Verslag

over de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen (CBPR - Angers) betreffende het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(2000/C 373/10)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 111, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad(1) aan de raad van bestuur van het Communautair Bureau voor plantenrassen gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Communautair Bureau voor plantenrassen voor het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 110 van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het Bureau uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 112 van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad(3) voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET COMMUNAUTAIR BUREAU VOOR PLANTENRASSEN (CBPR - ANGERS) BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 1999 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Analyse van de begrotingsuitvoering

5. De 8,2 miljoen euro aan definitieve kredieten van het Bureau voor het begrotingsjaar 1999 zijn in het begrotingsjaar voor 3,7 miljoen euro (45 %) besteed, 3,1 miljoen euro (38 %) is van rechtswege naar het begrotingsjaar 2000 overgedragen en 1,4 miljoen euro (17 %) werd per 31 december 1999 geannuleerd.

6. De uitgaven van het begrotingsjaar bestonden hoofdzakelijk uit personeels- (2,5 miljoen euro) en huishoudelijke (0,5 miljoen euro) uitgaven, terwijl de overdrachten vooral betrekking hebben op de inrichting van het toekomstige hoofdkantoor van het Bureau (1,4 miljoen euro) en op de kosten van nog te verrichten technische onderzoeken van plantenrassen waarvoor een beschermingsprocedure is ingeleid (1,3 miljoen euro).

7. De van rechtswege van 1998 naar 1999 overgedragen kredieten ad 1,6 miljoen euro zijn wat de titels I en II van de begroting betreft (personeels- en huishoudelijke uitgaven) vrijwel volledig besteed, maar van de overgedragen beleidskredieten moest een groot deel (0,6 van de 1,3 miljoen euro) wegens een onaangepaste financiële regelgeving (zie de paragrafen 11 en 12) op 31 december 1999 worden geannuleerd.

Boekhoudsystemen

8. Het Bureau heeft de in verscheidene gedecentraliseerde organen geïnstalleerde applicatie Sincom 2 (SI2) pas op 1 januari 2000 in gebruik genomen, zodat de begrotingsboekhouding en de algemene boekhouding van het Bureau tot 31 december 1999 nog steeds werden bijgehouden door middel van een in de handel verkrijgbaar spreadsheet respectievelijk boekhoudprogramma. Gezien het risico van fouten en inconsistenties dat met het gebruik van deze hulpmiddelen gepaard gaat, handhaaft de Rekenkamer de opmerkingen die zij voorheen terzake heeft gemaakt(4), te meer daar het Bureau in strijd met het bepaalde in artikel 123, lid 4, van de uitvoeringsbepalingen bij zijn financieel reglement, zijn boekingen nog steeds niet maandelijks aansluit.

Financiële regelgeving

Regeling inzake te betalen rechten

9. Krachtens de regeling inzake de te betalen rechten(5) behoeft het onderzoeksrecht voor de eerste teeltperiode pas een maand na het begin van de onderzoeken te worden betaald, zodat het Bureau geen garantie heeft met betrekking tot de werkelijke inning van het recht voor de bij de onderzoeksbureaus in opdracht gegeven werkzaamheden. Om de procedure voor de behandeling van de aanvragen te rationaliseren zou de verordening inzake het Bureau zodanig moeten worden gewijzigd dat het onderzoeksrecht vooraf kan worden geïnd.

Aanwijzing van de BTW

10. Tot december 1998 bepaalde het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven inclusief BTW moesten worden aangewezen, en dat de BTW na terugbetaling opnieuw kon worden aangewend. Sindsdien(6) bepaalt het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven exclusief BTW moeten worden aangewezen. De Rekenkamer verzoekt het Bureau deze nieuwe bepalingen in zijn eigen regelgeving om te zetten.

Financiële verplichtingen die meerdere begrotingsjaren bestrijken

11. Wegens de duur (tot vier jaar toe) van de cyclus van sommige technische onderzoeken, zijn sommige onderzoeken of verslagen die het Bureau gedurende een bepaald begrotingsjaar aanvraagt en waarvoor een betalingsverplichting voor dat jaar is aangegaan, per 31 december van het begrotingsjaar n+ 1 nog niet afgewikkeld en gefactureerd, terwijl op die datum de daartoe overgedragen kredieten automatisch vervallen. Dan moet ter dekking van de eerder door het Bureau aangegane juridische verplichtingen een nieuwe betalingsverplichting ten laste van de toewijzing van de begroting van het jaar n+ 2 worden aangegaan.

