NL Publicatieblad van de Europese Unie L 134/1

UITVOERINGSVERORDENING (EU) 2015/840 VAN DE COMMISSIE

van 29 mei 2015

betreffende controles door verantwoordelijke instanties op grond van Verordening (EU) nr. 514/2014 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de algemene bepalingen inzake het Fonds voor asiel, migratie en integratie en inzake het instrument voor financiële steun voor politiële samenwerking, voorkoming en bestrijding van criminaliteit, en crisisbeheersing

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EU) nr. 514/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 tot vaststelling van de algemene bepalingen inzake het Fonds voor asiel, migratie en integratie en inzake het instrument voor financiële steun voor politiële samenwerking, voorkoming en bestrijding van criminaliteit, en crisisbeheersing (1), en met name artikel 27, lid 5,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Verantwoordelijke instanties zijn verantwoordelijk voor het beheer en de controle van de uitgaven op grond van Verordening (EU) nr. 514/2014. Met het oog daarop dienen zij administratieve controles en controles ter plaatse uit te voeren.

(2) De verantwoordelijke instanties dienen met het oog op doeltreffende administratieve controles in de eerste plaats de financiële declaraties van de begunstigden te analyseren. Meer gedetailleerde controles van individuele bewijsstukken moeten slechts worden uitgevoerd wanneer de analyse incoherenties of onregelmatigheden aan het licht heeft gebracht. Om voor voldoende zekerheid te zorgen maar tevens de administratieve lasten te verlagen, is het van belang duidelijk de omstandigheden vast te stellen waarin de verantwoordelijke instantie kan vertrouwen op een auditcertificaat.

(3) Controles ter plaatse moeten betrekking hebben op zowel financiële als operationele aspecten en moeten mogelijk in verschillende stadia van een project worden uitgevoerd. In het licht daarvan is het noodzakelijk de reikwijdte vast te leggen van elk type controle ter plaatse, om te garanderen dat deze controles zo efficiënt mogelijk gebeuren.

(4) Operationele controles ter plaatse moeten tijdens de uitvoering van de projecten plaatsvinden, zodat tijdig corrigerende maatregelen kunnen worden genomen. Deze controles moeten worden uitgevoerd op een steekproef van projecten die op de eerste dag van het relevante begrotingsjaar nog lopende zijn en op projecten die tijdens dat begrotingsjaar van start gaan.

(5) Om voor voldoende zekerheid te zorgen maar tevens de administratieve lasten te verlagen, moeten de omstandigheden worden vastgesteld waarin het risico van fouten immaterieel wordt geacht en het aantal financiële controles ter plaatse bijgevolg kan worden verminderd. Er moet echter ook worden gespecificeerd welke maatregelen moeten worden genomen ingeval er een risico van materiële fouten bestaat, om voor voldoende zekerheid te zorgen over de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven van de Unie.

(6) De belangrijkste elementen van financiële controles ter plaatse moeten worden verduidelijkt. De verantwoordelijke instanties moeten met name nagaan dat de in het kader van de nationale programma's gesteunde projecten geen winstoogmerk hebben. De verantwoordelijke instanties moeten ten aanzien van alle programmeringsperioden controleren of de uitgaven voor deze projecten niet dubbel worden gefinancierd uit hoofde van nationale programma's en programma's van de Unie, financiering door agentschappen daarbij inbegrepen.

(7) Bewijsstukken moeten gedurende een bepaalde periode na de afronding van de projecten worden bewaard, zodat de verantwoordelijke instanties, de Commissie (met inbegrip van OLAF) en de Europese Rekenkamer hun controles kunnen uitvoeren.

(8) Om ervoor te zorgen dat deze verordening kan worden toegepast zodra de nationale programma's zijn goedgekeurd, dient deze verordening in werking te treden op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

(9) Het Verenigd Koninkrijk en Ierland zijn gebonden door Verordening (EU) nr. 514/2014 en zijn bijgevolg gebonden door deze verordening.

