Besluit van het Europees Milieuagentschap

van 20 maart 2000

tot opstelling van een code van goed administratief gedrag voor het Agentschap

(2000/529/EG)

HET EUROPEES MILIEUAGENTSCHAP,

Gelet op de bepalingen inzake openheid van het Verdrag van Amsterdam, inzonderheid op artikel 1 van het Verdrag betreffende de Europese Unie en artikel 21 van het EG-Verdrag,

Gelet op het initiatief van Roy Perry, rapporteur van de Commissie verzoekschriften over de beraadslagingen van de Commissie verzoekschriften in het parlementaire jaar 1996/1997(1), om te pleiten voor een gedragscode voor ambtenaren,

Gelet op de resolutie van het Europees Parlement van 16 juli 1998 over het jaarverslag 1997 van de Europese ombudsman (C4-0270/98)(2),

Gelet op het eigen initiatiefonderzoek van de Europese ombudsman naar het bestaan bij de verschillende communautaire instellingen of organen van een code van goed administratief gedrag voor ambtenaren in hun contacten met het publiek, en naar de toegankelijkheid van die code voor het publiek,

Gelet op de resolutie van het Europees Parlement van 15 april 1999 over het jaarverslag 1998 van de Europese ombudsman (C4-0138/99),

Gelet op de bestaande gedragscode inzake de toegang van het publiek tot documenten van de Commissie, die als bijlage is opgenomen in Besluit 94/90/EGKS, EG, Euratom van de Commissie(3),

Overwegende dat het concept van openheid met het Verdrag van Amsterdam expliciet is opgenomen in het Verdrag betreffende de Europese Unie, door te bepalen dat dit Verdrag een nieuwe etappe markeert in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen;

Overwegende dat de Europese Commissie eveneens de procedures van de communautaire instellingen wenst te hervormen om dit concept volledig te implementeren;

Overwegende dat, teneinde het bestuur nader tot de burger te brengen en een betere kwaliteit van bestuur te waarborgen, een gedragscode moet worden aangenomen waarin de elementaire beginselen van goed administratief gedrag voor ambtenaren in hun contacten met het publiek zijn neergelegd;

Overwegende dat een dergelijke gedragscode nuttig is, zowel voor de ambtenaren - aangezien zij hieruit gedetailleerde informatie kunnen putten over de regels die zij in hun contacten met het publiek moeten naleven - als voor de burgers - aangezien zij hieruit informatie kunnen putten over de behandeling die zij in hun contacten met de ambtenaren van de communautaire instellingen mogen verwachten;

Overwegende dat een dergelijke gedragscode alleen doeltreffend kan zijn als hij toegankelijk is voor het publiek, en derhalve in de vorm van een besluit wordt gepubliceerd, in navolging van het hierboven genoemde besluit inzake de toegang van het publiek tot documenten van de Commissie;

Overwegende dat het Parlement in zijn resoluties C4-0270/98 en C4-0138/99 het initiatief toejuicht om een code van goed administratief gedrag voor de Europese instellingen en organen vast te stellen en beklemtoont dat een dergelijke code zo snel mogelijk moet worden opgesteld;

Overwegende dat het Europees Parlement ook benadrukt dat een dergelijke code voor alle Europese instellingen en organen zo identiek mogelijk moet zijn, voor alle Europese burgers toegankelijk moet zijn en in het Publicatieblad moet worden gepubliceerd;

Gelet eveneens op de bijzondere rechtsgrond van deze gedragscode, met name Verordening (EEG) nr. 1210/90 van de Raad van 7 mei 1990 inzake de oprichting van het Europees Milieuagentschap en het Europees Milieuobservatie- en -informatienetwerk, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 933/1999, in het bijzonder artikel 17: "Het personeel van het Agentschap is onderworpen aan de verordeningen en regelingen van toepassing op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen", het "Statuut en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen" en het besluit van de raad van bestuur van het Europees Milieuagentschap inzake publieke toegang tot EMA-documenten van 21 maart 1997(4);

