NL Publicatieblad van de Europese Unie L 129/26

GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) 2018/762 VAN DE COMMISSIE

van 8 maart 2018

tot vaststelling van gemeenschappelijke veiligheidsmethoden inzake de eisen voor veiligheidsbeheersystemen overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/798 van het Europees Parlement en de Raad, en tot intrekking van de Verordeningen (EU) nr. 1158/2010 en (EU) nr. 1169/2010

(Voor de EER relevante tekst)

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Richtlijn (EU) 2016/798 van het Europees Parlement en de Raad van 11 mei 2016 inzake veiligheid op het spoor (1), en met name artikel 6, lid 6,

Gezien Aanbeveling ERA-REC-115-REC van het Spoorwegbureau van de Europese Unie betreffende de herziening van de gemeenschappelijke veiligheidsmethoden voor conformiteitsbeoordelingen en de gemeenschappelijke veiligheidsmethoden voor toezicht, bij de Commissie ingediend op 9 maart 2017,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) In de gemeenschappelijke veiligheidsmethoden (GVM's) is beschreven hoe de veiligheidsniveaus, het bereiken van de veiligheidsdoelen en de naleving van andere veiligheidsvoorschriften worden beoordeeld.

(2) In overeenstemming met artikel 6, lid 5, van Richtlijn (EU) 2016/798 worden de GVM's regelmatig herzien, daarbij rekening houdend met de bij de toepassing ervan opgedane ervaring, de algemene ontwikkeling van de veiligheid op het spoor en de doelstelling om het veiligheidsniveau in het algemeen te handhaven en, voor zover redelijkerwijs haalbaar, voortdurend te verbeteren.

(3) Bij Uitvoeringsbesluit van 1 september 2016 (2) heeft de Commissie het Spoorwegbureau van de Europese Unie („het Bureau”) overeenkomstig artikel 6, lid 2, van Richtlijn (EU) 2016/798 het mandaat gegeven tot herziening van de Verordeningen (EU) nr. 1158/2010 (3), (EU) nr. 1169/2010 (4) en (EU) nr. 1077/2012 (5) van de Commissie. Conform dat mandaat heeft het Bureau op 9 maart 2017 een aanbeveling uitgebracht die vergezeld ging van een verslag over de resultaten van de raadpleging van de nationale veiligheidsinstanties, de sociale partners en de gebruikers, en van een rapport waarin de impact van de te wijzigen GVM's wordt beoordeeld. De Commissie heeft de aanbeveling van het Bureau getoetst aan het mandaat als bedoeld in artikel 6, lid 4, van Richtlijn (EU) 2016/798.

(4) Het veiligheidsbeheersysteem moet ervoor zorgen dat spoorwegondernemingen en infrastructuurbeheerders hun bedrijfsdoelstellingen op een veilige manier bereiken. Het veiligheidsbeheersysteem is vaak geïntegreerd in andere managementsystemen om de algemene prestatie van de organisatie te verbeteren, de kosten te drukken en tegelijkertijd de krachten op alle niveaus van de organisatie te bundelen. Daartoe wordt het gemeenschappelijk kader van de ISO-High Level Structure (6) gebruikt om de eisen van het veiligheidsbeheersysteem als bedoeld in artikel 9 van Richtlijn (EU) 2016/798, functioneel te clusteren. Dit kader faciliteert tevens het inzicht in en de toepassing van een procesmatige aanpak door de spoorwegondernemingen en de infrastructuurbeheerders bij de ontwikkeling, de uitvoering, de instandhouding en de voortdurende verbetering van hun veiligheidsbeheersysteem.

(5) Na de afgifte van een uniek veiligheidscertificaat of een veiligheidsvergunning moet de aanvrager zijn veiligheidsbeheersysteem als bedoeld in artikel 9 van Richtlijn (EU) 2016/798, blijven toepassen.

(6) Het menselijk gedrag speelt een centrale rol in de veilige en efficiënte werking van het spoor. Wanneer wordt geoordeeld dat gedrag heeft bijgedragen aan een ongeval of incident, bestaat de kans dat organisatorische factoren, zoals de werkdruk of de taakinvulling, dat gedrag hebben beïnvloed en aldus tot slechtere prestaties en ergere gevolgen van dat ongeval of incident hebben geleid. Daarom is het essentieel dat spoorwegondernemingen en infrastructuurbeheerders een systematische aanpak hanteren ter ondersteuning van de menselijke prestaties en het beheer van de menselijke en organisatorische factoren binnen het veiligheidsbeheersysteem.

(7) De manier waarop veiligheid wordt bekeken en gewaardeerd en de prioriteit die eraan wordt gegeven, weerspiegelen de inzet voor de veiligheid op alle niveaus binnen de organisatie. Daarom is het belangrijk dat spoorwegondernemingen en infrastructuurbeheerders nagaan welke acties en gedragingen kunnen bijdragen aan de ontwikkeling van een positieve veiligheidscultuur, en dat zij via hun veiligheidsbeheersysteem werken aan een cultuur van wederzijds vertrouwen en leren, waarin het personeel wordt aangemoedigd de veiligheid te bevorderen door gevaarlijke voorvallen te rapporteren en veiligheidsgerelateerde informatie te verstrekken.

(8) In het veiligheidsbeheersysteem moet er rekening mee worden gehouden dat Richtlijn 89/391/EEG van de Raad (7) en de relevante afzonderlijke richtlijnen volledig van toepassing zijn op de bescherming van de gezondheid en veiligheid van werknemers bij de bouw, exploitatie en onderhoud van het spoorwegsysteem. Dit brengt voor de verlenende instantie geen nieuwe verantwoordelijkheden of taken mee, behalve de controle of de aanvrager van een uniek veiligheidscertificaat of een veiligheidsvergunning rekening heeft gehouden met de gezondheids- en veiligheidsrisico's. De lidstaten behouden de mogelijkheid om andere instanties te belasten met het beoordelen van de overeenstemming met Richtlijn 89/391/EEG.

(9) Het veiligheidsbeheersysteem dient, voor zover relevant, rekening te houden met de potentiële extra risico's van het vervoer van gevaarlijke goederen per spoor, en in dat kader tevens met Richtlijn 2008/68/EG van het Europees Parlement en de Raad (8).

