BIJLAGE II

HANDBOEK VOOR POLITIE- EN VEILIGHEIDSAUTORITEITEN BETREFFENDE DE SAMENWERKING BIJ GROTE EVENEMENTEN MET EEN INTERNATIONALE DIMENSIE

I. INLEIDING

I.1 Doel

I.2 Grondbeginselen

II. INFORMATIEBEHEER

II.1 Contactpunten

II.1.1 Vaste contactpunten

II.1.2 Evenementscontactpunten

II.2 Informatie-uitwisseling

II.3 Dreigingsevaluatie en risicoanalyse

III. EVENEMENTENBEHEER

III.1 Verantwoordelijkheden van de betrokken autoriteiten en diensten in de organiserende lidstaat

III.2 Handhaving van de openbare orde en veiligheid

III.2.1 Openbare orde en veiligheid

III.2.2 Bestrijding van strafbare feiten

III.2.3 Terroristische dreigingen

III.3 Operationele samenwerking met andere lidstaten

III 3.1 Grensoverschrijdende samenwerking

III.3.2 Operationele ondersteuning

III.3.3 Verbindingsfunctionarissen

III.3.4 Waarnemers

III.3.5 Financiële regelingen en uitrusting

III.3.6 Communicatieplan

III.4 Mediastrategie

III.5 Instructie, opleiding en oefening

IV. EVALUATIE

IV.1 Evenementenevaluatie

IV.2 Strategische evaluatie

BIJLAGE A Standaardformulier voor het verzoek om verbindingsfunctionarissen of functionarissen voor andere soorten operationele steun

BIJLAGE B Risicoanalyse inzake potentiële betogers en andere groepen

BIJLAGE C Modelformulier voor informatie-uitwisseling over personen die een terroristische bedreiging vormen

BIJLAGE D Modelformulier voor informatie-uitwisseling over groeperingen die een terroristische bedreiging vormen

BIJLAGE E Referentiedocumenten

BIJLAGE F Vaste contactpunten openbare orde

I. INLEIDING

I.1 Doel

Dit handboek is bedoeld als praktisch instrument om richtsnoeren en ideeën aan te reiken voor wetshandhavingsautoriteiten in Europa die verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van internationale evenementen met een internationale dimensie (zoals de Olympische Spelen of andere belangrijke sportevenementen (1), belangrijke sociale evenementen of politieke bijeenkomsten op hoog niveau, zoals de top van de G8). De beginselen in dit handboek moeten dan ook alleen worden toegepast wanneer dat passend en nuttig is en volledig met de nationale wetgeving strookt. Zij mogen voorts niet de afspraken doorkruisen die in bilaterale overeenkomsten of memoranda van overeenstemming zijn vastgelegd.

Dit handboek is een „levend document”, dat in de loop van de tijd zal worden gewijzigd en aangepast naar gelang van de toekomstige ervaringen en de ontwikkeling van beste praktijken (zie punt IV.2 van de strategische evaluatie).

Het Handboek ten behoeve van de politieautoriteiten en -diensten voor de beveiliging van internationale evenementen zoals de bijeenkomsten van de Europese Raad en het Handboek voor de samenwerking tussen de lidstaten ter voorkoming van terroristische daden tijdens de Olympische Spelen en vergelijkbare sportevenementen zijn in deze versie van het handboek verwerkt. Wetshandhavingsautoriteiten die verantwoordelijk zijn voor een groot evenement met een internationale dimensie moeten zorgen voor de beveiliging van het evenement zowel wat het aspect openbare orde als wat het aspect terrorismebestrijding betreft. Afhankelijk van de aard van het evenement (politiek, sportief, sociaal, cultureel, e.d.) kan het ene aspect belangrijker zijn dan het andere en wellicht door andere autoriteiten moeten worden behandeld, maar beide aspecten moeten in aanmerking worden genomen.

I.2 Grondbeginselen

Bij de handhaving van de openbare orde moeten wettigheid, evenredigheid en matiging de leidende beginselen zijn en moet liefst een eerder terughoudende aanpak worden gevolgd. Telkens wanneer dat mogelijk is, dient te worden gekozen voor een deëscalerende politiële aanpak, gebaseerd op dialoog, een via onderhandelingen bepaald beheer van de openbare ruimte en partnerschap.

De wetshandhavingsautoriteiten van de lidstaten met verantwoordelijkheid voor de beveiliging van grote evenementen met een internationale dimensie, met name van politieke evenementen, moeten trachten te garanderen dat de mensenrechten, met name het recht op vrijheid van meningsuiting en vreedzame vergadering overeenkomstig het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden, volledig worden nageleefd. Verstoring door personen of groeperingen met doelstellingen of acties van gewelddadige of anderszins criminele aard moet zoveel mogelijk worden voorkomen.

