B.

Onderstaande maatregelen op het gebied van archieven: 1) Behoud van archieven in Europa en het voorkomen van beschadiging ervan: — ontwikkeling van een model-actieplan door de Europese Archiefgroep ter stimulering van maatregelen die moeten voorkomen dat documenten en archieven bij natuurrampen en andere schadelijke gebeurtenissen worden aangetast; — stimulering door de Europese Archiefgroep van acties in de gehele Gemeenschap voor het behoud en het herstellen van beschadigde documenten en archieven; — opstelling en verspreiding, door de nationale archiefdiensten van de lidstaten en de archiefdiensten van de instellingen van de Unie, van normen en specificaties voor de bouw van nieuwe, speciaal voor archieven bedoelde gebouwen. 2) Versterking van de Europese interdisciplinaire samenwerking inzake elektronische documenten en archieven die verder moet worden ontwikkeld, onder meer in het kader van het werkplan cultuur van de Raad, in het bijzonder met betrekking tot de coördinatie van de digitalisering (6): — meer samenwerking bij het beschermen van de authenticiteit, behoud en beschikbaarheid op de lange termijn van elektronische documenten en archieven, in het bijzonder middels het moderniseren en uitbreiden van de huidige eisen voor het opzetten van elektronische document- en archiefbeheersystemen zoals MoReq (Model Requirements for electronic documents and archives management systems (modeleisen voor elektronische document- en archiefbeheersystemen)), ter verbetering van overheidsdiensten, en door DLM-fora (7) over elektronische documenten en archieven te blijven organiseren. 3) Ontwikkeling en beheer — als prioritaire maatregel — van een internetportaal voor documenten en archieven in Europa: — de nationale archiefdiensten van de lidstaten en de archiefdiensten van de instellingen van de Unie moeten zorgen voor een internetportaal dat een eenvoudigere en grensoverschrijdende toegang biedt tot documenten en archieven van de lidstaten en de instellingen van de Unie. Dat internetportaal kan of op één van de computerservers van de Europese Unie of bij de nationale archiefdienst van een lidstaat worden ondergebracht. 4) Bevordering van de beste handelwijze met betrekking tot nationale en Europese wetgeving inzake het beheer van en de toegang tot documenten en archieven. De nationale archiefdiensten van de lidstaten en de archiefdiensten van de instellingen van de Unie moeten: — volgen welke nieuwe ontwerp-wetgeving op dat gebied in de lidstaten wordt aangenomen, teneinde daaruit de beste handelwijze te distilleren, in het bijzonder ten aanzien van de eisen voor het beheer van en de toegang tot documenten en archieven; — gegevens over wetgeving inzake archivering en andere aanverwante wetgeving op nationaal en communautair niveau koppelen en de raadpleging van deze gegevens faciliteren middels het opzetten van een gegevensbank die bekendheid moet geven aan die wetgeving. Die gegevensbank kan of op één van de computerservers van de Europese Unie of bij de nationale archiefdienst van een lidstaat worden ondergebracht. Het is aan te raden om daarbij rekening te houden met het werk dat is verricht in het kader van het Europese project voor juridische gegevens, dat door de Europese tak van de internationale archiefraad, Eurbica, wordt gesteund, zoals vermeld in het „Verslag over archieven in de uitgebreide Europese Unie” (prioritaire actie 4.2). 5) Aanneming van maatregelen ter voorkoming van diefstal van archiefdocumenten: — ontwikkeling van een actieplan en van gemeenschappelijke richtsnoeren door de nationale archiefdiensten van de lidstaten, waarmee informatie en beste praktijken kunnen worden uitgewisseld ter voorkoming van diefstal van archiefdocumenten en waarmee kan worden bereikt dat er meer gestolen documenten worden teruggevonden.