Beschikking van de Commissie

van 20 maart 2001

houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2000/596/EG van de Raad wat betreft de subsidiabiliteit van de uitgaven en de uitvoeringsverslagen in het kader van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde acties

(kennisgeving geschied onder nummer C(2001) 736)

(2001/275/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Beschikking 2000/596/EG van de Raad van 28 september 2000 tot instelling van een Europees Vluchtelingenfonds(1), en met name op artikel 14, lid 2, artikel 20, lid 3, en artikel 24, lid 2,

Na raadpleging van het in artikel 21, lid 1, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde raadgevend comité,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Teneinde te zorgen voor een aan de beginselen van goed beheer beantwoordende en doeltreffende tenuitvoerlegging van de maatregelen van het Fonds in de Gemeenschap dient een reeks gemeenschappelijke regels te worden vastgesteld ten aanzien van de subsidiabiliteit van de uitgaven uit hoofde van het Fonds.

(2) Om ervoor te zorgen dat de in artikel 20, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde verslagen een passende follow-up mogelijk maken van de maatregelen van het Fonds is het noodzakelijk daarvoor standaardmodellen vast te stellen,

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING VASTGESTELD:

HOOFDSTUK 1

Werkingssfeer

Artikel 1

Deze beschikking is van toepassing op de medefinanciering van de in artikel 8 van Beschikking 2000/596/EG bedoelde uitvoeringsprogramma's die door de lidstaten worden beheerd.

Artikel 2

Voor de toepassing van deze beschikking wordt verstaan onder:

a) "maatregel": een van de in artikel 4 van Beschikking 2000/596/EG bedoelde gebieden;

b) "actie": de middelen waardoor een lidstaat ter verwezenlijking van de doelstelling van het Europees Vluchtelingenfonds de onder a) bedoelde maatregelen ten uitvoer legt. Een actie kan bestaan uit verschillende en uiteenlopende projecten;

c) "project": de praktische en concrete middelen die door de subsidieontvangers worden gebruikt om een actie geheel of ten dele uit te voeren. Ieder project wordt nauwkeurig beschreven, met vermelding van de looptijd, de begroting, de doelstellingen, het ingeschakelde personeel en de met de tenuitvoerlegging belaste organisatie of groep van organisaties;

d) "subsidieontvangers": de organen (NGO's, federale, nationale, regionale of plaatselijke autoriteiten, andere organisaties zonder winstoogmerk, enz.) die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de projecten.

HOOFDSTUK 2

Regels inzake subsidiabiliteit

Artikel 3

Om de subsidiabiliteit van de uitgaven in het kader van de in artikel 8 van Beschikking 2000/596/EG bedoelde uitvoeringsprogramma's te bepalen, gelden de in bijlage I van deze beschikking vervatte regels.

De bepalingen van deze beschikking beletten de lidstaten niet striktere nationale regels inzake subsidiabiliteit toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat.

HOOFDSTUK 3

Uitvoeringsverslagen

Artikel 4

1. Het in artikel 20, lid 2, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde samenvattende verslag over de tenuitvoerlegging van de lopende acties wordt opgesteld volgens het in bijlage II vervatte model.

2. De in artikel 20, lid 3, van Beschikking 2000/596/EG bedoelde financiële rekeningen en het aldaar bedoelde verslag over de uitvoering van de acties worden opgesteld volgens het in bijlage III vervatte model.

Artikel 5

Deze beschikking is gericht tot de lidstaten.

Gedaan te Brussel, 20 maart 2001.

Voor de Commissie

António Vitorino

Lid van de Commissie

(1) PB L 252 van 6.10.2000, blz. 12.

BIJLAGE I

SUBSIDIABILITEIT VAN UITGAVEN UIT HOOFDE VAN HET EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS

I. ALGEMENE REGELS (SUBSIDIABELE UITGAVEN OP PROJECTNIVEAU)

Regel nr. 1

De kosten moeten rechtstreeks verband houden met de doelstellingen omschreven in artikel 1 van Beschikking 2000/596/EG.

