NL Publicatieblad van de Europese Unie L 306/45

BESLUIT VAN HET COLLEGE 2009-8

ter aanvaarding van het financieel reglement aangaande Eurojust

HET COLLEGE VAN EUROJUST,

Onder verwijzing naar Besluit 2002/187/JBZ van de Raad van 28 februari 2002 betreffende de oprichting van Eurojust teneinde de strijd tegen ernstige vormen van criminaliteit te versterken (1), laatstelijk gewijzigd bij Besluit 2003/659/JBZ van de Raad (2), en met name naar artikel 37,

Onder verwijzing naar Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2003 van de Commissie van 23 december 2002 over de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (3), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 652/2008 van de Commissie (4),

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Na de wijziging van de financiële kaderregeling volgens Verordening (EG, Euratom) nr. 652/2008 is het noodzakelijk de financiële voorschriften van Eurojust aan te passen om ze in overeenstemming te brengen met de aangepaste financiële kaderregeling.

(2) Aan Eurojust is rechtspersoonlijkheid verleend en bijgevolg de verantwoordelijkheid om een eigen begroting op te stellen en uit te voeren.

(3) Er dienen regels te worden vastgelegd die het kader vormen voor de opstelling en uitvoering van de begroting van Eurojust, alsmede de presentatie en controle van de boekhouding.

(4) Tevens moeten de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het College van Eurojust, de ordonnateur, de rekenplichtige, de beheerder van gelden ter goede rekening en de interne controleur worden vastgelegd.

(5) Er moeten effectieve controlesystemen worden ingevoerd om de financiële belangen van de Europese Gemeenschap te beschermen.

(6) Omdat Eurojust een jaarlijkse subsidie ontvangt ten laste van de communautaire begroting, moet het tijdschema voor de opstelling van de begroting, de indiening van de rekeningen en de kwijting worden afgestemd op de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement.

(7) Om diezelfde reden moet Eurojust dezelfde eisen naleven als de instellingen van de Gemeenschap inzake openbare aanbestedingen en toegekende subsidies; in dit verband moet slechts worden verwezen naar de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement.

(8) Het financieel reglement dient de specifieke vereisten van Eurojust als justitiële samenwerkingseenheid te weerspiegelen. Daarbij moet volledig rekening zijn gehouden met de gevoelige werkzaamheden van Eurojust, met name met betrekking tot onderzoeken en vervolgingen.

(9) Het aangepaste financieel reglement dat van toepassing is op de begroting van Eurojust moet, nadat de Commissie heeft ingestemd met de wijzigingen, unaniem worden aangenomen door het College.

(10) De Commissie heeft ingestemd met dit reglement, met inbegrip van de afwijking van de financiële kaderregeling,

HEEFT HET VOLGENDE REGLEMENT VASTGESTELD:

TITEL I

VOORWERP

Artikel 1

In onderhavig reglement worden de voornaamste principes en regels vastgesteld voor de opstelling en uitvoering van de begroting van Eurojust.

Artikel 2

In dit reglement wordt verstaan onder:

1. „Eurojust-besluit”: Besluit 2002/187/JBZ van de Raad van 28 februari 2002 betreffende de oprichting van Eurojust teneinde de strijd tegen ernstige vormen van criminaliteit te versterken, laatstelijk gewijzigd bij het besluit van de Raad van 18 juni 2003 (2003/659/JBZ);

2. „Eurojust”: de justitiële samenwerkingseenheid die is ingesteld als orgaan van de Europese Unie door middel van het Eurojust-besluit;

3. „College”: de eenheid waarnaar wordt verwezen in artikel 10, lid 1, van het Eurojust-besluit;

4. „administratief directeur”: de persoon waarnaar wordt verwezen in artikel 29 en artikel 36, lid 1, van het Eurojust-besluit;

5. „personeel”: de administratief directeur en het personeel waarnaar wordt verwezen in artikel 30 van het Eurojust-besluit;

6. „begroting”: de begroting van Eurojust waarnaar wordt verwezen in artikel 34 van het Eurojust-besluit;

7. „begrotingsautoriteit”: het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie;

8. „Financieel Reglement”: Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen) (5);

9. „financiële kaderregeling”: Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002;

10. „uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement”: Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoervoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (6);

11. „financiële uitvoeringsvoorschriften van Eurojust”: de uitvoeringsvoorschriften van onderhavig financieel reglement;

12. „financiële regelingen van Eurojust”: het Eurojust-besluit, onderhavig financieel reglement en de financiële uitvoeringsvoorschriften van Eurojust;

13. „statuut”: het geheel van regelingen en voorschriften die van toepassing zijn op ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen.

TITEL II

BEGROTINGSBEGINSELEN

Artikel 3

Onder de in dit reglement bepaalde voorwaarden worden bij de opstelling en de uitvoering van de begroting het eenheids-, het begrotingswaarachtigheids-, het jaarperiodiciteits-, het evenwichts-, het rekeneenheids-, het universaliteits- en het specialiteitsbeginsel en het beginsel van goed financieel beheer, dat effectief en efficiënt intern beheer vereist, en het transparantiebeginsel in acht genomen.

HOOFDSTUK 1

Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel

Artikel 4

De begroting is het besluit waarbij voor elk begrotingsjaar alle noodzakelijk geachte ontvangsten en uitgaven voor de uitvoering van het Eurojust-besluit worden geraamd en goedgekeurd.

Artikel 5

De begroting omvat:

a) eigen ontvangsten, die bestaan uit alle heffingen, belastingen en, onverminderd artikel 51, rente die Eurojust kan ontvangen voor zijn diensten in aanvulling op de taken die het zijn toevertrouwd, alsmede eventuele andere ontvangsten;

b) ontvangsten die bestaan uit de eventuele financiële bijdragen van de lidstaten die als gastheer optreden voor het orgaan;

c) een door de Europese Gemeenschappen verleende subsidie;

d) bestemmingsontvangsten voor de financiering van specifieke uitgaven overeenkomstig artikel 19, lid 1;

e) de uitgaven van Eurojust, met inbegrip van de administratieve uitgaven.

Artikel 6

1. Uitsluitend door aanwijzing op een begrotingsregel kunnen ontvangsten geïnd en uitgaven verricht worden.

2. In de begroting hoeft slechts een krediet te worden uitgetrokken als er een noodzakelijk geachte uitgave tegenover staat.

3. Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht gegeven boven het bedrag van de in de begroting goedgekeurde kredieten.

HOOFDSTUK 2

Jaarperiodiciteitsbeginsel

Artikel 7

De in de begroting opgenomen kredieten worden toegestaan voor de duur van een begrotingsjaar, dat begint op 1 januari en sluit op 31 december.

Artikel 8

1. De begroting bevat niet-gesplitste kredieten en, indien gerechtvaardigd vanuit operationeel oogpunt, gesplitste kredieten. De laatste geven aanleiding tot vastleggingskredieten en betalingskredieten.

2. Vastleggingskredieten dekken de totale kosten van de juridische verbintenissen die tijdens het begrotingsjaar worden aangegaan.

3. Betalingskredieten dekken de betalingen die voortvloeien uit de uitvoering van de juridische verbintenissen die in het begrotingsjaar en/of voorafgaande begrotingsjaren zijn aangegaan.

4. Administratieve kredieten zijn niet-gesplitste kredieten. De huishoudelijke uitgaven die voortvloeien uit contracten voor perioden welke de duur van het begrotingsjaar overschrijden, hetzij overeenkomstig de plaatselijke gebruiken, hetzij met betrekking tot de levering van materieel, worden geboekt ten laste van de begroting van het jaar waarin zij worden gedaan.

Artikel 9

1. De in artikel 5 bedoelde ontvangsten van Eurojust worden in de rekening van een begrotingsjaar verantwoord op basis van de tijdens het begrotingsjaar geïnde bedragen.

2. De ontvangsten van Eurojust stellen hetzelfde bedrag aan betalingskredieten beschikbaar.

3. De voor een begrotingsjaar uitgetrokken kredieten mogen alleen worden gebruikt ter dekking van de tijdens dat begrotingsjaar vastgelegde en betaalde uitgaven, alsmede ter dekking van bedragen die verschuldigd zijn op grond van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren.

4. De vastleggingen worden geboekt op basis van de juridische verbintenissen die tot en met 31 december zijn aangegaan.

5. De betalingen worden voor een begrotingsjaar geboekt op basis van de uiterlijk op 31 december van dat begrotingsjaar door de rekenplichtige verrichte betalingen.

Artikel 10

1. Kredieten die aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij waren uitgetrokken niet zijn gebruikt, komen te vervallen.

Zij mogen evenwel worden overgedragen, doch uitsluitend naar het volgende begrotingsjaar, bij een uiterlijk op 15 februari door het College overeenkomstig de leden 2 tot en met 7 genomen besluit.

2. Kredieten voor personeelsuitgaven kunnen niet worden overgedragen.

3. Bij vastleggingskredieten en bij niet-gesplitste kredieten die bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog niet zijn vastgelegd, kunnen de bedragen die overeenstemmen met de vastleggingskredieten waarvoor de meeste, in de financiële uitvoeringsvoorschriften van Eurojust te bepalen voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit op 31 december zijn beëindigd, worden overgedragen. Deze bedragen kunnen tot en met 31 maart van het volgende jaar worden vastgelegd.

4. Bij betalingskredieten kunnen de bedragen die nodig zijn ter dekking van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren of die betrekking hebben op overgedragen vastleggingskredieten, worden overgedragen wanneer de kredieten van de betrokken begrotingsregels in de begroting van het volgende jaar ontoereikend zijn. Eurojust zal bij voorrang de voor het lopende begrotingsjaar toegestane kredieten gebruiken en pas na de besteding daarvan de overgedragen kredieten.

5. Niet-gesplitste kredieten die overeenkomen met bij de afsluiting van het begrotingsjaar rechtmatig aangegane verplichtingen, worden van rechtswege en uitsluitend naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgedragen.

6. De overgedragen kredieten die op 31 maart van het begrotingsjaar N + 1 niet zijn vastgelegd, worden automatisch geannuleerd.

In de boekhouding worden de aldus overgedragen kredieten van de andere kredieten onderscheiden.

7. Op 31 december beschikbare kredieten uit hoofde van in artikel 19 bedoelde bestemmingsontvangsten worden van rechtswege overgedragen. Uiterlijk op 1 juni van het jaar N + 1 zal Eurojust de Commissie op de hoogte stellen van de uitvoering van de overgedragen bestemmingsontvangsten.

Beschikbare kredieten die overeenstemmen met overgedragen bestemmingsontvangsten moeten bij voorrang worden gebruikt.

Artikel 11

Vrijmakingen van kredieten naar aanleiding van het onvolledig of in het geheel niet uitvoeren van de acties waarvoor deze kredieten bestemd waren, die plaatsvinden in de jaren na het begrotingsjaar waarin zij zijn vastgelegd, leiden tot annulering van de betrokken kredieten.

