UITVOERINGSVERORDENING (EU) Nr. 651/2011 VAN DE COMMISSIE

van 5 juli 2011

tot vaststelling van het reglement van orde van het raamwerk voor permanente samenwerking dat door de lidstaten, in samenwerking met de Commissie, is vastgesteld krachtens artikel 10 van Richtlijn 2009/18/EG van het Europees Parlement en de Raad

(Voor de EER relevante tekst)

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Richtlijn 2009/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 23 april 2009 tot vaststelling van de grondbeginselen voor het onderzoek naar ongevallen in de zeescheepvaartsector en tot wijziging van Richtlijn 1999/35/EG van de Raad en Richtlijn 2002/59/EG van het Europees Parlement en de Raad (1), en met name artikel 10, lid 2,

Overwegende hetgeen volgt:

Richtlijn 2009/18/EG verplicht de lidstaten om, in nauwe samenwerking met de Commissie, een raamwerk voor permanente samenwerking te creëren dat hun respectieve onderzoeksinstanties in staat stelt onderling samen te werken, in de mate die noodzakelijk is om de doelstelling van deze richtlijn te verwezenlijken.

Het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid heeft bij de brief van zijn uitvoerend directeur van 20 december 2010 aan de diensten van de Europese Commissie meegedeeld dat het aanvaardt om het secretariaat voor het raamwerk voor permanente samenwerking te verzorgen en minstens één vergadering per jaar te financieren.

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde en de organisatorische regelingen voor het raamwerk voor permanente samenwerking, als bedoeld in artikel 10, lid 2, van Richtlijn 2009/18/EG, worden uiteengezet in de bijlage bij deze verordening.

Artikel 2

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

(1) PB L 131 van 28.5.2009, blz. 114.

BIJLAGE

Raamwerk voor permanente samenwerking op het gebied van onderzoek naar ongevallen in de sector maritiem vervoer

REGLEMENT VAN ORDE EN ORGANISATORISCHE REGELINGEN VOOR HET RAAMWERK VOOR PERMANENTE SAMENWERKING, ZOALS VERMELD IN Artikel 10 VAN RICHTLIJN 2009/18/EG

Artikel 1

Doelstellingen

1. Doel van het Raamwerk voor permanente samenwerking op het gebied van onderzoek naar ongevallen in de sector maritiem vervoer, dat door de lidstaten in nauwe samenwerking met de Commissie is opgericht (hierna „het Raamwerk” genoemd), is een operationeel platform te bieden dat de onderzoeksinstanties van de lidstaten in staat stelt samen te werken, als bedoeld in artikel 10 van Richtlijn 2009/18/EG.

2. De verwezenlijking van de doelstelling van lid 1 stelt het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (het EMSA) ook in staat om de in artikel 2, onder e), van Verordening (EG) nr. 1406/2002 van het Europees Parlement en de Raad (1) vermelde samenwerking te faciliteren.

3. De leden van het Raamwerk stellen op regelmatige tussentijden een werkprogramma op met prioriteiten en doelstellingen.

Artikel 2

Deelname aan het Raamwerk

1. Elke lidstaat met een onderzoeksinstantie stelt een vertegenwoordiger van zijn onderzoeksinstantie, zoals vermeld in artikel 8 van Richtlijn 2009/18/EG, aan als lid van het Raamwerk (hierna de „leden” genoemd). Overeenkomstig het werkprogramma en de vergaderagenda van het Raamwerk mogen de leden overleggen hoe de bij artikel 10 van de richtlijn bedoelde samenwerking het beste kan worden gerealiseerd, en mogen zij hierover een stemming houden. Alleen de leden zijn stemgerechtigd.

2. De Europese Commissie (hierna „de Commissie” genoemd) mag, als substantiële belanghebbende, vertegenwoordigers benoemen om deel te nemen aan alle vergaderingen of andere activiteiten van het Raamwerk.

3. De volgende landen hebben het recht om een vertegenwoordiger aan te duiden om als waarnemer aan het Raamwerk deel te nemen (hierna „waarnemers” genoemd):

— EER-landen, met op regelmatige wijze aangewezen vertegenwoordigers van hun desbetreffende onderzoeksinstanties,

— lidstaten die alleen over een onafhankelijke instantie beschikken, als bedoeld in artikel 8, lid 1, van Richtlijn 2009/18/EG.

Zij ontvangen vergaderdocumenten, mogen voorstellen indienen en deelnemen aan de besprekingen.

4. De leden en waarnemers mogen agendapunten voorstellen, suggesties indienen en presentaties geven.

5. Het secretariaat van het Raamwerk wordt verzorgd door het EMSA.

6. De lidstaten, de Europese Commissie en de betrokken EER-landen mogen door hoogstens één persoon worden vertegenwoordigd en stellen het secretariaat in kennis van de aanwijzing van hun vertegenwoordigers en de eventuele wijzigingen daarin.

