BIJLAGE II

Model voor de aanvraag van een financiële bijdrage uit de reserve, met inbegrip van elementen in verband met de rekeningen

1. Lidstaat 2. Datum van de aanvraag 3. Datum van de eerste uitgave Datum van ontstaan Datum van betaling 4. Datum van de laatste uitgave Datum van ontstaan Datum van betaling 5. Bedrag van de ontvangen voorfinanciering (in EUR) 6. Orgaan (1) of organen verantwoordelijk voor het beheer van de financiële bijdrage uit de reserve Verantwoordelijke persoon en functie Contactgegevens 7. Onafhankelijk auditorgaan Verantwoordelijke persoon en functie Contactgegevens 8. Orgaan of organen waaraan taken en financiële middelen werden gedelegeerd, indien van toepassing 9. Korte beschrijving van de gebieden en sectoren die zijn getroffen door de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk uit de Unie en de genomen responsmaatregelen 10. Een korte beschrijving van de dialoog op verschillende niveaus, indien deze gevoerd is 11. Totale uitgaven die vóór inhoudingen zijn gedaan en betaald 12. Door de lidstaat ingehouden bedragen en redenen voor de inhouding 13. Van de ingehouden bedragen uit hoofde van punt 12 in het bijzonder de bedragen die zijn gecorrigeerd naar aanleiding van audits van de gefinancierde maatregelen 14. Totale uitgaven die zijn ingediend voor een financiële bijdrage uit de reserve (EUR) (14 = 11 – 12) 15. In nationale valuta (waar van toepassing) Voor lidstaten die niet de euro als munteenheid hebben: graag alle bedragen omrekenen in euro tegen de maandelijkse wisselkoers, vastgesteld door de Commissie en gepubliceerd op: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/how-eu-funding-works/information-contractors-and-beneficiaries/exchange-rate-inforeuro_nl 16. Maandelijkse boekhoudkundige wisselkoersen, vastgesteld door de Commissie 17. Territoriale verdeling van de uitgaven voor regio’s op NUTS-niveau 2, indien relevant 18. Uitsplitsing van de uitgaven die zijn ingediend voor een financiële bijdrage uit de reserve, met inbegrip van de overeenkomstig artikel 4, lid 4, bestede middelen (graag een lijst geven van de afzonderlijke acties die per maatregel zijn gefinancierd en de daarmee samenhangende uitgaven per actie) Elke uitgave mag slechts eenmaal worden opgevoerd EUR Nationale valuta (indien van toepassing) Outputindicatoren (geef een cijfer) 18.1. Maatregelen om particuliere bedrijven en overheidsbedrijven, met name kmo’s, zelfstandigen, lokale gemeenschappen en organisaties die nadeel ondervinden van de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk uit de Unie bij te staan Ondernemingen (ondersteund) Ondersteunde ondernemingen (geadviseerd) Begunstigde bevolking 18.2. Maatregelen ter ondersteuning van de economische sectoren die het zwaarst worden getroffen door de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk uit de Unie Ondernemingen (ondersteund) Ondersteunde ondernemingen (geadviseerd) 18.3. Maatregelen ter ondersteuning van bedrijven, regionale en lokale gemeenschappen en organisaties, waaronder de kleinschalige kustvisserij, die afhankelijk zijn van visserijactiviteiten in de wateren van het Verenigd Koninkrijk, in wateren van gebieden met een bijzondere status of in wateren die onder met kuststaten gesloten visserijovereenkomsten vallen waar de vangstmogelijkheden voor de vissersvloot van de Unie als gevolg van de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk uit de Europese Unie kleiner zijn geworden Ondernemingen (ondersteund) Ondersteunde ondernemingen (geadviseerd) Begunstigde bevolking 18.4. Maatregelen ter ondersteuning van het beschermen en scheppen van banen, waaronder groene banen, door middel van arbeidstijdverkortingsregelingen, omscholing en opleiding in de door de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk uit de Unie zwaarst getroffen sectoren Deelnemers 18.5. Maatregelen om het functioneren van de grens- en veiligheidscontroles te waarborgen, met inbegrip van extra personeel en hun opleiding, en infrastructuur Extra personeel (in VTE’s) Aangepaste fysieke infrastructuur (m2) 18.6. Maatregelen om het functioneren van de douane en de inning van indirecte belastingen te waarborgen, met inbegrip van extra personeel en hun opleiding, en infrastructuur Extra personeel (in VTE’s) Aangepaste fysieke infrastructuur (m2) 18.7. Maatregelen om het functioneren van de sanitaire, fytosanitaire en visserijcontroles te waarborgen, met inbegrip van extra personeel en hun opleiding, en infrastructuur Extra personeel (in VTE’s) Aangepaste fysieke infrastructuur (m2) 18.8. Maatregelen om regelingen voor certificering en vergunningen voor producten te vergemakkelijken, om bijstand te verlenen bij het voldoen aan vestigingseisen, om etikettering en markering te vergemakkelijken, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, gezondheid, milieu, en om bijstand te verlenen bij wederzijdse erkenning Ondernemingen (ondersteund) Ondersteunde ondernemingen (geadviseerd) 18.9. Maatregelen voor communicatie, voorlichting en bewustmaking van burgers en bedrijven over veranderingen in hun rechten en plichten als gevolg van de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk uit de Unie Ondersteunde ondernemingen (geadviseerd) Bestreken bevolking 18.10. Maatregelen die gericht zijn op de herintegratie van Unieburgers en personen die het recht hebben op het grondgebied van de Unie te verblijven en die het Verenigd Koninkrijk als gevolg van de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk uit de Unie hebben verlaten Personen 18.11. Overig (graag specificeren) 19. Eventuele aanvullende financiering van de Unie die is ontvangen of aangevraagd voor uitgaven die niet in deze aanvraag zijn opgenomen Korte beschrijving/bedrag (bv. gebruik van financiering in het kader van het cohesiebeleid/React-EU/JTF/faciliteit voor herstel en veerkracht/andere — graag specificeren) 20. Vermeld de juridische entiteit, het volledige bankrekeningnummer en de bankrekeninghouder in geval van een verdere betaling ☐ Rekening die eerder werd gebruikt om EU-betalingen te ontvangen ☐ Nieuwe rekening