Artikel 12

De kredieten die in de begroting zijn opgenomen, kunnen met ingang van 1 januari worden vastgelegd zodra de begroting definitief wordt.

Artikel 13

1. Voor de uitgaven van dagelijks beheer mogen vanaf 15 november van elk jaar vervroegde vastleggingen worden verricht ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. Deze vastleggingen mogen echter niet meer bedragen dan een vierde van de kredieten, die het College heeft vastgesteld, van de betrokken begrotingsregel voor het lopende begrotingsjaar. Zij mogen geen betrekking hebben op nieuwe uitgaven die nog niet in beginsel zijn aanvaard in de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting.

2. De uitgaven die vervroegd worden verricht, zoals huur, mogen vanaf 1 december worden betaald ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. In dat geval is de in lid 1 genoemde limiet niet van toepassing.

Artikel 14

1. Indien de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet is vastgesteld, zijn de volgende regels van toepassing op de vastleggingen en betalingen met betrekking tot de uitgaven die uit hoofde van de uitvoering van de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting op een specifieke begrotingsregel aangewezen hadden kunnen worden.

2. Vastleggingen kunnen per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een vierde van de totale kredieten die voor het vorige begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan, vermeerderd met een twaalfde per verstreken maand.

Betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een twaalfde van de kredieten die voor het vorige begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan, rekening houdend met de verrichte overschrijvingen.

Het maximum van de kredieten in de raming van ontvangsten en uitgaven mag niet worden overschreden.

3. Indien de continuïteit van het optreden van Eurojust en de eisen van beheer zulks noodzakelijk maken, kan het College, zowel voor de vastleggingen als voor de betalingen, op verzoek van de administratief directeur twee of meer voorlopige twaalfden tegelijk toestaan, boven die welke automatisch beschikbaar komen ingevolge de leden 1 en 2.

De bijkomende twaalfden worden als een geheel toegestaan en kunnen niet worden opgedeeld.

HOOFDSTUK 3

Evenwichtsbeginsel

Artikel 15

1. De begroting moet wat ontvangsten en betalingskredieten betreft in evenwicht zijn.

2. De vastleggingskredieten mogen het bedrag van de communautaire subsidie, vermeerderd met de in artikel 5 bedoelde eigen ontvangsten en eventuele andere ontvangsten niet overstijgen.

3. Eurojust mag geen leningen aangaan.

4. De aan Eurojust betaalde gemeenschapsmiddelen vormen in de begroting van dit orgaan een evenwichtssubsidie, die een voorfinanciering is in de zin van artikel 81, lid 1, onder b), i), van het Financieel Reglement.

5. Eurojust zal zorg dragen voor streng kasbeheer, waarbij afdoende rekening wordt gehouden met de bestemmingsontvangsten, zodat de kassaldi beperkt blijven tot gerechtvaardigde vereisten. De betalingsverzoeken zullen vergezeld gaan van gedetailleerde en actuele prognoses over de daadwerkelijke behoeften aan contanten in de loop van het hele jaar, waaronder informatie over bestemmingsontvangsten.

Artikel 16

1. Indien het saldo van de in artikel 81 bedoelde resultatenrekening positief is, wordt het terugbetaald aan de Commissie tot het bedrag van de in de loop van het begrotingsjaar betaalde communautaire subsidie. Het deel van het saldo dat het bedrag van de in de loop van het begrotingsjaar betaalde communautaire subsidie overstijgt, wordt opgenomen bij de ontvangsten van het volgende begrotingsjaar. Eurojust zal, uiterlijk op 31 maart van het jaar N, een raming verschaffen van het resultatenoverschot van het jaar N – 1, dat later in het jaar N teruggestort moet worden naar de communautaire begroting om de reeds beschikbare informatie ten aanzien van het overschot van het jaar N – 2 aan te vullen. De Commissie zal deze informatie vervolgens in aanmerking nemen bij het bepalen van de financiële behoeften van Eurojust voor het jaar N + 1.

Het verschil tussen de in de algemene begroting van de Europese Unie, hierna „de algemene begroting” genoemd, opgenomen en de effectief aan het orgaan betaalde communautaire subsidie wordt afgeschaft.

2. Indien het saldo van de in artikel 81 bedoelde resultatenrekening negatief is, wordt het opgenomen in de begroting van het volgende jaar.

3. Ontvangsten of betalingskredieten worden in de loop van de begrotingsprocedure in de begroting opgenomen door middel van een nota van wijzigingen en, tijdens de uitvoering van de begroting, door middel van een gewijzigde begroting.

HOOFDSTUK 4

Rekeneenheidsbeginsel

Artikel 17

De begroting wordt in euro opgesteld, uitgevoerd en onderworpen aan rekening en verantwoording.

De rekenplichtige en, in het geval van gelden ter goede rekening, de beheerder van gelden ter goede rekening zijn evenwel gemachtigd voor de kasbehoeften transacties in nationale valuta’s te verrichten onder de in de financiële uitvoeringsvoorschriften van Eurojust genoemde voorwaarden.

HOOFDSTUK 5

Universaliteitsbeginsel

Artikel 18

De gezamenlijke ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke betalingskredieten, behoudens het bepaalde in artikel 19. De ontvangsten en de uitgaven mogen niet met elkaar worden gecompenseerd, behoudens het bepaalde in artikel 21.

Artikel 19

1. De volgende ontvangsten zijn bestemd voor de financiering van specifieke uitgaven:

a) ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, zoals inkomsten van stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten;

b) bijdragen van lidstaten, derde landen of diverse instellingen voor acties van Eurojust, voor zover dit is bepaald in de overeenkomst die is gesloten tussen Eurojust en de betrokken lidstaten, derde landen of instellingen;

c) ontvangsten van derden met betrekking tot goederen, diensten en werkzaamheden die op hun verzoek zijn geleverd, met uitzondering van de in artikel 5, onder a), genoemde heffingen en belastingen;

d) opbrengsten uit de levering van goederen, diensten en werkzaamheden voor instellingen of andere organen van de Gemeenschap;

e) ontvangsten voortvloeiend uit terugbetaling van ten onrechte betaalde bedragen;

f) opbrengsten uit de verkoop van voertuigen, apparatuur, installaties, materialen en wetenschappelijke en technische apparaten die worden vervangen of weggedaan, wanneer de boekwaarde volledig is afgeschreven;

g) ontvangen verzekeringsbedragen;

h) ontvangsten van betalingen in verband met verhuur;

i) ontvangsten van de verkoop van publicaties en films, waaronder mede begrepen die op een elektronische informatiedrager.

1 bis. In het van toepassing zijnde oprichtingsbesluit kunnen ook de bestemmingsontvangsten zijn vastgelegd die in verband worden gebracht met specifieke uitgaven.

2. Alle ontvangsten in de zin van de punten a) tot en met d) van lid 1, moeten alle rechtstreekse of onrechtstreekse uitgaven in verband met de betrokken actie of bestemming dekken.

3. De begroting voorziet in een structuur voor de opname van de in lid 1 en lid 1 bis, vermelde categorieën bestemmingsontvangsten, alsmede, voor zover mogelijk, in een raming.

Artikel 20

1. De administratief directeur kan alle schenkingen ten gunste van Eurojust, zoals stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten, aanvaarden.

2. Voor het aanvaarden van schenkingen die lasten kunnen meebrengen, is de voorafgaande goedkeuring vereist van het College, dat zich binnen twee maanden na de indiening van het verzoek uitspreekt. Indien het College binnen deze termijn geen beslissing neemt, wordt de schenking aanvaard geacht.

Artikel 21

1. Op de betalingsverzoeken, facturen of betaalstaten, waarvoor in dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven, kunnen de volgende bedragen in mindering worden gebracht:

a) boeten die zijn opgelegd aan partijen van plaatsingsovereenkomsten of ontvangers van subsidie;

b) kortingen, restitutie en rabatten voor afzonderlijke facturen en betalingsverzoeken;

c) rente die is verkregen door vooruitbetaling.

2. De prijzen van aan Eurojust geleverde goederen, overige producten en diensten worden exclusief belastingen in de begroting opgenomen indien er belastingen in zijn begrepen die worden terugbetaald:

a) ofwel door de lidstaten op grond van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen, door de gaststaat op basis van de zetelovereenkomst of op basis van andere relevante overeenkomsten,

b) ofwel door een lidstaat of een derde land op grond van andere overeenkomsten ter zake.

Eventuele nationale belastingen die overeenkomstig de eerste alinea tijdelijk door Eurojust worden gedragen, worden op een tussenrekening geboekt totdat zij door de betrokken staten worden terugbetaald.

3. Een eventueel negatief saldo wordt als uitgave opgenomen in de begroting.

4. De tijdens de uitvoering van de begroting geregistreerde koersverschillen mogen met elkaar worden verrekend. Het positieve of negatieve resultaat wordt opgenomen in het saldo van het begrotingsjaar.

HOOFDSTUK 6

Specialiteitsbeginsel

Artikel 22

Alle kredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk; de hoofdstukken worden onderverdeeld in artikelen en posten.

Artikel 23

1. De administratief directeur kan onbeperkt overschrijvingen verrichten van het ene hoofdstuk naar het andere, van het ene artikel naar het andere en van de ene titel naar de andere tot een maximum van 10 % van de kredieten voor het boekjaar dat is aangegeven op de regel waarvan de overschrijving plaatsvindt.

2. Boven het in lid 1 vermelde maximum kan de administratief directeur het College kredietoverschrijvingen van de ene titel naar de andere voorstellen. Het College heeft drie weken de tijd om zich te verzetten tegen deze overschrijvingen. Na deze termijn worden zij aanvaard geacht.

3. Voorstellen voor kredietoverschrijvingen en overeenkomstig de leden 1 en 2 uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de begrotingsonderdelen die worden verhoogd als voor die welke worden verlaagd.

4. De administratief directeur zal het College zo snel mogelijk op de hoogte stellen van alle verrichte overschrijvingen. Hij/zij zal de begrotingsautoriteit op de hoogte stellen van alle krachtens lid 2 verrichte overschrijvingen.

Artikel 24

1. Enkel begrotingsregels waarvoor in de begroting een krediet is toegestaan of die de vermelding pro memorie (p.m.) dragen, kunnen door middel van overschrijvingen van kredieten worden voorzien.

2. Kredieten die overeenkomen met bestemmingsontvangsten kunnen slechts worden overgeschreven voor zover zij hun bestemming behouden.

HOOFDSTUK 7

Beginsel van goed financieel beheer

Artikel 25

1. De begrotingskredieten worden aangewend volgens het beginsel van goed financieel beheer, dat zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid inhoudt.

2. Zuinigheid betekent dat de door Eurojust voor zijn activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld.

Efficiëntie betekent dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd.

Doeltreffendheid betekent dat de gestelde doelen en de beoogde resultaten worden bereikt.

