Verslag

over de jaarrekening van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling (EMEA-Londen) betreffende het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(2000/C 373/03)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 57, lid 10, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad(1) aan de raad van beheer van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling gericht.

2. De Kamer heeft de jaarrekening van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling voor het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 57, lid 7, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 57, lid 11, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES BUREAU VOOR DE GENEESMIDDELENBEOORDELING (EMEA-LONDEN) BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 1999 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Kostprijsadministratie

5. Zoals vorig jaar werd opgemerkt moet bij een herziening van de vergoedingsregeling worden uitgegaan van de kosten van de verleende dienst(3). De raad van beheer heeft een werkgroep kostprijsberekening opgezet. Op basis van een op activiteiten berustende kostprijsberekening heeft het Bureau een systeem voor de toewijzing van manuren aan de diverse activiteiten ingevoerd. Op deze grondslag zijn de personeelsuitgaven aan de activiteiten gerelateerd. Een aantal andere begrotingsonderdelen (en niet betalingen) hebben een bestemming gekregen op basis van min of meer willekeurige besluiten en zonder enige evaluatie van de waardevermindering van de technische uitrusting en installaties.

6. Om een modern beheersinstrument te verkrijgen dat tevens een hechte grondslag voor de toekomstige besluiten van de Raad inzake vergoedingen vormt, is de integratie van de kostprijsberekening in een systeem voor financiële of begrotingsboekhouding te verkiezen boven de thans gehanteerde methode. Deze integratie zou een goed uitgangspunt vormen voor het stimuleren van een soortgelijke ontwikkeling in de lidstaten met betrekking tot de nauwkeurige raming van de evaluatiekosten. Thans acht de raad van beheer het toereikend wanneer de lidstaten slechts hun geschatte kosten opgeven.

Financiële boekhouding

7. Ter voorkoming van problemen met de overgang naar het jaar 2000 in het vanouds gehanteerde boekhoudsysteem zou volgens plan begin 2000 een op commerciële leest geschoeid systeem worden ingevoerd. Wegens nodeloos ingewikkelde procedures en vertragingen is het nieuwe systeem nog niet geïnstalleerd.

Aanbestedingsprocedures

8. De ordonnateur heeft contracten goedgekeurd op basis van uitnodigingen tot inschrijving van de Commissie waarover de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) van het Bureau een gunstig advies had uitgebracht. Noch in de stukken betreffende de betrokken aankopen, noch in de door de Commissie ondertekende contracten, werden de bureaus en agentschappen tot een dergelijk optreden gemachtigd. De Kamer beschouwt de goedkeuring door het Bureau als niet strokend met de regelgeving terzake.

9. In gevallen waarin offertes op onjuiste gronden waren afgewezen wegens problemen met de formulering van respectievelijk de uitnodiging tot inschrijving en de aanbestedingsbrief, heeft de ordonnateur contracten gesloten op basis van een gunstig advies van de CCAM. Ook in deze gevallen had het Bureau geen verplichting mogen aangaan. Om herhaling te voorkomen zou de CCAM over de formulering van de aanbestedingsmededelingen moeten worden geraadpleegd voordat ze in het Publicatieblad verschijnen, en zou zij ook moeten worden geraadpleegd over de tekst van de aanbestedingsbrieven alvorens deze worden verzonden.

Financieel Reglement

10. Wat de BTW betreft, moest volgens de destijds geldende bepalingen van het Financieel Reglement het bedrag van de uitgaven volledig, met inbegrip van de BTW, worden aangewezen. Bij ontvangst van de middelen zouden de terugbetaalde BTW-bedragen dan overeenkomstig artikel 27 van het algemeen Financieel Reglement opnieuw kunnen worden aangewend. Deze werkwijze was van toepassing in alle instellingen en organen van de Unie tot aan de wijziging van het algemeen Financieel Reglement eind 1998(4), krachtens welke het bedrag van de uitgaven voortaan zonder belasting moest worden aangewezen. Op de organen die hun eigen financieel reglement nog niet hebben gewijzigd zijn echter nog steeds de vroegere bepalingen van toepassing. De Kamer verzoekt het Bureau, zijn financieel reglement in die zin aan te passen aan het algemeen Financieel Reglement.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 18 mei 2000.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 214 van 24.8.1993, blz. 18.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 57, lid 9, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau over het begrotingsjaar 1999 opgesteld op 20 maart 2000, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van beheer van het Bureau, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 22 maart 2000 bij de Kamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB C 372 van 22.12.1999, blz. 15.

(4) Verordening nr. 2548/98 van de Raad van 23 november 1998 (PB L 320 van 28.11.1998, blz. 1).

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het bureau

Het EMEA neemt kennis van het oordeel van de Rekenkamer dat de jaarrekening van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn. Het EMEA wenst te reageren op de opmerkingen van de Rekenkamer (punten 5 tot en met 10).

