Verslag van de kamer

over de doelmatigheidscontrole van het Europees Monetair Instituut betreffende het begrotingsjaar 1997, vergezeld van de antwoorden van het Instituut

(1999/C 164/01)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

INLEIDING

1. Voor het vierde achtereenvolgende jaar(1) presenteert de Kamer een verslag over de resultaten van haar controles in het kader van het onderzoek naar de doelmatigheid van het beheer van het Europees Monetair Instituut (EMI)(2). De rekeningen van het EMI betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar zijn op 24 maart 1998 goedgekeurd door de Raad van het EMI en vervolgens na controle en afgifte van een accountantsverklaring zonder voorbehoud door een particulier accountantskantoor, in mei 1998 gepubliceerd(3).

2. De Raad van het EMI, die krachtens artikel 109 F van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap bestaat uit de president van het EMI en de presidenten van de nationale centrale banken, van wie er één is benoemd tot vice-president, vormde de begrotingsautoriteit van het Instituut(4). Dit was onderworpen aan de in zijn statuten opgenomen financiële regels die zijn uitgewerkt in de besluiten van de Raad.

HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1997

Het administratieve beheer

3. Het aantal vaste personeelsleden van het EMI is gestegen van 217 per 31 december 1996 tot 334 per 31 december 1997. Per die datum telde het organisatieschema zeven directieposten, 39 posten voor kaderpersoneel, 161 posten voor de operationele diensten en 127 posten voor administratief en technisch personeel. In de loop van 1997 zijn er 135 personeelsleden geworven en hebben er 18 het Instituut verlaten. Gemiddeld waren er in 1997281 personen in vaste dienst tegenover 202 in 1996.

Het begrotingsbeheer

4. De totale uitgaven in 1997 bedroegen 74,5 Mio ECU, terwijl de herziene begroting 89,4 Mio ECU beliep, zodat een bedrag van 14,9 Mio ECU, ofwel 16,6 % van de begroting onbesteed is gebleven. In 1996 waren deze bedragen 38,6 Mio ECU voor de gedane uitgaven, respectievelijk 42,1 Mio ECU voor de ramingen, zodat een bedrag van 3,5 Mio ECU (8,3 %) onbesteed was gebleven.

5. Een analyse van de onderbesteding wijst uit dat het verschil tussen de geraamde en de feitelijke uitgaven gedeeltelijk is te wijten aan vertraging bij de aanwerving (onderbesteding van 17,9 % wat de personeelsuitgaven betreft, die vervolgens doorwerkt in de bijkomende kosten). Een andere oorzaak van het verschil is gelegen in de aanpak van het EMI bij het opstellen van de jaarlijkse begrotingen: de marges die in de diverse sectorale begrotingen kunnen bestaan, worden in de totaalbegroting gecumuleerd, zodat de som ervan de voor de totaalbegroting benodigde marge te boven gaat. De methode voor consolidatie van de sectorale begrotingen in de algemene begroting zou het mogelijk moeten maken het overschot weg te werken.

DE ACTIVITEITEN VAN HET INSTITUUT IN 1997

6. In 1997 heeft het EMI verdere voorbereidingen getroffen met het oog op de derde fase van de Economische en Monetaire Unie (EMU) en de invoering van de euro, met name op het gebied van het monetair en wisselkoersbeleid, statistieken, betalingssystemen, de uitgifte van eurobankbiljetten en -munten, boekhoudkundige regels en normen, informatie- en communicatiesystemen en juridische aangelegenheden. Bij al deze taken werkte het personeel van het EMI in de werkgroepen en subcomités samen met het personeel van de nationale centrale banken.

7. In zijn jaarverslag 1997 geeft het Instituut een nauwkeurige beschrijving van zijn werkzaamheden. Voorts heeft het in 199718 verslagen over specifieke onderwerpen uitgebracht. Sommige van deze verslagen zijn van bijzonder belang, zoals die met betrekking tot één monetair beleid gedurende de derde fase van de EMU (vijf verslagen), het verslag over de voortgang van het project Target(5) (Trans-european Automated Real-time Gross settlement Express Transfer system) en dat over de convergentie in de EU-lidstaten.

8. Overigens heeft het Instituut in de loop van 1997 gevolg gegeven aan 31 verzoeken om raadpleging, waarvan er vijf afkomstig waren van de Raad van de Europese Unie, twee van de Europese Commissie en 24 van de autoriteiten van de lidstaten van de Europese Unie.

DE DOELMATIGHEID VAN HET BEHEER VAN HET INSTITUUT IN 1997

9. Over het geheel genomen zijn de controleresultaten bevredigend. Niettemin acht de Kamer het noodzakelijk onderstaande opmerkingen te formuleren.

10. De Kamer heeft tijdens haar controlewerkzaamheden bijzondere aandacht besteed aan het onderzoek van de projecten die zich nog in het ontwikkelingsstadium bevinden, met name die welke onder de werkingssfeer van het Europees Stelsel van Centrale Banken (ESCB) vallen.

