SPECIAAL VERSLAG Nr. 23/98 over de voorlichtings- en communicatieacties van de Europese Commissie, vergezeld van de antwoorden van de Commissie (uitgebracht krachtens artikel 188 C, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag) (98/C 393/03)

INLEIDING

1. Deze controle betreft zowel de permanente acties op het gebied van voorlichting en communicatie (B3-3 0 0 "Algemene acties op het gebied van voorlichting en communicatie over de Europese Unie", B3-3 0 1 "Informatiecentra" en B3-3 0 2 "Voorlichtingsprogramma's gericht op derde landen") als specifieke voorlichtingsacties (B3-3 0 6: het programma Prince, "Voorlichtingsacties in verband met specifieke beleidsmaatregelen"). De permanente voorlichtings- en communicatieacties omvatten informatie over activiteiten van de Europese Unie om de Europese burger in het algemeen over Europa te informeren. Specifieke of prioritaire voorlichtingsacties betreffen specifieke beleidsmaatregelen van de Gemeenschap (bijvoorbeeld de rechten van de burger, de euro, een munt voor Europa, en samen bouwen aan Europa). Deze acties en maatregelen worden door DG X beheerd. Voorts is DG X verantwoordelijk voor de interne coördinatie van de voorlichtings- en communicatieactiviteiten.

2. De permanente voorlichtingsacties zijn onderverdeeld in:

a) algemene acties op het gebied van voorlichting en communicatie over de Europese Unie (B3-3 0 0)

De maatregelen omvatten voorlichtingsactiviteiten en acties in heel Europa die door de Commissie samen met andere Europese instellingen worden gevoerd met het doel de Europese burgers informatie over Europa te verstrekken. De beheereenheden die bij de ontwikkeling van projecten zijn betrokken, vallen onder DG X en de tenuitvoerlegging van de acties is deels gedecentraliseerd middels de deelname van de bureaus van de Europese Commissie in de lidstaten;

b) informatiecentra (B3-3 0 1)

Hierbij gaat het voornamelijk om de financiering van permanente voorlichtingsacties via specifieke overeenkomsten met vier soorten netwerken:

i) Info-Points Europa (IPE) (1);

ii) Carrefours - informatiecentra voor het platteland (RIPC) (2);

iii) Stadsfora (voor duurzame ontwikkeling) (UF) (3);

iv) Euro Info Centra (ICE) (4)

(c) voorlichtingsprogramma's gericht op derde landen (B3-3 0 2)

Deze actie betreft de financiering van projecten die het beeld van de Gemeenschap bij een aantal strategische doelgroepen en opinieleiders (universiteiten, scholen, kamers van koophandel en industrie, vakbonden, beroepsorganisaties en bedrijfsschappen) in landen buiten de Europese Unie moeten verbeteren. DG X heeft een reeks regionale voorlichtingsstrategieën ontwikkeld, die zijn aangepast aan de bijzondere omstandigheden van iedere grote regio door de specifieke doelstellingen en kernboodschappen voor iedere regio afzonderlijk en voor de belangrijkste doelgroepen binnen iedere regio te definiëren. Van het totaalbedrag onder begrotingslijn B3-3 0 2 wordt een deel door de delegaties buiten de Gemeenschap besteed en een deel rechtstreeks door de centrale eenheden van DG X.

3. Specifieke acties vallen onder het programma Prince (B3-3 0 6), dat drie voorlichtingscampagnes telt ("Burgers van Europa", "De euro, een munt voor Europa" en "Samen bouwen aan Europa") en dat door het Europees Parlement en de Europese Commissie gezamenlijk in oktober 1995 is gelanceerd om het debat over belangrijke vraagstukken te stimuleren. De leiding van deze actie is in handen gegeven van een specifieke taskforce die speciaal hiervoor binnen DG X is ingesteld. De taskforce Prince werkt nauw samen met DG XV (voor Burgers van Europa) en DG II (voor de euro), maar is voor de derde campagne zelf volledig verantwoordelijk (Samen bouwen aan Europa). De middelen voor deze campagnes werden verstrekt onder de supervisie van een stuurgroep van leden van het Europees Parlement en de Commissie, die met de coördinatie van de drie campagnes is belast. Een decentrale uitvoering van het Prince-programma is gewaarborgd middels een stelsel van overeenkomsten met een aantal lidstaten, middels deelname van bureaus van de Commissie in de lidstaten en middels een reeks, door DG X/B/3 gesteunde, voorlichtingsnetwerken. Voor elk van de drie campagnes heeft de Prince-taskforce een communicatieplan opgesteld dat door de stuurgroep is goedgekeurd. Op basis van deze communicatieplannen werden in 1996 en 1997 in totaal 235 respectievelijk 662 projecten uitgevoerd.

4. De controle betreft de periode 1995-1997, dat wil zeggen bijna 300 Mio ECU aan betalingsverplichtingen in een periode van drie jaar. Gecontroleerd zijn de diensten van de Europese Commissie in DG X en in vijf bureaus van de Commissie (in België, Duitsland, Spanje, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk).

BEGROTINGSONTWIKKELING EN -UITVOERING

5. Vóór 1995 bestond er geen allesomvattend begrotingsbeleid voor voorlichtingsacties. DG XIX heeft voor het eerst in 1995 op verzoek van de Algemene inspectiediensten een inventaris gemaakt van de begrotingsmiddelen ten behoeve van voorlichtingsacties in de hele Commissie. Sindsdien wordt jaarlijks een inventaris gemaakt en de resultaten worden voorgelegd aan de Stuurgroep voor het voorlichtings- en communicatiebeleid. De basis voor deze berekening vormt het geheel aan Sincom-betalingen waarbij de uitgaven in verband met voorlichtingsacties met behulp van specifieke analytische codes in alle diensten van de Commissie worden vastgesteld. Uit de geconsolideerde gegevens van DG XIX blijkt onderstaande tendens voor de voorlichtingsacties:

a) 1995: 137 040 143 ECU;

b) 1996: 158 116 392 ECU;

c) 1997: 189 926 270 ECU.

Voor de door de controle bestreken periode was het onmogelijk te bepalen hoeveel betalingsverplichtingen er in totaal beschikbaar waren voor toewijzing aan voorlichtingsacties in de Commissie. Binnen het voorlichtingsbeleid dat rechtstreeks onder DG X valt, hebben de vier acties waarop de controle van de Rekenkamer zich heeft gericht, de begrotingsontwikkelingen gevolgd zoals deze in de tabellen 1, 2 en 3 zijn aangegeven.

6. Van de geplande middelen in de begrotingslijnen B3-3 0 0 0 en B3-3 0 6 0 wordt een deel in een reserve opgenomen (hoofdstuk B0-4 0). Er zijn specifieke procedures vereist voordat deze door de begrotingsautoriteit kunnen worden vrijgemaakt. Dit vindt gewoonlijk alleen in de tweede helft van het begrotingsjaar plaats, wat een negatieve invloed heeft op het functioneren van de financiële eenheid binnen DG X en leidt tot een laag tempo van betalingen. Dat is vooral het geval bij de uitvoering van het programma Prince in 1996.

7. Niet alle informatiecentra met betrekking tot permanente voorlichtingsacties worden uit begrotingslijn B3-3 0 1 gefinancierd; sommige krijgen ook financiële middelen uit begrotingslijn B3-3 0 0. Teneinde de basisbeginselen op begrotingsgebied in acht te nemen en voor een coherent en efficiënt algemeen beheer te zorgen, zou men de informatiecentra in hun geheel uit één enkele begrotingslijn moeten financieren.

