Verordening (EG) nr. 4/2004 van de Commissie

van 23 december 2003

houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EEG) nr. 4045/89 van de Raad inzake de door de lidstaten uit te voeren controles op de verrichtingen in het kader van de financieringsregeling van de afdeling Garantie van het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EEG) nr. 4045/89 van de Raad van 21 december 1989 inzake de door de lidstaten uit te voeren controles op de verrichtingen in het kader van de financieringsregeling van de afdeling Garantie van het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw en houdende intrekking van Richtlijn 77/435/EEG(1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 2154/2002(2), en met name op artikel 19,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Aangezien de in Verordening (EEG) nr. 4045/89 vervatte bepalingen inzake de vergoeding door de Gemeenschap van de uitgaven die door de lidstaten zijn gedaan in het kader van de bij die verordening vastgestelde controles, zijn geschrapt, zijn de daarop betrekking hebbende uitvoeringsbepalingen in Verordening (EEG) nr. 1863/90 van de Commissie van 29 juni 1990 houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EEG) nr. 4045/89 van de Raad inzake de door de lidstaten uit te voeren controles op de verrichtingen in het kader van de financieringsregeling van de afdeling Garantie van het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw en houdende intrekking van Richtlijn 77/435/EEG(3), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 2278/96(4), overbodig geworden.

(2) Voorts moeten uitvoeringsbepalingen worden vastgesteld inzake de procedure voor de verlaging van het minimumaantal controles als bedoeld in artikel 7, lid 1, derde alinea, van Verordening (EEG) nr. 4045/89, waarbij wordt voorzien in een regeling inzake wederzijdse bijstand tussen de lidstaten voor de uitvoering van de controles.

(3) Op grond van Verordening (EEG) nr. 4045/89 zijn de lidstaten verplicht een aantal mededelingen te doen. Aangezien een standaardisering van vorm en inhoud van dergelijke mededelingen het gebruik ervan zou vergemakkelijken en tot een uniforme aanpak zou leiden, moeten uitvoeringsbepalingen met betrekking tot vorm en inhoud van die mededelingen worden vastgesteld.

(4) Gezien de omvang van de vereiste wijzigingen en voor de duidelijkheid moet Verordening (EEG) nr. 1863/90 worden vervangen.

(5) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van het EOGFL,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

HOOFDSTUK I ONDERWERP

Artikel 1

Bij deze verordening worden bepalingen vastgesteld ter uitvoering van Verordening (EEG) nr. 4045/89.

HOOFDSTUK II VERZOEK TOT VERLAGING VAN HET MINIMUMAANTAL CONTROLES

Artikel 2

Het in artikel 7, lid 1, derde alinea, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde verzoek tot verlaging van het minimumaantal controles bevat uitvoerige informatie overeenkomstig bijlage I bij de onderhavige verordening.

Artikel 3

Een besluit om, overeenkomstig artikel 7, lid 1, derde alinea, van Verordening (EEG) nr. 4045/89, een verlaging van het minimumaantal controles toe te staan, moet worden genomen op basis van een evaluatie van de voordelen met betrekking tot de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap en daarbij moet rekening worden gehouden met de onderstaande criteria:

a) de geconstateerde risico's;

b) de gevolgde aanpak;

c) de mate waarin het minimumaantal controles in de voorafgaande drie controleperiodes is uitgevoerd, alsook het aantal verzoeken om onderlinge bijstand in de voorafgaande drie controleperiodes waaraan tijdig is voldaan;

d) de uitvoerbaarheid van de voorgestelde aanpak en bijzondere controle-ervaring van de betrokken lidstaten met dergelijke aanpak of in de betrokken sector;

e) de mate waarin controleurs van een bepaalde lidstaat kunnen deelnemen aan de controles in een andere lidstaat in het kader van een gezamenlijke actie;

f) de bevestiging dat de andere lidstaten in de voorgeschreven mate deelnemen aan de gezamenlijke actie, voorzover deze niet is opgenomen in het op grond van artikel 10, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 meegedeelde programma van de andere lidsta(a)t(en);

g) de mate waarin controles in derde landen worden overwogen en uitvoerbaar worden geacht;

h) alle overige tot staving van het verzoek noodzakelijk geachte gegevens.

Artikel 4

In het in artikel 3 bedoelde besluit wordt aangegeven met welk percentage en aantal het krachtens artikel 2, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 vereiste minimumaantal controles wordt verlaagd.

HOOFDSTUK III INHOUD VAN DE DOCUMENTEN

Artikel 5

1. Het in artikel 9, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde jaarlijkse verslag bevat uitvoerige informatie over elk van de in bijlage II bij de onderhavige verordening vermelde aspecten van de toepassing van Verordening (EEG) nr. 4045/89; deze informatie wordt opgenomen in duidelijk aangegeven hoofdstukken die van de vermelde titel zijn voorzien.

2. Het in artikel 10 van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde jaarlijkse controleprogramma wordt opgesteld volgens het in bijlage III bij de onderhavige verordening opgenomen model.

