SPECIAAL VERSLAG betreffende uitgeverij-, drukkerij- en reproduktiepraktijk bij de Instellingen van de Europese Gemeenschappen

>PIC FILE= "T0035529"> >PIC FILE= "T0035530">

>PIC FILE= "T0035531">UITGEVERIJ-, DRUKKERIJ- EN REPRODUKTIEPRAKTIJK BIJ DE INSTELLINGEN VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN

1. INLEIDING

1.1. Doelstellingen en kader

Doel van dit rapport is in overweging te geven de activiteit van de Instellingen van de Europese Gemeenschappen op de terreinen uitgeverij, drukkerij en reproduktie (1), met bijzondere aandacht voor aspecten met financiële of economische consequenties, en aanbevelingen te doen. De accountantscontrole omvatte, voor iedere Instelling: - de achtergrond van de gevoerde praktijk;

- de controles en criteria ten grondslag liggend aan de drukwerkproduktie, de middelen ter beschikking van de Instellingen voor deze produktie en de aanwending van dit drukwerk (zowel interne als externe faciliteiten);

- kosten en management van deze bedrijvigheid, die elk jaar ca. 50 miljoen ERE vergen en

- enkele specifieke praktijkgevallen.

1.2. Definities

Het is noodzakelijk onderscheid te maken tussen "publikaties" en "documenten". Het Raadgevend Comité Publikaties (RCP) (2) duidt drukwerk bestemd voor verspreiding buiten de Instellingen aan als "publikatie", dat voor interne distributie als "document". Er is onvermijdelijk enige overlapping tussen deze categorieën. Beide termen worden in dit rapport gebezigd.

1.3. Aanbevelingen

De voornaamste aanbevelingen van de Rekenkamer (hoofdstuk 10) zijn de volgende: - de Commissie dient gedetailleerde en omvattende criteria en procedures voor haar communicatie-/publikatieactiviteiten vast te stellen (par. 10.2.1);

- de bewaking door het RCP behoeft uitbreiding (par. 10.2.2);

- de mailing-lijsten dienen systematisch bewerkt en bewaakt te worden en de ontwikkeling naar een gemeenschappelijke computerbasis voor deze mailinglijsten dienen meer prioriteit te krijgen (par. 10.3.1);

- een behoorlijke kostencalculatie, voorraadadministratie en verkoopstatistiek dienen te worden opgezet (par. 10.3.2);

- directiebesluiten dienen te worden genomen op basis van adequate financiële gegevens en bestaande systemen dienen te worden aangepast ter voldoening aan deze eis (par. 10.4.1);

- de prijsvaststelling van publikaties dient te worden gebaseerd op actuele kostengegevens (par. 10.4.2);

- een interinstitutionele groep dient te worden gevormd om de doelstellingen te herformuleren, om het gebruik van huisdrukkerijen te coördineren en de functie van het technisch bedrijf van het Publikatiebureau te onderzoeken (par. 10.5.2);

- een sterker kostenbesef dient te worden aangekweekt bij producenten en gebruikers van zowel publikaties als documenten (par. 10.5.3).

2. ACHTERGROND

2.1. Algemeen

2.1.1. De Instellingen van de Gemeenschappen (hier omvattend de Commissie, de Raad, het Europees Parlement, het Economisch en Sociaal Comité, het Hof van Justitie en de Rekenkamer) produceren elk jaar een breed gamma van publikaties over een groot aantal algemene en gespecialiseerde onderwerpen. Er bestaat een grote variatie in doelstellingen, behoeften, kwaliteit, kwantiteit en distributie tussen de publikaties van elke Instelling.

2.1.2. In aanmerking nemend de algemene ontwikkeling bij de Instellingen van de Gemeenschap sedert 1978, toen het totaal van uitgaven voor publikaties, enz. 45 miljoen ERE beliep, heeft de Rekenkamer berekend dat de totale kosten van de activiteit publikaties, drukkerij en reproduktie thans ca. 50 miljoen ERE per jaar bedraagt. Daarvan is slechts 31,8 miljoen ERE (zie bijlage I) aan te treffen op de begroting en rekeningen van de Gemeenschappen onder hoofdstukken die rechtstreeks in verband kunnen worden gebracht met deze activiteiten. Deze kosten komen op in voornamelijk twee vormen: (i) De huishoudelijke kosten van het Bureau voor officiële publikaties (Publikatiebureau) (zie par. 2.2 infra) worden in totaal gegeven in artikel 287 (3) van de Commissiebegroting. Een ontvangst "pro forma" komt voor in hoofdstuk 92 (3) van de Commissiebegroting, welke verder tot uitdrukking komt door toerekening in post 2390 van de begroting van elke Instelling. In de loop van het jaar worden er verrichtingen van het Publikatiebureau "in rekening gebracht" aan de Instellingen middels factuur volgens een kostencalculatiesysteem (zie par. 7.2.2), doch geldoverdracht vindt niet plaats, evenmin tonen de rekeningen aan het eind van het jaar de uitkomsten van deze facturering. (1) Exclusief microfilm en huisdrukkerijen van de onderzoekcentra. (2) Zie paragraaf 3.4.4. (3) En in bijlage I van de begroting van de Commissie.

(ii) Contracten met externe drukkers bestaan voor het drukken van het Publikatieblad en enkele andere publikaties. Deze kosten verschijnen voor het merendeel onder de artikelen 270 en 271 van de begroting van elke Instelling, en zijn niet begrepen in de huishoudelijke kosten van het Publikatiebureau.

De overige kosten, gemaakt door de Instellingen, en voorkomende onder andere, meer algemene uitgaverubrieken, werden door de Rekenkamer achterhaald en berekend, zoals aangegeven in hoofdstuk 8, en deze kosten worden, samen met die van (i) en (ii) supra, gegeven in bijlage II, wat het jaar 1978 betreft, toen het totaal 45 miljoen ERE bedroeg.

2.2. Bureau voor officiële publikaties (Publikatiebureau)

2.2.1. Een interinstitutioneel orgaan, het Bureau voor officiële publikaties (Publikatiebureau) is verantwoordelijk voor het uitgeven, drukken en verspreiden van de publikaties van de Instellingen. Alle regelingen te treffen voor het drukken van publikaties lopen via het Publikatiebureau. Het heeft zijn eigen drukkerijbedrijf, en kan derhalve zelf het drukwerk vervaardigen, of het werk aan externe drukkerijen uitbesteden.

2.2.2. Artikel 2 van het oprichtingsbesluit omschrijft de functies van het Publikatiebureau: - zorg dragen voor het drukken van het Publikatieblad;

- zorg dragen voor het drukken van de overige publikaties van de Instellingen of andere organisaties, door de Gemeenschappen in het leven geroepen;

- de verspreiding en verkoop van het Publikatieblad en andere publikaties verzorgen.

2.2.3. Om administratieve en budgettaire redenen maakt het Publikatiebureau deel uit van de Commissie, doch in feite treedt het op als een dienst voor alle Instellingen. Het Bureau heeft een Directiecomité bestaande uit één vertegenwoordiger van elke Instelling.

3. PUBLIKATIES

3.1. Procedure bij het Publikatiebureau

3.1.1. De grootste afzonderlijke uitgave is het interinstitutionele Publikatieblad (PB - ca. 575 miljoen pagina's DIN-A-4 per jaar). De eerste prioriteit van het Publikatieblad is de zorg voor de uitgave daarvan, en het onderhoudt nauwe contacten met de externe drukkerijen waaraan het drukken is uitbesteed voor een bedrag van 12,0 miljoen ERE (1979).

3.1.2. Alle publikaties, met uitzondering van die welke verzorgd worden door de externe bureau's (1), dienen het Publikatieblad te passeren. Voor de publikaties van de Commissie is het Publikatiebureau nauw betrokken bij de voorbereiding van de besluiten en neemt de eindbeslissing, waar een publikatie zal worden gedrukt (d.w.z. extern of intern). Voor de overige Instellingen is zijn bevoegdheid beperkt tot aanbevelingen ten aanzien van laatstbedoelde keus en de resultaten van inschrijvingen welke het Bureau houdt voor alle drukcontracten.

