BIJLAGE II

1. INHOUD EN GEGEVENSFORMAAT

De inhoud en het gegevensformaat van het Europees voertuigregister („EVR”) zijn vastgesteld in de onderstaande tabel.

Tabel 1

Parameters van het EVR

Nummer van de parameter Naam van de parameter Beschrijving Formaat Verplicht/facultatief 1 Voertuigidentificatie 1.1 Europees voertuignummer Europees voertuignummer. Numerieke identificatiecode overeenkomstig aanhangsel 6. Zie aanhangsel 6 (1) Verplicht 1.2 Vorig voertuignummer Vorig nummer (indien van toepassing, voor hernummerde voertuigen) Verplicht (indien van toepassing) 2 Lidstaat van registratie 2.1 Lidstaat van registratie Lidstaat waar het voertuig is geregistreerd Tweeletterige code (*1) Verplicht 3 Lidstaten waar het voertuig vergund is 3.1 Daaruit voortvloeiend gebruiksgebied Veld wordt automatisch door het systeem ingevuld op basis van de waarden van parameter 11.4 Tekst Veld wordt automatisch door het systeem ingevuld op basis van de waarden van parameter 11.4. 4 Aanvullende voorwaarden 4.1 Aanvullende voorwaarden die van toepassing zijn op het voertuig Identificatie van toepasselijke bilaterale of multilaterale overeenkomsten zoals RIV, RIC, TEN, TEN-CW, TEN-GE, … Tekst Verplicht (indien van toepassing) 5 Bouw 5.1 Bouwjaar Jaar waarin het voertuig de fabriek heeft verlaten YYYY Verplicht 5.2 Serienummer van de fabrikant Serienummer van de fabrikant, zoals aangebracht op het voertuigchassis Tekst Facultatief 5.3 Verwijzing naar het ERATV Identificatie in het ERATV van het goedgekeurde voertuigtype (2) (of versie of variant van een voertuigtype) waarmee het voertuig in overeenstemming is Alfanumerieke code(s) Verplicht (indien van toepassing) 5.4 Reeks Identificatie van de reeks waartoe het voertuig behoort Tekst Verplicht (indien van toepassing) 6 Verwijzingen naar EG-keuringsverklaringen (3) 6.1 Datum van EG-verklaring Datum van EG-keuringsverklaring Datum (jjjj/mm/dd) Verplicht (indien van toepassing) 6.2 Referentie van de EG-verklaring Referentie van de EG-keuringsverklaring Voor bestaande voertuigen: tekst. Voor nieuwe voertuigen: alfanumerieke code op basis van de EIN, zie aanhangsel 2 Verplicht (indien van toepassing) 6.3 Instantie die de EG-keuringsverklaring afgeeft (aanvrager) 6.3.1. Naam organisatie Tekst Verplicht (indien van toepassing) 6.3.2. Geregistreerd ondernemingsnummer Tekst Verplicht (indien van toepassing) 6.3.3. Adres Adres van de instantie, straat en nummer Tekst Verplicht (indien van toepassing) 6.3.4. Plaats Tekst Verplicht (indien van toepassing) 6.3.5. Landcode Tweeletterige code (*1) Verplicht (indien van toepassing) 6.3.6. Postcode Alfanumerieke code Verplicht (indien van toepassing) 6.3.7. E-mail E-mail Verplicht (indien van toepassing) 6.3.8. Code van de instantie Alfanumerieke code Verplicht (indien van toepassing) 7 Eigenaar Identificatie van de eigenaar van het voertuig 7.1 Naam van de instantie Tekst Verplicht 7.2 Geregistreerd ondernemingsnummer Tekst Verplicht 7.3 Adres Tekst Verplicht 7.4 Plaats Tekst Verplicht 7.5 Landcode Tweeletterige code (*1) Verplicht 7.6 Postcode Alfanumerieke code Verplicht 7.7 E-mail E-mail Verplicht 7.8 Code van de instantie Alfanumerieke code Verplicht 8 Houder Identificatie van de houder van het voertuig 8.1 Naam organisatie Tekst Verplicht 8.2 Geregistreerd ondernemingsnummer Tekst Verplicht 8.3 Adres Tekst Verplicht 8.4 Plaats Tekst Verplicht 8.5 Landcode Tweeletterige code (*1) Verplicht 8.6 Postcode Alfanumerieke code Verplicht 8.7 E-mail E-mail Verplicht 8.8 Code van de instantie Alfanumerieke code Verplicht 8.9 Aanduiding voertuighouder Alfanumerieke code Verplicht 9 Entiteit die verantwoordelijk is voor het onderhoud Referentie van de instantie die bevoegd is voor onderhoud 9.1 Naam organisatie Tekst Verplicht 9.2 Geregistreerd ondernemingsnummer Tekst Verplicht 9.3 Adres Tekst Verplicht 9.4 Plaats Tekst Verplicht 9.5 Landcode Tweeletterige code (*1) Verplicht 9.6 Postcode Alfanumerieke code Verplicht 9.7 E-mail E-mail Verplicht 9.8 Code van de instantie Alfanumerieke code Verplicht 10 Registratiestatus 10.1 Registratiestatus (zie aanhangsel 3) Tweecijferige code Verplicht 10.2 Datum van de registratiestatus Datum van de registratiestatus Datum (jjjj/mm/dd) Verplicht 10.3 Reden van de registratiestatus Tekst Verplicht (indien van toepassing) 11 Vergunningen (4) om een voertuig in de handel te brengen (5) 11.1 Naam van de vergunningverlenende instantie Instantie (nationale veiligheidsinstantie of het Bureau) die een vergunning heeft afgegeven om het voertuig in de handel te brengen Tekst Verplicht 11.2 Lidstaat van de vergunningverlenende instantie Lidstaat van de vergunningverlenende instantie Tweeletterige code (*1) Verplicht 11.3 Europees Identificatienummer (EIN) Geharmoniseerde nummering van de door de vergunningverlenende entiteit afgegeven vergunning voor indienststelling Vergunningsnummer. Voor nieuwe voertuigen: alfanumerieke code op basis van de EIN, zie aanhangsel 2. Verplicht 11.4 Gebruiksgebied Zoals vermeld in de afgegeven voertuigvergunning Tekst Verplicht 11.5 Datum van de toestemming Datum (jjjj/mm/dd) Verplicht 11.6 Geldigheidsduur van de toestemming (indien bepaald) Datum (jjjj/mm/dd) Verplicht (indien van toepassing) 11.7 Datum van de schorsing van de toestemming Datum (jjjj/mm/dd) Verplicht (indien van toepassing) 11.8 Datum van de intrekking van de toestemming Datum (jjjj/mm/dd) Verplicht (indien van toepassing) 11.9 Gebruiksvoorwaarden en andere beperkingen op het gebruik van het voertuig 11.9.1. Gecodeerde gebruiksvoorwaarden en beperkingen Gebruiksvoorwaarden en beperkingen op het gebruik van het voertuig Lijst van codes (zie aanhangsel 1) Verplicht (indien van toepassing) 11.9.2. Niet-gecodeerde gebruiksvoorwaarden en beperkingen Gebruiksvoorwaarden en beperkingen op het gebruik van het voertuig Tekst Verplicht (indien van toepassing) 12 Aanvullende velden (6)

