VERORDENING (EEG) Nr. 1949/93 VAN DE RAAD van 30 juni 1993 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 houdende financiële bepalingen voor de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden

DE RAAD VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap, inzonderheid op artikel 209,

Gelet op Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad van 26 mei 1975 betreffende de oprichting van een Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (1), inzonderheid op artikel 16,

Gezien het voorstel van de Commissie (2),

Gezien het advies van het Europees Parlement (3),

Gezien het advies van de Rekenkamer (4),

Overwegende dat overeenkomstig artikel 130 van het Financieel Reglement van 21 december 1977 (5) de financiële bepalingen van toepassing op de Stichting zo dicht mogelijk moeten liggen bij de bepalingen van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, en dat zij derhalve moeten worden aangepast;

Overwegende dat bij het Verdrag van 22 juli 1975 houdende wijziging van een aantal financiële bepalingen van de Verdragen tot oprichting van de Europese Gemeenschappen en van het Verdrag tot instelling van één Raad en één Commissie welke de Europese Gemeenschappen gemeen hebben de procedure volgens welke aan de Commissie kwijting wordt verleend voor de uitvoering van de begroting is gewijzigd, en in alle teksten waarin van de Controlecommissie wordt gesproken de term "Controlecommissie" door de term "Rekenkamer" wordt vervangen;

Overwegende dat Verordening (EEG) nr. 1417/76 (6) derhalve moet worden gewijzigd,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Verordening (EEG) nr. 1417/76 wordt als volgt gewijzigd:

1. in artikel 1 wordt lid 2 als volgt gelezen:

"2. De uitgaven mogen niet voor een langere periode dan het begrotingsjaar worden toegestaan.

3. De huishoudelijke uitgaven die voortvloeien uit:

- contracten die volgens plaatselijk gebruik zijn gesloten, of

- contractuele bepalingen betreffende met name de levering van materieel,

voor tijdvakken die de duur van het begrotingsjaar overschrijden, worden aangerekend op de staat van ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar waarin zij worden gedaan.";

2. artikel 2 wordt gelezen:

"Artikel 2

De begrotingskredieten moeten worden aangewend volgens de beginselen van goed financieel beheer, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit. Er moeten gekwantificeerde doelstellingen worden bepaald en de uitvoering daarvan moet worden gevolgd.";

3. artikel 3, lid 1, wordt gelezen:

"1. Behoudens artikel 22 worden de ontvangsten en de uitgaven voor het volle bedrag in de staat van ontvangsten en uitgaven en in de rekeningen opgenomen; zij mogen niet met elkaar worden gecompenseerd.";

4. artikel 3, lid 2

a) de eerste alinea wordt gelezen:

"2. De gezamenlijke ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke uitgaven.

Bepaalde ontvangsten behouden evenwel hun bestemming. Dit geldt met name voor:

- de ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, zoals inkomsten van stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten;

- de van derden afkomstige ontvangsten wegens op hun verzoek verrichte werkzaamheden.";

b) de tweede en derde alinea worden lid 3;

5. artikel 4 wordt gelezen:

"Artikel 4

Ontvangsten en uitgaven kunnen uitsluitend tot stand komen door aanrekening op een artikel van de staat van ontvangsten en uitgaven.

Onverminderd artikel 22, mogen geen betalingsverplichtingen worden aangegaan noch betalingsopdrachten worden verstrekt die de toegestane kredieten te boven gaan.";

6. artikel 6 wordt gelezen:

"Artikel 6

Het gebruik der kredieten geschiedt volgens onderstaande voorschriften:

1. a) kredieten waarvoor geen verplichtingen zijn aangegaan aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij zijn opgenomen, komen in de regel te vervallen;

b) kredieten voor de bezoldigingen en vergoedingen van het personeel kunnen niet worden overgedragen;

c) kredieten ten aanzien waarvan geen verplichtingen zijn aangegaan op 31 december, mogen worden overgedragen, zij het uitsluitend naar het volgende begrotingsjaar;

d) kredieten betreffende betalingen die op 31 december nog moeten worden verricht uit hoofde van tussen 1 januari en 31 december rechtmatig aangegane betalingsverplichtingen, worden van rechtswege en uitsluitend naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgedragen.

2. Voor de in punt 1, onder c), bedoelde kredieten dient de Commissie de naar behoren met redenen omklede verzoeken tot overdracht welke haar vóór 1 februari door de Stichting zijn voorgelegd, uiterlijk op 15 februari bij de Begrotingsautoriteit in.

De overdracht van deze kredieten kan slechts om uitzonderlijke redenen worden voorgesteld ten einde te voorzien in dringende behoeften, die niet kunnen worden gedekt door kredieten van het volgende begrotingsjaar. In beginsel zijn deze overdrachten bestemd voor het dekken van behoeften die normaliter onder het vorige begrotingsjaar vallen, maar waarvoor - ten gevolge van niet aan de ordonnateurs te wijten vertragingen - de kredieten niet tijdig konden worden gebruikt.

Het Europees Parlement raadpleegt de Raad en beslist over deze verzoeken tot overdracht.

Indien de Begrotingsautoriteit binnen zes weken geen besluit heeft genomen, worden de verzoeken tot overdracht geacht te zijn goedgekeurd.

3. De per 31 december niet gebruikte ontvangsten en beschikbare kredieten uit hoofde van de in artikel 3, lid 2, bedoelde schenkingen, worden van rechtswege overgedragen.

4. Aan het einde van het begrotingsjaar vervallen:

a) de kredieten van het vorige begrotingsjaar:

- waarvoor een besluit tot overdracht op grond van punt 1, onder c), is genomen en ten aanzien waarvan geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan en geen betalingen zijn verricht;

- die van rechtswege overgedragen zijn en ten aanzien waarvan geen betalingen zijn verricht overeenkomstig punt 1, onder d);

b) de kredieten van het begrotingsjaar die niet zijn overgedragen.