(10) De Verordeningen (EU) nr. 1158/2010 en (EU) nr. 1169/2010 worden overbodig en moeten daarom door deze verordening worden vervangen.

(11) Wat veiligheidscertificaten betreft, volgt uit artikel 10, lid 15, van Richtlijn (EU) 2016/798 dat de nationale veiligheidsinstantie kan verlangen dat veiligheidscertificaten worden herzien wanneer het regelgevingskader inzake veiligheid ingrijpend is gewijzigd. De veranderingen overeenkomstig artikel 9 van Richtlijn (EU) 2016/798 en deze verordening zijn weliswaar relevant maar niet ingrijpend. Daarom moet Verordening (EU) nr. 1158/2010 tot de vervaldatum van die certificaten van toepassing blijven op veiligheidscertificaten die zijn afgegeven overeenkomstig Richtlijn 2004/49/EG van het Europees Parlement en de Raad (9). Om dezelfde reden moet de intrekking van Verordening (EU) nr. 1158/2010 worden uitgesteld tot het einde van de laatste dag van de termijn waarbinnen zij door de nationale veiligheidsinstanties in het kader van hun toezichtsactiviteiten nog kan worden toegepast. Bovendien blijven overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/798 de huidige veiligheidscertificaten onderworpen aan Richtlijn 2004/49/EG waarop Verordening (EU) nr. 1158/2010 was gebaseerd.

(12) Wat veiligheidsvergunningen betreft, volgt uit artikel 12, lid 2, tweede alinea, van Richtlijn (EU) 2016/798 dat de nationale veiligheidsinstantie kan verlangen dat de veiligheidsvergunning wordt herzien wanneer het regelgevingskader voor veiligheid ingrijpend is gewijzigd. De veranderingen overeenkomstig artikel 9 van Richtlijn (EU) 2016/798 en deze verordening zijn weliswaar relevant maar niet ingrijpend. Daarom moet Verordening (EU) nr. 1169/2010 van toepassing blijven op veiligheidsvergunningen die zijn afgegeven overeenkomstig Richtlijn 2004/49/EG tot de vervaldatum van die vergunningen. Om dezelfde reden moet de intrekking van Verordening (EU) nr. 1169/2010 worden uitgesteld tot het einde van de laatste dag van de termijn waarbinnen zij door de nationale veiligheidsinstanties in het kader van hun toezichtsactiviteiten nog kan worden toegepast,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Onderwerp en toepassingsgebied

1. Bij deze verordening worden gemeenschappelijke veiligheidsmethoden (GVM's) vastgesteld inzake de eisen voor veiligheidsbeheersystemen van spoorwegondernemingen en infrastructuurbeheerders, als bedoeld in artikel 6, lid 1, onder f), van Richtlijn (EU) 2016/798.

2. Deze verordening is van toepassing op unieke veiligheidscertificaten en veiligheidsvergunningen die worden afgegeven overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/798.

Artikel 2

Definitie

Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder „veiligheidscertificeringsinstantie” de instantie die verantwoordelijk is voor de afgifte van unieke veiligheidscertificaten, hetzij het Bureau, hetzij een nationale veiligheidsinstantie.

Artikel 3

Eisen inzake het veiligheidsbeheersysteem van spoorwegondernemingen

Spoorwegondernemingen zetten hun veiligheidsbeheersystemen op overeenkomstig de voorschriften in bijlage I.

Deze eisen aan het veiligheidsbeheersysteem zijn van toepassing op de veiligheidscertificaten als bedoeld in artikel 10 van Richtlijn (EU) 2016/798 met het oog op de beoordeling van aanvragen en met het oog op het toezicht.

Artikel 4

Eisen inzake het veiligheidsbeheersysteem van infrastructuurbeheerders

Infrastructuurbeheerders zetten hun veiligheidsbeheersystemen op overeenkomstig de voorschriften in bijlage II.

Deze eisen aan het veiligheidsbeheersysteem zijn van toepassing op de veiligheidsvergunningen als bedoeld in artikel 12 van Richtlijn (EU) 2016/798 met het oog op de beoordeling van aanvragen en met het oog op toezicht.

Artikel 5

Intrekking

De Verordeningen (EU) nr. 1158/2010 en (EU) nr. 1169/2010 worden met ingang van 16 juni 2025 ingetrokken.

Artikel 6

Inwerkingtreding en toepassing

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Zij is van toepassing met ingang van 16 juni 2019 in de lidstaten die bij het Bureau geen kennisgeving hebben ingediend overeenkomstig artikel 33, lid 2, van Richtlijn (EU) 2016/798. Zij is van toepassing in alle lidstaten met ingang van 16 juni 2020.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat. Gedaan te Brussel, 8 maart 2018. Voor de Commissie De voorzitter Jean-Claude JUNCKER

(1) PB L 138 van 26.5.2016, blz. 102.

(2) Uitvoeringsbesluit van de Commissie van 1 september 2016 betreffende een mandaat voor het Spoorwegbureau van de Europese Unie tot herziening van de gemeenschappelijke veiligheidsmethoden voor conformiteitsbeoordelingen en de gemeenschappelijke veiligheidsmethode voor toezicht en tot intrekking van Besluit C(2014) 1649 final (C(2016) 5504 final).

(3) Verordening (EU) nr. 1158/2010 van de Commissie van 9 december 2010 betreffende een gemeenschappelijke veiligheidsmethode ter beoordeling van de conformiteit met de vereisten voor de verkrijging van veiligheidscertificaten voor spoorwegen (PB L 326 van 10.12.2010, blz. 11).

(4) Verordening (EU) nr. 1169/2010 van de Commissie van 10 december 2010 betreffende een gemeenschappelijke veiligheidsmethode ter beoordeling van de conformiteit met de vereisten voor de verkrijging van veiligheidscertificaten voor spoorwegen (PB L 327 van 11.12.2010, blz. 13).

(5) Verordening (EU) nr. 1077/2012 van de Commissie van 16 november 2012 betreffende een gemeenschappelijke veiligheidsmethode voor het toezicht door de nationale veiligheidsinstanties na de afgifte van een veiligheidscertificaat of veiligheidsvergunning (PB L 320 van 17.11.2012, blz. 3).

