Beschikking van de Raad

van 12 juli 2002

betreffende de aanpassing van deel III en deel VIII van de gemeenschappelijke instructies aan de diplomatieke en consulaire beroepsposten

(2002/585/EG)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op Verordening (EG) nr. 789/2001 van de Raad van 24 april 2001 tot verlening van uitvoeringsbevoegdheden aan de Raad met betrekking tot bepaalde gedetailleerde voorschriften en praktische procedures voor de behandeling van visumaanvragen(1),

Gezien het initiatief van het Koninkrijk België en het Koninkrijk Spanje,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De behandeling van visumaanvragen die door reisagentschappen worden ingediend bij de diplomatieke en consulaire posten van de lidstaten, moet zoveel mogelijk worden geharmoniseerd teneinde het risico van "visumshopping" en misbruik van procedures te verminderen.

(2) De gemeenschappelijke instructies aan de diplomatieke en consulaire beroepsposten moeten worden aangevuld met meer gedetailleerde voorschriften inzake de wijze van, en het toezicht op, de samenwerking tussen administratiebureaus, plaatselijke reisagentschappen en pakketreisorganisatoren bij de behandeling van visumaanvragen die worden ingediend bij de diplomatieke en consulaire beroepsposten van de lidstaten.

(3) Met de vaststelling van de voorwaarden voor samenwerking met de reisagentschappen wordt niet beoogd de onderlinge vrije mededinging te belemmeren, maar uitsluitend de voorwaarden vast te stellen waaronder de diplomatieke en consulaire posten bij de behandeling van visumaanvragen met de reisagentschappen kunnen samenwerken.

(4) Overeenkomstig de artikelen 1 en 2 van het Protocol betreffende de positie van Denemarken, dat is gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, neemt Denemarken niet deel aan de vaststelling van deze beschikking en is deze beschikking niet bindend voor, noch van toepassing op Denemarken. Aangezien deze beschikking ertoe strekt het Schengenacquis uit te werken uit hoofde van de bepalingen van titel IV van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, beslist Denemarken, overeenkomstig artikel 5 van genoemd protocol, binnen een termijn van zes maanden na de vaststelling van deze beschikking door de Raad of deze in zijn nationale wetgeving zal worden omgezet.

(5) Ten aanzien van de Republiek IJsland en het Koninkrijk Noorwegen houdt deze beschikking een ontwikkeling in van de bepalingen van het Schengenacquis op het gebied van visa omschreven in artikel 1, punt B, van Besluit 1999/437/EG van de Raad van 17 mei 1999 inzake bepaalde toepassingsbepalingen van de door de Raad van de Europese Unie, de Republiek IJsland en het Koninkrijk Noorwegen gesloten overeenkomst inzake de wijze waarop deze twee staten worden betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis(2).

(6) Overeenkomstig de artikelen 1 en 2 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat is gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en aan het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, nemen deze lidstaten niet deel aan de vaststelling van deze beschikking en is deze beschikking derhalve voor hen niet bindend noch op hen van toepassing,

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING VASTGESTELD:

Artikel 1

In deel III, punt 4, van de gemeenschappelijke instructies aan de diplomatieke en consulaire beroepsposten wordt de volgende alinea toegevoegd: "Deel VIII, punt 5, bevat nadere regels betreffende de visumaanvragen die door administratiebureaus, reisagentschappen, reisorganisatoren en hun wederverkopers worden verzorgd.".

Artikel 2

Aan deel VIII van de gemeenschappelijke instructies aan de diplomatieke en consulaire beroepsposten wordt het volgende hoofdstuk toegevoegd: "5. Visumaanvragen verzorgd door administratiebureaus, reisagentschappen en reisorganisatoren

Aanvragen met de mogelijkheid van een persoonlijk onderhoud zijn de norm in verband met visa. Niettemin bestaat de mogelijkheid daarvan af te wijken in gevallen waarin er geen gerede twijfel bestaat omtrent de goede trouw, het reismotief of de werkelijke bedoeling om naar het land van herkomst terug te keren, en een bekende en solvabele organisator van groepsreizen aan de diplomatieke en consulaire post de nodige documentatie overlegt en op een redelijk betrouwbare wijze instaat voor de goede trouw, het reismotief en de werkelijke bedoeling terug te keren (zie deel III, punt 4).

