NL Publicatieblad van de Europese Unie L 325/14

BESLUIT VAN DE RAAD 2009/936/JBZ

van 30 november 2009

tot vaststelling van de uitvoeringsregels voor analysebestanden van Europol

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op Besluit 2009/371/JBZ van de Raad van 6 april 2009 tot oprichting van de Europese Politiedienst (Europol) (1) („het Europol-besluit”), en met name artikel 14, lid 1, en artikel 59, lid 1, onder b),

Met inachtneming van het Verdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981 tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens,

Met inachtneming van de door de Raad van Europa op 17 september 1987 aangenomen Aanbeveling R(87)15 van het Comité van ministers tot regeling van het gebruik van persoonsgegevens op politieel gebied,

Gezien de door de raad van bestuur voorgelegde ontwerpregels voor analysebestanden van Europol,

Gezien het advies van het Europees Parlement,

Overwegende dat de Raad met gekwalificeerde meerderheid, na raadpleging van het Europees Parlement, uitvoeringsregels vaststelt voor de analysebestanden (hierna: „de regels”genoemd),

BESLUIT:

HOOFDSTUK I

ALGEMENE BEGINSELEN

Artikel 1

Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a) „persoonsgegevens”: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbare persoon wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, in het bijzonder aan de hand van een identificatienummer of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor zijn fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit;

b) „analysebestand”: een bestand dat is aangelegd voor analysedoeleinden als bedoeld in artikel 14, lid 1, van het Europol-besluit;

c) „analyse”: het compileren, verwerken of gebruiken van gegevens ter ondersteuning van strafrechtelijk onderzoek, overeenkomstig het bepaalde in artikel 14, lid 2, van het Europol-besluit;

d) „deelnemers aan een analysegroep”: analisten en andere personeelsleden van Europol die door de directeur zijn aangewezen, alsmede verbindingsofficieren en/of deskundigen uit de lidstaten die de informatie verstrekken of waarop de informatie betrekking heeft, in de zin van artikel 14, lid 4, van het Europol-besluit;

e) „verwerking van persoonsgegevens” of „verwerking”: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Artikel 2

Toepassingsgebied

De regels die bij dit besluit worden vastgesteld, zijn van toepassing op de verwerking van gegevens voor analysedoeleinden als bedoeld in artikel 14, lid 1, van het Europol-besluit.

Artikel 3

Gegevensverstrekking voor analysedoeleinden

1. Gegevens worden verstrekt door de nationale eenheden of worden — afhankelijk van de mate van urgentie — rechtstreeks van de aangewezen bevoegde autoriteiten naar Europol geleid, overeenkomstig artikel 8, lid 2, en artikel 14, lid 3, van het Europol-besluit, waarna ze in gestructureerde en ongestructureerde vorm in een analysebestand worden opgenomen. De lidstaat die de gegevens verstrekt, stelt Europol in kennis van het doel waarvoor de gegevens worden verstrekt en van alle beperkingen inzake het gebruik, het uitwissen of het vernietigen ervan, met inbegrip van eventuele algemene of specifieke beperkingen inzake de toegankelijkheid. Deze lidstaat kan Europol ook in een later stadium van dergelijke beperkingen in kennis stellen.

Europol moet ervoor zorgen dat derden die dergelijke gegevens verstrekken, Europol in kennis stellen van het doel waarvoor de gegevens worden verstrekt en van alle beperkingen inzake het gebruik ervan.

Na ontvangst wordt zo spoedig mogelijk vastgesteld in hoeverre de gegevens in een specifiek bestand zullen worden opgenomen.

2. Overeenkomstig artikel 29, lid 1, van het Europol-besluit blijven de in lid 1 bedoelde gegevens, totdat zij in een analysebestand zijn opgenomen, onder de verantwoordelijkheid van de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt, en onderworpen aan de nationale wetgeving van die lidstaat, onverminderd de in de tweede en derde alinea omschreven verantwoordelijkheden van Europol voor deze gegevens.

Europol zorgt ervoor dat de gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor de lidstaten die de gegevens hebben verstrekt, of voor overeenkomstig artikel 14, lid 2, onder a), van het Europol-besluit aangewezen analisten en andere personeelsleden van Europol, teneinde vast te stellen of de gegevens in een analysebestand mogen worden opgenomen.

Indien Europol na beoordeling van de verstrekte gegevens reden heeft om aan te nemen dat zij niet nauwkeurig of niet langer actueel zijn, stelt Europol de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt daarvan in kennis.

3. Gegevens die na te zijn beoordeeld, niet zijn geselecteerd voor opneming in een analysebestand, en papieren bestanden en documenten die gegevens bevatten die wel in een dergelijk bestand zijn opgenomen, blijven overeenkomstig artikel 29, lid 1, van het Europol-besluit onder de verantwoordelijkheid van de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt, en onderworpen aan de betreffende nationale wetgeving, onverminderd de in het Europol-besluit omschreven verantwoordelijkheden van Europol.

