Besluit van de Raad

van 29 november 2001

tot wijziging van het reglement van orde van de Raad

(2001/840/EG)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, met name artikel 207, lid 3, en artikel 255, lid 3,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Overeenkomstig artikel 255, lid 2, van het Verdrag bepaalt Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie(1) de algemene beginselen, voorwaarden en beperkingen betreffende het in artikel 255, lid 1, van het Verdrag neergelegde recht van toegang tot documenten.

(2) Artikel 255, lid 3, van het Verdrag bepaalt dat het Europees Parlement, de Raad en de Commissie in hun reglement van orde specifieke bepalingen betreffende de toegang tot hun documenten opnemen.

(3) Op grond van zijn reglement van orde, aangenomen bij Besluit 2000/396/EG, EGKS, Euratom(2), heeft de Raad een aantal besluiten betreffende de toegang tot Raadsdocumenten aangenomen. Die besluiten moeten worden geconsolideerd in één tekst die in een bijlage bij het reglement van orde zowel de ongewijzigde bepalingen als de inhoudelijke wijzigingen van die besluiten behelst, alsmede nieuwe bepalingen, die overeenkomstig artikel 18 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 moeten worden opgesteld,

BESLUIT:

Artikel 1

In het reglement van orde van de Raad worden de volgende wijzigingen aangebracht:

1. artikel 10 wordt vervangen door de onderstaande tekst, en voetnoot 1 wordt geschrapt: "Artikel 10

Toegang van het publiek tot de documenten van de Raad

Specifieke bepalingen betreffende de toegang van het publiek tot Raadsdocumenten staan in bijlage III;"

2. artikel 17, lid 1, punt g), wordt vervangen door: "g) de door de Gemeenschap gesloten internationale overeenkomsten.

In het Publicatieblad wordt melding gemaakt van de inwerkingtreding van deze overeenkomsten.";

3. aan artikel 17, lid 1, wordt het volgende punt toegevoegd: "h) de door de Gemeenschap overeenkomstig artikel 24 van het Verdrag betreffende de Europese Unie gesloten overeenkomsten, tenzij de Raad anders besluit op grond van de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie(3).

In het Publicatieblad wordt melding gemaakt van de inwerkingtreding van deze overeenkomsten."

4. de volgende bijlage wordt toegevoegd:

"BIJLAGE III

SPECIFIEKE BEPALINGEN BETREFFENDE DE TOEGANG VAN HET PUBLIEK TOT DOCUMENTEN VAN DE RAAD

Artikel 1

Werkingssfeer

Iedere natuurlijke of rechtspersoon heeft toegang tot Raadsdocumenten volgens de beginselen en onder de voorwaarden en beperkingen die zijn neergelegd in Verordening (EG) nr. 1049/2001 en de specifieke bepalingen van deze bijlage.

Artikel 2

Raadpleging in verband met documenten van derden

1. Met het oog op de toepassing van artikel 4, lid 5, en artikel 9, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 en tenzij het na bestudering van het document in het licht van artikel 4, leden 1 tot en met 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 duidelijk is dat het niet mag worden vrijgegeven, wordt de derde geraadpleegd indien:

a) het een gevoelig document betreft als omschreven in artikel 9, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001;

b) het document afkomstig is van een lidstaat en

- vóór 3 december 2001 aan de Raad is toegezonden, of

- de betrokken lidstaat verzocht heeft het document niet zonder zijn voorafgaande toestemming openbaar te maken.

2. In alle andere gevallen waarin de Raad een verzoek ontvangt om een document van een derde dat in zijn bezit is, raadpleegt het secretariaat-generaal met het oog op de toepassing van artikel 4, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 de betrokken derde tenzij het na bestudering van het document in het licht van artikel 4, leden 1 tot en met 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 duidelijk is dat het moet of niet mag worden vrijgegeven.

3. De derde wordt schriftelijk (eventueel via e-mail) geraadpleegd en krijgt een redelijke termijn om te antwoorden, rekening houdend met de in artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde termijn. In de in lid 1 bedoelde gevallen wordt de derde verzocht schriftelijk advies uit te brengen.

