Besluit van de Europese Centrale Bank

van 19 februari 2004

houdende goedkeuring van het reglement van orde van de Europese Centrale Bank

(ECB/2004/2)

(2004/257/EG)

DE RAAD VAN BESTUUR VAN DE EUROPESE CENTRALE BANK,

Gelet op de statuten van het Europees Stelsel van centrale banken en van de Europese Centrale Bank, inzonderheid op artikel 12.3,

BESLUIT:

Enig artikel

Het reglement van orde van de Europese Centrale Bank, zoals gewijzigd op 22 april 1999, vervolgens gewijzigd door Besluit ECB/1999/6 van 7 oktober 1999, houdende wijziging van het reglement van orde van de Europese Centrale Bank(1), wordt als volgt vervangen en treedt op 1 maart 2004 in werking.

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE EUROPESE CENTRALE BANK

INLEIDEND HOOFDSTUK

Artikel 1

Definities

Dit reglement van orde is een aanvulling op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap en de statuten van het Europees Stelsel van centrale banken en van de Europese Centrale Bank. De in dit reglement van orde gebruikte begrippen hebben dezelfde betekenis als in het Verdrag en de statuten. Het begrip "Eurosysteem" omvat de Europese Centrale Bank (ECB) en de nationale centrale banken van de lidstaten die de euro hebben aangenomen.

HOOFDSTUK I DE RAAD VAN BESTUUR

Artikel 2

Tijd en plaats van vergaderingen van de Raad van bestuur

2.1. Op voorstel van de president stelt de Raad van bestuur de data vast waarop zijn vergaderingen worden gehouden. De Raad van bestuur vergadert in beginsel op gezette tijden volgens een door de Raad van bestuur ruim vóór aanvang van elk kalenderjaar vastgesteld schema.

2.2. De president roept een vergadering van de Raad van bestuur bijeen wanneer hierom door ten minste drie leden van de Raad van bestuur wordt verzocht.

2.3. De president kan tevens vergaderingen van de Raad van bestuur bijeenroepen wanneer hij/zij dit nodig acht.

2.4. De Raad van bestuur vergadert in beginsel in de gebouwen van de ECB.

2.5. Vergaderingen kunnen tevens worden gehouden in de vorm van een teleconferentie, tenzij ten minste drie presidenten van een centrale bank hiertegen bezwaar maken.

Artikel 3

Aanwezigheid bij vergaderingen van de Raad van bestuur

3.1. Behoudens het hierin bepaalde, is aanwezigheid bij de vergaderingen van de Raad van bestuur voorbehouden aan zijn leden, de voorzitter van de Raad van de Europese Unie en een lid van de Commissie van de Europese Gemeenschappen.

3.2. Iedere president van een centrale bank is in beginsel gerechtigd zich door één persoon bij te laten staan.

3.3. Indien een president van een centrale bank is verhinderd een vergadering bij te wonen, is hij/zij gerechtigd schriftelijk een plaatsvervanger aan te stellen, onverminderd het bepaalde in artikel 4. Deze schriftelijke mededeling wordt de president tijdig voor de vergadering toegezonden. Deze plaatsvervanger kan in beginsel door één persoon worden bijgestaan.

3.4. De president wijst een personeelslid van de ECB als secretaris aan. De secretaris staat de directie bij de voorbereiding van de vergaderingen van de Raad van bestuur bij en stelt de notulen van die vergaderingen op.

3.5. De Raad van Bestuur kan, indien dit wenselijk wordt geacht, tevens andere personen voor de vergaderingen uitnodigen.

Artikel 4

Stemming

4.1. De Raad van bestuur kan alleen tot stemming overgaan, indien een quorum van twee derde van de leden aanwezig is. Indien het quorum niet aanwezig is, kan de president een buitengewone vergadering bijeenroepen waar besluiten worden genomen zonder inachtneming van het bovenbedoelde quorum.

4.2. De Raad van bestuur gaat op verzoek van de president tot stemming over. De president laat tevens tot stemming overgaan, indien een lid van de Raad van bestuur zulks verzoekt.

