JAARVERSLAG 1997 (98/C 380/01)

Straatsburg, 20 april 1998

DE HEER JOSÉ MARÍA GIL-ROBLES GIL DELGADO

Voorzitter

Europees Parlement

rue Wiertz

B-1047 Brussel

Mijnheer de voorzitter,

In overeenstemming met artikel 138 E, lid 1 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap en artikel 3, lid 8 van het besluit van het Europees Parlement inzake het Statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt, leg ik hierbij mijn verslag voor over het jaar 1997.

JACOB SÖDERMAN

Europese ombudsman

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

1. VOORWOORD VAN DE EUROPESE OMBUDSMAN

Dit is het derde jaarverslag van de Europese ombudsman, en het tweede verslag dat een volledig werkjaar van de Europese ombudsman bestrijkt. Het bureau van de ombudsman bevindt zich nog steeds in een relatief vroeg stadium van zijn ontwikkeling, maar al in 1997 hebben we een begin gemaakt met een groter aantal initiatiefonderzoeken, hebben we meer zaken met gemotiveerde besluiten afgesloten en zijn we erin geslaagd positievere resultaten te bereiken voor de indieners van klachten. Er werden met succes drie minnelijke schikkingen voorgesteld en ook het eerste speciaal verslag werd bij het Europees Parlement ingediend.

In de loop van het jaar werd het hoofdkantoor in Straatsburg feestelijk ingewijd en werd een antenne in Brussel geopend. Overeenkomstig artikel 14 van het Statuut van de ombudsman werden de uitvoeringsbepalingen vastgesteld, en er werd een netwerk tot stand gebracht voor de contacten met de kantoren van nationale ombudsmannen en soortgelijke instellingen in de lidstaten.

INFORMEREN VAN DE BURGERS OVER HET RECHT OM KLACHTEN IN TE DIENEN

Sinds ik op 1 september 1995 ben begonnen met mijn werkzaamheden als Europees ombudsman, heb ik een groot gedeelte van mijn tijd besteed aan het informeren van de Europese burgers over hun recht om bij de ombudsman klachten in te dienen over situaties die daartoe aanleiding geven, alsmede over de wijze waarop dit moet worden gedaan. Ter bevordering van de bekendheid van de burgers met de desbetreffende procedures is er regelmatig sprake geweest van contacten en samenwerking met de kantoren van de nationale ombudsmannen en soortgelijke instellingen, met de voorlichtingsbureaus van het Europees Parlement en met de vertegenwoordigingen van de Europese Commissie in de lidstaten. Al deze instanties beschikken over ons voorlichtingsmateriaal, met inbegrip van het standaardformulier waarmee eventueel een klacht kan worden ingediend. Zij hebben altijd blijk gegeven van een samenwerkingsgezinde instelling.

Om de burgers sneller en doeltreffender van informatie te voorzien hebben we ook een website op Internet geopend, die gekoppeld is aan de website van het Europees Parlement en waarop we algemene informatie geven over het recht om klachten in te dienen, alsmede over onze activiteiten. Ook hebben wij de Europese pers geïnformeerd over besluiten of initiatieven die van algemeen belang zijn, en de werkzaamheden van de ombudsman in een aantal vaktijdschriften toegelicht.

Ook heb ik een bezoek aan de lidstaten gebracht teneinde de werkzaamheden van de ombudsman meer bekendheid te geven. Slechts één lidstaat, Portugal, is door mij nog niet bezocht. Mijn bezoek aan Portugal zal in april 1998 plaatsvinden en wordt voorbereid in samenwerking met het voorlichtingsbureau van het Europees Parlement in Lissabon en het kantoor van de nationale ombudsman van Portugal.

De statistische gegevens betreffende het aantal klachten in verhouding tot de bevolking van elke lidstaat geven grofweg een beeld van het effect van de voorlichtingscampagne (zie bijlage A). Er zijn een aantal significante verschillen. België, Luxemburg en Finland om voor de hand liggende redenen buiten beschouwing gelaten lijkt van de kleinere landen Ierland goed geïnformeerd te zijn, terwijl een geringer aantal klachten is binnengekomen uit Oostenrijk en Zweden. Wat de grote landen betreft is de voorlichtingscampagne succesvol geweest in Spanje en Frankrijk en minder succesvol in Duitsland en Italië.

Over het geheel genomen werden in 1997 bij de Europese ombudsman 1181 nieuwe klachten ingediend. Dat is een stijging van 40% ten opzichte van de 842 nieuwe klachten die in totaal in 1996 binnenkwamen. Er was ook sprake van een toeneming van het aantal ontvankelijk verklaarde klachten, hoewel het hierbij duidelijk om een kleiner percentage gaat.

Op het gebied van voorlichting moet er nog veel gebeuren. Ik neem aan dat het Europees Parlement en de commissie Verzoekschriften dezelfde problemen kennen met betrekking tot het meer bekend maken van het recht om verzoekschriften in te dienen. Het verschil is dat ik mij met mijn vrij beperkte mandaat - dat uitsluitend betrekking heeft op het optreden van de communautaire instellingen of organen - vooral moet richten op die personen die een concrete reden hebben om een klacht over de Europese overheid in te dienen in plaats van algemene stappen te ondernemen. In 1998 zal de voorlichtingscampagne van de ombudsman zich vooral richten op burgers en instanties die te maken hebben met de overheidsinstanties van de Europese Gemeenschap. Geprobeerd zal worden om meer gebruik te maken van de mogelijkheden die Internet biedt om rechtstreeks te communiceren met burgers en om de Europese voorlichtingsbureaus en organisaties te informeren over het recht om klachten bij de ombudsman in te dienen. Ook lijkt het belangrijk om in lidstaten met een meer gedecentraliseerde structuur de aandacht meer op het regionale niveau te richten. In het kader van deze voorlichtingswerkzaamheden zou ook informatie kunnen worden verstrekt over het recht van burgers om verzoekschriften in te dienen bij het Europees Parlement.

INITIATIEVEN BETREFFENDE TRANSPARANTIE

Op grond van artikel 138 E van het Verdrag heeft de ombudsman de mogelijkheid op eigen initiatief dan wel op basis van aan hem voorgelegde klachten onderzoek te verrichten. Binnen de grenzen van mijn mandaat heb ik de bevoegdheid m.b.t. een initiatiefonderzoek gebruikt om de transparantie in de Unie te bevorderen en wel door te beginnen met drie onderzoeken betreffende onderwerpen die blijkens een aantal klachten aanleiding gaven tot een meer algemene ontevredenheid bij burgers.

Het initiatiefonderzoek met betrekking tot de procedures die door de Europese Commissie worden gevolgd bij de behandeling van klachten van burgers over inbreuken op het Gemeenschapsrecht door de lidstaten, werd in 1997 begonnen en afgesloten en wordt in dit verslag toegelicht (zie hoofdstuk 3 hieronder). Het initiatiefonderzoek werd door het Parlement verwelkomd in zijn resolutie over het 14e jaarverslag van de Commissie over de controle op de toepassing van het Gemeenschapsrecht (rapporteur Astrid Thors).

Een ander initiatiefonderzoek dat tot doel heeft de transparantie te bevorderen, betreft de procedures die door de communautaire instellingen worden gevolgd bij de aanwerving van personeel. Dit onderzoek werd in november 1997 begonnen en duurt nog steeds voort.

Tenslotte ben ik in juni 1996 begonnen met het initiatiefonderzoek betreffende de toegang van het publiek tot documenten. Op 20 december 1996 richtte ik ontwerpaanbevelingen aan 14 communautaire instellingen en organen volgens welke zij regels betreffende de toegang van het publiek tot documenten moeten vaststellen en deze voor het publiek gemakkelijk toegankelijk moeten maken. De ontwerpaanbevelingen en de achtergronden daarvan werden volledig toegelicht in het jaarverslag over 1996.

De reacties van de betrokken instellingen en organen op de ontwerpaanbevelingen worden behandeld in een speciaal verslag van de ombudsman aan het Europees Parlement, dat ik op 15 december 1997 aan voorzitter Gil-Robles heb doen toekomen. Omdat het hierbij ging om het allereerste speciale verslag in het kader van het Statuut van de Europese ombudsman, heb ik voorgesteld dit verslag te behandelen volgens een soortgelijke procedure als die welke voor het jaarverslag wordt toegepast.

Ter waarborging van een consistente en doeltreffende reactie op de werkzaamheden van de ombudsman zou het van groot belang zijn dat de voor de betrekkingen met de ombudsman bevoegde commissie van het Europees Parlement ook alle verslagen behandelt die de ombudsman overeenkomstig het Statuut bij het Parlement indient. Indien met betrekking tot een specifiek verslag speciale deskundigheid vereist is, zou deze natuurlijk op de daartoe geëigende wijze kunnen worden verkregen, bijvoorbeeld in de vorm van een advies van een andere commissie. Om verwarring te voorkomen zou het zinvol zijn indien het Parlement zou overwegen het reglement te verduidelijken teneinde aan te geven hoe het jaarverslag en de speciale verslagen van de ombudsman moeten worden behandeld.

RESULTATEN VAN DE WERKZAAMHEDEN

De resultaten van de werkzaamheden van het bureau van de ombudsman voor de burgers worden van jaar tot jaar positiever. Dit jaar is het aantal zaken waarvoor door de instellingen een oplossing is gevonden toegenomen, en de eerste minnelijke schikkingen zijn bereikt. Het komende jaar moet wat dit betreft nog meer worden verwezenlijkt, willen de resultaten bevredigend kunnen worden genoemd. De antenne in Brussel zal het gemakkelijker maken de tijdverslindende werkzaamheden met betrekking tot het bestuderen van documenten en het bespreken van minnelijke schikkingen ten uitvoer te leggen. De goedkeuring en de publicatie van een gedragscode betreffende behoorlijk bestuur zou de kwaliteit van de administratieve praktijken van de instellingen ongetwijfeld verbeteren en de betrekkingen van die instellingen met de Europese burgers bevorderen.

Hoewel het bureau erin is geslaagd om snelle besluiten te nemen over de ontvankelijkheid van nieuwe klachten en indieners van klachten in voorkomende gevallen met hun klachten te verwijzen naar andere bevoegde instanties, en hoewel het er ook in is geslaagd veel meer ontvankelijke zaken te behandelen en meer initiatiefonderzoeken te openen, is toch een geringe achterstand ontstaan met betrekking tot de behandeling van een aantal ontvankelijke klachten.

Er moet naar worden gestreefd het met betrekking tot een klacht noodzakelijke onderzoek en de informatie van de burger over de resultaten daarvan binnen een jaar af te ronden, tenzij er bijzondere omstandigheden zijn die een langdurig onderzoek noodzakelijk maken. Eind 1997 waren er ongeveer 30 zaken ten aanzien waarvan deze doelstelling niet is bereikt, deels doordat met de beginfase meer administratief werk was gemoeid dan verwacht, maar ook doordat er sprake is van een objectieve behoefte aan meer personeel. De behoefte aan meer personeel doet zich te meer gevoelen in verband met de nieuwe taken die de Europese ombudsman op grond van het Verdrag van Amsterdam zal krijgen. Ik hoop dat hieraan in het kader van de begrotingsprocedure voor de jaren 1999 en 2000 de nodige aandacht zal worden geschonken.

In zijn resolutie over het jaarverslag van de ombudsman over 1996 stelde het Europees Parlement zich op het standpunt dat het noodzakelijk is de term "wanbeheer" nader te definiëren. Ik heb die taak op mij genomen en in hoofdstuk twee van dit jaarverslag is een definitie opgenomen waarbij rekening is gehouden met de ervaring van de nationale ombudsmannen en soortgelijke instellingen in de lidstaten.

Ook in 1997 was er sprake van het positieve klimaat van samenwerking waarvan ik ook in de eerdere jaarverslagen reeds gewag heb gemaakt, en ik spreek de hoop uit dat de Europese burgers de vruchten zullen plukken van een meer naar buiten gerichte Europese overheid met een menselijker gezicht.

Jacob SÖDERMAN

2. KLACHTEN AAN DE OMBUDSMAN

De belangrijkste taak van de Europese ombudsman bestaat erin gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen en organen te onderzoeken. Mogelijke gevallen van wanbeheer worden hoofdzakelijk via klachten van Europese burgers onder de aandacht van de ombudsman gebracht. De ombudsman kan ook op eigen initiatief een onderzoek instellen.

Elke Europese burger en elke andere burger die in een lidstaat woont kan bij de ombudsman een klacht indienen. Bedrijven, verenigingen en dergelijke die in de Unie gevestigd zijn, kunnen eveneens een klacht indienen. Klachten aan de ombudsman kunnen hetzij rechtstreeks hetzij via een lid van het Europees Parlement worden ingediend.

Bij de ombudsman ingediende klachten worden openbaar behandeld, tenzij de indiener om vertrouwelijke behandeling verzoekt. Het is van belang dat de ombudsman zo openlijk en transparant mogelijk te werk gaat, zodat enerzijds de Europese burgers zijn werkzaamheden kunnen volgen en begrijpen en anderzijds aan anderen een goed voorbeeld wordt gegeven.

