BESLUIT (EU) 2021/2121 VAN DE COMMISSIE

van 6 juli 2020

over het beheer van stukken en archieven

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983 inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (1), en met name artikel 9, lid 1,

Overwegende hetgeen volgt:

De Commissie bewaart stukken die in het kader van haar activiteiten worden aangemaakt, ontvangen en beheerd. Alle stukken, ongeacht het format en de technologische omgeving waarin ze worden verzameld, aangemaakt of gegenereerd, worden opgenomen en bewaard in een officieel elektronisch archief.

In de bepalingen voor het beheer van stukken en archieven worden beginselen opgenomen inzake het aanmaken, ontvangen en op passende wijze bewaren of vernietigen van stukken, alsook de raadpleging en communicatie dienaangaande, inzake de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en blijvende leesbaarheid van de stukken en de bijbehorende metadata, inzake de identificatie van elk stuk en de extractie en toewijzing van metadata, zodat het stuk kan worden geordend en opgezocht en gemakkelijk kan worden teruggevonden, en inzake het ontwikkelen, onderhouden en actualiseren van de structuur van zowel de systemen voor het beheer van stukken en archieven, als de elektronische archieven en archieven voor analoge media waarover de Commissie beschikt.

De Commissie heeft haar reglement van orde gewijzigd bij Besluit 2002/47/EG, EGKS, Euratom van de Commissie (3) , om bepalingen op te nemen over documentenbeheer, en bij Besluit 2004/563/EG, Euratom van de Commissie (4) , om bepalingen op te nemen over beheer en archivering van elektronische en gedigitaliseerde documenten in de vorm van een gemeenschappelijke reeks voorschriften en procedures waaraan alle diensten zich moeten houden.

In het beleid voor het beheren en archiveren van documenten moet rekening worden gehouden met het digitaliseringsprogramma van de Commissie (5) . Daarom moet er sterk op worden aangedrongen dat stukken in de regel uitsluitend in elektronische vorm worden aangemaakt, hoewel uitzonderingen op deze regel mogelijk moeten zijn.

De instellingen, organen en instanties van de Unie worden aangemoedigd elektronische identificatie en vertrouwensdiensten in het kader van Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad (6) te erkennen met het oog op administratieve samenwerking en daarbij met name gebruik te maken van bestaande goede praktijken en de resultaten van lopende projecten op de onder deze verordening vallende gebieden.

De voorschriften en procedures van de Commissie inzake het beheer van stukken en archieven moeten regelmatig worden bijgewerkt in het licht van ontwikkelingen en resultaten in het kader van academisch en wetenschappelijk onderzoek, onder meer wat nieuwe normen en ontwikkelingen op het gebied van informatie- en communicatietechnologieën betreft.

Een systeem voor het beheer van stukken zorgt niet alleen voor de registratie van de stukken, maar ook voor de opname ervan in bredere zin, zodat ze duidelijk en betrouwbaar kunnen worden geïdentificeerd, traceerbaar zijn en beschikbaar kunnen worden gesteld aan andere gebruikers door middel van ordening of andere vormen van samenvoeging gedurende hun gehele levenscyclus.

Krachtens Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad (7) is de Commissie verplicht betrokkenen informatie over de verwerking van hen betreffende persoonsgegevens te verstrekken en de rechten waarover deze personen als betrokkene beschikken, te eerbiedigen. De Commissie moet deze rechten echter afwegen tegen de doeleinden van archivering in het algemeen belang, in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Krachtens artikel 16, lid 5, en artikel 19, lid 3, van Verordening (EU) 2018/1725 gelden er uitzonderingen op het recht van betrokkenen op informatie en op wissing wanneer gegevens worden verwerkt met het oog op archivering in het algemeen belang. Deze rechten mogen niet in beginsel van toepassing zijn op de historische archieven van de Commissie, gezien de omvang van de instelling en haar archieven en de aard van archivering in het algemeen belang. Met name het wissen van persoonsgegevens in dergelijke stukken zou de geldigheid, integriteit en authenticiteit van de archieven van de Commissie ondermijnen en kan daardoor de verwezenlijking van de doeleinden van archivering in het algemeen belang ernstig in het gedrang brengen.

Waar het gaat om dossiers en stukken van de Commissie die voor permanente bewaring zijn geselecteerd en naar de historische archieven van de Commissie zijn overgebracht, bestaat de mogelijkheid dat de Commissie niet of slechts met onevenredig veel inspanning in staat zou zijn informatie over de verwerking te verstrekken. In het kader van de verstrekking van informatie bedoeld in de artikelen 15 en 16 van Verordening (EU) 2018/1725 moet aan betrokkenen worden gemeld dat stukken die hun persoonsgegevens bevatten, naar de historische archieven van de Commissie kunnen worden overgebracht na afloop van de bewaartermijn die voor die stukken is vastgesteld. Deze informatie wordt verstrekt met betrekking tot de oorspronkelijke verwerkingen waarvoor de persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld.

