VERORDENING (EU) 2020/1783 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD

van 25 november 2020

betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken (bewijsverkrijging)

(herschikking)

HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 81, lid 2,

Gezien het voorstel van de Europese Commissie,

Na toezending van het ontwerp van wetgevingshandeling aan de nationale parlementen,

Gezien het advies van het Europees Economisch en Sociaal Comité (1),

Na raadpleging van het Comité van de Regio’s,

Handelend volgens de gewone wetgevingsprocedure (2),

Overwegende hetgeen volgt:

De Unie heeft zich ten doel gesteld de Unie in stand te houden en te ontwikkelen als een ruimte van vrijheid, veiligheid en recht waarin het vrije verkeer van personen gewaarborgd is. Met het oog op de totstandbrenging van een dergelijke ruimte dient de Unie, naast andere maatregelen, maatregelen op het gebied van de justitiële samenwerking in burgerlijke zaken te nemen die nodig zijn voor de goede werking van de interne markt.

Voor de goede werking van de interne markt en de ontwikkeling van een ruimte van burgerlijk recht in de Unie is het nodig de samenwerking tussen de gerechten van de verschillende lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging verder te verbeteren en te versnellen. Deze verordening heeft ten doel juridische procedures doeltreffender te maken en sneller te laten verlopen door de mechanismen voor samenwerking op het gebied van bewijsverkrijging in grensoverschrijdende procedures te vereenvoudigen en te stroomlijnen, en tevens vertragingen en kosten voor personen en ondernemingen te helpen beperken. Zorgen voor meer rechtszekerheid en eenvoudigere, gestroomlijnde en gedigitaliseerde procedures, zal personen en ondernemingen aanmoedigen grensoverschrijdende transacties aan te gaan, waardoor de handel binnen de Unie een impuls krijgt, hetgeen ten goede komt aan de werking van de interne markt.

Voor de toepassing van deze verordening worden onder de term “gerecht” ook autoriteiten verstaan die rechterlijke taken uitvoeren, die handelen op grond van een bevoegdheidsdelegatie door een rechterlijke autoriteit of die handelen onder het toezicht van een rechterlijke autoriteit en die uit hoofde van het nationale recht bevoegd zijn om bewijs te verkrijgen met het oog op een gerechtelijke procedure in burgerlijke en handelszaken. Dit omvat in het bijzonder autoriteiten die als gerecht worden aangemerkt uit hoofde van andere rechtshandelingen van de Unie, zoals Verordening (EU) 2019/1111 van de Raad (4) , en Verordeningen (EU) nr. 1215/2012 (5) en (EU) nr. 650/2012 (6) van het Europees Parlement en de Raad.

Om zo veel mogelijk duidelijkheid en rechtszekerheid te waarborgen, moet het verzoek om bewijsverkrijging worden verzonden met behulp van een formulier dat wordt ingevuld in de taal van de lidstaat van het aangezochte gerecht of in een andere door die lidstaat aanvaarde taal. Om dezelfde redenen moet ook voor de verdere communicatie tussen de betrokken gerechten zo veel mogelijk gebruik worden gemaakt van formulieren.

Om te zorgen voor de snelle verzending van verzoeken en mededelingen tussen lidstaten met het oog op betekening of kennisgeving, moet gebruik worden gemaakt van geschikte moderne communicatietechnologieën. Daarom moet alle communicatie en uitwisseling van stukken in de regel worden uitgevoerd via een veilig en betrouwbaar gedecentraliseerd IT-systeem, dat uit nationale IT-systemen bestaat die onderling verbonden zijn en op technisch vlak interoperabel zijn, bijvoorbeeld, en zonder afbreuk te doen aan verdere technologische vooruitgang, gebaseerd op e-CODEX. Dienovereenkomstig moet een gedecentraliseerd IT-systeem worden opgezet voor de uitwisseling van gegevens uit hoofde van deze verordening. Het gedecentraliseerde karakter van dat IT-systeem zou alleen gegevensuitwisseling tussen één lidstaat en een andere mogelijk maken, zonder dat een van de instellingen van de Unie bij die uitwisseling betrokken is.