RECHTSKADER

8. De tenuitvoerlegging van het voorlichtings- en communicatiebeleid wordt gekenmerkt door een zwak rechtskader. De artikelen 126 en 127 van het Verdrag vormen de rechtsgrondslag in de begroting; deze gaan echter niet over het voorlichtings- en communicatiebeleid, maar over onderwijs, beroepsopleiding en jeugd. De Commissie heeft de algemene doelstellingen van informatiebeleid niet voldoende vastgelegd, noch de beheersystemen en in deze sector toe te passen regels, noch de beschikbare indicatieve middelen en de verdeling ervan over de verschillende doelstellingen. DG X heeft brede richtsnoeren aangegeven in de mededelingen SEC(93) 916/9 ("The Commission's Information and Communication Policy: a new approach") en SEC(93) 1248/3 ("Information plan mechanism"). Uit deze mededelingen blijkt dat het de Commissie ontbreekt aan een gecoördineerde algemene strategie voor het communicatiebeleid en dat er, om de taken in deze sector te kunnen uitvoeren, behoefte bestond aan de invoering van een passend mechanisme - de informatieplannen - dat de voorlichtings- en communicatiedimensie in alle beleidsvormen van de Commissie die naar buiten zijn gericht, moet integreren. Voorts was het de bedoeling dat de nieuwe organisatie van DG X gebaseerd zal worden op een duidelijk onderscheid tussen het ontwerp en de uitvoering van het voorlichtingsbeleid middels een versterking van de bureaus van de Commissie in de Gemeenschap, die een vooraanstaande rol zullen moeten gaan spelen in verband met de informatiecentra in hun landen.

9. Er zijn nog andere voorstellen gedaan om nieuwe procedures en structuren toe te passen, met name:

a) SEC(94) 80/4, dat de taken en plichten van de bureaus van de Commissie in de lidstaten vastlegt;

b) SEC(94) 82/4 met de algemene doelstellingen van het voorlichtings- en communicatiebeleid gericht op derde landen;

c) SEC(94) 488, dat het operationele kader voor de informatiecentra vaststelt.

10. De Kamer heeft de werking van deze nieuwe procedures en structuren beoordeeld en daarbij de volgende obstakels voor een efficiënte en effectieve uitvoering aangetroffen:

a) de informatieplannen zijn opgezet als interne documenten die enkel zijn bedoeld als operationeel richtsnoer en zijn niet rechtstreeks gekoppeld aan de uitvoering van kredieten binnen begrotingslijn B3-3 0 0;

b) de bureaus van de Commissie in de lidstaten moeten een duidelijke rol spelen bij de verbreiding van informatie die in Brussel wordt uitgewerkt, en in dit verband moet het gezag van DG X ten aanzien van de bureaus van de Commissie worden versterkt. Dit aspect verdient bijzondere aandacht.

c) DG X heeft nog geen handleiding voor de informatiesteunpunten ("relays") geschreven, die in mededeling SEC(94) 488 is genoemd.

11. Op 11 oktober 1995 heeft de Commissie mededeling SEC(95) 1672 goedgekeurd over de voorlichtingsacties in het kader van het programma Prince. Maar er werd geen rechtskader gevormd om de wijze waarop deze specifieke voorlichtingsacties functioneren te organiseren.

RESULTATEN VAN DE CONTROLE

Onduidelijke doelstellingen

12. Er bestaat geen toereikende omschrijving van de doelstellingen die met de financiering van acties/projecten uit begrotingslijn B3-3 0 0 moeten worden bereikt. In de praktijk werd een aantal projecten gefinancierd die geen aantoonbaar verband hadden met activiteiten op het gebied van voorlichtingsbeleid. De instelling van het "information plan mechanism" (SEC(93) 1248/3) had als basisreferentie moeten dienen om een reeks acties/projecten die uit hoofde van begrotingslijn B3-3 0 0 moeten worden gefinancierd vast te stellen.

Het functioneren van de informatiecentra

Overzicht van het systeem

13. Tabel 4 geeft een overzicht van de informatiecentra die door DG X worden gesubsidieerd, per lidstaat en per soort netwerk. Zij vormen een instrument van wezenlijk belang in het voorlichtingsbeleid van de Commissie, maar desondanks zijn er nog lacunes, vooral in het Verenigd Koninkrijk en Duitsland, waar de netwerken moeten worden versterkt. Tevens dient er een inspanning te worden geleverd om een regionaal evenwicht in de geografische spreiding van de vier soorten netwerken te waarborgen. Er zijn wel andere voorlichtingsstructuren in de lidstaten, zoals openbare bibliotheken in het Verenigd Koninkrijk, maar deze opereren buiten het Europese netwerk en zijn derhalve niet verplicht te voldoen aan de eisen van de specifieke door de Commissie opgestelde overeenkomsten.

14. De modernisering van het voorlichtingsbeleid van de Commissie moet gefundeerd zijn op een efficiënt systeem van informatienetwerken; in dit verband moet worden overwogen of de ervaring die in de Euro Info Centra in Parijs, Lissabon en Berlijn is opgedaan in de hele Gemeenschap kan worden gebruikt. Invoering van een maximumbedrag voor de jaarlijkse subsidies is echter noodzakelijk. Tabel 5 geeft de communautaire steun aan die de Euro Info Centra in de periode 1992 tot en met 1997 hebben ontvangen.

15. De communautaire steun voor het Euro Info Centrum in Parijs is afkomstig van diverse afdelingen van de Commissie, en wel voor in totaal 44 % tot 51 % van de begrotingsontvangsten in de periode 1992 tot en met 1997. Dit centrum was door de Commissie bedoeld als model voor soortgelijke projecten in de overige lidstaten: het ontwikkelt twee prioritaire activiteiten: steun aan het netwerk van informatiesteunpunten in Frankrijk, alsmede productie en distributie van voorlichtingsdocumenten voor het algemene publiek.

16. De Kamer is over het algemeen positief over de documentatie- en voorlichtingsactiviteiten van het centrum. Dat geldt echter niet voor de financieringsgrondslag ervan. In december 1991 kwamen de Franse autoriteiten en de Commissie overeen dat de huurkosten zodanig zouden worden gesplitst dat de nationale overheid twee derde en de Gemeenschap een derde daarvan zouden dragen, terwijl de overige exploitatiekosten gelijkelijk over beide partijen zouden moeten worden verdeeld. In deze regeling kwam in 1994 verandering toen de communautaire bijdrage aan de huurkosten tot 50 % werd verhoogd omdat de nationale overheid zich niet aan haar deel van de oorspronkelijke overeenkomst had kunnen houden. Tegelijkertijd was de hoogte van de huur herzien en bijgevolg naar beneden gebracht. Er werd in 1997 vervolgens voor een tweede keer opnieuw onderhandeld over de huur, die nog verder werd verlaagd. Ondanks deze huurverlagingen is de Kamer van oordeel dat de Commissie deze wijziging in de medefinancieringsverhouding niet had mogen aanvaarden (5), noch de verantwoordelijkheid om als enige het cumulatieve tekort van het centrum tot 31 december 1997 te dekken (6).

17. Het centrum heeft soms ook met cashflow-problemen te kampen wanneer de nationale bijdragen die in april en oktober moeten worden betaald te laat worden ontvangen. Al is de toepassing van het medefinancieringsbeginsel toe te juichen, er is geen reden om de nationale bijdragen maanden na de met de Commissie overeengekomen data te betalen.

