NL Publicatieblad van de Europese Unie L 272/13

BESLUIT VAN HET VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE

van 13 april 2004

betreffende de tenuitvoerlegging van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad inzake de toegang van het publiek tot documenten

(2004/605/EG)

DE RAAD VAN BESTUUR,

Gelet op Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994 tot oprichting van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1645/2003 (2), inzonderheid op artikel 18 bis,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Het Verdrag betreffende de Europese Unie bekrachtigt het begrip van openheid in artikel 1, tweede alinea, waarin wordt gesteld dat het Verdrag een nieuwe etappe markeert in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen.

(2) Openheid waarborgt een grotere legitimiteit en meer doelmatigheid en verantwoordelijkheid van de overheid ten opzichte van de burgers binnen een democratisch systeem. Zij draagt bij aan de versterking van de beginselen van democratie en eerbiediging van de grondrechten, zoals vervat in artikel 6 van het Verdrag betreffende de Europese Unie en in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie.

(3) Artikel 18 bis van Verordening (EG) nr. 2965/94, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1645/2003, bepaalt dat Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (3) (hierna „Verordening (EG) nr. 1049/2001” genoemd) ook van toepassing is op de documenten die bij het Vertaalbureau berusten,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT GENOMEN:

Artikel 1

Toegangsgerechtigden en toepassingsgebied

1. Iedere natuurlijke of rechtspersoon heeft recht op toegang tot documenten van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (hierna „het Vertaalbureau” genoemd) volgens de beginselen en onder de voorwaarden en beperkingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 en overeenkomstig de bepalingen van dit besluit.

2. De documenten die het Vertaalbureau enkel ter vertaling in handen heeft, berusten niet bij het Vertaalbureau in de zin van artikel 2, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Artikel 2

Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a) „document”: iedere inhoud, ongeacht de drager (op papier, in elektronische vorm, als geluids-, beeld- of audiovisuele opname), betreffende een materie die verband houdt met beleidsmaatregelen, acties en besluiten welke tot de bevoegdheid van het Vertaalbureau behoren;

b) „derde”: iedere natuurlijke of rechtspersoon en entiteit buiten het Vertaalbureau, met inbegrip van de lidstaten, andere communautaire of niet-communautaire instellingen en organen, alsmede derde landen.

Artikel 3

Verzoeken om toegang

1. Ieder verzoek om toegang tot een document wordt het Vertaalbureau toegezonden via zijn internet-adres (www.cdt.eu.int) of zijn e-mailadres (cdt@cdt.eu.int), per post (Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luxemburg) of per fax ((352) 421 71 12 20). Het Vertaalbureau beantwoordt de initiële en confirmatieve verzoeken om toegang binnen een termijn van 15 werkdagen vanaf de datum waarop het verzoek is geregistreerd. Wanneer het om complexe of omvangrijke documenten gaat, kan deze termijn met 15 werkdagen worden verlengd. Iedere verlenging van de termijn moet met redenen worden omkleed en vooraf aan de verzoeker worden meegedeeld.

2. Ingeval een verzoek niet nauwkeurig is, zoals bedoeld in artikel 6, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, vraagt het Vertaalbureau de verzoeker de nodige aanvullende gegevens te verstrekken om de gevraagde documenten te kunnen identificeren; de antwoordtermijn loopt vanaf het ogenblik waarop het Vertaalbureau over deze gegevens beschikt.

3. Elke, zelfs gedeeltelijk afwijzende beslissing, geeft de op één van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 genoemde uitzonderingen gegronde reden voor de weigering en deelt de verzoeker de beroepsmogelijkheden mede waarover deze beschikt.

Artikel 4

Behandeling van de initiële verzoeken

1. Direct bij de registratie van het verzoek wordt een ontvangstbevestiging toegezonden, behalve wanneer het antwoord per omgaande wordt verzonden. De ontvangstbevestiging en het antwoord worden schriftelijk of eventueel langs elektronische weg toegezonden.

2. Onverminderd artikel 9 van onderhavig besluit, is de afdeling Administratie bevoegd te beslissen over het aan de initiële verzoeken te geven gevolg. Daartoe wordt een functionaris aangewezen die de verzoeken om toegang behandelt en de standpunten coördineert.

De verzoeker wordt in kennis gesteld van het gevolg dat aan zijn verzoek is gegeven.

Elk, zelfs gedeeltelijk afwijzend antwoord, moet de verzoeker informeren over zijn recht binnen een termijn van vijftien werkdagen na ontvangst van het antwoord een confirmatief verzoek bij het Vertaalbureau in te dienen.

3. In geval van een volledige of gedeeltelijke weigering kan de verzoeker binnen een termijn van vijftien werkdagen na ontvangst van het antwoord van het Vertaalbureau een confirmatief verzoek indienen om het ingenomen standpunt te herzien.

4. Indien het Vertaalbureau niet binnen de vereiste termijn heeft geantwoord, heeft de verzoeker het recht een confirmatief verzoek in te dienen.

Artikel 5

Behandeling van confirmatieve verzoeken

1. De directeur van het Vertaalbureau besluit over de confirmatieve verzoeken. Hij stelt de raad van bestuur van het Vertaalbureau hiervan in kennis.

2. De beslissing wordt de verzoeker schriftelijk of eventueel langs elektronische weg meegedeeld, waarbij hij wordt gewezen op zijn recht beroep in te stellen bij het Gerecht van eerste aanleg of een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman.