2. ARCHITECTUUR

2.1. De EVR-architectuur

2.1.1. Functie gegevensopzoeking en -raadpleging (DSC)

De DSC-functie wordt door het Bureau ten uitvoer gelegd via een gecentraliseerde webtool en een interface voor machine-naar-machinecommunicatie. Deze functie maakt het mogelijk gegevens in het EVR op te zoeken en te raadplegen na authenticatie.

De DSC-functie biedt de registratie-instanties de mogelijkheid om de waarden op te vragen van de parameters in tabel 1 van hun voertuigregistraties.

2.1.2. Functie creatie en beheer van gebruikers (UCA)

De UCA-functie wordt geïmplementeerd via een gecentraliseerde webtool die door het Bureau wordt opgezet. Via deze functie kunnen personen en organisaties toegang vragen tot de EVR-gegevens en de bevoegde registratie-instantie (RI) om gebruikers te creëren en toegangsrechten te beheren.

2.1.3. Functie beheer van referentiegegevens (RDA)

De RDA-functie wordt geïmplementeerd via een gecentraliseerde webtool die door het Bureau wordt opgezet. Via deze functie kunnen RI's en het Bureau de gemeenschappelijke referentiegegevens beheren.

2.1.4. Functie aanvraag, registratie en opslag van gegevens (ARS)

Via de ARS-functie kunnen houders, na authenticatie, via een webtool die gebruikmaakt van een geharmoniseerd elektronisch formulier (zie aanhangsel 4) bij de geselecteerde RI een aanvraag indienen voor de registratie of actualisering van een bestaande registratie. Via deze functie kan de RI ook de registratiegegevens registreren. De reeks registraties voor een bepaalde lidstaat wordt het voertuigregister van die lidstaat genoemd.

