VERORDENING (EG, EGKS, EURATOM) Nr. 2548/98 VAN DE RAAD van 23 november 1998 tot wijziging van het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 209,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, inzonderheid op artikel 78 novies,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, inzonderheid op artikel 183,

Gezien het voorstel van de Commissie (1),

Gezien het advies van het Europees Parlement (2),

Gezien het advies van de Rekenkamer (3),

Overwegende dat het overleg als voorzien in de gemeenschappelijke verklaring van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie van 4 maart 1975 heeft plaatsgevonden in een overlegcomité;

Overwegende dat het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen (4), hierna "Financieel Reglement" genoemd, moet worden gewijzigd, met name om het financieel beheer van de instellingen te verbeteren;

Overwegende dat het beheer van de vastleggingen vaak door belangrijke vertragingen wordt gekenmerkt en dat derhalve een strengere controle op de lopende verplichtingen noodzakelijk is; dat daartoe artikel 1, lid 7, welke bepaling is ingevoegd bij Verordening (Euratom, EGKS, EEG) nr. 610/90 van de Raad van 13 maart 1990 tot wijziging van het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen (5), moet worden gewijzigd door in artikel 1, lid 7, en in artikel 36, lid 2, algemene bepalingen over de vrijmaking van kredieten op te nemen; dat eventueel moet worden bepaald dat die bepalingen niet gelden voor de structuurfondsen, noch voor het Cohesiefonds om niet vooruit te lopen op de eventuele evolutie van de bijzondere bepalingen terzake van die fondsen, zulks mede in verband met de noodzaak van coherentie op het stuk van de fondsen;

Overwegende dat voor een stringente controle van de delegaties en subdelegaties van ondertekeningsbevoegdheid moet worden gezorgd en dat daartoe moet worden voorzien in een tuchtrechtelijke en eventueel geldelijke aansprakelijkheid van personeelsleden die bevoegdheden hebben uitgeoefend welke hun niet waren gedelegeerd of subgedelegeerd of die de grenzen van de hun uitdrukkelijk gegeven bevoegdheden te buiten zijn gegaan;

Overwegende dat het beheer van communautaire programma's door middel van toeleveringen moet worden geregeld door passende voorschriften die de doorzichtigheid van de verrichtingen garanderen en een procedure aangeven voor het boeken van de (rente)opbrengsten die voor de financiering van de betrokken programma's kunnen worden gebruikt;

Overwegende dat de financieel controleur met de functie van intern controleur van zijn instelling is belast en dat hij in dit verband moet worden geraadpleegd over de invoering en wijziging van de inventarissystemen, alsook over de invoering en wijziging van de systemen van financieel beheer die de ordonnateurs hanteren, en dat hem ook de analyse van het financieel beheer moet worden voorgelegd;

Overwegende dat rekening moet worden gehouden met de eisen die verband houden met de geautomatiseerde systemen van financieel beheer;

Overwegende dat het boekhoudsysteem verbetering behoeft;

Overwegende dat in het Financieel Reglement passende voorschriften moeten worden opgenomen voor het boeken van de traditionele eigen middelen, die een bijzonder karakter hebben in vergelijking met de overige eigen middelen (BTW- en BNP-middelen);

Overwegende dat moet worden gezorgd voor een getrouwe overeenstemming tussen de juridische verbintenissen van de instelling en de boekhoudkundige verplichtingen die aan de financieel controleur worden voorgelegd en in de algemene boekhouding geregistreerd, waarbij wel een redelijke termijn moet worden toegestaan voor het aangaan van de juridische verbintenissen in het geval dat een principebesluit van de Commissie als vastlegging van uitgaven geldt;

Overwegende dat de mate en de aard van het risico van verplichtingen en betalingen per sector varieert; dat de financieel controleur daarom, met handhaving van een minimale voorafgaande controle van alle verplichtingen en betalingen voor alle begunstigden en van een systematische controle in de risicosectoren, de mogelijkheid moet krijgen de wijze van controle te differentiëren om de middelen te kunnen toewijzen met inachtneming van het risico; dat de systematische controle moet worden gehandhaafd of opnieuw moet worden ingevoerd in de risicosectoren;

Overwegende dat het raadzaam is termijnen te bepalen voor een goed verloop van de procedure om aan een visumweigering van de financieel controleur voorbij te gaan;

Overwegende dat het door de invoering van de betrouwbaarheidsverklaring noodzakelijk is geworden de discipline op het gebied van de inventarislijsten te versterken door de respectieve taken van ordonnateur en rekenplichtige nader te omschrijven;