Overeenkomsten met informatiecentra

18. Er zijn drie soorten schriftelijke overeenkomsten tussen de Commissie en de lidstaten naargelang de aard van het netwerk. Zij bieden alle een duidelijke beschrijving van de taken van de netwerken, een systeem van halfjaarlijkse en jaarlijkse verslaggeving en de voorwaarden voor het verkrijgen van financiële steun. Deze overeenkomsten gelden echter nog niet voor alle netwerken; eind 1997 wachtten 34 Info-Points Europa, 1 Carrefour (informatiecentrum voor het platteland) en 2 Stadsfora nog altijd op ondertekening van hun overeenkomst. Alle overeenkomsten met de Stadsfora werden pas erg laat in december 1997 ondertekend, waardoor de middelenoverdracht van DG X duidelijk vertraging opliep en de voorlichtingsacties van de Stadsfora dus in gevaar kwamen. Het ontbreekt bij de drie soorten overeenkomsten aan harmonisatie wat het niveau van de financiële steun betreft (startsubsidie en doorlopende subsidies).

19. In Duitsland negeert het bureau van de Commissie de richtsnoeren van DG X/B/3. Niet alleen hebben de Info-Points in Bonn en Erfurt de standaardovereenkomst niet getekend, maar zij hebben ook twee of drie maal zoveel subsidies ontvangen dan normaal. Voor het Info-Point Bonn dekt de financiële bijdrage uit de Gemeenschapsbegroting 100 % van de kosten en zijn de verplichte procedures van het Raadgevend Comité voor aankopen en contracten niet gevolgd.

20. In Spanje was bij het opzetten van Info-Points de aandacht vooral gericht op het in leven roepen van een computernetwerk op basis van de "Diputaciones". In de periode 1995 tot en met 1997 werden vijf "Diputaciones" geselecteerd voor de tenuitvoerlegging van de eerste fase van het netwerk, voor een betalingsverplichting van in totaal 145 000 ECU. Twee jaar later waren deze vastgelegde middelen nog niet gebruikt. Nu wordt een nieuwe methode op basis van de "Regiones" gevolgd.

21. In het Verenigd Koninkrijk heeft het bureau van de Commissie in Londen twee contracten aan een organisatie gegund die het bureau in Londen administratieve ondersteuning biedt voor het nationale voorlichtingsnetwerk, alsmede assistentie in een programma van vervolgactiviteiten. Het eerste contract, dat op 15 december 1993 is getekend, heeft geleid tot de betaling van in totaal 1 045 752 ECU, hoewel in het advies van het Raadgevend Comité voor aankopen en contracten 818/93 als gewijzigd door de adviezen 877/95 en 700/96 een uitgavenplafond van 909 500 ECU is vastgelegd. Vervolgens werd op 30 oktober 1996 een niet-openbare aanbestedingsprocedure gepubliceerd en ditmaal was het uitgavenplafond verhoogd tot 3 242 925 ECU voor een periode van vijf jaar. Op basis daarvan werd dezelfde onderneming op 11 april 1997 een tweede contract gegund. Beide contracten betreffen uitgaven van ten minste 4 Mio ECU voor een periode van acht jaar.

22. Volgens de specificaties bij het contract (standaard- en aanvullende diensten) zijn er permanente taken naar de contractant gedelegeerd die door het kantoor in Londen zelf zouden moeten worden verricht. Betalingen aan de contractant zijn uitsluitend gebaseerd op rekeningen voor verleende diensten en magere kwartaalverslagen. In de boekhouding is geen spoor van controle op de uitgaven in verband met het contract te vinden. De Commissie zou moeten onderzoeken of het rendabeler zou zijn indien het bureau in Londen het werk zelf zou doen.

23. In het verleden heeft DG X in zijn overeenkomsten de algemene contractvoorwaarden, zoals deze in de modelcontracten van de Commissie zijn opgenomen, niet stelselmatig geïntegreerd. In een aantal gevallen werd automatisch betaald zonder specifieke eisen ter rechtvaardiging ervan. Voorts ontbrak in sommige contracten het recht op controle door de diensten van de Commissie of door de Kamer, wat in strijd is met de bepalingen van het Financieel Reglement.

Prince-overeenkomsten

24. In het Prince-programma is het systeem van overeenkomsten met een aantal lidstaten toegepast in de twee onderdelen waar is gekozen voor een gedecentraliseerd beheer: "De euro, een munt voor Europa" en "Samen bouwen aan Europa" (zie tabel 6).

25. Overeenkomsten met lidstaten voor de tenuitvoerlegging van acties in het kader van het programma Prince hebben als grootste voordelen dat de werkzaamheden minder versnipperd zijn - wat kenmerkend is voor permanente voorlichtingsacties, vooral voor wat betreft begrotingslijn B3-3 0 0 - en dat het beginsel van medefinanciering stelselmatig wordt toegepast, al is het streefniveau van 50 % subsidiëring van de totale kosten voor de overige projecten binnen Prince geen dwingend voorschrift.

26. In de periode 1995-1997 vielen onder het stelsel van overeenkomsten 17 projecten voor in totaal 30,3 Mio ECU ofwel 25 % van de totale middelen voor het Prince-programma. Meer gebruik van dit mechanisme zou vanuit kostenoogpunt welkom zijn en zou het administratieve beheer op het niveau van de Commissie vereenvoudigen door een correcte toepassing van de beginselen van subsidiariteit en medefinanciering.

Evaluatie- en inspectiewerkzaamheden

27. In de door de controle bestreken periode (1995-1997) waren er weinig evaluaties van DG X met betrekking tot voorlichtingsbeleid en de evaluaties die plaatsvonden hadden uitsluitend betrekking op acties binnen begrotingslijnen B3-3 0 1 en B3-3 0 2. Er wordt onvoldoende aandacht besteed aan de tenuitvoerlegging ter plaatse van voorlichtingsprojecten en de follow-up van acties van de bureaus van de Commissie. Er worden controlebezoeken door centrale afdelingen aan bureaus van de Commissie georganiseerd in het kader van nota 1887 van 13 maart 1995 van de hand van de directeur-generaal van DG X in overleg met de Algemene inspectiediensten. In de periode 1995 tot en met 1997 werden slechts vier bureaus bezocht (in 1996 Spanje en het Verenigd Koninkrijk; in 1997 Frankrijk en Portugal).

Controlekader voor de communautaire steun

28. In genoemde periode werd de toewijzing van financiële bijdragen gekenmerkt door een zwak contractueel kader dat is gebaseerd op slechts twee circulaires van DG X, uit 1993 en 1995. Eenheid DG X/1 heeft onlangs een vademecum voor subsidies opgesteld, dat met ingang van 1998 moet worden toegepast. Op basis van een steekproef van gecontroleerde projecten op het niveau van de centrale eenheden en van de bureaus van de Commissie heeft de Kamer een aantal punten vastgesteld, die bij de toepassing van het nieuwe vademecum in overweging dienen te worden genomen.

29. Op enkele uitzonderingen na (jeugdprojecten en enkele Prince-acties) is in de periode 1995-1997 financiële steun gegeven zonder dat volledige doorzichtigheid was gegarandeerd middels de toepassing van een systeem van oproepen tot het indienen van voorstellen.

30. In circulaire 6268 van 13 oktober 1993 van DG X wordt ontmoedigd dat de uiteindelijke begunstigden rechtstreeks afhankelijk worden van de Commissie, maar de Kamer stelt een paar gevallen vast, waaruit blijkt dat dezelfde begunstigden jaren achtereen steun ontvangen.

