Besluit van het gemeenschappelijk controleorgaan van Eurojust

van 2 maart 2004

houdende vaststelling van zijn reglement van orde

(2004/C 86/01)

HET GEMEENSCHAPPELIJK CONTROLEORGAAN,

gelet op het besluit van de Raad van 28 februari 2002 betreffende de oprichting van Eurojust teneinde de strijd tegen ernstige vormen van criminaliteit te versterken (hierna het "Eurojustbesluit" genoemd)(1), laatstelijk gewijzigd op 18 juni 2003(2), en met name op artikel 23, lid 9,

overwegende dat de personen die door de lidstaten overeenkomstig artikel 23, lid 1, van het Eurojustbesluit zijn aangewezen, het reglement van orde van het gemeenschappelijk controleorgaan dienen vast te stellen, dat

HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE HEEFT VASTGESTELD:

TITEL I

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET GEMEENSCHAPPELIJK CONTROLEORGAAN

Artikel 1

Taken

Het gemeenschappelijk controleorgaan heeft de taken die zijn omschreven in artikel 17, lid 4, onder b), artikel 19, lid 8, en artikel 23, leden 1 en 7, van het Eurojustbesluit.

Artikel 2

Bevoegdheden

1. Om zijn taken te vervullen, beschikt het gemeenschappelijk controleorgaan over de bij het Eurojustbesluit ingestelde bevoegdheden.

2. Met name is het gemeenschappelijk controleorgaan bevoegd tot het verkrijgen van informatie van Eurojust, tot het verkrijgen van volledige inzage in alle Eurojustdocumenten, ongeacht of het papieren dan wel elektronisch opgeslagen dossiers betreft, en tot het verkrijgen van permanente toegang tot alle dienstruimten van Eurojust. Dit omvat informatie over en toegang tot apparatuur en programmatuur, wanneer zulks noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken van het gemeenschappelijk controleorgaan. Nadere voorschriften kunnen worden vastgesteld in regelingen tussen het gemeenschappelijk controleorgaan en het college van Eurojust.

TITEL II

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET GEMEENSCHAPPELIJK CONTROLEORGAAN

Artikel 3

Samenstelling

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan wordt samengesteld overeenkomstig artikel 23, leden 1, 2, 3, 4 en 5, van het Eurojustbesluit.

2. De leden van het gemeenschappelijk controleorgaan zijn onafhankelijk, bij de uitoefening van hun taak niet gebonden door instructies en uitsluitend onderworpen aan de wet. Met name kunnen zij niet tegelijkertijd lid van een andere uit hoofde van het Eurojustbesluit ingestelde instantie of van het personeel van Eurojust zijn.

3. Een lid van het gemeenschappelijk controleorgaan dat zich uitzonderlijk verhinderd ziet een vergadering bij te wonen, kan een plaatsvervanger aanwijzen die voldoet aan de eisen van artikel 23, lid 1, van het Eurojustbesluit. De rechten en verplichtingen die door dit reglement van orde worden verleend aan de leden, zijn integraal van toepassing op de plaatsvervangers.

4. Een persoon die zich voor strijdige belangen geplaatst ziet, meldt die belangen en onthoudt zich van deelname aan de discussie en aan het besluit terzake. Hij kan, zo nodig, door de aanwezige leden met eenparigheid van stemmen in een geheime stemming worden uitgesloten. De betrokken persoon wordt gehoord alvorens uitsluiting kan plaatsvinden, maar neemt niet deel aan het besluit. Indien een persoon zich terugtrekt of wordt uitgesloten, wordt hij vervangen door zijn plaatsvervanger.

Artikel 4

Voorzitter

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan wordt voorgezeten overeenkomstig artikel 23, lid 3, van het Eurojustbesluit.

2. De voorzitter vertegenwoordigt het gemeenschappelijk controleorgaan en zit de vergaderingen van het controleorgaan voor. Hij ziet toe op de goede gang van zaken. Hij roept de vergaderingen van het gemeenschappelijk controleorgaan bijeen en stelt plaats, datum en tijdstip van de vergaderingen vast. Hij opent en sluit de vergaderingen. Hij stelt de voorlopige agenda op en zorgt ervoor dat de besluiten van het gemeenschappelijk controleorgaan worden uitgevoerd.

