Besluit van de Commissie

van 5 december 2001

tot wijziging van haar Reglement van orde

(kennisgeving geschied onder nummer C(2001) 3714)

(2001/937/EG, EGKS, Euratom)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 218, lid 2,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, inzonderheid op artikel 16,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, inzonderheid op artikel 131,

Gelet op het Verdrag betreffende de Europese Unie, inzonderheid op artikel 28, lid 1, en artikel 41, lid 1,

BESLUIT:

Artikel 1

De bepalingen betreffende de tenuitvoerlegging van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie(1), waarvan de tekst is opgenomen in de bijlage bij dit besluit, wordt als bijlage bij het Reglement van orde van de Commissie gevoegd.

Artikel 2

Besluit 94/90/EGKS, EG, Euratom(2) wordt ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 5 december 2001.

Voor de Commissie

De voorzitter

Romano Prodi

(1) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(2) PB L 46 van 18.2.1994, blz. 58.

BIJLAGE

Bepalingen betreffende de tenuitvoerlegging van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Het Europees Parlement en de Raad hebben overeenkomstig artikel 255, lid 2, van het EG-Verdrag, Verordening (EG) nr. 1049/2001(1) inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie vastgesteld.

(2) Overeenkomstig artikel 255, lid 3, van het Verdrag wordt in artikel 18 van deze verordening, waarin de algemene beginselen en de beperkingen worden vastgesteld betreffende dit recht op toegang tot documenten, bepaald dat elke instelling haar reglement van orde aan de bepalingen van deze verordening aanpast.

Artikel 1

Toegangsgerechtigden

De burgers van de Unie en de natuurlijke of rechtspersonen met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat van de Unie oefenen hun recht op toegang tot documenten van de Commissie uit hoofde van artikel 255, lid 1, van het Verdrag en van artikel 2, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 overeenkomstig de in de onderhavige bepalingen vermelde procedures uit.

Overeenkomstig artikel 2, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 hebben de burgers van derde landen die geen verblijfplaats in een lidstaat hebben alsmede de natuurlijke personen die geen statutaire zetel in een van de lidstaten hebben, onder dezelfde voorwaarden recht op toegang tot de documenten van de Commissie als de in artikel 255, lid 1, van het Verdrag bedoelde toegangsgerechtigden.

Deze personen kunnen evenwel niet overeenkomstig artikel 195, lid 1, van het Verdrag een klacht indienen bij de Europese ombudsman. Wanneer de Commissie hun echter, na een confirmatief verzoek, volledige of gedeeltelijke toegang tot een document weigert, kunnen zij overeenkomstig artikel 230, vierde alinea, van het Verdrag beroep instellen bij het Gerecht van eerste aanleg van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 2

Verzoeken om toegang

Ieder verzoek om toegang tot een document wordt het Secretariaat-generaal van de Commissie, het directoraat-generaal of de bevoegde dienst per post, fax of elektronische post, toegezonden. De adressen waarnaar de verzoeken moeten worden verzonden, worden in de in artikel 8 van de onderhavige bepalingen bedoelde praktische gids gepubliceerd.

De Commissie beantwoordt de initiële en confirmatieve verzoeken om toegang binnen een termijn van vijftien werkdagen vanaf de datum waarop het verzoek is geregistreerd. Wanneer het om complexe of omvangrijke documenten gaat, kan deze termijn met vijftien werkdagen worden verlengd. Iedere verlenging van de termijn moet met redenen worden omkleed en vooraf aan de verzoeker worden medegedeeld.

Ingeval een verzoek niet nauwkeurig is, zoals bedoeld in artikel 6, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, verzoekt de Commissie de verzoeker de nodige aanvullende gegevens te verstrekken om de gevraagde documenten te kunnen identificeren; de antwoordtermijn loopt vanaf het ogenblik waarop de instelling over deze gegevens beschikt.

