BESLUIT 2004/658/GBVB VAN DE RAAD

van 13 september 2004

betreffende de financiële bepalingen die van toepassing zijn op de algemene begroting van het Europees Defensieagentschap

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB van de Raad betreffende de oprichting van een Europees Defensieagentschap (EDA) (1), en met name op artikel 18, lid 1,

Overwegende hetgeen volgt:

Wanneer het bestuur deze bepalingen toetst, dient het rekening te houden met de bepalingen van Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (2) , en dient het zich tevens te buigen over het vraagstuk van overeenkomsten die door het agentschap moeten worden afgesloten op gebieden waarop Richtlijn 2004/18/EG niet van toepassing is en een lidstaat op grond van artikel 296 van het EG-Verdrag nationale maatregelen kan nemen.

Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB bepaalt voorts dat het bestuur, op voorstel van de directeur, zo nodig de uitvoeringsvoorschriften voor de uitvoering en de controle van de begroting aanneemt, met name wat betreft overheidsopdrachten, onverminderd de communautaire voorschriften terzake. Het bestuur moet er met name voor zorgen dat op passende wijze rekening wordt gehouden met de voorzieningszekerheid en met de bescherming van defensiegeheimen en van de vereisten in verband met intellectuele-eigendomsrechten.

De financiële bepalingen en voorschriften waarnaar in de bijlage wordt verwezen, zijn niet van toepassing op ad hoc-projecten en -programma's als bedoeld in de artikelen 20 en 21 van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB. Het bestuur moet ernaar streven bepalingen en voorschriften voor ad hoc-projecten en -programma's vast te stellen.

BESLUIT:

Artikel 1

De financiële bepalingen die van toepassing zijn op de uitvoering en de controle van de algemene begroting van het Europees Defensieagentschap staan in de bijlage bij dit besluit. Deze financiële bepalingen gelden vanaf 13 september 2004, tot zij worden getoetst, gewijzigd of bekrachtigd overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB, of, indien dit eerder is, tot 31 december 2005.

Artikel 2

Dit besluit wordt van kracht op de dag waarop het wordt aangenomen.

Artikel 3

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

(1) PB L 245 van 17.7.2004, blz. 17.

(2) PB L 134 van 30.4.2004, blz. 114.

BIJLAGE

FINANCIËLE BEPALINGEN VAN TOEPASSING OP DE ALGEMENE BEGROTING VAN HET EUROPEES DEFENSIEAGENTSCHAP („HET AGENTSCHAP”)

TITEL I

JAARPERIODICITEIT

Artikel 1

1. De directeur kan kredieten overschrijven van de ene titel naar de andere tot in totaal 10 % van de kredieten van het begrotingsjaar, van het ene hoofdstuk naar het andere en van het ene artikel naar het andere.

2. Drie weken voordat de directeur de in lid 1 vermelde overschrijvingen verricht, brengt hij het bestuur op de hoogte van zijn voornemens. Worden binnen deze termijn door een lidstaat naar behoren gemotiveerde redenen aangevoerd, dan neemt het bestuur een besluit.

3. De directeur kan binnen artikelen kredietoverschrijvingen verrichten en andere kredietoverschrijvingen voorstellen aan het bestuur.

Artikel 2

1. Kredieten die aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij waren uitgetrokken niet zijn gebruikt, komen te vervallen.

2. Bij de vastleggingskredieten die bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog niet zijn vastgelegd, kan de overdracht evenwel betrekking hebben op:

a) de bedragen die overeenstemmen met de vastleggingskredieten waarvoor de meeste voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit op 31 december zijn beëindigd. Deze bedragen kunnen tot 31 maart van het volgende jaar worden vastgelegd;

b) de bedragen die nodig blijken wanneer in het laatste kwartaal van het begrotingsjaar een programma of een project is vastgesteld, zonder dat het agentschap tot 31 december de daartoe in de begroting uitgetrokken kredieten heeft kunnen vastleggen.

3. Bij de betalingskredieten kan de overdracht betrekking hebben op de bedragen die nodig zijn ter dekking van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren of die betrekking hebben op overgedragen vastleggingskredieten, wanneer de kredieten van de betrokken begrotingsonderdelen in de begroting van het volgende begrotingsjaar ontoereikend zijn. Het agentschap zal bij voorrang de voor het lopende begrotingsjaar toegestane kredieten gebruiken en pas na de besteding daarvan de overgedragen kredieten.

4. In een reserve opgenomen kredieten en de kredieten voor personeelsuitgaven kunnen niet worden overgedragen.

5. Vooraf toegewezen ontvangsten die niet zijn gebruikt en op 31 december beschikbare kredieten die voortkomen uit in artikel 15 van het Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB genoemde vooraf toegewezen inkomsten worden automatisch overgedragen en mogen uitsluitend worden gebruikt voor de specifieke doelen waarvoor zij zijn bestemd. De beschikbare kredieten die bestaan uit overgedragen vooraf toegewezen inkomsten, moeten het eerst worden gebruikt.

6. De directeur dient bij het bestuur voor 15 februari voorstellen voor overdrachten in. Het bestuur neemt voor 15 maart een besluit.

TITEL II

UITVOERING VAN DE ALGEMENE BEGROTING

HOOFDSTUK 1

Financiële actoren

Afdeling 1

Beginsel van scheiding van functies

Artikel 3

De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar.

Afdeling 2

Ordonnateur

Artikel 4

1. De directeur oefent namens het agentschap de functies van ordonnateur uit.

2. Het agentschap bepaalt in zijn interne administratieve voorschriften aan welke personeelsleden van het gepaste niveau de directeur, met inachtneming van de in het reglement van orde van het agentschap bepaalde voorwaarden, de functies van ordonnateur kan delegeren, alsook de omvang van de toegekende bevoegdheden en de mogelijkheid voor de delegatieverkrijgers om hun bevoegdheden verder te subdelegeren.

3. Delegatie en subdelegatie van de functies van ordonnateur worden slechts toegestaan aan personeelsleden, bedoeld in artikel 11, lid 3, onder 1, van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB.

4. De gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs kunnen slechts handelen binnen de in het (sub)delegatiebesluit gestelde grenzen. De bevoegde gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur kan in de uitoefening van zijn taak worden bijgestaan door een of meer personeelsleden die onder zijn verantwoordelijkheid belast zijn met bepaalde voor de uitvoering van de begroting en het afleggen van rekening en verantwoording benodigde handelingen.

Artikel 5

1. De ordonnateur is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer en staat in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan.

2. Voor het verrichten van de uitgaven gaat de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.

3. De inning van de ontvangsten behelst de opstelling van schuldvorderingsramingen, de vaststelling van de te innen rechten en de verstrekking van invorderingsopdrachten. In voorkomend geval kan van het innen van een vastgestelde schuldvordering worden afgezien.

4. De gedelegeerde ordonnateur voert, overeenkomstig de door het agentschap vastgestelde minimumnormen en rekening houdend met de aan de beheeromstandigheden en de aard van de gefinancierde acties verbonden risico’s, de organisatorische structuur en de systemen en procedures voor beheer en interne controle in die passen bij de uitvoering van zijn taken, in voorkomend geval met inbegrip van verificaties achteraf. Vooraleer een verrichting wordt toegestaan, worden de operationele en financiële aspecten ervan overeenkomstig de uitvoeringsvoorschriften geverifieerd door andere personeelsleden dan degene die de verrichting heeft ingeleid. De inleiding en de verificatie vooraf en achteraf van een verrichting zijn gescheiden functies.

5. Elk personeelslid dat verantwoordelijk is voor de controle van het beheer van de financiële verrichtingen, bezit de vereiste beroepsbekwaamheden en houdt zich aan een specifieke beroepscode die door het agentschap wordt vastgesteld.

6. Elk bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid dat van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepscode die hij gehouden is te respecteren, deelt dit schriftelijk aan de gedelegeerde ordonnateur mede en, wanneer deze niet optreedt, aan de in artikel 13, lid 4, bedoelde instantie. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van het agentschap kunnen schaden, waarschuwt de ordonnateur de bij de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.

7. De ordonnateur legt aan het bestuur verantwoording over de uitoefening van zijn taken af in de vorm van een jaarlijks activiteitenverslag, dat vergezeld gaat van informatie over financiën en beheer. Dat verslag behelst de resultaten van zijn verrichtingen ten opzichte van de hem opgedragen doelstellingen, de aan die verrichtingen verbonden risico's, het gebruik van de middelen die tot zijn beschikking zijn gesteld en de werking van het systeem voor de interne controle. De interne controleur neemt kennis van het jaarlijks activiteitenverslag en van de andere geïdentificeerde informatie.

Afdeling 3

Scheiding van de functies inleiding en verificatie van een verrichting

Artikel 6

1. Onder inleiding van een verrichting wordt verstaan alle handelingen die door de in artikel 5, leden 4 en 5, bedoelde personeelsleden kunnen worden verricht ter voorbereiding van handelingen tot uitvoering van de begroting door de bevoegde ordonnateurs aan wie delegatie of subdelegatie is verleend.

2. Onder verificatie vooraf van een verrichting wordt verstaan alle controles vooraf die door de bevoegde ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten ervan te verifiëren.

3. Met betrekking tot elke verrichting wordt ten minste één verificatie vooraf verricht. Deze verificatie dient om met name het volgende vast te stellen:

a) de regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgaven en de ontvangsten met de geldende bepalingen, in het bijzonder de begroting en de relevante regelingen, alsmede alle besluiten genomen ter uitvoering van de verdragen, de toepasselijke wetgeving en, in voorkomend geval, de contractuele voorwaarden;

b) de toepassing van het beginsel van goed financieel beheer.

4. De verificaties achteraf aan de hand van documenten en, zo nodig, ter plaatse hebben als doel de goede uitvoering van de door de begroting gefinancierde verrichtingen te verifiëren, en met name de inachtneming van de in lid 3 bedoelde criteria. Deze verificaties kunnen steekproefsgewijs gebeuren op basis van een risicoanalyse.

5. De ambtenaren of andere personeelsleden die belast zijn met de in de leden 2 en 4 bedoelde verificaties zijn niet de personeelsleden die de in lid 1 bedoelde inleidingstaken verrichten, en zijn evenmin de ondergeschikten van laatstgenoemden.

Afdeling 4

Procedures voor beheer en interne controle

Artikel 7

De systemen en procedures voor beheer en interne controle maken het mogelijk:

a) de doelstellingen van het beleid, de programma's en de acties van het agentschap te verwezenlijken in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer;

b) de regels van het EU-recht en de door het agentschap vastgestelde minimumnormen voor de controle na te leven;

c) de activa en de informatie van het agentschap te beschermen;

d) onregelmatigheden, fouten en fraude te voorkomen en op te sporen;

e) de beheerrisico's vast te stellen en te voorkomen;

f) betrouwbare informatie over financiën en beheer te verstrekken;

g) de bewijsstukken in verband met de uitvoering van de begroting en de handelingen tot uitvoering van de begroting te bewaren;

h) de documenten met betrekking tot de vereiste voorafgaande garanties ten gunste van het agentschap te bewaren en een tijdschema op te stellen waarmee een adequaat toezicht op deze garanties mogelijk is.

Afdeling 5

Rekenplichtige

Artikel 8

Het agentschap stelt een rekenplichtige aan uit het personeel genoemd in artikel 11, lid 3, onder 1, van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB. De rekenplichtige wordt door het bestuur benoemd op grond van zijn specifieke bekwaamheid, die door diploma's wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaring blijkt.

Artikel 9

1. De rekenplichtige wordt binnen het agentschap belast met:

a) de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;

b) het opstellen en inrichten van de rekeningen;

c) het voeren van de boekhouding;

d) het vaststellen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel;

e) het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren;

f) het beheer van de kasmiddelen.

2. De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateurs, die de betrouwbaarheid ervan garanderen, alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen van het agentschap en de uitvoering van de begroting.