(6) ISO/IEC-richtsnoeren, deel 1, geconsolideerd, deel 1, supplement 2016, bijlage SL in aanhangsel 2.

(7) Richtlijn 89/391/EEG van de Raad van 12 juni 1989 betreffende de tenuitvoerlegging van maatregelen ter bevordering van de verbetering van de veiligheid en de gezondheid van de werknemers op het werk (PB L 183 van 29.6.1989, blz. 1).

(8) Richtlijn 2008/68/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 september 2008 betreffende het vervoer van gevaarlijke goederen over land (PB L 260 van 30.9.2008, blz. 13).

(9) Richtlijn 2004/49/EG van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 inzake de veiligheid op de communautaire spoorwegen en tot wijziging van Richtlijn 95/18/EG van de Raad betreffende de verlening van vergunningen aan spoorwegondernemingen, en van Richtlijn 2001/14/EG van de Raad inzake de toewijzing van spoorweginfrastructuurcapaciteit en de heffing van rechten voor het gebruik van spoorweginfrastructuur alsmede inzake veiligheidscertificering (spoorwegveiligheidsrichtlijn) (PB L 164 van 30.4.2004, blz. 44).

BIJLAGE I Eisen inzake veiligheidsbeheersystemen van spoorwegondernemingen 1. CONTEXT VAN DE ORGANISATIE 1.1. De organisatie: a) beschrijft het soort vervoer, de omvang van het vervoer en het exploitatiegebied; b) inventariseert de ernstige veiligheidsrisico's van haar spoorwegactiviteiten, ongeacht of de organisatie die zelf uitvoert, dan wel laat uitvoeren door contractanten, partners of leveranciers waarover zij zeggenschap uitoefent; c) inventariseert de belanghebbenden (bv. toezichthoudende instanties, autoriteiten, infrastructuurbeheerders, contractanten, leveranciers, partners), met inbegrip van de partijen buiten het spoorwegsysteem die relevant zijn voor het veiligheidsbeheersysteem; d) beschrijft en handhaaft de wettelijke en andere eisen in verband met de veiligheid van de onder c) bedoelde belanghebbenden; e) zorgt ervoor dat met de onder d) bedoelde eisen rekening wordt gehouden bij de ontwikkeling, toepassing en instandhouding van het veiligheidsbeheersysteem; f) beschrijft de reikwijdte van het veiligheidsbeheersysteem, met vermelding van de delen van de bedrijfsactiviteiten die er al dan niet onder vallen en rekening houdend met de onder d) bedoelde eisen. 2. LEIDERSCHAP 2.1. Leiderschap en betrokkenheid 2.1.1. Het hoogste leidinggevende niveau geeft blijk van leiderschap en betrokkenheid voor de ontwikkeling, uitvoering, instandhouding en voortdurende verbetering van het veiligheidsbeheersysteem door: a) de algemene verantwoordingsplicht en verantwoordelijkheid voor de veiligheid op zich te nemen; b) ervoor te zorgen dat de verschillende managementniveaus binnen de organisatie zich ertoe verbinden de veiligheid te waarborgen middels hun activiteiten en hun relaties met personeelsleden en contractanten; c) ervoor te zorgen dat een veiligheidsbeleid en veiligheidsdoelen worden bepaald, begrepen en verenigbaar zijn met het strategisch beleid van de organisatie; d) ervoor te zorgen dat de eisen van het veiligheidsbeheersysteem in de bedrijfsprocessen van de organisatie worden geïntegreerd; e) ervoor te zorgen dat de voor het veiligheidsbeheersysteem vereiste middelen beschikbaar zijn; f) ervoor te zorgen dat het veiligheidsbeheersysteem de veiligheidsrisico's van de organisatie op effectieve wijze beheerst; g) het personeel aan te moedigen in overeenstemming met de eisen van het veiligheidsbeheersysteem te handelen; h) de voortdurende verbetering van het veiligheidsbeheersysteem te bevorderen; i) ervoor te zorgen dat bij het bepalen en beheersen van de bedrijfsrisico's van de organisatie rekening wordt gehouden met de veiligheid, en duidelijk te maken hoe conflicten tussen veiligheidsdoelen en andere bedrijfsdoelen zullen worden gedetecteerd en opgelost; j) een positieve veiligheidscultuur te bevorderen. 2.2. Veiligheidsbeleid 2.2.1. Het hoogste leidinggevende niveau stelt een document op waarin het veiligheidsbeleid van de organisatie is beschreven en dat: a) afgestemd is op het type organisatie en de reikwijdte van de spoorwegactiviteiten; b) goedgekeurd is door het hoofd van de organisatie (of een vertegenwoordiging van het hoogste leidinggevende niveau); c) actief wordt toegepast, gecommuniceerd en ter beschikking gesteld van alle personeelsleden. 2.2.2. Het veiligheidsbeleid: a) omvat een verbintenis om alle wettelijke en andere eisen in verband met veiligheid na te leven; b) biedt een kader voor de vaststelling van de veiligheidsdoelen en de evaluatie van de veiligheidsprestaties van de organisatie in het licht van die doelen; c) omvat een verbintenis om de veiligheidsrisico's die voortvloeien uit de eigen activiteiten of die van anderen, te beheersen; d) omvat een verbintenis om het veiligheidsbeheersysteem voortdurend te verbeteren; e) wordt in stand gehouden overeenkomstig de bedrijfsstrategie en de evaluatie van de veiligheidsprestaties van de organisatie. 2.3. Taken, verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie 2.3.1. De verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en bevoegdheden van personeel met een taak die gevolgen heeft voor de veiligheid (met inbegrip van het management en ander personeel dat betrokken is bij veiligheidsgerelateerde taken), worden op alle niveaus binnen de organisatie gedocumenteerd, toegewezen en meegedeeld aan het betrokken personeel. 2.3.2. De organisatie zorgt ervoor dat de personeelsleden aan wie de verantwoordelijkheid voor veiligheidsgerelateerde taken is gedelegeerd, over de bevoegdheid, competentie en passende middelen beschikken om hun taken uit te voeren, zonder daarbij negatieve gevolgen van de activiteiten van andere bedrijfsfuncties te ondervinden. 