Openbare procedure Bij openbare aanbestedingen (internationaal of lokaal) mogen alle bedrijven en andere marktdeelnemers een inschrijving indienen. Aan de opdracht wordt maximale bekendheid gegeven door een bericht te publiceren in nationale of internationale kranten en in andere passende media. Elke natuurlijke of rechtspersoon die een inschrijving wil indienen, kan op verzoek het aanbestedingsdossier verkrijgen (eventueel tegen betaling) volgens de in het aanbestedingsbericht vermelde procedures. De inschrijvingen worden onderzocht. Om tot een selectie te komen, wordt onderzocht of de inschrijvers in aanmerking komen en voldoende financiële, economische, technische en professionele capaciteit hebben. De inschrijvingen worden met elkaar vergeleken en de opdracht wordt gegund. Onderhandeling is niet toegestaan. Niet-openbare procedure Bij niet-openbare aanbestedingen kunnen alle bedrijven en andere marktdeelnemers verzoeken een inschrijving te mogen indienen, maar alleen degenen die aan de selectiecriteria voldoen, mogen hiertoe worden uitgenodigd. De selectiecriteria en de te verrichten taken worden in de aankondiging van de opdracht beschreven. Een longlist van alle gegadigden die op de aankondiging hebben gereageerd, wordt op basis van hun antwoorden ingekort tot een shortlist van de beste gegadigden. Aan de opdracht wordt maximale bekendheid gegeven door een aankondiging te publiceren in nationale of internationale kranten en in andere passende media. De aanbestedingsdossiers worden toegezonden aan de gegadigden op de shortlist. Zodra de inschrijvingen zijn geanalyseerd, worden ze vergeleken en wordt de succesvolle inschrijver geselecteerd. Onderhandeling is niet toegestaan. Raamovereenkomsten Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer marktdeelnemers. Het doel ervan is de voorwaarden vast te leggen van de specifieke overeenkomsten die gedurende een bepaalde periode kunnen worden gegund, met name de duur, het voorwerp, de prijs, de maximumwaarde, de uitvoeringsregels en de beoogde hoeveelheden. Raamovereenkomsten met meerdere ondernemers worden “meervoudige raamovereenkomsten” genoemd. Deze kunnen de vorm aannemen van afzonderlijke overeenkomsten, maar zij worden in identieke bewoordingen gesloten. In de bestekken moeten het minimumaantal en het maximumaantal ondernemers worden vermeld waarmee de aanbestedende dienst voornemens is overeenkomsten te sluiten. De duur van dergelijke overeenkomsten mag niet langer zijn dan een bepaald aantal jaren (bijv. vier), behalve in uitzonderingsgevallen die met name op grond van het voorwerp van de raamovereenkomst gerechtvaardigd zijn. De aanbestedende diensten mogen de raamovereenkomsten niet misbruiken of zodanig gebruiken dat de mededinging wordt verhinderd, beperkt of vervalst. Specifieke overeenkomsten op basis van raamovereenkomsten worden gegund overeenkomstig de bepalingen van de raamovereenkomst en moeten voldoen aan de beginselen van transparantie, evenredigheid, gelijke behandeling, niet-discriminatie en eerlijke concurrentie. Dynamisch aankoopsysteem Een dynamisch aankoopsysteem is een geheel elektronisch proces voor courante aankopen voor een beperkte periode. Het staat open voor elk bedrijf of elke andere marktdeelnemer die aan de selectiecriteria voldoet en die een technisch aanvaardbare indicatieve inschrijving heeft ingediend. Er is geen specifieke drempel van toepassing. Voor elke afzonderlijke overeenkomst publiceert de aanbestedende dienst een aankondiging en nodigt hij alle tot het systeem toegelaten contractanten uit een offerte in te dienen. De opdracht wordt gegund aan de economisch voordeligste inschrijving (d.w.z. de prijs-kwaliteitverhouding is het enige gunningscriterium). Concurrentiegerichte dialoog Voor bijzonder complexe opdrachten kan de aanbestedende dienst, wanneer hij van oordeel is dat rechtstreekse toepassing van de openbare procedure of van de voorwaarden voor niet-openbare procedures niet zal leiden tot de beste prijs-kwaliteitverhouding, gebruikmaken van de concurrentiegerichte dialoog. Een opdracht kan als “bijzonder complex” worden aangemerkt wanneer de aanbestedende dienst objectief gezien niet in staat is de technische middelen te bepalen waarmee