BESLUIT VAN DE RAAD

van 18 februari 2008

tot vaststelling van het reglement van orde van het Comité van het Europees Ontwikkelingsfonds

(2008/215/EG)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op de Partnerschapsovereenkomst tussen de leden van de groep van staten in Afrika, het Caribische gebied en de Stille Oceaan, enerzijds, en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, anderzijds, ondertekend te Cotonou op 23 juni 2000 (1) en herzien te Luxemburg op 25 juni 2005 (hierna de „ACS-EG-partnerschapsovereenkomst” genoemd),

Gelet op het Intern Akkoord tussen de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, betreffende de financiering van de steun van de Gemeenschap binnen het meerjarig financieel kader voor 2008-2013 voor de ACS-EG-partnerschapsovereenkomst en de toewijzing van financiële bijstand ten behoeve van de landen en gebieden overzee waarop de bepalingen van deel vier van het EG-Verdrag van toepassing zijn (2) (hierna het „intern akkoord” genoemd), en met name op artikel 8, lid 5,

Gelet op Verordening (EG) nr. 617/2007 van de Raad van 14 mei 2007 inzake de uitvoering van het tiende Europees Ontwikkelingsfonds uit hoofde van de ACS-EG-partnerschapsovereenkomst (3) (hierna de „uitvoeringsverordening tiende EOF” genoemd),

Gelet op Besluit 2001/822/EG van de Raad van 27 november 2001 betreffende de associatie van de LGO met de Europese Gemeenschap (4) (hierna het „LGO-besluit” genoemd),

Gezien het voorstel van de Commissie,

BESLUIT:

Artikel 1

Het reglement van orde van het Comité van het Europees Ontwikkelingsfonds in de bijlage wordt aangenomen.

Artikel 2

Tot de inwerkingtreding van het intern akkoord is het reglement van orde van het Comité van het Europees Ontwikkelingsfonds alleen van toepassing op de programmeringsbehoeften en de daarmee verband houdende besluitvormingsprocedures van titel II en III van de uitvoeringsverordening tiende EOF, en, wat landen en gebieden overzee betreft, van de artikelen 20 en 24 van het LGO-besluit.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

(1) PB L 317 van 15.12.2000, blz. 3.

(2) PB L 247 van 9.9.2006, blz. 32.

(3) PB L 152 van 13.6.2007, blz. 1.

(4) PB L 314 van 30.11.2001, blz. 1. Besluit gewijzigd bij Besluit 2007/249/EG (PB L 109 van 26.4.2007, blz. 33).

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET COMITÉ VAN HET EUROPEES ONTWIKKELINGSFONDS

Artikel 1

Samenstelling

Het Comité van het Europees Ontwikkelingsfonds (hierna het „comité” genoemd) bestaat uit de delegaties van de lidstaten (hierna de „delegaties” genoemd) en wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie.

Een vertegenwoordiger van de Europese Investeringsbank neemt deel aan de werkzaamheden van het comité.

Een vertegenwoordiger van het secretariaat-generaal van de Raad woont als waarnemer de vergaderingen van het comité bij.

Artikel 2

Raadpleging van het comité

1. Het comité wordt geraadpleegd in de gevallen en volgens de procedures waarin is voorzien bij de uitvoeringsverordening tiende EOF en, in voorkomend geval, bij het LGO-besluit. Voor de taken die krachtens het LGO-besluit bij het comité berusten, wordt het comité het „EOF-LGO-comité” genoemd.

2. Behalve in de in lid 1 bedoelde gevallen waarin het comité wordt geraadpleegd:

a) legt de Commissie aan het comité in iedere vergadering een lijst voor van de besluiten die zij in de voorafgaande periode heeft genomen op basis van de artikelen 11, lid 2, en artikel 12 van de uitvoeringsverordening tiende EOF;

b) wordt het comité zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht van de bij de uitvoering van de jaarlijkse actieprogramma’s, de speciale steunprogramma’s en de speciale maatregelen ontstane vertragingen of moeilijkheden, die zouden kunnen leiden tot aanmerkelijke extra betalingsverplichtingen of substantiële wijzigingen, waardoor eventueel het comité overeenkomstig de uitvoeringsverordening tiende EOF moet worden geraadpleegd.

Artikel 3

Bijeenroeping van vergaderingen

1. Het comité wordt bijeengeroepen door de voorzitter, hetzij op diens initiatief, hetzij op verzoek van een lidstaat.

2. Gemeenschappelijke vergaderingen van het comité met andere comités kunnen worden bijeengeroepen voor vraagstukken van gemeenschappelijk belang die onder hun respectieve bevoegdheid vallen.