2.3.3. De delegatie van de verantwoordelijkheid voor veiligheidsgerelateerde taken wordt gedocumenteerd en meegedeeld aan de betrokken personeelsleden en door hen aanvaard en begrepen. 2.3.4. De organisatie beschrijft de toewijzing van taken als bedoeld in punt 2.3.1, aan bedrijfsfuncties binnen en, in voorkomend geval, buiten de organisatie (zie 5.3 Contractanten, partners en leveranciers). 2.4. Raadpleging van het personeel en andere partijen 2.4.1. Personeel, hun vertegenwoordigers en belanghebbende derden worden, voor zover passend en relevant, geraadpleegd bij het ontwikkelen, in stand houden en verbeteren van het veiligheidsbeheersysteem voor de relevante onderdelen waarvoor zij verantwoordelijk zijn, met inbegrip van de veiligheidsaspecten van de operationele procedures. 2.4.2. De organisatie faciliteert de raadpleging van het personeel door te voorzien in de middelen en methoden om het personeel te betrekken, hun advies in te winnen en feedback te geven over de standpunten van het personeel. 3. PLANNING 3.1. Acties voor de aanpak van risico's 3.1.1. Risicobeoordeling 3.1.1.1. De organisatie: a) inventariseert en analyseert alle operationele, organisatorische en technische risico's die relevant zijn voor de aard en reikwijdte van de activiteiten van de organisatie en het gebied waar zij die uitvoert. Tot die risico's behoren de risico's die voortvloeien uit menselijke en organisatorische factoren zoals de werkdruk, het taakontwerp, de vermoeidheid of de geschiktheid van de procedures, en de activiteiten van andere belanghebbenden (zie 1 Context van de organisatie); b) evalueert de onder a) bedoelde risico's aan de hand van adequate risicobeoordelingsmethoden; c) ontwikkelt en implementeert veiligheidsmaatregelen met toewijzing van de bijbehorende verantwoordelijkheden (zie 2.3 Taken, verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie); d) ontwikkelt een systeem om de effectiviteit van de veiligheidsmaatregelen te monitoren (zie 6.1 Monitoring); e) erkent de noodzaak aan samenwerking met andere belanghebbenden (zoals spoorwegondernemingen, infrastructuurbeheerders, fabrikanten, onderhoudsbedrijven, met onderhoud belaste entiteiten, houders van spoorvoertuigen, dienstverleners en aanbestedende diensten), waar passend, op het gebied van gedeelde risico's en de implementatie van passende veiligheidsmaatregelen; f) informeert het personeel en de betrokken externe partijen over risico's (zie 4.4 Informatie en communicatie). 3.1.1.2. Bij de beoordeling van risico's houdt de organisatie rekening met de noodzaak om een veilige werkomgeving, die voldoet aan de toepasselijke wetgeving en met name aan Richtlijn 89/391/EEG, te concipiëren, in te richten en in stand te houden. 3.1.2. Planning voor wijzigingen 3.1.2.1. De organisatie inventariseert de potentiële veiligheidsrisico's en passende veiligheidsmaatregelen (zie 3.1.1 Risicobeoordeling) alvorens een wijziging in te voeren (zie 5.4 Wijzigingenbeheer) overeenkomstig het risicobeheerproces als beschreven in Verordening (EU) nr. 402/2013 van de Commissie (1), met inbegrip van de beschouwing van de veiligheidsrisico's die uit het wijzigingsproces zelf voortvloeien. 3.2. Veiligheidsdoelen en planning 3.2.1. De organisatie stelt voor relevante functies en op relevante niveaus veiligheidsdoelen vast om haar veiligheidsprestaties te handhaven en, indien redelijkerwijs uitvoerbaar, te verbeteren. 3.2.2. De veiligheidsdoelen: a) sporen met het veiligheidsbeleid en de strategische doelen van de organisatie (indien van toepassing); b) zijn gekoppeld aan de prioritaire risico's die een invloed hebben op de veiligheidsprestaties van de organisatie; c) zijn meetbaar; d) houden rekening met de toepasselijke wettelijke en andere voorschriften; e) worden op hun resultaten getoetst en, zo nodig, herzien; f) worden bekendgemaakt. 3.2.3. De organisatie beschikt over plannen waarin beschreven is hoe zij haar veiligheidsdoelen zal verwezenlijken. 3.2.4. De organisatie beschrijft de strategie en plannen die worden gebruikt om toe te zien op de verwezenlijking van de veiligheidsdoelen (zie 6.1 Monitoring). 4. ONDERSTEUNING 4.1. Middelen 4.1.1. De organisatie voorziet in de middelen, met inbegrip van zowel compentent personeel als doeltreffende en bruikbare uitrusting, die noodzakelijk zijn voor de realisatie, de implementatie, het onderhoud en de voortdurende verbetering van het veiligheidsbeheersysteem. 4.2. Competentie 4.2.1. Het systeem voor competentiebeheer van de organisatie zorgt ervoor dat personeelsleden met taken die een impact hebben op de veiligheid, over de nodige competenties beschikken voor de uitvoering van de veiligheidsgerelateerde taken waarvoor zij verantwoordelijk zijn (zie 2.3 Taken, verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie), met inbegrip van ten minste: a) identificeren van de voor veiligheidsgerelateerde taken vereiste competenties (met inbegrip van kennis, vaardigheden, niet-technische gedragingen en houding); b) de selectieprincipes (vereiste basisopleiding, psychologische en lichamelijke geschiktheid); c) de basisopleiding, ervaring en kwalificatie; d) lopende opleidingen en periodieke actualiseringen van bestaande competenties; e) een periodieke beoordeling van de vakbekwaamheid en controle van de psychologische en lichamelijke geschiktheid om ervoor te zorgen dat kwalificaties en vaardigheden doorlopend op peil worden gehouden; f) specifieke opleiding over de voor de uitvoering van hun veiligheidsgerelateerde taken relevante delen van het veiligheidsbeheersysteem. 