VERSLAG over de rekeningen en het beheer van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Stichting Dublin) betreffende het begrotingsjaar 1993 Vergezeld van de antwoorden van de Stichting (94/C 387/01)

1. INLEIDING 1.1. Overeenkomstig de relevante regelgeving (1) heeft de Kamer de rekeningen en het financieel beheer over het begrotingsjaar 1993 van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Stichting Dublin) onderzocht.

1.2. De voor het begrotingsjaar 1993 beschikbare kredieten beliepen 11,5 Mio ECU. De aangegane verplichtingen resulteerden in betalingen ten belope van 8,3 Mio ECU en overdrachten naar het begrotingsjaar 1994 ten bedrage van 2,9 Mio ECU, terwijl het saldo van 0,3 Mio ECU werd geannuleerd. Van de uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten werd een bedrag van 1,7 Mio ECU gebruikt voor betalingen, terwijl 0,2 Mio ECU werden geannuleerd. In de bijlage bij dit verslag wordt, per hoofdstuk, een overzicht gegeven van de besteding van de kredieten van het begrotingsjaar en van de uit 1992 overgedragen kredieten.

2. FOLLOW-UP VAN VROEGERE OPMERKINGEN Scheiding van functies

2.1. De gebrekkige scheiding van de functies van ordonnateur en rekenplichtige, waarnaar de Kamer verwees in haar jaarverslag 1992 (2), doet zich nog steeds voor. De Stichting verwacht dat dankzij een nieuw geautomatiseerd boekhoudsysteem de betalingen uit de voorschotkas in de toekomst door de financieel controleur zullen worden goedgekeurd voordat ze worden opgenomen in het boekhoudsysteem en dat dit zal leiden tot een behoorlijke scheiding van functies. Dit nieuwe systeem zal echter waarschijnlijk niet voor eind 1994 operationeel zijn.

Voorschotkas

2.2. De betalingen uit de voorschotkas stegen van 29,5 % in 1992 tot 40 % in 1993 (salarissen niet inbegrepen). Ondanks eerdere kritiek van de Kamer op dit intensieve gebruik van het voorschotsysteem (paragraaf 2.2 van het jaarverslag van de Kamer over 1992) heeft de financieel controleur van de Commissie (die verantwoordelijk is voor de Stichting), door het maximum per transactie te verhogen van 2 000 ECU tot 10 000 ECU, besloten dat de Stichting (en het Centrum te Berlijn) zelfs nog meer gebruik van dit systeem moeten maken.

Subsidie van de Ierse regering

2.3. De derde en laatste tranche van 100 000 IRL (ofwel 124 719,23 ECU) voor de financiering van het nieuwe gebouw werd in mei 1993 betaald en behandeld op dezelfde wijze als de vorige twee tranches, d.w.z. apart geboekt op de passiefzijde van de balans (paragrafen 3.8 en 3.9 van het jaarverslag van de Kamer over 1992). Deze behandeling is nog steeds in strijd met artikel 4 van het financieel reglement, dat bepaalt dat ontvangsten slechts tot stand kunnen komen door aanwijzing op een artikel van de staat van ontvangsten en uitgaven.

3. DE BEGROTINGSUITVOERING EN DE JAARREKENING Kredietoverschrijvingen

3.1. De nettowaarde van de in 1993 verrichte kredietoverschrijvingen tussen verschillende begrotingslijnen (artikelen en posten) bedroeg 2 227 600 ECU ofwel 19 % van de begroting. Meer dan 1 Mio ECU (46 %) van deze overschrijvingen werden verricht in het laatste kwartaal van 1993. Bij 14 begrotingslijnen waarop aan het eind van het jaar negatieve overschrijvingen ad 182 000 ECU voorkwamen, gaat het om netto bedragen die zowel positieve als negatieve overschrijvingen omvatten, namelijk 622 500 ECU positief en 804 500 ECU negatief; hetzelfde geldt voor begrotingslijnen met een positief nettobedrag van 408 800 ECU (992 300 ECU positief en 583 500 ECU negatief).

Overdrachten en kredietannuleringen

3.2. Van de begroting als geheel werd 73 % van de betalingskredieten besteed, maar van titel 3 "beleidsuitgaven" werd slechts 54 % besteed. De bijlage toont de overdrachten uit de begroting 1993 per titel. De overdrachten naar titel 3 bedroegen 43 % van de oorspronkelijke kredieten. Voor de begrotingslijn "onderzoeken en proefprogramma's op het gebied van de levens- en arbeidsomstandigheden" werd 71 % van de oorspronkelijke kredieten overgedragen. Tijdens het laatste kwartaal van 1993 werden ongeveer 400 000 ECU overgedragen naar de begrotingslijn "publikatie van studieresultaten" en vastgelegd; de totale overdracht voor deze begrotingslijn beliep 460 908 ECU.

3.3. Hoewel slechts 2,6 % (299 056 ECU) van de kredieten voor 1993 werd geannuleerd, doet het grote aantal overdrachten (een toeneming van 1,9 Mio ECU (17,6 %) in 1992 tot 2,8 Mio ECU (25 %) in 1993), gepaard met het grote aantal overschrijvingen (zie paragraaf 3.1), twijfels rijzen over de vraag of het beginsel van jaarperiodiciteit is nageleefd.

