Verordening (EG, Euratom) nr. 1700/2003 van de Raad

van 22 september 2003

tot wijziging van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 308,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en met name op artikel 203,

Gezien het voorstel van de Commissie,

Gezien het advies van het Europees Parlement,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Artikel 255 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap verleent iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat het recht op toegang tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.

(2) De algemene beginselen en beperkingen die van toepassing zijn op het recht van toegang van het publiek tot de documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie zijn vastgelegd bij Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad(1).

(3) Krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 gelden de uitzonderingen op het toegangsrecht die in die verordening zijn bepaald voor ten hoogste 30 jaar, ongeacht waar de documenten worden bewaard. De uitzonderingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de commerciële belangen, alsook de specifieke bepalingen betreffende gevoelige documenten, kunnen echter zo nodig na afloop van deze periode van toepassing blijven.

(4) Krachtens Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83(2) worden bepaalde categorieën documenten niet voor het publiek toegankelijk gemaakt na het verstrijken van de termijn van 30 jaar vanaf het tijdstip waarop zij werden vervaardigd. Overeenkomstig artikel 18, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 dient deze uitsluitingsregeling in overeenstemming te worden gebracht met de uitzonderingen op het toegangsrecht waarin die verordening voorziet.

(5) Er dient te worden bepaald dat voor de toepassing van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de agentschappen en soortgelijke organen die door de communautaire wetgever in het leven zijn geroepen, worden gelijkgesteld met de instellingen bedoeld in artikel 7, lid 1, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap.

(6) Bijgevolg moet Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 worden gewijzigd,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 wordt als volgt gewijzigd:

1. Artikel 1, leden 1, 2 en 3, wordt vervangen door:

"Artikel 1

1. Het doel van deze verordening is te waarborgen dat historisch of administratief waardevolle documenten voorzover mogelijk bewaard worden en toegankelijk worden gemaakt voor het publiek.

Hiertoe stelt elke instelling van de Europese Gemeenschap en van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, alsook het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de agentschappen en soortgelijke organen die door de wetgever in het leven zijn geroepen (hierna 'de instelling' genoemd) haar historische archieven samen en maakt deze toegankelijk voor het publiek onder de in deze verordening gestelde voorwaarden en na het verstrijken van een termijn van 30 jaar te rekenen vanaf de datum waarop het document werd vervaardigd.

2. Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:

a) 'archieven van de instellingen van de Europese Gemeenschappen': alle documenten, ongeacht het soort document of het medium waarop deze zijn opgeslagen of zijn ontvangen door de instellingen of hun vertegenwoordigers of functionarissen in de uitvoering van hun taak, die betrekking hebben op de activiteiten van de Europese Gemeenschap en/of de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (hierna 'de Europese Gemeenschappen' genoemd);

b) 'historische archieven van de instellingen van de Europese Gemeenschappen': het gedeelte van de archieven van de instellingen van de Europese Gemeenschappen dat onder de in artikel 7 gestelde voorwaarden werd geselecteerd voor permanente bewaring.

3. Alle documenten die vóór het verstrijken van de in lid 1 bepaalde termijn toegankelijk zijn, blijven onbeperkt toegankelijk voor het publiek.".

2. Artikel 2 wordt vervangen door:

"Artikel 2

1. Bij documenten waarvoor overeenkomstig artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie(3) een uitzondering geldt in verband met de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, alsmede bij documenten waarvoor overeenkomstig artikel 4, lid 2, eerste streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 een uitzondering geldt in verband met de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom, kunnen deze uitzonderingen voor het volledige document of voor een deel ervan van toepassing blijven na afloop van de periode van 30 jaar, mits de toepassingsvoorwaarden hiervoor vervuld blijven.

2. Documenten waarvoor overeenkomstig artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 een uitzondering geldt in verband met de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, met inbegrip van de dossiers van personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, kunnen toegankelijk worden gemaakt overeenkomstig het bepaalde in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens(4), en met name de artikelen 4 en 5 ervan.

