VERSLAG over de financiële staten van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD-Lissabon), vergezeld van de antwoorden van het Centrum (97/C 81/07)

(Periode 1 november 1994 - 31 december 1995)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 11, lid 11, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad van 8 februari 1993 (1), aan de raad van bestuur van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende de begrotingsjaren 1994 en 1995 onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 8, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad (2) is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren, zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 10, van Verordening (EEG) nr. 302/93 (3) van de Raad, de opstelling en indiening van de rekeningen (4), gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 3294/94 van de Raad van 22 december 1994 (5) overeenkomstig de interne financiële regels. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken. In dit verslag wordt de eerste controle van het Centrum behandeld.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de algemeen aanvaarde controlenormen, voor zover deze in het communautaire kader van toepassing zijn. Zij heeft de boekhouding onderzocht en andere in dit verband noodzakelijk geachte controles verricht. De belangrijkste opmerkingen waartoe de controle van de Kamer aanleiding geeft, zijn in het tweede deel van dit verslag opgenomen.

1.4. De financiële staten betreffende de begrotingsjaren 1994 en 1995 zijn betrouwbaar, en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen zijn, over het geheel genomen, verzekerd.

Belangrijkste opmerkingen betreffende de begrotingsuitvoering van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving voor de begrotingsjaren 1994 en 1995

Subsidie van de Commissie

1.5. Gedurende het begrotingsjaar 1995 heeft het Waarnemingscentrum één invorderingsopdracht gegeven en slechts 57 % (3 Mio ECU) van de subsidie geïnd. De Kamer is van oordeel dat het Waarnemingscentrum ook voor de in de balans (in totaal 5,3 Mio ECU) opgenomen 2,3 Mio ECU een invorderingsopdracht had moeten geven teneinde zijn naar het begrotingsjaar 1996 overgedragen betalingsverplichtingen te kunnen nakomen.

Subsidie van de Portugese regering

1.6. Een bedrag van 614 015 ECU (inclusief rente) dat de Portugese regering voor verbouwingswerkzaamheden in het hoofdkantoor ter beschikking van het Centrum heeft gesteld, is niet onder de ontvangsten in de begroting, maar alleen in de balans opgenomen.

Begrotingsboekhouding

1.7. In het thans gehanteerde systeem kunnen de boekingen achteraf worden gewijzigd zonder dat dit sporen nalaat. Dit systeem zou tot kredietoverschrijdingen kunnen leiden.

Voorschotkas

1.8. Gedurende het jaar 1995 heeft het Waarnemingscentrum een groot deel (45 %) van zijn uitgaven via een voorschotkas verricht. Het stelselmatig gebruik van een voorschotkas is in strijd met artikel 43 van het Financieel Reglement van het Centrum, dat slechts voor bepaalde categorieën uitgaven in deze procedure voorziet. Bovendien liep de regularisatie van deze uitgaven vertraging op doordat de bewijsstukken naar de financieel controleur in Brussel moesten worden gezonden.

Overgedragen kredieten

1.9. Aanzienlijke bedragen zijn van 1995 naar 1996 overgedragen: 2,8 Mio ECU, ofwel 52 % van de begroting van het Centrum. Het grootste gedeelte heeft betrekking op de uitgaven voor Reitox (een Europees netwerk voor informatie over drugs en drugsverslaving) (36,7 %), studies, raadplegingen en opleiding (30,5 %). Van 1994 naar 1995 overgedragen kredieten (in totaal 4,607 Mio ECU) moesten worden geannuleerd (0,368 Mio ECU, ofwel 8 % van de overgedragen kredieten).

Scheiding van functies

1.10. Daar de verschillende beheerstaken door dezelfde personen worden uitgevoerd, is de scheiding van functies niet verzekerd (voorbeelden: beheerder van voorschotkas en rekenplichtige, personeelsbeheer en contractbeheer).

