Speciaal verslag tot staving van de betrouwbaarheidsverklaring inzake de activiteiten in het kader van het zesde en zevende Europese Ontwikkelingsfonds voor het begrotingsjaar 1994 vergezeld van het antwoord van de Commissie

INHOUD

Paragraaf

1. OMSTANDIGHEDEN WAARONDER DE VERKLARING VAN BETROUWBAARHEID WERD AFGEGEVEN 1.1 - 1.13

Mandaat van de Kamer 1.1 - 1.3

De door de DAS gedekte rekeningen en verrichtingen 1.4 - 1.9

De door de Kamer gevolgde methodologie 1.10 - 1.13

2. UITVOERING VAN DE CONTROLE 2.1 - 2.8

Beperkingen betreffende de controlewerkzaamheden 2.3 - 2.6

Reikwijdte van de controleresultaten 2.7 - 2.8

3. RESULTATEN VAN DE CONTROLE 3.1 - 3.65

Algemene conclusie 3.1 - 3.4

Voornaamste opmerkingen over de betrouwbaarheid van de rekeningen 3.2

Voornaamste opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen 3.3 - 3.4

Gedetailleerde opmerkingen over de betrouwbaarheid van de rekeningen 3.5 - 3.46

Betrouwbaarheid van de financiële staten 3.5 - 3.25

Boekhoudbeginselen, -methoden en -gebruiken 3.5 - 3.8

Inhoud en presentatie van de financiële staten aan het eind van het begrotingsjaar 3.9 - 3.11

Verschillen tussen de boekhouding van de ordonnateur en die van de rekenplichtige 3.12 - 3.15

Balansen van de EOF's 3.16 - 3.20

In de financiële staten aan te brengen preciseringen 3.21 - 3.25

Ontvangsten 3.26 - 3.28

Besluiten (primaire verplichtingen) 3.29 - 3.33

Boekhoudbeginselen en -methoden 3.29

Sluimerende verplichtingen 3.30 - 3.33

Contracten en vergelijkbare verplichtingen (secundaire verplichtingen) 3.34 - 3.39

Omissies 3.35 - 3.36

Waarderingen bij de eerste boeking 3.37

Waarderingen bij de afsluiting van het begrotingsjaar 3.38 - 3.39

Betalingen 3.40 - 3.46

Presentatie van de betalingen 3.40 - 3.42

Voorschotten 3.43 - 3.46

Specifieke opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen 3.47 - 3.65

Balansen van de EOF's 3.47 - 3.48

Ontvangsten 3.49

Bijdragen van de Lid-Staten 3.49

Besluiten (primaire verplichtingen) 3.50 - 3.51

Contracten en vergelijkbare verplichtingen (secundaire verplichtingen) 3.52 - 3.59

Chronologie van de goedkeuringsfasen van de secundaire verplichtingen 3.52 - 3.55

Subsidiabiliteit 3.56 - 3.59

Betalingen 3.60 - 3.65

Subsidiabiliteit van de betalingen 3.60 - 3.65

Speciaal verslag tot staving van de betrouwbaarheidsverklaring i nzake de activiteiten in het kader van het zesde en zevende Europese Ontwikkelingsfonds voor het begrotingsjaar 1994

1. OMSTANDIGHEDEN WAARONDER DE VERKLARING VAN BETROUWBAARHEID WERD AFGEGEVEN

Mandaat van de Kamer

1.1. Bij het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is de controle op de verrichtingen van het Europees Ontwikkelingsfonds toevertrouwd aan de Rekenkamer. In dit verband "legt de Rekenkamer aan het Europees Parlement en aan de Raad een verklaring voor waarin de betrouwbaarheid van de rekeningen en de regelmatigheid en de wettigheid van de onderliggende verrichtingen worden bevestigd". In het onderhavige document zijn de resultaten opgenomen van de in het kader van dit mandaat uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot de verrichtingen van het zesde en zevende EOF voor het begrotingsjaar 1994.

1.2. De verklaring van betrouwbaarheid bestaat in het uitspreken van een oordeel over de volgende kwesties:

a)zijn de rekeningen (balansen en jaarrekeningen) globaal betrouwbaar in die zin dat zij een getrouw beeld geven van het vermogen, de financiële situatie aan het eind van het begrotingsjaar en het resultaat van de verrichtingen van het afgelopen begrotingsjaar, overeenkomstig het bepaalde in de Verdragen, de financiële reglementen en de algemeen erkende boekhoudbeginselen?

b)zijn de onderliggende verrichtingen in het algemeen wettig en regelmatig in het licht van alle ter zake geldende voorschriften?

1.3. Aangezien de financiële staten van de EOF's gecumuleerd worden weergegeven en de eerste verklaring van betrouwbaarheid wordt afgegeven op een moment dat de desbetreffende EOF's al enige jaren in uitvoering zijn, zij erop gewezen dat deze verklaring slechts betrekking heeft op de verrichtingen van het begrotingsjaar 1994 en dat de Kamer voor de gecumuleerde rekeningen van de EOF's pas een verklaring van betrouwbaarheid kan afgeven na de inwerkingtreding van het tweede financieel protocol van Lomé IV, waarover de onderhandelingen momenteel gaande zijn.

De door de DAS gedekte rekeningen en verrichtingen

1.4. De Europese Ontwikkelingsfondsen (EOF's) berusten enerzijds op de internationale overeenkomsten tussen de Lid-Staten van de Europese Unie en zeventig landen in Afrika, het Caribisch gebied en de Stille Oceaan (1), en anderzijds op de besluiten van de Raad inzake de associatie van 24 landen en gebieden overzee (LGO) met de Europese Gemeenschap. De EOF's worden gevormd krachtens interne akkoorden inzake de financiering en het beheer van de steun van de Gemeenschap in het kader van deze overeenkomsten en akkoorden (2).

1.5. Eén der voornaamste kenmerken van de EOF's is de wijze waarop zij worden gefinancierd. In de eerste plaats worden de EOF's niet uit de algemene begroting van de Europese Gemeenschap gefinancierd, maar draagt elke Lid-Staat bij aan hun financiering volgens een verdeelsleutel die in de in paragraaf 1.4 vermelde interne akkoorden is vastgelegd (zie tabel 1). Aangezien het hier gaat om Fondsen die geleidelijk aan opraken, geldt voor deze middelen het beginsel van de jaarperiodiciteit niet en bestaat er geen gevaar dat zij komen te vervallen.

1.6. Ten tweede omvatten de EOF's niet de fondsen uit de eigen middelen van de Europese Investeringsbank (EIB), ofschoon deze zowel in de Overeenkomsten van Lomé als in de Associatieverdragen met de LGO worden vermeld (zie tabel 2). In de interne akkoorden is namelijk niet alleen sprake van de ACS- en LGO-middelen van de EOF's, maar ook van de bedragen die de EIB daaraan ter beschikking dient te stellen in de vorm van leningen uit haar eigen middelen, ofwel 1 120 Mio ECU ter aanvulling van het zesde EOF en 1 225 Mio ECU ter aanvulling van het zevende EOF (3).

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

1.7. De jaarrekeningen van de Commissie omvatten zowel de verrichtingen tijdens het begrotingsjaar als de cumulatieve overzichten van uitgaven en ontvangsten die sinds de inwerkingtreding van elk der Fondsen in de boeken zijn verwerkt. En ofschoon het zesde EOF en het eerste financieel protocol van het zevende EOF elk een looptijd van vijf jaar hebben, strekt de uitvoering ervan zich uit over een langere periode, en wel totdat de Commissie van mening is dat de uitvoering voldoende is gevorderd. Op dat moment worden de nog beschikbare restbedragen naar een volgend Fonds overgedragen. Zo stonden er per 31 december 1994 op de rekeningen van het zesde EOF restbedragen van het tweede, derde en vierde EOF (125,1 Mio ECU), terwijl het zevende EOF restbedragen omvatte van het vijfde EOF (492,5 Mio ECU) waarvan de boeken eind 1993 werden afgesloten.

1.8. De rekeningen die werden onderzocht, zijn die welke werden gepubliceerd in de vorm van een Mededeling van de Commissie aan de Rekenkamer, het Parlement en de Raad onder de referentie COM(95) 180 def. van 5 mei 1995.

1.9. Voor de reikwijdte van de verklaring van betrouwbaarheid en de controlenormen die werden toegepast, verwijst de Kamer de lezer naar haar speciaal verslag inzake de activiteiten in het kader van de algemene begroting voor het jaar 1994.

De door de Kamer gevolgde methodologie

1.10. Aangezien de EOF's onder rechtstreeks beheer van de Commissie staan en de procedures voor de financiële tenuitvoerlegging in de opeenvolgende Overeenkomsten van Lomé nauwkeurig zijn omschreven, en voorts omdat er in elk der ontvangende landen een delegatie van de Commissie aanwezig is, belast met het toezicht op de tenuitvoerlegging, heeft de controle van de verrichtingen in het begrotingsjaar 1994 grotendeels plaatsgevonden bij de centrale diensten van de Commissie, die in het bezit zijn van de bewijsstukken aan de hand waarvan de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen tot aan de uiteindelijke begunstigde kunnen worden gecontroleerd. Deze controle werd aangevuld met vragenlijsten die ofwel aan derden, ofwel aan de delegaties van de Commissie werden toegezonden.

1.11. Aangezien de voor de EOF's uitgetrokken bedragen (toewijzingen) worden besteed naarmate de acties voor ontwikkelingshulp worden uitgevoerd, dient de werkelijke vermindering van de middelen van elk Fonds te worden bevestigd op basis van de werkelijk ten uitvoer gelegde acties die ook als zodanig in de financiële staten zijn opgenomen. Daarbij dient de wettigheid van de afzonderlijke acties te worden gegarandeerd, met name wat de subsidiabiliteit ervan betreft, doch moeten de acties ook voldoen aan de procedures voor de tenuitvoerlegging.

1.12. Zodoende was de controle met name gericht op het totaal aan kapitaal en activa van de EOF's per ultimo 1994 en op de gegrondheid van mutaties in de ontvangsten en uitgaven die de tenuitvoerlegging van de steun in de loop van het begrotingsjaar 1994 weergeven. In elk der gevallen werd speciale aandacht besteed aan het beeld dat de financiële staten per 31 december gaven.

1.13. In tabel 3 wordt een kort overzicht gegeven van de uitvoeringsstand van het zesde en zevende EOF, waarbij tevens de bedragen worden aangegeven die aan het eind van het begrotingsjaar 1994 beschikbaar zouden moeten zijn voor nieuwe aanwendingen. Deze gegevens zijn ontleend aan de rekeningen van de Commissie en kunnen verschillen van de gegevens die naar voren zouden komen uit de naar aanleiding van de controleresultaten gecorrigeerde rekeningen.

2. UITVOERING VAN DE CONTROLE

2.1. De uitgaven zijn geverifieerd op basis van statistische steekproefneming van de gedelegeerde kredieten (zie 2.4 b)) en de betalingen. Met het oog daarop zijn de verrichtingen van de beide in uitvoering zijnde EOF's gecombineerd en werd ervan uitgegaan dat beide een onderdeel vormden van hetzelfde geheel. Er werd een globale significantiedrempel vastgesteld van 57 Mio ECU (4) met een betrouwbaarheidsgraad van 95 %, aan de hand waarvan een steekproef werd onderzocht die 201 secundaire verplichtingen en 142 betalingen omvatte.

2.2. Het onderzoek van de uitgavensteekproef is aangevuld met analytische controles van de in 1994 genomen besluiten, de evaluaties van verrichtingen aan het eind van het begrotingsjaar, de sluimerende verplichtingen en de ontvangsten. Voorts zijn er specifieke validatiecontroles verricht op de toewijzingen per financieel instrument en per land, op de tussenrekeningen en de diverse rekeningen voor activa en passiva. De bankrekeningen werden aan een volkomen stelselmatige controleprocedure onderworpen.

Beperkingen betreffende de controlewerkzaamheden

2.3. De aan de EOF's toegewezen financiële middelen zijn bijzonder moeilijk te controleren. In verband met voorgaande begrotingsjaren heeft de Kamer de kwijtingverlenende autoriteit er reeds op gewezen dat het beheer van de middelen van de EOF's werd gekenmerkt door een gebrekkige begrotingsbeheersing (5). Zij beval daarbij met name aan dat de financieel controleur en de rekenplichtige bij dit beheer werden betrokken teneinde de interne controle te verbeteren door een betere scheiding van functies, door duidelijker procedures voor de goedkeuring van de mutaties en een grotere discipline bij de financiële administratie.

2.4. In de boekhouding van de EOF's kunnen drie fasen worden onderscheiden:

a)registratie van de financieringsbesluiten van de Commissie, vaak primaire verplichtingen genoemd;

b)registratie van de contractuele verplichtingen jegens derden, overeenkomend met de kredieten waarvan het beheer is toevertrouwd aan de nationale ordonnateurs van de ACS-Staten of de LGO; deze verrichtingen worden gewoonlijk secundaire verplichtingen genoemd;

c)betalingen die in beginsel definitieve uitgaven zijn en de beloning vormen van werkzaamheden, leveringen of dienstverrichtingen.

2.5. Om de omvang te kunnen bepalen van de kredieten die eventueel opnieuw kunnen worden gebruikt, moeten aan het eind van het begrotingsjaar zowel de vanaf de aanvang van het EOF verrichte definitieve betalingen, als de nog werkelijk af te wikkelen betalingsverplichtingen in mindering worden gebracht op het kapitaal van elk EOF (zie tabel 3).

