BIJLAGE

Regels en procedures voor het systeem voor onderlinge verzekeringen

INHOUD

1. ACHTERGROND 11

1.2. Begrotingsstructuur, kosten in verband met en actoren die betrokken zijn bij het beheer van het systeem 11

1.2.1. De specifieke begrotingsstructuur van het systeem 11

1.2.2. De ordonnateurs 11

1.2.3. De aangewezen dienst van de Commissie die verantwoordelijk is voor het beheer van het systeem 12

1.2.4. De rekenplichtige van het systeem 12

1.2.5. De beheerder van de financiële activa 13

1.2.6. Interdepartementale groep van het systeem voor onderlinge verzekeringen 13

2. BIJDRAGEN AAN HET SYSTEEM 13

2.1. Procedure nr. 1 — Bijdrage 13

3. TERUGBETALEN VAN BIJDRAGEN IN HET SYSTEEM 14

3.1. Algemene regels 14

3.2. Procedure nr. 2 — Terugbetaling 14

3.2.1. Procedure 2a — Volledige terugbetaling aan de begunstigden 14

3.2.2. Procedure 2b — Volledige terugbetaling aan het desbetreffende begrotingsonderdeel 14

3.2.3. Procedure 2c — Gedeeltelijke terugbetaling aan de juridische entiteiten en aan het desbetreffende begrotingsonderdeel 14

4. INTERVENTIE VAN HET SYSTEEM (INGEBREKEBLIJVING) 15

4.1. Inleiding 15

4.2. Procedure nr. 3 — Systeeminterventie 15

4.2.1. Procedure 3a — Systeeminterventie in lopende acties (rechtstreekse overdracht naar consortium) 15

4.2.2. Procedure 3b — Overige systeeminterventies (overdracht naar begrotingsonderdeel) 16

5. BOEKHOUDSYSTEEM 17

5.1. Jaarrekeningen 17

5.2. Geautomatiseerd boekhoudsysteem 18

5.3. Betalingen uitvoeren 18

5.4. Inning van ontvangsten en invordering van schuldvorderingen 18

5.5. Beheer van de bankrekeningen van “GF01” 18

INLEIDING

Deze bijlage bevat de regels en procedures voor alle diensten die betrokken zijn bij de werking en het beheer van het systeem voor onderlinge verzekeringen (hierna “het systeem” genoemd).

Deze regels en procedures zijn van toepassing op acties die worden gefinancierd uit hoofde van het zevende kaderprogramma (1) (“KP7”), Horizon 2020 (2) (“H2020”), Horizon Europa (3) (“HE”) en het Euratom-programma voor onderzoek en opleiding (4) (de “Euratom-programma’s”).

In de richtsnoeren voor het systeem zal een uitgebreide gebruikershandleiding worden opgenomen voor personeel dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de in het kader van het KP7, H2020, HE en de Euratom-programma’s gefinancierde acties.

1. ACHTERGROND

1.2. Begrotingsstructuur, kosten in verband met en actoren die betrokken zijn bij het beheer van het systeem

1.2.1. De specifieke begrotingsstructuur van het systeem

Hoewel het systeem geen rechtspersoonlijkheid heeft, is het een eigen structuur met een boekhoud- en een begrotingssysteem (bedrijfscode “GF01”) dat onafhankelijk is van dat van de Commissie (bedrijfscode “BG32”) en andere organen van de Unie.

1.2.2. De ordonnateurs

De Commissie is de ordonnateur van het systeem.

Voor de toepassing van dit besluit worden de volgenden gezien als “gedelegeerde ordonnateurs” voor de werking van het systeem, die steeds verantwoordelijk zijn voor het deel van de begroting van KP7, H2020, HE of de Euratom-programma’s dat zij uitvoeren:

— directeuren-generaal van de verschillende directoraten-generaal van de Commissie;

— in het geval van de Euratom-programma’s, de directeur-generaal van DG RTD;

— directeuren van de uitvoerende agentschappen;

— personen in vergelijkbare functies in entiteiten die met taken tot uitvoering van de begroting zijn belast, zoals uitvoerend directeuren van gemeenschappelijke ondernemingen en andere relevante financieringsorganen, op voorwaarde dat de taken in verband met de werking van het systeem worden toevertrouwd overeenkomstig artikel 154 van het Financieel Reglement (5) en onder de voorwaarden voor deelname aan het systeem die zijn vastgesteld in het instrument waarmee taken tot uitvoering van de begroting worden toevertrouwd.

De gedelegeerde ordonnateurs zijn ervoor verantwoordelijk om van elke initiële voorfinanciering de bijdrage aan het systeem waarin in de subsidieovereenkomsten die zij beheren is voorzien, af te houden.

Zij zijn daarnaast verantwoordelijk voor i) het terugbetalen van de bijdragen voor het systeem aan de begunstigden en ii) interventies van het systeem, met inbegrip van betalingen en terugvorderingen. Bijgevolg zijn zij ook gedelegeerde ordonnateurs in het boekhoudsysteem van “GF01”.

