BIJLAGE

EU-RICHTSNOEREN INZAKE INTERN NALEVINGSPROGRAMMA (“INTERNAL COMPLIANCE PROGRAMME” OF “ICP”) VOOR CONTROLES OP DE HANDEL IN PRODUCTEN VOOR TWEEËRLEI GEBRUIK

INLEIDING

Doeltreffende controles op de handel in producten voor tweeërlei gebruik — goederen, software en technologie — zijn van vitaal belang voor de bestrijding van risico's in verband met de verspreiding van massavernietigingswapens en de destabiliserende accumulatie van conventionele wapens. Ondernemingen die zich met producten voor tweeërlei gebruik bezighouden, zijn verplicht zich te houden aan de voorschriften inzake de strategische controle op de handel die zijn opgelegd krachtens de wet- en regelgeving van de Europese Unie (1) en haar lidstaten. Zij dienen af te zien van deelname in transacties in het kader waarvan gevreesd kan worden dat producten voor proliferatiedoeleinden kunnen worden gebruikt.

Rekening houdend met de snelle wetenschappelijke en technologische vooruitgang, de complexiteit van de hedendaagse toeleveringsketens en het steeds toenemende belang van niet-overheidsactoren zijn doeltreffende handelscontroles in grote mate afhankelijk van het bewustzijn van “ondernemingen” (2) en hun actieve inspanningen om aan handelsbeperkingen te voldoen. Daartoe stellen ondernemingen gewoonlijk een reeks interne beleidslijnen en procedures vast, ook wel “Internal Compliance Programme” (hierna ook “intern nalevingsprogramma” of “ICP”) genoemd, om ervoor te zorgen dat de wet- en regelgeving van de EU en de lidstaten op het gebied van de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik in acht wordt genomen. Het toepassingsgebied en de omvang van deze beleidslijnen en procedures worden gewoonlijk bepaald door de omvang en de commerciële activiteiten van de specifieke onderneming.

Om ondernemingen te ondersteunen bij het strikte naleven van de relevante EU- en nationale wet- en regelgeving, bieden deze richtsnoeren een kader voor het in kaart brengen en beheren van de impact van controles op het gebied van de handel in producten voor tweeërlei gebruik en het beperken van de daaraan verbonden risico's. De richtsnoeren zijn toegespitst op de zeven kernelementen voor een doeltreffend ICP. Elk kernelement wordt verder uitgewerkt in een afdeling “Wat wordt er verwacht”, waarin de doelstelling of doelstellingen van elk kernonderdeel worden beschreven, en een afdeling “Wat zijn de verschillende stappen?”, waarin de acties nader worden gespecificeerd en mogelijke oplossingen worden geschetst voor het uitwerken of tenuitvoerleggen van nalevingsprocedures. Het document bevat ten slotte een reeks nuttige vragen over het ICP van een onderneming, een lijst van indicatoren voor het voorkomen van omleiding en “rode-vlagsignalen” met betrekking tot verdachte vragen of bestellingen.

Bij het uitwerken van ICP-richtsnoeren van de EU voor de controle op de handel in goederen voor tweeërlei gebruik wordt rekening gehouden met en voortgebouwd op bestaande methoden voor naleving van de uitvoercontroleregeling, en met name met:

— de “Best Practice Guidelines on Internal Compliance Programmes for Dual-Use Goods and Technologies” van 2011 van het Wassenaar Arrangement (3),

— de “Best Practice Guide for Industry” van de Club van Nucleaire Leveranciers (“Nuclear Suplliers Group” of “NSG”) (4),

— de ICP-elementen in Aanbeveling 2011/24/EU van de Commissie (5),

— de resultaten van de vierde conferentie van Wiesbaden (2015) over “Private Sector Engagement in Strategic Trade Controls: Recommendations for Effective Approaches on United Nations Security Council Resolution 1540 (2004) Implementation”,

— de website “ICP-guide” uit 2017 van het “United States Export Control and Related Border Security Program” (6).

De richtsnoeren bevatten zeven kernelementen die niet als een uitputtende lijst moeten worden beschouwd, en evenmin dient de volgorde op de lijst te worden opgevat als een rangorde qua belangrijkheid. Zij worden als hoekstenen van een op de onderneming toegespitst ICP beschouwd en zijn bedoeld om ondernemingen bij te staan in hun denkproces over de meest geschikte middelen en procedures voor naleving van de wet- en regelgeving van de EU en op nationaal niveau inzake controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik. Van de betrokken ondernemingen wordt verwacht dat zij beschikken over een reeks van beleidslijnen en procedures voor controle op de uitvoer. Voor deze ondernemingen zou de structuur van de kernelementen als benchmark de evaluatie van hun nalevingsaanpak kunnen vergemakkelijken. Een nalevingsaanpak van een onderneming die voor ten minste alle kernelementen beleidslijnen en interne procedures omvat, zou in overeenstemming met de ICP-richtsnoeren van de EU voor controles op de handel in producten voor tweeërlei gebruik kunnen worden geacht. Voor ondernemingen die bezig zijn met het uitwerken van een nalevingsaanpak voor de handel in producten voor tweeërlei gebruik, biedt de structuur van de kernonderdelen een basale en generieke structuur voor naleving door de ondernemingen.

Over het algemeen is het belangrijkste aspect van het uitwerken van een ICP dat het relevant blijft voor de organisatie en de activiteiten van de onderneming, en ervoor te zorgen dat interne processen eenvoudig te begrijpen en te volgen zijn en dat de dagelijkse handelingen en procedures worden inbegrepen. De afzonderlijke eisen en kenmerken van een ICP zijn afhankelijk van de omvang, structuur en reikwijdte van de specifieke bedrijfsactiviteit van de onderneming, van de strategische aard van haar producten en mogelijke eindgebruiken of eindgebruikers, de geografische situatie van haar klanten en de complexiteit van de interne uitvoerprocessen. Daarom is het belangrijk te benadrukken dat tijdens de opstelling van deze richtsnoeren systematisch rekening is gehouden met eventuele moeilijkheden bij de tenuitvoerlegging voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's).