Regel nr. 2

De kosten moeten verband houden met de maatregelen vervat in artikel 4 van Beschikking 2000/596/EG.

Regel nr. 3

De kosten moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de actie die is omschreven in het nationale programma dat door de Commissie werd goedgekeurd.

Regel nr. 4

De kosten moeten opgenomen zijn in de voorlopige begroting voor het project.

Regel nr. 5

De kosten moeten redelijk zijn en in overeenstemming met de beginselen van gezond financieel beheer, in het bijzonder op het gebied van rendement en kosten-batenverhouding (bijvoorbeeld personeelskosten in verband met beheer en tenuitvoerlegging van het project moeten in verhouding staan tot de omvang van het project, enz.).

Regel nr. 6

Uitgaven vóór de datum van goedkeuring van het besluit van de Commissie tot goedkeuring van het nationale uitvoeringsprogramma of na de in dat besluit aangegeven uitgaventermijn kunnen niet door het Fonds worden medegefinancierd. Bij wijze van uitzondering kunnen:

- voor het begrotingsjaar 2000 uitgaven die werkelijk werden gedaan tussen 1 januari 2000 en de datum van goedkeuring van het nationale programma in aanmerking komen voor steun;

- voor het begrotingsjaar 2001 uitgaven die werkelijk werden gedaan tussen 1 januari 2001 en de datum van goedkeuring van het nationale programma in aanmerking komen voor steun.

Regel nr. 7

De kosten moeten daadwerkelijk zijn gemaakt, moeten zijn opgenomen in de rekeningen of belastingsbewijzen van de subsidieontvanger en moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn. Als regel geldt dat de betalingen door de financieel begunstigden moeten zijn gebaseerd op vereffenende facturen. Indien dit niet mogelijk is, moeten de betalingen worden ondersteund dóór boekhoudbescheiden met gelijke bewijswaarde.

1. De in artikel 4, lid 1, onder a) en b), van Beschikking 2000/596/EG bedoelde uitgaven moeten plaatsvinden op het grondgebied van de lidstaat. Uitgaven in het kader van lid 1, onder c), mogen plaatsvinden op het grondgebied van de lidstaat en in het land van herkomst.

2. Voor elk project moeten bewijsstukken (vereffenende facturen, ontvangstbewijzen, andere bewijzen van betaling of boekhoudbescheiden met gelijke bewijswaarde) worden opgetekend, genummerd en bijgehouden door de begunstigde, zo mogelijk binnen één specifieke locatie, en, als algemene regel, op het hoofdkwartier van de begunstigde, en wel gedurende vijf jaar na de einddatum van het project, zulks met het oog op de nodige verificatie van bedoelde documenten. De Commissie behoudt zich het recht voor om te allen tijde alle facturen en bewijsstukken inzake uitgaven betreffende projecten voor verificatie te doen voorleggen. Wanneer dergelijke facturen of bijkomende documenten door de begunstigde niet kunnen worden voorgelegd, komen de betrokken uitgaven niet voor medefinanciering in aanmerking.

Regel nr. 8

"Ontvangsten" in de zin van deze regel bestrijken inkomsten in het kader van een project gedurende de periode van de medefinanciering ervan of gedurende een langere periode tot het einde van de bijstand die door de lidstaat is vastgesteld, en wel uit verkoop, verhuring, dienstverlening, inschrijfgelden en alle andere vergelijkbare ontvangsten met uitzondering van bijdragen uit de particuliere sector tot medefinanciering van projecten, die worden opgenomen naast de overheidsbijdragen in de financieringslijsten van de betrokken maatregel.

