BIJLAGE

REGELS VOOR HET INDIENEN VAN VOORSTELLEN EN DE BIJBEHORENDE EVALUATIE-, SELECTIE- EN TOEKENNINGSPROCEDURES

(Versie 4)

INHOUDSOPGAVE

Context en toepassingsgebied

1. Inleiding

2. Indiening

2.1. Uitnodigingen tot het indienen van voorstellen

2.2. Voorafgaande toetsing van het voorstel

2.3. Indiening van voorstellen

2.4. Ontvangst door de Commissie

2.5. Toetsing aan de toelatingscriteria

2.6. Comité voor toetsing aan de toelatingscriteria

3. Evaluatie van de voorstellen

3.1. De rol van de deskundigen

3.2. Aanstelling van deskundigen

3.3. Aanstellingsvoorwaarden, gedragscode en belangenconflicten

3.4. Onafhankelijke waarnemers

3.5. Evaluatiecriteria

3.6. Scores van de voorstellen

3.7. Drempelwaarden en wegingsfactoren

3.8. Gedetailleerde beschrijving van de evaluatie van voorstellen

3.9. Feedback voor indieners

4. Afronding van de evaluatieresultaten

4.1. Ranglijst van de Commissie

4.2. Reservelijst van de Commissie

4.3. Afwijzingsbesluiten van de Commissie

5. Onderhandelingen en toekenning

5.1. Onderhandelingen over voorstellen

5.2. Toekennen van subsidies

5.3. Ondersteuning, informatie en beroepsprocedures

5.4. Rapportage over de resultaten van de uitnodigingen tot het indienen van voorstellen

Bijlage A — Procedures voor de ethische beoordeling

Bijlage B — Waarborgen van de veiligheid van gevoelige OTO-acties

Bijlage C — Indienings- en evaluatieprocedures in twee fasen

Bijlage D — Uitnodigingen voor het indienen van voorstellen die continu open staan

Bijlage E — Procedures voor het indienen van voorstellen op papier

Bijlage F — Aanstellingsbrief voor onafhankelijke deskundigen

Bijlage G — Evaluatie van voorstellen in het kader van het specifieke programma „Mensen”

CONTEXT EN TOEPASSINGSGEBIED

In dit document worden de regels vastgelegd die de Commissie (1) hanteert voor het indienen van voorstellen alsmede de bijbehorende evaluatie-, selectie- en toekenningsprocedures (hierna „de regels” genoemd) verband houdende met het zevende kaderprogramma van de Europese Gemeenschap (2) voor onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie en het zevende kaderprogramma van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (Euratom) voor onderzoeks- en opleidingsactiviteiten inzake kernenergie (3) (hierna „KP7” genoemd), een en ander zoals vereist op grond van de respectieve regels voor de deelname van ondernemingen, onderzoekscentra en universiteiten aan acties op grond van die kaderprogramma’s en voor de verspreiding van onderzoeksresultaten (4) (hierna „de EG-regels voor deelname” en „de Euratom-regels voor deelname” genoemd). In dit document worden de basisprocedures beschreven die de Commissie hanteert in overeenstemming met de regels voor deelname, het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (5) (hierna „het Financieel Reglement” genoemd) en het Reglement van orde van de Commissie (6).

De onderhavige regels zijn niet van toepassing op a) procedures voor overheidsopdrachten (7); b) een gemeenschappelijke onderneming of andere structuur die in het leven is geroepen op grond van artikel 187 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU), of op grond van artikel 185 VWEU dan wel op grond van artikel 45 van het Euratomverdrag; c) eigen acties van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek van de Commissie; en d) het specifieke programma „Ideeën”.

1. INLEIDING

Aanvragen voor financiële steun op grond van het zevende kaderprogramma (KP7) worden doorgaans gedaan in de vorm van voorstellen die bij de Commissie worden ingediend. In de voorstellen worden nadere details verstrekt over de geplande werkzaamheden, over de partijen die de werkzaamheden gaan uitvoeren en over de kosten.

De Commissie evalueert de ingediende voorstellen met het oog op de selectie van voorstellen met voldoende kwaliteit die eventueel voor financiering in aanmerking komen. De Commissie benoemt onafhankelijke deskundigen (hierna „de deskundigen” genoemd) die haar bij de evaluatie van de voorstellen assisteren.

De Commissie opent vervolgens de onderhandelingen met de coördinatoren van de voorstellen die succesvol door de evaluatiefase zijn gekomen en waarvoor begrotingsmiddelen beschikbaar zijn.

Indien de onderhandelingen succesvol zijn verlopen, wordt het project geselecteerd en wordt er een subsidieovereenkomst met de indieners gesloten met het oog op een financiële bijdrage van de Europese Unie of van Euratom.

De regels zijn gebaseerd op een aantal vaste beginselen:

i) Excellentie: Projecten die voor financiering worden geselecteerd, moeten ten aanzien van de onderwerpen en criteria zoals beschreven in de uitnodiging tot het indienen van voorstellen, van zeer goede kwaliteit zijn (8).

ii) Transparantie: De besluiten tot financiering moeten zijn gebaseerd op duidelijk omschreven regels en procedures, en de indieners moeten passende feedback ontvangen over de uitkomst van de evaluatie van hun voorstellen.

iii) Eerlijkheid en onpartijdigheid: Alle voorstellen die naar aanleiding van een uitnodiging zijn ingediend, worden gelijk behandeld. Zij worden onpartijdig op hun merites beoordeeld, ongeacht hun oorsprong of de identiteit van de indiener.

iv) Vertrouwelijkheid: Alle voorstellen en daaraan gerelateerde gegevens, kennis en documenten die aan de Commissie ter beschikking worden gesteld, worden vertrouwelijk behandeld (9).

v) Efficiëntie en snelheid: De evaluatie, de toekenning en de subsidievoorbereiding moeten zo snel mogelijk verlopen, met inachtneming van de vereiste kwaliteit van de evaluatie en van het rechtskader.

vi) Ethische en veiligheidsoverwegingen: Een voorstel dat strijdig is met fundamentele ethische beginselen (10) of dat niet voldoet aan de betrokken veiligheidsprocedures (11), kan te allen tijde worden uitgesloten van de evaluatie-, selectie- en toekenningsprocedure (zie bijlagen A en B).

In het werkprogramma voor de tenuitvoerlegging van de specifieke programma’s kunnen specifieke evaluatiecriteria of aanvullende gegevens over de toepassing van die evaluatiecriteria zijn opgenomen. Indien dit het geval is, zal hieraan in de uitnodiging tot het indienen van voorstellen worden gerefereerd.

In de uitnodiging en bijbehorende gids voor indieners wordt uitgebreider aandacht besteed aan de wijze waarop de regels en procedures in praktijk gebracht worden en welke eventuele stappen er moeten worden gezet.

De diverse fasen bij het indienen van voorstellen en tijdens de evaluatie- en selectieprocedures zijn in het navolgende diagram samengevat:

2. INDIENING

2.1. Uitnodigingen tot het indienen van voorstellen

Voorstellen worden ingediend op grond van de uitnodigingen tot het indienen van voorstellen („uitnodigingen”) (12). De inhoud en het tijdschema van de uitnodigingen worden in de werkprogramma’s beschreven. Kennisgevingen van uitnodigingen tot het indienen van voorstellen worden in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerd. De „teksten van de uitnodigingen” worden op de website(s) van de Commissie gepubliceerd met daarbij verwijzingen naar de onderwerpen in het werkprogramma waarvoor voorstellen ingediend kunnen worden, de indicatieve begroting voor de betreffende uitnodiging, de beschikbare financieringsregelingen, de indieningstermijnen en de koppelingen naar de Electronic Proposal Submission Service (EPSS) (zie onder punt 2.3). Deze website biedt toegang tot alle noodzakelijke informatie voor potentiële indieners van voorstellen. Voor elke uitnodiging zijn er daarnaast een of meer gidsen voor indieners beschikbaar. In deze gidsen wordt de indieningsprocedure toegelicht en de wijze waarop de indieners assistentie kunnen inroepen of nadere informatie kunnen inwinnen over zaken die met een uitnodiging verband houden. Daarnaast worden de contactgegevens verstrekt van de nationale contactpunten en van de KP7-helpdesks van de Commissie. Er is ook een speciale helpdesk voor vragen over het elektronische indieningssysteem EPSS.

Uitnodigingen blijven van kracht totdat de aangegeven termijn voor het indienen van voorstellen is verstreken.

Afhankelijk van de doelstellingen van de uitnodigingen kan er in het werkprogramma en de uitnodiging een onderscheid worden gemaakt tussen verschillende soorten samenwerkingsprojecten, tussen verschillende vormen van de regeling „Onderzoek voor de ondersteuning van specifieke groepen” en tussen verschillende soorten acties op het gebied van coördinatie en ondersteuning.