31. Dezelfde circulaire 6268 van 13 oktober 1993 van DG X stelt 50 % van de projectkosten als plafond voor financiële bijdragen vast. In zijn circulaire 2074 van 17 maart 1995 worden echter financiële bijdragen op drie niveaus aangegeven:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Deze circulaires zijn niet nauwkeurig genoeg omdat de basis voor de berekening van de financiële bijdrage niet duidelijk is gedefinieerd. Ten behoeve van een uniforme en gelijke behandeling van alle aanvragers is het absoluut noodzakelijk dat er één enkele berekeningsgrondslag wordt vastgesteld. Aanvragen en goedkeuringen van de gecontroleerde projecten waren soms gebaseerd op een integrale kostprijsberekening (totale kosten), en soms op een directe kostenmethode (aanvullende kosten van het project). In laatstgenoemd geval leidt dit soms tot een hoger percentage van de bijdrage, namelijk 80 % voor de projecten van enkele Duitse stichtingen, vergeleken bij een berekening op basis van de totale kosten.

32. Dit type systeem kan aanleiding geven tot aanzienlijke verschillen in de financiële steun. De Kamer heeft in haar steekproef de volgende verschillen in de periode 1995 tot en met 1997 aangetroffen:

a) in Duitsland varieerde de financiële steun van 25 % tot 100 % van de totale projectkosten;

b) in Spanje varieerde de financiële steun van 13 % tot 84 % van de projectkosten;

c) in België liep het verschil op van 9 % tot 100 % van de projectkosten;

d) in het Verenigd Koninkrijk varieerden de financiële bijdragen van 11 % tot 75 % van de projectkosten.

Bovendien bevatten de bestanden in geen enkel gecontroleerd project waarvan het steunpercentage het streefplafond van 50 % van de totale kosten overschreed, een bevredigende verklaring.

CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN

33. Het voorlichtingsbeleid van de Europese Unie in de lidstaten wordt voornamelijk door de bureaus van de Commissie verzorgd. Er bestaat geen toereikende definitie van de doelstellingen die moeten worden gehaald door de financiering van acties/projecten uit begrotingslijnen B3-3 0 0, en in de praktijk heeft een aantal projecten die geen aantoonbaar verband hebben met activiteiten op het gebied van voorlichtingsbeleid financiële steun genoten. Het "information plan mechanism" (SEC(93) 1248/3) had moeten worden gebruikt als basisreferentiekader voor het vaststellen van een reeks acties/projecten die uit begrotingslijn B3-3 0 0 worden gefinancierd (zie de paragrafen 8-11).

34. Er is een verbeterd beoordelingssysteem nodig om de doeltreffendheid van de uitgaven van de Gemeenschap voor het bereiken van de doelstellingen bij de verschillende doelgroepen te waarborgen. De waarschijnlijke verhoging van de financieringsmiddelen voor voorlichtingsacties maakt dit nog meer noodzakelijk. Het is noodzakelijk de waarderingsmethoden en vervolgsystemen op het niveau van DG X te verbeteren. Het evaluatie- en inspectiesysteem dient te worden versterkt door:

a) verdere ontwikkeling van het jaarlijks evaluatieplan voor de permanente (B3-3 0 0, B3-3 0 1 en B3-3 0 2) en de specifieke (B3-3 0 6) acties op het gebied van het voorlichtingsbeleid;

b) veelvuldiger inspectie van het gebruik van de middelen van DG X door een regelmatig controlebezoek aan elk bureau van de Commissie (zie paragraaf 27).

35. In de voorlichtingsacties van de Commissie, die in de jaarlijkse werkprogramma's van DG X zijn vastgelegd, ontbrak een standaardisatie van:

a) de aanvraagprocedure;

b) de projectselectieprocedure;

c) de hoogte van de bijdrage van de Gemeenschap;

d) de te debiteren begrotingslijn;

e) de subsidiabiliteit van de opgelopen uitgaven (zie de paragrafen 28-32).

36. Ter vereenvoudiging van de beheerprocedures en ter waarborging van doorzichtigheid en gelijke behandeling van de eindbegunstigden, moet de Commissie:

a) voor de selectie van eindbegunstigden meer gebruik maken van oproepen tot het indienen van voorstellen;

b) een standaardmodel vaststellen voor de financiële verslaglegging van de verschillende categorieën subsidiabele uitgaven, dat door de begunstigde in het eindverslag moet worden gebruikt;

c) vaste percentages voor de financiële bijdrage voor alle projecten invoeren met een uniforme berekeningsgrondslag en met als enige uitzondering de informatiecentra waarvoor een forfaitair bedrag ter beschikking wordt gesteld;

d) de hoogte van het voorschot beperken tot een redelijk percentage van het goedgekeurde bedrag van de financiële bijdrage;

e) een maximaal aanvaardbaar deel van de algemene vaste kosten (overhead) vaststellen, dat in overweging kan worden genomen (zie de paragrafen 28-32).

37. De gedeeltelijke uitzondering van de informatiecentra buiten beschouwing gelaten, ontbreekt het over het algemeen aan een passende en systematische reeks voorschriften voor contracten met begunstigden. In de toekomstige contracten moeten duidelijke en strikte financiële bepalingen worden opgenomen, vooral ten aanzien van twee terreinen waarop bijzondere risico's worden gelopen, namelijk:

a) de hoogte van de toegestane algemene vaste kosten (overhead);

b) het gebruik in het eindverslag van werkelijke bedragen in plaats van begrotingscijfers (zie de paragrafen 28, 31 en 32).

38. De financiële tenuitvoerlegging van de overeenkomsten binnen het programma Prince moet gebonden zijn aan strikte regels, vooral ten aanzien van de hoogte van de gemaakte kosten op basis waarvan de voorschotten worden verkregen, de in aanmerking komende periodes en de algemene vaste kosten (overheadkosten) (zie de paragrafen 24-26).

39. De bureaus van de Commissie moeten een vooraanstaande rol spelen bij de financiering van permanente netwerken en de voorlichtingsacties in het kader van Prince. Daartoe moet de Commissie een kader voor beleids- en financiële planning vaststellen ter bepaling van de algemene doelstellingen van het voorlichtingsbeleid, de beheersystemen en de beschikbare indicatieve middelen, met inbegrip van de verdeling ervan over de verschillende doelstellingen. In dit verband moet DG X zijn interne coördinerende rol versterken om een verbetering van de voorlichtings- en communicatieacties van de Commissie te kunnen waarborgen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 14 en 15 oktober 1998.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

Voorzitter

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) Zij verstrekken het algemene publiek basisinformatie over de Europese Unie en haar beleid en verspreiden publicaties van de Europese Commissie over algemene onderwerpen.

(2) Doel van de "carrefours" is alle categorieën en groeperingen in de plattelandssamenleving over Europa informeren en in het bijzonder over de diverse beleidsmaatregelen en programma's van de Unie die hen rechtstreeks zouden kunnen raken.

(3) Zij zijn bedoeld om mensen die zich inzetten op maatschappelijk gebied alsmede de gewone burger actief te betrekken door hem wegwijs te maken in de strategie van de Europese Unie ten behoeve van een ontwikkeling die het milieu en onze natuurlijke rijkdommen in acht neemt. De fora worden georganiseerd door lokale organen met ervaring op het gebied van lokale ontwikkeling en voorlichting aan het publiek.

(4) De centra werden gezamenlijk door de Commissie en de autoriteiten in de gastlanden opgezet. Zij zijn in de nationale hoofdsteden gevestigd en hebben tot taak het algemene publiek te informeren, antwoord te geven op vragen van belangengroeperingen en accommodatie te verlenen voor vergaderingen, opleidingen en andere activiteiten die met Europa verband houden. Tot op heden zijn er drie centra geopend: in Parijs, Lissabon en Berlijn.