11. De reeds eerder vastgestelde trend(6) om externe consultants in te schakelen in plaats van personeel aan te werven, is in 1997 sterker geworden. Consultants werden niet in alle gevallen met de uit te voeren werkzaamheden belast omdat hiervoor gespecialiseerde technische kennis of specifieke bekwaamheden vereist waren, maar vooral om in spoedeisende gevallen het personeelstekort op te vangen en het hoofd te bieden aan de sterke druk die de ophanden zijnde derde fase opleverde.

12. Bij het project FCRS(7) (Foreign Currency Reserves Subledger) werd de consultant belast met de verantwoordelijkheid van projectleider zonder dat in speciale begeleiding of in specifieke controle-instrumenten werd voorzien die in die uitzonderlijke situatie gerechtvaardigd waren geweest.

13. Doordat er vaker een beroep op consultants werd gedaan, werden de coördinatie, het toezicht en de controle van de projecten verder bemoeilijkt. Dit kwam, met name bij het project FCRS en in mindere mate bij het project ECB Accounting System(8), tot uitdrukking in een slechte omschrijving van de behoeften, vertraging in de projectplanning en onvoldoende kostenbeheersing.

14. Het Instituut is voor een groot aantal vergaderingen regelmatig externe tolken blijven inschakelen (3,7 % van de andere administratieve uitgaven dan de personeelskosten). Sinds de oprichting van het Instituut zijn deze tolken steeds via eenzelfde intermediair ter beschikking van het Instituut gesteld zonder dat er ooit een aanbestedingsprocedure is uitgeschreven of een schriftelijke overeenkomst is gesloten.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 6 mei 1999.

Voor de Rekenkamer

In afwezigheid van Jan O. KARLSSON

President van de Kamer

Bernhard FRIEDMANN

Waarnemend president

(1) De verslagen over de voorgaande begrotingsjaren zijn in het Publicatieblad bekendgemaakt (PB C 394 van 31.12.1996 voor 1994 en 1995; PB C 42 van 9.2.1998 voor 1996).

(2) Verslag uitgebracht krachtens artikel 17, lid 4, van protocol nr. 4 bij het EG-Verdrag (statuten van het EMI).

(3) Rekeningen opgesteld en gepubliceerd krachtens de artikelen 11 en 17 van protocol nr. 4 bij het EG-Verdrag (statuten van het EMI).

(4) Per 1 juni 1998 is de Europese Centrale Bank in de plaats getreden van het Europees Monetair Instituut.

(5) "Real time" bruto vereveningssysteem voor grensoverschrijdende expresbetalingen.

(6) Zie paragraaf 4.1 van het jaarverslag van de Kamer over het begrotingsjaar 1996 (PB C 42 van 9.2.1998, blz. 3).

(7) Subgrootboek deviezenreserves.

(8) Boekhoudsysteem van de ECB.

BIJLAGE 1

Balans per 31 december 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE 2

Winst- en verliesrekening over het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN HET INSTITUUT

11. Het is vrijwel zonder uitzondering nodig geweest gebruik te maken van externe consultants vanwege de problemen die het EMI had bij het aantrekken en behouden van geschikt gekwalificeerd personeel. Dit is eveneens een belangrijke factor geweest bij de problemen zoals beschreven onder de punten 12 en 13.

12 en 13. In 1997 waren de projectleider voor het project FCRS en de meesten van de teamleden consultants. Deze situatie was onacceptabel, en de nodige inspanningen zijn verricht om deze situatie zo snel mogelijk te verhelpen.

Halverwege 1998 is een passend organisatorisch kader opgezet; een ECB-personeelslid is benoemd tot projectleider en neemt tevens besluiten op bestuurlijk niveau. Thans wordt nog slechts op lager niveau gebruikgemaakt van personeel van een consultancy.

Vanaf hetzelfde tijdstip is tevens een permanente stuurgroep, die op regelmatige basis vergadert, verantwoordelijk voor het project FCRS. De processen met betrekking tot de planning en de omschrijving van de behoeften zijn bijgevolg verbeterd.

Hierbij dient wel te worden opgemerkt dat de ontoereikende omschrijving van de behoeften van dit project, alsmede van het project Central Accounting System, hoofdzakelijk het gevolg was van het feit dat het pas mogelijk was te komen tot een definitieve omschrijving van de complexe en speciaal geharmoniseerde financieel-administratieve behoeften van het ESCB (die van essentieel belang waren voor beide projecten) in de herfst van 1998, vóór welk tijdstip deze behoeften nog onzeker waren. Deze onzekerheid, waarop reeds in 1997 verschillende malen door de projectleiding de aandacht is gevestigd als vormende een groot projectrisico, had vervolgens invloed op de planningprocedure en daardoor op de desbetreffende budgetten.

14. De situatie is rechtgezet sinds in december 1998 een aanbestedingsprocedure in gang is gezet. Deze procedure zal in de eerste helft van 1999 worden afgerond.