6)

Bijlage 11 komt als volgt te luiden: „BIJLAGE 11 VOORSCHRIFTEN VOOR DE SUBSIDIABILITEIT VAN DE UITGAVEN EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS I. Algemene beginselen I.1. Grondbeginselen 1. Overeenkomstig de basisbeschikking moeten uitgaven om subsidiabel te zijn: a) binnen de werkingssfeer en de doelstellingen van het Fonds vallen, zoals beschreven in de artikelen 1 en 2 van de basisbeschikking; b) onder de in artikel 3 van de basisbeschikking opgesomde subsidiabele acties vallen, of in het geval van noodmaatregelen, verband houden met de subsidiabele acties van artikel 5 van de basisbeschikking; c) nodig zijn voor de uitvoering van de onder het project vallende activiteiten die deel uitmaken van de meerjaren- en jaarprogramma’s, zoals door de Commissie goedgekeurd, of van activiteiten die onder de in artikel 5 van de basisbeschikking beschreven noodmaatregelen vallen, wanneer die een wijziging van het relevante jaarprogramma vormen; d) redelijk zijn en stroken met de beginselen van goed financieel beheer, met name wat betreft prijs-kwaliteitsverhouding en kosteneffectiviteit; e) gedaan zijn door de eindbegunstigde en/of de partners bij het project die zijn ingeschreven en opgericht in een lidstaat, behalve in het geval van internationale overheidsorganisaties die zijn opgericht bij intergouvernementele overeenkomsten en van gespecialiseerde agentschappen die door dergelijke organisaties worden opgezet, het Internationaal Comité van het Rode Kruis (ICRK) en de internationale federatie van de nationale verenigingen van het Rode Kruis en de Rode Halve Maan. Wat artikel 39, lid 2, van deze beschikking betreft, zijn de op de eindbegunstigde toepasselijke voorschriften van overeenkomstige toepassing op de partners bij het project; f) verband houden met de in artikel 6 van de basisbeschikking beschreven doelgroepen; g) gemaakt zijn overeenkomstig de specifieke bepalingen in de subsidieovereenkomst. 2. In het geval van meerjarenacties in de zin van artikel 14, lid 6, van de basisbeschikking wordt alleen het door een jaarprogramma medegefinancierde gedeelte beschouwd als een project voor de toepassing van deze subsidiabiliteitsvoorschriften. 3. Door het Fonds gesteunde projecten worden niet gefinancierd uit andere bronnen die onder de begroting van de Gemeenschap vallen. Door het Fonds gesteunde projecten worden medegefinancierd door openbare of particuliere bronnen. I.2. Begroting van een project De begroting van een project wordt als volgt voorgesteld: Uitgaven Ontvangsten + Directe kosten (DK): + Indirecte kosten (vast percentage van de DK, volgens de subsidieovereenkomst) + Bijdrage van de Europese Gemeenschap (gedefinieerd als het laagste van de drie bedragen in artikel 12 van deze beschikking) + Bijdrage van de eindbegunstigde en de partners bij het project + Bijdrage van derden + Door het project gegenereerde ontvangsten = Totale subsidiabele kosten (TSK) = Totale ontvangsten (TO) De begroting moet in evenwicht zijn: de totale subsidiabele kosten moeten gelijk zijn aan de totale ontvangsten. I.3. Ontvangsten en non-profitbeginsel 1. Door het Fonds gesteunde projecten mogen geen winstoogmerk hebben. Wanneer, op het einde van het project, de inkomstenbronnen, met inbegrip van de gegenereerde ontvangsten, meer bedragen dan de uitgaven, wordt de bijdrage van het Fonds aan het project dienovereenkomstig verminderd. Alle bronnen van inkomsten moeten in de rekeningen of belastingdocumenten van de eindbegunstigde worden opgenomen en moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn. 2. De ontvangsten van het project zullen bestaan uit financiële bijdragen die voor het project worden verleend door het Fonds en door openbare of particuliere bronnen, inclusief de eigen bijdrage van de eindbegunstigde, alsmede uit alle ontvangsten die het project genereert. Voor de toepassing van deze regel wordt onder „ontvangsten” verstaan: de door een project tijdens de in punt I.4 bedoelde subsidiabiliteitsperiode ontvangen inkomsten uit verkoop, verhuring, dienstverlening, inschrijfgelden en alle andere vergelijkbare inkomsten. 