Overwegende dat het derhalve wenselijk is een code op te stellen met de beginselen van goed administratief gedrag die de EMA-personeelsleden in hun contacten met het publiek in acht moeten nemen en die code voor het publiek toegankelijk te maken,

BESLUIT:

Artikel 1

Algemene bepaling

In hun contacten met het publiek neemt het personeel van het Europees Milieuagentschap de beginselen in acht die zijn neergelegd in dit besluit en die de code van goed administratief gedrag, hierna "de code" genoemd, vormen.

Artikel 2

Toepassingsgebied ratione personae

1. De code is van toepassing op alle ambtenaren en andere personeelsleden waarop het statuut en de regeling inzake de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen van toepassing zijn, in hun contacten met het publiek. De term "ambtenaar" verwijst hierna naar zowel de ambtenaren als de andere personeelsleden.

2. Het Europees Milieuagentschap treft de noodzakelijke maatregelen om erop toe te zien dat de bepalingen van deze code ook op haar andere medewerkers van toepassing zijn, zoals personen die op privaatrechtelijke contractbasis zijn aangenomen, gedetacheerde deskundigen van nationale overheidsdiensten en stagiaires.

3. Onder publiek wordt verstaan natuurlijke en rechtspersonen die al dan niet in een lidstaat woonachtig zijn of er hun statutaire zetel hebben.

Artikel 3

Toepassingsgebied ratione materiae

1. Deze code omvat de algemene beginselen van goed administratief gedrag die van toepassing zijn op alle contacten van de functionarissen van het Europees Milieuagentschap met het publiek, tenzij deze onder specifieke bepalingen vallen.

2. De beginselen van deze code zijn niet van toepassing op de betrekkingen tussen het Europees Milieuagentschap en zijn functionarissen. Deze betrekkingen zijn geregeld in het statuut.

Artikel 4

Wettigheid

De functionaris handelt volgens de wet en past de regels en procedures toe die in het Gemeenschapsrecht zijn neergelegd. De functionaris ziet er met name op toe dat besluiten die de rechten of belangen van individuele personen betreffen, een rechtsgrond hebben en dat hun inhoud met de wet overeenstemt.

Artikel 5

Gelijke behandeling

1. Bij de behandeling van verzoeken van het publiek en bij het nemen van besluiten, ziet de ambtenaar erop toe dat het beginsel van gelijke behandeling in acht wordt genomen. Personen die zich in dezelfde situatie bevinden, moeten op dezelfde wijze behandeld worden.

2. Als de wijze van behandeling verschilt, ziet de functionaris erop toe dat dit op grond van de relevante objectieve kenmerken van het betrokken geval gerechtvaardigd is.

3. De functionaris vermijdt in het bijzonder ongerechtvaardigde discriminatie tussen leden van het publiek op grond van nationaliteit, geslacht, ras of etnische herkomst, godsdienst of geloofsovertuiging, handicap, leeftijd of seksuele geaardheid.

Artikel 6

Evenredigheid

1. Bij het nemen van besluiten ziet de ambtenaar erop toe dat de maatregelen in verhouding staan tot het nagestreefde doel. De functionaris vermijdt met name de rechten van de burgers te beperken of hun verplichtingen op te leggen indien deze beperkingen of verplichtingen niet in verhouding staan tot het nagestreefde doel van de maatregel.

2. Bij het nemen van besluiten schept de functionaris een billijk evenwicht tussen de belangen van personen en het algemeen openbaar belang.

Artikel 7

Vermijden van machtsmisbruik

De bevoegdheden worden slechts gebruikt voor de doelstellingen waarvoor zij in de relevante bepalingen zijn toegekend. De functionaris vermijdt met name deze bevoegdheden te gebruiken voor doelstellingen die geen rechtsgrond hebben of die niet uit een openbaar belang voortvloeien.