5. Een lijst van de van rechtswege overgedragen kredieten wordt vóór 1 maart ter informatie aan de Commissie gezonden. De Commissie legt deze lijst ter informatie aan het Europees Parlement en aan de Raad voor.

6. Voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven wordt het gebruik van de overgedragen kredieten afzonderlijk per begrotingspost in de rekening van het lopende begrotingsjaar verantwoord.";

7. de volgende alinea wordt toegevoegd aan artikel 7:

"Uitgaven voor huurcontracten of bepaalde daarmee verband houdende en overeenkomstige uitgaven die ingevolge wettelijke of contractuele bepalingen vooraf moeten worden verricht, mogen vanaf 20 december worden betaald ten laste van voor het volgende begrotingsjaar toegestane kredieten.";

8. artikel 8 wordt gelezen:

"Artikel 8

1. Indien de staat van ontvangsten en uitgaven bij het begin van het begrotingsjaar nog niet definitief is vastgesteld, is artikel 204 van het Verdrag van toepassing op het aangaan van betalingsverplichtingen en het verrichten van betalingen ter zake van uitgaven waarvan het beginsel in de laatste op regelmatige wijze goedgekeurde staat is aanvaard.

Een uitgave moet worden geacht in beginsel in de laatste op regelmatige wijze vastgestelde staat te zijn aanvaard, indien de aanwijzing ervan op een specifieke begrotingslijn mogelijk was geweest uit hoofde van het betrokken begrotingsjaar.

2. De betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht tot een maximum van een twaalfde van het totaal van de in het betrokken hoofdstuk voor het vorige begrotingsjaar toegestane kredieten, rekening houdend met de verrichte overschrijvingen, zonder dat deze maatregel tot gevolg mag hebben dat de Stichting maandelijks meer dan een twaalfde van het bedrag van de in de ontwerp-begroting of, bij gebreke daarvan, in het voorontwerp van begroting van de Gemeenschappen aan de Stichting toegewezen subsidie ter beschikking krijgt. Betalingsverplichtingen kunnen per hoofdstuk worden aangegaan tot een maximum van een kwart van het totaal van de in het betrokken hoofdstuk van het vorige begrotingsjaar opgenomen kredieten, rekening houdend met de verrichte overschrijvingen, vermeerderd met een twaalfde voor elke verstreken maand, met dien verstande dat het bedrag van de in de ontwerp-begroting of, bij gebreke daarvan in het voorontwerp van begroting van de Gemeenschappen aan de Stichting toegewezen subsidie niet mag worden overschreden.

3. Op verzoek van de Raad van Bestuur kan de Commissie aan de hand van de behoeften van het beheer twee of meer voorlopige twaalfden tegelijk toestaan, waarbij het voor elk hoofdstuk toegestane bedrag de in lid 2 bepaalde jaarlijkse maximumlimiet niet mag overschrijden.

4. Indien voor een bepaald hoofdstuk de twee of meer overeenkomstig lid 3 toegestane voorlopige twaalfden niet toereikend zijn voor de uitgaven met het oog op het voorkomen van een breuk in de continuïteit van het handelen van de Stichting op het betrokken gebied, kan bij wijze van uitzondering en volgens dezelfde procedure een overschrijding van het in lid 3 bedoelde bedrag worden toegestaan, voor zover het totaal van de in de staat van ontvangsten en uitgaven van het voorgaande begrotingsjaar opgenomen kredieten niet wordt overschreden.";

9. artikel 9 vervalt;

10. artikel 10 wordt gelezen:

"Artikel 10

De staat van ontvangsten en uitgaven luidt in ecu. De waarde van de ecu en de regels voor de omrekening van de ecu in nationale valuta's en omgekeerd zijn die welke zijn vastgesteld in het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen.";

11. in artikel 11, lid 2, wordt de eerste alinea gelezen:

"2. In geval van onvermijdbare, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden kan de Raad van Bestuur van de Stichting aan de Commissie aanvullende of gewijzigde ramingen voorleggen. Deze worden in dezelfde vorm en volgens dezelfde procedure ingediend en vastgesteld als de staat waarvan de ramingen worden gewijzigd. Zij moeten vergezeld gaan van een motivering onder verwijzing naar laatstbedoelde staat.";

12. aan artikel 14 wordt de volgende alinea toegevoegd:

"De staat alsmede de lijst van het aantal ambten worden tegelijk met de begroting van de Gemeenschappen in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt.";

13. artikel 15 wordt gelezen:

"Artikel 15

De staat van ontvangsten en uitgaven is onderverdeeld in titels, hoofdstukken, artikelen en posten naar de aard of de bestemming van de ontvangsten of de uitgaven volgens een decimaal indelingsschema.

Hij omvat:

1. in de staat van ontvangsten:

a) de voor het betrokken begrotingsjaar verwachte ontvangsten;

b) de voor het vorige begrotingsjaar in de begroting opgenomen ontvangsten en de geconstateerde ontvangsten voor het laatste afgesloten begrotingsjaar;

c) een passende toelichting bij elke ontvangstenpost;

2. in de staat van uitgaven:

a) de voor het betrokken begrotingsjaar uitgetrokken kredieten, onderverdeeld in titels, hoofdstukken, artikelen en posten;

b) volgens dezelfde indeling, de voor het voorgaande begrotingsjaar uitgetrokken kredieten en de werkelijke uitgaven voor het laatste afgesloten begrotingsjaar, vermeerderd met de overgedragen kredieten;

c) een passende toelichting bij elk onderdeel;

d) als bijlage, een lijst van het aantal vaste en tijdelijke posten ambten waarin het aantal per rang voor elke categorie en voor iedere groep wordt vastgesteld, met vermelding van het aantal ambten dat voor het voorgaande begrotingsjaar werd toegestaan.";

14. artikel 16 wordt gelezen:

"Artikel 16

De door de Begrotingsautoriteit vastgestelde lijst van het aantal ambten vormt voor de Stichting een strikt maximum; boven dit maximum mogen geen aanstellingen worden verricht.