Verder staat in de uitnodiging of er bij de procedure sprake is van een indiening en evaluatie in één of in twee fasen. In het laatste geval moeten indieners eerst beperkte of beknopte voorstellen overleggen. Bij die indiening in twee fasen worden alleen de indieners van voorstellen die in de eerste fase positief zijn beoordeeld, uitgenodigd om in de tweede fase een volledig voorstel te doen (13) (zie bijlage C voor nadere informatie over deze procedure).

De verantwoordelijke ordonnateur benoemt via subdelegatie een „uitnodigingscoördinator” voor elke uitnodiging. De betreffende persoon fungeert als contactpersoon voor praktische vragen die verband houden met de uitnodiging en waarborgt de algemene planning en organisatie rondom de ontvangst van de voorstellen en het evaluatieproces.

Daarnaast worden een of meer functionarissen van de Commissie aangesteld die verantwoordelijk zijn voor het geven van aanwijzingen over de wijze waarop er met eventuele gevoelige kwesties omgegaan moet worden die zich tijdens het indienings- en evaluatieproces voordoen, met inbegrip van mogelijke belangenconflicten (zie onder punt 3.3).

2.2. Voorafgaande toetsing van het voorstel

Afhankelijk van de aard van een bepaalde uitnodiging kan de Commissie aanbieden om voorstellen voorafgaand aan de indiening informeel te laten toetsen. Doel is om potentiële indieners te laten weten of hun voorstellen in aanmerking lijken te komen en binnen het toepassingsgebied van de uitnodiging tot het indienen van voorstellen vallen. Nadere gegevens over de procedure voor de voorafgaande toetsing staan in de toepasselijke gids voor indieners van voorstellen.

2.3. Indiening van voorstellen

Voorstellen worden elektronisch ingediend (14) via het online elektronische indieningssysteem van de Commissie (EPSS).

Indien een aantal indieners als consortium een voorstel doet, mag het voorstel uitsluitend worden ingediend door de coördinator van het voorstel (middels zijn/haar gebruikerscode en wachtwoord).

Alvorens een voorstel online in te dienen, moet een potentiële indiener alle informatie over het voorstel beschikbaar hebben en instemmen met de gebruiksvoorwaarden van het EPSS- systeem en met de voorwaarden van de evaluatieprocedure.

Het EPSS voert eerst een aantal basiscontroles uit, met inbegrip van een controle op de volledigheid van het voorstel, op de interne dataconsistentie, op de afwezigheid van virusinfecties en op de vraag of het bestandstype en de omvang voldoen aan de gespecificeerde vereisten. Pas nadat deze controles voltooid zijn, kan het voorstel via het EPSS worden ingediend. Deze controles zijn overigens niet bedoeld ter vervanging van de formele toelatingstoetsingen zoals beschreven onder punt 2.5. De indiening wordt geacht plaats te vinden op het moment waarop de coördinator van het voorstel begint met de definitieve indiening, zoals aangegeven door het EPSS, en niet eerder.

De voorstellen die via het EPSS worden ingediend, worden na de sluitingstermijn van de uitnodiging in een databank bewaard. De Commissie heeft geen toegang tot de voorstellen totdat de indieningstermijn is verstreken (of nadat de tussentijdse sluitingstermijn is verstreken in het geval van continue indieningsregelingen, zie bijlage D).

Voorstellen die op papier worden ingediend of op een verwijderbaar elektronisch opslagmedium (zoals een cd-rom of diskette), dan wel voorstellen die per e-mail of per fax worden gestuurd, worden geacht niet te zijn ontvangen door de Commissie. NB: voorstellen op papier worden wel geaccepteerd als dat gebeurt conform de procedure en in de gevallen zoals beschreven in bijlage E.

Een procedure voor intrekking van een voorstel door de coördinator ervan zal worden opgenomen in de toepasselijke gids voor indieners. Een eenmaal ingetrokken voorstel komt niet meer in aanmerking voor een beoordeling door de Commissie.

Indien eenzelfde voorstel vóór het verstrijken van de sluitingstermijn meerdere malen wordt ingediend, wordt alleen de meest recente versie in aanmerking genomen voor een toetsing aan de toelatingscriteria en een mogelijke verdere evaluatie.

De voorstellen worden te allen tijde onder veilige omstandigheden bewaard. Na afronding van de evaluatie en de eventuele daaropvolgende onderhandelingen, worden alle exemplaren vernietigd, behalve die welke nodig zijn voor archivering en/of controledoeleinden.

2.4. Ontvangst door de Commissie

De datum en het tijdstip van ontvangst van de laatste versie van de ingediende voorstellen worden geregistreerd. Na het verstrijken van de indieningstermijn (of nadat de tussentijdse sluitingstermijn is verstreken in het geval van continue indieningsregelingen) wordt per e-mail een ontvangstbevestiging naar de coördinator van het voorstel verstuurd met de volgende informatie:

— de titel van het voorstel, het acroniem en een unieke code van het voorstel (het voorstelnummer);

— de naam van het programma en/of de activiteit of het onderzoeksgebied en de code van de uitnodiging tot het indienen van voorstellen waar het voorstel een reactie op is;

— de datum en het tijdstip van ontvangst (gesteld op het tijdstip waarop de indieningstermijn verstrijkt, voor elektronisch ingediende voorstellen).

Doorgaans heeft er over het voorstel verder geen contact meer plaats tussen de Commissie en indieners totdat de evaluatie is afgerond, met uitzondering van voorstellen waarvoor hoorzittingen zijn voorgeschreven (zie onder punt 3.8). De Commissie kan echter contact opnemen met een indiener (meestal via de coördinator) in verband met een nadere toelichting op een aantal zaken, zoals de toelatingscriteria (zie onder punt 2.5).

2.5. Toetsing aan de toelatingscriteria

Alleen voorstellen die aan alle toelatingscriteria voldoen, komen in aanmerking voor de evaluatieprocedure. Deze criteria worden strikt toegepast. Wanneer de voorstellen in twee fasen worden ingediend, wordt in elke fase een toetsing aan de toelatingscriteria uitgevoerd. Alle voorstellen die naar aanleiding van een uitnodiging worden ingediend, worden aan de volgende toelatingscriteria getoetst (15):

— Indien in de uitnodiging een sluitingsdatum en -tijdstip zijn vermeld, moet het voorstel op of voor bedoelde datum of tijdstip door de Commissie zijn ontvangen.

— Er moet aan de minimumvoorwaarden (bijvoorbeeld het aantal deelnemers) worden voldaan zoals vastgesteld in de uitnodiging tot het indienen van voorstellen.

— Het voorstel moet volledig zijn, dat wil zeggen dat alle vereiste administratieve formulieren en de beschrijving van het voorstel aanwezig moeten zijn (NB: het is aan de deskundigen om te oordelen over de volledigheid van de informatie in een voorstel; de controle op toelaatbaarheid heeft alleen betrekking op de invulling van de voorgeschreven onderdelen van het voorstel).

— De reikwijdte van de uitnodiging: het voorstel moet inhoudelijk ingaan op de in de uitnodiging beschreven onderwerpen en financieringsregeling, zoals gedefinieerd in het werkprogramma waarop de uitnodiging betrekking heeft. Alleen in duidelijke gevallen zal een voorstel als niet toelaatbaar op basis van de reikwijdte worden aangemerkt.

Als voor, tijdens of na de evaluatiefase komt vast te staan dat er niet wordt voldaan aan een of meer van de toelatingscriteria, wordt het voorstel door de Commissie als niet toelaatbaar aangemerkt en uitgesloten van verder onderzoek. Wanneer niet duidelijk is of een voorstel aan de toelatingscriteria voldoet, behoudt de Commissie zich het recht voor om door te gaan met de beoordeling in afwachting van een definitief besluit over de vraag of het voorstel in aanmerking komt. Het feit dat een voorstel onder die omstandigheden wordt beoordeeld, houdt niet automatisch in dat het aan de toelatingscriteria voldoet.

2.6. Comité voor toetsing aan de toelatingscriteria

Als niet duidelijk vaststaat of het voorstel toelaatbaar is en een grondiger beoordeling nodig is, kan door de coördinator van de uitnodiging een intern comité voor toetsing aan de toelatingscriteria worden bijeengeroepen.

De taak van dit comité is zorg te dragen voor een uniforme juridische uitleg van dergelijke gevallen en voor een gelijke behandeling van alle indieners.

Dit comité bestaat uit medewerkers van de Commissie met de benodigde expertise op het gebied van juridische zaken, op inhoudelijk, wetenschappelijk en technologisch gebied en/of op het gebied van informatiesystemen. Het comité, onder voorzitterschap van de coördinator van de uitnodiging, onderzoekt het voorstel alsmede (waar nodig) de omstandigheden rondom de indiening ervan. Het comité verstrekt een deskundig advies ter ondersteuning van het besluit om een voorstel te evalueren of om het al dan niet af te wijzen op basis van de toelatingscriteria. Het comité kan contact opnemen met de indiener om meer informatie over bepaalde kwesties in te winnen.