3.1.3. Na die beslissing evenwel treedt het Publikatiebureau op als uitgever van manuscripten van alle Instellingen en van vertalingen in de zes (momenteel zeven) officiële talen. Het Bureau ziet toe dat het werk van de drukker geschiedt volgens de bepalingen van het contract, corrigeert drukproeven, en gewoonlijk worden alle contacten met de drukker onderhouden door, of vinden op zijn minst plaats via het Bureau. De facturen van de drukker worden door het Bureau gecontroleerd en gefiatteerd ; de facturen voor het Publikatieblad worden niet via het Bureau betaald, doch aan de Instellingen in rekening gebracht ; die voor andere publikaties worden rechtstreeks door de betrokken Instellingen voldaan.

3.1.4. Controles brachten enkele uitzonderlijke gevallen aan het licht, waarin de bovengenoemde procedures niet waren gevolgd met voorbijgaan, geheel of gedeeltelijk, van het Bureau, door de auteurs of redacties, soms met instemming van het Bureau.

3.2. Drukken - aanbestedingsprocedures

3.2.1. In de meeste door de Rekenkamer onderzochte gevallen bleken behoorlijke aanbestedingsprocedures te zijn gevolgd. Twee bijzondere problemen werden echter door het Bureau genoemd, die restricties opleggen aan de selectie voor uitnodiging tot inschrijving. Ten eerste kunnen de gestelde termijnen resulteren in de eis van geografische beperking ; ten tweede zijn niet alle drukkers in staat aan de technische eisen te voldoen.

In deze gevallen wordt een selectie gemaakt uit een beperkt aantal offertes. De Rekenkamer onderzocht zeventien belangrijke gevallen waarin de beide bovengenoemde overwegingen tot gevolg hadden dat de inschrijving beperkt werd tot drukkers die vanuit Brussel en Luxemburg gemakkelijk te bereiken waren. Het Publikatiebureau verklaarde een nauw contact noodzakelijk te vinden, wil de drukproevencorrectiefase de produktietermijn niet aanmerkelijk verlengen.

3.2.2. Van de publikaties, in 1978 door externe drukkers vervaardigd, werden naar waarde 47 % in België geplaatst (zie tabel 1). Bij iets meer dan de helft van deze publikaties werden prijsvergelijkingen tussen drukkerijen die vergelijkbare technische faciliteiten boden, beperkt door het grotere belang gehecht aan geografische locatie. (1) Zie paragraaf 9.5.4.

TABEL 1 Geografische spreiding van drukopdrachten

>PIC FILE= "T0035532"> 3.3. Drukken - produktieprocedures

In 1978 werden 1 193 miljoen DIN-A-4-bladzijden publikaties door de Instellingen geproduceerd. De omvangrijkste afzonderlijke publikatie (48 %) is het interinstitutionele Publikatieblad. Tabel 2 geeft aan waar deze produktie werd gedrukt.

TABEL 2

>PIC FILE= "T0035533"> 3.4. Procedures bij de Commissie

3.4.1. De Commissie produceert de overgrote meerderheid van de overige publikaties van de Gemeenschappen (86 %). De Commissie is de enige Instelling die een jaarlijks publikatieprogramma produceert.

3.4.2. In 1978 nam de Commissie 532 miljoen bladzijden publikaties voor haar rekening. De controle op deze produktie geschiedde door: a) de auteurs, voor de inhoud (alle Directoraten-generaal (DG's)),

b) de ordonnateurs, voor de uitgaven (10 DG's),

c) gespecialiseerde diensten, voor de redactie (4 DG's),

d) het Raadgevend Comité Publikaties (RCP) (zie par. 3.4.4),

e) het Publikatiebureau.

3.4.3. Afgezien van het Raadgevend Comité Publikaties (RCP) ligt de grootste beslissingsbevoegdheid bij de redacties van de 4 DG's. Elke redactie heeft haar eigen specialisaties (d.w.z. statistiek, wetenschap, informatie en algemeen), en heeft niet onaanzienlijke autonomie ten aanzien van eigen werkwijze en openen van kredieten voor het beleid inzake en beoordeling van publikaties, en om prioriteiten te stellen binnen het raam van toegewezen kredieten aan het RCP.

3.4.4. Het RCP werd gevormd bij besluit van de Commissie van 8 juni 1973 (2) om advies uit te brengen over alle publikaties die namens de Commissie verschijnen. Het Besluit inzake de organisatie en werkwijze van het RCP (3), genomen op 7 mei 1975, noemt de voornaamste onderwerpen waarover het RCP advies kan uitbrengen. Dit bestrijkt alle aspecten van publikaties en beheerzaken, wat de Commissie betreft.

3.4.5. De voornaamste taak van het RCP is de jaarlijkse publikatievoorstellen, ingediend door de vier DG-redacties, te bestuderen. Op basis daarvan, het eigen oordeel en het advies van de auteurs en van het Publikatiebureau, dat in het RCP is vertegenwoordigd, stelt het RCP de programma's uiteindelijk vast en geeft aan waar de werken bij voorkeur kunnen worden gedrukt, in het licht van beschikbare begrotings- en produktiemiddelen en van de mogelijke vraag. Vervolgens legt het deze programma's en bloc ter goedkeuring voor aan de Commissie.

3.4.6. Verschillende criteria zijn schriftelijk vastgelegd, aan de hand waarvan wordt bepaald welke publikaties dienen te worden geaccepteerd voor uitgave, of van een particuliere uitgever gebruik moet worden gemaakt, en of een publikatie moet worden verkocht of gratis verkrijgbaar gesteld. Echter zijn er, voor zover de Rekenkamer kan nagaan, geen globale criteria schriftelijk vastgelegd die duidelijk uitsluitsel geven, ten behoeve van het RCP, redacties en auteurs, over alle fundamentele en met elkaar samenhangende vragen zoals, wat moet worden gepubliceerd, en waaraan langs andere weg bekendheid moet worden gegeven.

3.4.7. Hoewel de produktie van elke publikatie de voorafgaande goedkeuring behoeft van het RCP, kunnen zaken, zoals grootte van de oplage, aantal bladzijden, formaat, kosten en verkoopprijs voor een bepaalde >PIC FILE= "T0035534"> (2) SEC(73) 1948/3. (3) PV 338. publikatie, later wijzigingen ondergaan, zonder dat het RCP wordt geraadpleegd. Over deze zaken wordt beslist door de auteurs en redacties, in overleg met het RCP. Er bestaat geen systematische vergelijkende analyse die laat zien in welke mate deze wijzigingen zich jaarlijks voordoen.

3.4.8. Sedert 1977 werkt het RCP met redactiecommissies die de inhoud kritisch beoordelen, doch voorshands oefenen deze alleen achteraf controle uit. Het ligt in het voornemen van het RCP de doelmatigheid en invloed van de commissie geleidelijk te vergroten door waar mogelijk vóór publikatie een beoordeling te geven. Het eerste verslag vermeldde dat de redactiediensten sterker moeten waken over de intrinsieke waarde van publikaties.

3.5. Procedures bij de overige Instellingen

3.5.1. De andere Instellingen dan de Commissie produceerden in 1978 86 miljoen bladzijden DIN-A-4, waarvan twee publikaties (de Handelingen van het Parlement en de Jurisprudentie van het Hof van Justitie) de helft voor hun rekening namen.

3.5.2. Anders dan de Commissie heeft geen van deze Instellingen een publikatiecomité of een jaarprogramma (behalve voor begrotingsdoeleinden). Besluiten om tot uitgave over te gaan, worden door de secretarissen-generaal genomen (griffier bij het Hof van Justitie).

3.6. Particuliere uitgevers

3.6.1. Een alternatief voor publikatie door de Instellingen langs de normale kanalen is dat men particuliere uitgevers tracht de interesseren voor overname van bepaalde werken, waarvoor wellicht een commerciële markt is te vinden. Sedert 1975 heeft DG XIII van de Commissie ca. 150 wetenschappelijke en technische werken op deze wijze gepubliceerd. Het contract met de particuliere uitgever varieert van geval tot geval, doch komt er in hoofdzaak op neer dat de laatste het financiële risico aanvaardt van het drukken van het werk, en de kosten goedmaken en enige winst behalen uit verkoop op een markt die hij had onderkend. In de meeste gevallen ontving de Commissie royalty's, maar was ook bereid een aantal exemplaren van de publikatie af te nemen voor eigen gebruik ; in enkele gevallen trad de Commissie ook op als mede-uitgever. Gewoonlijk was de particuliere uitgever bereid het auteurschap van de Commissie te benadrukken op de omslag van de publikatie.