(10) Onverminderd overweging 47 van Verordening (EU) nr. 514/2014 is Denemarken niet door Verordening (EU) nr. 514/2014 of door deze verordening gebonden.

(11) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité voor het Fonds voor asiel, migratie en integratie, en het Fonds voor interne veiligheid,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Administratieve controles

1. De verantwoordelijke instantie voert administratieve controles uit van alle financiële declaraties die de begunstigden hebben verzonden met het oog op het ontvangen van Uniefinanciering, overeenkomstig de subsidieovereenkomsten als gedefinieerd in artikel 1, onder d), van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1042/2014 van de Commissie (2) (hierna „financiële declaraties” genoemd). Deze controles omvatten ten minste de volgende elementen:

a) controles om de formele regelmatigheid en de rekenkundige correctheid van de financiële declaraties te bevestigen;

b) controles om te bevestigen dat het project de in de subsidieovereenkomst uiteengezette doelstellingen heeft bereikt of dat vorderingen worden gemaakt in de richting van deze doelstellingen;

c) een analytisch onderzoek om de relevantie van de uitgaven in de financiële declaraties te evalueren en na te gaan of deze uitgaven in overeenstemming zijn met de vereisten van de subsidieovereenkomst en de toepasselijke nationale voorschriften en voorschriften van de Unie.

2. Wanneer administratieve controles incoherenties of onregelmatigheden aan het licht brengen, voert de verantwoordelijke instantie gedetailleerde controles uit teneinde de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven na te gaan, met name door een gerichte steekproef van bewijsstukken te beoordelen.

3. De verantwoordelijke instantie kan van de begunstigde verlangen dat hij van een onafhankelijke auditor een auditcertificaat verkrijgt evenals een auditverslag over alle aspecten waarnaar wordt verwezen in lid 1, onder a) en c). In dat geval stelt de verantwoordelijke instantie de reikwijdte vast van de door de onafhankelijke auditor uit te voeren controles, alsook een model voor het auditverslag.

Artikel 2

Algemene beginselen betreffende controles ter plaatse

De verantwoordelijke instantie voert financiële en operationele controles ter plaatse uit.

Controles ter plaatse worden uitgevoerd op basis van documenten en gegevens van de begunstigden in het kader van een project.

Onaangekondigde controles ter plaatse kunnen worden uitgevoerd, overeenkomstig het nationale recht, wanneer voorafgaande kennis de zekerheid zou kunnen ondermijnen.

Artikel 3

Financiële controles ter plaatse

1. Financiële controles ter plaatse zijn erop gericht voldoende zekerheid te bieden over de wettigheid en regelmatigheid van de transacties en contracten die aan de financiële declaraties ten grondslag liggen.

2. De verantwoordelijke instantie controleert of:

a) de uitgaven in de financiële declaraties overeenstemmen met de boekhouding en de bewijsstukken van de begunstigden in het kader van een project;

b) de uitgaven in de financiële declaraties voldoen aan de subsidiabiliteitsvoorwaarden die zijn uiteengezet in de subsidieovereenkomst, en aan de toepasselijke nationale voorschriften en de voorschriften van de Unie;

c) de financieringsbronnen in overeenstemming zijn met artikel 16, lid 2, van Verordening (EU) nr. 514/2014.

3. Onverminderd artikel 4, lid 2, van deze verordening, bestrijken de financiële controles ter plaatse ten minste 10 % van de gecumuleerde bijdrage van de Unie aan de projecten waarvoor in de in artikel 39 van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde jaarrekening is verklaard dat deze afgerond zijn.

Artikel 4

Voorwaarden voor minder of meer financiële controles ter plaatse

1. De verantwoordelijke instantie gaat na wat het risico is van fouten in de bijdrage van de Unie die gecontroleerd is in de in artikel 39 van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde jaarrekening voor begrotingsjaar N.

