Praktische handleiding betreffende de verplichtingen van de ambtenaren en andere personeelsleden van het Europees Parlement

(Gedragscode)

(2000/C 97/01)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

VERPLICHTINGEN VAN DE AMBTENAREN EN ANDERE PERSONEELSLEDEN

1. Volgens de doelstellingen die in artikel 27 van het statuut voor de aanwerving zijn vastgelegd, moet het personeel van de Europese instellingen uit een oogpunt van bekwaamheid, prestatievermogen en onkreukbaarheid voldoen aan de hoogste eisen. Aangezien de bepalingen van titel II van het statuut gewijd zijn aan de rechten en verplichtingen van de ambtenaar, kan men ervan uitgaan dat er zoiets bestaat als een deontologie van de Europese ambtenaar. Het bestaan van een dergelijke deontologie wordt tevens bevestigd in de preambule van kaderverordening nr. 31 (EEG), nr. 11 (EGA) van de Raden van 18 december 1961, die van het statuut het rechtsinstrument maakt dat ervoor moet zorgen dat de Europese Gemeenschappen kunnen beschikken over onafhankelijk, onkreukbaar, bekwaam en doeltreffend personeel. De gedragsregels die in deze verordening zijn vastgelegd, zijn van toepassing op het voltallige personeel van het Europees Parlement.

2. Vanaf hun benoeming zijn de ambtenaren en andere personeelsleden onderworpen aan een bijzondere rechtsregeling, die zowel betrekking heeft op de uitoefening van hun taken als op hun privé-leven. Zij genieten dezelfde rechten als alle andere burgers, maar moeten deze uitoefenen met inachtneming van hun verplichtingen ten opzichte van de Europese Unie. Daartoe voorziet het statuut in een aantal geboden en verboden. De verplichtingen blijven niet beperkt tot de uitoefening van de taken en de betrekkingen met de instelling, maar strekken zich ook uit tot het privé-leven. Niet-naleving van deze verplichtingen wordt door het bevoegde gezag (het tot aanstelling bevoegde gezag) eventueel na toepassing van een tuchtprocedure bestraft en kan in ernstige gevallen aanleiding geven tot rechtsvervolging. Het is de taak van het directoraat-generaal Personeel op de juiste toepassing ervan toe te zien.

3. Deze gedragscode beoogt de ambtenaren en andere personeelsleden duidelijk te maken aan welke verplichtingen zij beroepshalve zijn onderworpen op grond van de interpretatie die het Europees Parlement geeft aan het statuut, de regeling van toepassing op andere personeelsleden en de regelingen of instructies die hieruit voortvloeien.

4. Deze code is niet alleen een "gebruiksaanwijzing" voor het hanteren van de regels die op dit gebied van kracht zijn, maar ook een referentiedocument voor de fundamentele beginselen die alle leden van het Europese openbare ambt in acht moeten nemen. De gedragscode moet in samenhang met het statuut worden gelezen. Het Comité van onafhankelijke deskundigen wees er in zijn tweede verslag al op: "Gedragscodes zijn geen formele procedures, maar zijn opgesteld om een ethisch ijkpunt te bieden voor ambtenaren en ambtsdragers.".

I. ALGEMENE VERPLICHTINGEN

De ambtenaar is zowel in de uitoefening van zijn taken als in zijn privé-leven onderworpen aan de algemene verplichtingen: het gaat om de verplichting tot onafhankelijkheid en de verplichting tot terughoudendheid. Zij hebben ten doel de werkzaamheden en de reputatie van de Europese Unie en haar ambtenaren te beschermen.

A. Verplichting tot onafhankelijkheid

1. Onafhankelijkheid is het belangrijkste vereiste voor een Europees ambtenaar. De ambtenaar moet onafhankelijk zijn van nationale overheden, ook van de lidstaat waarvan hij onderdaan is, en van politieke krachten en pressiegroepen. De verplichting tot onafhankelijkheid houdt ook in dat de ambtenaar geen persoonlijke belangen, maar het algemeen belang nastreeft.

2. De Europese ambtenaar is toegewijd aan de Europese Unie en alleen aan de Europese Unie: hij dient "bij het uitoefenen van zijn werkzaamheden en bij het bepalen van zijn gedrag uitsluitend de belangen van de Gemeenschappen voor ogen te houden". Het is hem verboden "aanwijzingen te vragen of te aanvaarden van enige regering of van enig gezag, enige organisatie of persoon buiten zijn instelling" (artikel 11 van het statuut).

3. Om deze onafhankelijkheid te waarborgen voorziet het statuut (artikelen 11, 12, 13 en 14) in een stelsel van uitdrukkelijke machtigingen en verplichte verklaringen. De ambtenaar, die gehouden is tot een loyale samenwerking met zijn instelling, moet het initiatief nemen om melding te maken van bepaalde elementen in zijn persoonlijke situatie of om de noodzakelijke machtiging te verzoeken zonder een aanwijzing of controle van de administratieve diensten af te wachten.

a) Machtiging tot het aanvaarden van eerbewijzen, onderscheidingen, gunsten of giften

1. De machtiging van het bevoegde gezag is vereist om "van wie dan ook buiten de instelling eerbewijzen, onderscheidingen, gunsten, giften of beloningen van welke aard dan ook te aanvaarden, behalve wegens vóór de aanstelling bewezen diensten of wegens diensten welke gedurende een bijzonder verlof terzake van militaire dienst of andere nationale dienst uit hoofde van een zodanige dienst zijn bewezen" (artikel 11).

2. Deze procedure moet systematisch worden gevolgd zodra er sprake is of lijkt te zijn van een voordeel als bedoeld in artikel 11 van het statuut, met inbegrip van geschenken en giften. Als een ambtenaar een dergelijk voordeel wil aanvaarden, moet hij het bevoegde gezag via de hiërarchieke weg formeel om toestemming vragen met het hiertoe bestemde formulier. Indien het geschenk echter een intrinsieke waarde van minder dan 100 EUR heeft, hoeft de ontvanger niet om toestemming te verzoeken. Boven dit bedrag wordt de ambtenaar aangeraden giften die op enigerlei wijze verband houden met zijn werk, af te slaan. In geval van twijfel is het wenselijk de dienst Personeel te vragen welke procedure precies moet worden gevolgd. Dit geldt ook voor de andere bepalingen van deze gedragscode.

3. Eenieders aandacht wordt gevestigd op de risico's die de agressieve handelspraktijken van bepaalde ondernemingen of eventuele vooruitzichten op een baan die zij de ambtenaar na beëindiging van zijn dienstbetrekking bieden, ook vanuit tuchtrechtelijk oogpunt, met zich brengen.

4. De ambtenaar moet zich onafhankelijk en integer opstellen ten opzichte van pressiegroepen (lobby's) die de werkzaamheden van het Europees Parlement van nabij volgen.

