ONTWERP

BESLUIT Nr. 1/2015 VAN HET SUBCOMITÉ VOOR SANITAIRE EN FYTOSANITAIRE MAATREGELEN VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË

van … 2015

tot vaststelling van zijn reglement van orde

HET SUBCOMITÉ VOOR SANITAIRE EN FYTOSANITAIRE MAATREGELEN VAN DE EU EN DE REPUBLIEK MOLDAVIË,

Gezien de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds (1), („de overeenkomst”), en met name artikel 191,

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van het SPS-subcomité, als vastgesteld in de bijlage, wordt hierbij goedgekeurd.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de datum waarop het wordt vastgesteld.

(1) PB L 260 van 30.8.2014, blz. 4.

BIJLAGE

Reglement van orde van het subcomité voor sanitaire en fytosanitaire maatregelen van de EU en de Republiek Moldavië

Artikel 1

Algemene bepalingen

1. Het bij artikel 191, lid 1, van de Associatieovereenkomst tussen de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Moldavië, anderzijds („de overeenkomst”), ingestelde subcomité voor sanitaire en fytosanitaire maatregelen („het SPS-subcomité”) assisteert het associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken, zoals bedoeld in artikel 438, lid 4, van de overeenkomst („het associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken”), bij de uitvoering van zijn taken.

2. Het SPS-subcomité voert de taken bedoeld in artikel 191, lid 2, van de overeenkomst uit in het licht van de doelstellingen van titel V, hoofdstuk 4, zoals aangegeven in artikel 176 van de overeenkomst.

3. Het SPS-subcomité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Commissie en van de Republiek Moldavië die verantwoordelijk zijn voor sanitaire en fytosanitaire aangelegenheden.

4. Een vertegenwoordiger van de Europese Commissie of van de Republiek Moldavië met verantwoordelijkheid voor sanitaire en fytosanitaire aangelegenheden fungeert als voorzitter van het SPS-subcomité, overeenkomstig artikel 2.

5. De partijen bij dit reglement van orde zijn de partijen die zijn gedefinieerd in artikel 461 van de overeenkomst.

Artikel 2

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van het SPS-subcomité wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode vangt aan op de datum van de eerste Associatieraad en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 3

Vergaderingen

1. Tenzij de partijen anders overeenkomen, komt het SPS-subcomité bijeen binnen drie maanden na de inwerkingtreding van deze overeenkomst, en daarna op verzoek van een van beide partijen, of ten minste eenmaal per jaar.

2. Elke vergadering van het SPS-subcomité wordt door de voorzitter bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen plaats en datum. De convocatie wordt uiterlijk 28 kalenderdagen voor de vergadering door de voorzitter van het SPS-subcomité aan de leden toegezonden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

3. Voor zover mogelijk wordt de jaarlijkse vergadering van het SPS-subcomité vroeg genoeg vóór de reguliere vergadering van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken bijeengeroepen.

4. De vergaderingen van het SPS-subcomité kunnen met behulp van daartoe overeengekomen technische hulpmiddelen plaatsvinden, zoals video- of audiovergadering.

5. Tussen twee vergaderingen door kan het SPS-subcomité aangelegenheden ook schriftelijk behandelen.

Artikel 4

Delegaties

Vóór elke vergadering worden de partijen door het secretariaat van het SPS-subcomité in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke partij die de vergadering bijwoont.

Artikel 5

Secretariaat

1. Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de Republiek Moldavië treden gezamenlijk op als secretarissen van het SPS-subcomité en voeren gezamenlijk de secretariaatstaken uit in een geest van wederzijds vertrouwen en samenwerking.

2. Het secretariaat van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken wordt op de hoogte gesteld van alle besluiten, adviezen, aanbevelingen, verslagen of andere handelingen waartoe het SPS-subcomité besluit.

Artikel 6

Correspondentie

1. De aan het SPS-subcomité gerichte correspondentie wordt doorgestuurd aan de secretaris van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris op de hoogte stelt.

2. Het secretariaat van het SPS-subcomité ziet erop toe dat de correspondentie die aan het SPS-subcomité is gericht, aan de voorzitter van het subcomité wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval ook aan de andere leden, als in artikel 7 bedoelde documenten.

3. Het secretariaat stuurt mededelingen van de voorzitter namens hem aan de partijen. Dergelijke correspondentie wordt in voorkomend geval verzonden overeenkomstig artikel 7.