3. Behoudens de in artikel 11 genoemde afwijkingen, is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de kasmiddelen en waardepapieren. Hij is aansprakelijk voor de bewaring ervan.

Artikel 10

De rekenplichtige kan voor de uitvoering van zijn taken een aantal van zijn functies delegeren aan onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid geplaatste personeelsleden, als bedoeld in artikel 11, lid 3, onder 1, van Gemeenschappelijk Optreden 2004/551/GBVB.

In het delegatiebesluit worden de aan de delegatieverkrijgers toevertrouwde taken omschreven.

Afdeling 6

Beheerder van gelden ter goede rekening

Artikel 11

Voor de betaling van uitgaven van een gering bedrag en de inning van andere ontvangsten dan de bijdragen van deelnemende lidstaten kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld, waarvoor de middelen worden verstrekt door de rekenplichtige van het agentschap en dat onder de verantwoordelijkheid valt van door de rekenplichtige van het agentschap aangewezen beheerders van gelden ter goede rekening.

HOOFDSTUK 2

Verantwoordelijkheid van de financiële actoren

Afdeling 1

Algemene regels

Artikel 12

1. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen, kan de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs te allen tijde door het gezag dat hen heeft benoemd tijdelijk of definitief hun delegatie of subdelegatie worden ontnomen.

2. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen, kan de rekenplichtige te allen tijde door het gezag dat hem heeft benoemd tijdelijk of definitief van zijn functies worden ontheven.

3. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen, kunnen de beheerders van gelden ter goede rekening te allen tijde door het gezag dat hen heeft benoemd tijdelijk of definitief van hun functies worden ontheven.

4. De bepalingen van dit hoofdstuk doen niets af aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de in artikel 12 genoemde personeelsleden krachtens het toepasselijke nationale recht en de geldende bepalingen aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten betrokken zijn.

5. Elke ordonnateur, rekenplichtige of beheerder van gelden ter goede rekening is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk. Gevallen van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van het agentschap kunnen schaden, worden voorgelegd aan de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.

Afdeling 2

Regels betreffende de gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs

Artikel 13

1. De ordonnateur kan worden verplicht de schade die het agentschap door een grove fout zijnerzijds in, of in verband met, de uitoefening van zijn functie heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden, met name indien hij in te vorderen rechten vaststelt of inningsopdrachten afgeeft, een betalingsverplichting aangaat of een betalingsopdracht ondertekent in afwijking van de financiële bepalingen. Ditzelfde geldt indien hij door een grove fout zijnerzijds nalaat een document op te stellen waardoor een schuldvordering ontstaat of indien hij de afgifte van een inningsopdracht achterwege laat of zonder geldige reden vertraagt, of indien hij de afgifte van een betalingsopdracht achterwege laat of zonder geldige reden vertraagt, waardoor een wettelijke aansprakelijkheid van het agentschap tegenover derden kan ontstaan.

2. Wanneer een gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur oordeelt dat een door hem te nemen besluit onregelmatig is of tegen het beginsel van goed financieel beheer indruist, deelt hij dat schriftelijk mede aan het delegatieverlenend gezag. Indien dit schriftelijk de met redenen omklede opdracht geeft het genoemde besluit te nemen, is de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur van zijn aansprakelijkheid ontslagen.

3. In geval van subdelegatie blijft de gedelegeerde ordonnateur binnen zijn diensten verantwoordelijk voor de doelmatigheid van het ingestelde systeem voor beheer en interne controle en de keuze van de gesubdelegeerde ordonnateur.

4. Om het bestaan van een financiële onregelmatigheid en de eventuele gevolgen ervan vast te stellen, richt het agentschap een functioneel onafhankelijke instantie op die gespecialiseerd is op dit gebied. Op grond van het advies van deze instantie neemt het agentschap een beslissing over het instellen van een procedure wegens tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid. Indien de instantie systeemgebonden problemen ontdekt, zendt zij de ordonnateur en de gedelegeerd ordonnateur, indien deze geen partij is, alsmede de interne controleur een verslag met aanbevelingen toe.

Afdeling 3

Regels betreffende de rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening

Artikel 14

Een rekenplichtige kan worden verplicht de schade die het agentschap door een grove fout zijnerzijds in, of in verband met, de uitoefening van zijn functie heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden. Hij kan met name aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:

a) middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verloren laten gaan of aantasten;

b) bankrekeningen of postrekeningen ten onrechte wijzigen;

c) invorderingen of betalingen verrichten die niet in overeenstemming zijn met de invorderings- of betalingsopdrachten;

d) nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.

Artikel 15

De beheerder van gelden ter goede rekening kan worden verplicht de schade die het agentschap door een grove fout zijnerzijds in, of in verband met, de uitoefening van zijn functie heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden. Hij kan met name aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:

a) middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verloren laten gaan of aantasten;

b) verrichte betalingen niet met deugdelijke bewijsstukken kunnen verantwoorden;

c) aan een ander dan de rechthebbende betalen;

d) nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.

HOOFDSTUK 3

Ontvangsten

Afdeling 1

Terbeschikkingstelling van de inkomsten van het agentschap

Artikel 16

De ontvangsten gevormd door diverse inkomsten en de bijdragen van de deelnemende lidstaten worden als raming in euro in de algemene begroting opgenomen. De bijdragen van de deelnemende lidstaten dekken de totale kredieten die in de algemene begroting zijn opgenomen na aftrek van de diverse inkomsten.

Afdeling 2

Raming van schuldvorderingen

Artikel 17

1. Elke maatregel of situatie waardoor een schuldvordering van het agentschap ontstaat of wordt gewijzigd, is het voorwerp van een schuldvorderingsraming van de bevoegde ordonnateur.

2. Voor deze middelen geeft de bevoegde ordonnateur een invorderingsopdracht af.

Afdeling 3

Vaststelling van schuldvorderingen

Artikel 18

1. De vaststelling van een schuldvordering is de handeling waarbij de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur:

a) het bestaan van de schuld van de debiteur verifieert;

b) het bestaan en het bedrag van de schuld vaststelt of verifieert;

c) de invorderbaarheid van de schuld verifieert.

2. De inkomsten van het agentschap en elke als zeker, vaststaand en invorderbaar aangemerkte schuldvordering worden vastgesteld door middel van een invorderingsopdracht aan de rekenplichtige, gevolgd door een aan de debiteur gerichte debetnota, welke beide worden opgesteld door de bevoegde ordonnateur.

3. Ten onrechte betaalde bedragen worden teruggevorderd.

Afdeling 4

Invorderingsopdracht

Artikel 19

1. De opdracht tot invordering is de handeling waarbij de bevoegde gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een schuldvordering die hij heeft vastgesteld, in te vorderen.

2. Het agentschap kan de vaststelling van een schuldvordering jegens andere personen dan staten formeel neerleggen in een besluit waarvan de tenuitvoerlegging geschiedt volgens de bepalingen van burgerlijke rechtsvordering die van kracht zijn in de staat op het grondgebied waarvan zij plaatsvindt.

Afdeling 5

Invordering en achterstandsrente

Artikel 20

1. De rekenplichtige neemt de door de bevoegde gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur naar behoren opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling. Hij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de ontvangsten van het agentschap en toe te zien op het behoud van de rechten van het agentschap.

De rekenplichtige gaat over tot invordering door verrekening van de schuldvorderingen van het agentschap wanneer de debiteur zelf een zekere, vaststaande en invorderbare vordering op het agentschap heeft.

2. Wanneer de bevoegde ordonnateur overweegt van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien, verifieert hij of dit regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer en het evenredigheidsbeginsel, volgens de procedures en conform de criteria vastgesteld in de uitvoeringsvoorschriften. Het besluit wordt gemotiveerd.

Artikel 21

1. Elke schuldvordering die op de vervaldag niet is voldaan, is rentedragend overeenkomstig de leden 2 en 3.

2. De rentevoet voor op de vervaldag niet voldane schuldvorderingen is het door de Europese Centrale Bank op haar basisherfinancieringsoperaties toegepaste percentage dat geldt op de eerste kalenderdag van de maand van de vervaldag en wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie, reeks C, vermeerderd met:

a) zeven procentpunt wanneer de schuldvordering voortvloeit uit een overheidsopdracht voor leveringen en diensten in de zin van titel V,

b) drieënhalf procentpunt in alle andere gevallen.

3. De rente wordt berekend vanaf de kalenderdag die volgt op de in de debetnota genoemde vervaldag van de schuldvordering tot en met de kalenderdag waarop de schuld volledig is betaald.

4. Elke gedeeltelijke betaling wordt eerst op de overeenkomstig de leden 2 en 3 vastgestelde achterstandsrente in mindering gebracht.

5. Wanneer de debiteur in het geval van boeten een financiële zekerheid stelt die door de rekenplichtige wordt aanvaard in plaats van een voorlopige betaling, is de rentevoet die vanaf de vervaldag van toepassing is, het in lid 2 bedoelde percentage, vermeerderd met slechts anderhalf procentpunt.

HOOFDSTUK 4

Uitgaven

Artikel 22

1. Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling.

2. De vastlegging van een uitgave wordt voorafgegaan door een financieringsbesluit van het agentschap of de door hem gedelegeerde autoriteiten.

Afdeling 1

Vastlegging

Artikel 23

1. De vastlegging in de begroting is de handeling waarbij de kredieten worden gereserveerd die nodig zijn voor de latere betalingen ter uitvoering van een juridische verbintenis. Het aangaan van een juridische verbintenis is de handeling waarbij de ordonnateur een verplichting doet ontstaan of constateert die tot een last leidt. De vastlegging en de juridische verbintenis worden door dezelfde ordonnateur aangegaan, behoudens naar behoren gemotiveerde gevallen die bij de uitvoeringsvoorschriften worden bepaald.

2. Bij een individuele vastlegging zijn de begunstigde en het bedrag van de uitgave bepaald. Van een globale vastlegging is sprake wanneer ten minste een van de elementen die nodig zijn voor de identificatie van de individuele vastlegging, niet bepaald is. Een voorlopige vastlegging heeft betrekking op lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet definitief zijn aangegeven.

3. Vastleggingen voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan een begrotingsjaar uitstrekt, mogen slechts in jaartranches worden verdeeld wanneer het basisbesluit daarin voorziet, ook wat betreft administratieve uitgaven. Wanneer een vastlegging aldus in jaartranches wordt verdeeld, wordt dit in de juridische verbintenis vermeld, tenzij het gaat om personeelskosten.

Artikel 24

1. Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat, verricht de bevoegde ordonnateur een vastlegging vooraleer een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten.

2. De globale vastleggingen hebben betrekking op de totale kosten van de betrokken individuele juridische verbintenissen gesloten tot 31 december van het jaar n + 1.

Behoudens het bepaalde in artikel 23, lid 3, worden de individuele juridische verbintenissen betreffende individuele of voorlopige vastleggingen uiterlijk 31 december van het jaar n gesloten.

Bij het verstrijken van de in de eerste en de tweede alinea bedoelde perioden wordt het niet-gebruikte saldo van deze vastleggingen door de bevoegde ordonnateur vrijgemaakt.

Elke individuele juridische verbintenis die volgt op een globale vastlegging wordt vóór ondertekening door de bevoegde ordonnateur in de begrotingsboekhouding ingeschreven ten laste van de globale vastlegging.

3. Voor juridische verbintenissen die worden aangegaan voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan één begrotingsjaar uitstrekt, alsook de desbetreffende vastleggingen, behalve wanneer het personeelskosten betreft, geldt een uiterste uitvoeringsdatum die overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer wordt bepaald.

De delen van deze verbintenissen die zes maanden na deze datum niet zijn uitgevoerd, worden vrijgemaakt en de betrokken kredieten worden geannuleerd.

