BESLUIT VAN DE RAAD VAN BESTUUR over de toegang van het publiek tot documenten van de Europese Stichting voor Opleiding (97/C 369/11)

(Voor de EER relevante tekst)

DE RAAD VAN BESTUUR VAN DE EUROPESE STICHTING VOOR OPLEIDING,

Gelet op de aan de Slotakte van het Verdrag, betreffende de Europese Unie gehechte verklaring betreffende het recht op toegang, tot informatie, waarin wordt benadrukt dat de doorzichtigheid van het besluitvormingsproces het democratische karakter van de instellingen en het vertrouwen van het publiek in het bestuur versterkt,

Gezien de conclusies van de Europese Raad van Birmingham en die van Edinburgh, waarin een aantal beginselen is overeengekomen ter bevordering van een Gemeenschap die dichter bij de burger staat,

Gezien de conclusies van de Europese Raad van Kopenhagen, waarin het beginsel dat de burgers recht hebben op een zo volledig mogelijke toegang tot informatie opnieuw wordt bevestigd en de Commissie en de Raad wordt verzocht zo spoedig mogelijk maatregelen te nemen om dit beginsel gestalte te geven,

Overwegende dat deze beginselen geen afbreuk doen aan de geldende bepalingen inzake de toegang tot dossiers die rechtstreeks betrekking hebben op personen die daarbij een specifiek belang hebben;

Overwegende dat deze beginselen ten uitvoer moeten worden gelegd met volledige eerbiediging van de bepalingen betreffende als geheim aangemerkte informatie;

Overwegende dat dit besluit onderdeel is van het voorlichtings- en comunicatiebeleid van de Europese Stichting voor Opleiding,

BESLUIT:

Artikel 1

Het publiek zal zo ruim mogelijk toegang krijgen tot documenten die bij de Europese Stichting voor Opleiding (hierna genoemd "de Stichting") berusten.

Onder "document" wordt verstaan ieder stuk met bestaande gegevens, op ongeacht welke drager, dat bij de Stichting berust.

Dit besluit is niet van toepassing op documenten van de Stichting, die worden gepubliceerd door het Bureau voor Officiële Publicaties der Europese Gemeenschappen.

Artikel 2

1. Elk verzoek om toegang tot documenten moet schriftelijk worden gericht tot de directeur van de Stichting.

Verzoeken moeten voldoende duidelijk geformuleerd worden; zij moeten gegevens bevatten die het mogelijk maken te achterhalen om welk document of welke documenten het gaat.

Waar nodig zal de directeur de aanvrager verzoeken zijn verzoek te verduidelijken.

2. De directeur laat de aanvrager binnen een maand schriftelijk weten of het verzoek wordt toegekend.

Indien een document dat bij de Stichting berust betrekking heeft op activiteiten die zijn gebaseerd op een overeenkomst die de Stichting heeft gesloten met een lidstaat, een instelling of orgaan van de Gemeenschap of enige andere nationale of internationale organisatie, kan pas een besluit worden genomen nadat de partij(en) bij deze overeenkomst om toestemming is (zijn) gevraagd.

3. Indien een verzoek om toegang tot een document niet binnen een maand wordt beantwoord, houdt dit in dat het verzoek is afgewezen.

4. Ingeval de directeur besluit tot afwijzing van een verzoek, moet deze beslissing worden gemotiveerd en moet worden vermeld welke beroepsmogelijkheden openstaan, namelijk beroep via de rechter of een klacht bij de Ombudsman onder de in artikel 138 E van het Verdrag tot oprichting, van de Europese Gemeenschap bepaalde voorwaarden.

5. De toegang tot documenten neemt de vorm aan van inzage ter plaatse of het verstrekken van een kopie op kosten van de aanvrager. Daarvoor kan een redelijke prijs in rekening worden gebracht.

Wanneer een aanvrager een document ter plaatse wil raadplegen, tracht de Stichting hiertoe de nodige maatregelen te treffen.

6. In overleg met de aanvrager zoekt de Stichting een billijke oplossing voor steeds terugkerende verzoeken en/of verzoeken betreffende lijvige docmenten.

7. De Stichting kan bepalen dat degene aan wie het document wordt verstrekt, dit document niet zonder haar voorafgaande toestemming voor commerciële doeleinden mag vermenigvuldigen of verspreiden.

8. Wanneer de auteur van het document dat bij de Stichting berust een natuurlijke of rechtspersoon, een lidstaat, een instelling of orgaan van de Gemeenschap of enige andere nationale of internationale organisatie is, moet het verzoek rechtstreeks tot de auteur van het document worden gericht.

Artikel 3

De Stichting weigert de toegang tot een document als de verspreiding ervan schade kan toebrengen aan:

- de bescherming van het algemeen belang (in het bijzonder openbare veiligheid, internationale betrekkingen, monetaire stabiliteit, gerechtelijke procedures, inspectieën enquêteactiviteiten),

- de bescherming van het individu en de persoonlijke levenssfeer,

- de bescherming van geheime handels- en industriële gegevens,

- de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap,

- de bescherming van de vertrouwelijkheid waar de natuurlijke of rechtspersoon die de informatie heeft verstrekt om heeft verzocht of welke krachtens de welgeving van de lidstaat die de informatie heeft verstreckt, vereist is.

De Stichting kan de toegang tot een document ook weigeren om het belang van de Stichting met betrekking tot de geheimhouding van haar beraadslagingen te beschermen.

Artikel 4

Det besluit is van toepassing met ingang van 1 november 1997. Het wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen en zal toegankelijk zijn voor het publiek.

Gedaan te Turijn, 27 oktober 1997.

Voor de Raad van Bestuur van de

Europese Stichting voor Opleiding

Thomas O'DWYER