5. Aangezien onze instelling een steeds belangrijkere rol speelt en haar bevoegdheden toenemen, moet de ambtenaar op dit gebied de grootste voorzichtigheid aan de dag leggen. Hij moet derhalve met tact en onderscheidingsvermogen handelen(1).

6. Er zij tot slot op gewezen dat in artikel 11 van het statuut onder "Eerbewijzen" alle vormen van beloning worden verstaan, zelfs als deze gratis worden verstrekt, die tot verwarring zouden kunnen leiden tussen de privé-relaties en de verantwoordelijkheden die aan de ambtenaar zijn toevertrouwd.

b) Machtiging tot het uitoefenen van een nevenactiviteit

1. Artikel 12 van het statuut bepaalt dat de ambtenaar, indien hij voornemens is enige nevenactiviteit, al dan niet tegen beloning, uit te oefenen of enigerlei opdracht buiten de Gemeenschappen, al dan niet in verband met zijn functie binnen de instelling, te vervullen, daartoe machtiging moet vragen aan het bevoegde gezag. "Deze machtiging wordt geweigerd indien de activiteit of opdracht afbreuk kan doen aan de onafhankelijkheid van de ambtenaar of het andere personeelslid of aan de werkzaamheden der Gemeenschappen.".

2. Bij toepassing van deze regel wordt uitgegaan van het bepaalde in artikel 55 van het statuut, namelijk dat "de ambtenaren of andere personeelsleden in actieve dienst op ieder ogenblik ter beschikking staan van hun instelling". De machtiging wordt alleen toegekend indien de nevenactiviteit slechts een geringe werklast en bezoldiging met zich brengt en niet kan worden beschouwd als een normale betrekking in het land waar zij wordt uitgeoefend. Met andere woorden: een ambtenaar of ander personeelslid mag zijn overheidsbetrekking niet cumuleren met een betrekking in de particuliere sector (systematische weigering voor een betrekking als vertaler, arts, verpleger, architect, leraar, advocaat, typist, handelsactiviteiten, enz.).

3. Het verbod op een dubbele activiteit is eveneens van toepassing op de ambtenaren of andere personeelsleden die werkzaam zijn op basis van halve werktijd overeenkomstig artikel 3 van bijlage IV bis van het Statuut, maar geldt niet indien de betrokkene verlof om redenen van persoonlijke aard heeft genomen (artikel 40), op voorwaarde dat hij de deontologie van de Europese ambtenaren eerbiedigt (artikel 16).

4. Bij het verlenen van de machtiging houdt het bevoegde gezag rekening met de aard van de activiteit en de organisatie waarbij zij wordt uitgeoefend, de duur van de activiteit en het dienstrooster, de financiële aspecten en in voorkomend geval de consequenties van de activiteit (met name publicaties). De ambtenaar dient zijn aanvraag in door middel van het daartoe bestemde formulier. De machtiging wordt slechts verleend voor een specifieke activiteit en is een jaar geldig. Als de activiteit meer dan een jaar duurt, moet de ambtenaar ieder jaar opnieuw een verzoek indienen.

5. Deelname aan conferenties of colloquia in de hoedanigheid van ambtenaar namens het Europees Parlement valt niet onder artikel 12. Het is aan het betrokken directoraat-generaal hiervoor toestemming te verlenen of een dienstorder te verstrekken. Er mag hiervoor geen enkele vergoeding worden ontvangen.

6. Voor vrijetijdsactiviteiten, liefdadigheidswerk en andere activiteiten van soortgelijke aard hoeft geen toestemming te worden gevraagd. De uitoefening van dit soort activiteiten is echter wel onderworpen aan het beginsel van onafhankelijkheid en beschikbaarheid en mag de Europese Unie niet schaden.

7. De ambtenaar die toestemming heeft een nevenactiviteit uit te oefenen, mag hiervoor geen beloning aannemen, afgezien van de teruggave van de kosten die direct of indirect met deze activiteit verband houden.

8. Auteursrechten en andere rechten die voortvloeien uit werkzaamheden van de ambtenaar, vallen niet onder bovengenoemde bepalingen, behoudens van artikel 18 van het statuut. Wanneer dit artikel van toepassing is, worden de ontvangen bedragen als ontvangsten op de begroting van de Europese Unie bijgeschreven.

c) Verbod voor een ambtenaar of ander personeelslid om belangen te hebben in ondernemingen die zijn onderworpen aan toezicht van de instelling of die met deze instelling in betrekking staan en gevolgen van de beroepsbezigheden van de echtgenoot

1. Ambtenaren of andere personeelsleden mogen geen persoonlijke belangen hebben die strijdig kunnen zijn met de belangen van de Europese Unie of van de instelling waartoe zij behoren. Krachtens het statuut is het een ambtenaar of ander personeelslid dan ook verboden om "in de ondernemingen die zijn onderworpen aan het toezicht van de instelling waartoe hij behoort, of die met deze instelling in betrekking staan, belangen (te) behouden of (te) verwerven, waarvan de aard en de omvang zodanig zijn dat zij aan zijn onafhankelijkheid in de uitoefening zijner werkzaamheden afbreuk zouden kunnen doen" (artikel 12, tweede alinea). In dit artikel zijn de ondernemingen bedoeld waarmee de ambtenaar bij de uitoefening van zijn taken moet onderhandelen of contracten moet sluiten, of waarop hij toezicht uitoefent.

2. Ingeval een ambtenaar onderhandelingen moet voeren, een contract moet sluiten of toezicht moet uitoefenen op een onderneming waarin hij belangen heeft (zoals bedoeld in artikel 12, tweede alinea, van het statuut), moet hij de secretaris-generaal hiervan zo spoedig mogelijk via de hiërarchieke weg schriftelijk in kennis stellen, om van de desbetreffende taken te worden ontheven en in voorkomend geval te worden overgeplaatst. Indien hij in dergelijke ondernemingen belangen verwerft, kunnen tegen hem zware tuchtrechtelijke maatregelen worden genomen.

3. Aangezien de echtgenoot van de ambtenaar in ondernemingen die zijn onderworpen aan het toezicht van het Europees Parlement of die met deze instelling in betrekking staan, belangen kan behouden of verwerven, waarvan de aard en de omvang zodanig zijn dat zij aan de onafhankelijkheid van de ambtenaar in de uitoefening zijner werkzaamheden afbreuk kunnen doen, wordt laatstgenoemde dringend verzocht genoemde belangen van zijn echtgenoot te melden, zodat een oplossing kan worden gevonden op grond waarvan de ambtenaar bij het uitoefenen van zijn werkzaamheden en bij het bepalen van zijn gedrag uitsluitend de belangen van de Gemeenschappen voor ogen kan houden, zoals in artikel 11 van het statuut is bepaald.

