BESLUIT VAN DE RAAD van 20 december 1993 betreffende toegang van het publiek tot documenten van de Raad (93/731/EG)

DE RAAD,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 151, lid 3,

Gelet op zijn reglement van orde, inzonderheid op artikel 22,

Overwegende dat de Raad en de Commissie op 6 december 1993 een gedragscode betreffende de toegang van het publiek tot documenten van de Raad en de Commissie hebben goedgekeurd, waarbij zij zijn overeengekomen welke beginselen daarbij in acht moeten worden genomen;

Overwegende dat bepalingen moeten worden vastgesteld voor de toepassing van die beginselen door de Raad;

Overwegende dat die bepalingen van toepassing zijn op alle documenten die in het bezit zijn van de Raad, ongeacht de drager waarop zij zich bevinden, met uitzondering van de documenten die uitgaan van personen, organen of instellingen buiten de Raad;

Overwegende dat op het beginsel van een ruime toegankelijkheid van de documenten van de Raad, dat in de lijn ligt van een grotere transparantie van de werkzaamheden van de Raad, uitzonderingen met name ter bescherming van het algemeen belang, de persoon en de persoonlijke levenssfeer moeten worden vastgesteld;

Overwegend dat ter wille van rationalisatie en doeltreffendheid bepaald moet worden dat de Secretaris-generaal van de Raad namens de Raad en op diens gezag de antwoorden op verzoeken om toegang tot documenten ondertekent, behalve in de gevallen waarin de Raad zich over een hernieuwd verzoek dient uit te spreken;

Overwegende dat dit besluit onder eerbiediging van de bepalingen inzake de bescherming van gerubriceerde informatie moet worden toegepast,

BESLUIT:

Artikel 1

1. Het publiek heeft toegang tot de documenten van de Raad op de in dit besluit gestelde voorwaarden.

2. Onverminderd artikel 2, lid 2, wordt onder document van de Raad verstaan elk geschrift met bestaande gegevens dat in het bezit is van de Raad, ongeacht de drager waarop het zich bevindt.

Artikel 2

1. Het verzoek om toegang tot een document van de Raad wordt schriftelijk aan de Raad gericht (1). Het moet voldoende nauwkeurig geformuleerd zijn en met name de gegevens bevatten waarmee bepaald kan worden om welk document of welke documenten het gaat. In voorkomend geval wordt de aanvrager om een nadere omschrijving verzocht.

2. Wanneer het opgevraagde document is opgesteld door een natuurlijke of rechtspersoon, een Lid-Staat, een andere Instelling of een ander orgaan van de Gemeenschap dan wel een andere nationale of internationale instelling, moet het verzoek niet tot de Raad, maar rechtstreeks tot de opsteller van het document worden gericht.

Artikel 3

1. Toegang tot een document van de Raad geschiedt door het document ter plaatse te laten raadplegen of door de aanvrager op diens kosten een kopie van het document te verstrekken. Het bedrag van de leges wordt door de Secretaris-generaal vastgesteld.

2. De bevoegde diensten van het Secretariaat-generaal trachten een billijke oplossing te vinden om gevolg te geven aan herhaalde verzoeken en/of verzoeken die betrekking hebben op lijvige documenten.

3. Degene die toegang krijgt tot een document van de Raad, mag dit document slechts reproduceren of verspreiden om het met commerciële doeleinden rechtstreeks te verkopen na hiertoe door de Secretaris-generaal te zijn gemachtigd.

Artikel 4

1. Er kan geen toegang worden verleend tot een document van de Raad, wanneer de verspreiding ervan afbreuk zou kunnen doen aan:

- de bescherming van het algemeen belang (openbare veiligheid, internationale betrekkingen, monetaire stabiliteit, gerechtelijke procedures, inspecties en enquêtes),

- de bescherming van de persoon en de persoonlijke levenssfeer,

- de bescherming van het commercieel en industrieel geheim,

- de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap,

- de bescherming van de geheimhouding waarom verzocht is door de natuurlijke of rechtspersoon die in het document vervatte informatie heeft verstrekt, of die wettelijk vereist wordt door de Lid-Staat die zulke informatie heeft verstrekt.

2. Toegang tot een document van de Raad kan worden geweigerd in verband met de geheimhouding van de beraadslagingen van de Raad.

Artikel 5

De Secretaris-generaal antwoordt namens de Raad op verzoeken om toegang tot documenten van de Raad, behalve in de in artikel 7, lid 3, bedoelde gevallen, waarin het antwoord door de Raad gegeven wordt.

Artikel 6

Elk verzoek om toegang tot een document van de Raad wordt behandeld door de bevoegde diensten van het Secretariaat-generaal, die voorstellen welk gevolg daaraan moet worden gegeven.

Artikel 7

1. Binnen een maand wordt aan de verzoeker door de bevoegde diensten van het Secretariaat-generaal schriftelijk meegedeeld dat zijn verzoek is ingewilligd, dan wel dat het voornemen bestaat het af te wijzen. In het tweede geval wordt hem ook de reden hiervan meegedeeld alsmede dat hij binnen een maand een confirmatief verzoek tot herziening van dit besluit kan indienen en dat bij gebreke hiervan zijn oorspronkelijke verzoek geacht zal worden te zijn ingetrokken.

2. Wordt een verzoek niet binnen een maand na de indiening ervan beantwoord, dan geldt dit als een weigering, behalve indien de verzoeker binnen een maand bovenbedoeld confirmatief verzoek indient.

3. Het besluit tot afwijzing van een confirmatief verzoek, dat genomen moet worden binnen de maand na de indiening ervan, moet met redenen omkleed zijn. Het wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de verzoeker meegedeeld, samen met de inhoud van de artikelen 138 E en 173 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap betreffende de voorwaarden waarop natuurlijke personen zich tot de ombudsman kunnen wenden, respectievelijk de toetsing van de wettigheid van de handelingen van de Raad door het Hof van Justitie.

4. Wordt het confirmatief verzoek niet binnen een maand na de indiening ervan beantwoord, dan geldt dit als een weigering.

Artikel 8

Bij de toepasing van dit besluit moeten de bepalingen inzake de bescherming van gerubriceerde informatie worden nageleefd.

Artikel 9

Dit besluit wordt opnieuw bezien nadat er twee jaar ervaring mee is opgedaan. Hiertoe brengt de Secretaris-generaal in 1996 verslag uit over de toepassing van dit besluit in 1994 en 1995.

Artikel 10

Dit besluit treedt in werking op 1 januari 1994.

Gedaan te Brussel, 20 december 1993.

Voor de Raad

De Voorrzitter

W. CLAES

(1) De Secretaris-generaal van de Raad van de Europese Unie, Wetstraat 170, B-1048 Brussel.