Kostprijsadministratie

5. Het Bureau stemt ermee in dat bij een herziening van de vergoedingsregeling uitgegaan moet worden van de kosten van de verleende dienst. Hiertoe heeft het EMEA een kostprijsadministratie ingevoerd aan de hand waarvan de activiteiten, overeenkomstig het werkprogramma, in tien hoofdstukken zijn gegroepeerd met een verdere onderverdeling afhankelijk van de aard van de activiteiten. Deze groeperingen zijn op hun beurt verbonden met de bron van inkomsten waaruit ze worden gefinancierd. De raad van beheer heeft de door het EMEA gebruikte kostprijsadministratie goedgekeurd die nu volledig is geïmplementeerd.

De arbeidstijd van het personeel van het EMEA wordt overeenkomstig deze activiteitenstructuur dagelijks geregistreerd in blokken van 15 minuten. Op deze wijze wordt een gedetailleerd beeld verkregen van de tijd die aan elke activiteit is besteed. Op basis van het totale aantal door het Bureau gewerkte uren worden derhalve de werkelijke kosten van de werkzaamheden die vergoed worden alsmede de werkzaamheden die gefinancierd worden uit de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen nauwkeurig vastgelegd.

Personeelskosten en huishoudelijke uitgaven vormen samen 82 % van de begroting en worden direct toegerekend aan de activiteit waaruit zij zijn ontstaan. De kosten van gebouwen en materiaal vormen 18 % van de begroting, voornamelijk bestaande uit huur en servicekosten. Deze huisvestingskosten worden voor 60 % ondergebracht bij personeel en voor 40 % bij delegaties en deskundigen. Deze proportionele verdeling is door de raad van beheer herzien en goedgekeurd.

De invloed van de waardevermindering van de technische uitrusting en installaties is beperkt. De huidige financiële voorschriften van de EU voorzien niet in waardeverminderingen over een periode van meer dan één jaar. Het EMEA zal echter uit kostenoverwegingen de haalbaarheid beoordelen van de waardevermindering van de technische uitrusting en installaties gedurende de geschatte levensduur van de activa.

6. De raad van beheer van het EMEA heeft in 1999 een werkgroep kostprijsberekening opgezet. Deze groep heeft een methode ontwikkeld om informatie te verzamelen teneinde de kosten vast te stellen van de werkzaamheden die nationale bevoegde autoriteiten voor het EMEA verrichten.

Deze werkgroep heeft overeenstemming bereikt over de aard en de opmaak van de benodigde gegevens. De nationale bevoegde autoriteiten zijn begonnen met het verzamelen van de verzochte gegevens op basis van de werkelijke kosten voorzover deze beschikbaar zijn. In een aantal lidstaten worden kostprijsberekeningssystemen ontwikkeld die overeenkomen met het systeem van het EMEA. De werkgroep kostprijsberekening zal de in 2000 en 2001 geleverde informatie beoordelen.

Financiële boekhouding

7. De voornaamste reden voor de aanschaffing van een nieuw grootboekprogramma is het verbinden van het SI2-begrotingsboekhoudsysteem met de software van de banken in het Verenigd Koninkrijk. Het voorstel voor de aanschaf van het programma werd gepresenteerd in 1999 en het oponthoud was het gevolg van de noodzaak om de gegevensuitvoer op de juiste wijze in SI2 te specificeren. Het contract voor een nieuw grootboek, SAGE, werd in maart 2000 ondertekend en de installatie vond plaats in april 2000.

Aanbestedingsprocedures

8. In veel agentschappen is het gebruikelijk, met instemming van de diensten van de Commissie, om gebruik te maken van de resultaten van de aanbestedingsprocedures alsmede de kaderovereenkomsten van de Commissie. Het EMEA is tot op heden niet op de hoogte gesteld van het feit dat de procedure niet in overeenstemming is met de van toepassing zijnde reglementen.

Goed financieel beheer zou moeten betekenen dat kleine EU-agentschappen van de resultaten van de aanbestedingsprocedures van de koopkrachtige Commissie gebruik zouden mogen maken, waardoor waardevolle kostenbesparingen voor goederen en diensten worden bewerkstelligd.

Tijdens regelmatige bijeenkomsten van de Commissie en de EU-agentschappen is de Commissie verzocht om de agentschappen in de specificaties van de aanbestedingsprocedures van de Commissie op te nemen en wij hopen dat hierdoor deze kwestie formeel zal zijn opgelost.

9. Het EMEA erkent dat het een goed uitgangspunt zou zijn om het CCAM vóór publicatie te raadplegen over aanbestedingsprocedures en heeft besloten dit beleid onmiddellijk in te voeren.

Belasting over de toegevoegde waarde (BTW)

10. Het EMEA is op de hoogte van de veranderingen in het Financieel Reglement van de Europese Commissie met betrekking tot de BTW. In tegenstelling tot de situatie in veel EU-landen moet het EMEA de BTW betalen en ontvangt het deze later terug van de regering van het Verenigd Koninkrijk. Het Bureau zal de situatie heroverwegen en passende wijzigingen van het Financieel Reglement voorstellen, samen met andere veranderingen die ingevolge de algemene herziening van de financiële en begrotingsprocedures in de EU vereist kunnen zijn. De Rekenkamer zal, uiteraard overeenkomstig de normale procedures worden geraadpleegd over alle veranderingen.