3. Alvorens een instelling besluit om het publiek toegang te geven tot documenten waarvan de openbaarmaking de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom, zoals bedoeld in artikel 4, lid 2, eerste streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, zou kunnen ondermijnen, brengt zij de betrokken persoon op een door haar te bepalen wijze op de hoogte van haar voornemen de documenten in kwestie toegankelijk te maken voor het publiek. De documenten worden niet openbaar gemaakt indien de instelling, gelet op de opmerkingen van de betrokken persoon, van oordeel is dat openbaarmaking zou leiden tot ondermijning van de bescherming van deze commerciële belangen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.

4. Gevoelige documenten in de zin van artikel 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn toegankelijk binnen de door deze bepaling vastgestelde grenzen.".

3. Artikel 3 wordt vervangen door:

"Artikel 3

Documenten die onder een van de geheimhoudingsgraden als bedoeld in artikel 10 van Verordening nr. 3 van de Raad van 31 juli 1958 ter toepassing van artikel 24 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie(5) zijn gerubriceerd en die niet gederubriceerd zijn, zijn niet voor het publiek toegankelijk.".

4. Artikel 4 wordt geschrapt.

5. Artikel 5 wordt vervangen door:

"Artikel 5

Teneinde te kunnen voldoen aan de in artikel 1, lid 1, gestelde termijn van 30 jaar, verricht iedere instelling tijdig en uiterlijk tijdens het 25e jaar volgende op de datum van vervaardiging van een document een onderzoek van alle overeenkomstig de regels van de betrokken instelling gerubriceerde documenten, teneinde te besluiten omtrent hun eventuele derubricering. Documenten die niet bij het eerste onderzoek zijn gederubriceerd, worden op gezette tijden maar ten minste om de vijf jaar aan een nieuw onderzoek onderworpen."

6. Artikel 6 wordt vervangen door:

"Artikel 6

Wanneer een lidstaat na het verstrijken van de in artikel 1, lid 1, voorgeschreven termijn van 30 jaar voornemens is documenten aan het publiek beschikbaar te stellen die uitgaan van een instelling en vallen onder artikel 2 of artikel 3, raadpleegt hij de betrokken instelling met het oog op het nemen van een besluit dat geen afbreuk doet aan de verwezenlijking van de doelstellingen van deze verordening.".

7. Artikel 7 wordt vervangen door:

"Artikel 7

Uiterlijk 15 jaar na de vervaardiging ervan draagt iedere instelling de in haar lopende archieven vervatte documenten over aan de historische archieven. Volgens door iedere instelling overeenkomstig artikel 9 vast te stellen criteria worden deze documenten vervolgens gesorteerd, teneinde documenten die moeten worden bewaard te scheiden van die welke geen administratief of historisch belang hebben.".

8. Artikel 9 wordt vervangen door:

"Artikel 9

1. Iedere instelling kan interne bepalingen ter uitvoering van deze verordening vaststellen. De instellingen maken hun archieven voorzover mogelijk langs elektronische weg toegankelijk. Zij bewaren tevens bestaande documenten die beschikbaar zijn in een voor bijzonder gebruik geschikte vorm (brailleschrift, groot gedrukt of geluidsopname).

2. Elke instelling publiceert jaarlijks een verslag betreffende haar activiteiten inzake historische archieven.".

Artikel 2

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel, 22 september 2003.

Voor de Raad

De voorzitter

F. Frattini

(1) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(2) PB L 43 van 15.2.1983, blz. 1.

(3) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(4) PB L 8 van 12.1.2002, blz. 1.

(5) PB 17 van 6.10.1958, blz. 406/58.

BIJLAGE

RAADSVERKLARING

De Raad wijst erop dat onderhavige verordening de overeenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en het Europees Universitair Instituut van 17 december 1984 onverlet laat.