BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE

van 20 januari 2006

houdende bepalingen voor de toepassing van Beschikking 2004/904/EG van de Raad met betrekking tot de subsidiabiliteit van uitgaven in het kader van door het Europees Vluchtelingenfonds medegefinancierde acties die in de lidstaten worden uitgevoerd

(Kennisgeving geschied onder nummer C(2006) 51/1)

(Alleen de teksten in de Tsjechische, Nederlandse, Engelse, Estse, Finse, Franse, Duitse, Griekse, Hongaarse, Italiaanse, Zweedse, Letse, Litouwse, Poolse, Portugese, Slowaakse, Sloveense en Spaanse taal zijn authentiek)

(2006/399/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Beschikking 2004/904/EG van de Raad van 2 december 2004 tot instelling van het Europees Vluchtelingenfonds voor de periode 2005-2010 (1), en met name op artikel 21, lid 3,

Na raadpleging van het bij artikel 11, lid 3, van Beschikking 2004/904/EG ingestelde comité,

Overwegende hetgeen volgt:

Overeenkomstig de artikelen 1 en 2 van het protocol betreffende de positie van Denemarken, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en aan het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, neemt Denemarken niet deel aan Beschikking 2004/904/EG en die beschikking en onderhavige beschikking zijn derhalve niet bindend voor of van toepassing in Denemarken,

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING VASTGESTELD:

Artikel 1

Deze beschikking is van toepassing op de medefinanciering van de in de artikelen 5, 6 en 7 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde acties die door de lidstaten worden beheerd.

Artikel 2

In deze beschikking wordt verstaan onder:

„project”: het specifieke, praktische middel waarmee de begunstigden van subsidies een actie geheel of gedeeltelijk uitvoeren. Elk project wordt duidelijk omschreven en de duur, het budget en de doelstellingen ervan, alsmede het eraan toegewezen personeel worden nauwkeurig vastgesteld; het wordt ten uitvoer gelegd door een met name genoemde juridische entiteit of groep van juridische entiteiten.

„begunstigden”: de juridische entiteiten (NGO's, federale, nationale, regionale of plaatselijke autoriteiten, andere organisaties zonder winstoogmerk, particuliere of openbare vennootschappen, internationale organisaties, enz.) die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de projecten.

Artikel 3

1. Om de subsidiabiliteit van de uitgaven voor acties die worden gefinancierd uit hoofde van de in artikel 16 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde jaarprogramma's te bepalen, gelden de in de bijlage van deze beschikking vervatte regels.

2. Het staat de lidstaten vrij striktere nationale bepalingen inzake subsidiabiliteit toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat.

Artikel 4

Deze beschikking is gericht tot het Koninkrijk België, de Tsjechische Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Estland, de Helleense Republiek, het Koninkrijk Spanje, de Franse Republiek, Ierland, de Italiaanse Republiek, de Republiek Cyprus, de Republiek Letland, de Republiek Litouwen, het Groothertogdom Luxemburg, de Republiek Hongarije, de Republiek Malta, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Oostenrijk, de Republiek Polen, de Portugese Republiek, de Republiek Slovenië, de Slowaakse Republiek, de Republiek Finland, het Koninkrijk Zweden en het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland.

(1) PB L 381 van 28.12.2004, blz. 52.

BIJLAGE

SUBSIDIABILITEIT VAN UITGAVEN UIT HOOFDE VAN HET EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS (2005-2010)

1. ALGEMENE REGELS

Regel nr. 1

De kosten moeten rechtstreeks verband houden met de doelstellingen omschreven in artikel 1 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad.

Regel nr. 2

De kosten moeten betrekking hebben op de projecten op de gebieden die in de artikelen 4 tot 7 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad worden omschreven.

Regel nr. 3

De kosten moeten betrekking hebben op projecten ten gunste van de in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad bepaalde doelgroepen.

Regel nr. 4

De kosten moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de projecten die bestreken worden door de meerjaren- en jaarprogramma's, zoals goedgekeurd door de Commissie.