3.6.2. Het voor de hand liggende voordeel voor de Commissie is dat een efficiënte communicatie van informatie wordt bewerkstelligd tegen minimale kosten. Een nadeel is dat de Commissie alleen de publikatie van de financieel minst interessante werken wordt gelaten.

3.6.3. Opgemerkt werd dat bij de Commissie alleen DG XIII op deze wijze werken had uitgegeven, en dat, voor zover kan worden vastgesteld, andere Instellingen zelden deze methode van publikatie volgen. Opgemerkt werd ook dat het Publikatiebureau niet bij de beslissingen was betrokken of bij de afspraken met particuliere uitgevers, die gewoonlijk door DG XIII werden gemaakt. Zie ook paragraaf 7.3.4.

3.7. Algemene informatieve tijdschriften

De Commissie publiceert een aantal tijdschriften, zowel van Brussel als van de externe bureau's uit, met algemene informatie over de Gemeenschappen. Daarnaast rapporteren de andere Instellingen, en vooral het Parlement, regelmatig over activiteiten van de Gemeenschap. Op de vraag van de Rekenkamer waarom er geen coördinatie was om gezamenlijk publikaties te produceren, zoals bij de recente directe verkiezing van het Europese Parlement, antwoordde de Commissie dat de publikaties van de Commissie en die van het Parlement verschillend van inhoud zijn, want zij zijn aangepast aan de lezerskring waartot men zich richt.

4. DOCUMENTEN

4.1. Produktie

Documenten kunnen de vorm hebben van einddocumenten, voorzien van een nummer, werkdocumenten, concepten of gefotocopieerd materiaal, inclusief kranteknipsels, uittreksels uit boeken, enz. In 1978 was de produktie als volgt:

TABEL 3

>PIC FILE= "T0035535"> 4.2. Bewaking

De controle uitgeoefend op de produktie van documenten, wisselde van Instelling tot Instelling. Bij de Commissie bij voorbeeld, waar geen centrale dienst voor coördinatie en controle is, accepteerden de reproduktiediensten alle opdrachten zonder vragen te stellen, behalve wanneer overwerk of werk van derden nodig was. Anderzijds had bij de Raad en het Economisch en Sociaal Comité laatstbedoelde dienst een uitvoerende taak bij het bepalen van de aantallen.

5. EIGEN DRUKKERIJEN EN REPRODUKTIE-INRICHTINGEN

5.1. Bestaansgrond en ontwikkeling

5.1.1. Elke Instelling, behalve de Rekenkamer, heeft haar eigen drukkerij gesticht, die voornamelijk wordt gebruikt voor de produktie van interne documenten. Deze drukkerijinrichtingen hebben zich geleidelijk ontwikkeld met de groei van de activiteiten van de Instellingen over de jaren. Voor zover de Rekenkamer kon vaststellen, werden door de Instellingen nooit formele besluiten genomen over deze inrichtingen. Bij de stichting van het Publikatiebureau evenwel gaven de Instellingen in 1969 een "interpretatieve verklaring" uit, die onder meer vermeldde : "Uitgangspunt is dat de Instellingen geen sterke uitbreiding zullen geven aan de outillage in hun huisdrukkerijen". In werkelijkheid nam de totale produktie van de drukkerijen van 1975 tot 1976 toe met 34 % (zie tabel 4) en is thans een niet-onaanzienlijke activiteit, die jaarlijks ca. 10 miljoen ERE kost.

5.1.2. De Commissie deelde de Rekenkamer mede dat haar huisdrukkerijen (Brussel en Luxemburg) voornamelijk dienden om aan de vraag naar eenvoudige reproduktie te voldoen. Bestaan en structuur daarvan werden op twee gronden verdedigd: a) Ca. 60 % van de interne documenten, in de huisdrukkerij vervaardigd, hebben betrekking op begrotings- en personeelszaken, die zich door een enigszins vertrouwelijk karakter minder lenen voor verwerking buitenshuis;

b) Het werkpatroon brengt vaak mee dat de gevraagde documenten in de avonduren, 's nachts of in het weekend worden gemaakt, wanneer vervaardiging buitenshuis onmogelijk of kostbaar is. Het drukkerijpersoneel moet vaak overwerk verrichten (26 102 uren in totaal in 1979).

Andere Instellingen benadrukten de noodzaak van betrouwbare en snelle produktie van werkdocumenten. 89 % van de produktie van de huisdrukkerijen (uitgezonderd het Publikatiebureau) bestaat uit documenten, terwijl publikaties in het algemeen in de slappe periode ter hand worden genomen.

5.1.3. De situatie is enigszins anders voor het Publikatiebureau. Kantoor en drukkerij bevinden zich in het centrum van de stad Luxemburg. De in dit geval gegeven verklaring was de noodzaak volledig te kunnen inspringen ingeval de externe drukkers van het Publikatieblad niet bij machte zijn volgens contract produktie te maken. De drukkerij van het Publikatiebureau is in feite nimmer voor dit doel gebruikt, de noodzaak heeft zich nimmer voorgedaan. Het bedrijf wordt evenwel ingezet voor het drukken van andere publikaties en herdrukken van het Publikatieblad.

5.2. Samenvatting bedrijvigheid drukkerijen

Facetten van de drukkerijactiviteiten van de Instellingen worden in tabel 4 samengevat.

TABEL 4

>PIC FILE= "T0035536"> 5.3. Investeringen in outillage

5.3.1. De capaciteitsbenutting varieert van Instelling tot Instelling. Dit is een natuurlijk gevolg van de behoefte bij de Instelling tot investeren in voldoende capaciteit om voorkomende piekbelastingen te kunnen opvangen (b.v. vergaderingen van de Commissie en de Raad, vergaderingen van het Parlement). De totale capaciteit van alle drukkerijen te zamen bedraagt ca. 951 miljoen bladzijden DIN-A-4 (gebaseerd op één dagdienst) tegenover een produktie in 1979 van 793 miljoen (zie tabel 4).

5.3.2. De Rekenkamer is niet gebleken dat coördinatie plaatsvindt tussen de Instellingen ten behoeve van investeringen in en later gebruik van outillage. Slechts één voorbeeld van gezamenlijk gebruik werd aangetroffen (namelijk werk door de Commissie uitgevoerd voor het Economisch en Sociaal Comité). Een bepaalde Instelling kan specifieke investeringen hebben gedaan (b.v. voor fotozetten, binden of kwaliteitsdruk) ; dit komt niet ter beschikking van de overige Instellingen, die wellicht lagere kwaliteit voor lief moeten nemen of de toevlucht nemen tot externe diensten. Alleen het Parlement en het Publikatiebureau bij voorbeeld vonden het noodzakelijk grote investeringen te doen in fotozetapparatuur, terwijl wat binden betreft, alleen het Parlement en de Raad hun eigen gespecialiseerde diensten hebben ; de overige Instellingen maken gebruik van externe firma's. De Rekenkamer constateerde ook dat elke Instelling haar eigen documenten produceert ; het interinstitutionele Publikatiebureau werd niet bij deze activiteiten betrokken en zijn technisch bedrijf werd nooit ingezet voor andere documenten dan de eigen.

6. DRUKOPLAGEN, DISTRIBUTIE EN VERKOOP VAN PUBLIKATIES

6.1. Verantwoording van drukoplagen

6.1.1. De grootte van een oplage van een publikatie dient te worden vastgesteld aan de hand van de gratis distributie, gebaseerd op adressenbestanden, de verwachte verkoop en de voorraadbehoefte.

6.1.2. Bij de accountantscontrole bleek dat de distributiegegevens door iedere redactiedienst in het algemeen werden geanalyseerd en bijgehouden op de bovengenoemde wijze. De uiteindelijke vaststelling van de grootte van een oplage geschiedde door middel van de procedures, genoemd in de paragrafen 3.4 tot 3.6 ; de eerste voorstellen evenwel werden gedaan door de betrokken auteurs of redacties. De drukkerijen (of het Publikatiebureau, wanneer geraadpleegd voor uitbesteding van werk buitenshuis) hadden in het algemeen geen bevoegdheid daarin verandering te brengen. Evenmin bestonden procedures voor overleg van de redacties met het verkoopkantoor en de magazijnen, welk overleg essentiële invloed kan hebben op de grootte van de oplagen. Ten einde na te gaan in hoeverre door de verschillende redacties bij alle Instellingen in dat opzicht accuraat werd gehandeld, werd een selectie van zeventien representatieve publikaties bestudeerd en de effectieve benutting van de oplagen ca. één jaar na publikatie bekeken. De resultaten worden in tabel 5 gegeven.

