Verslag

over de jaarrekening van het Europees Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (BHIM - Alicante) betreffende het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(2000/C 373/11)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 137, lid 2, van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad(1) aan het begrotingscomité van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt voor het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 119, lid 2, onder c), van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad(2) is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het Bureau uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(3) overeenkomstig de in artikel 138 van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET BUREAU VOOR HARMONISATIE BINNEN DE INTERNE MARKT BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 1999 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Financieel reglement

5. Tot december 1998 bepaalde het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven inclusief BTW moesten worden aangewezen, en dat de BTW na terugbetaling opnieuw kon worden aangewend. Sindsdien(4) bepaalt het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven exclusief BTW moeten worden aangewezen. De Rekenkamer verzoekt het Bureau deze nieuwe bepalingen in zijn eigen regelgeving om te zetten.

Analytische boekhouding

6. De Rekenkamer heeft er in haar voorgaande verslag op gewezen dat er geen systeem voor analytische boekhouding voorhanden was. Het Bureau is een dergelijk systeem aan het opzetten, maar voordat dit operationeel wordt moet het nog worden gecomputeriseerd.

Financiële balans

Inventaris

7. Aan het eind van het jaar zijn de mutaties in de boekhouding aangesloten op die van de inventarislijst. In de loop van het jaar zijn de verantwoordelijkheden voor de algemene inventaris en de informatica-inventaris echter gesplitst. Wegens die splitsing zijn, na vergelijking, enige goederen uit de algemene inventaris in de informatica-inventaris ondergebracht. In de loop van het jaar werd een nieuw systeem voor de algemene inventaris in gebruik genomen.

8. Deze wijzigingen in het beheer van de inventarissen hebben geleid tot verschillen tussen de boekhouding en de inventarislijst wat betreft de totaalbedragen van de inventarissen. Ten tijde van het controlebezoek konden de verschillen niet precies worden becijferd, maar ze zijn niet zo groot dat ze de betrouwbaarheid van de rekeningen kunnen aantasten.

9. Aansluitingen tussen de boekhouding en de inventarislijst zouden op gezette tijden moeten plaatsvinden, zodat gelijkwaardige registraties gewaarborgd zijn.

Immateriële vaste activa

10. In de inventarislijst zijn de immateriële vaste activa niet opgenomen. Volgens het Bureau betreft het diverse door licenties gedekte softwareprogramma's. Het Bureau zou opnieuw de inventarislijst voor de immateriële vaste activa moeten opstellen en evalueren of deze goederen nog van waarde zijn en aan de inventarisatieregels voldoen.

Personele middelen

11. Zoals blijkt uit onderstaande tabel neemt het personeelsbestand gestaag en snel toe (zie ook paragraaf 15), zij het minder snel dan indicatoren over de activiteit van het Bureau aangeven(5). Het Bureau moet echter waakzaam blijven en zich moeite blijven getroosten om zijn productiviteit te verhogen.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

12. Gedurende het jaar waren er bij het Bureau 196 aanwervingen; 60 maal werden contracten met uitzendkrachten omgezet in hulpfunctionariscontracten en 53 maal hulpfunctionariscontracten in contracten voor tijdelijke functionarissen. Slechts 17 personen zijn na bekendmaking van een vacature in dienst genomen.

13. De post van chef van de "Dienst personele middelen" is nooit vervuld. Met een personeelsbestand van 523 leden (eind 1999) is het wenselijk dat onverwijld in deze vacature wordt voorzien.

Gebouw

14. Volgens de contractbepalingen hadden de werkzaamheden in juni 1999 voltooid moeten zijn. Op die datum is het gebouw officieel ingewijd, maar de verhuizing heeft pas in juni 2000 plaatsgevonden.

15. Het nieuwe gebouw, dat in totaal 23,6 miljoen euro kost, heeft een capaciteit van 400 personen en is reeds te klein. Wegens de zeer bevredigende stijging van het aantal inschrijvingsaanvragen voorziet het Bureau tegen eind 2001 immers een behoefte aan kantoorruimte voor 800 personen. Bijgevolg zal de helft van het personeel worden ondergebracht in over drie of vier gebouwen verspreide kantoren, die tezamen goed zullen zijn voor 90000 euro huur per maand.

Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

16. Op jaarbasis werd in 73 dossiers het maximum van 46000 euro overschreden waarboven de CCAM bevoegd is: 26 na onderhandse overeenkomsten, voor in totaal 12,3 miljoen euro, acht na niet-openbare offerteaanvragen, voor in totaal 1,6 miljoen euro, zeven na procedures van gunning via onderhandelingen voor in totaal 1,4 miljoen euro en 32 na openbare procedures, voor in totaal 32,2 miljoen euro. Ter garantie van de grootst mogelijke concurrentie zou het Bureau de regels voor de gunning van overeenkomsten strikter moeten toepassen.

Schriftelijke procedures

17. In 1999 heeft de CCAM enige adviezen over belangrijke projecten via schriftelijke procedures uitgebracht. De commissie heeft dus niet haar rol kunnen spelen door over de projecten te beraadslagen. Eind maart 1999 heeft het Bureau een uitnodiging tot het indienen van blijken van belangstelling voor het contract inzake het onderhoud van de technische installaties van het nieuwe gebouw gepubliceerd, en de daarop ontvangen offertes zijn op 6 mei 1999 geopend. Op 8 oktober 1999 heeft de voorzitter van de CCAM de leden van de commissie verzocht, vóór 14 oktober 1999 schriftelijk advies uit te brengen over een volumineus rapport betreffende een contract ten bedrage van 1,6 miljoen euro. Dit dossier was echter niet zo'n spoedgeval waarvoor de schriftelijke procedure bedoeld is.

Aankoop van printers

18. Aan het eind van het jaar heeft de CCAM een gunstig advies uitgebracht voor een aankoop van printers voor een totaalbedrag van 190000 euro bij één enkele firma, bij wijze van "overeenkomst inzake leveringen die uit technisch oogpunt niet kan worden gescheiden van de hoofdovereenkomst". De aankoop van standaardprinters had echter wel van de hoofdovereenkomst kunnen worden gescheiden.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 27 september 2000.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 11 van 14.1.1994, blz. 33.

(2) PB L 11 van 14.1.1994, blz. 30.

(3) Zoals voorgeschreven in artikel 137, lid 1, van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 1999 opgesteld op 28 maart 2000, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Bureau, aan het Europees Parlement, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 31 maart 2000 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(4) Zie artikel 27, lid 2 bis, van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, EGKS, Euratom) nr. 2548/98 van de Raad van 23 november 1998 (PB L 320 van 28.11.1998, blz. 1).

(5) Zie hiervoor het jaarverslag over het begrotingsjaar 1998 (PB C 372 van 22.12.1999, blz. 62, paragraaf 12).

Tabel 1

Financiële balans voor de begrotingsjaren 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening van de begrotingsjaren 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Bureau

5. Het begrotingscomité van het BHIM krijgt in zijn eerstvolgende vergadering een voorstel voorgelegd over een wijziging van het financieel reglement van het Bureau. Daarin is de recente aanpassing van de in het Financieel Reglement, van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, overgenomen.

6. Het Bureau bevestigt dat het een systeem voor analytische boekhouding heeft ingevoerd, waarvan de eerste resultaten in de tweede helft van het jaar 2000 worden verwacht.

8. De door de Kamer waargenomen fout is een boekhoudkundige vergissing; op de inventarislijst ontbreekt niets. Een aantal mobiele telefoons (GSM's) en wisselrichters, stonden niet op de lijst. Het Bureau heeft zijn methode van aansluiting tussen de inventarislijst en de boekhouding inmiddels aangepast.

9. Het Bureau heeft maatregelen getroffen om de periodieke aansluitingen tussen de inventarislijst en de boekhouding voortaan alle vaste activa te laten omvatten en niet alleen de nieuwe boekingen.

10. Het Bureau bestudeert momenteel welke verbeteringen er moeten worden aangebracht in de wijze waarop de immateriële vaste activa worden geïnventariseerd.