Regel nr. 5

De kosten moeten redelijk zijn en in overeenstemming met de beginselen van goed financieel beheer, in het bijzonder op het gebied van rendement en kosten-batenverhouding (zo moeten personeelskosten in verband met beheer en tenuitvoerlegging van het project in verhouding staan tot de omvang van het project). Kosten komen geheel of gedeeltelijk in aanmerking voor subsidiëring, afhankelijk van het feit of zij geheel of slechts ten dele werden veroorzaakt door het project.

Regel nr. 6

De kosten moeten daadwerkelijk zijn gemaakt, overeenstemmen met betalingen die de begunstigde heeft verricht, zijn opgenomen in de rekeningen of belastingsbewijzen van de begunstigde en identificeerbaar en controleerbaar zijn.

Als regel geldt dat de betalingen van de begunstigden moeten worden gestaafd door gekwiteerde facturen. Indien dit niet mogelijk is, moeten de betalingen worden gestaafd door boekhoudbescheiden of documenten met gelijke bewijswaarde.

1) Uitgaven met betrekking tot de in de artikelen 5 en 6 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad bedoelde projecten moeten plaatsvinden op het grondgebied van de lidstaat. Uitgaven met betrekking tot de in artikel 7 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad bedoelde projecten kunnen plaatsvinden op het grondgebied van de lidstaat en in het land of de regio van herkomst of de voormalige gewone verblijfplaats.

2) Voor elk project moet de begunstigde bewijsstukken (gekwiteerde facturen, ontvangstbewijzen, andere bewijzen van betaling of boekhoudbescheiden met gelijke bewijswaarde) registreren en nummeren; hij dient deze gedurende vijf jaar na de einddatum van het project te bewaren, zo mogelijk binnen één specifieke locatie, en, als algemene regel, op zijn hoofdzetel, zulks met het oog op een eventuele verificatie. De Commissie behoudt zich het recht voor om te allen tijde alle facturen en bewijsstukken inzake uitgaven betreffende projecten voor verificatie te doen voorleggen. Wanneer de begunstigde dergelijke facturen of bewijsstukken niet kan voorleggen, komen de betrokken uitgaven niet voor medefinanciering in aanmerking.

De begunstigde dient een afzonderlijk boekhoudsysteem of een passende boekhoudkundige code te gebruiken.

Regel nr. 7

De projecten die uit het fonds worden gefinancierd, worden medegefinancierd uit publieke of particuliere middelen en komen niet in aanmerking voor financiering uit andere bronnen die onder de gemeenschapsbegroting vallen. De inkomsten van het project zullen bestaan uit financiële bijdragen die voor het project worden verleend door het fonds en door openbare of particuliere bronnen, inclusief de eigen bijdrage van de begunstigde, alsmede uit alle ontvangsten die het project genereert.

„Ontvangsten” wordt in deze regel begrepen als de opbrengsten van een project uit verkoop, verhuur, diensten, inschrijvingsgelden en dergelijke gedurende de periode die onder de medefinanciering van het fonds valt; tevens inbegrepen is de rente op betaalde voorfinanciering uit communautaire middelen voor het project.

Door het fonds gesteunde projecten mogen geen winstoogmerk hebben. Indien de inkomsten, waaronder ontvangsten, aan het einde van het project het bedrag van de uitgaven overtreffen, zal de bijdrage van het Europees Vluchtelingenfonds met het verschil worden verminderd.

Alle bronnen van inkomsten moeten in de rekeningen of belastingdocumenten van de begunstigde worden opgenomen, en moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn.

2. CATEGORIEËN VAN SUBSIDIABELE KOSTEN (OP PROJECTNIVEAU)

2.1. Subsidiabele directe kosten

De subsidiabele directe kosten voor een project zijn de kosten die, gelet op de hierboven in punt 1 vermelde algemene subsidiabiliteitsvoorwaarden, identificeerbaar zijn als specifieke kosten die direct verband houden met de uitvoering van het project en die daarom direct daarvoor kunnen worden geboekt. Met name de onderstaande directe kosten zijn subsidiabele kosten:

Regel nr. 8

Personeelskosten

De kosten van het voor het project toegewezen personeel, te weten de kosten in verband met salarissen plus socialezekerheidslasten en andere met de beloning verband houdende kosten, komen in aanmerking. De personeelskosten mogen niet meer bedragen dan de salarissen en andere arbeidskosten die normaliter door de begunstigde worden gedragen, en mogen evenmin hoger zijn dan de op de relevante markt algemeen toegepaste voordeligste niveaus. Heffingen en belastingen of lasten (met name directe belastingen en sociale lasten op lonen en salarissen) die voortvloeien uit projecten die door het Europees Vluchtelingenfonds worden medegefinancierd, komen evenwel enkel in aanmerking voor steun wanneer zij feitelijk en definitief zijn betaald door de subsidieontvanger.