Overwegende dat de procedure voor de goedkeuring van overschrijvingen van het ene hoofdstuk naar het andere in het kader van het EOGFL-Garantie dient te worden aangepast door de Commissie een bijkomende termijn voor de indiening van haar overschrijvingsvoorstellen toe te staan;

Overwegende dat titel IX van het Financieel Reglement moet worden gewijzigd om de bepalingen daarvan af te stemmen op de criteria inzake doorzichtigheid, openbaarmaking en naleving van de concurrentieregels die zijn neergelegd in de richtlijnen van de Raad over het plaatsen van overheidsopdrachten en in de door de Gemeenschap ondertekende internationale overeenkomsten,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Het Financieel Reglement wordt als volgt gewijzigd:

1. artikel 1, lid 7, wordt als volgt gewijzigd:

a) de eerste alinea wordt vervangen door:

"Juridische verbintenissen die zijn aangegaan voor maatregelen waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan één begrotingsjaar uitstrekt, en de desbetreffende vastleggingsvoorstellen, bevatten een uiterste uitvoeringsdatum. Deze datum moet in de juridisch juiste vorm ter kennis worden gebracht van de begunstigde. De gedeelten van deze vastleggingen die zes maanden na deze datum niet zijn uitgevoerd, worden vrijgemaakt overeenkomstig het bepaalde in artikel 7, lid 6. De derde zin van deze alinea is evenwel niet van toepassing op de structuurfondsen noch op het Cohesiefonds.";

b) de derde alinea wordt vervangen door:

"De Commissie kan in bepaalde bijzondere gevallen de uiterste datum voor de uitvoering van deze verbintenissen uitstellen op basis van door de begunstigden geleverde passende bewijzen.";

c) de volgende alinea wordt toegevoegd:

"In dit geval moet de aanpassing van de datum dezelfde in de artikelen 36 tot en met 39 bedoelde procedure volgen als het vastleggingsvoorstel en de begunstigde ter kennis worden gebracht door een aanhangsel aan zijn contract of op een andere juridisch passende wijze.";

2. artikel 7 wordt als volgt gewijzigd:

a) -

b) lid 6, eerste alinea, wordt vervangen door:

"De kredieten op begrotingslijnen waar het onderscheid wordt gemaakt tussen vastleggingskredieten en betalingskredieten, die als gevolg van het onvolledig of in het geheel niet uitvoeren van de projecten waarvoor de kredieten bestemd waren, in latere begrotingsjaren ten opzichte van het begrotingsjaar waarvoor deze kredieten in de begroting zijn opgenomen, vrijkomen, komen in de regel te vervallen. Bedragen die ten onrechte zijn uitbetaald, worden teruggevorderd.";

3. artikel 22 wordt als volgt gewijzigd:

a) aan lid 2 wordt de volgende alinea toegevoegd:

"De Commissie en de andere instellingen kunnen, ongeacht de vorm of de reden, aan externe instanties of organen geen taken in verband met de uitvoering van de begroting toevertrouwen als die gepaard gaan met taken van de Europese overheidsdienst, met name op het punt van hun bevoegdheid tot het verlenen van overheidsopdrachten.";

b) aan lid 4 wordt de volgende alinea als derde alinea toegevoegd:

"Elke handeling ter uitvoering van de begroting die kan leiden tot verstrengeling van de belangen van degene die delegeert, de gedelegeerde en de derde voor wie de uitgave is bestemd, is verboden.

In de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften worden de uitvoeringsvoorwaarden van dit artikel vastgelegd, inzonderheid de volgende aspecten:

- oorzaken van de belangenverstrengeling;

- personen tussen wie belangenverstrengeling kan plaatsvinden;

- gevolgen van de belangenverstrengeling.";

c) aan lid 4 wordt de volgende vierde alinea toegevoegd:

"Elk personeelslid dat als ordonnateur van vastleggingen of betalingen optreedt zonder daartoe een delegatie of subdelegatie te hebben ontvangen of de grenzen van de hem uitdrukkelijk toegekende bevoegdheden te buiten gaat, kan tuchtrechtelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk worden gesteld overeenkomstig het bepaalde in titel V. Elke instelling neemt interne regels aan waarin de procedure wordt vastgesteld voor het uitvaardigen van de besluiten tot subdelegatie. In deze besluiten moeten de bevoegdheden die worden gedelegeerd, nauwkeurig worden omschreven.";

d) het volgende lid wordt toegevoegd:

"4 bis. Wanneer de instellingen aan een persoon, een orgaan of een externe firma de uitvoering toevertrouwen van een communautaire activiteit, moeten de daartoe gesloten toeleverings- en onderaannemingscontracten alle gepaste clausules bevatten om de doorzichtigheid van de in het kader van de toelevering verrichte transacties te verzekeren, overeenkomstig de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.