Wanneer een juridische verbintenis vervolgens gedurende een periode van drie jaar tot geen enkele betaling heeft geleid, gaat de bevoegde ordonnateur over tot vrijmaking ervan.

Artikel 25

1. Bij elke vastlegging vergewist de bevoegde ordonnateur zich van:

a) de juistheid van de aanwijzing op de begroting;

b) de beschikbaarheid van de kredieten;

c) de overeenstemming van de uitgave met de bepalingen van de Verdragen, de begroting, deze bepalingen en de toepasselijke wetgeving;

d) de naleving van het beginsel van goed financieel beheer.

2. Bij de registratie van een juridische verbintenis vergewist de ordonnateur zich van:

a) de dekking van de verbintenis door de overeenkomstige begrotingsvastlegging;

b) de regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgave met de bepalingen van de Verdragen, de begroting, deze bepalingen en de toepasselijke wetgeving;

c) de naleving van het beginsel van goed financieel beheer.

Afdeling 2

Betaalbaarstelling

Artikel 26

De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur:

a) het bestaan van de rechten van de crediteur verifieert;

b) het bestaan en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert;

c) de opeisbaarheid van de schuldvordering verifieert.

Afdeling 3

Betalingsopdracht

Artikel 27

De betalingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur, nadat hij heeft geverifieerd of de kredieten beschikbaar zijn, de rekenplichtige door middel van een betalingsopdracht opdraagt het bedrag van de door hem betaalbaar gestelde uitgaven te betalen.

Afdeling 4

Betaling

Artikel 28

1. Een betaling wordt slechts uitgevoerd indien is aangetoond dat de actie overeenkomstig het basisbesluit of het contract is en betrekking heeft op een of meer van de volgende verrichtingen:

a) betaling van het volledige verschuldigde bedrag;

b) betaling van het verschuldigde bedrag op de volgende wijze: i) een voorfinanciering, eventueel verdeeld in verschillende stortingen, ii) een of meer tussentijdse betalingen, iii) betaling van het saldo van de verschuldigde bedragen.

2. In de boekhouding wordt onderscheid gemaakt tussen de in lid 1 genoemde soorten betalingen op het ogenblik waarop zij worden verricht.

Artikel 29

1. De betalingen worden door de rekenplichtige verricht binnen de grenzen van de beschikbare middelen.

2. Andere betalingen dan die uit een beheer van gelden ter goede rekening overeenkomstig artikel 11, moeten de rekenplichtige of een gedelegeerde rekenplichtige en de ordonnateur of een gedelegeerde ordonnateur gezamenlijk ondertekenen.

Afdeling 5

Termijnen voor uitgavenverrichtingen

Artikel 30

1. De verschuldigde bedragen worden betaald binnen een termijn van maximaal vijfenveertig kalenderdagen vanaf de datum van inschrijving van een ontvankelijk verzoek om betaling door de gemachtigde dienst van de bevoegde ordonnateur; onder datum van betaling wordt verstaan de datum waarop de rekening van het agentschap wordt gedebiteerd.

Een verzoek om betaling is niet ontvankelijk indien een of meer essentiële elementen ontbreken.

2. De in lid 1 bedoelde termijn wordt op dertig kalenderdagen vastgesteld voor betalingen in verband met opdrachten voor diensten of leveringen, behalve wanneer het contract anders bepaalt.

3. Voor contracten of overeenkomsten waarin de betaling afhankelijk wordt gesteld van de goedkeuring van een verslag, beginnen de in de leden 1 en 2 bedoelde termijnen pas na de goedkeuring van het betrokken verslag te lopen, hetzij expliciet omdat de begunstigde hiervan in kennis is gesteld, hetzij impliciet omdat de contractuele goedkeuringstermijn is verstreken zonder dat deze is opgeschort door een formeel, tot de begunstigde gericht document.

Deze goedkeuringstermijn mag niet langer zijn dan:

a) twintig kalenderdagen voor eenvoudige contracten betreffende de levering van goederen en diensten;

b) vijfenveertig kalenderdagen voor de andere contracten en de subsidieovereenkomsten;

c) zestig kalenderdagen voor contracten in het kader waarvan de geleverde technische prestaties bijzonder moeilijk te evalueren zijn.

4. De bevoegde ordonnateur kan de betalingstermijn evenwel op ieder moment van de in lid 1 genoemde periode opschorten, indien hij de crediteuren ervan in kennis stelt dat aan het verzoek om betaling niet kan worden voldaan omdat het bedrag niet verschuldigd is dan wel omdat de vereiste bewijsstukken niet zijn overgelegd. Wanneer de bevoegde ordonnateur kennis krijgt van informatie op grond waarvan de subsidiabiliteit van in een verzoek om betaling opgenomen uitgaven kan worden betwijfeld, kan hij de betalingstermijn opschorten, zodat aanvullende verificaties kunnen worden verricht, waaronder begrepen in de vorm van een controle ter plaatse, om vóór de betaling zekerheid te verkrijgen over de subsidiabiliteit van de uitgaven. De ordonnateur stelt de betrokken begunstigde hiervan zo spoedig mogelijk in kennis.

De rest van de betalingstermijn begint te lopen op de datum waarop het correct opgestelde verzoek om betaling is ingeschreven.

5. Bij het verstrijken van de in de leden 1 en 2 genoemde termijnen kan de crediteur binnen twee maanden na de ontvangst van de te late betaling achterstandsrente in rekening brengen volgens de volgende bepalingen:

a) als rentevoeten worden de in artikel 21, lid 2, eerste alinea, bedoelde percentages gehanteerd;

b) de rente is verschuldigd over de tijd die is verstreken vanaf de kalenderdag volgende op het einde van de betalingstermijn tot de dag van betaling.

De eerste alinea is niet van toepassing op de lidstaten.

HOOFDSTUK 5

Computersystemen

Artikel 31

Wanneer de ontvangsten en uitgaven met behulp van computersystemen worden beheerd, kunnen de handtekeningen door middel van een geautomatiseerde of elektronische procedure worden aangebracht.

HOOFDSTUK 6

Interne controleur

Artikel 32

Het agentschap stelt een interne controlefunctie in, die moet worden uitgeoefend met inachtneming van de terzake doende internationale normen. De door het agentschap aangewezen interne controleur is het agentschap verantwoording schuldig voor de verificatie van de goede werking van de systemen en de procedures voor de uitvoering van de begroting. De interne controleur kan noch ordonnateur noch rekenplichtige zijn.

Artikel 33

1. De interne controleur adviseert het agentschap bij het beheersen van de risico’s door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheer- en controlesystemen en aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de uitvoeringsvoorwaarden van de verrichtingen en ter bevordering van een goed financieel beheer.

De interne controleur is met name belast met:

a) het beoordelen van de toereikendheid en doeltreffendheid van de interne beheersystemen, alsmede de prestaties van de diensten bij de uitvoering van de beleidsmaatregelen, programma’s en acties in relatie met de ermee verbonden risico’s;

b) het beoordelen van de toereikendheid en kwaliteit van de interne en andere controlesystemen die worden toegepast op alle verrichtingen tot uitvoering van de begroting.

2. De werkzaamheden van de interne controleur strekken zich uit tot alle activiteiten en diensten van het agentschap. Hij heeft volledige en onbeperkte toegang tot alle informatie die hij voor de uitvoering van zijn taken nodig heeft, zo nodig ter plaatse, ook in de lidstaten en in derde landen.

3. De interne controleur brengt aan het agentschap verslag uit van zijn bevindingen en aanbevelingen. Het agentschap zorgt ervoor dat de uit de controles voortvloeiende aanbevelingen worden opgevolgd. De interne controleur dient tevens jaarlijks een intern controleverslag in bij het agentschap waarin het aantal en de soorten uitgevoerde interne controles, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven worden genoemd.

4. De directeur zendt het bestuur jaarlijks een verslag toe waarin een samenvatting wordt gegeven van het aantal en de soorten uitgevoerde interne controles, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven.

Artikel 34

Voor de interne controleur wordt door het agentschap een bijzondere regeling bepaald om de volledige onafhankelijkheid van zijn functie te garanderen en zijn verantwoordelijkheid vast te stellen.

TITEL III

PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN

HOOFDSTUK 1

Algemene bepalingen

Afdeling 1

Toepassingsgebied en gunningsbeginselen

Artikel 35

1. Overheidsopdrachten zijn overeenkomsten onder bezwarende titel die schriftelijk door het als een aanbestedende dienst handelende agentschap worden gesloten om tegen een geheel of gedeeltelijk ten laste van de algemene begroting komende prijs de levering van roerende of onroerende zaken, de uitvoering van werken of de verrichting van diensten te verkrijgen.

Deze opdrachten kunnen betrekking hebben op:

a) aankoop of huur van een gebouw,

b) leveringen,

c) de uitvoering van werken,

d) dienstverlening.

Artikel 36

1. Bij alle geheel of gedeeltelijk door de algemene begroting gefinancierde overheidsopdrachten worden het transparantiebeginsel, het evenredigheidsbeginsel, het beginsel van gelijke behandeling en het beginsel van non-discriminatie in acht genomen.

2. Elke procedure voor de plaatsing van een opdracht begint met een zo ruim mogelijke uitnodiging tot inschrijving, behalve bij toepassing van de procedure van gunning via onderhandelingen als bedoeld in artikel 38, lid 1, onder d).

Afdeling 2

Bekendmaking

Artikel 37

1. Alle opdrachten waarvan de waarde hoger is dan de in de richtlijnen van het Europees Parlement en de Raad betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken bedoelde drempelwaarden, worden bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Voorafgaande bekendmaking kan slechts in de gevallen van opdrachten met een geringe waarde, bedoeld in artikel 66, achterwege blijven.

Bekendmaking van bepaalde inlichtingen na gunning van de opdracht kan achterwege blijven wanneer zulks de toepassing van de wetten in de weg zou staan, in strijd zou zijn met het openbaar belang, afbreuk zou doen aan gewettigde commerciële belangen van openbare of particuliere ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen hen onmogelijk zou maken.

2. Aan opdrachten waarvan de waarde lager is dan de in artikel 66 bedoelde drempelwaarden wordt passende publiciteit gegeven.

Afdeling 3

Procedures voor het plaatsen van opdrachten

Artikel 38

1. Bij het plaatsen van opdrachten kan een van de volgende procedures worden gevolgd:

a) de openbare procedure,

b) de niet-openbare procedure,

c) de prijsvraag,

d) de gunning via onderhandelingen.

Artikel 39

In de richtlijnen van het Europees Parlement en de Raad betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken, worden de drempelwaarden vastgelegd die bepalend zijn voor:

a) de in artikel 37 bedoelde publicatieregeling,

b) de keuze van de in artikel 38 bedoelde procedures, en

c) de betrokken termijnen.

Afdeling 4

Inschrijvingen

Artikel 40

Het voorwerp van de opdracht wordt volledig, duidelijk en precies omschreven in de inschrijvingsdocumenten.

Artikel 41

De deelneming aan de inschrijvingen staat onder gelijke voorwaarden open voor alle natuurlijke en rechtspersonen die binnen de werkingssfeer van de Verdragen vallen en voor alle natuurlijke en rechtspersonen van een derde land dat een bijzondere overeenkomst heeft gesloten met de Europese Gemeenschappen, zulks onder de voorwaarden van deze overeenkomst.

Artikel 42

Ingeval de in het kader van de Wereldhandelsorganisatie gesloten multilaterale overeenkomst inzake overheidsopdrachten van toepassing is, staan de opdrachten ook open voor onderdanen van de staten die deze overeenkomst hebben geratificeerd, zulks onder de voorwaarden van deze overeenkomst.

