VERSLAG over de financiële staten en het beheer van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop-Thessaloniki) over het per 31 december 1997 verstreken begrotingsjaar, vergezeld van het antwoord van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (98/C 406/01)

DE FINANCIËLE STATEN VAN HET EUROPEES CENTRUM VOOR DE ONTWIKKELING VAN DE BEROEPSOPLEIDING OVER HET BEGROTINGSJAAR 1997

1. Dit verslag wordt de Raad en het Europees Parlement toegezonden overeenkomstig artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad (1), zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1946/93 van de Raad (2).

2. De Kamer onderzocht de financiële staten van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding over het per 31 december 1997 verstreken begrotingsjaar. Overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad (3), zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad (4), werd de begroting uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de Raad van bestuur. Deze verantwoordelijkheid omvatte de opstelling en indiening van de financiële staten (5) overeenkomstig de interne financiële bepalingen die zijn vastgelegd in de artikelen 65, 67 en 68 van Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad. Krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is de Rekenkamer verplicht deze financiële staten te onderzoeken.

3. De Kamer verrichtte haar controle volgens haar beleidslijnen en normen voor de controle. Deze werden afgeleid van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen om te beantwoorden aan de specifieke kenmerken van de communautaire context. Zij verrichtte dus de controles van de boeken en volgde de andere procedures die zij onder de gegeven omstandigheden noodzakelijk achtte. Deze controles verschaften de Kamer voldoende grondslag voor het hierna geformuleerde oordeel.

4. Door dit onderzoek verkreeg de Kamer redelijke zekerheid dat de rekeningen betreffende het per 31 december 1997 verstreken begrotingsjaar betrouwbaar zijn en dat de onderliggende verrichtingen in het algemeen wettig en regelmatig zijn.

VOORNAAMSTE CONTROLEBEVINDINGEN WAAROP HET OORDEEL BERUST

Inleiding

Achtergrondinformatie

5. Het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 337/75 als satellietorgaan van de Europese Gemeenschap met de opdracht de beroepsopleiding op communautair niveau te bevorderen. Het Cedefop begon in 1976 met zijn werkzaamheden te Berlijn en verhuisde in 1995 naar Thessaloniki.

6. Luidens genoemde verordening heeft het tot taak "de Commissie bij te staan teneinde de beroepsopleiding en de voortgezette opleiding op communautair niveau te bevorderen en te ontwikkelen", bij te dragen "tot de tenuitvoerlegging van een gemeenschappelijk beleid inzake de beroepsopleiding" en "in het bijzonder de uitwisseling van informatie en ervaring" te bevorderen. De voornaamste taken op het vlak van de beroepsopleiding zijn documentatie samen te stellen, bij te dragen tot de ontwikkeling en coördinatie van onderzoek, nuttige documentatie en informatie te verspreiden, initiatieven die een gecoördineerde aanpak kunnen vergemakkelijken te bevorderen en te steunen (met name in verband met de onderlinge aanpassing van de niveaus en de onderlinge erkenning van diploma's) en een ontmoetingsplaats voor alle belanghebbenden te vormen.

Reikwijdte van de controle

7. De Kamer verrichtte een financiële controle van de rekeningen van 1997 en onderzocht de besluiten van het Centrum inzake het tijdelijke en het definitieve gebouw en inzake het personeelsbestand.

Financiële gegevens

8. In de tabellen 1 en 2 worden de financiële staten van het Centrum weergegeven. In tabel 3 wordt een overzicht gegeven van de besteding van de kredieten voor 1997 alsook van de overdrachten uit 1996. De voor het begrotingsjaar 1997 beschikbare kredieten beliepen 14,5 Mio ECU. De aangegane verplichtingen resulteerden in 9,1 Mio ECU aan betalingen en 4,8 Mio ECU aan overdrachten naar het begrotingsjaar 1998, terwijl het saldo van 0,6 Mio ECU werd geannuleerd. Van de uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten werd een bedrag van 1,9 Mio ECU gebruikt voor betalingen, terwijl 0,2 Mio ECU werd geannuleerd.