Lidstaten kunnen beslissen gebruik te maken van de gecentraliseerde ARS-functie (C-ARS) die door het Bureau ter beschikking wordt gesteld, maar zij mogen de ARS-functie ook autonoom op gedecentraliseerde wijze gebruiken. In dat laatste geval zorgen de lidstaat en het Bureau voor verenigbaarheid en communicatie tussen de gedecentraliseerde ARS-functies (D-ARS) en de gecentraliseerde functies (DSC, UCA en RDA).

De gecentraliseerde ARS-functie voorziet in prereservatie en beheer van voertuignummers. Het prereservatieproces biedt de aanvrager of houder de mogelijkheid om de in het elektronisch formulier gevraagde informatie vooraf in te vullen.

2.2. Bruikbaarheid

Gebruikers moeten met de meest courante webbrowsers en in alle officiële talen van de Unie toegang krijgen tot de EVR-functies.

2.3. Beschikbaarheid

In het algemeen moet het EVR permanent beschikbaar zijn. Er wordt gestreefd naar een systeembeschikbaarheid van 98 %.

Indien zich buiten de kantooruren (van maandag tot en met vrijdag van 7.00 tot 20.00 uur Centraal-Europese tijd) een storing voordoet, wordt de dienstverlening echter pas op de volgende werkdag na de storing hersteld. De onbeschikbaarheid van het systeem tijdens onderhoud wordt beperkt.

2.4. Dienstverleningsniveau

Tijdens de kantooruren kunnen de gebruikers een beroep doen op een helpdesk voor problemen die verband houden met het gebruik van het systeem, en op de RI's voor problemen met de werking van het systeem.

Het Bureau voorziet in een testomgeving voor het EVR.

2.5. Toezicht op veranderingen

Het Bureau stelt een proces vast voor toezicht op veranderingen van het EVR.

2.6. Gegevensintegriteit

Het EVR zorgt voor passende gegevensintegriteit.

2.7. Voorafgaande controle

Het EVR-systeem toetst de gegevens die op het elektronisch formulier worden ingevuld automatisch aan de EVR-voertuigregistraties en controleert de volledigheid en het formaat van de ingevoerde gegevens.

2.8. Facilitering van het gebruik van in derde landen geregistreerde voertuigen in de Unie

Het Bureau mag de DSC-functie gebruiken om relevante instanties in derde landen toegang te verlenen tot passende gegevens van het EVR, voor zover dit voorzien is bij een internationale overeenkomst waarbij de Europese Unie partij is.

Het Bureau mag instanties in derde landen toestaan EVR-functies te gebruiken voor zover dit voorzien is bij een internationale overeenkomst waarbij de Europese Unie partij is.

3. BEDRIJFSMODUS

3.1. Gebruik van het EVR

Het EVR mag worden gebruikt voor doeleinden als:

— controleren of een voertuig correct is geregistreerd, en de status van de registratie controleren;

— informatie opvragen over vergunningen voor het in de handel brengen van een voertuig, met inbegrip van de vergunningverlenende entiteit, het gebruiksgebied, de gebruiksvoorwaarden en andere beperkingen;

— de verwijzing opvragen naar het vergunde voertuigtype waarmee het voertuig in overeenstemming is;

— de houder, de eigenaar of de met het onderhoud belaste entiteit identificeren.

3.2. Registratie van voertuigen

3.2.1. Algemene voorschriften

1. Nadat een vergunning is afgegeven om een voertuig in de handel te brengen en alvorens het voertuig wordt geëxploiteerd, wordt het op verzoek van de houder geregistreerd in het EVR. De houder moet het elektronisch formulier invullen en de registratieaanvraag indienen bij een lidstaat van zijn keuze binnen het gebruiksgebied. Op verzoek van de aanvrager of houder biedt de lidstaat die gekozen is om het voertuig te registreren procedures aan voor de prereservatie van een voertuignummer of een reeks voertuignummers.

2. Voor een voertuig mag slechts één geldige registratie bestaan in het EVR. Een voertuig zonder geldige registratie mag niet worden geëxploiteerd.

3. Na registratie kent de RI in de lidstaat van registratie een Europees voertuignummer (EVN) toe aan het voertuig. Het EVN moet beantwoorden aan de regels die zijn uiteengezet in aanhangsel 6. In het geval de aanvrager of houder — op hun verzoek — een vooraf gereserveerd voertuignummer hebben gekregen, wordt dat voertuignummer gebruikt voor de eerste registratie.

