NL Publicatieblad van de Europese Unie C 96/1

BESLUIT nr. 12-2005

van 10 maart 2005

inzake de toegang van het publiek tot documenten van de Rekenkamer

(2005/C 96/01)

DE REKENKAMER VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op haar reglement van orde (1), en met op name artikel 30,

Gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (2), en met name op artikel 143, lid 2, en artikel 144, lid 1,

Overweende hetgeen volgt:

Overwegende dat in artikel 1, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie met betrekking tot het concept openheid wordt bepaald dat het Verdrag een nieuwe etappe markeert in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen.

Overwegende dat het Europees Parlement, de Raad en de Commissie in de Gemeenschappelijke verklaring (3) betreffende Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (4), de andere instellingen verzoeken, interne regels vast te stellen inzake de toegang van het publiek tot documenten, en daarbij rekening te houden met de beginselen en beperkingen van die verordening.

Overwegende dat de voorschriften in Besluit nr. 18/97 van de Rekenkamer houdende interne regels betreffende de behandeling van verzoeken om toegang tot de documenten waarover de Kamer beschikt (5) ouder zijn dan Verordening (EG) nr. 1049/2001 en moeten worden herzien in het licht van die verordening en van de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen en het Gerecht van eerste aanleg.

Overwegende dat openheid de rechtmatigheid, doeltreffendheid en verantwoordingsplicht van het bestuur en daardoor de beginselen van de democratie versterkt; dat derhalve goede administratieve praktijken inzake de toegang tot documenten moeten worden bevorderd.

Overwegende dat bepaalde belangen van de overheid en van particulieren moeten worden beschermd door middel van uitzonderingen op het beginsel van toegang van het publiek tot documenten; dat met name de internationale controlenormen betreffende het vertrouwelijke karakter van controle-informatie ten volle moeten worden nageleefd,

BESLUIT:

Artikel 1

Doelstelling

Dit besluit heeft ten doel de voorwaarden, beperkingen en procedures vast te stellen waaraan de Rekenkamer zich zal houden wanneer zij het publiek toegang verschaft tot documenten waarover zij beschikt.

Artikel 2

Doelgroep en reikwijdte

1. In het kader en binnen de grenzen van het bepaalde in dit besluit en van de internationale normen betreffende de vertrouwelijkheid van controle-informatie, heeft elke burger van de Unie en elke andere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat een recht van toegang tot documenten van de Rekenkamer, volgens de beginselen en onder de voorwaarden en beperkingen gesteld in dit besluit.

2. De Rekenkamer kan met inachtneming van dezelfde beginselen, voorwaarden en beperkingen toegang verlenen tot documenten aan elke natuurlijke of rechtspersoon die geen verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat heeft.

3. Dit besluit is van toepassing op alle bij de Rekenkamer berustende documenten, dat wil zeggen documenten die door haar zijn opgesteld of ontvangen en zich in haar bezit bevinden.

4. Dit besluit laat onverlet een eventueel recht van toegang van het publiek tot documenten die bij de Rekenkamer berusten, dat voortvloeit uit instrumenten van internationaal recht of communautaire besluiten ter uitvoering daarvan.

Artikel 3

Definities

Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:

a) „document”: elke inhoud ongeacht het medium (op papier, in elektronische vorm, als geluids-, beeld- of audiovisuele opname);

b) „derde”: elke natuurlijke of rechtspersoon of entiteit buiten de Rekenkamer, met inbegrip van de lidstaten, andere communautaire of niet-communautaire instellingen en organen, alsmede derde landen.

Artikel 4

Uitzonderingen

1. De Rekenkamer weigert de toegang tot een document wanneer openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:

a) het algemeen belang, met inbegrip van: — openbare veiligheid, — defensie en militaire aangelegenheden, — internationale betrekkingen, — het financieel, monetair of economisch beleid van de Gemeenschap of een lidstaat;

b) de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, in het bijzonder gelet op de Gemeenschapswetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

2. Overeenkomstig de in de artikelen 143, lid 2, en 144, lid 1, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen en de in de desbetreffende bepalingen in andere instrumenten van gemeenschapsrecht opgelegde verplichting tot vertrouwelijke behandeling, weigert de Rekenkamer de toegang tot haar controlebevindingen. Zij kan ook de toegang weigeren tot documenten die worden gebruikt bij de voorbereiding van deze bevindingen.