Artikel 43

1. Van deelname aan een opdracht worden uitgesloten, gegadigden of inschrijvers die:

a) in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surséance van betaling verkeren of wier faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening, akkoord of surséance van betaling loopt, dan wel die hun werkzaamheden hebben gestaakt of in een overeenkomstige toestand verkeren als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale wet- en regelgeving;

b) bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde zijn veroordeeld voor een delict dat hun beroepsmoraliteit in het gedrang brengt;

c) in de uitoefening van hun beroep een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken;

d) niet hebben voldaan aan hun verplichtingen tot betaling van socialezekerheidsbijdragen of belastingen volgens de wetgeving van het land waar zij zijn gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst dan wel van het land waar de opdracht moet worden uitgevoerd;

e) bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde zijn veroordeeld voor fraude, corruptie, deelname aan een criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Gemeenschappen of van het agentschap schaadt;

f) na de procedure voor de plaatsing van een andere opdracht of de procedure voor de toekenning van een subsidie uit de begroting van de Europese Unie of de algemene begroting van het agentschap ernstig in gebreke zijn gesteld wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen.

2. De gegadigden of inschrijvers moeten bewijzen dat zij niet in een van de in lid 1 genoemde situaties verkeren.

Artikel 44

Van gunning van een opdracht worden uitgesloten, gegadigden of inschrijvers die naar aanleiding van de aanbestedingsprocedure:

a) in een belangenconflict verkeren;

b) valse verklaringen hebben afgelegd in de door de aanbestedende dienst verlangde inlichtingen voor deelname aan de aanbesteding, of deze inlichtingen niet hebben verstrekt.

Artikel 45

Het agentschap richt een centrale gegevensbank op waarin nadere gegevens worden opgenomen betreffende de gegadigden en de inschrijvers die zich in één van de in de artikelen 43 en 44 bedoelde situaties bevinden. Met deze gegevensbank wordt uitsluitend beoogd om, met inachtneming van de communautaire regelgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens, te waarborgen dat de artikelen 43 en 44 correct worden toegepast.

Artikel 46

Aan gegadigden of inschrijvers die in een van de in de artikelen 43 en 44 bedoelde uitsluitingsgevallen verkeren, kunnen, nadat zij in de gelegenheid zijn gesteld hun opmerkingen te maken, door de aanbestedende dienst administratieve of financiële sancties worden opgelegd.

Deze sancties kunnen zijn:

a) uitsluiting van de gegadigde of inschrijver gedurende een periode van maximaal vijf jaar van de door de algemene begroting van het agentschap gefinancierde opdrachten en subsidies, en

b) financiële sancties ten laste van de contractant, in het in artikel 43, lid 1, onder f), bedoelde geval, en ten laste van de gegadigde of inschrijver, in de in artikel 44 bedoelde gevallen, wanneer de feiten zwaar wegen, zulks tot maximaal de waarde van de betrokken opdracht.

De sancties staan in verhouding tot de omvang van de opdracht en de ernst van de begane fouten.

Artikel 47

1. De selectiecriteria op grond waarvan de geschiktheid van de gegadigden of inschrijvers wordt beoordeeld en de gunningscriteria op grond waarvan de inhoud van de offertes wordt beoordeeld, worden vooraf in de inschrijvingsdocumenten gedefinieerd en gepreciseerd.

2. De opdracht kan worden gegund door automatische aanbesteding of door gunning aan de economisch voordeligste inschrijving.

Artikel 48

1. De regels voor de indiening van de offertes garanderen een werkelijke concurrentie en de vertrouwelijkheid van de inhoud totdat zij gelijktijdig worden geopend.

2. Als garantie voor het behoud van de ingediende offertes kan de aanbestedende dienst van de inschrijvers een voorafgaande zekerheidstelling verlangen onder de in de uitvoeringsvoorschriften bepaalde voorwaarden.

3. Behalve voor de in artikel 66, lid 3, bedoelde opdrachten voor een gering bedrag wordt het openen van de inschrijvingen of offertes verricht door een daartoe aangewezen openingscommissie. Elke offerte of inschrijving die door deze commissie ondeugdelijk wordt verklaard, wordt verworpen.

4. Alle door de openingscommissie deugdelijk verklaarde inschrijvingen of offertes worden door een daartoe aangewezen comité beoordeeld op basis van de vooraf in de inschrijvingsdocumenten vastgestelde selectie- en gunningscriteria om de begunstigde van de opdracht te kunnen voorstellen.

Artikel 49

Zolang de procedure voor het plaatsen van een opdracht loopt, mogen de contacten tussen de aanbestedende dienst en de gegadigden of inschrijvers slechts plaatshebben onder voorwaarden die doorzichtigheid en een gelijke behandeling garanderen. Zij mogen niet leiden tot wijziging van de voorwaarden van de opdracht of van de offerte.

Artikel 50

1. De bevoegde ordonnateur maakt de naam bekend van degene aan wie de opdracht wordt gegund, met inachtneming van de selectie- en gunningscriteria die vooraf in de inschrijvingsdocumenten werden vastgesteld en de regels voor het plaatsen van opdrachten.

2. De aanbestedende dienst deelt aan elke afgewezen gegadigde of inschrijver de redenen mede waarom zijn inschrijving of offerte niet in aanmerking werd genomen, en stelt elke inschrijver die een geldige offerte heeft ingediend op zijn schriftelijk verzoek in kennis van de kenmerken en relatieve voordelen van de gekozen offerte en van de naam van degene aan wie de opdracht werd gegund. De mededeling van bepaalde gegevens kan echter achterwege worden gelaten wanneer zulks aan de toepassing van de wetten in de weg zou staan, in strijd zou zijn met het openbaar belang, afbreuk zou doen aan gewettigde commerciële belangen van openbare of particuliere ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen hen onmogelijk zou maken.

Artikel 51

De aanbestedende dienst kan tot op het ogenblik van de ondertekening van het contract van de opdracht afzien of de procedure voor het plaatsen van de opdracht annuleren, zonder dat de gegadigden of inschrijvers aanspraak kunnen maken op enige schadeloosstelling. Dit besluit moet worden gemotiveerd en ter kennis van de gegadigden of inschrijvers worden gebracht.

Afdeling 5

Zekerheden en controle

Artikel 52

De aanbestedende dienst kan, en moet in bepaalde in de uitvoeringsvoorschriften bepaalde gevallen, van de contractanten een voorafgaande zekerheidstelling verlangen om:

a) de goede uitvoering van de opdracht te verzekeren;

b) de aan de voorfinanciering verbonden financiële risico’s te beperken.

Artikel 53

1. Indien de plaatsingsprocedure of de uitvoering van een opdracht gepaard is gegaan met fouten of wezenlijke onregelmatigheden of met fraude, schort het agentschap de uitvoering van de opdracht op.

2. Indien de fouten, onregelmatigheden of fraude door de contractant zijn begaan, kan het agentschap bovendien weigeren te betalen of reeds betaalde bedragen terugvorderen in verhouding tot de ernst van de fouten, onregelmatigheden of fraude.

HOOFDSTUK 2

Uitvoeringsvoorschriften

Artikel 54

1. Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen het agentschap dat optreedt als aanbestedende dienst en een economisch subject die de essentiële voorwaarden vaststelt voor een serie specifieke overeenkomsten die in de loop van een bepaalde periode zullen worden gesloten, met name wat betreft de duur, het voorwerp, de prijzen, de uitvoeringsvoorwaarden van de opdracht en de geplande hoeveelheden.

De aanbestedende dienst kan ook meervoudige raamovereenkomsten sluiten, waarbij het gaat om afzonderlijke overeenkomsten onder identieke voorwaarden met verscheidene leveranciers of dienstverleners. Het in artikel 69 bedoelde bestek vermeldt het maximumaantal economische subjecten waarmee de aanbestedende dienst een overeenkomst sluit.

De duur van de raamovereenkomsten mag niet langer zijn dan vier jaar, behalve in uitzonderingsgevallen die naar behoren worden gemotiveerd door met name het voorwerp van de raamovereenkomst.

Het agentschap mag de raamovereenkomsten niet misbruiken of gebruiken om de mededinging te verhinderen, te beperken of te vervalsen.

2. De specifieke overeenkomsten die gebaseerd zijn op de in lid 1 bedoelde raamovereenkomsten, worden overeenkomstig de voorwaarden van de betrokken raamovereenkomst gesloten.

3. Alleen specifieke overeenkomsten die ter uitvoering van de raamovereenkomsten worden gesloten, worden door een vastlegging in de begroting voorafgegaan.

Afdeling 1

Bekendmaking

Artikel 55

1. In het geval van opdrachten die onder de richtlijnen inzake overheidsopdrachten vallen, bestaat de bekendmaking uit een vooraankondiging, een aanbestedingsbericht en een gunningsbericht.

2. De vooraankondiging is het bericht waarmee het agentschap ter indicatie het totale bedrag bekendmaakt van de opdrachten per categorie diensten of groepen producten en de essentiële kenmerken van de opdrachten voor werken die het voornemens is tijdens een begrotingsjaar te plaatsen, indien het geraamde totale bedrag gelijk is aan of hoger is dan de in artikel 67 vastgestelde drempelwaarden.

Voor de opdrachten voor leveringen en diensten wordt de vooraankondiging zo spoedig mogelijk, en in ieder geval vóór 31 maart van elk begrotingsjaar aan het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen (Publicatiebureau) toegezonden en voor opdrachten voor werken zo spoedig mogelijk na het besluit waarbij het programma wordt goedgekeurd.

3. Door het bekendmakingsbericht van de opdracht kan het agentschap zijn voornemen bekendmaken om een procedure voor het plaatsen van een opdracht in te leiden. Het bekendmakingsbericht is verplicht voor de opdrachten waarvan het geraamde bedrag gelijk is aan of hoger is dan de in artikel 68, onder a) en c), vastgestelde drempelwaarden.

Bij een openbare procedure vermeldt het de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering van de openingscommissie, die toegankelijk is voor de inschrijvers.

Indien het agentschap een prijsvraag wil organiseren, maakt het zijn voornemen bekend door een bericht.

4. In het gunningsbericht worden de resultaten van de procedure voor het plaatsen van opdrachten bekendgemaakt. Het gunningsbericht is verplicht voor de opdrachten waarvan het bedrag gelijk is aan of hoger is dan de in artikel 68 vastgestelde drempelwaarden. Het is niet verplicht voor specifieke overeenkomsten die op grond van een raamovereenkomst worden gesloten.

Het wordt uiterlijk achtenveertig kalenderdagen na de afsluiting van de procedure, dat wil zeggen de ondertekening van de overeenkomst, aan het Publicatiebureau toegezonden.

5. De berichten worden opgesteld overeenkomstig de in de bijlage bij Richtlijn 2001/78/EG (1) opgenomen modellen.

Artikel 56

1. De opdrachten waarvan de waarde lager is dan de in de artikelen 67 en 68 bedoelde drempelwaarden en de opdrachten voor diensten bedoeld in bijlage I B bij Richtlijn 92/50/EEG van de Raad van 18 juni 1992 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening (2) worden voldoende bekendgemaakt om ervoor te zorgen dat de opdracht aan concurrentie wordt onderworpen en de procedures voor het plaatsen van opdrachten onpartijdig zijn. Deze bekendmaking omvat:

a) bij ontstentenis van het in artikel 55 bedoelde bekendmakingsbericht, een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voor soortgelijke opdrachten waarvan de waarde hoger is dan of gelijk is aan het in artikel 65, lid 1, bedoelde bedrag;

b) de jaarlijkse bekendmaking van een lijst van contractanten, waarin het voorwerp en het bedrag van de gegunde opdracht worden vermeld.

2. Voor de onroerendgoedopdrachten wordt jaarlijks een specifieke lijst van de contractanten bekendgemaakt, waarin het voorwerp en het bedrag van de gegunde opdracht worden vermeld. Deze lijst wordt aan het bestuur toegezonden.