Personeelskosten voor overheidsambtenaren komen slechts in aanmerking in geval van activiteiten die geen deel uitmaken van hun normale werkzaamheden, en voor taken die specifiek samenhangen met de tenuitvoerlegging van het project, en wel onder de volgende voorwaarden:

a) overheidsambtenaren of andere openbare ambtenaren worden gedetacheerd op grond van een behoorlijk gestaafd besluit van de bevoegde instantie, belast met de tenuitvoerlegging van een project;

b) ander personeel wordt uitsluitend ingeschakeld voor de tenuitvoerlegging van een project.

Regel nr. 9

Reis- en verblijfkosten

Reiskosten komen in aanmerking op grond van de werkelijk opgelopen kosten.

De terugbetaling moet gebaseerd zijn op de goedkoopste vorm van openbaar vervoer; vliegtuigreizen zijn in de regel pas toegelaten voor reizen van meer dan 800 km heen en terug, behalve indien luchtvervoer op grond van de plaats van bestemming gerechtvaardigd is. Wanneer van een particulier voertuig gebruik wordt gemaakt, gebeurt de vergoeding normaliter ofwel op basis van de kosten voor openbaar vervoer, ofwel op basis van kilometertarieven in overeenstemming met gepubliceerde officiële regels in de betrokken lidstaat.

Verblijfkosten komen in aanmerking op grond van reële kosten of dagvergoedingen. Dagvergoedingen waarvoor een organisatie haar eigen tarieven heeft, moeten worden toegepast binnen de grenzen die door de lidstaat overeenkomstig de nationale wetgeving en praktijken zijn vastgesteld. Dagvergoedingen zijn normaliter bestemd voor plaatselijk vervoer (inclusief taxi's), huisvesting, maaltijden, plaatselijke telefoongesprekken en diversen.

Regel nr. 10

Aankoop grond

De kosten van de aankoop van onbebouwde grond komen voor medefinanciering in aanmerking onder de volgende drie voorwaarden, zonder dat daarbij afbreuk mag worden gedaan aan de toepassing van strengere nationale regels:

a) Er moet een direct verband bestaan tussen de aankoop van grond en de doelstellingen van het medegefinancierde project;

b) het aandeel van de aankoop van grond mag niet meer bedragen dan 10 % van de totale in aanmerking komende uitgaven van het project, tenzij een hoger percentage is vastgesteld in het door de Commissie goedgekeurde medefinancieringsbesluit;

c) er moet een bewijs worden afgeleverd door een onafhankelijke gekwalificeerde schatter of een naar behoren gemachtigd officieel orgaan door wie/waardoor wordt bevestigd dat de aankoopprijs de marktwaarde niet overschrijdt.

Regel nr. 11

Aankoop, bouw, renovatie of huur van onroerend goed

Aankoop van onroerend goed, dat is reeds bestaande gebouwen en grond waarop deze zijn opgericht, of opbouw of renovatie van onroerend goed, komen voor medefinanciering in aanmerking wanneer er een duidelijk verband bestaat tussen de aankoop en de doelstellingen van het betrokken project, en wel onder de hieronder uiteengezette voorwaarden, en zonder dat afbreuk mag worden gedaan aan de toepassing van strengere nationale regels:

a) Er moet een bewijs worden afgegeven door een onafhankelijke gekwalificeerde schatter of een naar behoren gemachtigd officieel orgaan die vaststellen dat de prijs de marktwaarde niet overschrijdt, en ofwel verklaren dat het onroerend goed in overeenstemming is met de nationale voorschriften, of de punten aangeven die niet conform zijn, wanneer rectificatie ervan door de eindbegunstigde is voorzien in het kader van de actie.

b) Het onroerend goed mag binnen de voorbije tien jaar geen nationale of communautaire subsidie hebben ontvangen die zou kunnen leiden tot dubbele steunverlening bij medefinanciering van de aankoop door het Europees Vluchtelingenfonds.

c) Het onroerend goed moet voor het in het kader van het project vastgestelde doel worden gebruikt voor een periode van tenminste vijf jaar na de einddatum van het project, tenzij de Commissie daarover anders beslist.

d) Het onroerend goed mag niet worden gebruikt voor andere doelstellingen dan voor de tenuitvoerlegging van het project.