Zij blijven er volledig verantwoordelijk voor dat de door hen beheerde middelen correct worden gebruikt en dat de onder hun controle geplaatste uitgaven wettig en correct zijn.

1.2.3. De aangewezen dienst van de Commissie die verantwoordelijk is voor het beheer van het systeem

DG RTD is als de aangewezen dienst verantwoordelijk voor de monitoring van en het toezicht op gedegen financieel beheer van de financiële verrichtingen in het kader van het systeem. Dit ontslaat de gedelegeerde ordonnateurs niet van hun individuele verantwoordelijkheid.

De aangewezen dienst moet met name:

— de bijdragen van begunstigden overdragen van de specifieke rekening van “BG32” buiten de begroting naar de bankrekening van “GF01” (6);

— bijdragen overdragen van de “GF01”-bankrekening naar de beheerder van de financiële activa;

— monitoren dat de bankrekening van “GF01” voldoende liquide is om snel op verzoeken om terugbetaling en verzoeken om interventies te kunnen reageren;

— aan de rekenplichtige van het systeem regelmatig alle informatie verstrekken die voor de uitoefening van zijn of haar taken nodig is;

— zorgen voor gedetailleerde monitoring en follow-up van de aan of door de beheerder van de financiële activa overgedragen bedragen;

— periodiek aan de beheerder van de financiële activa een prognose verstrekken van de stromen van bijdragen en terugbetalingen, op basis van informatie die door de betrokken diensten wordt verstrekt, en alle andere informatie die de beheerder van de financiële activa redelijkerwijs voor de uitvoering van zijn of haar taken nodig heeft;

— aan de gedelegeerde ordonnateurs kwartaalverslagen verstrekken over de financiële situatie van het systeem;

— de situatie en de ontwikkeling van het systeem monitoren om de Commissie in staat te stellen zo nodig passende mitigerende maatregelen te nemen opdat het systeem interventies kan blijven uitvoeren ter bescherming van de financiële belangen van de Unie en bijdragen van begunstigden kunnen worden terugbetaald bij de betaling van het saldo;

— achteraf verifiëren of de gedelegeerde ordonnateurs de systeembijdrage correct hebben ingehouden op elke initiële voorfinanciering en of de bijdrage gelijk is aan het in de subsidieovereenkomst vermelde percentage, toegepast op het maximale subsidiebedrag zoals dat in de subsidieovereenkomst is vermeld;

— de door de gedelegeerde ordonnateurs toegestane verrichtingen valideren of verwerpen, na verificatie van de conformiteit en regelmatigheid ervan. In geval van onenigheid over de gepastheid van een verrichting geeft de aangewezen dienst een niet-bindend advies alvorens die wordt gevalideerd;

— de in punt 1.2.6 bedoelde interdepartementale groep van het systeem voor onderlinge verzekeringen voorzitten;

— ervoor zorgen dat de inhoud van de richtsnoeren voor het systeem up-to-date is;

— de financiële functionarissen van de betrokken gedelegeerde ordonnateur behulpzaam zijn.

1.2.4. De rekenplichtige van het systeem

Het kantoor van de rekenplichtige van het systeem vervult deze functie overeenkomstig de beginselen van het handvest betreffende de taken en verantwoordelijkheden van de rekenplichtige van de Commissie (7).

Het specifieke boekhoudsysteem van het systeem maakt deel uit van het boekhoudsysteem van de Commissie. De boekhouding voor het systeem blijft echter duidelijk afzonderlijk van de algemene begroting van de Unie.

De aangewezen dienst en de in punt 1.2.5 bedoelde beheerder van de financiële activa verstrekken aan de rekenplichtige van het systeem alle informatie die nodig is voor het samenstellen van de rekeningen, die een getrouw beeld moeten geven van de activa en passiva van het systeem. De rekenplichtige van het systeem kan de ontvangen informatie verifiëren en alle verdere controles uitvoeren die noodzakelijk worden geacht alvorens de rekeningen worden afgetekend. De rekenplichtige van het systeem kan voorbehouden maken, met vermelding van de aard en de reikwijdte ervan.

1.2.5. De beheerder van de financiële activa

Het directoraat-generaal Begroting (DG BUDG) beheert als beheerder van de financiële activa de activa van het systeem overeenkomstig de overeenkomst inzake het dienstverleningsniveau die het met de aangewezen dienst sluit.

In de overeenkomst inzake het dienstverleningsniveau zullen de relatie tussen de aangewezen dienst en de beheerder van de financiële activa en de investeringsregels van het systeem worden vastgelegd, teneinde het juiste evenwicht te vinden tussen een aanvaardbaar niveau van investeringsrisico en de financiële levensvatbaarheid op lange termijn van het systeem (8).

De beheerder van de financiële activa zal de middelen monitoren overeenkomstig de regels van de overeenkomst inzake het dienstverleningsniveau en aan de aangewezen dienst verslag uitbrengen over alle relevante informatie met betrekking tot zijn mandaat.