In 1997 behandelde de ombudsman 1 412 dossiers. Bij 1 181 ervan ging het om nieuwe klachten die in 1997 zijn ingediend. 1 067 ervan werden rechtstreeks door burgers ingediend, 57 door verenigingen en 38 door bedrijven. 17 klachten werden doorgezonden door leden van het Europees Parlement. Voorts werden nog 227 dossiers uit het jaar 1996 behandeld. De ombudsman startte bovendien vier onderzoeken op eigen initiatief.

Zoals in het jaarverslag van de ombudsman voor 1995 al werd opgemerkt, bestaat er een afspraak tussen de Commissie en de ombudsman om klachten en verzoekschriften in bepaalde gevallen naar elkaar door te verwijzen. In 1997 werden met instemming van de indiener twee verzoekschriften naar de ombudsman doorverwezen om als klacht te worden behandeld. 13 klachten werden met instemming van de indiener doorverwezen naar het Europees Parlement om als verzoekschrift te worden behandeld. Bovendien heeft de ombudsman in 86 zaken de klagers geadviseerd een verzoekschrift aan het Europees Parlement te richten (zie bijlage A, statistieken).

2.1. RECHTSGRONDSLAG VAN DE WERKZAAMHEDEN VAN DE OMBUDSMAN

De ombudsman oefent zijn ambt uit overeenkomstig artikel 138 E van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap en het Statuut van de ombudsman (1). Artikel 14 van het Statuut bepaalt dat de ombudsman de uitvoeringsbepalingen van dit besluit vaststelt. Omdat in 1996 nog maar weinig ervaring was opgedaan met het functioneren van het bureau van de Europese ombudsman werden op 4 september 1996 in eerste instantie indicatieve en voorlopige uitvoeringsbepalingen vastgesteld. De ombudsman deelde de commissie verzoekschriften en de commissie reglement van het Europees Parlement mee dat de uitvoeringsbepalingen op een indicatieve en voorlopige basis waren vastgesteld en dat in de loop van 1997 officiële definitieve uitvoeringsbepalingen zouden worden vastgesteld.

Op 16 oktober 1997 werden door de ombudsman officiële definitieve uitvoeringsbepalingen vastgesteld die op 1 januari 1998 in werking traden. De commissie Verzoekschriften en de commissie Reglement van het Europees Parlement werden op de hoogte gesteld van de vaststelling van de definitieve uitvoeringsbepalingen. De tekst van de uitvoeringsbepalingen is in alle officiële talen gepubliceerd op de website van de ombudsman (http://www.euro-ombudsman-eu.int). De tekst is ook beschikbaar bij het bureau van de ombudsman. Een mededeling met bijzonderheden over de vaststelling en de publicatie van de uitvoeringsbepalingen werd gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

De uitvoeringsbepalingen hebben betrekking op het interne functioneren van het bureau van de ombudsman. Om echter te bereiken dat het hierbij gaat om een document dat voor de burgers begrijpelijk en nuttig is, is daarin ook materiaal opgenomen betreffende andere instellingen en organen dat ook reeds was opgenomen in het Statuut van de ombudsman.

De bepalingen betreffende de toegang van het publiek tot documenten in het bezit van de Europese ombudsman zijn bij artikel 13 van de uitvoeringsbepalingen herzien en geconsolideerd. Eerder waren de regels betreffende de toegang van het publiek tot documenten in verband met klachten opgenomen in de voorlopige en indicatieve uitvoeringsbepalingen, terwijl de regels betreffende de toegang van het publiek tot andere documenten waren vervat in een afzonderlijk besluit van de ombudsman van 24 maart 1997.

In 1997 werden door de commissie Reglement van het Parlement amendementen ingediend op artikel 161 van het Reglement (rapporteur: de heer Brian Crowley). De ombudsman woonde op 24 september een vergadering van de Commissie bij tijdens welke de ingediende amendementen werden behandeld. Het verslag van de commissie Reglement over de wijziging van artikel 161 van het Reglement van het Parlement, dat op haar vergadering van 4 november 1997 met algemene stemmen werd goedgekeurd, werd in 1997 door het Parlement nog niet plenair behandeld.

Het Reglement van het Europees Parlement bevat geen specifieke bepalingen betreffende de wijze waarop het jaarverslag en de speciale verslagen van de Europese ombudsman door het Parlement moeten worden behandeld. Indien men dergelijke bepalingen noodzakelijk acht, is de ombudsman bereid in overweging te nemen een desbetreffend voorstel te doen als voorzien in artikel 161, lid 1, van het Reglement.

2.2. BEHANDELING VAN DE KLACHTEN

Alle klachten aan de ombudsman worden geregistreerd en de ontvangst ervan wordt bevestigd. In de ontvangstbevestiging wordt de indiener geïnformeerd over de procedure voor de behandeling van de klacht en worden ook naam en telefoonnummer vermeld van de juridisch adviseur die de klacht behandelt. De volgende stap bestaat erin na te gaan of de klacht binnen het mandaat van de ombudsman valt.

2.2.1. MANDAAT VAN DE EUROPESE OMBUDSMAN

Krachtens zijn in artikel 138 E van het EG-Verdrag vastgelegde mandaat is de ombudsman bevoegd kennis te nemen van klachten van burgers van de Unie of van natuurlijke of rechtspersonen met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat over gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen of organen, met uitzondering van het Hof van Justitie en het Gerecht van eerste aanleg bij de uitoefening van hun gerechtelijke taak. Derhalve valt een klacht buiten het mandaat indien

1. de klager geen persoon is die een klacht mag indienen;

2. de klacht niet tegen een communautaire instelling of communautair orgaan gericht is;

3. de klacht tegen het Hof van Justitie of het Gerecht van eerste aanleg bij de uitoefening van hun gerechtelijke taak gericht is of

4. de klacht niet over een mogelijk geval van wanbeheer gaat.

Wie mag een klacht indienen?

Een Turkse staatsburger die woonachtig is in de Verenigde Staten diende bij de ombudsman een klacht in betreffende de behandeling van de Turkse aanvraag van het lidmaatschap van de Europese Unie door de Europese Commissie.

Omdat de klacht werd ingediend door iemand die geen burger was van de Unie en ook niet woonachtig was in een lidstaat van de Unie, viel deze klacht buiten het mandaat van de ombudsman.

De ombudsman stelde de indiener van de klacht voor zich over deze zaak rechtstreeks tot het bevoegde lid van de Commissie te wenden en deelde hem het desbetreffende adres mee.

(1017/97/OV)

Een Marokkaanse burger richtte zich vanaf een adres in Marokko schriftelijk tot de ombudsman met een klacht volgens welke hij zonder een gerechtelijke uitspraak uit Frankrijk was gezet, nadat zijn verblijfsvergunning door de prefect van Parijs was ingetrokken.

Omdat de klacht afkomstig was van iemand die geen burger was van de Unie en niet woonachtig was in een lidstaat van de Unie, viel deze klacht buiten het mandaat van de ombudsman.

De ombudsman deelde de indiener in algemene bewoordingen mee onder welke voorwaarden een zaak kan worden behandeld door de Europese Commissie voor de rechten van de mens.

NB: Zelfs indien de indiener van de klacht fysiek nog steeds in Frankrijk aanwezig zou zijn geweest, zou de klacht toch buiten het mandaat van de ombudsman vallen, omdat het bij de klacht niet ging om het optreden van een instelling of orgaan van de Gemeenschappen.

(978/97/XD)

Voorbeelden van klachten die geen betrekking hebben op het optreden van een instelling of orgaan van de Gemeenschappen

Een burger van het Verenigd Koninkrijk diende bij een bedrijfsinnovatiecentrum een verzoek in om steun voor een project voor een bedrijfsstart. Hij diende bij de ombudsman een klacht in volgens welke zijn aanvraag was afgewezen als gevolg van onregelmatigheden bij de behandeling van de klacht door het Centrum.

Het bedrijfsinnovatiecentrum waartegen de klacht was gericht, maakte deel uit van het Europees netwerk van bedrijfsinnovatiecentra, dat bestaat uit verschillende bedrijfscentra in de Gemeenschap. De Gemeenschap verleent zowel financiële als technische steun voor de oprichting en de verdere ontwikkeling van deze centra. De centra zelf zijn echter gebaseerd op publieke en particuliere vormen van partnerschap tussen bijvoorbeeld plaatselijke autoriteiten, kamers van koophandel, beroepsorganisaties, vakbonden, financiële instellingen, universiteiten, onderzoekscentra, bedrijven en plaatselijke belangengroepen met een soortgelijk karakter. De Commissie is in de bestuursorganen daarvan niet vertegenwoordigd.

De ombudsman deelde de indiener van de klacht derhalve mee dat de bedrijfscentra van het Europees netwerk van bedrijfsinnovatiecentra geen communautaire instellingen of organen zijn.

(Klacht 947/97/HMA)

Een voormalige werknemer van het Europees Laboratorium voor moleculaire biologie diende bij de ombudsman een klacht in over het laboratorium. De indiener van de klacht beweerde dat zij het slachtoffer was geweest van mishandeling en ongewenste intimiteiten en dat zij door tekortschietende veiligheidsmaatregelen op de werkplek verwondingen had opgelopen.

Het laboratorium was opgericht in het kader van de Europese Conferentie inzake moleculaire biologie, waarvan thans 16 staten lid zijn. De overeenkomst waarbij het laboratorium werd opgericht werd oorspronkelijk in 1973 door tien staten ondertekend: Oostenrijk, Denemarken, Frankrijk, de Bondsrepubliek Duitsland, Israël, Italië, Nederland, Zweden, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk. Derhalve werd het laboratorium niet opgericht krachtens de Verdragen van de Gemeenschap noch bij een door de instellingen van de Gemeenschappen vastgestelde wetstekst en het laboratorium wordt ook niet door de Gemeenschappen gefinancierd.

De ombudsman deelde de indiener van de klacht derhalve mee dat het laboratorium geen communautaire instelling of orgaan is.

(Klacht 374/15.01.96/MV/UK/PD)

Een ambtenaar van de Europese Commissie diende bij de ombudsman een klacht in over de Europese School van Woluwe in Brussel.

De klacht had betrekking op besluiten die ten aanzien van zijn zoon waren genomen door de klassenraad en de disciplinaire raad van de school. Klager beweerde dat door de student en zijn ouders geen rechten op verdediging konden worden uitgeoefend. Ook had hij kritiek op de beroepsprocedure bij de Europese School, waarbij hij stelde dat het niet juist is dat beroepen worden behandeld door dezelfde instantie (klassenraad) die de besluiten heeft genomen waartegen beroep wordt aangetekend. De ombudsman besloot dat de klacht buiten zijn mandaat viel, omdat deze niet tegen een communautaire instelling of orgaan was gericht. Hoewel de Commissie tot op zekere hoogte een algemene verantwoordelijkheid draagt, omdat zij is vertegenwoordigd in de raad van bestuur van de Europese School en een groot deel van de begroting financiert, kan zij niet verantwoordelijk worden geacht voor zaken betreffende het interne beheer van één van de Europese Scholen.

(Klacht 989/97/OV)

Een andere vraag met betrekking tot de bevoegdheid van de ombudsman rees in verband met zes klachten die de Britse journalist Tony Bunyan in november en december 1996 namens de non-gouvernementele organisatie "Statewatch" tegen de Raad indiende. De klachten hadden betrekking op de reacties van de Raad op verzoeken van de heer Bunyan met betrekking tot de toegang tot documenten betreffende activiteiten in het kader van de "derde pijler" ("derde pijler" is een informele term die wordt gebruikt voor de samenwerking op het gebied van justitie en binnenlandse zaken in het kader van titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie).

De ombudsman besloot dat de zes klachten binnen zijn mandaat vielen en ontvankelijk waren en dat er redenen waren voor een onderzoek; de ombudsman zond de klachten in januari 1997 door aan de Raad. In maart 1997 deed de Raad de ombudsman een antwoord toekomen, waarin de bevoegdheid van de ombudsman voor de behandeling van de klachten werd betwist.

Op 15 april 1997 richtte de ombudsman zich met een brief tot de Raad, waarin hij zijn oorspronkelijke besluit bevestigde volgens hetwelk de klachten binnen zijn mandaat vielen, en opnieuw verzocht om een standpunt inzake de inhoud van de klachten. Op 20 juni 1997 gaf de Raad gevolg aan het verzoek van de ombudsman (2).

Het argument van de Raad dat de ombudsman niet bevoegd is om de klachten van de heer Bunyan te behandelen, bleek op twee vooronderstellingen te zijn gebaseerd:

1. de bevoegdheid van de ombudsman strekt zich niet uit tot het optreden van de Raad in het kader van de derde pijler;

2. het onderwerp van de klachten had betrekking op het optreden van de Raad in het kader van de derde pijler.

Bij de bevestiging van zijn eerdere besluit volgens hetwelk hij bevoegd was om de klachten te behandelen, stelde de ombudsman zich op het standpunt dat de tweede van bovengenoemde vooronderstellingen onjuist was. Het was derhalve niet nodig dat hij inzake de eerste vooronderstelling een standpunt innam.

