VERSLAG over de financiële staten van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling (EMEA-Londen), (Begrotingsjaar 1996) vergezeld van de antwoorden van het Bureau (97/C 393/03)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 57, lid 10, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad (1) aan de raad van beheer van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling betreffende het begrotingsjaar 1996 onderzocht. Overeenkomstig artikel 57, lid 7, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de in artikel 57, lid 11, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de algemeen aanvaarde controlenormen, voorzover deze in het communautaire kader van toepassing zijn. Zij heeft controles verricht op de boekhouding alsmede andere in dit verband noodzakelijk geachte controleprocedures gevolgd. De belangrijkste opmerkingen waartoe de controle van de Kamer aanleiding geeft, zijn in het tweede deel van dit verslag opgenomen.

1.4. De financiële staten betreffende het begrotingsjaar 1996 zijn betrouwbaar, en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen zijn, over het geheel genomen, verzekerd.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES BUREAU VOOR DE GENEESMIDDELENBEOORDELING (EMEA-LONDEN) VOOR HET BEGROTINGSJAAR 1996

Begrotingsboekhouding

1.5. Met de huidige begrotingsboekhouding van het Bureau kan het beginsel van onaantastbaarheid van de boekingen niet gewaarborgd worden, omdat wijzigingen achteraf mogelijk zijn en niet opgespoord kunnen worden. Bovendien kunnen mogelijke kredietoverschrijdingen niet aan het licht worden gebracht.

1.6. In het huidige systeem kan de ordonnateur geen boekhoudkundige gegevens (voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting en betalingsopdracht) in de computer invoeren. Deze gegevens worden door de rekenplichtige pro memorie geboekt (tijdelijke bevriezing van kredieten), in afwachting van de goedkeuring en visering door de financieel controleur. Hierdoor kan er geen exacte informatie over de rekeningen in real time worden gegeven. Aangezien het systeem Sincom 2, dat het huidige boekhoudsysteem zou moeten vervangen, nog niet operationeel is, zou het wenselijk zijn onverwijld een andere oplossing te zoeken.

Algemene boekhouding - analytisch boekhoudsysteem

1.7. De thans gebruikte programmatuur voor de algemene boekhouding sluit onvoldoende aan bij de behoeften van het Bureau en is niet met het computersysteem van de begrotingsboekhouding geïntegreerd. Bovendien beschikt het Bureau niet over een analytisch boekhoudsysteem, hoewel dit onontbeerlijk is om te kunnen bepalen of de door de Raad vastgestelde vergoedingenschaal (3) voldoende is om de beoordelingskosten te dekken.

Besteding der kredieten

1.8. De van 1995 naar 1996 overgedragen kredieten belopen 5,9 miljoen ECU. Van dit bedrag is 1,7 miljoen ECU (29 %) vervallen. Tevens is er een bedrag van 0,9 miljoen ECU aan niet in 1996 bestede kredieten voor nieuwe aanwending van 1995 vervallen.

1.9. Slechts 79,6 % van de lopende kredieten (22,6 miljoen ECU vóór de GAB en 17,9 miljoen ECU na vermindering ten gevolge van de vaststelling van een gewijzigde begroting) is besteed en 20,7 % is geannuleerd (4,7 miljoen ECU). De belangrijkste reden is dat er niet tijdig personeel kon worden geworven (slechts 65 % van de voorziene posten), de tweede reden dat het aantal licentieaanvragen en bijbehorende onderzoeken is teruggelopen.

1.10. De van 1996 naar 1997 overgedragen kredieten belopen 4,8 miljoen ECU. Van dit bedrag hebben 1,7 miljoen ECU en 2,8 miljoen ECU betrekking op de titels II (huishoudelijke uitgaven) en III (beleidsuitgaven). Ten aanzien van titel II heeft een bedrag van 1,1 miljoen ECU betrekking op de aankopen van geavanceerd materiaal. Wat titel III betreft, heeft 1,3 miljoen ECU betrekking op de aan de onderzoekers gedurende het (in 1996 begonnen en in 1997 beëindigde) onderzoek te betalen honoraria en 0,8 miljoen ECU op commercieel oninteressante geneesmiddelen.

Beheer van gelden ter goede rekening

1.11. Het verlies van het jaar 1994 ten bedrage van 0,02 miljoen ECU is in strijd met de boekhoudkundige beginselen als in 1995 en 1996 te verrekenen uitgaven opgevoerd.

Ontvangsten - Subsidies - Eigen middelen

1.12. Het totaalbedrag van de daadwerkelijk geïnde ontvangsten, te weten 18,4 miljoen ECU, maakt 81 % uit van het oorspronkelijk in de begroting voorziene bedrag.

1.13. De geïnde vergoedingen belopen 7 miljoen ECU. Slechts 73 % van het oorspronkelijk voorziene bedrag kon worden geïnd en geverifieerd. Op de balans verschijnt een bedrag van 0,9 miljoen ECU aan vergoedingen die nog niet conform artikel 5, derde alinea, van het financieel reglement van het Bureau zijn geverifieerd en vastgesteld.

