++++

BESCHIKKING No . 14-64

van 8 juli 1964

met betrekking tot de commerciële en boekhoudkundige bescheiden welke door de ondernemingen dienen te worden overgelegd aan de ambtenaren of gemachtigden der Hoge Autoriteit die belast zijn met verifiërende of controlerende taken op het gebied van de prijzen

DE HOGE AUTORITEIT ,

Gezien de artikelen 8 , 47 , 60 tot en met 64 , 80 , 82 en 86 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal ,

Overwegende dat de Hoge Autoriteit tot taak heeft de in het Verdrag vervatte doelstellingen te verwezenlijken en in het bijzonder zorg te dragen voor de naleving door de ondernemingen van de verplichtingen welke voor hen voortvloeien uit de bepalingen van het Verdrag en uit de voor de toepassing van het Verdrag gegeven beschikkingen ;

Overwegende dat de vervulling van deze taak , met name op het gebied van de prijzen , met zich meebrengt dat bij de ondernemingen verificaties en controles aan de hand van bewijsstukken worden verricht ;

Overwegende dat dergelijke verificaties en controles slechts doeltreffend kunnen zijn indien de feiten en handelingen , welke voor de Hoge Autoriteit de vereiste bronnen van inlichting kunnen vormen , in de commerciële en boekhoudkundige bescheiden kunnen worden vastgesteld ;

Overwegende dat derhalve de ondernemingen in staat dienen te zijn aan de ambtenaren of gemachtigden van de Hoge Autoriteit commerciële en boekhoudkundige bescheiden over te leggen , welke de gegevens bevatten die voor een doeltreffende controle op de naleving der prijsvoorschriften onmisbaar zijn ;

Overwegende dat de ambtenaren of gemachtigden van de Hoge Autoriteit op grond van deze verificaties en controles eveneens in staat dienen te zijn het totale bedrag van de krachtens artikel 64 onregelmatige verkopen en zo nodig ook de omzet der onderneming in de zin van artikel 82 van het Verdrag , vast te stellen ;

Overwegende dat de deelnemende staten wets - en reglementsvoorschriften hebben uitgevaardigd met betrekking tot de verplichting der ondernemingen om een regelmatige boekhouding bij te houden , doch dat deze bepalingen geen passende strafbepalingen bevatten ten aanzien van de behoeften van de Hoge Autoriteit ;

Overwegende dat , onverminderd de verplichting der ondernemingen om de Hoge Autoriteit al hun boekhoudkundige en commerciële boeken en bescheiden ter verificatie ter beschikking te stellen voor zover de Hoge Autoriteit voor de vervulling van haar taak hierover moet kunnen beschikken , in het bijzonder dient te worden voorkomen dat de ondernemingen zich aan een doeltreffende verificatie zouden kunnen onttrekken door zich te beroepen op het ontbreken van een boekhouding of van commerciële bescheiden ;

Overwegende dat het te dien einde noodzakelijk is de ondernemingen krachtens artikel 47 van het Verdrag te verplichten om toereikende boekhoudkundige en commerciële bescheiden met alle bewijsstukken onder zich te houden , ten einde deze ter beschikking te kunnen stellen van de door de Hoge Autoriteit met verifiërende of controlerende taken belaste personen ;

Overwegende dat het , ondanks de voor de ondernemingen uit hun nationale wetgeving voortvloeiende verplichtingen op het gebied van de boekhouding , noodzakelijk is dat in een voor alle ondernemingen bindende beschikking bepaalde elementen worden omschreven welke in de boekhouding moeten voorkomen ;

Overwegende dat het eveneens noodzakelijk is dat de ondernemingen voor elke verkoop een factuur of enig ander op de verkoop betrekking hebbend document opstellen , dat de voor de uitoefening van een doeltreffende controle onmisbare gegevens bevat ;

Overwegende dat een tijdslimiet dient te worden vastgesteld ten aanzien van de verplichting der ondernemingen om boekhoudkundige en commerciële bescheiden te bewaren met het oog op de taken van de Hoge Autoriteit welke onderzoekingen op het gebied van de prijzen noodzakelijk kunnen maken ,

BESLUIT :

Artikel 1

De ondernemingen zijn verplicht boekhoudkundige en commerciële bescheiden onder zich te houden en bij de controle of verificatie van de prijzen aan de ambtenaren of gemachtigden van de Hoge Autoriteit ter beschikking te stellen , welke ten minste omvatten :

a ) de orderdossiers met de daarop betrekking hebbende correspondentie , zodanig geordend dat controle ervan mogelijk is ;

b ) voor alle verkooptransacties kopieën van de facturen of ieder ander tot de boekhouding behorend stuk waarin ten minste de volgende gegevens zijn vermeld :

_ naam en adres van de koper ;

_ aard , kwaliteit en hoeveelheid van het verkochte produkt ;

_ datum van de factuur en van de levering ;

_ prijs en alle overige berekende verkoopvoorwaarden ;

deze stukken dienen zodanig te zijn geordend dat de juistheid der boekingen kan worden gecontroleerd ;

c ) een verkoopboek of ieder ander hiervoor in de plaats tredend boekhoudkundig stuk waarin in chronologische volgorde alle verkopen zijn genoteerd met vermelding van ten minste de datum van het verkoopdocument , de naam van de koper of het factuurnummer en de te betalen bedragen ;

d ) een kasboek waarin in chronologische volgorde alle ontvangsten en uitgaven in contanten zijn genoteerd met vermelding van de datum , de naam van de koper en het bedrag , zodanig bijgehouden dat te allen tijde een verificatie van het kassaldo mogelijk is ;

e ) de uittreksels en andere stukken betreffende de bankrekeningen en postgiro's , voor iedere financiële instelling afzonderlijk en in chronologische volgorde , zodanig bijgehouden dat het saldo te allen tijde kan worden geverifieerd ;

f ) de op de ontvangsten en uitgaven betrekking hebbende borderellen , kwitanties , nota's en rekeninguittreksels , zodanig geordend dat de hierboven onder d ) en e ) genoemde verificatie van de boekingen wordt vergemakkelijkt ;

g ) de afzonderlijke debiteurenrekeningen waarin alle van de debiteuren te vorderen en van hen ontvangen bedragen met hun datum zijn vermeld ; de debiteurenrekeningen zijn niet verplichtend gesteld voor zover die bedragen ingeschreven zijn , met vermelding van hun datum , in het verkoopboek of in het onder letter c ) hierboven vermelde stuk .

Artikel 2

De ondernemingen dienen in staat te zijn aan de ambtenaren of gevolmachtigden van de Hoge Autoriteit , die belast zijn met verifiërende of controlerende taken , hun boekhoudkundige en commerciële bescheiden van het lopende kalenderjaar en ten minste over de vijf voorafgaande kalenderjaren over te leggen .

Artikel 3

De in artikel 47 , lid 3 , van het Verdrag vermelde strafbepalingen zijn van toepassing op de ondernemingen welke zich zouden onttrekken aan de uit deze beschikking voor hen voortvloeiende verplichtingen .

Artikel 4

Deze beschikking wordt in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt . Zij treedt in de Gemeenschap in werking op 1 november 1964 .

Deze beschikking is door de Hoge Autoriteit besproken en goedgekeurd op haar zitting van 8 juli 1964 .

Door de Hoge Autoriteit

De Voorzitter

Dino DEL BO