*****

BESCHIKKING Nr. 359/83/EGKS VAN DE COMMISSIE

van 8 februari 1983

inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE

GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, inzonderheid op artikel 95, eerste alinea,

Gezien het advies van het Raadgevend Comité,

Gezien het advies van het Europese Parlement (1),

Gezien de instemming van de Raad, bij eenstemmigheid bepaald,

Overwegende dat in het kader van het vervullen van haar taak de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal een uitgebreide collectie archieven heeft gevormd bij haar Instellingen; dat deze archieven toebehoren aan de Gemeenschap, die rechtspersoonlijkheid bezit;

Overwegende dat een gedeelte van de van de Gemeenschap afkomstige documenten en stukken zich in de archieven van de Lid-Staten bevindt; dat deze laatste andere regels toepassen met betrekking tot de termijn en de voorwaarden waaronder hun archieven toegeankelijk zijn voor het publiek;

Overwegende dat het zowel in de Lid-Staten als in de internationale organisaties gebruikelijk is de archieven na het verstrijken van een aantal jaren toegankelijk voor het publiek te maken;

Overwegende dat de exploitatie en de kritische analyse van de archieven van de Gemeenschap niet alleen het historisch onderzoek in het algemeen zouden dienen, maar tegelijkertijd de belangstellenden bij hun optreden zouden kunnen voorlichten en dit kunnen vergemakkelijken en aldus bijdragen tot een betere verwezenlijking van de doelstellingen van de Gemeenschap; dat het, om de doelstellingen van de Gemeenschap te verwezenlijken, derhalve noodzakelijk schijnt gemeenschappelijke regels vast te stellen met betrekking tot de openstelling van de historische archieven van de Gemeenschap voor het publiek;

Overwegende dat vermeden dient te worden dat van de communautaire Instellingen afkomstige gerubriceerde documenten en stukken voor het publiek toegankelijk worden via de nationale archieven onder voorwaarden die minder streng zijn dan die welke zijn vastgesteld in deze beschikking;

Overwegende dat deze beschikking zich dient te beperken tot het vaststellen van een aantal wezenlijke beginselen en het aan elke Instelling dient over te laten de regels vast te stellen die noodzakelijk blijken voor de interne toepassing van deze beginselen,

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING GEGEVEN:

Artikel 1

1. De Instellingen van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal stellen historische archieven samen en maken deze toegankelijk voor het publiek onder de in deze beschikking gestelde voorwaarden en na het verstrijken van een termijn van 30 jaar te rekenen vanaf de datum waarop het document of het stuk is vervaardigd. Voor de toepassing van deze beschikking worden het Raadgevend Comité en de Rekenkamer gelijkgesteld met de in artikel 7 van het Verdrag genoemde Instellingen.

2. Voor de toepassing van deze beschikking:

a) duidt de bewoording »archieven van de Gemeenschap" alle documenten en stukken van iedere aard, onverschillig hun vorm en uitgave, aan die door een van de Instellingen, door een van haar vertegenwoordigers of door een van haar personeelsleden in de uitoefening van hun functie zijn vervaardigd of ontvangen, en die betrekking hebben op de werkzaamheden van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal;

b) duidt de bewoording »historische archieven" het gedeelte van de archieven van de Gemeenschap aan, dat onder de in artikel 7 van deze beschikking gestelde voorwaarden werd geselecteerd voor permanente bewaring.

3. De documenten en stukken die voor het verstrijken van de in lid 1 gestelde termijn voor verspreiding waren vrijgegeven, blijven zonder enigerlei beperking voor het publiek toegankelijk.

4. Na het verstrijken van de in lid 1 gestelde termijn wordt de toegang tot de historische archieven verleend aan een ieder die hiertoe het verzoek doet en die aanvaardt zich te onderwerpen aan de hiertoe binnen iedere Instelling vastgestelde interne regels.

5. De historische archieven zijn toegankelijk in de vorm van kopieën. De Instellingen kunnen de originelen van documenten of stukken evenwel toegankelijk maken, indien de gebruiker een naar behoren gemotiveerd bijzonder belang inroept.

Artikel 2

Deze beschikking is niet van toepassing op de dossiers betreffende het personeel van de Gemeenschap en evenmin op de documenten en stukken die inlichtingen bevatten met betrekking tot het privé- of beroepsleven van een bepaalde persoon.