2. De verantwoordelijke instantie kan de omvang van de financiële controles ter plaatse verminderen in het volgende begrotingsjaar N + 1 wanneer aan twee voorwaarden is voldaan:

a) het foutenpercentage is lager dan 2 % van de bijdrage van de Unie die gecontroleerd is in de jaarrekening voor begrotingsjaar N;

b) de sinds de start van het nationale programma uitgevoerde financiële controles ter plaatse bestrijken ten minste 10 % van de gecumuleerde bijdrage van de Unie aan alle projecten die sinds de start van het programma in de jaarrekening als afgerond zijn gedeclareerd.

3. Wanneer het foutenpercentage 2 % of meer bedraagt van de bijdrage van de Unie die gecontroleerd is in de jaarrekening voor begrotingsjaar N, onderzoekt de verantwoordelijke instantie de significantie van dit foutenpercentage, teneinde de omvang en de gevolgen van de fouten vast te stellen en na te gaan of het foutenpercentage representatief is voor de volledige gedeclareerde populatie van betalingen. De verantwoordelijke instantie neemt de noodzakelijke preventieve en corrigerende maatregelen, met inbegrip van aanvullende controles, en beschrijft de resultaten van de analyse in de in artikel 59, lid 5, eerste alinea, onder b), van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (3) bedoelde samenvatting.

De financiële controles ter plaatse voor het volgende begrotingsjaar (N + 1) bestrijken een percentage van de gecumuleerde bijdrage van de Unie aan projecten die in de jaarrekening voor begrotingsjaar N + 1 als afgerond zijn gedeclareerd, dat hoger is dan het percentage voor begrotingsjaar N. Dit hogere percentage moet ten minste 10 % bedragen. Voorts bestrijken de sinds de start van het programma tot begrotingsjaar N + 1 uitgevoerde financiële controles ter plaatse ten minste 10 % van de gecumuleerde bijdrage van de Unie aan alle projecten die sinds de start van het programma in de jaarrekening als afgerond zijn gedeclareerd.

Wanneer het foutenpercentage dat uit de toegenomen controles in het jaar N + 1 blijkt, lager ligt dan 2 %, voert de verantwoordelijke instantie in het volgende begrotingsjaar (N + 2) financiële controles ter plaatse uit voor ten minste 10 % van de gecumuleerde bijdrage van de Unie aan projecten die in de jaarrekening voor begrotingsjaar N + 2 als afgerond zijn gedeclareerd.

Artikel 5

Operationele controles ter plaatse

1. Bij de operationele controles ter plaatse gaat de verantwoordelijke instantie na of het project in kwestie overeenkomstig de subsidieovereenkomst wordt uitgevoerd. De verantwoordelijke instantie controleert met name of de indicatoren die de begunstigden hebben meegedeeld, betrouwbaar zijn, en of het project zonder onnodige vertraging verloopt.

2. De operationele controles ter plaatse in begrotingsjaar N bestrijken ten minste 20 % van het aantal projecten dat gedurende dat begrotingsjaar wordt uitgevoerd, als gedeclareerd in de overeenkomstige jaarrekening als bedoeld in artikel 39 van Verordening (EU) nr. 514/2014.

Artikel 6

Steekproefmethodologie voor controles ter plaatse

De verantwoordelijke instantie voert controles ter plaatse uit op een steekproef van projecten die naar aard en omvang van projecten, transacties, begunstigden en uitvoeringswijzen, voldoende gevarieerd is. De steekproef houdt rekening met risicofactoren en de kosten-batenaspecten van de controles.