In geval van renovatie zijn enkel de voorwaarden c) en d) hierboven van toepassing.

De huur van onroerend goed komt voor medefinanciering in aanmerking wanneer er een duidelijk verband bestaat tussen de huur en de doelstellingen van het betrokken project, en wel onder de hieronder uiteengezette voorwaarden, en zonder dat afbreuk mag worden gedaan aan de toepassing van strengere nationale regels:

a) Voor de aankoop van het onroerend goed mag, binnen de voorbije tien jaar, geen nationale of communautaire subsidie zijn ontvangen die zou kunnen leiden tot dubbele steunverlening bij medefinanciering van de huur door het Europees Vluchtelingenfonds.

b) Het onroerend goed mag niet worden gebruikt voor andere doelstellingen dan voor de tenuitvoerlegging van het project.

Zowel bij aankoop of bouw als bij renovatie of huur, dient onroerend goed te beantwoorden aan de technische kenmerken die noodzakelijk zijn voor het project en aan de geldende normen en standaarden.

De huur van kantoorruimte voor de normale werkzaamheden van de begunstigde dient te worden beschouwd als indirecte kosten (zie regel nr. 22).

Regel nr. 12

Aankoop van materieel

Voor materieel (bijvoorbeeld PC's, meubelen, voertuigen, enz.) wordt in het algemeen de voorkeur gegeven aan leasing of huur (regel nr. 13).

Indien dit niet mogelijk is wegens de korte duur van het project of de snelle waardevermindering kunnen aankoopkosten in aanmerking komen.

De technische eigenschappen van het materieel moeten in overeenstemming zijn met de eisen van de actie en met de geldende normen en standaarden;

Aankoopkosten voor materieel komen in aanmerking mits deze overeenstemmen met de normale marktkosten, en de waarde van de betrokken voorwerpen wordt afgeschreven overeenkomstig de belasting- en boekhoudregels die voor de begunstigde gelden. Slechts het aandeel van de afschrijving van het voorwerp die overeenstemt met de duur van het project, mag in aanmerking worden genomen.

Onverminderd de toepassing van strengere nationale bepalingen, kunnen de aankoopkosten van tweedehands materieel als in aanmerking komende kosten worden beschouwd wanneer de volgende twee voorwaarden zijn vervuld:

a) de verkoper moet een verklaring afgeven waarin de herkomst van het materieel is vermeld en waarin wordt bevestigd dat het in geen geval de voorbije zeven jaar is aangekocht met behulp van nationale of communautaire subsidies;

b) de prijs van het tweedehandse materieel mag niet hoger liggen dan de marktwaarde en moet lager liggen dan de kostprijs van soortgelijk nieuw materieel.

Regel nr. 13

Leasing

Uitgaven in verband met leasing komen op de in de hiernavolgende punten A en B genoemde voorwaarden in aanmerking voor medefinanciering uit het Europees Vluchtelingenfonds.

A. STEUN VIA DE LEASINGGEVER

A.1. De leasinggever is de indirecte ontvanger van de communautaire medefinanciering die wordt gebruikt ter verlaging van de bedragen die door de leasingnemer moeten worden betaald voor de onder de leasingovereenkomst vallende goederen.

A.2. De leasingovereenkomst waarvoor de communautaire steun wordt verleend, moet voorzien in een koopoptie of in een minimale leasingperiode die overeenkomt met de nuttige levensduur van het geleasde goed.

A.3. De leasinggever moet zich ertoe verbinden om in geval van een niet door de bevoegde autoriteiten goedgekeurde beëindiging van de overeenkomst vóór het verstrijken van de minimale leasingperiode, het deel van de communautaire subsidie dat overeenkomt met de resterende duur van de leasingperiode aan de betrokken nationale autoriteiten terug te betalen (voor rekening van het Europees Vluchtelingenfonds).