4. In het licht hiervan wordt in het statuut het volgende bepaald: "Indien door de echtgenoot van de ambtenaar of het andere personeelslid een winstgevende bezigheid als beroep wordt uitgeoefend, dient de ambtenaar of het andere personeelslid hiervan mededeling te doen aan het tot aanstelling bevoegde gezag van zijn instelling. Indien mocht blijken dat deze bezigheid onverenigbaar is met die van de ambtenaar of het andere personeelslid en indien laatstgenoemde er niet voor kan instaan dat aan deze bezigheid binnen een bepaalde termijn een einde wordt gemaakt, beslist het tot aanstelling bevoegde gezag of de ambtenaar of het andere personeelslid in zijn functie dient te worden gehandhaafd, of hij in een ander ambt moet worden geplaatst dan wel of hij ambtshalve dient te worden ontslagen" (artikel 13). Het formulier met de verklaring betreffende de beroepsbezigheden van de echtgenoot moet bij elke wijziging en bij stopzetting van de activiteit worden aangevuld. De verklaring wordt opgenomen in het persoonsdossier van de betrokkene.

5. In aanvulling hierop bepaalt het statuut het volgende: de ambtenaar "die in de uitoefening van zijn functie een oordeel moet uitspreken over een aangelegenheid bij welker behandeling hij een persoonlijk belang heeft van zodanige aard dat zulks aan zijn onafhankelijkheid afbreuk zou kunnen doen, dient daarvan het tot aanstelling bevoegde gezag op de hoogte te stellen" (artikel 14).

6. Deze bepaling, die ruimer is dan artikel 12, tweede alinea, doet een beroep op de loyaliteit van de ambtenaar om bij het bevoegde gezag melding te maken van situaties waarin hij moeilijkheden ondervindt om zijn objectiviteit te bewaren (bv. ingeval een lid van de tuchtraad of van een jury van een vergelijkend examen zich moet uitspreken over een vriend of een familielid) of waarin door zijn specifieke situatie twijfels zouden kunnen rijzen over zijn onpartijdigheid en aldus over de onpartijdigheid van de instelling. Het bevoegde gezag besluit of het nodig is de betrokkene andere taken toe te wijzen.

7. De verplichting tot onafhankelijkheid omvat ook een persoonlijk aspect, dat nauw verband houdt met de verplichting tot onkreukbaarheid en integriteit (de plicht om geen persoonlijke belangen na te streven). Deze verplichting heeft betrekking op alle handelingen en feiten waaruit de ambtenaar of het andere personeelslid dankzij zijn functie persoonlijk voordeel zou kunnen halen, ook nadat hij de instelling heeft verlaten.

8. Artikel 16 is bedoeld om dergelijke risico's te voorkomen:

"De ambtenaar of het andere personeelslid is gehouden na beëindiging van de dienst betamelijkheid en kiesheid te betrachten bij het aanvaarden van bepaalde functies of voordelen.

Bovendien bepaalt elke instelling, na advies van de paritaire commissie, welke ambten voor de bekleders daarvan de verplichting meebrengen gedurende een periode van drie jaar na beëindiging van de dienst geen al dan niet bezoldigde beroepswerkzaamheden te verrichten zonder zich aan onderstaande bepalingen te onderwerpen.

Gedurende deze drie jaar is de bekleder van een dergelijk ambt gehouden onmiddellijk aan de instelling waartoe hij tijdens de drie jaren, voorafgaande aan de beëindiging van de dienst, heeft behoord, mededeling te doen omtrent enigerlei functie of opdracht die hij mocht krijgen te vervullen.

Na advies van de paritaire commissie geeft de instelling de betrokkene binnen ten hoogste 15 dagen na ontvangst van diens mededeling te kennen of zij hem verbiedt deze functie of opdracht te aanvaarden.".

9. Het Bureau van het Europees Parlement is het bevoegde gezag voor het opstellen van de lijst met functies die binnen de instelling onder de driejarenregel vallen.

B. Verplichting tot terughoudendheid

1. Het statuut bepaalt dat "de ambtenaar of het andere personeelslid zich dient te onthouden van iedere handeling, in het bijzonder van iedere meningsuiting in het openbaar, welke aan de waardigheid van zijn ambt afbreuk zou kunnen doen" (artikel 12, eerste alinea).

2. De ambtenaar of het andere personeelslid is dus onderworpen aan een algemene verplichting tot terughoudendheid. Het staat hem vrij zijn mening te uiten, hetgeen hij kan doen op grond van de fundamentele beginselen inzake de rechten van de mens en de burger, maar hij moet hierbij blijk geven van een zekere gematigdheid en zich in alle omstandigheden correct gedragen.

3. Niet-naleving van de verplichting tot terughoudendheid wordt beoordeeld naar gelang van de aard en het niveau van de uitgeoefende functie en de omstandigheden. Vooral ambtenaren en andere personeelsleden van de hoogste rangen moeten in hun verklaringen, geschriften en gedrag steeds blijk geven van beheersing. Daarnaast wordt rekening gehouden met het feit of de gedragingen al dan niet hebben plaatsgevonden in het kader van de dienst of in het kader van vakbondsacties, waarbij de vrijheid van meningsuiting wordt gewaarborgd uit hoofde van artikel 24 bis van het statuut, en met de ruchtbaarheid die de ambtenaar of het andere personeelslid aan de meningsuiting of handeling geeft.

4. De verplichting tot terughoudendheid moet worden onderscheiden van de geheimhouding met betrekking tot de feitelijke gegevens en inlichtingen die de ambtenaar of het andere personeelslid in de uitoefening van zijn functie ter kennis komen (zie onder 3).

5. De verplichting tot terughoudendheid verbiedt de ambtenaar of het andere personeelslid niet als burger of gekozene deel te nemen aan het openbare leven. Het statuut bevat wel specifieke voorschriften in verband met twee situaties: kandidaatstelling voor verkiezingen en publicatie van geschriften.

6. Hoewel alleen geschriften uitdrukkelijk worden vermeld, mag de ambtenaar of het andere personeelslid de consequenties van een mogelijke deelneming aan interviews, radio- en televisie-uitzendingen en dergelijke niet onderschatten. Zelfs als de contacten met de media waarvoor hij is gevraagd geen verband houden met zijn functie, wordt de ambtenaar of het andere personeelslid geadviseerd de instelling zo mogelijk op de hoogte te stellen. Als het interview of de uitzending echter direct verband houdt met zijn functie, moet hij uitdrukkelijk gemachtigd zijn, hetzij in het kader van zijn functieomschrijving (betrekkingen met de pers), hetzij bij besluit van zijn directeur-generaal of van de secretaris-generaal. Daartoe dient elk directoraat-generaal, met uitzondering van directoraat-generaal III, in samenwerking met het directoraat-generaal Voorlichting, intern een ambtenaar aan te wijzen die wordt belast met de betrekkingen met de pers.