De gevallen van werkzaamheid op basis van halve werktijd waartoe de directeur, overeenkomstig artikel 29 bis van Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1860/76 van de Raad van 29 juni 1976 houdende vaststelling van de regeling welke van toepassing is op het personeel van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (1), toestemming heeft verleend, kunnen worden gecompenseerd door de aanwerving van andere personeelsleden, binnen de grenzen die de Begrotingsautoriteit in het kader van de begrotingsprocedure heeft vastgesteld.

(1) PB nr. L 214 van 6. 8. 1976, blz. 24.";

15. artikel 17 wordt gelezen:

"Artikel 17

De uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven geschiedt volgens het beginsel van scheiding van ordonnateurs en rekenplichtigen.

Het beheer van de kredieten berust bij de ordonnateur, die als enige bevoegd is betalingsverplichtingen aan te gaan, aanspraken vast te stellen en invorderings- en betalingsopdrachten af te geven. Invordering en betaling geschieden door de rekenplichtige. De functies van ordonnateur, van financieel controleur en van rekenplichtige zijn onderling onverenigbaar.";

16. artikel 18 wordt gelezen:

"Artikel 18

De Raad van Bestuur van de Stichting voert de staat van ontvangsten en uitgaven uit overeenkomstig deze verordening, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens der uitgetrokken kredieten.

Behoudens de in de artikelen 23, 30, 38 en 41 vermelde gevallen van contraire besluiten delegeert de Raad van Bestuur zijn bevoegdheden onder de door hem bepaalde omstandigheden en binnen de grenzen welke zijn vastgesteld in de akte van overdracht, waarvan kennis moet worden gegeven aan de gedelegeerde, de rekenplichtige, de financieel controleur en de Rekenkamer.

De delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de hun uitdrukkelijk verleende bevoegdheden.";

17. na artikel 18 wordt het volgende artikel ingevoegd:

"Artikel 18 bis

Indien de ontvangsten en uitgaven worden beheerd met behulp van geïntegreerde computersystemen is het bepaalde in de afdelingen II en III en in titel VI van toepassing, met inachtneming van de mogelijkheden en eisen van een geautomatiseerd beheer. Daartoe kunnen met name:

- de bewijsstukken ter verificatie bij de ordonnateur of de rekenplichtige blijven;

- de handtekeningen en visa door middel van een passende geautomatiseerde procedure worden aangebracht.

De wijze van uitvoering van dit artikel wordt bepaald in de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.";

18. artikel 19 wordt gelezen:

"Artikel 19

De controle op het aangaan van alle betalingsverplichtingen en het betalen van alle uitgaven, alsmede de controle op de vaststelling en invordering van alle ontvangsten van de Stichting worden uitgeoefend door de financieel controleur van de Commissie, die zijn taak uitoefent overeenkomstig de beginselen van artikel 2.

De door deze functionaris verrichte controle wordt uitgeoefend aan de hand van de bescheiden betreffende de uitgaven en de ontvangsten en kan zo nodig ter plaatse geschieden.

De financieel controleur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door een of meer ondergeschikte financieel controleurs.

De financieel controleur moet worden geraadpleegd over de inrichting van de boekhoudsystemen van de Stichting. Hij heeft toegang tot de in deze systemen vervatte gegevens.";

19. in artikel 20

a) wordt na de tweede alinea de volgende alinea ingevoegd:

"Hij is belast met de voorbereiding van de financiële overzichten als bedoeld in de artikelen 66 en 67.";

b) wordt de volgende alinea toegevoegd:

"De bijzondere regeling voor de rekenplichtige en de ondergeschikte rekenplichtigen wordt vastgesteld in het kader van de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.";

20. in artikel 21 wordt het volgende lid 4 bis ingevoegd:

"4 bis. Door middel van overschrijvingen kunnen alleen die begrotingsonderdelen van kredieten worden voorzien waarvoor op de staat van uitgaven een krediet is toegestaan of die pro memorie (p.m.) zijn vermeld.";

21. in artikel 22 worden de letters b) en c) gelezen:

"b) opnieuw worden aangewend op het begrotingsonderdeel waarop de oorspronkelijke uitgave werd aangewezen:

- ontvangsten uit hoofde van terugbetaling van bedragen welke onverschuldigd zijn betaald ten laste van kredieten op de staat van ontvangsten en uitgaven;

- opbrengsten van leveranties, werkzaamheden en diensten, verricht ten behoeve van andere instellingen of organen, met inbegrip van de vergoedingen voor dienstreizen betaald voor rekening van en terugbetaald door andere instellingen of organen;

- ontvangen verzekeringsuitkeringen;

- ontvangsten uit huurvergoedingen;

- ontvangsten uit de verkoop van publikaties en films;

- de door de Lid-Staten op grond van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen verrichte terugbetalingen van belastingen welke zijn begrepen in de prijs van aan de Stichting geleverde goederen en verleende diensten;

- ontvangsten uit hoofde van onder bezwarende titel verrichte leveranties, werken en diensten;

- de opbrengst van de verkoop bij vervanging van voertuigen, materiaal en installaties en van apparaten en materiaal voor wetenschappelijke en technische doeleinden.

De nieuwe aanwending moet plaatsvinden vóór het einde van het begrotingsjaar dat volgt op het begrotingsjaar waarin de ontvangsten zijn geïnd.