(5) Als gevolg daarvan steeg het aandeel van de Commissie in de huurkosten van 33 % tot 50 %.

(6) Het tekort bedroeg 150 000 ECU.

(7) De geblokkeerde reserve op begrotingspost B0-4 0 werd in twee fasen vrijgemaakt:

- 23 Mio ECU op 15 mei 1996,

- 12 Mio ECU op 8 oktober 1996.

(8) De geblokkeerde reserve op begrotingspost B0-4 0 werd in twee fasen vrijgemaakt:

- 5 Mio ECU op 21 mei 1997,

- 6 Mio ECU op 22 juli 1997.

(9) De geblokkeerde reserve op begrotingspost B0-4 0 werd in één termijn vrijgemaakt:

- 15 Mio ECU op 10 september 1997.

(10) Met inbegrip van 150 000 ECU ter dekking van een uitzonderlijke vereffeningssubsidie uit de kredieten van 1998.

(11) Met inbegrip van een uitzonderlijke vereffeningssubsidie ter dekking van het tekort over 1996 die in maart 1998 ter beschikking werd gesteld.

ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE

INLEIDING

1. Sedert 1992 hanteert de Europese Commissie een nieuwe aanpak voor haar voorlichtings- en communicatiebeleid. De directoraten-generaal zijn belast met de voorlichting over de beleidsmaatregelen die onder hun verantwoordelijkheid vallen. DG X is verantwoordelijk voor de algemene voorlichting en de coördinatie van het voorlichtings- en communicatiebeleid.

Een kader is tot stand gebracht door middel van verschillende mededelingen (zes tussen 1993 en 1997 en één in 1998) over de verschillende aspecten van dit beleid (algemene aanpak, voorlichtingsplannen, rol van de vertegenwoordigingen van de Unie in de lidstaten, voorlichting van derde landen, netwerken en verbindingsbureaus, prioritaire voorlichtingsacties, strategie voor voorlichting over de euro). Dit kader bepaalt de algemene doelstellingen, de beheerssystemen en de toepassingsregels.

De Commissie betrekt de overige Instellingen bij dit beleid op alle terreinen waar dat mogelijk is. Met de diensten van het Parlement wordt nauw samengewerkt. Regelmatig brengt de Commissie verslag uit aan het Parlement. Met de Raad en de verantwoordelijken van de lidstaten voor het voorlichtings- en communicatiebeleid worden gezamenlijke vergaderingen georganiseerd om de voorlichtingsacties te harmoniseren en te coördineren. Aldus is gezorgd voor externe coördinatie op Europees niveau.

De interne coördinatie bij de Commissie is in de laatste jaren aanzienlijk versterkt. Regelmatig komt een stuurgroep samen. Voorlichtingsplannen moeten worden opgesteld voor alle nieuwe communautaire initiatieven. Jaarlijks wordt een geïntegreerd programma voor het gehele voorlichtingsbeleid opgesteld. Per categorie communautaire beleidsmaatregelen werken groepen aan de coördinatie van de voorlichtingsacties.

De algemene doelstellingen (decentralisatie, coördinatie, gebruik van nieuwe media, . . .) worden bepaald binnen het reeds vermelde regelgevende kader. Ieder jaar stelt de Commissie bovendien specifieke doelstellingen vast voor haar algemene voorlichtingsbeleid. Zo is voor 1998 prioriteit gegeven aan acties via de televisie, rechtstreeks op de burger gerichte acties ("call center"), acties ten behoeve van vrouwen en coördinatie van verbindingsnetwerken in geheel Europa.

Decentralisatie is een van de voornaamste doelstellingen van het voorlichtingsbeleid. Zij wordt geleidelijk ten uitvoer gelegd door meer verantwoordelijkheden te geven aan de vertegenwoordigingen van de Unie in de lidstaten, een gecoördineerde ontwikkeling van ruim 800 verbindingsbureaus op het Europese grondgebied, overeenkomsten met de lidstaten over gezamenlijke acties en door de burgerlijke maatschappij te betrekken bij de voorlichtingsacties van de Unie.

De nieuwe technologie, zoals Internet, biedt mogelijkheden om grote aantallen burgers en vooral jongeren te bereiken tegen weinig kosten. De Commissie heeft al in 1995 deze weg gekozen. De meertalige Internetsite Europa is bekend voor haar kwaliteit.

Met het Europees Parlement zijn prioritaire voorlichtingsacties vastgesteld in het kader van het programma Prince. Daardoor werden de voorlichting en de middelen gericht op belangrijke actuele thema's (rechten van de burger, Verdrag van Amsterdam, de euro), werd de samenwerking met het Parlement nog versterkt en werden samen met de lidstaten voorlichtingsacties gevoerd, met name over de euro.

Het beheer kreeg een betere begeleiding, met name door de opstelling in 1997 van een Vademecum van de subsidies op het gebied van voorlichting en communicatie. Alle opmerkingen van de Kamer over het beheer worden al toegepast sedert de invoering van dit Vademecum op 1 januari 1998.

Tegen een achtergrond die sterk in ontwikkeling is heeft de Commissie haar voorlichtings- en communicatiebeleid gevoerd en blijft zij het voeren in termen van strategie, organisatie, doelstellingen en beheer.

2. a) Sedert de reorganisatie van de DG X op 1 augustus 1997 dragen de bureaus van de Europese Unie in de lidstaten de naam "vertegenwoordiging".

b) Naast de lijst die de Kamer geeft zijn er nog drie andere contactpunten die door artikel B3-3 0 1 worden gefinancierd:

- de Europahuizen, beheerd door de Internationale Federatie van Europahuizen (FIME),

- de nationale afdelingen van de Europese Beweging, en

- de Europese documentatiecentra (EDC).

BEGROTINGSONTWIKKELING EN -UITVOERING

5. In 1993 heeft de Commissie een nieuwe aanpak (SEC(93) 916/9 en (93) 1248/3) van het voorlichtings- en communicatiebeleid vastgesteld door de sectoriale voorlichting toe te vertrouwen aan de DG's en de algemene voorlichting en de coördinatie aan DG X. Het gebruik van de begrotingsmiddelen voor de voorlichtingsactiviteiten van de Commissie werd dus, behalve wat de algemene voorlichting betreft, gedecentraliseerd.

Op deze grondslag werd een inventaris van de middelen die aan voorlichting en communicatie worden besteed, ingevoerd met ingang van 1995. De stijging tussen 1995 en 1997 is vooral het gevolg van de schepping van het programma Prince.

Naast deze inventaris heeft de Commissie in 1998 een geïntegreerd programma van voorlichtingsacties ingevoerd dat wordt opgesteld op basis van een enquête bij al haar diensten; dit verzekert een geïntegreerde aanpak van haar voorlichtingsbeleid.

Met ingang van volgend begrotingsjaar worden de kredieten voor elk van deze acties ook in dit geïntegreerde programma opgenomen. Aldus zal aan het begin van het jaar bekend zijn welke vastleggingskredieten zijn toegewezen aan de voorlichtingsactiviteiten van de Commissie.

6. De stelselmatige opname in een reserve door de begrotingsautoriteit sedert 1996 heeft inderdaad een negatieve invloed gehad op de uitvoering van de begroting en het beheer van de acties, temeer omdat de kredieten niet onmiddellijk beschikbaar zijn nadat het besluit tot vrijmaking van de reserve is genomen.

