VERSLAG over de financiële staten en het beheer van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Stichting Dublin) betreffende het begrotingsjaar 1997, vergezeld van het antwoord van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (98/C 406/02)

DE FINANCIËLE STATEN VAN DE EUROPESE STICHTING TOT VERBETERING VAN DE LEVENS- EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN BETREFFENDE HET BEGROTINGSJAAR 1997

1. Dit verslag wordt de Raad en het Europees Parlement toegezonden overeenkomstig artikel 16 van Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (1), zoals gewijzigd door artikel 1, punt 4, van Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad (2).

2. De Kamer heeft de financiële staten van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden over het per 31 december 1997 verstreken begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 1, punt 16, van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad (3) tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad (4) werd de begroting uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de Raad van bestuur. Deze verantwoordelijkheid omvatte de opstelling en indiening van de financiële staten (5) overeenkomstig de interne financiële voorschriften die zijn vastgelegd in de punten 52, 54 en 55 van artikel 1 van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad. Krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is de Rekenkamer verplicht deze staten te onderzoeken.

3. De Kamer verrichtte haar controle volgens haar beleidslijnen en normen voor de controle. Deze werden afgeleid van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen om te beantwoorden aan de specifieke kenmerken van de communautaire context. Zij verrichtte dus de controles van de boeken en volgde de andere procedures die zij onder de gegeven omstandigheden noodzakelijk achtte. Deze controles verschaften de Kamer voldoende grondslag voor het hierna geformuleerde oordeel.

4. Door dit onderzoek verkreeg de Kamer redelijke zekerheid dat de rekeningen betreffende het per 31 december 1997 verstreken begrotingsjaar betrouwbaar zijn en dat de onderliggende verrichtingen in hun geheel wettig en regelmatig zijn.

VOORNAAMSTE CONTROLEBEVINDINGEN WAAROP HET OORDEEL BERUST

Inleiding

Achtergrondinformatie

5. De Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Stichting Dublin) werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (6) als satellietorgaan van de Europese Gemeenschap met als opdracht "betere levens- en arbeidsomstandigheden uit te werken en te verwezenlijken door middel van een actie ter ontwikkeling en verspreiding van de kennis die deze evolutie kan bevorderen". De Stichting Dublin begon haar werkzaamheden in 1976.

Reikwijdte van de controle

6. De Kamer onderzocht de rekeningen en het financieel beheer van de Stichting Dublin over het begrotingsjaar 1997 overeenkomstig de relevante regelgeving (7).

Financiële gegevens

7. In de tabellen 1 en 2 wordt een beknopt overzicht gegeven van de financiële staten van de Stichting. De voor het begrotingsjaar 1997 beschikbare kredieten beliepen 14 Mio ECU. De aangegane verplichtingen resulteerden in betalingen ten belope van 10,5 Mio ECU en overdrachten naar het begrotingsjaar 1998 ten bedrage van 3,4 Mio ECU, terwijl het saldo van 0,1 Mio ECU werd geannuleerd. Van de uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten werd een bedrag van 2,9 Mio ECU gebruikt voor betalingen, terwijl 0,1 Mio ECU werd geannuleerd. In tabel 3 bij dit verslag wordt, per titel, een overzicht gegeven van de besteding van de kredieten van het begrotingsjaar en van de uit 1996 overgedragen kredieten.

Follow-up van eerdere opmerkingen

Scheiding van functies

8. De invoering van Sincom 2 bij de Stichting is aanstaande. Een van de voordelen van dit systeem is de automatische scheiding van de functies van ordonnateur en rekenplichtige; hierdoor zal de overtreding van artikel 1, punt 15, van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad niet meer voorkomen (zie paragraaf 16).

Voorschotkas

9. In 1995 en 1996 heeft de Kamer aanbevolen het gebruik van de voorschotkas te beperken tot lopende of kleine uitgaven, waarbij het gevaar voor onregelmatigheden betrekkelijk klein is. Hoewel er bij de Stichting een document bestond, was er op het tijdstip van de controle in april 1998 geen officiële schriftelijke definitie van de lopende en kleine uitgaven in overleg met de financieel controleur opgesteld. Ook werd vastgesteld dat er in vele gevallen twee of drie maanden na de ontvangst van de facturen betalingen via de voorschotkas werden gedaan. Bij zoveel vertraging zou het mogelijk zijn geweest vooraf de goedkeuring van de financieel controleur te vragen en vervolgens de betalingen via de hoofdbankrekening te verrichten (zie paragraaf 17).

