kunnen vormen van de verplichtingen die het communautaire recht oplegt aan personen die lid zijn van de Raad en zijn organismen; dat men evenwel rekening moet houden met het feit dat de leden van de Raad en zijn organismen, anders dan de leden van de andere instellingen, hoofdzakelijk functies op nationaal niveau uitoefenen en dat zij wat de uitoefening van deze functies betreft onderworpen blijven aan het nationale recht; dat de toepassing van dit besluit bijgevolg dient te worden beperkt tot de werkzaamheden die deze personen verrrichten in hun hoedanigheid van leden van de instelling en naar organismen;

(11) Overwegende dat het Bureau geen enkele rechterlijke bevoegdheid bezit en slechts administratieve onderzoeken verricht; dat deze onderzoeken moeten worden verricht met volledige inachtneming van de terzake dienende bepalingen van de Verdragen tot oprichting van de Europese Gemeenschappen, met name het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten, en de ter uitvoering daarvan aangenomen teksten, alsmede het Statuut;

(12) Overwegende dat deze onderzoeken worden verricht volgens de voorwaarden en op de wijze die zijn vastgesteld in de verordeningen van de Europese Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie; dat deze verordeningen het Bureau evenwel geen enkel recht velenen op toegang tot de gebouwen waar de lidstaten, met name hun permanente vertegenwoordigingen, gehuisvest zijn;

(13) Overwegende dat het in het interinstitutioneel akkoord bedoelde interne besluit strikt beperkt is tot het verduidelijken van de verplichting om aan het Bureau medewerking te verlenen en informatie te verstrekken, de verplichting voor het Beveiligingsbureau om de personeelsleden van het Bureau bij te staan en omgekeerd de verplichting voor het Bureau om de personen naar wie het een onderzoek instelt, daarover in te lichten,

BESLUIT:

Artikel 1

Verplichting tot samenwerking met het Bureau

De secretaris-generaal, de diensten, evenals elke ambtenaar of elk personeelslid van het secretariaat-generaal zijn gehouden ten volle mee te werken met de personeelsleden van het Bureau en alle voor het onderzoek benodigde bijstand te verlenen. Daartoe verstrekken zij de personeelsleden van het Bureau alle terzake dienende gegevens en uitleg.

Onverminderd de terzake dienende bepalingen van de Verdragen tot oprichting van de Europese Gemeenschappen, met name het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten, alsmede de ter uitvoering daarvan aangenomen teksten, werken de leden van de Raad en van zijn instellingen ten volle met het Bureau samen.

Artikel 2

Mededelingsplicht

Ambtenaren of personeelsleden van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie die kennis krijgen van feiten welke het bestaan doen vermoeden van mogelijke gevallen van fraude, corruptie of van enige andere omwettige activiteit waardoor de belangen van de Gemeenschappen worden geschaad, of van ernstige feiten in verband met de uitoefening van werkzaamheden in dienstverband die kunnen duiden op een verzuim van de plichten van ambtenaren en andere personeelsleden van de Gemeenschappen en tot disciplinaire of, eventueel, strafrechtelijke vervolging kunnen leiden, of op een niet-nakoming van de verplichtingen die het communautaire recht oplegt aan personen die lid zijn van de Raad en zijn instellingen, in het kader van de werkzaamheden die zij in deze hoedanigheid verrichten, indien deze niet-nakoming de belangen van de Gemeenschappen schaadt, stellen onverwijld hun hoofd van dienst of directeur-generaal daarvan in kennis, dan wel, indien zij zulks nuttig achten, rechtstreeks de secretaris-generaal van de Raad of het Bureau.

De secretaris-generaal, de directeuren-generaal en de hoofden van dienst van het secretariaat-generaal doen elk feit waarvan zij kennis hebben gekregen en dat het bestaan doet vermoeden van onregelmatigheden als bedoeld in de eerste alinea, onverwijld toekomen aan het Bureau.

De ambtenaren en personeelsleden van het secreteriaat-generaal van de Raad van de Europese Unie mogen in geen geval wegens een in de eerste en tweede alinea bedoelde mededeling op onbillijke of discriminerende wijze worden behandeld.

Leden van de Raad en permanente vertegenwoordigers die kennis krijgen van de in de eerste alinea bedoelde feiten, stellen de voorzitter van de Raad of, indien zij zulks nuttig achten, rechtstreeks het Bureau daarvan in kennis. Gedelegeerden van de lidstaten die kennis krijgen van de in de eerste alinea bedoelde feiten, stellen de permanente vertegenwoordigers van hun lidstaat daarvan in kennis.

Artikel 3

Bijstand van het Beveiligingsbureau

Op verzoek van de directeur van het Bureau worden de personeelsleden van het Bureau bij de feitelijke uitvoering van de onderzoeken bijgestaan door het Beveilingingsbureau van het secretariaat-generaal van de Raad.

Artikel 4

Inlichting van de betrokkene

Wanneer de mogelijkheid van persoonlijke betrokkenheid van een lid van de Raad en zijn instellingen of van een ambtenaar van het secretariaat-generaal of van een personeelslid is gebleken, moet de betrokkene, wanneer zulks geen nadeel voor het onderzoek dreigt op te leveren, spoedig worden ingelicht. In geen geval kunnen na afloop van het onderzoek conclusies worden getrokken waarin een van de genoemde personen met name wordt genoemd zonder dat de betrokkene in de gelegenheid is gesteld zich over alle hem of haar betreffende feiten uit te spreken.

In gevallen waarin met het oog op het onderzoek absolute geheimhouding is vereist of waarin gebruik moet worden gemaakt van opsporingsmiddelen die tot de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke autoriteit behoren, kan de verplichting om de betrokken persoon de gelegenheid te geven zich uit te spreken in overleg met de voorzitter, respectievelijk de secretaris-generaal, worden opgeschort.

Artikel 5

Kennisgeving van seponering van het onderzoek

Indien, na afloop van een intern onderzoek, een lid, een permanente vertegenwoordiger, een gedelegeerde, een ambtenaar of een personeelslid geen enkel element ten laste kan worden gelegd, wordt het hem of haar betreffende interne onderzoek geseponeerd op grond van een besluit van de directeur van het Bureau, die de betrokkene daarvan schriftelijk in kennis stelt.

Artikel 6

Opheffing van de immuniteit

Elk van een nationale politiële of gerechtelijke autoriteit uitgaand verzoek tot opheffing van de vrijstelling van rechtsvervolging van een ambtenaar of van een ander personeelslid van het secretariaat-generaal van de Raad in verband met eventuele gevallen van fraude, corruptie of enige andere onwettige activiteit, wordt voor advies aan de directeur van het Bureau toegezonden. Indien een verzoek om opheffing van de immuniteit een lid van de Raad of zijn instellingen betreft, wordt het Bureau daarvan in kennis gesteld.

Artikel 7

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt op 1 juni 1999 in werking.

Gedaan te Brussel, 25 mei 1999.

Voor de Raad

De voorzitter

H. EICHEL

(1) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 1.

(2) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 8.

(3) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 15.