Gemeenschappelijk optreden van de Raad

van 20 juli 2001

betreffende de oprichting van een instituut voor veiligheidsstudies van de Europese Unie

(2001/554/GBVB)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag betreffende de Europese Unie, en met name op artikel 14,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Op 10 november 2000 hechtte de Raad zijn beginselakkoord aan de oprichting van een instituut voor veiligheidsstudies, welke de relevante onderdelen van de huidige structuren van de West-Europese Unie (WEU) zal overnemen.

(2) De oprichting van een instituut voor veiligheidsstudies in de Europese Unie zal bijdragen aan de uitvoering van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid (GBVB) en met name van het Europees veiligheids- en defensiebeleid (EVDB).

(3) Het statuut en de structuur van het instituut zouden het in staat moeten stellen te beantwoorden aan de behoeften van de Europese Unie en haar lidstaten, alsmede zijn opdrachten te vervullen in nauwe samenwerking met de communautaire, nationale en internationale instellingen.

(4) Het instituut voor veiligheidsstudies van de Europese Unie zou rechtspersoonlijkheid moeten hebben en in volledige intellectuele onafhankelijkheid moeten werken, en tegelijkertijd nauwe banden met de Raad moeten onderhouden en de algemene politieke verantwoordelijkheden van de Europese Unie en haar instellingen in acht moeten nemen,

HEEFT HET VOLGENDE GEMEENSCHAPPELIJK OPTREDEN VASTGESTELD:

Artikel 1

Oprichting

1. Er wordt een Instituut voor veiligheidsstudies van de Europese Unie (IVSEU) opgericht, hierna "het instituut" te noemen. Het wordt op 1 januari 2002 operationeel.

2. Het instituut heeft zijn zetel in Parijs.

3. De infrastructuur wordt aanvankelijk door de WEU verstrekt.

Artikel 2

Opdracht

Het instituut draagt bij aan de ontwikkeling van het GBVB, met inbegrip van het EVDB, door het uitvoeren van academisch onderzoek en academische analyse op relevante gebieden. Hiertoe stelt het instituut onder meer onderzoekspapers op of geeft het, op ad hoc-basis, opdracht daartoe, organiseert het studiebijeenkomsten, versterkt het de transatlantische dialoog door de organisatie van soortgelijke activiteiten als die welke momenteel binnen het transatlantisch forum van de WEU worden verricht en onderhoudt het een uitwisselingsnetwerk met andere onderzoeksinstellingen en denktanks zowel binnen als buiten de Europese Unie. Het instituut betrekt zijn netwerk in een zo ruim mogelijke mate bij zijn werkzaamheden. De onderzoeksresultaten van het instituut worden op een zo ruim mogelijke schaal verspreid, met uitzondering van vertrouwelijke gegevens, waarop de beveiligingsvoorschriften van de Raad, als vervat in Besluit 2001/264/EG(1) van toepassing zijn.

Artikel 3

Politiek toezicht

Het Politiek en Veiligheidscomité is overeenkomstig zijn verantwoordelijkheden voor het GBVB, en met name voor het EVDB, belast met het politieke toezicht op de activiteiten van het Instituut, zonder de intellectuele onafhankelijkheid van het instituut bij de uitvoering van onderzoekstaken en bij de organisatie van studiebijeenkomsten in het gedrang te brengen.

Artikel 4

Rechtspersoonlijkheid

Het instituut heeft de rechtspersoonlijkheid die nodig is om zijn taken uit te oefenen en zijn doelen te bereiken. Elke lidstaat neemt maatregelen om het naar gelang van de behoefte de handelingsbevoegdheid toe te kennen die overeenkomstig de nationale wetgeving aan rechtspersonen wordt verleend; het instituut kan in het bijzonder onroerend en roerend goed verwerven of vervreemden en in rechte optreden. Het instituut is een non-profitorganisatie.

Artikel 5

Bestuur

1. Het instituut heeft een bestuur dat het jaar- en langetermijnwerkprogramma en de passende begroting goedkeurt. Het bestuur is een forum waar kwesties in verband met de werking en het personeel van het instituut worden besproken.

2. Het bestuur wordt voorgezeten door de SG/HV, of in zijn afwezigheid, door zijn vertegenwoordiger. De SG/HV brengt verslag uit aan de Raad over de werkzaamheden van het bestuur.

3. Het bestuur is samengesteld uit één vertegenwoordiger van elke lidstaat en één vertegenwoordiger van de Commissie. Elk lid van het bestuur mag door een plaatsvervanger vertegenwoordigd of vergezeld worden. De aanstellingsbrieven, waarin hetzij de lidstaat, hetzij de Commissie naar behoren machtiging verleent, worden aan de SG/HV toegezonden.

4. De directeur van het instituut of zijn vertegenwoordiger woont normaliter de vergaderingen van het bestuur bij. Ook de directeur-generaal van de militaire staf en de voorzitter van het militaire comité of hun vertegenwoordigers kunnen de vergaderingen van het bestuur bijwonen.