3. Bij afwezigheid van de voorzitter fungeert het lid dat is aangesteld door de lidstaat die als volgende het voorzitterschap van de Raad zal bekleden, als voorzitter, overeenkomstig artikel 23, lid 3, van het Eurojustbesluit.

4. Ter voorbereiding van zijn werkzaamheden voor een specifieke kwestie kan het gemeenschappelijk controleorgaan op voorstel van de voorzitter uit zijn midden een rapporteur aanwijzen. Bij dringende aangelegenheden kan de voorzitter ambtshalve een rapporteur aanwijzen. In dat geval stelt hij onverwijld de leden van het gemeenschappelijk controleorgaan hiervan in kennis.

5. Het college van Eurojust, personeelsleden van Eurojust en andere personen kunnen worden uitgenodigd om vergaderingen van het gemeenschappelijk controleorgaan bij te wonen.

Artikel 5

Werkwijze

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan vergadert als bepaald in artikel 23, lid 1, tweede alinea, van het besluit. De voorzitter van Eurojust, het college, de administratief directeur en de functionaris voor gegevensbescherming kunnen agendapunten voorstellen.

2. Behoudens in gevallen die de voorzitter dringend acht, worden de convocaties tijdig genoeg verzonden zodat zij ten minste twee weken voor de vergadering aankomen. De convocatie omvat de voorlopige agenda en, tenzij dit door de aard van de documenten onmogelijk is, de documenten die nodig zijn voor de vergadering. De definitieve agenda wordt aan het begin van elke vergadering vastgesteld.

3. Vergaderingen van het gemeenschappelijk controleorgaan kunnen alleen gehouden worden als ten minste twee van de vaste leden aanwezig zijn. Besluiten worden genomen overeenkomstig artikel 23, lid 6, van het besluit.

4. Overeenkomstig artikel 23, lid 11, van het besluit zijn de vergaderingen van het gemeenschappelijk controleorgaan niet openbaar.

5. Het gemeenschappelijk controleorgaan vergadert aan de hand van documenten en werknota's die in een officiële taal van zijn leden zijn opgesteld. Niettemin kan een lid verzoeken om een vertaling in zijn eigen taal.

6. Het gemeenschappelijk controleorgaan zal in voorkomend geval rechtstreekse verbindingen met de functionaris voor gegevensbescherming onderhouden.

7. Besluiten van het gemeenschappelijk controleorgaan kunnen via de schriftelijke procedure worden genomen wanneer alle leden met die procedure hebben ingestemd. In dringende gevallen kan de voorzitter de schriftelijke procedure inleiden. In beide gevallen doet de voorzitter de leden van het gemeenschappelijk controleorgaan een ontwerpbesluit toekomen. Indien de leden binnen een door de voorzitter te bepalen termijn van ten minste 14 dagen na ontvangst geen bezwaar maken tegen het ontwerpbesluit, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wanneer een lid binnen vijf werkdagen na ontvangst van het ontwerpbesluit verzoekt dat het gemeenschappelijk controleorgaan het mondeling bespreekt, wordt de schriftelijke procedure beëindigd.

Artikel 6

Controles ter plaatse en deskundigen

1. Binnen zijn bevoegdheden overeenkomstig artikel 23, lid 1, van het besluit kan het gemeenschappelijk controleorgaan bij Eurojust controles op de gegevensbescherming uitvoeren.

2. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan een of meer leden opdragen deze controles bij Eurojust uit te voeren. Wanneer het gemeenschappelijk controleorgaan het wenselijk acht, kunnen deze leden worden bijgestaan door deskundigen. De deskundigen kunnen afkomstig zijn van de nationale controleorganen of overheidsdiensten, tenzij deze niet over dergelijke deskundigen beschikken. Alle deskundigen moeten voldoen aan de krachtens hun nationale wetgeving geldende veiligheidseisen en de desbetreffende voorschriften van Eurojust.

3. Wanneer de voorzitter een aangelegenheid dringend acht, kan hij deze leden en deskundigen ambtshalve aanwijzen. In dat geval stelt hij onverwijld de leden van het gemeenschappelijk controleorgaan hiervan in kennis.

4. De leden van het gemeenschappelijk controleorgaan die met een controleopdracht belast zijn, brengen aan het gemeenschappelijk controleorgaan verslag uit over de resultaten van hun werk.

