NL Publicatieblad van de Europese Unie C 461/8

REGLEMENT VAN ORDE

van 21 oktober 2016

van het Raadgevend Comité voor de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels

(2016/C 461/05)

HET RAADGEVEND COMITÉ VOOR DE COÖRDINATIE VAN DE SOCIALEZEKERHEIDSSTELSELS, DAT IS OPGERICHT BIJ ARTIKEL 75, LID 1, VAN VERORDENING (EG) Nr. 883/2004 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VAN 29 APRIL 2004 BETREFFENDE DE COÖRDINATIE VAN DE SOCIALEZEKERHEIDSSTELSELS,

Gezien artikel 75 van Verordening (EG) nr. 883/2004,

Gezien het standaardreglement van orde voor deskundigengroepen in bijlage 3 bij Besluit C(2016) 3301 van de Commissie van 30 mei 2016 tot vaststelling van horizontale regels voor de oprichting en het functioneren van haar deskundigengroepen,

Teneinde het Raadgevend Comité in staat te stellen uitvoering te geven aan de taken die eraan zijn opgelegd bij artikel 75, lid 2, van Verordening (EG) nr. 883/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 betreffende de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels (1) en bij artikel 89, lid 2, van Verordening (EG) nr. 987/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 16 september 2009 tot vaststelling van de wijze van toepassing van Verordening (EG) nr. 883/2004 betreffende de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels (2),

Handelend overeenkomstig artikel 75, lid 1, derde alinea, van Verordening (EG) nr. 883/2004,

HEEFT MET ABSOLUTE MEERDERHEID VAN STEMMEN VAN DE LEDEN HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VASTGESTELD:

Artikel 1

Frequentie van de vergaderingen, convocatie en ontwerpagenda

1. Het Raadgevend Comité komt ten minste eenmaal per jaar bijeen.

2. De voorzitter stelt elk lid en plaatsvervangend lid ten minste vier weken op voorhand in kennis van de datum van de vergadering. Hij stuurt hen terzelfder tijd de ontwerpagenda met de te behandelen punten. Eventuele voorbereidende documenten worden hen, voor zover mogelijk gelijktijdig, ter beschikking gesteld.

3. In spoedgevallen kan de voorzitter de in lid 2 genoemde termijn van vier weken verkorten, met dien verstande dat deze ten minste twee weken moet bedragen.

4. Indien ten minste een derde van de leden van het Raadgevend Comité schriftelijk om een vergadering van het Raadgevend Comité verzoeken, en hun verzoek vergezeld doen gaan van concrete voorstellen voor de agenda, willigt de voorzitter dat verzoek in overeenstemming met lid 2 binnen drie weken in.

5. De ontwerpagenda omvat aangelegenheden die onder de bevoegdheid van het Raadgevend Comité vallen en

a) die door de voorzitter zijn voorgesteld, of

b) waarvoor een of meer van de leden schriftelijk een verzoek tot opneming op de ontwerpagenda en de bijbehorende documentatie hebben ingediend, die de voorzitter uiterlijk tien dagen voor de vergadering heeft ontvangen. In dit geval moet de voorzitter de andere leden en plaatsvervangende leden van het Raadgevend Comité onmiddellijk van dergelijke verzoeken in kennis stellen.

Artikel 2

Plaats van de vergaderingen

De vergaderingen van het Raadgevend Comité en de krachtens artikel 9 opgerichte werkgroepen worden in het algemeen gehouden in de plaats waar de Europese Commissie haar zetel heeft.

Artikel 3

Agenda

1. Bij de opening van de vergadering keurt het Raadgevend Comité de agenda goed; deze bevat de punten op de ontwerpagenda als bedoeld in artikel 1, lid 5, en andere onder de bevoegdheid van het Raadgevend Comité vallende punten die door de voorzitter zijn voorgesteld.

2. Tijdens de vergadering kunnen leden voorstellen een punt op de agenda van de volgende vergadering te plaatsen. Bij de opening van die volgende vergadering besluit het Raadgevend Comité over de opneming van het voorgestelde punt op de agenda.

