Beschikking van de Commissie

van 18 december 2001

houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2000/596/EG van de Raad met betrekking tot de beheers- en controlesystemen alsmede met betrekking tot de procedures inzake financiële correcties in het kader van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde acties

(kennisgeving geschied onder nummer C(2001) 4372)

(2002/307/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Beschikking 2000/596/EG van de Raad van 28 september 2000 tot instelling van een Europees Vluchtelingenfonds(1), en met name op artikel 24,

Na raadpleging van het bij artikel 21, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG ingestelde comité,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Teneinde een goed financieel beheer van de uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds (hierna "het Fonds") toegekende bijstand te waarborgen, moeten de lidstaten richtsnoeren vaststellen betreffende de organisatie van de functies van de autoriteit die verantwoordelijk is voor de tenuitvoerlegging van de medegefinancierde acties.

(2) Teneinde te waarborgen dat de communautaire middelen overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer worden gebruikt, moeten de lidstaten beheers- en controlesystemen toepassen die een toereikend controlespoor bieden en moeten zij de Commissie alle medewerking verlenen die nodig is voor het verrichten van controles, onder meer door middel van steekproeven.

(3) Om een doeltreffend en regelmatig gebruik van de communautaire middelen te waarborgen, moeten uniforme criteria worden opgesteld voor de controles die door de lidstaten overeenkomstig artikel 18 van Beschikking 2000/596/EG worden verricht.

(4) Teneinde te zorgen voor een eenvormige behandeling van de staten van de uitgaven waarvoor op grond van artikel 17, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG om de bijdrage van het Fonds wordt verzocht, moet een standaardmodel voor de uitgavendeclaratie worden vastgesteld.

(5) Teneinde het mogelijk te maken de ten onrechte uitgekeerde bedragen terug te vorderen overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG, moet erin worden voorzien dat de lidstaten de Commissie in kennis stellen van de vastgestelde onregelmatigheden en van de inlichtingen over het verloop van de administratieve of gerechtelijke procedures in verband daarmee.

(6) Overeenkomstig artikel 19, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG voeren de lidstaten de in verband met incidentele of structurele onregelmatigheden geboden financiële correcties uit door de communautaire bijdrage volledig of gedeeltelijk in te trekken. Voor een eenvormige toepassing van deze bepaling in de hele Gemeenschap moeten voorschriften worden vastgesteld inzake de bepaling van dergelijke correcties en inzake de verslaggeving aan de Commissie.

(7) Wanneer een lidstaat niet voldoet aan zijn verplichtingen op grond van artikel 19, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG of aan zijn verplichtingen op grond van artikel 18 van die beschikking, kan de Commissie op grond van artikel 18, lid 4, van de beschikking zelf tot financiële correcties overgaan. Het bedrag van dergelijke correcties wordt, waar mogelijk en uitvoerbaar, bepaald op basis van individuele dossiers en is gelijk aan het bedrag van de uitgaven dat ten onrechte aan het Fonds in rekening is gebracht, met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel. Wanneer een nauwkeurige kwantificering van de financiële gevolgen van de onregelmatigheid niet mogelijk of uitvoerbaar is, of wanneer het buitenproportioneel zou zijn de betrokken uitgaven volledig in te trekken, baseert de Commissie haar correcties op een extrapolatie of op een forfaitair percentage van de omvang en de financiële consequenties van de onregelmatigheid die de lidstaat heeft verzuimd te voorkomen, op te sporen of te corrigeren.

(8) Een aantal bepalingen voor de uitvoering van de in artikel 19, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde financiële correcties moeten worden verduidelijkt en er moet worden voorzien in de toepassing van deze bepalingen in de gevallen bedoeld in artikel 18, lid 4, onder b), van genoemde beschikking.

(9) De rentevoet van de moratoire rente die verschuldigd is voor ieder onverschuldigd betaald bedrag dat overeenkomstig artikel 19, lid 3, van Beschikking 2000/596/EG aan de Commissie moet worden terugbetaald, moet worden vastgesteld.

(10) Deze beschikking dient te gelden onverminderd de bepalingen betreffende de terugvordering van staatssteun die zijn vastgelegd in artikel 14 van Verordening (EG) nr. 659/1999 van de Raad van 22 maart 1999 tot vaststelling van nadere bepalingen voor de toepassing van artikel 93 van het EG-Verdrag(2).

(11) Deze beschikking dient te gelden onverminderd het bepaalde in Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden(3),

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING GEGEVEN:

HOOFDSTUK I

TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES

Artikel 1

Bij deze beschikking worden uitvoeringsbepalingen van Beschikking 2000/596/EG vastgesteld met betrekking tot de beheers- en controlesystemen voor de bijstand die uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds, hierna "het Fonds", wordt toegekend en door de lidstaten wordt beheerd, alsmede met betrekking tot de procedure inzake de financiële correctie van bedoelde bijstand.

Artikel 2

Voor de toepassing van deze beschikking wordt verstaan onder:

a) "verantwoordelijke autoriteit": iedere autoriteit die overeenkomstig artikel 7 van Beschikking 2000/596/EG door een lidstaat wordt benoemd;

b) "bemiddelende instantie": iedere overheidsdienst of niet-gouvernementele organisatie waaraan de verantwoordelijke autoriteit overeenkomstig artikel 7 van Beschikking 2000/596/EG uitvoeringsverantwoordelijkheden delegeert.

HOOFDSTUK II

BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN

Artikel 3

1. Ingevolge artikel 18, lid 1, onder c), van Beschikking 2000/596/EG doen de lidstaten richtsnoeren toekomen aan de verantwoordelijke autoriteit en de bemiddelende instanties waaraan de verantwoordelijkheid voor de tenuitvoerlegging is gedelegeerd.

Onverminderd artikel 18, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG betreffen de richtsnoeren de organisatie van beheers- en controlesystemen die nodig zijn om de gegrondheid, de regelmatigheid en de ontvankelijkheid van de verzoeken om communautaire bijstand vast te stellen en wordt erin verwezen naar de algemeen erkende normen inzake goede administratieve praktijken zoals omschreven in bijlage I bij deze beschikking.

2. Wanneer de taken van de verantwoordelijke autoriteit geheel of ten dele worden gedelegeerd aan bemiddelende instanties, worden in de in lid 1 bedoelde richtsnoeren met name de regels opgenomen voor:

a) een duidelijke taakomschrijving en -verdeling, met name wat betreft het beheer, de betaling, de controle en de verificatie van de conformiteit met

i) de voorwaarden die zijn gesteld in de besluiten van de Commissie tot goedkeuring van de in artikel 8 van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verzoeken om medefinanciering,

ii) de in bijlage I bij Beschikking 2001/275/EG van de Commissie(4) vervatte regels inzake de subsidiabiliteit van uitgaven, en

iii) de communautaire beleidsmaatregelen en acties, met inbegrip van die inzake de mededingingsregels, de plaatsing van overheidsopdrachten, de bescherming en de verbetering van de kwaliteit van het milieu, het wegnemen van discriminatie en de bevordering van gelijke kansen voor mannen en vrouwen;

b) het opzetten van doeltreffende systemen om ervoor te zorgen dat de bemiddelende instanties hun bevoegdheden op bevredigende wijze uitoefenen; en

c) verslaggeving aan de verantwoordelijke autoriteit over de vervulling van hun taken en de aangewende middelen.

3. Overeenkomstig artikel 18, lid 1, onder b), van Beschikking 2000/596/EG verstrekken de lidstaten de Commissie uiterlijk twee maanden nadat deze beschikking in werking is getreden, ter aanvulling van de informatie in het eerste verzoek om medefinanciering, een beschrijving van de opgezette beheers- en controlesystemen en van de voorgenomen verbeteringen, waarbij in het bijzonder rekening wordt gehouden met de algemeen erkende en in bijlage I opgenomen normen voor goede administratieve praktijken.