1.2.6. Interdepartementale groep van het systeem voor onderlinge verzekeringen

De interdepartementale groep van het systeem voor onderlinge verzekeringen bestaat uit de directoraten-generaal, uitvoerende agentschappen en gemeenschappelijke ondernemingen die betrokken zijn bij de werking van het systeem. Tot de leden behoren ook een vertegenwoordiger van de Juridische Dienst van de Commissie, DG BUDG en de Gemeenschappelijke Dienst juridische ondersteuning.

De interdepartementale groep van het systeem voor onderlinge verzekeringen wordt voorgezeten door de aangewezen dienst. Zij heeft een adviserende rol.

2. BIJDRAGEN AAN HET SYSTEEM

Overeenkomstig de desbetreffende subsidieovereenkomst wordt de bijdrage volledig ingehouden op de initiële voorfinanciering. Als het EU-subsidiebedrag door middel van een wijziging wordt verhoogd, wordt een bijkomende dienovereenkomstige inhouding als bijdrage aan het systeem doorgevoerd (9).

2.1. Procedure nr. 1 — Bijdrage

Stap 1:

Bij het sluiten van een subsidieovereenkomst houdt de gedelegeerde ordonnateur het bijdragepercentage uit de voorfinanciering af, zoals in de subsidieovereenkomst is gespecificeerd.

De desbetreffende financieel initiatiefnemende functionaris voert een opdracht tot voorfinancieringsbetaling (10) in zijn eigen boekhoudsysteem in. Het deel van het bedrag van deze betalingsopdracht dat voor het systeem bestemd is, wordt door de desbetreffende financieel initiatiefnemende functionaris in zijn eigen boekhoudsysteem op een specifieke extrabudgettaire rekening geplaatst.

De betalingsopdracht volgt de desbetreffende autorisatieprocedure en wordt uitgevoerd door de desbetreffende rekenplichtige (11).

Stap 2:

De aangewezen dienst draagt regelmatig het cumulatieve totaalbedrag van de bijdragen over van de specifieke extrabudgettaire rekeningen naar het boekhoudsysteem van “GF01” (12) aan de hand van een betalingsopdracht.

De betalingsopdracht wordt gecontroleerd door een met financiële controle belaste functionaris, die door de gesubdelegeerde ordonnateur van de aangewezen dienst is gemachtigd, en wordt uitgevoerd door de rekenplichtige van de Commissie.

Stap 3:

De aangewezen dienst verleent via een betalingsopdracht toestemming voor de overdracht van de bijdragen vanuit het boekhoudsysteem van “GF01” naar de beheerder van de financiële activa van het systeem en zorgt ervoor dat de bankrekening van “GF01” voldoende liquide is om snel op verzoeken om terugbetaling en verzoeken om interventies te kunnen reageren.

Deze betalingsopdracht wordt gecontroleerd door een met financiële controle belaste functionaris, die door de gedelegeerde ordonnateur van de aangewezen dienst is gemachtigd, en wordt uitgevoerd door de rekenplichtige van het systeem.

De aangewezen dienst verifieert achteraf of de gedelegeerde ordonnateur de bijdrage aan het systeem correct heeft berekend en heeft ingehouden op de initiële voorfinanciering. Indien daarbij een fout wordt ontdekt, stelt de aangewezen dienst de bevoegde gedelegeerde ordonnateur daarvan in kennis en zorgt die ervoor dat het bedrag wordt gecorrigeerd.

3. TERUGBETALEN VAN BIJDRAGEN IN HET SYSTEEM

3.1. Algemene regels

Op grond van artikel 37, lid 4, van Verordening (EU) 2021/695 moet de aan het systeem over te dragen bijdrage bij de betaling van het saldo aan de begunstigden worden terugbetaald. Het terug te betalen bedrag omvat de achterstandsrente op de inhouding, indien van toepassing, maar geen eventuele door het systeem gegenereerde rente.

Indien de berekening voor de betaling van het saldo geen aanleiding geeft tot terugbetaling van de initiële bijdrage, of een deel daarvan, aan de begunstigden, moet de volledige bijdrage, of het desbetreffende deel, worden teruggestort naar het desbetreffende begrotingsonderdeel van waaruit de vastlegging oorspronkelijk werd toegestaan.

3.2. Procedure nr. 2 — Terugbetaling

De terugbetaling van de bijdragen geschiedt volgens de volgende drie procedures:

3.2.1. Procedure 2a — Volledige terugbetaling aan de begunstigden

Indien de berekening voor de betaling van het saldo aanleiding geeft tot een volledige terugbetaling van de initiële bijdrage, betaalt de betrokken gedelegeerde ordonnateur de bijdrage via de coördinator van de actie aan de begunstigden terug.

De financieel initiatiefnemende functionaris initieert in het ABAC (13) boekhoudsysteem van “GF01” een betalingsopdracht ten gunste van de coördinator van de actie. De betalingsopdracht wordt vervolgens gecontroleerd door een met financiële controle belaste functionaris, die door de gedelegeerde ordonnateur is gemachtigd, gevalideerd door de aangewezen dienst in de SAP van ABAC (14) en uitgevoerd door de rekenplichtige van het systeem.