Model voor de beheersverklaring die bij de aanvraag voor een financiële bijdrage uit de reserve moet worden gevoegd

Ik/wij, ondergetekende(n) [na(a)m(en), voorna(a)m(en), titel(s) of functie(s)], hoofd van het orgaan dat verantwoordelijk is voor het beheer van de financiële bijdrage uit de reserve, op basis van de uitvoering van de reserve tijdens de referentieperiode, op basis van mijn/ons eigen oordeel en alle informatie waarover ik/wij beschikte(n) op de datum waarop de aanvraag bij de Commissie werd ingediend, met inbegrip van de resultaten van de verrichte verificaties en van de audits van de uitgaven die zijn opgenomen in de aanvraag die voor de referentieperiode bij de Commissie is ingediend, en rekening houdend met mijn/onze verplichtingen uit hoofde van Verordening (EU) 2021/1755 van het Europees Parlement en de Raad (2), verklaart/verklaren hierbij dat:

a) de informatie in de aanvraag overeenkomstig artikel 63 van het Financieel Reglement op juiste, volledige en accurate wijze is gepresenteerd;

b) de in de aanvraag opgenomen uitgaven in overeenstemming zijn met het toepasselijke recht en zijn gebruikt voor het beoogde doel;

c) de ingevoerde controlesystemen de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen waarborgen.

Ik/wij bevestig(en) dat de onregelmatigheden die zijn vastgesteld in de definitieve audit- en controleverslagen met betrekking tot de referentieperiode, op passende wijze in de aanvraag zijn behandeld. Voorts bevestig(en) ik/wij de betrouwbaarheid van de gegevens met betrekking tot de uitvoering van de reserve. Ik/wij bevestig(en) ook dat doeltreffende en evenredige fraudepreventiemaatregelen zijn toegepast en dat die maatregelen rekening houden met de vastgestelde risico’s in dat verband.

Tot slot bevestig(en) ik/wij dat ik/wij niet op de hoogte ben/zijn van niet-meegedeelde zaken met betrekking tot de uitvoering van de reserve die de reputatie van de reserve zouden kunnen schaden.