Europol zorgt ervoor dat de in de eerste alinea bedoelde gegevens, papieren bestanden of documenten afzonderlijk van de analysebestanden worden opgeslagen en uitsluitend toegankelijk zijn voor de lidstaten die de gegevens hebben verstrekt, of voor overeenkomstig artikel 14, lid 2, onder a), van het Europol-besluit aangewezen analisten en andere personeelsleden van Europol, voor de volgende doeleinden:

a) latere opneming in een analysebestand;

b) onderzoek of de reeds in een analysebestand opgenomen gegevens nauwkeurig en relevant zijn, of

c) onderzoek of aan de eisen in deze regels en in het Europol-besluit is voldaan.

De gegevens zijn ook toegankelijk om de betrokkene te beschermen. In dat geval mogen de gegevens uitsluitend worden gebruikt met instemming van de betrokken persoon.

De gegevens, papieren bestanden en documenten moeten worden geretourneerd aan de lidstaat die ze heeft verstrekt, dan wel uitgewist of vernietigd, indien zij niet langer nodig zijn voor de hierboven omschreven doeleinden. Zij moeten in ieder geval worden uitgewist of vernietigd nadat het analysebestand afgesloten is.

4. Wanneer de gegevens als bedoeld in lid 1 zijn verstrekt door derden, dient Europol te waarborgen dat de in dit artikel neergelegde beginselen op die gegevens worden toegepast overeenkomstig de regels die de Raad uit hoofde van artikel 26 van het Europol-besluit heeft vastgesteld.

Artikel 4

Gegevensverwerking

1. Voor zover dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de in artikel 3 van het Europol-besluit omschreven doelstelling, mogen de in de artikelen 5 en 6 van deze regels bedoelde gegevens door Europol verwerkt worden voor zover zij adequaat, nauwkeurig en relevant zijn voor en in een redelijke verhouding staan tot het doel van het analysebestand waarin zij zijn opgenomen, mits zij niet langer worden opgeslagen dan voor dit doel noodzakelijk is. De noodzaak van verdere bewaring van de gegevens voor het doel van het analysebestand wordt regelmatig getoetst overeenkomstig artikel 7 van dit besluit en artikel 20 van het Europol-besluit.

2. Elke bij een analyseproject betrokken lidstaat besluit, overeenkomstig het betreffende nationale recht als bedoeld in artikel 14, lid 3, van het Europol-besluit, in hoeverre hij dergelijke gegevens kan verstrekken.

Artikel 5

Bestandsreglementen

1. In elk bestandsreglement van een analysebestand als bedoeld in artikel 16 van het Europol-besluit geeft de directeur aan welke van de in artikel 6 bedoelde categorieën persoonsgegevens zijns inziens voor het doel van het betrokken analysebestand noodzakelijk zijn.

2. De directeur legt in het in lid 1 bedoelde bestandsreglement eveneens vast of gegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of het lidmaatschap van een vakvereniging blijken, alsook gegevens die de gezondheid of het seksuele gedrag betreffen, in het analysebestand onder de in artikel 6 bedoelde categorieën mogen worden opgenomen en om welke redenen dergelijke gegevens voor de doeleinden van het betrokken analysebestand absoluut noodzakelijk worden geacht. Dergelijke gegevens mogen alleen worden verwerkt indien ze dienen als aanvulling van andere persoonsgegevens die reeds in het bestand zijn ingevoerd.

Wanneer de in de eerste alinea bedoelde gegevens betrekking hebben op de in artikel 6, leden 3 tot en met 6, bedoelde personen, moeten daarvoor in het bestandsreglement specifieke redenen worden genoemd en mogen ze alleen op uitdrukkelijk verzoek van twee of meer van de aan het analyseproject deelnemende lidstaten worden verwerkt. De betrokken gegevens worden gewist wanneer zij niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn opgeslagen.

3. De bestandsreglementen, alsook latere wijzigingen, worden overeenkomstig de in artikel 16 van het Europol-besluit vastgestelde procedure opgesteld.

Artikel 6

Persoonsgegevens in analysebestanden

1. Wanneer persoonsgegevens in werkbestanden voor analyse worden opgeslagen, wordt daarbij vermeld op welke categorie personen deze gegevens betrekking hebben.

