NL Publicatieblad van de Europese Unie L 308/114

HET EUROPEES BUREAU VOOR FRAUDEBESTRIJDING (OLAF)

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT VAN OLAF

INHOUD

TITEL I — ROL EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT VAN OLAF

Artikel 1 Taken

Artikel 2 Bevoegdheden

TITEL II — SAMENSTELLING EN WERKING

Artikel 3 Samenstelling

Artikel 4 Deontologie

Artikel 5 Voorzitterschap

Artikel 6 Vergaderingen

Artikel 7 Werkmethoden

Artikel 8 Rapporteurs

Artikel 9 Stemprocedure

Artikel 10 Notulen

Artikel 11 Secretariaat

TITEL III — DE UITOEFENING VAN BEVOEGDHEDEN

Artikel 12 Toezicht op de onderzoekswerkzaamheden op initiatief van het Comité van toezicht

Artikel 13 Gevolg dat aan de door de directeur-generaal van OLAF verstrekte informatie moet worden gegeven

Artikel 14 Controles, studies en deskundig advies

Artikel 15 Activiteitenverslag

Artikel 16 Adviesprocedure inzake de benoeming van de directeur-generaal

Artikel 17 Tuchtprocedure tegen de directeur-generaal

Artikel 18 Vertrouwelijkheid en behandeling van persoonlijke gegevens

Artikel 19 Begroting

TITEL IV — OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 20 Evaluatie en wijziging van het reglement van orde

Artikel 21 Inwerkingtreding en publicatie van het reglement van orde

HET COMITÉ VAN TOEZICHT,

Gezien artikel 11, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (1),

Gezien artikel 11, lid 6, van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad van 25 mei 1999 betreffende de door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) verrichte onderzoeken (2),

STELT HIERBIJ HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VAST:

TITEL I

ROL EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT VAN OLAF

Artikel 1

Taken

1. Het Comité van toezicht van het Europees Bureau voor fraudebestrijding oefent de taken uit die in Verordening (EG) nr. 1073/1999 en Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 28 april 1999 houdende oprichting van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (3) zijn vastgelegd.

2. Om de onafhankelijkheid van OLAF bij de uitvoering van zijn taken te versterken, onderwerpt het comité de onderzoekswerkzaamheden van OLAF aan geregeld toezicht en staat het de directeur-generaal van OLAF bij in de uitvoering van zijn taken.

Artikel 2

Bevoegdheden

1. Bij het geregeld toezicht op de onderzoekswerkzaamheden van OLAF krijgt het Comité van toezicht inzage in alle gegevens en documenten die het noodzakelijk acht voor het vervullen van zijn taken.

2. Het comité onderwerpt de door de directeur-generaal van OLAF aan hem verstrekte gegevens aan geregelde controles overeenkomstig de bepalingen van artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

3. Het comité behandelt de hem door het personeel van OLAF verstrekte gegevens betreffende gelijk welk feit, eventuele onwettige activiteit of ongepast gedrag in OLAF overeenkomstig artikel 22 bis van het Statuut van het personeel van de Europese Gemeenschappen.

4. Wat betreft de door OLAF aan de nationale gerechtelijke autoriteiten verstrekte gegevens, waarvan het Comité van toezicht vooraf in kennis werd gesteld, gaat het comité na of de grondrechten en de procedurele garanties tijdens het onderzoek in acht zijn genomen.

5. Het comité zorgt ervoor dat de door OLAF verstrekte gegevens en documenten vertrouwelijk worden behandeld.

6. Het comité oefent zijn taken en bevoegdheden uit overeenkomstig de bepalingen van titel III van het huidige reglement van orde.

TITEL II

SAMENSTELLING EN WERKING

Artikel 3

Samenstelling

1. De samenstelling, de wijze van benoeming en de ambtstermijn van de leden van het Comité van toezicht zijn in Verordening (EG) nr. 1073/1999 vastgelegd.