3. Er worden specifieke, meetbare, haalbare, relevante en van een datum voorziene doelstellingen vastgelegd voor alle werkgebieden die door de begroting worden bestreken. De verwezenlijking van deze doelstellingen wordt vastgesteld door middel van prestatie-indicatoren, die per activiteit worden bepaald; de administratief directeur verstrekt het College ieder jaar zo snel mogelijk informatie ter zake, die uiterlijk in de begeleidende documenten van het voorontwerp van begroting wordt opgenomen.

4. Om de besluitvorming te verbeteren, evalueert Eurojust regelmatig zijn programma’s of acties, zowel vooraf als achteraf. Deze evaluatie is van toepassing op alle programma’s en activiteiten die aanzienlijke uitgaven met zich brengen, en de resultaten hiervan worden meegedeeld aan het College.

5. De doelstellingen en maatregelen die uiteengezet zijn in de leden 3 en 4 zijn niet van toepassing op verrichtingen in verband met de afhandeling van zaken.

Artikel 25 bis

1. De begroting zal worden uitgevoerd in overeenstemming met effectief en efficiënt intern beheer.

2. Met het oog op de uitvoering van de begroting wordt onder intern beheer begrepen: een proces dat van toepassing is op alle managementsniveaus en dat is opgezet om het behalen van de onderstaande doelen redelijkerwijs te waarborgen:

a) effectieve, efficiënte en financieel verantwoorde verrichting van werkzaamheden;

b) betrouwbare verslaglegging;

c) bescherming van activa en informatie;

d) preventie en detectie van fraude en onregelmatigheden;

e) adequate beheersing van de risico’s in verband met de wetgeving en regelgeving met betrekking tot de onderliggende transacties, waarbij rekening wordt gehouden met de meerjarige termijn van projecten en de aard van de desbetreffende betalingen.

HOOFDSTUK 8

Transparantiebeginsel

Artikel 26

1. De begroting wordt opgesteld, uitgevoerd en aan rekening en verantwoording onderworpen met inachtneming van het transparantiebeginsel.

2. Een samenvatting van de begroting en de gewijzigde begrotingen worden in hun definitief vastgestelde vorm binnen drie maanden na hun goedkeuring bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

De samenvatting verschaft een overzicht van de vijf belangrijkste begrotingsregels voor ontvangsten, de vijf belangrijkste begrotingsregels voor uitgaven voor de administratieve en operationele begroting, de personeelsformatie en een raming van het aantal medewerkers met een contract, uitgedrukt in fte’s waarvoor kredieten begroot zijn en gedetacheerde nationale deskundigen. Ook worden de cijfers van het voorgaande jaar aangegeven.

3. De begroting met daarin de personeelsformatie en aangepaste begrotingen, zoals uiteindelijk aanvaard, en een opgave van het aantal medewerkers met een contract, uitgedrukt in fte’s waarvoor kredieten begroot zijn en gedetacheerde nationale deskundigen, zal ter informatie worden verzonden naar de begrotingsautoriteit, de Rekenkamer en de Commissie en zal binnen vier weken na aanvaarding worden gepubliceerd op de website van Eurojust.

4. Eurojust zal op de website informatie verstrekken over de ontvangers van fondsen op basis van de begroting, waaronder deskundigen die op grond van artikel 74 ter zijn ingehuurd. De gepubliceerde informatie zal eenvoudig toegankelijk, overzichtelijk en duidelijk zijn. Bij het openbaar maken van deze informatie worden de vereisten met betrekking tot geheimhouding en beveiliging in acht genomen, met name voor de bescherming van persoonsgegevens zoals vastgelegd in het Eurojust-besluit en het interne reglement betreffende de verwerking en bescherming van persoonsgegevens bij Eurojust.

Wanneer informatie uitsluitend in anonieme vorm wordt gepubliceerd, zal Eurojust, op verzoek, op gepaste wijze informatie verschaffen over de desbetreffende begunstigden aan het Europees Parlement.

TITEL III

OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING

HOOFDSTUK 1

Opstelling van de begroting

Artikel 27

1. De begroting wordt opgesteld overeenkomstig het bepaalde in het Eurojust-besluit.

2. Elk jaar stelt de administratief directeur een voorlopige ontwerpraming op van de uitgaven en ontvangsten voor Eurojust voor het volgende boekjaar en legt deze ter goedkeuring voor aan het College.

3. Het College zendt de Commissie uiterlijk op 10 februari van ieder jaar een voorlopige ontwerpraming toe van de uitgaven en ontvangsten voor Eurojust en een algemene motivering hiervan op basis van het voorlopige ontwerp van de administratief directeur. Het College zal de Commissie uiterlijk op 31 maart de definitieve ontwerpraming toezenden.

4. De raming van de uitgaven en ontvangsten van Eurojust omvat:

a) een personeelsformatie waarin het aantal vaste en tijdelijke ambten per rang en categorie wordt vermeld waarvoor de uitgaven zijn toegestaan binnen de grenzen van de begrotingskredieten;

b) bij een wijziging in de personeelsbezetting, een overzicht met een motivering van de gevraagde nieuwe posten;

c) en raming van de driemaandelijkse betalingen en ontvangsten;

d) informatie over het behalen van alle eerder gestelde doelen voor de verschillende activiteiten, alsmede nieuwe doelstellingen, af te meten aan indicatoren.

De resultaten van de evaluatie worden geraadpleegd en gebruikt om de waarschijnlijke voordelen aan te tonen van een verhoging of verlaging van de voorgestelde begroting voor Eurojust in vergelijking met de begroting voor jaar N.

5. Eurojust zal de Commissie en de begrotingsautoriteit uiterlijk op 31 maart van ieder jaar de volgende stukken toezenden:

a) het conceptwerkprogramma;

b) het bijgewerkte meerjarige personeelsformatieplan, opgezet volgens de richtlijnen van de Commissie;

c) informatie over het aantal ambtenaren, tijdelijke en contractmedewerkers, zoals bepaald in het statuut, voor de jaren N – 1 en N, alsmede een raming voor het jaar N + 1;

d) informatie over bijdragen in natura die Eurojust heeft ontvangen van de lidstaten die als gastheer optreden voor het orgaan;

e) een raming van het saldo van de resultaatrekening in de zin van artikel 81 voor het jaar N – 1.

In het kader van de procedure voor de aanvaarding van de algemene begroting zal de Commissie het ramingenoverzicht van Eurojust toezenden aan de begrotingsautoriteit en een voorstel doen voor het subsidiebedrag voor Eurojust en het aantal medewerkers dat Eurojust volgens haar nodig heeft. De Commissie zal de ontwerppersoneelsformatie van Eurojust verschaffen en een raming van het aantal medewerkers met een contract, uitgedrukt in fte’s, waarvoor kredieten worden voorgesteld.

6. De begrotingsautoriteit stelt de personeelsformatie van Eurojust en iedere latere wijziging hiervan vast in overeenstemming met het bepaalde in artikel 32, lid 1. De personeelsformatie wordt gepubliceerd in een bijlage bij afdeling III — Commissie, van de algemene begroting.

7. Het College zal de begroting en de personeelsformatie aannemen. Ze worden definitief na de definitieve aanvaarding van de algemene begroting, waarin het subsidiebedrag en de personeelsformatie zijn vastgelegd, en zo nodig worden de begroting en de personeelsformatie daaraan aangepast.

Artikel 28

Voor iedere aanpassing van de begroting, inclusief de personeelsformatie, wordt een gewijzigde begroting goedgekeurd door middel van dezelfde procedure als voor de oorspronkelijke begroting, overeenkomstig het Eurojust-besluit en artikel 27.

HOOFDSTUK 2

Structuur en inrichting van de begroting

Artikel 29

De begroting omvat een staat van ontvangsten en een staat van uitgaven.

Artikel 30

Voor zover de aard van de werkzaamheden van Eurojust dit toelaat, moet de staat van uitgaven worden ingericht volgens een nomenclatuur met een indeling naar bestemming. In deze nomenclatuur, die wordt bepaald door Eurojust, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen administratieve en operationele kredieten.

Artikel 31

In de begroting worden opgenomen:

1. in de staat van ontvangsten: a) de ramingen van de ontvangsten van Eurojust voor het betrokken begrotingsjaar, b) de geraamde ontvangsten van het vorige begrotingsjaar en de ontvangsten van het begrotingsjaar N – 2, c) een passende toelichting bij elke ontvangstenpost;

2. in de staat van uitgaven: a) de vastleggings- en betalingskredieten voor het betrokken begrotingsjaar, b) de vastleggings en betalingskredieten van het vorige begrotingsjaar, evenals de in het begrotingsjaar N – 2 vastgelegde uitgaven en verrichte betalingen, c) een overzicht van de tijdschema’s voor de in latere begrotingsjaren te verrichten betalingen uit hoofde van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren, d) een passende toelichting bij elk onderdeel.

Artikel 32

1. De in artikel 27 bedoelde personeelsformatie omvat, naast het aantal in het begrotingsjaar toegestane posten, het aantal in het voorgaande begrotingsjaar toegestane posten en het aantal werkelijk bezette posten.

Voor Eurojust is deze een strikt maximum; boven dit maximum mag geen enkele aanstelling worden verricht. Toch kan het College wijzigingen in de personeelsformatie aanbrengen voor ten hoogste 10 % van de toegestane posten, behalve voor de rangen AD 16, AD 15, AD 14 en AD 13, mits aan twee voorwaarden wordt voldaan:

a) de wijziging heeft geen gevolgen voor de omvang van de personeelskredieten overeenkomend met een volledig begrotingsjaar;

b) het totale aantal toegestane posten per personeelsformatie wordt niet overschreden.

2. In afwijking van lid 1, tweede alinea, kunnen de gevallen van arbeid in deeltijd waarvoor het tot aanstelling bevoegde gezag overeenkomstig de bepalingen van het statuut toestemming heeft verleend, worden gecompenseerd. Wanneer een personeelslid verzoekt om het intrekken van de toestemming voor afloop van de periode waarvoor toestemming is verleend, dan zal Eurojust passende maatregelen nemen om zo snel mogelijk te voldoen aan de in punt b van lid 1 genoemde beperking.

TITEL IV

UITVOERING VAN DE BEGROTING

HOOFDSTUK 1

Algemene bepalingen

Artikel 33

De administratief directeur oefent de functies van ordonnateur uit. Hij voert de begroting aan de ontvangstenen uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regelingen van Eurojust, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten. Onverminderd de verantwoordelijkheden van de ordonnateur met betrekking tot preventie en detectie van fraude en onregelmatigheden zal Eurojust haar medewerking verlenen aan de activiteiten van het Europees Bureau voor fraudebestrijding. Deze activiteiten zullen geen gevolgen hebben voor de operationele werkzaamheden van Eurojust zoals voorzien in het Eurojust-besluit en houden in het bijzonder niet in dat OLAF inzage krijgt in of de beschikking krijgt over documenten die verband houden met een zaak.

