BESLUIT VAN DE RAAD van 3 november 1998 houdende vaststelling van de regels voor het gebruik van analysebestanden van Europol (1999/C 26/01)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op de overeenkomst op grond van artikel K.3 van het Verdrag betreffende de Europese Unie tot oprichting van een Europese politiedienst (Europol-overeenkomst) (1), inzonderheid op artikel 10, lid 1,

Met inachtneming van het verdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981 tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens,

Met inachtneming van aanbeveling R(87)15 van het comité van ministers van de Raad van Europa van 17 september 1987 tot regeling van het gebruik van persoonsgegevens op politieel gebied,

Gezien de door de raad van bestuur voorgelegde ontwerp-regels,

Overwegende dat de Raad met eenparigheid van stemmen regels voor het gebruik van analysebestanden dient vast te stellen,

BESLUIT:

HOOFDSTUK I

ALGEMENE BEGINSELEN

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a) "persoonsgegevens": iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer of van een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit;

b) "analysebestand": een bestand dat is aangelegd voor analysedoeleinden als bedoeld in artikel 10, lid 1, van de Europol-overeenkomst;

c) "analyse": het compileren, verwerken of gebruiken van gegevens ter ondersteuning van strafrechtelijk onderzoek, overeenkomstig het bepaalde in artikel 10, lid 2, van de Europol-overeenkomst;

d) "verwerking van persoonsgegevens" ("verwerking"): elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procédés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Artikel 2 Toepassingsgebied

De voorschriften die in dit besluit worden vastgesteld, zijn van toepassing op de verwerking van gegevens voor analysedoeleinden als bedoeld in artikel 10, lid 1, van de Europol-overeenkomst.

Artikel 3 Gegevensverstrekking voor analysedoeleinden

1. Gegevens kunnen zowel in gestructureerde als in ongestructureerde vorm worden aangeboden voor opneming in een analysebestand. De lidstaat die de gegevens verstrekt, stelt Europol in kennis van het doel waarvoor de gegevens worden verstrekt en van alle beperkingen inzake het gebruik, het uitwissen of het vernietigen ervan, met inbegrip van eventuele algemene of specifieke beperkingen inzake de toegankelijkheid. De lidstaten kunnen Europol ook in een later stadium van dergelijke beperkingen in kennis stellen.

Europol moet ervoor zorgen dat derden die dergelijke gegevens verstrekken, Europol in kennis stellen van het doel waarvoor de gegevens worden verstrekt en van alle beperkingen inzake het gebruik ervan.

Na ontvangst moet zo spoedig mogelijk worden vastgesteld in welk analysebestand de gegevens mogen worden opgenomen en in hoeverre zij in dat bestand zullen worden opgenomen.

2. Overeenkomstig artikel 15, lid 1, van de Europol-overeenkomst blijven de gegevens, totdat zij in een analysebestand zijn opgenomen, onder de verantwoordelijkheid van de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt, en onderworpen aan de betreffende nationale wetgeving, onverminderd de in dit lid omschreven verantwoordelijkheden van Europol voor deze gegevens.

Europol zorgt ervoor dat de gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt, of voor een in overeenstemming met artikel 10, lid 2, punt 1, van de Europol-overeenkomst gemachtigde analist van Europol, om vast te stellen of de gegevens in een analysebestand mogen worden opgenomen.

Indien Europol na beoordeling van de gegevens reden heeft om aan te nemen dat zij niet nauwkeurig of niet langer actueel zijn, stelt Europol de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt, daarvan in kennis.

3. Gegevens die na te zijn beoordeeld, niet zijn geselecteerd voor opneming in een analysebestand, en papieren bestanden of documenten die gegevens bevatten die wel zijn opgenomen, blijven overeenkomstig artikel 15, lid 1, van de Europol-overeenkomst onder de verantwoordelijkheid van de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt, en onderworpen aan de betreffende nationale wetgeving, onverminderd de in dit lid omschreven verantwoordelijkheden van Europol voor deze gegevens.

Europol zorgt ervoor dat de gegevens, papieren bestanden of documenten afzonderlijk van het analysebestand worden opgeslagen en uitsluitend toegankelijk zijn voor de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt, of voor een in overeenstemming met artikel 10, lid 2, punt 1, van de Europol-overeenkomst gemachtigde analist van Europol, voor de volgende doeleinden:

a) latere opneming in een analysebestand;

b) onderzoek of de reeds in het analysebestand opgenomen gegevens nauwkeurig en relevant zijn;

c) onderzoek of aan de voorschriften van dit besluit en van de Europol-overeenkomst is voldaan.

