NL Publicatieblad van de Europese Unie C 72/37

REGELS VOOR DE TOEGANG TOT DOCUMENTEN VAN EUROPOL

(2007/C 72/17)

DE RAAD VAN BESTUUR VAN EUROPOL,

Gelet op de Europol-overeenkomst, en met name op artikel 32 bis,

Gezien het voorstel van de directeur van Europol,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Volgens artikel 32 bis van de Europol-overeenkomst stelt de raad van bestuur, op voorstel van de directeur van Europol, met een meerderheid van tweederde van de stemmen regels vast voor de toegang tot documenten van Europol voor iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat, rekening houdend met de beginselen en beperkingen die zijn neergelegd in de op grond van artikel 255 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap vastgestelde verordening van het Europees Parlement en de Raad inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.

(2) In artikel 1, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie (hierna „het EU-Verdrag”) vindt het begrip „openheid ”zijn verankering: het Verdrag markeert een nieuwe etappe in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in een zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen.

(3) Deze openheid waarborgt een grotere legitimiteit en meer doelmatigheid en verantwoordelijkheid van de administratie ten opzichte van de burgers binnen een democratisch systeem. Zij draagt bij aan de versterking van de beginselen van democratie en eerbiediging van de grondrechten, zoals vervat in artikel 6 van het EU-Verdrag, in artikel 255 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap (hierna „het EG-Verdrag”) en in artikel 42 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie.

(4) Ingevolge artikel 41, lid 1, van het EU-Verdrag is het recht van toegang eveneens van toepassing op documenten met betrekking tot politiële en justitiële samenwerking in strafzaken.

(5) In Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (1) (hierna „Verordening 1049/2001”) worden de voorwaarden en beperkingen van het recht van toegang tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie vastgelegd. Artikel 32 bis van de Europol-overeenkomst verwijst naar de voorwaarden en beperkingen in deze verordening.

(6) In beginsel dienen alle documenten voor het publiek toegankelijk te zijn. Dit neemt niet weg dat de bescherming van openbare en particuliere belangen door een uitzonderingsregel dient te worden gewaarborgd. Europol dient het recht te hebben het behoud van zijn vermogen om zijn taken uit te voeren te beschermen wanneer dit noodzakelijk is.

(7) Om ervoor te zorgen dat het recht van toegang ten volle wordt geëerbiedigd, dient een administratieve procedure in twee fasen te worden gevolgd, met de aanvullende mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Ombudsman.

(8) Deze regels laten artikel 19 van de Europol-overeenkomst inzake het recht van toegang onverlet,

HEEFT DE VOLGENDE REGELS VASTGESTELD:

Artikel 1

Definities

Voor de toepassing van deze regels:

a) wordt onder „document van Europol ”of „document ”verstaan iedere inhoud, ongeacht de drager ervan (op papier, in elektronische vorm, als geluids-, beeld- of audiovisuele opname), betreffende een materie die verband houdt met acties, beleidsmaatregelen en besluiten van Europol;

b) wordt onder „derde ”verstaan iedere natuurlijke of rechtspersoon en entiteit buiten Europol, met inbegrip van de lidstaten, andere instellingen, organen en agentschappen van de Europese Unie, internationale organisaties en derde landen;

c) worden onder „gerubriceerde documenten van Europol ”verstaan documenten die vanwege hun inhoud aanvullende veiligheidsmaatregelen vereisen en die op grond van de regeling ter bescherming van geheime Europol-informatie met een van de rubriceringsniveaus „Europol RESTRICTED”, „Europol CONFIDENTIAL”, „Europol SECRET ”of „Europol TOP SECRET ”zijn gemarkeerd.

Artikel 2

Doel

Deze regels beogen:

a) de bepaling van de beginselen, voorwaarden en beperkingen op grond van openbare of particuliere belangen betreffende het recht van toegang tot documenten van Europol, en wel zodanig dat een zo ruim mogelijke toegang tot documenten wordt gewaarborgd;

b) de vaststelling van regels die een zo gemakkelijk mogelijke uitoefening van dit recht verzekeren;

c) de bevordering van goede administratieve praktijken met betrekking tot de toegang tot documenten.

Artikel 3

Toegangsgerechtigden en toepassingsgebied

1. Iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat heeft het recht van toegang tot documenten van Europol, volgens de beginselen en onder de voorwaarden en beperkingen die in deze regels worden bepaald.

2. Europol kan toegang tot documenten verlenen, volgens dezelfde beginselen en onder dezelfde voorwaarden en beperkingen, aan natuurlijke of rechtspersonen die geen verblijfplaats of geen statutaire zetel hebben in een lidstaat.

3. Deze regels zijn van toepassing op alle bij Europol berustende documenten, dit wil zeggen documenten die door Europol zijn opgesteld of ontvangen en zich in zijn bezit bevinden, op alle werkterreinen van Europol.