4.3. Aanneming van besluiten door de Raad van bestuur krachtens artikel 41.2 van de statuten kan niet worden voorkomen door stemonthouding.

4.4. Indien een lid van de Raad van bestuur langdurig (d.w.z. meer dan een maand) verhinderd is te stemmen, is hij/zij gerechtigd een plaatsvervanger aan te wijzen als lid van de Raad van bestuur.

4.5. Indien een president van een centrale bank verhinderd is te stemmen over een krachtens de artikelen 28, 29, 30, 32, 33 en 51 van de statuten te nemen besluit, is zijn/haar plaatsvervanger overeenkomstig artikel 10.3 van de statuten gerechtigd zijn/haar gewogen stem uit te brengen.

4.6. De president kan tot een geheime stemming doen overgaan indien ten minste drie leden van de Raad van bestuur hem/haar daarom verzoeken. Een geheime stemming vindt plaats, indien leden van de Raad van bestuur persoonlijk worden geraakt door een voorstel voor een besluit krachtens de artikelen 11.1, 11.3 of 11.4 van de statuten. In dergelijke gevallen nemen de desbetreffende leden van de Raad van bestuur niet deel aan de stemming.

4.7. Besluiten kunnen eveneens door middel van een schriftelijke procedure worden genomen, tenzij ten minste drie leden van de Raad van bestuur hiertegen bezwaar maken. Voor een schriftelijke procedure geldt het volgende: i) in beginsel staat ieder lid van de Raad van bestuur niet minder dan vijf werkdagen ter beschikking om zich te kunnen beraden; ii) persoonlijke ondertekening door ieder lid van de Raad van bestuur (of zijn/haar plaatsvervanger overeenkomstig artikel 4.4) is een vereiste; en iii) een dergelijk besluit dient te worden vermeld in de notulen van de volgende vergadering van de Raad van bestuur.

Artikel 5

Organisatie van vergaderingen van de Raad van bestuur

5.1. De Raad van bestuur stelt de agenda voor elke vergadering vast. De directie stelt een voorlopige agenda op en deze wordt, tezamen met de bijhorende documenten, toegestuurd aan de leden van de Raad van bestuur en andere gevolmachtigde deelnemers. Dit geschiedt ten minste acht dagen vóór de desbetreffende vergadering, behoudens buitengewone omstandigheden, in welk geval de directie naar deze omstandigheden handelt. Op voorstel van de president of een lid van de Raad van bestuur kan de Raad van bestuur besluiten punten van de voorlopige agenda af te voeren of daaraan toe te voegen. Een punt wordt van de agenda afgevoerd, indien ten minste drie leden van de Raad van bestuur daarom verzoeken, in het geval dat de desbetreffende documenten niet tijdig aan de leden van de Raad van bestuur zijn toegezonden.

5.2. De notulen van de beraadslagingen van de Raad van bestuur worden in de volgende vergadering (of, indien nodig, eerder, door middel van een schriftelijke procedure) ter goedkeuring aan de leden voorgelegd en door de president getekend.

5.3. De Raad van bestuur kan interne regelingen vaststellen inzake besluitvorming in buitengewone omstandigheden.

HOOFDSTUK II DE DIRECTIE

Artikel 6

Tijd en plaats van directievergaderingen

6.1. De data waarop de vergaderingen worden gehouden, worden op voorstel van de president door de directie vastgesteld.

6.2. De president kan tevens vergaderingen van de directie bijeenroepen wanneer hij/zij dit nodig acht.

Artikel 7

Stemming

7.1. De directie kan, overeenkomstig artikel 11.5 van de statuten, alleen tot stemming overgaan indien een quorum van twee derde van de leden aanwezig is. Indien het quorum niet aanwezig is, kan de president een buitengewone vergadering bijeenroepen waar besluiten worden genomen zonder inachtneming van het bovenbedoelde quorum.

7.2. Besluiten kunnen eveneens door middel van een schriftelijke procedure worden genomen, tenzij ten minste twee leden van de directie hiertegen bezwaar maken.