C. Verplichting tot geheimhouding

1. Artikel 17 van het statuut luidt als volgt: "De ambtenaar of het andere personeelslid is verplicht tot de meest strikte geheimhouding met betrekking tot alle feitelijke gegevens en inlichtingen welke in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan te zijner kennis komen; het is hem verboden aan enigerlei persoon die niet bevoegd is daarvan kennis te dragen, enig document of gegeven dat niet eerder aan de openbaarheid is prijsgegeven, in welke vorm dan ook, te verstrekken. Ook na beëindiging van de dienst blijft de ambtenaar of het andere personeelslid hiertoe verplicht.".

2. De verplichting tot geheimhouding heeft betrekking op de interne aangelegenheden en activiteiten van de instelling, die dus worden geacht vertrouwelijk te zijn. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de verschillende vormen van openbaarmaking. De personen die bevoegd zijn van de informatie kennis te dragen zijn de hiërarchische meerderen van de ambtenaar of het andere personeelslid en zijn ondergeschikten, voorzover de informatie noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken, of in voorkomend geval het college waarvoor de ambtenaar of het andere personeelslid werkzaam is (bv. de jury van een vergelijkend examen: de werkzaamheden van een jury mogen niet ter kennis worden gebracht van de meerderen van de ambtenaar of het andere personeelslid die voor een dergelijke jury is aangewezen). De ambtenaar of het andere personeelslid is verplicht tot volledige openheid en mag geen informatie achterhouden die twijfels kan doen rijzen over een procedure. Ten aanzien van zijn meerderen kan hij geen beroepsgeheim doen gelden. Alleen informatie die onder het medisch geheim valt mag niet ter kennis worden gebracht van welke hiërarchie dan ook.

3. In bepaalde situaties kan de verplichting tot geheimhouding voor bepaalde sectoren, organen of diensten gelden als beroepsgeheim: dit is het geval voor de bescherming van vertrouwelijke informatie (werkzaamheden van de jury van een vergelijkend examen, beraadslagingen van comités, wanneer hun intern reglement hierin voorziet) en van informatie die de ambtenaar of het andere personeelslid in de uitoefening van zijn functie ter kennis is gekomen en die betrekking heeft op individuele personen (medisch geheim, gezinsleven, financiële situatie). Het beroepsgeheim is een fundamentele verplichting voor alle ambtenaren of andere personeelsleden die werkzaam zijn bij de diensten voor het beheer van de persoonsdossiers van de parlementsleden en het personeel van de instelling.

4. Deze verplichting tot geheimhouding houdt in dat de ambtenaar of het andere personeelslid "onder geen beding in rechte gewag mag maken van hetgeen hij in verband met zijn ambtsbezigheden heeft bevonden zonder machtiging van het bevoegde gezag.". De bedoelde machtiging "kan slechts worden geweigerd, indien de belangen van de Gemeenschappen zulks vorderen en indien weigering niet kan leiden tot strafrechtelijke gevolgen voor de betrokken ambtenaar of het andere personeelslid. Ook na beëindiging van de dienst blijft de ambtenaar of het andere personeelslid hiertoe verplicht" (artikel 19). Volgens de jurisprudentie van het Hof van Justitie is de machtiging van het bevoegde gezag eveneens vereist opdat een ambtenaar of ander personeelslid actief kan meewerken aan nationale rechtsvervolging, bijvoorbeeld om als getuige op te treden. Het bevoegde gezag is verplicht machtiging te verlenen, tenzij dwingende redenen die verband houden met de noodzaak tot bescherming van de belangen van de Gemeenschappen de weigering van deze machtiging zouden rechtvaardigen.

5. Deze machtiging is echter niet vereist indien de ambtenaar of het andere personeelslid als getuige moet optreden voor het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen of voor de tuchtraad voor een aangelegenheid die een ambtenaar of ander personeelslid of een gewezen ambtenaar of ander personeelslid van de Europese Unie betreft.

a) Situatie van de ambtenaar die of het andere personeelslid dat kandidaat is voor een openbaar ambt dat door middel van verkiezing wordt verkregen

1. De ambtenaar die of het andere personeelslid dat kandidaat is voor een openbaar ambt dat door middel van verkiezing wordt verkregen, dient zijn instelling hiervan op de hoogte te brengen en een duidelijk onderscheid te maken tussen zijn hoedanigheid van kandidaat en zijn officiële functie. Hij is verplicht tot de meest strikte geheimhouding met betrekking tot de feitelijke gegevens en inlichtingen die in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan te zijner kennis zijn gekomen.

2. Elke kandidaat moet te zijner tijd, doch uiterlijk op de uiterste datum voor de inlevering van de lijsten van kandidaten, met het daartoe bestemde formulier verlof om redenen van persoonlijke aard aanvragen (artikel 15). De periode die wordt bestreken door het verlof om redenen van persoonlijke aard begint in beginsel op de eerste werkdag na de uiterste datum voor inlevering van de lijsten van kandidaten en eindigt op de avond van de laatste werkdag voorafgaande aan de verkiezing. Deze periode kan echter langer, maar ten hoogste drie maanden duren, of overeenkomstig de bovengenoemde bepalingen eventueel worden beperkt tot de duur van de kortste officiële campagne van de lidstaten tijdens de Europese verkiezingen, namelijk twee weken. Het verlof om redenen van persoonlijke aard, dat een tijdelijke opheffing van de verplichting tot geheimhouding ten doel heeft om de vrijheid van meningsuiting mogelijk te maken die een verkiezingscampagne veronderstelt, is verplicht voor de Europese en nationale verkiezingen (parlementslid, lijsttrekker bij regionale verkiezingen, verkiezingen in grote steden, enz.).

3. Voor de andere verkiezingen, met name plaatselijke verkiezingen waar de verplichting tot geheimhouding minder gevoelig ligt, kan in plaats van verlof om redenen van persoonlijke aard gebruik worden gemaakt van vakantieverlof dat nodig is om te voldoen aan de plichten die voortvloeien uit de verkiezingscampagne. Het is echter aan het bevoegde gezag om zich uit te spreken over de vraag of verlof om redenen van persoonlijke aard met het oog op het bijzondere karakter van de verkiezing al dan niet vereist is. De kandidaat die niet onder de regeling inzake het verlof om redenen van persoonlijke aard valt, is gehouden zich zodanig te gedragen dat dit in overeenstemming is met de functie die hij bij de instelling blijft uitoefenen.