4. Indien een document niet onder het bepaalde in lid 1, onder a) en b), valt en het secretariaat-generaal in het licht van het negatieve advies van de derde niet van oordeel is dat artikel 4, lid 1, of lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing is, wordt de kwestie aan de Raad voorgelegd.

Indien de Raad voornemens is het document vrij te geven, wordt de derde onmiddellijk schriftelijk op de hoogte gebracht van het voornemen van de Raad om het document na ten minste 10 werkdagen vrij te geven. Tegelijkertijd wordt de derde opmerkzaam gemaakt op artikel 243 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap.

Artikel 3

Door andere instellingen of lidstaten ontvangen verzoeken om raadpleging

Raadpleging van de Raad door een andere instelling of door een lidstaat betreffende een verzoek om een Raadsdocument geschiedt via e-mail gericht aan access@consilium.eu.int of per fax aan +32-(0)2-285.6361.

Rekening houdend met de voor een besluit van de betrokken instelling of lidstaat vereiste termijn, brengt het secretariaat-generaal onmiddellijk, en uiterlijk binnen 5 werkdagen, namens de Raad advies uit.

Artikel 4

Van lidstaten afkomstige documenten

Verzoeken van een lidstaat overeenkomstig artikel 4, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 worden schriftelijk bij het secretariaat-generaal ingediend.

Artikel 5

Doorgeleiding van verzoeken door de lidstaten

Wanneer een verzoek door een lidstaat aan de Raad wordt doorgeleid, wordt dit verzoek behandeld overeenkomstig de artikelen 7 en 8 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 en de desbetreffende bepalingen van deze bijlage. In geval van volledige of gedeeltelijke afwijzing van toegang, wordt de verzoeker medegedeeld dat confirmatieve verzoeken rechtstreeks aan de Raad moeten worden gericht.

Artikel 6

Adres voor verzoeken

Verzoeken om toegang tot een document worden schriftelijk gericht aan de secretaris-generaal van de Raad/hoge vertegenwoordiger, Wetstraat 175, B-1048 Brussel, via e-mail aan access@consilium.eu.int, of per fax aan +32-(0)2-285.6361.

Artikel 7

Behandeling van initiële verzoeken

Onverminderd artikel 9, leden 2 en 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 wordt elk verzoek om toegang tot een document van de Raad behandeld door het secretariaat-generaal.

Artikel 8

Behandeling van confirmatieve verzoeken

Onverminderd artikel 9, leden 2 en 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 wordt over confirmatieve verzoeken beslist door de Raad.

Artikel 9

Kosten

De kosten van het maken en verzenden van kopieën van Raadsdocumenten worden vastgesteld door de secretaris-generaal.

Artikel 10

Openbaar register van Raadsdocumenten

1. Het secretariaat-generaal is verantwoordelijk voor het verschaffen van toegang tot het register van Raadsdocumenten aan het publiek.

2. Naast de referenties naar documenten wordt in het register aangegeven welke na 1 juli 2000 opgestelde documenten reeds voor het publiek zijn vrijgegeven. Onverminderd Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens(1) en artikel 16 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, wordt de inhoud ervan op internet beschikbaar gesteld.

Artikel 11

Voor het publiek rechtstreeks toegankelijke documenten

1. Dit artikel is van toepassing op alle documenten van de Raad, mits niet gerubriceerd en onverminderd de mogelijkheid een schriftelijk verzoek in te dienen overeenkomstig artikel 6 van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

2. Voor de toepassing van dit artikel wordt verstaan onder

- "verspreiding": verspreiding van de definitieve versie van een document onder de leden van de Raad, hun vertegenwoordigers of afgevaardigden;

- "wetgevingsdocument": elk document dat wordt opgesteld of ontvangen in de loop van besluitvormingsprocedures als omschreven in artikel 7 van het reglement van orde van de Raad.