De ontvangsten vormen inkomsten waardoor het bedrag van de medefinanciering in het kader van het Europees Vluchtelingenfonds, dat is vereist voor het project in kwestie, wordt verlaagd. Voordat de deelneming van het Europees Vluchtelingenfonds wordt berekend, en niet later dan op het ogenblik van de einddatum van het project, worden zij geheel of naar verhouding van de in aanmerking komende uitgaven van het project afgetrokken afhankelijk van het feit of zij volledig of slechts gedeeltelijk door het medegefinancierde project werden voortgebracht.

Zowel openbare als andere medefinanciering moet in de rekeningen en andere belastingdocumenten van de begunstigde worden opgenomen, en moet identificeerbaar en controleerbaar zijn. Medefinanciering die niet is opgetekend in de rekeningen of belastingdocumenten betreffende het project, kan normaliter niet als medefinanciering worden beschouwd.

II. IN AANMERKING KOMENDE DIRECTE KOSTEN (OP PROJECTNIVEAU)

Regel nr. 9: personeelskosten

De kosten van het voor het project toegewezen personeel, te weten de kosten in verband met salarissen plus socialezekerheidslasten en andere met de beloning verband houdende kosten, komen in aanmerking. De personeelskosten mogen niet meer bedragen dan de salarissen en andere arbeidskosten die normaliter door de begunstigde worden gedragen, en mogen evenmin hoger zijn dan de op de relevante markt algemeen toegepaste voordeligste niveaus. Heffingen en belastingen of lasten (met name directe belastingen en sociale lasten op lonen en salarissen) die het gevolg zijn van de medefinanciering van het Europees Vluchtelingenfonds worden niet als uitgaven beschouwd die voor steun in aanmerking komen wanneer zij niet feitelijk en definitief zijn betaald door de subsidieontvanger.

Personeelskosten voor overheidsambtenaren komen slechts in aanmerking in geval van activiteiten die geen deel uitmaken van hun normale werkzaamheden, en voor taken die specifiek samenhangen met de tenuitvoerlegging van het project, en wel onder de volgende voorwaarden:

a) overheidsambtenaren of andere openbare ambtenaren die worden gedetacheerd op grond van een behoorlijk gestaafd besluit van de bevoegde instantie, belast met de tenuitvoerlegging van een project;

b) ander personeel dat uitsluitend wordt ingeschakeld voor de tenuitvoerlegging van een project.

Regel nr. 10: reis- en verblijfkosten van bij het project betrokken personeel

Reiskosten komen in aanmerking op grond van de werkelijk opgelopen kosten. De terugbetaling moet gebaseerd zijn op de goedkoopste tarieven voor vliegtuigreizen van meer dan 800 km heen en terug en op gebruikmaking van de spoorwegen voor andere verplaatsingen, behalve indien luchtvervoer op grond van de plaats van bestemming gerechtvaardigd is. Dagvergoedingen waarvoor een organisatie haar eigen tarieven heeft, moeten worden toegepast binnen de grenzen die door de lidstaat zijn vastgesteld overeenkomstig de nationale wetgeving en praktijken. Dagvergoedingen hebben betrekking op plaatselijk vervoer (inclusief taxi's), huisvesting, maaltijden, plaatselijke telefoongesprekken en diversen. Wanneer van een particulier voertuig gebruik wordt gemaakt, gebeurt de vergoeding normaliter op basis van de kosten voor openbaar vervoer.

Regel nr. 11: reis- en verblijfkosten voor deelnemers aan projecten

Reis- en verblijfkosten voor deelnemers aan projecten (doelgroepen in het kader van artikel 3 van Beschikking 2000/596/EG) komen in aanmerking mits is voldaan aan alle voorwaarden die zijn uiteengezet in deel I hierboven.

