VERSLAG over de financiële staten en het beheer van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Stichting Dublin) betreffende het begrotingsjaar 1995, vergezeld van het antwoord van de Stichting (97/C 81/02)

(Opmerkingen krachtens artikel 188 C, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag)

INHOUD

ParagraafBladzijde

DE FINANCIËLE STATEN VAN DE EUROPESE STICHTING TOT VERBETERING VAN DE LEVENS- EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN BETREFFENDE HET BEGROTINGSJAAR 1995 . 1 - 4 19

CONTROLEBEVINDINGEN . 5 - 27 19

Inleiding . 5 - 7 19

Achtergrond . 5 19

Bereik van de controle . 6 19

Financiële gegevens . 7 19

Follow-up van eerdere opmerkingen . 8 - 14 19

Scheiding van functies . 8 19

Voorschotkas . 9 19

Kredietoverschrijvingen van de ene titel naar de andere . 10 20

Uitgaven voor dienstreizen . 11 20

Kassaldi . 12 20

Vlottende activa . 13 20

Eigendom van het terrein van de Stichting . 14 20

Begrotingsuitvoering en jaarrekening . 15 - 22 20

Kredietoverschrijvingen . 15 - 16 20

Overdrachten en annuleringen van kredieten . 17 20

Ontvangsten . 18 20

Uitgaven . 19 - 22 20

Conclusie . 23 - 27 21

BIJLAGEN I-III . 22

TABEL 1 . 24

Antwoord van de Stichting . 25

DE FINANCIËLE STATEN VAN DE EUROPESE STICHTING TOT VERBETERING VAN DE LEVENS- EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN BETREFFENDE HET BEGROTINGSJAAR 1995

1. Dit verslag wordt de Raad en het Europees Parlement toegezonden overeenkomstig artikel 16 van Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (PB L 139 van 30. 5. 1975, blz. 1), zoals gewijzigd door artikel 1, paragraaf 4, van Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad (PB L 181 van 23. 7. 1993, blz. 13).

2. De Kamer heeft de financiële staten van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden over het per 31 december 1995 verstreken begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig paragraaf 16 van artikel 1 van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad (PB L 181 van 23. 7. 1993, blz. 26) tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad (PB L 164 van 24. 6. 1976, blz. 16) werd de begroting uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur. Deze verantwoordelijkheid omvatte de opstelling en indiening van de financiële staten overeenkomstig de financiële voorschriften die zijn vastgelegd in de paragrafen 52, 54 en 55 van artikel 1 van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad (PB L 181 van 23. 7. 1993, blz. 26) tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad (PB L 164 van 24. 6. 1976, blz. 16). Krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is de Rekenkamer verplicht deze financiële staten te onderzoeken.

3. De Kamer verrichtte haar controle volgens de algemeen aanvaarde controlenormen voorzover deze in communautair verband toepasselijk zijn en bijgevolg verrichtte zij de controles van de boeken en volgde zij de andere procedures die zij onder de gegeven omstandigheden noodzakelijk achtte.

4. Naar het oordeel van de Kamer zijn de financiële staten over het per 31 december 1995 afgelopen begrotingsjaar betrouwbaar en zijn de onderliggende verrichtingen in het algemeen wettig en regelmatig.

CONTROLEBEVINDINGEN

Inleiding

Achtergrond

5. De Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (hierna: Stichting Dublin) werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (1) als satellietorgaan van de Europese Gemeenschap met als opdracht "betere levens- en arbeidsomstandigheden uit te werken en te verwezenlijken door middel van een actie ter ontwikkeling en verspreiding van de kennis die deze evolutie kan bevorderen". De Stichting Dublin begon haar werkzaamheden in 1976.

Bereik van de controle

6. De Kamer onderzocht de rekeningen en het financieel beheer van de Stichting Dublin over het begrotingsjaar 1995 overeenkomstig de relevante regelgeving (2).

