VERSLAG over de financiële staten van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling (EMEA-Londen), vergezeld van de antwoorden van het Bureau (97/C 81/03)

(Periode 1 september 1994 - 31 december 1995)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 57, lid 10, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad van 22 juli 1993 (1) aan de raad van beheer van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling betreffende de begrotingsjaren 1994 en 1995 onderzocht. Overeenkomstig artikel 57, lid 7, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de in artikel 57, lid 11, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad voorgeschreven interne financiële regels. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken. In dit verslag wordt de eerste controle van het Bureau behandeld.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de algemeen aanvaarde controlenormen, voor zover deze in het communautaire kader van toepassing zijn. Zij heeft de boekhouding onderzocht en andere in dit verband noodzakelijk geachte controles verricht. De belangrijkste opmerkingen waartoe de controle van de Kamer aanleiding geeft, zijn in het tweede deel van dit verslag opgenomen.

1.4. De financiële staten betreffende de begrotingsjaren 1994 en 1995 zijn betrouwbaar, en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen zijn, over het geheel genomen, verzekerd.

Belangrijkste opmerkingen betreffende de begrotingsuitvoering van het Europees Bureau voor de geneesmiddelenbeoordeling voor de begrotingsjaren 1994 en 1995

Subsidie van de Commissie

1.5. Gedurende het begrotingsjaar 1995 heeft het Bureau het bedrag van de subsidie van de Commissie (10,1 Mio ECU) geïnd zonder de overeenkomstige invorderingsopdrachten te geven.

Begrotingsboekhouding

1.6. Tijdens het begrotingsjaar bestond er tot augustus 1995 geen journaal van de betalingsverplichtingen en betalingen. Aan het eind van het jaar heeft het Bureau een boekhoudsysteem opgezet. De Kamer heeft geconstateerd dat met dit systeem de boekingen achteraf kunnen worden gewijzigd zonder dat dit sporen nalaat. Doordat er dus geen chronologisch overzicht van de betalingsverplichtingen voorhanden was, werden de beschikbare kredieten overschreden (schending van de artikelen 29, 35 en 36 van het Financieel Reglement van het Bureau), hoewel de directeur een gewijzigde begroting had ingediend die vervolgens door de raad van beheer was goedgekeurd (overschrijvingen van het ene hoofdstuk naar het andere).

Voorschotkas

1.7. Het Bureau heeft tot augustus 1995 voor alle betalingen een voorschotkas gebruikt. Dit uitgebreid gebruik van een voorschotkas is strijdig met artikel 45 van het Financieel Reglement van het Bureau, dat slechts voor bepaalde soorten uitgaven in deze procedure voorziet.

1.8. Bovendien is het Bureau pas in september 1995 begonnen met het regulariseren van deze uitgaven. Op 31 december 1995, de datum van afsluiting, moest nog ongeveer 937 000 ECU worden geregulariseerd.

Algemene boekhouding

1.9. Ingevolge het gebruik van de voorschotkas zijn de registraties in de boekhouding en de boekingen ten laste van de begroting pas in september en december 1995 verricht. Deze werkwijze is in de boekhouding geen gangbare praktijk.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 26 september 1996.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 214 van 14. 8. 1993, blz. 18.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 57, lid 9, van Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad, zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 1995 opgemaakt op 31 maart 1996, op welke datum de rekeningen zijn ondertekend door de directeur van het Bureau en toegezonden aan de Commissie, de raad van beheer en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Rekenkamer op 9 april 1996 ingekomen. Een samenvatting van deze financiële staten wordt in de tabellen bij dit verslag gegeven.

ANTWOORDEN VAN HET BUREAU

1.6. De op de markt beschikbare boekhoudsystemen zijn niet toegesneden op het specifieke karakter van de financiële regelgeving van de Gemeenschap. Daarom hebben de agentschappen in 1995 een offerteaanvraag gepubliceerd voor een aan hun behoeften aangepast systeem. Zolang het nieuwe systeem nog niet is geïnstalleerd, werkt het Bureau met spreadsheets.

Weliswaar kunnen bij dit systeem boekingen achteraf worden gewijzigd zonder dat dit is terug te zien in de begrotingsboekhouding, maar de wijzigingen worden wel opgenomen in de algemene boekhouding. Bovendien zijn alle betalingsverplichtingen, betalingsvrijmakingen, betalingsopdrachten enz. volgens de regels geklasseerd, vergezeld van de noodzakelijke ondersteunende stukken. In principe zijn alle begrotingsboekingen met bewijsstukken gestaafd.

In afwachting van het nieuwe boekhoudsysteem zijn de nodige maatregelen genomen om overschrijding van de beschikbare kredieten te voorkomen.

1.7. Gedurende de beginperiode, voordat de financieel controleur benoemd was, was een voorschotkas van wezenlijk belang voor het goed functioneren van het Bureau. Door deze procedure kon gevolg worden gegeven aan het besluit van de lidstaten om het Bureau snel op te zetten. Met de indiensttreding van de financieel controleur werd steeds minder gebruik gemaakt van de voorschotkas, die eind juli 1995 werd gesloten.

1.8. Op 31 december 1995 was 75 % van de betalingen uit de voorschotkas geregulariseerd. Hoewel over 1996 nog een aanzienlijk bedrag moet worden geregulariseerd, heeft het Bureau bevredigende resultaten behaald en onder moeilijke omstandigheden gedaan wat het kon.