De gegevens zijn ook toegankelijk om de belangen van de betrokkenen te beschermen. In dat geval mogen de gegevens uitsluitend worden gebruikt met instemming van de betrokken persoon.

De gegevens, papieren bestanden en documenten moeten worden geretourneerd aan de lidstaat die ze heeft verstrekt, dan wel uitgewist of vernietigd, indien zij niet langer nodig zijn voor de hierboven omschreven doeleinden. Zij moeten in ieder geval worden uitgewist of vernietigd nadat het analysebestand afgesloten is.

4. Wanneer de gegevens als bedoeld in dit artikel zijn verstrekt door derden, dient Europol te waarborgen dat de in dit artikel neergelegde beginselen op die gegevens worden toegepast overeenkomstig de voorschriften die de Raad uit hoofde van artikel 10, lid 4, van de Europol-overeenkomst heeft vastgesteld.

Artikel 4 Gegevensverwerking

1. Voor zover dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de in artikel 2 van de Europol-overeenkomst omschreven doelstelling, mogen de in de artikelen 5 en 6 genoemde gegevens door Europol verwerkt worden voor zover zij adequaat, nauwkeurig en relevant zijn voor en in een redelijke verhouding staan tot het doel van het analysebestand waarin zij zijn opgenomen, mits zij niet langer worden opgeslagen dan voor dit doel noodzakelijk is. De noodzaak van verdere bewaring van de gegevens voor het doel van het analysebestand wordt regelmatig getoetst overeenkomstig artikel 7 van dit besluit en artikel 21 van de Europol-overeenkomst.

2. Elke bij een analyseproject betrokken lidstaat besluit, overeenkomstig het betreffende nationale recht als bedoeld in artikel 10, lid 3, van de Europol-overeenkomst, in hoeverre hij dergelijke gegevens kan verstrekken.

Artikel 5 Bestandsreglementen

1. In elk bestandsreglement van een analysebestand als bedoeld in artikel 12 van de Europol-overeenkomst legt Europol vast welke van de in artikel 6 genoemde categorieën gegevens zijns inziens voor het doel van het betrokken analysebestand noodzakelijk zijn.

2. Europol legt in dit bestandsreglement eveneens vast of gegevens betreffende ras, godsdienstige of andere levensbeschouwing, politieke overtuiging, seksueel gedrag of gezondheid in het analysebestand onder de in artikel 6 genoemde categorieën mogen worden opgenomen en om welke redenen dergelijke gegevens voor het doel van het betrokken analysebestand absoluut noodzakelijk worden geacht.

Wanneer deze gegevens betrekking hebben op de in artikel 6, leden 3 tot en met 6, genoemde personen, moeten daarvoor in het bestandsreglement specifieke redenen worden genoemd en mogen ze alleen op uitdrukkelijk verzoek van twee of meer van de aan het analyseproject deelnemende lidstaten worden verwerkt. De betrokken gegevens worden gewist wanneer zij niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn opgeslagen.

3. De in dit artikel genoemde bestandsreglementen, inclusief latere wijzigingen daarvan, moeten worden goedgekeurd door de raad van bestuur van Europol, die rekening houdt met eventuele opmerkingen ter zake van het gemeenschappelijk controleorgaan, in overeenstemming met artikel 12, leden 1 en 2, van de Europol-overeenkomst.

Artikel 6 Persoonsgegevens in analysebestanden

1. Wanneer persoonsgegevens in werkbestanden voor analyse worden opgeslagen, wordt daarbij vermeld op welke categorie personen deze gegevens betrekking hebben.

2. Met betrekking tot de in artikel 10, lid 1, punt 1, van de Europol-overeenkomst bedoelde categorieën personen kunnen de volgende soorten persoonsgegevens, inclusief daaraan gerelateerde administratieve gegevens, worden verwerkt:

a) Personalia:

1. Huidige en eerdere achternamen

2. Huidige en eerdere voornamen

3. Meisjesnaam

4. Naam vader (waar nodig voor identificatie)

5. Naam moeder (waar nodig voor identificatie)

6. Geslacht

7. Geboortedatum

8. Geboorteplaats

9. Nationaliteit

10. Burgerlijke staat

11. Alias

12. Bijnaam

13. Gebruikte of valse naam

14. Huidige en vroegere verblijfplaats en/of woonplaats

b) Lichamelijke kenmerken:

1. Lichamelijk signalement

2. Onderscheidende kenmerken (littekens/tatoeages enz.)

c) Identificatiemiddelen:

1. Identiteitsdocumenten

2. Nummer nationale identiteitskaart/paspoort

3. Nationale identificatienummers, indien van toepassing

4. Afbeeldingen en andere gegevens over het uiterlijk

5. Forensische identificatiegegevens, zoals vingerafdrukken, DNA-onderzoeksresultaten (voor zover nodig voor identificatie en zonder gegevens betreffende persoonlijkheidskenmerken), stemprofiel, bloedgroep, gebitsgegevens

d) Beroep en vaardigheden:

1. Huidig werk en beroep

2. Eerdere werkkring en beroep

3. Opleiding (school/universiteit/beroepsopleiding)

4. Kwalificaties

5. Bekwaamheden en andere kennis (taal/andere)

e) Economische en financiële informatie:

1. Financiële gegevens (bankrekeningen en -codes, creditcards enz.)

2. Liquide middelen

3. Aandelen/andere activa

4. Eigendommen

5. Banden met ondernemingen

6. Contacten met banken en kredietinstellingen

7. Fiscale situatie

8. Andere gegevens over de wijze waarop de betrokkene zijn financiën beheert

f) Informatie betreffende het gedrag:

1. Levensstijl (zoals het feit dat men boven zijn middelen leeft) en gewoonten

2. Verplaatsingen

3. Frequent bezochte plaatsen

4. Wapens en andere gevaarlijke voorwerpen

5. Mate van gevaarlijkheid

6. Specifieke risico's zoals ontsnappingsgevaar, gebruik van dubbelagenten, banden met rechtshandhavingspersoneel

7. Kenmerken en profielen in de criminele sfeer

8. Drugsgebruik

g) Contact- en begeleidende personen, met inbegrip van type en aard van het contact of de begeleiding

h) Gebruikte communicatiemiddelen zoals telefoon (vast/mobiel), fax, semafoon, elektronische post, postadressen, Internetverbinding(en)

i) Gebruikte vervoermiddelen, zoals voertuigen, vaartuigen, luchtvaartuigen, inclusief identificatiegegevens betreffende deze vervoermiddelen (registratienummers)

j) Informatie betreffende strafbare feiten waarvoor Europol op grond van artikel 2 van de Europol-overeenkomst bevoegd is:

1. Eerdere veroordelingen

2. Vermoedelijke betrokkenheid bij criminele activiteiten

3. Modus operandi

4. Voor de voorbereiding en/of het begaan van strafbare feiten gebruikte of mogelijk te gebruiken middelen

5. Lidmaatschap van criminele groepen/organisaties en positie in de groep/organisatie

6. Situatie en functie in de criminele organisatie

7. Geografisch bereik van de strafbare feiten

8. In de loop van het onderzoek verzameld materiaal, zoals videobanden en foto's

k) Verwijzingen naar andere databanken waarin informatie over de betrokken persoon is opgeslagen:

1. Europol

2. Politie-/douanediensten

3. Andere wetshandhavingsinstanties

4. Internationale organisaties

5. Openbare instanties

6. Particuliere instanties

l) Informatie over rechtspersonen waarmee de onder e) of j) vermelde informatie verband houdt:

1. Naam van de rechtspersoon

2. Locatie

3. Datum en plaats van oprichting

4. Registratienummer

5. Rechtsvorm

6. Kapitaal

7. Activiteiten

8. Nationale en internationale filialen

9. Directie

10. Relaties met banken.

3. Met de in artikel 10, lid 1, punt 4, van de Europol-overeenkomst genoemde contact- en begeleidende personen worden bedoeld personen die in dusdanige mate andere dan toevallige contacten met de in lid 2 bedoelde personen hebben dat er voldoende reden is om te veronderstellen dat via hen voor de analyse nuttige informatie betreffende de onder lid 2 bedoelde personen kan worden verkregen, mits zij niet behoren tot een van de in lid 2 of de leden 4 tot en met 6 genoemde categorieën van personen.

Wat contact- en begeleidende personen betreft, mogen de in lid 2 genoemde gegevens zo nodig worden opgeslagen, mits er reden is om aan te nemen dat zij nodig zijn voor de analyse van hun rol als contact- of begeleidend persoon.

In dit verband moet rekening worden gehouden met het volgende:

- de betrekkingen tussen deze personen en de in lid 2 bedoelde personen moeten zo spoedig mogelijk worden opgehelderd;

- indien de in de eerste alinea genoemde veronderstelling ongegrond blijkt, worden de gegevens onverwijld gewist;

- indien dergelijke personen verdacht worden van een strafbaar feit waarvoor Europol ingevolge artikel 2 van de Europol-overeenkomst bevoegd is, indien zij wegens dergelijke strafbare feiten veroordeeld zijn, of indien er op grond van de nationale wetgeving ernstige reden bestaat om aan te nemen dat zij dergelijke strafbare feiten zullen plegen, mogen alle in lid 2 bedoelde gegevens worden opgeslagen;

- indien geen zekerheid kan worden verkregen omtrent de in de voorgaande streepjes bedoelde zaken, wordt daarmee rekening gehouden bij het besluit over de vraag of en in hoeverre de gegevens moeten worden opgeslagen voor verdere analyse;

- gegevens over contact- en begeleidende personen van contact- en begeleidende personen mogen niet worden opgeslagen, met uitzondering van gegevens over de soort en de aard van hun contacten met, of begeleiding van, de onder lid 2 bedoelde personen.