Dat administratiebureaus, reisagentschappen en reisorganisatoren en hun wederverkopers als gemachtigde tussenpersonen van de aanvrager optreden, is een veel voorkomende en nuttige praktijk, met name in landen met een groot grondgebied. Deze commerciële bemiddelaars beantwoorden niet aan een uniforme omschrijving omdat zij zich niet in dezelfde mate binden tegenover de cliënten voor wie zij de visumaanvraag verzorgen; derhalve is de van hen vereiste solvabiliteit en betrouwbaarheid in beginsel recht evenredig aan de mate waarin zij betrokken zijn bij de algehele planning van de reis, logies, ziekte- en reisverzekering en de terugkeer te hunnen laste naar het land van herkomst.

5.1. Wijzen van bemiddeling

a) De meest eenvoudige vorm van bemiddeling is die van een administratiebureau, waarbij de dienstverlening zich beperkt tot het namens de cliënt overleggen van de identiteitsdocumenten en andere bewijsstukken.

b) Een tweede vorm van commerciële bemiddeling is die van vervoersagentschappen of plaatselijk actieve reisagentschappen, die soms gelieerd zijn aan, al dan niet nationale, luchtvaartmaatschappijen die geregelde of niet-geregelde passagiersluchtdiensten onderhouden. De dienstverlening aan de cliënt omvat het overleggen van de vereiste documenten evenals, in voorkomend geval, de verkoop van de tickets en de hotelreserveringen.

c) Een derde vorm van bemiddeling is die van de reisorganisator of touroperator, een natuurlijke of rechtspersoon die op niet-incidentele basis pakketreizen organiseert (voorbereiding van de reisdocumenten, vervoer, logies, andere toeristische diensten, ziekte- en reisverzekering, binnenlandse verplaatsingen enz.), dergelijke pakketreizen verkoopt of deze rechtstreeks dan wel via een wederverkoper of een reisagentschap waarmee een contractuele band bestaat, te koop aanbiedt.

Tegenover de reisorganisator of de wederverkoper van de pakketreis is de visumaanvrager slechts de gebruiker van het reisarrangement waarvan de verzorging van de visumaanvraag deel uitmaakt. Deze derde gecompliceerde vorm van bemiddeling kent een veelheid van fasen en facetten die aan een objectieve controle kunnen worden onderworpen: de bedrijfsadministratie, het beheer, het daadwerkelijk plaatsvinden van de reis en de bestemming ervan, de logiesverstrekkers en de geplande groepsgewijze aankomsten en vertrekken.

5.2. Harmonisatie van de samenwerking met de administratiebureaus, reisagentschappen, reisorganisatoren en hun wederverkopers

a) Alle in eenzelfde stad gevestigde diplomatieke en consulaire posten beijveren zich om op lokaal niveau tot een geharmoniseerde toepassing te komen van de onderstaande richtsnoeren naargelang de vorm van de door de bureaus of agentschappen aangeboden bemiddeling. Elke diplomatieke of consulaire post besluit zelf al dan niet met agentschappen samen te werken, maar moet de accreditatie te allen tijde kunnen intrekken wanneer de ervaring en het belang van een gemeenschappelijk visumbeleid dat gebiedt. Een diplomatieke of consulaire post die besluit samen te werken met een agentschap moet zich houden aan de in dit hoofdstuk vastgelegde werkwijzen en procedures.

