BESLUIT VAN DE COMMISSIE van 25 februari 1999 betreffende de regeling inzake de machtiging van ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Commissie tot raadpleging van gerubriceerde informatie die de Commissie in haar bezit heeft (kennisgeving geschied onder nummer C(1999) 423) (1999/218/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 162, lid 2,

Overwegende dat bij het Verdrag betreffende de Europese Unie een gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid is ingesteld, dat alle kwesties omvat die betrekking hebben op de veiligheid van de Europese Unie, met inbegrip van de bepaling op termijn van een gemeenschappelijk defensiebeleid, dat mettertijd tot een gemeenschappelijke defensie zou kunnen leiden;

Overwegende dat krachtens artikel J.4 van dit Verdrag de West-Europese Unie (WEU) een integrerend deel uitmaakt van de ontwikkeling van de Europese Unie en dat deze een beroep doet op de WEU om de besluiten en maatregelen van de Unie welke gevolgen hebben op defensiegebied uit te werken en ten uitvoer te leggen;

Overwegende dat het beleid van de Unie op het gebied van de gemeenschappelijke veiligheid kan worden verdiept na de inwerkingtreding van het Verdrag van Amsterdam; dat krachtens het protocol inzake artikel J.7 van het Verdrag betreffende de Europese Unie regelingen voor intensievere samenwerking met de WEU zullen worden ontwikkeld;

Overwegende dat krachtens artikel J.9 van het Verdrag betreffende de Europese Unie de Commissie volledig wordt betrokken bij de werkzaamheden op het gebied van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid; dat de Commissie derhalve documenten ontvangt en opstelt waarvan de inhoud gevoelig is en waarvan de verspreiding de belangen van de Europese Unie, de Gemeenschap en haar lidstaten en andere internationale organisaties zoals de WEU en de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie (NAVO), zou kunnen schaden;

Overwegende dat de Commissie met besluit C(94) 3282 van 30 november 1994 een besluit heeft goedgekeurd betreffende de beveiligingsmaatregelen van toepassing op de gerubriceerde informatie die in het kader van de werkzaamheden van de Europese Unie wordt samengesteld of uitgewisseld;

Overwegende dat krachtens artikel 6, lid 3, van dit besluit voor gegevens van de WEU en de NAVO een bijzondere regeling geldt;

Overwegende dat de veiligheidsvoorschriften niet alleen betrekking moeten hebben op de fysieke bescherming van de gerubriceerde gegevens die de Commissie in haar bezit heeft, maar ook op de machtiging van ambtenaren en andere personeelsleden van de Commissie om dergelijke gegevens te raadplegen;

Overwegende dat daarom de procedure voor de machtiging van ambtenaren en andere personeelsleden van de Commissie die beroepshalve en in het belang van de dienst toegang moeten hebben tot deze gegevens, moet worden gewijzigd en dat de toegang moet worden beperkt tot gemachtigde personen;

Overwegende dat een machtigingsbesluit pas kan worden genomen nadat een veiligheidsonderzoek is verricht door de bevoegde nationale autoriteiten van de lidstaten;

Overwegende dat dit besluit geen gevolgen heeft voor de regels die de Commissie in Besluit 94/90/EGKS, EG, Euratom (1) heeft vastgesteld inzake de toegang van het publiek tot gegevens van de Commissie betreffende de gebieden waarop de verdragen tot oprichting van de Europese Gemeenschappen betrekking hebben;

Overwegende dat dit besluit geen gevolg heeft voor de toepassing van de specifieke veiligheidsvoorschriften die zijn vastgesteld in Verordening nr. 3 van de Raad van 31 juli 1958 ter toepassing van artikel 24 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (2);

Overwegende dat de lidstaten krachtens artikel 5 van het EG-Verdrag verplicht zijn de vervulling van de uit de verdragen voortvloeiende taken voor de instellingen te vergemakkelijken; dat de autoriteiten van de lidstaten derhalve met de Commissie moeten samenwerken om een hoog beschermingsniveau te handhaven en dientengevolge de in dit besluit bedoelde veiligheidsonderzoeken moeten verrichten,

BESLUIT:

Artikel 1

1. De gerubriceerde gegevens die de Commissie overeenkomstig besluit C(94)3282 van 30 november 1994 en met name in verband met haar volledige betrokkenheid bij de opstelling en tenuitvoerlegging van het gemeenschappelijk veiligheidsbeleid in haar bezit heeft, mogen alleen worden geraadpleegd door daartoe gemachtigde ambtenaren en andere personeelsleden van de Commissie, respectievelijk binnen de Commissie werkzame personen, die uit hoofde van hun functie en de eisen van de dienst deze gerubriceerde gegevens moeten kunnen inzien en behandelen.

2. Om als "ZEER GEHEIM", "GEHEIM" en "VERTROUWELIJK" gerubriceerde gegevens te kunnen raadplegen, moeten de in lid 1 bedoelde personen daartoe gemachtigd zijn overeenkomstig artikel 2.