Artikel 34

1. De administratief directeur kan zijn bevoegdheden tot uitvoering van de begroting delegeren aan ambtenaren van Eurojust die onder het statuut vallen, onder voorwaarden die zijn bepaald in de door de raad van bestuur goedgekeurde financiële regelingen van Eurojust. De delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de hun uitdrukkelijk verleende bevoegdheden.

2. Delegatieverkrijgers kunnen de verkregen bevoegdheden subdelegeren onder de voorwaarden die zijn bepaald in de financiële uitvoeringsvoorschriften van Eurojust. De administratief directeur moet uitdrukkelijk instemmen met een subdelegatie.

Artikel 35

1. Het is alle financiële actoren in de zin van hoofdstuk 2 en enige andere persoon die is betrokken bij de uitvoering van de begroting, management, controle of beheer, verboden enige handeling te verrichten waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van Eurojust. Indien een dergelijk geval zich voordoet, dient de betrokken persoon van deze handeling af te zien en zich tot de bevoegde autoriteit te wenden.

2. Er is sprake van een belangenconflict indien de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functie van een persoon zoals bedoeld in lid 1, in de begrotingsuitvoering of een interne controleur in het gedrang komt als gevolg van familiebanden, vriendschap, politieke of nationale verwantschap, economische belangen of enige andere belangengemeenschap met de begunstigde.

3. De in lid 1 vermelde bevoegde autoriteit is de hiërarchische meerdere van de betrokken ambtenaar. Indien deze laatste de administratief directeur is, is het College de bevoegde autoriteit.

Artikel 36

1. De administratief directeur voert de begroting uit binnen de onder zijn gezag geplaatste diensten.

2. Voor zover dit onvermijdelijk blijkt, kunnen technische expertises en administratieve, voorbereidende of bijkomende opdrachten die geen overheidstaak of de uitoefening van een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, langs contractuele weg worden toevertrouwd aan externe privaatrechtelijke eenheden of organen.

HOOFDSTUK 2

Financiële actoren

Afdeling 1 — Beginsel van scheiding van functies

Artikel 37

De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar.

Afdeling 2 — Ordonnateur

Artikel 38

1. De ordonnateur is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer en staat in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan.

2. Voor het verrichten van uitgaven gaat de ordonnateur vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.

3. De inning van ontvangsten behelst de opstelling van schuldvorderingsramingen, de vaststelling van de te innen rechten en de afgifte van invorderingsopdrachten. In voorkomend geval kan van het innen van een vastgestelde schuldvordering worden afgezien.

4. De ordonnateur voert minimumnormen in zoals bepaald in de financiële uitvoeringsvoorschriften van Eurojust. Deze minimumnormen zijn vastgesteld op grond van de door de Commissie voor haar eigen dienst vastgelegde normen, daarbij rekening houdend met de aan de beheeromstandigheden en de aard van de gefinancierde transacties verbonden risico’s, de organisatorische structuur en de systemen en procedures voor beheer en interne controle die passen bij de uitvoering van zijn taken, inclusief, in voorkomend geval, verificaties achteraf.

De ordonnateur zorgt ervoor dat binnen zijn diensten deskundigen en adviseurs worden aangesteld die hem kunnen bijstaan om de risico’s die aan zijn activiteiten zijn verbonden, te beheersen.

5. Vooraleer een verrichting wordt toegestaan, worden de operationele en financiële aspecten ervan overeenkomstig de uitvoeringsvoorschriften geverifieerd door andere personeelsleden dan degene die de verrichting heeft ingeleid. Inleiding en verificatie vooraf en achteraf van een verrichting zijn gescheiden functies.

6. De ordonnateur bewaart de bewijsstukken van de uitgevoerde acties gedurende vijf jaar, te rekenen vanaf de dag van het besluit tot kwijting van de uitvoering van de begroting. Persoonsgegevens in de bewijsstukken zullen waar mogelijk worden verwijderd, wanneer deze gegevens niet noodzakelijk zijn voor begrotingskwijting, beheer of controle. In elk geval zijn de gedetailleerde regels voor gegevensbescherming zoals vastgelegd in het Eurojust-besluit en het interne reglement betreffende de verwerking en bescherming van persoonsgegevens bij Eurojust van toepassing.

Artikel 39

1. Onder inleiding van een in artikel 38, lid 5, bedoelde verrichting moet worden begrepen: het geheel van verrichtingen ter voorbereiding van de goedkeuring van handelingen in verband met de uitvoering van de begroting door de in de artikelen 33 en 34 bedoelde ordonnateurs.

2. Onder verificatie van een in artikel 38, lid 5, bedoelde verrichting moet worden begrepen: het geheel van de controles vooraf die door de ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten van de verrichting te verifiëren.

3. Iedere verrichting wordt minstens van tevoren geverifieerd. Met deze verificatie wordt beoogd vast te stellen:

a) of de uitgave regelmatig is en conform de toepasselijke bepalingen;

b) of het in artikel 25 bedoelde beginsel van goed financieel beheer is toegepast.

Bij verificatie vooraf kan de verantwoordelijke ordonnateur een reeks soortgelijke afzonderlijke transacties met betrekking tot routinematige uitgaven voor salarissen, pensioensbijdragen, vergoeding van gemaakte onkosten en medische onkosten beschouwen als één handeling.

In het geval dat is genoemd in de tweede subalinea voert de verantwoordelijke ordonnateur, afhankelijk van zijn/haar risicobeoordeling, een passende verificatie achteraf uit, overeenkomstig lid 4.

4. Met de verificaties achteraf op basis van bewijsstukken en, indien nodig, ter plaatse wordt beoogd na te gaan of de ten laste van de begroting gefinancierde verrichtingen goed zijn uitgevoerd en of de in lid 3 bedoelde criteria zijn nageleefd. Deze verificaties kunnen steekproefsgewijs worden gehouden op basis van een risicoanalyse.

5. De ambtenaren of andere functionarissen die belast zijn met de in de leden 2 en 4 bedoelde verificaties, zijn niet dezelfden als die de in lid 1 bedoelde opdrachten uitvoeren, en zijn niet ondergeschikt aan dezen.

6. Elk personeelslid dat verantwoordelijk is voor de controle van het beheer van de financiële verrichtingen, bezit de vereiste beroepsbekwaamheden. Hij respecteert een specifieke beroepscode die door Eurojust wordt vastgesteld op grond van de normen die de Commissie voor haar eigen diensten heeft vastgesteld.

Artikel 40

1. De ordonnateur legt verantwoording over de uitoefening van zijn taken af aan het College door middel van een jaarlijks activiteitenverslag, vergezeld van gegevens betreffende financiën en beheer die bevestigen dat de informatie in het verslag een waarheidsgetrouwe en eerlijke weergave vormen, behalve wanneer anders aangegeven door middel van beperkingen met betrekking tot bepaalde onderdelen van ontvangsten en uitgaven.

Dit jaarlijkse activiteitenverslag vermeldt de resultaten van zijn verrichtingen in het licht van de hem gestelde doelstellingen voor verrichtingen die geen verband houden met de afhandeling van zaken, de met deze verrichtingen verbonden risico’s, het gebruik van de hem ter beschikking gestelde middelen en de efficiëntie en effectiviteit van het interne controlesysteem. De interne controleur neemt, in de zin van artikel 71, kennis van het jaarlijkse activiteitenverslag en van de andere genoemde informatie.

2. Het College zendt ieder jaar uiterlijk op 15 juni de begrotingsautoriteit en de Rekenkamer een analyse en beoordeling van het jaarlijkse activiteitenverslag over het voorgaande begrotingsjaar. Deze analyse en beoordeling worden opgenomen in het jaarverslag van Eurojust overeenkomstig de bepalingen van het Eurojust-besluit.

Artikel 41

Elk bij het financiële beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid dat van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren, onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepsregels die hij moet naleven, deelt dit schriftelijk aan de administratief directeur mee en, wanneer deze niet binnen een redelijke termijn optreedt, aan de in artikel 47, lid 4, bedoelde instantie alsmede aan het College. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van de Gemeenschappen kunnen schaden, waarschuwt hij de bij de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.

Artikel 42

In gevallen waarin bevoegdheden tot uitvoering van de begroting overeenkomstig artikel 34 zijn gedelegeerd of gesubdelegeerd, is artikel 38, leden 1, 2 en 3, mutatis mutandis van toepassing op de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs.

Afdeling 3 — Rekenplichtige

Artikel 43

1. Het College stelt een onder het statuut vallende rekenplichtige aan, die functioneel onafhankelijk is bij de uitvoering van zijn/haar taken. Hij/zij wordt binnen Eurojust belast met:

a) de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;

b) het opstellen en inrichten van de rekeningen overeenkomstig titel VII;

c) het voeren van de boekhouding overeenkomstig titel VII;

d) het overeenkomstig titel VII ten uitvoer leggen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel in overeenstemming met de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde bepalingen;

e) het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren; de rekenplichtige krijgt de bevoegdheid de respectievelijke validatiecriteria te verifiëren;

f) het beheer van de kasmiddelen.

2. De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur, die de betrouwbaarheid ervan garandeert, alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen van Eurojust en de uitvoering van de begroting.

2 bis. Voor aanvaarding van de rekeningen door de administratief directeur zal de rekenplichtige ze ondertekenen om te bevestigen dat hij/zij er redelijkerwijs van overtuigd is dat de rekeningen een waarheidsgetrouwe en eerlijke weergave vormen van de financiële situatie van Eurojust.

Daarom zal de rekenplichtige zichzelf ervan overtuigen dat de rekeningen zijn opgesteld volgens de vastgelegde boekhoudregels, -methoden en -systemen en dat alle ontvangsten en uitgaven in de rekeningen zijn opgenomen.

De ordonnateur zal alle informatie verstrekken die de rekenplichtige nodig heef om zijn/haar taken te vervullen.

De ordonnateur blijft volledig verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de fondsen onder zijn/haar beheer en de wettigheid en rechtmatigheid van de uitgaven onder zijn/haar beheer.

2 ter. De rekenplichtige krijgt de bevoegdheid de ontvangen informatie te controleren en eventuele verdere controles uit te voeren die hij/zij noodzakelijk acht om de rekeningen voor akkoord te kunnen ondertekenen.

De rekenplichtige zal zo nodig kanttekeningen plaatsen met daarbij een nauwkeurige toelichting van de aard en omvang daarvan.

2 quater. De rekenplichtige van Eurojust zal de jaarrekeningen voor akkoord tekenen en naar de rekenplichtige van de Commissie sturen.

3. Behoudens lid 4 van dit artikel en artikel 44, is alleen de rekenplichtige bevoegd het beheer te voeren over de kasmiddelen en waardepapieren. Hij/zij is aansprakelijk voor de bewaring ervan.