2.6. Sinds 1991 heeft de Rekenkamer in haar successieve jaarverslagen getracht aan te tonen hoe de door de Commissie gehanteerde boekhoudkundige beginselen en methoden de evaluatie van de in werkelijkheid beschikbare kredieten beïnvloeden. Met de invoering van een actieplan voor de hervorming van een aantal boekhoudmethoden (6) heeft de Commissie in 1994 een proces in werking gezet waarmee zij beoogde aan het eind van elk begrotingsjaar over financiële staten te kunnen beschikken met een echt informatief gehalte. Uit de opmerkingen in het onderhavige verslag blijkt dat het nog enige tijd zal vergen alvorens die doelstelling is bereikt.

Reikwijdte van de controleresultaten

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

2.7. Met de resultaten van alle controles die werden verricht, kunnen de fouten worden becijferd. Aan de hand van de controlewerkzaamheden kon geen statistische interpretatie worden gegeven met betrekking tot de kredieten, de besluiten, de ontvangsten en de financiële staten, en de conclusies berusten alleen op de bekende fouten. Voor de financieringsinstrumenten Stabex en structurele aanpassing is geen statistische schatting gemaakt van de fouten met betrekking tot de contracten en vergelijkbare verrichtingen en de in het kader van de steekproefprocedure onderzochte betalingen. In deze gevallen zijn slechts de bekende fouten in aanmerking genomen, aangezien de verrichtingen zo omvangrijk waren dat vrijwel alle mutaties van het begrotingsjaar waren onderzocht. Bij de andere financieringsinstrumenten daarentegen zijn de aangetroffen fouten gebruikt om een statistische raming te maken van de waarschijnlijke fout in de onderliggende verrichtingen. De algehele conclusies inzake de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen zijn gebaseerd op al deze resultaten.

2.8. Tussen de afsluiting van de rekeningen van 1994 en de publikatie van de controleresultaten van de Kamer heeft de Commissie correcties aangebracht in de geconstateerde boekhoudkundige fouten. Gezien het procédé van de afsluiting van de rekeningen zijn deze correcties geboekt op het begrotingsjaar 1995 en hebben zij geen gevolgen voor de op 5 mei 1995 gepubliceerde financiële staten over het begrotingsjaar 1994.

3. RESULTATEN VAN DE CONTROLE

Algemene conclusie

3.1. Ten aanzien van de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen geeft de Kamer het volgende oordeel:

a)de per 31 december 1994 afgesloten rekeningen van de EOF's geven de financiële situatie (beschikbaar kapitaal) en de lopende EOF-verrichtingen niet goed weer als gevolg van het gebruik van bepaalde boekhoudmethoden en een gebrek aan gegevens die nodig zijn voor een goed begrip van bepaalde cijfers (zie 3.2);

b)de meeste aangetroffen moeilijkheden ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen worden veroorzaakt doordat de regelgeving soms slecht is aangepast aan de omstandigheden waaronder de EOF's ten uitvoer worden gelegd (zie 3.3 en 3.4).

Voornaamste opmerkingen over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.2. Ondanks de recente inspanningen van de Commissie worden de rekeningen nog altijd nadelig beïnvloed door bepaalde boekhoudmethoden en door de vertragingen die in het boekhoudproces optreden:

a)de presentatie van de middelen is niet duidelijk genoeg en wegens het ontbreken van een analytisch kader kunnen de actieprogramma's waartoe de begrotingsautoriteit heeft besloten niet altijd direct worden gevolgd. Niet-inzetbare kredieten (174,5 Mio ECU) (7), een te compenseren krediettransfer (12 Mio ECU) (8) en de weder aan te vullen kredieten (45,5 Mio ECU) (9) worden in de toelichtingen bij de financiële staten onvoldoende verklaard. Doordat het systeem voor het beheer van de kredieten niet strikt genoeg was, konden er in 1994 zonder rechtvaardiging middelen ad 24 Mio ECU worden gecreëerd (10);

b)de stand van de primaire verplichtingen is met betrekking tot de recente verrichtingen ondergewaardeerd (75,4 Mio ECU) (11);

c)de nog af te wikkelen betalingsverplichtingen zijn overgewaardeerd wegens de vertragingen bij de verevening van de vroegere verrichtingen. In de financiële staten zijn saldi van af te sluiten verplichtingen ten bedrage van 68,2 Mio ECU vermeld, maar uit het onderzoek van de Kamer blijkt dat dit bedrag sterk is ondergewaardeerd (12);

d)wegens vertragingen bij de registratie is de stand van de secundaire verplichtingen volgens de boeken 140 Mio ECU lager dan de werkelijke stand van de verrichtingen (13);

e)er worden grote betalingen naar de ontvangende landen overgemaakt op bankrekeningen met een dubbele handtekening waarvan er één van de Commissie is (ten minste 813 Mio ECU) (14). De bestedingsgraad van de aldus overgedragen middelen, die aangeeft in hoeverre de steun ten uitvoer is gelegd, wordt in toelichtingen bij de financiële staten niet vermeld;

f)in het boekhoudsysteem worden de aan de contractanten betaalde voorschotten gelijkgesteld met definitieve uitgaven, zonder dat dit in de toelichtingen bij de financiële staten wordt uitgelegd (15);

g)wegens vertragingen van administratieve aard staan er op de actiefzijde van de balansen van de EOF's 35 Mio ECU (16) aan uitgaven die ten laste hadden moeten worden gebracht van ontwikkelingsprojecten. Voorts staan er op de kasgeldrekeningen 3,1 Mio ECU (17) waarvan de beschikbaarheid twijfelachtig is (banktransfers die niet zijn uitgevoerd en niet-solvabele banken);

h)afgezien van de onder punt g) genoemde bekende fouten, wordt de meest waarschijnlijke waarde van de materiële fouten die de betrouwbaarheid van de rekeningen aantasten, na de beëindiging van de steekproefprocedure geraamd op 31 Mio ECU ten aanzien van de betalingen.

Voornaamste opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen

3.3. Ten aanzien van de onderliggende verrichtingen wordt de regelgeving niet altijd strikt toegepast:

a)in 1994 zijn er voor een bedrag van 18,5 Mio ECU (18) kredieten gebruikt die tevoren niet naar het instrument Stabex waren overgedragen;

b)er werden uit de steun voor de structurele aanpassing gefinancierde aanvullende steunbedragen ad 13 Mio ECU (19) ingezet volgens een procedure die in de Overeenkomst alleen geldt voor de traditionele ontwikkelingsprojecten;

c)voor sommige verrichtingen bestaan er moeilijkheden met de ontvankelijkheid, ofwel wegens de herkomst van de financiering (17 Mio ECU) (20), ofwel doordat de betrokken verrichtingen niet in overeenstemming zijn met de financieringsovereenkomsten (5,3 Mio ECU) (21) of met de aanbestedingsvoorschriften (2,2 Mio ECU) (22);

d)op de tussenrekeningen op de actiefzijde van de balans zijn 6,1 Mio ECU (23) aan betalingen opgenomen waarvoor geen bewijsstukken bestaan;

e)aan de betalingen in verband met niet-conforme verplichtingen (3.3.b) kleven dezelfde gebreken als aan deze verplichtingen (13 Mio ECU) (24);

f)afgezien van de onder d) en e) genoemde bekende fouten wordt de meest waarschijnlijke waarde van de materiële fouten die de wettigheid en regelmatigheid (25) van de betalingen van het begrotingsjaar aantasten, geraamd op 46 Mio ECU. De meest waarschijnlijke waarde van de betalingen van 1994 met vormfouten waarvan de rechtstreekse invloed op de in de rekeningen opgenomen bedragen niet kan worden becijferd, wordt geraamd op 85 Mio ECU.

3.4. Tal van opmerkingen in paragraaf 3.3 komen voort uit het feit dat de regelgeving soms slecht is aangepast aan de omstandigheden waaronder de EOF's ten uitvoer worden gelegd. Ook op andere terreinen, zoals de globale goedkeuringen (3.29.a), de ontvankelijkheidscriteria van de Stabex-transfers (3.51) en de voorafgaande goedkeuring, met name voor de verrichtingen ten laste van gedelegeerde middelen (secundaire verplichtingen) (3.52 3.55), is meer duidelijkheid nodig.

Gedetailleerde opmerkingen over de betrouwbaarheid van de rekeningen

Betrouwbaarheid van de financiële staten

Boekhoudbeginselen, -methoden en -gebruiken

3.5. De voor de opstelling van de financiële staten per einde van het begrotingsjaar gehanteerde boekhoudnormen zijn van cruciaal belang voor de evaluaties en bijgevolg voor de betrouwbaarheid van de rekeningen omdat laatstgenoemde het vermogen, de achtereenvolgende verrichtingen en de reële financiële situatie getrouw moeten weergeven. In dit opzicht zijn de rekeningen van het EOF nog niet samenhangend en strikt genoeg om een getrouw beeld te geven van de economische werkelijkheid.

3.6. In de algemeen erkende boekhoudbeginselen wordt bepaald dat de transacties en andere gebeurtenissen tijdens het begrotingsjaar conform hun aard en economische werkelijkheid moeten worden geregistreerd en niet alleen juridisch gezien juist moeten zijn. De herhaaldelijk gemaakte opmerkingen in dit verslag (26) illustreren dat dit beginsel beter moet worden toegepast.

3.7. De evaluatiemethoden voor de verschillende financiële instrumenten moeten samenhangend zijn en gelijkelijk op elk begrotingsjaar worden toegepast. Uit een groot aantal opmerkingen (27) blijkt dat er in de evaluatiemethoden die voor de diverse financiële instrumenten worden toegepast verschillen bestaan, die de betekenis van de becijferde grootheden, die in grote lijnen de tenuitvoerlegging van de EOF's weergeven (besluiten, secundaire verplichtingen, betalingen), kunnen vervormen.

3.8. Omwille van de doorzichtigheid moeten de beleidsmaatregelen en de gelanceerde actieprogramma's onmiddellijk uit het rekeningstelsel kunnen worden afgeleid. Wanneer na toepassing van de boekhoudnormen niet alle financiële situaties uit boekingen in het rekeningstelsel kunnen worden afgelezen, dienen duidelijke toelichtingen te worden gegeven bij de financiële staten. Voor de EOF's zijn deze toelichtingen in het bijzonder noodzakelijk, en met name in de gevallen van gezamenlijk beheer der kredieten met de EIB, ECHO, of de ACS-Staten. Bovendien moeten de gebruikers van de financiële staten in kennis worden gesteld van de besluiten van politieke aard die het tempo van tenuitvoerlegging van de EOF's beïnvloeden (zie 3.33). Uit sommige opmerkingen in dit verslag blijkt dat er behoefte bestaat aan een grotere doorzichtigheid van de financiële staten (28).

Inhoud en presentatie van de financiële staten aan het eind van het begrotingsjaar

3.9. In het document COM(95) 180 def. (zie 1.8) komen diverse fouten of omissies voor die afbreuk doen aan de informatieve waarde van de financiële staten van de EOF's per 31.12.1994:

a)de EIB beheert zelf een gedeelte van de niet-programmeerbare steun van het EOF (risicodragend kapitaal en rentesubsidies), maar zij doet de Commissie niet tijdig alle gegevens toekomen die nodig zijn voor de opstelling van de eindejaarsrekeningen (zie 3.29.b); bovendien wordt in het commentaar over de niet-programmeerbare steun (blz. 21-25 van dit document) geen gewag gemaakt van risicodragend kapitaal, noch van rentesubsidies;

b)ten aanzien van de niet-programmeerbare steun wordt er in punt VI.3 een opmerking gemaakt over de steun aan vluchtelingen, maar in verband met de spoedhulp wordt er geen enkele soortgelijke opmerking gemaakt ondanks, met name, de hoge bedragen die werden bijeengebracht in verband met de crisis in Rwanda in 1994 (29);

c)ofschoon er met het risicodragend kapitaal deels tijdelijke participaties worden gefinancierd in ondernemingen of financiële instellingen, wordt hiernaar in de rekeningen van het EOF geheel niet verwezen;

d)ofschoon op blz. 10 van het document wordt vermeld dat de Raad in 1993 heeft besloten 100 Mio ECU toe te wijzen aan een nieuw rehabilitatieprogramma, is op blz. 12, zonder verdere toelichting, sprake van lopende acties ten bedrage van 520 Mio ECU, zonder uitsplitsing naar EOF-kredieten en kredieten uit de algemene begroting;

e)de cijfers op blz. 16 van het document met betrekking tot de besluiten inzake de door de Stabex-middelen opgebrachte rente, zijn niet juist (30);

f)in de opmerkingen over Sysmin in punt VI.2 van het document zijn de kredieten en verrichtingen in verband met de LGO niet vermeld (2,5 Mio ECU);

g)de cijfers die worden vermeld tot staving van de opmerking over de steun voor structurele aanpassing (blz. 27 van het document) zijn niet volledig (31);

h)over de tenuitvoerlegging van de regionale samenwerking wordt niets vermeld, ondanks de grote bedragen die hiermee zijn gemoeid en de bijzondere moeilijkheden die met de bijeenbrenging gepaard gaan.

3.10. De jaarrekening van het EOF wordt gepresenteerd volgens de financiële instrumenten, die weer overeenkomen met de opsplitsing van de in de overeenkomsten en de interne financiële akkoorden opgenomen middelen. Ter beoordeling van de werkelijke stand van uitvoering van de communautaire steun moeten de financiële toewijzingen aan de hand van de beleidslijnen en doelstellingen kunnen worden gevolgd. De huidige inrichting van de financiële staten van het EOF maakt dit echter niet mogelijk, met name wat de subsidies betreft, of wanneer meerdere financiële instrumenten worden ingezet voor eenzelfde doelstelling of eenzelfde actieprogramma. Dat is met name het geval bij het grensoverschrijdend initiatief (32) (60 Mio ECU), de steun voor structurele aanpassing (1 162,5 Mio ECU) (33) en het rehabilitatieprogramma. De aan de laatste twee actievormen toegewezen middelen zijn niet apart in de rekeningen opgenomen.