Artikel 7

Controleverslagen

1. De verantwoordelijke instantie stelt over iedere administratieve controle en controle ter plaatse een verslag op, dat de volgende informatie bevat:

a) de volledige identificatie van het project en de overeenkomstige subsidieovereenkomst;

b) de naam en handtekening van de controleur;

c) de naam van de begunstigde;

d) de aard van de controle (administratieve controle of financiële of operationele controle ter plaatse, of een combinatie daarvan);

e) in voorkomend geval, de reikwijdte van de controle;

f) de uitgaven die binnen de reikwijdte van de controle vallen en de daadwerkelijk gecontroleerde uitgaven (de steekproef);

g) het bedrag van de uitgaven die als niet-subsidiabel worden beschouwd, en

h) een beschrijving van de belangrijkste bevindingen, tekortkomingen, fouten en onregelmatigheden, uitgevoerde aanvullende controles en analyses, evenals van de voorgestelde aanbevelingen en corrigerende maatregelen en de reactie van de begunstigde.

2. Het controleverslag mag de vorm aannemen van een checklist.

Artikel 8

Bijzondere voorwaarden

Wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan, zoals bedoeld in artikel 8 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1042/2014, worden de in artikel 1 en 2 van onderhavige verordening bedoelde administratieve controles en controles ter plaatse uitgevoerd door een entiteit of persoon die functioneel onafhankelijk is van de entiteiten of personen die de projecten beheren.

Artikel 9

Bewaren van bewijsstukken

1. De verantwoordelijke instantie ziet erop toe dat alle gegevens, documenten en metagegevens met betrekking tot de gedeclareerde uitgaven, bestemmingsontvangsten en audits en controles ten minste vier jaar na het begrotingsjaar waarin de eindbetaling werd gedeclareerd, ter beschikking blijven van de Commissie (met inbegrip van OLAF) en de Europese Rekenkamer.

Met het oog daarop stelt de verantwoordelijke instantie voorschriften vast met betrekking tot het bewaren van gegevens, documenten en metagegevens door de begunstigden.

2. Wanneer de verantwoordelijke instantie onregelmatigheden constateert, worden de in lid 1 bedoelde bewijsstukken ten minste drie jaar na het jaar waarin de betrokken bedragen volledig van de begunstigde zijn teruggevorderd en aan het nationale programma zijn gecrediteerd, ter beschikking van de Commissie gehouden.

3. Wanneer een conformiteitsgoedkeuringsprocedure als bedoeld in artikel 47 van Verordening (EU) nr. 514/2014 wordt ingeleid, worden de in lid 1 bedoelde bewijsstukken ten minste één jaar na het jaar waarin de procedure wordt beëindigd, ter beschikking van de Commissie gehouden.

4. Indien een conformiteitsbesluit het voorwerp is van een gerechtelijke procedure bij het Hof van Justitie van de Europese Unie, worden de betrokken bewijsstukken ten minste één jaar na het jaar waarin die gerechtelijke procedure wordt beëindigd, ter beschikking van de Commissie gehouden.

5. De in de leden 1 tot en met 4 bedoelde bewijsstukken worden ter beschikking van de Commissie gehouden in papieren vorm of in elektronische vorm.

Het bewaren van de bewijsstukken uitsluitend in elektronische vorm is slechts toegestaan wanneer op grond van de nationale wetgeving van de betrokken lidstaat in de nationale rechtsgang elektronische documenten als bewijs van onderliggende transacties mogen worden gebruikt.

6. De lidstaten kunnen een langere periode van bewaring van de bewijsstukken voorschrijven.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in de lidstaten overeenkomstig de Verdragen. Gedaan te Brussel, 29 mei 2015. Voor de Commissie De voorzitter Jean-Claude JUNCKER

(1) PB L 150 van 20.5.2014, blz. 112.

(2) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1042/2014 van de Commissie van 25 juli 2014 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 514/2014 in verband met de aanwijzing van verantwoordelijke instanties en hun verantwoordelijkheden op het gebied van beheer en controle en in verband met het statuut en de verplichtingen van auditinstanties (PB L 289 van 3.10.2014, blz. 3).

(3) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).