12. Dit verschijnsel, dat overigens in het jaarverslag van het Bureau wordt beschreven, wordt van jaar tot jaar erger. Het heeft onder meer tot gevolg dat de boekhoudkundige verplichtingen van het Bureau in de jaarrekening per 31 december 1999 worden ondergewaardeerd met 0,5 miljoen euro (tegen 0,2 miljoen euro per 31 december 1998). Wil het Bureau meer rekening houden met de knelpunten in zijn activiteiten en wil het de doorzichtigheid van zijn rekeningen verbeteren, dan moet het zijn financieel reglement aanpassen.

Inrichting van het nieuwe hoofdkantoor van het Bureau

13. Hoewel het Bureau volgens de oorspronkelijke vooruitzichten tegen medio 1999 zijn intrek moest kunnen nemen in het nieuwe hoofdkantoor, is dit in feite pas in oktober 2000 gebeurd. Door het uitstel van de verhuisdatum moest meer dan 100000 euro extra aan huur worden betaald.

Franse gezinstoelagen

14. De Franse wetgeving bepaalt dat een ieder die op het nationale grondgebied woonachtig is en ten minste twee kinderen te zijnen laste heeft, gezinstoelagen ontvangt. De nationale autoriteiten hebben het Bureau meegedeeld dat zij eigenlijk bij voorrang alle Franse gezinstoelagen aan de Europese ambtenaren dienden te betalen. Het Bureau moet zich blijven inzetten om deze bepaling effect te doen sorteren en daardoor de desbetreffende uitgaven ten laste van de begroting van het CBPR te verminderen.

Vertraging bij de vaststelling van de onderzoekskosten

15. Artikel 93, lid 1, van de voorschriften ter uitvoering van de procedures voor het Bureau(7) bepaalt: "De raad van bestuur stelt vóór 27 april 1997 op eenvormige wijze de methoden ter berekening van de kosten (...) vast; deze gelden voor alle aangewezen onderzoeksbureaus ". Het Bureau is hiermee pas begonnen in de loop van het laatste kwartaal van 1999 en volgens een besluit van de raad van bestuur van 28 en 29 september 1999 zouden de desbetreffende werkzaamheden op 31 december 2000, ofwel meer dan drie jaar na de in de verordening gestelde termijn(8), voltooid moeten zijn.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 27 september 2000.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 227 van 1.9.1994, blz. 27.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 111, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 1999 opgesteld op 14 april 2000, waarna ze zijn toegezonden aan de raad van bestuur van het Bureau, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 25 april 2000 bij de Rekenkamer ingekomen. De balans per 31 december 1998 en per 31 december 1999 en de winst- en verliesrekening van de begrotingsjaren 1998 en 1999 zijn verkort weergegeven in de tabellen 1 en 2 bij dit verslag.

(3) PB L 227 van 1.9.1994, blz. 28.

(4) Verslagen over de jaarrekening van het CBPR betreffende 1995, 1996 en 1997 (PB C 393 van 29.12.1997, blz. 52, paragrafen 1.5 en 1.6, en PB C 406 van 28.12.1998, blz. 49, paragraaf 1.6).

(5) Zie artikel 8, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1238/95 van de Raad van 31 mei 1995 (PB L 121 van 1.6.1995, blz. 31).

(6) Zie artikel 27, lid 2 bis, van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, EGKS, Euratom) nr. 2548/98 van de Raad van 23 november 1998 (PB L 320 van 28.11.1998, blz. 1).

(7) Verordening (EG) nr. 1239/95 van de Commissie (PB L 121 van 1.6.1995, blz. 37).

(8) Zie verslag over het begrotingsjaar 1998, paragraaf 11 (PB C 372 van 22.12.1999, blz. 57).

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Bureau

8. Boekhoudsystemen

Het Communautair Bureau voor plantenrassen heeft in december 1998 het systeem SI2 geïnstalleerd, gebaseerd op het door de Commissie gebruikte systeem Sincom. Voor het begrotingsjaar 1999 is de boekhouding gevoerd met behulp van spreadsheets (Excel) en SI2 voor wat betreft de begrotingsboekhouding, en met Expert M voor de algemene boekhouding.

