VERSLAG

over de rekeningen en het beheer van de Europese stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (stichting Dublin) begrotingsjaar 1992 vergezeld van de antwoorden van de Stichting

(94/C 28/02)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

1. INLEIDING

1.1. Overeenkomstig de relevante regelgeving () heeft de Kamer de rekeningen en het financieel beheer over het begrotingsjaar 1992 van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Stichting Dublin) onderzocht.

1.2. De Commissie is in december 1990 begonnen met de procedure voor de wijziging van de financiële bepalingen die voornamelijk waren gebaseerd op het Financieel Reglement van 25 april 1973, van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen () (). Naar aanleiding van de adviezen van de Kamer () en het Europees Parlement () heeft de Commissie op 27 maart 1992 voorstellen tot wijziging gedaan (). De Raad heeft de betrokken verordeningen op 30 juni 1993 vastgesteld ().

1.3. De voor het begrotingsjaar 1992 beschikbare kredieten beliepen 10,79 Mio ECU. De aangegane verplichtingen resulteerden in betalingen ten belope van 8,65 Mio ECU en overdrachten naar het begrotingsjaar 1993 ten bedrage van 1,90 Mio ECU, terwijl het saldo van 0,24 Mio ECU werd geannuleerd. Van de uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten werd een bedrag van 1,96 Mio ECU gebruikt voor betalingen, terwijl 0,10 Mio ECU werden geannuleerd. In de tabel bij dit verslag wordt, per hoofdstuk, een overzicht gegeven van de besteding van de kredieten van het begrotingsjaar en van de uit 1991 overgedragen kredieten.

2. ALGEMENE OPMERKINGEN

Scheiding der functies

2.1. De Stichting heeft de herziening van haar administratieve procedures voortgezet, doch de bij het financieel reglement voorgeschreven scheiding der functies van ordonnateur en rekenplichtige is nog steeds onvolledig, met name omdat de beheerder van de voorschotkas de betalingen in de boekhouding van de Stichting registreert. Deze situatie, waarop de Kamer reeds in haar verslag over het begrotingsjaar 1991 heeft gewezen (), duurde tijdens het begrotingsjaar 1992 voort.

Voorschotkas

2.2. De betalingen die, via de afwijkende procedure voor de voorschotkas, zonder het voorafgaande visum van de financieel controleur zijn gedaan, bedroegen in 1992 - salarissen niet meegerekend - 24 % van het totaal, tegen 29,5 % in 1991.

2.3. In tegenstelling met de bepalingen van het financieel reglement en ondanks de opmerkingen van de Kamer (), werden de bedragen die naar aanleiding van betalingen uit de voorschotkas op de begroting werden aangewezen in 1992 nog steeds in de boekhouding van de Stichting opgenomen voordat de financieel controleur zijn visum had verleend.

3. OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING EN DE JAARREKENING

Kredietoverschrijvingen

3.1. In haar verslag over het begrotingsjaar 1990 constateerde de Kamer dat de bij artikel 15 van het financieel reglement voorgeschreven onderverdeling van de staat van ontvangsten en uitgaven van de Stichting in titels en hoofdstukken niet werd toegepast, aangezien het begrip "hoofdstuk" in de plaats werd gesteld van "titel". Het gevolg van deze anomalie, die pas in 1994 zal verdwijnen, is dat de autonomie op het gebied van kredietoverschrijvingen groter is dan de bedoeling was, aangezien voor de zogenaamde overschrijvingen "binnen een hoofdstuk" geen goedkeuring van de Commissie is vereist.

3.2. De overschrijvingen zijn in 1992 enigszins teruggelopen. Het bedrag van de kredieten die een andere bestemming hebben gekregen, beloopt 1 216 500 ECU; 1 032 000 daarvan, ofwel 9,6 % van de oorspronkelijke begroting zijn van het ene artikel naar het andere overgeschreven. In 1991 bedroeg dit percentage 10,6 %.