Artikel 8

Onpartijdigheid en onafhankelijkheid

1. De functionaris is onpartijdig en onafhankelijk. Hij onthoudt zich van enige willekeurige handeling die personen kan schaden en van elke voorkeursbehandeling op welke grond dan ook.

2. De functionaris laat zich niet door invloeden van buitenaf, met inbegrip van politieke invloeden, of persoonlijke belangen leiden.

3. De functionaris vermijdt betrokkenheid bij besluitvorming over een zaak waarmee zijn eigen belangen, de belangen van zijn gezin, familieleden, vrienden en kennissen zijn gemoeid.

Artikel 9

Objectiviteit

Bij het nemen van besluiten houdt de functionaris rekening met de relevante factoren en laat ze alle bij het besluit meewegen, met uitsluiting van alle irrelevante elementen.

Artikel 10

Gerechtvaardigde verwachtingen en consequent optreden

1. De functionaris treedt in de uitoefening van zijn functie en bij bestuursmaatregelen van het Europees Milieuagentschap consequent op. De functionaris volgt de normale bestuurlijke praktijken van de instelling, tenzij er legitieme redenen zijn om hiervan in een individueel geval af te wijken.

2. De functionaris voldoet aan de legitieme en redelijke verwachtingen die de leden van het publiek in het licht van vroeger gedrag van het Europees Milieuagentschap koesteren.

Artikel 11

Rechtvaardigheid

De functionaris handelt fair en redelijk.

Artikel 12

Beleefdheid

1. De functionaris gedraagt zich plichtbewust, correct en hoffelijk en is klantvriendelijk in zijn contacten met het publiek. Bij het beantwoorden van correspondentie, telefoongesprekken en elektronische post tracht de ambtenaar zo behulpzaam mogelijk te zijn en de gestelde vragen te beantwoorden.

2. Als de functionaris niet voor de betrokken zaak verantwoordelijk is, verwijst hij of zij de burger naar de bevoegde functionaris door.

3. Voor vergissingen met negatieve gevolgen voor de rechten of belangen van een burger, biedt de ambtenaar zijn verontschuldigingen aan.

Artikel 13

Beantwoording van brieven in de taal van de burger

De functionaris ziet erop toe dat alle burgers van de Unie of leden van het publiek die het Europees Milieuagentschap in een van de Verdragstalen aanschrijven, een antwoord in dezelfde taal ontvangen.

Artikel 14

Ontvangstbewijs en aanduiding van de verantwoordelijke ambtenaar

1. Van iedere brief of klacht aan de instelling wordt binnen twee weken een ontvangstbewijs gestuurd, behalve wanneer binnen deze periode een antwoord ten gronde kan worden gestuurd.

2. Het antwoord of het ontvangstbewijs vermelden de naam en het telefoonnummer van de functionaris die voor het dossier verantwoordelijk is en de dienst waartoe hij behoort.

3. Bij oneigenlijk gebruik, namelijk wanneer het aantal brieven of klachten buitensporig groot is, steeds hetzelfde onderwerp betreffen of ongegrond zijn, hoeft geen ontvangstbewijs of antwoord te worden verstuurd.

Artikel 15

Verplichting tot doorverwijzing naar de bevoegde dienst van de instelling

1. Als een brief of klacht aan het Europees Milieuagentschap is gestuurd of doorgestuurd naar een niet bevoegd programma of eenheid zien de diensten van het Agentschap erop toe dat het dossier onverwijld naar de bevoegde dienst van het Europees Milieuagentschap wordt doorgestuurd.

2. De dienst die de brief of klacht in eerste instantie ontvangt, stelt de betrokken persoon in kennis van deze doorverwijzing en vermeldt de naam en het telefoonnummer van de ambtenaar aan wie het dossier is toevertrouwd.