3. EVALUATIE VAN DE VOORSTELLEN

3.1. De rol van de deskundigen

De Commissie evalueert de voorstellen met ondersteuning van onafhankelijke (16) deskundigen om te waarborgen dat uitsluitend de voorstellen met de meeste kwaliteit voor financiering worden geselecteerd. Vanwege de breedte en de diversiteit van de onderzoeksgebieden die door de kaderprogramma’s worden bestreken, maakt de Commissie gebruik van externe deskundigen.

De deskundigen kan gevraagd worden om de evaluatie gedeeltelijk of geheel hetzij thuis of op hun werk uit te voeren („evaluatie op afstand”) hetzij op een van de locaties van de Commissie.

In incidentele gevallen, wanneer de gespecialiseerde kennis intern aanwezig is, kunnen naast de externe deskundigen ook medewerkers van de Commissie bij de evaluatie worden betrokken. Dergelijke interne deskundigen doen aan de evaluatie mee als aanvulling op het minimumaantal deskundigen dat voor de betreffende uitnodiging vereist is (zie onder punt 3.8.b)) (17).

De enige uitzondering op het gebruik van deskundigen is bij acties op het gebied van de coördinatie en ondersteuning als bedoeld in artikel 14 van de EG-regels voor deelname en artikel 13 van de equivalente Euratom-regels voor deelname. In dergelijke gevallen worden er slechts deskundigen benoemd indien de Commissie dat nodig acht (18).

3.2. Aanstelling van deskundigen

Van deskundigen wordt verwacht dat zij beschikken over de vereiste kennis en vaardigheden op de werkterreinen waarvoor hun medewerking wordt gevraagd. Zij moeten in de overheids- of de particuliere sector op hoog niveau werkervaring hebben opgedaan op een of meer van de volgende activiteitengebieden: onderzoek op de relevante wetenschappelijke en technologische terreinen; het bestuur, het beheer of de evaluatie van projecten, het gebruik van de resultaten van onderzoeks- en technologische ontwikkelingsprojecten, technologieoverdracht en innovatie, internationale samenwerking op wetenschappelijk en technologisch gebied, HR-ontwikkeling. Deskundigen kunnen ook afkomstig zijn uit een land dat geen lidstaat van de Europese Unie is of dat niet met de kaderprogramma’s geassocieerd is.

De Commissie stelt aan de hand van uitnodigingen tot kandidaatstelling zoals bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie een databank samen die de gegevens bevat van potentieel geschikte deskundigen. Eén uitnodiging is gericht tot individuele personen, terwijl een andere uitnodiging bedoeld is voor relevante organisaties, zoals nationale onderzoeksbureaus, onderzoeksinstellingen en ondernemingen.

De Commissie mag te allen tijde (waar nodig) personen met adequate vaardigheden aan de databank toevoegen die niet op de lijsten staan die naar aanleiding van bovengenoemde uitnodigingen zijn samengesteld. Deskundigen in de databank kunnen ook het verzoek krijgen om de Commissie bij te staan bij andere activiteiten dan de evaluatie van onderzoeksvoorstellen als zij aangegeven hebben daartoe bereid te zijn. De gegevens van de databank mogen na een daartoe strekkend verzoek ook ter beschikking gesteld worden van instanties met openbaredienstverplichtingen die onderzoek financieren in de lidstaten of in andere landen die met de kaderprogramma’s zijn geassocieerd. Ook kunnen de gegevens beschikbaar worden gesteld aan andere instanties die EU-onderzoeksactiviteiten uitvoeren en die in overeenstemming met het bepaalde in het Verdrag zijn opgericht. De beslissingsbevoegdheid over het al dan niet verlenen van de toegang tot de databank berust bij de directeur-generaal van het DG Onderzoek en Innovatie (of zijn/haar plaatsvervanger(s)). Tot slot mag de databank ook gebruikt worden door het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek van de Commissie met het oog op de selectie van deskundigen ter ondersteuning van onderzoeksactiviteiten die in de vorm van eigen acties worden uitgevoerd (19).

Ter evaluatie van de voorstellen die naar aanleiding van een uitnodiging zijn ingediend, stelt de Commissie een lijst samen met geschikte deskundigen (inclusief, indien noodzakelijk, een reservelijst). De lijsten worden voornamelijk aan de hand van de volgende selectiecriteria samengesteld:

— een hoog expertiseniveau;

— een adequaat scala aan vaardigheden.

Mits aan bovenstaande criteria is voldaan, kunnen ook andere criteria in aanmerking worden genomen, zoals:

— een adequaat evenwicht tussen academische en industriële expertise en gebruikers;

— een redelijke man-vrouwverhouding (20);

— een redelijke verdeling naar geografische herkomst (21);

— een regelmatige roulering van deskundigen (22).

Bij het samenstellen van de lijsten met deskundigen houdt de Commissie, waar nodig, ook rekening met de capaciteiten van deskundigen om de industriële en/of sociale dimensie en de beleidsmatige relevantie in aanmerking te nemen van de onderwerpen die door de uitnodiging worden bestreken. Daarnaast moeten de deskundigen beschikken over de taalvaardigheid die nodig is om de voorstellen te kunnen beoordelen.

Voorafgaand aan de aanstelling van onafhankelijke deskundigen die met gerubriceerde informatie te maken zullen krijgen, is een adequaat veiligheidsonderzoek vereist (23).

Over welke lijst er voor de evaluatiesessies gebruikt zal worden, wordt een besluit genomen door de ordonnateur door middel van subdelegatie of door naar behoren benoemde gedelegeerden. De namen van de deskundigen die aan individuele voorstellen worden toegewezen, worden niet openbaar gemaakt. Elk jaar publiceert de Commissie op internet echter wel een algemene lijst met deskundigen die voor de kaderprogramma’s en voor elk specifiek programma worden ingezet.

3.3. Aanstellingsvoorwaarden, gedragscode en belangenconflicten

Elke deskundige dient voorafgaand aan zijn/haar benoeming door de Commissie een aanstellingsbrief te ondertekenen volgens het model dat is opgenomen in bijlage F.

Door die ondertekening verbindt de deskundige zich aan een gedragscode en aan de essentiële vereisten die aan de vertrouwelijkheid worden gesteld. In de aanstellingsbrief wordt met name ook een beschrijving van de werkzaamheden gegeven en van de betalingsvoorwaarden en onkostenvergoedingen (zie bijlage F).

Bij het aanstellen van deskundigen moet de Commissie (24) alle benodigde stappen ondernemen om te zorgen dat de deskundigen ten aanzien van de voorstellen waarover zij dienen te adviseren, niet met een belangenconflict worden geconfronteerd. Te dien einde dienen deskundigen een verklaring te ondertekenen dat er bij de aanstelling geen belangenconflicten bestaan (zie bijlage F) en dat zij zich ertoe verbinden de Commissie meteen te informeren van het bestaan en de aard van zulk een conflict wanneer het in de loop van hun werkzaamheden zou ontstaan. Na een dergelijke kennisgeving stelt de Commissie alles in het werk om het belangenconflict te elimineren. Daarnaast zijn alle deskundigen met betrekking tot elk voorstel dat aan hen ter bestudering wordt voorgelegd, verplicht om op het moment van evaluatie te bevestigen dat er geen sprake is van een belangenconflict.

In de verklaring wordt een onderscheid gemaakt tussen belangenconflicten die aanleiding zijn voor „uitsluiting” en „potentiële” belangenconflicten.

Wanneer een deskundige een belangenconflict meldt dat aanleiding is voor uitsluiting dan wel indien de Commissie op basis van een beschikbare informatiebron vaststelt dat er sprake is van een dergelijk belangenconflict, zal de deskundige het betreffende voorstel niet evalueren (als lid van de consensusgroep) en ook niet deelnemen aan panelbeoordelingen (met inbegrip van eventuele hoorzittingen) waarin het voorstel wordt besproken (25).

Bij deskundigen die in dienst zijn van een van de organisaties die het voorstel heeft ingediend, wordt er doorgaans vanuit gegaan dat er sprake is van een belangenconflict dat aanleiding voor uitsluiting is. Om recht te doen aan de eis dat de best beschikbare deskundigen worden benoemd en wanneer er slechts een beperkte groep deskundigen beschikbaar is, kan de Commissie echter besluiten om dergelijke deskundigen toch uit te nodigen voor deelname aan de panelbeoordeling, mits zij op of in een andere afdeling/laboratorium/instelling werken dan waar de werkzaamheden worden uitgevoerd en mits de verschillende bedrijfsonderdelen met een hoge mate van autonomie opereren. In dergelijke situaties zal de deskundige niet deelnemen aan de bespreking (of aan het elektronische forum) op momenten waarop het panel het voorstel waarbij de betrokken organisatie een rol speelt, uitgebreid bediscussieert. Mocht het voorstel de hoorzittingsfase bereiken, dan zal die deskundige ook niet aan die hoorzittingen deelnemen.

