Verslag

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (EAVG - Bilbao) betreffende het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

(2000/C 373/01)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 14, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk voor het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 15 van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES AGENTSCHAP VOOR DE VEILIGHEID EN DE GEZONDHEID OP HET WERK (EAVG - BILBAO) BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 1999 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Analyse van de begrotingsuitvoering

5. Het totaalbedrag van de voor 1999 toegekende kredieten beliep 7,6 miljoen euro, waarvan 6,7 miljoen euro op de oorspronkelijke begroting waren uitgetrokken. Van dit bedrag is:

- 0,9 miljoen euro (ofwel 12 %) onbesteed gebleven;

- 0,9 miljoen euro (ofwel 12 %) op niet-automatische wijze overgedragen;

- 2,1 miljoen euro (ofwel 28 %) automatisch overgedragen.

In totaal heeft het Agentschap in 1999 slechts de helft van zijn voor dat begrotingsjaar toegewezen definitieve kredieten gebruikt.

6. De niet-automatische overdracht van 0,9 miljoen euro is hoofdzakelijk te wijten aan de late toekenning - november 1999 - van de gewijzigde en aanvullende begroting. Gezien de omvang van de onbesteed gebleven kredieten voor 1999 kan de gegrondheid van het besluit om de aan het Agentschap toegewezen middelen op te trekken, of althans de late datum ervan, ter discussie worden gesteld.

7. De automatische overdrachten beliepen 2,1 miljoen euro, ofwel naar verhouding ongeveer evenveel als in het voorgaande begrotingsjaar; 1,9 miljoen euro, ofwel 90 % daarvan bestond uit beleidskredieten (titel III). Bijna twee derde (63 %) van de overdrachten van beleidskredieten had betrekking op de thematische centra, studies en telematicaprojecten.

8. De van rechtswege van het begrotingsjaar 1998 naar het begrotingsjaar 1999 overgedragen betalingsverplichtingen bedroegen 1,9 miljoen euro, waarvan 0,4 miljoen euro (21 %) eind 1999 werd geannuleerd. Wat betreft de beleidskredieten van de begroting (titel III) is van een totaal van 1,7 miljoen euro aan overgedragen kredieten 0,3 miljoen euro (18 %) geannuleerd, voornamelijk wegens slechte kostenramingen en niet-uitvoering van geplande taken.

9. Dat een zo groot bedrag aan kredieten zo lang onbesteed blijft, wijst op gebreken in het toezicht van het Agentschap op zijn jaarprogramma. Het Agentschap zou zijn toezichtsysteem moeten verbeteren om de kredietoverdrachten zo gering mogelijk te houden en zodoende het beginsel van de jaarperiodiciteit beter in acht te nemen.

Boekhoudsystemen

10. De begrotingsboekhouding werd in 1999 nog steeds met behulp van een spreadsheet (Excel) gevoerd, terwijl de algemene boekhouding nog steeds wordt opgesteld met een in de handel verkrijgbaar boekhoudprogramma. Pas in januari 2000 werd het systeem Sincom 2 (SI 2) ingevoerd.

11. Volgens het financieel reglement en de uitvoeringsbepalingen daarbij moeten de bank- en begrotingsaansluitingen maandelijks plaatsvinden. Deze regels worden nog steeds niet toegepast, hoewel het Agentschap vorig jaar(3) heeft toegezegd, dit euvel te verhelpen.

Aanwijzing van de BTW

12. Tot december 1998 bepaalde het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven inclusief BTW moesten worden aangewezen, en dat de BTW na terugbetaling opnieuw kon worden aangewend. Sindsdien(4) bepaalt het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven exclusief BTW moeten worden aangewezen. De Rekenkamer verzoekt het Agentschap deze nieuwe bepalingen in zijn eigen regelgeving om te zetten.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 27 september 2000.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 216 van 20.8.1994, blz. 5.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 1999 opgesteld op 20 maart 2000, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Agentschap, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 7 april 2000 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Zie jaarverslag 1998, paragraaf 6, blz. 4.