3. De in artikel 7, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde lijst van ondernemingen wordt opgesteld volgens het in bijlage IV bij de onderhavige verordening opgenomen model.

4. De in artikel 7, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde lijst van ondernemingen wordt opgesteld volgens het in bijlage V bij de onderhavige verordening opgenomen model.

5. Een verzoek van een lidstaat om een onderneming in een andere lidstaat bij voorrang te controleren, als bedoeld in artikel 7, leden 2 en 4, van Verordening (EEG) nr. 4045/89, wordt opgesteld volgens het in bijlage VI bij de onderhavige verordening opgenomen model.

6. De resultaten van de in artikel 7, leden 2 en 4, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde controles worden meegedeeld volgens het in bijlage VII bij de onderhavige verordening vastgestelde model.

7. De gegevens met betrekking tot de verzoeken tot en de resultaten van de in artikel 7, leden 2 en 4, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde controles, die overeenkomstig artikel 7, lid 2, tweede alinea, van die verordening op kwartaalbasis aan de Commissie moeten worden meegedeeld, worden opgesteld volgens het in bijlage VIII bij de onderhavige verordening vastgestelde model.

Artikel 6

De op grond van artikel 5 te verstrekken gegevens kunnen worden meegedeeld op papier of in elektronische vorm, in een tussen afzender en ontvanger overeen te komen formaat.

Gegevens over verrichtingen als bedoeld in artikel 7 van Verordening (EEG) nr. 4045/89 worden meegedeeld in elektronische vorm in het in bijlage II, punt 2, van Verordening (EG) nr. 2390/1999 van de Commissie(5) voorgeschreven formaat.

HOOFDSTUK IV GEZAMENLIJKE ACTIES

Artikel 7

1. De Commissie kan op eigen initiatief of op grond van een voorstel van een lidstaat, en met het akkoord van de betrokken lidstaten, besluiten om overeenkomstig artikel 7, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 gezamenlijke acties te coördineren waarbij twee of meer lidstaten elkaar bijstaan.

Bij het nemen van een besluit houdt de Commissie met name rekening met de onderstaande punten:

a) de mate waarin risico wordt gelopen,

b) de omvang van activiteiten, in het bijzonder de frequentie van intra- en extracommunautaire handelstransacties, en de financiële betekenis ervan,

c) de noodzaak tot een uniforme aanpak te komen.

2. In overeenstemming met de betrokken lidstaten wordt een lidstaat aangewezen die tot taak heeft de gezamenlijke actie te beheren.

Elke lidstaat blijft evenwel verantwoordelijk voor de uitvoering van de bij Verordening (EEG) nr. 4045/89 voorgeschreven controles.

3. Elke betrokken lidstaat:

a) wijst de personen of diensten aan die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de gezamenlijke actie namens hem,

b) draagt er zorg voor dat voldoende functionarissen met de nodige ervaring beschikbaar worden gesteld voor het voeren van de gezamenlijke actie,

c) draagt er zorg voor dat binnen de gestelde termijnen de controle wordt uitgevoerd en het verslag wordt afgerond en ter beschikking wordt gesteld van alle deelnemende lidstaten en van de Commissie.

HOOFDSTUK V SLOTBEPALINGEN

Artikel 8

Verordening (EEG) nr. 1863/90 wordt ingetrokken.

Artikel 9

Deze verordening treedt in werking op de derde dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel, 23 december 2003.

Voor de Commissie

Franz Fischler

Lid van de Commissie

(1) PB L 388 van 30.12.1989, blz. 18.

(2) PB L 328 van 5.12.2002, blz. 4.

(3) PB L 170 van 3.7.1990, blz. 23.

(4) PB L 308 van 29.11.1996, blz. 30.

(5) PB L 295 van 16.11.1999, blz. 1.

BIJLAGE I

>PIC FILE= "L_2004002NL.000602.TIF">

BIJLAGE II

Gegevens die moeten worden verstrekt in het jaarlijkse verslag overeenkomstig artikel 9, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 4045/89

1. Beheer van Verordening (EEG) nr. 4045/89

Het beheer van Verordening (EEG) nr. 4045/89, met inbegrip van de wijzigingen in de met de controles belaste instanties, in de met de voortgangscontrole op de uitvoering van die verordening belaste specifieke dienst als bedoeld in artikel 11 daarvan, en in de bevoegdheden van die instanties.

2. Wijzigingen in de wetgeving

Voor de toepassing van Verordening (EEG) nr. 4045/89 relevante wijzigingen in de nationale wetgeving die sinds het vorige jaarlijkse verslag hebben plaatsgevonden.

3. Wijzigingen in het controleprogramma

Een beschrijving van de wijzigingen die in het krachtens artikel 10, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bij de Commissie ingediende controleprogramma zijn aangebracht sinds de datum waarop dat programma is ingediend.

