Initiatief van de Portugese Republiek met het oog op de aanneming van een besluit van de Raad tot oprichting van een secretariaat voor de gemeenschappelijke controleorganen voor gegevensbescherming ingesteld bij de Overeenkomst tot oprichting van een Europese Politiedienst (Europolovereenkomst), de Overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied en de Overeenkomst ter uitvoering van het te Schengen gesloten Akkoord betreffende de geleidelijke afschaffing van de controles aan de gemeenschappelijke grenzen (Schengenovereenkomst)

(2000/C 141/08)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op artikel 30 van het Verdrag betreffende de Europese Unie,

Gelet op artikel 2 van het Protocol tot opneming van het Schengenacquis in het kader van de Europese Unie,

Gezien het initiatief van de Portugese Republiek,

Gezien het advies van het Europees Parlement,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Bij de Overeenkomst tot oprichting van een Europese Politiedienst (Europolovereenkomst), de Overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied en de Overeenkomst ter uitvoering van het te Schengen gesloten Akkoord betreffende de geleidelijke afschaffing van de controles aan de gemeenschappelijke grenzen (Schengenovereenkomst) zijn er gemeenschappelijke controleorganen opgericht om toe te zien op de correcte toepassing van de gegevensbeschermingsbepalingen van die overeenkomsten.

(2) Opdat die gemeenschappelijke controleorganen goed kunnen functioneren en teneinde de kosten te verminderen, dienen de controleorganen te worden ondersteund door één enkel, onafhankelijk secretariaat voor gegevensbescherming dat bij de uitvoering van zijn taken alleen onderworpen is aan de instructies van die organen.

(3) Om praktische redenen en onverminderd een toekomstig besluit inzake de omvorming van de huidige gemeenschappelijke controleorganen tot één enkel orgaan met rechtspersoonlijkheid en een eigen begroting, dient het administratieve beheer van het gegevensbeschermingssecretariaat nauw gekoppeld te worden aan het secretariaat-generaal van de Raad, zonder afbreuk te doen aan de onafhankelijkheid van het secretariaat bij de uitvoering van zijn taken.

(4) Ter waarborging van die onafhankelijkheid dienen besluiten inzake de benoeming en ontzetting uit het ambt van het hoofd van het gegevensbeschermingssecretariaat te worden genomen door de adjunct-secretaris-generaal van de Raad, handelend op voorstel van de gemeenschappelijke controleorganen, en dient het overige personeel van het gegevensbeschermingssecretariaat uitsluitend onder leiding van het hoofd van het secretariaat te staan.

(5) De adminstratieve uitgaven van het gegevensbeschermingssecretariaat dienen ten laste te komen van de algemene begroting van de Europese Unie. Europol dient bij te dragen aan de financiering van bepaalde uitgaven voor vergaderingen over aangelegenheden die verband houden met de toepassing van de Europolovereenkomst.

(6) Besluit 1999/438/EG van de Raad van 20 mei 1999 inzake de gemeenschappelijke controleautoriteit, ingesteld bij artikel 115 van de op 19 juni 1990 ondertekende Overeenkomst ter uitvoering van het Schengenakkoord van 14 juni 1985 betreffende de geleidelijke afschaffing van de controles aan de gemeenschappelijke grenzen(1) is achterhaald en moet worden ingetrokken met ingang van de datum waarop het onderhavige besluit van toepassing wordt,

BESLUIT:

Artikel 1

Oprichting en taken van het secretariaat voor gegevensbescherming

1. Er wordt een secretariaat voor gegevensbescherming opgericht (hierna "secretariaat") ten behoeve van de gemeenschappelijke controleorganen ingesteld bij de Overeenkomst tot oprichting van een Europese Politiedienst (Europolovereenkomst), de Overeenkomst inzake het gebruik van informatica op douanegebied en de Overeenkomst ter uitvoering van het te Schengen gesloten Akkoord betreffende de geleidelijke afschaffing van de controles aan de gemeenschappelijke grenzen (Schengenovereenkomst).

2. Het secretariaat voert de taken uit waarmee de secretariaten van de gemeenschappelijke controleorganen belast zijn krachtens de respectieve reglementen van orde van die organen.

Artikel 2

Gegevensbeschermingssecretaris

1. Het secretariaat staat onder leiding van een secretaris voor gegevensbescherming (hierna "secretaris"), die zijn taken onafhankelijk uitvoert en alleen onderworpen is aan de instructies van de onderscheiden controleorganen en hun voorzitters. De secretaris wordt voor twee jaar benoemd door de adjunct-secretaris-generaal van de Raad, handelend op voorstel van de gemeenschappelijke controleorganen. De secretaris is herbenoembaar.

2. De secretaris wordt gekozen uit de personen die burgers zijn van de Europese Unie, de politieke en burgerrechten bezitten en alle waarborgen van onafhankelijkheid bieden. Hij onthoudt zich van iedere handeling welke onverenigbaar is met het karakter van zijn ambt en verricht tijdens zijn ambtsperiode geen andere beroepswerkzaamheden, al dan niet tegen beloning. Na afloop van zijn ambtsperiode betracht hij eerlijkheid en kiesheid in het aanvaarden van functies en voordelen.