3. De uit de toepassing van het non-profitbeginsel voortvloeiende bijdrage van de Gemeenschap, zoals vermeld in artikel 12, onder c), van deze beschikking, zal gelijk zijn aan het verschil tussen de „totale subsidiabele kosten” enerzijds en de „bijdrage van derden” en „door het project gegenereerde ontvangsten” anderzijds. I.4. Periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn 1. De kosten verbonden aan een project moeten zijn gemaakt en de respectievelijke betalingen (met uitzondering van afschrijvingen) moeten zijn gedaan na 1 januari van het jaar waarop het financieringsbesluit, waarbij het jaarprogramma van de lidstaten wordt goedgekeurd, betrekking heeft. De subsidiabiliteitsperiode loopt tot 30 juni van het jaar N (2) +2; dat wil zeggen dat de aan een project verbonden kosten vóór die datum moeten zijn gemaakt. 2. Voor noodmaatregelen (zie artikel 21, lid 3, van de basisbeschikking) en voor technische bijstand voor lidstaten (zie punt IV.3) bestaat een uitzondering op de in punt 1 genoemde subsidiabiliteitsperiode. I.5. Uitgavenstaat 1. De uitgaven komen overeen met de betalingen die door de eindbegunstigde zijn verricht. Deze moeten plaatsvinden in de vorm van financiële (contante) verrichtingen, met uitzondering van afschrijvingen. 2. In de regel worden uitgaven gestaafd met officiële facturen. Indien dit niet mogelijk is, moeten uitgaven worden gestaafd door boekhoudbescheiden of documenten met gelijke bewijswaarde. 3. Uitgaven moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn. In het bijzonder: a) moeten zij worden opgenomen in de boekhoudbescheiden van de eindbegunstigde; b) moeten zij worden vastgesteld overeenkomstig de boekhoudkundige normen die van toepassing zijn in het land waar de eindbegunstigde is gevestigd en overeenkomstig de gebruikelijke kostenberekeningsmethoden van de eindbegunstigde, alsmede c) moeten zij worden gedeclareerd in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke sociale en belastingwetgeving. 4. Voor zover nodig, bewaren eindbegunstigden gewaarmerkte afschriften van de boekhoudbescheiden die inkomsten en uitgaven van de bij het project betrokken partners rechtvaardigen. 5. De opslag en de verwerking van dergelijke gegevens als bedoeld in de punten 2 tot en met 4 moeten gebeuren volgens de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming. I.6. Territoriaal toepassingsgebied 1. Uitgaven voor in de artikelen 3 en 5 van de basisbeschikking beschreven acties moeten: a) worden gedaan door de eindbegunstigden gedefinieerd in punt I.1.1, onder e), alsmede b) worden gedaan op het grondgebied van de lidstaten, met uitzondering van in artikel 3, lid 5, van de basisbeschikking bedoelde acties met betrekking tot hervestiging, waarvoor de uitgaven mogen worden gedaan op het grondgebied van de lidstaten of in het gastland. 2. Partners bij het project die zijn ingeschreven en opgericht in derde landen, kunnen aan projecten alleen deelnemen mits hierdoor geen kosten ontstaan, behalve in het geval van internationale overheidsorganisaties die zijn opgericht bij intergouvernementele overeenkomsten en van gespecialiseerde agentschappen die door dergelijke organisaties worden opgezet, het Internationaal Comité van het Rode Kruis (ICRK) en de internationale federatie van de nationale verenigingen van het Rode Kruis en de Rode Halve Maan. II. Categorieën van subsidiabele kosten (op projectniveau) II.1. Subsidiabele directe kosten De subsidiabele directe kosten van het project zijn kosten die, gelet op de in deel I vermelde algemene subsidiabiliteitsvoorwaarden, identificeerbaar zijn als specifieke kosten die direct verband houden met de uitvoering van het project. Directe kosten worden opgenomen in de geraamde totale begroting van het project. De volgende directe kosten zijn subsidiabel. II.1.1. 