3.11. De acties voor de AIDS-bestrijding in het kader van het zesde EOF zijn in de financiële staten opgenomen in een apart begrotingsonderdeel dat voor het zevende EOF niet bestaat. Daardoor kunnen de door het zevende EOF gefinancierde AIDS-acties niet gemakkelijk worden nagetrokken, al wordt in toelichting VI.5 bij de financiële staten van eind 1994 wel de vorming van een toewijzing van 50 Mio ECU genoemd. Omwille van de continuïteit van de methoden en de samenhang van de financiële staten zouden in de rekeningen van het zevende EOF de acties in het kader van de AIDS-bestrijding afzonderlijk moeten worden vermeld.

Verschillen tussen de boekhouding van de ordonnateur en die van de rekenplichtige

3.12. Per 31 december 1994 bestonden er in de door de rekenplichtige opgestelde balans van de beschikbare middelen voor elk Fonds verschillen met de toewijzingen die in de boekhouding van de ordonnateur waren opgenomen:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

3.13. Bij het zesde EOF kunnen de verschillen als volgt worden verklaard:

a)de ordonnateur heeft niet alle in 1994 ontvangen en door de rekenplichtige bij de middelen van het EOF bijgeschreven bankrente geboekt ( + 21,8 Mio ECU);

b)bankinteresten van vóór 1994 die door de rekenplichtige bij het zesde EOF werden geschreven, werden door de ordonnateur aan het zevende EOF toegevoegd ( P46,0 Mio ECU);

c)de rekenplichtige heeft de middelen als gevolg van een kredietoverschrijving (Sysmin en rentesubsidies van het zesde EOF) niet omgeboekt ten bate van de spoedhulp in het kader van het zevende EOF ( + 126,7 Mio ECU).

3.14. De verschillen bij het zevende EOF hebben de volgende oorzaken:

a)bankinteresten van het begrotingsjaar 1994 werden door de rekenplichtige aan het zesde EOF en door de ordonnateur aan het zevende EOF toegewezen ( P16,5 Mio ECU);

b)door de ordonnateur werden (zie 3.15) zonder enige rechtvaardiging bankinteresten uit hoofde van Stabex (34) toegevoegd ( P23,9 Mio ECU);

c)de in paragraaf 3.13 b) vermelde bankinteresten van vóór 1994 (+ 46,0 Mio ECU);

d)de in paragraaf 3.13 c) vermelde Sysmin-transfers en rentesubsidies van het zesde EOF ( P126,7 Mio ECU);

e)een verschil van P0,1 Mio ECU in verband met een rekening van een betalingsgemachtigde in Algerije, die tijdens het eerste EOF werd geopend en nooit werd gecorrigeerd.

3.15. De meeste van de geconstateerde verschillen zijn discrepanties tussen de EOF's als gevolg van een gebrekkige procedure voor het boekhoudkundig beheer van de kredieten, doch de situatie van de Stabex-interesten is uit een oogpunt van de regelmatigheid van de verrichtingen zorgwekkender, in die zin dat er zonder rechtvaardiging kredieten werden gecreëerd (23,9 Mio ECU). In casu zou een systematische procedure voor de verificatie van de kredietmutaties door een van de hoofdordonnateur van het EOF onafhankelijke dienst deze fouten waarschijnlijk hebben voorkomen.

Balansen van de EOF's

3.16. In de balans van het zesde EOF komt een te regulariseren uitgavenbedrag van 34,7 Mio ECU voor. Dit bedrag bestaat in feite uit 41,6 Mio ECU aan nog te regulariseren uitgaven en 6,9 Mio ECU aan geïnde ontvangsten die nog niet definitief geboekt zijn.

3.17. De tussenrekening in de balans had moeten worden uitgesplitst in de verschillende elementen ervan, door een duidelijk onderscheid aan te brengen tussen de nog te verevenen ontvangsten en uitgaven, en door de voorschotbetalingen en de betalingen voor rekening van derden buiten de uitgaven te houden.

3.18. Van de 631,5 Mio ECU aan banktegoeden van het EOF hebben 3,1 Mio ECU betrekking op af te schrijven of moeilijk te innen bedragen. Deze dienen als zodanig, apart van de overige tegoeden, op de balans te verschijnen, en de rekenplichtige van het EOF dient ofwel de invorderingsprocedure in te leiden, ofwel de geleden verliezen vast te stellen (35).

3.19. De voor studiebeurzen betaalde voorschotten bedragen 15,3 Mio ECU, en zijn in drie groepen onder te verdelen:

a)1,7 Mio ECU zijn door de delegaties in de ACS-Staten betaald en hebben betrekking op oude verrichtingen waarvan de gegrondheid recentelijk op geen enkele wijze door deze delegaties is bevestigd;

b)7,4 Mio ECU zijn betaald aan agentschappen van de Lid-Staten; met deze agentschappen heeft geen toetsing van de boekhouding aan de realiteit plaatsgehad;

c)van 6,2 Mio ECU die aan de Europese Associatie voor Samenwerking (EAS) zijn betaald, kon geen bevestiging worden verkregen omdat deze instantie haar rekeningen niet tijdig had afgesloten.

3.20. Voor deze drie reeksen verrichtingen is een volledige boekhoudkundige controle door de diensten van de Commissie noodzakelijk om te bevestigen of de geboekte bedragen met de realiteit overeenstemmen.

In de financiële staten aan te brengen preciseringen

3.21. Doordat Somalië de vierde Overeenkomst van Lomé niet heeft geratificeerd, zijn er moeilijkheden ontstaan bij het beheer van de kredieten. Terwijl Somalië deze Overeenkomst krachtens artikel 360 ervan niet meer kan ratificeren, zijn de kredieten die dit land voor zijn indicatieve programma waren toegekend, te weten 111 Mio ECU, in januari 1995 (enkele dagen vóór de afsluiting van het begrotingsjaar 1994) overgemaakt naar een "niet-opneembare" reserverekening. De kwijtingverlenende autoriteiten kunnen deze blokkering van middelen niet uit de financiële staten aflezen. De betrokken middelen zijn namelijk, hoewel geblokkeerd, opgenomen bij de overige, wel inzetbare reserves.

3.22. De financiële staten van het EOF worden eveneens nadelig beïnvloed door een transfer en het gebruik van weder aan te vullen kredieten waartoe is overgegaan zonder dat het tijdelijke karakter of de omvang ervan werd aangegeven:

a)op 8 juli 1994 werd een krediet van 12 Mio ECU overgeschreven van de vluchtelingenhulp naar de spoedhulp, in afwachting van een besluit van de Raad van Ministers tot verhoging van de kredieten voor spoedhulp en met de vaste bedoeling deze kredieten weder aan te vullen. Nadat 17 dagen later, op 25 juli 1994, was besloten tot een verhoging van 150 Mio ECU, werden de 12 Mio ECU niet naar de vluchtelingenhulp teruggestort;

b)daar Somalië niet kon beschikken over de kredieten van het zevende EOF, zijn de ondernomen spoedoperaties, toen de kredieten van het zesde EOF uitgeput waren, gefinancierd uit de middelen die het land waren toegewezen voor het indicatieve programma van Lomé III, met dien verstande dat deze later door middelen van Lomé IV zouden worden vervangen. Het bedrag van deze weder aan te vullen kredieten van het zesde EOF - 45,5 Mio ECU - is niet in de financiële staten per 31.12.1994 opgenomen.

3.23. Sinds eind december 1991 staan 28,54 Mio ECU geblokkeerd op rekeningen voor de toewijzing van middelen uit het zesde EOF, die zijn gereserveerd voor het speciale programma ten behoeve van de landen bezuiden de Sahara met een zware schuldenlast (36). Hoewel het hier gaat om kredieten die sinds 1987 bestemd zijn voor snelle uitbetaling en waarvan de besteding in feite vergelijkbaar is met die van de kredieten ter ondersteuning van de structurele aanpassing van het zevende EOF, zijn zij in de financiële staten niet apart, doch onder de subsidies van het zesde EOF opgenomen.

3.24. In Tanzania waren 35 Mio ECU voor de ondersteuning van de structurele aanpassing geblokkeerd, omdat met het door de regering in gang gezette hervormingsproces onvoldoende vorderingen werden gemaakt. Dit komt echter niet tot uiting in de financiële staten.

3.25. Twee categorieën verrichtingen voor het beheer waarvan de Commissie gedeeltelijk verantwoordelijk is, zijn omvangrijk genoeg om in de financiële staten van het eind van het jaar te worden vermeld:

a)aan de Commissie zijn banktegoeden ter beschikking gesteld voor bepaalde medefinancieringsoperaties. Per 31.12.1994 beliepen de betrokken bedragen 22,1 Mio ECU;

b)de Commissie neemt samen met de ACS-Staten deel aan het beheer van de tegenwaardefondsen die zijn vrijgekomen uit de steun van het EOF (met name Stabex en structurele aanpassing). De betrokken bedragen zijn door de 47 delegaties die de vragenlijst van de Kamer hebben beantwoord, geschat op 255,6 Mio ECU per 31.12.1994.

Ontvangsten

3.26. Van de 32,1 Mio ECU aan bankinteresten die als ontvangsten van het begrotingsjaar 1994 zijn geboekt, zijn 8,2 Mio ECU in feite tussen juni 1989 en augustus 1990 geïnd. De vertragingen bij de boeking zijn te wijten aan gebreken van administratieve aard bij de verdeling van de bevoegdheden tussen diensten van de Commissie.

3.27. Voorts stonden 4,7 Mio ECU aan geïnde bankinteresten nog steeds op tussenrekeningen (37), omdat hiervoor nog geen visum van de financieel controleur was verleend, en was 1 Mio ECU aan geïnde of door derden verschuldigde interesten niet in de boeken verwerkt.

3.28. Binnen het zevende EOF zelf is de situatie van de bankinteresten dubbel ontwricht. Terwijl de ordonnateur namelijk een besteding van Stabex-interesten van 79,4 Mio ECU vaststelde, had de rekenplichtige daarvan slechts 26,8 Mio ECU geïnventariseerd. Aangezien voorts het werkelijke bedrag van de in het kader van het zevende EOF ontvangen interesten slechts 60,9 Mio ECU was, had de ordonnateur eind 1994 de facto, zonder enige toestemming, 18,5 Mio ECU van de Stabex-tranche van het toepassingsjaar 1994 gebruikt (38).

Besluiten (primaire verplichtingen)

Boekhoudbeginselen en -methoden

3.29. De door de Commissie gehanteerde beginselen en methoden om de primaire verplichtingen te inventariseren zijn in het algemeen betrouwbaar, want de financieringsbesluiten worden gewoonlijk voor hun volle bedrag en zonder noemenswaardige vertragingen geboekt. Hierop werden echter vier uitzonderingen van betekenis geconstateerd:

a)in de eerste plaats bepaalde globale besluiten bedoeld in artikel 25 van het intern akkoord betreffende de financiering (39): voor de besluiten van de Commissie wordt geen globale primaire verplichting aangegaan. Pas in een later stadium, wanneer de afzonderlijke acties zijn vastgesteld, worden de primaire verplichtingen voor elk daarvan geboekt. Door deze handelwijze wordt de omvang van de daadwerkelijk voor nieuwe acties beschikbare kredieten overgewaardeerd. Eind december 1994 waren er met de goedkeuringen die aldus niet in de rekeningen van het zevende EOF waren verwerkt, 54,03 Mio ECU gemoeid (40). De stand van de kredieten van het zesde EOF was niet bekend. In de toelichtingen bij de financiële staten zou in ieder geval het saldo van de lopende globaal goedgekeurde bedragen moeten worden opgenomen;

b)in de tweede plaats de verrichtingen waartoe de EIB het initiatief had genomen (41): de EOF-rekeningen worden met aanzienlijke vertragingen bijgewerkt, en een procedure aan de hand waarvan de Commissie de juistheid van de EOF-rekeningen kan waarborgen ontbreekt. Zo werd eind 1994 geconstateerd dat negen van de vijftien financieringsbesluiten die de Raad van bewind van de EIB tussen oktober en december 1994 heeft genomen, niet in de boekhouding waren opgenomen. Aldus zijn de voor nieuwe verrichtingen beschikbare kredieten met circa 62,5 Mio ECU overgewaardeerd (42);

c)ten derde was een oudere rentesubsidie ten bedrage van 9,15 Mio ECU niet in de boekhouding opgenomen;

d)tot slot was een op 20 december 1994 genomen financieringsbesluit ad 3,7 Mio ECU voor een project ten behoeve van de Turks- en Caicoseilanden, niet in de eindejaarsrekeningen vermeld.

Sluimerende verplichtingen

3.30. In de financiële staten van 1994 maakt de Commissie voor het eerst melding van het bestaan van sluimerende verplichtingen. Dit is een aanzienlijke vooruitgang, want het verschijnsel doet zich reeds lang voor en er zijn grote bedragen mee gemoeid, zonder dat er ooit een systematische procedure van ACS en EEG gezamenlijk is ingesteld om het probleem definitief te verhelpen. De Commissie geeft aan dat de verplichtingen voor het zesde EOF met 57,9 Mio ECU en die voor het zevende EOF met 10,3 Mio ECU zijn overgewaardeerd (COM(95) 180 def. blz. 83 en 84).

