Besluit van het Europees Parlement

van 4 april 2001

over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 1999 - Afdeling I - Parlement/Bijlage Ombudsman

(2001/446/EG)

HET EUROPEES PARLEMENT,

Gelet op zijn Reglement en met name op artikel 184, lid 3,

Gelet op artikel 77 van het Financieel Reglement en artikel 13 van de interne voorschriften voor de uitvoering van de begroting van het Europees Parlement,

Gelet op de jaarrekening en financiële balans voor het begrotingsjaar 1999 (SEC(2000) 539 - C5-0312/2000),

Gelet op de Overeenkomst tot administratieve samenwerking tussen het Europees Parlement en de ombudsman die op 22 september 1995 werd gesloten en op 7 december 1999 werd verlengd,

Gelet op het verslag van de Rekenkamer over het begrotingjaar 1999 en de antwoorden van de instellingen (C5-0617/2000)(1),

Gezien de verklaring inzake de betrouwbaarheid van de rekeningen en de regelmatigheid en de wettigheid van de onderliggende verrichtingen, opgesteld door de Rekenkamer overeenkomstig artikel 248 van het EG-Verdrag (C5-0617/2000),

Gelet op zijn besluit van 6 juli 2000 over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 1998 - Afdeling I - Europees Parlement/Bijlage Ombudsman(2), met name paragraaf 3 waarin de Commissie begrotingscontrole wordt verzocht de procedures voor de toewijzing van contracten, het gebouwenbeleid, het personeelsbeleid en de inventarisatie van de goederen van het Parlement in de kwijting voor 1999 op te nemen,

Gelet op het verslag van de Commissie begrotingscontrole (A5-0099/2001),

Europees Parlement

1. wijst erop dat de rekeningen van het Europees Parlement voor het begrotingjaar 1999 als volgt zijn afgesloten:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Uitvoering van de begroting

2. stelt vast dat de begroting beter is uitgevoerd, zoals blijkt uit:

- het hoge opnamepercentage van de beschikbare kredieten voor het begrotingsjaar 1999 (98,97 %),

- de aanzienlijke toename van het gebruik van de automatisch overgedragen kredieten van 1998 (91,96 % tegenover 79,80 % van 1997 overgedragen kredieten in 1998),

- de volledige opname van de niet automatisch overgedragen kredieten uit hetzelfde begrotingsjaar;

Personeelsbeleid

3. blijft absolute prioriteit verlenen aan permanente en stelselmatige beroepsopleiding voor de ordonnateurs en in het algemeen voor al wie kredieten beheert, om te komen tot een verdere verbetering van de uitvoering van de begroting van het Parlement; is bovendien verheugd over de tot op heden genomen maatregelen (voorlichtingsseminars, circulaires over de strikte naleving van de bepalingen van het Financieel Reglement, enz.); is van oordeel dat het opnieuw voorkomen van nalatigheden zoals uitgaven aangaan zonder het visum van de financieel controleur te vragen, de intensivering van deze opleiding rechtvaardigt;

4. stelt vast dat het Parlement overeenkomstig paragraaf 14 van zijn besluit van 7 oktober 1998 tot verlening van kwijting voor de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 1996 - Afdeling I - Europees Parlement/Bijlage Ombudsman(3) met betrekking tot de noodzaak om regelmatig specifieke vergelijkende onderzoeken te organiseren voor personeel dat over voldoende kennis of kwalificaties beschikt op computergebied of op dat van comptabiliteit, audit en boekhouding, samen met andere instellingen een aantal zulke vergelijkende onderzoeken heeft georganiseerd (EUR/A/154, EUR/B/164);

5. stelt vast dat de secretaris-generaal binnenkort een verslag over het personeelsbeleid voorlegt aan het Bureau, met inbegrip van maatregelen voor mobiliteit van het personeel, voor de vergaderperiode van april; verzoekt het Bureau elementen als flexibiliteit, kwalificaties en prestaties op te nemen in het beleid van het Parlement voor de mobiliteit van het personeel teneinde recht te doen aan de efficiency;

