Verslag

over de jaarrekening van het Europees Milieuagentschap, Kopenhagen, betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

(1999/C 372/02)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Oordeel van de Kamer

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 13, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 1210/90 van de Raad (1) aan de raad van bestuur van het Europees Milieuagentschap gericht.

2. De Kamer heeft de jaarrekening van het Europees Milieuagentschap betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1210/90 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerend directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening (2) overeenkomstig de in artikel 14 van Verordening (EG) nr. 1210/90 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

Belangrijkste opmerkingen over de begrotingsuitvoering van het Europees Milieuagentschap betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar

Algemene boekhouding (SI X) en begrotingsboekhouding (SI 2)

5. Gedurende de diverse fasen van (de nieuwe versie van) SI 2 was het Agentschap niet alleen te sterk afhankelijk van externe experts, maar heeft het voor de invoering van nieuwe mechanismen ook bedragen van in totaal 110000 ECU besteed, die eventueel over verschillende agentschappen hadden kunnen worden verdeeld ingeval het "common support agreement" (overeenkomst inzake onderlinge steun) vóór januari 1999 was ingevoerd.

6. Gedurende de beoordelingsprocedure is vastgesteld dat het systeem is geïnstalleerd voordat alle vereiste voorbereidende tests definitief waren afgerond. Een gedeeltelijke verklaring hiervoor vormen de tekortkomingen van de programmatuur van de Commissie. Diverse handmatige ingrepen en correcties zijn uitgevoerd. Een "service level agreement" met de Commissie is noodzakelijk.

Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

7. Ten aanzien van de procedures bij de CCAM betreffende de invoering van SI 2 is vastgesteld dat er na de evaluatie van de besloten offerteaanvraag een onverklaarbare vertraging van vijf maanden is opgetreden. Overigens is de tijd die met de afronding van de werkzaamheden zou zijn gemoeid, onderschat. Daar komt nog bij dat de voor de selectie van de contractant gevolgde procedures niet geheel gerechtvaardigd zijn.

Contracten met de thematische centra

8. Wat betreft de bewijsstukken voor "analytical expenses" met betrekking tot de contracten heeft de Kamer vastgesteld dat er in de onderzochte gevallen geen interne controle is uitgevoerd zoals voorgeschreven in artikel 8 van de contractsbepalingen betreffende de subsidies voor de thematische centra.

Publicatie

9. Het Agentschap heeft haar begroting, noch de lijst van het aantal ambten in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt, hetgeen in strijd is met artikel 13 van zijn financieel reglement.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 24 en 25 november 1999.

Voor de Rekenkamer

Jan O. KARLSSON

President

(1) PB L 120 van 11.5.1990, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 13, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 1210/90 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 1998 opgesteld op 20 april 1999, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Agentschap, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 26 april 1999 bij de Kamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN HET AGENTSCHAP

Algemene boekhouding (SI X) en begrotingsboekhouding (SI 2)

Paragraaf 5

Ook al is het juist dat de "common support agreement" (overeenkomst inzake onderlinge steun), waarbij zeven agentschappen betrokken zijn, slechts begin 1999 operationeel werd, dient het volgende te worden opgemerkt:

- de agentschappen hebben in 1995 met de gezamenlijke ontwikkeling op dit gebied een begin gemaakt middels een gemeenschappelijke aanbesteding, in samenwerking met de diensten van de Europese Commissie (DG XX); deze samenwerking gaat sindsdien voort;

- het agentschap heeft actief gestreefd naar en zich ingezet voor verwezenlijking van deze vorm van samenwerking zoals het team van de Rekenkamer, dat ons bezocht heeft, heeft kunnen vaststellen, teneinde de mate van gebruikmaking van aanvullende of specifieke expertise alsmede van daaraan gerelateerde financiële middelen zo laag mogelijk te houden.