In uitzonderlijke naar behoren gerechtvaardigde gevallen kunnen deskundigen in de bovengenoemde omstandigheden echter toch deelnemen aan de consensusgroep voor het betrokken voorstel. De Commissie zal de andere deskundigen in de groep dan wel op de hoogte stellen van de band die de betreffende deskundige met een van de indieners van het voorstel heeft.

Wanneer een deskundige een potentieel belangenconflict meldt of wanneer een dergelijk conflict op welke manier dan ook onder de aandacht van de Commissie wordt gebracht, beziet de Commissie de omstandigheden van het geval en besluit zij op basis van de objectieve informatie waarover zij beschikt of er wel of geen sprake is van een belangenconflict (26). Indien vastgesteld wordt dat er een concreet belangenconflict is, wordt de deskundige op dezelfde manier van zijn/haar taken ontheven als bij een conflict dat aanleiding is voor uitsluiting. Afhankelijk van de specifieke omstandigheden en rekening houdend met de daarmee verband houdende risico’s kan de Commissie in andere gevallen besluiten om de deskundige alsnog toestemming te geven aan de evaluatie deel te nemen. De deskundige dient dan een verklaring te ondertekenen dat hij/zij op onpartijdige wijze te werk zal gaan.

De Commissie kan passende maatregelen nemen om belangenconflicten te voorkomen. Zo kan de rol van een deskundige beperkt blijven tot de panelbeoordeling. In dergelijke gevallen dient de onafhankelijke deskundige de kamer (of het elektronische forum) te verlaten wanneer het panel het concrete geval bespreekt waarop het conflict betrekking heeft.

Als zich in de loop van een evaluatie een conflict openbaart waarvan het bestaan tot dat moment onbekend was, moet de deskundige een functionaris van de Commissie daarvan onmiddellijk in kennis stellen. Als het conflict aanleiding voor uitsluiting blijkt te zijn, mag de deskundige niet deelnemen aan de verdere evaluatie van het betrokken voorstel. Alle eerdere opmerkingen en beoordelingen van die deskundige ten aanzien van het betrokken voorstel worden niet in acht genomen. Zo nodig wordt de deskundige vervangen.

Als een deskundige een potentieel belangenconflict of een belangenconflict dat aanleiding is voor uitsluiting bewust verzwijgt en dat tijdens de evaluatie aan het licht komt, wordt hij of zij onmiddellijk van deelname uitgesloten onder toepassing van de in de aanstellingsbrief en/of in het Financieel Reglement en de bijbehorende uitvoeringsvoorschriften vermelde sancties. Alle consensusgroepen waaraan hij of zij heeft deelgenomen, worden nietig verklaard en het/de betrokken voorstel(len) wordt/worden opnieuw beoordeeld.

Naar analogie van artikel 265 bis, lid 3, van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement kan een schending van de gedragscode of een ander geval van ernstig wangedrag van de deskundige worden aangemerkt als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening en aldus aanleiding zijn voor uitsluiting van de lijst die is samengesteld op basis van de uitnodiging tot het indienen van blijken van belangstelling waarin artikel 179 bis van het Financieel Reglement voorziet. In dat geval wordt de deskundige verwijderd uit de databank en kan hij of zij zich niet opnieuw inschrijven zolang de uitsluiting voortduurt.

3.4. Onafhankelijke waarnemers

Ter waarborging van een hoge mate van transparantie, kan de Commissie onafhankelijke deskundigen benoemen om als waarnemers van het evaluatieproces te fungeren met betrekking tot de werking en uitvoering van de procedures. Het is hun taak om de Commissie te voorzien van onafhankelijk advies over het verloop en de billijkheid gedurende alle fasen van de evaluatiesessies, over de wijze waarop de deskundigen de evaluatiecriteria toepassen en over manieren waarop de procedures verbeterd zouden kunnen worden. Als zodanig zien zij erop toe dat de procedures die in die regels uiteengezet of genoemd zijn, in acht worden genomen en rapporteren zij hun bevindingen en aanbevelingen aan de Commissie. Zij worden eveneens aangespoord om informeel te discussiëren met de functionarissen van de Commissie die bij de evaluatiesessies zijn betrokken en de Commissie voorstellen te doen over mogelijke verbeteringen die onmiddellijk in praktijk gebracht kunnen worden. In het kader van hun werkzaamheden is het echter niet de bedoeling dat zij uitspraken doen over de te evalueren voorstellen of over de standpunten van de deskundigen over die voorstellen.

De waarnemers hoeven dan ook niet deskundig te zijn op het gebied van de voorstellen die worden beoordeeld. Het kan zelfs een voordeel zijn wanneer de waarnemers het betrokken wetenschappelijk en technologisch gebied niet al te goed kennen, zodat conflicten tussen hun mening over het resultaat van de evaluaties en het functioneren van de sessies worden vermeden. Zij mogen in geen geval hun mening kenbaar maken over de te evalueren voorstellen of de standpunten van de beoordelaars hierover.

De waarnemers worden uitgenodigd om aanwezig te zijn vanaf het begin van de evaluatiesessies wanneer de deskundigen door de Commissie geïnformeerd worden. Indien een deel van een evaluatie niet in een van de kantoren van de Commissie plaatsvindt („evaluatie op afstand”), kunnen de waarnemers die fase na afloop van de evaluatie beoordelen op basis van een bespreking met de deskundigen tijdens een gezamenlijke bijeenkomst in Brussel (of een andere centrale evaluatielocatie).

De Commissie informeert de programmacomités niet alleen over welke deskundigen zij als waarnemer heeft geselecteerd en wat hun mandaat is, maar ook over de bevindingen van die waarnemers. Zij kan ook besluiten om een samenvatting van het verslag van de waarnemers openbaar te maken.

Waarnemers zijn op het gebied van de vertrouwelijkheid en vermijding van belangenconflicten aan dezelfde verplichtingen gebonden als de deskundigen en zij dienen daartoe eenzelfde verklaring te ondertekenen (zie bijlage F). Zij mogen noch bijzonderheden van de voorstellen naar buiten brengen, noch de namen van deskundigen die de voorstellen beoordelen of de inhoud van de discussies in de evaluatiepanels. De waarnemers moeten daarnaast de gedragscode in acht nemen die als bijlage bij hun aanstellingsbrief is gevoegd.

3.5. Evaluatiecriteria

Alle in aanmerking komende voorstellen worden door de Commissie geëvalueerd, waar nodig bijgestaan door deskundigen, teneinde hun merites te toetsen aan de evaluatiecriteria die relevant zijn voor de uitnodiging.

De gedetailleerde evaluatiecriteria en subcriteria (27) en de bijbehorende wegingsfactoren en drempelwaarden worden beschreven in de werkprogramma’s en zijn gebaseerd op de beginselen in de specifieke programma’s en op de criteria zoals neergelegd in de regels voor deelname. Die criteria bestaan uit selectie- en toekenningscriteria in de zin van het Financieel Reglement (artikel 115) en de bijbehorende uitvoeringsvoorschriften (28) (de artikelen 176 en 177).

De wijze waarop de criteria worden toegepast, wordt nader omschreven in de uitnodiging tot het indienen van voorstellen en in de bijbehorende gids voor indieners.

3.6. Scores van de voorstellen

De deskundigen onderzoeken de onderdelen van elk beoordelingscriteria en kennen daaraan 0 tot 5 punten toe. Er mogen ook halve punten worden toegekend.

Voor elk onderzocht criterium hebben de scores de navolgende betekenis:

0 — Er wordt in het voorstel niet aan het betrokken criterium voldaan of het voorstel kan niet worden beoordeeld wegens ontbrekende of onvolledige informatie.

1 — Slecht. Er wordt op onvoldoende wijze aan het criterium voldaan of er is sprake van ernstige, inherente tekortkomingen.

2 — Redelijk. Hoewel er in het algemeen wel aan het criterium wordt voldaan, zijn er aanzienlijke tekortkomingen.

3 — Goed. In het voorstel wordt op adequate wijze aan het criterium voldaan, hoewel er nog verbeteringen noodzakelijk zijn.

4 — Zeer goed. In het voorstel wordt zeer goed aan het criterium voldaan, hoewel er nog steeds ruimte is voor een aantal verbeteringen.

5 — Uitstekend. In het voorstel wordt adequaat ingegaan op alle aspecten die relevant zijn voor het criterium. De eventuele tekortkomingen zijn verwaarloosbaar.

3.7. Drempelwaarden en wegingsfactoren

Drempelwaarden

Voor sommige of alle criteria worden drempels vastgesteld; voorstellen die de drempelwaarde niet halen, worden verworpen. Bovendien kan een algemene drempelwaarde worden vastgesteld. De drempelwaarden voor de verschillende criteria en de algemene drempelwaarde worden in het werkprogramma en in de uitnodiging vermeld.