Financiële gegevens

7. De voor het begrotingsjaar 1995 beschikbare kredieten beliepen 12,5 Mio ECU. De aangegane verplichtingen resulteerden in betalingen ten belope van 9,3 Mio ECU en overdrachten naar het begrotingsjaar 1996 ten bedrage van 3 Mio ECU, terwijl het saldo van 0,2 Mio ECU werd geannuleerd. Van de uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten werd een bedrag van 1,9 Mio ECU gebruikt voor betalingen, terwijl 0,2 Mio ECU werd geannuleerd. In bijlage III bij dit verslag wordt, per titel, een overzicht gegeven van de besteding van de kredieten van het begrotingsjaar en van de uit 1994 overgedragen kredieten.

Follow-up van eerdere opmerkingen

Scheiding van functies

8. De Kamer herhaalt haar opmerking van voorgaande jaren betreffende de gebrekkige scheiding tussen de functies van ordonnateur en rekenplichtige. Dit is in strijd met paragraaf 15 van artikel 1 van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad, die verwijst naar het fundamentele beginsel van "scheiding van ordonnateurs en rekenplichtigen" en bepaalt: "De functies van ordonnateur, van financieel controleur en van rekenplichtige zijn onderling onverenigbaar.".

Voorschotkas

9. Nog steeds wordt een groot gedeelte van de betalingen (59 % in 1995, exclusief salarissen) verricht voordat de financieel controleur zijn visum heeft verleend. De omvang van het gebruik van de voorschotkas is in strijd met de geest van de financiële bepalingen. Het zou acceptabeler zijn het gebruik van de voorschotkas te beperken tot lopende of kleine uitgaven, waarbij het gevaar voor onregelmatigheden betrekkelijk klein is. De Stichting moet in overleg met de financieel controleur een schriftelijke definitie van de lopende en kleine uitgaven opstellen.

Kredietoverschrijvingen van de ene titel naar de andere

10. Ook in 1995 verrichtte de Stichting overschrijvingen van kredieten van de ene naar de andere titel (zie paragraaf 16). Dit is strijdig met artikel 21 van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad.

Uitgaven voor dienstreizen

11. De Kamer stelt vast dat met haar vorig jaar gemaakte opmerkingen, ondanks het positieve antwoord van de Stichting, geen rekening werd gehouden. Bij een controle van de dienstreizen naar Brussel in 1995 bleek dat de Kamer in een aantal gevallen geen of onvoldoende bewijsstukken ontving tot staving van het feit dat al deze dienstreizen noodzakelijk waren en dat andere communicatiemiddelen waren overwogen.

Kassaldi

12. De Kamer constateert dat met haar opmerking in het verslag van vorig jaar rekening werd gehouden, want het kassaldo van de Stichting aan het eind van het jaar was afgestemd op haar behoeften voor het volgende kwartaal.

Vlottende activa

13. De Stichting heeft eindelijk de twee in het verslag over 1994 vermelde posten van in totaal 32 216 ECU, die reeds een aantal jaren uitstonden, geïnd.

Eigendom van het terrein van de Stichting

14. De kwestie van de eigendom van het terrein waarop de Stichting is gevestigd, is tot op heden nog niet geregeld. Juristen die optreden namens de Stichting onderzoeken momenteel echter een voorstel van de Ierse regering voor een langlopende pachtovereenkomst met de Stichting.

Begrotingsuitvoering en jaarrekening

Kredietoverschrijvingen

15. De waarde van de in 1995 verrichte kredietoverschrijvingen tussen verschillende begrotingsonderdelen bedroeg 1 494 000 ECU (11,9 % van de in de begroting opgenomen kredieten); in 1994 was deze nog 756 000 ECU (6,5 %).

16. Door de overschrijvingen van 500 000 ECU van titel 1 (personeel) naar titel 3 (beleidsuitgaven) kon de Stichting kredieten overdragen die anders hadden moeten worden geannuleerd overeenkomstig artikel 6, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad. Zoals vermeld in paragraaf 10 acht de Kamer zulke overschrijvingen van de ene titel naar de andere strijdig met het Financieel Reglement.