1. De kosten voor personeel van het project, met inbegrip van de eigenlijke salarissen, socialezekerheidsbijdragen en andere statutaire kosten, zijn subsidiabel, mits deze kosten het gebruikelijke loonbeleid van de begunstigde weerspiegelen. 2. Voor internationale organisaties kunnen de subsidiabele kosten voor personeel ook voorzieningen omvatten ter dekking van statutaire verplichtingen en rechten in verband met de bezoldiging. 3. De overeenkomstige salariskosten van personeel van overheidsinstanties zijn subsidiabel voor zover zij verband houden met de kosten van activiteiten die de betrokken overheidsinstantie niet zou ondernemen indien het betrokken project niet zou worden uitgevoerd; dit personeel wordt gedetacheerd of toegewezen voor de uitvoering van het project door een schriftelijk besluit van de eindbegunstigde. 4. Personeelskosten worden nader gedetailleerd in de begrotingsraming, waarbij de functies en het aantal personeelsleden worden vermeld. II.1.2. 1. Reis- en verblijfkosten zijn subsidiabel als directe kosten voor personeel en andere personen die deelnemen aan de activiteiten van het project en die voor de uitvoering van het project noodzakelijk moeten reizen. 2. Reiskosten komen in aanmerking op grond van de werkelijk gemaakte kosten. De terugbetaling moet gebaseerd zijn op de goedkoopste vorm van openbaar vervoer en vliegtuigreizen zijn in de regel pas toegelaten voor reizen van meer dan 800 km heen en terug, behalve indien luchtvervoer op grond van de plaats van bestemming gerechtvaardigd is. Wanneer van een particulier voertuig wordt gebruikgemaakt, gebeurt de vergoeding normaliter ofwel op basis van de kosten voor openbaar vervoer, ofwel op basis van kilometertarieven volgens voorschriften die officieel door de betrokken lidstaat zijn gepubliceerd of door de eindbegunstigde worden toegepast. 3. Verblijfkosten komen in aanmerking op grond van reële kosten of dagvergoedingen. Wanneer een organisatie haar eigen tarieven heeft (vergoedingen voor verblijfkosten), moeten deze worden toegepast binnen de grenzen die door de lidstaat overeenkomstig de nationale wetgeving en praktijken zijn vastgesteld. Vergoedingen voor verblijfkosten zijn normaliter bestemd voor plaatselijk vervoer (inclusief taxi’s), huisvesting, maaltijden, plaatselijke telefoongesprekken en diversen. II.1.3. II.1.3.1. Algemene voorschriften 1. Kosten die betrekking hebben op de aanschaf van materieel zijn alleen subsidiabel indien zij essentieel zijn voor de uitvoering van het project. De technische eigenschappen van het materieel moeten in overeenstemming zijn met de eisen van het project en met de geldende normen en standaarden. 2. De keuze tussen leasing, huur of koop moet altijd zijn gebaseerd op de goedkoopste optie. Indien leasing of huur niet mogelijk is wegens de korte duur van het project of de snelle waardevermindering, kunnen aankoopkosten in aanmerking komen. II.1.3.2. Huur en leasing Uitgaven in verband met huur- en leasingverrichtingen komen voor medefinanciering in aanmerking afhankelijk van de in de lidstaat vastgestelde voorschriften, de nationale wetgeving en praktijken en de duur van de huur of de leasing voor het project. II.1.3.3. Aankopen 1. Wanneer materieel wordt aangekocht tijdens de levensduur van het project, moet in de begroting worden gespecificeerd of de volledige kosten zijn opgenomen, of alleen dat deel van de afschrijvingen van het materieel dat overeenstemt met de duur van het gebruik voor het project en met de mate waarin het daadwerkelijk voor het project wordt gebruikt. Dit laatste wordt berekend overeenkomstig de geldende nationale voorschriften. 