4. Indien dat onvermijdelijk blijkt voor de uitvoering van zijn/haar taken, kan de rekenplichtige een aantal van zijn/haar functies delegeren aan onder zijn/haar hiërarchische verantwoordelijkheid geplaatste personeelsleden die zijn onderworpen aan het statuut. Indien dat de beoogde gang van zaken is, stelt de rekenplichtige de ordonnateur daarvan vooraf op de hoogte.

5. In het delegatiebesluit worden de aan de delegatieverkrijgers overgedragen taken, rechten en plichten omschreven.

Afdeling 4 — Beheerder van gelden ter goede rekening

Artikel 44

Indien dit noodzakelijk blijkt voor de betaling van uitgaven van een gering bedrag en voor de inning van andere, in artikel 5 bedoelde ontvangsten, kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld, waarvoor de middelen worden verstrekt door de rekenplichtige en dat onder de verantwoordelijkheid valt van door hem aangewezen beheerders van gelden ter goede rekening.

Het maximale bedrag dat een beheerder van gelden ter goede rekening aan een derde kan betalen, wordt voor alle uitgaven en ontvangsten vastgesteld in de financiële uitvoeringsvoorschriften van Eurojust.

Betalingen vanaf gelden ter goede rekeningen kunnen worden gedaan door middel van bankoverschrijvingen, waaronder mede begrepen het in artikel 66, lid 1 bis, genoemde machtigingssysteem, cheques of andere betaalmethoden, overeenkomstig de aanwijzingen van de rekenplichtige.

HOOFDSTUK 3

Verantwoordelijkheid van de financiële actoren

Afdeling 1 — Algemene bepalingen

Artikel 45

1. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kan de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs te allen tijde door het gezag dat hen heeft benoemd, tijdelijk of definitief hun delegatie of subdelegatie worden ontnomen.

De ordonnateur kan te allen tijde zijn akkoord over een specifieke subdelegatie intrekken.

2. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kan de rekenplichtige te allen tijde door het gezag dat hem heeft benoemd, tijdelijk of definitief van zijn functies worden ontheven door het College.

Laatstbedoelde stelt dan een tijdelijke rekenplichtige aan.

3. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kunnen de beheerders van gelden ter goede rekening te allen tijde tijdelijk of definitief uit hun functie worden ontheven door de rekenplichtige.

Artikel 46

1. De bepalingen van dit hoofdstuk doen niets af aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de in artikel 45 bedoelde personeelsleden krachtens het toepasselijke nationale recht en de geldende bepalingen aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten betrokken zijn.

2. Onverminderd het bepaalde in de artikelen 47, 48 en 49, is elke ordonnateur, rekenplichtige of beheerder van gelden ter goede rekening tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk onder de in het statuut vastgestelde voorwaarden. Gevallen van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van de Gemeenschappen kunnen schaden, worden voorgelegd aan de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.

Afdeling 2 — Regels betreffende de ordonnateur en de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs

Artikel 47

1. De ordonnateur is geldelijk aansprakelijk onder de in het statuut vermelde voorwaarden.

1 bis. De verplichting een vergoeding te betalen geldt met name wanneer:

a) de ordonnateur, hetzij met opzet dan wel door zijn/haar grove nalatigheid, in te vorderen rechten vaststelt, invorderingsopdrachten geeft, een uitgave vastlegt of een betalingsopdracht tekent, zonder zich te richten naar deze regeling en de financiële uitvoeringsvoorschriften van Eurojust.

b) de ordonnateur, hetzij met opzet dan wel door zijn/haar grove nalatigheid, verzuimt een document waaruit een schuldvordering ontstaat, op te stellen of een invorderingsopdracht niet of te laat uitvaardigt of een betalingsopdracht, waarvoor Eurojust burgerrechtelijk aansprakelijk kan worden gesteld tegenover derden, niet of te laat uitvaardigt.

2. Wanneer een gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur oordeelt dat een door hem te nemen besluit onregelmatig is of tegen de beginselen van goed financieel beheer indruist, deelt hij dat schriftelijk mee aan het delegatieverlenende gezag. Indien dit schriftelijk de met redenen omklede opdracht geeft om het genoemde besluit te nemen, is de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur van zijn aansprakelijkheid ontslagen.

3. In geval van delegatie blijft de ordonnateur verantwoordelijk voor de efficiëntie en doelmatigheid van het ingestelde systeem voor beheer en interne controle en de keuze van de gedelegeerde ordonnateur.

4. De gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden die door de Commissie is opgericht overeenkomstig artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement, zal ten aanzien van Eurojust dezelfde bevoegdheden uitoefenen als die welke zijn toegekend ten aanzien van de diensten van de Commissie, tenzij het College besluit een op functioneel vlak onafhankelijke instantie aan te stellen of mee te werken aan een gezamenlijke instantie die wordt opgericht door verschillende gemeenschapsorganen. Voor zaken die door Eurojust worden ingediend, zal de gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden die door de Commissie is opgericht, een personeelslid van een gemeenschapsorgaan bevatten.

Op grond van het advies van deze instantie neemt de administratief directeur een beslissing omtrent het instellen van een procedure wegens tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid. Indien de instantie met een systeem verbonden problemen ontdekt, zendt zij de ordonnateur en de interne controleur van de Commissie een verslag met aanbevelingen toe. Indien door dit verslag de administratief directeur in het gedrang wordt gebracht, zendt de vermelde instantie het toe aan het College en aan de interne controleur van de Commissie. De administratief directeur zal, geanonimiseerd, verwijzen naar de meningen van de instantie in zijn/haar jaarlijkse activiteitenverslag en aangeven welke maatregelen zijn getroffen.

5. Elke ambtenaar kan worden verplicht de schade die Eurojust door grove schuld zijnerzijds in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden overeenkomstig het statuut.

Het met redenen omklede besluit wordt genomen door het tot aanstelling bevoegde gezag na vervulling van de door het statuut voorgeschreven tuchtrechtelijke formaliteiten.

Afdeling 3 — Regels betreffende de rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening

Artikel 48

Een rekenplichtige kan, onder de in het statuut vastgestelde voorwaarden, tuchtrechtelijk verantwoordelijk of geldelijk aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:

a) middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verliezen of aantasten of dit verlies of deze aantasting veroorzaken door zijn nalatigheid;

b) bankrekeningen of postrekeningen wijzigen zonder dit voorafgaandelijk te melden aan de ordonnateur;

c) invorderingen of betalingen verrichten die niet in overeenstemming zijn met de desbetreffende invorderingsof betalingsopdrachten;

d) nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.

Artikel 49

Een beheerder van gelden ter goede rekening kan, onder de in het statuut vastgestelde voorwaarden, tuchtrechtelijk verantwoordelijk of geldelijk aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:

a) middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verliezen of aantasten of dit verlies of aantasting veroorzaken door zijn nalatigheid;

b) verrichte betalingen niet met deugdelijke bewijsstukken kunnen verantwoorden;

c) aan anderen dan rechthebbenden betalen;

d) nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.

HOOFDSTUK 4

Ontvangsten

Afdeling 1 — Algemene bepalingen

Artikel 50

Eurojust stelt bij dezen aan de Commissie, binnen de door haar vastgestelde voorwaarden en overeenkomstig een met haar overeengekomen periodiciteit, verzoeken om betaling van een gehele of gedeeltelijke subsidie van de Gemeenschap voor overeenkomstig artikel 15, lid 5.

Artikel 51

De aan Eurojust door de Commissie betaalde middelen uit hoofde van de subsidie brengen interesten op ten bate van de algemene begroting.

Afdeling 2 — Raming van schuldvorderingen

Artikel 52

Elke maatregel of situatie die kan leiden tot het ontstaan van of het wijzigen van een schuldvordering van Eurojust maakt vooraf het voorwerp uit van een schuldvordering van de bevoegde ordonnateur.

Afdeling 3 — Vaststelling van schuldvorderingen

Artikel 53

1. De vaststelling van een schuldvordering is de handeling waarbij de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur:

a) het bestaan van de schuld van de debiteur verifieert;

b) het voorwerp en het bedrag van de schuld vaststelt of verifieert;

c) de invorderbaarheid van de schuld verifieert.

2. Elke schuldvordering die als zeker, liquide en opeisbaar wordt vastgesteld, moet worden geconstateerd door een aan de boekhoudkundige opgedragen invorderingsopdracht, die vergezeld moet gaan van een debetnota die aan de debiteur moet worden toegezonden. Beide handelingen worden door de bevoegde ordonnateur opgesteld en toegezonden.

3. In de contracten en subsidieovereenkomsten die Eurojust sluit, zal worden bepaald dat elke schuldvordering die niet terugbetaald is binnen de termijn die vermeld is in de debetnota, interest opbrengt overeenkomstig de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement. De voorwaarde waarbij rente voor late betaling verschuldigd is aan Eurojust, waaronder het tarief voor de wettelijke rente, zal uitdrukkelijk worden aangegeven in de contracten en subsidieovereenkomsten.

4. In naar behoren gerechtvaardigde gevallen kunnen bepaalde lopende inkomsten het voorwerp uitmaken van voorlopige vaststellingen.

Een voorlopige vaststelling bestrijkt verschillende afzonderlijke invorderingen die derhalve niet het voorwerp moeten uitmaken van een afzonderlijke vaststelling.

Voor de afsluiting van het begrotingsjaar dient de ordonnateur de wijzigingen in de voorlopige vaststellingen aan te brengen opdat deze in overeenstemming zijn met de werkelijk vastgestelde schuldvorderingen.

Afdeling 4 — Invorderingsopdracht

Artikel 54

De invorderingsopdracht is de handeling waardoor de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige door het geven van een invorderingsopdracht de instructie geeft om een schuldvordering te innen die hij heeft vastgesteld.

Afdeling 5 — Invordering

Artikel 55

1. De onterecht betaalde bedragen worden ingevorderd.

2. De rekenplichtige neemt de door de bevoegde ordonnateur naar behoren opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling. Hij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de ontvangsten van Eurojust en toe te zien op het behoud van de rechten van de Gemeenschappen.

3. Wanneer de bevoegde ordonnateur van het innen van een deel van of de hele vastgestelde schuldvordering afziet, verifieert hij of het afzien van de schuldvordering regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer en evenredigheid.

Het afzien van het innen van een vastgestelde schuldvordering geschiedt op basis van een met redenen omkleed besluit van de ordonnateur. De ordonnateur kan een dergelijk besluit uitsluitend delegeren bij vorderingen van minder dan 5 000 EUR.

Het afwijzingsbesluit bevat de redenen voor de inning alsook de juridische en feitelijke elementen waarop een en ander gebaseerd is.

4. De bevoegde ordonnateur annuleert een vastgestelde schuldvordering indien het ontdekken van een juridische of feitelijke vergissing aangeeft dat een schuldvordering niet correct werd vastgesteld. Deze annulering gaat gepaard met een besluit van de bevoegde ordonnateur alsook met een met redenen omkleed advies.