Voornaamste opmerkingen over de begrotingsuitvoering

Scheiding van functies

9. Het Centrum heeft bevredigende procedures ingevoerd voor de scheiding van de functies van ordonnateur, rekenplichtige en beheerder van de voorschotkas. Bovendien wil het Centrum een computergestuurd boekhoudsysteem invoeren dat specifiek op zijn behoeften is afgestemd. Het Centrum verwacht dat dit systeem met Sincom 2 compatibel, maar ook soepeler zal zijn. Volgens het Centrum is Sincom 2 op zich ongeschikt voor satellietorganen en zou het bij toepassing op lokaal niveau leiden tot bijkomende loonkosten.

Voorschotkas

10. Het gedeelte van de betalingen dat via de voorschotkas werd verricht voordat de financieel controleur zijn visum had verleend, daalde van 74 % in 1996 tot 60 % in 1997. Dit is te danken aan de inspanningen van het Centrum als reactie op de opmerkingen van de Kamer van het vorige jaar (6).

11. Op zes begrotingsonderdelen werden betalingen via de voorschotkas verricht hoewel deze begrotingsonderdelen niet in het desbetreffende besluit van de Raad van bestuur waren opgenomen. Aangezien deze onderdelen niet zijn bedoeld voor dringende, lopende of kleine uitgaven, waarbij het gevaar voor onregelmatigheden betrekkelijk klein is, wordt aanbevolen deze betalingen niet via de voorschotkas te verrichten.

Kredietoverschrijvingen

12. De kredietoverschrijvingen tussen verschillende begrotingsonderdelen beliepen in 1997 758 200 ECU (5 % van de oorspronkelijke begroting), tegen 891 600 ECU in 1996.

13. De overschrijvingen werden gedaan binnen titel 1 "Personeel"; de grootste was een overschrijving van 239 500 ECU van begrotingsonderdeel 1100 "Basissalarissen" die hoofdzakelijk - ten belope van 214 000 ECU - ging naar de onderdelen van artikel 118 "Vergoedingen en kosten in verband met indiensttreding, beëindiging van de dienst en overplaatsing". Dit weerspiegelt het aanzienlijke aantal personeelsleden dat in de loop van het begrotingsjaar in dienst treedt of deze beëindigt.

Overdrachten en annuleringen van kredieten

14. In 1997 steeg het bedrag van de overdrachten aanzienlijk. In 1997 werden voor bijna 63 % van de definitieve kredieten voor 1997 betalingen verricht, tegen 77 % in 1996. Het percentage aangegane en naar 1998 overgedragen betalingsverplichtingen was 33 % (14 % in 1996). Het percentage van de annuleringen was 4 %, tegen 9 % in 1996. In tabel 4 worden, per titel, de overdrachten uit de oorspronkelijke begroting 1997 en het latere gebruik ervan weergegeven. De stijging betreft hoofdzakelijk een bedrag van 1,7 Mio ECU die de derde betaling voor de bouw van het definitieve gebouw vormde maar, hoewel gepland voor 1997, in feite niet werd verricht.

Voornaamste opmerkingen over de jaarrekening en de balans

Ontvangsten

15. De voor het Centrum gereserveerde EU-subsidie voor 1997 bedroeg 14,3 Mio ECU. In werkelijkheid vroeg en kreeg het Centrum 9,5 Mio ECU in 1997 en 4 Mio ECU in 1998.

16. In 1997 betaalde Noorwegen, de enige niet-lidstaat, het Centrum een bijdrage van 126 282 ECU voor zijn deelneming aan het werkprogramma.

