JAARVERSLAG 1998

(1999/C 300/01)

Straatsburg, februari 1999

DE HEER J. M. GIL-ROBLES GIL-DELGADO

Voorzitter Europees Parlement

Wiertzstraat B - 1047 Brussel

Geachte heer Gil-Robles,

Overeenkomstig artikel 138 E, lid 1, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap en artikel 3, lid 8, van het besluit van het Europees Parlement inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt, dien ik hierbij mijn verslag over 1998 in.

Jacob SÖDERMAN

De Europese Ombudsman

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

1. VOORWOORD

De instelling van het bureau van de Europese Ombudsman was een van de belangrijkste resultaten van het Verdrag van Maastricht met betrekking tot het burgerschap van de Unie. De mogelijkheid zich tot de Ombudsman te wenden is een van de rechten van het Europese burgerschap en wordt gewaarborgd door het Gemeenschapsrecht. In mijn eerste jaarverslag (1995) heb ik aangekondigd dat ik, in het licht van de opgedane ervaring sinds het bureau in september 1995 zijn werkzaamheden begon, in het Jaarverslag 1998 mogelijke hervormingen en wijzigingen in het mandaat, de bevoegdheden of de procedures van het bureau van de Europese Ombudsman zou voorstellen. Een groot deel van dit voorwoord is dan ook gewijd aan het vervullen van die belofte. Ik wil stilstaan bij wat er nog zou moeten gebeuren om het bureau van de Ombudsman volledig gestalte te geven, zodat het de Europese burgers zo doeltreffend mogelijk kan dienen.

Ik zou de lezers op de eerste plaats willen laten weten dat de structuur van dit jaarverslag gelijk is aan die van de vorige twee volledige jaren van de werkzaamheden, 1996 en 1997. Er is echter een belangrijke wijziging doorgevoerd voor wat betreft de keuze van de zaken die in het verslag worden gepresenteerd. De voorgaande jaarverslagen bevatten alle zaken die na een onderzoek waren gesloten. In de beginjaren van het bureau was dit nuttig om een volledig beeld van het werk van de Ombudsman te geven. Het toenemende aantal zaken betekent echter dat het vanuit het oogpunt van de behoeften van de burgers niet langer verdedigbaar is ze allemaal op te nemen, aangezien veel zaken in feite herhalingen van eerdere zaken en niet echt van groot publiek belang zijn. In dit verslag hanteer ik daarom de gangbare werkwijze van de nationale ombudsmannen en neem ik slechts een selectie van zaken op, zodat de lengte van het verslag binnen redelijke grenzen blijft en het duidelijk en leesbaar blijft.

Alle zaken waarin belangrijke beginselkwesties spelen, zijn natuurlijk opgenomen, evenals zaken waarin nieuwe kwesties betreffende de bevoegdheden of procedures van de Ombudsman spelen en zaken die bevindingen van algemeen belang bevatten. Voor degenen die alle zaken die na een onderzoek zijn gesloten, willen bestuderen, is deze informatie sinds juli 1998 compleet en in een overzichtelijke vorm op de website te vinden, waar alle besluiten in het Engels en in de taal van de klager gepubliceerd worden. Van elk besluit is een gedrukte versie verkrijgbaar via het bureau van de Ombudsman.

RESULTATEN

Tijdens de behandeling van het Jaarverslag 1997 door het Europees Parlement werd de kritiek geuit dat de Ombudsman slechts in een klein percentage van de gevallen succes had. Men was tot dit standpunt gekomen op basis van alle ontvangen klachten, met inbegrip van de klachten die buiten de bevoegdheid vielen. Ik geloof niet dat deze manier om de resultaten van de werkzaamheden van een ombudsman te beoordelen eerlijk is. Met een klacht die buiten de bevoegdheid valt, kan niet veel anders worden gedaan dan proberen de klager advies te geven of de klacht over te dragen aan een bevoegd orgaan. We zijn erin geslaagd dit in bijna 80 % van dat soort gevallen te doen.

In de loop van 1998 heeft het secretariaat van de Ombudsman in totaal 1617 zaken behandeld. Hieronder waren 1372 nieuwe klachten die in 1998 zijn ontvangen. Er werden in de loop van het jaar één onderzoek op eigen initiatief ingesteld en 185 onderzoeken werden met een gemotiveerd besluit afgesloten. In 45 % van deze zaken werd de aangelegenheid door de instelling opgelost, werd er een schikking bereikt of werd de zaak met een kritische opmerking gesloten. In 1997 en 1996 was dat percentage respectievelijk 40 % en 35 %. In 1998 werd in 52 % van de zaken geen wanbeheer geconstateerd. De bevinding van geen wanbeheer is voor de burger niet altijd negatief. Het onderzoeksproces vereist dat de instelling aan de klager uitleg geeft over wat zij gedaan heeft en waarom. In sommige zaken weet zij de klager er zelfs van te overtuigen dat zij juist gehandeld heeft.

Een ombudsman moet zijn resultaten altijd nauwlettend volgen vanuit het gezichtspunt van de burger. Op dit gebied moet nog veel gebeuren, maar we mogen niet vergeten dat er een voortdurende verbetering is in de resultaten van de zaken en het aantal behandelde zaken. Het hoofddoel zou moeten zijn de tijd die nodig is om een zaak te behandelen, volgend jaar te verkorten. De doelstelling van één maand voor het bepalen van de ontvankelijkheid en één jaar voor het afsluiten van een zaak na een onderzoek is nog niet helemaal bereikt, maar moet in de komende jaren wel gehaald worden.

Vaak kunnen positieve resultaten worden bereikt door onderzoek op eigen initiatief door de Ombudsman. Door de dagelijkse behandeling van klachten van de burgers kunnen bepaalde problemen of terugkerende kwesties aan het licht komen. In zulke gevallen kan een duidelijk initiatief van de Ombudsman noodzakelijk zijn om iets aan de desbetreffende kwestie te doen. In november 1998 begon ik een onderzoek om na te gaan of de verschillende communautaire instellingen en organen beschikken over een code van goed administratief gedrag voor ambtenaren in hun contacten met het publiek, en of deze code toegankelijk is voor het publiek.

Het idee van een dergelijke code heeft constant de steun van het Europees Parlement gehad, waar de heer Roy Perry, lid van het Europees Parlement en rapporteur voor het verslag van de commissie Verzoekschriften over haar eigen activiteiten in 1996-1997, heeft gevraagd voor de communautaire instellingen en organen een code van goed administratief gedrag vast te stellen. Het Parlement heeft er met nadruk op gewezen "dat een dergelijke code, met het oog op de publieke toegankelijkheid en begrijpelijkheid, voor alle Europese instellingen en organen zo veel mogelijk hetzelfde is".

Meer details over het onderzoek op eigen initiatief zijn te vinden in hoofdstuk 2 (paragraaf 2.2.2). Ik hoop dat het mogelijk zal zijn in een toekomstig jaarverslag positieve resultaten over dit initiatief bekend te kunnen maken.

VRIJ VERKEER

In het oorspronkelijke Spaanse voorstel om een Europese Ombudsman in te stellen, was het de gedachte dat de Ombudsman zou moeten toezien op de rechten van de Europese burgers krachtens het Gemeenschapsrecht op alle niveaus van de Europese Unie, zelfs op nationaal, regionaal of plaatselijk niveau. Het grote aantal klachten dat buiten de bevoegdheid valt, nog steeds ongeveer 70 % van de ontvangen klachten, geeft aan dat de Europese burgers niet begrijpen dat de bevoegdheid van de Europese Ombudsman beperkt is tot uitsluitend het optreden van de communautaire instellingen en organen.

José Martínez Aragón, hoofdadviseur Juridische zaken, heeft de klachten die buiten de bevoegdheid vielen maar betrekking hadden op het Gemeenschapsrecht, geanalyseerd. Uit deze analyse, die te vinden is in hoofdstuk 2 van dit jaarverslag, blijkt dat veel van dit soort klachten betrekking hebben op het recht op vrij verkeer binnen de Unie. Vrij verkeer is een van de rechten van het burgerschap van de Unie die door artikel 8 A van het Verdrag gewaarborgd worden. Zou het niet passend zijn als de Europese Ombudsman de Europese burgers kon helpen, zodat zij kunnen profiteren van dit fundamentele recht dat hun verleend is?

Ik sta volledig achter het subsidiariteitsbeginsel en vind dat we consequent moeten proberen nationale ombudsmannen en soortgelijke instellingen aan te moedigen en te steunen om klachten van Europese burgers betreffende het Gemeenschapsrecht te behandelen. Dit wordt nog belangrijker wanneer het Verdrag van Amsterdam in werking treedt, dat vraagstukken rond visa, asiel en de rechten van buitenlanders - klassieke onderwerpen voor klachten bij de ombudsmannen en soortgelijke instellingen op nationaal niveau - binnen het terrein van het Gemeenschaprecht brengt. Ook moet meer bekendheid worden gegeven aan het recht een verzoekschrift in te dienen bij het Europees Parlement, vooral voor beginselzaken of zaken met een meer politiek belang.

Aangezien onze samenwerking met de nationale en regionale organen zich zo positief ontwikkelt, wil ik op dit punt geen veranderingen voorstellen in de bevoegdheden van de Europese Ombudsman zoals vastgelegd in het Verdrag, maar ben ik vastbesloten mijn inspanningen op dit gebied te vergroten.

Het zou de burger werkelijk kunnen helpen als alle rechtsmiddelen van het Gemeenschapsrecht duidelijk in het Verdrag worden genoemd, zodat de Europese burgers goed worden geïnformeerd over hun rechten op dit gebied. In een rechtstaat vormen de rechtbanken het belangrijkste systeem voor de handhaving van het recht. Op dit moment is er echter geen bepaling in het Verdrag die de burgers informeert over de zeer belangrijke rol die de nationale rechtbanken spelen bij het waarborgen van de naleving van het Gemeenschapsrecht. Voorts zou het Verdrag melding moeten maken van het recht om bij de nationale ombudsmannen klachten en bij de parlementen verzoekschriften in te dienen in het geval van conflicten met de overheid over het Gemeenschapsrecht. Elke lidstaat dient verplicht te zijn te garanderen dat zijn juridische structuur een doeltreffend en passend niet-gerechtelijk orgaan bevat waartoe de burgers zich voor dit doel kunnen wenden.

Ik wil tevens onderstrepen dat het recht van een Europees burger om bij de Europese Commissie een klacht in te dienen over een mogelijke inbreuk door een lidstaat op het Gemeenschapsrecht in het Verdrag zou moeten worden opgenomen. Dit lijkt de enige manier te zijn om de status van de burgers als partij in dit proces zeker te stellen en om in de toekomst een juiste en doorzichtige afhandeling van hun klachten te waarborgen.

NOODZAAK HET STATUUT VAN DE OMBUDSMAN TE WIJZIGEN

Het Europees Parlement heeft het initiatief genomen het Financieel Reglement te wijzigen en een onafhankelijke begroting voor de Europese Ombudsman in te stellen. Dit initiatief is toe te juichen, mits ons bureau voldoende tijd krijgt om zich aan te passen, zodat de behandeling van de klachten niet wordt gehinderd. Een onafhankelijke begroting vanaf het jaar 2001 zou wat dat betreft realistisch zijn. Die termijn zou bovendien voldoende tijd geven om de benodigde wijzigingen in het statuut van de Ombudsman aan te brengen.

Een ander punt met betrekking tot het statuut is van meer wezenlijk belang. Het betreft de beperkingen die gelden voor onderzoeken, zoals vastgelegd in artikel 3, lid 2, volgens welk de toegang tot een dossier kan worden geweigerd "om met redenen omklede motieven van geheimhouding" en ambtenaren en andere personeelsleden van de communautaire instellingen en organen, wanneer zij op verzoek van de Ombudsman getuigen, "spreken in naam van en in opdracht van hun diensten en gehouden blijven door hun verplichting inzake beroepsgeheim".

Ik ben van mening dat deze beperkingen onnodig en niet passend zijn. Het hele idee van een onderzoek door de Ombudsman is dat de burgers mogen verwachten dat de Ombudsman over alle belangrijke feiten en documenten kan beschikken, zelfs wanneer de informatie niet volledig aan het publiek vrijgegeven kan worden omdat deze geheim is. De burger zou in elk geval moeten weten dat de onderzoeken door de Ombudsman niet beperkt worden, en dat hij alle benodigde dossiers kan inzien en alle benodigde getuigenverklaringen kan afnemen.

De beperkingen die zijn vastgelegd voor het horen van getuigen, zijn onaanvaardbaar omdat deze, wanneer ze letterlijk worden genomen, een getuige zelfs zouden kunnen dwingen te liegen (bijvoorbeeld om een geval van fraude te verbergen) indien hij/zij door zijn/haar superieuren in de dienst daartoe opdracht heeft gekregen. Om een betrouwbaar onderzoek mogelijk te maken zouden getuigen alleen maar de waarheid hoeven te spreken en alle belangrijke feiten hoeven vrij te geven tijdens een onderzoek. De redenering achter de huidige bepaling in het statuut is in feite een belemmering om gevallen van corruptie en fraude binnen het Europees bestuur goed aan te pakken. Als het doel is dat de onderzoeken van de Ombudsman bijdragen aan het bestrijden van mogelijke corruptie en fraude bij de instellingen op basis van klachten of initiatieven, zouden deze misplaatste beperkingen moeten worden verwijderd.