5. De bevoegde ordonnateur wijzigt naar boven of naar onder toe het bedrag van een vastgestelde schuldvordering wanneer het ontdekken van een feitelijke vergissing de wijziging meebrengt van het bedrag van de schuldvordering, voor zover deze correctie niet betekent dat afstand wordt gedaan van het ten gunste van Eurojust vastgestelde recht. Bedoelde aanpassing wordt uitgevoerd op grond van een besluit van de bevoegde ordonnateur, waarbij een en ander met redenen moet worden omkleed.

Artikel 56

1. De door de rekenplichtige uitgevoerde inning leidt ertoe dat de rekenplichtige in de rekeningen een en ander registreert, waarbij de bevoegde ordonnateur op de hoogte moet worden gesteld.

2. Voor iedere storting in gereed geld in de kas van de rekenplichtige moet een ontvangstbewijs worden afgegeven.

Artikel 57

1. Indien op de in de invorderingsopdracht genoemde vervaldatum geen inning heeft plaatsgevonden, stelt de bevoegde rekenplichtige de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis en tracht hij onverwijld de inning alsnog te bewerkstelligen met aanwending van passende rechtsmiddelen, eventueel bij wijze van compensatie, en, indien een en ander niet mogelijk is, door middel van gedwongen uitvoering.

2. De rekenplichtige gaat over tot de inning bij wijze van compensatie en eventueel van de schuldvorderingen van Eurojust ten aanzien van elke schuldenaar zelf die een zekere, liquide en opeisbare schuld heeft ten aanzien van Eurojust, voor zover de compensatie juridisch mogelijk is.

Artikel 58

Aanvullende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in ruggespraak met de bevoegde ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen omkleed verzoek van de debiteur, en wel op voorwaarde dat:

a) de debiteur zich ertoe verbindt de rentebetalingen uit te betalen tegen de percentages aangegeven in artikel 86 van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement voor de hele termijn die wordt toegekend vanaf de in de debetnota vermelde datum;

b) hij, ter bescherming van de rechten van Eurojust, een financiële garantie samenstelt die de hoofdsom en de rente van de schuld dekt.

Artikel 58 bis

De rekenplichtige zal een lijst bijhouden van de te vorderen bedragen, waarop de rechten van Eurojust zijn onderverdeeld op de datum waarop de invorderingsopdracht is uitgevaardigd. Hij/zij zal tevens aangeven wanneer is besloten af te zien van een deel van of de hele vastgestelde schuldvordering. De lijst zal worden toegevoegd aan het verslag van Eurojust over het beheer op begrotings- en financieel gebied.

Eurojust zal een lijst opstellen van haar rechten met daarop de namen van de debiteuren en de hoogte van de vordering, wanneer de debiteur door de rechter gelast is te betalen in een uitspraak, met de geldigheid van res judicata, en wanneer binnen een jaar na deze uitspraak geen of slechts een geringe betaling is ontvangen. De lijst zal openbaar gemaakt worden, waarbij de relevante wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens in acht wordt genomen.

Artikel 58 ter

Voor de rechten van Eurojust ten aanzien van derden en de rechten van derden ten aanzien van Eurojust geldt een beperkingstermijn van vijf jaar, die wordt vastgelegd in de contracten en subsidieovereenkomsten die Eurojust sluit.

Afdeling 6 — Specifieke bepalingen die gelden voor heffingen en belastingen

Artikel 59

Voor zover bijdragen of belastingen in de zin van artikel 5, onder a), worden geheven door Eurojust, maken zij aan het begin van elk begrotingsjaar het voorwerp uit van een voorlopige algemene raming. Wanneer heffingen en belastingen volledig worden bepaald op grond van wetgeving of beslissingen van het College, kan de ordonnateur ervan afzien een invorderingsopdracht uit te vaardigen en direct een debetnota opstellen, nadat de vordering is vastgesteld. In dat geval worden alle details van het recht van Eurojust geregistreerd. De rekenplichtige houdt een lijst bij van alle debetnota’s en geeft het aantal debetnota’s en het totaalbedrag op in het verslag van Eurojust op het gebied van begrotings- en financieel beheer.

Wanneer Eurojust een afzonderlijk factureringssysteem gebruikt, zal de rekenplichtige regelmatig en in ieder geval een keer per maand het totaalbedrag van de ontvangen heffingen en belastingen invoeren in de rekeningen.

Als vuistregel geldt dat Eurojust diensten op grond van de haar toevertrouwde taken pas verschaft, nadat de bijbehorende heffing of belasting volledig betaald is. Indien, bij uitzondering, een dienst verleend is zonder voorafgaande betaling van de bijbehorende heffing of belasting, dan zijn afdeling 3, 4 en 5 van dit hoofdstuk van toepassing.

HOOFDSTUK 5

Uitgaven

Artikel 60

1. Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling.

2. Elke uitgavenvaststelling moet voorafgegaan worden door een financieringsbesluit.

3. Het werkprogramma van Eurojust staat gelijk met een financieringsbesluit voor de activiteiten waarop het betrekking heeft, voor zover deze duidelijk zijn vastgesteld en in overeenstemming zijn met duidelijk vastgestelde raamcriteria. Het werkprogramma zal gedetailleerde doelstellingen en resultaatmaatstaven bevatten.

4. De huishoudelijke kredieten kunnen worden uitgevoerd zonder voorafgaand financieringsbesluit.

Afdeling 1 — Vastlegging van uitgaven

Artikel 61

1. De vastlegging in de begroting is de handeling waarbij de kredieten worden gereserveerd die nodig zijn voor de latere betalingen ter uitvoering van een juridische verbintenis.

2. Het aangaan van een juridische verbintenis is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur een verplichting jegens derden doet ontstaan die tot een uitgave ten laste van de begroting kan leiden.

3. Bij een individuele vastlegging zijn de begunstigde en het bedrag van de uitgave bepaald.

4. Van een globale vastlegging is sprake wanneer ten minste een van de elementen die nodig zijn voor de identificatie van de individuele vastlegging, niet bepaald is.

5. Een voorlopige vastlegging heeft betrekking op de lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet definitief zijn aangewezen.

De voorlopige vastlegging wordt uitgevoerd door een of meer individuele juridische verbintenissen te sluiten die recht geven op latere betalingen, dan wel, in bepaalde uitzonderingsgevallen in verband met de uitgaven voor personeelsbeheer, door rechtstreekse betalingen.

Artikel 62

1. Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat, verricht de bevoegde ordonnateur een vastlegging vooraleer een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten.

2. De overkoepelende begrotingsvastleggingen dekken de totale kosten van de bijbehorende afzonderlijke juridische verbintenissen die zijn overeengekomen tot en met 31 december van het jaar N + 1.

De afzonderlijke juridische verbintenissen in verband met afzonderlijke of voorlopige begrotingsvastleggingen worden uiterlijk afgesloten op 31 december van het jaar N.

Bij het verstrijken van de in de eerste en tweede alinea bedoelde periode, moet het saldo van deze begrotingsvastleggingen dat niet gedekt is door een juridische verbintenis, door de bevoegde ordonnateur worden vrijgemaakt.

3. Juridische verbintenissen die zijn aangegaan voor activiteiten waarvan de verwezenlijking langer dan een jaar duurt, alsook overeenkomstige begrotingsvastleggingen brengen, behalve wanneer het om personeelsuitgaven gaat, een welbepaalde uitvoeringstermijn mee die wordt vastgesteld overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer.

De delen van deze betalingsverplichtingen die niet zijn uitgevoerd zes maanden na de uitvoeringsdatum, maken deel uit van een niet-vastlegging, zulks overeenkomstig artikel 11.

Een begrotingsvastlegging met betrekking tot een juridische verbintenis waarvoor geen betaling in de zin van artikel 67 is gedaan binnen drie jaar na ondertekening van de juridische verbintenis, zal worden opgeheven.

Artikel 63

Bij elke vastlegging vergewist de bevoegde ordonnateur zich van:

a) de juistheid van de aanwijzing op de begroting;

b) de beschikbaarheid van de kredieten;

c) de overeenstemming van de uitgaven ten aanzien van de financiële uitvoeringsvoorschriften van Eurojust;

d) de eerbiediging van het beginsel van goed financieel beheer.

Afdeling 2 — Betaalbaarstelling

Artikel 64

De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur:

a) het bestaan van de rechten van de schuldeiser verifieert;

b) nagaat of de voorwaarden vervuld zijn om de schuldvordering opeisbaar te maken;

c) de opeisbaarheid en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert.

Artikel 65

1. Elke vereffening van een schuldvordering is gebaseerd op bewijsstukken waarbij de rechten van de schuldeiser zijn gebaseerd, zulks op basis van de vaststelling van werkelijk uitgevoerde dienstverlening, werkelijk uitgevoerde leveringen of werkelijk uitgevoerde werkzaamheden, of op basis van andere bewijzen die de betaling rechtvaardigen.

2. Het besluit tot betaalbaarstelling leidt tot de ondertekening van een verklaring „betaalbaar” door de bevoegde ordonnateur.

3. In een niet-geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarstelling de vorm van een stempel met de handtekening van de bevoegde ordonnateur. In een geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarstelling de vorm van een validering waarvoor de bevoegde ordonnateur zijn persoonlijk wachtwoord gebruikt.

Afdeling 3 — Betalingsopdracht

Artikel 66

1. De betalingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een uitgave te betalen die door hem betaalbaar is gesteld.

1 bis. Wanneer periodieke betalingen worden gedaan voor verleende diensten, waaronder verhuurdiensten of levering van goederen en onder voorbehoud van zijn/haar risicobeoordeling, kan de ordonnateur opdracht geven een machtiging op te zetten.

2. De betalingsopdracht wordt door de bevoegde ordonnateur gedateerd en ondertekend en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden. De bewijsstukken worden overeenkomstig artikel 38, lid 6, door de bevoegde ordonnateur bewaard.

3. In voorkomend geval gaat de aan de rekenplichtige toegezonden betalingsopdracht vergezeld van een verklaring dat de goederen zijn opgenomen in de in artikel 90, lid 1, bedoelde inventarissen.

Afdeling 4 — Betaling

Artikel 67

1. De betaling wordt uitgevoerd indien is aangetoond dat het betrokken optreden werd uitgevoerd overeenkomstig het bepaalde in het oprichtingsbesluit in de zin van artikel 49 van het Financieel Reglement en het contract of de overeenkomst tot subsidieverlening, alsook een van de volgende operaties bestrijkt:

a) betaling van het volledige verschuldigde bedrag;

b) betaling van het verschuldigde bedrag op de volgende wijze: i) voorfinanciering, eventueel verdeeld in verschillende stortingen, ii) een of meer tussentijdse betalingen, iii) betaling van het saldo van de verschuldigde bedragen.

De voorfinancieringen worden geheel of gedeeltelijk in aanmerking genomen op de tussentijdse betalingen.