3.31. Uit de controlewerkzaamheden, die zijn opgebouwd volgens een trapsgewijze analyse, blijkt dat met deze schatting de omvang van de bevroren kredieten wordt gebagatelliseerd. Zo waren alleen al met de primaire verplichtingen die de laatste drie jaar geen mutaties hebben ondergaan, 46,8 Mio ECU voor het zesde EOF (43) en 33,5 Mio ECU voor het zevende EOF (44) gemoeid. Het saldo van de contracten waarvoor sinds drie jaar (eind 1991) geen enkele betaling meer is verricht, beloopt voor het zesde EOF 42,9 Mio ECU (45) (voor een dergelijke analyse van het zevende EOF is het nog te vroeg). Gezien de snelle uitvoering van de verrichtingen voor spoedhulp en vluchtelingenhulp is hiervoor een nadere analyse op zijn plaats: het saldo van de contracten waarvoor sinds 1992 geen betaling is verricht, beloopt 2,8 Mio ECU, en dat van de contracten waarvoor sinds 31 augustus 1993 geen betaling is verricht, 2 Mio ECU.

3.32. Aldus komen er circa 128 Mio ECU in aanmerking om te worden vrijgemaakt, nog afgezien van de overige verrichtingen die sinds 31 augustus 1993 beëindigd maar nog niet boekhoudkundig afgesloten zijn. Deze situatie kan ten dele worden toegeschreven aan het feit dat de diensten van de Commissie (met uitzondering van ECHO) meestal de afsluiting van alle contracten van een project alsmede de goedkeuring van de betrokken nationale ordonnateur afwachten, voordat zij overgaan tot de vrijmaking van de overtollige kredieten. In de vele gevallen waarin de nationale ordonnateur niet in actie kwam, is vóór het einde van het begrotingsjaar 1994 geen enkele vrijmakingsprocedure toegepast.

3.33. Afgezien van de regionale samenwerking, dient in dit verband bij negen landen een apart onderzoek te worden ingesteld omdat zulke gevallen daar vaak werden aangetroffen: Soedan, Togo, Zaïre, Kenia, Malawi, Zimbabwe, Ethiopië, Liberia en Kongo. Het zou wenselijk zijn in de financiële staten van het EOF voortaan duidelijk te vermelden met welke landen de samenwerking is opgeschort en met welke deze op een lager pitje is gezet, want daarmee kan het zeer lage bestedingstempo van de middelen ten dele worden verklaard.

Contracten en vergelijkbare verplichtingen (secundaire verplichtingen) (46)

3.34. Verscheidene boekhoudmethoden of -gebruiken van de Commissie hebben een zeer negatief effect op de waardering van de secundaire verplichtingen. Dit komt door vertragingen bij de boekingen, onvolkomenheden van de geautomatiseerde boekhoudsystemen en gewoonten die afbreuk doen aan de striktheid van beheer en waardering en op boekhoudkundig gebied.

Omissies

3.35. In de eerste plaats is gebleken dat voor het laatste kwartaal van 1994, 18 van de 25 leningscontracten waarvan de ondertekening door de EIB aan de Commissie was gemeld, en waarmee 126,3 Mio ECU waren gemoeid, niet in de eindejaarsrekeningen waren opgenomen. De Kamer maakt de Commissie reeds verscheidene jaren regelmatig opmerkzaam op dergelijke omissies.

3.36. Voorts heeft het opnieuw aanwijzen van twee bedragen aan het eind van het begrotingsjaar geleid tot een omissie van 14 Mio ECU bij de afsluiting, doordat enerzijds bedragen ten laste van het begrotingsjaar 1994 werden gebracht en anderzijds bedragen op het begrotingsjaar 1995 werden bijgeboekt. Dergelijke onregelmatigheden zouden worden voorkomen indien de boekingen beter werden uitgevoerd. Bijboekingen en afboekingen die zonneklaar deel uitmaken van dezelfde reeks, hebben betrekking op hetzelfde begrotingsjaar.

Waarderingen bij de eerste boeking

3.37. Hoewel in de financieringsovereenkomsten in beginsel een bedrag is gereserveerd voor onvoorziene uitgaven en prijsherzieningen, heeft de Commissie de gewoonte ontwikkeld voor de contracten betalingsverplichtingen aan te gaan die hoger zijn dan de juridische verplichtingen. Over deze methode heeft de Kamer in het verleden herhaaldelijk opmerkingen gemaakt (47). Bij de onderzochte verrichtingen beliepen de aldus te hoog geboekte secundaire verplichtingen 12,3 Mio ECU.

Waarderingen bij de afsluiting van het begrotingsjaar

3.38. De secundaire verplichtingen die aan het eind van het begrotingsjaar nog moeten worden afgewikkeld, worden op geen enkele wijze geherwaardeerd wanneer ze in een andere valuta dan de ECU moeten worden betaald. In het kader van de algemene begroting meende de Commissie daarentegen dat de fluctuaties groot genoeg waren om een automatische herwaardering te rechtvaardigen. Er is geen enkele reden om aan te nemen dat de situatie van de EOF's fundamenteel anders is, en dat dezelfde monetaire schommelingen daar niet evenzeer de juistheid van de waarderingen aantasten. Voor een correcte herwaardering zou het in sommige gevallen (48) nodig zijn de berekening ervan te specificeren, door aan te geven welke bedragen contractueel in welke valuta's moeten worden betaald. Een statistische benadering van dit verschijnsel op basis van de secundaire verplichtingen die deel uitmaken van de steekproef, levert een raming (meest waarschijnlijke waarde) op van 36 Mio ECU aan te hoge en 35 Mio ECU aan te lage verplichtingen.

3.39. Een andere boekhoudmethode die afbreuk doet aan de waardebepaling van secundaire verplichtingen is die waarbij de verrichtingen met aanzienlijke vertragingen worden afgesloten ofschoon de werkelijke situatie ervan bekend is. In de steekproef beliepen de bedragen waarvan de vrijmaking op deze wijze was uitgesteld, bij de afsluiting van het begrotingsjaar 1,1 Mio ECU.

Betalingen

Presentatie van de betalingen

3.40. Bij de Stabex-transfers en de verrichtingen ter ondersteuning van de structurele aanpassing leiden de voorgeschreven procedures voor de besteding van de kredieten tot een presentatie van de betalingen die, als gevolg van de bijzondere procedures die op deze financieringsinstrumenten worden toegepast, de uitgevoerde verrichtingen niet goed weergeeft (49).

3.41. Sinds in de vierde Overeenkomst van Lomé het stelsel van wederzijdse verplichtingen (50) voor de aanwending van de Stabex-transfers is ingevoerd, worden de door het EOF betaalde bedragen overgemaakt op bankrekeningen die, meestal in Europa, op naam van de begunstigde landen zijn geopend (51). De middelen blijven op deze rekeningen staan zolang het begunstigde land en de Commissie geen overeenstemming hebben bereikt over een actieprogramma en de voorwaarden voor de aanwending ervan nog niet zijn vervuld. Terwijl de betaling bij de overige uitgaven van de EOF's inhoudt dat de uiteindelijke besteding van de financiële middelen heeft plaatsgehad omdat de acties zijn uitgevoerd, is de door het EOF geregistreerde betaling bij de Stabex-transfers in eerste instantie niet meer dan een overmaking van middelen op een bankrekening van tussenpersonen die geen enkele indicatie geeft van de werkelijke uitvoeringsgraad van de steun. Per 31 december 1994 beliepen de op dergelijke bankrekeningen in Europa gedeponeerde bedragen 739,8 Mio ECU, zonder dat dit uit de financiële staten van het eind van het begrotingsjaar naar voren kwam.

3.42. Bij de structurele aanpassing ziet de Commissie af van toepassing van artikel 250, lid 3, van de vierde Overeenkomst van Lomé, waarin is bepaald dat de aan de begunstigde autoriteiten verstrekte middelen voorschotten aan kasmiddelen zijn, totdat deze autoriteiten verantwoording voor de besteding ervan hebben afgelegd. Voorts worden de bedragen die naar bankrekeningen in Europa zijn overgemaakt, in vele gevallen allereerst gebruikt om de deviezenreserves van de begunstigde landen aan te vullen en vervolgens vaak omgezet in tegenwaardefondsen in lokale munt. Met deze tegenwaardefondsen moet dan gerichte begrotingssteun kunnen worden gefinancierd. De aldus gevormde fondsen blijven op hun beurt vaak lange tijd op bankrekeningen met dubbele ondertekening in de begunstigde Staten staan, in afwachting van de aanwending ervan. Deze situatie kan niet uit de financiële staten van de EOF worden afgeleid. Zonder informatie over de situatie van de aldus geopende bankrekeningen kan de begrotingsautoriteit de werkelijke voortgang van de verrichtingen niet cijfermatig beoordelen. Voor acht van de delegaties die de vragenlijst van de Rekenkamer hadden beantwoord, beliepen de niet-bestede bedragen (in ECU) op rekeningen in Europa per 31 december 1994 73,5 Mio ECU.

Voorschotten

3.43. Talrijke contracten voorzien in de betaling van voorschotten vóór de aanvang van de werkzaamheden of de levering van goederen of diensten. Deze voorschotten onderscheiden zich van de aanbetalingen die naar gelang van de daadwerkelijke stand van uitvoering van de werkzaamheden worden betaald.

3.44. Voor de diverse verrichtingen worden gewoonlijk de volgende voorschotten betaald:

a)contracten voor werken: 10 % van het bedrag van de overeenkomst;

b)contracten voor leveringen: 60 % van het bedrag van de leveringen;

c)programmabestekken: 50 % van het bedrag van de uitgaven van één jaar;

d)contracten voor diensten: 20 % van het bedrag van de overeenkomst;

e)studiebeurzen: tot 100 % van het bedrag van de beurs (52);

f)spoedhulp en vluchtelingenhulp: 50 % (algemeen) of 80 % (contracten voor leveringen) van het bedrag van de overeenkomst;

g)structurele aanpassing: 100 % van de betaling; overlegging van de bewijsstukken van de besteding voordat de volgende tranche wordt betaald.

3.45. De Commissie beschouwt deze voorschotten principieel als definitieve verrichtingen, hetgeen leidt tot een verwrongen beeld van de kredietbesteding, waarop in de financiële staten niet wordt gewezen. De voorschotten zouden in de boekhouding stipt moeten worden gevolgd, opdat voor elk begrotingsjaar de volgende gegevens beschikbaar komen: het bedrag van de voorschotten bij de opening van het begrotingsjaar, het bedrag dat in de loop van het jaar is betaald en het bedrag dat is terugontvangen, alsmede het saldo bij de afsluiting van het begrotingsjaar. De diensten van de hoofdordonnateur van het EOF hebben in de loop van het begrotingsjaar 1995 maatregelen getroffen om vanaf eind 1995 de stand van de voorschotten in de EOF-rekeningen te vermelden.

3.46. Eind 1994 was het mechanisme van het boekhoudsysteem ter vaststelling van de voorschotbetalingen niet betrouwbaar, en kon het niet worden gebruikt om de stand van de voorschotten te weten te komen. De fouten die bij de verrekening van de voorschotten met latere betalingen zijn aangetroffen, vloeien rechtstreeks voort uit deze tekortkoming (zie 3.60). Een andere consequentie ervan is dat de voorlopige betalingen die moeten worden gevolgd en later moeten worden verrekend, niet worden geboekt. In een van de gevallen uit de steekproef komt de betaling, die als een definitieve uitgave is geboekt, overeen met een financiële last die door de ACS-Staat moet worden terugbetaald aan de contractant, en dus door de contractant aan het EOF. Daartoe had een voorstel tot terugvordering in de zin van artikel 15, lid 1, van het financieel reglement moeten worden uitgebracht.

Specifieke opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen

Balansen van de EOF's

3.47. De te regulariseren uitgaven op de balans van het zesde EOF omvatten onder meer:

a)betalingen voor 169 verrichtingen ten bedrage van 1,4 Mio ECU, waarvoor de Commissie niet over bewijsstukken beschikt; voorts een bedrag van 1 Mio ECU dat bestaat uit 25 niet toegelichte boekhoudkundige verrichtingen;

b)betalingen voor een honderdtal, meest oude verrichtingen ten bedrage van 3,7 Mio ECU, waarvoor de definitieve aanwijzing niet kan plaatsvinden bij gebreke van toestemming voor de betrokken transacties; het grootste deel van deze betalingen is verricht door de betalingsgemachtigden in de ACS-landen;

c)een bedrag van 0,8 Mio ECU aan niet-contractuele voorschotten ten laste van de kasmiddelen van het EOF, voor een aantal Lid-Staten die samen met het EOF projecten financieren;

d)een eind 1994 vastgestelde koerswinst over de bankrekeningen in een andere valuta dan de ECU (1,4 Mio ECU);

e)door de banken van het EOF aan het eind van het begrotingsjaar verrichte betalingen, die nog niet afzonderlijk waren geboekt (12,7 Mio ECU);

f)recente nog te regulariseren uitgaven ad 16,5 Mio ECU.

3.48. In de tussenrekeningen zijn verrichtingen ad 6,1 Mio ECU zonder toereikende bewijsstukken opgenomen. Deze verrichtingen kunnen afbreuk doen aan de kwijting die de Commissie ingevolge artikel 43 van het financieel reglement van het zevende EOF aan de rekenplichtige van het EOF moet verlenen.