In de praktijk is de Ombudsman de toegang tot een dossier nog niet geweigerd, maar er hebben naar aanleiding van de hierboven genoemde beperking wel gesprekken en discussies plaatsgevonden. Tot nu toe zijn er nog geen getuigenverklaringen afgenomen. Om twijfel te voorkomen, zou het beter zijn als uit het Verdrag duidelijk naar voren zou komen dat de Ombudsman, ten behoeve van zijn onderzoek, volledige toegang heeft tot de dossiers en documenten die de communautaire instellingen en organen in hun bezit hebben, en dat ambtenaren een volledige en waarheidsgetrouwe getuigenverklaring aan de Ombudsman dienen te geven. De eis in artikel 4, lid 1, van het statuut dat de Ombudsman en zijn personeel geen documenten openbaar mogen maken of informatie mogen vrijgeven die zij in de loop van het onderzoek hebben verkregen, dient natuurlijk van kracht te blijven.

VRUCHTBARE SAMENWERKING

Het reglement van het Europees Parlement betreffende de Europese Ombudsman is onlangs vernieuwd en is bijna actueel. Het lijkt echter nodig een bepaling op te nemen over de manier waarop het Parlement omgaat met het jaarverslag en met eventuele speciale verslagen van de Ombudsman, om te verzekeren dat de belangrijkste verantwoordelijkheden in dit opzicht bij één verantwoordelijke commissie binnen het Parlement worden gelegd, die afhankelijk van het onderwerp van het verslag zo nodig om de mening van deskundigen uit andere commissies zou kunnen vragen. Er is over dit onderwerp reeds een ontwerpverslag gereed en de zaak zal naar alle waarschijnlijkheid vóór het einde van deze zittingsperiode worden geregeld, wat zou betekenen dat alle benodigde procedures zullen zijn vastgesteld voordat het nieuwe Parlement in de tweede helft van 1999 wordt geïnstalleerd.

Ook andere regels met betrekking tot de samenwerking tussen het Europees Parlement, zijn verantwoordelijke commissie en de Ombudsman zouden wellicht ter discussie gesteld kunnen worden, maar naar mijn mening is dit onnodig. De tot nu toe getoonde bereidwilligheid bij de samenwerking heeft tot positieve resultaten geleid en er is alle reden om te verwachten dat de opbouwende, flexibele samenwerking zal worden voortgezet en tot nog betere resultaten leiden. Zelfs de meest gedetailleerde en ingewikkelde regels kunnen een dergelijke positieve houding en sfeer nooit met succes vervangen.

Tot slot zou ik alle communautaire instellingen en organen willen bedanken voor hun medewerking met en constructieve opstelling tegenover het bureau van de Ombudsman. In het bijzonder wil ik in dit opzicht graag noemen het Europees Parlement en zijn verantwoordelijke commissie, de commissie Verzoekschriften, voor hun grote inspanningen en niet-aflatende steun bij de totstandbrenging van het bureau van de Europese Ombudsman, zodat deze de burgers van Europa kan dienen en steunen en zo de verhoudingen tussen deze burgers, de Europese Unie en haar bestuur kan verbeteren.

Jacob SÖDERMAN

31 december 1998

2. KLACHTEN AAN DE OMBUDSMAN

De belangrijkste taak van de Europese Ombudsman is het aanpakken van gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen en organen, met uitzondering van het Hof van Justitie en het Gerecht van eerste aanleg bij de uitoefening van hun gerechtelijke taak. Mogelijke gevallen van wanbeheer komen vooral onder de aandacht van de Ombudsman door klachten van Europese burgers. De Ombudsman heeft tevens de mogelijkheid om op eigen initiatief onderzoek te verrichten.

Iedere Europese burger, of iedere niet-burger die in een lidstaat woont, kan een klacht bij de Ombudsman indienen. Bedrijven, verenigingen of andere organen met statutaire zetel in de Unie kunnen eveneens een klacht indienen. Klachten kunnen ofwel rechtstreeks aan het adres van de Ombudsman worden gericht, ofwel via een lid van het Europees Parlement worden ingediend.

Klachten aan de Ombudsman worden openbaar behandeld, tenzij de klager om vertrouwelijkheid verzoekt. Het is van belang dat de Ombudsman zo open en doorzichtig mogelijk optreedt, zodat de Europese burgers zijn werk kunnen volgen en begrijpen en tevens om een goed voorbeeld voor anderen te stellen.

In 1998 behandelde de Ombudsman 1617 zaken. 1372 hiervan waren nieuwe klachten die in 1998 zijn ontvangen. 1237 hiervan werden rechtstreeks door individuele burgers toegezonden, 63 kwamen van verenigingen en 60 van bedrijven. Negen klachten werden via leden van het Europees Parlement ontvangen. 244 zaken werden meegenomen vanuit 1997. De Ombudsman stelde bovendien één onderzoek op eigen initiatief in.

Zoals voor het eerst is opgemerkt in het Jaarverslag 1995 van de Ombudsman, bestaat er tussen de commissie Verzoekschriften en de Ombudsman een afspraak om klachten en verzoekschriften in bepaalde gevallen naar elkaar door te verwijzen. In 1998 zijn, met toestemming van de indiener, drie verzoekschriften doorverwezen naar de Ombudsman om als klachten behandeld te worden.

Tien klachten zijn met toestemming van de klager naar het Europees Parlement doorverwezen om als verzoekschriften behandeld te worden. Daarnaast waren er 80 zaken waarin de Ombudsman een klager geadviseerd heeft een verzoekschrift bij het Europees Parlement in te dienen. (Zie bijlage A, Statistieken)

2.1. RECHTSGRONDSLAG VAN DE WERKZAAMHEDEN VAN DE OMBUDSMAN

De Ombudsman oefent zijn ambt uit overeenkomstig artikel 138 E van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, het statuut van de Ombudsman(1) en de uitvoeringsbepalingen die door de Ombudsman onder artikel 14 van het statuut zijn aangenomen. De tekst van de uitvoeringsbepalingen is in alle officiële talen gepubliceerd op de website van de Ombudsman ( http://www.euro-ombudsman.eu.int ). De tekst is tevens verkrijgbaar bij het bureau van de Ombudsman.

De uitvoeringsbepalingen hebben betrekking op het interne functioneren van het bureau van de Ombudsman. Ze bevatten echter ook bepaald materiaal over andere instellingen en organen dat ook al in het statuut van de Ombudsman is opgenomen, zodat ze een document vormen dat voor de burgers begrijpelijk en nuttig is.

Artikel 13 van de uitvoeringsbepalingen bevat de regels voor de toegang van het publiek tot documenten in het bezit van de Europese Ombudsman.

Het reglement van het Europees Parlement bevat een aantal bepalingen (artikelen 159-161) over de verhouding tussen het Parlement en de Europese Ombudsman. In juli 1998 heeft het Parlement wijzigingen op artikel 161 aangenomen die door zijn commissie Reglement (rapporteur de heer Brian Crowley) waren voorgesteld(2). Een ontwerpverslag waarin een verdere wijziging van artikel 161 wordt voorgesteld, wordt door de commissie Reglement bestudeerd (rapporteur de heer Johannes Voggenhuber). De voorgestelde wijziging zou inhouden dat de jaarverslagen en speciale verslagen van de Ombudsman door dezelfde verantwoordelijke commissie (in de praktijk de commissie Verzoekschriften) worden behandeld.

2.2. BEVOEGDHEID VAN DE EUROPESE OMBUDSMAN

Alle klachten die aan de Ombudsman worden gestuurd, worden geregistreerd en de ontvangst ervan wordt bevestigd. In de ontvangstbevestiging wordt de indiener geïnformeerd over de procedure voor de behandeling van zijn of haar klacht en worden de naam en het telefoonnummer vermeld van de juridisch adviseur die de klacht behandelt. Als volgende stap wordt onderzocht of de klacht binnen de bevoegdheid van de Ombudsman valt.

Krachtens zijn in artikel 138 E van het EG-Verdrag vastgestelde mandaat heeft de Ombudsman het recht kennis te nemen van klachten van burgers van de Unie of van natuurlijke of rechtspersonen met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat over gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen of organen, met uitzondering van het Hof van Justitie en het Gerecht van eerste aanleg bij de uitoefening van hun gerechtelijke taak. Een klacht valt daarom buiten de bevoegdheid indien:

1. de klager geen persoon is die een klacht mag indienen;

2. de klacht niet tegen een instelling of orgaan van de Gemeenschappen gericht is;

3. de klacht tegen het Hof van Justitie of het Gerecht van eerste aanleg bij de uitoefening van hun gerechtelijke taak gericht is, of

4. de klacht niet over een mogelijk geval van wanbeheer gaat.

Wie mag een klacht indienen?

In april 1998 diende de "Vereniging van personen met genationaliseerd onroerend goed", gevestigd in Roemenië, een klacht in bij de Ombudsman.

De klacht betrof een Roemeense wet over de teruggaaf van onroerend goed dat onder het communistische regime genationaliseerd was. Naar de mening van de klager legaliseerde de wet de nationalisatie grotendeels en was deze daarom zowel in strijd met de Roemeense grondwet als met het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens, dat in 1994 door Roemenië is geratificeerd. De klager vroeg de Ombudsman daarom de Roemeense overheid te overreden de omstreden legalisatie aan te passen zodat op grotere schaal eigendommen zouden kunnen worden teruggegeven.

De Ombudsman berichtte de klagende vereniging dat de klacht buiten zijn bevoegdheid lag omdat de zetel van de vereniging niet in een lidstaat van de Europese Unie lag.

Aangezien de Raad van Europa al een resolutie over de betreffende zaak van de klager had aangenomen en de klager dit wist, leek het niet nodig de klager in kennis te stellen van de mogelijkheid contact op te nemen met de Europese Commissie Mensenrechten.

Opmerking:

In gevallen waarin een klacht wordt ingediend door een niet-gerechtigde klager, heeft de Ombudsman de mogelijkheid de zaak te behandelen als een onderzoek op eigen initiatief. In dit geval kon er echter geen sprake zijn van een onderzoek op eigen initiatief omdat het onderwerp van de klacht geen betrekking had op een mogelijk geval van wanbeheer bij het optreden van een communautaire instelling of communautair orgaan.

(Zaak 398/98/HL)

Voorbeeld van een klacht die niet tegen een communautaire instelling of een communautair orgaan gericht was

In februari 1998 diende de heer D., werknemer van het Technisch Centrum voor Landbouwsamenwerking en Plattelandsontwikkeling (TCL), een klacht bij de Ombudsman in omdat zijn arbeidscontract bij het Centrum beëindigd was. Aangezien de klager opmerkte dat hij niet langer kon rekenen op het personeelscomité van het TCL, wilde hij met name van de Ombudsman weten welke vormen van gerechtelijk beroep er voor hem openstonden.

De Ombudsman was van mening dat de klacht buiten zijn bevoegdheid viel, omdat deze geen betrekking had op een instelling of orgaan van de Gemeenschap (artikel 2, lid 1, van het statuut). Het TCL is namelijk opgezet in het kader van de ACS-EG-overeenkomst van Lomé (ACS: staten in Afrika, het Caribisch Gebied en de Stille Oceaan), een internationale overeenkomst; TCL staat onder toezicht van het ACS-EG-comité van ambassadeurs (zie artikel 53 van de Vierde Overeenkomst van Lomé). De Ombudsman informeerde de heer D. dienovereenkomstig.

(Zaak 218/98/OV)

Wanneer oefenen het Hof van Justitie en het Gerecht van eerste aanleg "hun gerechtelijke taak" uit?

Volgens artikel 138 E, lid 1, van het EG-Verdrag is de Europese Ombudsman bevoegd kennis te nemen van klachten over gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen en organen, "met uitzondering van het Hof van Justitie en het Gerecht van eerste aanleg bij de uitoefening van hun gerechtelijke taak".

In februari 1997 zond Hartmut Nassauer, lid van het Europees Parlement, een klacht van de heer L. door aan de Ombudsman waarin een beschuldiging werd geuit van wanbeheer door de griffiers van het Hof van Justitie en het Gerecht van eerste aanleg bij de behandeling van zijn verzoeken om toegang tot de dossiers van de procedures die hij voor het Hof en het Gerecht aanhangig had gemaakt. De heer L. beweerde dat de griffiers in een administratieve hoedanigheid handelden en dat zulke besluiten daarom geen besluiten van het Hof en het Gerecht bij de uitoefening van hun gerechtelijke taak zijn. Hij beweerde tevens dat de toegang van de burgers tot hun dossiers bij rechtbanken een fundamenteel recht is, dat vastgelegd is in de nationale grondwetten en het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens, en dat het niet-respecteren van dit recht een inbreuk is op de grondwetten van de lidstaten en van artikel 103 van de Duitse grondwet in het bijzonder.