De Commissie moet verantwoordelijk zijn voor het creëren, onderhouden en verder ontwikkelen van referentie-implementatiesoftware die de lidstaten in plaats van een nationaal IT-systeem moeten kunnen gebruiken, overeenkomstig de beginselen van gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen. De Commissie moet de referentie-implementatiesoftware ontwerpen, ontwikkelen en onderhouden conform de voorschriften en beginselen inzake gegevensbescherming van Verordeningen (EU) 2018/1725 (8) en (EU) 2016/679 (9) van het Europees Parlement en de Raad, met name de beginselen van gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen. De referentie-implementatiesoftware moet ook passende technische maatregelen omvatten en de nodige organisatorische maatregelen mogelijk maken om een mate van veiligheid en interoperabiliteit te waarborgen die geschikt is voor de uitwisseling van informatie in het kader van bewijsverkrijging.

In verband met de onderdelen van het gedecentraliseerde IT-systeem die onder de verantwoordelijkheid van de Unie vallen, moet de beheerentiteit over voldoende middelen beschikken om de goede werking van dat systeem te verzekeren.

Verzending via het gedecentraliseerde IT-systeem kan onmogelijk worden als gevolg van verstoring van het systeem of door de aard van het bewijs, bijvoorbeeld wanneer DNA of bloedmonsters worden verzonden. Het is mogelijk dat andere communicatiemiddelen ook geschikter zijn in uitzonderlijke omstandigheden, bijvoorbeeld situaties waarin het omzetten van omvangrijke documentatie in elektronische vorm een onevenredige administratieve belasting zou betekenen voor de bevoegde autoriteiten of waarin het originele stuk in papieren vorm nodig is om de authenticiteit ervan te beoordelen. Indien het gedecentraliseerde IT-systeem niet wordt gebruikt, moet de verzending met de meest geschikte alternatieve middelen geschieden. Dergelijke alternatieve middelen moeten onder meer inhouden dat de verzending zo snel mogelijk en op een veilige manier geschiedt met andere veilige elektronische middelen of per post.

Om elektronische grensoverschrijdende verzendingen van stukken via het gedecentraliseerde IT-systeem te bevorderen, mag aan dergelijke stukken geen rechtsgevolg worden ontzegd en mogen dergelijke stukken niet ontoelaatbaar worden geacht als bewijsmiddel in de procedure louter omdat ze in elektronische vorm zijn. Dat beginsel moet evenwel de beoordeling van de rechtsgevolgen van dergelijke stukken of de toelaatbaarheid ervan als bewijsmiddel overeenkomstig het nationale recht onverlet laten. Het mag evenmin afbreuk doen aan het nationale recht inzake de omzetting van stukken.

Deze verordening mag geen afbreuk doen aan het vermogen van de autoriteiten om informatie uit te wisselen in het kader van stelsels die uit hoofde van andere Unie-instrumenten zijn ingesteld, zoals Verordening (EU) 2019/1111 of Verordening (EG) nr. 4/2009 van de Raad (10) , zelfs indien de betrokken informatie bewijskracht heeft, waardoor de keuze van de meest geschikte methode aan de verzoekende autoriteit toekomt.

Verzoeken om bewijsverkrijging moeten vlot worden uitgevoerd. Kan een verzoek niet binnen 90 dagen na ontvangst door het aangezochte gerecht worden uitgevoerd, dan moet het aangezochte gerecht het verzoekende gerecht daarvan in kennis stellen, met opgave van de redenen die een vlotte uitvoering van het verzoek in de weg staan.

Om ervoor te zorgen dat deze verordening doeltreffend is, moeten de omstandigheden waarin het mogelijk is de uitvoering van een verzoek om bewijsverkrijging te weigeren, beperkt blijven tot strikt begrensde uitzonderlijke gevallen.

De partijen en eventueel hun vertegenwoordigers moeten aanwezig kunnen zijn bij de bewijsverkrijging, indien daarin is voorzien in het recht van de lidstaat van het verzoekende gerecht, om de procedure te kunnen volgen alsof de bewijsverkrijging in de lidstaat van het verzoekende gerecht zou hebben plaatsgevonden. Zij moeten ook het recht hebben te verzoeken aan de bewijsverkrijging te mogen deelnemen om daarbij een actievere rol te kunnen spelen. De voorwaarden waaronder zij aan de bewijsverkrijging kunnen deelnemen, moeten evenwel door het aangezochte gerecht overeenkomstig zijn nationale recht worden vastgesteld.