Artikel 25, lid 4, van Verordening (EU) 2018/1725 biedt de Commissie de mogelijkheid te voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 17, 18, 20, 21, 22 en 23 van die verordening genoemde rechten, voor zover die rechten de verwezenlijking van de doeleinden van archivering in het algemeen belang onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken. Tenzij een op grond van de Verdragen vastgestelde rechtshandeling in afwijkingen voorziet, moeten interne voorschriften worden vastgesteld op grond waarvan de Commissie van deze rechten mag afwijken.

Wanneer een betrokkene een verzoek indient dat geen specifieke informatie bevat over de verwerking waarop zijn verzoek betrekking heeft, kan het verlenen van toegang tot de persoonsgegevens, gezien de omvang en de aard van de historische archieven van de Commissie, onevenredig veel administratieve inspanning vergen of praktisch gezien zelfs onmogelijk zijn.

Rectificatie van persoonsgegevens zou de integriteit en authenticiteit van de archieven van de Commissie ondermijnen en zou haaks staan op het doel van archivering in het algemeen belang. Dit neemt niet weg dat de Commissie kan besluiten om in naar behoren gemotiveerde gevallen een aanvullende verklaring of annotatie toe te voegen aan stukken die onjuiste persoonsgegevens bevatten.

Persoonsgegevens vormen een integraal en onmisbaar onderdeel van voor permanente bewaring geselecteerde stukken. Het verlenen van het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van in die stukken vervatte persoonsgegevens zou de verwezenlijking van de doeleinden van archivering in het algemeen belang derhalve onmogelijk maken.

De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming is over deze voorschriften geraadpleegd en heeft op 3 maart 2020 een advies met aanbevelingen uitgebracht.

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

HOOFDSTUK I

ALGEMENE BEPALINGEN

het bewaren en het voor het publiek toegankelijk maken van de archieven van de Commissie en het deponeren van de historische archieven van de Commissie bij het Historisch Archief van de Europese Unie in het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence.

Het besluit kan, met specifieke toestemming, van toepassing zijn op stukken in het bezit van andere entiteiten die bevoegd zijn voor de toepassing van bepaalde beleidsmaatregelen van de Unie, alsook op stukken die via datatransmissienetwerken tussen overheidsdiensten en de Commissie worden uitgewisseld.

Dit besluit is van toepassing op stukken die in het bezit zijn van de Commissie en op de archieven van de Commissie, ongeacht de vorm, de drager, de ouderdom en de locatie van deze stukken en archieven.

“betrouwbaarheid”: het feit dat ervan kan worden uitgegaan dat een stuk de erin beschreven transacties, activiteiten of feiten inhoudelijk volledig en accuraat weergeeft en bruikbaar is in het kader van latere transacties of activiteiten (12) ;

“authenticiteit”: het feit dat kan worden aangetoond dat een stuk is wat het geacht wordt te zijn, daadwerkelijk is aangemaakt of verzonden door de persoon die geacht wordt dat te hebben gedaan, en daadwerkelijk is aangemaakt of verzonden op het moment waarop dat geacht wordt te zijn gebeurd (11) ;

“ordeningsplan”: een instrument met een hiërarchische en logische structuur, in de vorm van een boomstructuur met een aantal onderling verbonden rubrieken, om dossiers (of andere samenvoegingen van stukken) op basis van de functies, activiteiten en werkprocessen rationeel te organiseren en te koppelen aan de context waarin ze zijn opgesteld;

“dossier”: een samenvoeging van stukken die overeenkomstig de activiteiten van de Commissie zijn georganiseerd om als bewijs, motivering of informatie te dienen en een efficiëntie manier van werken te waarborgen; de groep stukken waaruit het dossier bestaat, wordt zodanig georganiseerd dat ze een coherente en relevante eenheid vormt die aansluit op de activiteiten van de Commissie of haar diensten;

“registratie”: het opnemen van een stuk in een register, waarbij wordt vastgesteld dat het uit administratief en/of juridisch oogpunt volledig is en naar behoren is samengesteld, en waarbij wordt gecertificeerd dat het door een auteur op een bepaalde datum als inkomende of uitgaande post aan een geadresseerde is toegezonden of in een van de officiële archieven van de Commissie is geïntegreerd;

“opname”: het invoeren van een document in een officieel elektronisch archief door gebruikmaking van een unieke identificatiecode in combinatie met metadata (10) ;

“officieel depot”: een door het secretariaat-generaal erkend en goedgekeurd systeem waarin stukken die in het bezit zijn van de Commissie, worden verzameld, georganiseerd en gecategoriseerd zodat ze gemakkelijker kunnen worden teruggevonden, verspreid, gebruikt, verwijderd of bewaard;

“digitalisering”: het proces waarbij een op papier of op een andere traditionele drager gesteld stuk wordt omgezet in een elektronische weergave;

“stuk”: informatie die in de vorm van een document (8) of een verzameling gegevens of in een andere vorm op een digitale of analoge drager wordt ontvangen en aangemaakt en die in een officieel depot wordt opgenomen en als een bewijsmiddel en als een actief (9) wordt beheerd en bewaard;

HOOFDSTUK II

BEHEER VAN STUKKEN

wanneer de bewaring van het originele analoge document een toegevoegde waarde heeft hetzij vanwege de vorm waarin of het materiaal waaruit het is vervaardigd, hetzij om historische redenen.

