NL Publicatieblad van de Europese Unie L 344/12

VERORDENING (EG, EURATOM) Nr. 1302/2008 VAN DE COMMISSIE

van 17 december 2008

over de centrale gegevensbank van uitsluitingen

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie,

Gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (1), en met name op artikel 95,

Gelet op Verordening (EG) nr. 215/2008 van de Raad van 18 februari 2008 inzake het Financieel Reglement van toepassing op het 10e Europees Ontwikkelingsfonds (2), en met name artikel 98,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De Commissie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie en van andere door de Gemeenschappen beheerde middelen en moet een centrale gegevensbank oprichten en beheren, met inachtneming van de communautaire voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens, teneinde het in het Financieel Reglement bedoelde mechanisme voor uitsluiting goed te doen werken en de financiële belangen van de Gemeenschappen te beschermen. De gegevensbank zou met name de uitvoering van alle communautaire middelen moeten bestrijken, ongeacht de toepasselijke beheersvorm.

(2) Het Financieel Reglement houdt verplichtingen in voor de instellingen met betrekking tot het gunnen van opdrachten en het verlenen van subsidies aan derden in het kader van gecentraliseerd beheer van communautaire middelen. Met name artikel 93 en artikel 114, lid 3, bevatten een verplichting om derden uit te sluiten van deelname aan procedures voor de plaatsing van een opdracht of de toekenning van subsidie, wanneer zij zich in een van de in artikel 93, lid 1, bedoelde situaties bevinden. Overeenkomstig artikel 94 en artikel 114, lid 3, is het verboden een opdracht te gunnen of een subsidie te verlenen aan derden die naar aanleiding van de betrokken aanbestedingsprocedure in een belangenconflict verkeren, valse verklaringen hebben afgelegd in de door de instelling verlangde inlichtingen voor deelname aan de procedure voor het plaatsen van een opdracht of het toekennen van een subsidie. Overeenkomstig artikel 96 en artikel 114, lid 4, kan de aanbestedende dienst derden tevens administratieve en financiële sancties opleggen, met name door deze van alle communautaire opdrachten en subsidies uit te sluiten gedurende een periode die de betrokken instelling vaststelt krachtens artikel 133 bis van Verordening (EG) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (3).

(3) Overeenkomstig de artikelen 74 en 75 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 23 december 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (4) zijn deze organen gehouden voornoemde bepalingen toe te passen.

(4) Krachtens artikel 50 van Verordening (EG) nr. 1653/2004 van de Commissie van 21 september 2004 houdende een model voor het financieel reglement van de uitvoerende agentschappen overeenkomstig Verordening (EG) nr. 58/2003 van de Raad tot vaststelling van het statuut van de uitvoerende agentschappen waaraan bepaalde taken voor het beheer van communautaire programma’s worden gedelegeerd (5) dienen de uitvoerende agentschappen de voornoemde bepalingen van het Financieel Reglement toe te passen bij de uitvoering van hun huishoudelijke begroting.

(5) Aangezien de uitvoerende agentschappen de status van gedelegeerd ordonnateur van de Commissie hebben voor de besteding van beleidskredieten, waarvoor zij het Financieel Reglement toepassen, zouden zij net als de diensten van de Commissie toegang moeten hebben tot de gegevensbank van uitsluitingen.

(6) De doelstellingen en het oogmerk van de gegevensbank van uitsluitingen dienen te worden omschreven om het gebruik van de gegevens vast te stellen.

(7) Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) zou toegang moeten hebben tot de gegevensbank van uitsluitingen voor het vervullen van zijn reglementaire onderzoekstaken en de opsporings- en fraudebestrijdingsactiviteiten die het verricht uit hoofde van artikel 1, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (6) en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad van 25 mei 1999 betreffende de door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) verrichte onderzoeken (7).

(8) De rekenplichtige van de Commissie zou de gegevensbank van uitsluitingen moeten beheren en het recht moeten hebben om gegevens in de gegevensbank te wijzigen. De verantwoordelijkheid voor het verzoek tot opname van een uitsluitingswaarschuwing in de gegevensbank van uitsluitingen zou moeten berusten bij de betrokken dienst van de Commissie of de andere instellingen.