A.4. De voor medefinanciering in aanmerking komende uitgave is de aankoop van het goed door de leasinggever zoals gestaafd door een vereffende factuur of boekhoudbescheiden met een vergelijkbare bewijskracht. Voor communautaire medefinanciering kan geen hoger bedrag in aanmerking komen dan de marktwaarde van het geleasde goed.

A.5. Andere dan de in punt A.4 bedoelde kosten in verband met de leasingovereenkomst (met name belastingen, winstmarge van de leasinggever, rentefinancieringskosten, overheadkosten, verzekeringskosten) zijn niet-subsidiabele uitgaven.

A.6. De aan de leasinggever betaalde communautaire steun moet volledig ten voordele van de leasingnemer worden gebruikt door alle gedurende de leasingperiode bij wijze van leasingprijs te betalen bedragen op uniforme wijze te verlagen.

A.7. De leasinggever moet aantonen dat het voordeel van de communautaire steun volledig ten goede komt aan de leasingnemer. Daartoe moet hij de in het kader van de leasingovereenkomst verrichte betalingen uitsplitsen of gebruikmaken van een alternatieve methode die dezelfde garantie geeft.

A.8. De in punt A.5 bedoelde kosten, de uit de leasingoperatie voortvloeiende belastingvoordelen en de andere voorwaarden van de overeenkomst moeten dezelfde zijn als die welke gelden wanneer geen communautaire steun wordt verleend.

B. STEUN AAN DE LEASINGNEMER

B.1. De leasingnemer is de rechtstreekse ontvanger van de communautaire cofinanciering.

B.2. De voor cofinanciering in aanmerking komende uitgave is de door de leasingnemer aan de leasinggever betaalde leasingprijs zoals deze blijkt uit een vereffende factuur of uit boekhoudbescheiden met een vergelijkbare bewijskracht.

B.3. Wanneer de leasingovereenkomst voorziet in een koopoptie of in een minimale leasingperiode die overeenkomt met de nuttige levensduur van het geleasde goed, kan voor communautaire cofinanciering geen hoger bedrag in aanmerking komen dan de marktwaarde van het geleasde goed. Andere kosten in verband met de leasingovereenkomst (belasting, winstmarge van de leasinggever, rentefinancieringskosten, overheadkosten, verzekeringskosten, enz.) zijn niet-subsidiabele uitgaven.

B.4. De communautaire bijstand uit hoofde van de in punt B.3 bedoelde leasingovereenkomsten wordt in een of meer tranches aan de leasingnemer betaald op basis van de daadwerkelijk bij wijze van leasingprijs betaalde bedragen. Indien de leasingovereenkomst nog doorloopt na de uiterste datum van het project dat onder de communautaire medefinanciering valt, kunnen alleen uitgaven in verband met de leasingprijs welke de leasingnemer tot en met de einddatum van het project verschuldigd was en heeft betaald, als subsidiabel worden beschouwd.

B.5. Als de leasingovereenkomst niet in een koopoptie voorziet en de leasingperiode korter is dan de nuttige levensduur van het geleasde goed, komt de leasingprijs voor communautaire cofinanciering in aanmerking in verhouding tot de duur van het subsidiabele project. De leasingnemer moet evenwel het bewijs kunnen leveren dat leasing de meest rendabele methode was om het gebruik van het materiaal te verkrijgen. Zouden de kosten lager zijn geweest wanneer van een alternatieve methode gebruik was gemaakt (bijvoorbeeld door het materiaal te huren), dan worden de extra kosten op de subsidiabele uitgaven in mindering gebracht.

Regel nr. 14

Kosten van consumptiegoederen en leveringen

De kosten van verbruiksgoederen en benodigdheden zijn subsidiabel, mits zij identificeerbaar zijn en rechtstreeks aan het project kunnen worden toegeschreven. Verbruiksgoederen bestaan uit materieel of bijstand verstrekt aan personen die tot de in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad bepaalde doelgroepen behoren, bijvoorbeeld voedsel, kleding, medische bijstand, materiaal voor wederopbouw of renovatie van onroerend goed, enz. Tot de benodigdheden behoren voedselvoorraden voor personen die tot de in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG van de Raad bepaalde doelgroepen behoren.