Model voor het auditadvies dat bij de aanvraag voor een financiële bijdrage uit de reserve moet worden gevoegd

Aan de Europese Commissie, directoraat-generaal Regionaal Beleid en Stadsontwikkeling

1. INLEIDING

Ik, ondergetekende, vertegenwoordiger van [naam van het onafhankelijke auditorgaan], heb een audit verricht met betrekking tot:

i) de elementen in verband met de rekeningen in de aanvraag voor de referentieperiode;

ii) de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven waarvoor bij de Commissie om vergoeding is verzocht, en

iii) de werking van het beheers- en controlesysteem voor de reserve, en heb de beheersverklaring geverifieerd,

teneinde een auditadvies te kunnen afgeven.

2. VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN HET ORGAAN (3) DAT VERANTWOORDELIJK IS VOOR HET BEHEER VAN DE FINANCIËLE BIJDRAGE UIT DE RESERVE

[naam van het orgaan] is aangewezen als het orgaan dat verantwoordelijk is voor het goede functioneren van het beheers- en controlesysteem voor de reserve met betrekking tot de in artikel 14 bedoelde functies en taken.

Bovendien is het de verantwoordelijkheid van [naam van het orgaan] te verzekeren en te verklaren dat de aanvraag volledig, nauwkeurig en waarheidsgetrouw is.

Daarnaast is het de verantwoordelijkheid van het orgaan dat verantwoordelijk is voor het beheer van de financiële bijdrage uit de reserve om te bevestigen dat de in de aanvraag opgenomen uitgaven wettig en regelmatig zijn en in overeenstemming zijn met het toepasselijke recht.

3. VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN HET ONAFHANKELIJKE AUDITORGAAN

Zoals bepaald in artikel 63 van het Financieel Reglement, is het mijn verantwoordelijkheid een onafhankelijk advies te geven over de volledigheid, waarheidsgetrouwheid en nauwkeurigheid van de elementen in de aanvraag in verband met de rekeningen, over de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven waarvoor bij de Commissie om vergoeding is verzocht, en over het goede functioneren van het toegepaste beheers- en controlesysteem voor de reserve.

Het is tevens mijn verantwoordelijkheid in het advies vast te stellen of beweringen in de beheersverklaring in de auditwerkzaamheden in twijfel worden getrokken.

De audits met betrekking tot de reserve zijn uitgevoerd volgens de internationaal geldende auditnormen. Die normen vereisen dat het onafhankelijke auditorgaan voldoet aan ethische voorschriften en de auditwerkzaamheden plant en uitvoert teneinde redelijke zekerheid te verkrijgen voor het auditadvies.

Een audit houdt in dat procedures worden uitgevoerd om voldoende en geschikte informatie te verkrijgen ter ondersteuning van onderstaand advies. De gevolgde procedures hangen af van het professionele oordeel van de auditor, met inbegrip van de risicobeoordeling van niet-naleving van materieel belang, als gevolg van fraude of fouten. De gevolgde controleprocedures zijn naar mijn mening passend gezien de omstandigheden en zijn in overeenstemming met de voorschriften van het Financieel Reglement.

Ik ben van mening dat de verzamelde controle-informatie voldoende is en geschikt is om als basis voor mijn oordeel te dienen [[indien er beperking van de reikwijdte is:], behalve voor het genoemde in punt 4 “Beperking van de reikwijdte”].

Een samenvatting van de bevindingen van de audits met betrekking tot de reserve is te vinden in bijgaand verslag overeenkomstig artikel 63, lid 5, punt b), van het Financieel Reglement.

4. BEPERKING VAN DE REIKWIJDTE

Hetzij

Er waren geen beperkingen ten aanzien van de reikwijdte van de audit.

Hetzij

De reikwijdte van de audit werd beperkt door de volgende factoren:

a) …;

b) …;

c) ….

[Vermeld eventuele beperkingen ten aanzien van de reikwijdte van de audit, bijvoorbeeld een gebrek aan bewijsstukken of lopende rechtszaken, en raam hieronder onder “Advies met beperking” het bedrag van de betrokken uitgaven en bijdragen uit de reserve en het effect van de beperking van de reikwijdte op het auditadvies. Nadere toelichting zal, indien van toepassing, in het verslag worden gegeven.]

5. ADVIES

Hetzij (Advies zonder beperking)

Afgaande op de uitgevoerde auditwerkzaamheden is mijn mening als volgt:

i) de elementen geven met betrekking tot de rekeningen in de aanvraag een juist en getrouw beeld;

ii) de in de aanvraag opgenomen uitgaven zijn wettig en regelmatig, en

iii) het beheers- en controlesysteem voor de reserve functioneert naar behoren.