Artikel 7

Procedure bij inbreuken

Wanneer het gemeenschappelijk controleorgaan vaststelt dat bij de opslag, de verwerking of het gebruik van persoonsgegevens inbreuken op het Eurojustbesluit zijn gemaakt, stelt het Eurojust hiervan in kennis en verzoekt het om een antwoord binnen een bepaalde termijn. Geen gevolg geven aan een besluit van het gemeenschappelijk controleorgaan dat overeenkomstig dit reglement van orde is genomen, wordt beschouwd als een inbreuk op het Eurojustbesluit. De beslissingen van het gemeenschappelijk controleorgaan zijn dan definitief en bindend voor Eurojust.

Artikel 8

Notulen

Alle vergaderingen van het gemeenschappelijk controleorgaan worden genotuleerd. De ontwerpnotulen worden onder leiding van de voorzitter door het secretariaat opgesteld en op de eerstvolgende vergadering van het gemeenschappelijk controleorgaan ter goedkeuring voorgelegd. Elke deelnemer heeft het recht amendementen op de ontwerpnotulen voor te stellen.

Artikel 9

Verslaglegging

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan brengt overeenkomstig artikel 23, lid 12, van het Eurojustbesluit jaarlijks verslag uit aan de Raad over zijn werkzaamheden. Dat verslag wordt tijdens de eerste helft van elk jaar opgesteld met betrekking tot het voorgaande jaar.

Ten minste een maand voordat het verslag wordt voorgelegd aan de Raad, krijgt Eurojust de gelegenheid een standpunt te formuleren, dat aan het verslag wordt gehecht.

2. Het gemeenschappelijk controleorgaan besluit of het verslag van zijn werkzaamheden al dan niet openbaar wordt gemaakt en neemt in voorkomend geval een besluit over de wijze van openbaarmaking.

TITEL III

AANVULLEND REGLEMENT VAN ORDE BETREFFENDE BEROEPEN

Artikel 10

Taken van het gemeenschappelijk controleorgaan

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan neemt kennis van de beroepen als bepaald in artikel 23, lid 7, van het Eurojustbesluit.

2. Het gemeenschappelijk controleorgaan neemt besluiten ten aanzien van de in lid 1 bedoelde aangelegenheden.

Artikel 11

Ad hoc-leden

1. Indien in het gemeenschappelijk controleorgaan geen lid is vertegenwoordigd uit de lidstaat van waaruit de persoonsgegevens die het onderwerp van het beroep vormen, afkomstig zijn, fungeert de persoon die overeenkomstig artikel 23, lid 1, derde alinea, van het besluit door die lidstaat is aangewezen, als ad hoc-rechter in het gemeenschappelijk controleorgaan voor de duur van de behandeling van dit beroep.

2. De krachtens dit reglement van orde aan de leden verleende rechten en verplichtingen zijn ten volle van toepassing op ad hoc-leden.

Artikel 12

Vertegenwoordiging

De verzoeker kan zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een advocaat of een andere raadsman. In geval van ernstig wangedrag kan een advocaat of raadsman door het gemeenschappelijk controleorgaan van de procedure worden uitgesloten. Wanneer een advocaat of raadsman wordt uitgesloten, stelt de voorzitter ten behoeve van de betrokken partij een termijn vast teneinde haar in de gelegenheid te stellen een andere advocaat of raadsman aan te wijzen; de procedure wordt opgeschort totdat deze termijn verstreken is. Advocaten en raadslieden dienen een deugdelijke machtiging van de verzoeker over te leggen indien het gemeenschappelijk controleorgaan daarom verzoekt.

Artikel 13

Talen

1. De procedure vindt plaats in een van de officiële talen van de instellingen van de Europese Unie. De verzoeker kiest de officiële taal waarin de procedure wordt gevoerd. De taal van de procedure wordt gebezigd voor de pleidooien en voor de schriftelijke documentatie van de partijen, alsmede voor de notulen en de beslissingen van het gemeenschappelijk controleorgaan.

2. Documenten die in een andere dan de proceduretaal zijn gesteld, gaan vergezeld van een vertaling in de proceduretaal. In geval van omvangrijke documenten kan de vertaling evenwel beperkt blijven tot uittreksels of samenvattingen. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan te allen tijde, hetzij ambtshalve, hetzij op verzoek van een van de partijen, een volledige vertaling eisen.