4. Het EVN mag worden gewijzigd in de gevallen die gespecificeerd zijn in de punten 3.2.2.8 en 3.2.2.9.

5. In het geval van voertuigen die het spoornet van de Unie binnenkomen uit derde landen en die zijn geregistreerd in een voertuigregister dat niet in overeenstemming is met deze bijlage of niet gekoppeld is aan het EVR, dient de houder de registratieaanvraag in bij de eerste lidstaat waar het voertuig zal worden geëxploiteerd op het spoornet van de Unie.

6. Rollend materieel dat voor het eerst in dienst wordt genomen in een derde land en bedoeld is voor gebruik in de Unie als onderdeel van het gemeenschappelijke 1 520mm-wagenpark, wordt niet geregistreerd in het EVR. Overeenkomstig artikel 47, lid 7, van Richtlijn (EU) 2016/797 moet het echter mogelijk zijn informatie over de houder van het desbetreffende voertuig, de entiteit die bevoegd is voor onderhoud en de beperkingen op het gebruik van het voertuig op te vragen.

7. Voertuigen die het spoornet van de Unie binnenkomen uit derde landen en die geregistreerd zijn in een voertuigregister dat gekoppeld is aan het EVR (via de DSC-functie), overeenkomstig deze bijlage, worden alleen in dat voertuigregister geregistreerd, voor zover dit voorzien is bij een internationale overeenkomst waarbij de Europese Unie partij is.

8. Voor elk voertuig bevat het EVR de referenties van alle vergunningen die aan het voertuig zijn afgegeven, en van niet-lidstaten waar het voertuig in het internationale verkeer mag worden gebruikt overeenkomstig aanhangsel G bij het Verdrag betreffende het internationale spoorwegvervoer en de overeenkomstige gebruiksvoorwaarden en andere beperkingen.

9. De RI neemt redelijke maatregelen om te garanderen dat de gegevens die zij in het EVR registreert, correct zijn. Hiertoe kan de RI steeds informatie vragen aan andere RI's, met name wanneer de houder die de registratieaanvraag indient in een andere lidstaat is gevestigd. In voldoende gemotiveerde gevallen kan de RI beslissen een voertuigregistratie te schorsen.

10. Wanneer de nationale veiligheidsinstantie of het Bureau van oordeel is dat de schorsing van een voertuigregistratie gerechtvaardigd is overeenkomstig artikel 54 van Uitvoeringsverordening (EU) 2018/545 van de Commissie ( 7 ) , vraagt zij/het de registratie-instantie om de registratie van het voertuig te schorsen. Wanneer de registratie-instantie een dergelijk verzoek heeft ontvangen, schorst zij onmiddellijk de registratie.

11. De houder dient de registratieaanvragen via het elektronische webformulier in bij de bevoegde RI. Het webformulier en dashboard worden ter beschikking gesteld als onderdeel van de ARS-functie en zijn toegankelijk na authenticatie.

12. Registratieaanvragen kunnen betrekking hebben op één voertuig of op een lijst van voertuigen.

13. In sommige gevallen vragen lidstaten bewijsstukken elektronisch bij de registratieaanvraag te voegen; de RI publiceert de lijst van bewijsstukken die voor elke registratie vereist zijn.

14. Naast de gegevens in tabel 1 kunnen de lidstaten vragen aanvullende velden in te vullen in de registratieaanvraag; de RI publiceert de lijst van deze velden.

15. Het EVR biedt de houder en de RI de mogelijkheid om de registratieaanvragen en bijbehorende aanhangsels in het systeem te wijzigen en de wijzigingen, met bijbehorende informatie, te registreren.

16. De RI registreert de gegevens in het EVR binnen twintig werkdagen na de ontvangst van een volledige aanvraag. Binnen deze termijn registreert de RI het voertuig of vraagt zij om correctie of verduidelijking.

17. De houder kan de voortgang van zijn aanvragen volgen via een dashboard op internet.

18. De EVR stelt de houder en RI in kennis van alle wijzigingen van de statust van de registratieaanvraag.

3.2.2. Registratiegevallen

De registratiegevallen zijn hieronder gespecificeerd. Voor zover van toepassing mogen meerdere registratiegevallen worden samengevoegd tot één aanvraag tot registratie van een voertuig.

