*****

VERORDENING (EEG, EURATOM) Nr. 354/83 VAN DE RAAD

van 1 februari 1983

inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie

DE RAAD VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap, inzonderheid op artikel 235,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, inzonderheid op artikel 203,

Gezien het voorstel van de Commissie (1),

Gezien het advies van het Europese Parlement (2),

Overwegende dat in het kader van de vervulling van hun taken de Instellingen van de Europese Economische Gemeenschap en van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie een uitgebreide collectie archieven hebben gevormd; dat deze archieven toebehoren aan deze Gemeenschappen die beide rechtspersoonlijkheid hebben;

Overwegende dat het zowel in de Lid-Staten als in de internationale organisaties gebruikelijk is de archieven na het verstrijken van een aantal jaren toegankelijk voor het publiek te maken; dat er gemeenschappelijke regels dienen te worden vastgesteld met betrekking tot de openstelling voor het publiek van de historische archieven van de Europese Gemeenschappen;

Overwegende dat een gedeelte van de documenten en stukken afkomstig van de Instellingen van de Europese Economische Gemeenschap en van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie zich in de archieven van de Lid-Staten bevindt; dat de Lid-Staten met betrekking tot de termijn en de voorwaarden waaronder hun archieven toegankelijk zijn voor het publiek uiteenlopende regels toepassen; dat vermeden dient te worden dat van de communautaire Instellingen afkomstige gerubriceerde documenten en stukken voor het publiek toegankelijk worden via de nationale archieven onder voorwaarden die minder streng zijn dan die welke zijn vastgesteld in de onderhavige verordening;

Overwegende dat de exploitatie en de kritische analyse van de archieven van de Europese Gemeenschappen niet alleen dienen voor het historisch onderzoek in het algemeen, maar tegelijkertijd de werkzaamheden van de in de Gemeenschappen geïnteresseerde kringen kunnen vergemakkelijken en aldus bijdragen tot een betere verwezenlijking van de doelstellingen van de Gemeenschappen;

Overwegende dat de Verdragen niet voorzien in specifieke bevoegdheden om gemeenschappelijke regels op dit gebied op te stellen;

Overwegende dat deze verordening zich dient te beperken tot het vaststellen van een aantal wezenlijke beginselen en het aan elke communautaire Instelling dient over te laten de regels vast te stellen die noodzakelijk blijken voor de interne toepassing van deze beginselen,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING

VASTGESTELD:

Artikel 1

1. De Instellingen van de Europese Economische Gemeenschap en van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, hierna te noemen »Instellingen", stellen historische archieven samen en maken deze toegankelijk voor het publiek onder de in deze verordening gestelde voorwaarden en na het verstrijken van een termijn van 30 jaar te rekenen vanaf de datum waarop het document of het stuk werd vervaardigd. Voor de toepassing van deze verordening worden het Economisch en Sociaal Comité en de Rekenkamer gelijkgesteld met de in artikel 4, lid 1, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap en in artikel 3, lid 1, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie genoemde Instellingen.

2. Voor de toepassing van deze verordening:

a) duiden de bewoordingen »archieven van de Europese Gemeenschappen" alle documenten en stukken van iedere aard, onverschillig hun vorm en uitgave aan, die door één van de Instellingen, door één van haar vertegenwoordigers of door één van haar personeelsleden in de uitoefening van zijn functie zijn vervaardigd of ontvangen en die betrekking hebben op de werkzaamheden van de Europese Economische Gemeenschap en/of de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, hierna te noemen »Europese Gemeenschappen";

b) duiden de bewoordingen »historische archieven" het gedeelte van de archieven van de Europese Gemeenschappen aan, dat onder de in artikel 7 gestelde voorwaarden werd geselecteerd voor permanente bewaring.

3. De documenten en stukken die voor het verstrijken van de in lid 1 gestelde termijn voor verspreiding waren vrijgegeven, blijven zonder enigerlei beperking voor het publiek toegankelijk.

4. Na het verstrijken van de in lid 1 gestelde termijn van 30 jaar wordt de toegang tot de historische archieven verleend aan een ieder die hiertoe het verzoek doet en die aanvaardt zich te onderwerpen aan de hiertoe binnen iedere Instelling vastgestelde interne regels.

5. De historische archieven zijn toegankelijk in de vorm van kopieën. De Instellingen kunnen de originelen van documenten of stukken evenwel toegankelijk maken, indien de gebruiker een naar behoren gemotiveerd bijzonder belang inroept.

Artikel 2

Deze verordening is niet van toepassing op de dossiers van het personeel van de Europese Gemeenschappen en evenmin op de documenten en stukken die inlichtingen met betrekking tot het privé- of beroepsleven van een bepaalde persoon bevatten.