(9) Voor de diensten van de Commissie, de uitvoerende agentschappen en alle instellingen en communautaire organen die gebruikmaken van een door de Commissie ter beschikking gesteld boekhoudsysteem (hierna „ABAC” genoemd) dat direct toegang biedt tot de waarschuwingen, zouden andere regels inzake de toegang tot de gegevensbank van uitsluitingen moeten gelden, dan voor de andere instellingen, uitvoerende autoriteiten en organen, die dergelijke toegang niet hebben. Derhalve zouden deze instellingen toegang moeten hebben via aangewezen contactpunten en de uitvoerende autoriteiten of organen via verbindingspunten.

(10) Het zou mogelijk moeten zijn om de toegang tot de gegevensbank van uitsluitingen te beperken wanneer uitvoerende autoriteiten of organen middelen beheren met een zeer geringe mate van decentralisatie, waardoor toegang tot de gegevensbank niet aangewezen is, of wanneer dergelijke toegang omwille van de gegevensbescherming moet worden geweigerd.

(11) Teneinde hun verantwoordelijkheden duidelijk te omschrijven, zouden de taken van de contactpunten en de verbindingspunten moeten worden vastgesteld.

(12) Aangezien de gegevensbank gemeenschappelijk zou moeten zijn voor de instellingen, zou de gegevensstroom rechtstreeks aan de rekenplichtige van de Commissie moeten worden gericht.

(13) Ter bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen in de periode tussen een uitsluiting op basis van artikel 93, lid 1, van het Financieel Reglement voor een specifieke procedure voor de plaatsing van een opdracht of de toekenning van een subsidie en de vaststelling van de duur van de uitsluiting door een instelling, zou de instelling om voorlopige registratie van een uitsluitingswaarschuwing moeten kunnen verzoeken.

(14) Om achterhaalde waarschuwingen te voorkomen, met name die met betrekking tot geliquideerde entiteiten, zouden uitsluitingswaarschuwingen op grond van artikel 93, lid 1, onder a) en d), van het Financieel Reglement na vijf jaar automatisch moeten worden verwijderd.

(15) Aangezien uitsluitingen op grond van artikel 94 van het Financieel Reglement gelden voor specifieke procedures voor de plaatsing van een opdracht of de toekenning van een subsidie en — anders dan het in artikel 93, lid 1, bedoelde geval — geen betrekking hebben op een situatie van algehele uitsluiting, zou de registratie van beperkte duur moeten zijn en automatisch moeten worden verwijderd.

(16) De procedure voor verzoeken op grond van informatie van uitvoerende autoriteiten of organen, die van toepassing is op alle beheersvormen, met uitzondering van gecentraliseerd direct beheer, zou duidelijk moeten worden vastgesteld.

(17) Er zou duidelijk moeten worden vastgesteld wat de verantwoordelijkheid van de uitvoerende autoriteiten of organen is met betrekking tot de gegevens die — enerzijds via het verbindingspunt, anderzijds via de rekenplichtige — worden meegedeeld aan de verantwoordelijke dienst van de Commissie, ook wat betreft het rectificeren, bijwerken of verwijderen van de gegevens.

(18) Om te voorzien in een duidelijk pakket regels voor alle gevallen waarin de uitvoerende autoriteit of het uitvoerende orgaan geen duur heeft vastgesteld voor de uitsluiting op grond van artikel 133 bis, lid 1, van de uitvoeringsvoorschriften, zou moeten worden vastgesteld dat de beslissing over de duur van de uitsluiting door de verantwoordelijke dienst van de Commissie wordt voorbereid en door de Commissie wordt genomen.

(19) De informatiestroom tussen gemachtigde gebruikers van de gegevensbank van uitsluitingen zou in detail moeten worden beschreven. Voor elke waarschuwing zou een contactpersoon moeten worden opgegeven, die informatie over de betrokken waarschuwing verstrekt aan de gemachtigde gebruikers van de gegevensbank van uitsluitingen.

(20) Er zou een specifieke bepaling moeten gelden voor gevallen waarin door derden verstrekt bewijs niet consistent is met gegevens in de gegevensbank van uitsluitingen, teneinde te garanderen dat de gegevens in de gegevensbank van uitsluitingen correct en actueel zijn.

(21) Er zou een passend kader moeten worden opgesteld voor de uitwisseling van beproefde methoden door de instellingen en om kwesties betreffende het gebruik van de gegevensbank van uitsluitingen te regelen.