2. Met betrekking tot de in artikel 14, lid 1, onder a), van het Europol-besluit bedoelde categorieën personen kunnen de volgende soorten persoonsgegevens, inclusief daaraan gerelateerde administratieve gegevens, worden verwerkt:

a) Personalia: 1. Huidige en eerdere familienamen 2. Huidige en eerdere voornamen 3. Meisjesnaam 4. Naam vader (waar nodig voor identificatie) 5. Naam moeder (waar nodig voor identificatie) 6. Geslacht 7. Geboortedatum 8. Geboorteplaats 9. Nationaliteit 10. Burgerlijke staat 11. Alias 12. Bijnaam 13. Gebruikte of valse naam 14. Huidige en vroegere verblijfplaats en/of woonplaats

b) Fysieke beschrijving: 1. Fysieke beschrijving 2. Onderscheidende kenmerken (moedervlekken/littekens/tatoeages enz.)

c) Identificatiemiddelen: 1. Identiteitsdocumenten/rijbewijs 2. Nummer nationale identiteitskaart/paspoortnummer 3. Nationaal identificatienummer/nummer sociale zekerheid, in voorkomend geval 4. Beeldmateriaal en andere gegevens over het uiterlijk 5. Forensische identificatiegegevens, zoals vingerafdrukken, DNA-profiel (vastgesteld op basis van het niet-gecodeerde gedeelte van het DNA), stemprofiel, bloedgroep, gebitsgegevens

d) Beroep en vaardigheden: 1. Huidig werk en beroep 2. Vroeger werk en beroep 3. Opleiding (school/universiteit/beroepsopleiding) 4. Kwalificaties 5. Bekwaamheden en andere kennis (taal/andere)

e) Economische en financiële informatie: 1. Financiële gegevens (bankrekeningen en -codes, kredietkaarten enz.) 2. Liquide middelen 3. Aandelen/andere activa 4. Eigendommen 5. Banden met ondernemingen 6. Contacten met banken en kredietinstellingen 7. Fiscale situatie 8. Andere gegevens over de wijze waarop de betrokkene zijn financiën beheert

f) Informatie betreffende het gedrag: 1. Levensstijl (zoals het feit dat men boven zijn middelen leeft) en gewoonten 2. Verplaatsingen 3. Frequent bezochte plaatsen 4. Wapens en andere gevaarlijke voorwerpen 5. Mate van gevaarlijkheid 6. Specifieke risico’s zoals ontsnappingsgevaar, gebruik van dubbelagenten, banden met rechtshandhavingspersoneel 7. Kenmerken en profielen in de criminele sfeer 8. Drugsgebruik

g) Contact- en begeleidende personen, met inbegrip van type en aard van het contact of de begeleiding

h) Gebruikte communicatiemiddelen zoals telefoon (vast/mobiel), fax, semafoon, e-mail, postadressen, internetverbinding(en)

i) Gebruikte vervoermiddelen, zoals voertuigen, vaartuigen, luchtvaartuigen, inclusief identificatiegegevens betreffende deze vervoermiddelen (registratienummers)

j) Informatie betreffende strafbare feiten waarvoor Europol op grond van artikel 4 van het Europol-besluit bevoegd is: 1. Eerdere veroordelingen 2. Vermoedelijke betrokkenheid bij criminele activiteiten 3. Modi operandi 4. Voor de voorbereiding en/of het begaan van strafbare feiten gebruikte of mogelijk te gebruiken middelen 5. Lidmaatschap van criminele groepen/organisaties en positie in de groep/organisatie 6. Rol in de criminele organisatie 7. Geografisch bereik van de strafbare feiten 8. In de loop van het onderzoek verzameld materiaal, zoals videobanden en foto’s.

k) Verwijzingen naar andere databanken waarin informatie over de betrokken persoon is opgeslagen: 1. Europol 2. Politie-/douanediensten 3. Andere wetshandhavingsinstanties 4. Internationale organisaties 5. Openbare lichamen 6. Particuliere lichamen

l) Informatie over rechtspersonen waarmee de onder e) en j) vermelde informatie verband houdt: 1. Naam van de rechtspersoon 2. Locatie 3. Datum en plaats van oprichting 4. Registratienummer 5. Rechtsvorm 6. Kapitaal 7. Activiteiten 8. Nationale en internationale filialen 9. Directie 10. Relaties met banken.

3. Met de in artikel 14, lid 1, onder d), van het Europol-besluit vermelde contact- en begeleidende personen, worden bedoeld personen van wie er met voldoende reden kan worden verondersteld dat via hen voor de analyse nuttige informatie betreffende de onder lid 2 van dit artikel bedoelde personen kan worden verkregen, mits zij niet behoren tot een van de in de leden 2, 4, 5 of 6 bedoelde categorieën van personen. „Contactpersonen” zijn personen die sporadisch contact hebben met de in lid 2 bedoelde personen. „Begeleidende personen” zijn personen die regelmatig contact hebben met de in lid 2 bedoelde personen.

Wat contact- en begeleidende personen betreft, mogen de in lid 2 bedoelde gegevens zo nodig worden opgeslagen, mits er reden is om aan te nemen dat deze gegevens nodig zijn voor de analyse van hun rol als contact- of begeleidend persoon.

