Richtlijn 2003/58/EG van het Europees Parlement en de Raad

van 15 juli 2003

tot wijziging van Richtlijn 68/151/EEG van de Raad met betrekking tot de openbaarmakingsvereisten voor bepaalde soorten ondernemingen

HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 44, lid 2, onder g),

Gezien het voorstel van de Commissie(1),

Gezien het advies van het Europees Economisch en Sociaal Comité(2),

Handelend volgens de procedure van artikel 251 van het Verdrag(3),

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Eerste Richtlijn 68/151/EEG van de Raad van 9 maart 1968 strekkende tot het coördineren van de waarborgen, welke in de lidstaten worden verlangd van de vennootschappen in de zin van de tweede alinea van artikel 58 van het Verdrag, om de belangen te beschermen zowel van de deelnemers in deze vennootschappen als van derden, zulks teneinde die waarborgen gelijkwaardig te maken(4) stelt de vereisten vast inzake de verplichte openbaarmaking van een reeks akten en gegevens door vennootschappen waarvan de aansprakelijkheid beperkt is.

(2) In het kader van de vierde fase van het initiatief ter vereenvoudiging van de regelgeving voor de interne markt (SLIM), dat in oktober 1998 door de Commissie werd gelanceerd, bracht een SLIM-team Vennootschapsrecht in september 1999 een verslag uit over de vereenvoudiging van de eerste en tweede richtlijn inzake het vennootschapsrecht, waarin het een aantal aanbevelingen deed.

(3) De modernisering van Eerste Richtlijn 68/151/EEG overeenkomstig deze aanbevelingen zou niet alleen de belangrijke doelstelling inzake een betere en snellere toegang tot bedrijfsinformatie voor belanghebbenden dichterbij brengen, maar zou tevens de openbaarmakingsformaliteiten voor ondernemingen aanzienlijk vereenvoudigen.

(4) De lijst van vennootschappen die onder Richtlijn 68/151/EEG vallen, dient te worden geactualiseerd om nieuwe soorten ondernemingen alsmede soorten ondernemingen die zijn afgeschaft in aanmerking te nemen die sinds de goedkeuring van de richtlijn op nationaal niveau zijn ontstaan.

(5) Sinds 1968 zijn verschillende richtlijnen aangenomen met het oog op een harmonisatie van de vereisten op het gebied van boekhoudbescheiden die door ondernemingen moeten worden opgesteld, met name Vierde Richtlijn 78/660/EEG van de Raad van 25 juli 1978 betreffende de jaarrekening van bepaalde vennootschapsvormen(5), Zevende Richtlijn 83/349/EEG van de Raad van 13 juni 1983 betreffende de geconsolideerde jaarrekening(6), Richtlijn 86/635/EEG van de Raad van 8 december 1986 betreffende de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van banken en andere financiële instellingen(7) en Richtlijn 91/674/EEG van de Raad van 19 december 1991 betreffende de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van verzekeringsondernemingen(8). De in Richtlijn 68/151/EEG vervatte verwijzingen naar de boekhoudbescheiden die overeenkomstig deze richtlijnen openbaar moeten worden gemaakt, dienen dienovereenkomstig te worden gewijzigd.

(6) In verband met de beoogde modernisering en onverminderd inhoudelijke vereisten en formaliteiten die zijn vastgelegd in het interne recht van de lidstaten moeten ondernemingen kunnen kiezen of zij verplichte akten en gegevens schriftelijk of langs elektronische weg indienen.

(7) Belanghebbenden dienen een afschrift van deze akten en gegevens zowel schriftelijk als langs elektronische weg van het register te kunnen verkrijgen.

(8) De lidstaten moeten kunnen beslissen of zij het nationale publicatieblad dat zij hebben aangewezen met het oog op de bekendmaking van verplichte akten en gegevens, op papier of in elektronische vorm bewaren of dat zij deze akten en gegevens door middel van een ander, even doeltreffend instrument openbaar maken.

(9) De grensoverschrijdende toegang tot bedrijfsinformatie moet worden verbeterd door, naast de verplichte openbaarmaking in een van de talen die in de lidstaat van de vennootschap zijn toegestaan, de vrijwillige indiening van akten en gegevens in andere talen toe te staan. Derden die te goeder trouw handelen, dienen zich op deze vertalingen te kunnen beroepen.

(10) Verduidelijkt dient te worden dat de gegevens die overeenkomstig artikel 4 van Richtlijn 68/151/EEG moeten worden vermeld, op alle brieven en orders worden vermeld, hetzij op papier, hetzij op een andere drager. In het licht van de technologische ontwikkelingen dient eveneens te worden bepaald dat deze gegevens op iedere website van een onderneming worden vermeld.