Afwijzing van aansprakelijkheid

Deze richtsnoeren zijn niet-bindend en mogen niet als juridisch advies worden beschouwd. Deze richtsnoeren laten de besluiten over vergunningen, die onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde autoriteiten vallen uit hoofde van Verordening (EG) nr. 428/2009, onverlet.

Als u feedback over de inhoud van dit document wilt delen, neem dan contact op met uw bevoegde autoriteit (zie bijlage 3).

EU-RICHTSNOEREN INZAKE ICP VOOR DE CONTROLE VAN DE HANDEL IN GOEDEREN VOOR TWEEËRLEI GEBRUIK

De volgende kernelementen zijn essentieel voor een doeltreffend intern nalevingsprogramma voor de controle op de handel in goederen voor tweeërlei gebruik:

1. Engagement van de hoogste leidinggevenden wat naleving betreft

2. Organisatiestructuur, verantwoordelijkheden en middelen

3. Opleiding en bewustmaking

4. Proces en procedures voor de screening van transacties

5. Prestatiebeoordeling, audits, verslaglegging en corrigerende maatregelen

6. Bijhouden van gegevens en documentatie

7. Fysieke veiligheid en beveiliging van informatie

Voor elk kernelement worden in het deel “Wat wordt er verwacht?” de doelstelling of doelstellingen inzake ICP beschreven. Het deel “Wat zijn de verschillende stappen?” specificeert de acties en beschrijft mogelijke oplossingen voor het uitwerken of tenuitvoerlegen van nalevingsprocedures.

In dit verband moeten de kernelementen worden opgevat als “bouwstenen” voor de voorbereiding van ICP's door ondernemingen die betrokken zijn bij de handel in producten voor tweeërlei gebruik. Elke onderneming moet binnen haar eigen specifieke ICP beschrijven hoe zij de relevante kernelementen omzet, rekening houdend met haar specifieke omstandigheden.

Daarbij moeten alle ondernemingen die betrokken zijn bij de handel in producten voor tweeërlei gebruik met name rekening houden met de acties in het deel “Wat zijn de verschillende stappen”, hoewel ondernemingen van deze acties kunnen afwijken als er ondernemingsspecifieke redenen zijn om dat te doen.

RISICOBEOORDELING

Een ICP moet worden aangepast aan de omvang, de structuur en de reikwijdte van het bedrijf, en met name aan de specifieke zakelijke activiteiten en de daaraan verbonden risico's van de onderneming. Derhalve wordt aanbevolen, ingeval een onderneming haar nalevingsprogramma voor de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik wil uitwerken of herzien, te beginnen met een risicobeoordeling om haar specifieke risicoprofiel voor de handel in producten voor tweeërlei gebruik vast te stellen. Het zal de onderneming helpen zich bewust te worden van de onderdelen van haar activiteiten die door het ICP moeten worden bestreken, en zich te richten op de specifieke omstandigheden van de onderneming.

Bij de risicobeoordeling moet het productaanbod, de klantenbasis en de bedrijfsactiviteit die door de handel in producten voor tweeërlei gebruik worden of kunnen worden beïnvloed, zorgvuldig worden beoordeeld. Zij moet relevante kwetsbaarheden en risico's in kaart brengen, zodat de onderneming mogelijkheden kan integreren om deze te beperken in het kader van het ICP. Hoewel deze risicobeoordeling niet alle zwakke punten en risico's in kaart kan brengen die uw onderneming in de toekomst kan lopen, zal zij de onderneming een betere basis geven om haar ICP uit te werken of te herzien.

Ondernemingen beschikken vaak al over interne controleprocedures en hoeven daarom niet van nul af aan te beginnen bij het opstellen van ICP's. De risicobeoordeling ondersteunt een onderneming bij het beoordelen van haar bestaande ondernemingsbeleid en -procedures ter vermijding van risico's in verband met uitvoercontrole, en bij het zo nodig treffen van maatregelen om dat beleid en die procedures aan te passen. Bovendien moet van meet af worden overwogen om synergieën tussen bestaande beleidsmaatregelen en voorschriften inzake uitvoercontrole te bevorderen. Het is bijvoorbeeld een goede praktijk om verwijzingen naar uitvoercontrolebeginselen en -vereisten op te nemen in de eventuele gedragscode van de onderneming.

De resultaten van deze risicobeoordeling zullen van invloed zijn op de noodzakelijke acties en passende oplossingen voor het uitwerken of tenuitvoerleggen van de specifieke nalevingsprocedures van de onderneming.

Een onderneming kan proberen zo veel mogelijk te profiteren van de voordelen van algemene, groepsbrede ICP-oplossingen, maar moet te allen tijde voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving van de EU en de lidstaten.

GEAUTORISEERDE MARKTDEELNEMER (7)

Indien een onderneming een geldige vergunning voor geautoriseerde marktdeelnemers (“Authorised Economic Operator” of “AEO”) heeft, kan de beoordeling van haar naleving wat relevante douaneactiviteiten betreft bij het uitwerken of herzien van een ICP in aanmerking worden genomen.

Aangezien de douaneautoriteiten de routines en procedures van uw onderneming met betrekking tot douaneaangelegenheden hebben gecontroleerd, kan de AEO-status een pluspunt zijn voor de vaststelling of herziening van procedures met betrekking tot ICP-kernaspecten, zoals het bijhouden van gegevens en fysieke beveiliging.