Artikel 3

1. Niet voor het publiek toegankelijk zijn:

a) de documenten en stukken die zijn gerubriceerd onder één van de geheimhoudingsgraden van artikel 10 van Verordening nr. 3 van de Raad van 31 juli 1958 ter toepassing van artikel 24 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (1) en die niet gederubriceerd zijn;

b) de uit hoofde van het bepaalde in hoofdstuk VI van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie aan het Voorzieningsagentschap van Euratom voorgelegde of door dit agentschap gesloten contracten;

c) de documenten en stukken betreffende zaken die aan het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen als rechtsprekende instantie zijn voorgelegd.

2. Evenmin voor het publiek toegankelijk zijn de documenten en stukken die volgens de andere in dit verband binnen elke Instelling vastgestelde regels en praktijken als vertrouwelijk of tot een strengere categorie behorend worden beschouwd, voor zover zij niet overeenkomstig artikel 5 zijn gederubriceerd.

Artikel 4

1. De documenten en stukken die op het ogenblik waarop zij ter kennis van een Instelling zijn gebracht, gedekt waren door het beroeps- of fabrieksgeheim, zijn na het verstrijken van de termijn van dertig jaar slechts voor het publiek toegankelijk indien de Instelling die kennis heeft van het desbetreffende document of stuk eerst de betrokken persoon of onderneming op de hoogte heeft gebracht van haar voornemen deze voor het publiek toegankelijk te maken en deze persoon of onderneming geen bezwaar heeft aangetekend binnen een termijn die bij de toepassingsbepalingen bedoeld in artikel 9 nader dient te worden bepaald.

2. Het bepaalde in lid 1 geldt eveneens voor door een Instelling opgestelde documenten en stukken die gegevens bevatten die worden gedekt door het beroeps- of fabrieksgeheim.

Artikel 5

1. Ten einde te verzekeren dat de in artikel 1, lid 1, gestelde termijn van 30 jaar in acht wordt genomen, gaat iedere Instelling tijdig en uiterlijk tijdens het 25e jaar volgende op de datum van vervaardiging van een document of stuk over tot een onderzoek van de nog als vertrouwelijk of tot een strengere categorie behorend beschouwde documenten of stukken, ten einde te besluiten omtrent hun eventuele derubricering. De documenten en stukken die niet tijdens het eerste onderzoek zijn gederubriceerd worden op gezette tijden maar ten minste om de vijf jaar aan een hernieuwd onderzoek onderworpen.

2. Wat de documenten betreft die van een Lid-Staat of een andere Instelling afkomstig zijn, nemen de Instellingen de door deze vastgestelde rubricering in acht. Ten einde echter een zo ruim mogelijke toegang tot de archieven van de Europese Gemeenschappen te verzekeren kunnen de Instellingen en de Lid-Staten procedures tot derubricering, volgens in gemeenschappelijk overleg vastgestelde criteria, van deze documenten en stukken overeenkomen.

Artikel 6

1. De Lid-Staten zien ervan af om de gerubriceerde, nog niet gederubriceerde documenten die afkomstig zijn van de Instellingen en die zich in hun openbare archieven bevinden, toegankelijk te maken voor het publiek onder voorwaarden die minder streng zijn dan die welke zijn vastgesteld in de artikelen 1 tot en met 5.

2. Het bepaalde in lid 1 is eveneens van toepassing op de documenten en stukken van de Lid-Staten die de inhoud van de in dat lid vermelde documenten geheel of gedeeltelijk weergeven.

Artikel 7

Uiterlijk 15 jaar na hun vervaardiging draagt iedere Instelling de in haar lopende archieven opgenomen documenten en stukken over aan de historische archieven. Volgens door iedere Instelling overeenkomstig artikel 9 vast te stellen criteria worden deze documenten en stukken vervolgens gesorteerd ten einde die welke dienen te worden bewaard en die welke van geen administratief of historisch belang zijn te scheiden.

Artikel 8

1. Iedere Instelling slaat zijn historische archieven op op de plaats welke zij het meest geschikt acht.

2. Op verzoek stelt iedere Instelling aan de Lid-Staten en aan de andere Instellingen indien het niet gaat om de Lid-Staat waar zij zich bevindt of om Instellingen die zich bevinden in dezelfde Lid-Staat een volledig stel kopieën op microfilm van haar historische archieven ter beschikking, voor zover deze uit hoofde van deze verordening voor het publiek toegankelijk zijn.

Artikel 9

Iedere Instelling is bevoegd intern de toepassingsbepalingen van deze verordening vast te stellen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

Gedaan te Brussel, 1 februari 1983.

Voor de Raad

De Voorzitter

O. SCHLECHT

(1) PB nr. C 132 van 2. 6. 1981, blz. 6.

(2) PB nr. C 327 van 14. 12. 1981, blz. 45.

(1) PB nr. 17 van 6. 10. 1958, blz. 406/58.