BIJLAGE II

Veiligheidsbeoordelingsproces

1. ALGEMEEN

1.1. De nationale veiligheidsinstantie ontwikkelt een gestructureerd en auditeerbaar proces voor de volledige activiteit, rekening houdende met de in deze bijlage genoemde elementen. Het veiligheidsbeoordelingsproces verloopt stapsgewijs, zoals aangegeven in het onderstaande diagram (zie figuur 1 in het aanhangsel), d.w.z. de nationale veiligheidsinstantie heeft het recht redelijke verzoeken om nadere informatie te doen of de aanvrager te verzoeken zijn aanvraag opnieuw in te dienen overeenkomstig deze aanbeveling.

2. ONTVANGST VAN DE AANVRAAG

2.1. Na de ontvangst van een aanvraag van een veiligheidsvergunning bevestigt de nationale veiligheidsinstantie formeel en onverwijld de ontvangst van de aanvraag en creëert zij een geregistreerd dossier om het informatiebeheer in elke fase van het beoordelingsproces te waarborgen.

2.2. De nationale veiligheidsinstantie voorziet voor het verloop van het beoordelingsproces in de adequate middelen.

3. EERSTE SCREENING

3.1. Na ontvangst van de aanvraag, voert de nationale veiligheidsinstantie onverwijld een eerste screening uit om de volgende elementen te controleren:

a) de aanvrager heeft de basisinformatie verstrekt die vereist is uit hoofde van de wetgeving of noodzakelijk is om de aanvraag effectief te behandelen;

b) het aanvraagdossier bevat voldoende bewijsstukken, is gestructureerd en bevat interne kruisverwijzingen, zodat het correct kan worden afgetoetst aan de eisen voor het veiligheidsbeheersysteem en de relevante aangemelde nationale voorschriften. De nationale veiligheidsinstantie voert een eerste beoordeling uit van de inhoud van de bewijsstukken in de aanvraag, teneinde een eerste oordeel te vormen over de kwaliteit, toereikendheid en adequaatheid van het veiligheidsbeheersysteem;

c) indien van toepassing, wordt de huidige status van het (de) door de infrastructuurbeheerder opgestelde actieplan(nen) om belangrijke tekortkomingen weg te werken en alle andere sinds de vorige beoordeling geconstateerde knelpunten op te lossen, hierin opgenomen;

d) indien van toepassing, wordt de huidige stand van zaken van het (de) door de infrastructuurbeheerder opgestelde actieplan(nen) om de resterende tekortkomingen van de vorige beoordeling aan te pakken, hierin opgenomen.

3.2. Na de eerste screening als bedoeld in punt 3.1, besluit de nationale veiligheidsinstantie of er met betrekking tot bepaalde aspecten aanvullende informatie moet worden verstrekt. Indien verdere informatie noodzakelijk is, gaat de nationale veiligheidsinstantie onverwijld op zoek naar de informatie, in de mate die zij redelijk acht om haar beoordeling te staven.

3.3. De nationale veiligheidsinstantie leest een voldoende groot deel van de aanvraag om na te gaan of de inhoud daarvan begrijpelijk is. Indien dit duidelijk niet het geval is, besluit zij de aanvraag al dan niet terug te sturen met het verzoek een gecorrigeerde versie in te dienen.

3.4. Bij de beoordeling van de bekwaamheid van de infrastructuurbeheerder op het gebied van de exploitatie van treinen, voertuigen voor de inspectie van infrastructuur, spoormachines of andere speciale voertuigen, ook wanneer daarvoor een beroep wordt gedaan op contractanten, baseert de nationale veiligheidsinstantie zich op de relevante voorschriften als gedefinieerd in bijlage I bij Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/762 en met name de punten 1, 5.1, 5.2 en 5.5.

4. GEDETAILLEERDE BEOORDELING

4.1. Na afloop van de eerste screening voert de nationale veiligheidsinstantie een gedetailleerde beoordeling uit van het aanvraagdossier (zie figuur 2 in het aanhangsel), op basis van de eisen van het veiligheidsbeheersysteem en de relevante aangemelde nationale voorschriften.

