Verslag

over de jaarrekening van de Europese Stichting voor Opleiding, Turijn, betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van de Stichting

(1999/C 372/06)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Oordeel van de Kamer

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 11, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad (1) aan de raad van bestuur van de Europese Stichting voor opleiding gericht.

2. De Kamer heeft de jaarrekening van de Europese Stichting voor opleiding betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening (2) overeenkomstig de in artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

Belangrijkste opmerkingen over de begrotingsuitvoering van de Europese Stichting voor Opleiding betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar

Subsidies buiten de begroting om (Phare, Tacis en Meda)

5. In het kader van de aan het programma Tempus toegewezen middelen van Phare en Tacis beheert de Stichting door de Commissie beschikbaar gestelde gelden. De betrokken subsidies (van ongeveer 395 miljoen ECU in 1998) zijn niet in de begroting van de Stichting, maar in een aparte boekhouding opgenomen (zie specifiek jaarverslag 1997 (3)). Voorts komt het saldo (35,8 miljoen ECU per 31 december 1998) van een dertigtal bankrekeningen, waarover de Stichting voor het beheer van deze transacties beschikt, niet in de financiële staten van de Stichting voor. Na besprekingen met de Kamer en de Commissie heeft de Stichting toegezegd deze gegevens met ingang van 1999 in een bijlage bij haar begroting op te nemen.

6. De Stichting heeft haar begroting en personeelsformatie niet in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt, zoals voorgeschreven in artikel 13 van haar financieel reglement.

7. Het reglement van de Stichting is in juli 1998 gewijzigd in die zin dat het programma Meda (mediterrane acties) erin is opgenomen.

Algemene boekhouding (SI X) en begrotingsboekhouding (SI 2)

8. De invoering van begrotingssysteem SI 2 heeft tot een algehele verbetering van de internecontroleprocedures geleid.

9. Tijdens de beoordelingsfase van het systeem SI 2 werd vastgesteld dat dit systeem was geïnstalleerd voordat alle tests (" program and system testing and data validation ") waren afgerond. Bijgevolg moesten in de loop van het jaar verschillende problemen worden opgelost en was de informaticadienst verplicht diverse handmatige ingrepen en correcties in de programma's en databanken te verrichten.

10. Voorts dient met de Commissie een "service level agreement" te worden gesloten om de wederzijdse verantwoordelijkheden en de mate van verantwoordelijkheid van de diverse betrokkenen vast te leggen.

11. Met ingang van het begrotingsjaar 2000 zal het systeem SI 2 de algemene begroting omvatten.

Overgedragen kredieten

12. De van 1998 naar 1999 overgedragen kredieten belopen 3,5 miljoen ECU ofwel 23 % van de begroting van de Stichting. Deze overdrachten betreffen hoofdzakelijk titel III, en wel voor een bedrag van 2,6 miljoen ECU. De meeste overdrachten betreffen de nationale waarnemingscentra en de beroepsopleiding.

13. Een belangrijk aantal overdrachten hangt samen met 28 contracten (totaalwaarde: 0,8 miljoen ECU) die in de loop van novem ber en december 1998 in werking zijn getreden of ondertekend. Het feit dat er gedurende 1998 in totaal 67 servicecontracten zijn gesloten die voor een totaalbedrag van 1,6 miljoen ECU uit de begroting van de Stichting zijn bekostigd, wijst op een enigszins onevenwichtige organisatie en programmering van de activiteiten van de Stichting.

14. Een grondige controle van de van 1998 naar 1999 overgedragen kredieten bij de betalingsverplichtingen van de begrotingspost "nationale knooppunten" wijst uit dat zeven betalingsverplichtingen voor een totaalbedrag van 0,22 miljoen ECU, ofwel 48,7 % van de overdrachten uit hoofde van die post, uitsluitend uitgaven betreffen die in het begrotingsjaar 1999 dienen te worden gedaan. Hetzelfde kan worden geconstateerd op basis van een bijkomende steekproef van vier overdrachten van in totaal 0,06 miljoen ECU, die betrekking hebben op andere posten van titel III van de begroting van de Stichting. Een en ander wijst erop dat het beginsel van jaarperiodiciteit van de begroting in strijd met de regelgeving van de Stichting niet in acht is genomen. Alle onrechtmatig overgedragen bedragen hadden per 31 december 1998 moeten worden geannuleerd.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 7 oktober 1999.