6. is verheugd over de duidelijk dalende trend van het totale aantal en van de kostprijs van dienstreizen van ambtenaren tussen de drie werklocaties van het Parlement, met name tussen Luxemburg en Brussel:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

steunt elke maatregel die bijdraagt tot de rationele organisatie van de diensten van de instelling (zoals de recente overeenkomst tussen de Luxemburgse regering en het Parlement over de overbrenging van 99 posten van Luxemburg naar Brussel) waardoor het aantal dienstreizen daalt; benadrukt in dit verband dat alle diensten die rechtstreeks te maken hebben met de werkzaamheden van de leden (DG II, DG III, tolken, een voldoende aantal bodes, chauffeurs, enz.) hun standplaats moeten hebben in de plaats waar deze werkzaamheden plaatsvinden; is verheugd over de pogingen om de werkingskosten van het Parlement, met inbegrip van de dienstreizen, te beperken, maar is toch van oordeel dat deze besparingen er niet mogen toe leiden dat de kwaliteit van de werkzaamheden van de instelling in het gedrang komt; verlangt dat de mogelijkheid wordt onderzocht van een breed gebruik van teleconferenties voor de samenwerking van ambtenaren in Luxemburg en Brussel, om het aantal dienstreizen en de uitgaven daarvoor zoveel mogelijk te beperken;

7. neemt kennis van het besluit van het Bureau van 11 december 2000, dat de voorwaarden preciseert en de vereiste bewijsstukken vaststelt voor de buitengewone dienstreizen ("hors organigramme"); neemt kennis van een soortgelijk besluit van het Bureau van 12 maart 2001 over dienstreizen "binnen het organisatieschema", dat door de secretaris-generaal in overleg met het Personeelscomité ten uitvoer moet worden gelegd; verzoekt zijn secretaris-generaal na één jaar de balans op te maken van het nieuwe systeem;

8. is verheugd over de bijkomende maatregelen die zijn genomen om vast te stellen of een ambtenaar daadwerkelijk in zijn standplaats gevestigd is vooraleer de ontheemdingstoelage wordt toegekend; vraagt dat de strikte toepassing van deze maatregelen stelselmatig wordt gecontroleerd en dat regelmatig wordt nagegaan of de voorwaarden voor de toekenning van deze toelage nog steeds gelden; wil bovendien worden ingelicht of alle instellingen en organen van de Europese Unie terzake hetzelfde beleid voeren;

9. wijst erop dat de Rekenkamer in haar nota over de terzijdestellingen van visumweigeringen van de financieel controleurs van de instellingen voor 1999 overeenkomstig artikel 39, lid 3 van het Financieel Reglement, opmerkingen heeft bij de gevallen nr. 99/7 en nr. 99/9 die betrekking hebben op het Europees Parlement, zonder hierbij rekening te houden met de argumenten op grond waarvan het Bureau heeft beslist deze visumweigeringen naast zich neer te leggen; merkt op dat het OLAF heeft gevraagd een onderzoek hiernaar in te stellen en dat het nog op de resultaten van dit onderzoek wacht;

10. wijst erop dat het Parlement in overleg met de andere instellingen met grotere precisie de voorwaarden heeft vastgelegd om de woonplaats van gepensioneerde ambtenaren vast te stellen; verzoekt de Administratie regelmatig na te gaan of deze voorwaarden strikt worden nageleefd; verzoekt de Administratie de indiening te eisen van betrouwbare ondersteunende documenten, middelen terug te vorderen die zijn uitbetaald op grond van onjuist gebleken verklaringen en zo nodig disciplinaire maatregelen te nemen overeenkomstig het bepaalde in artikel 86 en bijlage IX van het Statuut van de ambtenaren;

11. herhaalt het gestelde in paragraaf 9 van zijn besluit van 23 mei 1996 tot verlening van kwijting voor de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 1994 - Afdeling I - Europees Parlement(4), waarin het reeds verklaarde dat bij de aanstelling van hulpfunctionarissen een zo groot mogelijke kring van sollicitanten in aanmerking dient te worden genomen; verlangt van zijn secretaris-generaal voor 1 juli 2001 een verslag over de wijze waarop rekening is gehouden met deze eis van het Parlement en volgens welke criteria en procedures dit personeel is geselecteerd;