2. Materieel dat vóór de levensduur van het project werd aangekocht, maar dat wordt gebruikt voor het project, is subsidiabel op grond van afschrijvingen. Deze kosten zijn echter niet subsidiabel wanneer het materieel oorspronkelijk werd aangekocht via een subsidie van de Gemeenschap. 3. Voor afzonderlijke artikelen die minder dan 20 000 EUR kosten, zijn de volledige aankoopkosten subsidiabel, op voorwaarde dat het materieel wordt aangekocht vóór de laatste drie maanden van het project. Afzonderlijke artikelen die 20 000 EUR of meer kosten, zijn alleen subsidiabel op basis van afschrijvingen. II.1.4. II.1.4.1. Algemene voorschriften Zowel bij de aankoop als bij de bouw of de renovatie en de huur dient onroerend goed te beantwoorden aan de technische kenmerken die noodzakelijk zijn voor het project en aan de geldende normen en standaarden. II.1.4.2. Aankoop, bouw of renovatie 1. Wanneer de aankoop van onroerend goed essentieel is voor de uitvoering van het project en er een duidelijk verband bestaat met de doelstellingen ervan, komt de aankoop van onroerend goed, dat wil zeggen reeds opgetrokken gebouwen of de bouw van onroerend goed, in aanmerking voor medefinanciering, en wel onder de hieronder uiteengezette voorwaarden, en zonder dat afbreuk mag worden gedaan aan de toepassing van strengere nationale voorschriften: a) er moet een bewijs worden afgegeven door een onafhankelijke gekwalificeerde taxateur of een naar behoren gemachtigd officieel orgaan waaruit blijkt dat de prijs de marktwaarde niet overschrijdt. Bovendien verklaart dit bewijs ofwel dat het onroerend goed in overeenstemming is met de nationale voorschriften, ofwel geeft het de punten aan die niet conform zijn en waarvan de rectificatie door de eindbegunstigde is gepland in het kader van het project; b) het onroerend goed mag niet met een subsidie van de Gemeenschap zijn aangekocht voor de uitvoering van het project; c) het onroerend goed mag alleen worden gebruikt voor het doel van het project; d) alleen het deel van de afschrijvingen van gebouwen dat overeenstemt met de duur van het gebruik en met de mate waarin zij daadwerkelijk voor het project worden gebruikt, is subsidiabel; de afschrijvingen worden berekend volgens nationale boekhoudvoorschriften. 2. Mits is voldaan aan de voorwaarde van punt c) in punt 1, zijn de volledige kosten van de herinrichting, modernisering of renovatie van gebouwen subsidiabel tot een maximumbedrag van 100 000 EUR. Boven deze drempel zijn de voorwaarden van punt c) en d) van punt 1 van toepassing. II.1.4.3. Huur De huur van onroerend goed komt voor medefinanciering in aanmerking wanneer er een duidelijk verband bestaat tussen de huur en de doelstellingen van het betrokken project, en wel onder de hieronder uiteengezette voorwaarden, en zonder dat afbreuk mag worden gedaan aan de toepassing van strengere nationale voorschriften: a) het onroerend goed mag niet zijn aangekocht via een subsidie van de Gemeenschap; b) het onroerend goed mag alleen worden gebruikt voor de uitvoering van het project; zo niet, is alleen het deel van de kosten dat overeenstemt met het gebruik voor het project subsidiabel. II.1.5. De kosten van verbruiksgoederen, benodigdheden en algemene diensten zijn subsidiabel op voorwaarde dat zij identificeerbaar en direct noodzakelijk zijn voor de tenuitvoerlegging van het project. II.1.6. 1. Als algemene regel moeten eindbegunstigden in staat zijn de werkzaamheden zelf te beheren. Het bedrag dat overeenstemt met de taken die in het kader van het project moeten worden uitbesteed, moet in de subsidieovereenkomst duidelijk worden aangegeven. 