Kosten zoals kantoorbenodigdheden (pennen, papier, mappen, inktpatronen, diskettes enz.), elektriciteit voor kantoren, telefoon- en postdiensten, internetgebruik en software moeten evenwel worden beschouwd als indirecte kosten wanneer deze diensten worden verleend aan het team dat het project uitvoert (zie regel nr. 22).

Regel nr. 15

Kosten van uitbesteding

Als algemene regel moeten begunstigden in staat zijn de werkzaamheden zelf uit te voeren. Onderaanneming is een afwijking van deze regel en blijft beperkt tot specifieke gevallen.

Onderaanneming mag slechts betrekking hebben op een beperkt deel van het project. Derhalve komen kernelementen van het project over het algemeen niet in aanmerking voor onderaanneming.

Voor alle onderaannemingscontracten dienen de onderaannemers de beheers- en controleorganen alle vereiste informatie betreffende de in onderaanneming gegeven activiteiten te verschaffen.

Indien de regels voor openbare uitbesteding van toepassing zijn, dient de uitbesteding van delen van het project door de begunstigden te geschieden overeenkomstig deze regels.

De begunstigden dienen de opdracht te gunnen aan de inschrijver met de uit economisch oogpunt voordeligste aanbieding, dat wil zeggen de inschrijver die de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt, in overeenstemming met de beginselen van transparantie en gelijke behandeling voor potentiële contractanten, waarbij iedere belangentegenstelling dient te worden vermeden.

Onverminderd de toepassing van strengere nationale bepalingen, komen uitgaven in verband met de volgende onderaannemingscontracten niet voor medefinanciering uit het Europees Vluchtelingenfonds in aanmerking:

a) onderaannemingscontracten waardoor de kosten voor de uitvoering van het project worden verhoogd zonder dat een proportionele waarde aan de actie wordt toegevoegd;

b) onderaannemingscontracten met tussenpersonen of consultants waarin het te betalen bedrag is uitgedrukt als een percentage van de totale kostprijs van het project, tenzij de gegrondheid van een dergelijke betalingswijze door de eindbegunstigde wordt bewezen aan de hand van de daadwerkelijke waarde van het verrichte werk of de verleende diensten.

Regel nr. 16

Kosten die rechtstreeks voortkomen uit de vereisten in verband met EU-medefinanciering

Kosten in verband met publiciteit voor het project en de EU-medefinanciering (verspreiding van informatie, specifieke evaluatie van het project, vertaling, reproductie, enz.) komen in aanmerking.

Regel nr. 17

Bankkosten die zijn verbonden aan rekeningen

Als met het oog op de medefinanciering door het Europees Vluchtelingenfonds voor de tenuitvoerlegging van een project een afzonderlijke bankrekening of -rekeningen moet(en) worden geopend, komen de bankkosten die verbonden zijn aan het openen en vervolgens het houden van de rekening(en), voor medefinanciering in aanmerking.

Regel nr. 18

Honoraria van deskundigen

Kosten van juridisch advies, notariskosten, kosten voor technische of financiële expertise of onafhankelijke evaluatie en boekhoud- of auditkosten zijn subsidiabel als zij rechtstreeks betrekking hebben op het project en noodzakelijk zijn voor de voorbereiding of uitvoering ervan, of als zij betrekking hebben op de door de verantwoordelijke autoriteit opgelegde voorwaarden.

Regel nr. 19

Kosten van door een bank of een andere financiële instelling verstrekte garanties

Deze kosten zijn subsidiabel voorzover de garanties vereist zijn ingevolge de nationale of de communautaire wetgeving of ingevolge het besluit van de Commissie tot goedkeuring van de medefinanciering.

Regel nr. 20

BTW en andere belastingen en heffingen

De BTW vormt geen subsidiabele uitgave, behalve wanneer zij effectief en definitief door de eindbegunstigde of door de individuele ontvanger wordt gedragen in het kader van de steunmaatregelen uit hoofde van artikel 87 van het Verdrag en in het geval van steunverlening door een door de lidstaat aangewezen instantie. BTW die op enigerlei wijze kan worden teruggevorderd, kan, zelfs wanneer zij niet daadwerkelijk door de eindbegunstigde of door de individuele ontvanger wordt teruggevorderd, niet als subsidiabel worden beschouwd.