11. In 1999 is het aantal aanvragen om inschrijving van merken met meer dan 35 % ten opzichte van 1998 gestegen. Het Bureau ziet zich gedwongen zijn personeelsbestand aan deze ontwikkeling aan te passen. Het spant zich in om:

- de toename van het personeelsbestand te beperken, door alleen medewerkers aan te trekken die rechtstreeks bij de productie zijn betrokken (ongeveer 80 % van het totaal); en

- de productiviteit te verhogen (ongeveer 13 %).

12. Over de vacante posten die het Bureau in 1999 heeft gepubliceerd, kan het volgende worden opgemerkt:

- er zijn 24 vacatures gepubliceerd in het kader van selectieprocedures voor tijdelijke functionarissen (voornamelijk in advertenties in dagbladen of andere publicaties);

- 98 vacatures zijn gepubliceerd in het kader van door het BHIM georganiseerde vergelijkende examens (vier in 1999);

- er zijn 14 vacatures gepubliceerd bij de verschillende communautaire instellingen uit hoofde van artikel 29, lid 1, onder c) van het Statuut (overplaatsing).

Ten slotte heeft het Bureau maatregelen getroffen om vacante posten voortaan op zijn Internet-site bekend te maken.

13. Er is een hoofd "Personeelszaken en -administratie" aangesteld.

14. Op het moment dat de definitieve vestiging in juni 1999 officieel door de Spaanse regering werd geopend (deze datum is in de bouwovereenkomst tussen de projectontwikkelaar (Spaanse overheid) en de bouwonderneming vastgelegd), moesten nog vele werken worden uitgevoerd. Het Bureau heeft vóór het jaar 2000 geen toegang tot het gebouw gehad en het heeft zijn kantoren pas daadwerkelijk op 1 juli 2000 kunnen betrekken.

15. Het begrotingscomité heeft in september de zaak betreffende fase II besproken. De capaciteit van het kantoor zal daarmee toenemen tot 800 personen. Met de werkzaamheden zou begin 2002 kunnen worden aangevangen, na afronding van de dienovereenkomstige aanbestedingsprocedure.

16. Sinds zijn oprichting heeft het Bureau zich voor talrijke opdrachten gedwongen gezien onderhandse overeenkomsten te sluiten, omdat de desbetreffende aanbestedingsprocedures niets hadden opgeleverd.

De economische structuur van de regio waar het Bureau is gevestigd, beschikt over te weinig bedrijven die aan de eisen van het Bureau kunnen beantwoorden; bovendien tonen de ondernemingen die niet in de regio actief zijn, weinig belangstelling om daar te investeren en aan de behoeften van het Bureau te voldoen.

17. In 1999 gold voor drie van de vijf schriftelijke procedures bij het CCAM (7,6 % van alle dossiers die dit orgaan heeft behandeld), het urgentiecriterium in verband met de voltooiing van de definitieve vestiging.

18. Het onderhoudscontract voor de technische installaties betreft de inrichting van het nieuwe gebouw (fase I). Voor de oplevering van het gebouw en de installaties moest men eerst kunnen beschikken over elektriciteit. Daarom moest het Bureau eerst een onderhoudscontract af sluiten. Het Bureau heeft dit dossier dan ook binnen de kortst mogelijke termijn moeten behandelen, aangezien iedere dag vertraging die aan het Bureau te wijten was, zijn weerslag zou hebben op de huuruitgaven van de gebouwen.

19. De aanschaf van "standaardprinters" is op zich technisch niet afhankelijk van een andere opdracht. Niettemin heeft het Bureau het juist geacht, deze opdracht als een aanvullende opdracht van de Commissie te beschouwen, zodat het kon profiteren van de gunstige voorwaarden die genoemde instelling bij haar leverancier had gekregen. De technische specificaties van het door het Bureau gezochte materiaal waren immers gelijk aan die van het materiaal van de Commissie. Sinds zijn vestiging in Alicante volgt het Bureau deze praktijk voor de aanschaf van informaticamateriaal. Het Bureau heeft de Commissie overigens al gevraagd rekening te houden met zijn behoeften bij de nieuwe aanbestedingsprocedure die de Commissie volgens haar planning in het jaar 2000 wil afronden.