Verordening (EG) nr. 2355/2002 van de Commissie

van 27 december 2002

houdende wijziging van Verordening (EG) nr. 438/2001 tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad met betrekking tot de beheers- en controlesystemen voor uit de structuurfondsen toegekende bijstand

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad van 21 juni 1999 houdende algemene bepalingen inzake de structuurfondsen(1), gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1447/2001(2), en met name op artikel 53, lid 2,

Na raadpleging van het comité uit hoofde van artikel 147 van het Verdrag,

Na raadpleging van het Comité voor de landbouwstructuur en de plattelandsontwikkeling,

Na raadpleging van het Comité voor de structuur van de visserij en de aquacultuur,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Op grond van artikel 38, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 moeten de verantwoordelijke autoriteiten in de lidstaten alle bewijsstukken inzake de met een bijstandspakket verband houdende uitgaven en controles ter beschikking van de Commissie houden gedurende drie jaar na de betaling door de Commissie van het eindsaldo, tenzij in de bilaterale bestuursrechtelijke regelingen anders is bepaald.

(2) Het is wenselijk te specificeren welke categorieën van bewijsstukken (tot staving dienende bescheiden) onder deze verplichting vallen, in welke vorm deze documenten mogen worden bewaard en dat de instanties moeten worden bepaald die ze moeten bewaren.

(3) Aangezien de betrokken documenten deel uitmaken van het in artikel 7 van Verordening (EG) nr. 438/2001(3) bedoelde controlespoor, is het dienstig de nodige bepalingen inzake de bewaring van documenten aan dat artikel toe te voegen.

(4) De bepalingen inzake de bewaring van documenten gelden onverminderd andere specifieke communautaire of nationale voorschriften.

(5) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité voor de ontwikkeling en de omschakeling van de regio's,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Artikel 7 van Verordening (EG) nr. 438/2001 wordt als volgt gewijzigd:

a) Na lid 2 wordt het volgende nieuwe lid ingevoegd:

"2 bis. a) De in artikel 38, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 bedoelde bewijsstukken (tot staving dienende bescheiden) betreffende uitgaven en controles omvatten:

- de documenten die betrekking hebben op de in het kader van het bijstandspakket gedane en aangegeven specifieke uitgaven en verrichte betalingen en die nodig zijn voor een toereikend controlespoor, met inbegrip van de documenten die de feitelijke levering van de medegefinancierde producten of diensten bewijzen;

- de verslagen en documenten over de controles die overeenkomstig de artikelen 4, 9, 10 en 15 van deze verordening zijn uitgevoerd.

De bevoegde nationale autoriteiten bepalen door welke instantie de documenten moeten worden bewaard gedurende de periode waarin bewaring is vereist.

b) De documenten moeten worden bewaard in de vorm van de originele stukken of op algemeen aanvaarde gegevensdragers.

De algemeen aanvaarde gegevensdragers zijn met name:

- fotokopieën van de originele stukken;

- microfiches van de originele stukken;

- elektronische versies van de originele stukken op optische gegevensdragers (zoals een cd-rom, een harde schijf of een magnetische schijf);

- alleen in elektronische versie bestaande documenten.

De procedure om de overeenstemming met de originele stukken (authenticiteit) van de op algemeen aanvaarde gegevensdragers bewaarde documenten te waarmerken wordt vastgesteld door de nationale autoriteiten en moet garanderen dat de bewaarde versies aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor auditdoeleinden op kan worden vertrouwd. In het geval dat de documenten alleen in elektronische versie bestaan, moeten de onderliggende computersystemen waarin de elektronische versies worden bewaard, voldoen aan aanvaarde veiligheidsnormen die garanderen dat de bewaarde documenten aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor auditdoeleinden op kan worden vertrouwd.".

b) Lid 3, onder a), wordt vervangen door:

"a) er procedures zijn om ervoor te zorgen dat de in lid 2 bis bedoelde documenten worden bewaard overeenkomstig het bepaalde in artikel 38, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 en in bijlage I bij de onderhavige verordening,".

Artikel 2

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel, 27 december 2002.

Voor de Commissie

Michel Barnier

Lid van de Commissie

(1) PB L 161 van 26.6.1999, blz. 1.

(2) PB L 139 van 29.7.2001, blz. 1.

(3) PB L 63 van 3.3.2001, blz. 21.