Ontvangsten

Bijdragen van de Lid-Staten

3.49. De door de Commissie in 1994 afgeroepen bijdragen van de Lid-Staten bedroegen 596,5 Mio ECU voor het zesde en 1 200 Mio ECU voor het zevende EOF. Deze bijdragen zijn over het geheel genomen betaald, met uitzondering van 133 000 ECU en 89 000 ECU die door Duitsland, respectievelijk Portugal nog verschuldigd zijn. Ondanks de aanmaningen die de EOF-rekenplichtige tot de debiteurlanden heeft gericht, waren deze bedragen aan het eind van het begrotingsjaar nog niet betaald. De bepalingen van artikel 1, lid 5, van het financieel reglement van het zevende EOF inzake de heffing van achterstalligheidsrente over de niet-betaalde bijdragen, zijn door de Commissie niet toegepast.

Besluiten (primaire verplichtingen)

3.50. De primaire verplichtingen betreffende de programma's voor structurele aanpassing van Burkina Faso, Mali en Papoea-Nieuw-Guinea zijn op grond van de artikelen 292 en 311 van de vierde Overeenkomst van Lomé en artikel 62 van het financieel reglement daarbij, verhoogd met respectievelijk 7,6, 3,7 en 1,7 Mio ECU (20, 14 en 20 %, ofwel in totaal 13 Mio ECU). De toepassing van deze bepalingen op de structurele aanpassing (53) is niet strikt in overeenstemming met de procedures van artikel 292, lid 1, van de Overeenkomst, waarin de aanvullende financieringen beperkt zijn tot de programma's en projecten in klassieke zin. De betrokken aanvullende verplichtingen hadden in deze vorm niet mogen worden goedgekeurd. De verhogingen konden namelijk niet op het instrument van de structurele aanpassing worden aangewezen, zonder dat er nieuwe financieringsovereenkomsten aan het Comité van het EOF waren voorgelegd.

3.51. Van de onderzochte Stabex-verplichtingen voldoen sommige (ad 103 Mio ECU) niet aan de ontvankelijkheidscriteria van de Overeenkomst van Lomé, omdat de statistische gegevens die voor de berekening van de EOF-bijdrage zijn gebruikt, onvolledig zijn (zes landen) of te laat zijn ingediend (twee landen) (54).

Contracten en vergelijkbare verplichtingen (secundaire verplichtingen)

Chronologie van de goedkeuringsfasen van de secundaire verplichtingen

3.52. Bij tal van verrichtingen die uit de ACS-Staten voortkomen, wordt niet de hand gehouden aan het beginsel van de voorafgaande goedkeuring, dat een doeltreffende toepassing van artikel 19 van het financieel reglement van het zevende EOF mogelijk moet maken. Dit komt vooral door de wijze waarop het werk bij de diensten van de Commissie is georganiseerd, waarbij de Commissie de voorschriften omwille van de eenvoud niet volledig kan naleven. Daardoor staat de financieel controleur voor een voldongen feit, hetgeen de betekenis van zijn visum sterk aantast.

3.53. Dit is met name het geval bij alle onderzochte contracten voor spoedhulp. De voorstellen tot het aangaan van een betalingsverplichting worden door ECHO namelijk altijd opgesteld op basis van reeds getekende contracten. Dit geldt ook voor de meeste programmabestekken die met de overheidsinstanties van de begunstigde landen en gebieden zijn overeengekomen, alsmede voor talrijke contracten voor werken, leveringen en diensten die ter plaatse tussen de nationale overheidsinstanties en de contractanten zijn gesloten.

3.54. In de steekproef was met deze verrichtingen een bedrag van 112,9 Mio ECU gemoeid. Ook komt het voor dat het visum pas wordt verleend na het leveren van de prestaties (0,7 Mio ECU) of zelfs na de betaling (15,4 Mio ECU).

3.55. De Kamer is van mening dat de primaire verplichting (besluit) niet het juiste niveau is voor de tenuitvoerlegging van de bepalingen van artikel 19, lid 1, sub c en d, van het financieel reglement, die betrekking hebben op de controle van:

a)"de juistheid van de uitgave ten aanzien van de bepalingen die van toepassing zijn op het beheer van het EOF, en ten aanzien van alle besluiten die ter uitvoering van deze bepalingen zijn getroffen, in het bijzonder de algemene en bijzondere bepalingen van de op de verrichting betrekking hebbende financieringsovereenkomst"

b)"de toepassing van de [...] beginselen van goed financieel beheer"

Om duidelijkheid in de situatie te scheppen zou in de regelgeving het bestaan van een boekhoudkundige verplichting op secundair niveau moeten worden erkend, hetgeen de procedures die de Commissie uit zichzelf op een groot deel van haar verrichtingen toepast, zou verhelderen.

Subsidiabiliteit

3.56. Gezien het ongeoorloofde gebruik van de eerder betaalde voorschotten, hadden de uitgaven die werden gedekt door de laatste subsidietranche (0,74 Mio ECU) voor de Stichting voor culturele samenwerking ACS-EEG niet uit het EOF mogen worden gefinancierd. De financieel controleur heeft over deze verplichting een negatief advies uitgebracht, maar toch een positief visum afgegeven.

3.57. Voor twee bij de steekproef betrokken contracten voor leveringen komt een aanzienlijk deel van de in het contract vastgelegde goederen volgens de financieringsovereenkomst niet voor steun in aanmerking (0,8 Mio ECU van de 2 Mio ECU waarvoor verplichtingen zijn aangegaan). Voorts is een verplichting van 17 Mio ECU ten laste van uit het vijfde EOF overgedragen Sysmin-kredieten voor de aanleg van een rioolstelsel op Jamaïca, niet in overeenstemming met de bepalingen van de tweede Overeenkomst van Lomé (55).

3.58. De contracten die door ECHO met de NGO's worden gesloten, dekken in beginsel welomschreven uitgaven voor een bepaald tijdvak. In veel gevallen verleent ECHO zijn partners een verlenging van de looptijd van hun contract. Twee van deze verlengingen die bij de steekproef werden aangetroffen, waren kennelijk verleend omdat de contractant de geplande uitgaven niet ten laste van het contract heeft kunnen brengen, hetzij omdat ze op andere wijze zijn gefinancierd, hetzij omdat ze niet zijn verricht. Gezien de besluiten van de Commissie op basis waarvan de oorspronkelijke contracten zijn gesloten, komen de uitgaven die tijdens deze verlengingen zijn gedaan (3,8 Mio ECU) niet voor steun in aanmerking.

3.59. Bij een contract voor leveringen en een contract voor spoedhulp zijn tekortkomingen in de aanbestedingsprocedure geconstateerd. In het eerste geval (1,6 Mio ECU) is de gunstigste offerte verworpen wegens een technische kwestie die niet in de aanbesteding was opgenomen, ondanks het verzet van de centrale diensten van de Commissie. In het tweede geval (0,6 Mio ECU) konden de werkelijke aanbestedingsvoorwaarden niet worden vastgesteld, doordat de aan de potentiële contractanten gerichte verzoeken niet erg nauwkeurig waren.

Betalingen

Subsidiabiliteit van de betalingen

3.60. In de contracten is niet alleen bepaald hoe de voorschotten moeten worden betaald, maar ook hoe zij later moeten worden verrekend. Twee van de onderzochte betalingen betreffende contracten voor werken en twee andere betreffende programmabestekken, zijn te hoog doordat de eerder betaalde voorschotten niet zijn verrekend. Het onverschuldigd betaalde bedrag is 1,2 Mio ECU, ofwel 74 % van het totaal van deze vier betalingen.

3.61. In een ander geval is een forfaitair voorschot van 20 % betaald, terwijl deze contractuele voorschotten in de algemene voorwaarden voor de contracten voor werken van het EOF (artikel 46) worden beperkt tot 10 %. De betaling is daardoor 0,32 Mio ECU te hoog.

3.62. Het bedrag van de eindafrekening betreffende een contract voor spoedhulp is volledig betaald, hoewel uit het voortgangsverslag blijkt dat de contractueel vastgelegde hoeveelheden niet volledig zijn uitgereikt, voornamelijk omdat de levensmiddelen ongeschikt voor consumptie zijn gebleken. Er is geen enkele toelichting gegeven over de redenen van dit verlies, en het onverschuldigde deel van de betaling bedraagt 0,2 Mio ECU, ofwel 38 % van het betaalde bedrag.

3.63. De in paragraaf 3.50 genoemde aanvullende verplichtingen voor extra steun voor de structurele aanpassing die aan drie ACS-Staten is toegekend, zijn in 1994 volledig betaald (13 Mio ECU). De subsidiabiliteit van deze betalingen is evenzeer betwistbaar als die van de betalingsverplichtingen waarop zij betrekking hebben.

3.64. De Stabex-betalingen van het begrotingsjaar die berusten op verplichtingen die niet voldoen aan de subsidiabiliteitsvoorwaarden van de Overeenkomst van Lomé, belopen 65,5 Mio ECU (zie 3.51).

3.65. Bij drie onder de steekproef vallende contracten voor werken zijn er betalingen in verband met prijsherzieningen verricht (0,67 Mio ECU), zonder dat de diensten van de Commissie konden nagaan of deze herzieningen gegrond waren, hetzij wegens de uitzonderlijke wijze waarop ze werden berekend, hetzij wegens ontoereikendheid van de door de contractanten overgelegde bewijsstukken. Aan de hand van de documentatie die de delegaties in mei 1995 op verzoek aan de Kamer hebben overgelegd, kon geen afdoende controle worden verricht. In een van deze gevallen gaat de delegatie ervan uit dat de betaling voorlopig is en dat er later een verevening zal plaatsvinden, waarschijnlijk gepaard met een terugvordering van middelen. De Commissie dient er tijdens de onderhandelingen over de contracten bij de nationale ordonnateurs op aan te dringen, dat zij slechts mechanismen voor prijsherziening hanteren die duidelijk genoeg zijn om eenduidig te kunnen worden toegepast en gecontroleerd. Met het oog hierop dienen de contractanten van het EOF gestandaardiseerde bepalingen inzake prijsherziening te worden opgelegd.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 9 november 1995.

Voor de Rekenkamer André J. MIDDELHOEK President

(1) Voor het zesde en zevende EOF betreft dit, respectievelijk, de derde en vierde Overeenkomst van Lomé.

(2) Voor het zesde EOF het intern akkoord van 19 februari 1985, PB L 86 van 31.3.1986; voor het zevende EOF het intern akkoord van 16 juli 1990, PB L 229 van 17.8.1991.

(3) Uit de stand van de verrichtingen van de EIB per 31 december 1994 blijkt dat er leningen met rentesubsidies ten bedrage van 761,5 Mio ECU zijn toegekend ter aanvulling van het zesde EOF en ten bedrage van 717,9 Mio ECU ter aanvulling van het zevende EOF.

(4) Deze drempel werd vastgesteld aan de hand van het volume van de betrokken verrichtingen en de voor de controle beschikbare middelen. Hij vertegenwoordigt circa 3 % van de raming van de betalingen voor het begrotingsjaar 1994.

(5) Advies over het financieel reglement van het zevende EOF (PB C 113, 29.04.1991), jaarverslagen over 1991 (PB C 330, 15.12.1992), 1992 (PB C 309, 16.11.1993) en 1993 (PB C 327, 24.11.1994).

(6) Zie hiervoor paragraaf 15.1 van het jaarverslag van de Rekenkamer over het begrotingsjaar 1993, PB C 327 van 24.11.1994.

(7) Paragrafen 3.21; 3.23; 3.24.

(8) Paragraaf 3.22 a).

(9) Paragraaf 3.22 b).

(10) Paragraaf 3.15.

(11) Paragraaf 3.29 b), c) en d).

(12) Paragraaf 3.32.

(13) Paragrafen 3.35 en 3.36.

(14) Paragrafen 3.41 en 3.42.

(5) Paragrafen 3.43 - 3.46.

(16) Paragraaf 3.47 a), b), e), f).

(7) Paragraaf 3.18.

(18) Paragraaf 3.28.

(19) Paragraaf 3.50.

(20) Paragraaf 3.57.

(21) Paragrafen 3.56; 3.57; 3.58.

(22) Paragraaf 3.59.

(23) Paragraaf 3.48.

(24) Paragraaf 3.63.

(25) Een verrichting die, indien daarbij geen fout was begaan, zou hebben geleid tot de uitgave van een ander bedrag.

(26) Paragrafen 3.11; 3.21; 3.22; 3.40.

(27) Paragrafen 3.26; 3.27; 3.29; 3.36; 3.37; 3.38.

(28) Paragrafen 3.9; 3.10; 3.11; 3.16/17; 3.18; 3.21; 3.22; 3.23; 3.24; 3.25; 3.28; 3.29; 3.31/32; 3.40; 3.45.

(29) Opgemerkt zij dat deze acties worden verricht door diensten die niet tot DG VIII behoren (ECHO).

(30) Voor de Stabex-rente moet 60,9 Mio ECU in plaats van 84 Mio ECU worden gelezen.

(31) Voor het zesde en zevende EOF belopen de met de besluiten gemoeide bedragen 1 162,5 Mio ECU, de financieringen ten laste van SAF 913,9 Mio ECU en die ten laste van NIP 248,6 Mio ECU.

(32) Cross Border Initiative (CBI), tenuitvoer gelegd in Oost-Afrika ter stimulering van de regionale integratie.

(33) Betalingsverplichtingen die per 31.12.1994 zijn aangegaan ten laste van de middelen van het zesde en zevende EOF.