3. Gemachtigd worden uitsluitend personen naar wie volgens de regels van artikel 3 een veiligheidsonderzoek is verricht door de bevoegde nationale autoriteiten.

Artikel 2

1. De Commissie geeft de in artikel 1 bedoelde machtigingen af nadat zij bij de bevoegde nationale autoriteiten van de lidstaten advies heeft ingewonnen op basis van het overeenkomstig de artikelen 3 en 4 verrichte veiligheidsonderzoek.

2. De machtiging heeft een geldigheidsduur van ten hoogste vijf jaar, maar kan niet langer lopen dan de duur van de functie op grond waarvan de machtiging is verleend. Zij kan volgens de in lid 1 bedoelde procedure door de Commissie worden verlengd.

De machtiging kan door de Commissie op elk gewenst moment worden ingetrokken. Het besluit tot intrekking wordt medegedeeld aan de betrokkene, die kan verzoeken te worden gehoord door de directeur van het beveiligingsbureau van de Commissie. Het wordt ook medegedeeld aan de bevoegde nationale autoriteiten.

3. Bij wijze van uitzondering kan de Commissie, in het belang van de dienst, in afwachting van de resultaten van het in artikel 3 bedoelde onderzoek een tijdelijke machtiging verlenen voor ten hoogste drie maanden, nadat zij de bevoegde nationale autoriteiten daarover heeft ingelicht en mits deze autoriteiten niet binnen een maand hebben gereageerd.

Artikel 3

1. Het veiligheidsonderzoek heeft ten doel zich ervan te vergewissen dat er geen bezwaren tegen zijn dat de betrokkene toegang heeft tot de gerubriceerde informatie die de Commissie in haar bezit heeft.

2. Het veiligheidsonderzoek wordt op verzoek van de Commissie en met medewerking van de betrokkene verricht door de bevoegde nationale autoriteiten van de lidstaat waarvan de te machtigen persoon onderdaan is. Wanneer de betrokkene op het grondgebied van een andere lidstaat verblijft, kunnen de nationale autoriteiten om de medewerking verzoeken van de autoriteiten van de staat van verblijf.

3. De betrokkene is verplicht ten behoeve van het onderzoek een persoonlijk inlichtingenformulier in te vullen.

4. De Commissie geeft in haar verzoek aan tot welk soort gegevens de betrokkene toegang dient te krijgen en wat daarvan de rubriceringsgraad is, zodat de bevoegde nationale autoriteiten hun onderzoek en hun advies kunnen afstemmen op het vereiste machtigingsniveau.

5. Op het gehele verloop en de resultaten van de procedure voor het veiligheidsonderzoek zijn de daarvoor in de betrokken lidstaat geldende voorschriften en regelingen, met inbegrip van die betreffende eventuele beroepsmogelijkheden, van toepassing.

Artikel 4

1. Indien de bevoegde nationale autoriteiten een gunstig advies uitbrengen, kan de Commissie de betrokken persoon gemachtigd verklaren overeenkomstig artikel 2.

2. Indien de bevoegde nationale autoriteiten een negatief advies uitbrengen, wordt de strekking van het advies ter kennis gebracht van de betrokken persoon, die kan verzoeken te worden gehoord door de directeur van het beveiligingsbureau van de Commissie. Deze kan zich, indien hij dit nodig acht, tot de bevoegde nationale autoriteiten wenden met het verzoek om, indien mogelijk, nadere uitleg te verschaffen. Indien het negatieve advies wordt bevestigd, kan de machtiging niet worden verleend.

Artikel 5

Elke in de zin van artikel 2 gemachtigde persoon krijgt op het tijdstip van de machtiging en vervolgens op gezette tijden de vereiste instructies voor de bescherming van de gerubriceerde gegevens en de wijze waarop die moet worden gewaarborgd. Hij ondertekent een verklaring waarin hij bevestigd dat hij die instructies heeft gekregen en waarin hij zich ertoe verbindt om deze op te volgen.

Artikel 6

Artikel 1, lid 2, en de artikelen 10 tot 13 van Besluit C(94)3282 van 30 november 1994 betreffende de beveiligingsmaatregelen van toepassing op de gerubriceerde informatie die in het kader van de werkzaamheden van de Europese Unie wordt samengesteld of uitgewisseld, worden ingetrokken. De machtigingen die krachtens dit besluit zijn verleend blijven geldig gedurende de periode waarvoor ze zijn verleend, met een maximum van vijf jaar, te rekenen vanaf het moment waarop ze zijn verleend, tenzij ze voor die tijd worden ingetrokken overeenkomstig artikel 2, lid 2.

Artikel 7

Dit besluit wordt van kracht op de dag waarop het wordt goedgekeurd.

Gedaan te Brussel, 25 februari 1999.

Voor de Commissie

De Voorzitter

Jacques SANTER

(1) PB L 46 van 18. 2. 1994, blz. 58.

(2) PB 17 van 6. 10. 1958, blz. 406/58.