Artikel 4

Deelname aan de vergaderingen

Afgezien van de voorzitter en de ingevolge artikel 75, lid 1, eerste alinea, van Verordening (EG) nr. 883/2004 benoemde leden kunnen de volgende personen de vergaderingen van het Raadgevend Comité bijwonen:

a) plaatsvervangende leden die ingevolge artikel 75, lid 1, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 883/2004 zijn benoemd; zij nemen slechts deel aan de beraadslagingen als bedoeld in de artikelen 3, 5, 6, 7 en 12 wanneer zij op geldige wijze een lid van het Raadgevend Comité vervangen;

b) door de voorzitter aangewezen personeelsleden van de Europese Commissie;

c) andere deskundigen op het gebied van de coördinatie van socialezekerheidsstelsels die door de voorzitter zijn uitgenodigd om advies uit te brengen aan het Raadgevend Comité, met inbegrip van de coördinatoren van de Europese organisaties van de sociale partners.

Artikel 5

Beraadslagingen

1. Bij aanwezigheid van een meerderheid van de leden of van de plaatsvervangende leden die hen op geldige wijze vertegenwoordigen, is het quorum bereikt, met inachtneming van artikel 7.

2. De vergaderingen van het Raadgevend Comité zijn niet openbaar. In overleg met het directoraat-generaal Werkgelegenheid, Sociale Zaken en Inclusie kan het Raadgevend Comité met absolute meerderheid van haar leden besluiten om haar beraadslagingen open te stellen voor het publiek.

Artikel 6

Vereiste meerderheid, goedkeuring van adviezen en voorstellen en schriftelijke procedure

1. In afwijking van artikel 5, lid 2, artikel 12 en van lid 3, derde alinea, besluit het Raadgevend Comité bij absolute meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen van de leden of van de plaatsvervangende leden die hen op geldige wijze vertegenwoordigen. Blanco stemmen en stemonthoudingen worden beschouwd als geldig uitgebrachte stemmen. De voorzitter neemt niet aan de stemming deel.

2. De in artikel 75, lid 2, onder b), van Verordening (EG) nr. 883/2004 bedoelde adviezen en voorstellen worden in het algemeen voorgelegd tijdens een vergadering van het Raadgevend Comité.

Zij zijn met redenen omkleed.

Bij elk advies of voorstel van het Raadgevend Comité wordt de stemverdeling vermeld. Indien de minderheid daarom verzoekt, gaat het advies of voorstel vergezeld van een schriftelijke verklaring waarin haar standpunt is neergelegd.

Adviezen en voorstellen worden gestuurd naar de Europese Commissie, de Administratieve Commissie voor de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels en de leden en plaatsvervangende leden van het Raadgevend Comité.

3. Het Raadgevend Comité kan een advies of voorstel en andere besluiten door middel van een schriftelijke procedure goedkeuren, indien dat bij een vorige vergadering van het Raadgevend Comité is overeengekomen.

Daartoe zendt de voorzitter de leden van het Raadgevend Comité de goed te keuren tekst toe. De leden krijgen ten minste tien werkdagen de tijd om te kennen te geven dat zij de voorgestelde tekst verwerpen, dan wel zich van stemming onthouden. Geen reactie binnen de vastgestelde termijn wordt als een positieve stem voor het voorstel beschouwd.

De voorzitter stelt na afloop van de gestelde termijn de leden op de hoogte van het resultaat van de stemming. Een advies, voorstel of ander besluit dat de positieve stem van een absolute meerderheid van de leden van het Raadgevend Comité heeft gekregen, wordt geacht te zijn goedgekeurd op de laatste dag van de periode waarbinnen de leden konden reageren.

Artikel 7

Vervanging van een lid door een ander dan zijn plaatsvervanger

1. Een lid dat verhinderd is een vergadering bij te wonen en niet door zijn plaatsvervanger kan worden vertegenwoordigd, mag een ander lid of plaatsvervangend lid in zijn categorie machtigen namens hem te stemmen. Dit moet vóór de vergadering schriftelijk aan de voorzitter worden meegedeeld.

2. Leden en plaatsvervangende leden mogen ieder slechts een volmachtstem uitbrengen.

3. Een volmachtstem is slechts geldig voor de vergadering waarvoor de volmacht is verleend.

Artikel 8

Notulen

1. De notulen over de bespreking van elk agendapunt en over de adviezen, voorstellen en aanbevelingen van het Raadgevend Comité zijn relevant en volledig. De notulen worden opgesteld door het secretariaat onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter.

2. De notulen omvatten een lijst van de aanwezige personen, indien nodig met vermelding van de autoriteiten, organisaties of andere openbare entiteiten van de lidstaten waartoe de deelnemers behoren.