Hoewel de gastlidstaat primair verantwoordelijk is voor de beveiliging van het evenement, is er, gezien het internationale karakter ervan, een verantwoordelijkheid weggelegd voor de overige lidstaten en de bevoegde EU-instanties om daarbij bijstand en ondersteuning te verlenen.

II. INFORMATIEBEHEER

II.1 Contactpunten

II.1.1 Vaste contactpunten

Overeenkomstig Gemeenschappelijk Optreden 97/339/JBZ van de Raad van 26 mei 1997 met betrekking tot de samenwerking op het terrein van de openbare orde en veiligheid (2) moet iedere lidstaat ten minste één vast contactpunt aanwijzen.

De contactgegevens en andere relevante informatie over het (de) vaste contactpunt(en) worden verstrekt aan het secretariaat-generaal van de Raad (zie bijlage F voor het adres van het secretariaat-generaal van de Raad), dat deze aan de lidstaten doorgeeft. Wijzigingen betreffende het (de) vaste contactpunt(en) van een lidstaat worden op dezelfde wijze gemeld (zie bijlage D).

Ieder vast contactpunt dient te voldoen aan de volgende normen:

— 24 uur per dag beschikbaar zijn (voor zover noodzakelijk voor, tijdens en na een evenement);

— personeel met voldoende talenkennis van ten minste één andere taal van de EU-instellingen;

— een infrastructuur van permanent operationele communicatie- en informatielijnen, waaronder telefoon, fax en e-mail, in voorkomend geval met versleutelingsbeveiliging, alsmede toegang tot internet;

— voldoende vertaalcapaciteit voor informatie-uitwisseling.

II.1.2 Evenementscontactpunten

Voor elk groot evenement met een internationale dimensie wijst elke lidstaat een of meer evenementscontactpunten aan. Naar gelang van de nationale wetgeving of structuren kunnen dat dezelfde contactpunten zijn als de vaste contactpunten. Ieder evenementscontactpunt moet voldoen aan de bovengenoemde normen.

De organiserende lidstaat verstrekt aan de vaste contactpunten van de overige lidstaten (zie bijlage F) de gegevens van het (de) evenementscontactpunt(en). Vervolgens stelt elke lidstaat de organiserende lidstaat in kennis van zijn eigen contactpunt(en) voor dat evenement.

De taken van het (de) evenementscontactpunt(en) kunnen onder meer facilitering bij de volgende activiteiten behelzen:

— het verzamelen en analyseren van informatie op nationaal niveau, alsook van andere lidstaten, derde landen, relevante EU-organen en andere informatiebronnen;

— de kwaliteitscontrole van vorm en inhoud;

— het tot stand brengen van betrouwbare en efficiënte — bij voorkeur beveiligde — communicatielijnen met de relevante sleutelactoren op nationaal en internationaal niveau;

— de informatie-uitwisseling langs bestaande beveiligde communicatielijnen;

— de informatie-uitwisseling in samenwerking met de andere lidstaten, derde landen, relevante EU-organen en andere internationale instellingen;

— de doorgifte van verwerkte informatie aan hun respectieve veiligheidsdiensten, politieautoriteiten en andere diensten, en aan de betreffende diensten en autoriteiten van de organiserende staat, alsmede aan de autoriteiten en diensten in de andere lidstaten en de relevante EU-organen, indien nodig;

— het verstrekken van dreigingsevaluaties en risicoanalyses inzake mogelijke betogers en andere groeperingen ten behoeve van de organiserende lidstaat;

— de observatie, evaluatie en follow-up van het evenement.

II.2 Informatie-uitwisseling

Een lidstaat dient informatie die door zijn nationale autoriteit van belang wordt geacht voor de beveiliging van een evenement in een andere lidstaat, onverwijld te doen toekomen aan de nationale autoriteit van de lidstaat in kwestie. Bij het meedelen van informatie moeten de lidstaten zich bewust zijn van hun geheimhoudingsverplichtingen.

De informatie wordt over bestaande communicatiekanalen en -structuren uitgewisseld. De uitwisseling van gegevens, inclusief persoonsgegevens, geschiedt met strikte inachtneming van de op elk geval toepasselijke bepalingen van nationale en internationale wetgeving en verdragen (3).

De informatie-uitwisseling wordt gefaciliteerd door de contactpunten van de betrokken lidstaten.

De verzamelde informatie wordt verwerkt en vervolgens onder de betreffende autoriteiten en diensten verspreid. Contacten tussen de veiligheidsdiensten, politieautoriteiten en -diensten in verschillende lidstaten kunnen door hun respectieve contactpunten worden gecoördineerd en georganiseerd.