Toewijzing van contracten

12. wijst erop dat uit het verslag van het Raadgevend Comité voor aankopen en contracten (CCAM) voor 1999 blijkt dat er een trend is om contracten vaker via aanbestedingen dan onderhands toe te wijzen:

- openbare aanbestedingen (1998: 99 (27,5 %); 1999: 107 (33 %));

- besloten aanbestedingen (1998: 82 (22,5 %); 1999: 64 (19,7 %));

- onderhandse contracten (1998: 181 (50 %); 1999: 153 (47,35 %)).

stelt in dit verband vast dat de afname van het aantal contracten op grond van besloten aanbestedingen en onderhandse contracten in vergelijking met 1999 nog ontoereikend is en dat het Parlement hierover pas in zijn eerder genoemde resolutie van 6 juli 2000 een standpunt heeft ingenomen; verwacht dat openbare aanbestedingen waar dat van toepassing is de normale gang van zaken worden, waarbij alleen onder uitzonderlijke omstandigheden een beroep wordt gedaan op besloten aanbestedingen en onderhandse contracten, rekening houdende met de opmerkingen van het Comité van onafhankelijke deskundigen(5);

13. herinnert eraan dat het Parlement in zijn resolutie van 13 april 2000 over uitstel van kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting voor het begrotingsjaar 1998 - Afdeling I - Europees Parlement/Bijlage Ombudsman(6) de Rekenkamer verzocht heeft om een speciaal verslag op te stellen over de gang van zaken bij het verlenen van contracten voor de bewaking van de gebouwen van het Parlement met inbegrip van een toetsing van de economische aspecten daarvan; neemt kennis van de nota van de Rekenkamer van 27 oktober 2000 over de terzijdestellingsbesluiten van het Bureau in het begrotingsjaar 1999, op grond waarvan de Rekenkamer heeft aangekondigd deze kwestie in het kader van haar controlewerkzaamheden over het begrotingsjaar 2000 verder te onderzoeken;

14. verzoekt de secretaris-generaal zijn belofte na te komen om driemaandelijks de verslagen van het CCAM aan de Commissie begrotingscontrole over te leggen, met ingang van 2001, waarin per geval wordt aangegeven welke contracten en aankopen zijn gesloten en welke procedure hierbij is gevolgd;

15. herinnert eraan dat het in zijn eerder genoemde resolutie van 6 juli 2000 over de kwijting voor 1998 had gevraagd dat alle instellingen ieder jaar in hun jaarrekening en hun financiële balans vergelijkbare statistische gegevens over de toewijzing van contracten opnemen; vraagt dat hiermee wordt begonnen vanaf het begrotingsjaar 2000;

Gebouwenbeleid

16. wijst erop dat de Rekenkamer in het door het EP gevraagde advies(7) van 13 juli 2000 opmerkt dat:

- zij ten dele het standpunt van de Commissie heeft overgenomen, namelijk dat directe financiering voor de aankoop van gebouwen niet strijdig is met de bepalingen van het Verdrag, en

- het huidige Financieel Reglement indirecte financiering noch expliciet toelaat noch expliciet verbiedt;

17. benadrukt dat het voorstel van de Commissie om het Financieel Reglement grondig te herzien, expliciet voorziet in de mogelijkheid van directe financiering voor het gebouwenbeleid van de instellingen van de Europese Unie, zoals ook de Rekenkamer reeds meermaals heeft voorgesteld;

18. herhaalt eens te meer dat het principieel voorstander is van directe financiering van de uitgaven voor gebouwen, met inbegrip van de aankoop van het Louise Weiss-gebouw, in Straatsburg; spoort in afwachting van de herziening van het Financieel Reglement de Raad aan zijn standpunt terzake te heroverwegen;