Als de betalingen aan de toeleveranciers rente opbrengen die voor de financiering van de betrokken programma's kan worden gebruikt, wordt als volgt te werk gegaan:

- periodiek, dit wil zeggen maximaal per halfjaar, wordt een inningsopdracht voor de renteopbrengst van deze middelen gegeven, welke in de staat van ontvangsten wordt geboekt;

- tegelijkertijd worden op de lijn van de staat van uitgaven waarop de aanvankelijke uitgave werd aangerekend, kredieten, zowel voor vastleggingen als voor betalingen, opgevoerd voor hetzelfde bedrag.";

4. de vierde en de vijfde alinea van artikel 24 worden vervangen door:

"De financieel controleur wordt verplicht geraadpleegd over de invoering en wijziging van de boekhoudsystemen en de inventarissystemen van de instelling waaraan hij verbonden is, alsmede over de invoering en wijziging van de door de ordonnateurs gebruikte systemen van financieel beheer. Hij heeft toegang tot de in deze systemen opgenomen gegevens.

De door de financieel controleur verrichte controle wordt uitgeoefend aan de hand van de bescheiden betreffende de uitgaven en de ontvangsten en kan zo nodig ter plaatse geschieden. De financieel controleur oefent de interne controle van de instelling uit, overeenkomstig de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften. Deze controle omvat onder andere een evaluatie van de doeltreffendheid van de beheers- en controlesystemen en een verificatie van de rechtmatigheid van de verrichtingen.";

5. na de vierde alinea van artikel 25 wordt de volgende alinea ingevoegd:

"De rekenplichtige wordt geraadpleegd over de invoering en wijziging van de door de ordonnateurs gebruikte systemen van financieel beheer, indien deze tot doel hebben gegevens te verstrekken aan de centrale boekhouding. Hij kan verzoeken om toegang te verkrijgen tot de in deze systemen opgenomen gegevens. De rekenplichtige wordt eveneens geraadpleegd over de invoering en wijziging van de inventarissystemen.";

6. artikel 27 wordt als volgt gewijzigd:

a) in lid 2 wordt punt f) geschrapt;

b) het volgende lid wordt ingevoegd:

"2 bis. In afwijking van artikel 4 worden de aan de Gemeenschappen geleverde goederen of verleende diensten waarin belastingen zijn begrepen die door de lidstaten op grond van het protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten worden terugbetaald, budgettair voor de nettowaarde aangerekend.

De terugbetalingen van de bedoelde fiscale lasten worden in de boekhouding afzonderlijk gevolgd. De verrekening van deze terugbetalingen geschiedt met de opvoering van het definitieve bedrag op de rekeningen van de instelling vóór het eind van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar waarin dit bedrag is geïnd.";

7. aan artikel 28 wordt het volgende lid toegevoegd:

"3. In afwijking van lid 1 wordt voor de eigen middelen als bedoeld in artikel 2, leden 1 en 2, van Besluit 94/728/EG, Euratom, die door de lidstaten op vaste tijdstippen worden afgedragen, geen schuldvorderingsraming opgesteld vóór de rechtstreekse terbeschikkingstelling van de bedragen door de lidstaten aan de Commissie. De bevoegde ordonnateur geeft er een inningsopdracht voor af.

Voor de ontvangsten die zijn bedoeld in artikel 2, lid 1, onder a) en b), van het genoemde besluit worden de inningsopdrachten opgesteld aan de hand van de maandstaten van de vastgestelde rechten welke door de lidstaten aan de Commissie worden gezonden.

De inningsopdrachten worden voor visum aan de financieel controleur voorgelegd. Als visum wordt verleend, worden zij door de rekenplichtige geregistreerd overeenkomstig de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.";

8. artikel 36 wordt als volgt gewijzigd:

a) -

b) de leden 2 en 3 worden vervangen door:

"2. Onverminderd artikel 99 gelden als betalingsverplichtingen de besluiten die de Commissie neemt overeenkomstig de bepalingen die haar machtigen financiële steun te verlenen uit hoofde van de verschillende fondsen of acties. Tenzij deze besluiten, overeenkomstig de bovenbedoelde bepalingen, een andere uitvoeringstermijn bevatten, dekken deze betalingsverplichtingen tot 31 december van jaar n + 1 de totale kosten van de betrokken juridische verbintenissen.

Tijdens de in de eerste alinea bedoelde uitvoeringsperiode wordt elke juridische verbintenis door de ordonnateur in de centrale boekhouding geregistreerd ten laste van de in de eerste alinea bedoelde betalingsverplichting.