5. Besluiten van het bestuur worden bij stemming genomen door de vertegenwoordigers van de lidstaten met een overeenkomstig artikel 23, lid 2, derde alinea, van het Verdrag gewogen gekwalificeerde meerderheid, onverminderd artikel 12, lid 2, van dit gemeenschappelijk optreden. Het bestuur stelt zijn reglement van orde vast.

6. Het bestuur kan besluiten ad hoc-werkgroepen of permanente comités op te richten met dezelfde samenstelling als het bestuur, die onder zijn algehele verantwoordelijkheid en onder zijn toezicht specifieke onderwerpen of thema's behandelen. Het mandaat, de samenstelling en de termijn ervan, worden in het besluit tot oprichting van het betrokken orgaan vastgesteld.

7. De voorzitter roept het bestuur minstens tweemaal per jaar, en op verzoek van minstens een derde van zijn leden, bijeen.

Artikel 6

Directeur

1. Het bestuur benoemt de directeur van het instituut uit onderdanen van de lidstaten. De kandidaturen worden via de secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger aan het bestuur voorgelegd door de lidstaten. De directeur wordt voor drie jaar benoemd, met een mogelijke verlenging van één periode van twee jaar.

2. De directeur is belast met de indienstneming van alle andere personeelsleden van het instituut. De leden van het bestuur worden vooraf in kennis gesteld van de benoeming van onderzoekers.

3. De directeur is belast met de uitvoering van de taken van het instituut overeenkomstig artikel 2. Voorts zorgt de directeur ervoor dat het instituut gekenmerkt wordt door een hoge mate van deskundigheid en vakkundigheid, en zijn taken op een doeltreffende en effectieve manier volbrengt.

De directeur is ook belast met:

- de opstelling van het jaarlijks werkprogramma van het instituut alsmede van het jaarverslag over de activiteiten van het instituut;

- de voorbereiding van de werkzaamheden van het bestuur, met name het ontwerp van het jaarlijks werkprogramma van het instituut;

- het dagelijks bestuur van het instituut;

- alle personeelsvraagstukken;

- de voorbereiding van de staat van ontvangsten en uitgaven en de uitvoering van de begroting van het instituut;

- het informeren van het Politiek en Veiligheidscomité over het jaarlijks werkprogramma;

- het onderhouden van contacten en nauwe samenwerking met communautaire, nationale en internationale instellingen op verwante gebieden.

4. Binnen het overeengekomen werkprogramma en de overeengekomen begroting van het Instituut is de directeur gemachtigd om contracten te sluiten, voor de in de begroting goedgekeurde posten personeel in dienst te nemen en de voor de werking van het instituut noodzakelijke betalingsverplichtingen aan te gaan.

5. Elk jaar stelt de directeur vóór 31 maart een verslag op van de activiteiten van het instituut van het voorbije jaar. Het verslag wordt toegezonden aan het bestuur en vervolgens aan de Raad, die het dan aan het Europees Parlement, de Commissie en de lidstaten zal doen toekomen.

6. 6. De directeur legt verantwoording af aan het bestuur.

7. 7. De directeur vertegenwoordigt het instituut in rechte.

Artikel 7

Personeel

1. Het personeel van het instituut, dat uit onderzoekers en administratief personeel bestaat, heeft de status van contractueel personeel en wordt uit de onderdanen van de lidstaten aangeworven. Naar gelang van de behoefte wordt het personeel aanvankelijk uit het personeel van het WEU-instituut voor veiligheidsstudies aangeworven.

2. De onderzoekers van het instituut worden aangeworven op grond van hun verdiensten en academische deskundigheid inzake het GBVB, en in het bijzonder het Europees veiligheids- en defensiebeleid, en via een eerlijk en transparant vergelijkend onderzoek.

Artikel 8

Bepalingen betreffende het personeel

De bepalingen betreffende het personeel van het instituut worden door de Raad op grond van een aanbeveling van de directeur aangenomen.

Artikel 9

Intellectuele vrijheid

De directeur en de onderzoekers genieten intellectuele vrijheid in het onderzoek en de studiebijeenkomsten die zij voor het instituut verrichten.

Artikel 10

Werkprogramma

Uiterlijk op 30 november van elk jaar neemt het bestuur op basis van een door de directeur van het instituut ingediend ontwerp het jaarlijks werkprogramma van het instituut voor het volgende jaar aan. Voor alle maatregelen van het jaarprogramma wordt een raming van de noodzakelijke uitgaven opgesteld.

Artikel 11

Begroting

1. Voor alle uitgaven en ontvangsten van het instituut worden voor elk begrotingsjaar, dat samenvalt met het kalenderjaar, ramingen opgesteld. De uitgaven en ontvangsten worden opgenomen in de begroting van het instituut, die tevens een overzicht van de personeelsbezetting bevat.