(34) Zie hiervoor speciaal verslag nr. 2/95 van de Rekenkamer, paragraaf 3.11, PB C 167 van 3 juli 1995.

(35) Guinee-Conakry: 0,03 Mio ECU; Somalië: 0,21 Mio ECU; Zaïre: 2,8 Mio ECU.

(36) Zie speciaal verslag nr. 2/94 van de Rekenkamer over de invoerprogramma's van het zesde EOF, paragraaf 3.2, PB C 97 van 6.4.1994.

(37) Eind 1994 zijn deze rekeningen onder de ontvangsten van het begrotingsjaar vermeld, terwijl ze eind 1993 deel uitmaakten van de te regulariseren verrichtingen op de balans.

(38) Krachtens artikel 207 van de vierde Overeenkomst van Lomé opneembaar in juli 1995.

(39) Deze besluiten hebben betrekking op programma's voor opleiding, microprojecten, handelsbevordering, technische samenwerking en pakketten kleinschalige maatregelen in een bepaalde sector, PB L 229 van 17.8.1991.

(40) Daarbij komt het saldo ad 6,29 Mio ECU van een bedrag van 10 Mio ECU uit de door de EIB beheerde middelen van het zevende EOF, waarvoor de Bank op 12.7.1994 globale toestemming heeft verleend.

(41) Risicodragend kapitaal en rentesubsidies.

(42) Te weten 50,5 Mio ECU aan risicodragend kapitaal en 12 Mio ECU aan rentesubsidies.

(43) Voor 19 projecten hiervan, ten bedrage van 38,2 Mio ECU, is sinds de lancering tussen september 1987 en december 1990 geen enkele secundaire verplichting aangegaan.

(44) Waarvan 31,7 Mio ECU aan Stabex-transfers voor Soedan, met welk land de samenwerking voor onbepaalde tijd is opgeschort.

(45) Voor 69 van deze contracten, ten bedrage van 24,3 Mio ECU, is geen enkele betaling verricht.

(46) In de financiële staten is deze uitvoeringsfase opgenomen in de rubriek "gedelegeerde kredieten".

(47) Jaarverslag over het begrotingsjaar 1989, paragraaf 13.9, PB C 313 van 12.12.1990; jaarverslag over het begrotingsjaar 1993, paragraaf 15.44, PB C 327 van 24.11.1994.

(48) In het bijzonder bij de contracten voor werken en bepaalde contracten voor diensten.

(49) Zie speciaal verslag nr. 2/95 over Stabex in het kader van het eerste financieel protocol van de vierde Overeenkomst van Lomé, paragraaf 3.4, PB C 167 van 3.7.1995.

(50) Artikel 210 van de vierde Overeenkomst van Lomé.

(51) Deze rekeningen functioneren volgens het beginsel van dubbele ondertekening, door het begunstigde land en door een vertegenwoordiger van de Commissie.

(52) De voorschotten aan instanties die zijn belast met het beheer van bepaalde beurzen, worden tot hun verevening in de EOF-balans opgenomen (zie 3.19 en 3.20).

(53) Een soortgelijke opmerking is met betrekking tot de sectoriële invoerprogramma's van het zesde EOF gemaakt in de paragrafen 4.30-4.33 van speciaal verslag nr. 2/94, PB C 97 van 6.4.1994.

(54) Artikel 199, lid 3, van de vierde Overeenkomst van Lomé.

(55) Zie het jaarverslag over het begrotingsjaar 1993, paragraaf 15.96, PB C 327 van 24.11.1994.

Antwoord van de Commissie

3. RESULTATEN VAN DE CONTROLE

Algemene conclusie

3.1. a) Betrouwbaarheid van de rekeningen

Zoals de Rekenkamer zelf verduidelijkt, hebben enkele punten waarop zij kritiek levert, niet zozeer betrekking op de inhoud, doch veeleer op de presentatie.

De Kamer wordt verzocht kennis te nemen van het feit dat de verantwoordelijkheden van de rekenplichtige van het EOF, die belast is met het beheer over de kasmiddelen en waardepapieren, zullen worden uitgebreid met het beheer van de toewijzingen, zodat de samenhang en de onafhankelijkheid van de functie van rekenplichtige van het EOF volledig worden gewaarborgd, zoals dat ook bij de algemene begroting het geval is.

Voorts hebben de rekenplichtige en de ordonnateur maatregelen genomen voor een tussentijdse afsluiting waardoor de rekeningen van de twee diensten vóór het einde van het begrotingsjaar kunnen worden vergeleken.

Ten slotte benadrukt de Commissie dat zij een actieplan ten uitvoer legt om de kwaliteit van de EOF-rekeningen te verbeteren.

3.1. b) Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen

De Commissie is zich ervan bewust dat de regelgeving op bepaalde punten te wensen overlaat. Bijgevolg stelt zij verbeteringen voor in het kader van de herziening van het interne akkoord en het Financieel Reglement van het achtste EOF.

Voornaamste opmerkingen over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.2. a) Presentatie van de middelen in de financiële staten

De Commissie meent dat de verrichtingen waarop de Rekenkamer doelt, correct in de financiële staten worden weergegeven. Alleen het bedrag dat ter financiering van de spoedhulp (punt 3.22.b: 45,5 miljoen ecu) op het NIC Somalië, zesde EOF in mindering werd gebracht, is niet in de desbetreffende toelichtingen bij de financiële staten opgenomen.

In de financiële staten worden de niet-opneembare middelen voor het Nationale Indicatieve Programma van Somalië (punt 3.21: 111 miljoen ecu) namelijk wel opgevoerd, maar deze worden niet expliciet toegelicht. Voor de structurele aanpassing in Tanzania (punt 3.24) was een bedrag van 35 miljoen ecu vastgelegd. Voor deze verplichting was eind 1994, toen het land ontvankelijk was voor steun, een financieringsovereenkomst ondertekend. De Commissie kan in de financiële staten echter niet vermelden dat Tanzania bij de afsluiting niet ontvankelijk was, aangezien deze situatie ieder moment kan veranderen.

In de overige gevallen komt de feitelijke situatie van de verrichtingen niet overeen met de presentatie die de Rekenkamer verlangt:

- de middelen van het speciale programma ten behoeve van de landen bezuiden de Sahara met een zware schuldenlast kunnen voor andere ontwikkelingsacties (punt 3.23: 28,5 miljoen ecu) worden opgenomen, rekening houdend met het tijdschema voor de tenuitvoerlegging (1988-1989) en met de toewijzing van deze middelen aan de nationale indicatieve programma's van de betrokken ACS-Staten;

- aangezien de compensatie van de overdracht van 12 miljoen ecu naar de spoedhulp een tijdelijk karakter draagt, is de Commissie van mening dat er geen aanleiding bestond om deze informatie in de financiële staten op te nemen (punt 3.22.a).

De Commissie is zich er echter van bewust dat de toelichtingen bij de financiële staten kunnen worden verbeterd om de lezer nauwkeuriger over de uitvoering van de EOF's te informeren. Zij verbindt zich ertoe verbeteringen op dit gebied tot stand te brengen.

Beheer van de middelen

De Commissie neemt een foutieve dubbele aanwijzing van 24 miljoen ecu in aanmerking. Deze fout is in 1995 na de afsluiting van de rekeningen gecorrigeerd (punt 3.15).

3.2. b) Onderwaardering van verplichtingen

De onderwaardering wordt voornamelijk veroorzaakt door vertraging bij de boeking van de EIB-verrichtingen (punten 3.29.b en 3.29.c: 71,7 miljoen ecu).

Alle door de Rekenkamer genoemde verrichtingen zijn in 1995, na de afsluiting van de rekeningen, geboekt (met uitzondering van één besluit, waarvan de boeking in november 1995 nog niet was voltooid).

3.2. c) Overwaardering van verplichtingen

De Commissie heeft in de financiële staten het bedrag van de zogenaamde sluimerende verplichtingen vermeld (punt 3.30).

Deze kwantitatieve informatie kon worden verstrekt dank zij een analysemethode waarbij de middelen die metterdaad kunnen worden vrijgemaakt, per project worden geëvalueerd. De Commissie is voornemens deze methode te verbeteren. Er zijn maatregelen getroffen om deze middelen vrij te maken.

De Commissie is van oordeel dat bij de sluimerende verplichtingen van de Rekenkamer verplichtingen zijn inbegrepen die nog een juridische verplichting voor de Commissie inhouden (bij voorbeeld: Stabex-transfers voor Soedan).

3.2. d) Contracten en daaraan gelijkgestelde verplichtingen

De vertraging bij de boeking van de contracten heeft uitsluitend betrekking op de EIB-verrichtingen (punt 3.35: 126 miljoen ecu). Het tweede geval (punt 3.36: 14 miljoen ecu) betreft een probleem met betrekking tot het opnieuw aanwijzen bij de afsluiting van het boekjaar.

Van de 18 verrichtingen die de Rekenkamer noemt, zijn er in 1995 14 geboekt na de afsluiting van de rekeningen. Eind oktober 1995 was de Commissie nog in afwachting van de vier overige contracten, om deze te kunnen boeken.

3.2. e) Stabex-betalingen en steun voor structurele aanpassing

De Commissie onderstreept dat zij dank zij het systeem van de dubbele handtekening voor de rekeningen van de ACS-landen waarop de Stabex-betalingen en de structurele-aanpassingssteun worden overgemaakt, toezicht kan uitoefenen, maar dat de fondsen zelf geen eigendom meer zijn van het EOF (punten 3.41 en 3.42).

Desondanks verbindt de Commissie zich ertoe in de jaarstaten melding te maken van de bedragen die bij de afsluiting van het boekjaar aanwezig zijn op de bankrekeningen die in naam van de begunstigde landen zijn geopend.

3.2. f) Voorschotten voor contractanten

De Commissie zal in de komende financiële staten gegevens opnemen over de voorschotten voor contractanten (punten 3.43 t/m 3.46). De boekhoudingsprogramma's van het EOF zijn namelijk aangepast, zodat de voorschotten vanaf juni 1995 kunnen worden geboekt.

3.2. g) Zie de antwoorden bij punt 3.47 voor de eerste alinea, en bij punt 3.18 voor de twee alinea.

Voornaamste opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen

3.3. a) Primaire verplichtingen

De Commissie meent dat de transfer in 1995 correct is uitgevoerd. Deze verrichting volgde namelijk op een eerder besluit van de Raad voor een kapitaaltransfer van 125 miljoen ecu naar het Stabex-fonds. De rente die dit bedrag normaliter zou hebben opgeleverd, is in 1995 eveneens getransfereerd in het kader van de vergelijking van de rekeningen die na de afsluiting van het boekjaar is uitgevoerd.

3.3. b) Aanvullingen op de structurele bijstand

De bedragen in de financieringsbesluiten van de structurele-aanpassingsprogramma's die uit de middelen van de nationale indicatieve programma's worden gefinancierd, kunnen door middel van een besluit van de hoofdordonnateur worden verhoogd, indien de overschrijding niet groter is dan 20 % van de oorspronkelijke verplichting (artikel 292 van de Overeenkomst en artikel 62 van het Financieel Reglement).

Bij gebrek aan een identieke procedure die van toepassing is op de programma's voor structurele aanpassing die uit het instrument voor structurele aanpassing worden gefinancierd, past de Commissie bij wijze van analogie de bovenbeschreven procedure toe.

3.3. c) Contracten en daaraan gelijkgestelde verplichtingen

Onder voorbehoud van het eerste geval in punt 3.59 (1,6 miljoen ecu) worden de door de Rekenkamer besproken gevallen als ontvankelijk beschouwd:

- het project voor de behandeling van afvalwater op Jamaica kon op grond van de tweede en de vierde Overeenkomst van Lomé uit het Sysmin-instrument worden gefinancierd (punt 3.57: 17 miljoen ecu);

- de aanbestedingsprocedures zijn in acht genomen in het kader van het vermelde contract voor spoedhulp (punt 3.59: 0,6 miljoen ecu);

- de overige gefinancierde verrichtingen waren verenigbaar met het voorwerp van de oorspronkelijke besluiten (punt 3.58: 3,8 miljoen ecu voor de spoedhulp aan Rwanda) of waren in overeenstemming met de Financieringsovereenkomst (punt 3.57: 0,1 miljoen ecu), dan wel met de latere documenten tot wijziging van deze Overeenkomst (punt 3.57: 1,4 miljoen ecu).

Van de verrichtingen voor een bedrag van 24,5 miljoen ecu, waarvan de Rekenkamer de ontvankelijkheid in twijfel trekt, neemt de Commissie dus uitsluitend een aanbesteding voor een bedrag van 1,6 miljoen ecu in aanmerking.

3.3. d) Zie het antwoord op punt 3.48.

3.3. e) Aanvullingen op de structurele aanpassing

Omdat er geen specifieke procedure bestaat voor de verhoging van het bedrag van de structurele-aanpassingsprogramma's die uit het instrument voor structurele aanpassing worden gefinancierd, zet de Commissie in punt 3.3. b) uiteen hoe zij deze lacune aanvult.

3.4. De Commissie is zich ervan bewust dat de regelgeving op bepaalde punten tekort schiet.

In het kader van de herziening van het intern akkoord zullen verbeteringen worden voorgesteld. Bovendien zullen binnenkort verbeteringen in het ontwerp van een Financieel Reglement voor het achtste EOF worden aangebracht.