2. Na afloop van hun ambtstermijn blijven de leden van het comité in functie totdat in de verlenging van hun ambtstermijn of in hun vervanging is voorzien.

3. Wanneer een lid van het comité verhinderd is de vergaderingen van het comité bij te wonen of zijn mandaat neerlegt, stelt hij de voorzitter van het comité daarvan in kennis zodat passende maatregelen kunnen worden genomen.

Artikel 4

Deontologie

1. Overeenkomstig artikel 11, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 oefenen de leden van het Comité van toezicht hun taken in volle onafhankelijkheid uit. Zij vragen noch aanvaarden instructies van welke regering, instelling, orgaan of instantie dan ook.

2. Zoals in het besluit inzake hun benoeming is bepaald, behandelen zij evenmin aangelegenheden waarbij zij, direct of indirect, enig persoonlijk belang, met name van familiale of financiële aard, hebben dat hun onafhankelijkheid in het gedrang zou kunnen brengen.

Ten aanzien van de aan hen voorgelegde dossiers en hun beraadslagingen nemen zij strikte geheimhouding in acht.

3. De leden stellen het comité in kennis van elke situatie die een aantasting zou kunnen betekenen van de in de leden 1 en 2 geformuleerde beginselen betreffende zijn werkzaamheden, zodat het comité passende maatregelen kan nemen.

Artikel 5

Voorzitterschap

1. Het Comité van toezicht wijst uit zijn midden een voorzitter aan met een meerderheid van de stemmen van zijn leden.

2. De voorzitter wordt gekozen voor de duur van één jaar. Deze ambtstermijn kan worden verlengd. De verkiezing van de voorzitter vindt plaats op de laatste vergadering die wordt voorgezeten door zijn voorganger.

3. Indien de voorzitter om welke reden dan ook verhinderd is zijn taken duurzaam uit te oefenen, dan stelt hij de leden hiervan in kennis. In dat geval wordt op de in lid 1 beschreven wijze een nieuwe voorzitter gekozen.

4. De voorzitter vertegenwoordigt het comité en zit de vergaderingen voor. Hij ziet toe op het goede verloop van de werkzaamheden ervan. Hij roept de vergaderingen van het comité bijeen en besluit over de plaats, de datum en het uur van deze vergaderingen. Hij stelt de ontwerpagenda op en ziet erop toe dat de besluiten van het comité worden uitgevoerd.

5. In geval van tijdelijke verhindering kan de voorzitter een van de leden van het comité verzoeken hem te vervangen.

6. Wanneer de voorzitter afwezig is en geen gebruik is gemaakt van de in lid 5 genoemde procedure, wordt de functie van voorzitter uitgeoefend door het oudste lid in jaren.

7. De voorzitter is bevoegd voor de verzending en beantwoording van alle brieven over de activiteiten van het comité. Hij stelt de leden van het comité in kennis van de brieven die hij heeft ontvangen of die hij heeft beantwoord.

8. De voorzitter stelt het comité in kennis van de door het secretariaat en het hoofd van het secretariaat verrichte werkzaamheden zodat regelmatig toezicht kan worden uitgeoefend op de goede werking ervan.

Artikel 6

Vergaderingen

1. Het Comité van toezicht oefent zijn bevoegdheden uit in collegiale vergaderingen. Het komt ten minste tien keer per jaar bijeen. Het comité kan alleen geldig vergaderen als een meerderheid van zijn leden aanwezig is. Bovendien komt het bijeen op initiatief van de voorzitter dan wel wanneer een meerderheid van de leden daarom verzoekt.

2. Behoudens in gevallen die door de voorzitter als dringend worden beschouwd, worden convocaties tijdig verzonden zodat zij ten minste één week vóór de vergadering worden bezorgd. De convocatie gaat vergezeld van de ontwerpagenda en alle nodige vergaderstukken, tenzij dit gezien de aard van deze stukken niet mogelijk is. De definitieve agenda wordt aan het begin van elke vergadering aangenomen.