3. Als een brief of klacht aan het niet bevoegde Europese Milieuagentschap is gestuurd, zien de diensten van het Agentschap erop toe dat het dossier naar de bevoegde Europese instantie wordt doorgestuurd en informeren ze de afzender naar wie het dossier is doorgestuurd.

Artikel 16

Recht om gehoord te worden en verklaringen af te leggen

1. In gevallen waarmee de rechten of belangen van personen gemoeid zijn, ziet de ambtenaar erop toe dat de rechten van de verdediging in ieder stadium van de besluitvormingsprocedure in acht worden genomen.

2. Elke burger heeft in gevallen waarin een besluit moet worden genomen waarmee zijn rechten of belangen zijn gemoeid, het recht schriftelijk te reageren en zo nodig mondelinge verklaringen af te leggen alvorens het besluit wordt genomen.

Artikel 17

Redelijke termijn voor het nemen van besluiten

1. De ambtenaar ziet erop toe dat over verzoeken of klachten aan de instelling binnen een redelijke termijn, zonder vertraging en in ieder geval niet later dan twee maanden na datum van ontvangst een besluit wordt genomen. Deze regel is tevens van toepassing op het beantwoorden van brieven van burgers.

2. Indien het Europees Milieuagentschap wegens de complexiteit van de aan de orde gestelde feiten niet binnen bovengenoemde termijn een besluit kan nemen, stelt de functionaris de indiener hiervan zo spoedig mogelijk in kennis. In dit geval wordt de indiener zo spoedig mogelijk van het definitieve besluit in kennis gesteld.

Artikel 18

Motiveringsplicht

1. Ieder besluit van het Europees Milieuagentschap dat de rechten of belangen van een persoon kan schaden, dient met redenen te worden omkleed onder vermelding van de relevante feiten en de rechtsgrond van het besluit.

2. De functionaris vermijdt besluiten te nemen die gebaseerd zijn op beperkte of onduidelijke gronden of die geen individuele motivering bevatten.

3. Indien het wegens het grote aantal personen waarop gelijksoortige besluiten van toepassing zijn, niet mogelijk is het besluit omstandig te motiveren en derhalve standaardantwoorden moeten worden verstrekt, garandeert de functionaris dat hij of zij de burger die er expliciet om verzoekt een individueel gemotiveerd antwoord zal verstrekken.

Artikel 19

Vermelding van de beroepsmogelijkheden

1. Een besluit van het Europees Milieuagentschap dat de rechten of belangen van een persoon kan schaden, moet de beroepsmogelijkheden vermelden die openstaan om het besluit aan te vechten. In het besluit worden met name de aard van het beroep, de organen waarbij het beroep kan worden ingesteld en de termijn waarbinnen het beroep dient te worden ingesteld vermeld.

2. De besluiten moeten in het bijzonder wijzen op de mogelijkheid om een gerechtelijke procedure in te stellen of een klacht bij de ombudsman in te dienen, onder de voorwaarden die zijn neergelegd in respectievelijk de artikelen 230 en 195 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap.

Artikel 20

Bekendmaking van het besluit

1. De ambtenaar ziet erop toe dat besluiten waarmee de rechten of belangen van personen zijn gemoeid, schriftelijk aan de betrokken persoon of personen bekend worden gemaakt zodra het besluit is genomen.

2. De functionaris vermijdt het besluit aan anderen bekend te maken totdat de betrokken persoon of personen op de hoogte is of zijn gebracht.

Artikel 21

Gegevensbescherming

1. De functionaris die persoonlijke gegevens van een burger behandelt, neemt de beginselen in acht die zijn neergelegd in Richtlijn 95/46/EG betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

2. De ambtenaar vermijdt met name persoonlijke gegevens te verwerken voor onwettige doeleinden of dergelijke gegevens aan onbevoegde personen door te geven.

Artikel 22

Verzoeken om informatie

1. De ambtenaar die voor het betrokken dossier verantwoordelijk is, verstrekt desgevraagd informatie aan de burgers. De ambtenaar ziet erop toe dat de verstrekte informatie eenduidig en begrijpelijk is.