De vraag of een dergelijke klacht betrekking heeft op het Hof van Justitie en het Gerecht van eerste aanleg bij de uitoefening van hun gerechtelijke taak is een zaak van het Gemeenschapsrecht, op welk terrein het Hof van Justitie de hoogste autoriteit is.

In antwoord op het onderzoek van de Ombudsman naar deze zaak stelden de presidenten van het Hof van Justitie en het Gerecht van eerste aanleg dat de rechtbanken hun gerechtelijke taak uitoefenen wanneer ze verzoeken om toegang tot de dossiers over een zaak behandelen. De Ombudsman kon zijn onderzoek naar de mogelijke gevallen van wanbeheer in deze zaak dus niet voortzetten. De Ombudsman heeft derhalve de zaak gesloten.

(Zaak 126/97/VK)

2.2.1. "WANBEHEER"

Het Jaarverslag 1995 van de Ombudsman bevatte een niet-uitputtende lijst van voorbeelden van wanbeheer. In antwoord op een verzoek van het Europees Parlement om een heldere definitie van het begrip heeft de Ombudsman in het Jaarverslag 1997 de volgende definitie geformuleerd:

Wanbeheer doet zich voor wanneer een overheidsinstantie niet handelt in overeenstemming met een regel of een beginsel waaraan zij gehouden is.

Bij de behandeling van het Jaarverslag 1997 was het Europees Parlement van mening dat deze definitie, tezamen met de verdere uitleg die in het jaarverslag gegeven werd, een duidelijk beeld geeft van hetgeen binnen de opdracht van de Ombudsman ligt. Na het voorstel van de heer Newman namens de commissie Verzoekschriften(3) heeft het Parlement een resolutie aangenomen waarin de definitie werd verwelkomd.

Voor de toepassing van bovenstaande definitie is het nodig vast te stellen welke de bindende regels en beginselen zijn waaraan een instantie gehouden is. Een code van goed administratief gedrag zou een zeer nuttige bijdrage aan het concretiseren van de regels en beginselen kunnen leveren.

2.2.2. EEN CODE VAN GOED ADMINISTRATIEF GEDRAG

Een code van goed administratief gedrag zou zeer goed van pas komen voor het personeel van de communautaire instellingen en organen bij het behandelen van verzoeken of klachten van burgers. Als de code makkelijk toegankelijk is voor het publiek (bijvoorbeeld in de vorm van een besluit dat in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen gepubliceerd wordt), zou dit de burgers voorts informatie verschaffen over hun rechten en het administratieve niveau dat zij mogen verwachten.

In de laatste paar jaar is er een algemene tendens om codes en checklists van goed administratief gedrag op te stellen, zowel in de lidstaten als via internationale organisaties. De Ombudsman verwees bijvoorbeeld naar de aanbeveling van 23 april 1998 van de Raad van de OESO inzake de verbetering van de ethiek bij de overheid. Het International Ombudsman Institute publiceerde in 1993 een nuttige checklist Administratieve Rechtvaardigheid. Op het gebied van de wetgeving van de lidstaten vestigde de Ombudsman de aandacht op een recent Frans wetsvoorstel inzake de verbetering van de betrekkingen tussen de administraties en het publiek(4), een checklist voor administratieve gedragsnormen die in 1996 door de ombudsman van Ierland is opgesteld en enkele wetten over administratieve procedures (België, Denemarken, Finland, Portugal).

Voor wat betreft de communautaire instellingen en organen is het enige initiatief waarvan de Ombudsman op de hoogte is, dat van de Europese Commissie. In december 1997 stuurde de secretaris-generaal van de Commissie de Ombudsman een eerste ontwerp van een Gedragscode voor Ambtenaren van de Europese Commissie in hun contacten met het publiek. In januari 1998 zond de Ombudsman zijn opmerkingen over de inhoud en de vorm van deze ontwerpgedragscode en gaf hij de Commissie nationale voorbeelden van codes van goed administratief gedrag.

Op basis van artikel C van het Verdrag betreffende de Europese Unie mogen Europese burgers een samenhangende aanpak van de zaak verwachten. Dit impliceert dat willekeurige verschillen tussen de instellingen en organen voor wat betreft het bestaan van zulke codes en de toegankelijkheid ervan voor het publiek moeten worden vermeden.

In november 1998 heeft de Ombudsman daarom een onderzoek op eigen initiatief ingesteld naar het bestaan bij de verschillende communautaire instellingen en organen van een code van goed administratief gedrag voor ambtenaren in hun contacten met het publiek, en naar de toegankelijkheid van die code voor het publiek. Hij vroeg de verschillende communautaire instellingen, organen en gedecentraliseerde bureaus hem te laten weten of zij al een code van goed administratief gedrag voor hun ambtenaren in hun contacten met het publiek hadden aangenomen, of van plan waren een dergelijke code aan te nemen, die makkelijk toegankelijk is voor de burgers.

Voor wat betreft de inhoud van een code van goed administratief gedrag merkte de Ombudsman op dat deze code algemene regels voor zowel de materiële als procedurele beginselen zou kunnen bevatten. Voor wat betreft de materiële beginselen zou een code bijvoorbeeld de verplichting kunnen bevatten om:

- het recht en de vastgestelde regels en procedures (wettigheidsbeginsel) toe te passen;

- discriminatie te vermijden (beginsel van gelijke behandeling);

- maatregelen te treffen die in verhouding staan tot het nagestreefde doel (evenredigheidsbeginsel);

- misbruik van macht te vermijden;

- objectiviteit en onpartijdigheid te waarborgen (onder andere door onthouding in gevallen van persoonlijk belang);

- gerechtvaardigde verwachtingen te respecteren (rechtszekerheidsbeginsel);

- eerlijk te handelen;

- consequent te handelen.

Voor wat betreft de procedurele beginselen zou een code de verplichting kunnen bevatten om:

- brieven te beantwoorden in de taal van de burger (vgl. artikel 8 D van het EG-Verdrag, zoals gewijzigd door het Verdrag van Amsterdam);

- een ontvangstbevestiging te sturen indien een direct antwoord niet mogelijk is, en aan te geven welke ambtenaar verantwoordelijk is voor het dossier (naam en telefoonnummer);

- een brief/dossier naar de bevoegde dienst door te sturen;

- het recht te respecteren om gehoord te worden en verklaringen af te leggen voordat een besluit wordt genomen (de rechten op verdediging);

- te reageren/een besluit te nemen binnen een redelijke termijn (inclusief een eventuele afwijzende beslissing);

- met alle relevante punten van overweging rekening te houden en irrelevante uit te sluiten;

- de motivatie voor (individuele) besluiten te vermelden, met name bij negatieve besluiten;

- de betrokken personen in kennis te stellen van het besluit;

- voor negatieve individuele besluiten de mogelijkheden tot redres/beroep aan te geven;

- adequate dossiers bij te houden.

Een code zou tevens een aantal verplichtingen bij rechtstreekse contacten met de burgers kunnen bevatten, zoals de plicht om:

- heldere en begrijpelijke informatie te verschaffen/juist advies te geven;

- telefoongesprekken correct af te handelen;

- beleefd op te treden;

- zich te verontschuldigen voor fouten;

- de toegang van het publiek tot de code te bevorderen (door een brochure voor de burgers te verspreiden).

Het onderzoek op eigen initiatief is gericht aan 19 communautaire instellingen en organen, die de Ombudsman vóór 28 februari 1999 antwoord moeten geven.

2.3. VRIJ VERKEER EN DE BEVOEGDHEID VAN DE OMBUDSMAN

De Ombudsman ontvangt een toenemend aantal klachten over de belemmeringen die veel burgers tegenkomen bij het uitoefenen van hun recht zich vrij over de binnengrenzen van de Unie te begeven. De problemen die het vaakst naar voren worden gebracht, variëren van het bestaan van grenscontroles en moeilijkheden die men tegenkomt bij vestiging in een andere lidstaat en het daar uitoefenen van economische activiteiten tot problemen bij het verkrijgen van verblijfsvergunningen voor studenten, gepensioneerden en niet-werkenden en het toepassen van discriminerende praktijken op grond van nationaliteit. Deze problemen blijken verwarring en teleurstelling bij de burgers te scheppen.

Enkele voorbeelden van in 1998 ingediende klachten betreffende vrij verkeer

Toegang en verblijf

De heer K. is een Duits burger die klaagde dat hij onvoldoende steun van de Duitse overheid kreeg toen hij van Duitsland naar Ierland wilde verhuizen.

(Zaak 295/98/VK)

De klager stelt dat hij een Duits burger is die in Frankrijk woont en niet in staat is een verblijfsvergunning te krijgen omdat de Franse overheid beweert dat niet is bewezen dat hij daadwerkelijk in het land woont.

(Zaak 420/98/ADB)

Mevrouw V.R. woont in Duitsland, haar man in Italië. Zij klaagt dat elke keer wanneer zij, haar vrienden of familie haar man willen bezoeken, het bezoek aan de politie moet worden gemeld.

(Zaak 512/98/ADB)

Studie en werk

Mevrouw F.C., een Frans staatsburger, klaagde over discriminatie van haar dochter, die in Nederland studeerde. Als buitenlandse kreeg zij niet dezelfde faciliteiten als de Nederlandse studenten aangeboden, zoals gratis openbaar vervoer, en viel zij onder een aparte socialezekerheidsregeling.

(Zaak 869/98/ADB)

De klager is een Frans staatsburger, die in België is gekwalificeerd als onderwijzer voor de basisschool. Nadat klager terug naar Frankrijk was verhuisd, mocht de klager slechts drie jaar aan privé-scholen werken, met een tijdelijk contract dat elk jaar vernieuwd moest worden. Om net als elke Franse leerkracht te mogen werken moest de klager een examen afleggen en ambtenaar worden en daarnaast een cursus van één jaar volgen.

(Zaak 5/98/XD)

De klager is een Nederlandse diëtiste die haar beroep in Frankrijk wilde uitoefenen, maar geen erkenning van het desbetreffende diploma kon krijgen. Zowel het Franse Ministerie van Werkgelegenheid als het Ministerie van Onderwijs beweerden niet bevoegd te zijn de zaak af te handelen.

(Zaak 121/98/OV)

Mevrouw S. is een gediplomeerd en ervaren fysiotherapeute. Zij kreeg een baan in het Verenigd Koninkrijk aangeboden op voorwaarde dat haar Spaanse diploma werd erkend. De Council for Professions Supplementary to Medicine in het Verenigd Koninkrijk weigerde haar diploma te erkennen omdat er belangrijke verschillen tussen Spanje en het Verenigd Koninkrijk zijn voor wat betreft dit beroep.

(Zaak 298/98/XD)

Belastingen en administratieve formaliteiten

De heer P. is een Fins burger die in Zweden werkte. Hij klaagde dat zijn Zweedse pensioen zowel in Zweden als in Finland wordt belast.

(Zaak 97/98/BB)

De klager verhuisde van Duitsland naar Nederland. Hij beweert dat hij, om een auto in Nederland te kunnen registreren, alle relevante papieren alsmede de kentekenplaten van de auto aan de Nederlandse autoriteiten moest verstrekken. Hij klaagde dat deze procedure een aantal weken had geduurd, gedurende welke periode hij de auto niet kon gebruiken.

(Zaak 291/98/VK)

De heer C.A. is een Portugees staatsburger die in Frankrijk werkte. Nadat hij ontslagen was, besloot hij terug te gaan naar Portugal en daar zijn werkloosheidsuitkering te ontvangen. Hij klaagde over de grote problemen die hij had om in Frankrijk de relevante papieren te krijgen.

(Zaak 393/98/ADB)

De heer A., een Spaans burger, werkte in Frankrijk en in Zwitserland. Nadat hij in 1996 ontslagen was, besloot hij met zijn ouders terug te keren naar Spanje. Om in Spanje een sociale zekerheidsuitkering te krijgen werd hem gevraagd een document te overleggen (E 301) dat alleen kan worden gegeven aan werknemers die hun laatste baan in een lidstaat van de Unie hebben gehad.

(Zaak 436/98/ADB)

Belemmeringen bij het uitoefenen van het recht op vrij verkeer van personen komen vaak voort uit een foutieve tenuitvoerlegging en toepassing van het Gemeenschapsrecht door de nationale, regionale en lokale overheden.

Bij de beoordeling van de problemen die door deze klachten aan het licht zijn gebracht en bij het zoeken naar mogelijke oplossingen heeft de Ombudsman rekening gehouden met het werk dat in de afgelopen jaren is verricht door andere communautaire instellingen, met name de voorstellen die door de "Groep op hoog niveau over het vrije verkeer van personen"(5) - een groep deskundigen die in januari 1996 door de Commissie is bijeengebracht - zijn gedaan, en het verslag van het Europees Parlement over deze voorstellen(6). De ervaring van de Ombudsman ondersteunt de conclusies van de Groep op hoog niveau en het verslag van het Parlement.