1. Engagement van de hoogste leidinggevenden wat naleving betreft

Doeltreffende ICP's weerspiegelen een top-downproces waarbij de hoogste leidinggevenden van de onderneming gewicht en legitimiteit geeft aan, alsmede organisatorische, personele en technische middelen ter beschikking stelt voor het engagement voor naleving en een nalevingscultuur in de onderneming.

Wat wordt er verwacht?

Engagement van de hoogste leidinggevenden is gericht op het uitbouwen van leiderschap op het gebied van naleving (het voortouw nemen) en op een cultuur van naleving van regelgeving op het gebied van controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik.

Een schriftelijke verklaring van de hoogste leidinggevenden inzake steun voor interne nalevingsprocedures bevordert in de onderneming het bewustzijn van de doelstellingen van controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik en de naleving van de relevante wet- en regelgeving van de EU en de lidstaten.

Het engagement wijst op een duidelijke, sterke en voortdurende inzet en steun van de hoogste leidinggevenden. Het leidt tot voldoende organisatorische, personele en technische middelen voor het engagement van de onderneming om de regels na te leven. Het management communiceert duidelijk en regelmatig met werknemers over het ondernemingsengagement om een nalevingscultuur te bevorderen.

Wat zijn de verschillende stappen?

Stel een verklaring van de onderneming op waarin wordt verklaard dat de onderneming voldoet aan alle wet- en regelgeving van de EU en de lidstaten op het gebied van controle op de handel van goederen voor tweeërlei gebruik.

Definieer de specifieke verwachtingen van het management op het gebied van naleving en maak het belang en de waarde van doeltreffende nalevingsprocedures duidelijk (8).

Ter bevordering van een nalevingscultuur de verklaring over het ondernemingsengagement helder en regelmatig aan alle medewerkers communiceren (ook aan werknemers die geen rol spelen in het toezicht op de handel in producten voor tweeërlei gebruik) (9).

2. Organisatiestructuur, verantwoordelijkheden en middelen

Voldoende organisatorische, personele en technische middelen zijn essentieel voor het effectieve uitwerken en toepassen van nalevingsprocedures. Zonder duidelijke organisatiestructuur en duidelijk omschreven verantwoordelijkheden zal een ICP onvoldoende overzichtelijk en zullen de desbetreffende rollen onvoldoende gedefinieerd zijn. Een sterke structuur helpt organisaties bij het oplossen van problemen wanneer zij zich voordoen en voorkomen dat niet-toegestane transacties kunnen plaatsvinden.

Wat wordt er verwacht?

De onderneming beschikt over een interne organisatiestructuur die schriftelijk (bijvoorbeeld in een organisatieschema) is vastgelegd en die interne nalevingscontroles mogelijk maakt. Zij brengt de perso(o)n(en) van wie het de globale verantwoordelijkheid is, ervoor te zorgen dat het engagement van de onderneming tot naleving van de regelgeving wordt geëerbiedigd, in kaart en benoemt deze. Nb. In sommige lidstaten moet deze persoon een van de hoogste leidinggevenden zijn.

Alle functies, taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de naleving zijn zodanig gedefinieerd, toegewezen en met elkaar verbonden dat het management ervan verzekerd is dat de onderneming in het algemeen de voorschriften naleeft. Waar passend of zelfs noodzakelijk, kunnen functies en/of taken met betrekking tot uitvoercontroles (maar niet de algemene verantwoordelijkheid) worden gedelegeerd binnen de entiteit of verdeeld tussen twee of meer vennootschapsentiteiten binnen de EU.

De onderneming draagt er zorg voor dat er op alle gebieden waarop zij zakelijk actief is en die met de handel in producten voor tweeërlei gebruik verband houden, voldoende personeel aanwezig is dat aantoonbaar over de vereiste vaardigheden beschikt. Ten minste één persoon in de onderneming is (niet noodzakelijk uitsluitend) belast met een taak van controle op de handel in goederen voor tweeërlei gebruik. Deze functie kan binnen de EU tussen twee ondernemingsentiteiten worden gedeeld, op voorwaarde dat een passend controleniveau wordt gehandhaafd. Er zij echter op gewezen dat dit in sommige EU-lidstaten mogelijk niet mogelijk is, aangezien de nationale wetgeving inzake uitvoercontrole voorschrijft dat een specifieke persoon lokaal moet worden aangesteld.

Het personeel dat belast is met de controle op de handel van goederen voor tweeërlei gebruik, moet zo veel mogelijk voor belangenconflicten worden beschermd. Dit personeel heeft het recht rechtstreeks verslag uit te brengen aan de persoon (personen) die globaal verantwoordelijk is/zijn voor de controle op de handel in goederen voor tweeërlei gebruik en moet bovendien de bevoegdheid krijgen transacties stop te zetten.

Het personeel voor controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik moet toegang hebben tot de relevante wetteksten, met inbegrip van de meest recente lijsten van gecontroleerde goederen en lijsten met betrekking tot bestemmingen en entiteiten die onder embargo of sancties vallen. Relevante operationele en organisatorische processen en procedures die van belang zijn voor de controles op de handel in producten voor tweeërlei gebruik, worden gedocumenteerd, verzameld en verspreid onder alle betrokken personeelsleden.

De onderneming dient een compilatie te hebben van de gedocumenteerde processen en procedures (bv. in een nalevingshandboek) die actueel is. Afhankelijk van de omvang en het volume van de onderneming, moet de onderneming nagaan of voor de interne nalevingsprocedures IT-ondersteuning nodig is.

Wat zijn de verschillende stappen?