Regel nr. 12: aankoop van grond

De kosten van de aankoop van onbebouwde grond komen voor medefinanciering in aanmerking onder de volgende drie voorwaarden, zonder dat daarbij afbreuk mag worden gedaan aan de toepassing van strengere nationale regels:

a) er moet een direct verband bestaan tussen de aankoop van grond en de doelstellingen van het medegefinancierde project;

b) het aandeel van de aankoop van grond mag niet meer bedragen dan 10 % van de totale in aanmerking komende uitgaven van het project, tenzij een hoger percentage is vastgesteld in de door de Commissie goedgekeurde bijstand;

c) er moet een bewijs worden afgeleverd door een onafhankelijke gekwalificeerde schatter of een naar behoren gemachtigd officieel orgaan door wie/waardoor wordt bevestigd dat de aankoopprijs de marktwaarde niet overschrijdt.

Regel nr. 13: aankoop van onroerend goed of aanleg van onroerend goed

Aankoop van onroerend goed, d.i. reeds bestaande gebouwen en grond waarop deze zijn opgericht, of opbouw van gebouwen, komen voor medefinanciering in aanmerking wanneer er een duidelijk verband bestaat tussen de aankoop en de doelstellingen van het betrokken project, en wel onder de hieronder uiteengezette voorwaarden, en zonder dat afbreuk mag worden gedaan aan de toepassing van strengere nationale regels:

a) er moet een bewijs worden afgegeven door een onafhankelijke gekwalificeerde schatter of een naar behoren gemachtigd officieel orgaan die/dat vaststelt dat de prijs de marktwaarde niet overschrijdt, en ofwel verklaart dat het gebouw in overeenstemming is met de nationale voorschriften, of de punten aangeeft die niet conform zijn, wanneer rectificatie ervan door de eindbegunstigde is voorzien in het kader van de actie;

b) het gebouw mag niet, binnen de voorbije tien jaar, een nationale of communautaire subsidie hebben ontvangen die zou kunnen leiden tot dubbele steunverlening bij medefinanciering van de aankoop door het Europees Vluchtelingenfonds;

c) het onroerend goed moet voor het in het kader van de actie vastgestelde doel worden gebruikt voor een periode van ten minste vijf jaar na de einddatum van het project, tenzij de Commissie daarover anders beslist;

d) het gebouw mag niet worden gebruikt voor andere doelstellingen dan voor de tenuitvoerlegging van de actie.

Regel nr. 14: aankoop van nieuwe toerusting

Voor toerusting (bijvoorbeeld PC's, benodigdheden, voertuigen, enz.) wordt in het algemeen de voorkeur gegeven aan leasing. Indien dit niet mogelijk is wegens de korte duur van het project of de snelle waardevermindering (bijvoorbeeld voor PC's), kunnen aankoopkosten in aanmerking komen. Aankoopkosten voor nieuwe toerusting komen in aanmerking mits deze overeenkomen met de normale marktkosten, en de waarde van de betrokken voorwerpen wordt afgeschreven overeenkomstig de belasting- en boekhoudregels die voor de begunstigde gelden. Slechts het aandeel van de afschrijving van het voorwerp overeenkomend met de duur van het project mag in aanmerking worden genomen. Voor projecten van één jaar bedraagt het afschrijvingspercentage 33,3 %. Bij wijze van afwijking kunnen, indien de aard en/of het gebruik van het voorwerp zulks rechtvaardigen, de aankoop en de totale afschrijving van toerusting worden toegestaan op voorwaarde dat de toerusting wordt gebruikt voor dezelfde doelgroep (artikel 3 van Beschikking 2000/596/EG) gedurende ten minste drie jaar na de einddatum van het project.

Regel nr. 15: leasing

Uitgaven gedaan in verband met leasing komen op de in de hiernavolgende punten A en B genoemde voorwaarden in aanmerking voor medefinanciering uit het Europees Vluchtelingenfonds.

A. BIJSTAND VIA DE LEASINGGEVER

A.1. De leasinggever is de rechtstreekse ontvanger van de communautaire medefinanciering die wordt gebruikt ter verlaging van de bedragen die bij wijze van leasingprijs door de leasingnemer moeten worden betaald voor de onder de leasingovereenkomst vallende goederen.