Het (de) contactpunt(en) in de organiserende lidstaat faciliteert (-eren) de verzameling en de analyse van relevante informatie betreffende het evenement, alsmede de uitwisseling ervan met de andere lidstaten, derde landen en relevante EU-organen of andere internationale instellingen. De informatie kan onder meer betrekking hebben op het volgende:

— voor het evenement verkregen informatie en inlichtingen die het verloop van het evenement of de handhaving van de openbare orde en de veiligheid in het algemeen zouden kunnen verstoren;

— personen betrokken bij terroristische organisaties, terroristische acties of andere belangrijke criminele activiteiten die indirect verband kunnen houden met terrorisme;

— het niveau van bedreiging ten aanzien van personaliteiten (staatshoofden en regeringsleiders, parlementsleden, andere vips, enz.), sportlieden, bezoekers/toeschouwers en locaties. Naast de gastlidstaat, die de primaire verantwoordelijkheid draagt, dienen alle andere lidstaten elk hun informatie over deze personen te verschaffen;

— andere informatie over doelen en belangen van EU-lidstaten of van derde landen in het organiserende land, om deze beter te kunnen beschermen;

— informatie en inlichtingen betreffende mogelijke betogers en andere groeperingen;

— tijdens het evenement verkregen of gevraagde informatie over personen die worden verdacht van het plegen van een strafbaar feit, met inbegrip van hun namen, geboortedata, woonplaatsen, achtergrond, omstandigheden van de arrestatie en/of een exacte beschrijving van het gepleegde strafbare feit;

— informatie over de toepasselijke wetgeving en het wetshandhavingsbeleid van de politie (in andere lidstaten of derde landen);

— verslagen over incidenten en evaluatieverslagen alsmede bijdragen daaraan.

II.3 Dreigingsevaluatie en risicoanalyse

Vanuit beveiligingsoogpunt is het van cruciaal belang dat de dreiging (met betrekking tot terrorisme, openbare orde, georganiseerde criminaliteit, enz.) ten aanzien van het internationale evenement op passende wijze en tijdig wordt geëvalueerd. Naast de specifieke evaluatie van de dreiging in kwestie dient er ook een analyse te worden verricht van de wijze waarop veiligheidsinformatie over een specifieke situatie wordt verzameld, beoordeeld en doorgegeven.

De analyse wordt gebaseerd op inlichtingen waarover de organiserende lidstaat zelf beschikt en ook op informatie en evaluaties van andere lidstaten. Zo vroeg mogelijk voor het internationale evenement verstrekt elk contactpunt aan (de) contactpunt(en) in de organiserende lidstaat een permanente dreigingsevaluatie, te weten betreffende personen of groepen die wellicht naar het evenement zullen afreizen en beschouwd worden als een mogelijke bedreiging voor de handhaving van de openbare orde en/of de veiligheid (zoals de hun bekende potentiële betogers en andere groeperingen). De evaluatie wordt toegezonden aan zowel de organiserende lidstaat als andere betrokken landen — dat wil zeggen landen van doorreis of naburige landen.

Deze analyse kan geschieden volgens het model in bijlage B. Indien dergelijke informatie niet voorhanden is, wordt de organiserende staat daarvan in kennis gesteld. De lidstaten delen deze zo snel mogelijk op een geschikte manier aan de organiserende lidstaat mee en maken daarvoor gebruik van bestaande beveiligde communicatielijnen.

Europol kan overeenkomstig zijn mandaat en de Overeenkomst op grond van artikel K.3 van het Verdrag betreffende de Europese Unie tot oprichting van een Europese Politiedienst (Europol-Overeenkomst) (4) relevante informatie en analyse verstrekken, en algemene evaluaties van bedreigingen maken op basis van bijdragen van de lidstaten. Deze informatie moet in een zo vroeg mogelijk stadium beschikbaar zijn. Indien dergelijke informatie niet voorhanden is, kan de organiserende staat daarvan in kennis worden gesteld.

Op basis van de dreigingsevaluatie inzake de waarschijnlijkheid van potentiële schade en de risicoanalyse wordt bepaald welke beveiligingsmaatregelen geschikt, nodig en passend zijn.

De verantwoordelijke organiserende lidstaat dient derhalve, indien nodig met de steun van de andere lidstaten en van de bevoegde EU-instanties, uiterlijk zes maanden voor de aanvang van het evenement een actuele evaluatie van de dreiging en een risicoanalyse uit te voeren. De informatie wordt regelmatig geactualiseerd naarmate het evenement dichterbij komt. In de laatste drie maanden voor het evenement dient er maandelijks een analyse te worden toegezonden, en tenslotte indien nodig wekelijks. De evaluaties en analyses worden doorgegeven aan de bijdragende lidstaten en instanties.

Tijdens het evenement wordt elke dag een situatierapport opgesteld. Deze rapporten worden gebaseerd op informatie van het gastland, andere lidstaten en bevoegde EU-instanties. De beoordeling van het risiconiveau moet zijn gebaseerd op de meest actuele informatie die door bezoekende politiefunctionarissen of evenementscontactpunten wordt verstrekt. De informatie moet zo volledig mogelijk zijn.