(11) Richtlijn 68/151/EEG dient dienovereenkomstig te worden gewijzigd,

HEBBEN DE VOLGENDE RICHTLIJN VASTGESTELD:

Artikel 1

Richtlijn 68/151/EEG wordt als volgt gewijzigd:

1. artikel 1 wordt als volgt gewijzigd:

a) het derde streepje wordt vervangen door:

"- In Frankrijk:

la société anonyme, la société en commandite par actions, la société à responsabilité limitée, la société par actions simplifiée;";

b) het zesde streepje wordt vervangen door:

"- In Nederland:

de naamloze vennootschap, de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid;";

c) het negende streepje wordt vervangen door:

"- In Denemarken:

aktieselskab, kommanditaktieselskab, anpartsselskab;";

d) het veertiende streepje wordt vervangen door:

"- In Finland:

yksityinen osakeyhtioe/privat aktiebolag, julkinen osakeyhtiö/publikt aktiebolag;";

2. artikel 2 wordt als volgt gewijzigd:

a) lid 1, onder f), wordt vervangen door:

"f) De boekhoudbescheiden voor elk boekjaar, die overeenkomstig de Richtlijnen 78/660/EEG(9), 83/349/EEG(10), 86/635/EEG(11) en 91/674/EEG(12) van de Raad moeten worden bekendgemaakt.";

b) lid 2 wordt geschrapt;

3. artikel 3 wordt vervangen door:

"Artikel 3

1. In iedere lidstaat wordt hetzij bij een centraal register hetzij bij een handelsregister of vennootschapsregister voor elk der aldaar ingeschreven vennootschappen een dossier aangelegd.

2. Alle akten en alle gegevens die krachtens artikel 2 openbaar gemaakt dienen te worden, worden in het dossier opgenomen of ingeschreven in het register; de inhoud van het in het register ingeschrevene dient in elk geval uit het dossier te blijken.

De lidstaten dragen er zorg voor dat de vennootschappen en andere personen en instanties die gehouden zijn tot aanmelding of medewerking, alle akten en gegevens die overeenkomstig artikel 2 openbaar moeten worden gemaakt, uiterlijk met ingang van 1 januari 2007 in elektronische vorm kunnen indienen. Bovendien kunnen de lidstaten alle - of bepaalde categorieën - vennootschappen ertoe verplichten al deze - of bepaalde categorieën - akten en gegevens langs elektronische weg in te dienen.

Alle in artikel 2 bedoelde akten en gegevens die na uiterlijk 1 januari 2007, hetzij op papier, hetzij langs elektronische weg worden ingediend, moeten in elektronische vorm in het dossier worden opgenomen of in het register worden ingeschreven. Hiertoe dragen de lidstaten er zorg voor dat alle in schriftelijke vorm ingediende akten en gegevens vanaf uiterlijk 1 januari 2007 door het register in elektronische vorm worden omgezet.

De in artikel 2 bedoelde akten en gegevens die tot uiterlijk 31 december 2006 in schriftelijke vorm zijn ingediend, behoeven niet automatisch door het register in elektronische vorm te worden omgezet. De lidstaten dragen er niettemin zorg voor dat zij na ontvangst van een aanvraag om openbaarmaking langs elektronische weg door het register in elektronische vorm worden omgezet, wanneer deze aanvraag overeenkomstig de bepalingen die ter uitvoering van lid 3 zijn vastgesteld, wordt ingediend.

3. Een volledig of gedeeltelijk afschrift van de in artikel 2 bedoelde akten of gegevens moet op aanvraag verkrijgbaar zijn. Uiterlijk vanaf 1 januari 2007 kunnen aanvragen zowel schriftelijk als langs elektronische weg, naar keuze van de aanvrager, bij het register worden ingediend.

Vanaf een door elke lidstaat te kiezen datum, maar uiterlijk vanaf 1 januari 2007, moeten de in de eerste alinea bedoelde afschriften op papier of langs elektronische weg, naar keuze van de aanvrager, van het register kunnen worden verkregen. Dit geldt in het geval van alle akten en gegevens, ongeacht of zij vóór of na de gekozen datum zijn ingediend. De lidstaten kunnen echter besluiten dat alle - of bepaalde categorieën - akten en gegevens die tot uiterlijk 31 december 2006 schriftelijk zijn ingediend, niet langs elektronische weg van het register kunnen worden verkregen indien zij vóór een vastgestelde termijn voorafgaand aan de datum van de aanvraag bij het register zijn ingediend. Deze vastgestelde termijn mag niet korter zijn dan tien jaar.