De ombudsman wees erop dat de klachten betrekking hadden op de reactie van de Raad op verzoeken om toegang tot documenten. De verzoeken waren gedaan in het kader van het besluit van de Raad betreffende toegang van het publiek tot documenten van de Raad (3) en werden door de Raad in toepassing van dat besluit behandeld. Het besluit van de Raad betreffende toegang van het publiek tot documenten werd genomen in het kader van artikel 151 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap. Het Hof van Justitie bevestigde in zijn arrest in de zaak Nederland tegen Raad (4) dat het besluit uit hoofde van het Gemeenschapsrecht rechtsgevolgen heeft ten aanzien van derde partijen.

Het besluit werd door het Gerecht van eerste aanleg in de zaak Carvel en Guardian Newspapers tegen Raad (5) geïnterpreteerd en toegepast. Bij deze zaak ging het om de toegang tot o.a. documenten betreffende het optreden van de Raad in het kader van de derde pijler.

Gezien de beperkingen waaraan de jurisdictie van het Hof van Justitie krachtens artikel L van het Verdrag betreffende de Europese Unie is onderworpen, zou het Gerecht van eerste aanleg geen rechterlijke bevoegdheid voor de behandeling van dit aspect van de zaak Carvel hebben gehad, indien de toegang tot documenten van de Raad betreffende het optreden in het kader van de derde pijler zelf een derdepijleraangelegenheid zou zijn. Het Gerecht van eerste aanleg aanvaardde echter zijn rechterlijke bevoegdheid in deze zaak.

De juiste interpretatie en toepassing van het besluit van de Raad betreffende toegang van het publiek tot documenten is derhalve een zaak van het Gemeenschapsrecht en geen zaak die moet worden behandeld in het kader van de derde pijler, zelfs wanneer de desbetreffende documenten betrekking hebben op optreden in het kader van de derde pijler.

Betekenis van de term wanbeheer

In zijn resolutie over het jaarverslag van de ombudsman over 1996 spoorde het Europees Parlement de ombudsman aan om volledig gebruik te maken van het krachtens de Verdragen aan hem verleende mandaat om gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen of organen te behandelen.

In deze context werd in de resolutie ook gewezen op de noodzaak van een duidelijke definitie van de term wanbeheer.

In het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is de term wanbeheer niet gedefinieerd. Naar aanleiding van de aanneming van bovengenoemde resolutie door het Parlement heeft de ombudsman derhalve toegezegd te proberen in het jaarverslag voor 1997 een nauwkeuriger definitie te geven.

In het jaarverslag van de ombudsman over 1995 werd de term wanbeheer als volgt omschreven:

Voor alle duidelijkheid, er is sprake van wanbeheer als een communautaire instelling of orgaan niet overeenkomstig de Verdragen en de bindende communautaire besluiten handelt, of de arresten en rechtsbeginselen van het Hof van Justitie en het Gerecht van eerste aanleg niet in acht neemt.

De Europese ombudsman moet bijvoorbeeld de eis in aanmerking nemen van artikel F van het Verdrag betreffende de Europese Unie waarin wordt bepaald dat de communautaire instellingen en organen de fundamentele rechten dienen te eerbiedigen.

Vele andere zaken kunnen tot wanbeheer leiden, bijvoorbeeld:

- bestuurlijke onregelmatigheden

- bestuurlijk verzuim

- machtsmisbruik

- nalatigheid

- onwettelijke procedures

- schending van het gelijkheidsbeginsel

- slecht functioneren of onbekwaamheid

- discriminatie

- vermijdbare vertraging

- gebrek aan informatie of weigering informatie te verstrekken.

Deze lijst wil niet volledig zijn. Uit de ervaring van de nationale ombudsmannen kan worden geleerd dat het beter is niet te proberen een strikte definitie te geven van hetgeen wanbeheer kan inhouden. Het feit dat de term niet exact gedefinieerd wordt, is juist een van de aspecten waardoor de taak van de ombudsman zich onderscheidt van die van een rechter.

Er zijn echter wel grenzen aan het begrip wanbeheer. Klachten tegen beslissingen die meer van politieke dan van bestuurlijke aard zijn, worden niet ontvankelijk verklaard; bijvoorbeeld klachten tegen de politieke werkzaamheden van het Europees Parlement of zijn organen zoals de besluiten van de commissie verzoekschriften. Evenmin is het de taak van de ombudsman om de merites van de wetgeving van de Gemeenschappen zoals verordeningen en richtlijnen te onderzoeken.

Deze omschrijving van wanbeheer werd in het verslag van het Europees Parlement over het jaarverslag van de ombudsman voor 1995 aanvaard. Ook op de vergadering van de Europese nationale ombudsmannen in september 1997 werd er met instemming kennis van genomen.

Teneinde bovengenoemde omschrijving met een definitie aan te vullen werd de nationale ombudsmannen en soortgelijke instellingen verzocht de Europese ombudsman mee te delen welke betekenis de term wanbeheer in hun lidstaten heeft.

Uit de ontvangen antwoorden blijkt dat het fundamentele begrip als volgt kan worden gedefinieerd:

Wanbeheer doet zich voor wanneer een overheidsinstantie niet handelt in overeenstemming met een regel of een beginsel waaraan zij gehouden is.

Met betrekking tot deze definitie moeten twee opmerkingen worden gemaakt.

In de eerste plaats is het mandaat van een aantal ombudsmannen uitdrukkelijk aan beperkingen onderhevig door de nationale wetgeving tot instelling van het ambt. De wetgeving tot instelling van de "UK Parliamentary Commissioner for Administration" bepaalt dat hij normaal gesproken geen onderzoek verricht betreffende klachten ten aanzien waarvan gerechtelijke stappen mogelijk zijn (6). Natuurlijk beperkt de betrokken ombudsman zijn onderzoek naar gevallen van wanbeheer dienovereenkomstig. Dergelijke beperkingen vallen echter niet onder de normale betekenis van het begrip "wanbeheer", anders zou het niet nodig zijn om deze uitdrukkelijk te vermelden. Het instituut van de Deense ombudsman bijvoorbeeld, dat als inspiratiebron diende voor de instelling van het ambt van de Europese ombudsman, kent dergelijke beperkingen niet en de definitie van de Raad van Europa van de rol van ombudsman omvat ook de toetsing van de rechtmatigheid van administratieve akten (7).

In de tweede plaats zijn de specifieke bepalingen en beginselen waaraan overheidsinstanties gehouden zijn verschillend, afhankelijk van het constitutionele, wettelijke en bestuursrechtelijke kader van het betrokken land. Bovendien hebben de regels en de beginselen geen statisch karakter. Zij zijn aan veranderingen en ontwikkelingen onderhevig als gevolg van de werkzaamheden van wetgevende macht, gerechtelijke instanties, ombudsman en overheid zelf.

Het zou derhalve zinvol kunnen zijn een aantal verdere opmerkingen te maken betreffende de regels en beginselen die in de context van de Europese Gemeenschap een bindend karakter hebben.

De rechtsorde

Uitgangspunt voor de werkzaamheden van alle instellingen en organen die uit hoofde van de Verdragen van de Europese Unie zijn ingesteld is wetgeving. Het Hof van Justitie heeft bij een groot aantal gelegenheden beklemtoond dat de Europese Gemeenschap een rechtsgemeenschap is. Wanneer derhalve de Europese ombudsmanonderzoekt of een communautaire instelling of orgaan heeft gehandeld in overeenstemming met de regels en beginselen waaraan zij gehouden is, moet zijn eerste en belangrijkste taak erin gelegen zijn vast te stellen of zij rechtmatig heeft gehandeld. Bij de tenuitvoerlegging van deze taak moet de ombudsman altijd handelen in het besef dat, als opgemerkt in het jaarverslag voor 1995, het Hof van Justitie de hoogste autoriteit is voor wat betreft de betekenis en de interpretatie van het Gemeenschapsrecht. Bovendien kan de ombudsman overeenkomstig artikel 138 E van het EG-Verdrag geen onderzoek verrichten, wanneer de gewraakte feiten onderwerp zijn of zijn geweest van een gerechtelijke procedure.

Bij een aantal bij de Europese ombudsman ingediende klachten zijn vraagstukken van nationaal recht in het geding. Met name wanneer een klacht betrekking heeft op een bestaande verbintenisrechtelijke betrekking tussen de klager en een communautaire instelling, is de verbintenis onderworpen aan de bepalingen van de desbetreffende nationale wetgeving.

In een groot aantal lidstaten houdt de ombudsman zich niet bezig met verbintenisrechtelijke geschillen, hetzij vanwege de algemene kenmerken van dergelijke verbintenissen uit hoofde van de nationale wetgeving of omdat de wetgeving tot instelling van het instituut ombudsman verbintenisrechtelijke zaken uitdrukkelijk uitsluit. Als opgemerkt in het jaarverslag over 1995 bestaat een deel van de taak van de Europese ombudsman erin de lasten van de procesvoering te helpen verlichten door minnelijke schikkingen te bevorderen en aanbevelingen te doen waardoor rechtszaken kunnen worden vermeden. De Europese ombudsman houdt zich derhalve wel bezig met klachten betreffende wanbeheer die voortvloeien uit verbintenisrechtelijke betrekkingen.

Hij probeert echter niet vast te stellen of er sprake is geweest van contractbreuk van de kant van een van beide partijen. Dit vraagstuk zou alleen doeltreffend kunnen worden behandeld door een bevoegde gerechtelijke instantie, die de mogelijkheid zou hebben de argumenten van de partijen met betrekking tot de desbetreffende nationale wetgeving te horen en de bewijsvoering met betrekking tot eventuele betwiste feiten te beoordelen. Op grond van de beginselen van behoorlijk bestuur moet een overheidsinstantie die betrokken is bij een verbintenisrechtelijk geschil met een particulier, de ombudsman altijd een coherente uiteenzetting kunnen geven van de rechtsgrondslag voor haar optreden en kunnen uitleggen waarom zij van mening is dat haar visie op de verbintenisrechtelijke situatie de juiste is.

Regels en beginselen van behoorlijk bestuur

Wat behoorlijk of onbehoorlijk bestuur in de praktijk inhoudt, wordt gewoonlijk van geval tot geval vastgesteld. De zaak kan ook worden verduidelijkt door het aannemen van een wet of een gedragscode betreffende behoorlijk bestuur, zoals in veel lidstaten al is gebeurd. Een belangrijk initiatief is wat dat betreft genomen door Roy Perry, lid van het Europees Parlement en rapporteur voor het verslag van de commissie verzoekschriften over haar werkzaamheden in 1996-97 (8); daarin werd aangedrongen op de vaststelling van een code betreffende behoorlijk bestuur voor de communautaire instellingen en organen. De secretaris-generaal van de Europese Commissie deelde de ombudsman op een vergadering in Straatsburg op 21 oktober 1997 mee dat de Commissie een begin heeft gemaakt met de opstelling van een dergelijke code voor haar ambtenaren.

Deze initiatieven moeten van harte worden toegejuicht. Een gepubliceerde code betreffende behoorlijk bestuur zou ambtenaren informatie geven over de dienst die zij moeten verlenen en burgers wat zij daarvan mogen verwachten. Daarmee zouden zowel de kwaliteit van het bestuurlijk werk als de betrekkingen met de burgers worden verbeterd.

Het bureau van de Europese ombudsman heeft derhalve geholpen bij de voorbereidende werkzaamheden van de secretaris-generaal van de Commissie, door informatie te verstrekken alsmede voorbeelden te geven over de ervaringen in de lidstaten en door commentaar te geven op de beginselen zoals die bij de eerste ontwerpstadia werden toegepast. Met name deed de ombudsman de secretaris-generaal kopieën toekomen van de Deense wetgeving betreffende overheidsbestuur van 1985 en de Finse wet betreffende bestuurlijke procedures van 1982, beide van deze wetten bevatten gedetailleerde bepalingen betreffende procedurele kwesties, waaronder de motivering van besluiten, het recht te worden gehoord en de plicht om informatie te verstrekken over eventuele beroepsmogelijkheden.

De ombudsman deed de secretaris-generaal tevens kopieën toekomen van de Portugese wet betreffende bestuurlijke procedures van 1991; de recente Franse ontwerpwetgeving betreffende betrekkingen tussen de overheid en het publiek, waarin bepalingen zijn opgenomen betreffende ontvangstbevestiging, de verplichting om correspondentie door te geven aan de bevoegde dienst, termijnen voor beantwoording en het recht om schriftelijke en mondelinge opmerkingen te maken alvorens een besluit wordt genomen; een uiteenzetting van de beginselen van het "Citizen's Charter" in het Verenigd Koninkrijk; check lists betreffende behoorlijk bestuur die zijn opgesteld door de ombudsmannen van Ierland en Hongkong en ander relevant materiaal.

Afbakening van het begrip wanbeheer

Ter afsluiting van dit gedeelte van het verslag is het wellicht zinvol om het begrip wanbeheer af te bakenen, in de eerste plaats met betrekking tot de uitoefening van discretionaire bestuurlijke bevoegdheden en in de tweede plaats met betrekking tot de politieke werkzaamheden van het Parlement.