>PIC FILE= "T0035537">

De Commissie verklaarde tegenover de Rekenkamer een restvoorraad van gemiddeld 20 % redelijk te vinden, in aanmerking genomen eventuele blijvende belangstelling gedurende een aantal jaren (zie echter de paragrafen 9.4.2 en 9.4.3).

6.1.3. De grootte van de oplagen wordt voor een deel bepaald door het feit dat ca. de helft van de publikaties in meer dan één van de officiële talen en een groot aantal in alle zes (thans zeven) talen wordt gedrukt. De Rekenkamer was niet in staat het bestaan van formele criteria te achterhalen, aan de hand waarvan wordt vastgesteld of in meer dan één taal wordt gedrukt, af te zien van de noodzaak van uitgaven van teksten met kracht van wet in de officiële talen. De Commissie verklaarde er de voorkeur aan te geven het RCP en het Publikatiebureau de vrijheid te laten dienaangaande elk geval op zich te beoordelen. Van de publikaties van de Gemeenschap werden in 1978 47 % alleen in de oorspronkelijke taal gedrukt, 35 % in alle talen (exclusief Publikatieblad).

6.2. Distributie- en verkoopbeleid

6.2.1. In 1975 hechtte de Commissie haar goedkeuring (1) aan richtlijnen, voorgesteld door het RCP, voor de distributie van publikaties. Deze voorschriften kwamen tegemoet aan de noodzaak van zeer selectieve distributie en van behoorlijke aankondiging/publiciteit voor nieuwe uitgaven. Ook werden daarin criteria vastgelegd voor gratis verspreiding, of verkoop, afhankelijk van het type publikatie en de categorie ontvangers.

6.2.2. Eén van de beginselen, vastgelegd in deze voorschriften, was dat algemene informatieve publikaties doorgaans gratis verkrijgbaar zijn, terwijl voor gespecialiseerde uitgaven verkoop regel dient te zijn. De voorschriften bevatten de volgende conclusie: (1) Doc. COM(75) PV 362 en SEC(75) 3886.

"Het Comité kwam tot de conclusie dat er geen behoefte bestaat aan systematische gratis distributie, behalve aan enkele adressen op de verplichte lijst, en dat verspreiding aan particulieren zoveel mogelijk achterwege dient te blijven, aangezien de laatsten niet zelden van werkkring veranderen.

Andere lezers die in deze bestanden voorkomen, ontvangen, waar nodig, alleen de lijst van Commissiepublikaties (en de folders) en worden uitgenodigd afzonderlijke titels aan te vragen. De distributie daarvan geschiedt gratis of tegen betaling, afhankelijk van de categorie lezer.".

In hoofdstuk 9 van dit rapport geeft de Rekenkamer een beoordeling, in hoeverre deze voorschriften werden opgevolgd, door de bestaande distributiesystemen en enkele speciale praktijkgevallen te onderzoeken.

6.2.3. Voordat deze voorschriften werden vastgelegd, schreef het RCP, in zijn tweede jaarverslag over de periode tot 31 maart 1975, dat een aanzienlijke wanverhouding bestond tussen verkoop en gratis verspreiding, waarbij verkoop slechts 5 tot 10 % van de totale oplagen uitmaakte. (Voor de zeventien gevallen, samengevat in tabel 5, bedroeg het gemiddeld percentage van de oplagen, toegerekend aan verkoop, 11,3 %, doch het was niet mogelijk de werkelijke verkoop te berekenen. De geselecteerde gevallen laten evenwel een gemiddelde zien van 4,4 % dat bij het Publikatiebureau achterblijft. De conclusie is derhalve mogelijk dat het verschil van 6,9 % of verkocht was, of voorraad vertegenwoordigde bij de nationale verkoopkantoren.) De Commissie berichtte dat van 1973 tot 1980 de verkoop met 162 % steeg.

7. MANAGEMENT-INFORMATIESYSTEMEN

7.1. Algemeen

Dit hoofdstuk van het rapport handelt over de informatie inzake kosten, die aanwezig is voor bedrijfsvoering. Nagegaan wordt in hoeverre van deze gegevens gebruik wordt gemaakt, en ook worden specifieke gebieden getoond waar nadere gegevens de besluitvorming ten dienste zouden kunnen staan. Ten slotte worden de globale structuren bestudeerd die aanwezig zijn voor beheer en coördinatie van publikaties en drukken.

7.2. Bestaande kostencalculatiesystemen

7.2.1. De interpretatieve verklaringen afgelegd ten tijde van de instelling van het Publikatiebureau, noemden de noodzaak besluiten inzake drukken te funderen op een adequaat kostencalculatiesysteem. Daarnaast noemt het Financieel Reglement (1) een kostenraming, doch voor een speciaal doel, namelijk de verdeling van de kosten van de verrichtingen van het Publikatiebureau over de Instellingen.

7.2.2. Het door het Publikatiebureau ontwikkelde kostencalculatiesysteem lijkt eerder te zijn opgezet om aan de laatste dan aan de eerste eis te voldoen. Het systeem is gebaseerd op tarieven (standaardeenheidskosten per bladzijde of manuur), die worden berekend om een verwachte bedrijvigheidsgraad van de produktie van het publikatiebureau (2) en uitgavekosten (administratie, aanbestedingscontract- en verkoopactiviteiten worden niet opgenomen - ca. 20 % van het budget) te "recupereren". Terwijl deze tarieven worden gebruikt voor de "facturering" aan Instellingen voor uitgaven en drukwerk, voor de laatste uitgevoerd door het Publikatiebureau, wordt aan het einde van het jaar geen grondige analyse gemaakt door het Publikatiebureau of de Instellingen van de werkelijke produktie in termen van gedetailleerde kosten of werkzaamheden. Het systeem verschaft geen vergelijking van gedetailleerde verrichtingen met vooraf vastgelegde standaarden. Evenmin worden deze gefactureerde bedragen door de Instellingen-cliënten in de loop van het jaar gebruikt om de behoeften te bepalen en te bewaken (uitgezonderd tot op zekere hoogte bij de Raad). De rekeningen van de Instellingen aan het einde van het jaar tonen geen cijfer voor hun aandeel in de bedrijvigheid van het Publikatiebureau ; de laatste is geheel opgenomen in de rekeningen van de Commissie (zie paragraaf 2.1.2.).

7.2.3. Met andere woorden, het kostencalculatiesysteem van het Publikatiebureau fungeert voornamelijk om pro forma facturen voor de Instellingen te produceren ; deze facturering is te ruw voor grondige analyse of vergelijkingen, en deze gebruikelijke managementsbewakingsinstrumenten worden in feite zelden gebezigd. In antwoord op de kritiek van de Rekenkamer op deze zwakke punten, verklaarde het Publikatiebureau de toepassing van een volledig kostencalculatiesysteem momenteel onuitvoerbaar te achten. De Raad evenwel was van mening dat de bedrijfsvoering bij het Publikatiebureau, krachtens zijn eigen aard, op semi-commerciële basis diende te geschieden, en kritiseerde het bestaande kostencalculatiesysteem op grond van:

" 1. de onmogelijkheid enigszins nauwkeurig de gebruikmaking van begrotingskredieten te beoordelen, daar ongespecificeerde lasten steeds aan de raming van het Publikatiebureau moeten worden toegevoegd;

2. de onmogelijkheid de werkelijke kosten van afzonderlijke publikaties na te gaan;

3. de moeilijkheid onderscheid te maken tussen projecten die wel en niet de goedkeuring van de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (3) behoeven.

".

7.2.4. De drukkerij van de Commissie te Brussel vermeldt voor elke drukopdracht het gebruikte materiaal; (1) PB nr. L 356 van 31.12.1977, titel X. (2) Kosten van drukken buitenshuis zijn in dit systeem niet opgenomen - zie paragraaf 2.1.2. (3) Financieel Reglement, artikel 54. arbeidsuren worden niet genoteerd, tenzij bekend is dat het werk moet worden gefactureerd. Facturen, wanneer opgesteld, zijn gebaseeerd op standaardkosten. De Commissie verklaarde dat zij een volledig kostencalculatiesysteem onuitvoerbaar beschouwt, en dat het in elk geval geen bestaansrecht zou hebben, aangezien op haar drukkerij voldoende supervisie werd uitgeoefend.