Uitgaven

17. De controle van de betalingsverrichtingen bracht op bepaalde gebieden tekortkomingen aan het licht, waarvan de belangrijkste hierna volgen:

a) zoals de Kamer vorig jaar vaststelde (7) werd de verplichting, inschrijvingsprocedures te houden of andere offertes te vragen, niet altijd nageleefd;

b) voor bepaalde soorten administratieve uitgaven werden de lokale belastingregels inzake de aard van het door de leveranciers over te leggen document (bv. een door de belastingautoriteiten voor authentiek verklaarde factuur) niet altijd nageleefd;

c) er is geen duidelijk plan op korte en middellange termijn met betrekking tot de kapitaaluitgaven en de externe dienstverlening aan de informaticadienst;

d) de selectieprocedures inzake studiecontracten zijn niet volledig doorzichtig, en in combinatie met het ontbreken van behoorlijke controles bij het toezicht op deze uitgavensector is er een verhoogde kans op fouten.

18. In verband met de inschrijvingsprocedures voor huishoudelijke uitgaven werd vastgesteld dat een aantal daarvan halverwege het begrotingsjaar werd gehouden. Qua respons hadden deze procedures slechts een beperkt succes omdat ze niet via de regionale pers op de plaatselijke markt bekend waren gemaakt. Desondanks besloot het Centrum de selectie van contractanten voort te zetten.

19. Het ontbreken van een duidelijk plan met betrekking tot de uitgaven van de informaticadienst brengt met zich mee dat contracten worden gesloten waarbij niet noodzakelijk de laagste prijs wordt gerealiseerd. Dit komt vooral doordat de contracten lukraak worden gesloten. Eén lokale leverancier kreeg in 1997 alleen al drie contracten voor een totaal van ongeveer 75 600 ECU na een besloten - of zelfs helemaal geen - inschrijvingsprocedure.

Balans

20. De op de balans 1997 voor 1 501 171 ECU opgenomen vaste activa, waarvan een volledig bijgewerkte inventarislijst bestaat, vertegenwoordigen de aanschafkosten van meubilair en uitrusting.

21. Zoals de Kamer vorig jaar constateerde (8), neemt het Centrum de verantwoordelijkheid op zich voor het beheer van grote kassaldi. De situatie is het laatste jaar aanzienlijk verbeterd: de in 1997 ontvangen bankrente bedroeg 152 280 ECU, tegen 286 486 ECU in 1996. Toch adviseert de Kamer het Centrum, nog nauwkeuriger te worden met de bedragen die het elk kwartaal bij de Commissie opneemt en alleen de bedragen te vragen die nodig zijn om in zijn werkelijke kasbehoeften op korte termijn te voorzien. Bovendien moet voor de betalingen aan de leveranciers een duidelijk kredietbeleid worden vastgesteld. In sommige gevallen werden betalingen verricht zonder dat profijt werd getrokken uit de beschikbare kredietmogelijkheden.

22. In de balans is een bedrag van 678 514 ECU opgenomen betreffende "in te vorderen BTW", waarvan 371 843 ECU aan belasting over de toegevoegde waarde (BTW) verschuldigd is door de Duitse belastingautoriteiten, 290 887 ECU door de Griekse belastingautoriteiten en 15 784 ECU door andere lidstaten. Ambtenaren van de Duitse belastingdienst hebben verklaard dat zij de vorderingen ter plaatse willen onderzoeken voordat er enige terugbetaling wordt verricht. De door de Griekse belastingautoriteiten verschuldigde bedragen over de begrotingsjaren 1995 en 1996 werden in 1998 aan het Centrum betaald. Het Centrum wordt verzocht, de vordering over 1997 zo spoedig mogelijk bij de Griekse belastingautoriteiten en alle andere aanvragen bij de andere lidstaten in te dienen. Zulke vertragingen bij de indiening van vorderingen tot BTW-terugbetaling moeten in de toekomst worden vermeden.