4. Indien de ambtenaar of het andere personeelslid wordt verkozen, doet hij hiervan onmiddellijk mededeling aan de instelling, zodat het bevoegde gezag naargelang het belang van het door verkiezing verkregen ambt en de voorwaarden voor de uitoefening van het mandaat kan beslissen of hij in actieve dienst wordt gehandhaafd dan wel of hij verlof om redenen van persoonlijke aard moet aanvragen om alle rechten te kunnen uitoefenen die verband houden met het verkiezingsmandaat. Het verlof duurt in dat geval even lang als zijn mandaat, waardoor het onderscheiden is van het verlof dat uit hoofde van artikel 40 wordt toegestaan.

b) Publicaties

1. Artikel 17, tweede alinea, bepaalt het volgende: "Zonder machtiging van het tot aanstelling bevoegde gezag is het de ambtenaar of het andere personeelslid verboden, alleen of in samenwerking met anderen, enig geschrift waarvan het onderwerp betrekking heeft op de activiteit van de Gemeenschappen openbaar te maken of openbaar te doen maken. Deze machtiging kan alleen worden geweigerd indien de beoogde publicatie de belangen van de Gemeenschappen zou kunnen schaden.".

2. Elke beoogde publicatie die betrekking heeft op de activiteit van de Gemeenschappen moet in onverkorte versie via de hiërarchische weg aan het bevoegde gezag worden toegezonden, vergezeld van het daartoe bestemde formulier. Publicatie is alleen mogelijk met uitdrukkelijke machtiging. Om te beoordelen of een publicatie die betrekking heeft op een communautaire activiteit verenigbaar is met de belangen van de Gemeenschap, moet het bevoegde gezag beschikken over het advies van de meerderen van de betrokken ambtenaar of het andere personeelslid. Het bevoegde gezag kan indien nodig meer adviezen inwinnen en neemt zijn besluit met het oog op de goede naam van de instelling. De ambtenaar of het andere personeelslid zorgt ervoor dat het bevoegde gezag over een redelijke termijn beschikt om zich uit te spreken, in voorkomend geval ook na een verzoek om vertaling van de publicatie. De machtiging kan alleen worden geweigerd indien de beoogde publicatie de belangen van de Europese Unie werkelijk zou kunnen schaden.

3. In het algemeen mag de ambtenaar of het andere personeelslid zijn geschriften publiceren, op voorwaarde dat hij zijn functie niet vermeldt en aangeeft dat de ingenomen standpunten alleen bindend zijn voor de auteur, zodat het imago en de goede naam van de instelling niet in het geding komen.

4. Buiten de dienst en voorzover de publicatie geen betrekking heeft op de activiteiten van de Europese Unie, is de vrijheid de regel: iedere ambtenaar of ander personeelslid kan zijn medewerking verlenen aan publicaties op het gebied van literatuur, kunst, wetenschap, enz. In dit geval treedt hij op als privé-persoon en mag hij zijn hoedanigheid van Europees ambtenaar niet vermelden.

II. VERPLICHTINGEN IN VERBAND MET DE DIENST

De ambtenaar of het andere personeelslid staat ten dienste van de instelling en voert de taken uit die hem zijn toevertrouwd. Het begrip dienst houdt voor de ambtenaar of het andere personeelslid verschillende verplichtingen in: de verplichting tot beschikbaarheid, de verplichting tot uitvoering van de taken, de verplichting tot ondergeschiktheid aan zijn meerderen en om hen bij te staan en van raad te dienen, de verplichting tot samenwerking en de verplichting tot nakoming van zijn particuliere verplichtingen en tot naleving van de geldende wetten en de voorschriften betreffende de openbare orde en veiligheid.

A. Verplichting tot beschikbaarheid

1. "De ambtenaren of andere personeelsleden in actieve dienst staan op ieder ogenblik ter beschikking van hun instelling" (artikel 55). Zij houden zich aan de werktijden, eerbiedigen de wettelijke arbeidsduur en de verlofregeling en blijven niet afwezig zonder toestemming of verontschuldiging.

2. Op grond van deze bepaling kan de instelling, om redenen van dienstbelang en binnen de in artikel 56 van het statuut vastgestelde grenzen, hun vragen overwerk te verrichten, hen terugroepen van vakantieverlof, verlof weigeren of reeds toegekend verlof annuleren.

3. Om de beschikbaarheid van de ambtenaar of het andere personeelslid te verzekeren voorziet het statuut ook in een verplichting met betrekking tot de woonplaats: "De ambtenaar of het andere personeelslid is verplicht in zijn standplaats te wonen of op zodanige afstand daarvan dat hij niet gehinderd wordt in de uitoefening van zijn werkzaamheden" (artikel 20).

4. Uit deze bepaling volgt dat de ambtenaar of het andere personeelslid zich niet kan onttrekken aan de verplichting om zijn privé-adres mee te delen aan de instelling (zie het formulier betreffende de wijziging van het privé-adres). Hierdoor kan de instelling de ambtenaar of het andere personeelslid inschrijven bij de bevoegde nationale instanties, met alle materiële, juridische en praktische gevolgen van dien. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld.

5. In dezelfde lijn ligt de bepaling van artikel 60 dat de ambtenaar of het andere personeelslid door het bevoegde gezag vooraf moet worden gemachtigd om ziekteverlof in een andere plaats dan zijn standplaats door te brengen. Deze machtiging wordt door het bevoegde gezag na advies van de raadgevend arts toegekend voor een bepaalde duur en een precies adres. De ambtenaar of het andere personeelslid met ziekteverlof kan op elk moment worden onderworpen aan een medische controle op last van de instelling. Hij kan tuchtrechtelijk ter verantwoording worden geroepen indien hij het de raadgevend arts onmogelijk maakt de controle te verrichten of deze zonder dringende medische redenen uitstelt. Indien een ambtenaar of ander personeelslid met ziekteverlof zonder machtiging zijn standplaats verlaat, wordt dit beschouwd als onregelmatige afwezigheid.

Wanneer de machtiging is verlopen, keert de ambtenaar of het andere personeelslid terug naar zijn standplaats.

B. Verplichting tot uitvoering van de taken

1. "De ambtenaar of het andere personeelslid is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken welke hem zijn toevertrouwd" (artikel 21). De ambtenaar of het andere personeelslid wijdt zich aan de uitvoering van de werkzaamheden die verband houden met zijn functie en kan deze niet afwentelen op zijn collega's. Anders loopt hij het risico te worden ontslagen wegens onvoldoende geschiktheid voor het ambt (artikel 51). Ook indien hij meent dat zijn betrekking niet geschikt is, is hij verplicht zijn taken uit te voeren in zijn standplaats, in afwachting van een eventuele overplaatsing. De verplichting tot het uitvoeren van zijn taken houdt tevens een verplichting tot samenwerking tussen collega's in, alsook het vermogen om in teamverband te werken.

2. De verplichting tot het uitvoeren van zijn taken gaat soms gepaard met de verplichting tot het dragen van een uniform. In dat geval wordt het uniform gekozen en betaald door de instelling.

3. Artikel 22 luidt als volgt:

"De ambtenaar of het andere personeelslid kan worden verplicht de schade die de Gemeenschappen door grove schuld zijnerzijds in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan hebben geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden.