19. acht het onaanvaardbaar dat, hoewel het Parlement het Louise Weiss-gebouw reeds sinds juli 1999 gebruikt, de definitieve kostprijs van dit gebouw nog steeds niet is vastgesteld en dat dit vermoedelijk ook niet in de nabije toekomst zal gebeuren; verzoekt de bevoegde politieke en administratieve instanties van de instelling hun tegenpartijen dringend voor hun verantwoordelijkheid te plaatsen om dit probleem, dat duidelijk financiële gevolgen heeft, zo vlug mogelijk op te lossen;

20. benadrukt opnieuw de noodzaak om verdere logistieke belemmeringen in verband met de toekomstige uit de aanstaande uitbreiding voortvloeiende behoefte aan gebouwen van het Parlement zo vergaand mogelijk uit te sluiten; benadrukt ook opnieuw dat toekomstige besluiten op het gebied van het gebouwenbeleid moeten worden geleid door het beginsel van functionaliteit en optimaal gebruik van de financiële middelen; benadrukt voorts dat het beginsel van de functionaliteit niet alleen geldt voor het concentreren van de diensten van het Parlement in de afzonderlijke plaatsen van werkzaamheid, maar ook voor de concentratie van de verschillende gebouwen in de diverse werklocaties;

Inventaris van de goederen van het Parlement

21. betreurt dat ELS, het nieuwe systeem voor de inventarisatie en het beheer van de roerende goederen van het Parlement (dat ook reeds bij de Rekenkamer in gebruik is) tijdens de eerste toepassingsfase (1 december 1999-31 mei 2000) de verwachtingen duidelijk niet kon inlossen, ondanks enkele verbeteringen ten opzichte van het vroegere systeem IMMO; herinnert eraan dat de secretaris-generaal dit feit tijdens de procedure voor de kwijting 1998 heeft erkend en zich ertoe heeft verbonden de Commissie begrotingscontrole in het kader van de afsluiting van de rekeningen van 2000 op de hoogte te houden van de prestaties van dit systeem gedurende het eerste werkingsjaar; neemt nota van het verslag van de secretaris-generaal van 22 februari 2001 waaruit de verbetering blijkt bij de stelselmatige toepassing van ELS en ook de stappen worden aangegeven die nog moeten worden genomen, met name in de komende zes maanden; benadrukt dat het de afschrijving van de vermogensbestanddelen van de instelling van nabij zal blijven volgen;

Sector kantines, bars, restaurants, personeelswinkels (KBRP)

22. verlangt dat tijdig voor de eerste lezing van de ontwerpbegroting 2002 een verslag wordt opgesteld over het beheer van gelden ter goede rekening, met bijzondere aandacht voor de sector KBRP (alsmede de voorlichtingsbureaus), en de stappen die zijn genomen om herhaling te voorkomen van problemen op dit gebied in het verleden;

23. verlangt dat het beleid inzake de vermindering van de subsidies voor de sector KBRP wordt herzien op basis van de reële feiten zoals die zich in de afgelopen jaren hebben ontwikkeld;

Fracties

24. wijst erop dat het Parlement in antwoord op de opmerkingen van de Rekenkamer over de financiering van de fracties, een nieuwe begrotingslijn (3 7 0 1) heeft ingevoerd, waarvoor het Bureau op 13 december 2000 de regels voor het gebruik van de kredieten heeft goedgekeurd;

25. betreurt het feit dat de Rekenkamer geen audit heeft uitgevoerd van de uitgaven van de fracties in 1999, het jaar van de laatste Europese verkiezingen; herinnert de Rekenkamer aan het standpunt dat het heeft ingenomen in zijn eerder genoemde resolutie van 13 april 2000, namelijk dat de Rekenkamer iedere twee jaar een audit dient uit te voeren van de financiën van de fracties; verzoekt de Rekenkamer, indien, nodig extra middelen te besteden aan de audit van gelden die door de fracties in Europese verkiezingsjaren zijn uitgegeven;

Affaire bij de Ledenkas

26. wijst erop dat de procedure waarin wordt voorzien door artikel 22 van het Statuut van de ambtenaren, in gang is gezet en zich in de voorbereidende fase bevindt, om de verantwoordelijkheid vast te stellen voor het verschil van 4136125 BEF tussen het bedrag dat in 1982 effectief in de kas aanwezig was en de overeenkomstige rekeningen;