Wanneer een voorstel de drempelwaarde voor een criterium niet haalt, kan de evaluatie van het voorstel worden beëindigd.

Er kan worden besloten de evaluatie in verschillende stappen uit te voeren waarbij de mogelijkheid bestaat dat verschillende deskundigen de verschillende criteria bestuderen. Wanneer de evaluatie uit meerdere opeenvolgende stappen bestaat en een voorstel een minimaal vereiste score niet haalt, gaat het niet over naar de volgende stap. Zo’n voorstel wordt onmiddellijk geklasseerd als „afgewezen”.

Wegingsfactoren

Afhankelijk van de specifieke aard van de financieringsregelingen en de uitnodiging kan tot een weging van de criteria worden besloten. De wegingsfactoren voor de verschillende criteria worden in het werkprogramma en in de uitnodiging vermeld.

3.8. Gedetailleerde beschrijving van de evaluatie van voorstellen (29)

a) Instructie van de deskundigen

De Commissie zorgt ervoor dat de deskundigen vóór de evaluatiesessies instructies ontvangen. De instructies voor de deskundigen hebben betrekking op de evaluatieprocessen en -procedures, op de te hanteren evaluatiecriteria en op de inhoud en het te verwachten effect van de betrokken onderzoeksthema’s. Er worden ook specifieke instructies gegeven op het gebied van vertrouwelijkheid, onpartijdigheid en het verzwijgen van mogelijke belangenconflicten.

Er wordt speciale aandacht besteed aan de instructies voor deskundigen die op afstand evalueren in gevallen waarin er aangepast materiaal nodig is (bijv. cd-rom’s, online-presentaties). Er wordt nauw contact met de afzonderlijke deskundigen onderhouden om hen bij eventuele vragen te ondersteunen.

b) Individuele evaluatie van de voorstellen

Voorstellen worden door ten minste drie deskundigen geëvalueerd. Voor netwerken van excellentie zijn minimaal vijf deskundigen vereist en dat geldt ook in gevallen die als zodanig in de toepasselijke gids voor indieners zijn beschreven.

In de eerste fase van de beoordeling gaat elke deskundige individueel te werk. Hij of zij kent scores toe en maakt opmerkingen over elk criterium zoals dat in het werkprogramma en in de uitnodiging is beschreven.

De deskundigen geven daarnaast aan of het voorstel:

— volledig buiten de reikwijdte valt van de uitnodiging tot het indienen van voorstellen;

— gevoelige ethische kwesties bevat;

— nadere bestudering behoeft met het oog op veiligheidsoverwegingen (zie bijlage B).

Bij evaluaties op afstand stuurt de Commissie elke afzonderlijke deskundige kopieën van de te evalueren voorstellen. De betreffende kopieën kunnen per post of koerier worden verstuurd of elektronisch beschikbaar worden gesteld.

Motivatie van de scores

De deskundigen moeten hun scores voorzien van commentaar. Dit commentaar moet in overeenstemming zijn met de scores die zijn toegekend. De betreffende opmerkingen kunnen worden gebruikt als input voor de discussies om een consensus te bereiken en het aan de hand daarvan opgestelde consensusverslag.

Resultaten van de individuele evaluaties

Na de individuele evaluatie van een voorstel stelt de deskundige een evaluatieverslag op waarin hij/zij zijn/haar individuele interpretatie en beoordeling weergeeft. In het geval van evaluaties op afstand worden de resultaten per post of elektronisch aan de Commissie meegedeeld. In het individuele evaluatieverslag van de deskundigen worden vervolgens geen wijzigingen meer aangebracht. Door ondertekening van het evaluatieverslag (of middels een elektronische goedkeuring) bevestigt elke deskundige dat er met betrekking tot de evaluatie van het voorstel in kwestie geen sprake is van een belangenconflict.

In sommige gevallen kan aan deskundigen worden gevraagd om alleen de individuele evaluatie uit te voeren. In dat geval worden hun individuele evaluatieverslagen toegezonden aan de deskundigen die bij de consensusfase zijn betrokken (zie hieronder) om te worden gebruikt als input bij het opstellen van het consensusverslag.

Indien alle afzonderlijke deskundigen van mening zijn dat een voorstel buiten de reikwijdte valt, kan geconcludeerd worden dat het voorstel verder niet in aanmerking genomen zal worden en dat het derhalve van de consensusfase wordt uitgesloten.

c) Consensus

Zodra alle deskundigen die een voorstel hebben geëvalueerd, hun individuele beoordelingen hebben afgerond, wordt de evaluatie voortgezet met een consensusbeoordeling om een gemeenschappelijk standpunt te bepalen.

Doorgaans gebeurt dit via een consensusbijeenkomst (of een elektronisch forum) om de toegekende scores te bespreken en opmerkingen te formuleren.

De consensusdiscussie wordt geleid door een vertegenwoordiger van de Commissie (de „moderator”). De moderator heeft tot taak om de individuele standpunten van de deskundigen op één lijn te brengen zonder negatieve of positieve vooroordelen tegen bepaalde voorstellen of betrokken organisaties. Doel is om tot een eerlijke en billijke evaluatie van elk voorstel te komen in overeenstemming met de voorgeschreven evaluatiecriteria.

De moderator van de groep kan een deskundige aanwijzen die de verantwoordelijkheid krijgt om het consensusverslag op te stellen (de „rapporteur”).

De deskundigen trachten om voor elk geëvalueerd criterium tot een consensusscore te komen en concrete opmerkingen te formuleren om die scores te motiveren. De opmerkingen moeten geschikt zijn als feedback voor de coördinator van het voorstel. De scores en opmerkingen worden in een consensusverslag opgenomen.

Indien relevant, formuleren de deskundigen ook een gemeenschappelijk standpunt over de reikwijdte, over ethische kwesties en over de veiligheid (zoals hierboven aangegeven onder stap b)).

Mochten de deskundigen het tijdens de consensusdiscussie niet eens kunnen worden over een bepaald aspect van een voorstel, dan kan de functionaris van de Commissie die met de evaluatie belast is, maximaal drie extra deskundigen verzoeken het voorstel te bestuderen.

Resultaat van de consensusfase

Het resultaat van de consensusfase is het consensusverslag dat door de moderator en alle deskundigen (in ieder geval door de moderator en de rapporteur) wordt ondertekend (of op elektronische wijze wordt goedgekeurd). De moderator heeft tot taak om te zorgen dat het verslag, uitgedrukt in scores en opmerkingen, een adequate weerspiegeling vormt van de bereikte consensus. Wanneer het onmogelijk mocht blijken om consensus te bereiken, wordt in het verslag niet alleen het meerderheidsstandpunt van de deskundigen weergegeven, maar ook de afwijkende standpunten (eventueel in een bijlage) van de afzonderlijke deskundigen.

De Commissie zal de benodigde maatregelen nemen om de kwaliteit van de consensusverslagen te waarborgen, waarbij bijzondere aandacht zal uitgaan naar duidelijkheid, consistentie en een voldoende mate aan gedetailleerde informatie. Mochten er belangrijke wijzigingen noodzakelijk zijn, dan wordt het verslag terugverwezen naar de betreffende deskundigen.

Met de ondertekening (of elektronische goedkeuring) van het verslag wordt de consensusfase afgesloten.

Evaluatie van een opnieuw ingediend voorstel

Wanneer voorstellen opnieuw worden beoordeeld die al eerder bij de Commissie waren ingediend in verband met KP7, kan de moderator in de consensusfase het eerdere samenvattende beoordelingsverslag aan de deskundigen ter beschikking stellen indien de vorige evaluatie onder vergelijkbare omstandigheden heeft plaatsgevonden (bijv. als de onderwerpen en criteria van het werkprogramma grotendeels vergelijkbaar zijn). Indien nodig kan aan de deskundigen worden gevraagd om een duidelijke motivatie van hun scores en opmerkingen te geven indien deze aanzienlijk verschillen van de scores en opmerkingen met betrekking tot het eerdere verslag.

d) Panelbeoordeling

Dit is de laatste stap waarbij de deskundigen zijn betrokken. Op basis van het overzicht dat zij op basis van de resultaten in de consensusfase hebben gekregen, kunnen zij nu de aanbevelingen voor de Commissie formuleren. De praktische invulling wordt bepaald door de aard van de uitnodiging en het aantal ingediende voorstellen.

Voor specifieke uitnodigingen (of delen van een uitnodiging) bestaat de mogelijkheid dat alle deskundigen alle voorstellen evalueren, waarbij een definitieve beoordeling wordt uitgevoerd tijdens het opstellen van de consensusverslagen. In dergelijke gevallen bestaat het panel dus uit alle deskundigen.

In de andere gevallen wordt een nieuw panel samengesteld, dat kan bestaan uit deskundigen die bij de consensusfase betrokken zijn geweest, uit nieuwe deskundigen of uit een combinatie van beide groepen. Er kan gebruik worden gemaakt van één panel voor de gehele uitnodiging of van meerdere panels voor verschillende activiteiten, onderwerpen of financieringsregelingen.