Bij de tenuitvoerlegging van de haar bij of in het kader van de Verdragen toegewezen bestuurlijke taken kan een communautaire instelling of orgaan de wettelijke bevoegdheid hebben om te kiezen tussen twee of meer mogelijke gedragslijnen. Wanneer bijvoorbeeld de Commissie van mening is dat een lidstaat een uit hoofde van het EG-Verdrag op hem rustende verplichting niet is nagekomen, kan zij na de nodige procedurele stappen de zaak uit hoofde van artikel 169 van het Verdrag voorleggen aan het Hof van Justitie. Dit is een discretionaire bevoegdheid en de Commissie kan derhalve niet worden verplicht om een inbreukkwestie aan het Hof van Justitie voor te leggen.

De ombudsman is niet van plan om vraagtekens te zetten bij uit hoofde van deze discretionaire bevoegdheden genomen bestuurlijke besluiten, vooropgezet dat de instelling of het orgaan in kwestie binnen de grenzen van haar wettelijke bevoegdheden heeft gehandeld. Aan die bevoegdheden zijn algemene beperkingen opgelegd door de jurisprudentie van het Hof van Justitie, op grond waarvan bestuurlijke autoriteiten bijvoorbeeld consequent en te goeder trouw moeten handelen, discriminatie moeten voorkomen, zich moeten houden aan de beginselen van evenredigheid, gelijke behandeling en rechtmatige verwachtingen, en mensenrechten en fundamentele vrijheden in acht moeten nemen (9).

Hoewel de gerechtelijke werkzaamheden van het Hof van Justitie krachtens artikel 138 E van het EG-Verdrag specifiek zijn uitgesloten van het mandaat van de ombudsman, staat daarin niets vermeld over de politieke werkzaamheden van het Europees Parlement. De klassieke werkzaamheden van de ombudsman in de Noordse landen omvatten ook het namens het Parlement controleren van de overheid, maar niet de controle op de politieke werkzaamheden van het Parlement. Ook in andere lidstaten blijken ombudsmannen geen controle uit te oefenen op de politieke werkzaamheden van hun respectieve parlementen. In toepassing derhalve van een constitutioneel beginsel dat alle lidstaten gemeen hebben, heeft de Europese ombudsman besloten dat hij geen onderzoek verricht betreffende de politieke werkzaamheden van het Europees Parlement. Deze kwestie moest in de praktijk wel worden besproken, omdat het bureau van de ombudsman al in de beginfase een aantal klachten ontving betreffende wanbeheer van de commissie verzoekschriften van het Europees Parlement bij de behandeling van verzoekschriften. Omdat de commissie verzoekschriften een politiek orgaan is dat zich bezighoudt met de behandeling van verzoekschriften als politieke taak van het Parlement, werden deze klachten geacht niet onder het mandaat van de ombudsman te vallen.

2.2.2. ONTVANKELIJKHEID VAN DE KLACHTEN

Een klacht die binnen het mandaat van de ombudsman valt, moet nog aan andere ontvankelijkheidscriteria voldoen alvorens de ombudsman een onderzoek kan instellen. Deze criteria zijn opgesomd in het Statuut van de ombudsman:

1. uit de klacht moet het onderwerp blijken en de identiteit van de persoon van wie zij uitgaat (artikel 2, lid 3 van het Statuut)

2. de ombudsman mag niet interveniëren in een procedure voor de rechter en evenmin de gegrondheid van een rechterlijke beslissing in twijfel trekken (artikel 1, lid 3)

3. de klacht moet zijn ingediend binnen twee jaar na de datum waarop degene die de klacht indient, in kennis is gesteld van de feiten die aan de klacht ten grondslag liggen (artikel 2, lid 4)

4. voorafgaand aan de klacht moeten de passende administratieve stappen bij de betrokken instellingen of organen zijn ondernomen (artikel 2, lid 4)

5. over de arbeidsbetrekkingen tussen de communautaire instellingen of organen en hun ambtenaren of andere personeelsleden kan slechts een klacht worden ingediend indien de betrokkene de vastgestelde interne administratieve mogelijkheden tot het indienen van een verzoek of een klacht heeft uitgeput (artikel 2, lid 8).

Voorbeelden van niet-ontvankelijke klachten

In oktober 1997 diende een Griekse onderzoeker op het gebied van internationaal en Gemeenschapsrecht bij de ombudsman een klacht in tegen de Europese Commissie.

De klacht was gebaseerd op de navolgende feiten. In 1990 was hij op grond van zijn nationaliteit uitgesloten van vergelijkende onderzoeken die werden georganiseerd voor posten als onderzoeker aan de rechtsfaculteit van de "La Sapienza"-universiteit in Rome en het Instituto Universitario Di Lingue Moderne in Milaan. Hij diende hierover in maart en juni 1990 schriftelijk klachten in bij de Commissie volgens welke zijn uitsluiting van de vergelijkende onderzoeken een inbreuk vormde op artikel 48 van het EG-Verdrag. Volgens de bij de ombudsman ingediende klacht had de Commissie weliswaar gereageerd op zijn brieven van mei en juli 1990, maar had zij geen toereikende maatregelen genomen om iets te doen aan de discriminatie.

De ombudsman besloot dat de klacht niet-ontvankelijk was, omdat de klager sinds juli 1990, d.w.z. gedurende een periode van zeven jaar voor de indiening van de klacht bij de ombudsman, geen contact meer had gehad met de Commissie. De in artikel 2, lid 4, vastgestelde termijn van twee jaar was derhalve ruim overschreden.

(Klacht 937/97/OV)

Een bedrijf diende bij de ombudsman een klacht in tegen de Commissie in verband met een aanbestedingsprocedure waaraan het had deelgenomen. Bij de aanbesteding werd de niet-openbare procedure toegepast; het ging om de verlening van vervoerdiensten voor diplomatieke en andere post.

Blijkens de klacht waren de feiten als volgt: de Commissie nodigde het bedrijf uit om in te schrijven en had als termijn daarvoor 29 september 1997 vastgesteld. Op 10 september en 24 september vroeg het bedrijf om aanvullende informatie en verduidelijking met betrekking tot een aantal aspecten van de inschrijvingsdocumenten. Op 19 september respectievelijk 25 september antwoordde de Commissie dat zij de gevraagde informatie niet kon geven.

Volgens klager had de vorige contractant, welk bedrijf dat ook was, het voordeel dat het beschikte over meer achtergrondinformatie. Het bedrijf diende derhalve bij de ombudsman een klacht in met het verzoek om de situatie te verduidelijken.

Hoewel klager tijdens de inschrijvingsprocedure contact had gehad met de Commissie, waren er geen aanwijzingen dat zij de Commissie op de hoogte hadden gesteld van hun ontevredenheid over het verloop of het resultaat van de inschrijvingsprocedure. De ombudsman besloot derhalve dat de klacht niet-ontvankelijk was, omdat geen passende administratieve stappen waren ondernomen, als vereist op grond van artikel 2, lid 4 van het Statuut.

Het bedrijf dat de klacht indiende, werd geadviseerd contact op te nemen met de Commissie en daarbij duidelijk aan te geven wat de bezwaren tegen de inschrijvingsprocedure waren. Wanneer het bedrijf ontevreden zou blijven over het antwoord van de Commissie, kon het vervolgens een klacht indienen bij de ombudsman.

(1136/97/IJH)

2.2.3. GRONDEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN ONDERZOEK

De ombudsman kan klachten behandelen die binnen zijn mandaat vallen en aan de ontvankelijkheidscriteria voldoen. Krachtens artikel 138 E van het EG-Verdrag kan hij een onderzoek instellen wanneer hij dat gerechtvaardigd acht. In bepaalde gevallen kan de ombudsman oordelen dat er onvoldoende redenen zijn om een onderzoek te openen, ook al is de klacht technisch gesproken ontvankelijk. Wanneer een klacht al in de vorm van een verzoekschrift door de commissie verzoekschriften van het Europees Parlement is behandeld, gaat de ombudsman er normaliter vanuit dat er voor hem geen redenen zijn om een onderzoek in te stellen, tenzij er nieuwe argumenten worden aangedragen.

Indien een klacht slechts verband houdt met het feit dat een brief niet is beantwoord, probeert het bureau van de ombudsman de zaak door informele telefonische verzoeken om inlichtingen op te lossen. Indien de instelling of het orgaan in kwestie reageert door onmiddellijk een antwoord aan klager te sturen, gaat de ombudsman er normaal gesproken van uit dat er geen gronden zijn om een verder onderzoek in te stellen en wordt de zaak om die reden gesloten.

Voorbeelden van klachten ten aanzien waarvan een onderzoek niet gerechtvaardigd werd geacht

In juli 1997 diende mevrouw S. bij de ombudsman een klacht in volgens welke twee ambtenaren van de Commissie aan de commissie verzoekschriften van het Europees Parlement geen adequate toelichting hadden gegeven op en geen bevredigende argumenten hadden aangedragen voor het standpunt van de Commissie dat er in het geval van de Newbury Bypass geen inbreuk was gepleegd op de habitat-Richtlijn 92/43/EEG.

Omdat het bij de inhoud van de klacht ging om een zaak die bij de commissie verzoekschriften reeds in behandeling was in verband met de verzoekschriften betreffende de Newbury Bypass, was de ombudsman van mening dat er geen gronden waren om verder onderzoek naar de klacht te verrichten; mevrouw S. werd daarvan op de hoogte gesteld.

(646/97/IJH)

Op 10 februari 1997 diende mevrouw V. bij de ombudsman een klacht in over het optreden van de Commissie met betrekking tot BSE ("gekkekoeienziekte"). Zij beweerde dat de Commissie voorbij was gegaan aan de standpunten van Britse en Europese onderzoekers.

Op 18 juli 1996 was overeenkomstig artikel 138 C van het EG-Verdrag door het Europees Parlement een tijdelijke onderzoekscommissie ingesteld voor de behandeling van de BSE-affaire. De onderzoekscommissie ging daarbij na wat de verantwoordelijkheden van de Commissie, alsmede die van de Raad en die van het Verenigd Koninkrijk waren. Het verslag van de onderzoekscommissie, dat op 7 februari 1997 werd gepubliceerd (10), bevatte conclusies met kritiek aan het adres van de Commissie alsmede aanbevelingen voor de toekomst.

Omdat de verantwoordelijkheden van de Commissie met betrekking tot BSE reeds waren behandeld door de tijdelijke onderzoekscommissie, was de ombudsman van mening dat er geen gronden waren voor een verder onderzoek naar de klacht; mevrouw V. werd hiervan op de hoogte gesteld.

(Klacht 143/97/JMA)

2.3. ANALYSE VAN DE KLACHTEN

Van de vanaf het begin van de werkzaamheden van de ombudsman geregistreerde 2 321 klachten waren 14,9 % afkomstig uit Frankrijk, 14,7 % uit Duitsland, 14 % uit Spanje, 12,5 % uit het Verenigd Koninkrijk en 11 % uit Italië. Bijlage A - statistieken geeft een volledig overzicht van de verdeling van de klachten per land.

In de loop van 1997 werd in 97 % van de gevallen het onderzoek afgerond met betrekking tot de vraag of een klacht binnen het mandaat viel, aan de ontvankelijkheidscriteria voldeed en of er voldoende redenen waren om een onderzoek te openen. 27 % van de onderzochte klachten bleken binnen het mandaat van de ombudsman te vallen. Daarvan voldeden er 230 aan de ontvankelijkheidscriteria, maar voor 34 werd een onderzoek niet gerechtvaardigd geacht. Voor 196 dossiers werd een onderzoek ingesteld.

Het merendeel van de klachten die tot een onderzoek leidden, waren tegen de Europese Commissie gericht (80 %). Omdat de Commissie de belangrijkste communautaire instelling is die besluiten neemt die directe gevolgen hebben voor burgers, is het normaal dat de klachten van de burgers voor het overgrote merendeel tegen de Commissie gericht zijn. Er waren 18 klachten tegen het Europees Parlement en 14 klachten tegen de Raad van de Europese Unie.

Bij de beschuldigingen omtrent wanbeheer ging het vooral om een gebrek aan transparantie (60 dossiers), discriminatie (42 dossiers), gebrekkige procedures of niet-eerbiediging van de rechten van de verdediging (32 dossiers), oneerlijke behandeling of machtsmisbruik (23 dossiers), vermijdbare vertraging en nalatigheid (beide 22 dossiers), niet-nakomen van verplichtingen, d.w.z. het niet vervullen door de Europese Commissie van haar rol als "hoedster van de Verdragen" ten aanzien van de lidstaten (20 dossiers) en foutieve toepassing van wetgeving (14 dossiers).

2.4. ADVIES OM ZICH TOT EEN ANDERE INSTANTIE TE WENDEN EN OVERDRACHT VAN KLACHTEN

Indien een klacht buiten het mandaat van de ombudsman valt of niet-ontvankelijk is, probeert de ombudsman de indiener altijd te verwijzen naar een andere instantie die zijn klacht zou kunnen behandelen. Indien mogelijk wordt een klacht door de ombudsman met instemming van klager rechtstreeks doorgegeven aan een andere bevoegde instantie, mits de klacht gegrond blijkt.