4.2.2. De organisatie voorziet voor personeel dat veiligheidsgerelateerde taken verricht, in een opleidingsprogramma als bedoeld in onder c), d) en f) van punt 4.2.1, dat ervoor zorgt dat: a) het opleidingsprogramma wordt uitgevoerd op basis van de in kaart gebrachte bekwaamheidsvereisten en is afgestemd op de individuele behoeften van het personeel; b) indien van toepassing, de opleiding het personeel in staat stelt onder alle bedrijfsomstandigheden te functioneren (in normale omstandigheden, bij gestoord bedrijf en in noodsituaties); c) de duur van de opleiding en de frequentie van de bijscholing op de opleidingsdoelstellingen zijn afgestemd; d) voor alle personeelsleden registraties worden bijgehouden (zie 4.5.3 Beheer van gedocumenteerde informatie); e) het opleidingsprogramma regelmatig wordt geëvalueerd en aan een audit wordt onderworpen (zie 6.2 Interne audits) en, waar nodig, wordt aangepast (zie 5.4 Wijzigingenbeheer). 4.2.3. Voor personeelsleden die terug aan het werk gaan na een ongeval, incident of langdurige afwezigheid, worden re-integratietrajecten opgezet, met inbegrip van aanvullende opleiding in geval daar behoefte aan is. 4.3. Bewustzijn 4.3.1. Het hoogste leidinggevende niveau zorgt ervoor dat zij en de personeelsleden met een taak die een impact heeft op de veiligheid, zich bewust zijn van de relevantie, het belang en de gevolgen van hun activiteiten en de manier waarop zij bijdragen aan de juiste toepassing en de effectiviteit van het veiligheidsbeheersysteem, met inbegrip van de verwezenlijking van de veiligheidsdoelen (zie 3.2 Veiligheidsdoelen en planning). 4.4. Informatie en communicatie 4.4.1. De organisatie bepaalt middels welke communicatiekanalen ervoor wordt gezorgd dat veiligheidsinformatie wordt uitgewisseld tussen de verschillende niveaus van de organisatie en met externe belanghebbenden, met inbegrip van contractanten, partners en leveranciers. 4.4.2. Om ervoor te zorgen dat de personen die oordelen en beslissingen nemen, in kennis worden gesteld van veiligheidsgerelateerde informatie, beheert de organisatie de omschrijving, de ontvangst, verwerking, productie en verspreiding van veiligheidsgerelateerde informatie. 4.4.3. De organisatie zorgt ervoor dat de veiligheidsgerelateerde informatie: a) relevant, volledig en begrijpelijk is voor de beoogde gebruikers; b) geldig is; c) nauwkeurig is; d) samenhangend is; e) beheerd wordt (zie 4.5.3 Beheer van gedocumenteerde informatie); f) meegedeeld wordt voordat zij van kracht wordt; g) ontvangen en begrepen wordt. 4.5. Gedocumenteerde informatie 4.5.1. Documentatie van het veiligheidsbeheersysteem 4.5.1.1. Er bestaat een beschrijving van het veiligheidsbeheersysteem, met inbegrip van: a) de identificatie en beschrijving van de processen en activiteiten in verband met de veiligheid van het spoorverkeer, met inbegrip van veiligheidsgerelateerde taken en de daarmee samenhangende verantwoordelijkheden (zie 2.3 Taken, verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie); b) de interactie tussen die processen; c) de procedures of andere documenten waarin wordt beschreven hoe die processen zijn geïmplementeerd; d) de identificatie van de contractanten, partners en leveranciers met een beschrijving van de aard en de reikwijdte van de geleverde diensten; e) de identificatie van de contractuele regelingen en andere zakelijke overeenkomsten tussen de organisatie en andere onder d) genoemde partijen, die nodig zijn voor de beheersing van de veiligheidsrisico's van de organisatie en de veiligheidsrisico's in verband met de inschakeling van contractanten; f) verwijzingen naar de op grond van deze verordening vereiste gedocumenteerde informatie. 4.5.1.2. De organisatie zorgt ervoor dat een jaarlijks veiligheidsrapport wordt ingediend bij de bevoegde nationale veiligheidsinstantie(s) overeenkomstig artikel 9, lid 6, van Richtlijn (EU) 2016/798, met inbegrip van: a) een synthese van de beslissingen met betrekking tot het niveau van belangrijkheid van de veiligheidsgerelateerde wijzigingen, met inbegrip van een overzicht van belangrijke wijzigingen overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Verordening (EU) nr. 402/2013; b) de veiligheidsdoelen van de organisatie voor het (de) volgende ja(a)r(en) en de manier waarop ernstige veiligheidsrisico's de vaststelling van die doelen beïnvloeden; c) de resultaten van interne onderzoeken naar ongevallen/incidenten (zie 7.1 Leren van ongevallen en incidenten) en andere monitoringactiviteiten (zie 6.1 Monitoring, 6.2 Interne audits en 6.3 Directiebeoordeling), overeenkomstig artikel 5, lid 1, van Verordening (EU) nr. 1078/2012 van de Commissie (2); d) informatie over de voortgang van de opvolging van resterende aanbevelingen van de nationale onderzoeksorganen (zie 7.1 Leren van ongevallen en incidenten); e) de veiligheidsindicatoren die de organisatie heeft vastgesteld om haar veiligheidsprestaties te beoordelen (zie 6.1 Monitoring); f) in voorkomend geval, de conclusies van het jaarverslag van de veiligheidsadviseur als bedoeld in het RID (3) over de activiteiten van de organisatie in verband met het vervoer van gevaarlijke goederen (4). 4.5.2. Creëren en actualiseren 4.5.2.1. Bij het creëren en actualiseren van gedocumenteerde informatie gerelateerd aan het veiligheidsbeheersysteem, maakt de organisatie gebruik van passende formaten en media. 4.5.3. Beheer van gedocumenteerde informatie 4.5.3.1. De organisatie beheert de gedocumenteerde informatie gerelateerd aan het veiligheidsbeheersysteem, met name de opslag, de verspreiding en het wijzigingenbeheer om, waar nodig, de beschikbaarheid, geschiktheid en beveiliging te waarborgen. 