Overdrachten en annuleringen van kredieten

17. Uit bijlage III blijkt dat de betalingsgraad voor de begroting als geheel 75 % is, maar voor titel 3, "beleidsuitgaven", slechts 54 %. Tabel 1 toont de overdrachten uit de begroting 1995 per titel en het gebruik ervan in 1996. De overdrachten naar titel 3 bedroegen 45 % van de oorspronkelijke kredieten. Eind maart 1996 was slechts 20 % van de overdrachten gebruikt.

Ontvangsten

18. De subsidie van de EU voor de Stichting bedroeg in 1995 12,5 Mio ECU. De werkelijk aangevraagde en ontvangen bedragen waren 2,5 Mio ECU op 26 april 1995, 2 Mio ECU op 14.6.95, 4,3 Mio ECU op 12 oktober 1995 en 1,3 Mio ECU op 31 december 1995, hetgeen in totaal 10,1 Mio ECU maakt. De overige 2,4 Mio ECU overtroffen de behoeften aan kasmiddelen en werden overeenkomstig de door de Kamer vorig jaar gedane aanbeveling niet bij de Commissie aangevraagd. Evenals in vorige jaren is dit financieringspatroon in strijd met artikel 26 van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad, dat bepaalt dat betalingen moeten worden verricht in de eerste twee weken van elk kwartaal.

Uitgaven

19. Paragraaf 63 van artikel 1 van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad van 30 juni 1993 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad van 1 juni 1976 bepaalt dat overeenkomsten waarmee een bedrag van meer dan 12 000 ECU is gemoeid, slechts na een uitnodiging tot inschrijving mogen worden gesloten. De volgende uitzonderingen werden genoteerd:

- een contract ten belope van 533 072 ECU voor het verrichten van een Europese studie over de arbeidsomstandigheden werd gegund bij onderhandse overeenkomst;

- in een steekproef van 26 voor controle geselecteerde contracten waren er zes gesloten bij onderhandse overeenkomst krachtens artikel 46 van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad van 1 juni 1976, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad van 30 juni 1993; in drie gevallen (een contract voor de levering van computers en twee studiecontracten) werd artikel 46 toegepast om de uitnodiging tot inschrijving te vermijden.

20. Er werden twee gevallen geconstateerd waarin de uitgaven reeds waren gefactureerd voordat de vastlegging was gedaan. In één geval werd de kaderovereenkomst tussen de Stichting en de ondernemer pas op 1 januari 1995 van kracht, maar werden facturen betreffende november en december 1994 in de vastlegging van 1995 opgenomen.

21. Bij de controle van een steekproef van tien studiecontracten bleek dat vijf eindverslagen pas maanden na de in het contract gestelde termijn waren ontvangen. Het bestuur van de Stichting moet overwegen de procedures voor de follow-up van nog niet ontvangen verslagen te herzien.

22. Tijdens de controle noteerde de Kamer de volgende gevallen waarin documenten waren gewijzigd met behulp van correctievloeistof:

- Op een factuur ad 45 365 DM (23 817 ECU) die per fax aan de financieel controleur was gezonden, was de datum met correctievloeistof uitgewist en met de hand gewijzigd van 17 januari 1995 in 17 december 1994. De financieel controleur verleende zijn visum op basis van het gefaxte document en door de datumwijziging werd de uitgave aangewezen op de overdrachten van 1994 en niet op de kredieten van 1995.

- Het bedrag van een inningsopdracht werd met correctievloeistof uitgewist en met de hand gewijzigd van 1 680,16 ECU in 4 741,97 ECU. Het is onduidelijk welk bedrag door de financieel controleur werd geviseerd.

Conclusie

23. Er is onvoldoende scheiding tussen de functies van rekenplichtige en ordonnateur (zie paragraaf 8).

24. De omvang van het gebruik van de voorschotkas is in strijd met de financiële bepalingen (zie paragraaf 9).

25. In strijd met de financiële bepalingen bleef de Stichting kredietoverschrijvingen van de ene naar de andere titel verrichten (zie paragraaf 10).

26. Voor een aantal dienstreizen naar Brussel werden de Kamer onvoldoende of geen bewijsstukken verstrekt om aan te tonen dat zij gerechtvaardigd waren. Aan deze kwestie dient dringend aandacht te worden besteed.