Controle op de gebouwen en het personeelsbestand van het Centrum

Tijdelijk gebouw

23. Zoals de Kamer vorig jaar opmerkte (9) moest het Centrum 44 Mio GRD ofwel ongeveer 125 000 ECU investeren om zijn vestiging in te richten en het tijdelijke gebouw functioneel en "klaar voor gebruik" te maken. Het Centrum verklaarde dat deze kosten waren gemaakt om de voorwaarden voor een doelmatig functioneren van het Centrum te verbeteren.

24. Hoofdzakelijk door de vaagheid van de huurovereenkomst is het onduidelijk wie uiteindelijk voor deze kosten zal moeten opkomen.

25. De leiding van het Centrum moet ervoor zorgen dat alle roerende goederen waarin is geïnvesteerd, worden overgebracht naar het nieuwe gebouw dat in aanbouw is, en dat telkens als daarvoor de nodige bewijzen beschikbaar zijn, al het nodige wordt gedaan om te verzekeren dat uitgaven die zijn gedaan in verband met bepaalde soorten onroerend goed, worden teruggevorderd.

Definitief gebouw

26. Het Centrum en de Griekse staat ondertekenden op 22 juni 1995 een basisovereenkomst voor de oprichting van het definitieve gebouw.

Betalingen van het Centrum aan de Griekse staat

27. Volgens de genoemde overeenkomst moest het Centrum de Griekse staat 6 879 750 ECU betalen in vier gelijke tranches van 1 719 937 ECU. De eerste twee werden betaald in december 1995 en september 1996 en de derde betaling moest op 1 september 1997 plaatsvinden. De begrotingsautoriteit stemde ermee in dat deze derde tranche in december 1997 kon worden betaald, maar vooral wegens de huidige stand van de bouw en bij gebreke van een financieel verslag van de OEK (de nationale organisatie voor arbeidershuisvesting), die door de Griekse staat was aangesteld om het project te beheren, is de betaling nog niet verricht. De laatste tranche wordt betaald wanneer het gebouw wordt opgeleverd.

Huidige stand van de bouw

28. De eerste steen van het gebouw werd officieel gelegd op 6 september 1997 en na een inschrijvingsprocedure werd op 31 oktober 1997 een contract ondertekend ten belope van 1 048 Mio GRD (ongeveer 3,1 Mio ECU tegen de geldende wisselkoers van 345 GRD voor 1 ECU). De definitieve bouwplannen werden goedgekeurd in mei 1998 nadat enkele noodzakelijke aanpassingen waren verricht, waarvan de geraamde financiële gevolgen de totale kosten doen oplopen tot 1 720 Mio GRD (ofwel ongeveer 5 Mio ECU).

29. Momenteel zijn de graafwerkzaamheden bijna voltooid en wordt de fundering aangebracht. Eind maart 1998 diende de aannemer bij de OEK een eerste afrekening in ten bedrage van 73 360 000 GRD (ongeveer 215 000 ECU). De OEK zal voor haar diensten aan het Centrum een provisie van 5 % ontvangen.

30. Op basis van het door de aannemer ingediende financiële budget wordt niet verwacht dat de werkelijke kosten eind 1998 hoger zullen liggen dan het totaal van de twee voorschotten die het Centrum in 1995 en 1996 aan de Griekse staat heeft betaald: ze worden geraamd op 1 000 Mio GRD (ongeveer 2,9 Mio ECU).

31. Daarom wordt aanbevolen de derde tranche pas te betalen wanneer:

a) de werkelijke kosten acceptabel zijn in verhouding tot de reeds betaalde voorschotten;

b) de OEK een gedetailleerd financieel verslag heeft uitgebracht dat is gebaseerd op de daadwerkelijk door de aannemer ingediende afrekeningen; en

c) het Centrum de nodige controles op het voornoemde verslag heeft verricht.

Voltooiing van het gebouw

32. Om het gebouw "gebruiksklaar" te maken zullen nog meer uitgaven nodig zijn. De betrokken kosten betreffen vooral de aanschaf van meubilair en toebehoren en de installatie van speciale uitrusting. Het verwachte verschil tussen de voor het gebouw in totaal beschikbare budget van 6,9 Mio ECU en de geraamde totale kosten van 5 Mio ECU als hiervoor beschreven, plus inflatie, provisies van de OEK enz., beloopt 1,9 Mio ECU.