3. De gegevens betreffende opdrachten waarvan de waarde hoger is dan of gelijk is aan het in artikel 65, lid 1, bedoelde bedrag, worden het Publicatiebureau toegezonden; dit gebeurt voor de jaarlijkse lijsten van contractanten uiterlijk op 31 maart na de afsluiting van het begrotingsjaar.

Voor de andere opdrachten vinden de voorafgaande bekendmaking en de jaarlijkse bekendmaking van de contractanten plaats op de internetsite van het agentschap. De bekendmaking achteraf geschiedt uiterlijk op 31 maart van het volgende begrotingsjaar. Zij kan ook in het Publicatieblad van de Europese Unie worden gepubliceerd.

Artikel 57

1. Het Publicatiebureau publiceert de in de artikelen 55 en 56 bedoelde berichten uiterlijk twaalf kalenderdagen na de toezending ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Voor de in artikel 81 bedoelde versnelde procedures en indien de berichten in elektronische vorm worden opgesteld en verzonden, wordt deze termijn beperkt tot vijf dagen.

2. Het agentschap moet in staat zijn het bewijs van de datum van verzending te leveren.

Artikel 58

Behalve de in de artikelen 55, 56 en 57 bedoelde bekendmakingsmaatregelen kunnen de opdrachten op een andere wijze bekend worden gemaakt, met name in elektronische vorm. Deze bekendmaking verwijst naar, maar mag niet voorafgaan aan het eventueel in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde bericht, bedoeld in artikel 57, dat als enige authentiek is.

Deze bekendmaking mag niet leiden tot discriminatie van gegadigden of inschrijvers en geen andere inlichtingen bevatten dan die welke in het genoemde bekendmakingsbericht zijn opgenomen, indien dit in het Publicatieblad is verschenen.

Afdeling 2

Procedures voor het plaatsen van opdrachten

Artikel 59

1. De plaatsing van een opdracht geschiedt hetzij door middel van een uitnodiging tot inschrijving, volgens een openbare, niet-openbare of onderhandelingsprocedure na publicatie van een bekendmakingsbericht in het Publicatieblad van de Europese Unie, hetzij volgens een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande publicatie van een bekendmakingsbericht, in voorkomend geval na een prijsvraag.

2. De uitnodiging tot inschrijving is openbaar wanneer elk economisch subject kan inschrijven. Zij is niet-openbaar wanneer alle economische subjecten om deelname kunnen verzoeken en alleen de gegadigden die aan de in artikel 74 bedoelde selectiecriteria voldoen, die daartoe tegelijkertijd schriftelijk door het agentschap worden uitgenodigd, kunnen inschrijven.

De selectiefase kan van opdracht tot opdracht gebeuren, dan wel de opstelling van een lijst van potentiële gegadigden behelzen in het kader van de in artikel 65 bedoelde procedure.

3. In een onderhandelingsprocedure raadpleegt het agentschap de inschrijvers van zijn keuze die aan de in artikel 74 bedoelde selectiecriteria voldoen, en onderhandelt het met een of meer van hen over de voorwaarden van de opdracht.

In de in artikel 64 bedoelde onderhandelingsprocedures na een aankondiging van de opdracht nodigt het agentschap de gekozen gegadigden tegelijkertijd schriftelijk uit om te onderhandelen.

4. Prijsvragen zijn procedures die de aanbestedende dienst in staat stellen, in het bijzonder op het gebied van architectuur, techniek of gegevensverwerking, een plan of een ontwerp te verkrijgen dat op basis van mededinging door een jury wordt voorgesteld, al dan niet met toekenning van prijzen.

Artikel 60

1. Bij de niet-openbare procedure, waaronder de in artikel 65 bedoelde procedure, mag het aantal gegadigden die worden uitgenodigd om in te schrijven, niet lager zijn dan vijf, mits er voldoende gegadigden zijn die aan de selectiecriteria voldoen.

De aanbestedende dienst mag bovendien, naar gelang van de opdracht en op basis van objectieve en niet-discriminerende selectiecriteria, een maximumaantal van twintig gegadigden vaststellen. In dit geval worden het minimum- en maximumaantal en de criteria vermeld in de aankondiging van de opdracht of de in de artikelen 55 en 56 bedoelde oproep tot het indienen van blijken van belangstelling.

Het aantal gegadigden dat mag inschrijven, moet in ieder geval voldoende groot zijn voor een echte mededinging.

2. Bij de onderhandelingsprocedure mag het aantal gegadigden dat worden uitgenodigd om te onderhandelen, niet lager zijn dan drie, mits er voldoende gegadigden zijn die aan de selectiecriteria voldoen.

Het aantal gegadigden dat mag inschrijven, moet in ieder geval voldoende groot zijn voor een echte mededinging.

De tweede alinea is niet van toepassing op de in artikel 66, lid 3, bedoelde opdrachten waarmee een zeer gering bedrag gemoeid is.

Artikel 61

In onderhandelingsprocedures onderhandelt het agentschap met de inschrijvers over de door hen ingediende offertes om deze aan te passen aan de vereisten die het in het in artikel 55 bedoelde bekendmakingsbericht, het bestek en de eventuele aanvullende documenten heeft vermeld en om de voordeligste offerte te zoeken. Tijdens de onderhandelingen waarborgt het agentschap de gelijke behandeling van alle inschrijvers.

Artikel 62

1. De regels betreffende de organisatie van een prijsvraag worden ter beschikking gesteld van degenen die belangstelling hebben eraan deel te nemen. Het aantal gegadigden dat mag deelnemen, moet in ieder geval voldoende zijn om voor daadwerkelijke concurrentie te zorgen.

2. De jury wordt door de bevoegde ordonnateur benoemd. De jury bestaat uitsluitend uit natuurlijke personen die onafhankelijk zijn van de deelnemers aan de prijsvraag. Wanneer voor deelname aan de prijsvraag een bijzondere beroepskwalificatie vereist is, moet ten minste een derde van de leden dezelfde of een gelijkwaardige kwalificatie hebben.

De jury is autonoom in haar adviezen. Haar adviezen worden gegeven op basis van anoniem door de gegadigden ingediende ontwerpen en uitsluitend op grond van de criteria die in de aankondiging van de prijsvraag zijn vermeld.

3. De jury vermeldt in een door haar leden ondertekend proces-verbaal de op grond van de verdiensten van elk project gedane voorstellen en haar opmerkingen. De anonimiteit van de gegadigden wordt gehandhaafd totdat de jury haar advies heeft uitgebracht.

4. De aanbestedende dienst neemt vervolgens een besluit waarin de naam en het adres van de geselecteerde gegadigde is vermeld, alsmede de redenen voor deze keuze in het licht van de in de aankondiging van de prijsvraag vermelde criteria, met name wanneer wordt afgeweken van de in het advies van de jury gedane voorstellen.

Artikel 63

1. Het agentschap kan in de volgende gevallen gebruik maken van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht:

a) wanneer in het kader van een openbare of niet-openbare procedure na de afsluiting van de oorspronkelijke procedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ingediend, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht zoals vermeld in de in artikel 69 bedoelde inschrijvingsdocumenten, niet wezenlijk worden gewijzigd;

b) voor opdrachten waarvan de uitvoering om technische of artistieke redenen of wegens de bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaald economisch subject kan worden toevertrouwd;

c) voorzover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval dwingende spoed als gevolg van onvoorziene gebeurtenissen die niet te wijten zijn aan het agentschap en die de belangen van het agentschap in gevaar kunnen brengen, ertoe noopt dat de in de artikelen 79, 80 en 81 bedoelde termijnen voor de andere procedures niet in acht kunnen worden genomen;

d) wanneer een opdracht voor diensten voortvloeit uit een prijsvraag en volgens de toepasselijke voorschriften aan de winnaar of aan een van de winnaars van die prijsvraag moet worden gegund. In dit laatste geval worden alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uitgenodigd;

e) voor aanvullende diensten en werken die niet in het oorspronkelijk voorgenomen project of in het eerste contract waren opgenomen, maar die als gevolg van een onvoorziene omstandigheid waarop de aanbestedende dienst geen invloed heeft, voor het verlenen van de dienst of de uitvoering van het werk noodzakelijk zijn geworden, onder de in lid 2 bedoelde voorwaarden;

f) in geval van aanvullende opdrachten bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten of werken die door het agentschap worden toevertrouwd aan degene aan wie een eerste opdracht werd gegund, mits zij overeenstemmen met een basisproject dat het voorwerp vormde van een eerste opdracht die overeenkomstig een openbare of niet-openbare procedure is geplaatst.

g) voor opdrachten voor leveringen: i) voor aanvullende leveringen die ofwel zijn bestemd voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, ofwel voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer de verandering van leverancier de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen waarbij een andere techniek wordt toegepast, zodat bij gebruik en onderhoud ervan onverenigbaarheid ontstaat of zich onevenredige technische moeilijkheden voordoen; de looptijd van deze opdrachten mag niet langer zijn dan drie jaar; ii) wanneer het producten betreft die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd, met uitsluiting van tests om de commerciële haalbaarheid vast te stellen en van productie in grote hoeveelheden om de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen;

h) voor onroerendgoedopdrachten, na onderzoek van de plaatselijke markt;

i) voor opdrachten van een lager bedrag dan de in artikel 66, lid 2, vastgestelde drempelwaarde.

2. Voor de in lid 1, onder e), bedoelde aanvullende diensten en werken kunnen de aanbestedende diensten gebruikmaken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging van een opdracht, mits zij worden gegund aan de contractant die deze opdracht uitvoert:

a) wanneer deze aanvullende opdrachten uit technisch of economisch oogpunt niet zonder overwegende bezwaren voor de aanbestedende dienst van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden;

b) of wanneer deze opdrachten, hoewel zij van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht kunnen worden gescheiden, voor de vervolmaking ervan strikt noodzakelijk zijn.

De geraamde samengevoegde waarde van de aanvullende opdrachten mag niet hoger zijn dan 50 % van het bedrag van de oorspronkelijke opdracht.

3. In de in lid 1, onder f), bedoelde gevallen wordt de mogelijkheid om de onderhandelingsprocedure toe te passen reeds bij de uitschrijving van de aanbesteding van het eerste deel vermeld, en wordt het totale voor de aanvullende opdrachten geraamde bedrag voor de berekening van de in artikel 68 bedoelde drempelwaarden in aanmerking genomen. Van deze procedure kan slechts gedurende een periode van drie jaar volgende op de oorspronkelijke opdracht gebruik worden gemaakt.

Artikel 64

1. Het agentschap kan in de volgende gevallen gebruikmaken van een onderhandelingsprocedure na aankondiging van een opdracht:

a) indien in het kader van een van tevoren afgesloten openbare of niet-openbare procedure inschrijvingen zijn gedaan die onregelmatig of onaanvaardbaar zijn volgens met name de selectie- of gunningscriteria, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht zoals vermeld in de in artikel 69 bedoelde inschrijvingsdocumenten, niet wezenlijk worden gewijzigd;

b) in uitzonderingsgevallen, voor opdrachten voor diensten en werken waarvan de aard en de onzekere omstandigheden een voorafgaande en algemene vaststelling van de prijs door de inschrijver verhinderen;

c) wanneer, met name op het gebied van financiële diensten en intellectuele diensten, wegens de aard van de te verlenen dienst de specificaties voor de opdracht niet nauwkeurig genoeg kunnen worden vastgesteld om de opdracht overeenkomstig de voorschriften inzake de openbare of niet-openbare procedure door de keuze van de beste inschrijving te plaatsen;

d) voor opdrachten voor werken die uitsluitend worden uitgevoerd ten behoeve van onderzoek, proefneming of ontwikkeling en niet met het doel de haalbaarheid van het project vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen;

e) voor de in bijlage I B van Richtlijn 92/50/EEG bedoelde opdrachten voor diensten, behoudens het bepaalde in artikel 63, lid 1, onder i).