7.3. Leden van de directie die persoonlijk worden geraakt door een op handen zijnd besluit krachtens de artikelen 11.1, 11.3 of 11.4 van de statuten, nemen niet aan de stemming deel.

Artikel 8

Organisatie van directievergaderingen

De directie neemt een besluit over de organisatie van haar vergaderingen.

HOOFDSTUK III DE ORGANISATIE VAN DE EUROPESE CENTRALE BANK

Artikel 9

Eurosysteem/ESCB-comités

9.1. De Raad van bestuur richt comités op en ontbindt deze. Zij verlenen bijstand bij de werkzaamheden van de besluitvormende organen van de ECB en brengen via de directie verslag uit aan de Raad van bestuur.

9.2. Comités bestaan uit ten hoogste twee leden van elke NCB van het Eurosysteem en de ECB, die door de presidenten van de centrale banken, respectievelijk de directie worden benoemd. De Raad van bestuur stelt de mandaten van de comités vast en benoemt hun voorzitters. De voorzitter is doorgaans een personeelslid van de ECB. Zowel de Raad van bestuur als de directie zijn gerechtigd de comités om studies over specifieke onderwerpen te verzoeken. De ECB verleent de comités secretariële bijstand.

9.3. De nationale centrale banken van alle niet-deelnemende lidstaten kunnen eveneens ten hoogste twee personeelsleden aanwijzen om deel te nemen aan de vergaderingen van een comité wanneer aangelegenheden worden behandeld die tot de bevoegdheden van de Algemene Raad behoren en wanneer de voorzitter van een comité en de directie dit wenselijk achten.

9.4. Vertegenwoordigers van andere communautaire instellingen en organen en van derden kunnen eveneens worden uitgenodigd deel te nemen aan de vergaderingen van een comité, wanneer de voorzitter van een comité en de directie dit wenselijk achten.

Artikel 9 a

De Raad van bestuur kan besluiten tot het oprichten van comités ad hoc voor specifieke adviserende taken.

Artikel 10

Interne structuur

10.1. Na overleg met de Raad van bestuur neemt de directie een besluit over het aantal, de naam en respectieve bevoegdheden van alle arbeidseenheden van de ECB. Dit besluit wordt openbaar gemaakt.

10.2. Alle arbeidseenheden van de ECB vallen onder het beheer van de directie. De directie neemt een besluit over de individuele verantwoordelijkheden van haar leden met betrekking tot de arbeidseenheden van de ECB en stelt de Raad van bestuur, de Algemene Raad en het personeel van de ECB daarvan op de hoogte. Dit besluit wordt uitsluitend in aanwezigheid van alle directieleden genomen en kan niet worden genomen wanneer de president tegenstemt.

Artikel 11

Personeel van de ECB

11.1. Elk personeelslid van de ECB wordt op de hoogte gebracht van zijn/haar plaats in de structuur van de ECB, de door hem/haar te volgen rapportageprocedure en zijn/haar taken.

11.2. Onverminderd de artikelen 36 en 47 van de statuten stelt de directie organisatievoorschriften (hierna "administratieve circulaires" te noemen) vast, waaraan het personeel van de ECB zich dient te houden.

11.3. De directie stelt gedragsregels vast en past ze aan; deze regels dienen als leidraad voor haar leden en de personeelsleden van de ECB.

HOOFDSTUK IV BETROKKENHEID VAN DE ALGEMENE RAAD BIJ DE TAKEN VAN HET EUROPEES STELSEL VAN CENTRALE BANKEN

Artikel 12

Betrekkingen tussen de Raad van bestuur en de Algemene Raad

12.1. De Algemene Raad van de ECB wordt de mogelijkheid geboden opmerkingen voor te leggen voordat de Raad van bestuur overgaat tot goedkeuring van:

- adviezen krachtens de artikelen 4 en 25.1 van de statuten;

- aanbevelingen op statistisch gebied, krachtens artikel 42 van de statuten;

- het jaarverslag;

- de regels ter standaardisatie van de financiële administratie en verslaglegging van de uitgevoerde werkzaamheden;

- de maatregelen voor de toepassing van artikel 29 van de statuten;

- de arbeidsvoorwaarden voor het ECB-personeel;

- in de context van de voorbereidingen voor het onherroepelijk vaststellen van wisselkoersen: een advies krachtens artikel 123, lid 5 van het Verdrag of met betrekking tot goed te keuren communautaire rechtshandelingen wanneer een derogatie wordt ingetrokken.