3. Elk lid kan de voorzitter verzoeken bijzondere punten of vragen op de ontwerpagenda te plaatsen of daaraan toe te voegen.

4. Op verzoek van de directeur-generaal van OLAF kan de voorzitter het comité bijeenroepen of onderwerpen op de agenda plaatsen. De voorstellen van de directeur-generaal gaan vergezeld van de nodige documenten.

5. Het comité kan de directeur-generaal van OLAF verzoeken deel te nemen aan vergaderingen en activiteiten in verband met de werkzaamheden van het comité. Andere leden van OLAF kunnen worden uitgenodigd een vergadering van het comité bij te wonen indien hun aanwezigheid noodzakelijk wordt geacht. Deze uitnodigingen worden via de directeur-generaal van OLAF overgebracht.

De directeur-generaal van OLAF wordt, wanneer de agenda onderwerpen bevat waarvoor de personen als bedoeld in de eerste alinea kunnen worden uitgenodigd, hiervan in kennis gesteld.

6. Elke vertegenwoordiger van de instellingen, organen of instanties van de Europese Unie, de lidstaten of geassocieerde staten kan worden verzocht aan de werkzaamheden van het comité deel te nemen met betrekking tot een bepaald agendapunt.

Artikel 7

Werkmethoden

1. De vergaderingen van het Comité van toezicht zijn niet openbaar. Zijn werkzaamheden en de interne documenten waarop deze zijn gebaseerd zijn vertrouwelijk, tenzij het comité anders besluit.

De door de directeur-generaal van OLAF verstrekte stukken en inlichtingen vallen onder het bepaalde van artikel 339 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie inzake de bescherming van vertrouwelijke gegevens en van artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

2. Het comité stelt maximaal drie werktalen vast. De documenten, ontwerpadviezen, -verslagen en -besluiten zijn opgesteld in de door het comité vastgestelde werktalen. Indien nodig kan een lid verzoeken om vertaling van elk document in zijn eigen taal.

3. De adviezen, verslagen en besluiten van het comité worden aangenomen in plenaire vergadering.

4. Bij wijze van uitzondering op dit beginsel kunnen bepaalde besluiten evenwel volgens een schriftelijke procedure worden genomen, indien het comité tijdens zijn voorgaande vergadering zijn goedkeuring aan een dergelijke procedure heeft gehecht.

In dringende gevallen kan de voorzitter het initiatief nemen tot schriftelijke raadpleging van de leden.

In beide gevallen doet de voorzitter de leden van het comité een ontwerpbesluit toekomen. Indien de leden niet binnen een door de voorzitter aangegeven termijn van vijf werkdagen vanaf de ontvangst van het ontwerpbesluit hiertegen bezwaar maken, dan wordt het geacht te zijn aangenomen. Indien een lid uiterlijk binnen vijf werkdagen vanaf ontvangst van het ontwerpbesluit verzoekt om bespreking ervan in het comité, dan wordt de schriftelijke raadplegingsprocedure opgeschort.

Artikel 8

Rapporteurs

1. Om zijn besprekingen of werkzaamheden voor te bereiden kan het Comité van toezicht uit zijn midden en op voorstel van de voorzitter één of meer rapporteurs aanwijzen.

2. Indien het een dringende kwestie betreft, kan de voorzitter ambtshalve tot aanwijzing overgaan. In dat geval stelt hij de leden hiervan onverwijld in kennis.

3. De rapporteur onderzoekt de kwestie die hem is voorgelegd en dient een ontwerpverslag bij het comité in. Indien nodig wordt hij bijgestaan door het secretariaat van het comité.

Artikel 9

Stemprocedure

1. Besluiten worden op voorstel van de voorzitter genomen met een gewone meerderheid van stemmen.

2. Op voorstel van een lid kan tot een geheime stemming worden overgegaan.

Artikel 10

Notulen

1. Van alle vergaderingen van het Comité van toezicht worden notulen opgesteld, en wel in de werktalen van het comité. Zij bevatten de voor elk van de agendapunten vastgestelde besluiten.