4. Wat betreft de in artikel 10, lid 1, punt 3, van de Europol-overeenkomst genoemde personen die het slachtoffer zijn geworden van een van de betrokken strafbare feiten of ten aanzien van wie zich bepaalde omstandigheden voordoen die doen vermoeden dat zij het slachtoffer van een dergelijk strafbaar feit kunnen worden, mogen de in lid 2, onder a) tot en met c), punt 3, genoemde gegevens worden opgeslagen, alsmede de volgende soorten gegevens:

a) identificatiegegevens van het slachtoffer

b) redenen van slachtofferschap

c) schade (lichamelijke/financiële/psychologische/andere)

d) noodzaak om de anonimiteit te waarborgen

e) mogelijkheid om ter rechtszitting te verschijnen

f) door of via dergelijke personen verstrekte informatie in de criminele sfeer, inclusief informatie over hun relatie met andere personen indien nodig om de in lid 2 genoemde personen te identificeren.

Zo nodig mogen andere in lid 2 bedoelde gegevens worden opgeslagen, mits er reden is om aan te nemen dat zij nodig zijn voor de analyse van de rol van deze personen als slachtoffer of mogelijk slachtoffer.

Gegevens die niet nodig zijn voor verdere analyse worden gewist.

5. Wat betreft de in artikel 10, lid 1, punt 2, van de Europol-overeenkomst genoemde personen, die wellicht als getuige moeten optreden bij onderzoeken naar de betrokken strafbare feiten of bij daaropvolgende strafvervolgingen, mogen de in lid 2, onder a) tot en met c), punt 3, genoemde gegevens worden opgeslagen, alsmede de volgende soorten gegevens:

a) door dergelijke personen verstrekte informatie in de criminele sfeer, waaronder informatie over hun relatie met andere personen die in het analysebestand zijn opgenomen

b) noodzaak om de anonimiteit te waarborgen

c) het feit dat de bescherming gewaarborgd is en de daarvoor verantwoordelijke instantie

d) nieuwe identiteit

e) mogelijkheid om ter rechtszitting te verschijnen.

Zo nodig mogen andere in lid 2 bedoelde gegevens worden opgeslagen, mits er reden is om aan te nemen dat zij nodig zijn voor de analyse van de rol van deze personen als getuigen.

Gegevens die niet nodig zijn voor verdere analyse worden gewist.

6. Wat betreft de in artikel 10, lid 1, punt 5, van de Europol-overeenkomst bedoelde personen, die informatie kunnen verschaffen over de betrokken strafbare feiten, mogen de in lid 2, onder a) tot en met c), punt 3, bedoelde gegevens worden opgeslagen, alsmede de volgende soorten gegevens:

a) gecodeerde personalia

b) soort verstrekte informatie

c) noodzaak om de anonimiteit te waarborgen

d) het feit dat de bescherming gewaarborgd is en de daarvoor verantwoordelijke instantie

e) nieuwe identiteit

f) mogelijkheid om ter rechtszitting te verschijnen

g) negatieve ervaringen

h) beloningen (financiële/gunsten).

Zo nodig mogen andere in lid 2 genoemde gegevens worden opgeslagen, mits er reden is om aan te nemen dat zij nodig zijn voor de analyse van de rol van deze personen als informant.

Gegevens die niet nodig zijn voor verdere analyse worden gewist.

7. Indien het op enig moment tijdens de analyse op basis van serieuze ondubbelzinnige aanwijzingen duidelijk wordt dat een in een bepaalde categorie van het analysebestand opgenomen persoon dient te worden opgenomen in een andere categorie van personen overeenkomstig dit artikel, mag Europol alleen gegevens betreffende deze persoon verwerken die op grond van deze andere categorie zijn toegestaan en moeten alle andere gegevens worden gewist.

Indien het op grond van bovengenoemde aanwijzingen duidelijk wordt dat een persoon in twee of meer in dit artikel genoemde categorieën moet worden opgenomen, mogen alle op grond van deze categorieën toegestane gegevens door Europol worden verwerkt.