Het aantal medewerkers voor controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik bepalen, rekening houdend met de juridische en technische aspecten die moeten worden bestreken. Ten minste één persoon in de onderneming belasten met de naleving door de onderneming inzake de handel in producten voor tweeërlei gebruik, en ervoor zorgen dat een even gekwalificeerde vervanger de taak kan overnemen in geval van afwezigheid (zoals ziekte, vakantie enz.). Afhankelijk van het gemiddelde volume van de orders kan het zijn dat deze persoon slechts deeltijds taken in verband met de controle op de uitvoer van producten voor tweeërlei gebruik verricht.

Alle taken, plichten en verantwoordelijkheden in verband met de naleving moeten duidelijk in kaart worden gebracht, gedefinieerd en toegewezen, eventueel in een organisatieschema. Geef zo mogelijk een duidelijke beschrijving van de back-upfuncties.

Zorg ervoor dat de interne organisatiestructuur voor de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik in de hele organisatie bekend is en dat de interne gegevens van deze taakopdrachten regelmatig worden bijgewerkt en aan de werknemers ter beschikking worden gesteld. Maak de contactgegevens van de persoon die verantwoordelijk is voor de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik, binnen de onderneming bekend. Als er controletaken met betrekking tot de handel worden uitbesteed, moeten de interface en de communicatie met de onderneming worden georganiseerd.

Definieer de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het juridische en technische personeel voor de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik. Functieomschrijvingen worden aanbevolen.

Zie erop toe dat het personeel voor de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik zo veel mogelijk wordt beschermd tegen belangenconflicten. Afhankelijk van de grootte van de onderneming kan de verantwoordelijkheid voor de naleving worden gelegd bij een geschikte afdeling of divisie. Bijvoorbeeld: de persoon of personen die definitief beslissen of goederen kunnen worden vervoerd, maken deel uit van de juridische afdeling, en niet van de verkoopafdeling. Stel dit personeel in staat als deskundige adviseurs te fungeren en een leidraad te bieden voor ondernemingsbesluiten zodat transacties de regelgeving naleven.

Documenteer en verspreid de reeks beleidsmaatregelen en procedures inzake de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik aan alle personeelsleden ter zake.

Bundel de gedocumenteerde beleidslijnen en procedures samen en overweeg de vorm van een nalevingshandboek.

3. Opleiding en bewustmaking

Opleiding en bewustmaking op het gebied van de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik is van essentieel belang voor het personeel om zijn taken naar behoren te kunnen uitvoeren en om de naleving van de verplichtingen serieus te nemen.

Wat wordt er verwacht?

De onderneming zorgt er door middel van opleiding voor dat het personeel voor de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik op de hoogte is van alle relevante regelgeving inzake uitvoercontrole en van het ICP van de onderneming en alle wijzigingen daarop. Voorbeelden van opleidingsmateriaal zijn externe seminars, abonnementen op informatiesessies aangeboden door de bevoegde autoriteiten, interne opleidingsevenementen enz.

Bovendien zorgt de onderneming voor bewustmaking van de werknemers op alle relevante niveaus.

Wat zijn de verschillende stappen?

Voorzien in verplichte, periodieke nascholing voor al het personeel voor controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik, om ervoor te zorgen dat de kennis ter zake in overeenstemming is met de voorschriften en het ICP van de onderneming.

Ervoor zorgen dat alle betrokken werknemers op de hoogte zijn van alle relevante wet- en regelgeving, beleidslijnen, controlelijsten en wijzigingen daarvan inzake de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik, zodra zij door de bevoegde autoriteiten openbaar zijn gemaakt. Indien mogelijk op maat gesneden opleidingen overwegen.

Werken aan algemene bewustmaking voor alle werknemers en specifieke opleidingsactiviteiten voor bijvoorbeeld inkoop, engineering, projectbeheer, verzending, klantenservice en facturering.

In voorkomend geval overwegen gebruik te maken van nationale of EU-opleidingsinitiatieven voor de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik.

Lessen uit prestatiebeoordelingen, audits, rapportage en corrigerende maatregelen voor zover mogelijk integreren in uw opleidings- of uitvoerbewustmakingsprogramma's.

4. Proces en procedures voor de screening van transacties

Wat de operationele uitvoering betreft, is het screenen van transacties het meest kritieke element van een ICP. Dit element omvat de interne maatregelen van de onderneming om ervoor te zorgen dat er geen transactie plaatsvindt zonder de vereiste vergunning of in strijd met enige relevante handelsbeperking of enig handelsverbod.

De procedures voor de screening van transacties verzamelen en analyseren relevante informatie over de indeling van de producten, de beoordeling van het transactierisico, de vaststelling van vergunningen en de toepassing ervan, en controles na afgifte van vergunningen.

Door middel van screeningmaatregelen voor transacties kan de onderneming ook een bepaalde zorgstandaard ontwikkelen en handhaven voor de behandeling van verdachte vragen of orders.

Wat wordt er verwacht?

De onderneming stelt een procedure vast om te beoordelen of een transactie in verband met producten voor tweeërlei gebruik al dan niet aan nationale of EU-controles op de handel in goederen voor tweeërlei gebruik is onderworpen, en bepaalt welke processen en procedures van toepassing zijn. Bij terugkerende transacties moet de screening op transactiebasis periodiek worden uitgevoerd.