Artikel 4

Agenda

1. De voorzitter stelt de ontwerpagenda op en legt deze aan het comité voor.

2. In de agenda wordt een onderscheid gemaakt tussen:

a) ontwerpmaatregelen waarover het comité om advies wordt gevraagd volgens de beheersprocedures bedoeld in artikel 11, lid 3, van de uitvoeringsverordening tiende EOF;

b) andere kwesties die aan het comité worden voorgelegd op grond van artikel 11, leden 4 en 5, van de uitvoeringsverordening tiende EOF, hetzij op initiatief van de voorzitter, hetzij op schriftelijk verzoek van een lid van het comité.

3. Elke delegatie kan vragen een bepaald punt op de agenda van de vergadering van het comité te plaatsen. Dit verzoek kan mondeling worden toegelicht.

4. De goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering staat op de agenda.

Artikel 5

Toezending van stukken aan de leden van het comité

1. De convocatie, de ontwerpagenda, de ontwerpmaatregelen waarover het advies van het comité wordt gevraagd en alle verdere werkdocumenten worden door de voorzitter, via het secretariaat, in de officiële talen van de Gemeenschap aan de leden van het comité toegestuurd, in de regel uiterlijk vÿftien werkdagen vóór de vergaderdatum.

2. In spoedeisende gevallen, en indien de vast te stellen maatregelen onmiddellijk moeten worden toegepast, kan de voorzitter, op verzoek van een lid van het comité of op eigen initiatief, de in lid 1 vastgestelde termijn verkorten tot vijf werkdagen voor de vergaderdatum.

3. In uiterst spoedeisende gevallen (bijvoorbeeld ernstige economische, sociale en politieke omstandigheden, natuurrampen in het ontvangende land, humanitaire crises of andere externe omstandigheden van dergelijke aard die een zeer snelle reactie vereisen) en behoudens behoorlijke motivering, kan de voorzitter bij wijze van uitzondering, op verzoek van een lid van het comité of op eigen initiatief, afwijken van de in de leden 1 en 2 gestelde termijnen.

4. De leden 2 en 3 zijn niet van toepassing op strategiedocumenten en indicatieve meerjarenprogramma’s en op de aanpassing daarvan die plaatsvindt naar aanleiding van de tussentijdse en eindevaluaties, bedoeld in de artikelen 4 en 5 van de uitvoeringsverordening tiende EOF.

5. Wat de ontwerpmaatregelen betreft die het comité volgens een mondelinge procedure voor advies worden voorgelegd, doen de delegaties het secretariaat van het comité ten minste drie werkdagen vóór de vergaderdatum schriftelijk mededeling van:

a) de ontwerpmaatregelen die zij in beginsel al kunnen goedkeuren en die zij voorstellen om (al dan niet met opmerkingen of een verzoek om nadere inlichtingen) als A-punt op de in artikel 4, lid 1, bedoelde agenda te plaatsen, en van

b) de ontwerpmaatregelen die naar hun oordeel ter vergadering moeten worden besproken en die zij als B-punt voor de agenda voorstellen.

Binnen dezelfde termijn worden door de delegaties schriftelijk opmerkingen en verzoeken om nadere inlichtingen ingediend.

Nadere inlichtingen en reacties op de opmerkingen worden, voor zover mogelijk, vóór de vergadering van het comité schriftelijk door de Commissie verstrekt.

Artikel 6

Doorzending van strategiedocumenten naar de paritaire parlementaire vergadering

Overeenkomstig artikel 4, lid 5, van de uitvoeringsverordening tiende EOF zendt het secretariaat van het comité de strategiedocumenten ter informatie tegelijkertijd naar de paritaire parlementaire vergadering en de delegaties in het comité.

Artikel 7

Advies van het comité

1. Een voor advies aan het comité voorgelegde zaak wordt besproken onder de voorwaarden en volgens de procedure, bepaald in respectievelijk artikel 11, lid 3, van de uitvoeringsverordening tiende EOF en artikel 8, leden 2 en 3, van het intern akkoord.

2. Indien gebruikgemaakt wordt van de mondelinge procedure en er tijdens de vergadering fundamentele wijzigingen worden aangebracht of nieuwe feitelijke elementen worden toegevoegd aan de ontwerpmaatregelen, kan de voorzitter op eigen initiatief of op verzoek van een lidstaat de stemming over een bepaald punt van de agenda tot het eind van de vergadering of een latere vergadering uitstellen.

3. Indien in het in lid 2 bedoelde geval de voorzitter niet besluit tot uitstel van de stemming ondanks het verzoek van een of meer delegaties, kunnen deze delegaties een voorbehoud indienen dat binnen drie werkdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de vergadering, kan worden ingetrokken. Na afloop van deze termijn wordt het advies van het comité als definitief beschouwd. De Commissie stelt de lidstaten in kennis van het definitieve standpunt van de lidstaten waarvan de delegatie een voorbehoud bij het comité heeft ingediend.