Rol van het panel

De belangrijkste taak van het panel is het beoordelen en vergelijken van de consensusverslagen op een bepaald gebied. Daarnaast dient onderzocht te worden in hoeverre de scores en opmerkingen voortvloeiende uit de consensusdiscussies consistent zijn en moet er (indien noodzakelijk) een nieuwe reeks scores of aangepaste opmerkingen worden voorgesteld.

De taken van het panel kunnen ook de volgende activiteiten omvatten:

— het houden van hoorzittingen met de indieners van de voorstellen die de vereiste drempelwaarden hebben gehaald (zie hierna);

— het oplossen van zaken waarvoor in het consensusverslag een minderheidsstandpunt werd vastgelegd;

— het aanbevelen van een prioriteitsvolgorde voor voorstellen met eenzelfde score (uitsluitend indien dit noodzakelijk is gezien de beschikbare begroting of vanwege andere voorwaarden zoals die in de uitnodiging of het werkprogramma zijn opgenomen);

— het doen van aanbevelingen over het eventueel clusteren of combineren van voorstellen.

Het panel wordt voorgezeten door de Commissie of door een daartoe door de Commissie benoemde deskundige. In beide gevallen zal de Commissie een eerlijke en gelijke behandeling waarborgen van alle voorstellen die onderwerp zijn van de paneldiscussies. De mogelijkheid bestaat om een „panelrapporteur” aan te wijzen (die ook als voorzitter van het panel kan fungeren) teneinde het advies van het panel op te stellen.

Hoorzittingen met indieners

Er kunnen hoorzittingen met indieners worden georganiseerd als onderdeel van de beraadslagingen van het panel. Hoorzittingen kunnen met name nuttig zijn in geval van uitnodigingen (of gedeelten van uitnodigingen) betreffende grootschalige integrerende samenwerkingsprojecten en/of netwerken van excellentie.

Indien er hoorzittingen worden georganiseerd, worden daarvoor de coördinatoren uitgenodigd van de voorstellen met een consensusscore die hoger is dan de individuele en algemene drempelwaarden. Bij sommige uitnodigingen tot het indienen van voorstellen kan besloten worden om ook de vertegenwoordigers uit te nodigen van de voorstellen die weliswaar de individuele, maar niet de algemene drempelwaarde hebben gehaald.

In beide gevallen zullen de voorwaarden voor het versturen van uitnodigingen consequent worden toegepast met betrekking tot alle voorstellen die zijn ingediend naar aanleiding van een (deel van een) uitnodiging tot het indienen van voorstellen op grond van een bepaald indicatief begrotingsonderdeel in het werkprogramma.

Hoorzittingen leveren input op om de voorstellen verder te verduidelijken en helpen het panel om de definitieve beoordeling en scores van de voorstellen te bepalen. Het doel is de deskundigen meer inzicht in het voorstel te geven maar niet om het voorstel als zodanig te wijzigen of te verbeteren. De indieners worden dan ook niet uitgenodigd om hun voorstel te presenteren, maar om uitleg en verduidelijking te verschaffen over vragen die van tevoren aan hen zijn voorgelegd.

Wanneer afzonderlijke voorstellen bepaalde aspecten bevatten waarvoor speciale deskundigheid vereist is, kunnen op de hoorzittingen extra deskundigen worden uitgenodigd. In dat geval worden die extra deskundigen alleen uitgenodigd om hun opmerkingen te maken over de aspecten waarin zij deskundig zijn en niet over het gehele voorstel.

Wanneer een consortium dat een voorstel heeft ingediend, de hoorzitting niet bijwoont, maar schriftelijk antwoord geeft op de toegezonden vragen, wordt rekening gehouden met hun schriftelijke antwoorden. Wanneer een consortium nalaat de vragen te beantwoorden en de hoorzitting bij te wonen, stelt het panel alleen op basis van het oorspronkelijk ingediende materiaal een eindscore en opmerkingen betreffende het voorstel vast.

In sommige omstandigheden kan een hoorzitting ook volledig door middel van een schriftelijke procedure worden uitgevoerd.

Daarnaast kunnen hoorzittingen telefonisch worden gehouden of door gebruik te maken van videoconferentiefaciliteiten.

In de gids voor indieners worden specifieke regelingen voor hoorzittingen beschreven.

Resultaat van de panelbeoordeling

Het resultaat van de panelbeoordeling is een verslag dat in beginsel de volgende elementen bevat:

— een samenvattend beoordelingsverslag voor elk voorstel, inclusief opmerkingen en scores, waarbij ook eventuele hoorzittingen in aanmerking zijn genomen. waar relevant, wordt ook aandacht besteed aan ethische kwesties en veiligheidsoverwegingen;

— een lijst van voorstellen die alle drempelwaarden hebben gehaald, met de eindscore voor elk voorstel dat aan de drempelwaarden heeft voldaan en de aanbevelingen van het panel voor een orde van prioriteit;

— een lijst met geëvalueerde voorstellen die niet aan een of meer drempelwaarden voldoen;

— een lijst met voorstellen waarvan tijdens de evaluatie is gebleken dat ze niet aan de toelatingscriteria voldoen;

— een verslag van de hoorzittingen (waar van toepassing);

— een samenvatting van de andere aanbevelingen van het panel.

Indien hetzelfde panel voorstellen heeft beoordeeld die voor verschillende gedeelten van een uitnodiging zijn ingediend (bijvoorbeeld verschillende financieringsregelingen of verschillende onderwerpen die onder afzonderlijke indicatieve begrotingen in het werkprogramma vallen), kan het verslag dienovereenkomstig ook meerdere lijsten bevatten.

Het samenvattende beoordelingsverslag waarover de paneldeskundigen overeenstemming hebben bereikt, kan ook aanbevelingen bevatten voor verdere verbetering van voorstellen met hoge scores.

Dergelijke aanbevelingen zijn bedoeld om de uitvoering van de voorgestelde werkzaamheden efficiënter te laten verlopen, door bijvoorbeeld bepaalde details in de methodologie aan te passen of overbodige werkpakketten te verwijderen. De deskundigen zullen daarbij aangeven wat de waarschijnlijke gevolgen zijn voor de hoeveelheid werk en apparatuur en kunnen ook aangeven welk effect dergelijke wijzigingen op de begroting hebben. Daarnaast kunnen zij voorstellen de hoeveelheid activiteiten en/of de begroting te reduceren zonder dat er van inhoudelijke veranderingen sprake is, indien de redenen voor die reductie goed onderbouwd zijn.

In naar behoren gefundeerde gevallen kan het panel een samenvoeging van voorstellen of een financiering tot een bepaalde mijlpaal aanbevelen, met de mogelijkheid om aanvullende financiering te verstrekken in het kader van een volgende uitnodiging tot het indienen van voorstellen.

De deskundigen zullen waar van toepassing een aanbeveling doen voor de financiering van projecten die een hoger terugbetalingsniveau voor activiteiten voor onderzoek en technologische ontwikkeling in verband met veiligheid in het geval van de ontwikkeling van vermogen op gebieden met een zeer beperkte marktomvang waar een risico op „marktfalen” bestaat, alsook voor de versnelde ontwikkeling van apparatuur in antwoord op nieuwe dreigingen (30) .

Het panelverslag wordt door ten minste drie deskundigen ondertekend, met inbegrip van de „panelrapporteur” (indien er een deskundige tot rapporteur is benoemd) en de voorzitter.

3.9. Feedback voor indieners

De Commissie stuurt de coördinatoren van alle geëvalueerde voorstellen een elektronische brief („eerste informatiebrief”), met daarbij een samenvattend evaluatieverslag (ESR — Evaluation Summary Report). Voor indieners die succesvol door de eerste fase van een procedure in twee fasen zijn gekomen, wordt hierop een uitzondering gemaakt (zie bijlage C). De brief en het ESR kunnen ook op papier worden verstuurd. Doel is om de indieners een snelle indicatie te geven van de indruk die de deskundigen tijdens de evaluatie van hun voorstellen hebben gekregen. In dit stadium kan de Commissie echter nog geen toezeggingen doen met betrekking tot een mogelijke selectie of financiering.

In de gids voor indieners wordt aangegeven wat de verwachte datum is waarop deze brieven zullen worden verstuurd (31).

De Commissie brengt geen veranderingen aan in de ESR’s die deel uitmaken van het panelverslag, behalve wanneer dat noodzakelijk is om de leesbaarheid te verbeteren. In uitzonderlijke gevallen worden kennelijke fouten en ongepaste opmerkingen verwijderd die wellicht bij een eerdere revisie aan de aandacht zijn ontsnapt. Er worden echter nooit veranderingen in de scores aangebracht. In het ESR komt de consensus tot uiting die tussen de deskundigen tot stand is gekomen, met inbegrip van de definitieve evaluatie door het panel. Het verslag bevat voor elk criterium scores en opmerkingen, een algemene score en (waar van toepassing) algemene opmerkingen. De betreffende opmerkingen moeten een afdoende en duidelijke onderbouwing vormen van de scores. Daarnaast dient het verslag, indien het voorstel voor de onderhandelingsfase is geselecteerd, eventuele aanbevelingen te bevatten voor wijzigingen op het voorstel. In uitzonderlijke gevallen kunnen in het verslag ook de mogelijkheden worden aangegeven voor het clusteren of combineren van het betreffende voorstel met andere voorstellen.