Ontvangsten

3.4. De subsidie van de EU voor de Stichting bedroeg in 1993 11 240 000 ECU. De werkelijk aangevraagde en ontvangen bedragen waren 2 Mio ECU op 19 maart 1993, 2 Mio ECU op 5 juli 1993 en 6 563 971 ECU op 24 september 1993, dus in totaal 10 563 971 ECU. Het verschil van 676 029 ECU vormt het overschot aan het eind van 1992. Evenals in vorige jaren druist deze wijze van betaling in tegen artikel 26 van het financieel reglement van de Stichting, dat bepaalt dat betalingen moeten worden verricht "in de eerste twee weken van elk desbetreffend kwartaal . . . en naar gelang van de werkelijke behoeften". Volgens de Stichting beantwoordt de betalingswijze aan haar werkelijke behoeften aan middelen; in dat geval zou het financieel reglement in die zin moeten worden gewijzigd.

4. DE BALANS Vaste activa

4.1. De balanspost voor meubilair (1 140 884,14 ECU) is afgeleid uit een listing van het geautomatiseerde inventarisatiesysteem dat losstaat van het boekhoudsysteem. In theorie wordt in dit systeem rekening gehouden met alle verouderde (en dus afgeschreven) items en met alle afgevoerde items. Uit een onderzoek van artikel 500 (opbrengst van de verkoop van roerende of onroerende goederen) blijkt dat dit niet het geval is. Het tijdsverloop tussen de registratie van afvoeringen in de boeken en de bijwerking van de inventaris is te lang. Er dient bijzondere aandacht te worden besteed aan de onderlinge afstemming van de beide systemen aan het eind van het jaar. De Stichting zou ervoor moeten zorgen dat alle afgevoerde en verouderde items voor 1993 worden afgetrokken en de balans dienovereenkomstig wordt aangepast.

5. FINANCIEEL BEHEER Reikwijdte van de controle

5.1. De controle was gericht op de follow-up van een vroeger verslag van de Kamer over het financieel beheer (verslag over de rekeningen van 1986) en op een onderzoek van het project van de Stichting inzake het stadsmilieu, waarvan de organisatie van een conferentie over stadsvernieuwing, gehouden in Sevilla (6-8 oktober 1993) een element was. De controle werd verricht in het licht van de besluiten van de Europese Raad van oktober 1993 om een aantal nieuwe organen te vestigen in verschillende landen van de EU, omdat de taken van sommige van die organen, bij voorbeeld milieubescherming en veiligheid en gezondheid op het werk, het tot dusver door de Stichting verrichte werk overlappen.

5.2. In het verslag over de rekeningen van 1986 komen de volgende opmerkingen voor:

a) In 1984 splitste het Europees Parlement de beleidsbegroting van de Stichting: 40 % voor de levensomstandigheden en 60 % voor de arbeidsomstandigheden. (Deze ietwat kunstmatige toewijzing werd pas in 1993 door het Europees Parlement afgeschaft.)

b) Er was geen duidelijke koppeling van de jaarlijkse begroting aan het werkprogramma: de kostenraming voor het programma werd pas opgemaakt nadat de begroting was vastgesteld.

c) Het toezicht op en de controle van de projecten zou moeten worden verbeterd door de invoering van een systeem voor planning en controle van alle onderling verband houdende aspecten in de looptijd van een project. Personeelskosten worden niet aangewezen op projecten.

d) De Stichting zou moeten zoeken naar andere middelen om ontvangsten te verwerven, in het bijzonder via medefinanciering.

Hierna wordt in de desbetreffende rubrieken aangegeven in hoeverre er op elk van deze punten vooruitgang is geboekt.

Het jaarprogramma

5.3. Het jaarlijkse werkprogramma wordt in november door de Raad van Beheer goedgekeurd, dus voordat de begroting van de Stichting in december wordt goedgekeurd door de Raad en het Parlement. De bedragen die uiteindelijk elk jaar aan de projecten worden toegewezen worden opgenomen in de aan de Raad van Beheer voorgelegde financiële ramingen, maar worden noch in het jaarlijkse werkprogramma, noch in het vierjarenprogramma vermeld.

Projectbeheer

5.4. Het aantal tegelijkertijd lopende projecten blijft groeien. Het steeg van 21 in 1986 tot 32 in 1993, terwijl het aantal projectbeheerders in dezelfde periode steeg van vijf tot negen. De Directeur heeft de functie van cooerdinator ingevoerd, die als primus inter pares bij onderzoeksleiders optreedt. De rol ervan is nog niet precies omschreven. Wijzigingen in de aard van het project zelf en de daaruit voortvloeiende werklast betekenen dat de projectbeheerders minder tijd hebben om alle gewenste aandacht te besteden aan de zorgvuldige omschrijving van de projectdoelstellingen en aan de gedetailleerde planning en uitvoering van de projecten. Het gevaar bestaat dat de spreiding van beperkte middelen over een steeds groter gebied de kwaliteit en het nut van het onderzoekswerk van de Stichting ondermijnt.