2. De ontwerpnotulen worden door het secretariaat onder leiding van de voorzitter opgesteld en onder de leden van het comité verspreid met het oog op goedkeuring tijdens de eerstvolgende vergadering.

3. Elk lid kan tijdens de bespreking van de ontwerpnotulen voorstellen deze te wijzigen. De leden kunnen tevens verzoeken eventuele nuttig geachte schriftelijke verklaringen of documenten aan de notulen te hechten.

4. Wanneer de notulen zijn aangenomen worden zij door de voorzitter en het hoofd van het secretariaat ondertekend en door het secretariaat van het comité bewaard. De notulen kunnen openbaar worden gemaakt indien het comité zulks besluit.

Artikel 11

Secretariaat

1. Overeenkomstig artikel 11, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 beschikt het Comité van toezicht over een secretariaat dat het bijstaat bij de vervulling van zijn taken. Het secretariaat werkt volledig onafhankelijk onder het voorzitterschap van het comité en zijn leden en zorgt ervoor dat de werkzaamheden van het comité naar behoren worden uitgevoerd.

2. Het comité stelt de directeur-generaal van OLAF in kennis van de behoeften van het secretariaat op het gebied van geschikt personeel en middelen zodat het comité zijn taken kan vervullen en de continuïteit van zijn werkzaamheden wordt verzekerd.

3. Het hoofd van het secretariaat stelt het comité in ieder geval in kennis van de kandidaten die lid van het secretariaat willen worden. Wanneer de kandidaturen eenmaal zijn bekend, komt het comité in plenaire vergadering samen om te bespreken of deze beantwoorden aan de behoeften van het comité, teneinde een voorstel tot benoeming in te dienen bij de directeur-generaal van OLAF.

4. Het hoofd van het secretariaat rapporteert aan de voorzitter van het comité. Hij coördineert de werkzaamheden van het secretariaat en is verantwoordelijk voor het administratieve en budgettaire beheer van het comité en zijn secretariaat.

Het comité wijst uit zijn leden de personen aan die deelnemen aan de selectieprocedure voor het hoofd van het secretariaat. De geselecteerde leden stellen het comité in een plenaire vergadering in kennis van de werkzaamheden en resultaten van de selectiecomités.

5. Het comité beoordeelt op gezette tijden de werkzaamheden van het hoofd en de leden van het secretariaat.

6. Het personeel van het secretariaat is gehouden de informatie waarover het beschikt vertrouwelijk te behandelen. Het blijft hiertoe ook na afloop van zijn functie verplicht. Ingeval het comité vaststelt dat een lid van het secretariaat de geheimhoudingsplicht heeft geschonden, stelt de voorzitter van het comité de directeur-generaal van OLAF hiervan in kennis zodat passende maatregelen kunnen worden genomen.

7. Het secretariaat draagt ertoe bij dat de taken die het comité zijn toevertrouwd met het oog op een versterking van de onafhankelijkheid van OLAF, efficiënt worden vervuld, in het bijzonder wat zijn toezichthoudende functie betreft. Het assisteert de voorzitter bij de voorbereiding en het verloop van de vergaderingen, het notuleert de vergaderingen, het voorziet de leden van het comité van informatie en documentatie over al hun werkterreinen, het assisteert de leden met name bij de uitoefening van hun functie als rapporteur, en het neemt onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter deel aan de opstelling van teksten. Om deze taken te vervullen wonen de personeelsleden van het secretariaat zo nodig vergaderingen met rapporteurs bij.