De beweringen in de beheersverklaring zijn in de uitgevoerde auditwerkzaamheden niet in twijfel getrokken.

Hetzij (Advies met beperking)

Afgaande op de uitgevoerde auditwerkzaamheden is mijn mening als volgt:

1) De elementen in verband met de rekeningen in de aanvraag — de elementen in verband met de rekeningen in de aanvraag geven een juist en getrouw beeld [indien de beperking betrekking heeft op de aanvraag, wordt de volgende tekst toegevoegd:] behalve op de volgende materiële punten: ….

2) De wettigheid en regelmatigheid van de in de aanvraag opgenomen uitgaven — de in de aanvraag opgenomen uitgaven zijn wettig en regelmatig [indien de beperking betrekking heeft op de aanvraag, wordt de volgende tekst toegevoegd:] behalve op de volgende punten: … De gevolgen van de beperking zijn beperkt [of aanzienlijk] en komen overeen met … (bedrag in EUR van het totaalbedrag van de uitgaven).

3) Het beheers- en controlesysteem voor de reserve op de datum van dit auditadvies — het toegepaste beheers- en controlesysteem voor de reserve functioneert naar behoren [indien de beperking betrekking heeft op het beheers- en controlesysteem voor de reserve, wordt de volgende tekst toegevoegd:] behalve op de volgende punten: …. De gevolgen van de beperking zijn beperkt [of aanzienlijk] en komen overeen met ... (bedrag in EUR van het totaalbedrag van de uitgaven). De beweringen in de beheersverklaring zijn in de uitgevoerde auditwerkzaamheden niet/wel in twijfel getrokken [doorhalen wat niet van toepassing is].

[Indien de beweringen in de beheersverklaring in de uitgevoerde auditwerkzaamheden in twijfel worden getrokken, vermeldt het onafhankelijke auditorgaan in deze alinea welke factoren tot deze conclusie hebben geleid.]

Hetzij (Afkeurend advies)

Afgaande op de uitgevoerde auditwerkzaamheden is mijn mening als volgt:

i) de elementen met betrekking tot de rekeningen in de aanvraag geven een/geen [doorhalen wat niet van toepassing is] getrouw beeld, en/of

ii) de uitgaven in de aanvraag waarvoor bij de Commissie om vergoeding is verzocht, zijn wel/niet [doorhalen wat niet van toepassing is] wettig en regelmatig, en/of

iii) het toegepaste beheers- en controlesysteem voor de reserve functioneert wel/niet [doorhalen wat niet van toepassing is] naar behoren.

Dit afkeurend advies is gebaseerd op volgende aspecten:

— met betrekking tot zaken van materieel belang in verband met de aanvraag: [graag specificeren] en/of [doorhalen wat niet van toepassing is]

— met betrekking tot zaken van materieel belang in verband met de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven in de aanvraag waarvoor bij de Commissie om vergoeding is verzocht: [graag specificeren] en/of [doorhalen wat niet van toepassing is]

— met betrekking tot zaken van materieel belang in verband met het functioneren van het beheers- en controlesysteem voor de reserve: [graag specificeren].

De beweringen in de beheersverklaring worden in de uitgevoerde auditwerkzaamheden in twijfel getrokken ten aanzien van de volgende aspecten:

[Het onafhankelijke auditorgaan kan ook een toelichtende paragraaf toevoegen, zoals vastgesteld krachtens internationaal aanvaarde auditnormen, die haar advies niet aantast. Een adviesonthouding is mogelijk in uitzonderlijke gevallen.]

Datum:

Handtekening:

(1) Indien van toepassing overeenkomstig artikel 14, lid 1, punt a), wordt de informatie verstrekt voor alle organen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de financiële bijdrage uit de reserve.

(2) Verordening (EU) 2021/1755 van het Europees Parlement en de Raad van 6 oktober 2021 tot oprichting van de reserve voor aanpassing aan de Brexit (PB L 357 van 8.10.2021, blz. 1).

(3) Indien van toepassing overeenkomstig artikel 14, lid 1, punt a), wordt de informatie verstrekt voor alle organen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de financiële bijdrage uit de reserve.