5.5. Hoewel er geen projectenbegroting als zodanig bestaat, wordt er een raming opgesteld betreffende de kosten van contracten, vergaderingen, vertolking en vertaling. Maandelijks worden alle boekingen voor die verschillende onderdelen onderzocht en manueel ingeschreven op een controleformulier voor elk project. De totalen voor elk onderdeel van het project worden opgeteld bij de globale uitgaven en getikt op het formulier "Project forecasts, orders and variances" dat de projectbeheerders wordt toegezonden. Aangezien de projectbeheerders de kosten voor vertolking en vertaling niet kunnen plannen of beïnvloeden, blijft hun toezicht in de praktijk beperkt tot de uitgaven voor contracten en vergaderingen.

5.6. Hoewel de mandagen van de projectbeheerders worden geraamd in de planningsfase, wordt de werkelijk aan elk project bestede tijd niet geregistreerd. Er is dan ook geen mechanisme om de salariskosten aan de projecten toe te wijzen. Dienstreiskosten worden niet aangewezen op projecten, tenzij het gaat om tijdelijk personeel. De mandagen en dienstreiskosten kunnen hoog zijn. Zo ging een projectbeheerder voor negen maanden naar de Verenigde Staten in verband met een project betreffende bejaarden, en hiervoor werden de dienstreiskosten alleen al op 32 168 ECU geraamd. De kosten van drukwerk en publikaties worden niet aan een bepaald project toegewezen, hoewel daarvoor een methode bestaat. De geregistreerde kosten van een project liggen dus veel lager dan de werkelijke kosten. Bij gebrek aan een nauwkeuriger beeld van de werkelijke kosten is het bestaande financiële toezicht op de projecten van beperkte waarde.

5.7. De projectbeheerders zouden verantwoordelijk moeten zijn voor het toezicht op en de controle van alle identificeerbare kosten van hun projecten, ook die voor personeel, dienstreizen en publikaties. Elke cooerdinator moet toezicht houden op de prestaties van zijn eenheid en zo nodig corrigerend optreden. Betere financiële gegevens zouden ook nuttig zijn voor de besluiten over de toewijzing van middelen aan de projecten. Daarom zouden de projecten moeten worden beoordeeld over hun hele looptijd en niet, zoals thans, per jaar, en zou de nummering van projecten/contracten niet elk jaar moeten worden veranderd zoals nu het geval is. Financiële informatie zou deel moeten uitmaken van de werkprogramma's, d.w.z. de programme sheets zouden een rubriek voor financiële aspecten moeten bevatten. Bovendien zouden in het jaarverslag details moeten worden opgenomen over de projectkosten tijdens het jaar en vanaf de aanvang; thans wordt alleen de waarde van de tijdens het jaar gesloten contracten aangegeven.

Projectevaluatie

5.8. De procedure voor projectevaluatie van de Stichting werd door de Raad van Beheer vastgesteld in 1986. Bij de doelstellingen waarin de procedure voorziet wordt geen gewag gemaakt van de rentabiliteit, en de financiële aspecten worden volkomen genegeerd.

5.9. De vergaderingen over de evaluatie van de projecten, of meer bepaald van de eindprodukten, vinden gewoonlijk plaats in Brussel. Ze worden bijgewoond door de afgevaardigden van alle in de Raad vertegenwoordigde groepen (directiepersoneel, Commissie, vertegenwoordigers van de regeringen, werkgevers en werknemers) en, zo nodig, door andere experts. De onderzoeksleider stelt een samenvatting van deze besprekingen op die wordt opgenomen in het voorwoord van het verslag. Aan het driemaandelijks voortgangsverslag van de Directeur, dat wordt voorgelegd aan de Raad van Beheer, worden evaluatieverslagen toegevoegd.

5.10. Het meest recente driemaandelijkse voortgangsverslag ten tijde van de controle betrof het eerste kwartaal van 1993, maar bevatte geen evaluatieverslagen. Uit een onderzoek van een eerder evaluatieverslag (september 1992) bleek dat de vergadering in Brussel werd bijgewoond door 11 personen (acht van buiten België). Het enige schriftelijk vastgelegde resultaat van deze vergadering is een tekst van twee paragrafen, waarin niet wordt gerept van de kosten van het project. De Kamer is van mening dat elk project afzonderlijk zou moeten worden geëvalueerd in het licht van de oorspronkelijke doelstellingen en dat de resultaten van de evaluaties de basis zouden moeten vormen voor de selectie van voor latere projecten te contracteren onderzoekers.

Andere bronnen van ontvangsten

5.11. Sinds 1986 is de verkoop van publikaties vertienvoudigd van 3 193 ECU tot 31 886 ECU voor het jaar 1992/1993. De verkoop loopt altijd via het Bureau voor Officiële Publikaties. In sommige gevallen publiceert de Stichting samen met commerciële uitgevers die de drukkosten betalen of geeft zij organisaties toestemming om te publiceren zonder kosten voor de Stichting. De Stichting schat de "besparing" door gezamenlijke publikatie op 60 à 80 000 ECU per jaar. Wanneer het conferentiecentrum niet wordt gebruikt voor doeleinden van de Stichting, kan het worden gehuurd: hiervoor werden voor het betrokken jaar ongeveer 7 500 ECU ontvangen.