In dit verband moet rekening worden gehouden met het volgende:

a) de betrekkingen tussen deze personen en de in artikel 14, lid 1, onder a), van het Europol-besluit bedoelde personen moeten zo spoedig mogelijk worden opgehelderd;

b) indien de veronderstelling dat er tussen deze personen en de in artikel 14, lid 1, onder a), van het Europol-besluit bedoelde personen betrekkingen bestaan, ongegrond blijkt, worden de gegevens onverwijld gewist;

c) indien dergelijke personen verdacht worden van een strafbaar feit waarvoor Europol ingevolge artikel 4 van het Europol-besluit bevoegd is, indien zij wegens een dergelijk strafbaar feit zijn veroordeeld, of indien er in de zin van het nationale recht van de betrokken lidstaat feitelijke aanwijzingen zijn of een redelijk vermoeden bestaat dat zij een dergelijk strafbaar feit zullen plegen, dan mogen de in lid 2 bedoelde gegevens worden opgeslagen;

d) gegevens over contact- en begeleidende personen alsmede gegevens over contact- en begeleidende personen van begeleidende personen mogen niet worden opgeslagen, met uitzondering van gegevens over de soort en de aard van hun contacten met, of begeleiding van, de onder lid 2 bedoelde personen;

e) indien geen zekerheid kan worden verkregen omtrent de in de voorgaande punten bedoelde zaken, wordt daarmee rekening gehouden bij het besluit over de vraag of en in hoeverre de gegevens moeten worden opgeslagen voor verdere analyse.

4. Wat betreft de in artikel 14, lid 1, onder c), van het Europol-besluit bedoelde personen die het slachtoffer zijn geworden van een van de betrokken strafbare feiten of ten aanzien van wie zich bepaalde omstandigheden voordoen die doen vermoeden dat zij het slachtoffer van een dergelijk strafbaar feit kunnen worden, mogen de in lid 2, onder a), punt 1) tot en met lid 2, onder c), punt 3), van dit artikel bedoelde gegevens worden opgeslagen, alsmede de volgende soorten gegevens:

a) identificatiegegevens van het slachtoffer;

b) redenen van slachtofferschap;

c) schade (lichamelijke/financiële/psychologische/andere);

d) noodzaak om de anonimiteit te waarborgen;

e) mogelijkheid om ter rechtszitting te verschijnen;

f) door of via personen als bedoeld in artikel 14, lid 1, onder c), van het Europol-besluit verstrekte informatie in de criminele sfeer, inclusief informatie over hun relatie met andere personen indien nodig om de in artikel 12, lid 1, van het Europol-besluit bedoelde personen te identificeren.

Zo nodig mogen andere in lid 2 bedoelde gegevens worden opgeslagen, mits er reden is om aan te nemen dat zij nodig zijn voor de analyse van de rol van deze personen als slachtoffer of mogelijk slachtoffer.

Gegevens die niet nodig zijn voor verdere analyse worden gewist.

5. Wat betreft de in artikel 14, lid 1, onder b), van het Europol-besluit bedoelde personen die wellicht als getuige moeten optreden bij onderzoeken naar de betrokken strafbare feiten of bij daaropvolgende strafvervolgingen, mogen de in lid 2, onder a), punt 1) tot en met lid 2, onder c), punt 3), van dit artikel bedoelde gegevens worden opgeslagen, alsmede de volgende soorten gegevens:

a) door dergelijke personen verstrekte informatie in de criminele sfeer, waaronder informatie over hun relatie met andere personen die in het analysebestand zijn opgenomen;

b) noodzaak om de anonimiteit te waarborgen;

c) het feit dat de bescherming gewaarborgd is en de daarvoor verantwoordelijke instantie;

d) nieuwe identiteit;

e) mogelijkheid om ter rechtszitting te verschijnen.

Zo nodig mogen andere in lid 2 bedoelde gegevens worden opgeslagen, mits er reden is om aan te nemen dat zij nodig zijn voor de analyse van de rol van deze personen als getuigen.

Gegevens die niet nodig zijn voor verdere analyse worden gewist.

6. Wat betreft de in artikel 14, lid 1, onder e), van het Europol-besluit bedoelde personen die informatie kunnen verschaffen over de betrokken strafbare feiten, mogen de in lid 2, onder a), punt 1) tot en met lid 2, onder c), punt 3), bedoelde gegevens worden opgeslagen, alsmede de volgende soorten gegevens:

a) gecodeerde personalia;

b) soort verstrekte informatie;

c) noodzaak om de anonimiteit te waarborgen;

d) het feit dat de bescherming gewaarborgd is en de daarvoor verantwoordelijke instantie;

e) nieuwe identiteit;

f) mogelijkheid om ter rechtszitting te verschijnen;

g) negatieve ervaringen;

h) beloningen (financiële/gunsten).