TITEL III

DE UITOEFENING VAN BEVOEGDHEDEN

Artikel 12

Toezicht op de onderzoekswerkzaamheden op initiatief van het Comité van toezicht

Met instemming van de aangewezen rapporteur deelt de voorzitter van het comité in een nota aan het secretariaat mee tot welke onderzoeken toegang wordt gewenst overeenkomstig artikel 11, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

Artikel 13

Gevolg dat aan de door de directeur-generaal van OLAF verstrekte informatie moet worden gegeven

1. Het Comité van toezicht kan, na bestudering van het werkprogramma dat hem elk jaar door de directeur-generaal van OLAF wordt voorgelegd, een advies uitbrengen waarin het relevante opmerkingen maakt over alle onderwerpen die tot zijn werkterrein behoren.

Tevens bestudeert het de inlichtingen die hem periodiek door de directeur-generaal worden toegezonden met betrekking tot de activiteiten van OLAF, en geeft het advies over die inlichtingen overeenkomstig artikel 11, lid 1, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

2. Krachtens artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 wordt het comité regelmatig in kennis gesteld van de door OLAF ingestelde onderzoeken, de resultaten daarvan en het gevolg dat eraan is gegeven. Het comité kan passende opmerkingen maken zonder zich evenwel in de afwikkeling van lopende onderzoeken te mengen.

3. Het comité onderzoekt de redenen waarom een onderzoek langer dan negen maanden na aanvang nog niet afgesloten is en hoeveel tijd wellicht nog nodig is om het te voltooien.

4. Het comité onderzoekt de gevallen waarin een instelling, orgaan of instantie geen gevolg heeft gegeven aan aanbevelingen van de directeur-generaal. Het comité onderzoekt tevens gevallen waarin het werk van de OLAF-onderzoekers werd gehinderd, belemmerd of onmogelijk gemaakt, teneinde passende maatregelen te nemen.

5. Gevallen waarin gegevens aan de gerechtelijke autoriteiten van een lidstaat moeten worden verstrekt, worden op basis van door de directeur-generaal van OLAF verstrekte informatie en overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1073/1999 onderzocht. De afhandeling van dergelijke gevallen geschiedt eveneens op basis van de door de directeur-generaal verstrekte informatie.

In het bijzonder verzoekt het comité, vooraleer de informatie wordt verstrekt, om toegang tot de desbetreffende onderzoeken om na te gaan of de grondrechten en procedurele garanties in acht zijn genomen. Zodra het secretariaat binnen een voor de uitoefening van deze taak passende termijn inzage in de documenten heeft verkregen, bereiden de voor het onderzoek van de gevallen aangewezen rapporteurs hun presentatie voor ten behoeve van de plenaire vergadering van het comité. Het bevoegde OLAF-personeel kan op deze vergadering worden uitgenodigd zodat het ten volle wordt geïnformeerd.

Het comité wijst rapporteurs aan om deze onderzoeken te controleren en, in voorkomend geval, een advies uit te brengen.

6. Terwijl het comité de directeur-generaal van OLAF bijstaat bij de vervulling van zijn taken, kan het advies uitbrengen over de bijdrage die OLAF levert aan het ontwerpen en ontwikkelen van methoden inzake de bestrijding van fraude en andere illegale activiteiten die de financiële belangen van de Europese Unie schaden.

Artikel 14

Controles, studies en deskundig advies

1. Het Comité van toezicht kan binnen het kader van zijn bevoegdheden passende controles uitvoeren, studies verrichten of deskundig advies inwinnen. Het kan tevens om bijstand verzoeken van ambtenaren of andere medewerkers van OLAF of van de instellingen, organen of instanties van de Europese Unie, de lidstaten of geassocieerde staten.

2. De voorzitter van het comité brengt over de overeenkomstig artikel 22 bis van het Statuut van het personeel van de Europese Gemeenschappen ontvangen gegevens verslag uit aan het comité zodat deze gegevens onderzocht kunnen worden. Nadat deze voorlopige analyse werd verricht, zendt het comité de gegevens indien nodig toe aan de bevoegde dienst.