Na de gestelde termijn wordt het niet-gebruikte saldo vrijgemaakt. Deze alinea geldt echter niet voor de structuurfondsen noch voor het Cohesiefonds.

3. De wijze van uitvoering van de leden 1 en 2 moet het mogelijk maken om, overeenkomstig de werkelijke behoeften, een juiste boeking van de verplichtingen en betalingsopdrachten en, voor wat betreft lid 2, de overeenstemming tussen de afzonderlijke juridische verbintenissen en de in het besluit van de Commissie genoemde algemene budgettaire verplichting te waarborgen. Zij wordt bepaald door de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.";

9. aan artikel 37 wordt de volgende alinea toegevoegd:

"De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen zoals bedoeld in artikel 36, lid 1, en de individuele betalingsverplichtingen zoals bedoeld in artikel 36, lid 2, tweede alinea, kunnen steekproefsgewijs aan een controle worden onderworpen. Deze controle wordt uitgevoerd volgens een systeem waarmee het mogelijk is te bepalen welke sectoren de risicosectoren zijn waar een grote waarschijnlijkheid bestaat dat de in artikel 38, lid 1, bedoelde voorwaarden niet vervuld zijn. In de risicosectoren worden de individuele betalingsverplichtingen systematisch gecontroleerd.";

10. artikel 39, tweede en derde alinea, wordt vervangen door:

"Indien een visum wordt geweigerd en de ordonnateur zijn voorstel handhaaft, wordt dit voorstel binnen een termijn van twee maanden vanaf de datum van de visumweigering bij de in de leden 1 en 2 van artikel 22 bedoelde instellingen ter beslissing voorgelegd aan het hoogste gezag van de betrokken instelling.

Behoudens in gevallen waarin de beschikbaarheid van de kredieten in het geding is, kan dit hoogste gezag bij een met redenen omkleed besluit en op eigen verantwoording de weigering van het visum naast zich neerleggen. Dit besluit is uitvoerbaar met ingang van de datum van de visumweigering. Het moet uiterlijk op 15 februari van jaar n + 1 worden genomen. Het wordt ter informatie aan de financieel controleur medegedeeld. Het hoogste gezag van elke instelling stelt de Rekenkamer binnen een maand van al deze besluiten op de hoogte. De Rekenkamer brengt elk jaar, in het kader van de kwijtingsprocedure aan het Europees Parlement en de Raad verslag uit over de gevolgen van het in de eerste zin bedoelde besluit, zulks vanuit het oogpunt van wettelijkheid of niet-naleving van een richtlijn inzake openbare aanbesteding of dienstverrichting.";

11. in artikel 44, derde streepje, wordt na de woorden "in ecu" de volgende zin ingevoegd:

"Als een betalingsopdracht echter via geautomatiseerde weg aan de bank wordt doorgegeven, hoeft het bedrag niet voluit te worden vermeld,";

12. aan artikel 46, lid 1, wordt de volgende alinea toegevoegd:

"Het besluit tot het verstrekken van de opdracht tot betaling van het saldo wordt genomen binnen de in artikel 1, lid 7, bedoelde termijn.";

13. aan artikel 47 wordt de volgende alinea toegevoegd:

"Het voorafgaande visum kan worden verleend op basis van een steekproefsgewijze controle; deze controle wordt uitgevoerd volgens een systeem waarmee het mogelijk is te bepalen welke de risicosectoren zijn waar een grote waarschijnlijkheid bestaat dat de in de tweede alinea bedoelde voorwaarden niet vervuld zijn. In de risicosectoren worden de individuele betalingsverplichtingen systematisch gecontroleerd.";

14. aan artikel 58, lid 3, wordt de volgende zin toegevoegd:

"De inschrijving moet op straffe van niet-ontvankelijkheid van meet af aan alle in de uitnodiging gevraagde essentiële elementen bevatten. De criteria voor de vaststelling van de essentiële elementen van de inschrijving worden vastgelegd in de uitvoeringsvoorschriften van artikel 139.";

15. aan artikel 65 worden de volgende alinea's toegevoegd:

"Het inventarissysteem wordt door de ordonnateur met de technische bijstand van de rekenplichtige ingevoerd. Dit inventarissysteem, dat door de ordonnateur wordt beheerd, moet aan het centrale boekhoudsysteem de relevante gegevens verschaffen die nodig zijn voor de opstelling van de financiële balans van de instelling.