De conferentie te Sevilla

Achtergrond

5.12. De Stichting organiseerde deze conferentie in het kader van haar project "Innovaties ter verbetering van het stadsmilieu", dat in 1993 van start ging. Het project beoogde het accent te leggen op vernieuwende visies, handelwijzen en acties voor de leefbaarheid in de stad, en de sociale partners in te schakelen bij de realisatie van leefbare steden in de 21ste eeuw. De eerste fase omvat een overzicht van vernieuwende projecten in de hele EU. De resultaten van dit overzicht werden voorgelegd op de conferentie, die door een ambtenaar van de Kamer als waarnemer werd bijgewoond. De Kamer erkent dat dit slechts één van de conferenties was die de Stichting buiten Ierland organiseerde en daarom wellicht niet in alle opzichten typerend was.

Budgettering en kostenbeheersing

5.13. Daar de Stichting haar begrotingsmiddelen toewijst aan "projecten", was er geen specifiek budget voor de conferentie. Het project voor stadsvernieuwing in het kader waarvan de conferentie werd gehouden, kreeg in 1993 een eerste toewijzing van 150 000 ECU, die tijdens het jaar werd verhoogd tot 179 219 ECU. De kosten van de conferentie worden door de Stichting geraamd op 91 000 ECU. De kosten voor de tijd, het vervoer en het verblijf van de personeelsleden van de Stichting die de conferentie bijwoonden (7 000 ECU) en de kosten voor de publikatie van het verslag (20 000 ECU) zijn niet in dit bedrag begrepen. Voor de vergader- en tolkenkosten is één enkele raming opgemaakt, hoewel de uitgaven voor de laatste post hoog kunnen zijn; voor deze conferentie beliepen zij 9 789 ECU. Er werden ook hoge kosten gemaakt voor de verstrekking van maaltijden aan de deelnemers: de subsidie per persoon kwam uit op meer dan 100 IRL (125 ECU). Indien de conferentie had plaatsgevonden bij de Stichting zouden de cateringkosten slechts ongeveer half zo hoog zijn geweest. De Stichting heeft de kosten van Sevilla intern vergeleken met die van twee andere conferenties. Hieruit bleek dat de door de Stichting betaalde reis- en verblijfkosten (inclusief maaltijden) per deelnemer voor Sevilla respectievelijk 15 % en 37 % hoger waren. Anders dan gebruikelijk werd het standaard aanvraagformulier voor de organisatie van vergaderingen, waarin details over de geraamde kosten worden gevraagd, voor Sevilla niet ingevuld.

Onderwerpen en presentatie

5.14. De onderzoeksleider selecteerde jonge planners uit elke Lid-Staat om nationale rapporten over stadsvernieuwingen op te stellen. In alle gevallen werd toestemming gevraagd van de vertegenwoordiger van de betrokken regering in de Raad van Beheer.

5.15. De Stichting nodigde de jonge planners uit een mondelinge uiteenzetting van hun rapporten te geven. Deze uiteenzettingen waren van uiteenlopende kwaliteit en werden soms ongewenst bekort om tijd vrij te maken voor andere onderwerpen waarvan de relevantie voor het thema van de conferentie twijfelachtig was; zo werd een zitting gewijd aan het project EXPO 92 (Cartuja), dat in de openingstoespraak reeds uitgebreid genoeg was behandeld en waaraan ook een bezoek was gebracht.

5.16. Hoewel een algemeen rapporteur was belast met de presentatie van de conclusies en aanbevelingen van de conferentie, was in het programma geen tijd uitgetrokken om te bestuderen welke lessen uit het voorgestelde materiaal konden worden getrokken en de algemeen rapporteur deed in zijn samenvatting geen poging dat punt te behandelen. Aan het einde van de conferentie vond er geen evaluatie plaats van het voorgestelde materiaal en de resultaten. Aangezien aan de conferentie meer dan de helft van het budget 1993 voor het stadsvernieuwingsproject werd besteed, is het te betreuren dat er geen doeltreffender resultaat werd bereikt.

6. CONCLUSIES 6.1. De toekomstige oprichting van een aantal nieuwe organen in verschillende landen van de EU, met taken die nauw verband houden met die van de Stichting, vormt een grote uitdaging voor allen die betrokken zijn bij het beheer van de Stichting. Haar rol en verantwoordelijkheden moeten opnieuw worden bezien en omschreven, om ze te onderscheiden van die van de Commissie enerzijds, en van die van de nieuwe organen anderzijds. Slechts als dit doeltreffend wordt aangepakt kan de Stichting haar eigen bijdrage leveren aan het werk van de EU en overlappingen met andere EU-instellingen in de Lid-Staten vermijden.

6.2. Met de diversifiëring van de inkomstenbronnen werd enige vooruitgang geboekt, maar de kritiek van de Kamer uit 1986 op het systeem van toezicht op de ontvangsten van de Stichting geldt nog steeds. De Kamer vertrouwt erop dat de Stichting er permanent zorg voor draagt dat het programma zodanig wordt beheerd dat de beperkte middelen het best worden benut. Om het personeel bij deze taak te helpen moeten er verbeteringen worden aangebracht in het systeem voor de kostenberekening en controle van de projecten, waaronder de toewijzing van personeels- en publikatiekosten. De evaluatieprocedure moet worden herzien. Wanneer projecten langer dan één jaar lopen zouden de totale kosten over de hele periode vanaf het begin in aanmerking moeten worden genomen, om te verzekeren dat de geselecteerde projecten het meest bijdragen aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de Stichting.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 24 november 1994

Voor de Europese Rekenkamer

André J. MIDDELHOEK

President

(1) Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad houdende oprichting van de Stichting (PB L 139 van 30. 5. 1975), als gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad (PB L 181 van 23. 7. 1993). Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad van 1 juni 1976 houdende financiële bepalingen voor de Stichting (PB L 164 van 24. 6. 1976), als gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad van 30 juni 1993 (PB L 181 van 23. 7. 1993).(2) Verslag over de rekeningen en het beheer van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Stichting Dublin), begrotingsjaar 1992. PB C 28 van 31. 1. 1994.