3.3. Volgens artikel 15 van het financieel reglement beliepen de overschrijvingen die hadden moeten worden beschouwd als overschrijvingen van het ene hoofdstuk naar het andere, respectievelijk 138 000 ECU in "hoofdstuk" 1 - "Personeel", en 61 800 ECU in "hoofdstuk" 2 - "Lopende huishoudelijke uitgaven". Dit komt neer op 46,9 % van het totaal van de zogenaamde overschrijvingen "binnen een hoofdstuk".

Uitgaven

3.4. Uit een steekproefcontrole van de uitgaven bleek dat de aanschaf van een computer en software voor een bedrag van 12 814 ECU, is aangewezen op artikel 300 "Opbouw van een operationele documentatie (levensomstandigheden)" omdat deze apparatuur voor deze doeleinden zou worden gebruikt. Deze uitgave had echter moeten worden aangewezen op artikel 220 "Technische installaties en bureauticamaterieel".

3.5. Voorts is meubilair ("workstation", archiefkasten en stoelen) voor een bedrag van 31 514 ECU aangewezen op artikel 204 "Inrichting van dienstruimten", omdat de installatie ervan opgenomen was in de contracten voor de bouw en de inrichting van het nieuwe gebouw. Deze uitgaven hadden echter moeten worden aangewezen op post 2210 "Eerste aanschaf van meubilair".

Ontvangsten

3.6. De Commissie heeft de subsidie uit de algemene begroting van de Gemeenschappen voor het begrotingsjaar 1992, op verzoek van de Stichting, overgemaakt in drie tranches van respectievelijk 2 000 000 ECU, 2 091 000 ECU en 6 494 000 ECU in maart, juni en oktober 1992. De Kamer wenst hier opnieuw te herinneren aan de opmerking uit een van haar voorgaande verslagen (), volgens welke deze wijze van betaling indruist tegen artikel 26 van het financieel reglement dat bepaalt dat het geld in de eerste twee weken van elk kwartaal moet worden overgemaakt en dat de betaling moet worden aangepast aan de werkelijke behoeften. Bovendien zijn de inningsopdrachten pas afgegeven nadat de middelen waren ontvangen, hetgeen strijdig is met de bepalingen van het financieel reglement.

3.7. De laatste tranche van de subsidie - 3 385 000 ECU - die de Commissie uit hoofde van het begrotingsjaar 1991 heeft overgemaakt en die de Stichting in januari 1992 ontving, is - terecht - niet bij de ontvangsten van 1991 opgenomen. In 1992 heeft de Stichting dit bedrag onmiddellijk gecompenseerd met het tekort van het begrotingsjaar 1991 - 3 095 896,65 ECU - en heeft zij alleen het verschil van 289 103,35 ECU bij de ontvangsten van het begrotingsjaar 1992 opgenomen. In dit geval had de Stichting zich strikt moeten houden aan artikel 5 van het financieel reglement, waarin wordt bepaald: "De ontvangsten van een dienstjaar worden verantwoord in de rekening van het dienstjaar waarin zij zijn geïnd". Tevens had het overgedragen tekort moeten blijken uit de berekening van het saldo van het begrotingsjaar.

Subsidie met bestemming

3.8. De tweede tranche van 100 000 IRL (ofwel 130 401,22 ECU) van de subsidie van de Ierse regering, bestemd voor de financiering van het nieuwe gebouw, werd in april 1992 aan de Stichting overgemaakt. Evenals de eerste, in 1991 overgemaakte tranche, werd deze ontvangst niet in de jaarrekening opgenomen, doch geboekt op een speciale, op de passiefzijde van de balans voorkomende rekening (). Tijdens 1992 zijn op deze rekening eveneens uitgaven voor een netto bedrag van 118 420 ECU geboekt. Ofschoon de financieel controleur voor deze verrichtingen zijn visum heeft verleend, stroken ze niet met artikel 4 van het financieel reglement dat bepaalt: "Ontvangsten en uitgaven kunnen uitsluitend tot stand komen door aanwijzing op een artikel van de staat van ontvangsten en uitgaven".