- De consulaire posten van de lidstaten gaan bijzonder zorgvuldig te werk en werken nauw samen bij de beoordeling en accreditatie (bij wijze van uitzondering) van administratiebureaus. Hun visumaanvragen worden nauwgezet bestudeerd, en de bewijsstukken van de visumaanvrager zelf en de documenten ter staving van de vergunning en de inschrijving van het administratiebureau in het handelsregister worden in alle gevallen gecontroleerd.

- Bij de beoordeling van visumaanvragen die worden voorgelegd door vervoersagentschappen of plaatselijk actieve reisagentschappen wordt meer in het bijzonder aandacht besteed aan de omstandigheden van de aanvrager en de verificatie, van de bewijsstukken, voor elke aanvrager afzonderlijk. De consulaire posten werken nauw samen en verscherpen elk voor zich hun maatregelen om onregelmatigheden bij de agentschappen en bij de vervoersmaatschappijen zelf op te sporen; ter versterking van die maatregelen rapporteren zij in het kader van de plaatselijke en regionale consulaire samenwerking de door die agentschappen gepleegde onregelmatigheden.

- Voor de accreditatie van reisorganisatoren en hun wederverkopers wordt onder andere rekening gehouden met de volgende criteria: de geldende vergunning, de inschrijving in het handelsregister, de vennootschapsstatuten, de contracten met de banken waarmee wordt gewerkt, de geactualiseerde contracten met communautaire aanbieders van toeristische diensten in welke contracten alle onderdelen van de pakketreis moeten zijn geregeld (logies en andere pakketreisdiensten), de contracten met de luchtvaartmaatschappijen die moeten voorzien in heenreis en gegarandeerde en bevestigde terugreis, en de verplichte ziekte- en reisverzekeringpolissen. De visumaanvragen die door reisagentschappen worden ingediend, moeten zorgvuldig worden bestudeerd.

b) Tegelijkertijd beijveren zij zich in het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking voor de harmonisatie van procedures en werkwijzen en van de criteria voor de controle op de activiteiten van administratiebureaus, reisagentschappen en reisorganisatoren (wederverkopers en touroperators). Deze controles moeten ten minste omvatten: verificatie, op enig moment, van de accreditatiedocumenten, steekproefsgewijze persoonlijk of telefonisch onderhoud met de aanvragers zelf, verificatie van reizen en logies en, voorzover mogelijk, verificatie, op basis van documenten, van de groepsgewijze terugkeer.

c) Er moet een intensieve uitwisseling plaatsvinden van relevante informatie over het functioneren van administratiebureaus, reisagentschappen en reisorganisatoren (wederverkopers en touroperators): kennisgeving van ontdekte onregelmatigheden, regelmatige uitwisseling betreffende geweigerde visa, mededeling van ontdekte vormen van reisdocumentfraude of het niet plaatsvinden van de geplande reis. Tijdens de in het kader van de gemeenschappelijke consulaire samenwerking georganiseerde geregelde vergaderingen dient de samenwerking met de administratiebureaus, reisagentschappen en reisorganisatoren (wederverkopers en touroperators) te worden besproken.

d) In het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking worden lijsten uitgewisseld van de administratiebureaus, reisagentschappen en reisorganisatoren (wederverkopers en touroperators) die bij elke diplomatieke of consulaire post zijn geaccrediteerd of waarvan de accreditatie wordt ingetrokken (in dit laatste geval worden de redenen vermeld).

e) De administratiebureaus, reisagentschappen en reisorganisatoren (wederverkopers en touroperators) moeten aan de diplomatieke en consulaire posten waarbij zij zijn geaccrediteerd, de gegevens mededelen van één of meer vertegenwoordigers die gemachtigd zijn om de dossiers van de visumaanvragen over te leggen."

Artikel 3

Deze beschikking treedt in werking op de dag van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 4

Deze beschikking is gericht tot de lidstaten, overeenkomstig het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap.

Gedaan te Brussel, 12 juli 2002.

Voor de Raad

De voorzitter

T. Pedersen

(1) PB L 116 van 26.4.2001, blz. 2.

(2) PB L 176 van 10.7.1999, blz. 31.