3.2.2.1. Nieuwe registratie

Alle verplichte velden in tabel 1 moeten worden ingevuld, samen met alle extra velden die door de lidstaten worden vereist overeenkomstig punt 3.2.1.14.

Aanvragen moeten door de houder worden ingediend bij de RI van een lidstaat in het gebruiksgebied van het voertuig waar om registratie wordt gevraagd.

Voor voertuigen die het spoornet van de Unie binnenkomen uit derde landen overeenkomstig punt 3.2.1.5, wordt de aanvraag ingediend bij de RI van de eerste lidstaat waar het voertuig zal worden geëxploiteerd. In dat geval moet de aanvraag minstens de informatie bevatten over de identificatie van de houder, de entiteit die bevoegd is voor onderhoud en de beperkingen op het gebruik van het voertuig.

3.2.2.2. Actualisering van een bestaande registratie

Aanvragen moeten door de houder worden ingediend bij de RI van de lidstaat waar het voertuig is geregistreerd. Alleen de te actualiseren parameters in tabel 1 moeten worden ingevuld.

3.2.2.3. Verandering van houder

In geval van verandering van de houder van een voertuig, is het de verantwoordelijkheid van de geregistreerde houder om de RI tijdig in kennis te stellen, zodat deze het EVR kan bijwerken. De voormalige houder wordt pas uit de EVR-registratie uitgeschreven en van zijn verantwoordelijkheden ontheven wanneer de nieuwe houder heeft bevestigd dat hij zijn status als houder erkent. De inschrijving van het voertuig wordt opgeschort indien geen enkele nieuwe houder de status als houder heeft aanvaard op het ogenblik dat de huidige geregistreerde houder wordt uitgeschreven.

3.2.2.4. Verandering van instantie die bevoegd is voor onderhoud

In geval van verandering van de instantie die bevoegd is voor onderhoud van het voertuig, stelt de houder de RI tijdig in kennis, zodat deze het EVR kan bijwerken. De voormalige instantie die bevoegd is voor onderhoud geeft de onderhoudsdocumentatie ofwel aan de houder, ofwel aan de nieuwe instantie die bevoegd is voor onderhoud. De voormalige instantie die bevoegd is voor onderhoud wordt van haar verantwoordelijkheden ontheven als zij uit de EVR-registratie wordt uitgeschreven. De registratie van het voertuig wordt geschorst indien geen enkele nieuwe entiteit de status van instantie die bevoegd is voor onderhoud heeft aanvaard op het ogenblik van de uitschrijving.

3.2.2.5. Verandering van eigenaar

In geval van verandering van eigenaar stelt de houder de RI tijdig in kennis, zodat deze het EVR kan bijwerken.

3.2.2.6. Schorsing of reactivering van een registratie

De nieuwe status (8) en de reden voor de status worden ingevuld. De datum van de status wordt automatisch ingevuld door het EVR.

Een voertuig waarvan de registratie is geschorst, mag niet worden geëxploiteerd op het spoornet van de Unie.

Om een registratie na schorsing te reactiveren, moet de RI de voorwaarden die de schorsing hebben veroorzaakt opnieuw onderzoeken, indien van toepassing in overleg met de nationale veiligheidsinstantie die de schorsing heeft gevraagd.

3.2.2.7. Intrekking van een registratie

De nieuwe status (8) en de reden voor de status worden ingevuld. De datum van de status wordt automatisch ingevuld door het systeem.

Een voertuig waarvan de registratie is ingetrokken, mag niet onder die registratie worden geëxploiteerd op het spoornet van de Unie.

3.2.2.8. Wijziging van EVN na technische aanpassingen

Het EVN wordt gewijzigd wanneer het vanwege technische aanpassingen aan het voertuig niet meer overeenstemt met de interoperabiliteit of de technische kenmerken van het voertuig als vastgesteld in aanhangsel 6. Dergelijke technische wijzigingen kunnen een nieuwe vergunning om een voertuig in de handel te brengen en, indien van toepassing, een nieuwe typegoedkeuring van het voertuig vereisen, overeenkomstig de artikelen 21 en 24 van Richtlijn (EU) 2016/797. De houder stelt de RI van de lidstaat waar het voertuig is ingeschreven in kennis van die wijzigingen en, voor zover van toepassing, van de nieuwe vergunning om het voertuig in de handel te brengen. Die RI kent het voertuig vervolgens een nieuw EVN toe.

De verandering van EVN bestaat uit een nieuwe registratie van het voertuig en de daaropvolgende schrapping van de oude registratie.