4.6. Integratie van menselijke en organisatorische factoren 4.6.1. De organisatie toont aan dat zij menselijke en organisatorische factoren op systematische wijze binnen het veiligheidsbeheersysteem integreert. Deze aanpak: a) omvat de ontwikkeling van een strategie en het gebruik van competentie en erkende methoden op het gebied van menselijke en organisatorische factoren; b) is afgestemd op de risico's verbonden aan het ontwerp en gebruik van apparatuur, taken, arbeidsomstandigheden en organisatorische regelingen, rekening houdend met zowel de menselijke capaciteiten als beperkingen, en de invloed daarvan op menselijke prestaties. 5. EXPLOITATIE 5.1. Operationele planning en beheersing 5.1.1. Bij de planning, ontwikkeling, implementatie en evaluatie van haar operationele processen zorgt de organisatie ervoor dat tijdens de exploitatie: a) risicoaanvaardingscriteria en veiligheidsmaatregelen worden toegepast (zie 3.1.1 Risicobeoordeling); b) plannen worden opgesteld om de veiligheidsdoelen te verwezenlijken (zie 3.2 Veiligheidsdoelen en planning); c) informatie wordt verzameld om de juiste toepassing en de effectiviteit van de operationele regelingen te meten (zie 6.1 Monitoring). 5.1.2. De organisatie zorgt ervoor dat haar operationele regelingen voldoen aan de veiligheidsgerelateerde voorschriften van de toepasselijke technische specificaties inzake interoperabiliteit, de geldende nationale voorschriften en andere toepasselijke eisen (zie 1 Context van de organisatie). 5.1.3. Om de voor de veiligheid van de operationele activiteiten relevante risico's te beheersen (zie 3.1.1 Risicobeoordeling), wordt ten minste rekening gehouden met: a) de planning van bestaande of nieuwe treintrajecten en -diensten, met inbegrip van de invoering van nieuwe types voertuigen, de behoefte aan het leasen van voertuigen en/of het inschakelen van personeel van externe partijen en de uitwisseling van informatie over het onderhoud voor operationele doeleinden met entiteiten die met het onderhoud zijn belast; b) de ontwikkeling en uitvoering van de treindienstregeling; c) de voorbereiding van treinen of voertuigen voor vertrek, met inbegrip van controles voorafgaand aan vertrek en treinsamenstelling; d) het rijden van treinen of voertuigbewegingen in de verschillende bedrijfsomstandigheden (in normale omstandigheden, in verstoorde omstandigheden en in noodsituaties); e) de aanpassing van de exploitatie door verzoeken om voertuigen uit exploitatie te nemen, en de kennisgeving van de beschikbaarheid voor de exploitatie door met onderhoud belaste entiteiten; f) de toestemming voor de verplaatsing van voertuigen; g) de bruikbaarheid van interfaces in stuurcabines en verkeersleidingscentra, en van apparatuur die door het onderhoudspersoneel wordt gebruikt. 5.1.4. Voor het beheer van de toewijzing van de verantwoordelijkheden die belangrijk zijn voor de veiligheid van operationele activiteiten, inventariseert de organisatie de verantwoordelijkheden voor de coördinatie en het beheer van de veilige exploitatie van treinen en bewegingen van voertuigen, en bepaalt zij hoe de relevante taken die een impact hebben op de veilige levering van alle diensten, worden toegewezen aan de competente personeelsleden binnen de organisatie (zie 2.3 Taken, verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie), en, waar nodig, aan externe gekwalificeerde partijen (zie 5.3 Contractanten, partners en leveranciers). 5.1.5. Voor het beheer van de informatie en communicatie die van belang is voor de veiligheid van de operationele activiteiten (zie 4.4 Informatie en communicatie), wordt het betrokken personeel (b.v. boordpersoneel) op de hoogte gebracht van alle bijzonderheden van de rit, waaronder wijzigingen die gevaar kunnen opleveren, tijdelijke of permanente operationele beperkingen (b.v. vanwege een specifiek type voertuig of een specifieke route), en, indien van toepassing, de voorwaarden voor het vervoer van bijzondere ladingen. 5.1.6. Voor het beheren van de voor de veiligheid van de operationele activiteiten relevante competenties (zie 4.2 Competentie) zorgt de organisatie overeenkomstig de toepasselijke wetgeving (zie 1 Context van de organisatie) met betrekking tot haar personeel voor: a) de naleving van de opleidings- en werkinstructies en, waar nodig, voor corrigerende maatregelen; b) specifieke opleiding in geval van verwachte wijzigingen die een impact hebben op de uitvoering van de hun toegewezen taken; c) passende maatregelen na ongevallen en incidenten. 5.2. Beheer van activa 5.2.1. De organisatie beheert de veiligheidsrisico's van materiële activa gedurende hun volledige levenscyclus (zie 3.1.1 Risicobeoordeling) vanaf het ontwerp tot de verwijdering, en voldoet aan de vereisten op het gebied van menselijke factoren tijdens de volledige levenscyclus. 5.2.2. De organisatie: a) zorgt ervoor dat de activa voor het beoogde doel worden gebruikt en in een veilige operationele staat worden gehouden overeenkomstig artikel 14, lid 2, van Richtlijn (EU) 2016/798, voor zover relevant, en hun verwachte prestatieniveau blijven leveren; b) beheert de activa in normale omstandigheden en in verstoorde omstandigheden; c) detecteert zo snel als redelijkerwijs mogelijk afwijkingen van de exploitatievoorschriften vóór of tijdens de exploitatie van activa, met inbegrip van de inachtneming van eventuele gebruiksbeperkingen om de veilige operationele staat van de activa te waarborgen (zie 6.1 Monitoring). 5.2.3. De organisatie zorgt ervoor dat haar regelingen voor het beheer van activa, in voorkomend geval, voldoen aan alle essentiële eisen van de toepasselijke technische specificaties inzake interoperabiliteit en andere relevante voorschriften (zie 1 Context van de organisatie). 