Financieel controleur

1.11. Gelet op de huidige situatie zou het systeem interne controle kunnen worden verbeterd door de aanstelling van een financieel controleur ter plaatse.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 28 oktober 1996.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 36 van 12. 2. 1993, blz. 5.

(2) PB L 36 van 12. 2. 1993, blz. 6.

(3) Zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 10, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad, zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Centrum betreffende het begrotingsjaar 1995 opgemaakt op 15 april 1996, op welke datum de rekeningen zijn ondertekend door de directeur van het Centrum, en toegezonden aan de Commissie, de raad van bestuur en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Rekenkamer op 28 juni 1996 ingekomen. Een samenvatting van deze financiële staten wordt in de tabellen bij dit verslag gegeven.

(4) PB L 341 van 30. 12. 1994, blz. 7.

ANTWOORDEN VAN HET CENTRUM

De volgende toelichting betreft de belangrijkste opmerkingen van de Rekenkamer over de begrotingsuitvoering van het EWDD voor de begrotingsjaren 1994 en 1995 (punten 1.5 tot 1.11 van de opmerkingen van de Rekenkamer).

In het algemeen dient benadrukt te worden dat 1995 het eerste jaar was dat het EWDD operationeel was en dat het Centrum nog niet over voldoende materiële infrastructuur en personeel beschikte om op optimale wijze zijn taken te kunnen vervullen.

a) Subsidie van de Commissie (punt 1.5 van de opmerkingen van de Rekenkamer)

Voor het begrotingsjaar 1995 heeft het EWDD een eerste invorderingsopdracht afgegeven van 4 miljoen ECU, aangezien de resterende subsidiekredieten door de begrotingsautoriteit in reserve waren gesteld.

Het EWDD deelt geheel en al de mening van de Rekenkamer dat het een invorderingsopdracht moet afgeven voor alle in de balans opgenomen subsidiekredieten en voor het begrotingsjaar 1996 is dat ook zo gebeurd.

b) Subsidie van de Portugese regering (punt 1.6 van de opmerkingen van de Rekenkamer)

Het EWDD heeft gehandeld overeenkomstig de aanwijzingen van de financieel controleur van de Commissie (die ook de financieel controleur van het EWDD is).

c) Begrotingsboekhouding (punt 1.7 van de opmerkingen van de Rekenkamer)

Zoals de meeste gedecentraliseerde agentschappen heeft het EWDD in de aanloopfase de aanwijzingen gevolgd die de Commissie ter zake heeft gegeven teneinde de agentschappen in staat te stellen onmiddellijk aan de dringende hiermee samenhangende verplichtingen te kunnen voldoen.

Het EWDD is zich desalniettemin bewust van het provisorische karakter van het desbetreffende systeem (dat gebaseerd is op Excel-gegevensbestanden) en van de noodzaak van een beter begrotingsboekhoudsysteem.

In dit verband hebben de gedecentraliseerde agentschappen (waaronder het EWDD) eind december 1995, gecooerdineerd door de Europese Stichting voor opleiding in Turijn, een openbare inschrijving georganiseerd voor een geïntegreerd geautomatiseerd systeem voor algemene en begrotingsboekhouding.

Daar deze procedure, bij gebrek aan geschikte aanbiedingen, geen resultaten heeft opgeleverd, zijn de gedecentraliseerde agentschappen (waaronder het EWDD) met de Europese Commissie overeengekomen dat zij met ingang van 1 januari 1997 Sincom 2 zullen gaan gebruiken, het geautomatiseerde begrotingsboekhoudsysteem dat door de diensten van de Commissie is ontwikkeld.

Voor eind 1996 zal het EWDD dit systeem gaan uitproberen.

d) Voorschotkas (punt 1.8 van de opmerkingen van de Rekenkamer)

Overeenkomstig artikel 43 van het Financieel Reglement van het EWDD en in de geest van artikel 54 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen en artikel 82 van de uitvoeringsvoorwaarden van dit Financieel Reglement (overeenkomstig de "ratio" van artikel 142 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen), heeft het EWDD in eerste instantie de voorschotkas gebruikt voor de in artikel 54 van bovengenoemde uitvoeringsvoorwaarden categorieën uitgaven.