Artikel 7

Documenten

1. Documenten worden verzonden door de secretarissen van het SPS-subcomité.

2. Een partij stuurt documenten naar haar secretaris. De secretaris stuurt de documenten door naar de secretaris van de andere partij.

3. De secretaris van de Unie stuurt de documenten door naar de relevante vertegenwoordigers van de Unie en zendt de secretaris van de Republiek Moldavië en de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie.

4. De secretaris van de Republiek Moldavië Unie stuurt de documenten door naar de relevante vertegenwoordigers van de Republiek Moldavië en zendt de secretaris van de Unie en de secretarissen van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken daarbij systematisch een kopie.

5. De secretarissen van het SPS-subcomité fungeren als contactpunt voor de uitwisseling van informatie als bedoeld in artikel 184 van de overeenkomst.

Artikel 8

Vertrouwelijkheid

De vergaderingen van het SPS-subcomité zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan het SPS-subcomité informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

Artikel 9

Agenda voor de vergaderingen

1. Het secretariaat van het SPS-subcomité stelt op basis van voorstellen van de partijen voor elke vergadering een voorlopige agenda op, alsmede een ontwerp van de in artikel 10 bedoelde operationele conclusies. Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor het secretariaat uiterlijk 21 kalenderdagen voor de vergadering een verzoek van een partij tot plaatsing op de agenda, samen met de desbetreffende documenten, heeft ontvangen.

2. De voorlopige agenda wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering aan de leden verstuurd overeenkomstig artikel 7.

3. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het SPS-subcomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen.

4. In overleg tussen de partijen kan de voorzitter van het SPS-subcomité vertegenwoordigers van andere organen van de partijen of onafhankelijke deskundigen op ad-hocbasis uitnodigen om de vergaderingen van het SPS-subcomité bij te wonen om informatie te verschaffen over bepaalde onderwerpen. De partijen zorgen ervoor dat dergelijke waarnemers en deskundigen de vertrouwelijkheidsvereisten in acht nemen.

5. De voorzitter van het SPS-subcomité kan in overleg met de partijen de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen in bijzondere omstandigheden inkorten.

Artikel 10

Notulen en operationele conclusies

1. Van elke vergadering worden door de secretarissen van het SPS-subcomité ontwerpnotulen opgesteld.

2. In beginsel bevatten de notulen voor elk agendapunt:

a) een lijst van de de deelnemers aan de vergadering, een lijst van de ambtenaren die hen begeleidden en een lijst van eventuele waarnemers of deskundigen die de vergadering hebben bijgewoond;

b) aan het SPS-subcomité voorgelegde documenten;

c) de verklaringen die op verzoek van het SPS-subcomité in de notulen worden opgenomen, en

d) de operationele conclusies van de vergadering, als bedoeld in lid 4.

3. De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan het SPS-subcomité voorgelegd. Zij worden binnen 28 kalenderdagen na iedere vergadering van het SPS-subcomité goedgekeurd. Aan elk van de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt een exemplaar gezonden.

4. De secretaris van de partij die het voorzitterschap van het SPS-subcomité bekleedt, stelt voor elke vergadering een ontwerp van de operationele conclusies op en stuurt dit samen met de agenda aan de partijen, uiterlijk 15 kalenderdagen voor het begin van de vergadering. Die ontwerpconclusies worden tijdens de vergadering bijgewerkt, zodat zij, tenzij door de partijen anders overeengekomen, aan het eind van de vergadering kunnen worden goedgekeurd door het SPS-subcomité, zodat duidelijk is welke vervolgacties de partijen overeengekomen zijn. Zodra zij zijn goedgekeurd, worden de operationele conclusies aan de notulen gehecht, en de tenuitvoerlegging ervan wordt geëvalueerd op een volgende vergadering van het SPS-subcomité. Het SPS-subcomité stelt daartoe een template op, waarin voor elke actie een deadline kan worden vastgesteld.

Artikel 11

Besluiten en aanbevelingen

1. Het SPS-subcomité heeft de bevoegdheid besluiten, adviezen, aanbevelingen, verslagen en gezamenlijke acties goed te keuren als bedoeld in artikel 191 van de overeenkomst. Die besluiten, adviezen, aanbevelingen, verslagen en gezamenlijke acties worden door de partijen bij consensus goedgekeurd nadat zij hun respectieve interne procedures voor goedkeuring hebben afgewikkeld. De besluiten zijn bindend voor de partijen, die de nodige maatregelen treffen voor de uitvoering ervan.