7.2.5. Het Parlement noteert speciaal materiaalkosten en brengt deze in rekening (doch geen arbeidsuren) voor werk verricht voor de parlementaire fracties, doch niet voor ander werk.

7.2.6. Geen andere bestaande kostencalculatiesystemen voor drukkerijwerkzaamheden werden bij de Instellingen aangetroffen.

7.3. Gebruik van kostencalculatiegegevens bij het nemen van beslissingen

7.3.1. Paragraaf 7.2 heeft laten zien hoe beperkt de bestaande kostencalculatiesystemen zijn. De volgende paragrafen tonen enkele aspecten van de publikaties en van de drukkerij, waar de beslissingen, genomen door de Instellingen, op grondiger kennis van de economische achtergrond en consequenties zouden kunnen worden gefundeerd.

7.3.2. Op verzoek van de Rekenkamer maakte het Publikatiebureau een vergelijking van de externe drukkosten met de eigen tariefkosten voor een steekproef van vijf publikaties. De uitkomst was dat de tariefkosten de externe met 18,2 tot 104,4 % overtroffen. Deze tarieven mogen de kosten van het Bureau dan wellicht te hoog stellen, de verklaring die door het Bureau voor deze verschillen werd gegeven, was: - de outillage van het Publikatiebureau wordt slechts gedurende één dagdienst van acht uur gebruikt, en dure investeringen in capaciteit worden derhalve niet optimaal benut;

- de hogere personeels- en administratiekosten bij de Instellingen.

Een nadere kostenvergelijking wordt in tabel 6 gegeven.

7.3.3. De Rekenkamer raamt de kosten per jaar (drukken buitenshuis plus werk van het Publikatiebureau) om één exemplaar van elke volledige reeks van het Publikatieblad (L + C + S en Registers) ter beschikking van elke abonnee te stellen op 35 000 Bfr. De abonnementsprijzen werden door het Directiecomité van het Publikatiebureau vastgesteld op 5 000 Bfr. voor 1979, en op 5 700 Bfr. voor 1980. De Raad, vertegenwoordigd in het Directiecomité van het Bureau, deelde de Rekenkamer mede dat het Comité "zich zeer wel realiseerde dat de abonnementsprijzen weinig relatie vertonen met de reële kosten van het Publikatieblad".

7.3.4. Paragraaf 3.6 handelt over de lasten en baten die gebruikmaking van particuliere uitgevers meebrengt.

Niet onvermeld mag blijven dat deze gedetailleerde informatie alleen bij de redactiedienst van DG XIII aanwezig was. De Rekenkamer is niet gebleken dat de werkelijke kostenuitkomst, ingevolge de voordelen van deze werkwijze, bij het RCP, het Publikatiebureau of een andere Instelling is bestudeerd.

7.3.5. Het RCP geeft evenwel toe dat de beschikbare totale kostengegevens niet toereikend zijn voor de beleidsvoering. Onlangs is aan een extern adviseur opdracht verleend, voor de publikaties een kostendoelmatigheidsonderzoek te verrichten, dat in 1981 gereed moet komen.

7.4. Managementstructuren

De voornaamste structuren voor beheer en coördinatie van publikaties en drukkerij zijn het RCP (paragraaf 3.4.4), dat alleen voor de Commissie fungeert, en het Directiecomité van het Publikatiebureau, dat een interinstitutioneel karakter draagt, doch alleen is opgezet voor de produktie van publikaties (niet documenten). Het is geen beleidsorgaan zoals het RCP.

Er bestaat geen vorm van interinstitutionele coördinatie voor de huisdrukkerijen hoewel, volgens de Commissie, materialen en werkwijzen niet sterk verschillen.

8. KOSTEN VAN PUBLIKATIES IN 1978

8.1. Algemeen

Dit hoofdstuk van het rapport beschrijft de benadering, door de Rekenkamer, inzake de berekening van de kosten in 1978 (het laatste volledige jaar ten tijde van de controle) van het door de Instellingen gevoerde beleid inzake publikaties en drukkerij. Een poging is gedaan de voornaamste betrokken materiële elementen alle te kwantificeren, met uitzondering van de kosten van auteurschap en vertaling die geacht worden deel uit te maken van de totale vaste basiskosten van de Instellingen zelf. (De vertaalkosten worden geraamd op 80 tot 100 ERE per pagina.) Bepaalde relevante administratieve kosten zijn wellicht ook niet in aanmerking genomen op grond van het immateriële karakter van de algemene situatie of de moeilijkheid deze af te zonderen. De berekening in bijlage II toont een totale uitgave van 45 miljoen ERE. De volgende paragrafen handelen over de voornaamste, daarin samengevatte elementen.

8.2. Externe drukkosten

Het grootste deel van deze kosten, in totaal 19,4 miljoen ERE, ontstonden bij publikaties. Zij omvatten 17,7 miljoen ERE (zie bijlage I), die rechtstreeks kunnen worden ontleend aan de rekeningen, plus 1,7 miljoen ERE, die kunnen worden achterhaald bij andere uitgaven dan publikaties.

8.3. Kosten Publikatiebureau

De rekeningen tonen voor het Publikatiebureau een begroting van 9,7 miljoen ERE onder artikel 287 (zie bijlage I).

8.4. Personeelskosten

De Rekenkamer stelde vast dat op 1 januari 1979 bij de drukkerijen, distributie- en publikatiediensten van de Instellingen (exclusief het Publikatiebureau) 553 personen werkzaam waren (zie bijlage IV), tegen geraamde kosten per jaar van 10,6 miljoen ERE (6,886 + 2,775 + 0,898 miljoen ERE).

8.5. Kosten aanschaffing outillage

De Instellingen verschaften bijzonderheden over de outillage van drukkerijen en distributie per 31 december 1978, waaruit de historische kosten van aanschaffing konden worden berekend (3,3 miljoen ERE). Daaruit berekende de Rekenkamer de totale vervangingskosten voor deze outillage (exclusief het Publikatiebureau) op 4,7 miljoen ERE ; bij een gemiddelde levensduur van zes jaar geeft dit een jaarlijkse afschrijving van 0,8 miljoen ERE (622 000 + 24 000 + 134 000 ERE).

8.6. Huren

8.6.1. De kosten van vloeroppervlakte van gebouwen, gehuurd door de Instellingen, en bezet door de drukkerijen, distributie- en publikatiediensten, worden berekend op 1,7 miljoen ERE per jaar (1 060 000 + 544 000 + 122 000 ERE).

8.6.2. Fotocopieerapparatuur wordt gehuurd tegen kosten per jaar die door de Rekenkamer worden geraamd op 1 miljoen ERE.

8.7. Verkoop publikaties

De voornaamste bron van inkomsten vormt de verkoop van publikaties door het Publikatiebureau namens de Instellingen. De verkoop voor 1978 beliep in totaal een bedrag van 1,7 miljoen ERE.

8.8. Samenvatting

Niet onvermeld mag blijven dat bovenstaande kostencalculatie elders bij de Gemeenschappen niet lijkt te zijn verricht. Evenmin waren deze kosten gemakkelijk of centraal beschikbaar bij de eigen informatiesystemen van de Instellingen.

De Rekenkamer heeft voorts deze kosten toegerekend aan de drie activiteiten publikaties, documenten en fotocopiëren, alsmede de kostenplaatsen. De uitkomsten zijn in tabel 6 samengevat.