Voor voorstellen die worden verworpen omdat een evaluatiedrempel niet wordt gehaald, kunnen de opmerkingen in het ESR alleen betrekking hebben op de criteria die zijn beoordeeld tot het ogenblik waarop de drempel niet werd gehaald.

Coördinatoren van afgewezen voorstellen worden geïnformeerd over de redenen van het betreffende besluit.

Coördinatoren van voorstellen die uit veiligheidsoverwegingen zijn verworpen, worden eveneens over de redenen daarvoor geïnformeerd.

4. AFRONDING VAN DE EVALUATIERESULTATEN

In dit stadium bestuderen de diensten van de Commissie de resultaten van de evaluatie door de deskundigen om vervolgens, op basis van het advies van deze deskundigen, een eigen beoordeling van de voorstellen uit te voeren (met name ook een evaluatie van de mogelijke financiële bijdrage door de Unie of Euratom).

4.1. Ranglijst van de Commissie

Voorstellen worden gerangschikt aan de hand van de evaluatieresultaten. Besluiten tot financiering worden genomen op basis van deze rangschikking (32).

Uit de voorstellen die op basis van de evaluatie van de deskundigen aan de drempelwaarden voldoen, stelt de verantwoordelijke afdeling een definitieve lijst met voorstellen samen die mogelijk voor financiering in aanmerking komen. Daarbij wordt rekening gehouden met de scores en de adviezen van de deskundigen. Daarnaast worden niet alleen de beschikbare begroting, de strategische doelstellingen van het programma en het Unie- en Euratombeleid in aanmerking genomen, maar ook het totale evenwicht tussen de voorstellen die eventueel gefinancierd worden.

Het aantal voorstellen op de lijst is afhankelijk van de beschikbare begroting. Voorstellen worden naar prioriteit gerangschikt, tenzij er voldoende middelen beschikbaar zijn om alle voorstellen te financieren die aan de noodzakelijke drempelwaarden hebben voldaan.

In beginsel neemt de Commissie de volgorde van de prioriteiten over zoals die door de deskundigen is voorgesteld. In uitzonderlijke gevallen, die goed onderbouwd en op het juiste niveau goedgekeurd moeten zijn, kan aan een voorstel echter een andere prioriteit worden gegeven dan de prioriteit die door de deskundigen is voorgesteld. In dergelijke gevallen moet wel worden toegelicht waarom er tot een dergelijke volgorde is besloten.

Voor elk van de voorstellen wordt aangegeven wat de financiële bijdrage van de Unie of van Euratom zou kunnen zijn. Dat gebeurt op basis van de opmerkingen van de deskundigen en de eigen analyses van de afdeling. Het is mogelijk dat op de begroting wordt besnoeid, maar dat gebeurt niet met het doel om aanvullende projecten te kunnen financieren die anders buiten de boot zouden vallen.

De verantwoordelijke afdeling raadpleegt vervolgens de andere betrokken afdelingen en directoraten-generaal over de lijst met voorstellen die voor selectie in aanmerking komen en over de bijbehorende voorgenomen bijdrage van de Unie en Euratom voor elk voorstel. Er kan ook een reservelijst worden opgesteld (zie hieronder).

Tijdens de interne raadpleging wordt ook, aan de hand van adviezen van de deskundigen, aandacht besteed aan de aspecten die in het kader van de onderhandelingen gewijzigd moeten worden. Daarbij kan het onder andere gaan om speciale voorwaarden voor het combineren van voorstellen of om de invulling van een door de deskundigen aanbevolen voorwaardelijke financiering (zie onder punt 3.8).

Na deze interne raadpleging worden de definitieve ranglijst van de Commissie en de onderhandelingsmandaten vastgesteld. Indien uit de raadpleging blijkt dat er al in hoge mate vergelijkbare werkzaamheden op een andere wijze worden gefinancierd of indien een voorstel tot activiteiten zou leiden die kennelijk tegenstrijdig zijn met het beleid van de Unie of van Euratom, is het mogelijk dat een project dat oorspronkelijk door de verantwoordelijke afdeling voor financiering is voorgedragen, uiteindelijk niet op de definitieve ranglijst van de Commissie wordt opgenomen.

4.2. Reservelijst van de Commissie

Bij de lijst van voorstellen waarover zal worden onderhandeld, wordt de beschikbare begroting (als vermeld in de uitnodiging tot het indienen van voorstellen) in aanmerking genomen. Zo nodig wordt een aantal voorstellen in reserve gehouden voor het geval de onderhandelingen over projecten mislukken, voorstellen worden ingetrokken, er tijdens de contractonderhandelingen bezuinigingen worden afgesproken of wanneer er aanvullende middelen uit andere bronnen beschikbaar komen.

De coördinatoren van voorstellen op de reservelijst ontvangen bericht dat er mogelijkerwijze over een subsidieovereenkomst kan worden onderhandeld, maar pas zodra er extra financiële middelen beschikbaar komen. Daarbij kan tevens worden vermeld na welke datum er waarschijnlijk geen aanbod meer gedaan zal worden om over een contract te onderhandelen.

Wanneer de voor een specifieke uitnodiging beschikbare financiële middelen opgebruikt zijn, worden de coördinatoren van ongefinancierde „reservevoorstellen” hiervan op de hoogte gesteld en worden de voorstellen afgewezen (zie hierna).

4.3. Afwijzingsbesluiten van de Commissie

De Commissie neemt (hetzij voorafgaand aan dan wel gedurende de evaluatieprocedure) een formeel besluit over de afwijzing van alle voorstellen die niet aan een van de drempelwaarden voor de evaluatiecriteria voldoen en niet voor financiering in aanmerking komen, alsmede over alle voorstellen die, omdat ze onder een bepaalde ranking vallen, niet kunnen worden gefinancierd. omdat de beschikbare begrotingsmiddelen ontoereikend zijn. Tevens mag de Commissie, ongeacht de beschikbare begroting en de opmerkingen van de deskundigen, alle voorstellen onder een bepaalde ranking afwijzen wanneer de kwaliteit ontoereikend wordt geacht voor ondersteuning. De Commissie kan voorstellen ook op ethische gronden afwijzen (na een ethische beoordeling — zie bijlage A) of om veiligheidsredenen (nadat de daarvoor bestemde procedure is gevolgd — zie bijlage B).

Na een afwijzingsbesluit van de Commissie worden de coördinatoren van de afgewezen voorstellen hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht. In de desbetreffende brief worden tevens de redenen voor de afwijzing gegeven.

De Commissie zal geen voorstellen afwijzen waarvoor nog een beroepsprocedure loopt (zie onder punt 5.3).

5. ONDERHANDELINGEN EN TOEKENNING

5.1. Onderhandelingen over voorstellen

De coördinatoren van voorstellen die niet zijn afgewezen en waarvoor financiering beschikbaar is, worden uitgenodigd om onderhandelingen te beginnen. Indien dit gebeurt voordat de ranglijst van de Commissie en de onderhandelingsmandaten een definitief karakter hebben, wordt in de uitnodiging aangegeven dat de onderhandelingen afgebroken kunnen worden (of dat het onderhandelingsmandaat gewijzigd moet worden) indien dat vereist is naar aanleiding van de resultaten van de raadpleging van andere afdelingen.

De Commissie kan zich tijdens de onderhandelingen laten bijstaan door deskundigen, waaronder eventueel ook deskundigen die bij de evaluatiefase betrokken zijn geweest.

Naast de punten die in het ESR aan de orde zijn gesteld, kan de indieners verzocht worden om, met het oog op het opstellen van de subsidieovereenkomst, meer informatie te verstrekken op administratief, juridisch, technisch en financieel gebied (33). In overeenstemming met bovengenoemd onderhandelingsmandaat (zie onder punt 4.1) kan de Commissie vragen om wijzigingen door te voeren, eventueel ook in de begroting. De Commissie motiveert alle verzoeken om wijzigingen.

Veranderingen in de beheerstechnische en wetenschappelijke aspecten kunnen bijvoorbeeld het gevolg zijn van een herziening van de voorgestelde werkzaamheden, zoals vastgesteld in het onderhandelingsmandaat dat onder punt 4.1 is beschreven. De juridische aspecten betreffen met name de verificatie van het bestaan en de rechtspositie van de deelnemers, de herziening van eventuele bijzondere clausules in de subsidieovereenkomst of in de voorwaarden die voor het project gesteld zijn, en andere aspecten in verband met het opstellen van de definitieve subsidieovereenkomst (bijvoorbeeld begindatum van het project, tijdstip van overlegging van de verslagen en andere juridische vereisten). De financiële aspecten betreffen het vaststellen van de EG-bijdrage (tot een bepaald maximum), het bedrag van de voorfinanciering, een geraamde begrotingsspecificatie en de financiële bijdrage van de Unie of Euratom naar activiteit en deelnemer, en, waar nodig, een beoordeling van de financiële capaciteit van de coördinator en enige andere deelnemer.