3. De secretaris kan door de adjunct-secretaris-generaal van de Raad, handelend op voorstel van de gemeenschappelijke controleorganen, uit zijn ambt worden ontzet indien hij niet langer voldoet aan de voorwaarden vereist voor de uitvoering van zijn taken of indien hij ernstig tekortschiet in het nakomen van zijn verplichtingen.

4. Behalve door ontzetting uit het ambt overeenkomstig lid 3, eindigt de ambtsvervulling van de secretaris wanneer zijn vrijwillig ontslag ingaat. In geval van vrijwillig ontslag blijft hij in functie totdat in zijn vervanging is voorzien.

5. De secretaris is zowel bij de uitoefening van zijn ambt als na de beëindiging ervan aan het beroepsgeheim onderworpen wat de vertrouwelijke zaken betreft die hem bij de vervulling van zijn taken ter kennis zijn gekomen.

6. Tenzij anders bepaald in dit besluit, is de secretaris bij de uitoefening van zijn ambt onderworpen aan de regels welke van toepassing zijn op personeelsleden die worden aangemerkt als tijdelijk functionaris in de zin van artikel 2, onder a), van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, met inbegrip van de artikelen 12 tot en met 15, alsmede artikel 18 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen. De rang en salaristrap waarin hij wordt aangeworven, worden bepaald volgens de criteria welke van toepassing zijn op de ambtenaren en andere personeelsleden van het secretariaat-generaal van de Raad. Indien degene die tot secretaris wordt benoemd, reeds ambtenaar is van de Europese Gemeenschappen, wordt hij op grond van artikel 37, onder a), eerste streepje, van het Statuut voor de duur van zijn ambtsperiode in het belang van de dienst gedetacheerd. Onverminderd lid 1 is artikel 37, laatste alinea, eerste zin, van het Statuut van toepassing.

Artikel 3

Personeel

1. Het secretariaat krijgt de beschikking over de voor de uitvoering van zijn taken benodigde personele middelen. Het personeel van het secretariaat vervult de ambten die zijn opgenomen in de lijst van het aantal ambten in bijlage bij de afdeling "Raad" van de algemene begroting van de Europese Unie.

2. Bij de vervulling van hun taken staan deze personeelsleden uitsluitend onder leiding van de secretaris en de gemeenschappelijke controleorganen. In dit verband vragen noch aanvaarden zij instructies van enige regering, instantie, organisatie of persoon behalve de secretaris en de gemeenschappelijke controleorganen.

3. Onverminderd het bepaalde in het voorgaande lid, is het personeel van het secretariaat onderworpen aan het Statuut. Wat betreft de uitoefening van op grond van het Statuut verleende bevoegdheden inzake het tot benoeming bevoegde gezag alsmede van bevoegdheden op grond van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, is het personeel onderworpen aan dezelfde regels als de ambtenaren en andere personeelsleden van het secretariaat-generaal van de Raad.

Artikel 4

Administratieve ondersteuning

1. Het secretariaat-generaal van de Raad stelt de voor de uitvoering van de taken van het secretariaat benodigde ruimte en materiële middelen beschikbaar. Het stelt binnen de gebouwen van de Raad voorzieningen beschikbaar voor de vergaderingen van de gemeenschappelijke controleorganen, waaronder voorzieningen voor de vertolking.

2. Na goedkeuring door de voorzitter van de Raad stellen de voorzitters van de gemeenschappelijke controleorganen de data vast voor de vergaderingen van de controleorganen ten kantore van het secretariaa-generaal van de Raad.

Artikel 5

Financiering

1. Binnen de grenzen van het financieel memorandum komen de algemene administratieve kosten van het secretariaat (met name materiële middelen, salarissen, toelagen en andere personeelskosten) ten laste van de afdeling "Raad" van de algemene begroting van de Europese Unie.

2. Kosten welke direct gerelateerd zijn aan vergaderingen (met name reiskosten van gedelegeerden en kosten voor vertolking en vertaling) komen ten last van

- De Raad: voor wat betreft vergaderingen over aangelegenheden die verband houden met de toepassing van de bepalingen van de Schengenovereenkomst en voor vergaderingen over aangelengenheden die verband houden met de toepassing van de Overeenkosmt inzake het gebruik van informatica op douanegebied;

- Europol: voor wat betreft vergaderingen over aangelegenheden die verband houden met de toepassing van de Europolovereenkomst.

Indien een gedelegeerde van een lidstaat in één van de gemeenschappelijke controleorganen twee of meer vergaderingen bijwoont in het kader van één enkele dienstreis en een van die vergaderingen over aangelegenheden gaat die verband houden met de toepassing van de Europolovereenkomst, komen zijn reiskosten ten laste van Europol.

Artikel 6

Slotbepalingen

1. Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die waarop het door de Raad wordt aangenomen.

Het is van toepassing vanaf 1 januari 2001.

2. Vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit kunnen de voor de uitvoering van dit besluit benodigde besluiten worden aangenomen. Zij worden niet van kracht vóór de datum waarop dit besluit van toepassing wordt.

3. Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

4. Op de datum waarop dit belsuit van toepassing wordt, wordt Besluit 1999/438/EG ingetrokken. Dat besluit blijft evenwel van toepassing op uitgaven die vóór die datum zijn ontstaan.

Gedaan te...

Voor de Raad

De voorzitter

...

(1) PB L 176 van 10.7.1999, blz. 34.