Er zij op gewezen dat van de uitgaven die via de voorschotkas zijn uitgevoerd (45 %), de huishoudelijke uitgaven (waaronder de uitgaven vallen die via de voorschotkas kunnen worden uitgevoerd) in dit eerste begrotingsjaar de beleidsuitgaven (vgl. het hiernavolgende punt e)) ruimschoots hebben overtroffen.

Met ingang van 1996 wordt geleidelijk de impact van de huishoudelijke uitgaven op de begroting gelijkgetrokken met de impact van de beleidsuitgaven. Dit gegeven en de ontwikkeling van een systeem van financiële programmering (vgl. het hiernavolgende punt e)) zullen het mogelijk maken dat er beduidend minder gebruik zal worden gemaakt van de voorschotkas.

e) Overgedragen kredieten (punt 1.9 van de opmerkingen van de Rekenkamer)

Nagenoeg alle kredieten in kwestie vallen onder titel III van de begroting van het EWDD en betreffen de uitvoering van diens taken.

Aangezien het eerste wetenschappelijk personeel van het EWDD, dat de opdracht heeft om de door deze titel "gedekte" activiteiten uit te voeren, pas in de maand oktober van 1995 in dienst is getreden en vooral omdat het werkprogramma 1995-1996, dat de basis vormt voor de financiële uitvoering van de activiteiten in 1995 pas medio november door de raad van bestuur van het EWDD is aangenomen, is besloten om de kredieten in kwestie over te dragen om de noodzakelijke financiële middelen voor de bovengenoemde activiteiten te waarborgen, aangezien deze, met reden, niet in de loop van 1995 konden worden verwezenlijkt.

Voor de volgende begrotingsjaren zet het EWDD een systeem van programmering en controle van de uitvoering van zijn begroting en werkprogramma op, teneinde de toegewezen middelen beter te gebruiken en met name de kredieten slechts in uitzonderlijke gevallen over te dragen.

f) Scheiding van functies (punt 1.10 van de opmerkingen van de Rekenkamer)

Door de geringe personeelsomvang van het EWDD in 1994 en 1995 was het niet mogelijk om geheel en al de toepassing van het beginsel van de scheiding der functies door te voeren, zoals door de Rekenkamer is opgemerkt.

Overeenkomstig artikel 16 van het Financieel Reglement van het EWDD is echter het principe van scheiding van de functies van ordonnateur, financieel controleur en rekenplichtige volledig geëerbiedigd.

Reeds thans stelt het EWDD alles in het werk om de scheiding der functies in de uitvoering van de verschillende beheerstaken in kwestie te eerbiedigen.

In deze samenhang houdt het Centrum zoveel mogelijk rekening met de door de Rekenkamer, bij de vaststelling van de personeelsbehoefte van het Centrum op korte termijn, ter zake gestelde eisen, om te kunnen waarborgen dat de door de Rekenkamer genoemde beheerstaken (beheerder van gelden ter goede rekening, rekenplichtige, personeelsbeleid en contractbeheer) door verschillende personen worden uitgevoerd.

Voorstellen hiertoe zullen aan de raad van bestuur van het EWDD worden voorgelegd.

g) Financieel controleur (punt 1.11 van de opmerkingen van de Rekenkamer)

De raad van bestuur van het EWDD heeft, toen in juni 1995 het Financieel Reglement werd aangenomen, de overdracht van de taken van de financieel controleur aan een ambtenaar van het EWDD afgewezen (met name nadat de Commissie zich hiertegen had verzet).

Voorts moet de Europese Commissie beoordelen of de eventuele aanstelling van een financieel controleur ter plaatse haalbaar is, omdat de financieel controleur van de Europese Commissie de financieel controleur van het EWDD is. Deze kwestie moet worden bekeken in het licht van de algemene aanpak van de andere gedecentraliseerde agentschappen.