(22) De verwerking van persoonsgegevens, die inherent is aan het beheer van de gegevensbank van uitsluitingen, moet worden verricht overeenkomstig Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (8), die van toepassing is op de lidstaten, en Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlĳke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrĳe verkeer van die gegevens (9), die geheel van toepassing zijn.

(23) Bij het opstellen van deze verordening is terdege rekening gehouden met het advies van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Bovendien moet dergelijke verwerking krachtens Verordening (EG) nr. 45/2001 vooraf worden gecontroleerd door de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming, na kennisgeving door de functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie.

(24) Duidelijkheidshalve zouden in de bepalingen inzake gegevensbescherming de rechten moeten worden vervat van de personen wier gegevens in de gegevensbank van uitsluitingen zijn of zullen worden opgenomen. Natuurlijke en rechtspersonen zouden in kennis moeten worden gesteld wanneer er gegevens over hen in de gegevensbank van uitsluitingen worden opgeslagen,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Onderwerp

1. Bij deze verordening wordt een centrale gegevensbank ingesteld (hierna „de gegevensbank van uitsluitingen” genoemd), zoals bedoeld in artikel 95 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (hierna „het Financieel Reglement” genoemd).

2. De in de gegevensbank van uitsluitingen opgeslagen gegevens mogen uitsluitend worden gebruikt voor de toepassing van de artikelen 93 tot en met 96 en artikel 114 van het Financieel Reglement en de artikelen 133 tot en met 134 ter van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002, evenals de artikelen 96 tot en met 99 en artikel 110 van Verordening (EG) nr. 215/2008.

3. Het OLAF mag de gegevens gebruiken voor zijn onderzoeken op grond van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad, alsook voor zijn opsporings- en fraudepreventieactiviteiten, zoals risicoanalyses.

Artikel 2

Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

1. „instellingen”: het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio’s, de Europese Ombudsman, de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming, de uitvoerende agentschappen en organen bedoeld in artikel 185, lid 1, van het Financieel Reglement;

2. „uitvoerende autoriteit of orgaan”: autoriteiten van de lidstaten of van derde landen, internationale organisaties en andere organen die overeenkomstig de artikelen 53 en 54 van het Financieel Reglement betrokken zijn bij de uitvoering van de begroting, met uitzondering van de uitvoerende agentschappen en organen bedoeld in artikel 185, lid 1, van het Financieel Reglement. De lidstaten mogen in deze verordening omschreven taken toevertrouwen aan andere nationale overheden, die in dat geval als uitvoerende autoriteiten of organen worden aangemerkt.

3. „derden”: gegadigden, inschrijvers, contractanten, leveranciers, dienstverleners en hun respectieve subcontractanten, alsook subsidieaanvragers en subsidieontvangers, waaronder begunstigden van rechtstreekse steun, contractanten van subsidieontvangers en entiteiten die financiële steun ontvangen van een begunstigde van een communautaire subsidie op grond van artikel 120 van het Financieel Reglement.

Artikel 3

Uitsluitingswaarschuwing

Uitsluitingswaarschuwingen bevatten de volgende gegevens:

a) gegevens ter identificatie van derden die verkeren in een van de situaties bedoeld in artikel 93, lid 1, artikel 94, artikel 96, lid 1, onder b), en artikel 96, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement;

b) gegevens over personen met vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid ten aanzien van juridische entiteiten, wanneer deze personen verkeren in een van de situaties bedoeld in artikel 93, lid 1, artikel 94, artikel 96, lid 1, onder b), en artikel 96, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement;

c) de gronden voor uitsluiting van onder a) bedoelde derden of onder b) bedoelde personen en eventueel het soort veroordeling en de duur van de uitsluiting.

Artikel 4

Beheer van de gegevensbank van uitsluitingen

1. De rekenplichtige van de Commissie of diens ondergeschikte personeelsleden, aan wie op grond van artikel 62 van het Financieel Reglement bepaalde taken zijn gedelegeerd (hierna „de rekenplichtige van de Commissie” genoemd), verzorgen het beheer van de gegevensbank van uitsluitingen en treffen passende technische regelingen.

De rekenplichtige van de Commissie voert op verzoek van de instellingen uitsluitingswaarschuwingen in, en wijzigt of verwijdert deze.

2. De rekenplichtige van de Commissie stelt uitvoeringsmaatregelen inzake de technische aspecten en de bijbehorende ondersteunende procedures vast, onder meer op het gebied van beveiliging.