In het rekeningstelsel worden tussenrekeningen opgenomen waarover de boeking van de opnieuw aangewende ontvangsten en uitgaven moet lopen;

QT> "b) "c) bij de uitvoering van de begroting opgetreden wisselkoersverschillen worden gecompenseerd. Het positieve of negatieve eindresultaat wordt opgenomen in het saldo van het begrotingsjaar.";

22. artikel 23 wordt gelezen:

"Artikel 23

1. Elke maatregel waardoor een schuldvordering van de Stichting ontstaat of wordt gewijzigd, dient te worden voorafgegaan door een voorstel van de ordonnateur. Deze voorstellen worden aan de financieel controleur voor een visum en aan de rekenplichtige voor boeking pro memorie toegezonden. Zij bevatten met name de aard, het geraamde bedrag en de aanwijzing van de ontvangst op de staat van ontvangsten en uitgaven, alsmede de naam van de schuldenaar. Van deze voorstellen wordt, nadat zij van het visum van de financieel controleur zijn voorzien, aantekening gehouden. Uit het door de financieel controleur verstrekte visum blijkt:

a) de juistheid van de aanwijzing;

b) de rechtmatigheid en juistheid van het voorstel ten aanzien van de geldende bepalingen, in het bijzonder die van de staat van ontvangsten en uitgaven en de op de Stichting van toepassing zijnde verordeningen, alsmede alle besluiten die ter uitvoering van deze verordeningen zijn genomen, en ten aanzien van de in artikel 2 bedoelde beginselen van goed financieel beheer.

De financieel controleur kan zijn visum weigeren. De Raad van Bestuur kan bij een met redenen omkleed besluit en op eigen verantwoording over de weigering heenstappen. Dit besluit dient te worden uitgevoerd; het wordt ter informatie aan de financieel controleur meegedeeld. De Raad van Bestuur stelt de Rekenkamer binnen één maand van al deze besluiten op de hoogte.

2. De bevoegde ordonnateur stelt voor elke vastgestelde schuldvordering een invorderingsopdracht op, die te zamen met de bewijsstukken aan de financieel controleur wordt toegezonden voor een voorafgaand visum. Na verstrekking van het visum van de financieel controleur worden de invorderingsopdrachten door de rekenplichtige geboekt.

Uit het visum van de financieel controleur blijkt:

a) de juistheid van de aanwijzing op de staat van ontvangsten en uitgaven;

b) de rechtmatigheid en juistheid van de invorderingsopdracht ten aanzien van de geldende bepalingen;

c) de rechtmatigheid van de bewijsstukken;

d) de juistheid van de naam van de schuldenaar;

e) de vervaldag;

f) de toepassing van de beginselen van goed financieel beheer als bedoeld in artikel 2;

g) de juistheid van het bedrag en van de valuta van de te innen som.

Indien de financieel controleur zijn visum weigert, zijn de bepalingen van lid 1, tweede alinea, van toepassing.";

23. artikel 24 wordt gelezen:

"Artikel 24

1. De rekenplichtige neemt volgens voorschrift opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling.

Hij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de middelen van de Stichting op de in de invorderingsopdrachten vastgestelde tijdstippen en toe te zien op het behoud van de rechten van de Stichting.

De rekenplichtige stelt de ordonnateur en de financieel controleur op de hoogte wanneer ontvangsten niet binnen de vastgestelde termijnen zijn geïnd.

2. Wanneer de ordonnateur afziet van de invordering van een vastgestelde schuldvordering, zendt hij van tevoren een voorstel tot annulering aan de financieel controleur voor een visum en aan de rekenplichtige ter informatie.

Uit het visum van de financieel controleur blijkt de rechtmatigheid van de annulering en de overeenstemming met de beginselen van goed financieel beheer, als bedoeld in artikel 2. Het van het visum voorziene voorstel wordt door de rekenplichtige geregistreerd.

Indien de financieel controleur zijn visum weigert kan de Raad van Bestuur bij een met redenen omkleed besluit en op eigen verantwoording over de weigering heenstappen. Dit besluit dient te worden uitgevoerd; het wordt ter informatie aan de financieel controleur meegedeeld.

De Raad van Bestuur stelt de Rekenkamer binnen één maand van al deze besluiten op de hoogte.

Wanneer de financieel controleur vaststelt dat een handeling waaruit een schuldvordering ontstaat niet heeft plaatsgevonden of dat een schuldvordering niet is geïnd, stelt hij de Raad van Bestuur hiervan op de hoogte.";

24. in artikel 27 wordt lid 2 gelezen:

"2. De uitvoeringsvoorschriften betreffende lid 1 worden vastgesteld overeenkomstig artikel 76 ten einde in overeenstemming met de werkelijke behoeften een juiste boeking van de betalingsverplichtingen en betalingsopdrachten te waarborgen.";

25. artikel 28 wordt gelezen:

"Artikel 28

Onverminderd artikel 18 bis worden de voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen samen met de bewijsstukken aan de financieel controleur en aan de rekenplichtige toegezonden. Deze voorstellen vermelden met name het onderwerp, het geraamde bedrag met, voor zover mogelijk, een opgave van de deviezen, de aanwijzing van de uitgave op de begroting, alsmede de naam van de schuldeiser. Deze voorstellen worden, nadat zij van het visum van de financieel controleur zijn voorzien, geregistreerd op de bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften vastgestelde wijze.";

26. in artikel 29

a) wordt letter d) gelezen:

"d) de toepassing van de in artikel 2 bedoelde beginselen van goed financieel beheer.";

b) wordt de tweede alinea gelezen:

"Aan het visum mogen geen voorwaarden worden verbonden.";

27. in artikel 30, derde alinea, wordt het woord "periodiek" vervangen door "binnen een maand" en wordt het woord "Controlecommissie" vervangen door "Rekenkamer";

28. in artikel 33 wordt het woord "betalingsstuk" vervangen door "betalingsopdracht";

29. in artikel 34

a) wordt het woord "betalingsstuk" vervangen door "betalingsopdracht";

b) wordt in de eerste alinea het derde streepje gelezen:

"- het te betalen bedrag, in cijfers en voluit, uitgedrukt in ecu of in een nationale munteenheid.";

30. in artikel 35 wordt het woord "betalingsstuk" vervangen door "betalingsopdracht";

31. artikel 36 wordt gelezen:

"Artikel 36

1. In geval van voorschotverstrekking worden de stukken die het recht van de schuldeiser op betaling van het voorschot staven, bij de eerste betalingsopdracht gevoegd. Op de latere betalingsopdrachten wordt melding gemaakt van de reeds overgelegde bewijzen, alsmede van de gegevens van de eerste betalingsopdracht.