In 1997 werd in 490 zaken, die meestal betrekking hadden op het Gemeenschapsrecht, een dergelijk advies gegeven. In 254 gevallen werd de indiener aangeraden naar een nationale of regionale ombudsman of een vergelijkbare instelling te stappen. Bovendien werden met instemming van klager drie klachten rechtstreeks doorgegeven aan een nationale ombudsman en één aan een nationaal parlement om als verzoekschrift te worden behandeld. 86 Klagers kregen het advies om een verzoekschrift bij het Europees Parlement in te dienen en bovendien werden 13 klachten met instemming van indiener doorverwezen naar het Europees Parlement om daar als verzoekschrift te worden behandeld. In 76 zaken werd geadviseerd contact op te nemen met de Europese Commissie. Daarbij zijn een aantal gevallen waarin een klacht tegen de Commissie niet-ontvankelijk werd verklaard, omdat niet eerst passende administratieve stappen bij de Commissie waren ondernomen. In 73 zaken werd klager geadviseerd contact op te nemen met andere instanties.

2.5. BESLUITEN NA EEN ONDERZOEK DOOR DE OMBUDSMAN

Indien de ombudsman besluit een onderzoek naar een klacht in te stellen, bestaat de eerste stap erin de klacht met de eventuele bijlagen voor opmerkingen naar de betrokken communautaire instelling of het betrokken communautair orgaan te zenden. Zodra het standpunt is ontvangen, wordt het naar de indiener gestuurd met het verzoek om daarop commentaar te geven.

In sommige gevallen onderneemt de instelling of het orgaan zelf stappen om de zaak te regelen. Indien zulks uit het standpunt en de opmerkingen naar aanleiding daarvan blijkt, wordt het dossier gesloten met de opmerking "opgelost door de instelling". In andere gevallen besluit de indiener zelf zijn klacht in te trekken en wordt het dossier om die reden gesloten.

Indien de klacht niet door de instelling wordt opgelost, noch door de klager wordt ingetrokken, zet de ombudsman zijn onderzoek voort. Indien het onderzoek geen wanbeheer aan het licht brengt, worden klager en instelling of orgaan daarvan in kennis gesteld en wordt het dossier gesloten.

Indien het onderzoek van de ombudsman een geval van wanbeheer aan het licht brengt, streeft hij een minnelijke schikking na om het probleem op te lossen en klager genoegdoening te geven. Op een op 21 oktober 1997 in Straatsburg gehouden vergadering kwamen de ombudsman en de secretaris-generaal van de Commissie, de heer Carlo Trojan, overeen dat een informele ontmoeting in sommige gevallen een geschikte manier kan zijn om een minnelijke schikking na te streven in gevallen waarbij de Commissie is betrokken.

Indien een minnelijke schikking niet mogelijk is of de pogingen een minnelijke schikking te bereiken geen resultaat opleveren, kan de ombudsman het dossier sluiten met een kritische opmerking aan het adres van de betrokken instelling of het betrokken orgaan of officieel vaststellen dat er sprake is van wanbeheer en de nodige aanbevelingen doen.

Een kritische opmerking wordt door de ombudsman voldoende geacht, indien het wanbeheer geen algemene gevolgen blijkt te hebben en vervolgmaatregelen van de ombudsman niet noodzakelijk lijken.

In gevallen waarin vervolgmaatregelen van de ombudsman noodzakelijk blijken (d.w.z in meer ernstige gevallen van wanbeheer of in gevallen met algemene gevolgen), neemt de ombudsman een besluit met ontwerpaanbevelingen aan de betrokken instelling of het betrokken orgaan. Overeenkomstig artikel 3, lid 6 van het Statuut van de ombudsman dient de instelling of het orgaan in kwestie binnen een termijn van drie maanden een omstandig advies uit te brengen. Dit omstandig advies kan inhouden dat het besluit van de ombudsman wordt aanvaard, alsmede een omschrijving van de maatregelen die zijn genomen om de aanbevelingen uit te voeren.

Indien een communautaire instelling of orgaan niet adequaat reageert op een ontwerpaanbeveling dient de ombudsman overeenkomstig artikel 3, lid 7, een verslag in bij het Europees Parlement en de instelling of het orgaan in kwestie. Het verslag kan aanbevelingen bevatten. De mogelijkheid die de Europese ombudsman heeft om een dergelijk speciaal verslag bij het Parlement in te dienen is voor zijn werkzaamheden van onschatbare waarde. Een aantal nationale ombudsmannen hebben een langdurige strijd moeten voeren om een vergelijkbare mogelijkheid te bekomen. Speciale verslagen moeten daarom niet te vaak worden ingediend, maar alleen wanneer het gaat om belangrijke zaken waarin het Parlement maatregelen kan nemen teneinde de ombudsman overeenkomstig het Statuut van de ombudsman te ondersteunen.

Het eerste speciale verslag van de ombudsman werd ingediend op 15 december en wel naar aanleiding van het eigen initiatiefonderzoek met betrekking tot de toegang van het publiek tot documenten in het bezit van communautaire instellingen en organen (zie verder hoofdstuk 4 hieronder).

In 1997 startte de ombudsman 200 onderzoeken, waarvan 196 naar aanleiding van klachten en vier op eigen initiatief.

Zestien zaken werden door de instelling of het orgaan zelf opgelost. Twee andere klachten werden door de indiener ingetrokken. In 59 zaken bracht het onderzoek van de ombudsman geen wanbeheer aan het licht.

In 21 gevallen werd een kritische opmerking aan de instelling gericht. In drie gevallen werd een minnelijke schikking bereikt. In 1997 werden geen ontwerpaanbevelingen aan de betrokken instellingen en organen gedaan (voor verdere bijzonderheden zie bijlage A, statistieken).

3. BESLUITEN NA EEN ONDERZOEK

3.1 GEVALLEN WAARIN GEEN WANBEHEER IS VASTGESTELD

3.1.1. EUROPEES PARLEMENT

BESLUIT INZAKE TERBESCHIKKINGSTELLING OVEREENKOMSTIG ARTIKEL 41 VAN HET STATUUT

Besluit inzake klacht 483/4.3.96/DG/L/KT tegen het Europees Parlement

Klacht

Op 27 februari 1996 diende mevrouw G. bij de ombudsman een klacht in naar aanleiding van het besluit van het Europees Parlement om haar overeenkomstig artikel 41 van het Statuut ter beschikking te stellen. Over hetzelfde onderwerp had zij op 12 februari 1996 reeds een klacht bij de ombudsman ingediend. Deze klacht (424/14.2.96/DG/L/KT) werd onontvankelijk verklaard omdat alle interne administratieve procedures nog niet waren doorlopen (artikel 2, lid 8, van het Statuut van de ombudsman).

Begin januari 1996 stelde het Europees Parlement mevrouw G. op de hoogte van zijn besluit om haar ter beschikking te stellen. Het besluit zelf was gedateerd 21 december 1995 en trad per 15 december 1995 in werking.

In een brief aan de secretaris-generaal tekende mevrouw G. protest aan tegen het feit dat het besluit haar drie weken na dato werd meegedeeld en dat het terugwerkende kracht had. Bovendien wees zij erop dat zij tot eind februari 1996 met ziekteverlof was. Nadat zij een antwoord van de secretaris-generaal had ontvangen meende klager nog geen genoegdoening te hebben gekregen en diende zij opnieuw een klacht in bij de ombudsman.

Het onderzoek

Opmerkingen Parlement

De klacht werd doorgezonden aan het Europees Parlement. Kort samengevat luidden de opmerkingen van het Parlement als volgt:

Mevrouw G. was één van de 34 ambtenaren die in juli 1994 naar aanleiding van een voorstel om het aantal ambten op basis van artikel 41 van het Statuut te verminderen een verzoek indienden om ter beschikking te worden gesteld. Vervolgens heeft zij haar dienst of de administratie niet te kennen gegeven van voornemen veranderd te zijn. Daarom was er geen enkele reden om aan te nemen dat het besluit haar ter beschikking te stellen anders dan uiterst gunstig voor haar was.

Het besluit om mevrouw G. ter beschikking te stellen diende vóór het einde van het jaar te worden genomen, omdat de begrotingsautoriteit had besloten in het kader van het programma 1995 maximaal 15 ambten te schrappen.

Wat de terugwerkende kracht van het besluit betreft moest het tot aanstelling bevoegde gezag zowel het paritair comité als het comité Beoordelingsrapporten raadplegen alvorens een besluit te nemen over de terbeschikkingstelling van mevrouw G. Deze raadplegingen werden op 15 november 1995 afgerond.

Op 9 januari 1996 verzocht mevrouw G. om verandering van de datum van haar terbeschikkingstelling in 1 maart 1996, om volledig te kunnen profiteren van het ziekteverlof dat door haar dokter was uitgeschreven voor de periode van 24 oktober 1995 t/m 29 februari 1996.

Toen het Parlement vernam dat de formulering van zijn organisatieschema voor 1996 de mogelijkheid bood lopende of niet-benutte procedures volgens artikel 41 over te dragen van 1995 naar 1996, stelde de personeelsdienst voor de datum van inwerkingtreding van het besluit tot terbeschikkingstelling van mevrouw G. te wijzigen in 1 februari 1996. De financieel controleur was echter van mening dat wijziging van het aanvankelijke besluit op grond van de in het geding zijnde factoren niet gerechtvaardigd was.

De opmerkingen van het Europees Parlement werden aan mevrouw G. meegedeeld met een uitnodiging om desgewenst ook van haar kant opmerkingen te maken. Van de zijde van mevrouw G. zijn echter geen opmerkingen ontvangen.

Besluit

Overeenkomstig artikel 41, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren stelt het tot aanstelling bevoegd gezag een lijst vast van de ter beschikking te stellen ambtenaren. Iedere ambtenaar die een der ambten bekleedt waarop de vermindering van het aantal ambten van toepassing is en die de wens te kennen geeft ter beschikking te worden gesteld, wordt ambtshalve door het tot aanstelling bevoegde gezag op deze lijst geplaatst. De op deze lijst voorkomende ambtenaren worden bij besluit van het tot aanstelling bevoegde gezag ter beschikking gesteld.

Op basis van de informatie waarover de ombudsman beschikte, bleek dat mevrouw G. de wens te kennen had gegeven ter beschikking te worden gesteld en dat het Europees Parlement van oordeel was dat zijn besluit voor haar bijzonder gunstig uitviel. De ombudsman beschikte niet over gegevens die aantoonden dat het Europees Parlement bij de behandeling van deze zaak in strijd met het Statuut van de ambtenaren zou gehandeld hebben.

Bovendien bleek dat het Parlement gereageerd had op het verzoek van mevrouw G. om de inwerkingtreding van het besluit tot terbeschikkingstelling uit te stellen, maar dat de financieel controleur van mening was dat een wijziging van het aanvankelijke besluit gezien de in het geding zijnde factoren niet gerechtvaardigd was. De ombudsman beschikte niet over gegevens volgens welke de financieel controleur zijn bevoegdheden zou zijn te buiten gegaan.

Gezien deze bevindingen bleek er geen sprake te zijn van wanbeheer en sloot de ombudsman de zaak.

BEHANDELING VAN EEN KLACHT

Besluit inzake klacht 130/97/HMA tegen het Europees Parlement

Klacht

In februari 1997 diende X een klacht in over het comité van beheer van de door het Europees Parlement beheerde crèche. In een periode van 18 maanden tijd was de zoon van X zes keer door andere kinderen in de crèche gebeten. X had diverse malen contact met de directie van de crèche en het comité van beheer in een poging om dit probleem op te lossen. Hij beklaagde zich bij het Comité van beheer over het feit dat de directie van de crèche niets deed om zijn zoon te beschermen tegen herhaling van de bijtincidenten. Volgens hem werd zijn klacht door het comité van beheer niet op adequate wijze behandeld.

Klager uitte de navolgende beschuldigingen:

- Het comité van beheer had verzuimd kinderen die in gevaar verkeerden, te beschermen.

- Er was sprake van machtsmisbruik in de vorm van intimidatie en dreigementen. X beweerde dat hem was meegedeeld dat zijn op komst zijnde baby in de gegeven omstandigheden wellicht niet tot de crèche zou worden toegelaten.

- Er was sprake van ongelijke behandeling en discriminatie, omdat kinderen die andere kinderen beten, beter werden behandeld dan kinderen die waren gebeten. X beweerde dat hem te verstaan was gegeven dat het hem vrij stond om zijn zoon van de crèche af te halen, wanneer hij over de situatie niet tevreden was.

- Het comité van beheer weigerde de namen bekend te maken van de kinderen die de zoon van X hadden gebeten, en heeft in geen enkel stadium meegedeeld welke concrete maatregelen binnen de crèche waren genomen met betrekking tot kinderen die andere kinderen bleven bijten en om te voorkomen dat soortgelijke gebeurtenissen opnieuw zouden plaatsvinden.

