Verslag

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk, Bilbao, betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

(1999/C 372/01)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Oordeel van de Kamer

1. Dit verslag wordt aan de raad van bestuur van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk toegezonden overeenkomstig artikel 14, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad (1).

2. De Kamer heeft de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2062/94 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening (2) overeenkomstig de in artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2062/94 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid erover verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

Belangrijkste opmerkingen over de begrotingsuitvoering van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar

Jaarrekening en boekhouding

5. Het Agentschap heeft geen bewijsstukken overgelegd op grond waarvan kon worden vastgesteld of een saldo van 5000 ECU terecht in de rubriek "Diverse crediteuren" onder de passiva van de balans aan het eind van het begrotingsjaar is opgenomen.

6. De boekhoudafdeling van het Agentschap dient de periodieke afsluiting van de boeken te verrichten en de diverse saldi aan te sluiten en te analyseren zoals voorgeschreven in de toepassingsbepalingen bij haar financieel reglement.

Begrotingsuitvoering/Jaarperiodiciteitsbeginsel

7. Slechts 0,65 miljoen ECU (ofwel 62 %) van het totaalbedrag van 1,05 miljoen ECU aan van rechtswege overgedragen kredieten over het begrotingsjaar 1997 is daadwerkelijk besteed. Het resterende bedrag van 0,4 miljoen ECU, ofwel 38 %, is geannuleerd. Bij het totaalbedrag van de annuleringen wordt geen rekening gehouden met de aard van de overdrachten van rechtswege, die zouden moeten overeenkomen met verplichtingen jegens derden die aan het einde van het begrotingsjaar niet zijn voldaan.

8. Aan de hand van een analyse van de van rechtswege naar het begrotingsjaar 1999 overgedragen vastleggingen (1,9 miljoen ECU) kon niet worden nagegaan of enkele van deze overdrachten gegrond waren. De door het Agentschap gevolgde praktijk wat betreft kredietoverdrachten strookt niet met het in haar financieel reglement neergelegde periodiciteitsbeginsel.

BTW

9. Het Agentschap heeft de gedurende de begrotingsjaren 1996 en 1997 betaalde BTW (145000 ECU) nog steeds niet terugontvangen.

Aanbestedingen/Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

10. Teneinde meer offertes te ontvangen dient de termijn voor de indiening daarvan ten minste 40 dagen te bedragen. De in de aanbestedingen vastgelegde criteria moeten duidelijk zijn geformuleerd en als grondslag voor de beoordeling door de CCAM dienen.

Zetel

11. De eigenaar heeft een bankgarantie bedongen ter waarborging van de verplichtingen van het Agentschap uit hoofde van zijn huurcontract. In het algemeen is een dergelijke garantie niet nodig voor een orgaan van de Europese Unie. Om verlenging van deze garantie te voorkomen, zou het dienstig zijn vóór de vervaldatum hiervan opnieuw onderhandelingen te voeren.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 7 oktober 1999.

Voor de Rekenkamer

Jan O. KARLSSON

President

(1) PB L 216 van 20.8.1994, blz. 5.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2062/94 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 1998 opgesteld op 25 maart 1999, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Agentschap, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 9 april 1999 bij de Kamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN HET AGENTSCHAP

1. De Rekenkamer bezocht het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk van 14 tot en met 18 december 1998 en van 3 tot en met 7 mei 1999, en onderzocht de financiële staten betreffende het begrotingsjaar 1998.

2. Teneinde haar taak te vereenvoudigen, werden aan de Rekenkamer alle rekeningen en daarmee verband houdende bewijsstukken ter beschikking gesteld. De personeelsdossiers en de afgesloten contracten werden eveneens overgelegd.

3. Op 24 juni 1999 deed de Rekenkamer het Agentschap de opmerkingen toekomen die naar haar mening vermeld dienen te worden in het verslag over de financiële staten van het Agentschap betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar. De Rekenkamer heeft het Agentschap verzocht zijn toelichtingen op deze opmerkingen kenbaar te maken.

4. Het Agentschap wenst een toelichting te geven op de volgende paragrafen.

Financiële staten en boekhouding

5. Opmerking betreffende "Diverse crediteuren"

Het saldo van de crediteurenrekeningen, waarnaar de Rekenkamer verwijst, te weten 5000 ECU (3 % van het totaal van de crediteurenrekeningen) bestaat uit enkele niet- betaalde rekeningen, die moeilijk te identificeren zijn vanwege het grote aantal bewegingen op de crediteurenrekening. Het Agentschap doet de toezegging om bij de afsluiting van het begrotingsjaar 1999 een overzicht van de rekeningstand op de balans per leverancier te geven; deze maatregel kan gezien worden als een van de vorderingen die in de loop van het begrotingsjaar 1998/1999 geboekt werden.

6. Opmerkingen betreffende de maandelijkse afsluiting

Het Agentschap is het geheel eens met de opmerking betreffende de maandelijkse afsluiting: deze zal in de loop van het begrotingsjaar 1999 vorm krijgen door het vaststellen van geschikte procedures en middelen.

Begrotingsuitvoering/Jaarperiodiciteitsbeginsel

7. De annuleringen hebben betrekking op de kredieten die vastgelegd zijn voor handelingen die in onderling overleg met de contractanten zijn geannuleerd; derhalve zijn alle verplichtingen ten aanzien van dezen nagekomen. Andere annuleringen hebben betrekking op de kredieten die vastgelegd zijn om de laatste contractbetalingen aan de knooppunten te voldoen: deze zijn niet verricht vanwege de vertraagde uitvoering van de projecten. Deze laatste betalingen worden gedekt door de kredieten die zijn vastgelegd in de begroting voor 1999.

8. Het Agentschap zal ernaar streven om in de toekomst geen kredieten meer onder de door de Rekenkamer geconstateerde voorwaarden over te dragen.

BTW

9. Het Agentschap is, op advies van de Spaanse belastingdienst, begonnen met procedures om de BTW rechtstreeks in te vorderen bij de leveranciers. Voorzien is de eerste terugbetalingen plaats te laten vinden voor het einde van dit jaar.

Aanbestedingen/Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

10. Het Agentschap zal de aanbevelingen van de Rekenkamer in deze opvolgen door voor alle aanbestedingen die ter beoordeling aan het CCAM voorgelegd worden een termijn van ten minste 40 dagen te vast te stellen.

Zetel

11. Het huurcontract is gebonden aan de Spaanse wetgeving en plaatselijke gebruiken, die een bankgarantie bedingen. Om gevolg te geven aan de aanbeveling van de Rekenkamer zal het Agentschap deze voorwaarde, verbonden aan het huurcontract, tijdens een eventuele onderhandeling over de hernieuwing van het huurcontract eind 2000 aan de orde stellen.