Verordening (EG) nr. 156/2004 van de Commissie

van 29 januari 2004

betreffende de financiële steun van de Gemeenschap aan de communautaire referentielaboratoria overeenkomstig artikel 28 van Beschikking 90/424/EEG

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Beschikking 90/424/EEG van de Raad van 26 juni 1990 betreffende bepaalde uitgaven op veterinair gebied(1), en met name op artikel 28, lid 2,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De subsidiecriteria voor de uitgaven van de communautaire referentielaboratoria die financiële steun ontvangen overeenkomstig artikel 28 van Beschikking 90/424/EEG en de procedures voor de indiening van uitgaven en het uitvoeren van audits zijn vastgesteld bij Verordening (EG) nr. 324/2003 van de Commissie(2).

(2) De communautaire referentielaboratoria (hierna "de laboratoria" genoemd) verrichten functies en taken die in de communautaire veterinaire wetgeving zijn vastgelegd om de Gemeenschap bij te staan.

(3) De hoogte van de jaarlijkse financiële steun van de Gemeenschap (hierna "financiële steun" genoemd) voor de exploitatie van bepaalde laboratoria wordt jaarlijks vastgesteld door middel van specifieke beschikkingen betreffende de sectoren veterinaire aspecten van de volksgezondheid, diergezondheid en residuen.

(4) De kosten in verband met dienstreizen van het personeel van de laboratoria moeten op dit moment door de laboratoria worden gefinancierd uit de algemene kosten van de begunstigde, die maximaal 7 % van de voor vergoeding in aanmerking komende kosten van de actie bedragen.

(5) Aangezien die dienstreizen een steeds groter aandeel van de algemene kosten van de begunstigde uitmaken en bepaalde kosten van dienstreizen kunnen worden vergoed op basis van een vaste dagvergoeding, moet hiervoor een aparte categorie worden gecreëerd in de jaarlijkse voor vergoeding in aanmerking komende kosten van elk laboratorium.

(6) Gezien de kosten en baten van de workshops is het wenselijk het aantal voor vergoeding in aanmerking komende deelnemers aan workshops te beperken en hiervoor slechts één deelnemer per lidstaat uit te nodigen. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan binnen de grenzen van de financiële steun die voor het organiseren van de workshop is verleend van deze regel worden afgeweken.

(7) De koers voor de omrekening van de betalingsaanvragen in nationale valuta als omschreven in Verordening (EG) nr. 2799/98 van de Raad van 15 december 1998 tot vaststelling van het agromonetaire stelsel voor de euro(3), moet worden verduidelijkt.

(8) Er moeten voorschriften worden vastgesteld met het oog op een geharmoniseerde opstelling van de voorlopige begroting van de uitgaven van de laboratoria in verband met activiteiten uit hoofde van de communautaire veterinaire wetgeving.

(9) Aangezien Verordening (EG) nr. 324/2003 op een aantal punten gewijzigd moet worden, moet die verordening voor de duidelijkheid worden vervangen.

(10) In het kader van een gezond financieel beheer moeten de subsidievoorwaarden met terugwerkende kracht vanaf het begin van 2004 worden toegepast met het oog op de vaststelling van de voor vergoeding in aanmerking komende kosten die in de loop van dat jaar werden gedaan.

(11) Met het oog op de financiële controle gelden de artikelen 8 en 9 van Verordening (EG) nr. 1258/1999 van de Raad van 17 mei 1999 betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid(4).

(12) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Permanent Comité voor de voedselketen en de diergezondheid,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Voorlopige begroting

De communautaire referentielaboratoria (hierna "de laboratoria" genoemd) dienen vóór 1 oktober van elk kalenderjaar "n" de voorlopige begroting in van hun uitgaven in verband met communautaire activiteiten voor het kalenderjaar "n + 1".

De laboratoria verstrekken de voorlopige begroting in elektronische vorm volgens het model van bijlage I.

Artikel 2

Subsidievoorwaarden

Binnen de grenzen van de jaarlijks aan de laboratoria toegekende financiële steun van de Gemeenschap zijn de in bijlage II vermelde subsidievoorwaarden van toepassing op de uitgaven voor personeel, kapitaalgoederen, verbruiksgoederen, de verzending van monsters voor vergelijkende tests, dienstreizen en de algemene kosten.

Artikel 3

Betaling van financiële steun voor de exploitatie van de laboratoria

Op voorwaarde dat de goedgekeurde werkprogramma's efficiënt worden uitgevoerd en de begunstigden de vereiste gegevens aan de Commissie binnen de in dit artikel vastgestelde termijnen meedelen, wordt de financiële steun voor de exploitatie van het laboratorium als volgt betaald:

a) een voorschot van 70 % van het totale bedrag kan worden betaald op verzoek van de begunstigde;

b) het saldo wordt betaald na overlegging door de begunstigde van:

i) een financieel verslag dat door de directeur van het laboratorium is gefiatteerd,

ii) bewijsstukken voor de vergelijkende tests, en

iii) een technisch verslag;

c) het gefiatteerde financiële verslag wordt uiterlijk 31 maart van het jaar dat volgt op de periode waarvoor de financiële steun is verleend, volgens het model in bijlage III ingediend;

d) bij niet-naleving van de onder c) aangegeven termijn wordt de financiële steun verlaagd met 25 % op 1 mei, met 50 % op 1 juni, met 75 % op 1 juli en met 100 % op 1 september.