TABEL 6 Gemiddelde directe drukkosten (1978)

>PIC FILE= "T0035538"> 9. EVALUATIE CONTROLE OP PUBLIKATIES

9.1. Steekproefcontroles

De Rekenkamer heeft steekproeven genomen om na te gaan of er verspilling is in de gevoerde praktijk bij de Gemeenschappen. De Rekenkamer beseft dat het nut van publiciteit en informatie (ongeacht of deze gebaseerd zijn op politieke gezichtspunten, doelmatigheid, statistiek of andere aspecten) in de context van een accountantscontrole niet kan worden gemeten. Evenmin kunnen andere beoordelingen inzake inhoudelijke kwaliteit of waarde worden gegeven. Niettemin kan onderstaande rapportage van steekproefcontroles wellicht verder gronden verschaffen voor twijfel aan de juistheid van het financieel beheer. >PIC FILE= "T0035539">

9.2. Mailing-lijsten - systemen

9.2.1. Elke Instelling heeft haar eigen verzameling mailing-lijsten voor publikaties (1), als volgt: >PIC FILE= "T0035540">

9.2.2. Vergelijking of controle van deze mailing-lijsten op interinstitutionele basis leek niet te zijn ondernomen. Evenmin is de Rekenkamer, afgezien van enkele uitzonderingen, gebleken dat een systematische procedure bestaat voor circulatie, bevestiging en bewerking, ten einde de bruikbaarheid van de mailing-lijsten bij de Commissie na te gaan. Wanneer bewerking had plaatsgevonden, was dit incidenteel geschied op initiatief van afzonderlijke redacties.

9.2.3. In zijn zesde jaarverslag (2) gaf het RCP de volgende toelichting : "De huidige situatie met betrekking tot onze mailing-lijsten, welke nog steeds met de hand worden verwerkt, maakt doelmatige distributie van gratis materiaal onmogelijk. Lacunes in het systeem (duplicering, gebrek aan selectiviteit, e.d.) zijn niet alleen kostbaar, doch brengen zeer veel schade toe aan het imago van de Commissie als uitgever ; belastingbetalers die meer dan één exemplaar van dezelfde publikatie ontvangen, zullen niet aarzelen te wijzen op verspilling van Gemeenschapsgeld.". Zowel het Publikatiebureau als de Commissie deelden de Rekenkamer mede dat men zich zeer wel bewust is van de noodzaak, de controle op de mailing-lijsten te verbeteren. Sedert 1976 bestaat het voornemen deze lijsten op een gemeenschappelijk computersysteem (SAGAP) te zetten, doch om een aantal redenen is dit nog niet gebeurd. Naar verwachting kon dit systeem in de loop van 1981 worden geïntroduceerd, met garantie voor voldoende bewaking om duplicering, veroudering en overmatige verspreiding te voorkomen. Helaas was een systematische bewerking van mailing-lijsten intussen uitgesteld, in afwachting van de gemakkelijke toegankelijkheid, die automatisering zou kunnen verschaffen.

9.3. Mailing-lijsten - enkele voorbeelden

9.3.1. De belangrijkste adressenlijst van het Publikatiebureau is die voor het Publikatieblad. Deze uitgave heeft gemiddeld een oplage van ca. 20 000, waarvan ca. 9 300 exemplaren afzet vonden bij betalende abonnees, 4 200 naar de Instellingen gingen, 1 900 gratis verspreid werden, 1 100 bij de verkoopkantoren terechtkwamen, terwijl 3 600 exemplaren in voorraad werden gehouden.

9.3.2. De 4 200 exemplaren ten behoeve van ambtenaren worden door de drukkers en bloc naar elke Instelling gezonden, die daarna de interne distributie verzorgt. Hoewel de distributiedienst van elke Instelling en van het Publikatiebureau een schriftelijke aanvraag behoefde van een diensthoofd voor nieuwe ontvangers van het Publikatieblad, trof de Rekenkamer in geen enkel geval een systematische (b.v. jaarlijkse) procedure aan om van elke dienst bevestiging te krijgen dat zijn aanvragen voor het Publikatieblad volledig gerechtvaardigd werden door werkbehoeften, hoewel de Commissie verklaarde dat bepaalde (niet nader aangeduide) regelmatige controles werden uitgevoerd. Bijlage III laat de verdeling van het Publikatieblad over de ambtenaren van de Instellingen zien.

9.3.3. Van de 1 900 ontvangers van een gratis abonnement kwamen de meeste op deze lijst voor op grond van hun werkzaamheid, als instituut (b.v. bibliotheken, overheidsinstellingen, universiteiten), of als persoon (hoofden van instituten, journalisten, enz.) ; geen van hen werd gevraagd of aan volledige verspreiding nog verder behoefte bestond. Andere personen hadden op verzoek een gratis abonnement gekregen op grond van bijzondere belangstelling ; alleen in de laatste gevallen werd elk jaar gevraagd of men ontvangst wenste voort te zetten.

9.3.4. De op één na grootste verzendingslijst is waarschijnlijk die voor het tweewekelijks verschijnend tijdschrift Euroforum van DG X. Tot en met 1978 had deze uitgave een oplage van ca. 30 000. Nadien werd tot ruimere verspreiding besloten en de oplage is meer dan verdubbeld. De gehele distributie en invoer/bewerking voor de mailing-lijst geschieden onder leiding van DG X te Brussel. Van de adressograph-plaatjes bevinden er zich 58 000 in Brussel en 19 000 in Luxemburg. Materiële lijsten van de ontvangers zijn evenwel nooit gemaakt ; distributie aan alle ontvangers wordt uitgevoerd door het Publikatiebureau.

9.3.5. Een publikatie die gratis wordt verspreid, is voorts de Personeelskoerier, die oorspronkelijk verscheen als medium voor administratieve mededelingen aan het personeel. Hoewel het blad deze functie niet meer vervult, wijst de Commissie erop dat de Personeelskoerier het enige huisorgaan van de Instellingen is. Daarvan worden 21 645 exemplaren gratis toegezonden aan alle personeelsleden (bijlage III), aan alle gepensioneerde ambtenaren, en andere belangstellenden elk één. De drukkosten voor de produktie van de elf nummers in 1979 worden geraamd op 200 000 ERE. Het verschil tussen aantal personeelsleden en gebruik werd door de Commissie verklaard uit een reserve die nodig is om te zorgen dat elk personeelslid één exemplaar ontving. (1) Bij de Rekenkamer nog niet aanwezig. (2) SEC(79) 741

9.4. Voorraad publikaties

9.4.1. Publikaties worden door alle Instellingen in voorraad gehouden. De voornaamste voorraden van de Commissie bevinden zich in Zaventem (Brussel), Bâtiment Meis (Luxemburg) en het Publikatiebureau (Luxemburg). Een volledige voorraadadministratie wordt continu gevoerd door Zaventem en door Bâtiment Meis, doch niet door het Publikatiebureau. De Raad, het Hof van Justitie en het Economisch en Sociaal Comité voerden evenmin een dergelijke administratie. De Rekenkamer kon bij het Parlement geen continue voorraadadministratie ontdekken.

9.4.2. Het Publikatieblad wordt voornamelijk door het Publikatiebureau in voorraad gehouden. Alleen van Publikatiebladen van de laatste twee jaar wordt een complete voorraad aangehouden. De Rekenkamer constateerde dat ca. 17 % van een karakteristieke Publikatieblad-oplage aanvankelijk in voorraad werd genomen. Uit een tijdens de controle genomen steekproef uit Publikatiebladen van 1977 bleek dat gemiddeld ca. 10 % van de oplagen na twee jaar resteert (dit is 59 % van de beginvoorraad). Bij een gemiddelde oplage van 20 000 exemplaren komt dit overeen met ongeveer 2 000 exemplaren (tegen 35 000 Bfr.) kosten per jaar per exemplaar).

9.4.3. Voor andere publikaties kwamen bij controlebezoeken aan de magazijnen en enkele externe bureaus van de Commissie 41 gevallen aan het licht van voorraden die excessief lijken tegenover de quantums die aanvankelijk in voorraad werden genomen. Deze gevallen lieten zien dat gemiddeld 72 % van de - hoofdzakelijk van 1976 tot 1978 in voorraad genomen - beginvoorraad nog resteerde in oktober/november 1979.

9.5. Verkoop en prijsvaststelling

9.5.1. Het verkoopbeleid van de Commissie is in paragraaf 6.2 beschreven. Voor het merendeel van de publikaties van de Commissie wordt thans een verkoopprijs vastgesteld, ondanks het feit dat de vraag vanwege betalende cliënten minimaal is vergeleken met de omvang van de kosteloze distributie. De verklaring daarvoor gegeven was dat de prijs een zekere waarde overbrengt bij de ontvanger ondanks het feit dat hij voor de verkrijging wellicht niet betaald heeft.