Indien een fout wordt ontdekt, verwerpt de aangewezen dienst de verrichting in de SAP van ABAC en stelt zij de betrokken gedelegeerde ordonnateur daarvan in kennis.

3.2.2. Procedure 2b — Volledige terugbetaling aan het desbetreffende begrotingsonderdeel

Indien de berekening voor de betaling van het saldo, waarbij rekening is gehouden met de vereisten van de toepasselijke subsidieovereenkomst, geen aanleiding geeft tot terugbetaling van enig deel van de initiële bijdrage aan de begunstigden, stort de betrokken gedelegeerde ordonnateur de bijdrage volledig terug naar het begrotingsonderdeel van waaruit de oorspronkelijke betaling is uitgevoerd.

Daartoe geeft de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur in zijn boekhoudsysteem toestemming voor een invorderingsopdracht tegen het systeem. Zodra de invorderingsopdracht door de desbetreffende rekenplichtige is gevalideerd, initieert de initiatiefnemende functionaris een betalingsopdracht in het boekhoudsysteem van “GF01”.

De financieel initiatiefnemende functionaris initieert in het ABAC boekhoudsysteem van “GF01” een betalingsopdracht ten gunste van het begrotingsonderdeel van waaruit de oorspronkelijke betaling is uitgevoerd. De betalingsopdracht wordt vervolgens gecontroleerd door een met financiële controle belaste functionaris, die door de gedelegeerde ordonnateur is gemachtigd, gevalideerd door de aangewezen dienst in de SAP van ABAC en uitgevoerd door de rekenplichtige van het systeem.

Indien een fout wordt ontdekt, verwerpt de aangewezen dienst de verrichting in de SAP van ABAC en stelt zij de betrokken gedelegeerde ordonnateur daarvan in kennis.

3.2.3. Procedure 2c — Gedeeltelijke terugbetaling aan de juridische entiteiten en aan het desbetreffende begrotingsonderdeel

Indien de berekening voor de betaling van het saldo aanleiding geeft tot gedeeltelijke terugbetaling van de oorspronkelijke bijdrage aan de begunstigden, betaalt de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur een deel van het oorspronkelijke bedrag aan de coördinator van de actie terug.

De desbetreffende gedelegeerde ordonnateur stort het resterende bedrag terug naar het begrotingsonderdeel van waaruit de oorspronkelijke betaling is uitgevoerd.

Daartoe geeft de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur in zijn boekhoudsysteem toestemming voor een invorderingsopdracht tegen het systeem. Zodra de invorderingsopdracht door de desbetreffende rekenplichtige is gevalideerd, initieert de initiatiefnemende functionaris twee betalingsopdrachten in het ABAC-boekhoudsysteem van “GF01”: de ene ten gunste van het begrotingsonderdeel en de andere ten gunste van de coördinator van de actie. Beide betalingsopdrachten worden vervolgens gecontroleerd door een met financiële controle belaste functionaris, die door de gedelegeerde ordonnateur is gemachtigd, gevalideerd door de aangewezen dienst in de SAP van ABAC en uitgevoerd door de rekenplichtige van het systeem.

Indien een fout wordt ontdekt, verwerpt de aangewezen dienst de verrichting in de SAP van ABAC en stelt zij de betrokken gedelegeerde ordonnateur daarvan in kennis.

4. INTERVENTIE VAN HET SYSTEEM (INGEBREKEBLIJVING)

4.1. Inleiding

Indien een begunstigde (met inbegrip van de coördinator) in gebreke blijft — dat wil zeggen op de vervaldag het gehele of een deel van het in de debetnota vastgestelde bedrag niet heeft betaald — en zonder eventuele verdere garanties of andere mogelijke compenserende factoren, overweegt de betrokken gedelegeerde ordonnateur een interventie van het systeem in te zetten, in overeenstemming met de desbetreffende contractuele bepalingen (voor KP7, H2020, een Euratom-programma of HE). Interventies van het systeem zijn niet van invloed op eventuele administratieve sancties of maatregelen die op grond van het Financieel Reglement aan de in gebreke blijvende rechtspersoon kunnen worden opgelegd.

Indien het door het systeem gegenereerde financieel rendement ontoereikend is om de ingebrekeblijving te dekken, kan het systeem niet interveniëren en moet de Commissie of het desbetreffende uitvoerend agentschap, de desbetreffende gemeenschappelijke onderneming of het desbetreffende orgaan van de Unie het verschuldigde bedrag rechtstreeks van de begunstigde of, indien mogelijk, de met de begunstigde gelieerde of verbonden entiteit terugvorderen, tenzij de interventies van het systeem voortvloeien uit een contractuele bepaling van de H2020-subsidieovereenkomst.