2. Uitgaven betreffende de volgende onderaannemingscontracten komen niet in aanmerking voor medefinanciering door het Fonds: a) onderaannemingscontracten voor taken in verband met het algemene beheer van het project; b) onderaannemingscontracten waardoor de kosten van het project worden verhoogd zonder dat er een proportionele waarde aan wordt toegevoegd; c) onderaannemingscontracten met tussenpersonen of consultants waarin het te betalen bedrag is uitgedrukt als een percentage van de totale kostprijs van het project, tenzij de gegrondheid van een dergelijke betalingswijze door de eindbegunstigde wordt bewezen aan de hand van de daadwerkelijke waarde van het verrichte werk of de verleende diensten. 3. De onderaannemers moeten alle audit- en controleorganen voor alle onderaannemingscontracten alle vereiste informatie betreffende de in onderaanneming gegeven activiteiten verschaffen. II.1.7. Kosten die nodig zijn om aan de vereisten in verband met EU-medefinanciering te voldoen, zoals publiciteit, transparantie, evaluatie van het project, externe audit, bankgaranties, vertaalkosten enz., zijn subsidiabel als directe kosten. II.1.8. Kosten van juridisch advies, notariskosten, kosten voor technische of financiële expertise zijn subsidiabel. II.1.9. 1. Voor bijstand zijn door de eindbegunstigde voor de doelgroepen gedane aankopen en door de eindbegunstigde verrichte terugbetalingen van door de doelgroepen gemaakte kosten subsidiabel onder de volgende voorwaarden: a) de eindbegunstigde bewaart tijdens de in artikel 43 van de basisbeschikking bedoelde periode de nodige informatie en bewijsstukken tot bewijs van het feit dat de personen die die bijstand krijgen, overeenstemmen met de in artikel 6 van de basisbeschikking bedoelde doelgroep; b) de eindbegunstigde bewaart tijdens de in artikel 43 van de basisbeschikking bedoelde periode de bewijsstukken van de geleverde bijstand (zoals facturen en ontvangstbewijzen) tot bewijs van het feit dat de personen deze bijstand hebben gekregen. 2. In het geval van acties waarvoor de deelname noodzakelijk is van personen uit de doelgroep (bijv. een opleidingscursus), kunnen kleine geldelijke stimulansen worden verstrekt als extra bijstand, mits het totaalbedrag niet groter is dan 25 000 EUR per project en het wordt verdeeld per persoon voor elk evenement, cursus, e.d. De eindbegunstigde houdt een lijst bij van de personen, de tijd en plaats van betaling en zorgt voor een degelijke follow-up om elke dubbele financiering of elk misbruik van middelen te vermijden. II.1.10. 1. In naar behoren gemotiveerde gevallen kunnen afwijkingen van de in deze beschikking omschreven subsidiabiliteitsvoorschriften worden toegestaan voor uitgaven die verband houden met noodmaatregelen, op voorwaarde dat zij worden goedgekeurd in het besluit van de Commissie waarbij noodmaatregelen worden goedgekeurd. 2. Overeenkomstig artikel 21, lid 3, van de basisbeschikking bedraagt de subsidiabiliteitsperiode maximaal zes maanden, hetgeen betekent dat de kosten betreffende een project in die periode moeten worden gemaakt. II.2. Subsidiabele indirecte kosten 1. De subsidiabele indirecte kosten van de actie zijn de kosten die, met inachtneming van de subsidiabiliteitsvoorwaarden als beschreven in punt I.1.1, niet kunnen worden aangewezen als specifieke kosten van de actie, die rechtstreeks verband houden met de uitvoering ervan. 2. Bij wijze van uitzondering op punt I.1.1 onder e), en punt I.5, kunnen de indirecte kosten voor de uitvoering van de actie voor subsidiëring in aanmerking komen op basis van een forfaitair bedrag, uitgedrukt als een percentage van het totaalbedrag van de subsidiabele directe kosten, met een maximum van 7 %. 