Artikel 7 Controletermijnen en duur van de opslag

1. Bij een besluit in de zin van artikel 21 van de Europol-overeenkomst over de vraag of persoonsgegevens verder moeten worden bewaard uit hoofde van artikel 6, moeten de belangen van Europol bij de uitoefening van zijn taak worden afgewogen tegen de legitieme belangen inzake gegevensbescherming van de betrokkene van wie gegevens worden opgeslagen.

De noodzaak van verdere bewaring van alle in een analysebestand opgenomen persoonsgegevens wordt jaarlijks getoetst. Onverminderd deze jaarlijkse toetsing moet de noodzaak van verdere bewaring worden getoetst indien zich omstandigheden voordoen die doen vermoeden dat de gegevens moeten worden gewist of gerectificeerd.

Bij deze toetsing wordt rekening gehouden met de noodzaak om gegevens verder te bewaren in het licht van de afsluiting van een onderzoek in een bepaalde zaak, een onherroepelijk vonnis, met name vrijspraak, eerherstel, uitgezeten straffen, amnestie, leeftijd van de betrokkene, bepaalde categorieën gegevens.

De noodzaak van verdere bewaring van persoonsgegevens in een analysebestand wordt beoordeeld door de deelnemers aan de analyse overeenkomstig artikel 10, lid 8, van de Europol-overeenkomst. Indien de deelnemers geen overeenstemming bereiken over de noodzaak van verdere gegevensbewaring, neemt de raad van bestuur een besluit overeenkomstig artikel 28, lid 1, punt 7, van de Europol-overeenkomst.

2. Wanneer strafvervolgingen tegen personen als bedoeld in artikel 6, lid 2, onherroepelijk zijn afgedaan bij een rechterlijke beslissing of anderszins, en Europol door de betrokken lidstaat of een betrokken derde partij van deze beslissing in kennis wordt gesteld, gaat Europol na of de gegevens in verband met een dergelijke beslissing nog mogen worden opgeslagen, gewijzigd of gebruikt. Indien uit de motivering voor de beslissing of uit andere gegevens kan worden afgeleid dat de betrokkene het feit niet, of niet wederrechtelijk, heeft gepleegd of indien de redenen voor de beslissing deze vraag openlaten, worden de gegevens waarop deze beslissing betrekking heeft, gewist, tenzij op goede gronden kan worden aangenomen dat zij nog relevant zijn voor de doeleinden van het analysebestand. In dat geval wordt de informatie over de rechterlijke beslissing toegevoegd aan de gegevens die zich reeds in het bestand bevinden. Voorts mogen deze gegevens alleen worden verwerkt en bewaard als de context en de uitspraak van voornoemde beslissing alsmede de rechten die de betrokkene daaraan ontleent naar behoren in acht worden genomen.

3. Persoonsgegevens mogen in totaal niet langer dan drie jaar worden opgeslagen. Deze termijn begint opnieuw op de dag dat een feit plaatsvindt dat aanleiding geeft tot het opslaan van gegevens over de betrokkene. Blijven gegevens over personen als bedoeld in artikel 6, leden 3 tot en met 6, ingevolge een dergelijke verlengde termijn langer dan vijf jaar opgeslagen, dan wordt het gemeenschappelijk controleorgaan daarvan in kennis gesteld.

4. Indien het in artikel 24 van de Europol-overeenkomst genoemde toezicht van het gemeenschappelijke controleorgaan op de werkzaamheden van Europol uitwijst dat persoonsgegevens in strijd met deze regels worden bewaard, stelt het gemeenschappelijk controleorgaan de directeur van Europol daarvan in kennis indien het zulks nodig acht, in overeenstemming met artikel 24, lid 5, van de Europol-overeenkomst.

Wanneer het gemeenschappelijk controleorgaan overeenkomstig artikel 24, lid 5, van de Europol-overeenkomst een zaak betreffende de verplichting tot het uitwissen van gegevens naar de raad van bestuur heeft verwezen, is doorzenden van de betrokken gegevens verboden zonder voorafgaande toestemming van de raad van bestuur. In uitzonderlijke gevallen kan de directeur toestaan dat de resultaten worden doorgegeven voordat de raad van bestuur daarmee heeft ingestemd, indien zulks absoluut noodzakelijk wordt geacht om de essentiële belangen van de betrokken lidstaten binnen het kader van de doelstelling van Europol te beschermen of om een ernstig en dreigend gevaar af te wenden. De toestemming van de directeur wordt in dergelijke gevallen opgenomen in een document, dat aan de raad van bestuur en het gemeenschappelijk controleorgaan wordt toegezonden.