De Europese Ombudsman kan geen onderzoek op eigen initiatief instellen naar klachten tegen nationale, regionale of lokale overheden van de lidstaten, aangezien artikel 2, lid 1, van het statuut bepaalt: "De Ombudsman draagt er conform de (...) Verdragen (...) toe bij gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen en organen aan het licht te brengen (...). Over het optreden van enige andere autoriteit of persoon kan bij de Ombudsman geen klacht worden ingediend."

Volgens deze bepaling moest de Ombudsman de meeste klachten met betrekking tot het vrij verkeer van personen binnen de Unie die hij ontvangen heeft, buiten zijn bevoegdheid verklaren.

De praktijk is echter dat voorgesteld wordt dat de klachten worden doorgezonden aan andere instellingen die wel bevoegd zijn om het verzuim van lidstaten om zich aan het Gemeenschapsrecht te houden te behandelen. Ook wordt de klacht wel rechtstreeks aan deze instellingen overgedragen, op voorwaarde dat er vooraf toestemming van de klager verkregen is voor een dergelijke handelswijze. Afhankelijk van de situatie waar het om gaat, en van de meest efficiënte oplossing, droeg de Ombudsman de zaak over aan een andere communautaire instelling zoals de Commissie, als hoedster van het Verdrag, of de commissie Verzoekschriften van het Europees Parlement, of anders aan soortgelijke instellingen in de lidstaten, zoals nationale en regionale ombudsmannen.

Een dergelijke reactie is niet altijd helemaal bevredigend, aangezien de meeste problemen vragen om een snel en gezamenlijk optreden op zowel communautair als nationaal niveau. Terwijl de communautaire instellingen doorgaans niet de middelen en mogelijkheden hebben om problemen die voortkomen uit afzonderlijke administratieve besluiten geval voor geval op te lossen, is de mogelijkheid tot verhaal bij nationale organen doorgaans beperkt wanneer er moeilijke communautaire overwegingen meespelen.

Het zou wenselijk zijn nieuwe mechanismen te ontwikkelen om deze problemen beter aan te kunnen, zodat zowel de communautaire als de nationale organen hun inspanningen om tot een snelle oplossing van individuele problemen te komen, kunnen bundelen. In dit opzicht deelt de Ombudsman het standpunt van de Groep op hoog niveau dat een bevredigende toepassing van het recht op vrij verkeer de medewerking van alle betrokkenen vereist(7), inclusief, zoals het verslag zelf erkent, zowel de Europese Ombudsman als de nationale ombudsmannen.

Een nauwere samenwerking tussen de Europese Ombudsman en soortgelijke instellingen in de lidstaten, zowel op nationaal, regionaal als lokaal niveau, zou een betere uitwisseling van gegevens over specifieke problemen met het vrij verkeer van personen in Europa en uiteindelijk een effectievere druk op de verantwoordelijke bestuurlijke autoriteiten vergemakkelijken. Bij een dergelijke samenwerking zouden ook de Europese Commissie en de commissie Verzoekschriften van het Europees Parlement kunnen worden betrokken.

Een definitie van de bestaande rechten uit hoofde van het Gemeenschapsrecht - vooral de reikwijdte van het recht op vrij verkeer van personen - alsmede de beschikbare middelen voor de bescherming en verdediging hiervan blijkt eveneens noodzakelijk. Het zou wenselijk zijn dat individuen makkelijk te weten kunnen komen over welke middelen zij kunnen beschikken om de rechten die aan hen als Europese burgers zijn verleend, te verdedigen, wellicht zelfs door middel van een nieuwe bepaling in het Verdrag.

De Ombudsman is vastbesloten deze klachten die betrekking hebben op het vrij verkeer van personen in de Unie en de ontwikkelingen op dit gebied te blijven volgen met de bedoeling in de toekomst specifiekere voorstellen te doen.

2.4. ONTVANKELIJKHEID VAN DE KLACHTEN

Een klacht die binnen de bevoegdheid van de Ombudsman valt, moet aan verdere ontvankelijkheidscriteria voldoen voordat de Ombudsman een onderzoek kan instellen. De criteria zoals deze zijn vastgelegd in het statuut van de Ombudsman, zijn dat:

1. uit de klacht het onderwerp alsmede de identiteit van de persoon van wie zij uitgaat, moeten blijken (artikel 2, lid 3, van het statuut);

2. de Ombudsman niet mag interveniëren in een procedure voor de rechter en evenmin de gegrondheid van een rechterlijke beslissing in twijfel mag trekken (artikel 1, lid 3);

3. de klacht moet zijn ingediend binnen twee jaar na de datum waarop degene die de klacht indient, in kennis is gesteld van de feiten die aan de klacht ten grondslag liggen (artikel 2, lid 4);

4. voorafgaand aan de klacht passende administratieve stappen bij de betrokken instellingen of organen moeten zijn ondernomen (artikel 2, lid 4);

5. over de arbeidsbetrekkingen tussen de communautaire instellingen of organen en hun ambtenaren of overige personeelsleden slechts een klacht kan worden ingediend indien de betrokkene de interne administratieve mogelijkheden tot het indienen van een verzoek of een klacht heeft uitgeput (artikel 2, lid 8).

Voorbeeld van niet-ontvankelijkheid van een klacht wegens gerechtelijke procedures

In februari 1998 schreef de heer S., advocaat, de Ombudsman over gerechtelijke procedures die door een cliënt, bedrijf PO, waren aangespannen. PO had in maart 1997 bij de Commissie geklaagd over een voorgestelde fusie tussen twee andere bedrijven. De Commissie weigerde een onderzoek naar de fusie in te stellen. PO spande bij het Gerecht van eerste aanleg een proces aan om de weigering aan te vechten.

De heer S. verzocht de Ombudsman:

i) te interveniëren in de procedures voor het Gerecht van eerste aanleg;

ii) te onderzoeken of de Commissie eerlijk had gehandeld bij haar weigering de klacht van PO te onderzoeken.

Met betrekking tot het eerste verzoek bepaalt artikel 1, lid 3, van het statuut van de Ombudsman dat "De Ombudsman niet mag interveniëren in een procedure voor de rechter ...".

Met betrekking tot het tweede verzoek bepaalt artikel 138 E van het EG-Verdrag dat de Ombudsman onderzoek verricht: "behalve wanneer de vermeende feiten het voorwerp van een gerechtelijke procedure uitmaken of hebben uitgemaakt".

De Ombudsman berichtte de heer S. daarom dat hij niet kon interveniëren in de procedures voor het Gerecht van eerste aanleg, en evenmin een onderzoek kon instellen naar de vraag of de Commissie wellicht oneerlijk had gehandeld bij de behandeling van de klacht van PO.

(Zaak 223/98/IJH)

2.5. GRONDEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN ONDERZOEK

De Ombudsman kan klachten behandelen die binnen zijn bevoegdheid vallen en die voldoen aan de ontvankelijkheidscriteria. Artikel 138 E van het EG-Verdrag bepaalt dat hij "door hem gerechtvaardigd geacht onderzoek verricht". In sommige gevallen zijn er voor de Ombudsman wellicht onvoldoende gronden om een onderzoek in te stellen, ook al is de klacht technisch gezien ontvankelijk. Wanneer een klacht al als verzoekschrift door de commissie Verzoekschriften van het Europees Parlement is behandeld, gaat de Ombudsman er normaliter van uit dat er voor hem geen gronden zijn een onderzoek in te stellen, tenzij er nieuw bewijsmateriaal wordt gepresenteerd.

Voorbeeld van een klacht die geen gronden voor een onderzoek bood

In februari 1998 diende mevrouw B., een ambtenaar van de Europese Commissie, een klacht bij de Ombudsman in omdat de Commissie geen inbreukprocedure tegen Frankrijk had ingeleid na een klacht van haar waarin zij beweerde dat de Franse sociale zekerheidsautoriteiten hadden geweigerd de kosten te vergoeden van drie maanden herstel die haar vader in België had doorgebracht. Volgens klager was deze weigering in strijd met de bepalingen van Verordening (EEG) nr. 1408/71.

Uit de documenten die door de klaagster werden overgelegd, bleek dat de Commissie had besloten het onderzoek naar de klacht van mevrouw B. op te schorten, aangezien de Commissie wachtte op twee arresten van het Hof van Justitie (zaken C-120/95 en C-160/96), waarin een beslissing moest worden genomen over het vraagstuk van voorafgaande goedkeuring als bepaald in artikel 22 van Verordening (EEG) nr. 1408/71, dat ook bepalend was voor het onderwerp van de klacht van mevrouw B.

Uit de klacht bleek dat de Commissie was begonnen de klacht te onderzoeken, de Franse overheid om informatie had gevraagd en klager op een gedetailleerde manier in kennis had gesteld van de juridische vragen die de klacht opwierp. De Commissie had besloten haar onderzoek op te schorten totdat het Hof uitspraak had gedaan. De Ombudsman besloot daarom dat er voor hem geen gronden waren om onderzoek naar de klacht te doen en mevrouw B. werd daarvan in kennis gesteld.

(Zaak 283/98/OV)

2.6. ANALYSE VAN DE KLACHTEN

Van de 3693 klachten die vanaf het begin van de werkzaamheden van de Ombudsman werden geregistreerd, kwam 15 % uit Frankrijk, 13 % uit Duitsland, 14 % uit Spanje, 11 % uit het Verenigd Koninkrijk en 12 % uit Italië. Een volledige analyse van de herkomst van de klachten per land wordt gegeven in bijlage A, Statistieken.

In 1998 werd in 93 % van de zaken het proces afgerond van de beoordeling of de klachten binnen de bevoegdheid vallen, voldoen aan de ontvankelijkheidscriteria en gronden bieden voor het instellen van een onderzoek. 31 % van de beoordeelde klachten bleek binnen de bevoegdheid van de Ombudsman te vallen. Hiervan voldeden 212 aan de ontvankelijkheidscriteria, maar 42 bleken geen gronden voor een onderzoek te bieden. In 170 gevallen is daarom een onderzoek ingesteld.

De meeste klachten die tot een onderzoek leidden, waren gericht tegen de Europese Commissie (75 %). Aangezien de Commissie het belangrijkste communautaire orgaan is dat besluiten neemt die een direct effect op de burgers hebben, is het normaal dat zij het belangrijkste doelwit van klachten van de burgers is. Er waren 27 klachten tegen het Europees Parlement en zeven klachten tegen de Raad van de Europese Unie.

De belangrijkste soorten van vermeend wanbeheer waren een gebrek aan doorzichtigheid (69 zaken), discriminatie (21 zaken), gebrekkige procedures of niet-eerbiediging van de rechten van verdediging (25 zaken), oneerlijke behandeling of machtsmisbruik (29 zaken), vermijdbare vertraging (17 zaken), nalatigheid (38 zaken), niet-nakoming van verplichtingen, dat wil zeggen het niet vervullen door de Europese Commissie van haar rol van "hoedster van de Verdragen" ten aanzien van de lidstaten (elf zaken) en juridische fouten (zeven zaken).

2.7. ADVIES OM ZICH TOT EEN ANDERE INSTANTIE TE WENDEN EN OVERDRACHT VAN KLACHTEN

Als een klacht buiten de bevoegdheid valt of niet ontvankelijk is, probeert de Ombudsman altijd de klager advies te geven inzake een andere instelling die de klacht zou kunnen behandelen. Indien mogelijk draagt de Ombudsman een klacht met toestemming van de klager rechtstreeks over aan een andere bevoegde instelling, mits er gronden voor de klacht blijken te zijn.

In 1998 is in 600 zaken, waarvan de meeste betrekking hadden op het Gemeenschapsrecht, advies gegeven. In 259 zaken kreeg de klager het advies de klacht bij een nationale of regionale ombudsman of een soortgelijk orgaan in te dienen. Daarnaast werden met toestemming van de klager zeven klachten rechtstreeks aan een nationale ombudsman overgedragen. 80 klagers kregen het advies een verzoekschrift bij het Europees Parlement in te dienen en nog eens tien klachten werden, met toestemming van de klager, aan het Europees Parlement overgedragen om als verzoekschrift behandeld te worden. In 154 zaken luidde het advies contact op te nemen met de Europese Commissie. Dit cijfer bevat enkele zaken waarin een klacht tegen de Commissie niet-ontvankelijk werd verklaard omdat niet eerst passende administratieve stappen bij de Commissie waren ondernomen. In 107 zaken kreeg de klager het advies contact op te nemen met andere instanties.

2.8. BESLUITEN NA EEN ONDERZOEK DOOR DE OMBUDSMAN

Wanneer de Ombudsman besluit een onderzoek naar een klacht in te stellen, is de eerste stap de klacht en de eventuele bijlagen voor een standpunt naar de betrokken instelling of het betrokken orgaan van de Gemeenschappen te zenden. Wanneer het standpunt is ontvangen, wordt dit voor opmerkingen naar de klager gestuurd. Zoals in paragraaf 2.10 hierna wordt uitgelegd, kan de Ombudsman informatie die door een van de partijen wordt gegeven, slechts mee laten wegen indien de andere partij de gelegenheid krijgt er opmerkingen over te maken.