Wanneer de eindbegunstigde of de individuele ontvanger onderworpen is aan een forfaitaire regeling in het kader van Titel XIV van de zesde richtlijn van de Raad 77/388/EEG van 17 mei 1977 betreffende de harmonisatie van de wetgevingen der lidstaten inzake omzetbelasting — Gemeenschappelijk stelsel van belasting over de toegevoegde waarde: uniforme grondslag (1), wordt de betaalde BTW in de zin van punt a) als terugvorderbaar beschouwd.

Regel nr. 21

Uitgaven van overheidsdiensten die betrekking hebben op de uitvoering van de acties

De volgende uitgaven van overheidsdiensten komen in aanmerking voor medefinanciering, wanneer zij betrekking hebben op de uitvoering van een project en mits zij niet voortvloeien uit de wettelijke verantwoordelijkheden van de overheidsinstantie of uit de dagelijkse beheers-, toezicht- en controleopdrachten van de instantie, op andere wijze dan via technische bijstand:

a) de kosten van beroepsdiensten die door een overheidsdienst worden verleend in het kader van de uitvoering van een project. Deze kosten moeten hetzij worden gefactureerd aan een openbare of particuliere eindbegunstigde, hetzij worden gecertificeerd aan de hand van bescheiden met gelijkwaardige bewijskracht die het mogelijk maken de door de betrokken overheidsdienst voor het project betaalde werkelijke kosten te bepalen;

b) kosten voor de uitvoering van een project (inclusief de uitgaven voor dienstverlening) die ten laste komen van een overheidsdienst die de eindbegunstigde van de steun is en het project voor eigen rekening uitvoert zonder een beroep op een extern ingenieurs- of ander bedrijf te doen. De betrokken uitgaven moeten verband houden met daadwerkelijk en rechtstreeks voor het medegefinancierde project betaalde kosten en moeten worden gestaafd door bescheiden die het mogelijk maken de door de betrokken overheidsdienst voor het project betaalde werkelijke kosten te bepalen.

2.2. Subsidiabele indirecte kosten

Regel nr. 22

Indirecte kosten

Een vastgelegd percentage van de overheadkosten tot ten hoogste 7 % van het totale bedrag van de in aanmerking komende directe kosten komt in aanmerking als indirecte kosten, op voorwaarde dat het betrokken bedrag is opgenomen in de voorlopige begroting van het project. Indirecte kosten komen in aanmerking op voorwaarde dat zij niet de kosten omvatten met betrekking tot een ander begrotingsonderdeel voor het project, dat zij niet rechtstreeks kunnen worden aangerekend en dat zij niet worden gefinancierd uit andere bronnen. Indirecte kosten komen niet in aanmerking ingeval de subsidieovereenkomst die of het gelijkwaardige rechtsinstrument dat met de begunstigde is gesloten, betrekking heeft op de financiering van een project van een instantie die reeds een werkingssubsidie ontvangt van de Commissie en/of een nationale autoriteit.

3. NIET-SUBIDIABELE UITGAVEN

Regel nr. 23

Niet-subsidiabele kosten

1) De volgende kosten komen niet in aanmerking: kapitaalopbrengsten, schulden en kosten van schulden, rente op schulden, commissies voor het wisselen van geld en wisselkoersverliezen, voorzieningen voor eventuele toekomstige verliezen of schulden, verschuldigde rente, BTW (tenzij onder de in regel nr. 20 vermelde voorwaarden), dubieuze vorderingen, boetes, financiële sancties, gerechtskosten en buitensporige of roekeloze uitgaven.

2) Uitsluitend voor de personeelsleden van het project bestemde kosten voor ontspanning komen niet in aanmerking. Ontvangstkosten bij sociale evenementen in verband met het project, zoals de beëindiging van het project of de bijeenkomsten van de projectstuurgroep zijn toegestaan binnen redelijke grenzen.

3) Kosten die de begunstigde reeds heeft aangegeven en die vallen onder een andere actie of een ander werkprogramma, gesubsidieerd door de Gemeenschap, komen niet in aanmerking.

Regel nr. 24

Bijdragen in natura

Bijdragen in natura zijn normaliter geen subsidiabele kosten.

