Verslag

over de jaarrekening van het Europees Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt, Alicante, betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(1999/C 372/11)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Oordeel van de Kamer

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 137, lid 2, van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad(1) aan het begrotingscomité van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt gericht.

2. De Kamer heeft de jaarrekening van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 119, lid 2, onder c, van Verordening (EG) nr. 40/94 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het Bureau uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 138 van Verordening (EG) nr. 40/94 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid erover verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

Belangrijkste opmerkingen over de begrotingsuitvoering van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt voor het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar

Boekhoudprogrammatuur

5. Het Bureau voerde zijn begrotingsboekhouding nog steeds met behulp van een spreadsheet en niet met een geautomatiseerd boekhoudprogramma. Sinds 1 januari 1999 gebruikt het Bureau een nieuw, geautomatiseerd begrotingsprogramma, dat goed voldoet.

6. Het Bureau heeft nog steeds geen analytisch boekhoudsysteem ingevoerd (zie specifiek jaarverslag 1997, paragraaf 1.5(3)), zodat de bedragen van de vergoedingen niet kunnen worden bepaald of, zo nodig, aangepast.

Overige opmerkingen

7. De betalingen, ten bedrage van 42,1 miljoen ECU, belopen slechts 61 % van de definitieve kredieten van het begrotingsjaar (68,5 miljoen ECU na de vaststelling van de tweede gewijzigde en aanvullende begroting) en 78 % van de vastleggingen; 15 % (ofwel 10,5 miljoen ECU) van deze kredieten is van rechtswege overgedragen naar het begrotingsjaar 1999 en 23 % van de definitieve kredieten (ofwel 15,9 miljoen ECU) is geannuleerd.

8. Het Bureau heeft twee gewijzigde begrotingen moeten vaststellen, allereerst omdat de merken-registratieprocedure langer duurt dan geraamd, ten tweede om de boekhoudkundige procedures overeenkomstig de opmerkingen in het specifiek jaarverslag van de Kamer over het begrotingsjaar 1997 (zie paragraaf 1.7) aan te passen en ten derde omdat er zich moeilijkheden voordeden bij de werving van het personeel (titel I).

9. Het grootste bedrag aan overgedragen kredieten heeft betrekking op de titels II en III van de begroting, en met name op de aankoop van onroerend goed (3 miljoen ECU zijn overgedragen wegens vertraging van de werkzaamheden met twee maanden en van de facturering van bepaalde werkzaamheden), op aan derden toevertrouwde speciale projecten (1,3 miljoen ECU zijn overgedragen wegens de over twee begrotingsjaren gespreide uitvoering van informaticaprojecten) en op onderzoeksrapporten (3,2 miljoen ECU die zijn overgedragen wegens de duur van de verrichte onderzoekswerkzaamheden (drie maanden), vermeerderd met de betalingstermijnen (één maand)).

10. Met betrekking tot de overgedragen kredieten van het begrotingsjaar 1997 (26,2 miljoen ECU) valt te constateren dat 5 % daarvan (ofwel 1,4 miljoen ECU) moest worden geannuleerd. Een groot deel van de annuleringen (62 %) betreft uitgaven voor publicatie en onderzoeksrapporten waarvan de kostprijs sterk werd overschat of waarvoor niet de beoogde prestaties werden geleverd.

11. Overeenkomstig administratief besluit 98, artikel 2, had het Bureau in 1998 goederen moeten afschrijven (installaties en meubilair, rollend materieel en computerapparatuur).

Activiteiten van het Bureau

12. Sedert 1996 zijn bij het Bureau ongeveer 100000 aanvragen om registratie van afzonderlijke merken ingekomen, waarvan 93 % na de eerste fase van de procedure nog in aanmerking kwamen, maar waarvan slechts 59 % ter publicatie zijn doorgezonden. Van de 100000 voornoemde aanvragen heeft 11 % tot verzet en 24 % tot registratie geleid. Wegens de ruime overschrijding van de ramingen betreffende het aantal aanvragen van communautaire merken en de gecumuleerde vertragingen in de opeenvolgende fasen van de procedure zijn bepaalde veranderingen in de interne organisatie van het Bureau noodzakelijk gebleken. Het is wenselijk, dat het Bureau zich meer inzet om de proceduretermijnen in het algemeen te verkorten. Uit de beschikbare statistieken blijkt dat de tijdsduur tussen de datum van aanvraag en de datum van registratie ten minste 383 en ten hoogste 821 dagen beloopt, met een gemiddelde van 600 dagen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 22 en 23 september 1999.

Voor de Rekenkamer

Jan O. KARLSSON

President

(1) PB L 11 van 14.1.1994, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 137, lid 1, van Verordening (EG) nr. 40/94 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 1998 opgesteld op 3 maart 1999, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Bureau, aan het Europees Parlement, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 30 maart 1999 bij de Kamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB C 406 van 28.12.1998, blz. 55.

Tabel 1

Financiële balans voor de begrotingsjaren 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening van de begrotingsjaren 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Bureau

6. Analytisch boekhoudsysteem

Reeds in 1997 (het eerste volledige begrotingsjaar vanuit het oogpunt van beheer van gemeenschapsmerken) heeft het Bureau een aanvang gemaakt met het opzetten van een analytisch boekhoudsysteem. Nadat het te volgen model was ontworpen en de beschikbare statistische gegevens hierin waren ingevoerd, werden er in 1998 proeven mee genomen. In 1999 werd het voor de toepassing van het systeem noodzakelijke personeel aangeworven.