3. De Rekenkamer weigert de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:

— de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom,

— gerechtelijke procedures en juridisch advies,

— inspecties, onderzoeken en audits.

4. De toegang tot een document dat door de Rekenkamer is opgesteld voor intern gebruik of door haar is ontvangen, en dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarover zij nog geen besluit heeft genomen, wordt geweigerd indien openbaarmaking ervan het besluitvormingsproces van de Rekenkamer in gevaar zou brengen.

De toegang tot een document met standpunten voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen de Rekenkamer wordt ook geweigerd nadat het besluit genomen is, indien openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces van de Rekenkamer in gevaar zou brengen.

5. Wanneer het verzoek betrekking heeft op een document waarvan de Rekenkamer de bezitter maar niet de auteur is, bevestigt zij de ontvangst van het verzoek en deelt zij mee tot welke persoon, instelling of orgaan het verzoek moet worden gericht.

6. Indien het gevraagde document slechts ten dele onder de uitzonderingen in dit artikel valt, worden de overige delen ervan wel vrijgegeven.

7. De uitzonderingen in dit artikel laten het bepaalde inzake de toegang van het publiek tot de historische archieven van de Gemeenschappen in Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad (6) onverlet.

8. In weerwil van de uitzonderingen in dit artikel kan de Rekenkamer besluiten gedeeltelijke of volledige toegang te verlenen tot een document wanneer een hoger algemeen belang bekendmaking gebiedt.

Artikel 5

Verzoeken

Verzoeken om toegang tot een document moeten schriftelijk, hetzij op papier, hetzij elektronisch worden gedaan (7) in één der talen van artikel 314 van het EG-Verdrag (8), en voldoende nauwkeurig geformuleerd zijn om de Rekenkamer in staat te stellen het document te identificeren. De verzoeker is niet verplicht de redenen voor zijn verzoek op te geven.

Artikel 6

Behandeling van initiële verzoeken

1. Verzoeken om toegang tot documenten worden behandeld door de Directeur Externe betrekkingen. Hij zendt de verzoeker een ontvangstbevestiging toe, onderzoekt het verzoek en beslist welk gevolg eraan wordt gegeven.

2. Naar gelang van het onderwerp van het verzoek informeert de Directeur Externe betrekkingen het betrokken lid, de Secretaris-generaal, de juridische dienst of de functionaris voor gegevensbescherming, en raadpleegt dezen zo nodig, alvorens te beslissen of het aangevraagde document moet worden vrijgegeven.

3. Een verzoek om toegang tot een document wordt onverwijld behandeld. Binnen 15 werkdagen na registratie van het verzoek verleent de Rekenkamer de verzoeker toegang tot het gevraagde document en maakt zij het toegankelijk in de zin van artikel 9, dan wel deelt zij de verzoeker schriftelijk de redenen mee waarom zij het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst, waarbij zij hem wijst op zijn recht om de Rekenkamer overeenkomstig artikel 7 te verzoeken, haar standpunt te heroverwegen.

4. Wanneer het verzoek betrekking heeft op een zeer lang document of een groot aantal documenten, kan de Rekenkamer informeel overleg met de verzoeker plegen om een geschikte oplossing te vinden. In dergelijke gevallen kan de in lid 3 vermelde termijn met 15 werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan vooraf en met opgaaf van redenen in kennis wordt gesteld.

Artikel 7

Heroverweging

1. Bij gehele of gedeeltelijke weigering kan de verzoeker de Rekenkamer binnen 15 dagen na ontvangst van haar antwoord verzoeken, haar standpunt te heroverwegen.

2. Ook wanneer de Rekenkamer niet binnen de gestelde termijn antwoordt, heeft de verzoeker het recht, om heroverweging te verzoeken.

Artikel 8

Behandeling van verzoeken om heroverweging

1. Verzoeken om heroverweging worden ingediend bij de President van de Rekenkamer. Naar gelang van het betrokken onderwerp raadpleegt de President van de Rekenkamer het betrokken lid of de Secretaris-generaal en kan hij zo nodig hetzij de juridische dienst, hetzij de functionaris voor gegevensbescherming raadplegen alvorens te beslissen of het aangevraagde document moet worden vrijgegeven.