12.2. Wanneer de Algemene Raad krachtens het eerste lid van dit artikel wordt verzocht opmerkingen voor te leggen, wordt hem een redelijke periode geboden waarbinnen dit plaats dient te hebben, welke niet minder dan tien werkdagen mag zijn. In dringende gevallen, hetgeen in het verzoek moet worden gerechtvaardigd, kan de periode worden teruggebracht tot vijf werkdagen. De president kan tot de schriftelijke procedure besluiten.

12.3. Overeenkomstig artikel 47.4 van de statuten wordt de Algemene Raad door de president in kennis gesteld van de besluiten van de Raad van bestuur.

Artikel 13

Betrekkingen tussen de directie en de Algemene Raad

13.1. De Algemene Raad van de ECB wordt de mogelijkheid geboden opmerkingen voor te leggen voordat de directie:

- rechtshandelingen van de Raad van bestuur ten uitvoer legt waarvoor, overeenkomstig artikel 12.1 hierboven, de inbreng van de Algemene Raad is vereist;

- op grond van door de Raad van bestuur overeenkomstig artikel 12.1 van de statuten gedelegeerde bevoegdheden, rechtshandelingen goedkeurt waarvoor, overeenkomstig artikel 12.1 van dit reglement, de inbreng van de Algemene Raad is vereist.

13.2. Wanneer de Algemene Raad krachtens het eerste lid van dit artikel wordt verzocht opmerkingen voor te leggen, wordt hem een redelijke periode geboden waarbinnen dit plaats dient te hebben, welke niet minder dan tien werkdagen mag zijn. In dringende gevallen, hetgeen in het verzoek moet worden gerechtvaardigd, kan de periode worden teruggebracht tot vijf werkdagen. De president kan tot de schriftelijke procedure besluiten.

HOOFDSTUK V SPECIFIEKE PROCEDURELE BEPALINGEN

Artikel 14

Delegatie van bevoegdheden

14.1. De delegatie van bevoegdheden van de Raad van bestuur aan de directie krachtens artikel 12.1, tweede alinea, laatste zin, van de statuten wordt aan de betrokken partijen gemeld of, indien wenselijk, gepubliceerd, in geval van krachtens delegatie genomen besluiten die rechtsgevolgen voor derden hebben. De Raad van bestuur wordt onverwijld in kennis gesteld van krachtens delegatie aangenomen rechtshandelingen.

14.2. De handtekeningenlijst van de ECB, tot stand gekomen overeenkomstig besluiten die krachtens artikel 39 van de statuten zijn goedgekeurd, wordt onder belanghebbenden verspreid.

Artikel 15

Begrotingsprocedure

15.1. De Raad van bestuur, handelend op voorstel van de directie in overeenstemming met alle door eerstgenoemde vastgelegde grondslagen, keurt vóór het einde van elk boekjaar de begroting van de ECB voor het volgende boekjaar goed.

15.2. Voor bijstand in aangelegenheden met betrekking tot de begroting van de ECB richt de Raad van bestuur een begrotingscomité op en stelt het mandaat en de samenstelling hiervan vast.

Artikel 16

Verslaglegging en jaarrekening

16.1. De Raad van bestuur stelt het krachtens artikel 15.3 van de statuten vereiste jaarverslag vast.

16.2. De bevoegdheid betreffende goedkeuring en publicatie van de kwartaalverslagen krachtens artikel 15.1 van de statuten, van de wekelijkse geconsolideerde financiële overzichten krachtens artikel 15.2 van de statuten, van de geconsolideerde balans krachtens artikel 26.3 van de statuten en andere verslagen, wordt overgedragen aan de directie.

16.3. De directie stelt, in overeenstemming met de door de Raad van bestuur vastgelegde grondslagen, de jaarrekening van de ECB op vóór het verstrijken van de eerste maand van het volgende boekjaar. De jaarrekening wordt voorgelegd aan de externe accountant.