3. Het secretariaat-generaal stelt de volgende documenten onmiddellijk na hun verspreiding ter beschikking van het publiek:

a) niet door de Raad of een lidstaat opgestelde documenten die door de auteur, of met diens toestemming, openbaar gemaakt zijn;

b) voorlopige agenda's voor de zittingen van de verschillende Raadsformaties;

c) elke door de Raad aangenomen tekst die bestemd is om bekend te worden gemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

4. Onder de voorwaarde dat zij duidelijk niet vallen onder een van de uitzonderingen zoals bedoeld in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, kan het secretariaat-generaal tevens de volgende documenten onmiddellijk na hun verspreiding ter beschikking stellen van het publiek:

a) voorlopige agenda's voor de vergaderingen van comités en werkgroepen;

b) andere documenten, zoals informatieve nota's, verslagen, voortgangsverslagen en verslagen over de stand van de besprekingen in de Raad of in een van zijn voorbereidende instanties die geen individuele standpunten van delegaties bevatten, met uitzondering van adviezen en bijdragen van de Juridische dienst.

5. Naast de in de leden 3 en 4 genoemde documenten stelt het secretariaat-generaal de volgende wetgevende documenten onmiddellijk na hun verspreiding ter beschikking van het publiek:

a) ingekomen documenten en afschriften van brieven in verband met wetgevingsbesluiten die door andere instellingen of organen van de Europese Unie, dan wel door een lidstaat, onder voorbehoud van artikel 4, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 aan de Raad zijn toegezonden;

b) ter goedkeuring aan het Comité van permanente vertegenwoordigers en/of aan de Raad voorgelegde nota's (nota's betreffende I/A- en A-punten), alsook de ontwerp-wetgevingsbesluiten waarnaar zij verwijzen;

c) besluiten die door de Raad zijn aangenomen volgens de procedure van artikel 251 van het EG-Verdrag, en de gemeenschappelijke teksten die door het Bemiddelingscomité zijn goedgekeurd.

6. Na de aanneming van een in lid 5, onder c), bedoeld besluit of na de definitieve aanneming van het betrokken wetgevingsbesluit, stelt het secretariaat-generaal eventuele wetgevende documenten in verband met dit wetgevingsbesluit die vóór een dergelijk besluit zijn opgesteld, zoals informatieve nota's, verslagen, voortgangsverslagen en verslagen over de stand van de besprekingen in de Raad of in een van zijn voorbereidende instanties (" resultaat besprekingen"), met uitzondering van adviezen en bijdragen van de Juridische dienst en documenten die vallen onder de uitzonderingen zoals bedoeld in artikel 4, leden 1 tot en met 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, ter beschikking van het publiek.

Op verzoek van een lidstaat worden documenten die onder de eerste alinea vallen en die het individuele standpunt van de delegatie van die lidstaat in de Raad bevatten, niet op grond van dit besluit aan het publiek beschikbaar gesteld.

(1) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.".

Artikel 2

De volgende besluiten worden hierbij ingetrokken:

a) Besluit 93/731/EG van de Raad van 20 december 1993 betreffende toegang van het publiek tot documenten van de Raad(4);

b) Besluit 2000/23/EG van de Raad van 6 december 1999 over de verbetering van de informatie over de wetgevende activiteiten van de Raad en van het openbaar register van Raadsdocumenten(5);

c) Besluit 2001/320/EG van de Raad van 9 april 2001 betreffende de terbeschikkingstelling aan het publiek van bepaalde categorieën Raadsdocumenten(6).

Artikel 3

Dit besluit wordt van kracht op 3 december 2001.

Gedaan te Brussel, 29 november 2001.

Voor de Raad

De voorzitter

M. Vanderpoorten

(1) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(2) PB L 149 van 23.6.2000, blz. 21. Gewijzigd bij Besluit 2001/216/EG (PB L 81 van 21.3.2001, blz. 30).

(3) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(4) PB L 340 van 31.12.1993, blz. 43. Besluit laatstelijk gewijzigd bij Besluit 2000/527/EG (PB L 212 van 23.8.2000, blz. 9).

(5) PB L 9 van 13.1.2000, blz. 22. Besluit laatstelijk gewijzigd bij Besluit 2000/527/EG.

(6) PB L 111 van 20.4.2001, blz. 29.