5.2.4. Om de risico's te beheersen, moet, voor zover relevant, bij de uitvoering van onderhoud (zie 3.1.1 Risicobeoordeling) ten minste rekening worden gehouden met: a) de vaststelling van de behoefte aan onderhoud om activa in een veilige operationele toestand te houden, op basis van hun geplande en werkelijke gebruik en hun ontwerpkenmerken; b) het beheer van de verwijdering van activa uit de exploitatie voor onderhoud wanneer defecten zijn vastgesteld of wanneer de toestand van activa de grenzen voor een veilige operationele toestand als bedoeld onder a) overschrijdt; c) het beheer van de terugkeer van activa naar de exploitatie na het onderhoud, met eventuele gebruiksbeperkingen om ervoor te zorgen dat het zich in een veilige operationele toestand bevindt; d) het beheer van de monitoring- en meetapparatuur om ervoor te zorgen dat deze geschikt zijn voor het beoogde doel. 5.2.5. Met het oog op het beheer van de informatie en communicatie die van belang zijn voor een veilig beheer van de activa (zie 4.4 Informatie en communicatie), houdt de organisatie rekening met: a) de uitwisseling van relevante informatie binnen de organisatie of met externe met onderhoud belaste entiteiten (zie 5.3 Contractanten, partners en leveranciers), met name in verband met veiligheidsgebreken, ongevallen, incidenten en eventuele gebruiksbeperkingen van activa; b) de traceerbaarheid van alle nodige informatie, met inbegrip van de informatie met betrekking tot punt a) (zie 4.4 Informatie en Communicatie en 4.5.3 Beheer van gedocumenteerde informatie); c) het opstellen en het bijhouden van registraties, met inbegrip van het beheer van de wijzigingen die een impact hebben op de veiligheid van activa (zie 5.4 Wijzigingenbeheer). 5.3. Contractanten, partners en leveranciers 5.3.1. De organisatie identificeert en beheerst de veiligheidsrisico's van uitbestede activiteiten, met inbegrip van operationele activiteiten of samenwerking met contractanten, partners en leveranciers. 5.3.2. Met het oog op de beheersing van de in punt 5.3.1 bedoelde veiligheidsrisico's bepaalt de organisatie de criteria voor de selectie van de contractanten, partners en leveranciers, en de contractuele verplichtingen waaraan zij moeten voldoen, met inbegrip van: a) de wettelijke en andere eisen in verband met de veiligheid (zie 1 Context van de organisatie); b) het voor de uitvoering van de in het contract genoemde taken vereiste competentieniveau (zie 4.2 Competentie); c) de verantwoordelijkheden voor de taken die moeten worden uitgevoerd; d) de verwachte veiligheidsprestaties die tijdens het contract moeten worden gehandhaafd; e) de verplichtingen in verband met de uitwisseling van veiligheidsinformatie (zie 4.4 Informatie en communicatie); f) de traceerbaarheid van veiligheidsgerelateerde documenten (zie 4.5 Gedocumenteerde informatie). 5.3.3. Overeenkomstig de procedure van artikel 3 van Verordening (EU) nr. 1078/2012, bewaakt de organisatie: a) de veiligheidsprestaties van alle activiteiten en werkzaamheden van contractanten, partners en leveranciers om te waarborgen dat zij de in het contract beschreven vereisten naleven; b) het bewustzijn van contractanten, partners en leveranciers van de veiligheidsrisico's die zij voor de activiteiten van de organisatie teweegbrengen. 5.4. Wijzigingenbeheer 5.4.1. De organisatie implementeert en beheert wijzigingen aan het veiligheidsbeheersysteem om de veiligheidsprestaties te handhaven of te verbeteren. Dit omvat beslissingen in de verschillende stadia van het wijzingenbeheer en de daaropvolgende evaluatie van veiligheidsrisico's (zie 3.1.1 Risicobeoordeling). 5.5. Beheer van noodsituaties 5.5.1. De organisatie inventariseert de noodsituaties en de daarmee samenhangende tijdige maatregelen om die te beheersen (zie 3.1.1 Risicobeoordeling) en het normaal bedrijf te herstellen overeenkomstig Verordening (EU) 2015/995 van de Commissie (5). 5.5.2. De organisatie zorgt ervoor dat voor elk geïdentificeerd type noodgeval: a) de hulpdiensten onmiddellijk kunnen worden ingeschakeld; b) de hulpdiensten alle relevante informatie krijgen, zowel vooraf, zodat zij hun noodinterventies kunnen voorbereiden, als bij een concrete noodsituatie; c) binnen de organisatie eerste hulp wordt geboden. 5.5.3. De organisatie identificeert en documenteert de taken en verantwoordelijkheden van alle partijen overeenkomstig Verordening (EU) 2015/995. 5.5.4. De organisatie beschikt over plannen voor het in actie komen, alarmeren en identificeren in noodgevallen, met inbegrip van regelingen voor: a) het alarmeren van alle personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor het beheersen van noodgevallen; b) het informeren van alle partijen (bv. de infrastructuurbeheerder, contractanten, autoriteiten, hulpdiensten), met inbegrip van noodinstructies voor passagiers; c) het nemen van de nodige beslissingen in het licht van de aard van het specifieke noodgeval. 5.5.5. De organisatie beschrijft hoe de personeelsleden en middelen voor het beheersen van noodsituaties zijn toegewezen (zie 4.1 Middelen) en hoe de opleidingsvereisten zijn bepaald (zie 4.2 Competentie). 5.5.6. De noodregelingen worden regelmatig getest in samenwerking met andere belanghebbenden en worden, wanneer nodig, geactualiseerd. 5.5.7. De organisatie zorgt ervoor dat het bevoegde personeel, met toereikende taalvaardigheden, onmiddellijk en vlot bereikbaar is voor de infrastructuurbeheerder om die laatste over het passende niveau van informatie te kunnen verschaffen. 5.5.8. De organisatie beschikt over een procedure om in noodgevallen contact op te nemen met de met het onderhoud belaste entiteit of de houder van spoorvoertuigen. 