Overeenkomstig artikel 2, lid 3 van het Statuut werd de klacht op verzoek van klager als vertrouwelijk aangemerkt.

Het onderzoek

Opmerkingen Parlement

De klacht werd doorgezonden aan het Europees Parlement. Samengevat luidden de opmerkingen van het Parlement als volgt:

Er was geen sprake van nalatigheid, omdat de desbetreffende autoriteiten uitvoerig op de verschillende aspecten van de klacht in waren gegaan. Uit het dossier bleek dat een lid van het comité van beheer getuige was geweest van een soortgelijk incident op de crèche en had gezien hoe dat geval was behandeld.

De beschuldiging omtrent intimidatie en dreigementen was niet gefundeerd. Niets stond de toelating van de op komst zijnde baby van X tot de crèche in de weg.

De beschuldiging omtrent machtsmisbruik had deels te maken met het feit dat het comité van beheer weigerde een overplaatsing van de zoon van X naar de crèche van de Commissie aan te vragen. Er zijn strikte regels betreffende aanvragen voor overplaatsing en de enige situatie waarin een dergelijk verzoek gefundeerd is, betreft gevallen waarin de aanvrager hoog op de prioriteitenlijst voor toelating tot de crèche staat en er in de crèche van het Parlement geen plaats beschikbaar is. Er was derhalve geen sprake van machtsmisbruik.

De directie van de crèche verschafte het comité van beheer gedetailleerde uitleg met betrekking tot de beschreven gebeurtenissen en over het beleid dat met betrekking tot dergelijke gebeurtenissen door het personeel wordt gevoerd. Op basis van deze verklaringen constateerde het comité van beheer dat er geen aanwijzingen waren omtrent discriminatie. Volgens het Parlement had men X nooit gedwongen om zijn zoon van de Eastman-crèche af te halen.

Het was terecht dat de naam van het kind dat de zoon van X had gebeten, niet bekend was gemaakt. Deze gedragslijn werd gevolgd om te voorkomen dat zich tussen ouders in de crèche scènes afspeelden die voor alle betrokkenen negatieve gevolgen zouden hebben. Het was een zaak tussen de crèche en de ouders van het kind dat de zoon van X had gebeten. Het Parlement verklaarde dat X verder op de hoogte werd gehouden van de procedures die door het comité van beheer en de directie van de crèche werden gevolgd en van alle besluiten die ter zake werden genomen. X werd verzocht om de zaak verder te bespreken met de directie van de crèche.

Opmerkingen klager

X merkte op dat het feit dat zijn klacht door het comité van beheer was behandeld, nog niet betekende dat er geen sprake was van nalatigheid met betrekking tot de inhoud en de resultaten van het onderzoek.

Hij was het niet eens met het feit dat hem was "verboden" rechtstreeks contact op te nemen met de ouders van de kinderen die zijn zoon beten. En hij beweerde dat de directie hem nooit op de hoogte had gesteld van haar voornemen om zelf met de ouders te spreken, noch van de concrete maatregelen die waren genomen om het probleem op te lossen.

Wat de dreigementen betreft, handhaafde X zijn standpunt met betrekking tot het feit dat ermee was gedreigd om zijn op komst zijnde baby in de gegeven omstandigheden niet tot de crèche toe te laten.

Besluit

Met betrekking tot de beschuldiging dat het comité van beheer nalatig was geweest, bleek dat het comité de klacht had behandeld en zich hierover met vragen tot de directie van de crèche had gewend. Er was derhalve een onderzoek verricht dat in overeenstemming bleek te zijn met de beginselen van behoorlijk bestuur.

Wat de beschuldiging omtrent machtsmisbruik betreft, had het Parlement in zijn opmerkingen verklaard dat niets een toelating van een op komst zijnde baby van klager tot de crèche in de weg stond. Wat betreft het verzoek om overplaatsing van het kind van klager naar de crèche van de Commissie leek het niet opportuun om verder onderzoek te doen naar de motieven voor de afwijzing van dit verzoek, omdat het kind intussen in een andere crèche was ondergebracht.

Wat de beschuldiging omtrent discriminatie betreft bleek dat de door de crèche gevolgde pedagogische beginselen op alle kinderen op gelijke wijze werden toegepast en derhalve bleek er geen sprake te zijn van discriminatie. Ook waren er geen aanwijzingen dat klager gedwongen werd om zijn kind van de crèche af te halen.

De door het comité van beheer gesteunde weigering van de directie om de namen bekend te maken van kinderen die de zoon van X hadden gebeten, was gebaseerd op pedagogische argumenten. De directie van de crèche leek ervan doordrongen te zijn dat ouders het vaak niet eens waren met een dergelijk besluit, maar zij gaf er de voorkeur aan om de boosheid van ouders op zichzelf te richten in plaats van op andere ouders en hun kinderen. Dit is een op pedagogische beginselen gebaseerd besluit dat geen inbreuk blijkt te vormen op de beginselen van behoorlijk bestuur.

Uit het dossier bleek dat klager was meegedeeld dat de kinderen die andere kinderen beten overeenkomstig de door de crèche gevolgde pedagogische beginselen werden bestraft en dat de directie contact met de ouders van deze kinderen opnam teneinde het probleem op te lossen. Klager werd verzocht om de zaak verder met de directie te bespreken. Het besluit om niet bekend te maken welke concrete maatregelen waren genomen, bleek verband te houden met de beroepsethiek. Dit besluit was gebaseerd op ethische beginselen en bleek geen inbreuk te vormen op de beginselen van behoorlijk bestuur.

Op basis van het onderzoek van de Europese ombudsman met betrekking tot deze klacht bleek er geen sprake te zijn van wanbeheer van het comité van beheer van de crèche van het Europees Parlement. De ombudsman sloot derhalve de zaak.

3.1.2. HET EUROPEES PARLEMENT, DE EUROPESE COMMISSIE, DE REKENKAMER, HET COMITÉ VAN DE REGIO'S EN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ

ACTIO POPULARIS KLACHT: LEEFTIJDSGRENZEN BIJ VERGELIJKENDE ONDERZOEKEN MET HET OOG OP AANWERVING

Besluit inzake klacht 1042/25.11.96/SKTOL/FIN/BB tegen de Europese Commissie, het Europees Parlement, de Rekenkamer, het Comité van de Regio's en het Economisch en Sociaal Comité

Klacht

In november 1996 diende de heer B namens de Federatie van Finse Vertaalbureaus (Suomen Käännöstoimistojen Liitto r.y.) bij de ombudsman een klacht in over de leeftijdsgrenzen die werden vermeld in de door de communautaire instellingen en organen gepubliceerde aankondigingen van vergelijkende onderzoeken, en dan met name de aankondigingen van vergelijkende onderzoeken COM/A/1029, EUR/LA/118 en EUR/LA/119.

Volgens de klacht waren de vertalers van mening dat de door de communautaire instellingen gevolgde praktijk neerkomt op discriminatie van personen op grond van leeftijd, en daarom in strijd is met het beginsel van gelijke behandeling en mogelijk zelfs met het Handvest van de Verenigde Naties. De vertalers stelden dat dit des te verontrustender is, omdat het hierbij gaat om een praktijk die gevolgd wordt binnen een Europese Unie die zozeer de nadruk legt op vrije concurrentie en een Europa van de burgers.

De heer B. verzocht de ombudsman de rechtmatigheid van alle leeftijdsgrenzen te onderzoeken en de nodige maatregelen te nemen.

Het onderzoek

De klacht werd doorgezonden aan de betrokken instellingen en organen.

Opmerkingen van de Commissie

De Commissie verwees in haar opmerkingen in de eerste plaats naar een door haar op 31 oktober 1996 aan de ombudsman gezonden achtergrondnota.

Bovendien merkte de Commissie op dat het hanteren van leeftijdsgrenzen bij vergelijkende onderzoeken een optie is die op grond van het Statuut van de ambtenaren open staat, en dat deze optie afhankelijk van de omstandigheden en specifieke doelstellingen van de vergelijkende onderzoeken op een soepele wijze kan worden toegepast.

Tevens wees de Commissie erop dat de toepassing van leeftijdsgrenzen één van de instrumenten is die zij met het oog op een eventueel hoog aantal sollicitaties kan hanteren.

Tenslotte merkte de Commissie op dat leeftijdsgrenzen vrouwen er niet van weerhouden om te solliciteren. Bovendien wijzen de resultaten van de vergelijkende onderzoeken voor de nieuwe lidstaten uit dat leeftijd in belangrijke mate van invloed is op mobiliteit.

Opmerkingen van het Parlement

Het Parlement merkte op dat overeenkomstig het Statuut van de ambtenaren een leeftijdsgrens kan worden vastgesteld voor kandidaten voor door de communautaire instellingen georganiseerde algemene vergelijkende onderzoeken. Het is aan het tot aanstelling bevoegde gezag om autonoom en overeenkomstig de beginselen van behoorlijk bestuur te besluiten of een leeftijdsgrens gerechtvaardigd is.

Het Parlement beklemtoonde dat alle instellingen bij hun aanwervingsbeleid leeftijdsgrenzen hanteren. De diverse instellingen hebben voor het hanteren van leeftijdsgrenzen de volgende argumenten aangevoerd:

a) instandhouding van de loopbaanstructuur

b) problemen met integratie in een multicultureel en meertalig milieu op grote afstand van huis nemen met de leeftijd toe

c) de administratieve en financiële problemen zouden toenemen, wanneer de leeftijdsgrenzen zouden worden afgeschaft, omdat de aanwerving dan een tijdrovender en kostbaarder zaak zou worden zonder dat er sprake zou zijn van een gelijktijdige toeneming van het aantal te vullen vacatures.

Opmerkingen van de Rekenkamer

De Rekenkamer sloot zich aan bij de opmerkingen die de Commissie op 19 maart 1997 aan de ombudsman had doen toekomen.

Comité van de Regio's en Economisch en Sociaal Comité

Het Comité van de Regio's en het Economisch en Sociaal Comité brachten een gemeenschappelijk standpunt uit waarin zij zich aansloten bij de opmerkingen die de Commissie op 19 maart 1997 aan de ombudsman had doen toekomen.

Besluit

1. In het kader van het aanwervingsbeleid van de communautaire instellingen gehanteerde leeftijdsgrenzen

1.1. Over het algemeen lijken door alle communautaire instellingen in beginsel leeftijdsgrenzen te worden gehanteerd voor de toelating van kandidaten tot vergelijkende onderzoeken. Deze mogelijkheid wordt geboden door bijlage III van het Statuut van de ambtenaren en met name artikel 1, onder g) van bijlage III waarin wordt opgemerkt dat zo nodig de leeftijdsgrens, alsmede de toegestane verhoging daarvan voor de andere personeelsleden die reeds ten minste één jaar in dienst zijn in de aankondiging van een algemeen vergelijkend onderzoek wordt vermeld.

1.2. Gebleken is dat de leeftijdsgrenzen in ieder geval worden verhoogd voor kandidaten die verplicht in militaire dienst zijn geweest, kandidaten die hebben gezorgd voor een ten laste komend kind dat de schoolgaande leeftijd nog niet heeft bereikt of voor een kind dat lijdt aan een ernstige geestelijke of lichamelijke handicap, alsmede voor kandidaten die zelf lichamelijk gehandicapt zijn.

1.3. De instellingen beschouwen leeftijdsgrenzen als belangrijke instrumenten ter waarborging van een goede loopbaanstructuur van hun ambtenaren, alsmede met het oog op de inachtneming van hun statutaire verplichtingen. De instellingen hanteren daarbij het beginsel dat personeel in de aanvangsrang wordt aangeworven. Wanneer van dit beginsel zou worden afgeweken, zou dit negatieve gevolgen hebben voor motivatie en een goed beheer. Volgens de Commissie wijst onderzoek uit dat geografische onevenwichtigheden toenemen naarmate de leeftijdsgrens hoger is. Bovendien werd door de Commissie opgemerkt dat de ervaring heeft geleerd dat meer vrouwen deelnemen aan vergelijkende onderzoeken voor A8 dan voor A7/6.

2. Initiatiefonderzoek van de Europese ombudsman met betrekking tot het hanteren van leeftijdsgrenzen voor de aanwerving bij de communautaire instellingen

2.1. De Europese ombudsman had een aantal klachten ontvangen omtrent gevallen van wanbeheer bij het hanteren van leeftijdsgrenzen voor de aanwerving van personeel bij de communautaire instellingen.

2.2. Op basis van het onderzoek dat de ombudsman heeft verricht met betrekking tot deze en verschillende andere klachten omtrent het hanteren van leeftijdsgrenzen door de verschillende communautaire instellingen kwam de ombudsman tot de conclusie dat het opportuun is om een meer algemeen onderzoek in te stellen naar het hanteren van leeftijdsgrenzen.

2.3. Op basis van de door de ombudsman ontvangen klachten bleek dat de gangbare praktijk met betrekking tot het hanteren van leeftijdsgrenzen door de instellingen tot grote ontevredenheid bij de Europese burgers leidde, met name bij burgers van de nieuwe lidstaten.