Deze mededeling moet voor elke verantwoordelijke autoriteit de volgende informatie bevatten:

a) de taken die haar zijn toegewezen;

b) de taakverdeling waardoor binnen de verantwoordelijke autoriteit of de bemiddelende instantie wordt gezorgd voor een voldoende scheiding tussen de beheers-, betalings- en controlefuncties om een goed financieel beheer te garanderen;

c) de gegevens betreffende eventuele bemiddelende instanties;

d) de procedures voor het in ontvangst nemen, verifiëren en valideren van de verzoeken om betaling, alsmede de procedures voor het verstrekken van betalingsopdrachten, het verrichten van betalingen en het boeken van uitgaven;

e) de bepalingen betreffende interne audits of overeenkomstige procedures.

4. In samenwerking met de lidstaat onderzoekt de Commissie de beheers- en controlesystemen en geeft aan op welke wijze deze eventueel een belemmering vormen voor de doorzichtigheid van de controles van de werking van het Fonds en voor de vervulling door de Commissie van haar verantwoordelijkheden ingevolge artikel 274 van het EG-Verdrag.

Artikel 4

1. De beheers- en controlesystemen van de lidstaten zorgen voor een toereikend controlespoor.

2. Onder een toereikend controlespoor wordt verstaan een controlespoor op grond waarvan het mogelijk is:

a) de overeenstemming na te gaan van de aan de Commissie verstrekte gecertificeerde overzichtrekeningen met de afzonderlijke uitgavenstaten en met de tot staving daarvan dienende bewijsstukken die worden bewaard op de verschillende administratieve niveaus en bij de begunstigden van de subsidies, inclusief instanties of ondernemingen die de projecten uitvoeren, en

b) de toewijzing en de overmakingen van de beschikbare communautaire en nationale middelen te verifiëren.

Een indicatieve beschrijving van de voor een toereikend controlespoor noodzakelijke gegevens is opgenomen in bijlage II.

3. De verantwoordelijke autoriteit zorgt voor procedures die garanderen dat de plaats waar alle documenten worden bewaard die verband houden met bepaalde betalingen welke zijn verricht uit hoofde van het betrokken nationale uitvoeringsprogramma wordt geregistreerd en dat de documenten ter inspectie kunnen worden overgelegd op verzoek van:

a) het personeel van de met de behandeling van de verzoeken om betaling belaste autoriteit,

b) de nationale controleautoriteiten die de in artikel 5, lid 1, van deze beschikking bedoelde controles zullen uitvoeren,

c) de dienst of het orgaan van de verantwoordelijke autoriteit die/dat belast is met het certificeren van de verzoeken om tussentijdse betalingen en eindsaldobetalingen zoals bedoeld in artikel 17 van Beschikking 2000/596/EG, en

d) de ambtenaren en gemachtigde functionarissen van de Commissie en van de Europese Rekenkamer.

De met de controle belaste ambtenaren en functionarissen of andere daartoe gemachtigde personen kunnen verzoeken in het bezit te worden gesteld van afschriften van de in dit lid bedoelde bescheiden.

4. De verantwoordelijke autoriteiten houden gedurende de vijf jaren die volgen op de betaling door de Commissie van het eindsaldo voor een bijstandspakket alle bewijsstukken - hetzij de originele stukken, hetzij voor authentiek gewaarmerkte afschriften op algemeen aanvaarde gegevensdragers - van de met het bijstandspakket verband houdende uitgaven en controles ter beschikking van de Commissie. In geval van gerechtelijke vervolging of op een met redenen omkleed verzoek van de Commissie wordt deze termijn geschorst.

Artikel 5

1. De lidstaten voeren op grond van een adequate steekproef controles uit van de projecten, met name om:

a) te verifiëren of de opgezette beheers- en controlesystemen afdoende functioneren;

b) selectief, op basis van een risicoanalyse, de op de verschillende betrokken niveaus opgestelde uitgavendeclaraties te onderzoeken.

2. De uitgevoerde controles hebben betrekking op ten minste 20 % van de totale voor subsidie in aanmerking komende uitgaven voor ieder nationaal uitvoeringsprogramma en op een representatieve steekproef van de goedgekeurde projecten, met inachtneming van het bepaalde in lid 3. De lidstaten waarborgen een passende scheiding tussen deze controles en de uitvoerings- of betalingsprocedures betreffende de acties.

3. De geselecteerde projecten moeten worden gespecificeerd, de steekproefmethode moet worden beschreven en er moet een verslag worden opgesteld over de resultaten van alle inspecties en over de maatregelen die bij de vastgestelde afwijkingen en onregelmatigheden zijn genomen.

4. De steekproef van te controleren projecten moet:

a) projecten omvatten die naar aard en omvang voldoende gevarieerd zijn;

b) rekening houden met de risicofactoren die bij nationale of communautaire controles zijn vastgesteld;

c) een beeld geven van de concentratie van projecten bij bepaalde ontvangers van subsidies, zodat de belangrijkste begunstigden vóór de afsluiting van elke vorm van nationaal uitvoeringsprogramma aan ten minste één controle worden onderworpen.

Artikel 6

Bij de uitvoering van de controles gaan de lidstaten na of:

a) de beheers- en controlesystemen daadwerkelijk worden toegepast;

b) voor een toereikend aantal van de boekhoudbescheiden die worden bewaard bij de bemiddelende instanties waaraan de verantwoordelijke autoriteit bepaalde uitvoeringsbevoegdheden heeft gedelegeerd, de begunstigden van de subsidies en, in voorkomend geval, andere instanties of ondernemingen die projecten uitvoeren, overeenstemming bestaat met de bewijsstukken waarop deze betrekking hebben;

c) het controlespoor toereikend is;

d) de aard en het tijdstip van de uitgaven in overeenstemming zijn met de communautaire voorschriften, met de bij de nationale selectieprocedure vastgestelde voorschriften, met de bepalingen van de overeenkomst of van het besluit tot toekenning van de subsidie en met de werkelijk uitgevoerde acties;

e) het daadwerkelijke of voorgenomen doel van het project overeenstemt met de doelstellingen die zijn omschreven in het nationale uitvoeringsprogramma bedoeld in artikel 8 van Beschikking 2000/596/EG;

f) de financiële bijdragen van de Gemeenschap de grenzen die zijn vastgesteld in artikel 13 van Beschikking 2000/596/EG of in andere toepasselijke communautaire bepalingen niet overschrijden en daadwerkelijk en zonder korting of vertraging aan de begunstigden van de subsidies zijn betaald;

g) de overeenkomstige financiële bijdrage van de lidstaat daadwerkelijk beschikbaar is gesteld; en

h) de medegefinancierde projecten zijn uitgevoerd in overeenstemming met het bepaalde in artikel 4 en artikel 9, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG.

Artikel 7

De controles dienen uit te wijzen of eventueel ondervonden problemen een systematisch karakter vertonen, hetgeen een risico inhoudt voor andere acties waarbij dezelfde begunstigde is betrokken of die door dezelfde autoriteit worden beheerd. Tevens moeten de oorzaken van deze situaties worden nagegaan en moet worden vastgesteld of er eventueel nader onderzoek dient te worden verricht en of preventieve of corrigerende maatregelen nodig zijn.

Artikel 8

De lidstaten stellen de Commissie jaarlijks, in het kader van het in artikel 20, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verslag, in kennis van de wijze waarop zij de artikelen 5, 6 en 7 van deze beschikking in het voorgaande jaar hebben toegepast, en verstrekken daarnaast, in voorkomend geval, aanvullingen op of bijwerkingen van de in artikel 4, lid 2, bedoelde beschrijving van hun beheers- en controlesystemen.

Artikel 9

In geval van bijstandverlening waarbij verscheidene lidstaten of begunstigden in meer dan één lidstaat betrokken zijn, verlenen de betrokken lidstaten en de Commissie elkaar wederzijds de administratieve bijstand die nodig is om een adequate controle te waarborgen.

