Verslag

over de jaarrekening van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding, Thessaloniki, betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Centrum

(1999/C 372/05)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Oordeel van de Kamer

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad(1), gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1946/93 van de Raad(2), aan de Raad en het Europees Parlement gericht.

2. De Kamer heeft de jaarrekening van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding over het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad(3), gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93(4), is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(5) overeenkomstig de in de artikelen 65, 67 en 68 van Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid erover verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

Belangrijkste opmerkingen over de begrotingsuitvoering van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar

Algemene en begrotingsboekhouding

5. Momenteel hanteert het Centrum ter voorbereiding van de begroting en de balans een oud en ingewikkeld systeem. Ondanks zijn inspanningen heeft het Centrum het systeem FIBUS, dat op zijn behoeften is toegesneden, nog niet volledig ontwikkeld en doorgevoerd. Afgezien van vertragingen bij de tenuitvoerlegging en het uitblijven van validatie is dit systeem niet goed gedocumenteerd en is het slechts bekend bij de ontwerper ervan. De afgelopen twee jaar is aan de ontwikkeling van dit systeem circa 0,2 miljoen ECU besteed.

Voorschotkas

6. Het Centrum blijft betalingen verrichten (met name voor titel I) via de voorschotkas (6 miljoen ECU). Het zou wenselijk zijn dat er minder gebruik van de voorschotkas wordt gemaakt.

Gebouw

7. Volgens de laatste gegevens van het Centrum zal de eigendom van het terrein waarop het Centrum is gevestigd bij voltooiing van de werkzaamheden aan het gebouw kosteloos door de Griekse regering aan het Centrum worden overgedragen.

Invorderingsopdrachten

8. Het Centrum zou in de toekomst alle invorderingsopdrachten met betrekking tot de ontvangsten moeten vaststellen op het moment dat de schuld opeisbaar wordt.

Personeel

9. Met betrekking tot de vaststelling van de financiële rechten van de personeelsleden neemt het tot aanstelling bevoegd gezag niet stelselmatig ad-hocbesluiten.

10. Doordat de administratie de verworven rechten niet stelselmatig opnieuw heeft onderzocht, heeft de Kamer voorts vastgesteld dat:

a) de persoonsdossiers niet altijd bepaalde gegevens bevatten die absoluut noodzakelijk zijn voor de berekening van de rechten;

b) bepaalde uitkeringen kunnen worden betaald na afloop van de toekenningsperiode of zonder bewijsstukken.

BTW

11. De verzoeken om terugbetaling van de BTW voor het jaar 1998 waren ten tijde van de controle (mei 1999) nog niet opgesteld.

Contracten

12. Wat de aanbestedingen en het beheer van de contracten betreft is een reorganisatie geboden. Enkele aanbestedingen zijn met vertraging bekendgemaakt.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 11 november 1999.

Voor de Rekenkamer

Jan O. KARLSSON

President

(1) PB L 39 van 13.2.1975, blz. 1.

(2) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 11.

(3) PB L 164 van 24.6.1976, blz. 1.

(4) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 15.

(5) Zoals voorgeschreven in artikel 67 van Verordening (EG) nr. 1948/93 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1416/76 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Centrum over het begrotingsjaar 1998 opgesteld op 29 maart 1999, waarna ze zijn toegezonden aan de Commissie en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 30 maart 1999. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN HET CENTRUM

Het Centrum acht dit preliminaire verslag over het algemeen positief en dankt de Rekenkamer hiervoor.

Gezien de aard van de opmerkingen van de Rekenkamer is het voor de raad van bestuur van het Centrum mogelijk om rechtstreeks te antwoorden. De raad van bestuur zal op de door de Rekenkamer gemaakte opmerkingen en de conclusies antwoorden in dezelfde volgorde. De nummering van de genoemde paragrafen komt overeen met de in het verslag van de Rekenkamer gebruikte nummering.

Algemene en begrotingsboekhouding

5. Het Centrum heeft zijn inspanningen ter vervolmaking van dit project gedurende het afgelopen jaar in aanzienlijke mate bespoedigd en geïntensiveerd. Alle noodzakelijke middelen, inclusief de hiervoor benodigde personele middelen, zijn benut teneinde de experimentele tenuitvoerlegging van het nieuwe systeem voor eind 1999 af te ronden. Momenteel wordt getest hoe het systeem verbeterd kan worden. Dit nieuwe systeem zou gedurende het eerste semester van het jaar 2000 parallel naast het huidige systeem kunnen worden toegepast; derhalve zal het systeem FIBUS in zijn totaliteit en exclusiviteit vanaf de zomer van het jaar 2000 van kracht zijn. Tijdens deze gehele procedure wordt een constante samenwerking met de bevoegde diensten van de Commissie (met name de financiële controle) gegarandeerd.