Bijdragen in natura worden financieel getaxeerd. Ditzelfde bedrag wordt opgenomen bij de kosten van het project als niet-subsidiabele kosten en bij de ontvangsten van de actie.

In naar behoren gemotiveerde uitzonderlijke gevallen kan de medefinanciering van het project evenwel gedeeltelijk bestaan uit bijdragen in natura van derden. Deze bijdragen mogen niet meer dan 30 % van de subsidiabele kosten van het project uitmaken (20 % voor lidstaten die onder het Cohesiefonds vallen).

In dit geval gelden de volgende regels:

— bijdragen in natura kunnen bestaan in de verschaffing van toerusting of materieel, onderzoeks- en beroepswerkzaamheden, of onbetaald vrijwilligerswerk; in geen geval mogen de kosten van grond of onroerend goed worden beschouwd als bijdrage in natura;

— de waarde van de bijdragen in natura moet onafhankelijk kunnen worden beoordeeld en gecontroleerd en mag niet meer bedragen dan de kosten die werkelijk zijn gedragen en die naar behoren worden gestaafd door boekhoudbescheiden van de derden die deze bijdragen gratis hebben geleverd aan de begunstigde, maar zelf de desbetreffende uitgaven hebben verricht. De waarde mag evenmin de algemeen aanvaarde marktprijs voor een dergelijke bijdrage overstijgen, wanneer geen kosten werden gedragen; in het geval van onbetaald vrijwilligerswerk wordt de waarde van de betrokken werkzaamheden bepaald met inachtneming van de bestede tijd alsook het normale uur- en dagtarief voor de uitgevoerde werkzaamheden.

4. VOOR FINANCIERING IN DE VORM VAN „TECHNISCHE EN ADMINISTRATIEVE BIJSTAND” IN AANMERKING KOMENDE CATEGORIEËN UITGAVEN VOOR BEHEER, UITVOERING, TOEZICHT EN CONTROLE

De volgende kosten komen in aanmerking voor financiering in het kader van de technische bijstand, zoals bedoeld in artikel 18 van Besluit 2004/904/EG van de Raad:

a) kosten in verband met voorbereiding, selectie, evaluatie en follow-up van de projecten die worden medegefinancierd door het Europees Vluchtelingenfonds. Het kan hierbij gaan om studies, seminars, voorlichtingsacties, evaluatie en de aanschaf en installatie van computersystemen voor beheer, toezicht en evaluatie;

b) kosten in verband met audits, controles ter plaatse en verificaties van de projecten;

c) kosten in verband met de zichtbaarheid van de medefinanciering door het Europees Vluchtelingenfonds;

d) uitgaven voor vergaderingen van comités in verband met de tenuitvoerlegging van de meerjaren- en jaarprogramma's. Deze uitgaven kunnen ook de kosten omvatten van deskundigen en andere deelnemers aan deze comités, wanneer de voorzitter van dergelijke comités hun aanwezigheid noodzakelijk acht voor de effectieve tenuitvoerlegging van de medefinanciering door het fonds.

De uitgaven in verband met bezoldigingen, met inbegrip van socialezekerheidsbijdragen, komen enkel voor financiering in aanmerking wanneer het gaat om:

— ambtenaren in vaste dienst die tijdelijk worden gedetacheerd bij formele beslissing van de betrokken overheidsdienst die is belast met de uitvoering van de in de punten a) en b) hierboven opgesomde taken.

— tijdelijke functionarissen of personeel uit de particuliere sector die uitsluitend zijn ingeschakeld voor de uitvoering van de in de punten a), b) en d) hierboven opgesomde taken.

De periode van de detachering of van het dienstverband mag de in het door de Commissie aangenomen medefinancieringsbesluit vastgestelde einddatum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven niet overschrijden.

Uitgaven voor de salarissen van overheidsambtenaren en andere openbare ambtenaren in verband met de uitvoering van dergelijke acties, komen niet in aanmerking indien deze acties voortvloeien uit de wettelijke verantwoordelijkheden of de dagelijkse beheers-, toezicht- en controleopdrachten van de overheidsinstantie.

(1) PB L 145 van 13.6.1977, blz. 1. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2005/92/EG (PB L 345 van 28.12.2005, blz. 19).