Gebruik van de personele en financiële middelen voor de uitvoering van de institutionele en politieke taak van het Parlement

27. is van mening dat de jaarlijkse evaluatie van het gebruik van de beschikbare middelen afgezien van de middelen voor het gebouwenbeleid, zich dient te concentreren op de diensten die onmiddellijk verband houden met de institutionele bevoegdheden van het Parlement; benadrukt in dit verband de wetgevende bevoegdheden die de Verdragen het Parlement geven alsmede de nieuwe perspectieven die het Verdrag van Nice opent, waarvan de ratificatie hangende is;

28. wijst op de maatregelen die zijn genomen opdat de bestuursstructuren en verleende diensten kunnen voldoen aan de institutionele en politieke prioriteiten van de instellingen en benadrukt de noodzaak van verdere versterking van de programma's voor de beroepsopleidingen;

29. is van mening dat deze maatregelen - en eventuele verdere maatregelen in dezelfde richting - moeten leiden tot vergelijkbare kwantitatieve en kwalitatieve resultaten die verband houden met de bijdrage van het Parlement aan de opstelling en verwezenlijking van de wetgeving van de Europese Unie;

30. benadrukt dat het imago van het Parlement wordt weerspiegeld door de kwaliteit van de geproduceerde teksten, die echter het resultaat zijn van interne werkzaamheden, waarmee samenwerking van vele diensten gemoeid is;

31. is derhalve van mening dat de methode om de invloed van het Parlement op de wetgevingswerkzaamheden van de Europese Unie te meten niet beperkt mag worden tot primaire statistische gegevens (bijvoorbeeld het aantal door de plenaire vergadering aangenomen amendementen), maar zich ook moet uitstrekken tot de bewerking van deze gegevens om een specifiekere en meer gestructureerde evaluatie van zijn wetgevingsactiviteiten te bereiken;

Voorlichtingsbeleid

32. is van mening dat deze kwalitatieve benadering van de wetgevingsactiviteiten ook moet worden toegepast bij het beleid dat ten aanzien van het bezoekersprogramma wordt gevolgd; benadrukt met name de noodzaak van de registratie en de evaluatie van de primaire voorlichting ten aanzien van de interesses van de publieke opinie rond de Europese Unie die het Parlement uit de bezoekersgroepen kan halen; verlangt dat voor de eerste lezing van de ontwerp-begroting 2002 een verslag wordt voorgelegd over de maatregelen die in dit verband moeten worden genomen;

33. verlangt de instelling van een taskforce die bestaat uit de verantwoordelijke ondervoorzitters en de respectieve rapporteurs van de hiervoor bevoegde commissies om de doeltreffendheid te bestuderen van de uitgaven van het Parlement voor het voorlichtingsbeleid, met name in de lidstaten en zonodig nieuwe prioriteiten voor te stellen;

Diversen

34. is verheugd dat de kwestie van een tweede computer voor de kantoren van de leden geregeld is(8);

35. wijst op paragraaf 24 van zijn resolutie van 19 januari 2000(9) en paragraaf 27 van zijn resolutie van 16 januari 2001(10), waarin het zijn secretaris-generaal gelast voorstellen te doen voor een veilig archief voor documenten die als vertrouwelijk zijn aangemerkt; stelt vast dat de voorstellen op 14 februari 2001 door het Bureau zijn goedgekeurd; gelast de secretaris-generaal het besluit van het Bureau onverwijld ten uitvoer te leggen en daarmee faciliteiten in Brussel en Straatsburg te verzekeren; benadrukt dat veilige transportfaciliteiten een vereiste zijn voor het nieuwe systeem;

36. wijst op paragraaf 24 van zijn resolutie van 13 december 2000 over de hervorming van de procedures en instellingen voor begrotingscontrole(11), waarin het Bureau werd opgedragen om voor 1 januari 2002 een volledig operationele interne-auditdienst in te stellen; verzoekt de secretaris-generaal de Commissie begrotingscontrole voor 1 juli 2001 te informeren over de vooruitgang die is geboekt bij de tenuitvoerlegging van deze opdracht;