In sommige zaken neemt de instelling of het orgaan zelf stappen om de zaak tot tevredenheid van de klager op te lossen. Indien het standpunt en de opmerkingen aantonen dat dit het geval is, wordt de zaak gesloten als "opgelost door de instelling". In sommige andere gevallen besluit de klager de klacht in te trekken en wordt het dossier om die reden gesloten.

Indien de klacht niet door de instelling wordt opgelost en evenmin door de klager wordt ingetrokken, zet de Ombudsman zijn onderzoek voort. Indien het onderzoek geen geval van wanbeheer aan het licht brengt, worden de klager en de instelling of het orgaan daarvan in kennis gesteld en wordt de zaak gesloten.

Indien het onderzoek van de Ombudsman een geval van wanbeheer aan het licht brengt, streeft hij zo mogelijk een schikking na om aan het wanbeheer een einde te maken en de klager genoegdoening te verschaffen. Op een op 21 oktober 1997 in Straatsburg gehouden vergadering kwamen de Ombudsman en de secretaris-generaal van de Commissie, de heer Carlo Trojan, overeen dat een informele ontmoeting in sommige gevallen een geschikte manier kan zijn om een schikking na te streven in de gevallen waarbij de Commissie betrokken is. In 1998 vond één dergelijke ontmoeting plaats, die tot een minnelijke schikking leidde.

Indien een schikking niet mogelijk is of als het streven om een schikking te bereiken geen succes oplevert, sluit de Ombudsman het dossier met een kritische opmerking aan het adres van de betrokken instelling of het betrokken orgaan of stelt hij officieel vast dat er sprake is van wanbeheer en doet hij ontwerpaanbevelingen.

Een kritische opmerking wordt voldoende geacht in die zaken waarin het wanbeheer geen algemene implicaties lijkt te hebben en er geen vervolgoptreden van de Ombudsman nodig lijkt.

In de gevallen waarin een vervolgoptreden van de Ombudsman wel nodig lijkt (dat wil zeggen bij ernstigere gevallen van wanbeheer of gevallen die algemene implicaties hebben), stelt de Ombudsman een besluit met ontwerpaanbevelingen voor de betrokken instelling of het betrokken orgaan op. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut van de Ombudsman moet de instelling of het orgaan binnen drie maanden een gedetailleerd standpunt zenden. Het gedetailleerde standpunt kan bestaan uit instemming met het besluit van de Ombudsman en een beschrijving van de ter uitvoering van de aanbevelingen genomen maatregelen.

Als een instelling of orgaan van de Gemeenschap nalaat bevredigend te reageren op een ontwerpaanbeveling, dient de Ombudsman overeenkomstig artikel 3, lid 7, een verslag in bij het Europees Parlement en de betrokken instelling of het betrokken orgaan. Het verslag kan aanbevelingen bevatten. De mogelijkheid voor de Europese Ombudsman om een dergelijk speciaal verslag bij het Parlement in te dienen is van onschatbare waarde voor zijn werk. Sommige nationale ombudsmannen hebben lang moeten vechten voordat zij een soortgelijke mogelijkheid kregen. Speciale verslagen moeten dan ook niet te vaak worden uitgebracht, doch uitsluitend wanneer het gaat om belangrijke kwesties waarbij het Parlement maatregelen kan nemen om de Ombudsman te helpen overeenkomstig het statuut van de Ombudsman.

Het eerste speciaal verslag van de Ombudsman, opgesteld op 15 december 1997, betrof het onderzoek op eigen initiatief van de Ombudsman naar de toegang van het publiek tot documenten. Het verslag werd in juli 1998 op de plenaire vergadering door het Parlement besproken op basis van het verslag erover door de commissie Verzoekschriften (rapporteur Astrid Thors)(8).

In 1998 stelde de Ombudsman 171 onderzoeken in, waarvan 170 in verband met klachten en één op eigen initiatief.

51 zaken werden door de instelling of het orgaan zelf opgelost. (Zoals in paragraaf 2.9 hierna wordt uitgelegd, zijn sommige zaken in 1998 in deze categorie ingedeeld die in voorgaande jaren niet op deze manier waren ingedeeld). In 96 zaken bracht het onderzoek van de Ombudsman geen wanbeheer aan het licht.

In 29 zaken werd een kritische opmerking aan de instelling gericht. In vier zaken werd een minnelijke schikking bereikt. Er werd één ontwerpaanbeveling aan de betrokken instelling gedaan. (Zie bijlage A, Statistieken, voor nadere bijzonderheden.)

2.9. ZAKEN MET BETREKKING TOT EEN NIET-REAGEREN OP BRIEVEN

Een veelvoorkomende klacht is dat geen reactie wordt ontvangen op brieven. Kort na aanvang van de werkzaamheden van de Ombudsman werd duidelijk dat een telefoontje van het bureau van de Ombudsman naar de verantwoordelijke dienst vaak resulteert in een onmiddellijk antwoord aan de burger. In zulke gevallen heeft het doorgaans geen nut het onderzoek verder voort te zetten.

De voorheen toegepaste praktijk van de Ombudsman in gevallen waarin zijn tussenkomst leidde tot een antwoord op onbeantwoorde correspondentie, was de klager ervan op de hoogte te stellen dat er niet langer gronden leken te zijn om een onderzoek naar de klacht in te stellen volgens artikel 138 E van het EG-Verdrag (zie paragraaf 2.5 hierboven). Voor statistische doeleinden werden dergelijke zaken zowel in het Jaarverslag 1996 als 1997 opgenomen in de categorie "geen gronden voor onderzoek". In maart 1998 werd deze praktijk opnieuw bezien na een vraag van de heer Edward Newman (rapporteur voor het verslag van de commissie Verzoekschriften over het Jaarverslag 1997) over de zaken die onder "geen gronden voor onderzoek" waren ingedeeld. Er werd besloten dat zulke zaken in de toekomst onder "opgelost door de instelling" ingedeeld dienden te worden. Er waren in 1998 32 van dit soort besluiten.

Klachten over onbeantwoorde correspondentie: voorbeelden van zaken die door de instelling zijn opgelost

Op 3 maart 1998 klaagde de heer B. bij de Ombudsman dat de Commissie had nagelaten te reageren op zijn brief van 2 december 1996, waarin hij om informatie vroeg over de invoering van de euro. De Ombudsman nam contact op met de verantwoordelijke dienst van de Commissie met het verzoek de klager een antwoord en de gevraagde informatie te sturen. Naar aanleiding van deze tussenkomst stuurde de Commissie de klager op 18 maart 1998 een antwoord. Aangezien deze stap afdoende leek om de zaak op te lossen, sloot de Ombudsman de zaak.

(Zaak 269/98/ADB)

In juni 1998 klaagde mevrouw V. namens de administratieve rechtbank van Uusimaa dat het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen had nagelaten te reageren op twee brieven. De rechtbank had op 10 juni 1996 in het Fins naar het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen geschreven met de vraag waarom het de Speciale Uitgave 1994 van het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen niet had ontvangen. Op 14 april 1997 werd een herinneringsbrief in het Engels gestuurd. Op geen van beide brieven werd antwoord ontvangen.

De Ombudsman nam telefonisch contact op met het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen met het verzoek de administratieve rechtbank van Uusimaa een antwoord te sturen. Na deze tussenkomst nam het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen contact op met de rechtbank en stuurde het de ontbrekende delen van het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen in het Fins en het Zweeds. Aangezien deze stap afdoende leek om de zaak op te lossen, sloot de Ombudsman de zaak.

(Zaak 615/98/BB)

Natuurlijk kan niet elke klacht over onbeantwoorde brieven bevredigend worden opgelost door middel van een telefonisch verzoek om inlichtingen. Als de verantwoordelijke dienst van de betrokken instelling de brief niet kan vinden of als er niemand bereid is de verantwoordelijkheid op zich te nemen voor het opstellen van een snel antwoord, schrijft de Ombudsman naar de voorzitter van de betrokken instelling met het verzoek om een standpunt over de klacht. De Ombudsman volgt deze gedragslijn ook als er reden is te vermoeden dat het oorspronkelijke verzuim te antwoorden iets anders is dan een op zichzelf staande administratieve vergissing, of als de klacht een beschuldiging inhoudt van ongerechtvaardigde vertraging bij het beantwoorden van brieven.

2.10. ENKELE PUNTEN MET BETREKKING TOT DE TOEGANG TOT DOCUMENTEN

In de loop van het jaar heeft de Ombudsman verschillende vraagstukken bestudeerd met betrekking tot de toegang tot documenten. Aangezien blijkt dat de relevante regels en beginselen niet altijd volledig worden begrepen door de communautaire instellingen en organen, wordt in deze paragraaf van het verslag ingegaan op de verschillende vragen die zijn gerezen, en de manier waarop deze uit hoofde van het Verdrag en het statuut van de Ombudsman worden behandeld.

2.10.1. KLACHTEN OVER GEWEIGERDE TOEGANG TOT DOCUMENTEN

De meeste communautaire instellingen en organen hebben regels voor de toegang van het publiek tot de documenten die zij in hun bezit hebben. In 1993 hebben de Commissie en de Raad een gezamenlijke gedragscode voor de toegang tot hun documenten aangenomen. De code werd door middel van afzonderlijke besluiten van de twee instellingen geïmplementeerd(9). Na een onderzoek op eigen initiatief van de Ombudsman in 1996 hebben ook andere communautaire instellingen en organen regels voor de toegang van het publiek aangenomen, waarvan de meeste te vergelijken zijn met die van de Raad en de Commissie.

Als een verzoek om toegang tot documenten wordt geweigerd, stellen de regels van de Raad en de Commissie de burger in staat een confirmatief verzoek te doen. De burger wiens confirmatief verzoek wordt verworpen, heeft de mogelijkheid om ofwel een klacht bij de Ombudsman in te dienen, ofwel de zaak aanhangig te maken bij het Gerecht van eerste aanleg.

In het geval van een klacht bij de Ombudsman gaat het om de vraag of de weigering van de toegang een geval van wanbeheer vormt. Voor een eventueel onderzoek is het daarom de vraag of de betrokken instelling haar regels voor de toegang van het publiek juist heeft toegepast en of zij binnen de grenzen van haar wettig gezag heeft gehandeld bij de uitoefening van haar discretionaire bevoegdheid.

In 1998 rees de vraag wat er zou moeten gebeuren als de Ombudsman van mening is dat een instelling haar eigen regels verkeerd heeft toegepast. De juiste gedragslijn zou zijn dat de betrokken instelling de zaak opnieuw overweegt en de regels deze keer correct toepast. De Ombudsman kan de instelling natuurlijk niet opdragen dit te doen en evenmin kan hij het betreffende besluit nietig verklaren. Door zijn mening in een kritische opmerking uit te leggen geeft hij echter de instelling zelf de kans de benodigde actie te ondernemen.

2.10.2. EERLIJKE PROCEDURE BIJ HET ONDERZOEK VAN DE OMBUDSMAN

Een andere vraag die in 1998 is gerezen, betreft de documenten die de betrokken instelling of het betrokken orgaan aan de Ombudsman stuurt als onderdeel van haar/zijn standpunt over de klacht. In een aantal gevallen stuurde de betrokken instelling documenten aan de Ombudsman met informatie die van belang kon zijn voor het besluit van de Ombudsman in de zaak, maar vroeg zij de Ombudsman de documenten tegenover de klager als vertrouwelijk te behandelen.

In deze gevallen heeft de Ombudsman aan de betrokken instelling uitgelegd dat het een basisbeginsel van een eerlijke procedure is dat bij het besluit van de Ombudsman inzake een klacht geen rekening kan worden gehouden met informatie in documenten die door de ene partij worden aangereikt, tenzij de andere partij de kans heeft gehad op deze informatie te reageren. In het besluit van de Ombudsman inzake een klacht kan daarom geen rekening gehouden worden met informatie in documenten die door de betrokken instelling of het betrokken orgaan worden overgelegd, tenzij de klager de kans heeft gehad opmerkingen over de documenten te maken.

2.10.3. DE BEVOEGDHEID VAN DE OMBUDSMAN OM DOSSIERS IN TE ZIEN

Een derde kwestie die in 1998 is gerezen, betreft de bevoegdheid van de Ombudsman om dossiers in het bezit van communautaire instellingen en organen in te zien. Het relevante deel van artikel 3, lid 2, van het statuut van de Ombudsman luidt als volgt:

"De communautaire instellingen en organen zijn gehouden de gevraagde inlichtingen aan de Ombudsman te verstrekken en hem inzage te verlenen van de desbetreffende stukken. Zij kunnen dit alleen weigeren om met redenen omklede motieven van geheimhouding.

Zij geven alleen na voorafgaande toestemming van de betrokken lidstaat inzage van documenten van een lidstaat die op grond van een wettelijke bepaling of enig ander voorschrift geheim zijn.

Zij geven geen inzage van andere documenten van een lidstaat dan nadat zij de betrokken lidstaat daarvan in kennis hebben gesteld."

Het gangbare beginsel in lidstaten met een nationale ombudsman is dat de ombudsman alle documenten in het bezit van de overheid kan inzien indien hij dat nodig vindt als onderdeel van een onderzoek, inclusief de documenten waartoe burgers geen toegang hebben.