Zo nodig mogen andere in lid 2 omschreven gegevens worden opgeslagen, mits er reden is om aan te nemen dat zij nodig zijn voor de analyse van de rol van deze personen als informant.

Gegevens die niet nodig zijn voor verdere analyse worden gewist.

7. Indien het op enig moment tijdens de analyse op basis van serieuze en ondubbelzinnige aanwijzingen duidelijk wordt dat een in een bepaalde categorie van het analysebestand opgenomen persoon dient te worden opgenomen in een andere categorie van personen overeenkomstig dit artikel, mag Europol alleen gegevens betreffende deze persoon verwerken die op grond van deze andere categorie zijn toegestaan en moeten alle andere gegevens worden gewist.

Indien het op grond van bovengenoemde aanwijzingen duidelijk wordt dat een persoon in twee of meer in dit artikel bedoelde categorieën moet worden opgenomen, mogen alle op grond van deze categorieën toegestane gegevens door Europol worden verwerkt.

Artikel 7

Controletermijnen en duur van de opslag

1. Bij een besluit over de vraag of persoonsgegevens verder moeten worden bewaard uit hoofde van artikel 6 van deze regels, overeenkomstig artikel 20 van het Europol-besluit, moeten de belangen van Europol bij de uitoefening van zijn taak worden afgewogen tegen de legitieme belangen inzake gegevensbescherming van de betrokkene van wie gegevens worden opgeslagen.

Uiterlijk drie jaar na de invoering of de laatste toetsing van de gegevens wordt getoetst of alle in het analysebestand vervatte gegevens nog langer moeten worden bewaard, overeenkomstig artikel 20 van het Europol-besluit. Onverminderd deze toetsing moet de noodzaak van verdere bewaring worden getoetst indien zich omstandigheden voordoen die doen vermoeden dat de gegevens moeten worden gewist of gerectificeerd.

Bij deze toetsing wordt rekening gehouden met de noodzaak om gegevens verder te bewaren in het licht van de afsluiting van een onderzoek in een bepaalde zaak, een onherroepelijk vonnis, met name vrijspraak, eerherstel, uitgezeten straffen, amnestie, leeftijd van de betrokkene, bepaalde categorieën gegevens.

2. Europol gaat overeenkomstig artikel 16, lid 3, van het Europol-besluit na of een analysebestand moet worden aangehouden of niet. Op basis daarvan wordt door de directeur een besluit genomen inzake het aanhouden of sluiten van het bestand. De raad van bestuur en het gemeenschappelijk controleorgaan worden onmiddellijk door de directeur op de hoogte gesteld van de redenen om het bestand aan te houden.

3. Wanneer strafvervolgingen tegen personen als bedoeld in artikel 6, lid 2, onherroepelijk zijn afgedaan bij een rechterlijke beslissing of anderszins, en Europol door de betrokken lidstaat of een betrokken derde partij van deze beslissing in kennis wordt gesteld, gaat Europol na of de gegevens in verband met een dergelijke beslissing nog mogen worden opgeslagen, gewijzigd of gebruikt. Indien uit de motivering voor de beslissing of uit andere gegevens kan worden afgeleid dat de betrokkene het feit niet, of niet wederrechtelijk, heeft gepleegd of indien de redenen voor de beslissing deze vraag openlaten, worden de gegevens waarop deze beslissing betrekking heeft, gewist, tenzij op goede gronden kan worden aangenomen dat zij nog relevant zijn voor de doeleinden van het analysebestand. In dat geval wordt de informatie over de rechterlijke beslissing toegevoegd aan de gegevens die zich reeds in het bestand bevinden. Voorts mogen deze gegevens alleen worden verwerkt en bewaard als de context en de uitspraak van voornoemde beslissing alsmede de rechten die de betrokkene daaraan ontleent naar behoren in acht worden genomen.

4. Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan de in artikel 20, lid 1, van het Europol-besluit bedoelde periode. Blijven gegevens over personen als bedoeld in artikel 6, leden 3 tot en met 6, als gevolg van het aanhouden van het analysebestand langer dan vijf jaar opgeslagen, dan wordt het in artikel 34, lid 1, van het Europol-besluit bedoelde gemeenschappelijk controleorgaan daarvan in kennis gesteld.

5. Indien het toezicht van het gemeenschappelijk controleorgaan op de werkzaamheden van Europol uitwijst dat persoonsgegevens in strijd met deze regels worden bewaard, stelt het gemeenschappelijk controleorgaan, indien het zulks nodig acht, de directeur van Europol daarvan overeenkomstig artikel 34, lid 4, van het Europol-besluit in kennis.