BIJLAGE

Stichting Dublin - Begrotingsjaar 1993 - Besteding van de beschikbare kredieten "(1 000 ECU) "" ID="1">1. Personeelsuitgaven > ID="2">4 600 > ID="3">4 318 (93,9 %) > ID="4">140 (3 %) > ID="5">141 (3 %) > ID="6">68 > ID="7">53 (77,9 %) > ID="8">15 (22 %) "> ID="1">2. Huishoudelijke uitgaven > ID="2">1 400 > ID="3">1 038 (74,1 %) > ID="4">341 (24 %) > ID="5">21 (0,7 %) > ID="6">331 > ID="7">293 (88,5 %) > ID="8">37 (11,2 %) "> ID="1">3. Beleidsuitgaven (1) > ID="2">5 500 > ID="3">2 989 (54,3 %) > ID="4">2 374 (43,2 %) > ID="5">136 (2,5 %) > ID="6">1 502 > ID="7">1 351 (89,9 %) > ID="8">151 (10,1 %) "> ID="1">Totaal > ID="2">11 500 > ID="3">8 345 (72,6 %) > ID="4">2 855 (24,8 %) > ID="5">299 (2,6 %) > ID="6">1 901 > ID="7">1 697 (89,3 %) > ID="8">203 (10,7 %) "">

(1) Het onderscheid tussen levensomstandigheden en arbeidsomstandigheden wordt niet meer gemaakt: er is nu één Hoofdstuk terwijl er vroeger twee waren.

OPMERKINGEN VAN DE STICHTING N.A.V. HET ONTWERP-VERSLAG VAN DE REKENKAMER OVER DE REKENINGEN VAN HET BEGROTINGSJAAR 1993

Scheiding der functies 2.1 De Stichting neemt er kennis van dat de Kamer onder haar aandacht brengt dat de volledige scheiding van de functies afhangt van de invoering van een nieuw geautomatiseerd boekhoudsysteem; het ontwerp hiervan wordt nog door de Commissie bestudeerd.

Voorschotkas 2.2 Met betrekking tot het maximum van 10 000 ECU per transactie moet er op gewezen worden dat de voorschotkas van de Stichting aan een algemeen maximum van 900 000 IRL is gebonden.

Subsidie van de Ierse regering 2.3 Zoals in voorafgaande antwoorden aan de Kamer in verband met de financiering van het nieuwe gebouw werd uiteengezet, werd de door de Stichting gevolgde procedure mondeling aanbevolen door de Commissie; deze was gelijk aan de bij twee afzonderlijke gelegenheden door CEDEFOP (Berlijn) gehanteerde procedure, toen de senaat van Berlijn een bijdrage voor het gebouw van CEDEFOP ter beschikking stelde.

Overdrachten en kredietannuleringen 3.2 - 3.3 a. De begrotingslijn "onderzoeken en proefprogramma's op het gebied van de levens- en arbeidsomstandigheden" heeft voornamelijk betrekking op de onderzoekscontracten waarmee is begonnen in het kader van het werkprogramma van het lopende jaar en die in de daaropvolgende periode van ongeveer twaalf maanden worden uitgevoerd. De overdracht van rechtswege naar het eerstvolgende begrotingsjaar is volledig in overeenstemming met artikel 6, lid 1 d) van het Financieel Reglement.

b. In verband met de begrotingslijn "publikatie van studieresultaten" werden kredieten overgedragen en vastgelegd om, overeenkomstig de bepalingen van het Financieel Reglement, een zo doelmatig mogelijke besteding van de beschikbare financiën te bewerkstelligen; de middelen werden voornamelijk gebruikt voor door het Bureau voor officiële publikaties ten behoeve van de Stichting uitgevoerde taken in verband met de publikatie van resultaten van het werkprogramma van het lopende jaar, wanneer deze volgens plan beschikbaar komen.

c. Het beginsel van jaarperiodiciteit wordt strikt nageleefd door de Stichting op grond van de verordening betreffende de oprichting van de Stichting waarin wordt bepaald dat de raming voor het volgende jaar uiterlijk op 31 maart van het voorafgaande jaar wordt goedgekeurd en dat het eerste ontwerp van het jaarlijkse werkprogramma voor 1 juli van het voorafgaande jaar wordt opgesteld. De Raad van Bestuur stelt het programma eind november vast, twee tot drie weken voordat de subsidie door de Begrotingsautoriteit wordt vastgesteld. Gedurende al meer dan tien jaar ligt het aantal gebruikte overdrachten om en nabij de 90 %.

Ontvangsten 3.4 De kwestie van het incorrecte tijdschema betreffende de wijze van betaling van de subsidie zal opnieuw onder de aandacht van de Commissie worden gebracht. Thans worden maatregelen overwogen om dit probleem op te lossen.