A.2. De leasingovereenkomst waarvoor de communautaire bijstand wordt verleend, moet voorzien in een koopoptie of in een minimumleasingperiode die overeenkomt met de nuttige levensduur van het geleasde goed.

A.3. De leasinggever moet zich ertoe verbinden om in geval van niet door de bevoegde autoriteiten goedgekeurde vervroegde beëindiging van de minimum leasingperiode, het deel van de communautaire subsidie dat overeenkomt met de resterende duur van de leasingperiode aan de bevoegde nationale autoriteiten terug te betalen (voor rekening van het Europees Vluchtelingenfonds).

A.4. De voor medefinanciering in aanmerking komende uitgave is de aankoop van het goed door de leasinggever zoals deze blijkt uit een vereffenende factuur of uit boekhoudbescheiden met een vergelijkbare bewijskracht. Voor communautaire medefinanciering kan geen hoger bedrag in aanmerking komen dan de marktwaarde van het geleasde goed.

A.5. Andere kosten dan de met de leasingovereenkomst gemoeide uitgaven bedoeld in punt A.4 (met name belastingen, winstmarge van de leasinggever, rentefinancieringskosten, overheadkosten, verzekeringskosten) zijn niet-subsidiabele uitgaven.

A.6. De aan de leasinggever betaalde communautaire steun moet volledig ten voordele van de begunstigde van de leasingovereenkomst worden gebruikt door alle gedurende de leasingperiode bij wijze van leasingprijs te betalen bedragen op uniforme wijze te verlagen.

A.7. De leasinggever moet het bewijs leveren dat het voordeel van de communautaire bijstand volledig ten goede komt aan de leasingnemer. Daartoe moet hij de bij wijze van leasingprijs te betalen bedragen uitsplitsen of gebruikmaken van een alternatieve methode die dezelfde garantie geeft.

A.8. De in punt A.5 bedoelde kosten, de uit de leasingoperatie voortvloeiende belastingvoordelen en de andere voorwaarden van de overeenkomst moeten dezelfde zijn als die welke gelden wanneer geen communautaire bijstand wordt verleend.

B. BIJSTAND AAN DE LEASINGNEMER

B.1. De leasingnemer is de rechtstreekse ontvanger van de communautaire medefinanciering.

B.2. De voor medefinanciering in aanmerking komende uitgave is de door de leasingnemer aan de leasinggever betaalde leasingprijs zoals deze blijkt uit een vereffenende factuur of uit boekhoudbescheiden met een vergelijkbare bewijskracht.

B.3. Wanneer de leasingovereenkomst voorziet in een koopoptie of in een minimumleasingperiode die overeenkomt met de nuttige levensduur van het geleasde goed, kan voor communautaire medefinanciering geen hoger bedrag in aanmerking komen dan de marktwaarde van het geleasde goed. Andere met de leasingovereenkomst gemoeide kosten (belasting, winstmarge van de leasinggever, rentefinancieringskosten, overheadkosten, verzekeringskosten, enz.) zijn niet-subsidiabele uitgaven.

B.4. De communautaire bijstand uit hoofde van de in punt B.3 bedoelde leasingovereenkomsten wordt in een of meer tranches aan de leasingnemer betaald op basis van de daadwerkelijk bij wijze van leasingprijs betaalde bedragen. Indien de leasingovereenkomst nog doorloopt na de uiterste datum waarop betalingen in het kader van de communautaire bijstandsverlening in aanmerking kunnen worden genomen, kunnen alleen uitgaven in verband met de leasingprijs welke de leasingnemer tot en met de uiterste betalingsdatum in het kader van het bijstandspakket verschuldigd was en heeft betaald, als subsidiabel worden beschouwd.