Dit kernelement is onderverdeeld in:

— Indeling van producten, voor goederen, software en technologie;

— Beoordeling van het transactierisico, met inbegrip van — Controles op handelsgerelateerde embargo's, sancties of “gevoelige bestemmingen en entiteiten” (10); — Screening in verband met het aangegeven eindgebruik en de betrokken partijen; — Risicoscreening in verband met omleiding; — “Catch-all controles” voor niet in de lijst opgenomen producten voor tweeërlei gebruik;

— Vaststelling van vergunningsvereisten en, in voorkomend geval, vergunningsaanvraag, waaronder voor activiteiten op het gebied van tussenhandel, overbrenging en doorvoer; alsook

— Controles na vergunningverlening, met inbegrip van controle op verzending en naleving van de vergunningsvoorwaarden.

In geval van twijfel of een verdenking tijdens de screening van de transacties, in het bijzonder met betrekking tot de resultaten van het opgegeven eindgebruik en de betrokken partijen of bij het screenen van het risico op omleiding, dient u contact op te nemen met de bevoegde autoriteit in de EU-lidstaat waarin uw onderneming is gevestigd.

De screening van transacties kan met de hand worden uitgevoerd of met behulp van geautomatiseerde instrumenten, afhankelijk van de behoeften van uw onderneming en de beschikbare middelen.

Wat zijn de verschillende stappen?

Productindeling

Bij de productindeling gaat het erom vast te stellen of de producten in de lijst zijn opgenomen. Dit gebeurt door de technische kenmerken van een product te vergelijken met de EU- en nationale controlelijsten voor tweeërlei gebruik. Vermeld, indien van toepassing, of het product voorwerp is van beperkende maatregelen (met inbegrip van sancties) die zijn opgelegd door de EU of de EU-lidstaat waarin uw onderneming is gevestigd.

Begrijp dat er voor producten voor tweeërlei gebruik, of het nu gaat om fysiek product, software of technologie, om verschillende redenen een vergunning vereist kan zijn.

Besteed bijzondere aandacht aan de indeling van onderdelen en reserveonderdelen van producten voor tweeërlei gebruik, en aan de indeling van software en technologie voor tweeërlei gebruik die per e-mail kan worden overgebracht of beschikbaar worden gesteld via bijvoorbeeld een “cloud”-dienst in het buitenland.

Verzamel informatie over mogelijk misbruik van uw producten voor tweeërlei gebruik in de context van bijvoorbeeld conventionele militaire of MVW-proliferatie. Deel deze informatie binnen de onderneming.

Aanbevolen wordt om van uw leverancier (s) informatie te vragen over de indeling van materialen, onderdelen en subsystemen voor tweeërlei gebruik die door uw onderneming worden verwerkt of geïntegreerd, met inbegrip van machines die bij de productie worden gebruikt. Het blijft de verantwoordelijkheid van uw onderneming om de van de leverancier(s) ontvangen indeling te controleren.

Vermeld, zoals vereist op grond van artikel 22, lid 10, van Verordening (EG) nr. 428/2009 betreffende producten voor tweeërlei gebruik — onder verwijzing naar de desbetreffende wetgeving — in de handelsdocumenten betreffende intra-EU-handel dat de transactie betrekking heeft op in de lijst opgenomen producten voor tweeërlei gebruik en onderworpen is aan controles bij uitvoer uit de EU.

Risicobeoordeling van de transactie

Controles inzake bestemmingen en entiteiten die aan een embargo of aan sancties zijn onderworpen of die gevoelig liggen

Vergewis u ervan dat geen van de betrokken partijen (tussenpersonen, koper, ontvanger of eindgebruiker) onderworpen is aan beperkende maatregelen (sancties), door de bijgewerkte sanctielijsten te raadplegen (11).

Screening in verband met het aangegeven eindgebruik en de betrokken partijen;

Ken uw klanten en hun eindgebruik van uw producten.

Raadpleeg de door uw bevoegde autoriteit verstrekte informatie over de EU- en nationale regels en voorschriften betreffende verklaringen betreffende het eindgebruik. Ook wanneer er geen nationale verplichting tot indiening van een correct ingevulde en ondertekende verklaring inzake eindgebruik is, kan een verklaring inzake eindgebruik een nuttig middel zijn om de betrouwbaarheid van de eindgebruiker/ontvanger te controleren en kan de informatie worden gebruikt om te bepalen of een vergunning vereist is voor niet in de lijst opgenomen producten voor tweeërlei gebruik indien er sprake is van bezorgdheid over eindgebruik overeenkomstig artikel 4 van Verordening (EG) nr. 428/2009 (12).

Wees waakzaam voor indicatoren van een risico van omleiding en voor tekenen van verdachte vragen of orders; beoordeel bijvoorbeeld of het vermelde eindgebruik in overeenstemming is met de activiteiten en/of markten van de eindgebruiker. Bijlage 2 bevat een lijst met vragen ter onderbouwing van het gestelde eindgebruik en ondersteuning van de screening van de betrokken partijen.

Screening in verband met omleidingsrisico

Wees alert op indicatoren voor een omleidingsrisico en tekenen van verdachte vragen of orders. Bijlage 2 bevat een lijst van vragen om de screening van het omleidingsrisico te ondersteunen.

Besteed bijzondere aandacht aan de vangnetcontroles voor niet in de lijst opgenomen producten voor tweeërlei gebruik, indien de screening van het vermelde eindgebruik en de betrokken partijen of van het omleidingsrisico informatie levert die aanleiding geeft tot bezorgdheid overeenkomstig artikel 4 van Verordening (EG) nr. 428/2009 van de Raad.

“Catch-all”-controles voor niet in de lijst opgenomen producten voor tweeërlei gebruik

Draag er zorg voor dat de onderneming over procedures beschikt om te bepalen of zij “op de hoogte is” dat er informatie is die aanleiding geeft tot bezorgdheid over het opgegeven eindgebruik (overeenkomstig artikel 4 van Verordening (EG) nr. 428/2009). Indien de exporteur “op de hoogte is”, zorgt de onderneming ervoor dat er geen uitvoer plaatsvindt zonder dat de bevoegde autoriteit daarvan in kennis wordt gesteld en zonder dat zij van de bevoegde autoriteit een definitief besluit heeft ontvangen.