Er mogen geen subsidies toegekend worden aan potentiële deelnemers die zich ten tijde van de toekenningsprocedure in een van de situaties bevinden die bedoeld worden in de artikelen 93 en 94 van het Financieel Reglement (deze hebben bijvoorbeeld betrekking op een faillissement, veroordelingen, ernstig beroepsmatig wangedrag, socialezekerheidsverplichtingen, andere illegale activiteiten, contractbreuken in het verleden, belangenconflicten en misleiding).

Een potentiële contractant die bij de uitvoering van een andere actie in het kader van een programma van de Unie of van Euratom een onregelmatigheid heeft begaan, kan op elk moment worden uitgesloten van de selectieprocedure, rekening houdend met het evenredigheidsbeginsel. Een voorstel dat indruist tegen ethische grondbeginselen of dat niet voldoet aan de in het werkprogramma of in de uitnodiging tot het indienen van voorstellen gestelde voorwaarden, wordt niet geselecteerd (34).

In overeenstemming met artikel 54, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1083/2006 mag voor uitgaven die op grond van KP7 worden medegefinancierd, geen bijdrage uit de structuurfondsen worden ontvangen.

Eventuele regelingen voor het combineren van projecten worden eveneens in deze fase behandeld. Indien nodig worden ook ethische kwesties (zie bijlage A) of veiligheidsoverwegingen (zie bijlage B) opgehelderd en aangepakt.

Wanneer binnen een door de Commissie vaststelbare redelijke termijn over een tijdens de onderhandelingsfase behandelde kwestie geen overeenstemming kan worden bereikt met een coördinator die namens een consortium handelt, kunnen de onderhandelingen worden beëindigd en kan het voorstel bij besluit van de Commissie worden afgewezen.

De Commissie mag de onderhandelingen afbreken indien de coördinator voorstelt om het project zodanig te wijzigen wat betreft de doelstellingen, de inhoudelijke aspecten op wetenschappelijk en technologisch gebied, de samenstelling van het consortium of andere aspecten dat het project aanzienlijk verschilt van het voorstel dat oorspronkelijk is geëvalueerd dan wel indien het project door die wijzigingen niet meer in overeenstemming is met het onderhandelingsmandaat.

Onderhandelingen over voorstellen die op de reservelijst staan, kunnen beginnen zodra duidelijk is dat er voldoende financiële middelen beschikbaar zijn om een of meer van de projecten op de reservelijst te financieren. Afhankelijk van de beschikbare financiële middelen wordt begonnen met onderhandelingen over voorstellen die bovenaan de reservelijst staan en daarna dient de volgorde op de definitieve ranglijst aangehouden te worden.

5.2. Toekennen van subsidies

Wanneer de onderhandelingen succesvol zijn (d.w.z. zodra de details van de subsidieovereenkomst met de indieners zijn geregeld en alle noodzakelijke controles zijn uitgevoerd), rondt de Commissie haar interne financiële en juridische procedures en de procedure voor het raadplegen van het programmacomité (overeenkomstig het specifieke programma) af en keurt zij het betreffende selectiebesluit goed. Na die goedkeuring wordt een subsidie voor financiële bijstand toegekend in de vorm van een formele subsidieovereenkomst tussen de Commissie, de coördinator en de overige deelnemers.

5.3. Ondersteuning, informatie en beroepsprocedures

In de gids voor indieners wordt nader toegelicht hoe indieners ondersteuning en meer informatie kunnen krijgen over alle zaken die verband houden met uitnodigingen tot het indienen van voorstellen en de daaropvolgende procedures. In die gids zullen zowel contactgegevens van de nationale contactpunten als van een helpdesk van de Commissie worden opgenomen. Er is daarnaast een speciale helpdesk beschikbaar voor EPSS-kwesties.

Bovendien staat in de „eerste informatiebrief” (zie punt 3.9) een adres voor alle vragen die verband houden met de resultaten van een specifieke evaluatie.

In diezelfde brief wordt ook verwezen naar een adres dat gebruikt kan worden indien coördinatoren van mening zijn dat er bij de behandeling van hun voorstel fouten zijn gemaakt en dat die fouten het resultaat van het evaluatieproces negatief hebben beïnvloed. In de brief wordt ook een termijn genoemd voor het indienen van dergelijke klachten, te weten één maand na de verzenddatum van de brief van de Commissie. Bij een klacht dient de coördinator de naam en code van de uitnodiging, het (eventuele) nummer, de naam en het acroniem van het voorstel en een volledige beschrijving van de vermeende fouten te vermelden. De methode om klachten in te dienen, wordt in de brief nader aangegeven (bijv. via een speciale website).

Vervolgens wordt er een intern toetsingscomité voor de evaluatie (hierna „het comité van beroep” genoemd) bijeengeroepen om de klachten te onderzoeken die door coördinatoren vóór het verstrijken van bovengenoemde termijn zijn ingediend op de wijze zoals die in de eerste informatiebrief is aangegeven. Klachten die niet aan deze voorwaarden voldoen of die geen betrekking hebben op de evaluatie of de toetsing aan de toelatingscriteria van een specifiek voorstel, worden niet in behandeling genomen.

Het comité van beroep kan in verschillende samenstellingen bijeenkomen, afhankelijk van de uitnodigingen die onderwerp van het beroep zijn. Het is de taak van het comité om een coherente juridische interpretatie van dergelijke klachten en een gelijke behandeling van indieners te waarborgen. Op basis van de beschikbare informatie verband houdende met het voorstel en de evaluatie ervan, verstrekt het comité deskundige adviezen over de wijze waarop het evaluatieproces is uitgevoerd. Het comité functioneert volledig onafhankelijk. Het comité voert overigens zelf geen evaluatie van het voorstel uit. Indien het comité van beroep van mening is dat er sprake is geweest van tekortkomingen in de toetsing aan de toelatingscriteria of in het evaluatieproces die waarschijnlijk van invloed zijn geweest op het besluit om het voorstel wel of niet te financieren, kan het adviseren om het voorstel geheel of gedeeltelijk opnieuw door onafhankelijke deskundigen te laten beoordelen. Het comité trekt het oordeel van naar behoren gekwalificeerde panels van deskundigen niet in twijfel.

Het comité van beroep bestaat uit medewerkers van de Commissie met de benodigde wetenschappelijke, technologische, juridische en procedurele expertise op het gebied van informatiesystemen, een en ander afhankelijk van de klachten die in behandeling worden genomen. Als voorzitter van het comité fungeert een functionaris van een andere afdeling dan de afdeling die voor de uitnodiging verantwoordelijk is. De coördinator van de uitnodiging (dan wel een andere aangewezen persoon van de afdeling die voor de uitnodiging verantwoordelijk is) maakt ook deel uit van het comité van beroep.

Als het comité van beroep zich moet buigen over een kwestie in verband met de toetsing aan de toelatingscriteria, kan dit comité het comité voor toetsing aan de toelatingscriteria (zie onder punt 2.6) om advies vragen (of een lid van dat toetsingscomité in het comité van beroep benoemen).

Op grond van de uitkomst van zijn toetsing zal het comité van beroep de ordonnateur die verantwoordelijk is voor de uitnodiging, een aanbeveling doen omtrent de actie die ondernomen dient te worden.

Uiterlijk binnen drie weken na het verstrijken van bovengenoemde termijn ontvangt de indiener van een klacht een voorlopige reactie. In deze voorlopige reactie wordt ook aangegeven wanneer er een definitieve reactie zal volgen.

De beroepsprocedure is geen vervanging van de normale kanalen die van toepassing zijn op alle besluiten of handelingen van de Commissie, zoals het secretariaat-generaal van de Commissie voor schendingen van de code van goed administratief gedrag (contacten met het publiek), de Europese Ombudsman (voor wanbeheer) en het Europees Hof van Justitie voor besluiten die een natuurlijke of een rechtspersoon raken. Van deze beroepsmogelijkheden kan ook gebruik worden gemaakt door degenen die een klacht willen indienen nadat bovengenoemde termijn is verstreken.

5.4. Rapportage over de resultaten van de uitnodigingen tot het indienen van voorstellen

In overeenstemming met bijlage V bij de specifieke programma’s „Samenwerking” en „Capaciteiten” en bijlage II bij het specifieke programma „Mensen” zal de Commissie aan het programmacomité statistische informatie beschikbaar stellen over de resultaten van de uitnodigingen tot het indienen van voorstellen.