VERSLAG over de financiële staten van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (CTOU-Luxemburg), (Begrotingsjaren 1995 en 1996) vergezeld van de antwoorden van het Bureau (97/C 393/08)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 14, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad (1) aan de raad van bestuur van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie betreffende de begrotingsjaren 1995 en 1996 onderzocht. Overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2965/94 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur van het Vertaalbureau uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken. In dit verslag wordt de eerste controle van het Bureau behandeld.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de algemeen aanvaarde controlenormen, voorzover deze in het communautaire kader van toepassing zijn. Zij heeft controles verricht op de boekhouding alsmede andere in dit verband noodzakelijk geachte controleprocedures gevolgd. De belangrijkste opmerkingen waartoe de controle van de Kamer aanleiding geeft, zijn in het tweede deel van dit verslag opgenomen.

1.4. De financiële staten betreffende de begrotingsjaren 1995 en 1996 zijn betrouwbaar, en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen zijn, over het geheel genomen, verzekerd.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE VOOR DE BEGROTINGSJAREN 1995 EN 1996

Begrotingsboekhouding

1.5. De boekhoudafdeling van het Bureau beschikt niet over een geschikt computersysteem voor de begrotingsboekhouding. De voor het toezicht op de begrotingsuitvoering gebruikte programmatuur vormt geen echt boekhoudsysteem (boekingen kunnen ongemerkt gewijzigd worden, koppeling met de algemene boekhouding ontbreekt).

Analytisch boekhoudsysteem

1.6. Het Bureau beschikt niet over een analytisch boekhoudsysteem, hoewel dit onontbeerlijk is om de werkelijke kosten van de verleende diensten te kennen.

Overgedragen kredieten

1.7. De van 1995 naar 1996 overgedragen kredieten bedragen 0,79 miljoen ECU, ofwel 61 % van de kredieten van het begrotingsjaar 1995 (1,3 miljoen ECU). Van deze overgedragen kredieten is 16,5 % in 1996 vervallen (0,13 van de 0,79 miljoen ECU). De overdrachten van 1996 naar 1997 bedragen 1,54 miljoen ECU, ofwel 45,3 % van de begroting voor 1996 (3,4 miljoen ECU). Deze overdrachten zijn zeer hoog in verhouding tot de begrotingen voor de jaren 1995 en 1996.

1.8. Het leeuwendeel van de kredietoverdrachten werd geboekt op begrotingsonderdelen betreffende de betaling van vertaalwerkzaamheden.

1.9. In 1996 zijn verschillende betalingen voor het begrotingsjaar die op de lopende kredieten hadden moeten worden aangewezen. Deze handelwijze is in strijd met artikel 6, lid 2, van de financiële voorschriften van het Bureau.

Gebouw

1.10. Het Bureau kon in de aanvangsperiode gebruikmaken van kantoorruimte die door de Luxemburgse regering gratis ter beschikking werd gesteld. Vanaf april 1997 zijn er in de nieuwe vergaderzaal van het Parlement nieuwe ruimten ter beschikking van het Bureau gesteld. Ook ditmaal was dit, in eerste instantie, gratis. De Luxemburgse regering wenst niettemin dat het Bureau vanaf 1 januari 1998 de huurkosten voor zijn rekening neemt. Een schriftelijke overeenkomst met de specifieke voorwaarden voor het gebruik van het gebouw moet nog worden opgesteld.

Ontvangsten

1.11. De ontvangsten van het Bureau zijn afkomstig van bijdragen van de communautaire organen waaraan het diensten verleent. In de aanvangsperiode van het Bureau (die volgens artikel 10, lid 2, onder c), en artikel 19 van de verordening tot oprichting van het Bureau niet langer dan drie begrotingsjaren mag duren) hebben deze bijdragen een forfaitair karakter en worden zij berekend op basis van de geraamde vertaaldiensten per orgaan. Vervolgens zullen de ontvangsten op basis van het daadwerkelijk verrichte werk worden berekend. Tot op heden is er nog geen officieel besluit genomen over de einddatum van deze aanvangsperiode.

1.12. De begroting van de ontvangsten is niet uitgevoerd overeenkomstig de financiële voorschriften van het Bureau. De in de begroting vermelde ramingen van ontvangsten worden niet gestaafd door een door de ordonnateur opgestelde en de financieel controleur geviseerde raming van schuldvordering (artikel 23, lid 1, van de financiële voorschriften van het Vertaalbureau). De vaststelling van de ontvangsten en de afgifte van de invorderingsopdrachten (artikel 23, lid 2, van de financiële voorschriften van het Bureau) hadden moeten plaatsvinden aan het begin van elk kwartaal - de datum van opeisbaarheid van de bijdragen van de verschillende organen waaraan het Vertaalbureau diensten verleent (artikel 26 van de financiële voorschriften van het Bureau).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 15 en 16 oktober 1997.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) PB L 314 van 7. 12. 1994, blz. 3.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 2965/94, zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende de begrotingsjaren 1995 en 1996 opgemaakt op respectievelijk 25 maart 1996 en 6 juni 1997, op welke data de rekeningen zijn ondertekend door de directeur van het Bureau en zijn toegezonden aan de Commissie, de raad van beheer en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 27 maart 1996, respectievelijk 6 juni 1997. Deze financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