3.2.2.9. Verandering van EVN en van registrerende lidstaat

Het EVN mag op verzoek van de houder worden gewijzigd via een nieuwe registratie van het voertuig door een andere lidstaat in het gebruiksgebied en de daaropvolgende schrapping van de oude inschrijving.

3.2.3. Automatische kennisgeving van veranderingen

Na een verandering van een of meer punten van de registratie verstuurt het IT-systeem van het EVR een automatische e-mail naar de houder en de betrokken nationale veiligheidsinstanties in het gebruiksgebied van het voertuig om hen in kennis te stellen van de verandering, voor zover zij hebben aangegeven dergelijke kennisgevingen te willen ontvangen.

Na een verandering van de houder, eigenaar of instantie die bevoegd is voor onderhoud stuurt het IT-systeem van het EVR automatisch een e-mail naar de vorige houder en de nieuwe houder, of de vorige eigenaar en de nieuwe eigenaar, of de vorige instantie die bevoegd was voor onderhoud en de nieuwe instantie die bevoegd is voor onderhoud.

Een houder, eigenaar, instantie die bevoegd is voor onderhoud of instantie die een verklaring afgeeft, kan ervoor kiezen eveneens de e-mails te ontvangen waarin melding wordt gedaan van veranderingen van registraties waarin zij geïdentificeerd zijn.

3.2.4. Historische gegevens

Alle gegevens in het EVR worden bewaard tot tien jaar na de datum waarop het voertuig buiten dienst wordt gesteld. De gegevens blijven minstens de drie eerste jaren online beschikbaar. Na drie jaar mogen de gegevens worden gearchiveerd. Indien tijdens de periode van tien jaar een onderzoek wordt opgestart waarbij het voertuig of de voertuigen zijn betrokken, dan worden de gegevens over die voertuigen ook na afloop van de periode van tien jaar bijgehouden indien de in artikel 22 van Richtlijn (EU) 2016/798 van het Europees Parlement en de Raad (9) vermelde onderzoeksorganen of de nationale rechtbanken daarom vragen.

Wanneer de registratie van een voertuig wordt geschrapt, worden alle aan dat voertuig toegekende registratienummers gedurende honderd jaar vanaf de schrappingsdatum aan geen enkel ander voertuig toegekend.

Alle veranderingen van de gegevens in het EVR worden geregistreerd.

3.3. Gebruikersbeheer

3.3.1. Aanvraag van een gebruikersaccount

Elke persoon of organisatie kan bij de bevoegde RI waar de persoon of organisatie is gevestigd, toegang tot het EVR vragen via een webformulier (onderdeel van de gecentraliseerde UCA-functie).

De RI beoordeelt het verzoek en creëert desgevallend een gebruikersaccount voor de aanvrager en wijst de passende toegangsrechten toe overeenkomstig de punten 3.3.2 en 3.3.3.

3.3.2. Toegangsrechten

De toegangsrechten tot gegevens in het EVR worden in onderstaande tabel weergegeven:

Tabel 2

Entiteit Leesrechten Schrijfrechten RI van lidstaat „XX” Alle gegevens Alle gegevens in het voertuigregister van lidstaat „XX” NSA Alle gegevens Geen Bureau Alle gegevens Geen Houder Alle gegevens van voertuigen waarvan hij houder is Geen Met het onderhoud belaste entiteit Alle gegevens, behalve de referenties van de eigenaar, van voertuigen waarvoor zij de met het onderhoud belaste entiteit is Geen Eigenaar Alle gegevens van voertuigen waarvan hij eigenaar is Geen Spoorwegonderneming Alle gegevens, behalve de referenties van de eigenaar, die gebaseerd zijn op een of meer voertuignummers Geen Infrastructuurbeheerder Alle gegevens, behalve de referenties van de eigenaar, die gebaseerd zijn op een of meer voertuignummers Geen Het in artikel 22 van Richtlijn (EU) 2016/798 bedoelde onderzoeksorgaan en het in artikel 55 van Richtlijn 2012/34/EU van het Europees Parlement en de Raad (10) bedoelde toezichthoudende instantie Alle gegevens van voertuigen die worden gecontroleerd of die het voorwerp uitmaken van een audit Geen instantie die de EG-keuringsverklaring afgeeft (aanvrager) Alle gegevens over voertuigen waarvoor het de instantie is die de EG-keuringsverklaring afgeeft (aanvrager), behalve de referenties van de eigenaar Geen Andere legitieme gebruiker die door de nationale veiligheidsinstantie of het Bureau wordt erkend (11) Op passende wijze definiëren, eventueel met beperkte duur, behalve de referenties van de eigenaar Geen

De toegangsrechten tot gegevens in het EVR kunnen worden uitgebreid tot relevante instanties uit derde landen of intergouvernementele organisaties voor zover dit voorzien is bij een internationale overeenkomst waarbij de Europese Unie partij is.