6. PRESTATIEBEOORDELING 6.1. Monitoring 6.1.1. De organisatie monitort overeenkomstig Verordening (EU) nr. 1078/2012: a) om de juiste toepassing en effectiviteit van alle processen en procedures in het veiligheidsbeheersysteem te controleren, met inbegrip van de operationele, organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen; b) om de juiste toepassing van het veiligheidsbeheersysteem als geheel te controleren en na te gaan of het de verwachte resultaten levert; c) om na te gaan of het veiligheidsbeheersysteem aan de eisen van deze verordening voldoet; d) om, indien relevante afwijkingen van de punten a), b) en c) worden geconstateerd, de corrigerende maatregelen te bepalen, uit te voeren en er de effectiviteit van te bepalen (zie 7.2 Voortdurende verbetering). 6.1.2. De organisatie monitort regelmatig op alle niveaus binnen de organisatie de uitvoering van veiligheidsgerelateerde taken en grijpt in indien die taken niet naar behoren worden uitgevoerd. 6.2. Interne audits 6.2.1. De organisatie voert interne audits uit om, met het oog op haar monitoringactiviteiten, op onafhankelijke, onpartijdige en transparante wijze informatie te verzamelen en te analyseren (zie 6.1 Monitoring), met inbegrip van: a) een schema van geplande interne audits, dat kan worden herzien op basis van de resultaten van vorige audits en de monitoring van de prestaties; b) het zoeken en selecteren van bekwame auditors (zie 4.2 Competentie); c) de analyse en beoordeling van de resultaten van de audits; d) het bepalen van de behoefte aan corrigerende of verbetermaatregelen; e) de controle op de volledige uitvoering en effectiviteit van die maatregelen; f) de documentatie met betrekking tot de uitvoering en resultaten van de audits; g) de communicatie van de resultaten van audits aan het hoogste leidinggevende niveau. 6.3. Directiebeoordeling 6.3.1. Het hoogste leidinggevende niveau toetst regelmatig de adequaatheid en effectiviteit van het veiligheidsbeheersysteem, met inbegrip van ten minste: a) informatie over de vooruitgang die is geboekt bij de uitvoering van acties die nog moesten worden uitgevoerd op basis van eerdere directiebeoordelingen; b) wijzigende interne en externe omstandigheden (zie 1 Context van de organisatie); c) de veiligheidsprestaties van de organisatie met betrekking tot: i) de verwezenlijking van de veiligheidsdoelen; ii) de resultaten van haar monitoringactiviteiten, waaronder de resultaten van interne audits, interne onderzoeken naar ongevallen/incidenten en de status van hun respectieve acties; iii) de relevante resultaten van door de nationale veiligheidsinstanties uitgevoerde toezichtsactiviteiten; d) aanbevelingen voor verbeteringen. 6.3.2. Op basis van de resultaten van zijn directiebeoordeling neemt het hoogste leidinggevende niveau de algemene verantwoordelijkheid voor de planning en uitvoering van de noodzakelijke wijzigingen aan het veiligheidsbeheersysteem. 7. VERBETERING 7.1. Leren van ongevallen en incidenten 7.1.1. Ongevallen en incidenten in verband met de exploitatie van de spoorwegen worden: a) gerapporteerd, geregistreerd, onderzocht en geanalyseerd om de oorzaken ervan te bepalen; b) gerapporteerd aan de bevoegde nationale instanties. 7.1.2. De organisatie zorgt ervoor dat: a) aanbevelingen van de nationale veiligheidsinstantie, de nationale onderzoeksinstanties en sectorale/interne onderzoeken worden geëvalueerd en, indien nodig of gelast, worden geïmplementeerd; b) rekening wordt gehouden met relevante rapporten/informatie van andere belanghebbenden zoals spoorwegondernemingen, infrastructuurbeheerders, met het onderhoud belaste entiteiten en houders van spoorvoertuigen. 7.1.3. De organisatie gebruikt informatie uit het onderzoek om haar risicobeoordeling te evalueren (zie 3.1.1 Risicobeoordeling), om lering te trekken teneinde de veiligheid te verbeteren en, waar nodig, corrigerende en/of verbetermaatregelen te nemen (zie 5.4 Wijzigingenbeheer). 7.2. Voortdurende verbetering 7.2.1. De organisatie verbetert voortdurend de adequaatheid en doeltreffendheid van haar veiligheidsbeheersysteem, rekening houdend met het kader van Verordening (EU) nr. 1078/2012 en ten minste met de resultaten van de volgende activiteiten: a) monitoring (zie 6.1 Monitoring); b) interne audits (zie 6.2 Interne audits); c) directiebeoordeling (zie 6.3 Directiebeoordeling); d) leren van ongevallen en incidenten (zie 7.1 Leren van ongevallen en incidenten). 7.2.2. De organisatie zorgt voor middelen om haar personeel en andere belanghebbenden te motiveren om actief te werken aan de verbetering van de veiligheid als onderdeel van het leren van de organisatie. 7.2.3. De organisatie ontwikkelt een strategie om haar veiligheidscultuur voortdurend te verbeteren door een beroep te doen op competenties en erkende methoden om gedragsmatige aspecten die een impact hebben op de verschillende onderdelen van het veiligheidsbeheersysteem, te identificeren en maatregelen te nemen om die kwesties aan te pakken. (1) Uitvoeringsverordening (EU) nr. 402/2013 van de Commissie van 30 april 2013 betreffende de gemeenschappelijke veiligheidsmethode voor risico-evaluatie en -beoordeling en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 352/2009 (PB L 121 van 3.5.2013, blz. 8). (2) Verordening (EU) nr. 1078/2012 van de Commissie van 16 november 2012 betreffende een gemeenschappelijke veiligheidsmethode voor de controle die moet worden uitgevoerd door met onderhoud belaste entiteiten alsmede door spoorwegondernemingen en infrastructuurbeheerders nadat zij een veiligheidscertificaat of veiligheidsvergunning hebben ontvangen (PB L 320 van 17.11.2012, blz. 8). (3) Punt 2.1 van het aanhangsel bij bijlage I bij Richtlijn (EU) 2016/798. (4) Punt 2.2 van het aanhangsel bij bijlage I bij Richtlijn (EU) 2016/798. (5) Verordening (EU) 2015/995 van de Commissie van 8 juni 2015 tot wijziging van Besluit 2012/757/EU betreffende de technische specificaties inzake interoperabiliteit van het subsysteem exploitatie en verkeersleiding van het spoorwegsysteem in de Europese Unie (PB L 165 van 30.6.2015, blz. 1).