III. EVENEMENTENBEHEER

III.1 Verantwoordelijkheden van de betrokken autoriteiten en diensten in de organiserende lidstaat

De bevoegde autoriteit van de organiserende lidstaat stelt een algemeen operationeel plan op, op basis waarvan alle verdere gedetailleerde plannen worden opgesteld. Zij stelt ook een reeks plannen op waarin zowel het beleid (strategisch) en de algemene operationele situatie (operationeel) als het feitelijke niveau van de inzet op het terrein (tactisch) uiteengezet worden. Met de planning moet in een zo vroeg mogelijk stadium worden begonnen.

Voorafgaand aan een evenement dient de organiserende lidstaat ervoor te zorgen dat de rol van alle betrokken autoriteiten en diensten duidelijk omschreven is en dat hun respectieve verantwoordelijkheden aan alle betrokken partijen worden meegedeeld.

De organiserende lidstaat kan een schematisch overzicht opstellen met alle betrokken processen en sleutelactoren (organisatie van de bijeenkomst, beveiliging, handhaving van de openbare orde, justitiële diensten, sociale en preventiediensten, gezondheidsdiensten, openbaar vervoer en andere infrastructuuraspecten). Een dergelijke blauwdruk kan een nuttig instrument zijn om het planningkader aanschouwelijk te maken en erop toe te zien dat alle vereiste processen erin zijn opgenomen.

Er kan een projectcoördinatiegroep voor het evenement worden ingesteld waarin alle betrokken autoriteiten en diensten vertegenwoordigd zijn. De groep vergadert regelmatig voor, tijdens en na het eigenlijke evenement om ervoor te zorgen dat de besluitvorming coherent en gecoördineerd verloopt. Een van de voornaamste verantwoordelijkheden van de groep moet zijn te zorgen voor efficiënte communicatielijnen tussen alle autoriteiten en diensten.

De verantwoordelijke autoriteiten en diensten zorgen ervoor dat de nodige materiële, technische en personele middelen aanwezig zijn om de toegewezen taken met de vereiste doelmatigheid, kwaliteit en snelheid te kunnen vervullen. Een gegevensbestand met alle beschikbare middelen en de corresponderende contactpunten zou een bijzonder nuttig instrument voor organiserende lidstaten zijn.

De politieautoriteiten van de organiserende lidstaat dienen ervoor te zorgen dat met de praktische organisator van het evenement alle noodzakelijke afspraken en regelingen met betrekking tot de politieactiviteiten worden getroffen. De primaire verantwoordelijkheid voor het evenement berust bij de organisator, en afhankelijk van de aard van het evenement dient er een lijst van voorwaarden te worden opgesteld. De regelingen kunnen onder meer betrekking hebben op het volgende:

— de locaties van het evenement waar zich geen verstoringen van de openbare orde mogen voordoen (vergaderruimten, hotels);

— toegangscontrole, eventueel met beveiliging van de directe omgeving, en de verantwoordelijkheid voor elk van deze taken;

— door de organisator te treffen veiligheidsmaatregelen, bijvoorbeeld interne videobewaking;

— volledige en continu bijgewerkte informatie-uitwisseling over gedelegeerden en andere deelnemers aan het evenement (naam, functie, verblijfsduur, accommodatie, vervoer, enz.);

— alle regelingen in verband met vips en hotelbeveiliging.

III.2 Handhaving van de openbare orde en veiligheid

III.2.1 Openbare orde en veiligheid

De bevoegde autoriteiten van de organiserende lidstaat dienen met inachtneming van de grondbeginselen van punt I.2 een duidelijk algemeen beleid te bepalen voor de politiële aanpak bij internationale evenementen. Daarbij zouden de volgende algemene beleidregels kunnen worden gevolgd:

— de politieacties worden gekenmerkt door het garanderen van de bescherming van vreedzame betogingen;

— de politie moet door middel van dialoog en een geloofwaardige staat van paraatheid het initiatief behouden en daardoor rellen of grote ordeverstoringen beperken of voorkomen;

— de politie houdt, naar eigen goeddunken en wanneer passend, een lage zichtbaarheidsgraad aan en betoont een grote mate van tolerantie ten aanzien van vreedzame bijeenkomsten en betogingen;

— arrestaties worden verricht ten behoeve van de strafvervolging of tijdelijke hechtenis, enz., overeenkomstig het nationaal recht;

— de politie richt haar inspanningen in het algemeen op groeperingen die plannen maken of de wil tonen om ordeverstoringen te veroorzaken;

— samenwerking met andere lidstaten, derde landen, EU-organen en internationale instellingen op relevante gebieden, zoals grenzen, wordt bevorderd.