3.3.3. Andere rechten

Houders mogen registratieaanvragen indienen.

Elke organisatie kan veranderingen aanbrengen aan haar eigen gegevens in de referentiegegevens (zie punt 3.4).

3.3.4. Beveiliging

De authenticatie van gebruikers gebeurt aan de hand van een gebruikersnaam en paswoord. In het geval van houders (aanvragers van een voertuigregistratie) en RI's levert de authenticatie het betrouwbaarheidsniveau „substantieel” op, zoals vermeld in punt 2.2.1 van de bijlage bij Uitvoeringsverordening (EU) 2015/1502 van de Commissie (12).

3.3.5. Gegevensbescherming

Gegevens in het EVR worden beheerd overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad (13) en overeenkomstig toepasselijke nationale wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.

3.4. Referentiegegevens

Om de harmonisering van de gegevensinvoer in het registratieproces te waarborgen, maakt het EVR gebruik van referentiegegevens. De EVR-referentiegegevens voor parameters in tabel 1 zijn beschikbaar voor houders in het geharmoniseerde elektronische formulier via de ARS-functie.

3.4.1. Actualisering van referentiegegevens

Het Bureau zorgt voor de actualisering van de referentiegegevens en stelt ze ter beschikking in een centraal instrument (deel van de RDA-functie), in samenwerking met de RI's.

Elke organisatie die geregistreerd is in de referentiegegevens, kan haar gegevens veranderen via een webinterface.

Wanneer een registratieaanvraag is ingediend, ziet de RI erop toe dat de gegevens van de organisatie worden geregistreerd in de referentiegegevens en dat het Bureau een organisatiecode toekent of, als de organisatie al is geregistreerd, dat de referentiegegevens worden geactualiseerd aan de hand van de nieuwe gegevens die door de houder zijn ingediend.

3.4.2. Code van de instantie

3.4.2.1. Definitie van organisatiecode

Een organisatiecode is een unieke identificatiecode, bestaande uit vier alfanumerieke tekens, die door het Bureau wordt toegekend aan één organisatie.

3.4.2.2. Formaat van organisatiecodes

Voor elk van de vier alfanumerieke tekens mag elke van de 26 letters van het alfabet volgens ISO 8859-1 of elk cijfer van 0 tot en met 9 worden gebruikt. Letters worden geschreven in hoofdletters.

3.4.2.3. Toekenning van organisatiecodes

Aan elke organisatie die toegang krijgt tot het EVR of daarin is geregistreerd, wordt een organisatiecode toegekend.

Het Bureau publiceert de procedure voor de opstelling en toekenning van organisatiecodes en werkt deze bij.

In de EVR-richtsnoeren wordt een bereik toegekend aan uitsluitend ondernemingen die onder de TSI's TAP en TAF vallen.

3.4.2.4. Publicatie van de lijst van organisatiecodes

Het Bureau publiceert de lijst van organisatiecodes op zijn website.

4. BESTAANDE VOERTUIGEN

4.1. Voertuignummer

1. Voertuigen die al over een 12-cijferig nummer beschikken, behouden hun huidige nummer. Het 12-cijferige nummer wordt ongewijzigd geregistreerd.

2. Voertuigen zonder 12-cijferig nummer ( 14 ) krijgen een 12-cijferig nummer (overeenkomstig aanhangsel 6) toegekend in het EVR. Het IT-systeem van het EVR koppelt dit EVN aan het huidige voertuignummer. voor voertuigen die voor internationaal verkeer worden gebruikt, behoudens die voor historisch gebruik: het 12-cijferige nummer wordt fysiek op het voertuig aangebracht binnen een periode van zes jaar na de toewijzing in het EVR. Voor voertuigen die uitsluitend voor binnenlands verkeer worden gebruikt en voertuigen voor historisch gebruik: het 12-cijferige nummer mag op vrijwillige basis fysiek op het voertuig worden aangebracht.

4.2. Procedure voor de migratie van nationale voertuigregisters (NVR's) naar het EVR

De instantie die in het verleden verantwoordelijk was voor de registratie van voertuigen, stelt alle informatie ter beschikking van de RI van het land waar ze is gevestigd.