7. De leden, de Commissie en de waarnemers mogen worden vergezeld door andere personen, voor zover de voorzitter van het Raamwerk hiermee instemt. Aanvragen voor aanvullende vertegenwoordigers moeten via het secretariaat worden ingediend en door het secretariaat worden bevestigd.

Artikel 3

Deelname van de Commissie

1. De Commissie mag deelnemen aan de besprekingen, agendapunten voorstellen, suggesties indienen en presentaties geven tijdens vergaderingen of andere activiteiten van het Raamwerk.

2. De Commissie kan zich tot het Raamwerk wenden voor alle kwesties die verband houden met maritieme veiligheid, voor zover van toepassing.

3. De Commissie kan het Raamwerk verzoeken om informatie te verstrekken en bijstand te verlenen met betrekking tot kwesties die verband houden met samenwerking op het gebied van onderzoek naar ongevallen en kan advies verstrekken aan het Raamwerk met betrekking tot tenuitvoerleggings- en toepassingskwesties op het gebied van samenwerking, voor zover nodig om de doelstellingen van Richtlijn 2009/18/EG te verwezenlijken.

4. De Commissie ontvangt alle documenten van het Raamwerk en alle resultaten van de correspondentie die plaatsvindt in het kader van artikel 8 van dit reglement.

Artikel 4

Deelname door derde partijen

1. De voorzitter mag, in nauwe samenwerking met het secretariaat, derde partijen uitnodigen, zoals vertegenwoordigers van andere staten en organisaties of individuen, om deel te nemen aan een vergadering van het Raamwerk, voor zover passend en praktisch haalbaar.

2. Voor zover het EMSA hier van tevoren mee heeft ingestemd en over de nodige financiering beschikt, kunnen de deelnamekosten van dergelijke derde partijen door het EMSA worden vergoed overeenkomstig de regels van het agentschap. De derde partijen mogen ook deelnemen op eigen kosten. Het secretariaat stelt de desbetreffende derde partij van tevoren in kennis van de deelnemingsvoorwaarden.

Artikel 5

Voorzitter en vicevoorzitter

1. Tijdens een vergadering kiezen de leden een voorzitter en een vicevoorzitter uit hun midden, in twee afzonderlijke, geheime stemronden. De ambtstermijn van de voorzitter en vicevoorzitter bedraagt twee jaar; zij kunnen twee keer worden herverkozen. De voorzitter en vicevoorzitter oefenen hun functie uit tot hun opvolgers zijn verkozen.

2. De voorzitter oefent zijn/haar verantwoordelijkheden uit op gebieden die onder de in artikel 1 vastgestelde doelstellingen vallen. Tijdens vergaderingen handelt de voorzitter overeenkomstig de gebruikelijke praktijken. De voorzitter opent en sluit de vergaderingen, voert de agenda van de vergaderingen uit, geeft de sprekers het woord, streeft naar consensus, vat de besprekingen samen en stelt de conclusies van de vergaderingen op.

3. De vicevoorzitter vervangt ambtshalve de voorzitter wanneer deze is verhinderd zijn/haar taken te verrichten. Als zowel de voorzitter als de vicevoorzitter afwezig zijn of niet in staat zijn een vergadering bij te wonen, stelt de vergadering een adhoc-voorzitter aan.

Artikel 6

Secretariaat

1. Het secretariaat assisteert de voorzitter bij:

— de uitvoering van zijn/haar verantwoordelijkheden,

— de organisatie van vergaderingen en andere activiteiten,

— de verspreiding van alle relevante documenten met betrekking tot vergaderingen en correspondentie.

2. Het secretariaat mag deelnemen aan de besprekingen van het Raamwerk, suggesties indienen, agendapunten voorstellen en presentaties geven tijdens vergaderingen of andere activiteiten van het Raamwerk.

Artikel 7

Overeenkomst inzake de beste wijze van samenwerking

1. De werkzaamheden binnen het Raamwerk hebben met name tot doel overeenstemming te bereiken over de beste wijze van samenwerking, zoals bepaald in artikel 10, lid 3, van Richtlijn 2009/18/EG. Binnen het Raamwerk wordt naar een zo breed mogelijke samenwerking gestreefd.

2. Als de voorzitter van mening is dat een voorstel klaar is voor stemming, dient het secretariaat het in ter sluiting.

3. De voorzitter streeft naar consensus over alle kwesties; bij gebrek aan consensus worden de beslissingen bij eenvoudige meerderheid genomen.

4. Wanneer geen consensus wordt bereikt, hebben de leden of waarnemers die het oneens zijn het recht om zich te onthouden.

5. In naam van de voorzitter zorgt het secretariaat voor:

— het verstrekken van de nodige deskundigheid en het nodige advies aan de deelnemers aan het Raamwerk,

— het faciliteren van de opstelling van voorstellen door de deelnemers aan het Raamwerk en het zelf indienen van voorstellen, voor zover van toepassing,

— het faciliteren van de opstelling en evaluatie van gemeenschappelijke technisch-operationele oplossingen.