Wanneer het gemeenschappelijk controleorgaan overeenkomstig artikel 34, lid 4, van het Europol-besluit een zaak betreffende het opslaan, verwerken of gebruiken van persoonsgegevens naar de raad van bestuur heeft verwezen, is doorzenden van de betrokken gegevens verboden zonder voorafgaande toestemming van de raad van bestuur. In uitzonderlijke gevallen kan de directeur toestaan dat de resultaten worden doorgegeven voordat de raad van bestuur daarmee heeft ingestemd, indien zulks absoluut noodzakelijk wordt geacht om de essentiële belangen van de betrokken lidstaten binnen het kader van de doelstellingen van Europol te beschermen of om een onmiddellijk gevaar in verband met criminaliteit of terrorisme af te wenden. De toestemming van de directeur wordt in dergelijke gevallen opgenomen in een document, dat aan de raad van bestuur en het gemeenschappelijk controleorgaan wordt toegezonden.

Artikel 8

Deelname door derden

Onder de voorwaarden van artikel 14, lid 8, van het Europol-besluit kan Europol, overeenkomstig artikel 22, lid 1, respectievelijk artikel 23, lid 1, van het Europol-besluit, deskundigen van instellingen, organen, bureaus en agentschappen, respectievelijk deskundigen van derde landen en organisaties, bij de activiteiten van een analysegroep betrekken.

De directeur sluit een akkoord met een van de in de eerste alinea bedoelde lichamen, overeenkomstig de door de raad van bestuur vastgestelde regels voor dergelijke akkoorden. De details van de akkoorden worden voorgelegd aan de raad van bestuur en het gemeenschappelijk controleorgaan, dat eventuele opmerkingen kan richten tot de raad van bestuur.

Artikel 9

Verzamelen en opslaan van gegevens

De gegevens die worden opgeslagen in werkbestanden voor analyse worden onderscheiden naargelang van het oordeel dat over de bron kan worden uitgesproken en van de mate van juistheid of betrouwbaarheid van de informatie, zoals bepaald in artikel 11. Gegevens die op feiten stoelen, worden onderscheiden van gegevens die op persoonlijke meningen of beoordelingen gebaseerd zijn.

Artikel 10

Interne gegevensbescherming

De directeur neemt de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat deze regels en andere gegevensbeschermingsvoorschriften worden nageleefd. Te dien einde wint de directeur het advies in van de gegevensbeschermingsfunctionaris, als genoemd in artikel 28 van het Europol-besluit.

HOOFDSTUK II

RUBRICERING

Artikel 11

Categorieën analysebestanden

De analysebestanden zijn:

a) van algemene of strategische aard wanneer zij tot doel hebben relevante informatie te verwerken over een bepaald vraagstuk, of tot ontwikkeling dan wel verbetering strekken van de initiatieven die genomen worden door de in artikel 3 van het Europol-besluit omschreven bevoegde autoriteiten;

b) van operationele aard wanneer het doel is informatie te verkrijgen over één of meer van de in artikel 3 van het Europol-besluit bedoelde strafbare feiten, op basis van een casus, een persoon of een organisatie, teneinde bilateraal of multilateraal onderzoek van internationale draagwijdte in te leiden, uit te bouwen of af te sluiten, in de zin van artikel 14, lid 2, van het Europol-besluit, mits twee of meer van de betrokken landen lidstaten zijn.

Artikel 12

Beoordeling van de bron en de informatie

1. De bron van de uit een lidstaat afkomstige informatie wordt zoveel mogelijk beoordeeld door de lidstaat die de informatie heeft verstrekt, en wel aan de hand van de volgende evaluatiecodes voor de bronnen:

(A) : er bestaat geen twijfel omtrent de authenticiteit, de betrouwbaarheid of de bevoegdheid van de informatiebron, of de bron is in het verleden in alle gevallen betrouwbaar gebleken; (B) : de informatiebron is in het verleden in de meeste gevallen betrouwbaar gebleken; (C) : de informatiebron is in het verleden in de meeste gevallen onbetrouwbaar gebleken; (X) : de betrouwbaarheid van de informatiebron kan niet worden beoordeeld.

2. De uit een lidstaat afkomstige informatie wordt zoveel mogelijk beoordeeld door de lidstaat die de informatie heeft verstrekt, en wel op basis van de betrouwbaarheid van de gegevens, aan de hand van de volgende evaluatiecodes voor de informatie:

(1) : informatie die zonder enige twijfel correct is; (2) : informatie die de bron uit de eerste hand heeft, maar de informerende ambtenaar niet; (3) : informatie die de bron niet uit de eerste hand heeft, maar die gestaafd wordt door andere reeds opgeslagen informatie; (4) : informatie die de bron niet uit de eerste hand heeft en die op geen enkele manier kan worden bevestigd.

3. Indien Europol aan de hand van de reeds beschikbare informatie tot de conclusie komt dat de beoordeling moet worden bijgesteld, brengt hij de betrokken lidstaat op de hoogte en tracht hij overeenstemming te bereiken over een wijziging van de beoordeling. Zonder overeenstemming wijzigt Europol de beoordeling niet.