Vaste activa 4.1 Aan het eind van het jaar werden beide systemen volledig op elkaar afgestemd. Er zijn maatregelen getroffen om de periode die benodigd is om de afvoeringen in het inventarisatiesysteem te registreren terug te brengen. De balansposten voor inventaris aan het eind van het jaar zullen derhalve de afvoeringen weergeven die in de loop van het begrotingsjaar plaats hebben gevonden.

Reikwijdte van de controle 5.1 a. Er wordt op gewezen dat de Kamer zich bij haar controle, afgezien van de follow-up van het verslag over de rekeningen over 1986, richt op één manifestatie (de conferentie te Sevilla) die, zoals werd uiteengezet aan de Kamer, om verscheidene redenen afweek van de normale werkzaamheden van de Stichting. De conferentie was vernieuwend en experimenteel van aard en er werd aan deelgenomen door zowel jonge planologen als ervaren deskundigen en beleidmakers. De bijeenkomst maakte deel uit van een doorlopend programma dat is voortgezet in 1994 op basis van de in Sevilla en aan de hand van eerdere conferenties opgedane ervaringen. Het programma vormt een onderdeel van een reeks aan stedelijke kwesties gewijde programma's.

b. De Kamer verwijst naar de besluiten van de Europese Raad van 29 oktober 1993 om een aantal nieuwe organen op te richten. Het programma van de Stichting werd geformuleerd op basis van haar kennis omtrent de ontwikkelingen in verband met deze organen en in overleg met de relevante vertegenwoordigers van de Commissie en anderen om er zorg voor te dragen dat de werkzaamheden van de Stichting en de nog vast te stellen activiteiten van de organen elkaar zouden aanvullen.

Het jaarprogramma 5.3 De door de Raad van Bestuur goedgekeurde en aan de Begrotingsautoriteit voorgelegde financiële ramingen worden gestaafd door nadere bijzonderheden omtrent de middelen die jaarlijks benodigd zijn om ieder van de werkzaamheden in overeenstemming met haar vierjarenprogramma voort te zetten. Deze ramingen worden bijgesteld wanneer het definitieve besluit van de Begrotingsautoriteit bekend is; de begroting van de Stichting wordt gepubliceerd in het Publikatieblad.

Projectbeheer 5.4 De aanstelling van groepscooerdinatoren wordt beschouwd als een noodzakelijke en natuurlijke ontwikkeling van een steeds groter wordende onderzoeksafdeling die zich geplaatst ziet voor een toenemende vraag naar advies en informatie en voor de noodzaak om gedetacheerde nationale deskundigen, stagiairs en ander tijdelijk personeel in de organisatie te integreren.

De nieuwe groepen hadden tot doel een structuur te bieden door middel waarvan gemeenschappelijke belangen bij de ontwikkeling van het werkprogramma van de Stichting konden worden vastgesteld; de behoefte aan ondersteunend personeel kon worden bepaald; de vertegenwoordiging van iedere groep en hun diverse belangen tijdens bijeenkomsten kon worden verwezenlijkt; andere afdelingen binnen de Stichting konden doelmatige contacten met de onderzoeksafdeling tot stand brengen.

Van tevoren was duidelijk bepaald dat de rol van cooerdinator eruit zou bestaan dat deze:

- ertoe zou bijdragen dat de groep als team zou functioneren;

- de groep tijdens vergaderingen van de leiding zou vertegenwoordigen;

- leiding zou geven aan het secretariaatspersoneel van de groep.

De Stichting is van oordeel dat de nieuwe structuur werk van betere kwaliteit en groter praktisch nut waarborgt als antwoord op de veranderingen sinds 1986 met betrekking tot de aan haar gestelde eisen.

5.5 - 5.7 i) In 1993 voerde de Stichting een nieuw systeem voor kostenraming en projecttoezicht in en belastte een personeelslid met de ontwikkeling en implementatie ervan: het onderbrengen van dienstreiskosten bij projecten zou neerkomen op een kunstgreep. Dit personeelslid ressorteert onder de adjunct-directeur die verantwoordelijk is voor het toezicht op en de controle van de kosten ten opzichte van de begroting, met inbegrip van vertaal- en alle overige kosten. De projectbeheerders houden toezicht op afzonderlijke projecten en leggen maandelijks verantwoording af. Deze taakverdeling houdt verband met de aard van de werkzaamheden van de Stichting. De leiding van de Stichting is ervan overtuigd dat deze aanpak een goed overzicht biedt van de financiële aspecten van de uitvoering van het werkprogramma en dat voldoende informatie beschikbaar is om een geregelde en grondige kostenbewaking mogelijk te maken. De ondersteunende systemen ten behoeve van deze procedure worden voortdurend verbeterd.

ii) In de programmabeschrijvingen is een raming van de mandagen opgenomen als controlemiddel voor de projectbeheerders bij de planning van de verdeling van hun arbeidstaak. Voor dit doeleinde functioneert het systeem goed. De werkzaamheden van de onderzoeksleiders zijn echter niet beperkt tot projectbeheer. De voornaamste taken van de Stichting bestaan uit het verstrekken van informatie en advies aan de Instellingen van de Gemeenschap omtrent toekomstige doelstellingen en beleidslijnen, met name door hun wetenschappelijke informatie en technische gegevens te doen toekomen. Om aan verzoeken om dergelijke informatie tegemoet te komen kan het noodzakelijk zijn dat projectbeheerders verscheidene projecten, eerder onderzoek of externe bronnen raadplegen. Dit betekent dat het niet juist zou zijn om alleen de aan lopende projecten bestede tijd te registreren. De Stichting zal nagaan of enigerlei andere vorm van tijdsregistratie van nut zou kunnen zijn voor het beheer van haar werkzaamheden.