Artikel 15

Activiteitenverslag

1. Overeenkomstig artikel 11, lid 8, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 stelt het Comité van toezicht jaarlijks minstens één activiteitenverslag vast, en doet dit aan de instellingen toekomen. Dit activiteitenverslag heeft betrekking op de werkzaamheden die het comité op grond van zijn bevoegdheden heeft verricht en bevat tevens een evaluatie van de activiteiten van OLAF en de tenuitvoerlegging van zijn werkprogramma.

2. Dit verslag wordt door één of meer rapporteurs aan het comité voorgelegd.

3. Bij het verslag kan een lijst worden gevoegd met de door het comité uitgebrachte adviezen.

Het verslag kan tevens vergezeld gaan van verslagen die het comité overeenkomstig artikel 11, lid 8, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 aan het Europees Parlement, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer heeft uitgebracht over de resultaten van de onderzoeken van OLAF en het gevolg dat daaraan is gegeven.

4. Het comité ziet erop toe dat zijn activiteitenverslag in het Publicatieblad van de Europese Unie wordt bekendgemaakt, nadat het eerst is voorgelegd aan het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.

Artikel 16

Adviesprocedure inzake de benoeming van de directeur-generaal

1. Het Comité van toezicht onderzoekt de sollicitaties voor de functie van directeur-generaal van OLAF en neemt deel aan het selectieproces via de voor dat doel op de plenaire vergadering aangewezen leden. Na bespreking van de resultaten van de selectiecomités brengt het comité advies uit met een toelichting waarin zijn criteria voor de beoordeling van de verdiensten en de geschiktheid van de kandidaten worden vermeld.

Het advies bevat het oordeel van het comité over de kandidaten als bepaald in artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en wordt de instellingen toegezonden.

2. Indien over geen enkele kandidaat een gunstig advies is uitgebracht, stelt de voorzitter de Commissie ervan in kennis dat het comité de ontvangen sollicitaties heeft verworpen.

Artikel 17

Tuchtprocedure tegen de directeur-generaal

Het Comité van toezicht brengt een met redenen omkleed advies uit wanneer het is geraadpleegd uit hoofde van artikel 12, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

Artikel 18

Vertrouwelijkheid en behandeling van persoonlijke gegevens

1. Het Comité van toezicht ziet erop toe dat artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 wordt toegepast.

2. Het comité kan op eigen initiatief of op initiatief van de directeur-generaal van OLAF besluiten een advies uit te brengen.

Artikel 19

Begroting

1. Het Comité van toezicht brengt advies uit over het door de directeur-generaal van OLAF ingediende voorontwerp van begroting dat wordt gericht aan het directoraat-generaal Begroting van de Commissie.

2. Het secretariaat stelt jaarlijks begrotingsvoorstellen op betreffende de werkzaamheden van het comité. Deze voorstellen worden na goedkeuring door het comité aan de directeur-generaal van OLAF toegezonden.

TITEL IV

OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 20

Evaluatie en wijziging van het reglement van orde

Elk lid van het Comité van toezicht kan op elk moment schriftelijk voorstellen tot wijziging richten aan de voorzitter van het comité. Deze wijzigingsvoorstellen worden op de eerstvolgende vergadering van het comité in stemming gebracht volgens de in artikel 10 bedoelde stemprocedure.

Artikel 21

Inwerkingtreding en publicatie van het reglement van orde

1. Het onderhavige reglement van orde treedt in werking op de dag na die van de goedkeuring ervan door het Comité van toezicht. Het vervangt het vorige reglement van orde dat in 2006 in het Publicatieblad van de Europese Unie is bekendgemaakt (4).

2. Het comité ziet erop toe dat het reglement van orde na de goedkeuring ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie wordt bekendgemaakt.

Gedaan te Brussel, 29 juni 2011. Voor het Comité van toezicht van OLAF De voorzitster Diemut THEATO

(1) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 1.

(2) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 8.

(3) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 20.

(4) PB C 311 van 19.12.2006, blz. 63.