16.4. De Raad van bestuur keurt de jaarrekening van de ECB vóór het einde van het eerste kwartaal van het volgende jaar goed. Het verslag van de externe accountant wordt voor deze goedkeuring aan de Raad van bestuur voorgelegd.

Artikel 17

Rechtsinstrumenten van de ECB

17.1. ECB-verordeningen worden door de Raad van bestuur goedgekeurd en namens de Raad door de president getekend.

17.2. ECB-richtsnoeren worden door de Raad van bestuur vastgesteld, en daarna bekendgemaakt, in een van de officiële talen van de Europese Gemeenschappen, en namens de Raad van bestuur door de president getekend. In de ECB-richtsnoeren worden de gronden vermeld waarop zij zijn gebaseerd. De nationale centrale banken kunnen hiervan door middel van telefax, elektronische post of telex of schriftelijk op de hoogte worden gesteld. Enig ECB-richtsnoer dat officieel moet worden gepubliceerd dient in de officiële talen van de Europese Gemeenschappen te worden vertaald.

17.3. Met het oog op tenuitvoerlegging van zijn verordeningen en richtsnoeren kan de Raad van bestuur zijn normatieve bevoegdheden aan de directie overdragen. In de desbetreffende verordening of het desbetreffende richtsnoer worden de uit te voeren maatregelen precies omschreven, alsmede de beperkingen en de reikwijdte van de overgedragen bevoegdheden.

17.4. ECB-beschikkingen en ECB-aanbevelingen worden door de Raad van bestuur of de directie goedgekeurd op de respectieve gebieden die onder hun bevoegdheid vallen, en deze worden door de president getekend. ECB-beschikkingen die sancties aan derden opleggen, worden getekend door de president, de vice-president of twee leden van de directie. In de ECB-beschikkingen en ECB-aanbevelingen worden de gronden vermeld waarop ze zijn gebaseerd. De aanbevelingen voor aanvullende communautaire wetgeving krachtens artikel 42 van de statuten worden goedgekeurd door de Raad van bestuur.

17.5. Onverminderd artikel 44, tweede alinea, en artikel 47.1, eerste streepje, van de statuten worden ECB-adviezen door de Raad van bestuur goedgekeurd. In uitzonderlijke omstandigheden en tenzij ten minste drie presidenten van een centrale bank de wens te kennen geven dat de Raad van bestuur de bevoegdheid behoudt om bepaalde adviezen goed te keuren, kunnen ECB-adviezen evenwel door de directie worden goedgekeurd, in overeenstemming met door de Raad van bestuur geplaatste opmerkingen en met inachtneming van de inbreng van de Algemene Raad. ECB-adviezen worden door de president getekend.

17.6. ECB-richtsnoeren worden door de Raad van bestuur vastgesteld, en daarna bekendgemaakt in een van de officiële talen van de Europese Gemeenschappen, en namens de directie door de president of twee directieleden getekend. De nationale centrale banken kunnen hiervan door middel van telefax, elektronische post of telex of schriftelijk op de hoogte worden gesteld. Enige ECB-instructie die officieel moet worden gepubliceerd dient in de officiële talen van de Europese Gemeenschappen te worden vertaald.

17.7. Alle rechtsinstrumenten van de ECB worden opeenvolgend genummerd met het oog op gemakkelijke identificatie. De directie neemt maatregelen om te zorgen voor de veilige bewaring van de originelen, het in kennis stellen van de geadresseerden of de raadplegende autoriteiten, alsmede voor de publicatie in alle officiële talen van de Europese Unie in het Publicatieblad van de Europese Unie in het geval van ECB-verordeningen, ECB-adviezen inzake ontwerpversies van communautaire wetgeving en rechtsinstrumenten van de ECB tot publicatie waarvan uitdrukkelijk is besloten.

17.8. De beginselen van Verordening (EG) nr. 1 van de Raad van 15 april 1958 tot regeling van het taalgebruik in de Europese Economische Gemeenschap(1) zijn van toepassing op de in artikel 34 van de statuten opgesomde regelgevende bevoegdheden.