Een interventie van het systeem kan niet worden ingezet waar het gaat om:

— invorderingsopdrachten die zijn afgegeven na de betaling van het saldo;

— invorderingsopdrachten die zijn afgegeven om schadevergoeding en/of financiële sancties van een rechtspersoon te innen.

Indien na de betaling van het saldo door de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur een invorderingsopdracht tegen de coördinator wordt afgegeven met betrekking tot niet-uitgekeerde voorfinanciering, tussentijdse betalingen of betalingen van het saldo, zal het systeem daarin niet interveniëren.

4.2. Procedure nr. 3 — Systeeminterventie

4.2.1. Procedure 3a — Systeeminterventie in lopende acties (rechtstreekse overdracht naar consortium)

In geval van beëindiging van de deelname van een begunstigde (met inbegrip van de coördinator) van het consortium tijdens een lopende actie (een begunstigde die in gebreke blijft) en wanneer de ten onrechte door de in gebreke blijvende begunstigde ontvangen bedragen door laatstgenoemde niet aan het consortium worden terugbetaald, zal het systeem interveniëren door dergelijke bedragen aan de coördinator uit te betalen (indien de in gebreke blijvende begunstigde de coördinator is, zal het van die entiteit verschuldigde bedrag door het systeem aan de nieuwe coördinator worden uitbetaald), indien aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:

(a) de desbetreffende actie loopt nog (15);

(b) de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur is van oordeel dat de maatregel noodzakelijk en opportuun is om het consortium in staat te stellen de actie met succes af te ronden;

(c) de rest van het consortium stemt ermee in de actie met dezelfde doelstellingen uit te voeren;

(d) er wordt een wijziging van de subsidieovereenkomst ondertekend waarmee de deelname van de in gebreke blijvende begunstigde (of coördinator) wordt beëindigd;

(e) indien de in gebreke blijvende begunstigde de coördinator is, wordt met instemming van de resterende begunstigden een nieuwe coördinator aangesteld.

De desbetreffende gedelegeerde ordonnateur is verantwoordelijk voor het controleren van de naleving van die voorwaarden.

Deze procedure is niet van toepassing op enerlei bedragen aan voorfinanciering of tussentijdse betalingen die niet door de coördinator zijn uitgekeerd.

Met het oog op de verificatie en monitoring van de conformiteit, de regelmatigheid en de opportuniteit van de verrichting, controleert de aangewezen dienst of aan deze voorwaarden is voldaan en verwerpt zij de verrichting indien niet aan de voorwaarden is voldaan. Als de aangewezen dienst de verrichting verwerpt, deelt zij de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur de redenen daarvan mee. Indien de aangewezen dienst van oordeel is dat niet aan de voorwaarde onder b) is voldaan, brengt zij via een nota een niet-bindend advies uit aan de gedelegeerde ordonnateur. Indien de gedelegeerde ordonnateur het hiermee oneens is, bevestigt hij of zij dat standpunt schriftelijk in een met redenen omkleed antwoord.

Voor elke interventie kan de aangewezen dienst om toegang tot administratieve en financiële dossiers verzoeken.

Stap 1:

De financieel initiatiefnemende functionaris van de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur initieert een betalingsopdracht ten gunste van de coördinator (of de nieuwe coördinator) in het boekhoudsysteem van “GF01” voor het bedrag dat de in gebreke blijvende begunstigde ten onrechte heeft ontvangen. De betalingsopdracht wordt vervolgens gecontroleerd door een met financiële controle belaste functionaris, die door de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur is gemachtigd, gevalideerd door de aangewezen dienst in de SAP van ABAC en uitgevoerd door de rekenplichtige van het systeem.

Juridisch gezien zal de betaling worden verricht door de Commissie, het uitvoerend agentschap, de gemeenschappelijke onderneming of een ander financieringsorgaan, ook al wordt de betaling door de rekenplichtige van het systeem via de rekening van “GF01” uitgevoerd.

Stap 2:

Tegelijkertijd initieert de financieel initiatiefnemende functionaris van de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur een invorderingsopdracht in de naam van de Commissie, het uitvoerend agentschap, de gemeenschappelijke onderneming of een ander financieringsorgaan tegen de in gebreke blijvende begunstigde in het boekhoudsysteem van “GF01”, en moet daarbij de bankrekening van het systeem worden vermeld. Deze invorderingsopdracht wordt vervolgens gecontroleerd door een met financiële controle belaste functionaris, die door de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur is gemachtigd, en gevalideerd door de aangewezen dienst in de SAP van ABAC en uitgevoerd door de rekenplichtige van het systeem, die ook voor de verdere afhandeling zorgt.

Indien de in gebreke blijvende begunstigde failliet gaat, insolvent wordt of wordt ontbonden of geliquideerd, moet de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur de curator zo spoedig mogelijk een aangifte van vorderingen doen toekomen (16). De desbetreffende gedelegeerde ordonnateur moet de curator eveneens de bijbehorende debetnota toezenden.