Het totaal van de voorfinanciering en de tussentijdse betalingen wordt op de betaling van het saldo aangerekend.

2. In de boekhouding wordt onderscheid gemaakt tussen de in lid 1 genoemde soorten betalingen op het ogenblik waarop zij zijn verricht.

Artikel 68

De betalingen worden door de rekenplichtige binnen de grenzen van de beschikbare middelen verricht.

Afdeling 5 — Termijnen voor de uitgavenverrichtingen

Artikel 69

De verrichtingen inzake de vereffening, de opdracht en de betaling van de uitgaven moeten worden uitgevoerd binnen de termijnen van en het bepaalde in de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement.

HOOFDSTUK 6

Computersystemen

Artikel 70

Wanneer de ontvangsten en uitgaven met behulp van computersystemen worden beheerd, kunnen de handtekeningen door middel van een geautomatiseerde of elektronische procedure worden aangebracht.

HOOFDSTUK 7

Interne controleur

Artikel 71

Eurojust beschikt over een functie inzake interne audit. De interne controleur wordt benoemd en oefent zijn bevoegdheden uit overeenkomstig artikel 38, leden 2 en 3, van het Eurojust-besluit.

Artikel 72

1. De interne controleur adviseert Eurojust bij het beheersen van de risico’s door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheers en controlesystemen en door aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de uitvoeringsvoorwaarden van de verrichtingen en ter bevordering van een goed financieel beheer.

Hij is belast met:

a) het beoordelen van de toereikendheid en de doeltreffendheid van de interne beheerssystemen alsook de uitvoeringsvoorwaarden bij de uitvoering van de programma’s en de acties met betrekking tot de risico’s die hiermee verband houden;

b) het beoordelen van de efficiëntie en effectiviteit van de interne beheers- en controlesystemen die worden toegepast op elke uitvoering van de begroting.

2. De interne controleur oefent zijn functies uit met betrekking tot alle activiteiten en dienstverlening van Eurojust. Hij heeft een volledige en onbeperkte toegang tot alle informatie die hij voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft.

3. De interne controleur brengt verslag uit aan het College en aan de administratief directeur met betrekking tot zijn vaststellingen en aanbevelingen. Hierbij wordt gezorgd voor de follow-up van de aanbevelingen die aansluiten bij de controles.

4. De interne controleur brengt aan Eurojust een jaarverslag uit waarin met name het aantal en de soort uitgeoefende interne controles worden vermeld, naast de nodige aanbevelingen en de aan deze aanbevelingen gegeven gevolgtrekkingen. Dit jaarverslag bevat bovendien de systematische problemen die door de gespecialiseerde instantie zijn vastgesteld die werd ingesteld overeenkomstig artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement.

5. Eurojust stelt jaarlijks aan de kwijtingsautoriteit en de Commissie een verslag ter beschikking dat is opgesteld door de administratief directeur en waarin melding wordt gemaakt van het aantal en de soorten interne audits die zijn uitgevoerd door de interne controleur, de daarbij gevoegde aanbevelingen, alsook het gevolg dat aan bedoelde aanbevelingen is gegeven.

6. Dit artikel is niet van toepassing op werkzaamheden en documenten met betrekking tot de afhandeling van zaken.

Artikel 73

De verantwoordelijkheid van de interne controleur is bij de uitoefening van zijn functies vervat in de financiële uitvoeringsvoorschriften van Eurojust overeenkomstig artikel 87 van het Financieel Reglement.

TITEL V

PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN

Artikel 74

1. Wat betreft het plaatsen van overheidsopdrachten, zijn de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement alsook de uitvoeringsvoorschriften daarvan van toepassing, onder voorbehoud van de leden 4 tot en met 7 van dit artikel.

2. Eurojust kan, op eigen verzoek, als uitbestedende instantie betrokken zijn bij het toekennen van contracten van de Commissie of interinstitutionele contracten en bij het toekennen van contracten van andere gemeenschapsorganen.

3. Eurojust zal deelnemen aan de gemeenschappelijke centrale database die de Commissie heeft opgezet en beheert overeenkomstig artikel 95 van het Financieel Reglement.

4. Eurojust kan een contract sluiten, zonder haar toevlucht te kunnen nemen tot een openbare aanbestedingsprocedure, met de Commissie, de interinstitutionele bureaus en het vertaalcentrum voor organen van de Europese Unie die door Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad (7) zijn opgericht voor de levering van goederen, verlening van diensten of uitvoering van werkzaamheden.

5. Onverminderd bovenstaande bepalingen is Eurojust gerechtigd deel te nemen aan of te profiteren van aanbestedingsprocedures van de gaststaat of een internationale organisatie, mits deze in hun aanbestedingsprocedures normen hanteren die dezelfde garanties bieden als de internationaal aanvaarde normen, met name met betrekking tot transparantie, discriminatie en belangenverstrengeling.

Uitsluitend de administratief directeur is bevoegd om de gelijkwaardigheid van de garanties met de internationaal aanvaarde normen te erkennen.

6. In verband met artikel 101 van het Financieel Reglement zal in de aanbesteding worden opgenomen dat Eurojust, voor ondertekening van het contract, de aanbestedingsprocedure mag staken of intrekken zonder dat de kandidaten of inschrijvers recht hebben op een vergoeding.

7. In verband met artikel 103 van het Financieel Reglement zal in een aanbesteding van Eurojust worden opgenomen dat zij de procedure mag opschorten en alle benodigde maatregelen mag treffen, waaronder het intrekken van de procedure op grond van de in dat artikel vermelde voorwaarden.

In verband met artikel 103 van het Financieel Reglement zal in de contracten die Eurojust sluit met commerciële dienstverleners, worden vastgelegd dat Eurojust maatregelen mag treffen zoals beschreven in het desbetreffende artikel op grond van de daarin vermelde voorwaarden.

TITEL V A

PROJECTEN MET AANZIENLIJKE GEVOLGEN VOOR DE BEGROTING

Artikel 74 bis

Het College zal de begrotingsautoriteit zo snel mogelijk op de hoogte stellen van zijn voornemen een bepaald project uit te voeren, dat aanzienlijke financiële gevolgen zou kunnen hebben voor de bestuurlijke begroting, met name projecten met betrekking tot bezittingen, zoals het huren of aankopen van gebouwen. Het College zal de Commissie hiervan op de hoogte stellen.

Als een tak van de begrotingsautoriteit voornemens is een advies te verstrekken, zal deze Eurojust binnen twee weken na ontvangst van de informatie over het project van dit voornemen op de hoogte stellen. Bij uitblijven van een reactie mag Eurojust de geplande activiteiten voortzetten.

Het desbetreffende advies zal binnen vier weken na de in de tweede alinea beschreven kennisgeving aan Eurojust worden toegezonden.

TITEL V B

DESKUNDIGEN

Artikel 74 ter

Artikel 265 bis van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement is, mutatis mutandis, van toepassing op de selectie van deskundigen. Deze deskundigen worden betaald op basis van een vast bedrag voor hun hulp aan Eurojust, met name bij het beoordelen van voorstellen en subsidieaanvragen of inschrijvingen op aanbestedingen en voor het verschaffen van technische hulp bij de opvolging en de eindbeoordeling van projecten. Eurojust kan gebruikmaken van de lijsten die zijn opgesteld door de Commissie of andere gemeenschapsorganen.

TITEL VI

DOOR EUROJUST TOEGEKENDE SUBSIDIES

Artikel 75

1. Wanneer Eurojust subsidies kan verlenen aan openbare instanties voor de uitvoering van taken van Eurojust overeenkomstig artikel 3 van het Eurojust-besluit of voor de uitvoering van taken van het Europees Justitieel Netwerk overeenkomstig artikel 26, lid 2, onder b), van het Eurojust-besluit of door delegering door de Commissie overeenkomstig artikel 54, lid 2, onder b), van het Financieel Reglement, zijn de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften daarvan van toepassing, onder voorbehoud van de leden 2 en 3 van dit artikel.

2. Voor subsidies wordt een schriftelijke overeenkomst gesloten tussen Eurojust en de begunstigde.

3. In verband met artikel 119, lid 2, van het Financieel Reglement zal in subsidieovereenkomsten die Eurojust sluit, worden aangegeven dat Eurojust de subsidie mag opschorten, verlagen of beëindigen in de gevallen die zijn beschreven in artikel 183 van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement, nadat de begunstigde in de gelegenheid is gesteld zijn/haar standpunt uiteen te zetten.

TITEL VII

REKENING EN VERANTWOORDING EN BOEKHOUDING

HOOFDSTUK 1

Rekening en verantwoording

Artikel 76

De jaarverslagen van Eurojust omvatten:

a) de financiële staten van Eurojust,

b) de staten betreffende de uitvoering van de begroting van Eurojust.

De rekeningen van Eurojust gaan vergezeld van een verslag over het beheer op begrotings- en financieel gebied van het begrotingsjaar. In het verslag zal onder meer het uitvoeringspercentage van de kredieten worden aangegeven, alsmede beknopte informatie over de overdracht van kredieten tussen de verschillende begrotingsonderdelen.

Artikel 77

De rekeningen moeten regelmatig, waarheidsgetrouw en volledig zijn, alsook een getrouw beeld geven van:

a) wat de financiële staten betreft: de activa, de passiva, de lasten en baten, de rechten en verplichtingen die niet bij de activa en passiva zijn opgenomen, alsmede de kasstromen;

b) wat de staten over de uitvoering van de begroting betreft: de elementen van de uitvoering van de begroting aan ontvangstenzijde en aan uitgavenzijde.

Artikel 78

De financiële staten worden opgemaakt op basis van de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen, zoals zij zijn neergelegd in de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement, te weten:

a) continuïteit van de activiteiten;

b) voorzichtigheid;

c) bestendigheid van de boekhoudmethoden;

d) vergelijkbaarheid van de gegevens;

e) relatief belang;

f) niet-compensatie;

g) het wezen gaat boven de vorm;

h) periodetoerekening per begrotingsjaar.

Artikel 79

1. Volgens het beginsel van de periodetoerekening worden in de financiële staten de lasten en baten van het begrotingsjaar opgenomen, ongeacht de datum van betaling of inning.

2. De waarde van de actief en passiefbestanddelen wordt bepaald volgens de waarderingsregels die zijn vastgesteld in de in artikel 132 van het Financieel Reglement bedoelde boekhoudmethoden.

Artikel 80

1. De financiële staten zijn uitgedrukt in euro en omvatten:

a) de balans en de economische resultatenrekening die de vermogenssituatie en de financiële situatie, alsook het economische resultaat op 31 december van het voorbije begrotingsjaar weergeven. Zij zijn ingericht volgens de structuur die is vastgesteld in de richtlijn van de Raad betreffende de jaarrekening van bepaalde vennootschapsvormen, doch evenwel met inachtneming van de bijzondere aard van de activiteiten van Eurojust;

b) de tabel van de kasstromen die de inningen en uitbetalingen van het begrotingsjaar, alsook de eindstand weergeeft;

c) de staat van de veranderingen van het eigen vermogen die een gedetailleerd overzicht van de vermeerderingen en verminderingen van elk van de bestanddelen van de vermogensrekeningen in de loop van het begrotingsjaar geeft.