7. De Commissie erkent dat alle algemene voorlichtingsacties van de informatiecentra door een enkele begrotingsplaats zouden moeten worden gefinancierd. Dit is het geval vanaf 1998. In het verleden was dat niet geheel mogelijk wegens onnauwkeurigheden in de toelichting bij de begrotingsplaatsen.

RECHTSKADER

8. In de mededeling van de Commissie aan de begrotingsautoriteit over de rechtsgronden en de maximumbedragen (SEC(94) 1106) wordt het algemene rechtskader van het voorlichtings- en communicatiebeleid omschreven. Bepaalde acties worden door de Commissie gevoerd op grond van de opdrachten die haar op inherente wijze door het Verdrag zijn gegeven, wanneer zij optreedt als uitvoerder van het communautaire beleid. Dit is in het bijzonder het geval voor acties in het kader van het voorlichtingsbeleid die betrekking hebben op de presentatie en promotie van de communautaire verwezenlijkingen. Deze activiteiten vallen onder het autonome actiegebied van de Commissie, waarvoor naar haar oordeel geen bijzondere rechtsgrond moet worden vastgesteld.

Sedert 1993 heeft de Commissie op basis hiervan verschillende mededelingen goedgekeurd (zes tussen 1993 en 1997 en één in 1998) waarin een nieuwe aanpak van het voorlichtingsbeleid, de algemene doelstellingen daarvan, de beheerssystemen en de regels worden vastgesteld, die zij vervolgens heeft toegepast bij de uitvoering van de activiteiten van de begrotingsplaatsen voor voorlichting en communicatie.

De Commissie had vastgesteld dat er vóór 1993 een tekort aan coördinatie bestond, waarna zij besloot dit aspect te versterken. De mechanismen werden geleidelijk ingesteld. De voorlichtingsplannen die met de initiatieven van de Commissie verbonden zijn, werden ten uitvoer gelegd en werden in 1996 hervormd. De stuurgroep is sedert zij werd opgericht regelmatig samengekomen. Deze regeling werd nog versterkt door de invoering van een geïntegreerd jaarlijks programma van voorlichtingsacties (zie punt 5) en door oprichting van werkgroepen binnen de stuurgroep die de voorlichtingsacties coördineren per beleidsterrein.

Op 1 augustus 1997 werd DG X gereorganiseerd. Een directoraat is nu belast met het ontwerpen van de voorlichting en de coördinatie tussen de diensten. De rol van de vertegenwoordigingen werd versterkt, met name voor de coördinatie van de netwerken in het veld.

9. In 1998 heeft DG X de doelstellingen voor zijn eigen voorlichtings- en communicatieactiviteiten vastgesteld.

10. a) De voorlichtingsplannen zijn documenten die de DG's aan DG X ter goedkeuring voorleggen. Zij worden opgesteld wanneer een DG een initiatief aan de Commissie voorstelt. Daar het om sectorale initiatieven gaat, vallen zij in het algemeen niet onder artikel B3-3 0 0 (algemene voorlichtingsacties). Dit is in overeenstemming met mededeling SEC(93) 916/9.

Deze informatieplannen, met inbegrip met die van DG X, worden opgenomen in een jaarprogramma (zie punt 8) dat de band vormt tussen deze activiteiten en artikel B3-3 0 0.

b) De verspreiding van de informatie heeft steeds deel uitgemaakt van de hoofdrol van de vertegenwoordigingen, die vroeger bekend waren onder de naam pers- en voorlichtingsbureau. De vertegenwoordiging moet deze informatie afstemmen op de gevoeligheden van het land. Zij levert dus een toegevoegde waarde bij de verspreiding van de informatie (bijvoorbeeld: opstelling van regionale brochures, coördinatie van de voorlichtingsnetwerken enz.).

In dit verband werd de hiërarchische lijn versterkt in het kader van de reorganisatie van 1 augustus 1997. De vertegenwoordigingen ressorteren onder DG X en meer bepaald onder Directoraat X/B "Voorlichtingsnetwerken". De rol van de vertegenwoordigingen is omschreven in mededeling SEC(94) 80/4.

Wat de handleiding voor de informatiesteunpunten betreft:

- in de praktijk wordt reeds voor een groot deel een stelselmatige en coherente aanpak gehanteerd;

- de handleiding zal eind 1998 voltooid zijn.

11. Het programma Prince valt onder het voorlichtings- en communicatiebeleid en vereist geen rechtsgrond (zie punt 8). Naast de door de Kamer vermelde mededeling heeft de Commissie in 1998 ook een mededeling over de voorlichting over de euro goedgekeurd (COM(98) 39).

RESULTATEN VAN DE CONTROLE

Onduidelijke doelstellingen

12. De doelstellingen werden door de Commissie zelf bepaald in mededelingen die tijdens de verslagperiode werden uitgegeven (zie de punten 8 en 9).

Directoraat-generaal X stelt de jaarlijkse doelstellingen voor zijn eigen activiteiten vast. De kredieten worden goedgekeurd op basis van een ontwerp-jaarprogramma van de eenheden en de vertegenwoordigingen, waarbij de prioriteiten van de Commissie van dichtbij worden gevolgd.

In 1998 is voorrang gegeven aan acties op de televisie, rechtstreeks op de burger gerichte acties, acties voor de vrouwen en coördinatie van de steunpunten, boven publicaties, colloquia, studiedagen, beurzen en tentoonstellingen.

De Commissie aanvaardt dat de jaarlijkse doelstellingen nauwkeuriger moeten worden omschreven. De ontvankelijkheidscriteria van de projecten zijn reeds aangegeven in haar Vademecum van de subsidies dat op 1 januari 1998 van toepassing werd.

Zoals werd opgemerkt onder de punten 8 en 10a, worden de voorlichtingsplannen, ook dat van DG X, opgenomen in een jaarprogramma dat de band vormt tussen de voorlichtingsactiviteiten en artikel B3-3 0 0.

Het functioneren van de informatiecentra

Overzicht van het systeem

13. De totstandbrenging van een geografisch evenwicht tussen de lidstaten en de verschillende regio's bij de vestiging van de informatiecentra is een voortdurende zorg voor DG X. Dat houdt daarbij ook rekening met de Eurodesks, de grensoverschrijdende centra voor voorlichting en advies aan de consument, de Euro Info Centra enz., die onder andere DG's van de Commissie (XIII, XVI, XXII, XXIII, XXIV) ressorteren.

Op grond van het decentralisatiebeleid is het absoluut noodzakelijk rekening te houden met de nationale eigenheid. Dit verklaart het volgende:

- In het Verenigd Koninkrijk, waar het publiek veel naar openbare bibliotheken gaat, is het Europese voorlichtingssysteem gebaseerd op de bibliotheken (180). Zij krijgen technische bijstand, documentatie en opleiding van de vertegenwoordiging.

- In Duitsland wordt de voorlichting vooral verspreid door de 33 Europahuizen (een derde van de Europahuizen van de FIME is gevestigd in Duitsland). Er worden nog vijf IPE's en drie carrefours (voorlichtings- en adviescentra) opgericht. De consolidatie van de netwerken zal voltooid zijn aan het einde van 1999. In totaal zal het Duitse netwerk bestaan uit ruim een dozijn IPE's en 15 of 16 informatie- en adviescentra. Hierbij komt dat verschillende kandidaturen die dit land heeft ingediend, te zwak waren om in aanmerking te komen als carrefour.

De Commissie meent dat dus gezorgd is voor een geografisch evenwicht (zie ook punt 2b).

14. Volgens de Commissie moet voor dit soort subsidie geen maximumbedrag worden vastgesteld, omdat het bedrag afhankelijk is van de begroting die wordt goedgekeurd door de algemene vergaderingen waaraan zij ieder jaar deelneemt.