3. Zo nodig wordt ten behoeve van ieder lid van het gemeenschappelijk controleorgaan en de partijen voor vertolking en vertaling gezorgd. De beslissingen van het gemeenschappelijk controleorgaan worden in alle officiële talen van de instellingen van de Europese Unie vertaald.

4. Wanneer de verzoeker geen van de officiële talen van de instellingen van de Europese Unie machtig is, kan de klacht worden ingediend in een andere taal. De verzoeker is verplicht een samenvatting in een van de officiële talen over te leggen. De voorzitter of de rapporteur laat de klacht in de gekozen taal vertalen.

Artikel 14

Inleiding van de procedure

1. Het beroep wordt ingesteld door een schriftelijke klacht bij het secretariaat van het gemeenschappelijk controleorgaan, binnen dertig dagen na ontvangst van het besluit van Eurojust wanneer het gaat om verzoeken om persoonsgegevens te corrigeren of te wissen, en binnen drie maanden na ontvangst van het besluit van Eurojust wanneer het gaat om verzoeken om toegang tot persoonsgegevens.

2. De verzoeker geeft aan waarop zijn klacht gebaseerd is. Het moet duidelijk zijn wie de klacht indient, waar de klacht over gaat en op welke gronden de klacht wordt ingediend. Alle bescheiden die tot staving kunnen dienen, moeten worden bijgevoegd. De verzoeker kan te allen tijde het beroep intrekken.

3. Het secretariaat bevestigt binnen vier weken de ontvangst van de klacht en geeft algemene informatie over het verdere verloop van de procedure.

4. Wanneer de klacht niet aan de vereisten voldoet, vraagt het secretariaat de verzoeker de geconstateerde tekortkomingen binnen vier weken recht te zetten.

5. Beroepen die niet aan de vereisten voldoen, worden door het gemeenschappelijk controleorgaan op voorstel van de voorzitter of de rapporteur geweigerd.

Artikel 15

Voorbehandeling

1. Beroepen die aan de vereisten voldoen, worden door het gemeenschappelijk controleorgaan in behandeling genomen.

2. Eurojust ontvangt een afschrift van de klacht voor eventuele opmerkingen, die binnen vier weken moeten worden ingediend; deze termijn kan eventueel met twee weken worden verlengd.

3. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan het college van Eurojust verzoeken een vertegenwoordiger aan te wijzen voor het beroep. De verzoeker wordt van deze beslissing in kennis gesteld. Aan de betrokken nationale leden wordt een afschrift van de opmerkingen van de verzoeker toegezonden zodat zij hun eigen opmerkingen kunnen formuleren, die binnen vier weken moeten worden ingediend; deze termijn kan eventueel met twee weken worden verlengd.

4. Na ontvangst van de opmerkingen of na het verstrijken van de termijnen wordt de klacht binnen drie maanden door het gemeenschappelijk controleorgaan behandeld.

Artikel 16

Aanvullende informatie

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan van de verzoeker, Eurojust of elke andere instantie informatie, bewijzen of opmerkingen verlangen. De betrokken partijen hebben het recht om het gemeenschappelijk controleorgaan suggesties te doen over de behandeling van de bewijzen, of om de toelating van bewijzen te verlangen. Het gemeenschappelijk controleorgaan gaat op deze suggesties in en neemt over de toelating een beslissing voorzover dat nodig is voor het onderzoek van de zaak.

2. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan tevens besluiten ter plaatse bij Eurojust een onderzoek in te stellen. Artikel 6 is van overeenkomstige toepassing. In dat geval worden de verzoeker of zijn raadsman op de hoogte gesteld van het resultaat van het onderzoek.

Artikel 17

Inzage in het dossier

1. Alle partijen hebben, indien zij dit wensen, inzage in het dossier en mogen het secretariaat van het gemeenschappelijk controleorgaan verzoeken hun op eigen kosten uittreksels of fotokopieën te verstrekken. Inzage wordt geweigerd indien een van de in artikel 19, lid 4, van het besluit genoemde redenen van toepassing is, of om de rechten en vrijheden van derden te beschermen.