4. Indien Europol van een lidstaat gegevens of informatie zonder beoordeling ontvangt, tracht hij de betrouwbaarheid van de bron of de informatie zoveel mogelijk te beoordelen aan de hand van de reeds beschikbare informatie. De beoordeling van specifieke gegevens en informatie geschiedt in overeenstemming met de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt. Een lidstaat en Europol kunnen ook tot een algemene overeenstemming komen over de beoordeling van bepaalde soorten gegevens en bepaalde bronnen. Een dergelijke algemene overeenstemming wordt meegedeeld aan de raad van bestuur. Indien gegevens aan Europol zijn verstrekt op basis van een dergelijke algemene overeenstemming, wordt dit bij de gegevens vermeld.

Indien in een specifiek geval geen overeenstemming wordt bereikt of bij gebreke van een algemene overeenstemming, beoordeelt Europol de informatie of de gegevens overeenkomstig lid 1, code (X), en lid 2, code (4).

5. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op gegevens of informatie die Europol van derden ontvangt.

6. Informatie in een analysebestand die het resultaat is van een analyse, wordt door Europol beoordeeld overeenkomstig dit artikel en in overeenstemming met de lidstaten die aan de analyse hebben deelgenomen.

HOOFDSTUK III

REGELS VOOR HET GEBRUIK VAN ANALYSEBESTANDEN EN ANALYSEGEGEVENS

Artikel 13

Aanleggen van analysebestanden

1. Analysebestanden worden volgens de procedure van artikel 16 van het Europol-besluit aangelegd op initiatief van Europol of op verzoek van de lidstaten waarvan de gegevens afkomstig zijn.

2. De raad van bestuur kan vertegenwoordigers van het gemeenschappelijk controleorgaan uitnodigen om deel te nemen aan de besprekingen over de bestandsreglementen.

3. Overeenkomstig artikel 16, lid 2, van het Europol-besluit mag onmiddellijk na het openen van het analysebestand met de analysewerkzaamheden en de verbreiding van analyseresultaten worden begonnen. Mocht de raad van bestuur overeenkomstig artikel 16, lid 4, van het Europol-besluit de directeur opdracht geven een bestandsreglement te wijzigen of een analysebestand te sluiten, dan moeten gegevens die niet in het bestand mogen worden opgenomen of, indien het analysebestand moet worden gesloten, alle in het bestand opgenomen gegevens onmiddellijk worden geschrapt.

4. Indien het in de loop van een analyse nodig blijkt het bestandsreglement te wijzigen, zijn de procedures van artikel 16 van het Europol-besluit en van dit artikel van overeenkomstige toepassing.

Artikel 14

Opvraging van gegevens

1. De opvraging van gegevens door deelnemers aan het analyseproject overeenkomstig artikel 14, lid 2, onder b), van het Europol-besluit wordt pas toegestaan nadat deze machtiging daartoe hebben verkregen in aansluiting op een cursus inzake hun specifieke verplichtingen uit hoofde van het rechtskader van Europol.

2. Overeenkomstig artikel 14, lid 2, tweede alinea, van het Europol-besluit, kunnen alle deelnemers aan de analysegroep gegevens uit het bestand opvragen. De analysegroep besluit met eenparigheid van stemmen in welke mate deze opvraging mag plaatsvinden en welke voorwaarden en beperkingen daarbij gelden.

Artikel 15

Doorgifte van gegevens of informatie uit analysebestanden

1. Van de doorgifte van persoonsgegevens uit analysebestanden aan een lidstaat of een derde partij dient aantekening te worden gemaakt in het bestand waaruit de gegevens zijn overgenomen.

In samenwerking met de lidstaat of de derde partij die de gegevens verstrekt, verifieert Europol zo nodig uiterlijk op het tijdstip waarop de gegevens worden doorgegeven, of deze correct en conform het Europol-besluit zijn.

Voor zover mogelijk moet bij elke doorgifte van gegevens opgave worden gedaan van rechterlijke beslissingen, alsmede van beslissingen om niet te vervolgen. Gegevens die op een persoonlijke mening of beoordeling berusten in samenwerking met de lidstaat of de derde partij die de informatie verstrekt heeft, moeten worden getoetst alvorens zij worden meegedeeld en hun mate van juistheid en betrouwbaarheid moet worden vermeld.

De lidstaat die de gegevens ontvangt, meldt de lidstaat die de gegevens heeft doorgegeven desgevraagd welk gebruik van de gegevens is gemaakt en welke resultaten met behulp daarvan zijn verkregen, mits de wetgeving van de lidstaat die de gegevens heeft ontvangen, zulks toestaat.

Eventuele beperkingen op het gebruik van gegevens op grond van artikel 19 van het Europol-besluit moeten samen met de gegevens worden opgeslagen en deze beperkingen moeten ter kennis worden gebracht van de ontvangers van de analyseresultaten.