De kosten voor de verkrijging van een volledig of gedeeltelijk afschrift van de in artikel 2 bedoelde akten of gegevens, hetzij op papier, hetzij langs elektronische weg, mogen de administratiekosten niet overschrijden.

De in schriftelijke vorm verstrekte afschriften worden voor eensluidend afschrift gewaarmerkt, tenzij de aanvrager te kennen geeft hierop geen prijs te stellen. Elektronische kopieën worden niet voor eensluidend afschrift gewaarmerkt, tenzij de aanvrager hier uitdrukkelijk om verzoekt.

De lidstaten nemen de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat in geval van waarmerking van elektronische kopieën zowel de authenticiteit van de herkomst als de integriteit van de inhoud ervan worden gewaarborgd door middel van ten minste een geavanceerde elektronische handtekening in de zin van artikel 2, lid 2, van Richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 december 1999 betreffende een gemeenschappelijk kader voor elektronische handtekeningen(13).

4. De in lid 2 bedoelde akten en gegevens worden, hetzij volledig, hetzij gedeeltelijk, of door middel van een verwijzing naar het document dat in het dossier is opgenomen of in het register is ingeschreven, in het door de lidstaat aangewezen nationale publicatieblad bekendgemaakt. Het daartoe aangewezen nationale publicatieblad kan in elektronische vorm worden bewaard.

De lidstaten kunnen besluiten de bekendmaking in het nationale publicatieblad te vervangen door een ander, even doeltreffend instrument, dat ten minste het gebruik van een systeem omvat dat in chronologische volgorde via een centraal elektronisch platform toegang tot de openbaar gemaakte informatie biedt.

5. De akten en gegevens kunnen door de vennootschap niet dan na de in lid 4 bedoelde openbaarmaking aan derden worden tegengeworpen, tenzij de vennootschap aantoont dat deze derden er kennis van droegen.

Deze akten en gegevens kunnen evenwel, met betrekking tot handelingen die zijn verricht vóór de zestiende dag volgend op die van de openbaarmaking, niet worden tegengeworpen aan derden die aantonen dat zij er onmogelijk kennis van hebben kunnen dragen.

6. De lidstaten nemen de nodige maatregelen om elke tegenstrijdigheid te vermijden tussen de inhoud van de overeenkomstig lid 4 openbaar gemaakte tekst en die van het register of van het dossier.

In geval van tegenstrijdigheid echter kan de overeenkomstig artikel 4 openbaar gemaakte tekst niet aan derden worden tegengeworpen; dezen kunnen er zich echter wel op beroepen, tenzij de vennootschap aantoont dat zij kennis droegen van de in het dossier opgenomen of in het register ingeschreven tekst.

7. Derden kunnen zich bovendien steeds beroepen op akten of gegevens ten aanzien waarvan de formaliteiten van openbaarmaking nog niet zijn vervuld, tenzij het nalaten van de openbaarmaking deze van rechtsgevolgen berooft.

8. het kader van deze richtlijn wordt onder de term 'langs elektronische weg' verstaan dat de gegevens verzonden en ontvangen worden via elektronische apparatuur voor de verwerking (met inbegrip van digitale compressie) en de opslag van gegevens en geheel via draden, radio, optische middelen of andere elektromagnetische middelen op de door de lidstaten bepaalde wijze worden verzonden, doorgeleid en ontvangen.";

4. het volgende artikel wordt toegevoegd:

"Artikel 3 bis

1. De akten en gegevens die overeenkomstig artikel 2 openbaar moeten worden gemaakt, dienen te zijn gesteld en te worden ingediend in een van de talen die overeenkomstig de taalvoorschriften die van toepassing zijn in de lidstaat waar het in artikel 3, lid 1, bedoelde dossier is aangelegd, zijn toegestaan.

2. Afgezien van de in artikel 3 bedoelde verplichte openbaarmaking staan de lidstaten toe dat de in artikel 2 bedoelde akten en gegevens overeenkomstig artikel 3 in een van de officiële talen van de Gemeenschap openbaar worden gemaakt.

De lidstaten kunnen voorschrijven dat de vertaling van deze akten en gegevens wordt gewaarmerkt.

De lidstaten treffen de nodige maatregelen om de toegang van derden tot de vrijwillig openbaar gemaakte vertalingen te vergemakkelijken.

3. Afgezien van de in artikel 3 bedoelde verplichte openbaarmaking en de toegestane openbaarmaking ingevolge lid 2 van dit artikel, kunnen de lidstaten toestaan dat de in artikel 2 bedoelde akten en gegevens overeenkomstig artikel 3 in (een) andere (taal) talen openbaar worden gemaakt.