2. Onder opgave van de redenen van een dergelijke beperking, kan Eurojust aangeven welke door hem verstrekte informatie niet ter beschikking van de verzoeker gesteld mag worden. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan om nadere toelichting verzoeken. Informatie ten aanzien waarvan het gemeenschappelijk controleorgaan de opgegeven redenen aanvaardbaar acht, wordt niet ter beschikking gesteld. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan slechts wegens het ontbreken van aanvaardbare redenen een andersluidende beslissing nemen. In dat geval kan het gemeenschappelijk controleorgaan besluiten dat de verzoeker een samenvatting krijgt of dat bepaalde informatie aan de verzoeker ter beschikking wordt gesteld.

Artikel 18

Behandeling

1. De partijen worden op hun verzoek door het gemeenschappelijk controleorgaan gehoord. Het gemeenschappelijk controleorgaan stelt de partijen naar behoren in kennis van hun recht om gehoord te worden. Dit recht wordt schriftelijk uitgeoefend. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan besluiten een hoorzitting te houden op verzoek van een van de betrokken partijen voorzover dat voor de behandeling van de zaak noodzakelijk wordt geacht. Het gemeenschappelijk controleorgaan stelt de partijen naar behoren in kennis van hun recht om een hoorzitting te verzoeken. Alle partijen worden tijdig van de hoorzitting in kennis gesteld en hebben het recht deze zitting bij te wonen.

2. Hoorzittingen zijn openbaar, tenzij het gemeenschappelijk controleorgaan uit hoofde van zijn taakvervulling of op verzoek van een van de partijen besluit het publiek geheel of gedeeltelijk te weren, indien dit in het belang is van de openbare veiligheid, in het bijzonder om de in artikel 19, lid 4, van het besluit genoemde redenen, of van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene, dan wel voorzover dit strikt noodzakelijk wordt geacht door het gemeenschappelijk controleorgaan in speciale omstandigheden waarin openbaarheid een gedegen behandeling van het beroep in gevaar zou brengen. Indien Eurojust verzoekt om het publiek van de procedure uit te sluiten, kan het gemeenschappelijk controleorgaan alleen op grond van het ontbreken van de in de eerste zin genoemde redenen een andersluidende beslissing nemen.

3. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan op verzoek van een partij of op eigen initiatief besluiten een partij te horen zonder dat daarbij andere partijen aanwezig zijn, wanneer dat vereist is om de goede werking van Eurojust te waarborgen, om de veiligheid van een lidstaat te verzekeren of om de belangen van de verzoeker of van een derde partij te beschermen. De afwezige partijen worden in kennis gesteld van het feit dat er besprekingen plaatsvinden waarbij zij niet aanwezig zijn.

Artikel 19

Horen van getuigen en deskundigen

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan op verzoek van een partij of op eigen initiatief besluiten getuigen te horen. Alle partijen en de betrokken getuigen worden tijdig in kennis gesteld van de behandeling. Artikel 18, leden 2 en 3, is van overeenkomstige toepassing.

2. Door het gemeenschappelijk controleorgaan opgeroepen getuigen hebben recht op vergoeding van hun reis- en verblijfskosten in overeenstemming met het desbetreffende voorschrift voor het Eurojustpersoneel en op een compensatie voor inkomstenderving, voorzover het gemeenschappelijk controleorgaan dit billijk acht. Zij kunnen de noodzakelijke voorschotten ontvangen.

3. De getuigen worden door het gemeenschappelijk controleorgaan gehoord. De leden van het gemeenschappelijk controleorgaan kunnen de getuigen vragen stellen. Met toestemming van de voorzitter kunnen de partijen de getuigen vragen stellen. Voor aanvang van de behandeling maant de voorzitter de getuigen ertoe de waarheid te spreken. De getuige heeft het recht te weigeren vragen te beantwoorden, maar kan zichzelf daardoor blootstellen aan strafvervolging.

4. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan een deskundige aanwijzen en diens taak en recht op een vergoeding vaststellen. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan besluiten de deskundige te horen. In dat geval zijn de regels voor het horen van getuigen van overeenkomstige toepassing.

Artikel 20

Slotverklaringen

Alvorens een definitief besluit te formuleren, nodigt het gemeenschappelijk controleorgaan alle partijen uit tot het maken van slotopmerkingen.

