VERSLAG over de financiële staten van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (AESS-Bilbao), (Begrotingsjaar 1996) vergezeld van de antwoorden van het Agentschap (97/C 393/10)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 14, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad (1) aan de raad van bestuur van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk betreffende het begrotingsjaar 1996 onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2062/94 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2062/94 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken. In dit verslag wordt de eerste controle van het Agentschap behandeld.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de algemeen aanvaarde controlenormen, voorzover deze in het communautaire kader van toepassing zijn. Zij heeft controles verricht op de boekhouding alsmede andere in dit verband noodzakelijk geachte controleprocedures gevolgd. De belangrijkste opmerkingen waartoe de controle van de Kamer aanleiding geeft zijn in het tweede deel van dit verslag opgenomen.

1.4. De financiële staten betreffende het begrotingsjaar 1996 zijn betrouwbaar, en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen zijn, over het geheel genomen, verzekerd.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES AGENTSCHAP VOOR DE VEILIGHEID EN DE GEZONDHEID OP HET WERK (AESS-BILBAO) VOOR HET BEGROTINGSJAAR 1996

Begrotingsboekhouding

1.5. De oorspronkelijke begroting van het Agentschap voor het begrotingsjaar 1996 was niet in overeenstemming met de financiële bepalingen, volgens welke de kredieten moeten worden gerangschikt per titel, hoofdstuk en artikel. Bovendien werden de uit de voorschotkas verrichte betalingen (nagenoeg alle betalingen van het Agentschap uit hoofde van het begrotingsjaar 1996) niet in het begrotingsjaar verrekend. Deze feiten liggen ten grondslag aan de problemen waarop bij de regularisatie van deze betalingen is gestuit.

1.6. Bij de afsluiting van de rekeningen teneinde de uitgaven van het begrotingsjaar op de begroting aan te wijzen, is de oorspronkelijke begroting gewijzigd. Uit geen enkel document blijkt dat de begrotingsautoriteit van het Agentschap de aangebrachte wijzigingen heeft goedgekeurd.

1.7. Bovendien beschikt het Agentschap niet over geschikte programmatuur voor de begrotingsboekhouding. Het Agentschap zou prioriteit moeten verlenen aan de invoering van een dergelijk boekhoudsysteem en de naleving van de voor de begrotingsuitvoering geldende voorschriften.

Algemene boekhouding

1.8. In het begrotingsjaar 1996 beschikte het Agentschap niet over een computersysteem voor de algemene boekhouding - en in 1997 nog steeds niet. De snelle invoering van een boekhoudsysteem is essentieel, wil men op elk moment over betrouwbare financiële gegevens kunnen beschikken.

Overgedragen kredieten - Annuleringen - Vertragingen

1.9. Het Agentschap heeft 1,2 miljoen ECU overgedragen naar het begrotingsjaar 1997. Dit bedrag maakt 39,5 % uit van de begroting van het begrotingsjaar 1996, die 3,04 miljoen ECU bedraagt, na wijzigingen. De vervallen kredieten bedragen 0,83 miljoen ECU, ofwel 27,3 % van de begroting. Ten gevolge van de bij de oprichting van het Agentschap opgelopen vertragingen heeft de Commissie, in onderling overleg, slechts 3 miljoen ECU betaald van de oorspronkelijke subsidie van 4 miljoen ECU. Deze vertragingen zijn toe te schrijven aan de late benoeming van de directeur, die weer veroorzaakt werd door de wijziging in de samenstelling van de raad van bestuur. Er was tevens sprake van vertragingen bij de werving van de functionarissen die de basisorganisatie van het Agentschap moesten vormen. Al deze vertragingen hebben de begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 1996 verstoord.

Gebouw

1.10. Het Agentschap heeft in december 1996 kantoorruimten gehuurd die het vanaf april 1997 in gebruik heeft (jaarlijkse huur circa 0,3 miljoen ECU). Volgens het Agentschap zouden de plaatselijke autoriteiten de betaling van 75 % van de huur voor hun rekening nemen. Er kon echter geen enkele overeenkomst hieromtrent overgelegd worden. Ten tijde van de controles had het Agentschap nog geen betaling ontvangen.

Raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

1.11. De aan het eind van het jaar door het Agentschap gesloten overeenkomsten voor de aanschaf van goederen en diensten, die het grootste deel uitmaken van de van rechtswege overgedragen kredieten, zijn via niet-openbare aanbestedingen of onderhands aan de desbetreffende contractanten gegund. Ofschoon een dergelijke gang van zaken in bepaalde gevallen gerechtvaardigd kan zijn, heeft de Kamer bepaalde transacties ontdekt waarbij de voorschriften niet in acht zijn genomen. Het Agentschap moet toezien op een strikte naleving van de voor het sluiten van overeenkomsten geldende voorschriften. Bovendien beschikt het Agentschap niet over een in de geldende financiële bepalingen voorgeschreven CCAM. Deze functie wordt momenteel vervuld door de raad van bestuur.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 15 en 16 oktober 1997.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) PB L 216 van 20. 8. 94, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2062/94, zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap betreffende het begrotingsjaar 1996 opgemaakt op 18 april 1997, op welke datum de rekeningen zijn ondertekend door de directeur van het Agentschap en zijn toegezonden aan de Commissie, de raad van bestuur en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 20 april 1997. Deze financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

BIJLAGE

TABEL 1 FINANCIËLE BALANS VOOR HET BEGROTINGSJAAR 1996

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>

RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Agentschap.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) Dit bedrag komt overeen met dat van de vastgelegde waarden.

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES AGENTSCHAP VOOR DE VEILIGHEID EN DE GEZONDHEID OP HET WERK

De Rekenkamer bezocht het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk van 12 tot en met 16 mei 1997 en controleerde de boeken voor het begrotingsjaar 1996.

De directeur presenteerde de doelstellingen, het programma en de afgesloten, lopende en geplande activiteiten.

Ter vergemakkelijking van het werk werden de Rekenkamer de rekeningen en alle hierop betrekking hebbende documenten overgelegd. Ook de personeelsregisters en de afgesloten contracten werden haar voorgelegd.

De Rekenkamer verstuurde haar commentaar ter voorbereiding van de opstelling van het rapport over de financiële staten van het Agentschap (begrotingsjaar 1996) in haar brief nr. 001594 van 15 juli 1997.

Het Agentschap is tevreden over de conclusies in punt 1.4 van het ontwerp-rapport van de Rekenkamer, waarin zij stelt dat de financiële staten voor het begrotingsjaar 1996 betrouwbaar zijn en de onderliggende transacties over het geheel genomen overeenkomstig de voorschriften hadden plaatsgevonden, maar wenst een toelichting te geven op de volgende punten:

Punt 1.5.

De indeling is onvolledig omdat bij de opstelling van de begroting in 1995 een gedetailleerde budgettaire planning voor het begrotingsjaar 1996 nog niet mogelijk was, zodat bepaalde bedragen niet konden worden opgenomen. Dit was te wijten aan het feit dat het Agentschap zich nog in een opbouwfase bevond. Daarom bevatten de meeste hoofdstukken pro-memorie-posten.

Punt 1.6.

Er is inderdaad geen schriftelijk bewijs dat de raad van bestuur van het Agentschap de amendementen op de oorspronkelijke begroting voor 1996 heeft goedgekeurd. Om een soortgelijke situatie in de toekomst te vermijden, heeft het bureau van de raad van bestuur op zijn vergadering van 5 en 6 juni 1997 besloten om in de notulen, behalve een verslag van de discussies tijdens vergaderingen, ook een document met de formele besluiten op te nemen, zodat deze gemakkelijker kunnen worden teruggevonden.

Punt 1.7.