Deze bevoegdheid is van fundamenteel belang, aangezien zij voor de burger een garantie is dat de Ombudsman een onafhankelijke controle van de nauwkeurigheid en volledigheid van de door de instellingen gegeven antwoorden kan uitvoeren. Zolang artikel 3, lid 2, de toegang van de Ombudsman tot documenten blijft beperken, is het daarom van belang dat de beperkingen zorgvuldig geïnterpreteerd worden en dat de bewijslast bij de instelling of het orgaan ligt die/dat de toegang tracht te ontzeggen.

De vraag of beperkingen van de toegang van de Europese Ombudsman tot dossiers passend zijn in een Europese Unie die zich inzet voor democratie, doorzichtigheid en een efficiënt en eerlijk bestuur, zou kunnen worden bestudeerd door de drie instellingen (Europees Parlement, Raad en Commissie) die betrokken zijn bij de procedure voor de wijziging van het statuut van de Ombudsman.

De bevoegdheid van de Ombudsman tot inzage gaat natuurlijk vergezeld van een plicht tot geheimhouding. Artikel 4 van het statuut van de Ombudsman maakt duidelijk dat de Ombudsman en zijn personeel, wanneer zij documenten inzien die in het bezit van de instantie zijn, door dezelfde geheimhoudingsplicht gebonden zijn als de instellingen zelf. Inzage van documenten door de Ombudsman resulteert derhalve niet in vrijgave van de documenten aan de klager of aan wie dan ook.

Het is daarom niet juist te suggereren dat de regels voor de toegang van het publiek tot documenten die de communautaire instellingen en organen hebben aangenomen, kunnen worden gebruikt om de toegang van de Ombudsman tot documenten te beperken. Deze suggestie lijkt gebaseerd te zijn op een fundamentele misvatting over de aard van het inzagerecht van de Ombudsman, dat gebruikt wordt om de juistheid en de volledigheid van de antwoorden van de instelling op een klacht te controleren en dat niet resulteert in de toegang van het publiek tot de betrokken documenten.

3. BESLUITEN NA EEN ONDERZOEK

3.1. GEVALLEN WAAR GEEN WANBEHEER IS VASTGESTELD

3.1.1. EUROPEES PARLEMENT

TERUGBETALING VAN MEDISCHE KOSTEN

Besluit inzake klacht 1044/20.11.96/KP/JMA tegen het Europees Parlement

Klacht

In november 1996 richtte X. een klacht tot de Ombudsman betreffende de weigering van het Europees Parlement de kosten terug te betalen van een kuur voor zwakke kinderen voor haar dochter.

Het Europees Parlement verwierp haar verzoek wegens het feit dat het betrokken medisch centrum niet werd beschouwd als een erkende medische of paramedische instelling. Een tweede verzoek werd van de hand gewezen wegens het feit dat de behandeling in kwestie niet scheen te beantwoorden aan de vereisten voor een kuur voor zwakke kinderen.

In december 1994 schreef klager zonder resultaat naar de secretaris-generaal van het Parlement. In het antwoord van de secretaris-generaal werd erop gewezen dat klager het recht had om specifieke, tijdens de kuur gemaakte medische kosten terug te vorderen.

In de klacht aan de Ombudsman, voerde X. aan dat:

i) het Europees Parlement niet de juiste procedures had gevolgd, aangezien het beheerscomité voor de ziektekostenverzekering geen advies had gegeven over de zaak;

ii) de behandeling beschouwd had moeten worden als zijnde de meest gepaste behandeling voor haar dochter;

iii) haar verzoek om terugbetaling van specifieke medische kosten van de hand was gewezen wegens het feit dat in dat verzoek de prijs, de datum van ieder medisch bezoek en de naam en kwalificatie van de artsen niet was gespecificeerd.

Klager verzocht de Ombudsman de nodige stappen te ondernemen om het Europees Parlement te dwingen alle voor de kuur gemaakte kosten, inclusief de reiskosten, te betalen.

Het onderzoek

Opmerkingen Parlement

De klacht werd doorgezonden aan het Europees Parlement. In het standpunt van het Parlement werd gesteld dat de normale procedure in dit soort gevallen het instellen van een beroep is bij het Gerecht van eerste aanleg.

Het standpunt in verband met de inhoud van de klacht bevatte samengevat de volgende punten:

i) bij het nemen van het besluit, hield het tot aanstelling bevoegde gezag wel degelijk rekening met het standpunt van het beheerscomité voor de ziektekostenverzekering;

ii) in het geselecteerde centrum werden normaliter kinderen behandeld onder de 16 jaar, terwijl de dochter van klager reeds 17 jaar was toen zij met haar behandeling begon;

iii) het verzoek van X. om terugbetaling van individuele medische kosten tijdens de kuur was niet conform de desbetreffende regels, aangezien het verzoek te algemeen was en kosten behelsde die niet terugbetaald konden worden. Bovendien bepalen de desbetreffende regels dat reiskosten niet vergoed worden.

Opmerkingen klager

In haar opmerkingen stelde X. dat zij had besloten geen beroep aan te tekenen bij het Gerecht van eerste aanleg.

Zij beweerde dat de rekening van het medisch centrum correct was opgesteld en stelde dat de prijs van de behandeling berekend was op een package-basis, waarin de medische kosten niet apart konden worden geïdentificeerd. Zij was van mening dat de weigering van het Parlement haar kosten te vergoeden, een teken was van gebrek aan flexibiliteit en goede wil.

Voorts had X. een reeks opmerkingen over de door de Ombudsman gevolgde procedure bij de behandeling van klachten. Zij was van mening dat het niet gepast was de procedure te beginnen met de klacht door te geven aan de betrokken instelling voor een standpunt.

Het besluit

1. Bevoegdheden van de Europese Ombudsman onderzoeken uit te voeren met betrekking tot de zaak

1.1. Het Europees Parlement stelde dat de gebruikelijke procedure in dit soort gevallen bestaat in het instellen van een beroep bij het Gerecht van eerste aanleg.

1.2. Binnen het grondwettelijke kader van de Verdragen, is het Hof van Justitie de hoogste autoriteit wat betreft de interpretatie en toepassing van Gemeenschapsrecht. De Ombudsman verricht echter onderzoeken om gevallen van wanbeheer in de activiteiten van de communautaire instellingen en organen aan het licht te helpen brengen.

1.3. Een klacht aan de Ombudsman is alleen dan ontvankelijk als deze is voorafgegaan door de passende administratieve stappen bij de betrokken instelling. Zo ook kan bij de Ombudsman slechts een klacht worden ingediend over de arbeidsbetrekkingen tussen de communautaire instellingen of organen en hun ambtenaren of andere personeelsleden indien de o.a. in artikel 90, lid 1 en lid 2, van het Statuut van de ambtenaren vastgestelde administratieve mogelijkheden tot het indienen van een verzoek of klacht zijn uitgeput(10).

1.4. Nadat al deze interne procedures hebben plaatsgevonden, hebben communautaire ambtenaren of andere personeelsleden de mogelijkheid om ofwel een beroep in te stellen bij het Gerecht van eerste aanleg, ofwel een klacht in te dienen bij de Ombudsman.

2. Procedures van de Ombudsman

2.1. In haar opmerkingen voerde klager aan dat het niet gepast was dat de Ombudsman zijn onderzoek begon met de klacht voor een standpunt door te zenden aan de betrokken instelling.

2.2. Artikel 3, lid 1, van het statuut van de Europese Ombudsman bepaalt dat de Ombudsman de betrokken instelling of orgaan van zijn onderzoeken naar vermeende gevallen van wanbeheer in kennis stelt, zodat deze eventueel nuttige opmerkingen bij hem kunnen indienen.

3. Medische overwegingen over het soort te volgen kuur

VERVOLG VAN DE TEKST ONDER NUMMER: 399Y1018(01).1

3.1. Bijlage I, titel XI, van de regeling inzake de ziektekostenverzekering van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen, bepaalt dat een kuur in een gezondheidsoord door de raadgevende arts van het afwikkelingsbureau beoordeeld moet worden als zijnde strikt noodzakelijk.

3.2. In het onderhavige geval concludeerde de raadgevende arts die het geval had onderzocht, dat de kuur niet tegemoet kwam aan de medische vereisten. Er was geen bewijs dat de raadgevende arts bij de totstandkoming van dit besluit de desbetreffende criteria niet naar behoren gevolgd had.

4. Terugbetaling van de kosten

4.1. Hoewel het Parlement weigerde de volledige kosten van de kuur voor zwakke kinderen te vergoeden, stemde het ermee in om specifieke medische kosten te betalen. Het Parlement verwierp evenwel de door klager ingediende rekening op basis van het feit dat deze kosten niet afzonderlijk waren gespecificeerd, doch slechts verwezen naar een algemene som die overeenkwam met de kosten per dag van het medisch centrum.

4.2. De van toepassing zijnde regeling voorziet alleen in de terugbetaling van medische kosten. Het Parlement had dan ook correct gehandeld door een afzonderlijke specificatie te vragen van de medische kosten als voorwaarde voor terugbetaling.

4.3. Bijlage I, titel XI, van de regeling inzake de ziektekostenverzekering van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen voorziet niet in de terugbetaling van reiskosten.

Conclusie

Op basis van de onderzoeken van de Ombudsman met betrekking tot deze klacht, bleek er geen sprake te zijn van wanbeheer van het Europees Parlement en sloot de Ombudsman derhalve de zaak.

REGELS VOOR DEELNAME AAN DE PENSIOENREGELING VAN HET EUROPEES PARLEMENT

Besluit inzake gevoegde klachten 74/97/PD en 85/97/PD tegen het Europees Parlement

Klachten

In januari 1997 diende de heer M., lid van het Europees Parlement, bij de Ombudsman een klacht in. Hij stelde dat er sprake was van wanbeheer met betrekking tot de aanvullende pensioenregeling voor parlementsleden. Ook in januari 1997 deelde de heer B., voormalig lid van het Europees Parlement, de Ombudsman mede dat hij zich bij de klacht van de heer M. wilde aansluiten.

De achtergrond van de klachten was dat het bureau van het Parlement bij besluit van 12 juni 1990 voor de parlementsleden een aanvullende (vrijwillige) pensioenregeling had ingesteld. De voorwaarden van de pensioenregeling vormen bijlage IX (voorheen bijlage X) bij de regeling Kosten en vergoedingen van de leden. In het najaar van 1992 werd een tijdslimiet van zes maanden vastgesteld voor deelname aan de pensioenregeling. De heer M. en de heer B. meldden zich op dat moment niet voor de regeling aan; zij beweerden dat ze niet van de tijdslimiet op de hoogte waren gesteld.

Nadat hij in 1994 in het Europees Parlement was herkozen, mocht de heer M. voor de periode 1994-1999 aan de regeling deelnemen, maar niet voor de periode die daaraan voorafging. Omdat de heer B. niet langer parlementslid was, kon hij zich niet aanmelden voor de periode 1994-1999 en evenmin mocht hij voor de periode die daaraan voorafging, aan de regeling deelnemen.

De heer M. zocht contact met verschillende organen binnen het Parlement om te bereiken dat hij wat betreft de periode vóór 1994 met terugwerkende kracht aan de regeling mocht deelnemen. Hij stelde dat hij niet op de hoogte was gebracht van de in 1992 geïntroduceerde tijdslimiet en dat het Parlement de tijdslimiet op oneerlijke en discriminerende wijze had toegepast. Op 24 juli 1995 reageerde de voorzitter van het pensioenfonds dat krachtens de regeling was ingesteld, tevens lid van het college van quaestoren van het Parlement, door middel van een brief. In deze brief werd de heer M. gewezen op de sluitingsdatum voor deelname aan de regeling en werd hem medegedeeld dat de mogelijkheid van premiebetaling met terugwerkende kracht was overwogen. Er was evenwel geconcludeerd dat een dergelijke handelwijze noch praktisch noch wettig was. Verder stond er in de brief: "Staat u mij toe u te corrigeren als het gaat om de bespreking van het college van quaestoren, die betrekking had op de heer L. Zoals u zult zien in de bijgevoegde passage uit de notulen van die vergadering, werd er gesproken over de Franse en Italiaanse pensioenregelingen die namens de Franse en Italiaanse regering door het Europees Parlement worden beheerd. Aan de orde was derhalve bijlage III van de regeling Kosten en vergoedingen van de leden en niet bijlage X [thans bijlage IX] die de voorwaarden van de aanvullende vrijwillige pensioenregeling van parlementsleden behelst. Bovendien was het verzoek van de heer L. erop gericht een pensioen te ontvangen van die bepaalde pensioenregeling en niet om eraan deel te nemen."

