VERSLAG over de financiële staten van de Europese Stichting voor opleiding (ESO-Turijn), (Begrotingsjaar 1996) vergezeld van de antwoorden van de Stichting (97/C 393/07)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 11, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad (1) aan de raad van bestuur van de Europese Stichting voor opleiding gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van de Europese Stichting voor opleiding betreffende het begrotingsjaar 1996 onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren, zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 1360/90, de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de interne financiële regels. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

1.3. De Kamer heeft haar controle verricht overeenkomstig de algemeen aanvaarde controlenormen, voorzover deze in het communautaire kader van toepassing zijn. Zij heeft controles verricht op de boekhouding alsmede andere in dit verband noodzakelijk geachte controleprocedures gevolgd. De belangrijkste opmerkingen waartoe de controle van de Kamer aanleiding geeft, zijn in het tweede deel van dit verslag opgenomen.

1.4. De financiële staten betreffende het begrotingsjaar 1996 zijn betrouwbaar en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen zijn, over het geheel genomen, verzekerd.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN DE EUROPESE STICHTING VOOR OPLEIDING (ESO-TURIJN) VOOR HET BEGROTINGSJAAR 1996

Begrotingsboekhouding

1.5. In het thans gehanteerde systeem kunnen de boekingen achteraf worden gewijzigd zonder dat dit sporen nalaat. Dit systeem, evenals het stelselmatige gebruik van de voorschotkas, kan tot kredietoverschrijdingen leiden.

Voorschotkas

1.6. De Stichting gebruikt nog steeds de voorschotkas (titels I en II) om de meeste van haar uitgaven (52 %) te betalen. Er is nog geen merkbare vermindering ingetreden. Bovendien liep de regularisatie van de uitgaven vertraging op (twee à drie maanden) door de verplichting alle documenten naar de financieel controleur in Brussel te zenden. Voorts werd een bijkomend voorschot van 0,5 miljoen ECU zonder voorafgaande toestemming in de voorschotkas gestort.

Overgedragen kredieten

1.7. De van 1995 naar 1996 overgedragen kredieten beliepen 2,1 miljoen ECU. Een bedrag van 0,4 miljoen ECU (17 %) werd niet gebruikt wegens slechte ramingen (dienstreiskosten, kosten voor aanwerving enz.).

Kredieten van het begrotingsjaar

1.8. Bij de lopende kredieten verschilt het percentage van de verrichte betalingen naar gelang van de titel. Het bedraagt 85 % voor titel I (personeel), 71 % voor titel II (administratieve uitgaven) en 35 % voor titel III (beleidsuitgaven). De naar 1997 overgedragen kredieten hadden betrekking op titel II (0,7 miljoen ECU) en titel III (2,7 miljoen ECU), meer bepaald op de aankoop van informaticamateriaal, de specifieke acties (Tempus), de beroepsopleiding en de seminars en studiebijeenkomsten (54 %).

Koersverschil

1.9. Het koersverlies van 1,1 miljoen ECU vloeit voornamelijk voort uit de opwaardering van de Italiaanse lire.

Financiële controle

1.10. Gezien de omvang van de bedragen die moeten worden geboekt en gecontroleerd, zou de aanstelling van een financieel controleur nuttig zijn om bepaalde hierna beschreven problemen op te lossen (vooral de niet in de rekeningen opgenomen subsidies beschreven in paragraaf 1.11).

Subsidies buiten de begroting om (Phare, Tacis en Tempus)

1.11. In het kader van de programma's Phare, Tacis en Tempus beheert de Stichting namens de Commissie gelden die door deze laatste beschikbaar zijn gesteld. Dit zeer hoge bedrag (ongeveer 200 miljoen ECU in 1996) betreffende sommige van haar uitgaven werd niet opgenomen in de rekeningen van de Stichting (maar in een aparte boekhouding). De Kamer verzoekt de Stichting de verrichtingen betreffende het beheer van deze middelen in haar eigen boekhouding op te nemen. De Kamer behoudt zich het recht voor, tijdens volgende controles het beheer van deze middelen en met name de desbetreffende bankrekeningen te onderzoeken.