Hij meldt deze maatregelen aan de diensten van de Commissie, de uitvoerende agentschappen en, indien nodig, aan de overeenkomstig artikel 6, lid 1, aangewezen contactpunten van de andere instellingen of de overeenkomstig artikel 7, lid 2, aangewezen verbindingspunten.

Artikel 5

Toegang tot de gegevensbank van uitsluitingen

1. Andere instellingen dan de Commissie en de uitvoerende agentschappen hebben door middel van het door de Commissie ter beschikking gestelde boekhoudsysteem (ABAC) of via contactpunten rechtstreekse toegang tot de gegevens in de gegevensbank van uitsluitingen.

2. Uitvoerende autoriteiten of organen die middelen beheren onder gedeeld beheer en nationale publiekrechtelijke organen van de lidstaten die middelen beheren onder indirect gecentraliseerd beheer, hebben via de verbindingspunten toegang tot de gegevens in de gegevensbank van uitsluitingen.

3. Uitvoerende autoriteiten of organen die middelen beheren onder indirect gecentraliseerd, gedecentraliseerd of gezamenlijk beheer hebben via de verbindingspunten toegang tot de gegevens in de gegevensbank van uitsluitingen, wanneer zij tegenover de verantwoordelijke dienst van de Commissie bevestigen dat zij toereikende gegevensbeschermingsmaatregelen toepassen, zoals vastgelegd in overeenkomsten gesloten op grond van artikel 134 bis, lid 4, tweede alinea, van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002.

De uitvoerende autoriteiten of organen krijgen echter geen toegang tot de gegevensbank van uitsluitingen in de volgende gevallen:

a) de verantwoordelijke dienst van de Commissie heeft de in de eerste alinea bedoelde bevestiging niet ontvangen;

b) de verantwoordelijke dienst van de Commissie is in het bezit van bewijs dat de uitvoerende autoriteiten of organen geen toereikende gegevensbeschermingsmaatregelen toepassen;

c) de verantwoordelijke dienst van de Commissie meent dat toegang niet aangewezen is in gevallen van beperkte decentralisatie waarin de Commissie controles vooraf verricht.

Wanneer toegang tot de gegevens in de gegevensbank van uitsluitingen wordt geweigerd, treft de verantwoordelijke dienst van de Commissie passende maatregelen om de financiële belangen van de Gemeenschap ten minste op een gelijkwaardig niveau te beschermen. In het kader van deze maatregelen controleert de verantwoordelijke dienst van de Commissie vóór de verlening van een subsidie of de gunning van een opdracht of er voor de betrokken derde geen uitsluitingswaarschuwing geldt.

4. Voor de diensten van de Commissie en de uitvoerende agentschappen is de toegang tot de gegevens in de gegevensbank van uitsluitingen geregeld bij Besluit 2008/969/EG, Euratom van de Commissie (10).

Artikel 6

Contactpunten en gemachtigde gebruikers binnen de instellingen

1. Iedere andere instelling dan de Commissie en de uitvoerende agentschappen wijst een contactpunt aan dat verantwoordelijk is voor alle kwesties die verband houden met de gegevensbank van uitsluitingen en deelt de namen van alle verantwoordelijke personen mee aan de rekenplichtige van de Commissie.

2. Toegang tot de informatie in de gegevensbank van uitsluitingen kan door de contactpunten worden gegeven aan gemachtigde gebruikers, namelijk personeelsleden van de instellingen voor wie toegang tot deze gegevensbank onontbeerlijk is om hun taken naar behoren te kunnen vervullen. Ieder contactpunt houdt een register van gemachtigde gebruikers bij, waartoe de Commissie op verzoek toegang heeft.

Gemachtigde gebruikers mogen overgaan tot actieve onlineraadpleging van de gegevensbank van uitsluitingen.

3. De instelling treft toereikende beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de informatie door niet-gemachtigde personen wordt gelezen of gekopieerd.

Artikel 7

Verbindingspunten en gemachtigde gebruikers binnen de uitvoerende autoriteiten en organen

1. De verbindingspunten zijn verantwoordelijk voor de betrekkingen met de Commissie wat betreft alle kwesties die verband houden met de gegevensbank van uitsluitingen.