Er zij aan herinnerd dat de werkzaamheden van het Bureau zich nog niet op alle gebieden van het beheer van de gemeenschapsmerken in een stabiele fase bevinden. De verwerking van de aanvragen voor nieuwe merken is weliswaar gestabiliseerd, maar andere afdelingen, zoals de oppositie- en de nietigheidsafdelingen of de kamers van beroep zijn nog niet op "kruissnelheid". Om significante resultaten te bereiken met een analytisch boekhoudsysteem is een minimum aan stabiliteit vereist, zowel wat betreft de werkzaamheden als wat betreft de organisatie hiervan. Het zal derhalve nog wel tot het jaar 2000 duren voor het analytische boekhoudsysteem zijn vruchten gaat afwerpen. Tot slot lijkt het voorbarig nu reeds de bedragen van de taksen te willen evalueren en, a fortiori, aan te passen.

Bovendien dient te worden opgemerkt dat ieder voornemen om de bedragen van de taksen aan te passen voorbarig lijkt, zolang het Bureau nog niet een stabiel niveau van zelffinanciering heeft bereikt (vanaf het jaar 2006 wanneer de gemeenschapsmerken worden vernieuwd). De verschillende bedragen zijn namelijk niet afzonderlijk vastgesteld, maar zijn delen van een groter geheel. Het bedrag van de oppositietaks is bijvoorbeeld voldoende laag gehouden om een zo groot mogelijk aantal houders van oudere rechten in staat te stellen deze te doen gelden, ofschoon het waarschijnlijk niet alle betalingsverplichtingen dekt die het Bureau in het kader van een dergelijke procedure is aangegaan.

7. De definitieve kredieten van het begrotingsjaar worden als volgt onderverdeeld:

Definitieve kredieten: 68,5 miljoen ECU(1)

Gebruikte kredieten: 52,6 miljoen ECU

waarvan geannuleerde kredieten: 15,9 miljoen ECU

waarvan overgedragen kredieten: 10,5 miljoen ECU

Een bedrag van 10,5 miljoen ECU (20 %) is overgedragen: in paragraaf 9 zijn de redenen hiervoor uiteengezet. Tot slot is een bedrag van 15,9 miljoen ECU aan het einde van het begrotingsjaar geannuleerd en wel om de volgende redenen:

- vertragingen bij de bouw van de definitieve vestigingsplaats (voor een bedrag van 6,2 miljoen ECU);

- de gevolgen van de forse, onvoorziene toename van het aantal aanvragen voor merken, waardoor er uiteraard stagnatie optrad bij de relevante diensten met als gevolg dat de werkzaamheden van het Bureau vertraging opliepen; zo moesten een aantal wervingsprocedures worden uitgesteld (terzake dienend bedrag: 1,9 miljoen ECU).

- de niet-gebruikte kredieten voor toekomstige uitgaven onder titel 10(2) (6,6 miljoen ECU); deze komen overeen met het overschot dat als ontvangsten is overgedragen naar het volgende begrotingsjaar.

8. In de loop van 1997 is het aantal ingediende nieuwe aanvragen van merken gestegen van 22000 naar 30000 per jaar. De eerste gewijzigde en aanvullende begroting is op 10 maart 1998 aangenomen: hierin waren de noodzakelijke aanpassingen opgenomen ter weergave van de ontwikkeling van de werkzaamheden van het Bureau na februari 1997, toen de begroting van 1998 werd goedgekeurd.

10. De van het begrotingsjaar 1997 overgedragen kredieten, die aan het einde van het begrotingsjaar 1998 werden geannuleerd belopen 1,4 miljoen ECU. Het betreft voornamelijk:

- de uitgaven voor publicatie en verzending van het Blad van Gemeenschapsmerken (respectievelijk 0,5 en 0,3 miljoen ECU). Deze uitgaven bleken te hoog geschat, zowel wat betreft de omvang vanwege vertragingen in de procedures als wat betreft de prijzen, daar de door de partners van het Bureau gehanteerde tarieven lager bleken dan was voorzien;

- de uitgaven voor onderzoeksrapporten, die door de nationale bureaus zouden worden opgesteld, maar waarvan een deel aan het einde van het begrotingsjaar nog steeds niet was ingediend (voor een bedrag van 0,3 miljoen ECU).

11. Het Bureau heeft in november 1998 een administratief besluit genomen met betrekking tot de afschrijving van de vaste activa, zodat er nauwelijks tijd was om dit besluit voor het einde van het begrotingsjaar ten uitvoer te leggen. Deze afschrijvingsreserve is sinds het begin van het begrotingsjaar 1999 in gebruik.

(1) De begroting van het Bureau is vastgesteld en uitgevoerd in ecu tot 1 januari 1999, de datum van overgang op de euro.

(2) Onder deze titel zijn in hoofstuk nr. 100, het enige hoofdstuk, de kredieten opgenomen die bestemd zijn "ter dekking van latere, vaststaande uitgaven voor werkzaamheden of investeringen".