B.5. Wanneer de leasingovereenkomst niet in een koopoptie voorziet en de leasingperiode korter is dan de nuttige levensduur van het geleasde goed, komt de leasingprijs voor medefinanciering door de Gemeenschap in aanmerking in verhouding tot de duur van het subsidiabele project. De leasingnemer moet evenwel het bewijs kunnen leveren dat leasing de kosteneffectiefste methode was om het gebruik van de toerusting te verkrijgen. Als de kosten lager zouden zijn geweest wanneer gebruik was gemaakt van een alternatieve methode (bijvoorbeeld wanneer de toerusting was gehuurd), dan worden de extrakosten op de subsidiabele kosten in mindering gebracht.

Regel nr. 16: aankoop van tweedehands materieel

Onverminderd de toepassing van strengere nationale bepalingen, kunnen de aankoopkosten van tweedehands materieel als in aanmerking komende kosten worden beschouwd wanneer de volgende vier voorwaarden zijn vervuld:

a) de verkoper moet een verklaring afgeven waarin de herkomst van het materieel is vermeld en waarin wordt bevestigd dat het in geen geval in de voorbije zeven jaar met behulp van nationale of communautaire subsidies is aangekocht;

b) de prijs van het tweedehands materieel mag niet hoger liggen dan de marktwaarde en moet lager liggen dan de kostprijs van soortgelijk nieuw materieel;

c) de technische eigenschappen van het materieel moeten in overeenstemming zijn met de eisen van de actie en met de geldende normen en standaarden;

d) het materieel moet worden gebruikt voor dezelfde doelgroep (artikel 3 van Beschikking 2000/596/EG) gedurende ten minste twee jaar na de einddatum van het project.

Regel nr. 17: kosten van verbruiksgoederen en benodigdheden

Kosten van verbruiksgoederen en benodigdheden komen voor medefinanciering in aanmerking wanneer alle in deel I hierboven vermelde voorwaarden zijn vervuld. Verbruiksgoederen bestaan uit materieel of bijstand verstrekt aan deelnemers aan het project (artikel 3 van Beschikking 2000/596/EG), bijvoorbeeld voedsel, kleding, medische bijstand, materiaal voor wederopbouw van huizen, enz. Tot de benodigdheden behoren kantoorbenodigdheden zoals papierwaren, doch ook voedsel voor deelnemers aan het project bedoeld in artikel 3 van Beschikking 2000/596/EG.

Regel nr. 18: uitgaven voor onderaanneming

Onverminderd de toepassing van strengere nationale bepalingen, komen uitgaven in verband met de volgende onderaannemingscontracten niet voor medefinanciering uit het Europees Vluchtelingenfonds in aanmerking:

a) onderaannemingscontracten waardoor de kosten voor de uitvoering van de actie worden verhoogd zonder dat een proportionele waarde aan de actie wordt toegevoegd;

b) onderaannemingscontracten met tussenpersonen of consultants waarin het te betalen bedrag is uitgedrukt als een percentage van de totale kostprijs van de actie, tenzij de gegrondheid van een dergelijke betalingswijze door de eindbegunstigde wordt bewezen aan de hand van de daadwerkelijke waarde van het verrichte werk of de verleende diensten.De onderaannemers dienen de audit- en controleorganen voor alle onderaannemingscontracten alle vereiste informatie betreffende de in onderaanneming gegeven activiteiten te verschaffen.

Regel nr. 19: kosten die rechtstreeks voortkomen uit de vereisten in verband met EU-medefinanciering

Kosten in verband met publiciteit voor het project en de EU-medefinanciering (verspreiding van informatie, specifieke evaluatie van het project, vertaling, reproductie, enz.) komen in aanmerking.

Regel nr. 20: reserve voor onvoorziene uitgaven

Een "reserve voor onvoorziene uitgaven" ten belope van niet meer dan 5 % van de subsidiabele directe kosten kan ten laste van het project worden gebracht, op voorwaarde dat de reserve voor onvoorziene uitgaven is opgenomen in de voorlopige begroting van het project.