Om de bewijsverkrijging te vergemakkelijken, moet het voor een gerecht van een lidstaat mogelijk zijn om overeenkomstig zijn nationale recht rechtstreeks in een andere lidstaat bewijs te verkrijgen, mits het verzoek om rechtstreekse bewijsverkrijging door de andere lidstaat wordt aanvaard en onder de door het centraal orgaan of de bevoegde autoriteit van de aangezochte lidstaat bepaalde voorwaarden.

Het potentieel van moderne communicatietechnologie, zoals videoconferenties, die een belangrijk middel vormen om de bewijsverkrijging te vereenvoudigen en te bespoedigen, wordt momenteel niet optimaal benut. Indien de bewijsverkrijging inhoudt dat een in een andere lidstaat aanwezige persoon, zoals een getuige, een procespartij of een deskundige, moet worden verhoord, moet het verzoekende gerecht de bewijsverkrijging rechtstreeks via videoconferentie of andere technologie voor communicatie op afstand verrichten, indien die technologie voor het gerecht beschikbaar is en indien het gerecht van mening is dat het gebruik ervan gezien de specifieke omstandigheden van de zaak en met het oog op een eerlijke rechtspleging gepast is. Videoconferentie zou ook kunnen worden gebruikt om een kind te verhoren, zoals bepaald in Verordening (EU) 2019/1111. Indien evenwel het centraal orgaan of de bevoegde autoriteit van de aangezochte lidstaat bepaalde voorwaarden noodzakelijk acht, moet rechtstreekse bewijsverkrijging onder die voorwaarden geschieden overeenkomstig het recht van die lidstaat. Het centraal orgaan of de bevoegde autoriteit van de aangezochte lidstaat moet de rechtstreekse bewijsverkrijging geheel of gedeeltelijk kunnen weigeren indien dergelijke rechtstreekse bewijsverkrijging strijdig zou zijn met de fundamentele beginselen van het recht van die lidstaat.

Wanneer de bewijsverkrijging moet geschieden door het verhoren van een persoon via videoconferentie of andere technologie voor communicatie op afstand, moet het verzoekende gerecht op verzoek bijstand krijgen bij het vinden van een tolk, inclusief, wanneer daar uitdrukkelijk om wordt verzocht, bij het vinden van een beëdigde tolk.

Het gerecht waarbij de zaak is aangebracht moet de partijen en hun wettelijke vertegenwoordigers inlichten over de procedure voor overlegging van stukken of ander materiaal wanneer de verhoren via videoconferentie of via een andere geschikte technologie voor communicatie op afstand worden gevoerd.

Om de bewijsverkrijging door diplomatieke of consulaire ambtenaren te vergemakkelijken, moeten die personen op het grondgebied van een andere lidstaat en binnen het gebied waar zij geaccrediteerd zijn, bewijs kunnen verkrijgen zonder dat een voorafgaand verzoek nodig is, door onderdanen van de lidstaat die zij vertegenwoordigen zonder dwang te verhoren in het kader van een procedure die aanhangig is bij een gerecht van de lidstaat die zij vertegenwoordigen. Het moet evenwel aan de lidstaat worden overgelaten te bepalen of bewijsverkrijging tot het takenpakket van zijn diplomatieke of consulaire ambtenaren behoort.

De bewijsverkrijging door diplomatieke of consulaire ambtenaren moet plaatsvinden in de kantoren van de diplomatieke missie of het consulaat, behalve in uitzonderlijke omstandigheden. Die omstandigheden zouden het feit kunnen omvatten dat de te verhoren persoon wegens ernstige ziekte niet in staat is naar die kantoren te komen.