2. Alle besluiten, adviezen, aanbevelingen en verslagen worden ondertekend door de voorzitter van het SPS-subcomité en gewaarmerkt door de secretarissen van het SPS-subcomité. Onverminderd lid 3 ondertekent de voorzitter die documenten tijdens de vergadering waarin het desbetreffende besluit, verslag of advies of de desbetreffende aanbeveling wordt goedgekeurd.

3. Het SPS-subcomité kan besluiten nemen, aanbevelingen doen en adviezen of verslagen goedkeuren via een schriftelijke procedure, na voltooiing van de respectieve interne procedures voor de goedkeuring daarvan, indien de partijen dat overeenkomen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de secretarissen, die in overleg met de partijen handelen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel overeenkomstig artikel 7 schriftelijk meegedeeld, waarbij een termijn van niet minder dan 21 kalenderdagen wordt bepaald waarbinnen voorbehouden of gewenste amendementen ter kennis worden gebracht. De voorzitter kan in overleg met de partijen die termijn in bijzondere omstandigheden inkorten. Zodra overeenstemming is bereikt over de tekst, wordt het besluit, het advies, de aanbeveling of het verslag ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de secretarissen.

4. De handelingen van het SPS-subcomité worden voorzien van het opschrift „Besluit”, „Advies”, „Aanbeveling” of „Verslag”. Een besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt goedgekeurd, tenzij in het besluit zelf anders is bepaald.

5. De besluiten, adviezen, aanbevelingen en verslagen worden aan de partijen gezonden.

6. Elke partij kan besluiten de besluiten, adviezen en aanbevelingen van het SPS-subcomité in haar publicatieblad of staatsblad bekend te maken.

Artikel 12

Verslagen

Het SPS-subcomité brengt aan het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken verslag uit over zijn activiteiten en die van de technische werkgroepen of ad-hocgroepen die door het SPS-subcomité zijn opgericht. Dit verslag wordt ingediend 25 kalenderdagen vóór de gewone jaarlijkse vergadering van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken.

Artikel 13

Talen

1. De werktalen van het SPS-subcomité zijn het Engels en het Roemeens.

2. Tenzij anders besloten wordt, beraadslaagt het SPS-subcomité op basis van in die talen opgestelde documenten.

Artikel 14

Kosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met deelname aan vergaderingen van het SPS-subcomité.

2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Engels en het Roemeens, zoals bedoeld in artikel 13, lid 1, komen ten laste van de partij die die de vergadering organiseert.

Kosten voor vertolking en vertaling in of uit andere talen komen rechtstreeks ten laste van de verzoekende partij.

Artikel 15

Wijziging van het reglement van orde

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd bij besluit van het SPS-subcomité overeenkomstig artikel 191, lid 5, van de overeenkomst.

Artikel 16

Technische werkgroepen en ad-hocgroepen

1. Het SPS-subcomité kan indien nodig bij een besluit uit hoofde van artikel 191, lid 6, van de overeenkomst technische werkgroepen en ad-hocwerkgroepen, met inbegrip van wetenschappelijke groepen en groepen van deskundigen, oprichten en ontbinden.

2. Van de ad-hocwerkgroepen kunnen ook andere personen dan vertegenwoordigers van de partijen deel uitmaken. De partijen dragen er zorg voor dat de leden van alle door het SPS-subcomité opgerichte groepen de passende regels inzake vertrouwelijkheid in acht nemen.

3. Tenzij door de partijen anders wordt besloten, werken de door het SPS-subcomité opgerichte groepen onder het gezag van het SPS-subcomité, waaraan zij verslag uitbrengen.

4. De vergaderingen van de werkgroepen worden gehouden wanneer dat nodig is, in persoon of als video- of audioconferentie.

5. Het secretariaat van het SPS-subcomité ontvangt kopieën van alle relevante correspondentie, documenten en mededelingen met betrekking tot de activiteiten van de werkgroepen.

6. De werkgroepen hebben de bevoegdheid om schriftelijk aanbevelingen te richten aan het SPS-subcomité. De aanbevelingen worden bij consensus aangenomen en meegedeeld aan de voorzitter van het SPS-subcomité, die deze aanbevelingen onder de leden verspreidt zoals bepaald in artikel 7.

7. Dit reglement van orde is mutatis mutandis van toepassing op alle door het SPS-subcomité opgerichte technische werkgroepen en ad-hocwerkgroepen, tenzij anders is bepaald in dit artikel. De verwijzingen naar de vergadering van het Associatiecomité in zijn samenstelling voor handelsvraagstukken moeten worden begrepen als verwijzingen naar het SPS-subcomité.