Regel nr. 21: overheadkosten

Een vastgelegd percentage van de overheadkosten tot ten hoogste 7 % van het totale bedrag van de in aanmerking komende directe kosten komt in aanmerking als indirecte kosten, op voorwaarde dat het betrokken bedrag is opgenomen in de voorlopige begroting van het project. Indirecte kosten komen in aanmerking op voorwaarde dat zij niet de kosten omvatten met betrekking tot een ander begrotingsonderdeel voor het project, dat zij niet rechtstreeks ten laste kunnen komen en dat zij niet worden gefinancierd uit andere bronnen. Indirecte kosten komen niet in aanmerking ingeval de subsidieovereenkomst betrekking heeft op de financiering van een project van een orgaan dat reeds een subsidie ontvangt van de Commissie en/of een nationale instantie.

Regel nr. 22: financieringskosten

Debetrente, kosten verbonden aan financiële transacties, wisselprovisies en wisselkoersverliezen alsmede andere zuivere financieringskosten komen niet voor medefinanciering in aanmerking.

Regel nr. 23: bankkosten die zijn verbonden aan rekeningen

Als met het oog op de medefinanciering door het Europees Vluchtelingenfonds voor de tenuitvoerlegging van een project een afzonderlijke bankrekening of -rekeningen moet(en) worden geopend, komen de bankkosten die verbonden zijn aan het openen en vervolgens het houden van de rekening(en), voor medefinanciering in aanmerking.

Regel nr. 24: kosten van juridisch advies, notariskosten, kosten voor technische of financiële expertise en boekhoud- of auditkosten

Deze kosten zijn subsidiabel als zij rechtstreeks betrekking hebben op de actie en noodzakelijk zijn voor de voorbereiding of uitvoering ervan, of, wat de boekhoud- en auditkosten betreft, als zij betrekking hebben op de door de verantwoordelijke autoriteit opgelegde voorwaarden.

Regel nr. 25: kosten van door een bank of een andere financiële instelling verstrekte garanties

Deze kosten zijn subsidiabel voorzover de garanties vereist zijn ingevolge de nationale of de communautaire wetgeving of ingevolge het besluit van de Commissie tot goedkeuring van de medefinanciering.

Regel nr. 26: BTW en andere heffingen en belastingen

a) De BTW vormt geen subsidiabele uitgave, behalve wanneer zij effectief en definitief door de eindbegunstigde of door de individuele ontvanger wordt gedragen in het kader van de steunmaatregelen uit hoofde van artikel 87 van het Verdrag en in het geval van steunverlening door een door de lidstaat aangegeven instantie. BTW die op enigerlei wijze kan worden teruggevorderd, kan, zelfs wanneer zij niet daadwerkelijk door de eindbegunstigde of door de individuele ontvanger wordt teruggevorderd, niet als subsidiabel worden beschouwd.

b) Wanneer de eindbegunstigde of de individuele ontvanger onderworpen is aan een forfaitaire regeling in het kader van Titel XIV van de zesde BTW-richtlijn van de Raad (77/388/EEG(1)), wordt de betaalde BTW in de zin van punt a) als terugvorderbaar beschouwd.

c) De communautaire medefinanciering mag in geen geval meer bedragen dan de totale subsidiabele uitgaven, exclusief BTW.

Regel nr. 27: bijdragen in natura

Bijdragen in natura zijn in aanmerking komende uitgaven op voorwaarde dat:

a) zij bestaan in de verschaffing van grond of onroerend goed, toerusting of materieel, onderzoeks- en beroepswerkzaamheden, of onbetaald vrijwilligerswerk;

b) de waarde ervan onafhankelijk kan worden beoordeeld en gecontroleerd;

c) in het geval van verschaffing van grond of onroerend goed, de waarde wordt bevestigd door een onafhankelijke gekwalificeerde schatter of een naar behoren gemachtigd officieel orgaan;

d) in het geval van onbetaald vrijwilligerswerk, de waarde van de betrokken werkzaamheden wordt bepaald met inachtneming van de bestede tijd alsook het normale uur- en dagtarief voor de uitgevoerde werkzaamheden;

e) het bepaalde in de regels 12, 13 en 16 wordt toegepast wanneer een en ander van toepassing is.