4.2.2. Procedure 3b — Overige systeeminterventies (overdracht naar begrotingsonderdeel)

Deze procedure is van toepassing op de volgende gevallen waarin debetnota’s niet zijn gehonoreerd:

a) beëindiging van de deelname van een begunstigde (met inbegrip van de coördinator (17)) vóór de betaling van het saldo, in gevallen waarin procedure 3a niet van toepassing is;

b) beëindiging van de deelname van een coördinator vóór de betaling van het saldo omdat de coördinator de voorfinanciering of een tussentijdse betaling niet aan de andere begunstigden van het consortium heeft uitgekeerd;

c) er is sprake van een schuld die voortvloeit uit een “negatieve betaling van het saldo”.

Stap 1:

De desbetreffende gedelegeerde ordonnateur geeft een invorderingsopdracht af tegen de begunstigde of de coördinator in zijn boekhoudsysteem om het verschuldigde bedrag terug te vorderen (in overeenstemming met de desbetreffende subsidieovereenkomst).

Stap 2:

Indien de debetnota niet of niet in zijn geheel binnen de gestelde termijn wordt terugbetaald en indien verrekening door de desbetreffende rekenplichtige niet of slechts gedeeltelijk mogelijk is, moet die rekenplichtige de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur daarvan in kennis stellen.

De desbetreffende gedelegeerde ordonnateur initieert, verifieert en geeft vervolgens toestemming voor een betaalopdracht in het boekhoudsysteem van “GF01” voor het volledige of het nog te betalen deel van de te betalen debetnota. Vervolgens wordt de betaalopdracht, indien deze door de aangewezen dienst wordt gevalideerd in de SAP van ABAC, uitgevoerd door de rekenplichtige van het systeem.

Stap 3:

Tegelijkertijd initieert, verifieert en geeft de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur toestemming voor een nieuwe invorderingsopdracht tegen de in gebreke blijvende begunstigde in het boekhoudsysteem van “GF01”. Vervolgens wordt de invorderingsopdracht, indien deze door de aangewezen dienst wordt gevalideerd in de SAP van ABAC, uitgevoerd door de rekenplichtige van het systeem, die ook voor de verdere afhandeling zorgt en de in het Financieel Reglement gespecificeerde stappen volgt om de invordering van het verschuldigde bedrag te waarborgen.

De desbetreffende gedelegeerde ordonnateur genereert ten gunste van het systeem een nieuwe debetnota namens de Commissie, het uitvoerend agentschap, de gemeenschappelijke onderneming of een ander financieringsorgaan, die eenvoudigweg de oorspronkelijke debetnota vervangt, met dezelfde betalingsdatum en rentevoet, waarbij de debiteur naar behoren wordt geïnformeerd.

Indien de begunstigde het overeenkomstig de debetnota verschuldigde bedrag terugbetaalt, worden die middelen samen met de opgelopen achterstandsrente op de bankrekening van “GF01” gestort.

Indien de begunstigde het overeenkomstig de debetnota verschuldigde bedrag niet terugbetaalt, kunnen er andere mogelijkheden zijn om de desbetreffende middelen terug te vorderen, zoals verrekening van verschuldigde bedragen, het aansprakelijk stellen (18) van gelieerde entiteiten van de begunstigde of gedwongen terugvordering, indien van toepassing (19), of, in het geval van financieringsorganen, elke andere passende maatregel waarin overeenkomstig die regels en procedure is voorzien.

Met betrekking tot stap 2) en stap 3): met het oog op de verificatie en de monitoring van de conformiteit en regelmatigheid van de verrichting (betaalopdracht en invorderingsopdracht) kan de aangewezen dienst om toegang tot administratieve en financiële dossiers verzoeken. Indien een fout wordt ontdekt, verwerpt de aangewezen dienst de verrichting en stelt zij de betrokken gedelegeerde ordonnateur daarvan in kennis.

Aantekeningen bij hoofdstuk 4.2

1. Overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer en met het oog op de bescherming van de financiële belangen van de Unie moet de gedelegeerde ordonnateur nagaan of het consortium en zijn leden hebben voldaan aan hun verplichting om de betrokkenen (overeenkomstig de subsidieovereenkomst/geannoteerde subsidieovereenkomst) tijdig over niet-uitkering van de voorfinanciering of de tussentijdse betaling door de coördinator te informeren. Met name zou de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur meteen zodra hij of zij dergelijke informatie ontvangt, onmiddellijk alle mogelijke maatregelen moeten nemen om alle verdere betalingen aan de in gebreke blijvende coördinator op te schorten. De desbetreffende gedelegeerde ordonnateur kan ook overwegen of een gebeurlijke vertraging in deze informatievoorziening die extra financiële blootstelling van de begroting van de Unie (d.w.z. een verdere betaling) tot gevolg heeft, aan de consortiumleden moet worden toegeschreven.