4. Op verzoek van een delegatie kan de stemming over een agendapunt worden uitgesteld, indien de documenten met betrekking tot een specifiek agendapunt niet binnen de in artikel 5, leden 1 en 2, gestelde termijnen zijn toegezonden. In dat geval kan het voorzitterschap besluiten de overlegperiode te verlengen, tot uiterlijk het einde van de volgende vergadering. Zo nodig kan de schriftelijke procedure uit artikel 11 worden toegepast.

Op voorstel van de voorzitter of op verzoek van een lid van het comité, kan het comité niettemin, gelet op de urgentie van het onderwerp, met gewone meerderheid van stemmen besluiten dit punt op de agenda te laten staan.

5. In het kader van de evaluatie van de jaarlijkse actieprogramma’s kan elke delegatie om intrekking van een project of programma uit het jaarlijkse actieprogramma verzoeken. Indien dit verzoek wordt gesteund door een blokkerende minderheid van de delegaties, in de zin van artikel 9, lid 3, in samenhang met artikel 8, lid 2, van het intern akkoord, wordt het jaarlijkse actieprogramma door de Commissie zonder het betwiste project of programma aangenomen, volgens de beheersprocedures bedoeld in artikel 11, lid 3, van de uitvoeringsverordening tiende EOF. Indien de Commissie, overeenkomstig de zienswijze van de delegaties in het comité, het ingetrokken project of programma toch wenst voort te zetten, wordt het buiten het jaarlijkse actieprogramma om opnieuw bij het comité ingediend in de vorm van een financieringsvoorstel, dat door de Commissie volgens de beheersprocedures bedoeld in artikel 11, lid 3, van de uitvoeringsverordening tiende EOF wordt aangenomen.

Artikel 8

Gedachtewisseling

1. Overeenkomstig artikel 11, lid 4, van de uitvoeringsverordening tiende EOF houdt het comité een gedachtewisseling over de algemene conclusies van de jaarlijkse operationele evaluaties en het jaarverslag, bedoeld in artikel 14, lid 3, van de uitvoeringsverordening tiende EOF. Elke delegatie kan om een gedachtewisseling verzoeken over de evaluaties bedoeld in artikel 15, lid 2, van de uitvoeringsverordening tiende EOF.

Elk delegatie kan te allen tijde de Commissie verzoeken het comité informatie te verstrekken en van gedachten te wisselen over aangelegenheden die verband houden met de taken bedoeld in artikel 11, lid 2, van de uitvoeringsverordening tiende EOF.

2. Na de gedachtewisseling kunnen de delegaties aanbevelingen doen, waarmee de Commissie rekening dient te houden. De besprekingen worden in de notulen van het comité weergegeven. Opvattingen en standpunten die worden gesteund door een gekwalificeerde meerderheid van delegaties in de zin van artikel 8, lid 3, in samenhang met lid 2, van het intern akkoord, worden als aanbeveling genoteerd.

Artikel 9

Vertegenwoordiging en quorum

1. Elke delegatie geldt als één lid van het comité. Elke lidstaat beslist over de samenstelling van zijn delegatie en stelt de voorzitter ervan in kennis.

2. Met toestemming van de voorzitter kunnen de delegaties zich op kosten van de betrokken lidstaat door niet-gouvernementele deskundigen laten vergezellen. De toestemming van de voorzitter is gebaseerd op de voorafgaande schriftelijke kennisgeving door de delegaties aan het secretariaat van het comité dat zij zich voor een bepaald agendapunt willen laten vergezellen. Indien de voorzitter vóór het begin van de betrokken vergadering van het comité geen bezwaar maakt tegen de deelname van een deskundige, wordt de toestemming geacht te zijn verleend.

3. De delegatie van een lidstaat kan, in voorkomend geval, één andere lidstaat vertegenwoordigen. De delegatie die zich laat vertegenwoordigen, stelt de voorzitter van het comité hiervan vóór het begin van de vergadering schriftelijk in kennis.

4. Het quorum in het comité wordt gevormd door het aantal leden dat op grond van artikel 11, lid 3, van de uitvoeringsverordening tiende EOF nodig is voor het uitbrengen van een advies met gekwalificeerde meerderheid.

Artikel 10

Toelating van derden

1. De voorzitter kan op verzoek van een delegatie of op eigen initiatief besluiten dat over bijzondere punten deskundigen zullen worden gehoord.

2. Deze deskundigen en de in artikel 9, lid 2, genoemde deskundigen nemen niet aan de stemmingen deel en zijn daarbij niet aanwezig.