4. Uitvoering van het controleprogramma waarop dit verslag betrekking heeft

De uitvoering van het controleprogramma met betrekking tot de periode die is geëindigd op 30 juni vóór de in artikel 9, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde uiterste datum voor indiening van dit verslag, waarbij de volgende gegevens worden verstrekt, zowel in totaal als per controleorgaan (indien door meer dan één orgaan controles in het kader van die verordening worden verricht):

a) het aantal verrichte controles en het aantal aan deze controles onderworpen ondernemingen;

b) het aantal nog in uitvoering zijnde controles en het aantal aan deze controles onderworpen ondernemingen;

c) het aantal voor de betrokken periode geplande, doch niet uitgevoerde controles en het aantal door het achterwege blijven van deze controles niet aan een controle onderworpen ondernemingen;

d) de redenen waarom de onder c) bedoelde controles niet zijn uitgevoerd;

e) de uitsplitsing van de onder a), b) en c) bedoelde controles volgens de aard van de financiële transacties (ontvangen of betaalde bedragen) en per maatregel;

f) de resultaten van de onder a) bedoelde controles, met inbegrip van:

i) het aantal controles waarbij onregelmatigheden werden ontdekt, en het aantal betrokken ondernemingen,

ii) de aard van deze onregelmatigheden,

iii) de betrokken maatregel in de gevallen waarin een onregelmatigheid werd ontdekt,

iv) de geraamde financiële consequentie van elke onregelmatigheid;

g) een indicatie van de gemiddelde duur van de controles in mandagen, onder vermelding - voor zover dit praktisch uitvoerbaar is - van de tijd die is besteed aan de planning, voorbereiding en uitvoering van de controles en aan de rapportering erover.

5. Uitvoering van de controleprogramma's voorafgaande aan dat waarop dit verslag betrekking heeft

De resultaten van de controles die zijn uitgevoerd met betrekking tot de controleperioden die voorafgingen aan die waarop dit verslag betrekking heeft, voor zover het gaat om resultaten die nog niet beschikbaar waren toen het verslag over de betrokken controleperiode werd ingediend, met inbegrip van:

a) het aantal controles waarbij onregelmatigheden werden ontdekt, en het aantal betrokken ondernemingen;

b) de aard van deze onregelmatigheden;

c) de betrokken maatregel in de gevallen waarin een onregelmatigheid werd ontdekt;

d) de geraamde financiële consequentie van elke onregelmatigheid.

De resultaten van de op grond van artikel 7, lid 1, derde alinea, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 verrichte controles worden als zodanig ingediend.

6. Wederzijdse bijstandsverlening

Verzoeken in het kader van de wederzijdse bijstandsverlening die overeenkomstig artikel 7 van Verordening (EEG) nr. 4045/89 zijn gedaan en ontvangen, alsmede de resultaten van de overeenkomstig artikel 7, leden 2 en 4, van die verordening bij voorrang uitgevoerde controles en een samenvatting van de overeenkomstig artikel 7, leden 2 en 3, van die verordening verstrekte en ontvangen lijsten.

7. Middelen

Bijzonderheden over de middelen die voor de uitvoering van de controles in het kader van Verordening (EEG) nr. 4045/89 beschikbaar zijn, met inbegrip van:

a) de voor controles in het kader van de verordening toegewezen aantallen personeelsleden per controleorgaan en, voor zover relevant, per regio, uitgedrukt in manjaren;

b) de opleiding van het bij controles in het kader van Verordening (EEG) nr. 4045/89 betrokken personeel, met een indicatie van het deel van het onder a) genoemde personeel dat is opgeleid, en van de aard van de betrokken opleiding;

c) de computerfaciliteiten die ter beschikking staan van het bij de controles in het kader van Verordening (EEG) nr. 4045/89 betrokken personeel.

8. Moeilijkheden bij de toepassing van Verordening (EEG) nr. 4045/89

De moeilijkheden die bij de toepassing van Verordening (EEG) nr. 4045/89 zijn ondervonden, en de genomen maatregelen of de voorstellen voor de oplossing daarvan.

9. Suggesties voor verbeteringen

In voorkomend geval, suggesties om verbetering te brengen in de toepassing van Verordening (EEG) nr. 4045/89 of om de verordening zelf te verbeteren.

BIJLAGE III

>PIC FILE= "L_2004002NL.000902.TIF">

>PIC FILE= "L_2004002NL.001001.TIF">

>PIC FILE= "L_2004002NL.001101.TIF">

>PIC FILE= "L_2004002NL.001201.TIF">

>PIC FILE= "L_2004002NL.001301.TIF">

BIJLAGE IV

>PIC FILE= "L_2004002NL.001402.TIF">

BIJLAGE V

>PIC FILE= "L_2004002NL.001502.TIF">

BIJLAGE VI

>PIC FILE= "L_2004002NL.001602.TIF">

>PIC FILE= "L_2004002NL.001701.TIF">

BIJLAGE VII

>PIC FILE= "L_2004002NL.001802.TIF">

BIJLAGE VIII

>PIC FILE= "L_2004002NL.001902.TIF">

>PIC FILE= "L_2004002NL.002001.TIF">