HOOFDSTUK III

UITGAVENDECLARATIES

Artikel 10

1. De certificaten betreffende de uitgavendeclaraties worden in de in bijlage IV voorgeschreven vorm opgesteld door een persoon of dienst binnen de voor de betalingen verantwoordelijke autoriteit, die functioneel onafhankelijk moet zijn van de diensten die de betalingen goedkeuren.

2. De verantwoordelijke autoriteit zorgt ervoor dat de nationale uitvoeringsprogramma's in verband met alle uitgaven die zij bij de Commissie declareert, worden beheerd overeenkomstig de volledige toepasselijke communautaire regelgeving en dat de gelden worden gebruikt in overeenstemming met de beginselen van goed financieel beheer. In deze verklaring moet de verzekering worden gegeven dat het verzoek om medefinanciering uitsluitend betrekking heeft op uitgaven:

a) die door de subsidieontvangers bedoeld in artikel 2, onder d), van Beschikking 2001/275/EG daadwerkelijk zijn gedaan tijdens de periode waarin het programma voor subsidie in aanmerking komt, welke is vastgesteld in de beschikkingen tot goedkeuring van de verzoeken om medefinanciering, en

b) die betrekking hebben op projecten die in het kader van het betrokken nationale uitvoeringsprogramma voor medefinanciering zijn geselecteerd volgens de voor de selectie vastgestelde criteria en procedures en die gedurende de hele periode waarin zij werden gedaan aan de communautaire voorschriften onderworpen zijn geweest.

3. Bij de voltooiing van het programma moet de definitieve uitgavendeclaratie waarin bijlage IV voorziet door de lidstaat binnen een termijn van zes maanden worden ingediend. Indien deze declaratie niet binnen deze termijn bij de Commissie is ingediend, wordt het programma automatisch door de Commissie afgesloten en worden de voor het programma vastgelegde kredieten geannuleerd.

4. Alvorens bij de Commissie een verzoek wordt ingediend verifieert de verantwoordelijke autoriteit of de uitgevoerde controles toereikend zijn. De verrichte werkzaamheden worden uitgebreid beschreven in het eindverslag bedoeld in artikel 20, lid 3, van Beschikking 2000/596/EG. De controles moeten zowel de fysieke aspecten en de doeltreffendheid als de financiële en boekhoudkundige aspecten van de projecten betreffen.

HOOFDSTUK IV

FINANCIËLE CORRECTIES DOOR DE LIDSTATEN

Artikel 11

1. Bij structurele onregelmatigheden moet het onderzoek op grond van artikel 19, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG betrekking hebben op alle projecten waarop die onregelmatigheden van invloed kunnen zijn.

2. Wanneer een lidstaat de bijdrage van de Gemeenschap geheel of gedeeltelijk intrekt, moet hij rekening houden met de aard en de ernst van de onregelmatigheden en met het financiële verlies voor het Fonds.

3. De lidstaten zenden de Commissie als bijlage bij het in artikel 20, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verslag, een lijst toe van de in het voorgaande jaar ingeleide intrekkingsprocedures.

Artikel 12

1. Wanneer bedragen naar aanleiding van een intrekking uit hoofde van artikel 18, lid 1, onder g), van Beschikking 2000/596/EG moeten worden teruggevorderd, leidt de bevoegde dienst of instantie de procedure daarvoor in en stelt de verantwoordelijke autoriteit daarvan in kennis. Teruggevorderde bedragen worden aan de Commissie gemeld en worden geboekt overeenkomstig artikel 13 van deze beschikking.

2. De lidstaten stellen de Commissie in het in artikel 20, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verslag in kennis van hun beslissingen of voorstellen tot hergebruik van de ingetrokken bedragen.

Artikel 13

De verantwoordelijke autoriteit houdt een rekening bij van de terug te vorderen bedragen aan reeds betaalde communautaire bijstand en zorgt ervoor dat deze bedragen onverwijld worden ingevorderd. Na de invordering verlaagt de verantwoordelijke autoriteit haar eerstvolgende uitgavendeclaratie aan de Commissie met de ingevorderde bedragen, of, indien dit bedrag ontoereikend is, verricht zij een terugbetaling aan de Gemeenschap. Op de terug te vorderen bedragen wordt vanaf de vervaldag ervan rente berekend tegen de rentevoet die voor de eerste werkdag van de maand waarin de vervaldag van de schuldvordering valt is vastgesteld in artikel 94 van Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 van de Commissie van 9 december 1993 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977(5), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1687/2001(6).

In het in artikel 20, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verslag zenden de lidstaten de Commissie een overzicht toe van de ontdekte onregelmatigheden, met vermelding van de teruggevorderde of nog in te vorderen bedragen en, in voorkomend geval, van de administratieve en gerechtelijke procedures die zijn ingeleid om ten onrechte betaalde bedragen terug te vorderen.

HOOFDSTUK V

FINANCIËLE CORRECTIES DOOR DE COMMISSIE

Artikel 14

1. Het bedrag van de door de Commissie op grond van artikel 18, lid 4, onder b), van Beschikking 2000/596/EG toegepaste financiële correcties voor incidentele of structurele onregelmatigheden wordt, waar mogelijk en uitvoerbaar, op basis van individuele dossiers bepaald en is gelijk aan het bedrag van de uitgaven dat ten onrechte aan het Fonds in rekening is gebracht, met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel.

2. Wanneer het niet mogelijk of uitvoerbaar is het bedrag van de onregelmatige uitgaven nauwkeurig te kwantificeren of wanneer het buitenproportioneel zou zijn de betrokken bedragen volledig in te trekken, stelt de Commissie de financiële correcties vast op basis van

a) een extrapolatie, waarvoor zij een representatieve steekproef van transacties met soortgelijke kenmerken gebruikt, of

b) een forfaitair percentage, in welk geval zij het belang van de inbreuk op de regels en de omvang en de financiële consequenties van de vastgestelde onregelmatigheid inschat.

3. Wanneer de Commissie haar standpunt baseert op feiten die zijn vastgesteld door andere auditeurs dan die van haar eigen diensten, trekt zij met betrekking tot de financiële consequenties haar eigen conclusies, na onderzoek van de op grond van artikel 18, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG door de betrokken lidstaat genomen maatregelen.

4. De termijn waarbinnen de betrokken lidstaat kan reageren op een verzoek uit hoofde van artikel 18, lid 3, van Beschikking 2000/596/EG is vastgesteld op twee maanden. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de Commissie een langere periode toestaan.

5. Wanneer de Commissie een financiële correctie voorstelt op basis van extrapolatie of tegen een forfaitair percentage, wordt de lidstaat in de gelegenheid gesteld op grond van een onderzoek van de betrokken dossiers aan te tonen dat de werkelijke omvang van de onregelmatigheid kleiner was dan door de Commissie ingeschat. In overeenstemming met de Commissie mag de lidstaat de omvang van zijn onderzoek beperken tot een passend gedeelte of een passende steekproef van de betrokken dossiers. Behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen kan de voor dit onderzoek toegestane aanvullende periode niet meer bedragen dan twee maanden volgend op de periode van twee maanden bedoeld in lid 4. De Commissie houdt rekening met al het door de lidstaat binnen de bovenvermelde termijnen verstrekte bewijsmateriaal.

6. In gevallen waarin de Commissie op grond van artikel 19, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG betalingen heeft opgeschort of indien de motieven voor de opschorting na afloop van de in lid 4 bedoelde termijn blijven bestaan, of indien de betrokken lidstaat de Commissie niet in kennis heeft gesteld van de maatregelen die zijn genomen om de onregelmatigheden te corrigeren, is artikel 18, lid 4, van Beschikking 2000/596/EG van toepassing.

7. In bijlage III bij deze beschikking is een gedetailleerd overzicht opgenomen van de richtsnoeren betreffende de principes, de criteria en de indicatieve schalen die de diensten van de Commissie bij de vaststelling van financiële correcties moeten toepassen.