Elke, zelfs gedeeltelijk afwijzende beslissing, geeft de op een van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 opgesomde uitzonderingen gegronde reden voor de weigering en deelt de verzoeker de beroepsmogelijkheden mede waarover deze beschikt.

Artikel 3

Behandeling van de initiële verzoeken

Onverminderd artikel 9 van de onderhavige bepalingen wordt de verzoeker bij de registratie van het verzoek een ontvangstbevestiging toegezonden, behalve wanneer het antwoord per omgaande wordt verzonden.

De ontvangstbevestiging en het antwoord worden schriftelijk of eventueel langs elektronische weg toegezonden.

De verzoeker wordt van het gevolg dat aan zijn verzoek is gegeven in kennis gesteld, hetzij door de directeur-generaal of het hoofd van de betrokken dienst, hetzij door een hiertoe bij het Secretariaat-generaal aangewezen directeur, door een bij OLAF aangewezen directeur in het geval het verzoek betrekking heeft op documenten inzake de activiteiten van OLAF, zoals bedoeld in artikel 2, leden 1 en 2, van Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom van de Commissie(2) houdende oprichting van OLAF, of door een door hen aangewezen ambtenaar.

Elk, zelfs gedeeltelijk afwijzend antwoord, moet de verzoeker in kennis stellen van zijn recht binnen een termijn van vijftien werkdagen na ontvangst van het antwoord een confirmatief verzoek in te dienen bij de Secretaris-generaal van de Commissie of bij de directeur van OLAF wanneer het confirmatief verzoek betrekking heeft op documenten inzake de activiteiten van OLAF, zoals bedoeld in artikel 2, leden 1 en 2, van Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom.

Artikel 4

Behandeling van confirmatieve verzoeken

Overeenkomstig artikel 14 van het Reglement van orde van de Commissie wordt de bevoegdheid om beslissingen te nemen betreffende confirmatieve verzoeken gedelegeerd aan de Secretaris-generaal. Wanneer het confirmatief verzoek echter betrekking heeft op documenten inzake de activiteiten van OLAF, zoals bedoeld in artikel 2, leden 1 en 2, van Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom, wordt deze taak gedelegeerd aan de directeur van OLAF.

Het directoraat-generaal of de dienst staat het Secretariaat-generaal bij de voorbereiding van de beslissing bij.

De beslissing wordt genomen door de Secretaris-generaal of de directeur van OLAF nadat de Juridische Dienst hiermee heeft ingestemd.

De beslissing wordt de verzoeker schriftelijk of eventueel langs elektronische weg medegedeeld, waarbij hij wordt gewezen op zijn recht beroep in te stellen bij het Gerecht van eerste aanleg of een klacht in te dienen bij de Europese ombudsman.

Artikel 5

Raadplegingen

1. Wanneer bij de Commissie een verzoek wordt ingediend om toegang tot een document dat zij in haar bezit heeft, maar dat afkomstig is van een derde, gaat het directoraat-generaal of de dienst waar het document in bewaring is, de toepasselijkheid na van een van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde uitzonderingen. Wanneer het gevraagde document overeenkomstig de veiligheidsregels van de Commissie is gerubriceerd, is artikel 6 van de onderhavige bepalingen van toepassing.

2. Wanneer het directoraat-generaal of de dienst waar het document in bewaring is, na dit onderzoek van oordeel is dat de toegang tot het gevraagde document overeenkomstig een van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde uitzonderingen moet worden geweigerd, wordt het afwijzende antwoord de verzoeker zonder raadpleging van de derde-auteur toegezonden.

3. Het directoraat-generaal of de dienst waar het document in bewaring is, brengt een gunstig advies over het verzoek uit zonder de derde-auteur te raadplegen wanneer:

a) het gevraagde document reeds openbaar is gemaakt, hetzij door de auteur, hetzij overeenkomstig de verordening of vergelijkbare bepalingen;

b) de, eventueel gedeeltelijke openbaarmaking, van de inhoud kennelijk geen schade aan één der in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde belangen toebrengt.