In de volgende situaties mogen de stukken echter op een andere drager worden aangemaakt of op een andere manier worden bewaard:

1. De auteur van nieuw gecreëerde informatie analyseert deze om te bepalen via welk elektronisch beheersysteem de informatie moet worden beheerd, of deze moet worden opgenomen en in welk officieel depotsysteem deze moet worden bewaard.

1. Door de Commissie aangemaakte of ontvangen informatie op analoge dragers wordt systematisch gedigitaliseerd. De daaruit voortvloeiende elektronische weergave vervangt, wanneer ze in een officieel elektronisch depot wordt opgenomen, het overeenkomstige analoge origineel, tenzij een handgeschreven handtekening vereist is op grond van een bepaling van het Unierecht of het recht van de betrokken lidstaat of het betrokken derde land.

1. Alle directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten verrichten regelmatig een evaluatie van de soorten informatie die in het kader van hun activiteiten is aangemaakt of ontvangen, om te bepalen welke soorten in een officieel elektronisch depot moeten worden opgenomen en om het beheer ervan, rekening houdend met de context waarin ze zijn geproduceerd, gedurende hun gehele levenscyclus te organiseren.

Elk register is verbonden met een of meer elektronische depots. Om veiligheidsredenen kunnen er uitzonderingen worden gemaakt.

1. Documenten worden geregistreerd indien ze belangrijke informatie bevatten die niet alleen voor de korte termijn van belang is of indien ze actie of follow-up van de Commissie of een van haar diensten met zich mee kunnen brengen.

In het kader van het ordeningsplan van de Commissie wordt voor alle diensten van de Commissie gebruikgemaakt van dezelfde gemeenschappelijke dossierclassificatie. Deze classificatie past in het activiteitengestuurde beheer van de Commissie.

Artikel 11

Geldigheid van documenten en procedures

1. Een door de Commissie aangemaakt of ontvangen document wordt geacht in overeenstemming te zijn met de geldigheids- of de toelaatbaarheidscriteria wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: a) de persoon van wie het document afkomstig is, is geïdentificeerd; b) de context waarin het document is geproduceerd, is betrouwbaar en het document voldoet aan de voorwaarden die de integriteit ervan waarborgen; c) het document voldoet aan de formele vereisten van het toepasselijke Unierecht of nationale recht; d) in het geval van een elektronisch document is het document aangemaakt op een wijze die de integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de inhoud en de bijbehorende metadata waarborgt.

2. Een elektronische weergave die is gecreëerd door het digitaliseren van een door de Commissie aangemaakt of ontvangen analoog document wordt geacht in overeenstemming te zijn met de geldigheids- of de toelaatbaarheidscriteria wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: a) er is geen handtekening vereist krachtens een bepaling van het Unierecht of het recht van een betrokken lidstaat of derde land; b) het format biedt garanties inzake de integriteit, de betrouwbaarheid, de duurzaamheid, de blijvende leesbaarheid en de vlotte toegankelijkheid van de erin vervatte informatie. Wanneer er geen ondertekend analoog document vereist is, mag een dergelijke elektronische weergave worden gebruikt voor elke vorm van informatie-uitwisseling en voor elke interne procedure binnen de Commissie.

3. Wanneer krachtens een bepaling van het Unierecht of het nationale recht een ondertekend origineel van een document vereist is, voldoet een door de Commissie opgesteld of ontvangen document aan die vereiste indien het een van de volgende elementen bevat: a) een of meer handgeschreven of gekwalificeerde elektronische handtekeningen; b) een of meer andere elektronische handtekeningen dan gekwalificeerde, mits deze voldoende waarborgen bieden ten aanzien van de identificatie van de ondertekenaar en de wil die deze in het ondertekende document tot uiting brengt.

4. Wanneer voor een specifieke procedure van de Commissie de handtekening van een gemachtigd persoon of het akkoord van een persoon in een of meer fasen van de procedure vereist is, mag deze procedure met behulp van computersystemen worden beheerd, mits elke persoon op duidelijke en ondubbelzinnige wijze is geïdentificeerd en mits het betrokken systeem waarborgt dat de inhoud tijdens de procedure niet wordt gewijzigd.