Artikel 21

Notulen van de beroepsprocedure

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan maakt van de beroepsprocedure notulen, die een weergave zijn van elke behandeling en van de tijdens die zitting afgelegde verklaringen. De partijen kunnen verzoeken bepaalde documenten of verklaringen geheel of gedeeltelijk in de notulen op te nemen. De notulen worden ondertekend door de voorzitter, toegezonden aan de partijen en aan het dossier van de zaak toegevoegd. In de in artikel 18, lid 2, of artikel 19, lid 1, bedoelde gevallen legt het gemeenschappelijk controleorgaan beperkingen op.

2. Artikel 8 is van overeenkomstige toepassing op alle vergaderingen van het gemeenschappelijk controleorgaan waarbij de partijen niet aanwezig zijn.

Artikel 22

Besluiten en vertrouwelijkheid

1. Besluiten worden genomen met eenvoudige meerderheid van stemmen van de aanwezige leden, tenzij in dit reglement anders is bepaald. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter. Alle personen die betrokken zijn bij het nemen van het eindbesluit moeten een eventuele hoorzitting hebben bijgewoond.

2. De beraadslagingen blijven vertrouwelijk.

3. In het definitieve besluit van het gemeenschappelijk controleorgaan kan melding worden gemaakt van de namen van de partijen en hun vertegenwoordigers, de namen van de leden van het gemeenschappelijk controleorgaan die bij de besluitvorming zijn betrokken, de datum waarop het besluit wordt bekendgemaakt, het praktische deel van het besluit, een korte uiteenzetting van de feiten van de zaak en de redenen voor het besluit. Het besluit wordt aan de betrokken partijen meegedeeld en openbaar gemaakt.

Artikel 23

Kennisgevingen

Kennisgevingen en andere mededelingen aan partijen, getuigen en deskundigen worden gedaan met middelen die een redelijke waarborg bieden dat dezen deugdelijk worden geïnformeerd, en die, zo nodig, kunnen worden geverifieerd.

Artikel 24

Kosten

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan stelt in zijn definitieve besluit de kosten van de procedure vast. Procederen voor het gemeenschappelijk controleorgaan is gratis. Indien het beroep geheel of gedeeltelijk wordt toegewezen, komen de kosten van de verzoeker voor de indiening en behandeling van de klacht ten laste van Eurojust, voorzover het gemeenschappelijk controleorgaan dit billijk acht.

2. Indien een verzoeker niet bij machte is de procedurekosten geheel of gedeeltelijk te dragen, kan hem te allen tijde op zijn verzoek bijstand worden verleend. Wanneer hij het verzoek indient, voegt hij de nodige bescheiden bij waaruit blijkt dat hij niet over voldoende middelen beschikt. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan de bijstand te allen tijde intrekken wanneer de omstandigheden waaronder deze werd toegekend, in de loop van de procedure veranderen. Als de bijstand wordt goedgekeurd, komen de kosten ten laste van het begrotingsonderdeel van het gemeenschappelijk controleorgaan. Wanneer zulks billijk is, kan in het definitieve besluit worden geëist dat een partij de toegekende voorschotten terugbetaalt aan de begroting van Eurojust. Bij de indiening van zijn verzoek verklaart de verzoeker zich bereid de kosten terug te betalen wanneer het definitieve besluit zulks bepaalt.

Artikel 25

Behoorlijke rechtsgang

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, gaat het gemeenschappelijk controleorgaan te werk overeenkomstig de algemene beginselen van een behoorlijke rechtsgang.

TITEL IV

SLOTBEPALINGEN

Artikel 26

Secretariaat

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan wordt in zijn taak bijgestaan door een secretariaat, dat in de zetel van Eurojust is gevestigd. Het secretariaat is een permanent orgaan waarvan de medewerkers alleen op basis van bekwaamheid worden aangeworven. De secretariaatsmedewerkers handelen alleen in het belang van het gemeenschappelijk controleorgaan, zijn volledig onafhankelijk van Eurojust en aanvaarden geen instructies van andere autoriteiten bij de uitvoering van de taken van het gemeenschappelijk controleorgaan. Tewerkstelling bij het secretariaat vindt plaats op voorstel van het gemeenschappelijk controleorgaan. De secretariaatsmedewerkers verrichten geen andere werkzaamheden zonder toestemming van de voorzitter van het gemeenschappelijk controleorgaan.

2. Het secretariaat verricht zijn taak onder leiding van de voorzitter van het gemeenschappelijk controleorgaan, overeenkomstig de door het gemeenschappelijk controleorgaan vastgestelde voorschriften. Het secretariaat houdt een register van de beroepen en van alle overige stukken bij.

