REGELS VOOR DE TOEGANG TOT DE DOCUMENTEN VAN HET VERTAALBUREAU (98/C 46/07)

De raad van bestuur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie heeft tijdens zijn zevende vergadering op 17 november 1997 de volgende regels met betrekking tot de toegang tot de documenten van het Vertaalbureau aangenomen:

1. Inleiding

Het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie is opgericht bij Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad (PB L 314 van 7.12.1994), gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 2610/95 (PB L 268 van 10.11.1995) teneinde vertaaldiensten te verlenen die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de volgende organen:

- het Europees Milieuagentschap,

- de Europese Stichting voor Opleiding,

- het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving,

- het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling,

- het Bureau voor de veiligheid en de gezondheid op het werk,

- het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (merken, ontwerpen en modellen),

- de Europese Politiedienst (Europol) en de Europol-Drugseenheid,

- het Communautair Bureau voor Plantenrassen.

De andere door de Raad opgerichte lichamen alsmede de instellingen en de organen van de Europese Unie die reeds over een eigen vertaaldienst beschikken, kunnen, indien nodig, een beroep doen op de diensten van het Vertaalbureau.

2. Categorieën documenten

Gezien deze taakomschrijving hoeft het Vertaalbureau uiteraard geen politieke initiatieven te nemen, maar enkel en alleen documenten van andere instellingen en organen van de Unie te vertalen. Er kunnen bijgevolg twee soorten documenten zijn:

a) documenten die niet afkomstig zijn van het Vertaalbureau, maar van een ander lichaam of een andere instelling: voor deze categorie documenten moet de aanvrager van de informatie zich in alle gevallen wenden tot degene die het document heeft opgesteld;

b) documenten die het Vertaalbureau zelf heeft opgesteld: op deze categorie documenten zijn de volgende regels van toepassing.

3. Documenten van het Vertaalbureau

Het betreft in dit geval documenten die het Vertaalbureau zelf heeft opgesteld en waarvan het als eigenaar en niet slechts als bewaarder kan worden beschouwd.

Hiervoor geldt de algemene regel dat belanghebbende personen toegang tot deze documenten moeten kunnen verkrijgen, tenzij deze gegevens bevatten die betrekking hebben op de onder het hierna volgende punt 4 genoemde terreinen.

Om tot documenten of gegevens van het Vertaalbureau toegang te verkrijgen, dient de aanvrager een schriftelijk in één van de talen van de Unie opgesteld verzoek aan de directeur van het Bureau te richten. Deze is verantwoordelijk voor de behandeling van de verzoeken en beantwoordt ze schriftelijk binnen een maand na registratie van het verzoek. Dit antwoord wordt altijd opgesteld in de door de aanvrager gebruikte werktaal van de Unie.

De gevraagde documenten worden de aanvrager hetzij per post toegezonden, hetzij betrokkene, op afspraak, ten kantore van het Vertaalbureau ter beschikking gesteld.

4. Uitzonderingen

Toegang tot documenten van het Vertaalbureau kan niet worden verkregen, indien de verspreiding hiervan schade kan toebrengen aan:

- de bescherming van het algemeen belang (openbare veiligheid, internationale betrekkingen, monetaire stabiliteit, gerechtelijke procedures, inspectie- en enquêteactiviteiten);

- de bescherming van particuliere personen en van het privé-leven (persoonsdossiers, vertrouwelijke inlichtingen, mededelingen en beoordelingen met het oog op aanwervingen of benoemingen, privé-gegevens over een persoon (zelfs indien overleden) of gegevens uit documenten waarvan de bekendmaking een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer zou kunnen vormen of daartoe zou kunnen bijdragen);

- de bescherming van geheime handels- en industriële gegevens (informatie en vertrouwelijke gegevens op het gebied van handel, handelsgeheimen of intellectuele eigendom waarvan de niet gerechtvaardigde onthulling schade zou toebrengen aan de concurrentiepositie van een derde, bedrijfsinformatie, financiële gegevens en andere informatie op handelsgebied, waaronder gegevens over zakenrelaties, kosten en offertes naar aanleiding van aanbestedingen);

- de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap;

- de bescherming van de vertrouwelijkheid waar de natuurlijke of rechtspersoon die de informatie heeft verstrekt om heeft verzocht of welke krachtens de wetgeving van de lidstaat die de informatie heeft verstrekt, vereist is;

- de bescherming van de vertrouwelijke aard van de interne beraadslagingen van het Vertaalbureau (agenda's en notulen van bijeenkomsten van de raad van bestuur van het Vertaalbureau en van interne vergaderingen, verslagen van dienstreizen, voortgangsverslagen, discussienota's, memo's, briefings, interne adviezen van de diensten van het Vertaalbureau enz.).

5. Herzieningsprocedure

Indien een aanvrager niet binnen de maand na registratie van zijn verzoek antwoord van het Vertaalbureau heeft ontvangen of indien de aanvrager niet tevreden is met het antwoord waarin hem de toegang tot de documenten wordt geweigerd, kan deze binnen een maand na registratie van ontvangst van dat antwoord bij het Vertaalbureau een verzoek om herziening indienen. Na deze termijn wordt het verzoek als ingetrokken beschouwd.

Als de toegang na herziening van het verzoek opnieuw wordt geweigerd, wordt de aanvrager daar binnen een maand schriftelijk van in kennis gesteld. Het Vertaalbureau geeft de redenen van zijn stellingname op en vermeldt de beroepsmogelijkheden die voor betrokkene openstaan, met name de mogelijkheid om zich te richten tot de Europese Ombudsman.

6. Diversen

Voor iedere andere in deze regels niet expliciet behandelde kwestie betreffende de toegang tot documenten van het Vertaalbureau, zijn mutatis mutandis op het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie de normen van toepassing die bij de Europese Commissie gelden.