2. In de in lid 1, onder a), bedoelde gevallen kan het agentschap van aankondiging van een opdracht afzien, indien het bij de onderhandelingsprocedure alle inschrijvers betrekt die aan de selectiecriteria voldoen en die gedurende de voorafgaande procedure offertes hebben ingediend die aan de formele eisen van de plaatsingsprocedure voldoen.

Artikel 65

1. De oproep tot het indienen van blijken van belangstelling is een voorselectie van gegadigden die zullen worden uitgenodigd om in te schrijven bij toekomstige niet-openbare aanbestedingsprocedures voor opdrachten waarmee ten minste 50 000 EUR is gemoeid, behoudens het bepaalde in de artikelen 63 of 64.

2. De lijst die uit een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voortvloeit, is ten hoogste drie jaar geldig, te rekenen vanaf de datum van toezending van de in artikel 56, lid 1, onder a), bedoelde bekendmaking aan het Publicatiebureau. Elke belangstellende kan zich op elk moment van de geldigheidsduur van de lijst aanmelden, behalve tijdens de laatste drie maanden.

3. In geval van een specifieke opdracht nodigt de aanbestedende dienst op basis van objectieve en niet-discriminerende criteria die voor deze opdracht zijn vastgesteld, alle in de lijst opgenomen gegadigden of sommige van hen uit om een offerte in te dienen.

Artikel 66

1. Opdrachten van een waarde van minder dan 50 000 EUR, kunnen zonder oproep tot het indienen van blijken van belangstelling worden geplaatst volgens een niet-openbare procedure waaraan ten minste vijf gegadigden deelnemen, behoudens het bepaalde in de artikelen 63 of 64.

2. Opdrachten van een waarde van minder dan 13 800 EUR, kunnen worden geplaatst via een onderhandelingsprocedure waaraan ten minste drie gegadigden deelnemen.

3. Voor opdrachten van een waarde van minder dan 1 050 EUR, volstaat één offerte in het kader van een onderhandelingsprocedure.

4. Betalingen uit gelden ter goede rekening of voor communicatie-uitgaven van het agentschap met betrekking tot de communautaire actualiteit kunnen eenvoudig op factuur geschieden zonder voorafgaande aanvaarding van een offerte, indien het gaat om uitgaven van minder dan 200 EUR.

Artikel 67

De drempelwaarden voor de bekendmaking van een vooraankondiging zijn:

a) 750 000 EUR voor levering en diensten zoals vermeld in bijlage I A bij Richtlijn 92/50/EEG;

b) 5 923 624 EUR voor werken.

Artikel 68

De in artikel 39 bedoelde drempelwaarden zijn:

a) 154 014 EUR voor levering en diensten zoals vermeld in bijlage I A bij Richtlijn 92/50/EEG, met uitzondering van overeenkomsten voor onderzoek en ontwikkeling genoemd in categorie 8 van deze bijlage;

b) 200 000 EUR voor diensten genoemd in bijlage I B bij Richtlijn 92/50/EEG en voor de overeenkomsten voor diensten voor onderzoek en ontwikkeling genoemd in categorie 8 van bijlage I A bij voornoemde richtlijn;

c) 5 923 624 voor werken.

Artikel 69

1. Inschrijvingsdocumenten omvatten ten minste:

a) de uitnodiging tot inschrijving of onderhandeling;

b) het bijbehorende bestek, waaraan de algemene voorwaarden voor overheidsopdrachten zijn toegevoegd;

c) de modelovereenkomst.

De inschrijvingsdocumenten bevatten een verwijzing naar de overeenkomstig de artikelen 55 tot en met 58 genomen bekendmakingsmaatregelen.

2. De uitnodiging tot inschrijving vermeldt ten minste:

a) de wijze van indiening en presentatie van de offertes, met name de uiterste datum en tijd, de eventuele eis om een standaard-antwoordformulier in te vullen, de documenten die moeten worden bijgevoegd, waaronder de in artikel 74 bedoelde bewijsstukken inzake de financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid, en het adres waarnaar zij moeten worden gezonden;

b) dat de inschrijving betekent dat het desbetreffende bestek en de in lid 1 bedoelde algemene voorwaarden worden aanvaard en dat de inschrijving voor de inschrijver bindend is gedurende de uitvoering van het contract, indien het aan hem wordt gegund;

c) de geldigheidsduur van de offertes, gedurende welke de inschrijver alle voorwaarden van zijn offerte moet handhaven;

d) het verbod op elk contact tussen de aanbestedende dienst en de inschrijver gedurende het verloop van de procedure, behalve in uitzonderingsgevallen, alsmede de precieze bezoekvoorwaarden, indien in een bezoek ter plaatse wordt voorzien.

3. Het bestek vermeldt ten minste:

a) de uitsluitings- en selectiecriteria voor de opdracht, behalve bij niet-openbare procedures en de in artikel 64 bedoelde onderhandelingsprocedures met voorafgaande aankondiging van een opdracht; in dit geval worden deze criteria uitsluitend vermeld in de aankondiging van de opdracht of de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling;

b) de gunningscriteria en hun relatieve gewicht, indien dit niet in de aankondiging van de opdracht is vermeld;

c) de in artikel 70 bedoelde technische specificaties;

d) de minimumeisen waaraan de varianten moeten voldoen in de in artikel 77, lid 2, bedoelde procedures voor gunning aan de economisch voordeligste offerte, indien de aanbestedende dienst in de aankondiging van de opdracht niet heeft aangegeven dat deze verboden zijn;

e) de toepassing van het protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten of, in voorkomend geval, de Verdragen van Wenen inzake diplomatiek verkeer en consulaire betrekkingen;

f) de wijze waarop het bewijs van toegang tot de markten wordt geleverd, onder de in artikel 73 bedoelde voorwaarden.

4. De modelovereenkomst vermeldt met name:

a) de sancties bij niet-naleving van de bepalingen ervan;

b) de vermeldingen die op de facturen of de ondersteunende bewijsstukken moeten worden aangebracht;

c) het recht dat op de overeenkomst van toepassing is en de in geval van geschil bevoegde rechter.

5. Het agentschap kan inlichtingen eisen over het gedeelte van de opdracht dat de inschrijver voornemens is uit te besteden en over de identiteit van de onderaannemers.

Artikel 70

1. De technische specificaties moeten gelijke toegang van de gegadigden en inschrijvers mogelijk maken en mogen geen ongerechtvaardigde belemmeringen van de concurrentie creëren. Zij stellen de kenmerken vast die een product, dienst, materiaal of werk moet hebben met het oog op het gebruik waarvoor zij door de aanbestedende dienst zijn bestemd.

2. De in lid 1 bedoelde kenmerken omvatten:

a) de kwaliteitsniveaus;

b) de milieuprestatie;

c) de geschiktheid van het ontwerp voor alle doeleinden (waaronder de toegang voor gehandicapten);

d) de conformiteitsbeoordelingsprocedures en -niveaus;

e) de gebruiksvriendelijkheid;

f) de veiligheid of de afmetingen, waaronder begrepen de voor leveringen geldende voorschriften inzake handelsbenaming en gebruiksaanwijzing, en voor alle opdrachten de terminologie, symbolen, proefnemingen en proefnemingsmethoden, verpakking, markering en etikettering, productieprocedures en -methoden;

g) voor opdrachten voor werken, de kwaliteitsbewakingsprocedures alsmede de voorschriften voor het berekenen en het ontwerpen van het werk, de voorwaarden voor proefnemingen, controle en oplevering van de werken, alsmede de bouwtechnieken of bouwwijzen en alle andere voorwaarden van technische aard die de aanbestedende dienst bij bijzondere dan wel algemene maatregel kan voorschrijven met betrekking tot de voltooide werken en de materialen of bestanddelen waaruit zij zijn samengesteld.

3. De technische specificaties worden als volgt geformuleerd:

a) hetzij door verwijzing naar Europese normen, Europese technische goedkeuringen, gemeenschappelijke technische specificaties indien zij bestaan, internationale normen of andere door de Europese normalisatie-instellingen opgestelde technische referentiesystemen of, bij ontstentenis daarvan, de nationale equivalenten daarvan. Elke verwijzing gaat vergezeld van de woorden „of equivalent”;

b) hetzij uit het oogpunt van prestaties of functionele eisen; zij zijn nauwkeurig genoeg om de inschrijvers in staat te stellen het voorwerp van de opdracht te bepalen en om het agentschap in staat te stellen de opdracht te gunnen;

c) hetzij door een mengvorm van deze twee procedures.

4. Wanneer het agentschap van de mogelijkheid gebruikmaakt naar de in lid 3, onder a), bedoelde specificaties te verwijzen, kan het een offerte niet afwijzen met als reden dat deze niet beantwoordt aan de genoemde specificaties, indien de inschrijver of gegadigde met elk passend middel tot voldoening van de aanbestedende dienst aantoont dat hij op gelijkwaardige wijze aan de gestelde eisen voldoet.

5. Wanneer het agentschap van de in lid 3, onder b), bedoelde mogelijkheid gebruikmaakt om prestaties of functionele eisen voor te schrijven, mag het geen offerte afwijzen die beantwoordt aan een nationale norm waarin een Europese norm is omgezet, aan een Europese technische goedkeuring, aan een gemeenschappelijke technische specificatie, aan een internationale norm of aan een door een Europese normalisatie-instelling opgesteld technisch referentiesysteem, indien deze specificaties betrekking hebben op de prestaties of functionele eisen die zij hebben voorgeschreven.

6. Behalve uitzonderingsgevallen die door het voorwerp van de opdracht naar behoren worden gemotiveerd, mag in deze specificaties geen melding worden gemaakt van een bepaald fabrikaat of een bepaalde herkomst of van een volgens bijzondere werkwijzen verkregen fabrikaat, noch worden verwezen naar een merk, een octrooi, een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie indien zulks zou leiden tot bevoordeling dan wel uitsluiting van bepaalde producten of economische subjecten. Indien van het voorwerp van de opdracht geen omschrijving kan worden gegeven die nauwkeurig en begrijpelijk genoeg is, gaat een dergelijke vermelding of verwijzing vergezeld van de woorden „of equivalent”.

Artikel 71

1. In de inschrijvingsdocumenten wordt bepaald of de offerte een vaste prijs moet bevatten die niet voor herziening vatbaar is.

2. Indien dit niet het geval is, wordt in de inschrijvingsdocumenten bepaald volgens welke voorwaarden en formules de prijs tijdens de uitvoering van het contract kan worden herzien. De aanbestedende dienst houdt daarbij met name rekening met:

a) de aard van de opdracht en de economische conjunctuur waarin hij wordt uitgevoerd;

b) de aard en de duur van de taken en van het contract;

c) zijn financiële belangen.

Artikel 72

1. Onverminderd de toepassing van contractuele sancties worden gegadigden of inschrijvers die zich schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen of die ernstig in gebreke zijn gesteld omdat zij hun contractuele verplichtingen in het kader van een eerdere opdracht niet zijn nagekomen, van uit de algemene begroting van het agentschap gefinancierde opdrachten en subsidies uitgesloten gedurende ten hoogste twee jaar te rekenen vanaf de vaststelling van de overtreding, die is bevestigd na een contradictoire dialoog met de contractant.

De duur van de uitsluiting kan op drie jaar worden gebracht in geval van recidive binnen vijf jaar na de eerste overtreding.

Inschrijvers of gegadigden die zich schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen, worden bovendien bestraft met financiële sancties van 2 tot 10 % van het totale bedrag van de te gunnen opdracht.

Contractanten die ernstig in gebreke zijn gesteld wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen, worden eveneens bestraft met financiële sancties van 2 tot 10 % van de waarde van het betrokken contract.

Dit percentage kan op 4 tot 20 % worden gebracht in geval van recidive binnen vijf jaar na de eerste overtreding.