Het tot aanstelling bevoegde gezag neemt daartoe, met inachtneming van de tuchtrechtelijke procedure, een met redenen omkleed besluit.".

Artikel 22 poneert dus de financiële aansprakelijkheid van de ambtenaar of het andere personeelslid in geval van grove persoonlijke schuld en erkent de volledige rechtsmacht van de Europese rechters om uitspraak te doen in geschillen die door toepassing van deze bepalingen mochten ontstaan.

C. Verplichting tot ondergeschiktheid aan zijn meerderen en om hen bij te staan en van raad te dienen

1. De ambtenaar of het andere personeelslid voert zijn taken uit overeenkomstig de gekregen instructies en is, ongeacht zijn rang, ondergeschikt aan zijn meerderen en onderworpen aan de autoriteit van de instelling. Bovendien "is iedere ambtenaar of ander personeelslid, ongeacht de rang welke hij in het ambtelijk bestel bekleedt, verplicht zijn meerderen bij te staan en van raad te dienen" (artikel 21, eerste alinea). Dit betekent dat de ambtenaar of het andere personeelslid actief en loyaal met zijn meerderen samenwerkt, informatie en toelichting verstrekt, initiatieven voorstelt en oplossingen aandraagt en duidelijke adviezen uitbrengt. Bij de uitvoering van zijn taken laat hij zijn persoonlijke belangen buiten beschouwing.

2. Naast de verplichting om zijn meerderen bij te staan en van raad te dienen, heeft de ambtenaar of het andere personeelslid ook de verplichting tot eerbied en correct gedrag ten aanzien van personen waaraan de instelling hiërarchische bevoegdheden heeft toevertrouwd. Het Gerecht van eerste aanleg heeft geoordeeld dat een ambtenaar of ander personeelslid zich moet onthouden van handelingen die afbreuk kunnen doen aan de waardigheid en het respect dat is verschuldigd aan de instelling en haar autoriteiten (arrest van het Gerecht van eerste aanleg van 26 november 1991 in zaak T-146/89).

3. Artikel 21, tweede alinea, bepaalt dat "de ambtenaar of het andere personeelslid, belast met de zorg voor de gang van zaken in een tak van dienst, verantwoordelijk is voor de uitoefening van het gezag dat hem is toegekend, alsmede voor de uitvoering der door hem verstrekte opdrachten. De eigen verantwoordelijkheid zijner ondergeschikten ontheft hem in genen dele van de verantwoordelijkheid welke hij zelf draagt.".

4. De ambtenaar of het andere personeelslid aan wie hiërarchische bevoegdheden zijn verleend, mag opdrachten geven en moet hiervoor verantwoording afleggen, zowel wat de inhoud als wat de uitvoering betreft. Hij kan in geen geval van deze verantwoordelijkheid worden ontheven. Hij mag niet verzuimen een door zijn meerderen verstrekte opdracht uit te voeren, noch mag hij deze opdracht bij de uitvoering wijzigen. De gezagsbevoegdheid houdt tevens in dat de hiërarchische meerdere naar zijn ondergeschikten luistert en hun welzijn in het oog houdt.

5. De verplichting tot gehoorzaamheid heeft grenzen: "Mocht hem een bepaalde opdracht onregelmatig voorkomen of mocht hij menen dat de uitvoering daarvan nadelige gevolgen van ernstige aard kan meebrengen, dan dient de ambtenaar of het andere personeelslid, zo nodig schriftelijk, zijn chef van zijn zienswijze op de hoogte te stellen. Indien deze de opdracht schriftelijk bevestigt, moet de ambtenaar of het andere personeelslid haar uitvoeren, tenzij de opdracht strijdig is met de strafwetten of de van toepassing zijnde veiligheidsvoorschriften" (artikel 21). Op grond van deze bepaling prevaleert de eerbiediging van de hiërarchie, tenzij de onregelmatige opdracht een inbreuk vormt op de strafwetten of de veiligheid van personen en goederen in gevaar brengt.

6. Elke ambtenaar is in dienst van het Europees Parlement als zodanig om het in staat te stellen de taken die het Parlement bij de Verdragen zijn toevertrouwd, zo goed mogelijk te vervullen. Daartoe handelt hij volledig onpartijdig, rechtvaardig en neutraal en heeft uitsluitend oog voor de belangen van de instelling en de Europese Unie. Op deze basis en met volstrekte inachtneming van de juridische en administratieve voorschriften voor de organisatie en de gezagsstructuur van de hiërarchie binnen het Europees Parlement staat de ambtenaar de Europese Parlementsleden terzijde en tracht naar beste vermogen de uitoefening van hun mandaat als parlementslid te vergemakkelijken. Gezien de rol, de doelstellingen en het collectieve karakter van de instelling waakt hij er angstvallig voor het particuliere belang niet boven het algemene belang te stellen.

D. Verplichting tot respect jegens collega's

1. Als hij in functie is, mag de ambtenaar of het andere personeelslid in geen geval afbreuk doen aan de waardigheid van zijn collega's, ongeacht hun rang, door ongepast gedrag of agressieve of lasterlijke uitlatingen. Een dergelijk gedrag of dergelijke uitlatingen kunnen tuchtmaatregelen met zich brengen.

2. Verder dient de ambtenaar of het andere personeelslid respect te tonen voor zijn chefs, collega's of ondergeschikten. In geen geval kunnen gedragingen worden getolereerd waaruit een volledig gebrek aan respect blijkt, zoals de weigering ontvangen instructies uit te voeren, zijn medewerking of hulp te verlenen aan een overbelaste collega en op het werk te verschijnen in een staat die niet in overeenstemming is met de waardigheid die verbonden is aan de uitoefening van zijn functie.

E. Verplichting om zijn verantwoordelijkheden als ambtenaar op zich te nemen

Voor elke ambtenaar of elk ander personeelslid geldt niet alleen een individuele verantwoordelijkheid, maar ook een algemene verantwoordelijkheid. Solidariteit en teamgeest dienen te prevaleren, aangezien ieder op zijn niveau verantwoordelijk is voor het goed functioneren van het secretariaat-generaal. Niemand kan zich verschuilen achter zijn functieomschrijving wanneer zich een probleem voordoet dat te zijner kennis is gekomen. Zo moeten gebreken aan een onderdeel van het gebouw onmiddellijk worden gemeld.

F. Verplichting tot samenwerking

1. Met inachtneming van individuele rechten garandeert de instelling het klimaat en de transparantie die nodig zijn om eventuele problemen, zodra deze zich voordoen, intern te kunnen onderzoeken. In het kader van een administratief onderzoek dat volgens de regels wordt uitgevoerd, moeten ambtenaren of andere personeelsleden ten volle meewerken, alle voor het onderzoek vereiste gegevens waarover zij beschikken, verstrekken en de nodige uitleg geven.