4.2. Bij het uitvoeren van de in punt 4.1 bedoelde gedetailleerde beoordeling, velt de nationale veiligheidsinstantie overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Richtlijn (EU) 2016/798, een deskundig, onpartijdig en evenredig oordeel, en motiveert zij haar conclusies.

4.3. De beoordeling geeft uitsluitsel over de vraag of de eisen van het veiligheidsbeheersysteem en de relevante aangemelde nationale voorschriften zijn nageleefd en of aanvullende informatie vereist is. Tijdens de beoordeling onderzoekt de nationale veiligheidsinstantie ook de resultaten van de processen van het veiligheidsbeoordelingssysteem om aanwijzingen te verzamelen waaruit blijkt dat de eisen van het veiligheidsbeheersysteem en de relevante aangemelde nationale voorschriften zijn nageleefd, indien nodig aan de hand van steekproeven, teneinde er op toe te zien dat de aanvrager de eisen voor het type van de spoorwegactiviteiten heeft begrepen en kan nakomen, zodat de veilige exploitatie van de spoorweg gegarandeerd is.

4.4. Elk knelpunt van type 4 moet tot tevredenheid van de nationale veiligheidsinstantie worden opgelost en, voor zover van toepassing, leiden tot een actualisering van het aanvraagdossier alvorens de veiligheidsvergunning kan worden afgegeven.

4.5. Resterende knelpunten kunnen worden uitgesteld voor later toezicht, of er kunnen maatregelen worden overeengekomen met de aanvrager, op basis van zijn voorstel tot actualisering van het aanvraagdossier, of beide. In dat geval wordt het knelpunt formeel opgelost na afgifte van de veiligheidsvergunning.

4.6. De nationale veiligheidsinstantie moet transparant zijn over de wijze waarop zij de ernst van de geconstateerde knelpunten beoordeelt.

4.7. Bij de beschrijving van de in punt 33 bedoelde knelpunten dient de nationale veiligheidsinstantie specifiek te zijn en duidelijk aan te geven welk nauwkeurigheidsniveau van de aanvrager in zijn antwoord wordt verwacht. Daartoe neemt de nationale veiligheidsinstantie de volgende stappen:

a) nauwkeurig verwijzen naar de relevante eisen van het veiligheidsbeheersysteem en de aangemelde nationale voorschriften, en de aanvrager helpen de geconstateerde knelpunten te begrijpen;

b) het relevante deel van de desbetreffende reglementen en voorschriften bepalen;

c) verklaren waarom niet voldaan is aan een welbepaalde eis van het veiligheidsbeheersysteem of het aangemelde nationale voorschrift, met inbegrip van alle gerelateerde regelgeving;

d) met de aanvrager overeenkomen welke verdere verbintenissen moeten worden aangegaan of welke nadere informatie en documenten moeten worden verstrekt, zoals vereist uit hoofde van het nauwkeurigheidsniveau van de eis van het veiligheidsbeheersysteem of de aangemelde nationale regel;

e) met de aanvrager overeenstemming bereiken over een nalevingstermijn die redelijk is en in verhouding staat tot de inspanningen die moeten worden geleverd om de gevraagde informatie te verstrekken.

4.8. Als de aanvrager aanzienlijke vertraging oploopt bij het verstrekken van de gevraagde informatie, kan de nationale veiligheidsinstantie op grond van artikel 12, lid 3, van Richtlijn (EU) 2016/798 de antwoordtermijn verlengen of, na kennisgeving, de aanvraag afwijzen.

4.9. Alleen in de volgende gevallen kan de termijn voor het nemen van de beslissing over de afgifte van de veiligheidsvergunning bij besluit van de nationale veiligheidsinstantie en met instemming van de aanvrager worden verlengd tot de gevraagde informatie is ingediend:

a) knelpunten van type 1 die, afzonderlijk of gezamenlijk, verhinderen dat de beoordeling geheel of gedeeltelijk wordt voortgezet;

b) knelpunten van type 4 of meervoudige problemen van type 3 die, gezamenlijk beschouwd, tot een verhoging naar type 4 kunnen leiden en die de afgifte van een veiligheidsvergunning verhinderen.

4.10. De schriftelijke antwoorden van de aanvrager moeten volstaan om de aangegeven knelpunten op te lossen en aan te tonen dat de voorgestelde regelingen voldoen aan de relevante criteria of aangemelde nationale voorschriften.

