ONTWERP

BESLUIT Nr. …/2014 VAN HET SUBCOMITÉ SANITAIRE EN FYTOSANITAIRE MAATREGELEN EU-COLOMBIA-PERU

van …

betreffende de vaststelling van het reglement van orde van het subcomité Sanitaire en fytosanitaire maatregelen als bedoeld in artikel 103 van de handelsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Colombia en Peru, anderzijds

HET SUBCOMITÉ SANITAIRE EN FYTOSANITAIRE MAATREGELEN,

Gezien de op 26 juni 2012 te Brussel ondertekende handelsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Colombia en Peru, anderzijds („de overeenkomst”) (1), en met name artikel 103,

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

(1) PB L 354 van 21.12.2012, blz. 3.

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SUBCOMITÉ SANITAIRE EN FYTOSANITAIRE MAATREGELEN DAT IS OPGERICHT KRACHTENS HOOFDSTUK 5 VAN DE HANDELSOVEREENKOMST TUSSEN DE EUROPESE UNIE EN HAAR LIDSTATEN, ENERZIJDS, EN COLOMBIA EN PERU, ANDERZIJDS

Artikel 1

Samenstelling en voorzitterschap

1. Het subcomité Sanitaire en fytosanitaire maatregelen (het „SPS-subcomité”), dat is opgericht overeenkomstig artikel 103 van de handelsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en Colombia en Peru, anderzijds („de overeenkomst”) (1), voert zijn taken uit zoals bepaald in artikel 103 van de overeenkomst en is verantwoordelijk voor het waarborgen en monitoren van de uitvoering van hoofdstuk 5 inzake sanitaire en fytosanitaire maatregelen.

2. Overeenkomstig artikel 103, lid 2, van de overeenkomst bestaat het SPS-subcomité uit de door elke partij aangewezen vertegenwoordigers die verantwoordelijkheid dragen voor sanitaire en fytosanitaire aangelegenheden.

3. Het SPS-subcomité wordt afwisselend voor een periode van één jaar voorgezeten door een hoge ambtenaar van de Europese Commissie, namens de Europese Unie en haar lidstaten, door een hoge ambtenaar van de Colombiaanse regering, of door een hoge ambtenaar van de Peruaanse regering. De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van het Handelscomité en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar. Het SPS-subcomité wordt voorgezeten door de partij die als voorzitter van het Handelscomité fungeert.

4. Het SPS-subcomité kan vergaderingen houden waaraan alleen de EU-partij en een van de overeenkomstsluitende Andeslanden deelnemen, ten aanzien van aangelegenheden die uitsluitend hun bilaterale betrekkingen betreffen. Die vergaderingen worden voorgezeten door de twee partijen. Andere overeenkomstsluitende Andeslanden kunnen aan die vergaderingen deelnemen indien de betrokken partijen vooraf daarmee instemmen.

5. De verwijzing naar de partijen in het reglement van orde is in overeenstemming met de definitie in artikel 6 van de overeenkomst.

Artikel 2

Vergaderingen

1. Het SPS-subcomité komt ten minste eenmaal per jaar in gewone vergadering bijeen, en houdt speciale vergaderingen wanneer een partij daarom verzoekt, zoals bepaald in artikel 103, lid 2, van de overeenkomst. De bijeenkomsten vinden afwisselend plaats in Bogota, Brussel en Lima, tenzij de partijen anders besluiten.

2. Elke vergadering van het SPS-subcomité wordt door de partij die het voorzitterschap vervult bijeengeroepen op een door de partijen overeengekomen datum en plaats.

3. Het SPS-subcomité kan ook via video- en audioconferenties vergaderen.

Artikel 3

Delegaties

Vóór elke vergadering worden de partijen in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen.

Artikel 4

Waarnemers

Het SPS-subcomité kan besluiten op ad-hoc basis waarnemers uit te nodigen.

Artikel 5

Correspondentie

1. De in de artikelen 6, 7 en 8 van het reglement van orde bedoelde documenten van het SPS-subcomité worden toegezonden aan de voorzitters van het SPS-subcomité en aan het secretariaat van het Handelscomité.

2. Voor aangelegenheden die uitsluitend betrekking hebben op de bilaterale betrekkingen tussen de EU en een overeenkomstsluitend Andesland verloopt de correspondentie tussen deze twee partijen, waarbij de andere overeenkomstsluitende Andeslanden in voorkomend geval volledig op de hoogte worden gehouden.

Artikel 6

Agenda voor de vergaderingen

1. De partijen stellen gezamenlijk een voorlopige agenda voor elke vergadering op. Deze wordt samen met de relevante documenten uiterlijk 14 dagen voor het begin van de vergadering aan alle partijen toegezonden.

2. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het SPS-subcomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan als agendapunt worden opgenomen.

3. De voorzitter van het SPS-subcomité kan met instemming van de andere partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.

Artikel 7

Notulen

1. Van elke vergadering stellen de partijen gezamenlijk ontwerpnotulen op. Het eerste ontwerp wordt binnen 21 dagen na het eind van de vergadering opgesteld door de partij die als voorzitter fungeert.

2. De notulen geven in de regel een korte samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval een specificatie van de volgende elementen:

a) de aan het SPS-subcomité voorgelegde documenten;

b) verklaringen die op verzoek van een lid van het SPS-subcomité worden opgenomen; en

c) de voorgestelde besluiten, gedane aanbevelingen, overeengekomen verklaringen en vastgestelde conclusies met betrekking tot specifieke punten.

3. De notulen bevatten tevens een lijst van de deelnemers aan de vergadering van het SPS-subcomité.

4. De notulen worden binnen twee maanden na de datum van de vergadering door de partijen schriftelijk goedgekeurd. Na de goedkeuring worden exemplaren ondertekend door de voorzitter en zijn/haar tegenhanger van de andere partijen. Elke partij ontvangt een exemplaar van deze authentieke documenten. Een kopie van de ondertekende notulen wordt aan het secretariaat van het Handelscomité toegezonden.

Artikel 8

Actieplan

1. Het SPS-subcomité stelt een actieplan vast met de door de partijen tijdens de vergadering overeengekomen acties.

2. De tenuitvoerlegging van het actieplan wordt door het SPS-subcomité in zijn eerstvolgende vergadering geëvalueerd.

Artikel 9

Talen

1. De officiële talen van het SPS-subcomité zijn de officiële talen van de partijen.

2. Tenzij anders wordt besloten, gaat het SPS-subcomité voor zijn beraadslagingen uit van documentatie en voorstellen die zijn opgesteld in de in lid 1 bedoelde talen.

Artikel 10

Openbaarheid en vertrouwelijkheid

1. De vergaderingen van het SPS-subcomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

2. Wanneer een partij informatie die zij ingevolge haar wet- en regelgeving als vertrouwelijk beschouwt, aan het SPS-subcomité of aan gespecialiseerde comités, werkgroepen of andere organen overlegt, wordt die informatie door de partijen vertrouwelijk behandeld overeenkomstig de regels van artikel 290, lid 2, van de overeenkomst.

Artikel 11

Kosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan vergaderingen van het SPS-subcomité.

2. Kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt.

3. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling van de documenten in of uit het Spaans en het Engels komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt. Kosten voor vertolking en vertaling in of uit de andere talen komen ten laste van de verzoekende partij.

Artikel 12

Wijziging van het reglement van orde

Het reglement van orde, alsmede alle latere wijzigingen, wordt vastgesteld door het SPS-subcomité overeenkomstig artikel 103, lid 2, van de overeenkomst.

(1) PB L 354 van 21.12.2012, blz. 3.