Verslag

over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat, Wenen, betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Centrum

(1999/C 372/09)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Oordeel van de Kamer

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 12, lid 11, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat (het Centrum) gericht.

2. De Kamer heeft de jaarrekening van het Centrum betreffende zijn eerste, van 1 mei tot 31 december 1998 lopende begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 12, lid 8, van Verordening (EG) nr. 1035/97 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 12, lid 12, van Verordening (EG) nr. 1035/97 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid erover verkregen dat de rekeningen van het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar zijn en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

Belangrijkste opmerkingen over de begrotingsuitvoering van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat voor het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar

Begrotingsrekeningen en algemene rekeningen

5. Het Centrum heeft nog geen eigen boekhoudsysteem overeenkomstig de geldende regelgeving opgezet. Hierin dient onverwijld te worden voorzien, zodat het Centrum een adequaat boekhoudsysteem kan opzetten dat zowel begrotings- als algemene rekeningen bevat.

Overdrachten

6. De stukken tot staving van de overdrachten zijn ontoereikend, aangezien de meeste overdrachten verband houden met voorlopige betalingsverplichtingen.

Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

7. Het Centrum was in 1998 in een tijdelijke kantoorruimte ondergebracht. Inmiddels is er een permanente ruimte gevonden. Om adequate investeringsbesluiten inzake de permanente kantoorruimte te kunnen nemen, dient voor het Centrum een CCAM te worden opgericht.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 13 en 14 oktober 1999.

Voor de Rekenkamer

Jan O. KARLSSON

President

(1) PB L 151 van 10.6.1997, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 12, lid 10, van Verordening (EG) nr. 1035/97 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Waarnemingscentrum over het begrotingsjaar 1998 opgesteld op 18 maart 1999, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Centrum, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 19 maart 1999. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening van het begrotingsjaar 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Centrum

Wat betreft paragraaf 5: Begrotingsrekeningen en algemene rekeningen

Tot 1 juli 1999 bedroeg het aantal vaste functionarissen, vanwege de langdurige aanwervingsprocedure voor het personeel van het Centrum, slechts 4 (twee A, één B, één C), met inbegrip van de directeur. In maart 1999 benoemde de raad van bestuur een accountant (B-functionaris) voor een overgangsperiode totdat de accountantspost bezet wordt. De aanwervingsprocedure is nu in de laatste fase en de accountant zal in principe in de loop van de komende weken in functie treden.

Voorts besloot de raad van bestuur in juni met technische gesprekken te beginnen voor de invoering van het gemeenschappelijke financiële en boekhoudsysteem SI 2. Tot de invoering hiervan zal het Centrum het boekhoudsysteem gebruiken met een gespecialiseerde software.

Wat betreft paragraaf 6: Overdrachten

Van half juli tot eind september 1998 was de directeur de enige benoemde functionaris in het Centrum. De overdracht van alle financiële bestanden, die hiervoor tot de verantwoordelijkheid behoorden van de Europese Commissie, nam een aantal weken in beslag en om die reden moest het Centrum de startfase dekken met voorlopige betalingsverplichtingen. De regulering kwam tot stand begin 1999.

Wat betreft paragraaf 7: Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

Gezien het geringe aantal functionarissen in het Centrum en de gewenste scheiding van verantwoordelijkheden, was het niet mogelijk om vóór juli 1999 een interne CCAM op te richten. De raad van bestuur moet tijdens zijn bijeenkomst van september 1999 beslissen over de formele instelling van deze CCAM. Voor de overgangsperiode moest het Centrum een CCAM ad hoc samenstellen om beslissingen te kunnen nemen inzake de permanente kantoorruimte.