2. In de in artikel 43, lid 1, onder a), c), en d), bedoelde gevallen, worden de gegadigden of inschrijvers van opdrachten en subsidies uitgesloten gedurende ten hoogste twee jaar te rekenen vanaf de vaststelling van de overtreding, die is bevestigd na een contradictoire dialoog met de contractant.

In de in artikel 43, lid 1, onder b) en e), worden de gegadigden of inschrijvers van opdrachten en subsidies uitgesloten gedurende ten minste één jaar en ten hoogste vier jaar te rekenen vanaf de kennisgeving van de rechterlijke beslissing.

De duur van de uitsluiting kan op vijf jaar worden gebracht in geval van recidive binnen vijf jaar na de eerste overtreding of de eerste rechterlijke beslissing.

3. De in artikel 43, lid 1, onder e), bedoelde gevallen omvatten:

a) fraudegevallen zoals bedoeld in artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, vastgesteld bij akte van de Raad van 26 juli 1995 (3);

b) corruptiegevallen zoals bedoeld in artikel 3 van de Overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn, vastgesteld bij akte van de Raad van 26 mei 1997 (4);

c) gevallen van deelneming aan een criminele organisatie zoals gedefinieerd in artikel 2, lid 1, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad van 21 december 1998 betreffende de Europese Unie inzake de strafbaarstelling van deelneming aan een criminele organisatie in de lidstaten van de Europese Unie (5);

d) gevallen van het witwassen van geld zoals gedefinieerd in artikel 1 van Richtlijn 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (6).

Artikel 73

1. De aanbestedende dienst aanvaardt als voldoende bewijs dat de gegadigde of inschrijver niet in een van de in artikel 43, lid 1, onder a), b) of e), genoemde gevallen verkeert, een recent uittreksel uit het strafregister of, bij gebreke daarvan, een recent gelijkwaardig document van een gerechtelijke of administratieve autoriteit van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat aan deze eisen is voldaan.

2. De aanbestedende dienst aanvaardt als voldoende bewijs dat de gegadigde of inschrijver niet in een in artikel 43, lid 1, onder d), genoemd geval verkeert, een recente verklaring van de bevoegde autoriteit van het betrokken land.

Wanneer het betrokken land dergelijke documenten of verklaringen niet afgeeft, kunnen zij worden vervangen door een verklaring onder ede of, bij gebreke daarvan, op erewoord van de betrokkene voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.

3. Overeenkomstig de nationale wetgeving van de van vestiging van de inschrijver of gegadigde, hebben de in de leden 1 en 2 genoemde documenten betrekking op rechtspersonen en natuurlijke personen, waaronder eventueel, in gevallen waarin de aanbestedende dienst zulks nodig acht, op ondernemingshoofden of op elke persoon die bij de gegadigde of inschrijver vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft.

Artikel 74

1. Het agentschap stelt duidelijke en niet-discriminerende selectiecriteria vast.

2. In elke procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten zijn de volgende selectiecriteria van toepassing:

a) toelaatbaarheid van de inschrijver of gegadigde na verificatie van de in de artikelen 43 en 44 bedoelde uitsluitingsgevallen;

b) criteria ter beoordeling van zijn financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid. De aanbestedende dienst kan minimumgeschiktheidsniveaus vaststellen waaronder gegadigden niet kunnen worden geselecteerd.

3. Elke inschrijver of gegadigde kan worden verzocht te bewijzen dat hij naar nationaal recht het recht heeft het voorwerp van de opdracht te produceren: inschrijving in het handels- of beroepsregister, verklaring onder ede, attest, lidmaatschap van een bijzondere organisatie, uitdrukkelijke vergunning, inschrijving in het BTW-register.

4. Het agentschap vermeldt in het aanbestedingsbericht, de oproep tot indiening van voorstellen of de uitnodiging tot inschrijving de basiskenmerken die zijn gekozen als bewijs van het statuut en de rechtsbevoegdheid van de inschrijvers of gegadigden.

5. De door de aanbestedende dienst gevraagde gegevens ten bewijze van de financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid van de gegadigde of inschrijver hebben alleen betrekking op het voorwerp van de opdracht en houden rekening met de rechtmatige belangen van de economische subjecten wat betreft met name de bescherming van fabrieks- en bedrijfsgeheimen.

Artikel 75

1. Het bewijs van de financiële en economische geschiktheid kan worden geleverd door een of meer van de volgende documenten:

a) passende verklaringen van banken of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's;

b) balansen of uittreksels daarvan van ten minste de laatste twee afgesloten boekjaren, ingeval de bekendmaking van de balans is voorgeschreven in de wetgeving van het land waar het economisch subject is gevestigd;

c) een verklaring over de totale omzet en de omzet voor de werken, leveringen of diensten waarop de opdracht betrekking heeft, gerealiseerd in een periode die ten hoogste de laatste drie boekjaren mag omvatten.

2. Wanneer de inschrijver of gegadigde om een uitzonderlijke, door de aanbestedende dienst gegrond geachte reden de gevraagde referenties niet kan leveren, mag hij zijn economische en financiële geschiktheid bewijzen met elk ander middel dat de aanbestedende dienst geschikt acht.

3. Een economisch subject kan in voorkomend geval en voor een bepaalde opdracht gebruikmaken van de geschiktheid van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die entiteiten. In dat geval moet het economische subject de aanbestedende dienst aantonen over de noodzakelijke middelen voor de uitvoering van de opdracht te beschikken, bijvoorbeeld door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om deze te zijner beschikking te stellen.

Artikel 76

1. De technische en beroepsmatige geschiktheid van de economische subjecten wordt overeenkomstig de leden 2 en 3 beoordeeld en geverifieerd. In de procedures voor het plaatsen van opdrachten voor leveringen waarvoor plaatsings- of installatiewerkzaamheden nodig zijn, het verlenen van diensten en/of de uitvoering van werken, wordt deze geschiktheid beoordeeld op basis van met name hun kennis, bekwaamheid, ervaring en betrouwbaarheid.

2. De technische en beroepsmatige geschiktheid van economische subjecten kan naargelang de aard, de hoeveelheid of omvang en het gebruik van de te verrichten werken, leveringen of diensten met de volgende documenten worden bewezen:

a) studie- en beroepsdiploma's van de dienstverlener of aannemer en/of het hogere personeel van de onderneming en in het bijzonder van de personen die met de dienst of de werken zijn belast;

b) een lijst: i) van de voornaamste diensten en leveringen die in de laatste drie jaren zijn verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor zij bestemd waren; ii) van de werken die in de laatste vijf jaren zijn uitgevoerd, met vermelding van bedrag, datum en plaats. De lijst van de belangrijkste werken wordt gestaafd door verklaringen inzake de goede uitvoering waarin is aangegeven of de werken vakkundig zijn uitgevoerd en tot een goed einde zijn gebracht;

c) een beschrijving van de voor de uitvoering van een opdracht voor diensten of werken gebruikte technische uitrusting, outillage en materieel;

d) een beschrijving van de maatregelen die worden genomen om de kwaliteit van de leveringen en diensten te waarborgen, alsmede van de studie- en onderzoeksmiddelen van de onderneming;

e) een lijst van de technici of technische diensten, al dan niet deel uitmakend van de onderneming, vooral van degenen die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitscontrole;

f) in geval van leveringen: monsters, beschrijvingen en/of authentieke foto's en/of verklaringen van als bevoegd erkende officiële instellingen of diensten voor kwaliteitscontrole waarin wordt bevestigd dat de producten in overeenstemming zijn met de geldende specificaties of normen;

g) een verklaring betreffende het gemiddelde jaarlijkse personeelsbestand van de dienstverlener of aannemer en de omvang van het kaderpersoneel in de laatste drie jaren;

h) de opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener of aannemer eventueel in onderaanneming wil geven.

Wanneer de onder b), i), bedoelde instantie waarvoor de diensten en leveringen bestemd waren het agentschap is, wordt het bewijs geleverd door verklaringen die door de bevoegde autoriteit zijn afgegeven of medeondertekend.

3. Indien de te leveren diensten of producten van complexe aard zijn of, in uitzonderlijke gevallen, geschikt moeten zijn voor een bijzonder doel, kan de technische en beroepsmatige geschiktheid worden aangetoond door middel van een controle door de aanbestedende dienst of, namens deze, door een bevoegd officieel orgaan van het land waar de dienstverlener of aannemer gevestigd is, onder voorbehoud van de instemming van dat orgaan. Deze controle heeft betrekking op de technische geschiktheid van de dienstverlener en de productiemogelijkheden van de aannemer en, indien nodig, de studie- en onderzoeksmiddelen waarover zij beschikken, alsmede de maatregelen die zij nemen om de kwaliteit te controleren.

4. Een dienstverlener of aannemer kan in voorkomend geval en voor een bepaalde opdracht gebruikmaken van de capaciteiten van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn banden met die entiteiten. In dat geval moet het economische subject tegenover de aanbestedende dienst aantonen over de noodzakelijke middelen voor de uitvoering van de opdracht te beschikken, bijvoorbeeld door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om deze te zijner beschikking te stellen.

Artikel 77

1. Twee vormen van gunning van een opdracht zijn mogelijk:

a) bij aanbesteding, in welk geval de opdracht wordt gegund aan degene die onder de deugdelijke en overeenkomstig de vraag ingediende offertes het laagste bod doet;

b) door gunning aan de economisch voordeligste inschrijving.

2. De economisch voordeligste inschrijving is die welke de beste verhouding tussen kwaliteit en prijs biedt, rekening gehouden met op grond van het voorwerp van de opdracht gerechtvaardigde criteria als voorgestelde prijs, technische waarde, esthetisch en functioneel karakter, milieukenmerken, gebruikskosten, rentabiliteit, uitvoerings- of leveringstermijn, klantenservice en technische bijstand.

3. De aanbestedende dienst vermeldt in de aankondiging van de opdracht of het bestek het relatieve gewicht van elk der criteria die zijn gekozen om de economisch voordeligste inschrijving te bepalen.

Het relatieve gewicht van het prijscriterium ten opzichte van de andere criteria mag niet leiden tot neutralisatie van het prijscriterium bij de keuze van degene aan wie de opdracht wordt gegund.

Indien in uitzonderlijke gevallen weging technisch niet mogelijk is, met name wegens het voorwerp van de opdracht, geeft de aanbestedende dienst alleen een afnemende volgorde van het belang van die criteria aan.

Artikel 78

1. Wanneer voor een bepaalde opdracht abnormaal lage offertes worden ingediend, vraagt de aanbestedende dienst voordat hij deze offertes alleen om deze reden afwijst schriftelijk om de door hem dienstig geachte preciseringen over de samenstelling van de offerte en onderzoekt hij deze op contradictoire wijze aan de hand van de ontvangen toelichtingen.

De aanbestedende dienst kan met name toelichtingen in aanmerking nemen die verband houden met:

a) de opzet van het fabricageprocédé, de dienstverrichting of de bouwmethode;

b) de gekozen technische oplossingen of de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver kan profiteren;

c) de originaliteit van de offerte van de inschrijver.

2. Indien de aanbestedende dienst vaststelt dat een abnormaal lage offerte het gevolg is van staatssteun, kan hij de offerte om deze reden alleen verwerpen wanneer de inschrijver niet binnen een redelijke, door de aanbestedende dienst vastgestelde termijn kan bewijzen dat de steun definitief is toegekend volgens de in de communautaire regelgeving inzake staatssteun vastgelegde procedures en besluiten.

Artikel 79

1. De termijnen voor de indiening van de offertes en de deelnemingsverzoeken worden door het agentschap in kalenderdagen vastgesteld en zijn lang genoeg opdat de belangstellenden over een redelijke en passende tijd beschikken om hun offerte voor te bereiden en in te dienen, onder meer rekening gehouden met de complexiteit van de opdracht of de behoefte aan een inspectiebezoek of aan een raadpleging ter plaatse van de aan het bestek gehechte documenten.