2. Verder dienen ambtenaren en andere personeelsleden ten volle mee te werken aan de officiële controles van de terzake bevoegde communautaire instellingen en organen, met name de Rekenkamer, de Ombudsman en het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) door de nodige hulp te verlenen en in verband met dit onderzoek of de controle gevraagde informatie te verstrekken.

3. Elke ambtenaar of elk ander personeelslid die kennis krijgt van feiten welke het bestaan doen vermoeden van mogelijke gevallen van fraude, corruptie of van enige andere onwettige activiteit, of van ernstige feiten in verband met de uitoefening van werkzaamheden in dienstverband, stelt onverwijld zijn diensthoofd daarvan in kennis, dan wel, indien hij dit nuttig acht, de secretaris-generaal of rechtstreeks het Europees Bureau voor fraudebestrijding (besluit van het Bureau van 25 oktober 1999).

4. Er zij op gewezen dat de mededelingsplicht veronderstelt dat de ambtenaar of het andere personeelslid zelf kennis heeft van "feiten" die het bestaan doen vermoeden van eventuele gevallen die door het Europees Bureau voor fraudebestrijding kunnen worden onderzocht. Geruchten en vermoedens zijn geen feiten. Verder spreekt het vanzelf dat in geval van opzettelijke beschuldiging de persoonlijke verantwoordelijkheid van de betrokkene in het geding is. Het Interinstitutioneel Akkoord bepaalt eveneens dat, wanneer de mogelijkheid van persoonlijke betrokkenheid van een ambtenaar of ander personeelslid is gebleken, de betrokkene, wanneer zulks geen nadeel voor het onderzoek dreigt op te leveren, spoedig moet worden ingelicht. In geen geval kunnen na afloop van het onderzoek conclusies worden getrokken waarin een ambtenaar of ander personeelslid met name wordt genoemd zonder dat de betrokkene in de gelegenheid is gesteld zich over alle hem of haar betreffende feiten uit te spreken.

G. Verplichting tot het vervullen van particuliere verplichtingen en van het naleven van de geldende wetten en de voorschriften betreffende de openbare orde en veiligheid (artikel 23)

"De voorrechten en immuniteiten welke de ambtenaren (of andere personeelsleden) genieten zijn uitsluitend in het belang van de Gemeenschappen toegekend. Behoudens het bepaalde in het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten zijn de betrokkenen niet ontheven van het vervullen van hun particuliere verplichtingen en van het naleven van de geldende wetten en de voorschriften betreffende de openbare orde en veiligheid.".

H. Bescherming van de ambtenaren en andere personeelsleden

1. Als tegenprestatie voor de aan de ambtenaren en andere personeelsleden opgelegde verplichtingen heeft de instelling een verplichting tot bescherming zoals bedoeld in de artikelen 24 en 26 van het statuut.

2. De instelling moet niet alleen bijstand verlenen aan de ambtenaar die of het andere personeelslid dat wordt bedreigd, beschimpt of beledigd wat betreft zijn persoon, zijn gezin of zijn goederen, maar zij dient eveneens in het kader van de zorgplicht bij al haar besluiten rekening te houden met de legitieme belangen van de ambtenaren en andere personeelsleden.

3. De instelling dient voorts de persoonsdossiers en de bestaande computergegevens in het kader van het personeelsbeheer vertrouwelijk te behandelen.

III. BETREKKINGEN MET DE BURGER

1. Het Europese ambtenarenapparaat moet transparant zijn en toegankelijk voor de burger, aangezien de op communautair niveau genomen besluiten steeds vaker rechtstreeks betrekking hebben op de verschillende aspecten van het dagelijkse leven.

2. In dit verband is het noodzakelijk de nodige maatregelen te nemen om een aanpassing van het beheer en de administratieve cultuur bij het Europees Parlement mogelijk te maken teneinde een betere communicatie met het publiek te waarborgen.

3. De term "publiek" omvat alle natuurlijke en rechtspersonen (burgers van de Unie, burgers van derde landen, economische actoren, enz.) ongeacht of deze individueel optreden of via vertegenwoordigers zoals advocaten of belangengroepen.

4. De ambtenaar of het andere personeelslid vermijdt in de uitoefening van zijn functie en bij de behandeling van een verzoek of dossier altijd elke vorm van discriminatie op grond van nationaliteit, geslacht, ras of etnische herkomst, cultuur, godsdienst, leeftijd, taal, seksuele geaardheid of lichamelijke gesteldheid. Ook mag hij nooit misbruik maken van de bevoegdheden die hem in de uitoefening van zijn functie zijn verleend.

5. De ambtenaar of het andere personeelslid gedraagt zich correct, vriendelijk en hulpvaardig in zijn contacten met het publiek. Zijn antwoorden zijn objectief, beleefd, precies en snel.

A. Bestuurlijke transparantie

1. Van elk verzoek van een persoon van buiten de instelling aan een administratieve dienst van het Europees Parlement wordt onverwijld een ontvangstbevestiging verstuurd, met vermelding van naam, voornaam, hoedanigheid en administratief adres van de ambtenaar die of het andere personeelslid dat het verzoek behandelt. De gegevens worden in alle correspondentie met de verzoeker vermeld. Het antwoord wordt overeenkomstig het besluit van het Bureau van 10 juli 1997 binnen 45 dagen gegeven in de officiële taal van de Europese Unie waarvan door de verzoeker gebruik wordt gemaakt.

2. Bij oneigenlijk gebruik, met name wanneer het om een groot aantal verzoeken gaat of deze steeds opnieuw hetzelfde onderwerp betreffen, hoeft de ambtenaar of het andere personeelslid geen ontvangstbevestiging te versturen.

3. Als een verzoek per vergissing aan een niet-bevoegde administratieve dienst is gestuurd, stuurt de ambtenaar of het andere personeelslid dit verzoek onmiddellijk door naar de bevoegde administratieve dienst en stelt de betrokkene hiervan in kennis.

4. Elk besluit draagt de handtekening van degene die het besluit neemt en vermeldt bovendien naam, voornaam en hoedanigheid van deze persoon.

5. De ambtenaar of het andere personeelslid dient duidelijk de redenen aan te geven die ten grondslag liggen aan een negatief besluit.

6. Als een besluit vatbaar is voor beroep, moet dit duidelijk worden aangegeven, met vermelding van alle informatie die nodig is voor de instelling van een dergelijk beroep.

7. Als een ambtenaar of ander personeelslid een functie bekleedt die hem in contact brengt met het publiek, dient hij telefoongesprekken en/of elektronische post zo spoedig mogelijk te beantwoorden. Bij afwezigheid moeten zijn telefoon en e-mail worden doorgeschakeld naar het toestel en het e-mailadres van de collega die hem vervangt en/of de dienst waarneemt. De hiërarchisch meerdere dient ervoor te zorgen dat de waarneming van de dienst gewaarborgd is.