3. Het Raadgevend Comité keurt de notulen goed.

4. De notulen worden door het Raadgevend Comité alleen ter goedkeuring voorgelegd indien aan de leden en plaatsvervangende leden ten minste 15 dagen voor de voor de vergadering geplande datum een ontwerp van de notulen is toegezonden. Indien deze ontwerpnotulen niet tijdig zijn verzonden, wordt de goedkeuring van de notulen tot de volgende vergadering uitgesteld.

5. Voorstellen tot wijziging van de ontwerpnotulen worden uiterlijk bij de opening van de vergadering waarin zij moeten worden goedgekeurd, schriftelijk ingediend.

Artikel 9

Werkgroepen

1. Het Raadgevend Comité kan voor specifieke taken werkgroepen oprichten. Het kan deze werkgroepen desgewenst ook weer opheffen.

2. De leden van de werkgroepen worden aangewezen door het Raadgevend Comité.

Bij de selectie van vertegenwoordigers van werknemers- en werkgeversorganisaties streeft het Raadgevend Comité ernaar dat de verschillende belanghebbende sectoren op billijke wijze in de werkgroepen vertegenwoordigd zijn.

3. De werkgroepen worden voorgezeten door de voorzitter van het Raadgevend Comité of door een door hem aangewezen persoon.

4. De voorzitter van een werkgroep kan op eigen initiatief of op verzoek van een of meer leden van die werkgroep deskundigen uitnodigen om de vergaderingen van de werkgroep bij te wonen.

5. De voor de beraadslagingen van een werkgroep vereiste documenten worden ter beschikking gesteld aan alle leden en plaatsvervangende leden van het Raadgevend Comité.

Artikel 10

Secretariaat

1. Het directoraat-generaal Werkgelegenheid, Sociale Zaken en Inclusie verzorgt het secretariaat voor het Raadgevend Comité. Het secretariaat draagt onder toezicht van de voorzitter zorg voor de organisatie van de werkzaamheden van het Raadgevend Comité en van de werkgroepen en helpt bij de voorbereiding van ontwerpadviezen en -voorstellen.

2. Voor het Raadgevend Comité, de werkgroepen en het secretariaat bestemde correspondentie wordt gestuurd naar het specifiek hiervoor ingestelde e-mailadres (empl-ss-advisory-committee@ec.europa.eu) van het directoraat-generaal Werkgelegenheid, Sociale Zaken en Inclusie.

Artikel 11

Transparantie

1. Het Raadgevend Comité en zijn werkgroepen worden geregistreerd in het register van deskundigengroepen.

2. Werknemers- en werkgeversorganisaties worden geregistreerd in het transparantieregister.

3. Het secretariaat stelt alle relevante documenten beschikbaar, met inbegrip van agenda’s, notulen en bijdragen van deelnemers hetzij in het register van deskundigengroepen, hetzij via een link in het register naar een speciale website met die informatie. De toegang tot speciale websites wordt niet onderworpen aan gebruikersregistratie of enige andere beperking. Met name de agenda en andere relevante achtergronddocumenten worden bijtijds voor aanvang van de vergadering door het secretariaat bekendgemaakt; daarop volgt de bekendmaking van de goedgekeurde notulen. Er wordt enkel voorzien in een uitzondering op de bekendmaking wanneer het bekendmaken van een document wordt geacht een aantasting te zijn van de bescherming van een openbaar of particulier belang als bedoeld in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (3).

4. Verzoeken om toegang tot documenten in het bezit van de deskundigengroep worden behandeld overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Artikel 12

Inwerkingtreding, herziening en intrekking

1. Het reglement van orde treedt in werking op de dag van goedkeuring ervan door een absolute meerderheid van de leden van het Raadgevend Comité.

Het wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

2. Het Raadgevend Comité besluit met absolute meerderheid van stemmen van zijn leden over herziening van zijn reglement van orde.

3. Het reglement van orde van het Raadgevend Comité van 22 oktober 2010 wordt ingetrokken met ingang van de in lid 1 aangegeven datum.

Gedaan te Brussel, 21 oktober 2016. De voorzitter van het Raadgevend Comité Jordi CURELL GOTOR

(1) PB L 166 van 30.4.2004, blz. 1, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EU) nr. 1368/2014 van de Commissie van 17 december 2014 (PB L 366 van 20.12.2014, blz. 15).

(2) PB L 284 van 30.10.2009, blz. 1.

(3) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.