Met betrekking tot de aansluiting van de maandelijkse boekingen heeft het Bureau een procedure terzake ontwikkeld en ingevoerd. De boekingen sluiten inmiddels maandelijks aan.

9. Regeling inzake te betalen rechten

De voorgestelde wijziging is reeds ingegaan middels de inwerkingtreding van Verordening (EG) nr. 329/2000 van de Commissie van 11 februari 2000.

10. Aanwijzing van de BTW

Het Bureau heeft de noodzakelijke maatregelen getroffen om de nieuwe communautaire bepalingen betreffende aanwijzing van de uitgaven om te zetten in eigen regelgeving; dit geldt ook voor de terugbetaling van de BTW. De raad van bestuur kan het voorstel tot wijziging van het financieel reglement goedkeuren na ontvangst van de opmerkingen van de Rekenkamer.

11 en 12. Financieel reglement en onderzoeksrechten

Het Bureau heeft de noodzakelijke maatregelen getroffen ter formulering van een voorstel tot wijziging van het financieel reglement teneinde het beheer van de uitgaven voor technische onderzoeken te verbeteren. Met dit project wordt beoogd het voor het Bureau mogelijk te maken om rechtsgeldige betalingsverplichtingen naar eventuele volgende jaren over te dragen teneinde dekking van de uitgaven in verband met voor de uitvoering van technische onderzoeken aan de onderzoeksbureaus over te maken vergoedingen, te waarborgen.

13. Inrichting van het nieuwe hoofdkantoor van het bureau

De inrichting van het nieuwe, definitieve hoofdkantoor van het Bureau heeft, omwille van de volgende redenen, aanzienlijke vertraging opgelopen:

- traagheid van de door de communautaire regelgeving opgelegde aanbestedingsprocedures;

- traagheid van de Franse procedures voor het verkrijgen van bouwvergunningen;

- vruchteloze resultaten voor bepaalde aanbestedingen;

- op het terrein ondervonden moeilijkheden voor wat betreft de kwaliteit van dienstverlening.

14. Franse gezinstoelagen

Het Bureau neemt nota van de opmerkingen van de Rekenkamer. Onder volledige eerbiediging van de bepalingen van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen en die van het Statuut alsmede de jurisprudentie van het Hof van Justitie terzake (vonnis nr. 186/85) zal het Bureau de noodzakelijke stappen ondernemen om van de door de Franse autoriteiten voorgestelde handelwijze gebruik te maken.

15. Vertraging bij de vaststelling van de onderzoekskosten

Op basis van een specifiek, door de raad van bestuur verleend mandaat heeft de voorzitter van het OCVV in 1996 een deskundigengroep samengesteld met als opdracht het opstellen van een voorstel voor een eenvormige methode voor het berekenen van de kosten. De groep is voor het eerst bijeengekomen op 26 november 1996. Na een aantal vergaderingen is de groep tot de conclusie gekomen dat ter uitvoering van het project een beroep zou moeten worden gedaan op een externe deskundige. Deze conclusie werd gedeeld door de raad van bestuur.

De voorzitter heeft, gezien het feit dat de uitgeschreven aanbestedingsprocedure voor de selectie van een externe accountant vruchteloos is gebleken, een nieuwe tijdelijk functionaris van het Bureau aangeworven in de functie van boekhouder, wiens voornaamste taak het coördineren van de activiteiten van voornoemde groep is. Een voorstel voor een eenvormige kostenberekeningsmethode zou moeten worden ingediend tijdens de vergadering van de raad van bestuur in oktober 2000. Tijdens diezelfde vergadering zal een op initiatief van het Bureau geformuleerd voorstel tot wijziging van de DHS-onderzoeken bij de raad van bestuur worden ingediend.

Recente berekeningen hebben uitgewezen dat de hoogte van de vastgestelde vergoeding op basis van het tot nu toe door het Bureau toegepaste "in-out"-principe in het merendeel van de gevallen lager is dan de daadwerkelijk gemaakte kosten. Dit betekent dat de voor de goedkeuring van de kostenberekeningsmethoden opgelopen vertraging geen negatieve gevolgen heeft gehad voor de financiën van het Bureau.