In gevallen waarin de exporteur door de bevoegde autoriteiten “op de hoogte” is gesteld van het feit dat er informatie is die aanleiding geeft tot bezorgdheid over het vermelde eindgebruik (overeenkomstigs artikel 4 van Verordening (EG) nr. 428/2009), moet de onderneming beschikken over procedures om te zorgen voor een snelle informatiestroom en de onmiddellijke stopzetting van de uitvoer. Er moet voor worden gezorgd dat de uitvoer niet plaatsvindt zonder dat de bevoegde autoriteit daarvoor toestemming heeft verleend.

Vaststelling en aanvragen van vergunningen, waaronder voor activiteiten op het gebied van tussenhandel, overbrenging en doorvoer

Zorg ervoor dat uw onderneming de contactgegevens van de bevoegde uitvoercontroleautoriteit heeft.

Verzamel en verspreid informatie over de verschillende soorten vergunningen (waaronder individuele, globale en algemene vergunningen) en gecontroleerde activiteiten (met inbegrip van uitvoer, tussenhandel, overbrenging en doorvoer) en over de procedures voor het aanvragen van vergunningen in verband met de toepasselijke controles op de handel voor tweeërlei gebruik op EU- en op nationaal niveau.

Wees bewust van minder duidelijk gecontroleerde soorten uitvoer (zoals uitvoer via de “cloud” of de persoonlijke bagage van een persoon) en van maatregelen voor controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik met betrekking tot andere activiteiten dan de uitvoer, zoals technische bijstand of tussenhandel.

Controles na vergunningverlening, met inbegrip van controle op verzending en naleving van de vergunningsvoorwaarden

Voordat daadwerkelijk verzending plaatsvindt, dient een laatste controle te worden verricht om na te gaan of alle stappen die erop zijn gericht de naleving te waarborgen, zijn genomen. Dit is een goed moment om na te gaan of producten correct zijn ingedeeld, als “rode vlaggen” zijn geïdentificeerd, of de screening van entiteiten daadwerkelijk is uitgevoerd en of er een geldige vergunning voor de verzending is.

Een definitieve transactierisicobeoordeling is noodzakelijk in het geval van een wijziging van de desbetreffende wetgeving in de tussentijd, bijvoorbeeld wanneer thans de grondstof in een lijst van producten voor tweeërlei gebruik is opgenomen of er tegen de eindgebruiker een sanctie is ingesteld.

Volg een procedure waarin producten kunnen worden tegengehouden of “on hold” kunnen worden gezet wanneer niet aan een van de vereisten wordt voldaan, of wanneer er sprake is van “rode vlaggen”. De producten mogen alleen worden vrijgegeven door een persoon die verantwoordelijk is voor de naleving.

Draag er zorg voor dat de voorwaarden van de vergunning worden nageleefd (met inbegrip van verslaglegging).

Let erop dat eventuele wijzigingen van de gegevens van de uitvoerende onderneming (zoals naam, adres en rechtsvorm), de gegevens van de eindgebruiker en/of de tussenpersonen en de details van de toegestane producten van invloed kunnen zijn op de geldigheid van uw vergunning.

5. Prestatiebeoordeling, audits, verslaglegging en corrigerende maatregelen

Een ICP is geen statische reeks maatregelen en moet daarom worden geëvalueerd, getoetst en herzien indien aantoonbaar noodzakelijk om naleving van de regelgeving te waarborgen.

Prestatiebeoordelingen en audits gaan na of het ICP tot operationele tevredenheid wordt uitgevoerd en in overeenstemming is met de toepasselijke nationale en EU-voorschriften inzake uitvoercontrole.

Een goed functionerend ICP heeft duidelijke rapportageprocedures inzake melding en escalatieacties van werknemers bij een vermoeden van niet-naleving of een bekend geval van niet-naleving. Als onderdeel van een degelijke nalevingscultuur moeten werknemers vertrouwen hebben in en gerustgesteld worden wanneer zij te goeder trouw vragen stellen of vragen stellen over naleving.

Prestatiebeoordelingen, audits en rapportageprocedures zijn ontworpen om inconsistenties op te sporen alsmede om routines vast te stellen en te herzien indien deze (dreigen te) leiden tot niet-naleving.

Wat wordt er verwacht?

De onderneming ontwikkelt prestatiebeoordelingsprocedures om de dagelijkse nalevingswerkzaamheden binnen de onderneming te controleren en na te gaan of de uitvoercontroles gelet op het ICP naar behoren worden uitgevoerd. De prestatiebeoordeling wordt intern uitgevoerd, maakt vroegtijdige opsporing van gevallen van niet-naleving mogelijk alsmede het opstellen van follow-upmaatregelen voor schadebeperking. Prestatiebeoordeling vermindert derhalve de risico's voor de onderneming.

De onderneming beschikt over procedures voor audits, met systematische, gerichte en gedocumenteerde inspecties om te bevestigen dat het ICP correct wordt uitgevoerd. De audits kunnen intern of door externe deskundigen worden uitgevoerd.

Rapportage is het geheel van procedures voor personeel dat zich bezighoudt met de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik en andere relevante werknemers wat de melding en escalatiemaatregelen betreft die moeten worden genomen in geval van vermoedelijke of bekende gevallen van niet-naleving bij de handel in producten voor tweeërlei gebruik. Deze term heeft geen betrekking op externe rapportageverplichtingen, bijvoorbeeld als uw onderneming is geregistreerd voor het gebruik van een algemene uitvoervergunning van de Unie overeenkomstig Verordening (EG) nr. 428/2009.