Artikel 8 Verzamelen en opslaan van gegevens

De gegevens die worden opgeslagen in werkbestanden voor analyse worden onderscheiden naar gelang van het oordeel dat over de bron kan worden uitgesproken en van de mate van juistheid of betrouwbaarheid van de informatie, zoals bepaald in artikel 11. Gegevens die op feiten stoelen, worden onderscheiden van gegevens die op persoonlijke meningen of beoordelingen gebaseerd zijn.

Artikel 9 Interne gegevensbescherming

De directeur van Europol neemt de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat deze regels en andere gegevensbeschermingsvoorschriften worden nageleefd. Daartoe wijst hij een ervaren personeelslid aan dat voor de vervulling van zijn taken rechtstreeks verantwoording verschuldigd is aan de directeur.

HOOFDSTUK II

RUBRICERING

Artikel 10 Categorieën analysebestanden

De voor analysedoeleinden aangelegde werkbestanden zijn:

a) van algemene of strategische aard wanneer zij tot doel hebben relevante informatie te verwerken over een bepaald vraagstuk, of tot ontwikkeling dan wel verbetering strekken van de initiatieven die genomen worden door de in artikel 2, lid 4, van de Europol-overeenkomst genoemde bevoegde autoriteiten;

b) van operationele aard wanneer het doel is informatie te verkrijgen over een of meer van de in artikel 2 van de Europol-overeenkomst genoemde strafbare feiten, op basis van een casus, een persoon of een organisatie, teneinde bilateraal of multilateraal onderzoek van internationale draagwijdte in te leiden, uit te bouwen of af te sluiten, in de zin van artikel 10, lid 2, van de Europol-overeenkomst, mits twee of meer van de betrokken landen lidstaten zijn.

Artikel 11 Beoordeling van de bron en de informatie

1. De bron van de uit een lidstaat afkomstige informatie wordt zoveel mogelijk beoordeeld door de lidstaat die de informatie heeft verstrekt, en wel aan de hand van de volgende criteria.

A. Er bestaat geen twijfel omtrent de authenticiteit, de betrouwbaarheid of de bevoegdheid van de informatiebron, of de bron is in het verleden in alle gevallen betrouwbaar gebleken.

B. De informatiebron is in het verleden in de meeste gevallen betrouwbaar gebleken.

C. De informatiebron is in het verleden in de meeste gevallen onbetrouwbaar gebleken.

D. De betrouwbaarheid van de informatiebron kan niet worden beoordeeld.

2. De uit een lidstaat afkomstige informatie wordt zoveel mogelijk beoordeeld door de lidstaat die de informatie heeft verstrekt, en wel op basis van de betrouwbaarheid van de gegevens waarbij de volgende criteria in aanmerking worden genomen.

1. Informatie die zonder enige twijfel correct is.

2. Informatie die de bron uit eerste hand heeft, maar de informerende ambtenaar niet.

3. Informatie die de bron niet uit de eerste hand heeft, maar die gestaafd wordt door andere reeds opgeslagen informatie.

4. Informatie die de bron niet uit de eerste hand heeft en die op geen enkele manier kan worden bevestigd.

3. Indien Europol aan de hand van de reeds beschikbare informatie tot de conclusie komt dat de beoordeling moet worden bijgesteld, brengt hij de betrokken lidstaat op de hoogte en tracht hij overeenstemming te bereiken over een wijziging van de beoordeling. Zonder overeenstemming wijzigt Europol de beoordeling niet.

4. Indien Europol van een lidstaat gegevens of informatie zonder beoordeling ontvangt, tracht hij de betrouwbaarheid van de bron of de informatie zoveel mogelijk te beoordelen aan de hand van de reeds beschikbare informatie. De beoordeling van specifieke gegevens en informatie geschiedt in overeenstemming met de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt. Een lidstaat en Europol kunnen ook tot een algemene overeenstemming komen over de beoordeling van bepaalde soorten gegevens en bepaalde bronnen. Een dergelijke algemene overeenstemming wordt meegedeeld aan de raad van bestuur. Indien gegevens aan Europol zijn verstrekt op basis van een dergelijke algemene overeenstemming, wordt dit bij de gegevens vermeld.

Indien in een specifiek geval geen overeenstemming wordt bereikt of bij gebreke van een algemene overeenstemming beoordeelt Europol de informatie of de gegevens overeenkomstig lid 1, onder D, en lid 2, punt 4.

5. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op gegevens of informatie die Europol van derden ontvangt.

6. Informatie in een analysebestand die het resultaat is van een analyse, wordt door Europol beoordeeld overeenkomstig dit artikel en in overeenstemming met de lidstaten die aan de analyse hebben deelgenomen.