9.5.2. Met uitzondering van het Publikatieblad (par. 7.3.3) is de door de Commissie aangenomen theoretische grondslag voor de prijsvaststelling van publikaties tweetot driemaal de kostprijs van drukken buitenshuis. Uit een steekproef van 53 publikaties, genomen uit het programma van 1979, kwam een gemiddelde van 2,2 te voorschijn, doch individuele gevallen varieerden van 1,1 tot 3,8. Deze variatie laat zich verklaren uit het feit dat over de prijs wordt beslist door de auteur, na een voorstel van het Publikatiebureau. Dat alleen de externe kosten gebruikt worden als grondslag houdt in dat de kosten van het Publikatiebureau in het geheel niet in aanmerking worden genomen, ondanks het feit dat deze te kwantificeren zouden zijn uit de kostencalculatiemethode van het Publikatiebureau.

9.5.3. Wanneer het Directiecomité van het Publikatiebureau de prijs van het Publikatieblad bepaalt, wordt niet getracht een relatie te leggen met kosten (zie par. 7.3.3), en wordt het accent gelegd op wat de markt kan dragen, en hoe de prijzen van soortgelijke publikaties in de Lid-Staten liggen. Deze werkwijze wordt door het Publikatiebureau thans ook overwogen voor andere publikaties ; men heeft voorgesteld dat "voor de duur van het publikatieprogramma van 1980 (de Commissie), op experimentele basis, prijsbepalingscriteria en reclamemethoden volgt die zijn afgestemd op de heersende marktomstandigheden".

9.5.4. Naast de informatie verspreid via de voornaamste vestigingsplaats, publiceert de Commissie ook via haar voorlichtingsbureaus in de Lid-Staten, en in een aantal niet-Lid-Staten over de hele wereld. Het voornaamste produkt van deze kantoren is hun maandblad. Twaalf bureaus maakten in 1978 tijdschriften met een oplage in dat jaar van 2,1 miljoen exemplaren, die in totaal 642 000 ERE kostten (exclusief honoraria voor journalisten). Vier van de twaalf tijdschriften werden verkocht tegen abonnementsprijzen die varieerden van 4,36 tot 6,44 ERE, doch de overige (en het overgrote deel van de oplage van de genoemde vier) werden kostenloos verspreid. De Commissie verklaarde dat het beleid in dezen was de meeste van deze publikaties gratis te distribueren ; doch sommige publikaties hebben een verkoopprijs ten einde a) te profiteren van posttarieven voor verkoopbare publikaties;

b) ze te plaatsen naast soortgelijke publikaties die particulier worden verkocht;

c) de intrinsieke waarde ervan in het licht te stellen.

Vermeldenswaard in dit opzicht is dat het Europese Parlement in zijn verslag over de verantwoording van de rekeningen 1978 de mogelijkheid opperde om voor publikaties betaling te vragen (PE 62.208).

9.5.5. In zeven Lid-Staten treedt het staatsdrukkerijen uitgeverijbedrijf op als verkoopkantoor en houdt voor het Publikatiebureau voorraden in consignatie. De Rekenkamer constateerde dat slechts drie daarvan voorraadmutaties zodanig rapporteren dat een behoorlijke controle van de verkoopopbrengst door het Publikatiebureau mogelijk is. Het Bureau wees er op dat het niet bij machte is om de verkoopbureaus van de landen een minimum aan controle te doen uitvoeren.

10. COMMENTAAR VAN DE REKENKAMER

10.1. Algemeen

De Rekenkamer is van oordeel dat publikaties van de Gemeenschap, indien goed geredigeerd, een nuttige publiciteitsfunctie kunnen vervullen overeenkomstig de doelstellingen van de Gemeenschap, en dat het Gemeenschapsrecht moet worden gepubliceerd (gewoonlijk in het Publikatieblad). De Kamer is van mening dat dit het hoofddoel en de essentie dient te zijn van de communicatieve functie van de Instellingen, mededeling te doen van de werkzaamheden en gezichtspunten van de Gemeenschappen. Aan het besluit van de Rekenkamer, onderzoek in te stellen naar de terreinen uitgeverij, drukkerij en reproduktie, heeft de doelstelling ten grondslag gelegen, zich een oordeel te vormen over de kwaliteit van het financieel beheer bij de vervulling van deze communicatiefunctie, en het doelmatig gebruik van de middelen. Zoals eerder vermeld, bedragen de geraamde kosten per jaar van deze bedrijvigheid + 50 miljoen ERE, en beliep het produktievolume 1 887 miljoen bladzijden in 1978. De stijgende kosten en het groeiende volume van deze produktie, de gevarieerde aard en doelstellingen van de afzonderlijke typen van reproduktie en de wisselende methoden van vermenigvuldiging zijn alle factoren die in hoge mate management en financiële bewaking vergen, en in dit licht wordt de volgende commentaar gegeven.

10.2. Beleid en bewaking publikaties

10.2.1. In paragraaf 3.4.6 is aangeduid dat, hoewel op verschillende tijdstippen een aantal richtlijnen zijn opgesteld ten aanzien van meerdere aspecten van de activiteit publikaties, veel wordt overgelaten aan het oordeel en beslissing van auteurs, redacties, het RCP of het Publikatiebureau, en de beslissingen van genoemden kunnen in veel gevallen niet anders dan subjectief zijn. De Rekenkamer is van oordeel dat criteria en procedures met betrekking tot alle publikatiestadia (van de beslissing wat voor gegevens dienen te worden gepubliceerd, de wegen waarlangs communicatie zal plaatsvinden, het aantal gewenste talen, grootte van de oplagen, tot aan wie gratis distributie zal plaatsvinden, wie moet betalen en de prijzen), een additioneel, doch belangrijk stuurmiddel kunnen vormen. De Rekenkamer adviseert derhalve dat de Commissie, in overleg met de andere Instellingen, begint met de opstelling van een nota over brede en gemeenschappelijke beginselen van haar informatie- en publikatiebeleid, en daarna globale en gedetailleerde criteria en procedures uitwerkt voor dagelijkse toepassing.

10.2.2. De boven voorgestelde criteria en procedures moeten niet alleen dienen om de adviserende rol van het RCP te versterken, doch de laatste ook de middelen verschaffen om een sterkere bewakingsfunctie dan tot nu toe uit te oefenen. De Rekenkamer stelt voor het bestaande bewakingsinstrumentarium zodanig uit te breiden dat zich een evaluatie a priori van de publikatie-inhoud door het RCP en zijn redactiecommissies ontwikkelt, en dat elk jaar de produktie van de publikatieprogramma's aan een systematisch onderzoek wordt onderworpen. De andere Instellingen dienen de introductie van een dergelijk systeem van formele bewaking te overwegen.

10.2.3. De Rekenkamer hoopt eveneens dat er bij directies een sterker besef komt van de besparingen en andere voordelen die mogelijk kunnen voortvloeien uit de combinatie of de uitwisseling van materiaal tussen diensten en Instellingen.

10.3. Oplagen en distributie van publikaties

10.3.1. Is het doel van een goede publikatiedienst informatie en beïnvloeding van betrokken partijen, toch dient steeds gelet te worden op de doelmatigheid van deze activiteiten. De door de Commissie vastgestelde richtlijnen voor distributie (paragraaf 6.2.1) hielden met dit aspect terdege rekening, doch lijken niet altijd te zijn gevolgd. Zo is de systematische gratis distributie van publikaties eerder regel dan uitzondering (paragraaf 6.1.2), en wordt, afgezien van enkele uitzonderingen van beperkte omvang, bij voorbeeld het Publikatieblad, een zeer klein percentage van de oplagen verkocht (paragraaf 6.2.3).

Mailing-lijsten waarop adressen onnauwkeurig of dubbel voorkomen, of verouderde, leiden tot verspilling bij de distributie. Er is onvoldoende controle op deze lijsten, hetgeen nog wordt verergerd door het beleid, meer op verzoek dan op grond van doelgerichte selectie te distribueren (paragrafen 9.2.2, 9.2.3 en 9.3.3). De Rekenkamer adviseert derhalve dat iedere Instelling, ter beperking van verspilling en voorkoming van duplicering, introduceert: a) een procedure voor de systematische bewaking van de distributie door regelmatig de lijsten van adressen waaraan publikaties gratis worden gezonden, te bezien;

b) een aantal formele bewakingsinstrumenten en strenge criteria voor de toevoeging van adressen aan de mailing-lijsten;

c) en zelfs voor sommige publikaties een methode om van adressen waaraan publikaties gratis worden gezonden, jaarlijks bevestiging te krijgen dat men nog verder een exemplaar wenst te ontvangen.