Artikel 15

1. Elke ingevolge artikel 19, lid 3, van Beschikking 2000/596/EG aan de Commissie te verrichten terugbetaling geschiedt vóór de datum die is vastgesteld in de inningsopdracht die is opgesteld overeenkomstig artikel 28 van het Financieel Reglement van 21 december 1977(7). Deze datum is de laatste dag van de tweede maand die volgt op de maand waarin de opdracht tot inning is gegeven.

2. Elke vertraging van de terugbetaling geeft aanleiding tot moratoire rente, te rekenen vanaf de in lid 1 bedoelde datum tot de datum van de feitelijke inning. De toegepaste rentevoet is die bedoeld in artikel 13 van deze beschikking.

3. Een financiële correctie op grond van artikel 19, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG laat de verplichting van de lidstaat tot terugvordering van bedragen op grond van artikel 18, lid 1, onder g), van Beschikking 2000/596/EG en van artikel 12, lid 1, van deze beschikking, alsmede de bepalingen betreffende de terugvordering van staatssteun op grond van artikel 14 van Verordening (EG) nr. 659/1999 onverlet.

HOOFDSTUK VI

SLOTBEPALINGEN

Artikel 16

De bepalingen van deze beschikking beletten de lidstaten geenszins striktere nationale controlebepalingen toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat.

Artikel 17

Deze beschikking is gericht tot de lidstaten.

Gedaan te Brussel, 18 december 2001.

Voor de Commissie

António Vitorino

Lid van de Commissie

(1) PB L 252 van 6.10.2000, blz. 12.

(2) PB L 83 van 27.3.1999, blz. 1.

(3) PB L 292 van 15.11.1996, blz. 2.

(4) PB L 95 van 5.4.2001, blz. 27.

(5) PB L 315 van 16.12.1993, blz. 1.

(6) PB L 228 van 24.8.2001, blz. 8.

(7) PB L 356 van 31.12.1977, blz. 1.

BIJLAGE I

NORMEN VOOR GOEDE ADMINISTRATIEVE PRAKTIJKEN MET HET OOG OP EEN GEZOND FINANCIEEL BEHEER VAN DE IN HET KADER VAN HET EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS TOEGEKENDE BIJSTAND (ARTIKEL 3)

1. Naleving van de nationale en communautaire voorschriften en juistheid van de verzoeken om betaling

De verantwoordelijke autoriteiten of de bemiddelende instanties waaraan bepaalde taken zijn gedelegeerd dienen ervoor te zorgen dat de naleving van de nationale en communautaire wetgeving, en met name van de bepalingen van het door de Commissie goedgekeurde nationale uitvoeringsprogramma, van de regels inzake subsidiabiliteit van de uitgaven in verband met het Fonds en, in voorkomend geval, van de mededingingsregels, van de bepalingen inzake de plaatsing van overheidsopdrachten, de bescherming en de verbetering van de kwaliteit van het milieu, het wegnemen van discriminatie en de bevordering van gelijke kansen voor mannen en vrouwen worden getoetst; tevens moeten de gegrondheid en de juistheid van de verzoeken om betaling worden bevestigd, waarbij onder andere de aanbestedingsprocedures, de gunning van opdrachten, de stand van uitvoering van de werkzaamheden, de betalingen en de oplevering moeten worden gecontroleerd.

Bij deze verificaties wordt gebruikgemaakt van een controlesysteem. Een van de voornaamste taken van de leidinggevende personen van de verantwoordelijke autoriteit is erop toe te zien dat dit controlesysteem correct functioneert.

2. Betalingen en inningen

2.1. De administratieve eenheid die belast is met de uitvoering van de betalingen aan de begunstigden van de subsidies dient in het bezit te zijn van de documenten waaruit blijkt dat betalingsopdrachten voor subsidies voor individuele projecten zijn verstrekt, en dat de voorgeschreven administratieve en fysieke controles zijn uitgevoerd. De boekhoudprocedures dienen op zodanige wijze te worden opgezet dat de uitgavendeclaraties volledig en juist zijn en tijdig worden ingediend, en dat fouten of weglatingen worden ontdekt en gecorrigeerd, met name door middel van controles en vergelijkingen die met regelmatige tussenpozen van niet meer dan drie maanden worden uitgevoerd.

De instructies dienen te waarborgen dat betalingen uitsluitend worden verricht aan de aanvrager, op zijn bankrekening of aan zijn gevolmachtigde. Nadat het bedrag ten laste van het Fonds is geboekt, moet het in de mate van het mogelijke binnen vijf werkdagen na deze boeking door de bank waarmee de autoriteit werkt of, in voorkomend geval, door een betaaldienst van de administratie worden overgemaakt, of moet de desbetreffende cheque per post worden toegezonden. Er moeten procedures worden vastgesteld om te garanderen dat het Fonds weer wordt gecrediteerd voor alle niet-overgemaakte bedragen of niet-verzilverde cheques. De voor de autorisatie van de betaling verantwoordelijke functionaris en/of de toezicht op hem uitoefenende functionaris mogen hun goedkeuring langs elektronische weg geven, op voorwaarde dat het betrokken systeem voldoende beveiligd is en de identiteit van de ondertekenaar in het computerbestand wordt ingevoerd.

2.2. Het bovenstaande punt dient mutatis mutandis ook te gelden voor invorderingen (verbeurde zekerheden, terugbetaalde bedragen, enz.) die de verantwoordelijke autoriteit voor het Fonds moet verrichten. De autoriteit moet meer in het bijzonder een systeem opzetten om alle aan het Fonds verschuldigde bedragen te signaleren. Dit systeem moet op gezette tijden worden gecontroleerd met het oog op de invordering van vervallen schulden.

De verantwoordelijke autoriteit mag de taak van het innen van bepaalde categorieën invorderingen aan andere instanties delegeren, voorzover wordt voldaan aan de, zo nodig aangepaste, voorwaarden van artikel 2, onder b), en aan de aanvullende voorwaarde dat de andere instantie geregeld en tijdig, maar ten minste maandelijks, aan de autoriteit opgave doet van alle gesignaleerde vorderingen en alle ontvangen bedragen.

De verantwoordelijke autoriteit dient de nodige procedures vast te stellen om te waarborgen dat alle ontvangen vorderingen vlot worden afgehandeld.

3. Vaststelling en standaardisatie van de procedures en functies

3.1. De verantwoordelijke autoriteit dient gedetailleerde schriftelijke instructies op te stellen voor de follow-up van de uitvoering van de projecten en voor de ontvangst, de registratie en de verwerking van aanvragen, met inbegrip van een beschrijving van alle te gebruiken documenten.

3.2. De taak van iedere ambtenaar, gemachtigde functionaris of gemachtigde persoon dient schriftelijk te worden omschreven, waarbij ook de grenzen van zijn financiële bevoegdheid worden aangegeven.

3.3. Iedere met autorisatie belaste ambtenaar, gemachtigde functionaris of persoon dient in het bezit te zijn van een lijst van alle door hem uit te voeren controles; hij dient bij de bewijsstukken ter staving van een aanvraag een verklaring te voegen waarin hij bevestigt dat deze controles inderdaad verricht zijn. Het werk dient te worden onderworpen aan een gedocumenteerd toezicht door een hogere functionaris.

3.4. Bij verwerking van de aanvragen via de computer moet de toegang tot het computersysteem zodanig worden beveiligd en gecontroleerd dat:

- alle ingevoerde gegevens zodanig worden gevalideerd dat invoerfouten worden opgespoord en hersteld;

- geen gegevens kunnen worden ingevoerd, gewijzigd of gevalideerd door anderen dan de daartoe bevoegde ambtenaren, gemachtigde functionarissen of personen, die over een eigen wachtwoord beschikken;

- de identiteit van iedere ambtenaar, gemachtigde functionaris of persoon die gegevens invoert of wijzigt, wordt geregistreerd in een logboek van gedane verrichtingen.