Artikel 18

Procedure krachtens artikel 106, lid 2, van het Verdrag

De goedkeuring zoals neergelegd in artikel 106, lid 2, van het Verdrag vindt voor het volgende jaar plaats via één beschikking van de Raad van bestuur voor alle deelnemende lidstaten vóór het einde van het laatste kwartaal van elk jaar.

Artikel 19

Aanschaf

19.1. Bij de aanschaf van goederen en diensten voor de ECB worden de beginselen van publiciteit, doorzichtigheid, gelijke toegang, non-discriminatie en efficiënt beheer in acht genomen.

19.2. In dringende gevallen kan worden afgeweken van de bovengenoemde principes, met uitzondering van het principe van efficiënt beheer; om veiligheids- of geheimhoudingsredenen; wanneer er slechts één enkele leverancier is; wanneer het leveringen van de nationale centrale banken aan de ECB betreft; teneinde de continuïteit van een leverancier te waarborgen.

Artikel 20

Selectie, benoeming en bevordering van personeel

20.1. Alle personeelsleden van de ECB worden geselecteerd, benoemd en bevorderd door de directie.

20.2. Bij de selectie, benoeming en bevordering van personeelsleden van de ECB worden de beginselen van beroepskwalificatie, publiciteit, doorzichtigheid, gelijke toegang en non-discriminatie in acht genomen. De regels en procedures inzake aanwerving en interne bevordering worden nader bepaald middels administratieve circulaires.

Artikel 21

Arbeidsvoorwaarden

21.1. De arbeidsvoorwaarden en de personeelsverordeningen en -regelingen bepalen de arbeidsverhouding tussen de ECB en haar personeel.

21.2. De Raad van bestuur keurt op voorstel van de directie en na raadpleging van de Algemene Raad de arbeidsvoorwaarden goed.

21.3. De directie stelt de personeelsverordeningen en -regelingen, die strekken tot uitvoering van de arbeidsvoorwaarden, vast.

21.4. Het personeelscomité wordt geraadpleegd alvorens tot goedkeuring van nieuwe arbeidsvoorwaarden of personeelsverordeningen en -regelingen wordt overgegaan. Het advies van het comité wordt respectievelijk aan de Raad van bestuur of de directie voorgelegd.

Artikel 22

Mededelingen en aankondigingen

Algemene mededelingen en aankondigingen van door de besluitvormende organen van de ECB genomen besluiten kunnen worden bekendgemaakt op de website van de ECB, in het Publicatieblad van de Europese Unie, of door middel van telegrafische diensten die de financiële markten ter beschikking staan of via andere media.

Artikel 23

Vertrouwelijkheid van en toegang tot ECB-documenten

23.1. De handelingen van de besluitvormende organen van de ECB en van alle door hen opgerichte comités en groepen, zijn vertrouwelijk, tenzij de Raad van bestuur de president machtigt om het resultaat van de beraadslagingen openbaar te maken.

23.2. Toegang van het publiek tot documenten, die zijn opgesteld of worden bewaard door de ECB, wordt bepaald door een besluit van de Raad van bestuur.

23.3. Door de ECB opgestelde documenten worden in overeenstemming met de in een administratieve circulaire neergelegde regels geclassificeerd en behandeld. Deze documenten zijn na een periode van 30 jaar vrij toegankelijk, tenzij door de besluitvormende organen anders wordt besloten.

HOOFDSTUK VI SLOTBEPALINGEN

Artikel 24

Wijzigingen in dit reglement van orde

De Raad van bestuur is gerechtigd dit reglement van orde te wijzigen. De Algemene Raad kan wijzigingen voorstellen en de directie kan aanvullende bepalingen goedkeuren binnen het gebied dat onder haar bevoegdheid valt.

Gedaan te Frankfurt am Main, 19 februari 2004.

De president van de ECB

Jean-Claude Trichet

(1) PB 17 van 6.10.1958, blz. 385/58.

(1) PB L 314 van 8.12.1999, blz. 32.