2. Bij openbare procedures bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes tweeënvijftig dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van het aanbestedingsbericht.

3. Bij niet-openbare procedures en onderhandelingsprocedures met aanbestedingsbericht bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de deelnemingsverzoeken zevenendertig dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van het aanbestedingsbericht.

Bij niet-openbare procedures voor opdrachten boven de in artikel 68 vastgestelde drempelwaarden bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes veertig dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de uitnodiging tot inschrijving.

Bij de in artikel 65 bedoelde niet-openbare procedures bedraagt de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes eenentwintig dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van de uitnodiging tot inschrijving.

4. Wanneer het agentschap overeenkomstig artikel 55 tussen tweeënvijftig dagen en twaalf maanden vóór de datum van verzending van het aanbestedingsbericht een voorafgaande aankondiging ter bekendmaking heeft verzonden, kan de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes als regel worden verkort tot zesendertig dagen en bedraagt hij in geen geval minder dan tweeëntwintig dagen te rekenen vanaf de dag van verzending van het aanbestedingsbericht, voor de openbare procedures, of kan hij worden verkort tot zesentwintig dagen te rekenen vanaf de verzending van de uitnodiging tot inschrijving, voor de niet-openbare procedures.

Artikel 80

1. Voorzover zij tijdig vóór de uiterste datum voor de indiening van de offertes zijn aangevraagd, worden de bestekken en aanvullende stukken binnen zes dagen na ontvangst van de aanvraag toegezonden aan alle economische subjecten die een bestek hebben aangevraagd of die blijk hebben gegeven van belangstelling om in te schrijven.

2. Voorzover daarom tijdig is verzocht, worden nadere inlichtingen over de bestekken tegelijkertijd en uiterlijk zes kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes medegedeeld aan alle economische subjecten die een bestek hebben aangevraagd of die blijk hebben gegeven van belangstelling om in te schrijven of, voor de verzoeken om inlichtingen die minder dan acht kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes zijn ontvangen, zo snel mogelijk na de ontvangst van het verzoek.

3. Indien, om welke redenen dan ook, het bestek en de aanvullende stukken of nadere inlichtingen niet binnen de in de leden 1 en 2 gestelde termijn kunnen worden verstrekt of indien de offertes slechts na een inspectiebezoek of na inzage ter plaatse van de bij het bestek behorende stukken kunnen worden gedaan, worden de in artikel 79 bedoelde termijnen voor de ontvangst van de offertes verlengd opdat alle economische subjecten kennis kunnen nemen van alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van de offertes. Deze verlenging wordt op passende wijze bekendgemaakt overeenkomstig de artikelen 55 tot en met 58.

4. Indien alle inschrijvingsdocumenten vrij, in hun geheel en rechtstreeks langs elektronische weg toegankelijk zijn, vermeldt het in artikel 55, lid 3, bedoelde bekendmakingsbericht van de opdracht het adres van de internetsite waarop deze documenten kunnen worden geraadpleegd.

Eventuele aanvullende documenten en inlichtingen zijn dan eveneens vrij, in hun geheel en rechtstreeks toegankelijk zodra zij zijn medegedeeld aan alle economische subjecten die een bestek hebben aangevraagd of die blijk hebben gegeven van belangstelling om in te schrijven.

Artikel 81

1. Wanneer het om naar behoren gemotiveerde dringende redenen onmogelijk is de in artikel 79, lid 3, bedoelde minimumtermijnen in acht te nemen, kan het agentschap de volgende termijnen in kalenderdagen vaststellen:

a) voor de ontvangst van de deelnemingsverzoeken een termijn die niet minder mag bedragen dan vijftien dagen te rekenen vanaf de datum van verzending van het aanbestedingsbericht;

b) voor de ontvangst van de offertes een termijn die niet minder mag bedragen dan tien dagen te rekenen vanaf de dag van de uitnodiging tot inschrijving.

2. Voorzover tijdig aangevraagd, worden nadere inlichtingen over de bestekken uiterlijk vier kalenderdagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes aan alle gegadigden medegedeeld.

Afdeling 3

Verwerking van de offertes en de deelnemingsverzoeken

Artikel 82

1. De deelnemingsverzoeken worden bij brief, fax of e-mail ingediend; in de laatste twee gevallen worden zij bevestigd door een brief die wordt verzonden vóór het verstrijken van de in artikel 79 bedoelde termijnen.

2. De indiening van de offertes geschiedt naar keuze van de inschrijvers:

a) hetzij per post, in welk geval in de inschrijvingsdocumenten wordt vermeld dat de datum van aangetekende verzending zal gelden, waarbij het poststempel als bewijs dient;

b) hetzij door indiening bij de diensten van het agentschap, rechtstreeks of door een gemachtigde van de inschrijver, met inbegrip van besteldiensten, in welk geval de inschrijvingsdocumenten, naast de in artikel 69, lid 2, onder a), bedoelde informatie, de dienst vermelden waar de offertes tegen gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten worden afgegeven.

3. Ter wille van de geheimhouding en om moeilijkheden in geval van verzending van offertes per brief te voorkomen, wordt in de offerteaanvraag de volgende tekst opgenomen:

„Verzending geschiedt onder dubbele omslag. Beide omslagen worden gesloten. De ingesloten omslag draagt naast de aanduiding van de dienst waarvoor hij bestemd is zoals aangegeven in de offerteaanvraag, de vermelding offerteaanvraag — mag niet door de postdienst worden geopend. Zelfklevende omslagen moeten met plakband worden gesloten en dwars over het plakband wordt de handtekening van de verzender geplaatst.”.

Artikel 83

1. Alle deelnemingsverzoeken en offertes die aan artikel 82, leden 1 en 2, voldoen, worden geopend.

2. Voor opdrachten voor een hoger bedrag dan het in artikel 66, lid 2, bedoelde drempelbedrag stelt de bevoegde ordonnateur een commissie voor opening van de offertes aan.

Deze commissie is samengesteld uit ten minste drie personen van ten minste twee verschillende organisatorische eenheden van het agentschap die ten opzichte van elkaar niet in een hiërarchische verhouding staan. Deze personen moeten voorkomen dat zich belangenconflicten voordoen.

3. Een of meer leden van de openingscommissie paraferen de documenten die de datum en het tijdstip van verzending van elke offerte bewijzen.

Voorts paraferen zij:

a) hetzij elke bladzijde van elke offerte;

b) hetzij de omslagbladzijde en de financiële bladzijden van elke offerte, waarbij de integriteit van de originele offerte door een passende techniek wordt gegarandeerd door een dienst die onafhankelijk is van de opdrachtgevende dienst.

In geval van gunning bij aanbesteding overeenkomstig artikel 77, lid 1, onder a), worden de prijzen bekendgemaakt die zijn vermeld in de offertes die aan de eisen voldoen.

De leden van de commissie ondertekenen het proces-verbaal van de opening van de ontvangen offertes, waarin wordt vastgesteld welke offertes aan de eisen voldoen en welke niet, onder opgave van de redenen voor de afwijzing wegens het niet voldoen aan de in artikel 82 bedoelde eisen inzake indiening.

Artikel 84

1. Alle deelnemingsverzoeken en offertes waarvan is vastgesteld dat zij aan de eisen voldoen, worden door een evaluatiecomité geëvalueerd en gerangschikt op basis van vooraf bekendgemaakte uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria.

Het evaluatiecomité wordt door de bevoegde ordonnateur benoemd om advies uit te brengen over de opdrachten waarmee een hoger bedrag is gemoeid dan de in artikel 66, lid 2, bedoelde drempelwaarde.

2. Het evaluatiecomité is samengesteld uit ten minste drie personen van ten minste twee verschillende organisatorische eenheden van het agentschap die ten opzichte van elkaar niet in een hiërarchische verhouding staan. Deze personen moeten voorkomen dat zich belangenconflicten voordoen. De samenstelling van dit comité kan gelijk zijn aan die van de met de opening van offertes belaste commissie.

3. Deelnemingsverzoeken en offertes die niet alle in de inschrijvingsdocumenten geëiste essentiële elementen bevatten of die niet aan de daarin gestelde specifieke eisen voldoen, worden uitgesloten.

Het evaluatiecomité kan de gegadigde of de inschrijver echter verzoeken de ingediende bewijsstukken met betrekking tot de uitsluitings- en de selectiecriteria aan te vullen of toe te lichten binnen de termijn die het vaststelt.

4. Bij abnormaal lage offertes zoals bedoeld in artikel 78 vraagt het evaluatiecomité de nodige toelichting over de samenstelling van de offerte.

Artikel 85

Deze financiële bepalingen laten de bestaande maatregelen van de lidstaten op grond van artikel 296 van het EG-Verdrag, artikel 4 van Richtlijn 92/50/EEG, artikel 2 van Richtlijn 93/36/EEG van de Raad van 14 juni 1993 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen (7) of artikel 2 van Richtlijn 93/37/EEG van de Raad van 14 juni 1993 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor de uitvoering van werken (8) onverlet.

TITEL IV

CONTROLE EN AFLEGGEN VAN REKENING EN VERANTWOORDING

Artikel 86

De directeur legt aan het bestuur om de drie maanden een staat voor van de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven van de laatste drie maanden en sedert het begin van het begrotingsjaar.

Artikel 87

1. Na ieder begrotingsjaar wordt een externe controle uitgevoerd van de door het agentschap beheerde uitgaven en ontvangsten.

2. Voorts kan het bestuur op basis van een voorstel van de directeur of een lidstaat op ieder moment externe accountants benoemen, wier taken en arbeidsvoorwaarden het zal bepalen.

3. Met het oog op externe controles wordt een accountantscollege van zes leden ingesteld. Het bestuur benoemt elk jaar uit de door de lidstaten voorgestelde kandidaten twee leden voor een niet-hernieuwbare periode van drie jaar. De kandidaten moeten lid zijn van een nationaal controleorgaan van een lidstaat en voldoende waarborgen bieden inzake veiligheid en onafhankelijkheid. Zij moeten beschikbaar zijn om in voorkomend geval opdrachten namens het agentschap uit te voeren. Tijdens de uitoefening van die opdrachten:

a) blijven de leden van het college bezoldigd door hun controleorgaan van oorsprong en krijgen zij van het agentschap enkel hun dienstreiskosten terugbetaald op dezelfde basis als bepaald in de regels die van toepassing zijn op ambtenaren van de Europese Gemeenschappen met een gelijkwaardige rang;

b) mogen zij uitsluitend van het bestuur instructies vragen of ontvangen; binnen het controlemandaat zijn het accountantscollege en zijn leden volledig onafhankelijk en als enige verantwoordelijk voor het verloop van de externe controle;

c) rapporteren zij over hun opdracht enkel aan het bestuur;

d) gaan zij na of de door het bestuur beheerde ontvangsten en uitgaven zijn uitgevoerd overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de beginselen van goed financieel beheer, namelijk overeenkomstig de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid.

4. Het accountantscollege kiest elk jaar zijn voorzitter voor het komende begrotingsjaar. Het neemt voor de door zijn leden uitgevoerde controles regels aan die met de strengste internationale normen overeenstemmen. Het college keurt de door zijn leden opgestelde verslagen goed alvorens ze aan de directeur en het bestuur te doen toekomen.

5. De personen die belast zijn met de controle van de ontvangsten en uitgaven van het agentschap moeten voorafgaand aan de uitvoering van hun opdracht gemachtigd worden om toegang te krijgen tot gerubriceerde gegevens van de Raad van ten minste het niveau „secret UE”, of zij moeten, in voorkomend geval, in het bezit zijn gesteld van een soortgelijke machtiging van een lidstaat. Deze personen zorgen ervoor dat de vertrouwelijkheid van de gegevens geeerbiedigd wordt, en dat de gegevens waarvan zij tijdens hun controleopdracht kennis nemen, beschermd worden overeenkomstig de op deze gegevens toe