Sluiten van overeenkomsten

1.12. De procedure die de Stichting voor het sluiten van alle overeenkomsten volgt, is vrij ingewikkeld; een vereenvoudiging lijkt aangewezen. Opgemerkt zij dat de overeenkomsten van de Stichting (behalve die in verband met het beleid) dikwijls onderhands worden gesloten, hoewel dit niet altijd gerechtvaardigd is.

1.13. De betalingen voor overeenkomsten met betrekking tot de programma's Phare, Tacis en Tempus worden verricht zonder visum van de financieel controleur (zie paragraaf 1.10), die deze als betalingen door de Commissie beschouwt (zie paragraaf 1.11). Tevens zij opgemerkt dat de Stichting in 1996 slechts voor een deel van deze overeenkomsten de uitvoering heeft gecontroleerd. Vanaf het begrotingsjaar 1997 doet de Stichting ook een beroep op externe controleurs. Toch schijnt deze controle nog niet alle door de Stichting beheerde programma's te kunnen dekken.

Raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

1.14. De Stichting heeft nog geen CCAM ingesteld. Een daartoe strekkend voorstel is nog in behandeling.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 15 en 16 oktober 1997.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) PB L 131 van 23. 5. 1990, blz. 4.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Stichting betreffende het begrotingsjaar 1996 opgemaakt op 30 maart 1997, op welke datum de rekeningen zijn ondertekend door de directeur van de Stichting en toegezonden aan de Commissie, de raad van bestuur en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 30 maart 1997. Deze financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

BIJLAGE

TABEL 1 FINANCIËLE BALANS VOOR DE BEGROTINGSJAREN 1995 EN 1996

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB: De Stichting beheert middelen (± 200 miljoen ECU) voor de programma's Phare, Tacis en Tempus, via 21 bankrekeningen die niet zijn opgenomen in de begrotings-, balans- of resultatenrekeningen.

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van de Stichting.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) Dit bedrag komt overeen met dat van de vastgelegde waarden.

(2) In de financiële staten over het begrotingsjaar 1995 is de tegenwaarde van de aan het eind van het begrotingsjaar nog te betalen subsidie van de Commissie opgenomen in de resultaten. Overeenkomstig de financiële voorschriften is deze tegenwaarde vanaf het begrotingsjaar 1996 vermeld aan de passiefzijde van de balans.

ANTWOORDEN VAN DE EUROPESE STICHTING VOOR OPLEIDING

1.5. Begrotingsrekeningen

De Stichting deelt de mening van de Rekenkamer. Sinds het begin van 1996 is de Stichting, tezamen met een aantal agentschappen van de EU, actief betrokken geweest bij de voorbereiding op het oprichten van een nieuw, gecomputeriseerd begrotings- en boekhoudkundig systeem. Daarmee zijn al aanzienlijke vorderingen geboekt, met name wat betreft het configureren en proefdraaien van het systeem en het opleiden voor het gebruik ervan. Het systeem zal in januari 1998 in werking gesteld worden en zal naar verwachting in juni 1998 volledig operationeel zijn.

Het moet met nadruk worden vermeld dat maandelijkse financiële overzichten worden gestuurd aan de bevoegde instanties binnen de Commissie, overeenkomstig de desbetreffende artikelen van het Financieel Reglement. Tijdens de onderzochte periode is de begroting niet éénmaal overschreden.

1.6. Beheer van gelden ter goede rekening

Vanaf juni 1997 is een aanzienlijke vermindering bereikt van het gebruik van de gelden ter goede rekening, doordat deze rekening niet meer gebruikt wordt voor het betalen van salarissen.

Zonder machtiging zijn er geen aanvullende voorschotten verstrekt aan de gelden ter goede rekening. De Stichting betreurt het dat 0,5 miljoen ECU, die betrekking hebben op een regularisatie van uitgaven, per abuis bij de gelden ter goede rekening zijn geboekt. Deze boekhoudkundige fout is in de maanden daarop rechtgezet.