BIJLAGE II

INDICATIEVE LIJST VAN DE VOOR HET CONTROLESPOOR VEREISTE INFORMATIE (ARTIKEL 4)

Het controlespoor is toereikend in de zin van artikel 4, lid 2, wanneer het voor een bepaald nationaal uitvoeringsprogramma aan de volgende voorwaarden voldoet:

1. De boekhouding die op het passende beheersniveau wordt gevoerd, bevat voor elk medegefinancierd project gedetailleerde informatie over de uitgaven die door de begunstigden van de subsidies zijn gedaan, zoals de datum waarop de boekhoudbescheiden zijn opgemaakt, het bedrag van elke uitgavenpost, de aard van het stavingsdocument, alsmede de datum en de wijze van betaling. De nodige bewijsstukken (facturen, enz.) zijn erbij gevoegd.

2. Wanneer bepaalde uitgavenposten slechts gedeeltelijk verband houden met een medegefinancierd project, wordt de juistheid van de verdeling van het bedrag over het medegefinancierde project en de andere projecten aangetoond. Hetzelfde geldt voor alle soorten uitgaven die tot bepaalde maxima of in verhouding tot andere kosten als subsidiabel worden erkend.

3. Het projectdossier en het financieringsplan betreffende het project, de voortgangsverslagen, de documenten betreffende de goedkeuring van de bijstand, de aanbestedings- en contractprocedures, enzovoort, worden eveneens op het passende beheersniveau bijgehouden.

4. De werkelijk verrichte uitgaven worden ter kennis gebracht van een bemiddelende instantie tussen de begunstigde(n) van de subsidies die de projecten uitvoert/uitvoeren en de in artikel 7 van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verantwoordelijke autoriteit. Daartoe wordt de in punt 1 bedoelde informatie samengebracht in een gedetailleerde staat van uitgaven waarin voor elk project alle uitgavenposten zijn aangegeven, zodat het totale gecertificeerde bedrag kan worden berekend. Deze gedetailleerde uitgavenstaten vormen de bewijsstukken van de boekhouding van de bemiddelende instanties.

5. De bemiddelende instanties voeren een boekhouding voor elk project alsmede voor de totale uitgavenbedragen, die zijn gecertificeerd door de begunstigden van de subsidies die de projecten uitvoeren. De bemiddelende instanties die bij de verantwoordelijke autoriteit verslag uitbrengen, verstrekken deze autoriteit een lijst van de projecten die voor elk nationaal uitvoeringsprogramma zijn goedgekeurd, waarbij voor elk van die projecten een volledige beschrijving van dat project en van de subsidieontvangers die de projecten uitvoeren, de datum van de goedkeuring van de bijstand, de vastgelegde en de betaalde bedragen, de periode waarin de betrokken uitgaven zijn gedaan en het bedrag van de uitgaven per maatregel zijn aangegeven. Deze inlichtingen vormen het bewijsmateriaal van de boekhouding van de verantwoordelijke autoriteit en de basis van de uitgavendeclaraties die bij de Commissie moeten worden ingediend.

6. Wanneer de begunstigden van de subsidie die de projecten uitvoeren rechtstreeks verslag uitbrengen bij de verantwoordelijke autoriteit, vormen de in punt 4 bedoelde gedetailleerde uitgavenstaten het bewijsmateriaal van de boekhouding van de verantwoordelijke autoriteit, die zal zorgen voor het opstellen van de in punt 5 bedoelde lijst van medegefinancierde projecten.

7. Wanneer er zich tussen de subsidieontvanger(s) die de projecten uitvoert/uitvoeren en de in artikel 7 van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verantwoordelijke autoriteit meer dan één bemiddelende instantie bevindt, gebruikt elke bemiddelende instantie voor het gebied waarvoor zij verantwoordelijk is, de op een lager niveau vastgestelde gedetailleerde uitgavenstaten als bewijsmateriaal voor haar eigen boekhouding, die zij aan het hogere niveau moet rapporteren in de vorm van ten minste een overzicht van de per project verrichte uitgaven.

8. Wanneer de gegevens met behulp van de computer worden doorgegeven, moeten alle betrokken autoriteiten zich door de autoriteiten op het lagere niveau de nodige informatie laten bezorgen ter staving van hun eigen boekhouding en van de bedragen die zij aan het hogere niveau rapporteren, zodat een toereikend controlespoor tot stand komt, vanaf de totale bedragen die bij de Commissie worden opgegeven tot de individuele uitgaven en de bewijsstukken van de begunstigden van de subsidies die de projecten uitvoeren.

BIJLAGE III

RICHTSNOEREN BETREFFENDE DE PRINCIPES, DE CRITERIA EN DE INDICATIEVE SCHAAL DIE DE DIENSTEN VAN DE COMMISSIE MOETEN TOEPASSEN BIJ DE VASTSTELLING VAN FINANCIËLE CORRECTIES OP GROND VAN DE ARTIKELEN 18 EN 19 VAN BESCHIKKING 2000/596/EG

1. PRINCIPES

Met financiële correcties wordt beoogd een situatie te herstellen waarin de voor medefinanciering uit het Fonds gedeclareerde uitgaven voor 100 % zijn gedaan in overeenstemming met de geldende nationale en communautaire voorschriften. Hiervan uitgaande kunnen enkele grondbeginselen worden geformuleerd die de diensten van de Commissie bij de vaststelling van financiële correcties moeten toepassen:

a) Het begrip "onregelmatigheid" is gedefinieerd in artikel 1, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2988/95(1). Onregelmatigheden kunnen incidenteel of structureel zijn.

b) Een structurele onregelmatigheid is een fout die herhaaldelijk voorkomt als gevolg van ernstige tekortkomingen van de beheers- en controlesystemen die zijn opgezet om een correcte boekhouding en de naleving van de voorschriften te garanderen.

- Als de geldende voorschriften worden nageleefd en alle redelijke maatregelen worden genomen om fraude en onregelmatigheden te voorkomen, op te sporen en te corrigeren, zijn geen financiële correcties vereist.

- Als de geldende voorschriften worden nageleefd, maar de beheers- en controlesystemen moeten worden verbeterd, dienen relevante aanbevelingen tot de lidstaat te worden gericht, maar hoeven geen financiële correcties te worden overwogen.

- Wanneer enkel fouten worden gevonden die betrekking hebben op bedragen van minder dan 4000 EUR moet de lidstaat ertoe worden aangezet deze fouten te corrigeren zonder dat de financiële-correctieprocedure op grond van artikel 18, lid 4, van Beschikking 2000/596/EG wordt geopend.

- Als de beheers- of controlesystemen ernstige tekortkomingen vertonen die zouden kunnen leiden tot structurele onregelmatigheden, met name t.a.v. naleving van de geldende voorschriften, moeten altijd financiële correcties worden toegepast.

c) Het bedrag van de financiële correctie wordt, waar mogelijk, bepaald op basis van individuele dossiers en is gelijk aan het bedrag aan onregelmatige uitgaven dat in de betrokken gevallen ten onrechte aan het Fonds in rekening is gebracht. Specifiek gekwantificeerde correcties zijn echter niet altijd mogelijk of uitvoerbaar, ofwel kan het buitenproportioneel zijn om de betrokken uitgaven volledig in te trekken. In dergelijke gevallen moet de Commissie correcties vaststellen op basis van een extrapolatie of van forfaitaire percentages.

d) Wanneer is aangetoond dat afzonderlijke kwantificeerbare onregelmatigheden van hetzelfde type bij een groot aantal andere projecten of herhaaldelijk binnen eenzelfde maatregel of programma zijn voorgekomen, maar wanneer het niet kosteneffectief is om nauwkeurig de onregelmatige uitgaven voor elk afzonderlijk project te bepalen, mag de financiële correctie op een extrapolatie worden gebaseerd.