2. De bijlage bij de financiële staten vormt een aanvulling van en becommentarieert de gegevens die zijn verstrekt in de in lid 1 bedoelde staten, en verschaft daarnaast alle aanvullende informatie die door de boekhoudpraktijk is voorgeschreven die op internationaal vlak aanvaard is, wanneer bedoelde informatie pertinent is met betrekking tot de activiteiten van Eurojust.

Artikel 81

De verslagen over de uitvoering van de begroting worden opgesteld in euro. Zij omvatten:

a) de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering, die een samenvatting is van de begrotingsverrichtingen van het begrotingsjaar aan de ontvangsten en de uitgavenzijde; zij wordt opgesteld volgens dezelfde structuur als de begroting zelf;

b) de bijlage bij de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering, die de daarin gegeven informatie aanvult en toelicht.

Artikel 82

De rekenplichtige deelt uiterlijk tegen 1 maart volgende op het afgesloten begrotingsjaar zijn voorlopige rekeningen mee die vergezeld dienen te gaan van het verslag over het begrotings- en financiële beheer voor dat begrotingsjaar, zoals vermeld in artikel 76 van dit besluit, en wel aan de rekenplichtige van de Commissie en de Rekenkamer, om laatstgenoemde ertoe in staat te stellen over te gaan tot de boekhoudkundige consolidatie zoals bedoeld in artikel 128 van het Financieel Reglement.

De rekenplichtige zal het verslag over het begrotings- en financiële beheer tevens uiterlijk tegen 31 maart van het volgende jaar toezenden aan het Europees Parlement en de Raad.

Artikel 83

1. Overeenkomstig artikel 129, lid 1, van het Financieel Reglement formuleert de Rekenkamer uiterlijk tegen 15 juni van het volgende jaar haar opmerkingen met betrekking tot de voorlopige rekeningen van Eurojust.

2. Na ontvangst van de door de Rekenkamer geformuleerde opmerkingen betreffende de voorlopige rekeningen van Eurojust stelt de administratief directeur de definitieve rekeningen van Eurojust op overeenkomstig artikel 43 onder zijn eigen verantwoordelijkheid en stuurt die toe aan het College, die over bedoelde rekeningen advies uitbrengt.

3. De administratief directeur zendt bedoelde definitieve rekeningen vergezeld van het advies van het College uiterlijk tegen 1 juli toe die volgt op de afsluiting van het begrotingsjaar, en wel aan de rekenplichtige van de Commissie, de Rekenkamer, het Europees Parlement en de Raad. Indien de opmerkingen van de Rekenkamer later dan 15 juni worden ontvangen, dan worden bovengenoemde documenten binnen twee weken na ontvangst daarvan verzonden.

4. De definitieve rekeningen van Eurojust, gecombineerd met die van de Commissie, worden gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie voor 15 november volgende op de afsluiting van het begrotingsjaar.

5. De administratief directeur stuurt aan de Rekenkamer een antwoord toe als reactie op de opmerkingen die door de Rekenkamer zijn geformuleerd in het kader van haar jaarverslag, en zulks uiterlijk tegen 30 september van het volgende jaar. De antwoorden van Eurojust worden tegelijkertijd toegezonden aan de Commissie.

HOOFDSTUK 2

Boekhouding

Afdeling 1 — Gemeenschappelijke bepalingen

Artikel 84

1. De boekhouding van Eurojust is het systeem van ordening van budgettaire en financiële informatie om kwantitatieve gegevens te behandelen, in te delen en te registreren.

2. De boekhouding bestaat uit een algemene boekhouding en een begrotingsboekhouding. Deze boekhoudingen worden per kalenderjaar en in euro gevoerd.

3. Aan het einde van het begrotingsjaar worden de gegevens van de algemene boekhouding en van de begrotingsboekhouding afgesloten met het oog op de opstelling van de in hoofdstuk 1 bedoelde rekeningen.

4. De leden 2 en 3 vormen geen beletsel voor de ordonnateur om een analytische boekhouding te voeren.

Artikel 85

De boekhoudkundige regels en methoden alsook het geharmoniseerde boekhoudplan dat door Eurojust moet worden toegepast, worden door de rekenplichtige van de Commissie vastgesteld overeenkomstig artikel 133 van het Financieel Reglement.

Afdeling 2 — Algemene boekhouding

Artikel 86

De algemene boekhouding weerspiegelt op chronologische wijze, en volgens de dubbele methode, de evenementen en handelingen die van invloed zijn op de economische, financiële en vermogenssituatie van Eurojust.

Artikel 87

1. Alle verrichtingen per rekening en de saldi worden in de boekhouding geregistreerd.

2. Iedere boeking, inclusief de boekhoudkundige correcties, worden gestaafd met bewijsstukken waarnaar zij verwijst.

3. Het boekhoudsysteem maakt het mogelijk alle boekingen terug te vinden.

Artikel 88

Na de afsluiting van het begrotingsjaar en tot de datum van overmaking van de definitieve rekeningen gaat de rekenplichtige van Eurojust over tot de correcties die, zonder tot een betaling of inning voor het begrotingsjaar te leiden, nodig zijn voor een regelmatige, getrouwe en juiste weergave van de rekeningen.

Afdeling 3 — Begrotingsboekhouding

Artikel 89

1. De begrotingsboekhouding maakt het mogelijk de uitvoering van de begroting in detail te volgen.

2. Voor de toepassing van lid 1 worden in de begrotingsboekhouding alle handelingen tot uitvoering van de begroting aan de ontvangsten en uitgavenzijde, zoals bedoeld in titel IV, geregistreerd.

HOOFDSTUK 3

Inventaris van de vaste activa

Artikel 90

1. Eurojust houdt van alle materiële, immateriële en financiële vaste activa die tot het vermogen van Eurojust behoren, naar aantal en waarde gespecificeerde inventarislijsten bij volgens het door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde model.

Eurojust verifieert de overeenstemming tussen de boekhoudbescheiden en de reële gebeurtenissen.

2. Verkoop van roerende goederen wordt op een daartoe geëigende wijze bekendgemaakt.

TITEL VIII

EXTERNE CONTROLE EN KWIJTING

HOOFDSTUK 1

Externe controle

Artikel 91

De Rekenkamer onderzoekt de rekeningen van Eurojust overeenkomstig artikel 248 van het EG-Verdrag.

Artikel 92

1. Eurojust deelt de Rekenkamer de definitief vastgestelde begroting mee. Het stelt de Rekenkamer zo spoedig mogelijk op de hoogte van al zijn besluiten en al zijn handelingen in het kader van de artikelen 10, 14, 19 en 23.

2. Eurojust zendt de Rekenkamer de financiële regeling toe die het heeft vastgesteld.

3. De Rekenkamer wordt in kennis gesteld van de aanwijzing van ordonnateurs, interne controleurs, rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening, alsmede van de delegaties krachtens artikel 34, artikel 43, leden 1 en 4, en artikel 44.

Artikel 93

De door de Rekenkamer uitgevoerde controle is gebaseerd op de artikelen 139 tot en met 144 van het Financieel Reglement. Deze controle wordt zo uitgevoerd dat de bescherming van gevoelige gegevens met betrekking tot zaken wordt gewaarborgd.

HOOFDSTUK 2

Kwijting

Artikel 94

1. Het Europees Parlement verleent op aanbeveling van de Raad vóór 30 april van het jaar N + 2 aan de administratief directeur kwijting inzake de uitvoering van de begroting van het jaar N. De administratief directeur zal het College op de hoogte stellen van de opmerkingen van het Europees Parlement in de beschikking die het kwijtingsbesluit vergezelt.

2. Indien de in lid 1 bedoelde datum niet in acht kan worden genomen, deelt het Europees Parlement of de Raad de administratief directeur de redenen mee waarom het besluit moest worden uitgesteld.

3. Ingeval het Europees Parlement het besluit waarbij kwijting wordt verleend uitstelt, tracht de administratief directeur, in samenwerking met het College, zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om de factoren die dat besluit in de weg staan, op te heffen.

Artikel 95

1. Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van Eurojust, alsmede het saldo dat daaruit resulteert, naast de in de financiële balans beschreven activa en passiva van Eurojust.

2. Met het oog op het verlenen van de kwijting onderzoekt het Europees Parlement, na de Raad, de rekeningen, de staten en de financiële balansen van Eurojust. Tevens onderzoekt het het jaarverslag van de Rekenkamer met de antwoorden van de administratief directeur van Eurojust, alsmede zijn pertinente speciale verslagen, zulks met betrekking tot het betrokken begrotingsjaar, alsook zijn betrouwbaarheidsverklaring inzake de rekeningen en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

3. De administratief directeur legt aan het Europees Parlement op verzoek daarvan en op dezelfde wijze als bepaald in artikel 146, lid 3, van het Financieel Reglement, alle informatie voor die nodig is voor het goede verloop van de kwijtingsprocedure van het betrokken begrotingsjaar.

Artikel 96

1. De administratief directeur stelt alles in het werk om gevolg te geven aan de open aanmerkingen die zijn vervat in het kwijtingsbesluit van het Europees Parlement alsook de op- en aanmerkingen die zijn vervat in de door de Raad goedgekeurde kwijtingsaanbeveling, waarbij rekening wordt gehouden met de taken van Eurojust.

2. Op verzoek van het Europees Parlement of de Raad brengt de administratief directeur verslag uit over de maatregelen die zijn getroffen in aansluiting op deze op en aanmerkingen. Hij stuurt de Commissie en de Rekenkamer een exemplaar van dit verslag toe.

TITEL IX

OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 97

Wat betreft de begrotingsaangelegenheden die tot hun respectieve bevoegdheden behoren, zijn het Europees Parlement, de Raad en de Commissie gemachtigd om alle nodige gegevens en rechtvaardigingen te verkrijgen.

Artikel 98

Het College stelt, op voorstel van de administratief directeur, zo nodig en met voorafgaande toestemming van de Commissie, de wijze van uitvoering van het financieel reglement van Eurojust vast.

Artikel 99

Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn aanvaarding door het College en zal worden gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie. Het vervangt het besluit inzake het Financieel Reglement van Eurojust dat op 20 april 2006 werd aangenomen.

Gedaan te Den Haag, 27 maart 2009. De voorzitter van Eurojust José Luís LOPES DA MOTA

(1) PB L 63 van 6.3.2002, blz. 1.

(2) PB L 245 van 29.9.2003, blz. 44.

(3) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

(4) PB L 181 van 10.7.2008, blz. 23.

(5) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(6) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 1.

(7) PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.