2. Iedere lidstaat wijst één verbindingspunt aan voor de middelen waarmee hij werkt onder gedeeld beheer op grond van artikel 53, onder b), en voor de middelen waarmee door zijn nationale publiekrechtelijke organen wordt gewerkt via indirect gecentraliseerd beheer op grond van artikel 54, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement. Bij wijze van uitzondering en om naar behoren gemotiveerde redenen kan de Commissie meer dan één verbindingspunt per lidstaat toestaan.

3. Ieder derde land dat met middelen werkt onder gedecentraliseerd beheer op grond van artikel 53, onder b), van het Financieel Reglement wijst op verzoek van de verantwoordelijke dienst van de Commissie een verbindingspunt aan.

Ieder uitvoerend orgaan dat met middelen werkt onder gezamenlijk beheer op grond van artikel 53, onder c), of onder indirect gecentraliseerd beheer op grond van artikel 54, lid 2, onder b), c) of d), van het Financieel Reglement, met uitzondering van nationale publiekrechtelijke organen, wijst op verzoek van de verantwoordelijke dienst van de Commissie een verbindingspunt aan.

De verantwoordelijke dienst van de Commissie verzoekt echter niet om een verbindingspunt aan te wijzen als een dergelijk verbindingspunt al bestaat.

Als de verantwoordelijke dienst van de Commissie een verbindingspunt de toegang tot de gegevensbank van uitsluitingen ontzegt, stelt hij de rekenplichtige van de Commissie hiervan in kennis.

4. Iedere lidstaat, iedere autoriteit en ieder orgaan bedoeld in lid 3 deelt de rekenplichtige van de Commissie de namen mee van de personen die verantwoordelijk zijn voor hun respectieve verbindingspunt. De lijst van derde landen en uitvoerende organen die over verbindingspunten beschikken, wordt door de rekenplichtige van de Commissie bekendgemaakt op de intranetsite van de Commissie.

5. Verbindingspunten bieden de uitvoerende autoriteiten en organen toegang tot de informatie in de gegevensbank van uitsluitingen.

Uitvoerende autoriteiten en organen mogen personeelsleden aanwijzen als gemachtigde gebruikers. De groep van gemachtigde gebruikers blijft beperkt tot personen voor wie toegang tot de gegevensbank onontbeerlijk is om hun taken naar behoren te kunnen vervullen. Iedere uitvoerende autoriteit en ieder uitvoerend orgaan houdt een register van gemachtigde gebruikers bij, waartoe de Commissie op verzoek toegang heeft.

Voor de gunning van opdrachten in verband met de uitvoering van de begroting of het Europees Ontwikkelingsfonds mogen gemachtigde gebruikers de gegevensbank van uitsluitingen actief online raadplegen. Wanneer onlineraadpleging niet mogelijk is, kan de gemachtigde gebruiker gedownloade gegevens ontvangen. In het laatste geval worden de gegevens ten minste maandelijks bijgewerkt.

6. De autoriteit die, of het orgaan dat, het verbindingspunt of de gemachtigde gebruikers heeft aangewezen, treft toereikende beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de informatie door niet-gemachtigde personen wordt gelezen of gekopieerd.

Artikel 8

Verzoeken van de instellingen

1. Alle verzoeken tot registratie, rectificatie, bijwerking of verwijdering van uitsluitingswaarschuwingen worden gericht aan de rekenplichtige van de Commissie.

Alleen instellingen kunnen dergelijke verzoeken indienen. Hiertoe gebruiken de verantwoordelijke diensten van de Commissie en de uitvoerende agentschappen de modellen die als bijlage bij Besluit 2008/969/EG, Euratom zijn gevoegd en de contactpunten van andere instellingen gebruiken de modellen die zijn opgenomen als bijlage I bij deze verordening.

2. In ieder verzoek tot registratie van een uitsluitingswaarschuwing bevestigt de verantwoordelijke dienst van de Commissie of het verantwoordelijke uitvoerend agentschap dat de meegedeelde informatie werd vastgesteld en doorgegeven overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 en wordt een contactpersoon voor waarschuwing opgegeven, die belast is met de in artikel 12 van deze verordening vastgestelde verantwoordelijkheden.

Bij het verzoek tot registratie van een uitsluitingswaarschuwing bevestigen de contactpunten dat de meegedeelde informatie werd vastgesteld en doorgegeven overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001. De contactpunten dragen de verantwoordelijkheden van een contactpersoon voor waarschuwingen.