Artikel 8

Vergaderingen en subgroepen

1. De voorzitter roept minstens één keer per jaar een vergadering van het Raamwerk bijeen in de gebouwen van het EMSA.

Extra vergaderingen kunnen op initiatief van de voorzitter worden bijeengeroepen of bij een schriftelijk verzoek dat de steun krijgt van minstens een derde van de leden.

2. De deelnemers aan het Raamwerk kunnen subgroepen oprichten om te werken rond specifieke kwesties die zij binnen het Raamwerk wensen te behandelen, bij voorkeur via correspondentie. Deze werkgroepen brengen verslag uit aan het Raamwerk.

3. Tenzij de deelnemers anders overeenkomen, komen het Raamwerk en de subgroepen bijeen in de gebouwen van het EMSA.

4. Het EMSA betaalt de kosten die één aangewezen vertegenwoordiger maakt voor de in lid 1 vermelde jaarlijkse vergadering van het Raamwerk terug aan de lidstaten en de waarnemende staten, overeenkomstig de regels van het agentschap. De lidstaten en de waarnemende staten dragen zelf de kosten van extra deelnemers.

5. De financiering van de andere vergaderingen dan de in lid 1 van dit artikel vermelde jaarlijkse vergadering moet vooraf door het EMSA worden goedgekeurd en hangt af van de beschikbaarheid van EMSA- of andere financiering.

Artikel 9

Vergaderdocumenten

1. Het secretariaat stuurt de uitnodigingen en de voorlopige agenda van de vergaderingen minstens 28 kalenderdagen vóór de vergadering naar de lidstaten, de Commissie en de waarnemers.

2. Het secretariaat stelt de voorlopige agenda op, onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter.

3. De leden, de Commissie en de waarnemers dienen de vergaderdocumenten in, in het in het aanhangsel uiteengezette formaat, vóór de verspreiding van de agenda in bij de voorzitter en het secretariaat.

4. Het secretariaat stuurt de vergaderdocumenten en de agenda minstens 14 kalenderdagen vóór de vergadering naar de lidstaten, de Commissie en de waarnemers.

5. Het eerste punt van de vergadering betreft de goedkeuring van de agenda.

6. In dringende en/of uitzonderlijke gevallen kan de voorzitter van de in de leden 3 en 4 bepaalde termijnen afwijken. Wanneer tijdens een vergadering gevraagd wordt een ander punt te behandelen, beslist de voorzitter of dit punt al dan niet op de agenda wordt geplaatst. Documenten ter ondersteuning van een dringend en/of uitzonderlijk agendapunt mogen op elk ogenblik vóór of tijdens een vergadering worden ingediend.

Artikel 10

Presentielijst

Het secretariaat stelt voor elke vergadering een presentielijst op, waarop de namen van de deelnemers en de overheidsinstantie, de organisatie of het orgaan waartoe zij behoren, zijn vermeld.

Artikel 11

Vertrouwelijkheid

De besprekingen van de deelnemers aan het Raamwerk zijn vertrouwelijk.

Artikel 12

Notulen en beknopt verslag van de vergaderingen

1. De notulen, waarin de belangrijkste punten van de vergadering worden opgenomen, worden opgesteld door het secretariaat, onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter, en worden onder de leden, de Commissie en de waarnemers verspreid.

2. Leden en/of waarnemers die het oneens waren tijdens een stemming hebben het recht hun standpunt in de notulen te laten vermelden.

3. Het secretariaat verspreidt de ontwerpnotulen binnen 30 kalenderdagen na de vergadering. De leden, de Commissie en de waarnemers mogen binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de ontwerpnotulen opmerkingen maken aan het secretariaat. De notulen worden formeel goedgekeurd tijdens de volgende vergadering.

4. De goedgekeurde notulen vormen het enige officiële verslag van de vergadering.

5. Ondersteunende technische documenten waarover tijdens de vergadering overeenstemming is bereikt, mogen als bijlage bij de notulen worden gevoegd.

6. Het secretariaat stelt een beknopte samenvatting van de vergadering, die onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter wordt opgesteld, ter beschikking van het publiek. Hierin wordt een kort overzicht gegeven van de conclusies met betrekking tot elk agendapunt.

Artikel 13

Correspondentie

1. Officiële correspondentie van de deelnemers met betrekking tot het Raamwerk wordt gericht aan de voorzitter en het secretariaat.

2. Officiële correspondentie aan de deelnemers wordt verzonden naar het adres dat zij met dat doel verstrekken.

Artikel 14

Taal

De werktaal van het Raamwerk is het Engels. Deze taal wordt gebruikt voor presentaties, besprekingen en gedrukt materiaal. Er worden geen vertalingen gemaakt.

Artikel 15

Belangenconflicten

Wanneer deelnemers aan de werkzaamheden van het Raamwerk een belangenconflict hebben met betrekking tot een kwestie die door het Raamwerk wordt behandeld, stellen zij de voorzitter en het secretariaat daarvan in kennis.

(1) PB L 208 van 5.8.2002, blz. 64.