ONTWERP

BESLUIT Nr. 1/2016 VAN DE GEMENGDE COMMISSIE EU-REPUBLIEK KOREA

van …

tot vaststelling van haar reglement van orde

DE GEMENGDE COMMISSIE EU-REPUBLIEK KOREA,

Gezien de kaderovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Korea, anderzijds („de overeenkomst”), en met name artikel 44,

Overwegende hetgeen volgt:

De overeenkomst is op 1 juni 2014 in werking getreden.

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Enig artikel

Het reglement van orde van de Gemengde Commissie, als opgenomen in de bijlage bij dit besluit, wordt vastgesteld.

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE GEMENGDE COMMISSIE

Artikel 1

Samenstelling en voorzitterschap

1. De bij artikel 44 van de kaderovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Korea, anderzijds, („de overeenkomst”) ingestelde Gemengde Commissie voert haar taken uit overeenkomstig artikel 44 van de overeenkomst.

2. De Gemengde Commissie bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen op het passende niveau.

3. De Gemengde Commissie wordt beurtelings voorgezeten door een van beide partijen, voor een periode van een kalenderjaar. De hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid of de minister van Buitenlandse zaken van de Republiek Korea zitten de Gemengde Commissie voor. De voorzitter kan zijn taak delegeren.

4. De eerste voorzitterschapsperiode vangt aan op de datum van de eerste vergadering van de Gemengde Commissie en loopt af op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 2

Vergaderingen

1. De Gemengde Commissie komt gewoonlijk eenmaal per jaar bijeen. De vergaderingen van de Gemengde Commissie worden bijeengeroepen door de voorzitter en vinden afwisselend plaats in Brussel en Seoul, op een datum die in onderling overleg is bepaald. Op verzoek van een van de partijen kunnen in onderling overleg buitengewone vergaderingen van de Gemengde Commissie worden belegd.

2. De Gemengde Commissie vergadert gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren, tenzij de partijen anders overeenkomen.

Artikel 3

Openbaarheid

Vergaderingen van de Gemengde Commissie zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 4

Deelnemers

1. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter via het secretariaat in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

2. Indien nodig kunnen deskundigen of vertegenwoordigers van andere organen met wederzijdse toestemming tussen de partijen voor de vergaderingen van de Gemengde Commissie worden uitgenodigd, als waarnemer of om informatie over een specifiek onderwerp te verstrekken.

Artikel 5

Secretariaat

Een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en een vertegenwoordiger van het ministerie van Buitenlandse zaken van de Republiek Korea treden gezamenlijk op als secretarissen van de Gemengde Commissie. Alle mededelingen van en naar de voorzitter van de Gemengde Commissie worden doorgestuurd naar de secretarissen. Correspondentie van en aan de voorzitter van de Gemengde Commissie kan verlopen in om het even welke schriftelijke vorm, ook e-mail.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. De voorlopige agenda wordt, samen met de nodige documenten, ten laatste 15 dagen voor de start van de vergadering aan de andere partij doorgestuurd.

2. De voorlopige agenda bevat punten die ten laatste 21 dagen voor de start van de vergadering aan de voorzitter werden voorgelegd.

3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door de Gemengde Commissie vastgesteld. Indien beide partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, als agendapunt worden toegevoegd.

4. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 7

Notulen

1. De twee secretarissen stellen gezamenlijk ontwerpnotulen van elke vergadering op, normaliter binnen 30 kalenderdagen na de datum van de vergadering. De ontwerpnotulen zijn gebaseerd op een samenvatting door de voorzitter van de conclusies van de Gemengde Commissie.

2. De notulen worden binnen 45 kalenderdagen na de vergaderdatum of uiterlijk op een andere door de partijen overeengekomen datum door beide partijen goedgekeurd. Zodra overeenstemming is bereikt over de ontwerpnotulen, worden twee originelen ondertekend door de voorzitter en de secretarissen. Iedere partij krijgt een origineel.

Artikel 8

Beraadslagingen

1. Als de Gemengde Commissie besluiten en aanbevelingen vaststelt, dragen die respectievelijk het opschrift „Besluit” en „Aanbeveling”, gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit wordt de datum van inwerkingtreding vermeld. Besluiten en aanbevelingen van de Gemengde Commissie worden vastgesteld in onderling overleg tussen de partijen.

2. De Gemengde Commissie kan, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen via de schriftelijke procedure vaststellen. In onderling overleg tussen de partijen kan een termijn worden vastgesteld waarbinnen de schriftelijke procedure moet zijn afgerond, waarna de voorzitter van de Gemengde Commissie kan verklaren dat de partijen tot een onderling akkoord zijn gekomen, tenzij een van de partijen het tegenovergestelde meedeelt.

3. De door de Gemengde Commissie vastgestelde besluiten en aanbevelingen worden geauthenticeerd door twee door de voorzitter van de Gemengde Commissie ondertekende originelen.

4. De partijen kunnen beslissen om de besluiten en aanbevelingen van de Gemengde Commissie op te nemen in hun respectieve publicatieblad.

Artikel 9

Correspondentie

1. De voor de Gemengde Commissie bestemde correspondentie wordt gericht aan een van de secretarissen, die op zijn beurt de andere secretaris inlicht.

2. Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan de Gemengde Commissie is gericht, naar de voorzitter wordt doorgestuurd, en in voorkomend geval als in artikel 10 van dit reglement van orde bedoeld document wordt rondgezonden.

3. De correspondentie van de voorzitter van de Gemengde Commissie wordt door het secretariaat naar de partijen gezonden en in voorkomend geval als in artikel 10 van dit reglement van orde bedoeld document rondgezonden.

Artikel 10

Documenten

1. Wanneer de beraadslagingen van de Gemengde Commissie gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door het secretariaat genummerd en onder de leden verspreid.

2. Elke secretaris is verantwoordelijk voor de verspreiding van de documenten aan de leden van zijn kant in de Gemengde Commissie en voor het systematisch verstrekken van kopieën aan de andere secretaris.

Artikel 11

Kosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan vergaderingen van de Gemengde Commissie.

2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer van de vergadering optreedt.

Artikel 12

Wijziging van het reglement van orde

Dit reglement van orde kan worden gewijzigd in onderling overleg tussen de partijen overeenkomstig artikel 8.

Artikel 13

Gespecialiseerde werkgroepen

1. De Gemengde Commissie kan besluiten om gespecialiseerde werkgroepen op te richten om haar te helpen haar taken uit te voeren.

2. De Gemengde Commissie kan besluiten een gespecialiseerde werkgroep op te heffen, de taken te bepalen of te wijzigen, of bijkomende gespecialiseerde werkgroepen op te richten.

3. De gespecialiseerde werkgroepen brengen na iedere vergadering bij de Gemengde Commissie verslag uit.

4. De gespecialiseerde werkgroepen hebben geen beslissingsrecht maar kunnen aanbevelingen doen aan de Gemengde Commissie.