3. In afwachting van een beslissing over de duur van de uitsluiting verzoekt iedere instelling om voorlopige registratie van een uitsluitingswaarschuwing.

4. De verantwoordelijke dienst van de Commissie of andere instelling die heeft verzocht om registratie van een uitsluitingswaarschuwing, is verantwoordelijk voor de verzoeken tot rectificatie, bijwerking of verwijdering van die waarschuwing.

Artikel 9

Verzoeken op basis van informatie van uitvoerende autoriteiten of organen

1. De verbindingspunten delen de van uitvoerende autoriteiten of organen ontvangen informatie over uitsluitingssituaties zoals bedoeld in artikel 93, lid 1, onder e), van het Financieel Reglement mee aan de rekenplichtige van de Commissie, die deze informatie doorzendt aan de dienst van de Commissie die verantwoordelijk is voor het programma, de maatregel of de wetgeving en die door de autoriteiten of organen is opgegeven. Ook de bevestiging van de uitvoerende autoriteit of het uitvoerende orgaan, dat de door hen meegedeelde informatie werd opgesteld en doorgegeven overeenkomstig de beginselen van Richtlijn 95/46/EG, geven zij door.

Hiervoor gebruiken de verbindingspunten het model dat is opgenomen als bijlage II bij deze verordening.

2. Bij ontvangst van de in lid 1 bedoelde informatie verzoekt de verantwoordelijke dienst van de Commissie de rekenplichtige van de Commissie om voor de door de uitvoerende autoriteit of het uitvoerende orgaan vastgestelde duur, die niet meer mag belopen dan de in artikel 93, lid 3, van het Financieel Reglement vastgestelde maximumduur, een uitsluitingswaarschuwing op te nemen in de gegevensbank van uitsluitingen.

Wanneer er geen duur is vastgesteld, verzoekt de verantwoordelijke dienst van de Commissie om voorlopige registratie overeenkomstig artikel 10, lid 2, in afwachting van een beslissing van de Commissie. De verantwoordelijke dienst van de Commissie legt de zaak zo spoedig mogelijk ter beslissing aan de Commissie voor.

3. De uitvoerende autoriteit of het uitvoerende orgaan is verantwoordelijk voor de meegedeelde gegevens. De betrokken autoriteit of het betrokken orgaan zal de verantwoordelijke dienst van de Commissie onverwijld via het verbindingspunt informeren wanneer doorgegeven informatie moet worden gerectificeerd, bijgewerkt of verwijderd.

Hiertoe gebruiken de uitvoerende autoriteiten of organen en de verbindingspunten het model dat is opgenomen als bijlage II.

Bij ontvangst van bijgewerkte informatie verzoekt de verantwoordelijke dienst van de Commissie de rekenplichtige van de Commissie om de betrokken uitsluitingswaarschuwing te rectificeren, bij te werken of te verwijderen.

Artikel 10

Duur van de registratie in de gegevensbank van uitsluitingen

1. Waarschuwingen betreffende uitsluitingen op grond van artikel 93, lid 1, onder b), c), e) en f), van het Financieel Reglement worden geregistreerd voor de duur die door de verzoekende instelling is vastgesteld en die in het verzoek is vermeld.

2. Een uitsluitingswaarschuwing op grond van een overeenkomstig artikel 8, lid 3, ingediend verzoek wordt voorlopig geregistreerd voor een duur van drie maanden. Deze voorlopige registratie kan op verzoek eenmaal worden verlengd.

De voorlopige registratie van een uitsluitingswaarschuwing op grond van de in artikel 9, lid 2, tweede alinea, bedoelde verzoeken kan in uitzonderlijke gevallen met nog eens drie maanden worden verlengd.

3. Waarschuwingen betreffende uitsluitingen op grond van artikel 93, lid 1, onder a) of d), van het Financieel Reglement worden geregistreerd voor een duur van vijf jaar.

4. Waarschuwingen betreffende uitsluitingen van de gunning van een opdracht of de verlening van een subsidie in een bepaalde procedure op grond van artikel 94, onder a) en b), van het Financieel Reglement worden geregistreerd voor een duur van zes maanden.

Artikel 11

Verwijdering van uitsluitingswaarschuwingen

Uitsluitingswaarschuwingen worden automatisch verwijderd na het verstrijken van de in artikel 10 vastgestelde termijn.