2. Wanneer het uitblijven van een uitkering door de leden van het consortium met ongerechtvaardigde vertraging wordt gemeld, moet de gedelegeerde ordonnateur, om de interventie van het systeem in gang te zetten, redelijke zekerheid verkrijgen dat de coördinator geen enkele bi- of multilaterale overeenkomst met een van de niet betaalde begunstigden heeft gesloten, met name om een deel van het betrokken bedrag te verlagen, te verrekenen of te compenseren. Indien nodig kan de gedelegeerde ordonnateur de coördinator en/of begunstigden om een bewijs van overdracht of ontvangst verzoeken.

3. Alleen van toepassing op 4.2.2. Indien een begunstigde failliet gaat, insolvent wordt of wordt ontbonden of geliquideerd, initieert de gedelegeerde ordonnateur van de Commissie, het uitvoerend agentschap, de gemeenschappelijke onderneming of van een ander financieringsorgaan onmiddellijk een interventie van het systeem vóór de in de debetnota gestelde termijn (stap 1). Indien de binnen “GF01” afgegeven invorderingsopdracht vóór een bepaalde uiterste termijn is afgegeven of kan worden afgegeven, wordt alleen de bij deze invorderingsopdracht behorende debetnota aan de begunstigde toegezonden, met een kopie aan de curator, namens de Commissie, het uitvoerend agentschap, de gemeenschappelijke onderneming of een ander betrokken financieringsorgaan en ten gunste van het systeem.

In geen geval worden dan nog betalingen aan de coördinator verricht totdat deze situatie is opgelost.

5. BOEKHOUDSYSTEEM

5.1. Jaarrekeningen

De rekeningen moeten aan de toepasselijke regels voldoen, kloppen en volledig zijn en een juist beeld geven van het vermogen en de financiële situatie van het systeem evenals het resultaat van het begrotingsjaar.

De rekenplichtige van het systeem stelt de boekhoudprocedures en het rekeningstelsel vast.

5.2. Geautomatiseerd boekhoudsysteem

De rekenplichtige van het systeem stelt functionele specificaties voor de boekhoudsoftware op en ziet erop toe dat deze in overeenstemming zijn met de boekhoudregels en -praktijken, voordat dit systeem in gebruik wordt genomen.

De gedelegeerde ordonnateurs en de aangewezen dienst maken gebruik van het centrale “ABAC WORKFLOW”-systeem voor het verrichten van betalingen, het innen van ontvangsten en het invorderen van schulden. Het systeem “ABAC SAP-ACCOUNTING” wordt gebruikt voor het bijhouden, opstellen en presenteren van de boeken.

Het boekhoudsysteem en de boekhoudprocedures moeten worden afgestemd op de procedures die specifiek zijn voor het systeem, zoals beschreven in de punten 2, 3 en 4 van deze bijlage.

5.3. Betalingen uitvoeren

De betalingen worden door de rekenplichtige van het systeem binnen de grenzen van de beschikbare middelen uitgevoerd.

De rekenplichtige van het systeem mag alleen betalingen per bankoverschrijving verrichten indien de bankgegevens van de begunstigde en de bevestiging van zijn of haar identiteit (of wijzigingen daarvan) vooraf in de centrale gegevensbank van derden van de Commissie worden opgenomen.

5.4. Inning van ontvangsten en invordering van schuldvorderingen

De rekenplichtige van het systeem is verantwoordelijk voor de door de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur opgestelde invorderingsopdrachten en handelt terdege zorgvuldig om te zorgen dat deze worden geïnd.

Indien schulden niet binnen de in de debetnota gestelde termijn worden terugbetaald, zet de rekenplichtige van het systeem de precontentieuze inningsprocedure in werking door herinneringen en aanmaningsbrieven aan de debiteur te sturen.

De rekenplichtige van het systeem berekent en vordert de verschuldigde achterstandsrente overeenkomstig de in de debetnota opgenomen bepalingen.

Indien nodig kan de rekenplichtige van het systeem de schuld invorderen door verrekening of door gebruik te maken van een vooraf gestelde zekerheid (voor KP7-acties), nadat hij of zij de betrokken gedelegeerde ordonnateur en de in gebreke blijvende begunstigde daarvan in kennis heeft gesteld.

Indien de vorderingen via de precontentieuze procedure niet worden geïnd, moet de rekenplichtige van het systeem:

— de desbetreffende gedelegeerde ordonnateur verzoeken een executoriale beschikking voor te bereiden overeenkomstig artikel 100 van het Financieel Reglement, of

— indien de invorderingsopdracht niet als executoriale beschikking kan worden geformaliseerd, de betrokken dienst van de Commissie instrueren om langs gerechtelijke weg een executoriale titel te verkrijgen, indien dit in overeenstemming is met de interne regels (20).

De rekenplichtige van het systeem kan de debiteur extra betalingstijd geven indien de debiteur zich ertoe verbindt de verschuldigde achterstandsrente te betalen en een zekerheid stelt die zowel de hoofdsom van de schuld als de rente dekt.

Zo nodig kan de rekenplichtige van het systeem op elk moment in de procedure maatregelen nemen om de financiële belangen van de Unie te beschermen.

