Besluit van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's

van 20 juli 2000

betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen

(2000/459/EG, EGKS, Euratom)

HET EUROPEES PARLEMENT,

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

DE COMMISSIE,

HET HOF VAN JUSTITIE,

DE REKENKAMER,

HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ,

HET COMITÉ VAN DE REGIO'S,

Gelet op het Verdrag betreffende de Europese Unie,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Artikel 8 van Besluit 76/446/EEG, 67/30/Euratom van de vertegenwoordigers van de regeringen der lidstaten van 8 april 1965 betreffende de voorlopige vestiging van bepaalde instellingen en van bepaalde diensten der Gemeenschappen(1) voorziet in de vestiging in Luxemburg van een Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen (hierna te noemen "het Bureau"). Deze bepaling is ten uitvoer gelegd door Besluit 69/13/Euratom, EGKS, EEG(2), gewijzigd bij Besluit 80/443/EEG, Euratom, EGKS(3).

(2) In het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen(4), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, EGKS, Euratom) nr. 2779/98 van de Raad(5), zijn bijzondere bepalingen opgenomen betreffende het functioneren van het Bureau.

(3) Een aanpassing van de regelgeving inzake het Bureau is nodig teneinde rekening te houden met de ontwikkeling die zich in de praktijk heeft voorgedaan met betrekking tot de bevoegdheden die aan het tot aanstelling bevoegde gezag zijn toegekend.

(4) In de sector van de uitgeverij hebben belangrijke technologische veranderingen plaatsgehad, waarmee rekening moet worden gehouden voor het functioneren van het Bureau.

(5) Besluit 69/13/Euratom, EGKS, EEG werd substantieel gewijzigd. Nu nieuwe wijzigingen worden aangebracht, is het duidelijkheidshalve wenselijk genoemd besluit opnieuw te redigeren,

BESLUITEN:

Artikel 1

Het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen (hierna te noemen "het Bureau") dient onder verantwoordelijkheid van de instellingen van de Europese Gemeenschappen onder de beste technische en financiële voorwaarden het uitgeven van de publicaties van deze instellingen en haar diensten te verzekeren.

Artikel 2

In de zin van dit besluit wordt verstaan onder:

1. "uitgeven": de productie en de verspreiding van publicaties, in alle vormen en uitvoeringen en door middel van alle procédés, zowel huidige als toekomstige;

2. "instellingen": het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's;

3. "organen en instanties": de organen en instanties die bij de Verdragen of op grond daarvan zijn opgericht.

Artikel 3

1. Het Bureau verzekert dat de volgende taken door het Bureau zelf of door ondernemingen worden verricht:

a) het uitgeven van het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen (hierna te noemen "het Publicatieblad");

b) het uitgeven van de andere publicaties van de instellingen der Europese Gemeenschappen, onverminderd de bepalingen van de leden 2 en 3;

c) het uitgeven, op hun verzoek, van de publicaties die afkomstig zijn van de organen en instanties.

2. Documenten van interne aard kunnen door iedere instelling worden geproduceerd en verspreid.

3. De instellingen, organen en instanties kunnen er in uitzonderlijke omstandigheden toe overgaan publicaties zonder de tussenkomst van het Bureau uit te geven, wanneer deze tussenkomst een aanzienlijke stijging van de financiële lasten ten gevolge heeft of het Bureau om technische redenen niet in staat is de spoed te betrachten die vereist is om een publicatie op zeer korte termijn te produceren en te verspreiden. Zij stellen het Directiecomité daarvan onverwijld in kennis.

4. Ter uitvoering van zijn taken verricht het Bureau inzonderheid de volgende handelingen:

a) het verzamelen van de uit te geven documenten;

b) het gereedmaken en verifiëren van de teksten en andere elementen, met inachtneming van de door de instellingen, organen en instanties gegeven aanwijzingen;

c) het afsluiten van de contracten met de leveranciers;

d) het zelf afdrukken in geval van dringende werkzaamheden of geringe oplage;

e) het toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden;

f) de kwaliteitscontrole;

g) de financiële opvolging van de contracten met de leveranciers;

h) de aanvaarding op kwalitatieve en kwantitatieve gronden;

i) de boekhoudkundige controle, inclusief het opstellen van de betalingsopdracht en de afgifte van een verklaring overeenkomstig het Financieel Reglement;

j) de catalogisering en archivering van de publicaties;

k) het beheer van de verkoop;

l) de eigenlijke verspreiding.

Voorts verstrekt het Bureau aan de instellingen, organen en instanties alle terzake dienende technische, financiële en commerciële gegevens met betrekking tot de door hem geplande uitgaven en helpt het deze bij het opstellen van de kadercontracten.

5. Het besluit tot publicatie valt onder de uitsluitende bevoegdheid van elk van de instellingen, organen of instanties.

Artikel 4

1. Een Directiecomité van het Bureau wordt ingesteld. Iedere instelling beschikt in dit Directiecomité over één stem.

2. Het Directiecomité komt op initiatief van zijn voorzitter of op verzoek van een instelling ten minste om de zes maanden bijeen.