Corrigerende maatregelen zijn de reeks corrigerende maatregelen ter waarborging van de correcte uitvoering van het ICP en de eliminatie van de geconstateerde zwakke punten in de nalevingsprocedures.

Wat zijn de verschillende stappen?

Voorzie in controlemechanismen op steekproefbasis als onderdeel van dagelijkse activiteiten om toezicht te houden op de handelsworkflow binnen de onderneming opdat eventuele wanpraktijken in een vroeg stadium worden ontdekt. Een andere aanpak is het gebruik van het “vierogen-principe”, waarbij beslissingen inzake controle op handel worden geëvalueerd en dubbel gecontroleerd.

Ontwikkel audits en voer deze uit om de opzet, de adequaatheid en de doeltreffendheid van het ICP te controleren.

Zorg ervoor dat alle aspecten van het programma voor interne naleving in de audit aan bod komen.

Zorg ervoor dat werknemers vertrouwen hebben en zich gerustgesteld voelen wanneer zij te goeder trouw vragen stellen of zorgen rapporteren over naleving.

Voer procedures inzake klokkenluiden en escalatie in als kader voor het optreden van werknemers wanneer er sprake is van een vermoeden van niet-naleving of er een bekend incident heeft plaatsgevonden met betrekking tot de handel in producten voor tweeërlei gebruik. Ook aan derden kan deze mogelijkheid worden gegeven.

Documenteer elk vermoeden van inbreuken op nationale en EU-wetgeving inzake controle op producten voor tweeërlei gebruik en de bijbehorende corrigerende maatregelen schriftelijk.

Neem doeltreffende corrigerende maatregelen om de uitvoercontrolewerkzaamheden of het ICP aan te passen aan de resultaten van de prestatiebeoordeling, de ICP-systeemaudit of de verslaglegging. Aanbevolen wordt deze bevindingen te delen, met inbegrip van de herziening van procedures en corrigerende maatregelen, met het personeel dat zich bezig houdt met de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik en het management. Zodra de corrigerende maatregelen zijn uitgevoerd, wordt aanbevolen de gewijzigde procedures aan alle betrokken werknemers mee te delen.

Een dialoog met uw bevoegde autoriteit kan bijdragen tot de beperking van schade en mogelijke manieren om de controle op de uitvoer van de onderneming te versterken.

6. Bijhouden van gegevens en documentatie

Evenredig, nauwkeurig en traceerbaar bijhouden van gegevens van activiteiten in verband met de controle op de handel van producten voor tweeërlei gebruik is van essentieel belang voor de inspanningen van uw onderneming op het gebied van naleving. Een alomvattend systeem voor het bijhouden van gegevens zal uw onderneming helpen bij het uitvoeren van prestatiebeoordelingen en audits, die voldoen aan de vereisten van de EU- en/of nationale vereisten voor het bewaren van documentatie, en het zal de samenwerking met de bevoegde autoriteiten in het geval van een onderzoek naar de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik vergemakkelijken.

Wat wordt er verwacht?

Het bijhouden van gegevens is de reeks procedures en richtsnoeren voor de opslag, het beheer van documenten en de traceerbaarheid van activiteiten in verband met de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik. Het bijhouden van gegevens met betrekking tot bepaalde documenten is wettelijk verplicht, maar het kan ook in het belang van uw onderneming zijn om registers van sommige andere documenten bij te houden (bv. een intern document waarin het technische besluit tot indeling van een product wordt beschreven). Als alle vereiste gegevens worden vastgelegd en correct worden gearchiveerd, maakt dit het mogelijk om tijdens de dagelijkse controles op de handel in goederen voor tweeërlei gebruik en ook tijdens de periodieke audits efficiënter te zoeken en terug te vinden.

Wat zijn de verschillende stappen?

Controleer de wettelijke vereisten voor het bijhouden van gegevens (periode van bewaring, reikwijdte van documenten enz.) in de relevante EU- en nationale wetgeving van de EU-lidstaat waar de onderneming is gevestigd.

Overweeg, om ervoor te zorgen dat alle relevante documentatie bij de hand is, de vereisten inzake het bijhouden van gegevens neer te leggen in overeenkomsten met tussenpersonen, met inbegrip van expediteurs en distributeurs.

Zet een adequaat systeem op voor het filen en opzoeken van documenten betreffende de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik. Zowel voor papieren als elektronische systemen zijn performante indexerings- en zoekfuncties van essentieel belang.

Zie erop toe dat de met de controle op de uitvoer verband houdende documenten op een consistente wijze worden bewaard en voor inspecties of audits onverwijld ter beschikking van de bevoegde autoriteit of andere externe partijen kunnen worden gesteld.

Aanbevolen wordt een register bij te houden van contacten in het verleden met de bevoegde autoriteit, ook in verband met de controle op het eindgebruik/de eindgebruikers met betrekking tot niet in de lijst opgenomen producten voor tweeërlei gebruik en in geval van technisch indelingsadvies.

7. Fysieke veiligheid en beveiliging van informatie

Controles op de handel in producten voor tweeërlei gebruik, met inbegrip van software en technologie, vinden plaats uit hoofde van doelstellingen op het gebied van (inter)nationale veiligheid en buitenlands beleid. Gezien de gevoeligheid ervan moeten producten voor tweeërlei gebruik derhalve “beschermd” worden, en het voorhanden zijn van passende beveiligingsmaatregelen draagt ertoe bij dat het risico van ongeoorloofde verwijdering van of toegang tot gecontroleerde producten wordt beperkt. Fysieke beveiligingsmaatregelen zijn belangrijk, maar vanwege de aard van de gecontroleerde software of de technologie in elektronische vorm, kan de naleving van de voorschriften voor de handel in producten voor tweeërlei gebruik bijzonder lastig zijn en moeten er ook informatiebeveiligingsmaatregelen worden getroffen.

