Verslag

over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat (Wenen) betreffende het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Waarnemingscentrum

(2000/C 373/09)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 12, lid 11, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat (het Centrum) gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Centrum voor het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 12, lid 8, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerend directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 12, lid 12, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de rekeningen van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar zijn. Bij de onderliggende verrichtingen zijn evenwel een groot aantal fouten geconstateerd, met name als gevolg van tekortkomingen in de interne controle (zie paragraaf 8).

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES WAARNEMINGSCENTRUM VOOR RACISME EN VREEMDELINGENHAAT (WENEN) BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 1999 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Analyse van de begrotingsuitvoering

5. De definitieve kredieten van het begrotingsjaar beliepen 3,9 miljoen euro; voor 2,8 miljoen euro daarvan zijn verplichtingen aangegaan: het saldo is geannuleerd, met uitzondering van 0,3 miljoen euro, die op niet-automatische wijze is overgedragen. De verplichtingen ad 2,8 miljoen euro hebben tot 1,8 miljoen euro aan betalingen en 1,0 miljoen euro aan overdrachten naar het volgende begrotingsjaar geleid: deze overdrachten hebben hoofdzakelijk betrekking op huishoudelijke uitgaven (meubilair en computerapparatuur) en beleidsuitgaven (houden van lezingen). De omvang van de overdrachten - meer dan een derde van de verplichtingen - zou het Centrum ertoe moeten aanzetten zorgvuldiger toe te zien op zijn activiteiten, zodat overdrachten tot een minimum beperkt blijven.

Begrotingsboekhouding en algemene boekhouding

6. Het Centrum heeft zijn begrotingsboekhouding opgesteld met behulp van een spreadsheet, met alle risico's van dien. Er is nog geen gecomputeriseerd boekhoudsysteem opgezet voor het bijhouden van de algemene boekhouding. Verder heeft de Rekenkamer tal van fouten in de rekeningen geconstateerd, die vóór de afsluiting hadden moeten worden gecorrigeerd. Het Centrum moet ervoor zorgen dat het spoedig over betrouwbare en volledige boekhoudsystemen beschikt. Met inachtneming van de beginselen van goed financieel beheer zouden deze systemen moeten zijn berekend op de te verwachten ontwikkelingen in de regelgeving en op het volume van de te verwerken verrichtingen.

Aanwijzing van de BTW

7. Tot december 1998 bepaalde het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven inclusief BTW moesten worden aangewezen, en dat de BTW na terugbetaling opnieuw kon worden aangewend. Sindsdien(3) bepaalt het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven exclusief BTW moeten worden aangewezen. De Rekenkamer verzoekt het Centrum deze nieuwe bepalingen in zijn eigen regelgeving om te zetten.

Contracten

8. Uit een onderzoek van de verplichtingen van het begrotingsjaar is gebleken dat de geldende voorschriften niet goed zijn toegepast: in totaal is er bij 25 % van het bedrag van de verplichtingen, ofwel 0,7 miljoen euro, sprake van fouten. Deze komen voor in titel I - Personeelsuitgaven - voor een bedrag van 0,2 miljoen euro (ontbreken van rechtsgeldige contracten), titel II - Huishoudelijke uitgaven - voor een bedrag van 0,3 miljoen euro (ontbreken van rechtsgeldige contracten en van offerteaanvragen), en titel III - Beleidsuitgaven - voor een bedrag van 0,2 miljoen euro (ongeschikte keuze van contractanten, niet-bestaande of foutieve bestelbonnen).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 26 oktober 2000.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 151 van 10.6.1997, blz. 6.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 12, lid 10, van Verordening (EG) nr. 1035/97 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Waarnemingscentrum over het begrotingsjaar 1999 opgesteld op 10 maart 2000, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Centrum, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Rekenkamer ingekomen op 21 april 2000. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) Zie artikel 27, lid 2 bis, van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, EGKS, Euratom) nr. 2548/98 van de Raad van 23 november 1998 (PB L 320 van 28.11.1998, blz. 1).

Tabel 1

Financiële balans van de begrotingsjaren 1999 en 1998(1)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening van de begrotingsjaren 1999 en 1998(1)

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het waarnemingscentrum

5. Het Waarnemingscentrum is het eens met de Rekenkamer dat een groot deel van de betalingen werden overgedragen. Dit is hoofdzakelijk te wijten aan de moeilijkheden op het gebied van de aanvang van de werkzaamheden tijdens het eerste semester van 1999 door de afwezigheid van aangepaste kantoorruimte en door de duur van de sollicitatieprocedures. Vanaf begin 2000 werden noodzakelijke wijzigingen uitgevoerd in het nieuwe jaarlijkse werkprogramma.

6. Door de late benoeming van de rekenplichtige op het einde van 1999 werden de geautomatiseerde boekhoudings- en begrotingsuitvoeringssystemen slechts geïmplementeerd in de loop van het jaar 2000. Bij de selectie van de systemen werd rekening gehouden met de ervaringen uit andere gedecentraliseerde EU-instanties en met de verwachte ontwikkelingen van het financieel reglement.

7. Bij het opstellen van een ontwerp-wijziging van de financiële voorschriften heeft het Waarnemingscentrum rekening gehouden met de aanpassingen van het BTW-stelsel. De wijzigingen zullen worden voorgelegd aan de raad van bestuur tegen het einde van 2000 met voorafgaande kennisgeving aan de Rekenkamer en de financiële controle.

8. - In 1999 heeft het Waarnemingscentrum een aantal tijdelijke personeelsleden tewerkgesteld alvorens vaste functionarissen aan te werven. Het Waarnemingscentrum is het eens met de Rekenkamer dat er geen ad-hoc-overeenkomsten opgesteld werden. Voor wat de uitgaven onder titel 2 betreft, werd een marktonderzoek georganiseerd voor IT-uitrusting en voor het bemeubelen van de kantoorruimte. Het Waarnemingscentrum ontving hieromtrent een gunstig advies van de CCAM.

- Wat betreft de uitgaven onder titel III, geeft het Waarnemingscentrum toe dat sommige projecten aangevat werden zonder een algemeen vergelijkend onderzoek maar dat dit echter telkens voor voorafgaande toestemming aan de raad werd voorgelegd. Het Waarnemingscentrum geeft eveneens toe dat de documentatie voor sommige projecten ontoereikend was.

- Maatregelen werden reeds genomen om deze situatie in de toekomst te voorkomen.