Begrotingsuitvoering en jaarrekening

Kredietoverschrijvingen

10. De waarde van de in 1997 verrichte kredietoverschrijvingen tussen verschillende begrotingsonderdelen bedroeg 979 000 ECU (7,0 % van de in de begroting opgenomen kredieten), tegen 1 366 000 ECU (9,9 %) in 1996.

Overdrachten en annuleringen van kredieten

11. Uit tabel 3 blijkt dat de betalingsgraad voor de begroting als geheel 75 % is, maar voor titel 3, "beleidsuitgaven", slechts 47 %. Dit komt overeen met de cijfers van voorgaande jaren en is toe te schrijven aan het feit dat de betalingen voor studies meestal in drie termijnen worden verricht gedurende de looptijd van de desbetreffende contracten.

Ontvangsten

12. De voor de Stichting bestemde EU-subsidie bedroeg in 1997 13,8 Mio ECU. Het werkelijk aangevraagde en ontvangen bedrag was 13 451 540 ECU. De gelden werden conform de desbetreffende verordeningen van de Raad en overeenkomstig de raming van de cash-flow aangevraagd.

Uitgaven voor dienstreizen

Procedures

13. In het beheer van de procedures voor dienstreizen werden tekortkomingen geconstateerd. In meerdere gevallen werden de richtlijnen inzake dienstreizen niet nageleefd en personeelsleden hadden betalingen ontvangen voor uitgaven die niet voor vergoeding in aanmerking kwamen of niet gerechtvaardigd waren (zie paragraaf 18).

Kosteneffectiviteit

14. Honderddertig dienstreizen die in 1997 werden gemaakt en ongeveer 92 000 ECU kostten, werden onderzocht. Door meer efficiënte routes te volgen had tot 39 000 ECU (43 %) kunnen worden bespaard (zie paragraaf 18).

Studiecontracten

15. Uit tabel 3 blijkt dat 51 % van de in titel 3 "beleidsuitgaven" voor 1997 beschikbare kredieten naar 1998 werd overgedragen. Van het totaal van de kredieten had 21 % ofwel 1 313 378 ECU betrekking op verplichtingen die in december 1997 waren aangegaan in verband met studiecontracten. De eerste van deze contracten werden pas in februari 1998 ondertekend (zie paragraaf 19).

Conclusie

16. Bij de Stichting moet Sincom 2 worden geïnstalleerd. Is dit eind 1998 nog niet gebeurd, dan moet in de administratie een bijkomend ambt worden gecreëerd om te zorgen voor een behoorlijke scheiding van functies (zie paragraaf 8).

17. Er moeten duidelijke schriftelijke procedures voor het gebruik van de voorschotkas worden ingevoerd. Uitstaande bedragen moeten hetzij onmiddellijk worden betaald uit de voorschotkas hetzij, bij een langere krediettermijn, van de hoofdbankrekening (zie paragraaf 9).

18. Er moeten maatregelen worden genomen om tot besparingen in de uitgaven voor dienstreizen te komen, want verdere excessen kunnen niet worden getolereerd (zie de paragrafen 13 en 14).

19. Aanbevolen wordt, situaties te vermijden waarbij in een bepaald jaar grote bedragen worden vastgelegd met betrekking tot contracten die pas na meerdere maanden van het volgende jaar worden ondertekend. Dit kan worden gerealiseerd door verbetering van de procedures voor de opstelling van de jaarlijkse begroting van de Stichting (zie paragraaf 15).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 26 november 1998.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

Voorzitter

Tabel 1 Balans per 31 december 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: Jaarrekening 1997 van de Stichting.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 139 van 30.5.1975, blz. 1.

(2) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 13.

(3) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 26.

(4) PB L 164 van 24.6.1976, blz. 16.