iii) In verband met één dienstreis kan een projectbeheerder betrokken zijn bij conferenties, administratieve werkzaamheden en werkzaamheden in verband met contracten; de reeks dienstreizen naar de Verenigde Staten, waarnaar door de Kamer wordt verwezen, bevatte bijvoorbeeld een belangrijk bijscholingselement; betrof vier, toentertijd lopende, projecten van het programma van de Stichting; speelde een belangrijke rol bij de formulering van het toekomstige programma en omvatte het leggen van contacten met verscheidene deskundigen die vervolgens een bijdrage leverden aan het werk van de Stichting, zonder dat daar enigerlei extra kosten aan waren verbonden.

iv) De publikatiekosten zullen voortaan worden aangegeven in de projectkosten. Beoordeling van projecten over hun hele looptijd zal mogelijk worden, aangezien de Stichting thans een permanente nummering heeft ingevoerd. Afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van onderwerpen kunnen projecten echter gedurende lange tijd niet volkomen van elkaar gescheiden zijn (ze kunnen met andere worden samengevoegd of gesplitst). Om deze reden is de opmerking van de Kamer betreffende het jaarverslag niet terecht.

Projectevaluatie 5.8 - 5.10 i) In het licht van de opmerkingen van de Kamer zal de directeur de Raad van Bestuur verzoeken aan te geven welke financiële informatie voor de Raad bij de verschillende evaluatieprocedures van nut zou kunnen zijn. De door de Kamer beschreven evaluatieprocedure geldt voor de samenvattende rapporten; het gaat hierbij niet om een procedure voor "projectevaluatie".

ii) Eind 1992 werd de vorm van de verslagen van deze evaluatiebijeenkomsten voor samenvattende rapporten opnieuw gedefinieerd (het rapport van september 1992 is hiervoor verschenen). Het belangrijkste resultaat van de bijeenkomsten is duidelijk het besluit om het geëvalueerde rapport te publiceren, nadat het is goedgekeurd of gewijzigd. De Kamer wordt erop gewezen dat voordat het samenvattende rapport door de Raad wordt geëvalueerd alle rapporten betreffende onderzoekscontracten worden beoordeeld door de projectbeheerders, er een schriftelijke beoordeling wordt opgesteld (waarin, indien noodzakelijk, aandacht wordt besteed aan financiële aspecten) en de directie er haar goedkeuring aan hecht; vervolgens wordt tot betaling overgegaan. De bevindingen van deze evaluatieprocedures vormen een essentiële bron van informatie bij de keuze van te contracteren onderzoekers voor verdere werkzaamheden.

Andere bronnen van ontvangsten 5.12 In 1993 begon de Stichting met een programma om gedetacheerde nationale deskundigen in dienst te nemen. De eerste begon zijn werkzaamheden in september 1993 en in 1994 volgden nog eens drie. Hun salaris wordt betaald door hun eigen werkgever, waardoor op kosten die bij uitbesteding van het werk zouden kunnen worden gemaakt wordt bespaard.

De conferentie te Sevilla Budgettering en kostenbeheersing 5.13 i) De algemene procedure voor het toezicht op de uitgaven en de wijziging van de ramingen binnen de totale begroting is hierboven beschreven onder projectbeheer (5.5 t/m 5.7).

ii) De Stichting beslist waar bijeenkomsten worden gehouden met het oog op de meest rendabele oplossing en andere overwegingen en voordelen, bijvoorbeeld de gelegenheid om in de Lid-Staten op grotere schaal bekendheid te geven aan de werkzaamheden van de Stichting. Dit laatste aspect kan een kostenafweging met zich meebrengen.

iii) De Stichting geeft toe dat in Sevilla de kosten van maaltijden boven het gemiddelde lagen: dit was het gevolg van dringende beslissingen die moesten worden genomen als gevolg van organisatorische problemen met plaatselijke overheden. Slechts vanwege deze uitzonderlijke omstandigheden werden zij goedgekeurd. Hier staat tegenover dat de stad de eerste twee vergaderruimten en de werkgeversorganisatie de derde vergaderruimte en andere voorzieningen kosteloos ter beschikking stelden.

iv) De Stichting is zich de verschillende kosten van uiteenlopende plaatsen van samenkomst bewust. Op basis van een analyse van meer dan 600 deelnemers bedragen de gemiddelde kosten per deelnemer aan een bijeenkomst (die gewoonlijk twee dagen duurt en uitgaven met zich meebrengt in verband met reizen, dagelijkse vergoeding, maaltijden, vertolking en diverse onkosten) 650 ECU in Brussel (en andere centraal gelegen steden), 850 ECU in Dublin en 1 000 ECU in andere aan de periferie gelegen plaatsen van samenkomst. In werkelijkheid lagen de feitelijke kosten van de driedaagse conferentie voor 80 deelnemers te Sevilla (76 215 ECU) in de buurt van de kosten van een tweedaagse conferentie te Dublin, eveneens voor 80 deelnemers (66 965 ECU). Dit is in overeenstemming met de hierboven vermelde gemiddelden.