De instellingen stellen elk voor zichzelf regelingen vast voor het behoud van de in hun balans opgenomen goederen en duiden de administratieve diensten aan die voor het inventarissysteem verantwoordelijk zijn.";

16. artikel 70 wordt als volgt gewijzigd:

a) in de eerste alinea wordt het woord "begrotingsrekening" vervangen door "rekeningen van baten en lasten";

b) in de tweede alinea wordt punt a) vervangen door:

"a) de rekeningen van baten en lasten, die in twee categorieën uiteenvallen:

- de rekeningen van budgettaire baten en lasten, die het mogelijk maken de uitvoering van de begroting te volgen en het saldo van het begrotingsjaar te bepalen,

- de rekeningen van niet-budgettaire baten en lasten, die bij de vorige categorie komen en het mogelijk maken een boekhoudkundig resultaat in ruime zin te bepalen;";

17. het volgende artikel wordt ingevoegd:

"Artikel 70 bis

Wat de boeking van de waardevermindering van de actiefbestanddelen betreft worden de regels voor de afschrijvingen en de vorming van voorzieningen bepaald door de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.";

18. artikel 76 wordt vervangen door:

"Artikel 76

De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en, indien van toepassing, de geldelijke aansprakelijkheid van ordonnateurs, financieel controleurs, rekenplichtigen en ondergeschikte rekenplichtigen alsmede van beheerders van gelden ter goede rekening kan in het geding worden gebracht onder de omstandigheden, bedoeld in de artikelen 22 en 86 tot en met 89 van het Statuut van de ambtenaren der Europese Gemeenschappen.

De autoriteit die bevoegd is tot inleiding van de procedure inzake de tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en de geldelijke aansprakelijkheid, krijgt alle desbetreffende elementen of informatie voorgelegd, waaronder eventuele verslagen en visumweigeringen van de financieel controleur.";

19. artikel 79 wordt vervangen door:

"Artikel 79

Uiterlijk op 1 maart verstrekt elke instelling de Commissie de gegevens die deze nodig heeft voor de opstelling van de jaarrekening en de financiële balans, alsmede een bijdrage aan de in artikel 80 bedoelde analyse van het financieel beheer, na deze gegevens aan haar financieel controleur te hebben voorgelegd.";

20. in artikel 104, lid 2, worden de woorden "één maand vóór 31 januari" vervangen door de woorden "op 10 januari";

21. artikel 109, lid 3, wordt vervangen door:

"3. Hij zendt het resultaat van de opening van de inschrijvingen en een voorstel tot gunning van de opdracht aan de Commissie. Hij ondertekent de opdrachten, contracten, aanhangsels en bestekken en brengt deze ter kennis van de Commissie. In voorkomend geval gaat de Commissie voor de opdrachten, aanhangsels en bestekken individuele betalingsverplichtingen aan volgens de procedures van de artikelen 36 tot en met 39. De individuele betalingsverplichtingen worden in mindering gebracht op de verplichtingen uit hoofde van de in artikel 106, lid 2, bedoelde financieringsovereenkomsten volgens het bepaalde in artikel 36, lid 2, tweede alinea.";

22. artikel 112 wordt vervangen door:

"Artikel 112

De bepalingen van deze afdeling gelden ter vervanging van die van titel IV voor de gevallen waarin de Commissie, in het kader van de uit de begroting van de Europese Gemeenschappen gefinancierde externe steunmaatregelen, als aanbestedende macht optreedt bij de plaatsing van opdrachten voor werken, leveringen of diensten die niet worden gedekt door:

- de bepalingen van de richtlijnen van de Raad tot coördinatie van de procedures voor het plaatsen van opdrachten voor werken, leveringen of diensten; of

- de multilaterale overeenkomst over de overheidsopdrachten die in het kader van de Wereldhandelsorganisatie is gesloten.";

23. artikel 113 wordt vervangen door:

"Artikel 113

De procedure voor het plaatsen van opdrachten voor werken, leveringen of diensten die uit de begroting van de Europese Gemeenschappen ten voordele van de begunstigden van externe steunmaatregelen worden gefinancierd, wordt bepaald in de financieringsovereenkomst of het contract, rekening houdend met de hierna genoemde beginselen.".

Artikel 2

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel, 23 november 1998.

Voor de Raad

De Voorzitter

R. EDLINGER

(1) PB C 296 van 8. 10. 1996, blz. 13, en

PB C 359 van 25. 11. 1997, blz. 9.

(2) PB C 286 van 22. 9. 1997, blz. 330.

(3) Advies uitgebracht op 9 en 10 juli 1997 (nog niet verschenen in het Publicatieblad).

(4) PB L 356 van 31. 12. 1977, blz. 1. Verordening laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 2444/97 (PB L 340 van 11. 12. 1997, blz. 1).

(5) PB L 70 van 16. 3. 1990, blz. 1.