3. Het secretariaat ziet erop toe dat de verplichtingen uit hoofde van artikel 25 van het besluit ook worden nageleefd bij de werkzaamheden van het gemeenschappelijk controleorgaan.

Artikel 27

Geheimhouding

1. De leden van het gemeenschappelijk controleorgaan, de deskundigen en de secretariaatsmedewerkers zijn verplicht geheimhouding te bewaren met betrekking tot alle omstandigheden die in het kader van hun activiteit te hunner kennis komen, tenzij het voor de deugdelijke vervulling van hun taak noodzakelijk is hiervan af te wijken. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook na beëindiging van hun activiteit in die hoedanigheid.

2. De leden van het gemeenschappelijk controleorgaan, de deskundigen en de secretariaatsmedewerkers verklaren bij hun aanstelling dat zij deze verplichtingen aanvaarden.

3. Leden van het gemeenschappelijk controleorgaan kunnen, wanneer zij de geheimhoudingsplicht hebben geschonden, met eenparigheid van stemmen van de leden die aanwezig zijn in een vergadering van het gemeenschappelijk controleorgaan door middel van een geheime stemming worden geschorst. De betrokkenen worden vooraf gehoord, maar nemen niet aan het besluit deel.

Artikel 28

Begroting en kosten

1. Het secretariaat stelt voorstellen op voor een jaarlijkse begroting voor het secretariaat van het gemeenschappelijk controleorgaan, die na goedkeuring worden toegezonden aan het college.

2. Het gemeenschappelijk controleorgaan bepaalt hoe zijn begroting zal worden besteed; de begroting wordt beheerd door het secretariaat, overeenkomstig het financieel reglement van Eurojust.

3. De kosten van het gemeenschappelijk controleorgaan, inclusief de kosten voor de leden die ten behoeve van een behoorlijke vervulling van hun taak worden gemaakt, komen ten laste van de begroting van het gemeenschappelijk controleorgaan.

Artikel 29

Wijziging van het reglement van orde

Besluiten over wijzigingen in dit reglement van orde worden genomen overeenkomstig artikel 23, lid 9, van het Eurojustbesluit.

Artikel 30

Toegang van het publiek tot de documenten

1. Elke natuurlijke of rechtspersoon heeft een recht van toegang tot de documenten van het gemeenschappelijk controleorgaan, volgens de beginselen en onder de voorwaarden en beperkingen die in dit artikel worden bepaald.

2. Dit artikel is van toepassing op alle bij het gemeenschappelijk controleorgaan berustende documenten, dit wil zeggen documenten die door het orgaan zijn opgesteld of ontvangen en zich in zijn bezit bevinden.

3. Onverminderd de leden 4 en 5 van dit artikel worden de documenten voor het publiek toegankelijk gemaakt hetzij na een schriftelijk verzoek, hetzij direct in elektronische vorm.

4. Het gemeenschappelijk controleorgaan weigert de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan de bescherming zou schaden van:

a) het openbaar belang, wat betreft:

- de openbare veiligheid en strafrechtelijke onderzoeken,

- defensie en militaire aangelegenheden,

- de internationale betrekkingen,

- het financieel, monetair of economisch beleid van de Gemeenschap of van een lidstaat,

- de vervulling van de taken van Eurojust in het kader van de versterking van de strijd tegen ernstige vormen van criminaliteit,

- nationale onderzoeken waaraan Eurojust bijstand verleent.

b) de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, in het bijzonder gelet op de voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens.

5. Het gemeenschappelijk controleorgaan weigert de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan de bescherming zou schaden van:

- de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom;

- gerechtelijke procedures en juridisch advies;

- het doel van inspecties, onderzoeken en audits, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.

6. De toegang tot een document dat door het gemeenschappelijk controleorgaan is opgesteld voor intern gebruik of is ontvangen en dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarover het gemeenschappelijk controleorgaan nog geen besluit heeft genomen, wordt geweigerd, indien de openbaarmaking ervan het besluitvormingsproces ernstig zou schaden, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.

De toegang tot een document met standpunten voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen het gemeenschappelijk controleorgaan wordt ook geweigerd nadat een besluit genomen is, indien de openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces van het gemeenschappelijk controleorgaan ernstig zou schaden, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.