Artikel 4

Subsidievoorwaarden voor workshops

1. Binnen de grenzen van de voor het organiseren van een workshop toegekende financiële steun zijn de in bijlage IV opgenomen subsidievoorwaarden van toepassing op de uitgaven voor reizen en dagvergoedingen voor maximaal 30 deelnemers aan workshops, van wie er per lidstaat ten minste één wordt uitgenodigd.

2. In naar behoren gemotiveerde gevallen kunnen afwijkingen van lid 1 worden toegestaan krachtens de beschikking betreffende de jaarlijkse financiële steun van de Gemeenschap voor de exploitatie van bepaalde laboratoria.

Artikel 5

Betaling van financiële steun van de Gemeenschap voor het organiseren van workshops

Op voorwaarde dat de workshop efficiënt georganiseerd is en de begunstigde de vereiste gegevens binnen de in dit artikel vastgestelde termijnen aan de Commissie meedeelt, wordt de financiële steun voor de organisatie van workshops als volgt betaald:

a) een voorschot van 70 % kan op verzoek van de begunstigde binnen zestig dagen vóór de vastgestelde datum van de workshop worden betaald;

b) het saldo wordt betaald nadat de Commissie de bewijsstukken en een technisch verslag over het gebruik van de financiële steun heeft goedgekeurd;

c) de bewijsstukken worden uiterlijk drie maanden na afloop van de workshop volgens het model van bijlage V ingediend;

d) bij niet-naleving van de onder c) aangegeven termijn wordt de financiële steun verlaagd met 25 % bij één maand overschrijding, 50 % bij twee maanden, 75 % bij drie maanden en 100 % bij vier maanden overschrijding.

Artikel 6

Bewijsstukken

1. De technisch directeur van het laboratorium bewaart een gefiatteerd afschrift van de bewijsstukken, zoals facturen, salarisafrekeningen en werkstaten en bewijsstukken betreffende de verzending van monsters en dienstreizen.

2. De begunstigde registreert de bij de Commissie ingediende uitgaven in zijn boekhoudsysteem en bewaart alle bewijsstukken gedurende vijf jaar met het oog op audits.

De bewijsstukken ter staving van alle gemaakte kosten en bestede uren zoals vermeld in de vergoedingsaanvraag worden op verzoek aan de Commissie gezonden.

Artikel 7

Omrekeningskoers voor aanvragen in nationale valuta

De omrekeningskoers voor in maand "n" ingediende aanvragen in nationale valuta is die van de tiende dag van maand "n + 1" of die van de eerste voorafgaande dag waarvoor een algemene notering beschikbaar is.

Artikel 8

Audits

De Commissie kan audits uitvoeren overeenkomstig artikel 9 van Verordening (EG) nr. 1258/1999.

Artikel 9

Intrekking

Verordening (EG) nr. 324/2003 wordt ingetrokken.

Verwijzingen naar de ingetrokken verordening worden beschouwd als verwijzingen naar deze verordening.

Artikel 10

Inwerkingtreding en toepassing

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Zij is van toepassing vanaf 1 januari 2004.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel, 29 januari 2004.

Voor de Commissie

David Byrne

Lid van de Commissie

(1) PB L 224 van 18.8.1990, blz. 19. Beschikking laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 806/2003 (PB L 122 van 16.5.2003, blz. 1).

(2) PB L 47 van 21.2.2003, blz. 14.

(3) PB L 349 van 24.12.1998, blz. 1.

(4) PB L 160 van 26.6.1999, blz. 103.

BIJLAGE I

(artikel 1)

>PIC FILE= "L_2004027NL.000802.TIF">

>PIC FILE= "L_2004027NL.000901.TIF">

BIJLAGE II

(artikel 2)

Subsidievoorwaarden voor uitgaven met betrekking tot personeel, kapitaalgoederen, verbruiksgoederen, verzending van monsters voor vergelijkende tests, dienstreizen en algemene kosten

1. Personeel

De kosten van het personeel, ongeacht de rechtspositie daarvan, zijn beperkt tot de daadwerkelijk betaalde loonkosten (salarissen, sociale lasten en pensioenbijdragen) voor wetenschappelijk personeel, wetenschappers in opleiding, technisch en administratief personeel, dat - voltijds of deeltijds - specifiek voor communautaire taken is ingezet, zoals aangegeven in het goedgekeurde werkprogramma.

Alle tijd die het personeel aan communautaire taken besteedt, moet worden geregistreerd en gefiatteerd op basis van minimaal twaalf maanden en 1600 uur/jaar. Dit moet ten minste eenmaal per maand worden gedaan door de aangewezen projectleider of een naar behoren gemachtigde senior medewerker van de begunstigde.