33. Met betrekking tot dit bedrag van 1,9 Mio ECU bestaat er momenteel geen overeenstemming over de vraag welk soort vaste activa moet worden aangeschaft en of de OEK dan wel het Centrum zelf ze moet aanschaffen.

34. Aanbevolen wordt, in overleg met het Europees Parlement een gedetailleerde lijst op te stellen van de aankopen die met dat bedrag moeten worden gefinancierd en te bepalen wie voor deze aankopen verantwoordelijk zal zijn.

35. Bovendien moet na de recente herwaardering van de drachme nog worden bepaald welke wisselkoers de Griekse staat moet toepassen bij de indiening van zijn declaraties.

Personeel

36. In 1997 bevatte de lijst van het aantal ambten 81 vaste en tijdelijke posten: 25 A, 11 LA, 15 B, 27 C en drie D.

37. Voor het Centrum werken momenteel 68 ambtenaren: 61 in Thessaloniki, drie in Brussel en vier zijn met verlof om redenen van persoonlijke aard. Verder werken er 26 personen als nationaal expert, plaatselijk of hulpfunctionaris.

Conclusie

38. Het Centrum moet zich in alle gevallen houden aan de verplichting inschrijvingsprocedures te volgen of andere offertes te vragen. Voorts moet het altijd de lokale belastingregels naleven en de doorzichtigheid van de selectieprocedures voor studiecontracten verbeteren (zie de paragrafen 17 - 19).

39. Hoewel aanzienlijke verbeteringen werden geconstateerd met betrekking tot de grootte van de kas- en banksaldi, moet het Centrum nog nauwkeuriger worden met de bedragen die het elk kwartaal bij de Commissie opneemt en alleen de bedragen vragen die nodig zijn om in zijn werkelijke kasbehoeften op korte termijn te voorzien. Tevens moet het voor de betalingen aan de leveranciers een duidelijk kredietbeleid vaststellen (zie paragraaf 21).

40. Het Centrum wordt aanbevolen, zo snel mogelijk de vordering tot BTW-terugbetaling over 1997 in te dienen bij de Griekse belastingautoriteiten en alle andere vorderingen bij de andere lidstaten (zie paragraaf 22).

41. Het Centrum wordt verzocht de oprichting van het definitieve gebouw nauwlettend te volgen. Bovendien moet in overleg met de begrotingsautoriteit een gedetailleerde lijst worden opgesteld van de aan te kopen vaste activa die met het bedrag van 1,9 Mio ECU moeten worden gefinancierd en moet worden bepaald wie voor die aankopen verantwoordelijk zal zijn (zie de paragrafen 26 - 35).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 26 november 1998.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

Voorzitter

Tabel 1 Balans per 31 december 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: Jaarrekening 1997 van het Centrum.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 39 van 13.2.1975, blz. 1.

(2) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 11.

(3) PB L 164 van 24.6.1976, blz. 1.

(4) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 15.

(5) Overeenkomstig artikel 67 van Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad werden de rekeningen van alle uitgaven en ontvangsten van het Centrum betreffende het begrotingsjaar 1997 op 13 maart 1998 door de Raad van bestuur opgesteld en goedgekeurd en aan de Commissie en de Rekenkamer toegezonden. Deze rekeningen werden door de Kamer ontvangen op 3 april 1998. Een samenvatting van deze financiële staten wordt gegeven in de bij dit verslag gevoegde tabellen.

(6) Verslag over de financiële staten en het beheer van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding betreffende het begrotingsjaar 1996 (PB C 393 van 29.12.1997, blz. 1).

(7) Verslag over de financiële staten en het beheer van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding betreffende het begrotingsjaar 1996 (PB C 393 van 29.12.1997, blz. 1).