2. Een verzoek om heroverweging wordt onverwijld behandeld. Binnen 15 werkdagen na registratie van een dergelijk verzoek verleent de Rekenkamer de verzoeker toegang tot het gevraagde document en maakt zij het toegankelijk in de zin van artikel 9, dan wel deelt zij de verzoeker schriftelijk de redenen mee waarom zij het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst. Bij een gehele of gedeeltelijke weigering stelt de Rekenkamer de verzoeker in kennis van de beroepsmogelijkheden die voor hem openstaan, namelijk een beroep in rechte tegen de Rekenkamer en/of een klacht bij de ombudsman, onder de voorwaarden van respectievelijk de artikelen 230 en 195 van het EG-Verdrag.

3. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek om een zeer omvangrijk document of een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 1 genoemde termijn met 15 werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan vooraf en met opgaaf van redenen in kennis wordt gesteld.

4. Wanneer de Rekenkamer niet binnen de gestelde termijn antwoordt, geldt dit als een afwijzend antwoord en heeft de verzoeker het recht, de in lid 2 vermelde beroepsmogelijkheden te benutten.

Artikel 9

Toegang in aansluiting op een verzoek

1. De verzoeker kan de documenten waartoe de Rekenkamer toegang heeft verleend ofwel inzien ten kantore van de Rekenkamer te Luxemburg ofwel een kopie ervan ontvangen, waaronder — indien beschikbaar — een elektronische kopie. In het eerste geval komen de verzoeker en de Directeur Externe betrekkingen de datum en het tijdstip van inzage overeen.

2. De kosten van het maken en verzenden van kopieën kunnen ten laste van de verzoeker worden gebracht. Deze kosten mogen niet meer bedragen dan de werkelijke kosten van het maken en verzenden van de kopieën. Inzage ter plaatse, kopieën van minder dan 20 A4-bladzijden en rechtstreekse toegang in elektronische vorm zijn kosteloos.

3. Indien een document openbaar toegankelijk is, kan de Rekenkamer aan haar verplichting tot het verschaffen van toegang tot het gevraagde document voldoen door de verzoeker mee te delen hoe het kan worden verkregen.

4. De documenten worden geleverd in een bestaande versie en vorm (ook in elektronische of andersoortige vorm), met inachtneming van de voorkeur van de verzoeker. De Rekenkamer is niet verplicht een nieuw document te creëren of op aanvraag van de verzoeker gegevens te bundelen.

Artikel 10

Reproductie van documenten

1. Overeenkomstig dit besluit vrijgegeven documenten mogen niet worden gereproduceerd of voor commerciële doeleinden aangewend zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Rekenkamer.

2. Dit besluit laat onverlet bestaande regelingen inzake het auteursrecht die het recht van derden kunnen beperken om vrijgegeven documenten te reproduceren of te gebruiken.

Artikel 11

Slotbepalingen

1. Besluit nr. 18/97 van de Rekenkamer van 20 februari 1997 wordt ingetrokken.

2. Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

3. Het treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op de vaststelling ervan.

Gedaan te Luxemburg, 10 maart 2005. Voor de Rekenkamer Hubert WEBER President

(1) PB L 18 van 20.1.2005, blz. 1.

(2) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(3) PB L 173 van 27.6.2001, blz. 5.

(4) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(5) PB C 295 van 23.9.1998, blz. 1.

(6) Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad, gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) van de Raad nr. 1700/2003 (PB L 243 van 27.9.2003, blz. 1).

(7) Geadresseerd aan de Europese Rekenkamer, Directeur Externe betrekkingen, 12 rue Alcide De Gasperi, L — 1615 Luxemburg. Fax: (+352) 43 93 42., E-mail: Euraud@eca.eu.int.

(8) Momenteel: Deens, Duits, Engels, Ests, Fins, Frans, Grieks, Hongaars, Iers, Italiaans, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Sloveens, Slowaaks, Spaans, Tsjechisch en Zweeds.