2. Kapitaalgoederen

De aanschaf-, lease- of huurprijs van goederen mag als directe kosten worden opgevoerd. Het voor vergoeding in aanmerking komende bedrag voor geleaste of gehuurde goederen mag niet meer bedragen dan het bedrag waarvoor de goederen voor de duur van de test gekocht hadden kunnen worden. De voor vergoeding in aanmerking komende kosten worden als volgt berekend:

>REFERENTIE NAAR EEN GRAFIEK>

A= periode in maanden waarvoor de goederen voor het project worden gebruikt, vanaf de datum van levering. Alleen goederen die zijn betaald in de periode waarvoor de financiële steun is verleend, komen voor vergoeding in aanmerking.

B= afschrijvingsperiode 60 maanden (36 maanden voor computerapparatuur van minder dan 25000 EUR).

C= kosten van de goederen exclusief BTW.

D= procentueel gebruik van de goederen voor het project.

Door de begunstigde betaalde BTW die niet kan worden teruggevorderd, wordt als subsidiabele uitgave beschouwd.

3. Verbruiksgoederen

De vergoeding is gebaseerd op de daadwerkelijk gedurende de betrokken periode gemaakte kosten, exclusief BTW. De begunstigde moet ook aangeven welk percentage van het totale budget voor verbruiksgoederen van het laboratorium de verschillende artikelen uitmaken.

Alle overige uitgaven voor administratie, reizen (met uitzondering van de onder punt 5 bedoelde dienstreizen) en secretariaatswerkzaamheden vallen onder de "algemene kosten".

4. Verzending van monsters voor vergelijkende tests

De vergoeding wordt na overlegging van bewijsstukken gebaseerd op de daadwerkelijk gemaakte kosten, exclusief BTW, voor het verzenden van monsters met het oog op vergelijkende tests.

5. Dienstreizen

De reis- en verblijfkosten van het personeel van de laboratoria voor dienstreizen die zijn opgenomen in het goedgekeurde werkprogramma worden vergoed tot een maximum van 5000 EUR. De verblijf- en hotelkosten mogen niet meer bedragen dan de dagvergoedingen en maximale hotelkosten die voor het personeel van de Commissie gelden.

6. Algemene kosten

Hiervoor wordt automatisch een vast bedrag van 7 % van de werkelijke voor vergoeding in aanmerking komende kosten zoals aangegeven onder de punten 1 tot en met 5 berekend.

BIJLAGE III

>PIC FILE= "L_2004027NL.001102.TIF">

>PIC FILE= "L_2004027NL.001201.TIF">

BIJLAGE IV

(artikel 4)

SUBSIDIEVOORWAARDEN VOOR WORKSHOPS

1. Reiskosten naar de plaats van de workshop

Voor treinreizen komen de kosten van een treinkaartje eerste klas via de kortste route voor vergoeding in aanmerking.

Vliegreizen worden vergoed op basis van toeristenklasse tegen het goedkoopst mogelijke tarief, gelet op de omstandigheden. Indien de omstandigheden het toelaten, worden gereduceerde tarieven (APEX, PEX, Excursion, enz.) gehanteerd. Indien echter tussen de reis en het weekend niet meer dan 24 uur liggen, kunnen extra dagvergoedingen worden toegekend om voor een gereduceerd tarief in aanmerking te komen, mits de totale kosten (reiskosten + dagvergoedingen) hierdoor lager worden.

Indien de deelnemers per privé-auto reizen in plaats van per vliegtuig en/of trein, worden de reiskosten vergoed op basis van een treinkaartje eerste klas via de kortste route, exclusief toeslagen, volgens het goedkoopste tarief. Reizen twee of meer personen in dezelfde auto, dan heeft alleen de eigenaar van de auto recht op vergoeding van reiskosten. Parkeer- en tolkosten bij gebruik van een eigen auto worden niet vergoed. Deelnemers die van een privé-auto gebruikmaken blijven volledig aansprakelijk voor de schade aan de eigen auto of aan derden. De organisator van de workshop kan in geen geval verzoeken om schadevergoeding te honoreren, ongeacht de redenen voor het gebruik van een privé-auto.

Iedere nalatigheid van de deelnemer (bv. verlies van bewijsstukken) en de financiële consequenties daarvan blijven de verantwoordelijkheid van de deelnemer.

2. Vergoedingen

De volgende vergoedingen, die van toepassing zijn vanaf 24 maart 1999 (datum van publicatie van Verordening (EG, EGKS, Euratom) nr. 620/1999, PB L 78 van 24.3.1999) worden aangepast overeenkomstig de vergoedingen die gelden ten tijde van de workshop. In gemotiveerde gevallen kan de dagvergoeding worden verhoogd met het verschil tussen de hotelkosten (exclusief ontbijt) en de helft van de dagvergoeding.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE V

>PIC FILE= "L_2004027NL.001402.TIF">