De bovengenoemde passage uit de notulen van de vergadering van het college van quaestoren luidt als volgt:

"... ingevolge de voorwaarden van de pensioenen voor leden van de Franse Assemblée Nationale, die bij analogie van toepassing waren op de Franse leden van het Europees Parlement, moesten pensioenaanvragen schriftelijk worden ingediend binnen zes maanden vanaf de datum waarop een lid of voormalig lid verkiesbaar wordt. Een voormalig Frans lid dat niet op de hoogte was van deze bepaling, had zijn aanvraag zeven maanden nadat hij verkiesbaar was geworden, bij het Europees Parlement ingediend. Na een korte discussie werd het volgende besloten:

Het college staat toe dat op de geldende regeling een uitzondering wordt gemaakt ten gunste van de heer L., waardoor hij een pensioen kan ontvangen ondanks het feit dat hij zijn aanvraag niet binnen de tijdslimiet van zes maanden heeft ingediend.

Het college gelast de administratie een ontwerpamendement te overleggen met als doel een toelichting te geven op de tijdslimieten die van toepassing zijn op bijlage III van de regeling Kosten en vergoedingen."

De aan de Ombudsman gerichte klachten van klagers luidden samengevat als volgt:

i) de tijdslimiet voor deelname aan de pensioenregeling was niet naar behoren aangekondigd;

ii) het was oneerlijk en discriminerend dat klagers niet met terugwerkende kracht aan de regeling mochten deelnemen.

Het onderzoek

Standpunt van het Europees Parlement

De klachten werden doorgezonden aan het Europees Parlement. In zijn standpunt verklaarde het Parlement dat het zich bij het onderzoeken van de klachten had gebaseerd op het standpunt van zijn juridische dienst en had besloten de beweringen van klagers als onjuist af te wijzen. Een afschrift van het standpunt van de juridische dienst was bijgesloten.

Samengevat oordeelde de juridische dienst dat de bewering van klagers dat zij niet naar behoren over de veranderingen waren ingelicht, ongegrond was. De heer M. had daarover in het Parlement en op zijn huisadres schriftelijk bericht ontvangen. Daarnaast waren de notulen van de besluiten van het bureau aan alle parlementsleden verstrekt en bovendien hadden zij na hun herverkiezing opnieuw zes maanden de tijd om zich voor de pensioenregeling aan te melden. Wat de heer B. betreft had de juridische dienst geen enkel bewijs ontvangen dat hij niet op de hoogte was geweest van de tijdslimiet voor deelname aan de regeling. De juridische dienst kon evenmin enig bewijs vinden dat de heer B. had verzocht aan de regeling te mogen deelnemen voordat het college van quaestoren het betwiste besluit had genomen of het bureau de voorwaarden had gewijzigd.

Ten aanzien van het besluit van 28 oktober om een tijdslimiet van zes maanden vast te stellen, was de juridische dienst van mening dat het college zich diende te houden aan een algemene regel die het zelf had ingesteld. Wanneer het dat niet zou doen, zou het beginsel van gelijke behandeling geschonden worden. Dienovereenkomstig werd deelname geweigerd aan alle parlementsleden die zich na 15 december 1992 aanmeldden, op één uitzondering na. Het betrof hier echter een specifieke uitzondering. Het college van quaestoren had over deze uitzondering overeenstemming bereikt, en wel voordat de beperking van de deelname aan de pensioenregeling halverwege een parlementaire zittingstermijn aan de orde kwam. Genoemde uitzondering kon in het onderhavige geval derhalve niet worden toegepast als een algemene uitzondering op de regel.

Ten slotte werden in het standpunt van de juridische dienst de volgende drie aanvullende punten vermeld als basis voor zijn conclusie dat het betwiste besluit niet arbitrair was:

"1. waarborgen van een gezond financieel beheer en herstel van een financieel evenwicht in het pensioenfonds dat volgens een rapport van Coopers en Lybrand van 4 augustus 1992 op dat moment onvoldoende was;

2. de accountants in staat stellen om betrouwbare actuariële berekeningen uit te voeren die binnen het kader van het financieel beheer noodzakelijk zijn, en de begrotingsautoriteiten de mogelijkheid bieden tot meer gedetailleerde budgettaire prognoses;

3. niet-discrimineren van deelnemers die zich in het allereerste begin voor de regeling hadden aangemeld en van wie de financiële situatie minder gunstig zou zijn dan van de 'nieuwe deelnemers' die met terugwerkende kracht betalingen zouden kunnen verrichten."

Opmerkingen van de klagers

In hun opmerkingen handhaafden klagers hun klachten.

Het besluit

1. De bewering dat de tijdslimiet voor deelname aan de pensioenregeling niet naar behoren was aangekondigd

1.1. Het blijkt dat er geen regelgeving bestaat betreffende de vraag wat als een correcte aankondiging aan parlementsleden moet worden beschouwd. Met name bevat het reglement van het Europees Parlement geen bepalingen die daarop betrekking hebben.

1.2. Ten aanzien van artikel 173 van het Verdrag en de artikelen 90 en 91 van het statuut van de ambtenaren hebben de communautaire gerechten bepaald dat bekendmaking van een maatregel gewoonlijk plaatsvindt wanneer de maatregel aan de geadresseerde wordt medegedeeld en hij daarvan kennis kan nemen(11). De gerechten hebben tevens bepaald dat het aan de administratie is te bewijzen dat de maatregel in kwestie naar behoren is bekendgemaakt. Deze jurisprudentie blijkt echter niet op deze zaak te kunnen worden toegepast. De jurisprudentie heeft betrekking op afzonderlijke handelingen die negatieve gevolgen voor de geadresseerde hebben, waarbij de precieze bepaling van het moment van bekendmaking van het allergrootste belang is voor de berekening van de tijdslimiet waarbinnen een gerechtelijke procedure in gang gezet kan worden. Deze zaak betreft echter het verstrekken van algemene informatie over een aanbod waarvan de geadresseerde al dan niet gebruik kan maken. Indien de geadresseerde een aanvraag indient en zijn aanvraag wordt afgewezen, heeft de tijdslimiet voor het in gang zetten van een gerechtelijke procedure betrekking op die afwijzing(12).

1.3. Ten aanzien van de administratieve praktijken van de communautaire instellingen blijkt dat er regelmatig gebruik wordt gemaakt van algemene mededelingen om ambtenaren te wijzen op mogelijke rechten die evenwel pas voor hen gelden nadat zij daartoe een aanvraag hebben ingediend(13).

1.4. Op grond hiervan moet geconcludeerd worden dat de vraag van correcte kennisgeving aan parlementsleden ligt op het terrein van de bevoegdheden van het Parlement met betrekking tot zijn interne organisatie. Volgens de jurisprudentie van de communautaire gerechten dient het Parlement bij de uitoefening van deze bevoegdheden te handelen overeenkomstig de belangen van behoorlijk bestuur(14). De vraag is derhalve of het Parlement in overeenstemming daarmee heeft gehandeld.

In dit geval bleek het Parlement via zijn interne distributiesysteem aan zijn leden een mededeling te hebben gezonden betreffende de in de pensioenregeling ingevoerde tijdslimiet. Om te waarborgen dat de mededeling de parlementsleden zou bereiken, stuurde het Parlement deze ook nog eens per gewone post naar het huisadres van elk parlementslid. Derhalve had ieder lid ten minste twee kansen om van de ingevoerde tijdslimiet kennis te nemen. Dit bleek geen geval van wanbeheer te vormen.

2. Oneerlijke en discriminerende behandeling

2.1. Wat betreft de vraag of de weigering om klagers met terugwerkende kracht tot de regeling toe te laten, oneerlijk en discriminerend was, bleek dat twee punten hierbij van belang waren. Ten eerste gaat het erom of het oneerlijk was dat de voorwaarden van de regeling in het algemeen niet voorzagen in deelname met terugwerkende kracht. Ten tweede dient antwoord te worden gegeven op de vraag of in het geval van klagers had moeten worden afgezien van toepassing van de tijdslimiet voor deelname aan de pensioenregeling. Op dit punt leken klagers en Parlement het erover eens te zijn dat niet-toepassing van de tijdslimiet automatisch deelname met terugwerkende kracht zou betekenen. Het was derhalve duidelijk dat indien op de eerste vraag zou worden geantwoord dat er een algemene mogelijkheid moest zijn om met terugwerkende kracht aan de regeling deel te nemen, de tweede vraag overbodig zou worden.

2.2. Ten aanzien van het eerste punt waren klagers en Parlement het erover eens dat de voorwaarden van de regeling geen bepaling bevatten waaruit kon worden opgemaakt dat deelname met terugwerkende kracht mogelijk was. De vraag was derhalve of het eerlijk was dat het Parlement een dergelijke bepaling niet had opgenomen. Het bleek dat het Parlement dit niet had gedaan met het oog op een gezond financieel beheer van de regeling. Voorts moet erop worden gewezen dat het Parlement helemaal geen regeling had hoeven in te stellen. Derhalve moet het Parlement om genoemde redenen ook het recht hebben beperkingen aan de regeling te stellen.

De Ombudsman was daarom van oordeel dat het geen geval van wanbeheer was dat het Parlement niet had voorzien in een algemene mogelijkheid om met terugwerkende kracht aan de regeling deel te nemen.

2.3. Wat betreft de vraag of in het geval van de klagers had moeten worden afgezien van toepassing van de tijdslimiet voor deelname aan de regeling, bestond het onderzoek uit verschillende onderdelen. In de eerste plaats moest worden onderzocht of de weigering om de tijdslimiet niet toe te passen, oneerlijk was en vervolgens of deze discriminerend was.

2.4. Ten aanzien van de eerlijkheid dient allereerst te worden opgemerkt dat de voorwaarden van de pensioenregeling geen enkele bepaling bevatten op grond waarvan de tijdslimiet uit oogpunt van billijkheid niet van toepassing kan worden verklaard. In de relevante bepaling van de voorwaarden van de regeling staat eenvoudigweg dat parlementsleden zich binnen "zes maanden na hun verkiezing of herverkiezing" voor de regeling moeten aanmelden.

2.5. Nu er geen expliciete bepaling bestond op grond waarvan kon worden afgezien van toepassing van de tijdslimiet, was het de vraag of het Gemeenschapsrecht een algemeen beginsel kent op grond waarvan een tijdslimiet uit oogpunt van billijkheid niet-toepasselijk kon worden verklaard. Een dergelijk beginsel blijkt er niet te zijn.

2.6. Tegen deze achtergrond en rekening houdend met het door het Parlement genoemde gezonde financieel beheer kon het niet als oneerlijk beschouwd worden dat de tijdslimiet strikt op klagers was toegepast.

2.7. Wat de vermeende discriminatie betreft dient erop gewezen te worden dat het beginsel van gelijke behandeling vereist dat identieke situaties identiek behandeld worden en dat verschillende situaties niet identiek worden behandeld.

2.8. Er werd aangevoerd dat een ander parlementslid wel aan de regeling mocht deelnemen ondanks het feit dat zij zich buiten de tijdslimiet had aangemeld. Uit het standpunt van het Parlement bleek dat dit lid, voordat de tijdslimiet werd ingevoerd, was verzekerd dat zij aan de regeling kon deelnemen. Haar situatie was derhalve niet identiek aan die in het onderhavige geval.

2.9. Vervolgens werd aangevoerd dat het Parlement met betrekking tot de ouderdomspensioenregeling (als vastgelegd in bijlage III) de tijdslimiet in één geval niet had toegepast, en wel in het geval dat werd genoemd in de hierboven aangehaalde brief van 24 juli 1995. Ten aanzien hiervan dient te worden opgemerkt dat de aanvraag in kwestie één maand na het verstrijken van de tijdslimiet was ingediend, dat deze had plaatsgevonden op grond van een andere regeling vanuit een andere financiële situatie en dat de aanvraag betrekking had op aanspraak op een pensioen waarvoor het parlementslid in kwestie reeds premies had betaald. Voorts bleek uit de amendering van de regels waarvoor de administratie werd verzocht een voorstel in te dienen (zie de aangehaalde notulen van de vergadering van het college van quaestoren), dat aanvragen die buiten de tijdslimiet waren ingediend, geen terugwerkende kracht hebben. Derhalve bleek het hier om een andere situatie te gaan dan in het onderhavige geval.

2.10. Bijgevolg bleek het beginsel van gelijke behandeling niet te zijn geschonden. Of het beginsel van gelijke behandeling is geschonden, vormt echter een rechtsvraag en er dient derhalve op gewezen te worden dat het Hof van Justitie voor wat betreft vraagstukken van het Gemeenschapsrecht de hoogste autoriteit is.

Op basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht bleek er geen sprake te zijn van wanbeheer door het Europees Parlement. De Ombudsman heeft derhalve de zaak gesloten.

3.1.2. RAAD VAN DE EUROPESE UNIE

ONDERZOEK NAAR DE REDENEN WAAROM TOEGANG TOT DOCUMENTEN WERD GEWEIGERD

Besluit inzake klacht 1087/10.12.96/STATEWATCH/UK/IJH tegen de Raad

Klacht

De klacht betreft vier verzoeken om documenten, die klager in juli en augustus 1996 aan de Raad richtte. Deze verzoeken werden gedaan op grond van het besluit van de Raad betreffende toegang van het publiek tot documenten van de Raad(15) (hierna te noemen "Besluit 93/731/EG").