HOOFDSTUK III

REGELS VOOR HET GEBRUIK VAN ANALYSEBESTANDEN EN ANALYSEGEGEVENS

Artikel 12 Aanleggen van bestanden

1. Bestanden voor analysedoeleinden worden volgens de procedure van artikel 12 van de Europol-overeenkomst aangelegd op initiatief van Europol of op verzoek van de lidstaten waarvan de gegevens afkomstig zijn.

2. Overeenkomstig artikel 12, lid 1, van de Europol-overeenkomst kan het gemeenschappelijk controleorgaan zijn eigen opmerkingen schriftelijk aan de raad van bestuur doorgeven. De raad van bestuur moet het gemeenschappelijk controleorgaan daartoe een termijn van twee maanden toestaan. Een afschrift van deze schriftelijke opmerkingen wordt aan de directeur van Europol toegezonden.

De raad van bestuur kan vertegenwoordigers van het gemeenschappelijk controleorgaan uitnodigen om deel te nemen aan de besprekingen over de bestandsreglementen.

3. Overeenkomstig artikel 12, lid 2, van de Europol-overeenkomst moet de directeur van Europol het spoedeisend karakter van het aanleggen van een bestand schriftelijk motiveren.

Daartoe dient hij aan de leden van de raad van bestuur de omschrijving, het onderwerp en het doel van het bestand mede te delen, alsmede alle gegevens die nuttig zijn om het spoedeisend karakter ervan te beoordelen.

Met de analysewerkzaamheden mag worden begonnen zodra de procedure van artikel 12, lid 1, van de Europol-overeenkomst is ingeleid, maar de resultaten mogen slechts worden doorgegeven voor zover de raad van bestuur daar overeenkomstig de procedure van artikel 12, lid 1, van de Europol-overeenkomst mee instemt. Bij gebreke van instemming worden de gegevens onmiddellijk gewist.

In uitzonderlijke gevallen kan de directeur toestaan dat de resultaten worden doorgegeven voordat de raad van bestuur daarmee heeft ingestemd, indien zulks absoluut noodzakelijk wordt geacht om de belangen van de betrokken lidstaten binnen het bestek van de doelstelling van Europol te beschermen of om een ernstig en dreigend gevaar af te wenden. De toestemming van de directeur wordt in dergelijk gevallen opgenomen in een document, dat aan de raad van bestuur en het gemeenschappelijk controleorgaan wordt toegezonden.

4. Indien het in de loop van een analyse nodig blijkt het bestandsreglement te wijzigen, zijn de procedures van artikel 12 van de Europol-overeenkomst en van dit artikel van overeenkomstige toepassing.

Artikel 13 Doorgifte van gegevens of informatie uit analysebestanden

Van de doorgifte van persoonsgegevens uit analysebestanden aan een lidstaat of een derde partij dient aantekening te worden gemaakt in het bestand waaruit de gegevens zijn overgenomen.

In samenwerking met de lidstaat of de derde partij die de gegevens verstrekt, verifieert Europol zo nodig uiterlijk op het tijdstip waarop de gegevens worden doorgegeven, of deze correct en conform de Europol-overeenkomst zijn. Voorzover mogelijk moet bij elke doorgifte van gegevens opgave worden gedaan van rechterlijke beslissingen, alsmede van beslissingen om niet te vervolgen, en moeten gegevens die op een persoonlijke mening of beoordeling berusten in samenwerking met de lidstaat of de derde partij die de informatie verstrekt heeft worden getoetst alvorens zij worden meegedeeld en moet hun mate van juistheid en betrouwbaarheid worden vermeld.

De lidstaat die de gegevens ontvangt, meldt de lidstaat die de gegevens heeft doorgegeven desgevraagd welk gebruik van de gegevens is gemaakt en welke resultaten met behulp daarvan zijn verkregen, mits de wetgeving van de lidstaat die de gegevens heeft ontvangen zulks toestaat.

Eventuele beperkingen op het gebruik van gegevens op grond van artikel 17 van de Europol-overeenkomst moeten samen met de gegevens worden opgeslagen en moeten ter kennis worden gebracht van de ontvangers van de analysesresultaten.

Artikel 14 Controleprocedures

De beveiliging van de gegevens overeenkomstig artikel 25 van de Europol-overeenkomst moet worden verzekerd aan de hand van een beveiligingsplan voor gegevensverwerking door Europol, dat voortdurend wordt bijgewerkt in het licht van de analyses van de veiligheidsrisico's voor Europol. Het beveiligingsplan dient door de raad van bestuur te worden goedgekeurd.

Artikel 15 Gebruik en opslag van analysegegevens en analyseresultaten

1. Alle persoonsgegevens en analyseresultaten uit een analysebestand mogen alleen worden gebruikt overeenkomstig het doel van het bestand of ter bestrijding van andere ernstige vormen van criminaliteit, en conform eventuele door een lidstaat op grond van artikel 17, lid 2, van de Europol-overeenkomst meegedeelde gebruiksbeperkingen. De in artikel 5, lid 2, genoemde gegevens mogen alleen worden doorgegeven in overleg met de lidstaat die deze gegevens heeft verstrekt.