De instelling die om registratie heeft verzocht, verzoekt om de verwijdering van een uitsluitingswaarschuwing vóór het verstrijken van de termijn, wanneer de derde niet langer in een uitsluitingssituatie verkeert, inzonderheid in de in artikel 10, lid 3, bedoelde gevallen of op grond van kennelijke fouten die worden ontdekt na de registratie van de uitsluiting.

Artikel 12

Samenwerking

1. De in artikel 8, lid 2, van deze verordening bedoelde contactpersoon voor waarschuwingen verstrekt, schriftelijk dan wel langs elektronische weg, alle beschikbare informatie, zodat de verzoekende instelling tot uitsluiting op grond van artikel 93, lid 1, van het Financieel Reglement kan beslissen, of de uitvoerende autoriteit of het uitvoerende orgaan hiermee rekening kan houden bij het gunnen van opdrachten in het kader van de begrotingsuitvoering.

2. Wanneer een instelling bevestigingen of bewijzen verkrijgt die niet consistent zijn met geregistreerde uitsluitingswaarschuwingen, stelt de betrokken instelling de contactpersoon voor waarschuwingen hiervan onmiddellijk in kennis. De contactpersoon voor waarschuwingen en eventueel het betrokken verbindingspunt treffen passende maatregelen.

3. Wanneer een uitvoerende autoriteit of een uitvoerend orgaan bevestigingen of bewijzen verkrijgt die niet consistent zijn met geregistreerde uitsluitingswaarschuwingen, geeft de autoriteit of het orgaan de informatie via het eigen verbindingspunt door aan de contactpersoon voor waarschuwingen. De contactpersoon voor waarschuwingen en eventueel het betrokken verbindingspunt treffen passende maatregelen.

4. De rekenplichtige van de Commissie en de contactpunten van de andere instellingen wisselen op gezette tijden beproefde methoden uit.

Kwesties die verband houden met de gegevensbank van uitsluitingen worden besproken in het kader van bijeenkomsten van de uitvoerende autoriteit of het uitvoerende orgaan en de verantwoordelijke dienst van de Commissie.

Artikel 13

Gegevensbescherming

1. In oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling en oproepen tot het indienen van voorstellen en, wanneer er geen oproepen worden gedaan, vóór het gunnen van opdrachten of het verlenen van subsidies, delen de instellingen en uitvoerende autoriteiten of organen derden mee welke gegevens over hen kunnen worden opgenomen in de gegevensbank van uitsluitingen en aan welke entiteiten deze gegevens kunnen worden meegedeeld. Wanneer derden juridische entiteiten zijn, informeren de instellingen en uitvoerende autoriteiten of organen ook de personen met vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid ten aanzien van deze juridische entiteiten.

2. De instelling die om registratie van een uitsluitingswaarschuwing verzoekt, is verantwoordelijk voor de betrekkingen met de natuurlijke of rechtspersoon waarvan gegevens worden opgenomen in de gegevensbank van uitsluitingen (hierna „het betrokken gegevenssubject” genoemd).

De instelling informeert het betrokken gegevenssubject over het verzoek tot het activeren, bijwerken of verwijderen van uitsluitingswaarschuwingen die het subject rechtstreeks aangaan en vermeldt de redenen hiervoor.

De instelling geeft ook gehoor aan verzoeken van betrokken gegevenssubjecten om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te rectificeren, en aan andere verzoeken of vragen van subjecten.

Verzoeken of vragen van betrokken gegevenssubjecten met betrekking tot door uitvoerende autoriteiten of organen verstrekte informatie worden door deze autoriteiten of organen behandeld. De verantwoordelijke dienst van de Commissie verwijst dergelijke verzoeken en vragen naar het betrokken verbindingspunt en informeert het betrokken gegevenssubject hieromtrent.

3. Onverminderd de in lid 2 vastgestelde informatieverplichtingen, kan een naar behoren geïdentificeerde natuurlijke persoon informeren of er gegevens over hem in de gegevensbank van uitsluitingen zijn geregistreerd.

De rekenplichtige van de Commissie informeert hem schriftelijk, dan wel langs elektronische weg, of hij in de gegevensbank van uitsluitingen is geregistreerd. Indien de persoon geregistreerd is, voegt de rekenplichtige van de Commissie de in de gegevensbank van uitsluitingen opgeslagen gegevens over de persoon bij. Hij informeert de instelling die om de waarschuwing heeft verzocht hieromtrent.