15. Het Centrum van Parijs is een model voor soortgelijke projecten. De ontwikkeling van een netwerk van informatiesteunpunten in een lidstaat is afhankelijk van verschillende parameters, vooral de kenmerken van het land. Naar gelang van deze parameters kunnen verschillende modellen worden overwogen.

16. De Commissie was van oordeel dat de huur een te zwaar gewicht had in de financiële structuur van Sources d'Europe. Daarom heeft zij voorlopig slechts een derde van de huur willen overnemen. In 1994 werd de huur voor een eerste maal verlaagd en besloot de Commissie op haar besluit terug te komen.

In 1997 werd nogmaals onderhandeld over de huur, waarna deze weer werd verlaagd. Dit paste in een algemeen heractiveringsplan van het centrum, dat het volgende omvatte:

- onderhandeling over de huur;

- betaling van de schuld aan achterstandsrente van 1994 (ten laste van de Franse staat via de Caisse des dépôts et de consignation);

- vereffening van het gecumuleerde tekort van eind 1997 (ten laste van de Commissie);

- besluit over een aanvullende subsidie met ingang van 1998 van de Caisse des dépôts et consignation, en dus van de Franse staat;

- nieuwe omschrijving van de opdracht van het Centrum;

- evaluatie van de maatregelen na een jaar.

De Commissie acht dit plan evenwichtig wat betreft de verplichtingen van de stichtende leden, te weten de Franse regering en de Commissie, en zij moest derhalve het gecumuleerde tekort van eind 1997 financieren.

17. De subsidies worden in twee delen uitbetaald: de Commissie stort haar bijdrage in januari en juli, de Franse regering zou dat moeten doen in april en oktober.

Overeenkomsten met informatiecentra

18. De voornaamste oorzaak van de vertraging bij de ondertekening van bepaalde overeenkomsten was gelegen in de evaluatie van het steunpuntenbeleid in het algemeen en van ieder steunpunt in het bijzonder. Bovendien moest het vraagstuk van de multifinanciering van de steunpunten grondig worden onderzocht.

De ondertekening van de overeenkomsten is thans een feit voor alle carrefours en alle stadsfora. Met de bestaande IPE's zijn nog besprekingen gaande om aan het einde van 1998 een homogene situatie te bereiken. Een nieuw Infopoint Europe kan slechts worden geopend als de overeenkomst is ondertekend.

De Commissie is het met de Kamer eens dat harmonisatie van de contracten van de steunpunten en van het niveau van de financiële steun wenselijk is.

19. De vertegenwoordiging in Duitsland heeft de algemene aanbevelingen van de diensten van Brussel niet genegeerd. Het concept in Duitsland voorziet in een aanpak die is afgestemd op de Duitse politieke structuur. Bepaalde steunpunten in de deelstaten dienen als regionale voorlichtingscentra over de EU. Dit betekent dat voor dit soort steunpunten andere acties nodig zijn, reden waarom in overleg tussen het hoofd van de vertegenwoordiging en de diensten te Brussel andere modaliteiten zijn vastgesteld dan die van de plaatselijke steunpunten. In deze gevallen moet het niveau van de financiering hoger zijn en zal de reglementering derhalve worden aangepast.

Het Infopoint Bonn is van essentieel belang voor de dekking van de hoofdstad van Duitsland, welke inmiddels Berlijn is geworden. Tot dusver was het nog niet mogelijk een partner voor dit steunpunt aan te duiden. Daarom heeft de Commissie, omdat dit bureau zo belangrijk is, het rechtstreeks moeten beheren en contracten moeten sluiten met dienstenleveranciers, hetgeen de financiering à 100 % verklaart.

20. Na enkele pogingen op lokaal vlak heeft de Commissie een strategie voor Spanje vastgesteld die gebaseerd is op samenwerkingsovereenkomsten met de autonome regio's. De nieuwe IPE's/carrefours passen in deze strategie. De destijds voor subsidies op het niveau van de "Diputaciones" vastgelegde kredieten werden vrijgemaakt.

De organisatie van het stadsforum Gent-Antwerpen is mislukt omdat de projectleider verstek heeft laten gaan; hier kan de Commissie niet aansprakelijk voor worden gesteld. Er is opdracht gegeven tot terugvordering.

21. De maatschappij die voor de ondersteuning van de contactpunten in het Verenigd Koninkrijk werd uitgekozen, werd voor de periode 1993-1997 belast met de organisatie van een "mobile information unit" die geen integrerend deel uitmaakte van het basiscontract, hetgeen de overschrijding van het plafond van de CCAM verklaart. Deze situatie is thans rechtgetrokken en sedert 1997 is deze post opgenomen in het contract dat door de CCAM is goedgekeurd.

Vergeleken met het contract van 1993 werden de in de nieuwe aanbesteding gevraagde prestaties uitgebreid, vooral om een groter aantal contactpunten te bestrijken, hetgeen de hogere kosten rechtvaardigt. Wat de keuze van de contractant in 1997 betreft was de enige offerte die in alle gevraagde diensten voorzag en aan de aanbestedingscriteria beantwoordde, die welke afkomstig was van de gekozen contractant.

De Commissie meent dat, gezien de omvang van de aan de contractant toevertrouwde opdrachten, het bedrag van dit contract, dat werd gegund na een naar behoren uitgevoerde aanbesteding, gewettigd is.

22. De taken die door de contractant zijn uitgevoerd vallen voor het grootste gedeelte onder de logistiek en uitvoering van een voorlichtingsactie. Het feit dat zij permanent zijn, hetgeen voortvloeit uit de bestendigheid zelf van het netwerk, betekent niet dat zij door de vertegenwoordiging moeten worden verricht. De contractant levert kennis en ervaring. De taken die hij uitvoert, zoals de vaststelling en de huur van de conferentiezalen, de verzending van de uitnodigingen, de bediening van de tentoonstellingsstands, de logistiek van het Mobile Information Centre, enz., zijn taken die kunnen worden uitbesteed.

De vertegenwoordiging heeft het beheer van dit contract verbeterd door een reeks maatregelen, waaronder een gedetailleerde maandelijkse "reporting".

Derhalve is de Commissie, in het huidige stadium, van oordeel dat dit contract oordeelkundig is gesloten en kostendoelmatig is. Zij is evenwel bereid een grondiger onderzoek te verrichten.

23. Sinds enkele begrotingsjaren is elke nieuwe opdracht gebaseerd op de voorschriften van het Vademecum van de CCAM en het modelcontract van de Commissie. Bijzondere aandacht wordt besteed aan de voorwaarden waaraan moet zijn voldaan om de betalingen te verrichten.

Evaluatie- en inspectiewerkzaamheden

27. Sinds 1993 beschikt DG X over de middelen om de effecten van zijn informatieacties te verifiëren. Na een aanbestedingsprocedure werden tien kadercontracten ondertekend met externe firma's die gespecialiseerd zijn in evaluaties.

De evaluatie van het voorlichtingsbeleid past in het algemene evaluatieprogramma van DG X. De betrokken begrotingsplaatsen zijn B3-3 0 0, B3-3 0 1, B3-3 0 3 en B3-3 0 6. In de periode waarop de controle van de Kamer betrekking heeft, werd een evaluatie uitgevoerd op de volgende gebieden:

- promotiemateriaal,

- voorlichtingssteunpunten,

- contactmagazine,

- voorlichting in de wereld.

Voorts werd een inventaris van de voorlichtingsactiviteiten van de vertegenwoordigingen in 1994, 1995 en 1996 toegezonden aan het Europees Parlement.