3. De besluiten van het Directiecomité worden behoudens andersluidende bepalingen met gewone meerderheid van stemmen genomen. Onverminderd het bepaalde in artikel 3, lid 5, dient deze meerderheid evenwel, wanneer het Directiecomité een speciaal besluit moet nemen aangaande de publicatie van een tekst van één der instellingen, de stem van de betrokken instelling te omvatten.

Artikel 5

1. In het gemeenschappelijke belang van de instellingen, organen en instanties vervult het Directiecomité de volgende taken:

a) het stelt met eenparigheid van stemmen de voorschriften voor de werking van het Bureau vast;

b) het stelt met eenparigheid van stemmen de hoofdlijnen van het algemene beleid voor de verkoop en de kosteloze verspreiding van publicaties vast;

c) het richt tot de instellingen, organen en instanties elke aanbeveling die bevorderlijk kan worden geacht voor de goede werking van het Bureau;

d) in het kader van de begrotingsprocedure stelt het aan de hand van een door de directeur van het Bureau opgesteld ontwerp een raming van de ontvangsten en uitgaven van het Bureau op en legt deze met het oog op de vaststelling van de raming van de ontvangsten en uitgaven van de Commissie aan de Commissie voor; eveneens in dit kader stelt het aan de Commissie de aanpassingen voor die het in de lijst van het aantal ambten van het Bureau nodig acht;

e) het stelt de aard en het tarief vast van de aanvullende diensten die het Bureau tegen betaling voor de instellingen, organen en instanties kan verlenen;

f) het stelt de aard van de diensten vast waarvoor het Bureau een beroep mag doen op onderaanneming;

g) het stelt aan de hand van een door de directeur opgesteld ontwerp een jaarlijks verslag over het beheer op dat, met name in het licht van de analytische boekhouding, betrekking heeft op alle posten van ontvangsten en uitgaven betreffende de door het Bureau verrichte werkzaamheden en verleende diensten; het Directiecomité doet jaarlijks vóór 1 mei het verslag over het afgelopen begrotingsjaar toekomen aan de instellingen;

h) het neemt onder de in artikel 6 vastgestelde voorwaarden deel aan de benoeming van bepaalde ambtenaren.

2. Wat het Publicatieblad betreft, heeft het Directiecomité met name de volgende bevoegdheden:

a) het lokt bij de bevoegde instanties van iedere instelling de beginselbesluiten uit die door alle instellingen die van het Publicatieblad gebruikmaken gemeenschappelijk moeten worden toegepast en ziet toe op de uitvoering van de genomen besluiten;

b) het doet voorstellen voor de verbetering van de structuur en de vorm van het Publicatieblad;

c) het legt aan de instellingen voorstellen voor betreffende de harmonisatie van de opmaak van de te publiceren teksten;

d) het onderzoekt de moeilijkheden die worden ondervonden bij de dagelijkse verrichtingen in verband met het uitgeven van het Publicatieblad; het Directiecomité stelt in het kader van het Bureau de nodige instructies op en doet ten behoeve van de instellingen de nodige aanbevelingen om deze moeilijkheden te boven te komen;

e) het besluit met eenparigheid van stemmen of en op welke wijze publicaties die niet afkomstig zijn van de instellingen in het Publicatieblad kunnen verschijnen. Deze bepaling is echter niet van toepassing op publicaties krachtens bepalingen van het communautaire recht;

f) overeenkomstig artikel 133 van het Financieel Reglement kan het de Commissie verzoeken een bankrekening te openen voor het beheren van een werkkapitaal voor de financiering van de aan leveranciers toevertrouwde werkzaamheden die nodig zijn voor het uitgeven van het Publicatieblad.

3. Het Directiecomité stelt met eenparigheid van stemmen zijn reglement van orde vast na het eerst aan de instellingen te hebben voorgelegd. Het wijst uit zijn eigen midden een voorzitter aan.

Artikel 6

1. De bevoegdheden van het tot aanstelling bevoegde gezag worden ten aanzien van de ambtenaren en personeelsleden van de rangen A 1, A 2, A 3 en LA 3 onder de hiernavolgende voorwaarden uitgeoefend door de Commissie.

De Commissie benoemt de ambtenaren van de rangen A 1, A 2, A 3, en LA 3 eerst nadat het Directiecomité een gunstig advies terzake heeft uitgebracht. Ten aanzien van de rangen A 1 en A 2 moet dit advies met eenparigheid van stemmen worden gegeven.

Het Directiecomité wordt nauw betrokken bij de procedures die in voorkomend geval voor de aanstelling van deze ambtenaren en personeelsleden van de rangen A 1, A 2, A 3 en LA 3 moeten worden gevolgd, met name de opstelling van de aankondiging van een vacature, het onderzoek van de sollicitaties en de aanwijzing van de jury's voor vergelijkende onderzoeken.