Voorschotkas

6. Het Centrum heeft reeds de noodzakelijke maatregelen getroffen ter terugdringing van het aantal betalingsverrichtingen via de voorschotkas. Inderdaad worden de salarissen sinds februari 1999 betaald via de boekhouding, waardoor het aantal transacties die via de voorschotkas worden uitgevoerd met bijna de helft is gereduceerd.

Invorderingsopdrachten

8. Het Centrum heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer en reeds terzake dienende maatregelen getroffen. Voor al dit soort gevallen zullen van nu af aan en totdat het systeem FIBUS dit aspect tevens in aanmerking neemt en in zijn volledigheid operationeel is geworden Excel-bestanden worden aangemaakt.

Personeel

9. Teneinde een systematische opvolging van de aanbeveling van de Rekenkamer te waarborgen heeft de directeur besloten om de afdeling administratie van nu af aan te belasten met de vaststelling van de financiële rechten van de personeelsleden; de hiertoe opgestelde overzichten zullen, onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling administratie, ter ondertekening worden toegezonden aan het tot aanstelling bevoegd gezag (de directeur). Deze overzichten zullen worden geordend in een speciale afdeling van het persoonsdossier, ter vergroting van de toegankelijkheid en transparantie.

10. De door de Rekenkamer genoemde gegevens en bewijsstukken staan in feite ter beschikking van de afdeling administratie, die zorgt voor een regelmatige bijwerking en actualisering van de gegevens. De personeelsgegevens zullen vaker worden geactualiseerd door middel van verificatie van de juistheid van de persoonsgegevens van alle personeelsleden. Zoals hierna vermeld, zullen de individuele rechten (inclusief de financiële rechten) voorwerp zijn van formele besluiten die jaarlijks zullen worden herzien.

BTW

11. Het merendeel van de verzoeken om terugbetaling van de BTW voor het jaar 1998 (± 90 % van het totaal) is in de loop van de maand juni 1999 ingediend. Als gevolg van de speciale procedures die terzake zijn aangenomen, bestaat er nog steeds een lichte achterstand in vergelijking met België, Nederland en Spanje; deze achterstand moet in de loop van de zomer 1999 ingelopen worden.

Contracten

12. De noodzaak tot reorganisatie is reeds door het Centrum erkend; het Centrum is eind 1998 overgegaan tot de aanwerving van een specialist op dit gebied met een lange staat van dienst in communautaire kringen. Er is een begin gemaakt met de reorganisatie met als doelstelling het oprichten van een eenheid "contractmanagement" binnen de afdeling administratie. Een doelmatig elektronisch systeem wordt ontwikkeld, met name ter verbetering van het beheer en de follow-up van onderzoekscontracten; de integratie van dit systeem in het systeem FIBUS is op dit moment reeds in gevorderde staat.

Sinds de oprichting van de nieuwe eenheid "contractmanagement" (begin 1999), hebben alle aanbestedingsprocedures in verband met de exclusieve bewoning van het gebouw met ingang van de maand september 1999 (waarvan twee aanbestedingsprocedures betrekking hadden op apparatuur - audiovisuele apparatuur voor conferenties alsmede beveiligingssystemen - twee op dienstverlening op de lange termijn - reiniging en beveiliging - en één op de werkzaamheden in verband met de verhuizing) prioriteit gekregen, teneinde de door de Rekenkamer geconstateerde vertraging teniet te doen. Andere aanbestedingsprocedures in verband met een nieuwe verkenning van de markt voor een continue dienstverlening sinds de installering van het Centrum in Thessaloniki (bank, reisbureau, koeriersdiensten, enz.) zullen in de loop van de komende maanden worden uitgeschreven.

Ten slotte zal de administratieve verantwoordelijkheid wat betreft supervisie en behoud van een coherente aanpak ten aanzien van de tenuitvoerlegging van alle contracten inzake functionering en dienstverlening van horizontale aard, inclusief documentatie, publicaties, informatica, enz., geleidelijk aan worden overgedragen aan deze nieuwe eenheid, die dit aspect van de handelingen tevens zal bestrijken.