Bestaande voertuigen worden uitsluitend door een van de volgende lidstaten geregistreerd:

— de lidstaat waar zij voor het eerst een vergunning voor indienststelling van het voertuig kregen, overeenkomstig de artikelen 21 tot en met 26 van Richtlijn 2008/57/EG;

— de lidstaat waar zij werden geregistreerd nadat zij een vergunning hadden gekregen overeenkomstig de artikelen 21 en 25 van Richtlijn (EU) 2016/797;

— in het geval van registraties die worden overgedragen aan het NVR van een andere lidstaat, door die lidstaat.

4.3. Bestaande systemen

Het standaard-NVR, de vertaalinterface en het virtueel voertuigregister, zoals vermeld in Besluit 2007/756/EG, worden opgeheven.

5. RICHTSNOEREN

Om de toepassing en het gebruik van deze bijlage te vergemakkelijken, publiceert het Bureau geactualiseerde richtsnoeren.

De lidstaten zorgen voor de opstelling, publicatie en actualisering van richtsnoeren, waarin zij met name hun taalbeleid, met inbegrip van bepalingen inzake communicatie, omschrijven.

(*1) De codes zijn die welke officieel worden gepubliceerd en geactualiseerd in de Interinstitutionele schrijfwijzer op de website van de Unie. In het geval van de veiligheidsinstantie „Intergouvernementele Commissie voor de Kanaaltunnel” wordt de landcode CT gebruikt. In het geval van het Bureau wordt de landcode EU gebruikt.

(1) Rollend materieel dat voor het eerst in gebruik wordt genomen in Estland, Letland of Litouwen en bestemd is voor gebruik buiten de Unie als onderdeel van het gemeenschappelijke 1 520mm-wagenpark moet zowel in het EVR als in de gegevensbank van de Raad voor het spoorvervoer van het Gemenebest van Onafhankelijke Staten worden geregistreerd. In dit geval mag het 8-cijferige nummeringsysteem worden gebruikt in plaats van het nummeringsysteem in bijlage 6.

(2) Voor voertuigtypes die vergund zijn overeenkomstig artikel 26 van Richtlijn 2008/57/EG van het Europees Parlement en de Raad (PB L 191 van 18.7.2008, blz. 1) en artikel 24 van Richtlijn (EU) 2016/797.

(3) Het moet mogelijk zijn de verwijzingen naar de EG-keuringsverklaring van het subsysteem rollend materieel en het subsysteem CCS te specificeren

(4) Het moet mogelijk zijn de gegevens voor alle aan het voertuig afgegeven vergunningen te specificeren.

(5) Vergunning om een voertuig in de handel te brengen die is afgegeven overeenkomstig hoofdstuk V van Richtlijn (EU) 2016/797 of vergunning voor indienststelling die is afgegeven overeenkomstig hoofdstuk V van Richtlijn 2008/57/EG of overeenkomstig de vergunningsregelingen die bestonden vóór de omzetting van Richtlijn 2008/57/EG.

(6) In voorkomend geval, aanvullende velden zoals vermeld in punt 3.2.1.14.

(7) Uitvoeringsverordening (EU) 2018/545 van de Commissie van 4 april 2018 tot vaststelling van de praktische regelingen voor het proces voor de afgifte van typegoedkeuringen en vergunningen voor spoorvoertuigen overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/797 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 90 van 6.4.2018, blz. 66).

(8) Zoals bepaald in aanhangsel 3.

(9) Richtlijn (EU) 2016/798 van het Europees Parlement en de Raad van 11 mei 2016 inzake veiligheid op het spoor (PB L 138 van 26.5.2016, blz. 102).

(10) Richtlijn 2012/34/EU van het Europees Parlement en de Raad van 21 november 2012 tot instelling van één Europese spoorwegruimte (PB L 343 van 14.12.2012, blz. 32).

(11) Het Bureau stelt, in samenwerking met de nationale veiligheidsinstanties, de procedure voor de erkenning van legitieme gebruikers op.

(12) Uitvoeringsverordening (EU) 2015/1502 van de Commissie van 8 september 2015 tot vaststelling van minimale technische specificaties en procedures betreffende het betrouwbaarheidsniveau voor elektronische identificatiemiddelen overeenkomstig artikel 8, lid 3, van Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt (PB L 235 van 9.9.2015, blz. 7).

(13) Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (PB L 119 van 4.5.2016, blz. 1).

(14) Onverminderd voetnoot 1 van tabel 1.