ANTWOORD VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN HET CEDEFOP

De aard van de opmerkingen van de Rekenkamer maakt het de Raad van bestuur van het Centrum mogelijk om op directe wijze te reageren. De raad volgt de opzet van de opmerkingen en conclusies van de Rekenkamer. De nummering van de geciteerde paragrafen correspondeert met de in het verslag van de Rekenkamer gebruikte nummering.

11. Het Centrum begrijpt de opmerkingen maar wenst er de volgende overwegingen aan toe te voegen. In het licht van de wijziging van het besluit om een voorschotkas in te stellen en de hierdoor gedekte posten, bestond er onduidelijkheid over de posten die eerder onder de vorige regeling vielen. In de tussentijd heeft het Centrum de noodzakelijke maatregelen getroffen om te waarborgen dat dit niet meer voorkomt en ervoor gezorgd dat het nieuwe boekhoudkundige systeem over voldoende interne controlemechanismen beschikt.

14. De Rekenkamer heeft gelijk wat betreft de constatering dat de toename van de naar 1998 overgedragen kredieten voornamelijk het gevolg is van het besluit van het Centrum geen goedkeuring te verlenen aan de derde betaling voor de bouw van het nieuwe gebouw aan de Griekse autoriteiten voordat aan bepaalde sleutelvoorwaarden (overeengekomen met de Commissie en erkend door de Griekse overheid zelf) was voldaan. De de-facto-voortgang was niet substantieel genoeg voor deze betaling. De derde betaling voor de bouw van het nieuwe gebouw is afhankelijk gemaakt van de ontvangst van de zijde van de Griekse autoriteiten van:

- definitieve plannen;

- gedetailleerde financiële gegevens die de transparantie van de kosten waarborgen, rekening houdend met de verbeteringen betreffende de oorspronkelijke voorstellen;

- indicaties van reeds uitgevoerde betalingen op basis van de gerealiseerde voortgang.

De voortgang van de bouwwerkzaamheden is niet vertraagd of onderbroken. Het Centrum was in staat te volharden in deze opstelling. Een duidelijke beoordeling van de situatie is beschreven in het voortgangsverslag van het Cedefop over het nieuwe gebouw van eind juni 1998, op verzoek van het Europees Parlement.

15. In overeenstemming met de verklaring van de Rekenkamer, heeft het Centrum in de loop van het jaar verzocht om betalingen van de subsidie teneinde de uitgaven te dekken. Eind 1997 echter, op advies van de financieel controleur, vroeg het Cedefop om overdracht van de subsidie tot het ter dekking van de betalingsverplichtingen vereiste bedrag. Deze zijn in de loop van januari 1998 ontvangen. Vanuit dit perspectief heeft het Centrum geen verzoek gedaan om de eerste betaling van de subsidie voor 1998.

17 a) Het Centrum bevestigt opnieuw voorstander te zijn van het beginsel van concurrentie, alhoewel het in het verleden niet altijd mogelijk geweest is dit te respecteren vanwege de termijnen die inherent zijn aan de uitvoering van inschrijvingsprocedures en de behoefte van het Centrum zich snel in Thessaloniki te vestigen. Er dient evenwel opgemerkt te worden dat het Cedefop min of meer volledig operationeel is geworden in 1997 en het grootste deel van de oproepen tot inschrijving voor administratieve uitgaven en een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voor kantoormeubilair heeft gepubliceerd.

17 b) Na twee jaar in Griekenland heeft het Centrum nu ervaring op dit gebied en zal oplettender zijn teneinde het geringe aantal fouten dat is opgetreden te vermijden.

17 d) Wat betreft de huishoudelijke uitgaven, heeft het Centrum een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling gepubliceerd (PB S 107 van 5 juni 1997 en PB C 214 van 16 juli 1997). In navolging van de beoordeling van de resultaten van de oproep zijn alle getekende contracten gebaseerd op een beperkte procedure waarbij de hierboven vermelde resultaten gebruikt zijn. Deze "opening" heeft een positieve invloed gehad op de kwaliteit van de externe contractanten van het Centrum.