Paragraaf 6

Alhoewel met deze opmerkingen moet worden ingestemd, lijken zij kritiek in te houden op wat wij tot nu toe beschouwd hebben als een juiste operationele (en onder de huidige omstandigheden wellicht de enig mogelijke) handelwijze, aangezien deze rekening houdt met het volgende:

- het SI 2-systeem is gedurende het jaar 1998 parallel getest totdat het in januari 1999 het begrotingsboekhoudingssysteem van het Agentschap werd (de resultaten van de tests wezen uit dat het systeem goed functioneerde en stabiel was). Handmatige ingrepen (of aanpassingen) waren noodzakelijk als gevolg van de beperkingen van en fouten in de software, alhoewel dit op geen enkele wijze geleid heeft tot wijziging of invoering van bestaande respectievelijk nieuwe betalingsverplichtingen of betalingen;

- binnenkort zal namens zeven agentschappen, inclusief dit Agentschap, die zich bijeengevoegd hebben in een overeenkomst inzake onderlinge steun, een "service level agreement" worden gesloten tussen de Europese Commissie en de Europese Stichting voor Opleiding in Turijn.

Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

Paragraaf 7

Ons inziens is het gehele proces verlopen met inachtneming van de procedure en overeenkomstig de goede praktijken:

- de raming van de werklast is in 1997 gedaan op basis van de beperkte, voor handen zijnde informatie en met steun van de diensten van de Europese Commissie. Omwille van niet te voorziene redenen werd met vertraging een geconsolideerde, geactualiseerde raming voorgelegd aan de CCAM;

- een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling werd in het Publicatieblad gepubliceerd. Een niet-openbare offerteaanvraag werd verzonden aan 38 bedrijven en de gepubliceerde gunningscriteria werden gebruikt voor de selectie. Het Agentschap zal proberen om toekomstige beoordelingsprocedures te verbeteren wat betreft de uiteindelijke selectie van de succesvolle kandidaat en heeft intussen een beter gedifferentieerd waarderingssysteem ingevoerd.

Contracten met de thematische centra

Paragraaf 8

De controle is wel uitgevoerd, maar niet opgenomen in de dossiers. Alhoewel de bewijsstukken die de uitgaven op basis van de contracten met de Europese thematische centra rechtvaardigden, op continue wijze werden geanalyseerd en gecontroleerd gedurende het gehele jaar (en een aantal betalingen niet werd gedaan op grond van het niet-nakomen van de verplichting tot het verstrekken van adequate dienstverlening), werd hiervan geen gewag gemaakt in de dossiers. Projectmanagers hebben nu specifieke instructies gekregen betreffende de rapportage van de interne controle.

Publicatie van de begroting van het Agentschap

Paragraaf 9

- Het Agentschap maakte zijn begroting voor 1998 alleen bekend op de homepage van het agentschap op het Internet (ongeveer 5 miljoen hits per jaar en 360000 bezoekers per jaar). Het Agentschap heeft hiermee het standpunt gevolgd dat de begrotingscommissie van het Europees Parlement in 1998 tijdens een vergadering met de directeuren van de agentschappen had ingenomen; dit hield in dat de begroting van de agentschappen van de tweede generatie niet per se in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen zou hoeven te worden bekendgemaakt; bekendmaking op het Internet zou doelmatiger zijn (goedkoper en met een grotere verspreidingsgraad).

- In 1999 heeft het Agentschap zijn begroting wederom op het Internet gepubliceerd. Op grond van de verklaring van de Rekenkamer en teneinde te voldoen aan de in het financieel reglement vastgelegde verplichting zal het Agentschap de begroting voor 1999 tevens bekendmaken in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen samen met de andere zes agentschappen (om de kosten te verlagen). Gezien het standpunt van het Europees Parlement en de ervaringen van de agentschappen dient evenwel het volgende te worden onderzocht:

- Het beste, kostenverlagende alternatief voor het toegankelijk maken van begrotingsinformatie en verspreiding van deze informatie, ook voor het publiek. Dit zou een bekendmaking van een beknopte versie in het Publicatieblad kunnen omvatten met verwijzing naar de homepage van het Agentschap, waar de volledige versie alsmede een formatieplan beschikbaar zijn;

- de meest geëigende manier om het voorgaande in de bepalingen van het financieel reglement van het Agentschap weer te geven, namelijk door dit aan te passen in de zin van een rendabele oplossing die geboden kan worden door de mogelijkheden van de informatietechnologie.