4. In alle andere gevallen wordt de derde-auteur geraadpleegd. In het bijzonder in het geval waarin het verzoek om toegang betrekking heeft op een document dat van een lidstaat uitgaat, raadpleegt het directoraat-generaal of de dienst waar het document in bewaring is, de autoriteit waarvan het afkomstig is wanneer:

a) het document de Commissie is medegedeeld vóór de toepassingsdatum van Verordening (EG) nr. 1049/2001;

b) de lidstaat de Commissie overeenkomstig artikel 4, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 heeft verzocht het document niet zonder zijn voorafgaande toestemming openbaar te maken.

5. De geraadpleegde derde-auteur beschikt over een antwoordtermijn die ten minste vijf werkdagen bedraagt, maar die het de Commissie mogelijk moet maken haar eigen antwoordtermijnen in acht te nemen. Bij ontbreken van antwoord binnen de vastgestelde termijn of wanneer de derde-auteur onvindbaar of niet identificeerbaar is, beslist de Commissie overeenkomstig de uitzonderingen van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 waarbij zij, op de grondslag van de elementen waarover zij beschikt, rekening houdt met de gewettigde belangen van de derde-auteur.

6. In het geval waarin de Commissie overweegt, tegen de uitdrukkelijke wens van de auteur in, toegang tot een document te verstrekken, stelt zij de auteur ervan in kennis dat zij voornemens is het document na een termijn van tien werkdagen openbaar te maken en maakt zij hem opmerkzaam op de beroepsmogelijkheden waarover hij beschikt om zich tegen deze openbaarmaking te verzetten.

7. Wanneer bij een lidstaat een verzoek wordt ingediend om toegang tot een document dat afkomstig is van de Commissie, kan deze lidstaat zich, met het oog op een raadpleging, tot het Secretariaat-generaal wenden, dat het directoraat-generaal of de dienst die bij de Commissie voor dit document verantwoordelijk is, zal aanwijzen. Het directoraat-generaal of de dienst waarvan het document afkomstig is, beantwoordt het verzoek na raadpleging van het Secretariaat-generaal.

Artikel 6

Behandeling van de verzoeken om toegang tot gerubriceerde documenten

Wanneer een verzoek betrekking heeft op een gevoelig document, zoals bepaald in artikel 9, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 of een ander document dat op grond van de veiligheidsregels van de Commissie is gerubriceerd, wordt dit verzoek behandeld door ambtenaren die bevoegd zijn om van dit document kennis te nemen.

Iedere beslissing waarbij de toegang tot het gerubriceerde document of een deel daarvan, wordt geweigerd, moet met redenen worden omkleed op grond van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 opgesomde uitzonderingen. Indien blijkt dat de toegang tot het gevraagde document op grond van deze uitzonderingen niet kan worden geweigerd, ziet de met de behandeling van het verzoek belaste ambtenaar erop toe, dat het document alvorens het aan de aanvrager wordt toegezonden wordt vrijgegeven.

Voor de toegang tot een gevoelig document is echter de instemming noodzakelijk van de autoriteit waarvan het document afkomstig is.

Artikel 7

Uitoefening van het recht tot toegang

Naar gelang van het verzoek worden de documenten verzonden per post, fax of, in voorkomend geval, per elektronische post. Bij omvangrijke of moeilijk te hanteren documenten wordt de verzoeker verzocht de documenten ter plaatse te raadplegen. Deze raadpleging is kosteloos.

Wanneer het document is gepubliceerd, worden in het antwoord de publicatiereferenties gegeven en/of informatie over de plaats waar het document kan worden gevonden en eventueel het adres van het document op de website Europa.