Artikel 6

Raadplegingen

1. Wanneer bij het Vertaalbureau een verzoek wordt ingediend om toegang tot een document dat het in zijn bezit heeft, maar dat afkomstig is van een derde, gaat het Vertaalbureau de toepasselijkheid na van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde uitzonderingen.

2. Wanneer het Vertaalbureau na dit onderzoek van oordeel is dat de toegang tot het gevraagde document moet worden geweigerd overeenkomstig één van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde uitzonderingen, wordt het afwijzende oordeel de verzoeker zonder raadpleging van de derde-auteur toegezonden.

3. Het Vertaalbureau geeft een positief gevolg aan het verzoek zonder de derde-auteur te raadplegen, wanneer:

a) het gevraagde document reeds openbaar is gemaakt, hetzij door de auteur, hetzij overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001 of soortgelijke bepalingen;

b) de, eventueel gedeeltelijke openbaarmaking, van de inhoud kennelijk geen schade aan één van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde belangen toebrengt.

In alle andere gevallen, wordt de derde-auteur geraadpleegd.

4. In het geval dat het verzoek om toegang betrekking heeft op een document dat van een lidstaat uitgaat, raadpleegt het Vertaalbureau de autoriteit waarvan het afkomstig is, behoudens in de situatie als genoemd in lid 3, onder a).

5. De geraadpleegde derde-auteur beschikt over een antwoordtermijn die ten minste vijf werkdagen bedraagt, maar die het het Vertaalbureau mogelijk moet maken zijn eigen antwoordtermijnen in acht te nemen. Bij het ontbreken van een antwoord binnen de vastgestelde termijn, of wanneer de derde-auteur onvindbaar of niet identificeerbaar is, beslist het Vertaalbureau overeenkomstig de uitzonderingen van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, waarbij het op grond van de elementen waarover het beschikt, rekening houdt met de gewettigde belangen van de derde-auteur.

6. In het geval dat het Vertaalbureau overweegt, tegen de uitdrukkelijke wens van de auteur in, toegang tot een document te verstrekken, stelt het de auteur ervan in kennis dat het voornemens is het document na een termijn van tien werkdagen openbaar te maken en maakt het hem opmerkzaam op de beroepsmogelijkheden waarover hij beschikt om zich tegen deze openbaarmaking te verzetten.

Artikel 7

Uitoefening van het recht tot toegang

1. De documenten worden per post, fax of langs elektronische weg, indien zij in deze vorm beschikbaar zijn, verzonden. Bij omvangrijke of moeilijk te hanteren documenten kan de verzoeker worden gevraagd de documenten ter plaatse te raadplegen. Deze raadpleging is kosteloos.

2. Wanneer het document is gepubliceerd, worden als antwoord de publicatiereferenties en/of informatie over de plaats waar het document kan worden gevonden en eventueel het adres van het document op de website www.cdt.eu.int gegeven.

3. Wanneer het document meer dan 20 bladzijden omvat, kan de verzoeker een bijdrage van 0,10 EUR per bladzijde worden gevraagd, vermeerderd met de frankeerkosten. De kosten in verband met andere dragers worden per geval afzonderlijk vastgesteld, maar mogen een redelijk bedrag niet overschrijden.

Artikel 8

Maatregelen ter vergemakkelijking van de toegang tot de documenten

1. Het Vertaalbureau stelt een documentenregister open teneinde de burgers in staat te stellen hun rechten voortvloeiend uit Verordening (EG) nr. 1049/2001 concreet uit te oefenen. Het register zal in elektronische vorm toegankelijk zijn.

2. Het register bevat de titel van het document (in alle talen waarin het document beschikbaar is), met in voorkomend geval andere nuttige referenties, alsmede gegevens over de auteur en de datum waarop het document is opgesteld of aangenomen.

3. Een hulppagina (in alle officiële talen) licht het publiek in over de wijze waarop het document kan worden verkregen. Indien het document is gepubliceerd, is er een verwijzing naar de oorspronkelijke tekst.

Artikel 9

Ambtshalve voor het publiek toegankelijke documenten

1. Dit artikel is enkel van toepassing op documenten die na de toepassingsdatum van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn opgesteld of ontvangen.

2. De volgende documenten worden automatisch op verzoek toegezonden en worden, voorzover mogelijk, rechtstreeks in elektronische vorm toegankelijk gemaakt:

a) de door de directeur of de raad van bestuur van het Vertaalbureau aangenomen teksten die bestemd zijn om in het Publicatieblad van de Europese Unie of op de website van het Vertaalbureau te worden bekendgemaakt;

b) de documenten die van derden afkomstig zijn en reeds door de auteur of met diens instemming openbaar zijn gemaakt;

c) de documenten die reeds naar aanleiding van een vorig verzoek openbaar zijn gemaakt.

Artikel 10

Verslagen

Het Vertaalbureau maakt in zijn jaarverslag, dat het jaarlijks over het voorgaande jaar publiceert, melding van de tenuitvoerlegging van onderhavig besluit, en geeft in het bijzonder statistische informatie over het aantal verzoeken om toegang tot documenten van het Vertaalbureau en het aantal afwijzingen met de redenen daarvoor, overeenkomstig artikel 17, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Artikel 11

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt op 1 april 2004 in werking.

Artikel 12

Publicatie

Dit besluit wordt in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerd.

Gedaan te Luxemburg, 13 april 2004. Voor de raad van bestuur De voorzitter K.-J. LÖNNROTH

(1) PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.

(2) PB L 245 van 29.9.2003, blz. 13.

(3) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.