Verslag

over de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Stichting Dublin) betreffende het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van de Stichting

(2000/C 373/07)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 16 van Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad(1), zoals gewijzigd bij artikel 1, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad(2), aan de Raad en het Europees Parlement gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden voor het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 1, punt 16, van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad(3) tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad(4) is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur van de Stichting uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(5) overeenkomstig de interne financiële bepalingen van artikel 1, punten 52, 54 en 55, van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Behoudens de in paragraaf 6 vermelde feiten heeft de Rekenkamer aan de hand van deze controle redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN DE EUROPESE STICHTING TOT VERBETERING VAN DE LEVENS- EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN (STICHTING DUBLIN) BETREFFENDE HET BEGROTINGSJAAR 1999

Begrotingsuitvoering

5. Op de begroting 1999 is 14,8 miljoen euro uitgetrokken, tegen 14 miljoen euro in 1998, hetgeen neerkomt op een stijging van 6 %. Van dit bedrag zijn voor 14,5 miljoen euro betalingsverplichtingen aangegaan, waarvan 3,6 miljoen euro is overgedragen naar het jaar 2000, en is 0,3 miljoen euro geannuleerd.

6. De overgedragen betalingsverplichtingen hebben vrijwel geheel, voor 3,4 miljoen euro ofwel 94 %, betrekking op titel III, waaronder de operationele activiteiten van de Stichting vallen. Niettemin is bij drie betalingsverplichtingen het totaal over te dragen bedrag van 0,5 miljoen euro vastgesteld op basis van de beschikbare kredieten en niet op basis van de werkelijke bedragen van de per 31 december 1999 daadwerkelijk gedane bestellingen. Deze werkwijze is niet in overeenstemming met het financieel reglement.

7. Doordat de procedures voor de opstelling van de contracten te laat werden ingeleid en de desbetreffende activiteiten met moeite tijdig konden worden afgewikkeld, kon de Stichting de beschikbare kredieten niet met de gewenste zorgvuldigheid beheren. Zo steeg het bedrag van de overdrachten met meer dan 12 % ten opzichte van het voorgaande jaar. Op het gebied van de beleidsuitgaven overtreffen de overgedragen kredieten ruimschoots de betalingen van het begrotingsjaar.

8. Dat zulk een groot bedrag aan kredieten van het begrotingsjaar zo lang onbesteed is gebleven, wijst op gebreken in het toezicht door de Stichting op haar jaarprogramma. De Stichting zou het systeem waarmee het toezicht houdt op haar activiteiten moeten verbeteren om het bedrag aan kredietoverdrachten zo laag mogelijk te houden en aldus het beginsel van de jaarperiodiciteit beter in acht te nemen.

Systemen voor de begrotingsboekhouding en algemene boekhouding

9. Aan het eind van het eerste kwartaal 2000 had de Stichting nog niet de nodige maatregelen getroffen om het begrotingsboekhoudingssysteem SI2 operationeel te maken.

10. Het tot dan toe door de Stichting gebruikte systeem voor de algemene boekhouding werd in februari 2000 buiten werking gesteld. Sindsdien wordt de boekhouding manueel gevoerd, met alle omslachtigheid en risico's van dien. In maart 2000 had de Stichting nog niets ondernomen om dit te verhelpen.

Voorschotkas

11. De door de voorschotkas betaalde bedragen maken 20 % uit van de uitgaven van 1999. 1,2 miljoen euro daarvan waren voor personeelsuitgaven bestemd, 0,6 miljoen euro voor administratieve uitgaven en 1,1 miljoen euro voor beleidsuitgaven. De Rekenkamer herinnert eraan dat van deze wijze van betaling luidens het financieel reglement slechts bij uitzondering gebruik mag worden gemaakt, wegens de risico's die met het beheer ervan gepaard gaan. Zij verzoekt de Stichting nogmaals, zo weinig mogelijk gebruik te maken van de voorschotkas, en de normale betalingsprocedures te volgen.