27. De controle van een steekproef van betalingen wees op problemen bij het contractbeheer en op ongepaste wijzigingen van belangrijke stukken (zie de paragrafen 19-22).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 7 november 1996.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad van 26 mei 1975 (PB L 139 van 30. 5. 1975).

(2) Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad van 26 mei 1975 (PB L 139 van 30. 5. 1975) betreffende de oprichting van de Stichting, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad van 30 juni 1993 (PB L 181 van 23. 7. 1993) en Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad van 1 juni 1976 (PB L 164 van 24. 6. 1976), houdende financiële bepalingen voor de Stichting, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad van 30 juni 1993 (PB L 181 van 23. 7. 1993).

BIJLAGE I

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE II

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BIJLAGE III

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORD VAN DE STICHTING

8. De Stichting heeft een aantal maatregelen ingevoerd ter scheiding van de functies van ordonnateur en rekenplichtige. De Kamer heeft in eerdere verslagen nota genomen van deze initiatieven.

Het enige resterende probleem is de praktijk die de ordonnateur volgt bij de vastlegging van de uitgaven in het bestaande geïntegreerde boekhoudsysteem. Dit probleem zal opgelost worden wanneer de Stichting zich een nieuw boekhoudsysteem aanschaft.

Na overleg in 1995 nam de Stichting met andere EU-agentschappen deel aan een gezamenlijke inschrijvingsprocedure voor de aanschaf van een geschikt boekhoudsysteem. Het resultaat hiervan was evenwel dat geen van de offertes volledig beantwoordde aan de behoeften van de agentschappen. Na intensief overleg met de diensten van de Commissie ligt het thans in de lijn der verwachting dat in de loop van 1997 een geschikt boekhoudsysteem van de Commissie kan worden verworven, nadat onlangs werkzaamheden in verband met een dergelijk systeem zijn voltooid dat tegemoetkomt aan de technische en wettelijke verplichtingen van de agentschappen.

9. De Stichting heeft contact opgenomen met de diensten van de Commissie om oplossingen te vinden voor het genoemde probleem. De Stichting is er thans van in kennis gesteld dat over deze kwestie overleg zal worden gepleegd tussen de Commissie en het Europees Parlement in het kader van de voortgaande dialoog over de financiële verordeningen voor de agentschappen.

10. Na het laatste verslag van de Kamer heeft de Stichting de diensten van de Commissie verzocht om verduidelijking van de financiële verordening van de Stichting wat betreft de overschrijvingen in kwestie. De directeur-generaal van DG XIX heeft de Stichting thans laten weten dat de overschrijvingen in overeenstemming zijn met de financiële verordening van de Stichting (zie ook 16).

11. Alle dienstreizen in de Stichting worden met bewijsstukken gestaafd en goedgekeurd door de ordonnateur nadat deze zich ervan heeft overtuigd dat de dienstreis gerechtvaardigd is in verband met het werkprogramma van de Stichting of administratieve behoeften. Voorts zijn bewijsstukken zoals agenda's, programma's, lijsten van deelnemers, notulen, follow-up-acties of, waar van toepassing, dienstreisverslagen van bijeenkomsten beschikbaar. De Stichting zal haar procedures voor het registreren en terugzoeken van de noodzakelijke bewijsstukken in verband met dienstreizen herzien.

De verordening betreffende de oprichting van de Stichting bepaalt dat zij de Europese Instellingen raadpleegt en de sociale partners bij haar werkzaamheden betrekt. De afgelopen jaren is er sprake geweest van een steeds groter aantal contacten met organisaties op EU-niveau in Brussel; desondanks is het aantal dienstreizen naar Brussel niet evenredig toegenomen. Er worden geen dienstreizen gemaakt, indien andere communicatiemiddelen gebruikt kunnen worden. De telefoon, internet, elektronische post en andere elektronische middelen worden optimaal benut; in november 1995 werd begonnen met een proefproject voor videoconferenties en, voor zover de financiële middelen zulks toelaten, zullen de voorzieningen hiertoe worden geïmplementeerd. Verder is er geëxperimenteerd met computerconferenties.