Gedetailleerde opmerkingen over de betrouwbaarheid van de rekeningen

Betrouwbaarheid van de financiële staten

Inhoud en presentatie van de financiële staten aan het eind van het begrotingsjaar

3.9. De meeste aanvullende gegevens die de Rekenkamer in de financiële staten vermeld zou willen zien, zijn opgenomen in het document "Overzicht van de steun aan het eind van 1994" (referentie DE 81-augustus 1995). De Commissie is voornemens dit document eerder in het jaar te publiceren.

a)De Commissie verbindt zich ertoe de informatie van de EIB over de EOF-instrumenten die de Bank beheert (risicodragend kapitaal en rentesubsidies), in de toelichtingen bij de financiële staten op te nemen.

b)De Commissie verbindt zich ertoe de informatie over de spoedhulp in de financiële staten op te nemen.

c)De Commissie zal met de EIB onderzoeken of in de financiële staten van het EOF gegevens kunnen worden opgenomen over de participaties die met het instrument risicodragend kapitaal worden gefinancierd.

d)De Commissie verbindt zich ertoe in de toekomst een uitsplitsing te geven naar EOF-middelen en middelen uit de algemene begroting die aan het rehabilitatieprogramma worden toegewezen.

e)Het antwoord van de Commissie met betrekking tot de Stabex-middelen is onder punt 3.15 opgenomen. De Commissie heeft de cijfers waarop de Rekenkamer doelt, verbeterd.

f)Met betrekking tot Sysmin zal de Commissie voor het komende begrotingsjaar de cijfers in verband met de verrichtingen in de LGO vermelden.

h)De Commissie verbindt zich ertoe de gegevens over de tenuitvoerlegging van de regionale samenwerking in de toelichtingen bij de financiële staten op te nemen.

3.10. De Commissie wenst volledige duidelijkheid over de doelstellingen die met de ontwikkelingshulp worden nagestreefd. Te dien einde stelt zij elk jaar kwalitatieve verslagen op (in het bijzonder die als bedoeld in artikel 327 van de Overeenkomst van Lomé), waarin de ontwikkeling van het beleid wordt beschreven en waardoor derden kennis kunnen nemen van de werkelijke stand van de tenuitvoerlegging van de communautaire steun.

De informatie in de financiële staten moet worden beperkt tot de vermindering van het kapitaal van elk fonds en het uitvoeringsniveau van de financiële instrumenten die door de Overeenkomsten in het leven zijn geroepen. Deze informatie dient vergezeld te gaan van toelichtingen.

Derhalve dienen de toewijzingen in de financiële staten slechts in overeenstemming te zijn met de begrotingslijnen die door het Financieel Protocol zijn vastgelegd. De door de Rekenkamer genoemde begrotingen zijn geen nieuwe toewijzingen, maar de afspiegeling van beleid dat in financieringsbesluiten wordt vertaald. Momenteel kan de kwantitatieve ontwikkeling van de belangrijkste beleidslijnen in het bijzonder worden gevolgd door middel van de statistische codering in het boekhoudingssysteem van het EOF (OLAS).

3.11. Het volgende punt behoeft een toelichting:

Zowel voor het zesde als voor het zevende EOF geldt dat de acties voor de AIDS-bestrijding, die uit de toewijzing "subsidies" worden gefinancierd, het voorwerp zijn van financieringsbesluiten en als verplichting worden geboekt. In het overzicht van de ontvangsten en uitgaven van het zevende EOF wordt het bedrag van de verrichte uitgaven voor de AIDS-bestrijdingsacties terecht niet meer apart vermeld (uitsluitend vermelding van de uitgaven per toewijzing).

Het was niet nodig geweest om de acties voor AIDS-bestrijding in de financiële staten van het zesde EOF op een aparte begrotingslijn op te nemen. Hier zal rekening mee worden gehouden bij de opstelling van de financiële staten van het zesde EOF in het kader van het begrotingsjaar 1995.

Verschillen tussen de boekhouding van de ordonnateur en die van de rekenplichtige

3.12. t/m 3.14. Naar aanleiding van het verschil tussen de twee boekhoudingen hebben de diensten van de Commissie een verificatie uitgevoerd. Deze resulteerde in een aantal correcties die tijdens de controle aan de Rekenkamer zijn meegedeeld. Alle opgeworpen kwesties zijn gecorrigeerd na de procedure tot verificatie van de mutaties, die door de rekenplichtige van het EOF werd ingeleid. Deze correcties zijn niet in de boekhouding van het begrotingsjaar 1994 opgevoerd, omdat zij in 1995 werden uitgevoerd.

Om de herhaling van een dergelijk probleem te voorkomen zal eind oktober een tussentijdse controle worden uitgevoerd om de resultaten voor zover mogelijk in de boekhouding van het begrotingsjaar 1995 op te nemen.

3.15. De Stabex-interesten ten bedrage van 23,9 miljoen ecu zijn zowel op de boekhouding van het zesde als op die van het zevende EOF aangerekend. De fout is na de afsluiting van de rekeningen door de Commissie ontdekt en door middel van nota nr. 49378 van 13 juni 1995 aan de Rekenkamer meegedeeld. De nodige correcties zijn begin juni 1995 uitgevoerd.

Balansen van de EOF's

3.16 3.17. Het bedrag op de balanspost ("Te verifiëren posten") vertegenwoordigt het geheel van de mutaties die in de boekhouding zijn geïnitialiseerd, maar die nog niet definitief aan de betrokken projecten zijn toegewezen.

De onder deze balanspost opgevoerde mutaties lopen sterk uiteen (b.v. valutaverschillen, overdrachten tussen projecten, plaatselijke betalingen, enz.) en zij worden pas na tussenkomst van de laatste betrokken dienst definitief geboekt.

Gezien de veelheid en het tijdelijk karakter van deze mutaties wordt voor de boeking ervan slechts één rekening per land gebruikt.

3.18. De banktegoeden die de Rekenkamer als moeilijk inbaar heeft aangemerkt, zijn nog niet als "verliezen" afgeschreven. Wanneer alle middelen om deze bedragen volledig of gedeeltelijk terug te vorderen, zijn uitgeput, zullen de ordonnateur en de rekenplichtige samen een voorstel doen voor een boekhoudkundige annulering.

3.19 3.20. Met betrekking tot het beheer van de studiebeurzen heeft de Commissie de omvang van de bedragen die gerechtvaardigd moeten worden, in 1994 kunnen verminderen. Dank zij de toewijzing van extra personeel (vierde kwartaal 1995 en eerste kwartaal 1996) om de achterstand uit het verleden weg te werken, kunnen deze inspanningen worden voortgezet.

Met de agentschappen in de Lid-Staten zal een nieuw contract worden gesloten opdat het verstrekte voorschot op basis van de geraamde uitgaven van het komende begrotingsjaar wordt vastgesteld en aan de hand van de goedgekeurde bewijsstukken wordt bijgesteld (ten minste eenmaal per jaar).

Bovendien is een systeem voor voorafgaande vastlegging in het boekhoudingssysteem van het EOF ontwikkeld, dat bij de agentschappen van de Lid-Staten moet worden geïnstalleerd.

De voorschotten worden gezuiverd na overlegging van de bewijsstukken voor de uitgaven. Desniettegenstaande zal de controle tijdens de installering van het bovenbedoelde systeem worden herzien en zal wellicht een controlebezoek ter plaatse worden uitgevoerd.

Verrichtingen die niet in de financiële staten zijn opgenomen

3.21. In de financiële staten (bijlage XII.6, voetnoot 3) wordt vermeld dat het bedrag van het NIP Somalië is getransfereerd naar een reserverekening omdat deze ACS-Staat de Overeenkomst niet heeft bekrachtigd. In afwachting van een besluit van de contracterende partijen, die als enige gemachtigd zijn om de middelen vrij te maken (overeenkomstig artikel 232 van de Overeenkomst van Lomé), werden deze middelen niet gepresenteerd als zijnde beschikbaar.

3.22. a)In het eerste geval heeft de Commissie toepassing gegeven aan artikel 2, sub b), van het Financieel Protocol van de vierde Overeenkomst van Lomé, op grond waarvan middelen tussen artikel 254 (spoedhulp) en artikel 255 (vluchtelingenhulp) van de Overeenkomst kunnen worden getransfereerd. De verrichte boeking is hier een uitmuntend voorbeeld van: transfer van de toewijzing "vluchtelingenhulp" naar de toewijzing "spoedhulp" (pagina 51 van de financiële staten en toelichting nr. 4, blz. 56).

De Commissie meent dat er geen verplichting tot compensatie bestaat en dat het oorspronkelijke voornemen van haar diensten om eventueel een compensatie uit te voeren, reeds lang voor het eind van het begrotingsjaar 1994 gestuit is op de ontoereikendheid van de kredieten op de begrotingslijn spoedhulp.

b)In het tweede geval valt de beschreven verrichting in twee fasen uiteen:

1)de Raad heeft de Commissie gemachtigd de fondsen van het NIP Somalië, vijfde en zesde EOF, te gebruiken voor humanitaire acties (hetgeen in de boekhouding is verwerkt);

2)de Raad heeft verklaard de NIP's te willen aanvullen door middel van andere, niet nader omschreven EOF-middelen.

Uit de financiële staten van het EOF blijkt duidelijk (paragraaf VI.3, blz. 23) dat de NIP-middelen voor Somalië die niet onder Lomé III zijn gebruikt, aan acties voor spoedhulp en vluchtelingenhulp zijn toegewezen en dat zij te zijner tijd uit andere EOF-middelen worden aangevuld. Alleen het gebruikte bedrag wordt niet vermeld.

3.23. Het speciale programma ten behoeve van de landen bezuiden de Sahara met een zware schuldenlast moest tijdens de periode 1988-1989 worden uitgevoerd. Bijgevolg is het terecht dat het saldo van deze kredieten (en de daarop betrekking hebbende sub-toewijzingen die zijn gecreëerd om het beheer ervan te volgen) in de financiële staten van het begrotingsjaar 1994 wordt aangemerkt als zijnde beschikbaar onder de subsidies van het zesde EOF. Voorts worden deze middelen aan de Nationale Indicatieve Programma's van de betrokken ACS-Staten toegewezen.

De Commissie onderstreept dat deze kredieten niet vergelijkbaar zijn met de middelen ter ondersteuning van de structurele aanpassing. Zij hadden het karakter van subsidies en waren dus aan dezelfde besluitvormingsprocedures onderworpen.

3.24. Voor Tanzania is in juli 1994 een derde programma voor ondersteuning van de structurele aanpassing vastgesteld voor een bedrag van 35 miljoen ecu. De Overeenkomst is eind 1994 getekend. Daar het land vanaf die datum niet meer ontvankelijk is, wordt de betaling van de eerste tranche van deze steun geschorst totdat opnieuw aan de ontvankelijkheidscriteria is voldaan. Het niet-opneembare karakter van het krediet komt in de financiële staten tot uitdrukking door een verplichting van 35 miljoen ecu. Overigens kon de Commissie niet in de financiële staten vermelden dat het land niet ontvankelijk was, aangezien deze situatie ieder moment kan veranderen.

3.25. a)De Commissie zal contact opnemen met de betrokken autoriteiten om te onderzoeken of een rapport kan worden opgesteld over de door de Rekenkamer genoemde medefinancieringsoperaties. Deze fondsen behoren echter niet tot de EOF-fondsen.

b)De Commissie is bereid in de financiële staten kwantitatieve gegevens op te nemen over de tegenwaardefondsen die zijn vrijgekomen uit de steun van het EOF (met name Stabex en structurele aanpassing). Ofschoon de Commissie het gebruik van deze fondsen controleert, gaat het echter niet meer om EOF-kasmiddelen, aangezien de betrokken bedragen definitief zijn getransfereerd en dus bij de uitgaven van de fondsen worden vermeld.

Ontvangsten

3.26. Het bedrag van 8,2 miljoen ecu dat feitelijk in 1989/1990 werd geïnd en dat in 1994 werd geregulariseerd, had betrekking op een reeks boekingen die werden verricht op het moment dat een procedurele wijziging werd doorgevoerd. Deze wijziging hield in dat de interesten voortaan op een rekening "te verifiëren interesten" worden geboekt, terwijl ze eerder onmiddellijk op de rekening interesten op gedeponeerde fondsen werden bijgeschreven. Sinds het begrotingsjaar 1994 worden de interesten elk kwartaal geboekt.

3.27. Rekening houdend met de driemaandelijkse regularisatie van de geïnde interesten lijkt het normaal dat aan het einde van het jaar een saldo overblijft. Dit saldo wordt gecontroleerd en uitgebreid toegelicht. Deze toelichting is bij de Rekenkamer ingediend. Het bedrag van 1 miljoen ecu aan geïnde of verschuldigde interesten is in 1995 geboekt omdat de bank de interestschalen na de afsluiting van het begrotingsjaar indiende of omdat een valutadatum 1995 werd toegewezen. Ook dit dossier is pas in 1995 ontvangen.

3.28. Aan het einde van het begrotingsjaar 1994 was het gebruik van de Stabex-interesten nog niet volledig geboekt. Het door de ordonnateur vastgestelde gebruik bedroeg 79,3 miljoen ecu, dat als volgt kan worden uitgesplitst:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Zijnerzijds had de rekenplichtige van het EOF slechts de bedragen van de toepassingsjaren 1990 en 1991 in aanmerking genomen, en 378 624 ecu voor het toepassingsjaar 1992.