2. De ontvangsten en uitgaven van de begroting van het instituut moeten in evenwicht zijn.

3. De ontvangsten van het instituut bestaan uit bijdragen van de lidstaten volgens de BNP-verdeelsleutel. Met de instemming van de directeur kunnen voor specifieke activiteiten aanvullende bijdragen uit andere bronnen worden aanvaard.

Artikel 12

Begrotingsprocedure

1. De directeur stelt jaarlijks vóór 30 juni een ontwerp-begroting voor het instituut op, teneinde de huishoudelijke en operationele uitgaven en de verwachte ontvangsten voor het volgende begrotingsjaar te dekken en dient dit ontwerp bij het bestuur in. De directeur zendt de ontwerp-begroting ter informatie aan de Raad toe.

2. Het bestuur stelt jaarlijks vóór 15 december met eenparigheid van stemmen van de vertegenwoordigers van de lidstaten de begroting van het instituut vast, die wordt aangepast aan de verschillende bijdragen die aan het instituut zijn toegewezen, alsmede aan de andere middelen van het instituut.

Artikel 13

Controle van de begroting

1. De controle op het aangaan van betalingsverplichtingen en op de betalingen, alsmede op de vaststelling en de inning van de ontvangsten wordt uitgevoerd door een onafhankelijk financieel controleur die door het bestuur wordt benoemd.

2. De gedetailleerde rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het voorgaande begrotingsjaar, alsmede een verslag over de activiteiten van het instituut worden door de directeur jaarlijks uiterlijk op 31 maart aan de Raad en het bestuur voorgelegd.

3. Het bestuur geeft de directeur kwijting over de uitvoering van de begroting.

Artikel 14

Financiële voorschriften

Met de instemming van de Raad stelt het bestuur, op voorstel van de directeur, gedetailleerde financiële voorschriften op, waarbij met name de te volgen procedure voor de vaststelling en de uitvoering van de begroting van het instituut wordt vermeld.

Artikel 15

Voorrechten en immuniteiten

De voorrechten en immuniteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taken van het instituut, van de directeur en het personeel, worden vastgesteld in een overeenkomst tussen de lidstaten.

Artikel 16

Wettelijke aansprakelijkheid

1. De contractuele aansprakelijkheid van het instituut wordt geregeld bij de wetgeving die op het betrokken contract van toepassing is.

2. De persoonlijke aansprakelijkheid van de personeelsleden ten opzichte van het instituut wordt geregeld bij de betreffende bepalingen die van toepassing zijn op het personeel van het instituut.

Artikel 17

Gastonderzoekers

Gastonderzoekers mogen met de toestemming van de directeur voor een beperkte periode door lidstaten en derde staten bij het instituut gedetacheerd worden om deel te nemen aan de activiteiten van het instituut overeenkomstig artikel 2.

Artikel 18

Toegang tot documenten

Op voorstel van de directeur neemt het bestuur vóór 30 juni 2002 voorschriften aan inzake de toegang van het publiek tot de documenten van het instituut, rekening houdend met de beginselen en beperkingen die zijn vastgesteld in Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie(2).

Artikel 19

Herziening

De secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger dient uiterlijk vijf jaar na de inwerkingtreding van dit gemeenschappelijk optreden bij de Raad een verslag in over de uitvoering van dit gemeenschappelijk optreden met het oog op een eventuele herziening ervan.

Artikel 20

Overgangsbepalingen

1. Het eerste bestuur en de directeur van het instituut worden vóór 31 juli 2001 aangesteld, c.q. benoemd. De directeur wordt belast met het beheer van de overgang van het subsidiaire WEU-orgaan naar de nieuwe entiteit.

2. De benoemde directeur dient vóór 15 september 2001 een ontwerp-begroting voor 2002 in. Het bestuur neemt vóór 15 november van hetzelfde jaar de begroting aan.

3. Het instituut treedt in de plaats van de WEU als werkgever van het op 31 december 2001 in dienst zijnde personeel. De nieuwe werkgever honoreert de verplichtingen uit hoofde van bestaande personeelscontracten, zoals die in de toepasselijke teksten zijn vastgelegd.

4. Het instituut neemt eveneens de door de WEU voor rekening van het WEU-instituut voor veiligheidsstudies ondertekende contracten over die niet op het personeel betrekking hebben.

5. De begroting voor door de lidstaten gedragen uitgaven bedraagt 3,2 miljoen EUR voor het begrotingsjaar 2002.

Artikel 21

Dit gemeenschappelijk optreden treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

Artikel 22

Dit gemeenschappelijk optreden wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad.

Gedaan te Brussel, 20 juli 2001.

Voor de Raad

De voorzitter

J. Vande Lanotte

(1) PB L 101 van 11.4.2001, blz. 1.

(2) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.