4.11. Wanneer een antwoord als ontoereikend wordt beschouwd, wordt nauwkeurig uitgelegd waarom, waarbij wordt aangegeven welke verdere informatie of bewijsstukken van de aanvrager worden verlangd.

4.12. Indien er bezorgdheid rijst over een mogelijke afwijzing van de aanvraag, of over het feit dat het langer zal duren om een beslissing te nemen dan is toegestaan volgens de termijn voor de beoordeling, kan de nationale veiligheidsinstantie overwegen om noodmaatregelen te treffen.

4.13. Wanneer wordt geconcludeerd dat de aanvraag aan alle eisen voldoet, dan wel dat het weinig waarschijnlijk is dat nog vooruitgang wordt geboekt om een bevredigende oplossing voor de openstaande knelpunten te waarborgen, neemt de nationale veiligheidsinstantie de volgende stappen om de boordeling af te ronden:

a) verklaren of aan alle criteria is voldaan en of er nog openstaande punten zijn;

b) inventariseren van alle resterende knelpunten;

c) nagaan welke beperkingen of gebruiksvoorwaarden in de veiligheidsvergunning moeten worden opgenomen;

d) verslag uitbrengen over de follow-up van belangrijke gevallen van niet-naleving die tijdens toezichtsactiviteiten zijn vastgesteld, zoals bedoeld in artikel 5 van Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/761, voor zover van toepassing;

e) erop toezien dat het veiligheidsbeoordelingsproces correct is uitgevoerd;

f) de resultaten van de beoordeling bundelen, met inbegrip van beknopte conclusies en, voor zover passend, advies geven over de afgifte van de veiligheidsvergunning.

4.14. De nationale veiligheidsinstantie documenteert en motiveert schriftelijk alle bevindingen en beoordelingen teneinde zowel het waarborgings- als het besluitvormingsproces te faciliteren en bijstand te verlenen in geval van beroepsprocedures tegen besluiten om een veiligheidsvergunning af te geven of de aanvraag af te wijzen.

5. BESLUITVORMING

5.1. Op basis van de conclusies van de voltooide beoordeling wordt besloten een veiligheidsvergunning af te geven of de aanvraag af te wijzen. Wanneer een veiligheidsvergunning wordt afgegeven, kunnen bepaalde resterende knelpunten worden vermeld. Er wordt geen veiligheidsvergunning afgegeven wanneer een knelpunt van type 4 is vastgesteld waarvoor tijdens de beoordeling geen oplossing is gevonden.

5.2. De nationale veiligheidsinstantie kan het toepassingsgebied van de veiligheidsvergunning beperken door beperkingen of gebruiksvoorwaarden vast te stellen, indien die beperkingen of voorwaarden een oplossing bieden voor een knelpunt van type 4 dat de afgifte van een veiligheidsvergunning in de weg staat. De veiligheidsvergunning wordt op verzoek van de aanvrager geactualiseerd nadat alle resterende knelpunten in zijn aanvraagdossier zijn weggewerkt.

5.3. De aanvrager wordt in kennis gesteld van de beslissing van de nationale veiligheidsinstantie, met inbegrip van het resultaat van de beoordeling, waarna desgevallend een veiligheidsvergunning wordt afgegeven.

5.4. Als de aanvraag wordt geweigerd of als de veiligheidsvergunning andere beperkingen of gebruiksvoorwaarden bevat dan die welke in de aanvraag zijn gedefinieerd, stelt de nationale veiligheidsinstantie de aanvrager daarvan in kennis, met opgave van de redenen die aan de basis liggen van dit besluit, alsook van de procedure om een herziening te vragen of beroep aan te tekenen tegen dat besluit.

6. SLOTBEOORDELING

6.1. De nationale veiligheidsinstantie sluit de aanvraag administratief af door ervoor te zorgen dat alle documenten en gegevens zijn getoetst, geordend en gearchiveerd. Om dit proces permanent te verbeteren, documenteert de nationale veiligheidsinstantie historische informatie en opgedane ervaring voor gebruik in toekomstige beoordelingen.