Wanneer het document meer dan 20 bladzijden bedraagt, kan de verzoeker een bijdrage van 0,10 EUR per bladzijde worden gevraagd, vermeerderd met de frankeerkosten. De kosten in verband met andere dragers worden per geval afzonderlijk vastgesteld, maar mogen een redelijk bedrag niet overschrijden.

Artikel 8

Maatregelen ter vergemakkelijking van de toegang tot de documenten

1. De omvang van het in artikel 11 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 bedoelde register wordt geleidelijk uitgebreid. Hij wordt vermeld op de homepage van de website Europa.

Het register bevat de titel van het document (in alle talen waarin het beschikbaar is), het nummer en andere nuttige referenties, alsmede gegevens over de auteur en de datum waarop het document is opgesteld of aangenomen.

Een hulppagina (in alle officiële talen) licht het publiek in over de wijze waarop het document kan worden verkregen. Wanneer het document is gepubliceerd, is er een verwijzing naar de integrale tekst.

2. De Commissie stelt een praktische gids op om het publiek in te lichten over de rechten die het heeft uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Deze gids wordt in alle officiële talen verspreid op de website Europa alsmede in de vorm van een brochure.

Artikel 9

Ambtshalve voor het publiek toegankelijke documenten

1. Dit artikel is enkel van toepassing op na de toepassingsdatum van Verordening (EG) nr. 1049/2001 opgestelde of ontvangen documenten.

2. De volgende documenten worden automatisch op verzoek toegezonden en worden, voorzover mogelijk, rechtstreeks in elektronische vorm toegankelijk gemaakt:

a) de agenda van de vergaderingen van de Commissie;

b) de gewone notulen van de vergaderingen van de Commissie na goedkeuring ervan;

c) de door de Commissie aangenomen teksten die bestemd zijn om in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen te worden bekendgemaakt;

d) de documenten die van derden afkomstig zijn en reeds door de auteur of met diens instemming openbaar zijn gemaakt;

e) de documenten die reeds naar aanleiding van een vorig verzoek openbaar zijn gemaakt.

3. Wanneer duidelijk is dat geen enkele van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde uitzonderingen van toepassing is, kunnen de volgende documenten, voorzover zij geen individuele adviezen of standpunten weergeven, indien mogelijk in elektronische vorm, toegankelijk worden gemaakt:

a) na de aanneming van een voorstel voor een besluit van de Raad of van het Europees Parlement en de Raad, de documenten ter voorbereiding van deze voorstellen die tijdens de aannemingsprocedure aan het College zijn voorgelegd;

b) na de aanneming van een besluit door de Commissie overeenkomstig de haar toegekende uitvoeringsbevoegdheden, de documenten ter voorbereiding van deze besluiten die tijdens de aannemingsprocedure aan het College zijn voorgelegd;

c) na de aanneming door de Commissie overeenkomstig haar eigen bevoegdheden van een besluit, van een mededeling, van een verslag of van een werkdocument, de documenten ter voorbereiding van deze documenten die tijdens de aannemingsprocedure aan het College zijn voorgelegd.

Artikel 10

Interne organisatie

De directeuren-generaal en de diensthoofden zijn bevoegd te beslissen over het aan de initiële verzoeken te geven gevolg. Hiertoe wijzen zij een ambtenaar aan die de verzoeken om toegang behandelt en de standpunten van zijn directoraat-generaal of zijn dienst coördineert.

De antwoorden op de initiële verzoeken worden ter kennisneming aan het Secretariaat-generaal medegedeeld.

De confirmatieve verzoeken worden ter kennisneming medegedeeld aan het directoraat-generaal of de dienst die op het initiële verzoek heeft geantwoord.

Het Secretariaat-generaal zorgt voor de goede coördinatie en de eenvormige toepassing van de onderhavige bepalingen door de directoraten-generaal en de diensten van de Commissie. Het Secretariaat-generaal verstrekt hiertoe alle nodige richtsnoeren.

(1) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(2) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 20.