2. De bevoegdheden van het tot aanstelling bevoegde gezag worden ten aanzien van de andere dan in lid 1 bedoelde ambtenaren en personeelsleden uitgeoefend door de Commissie. Zij kan deze bevoegdheden overdragen aan de directeur van het Bureau.

Ten aanzien van de andere dan in lid 1 bedoelde ambtenaren en personeelsleden stellen de Commissie, of de directeur van het Bureau indien de bevoegdheid tot aanstelling aan hem is overgedragen, het Directiecomité in kennis van de aanstellingen, de ondertekening van overeenkomsten, de bevorderingen of de inleiding van tuchtprocedures. Indien de Commissie de bevoegdheid tot aanstelling voor deze ambtenaren en personeelsleden niet aan de directeur van het Bureau heeft overgedragen, worden genoemde procedures op voorstel van de directeur door de Commissie ten uitvoer gelegd.

3. De administratieve procedure betreffende de in de leden 1 en 2 vermelde handelingen, alsmede het lopende personeelsbeheer, inzonderheid inzake pensioenen, ziektekostenverzekering, arbeidsongevallen, salarissen, verlof, geschieden onder dezelfde voorwaarden als voor de personeelsleden van de Commissie die te Luxemburg zijn tewerkgesteld.

4. De vacante betrekkingen in het Bureau worden tijdig ter kennis gebracht van de ambtenaren van alle instellingen van de Gemeenschappen.

Artikel 7

1. De kredieten van het Bureau, waarvan het totale bedrag in een speciale begrotingspost binnen de afdeling betreffende de Commissie wordt vermeld, worden in een bijlage bij die afdeling gespecificeerd.

Die bijlage wordt opgesteld in de vorm van een staat van ontvangsten en uitgaven, met dezelfde indeling als voor de afdelingen van de begroting.

2. De ter beschikking van het Bureau gestelde ambten worden vermeld in een bijlage bij de lijst van het aantal ambten bij de Commissie.

3. De instellingen, organen en instanties blijven ordonnateur voor de kredieten die onder de "publicatiekosten" van hun begroting vallen. De kosten die het gevolg zijn van de kosteloze verspreiding van publicaties komen ten laste van de betrokken instelling, het betrokken orgaan of de betrokken instantie. Het Directiecomité bepaalt de wijze van boekhoudkundige samenwerking tussen het Bureau en de instellingen, organen en instanties.

4. De kosteloos door het Bureau verleende diensten worden gefactureerd overeenkomstig de door het Directiecomité vastgestelde voorwaarden. Aan het einde van het begrotingsjaar stelt het Directiecomité de begrotingsautoriteit in kennis van de uitsplitsing van de bedragen die aldus binnen de bijlage bij de begrotingspost zijn geïnd.

5. Het Bureau voert een afzonderlijke boekhouding over de verkoop van het Publicatieblad en van de publicaties. De netto-ontvangsten uit de verkoop worden na het afsluiten van het begrotingsjaar aan de instellingen, organen en instanties overgemaakt.

Onder netto-ontvangsten uit verkoop wordt verstaan: de som van de gefactureerde bedragen, waarvan de beheers-, innings- en bankkosten zijn afgetrokken.

Artikel 8

De directeur van het Bureau is, onder het gezag van het Directiecomité en binnen de bevoegdheid van dit Directiecomité, verantwoordelijk voor de goede werking van het Bureau. Hem is het secretariaat toevertrouwd van het Directiecomité, hij legt aan het laatstgenoemde rekenschap af over de uitvoering van zijn taken en doet alle nuttige voorstellen die de goede werking van het Bureau kunnen bevorderen. Hij oefent hiërarchisch gezag uit over het personeel van het Bureau. In geval van afwezigheid of verhindering van de directeur en in afwijking van de bepalingen inzake de plaatsvervanging, wordt diens functie waargenomen door een hiertoe door het Directiecomité aangewezen ambtenaar van het Bureau.

Artikel 9

Besluit 69/13/Euratom, EGKS, EEG wordt ingetrokken.

Alle verwijzingen naar dit ingetrokken besluit worden gelezen als verwijzingen naar het onderhavige besluit.

Gedaan te Brussel en te Luxemburg, 20 juli 2000.

Voor het Europees Parlement

De voorzitster

N. Fontaine

Voor de Raad

De voorzitter

F. Parly

Voor de Commissie

De voorzitter

R. Prodi

Voor het Hof van Justitie

De president

G. C. Rodríguez Iglesias

Voor de Rekenkamer

De president

J. O. Karlsson

Voor het Economisch en Sociaal Comité

De voorzitster

B. Rangoni Machiavelli

Voor het Comité van de Regio's

De voorzitter

J. Chabert

(1) PB 152 van 13.7.1967, blz. 18.

(2) PB L 13 van 18.1.1969, blz. 19.

(3) PB L 107 van 25.4.1980, blz. 44.

(4) PB L 356 van 31.12.1977, blz. 1.

(5) PB L 347 van 23.12.1998, blz. 3.