2. Na de sluiting van een analysebestand worden alle gegevens uit dat bestand door Europol opgeslagen in een afzonderlijk bestand dat alleen toegankelijk is voor interne of externe controle. Onverminderd artikel 21, lid 5, van de Europol-overeenkomst mogen dergelijke gegevens niet langer dan drie jaar na de sluiting van het bestand worden bewaard.

3. De resultaten van een analysebestand mogen elektronisch door Europol worden opgeslagen gedurende ten hoogste drie jaar na de sluiting van het bestand, op voorwaarde dat zij in een apart bestand worden opgeslagen en dat er geen nieuwe gegevens aan worden toegevoegd. Na deze periode mogen de resultaten alleen worden opgeslagen in de vorm van een papieren document.

4. Om na te gaan of de opvraging van persoonsgegevens uit werkbestanden voor analyse toelaatbaar is, wordt ten minste een op tien opvragingen automatisch vastgelegd overeenkomstig artikel 16 van de Europol-overeenkomst.

De vastlegging omvat een uniek referentienummer dat verwijst naar de identiteit van de gebruiker, de datum en tijd van opvraging, de identiteit van de persoon wiens gegevens werden opgevraagd en ingezien, en het analysebestand waaruit de gegevens werden opgevraagd.

De vastgelegde gegevens worden gebruikt en verwijderd overeenkomstig artikel 16, tweede zin, van de Europol-overeenkomst en de regels ter uitvoering van de derde zin van dat artikel.

5. In het bestandsreglement van een analysebestand kan worden bepaald dat er vaker in vastlegging moet worden voorzien dan vermeld in lid 4, of dat dergelijke vastleggingen meer gegevens moeten bevatten dan vermeld in lid 4, met inachtneming van de regels ter uitvoering van artikel 16, derde zin, van de Europol-overeenkomst.

Artikel 16 Koppeling van bestanden

1. Wanneer blijkt dat gegevens in een analysebestand ook relevant kunnen zijn voor andere analysebestanden, worden de volgende procedures gevolgd.

a) Indien een volledige koppeling van de gegevens uit twee bestanden wordt voorgesteld, wordt overeenkomstig artikel 12 van de Europol-overeenkomst een nieuw bestand met die gegevens aangelegd. Het besluit tot koppeling van beide bestanden wordt genomen door alle deelnemers aan die bestanden. Zij besluiten tevens of het bestand waaraan zij deelnemen al dan niet zal worden gesloten.

b) Indien de gegevens in een bestand geheel of gedeeltelijk relevant zijn voor een ander bestand, besluiten de deelnemers aan het eerste bestand of deze gegevens moeten worden overgedragen naar het tweede bestand. Indien ten gevolge van de overdracht een bestandsreglement moet worden gewijzigd, wordt overeenkomstig artikel 12 van de Europol-overeenkomst een nieuw reglement vastgesteld. De deelnemers aan een oorspronkelijk bestand besluiten tevens of dat bestand al dan niet zal worden gesloten.

2. In de in lid 1 genoemde gevallen heeft de overdracht geen gevolgen voor de termijnen voor de toetsing van de gegevens die van het ene naar het andere analysebestand zijn overgedragen.

Artikel 17 Nieuwe technologieën

Het gebruik van nieuwe technologieën bij de verwerking van gegevens voor analysedoeleinden is alleen toegestaan indien alle redelijke maatregelen zijn getroffen om te garanderen dat het gebruik voldoet aan de voor Europol geldende voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens. De directeur van Europol dient met het gemeenschappelijk controleorgaan vooraf overleg te plegen wanneer het gebruik van dergelijke technologieën problemen meebrengt voor de toepassing van de voorschriften inzake gegevensbescherming.

HOOFDSTUK IV

SLOTBEPALINGEN

Artikel 18 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op 1 januari 1999.

Binnen drie jaar na de inwerkingtreding worden deze regels onder toezicht van de raad van bestuur geëvalueerd.

Artikel 19 Herziening van de regels

Voorstellen tot wijziging van deze regels worden bestudeerd door de raad van bestuur met het oog op de goedkeuring ervan door de Raad volgens de procedure van artikel 10, lid 1, van de Europol-overeenkomst.

Gedaan te Brussel, 3 november 1998.

Voor de Raad

De Voorzitter

B. PRAMMER

(1) PB C 316 van 27.11.1995, blz. 2.