BESLUIT Nr. 18/97 houdende interne regels betreffende de behandeling van verzoeken om toegang tot de documenten waarover de Kamer beschikt (98/C 295/01)

DE EUROPESE REKENKAMER,

Gelet op de bij de slotakte van het Verdrag betreffende de Europese Unie gevoegde verklaring betreffende het recht op toegang tot informatie, waarin wordt beklemtoond dat de doorzichtigheid van het besluitvormingsproces het democratische karakter van de instellingen en het vertrouwen van het publiek in het bestuur versterkt,

Gelet op de conclusies van de Europese Raden van Birmingham en Edinburgh in dier voege dat de Gemeenschap dichter bij haar burgers moet staan,

Gelet op het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, met name artikel 88,

Van mening dat het wenselijk is interne regels op te stellen voor de behandeling van verzoeken om toegang tot de documenten waarover de Kamer beschikt;

Rekening houdend met de bepalingen van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983 inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (1);

Overwegende dat deze interne regels deel uitmaken van het beleid van communicatie en informatie van de Europese Gemeenschappen;

Overwegende dat bij de toepassing van deze regels de bepalingen inzake de vertrouwelijkheid van bepaalde gegevens ten volle zullen moeten worden nageleefd,

BESLUIT:

Artikel 1 Algemeen beginsel

In het kader en binnen de grenzen van het bepaalde in deze interne regels en van de normen betreffende de vertrouwelijkheid van de controlewerkzaamheden, heeft het publiek toegang tot de documenten van de Rekenkamer, ongeacht in welke vorm zij zijn vervat.

Artikel 2 Behandeling van verzoeken in eerste instantie

1. Het verzoek om toegang tot een document moet schriftelijk en voldoende nauwkeurig worden geformuleerd; het dient met name de nodige elementen te bevatten voor de identificatie van het (de) gewenste document(en).

2. Elk door de Rekenkamer ontvangen verzoek wordt voorgelegd aan de directeur Externe betrekkingen en juridische dienst, en kopieën worden bezorgd aan de president en de secretaris-generaal. Na raadpleging van het betrokken lid van de Kamer onderzoekt hij de ontvankelijkheid van het verzoek en beslist hij welk gevolg eraan zal worden gegeven.

3. De directeur Externe betrekkingen en juridische dienst nodigt de verzoeker eventueel uit zijn verzoek nader toe te lichten. Hij beschikt daarbij over een termijn van een maand vanaf de datum van ontvangst van het verzoek.

4. De documenten kunnen ter plaatse worden geraadpleegd of er kan een kopie worden afgegeven op kosten van de verzoeker. De raadpleging van de documenten vindt plaats in de zetel van de Rekenkamer te Luxemburg op de datum en het tijdstip die zijn overeengekomen tussen de verzoeker en de directeur Externe betrekkingen en juridische dienst. Er zal een vergoeding van 10 ECU plus 0,05 ECU per blad worden gevraagd voor de afgifte van een kopie van een document op papier dat meer dan 30 bladzijden telt en ook de eventuele verzendingskosten zijn voor rekening van de verzoeker. De kosten voor andere informatiemiddelen worden van geval tot geval vastgesteld en vooraf aan de verzoeker meegedeeld.

5. Aan de verzoeker wordt binnen een maand volgende op de datum van ontvangst van zijn verzoek door de directeur Externe betrekkingen en juridische dienst schriftelijk meegedeeld welk gevolg daaraan wordt gegeven. De directeur Externe betrekkingen en juridische dienst zal samen met de verzoekers een billijke regeling treffen voor herhaalde verzoeken en/of verzoeken betreffende omvangrijke documenten. Elk negatief antwoord moet met redenen worden omkleed en moet de vermelding bevatten dat de verzoeker beschikt over een termijn van een maand om tegen deze beslissing bezwaar in te dienen; doet hij dit niet, dan wordt hij geacht af te zien van zijn verzoek.

6. De persoon die kennis krijgt van een document mag dit alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Rekenkamer vermenigvuldigen of verspreiden.

Artikel 3 Behandeling van bezwaren inzake in eerste instantie afgewezen verzoeken

1. Elk bij de Rekenkamer ingediend bezwaar wordt voorgelegd aan de president van de Rekenkamer en kopieën worden bezorgd aan de secretaris-generaal en aan de directeur Externe betrekkingen en juridische dienst.

2. De president van de Rekenkamer is gemachtigd, in overleg met de Groep ADAR en met het terzake bevoegde lid van de Rekenkamer, te beslissen inzake de bezwaren.

3. Het antwoord waarin de beslissing op een bezwaar ter kennis wordt gebracht, moet worden gegeven binnen twee maanden volgende op de indiening van het bezwaar. Het moet met redenen zijn omkleed en de openstaande beroepswegen vermelden, namelijk het beroep in rechte en de klacht bij de ombudsman, overeenkomstig artikel 173, respectievelijk artikel 138 E van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap.

Artikel 4 Speciale gevallen en uitzonderingen

1. Wanneer het verzoek betrekking heeft op een document waarvan de Rekenkamer de bezitter maar niet de auteur is, bevestigt zij de ontvangst van het verzoek en deelt zij mee tot welke persoon, instelling of organisatie het verzoek moet worden gericht.

2. Wanneer het gevraagde document is of binnen twaalf maanden zal worden gepubliceerd, wordt de verzoeker uitgenodigd zich te wenden tot het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen te Luxemburg.

3. De Rekenkamer kan de toegang tot documenten weigeren op de volgende gronden:

a) bescherming van het openbaar belang (bijvoorbeeld openbare veiligheid, internationale betrekkingen, monetaire stabiliteit, gerechtelijke procedures, inspectie- en onderzoeksactiviteiten);

b) bescherming van de persoon en de persoonlijke levenssfeer (in het bijzonder alle persoonsgegevens betreffende de ambtenaren en andere personeelsleden van de Rekenkamer);

c) bescherming van de geheimhouding op het gebied van handel en industrie;

d) bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen;

e) bescherming van de vertrouwelijkheid, op verzoek van de natuurlijke of rechtspersoon die de informatie heeft verstrekt of krachtens de wetgeving van de lidstaat die de informatie heeft verstrekt.

4. Overeenkomstig de in artikel 88, punt 1, van het Financieel Reglement opgelegde verplichting tot vertrouwelijke behandeling weigert de Rekenkamer de toegang tot elk document dat controlebevindingen bevat.

5. De Rekenkamer kan de toegang ook weigeren ter bescherming van het belang bij geheimhouding van haar beraadslagingen. Behoudens andersluidend besluit weigert zij in het algemeen de toegang tot elk document dat betrekking heeft op haar werkmethoden.

Artikel 5 Inwerkingtreding

Dit besluit werd door de Rekenkamer vastgesteld tijdens haar 543e zitting, gehouden op 20 februari 1997. Het wordt van kracht op de eerste dag van de maand volgend op de vaststelling ervan, te weten 1 maart 1997.

Luxemburg, 7 april 1997.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) PB L 43 van 15.2.1983, blz. 1.