VERSLAG over de financiële staten van de Europese Stichting voor opleiding (ESO-Turijn), vergezeld van de antwoorden van de Stichting (97/C 81/05)

(Periode 1 november 1994 - 31 december 1995)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 11, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad van 7 mei 1990 (1) aan de raad van bestuur van de Europese Stichting voor opleiding gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van de Europese Stichting voor opleiding betreffende de begrotingsjaren 1994 en 1995 onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren, zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad, de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de interne financiële regels. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken. In dit verslag wordt de eerste controle van de Stichting behandeld.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de algemeen aanvaarde controlenormen, voor zover deze in het communautaire kader van toepassing zijn. Zij heeft de boekhouding onderzocht en andere in dit verband noodzakelijk geachte controles verricht. De belangrijkste opmerkingen waartoe de controle van de Kamer aanleiding geeft, zijn in het tweede deel van dit verslag opgenomen.

1.4. De financiële staten betreffende de begrotingsjaren 1994 en 1995 zijn betrouwbaar, en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen zijn, over het geheel genomen, verzekerd.

Belangrijkste opmerkingen betreffende de begrotingsuitvoering van de Europese Stichting voor opleiding voor de begrotingsjaren 1994 en 1995

Begrotingsboekhouding

1.5. In het thans gehanteerde systeem kunnen de boekingen achteraf worden gewijzigd zonder dat dit sporen nalaat. Dit systeem, evenals het stelselmatige gebruik van de voorschotkas, kan tot kredietoverschrijdingen leiden.

Voorschotkas

1.6. De Stichting heeft gedurende het jaar 1995 voor alle betalingen een voorschotkas gebruikt. Het gebruik hiervan is in strijd met artikel 43 van het Financieel Reglement van de Stichting, dat slechts voor bepaalde soorten uitgaven in deze procedure voorziet. Bovendien liep de regularisatie van deze uitgaven vertraging op doordat de desbetreffende documenten ter visering naar de financieel controleur in Brussel moesten worden gezonden.

Sluiting van overeenkomsten

1.7. De Stichting heeft meerdere leveringscontracten gesloten, voor een totaalbedrag van 0,4 Mio ECU, ten einde de aan het eind van het begrotingsjaar beschikbare kredieten te kunnen besteden, doch hield zich daarbij niet aan de voorschriften met betrekking tot de sluiting van overeenkomsten, met name inzake de uitnodiging tot inschrijving (artikelen 45 t/m 51 van het Financieel Reglement van de Stichting).

Financieel controleur

1.8. Gelet op de huidige situatie zou het systeem van interne controle van de Stichting kunnen worden verbeterd door de aanstelling ter plaatse van een financieel controleur.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 10 oktober 1996.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 131 van 23. 5. 1990, blz. 4.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Stichting betreffende het begrotingsjaar 1995 opgemaakt op 31 maart 1996, op welke datum de rekeningen zijn ondertekend door de directeur van de Stichting en toegezonden aan de Commissie, de raad van bestuur en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Rekenkamer op 9 april 1996 ingekomen. Een samenvatting van deze financiële staten wordt in de tabellen bij dit verslag gegeven.

ANTWOORDEN VAN DE STICHTING

1.5. Begrotingsboekhouding

De Stichting deelt de mening van de Rekenkamer. Zij heeft overigens een zeer actieve rol gespeeld met betrekking tot het tot-stand-brengen van een enkel systeem voor boekhoudings- en begrotingsbeheer in alle bureaus. Er zijn momenteel discussies gaande met de bevoegde diensten van de Commissie, met de bedoeling om de door de Rekenkamer geuite bezorgdheid volledig uit de weg te ruimen dankzij de toepassing van een nieuw systeem van begrotingsbeheer dat vanaf 1 januari 1997 operationeel zou moeten worden.

Opgemerkt moet worden dat in de loop van de onderzochte periode geen enkele toewijzing werd overschreden.

1.6. Voorschot op de begroting

Opgemerkt moet worden dat het voorschot op de begroting niet gebruikt werd voor aankopen van apparatuur en voor de bijdrage tot het gebouw, die een belangrijk deel uitmaakten van de begroting. Bovendien moet worden opgemerkt dat het gebruik van het algemene voorschot op de begroting nu overeenkomstig artikel 43 van de financiële verordening is verminderd en dat alle boekhoudingsstukken van een bepaalde maand tussen de 10e en de 20e van de daaropvolgende maand naar de financieel controleur in Brussel worden gezonden.

1.7. Sluiten van contracten

Enerzijds maakten de betreffende contracten, aangaande activiteiten en projecten die binnen het werkprogramma van de Stichting passen, zowel wat het aantal als de begroting betreft slechts een zeer klein deel uit van de activiteiten van de Stichting.

Anderzijds is het waar dat de oproep tot mededinging die tot deze contracten leidde op informele wijze heeft plaatsgevonden. Deze procedure werd indertijd hoofdzakelijk uit tijdgebrek gekozen. Bovendien hadden de betreffende contracten betrekking op de organisatie van conferenties en seminaries namens en in opdracht van de Stichting en onder haar directe controle, en was de begroting hiervoor in twee delen gesplitst: het gedeelte betaling van honoraria, een vast bedrag van minder dan 12 000 ECU, en het operationele gedeelte, vooraf bepaald door de Stichting en vergoed tegen voorlegging van bewijsstukken. Op grondslag van deze elementen beschouwde de Stichting het contractuele bedrag niet hoger dan 12 000 ECU.

Toen begin 1996 bleek dat de Rekenkamer deze mening niet deelde, werd besloten dit systeem af te schaffen.

1.8. Financieel controleur

De Stichting deelt de mening van de Rekenkamer.