2. Indien Europol na het opnemen van gegevens in een analysebestand constateert dat deze gegevens betrekking hebben op een persoon of voorwerp waarover al door een andere lidstaat of derde partij verstrekte gegevens in het bestand waren opgenomen, wordt elke betrokken lidstaat of betrokken derde partij onmiddellijk over dit verband geïnformeerd, overeenkomstig artikel 14, lid 7, van het Europol-besluit.

Artikel 16

Controleprocedures

Teneinde aan de in artikel 35 van het Europol-besluit vastgestelde vereisten voor gegevensbeveiliging te voldoen, en de veilige verwerking van gegevens in de zin van deze uitvoeringsregels te verzekeren, accrediteert de raad van bestuur het analysesysteem, overeenkomstig artikel 8 van de regeling ter bescherming van geheime Europol-informatie zoals vastgesteld bij Besluit 2009/…/JBZ van de Raad van 30 november 2009 (2), na raadpleging van het beveiligingscomité, overeenkomstig artikel 4, lid 2, van die regeling. De accreditatie wordt toegekend op basis van systeemeigen beveiligingsvoorschriften en andere door de raad van bestuur noodzakelijk geachte beveiligingsdocumentatie.

Artikel 17

Gebruik en opslag van analysegegevens en analyseresultaten

1. Alle persoonsgegevens en analyseresultaten uit een analysebestand mogen alleen worden gebruikt overeenkomstig het doel van het bestand of ter voorkoming of bestrijding van andere ernstige vormen van criminaliteit, en conform eventuele door een lidstaat op grond van artikel 19, lid 2, van het Europol-besluit meegedeelde gebruiksbeperkingen. De in artikel 5, lid 2, bedoelde gegevens mogen alleen worden doorgegeven in overleg met de lidstaat die deze gegevens heeft verstrekt.

2. Na de sluiting van een analysebestand worden alle gegevens uit dat bestand door Europol opgeslagen in een afzonderlijk bestand dat alleen toegankelijk is voor interne of externe controle. Onverminderd artikel 20, lid 4, van het Europol-besluit mogen dergelijke gegevens niet langer dan achttien maanden na de sluiting van het gegevensbestand worden bewaard.

3. De resultaten van een analysebestand mogen door Europol elektronisch worden opgeslagen gedurende ten hoogste drie jaar na de sluiting van het bestand, op voorwaarde dat zij in een apart bestand worden opgeslagen en dat er geen nieuwe gegevens aan worden toegevoegd. Na deze periode mogen de resultaten alleen worden opgeslagen in de vorm van een papieren document.

Artikel 18

Koppeling van bestanden en overdracht tussen bestanden

1. Wanneer blijkt dat gegevens in een analysebestand ook relevant kunnen zijn voor andere analysebestanden, worden de volgende procedures gevolgd:

a) indien een volledige koppeling van de gegevens uit twee bestanden wordt voorgesteld, wordt overeenkomstig artikel 16 van het Europol-besluit een nieuw bestand met de gegevens uit die twee bestanden aangelegd. Het besluit tot koppeling van beide bestanden wordt genomen door alle deelnemers aan die originele bestanden. In dat geval worden de originele bestanden gesloten;

b) indien gegevens in een bestand gedeeltelijk relevant zijn voor een ander bestand, besluiten de verstrekkers van de gegevens of deze gegevens worden overgebracht naar het andere bestand.

2. In de in lid 1 bedoelde gevallen heeft de overdracht geen gevolgen voor de termijnen voor de toetsing van de gegevens die van het ene naar het andere analysebestand zijn overgebracht.

Artikel 19

Nieuwe technologieën

Het gebruik van nieuwe technologieën bij de verwerking van gegevens voor analysedoeleinden is alleen toegestaan indien alle redelijke maatregelen zijn getroffen om te garanderen dat het gebruik voldoet aan de voor Europol geldende voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens. De directeur dient met het gemeenschappelijk controleorgaan vooraf overleg te plegen wanneer het gebruik van dergelijke technologieën problemen meebrengt voor de toepassing van de voorschriften inzake gegevensbescherming.

HOOFDSTUK IV

SLOTBEPALINGEN

Artikel 20

Herziening van de regels

Uiterlijk op 1 januari 2013 worden deze regels onder toezicht van de raad van bestuur geëvalueerd.

Voorstellen tot wijziging van deze regels worden bestudeerd door de raad van bestuur met het oog op de goedkeuring ervan door de Raad volgens de procedure van artikel 14, lid 1, derde alinea, van het Europol-besluit.

Artikel 21

Inwerkingtreding

Deze regels treden in werking op 1 januari 2010.

Gedaan te Brussel, 30 november 2009. Voor de Raad De voorzitster B. ASK

(1) PB L 121 van 15.5.2009, blz. 37.

(2) Nog niet bekendgemaakt in het Publicatieblad.