4. Onverminderd de in lid 2 vastgestelde informatieverplichtingen, kan een naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger van een rechtspersoon informeren of er gegevens over deze rechtspersoon in de gegevensbank van uitsluitingen zijn geregistreerd.

De rekenplichtige van de Commissie informeert hem schriftelijk, dan wel langs elektronische weg, of de rechtspersoon in de gegevensbank van uitsluitingen is geregistreerd. Indien de persoon geregistreerd is, voegt de rekenplichtige van de Commissie de in de gegevensbank van uitsluitingen opgeslagen gegevens over de persoon bij. Hij informeert de instelling die om de waarschuwing heeft verzocht hieromtrent.

5. Verwijderde waarschuwingen zijn uitsluitend toegankelijk voor controle- en onderzoeksdoeleinden en zijn niet meer zichtbaar voor gebruikers van de gegevensbank.

In uitsluitingswaarschuwingen opgenomen persoonsgegevens van natuurlijke personen blijven na de verwijdering van de waarschuwing echter slechts vijf jaar voor deze doeleinden toegankelijk.

Artikel 14

Overgangsbepalingen

1. Informatie van uitvoerende autoriteiten of organen kan uitsluitend betrekking hebben op rechterlijke beslissingen van na 1 januari 2009.

2. Waarschuwingen die krachtens artikel 95 van het Financieel Reglement zijn geregistreerd vóór de datum waarop deze verordening van toepassing wordt en op die datum nog steeds van kracht zijn, worden aangemerkt als uitsluitingswaarschuwingen en worden direct opgenomen in de gegevensbank van uitsluitingen.

3. Wanneer een betrokken derde niet in kennis gesteld werd van de registratie van een in lid 2 bedoelde uitsluitingswaarschuwing, stelt de dienst van de Commissie of de instelling die om de registratie heeft verzocht, de derde er binnen één maand na de datum waarop deze verordening van toepassing wordt, van in kennis dat zijn gegevens in de gegevensbank van uitsluitingen zijn opgenomen.

4. De verantwoordelijke dienst van de Commissie of andere instelling die om registratie van een in lid 2 bedoelde uitsluitingswaarschuwing heeft verzocht, blijft verantwoordelijk voor de verzoeken tot wijziging of verwijdering van deze waarschuwing overeenkomstig deze verordening.

5. Bij uitsluitingen waartoe een dienst van de Commissie of een uitvoerend agentschap op grond van artikel 93, lid 1, onder b) en e), van het Financieel Reglement vóór 1 mei 2007 heeft besloten, wordt bij de vaststelling van de duur van de uitsluiting rekening gehouden met de in de nationale wetgeving voorgeschreven bewaringstermijn van strafregisters.

Voor een dergelijke uitsluiting geldt een maximumduur van vier jaar te rekenen vanaf de datum van kennisgeving van de rechterlijke beslissing. Na het verstrijken van deze termijn verzoekt de dienst van de Commissie of het verantwoordelijke uitvoerende agentschap om verwijdering van de waarschuwing.

Artikel 15

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Zij is van toepassing met ingang van 1 januari 2009.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat. Gedaan te Brussel, 17 december 2008. Voor de Commissie Dalia GRYBAUSKAITĖ Lid van de Commissie

(1) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(2) PB L 78 van 19.3.2008, blz. 1.

(3) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 1.

(4) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

(5) PB L 297 van 22.9.2004, blz. 6.

(6) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 1.

(7) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 8.

(8) PB L 281 van 23.11.1995, blz. 31.

(9) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.

(10) Zie bladzijde 125 van dit Publicatieblad.

BIJLAGE I Verzoek tot opneming van gegevens in de gegevensbank van uitsluitingen, tot wijziging of tot verwijdering hiervan, door andere instellingen dan de Commissie en de uitvoerende agentschappen Het verzoek dient te worden verzonden volgens de procedure voor gerubriceerde informatie overeenkomstig de door de instelling vastgestelde regels. Voor de toezending dient één gesloten omslag te worden gebruikt. Europese Commissie Directeur-generaal Begroting Rekenplichtige van de Europese Commissie BRE2 13/505 B-1049 BRUSSEL