5.5. Beheer van de bankrekeningen van “GF01”

De rekenplichtige van het systeem is bevoegd om de bankrekeningen te beheren die worden gebruikt om betalingen uit te voeren en ontvangsten te innen. De rekenplichtige van het systeem is verantwoordelijk voor de veilige bewaring van de op deze rekeningen gedeponeerde middelen.

Ten minste eenmaal per maand moet de rekenplichtige van het systeem nagaan of de in het boekhoudsysteem ingevoerde bedragen overeenstemmen met de bedragen die op deze bankrekeningen staan. De rekenplichtige van het systeem moet eventueel geconstateerde verschillen onderzoeken en zo nodig corrigeren.

(1) Besluit nr. 1982/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2006 betreffende het zevende kaderprogramma van de Europese Gemeenschap voor activiteiten op het gebied van onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie (2007-2013) (PB L 412 van 30.12.2006, blz. 1).

(2) Verordening (EU) nr. 1291/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 december 2013 tot vaststelling van Horizon 2020 — het kaderprogramma voor onderzoek en innovatie (2014-2020) en tot intrekking van Besluit nr. 1982/2006/EG (PB L 347 van 20.12.2013, blz. 104).

(3) Verordening (EU) 2021/695 van het Europees Parlement en de Raad van 28 april 2021 tot vaststelling van Horizon Europa — het kaderprogramma voor onderzoek en innovatie, en tot vaststelling van de regels voor deelname en verspreiding en tot intrekking van Verordeningen (EU) nr. 1290/2013 en (EU) nr. 1291/2013 (PB L 170 van 12.5.2021, blz. 1).

(4) Verordening (EU) 2021/765 van de Raad van 10 mei 2021 tot vaststelling van het programma voor onderzoek en opleiding van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie voor de periode 2021-2025 ter aanvulling van Horizon Europa — het kaderprogramma voor onderzoek en innovatie, en tot intrekking van Verordening (Euratom) 2018/1563 (PB L 167I van 12.5.2021, blz. 81).

(5) Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (PB L 193 van 30.7.2018, blz. 1.)

(6) Behalve van de EUSPA (voorheen GSA), EIT, gemeenschappelijke ondernemingen.

(7) Besluit C(2018) 5120 final van de Commissie van 3 augustus 2018 inzake de interne regels betreffende de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie (afdeling Europese Commissie), ter attentie van de diensten van de Commissie, bijlage 15 — Handvest voor de financiële actoren, deel 3 — Handvest van de taken en verantwoordelijkheden van de rekenplichtige van de Commissie.

(8) Het is duidelijk dat het beheer van de activa van het systeem gepaard gaat met het nemen van investeringsrisico’s op conto van de begroting van de Unie, hetgeen inhoudt dat het rendement van investeringen negatief of positief kan zijn, afhankelijk van de toekomstige marktomstandigheden en marktgedragingen.

(9) Behalve in het kader van de Marie Skłodowska-Curie-acties (MSCA) van Horizon Europa.

(10) In deze bijlage worden bij elke verwijzing naar een betalingsopdracht ook steeds de bijbehorende betalingsverzoeken bedoeld.

(11) Gemeenschappelijke ondernemingen en andere financieringsorganen zorgen ervoor dat de betalingsopdracht door hun eigen rekenplichtige wordt uitgevoerd.

(12) Het GSA, het EIT, de gemeenschappelijke ondernemingen en andere relevante financieringsorganen dragen de systeembijdragen rechtstreeks over naar het boekhoudsysteem van “GF01”.

(13) ABAC (“Accrual Based Accounting”, baten-lastenadministratie) is het acroniem voor het financiële IT-systeem van de Europese Commissie.

(14) SAP staat voor de boekhoudmodule die wordt gebruikt binnen ABAC.

(15) De duur van de actie is in de subsidieovereenkomst vastgelegd.

(16) Zoals gespecificeerd in Verordening (EU) 2015/848 van het Europees Parlement en de Raad van 20 mei 2015 betreffende insolventieprocedures (PB L 141 van 5.6.2015, blz. 19).

(17) Voor de coördinator gaat het hier ook om het deel van de ontvangen financiering dat betrekking heeft op zijn eigen kosten en dat niet voor het uitkeren van voorfinanciering/tussentijdse betalingen aan de leden van het consortium zou worden gebruikt.

(18) Voor acties vanuit H2020 en HE, indien van toepassing in het kader van de subsidieovereenkomst.

(19) Interne-procedurevoorschriften voor de invordering van uit het directe beheer voortvloeiende schuldvorderingen en de terugvordering van boeten, forfaitaire bedragen en dwangsommen uit hoofde van de Verdragen (Besluit C (2018/5119) van 3 augustus 2018).

(20) Besluit C(2018) 5119 final van de Commissie van 3 augustus 2018 betreffende de interne-procedurevoorschriften voor de invordering van bedragen die voortvloeien uit direct beheer en de terugvordering van boeten, forfaitaire bedragen en dwangsommen uit hoofde van de Verdragen.