7. Wanneer het gaat om documenten van derden, wordt de derde door het gemeenschappelijk controleorgaan geraadpleegd om te kunnen beoordelen of een uitzondering als bedoeld in de leden 4 of 5 van toepassing is, tenzij het duidelijk is dat het document wel of niet openbaar moet worden gemaakt. Een lidstaat kan het gemeenschappelijk controleorgaan verzoeken een document van die lidstaat niet zonder voorafgaande toestemming openbaar te maken.

8. Indien het gevraagde document slechts ten dele onder de uitzonderingen valt, worden de overige delen ervan wel vrijgegeven.

9. Verzoeken om toegang tot een document geschieden in schriftelijke vorm - elektronische vorm daaronder begrepen - in één van de officiële talen, en zijn zo nauwkeurig geformuleerd dat het gemeenschappelijk controleorgaan het document kan identificeren. De verzoeker is niet verplicht de redenen voor zijn verzoek te vermelden.

10. Is een verzoek niet nauwkeurig genoeg, dan vraagt het gemeenschappelijk controleorgaan de verzoeker om nadere precisering en is het hem hierbij behulpzaam.

11. In geval van verzoeken om omvangrijke documenten of om een zeer groot aantal documenten, kan het gemeenschappelijk controleorgaan informeel met de aanvrager overleggen om een billijke oplossing te vinden.

12. Het gemeenschappelijk controleorgaan voorziet in voorlichting van de burger over hoe en waar verzoeken om toegang tot documenten kunnen worden ingediend en in bijstand terzake.

13. Een verzoek om toegang tot een document wordt onmiddellijk behandeld. De verzoeker ontvangt een ontvangstbevestiging. Binnen dertig werkdagen na registratie van het verzoek verleent de voorzitter van het gemeenschappelijk controleorgaan de verzoeker toegang tot het gevraagde document en maakt hij het toegankelijk in de zin van lid 15, ofwel deelt hij de verzoeker schriftelijk de redenen mee waarom hij het verzoek geheel of gedeeltelijk afwijst, waarbij hij hem attendeert op zijn recht om overeenkomstig lid 14 een confirmatief verzoek in te dienen.

14. In geval van volledige of gedeeltelijk afwijzing kan de verzoeker binnen dertig werkdagen na ontvangst van het antwoord van het gemeenschappelijk controleorgaan een confirmatief verzoek indienen, welk verzoek ertoe strekt het gemeenschappelijk controleorgaan zijn standpunt te doen herzien.

15. De toegang tot de documenten wordt gegeven, volgens de voorkeur van de verzoeker, door hetzij inzage ter plaatse, hetzij afgifte van een kopie, eventueel een elektronische kopie, indien deze beschikbaar is. De kosten van vervaardiging en verzending van kopieën kunnen de aanvrager in rekening worden gebracht. Deze kosten mogen de werkelijke kosten van het vervaardigen en verzenden van de kopieën niet overschrijden. Inzage ter plekke, kopieën van minder dan twintig bladzijden A4 en rechtstreekse toegang in elektronische vorm, zijn kosteloos.

16. Indien een document door het gemeenschappelijk controleorgaan, Eurojust of een andere instelling reeds vrijgegeven is en voor de verzoeker gemakkelijk toegankelijk is, kan het gemeenschappelijk controleorgaan aan zijn verplichting tot het verschaffen van toegang tot documenten voldoen door de verzoeker mee te delen hoe het gewenste document kan worden verkregen.

17. De documenten worden geleverd in een bestaande versie en een bestaand formaat, ten volle rekening houdend met de door de aanvrager te kennen gegeven voorkeur.

Artikel 31

Evaluatie

Dit reglement van orde wordt tussen een en drie jaar nadat het in werking is getreden door het gemeenschappelijk controleorgaan geëvalueerd in het licht van de opgedane ervaring.

Artikel 32

Inwerkingtreding van het reglement van orde

Dit reglement van orde treedt in werking op de dag volgende op de vaststelling ervan overeenkomstig artikel 23, lid 9, van het besluit.

Gedaan te Den Haag, 2 maart 2004.

Voor het gemeenschappelijk controleorgaan

De voorzitter

Joe Meade

(1) PB L 63 van 6.3.2002, blz. 1.

(2) PB L 245 van 29.9.2003, blz. 44.