Lidstaten die meer dan één evenement op hun grondgebied organiseren, dienen ervoor te zorgen dat het wetshandhavingsbeleid van de politie voor de verschillende evenementen zoveel mogelijk geharmoniseerd is. Indien passend kan het beleid ook worden gecoördineerd met andere lidstaten.

De bevoegde autoriteiten in de organiserende lidstaat dienen in een vroeg stadium in dialoog te treden met personen en groepen (met inbegrip van actiegroepen en betogers), de plaatselijke autoriteiten, de betrokken infrastructuurdiensten, de plaatselijke bevolking en andere sleutelactoren teneinde te garanderen dat bijeenkomsten en legale betogingen vreedzaam verlopen. De dialoog moet op gedeelde verantwoordelijkheid stoelen. Hij moet in een vroeg voorbereidend stadium worden aangegaan en voor, tijdens en na een evenement als instrument worden aangewend.

De totstandbrenging van een constructief en op wederzijds respect gebaseerd netwerk zal bijdragen tot het voorkomen van mogelijke verstoringen; dit netwerk zal tevens dienst doen als bemiddelingsinstrument als het tot een confrontatie mocht komen.

Dialoogstructuren of -teams worden op nationaal niveau gecreëerd en bij de voorbereiding en de uitvoering van hun taak wordt rekening gehouden met de verschillende culturen in de lidstaten (5).

Er dienen communicatiekanalen tot stand gebracht te worden tussen de bevoegde autoriteiten en de onderscheiden organisaties, maatschappelijke verenigingen en vertegenwoordigers van de betogers. Aan organisatoren van betogingen en alle betrokken partijen kan advies worden verstrekt over:

— praktische zaken — d.w.z. accommodatie en logistiek;

— de relevante toepasselijke wetgeving inzake demonstratie, vrijheid van meningsuiting, burgerlijke ongehoorzaamheid, enz.;

— het politiebeleid inzake wetshandhaving in aangelegenheden ten aanzien waarvan beoordelingsvrijheid geldt, alsmede instructies betreffende het gebruik van geweld door de politie;

— contactpunten bij de politie en andere betrokken autoriteiten.

Verstrekking van de bovengenoemde informatie in verschillende talen valt te overwegen (bijvoorbeeld door middel van brochures, websites). De informatie kan via de respectieve contactpunten aan buitenlandse bezoekers worden verstrekt.

III.2.2 Handelwijze bij strafbare feiten

De wetshandhavingsinstanties van de lidstaten dienen er — in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en het afgekondigde beleid — naar te streven dat er consequent een strafrechtelijk onderzoek wordt ingesteld naar strafbare feiten die zijn gepleegd in samenhang met gewelddadige betogingen of andere verstoringen tijdens een groot evenement.

Alle strafbaar gestelde en bewijsbare feiten moeten in beginsel — en in volledige overeenstemming met het nationale recht — leiden tot strafrechtelijke vervolging in het organiserende land of door bevoegde justitiële autoriteiten in een ander land. Indien een onmiddellijke wetshandhavingsmaatregel niet mogelijk is in de organiserende lidstaat, dienen de andere lidstaten alles in het werk te stellen om hun eigen onderdanen te identificeren en te vervolgen overeenkomstig de nationale wetgeving, de aanwezige bewijzen en de omstandigheden van elke zaak.

De organiserende lidstaat treft de nodige regelingen om ervoor te zorgen dat er voldoende middelen beschikbaar zijn voor arrestatie en voor onderzoek van strafbare feiten, en dat er voldoende ruimte beschikbaar is voor bewaring en voorlopige hechtenis. Het verdient aanbeveling een worst-casescenario met grote aantallen daders uit te werken.

De wetshandhavingsautoriteiten moeten derhalve voor een grotere werklast worden toegerust, en moeten beschikken over de benodigde capaciteit om bijvoorbeeld:

— snel te kunnen beslissen over de toepassing van voorlopige hechtenis;

— snel te kunnen beslissen over onderzoeksmaatregelen waarvoor een rechterlijke beslissing vereist is;

— een groter aantal strafzaken te kunnen behandelen;

— gehoor te kunnen geven aan verzoeken om rechtsbijstand van andere lidstaten.

III.2.3 Terroristische dreigingen

Omdat de Europese Unie en sommige van haar lidstaten een belangrijke rol in de internationale politiek spelen, is het waarschijnlijk dat de Europese Unie en haar lidstaten het doelwit zullen zijn van internationale terroristen met politieke of religieuze motieven. Afgezien van de mogelijkheid dat internationale terroristen bij grote evenementen aanslagen tegen de Europese Unie en haar lidstaten plegen, kunnen er ook aanslagen worden beraamd door terroristische groeperingen of organisaties die in de Europese Unie of haar lidstaten gevestigd zijn.