Besluiten (primaire verplichtingen)

Boekhoudbeginselen en -methoden

3.29. a)De Commissie maakt onderscheid tussen de meerjarenprogramma's, als bedoeld in artikel 290 van de vierde Overeenkomst van Lomé, en globale toestemmingen. In het eerste geval wordt een primaire verplichting aangegaan. Voorbeelden van deze meerjarenprogramma's zijn het meerjarig opleidingsprogramma (Zimbabwe) en de meerjarige programma's voor microprojecten. In het tweede geval (globale toestemmingen) machtigt het EOF-Comité de Commissie toekomstige financieringsbesluiten te treffen zonder verwijzing naar het EOF-Comité. In deze globale toestemmingen worden de specifieke financieringsbronnen niet vermeld (enkele bronnen zijn uitgesloten), waardoor geen officiële primaire verplichting kan worden voorbereid.

Teneinde de ontwikkeling van deze globale toestemmingen te controleren, zullen zij in de toekomst echter in het boekhoudsysteem worden vastgelegd. Naar alle waarschijnlijkheid kan dit in 1996 worden gerealiseerd. Bijgevolg verbindt de Commissie zich ertoe het saldo van de in gebruik zijnde globale toestemmingen in de financiële staten te vermelden.

b)De primaire verplichtingen voor de EIB-verrichtingen worden aangegaan op basis van de kennisgeving van de Bank aan de Commissie. De termijn waarbinnen de EIB de kennisgeving verzendt, is variabel, hetgeen tot vertraging bij de boekhouding leidt.

De Commissie heeft reeds een systeem ingevoerd voor de centralisatie, de registratie en de follow-up van de ontvangen documenten, zodat vertragingen die de Commissie kunnen worden toegerekend, kunnen worden vermeden.

Dank zij dit systeem en een overeenstemmingsprocedure met de EIB zal op korte termijn met het oog op de afsluiting van de rekeningen kennis kunnen worden genomen van de EIB-besluiten, zodat deze in de betrokken periode kunnen worden geboekt. Daarentegen geldt ten aanzien van de rentesubsidies dat het bedrag, indien dit uitsluitend op basis van het besluit wordt vastgelegd, moet worden geraamd.

Op de middellange termijn zou dit soort problemen moeten worden voorkomen door het systeem voor de voorafgaande vastlegging van de primaire verplichtingen door de EIB. Onder dit systeem worden namelijk alle besluiten tijdelijk in het OLAS-boekingssysteem vastgelegd, totdat de Commissie de bewijsstukken heeft ontvangen (voor afsluiting).

c)Bij de afsluiting van de rekeningen was de boeking van de rentesubsidie ten bedrage van 9,15 miljoen ecu in gang gezet, maar nog niet afgerond (in afwachting van de nodige visa voor de definitieve opneming in de financiële staten).

Sluimerende verplichtingen

3.30 3.32, 3.33. De Commissie ziet nauwlettend toe op de zogenaamde "sluimerende" kredieten en is er niet van overtuigd dat zij de omvang van deze kredieten in de financiële staten sterk heeft ondergewaardeerd.

Van de totale primaire verplichtingen ten bedrage van 156,5 miljoen ecu (zesde en zevende EOF) bestaat 88,3 miljoen ecu uit kapitaal dat de Commissie heeft vastgelegd voor projecten die thans worden uitgevoerd en die dus niet kunnen worden vrijgemaakt. Het saldo, ten bedrage van 68,2 miljoen ecu, bestaat uit overschotten die kunnen worden vrijgemaakt.

De Rekenkamer heeft de 31,7 miljoen ecu aan Stabex-transfers voor Soedan (voetnoot 55) als sluimerende verplichtingen beschouwd. Deze kunnen evenwel niet worden vrijgemaakt, omdat zij een juridische verplichting voor het EOF vertegenwoordigen, die als zodanig in de financiële staten moet worden vermeld.

De Commissie stemt ermee in dat overeenkomsten systematisch moeten worden afgesloten en zal ernaar blijven streven dat dit wordt gerealiseerd. Zij benadrukt evenwel dat de afsluiting van overeenkomsten geen aanleiding zal geven tot de vrijmaking van extra kredieten, ter aanvulling op die welke reeds in de financiële staten zijn vermeld, aangezien de analyse van de Commissie betrekking heeft op de saldi primaire verplichtingen minus betalingen.

Er zijn instructies uitgevaardigd op grond waarvan de delegaties een nota aan de nationale ordonnateur moeten verzenden ingeval laatstgenoemde geen tijdig besluit neemt met betrekking tot de afsluiting van een project. In deze nota delen de delegaties mee dat zij ervan uitgaan dat de nationale ordonnateur de afsluiting van een project stilzwijgend goedkeurt, indien zij niet binnen een bepaalde termijn (2 à 3 weken) een antwoord ontvangen waarin de afsluiting wordt bevestigd of geblokkeerd. Deze procedure is in 1994 toegepast.

Overigens zal de Commissie gevolg kunnen geven aan de verlangens van de Rekenkamer door in de toekomstige financiële staten de landen te vermelden waarmee de samenwerking officieel is opgeschort.

Contracten en daaraan gelijkgestelde verplichtingen (secundaire verplichtingen)

3.34. Voor het EOF wordt de juridische verplichting van de Commissie jegens een derde (ACS-Staten) aangegaan bij het besluit tot financiering van een project. Overeenkomstig artikel 17 van het Financieel Reglement van het EOF wordt eerst een zogenaamde "primaire" financiële verplichting aangegaan. De contracten die de project-uitvoerende ACS-landen met derden sluiten (secundaire verplichtingen), zijn juridische verplichtingen van het ACS-land jegens de contractanten.

De Commissie moet toezien op de goede financiële tenuitvoerlegging van de EOF-projecten. Te dien einde endosseert de Commissie de overeenkomsten die nodig zijn voor de uitvoering van de projecten. Het gaat hierbij niet om een nieuwe juridische verplichting, maar om een ad hoc bevestiging van de juridische verplichting die bij het financieringsbesluit is aangegaan. De endossering van het contract door de Commissie vormt voor de contractant een waarborg dat het EOF financiering verstrekt, maar garandeert tevens dat de uitvoering van de projecten van tevoren doeltreffend door de Commissie wordt gecontroleerd.

Omissies

3.35. De Commissie heeft 14 van de 18 leningscontracten (risicokapitaal) geregistreerd, nadat de EIB haar na de afsluiting van de rekeningen een afschrift van het betrokken contract had toegezonden. De Commissie is zich ervan bewust dat vaak erg veel tijd verstrijkt voordat zij het afschrift ontvangt en heeft daarom de volgende maatregelen getroffen:

- Op de korte termijn, met het oog op de afsluiting van de rekeningen, een periodieke overeenstemmingsprocedure met de EIB, teneinde kennis te nemen van de ondertekende, niet-aangewezen contracten zodat deze in de betrokken periode kunnen worden geboekt.

- Op de middellange termijn, een systeem voor voorafgaande vastlegging van de door de EIB gesloten contracten teneinde alle contracten onmiddellijk in het boekingssysteem vast te leggen, voordat de Commissie de bewijsstukken heeft ontvangen (voor afsluiting).

3.36. Op 31 januari 1995 zijn twee secundaire vrijmakingen uitgevoerd teneinde op dezelfde dag twee nieuwe verplichtingen voor dezelfde projecten aan te gaan. Aldus werd met betrekking tot Jamaica beoogd de subsidies voor de speciale leningen te gebruiken. De twee vrijmakingen zijn op 2 februari 1995, vóór de afsluiting van de rekeningen, geregulariseerd, terwijl de twee nieuwe secundaire verplichtingen op 10 februari 1995, na de afsluiting, zijn afgerond (in verband met een langere goedkeuringsprocedure).

Waarderingen bij de eerste boeking

3.37. De voorzieningen voor de overeenkomsten vormen geen overlapping met de post "onvoorzien" van de financieringsovereenkomsten. Er bestaan kredietreserves op twee niveaus, maar zij overlappen elkaar niet, daar het tweede niveau (overeenkomst) een specificatie is van het eerste (project).

Op het niveau van de overeenkomst dient de betaling van alle bedragen die op grond van het contract verschuldigd zijn (juridische verplichtingen), te zijn gedekt. Hierbij moet ook worden gedacht aan een eventuele herziening van de prijzen, kwantitatieve schommelingen en wijzigingen in verband met de werken, alsmede koersveranderingen. Het gaat bij deze bedragen om ramingen (voorzieningen).

Waarderingen bij de afsluiting van het boekjaar

3.38. De Commissie erkent dat het ingevoerde systeem om het ontbreken van een herwaardering van de contracten aan het eind van het boekjaar te ondervangen, tot een minieme en te rechtvaardigen overwaardering (1 miljoen ecu) leidt.

Het probleem doet zich enkel voor met betrekking tot contracten en daaraan gelijkgestelde verplichtingen die in nationale valuta worden uitgedrukt, en niet ten aanzien van de verplichtingen die altijd in ecu worden geboekt. Om het probleem van de monetaire schommelingen op het niveau van de contracten te verhelpen, wordt een voorziening (raming) in de boekhouding opgenomen. Gezien het aantal betrokken verrichtingen (ongeveer 10 000 per jaar) overweegt de Commissie een oplossing voor een automatische herwaardering op basis van de marktwaarde.

3.39. Zie het eerste deel van het antwoord onder punt 3.30.

De Commissie is zich ervan bewust dat tussen de afsluiting van de verrichtingen en de resterende vrijmakingen geruime tijd verstrijkt.

Met betrekking tot de acties voor "spoedhulp" is een globale verrichting uitgevoerd om de resterende kredieten van het zevende EOF vrij te maken. Naar gelang van de afsluiting van de dossiers zullen andere globale verrichtingen worden uitgevoerd. Voor de verrichtingen van het zesde EOF is een overzicht van de uit te voeren vrijmakingen opgesteld. De boekhoudkundige verrichtingen worden geprogrammeerd.

Betalingen

Presentatie van de betalingen

3.40. Met betrekking tot de twee instrumenten - Stabex-transfers (punt 3.41) en ondersteuning van de structurele aanpassing (punt 3.42) - maken de aan de begunstigde Staten getransfereerde fondsen geen deel meer uit van de EOF-kasmiddelen. De betrokken bedragen zijn definitief getransfereerd en zijn dus terecht onder de uitgaven van de fondsen opgevoerd.

3.41. Overeenkomstig artikel 211 van de Overeenkomst van Lomé worden de Stabex-fondsen getransfereerd zodra de overeenkomst is ondertekend. Het betreft een compensatie voor verloren gegane exportopbrengsten.

De transfer van de Stabex-fondsen is meer dan een kasverrichting. Ofschoon de Commissie het recht van toezicht op het gebruik van de fondsen behoudt (de actieprogramma's worden in overleg door de Commissie en de begunstigde Staat vastgesteld), behoren de fondsen niet meer tot de EOF-middelen, maar tot de eigendom van de begunstigde Staat, hetgeen ten volle in de financiële staten tot uitdrukking komt.

Desondanks verbindt de Commissie zich ertoe in de financiële staten melding te maken van de bedragen die bij de afsluiting van het boekjaar voorkomen op de bankrekeningen die op naam van de begunstigde landen zijn geopend.

3.42. De steun voor structurele aanpassing is in de eerste plaats bedoeld als betalingsbalanssteun, met behulp waarvan het betrokken land het evenwicht tussen zijn deviezenontvangsten en -uitgaven kan herstellen. Dit houdt in dat het land zijn invoer van goederen en diensten kan betalen, zijn buitenlandse-schuldverplichtingen kan nakomen en zijn deviezenreserve tot een redelijk niveau kan aanvullen.

Wanneer de Commissie fondsen uit hoofde van de structurele aanpassing transfereert, worden de deviezenreserves van de begunstigde Staat daardoor uiteraard vergroot. De begunstigde Staat dient zijn deviezen (tegen lokale munt) aan de particuliere of openbare sector te verkopen, zodat deze produkten kunnen invoeren (invoerprogramma in het kader van een door de Gemeenschap vastgestelde regelgeving).

De aldus gecreëerde tegenwaardefondsen zijn eigendom van de begunstige Staat en het gebruik ervan is een van de onderdelen van het structurele-aanpassingsprogramma dat de Commissie en de begunstigde Staat gezamenlijk hebben vastgesteld. Normaliter worden de fondsen gebruikt voor de financiering van maatregelen voor gerichte begrotingssteun, die in overleg met de Commissie worden vastgesteld.

In de praktijk vormen deze tegenwaardefondsen voor de Commissie een belangrijk instrument om de overheidsuitgaven te heroriënteren, in het bijzonder in de richting van de prioritaire sociale sectoren en het onderhoud van de basisinfrastructuur. Dit geschiedt in het kader van een actie tot gerichte herstructurering van de gehele overheids- en semi-overheidssector.

Met betrekking tot de betalingsbalanssteun is het ontstaansfeit van de uitgave de feitelijke uitbetaling. Dit doet zich voor wanneer de deviezenreserves van het land stijgen, dat wil zeggen wanneer de centrale bank de deviezen in het kader van een "programma in deviezen" ontvangt, of wanneer de produkten in het land worden ingevoerd zonder dat sprake is van deviezenuitgaven op het niveau van de centrale bank. Dit is het geval bij een invoerprogramma in natura.

Daarom gebruikt de Commissie de bepaling van artikel 250 van de Overeenkomst (voorschot aan kasmiddelen en gescheiden boekhouding) alleen wanneer het risico van slecht beheer door de centrale bank groot is.

Voorschotten

3.43., 3.44, 3.45. De voorschotten worden thans inderdaad geregistreerd in het on line boekingssysteem (OLAS) in de valuta waarin zij zijn getransfereerd.

Dit nieuwe element werd in juni 1995 in het OLAS-systeem ingevoerd. Alle nieuwe voorschotten worden vanaf deze datum geboekt. Binnen de grenzen van de bestaande capacit