1.8. Kredieten van het begrotingsjaar

In 1996 plaatste de begrotingsautoriteit voor het tweede achtereenvolgende jaar een deel van de begroting van de Stichting in haar reserve. Van de begroting van de Stichting werd 2,5 miljoen ECU gereserveerd en pas in september 1996 vrijgegeven, waardoor er voor het aangaan van betalingsverplichtingen en dientengevolge voor de betaling van uitgaven weinig tijd tot het einde van het begrotingsjaar over bleef.

Een tegen het einde van 1996 opgestelde analyse van de aangegane verplichtingen geeft aan dat deze 89 % bedroegen voor titel I, 99 % voor titel II en 95 % voor titel III. De betalingsverplichtingen van titel I stonden in verhouding tot het percentage personeel dat in 1996 in dienst was (gemeten in manjaren). Bovendien lagen wisselkoersfluctuaties ten grond aan een aantal budgettaire besparingen.

1.10. Financiële controle

De Stichting deelt de mening van de Rekenkamer. Opgemerkt dient te worden dat de financiële controle van de Stichting in juni 1997 is overgedragen aan het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek te Ispra.

1.11. Fondsen die buiten de begroting vallen (Phare, Tacis en Tempus)

De Stichting vestigt de aandacht van de Rekenkamer op het feit dat registratie van alle op deze fondsen betrekking hebbende transacties op aparte rekeningen is geschied en dat regelmatige rapportage aan de diensten van de Commissie heeft plaatsgevonden, in overeenstemming met de overeenkomsten tussen de Commissie en de Stichting.

1.12. Toekenning van contracten

De Stichting heeft te maken met drie verschillende financieringsbronnen (haar eigen begroting, die van Phare en die van Tacis) en van ieder is de aanbestedingsprocedure anders. De Stichting heeft getracht - en doet dat nog steeds - deze regels waar mogelijk op elkaar af te stemmen. Volledige harmonisatie van de procedures is echter niet mogelijk.

De Stichting zal zich ten uiterste inspannen om directe overeenkomsten alleen te sluiten als andere opties ontbreken en zulks alleen te doen onder de bijzondere omstandigheden zoals voorzien in artikel 46 (a, b, c, d en e) van het Financieel Reglement van de Stichting. Wij willen echter de aandacht van de Rekenkamer vestigen op het feit dat bepaalde door de Stichting ontplooide activiteiten van nature procedures ad hoc vereisen. Deze activiteiten zijn wezenlijk verbonden met het functioneren van de Stichting binnen een netwerk van sleutelpartners in de partnerlanden. Uitbesteding van deze taken aan derden is niet mogelijk.

1.13. Betalingen van Phare, Tacis en Tempus contracten

De Stichting zal, ingevolge de aanbeveling van de Rekenkamer dat de Stichting de fondsen voor het beheer van de Phare en Tacis programma's opneemt in haar rekeningen, in overleg met de Commissie naar een oplossing zoeken.

Gedurende 1996 geschiedde verificatie van de uitvoering van contracten overeenkomstig de met de Commissie van de EU gesloten overeenkomsten. Van alle contracten hebben de aangewezen diensten van de Stichting een bureaucontrole uitgevoerd, hetgeen onder meer inhoudt dat ondersteunende documenten zijn verzameld en onderzocht. Vanaf 1997 zullen de Tempus projecten (Phare en Tacis) en Phare beroepsopleidingsprogramma's ter plaatse aan een financiële controle worden onderworpen. Voor de Tacis beroepsopleidingsprogramma's zijn deze controles vooralsnog niet gepland.

1.14. Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten

Het instellen van een Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (RCAO) was afhankelijk van de goedkeuring, door de raad van beheer, van het Financieel Reglement van de Stichting, waarin de algemene voorwaarden voor een RCAO zijn vastgelegd (titel XVI van de "regels voor uitvoering", artikel 88). Daar het reglement door de Raad in september 1996 is goedgekeurd, en de regels voor uitvoering pas in februari 1997, was het niet mogelijk om de RCAO al in de loop van 1996 in te stellen. De Raad heeft echter op 31 juli 1997 de RCAO-bepaling aangenomen; de eerste bijeenkomst van deze commissie vond op 11 september 1997 plaats.