Het doelwit van zulke terroristische aanslagen zou het evenement zelf kunnen zijn, dan wel de vips, politici van de Europese Unie, nationale delegaties of het publiek dat aan het evenement deelneemt. De aanwezigheid van de internationale media is vanuit het oogpunt van de daders een belangrijk gegeven, aangezien daardoor een platform wordt geboden om de ideologie van de groep of de organisatie uit te dragen.

Informatie en inlichtingen over terroristische groeperingen en organisaties zijn van essentieel belang voor de preventie van terroristische aanslagen en moeten te allen tijde beschikbaar zijn. Daarom is het voor de organiserende lidstaat en zijn wetshandhavingsinstanties van belang dat informatie en inlichtingen in het algemeen en afhankelijk van het evenement gedeeld worden. De wetshandhavingsinstanties moeten besluiten welke terroristische groeperingen en organisaties — en individuele personen — relevant kunnen zijn, en hun eigen gegevensbestand naar gelang van het evenement raadplegen. Daarnaast dienen alle andere lidstaten elk hun relevante informatie over deze personen, groeperingen en organisaties te verstrekken.

Op basis van de dreigingsevaluatie en de risicoanalyse moet worden bepaald welke beveiligingsmaatregelen geschikt, nodig en passend zijn.

III.3 Operationele samenwerking met andere lidstaten

III.3.1 Grensoverschrijdende samenwerking

Grensoverschrijdende samenwerking zal nodig zijn wanneer de organiserende lidstaat en de betrokken landen gezamenlijk een flexibel grensregime toepassen om de politieactiviteiten in de grensregio's op te voeren naar gelang van de ontwikkeling van de concrete situatie of dreiging. Indien passend dienen er gemeenschappelijke of gecoördineerde preventiepatrouilles te worden uitgevoerd.

Voor de lidstaten die de desbetreffende delen van het Schengenacquis toepassen, kunnen de artikelen 23 t.m. 31 van de Schengengrenscode (6) (betreffende de tijdelijke herinvoering van het grenstoezicht aan de binnengrenzen) een nuttig instrument zijn om te voorkomen dat personen of groepen die een mogelijke bedreiging voor de handhaving van de openbare orde en/of de veiligheid worden geacht, naar de plaats van het evenement kunnen reizen.

Daarom moeten de noodzakelijke regelingen worden voorbereid voor een vlotte en doelmatige uitvoering van de eventuele verwijderingsmaatregelen.

III.3.2 Operationele ondersteuning

De organiserende lidstaat kan overeenkomstig de nationale wetgeving (7) verzoeken om de inzet van politie- of inlichtingenfunctionarissen voor operationele ondersteuning uit een andere lidstaat voor een specifiek evenement. Een gedetailleerd en met redenen omkleed verzoek om operationele ondersteuning wordt ingediend in een zo vroeg mogelijk stadium. Een standaardformulier voor dit doel gaat in bijlage A.

Naar gelang van het soort gevraagde ondersteuning moet(en) de functionaris(sen) over de vereiste kennis en ervaring beschikken die van belang zijn voor de toegewezen taken.

Elke vorm van operationele ondersteuning door buitenlandse functionarissen wordt in de operationele plannen van de bevoegde autoriteiten van de organiserende staat opgenomen. Derhalve geldt voor buitenlandse functionarissen het volgende:

— zij worden zoveel mogelijk in de operationele informatiestructuur opgenomen;

— zij worden in een van hun werktalen geïnformeerd over de operationele plannen en de beleidsplannen, met inbegrip van instructies inzake het gebruik van geweld, enz.;

— zij krijgen de gelegenheid zich vooraf vertrouwd te maken met de locatie van het evenement, de ingezette politie-eenheden, enz.;

— zij wonen alle relevante briefings bij (d.w.z. relevant voor hun taak en mits zij de taal machtig zijn); en

— zij worden in voorkomend geval actief betrokken bij de politie-inzet op het terrein.

De bevoegde autoriteiten van de organiserende staat zijn verantwoordelijk voor de fysieke veiligheid van de buitenlandse functionarissen. Het is de verantwoordelijkheid van de buitenlandse functionarissen ervoor te zorgen dat hun optreden geen onnodig conflict of gevaar, dan wel ongerechtvaardigde risico's veroorzaakt.

Wanneer zij op het terrein worden ingezet, dienen buitenlandse functionarissen zich te allen tijde te richten naar en staan zij — in de regel — onder toezicht van leden van de bevoegde autoriteiten van het gastland, die naar behoren worden ingelicht over het operationele plan en in staat zijn te communiceren in een taal die de buitenlandse functionaris verstaat. De communicatielijnen tussen buitenlandse functionarissen, het (de) contactpunt(en) van het gastland, het beheer van de ingezette politie-eenheden en andere hoofdrolspelers moeten efficiënt en volledig functioneel zijn tijdens een evenement en, voor zover noodzakelijk, ook ervoor en erna.