Op 30 juli 1996 vroeg klager om afschriften van 71 verslagen die men tijdens in september, oktober en november 1994 gehouden vergaderingen van het "K4"-comité had besproken. Op 31 juli 1996 vroeg hij om zes documenten die dateerden uit 1992 en 1993. Op 13 augustus 1996 zond hij twee brieven aan de Raad. In de eerste brief vroeg hij om een afschrift van één verslag uit 1992 en in de tweede om afschriften van 26 verslagen die men besproken had tijdens de JBZ-Raad in Luxemburg op 4 juni 1996, waarvan 23 uit 1996 en drie van eerdere datum.

Op 26 september 1996 antwoordde het secretariaat-generaal van de Raad klager dat zijn verzoeken "herhaalde verzoeken zijn welke eveneens betrekking hebben op een zeer groot aantal documenten" en dat het secretariaat-generaal krachtens artikel 3, lid 2, van Besluit 93/731/EG een billijke oplossing had gevonden door alleen te kijken naar de documenten uit 1996 (dat wil zeggen 23 van de 26 documenten waarom in de tweede brief van 13 augustus 1996 werd verzocht). Het secretariaat-generaal verstrekte klager 16 van de 23 documenten, maar weigerde hem de toegang tot de zeven andere verslagen.

Op 10 oktober 1996 diende klager een confirmatief verzoek in met betrekking tot alle documenten die hem niet ter beschikking werden gesteld. Op 20 november 1996 bevestigde de voorzitter van de Raad in zijn antwoord het oorspronkelijke besluit om een "billijke oplossing" toe te passen, op grond waarvan slechts werd gekeken naar de zeven documenten uit 1996.

Met betrekking tot deze zeven documenten stelde de Raad dat hij zorgvuldig het belang van klager bij toegang had afgewogen tegen het belang van de Raad bij de geheimhouding van zijn beraadslagingen en dat laatstgenoemd belang zwaarder woog dan eerstgenoemd belang. Hij gaf in dit verband de volgende bijzonderheden:

"De documenten 7574/96, 6982/2/96 en 7753/96 bevatten gedetailleerde nationale standpunten over respectievelijk een verdrag inzake buitengrenzen, een aanbeveling betreffende illegale tewerkstelling van onderdanen uit derde landen en een uitleveringsverdrag. De genoemde kwesties worden nog besproken of er is zeer recentelijk een besluit over genomen.

De documenten 7717/1/96 en 7718/1/96 bevatten gedetailleerde nationale standpunten over de begroting van de Europol-drugseenheid en het Europol-computersysteem.

Tenslotte bevatten de documenten 7788/96 en 7791/96 verwijzingen naar standpunten van de juridische diensten van de Raad over de rechterlijke interpretatie van de Europol-conventie, alsmede opmerkingen van enkele delegaties over deze kwestie."

In zijn klacht aan de Ombudsman beweerde klager dat de wijze waarop de Raad zijn verzoeken om toegang tot documenten had behandeld, onbillijk en mogelijk onwettig was.

Het onderzoek

Standpunt van de Raad

De klacht werd doorgezonden aan de Raad, samen met vijf andere klachten die door dezelfde klager waren ingediend. In maart 1997 stuurde de Raad een antwoord waarin hij de bevoegdheid van de Ombudsman betwistte om de klachten in behandeling te nemen. Op 15 april 1997 richtte de Ombudsman zich met een brief tot de Raad waarin hij zijn oorspronkelijke besluit bevestigde volgens hetwelk de klachten onder zijn bevoegdheid vielen, en verzocht hij opnieuw om een standpunt over de inhoud van de klachten.

Op 20 juni 1997 gaf de Raad gevolg aan het verzoek van de Ombudsman. Ten aanzien van de toepassing van een "billijke oplossing" merkte de Raad op dat zijn standpunt over een andere klacht van dezelfde klager (1053/25.11.96/STATEWATCH/UK/IJH) ook op deze zaak betrokken kon worden.

Opmerkingen van de klager

In zijn opmerkingen beweerde klager dat:

- de Raad niet gerechtigd was een "billijke oplossing" toe te passen op zijn vier verzoeken om documenten;

- de Raad niet gerechtigd is de toegang tot documenten te weigeren op grond van het feit dat deze onlangs zijn goedgekeurd of de meningen van lidstaten bevatten.

Het documentenonderzoek van de Ombudsman

De Ombudsman achtte het noodzakelijk de zeven documenten te onderzoeken die de Raad krachtens artikel 4, lid 2, van Besluit 93/731/EG geweigerd had ter beschikking te stellen.

De Ombudsman stelde klager van het onderzoek op de hoogte waarbij overeenkomstig artikel 4, lid 1, van het statuut van de Ombudsman noch de documenten zelf noch de daarin vervatte gegevens aan klager konden worden vrijgegeven.

Het onderzoek werd op 2 oktober 1998 verricht in het Justus Lipsius-gebouw van de Raad in Brussel. De diensten van de Raad verleenden de diensten van de Ombudsman toegang tot de documenten en boden tevens aan hun indien nodig afschriften te verstrekken. Na onderzoek van de documenten achtten de diensten van de Ombudsman het niet nodig afschriften mee te nemen.

Het besluit

1. Het bevoegdheidsvraagstuk

1.1. Dat de Raad de bevoegdheid van de Ombudsman betwistte, bleek te zijn gebaseerd op twee vooronderstellingen:

a) de bevoegdheid van de Ombudsman strekt zich niet uit tot het optreden van de Raad in het kader van de samenwerking op het gebied van justitie en binnenlandse zaken (de "derde pijler"), en

b) het onderwerp van de klachten heeft betrekking op het optreden van de Raad in het kader van de derde pijler.

1.2. Het besluit van de Ombudsman om de klacht in behandeling te nemen, is gebaseerd op zijn standpunt dat de tweede vooronderstelling onjuist is. Het is derhalve niet nodig dat hij inzake de eerste vooronderstelling een standpunt inneemt.

1.3. Het onderwerp van de klachten heeft betrekking op het antwoord van de Raad op verzoeken om toegang tot documenten. De verzoeken werden gedaan op grond van Besluit 93/731/EG en werden dienovereenkomstig door de Raad behandeld. Besluit 93/731/EG werd genomen in het kader van artikel 151 van het EG-Verdrag. Het Hof van Justitie bevestigde in zijn arrest in de zaak Nederland tegen Raad(16) dat het besluit uit hoofde van het Gemeenschapsrecht rechtsgevolgen heeft ten aanzien van derden.

1.4. Het besluit werd door het Gerecht van Eerste Aanleg in de zaak Carvel en Guardian Newspapers tegen Raad(17) geïnterpreteerd en toegepast. Bij de zaak ging het onder andere om de toegang tot derdepijlerdocumenten. Gezien de beperkingen waaraan de jurisdictie van het Hof van Justitie krachtens artikel L van het Verdrag betreffende de Europese Unie is onderworpen, zou het Gerecht van Eerste Aanleg geen rechterlijke bevoegdheid voor de behandeling van dit aspect van de zaak Carvel hebben gehad, indien de toegang tot derdepijlerdocumenten zelf een derdepijleraangelegenheid zou zijn.

1.5. Uit het bovenstaande blijkt dat de correcte interpretatie en toepassing van Besluit 93/731/EG betreffende toegang van het publiek tot documenten van de Raad een zaak van het Gemeenschapsrecht en geen derdepijleraangelegenheid is, zelfs niet wanneer de desbetreffende documenten betrekking hebben op het optreden in het kader van de derde pijler. De Ombudsman stelde de Raad op 15 april 1997 van dit besluit in kennis. (N.B.: In zijn arrest van 17 juni 1998 verwierp het Gerecht van Eerste Aanleg op soortgelijke gronden de argumenten van de Raad tegen de bevoegdheid van het Hof in de zaak Tidningen Journalisten(18).)

2. De toepassing van een "billijke oplossing"

2.1. Klager beweerde dat de Raad zich niet op artikel 3, lid 2, van Besluit 93/731/EG mag beroepen om een "billijke oplossing" toe te passen op zijn vier verzoeken om documenten.

2.2. Zoals de Raad in zijn standpunt opmerkte, is de kwestie die met betrekking tot dit aspect van de klacht aan de orde wordt gesteld, identiek aan de zaak die werd behandeld in een andere klacht van dezelfde klager: 1053/25.11.96/STATEWATCH/UK/IJH. Het besluit van de Ombudsman van 28 juli 1998 in bovengenoemde zaak is derhalve eveneens van toepassing op de onderhavige zaak.

2.3. Wanneer bovengenoemd besluit wordt toegepast, met name als het gaat om de betekenis van de termen "herhaalde verzoeken" en "lijvige documenten", is het duidelijk dat de Raad in deze zaak niet gerechtigd was op grond van artikel 3, lid 2, van Besluit 93/731/EG een "billijke oplossing" toe te passen op de vier verzoeken om documenten.

3. De weigering om toegang te verlenen krachtens artikel 4, lid 2

3.1. De Raad weigerde toegang tot zeven documenten krachtens artikel 4, lid 2, van Besluit 93/731/EG, waarin het volgende wordt bepaald: "Toegang tot een document van de Raad kan worden geweigerd in verband met de geheimhouding van de beraadslagingen van de Raad."

Volgens de gevestigde rechtspraak is het voor de toepassing van deze bepaling vereist dat de Raad een echte afweging maakt tussen enerzijds het belang van de burger bij het verkrijgen van toegang tot documenten en anderzijds het belang dat hijzelf heeft om de geheimhouding van zijn beraadslagingen te beschermen.

3.2. Klager beweert dat de Raad niet gerechtigd is krachtens artikel 4, lid 2 de toegang tot documenten te weigeren op grond van het feit dat deze onlangs zijn goedgekeurd of de meningen van lidstaten bevatten. Bij weten van de Ombudsman bestaat er geen rechtsregel of -beginsel volgens welke de Raad deze beide feiten buiten beschouwing dient te laten bij de belangenafweging krachtens artikel 4, lid 2.

3.3. Het documentenonderzoek van de Ombudsman bevestigde dat de inhoud van de documenten in kwestie overeenkomt met de door de Raad gegeven redenen.

3.4. Met betrekking tot dit aspect van de zaak blijkt er derhalve geen sprake te zijn van wanbeheer door de Raad.

Conclusie

Ten aanzien van de toepassing door de Raad van een "billijke oplossing" geldt de kritische opmerking in 1053/25.11.96/STATEWATCH/UK/IJH (besluit van 28 juli 1998) ook voor de verzoeken van klager om documenten in de onderhavige zaak.

Ten aanzien van de weigering om toegang te verlenen tot zeven documenten krachtens artikel 4, lid 2, van Besluit 93/731/EG blijkt er op basis van het onderzoek van de Ombudsman geen sprake te zijn van wanbeheer door de Raad.

De Ombudsman heeft derhalve de zaak gesloten.

3.1.3. EUROPESE COMMISSIE

MEDEDINGING: ANTWOORD OP INGEDIENDE OPMERKINGEN - BEVOEGDHEID VAN DE OMBUDSMAN

Besluit inzake klacht 449/96/20.02.96/HKC/PD tegen de Europese Commissie

Klacht

In februari 1996 diende HKC, een Deens advocatenkantoor, een klacht in bij de Ombudsman namens LF, een Deense vakbond. De klacht had betrekking op het besluit van de Commissie vrijstelling toe te kennen van de concurrentieregels voor een samenwerkingsverband tussen twee luchtvaartmaatschappijen, wier werknemers lid waren van LF. Klager was van mening dat de overeenkomst zou leiden tot het verlies van banen onder de leden van LF. Volgens klager was de Commissie verplicht rekening te houden met de effecten op de werkloosheid als zij overwoog vrijstelling van de concurrentieregels toe te kennen. Voorts had de klacht betrekking op het feit dat de Commissie niet de ontvangst had bevestigd van de opmerkingen van LF, die LF op verzoek van de Commissie aan haar had voorgelegd onder de van toepassing zijnde vrijstellingsregeling en dat zij deze ook niet had beantwoord.

Het onderzoek

Standpunt van de Commissie

De klacht werd aan de Commissie doorgezonden. In haar standpunt voerde de Commissie aan dat de Ombudsman niet bevoegd was een standpunt in te nemen inzake de vraag of de Commissie bij het toekennen van een concurrentievrijstelling rekening diende te houden met de effecten op de werkloosheid, daar de zaak betrekking had op een vermeende niet-toepassing van de wet, en zulks in tegenstelling tot wanbeheer. De Commissie voerde bovendien aan dat zij niet verplicht was te reageren op opmerkingen die op haar uitnodiging door derden, zoals LF, aan haar waren voorgelegd, daar de opmerkingen zuiver waren bedoeld als bijkomend hulpmiddel voor de opstelling van haar analyse.

Opmerkingen klager

In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn klacht en achtte hij de Ombudsman bevoegd voor de behandeling van alle aspecten.

Het besluit

1. De Ombudsman was van mening dat inzake de kwestie of de Commissie verplicht is rekening te houden met de effecten op de werkloosheid bij het verlenen van een concurrentievrijstelling, hij bevoegd is deze in behandeling te nemen.

In een brief aan de voorzitter van de Commissie werden verdere opmerkingen over deze kw