De uitvoering van een verzoek om bewijsverkrijging overeenkomstig deze verordening mag geen aanleiding geven tot terugbetaling van heffingen of kosten. Indien het aangezochte gerecht evenwel om terugbetaling verzoekt, dienen de vergoedingen betaald aan deskundigen en tolken, alsmede de kosten veroorzaakt door de uitvoering volgens een bijzondere procedure waarin wordt voorzien door zijn nationale recht of door het gebruik van technologie voor communicatie op afstand, niet door dat gerecht gedragen te worden. In een dergelijk geval moet het verzoekende gerecht de nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de terugbetaling onverwijld geschiedt. Wanneer het advies van een deskundige wordt vereist, moet het aangezochte gerecht, vóór de uitvoering van het verzoek, het verzoekende gerecht kunnen verzoeken om een voldoende deposito of voorschot voor de kosten.

Teneinde de in bijlage I bij deze verordening opgenomen formulieren bij te werken of technisch aan te passen, moet aan de Commissie de bevoegdheid worden gedelegeerd om overeenkomstig artikel 290 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie handelingen vast te stellen ten aanzien van wijzigingen van die bijlage. Het is van bijzonder belang dat de Commissie bij haar voorbereidende werkzaamheden tot passende raadplegingen overgaat, onder meer op deskundigenniveau, en dat die raadplegingen gebeuren in overeenstemming met de beginselen die zijn vastgelegd in het Interinstitutioneel Akkoord van 13 april 2016 over beter wetgeven (11) . Met name om te zorgen voor gelijke deelname aan de voorbereiding van gedelegeerde handelingen ontvangen het Europees Parlement en de Raad alle documenten op hetzelfde tijdstip als de deskundigen van de lidstaten, en hebben hun deskundigen systematisch toegang tot de vergaderingen van de deskundigengroepen van de Commissie die zich bezighouden met de voorbereiding van de gedelegeerde handelingen.

Deze verordening moet voorrang hebben op de bepalingen van door de lidstaten gesloten bilaterale en multilaterale overeenkomsten en regelingen die hetzelfde toepassingsgebied hebben als deze verordening. Deze verordening belet lidstaten niet om overeenkomsten of regelingen te behouden of te sluiten om de samenwerking inzake bewijsverkrijging verder te vergemakkelijken, op voorwaarde dat die overeenkomsten of regelingen verenigbaar zijn met deze verordening.

Het is van essentieel belang dat er effectieve middelen voor verwerving, bewaring en overlegging van bewijs beschikbaar zijn, en dat de rechten van de verdediging worden geëerbiedigd en vertrouwelijke informatie wordt beschermd. Het is in dit verband belangrijk om het gebruik van moderne technologieën aan te moedigen.

Het is belangrijk ervoor te zorgen dat deze verordening in overeenstemming met het recht van de Unie op het gebied van gegevensbescherming wordt toegepast, en dat de toepassing van deze verordening de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, zoals vastgelegd in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, eerbiedigt. Het is ook belangrijk ervoor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens uit hoofde van deze verordening plaatsvindt overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679, Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad (13) , alsook Verordening (EU) 2018/1725. In het kader van deze verordening mogen persoonsgegevens enkel worden verwerkt voor de hierin vastgelegde specifieke doelstellingen.

Overeenkomstig de punten 22 en 23 van het Interinstitutioneel Akkoord van 13 april 2016 over beter wetgeven moet de Commissie deze verordening evalueren op basis van via specifieke monitoringvoorschriften verzamelde informatie om de daadwerkelijke effecten van deze verordening en de behoefte aan verdere acties na te gaan. Wanneer lidstaten gegevens verzamelen over het aantal verzonden verzoeken en het aantal uitgevoerde verzoeken en over het aantal gevallen waarin die verzoeken langs een andere weg dan het gedecentraliseerde IT-systeem verzonden zijn, moeten zij dergelijke gegevens voor monitoringdoeleinden aan de Commissie verstrekken. De door de Commissie als back-endsysteem ontwikkelde referentie-implementatiesoftware moet de voor monitoringdoeleinden benodigde gegevens programmagewijs verzamelen, en die gegevens moeten aan de Commissie worden toegezonden. Wanneer de lidstaten ervoor kiezen in plaats van de door de Commissie ontwikkelde referentie-implementatiesoftware een nationaal IT-systeem te gebruiken, kan dat systeem worden uitgerust om die gegevens programmagewijs te verzamelen en in dat geval moeten die gegevens aan de Commissie worden toegezonden.