III.3.3 Verbindingsfunctionarissen (8)

Op verzoek van de organiserende lidstaat kan elke lidstaat of EU- of andere bevoegde organisatie verbindingsfunctionarissen voor een evenement aanwijzen, wanneer dat relevant is. Een verzoek om verbindingsfunctionarissen moet in een zo vroeg mogelijk stadium worden ingediend, en uiterlijk zes weken voordat het evenement plaatsvindt. Een standaardformulier voor dit doel gaat in bijlage A.

Belangstellende lidstaten kunnen de organiserende lidstaat verzoeken te worden uitgenodigd een verbindingsfunctionaris te detacheren.

Verbindingsfunctionarissen kunnen op grond van bilaterale afspraken tussen de organiserende lidstaat en andere betrokken lidstaten worden uitgewisseld.

De aanwijzing van een verbindingsfunctionaris geschiedt uiterlijk twee weken voor een evenement, op welk tijdstip de samenwerking een aanvang neemt. De organiserende staat besluit in nauwe samenwerking met de andere lidstaten, via de respectieve contactpunten, over de aanwijzing en de taken van de verbindingsfunctionarissen.

De verbindingsfunctionaris kan, naar gelang van zijn vaardigheden, aan een contactpunt van het gastland worden toegewezen en aldaar met de communicatie met het land van herkomst worden belast, in welk geval de adequate communicatiemiddelen door de organiserende lidstaat worden verschaft.

Verbindingsfunctionarissen vervullen een adviserende en ondersteunende rol. De buitenlandse verbindingsfunctionarissen zijn ongewapend en hebben in het gastland geen officiële politiebevoegdheden (9). Naar gelang van hun specifieke taak moeten verbindingsfunctionarissen relevante ervaring met de handhaving van de openbare orde of met terrorismebestrijding hebben, en in het bijzonder beschikken over:

— een grondige kennis van hun nationale organisatie en autoriteiten;

— ervaring met ordehandhaving bij belangrijke evenementen;

— toegang tot alle nuttige informatie in het land van herkomst, mede over extremistische en andere relevante groeperingen, uit politiële en andere relevante bronnen;

— het vermogen om voor, tijdens en na het evenement inlichtingenwerk op nationaal niveau te organiseren, en relevante informatie te analyseren;

— een goede kennis van de door de organiserende lidstaat gekozen werktaal (-talen).

Meteen na aankomst dienen de verbindingsfunctionarissen zich te melden bij het contactpunt waaraan zij zijn toegewezen, om hun taak en mandaat duidelijk af te bakenen. De organiserende lidstaat zal dit accreditatieproces organiseren.

III.3.4 Waarnemers

De lidstaten kunnen met toestemming van de organiserende lidstaat waarnemers uitzenden om voor toekomstige evenementen in hun eigen land ervaring op te doen met beveiliging en handhaving van de openbare orde tijdens internationale evenementen. Desgevraagd kan de waarnemer bijdragen tot de evaluatie die wordt verricht door de organiserende lidstaat.

Aan waarnemers moet in zo ruim mogelijke mate worden toegestaan planningsvergaderingen, briefings, coördinatievergaderingen, operationele inzet en andere activiteiten bij te wonen, zodat zij optimaal profijt kunnen trekken van hun bezoek. Meteen na aankomst dienen de waarnemers zich te melden bij het contactpunt waaraan zij zijn toegewezen. De organiserende lidstaat zal dit accreditatieproces organiseren.

III.3.5 Financiële regelingen en uitrusting

De organiserende lidstaat draagt gewoonlijk de verblijfskosten van uitgenodigde buitenlandse functionarissen die naar zijn grondgebied komen. De reiskosten komen gewoonlijk voor rekening van de staat van herkomst.

De kosten in verband met naar de organiserende lidstaat uitgezonden waarnemers worden gedragen door de zendstaat. De organiserende lidstaat kan — indien mogelijk — de benodigde communicatiemiddelen en andere faciliteiten voor de waarnemers verschaffen.

De organiserende lidstaat kan regelingen voor ondersteuning uit andere lidstaten treffen aangaande de tijdelijke verschaffing van uitrusting of andere hulpmiddelen, indien mogelijk door middel van bilaterale/multilaterale overeenkomsten.

III.3.6 Communicatieplan

Er dient door middel van een gedetailleerd communicatieplan voor een adequate informatiestroom tussen de politieautoriteiten en andere diensten te worden gezorgd. Alle betrokken partijen in de organiserende lidstaat moeten een gezamenlijke communicatiestrategie uitwerken om overlapping of verspreiding van onvolledige informatie te voorkomen.

Om lacunes in de kennis (bijvoorbeeld van talen) te voorkomen, dienen verbindingsfunctionarissen of ander personeel in het communicatieplan te worden opgenomen.

Andere diensten (bijvoorbeeld de brandweer, reddingsdiensten) dienen ook in het communicatieplan te worden opgenomen.