(5) Overeenkomstig artikel 16 van Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad, werden de rekeningen van alle uitgaven en ontvangsten van de Stichting betreffende het begrotingsjaar 1997 op 31 maart 1998 door de Raad van bestuur opgesteld en goedgekeurd en aan het Europees Parlement, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer toegezonden. Deze rekeningen werden door de Kamer ontvangen op 31 maart 1998; een samenvatting van deze financiële staten wordt gegeven in de bij dit verslag gevoegde tabellen.

(6) Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (PB L 139 van 30.5.1975).

(7) Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad van 26 mei 1975, betreffende de oprichting van de Stichting (PB L 139 van 30.5.1975), zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad (PB L 181 van 23.7.1993). Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad houdende financiële bepalingen van de Stichting (PB L 164 van 24.6.1976), zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad (PB L 181 van 23.7.1993).

ANTWOORD VAN DE EUROPESE STICHTING

De Stichting heeft met instemming kennis genomen van de opmerkingen van de Kamer en verzoekt haar om van de volgende kanttekeningen nota te nemen:

Voorschotkas

9. De Kamer wordt hierbij meegedeeld dat op het tijdstip van de controle op 27 juni 1997 reeds een schriftelijke definitie van de lopende en kleine uitgaven in verband met de voorschotkas met de financiële controleur was overeengekomen. Deze definitie beperkt het gebruik van de voorschotkas tot lopende (steeds terugkerende en niet-kapitaaluitgaven) of kleine uitgaven en betalingen van dringende aard.

De financiële verordening van de Stichting schrijft geen bepaalde termijn voor wat betreft het gebruik van de voorschotkas. Er wordt slechts bepaald dat "voor bepaalde soorten uitgaven beheer van gelden ter goede rekening kan worden ingesteld".

De Kamer wijst erop dat zich vertragingen voordoen bij de betaling van de facturen. Dit is het gevolg van de tijd die in overeenstemming met de financiële verordening benodigd is om facturen volledig te verwerken alvorens tot betaling kan worden overgegaan, hetgeen maximaal twee maanden in beslag kan nemen. Indien de facturen vooraf ter goedkeuring aan de financieel controleur zouden zijn voorgelegd, zouden deze vertragingen nog langduriger geweest kunnen zijn.

Procedures betreffende uitgaven voor dienstreizen

13. De procedures van de Stichting hebben tot doel om te waarborgen dat a) de richtlijnen inzake dienstreizen nauwkeurig worden nageleefd, b) de kosten zoveel mogelijk worden beperkt, rekening houdend met de aard van iedere dienstreis. De Stichting heeft de door de Kamer onder haar aandacht gebrachte gevallen, waarvan wordt gesteld dat de regels onjuist zijn toegepast, onderzocht, en zij heeft, waar noodzakelijk, corrigerend ingegrepen.

Kosteneffectiviteit van dienstreizen

14. De Stichting evalueert de kosteneffectiviteit van de regelingen voor dienstreizen en de praktische mogelijkheden om de voorgestelde besparingen te verwezenlijken in het licht van nieuwe routes en tarieven die het afgelopen jaar in gebruik zijn genomen.

Studiecontracten

15. Het percentage overgedragen, in titel 3 beschikbare kredieten vloeit voort uit de verhouding tussen de jaarlijkse begrotingscyclus van de Stichting en haar operationele cyclus (die programmaformulering, het initiëren van het programma, formulering van projecten in hoofdlijnen, aanbesteding, gedetailleerde formulering van projecten en de uitvoering ervan omvat). De betalingsverplichtingen ten aanzien van de kredieten waren aan het einde van het begrotingsjaar volledig aangegaan en het betrokken project was volledig afgerond en afbetaald aan het einde van het volgende begrotingsjaar.

Een aantal aan het einde van het jaar afgesloten contracten werd pas in februari definitief goedgekeurd vanwege de periode die was verstreken voordat de contracten waaraan een visum was verleend door de financiële controleur uit Brussel aan de Stichting werden teruggestuurd, doorgezonden aan de betrokken gecontracteerde en vervolgens door deze ondertekend teruggezonden naar de Stichting.

Conclusie

16. Er is nota genomen van de opmerking van de Kamer.

17. Zie het antwoord op 9.

18. Zie de antwoorden op 13 en 14.

19. De Stichting zou overleg over de procedures voor de opstelling van de jaarlijkse begroting van de Stichting met betrekking tot de planningscyclus van haar programma (zie 15) op prijs stellen.