1.14. Met ingang van 1997 heeft het Bureau een nieuw computersysteem voor de ontvangsten ingevoerd. Dit systeem zal tijdens de volgende controle worden onderzocht.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 15 en 16 oktober 1997.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) PB L 214 van 24. 8. 1993, blz. 18.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 57, lid 9, van Verordening (EEG) nr. 2309/93, zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 1996 opgemaakt op 26 maart 1997, op welke datum de rekeningen zijn ondertekend door de directeur van het Bureau en toegezonden aan de Commissie, de raad van beheer en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 31 maart 1997. Deze financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB L 35 van 15. 2. 1995.

BIJLAGE

TABEL 1 FINANCIËLE BALANS VOOR DE BEGROTINGSJAREN 1995 EN 1996

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Bureau.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) Het bedrag komt overeen met dat van de vastgelegde waarden.

ANTWOORDEN VAN HET EMEA

1.5. Bij gebrek aan een commercieel geautomatiseerd boekhoudsysteem dat voldoet aan de eisen van het Financieel Reglement en totdat het nieuwe, door de Commissie ontwikkelde SI2-systeem, dat de agentschappen momenteel aanpassen aan hun behoeften, beschikbaar is, voert het Agentschap zijn begrotingsboekhouding met behulp van de software "Excel". Deze software geeft de verzekering dat de voor een goed beheer van de begroting noodzakelijke informatie te allen tijde beschikbaar is en verstrekt de directie van het EMEA relevante en bijgewerkte gegevens. Met behulp van deze software worden begrotingskredieten, betalingsverplichtingen, orders, geblokkeerde kredieten en betalingen gecontroleerd. Het bestaande systeem geeft bovendien aan wanneer de begrotingsmiddelen overschreden worden.

Het bewijsstuk voor elke in het begrotingssysteem geboekte post is het door de ordonnateur ondertekende document. Dit krijgt het visum van de financieel controleur en wordt verwerkt door de boekhouding. Het is waar dat het systeem van het EMEA nog niet volledig geautomatiseerd is en dat dit systeem, aangezien het veranderingen in de boekingen niet opslaat in het geheugen, in principe wijzigingen mogelijk maakt zonder een spoor ervan in de algemene boekhouding achter te laten. Er dient echter opgemerkt te worden dat alle betalingsverplichtingen, vrijgekomen kredieten, betalingsopdrachten enz. overeenkomstig de regels worden voorbereid en geclassificeerd met als bijlage de vereiste bewijsstukken. In het nieuwe systeem zal het niet meer mogelijk zijn a posteriori wijzigingen aan te brengen zonder een spoor achter te laten.

1.6. Zoals het merendeel van de agentschappen wacht ook het EMEA erop dat de werkzaamheden inzake het SI2-project in 1997 afgerond worden en het systeem beschikbaar gesteld wordt. Het nieuwe systeem zal een betere integratie van de algemene boekhouding en de begrotingsboekhouding mogelijk maken. Samen met de andere agentschappen had het EMEA twee jaar geleden een aanbesteding voor boekhoudkundige software bekendgemaakt; het resultaat was teleurstellend. Het EMEA rekent erop eind 1997 over het aan zijn behoeften aangepaste SI2-systeem te kunnen beschikken.

1.7. Op 5 februari 1997 heeft de raad van bestuur een verslag goedgekeurd over de kosten van operationele activiteiten, dat men de Commissie heeft doen toekomen. Het EMEA is bezig zijn boekhoudkundig systeem zo te structureren dat de analytische boekhouding erin opgenomen kan worden. Bovendien is een experimenteel programma voor elektronische boeking van de activiteiten gelanceerd.

1.8. Het bedrag van 0,9 miljoen ecu aan uit 1995 overgeschreven kredieten die in 1996 ongebruikt zijn gebleven, betreft met name artikel 204 (inrichting van dienstruimten). Aangezien deze kredieten niet kunnen worden overgeschreven en de uitgaven voor inrichtingswerkzaamheden in 1996 niet omvangrijk waren, komt dit bedrag te vervallen.

1.11. In artikel 5 van het Financieel Reglement wordt bepaald dat uitgaven waarvan de betalingsopdracht uiterlijk op 31 december in het bezit is van de financieel controleur en waarvoor de betaling uiterlijk op 15 januari heeft plaatsgevonden, zullen worden verantwoord in de rekening van het af te sluiten begrotingsjaar. Als gevolg van een niet-eenduidige interpretatie van deze bepaling is in 1994 een bedrag van 16 915,22 ecu geboekt naar het beheer van gelden ter goede rekening. Na discussies met de inspecteurs van de Rekenkamer is dit bedrag verrekend in de rekeningen van 1997.

1.13. Zelfs als het EMEA, met een ruimere ervaring op dit gebied, nauwkeuriger uitspraken zou kunnen doen over het verwachte aantal te behandelen dossiers, en in aanmerking genomen dat de indiening ervan een seizoengebonden karakter heeft, zal het desalniettemin ook in de toekomst voor het EMEA onmogelijk zijn om, een jaar van tevoren, een exacte raming te geven van de plannen van de farmaceutische industrie, en dus van het bedrag aan te verwachten bijdragen.

Deze onzekerheden leiden ertoe dat het EMEA genoodzaakt is een voorzichtig uitgavenbeleid te blijven voeren.