In afwachting van de monitoring van de contracten door middel van de nieuwe software die momenteel door het Cedefop wordt ontwikkeld, heeft de administratie, in het licht van de door de Rekenkamer tijdens het bezoek geformuleerde opmerkingen, een standaard-checklist opgesteld voor elk contract met als doel de waarborging van een accurate bewaking van de in elk contract geboekte voortgang.

18. Slechts nadat dringende personele en organisatorische problemen die het gevolg waren van de verhuizing naar tevredenheid waren overwonnen, werd het mogelijk de situatie met betrekking tot contracten voor administratieve uitgaven te herzien en de aangewezen oproepen tot inschrijving te lanceren. Dit verklaart waarom deze procedures gedurende het begrotingsjaar werden gehouden en niet vóór aanvang ervan. Aanvankelijk leek publicatie in de speciale serie S van het PB de meest redelijke te volgen methode, maar in het licht van de geringe respons waarnaar de Rekenkamer verwijst, trok het Centrum de conclusie dat op een andere manier te werk gegaan diende te worden. Derhalve werd de volgende oproep tot inschrijving (PB S 139 van 19 juli 1997), in navolging van een door de Raad van bestuur genomen beslissing, ook in de lokale pers gepubliceerd; deze procedure zal ook in de toekomst gevolgd worden.

19. De opmerkingen van de Rekenkamer, die eigenlijk gelden voor 1997, weerspiegelen het feit dat het Centrum zich in korte tijd heeft uitgerust met IT-apparatuur die tegemoetkomt aan de uitbreiding van de activiteiten. Het huidige succes van de elektronische koppelingen met onze cliënten en partners zou niet mogelijk geweest zijn zonder deze in zekere zin robuuste aanpak. Het Centrum heeft evenwel intussen een korte-middellangetermijnplan voor informatica (hardware, software en training) opgesteld en zal binnenkort de inschrijvingsprocedures voor de uitrusting van het nieuwe gebouw afronden.

21. Het Centrum zal proberen het beheer van uitstaande kassaldi verder te verbeteren. De vaststelling van een duidelijk kredietbeleid is echter zeer bewerkelijk als gevolg van het onderontwikkelde bank- en betalingssysteem in Griekenland.

22. Op 8 oktober 1998 heeft het Centrum van de Duitse belastingautoriteiten de terugbetaling van de BTW ontvangen voor de jaren 1995-1997.

Wat betreft het verzoek tot terugbetaling van de BTW aan de Griekse belastingautoriteiten, is de vertraging met name te wijten aan het grote werkvolume, in het bijzonder als gevolg van de verhuizing van Berlijn naar Thessaloniki. Bovendien eisen de Griekse belastingautoriteiten dat bij de originele facturen overzichten gevoegd worden, hetgeen een duidelijk grotere werklast betekent voor het personeel dat de verzoeken voorbereidt. Het verzoek voor het begrotingsjaar 1997 is op 11 juni 1998 ingediend, dus verwacht het Centrum geld terug te ontvangen vóór het einde van 1998. Het Centrum onderzoekt momenteel de mogelijkheid om adequate interne organisatorische maatregelen te nemen die het mogelijk zouden maken de verzoeken met een grotere frequentie in te dienen.

28-30. Het Centrum volgt van nabij de voortgang van het nieuwe gebouw en brengt elk halfjaar, zoals gevraagd door het Europees Parlement, verslag uit. Op basis van het laatste verslag (eind juni 1998) zal het gebouw volgens schema gereed zijn en zal de oorspronkelijk voorziene begroting gerespecteerd worden. De de-facto-voortgang is beschikbaar op onze webpagina op het Internet (http://www.cedefop.gr/documents/archives.html).