2.4. Overeenkomstig artikel 138 E van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is de Europese ombudsman bevoegd op eigen initiatief onderzoek te verrichten naar mogelijke gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen of organen. Op grond van deze bepaling begon de ombudsman op 14 juli 1997 met een onderzoek op eigen initiatief naar het hanteren van leeftijdsgrenzen bij de aanwerving van ambtenaren en andere personeelsleden bij de Europese Gemeenschappen.

Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Europese ombudsman inzake deze en andere klachten met betrekking tot het hanteren van leeftijdsgrenzen bleek het opportuun een algemeen onderzoek in te stellen naar het hanteren van leeftijdsgrenzen.

Op 14 juli 1997 begon de ombudsman met een onderzoek op eigen initiatief naar het hanteren van leeftijdsgrenzen bij de aanwerving van personeel door de communautaire instellingen. De kwesties die in deze specifieke klacht ter sprake werden gebracht zullen in het kader van het onderzoek op eigen initiatief in aanmerking worden genomen. De ombudsman sloot derhalve de zaak.

3.1.3. RAAD VAN DE EUROPESE UNIE

AANWERVING: UITSLUITING VAN EEN VERGELIJKEND ONDERZOEK

Besluit inzake klacht 725/16.7.96/GD/FR/KH tegen de Raad

Klacht

De heer D. diende in juli 1996 bij de ombudsman een klacht in in verband met zijn uitsluiting van een door de Raad georganiseerd algemeen vergelijkend onderzoek (C/360). Hij was geslaagd voor het schriftelijk gedeelte en werd in een op 15 mei 1996 verzonden brief uitgenodigd om deel te nemen aan het op 10 juni 1996 in Parijs te houden mondelinge gedeelte. De brief werd verstuurd naar het adres in Marseille dat de heer D. aan de Raad had opgegeven. De heer D. vertrok op 22 mei 1996 van Marseille naar Brussel en vroeg zijn vader om post naar hem door te sturen. Pas tijdens een telefoongesprek dat hij op 16 juni 1996 met zijn ouders voerde, vernam de heer D. dat een brief van de Raad voor hem was aangekomen. Pas toen hij deze brief op 20 juni 1996 ontving, vernam de heer D. de uitnodiging voor het mondelinge gedeelte van het vergelijkend onderzoek. Toen hij contact opnam met de Raad werd hem meegedeeld dat de jury haar werkzaamheden op 17 juni 1996 had beëindigd.

Bij schrijven van 21 juni 1996 verzocht de heer D. de voorzitter van de jury een aanvullend mondeling examen voor hem te organiseren. Een van de redenen die de heer D. in dit verzoek noemde was dat hij, gezien de gewoonlijk op kandidaten van toepassing zijnde leeftijdsgrens, geen andere gelegenheid meer zou krijgen om deel te nemen aan een door de communautaire instellingen georganiseerd vergelijkend onderzoek. Op 25 juni 1996 deelde de voorzitter van de jury de heer D. schriftelijk mee dat de jury haar werkzaamheden had beëindigd en dat hij was uitgesloten van het vergelijkend onderzoek.

Het onderzoek

Opmerkingen Raad

De klacht werd doorgezonden aan de Raad. De opmerkingen van de Raad bevatten de navolgende punten:

Indien de heer D. op 17 juni 1996 op een vroeg tijdstip contact zou hebben opgenomen met het secretariaat-generaal van de Raad, had de jury hem waarschijnlijk nog kunnen laten deelnemen aan het mondeling examen.

Toen de reservelijst was vastgesteld, kon de Raad echter op grond van het beginsel van de gelijke behandeling van alle kandidaten de procedure van het vergelijkend onderzoek niet heropenen door speciaal voor de heer D. een mondeling examen te organiseren.

Opmerkingen klager

In zijn opmerkingen naar aanleiding van de opmerkingen van de Raad handhaafde de heer D. zijn aanvankelijke klacht.

Besluit

De ombudsman stelde, afgaande op de opmerkingen van de Raad, vast dat het mogelijk zou zijn geweest positief gevolg te geven aan het verzoek van klager, indien dit verzoek tijdig was ingediend. Omdat het verzoek de Raad echter pas bereikte na de sluiting van de procedure van het vergelijkend onderzoek, zou inwilliging van het verzoek hebben betekend dat de procedure had moeten worden heropend. Gelet op deze bevindingen bleek geen sprake te zijn van wanbeheer en sloot de ombudsman derhalve de zaak.

Verdere opmerkingen van de ombudsman

De ombudsman merkte op dat hij, gezien het grote aantal bij hem binnengekomen klachten betreffende leeftijdslimieten voor de aanwerving van personeel bij de instellingen, had besloten op eigen initiatief een onderzoek naar deze praktijk in te stellen.

3.1.4. DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE EN DE EUROPESE COMMISSIE

DISCRIMINATIE BIJ ALGEMENE VERGELIJKENDE ONDERZOEKEN

Besluit inzake klacht 851/3.9.96/ALC/ES/VK tegen de Europese Commissie en de Raad van de Europese Unie

Klacht

In augustus 1996 diende de heer L.C. uit Spanje bij de ombudsman een klacht in over een vermeend geval van wanbeheer van de Commissie en de Raad van de Europese Unie met betrekking tot een aantal aspecten van hun aanwervingssystemen.

Klager bracht daarbij drie punten naar voren:

1. Volgens hem was er sprake van strijdigheid tussen de inhoud van een door de Commissie in het Spaans gepubliceerde brochure "La carrera en la Comisión de las Comunidades europeas" en het beleid dat door de instellingen in werkelijkheid wordt gevoerd met betrekking tot de aanwerving van ambtenaren.

2. Het beginsel van non-discriminatie op basis van nationaliteit was geschonden door de inwerkingtreding van Verordening (EG) nr. 626/95 van de Raad (11), op grond waarvan bijzondere tijdelijke maatregelen werden genomen die volgens hem in strijd waren met het Statuut.

3. De Raad en de Commissie maakten zich schuldig aan discriminatie op grond van leeftijd, omdat zij normaal gesproken leeftijdsgrenzen hanteerden voor de aanwerving van hun ambtenaren.

Hij drong erop aan dat alle leeftijdsgrenzen voor eventuele algemene vergelijkende onderzoeken van de Gemeenschap zouden worden afgeschaft, en dat de naleving van het beginsel van non-discriminatie op basis van nationaliteit zou worden gewaarborgd.

Het onderzoek

De klachten werden doorgezonden aan de Commissie en de Raad.

Opmerkingen Commissie

Naar aanleiding van een eerder desbetreffend verzoek van de ombudsman had de Commissie haar opmerkingen met betrekking tot het algemene vraagstuk van het hanteren van leeftijdsgrenzen reeds aan de ombudsman doen toekomen.

Zij wees erop dat de instellingen leeftijdsgrenzen voor de aanwerving van ambtenaren bij de Gemeenschap hadden gehanteerd op basis van de bepalingen van het Statuut van de ambtenaren, bijlage III, artikel 1. Omdat verschillende leden van het Europees Parlement echter kritiek hadden uitgeoefend op die leeftijdsgrenzen, had de Commissie een uitvoerig onderzoek verricht betreffende de gevolgen van een eventuele afschaffing van alle leeftijdsgrenzen. Volgens de Commissie waren de belangrijkste argumenten vóór handhaving van de leeftijdsgrenzen de volgende:

1. betere voorwaarden voor een evenwichtig beheer van het personeel;

2. bevordering van een geografisch evenwicht binnen het ambtenarenapparaat van de instelling;

3. bevordering van sollicitaties van vrouwen.

Met betrekking tot de specifieke inhoud van de klacht van de heer L.C. merkte de Commissie op dat de brochure waarnaar door klager werd verwezen geen rechtskracht had en dat het alleen voor voorlichtingsdoeleinden was bestemd. Met betrekking tot de vermeende inbreuk op het beginsel van non-discriminatie op basis van nationaliteit werden bij Verordening (EG) nr. 626/95 bijzondere tijdelijke maatregelen ingesteld die tot doel hadden de aanwerving te bevorderen van ambtenaren uit de nieuwe lidstaten die op 1 januari 1995 tot de Unie toetraden. De Commissie wees er met nadruk op dat klager reeds eerder een verzoekschrift over hetzelfde onderwerp had ingediend bij het Europees Parlement (nr. 898/95). De commissie Verzoekschriften had het verzoekschrift reeds behandeld en had besloten het dossier gezien het antwoord van de Commissie te sluiten.

Opmerkingen Raad

In de eerste plaats beklemtoonde de Raad dat de instelling bij de tenuitvoerlegging van haar aanwervingsbeleid rekening moet houden met de op dat moment beschikbare posten, alsmede met budgettaire beperkingen. In de tweede plaats vormde Verordening (EG) nr. 626/95 tot instelling van bijzondere tijdelijke maatregelen ter bevordering van de aanwerving van ambtenaren uit de nieuwe lidstaten geen inbreuk op het beginsel van non-discriminatie op basis van nationaliteit.

Opmerkingen klager

De heer L.C. stelde dat de mogelijkheid om leeftijdsgrenzen te hanteren, zoals die is voorzien in artikel 1 van bijlage III van het Statuut van de ambtenaren, in strijd was met het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de Spaanse grondwet. Het argument dat de loopbaanvooruitzichten voor oudere nieuwbenoemde ambtenaren wellicht beperkt waren, was niet relevant, omdat niet alle kandidaten bevordering gedurende hun loopbaan als een prioriteit beschouwden. Tenslotte was hij van mening dat een evenwichtige vertegenwoordiging van onderdanen van alle lidstaten weliswaar ook kan worden verwezenlijkt door een beperking van de toegang tot algemene vergelijkende onderzoeken op basis van nationaliteit, maar meer nog door bevordering van een gelijke toegang tot die algemene vergelijkende onderzoeken voor alle burgers van de Unie.

Besluit

Uit het door de ombudsman verrichte onderzoek bleek dat het soort brochure, alsmede de presentatie en de inhoud daarvan, zodanig waren dat het duidelijk niet de bedoeling was een rechtskader te creëren omtrent de definitie van de mogelijkheden voor toegang tot het ambtenarenapparaat van de Unie, maar veeleer om algemene informatie te verschaffen over de algemene vergelijkende onderzoeken met het oog op aanwerving door de instellingen. De ombudsman concludeerde dat een eventuele strijdigheid tussen de bestaande situatie en de algemene doelstellingen van de brochure niet kon worden beschouwd als een geval van wanbeheer van de zijde van de Commissie.

Met betrekking tot discriminatie op basis van nationaliteit had klager een verzoekschrift over hetzelfde onderwerp ingediend bij het Europees Parlement, dat door de commissie Verzoekschriften was behandeld als verzoekschrift nr. 898/95. De ombudsman was derhalve van mening dat er geen gronden waren om verder onderzoek met betrekking tot deze zaak te verrichten.

Het vraagstuk van de leeftijdsgrenzen was ook het onderwerp van een onderzoek dat de ombudsman op 14 juli 1997 op eigen initiatief was begonnen. De ombudsman was derhalve van mening dat het niet nodig was om met betrekking tot dit specifieke aspect van de klacht verder onderzoek te verrichten. Klager zal echter op de hoogte worden gesteld van de resultaten van het initiatiefonderzoek.

Tegen deze achtergrond sloot de Europese ombudsman de zaak.

AANWERVING: BEOORDELING VAN BEROEPSERVARING EN NIET-BEANTWOORDING

Besluit inzake klacht 940/11.10.96/AS/SW/BB tegen de Europese Commissie en de Raad van de Europese Unie

Klacht

In oktober 1996 diende mevrouw S. bij de ombudsman een klacht in met betrekking tot de beoordeling van beroepservaring in het kader van het door de Commissie georganiseerde vergelijkend onderzoek EUR/LA/75 en de niet-beantwoording door de Raad van het verzoek van mevrouw S. om haar een afschrift te doen toekomen van de gecorrigeerde examentekst van het door de Raad georganiseerde vergelijkend onderzoek LA/369.

Mevrouw S. was uitgesloten van algemeen vergelijkende onderzoek EUR/LA/75, omdat zij niet de vereiste minimale beroepservaring van twaalf jaar had.

Naar aanleiding van het verzoek van mevrouw S. nam de jury haar besluit in heroverweging, maar zij handhaafde haar oorspronkelijke besluit. Later schreef mevrouw S. opnieuw een brief aan de jury waarin zij stelde dat de jury niet had aangegeven hoe zij haar beroepservaring had beoordeeld. Bovendien wees mevrouw S. erop dat zij niet op de hoogte was van het feit dat studietijdvakken die parallel liepen met beroepswerkzaamheden niet in aanmerking werden genomen. Daarom had zij niet het getuigschrift van haar studie ingezonden, maar uitsluitend de certificaten waarin de einddata voor elk onderwerp werden vermeld. Tenslotte had mevrouw S. berekend dat het getuigschrift van haar studie uitwees dat zij over de vereiste beroepservaring van twaalf jaar beschikte. Mevrouw S. drong erop aan om het besluit van de jury ten tweeden male in heroverweging te nemen.