4. Personen met een specifiek verzoek om gegevens die uitsluitend op hen betrekking hebben, vallen niet onder deze regels. Voor deze personen geldt de procedure vermeld in artikel 19 van de Europol-overeenkomst.

5. Onverminderd artikel 4 worden documenten voor het publiek toegankelijk gemaakt hetzij na een schriftelijk verzoek, hetzij direct in elektronische vorm, overeenkomstig artikel 11.

Artikel 4

Uitzonderingen

1. Europol weigert de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:

a) het openbaar belang, wat betreft: — de openbare veiligheid, — de goede uitvoering van de taken van Europol, — onderzoeken en operationele taken van derden, — defensie en militaire aangelegenheden, — de internationale betrekkingen, — het financieel, monetair of economisch beleid van de Gemeenschap of van een lidstaat,

b) de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu.

2. Europol weigert de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:

— de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom,

— gerechtelijke procedures en juridisch advies,

— het doel van inspecties, onderzoeken en audits, andere dan deze vermeld in lid 1, onder a),

tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.

3. De toegang tot een document dat door Europol is opgesteld voor intern gebruik of door Europol is ontvangen en dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarover Europol nog geen besluit heeft genomen, wordt geweigerd, indien de openbaarmaking ervan het besluitvormingsproces van Europol zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.

De toegang tot een document met standpunten voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen Europol wordt ook geweigerd nadat het besluit is genomen, indien de openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces van Europol zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.

4. Wanneer het gaat om documenten die geheel of gedeeltelijk van derden zijn, wordt de derde door Europol geraadpleegd om te kunnen beoordelen of de leden 1, 2 of 3 van toepassing zijn. Indien het document van een derde afkomstig is van een lidstaat of een derde land of organisatie waarmee Europol een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten, maakt Europol het document niet openbaar zonder zijn of haar schriftelijke toestemming.

5. Indien het gevraagde document slechts ten dele onder de uitzonderingen valt, worden de overige delen ervan wel vrijgegeven.

6. De uitzonderingen van de leden 1 tot en met 3 zijn slechts van toepassing gedurende de periode waarin bescherming op grond van de inhoud van het document gerechtvaardigd is. De uitzonderingen gelden voor ten hoogste 30 jaar. In geval van documenten die vallen onder de uitzonderingen op grond van de integriteit of de persoonlijke levenssfeer van personen of van commerciële belangen en in geval van gerubriceerde documenten van Europol, kunnen de uitzonderingen zo nodig na afloop van deze periode van toepassing blijven.

Artikel 5

Documenten van Europol in het bezit van de lidstaten en derde landen of organisaties waarmee Europol een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten

Wordt van een lidstaat of een derde land of organisatie waarmee Europol een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten een document gevraagd dat in zijn of haar bezit is en dat van Europol afkomstig is, dan ziet Europol erop toe dat deze derde Europol raadpleegt om een besluit te kunnen nemen waardoor het doel van deze regels niet in gevaar komt. Europol ziet eveneens erop toe dat de derde landen of organisaties waarmee Europol een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten, het document niet openbaar maken zonder schriftelijke toestemming van Europol. Europol zorgt ervoor dat deze verplichting in de door Europol met derde landen en organisaties gesloten samenwerkingsovereenkomsten wordt opgenomen.

De lidstaten kunnen het verzoek ook doorgeleiden aan Europol.

Artikel 6

Verzoeken

1. Verzoeken om toegang tot een document geschieden in schriftelijke vorm, elektronische vorm daaronder begrepen, in een van de talen van artikel 33, lid 1, van de Europol-overeenkomst, en zijn voldoende nauwkeurig geformuleerd opdat Europol het document kan identificeren. De verzoeker is niet verplicht de redenen voor zijn verzoek te vermelden.

2. Is een verzoek niet nauwkeurig genoeg, dan vraagt Europol de verzoeker om nadere informatie om de gevraagde documenten te kunnen identificeren; de uiterste antwoordtermijn als bepaald in artikel 7 gaat pas in op het ogenblik waarop Europol deze aanvullende informatie heeft ontvangen.

3. In geval van verzoeken om zeer omvangrijke documenten of om een zeer groot aantal documenten, kan Europol met de verzoeker overleggen om een billijke oplossing te vinden.

4. Europol voorziet in voorlichting van de burger over hoe en waar verzoeken om toegang tot documenten kunnen worden ingediend en in bijstand terzake. Op de website van Europol worden richtsnoeren gegeven.

Artikel 7

Behandeling van initiële verzoeken

1. Een verzoek om toegang tot een document wordt onmiddellijk behandeld. De verzoeker ontvangt een ontvangstbevestiging. Binnen dertig werkdagen na registratie van het verzoek verleent Europol de verzoeker toegang tot het gevraagde document en maakt het toegankelijk in de zin van artikel 10, of hij deelt de verzoeker schriftelijk de redenen mede waarom hij het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst, waarbij hij de verzoeker attendeert op zijn recht om overeenkomstig lid 3 een confirmatief verzoek in te dienen.

2. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek om een zeer omvangrijk document of een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 1 genoemde termijn met dertig werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met vermelding van de redenen daarvoor.

3. In geval van volledige of gedeeltelijke afwijzing kan de verzoeker binnen dertig werkdagen na ontvangst van het antwoord van Europol een confirmatief verzoek indienen om het ingenomen standpunt te doen herzien.

4. Bij uitblijven van een antwoord van Europol binnen de voorgeschreven termijn heeft de verzoeker het recht een confirmatief verzoek in te dienen.

Artikel 8

Behandeling van confirmatieve verzoeken

1. Een confirmatief verzoek wordt onmiddellijk behandeld. Binnen dertig werkdagen na registratie van het confirmatief verzoek verleent Europol toegang tot het gevraagde document en maakt het toegankelijk in de zin van artikel 10, of hij deelt de verzoeker schriftelijk de redenen mede waarom hij het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst.

2. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek om een zeer omvangrijk document of een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 1 genoemde termijn met dertig werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met vermelding van de redenen daarvoor.

Artikel 9

Gerubriceerde documenten van Europol

1. Verzoeken om toegang tot gerubriceerde documenten van Europol volgens de procedures van de artikelen 7 en 8 worden uitsluitend behandeld door personen binnen Europol die het recht hebben zelf van deze documenten kennis te nemen, overeenkomstig de bepalingen in het beveiligingshandboek van Europol.

2. De toegang tot gerubriceerde documenten van Europol wordt niet automatisch geweigerd. Bij elk gerubriceerd document wordt nagegaan of een van de uitzonderingen van artikel 4 van toepassing is. Gerubriceerde documenten mogen niet openbaar worden gemaakt, tenzij ze gederubriceerd zijn overeenkomstig artikel 10 van de regeling ter bescherming van geheime Europol-informatie. Voor de toegang tot gerubriceerde documenten van derden geldt het raadplegingsmechanisme van artikel 4, lid 4.

3. Indien Europol besluit om toegang tot een gerubriceerd document geheel of gedeeltelijk te weigeren, wordt dit besluit zodanig met redenen omkleed, dat de door artikel 4 beschermde belangen niet worden geschaad.

Artikel 10

Toegang in aansluiting op een verzoek

1. De toegang tot de documenten wordt gegeven door afgifte van een kopie, eventueel in elektronische vorm indien deze beschikbaar is, volgens de voorkeur van de verzoeker. Kopieën van minder dan twintig bladzijden A4 en rechtstreekse toegang in elektronische vorm zijn kosteloos. In de overige gevallen worden de werkelijke kosten van het vervaardigen en verzenden van de kopieën ten laste van de aanvrager gebracht.

2. Indien een document door Europol of de betrokken derde reeds vrijgegeven is en door de verzoeker gemakkelijk toegankelijk is, kan Europol aan zijn verplichting tot het verschaffen van toegang tot documenten voldoen door de verzoeker mee te delen hoe het gewenste document kan worden verkregen.

3. De documenten worden geleverd in een bestaande versie en een bestaand formaat (inbegrepen in elektronische vorm of in een alternatieve vorm zoals braille, grootgedrukt of op band) en in een van de beschikbare taalversies volgens de voorkeur van de aanvrager.

Artikel 11

Rechtstreekse toegang in elektronische vorm

1. Europol biedt toegang tot een register van openbaar toegankelijke documenten en maakt documenten voorzover mogelijk rechtstreeks toegankelijk in elektronische vorm.

2. In het bijzonder wetgevingsdocumenten, dat wil zeggen documenten die zijn opgesteld of ontvangen in de loop van procedures tot aanneming van bindende besluiten, worden, met inachtneming van artikel 4, rechtstreeks toegankelijk gemaakt.

Artikel 12

Uitvoering

De uitvoering van deze regels wordt onderworpen aan een besluit van de directeur van Europol, waarin met name de betrokkenheid van de organen van Europol bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot deze documenten zal worden uiteengezet.

Artikel 13

Voorlichting

Europol neemt de nodige maatregelen om de burgers voor te lichten over de rechten die zij op grond van deze regels genieten.

Artikel 14

Reproductie van documenten

Deze regels doen niet af aan bestaande regelingen inzake copyright die een beperking kunnen inhouden voor derden om vrijgegeven documenten te reproduceren of te gebruiken.

Artikel 15

Inwerkingtreding

Deze regels treden in werking op 19 april 2007.

Gedaan te Den Haag, 20 maart 2007 Hans-Jürgen FÖRSTER Voorzitter raad van bestuur

(1) PB L 45 van 31.5.2001, blz. 43.