2. Als een mondeling verzoek om informatie te gecompliceerd of te gedetailleerd is, adviseert de functionaris de betrokken persoon zijn verzoek schriftelijk in te dienen.

3. Indien een functionaris de gevraagde informatie wegens het vertrouwelijke karakter ervan niet mag vrijgeven, meldt hij de betrokkene overeenkomstig artikel 18 van deze code om welke reden hij of zij de informatie niet kan verstrekken.

4. Naar aanleiding van verzoeken om informatie over zaken waarvoor de ambtenaar niet verantwoordelijk is, verwijst hij of zij de indiener naar de bevoegde persoon onder vermelding van diens naam en telefoonnummer. Naar aanleiding van verzoeken om informatie over een andere communautaire instelling of een ander communautair orgaan, verwijst de functionaris de indiener naar die instelling of dat orgaan.

5. Afhankelijk van het onderwerp van het verzoek verwijst de ambtenaar de persoon die om informatie verzoekt zo nodig naar de dienst van de instelling die belast is met het verstrekken van informatie aan het publiek.

Artikel 23

Verzoeken om toegang tot documenten

1. Naar aanleiding van verzoeken om toegang tot documenten van het Europees Milieuagentschap, verleent de functionaris toegang tot deze documenten in overeenstemming met het besluit van de raad van bestuur van het Europees Milieuagentschap inzake de toegang tot EMA-documenten van 21 maart 1997(5).

2. Wanneer de functionaris een mondeling verzoek om toegang tot documenten niet kan inwilligen, wordt de burger geadviseerd dit verzoek schriftelijk in te dienen.

Artikel 24

Het bijhouden van een register

De departementen van het Europees Milieuagentschap houden een register bij van de inkomende en uitgaande post, de documenten die zij ontvangen, en de maatregelen die zij treffen.

Artikel 25

Toegang van het publiek tot de code

1. Het Europees Milieuagentschap treft de nodige maatregelen om erop toe te zien dat aan deze code zoveel mogelijk bekendheid onder de burgers wordt gegeven. Het verspreidt met name een brochure getiteld "de code van goed administratief gedrag van het Europees Milieuagentschap", met een toelichting op deze code en met in de bijlage de volledige tekst ervan.

2. Het Europees Milieuagentschap verstrekt desgevraagd een kopie van deze code aan iedere burger.

Artikel 26

Recht om een klacht bij de Europese ombudsman in te dienen

Indien een functionaris op enigerlei wijze nalaat de in deze code neergelegde beginselen in acht te nemen, kan hierover een klacht bij de Europese ombudsman worden ingediend, in overeenstemming met artikel 195 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap en het statuut van de Europese ombudsman(6).

Artikel 27

Herziening

Dit besluit zal twee jaar na de inwerkingtreding worden herzien. In 2002 zal de directeur, ter voorbereiding op de herziening, een verslag indienen aan de Europese ombudsman over de tenuitvoerlegging van dit besluit in de periode 2000-2002.

Artikel 28

Inwerkingtreding

Dit besluit is goedgekeurd door de raad van bestuur van het Europees Milieuagentschap op 20 maart 2000 en zal in werking treden op 20 juni 2000 na publicatie in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Kopenhagen, 20 maart 2000.

Voor het EMA - De raad van bestuur

Kees Zoeteman

Voorzitter

Voor het Europees Milieuagentschap

Domingo Jiménez-Beltrán

Directeur

(1) A4-0190/97.

(2) PB C 292 van 21.9.1998, blz. 168.

(3) PB L 46 van 18.2.1994, blz. 58.

(4) PB C 282 van 18.9.1997, blz. 5.

(5) Zie voetnoot 4.

(6) Besluit 94/262/EGKS, EG, Euratom van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB L 113 van 4.5.1994, blz. 15).