De deelneming van het Fonds aan de financiering van het project kan echter niet meer bedragen dan de totale subsidiabele uitgaven aan het einde van het project, met uitzondering van de bijdragen in natura.

III. TECHNISCHE BIJSTAND

1. Een bedrag van niet meer dan 5 % van de totale toewijzing van een lidstaat mag worden gereserveerd voor technische en administratieve bijstand bij voorbereiding, controle en evaluatie van de actie welke onder zijn verantwoordelijkheid valt.

De volgende kosten komen in aanmerking voor medefinanciering tot het maximum van 5 %:

a) kosten in verband met voorbereiding, selectie, evaluatie en follow-up van de actie die mede wordt gefinancierd door het Europees Vluchtelingenfonds. Hierbij kan het gaan om leasing of aankoop van computersystemen die nodig zijn volgens de verantwoordelijke instantie, door deze naar behoren worden gerechtvaardigd en die in verhouding staan tot de omvang van het programma. De geleasde of aangekochte apparatuur moet uitsluitend voor de tenuitvoerlegging van het programma worden gebruikt. Hierbij zijn de subsidiabiliteitsregels voor leasing van toepassing;

b) kosten in verband met audits en controles ter plaatse van de projecten;

c) kosten in verband met de zichtbaarheid van de medefinanciering door het Europees Vluchtelingenfonds.

Uitgaven in verband met beloning, inclusief socialezekerheidsbijdragen, komen enkel in aanmerking in de volgende gevallen:

- ambtenaren in vaste dienst, tijdelijke functionarissen die worden gedetacheerd bij formele beslissing van de verantwoordelijke instantie die is belast met de uitvoering van de taken die zijn opgesomd in de punten a) en b) hierboven;

- tijdelijke functionarissen of personeel uit de particuliere sector die uitsluitend zijn ingeschakeld voor de uitvoering van de taken die zijn opgesomd in de punten a) en b) hierboven.

2. Kosten in verband met de onafhankelijke evaluatie bedoeld in artikel 20 van Beschikking 2000/596/EG komen in aanmerking. Op deze kosten zijn de in punt 1 hierboven uiteengezette voorwaarden niet van toepassing. Uitgaven in verband met de salarissen van overheidsambtenaren en andere openbare ambtenaren in verband met de uitvoering van dergelijke acties, komen niet in aanmerking.

IV. NIET IN AANMERKING KOMENDE UITGAVEN

Opmerking:

Deze lijst is niet volledig.

1. Boetes, financiële sancties en proceskosten: deze kosten komen niet in aanmerking.

2. Uitgaven voor vermaak en sociale kosten die niet rechtstreeks met de maatregelen verband houden die zijn uiteengezet in artikel 4, en met het specifieke project, komen niet in aanmerking. In beginsel komen kosten voor voedsel en drank van het bij het project betrokken personeel niet voor medefinanciering in aanmerking. Wanneer bij het project betrokken personeel tot verplaatsing genoodzaakt is, worden hun verblijfskosten vergoed door middel van dagvergoedingen, zulks overeenkomstig regel nr. 9. Maaltijden die aan eindbegunstigden van het project worden verstrekt, kunnen voor medefinanciering in aanmerking komen mits alle regels in het kader van deel I hierboven zijn toegepast.

(1) PB L 145 van 13.6.1977, blz. 1.

BIJLAGE II

>PIC FILE= "L_2001095NL.003402.EPS">

>PIC FILE= "L_2001095NL.003501.EPS">

>PIC FILE= "L_2001095NL.003601.EPS">

BIJLAGE III

>PIC FILE= "L_2001095NL.003702.EPS">

>PIC FILE= "L_2001095NL.003801.EPS">

>PIC FILE= "L_2001095NL.003901.EPS">

>PIC FILE= "L_2001095NL.004001.EPS">