Aangezien de doelstellingen van deze verordening niet voldoende door de lidstaten kunnen worden verwezenlijkt, maar vanwege de totstandbrenging van een vereenvoudigd juridisch kader om de rechtstreekse, doeltreffende en snelle verzending van verzoeken en mededelingen inzake bewijsverkrijging te waarborgen, beter op het niveau van de Unie kunnen worden verwezenlijkt, kan de Unie maatregelen treffen overeenkomstig het subsidiariteitsbeginsel als neergelegd in artikel 5 van het Verdrag betreffende de Europese Unie. Overeenkomstig het in hetzelfde artikel neergelegde evenredigheidsbeginsel gaat deze verordening niet verder dan nodig is om die doelstellingen te verwezenlijken.

HEBBEN DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

HOOFDSTUK I

ALGEMENE BEPALINGEN

2. Er mag geen verzoek worden gedaan met het doel partijen in staat te stellen bewijs te verwerven dat niet bestemd is voor gebruik in een reeds aanhangige of in een voorgenomen procedure.

1. Deze verordening is van toepassing in burgerlijke en handelszaken waarin het gerecht van een lidstaat overeenkomstig het recht van die lidstaat:

“gerecht”: uit hoofde van artikel 31, lid 3, aan de Commissie meegedeelde rechterlijke instanties en andere autoriteiten in de lidstaten, die rechterlijke taken uitvoeren, handelen op grond van een bevoegdheidsdelegatie door een rechterlijke autoriteit of handelen onder toezicht van een rechterlijke autoriteit, en die uit hoofde van het nationale recht bevoegd zijn om bewijs te verkrijgen met het oog op een gerechtelijke procedure in burgerlijke en handelszaken;

2. Elke lidstaat stelt een lijst op van de gerechten die tot bewijsverkrijging overeenkomstig deze verordening bevoegd zijn. In de lijst worden ook de territoriale en, in voorkomend geval, de bijzondere bevoegdheid van die gerechten aangegeven.

1. Verzoeken uit hoofde van artikel 1, lid 1, punt a), worden door het gerecht waarvoor de procedure reeds aanhangig of voorgenomen is (“verzoekend gerecht”) rechtstreeks aan het bevoegde gerecht van een andere lidstaat (“aangezocht gerecht”) gezonden met het oog op de bewijsverkrijging.

3. Elke lidstaat wijst tevens het in lid 1 van dit artikel bedoelde centraal orgaan aan dat tot taak heeft, dan wel een of meer bevoegde autoriteiten die tot taak hebben, te beslissen over op grond van artikel 19 ingediende verzoeken.

HOOFDSTUK II

VERZENDING EN UITVOERING VAN VERZOEKEN

AFDELING 1

Verzending van verzoeken

3. Stukken die naar het oordeel van het verzoekende gerecht noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het verzoek en derhalve moeten worden toegevoegd, gaan vergezeld van een vertaling van de stukken in de taal waarin het verzoek is gesteld.

in voorkomend geval een verzoek op grond van artikel 12, leden 3 en 4, of artikel 13 of 14 en de voor de uitvoering van een dergelijk verzoek.

bij een verzoek om andere vormen van bewijsverkrijging dan de in punt e) vermelde vormen, de stukken of andere voorwerpen die moeten worden onderzocht;

enig voorschrift dat het verhoor onder ede of belofte moet plaatsvinden en, eventueel, de formule die bij een dergelijke eed of belofte moet worden gebruikt,

1. Verzoeken worden ingediend met gebruikmaking van formulier A of, in voorkomend geval, formulier L in bijlage I. Elk verzoek bevat de volgende gegevens:

Artikel 6

Talen

Verzoeken en mededelingen op grond van deze verordening worden gesteld in de officiële taal van de aangezochte lidstaat of, indien er verscheidene officiële talen in die lidstaat zijn, in de officiële taal of één van de officiële talen van de plaats waar de verzochte bewijsverkrijging moet plaatsvinden, of in een andere taal die de lidstaat heeft verklaard te zullen aanvaarden.

Elke lidstaat deelt aan de Commissie, in voorkomend geval, mee in welke andere officiële talen van de Unie dan zijn eigen taal of talen de formulieren in bijlage I mogen worden ingevuld.