3. Organisaties die een exploitatiesubsidie ontvangen uit de EU-begroting, kunnen geen indirecte kosten opnemen in hun begrotingsraming. III. Niet-subsidiabele uitgaven Uitgesloten zijn uitgaven voor: a) btw, behalve wanneer de eindbegunstigde kan aantonen dat hij deze niet kan terugvorderen; b) kapitaalopbrengsten, schulden en kosten van schulden, rente op schulden, commissies voor het wisselen van geld en wisselkoersverliezen, voorzieningen voor eventuele toekomstige verliezen of schulden, verschuldigde rente, dubieuze vorderingen, boetes, financiële sancties, gerechtskosten en buitensporige of roekeloze uitgaven; c) uitsluitend voor de personeelsleden van het project bestemde kosten voor ontspanning; ontvangstkosten bij sociale evenementen in verband met het project, zoals de beëindiging van het project of de bijeenkomsten van de projectstuurgroep zijn toegestaan binnen redelijke grenzen; d) kosten die reeds door de eindbegunstigde zijn gedeclareerd en in aanmerking genomen in het kader van een ander project of een ander werkprogramma, gesubsidieerd door de Gemeenschap; e) de aankoop van grond; f) bijdragen in natura. IV. Technische bijstand op initiatief van de lidstaten 1. Alle kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het Fonds door de verantwoordelijke instantie, de gedelegeerde instantie, de auditinstantie, de certificeringsinstantie of andere organen die bijstand verlenen voor de taken als bedoeld in punt 2, zijn subsidiabel onder technische bijstand, binnen de grenzen als genoemd in artikel 16 van de basisbeschikking. 2. Dit omvat de volgende maatregelen: a) uitgaven voor de voorbereiding, de selectie, de beoordeling, het beheer van en het toezicht op de acties; b) uitgaven voor audits en controles ter plaatse van acties of projecten; c) uitgaven betreffende evaluaties van acties of projecten; d) uitgaven betreffende voorlichting, verspreiding van informatie en transparantie in verband met acties; e) uitgaven voor de aankoop, de installatie en het onderhoud van computersystemen voor het beheer, de controle en de evaluatie van de Fondsen; f) uitgaven voor vergaderingen van de toezichtcomités en subcomités in verband met de tenuitvoerlegging van acties; deze uitgaven kunnen ook de kosten omvatten van deskundigen en andere deelnemers aan deze comités, onder wie deelnemers die uit een derde land afkomstig zijn, wanneer hun aanwezigheid noodzakelijk is voor de doeltreffende uitvoering van de acties; g) uitgaven voor de versterking van de administratieve capaciteit voor de uitvoering van het Fonds. 3. Activiteiten die verband houden met technische bijstand moeten worden uitgevoerd en de bijbehorende betalingen moeten worden gedaan na 1 januari van het jaar waarop het financieringsbesluit, waarbij de jaarprogramma’s van de lidstaten worden goedgekeurd, betrekking heeft. De subsidiabiliteitsperiode loopt uiterlijk tot de uiterste datum voor de indiening van het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma. 4. Elke aanbesteding moet gebeuren volgens de in de lidstaten opgestelde nationale voorschriften voor aanbestedingen. 5. De lidstaten kunnen maatregelen van technische bijstand voor dit Fonds uitvoeren samen met maatregelen van technische bijstand voor sommige of alle van de vier Fondsen. In dat geval komt echter alleen het gedeelte van de kosten dat is gebruikt voor de uitvoering van de gemeenschappelijke maatregel die met dit Fonds overeenstemt, voor financiering onder dit Fonds in aanmerking, en waarborgen de lidstaten dat: a) het gedeelte van de kosten voor gemeenschappelijke maatregelen aan het desbetreffende Fonds wordt toegerekend op een redelijke en verifieerbare manier, alsmede b) dubbele financiering van kosten wordt vermeden.”.