37. is ingenomen met het Euroscola-programma als instrument om het Parlement nader te brengen tot de mensen die het vertegenwoordigt en die het hebben gekozen, maar wenst nadere informatie over het beheer ervan, de diverse stadia, de geselecteerde scholen en het rooster van de bezoeken; wijst op paragraaf 18 van de resolutie van het Europees Parlement van 26 oktober 2000 over het ontwerp van algemene begroting van de Europese Unie voor 2001(12) waarin tot een verhoging van de kredieten voor dit programma werd besloten;

38. benadrukt dat documenten met betrekking tot de bijeenkomsten van de delegaties als regel in de plaats waar deze vergaderingen worden gehouden (Brussel) dienen te worden gedrukt om de tijdige beschikbaarheid van deze documenten voor de delegatieleden te verzekeren;

39. is van mening dat de follow-up van het besluit om kwijting te verlenen steeds plaats moet vinden binnen het kader van een permanente dialoog tussen de bevoegde autoriteiten van het Parlement en de Commissie begrotingscontrole, vertegenwoordigd door de rapporteur voor de kwijting en het lid dat bevoegd is voor de huishoudelijke uitgaven van de instelling;

Ombudsman

40. wijst erop dat de ombudsman, naar aanleiding van het verzoek dat het Parlement in het kader van de begrotingsprocedure 1999 had geformuleerd, een ontwerp heeft opgesteld voor de herstructurering van zijn secretariaat, met de bedoeling de meeste tijdelijke posten geleidelijk om te zetten in vaste en de administratieve en juridische diensten op te splitsen; verwacht dat de aldus gecreëerde permanente posten worden opgevuld overeenkomstig artikel 29 van het Statuut van de ambtenaren;

41. wijst erop dat moet worden voorkomen dat opnieuw een aanzienlijk deel van de beschikbare kredieten wordt geannuleerd, zoals dat in 1999 het geval was:

- kredieten 1999: 14,46 % (1998: 8,58 %),

- automatisch overgedragen kredieten van 1998: 38,09 % (van 1997 naar 1998: 36,05 %);

verzoekt de ombudsman beter gebruik te maken van de middelen die de begrotingsautoriteit ter beschikking stelt;

42. verleent zijn secretaris-generaal kwijting voor de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 1999;

43. stemt in met het verlenen van kwijting aan de rekenplichtige voor het begrotingsjaar 1999;

44. verzoekt zijn voorzitter dit besluit te doen toekomen aan de Commissie, de Raad, het Hof van Justitie, de Rekenkamer en de Europese ombudsman en zorg te dragen voor publicatie ervan in het Publicatieblad (serie L).

De secretaris-generaal

Julian Priestley

De voorzitster

Nicole Fontaine

(1) PB C 342 van 1.12.2000.

(2) PB L 234 van 16.9.2000, blz. 20.

(3) PB C 328 van 26.10.1998, blz. 111.

(4) PB C 166 van 10.6.1996, blz. 189.

(5) Tweede verslag, hoofdstuk "toewijzing van contracten - keuze van de procedure" en met name paragraaf 2.2.23 en 2.2.26.

(6) PB C 40 van 7.2.2001, blz. 398.

(7) Zie paragraaf 11 van de eerder genoemde resolutie van 13 april 2000.

(8) Zie paragraaf 28 van de eerder genoemde resolutie van 13 april 2000.

(9) Resolutie van het Europees Parlement met opmerkingen bij het besluit waarbij de Commissie kwijting wordt verleend voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 1997 (PB L 45 van 17.2.2000, blz. 37).

(10) Resolutie van het Europees Parlement over het voortgangsverslag van de Commissie over de maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van het Europees Parlement in zijn resolutie betreffende de kwijting 1997 (punt 6 van de aangenomen teksten).

(11) Punt 15 van de aangenomen teksten.

(12) Punt 2 van de aangenomen teksten.