8. Ambtenaren of andere personeelsleden van diensten die in contact staan met het publiek, met name degenen die belast zijn met de organisatie van externe vergelijkende onderzoeken, dienen de door de betrokkenen gestelde vragen te beantwoorden in het kader van de voorgeschreven procedures en administratieve gebruiken.

9. Onduidelijke of onjuiste vragen worden aan de verzoeker teruggestuurd met het verzoek meer bijzonderheden te verstrekken.

B. Toegang tot documenten van het Europees Parlement

1. Overeenkomstig artikel 255 van de geconsolideerde Verdragen betreffende de Europese Unie heeft het publiek recht op toegang tot documenten van het Europees Parlement. Het besluit van het Bureau van 10 juli 1997 terzake, dat gepubliceerd is in Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen L 263 van 25 september 1997, bladzijde 27, stelt de voorwaarden voor de toegang vast (artikel 255, lid 3).

2. Dit recht geldt uitsluitend voor voltooide en niet-vertrouwelijke documenten en niet voor documenten ter voorbereiding van een besluit. Het recht kan niet meer worden uitgeoefend wanneer de documenten al gepubliceerd zijn. Het geldt niet voor documenten die worden opgesteld in het kader van een contract inzake dienstverlening voor zuiver interne doeleinden van een of meer diensten van de instelling.

3. Indien het gevraagde document door een andere instelling of communautair orgaan of een andere nationale of internationale organisatie is opgesteld, moet de bevoegde ambtenaar of het bevoegde andere personeelslid de aanvrager verzoeken zich rechtstreeks tot de betreffende instelling of de auteur van het document te wenden en hem voorzover mogelijk advies en verdere gegevens meedelen.

4. De betrokken ambtenaar of het betrokken andere personeelslid tracht een oplossing te vinden in geval van onvolledige verzoeken of verzoeken die betrekking hebben op omvangrijke documenten en informeert de aanvrager eventueel over de kosten voor toezending van de documenten.

5. Bij oneigenlijk gebruik, met name wanneer het om een groot aantal verzoeken gaat of deze steeds opnieuw hetzelfde onderwerp betreffen, hoeft de ambtenaar of het andere personeelslid de verzoeken niet in te willigen.

6. De secretaris-generaal of zijn vertegenwoordiger antwoordt namens de instelling, op voorstel van de betreffende organen of diensten.

7. Binnen 45 dagen na ontvangst van het verzoek brengt de betrokken ambtenaar of het andere personeelslid de aanvrager op de hoogte van hetzij de inwilliging van het verzoek, hetzij het voornemen van de bevoegde dienst om de instelling voor te stellen het verzoek af te wijzen; in dit laatste geval wordt de aanvrager tevens op de hoogte gesteld van de redenen van dit voornemen en hem wordt meegedeeld dat hij 45 dagen de tijd heeft om zijn oorspronkelijke verzoek te bevestigen, aangezien anders wordt aangenomen dat hij van zijn oorspronkelijke verzoek heeft afgezien.

8. Indien het bevoegde orgaan besluit inzage in het gevraagde document te weigeren (binnen 45 dagen na bevestiging van het verzoek), deelt de ambtenaar of het andere personeelslid dit besluit zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de aanvrager mee; het besluit moet naar behoren worden gemotiveerd en dient de mogelijke middelen van beroep te vermelden, met name instelling van een justitieel beroep of indiening van een klacht bij de Ombudsman.

C. Verzameling van gegevens en opslag van informatie

Als het Europees Parlement informatie of gegevens bij het publiek moet verzamelen, mag deze informatie, behoudens uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen, met het oog op de verwerking ervan voor historische, statistische of juridische doeleinden slechts worden opgeslagen wanneer het doel is bereikt waarvoor zij zijn verzameld.

D. Klachten

1. Het publiek heeft het recht om een klacht in te dienen tegen eventuele inbreuken op de bepalingen van hoofdstuk III.

2. Ter behandeling van deze klachten wordt binnen het directoraat-generaal Personeel onder het gezag van de directeur-generaal een verantwoordelijke persoon aangewezen.

3. De voor de behandeling van de klachten verantwoordelijke persoon deelt het onderwerp van de verzoeken van het publiek aan het betrokken directoraat-generaal mee en zorgt voor een adequate en correcte behandeling.

CONCLUSIES

1. Volgens het statuut en overeenkomstig de wens van de oprichters van de Gemeenschap verleent de dienst aan de Europese Gemeenschap de ambtenaren en andere personeelsleden een bijzondere waardigheid, ongeacht de aard van zijn functie, het belang van zijn verantwoordelijkheden of zijn rang in het ambtelijk bestel. Als tegenprestatie moeten zij een aantal verplichtingen nakomen en zich in overeenstemming met deze waardigheid gedragen. Wie in dienst treedt als Europees ambtenaar moet zich bewust zijn van deze vereisten, die in het belang van de Gemeenschappen zijn vastgesteld, en moet begrijpen dat de door het statuut geboden voordelen (werkzekerheid, loopbaan, bezoldiging, sociale zekerheid voor de ambtenaren of andere personeelsleden en zijn gezinsleden, ook na zijn overlijden, recht op bijstand en zorg door de instelling) niet alleen een beloning zijn voor zijn werkzaamheden en bekwaamheid, maar ook worden toegekend als compensatie voor de verplichting tot onafhankelijkheid, belangeloosheid, terughoudendheid en toewijding aan de instelling.

2. De wetgever heeft dit evenwicht tussen rechten en verplichtingen ingesteld om de Gemeenschap, die moet toezien op de gemeenschappelijke belangen van de lidstaten, te beschermen tegen het risico van afhankelijkheid van zijn ambtenaren en andere personeelsleden ten aanzien van personen of krachten die in het communautaire verkeer een rol spelen. Deze verhouding is geworteld in de cultuur en de geschiedenis van de lidstaten en draagt het stempel van de gedachte van 9 mei 1950.

(1) In het eerste protocol bij de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen wordt het volgende bepaald:

"Voor de toepassing van dit protocol bestaat passieve corruptie in het feit dat een ambtenaar opzettelijk, onmiddellijk of middellijk voordelen, ongeacht de aard ervan, voor zichzelf of voor een ander aanneemt of vraagt, dan wel ingaat op een desbetreffende toezegging teneinde, in strijd met zijn ambtsplicht, een ambtshandeling of een handeling in de uitoefening van zijn ambt te verrichten of na te laten, waardoor de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen worden of kunnen worden geschaad.

(...)

Voor de toepassing van dit protocol bestaat actieve omkoping in het feit dat iemand opzettelijk een ambtenaar onmiddellijk of middellijk een voordeel, ongeacht de aard daarvan, voor hemzelf of voor een ander belooft of verstrekt, om in strijd met zijn ambtsplicht een ambtshandeling of een handeling in de uitoefening van zijn ambt te verrichten of na te laten, waardoor de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen worden of kunnen worden geschaad.".