Onderwerpen en presentatie 5.15 Deze conferentie had als belangrijkste doelstellingen om een uitwisseling van kennis tussen jonge planologen, andere deskundigen op dit terrein en beleidmakers mogelijk te maken; jonge planologen in staat te stellen te leren van de ervaring en hun bijdrage in een breder perspectief te plaatsen; de Stichting te ondersteunen bij de ontwikkeling van haar programma.

5.16 Aan het eind van de conferentie trachtte de algemeen rapporteur een samenvatting te geven van de meest in het oog springende conclusies van de veelomvattende sessies van de conferentie. Zoals van tevoren was gepland voerde de projectbeheerder vervolgens uitgebreide discussies met de belangrijkste deelnemers, zodat de opgedane ervaringen volledig zouden worden verwerkt en weergegeven in het definitieve verslag dat sindsdien is gepubliceerd.

Het project "Innovaties ter verbetering van het stedelijk milieu" was niet beëindigd met de conferentie te Sevilla. Integendeel, het voornaamste en het meest succesvolle resultaat van de conferentie komt tot uitdrukking in de ontwikkeling van het project binnen het werkprogramma 1994 van de Stichting.

Conclusies 6.1 i) De doelstellingen en taken van de Stichting worden beschreven in Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad van 26 mei 1975. Deze zijn niet veranderd in verband met de oprichting van nieuwe agentschappen en andere organisaties van de Europese Unie, die andere doelstellingen en taken hebben dan de Stichting.

ii) Doordat ambtenaren van de Commissie van DG V, XI en XII in de Raad van de Stichting zijn vertegenwoordigd, door een uitgebreide bespreking van het programma ieder jaar tussen leidinggevend personeel van de Stichting en de verantwoordelijke directeuren van de Commissie en wederzijdse betrokkenheid bij de begeleiding van projecten en bij advieslichamen van de ander wordt gewaarborgd dat de werkzaamheden van de Stichting die van de Commissie aanvullen. (Bepaald is dat de Commissie in alle adviesgroepen voor de programma's van de Stichting vertegenwoordigd dient te zijn. Omgekeerd heeft personeel van de Stichting zitting in twaalf of meer werkgroepen van de Commissie.)

iii) De Stichting is ervan overtuigd dat haar werkzaamheden kunnen worden gecooerdineerd met die van de nieuwe organen, zoals dat van het begin af het geval is geweest met CEDEFOP. Er zijn met name in de verordening tot oprichting van het nieuwe Europees Agentschap voor de veiligheid en gezondheid op het werk enige bepalingen opgenomen betreffende nauwe betrekkingen met de Stichting. Voordat het Agentschap met haar werkzaamheden begon, heeft de Stichting regelmatig contact gehad met de hierbij betrokken eenheden in DG V. Het Europees Parlement heeft de Stichting in 1993 (en opnieuw in 1994) verzocht om voor de oprichting van dit Agentschap verkennende studies te verrichten. Tussen het verantwoordelijke directoraat van DG V en de Stichting bestaat overeenstemming over de aan beide Raden van Bestuur voor te leggen voorstellen betreffende de overdracht van deze en aanverwante werkzaamheden aan het nieuwe Agentschap.

iv) De Stichting heeft voortgaande besprekingen gevoerd met de task force die belast is met het nieuwe Milieuagentschap over de relatie tussen het programma van de Stichting en dat van het Agentschap. Het werk van de Stichting, dat sociaal-economisch van aard is, onderscheidt zich duidelijk van het hoofdthema van de werkzaamheden van het Agentschap.

v) Daarnaast besloot de Raad van de Stichting in november 1993 de taken van de Stichting te bezien in het licht van: de conclusies van de bijeenkomst van de Europese Raad in oktober 1993; het Groenboek over de toekomst van het Europees sociaal beleid, de reacties op de daarin aan de orde gestelde vragen en de conclusies van het eruit voorvloeiende Witboek "Europees sociaal beleid - toekomstige acties voor de Unie"; de oprichting van nieuwe organen; uitbreiding van de Europese Unie; en andere nieuwe, aan de Stichting gestelde eisen. In het werkprogramma 1995 zal rekening worden gehouden met deze aspecten.

6.2 De afgelopen jaren heeft de Stichting zich actief ingezet voor de ontwikkeling van haar financiële planning, budgettering, toezicht- en controleprocedures in verband met haar zich snel uitbreidende werkterrein en in het licht van eerdere voorstellen van de Kamer. Het is duidelijk dat gedurende deze periode de toename van haar produktie veel groter is geweest dan de toename van middelen. De Kamer maakt in haar verslag gewag van de evaluatieprocedure voor samenvattende rapporten. Zij zal voortgaan haar procedures te ontwikkelen. Er moet op worden gewezen dat de Stichting een aantal verschillende evaluatieve procedures kent die voortdurend worden herzien en verbeterd. Bij de voorbereiding van haar jaarprogramma's stelt de Stichting reeds een kostenraming op voor projecten in komende jaren binnen het kader van het vierjarenprogramma. De Stichting zou een gedachtenwisseling met de Kamer op prijs stellen over verder te treffen praktijkgerichte maatregelen die het rendement zouden kunnen verhogen binnen de grenzen van de beschikbare middelen.