Voor de Rekenkamer

Jan O. KARLSSON

President

(1) PB L 131 van 23.5.1990, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 zijn de gedetailleerde rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Stichting betreffende het begrotingsjaar 1998 opgesteld op 31 maart 1999, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van de Stichting, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 6 april 1999 bij de Kamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB C 406 van 28.12.1998, blz. 38.

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening over de begrotingsjaren 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van de Stichting

Subsidies "buiten de begroting om" - Phare, Tacis, Tempus en Meda

Bevestigd wordt dat de Stichting nu, na besprekingen met de Rekenkamer en de Commissie, alle gelden die worden ontvangen op basis van verdragen met de Commissie in een bijlage bij de begroting op zal nemen. Dit verbetert de doorzichtigheid en maakt een compleet overzicht mogelijk van de gelden die door de Stichting worden beheerd.

De Stichting heeft de volledige begroting voor 1998 bekendgemaakt op het Internet. Daarnaast is in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt dat de volledige begroting op het Internet kan worden geraadpleegd. De Commissie en het Europees Parlement stimuleerden deze maatregel, omdat het de openbaarheid en gelijkwaardige toegang tot de begroting voor alle Europese burgers waarborgt en zelfs uitbreidt, hetgeen duidelijk het doel is van artikel 13 van het financieel reglement. Tegelijkertijd heeft dit geleid tot een aanmerkelijke kostenbesparing voor de Stichting, hetgeen gelet op de toegenomen beperkingen op de begroting erg belangrijk is.

Algemene boekhouding (SI 2X) en begrotingsboekhouding (SI 2)

We zijn het er mee eens dat, in het algemeen genomen, SI 2 de begrotingsboekhouding en -controle heeft verbeterd. Het is eveneens juist dat het vorige, op Excel gebaseerde systeem, tot het eind van het jaar is gehandhaafd. De Rekenkamer noemt zelf de verschillende gebreken die het SI 2-systeem nog steeds vertoonde op dat moment. De opgedane ervaring met betrekking tot het einde van het jaar en de voortdurende inspanningen van de ontwikkelingsdeskundigen zullen leiden tot een beter resultaat dit jaar en tot het voorkomen van handmatige ingrepen zoals genoemd door de Rekenkamer. Goede vooruitgang is geboekt en deze zal worden voortgezet.

Er is een "service level agreement" met DG XIX (leverancier van het systeem) voorbereid en er is over onderhandeld. Deze wordt naar verwachting binnenkort ondertekend, niet alleen met de Stichting, maar eveneens met de andere agentschappen die deelnemen aan de gezamenlijke ondersteuningsdienst van SI 2.

Er wordt met alle middelen gewerkt aan de uitbreiding van SI 2 tot de algemene boekhouding om er, ondanks de zeer beperkte tijd, voor te zorgen dat het operationeel is in januari 2000.

Overgedragen kredieten

Er is nota genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer met betrekking tot de jaarperiodiciteit van de begroting. Ook al zijn er veelvoudige verklaringen te geven voor de moeilijkheden om aan dit principe te voldoen (late goedkeuring van de begroting (pas in maart van dit jaar), complexe procedures, langdurige aanbestedingsprocedures), is de Stichting in hoge mate gehouden aan het respecteren van het principe van de jaarperiodiciteit van de begroting. De planning en het uitvoeringsproces zullen in ieder geval worden geoptimaliseerd om het aantal activiteiten dat laat in het jaar wordt opgestart te beperken. Opgemerkt moet worden dat het principe die activiteiten betreft die onder de hoofdbegroting van de Stichting vallen, terwijl veel activiteiten vermeld onder "verdragen" een meerjarenperspectief hebben, hetgeen meer geschikt is voor het soort activiteiten dat wij uitvoeren.