2. De ordonnateur kan voorschotten aan het personeel toekennen indien een bestuursrechtelijke bepaling zulks uitdrukkelijk bepaalt.

De ordonnateur kan een voorschot toestaan ter dekking van bedragen die een functionaris voor rekening van de Stichting moet uitgeven.

Behoudens voorschotten vallende onder het beheer van gelden ter goede rekening als bedoeld in artikel 43 van deze verordening mogen geen voorschotten worden uitgekeerd indien deze niet van tevoren door de financieel controleur van een visum zijn voorzien.";

32. artikel 37 wordt gelezen:

"Artikel 37

Onverminderd artikel 18 bis worden de betalingsopdrachten voor voorafgaand visum naar de financieel controleur gezonden.

Uit het voorafgaande visum blijkt:

a) de rechtmatigheid van de afgifte van de betalingsopdracht,

b) de overeenstemming van de betalingsopdracht met de aangegane betalingsverplichting en de juistheid van het bedrag, rekening houdend met de in artikel 2 bedoelde beginselen en vereisten van een goed financieel beheer,

c) de juistheid van de aanwijzing,

d) de beschikbaarheid van de kredieten,

e) de rechtmatigheid van de bewijsstukken,

f) de juistheid van de naam van de begunstigde.";

33. in artikel 39 wordt "betalingsstuk" vervangen door "betalingsopdracht";

34. in artikel 42 wordt de tweede alinea vervangen door:

"De in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften bepalen op welke wijze de bank- of postgirorekeningen worden geopend, beheerd en aangewend. Inzonderheid wordt bij deze voorschriften vastgesteld dat bepaalde uitgaven uitsluitend per cheque, dan wel per postgiro- of bankoverschrijving mogen worden betaald, alsmede dat cheques, postgiro- of bankoverschrijvingen moeten zijn voorzien van de handtekeningen van twee naar behoren daartoe gemachtigde personeelsleden, waaronder die van de rekenplichtige, een ondergeschikt rekenplichtige of een beheerder van gelden ter goede rekening.";

35. artikel 43 wordt gelezen:

"Artikel 43

Voor bepaalde soorten uitgaven kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld overeenkomstig de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.

Alleen de rekenplichtige kan middelen verstrekken voor de gelden ter goede rekening, behoudens in de bijzondere omstandigheden die zijn omschreven in de uitvoeringsvoorschriften van deze verordening.

Bij de uitvoeringsvoorschriften wordt met name bepaald:

- de wijze van aanwijzing van de beheerders van gelden ter goede rekening;

- de aard en het maximumbedrag van iedere te betalen uitgave;

- het maximumbedrag van de voorschotten die als gelden ter goede rekening kunnen worden toegekend;

- de termijn waarbinnen de bewijsstukken moeten worden overgelegd;

- de aansprakelijkheid van de beheerders van gelden ter goede rekening.";

36. na artikel 43 wordt de volgende afdeling ingevoegd:

"AFDELING III bis

FORMATIEBEWAKING

Artikel 43

bis

1. Er worden opgesteld:

a) een identificatiebestand van de ambten met een omschrijving van de taken en activiteiten per ambt van categorie A;

b) een organisatieschema met een organisatieplan van de diensten en de taakomschrijving van elke administratieve eenheid.

2. Indien in de staat van ontvangsten en uitgaven bij een ambt de vermelding "te schrappen" is opgenomen, mag niet meer worden voorzien in de eerstvolgende vacature voor die loopbaan.";

37. in artikel 44 wordt lid 1 gelezen:

"1. Overeenkomsten inzake de koop en huur van gebouwen, benodigdheden, meubilair en materieel, het verrichten van diensten of de uitvoering van werken worden schriftelijk gesloten. Deze overeenkomsten worden, met uitzondering van overeenkomsten inzake de koop of huur van een gebouw, gesloten na oproep tot inschrijving door een procedure van aanbesteding of offerteaanvraag.

In de in artikel 46 bedoelde gevallen kunnen overeenkomsten evenwel onderhands worden gesloten.

In de in artikel 50 bedoelde gevallen kan voor de overeenkomsten worden volstaan met een nota of rekening.";

38. in artikel 46 wordt letter a) gelezen:

"a) wanneer met de overeenkomst een bedrag is gemoeid dat niet hoger ligt dan het maximumbedrag dat bij de in artikel 126 van het Financieel Reglement van toepassing op de begroting van de Gemeenschappen bedoelde uitvoeringsvoorschriften is bepaald voor koop en/of huur van benodigdheden, meubilair en materieel, het verrichten van diensten of de uitvoering van werken, waarbij de Stichting gehouden blijft de leveranciers of aannemers die in staat zijn de in de overeenkomst neer te leggen verplichtingen na te komen, zoveel mogelijk en met alle dienstige middelen in de gelegenheid te stellen met elkaar te concurreren;";

39. artikel 48 wordt gelezen:

"Artikel 48

Overeenkomsten voor een bedrag dat hoger is dan het maximum dat is vastgesteld overeenkomstig de in artikel 126 van het Financieel Reglement van toepassing op de begroting van de Gemeenschappen bedoelde uitvoeringsvoorschriften worden ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur voorgelegd.";

40. in artikel 49, derde alinea, worden de woorden "ten bedrage van meer dan 100 000 rekeneenheden" vervangen door de zinsnede:

"ten bedrage van meer dan het maximum dat is vastgesteld bij de uitvoeringsvoorschriften als bedoeld in artikel 126 van het Financieel Reglement van toepassing op de begroting van de Gemeenschappen";

41. artikel 50 wordt gelezen:

"Artikel 50

Wanneer de vermoedelijke waarde van de leveringen, diensten of werken niet meer bedraagt dan de maxima die zijn vastgesteld bij de uitvoeringsvoorschriften als bedoeld in artikel 126 van het Financieel Reglement van toepassing op de begroting van de Gemeenschappen, kan met een rekening of nota worden volstaan.";

42. artikel 51 wordt gelezen:

"Artikel 51

Bij de afsluiting van de in deze verordening bedoelde overeenkomsten dient de Stichting zich te houden aan de voorschriften die de Raad ter uitvoering van het Verdrag vaststelt op het gebied van openbare werken, leveringen en diensten wanneer de bedragen gelijk zijn aan of hoger zijn dan de in de betrokken richtlijnen vastgestelde maxima.";

43. artikel 52 wordt gelezen:

"Artikel 52

Een permanente inventarislijst van het door de Commissie vastgestelde model wordt bijgehouden voor alle roerende en onroerende goederen, gespecificeerd naar aantal en waarde, die eigendom van de Stichting zijn. Op deze inventarislijst worden alleen die roerende goederen opgenomen welke een bepaalde, bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften vastgestelde waarde te boven gaan.

De Stichting laat haar diensten controleren of de stand op de inventarislijst overeenstemt met de werkelijkheid.";

44. in artikel 54 wordt de eerste alinea gelezen:

"Van vervreemding onder bezwarende titel of om niet, afdanking, verhuur en verdwijning door verlies, diefstal of welke oorzaak dan ook van goederen of voorwerpen die op de inventarislijsten voorkomen, moet een verklaring of proces-verbaal worden opgemaakt door de ordonnateur, met het visum van de financieel controleur.";

45. artikel 56 wordt gelezen:

"Artikel 56

De boekhouding wordt per kalenderjaar volgens de methode van dubbel boekhouden in ecu gevoerd. Zij omvat alle ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar; zij wordt gestaafd met bewijsstukken. De boekhouding van de Stichting kan bovendien ook worden gevoerd in de valuta van het land waar haar zetel is gevestigd.

De jaarrekening en de balans worden opgesteld in ecu.";

46. artikel 57 wordt gelezen:

"Artikel 57

In het rekeningstelsel wordt onderscheid gemaakt tussen begrotingsrekeningen en balansrekeningen.

Het rekeningstelsel bestaat uit twee delen:

a) de rekeningen betreffende de budgettaire baten en lasten die het mogelijk maken de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven tot in bijzonderheden te volgen;

b) de balansrekeningen die het mogelijk maken de vermogenspositie van de Stichting te bepalen.

Uit de balansrekeningen blijken de geraamde financiële consequenties van de juridische verbintenissen van de Stichting.

Aan de hand van de boekhouding moet een overzicht van de vermogenspositie en maandelijks een overzicht van de begrotingsontvangsten en -uitgaven per hoofdstuk en artikel kunnen worden opgesteld.

Deze overzichten worden aan de financieel controleur, de ordonnateur en de Rekenkamer voorgelegd.";

47. artikel 58 wordt gelezen:

"Artikel 58

Elk voorschot wordt op een tussenrekening geboekt en ten laatste verrekend in het begrotingsjaar dat volgt op de betaling van het voorschot, behalve de voorschotten van permanente aard die periodiek opnieuw worden onderzocht.

De in artikel 36, lid 2, tweede alinea, bedoelde voorschotten worden echter in het algemeen betaalbaar gesteld binnen zes weken na verwezenlijking van het doel waarvoor zij werden toegestaan.";

48. artikel 59 wordt gelezen:

"Artikel 59

Voor de opstelling en werking van het rekeningstelsel worden zowel voor de vermogensboekingen als voor de begrotingsboekingen nadere regels vastgesteld bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.";

49. a) in artikel 61 wordt de term "ontvangstbewijzen" vervangen door "invorderingsopdrachten" en wordt de term "betalingsbewijs" vervangen door "betalingsopdracht";

b) de volgende alinea wordt aan artikel 61 toegevoegd:

"Dit zelfde geldt indien hij zonder geldige reden de afgifte van een betalingsopdracht achterwege laat of vertraagt, waardoor een civielrechtelijke aansprakelijkheid van de Stichting tegenover derden kan ontstaan.";

50. artikel 62 wordt gelezen:

"Artikel 62

1. De rekenplichtige en ondergeschikte rekenplichtige zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk voor de door hen verrichte betalingen waarbij artikel 40, derde alinea, niet in acht is genomen.

Zij zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk voor elk verlies en elke aantasting van de hun toevertrouwde gelden, waarden en documenten als gevolg van een opzettelijk vergrijp of grove nalatigheid hunnerzijds.

Op dezelfde wijze zijn zij verantwoordelijk en aansprakelijk voor de juiste uitvoering van de door hen ontvangen opdrachten voor het gebruik en het beheer van bank- en postgirorekeningen, in het bijzonder:

a) wanneer de door hen verrichte betaling of inning niet overeenstemt met het bedrag, vermeld in de desbetreffende invorderings- of betalingsopdrachten;

b) wanneer zij betalen aan een ander dan de rechthebbende.

2. De beheerder van gelden ter goede rekening is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk:

a) wanneer hij door hem verrichte betalingen niet door deugdelijke bewijsstukken kan verantwoorden;

b) wanneer hij betaalt aan een ander dan de rechthebbende.

Hij is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk voor elk verlies en elke aantasting van de hem toevertrouwde gelden, waarden en documenten als gevolg van een opzettelijk vergrijp of grove nalatigheid zijnerzijds.