Artikel 3

1. Niet voor het publiek toegankelijk zijn de documenten en stukken in zaken die aan het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen als rechtsprekende instantie zijn voorgelegd.

2. Evenmin zijn voor het publiek toegankelijk de documenten en stukken die, volgens de in dit verband binnen iedere Instelling vastgestelde regels en praktijken, worden beschouwd als vertrouwelijk of tot een strengere categorie behorend, voor zover zij niet overeenkomstig artikel 5 zijn gederubriceerd.

Artikel 4

1. De documenten en stukken die op het ogenblik waarop zij ter kennis van een Instelling zijn gebracht, gedekt waren door het beroeps- of fabrieksgeheim, zijn na het verstrijken van een termijn van 30 jaar slechts voor het publiek toegankelijk indien de Instelling die kennis heeft van het desbetreffende document of stuk eerst de betrokken persoon of onderneming op de hoogte heeft gebracht van haar voornemen deze voor het publiek toegankelijk te maken en deze persoon of onderneming geen bezwaar heeft aangetekend binnen een termijn die bij de toepassingsbepalingen bedoeld in artikel 9 nader dient te worden bepaald.

2. Het bepaalde in lid 1 geldt eveneens voor door een Instelling opgestelde documenten en stukken die gegevens bevatten die worden gedekt door het beroeps- of fabrieksgeheim.

Artikel 5

1. Ten einde te verzekeren dat de in artikel 1, lid 1, gestelde termijn van 30 jaar in acht wordt genomen gaat iedere Instelling tijdig en uiterlijk tijdens het vijfentwintigste jaar volgende op de datum van vervaardiging van die documenten of stukken over tot een onderzoek van nog als vertrouwelijk of tot een strengere categorie behorend beschouwde documenten of stukken ten einde te besluiten omtrent hun eventuele derubricering. De documenten en stukken die niet tijdens het eerste onderzoek zijn gederubriceerd worden op gezette tijden maar ten minste om de vijf jaar aan een hernieuwd onderzoek onderworpen.

2. Wat de documenten en stukken die van een Lid-Staat of van een andere Instelling afkomstig zijn betreft, nemen de Instellingen de door deze vastgestelde rubricering in acht. Ten einde echter een zo ruim mogelijke toegang tot de archieven van de Gemeenschap te verzekeren, kunnen de Instellingen en de Lid-Staten procedures tot derubricering, volgens in gemeenschappelijk overleg vastgestelde criteria, van deze documenten en stukken vaststellen.

Artikel 6

1. De Lid-Staten zien ervan af om gerubriceerde, nog niet gederubriceerde documenten en stukken die afkomstig zijn van de Instellingen en die zich in hun openbare archieven bevinden, toegankelijk te maken voor het publiek onder voorwaarden die minder streng zijn dan die welke zijn vastgesteld in de artikelen 1 tot en met 5.

2. Het bepaalde in lid 1 is eveneens van toepassing op de documenten en stukken van de Lid-Staten die de inhoud van de in dat lid bedoelde documenten geheel of gedeeltelijk weergeven.

Artikel 7

Uiterlijk 15 jaar na hun vervaardiging draagt iedere Instelling de in haar lopende archieven opgenomen documenten en stukken over aan de historische archieven. Volgens door iedere Instelling overeenkomstig artikel 9 vast te stellen criteria worden deze documenten en stukken vervolgens gesorteerd ten einde die welke dienen te worden bewaard en die welke van geen administratief of historisch belang zijn te scheiden.

Artikel 8

1. Iedere Instelling kan haar historische archieven onderbrengen op de plaats welke zij het meest geschikt acht.

2. Op hun verzoek stelt iedere Instelling aan de Lid-Staten en aan de andere Instellingen, indien het niet gaat om de Lid-Staat waar zij zich bevindt of om Instellingen die zich bevinden in dezelfde Lid-Staat, een volledig stel kopieën in microvorm van haar historische archieven ter beschikking, voor zover deze uit hoofde van deze beschikking voor het publiek toegankelijk zijn.

Artikel 9

Iedere Instelling is bevoegd uitvoeringsbepalingen voor de inwerkingstelling van deze beschikking op intern vlak vast te stellen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

Gedaan te Straatsburg, 8 februari 1983.

Voor de Commissie

De Voorzitter

Gaston THORN

(1) PB nr. C 327 van 14. 12. 1981, blz. 45.