3.9. Teneinde de situatie in verband met de drie tranches van de subsidie (1991, 1992 en 1993) te regulariseren, heeft de directeur van de Stichting de Raad van Bestuur in maart 1993 voorgesteld de Commissie te verzoeken de begrotingsautoriteit een aanvullende en gewijzigde begroting van 268 000 ECU voor ontvangsten en uitgaven te laten goedkeuren. De Raad van Bestuur heeft dit voorstel echter verworpen. Het zou wenselijk zijn dat er een procedure wordt ingevoerd die de Stichting in staat stelt het reglement na te leven, doch die niet te veel administratieve moeilijkheden veroorzaakt.

4. OPMERKINGEN OVER DE BALANSBOEKHOUDING EN DE BALANS

Vaste activa

4.1. Bij de bedragen van de activa die per 31 december 1992 op de actiefzijde van de balans verschenen, doen zich de volgende anomalieën voor:

a)de waarde van het meubilair dat is aangeschaft voor de inrichting van het nieuwe gebouw (zie paragraaf 3.5) staat zowel op de inventarislijst van de gebouwen als op die van het meubilair; de post "Gebouwen" is dus met 31 514 ECU overgewaardeerd;

b)de aanschaf van een computer, aangewezen op de beleidsuitgaven (zie paragraaf 3.4) is niet in de inventarislijst verwerkt; de post "Meubilair en apparatuur" is dus met 12 814 ECU ondergewaardeerd.

Het bedrag van het eigen vermogen aan de passiefzijde van de balans is derhalve met 18 700 ECU overgewaardeerd.

4.2. In de loop van het begrotingsjaar 1992 zijn tien items - totale waarde 50 486 ECU - van de inventarislijst afgevoerd. Voor zeven daarvan - totale waarde 16 576 ECU - ontbrak een door de financieel controleur geviseerd besluit van de ordonnateur, dat bij artikel 54 van het financieel reglement verplicht gesteld is.

Schuldvorderingen

4.3. Voor de drie vorderingen-posten "Lid-Staten", "Diverse debiteuren" en "Renten" op de actiefzijde van de balans per 31 december 1992, zijn onregelmatigheden geconstateerd die het gevolg zijn van onjuiste omrekeningskoersen en boekingsfouten. De post "Nog te innen ontvangsten" aan de passiefzijde van de balans is derhalve met 4 700 ECU ondergewaardeerd. Ofschoon deze fouten het getrouwe beeld van de financiële staten niet in het geding brengen, onderstrepen zij de tekortkomingen in de boekhouding van de geconstateerde rechten. De Kamer beveelt de Stichting derhalve opnieuw aan om de handmatig gevoerde boekhouding van de ontvangsten te integreren in haar geautomatiseerde boekhoudsysteem.

5. CONCLUSIE

5.1. De Stichting zou haar streven naar invoering van administratieve procedures die stroken met het Financieel Reglement moeten voortzetten, met name wat betreft de scheiding van de functies van ordonnateur en rekenplichtige en wat betreft de wijze waarop de ontvangsten in de boeken worden opgenomen. De Kamer beveelt eveneens een herziening aan van de procedures voor de bijwerking van de inventarislijsten.

Dit verslag is door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 4 november 1993.

Voor de Rekenkamer André J. MIDDELHOEK President

() - Artikel 16, lid 2 van Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad van 26 mei 1975 houdende oprichting van de Stichting, PB L 139 van 30.5.1975.

- Artikel 69 van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad van 1 juni 1976, houdende financiële bepalingen van toepassing op de Stichting, PB L 164 van 24.6.1976.

() Ingetrokken in 1977 en vervangen door het Financieel Reglement van 21 december 1977, PB L 356 van 31.12.1977, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (Euratom, EGKS, EEG) nr. 610/90 van de Raad van 13 maart 1990, PB L 70 van 16.3.1990.

() Op 17.12.1990, ingediende voorstellen voor verordeningen van de Raad, PB C 23 van 31.1.1991.