III.4 Mediastrategie

Teneinde een accurate en tijdige berichtgeving over internationale evenementen te waarborgen, dient voor, tijdens en na een evenement een vooraf bepaalde strategie voor de betrekkingen met de media te worden gevolgd.

De media moet de grootst mogelijke mate van vrijheid worden gegund bij de berichtgeving over het evenement, zulks om het recht op vrijheid van meningsuiting overeenkomstig het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden te eerbiedigen. De mediastrategie moet gericht zijn op openheid en transparantie.

Aanbevolen wordt, één enkel contactpunt voor de media aan te wijzen om een gecoördineerde berichtgeving te waarborgen. Ruim voor aanvang van het evenement dient de organiserende lidstaat een algemene mediastrategie vast te stellen met onder meer de volgende elementen:

— aanwijzing van een contactpunt voor de media dat deze naar de relevante woordvoerders zal doorverwijzen;

— omschrijving van het bevoegdheidsgebied van elke woordvoerder;

— de voorlichting van het publiek over politiemaatregelen en de maatregelen die in geval van verstoringen zullen worden genomen.

III.5 Instructie, opleiding en oefening

De ontwikkeling van het Europese IOO (instructie-, opleiding- en oefening)-programma is gebaseerd op internationale strategische overeenkomsten en gezamenlijk ontwikkelde procedures en werkmethodes. Door deelneming aan IOO-activiteiten kunnen functionarissen, teams, organisaties en landen zich voorbereiden op evenementen zoals die in dit handboek worden beschreven (10).

Grote evenementen als bedoeld in dit handboek hebben internationale en grensoverschrijdende aspecten en vereisen:

— informatie-uitwisseling tussen de lidstaten over het evenement: informatiebeheer;

— kennis van de organisatie van de politie in de organiserende lidstaat;

— verwerving van ervaring met grote evenementen en uitwisseling van de daarbij opgedane ervaring: seminars over opgedane ervaring en case studies.

Bovengenoemde punten kunnen vervolgens als input worden gebruikt om dit handboek voortdurend bij te werken en te verbeteren.

Bij de ontwikkeling, de opzet en de praktijk van IOO is een rol weggelegd voor de EPA. Indien mogelijk dienen de IOO-activiteiten te worden geïntegreerd in de bestaande EPA-processen en -producten.

IV. EVALUATIE

IV.1 Evenementenevaluatie

De organiserende lidstaat dient een evaluatie te ondernemen van de beveiligingsactiviteiten tijdens het evenement en andere relevante factoren. Al het personeel in sleutelfuncties moet worden verzocht bij te dragen aan de evaluatie, die dient te stoelen op de voorafgaande planning van het evenement. Bij het evaluatieproces kan de organiserende lidstaat gebruik maken van evaluaties van andere lidstaten, maar dit dient vooraf te worden overeengekomen.

De organiserende lidstaat dient zo spoedig mogelijk na afloop van het evenement een evaluatieverslag op te stellen. Indien zich incidenten, van ongeacht welke aard, hebben voorgedaan, dient het evaluatieverslag ook een incidentenverslag te omvatten.

Na afloop van het evenement dient een debriefing te worden gehouden en een schriftelijk algemeen evaluatieverslag over de relevante veiligheidsaspecten te worden opgesteld. In het verslag moet met name aandacht worden besteed aan verstoringen van de openbare orde (of het uitblijven daarvan), terroristische dreigingen en incidenten, strafbare feiten, betrokken groeperingen en opgedane ervaringen.

Het verslag en/of de opgedane ervaring dienen de basis te vormen voor het IOO-proces (zie punt III.5). De EPA moet ervoor zorgen dat de op internationaal vlak opgedane ervaring in het IOO-programma wordt toegepast. De individuele lidstaten zijn verantwoordelijk voor de toepassing ervan op nationaal niveau. Het verslag zal door de EPA aan de nationale politieacademies worden toegezonden.

Het verslag wordt via het (de) evenementscontactpunt(en) verspreid onder de relevante EU-organen en andere betrokken of anderszins belangstellende landen of organen, zodat de opgedane ervaringen of aanbevelingen ter beschikking kunnen worden gesteld van toekomstige organisatoren van een groot evenement met een internationale dimensie.

IV.2 Strategische evaluatie

Om de ervaringen en beste praktijken te delen, dient telkens wanneer dat nodig is door de bevoegde groep van de Raad een vergadering van deskundigen te worden belegd.

De deelnemers dienen hoge politiefunctionarissen te zijn met ervaring in de handhaving van de openbare orde tijdens grote evenementen met een internationale dimensie. Tot de onderwerpen van zo'n vergadering van deskundigen moeten de verdere ontwikkeling en aanpassing van dit handboek in het licht van de bij recente evenementen opgedane ervaringen behoren.