(4) Zie artikel 27, lid 2 bis, van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, EGKS, Euratom) nr. 2548/98 van de Raad van 23 november 1998 (PB L 320 van 28.11.1998, blz. 1).

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het agentschap

Het Agentschap wil graag, met verwijzing naar de opmerkingen van de Rekenkamer, de volgende paragrafen van commentaar voorzien.

Algemene en begrotingsrekeningen

6. Het overgedragen totaalbedrag van 900000 euro is bestemd voor de financiering van de Europese Week die het Agentschap in 2000 zal organiseren. Tot nu toe is dit evenement door de Europese Commissie zelf georganiseerd.

De raad van bestuur heeft begin 1999 besloten dit evenement te organiseren onder de voorwaarde dat er een aanvullende begroting beschikbaar zou zijn, aangezien hiervoor in het werkprogramma van het Agentschap geen voorzieningen zijn getroffen. Het Europees Parlement is in juni 1999 akkoord gegaan met deze aanvullende begroting en de raad van bestuur heeft hiertoe in november 1999 een gewijzigde begroting aangenomen.

De niet-automatische overdracht is volledig gerechtvaardigd, daar het Agentschap al in 1999 is begonnen met het selecteren van projecten die zullen worden gefinancierd via de - in het Publicatieblad van 26 oktober 1999 gepubliceerde - oproep tot het indienen van voorstellen (subsidieverlening). Er is een selectie gemaakt van projecten; de uitvoering zal eind dit jaar plaatsvinden.

Zonder de goedkeuring van de niet-automatische overdracht zou het Agentschap de uitgaven in verband met de Europese Week niet hebben kunnen verrichten, aangezien deze niet gedekt werden door kredieten van het Agentschap voor 2000.

8, 9 en 10. Het Agentschap is zich bewust van het door de Rekenkamer opgemerkte en wil bij wijze van antwoord graag wijzen op het volgende.

a) Bijna 50 % houdt verband met subsidies aan contracten met knooppunten en thematische centra; over beide heeft de raad van bestuur in zijn laatste vergadering (november 1999) een beslissing genomen. Daar de eerstvolgende betalingsverplichtingen in december worden goedgekeurd, zijn overdrachten, die in overeenstemming zijn met artikel 6 van het financieel reglement van het Agentschap, onvermijdelijk.

Desalniettemin zal het Agentschap de mogelijkheid onderzoeken om de besluitvormingsprocedure op dit vlak aan te passen aan het jaarbeginsel door betalingsverplichtingen ten aanzien van kredieten aan te gaan in hetzelfde jaar dat subsidies worden uitgekeerd en contracten uitgevoerd en betaald dienen te worden.

b) Voor het overige zijn zij gerelateerd aan de laatste, op 31 december nog te verrichten betalingen, waarop normaliter het bovenvermelde artikel van toepassing is.

c) Tot slot is het Agentschap het geheel eens met de opmerking van de Rekenkamer over de kredieten die zijn vervallen. Intrekkingen hebben echter betrekking op kredieten die zijn bestemd voor maatregelen die met volledige instemming van de contracterende partijen zijn geannuleerd.

11. Het Agentschap is zich bewust van het door de Rekenkamer opgemerkte. Op 1 januari 2000 is men begonnen met het opstellen van maandelijkse proefbalansen.

12. Het Agentschap heeft procedures gelanceerd om BTW direct bij de leveranciers te innen. Tot op heden is al 86144 euro geïnd.

Anderzijds zal het Agentschap de aanbeveling van de Rekenkamer opvolgen met betrekking tot het aanpassen van het financieel reglement van het Agentschap aan de gewijzigde BTW-voorzieningen in het Financieel Reglement van de Europese Gemeenschappen voor 1999.