- Extrapolatie mag slechts worden toegepast wanneer een homogene populatie of een deelverzameling van projecten die soortgelijke kenmerken hebben, kan worden aangewezen en kan worden aangetoond dat de tekortkoming daarop van invloed is geweest. In dit geval worden de resultaten van een grondig onderzoek van een aselect gekozen representatieve steekproef uit de betrokken afzonderlijke dossiers geëxtrapoleerd naar alle dossiers die de aangewezen populatie uitmaken, overeenkomstig de algemeen gangbare normen voor accountantscontrole.

e) Wanneer het gaat om afzonderlijke inbreuken of structurele onregelmatigheden waarvan de financiële impact niet nauwkeurig kan worden gekwantificeerd omdat deze afhankelijk is van te veel variabelen of bestaat uit diffuse effecten, zoals die welke het gevolg zijn van een verzuim om doeltreffende controles uit te voeren ter voorkoming of opsporing van de onregelmatigheden of om de naleving van een voorwaarde van het bijstandspakket of van een communautair voorschrift te verifiëren, en wanneer het niettemin buitenproportioneel zou zijn om alle betrokken bijstand te weigeren, moeten forfaitaire correcties worden toegepast.

- Forfaitaire correcties worden vastgesteld in overeenstemming met de ernst van de tekortkoming van het beheers- of controlesysteem of van de afzonderlijke inbreuk en de financiële consequenties van de onregelmatigheid. In punt 2.2 is een lijst opgenomen van wat de Commissie met het oog op de beoordeling van de ernst van tekortkomingen beschouwt als essentiële, respectievelijk aanvullende onderdelen van systemen, terwijl punt 2.3 een indicatieve schaal van forfaitaire correctiepercentages bevat. Forfaitaire correcties zullen op alle uitgaven in het kader van de betrokken maatregel of maatregelen worden toegepast tenzij de tekortkomingen beperkt zijn gebleven tot bepaalde uitgavensectoren (afzonderlijke projecten of soorten projecten). In het laatste geval worden zij alleen op die bepaalde uitgavensectoren toegepast. Dezelfde uitgaven worden normaliter niet aan meer dan één correctie onderworpen.

f) Op terreinen waar er speelruimte is bij de beoordeling van de ernst van de inbreuk, zoals in gevallen waarin niet aan milieuvoorwaarden is voldaan, worden slechts correcties uitgevoerd als de volgende voorwaarden zijn vervuld: een belangrijk verzuim wat de naleving van de voorschriften betreft en een duidelijk aanwijsbare samenhang met de door de Gemeenschap medegefinancierde actie.

g) De lidstaat krijgt, ongeacht welke correcties de Commissie voorstelt, altijd de kans aan te tonen dat het werkelijke verlies of risico voor het Fonds en de omvang of ernst van de onregelmatigheid kleiner waren dan naar het oordeel van de diensten van de Commissie het geval was. De procedure en de termijnen zijn geregeld bij artikel 14, leden 4 en 5, van deze beschikking.

h) Anders dan bij correcties die de lidstaat verricht op grond van artikel 19, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG zullen financiële correcties waartoe de Commissie besluit op grond van artikel 19, lid 2, van genoemde beschikking, altijd gepaard gaan met een nettoverlaging van de voor het betrokken programma vastgelegde communautaire financiële middelen.

i) Wanneer de onregelmatigheden zijn ontdekt dankzij het auditsysteem van de lidstaat (Rekenkamer, interne of externe audits) en de lidstaat binnen een redelijke termijn passende correctiemaatregelen als bedoeld in artikel 19, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG neemt, kan de Commissie geen financiële correcties als bedoeld in artikel 19, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG opleggen en is de lidstaat vrij om de betrokken financiële middelen opnieuw te gebruiken. In andere gevallen kan de Commissie ook naar aanleiding van de bevindingen van nationale auditinstanties optreden, evengoed als zij dit kan wanneer de onregelmatigheid door een auditinstantie van de Europese Unie wordt geconstateerd. Wanneer de Commissie haar standpunt baseert op de door andere auditorganen van de EU geconstateerde en volledig gedocumenteerde feiten, zal zij, na alle antwoorden van de lidstaat te hebben onderzocht, haar eigen conclusies trekken met betrekking tot de financiële consequenties daarvan.

2. CRITERIA EN SCHAAL VOOR FORFAITAIRE CORRECTIES

2.1. Criteria

Zoals in het vorenstaande punt 1, onder c), is vermeld, kunnen forfaitaire correcties worden overwogen als de uit het onderzoek voortgekomen informatie niet de mogelijkheid biedt de financiële impact van een afzonderlijke onregelmatigheid of verscheidene gevallen van onregelmatigheden met statistische middelen of aan de hand van andere verifieerbare gegevens nauwkeurig te evalueren, maar wel leidt tot de conclusie dat de lidstaat heeft verzuimd om de subsidiabiliteit van uitgaven waarvoor een verzoek om betaling is gedaan, op adequate wijze te verifiëren.

Forfaitaire correcties moeten worden overwogen wanneer de Commissie constateert dat is nagelaten om op adequate wijze uitvoering te geven aan welke controle ook die door de regelgeving expliciet is voorgeschreven of die impliciet vereist is voor de naleving van een expliciet voorschrift (bijvoorbeeld beperking van de steunverlening tot een bepaald type projecten), en het verzuim ervan zou kunnen leiden tot systematische onregelmatigheden. Dergelijke correcties moeten eveneens worden overwogen wanneer de Commissie ernstige tekortkomingen van beheers- en controlesystemen constateert die tot gevolg hebben dat geldende voorschriften op grote schaal worden overtreden, of wanneer zij afzonderlijke inbreuken ontdekt. Forfaitaire correcties kunnen ook passend zijn als de eigen controlediensten van de lidstaat dergelijke onregelmatigheden ontdekken maar de lidstaat verzuimt om binnen een redelijke termijn passende correctiemaatregelen te nemen.

Wanneer moet worden uitgemaakt of een financiële correctie nodig is, en zo ja, hoe groot deze moet zijn, dient de algemene overweging te zijn de beoordeling van de mate waarin er een risico van verliezen ten koste van de communautaire middelen is geweest als gevolg van de betrokken tekortkoming van de controle. De correctie moet dus in overeenstemming zijn met het proportionaliteitsbeginsel. De specifieke elementen waarmee rekening moet worden gehouden, zijn onder meer de volgende:

1. de vraag of de onregelmatigheid een afzonderlijk geval, verscheidene gevallen of alle gevallen betreft;

2. de vraag of het bij de tekortkoming gaat om de effectiviteit van het beheers- en controlesysteem in het algemeen dan wel om de effectiviteit van een bepaald onderdeel van het systeem, d.w.z. de wijze van functioneren van bepaalde procedures die moeten garanderen dat de voor medefinanciering uit het Fonds gedeclareerde uitgaven in het licht van de geldende nationale en communautaire voorschriften wettig, regelmatig en subsidiabel zijn (zie het navolgende punt 2.2);

3. de betekenis van de tekortkoming binnen het geheel van de voorgeschreven administratieve, fysieke en andere controles;

4. de gevoeligheid voor fraude van de maatregelen, met name gelet op de betrokken economische prikkel.

2.2. Indeling van de onderdelen van beheers- en controlesystemen ten behoeve van de toepassing van forfaitaire financiële correcties in verband met tekortkomingen van de systemen of afzonderlijke inbreuken

Beheers- en controlesystemen voor het Fonds bestaan uit verschillende onderdelen of functies die een belangrijke of minder belangrijke rol spelen in het garanderen van de wettigheid, regelmatigheid en subsidiabiliteit van de voor medefinanciering gedeclareerde uitgaven. Met het oog op de bepaling van forfaitaire correcties in verband met tekortkomingen van dergelijke systemen of met afzonderlijke gevallen van onregelmatigheid, is het nuttig de functies van beheers- en controlesystemen in te delen in essentiële onderdelen en aanvullende onderdelen.