Aanwijzing van de BTW

12. Tot december 1998 bepaalde het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven inclusief BTW moesten worden aangewezen, en dat de BTW na terugbetaling opnieuw kon worden besteed. Sindsdien(6) bepaalt het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven exclusief BTW moeten worden aangewezen. De Rekenkamer verzoekt de Stichting, deze nieuwe bepalingen in haar eigen regelgeving om te zetten.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 27 september 2000.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 139 van 30.5.1975, blz. 1.

(2) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 13.

(3) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 26.

(4) PB L 164 van 24.6.1976, blz. 16.

(5) Zoals voorgeschreven in artikel 16 van Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad, zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Stichting over het begrotingsjaar 1999 opgesteld op 28 maart 2000, waarna ze zijn toegezonden aan de Commissie, de raad van bestuur van de Stichting en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Rekenkamer ingekomen op 3 april 2000. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(6) Zie artikel 27, lid 2 bis, van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, EGKS, Euratom) nr. 2548/98 van de Raad van 23 november 1998 (PB L 320 van 28.11.1998, blz. 1).

Tabel 1

Balans per 31 december 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van de stichting

6. Na onderzoek van de terzake doende documenten is duidelijk dat de betreffende overdrachten betrekking hebben op bestelbonnen die voor het einde van het begrotingsjaar door de Stichting zijn verstuurd in verband met goederen en diensten die de Stichting specifiek nodig heeft voor de tenuitvoerlegging van haar werkprogramma. Voor de drie betalingsverplichtingen waren de opgegeven bestelbonnen voorlopig. De Stichting zal het probleem onderzoeken en zal trachten herhaling te voorkomen.

7. Zoals door de Rekenkamer is aangegeven vallen slechts 6 % van de overdrachten, ofwel 236000 euro, onder titel I (Personeel) en titel II (Administratie). Wat betreft titel III is het bedrag aan overgedragen kredieten (3404000 euro) een natuurlijk gevolg van de samenhang tussen de jaarlijkse begrotingscyclus van de Stichting en haar operationele cyclus (waarin is inbegrepen het ontwerpen en lanceren van het programma, het ontwerpen van het project in grote lijnen, de aanbestedingen, de gedetailleerde uitwerking van het projectontwerp en de uitvoering van het project). Over het algemeen zijn aan het eind van het begrotingsjaar voor alle kredieten verplichtingen aangegaan en is het project aan het eind van het daaropvolgende begrotingsjaar afgerond en geheel in rekening gebracht.

8. Na afronding van een reorganisatieprogramma en een onderzoek van controle- en participatieprocedures hoopt de Stichting de planning van de aanwending van beschikbare kredieten te verbeteren en tegelijkertijd het bedrag aan overdrachten te verminderen.

9. De Stichting signaleert dat na beroep te hebben gedaan op de expertise van de technische diensten van de Commissie, het begrotingsboekhoudsysteem SI2 thans (in 2000) operationeel is. Het systeem functioneert naar behoren.

10. Het overgangssysteem voor de algemene boekhouding dat de Stichting in 1999 en tijdens de controle door de Rekenkamer gebruikte, was gebaseerd op het programma Excel. De Stichting onderzoekt momenteel de mogelijkheid om een volledig geautomatiseerd algemeen boekhoudsysteem ("Sage") te installeren. Het is de bedoeling dit systeem aan te passen aan de specifieke eisen die worden gesteld aan elektronische overdracht van fondsen in Ierland.

11. De laatste jaren heeft de Stichting gestreefd naar verbetering van haar administratieve praktijken, teneinde minder beroep te doen op voorschotten. Zoals uit de documenten van de Stichting blijkt is er minder beroep gedaan op de voorschotkas, en wel als volgt:

- 1997: voorschotten bedroegen 40 % van de totale uitgaven, salarissen niet meegerekend

- 1998: voorschotten bedroegen 37 % van de totale uitgaven, salarissen niet meegerekend

- 1999: voorschotten bedroegen 21 % van de totale uitgaven, salarissen niet meegerekend.

Overeenkomstig de voorstellen van de Rekenkamer zal de Stichting trachten hierop zo weinig mogelijk beroep te doen.

12. De Stichting zal dit probleem onder de aandacht van de terzake doende dienst van de Commissie brengen teneinde - in voorkomend geval - het financieel reglement van de Stichting op passende wijze te wijzigen.