aan zijn behoeften of doel kan worden tegemoetgekomen, of niet in staat is de juridische of financiële voorwaarden van het project te specificeren. Er is geen specifieke drempel van toepassing. De aanbestedende diensten moeten een aanbestedingsbericht publiceren dat hun behoeften en eisen uiteenzet of bijvoegt. Zij moeten in dialoog treden met de gegadigden die aan de selectiecriteria in het aanbestedingsbericht voldoen. De dialoog kan betrekking hebben op alle aspecten van de inschrijving. De dialoog wordt echter met elke gegadigde apart gevoerd op basis van de door hem voorgestelde oplossingen en ideeën. De aanbestedende dienst moet zorgen voor gelijke behandeling van de inschrijvers en de inschrijvingen vertrouwelijk behandelen. Het is dus niet toegestaan de beste oplossingen van verschillende inschrijvers te kiezen. Het minimumaantal gegadigden dat tot inschrijving wordt uitgenodigd is drie. Indien minder dan drie gegadigden aan de selectiecriteria voldoen, mag de aanbestedende dienst de procedure voortzetten met de ene of de twee die aan de criteria voldoen. De aanbestedende dienst mag de resterende gegadigde of gegadigden niet aanvullen met andere marktdeelnemers die niet hebben deelgenomen aan de procedure of gegadigden die niet aan de selectiecriteria voldoen. Tijdens de dialoog moeten de aanbestedende diensten alle inschrijvers gelijk behandelen en ervoor zorgen dat de voorgestelde oplossingen of andere ontvangen inlichtingen vertrouwelijk worden behandeld, tenzij de gegadigde met openbaarmaking instemt. De aanbestedende dienst moet een verslag opstellen waarin de wijze waarop de dialoog is gevoerd, wordt gemotiveerd. De aanbestedende diensten moeten de deelnemers, na hun de beëindiging van de dialoog te hebben meegedeeld, verzoeken hun definitieve inschrijvingen in te dienen op basis van de tijdens de dialoog voorgestelde en gespecificeerde oplossingen. De inschrijvingen moeten alle vereiste en noodzakelijke informatie voor de uitvoering van het project bevatten. Op verzoek van de aanbestedende dienst kunnen deze inschrijvingen worden toegelicht, gepreciseerd en vervolmaakt, mits de basiselementen van de inschrijving of aanbesteding niet wezenlijk worden gewijzigd, aangezien zulks de mededinging kan vervalsen of een discriminerend effect kan hebben. Op verzoek van de aanbestedende dienst kan de economisch voordeligste inschrijver worden verzocht bepaalde aspecten van zijn inschrijving te verduidelijken of de in de inschrijving vervatte verbintenissen te bevestigen, op voorwaarde dat dit de inhoudelijke aspecten van de inschrijving of van de oproep tot mededinging ongewijzigd laat en niet leidt tot vervalsing van de mededinging of tot discriminatie. De aanbestedende diensten kunnen voorzien in prijzen of betalingen aan de deelnemers aan de dialoog. De opdracht wordt gegund aan de technisch aanvaardbare inschrijving die economisch het voordeligst is (d.w.z. de prijs-kwaliteitverhouding is het enige criterium). De standaardmodellen moeten zo nodig worden aangepast. Onderhandelingsprocedure/procedure met één inschrijving Een overeenkomst kan onder bepaalde omstandigheden (bijv. wanneer de te sluiten overeenkomst een bepaalde waarde niet overschrijdt of wanneer uitzonderlijke omstandigheden een onderhandse gunning rechtvaardigen) onderhands worden gegund (via de “procedure met één inschrijving” of de “onderhandelingsprocedure”). In het geval van een onderhandelingsprocedure moet een evaluatiecomité worden aangesteld om de onderhandelingen te voeren. In alle gevallen moet de aanbestedende dienst een verslag opstellen waarin wordt uitgelegd hoe de deelnemer(s) aan de onderhandelingen is (zijn) geselecteerd en de prijs is vastgesteld, en wat de redenen voor het gunningsbesluit zijn. De aanbestedende dienst moet ervoor zorgen dat de basisbeginselen inzake aanbestedingsprocedures, zoals de controle of de inschrijving in aanmerking komt (nationaliteitsregels), de selectie- en uitsluitingscriteria naar behoren worden toegepast. Opmerking: Overeenkomstig bijlage I, afdeling 2, punten 11 en 12, bij het Financieel Reglement moet het gebruik van de onderhandelingsprocedure beperkt zijn tot redelijke bedragen of naar behoren worden gemotiveerd.