Essentiële onderdelen zijn die onderdelen die zijn ontworpen en die onontbeerlijk zijn om de wettigheid en regelmatigheid en per slot van rekening de realiteit van de door het Fonds ondersteunde projecten te kunnen garanderen, terwijl aanvullende onderdelen die onderdelen zijn die tot de kwaliteit van een beheers- en controlesysteem bijdragen en ervoor helpen zorgen dat het systeem zijn essentiële functies naar behoren blijft vervullen.

De onderstaande lijst bevat de meeste onderdelen van goede beheers- en controlesystemen en goede auditmethoden. De ernst van tekortkomingen en van afzonderlijke inbreuken is zeer verschillend en daarom zullen de gevallen door de Commissie worden beoordeeld, rekening houdend in het bijzonder met het navolgende punt 2.4.

2.2.1. Essentiële onderdelen om de subsidiabiliteit te waarborgen

1. Invoering en toepassing van procedures voor het aanvragen van subsidies, het beoordelen van aanvragen, de selectie van projecten voor financiering, de selectie van contractanten/leveranciers, het naar behoren bekendmaken van oproepen tot het indienen van aanvragen, in overeenstemming met de voor het programma geldende procedures:

a) naleving, waar toepasselijk, van de voorschriften inzake publiciteit, gelijke kansen en de plaatsing van overheidsopdrachten, en, in gevallen waarin de EG-richtlijnen inzake overheidsopdrachten niet van toepassing zijn, van de voorschriften en beginselen van het Verdrag betreffende gelijke behandeling en non-discriminatie;

b) de beoordeling van de aanvragen om bijstand in overeenstemming met de voor het programma geldende criteria en procedures, met inbegrip van de inachtneming van de voorschriften inzake een milieueffectbeoordeling en van de wetgeving en het beleid op het gebied van gelijke kansen;

c) de selectie van projecten voor financiering

- de geselecteerde projecten zijn in overeenstemming met de bekendgemaakte doelstellingen en criteria van het programma;

- de motieven voor de goedkeuring of afwijzing van de aanvragen worden duidelijk uiteengezet;

- de voorschriften inzake staatssteun worden in acht genomen;

- de voorschriften inzake subsidiabiliteit worden in acht genomen;

- de voorwaarden voor subsidiëring worden in het goedkeuringsbesluit vermeld.

2. Adequate controle op de realiteit van de geleverde prestaties (verschaffing van medegefinancierde producten en diensten) en op de subsidiabiliteit van de uitgaven die ten laste van het programma zijn gebracht door de autoriteit die krachtens artikel 7 van Beschikking 2000/596/EG verantwoordelijk is en door de bemiddelende instanties tussen de begunstigde van de subsidie en de verantwoordelijke autoriteit:

a) de realiteit van de geleverde prestaties (diensten, werkzaamheden, leveranties, enz.) wordt aan de hand van plannen, facturen, opleveringsdocumenten, verslagen van deskundigen, enz., en, waar passend, ter plaatse geverifieerd;

b) nagegaan wordt of de bij de goedkeuring van de subsidie gestelde voorwaarden in acht worden genomen;

c) nagegaan wordt of de uitgaven in de betalingsaanvragen subsidiabel zijn;

d) alle nog niet opgeloste problemen worden adequaat behandeld voordat de aanvraag wordt aanvaard;

e) er wordt een adequaat en betrouwbaar boekhoudsysteem bijgehouden;

f) het controlespoor wordt op alle niveaus, vanaf de begunstigde van de subsidie, in stand gehouden, zodat het opwaarts door het hele systeem te volgen is;

g) de verantwoordelijke autoriteit neemt redelijke maatregelen om er zekerheid over te verkrijgen dat de uitgavendeclaraties die zij tegenover de Commissie certificeert, correct zijn in die zin dat:

- de uitgaven binnen de subsidiabele periode zijn gedaan voor projecten die voor medefinanciering zijn geselecteerd in overeenstemming met de normale procedures en alle geldende voorwaarden;

- de medegefinancierde projecten daadwerkelijk zijn uitgevoerd.

3. Voldoende steekproefcontroles van toereikende kwaliteit op de projecten en adequate vervolgmaatregelen:

a) in overeenstemming met artikel 5 van deze beschikking worden steekproefcontroles op ten minste 20 % van de totale subsidiabele uitgaven uitgevoerd, die worden gestaafd door verslagen over de door de controleur verrichte werkzaamheden;

b) de steekproef is representatief en de risicoanalyse is adequaat;

c) om de onafhankelijkheid te garanderen zijn de betrokken functies op adequate wijze gescheiden;

d) in aansluiting op de controles worden vervolgmaatregelen genomen die garanderen dat

- de resultaten op passende wijze worden beoordeeld en er, zo nodig, financiële correcties worden uitgevoerd;

- er op een algemeen niveau actie wordt ondernomen om systematische onregelmatigheden te corrigeren.

2.2.2. Aanvullende onderdelen

a) voldoende administratieve controles aan de hand van standaardcontrolelijsten of gelijkwaardige hulpmiddelen en een afdoende documentering van de resultaten om bijvoorbeeld te garanderen dat:

- aan de aanvragen om betaling niet reeds eerder is voldaan en de transacties (contracten, ontvangstbewijzen, facturen, betalingen) elk afzonderlijk kunnen worden geïdentificeerd;

- declaraties en vastgelegde uitgaven binnen het boekhoudsysteem onderling overeenstemmen;

b) een behoorlijk toezicht op de procedures voor het verwerken en goedkeuren van betalingen;

c) bevredigende procedures om ervoor te zorgen dat informatie over de communautaire voorschriften naar behoren wordt verspreid;

d) verzekeren van tijdige betaling van communautaire steun aan de begunstigden.

2.3. Indicatieve schaal voor forfaitaire correcties

Correctie van 100 %

De correctie kan op 100 % worden vastgesteld wanneer het beheers- en controlesysteem van de lidstaat zulke ernstige tekortkomingen vertoont dat deze ertoe leiden dat de communautaire voorschriften in het geheel niet in acht zijn genomen, waardoor alle betalingen onregelmatig zijn. Hetzelfde geldt in geval van bepaalde onregelmatigheden van vergelijkbare ernst.

Correctie van 25 %

Wanneer de toepassing door een lidstaat van zijn beheers- en controlesysteem ernstige tekortkomingen vertoont en er aanwijzingen zijn van wijdverbreide onregelmatigheden en nalatigheid bij het tegengaan van onregelmatige of frauduleuze praktijken, is een correctie van 25 % gerechtvaardigd, omdat in een dergelijk geval redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de mogelijkheid om straffeloos onregelmatige aanvragen in te dienen tot buitengewoon grote verliezen voor het Fonds zal leiden. Een correctie van 25 % is ook passend voor onregelmatigheden in een afzonderlijk geval die even ernstig zijn maar niet het hele project ondeugdelijk maken.

Correctie van 10 %

Wanneer één of meer essentiële onderdelen van het systeem niet functioneren of zo slecht of zo zelden functioneren dat zij in het geheel niet effectief zijn als het erom gaat uit te maken of de aanvraag subsidiabel is dan wel een onregelmatigheid te voorkomen, is een correctie van 10 % gerechtvaardigd, omdat dan redelijkerwijs mag worden geconcludeerd dat er een groot risico van wijdverbreide verliezen voor het Fonds bestaat. Een correctie van 10 % is ook passend voor afzonderlijke, tamelijk ernstige onregelmatigheden in verband met essentiële onderdelen van het systeem.

Correctie van 5 %

Wanneer alle essentiële onderdelen van het systeem functioneren, maar dit niet gebeurt met de consistentie, frequentie of grondigheid als voorgeschreven bij de wetgeving, is een correctie van 5 % gerechtvaardigd, aangezien dan redelijkerwijs mag worden geconcludeerd dat onder deze omstandigheden niet voldoende zekerheid is geboden wat de regelmatigheid van de aanvragen betreft en dat het risico voor het Fonds aanzienlijk is. Een correctie van 5 % kan ook passend zijn indien bij afzonderlijke projecten sprake is van minder ernstige onregelmatigheden in verband met essentiële onderdelen.