BIJLAGE

TABEL 1 FINANCIËLE BALANS VOOR DE BEGROTINGSJAREN 1995 EN 1996

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Bureau.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) Dit bedrag komt overeen met dat van de vastgelegde waarden.

(2) In de financiële staten over het begrotingsjaar 1995 is de tegenwaarde van de aan het eind van het begrotingsjaar nog te betalen bijdragen van de verschillende organen opgenomen onder de ontvangsten. Overeenkomstig de financiële voorschriften is deze tegenwaarde vanaf het begrotingsjaar 1996 vermeld aan de passiefzijde van de balans.

ANTWOORDEN VAN HET VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE

Begrotingsboekhouding

1.5. Het Vertaalbureau is altijd van mening geweest dat de voor het voeren van de begrotingsboekhouding gebruikte software niet aan zijn behoeften voldeed. Het Vertaalbureau verwacht dat de Commissie, overeenkomstig de verplichtingen die zij tegenover alle organen is aangegaan, het Sincom2-systeem ontwikkelt en aan de behoeften van de organen aanpast, zodat het onmiddellijk kan worden geïnstalleerd.

Analytische boekhouding

1.6. Het Vertaalbureau is zich er terdege van bewust dat het uiterst belangrijk is om over een goed systeem voor de boekhouding van de kosten te beschikken. Het algemene boekhoudsysteem dat het Vertaalbureau momenteel samen met andere organen test, biedt in dit opzicht een krachtige module voor analytische boekhouding.

Overgedragen kredieten

1.7.-1.8. Het feit dat het Vertaalbureau zijn werkzaamheden op 1 oktober 1995 aanving, en niet op 1 januari 1995 zoals oorspronkelijk was voorzien, heeft de volgende gevolgen gehad voor de begrotingen van 1995 en 1996:

a) Omdat de begroting van 1995 in slechts zeer geringe mate is uitgevoerd, heeft de raad van bestuur besloten om bij uitzondering, overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder c) van de financiële voorschriften, 0,32 miljoen ECU aan kredieten over te dragen. Het restant (0,47 miljoen ECU) is van rechtswege overgedragen.

b) Wat betreft de begroting van 1996, heeft het bedrag van 1,54 miljoen ECU betrekking op van rechtswege overgedragen kredieten met betrekking tot betalingsverplichtingen die voor het einde van het jaar waren aangegaan.

1.9. Overeenkomstig de uitleg die het Vertaalbureau heeft gegeven aan de in artikel 6, lid 2 genoemde uitzonderlijke redenen, zijn wegens de late start van het Vertaalbureau bepaalde betalingen ondergebracht bij de niet-automatisch overgedragen kredieten van 1995. Zodra de aanvangsperiode is afgelopen, zullen de boekhoudkundige activiteiten van het Vertaalbureau minder buitengewoon van aard zijn.

Gebouw

1.10. Over de financiële voorwaarden en de voorwaarden voor het gebruik van de lokalen in het gebouw "Nouvel Hémicycle" vinden nog onderhandelingen plaats tussen het Vertaalbureau en de Luxemburgse regering.

Ontvangsten

1.11. Het besluit over het einde van de aanvangsperiode zal worden genomen door de raad van bestuur, die in de eerste plaats rekening moet houden met de datum waarop de werkzaamheden van het Vertaalbureau metterdaad zijn begonnen en in de tweede plaats met het feit dat tijdens de aanvangsperiode de begrotingen van ten minste drie volledige begrotingsjaren moeten zijn uitgevoerd.

1.12. Het Vertaalbureau is van oordeel dat, overeenkomstig artikel 10, lid 2, onder c), van de verordening tot oprichting van het Vertaalbureau, de bijdragen van de organen, goedgekeurd door de raad van bestuur ten tijde van de opstelling van de begroting, tijdens de aanvangsperiode onmiddellijk opeisbaar zijn. Om deze reden wordt voor deze bijdragen onmiddellijk een door de ordonnateur ondertekende en door de financieel controleur voor gezien getekende invorderingsopdracht afgegeven. Voor het driemaandelijks betalingsverzoek wordt een debetnota opgesteld. Deze procedure is door de financieel controleur aanvaard.

Het Vertaalbureau heeft er geen bezwaar tegen deze procedure te wijzigen zodra de aanvangsperiode is beëindigd.