3. De rekenplichtige, de ondergeschikte rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening verzekeren zich tegen de risico's welke zij uit hoofde van dit artikel lopen.

De Stichting dekt de hiermede verbonden verzekeringskosten.";

51. artikel 63 wordt gelezen:

"Artikel 63

De geldelijke aansprakelijkheid en de tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid van ordonnateurs, rekenplichtigen, ondergeschikte rekenplichtigen alsmede van beheerders van gelden ter goede rekening kan in het geding worden gebracht onder de omstandigheden bedoeld in Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1860/76.";

52. artikel 65 wordt gelezen:

"Artikel 65

De Raad van Bestuur stelt elk jaar een jaarrekening van de Stichting op.

De jaarrekening omvat alle verrichtingen inzake ontvangsten en uitgaven die op het afgelopen begrotingsjaar betrekking hebben. Zij wordt in dezelfde vorm en met dezelfde onderverdeling als de staat van ontvangsten en uitgaven ingediend.

De jaarrekening wordt voorafgegaan door een analyse van het financiële beheer van het desbetreffende jaar. Bij het opstellen van deze analyse verstrekt de Stichting nadere gegevens over de verwezenlijking van de in artikel 2 bedoelde beginselen en doelstellingen.";

53. artikel 66 wordt gelezen:

"Artikel 66

De jaarrekening omvat de volgende tabellen, welke zijn ingedeeld volgens de nomenclatuur van de staat van ontvangsten en uitgaven van de Stichting:

1. een ontvangstentabel, vermeldende:

- de geraamde ontvangsten van het begrotingsjaar;

- de wijzigingen van de geraamde ontvangsten ingevolge aanvullende of gewijzigde ramingen;

- de in het begrotingsjaar vastgestelde rechten;

- de nog in te vorderen rechten van het voorgaande begrotingsjaar;

- de in het begrotingsjaar geïnde ontvangsten en de ingevolge artikel 6, lid 3, overgedragen ontvangsten;

- de bedragen die aan het einde van het begrotingsjaar nog moeten worden ingevorderd;

- de vervallen vastgestelde rechten.

Bij deze tabel wordt eventueel een staat gevoegd met de restbedragen en brutobedragen van de in artikel 22 bedoelde verrichtingen;

2. een tabel betreffende de ontwikkeling van de kredieten van het begrotingsjaar, vermeldende:

- de oorspronkelijke kredieten;

- de wijzigingen in de kredieten als gevolg van overschrijvingen;

- de wijzigingen als gevolg van aanvullende of gewijzigde ramingen;

- de definitieve kredieten van het begrotingsjaar;

- de krachtens artikel 6 overgedragen kredieten;

3. een uitgaventabel welke een overzicht geeft van het gebruik van de kredieten van het begrotingsjaar, vermeldende:

- de ten laste van het begrotingsjaar aangegane betalingsverplichtingen;

- de ten laste van het begrotingsjaar verrichte betalingen;

- de bedragen welke bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog moeten worden betaald;

- de op grond van artikel 6 overgedragen kredieten;

- de vervallen kredieten.

Bij deze tabel wordt eventueel een staat gevoegd met de restbedragen en brutobedragen van de in artikel 22 bedoelde verrichtingen;

4. een tabel betreffende het gebruik van de van het voorafgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten waarin wordt aangegeven:

- het bedrag van de overgedragen kredieten;

- de ten laste van de overgedragen kredieten verrichte betalingen;

- de niet-gebruikte kredieten welke komen te vervallen.";

54. artikel 67 wordt gelezen:

"Artikel 67

1. De Raad van Bestuur stelt ook een financiële balans op van de activa en passiva van de Stichting op 31 december van het verstreken begrotingsjaar.

Hieraan wordt een balans van de rekeningen toegevoegd, opgesteld per dezelfde datum met mutaties en saldi.

Op de balans staat, voor zover zij nog niet in de rekeningen zijn geboekt, onder de activa het bedrag van de in te vorderen ontvangsten en onder de passiva het bedrag van de uitgaven van het begrotingsjaar.

2. Deze documenten worden voorgelegd aan de financieel controleur.";

55. artikel 68 wordt gelezen:

"Artikel 68

Uiterlijk op 31 maart zendt de Raad van Bestuur de jaarrekening, de analyse van het financiële beheer en de financiële balans van de Stichting voor het verstreken begrotingsjaar toe aan het Europees Parlement, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer.";

56. in artikel 69 wordt de term "Controlecommissie" vervangen door "Rekenkamer";

57. in artikel 70 wordt de term "Controlecommissie" vervangen door "Rekenkamer";

58. in artikel 71:

a) wordt de term "Controlecommissie" vervangen door "Rekenkamer";

b) wordt de tweede alinea gelezen:

"In het bijzonder houdt zij ter beschikking van de Rekenkamer alle bescheiden inzake het sluiten van overeenkomsten en alle geld- en goederenrekeningen, alle boekingsbescheiden en bewijsstukken, alsmede de daarop betrekking hebbende administratieve documenten, alle documentatie betreffende de ontvangsten en uitgaven, alle inventarislijsten, alle organigrammen van de diensten en alle op geautomatiseerde gegevensdragers opgestelde of bewaarde documenten en gegevens welke de Rekenkamer voor de controle van de jaarrekening aan de hand van bescheiden of ter plaatse meent nodig te hebben.";

c) wordt de vierde alinea gelezen:

"Alleen de Rekenkamer kan om mededeling van de onder b) bedoelde inlichtingen verzoeken.";

d) wordt de zevende alinea gelezen:

"Subsidies aan niet onder de Stichting ressorterende begunstigden worden slechts verleend onder voorwaarde dat de begunstigden schriftelijk instemmen met de door de Rekenkamer verrichte controle op de besteding van het subsidiebedrag.";

59. artikel 72 wordt gelezen:

"Artikel 72

Voor het verslag van de Rekenkamer dat overeenkomstig artikel 206 bis van het Verdrag wordt opgesteld, gelden de volgende bepalingen:

1. de Rekenkamer doet uiterlijk op 15 juli aan de Stichting en aan de Commissie de opmerkingen over de rekeningen en over de financiële balans toekomen die naar haar mening in het jaarverslag dienen te worden opgenomen. Deze opmerkingen moeten vertrouwelijk blijven. De Stichting zendt uiterlijk op 31 oktober haar antwoord aan de Rekenkamer en tegelijkertijd aan de Commissie;

2. het verslag van de Rekenkamer bevat een beoordeling van het goede financiële beheer;

3. de Rekenkamer neemt de nodige maatregelen opdat de antwoorden van de Stichting op haar opmerkingen onmiddellijk na de opmerkingen in het jaarverslag worden opgenomen;

4. de Rekenkamer zendt haar jaarverslag en de antwoorden uiterlijk op 30 november naar de voor de kwijting verantwoordelijke autoriteiten, naar de Stichting en naar de Commissie en draagt vervolgens zorg voor de publikatie ervan in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.";

60. artikel 73 vervalt;

61. artikel 74 wordt gelezen:

"Artikel 74

1. Vóór 30 april van het volgende jaar verleent het Europees Parlement op aanbeveling van de Raad, die met gekwalificeerde meerderheid van stemmen besluit, de Raad van Bestuur van de Stichting kwijting voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven. Indien deze datum niet kan worden aangehouden, deelt het Europees Parlement of de Raad de redenen waarom dit besluit moest worden uitgesteld mee aan de Raad van Bestuur.

Ingeval het Europees Parlement het besluit waarbij kwijting wordt verleend uitstelt, tracht de Raad van Bestuur zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om de factoren die dat besluit in de weg staan op te heffen.

2. Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Stichting, alsmede het saldo dat daaruit resulteert en de in de balans beschreven activa en passiva van de Stichting; het omvat een oordeel over de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven in het afgelopen begrotingsjaar.

3. De financieel controleur houdt rekening met de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten.

4. De Raad van Bestuur treft alle nodige maatregelen om gevolg te geven aan de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten.

5. Uiterlijk op 15 december van het jaar van het kwijtingsbesluit brengt de Stichting verslag uit over de maatregelen die naar aanleiding van deze opmerkingen zijn genomen, met name over de instructies die het heeft gericht tot diegenen die zich met de uitvoering van de begroting bezighouden. Deze verslagen worden toegezonden aan het Europees Parlement, de Commissie, de Raad en de Rekenkamer.

De Stichting moet tevens in een bijlage bij de jaarrekening van het begrotingsjaar dat volgt op het begrotingsjaar waarop het kwijtingsbesluit betrekking heeft, de maatregelen verantwoorden die werden genomen naar aanleiding van de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten.

6. De bewijsstukken betreffende de boekhouding en de opstelling van de jaarrekeningen en de financiële balans worden bewaard gedurende een periode van vijf jaar na het bedoelde besluit waarbij kwijting wordt verleend voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven.

De bewijsstukken betreffende niet definitief afgesloten verrichtingen worden evenwel langer bewaard en wel tot het einde van het jaar volgende op de afsluiting van die verrichtingen.";

62. artikel 75 wordt gelezen:

"Artikel 75

De Raad van Bestuur stelt de Rekenkamer zo spoedig mogelijk in kennis van alle beslissingen en besluiten welke ter uitvoering van de artikelen 3, 6, 8, 14 en 21 zijn genomen.

De Rekenkamer en de financieel controleur worden in kennis gesteld van de aanwijzing van de ordonnateurs, de rekenplichtige, de ondergeschikte rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening, alsmede van de delegaties en aanwijzingen krachtens de artikelen 18, 20 en 43.

De Raad van Bestuur zendt aan de Rekenkamer de interne regelgeving die hij op financieel gebied vaststelt.";

63. het volgende artikel wordt ingevoegd:

"Artikel 75 bis

Tot de inwerkingtreding van de in artikel 126 van het Financieel Reglement van toepassing op de begroting van de Gemeenschappen bedoelde uitvoeringsvoorschriften zijn de drempelbedragen met betrekking tot de artikelen 46, 48, 49 en 50 vastgesteld als volgt:

- artikel 46, onder a): het maximumbedrag voor onderhandse overeenkomsten is vastgesteld op 10 000 ecu;

- artikel 48: het drempelbedrag waarboven de toestemming van de Raad van Bestuur is vereist, is vastgesteld op 35 000 ecu;

- artikel 49, derde alinea: de drempelwaarde voor de verplichte zekerheidstelling is vastgesteld op 250 000 ecu;

- artikel 50: de bedragen waaronder een rekening of nota volstaat, zijn vastgesteld op respectievelijk 750 ecu en 2 000 ecu voor de uitgaven die worden gedaan buiten de zetel van de Stichting.".

Artikel 2

Deze verordening treedt in werking op de derde dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

Gedaan te Luxemburg, 30 juni 1993.

Voor de Raad

De Voorzitter

S. BERGSTEIN

(1) PB nr. L 139 van 30. 5. 1975, blz. 1. Verordening gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1947/93 (zie bladzijde 13 van dit Publikatieblad).(2) PB nr. C 23 van 31. 1. 1991, blz. 38, en PB nr. C 130 van 21. 5. 1992, blz. 37.(3) PB nr. C 13 van 20. 1. 1992, blz. 527.(4) PB nr. C 152 van 10. 6. 1991, blz. 3.(5) PB nr. L 356 van 31. 12. 1977, blz. 1. Reglement laatstelijk gewijzigd bij Verordening (Euratom, EGKS, EEG) nr. 610/90 (PB nr. L 70 van 16. 3. 1990, blz. 1).(6) PB nr. L 164 van 24. 6. 1976, blz. 16.