7. SPECIFIEKE BEPALINGEN BETREFFENDE DE VERLENGING VAN EEN VEILIGHEIDSVERGUNNING

7.1. Op verzoek van de aanvrager kan een veiligheidsvergunning worden verlengd vóór de geldigheid daarvan is verstreken, teneinde de continuïteit van de vergunning te garanderen.

7.2. In het geval van een aanvraag tot vernieuwing vergelijkt de nationale veiligheidsinstantie de wijzigingen met de bewijsstukken die in het kader van de vorige aanvraag zijn ingediend, en neemt zij de resultaten van de vorige toezichtsactiviteiten, als bedoeld in artikel 5 van Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/761 in overweging om de relevante eisen van het veiligheidsbeheersysteem en de aangemelde nationale voorschriften op basis waarvan de vernieuwing moet worden beoordeeld, te prioriteren of te richten.

7.3. De nationale veiligheidsinstantie hanteert bij de herbeoordeling een evenredige aanpak op basis van de draagwijdte van de voorgestelde wijzigingen.

8. SPECIFIEKE BEPALINGEN BETREFFENDE DE ACTUALISERING VAN EEN VEILIGHEIDSVERGUNNING

8.1. Een veiligheidsvergunning wordt geactualiseerd wanneer er sprake is van een ingrijpende verandering aan de infrastructuur, het seinsysteem, de energievoorziening die in verband met de infrastructuur wordt gebruikt of de beginselen van de exploitatie en het onderhoud van die infrastructuur, het seinsysteem of de energievoorziening in overeenstemming met artikel 12, lid 2, van Richtlijn (EU) 2016/798.

8.2. Als de infrastructuurbeheerder die houder is van een veiligheidsvergunning voornemens is een in punt 8.1 bedoelde wijziging door te voeren, stelt hij de nationale veiligheidsinstantie daar onverwijld van in kennis.

8.3. Na de kennisgeving door de infrastructuurbeheerder als bedoeld in punt 8.2, neemt de nationale veiligheidsinstantie de volgende stappen:

a) controleren of de wijziging met betrekking tot een potentiële toepassing duidelijk omschreven is en of de potentiële veiligheidsrisico's zijn beoordeeld;

b) met de infrastructuurbeheerder bespreken of de veiligheidsvergunning moet worden geactualiseerd.

8.4. De nationale veiligheidsinstantie kan nadere informatie vragen aan de aanvrager. Als de nationale veiligheidsinstantie het ermee eens is dat de voorgestelde wijziging niet substantieel is, stelt zij de aanvrager er schriftelijk van in kennis dat een actualisering niet nodig is; de beslissing wordt bijgehouden in het geregistreerde dossier.

8.5. In het geval van een aanvraag voor een actualisering neemt de nationale veiligheidsinstantie de volgende stappen:

a) de wijzigingen toetsen aan de bewijsstukken die werden ingediend in het kader van de vorige aanvraag op basis waarvan de huidige vergunning was afgegeven;

b) rekening houden met de resultaten van voorbije toezichtactiviteiten, zoals bedoeld in artikel 5 van Gedelegeerde Verordening (EU) 2018/761, en met name met problemen met betrekking tot het vermogen van de aanvrager om zijn proces voor het beheer van wijzigingen effectief toe te passen en te monitoren;

c) de relevante eisen van het veiligheidsbeheersysteem en de aangemelde nationale voorschriften prioriteren of richten om de actualiseringsaanvraag te beoordelen.

8.6. De nationale veiligheidsinstantie hanteert bij de herbeoordeling een evenredige aanpak op basis van de draagwijdte van de voorgestelde wijzigingen.

8.7. Een aanvraag bij de nationale veiligheidsinstantie om een veiligheidsvergunning te actualiseren, heeft geen verlenging van de geldigheidsduur van het certificaat tot gevolg.

8.8. De nationale veiligheidsinstantie beslist op verzoek van de aanvrager of de veiligheidsvergunning moet worden geactualiseerd indien de voorwaarden op grond waarvan de vergunning is afgegeven moeten worden gewijzigd zonder gevolgen voor de infrastructuur, het seinsysteem, de energievoorziening die in verband met de infrastructuur wordt gebruikt of de beginselen voor de exploitatie en het onderhoud van die infrastructuur, het seinsysteem of de energievoorziening.