De lidstaten kunnen voorschrijven dat de vertaling van deze akten en gegevens wordt gewaarmerkt.

4. In geval van tegenstrijdigheid tussen de in de officiële talen van het register openbaar gemaakte akten en gegevens en de vrijwillig openbaargemaakte vertaling, kan laatstgenoemde niet aan derden worden tegengeworpen. Derden kunnen zich echter wel beroepen op de vrijwillig openbaar gemaakte vertalingen, tenzij de vennootschap aantoont dat de derden kennis droegen van de versie die voorwerp was van de verplichte openbaarmaking.";

5. artikel 4 wordt vervangen door:

"Artikel 4

De lidstaten schrijven voor dat op brieven en orders, hetzij op papier hetzij op een andere drager, de volgende gegevens worden vermeld:

a) de noodzakelijke informatie om vast te stellen in welk register het in artikel 3 vermelde dossier wordt bewaard, alsmede het nummer waaronder de vennootschap in dit register is ingeschreven;

b) de rechtsvorm van de vennootschap, de plaats van haar statutaire zetel en, in voorkomend geval, het feit dat de vennootschap zich in liquidatie bevindt.

Indien in deze stukken het kapitaal van de vennootschap wordt vermeld, moet dit gegeven betrekking hebben op het geplaatste en gestorte kapitaal.

De lidstaten schrijven voor dat de website van een vennootschap ten minste de in de eerste alinea genoemde gegevens bevat evenals, in voorkomend geval, de vermelding van het geplaatste en gestorte kapitaal.";

6. artikel 6 wordt vervangen door:

"Artikel 6

De lidstaten stellen ten minste passende sancties vast ingeval:

a) de in artikel 2, lid 1, onder f), voorgeschreven openbaarmaking van boekhoudbescheiden wordt nagelaten;

b) de in artikel 4 bedoelde verplichte gegevens op de zakelijke geschriften of op de website van de vennootschap ontbreken.";

Artikel 2

1. De lidstaten stellen de nodige wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen vast om uiterlijk op 31 december 2006 aan deze richtlijn te voldoen. Zij stellen de Commissie daarvan onverwijld in kennis.

Wanneer de lidstaten deze bepalingen aannemen, wordt in die bepalingen naar deze richtlijn verwezen of wordt hiernaar verwezen bij de officiële bekendmaking van die bepalingen. De regels voor deze verwijzing worden vastgesteld door de lidstaten.

2. De lidstaten delen de Commissie de tekst mee van de bepalingen van intern recht die zij op het door deze richtlijn bestreken gebied vaststellen.

3. De Commissie legt uiterlijk op 1 januari 2012 aan het Europees Parlement en de Raad een verslag voor, alsmede eventueel een voorstel tot wijziging van deze richtlijn in het licht van de ervaring die bij de toepassing daarvan is opgedaan, haar doelstellingen en de technologische ontwikkelingen waarvan op dat moment sprake is.

Artikel 3

Deze richtlijn treedt in werking op de dag van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Artikel 4

Deze richtlijn is gericht tot de lidstaten.

Gedaan te Brussel, 15 juli 2003.

Voor het Europees Parlement

De voorzitter

P. Cox

Voor de Raad

De voorzitter

G. Tremonti

(1) PB C 227 E van 24.9.2002, blz. 377.

(2) PB C 85 van 8.4.2003, blz. 13.

(3) Advies van het Europees Parlement van 12 maart 2003 (nog niet verschenen in het Publicatieblad) en besluit van de Raad van 11 juni 2003.

(4) PB L 65 van 14.3.1968, blz. 8. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij de Toetredingsakte van 1994.

(5) PB L 222 van 14.8.1978, blz. 11. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2003/38/EG (PB L 120 van 15.5.2003, blz. 22).

(6) PB L 193 van 18.7.1983, blz. 1. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2003/51/EG (PB L 178 van 17.7.2003, blz. 16).

(7) PB L 372 van 31.12.1986, blz. 1. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2003/51/EG.

(8) PB L 374 van 31.12.1991, blz. 7.

(9) PB L 222 van 14.8.1978, blz. 11. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2003/38/EG (PB L 120 van 15.5.2003, blz. 22).

(10) PB L 193 van 18.7.1983, blz. 1. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2003/51/EG (PB L 178 van 17.7.2003, blz. 16).

(11) PB L 372 van 31.12.1986, blz. 1. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2003/51/EG.

(12) PB L 374 van 31.12.1991, blz. 7.

(13) PB L 13 van 19.1.2000, blz. 12.