In januari 1996 antwoordde de jury dat zij haar besluit opnieuw had behandeld. De jury verwees naar punt B.3 van de aankondiging van het vergelijkend onderzoek en naar de punten V.B.2, VI.2 en XI van het in Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen C 219 A van 24 augustus 1995 gepubliceerde sollicitatieformulier en merkte op dat op deze regels geen uitzonderingen mogelijk waren.

In de door haar bij de ombudsman ingediende klacht stelde mevrouw S. dat de Commissie niet bekend had gemaakt welke beoordelingscriteria zouden worden gehanteerd bij de beoordeling van de beroepservaring. Zij beklemtoonde dat het met het oog op een gelijke behandeling van de sollicitanten noodzakelijk was dat de jury informatie verschafte over de beoordelingsmethode.

In februari 1996 had mevrouw S. een brief aan de Raad gestuurd waarin zij vroeg om een afschrift van haar gecorrigeerde Engelse examentekst voor vergelijkend onderzoek LA/369 van de Raad. In de door haar bij de ombudsman ingediende klacht beweerde zij dat zij nooit een antwoord op haar brief had gekregen.

Het onderzoek

De klacht werd doorgezonden aan de Commissie en aan de Raad.

Opmerkingen Commissie

De opmerkingen van de Commissie bevatten samengevat de navolgende punten:

Volgens de aankondiging van het vergelijkend onderzoek moesten de kandidaten over ten minste twaalf jaar beroepservaring na het behalen van hun universitair diploma beschikken.

In de aankondiging van het vergelijkend onderzoek werd bepaald dat met bewijsstukken gestaafde cursussen voor specialisatie en bijscholing of vervolmaking ook als beroepservaring worden beschouwd. Aanvullende opleidingen moeten ten minste hetzelfde niveau hebben als het niveau dat is vereist voor toelating tot het vergelijkend onderzoek. Derhalve kunnen cursussen voor specialisatie en bijscholing of vervolmaking in aanmerking worden genomen bij de berekening van de beroepservaring. Om echter als beroepservaring te kunnen worden aangemerkt, moet het hierbij om full-time opleidingen gaan. Hetzelfde geldt voor de beroepservaring. Met andere woorden, wanneer de opleiding plaatsvindt tijdens het werk, kan deze niet bovenop de periode van de beroepservaring in aanmerking worden genomen. Volgens punt XI van de aankondiging van het vergelijkende onderzoek moeten fotokopieën van de bewijsstukken waaruit blijkt dat de sollicitant aan de voorwaarden voldoet, bij de sollicitatie worden gevoegd.

De beroepservaring van mevrouw S. werd berekend op basis van haar oorspronkelijke sollicitatie en de daarbij gevoegde documenten. Bij elkaar genomen bedroeg haar beroepservaring elf jaar en zes maanden.

De tekst van de aankondiging van het vergelijkend onderzoek heeft rechtskracht en de jury moet zich daaraan houden.

Opmerkingen Raad

De opmerkingen van de Raad bevatten samengevat de navolgende punten:

In januari 1996 werd mevrouw S. meegedeeld dat zij niet was toegelaten tot het mondeling gedeelte van het vergelijkend onderzoek en wel op grond van het negatieve resultaat dat zij had behaald voor deel 3 van het schriftelijk gedeelte.

In februari 1996 vroeg mevrouw S. om toezending van een afschrift van haar gecorrigeerde schriftelijke examentekst. Haar verzoek werd door de voorzitter van de jury uitvoerig beantwoord, met een uiteenzetting van de procedures, maar tevens met de mededeling dat de gecorrigeerde tekst niet aan haar kon worden toegezonden.

In oktober 1996 deelde mevrouw S. de ombudsman mee dat de Raad had geweigerd haar de gecorrigeerde tekst te doen toekomen. Dezelfde dag wendde zij zich schriftelijk tot de heer Brunmayr, adjunct-directeur-generaal, met verzoek om een antwoord.

In oktober 1996 werd een afschrift van de brief van 27 februari 1996 aan klager gezonden.

Gecorrigeerde examenteksten vallen onder de geheimhoudingsregels die overeenkomstig artikel 6 van bijlage III van het Statuut gelden met betrekking tot de werkzaamheden van jury's.

Omdat het aantal deelnemende kandidaten hoog was, zou het erg moeilijk zijn om in te gaan op verzoeken om toezending van afschriften van gecorrigeerde teksten.

Opmerkingen klager

De opmerkingen van mevrouw S. bevatten samengevat de navolgende punten:

Wat de beoordeling van haar beroepservaring betreft, was zij nog steeds van mening dat in de aankondiging van het vergelijkend onderzoek niet werd vermeld dat bijscholingscursussen tijdens het werk niet bovenop de periode van de beroepservaring in aanmerking konden worden genomen. Indien dit in de aankondiging duidelijk was vermeld, zou zij naar eigen zeggen het getuigschrift van haar studie aan de universiteit van Stockholm reeds hebben meegezonden met haar oorspronkelijke sollicitatie voor algemeen vergelijkend onderzoek EUR/LA/369.

Toen zij verzocht om herziening van het besluit om haar van bovengenoemd vergelijkend onderzoek uit te sluiten, had de Commissie haar beroepservaring moeten berekenen op basis van het getuigschrift dat zij bij het verzoek om herziening van dat besluit had gevoegd. Mevrouw S. stelde dat zij op basis van haar studietijdvakken voldeed aan de voorwaarden betreffende de beroepservaring van twaalf jaar.

Met betrekking tot de brief van de Raad van 27 februari 1996 stelde mevrouw S. dat zij pas in oktober 1996 een afschrift van die brief had ontvangen. Zij beweerde dat de Raad de brief in eerste instantie helemaal niet had verzonden. Zij handhaafde haar verzoek om toezending van een afschrift van de gecorrigeerde tekst.

Besluit

1. Beoordeling van de beroepservaring

1.1. Volgens de jurisprudentie van het Hof van Justitie hebben jury's ruime discretionaire bevoegdheden. Bij de uitoefening van deze bevoegdheden moeten de jury's zich houden aan het wettelijke kader van hun werkzaamheden als vastgesteld in de aankondiging van het vergelijkend onderzoek.

1.2. In haar brief van 19 december 1995 aan mevrouw S. en in haar opmerkingen aan de ombudsman verstrekte de Commissie informatie over de methode die door de jury wordt gehanteerd bij de beoordeling van beroepservaring. Verder werd in de opmerkingen aangegeven hoe de beroepservaring van klager werd berekend.

1.3. Op basis van het onderzoek van de ombudsman met betrekking tot deze klacht bleek dat de jury in overeenstemming met de aankondiging van het vergelijkend onderzoek heeft gehandeld.

2. Niet-beantwoording van correspondentie

2.1. De Raad deed de ombudsman een afschrift toekomen van zijn brief van 27 februari 1997. In deze brief antwoordde de Raad dat hij in de regel geen afschriften van gecorrigeerde examenteksten aan kandidaten deed toekomen.

2.2. De ombudsman bevond dat er geen aanwijzingen waren ter ondersteuning van de bewering van klager volgens welke de Raad bovengenoemde brief nooit had verzonden.

3. Afschrift van de gecorrigeerde examentekst

3.1. Volgens de huidige stand van het Gemeenschapsrecht is er geen rechtsgrondslag voor het standpunt dat de Raad op enigerlei wijze verplicht zou zijn om desgewenst een afschrift van een gecorrigeerde examentekst aan sollicitanten te doen toekomen.

3.2. De ombudsman heeft een aantal klachten met betrekking tot aanwerving ontvangen, met name met betrekking tot een te geringe transparantie van de procedures. O.a. werd daarin geklaagd over het feit dat werd geweigerd om afschriften van gecorrigeerde examenteksten op hun verzoek aan sollicitanten te doen toekomen.

3.3. Volgens artikel 138 E van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is de ombudsman bevoegd op eigen initiatief onderzoek te verrichten betreffende eventuele gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen of organen. Op grond van deze bepaling heeft hij op 7 november 1997 een initiatiefonderzoek geopend betreffende de geheimhouding die wordt betracht bij de aanwervingsprocedures van de Commissie.

3.4. In het kader van dit initiatiefonderzoek zal de ombudsman nagaan of de Commissie voornemens is maatregelen te nemen teneinde het mogelijk te maken afschriften van gecorrigeerde examenteksten aan de betrokken sollicitanten te doen toekomen.

Gezien bovengenoemde bevindingen bleek er geen sprake te zijn van wanbeheer van de zijde van de Commissie of de Raad. De ombudsman sloot derhalve de zaak.

Verdere opmerkingen

Gezien het aanzienlijke aantal klachten dat de ombudsman heeft ontvangen met betrekking tot de geringe transparantie bij de procedures voor door de communautaire instellingen georganiseerde vergelijkende onderzoeken met het oog op aanwerving, begon hij op 7 november 1997 met een initiatiefonderzoek betreffende dit onderwerp.

3.1.5. EUROPESE COMMISSIE

SELECTIE VAN STAGIAIRES: TOEGANG TOT HET "BLUE BOOK"

Besluit inzake klacht 111/95/VK tegen de Europese Commissie

Klacht

In september 1995 diende X bij de Europese ombudsman een klacht in volgens welke stages bij de Commissie niet werden toegewezen op basis van merites, maar op basis van goede connecties met hooggeplaatste personen.

Ter staving van zijn beweringen verwees X naar zijn twee afgewezen aanvragen voor een stage bij de Commissie. Hij verklaarde dat hij niet begreep waarom hij de eerste keer wel werd opgenomen in het zogenaamde "Blue Book" van de Commissie, maar de tweede keer, toen hij veel hoger gekwalificeerd was, niet.

Overeenkomstig artikel 2, lid 3, van het Statuut werd de klacht op verzoek van klager als vertrouwelijk aangemerkt.

Het onderzoek

Opmerkingen Commissie

De klacht werd doorgezonden aan de Commissie, die in haar opmerkingen verklaarde dat X volgens de voor stages geldende regels voldeed aan de voorwaarden voor toelating. Gezien echter het hoge aantal aanvragen dat jaarlijks binnenkwam, was het nodig om een pre-selectietest uit te voeren op basis van de feitelijke studieresultaten van de kandidaten en op basis van gegevens over eventuele studie op het gebied van Europese integratie of op het gebied van het Gemeenschapsrecht.

De Commissie verklaarde dat X op grond van zijn uitstekende curriculum vitae eerst wel was opgenomen in het "Blue Book", maar later niet meer aan de voorwaarden voldeed. Bovendien beklemtoonde de Commissie dat in beginsel ook rekening moest worden gehouden met de geografische spreiding van de kandidaten en het aantal aanvragen dat jaarlijks binnenkwam.

Opmerkingen klager

De opmerkingen van de Commissie werden toegezonden aan klager, die zijn klacht handhaafde. Klager voegde eraan toe dat hij de tweede keer uiteindelijk op aanbeveling van een hooggeplaatst persoon was opgenomen in een supplement bij het "Blue Book".

Verder onderzoek

De ombudsman vroeg de Commissie om informatie met betrekking tot de procedure die werd gevolgd met betrekking tot opneming in het "Blue Book". Verder verzocht de ombudsman om afschriften van de sollicitatieformulieren van de andere kandidaten van dezelfde nationaliteit als X teneinde hun kwalificaties te kunnen beoordelen.

De Commissie deed aanvullende opmerkingen aan de ombudsman toekomen, alsmede afschriften van de sollicitatieformulieren van de andere kandidaten van dezelfde nationaliteit als X. De Commissie wees erop dat het supplement werd gebruikt voor een aanvullende beoordeling van de sollicitaties en tevens diende voor correctiedoeleinden met het oog op technische of drukfouten.

Besluit

De ombudsman merkte op dat de voor de selectie van stagiaires gehanteerde criteria, zoals die door de Commissie aan hem waren meegedeeld, niet ongefundeerd bleken.

Er moest op worden gewezen dat een administratieve autoriteit een zekere marge heeft bij de beoordeling van de vraag of een concrete sollicitatie voldoet aan de criteria voor een vacature.

Het onderzoek dat de ombudsman verrichtte met betrekking tot de sollicitaties van andere kandidaten van dezelfde nationaliteit als X, wees niet uit dat de Commissie zich niet heeft gehouden aan de door haarzelf vastgestelde criteria.

X beweerde dat hij op aanbeveling van een hooggeplaatst persoon was opgenomen in het supplement bij het "Blue Book". Omdat geen gegevens waren verstrekt betreffende de identiteit van deze persoon en de persoon of personen op wie invloed zou zijn uitgeoefend, waren er geen gronden voor verder onderzoek met betrekking tot dit aspect van de klacht.

De ombudsman sloot derhalve de zaak.

WEIGERING EEN EUR.1-CERTIFICAAT UIT IVOORKUST TE ACCEPTEREN

Besluit inzake klacht 187/17.10.95/FS/B/IJH tegen de Europese Commissie

Klacht

De heer S. diende in oktober 1995 namens een be