Met ingang van 1998 zijn gepland:

- Europe by Satellite,

- netwerk van sprekers,

- invoering van een permanent evaluatiesysteem van de steunpunten,

- prioritaire voorlichtingsacties.

De Commissie (DG X) is bezig met het herdefiniëren van haar beleid inzake controle van de begunstigden en de projecten. Zij richt zich op controles op drie niveaus:

1. normale controle aan de hand van het dossier met gecertifieerde financiële balans;

2. voor risicodossiers of dossiers voor een belangrijk bedrag en steekproefgewijs voor de andere, controle van een deel van de bewijsstukken;

3. in geval van onregelmatigheden, controle ter plaatse.

De inspecties van de vertegenwoordigingen zijn thans voorwerp van een methodologische bijwerking in 1998, die gezamenlijk wordt uitgevoerd door de Algemene Inspectie Diensten en DG X. Voortaan zullen de inspecties op deze basis worden uitgevoerd. De Commissie onderzoekt of het mogelijk is het aantal financiële controles te verhogen.

Controlekader voor de communautaire steun

28. Al jaren moet de begunstigde voor iedere financiële bijdrage een verklaring voor akkoord ondertekenen waarin alle verplichtingen jegens de Commissie worden vermeld (met inbegrip van het recht van de Kamer op controle). Deze verklaring vormde het contractuele kader van 1995-1997.

In 1997 heeft DG X een vademecum voor de subsidies opgesteld. Sedert de invoering ervan op 1 januari 1998 is iedere financiële bijdrage voorwerp van een financieringsovereenkomst die door de twee partijen wordt ondertekend.

29. De Commissie heeft geleidelijk oproepen tot het indienen van voorstellen ingevoerd voor de financiële bijdragen op de terreinen die onder haar bevoegdheid vallen (cultuur, audiovisuele sector, voorlichting). Omzendbrief nr. 2074 van DG X van 17 maart 1995 stelt als doel de oproepen tot het indienen van voorstellen uit te breiden op het gebied van de voorlichting. Op dit gebied voorziet het Vademecum in een veralgemening van de oproepen, behalve in enkele bijzondere situaties die duidelijk zijn omschreven en naar behoren gemotiveerd.

30. De Commissie deelt de mening van de Kamer dat de voorlichtings- en communicatieacties niet mogen leiden tot subsidiëring van steeds dezelfde begunstigden. Dit principe is echter niet van toepassing op de voorlichtingssteunpunten. Integendeel, de Commissie zoekt in dit geval naar organisaties die de voorlichting over de Europese Unie gedurende verschillende jaren kunnen doorgeven.

31. Omzendbrief nr. 2074 van 17. maart 1995 had niet tot doel de fluctuatiemarge van de maxima voor de financiële bijdragen uit te breiden, maar de toepassing ervan nader aan te geven (als functie van het bedrag en het financieringspercentage, definitie van kostendoelmatigheidscriteria en overdracht van ondertekeningsbevoegdheid).

Tot het van kracht worden van het Vademecum op 1 januari 1998 kon de berekeningsgrondslag waarop het maximum werd toegepast, inderdaad variëren. Daarom is de berekeningsgrondslag thans precies aangegeven in het Vademecum.

32. Bovendien werd, zoals hoger werd vermeld, het toewijzingssysteem nauwkeurig omschreven in het Vademecum dat sedert 1 januari 1998 wordt toegepast. Naar het oordeel van de Commissie is enige fluctuatie van de financieringspercentages boven de 50 % echter te rechtvaardigen.

De algemene regel van maximaal 50 % van de projectkosten wordt meestal toegepast. In 1997 werd dit principe gerespecteerd bij ruim 90 % van de subsidies van artikel B3-3 0 0.

Wat de acties in het kader van het programma Prince betreft, en meer bepaald die betreffende de euro, hebben het prioritaire karakter van dit programma en de stimulerende bedoeling van het optreden van de Unie, althans in een eerste fase, de selectie-instanties ertoe gebracht om in bepaalde gevallen een financiering van meer dan 50 % toe te staan.

CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN

33. De algemene doelstellingen van het voorlichtingsbeleid zijn omschreven in verschillende mededelingen van de Commissie (zes tussen 1993 en 1997 en één in 1998).

Directoraat-generaal X stelt de jaarlijkse doelstellingen voor zijn eigen activiteiten vast. De kredieten worden goedgekeurd op basis van een ontwerp-jaarprogramma dat door de eenheden en de vertegenwoordigingen wordt ingediend, waarbij de prioriteiten van de Commissie van dichtbij worden gevolgd.

De Commissie is bereid de jaarlijkse doelstellingen nauwkeuriger te omschrijven.

De criteria waaraan de projecten moeten voldoen zijn aangegeven in haar Vademecum van de subsidies dat van toepassing is sedert 1 januari 1998.

De voorlichtingsplannen, met inbegrip van dat van DG X, zijn reeds opgenomen in een jaarprogramma, dat zal worden aangevuld om het verband te leggen tussen de voorlichtingsactiviteiten en artikel B3-3 0 0.

34. a) De Commissie zal het bestaande evaluatieplan verbeteren. Zij heeft daartoe bij de reorganisatie van DG X op 1 augustus 1997 een evaluatiesector opgericht.

b) De inspecties van de vertegenwoordigingen die DG X en de Algemene inspectie diensten al hebben uitgevoerd, zullen worden voortgezet. Momenteel worden zij methodologisch bijgewerkt. DG X onderzoekt de mogelijkheid om het aantal financiële controles te verhogen.

35. DG X heeft de punten a), b), c) en e) gestandaardiseerd door middel van het in 1997 opgestelde Vademecum van de subsidies, dat van toepassing is sedert 1 januari 1998. De te debiteren begrotingslijn (punt e)) wordt uitgekozen op basis van de goedgekeurde begroting en de toelichtingen daarvan.

36. Alle opmerkingen van de Kamer over de doorzichtigheid en de procedures zijn bij de Commissie van toepassing sedert het van kracht worden op 1 januari 1998 van het Vademecum van DG X voor de subsidies.

37. Alle opmerkingen van de Kamer over de contracten met de begunstigden zijn bij de Commissie van toepassing sedert het van kracht worden op 1 januari 1998 van het Vademecum van DG X voor de subsidies.

38. Alle opmerkingen van de Kamer zijn gedekt door het Vademecum van de subsidies dat op 1 januari 1998 van kracht is geworden en dat ook geldt voor het programma Prince.

39. De vertegenwoordigingen spelen reeds een essentiële rol bij de installatie van de netwerken van steunpunten en de uitvoering van het programma Prince (coördinatie van de activiteiten in het veld, beheer van de informatie voor de steunpunten, toezicht op de Prince-overeenkomsten met de lidstaten). Om redenen van doelmatig beheer, met name in de startperiode van deze twee acties, heeft de Commissie er tot dusver de voorkeur aan gegeven de kredieten centraal te beheren.

Het wettelijke kader voor de voorlichtings- en communicatieacties bestaat al. Het is voorwerp geweest van verschillende mededelingen (zes tussen 1993 en 1997 en één in 1998). De Commissie is voornemens de tenuitvoerlegging van de geplande maatregelen te versterken en indien nodig nieuwe vast te stellen. DG X heeft zich met name jaarlijkse doelstellingen gesteld, ook op financieel gebied, en heeft de coördinatie tussen de directoraten-generaal, zoals aanbevolen door de Kamer, reeds aanzienlijk versterkt door een geïntegreerd jaarprogramma van de voorlichtingsacties van de Commissie op te stellen.