Het Agentschap beschikt inderdaad niet over geschikte programmatuur voor zijn begrotingsrekeningen en gebruikt hiervoor voorlopig Excel. Om dit probleem te verhelpen, hebben het Agentschap en de andere agentschappen de krachten gebundeld om na te gaan of een geïntegreerd softwarepakket als de door de Commissie gebruikte beta-versie van SI2 haalbaar is. Bovendien volgt het Agentschap met belangstelling de ontwikkeling van programmatuur door het Cedefop in Thessaloniki, dat aan onze behoeften lijkt te voldoen omdat het niet alleen een module voor het boekhoudkundige en begrotingsbeheer bevat, maar ook een module voor het personeelsbeheer. Voor het eind van het jaar zal het Agentschap aan de hand van de resultaten van tests met beide systemen en van het advies van de toezichthoudende organen (financieel controleur en Rekenkamer) besluiten of het het ene dan wel het andere systeem zal installeren. Het Agentschap stelt alles in het werk om de administratie van zijn voorschotrekening te verbeteren en heeft hiertoe in september 1997 met behulp van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving in Lissabon de RAI-software geïnstalleerd.

Punt 1.8.

Naar aanleiding van het door de Rekenkamer geconstateerde ontbreken van een boekhoudsysteem heeft het Agentschap in juni 1997 CUBIC-software aangeschaft. Ondertussen is het betrokken personeel opgeleid en wordt de software voor de algemene boekhouding gebruikt.

Punt 1.9.

Inderdaad werd de uitvoering van de begroting voor 1996 negatief beïnvloed door de vertraging bij de benoeming van de directeur en van administratief personeel van het Agentschap. Dit personeel werd pas in mei 1997 aangetrokken, toen het hoofd van de administratie en twee assistenten (een computerdeskundige en een ambtenaar op financieel gebied) hun post bezetten. Dit had tot gevolg dat de voor een degelijk financieel beheer (personeelsbeheer, boekhoudkundig en begrotingsbeheer, afsluiten van contracten en algemene diensten) benodigde systemen pas na die datum geleidelijk werden ingevoerd.

Punt 1.10.

Bij de onderhandelingen over de zetel van het Agentschap verplichtten de Baskische regering en de provincie Viscaya zich ertoe 75 % van de huur van het kantoorgebouw waar het Agentschap zetelt te betalen. Hoewel hierover geen overeenkomst tussen het Agentschap en de Baskische autoriteiten is getekend, heeft de Baskische regering het Agentschap per september 1997 een subsidie van 20 miljoen PTA toegekend en heeft de provincie Viscaya een begin gemaakt met de procedures die moeten leiden tot de betaling van haar subsidie van 10 miljoen PTA.

Punt 1.11.

In overeenstemming met de bepalingen van zijn financieel reglement doet het Agentschap zijn uiterste best de tekortkomingen ten aanzien van de overheidsopdrachten, waarop de Rekenkamer heeft gewezen, te verhelpen. Onlangs heeft het een ontwerp-verordening voor de oprichting van een raadgevend comité inzake overheidsopdrachten voor advies aan de financieel controleur van de Commissie en ter informatie aan de Rekenkamer voorgelegd. De verordening is waar mogelijk gebaseerd op de door andere agentschappen goedgekeurde modellen. Wat de door het Agentschap gesloten contracten voor de levering van goederen en diensten betreft, zij erop gewezen dat, met name sinds de controle door de Rekenkamer in mei 1997, steeds aanbestedingen zijn uitgeschreven, ook al had gezien de geschatte hoogte van de uitgaven ook een onderhands contract kunnen worden gesloten.

Het Agentschap verzekert de Rekenkamer dat het alles wat in zijn vermogen ligt doet om zo snel mogelijk de middelen te verwerven die nodig zijn voor de uitvoering van de door de Rekenkamer aangegeven verbeteringen. Het vraagt de Rekenkamer rekening te houden met de moeilijkheden waarmee het tijdens de opbouwfase te kampen had om volledig te voldoen aan de in financiële en andere verordeningen neergelegde regels die op al zijn activiteiten van toepassing zijn.