Het feit dat de wijze waarop een systeem functioneert, voor verbetering vatbaar is, levert op zich niet voldoende gronden voor een financiële correctie op. Er moet sprake zijn van een ernstige tekortkoming ten aanzien van de naleving van expliciete communautaire voorschriften of van normen inzake goede praktijken, en die tekortkoming moet het Fonds blootstellen aan een werkelijk risico dat een verlies zal worden geleden of een onregelmatigheid zal plaatsvinden.

Correctie van 2 %

Wanneer adequate prestaties zijn geleverd wat de essentiële onderdelen van het systeem betreft, maar een of meer aanvullende onderdelen absoluut niet hebben gefunctioneerd, is een correctie van 2 % gerechtvaardigd gezien het kleinere risico van verliezen voor het Fonds en de geringere ernst van de inbreuk.

Een correctie van 2 % zal tot 5 % worden verhoogd wanneer dezelfde tekortkoming wordt geconstateerd met betrekking tot uitgaven die zijn gedaan na de datum waarop de eerste correctie is opgelegd, en de lidstaat na die eerste correctie heeft verzuimd adequate corrigerende maatregelen te nemen ten aanzien van het gedeelte van het systeem waarbij de betrokken tekortkoming is geconstateerd.

Een correctie van 2 % is ook gerechtvaardigd wanneer de Commissie, zonder enige correctie op te leggen, de lidstaat erover heeft geïnformeerd dat verbeteringen moeten worden aangebracht in aanvullende onderdelen van het systeem die, hoewel zij wel degelijk bestaan, niet op bevredigende wijze functioneren, en de lidstaat de nodige maatregelen achterwege heeft gelaten.

Correcties in verband met tekortkomingen van aanvullende onderdelen van beheers- en controlesystemen worden uitsluitend opgelegd wanneer geen tekortkomingen zijn geconstateerd bij essentiële onderdelen. Als zowel essentiële als aanvullende onderdelen tekortkomingen vertonen, blijven de correcties beperkt tot het percentage dat voor de essentiële onderdelen geldt.

2.4. Grensgevallen

Wanneer de uit een strikte toepassing van deze richtsnoeren voortvloeiende correctie duidelijk buitenproportioneel zou zijn, kan een lager correctiepercentage worden voorgesteld.

Zo kan bijvoorbeeld, wanneer de tekortkomingen verband houden met problemen bij de interpretatie van communautaire voorschriften of eisen (tenzij redelijkerwijs mag worden verwacht dat de lidstaat die problemen aan de Commissie zal voorleggen), en de nationale autoriteiten doeltreffende maatregelen hebben genomen om de tekortkomingen te verhelpen zodra deze waren gebleken, met deze verzachtende omstandigheid rekening worden gehouden en een kleinere of geen correctie worden voorgesteld. Evenzo moeten door de lidstaat aangevoerde argumenten waarbij deze zich beroept op de rechtszekerheid, de nodige aandacht krijgen wanneer het gaat om tekortkomingen die na eerdere door de diensten van de Commissie uitgevoerde audits niet waren ontdekt.

In het algemeen wordt het feit dat in gebrekkige beheers- of controlesystemen verbetering is gebracht onmiddellijk nadat de tekortkomingen aan de lidstaat waren meegedeeld, niet als een verzachtende omstandigheid beschouwd bij het beoordelen van de financiële impact die de systematische onregelmatigheden hebben gehad voordat de verbetering werd aangebracht.

2.5. Grondslagen voor de beoordeling

Telkens wanneer de situatie in andere lidstaten bekend is, maakt de Commissie een vergelijking om een gelijke behandeling bij de bepaling van de correctiepercentages te garanderen.

Het correctiepercentage moet worden toegepast op dat deel van de uitgaven waarop het risico betrekking heeft. Wanneer de tekortkoming het gevolg is van het feit dat de lidstaat heeft verzuimd een passend controlesysteem in te voeren, dan moet de correctie worden toegepast op alle uitgaven waarvoor dat controlesysteem vereist was. Zijn er redenen om aan te nemen dat de tekortkoming beperkt is gebleven tot de toepassing van het door de lidstaat ingevoerde controlesysteem door een bepaalde autoriteit of regio, dan dient ook de correctie beperkt te blijven tot de door die autoriteit of regio gecontroleerde uitgaven. Heeft de tekortkoming bijvoorbeeld betrekking op de controle om na te gaan of is voldaan aan de criteria om voor een hoger steunpercentage in aanmerking te komen, dan moet de correctie worden gebaseerd op het verschil tussen het hogere en het lagere steunpercentage.

De correctie moet normaliter betrekking hebben op de uitgaven voor de maatregel in de onderzochte periode, bijvoorbeeld één begrotingsjaar. Is de onregelmatigheid echter het gevolg van een structurele tekortkoming die klaarblijkelijk al lang bestaat en van invloed is op de uitgaven van verscheidene begrotingsjaren, dan dient de correctie betrekking te hebben op alle uitgaven die de lidstaat heeft gedeclareerd tijdens de periode waarin de tekortkoming van het systeem bestond, tot de maand waarin deze is verholpen.

Blijkt hetzelfde systeem verscheidene tekortkomingen te vertonen, dan worden de forfaitaire correctiepercentages niet gecumuleerd, maar wordt de ernstigste tekortkoming geacht een indicatie te geven van de risico's die door het gebrekkige controlesysteem als geheel ontstaan(2). De forfaitaire correctiepercentages worden toegepast op de uitgaven die resteren na aftrek van de voor individuele dossiers afgewezen bedragen. Zijn de door de communautaire bepalingen voorgeschreven sancties niet toegepast, dan moet de financiële correctie gelijk zijn aan het bedrag van de niet toegepaste sancties, plus 2 % van de overige aanvragen, aangezien niet-toepassing van de sancties het risico vergroot dat onregelmatige aanvragen worden ingediend.

3. TOEPASSING EN EFFECT VAN NETTO FINANCIËLE CORRECTIES

Wanneer de lidstaat ermee instemt de volgens de procedure van artikel 19, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG voorgestelde financiële correctie te verrichten, hoeft de Commissie geen nettoverlaging van de bijdrage van het Fonds toe te passen, maar kan zij de lidstaat toestaan de vrijgekomen bedragen opnieuw te gebruiken. Financiële correcties die door de Commissie krachtens artikel 19, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG worden opgelegd na de voltooiing van de procedure van artikel 18, leden 3 en 4, van genoemde beschikking, zullen echter in alle gevallen een nettoverlaging met zich brengen van het bedrag van de indicatieve vastlegging van het Fonds.

Er wordt in elk geval een nettocorrectie toegepast als de Commissie van oordeel is dat de lidstaat heeft nagelaten het nodige gevolg te geven aan de bevindingen inzake door nationale of communautaire instanties ontdekte onregelmatigheden, en/of als de onregelmatigheid te wijten is aan een ernstige tekortkoming van het beheers- of controlesysteem van de lidstaat, de beheers- of de betalingsautoriteit.

Op elk bedrag dat ingevolge nettocorrecties aan de Commissie moet worden terugbetaald, moet op grond van artikel 19, lid 3, van Beschikking 2000/596/EG en overeenkomstig artikel 15, lid 2, van deze beschikking rente worden betaald.

(1) PB L 312 van 23.12.1995, blz. 1.

(2) Zie ook punt 2.3 (correctie van 2 %).

BIJLAGE IV

>PIC FILE= "L_2002106NL.002402.TIF">

>PIC FILE= "L_2002106NL.002501.TIF">

Aanhangsel

>PIC FILE= "L_2002106NL.002602.TIF">

>PIC FILE= "L_2002106NL.002701.TIF">