Artikel 11

Schriftelijke procedure

1. Met betrekking tot de in het kader van een schriftelijke procedure voorgelegde ontwerp-maatregelen kunnen de delegaties binnen 15 werkdagen na de dag van verzending van de ontwerp-maatregelen een standpunt innemen. Elke delegatie in het comité die niet binnen de in de brief gestelde termijn heeft laten weten bezwaar te hebben tegen of geen standpunt te willen innemen inzake de ontwerp-maatregelen, wordt geacht ermee in te stemmen.

In spoedeisende of uiterst spoedeisende gevallen gelden de in artikel 5, leden 2 en 3, gestelde termijnen. Het spoedeisende of uiterst spoedeisende karakter wordt door de Commissie naar behoren schriftelijk gemotiveerd. In uiterst spoedeisende gevallen geldt het akkoord van de delegaties slechts indien het uitdrukkelijk is meegedeeld. Het ontbreken van een mededeling binnen 48 uur wordt als een onthouding beschouwd.

2. Indien een lid van het comité echter verzoekt om bespreking van de ontwerpmaatregelen tijdens een vergadering van het comité, wordt de schriftelijke procedure beëindigd en wordt de bespreking van de ontwerpmaatregelen naar de volgende vergadering van het comité verschoven.

3. De Commissie stelt de leden van het comité schriftelijk in kennis van het resultaat van een schriftelijke procedure zodra het besluit is goedgekeurd.

Artikel 12

Secretariaat

Het secretariaat van het comité wordt door de Commissie waargenomen.

Artikel 13

Notulen en beknopt verslag van de vergaderingen

Van elke vergadering worden onder toezicht van de voorzitter notulen opgesteld, waarin de tijdens de vergadering uitgesproken opvattingen over de ontwerpmaatregelen en standpunten worden weergegeven. De notulen worden binnen vÿftien werkdagen aan de leden van het comité toegezonden.

De delegaties stellen de voorzitter schriftelijk in kennis van hun opmerkingen. Deze worden aan het comité medegedeeld; indien er verschil van mening bestaat, wordt de voorgestelde wijziging door het comité besproken. Wordt dan nog geen overeenstemming bereikt, dan wordt de voorgestelde wijziging als bijlage bij de notulen gevoegd.

Artikel 14

Presentielijst

1. Bij elke vergadering stelt de voorzitter een presentielijst op die de autoriteiten of organen vermeldt waaronder de deelnemers ressorteren. De presentielijst wordt tijdens de vergadering aan de deelnemers uitgedeeld.

2. Aan het begin van elke vergadering moet iedere delegatie van wie de deelname aan de werkzaamheden voor een bepaald agendapunt een belangenconflict doet ontstaan, de voorzitter hiervan in kennis stellen. De delegatieleden die niet onder een autoriteit of een orgaan van een lidstaat ressorteren, ondertekenen een verklaring dat hun deelname geen belangenconflicten doet rijzen.

Bij een belangenconflict neemt het betrokken lid op verzoek van de voorzitter niet aan de bespreking van de bewuste agendapunten deel.

Artikel 15

Correspondentie

1. De correspondentie betreffende het comité wordt aan de Commissie gericht, ter attentie van het secretariaat van het comité.

2. De door het secretariaat aan de delegaties gerichte correspondentie wordt langs de snelste en betrouwbaarste elektronische weg ook aan de permanente vertegenwoordiging van de betrokken lidstaat toegezonden.

3. Behoudens uitzonderingsgevallen verloopt de correspondentie tussen de Commissie en de delegaties via het voor dit doel opgezette computersysteem.

Artikel 16

Transparantie

1. De voor de Commissie geldende beginselen en voorwaarden inzake de toegang van het publiek tot documenten zijn van toepassing op de documenten van het comité van het EOF. De lidstaat die een daartoe strekkend verzoek ontvangt, moet zich houden aan de bepalingen van artikel 5 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (1).

2. De beraadslagingen van het comité zijn voor alle deelnemers vertrouwelijk.

Artikel 17

Huishoudelijke uitgaven

1. De huishoudelijke uitgaven van het comité, met inbegrip van de reiskosten voor één deelnemer per lidstaat, zijn voor rekening van de Commissie.

Indien de financiële toewijzing het toelaat, draagt de Commissie, binnen de grenzen van de financiële toewijzing, de reiskosten van twee leden van de delegaties die daarom verzoeken.

2. De Commissie is gemachtigd de reis- en verblijfkosten van de overeenkomstig artikel 8, lid 1, uitgenodigde deskundigen terug te betalen.

3. De Commissie stelt het comité de voor zijn werkzaamheden benodigde ruimten en materiële middelen ter beschikking.

(1) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.