Deze procedures dienen gebaseerd te zijn en onderdeel uit te maken van de algemene criteria en procedures, voorgesteld in paragraaf 10.2.1. Dit dient goeddeels te volgen uit de automatisering van de mailing-lijsten van de Commissie, aan de voorbereiding waarvan reeds vier jaar gewerkt wordt. De Rekenkamer wenst het belang te benadrukken dat zij hecht aan de behoorlijke voltooiing van dit automatiseringssysteem, dat zo spoedig mogelijk tot alle Instellingen dient te worden uitgebreid.

10.3.2. Drukoplagen van de Instellingen moeten niet alleen gebaseerd zijn op betrouwbare lijsten van gewettigde aanvragen, doch ook op gedocumenteerde ramingen van verkoop- en voorraadbehoeften. De Rekenkamer constateerde dat dergelijke ramingen niet werden, gemaakt, en in feite niet konden worden gemaakt wegens het ontbreken van fundamentele historische gegevens, bij voorbeeld verkoopstatistieken, en op enkele lokaties, een voorraadadministratie. Het gevolg van inadequate werkwijzen en administraties is dat te veel wordt gedrukt, zoals blijkt uit overmatige voorraden die na lange perioden resteren (paragrafen 9.4.2 en 9.4.3). De Rekenkamer adviseert dat een behoorlijke voorraadadministratie voor publikaties (alle Instellingen) en verkoopstatistieken (Publikatiebureau) worden samengesteld om als managementinformatiebasis te dienen ter bepaling van toekomstige drukoplagen. Ook stelt zij voor de drukoplagen af te stemmen op minder hoge voorraden, en derhalve te verlagen, vooral bij dure tijdschriften.

10.4. Management en financiële gegevens

10.4.1. De kosten- en financiële gegevens waarvan de Rekenkamer in dit rapport gebruik heeft gemaakt, werden verkregen uit een groot aantal uiteenlopende bronnen verspreid over de Instellingen. Gegevens waren evenwel niet gemakkelijk of centraal beschikbaar uit reeds bestaande informatiesystemen ; de Rekenkamer, en sommige Instellingen, beschouwen dit als een uitgesproken zwakte. In de paragrafen 7.2 en 7.3.3 is er op gewezen dat, waar zij werkelijk bestaan, de kostencalculatiesystemen onvolledig zijn en niet worden gebruikt bij directiebesluiten. Er zijn een aantal terreinen waar beslissingen of beoordelingen het bedrijfsbeheer betreffende duidelijk niet dienen te geschieden zonder de waarschijnlijke economische gevolgen volledig te kennen, bij voorbeeld keuze van reproduktiemethoden, binnenshuis of buitenshuis drukken, doelmatigheid van drukkerijen, de toevlucht nemen tot particuliere uitgevers. De Rekenkamer adviseert dat: a) de momenteel functionerende kostencalculatiesystemen aan een nieuw onderzoek worden onderworpen, in het licht van de commentaar van de Rekenkamer en op basis van nauwkeuriger vaststelling van de informatie die de bedrijfsleiding werkelijk nodig heeft;

b) in de toekomst alle directies en adviserende lichamen (zoals auteurs, redacties, RCP, Publikatiebureau, Directiecomité of een nieuwe interinstitutionele coördinatiegroep) insisteren op voorleggen van alle relevante financiële gegevens alvorens beslissingen te nemen of adviezen uit te brengen inzake uitgeverij, drukkerij en reproduktie.

10.4.2. De Rekenkamer verwonderde zich in sterke mate over de vaagheid waarmede de kost- en verkoopprijs van publikaties werden vastgesteld. Indien, zoals werd verklaard, het doel van deze werkwijze onder andere is, ontvangers van publikaties bewust te maken van de "waarde" van een publikatie, dan meent de Rekenkamer dat dit resultaat eerder wordt bereikt, indien de tot stand gekomen prijs realistisch is. Dit moet auteurs, redacteuren en uitgevers meer kostenbewust maken, een doel dat op zich de moeite waard is. De Rekenkamer adviseert derhalve dat in de naaste toekomst alle beslissingen met betrekking tot de prijsbepaling van publikaties geschiedt in het licht van kostencalculatiegegevens, die geleidelijk verbeterd moeten worden (paragrafen 7.3.3, 9.5.2 en 9.5.3), en in het besef van de mate waarin publikaties gesubsidieerd worden.

10.4.3. Een nevengevolg van een verbeterd kostencalculatiesysteem bij het Publikatiebureau dient voorts te zijn, een betere berekening van de produktiekosten, die het Bureau beter in staat zou stellen alternatieve produktiemethoden en produktielocaties te beoordelen. De Rekenkamer beveelt een dergelijke aanpak aan, alsmede gebruikmaking door alle Instellingen van de deskundigheid van het Bureau bij het nemen van beslissingen.

10.5. Investeringen in drukkerij-outillage

10.5.1. Eveneens is kostenbewustzijn bij de produktie van documenten bijzonder nodig. In hoofdstuk 5 is melding gedaan van de groei bij de huisdrukkerijen van de Instellingen en het Publikatiebureau. Daar is gewezen op het gebleken gebrek aan interinstitutionele coördinatie van deze groei en van deze investeringen, en het ontbreken van gezamenlijk gebruikte faciliteiten. De huidige autonome werkwijze, gecombineerd met het gebruikmaken van externe drukkers, binders, enz., kan niet beschouwd worden als het beste financieel beheer van Gemeenschapsgelden.

10.5.2. In dit verband herinnert de Rekenkamer aan de verklaring, gegeven voor het bestaan van het technisch bedrijf van het Publikatiebureau, dat in geval van nood kan inspringen voor het drukken van het Publikatieblad. Daar het bedrijf van het Bureau nooit voor dit doel is gebruikt, evenmin voor het drukken van documenten, bestaat bij de Rekenkamer twijfel over de huidige doelstellingen. Zij adviseert dat een interinstitutionele groep wordt gevormd om de huidige faciliteiten van de verschillende drukkerijen te bezien, en na te gaan: i) hoe het gebruik van deze faciliteiten zo goed mogelijk te coördineren;

ii) of er behoefte bestaat aan een centraal bedrijf (Publikatiebureau), dan wel of dit het drukken van documenten voor alle Instellingen geleidelijk moet overnemen, terwijl alleen het urgente werk in huis wordt gedaan;

iii) de toekomstige ontwikkelingen bij elke drukkerij en

iv) de uiteenlopende produktiecapaciteit en -kosten van deze drukkerijen, gelet op de verschillende doelstellingen daarvan.

10.5.3. De Rekenkamer vertrouwt dat de interne vraag naar reproduktie kritischer zal worden beschouwd. Het is wellicht illustratief eraan te herinneren dat de Instellingen jaarlijks 694 miljoen bladzijden DIN-A-4 voor intern gebruik drukken of fotocopiëren - dat is iets meer dan 3 miljoen per werkdag, of 233 per ambtenaar per dag (enige distributie geschiedt zowel aan gedelegeerden als aan ambtenaren). De Rekenkamer vindt dat er een mogelijkheid moet zijn om de kosten ten bedrage van 12,7 miljoen ERE par jaar aan interne documenten te beperken, zonder verlies van efficiency. Zij adviseert dat: a) intern meer bekendheid wordt gegeven aan de daarmede gemoeide kosten, zoals aangeduid in tabel 6;

b) incidenteel controle wordt uitgeoefend op aanvragen (zie paragraaf 4.2) zowel op drukken in huis als op fotocopieën;

c) oplagen worden verlaagd, en dat door directies op gezette tijdstippen wordt bekeken in welke mate bij regelmatig geproduceerde documenten verspilling plaatsvindt.

Door de Rekenkamer op 8 januari 1981 aangenomen.

Voor de Rekenkamer

De President

Michael N. MURPHY

BIJLAGE I Kosten rechtstreeks aan de rekeningen te ontlenen

>PIC FILE= "T0035541">

BIJLAGE II Totale kosten 1978

>PIC FILE= "T0035542">

BIJLAGE III Gebruik van Publikatieblad en Personeelskoerier door de Instellingen

>PIC FILE= "T0035543">

BIJLAGE IV Aantal personeelsleden betrokken bij publikatiewerkzaamheden van de Instellingen

>PIC FILE= "T0035544">