Wat wordt er verwacht?

Fysieke en informatiebeveiliging heeft betrekking op de reeks interne procedures die zijn ontworpen om ongeoorloofde toegang tot of verwijdering van producten voor tweeërlei gebruik door werknemers, contractanten, leveranciers of bezoekers te voorkomen. Deze procedures leiden tot een veiligheidscultuur binnen de onderneming en zorgen ervoor dat producten voor tweeërlei gebruik, met inbegrip van software en technologie, niet verloren gaan, niet gemakkelijk kunnen worden gestolen of worden uitgevoerd zonder een geldige vergunning.

Wat zijn de verschillende stappen?

Fysieke beveiliging

Ervoor zorgen, volgens de risicobeoordeling van de onderneming, dat gecontroleerde producten voor tweeërlei gebruik worden beveiligd tegen ongeoorloofde verwijdering door werknemers of derden. Maatregelen die kunnen worden overwogen, zijn onder meer fysieke beveiliging van de producten, instelling van zones met beperkte toegang en controle op het binnenkomen of het weggaan van het personeel.

Informatiebeveiliging

Stel basisvoorzorgsmaatregelen en procedures in voor beveiligde opslag van en toegang tot gecontroleerde programmatuur of technologie voor tweeërlei gebruik in elektronische vorm, met inbegrip van antiviruscontroles, bestandsencryptie, controlesporen en logs, toegangscontrole voor gebruikers en firewall. Overweeg, indien van toepassing voor uw onderneming, beschermingsmaatregelen voor het uploaden van software of technologie naar de “cloud”, het opslaan ervan in de “cloud” of het overbrengen daarvan via de “cloud”.

(1) Verordening (EG) nr. 428/2009.

(2) Voor de toepassing van dit document moet de term “ondernemingen” in ruime zin worden opgevat. Deze omvat onderzoeks-, academische en andere entiteiten die op grond van Verordening (EG) nr. 428/2009 als “exporteurs” kunnen worden aangemerkt. Deze richtsnoeren bevatten (in dit stadium) geen specifiek advies voor de verschillende betrokken sectoren en actoren.

(3) Zie ook https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(4) Zie ook http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(5) Aanbeveling 2011/24/EU van de Commissie van 11 januari 2011 betreffende de certificering van defensieondernemingen uit hoofde van artikel 9 van Richtlijn 2009/43/EG van het Europees Parlement en de Raad betreffende de vereenvoudiging van de voorwaarden voor de overdracht van defensiegerelateerde producten binnen de Gemeenschap (PB L 11 van 15.1.2011, blz. 62).

(6) Zie ook http://icpguidelines.com

(7) Zie ook https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(8) In de engagementsverklaring van de onderneming kan bijvoorbeeld worden gesteld dat de uitvoer, de tussenhandel, de doorvoer of de overbrenging door natuurlijke personen die namens de onderneming handelen, onder geen beding strijdig met de wet- en regelgeving van de EU en de lidstaten inzake de controle op de handel in producten voor tweeërlei gebruik mag zijn. Om het inzicht in de noodzaak van uitvoercontroles te versterken, kunnen in de verklaring kort de doelstellingen van die controles worden toegelicht. Ook kan in de verklaring worden benadrukt dat het belangrijk is dat werknemers zich aan de uitvoercontroles houden, zodat zij inzicht krijgen in mogelijke scenario's van niet-naleving, door te communiceren wat de risico's en mogelijke gevolgen van niet-toegestane transacties zijn (strafrechtelijk, qua reputatie, financieel, tuchtrechtelijk enz.), voor de onderneming en de betrokken werknemers. Aanbevolen wordt om het engagement van het management zo kort en bondig als mogelijk te formuleren.

(9) Ondernemingen kunnen ook overwegen om de verklaring publiekelijk te verspreiden via ondernemingswebsites en andere commerciële kanalen om derden over het engagement van de onderneming tot naleving van de uitvoercontroleregeling te informeren.

(10) Zogenaamde “gevoelige bestemmingen en entiteiten” zijn niet alleen aan embargo's of aan sancties onderworpen bestemmingen, maar ook andere bestemmingen waarnaar de verzending van (bepaalde) producten voor tweeërlei gebruik van kritiek belang kan zijn in specifieke gevallen, bijvoorbeeld in verband met de verspreiding van massavernietigingswapens of zorgen inzake mensenrechten, zoals vastgesteld door de bevoegde autoriteit. Wat betreft zorgen inzake mensenrechten, gelieve er nota van te nemen dat andere verordeningen van toepassing kunnen zijn, zoals Verordening (EU) 2019/125 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 30 van 31.1.2019, blz. 1) die voorziet in controles op de uitvoer van goederen die gebruikt zouden kunnen worden voor de doodstraf of voor foltering.

(11) De geconsolideerde EU-sanctielijst (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) as well as the EU Sanctions Map (https://www.sanctionsmap.eu) kan u behulpzaam zijn bij de screening op sancties.

(12) Indien uw klant niet bekend is met het verzoek om een verklaring betreffende het eindgebruik, overweeg dan het opstellen van een begeleidende brief van één bladzijde waarin de essentie van de controles op het gebied van de handel in tweeërlei gebruik wordt toegelicht en waarin wordt aangegeven dat het gevraagde document de aanvraag voor een vergunning bespoedigt, of zelfs noodzakelijk kan zijn voor het verkrijgen van een vergunning.