() Adviezen nr. 3/91 en 4/91 van de Kamer van 11 april 1991, PB C 152 van 10.6.1991.

() Advies van het Parlement van 13 december 1991, PB C 13 van 20.1.1992.

() PB C 130 van 21.5.1992.

() - Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad van 30 juni 1993 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1365/75 betreffende de oprichting van een Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (PB L 181 van 23.7.1993).

- Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad van 30 juni 1993 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 houdende financiële bepalingen voor de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (PB L 181 van 23.7.1993).

() Jaarverslag over 1991 (paragraaf 2.1).

() Jaarverslag over 1989 (paragraaf 2.5) en 1991 (paragraaf 2.6).

() Jaarverslag over 1989 (paragraaf 4.1 en 4.2), 1990 (paragraaf 3.8) en 1991 (paragraaf 3.6).

() "Grant for new building".

BIJLAGE

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OPMERKINGEN VAN DE STICHTING N.A.V. HET VERSLAG VAN DE REKENINGEN VAN DE EUROPESE STICHTING TOT VERBETERING VAN DE LEVENS- EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN VOOR HET BEGROTINGSJAAR 1992

2.1 en 2.3. In het antwoord op het verslag van de Kamer van de rekeningen voor het begrotingsjaar 1991 werd erop gewezen dat er een project loopt i.v.m. het geautomatiseerde boekhoudsysteem van de Stichting. Na voltooiing van dit project zal kunnen worden voldaan aan de aanbeveling van de Kamer m.b.t. de functies van de beheerder van de voorschotkas en de verplichting tot een voorafgaand visum van de financieel controleur, wanneer betalingen uit de voorschotkas in de boekhouding worden opgenomen.

3.1. Bij de opstelling van de begroting voor 1994 van de Stichting is gebruik gemaakt van "titels". Dit was het vroegst mogelijke tijdstip waarop aan de aanbevelingen van de Kamer kon worden voldaan.

3.4 en 3.5. De Stichting zal zich in verbinding stellen met de Commissie betreffende de procedures i.v.m. het opvoeren van aankopen die volgens hun aard onder verschillende rubrieken vallen, die verband houden met meer dan één begrotingspost. Er wordt op gewezen dat het betreffende meubilair ingebouwd is en als zodanig deel uitmaakt van het gebouw. Om deze redenen werd het passend geacht om het meubilair op te voeren onder post 2040 "inrichting van dienstruimten".

3.6. De kwestie van het tijdschema betreffende de wijze van betaling van de subsidie zal opnieuw onder de aandacht van de Commissie worden gebracht.

3.7. De jaarrekening van de Stichting werd opgesteld in overeenstemming met die van de Commissie. Over het algemeen geschiedde dit met inachtneming van de stand van zaken van de ontvangsten en uitgaven volgens de begroting van het begrotingsjaar in kwestie. Een in een vorig begrotingsjaar opgevoerd tekort werd buiten beschouwing gelaten, aangezien dit in ieder geval zou zijn gecompenseerd door een creditboeking op de jaarrekening van het vorige jaar. De aanbeveling van de Kamer m.b.t. artikel 5 van het Financieel Reglement zal evenwel worden opgevolgd.

3.8. Zoals werd opgemerkt in het antwoord op het verslag van de Kamer over het begrotingsjaar 1991 stelde de Stichting zich in verbinding met de diensten van de Commissie, zodra zij op de hoogte was van het besluit van de Ierse regering om een subsidie te verlenen voor het nieuwe gebouw. Indertijd werd erop gewezen dat de omstandigheden waaronder deze subsidie werd verleend niet duidelijk waren geregeld in artikel 4 van het Financieel Reglement in die zin dat de subsidie van de Ierse regering nadrukkelijk was bedoeld voor het nieuwe gebouw; niet om de subsidie die de Stichting op grond van de algemene begroting ontvangt te verlagen.

4.1. Er is nota genomen van de opmerkingen van de Kamer. Er zullen wijzigingen worden aangebracht in de hiertoe in aanmerking komende inventarislijsten.