14. Na ontvangst van een voorstel van de Ierse autoriteiten stellen juristen op het ogenblik een herziene pachtovereenkomst op.

16. In 10. hierboven wordt erop gewezen dat de Stichting er door de Commissie van op de hoogte is gesteld dat de overschrijvingen in kwestie volledig in overeenstemming zijn met de financiële verordening; deze stelden de Stichting in staat om de op grond van de besluiten van de begrotingsautoriteit ter beschikking gestelde middelen op de meest efficiënte wijze te benutten. De Stichting heeft echter begrip voor het standpunt van de Kamer en het Parlement en streeft ernaar om dergelijke overschrijvingen te vermijden.

17. De hoeveelheid gebruikte overdrachten wordt bepaald door de aard van de contracten waarop de overdrachten betrekking hebben. Deze contracten houden voornamelijk verband met studies met een tijdslimiet van twaalf maanden of meer.

18. De Stichting zal de diensten van de Commissie opnieuw herinneren aan de verplichting om de betalingen van subsidies in de eerste twee weken van elk kwartaal te verrichten.

19. Wat betreft het contract ter uitvoering van een Europese enquête over de arbeidsomstandigheden blijkt uit het desbetreffende dossier dat dit werd toegekend op basis van de door middel van een openbare aanbesteding tot stand gekomen kaderovereenkomst voor "Standard Eurobarometer" tussen de Europese Commissie en INRA (Europe).

De sluiting van contracten bij onderhandse overeenkomst was volledig in overeenstemming met artikel 46 van de financiële verordening van de Stichting welke voorziet in deze procedure en gedetailleerde criteria geeft waaraan in dit opzicht moet worden voldaan. Hieraan wordt de hand gehouden.

Voor de levering van computers werd artikel 46, onder d), toegepast met het oog op de gespecialiseerde meertalige behoeften en het (door de dienst voor informatica van de Commissie aanbevolen) gebruik door de Stichting van Word Perfect 5.1 for DOS. Slechts een leverancier beschikte over de benodigde programmatuur en gespecialiseerde meertalige toetsenborden en verleende lokale ondersteuning.

De overige twee contracten hebben betrekking op onderzoeksvoorstellen. De raad van bestuur van de Stichting gaf tijdens zijn vergadering van 25 maart 1994 toestemming tot de invoering van nieuwe procedures - die in de loop van 1995 volledig van kracht zouden worden - voor aanbestedingen resulterend uit in het Publikatieblad gepubliceerde oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling en uit uitnodigingen tot inschrijving. De beide contracten in kwestie werden gesloten tijdens de door de raad van bestuur bepaalde overgangsperiode.

20. De Stichting beschikt over een gedecentraliseerd bestelsysteem. De beide betreffende facturen maakten deel uit van een reeks orders van een operationele eenheid waarvan het geheel aan orders de toegewezen middelen overtrof. Er zullen passende maatregelen worden getroffen om een herhaling hiervan te voorkomen. De invoering van een nieuw boekhoudsysteem zal een automatische toepassing van de noodzakelijke controlemaatregelen mogelijk maken.

21. Het toezicht op de uitvoering van de studiecontracten vindt plaats tijdens de maandelijkse vergaderingen over het programmabeheer; de procedures voor de follow-up zullen thans worden herzien.

22. De opdracht voor de betreffende diensten werd op 11 oktober 1994 verstrekt. De datumwijziging op de factuur had op zichzelf geen betrekking op overdrachten. Niettemin is de betrokken beambte berispt.

Noodzakelijke, met de hand aangebrachte wijzigingen in documenten zullen in de toekomst met een paraaf worden gewaarmerkt en gedagtekend. De invoering van het nieuwe boekhoudsysteem zal een einde maken aan dergelijke problemen.

23. Zie het antwoord onder 8.

24. Zie het antwoord onder 9.

25. Zie het antwoord onder 10.

26. Zie het antwoord onder 11.

27. Zie het antwoord onder 19 tot en met 22.