NL Publicatieblad van de Europese Unie C 96/1

BESLUIT VAN HET BUREAU VAN HET EUROPEES PARLEMENT

van 15 april 2013

over de regels voor de behandeling van vertrouwelijke informatie door het Europees Parlement

2014/C 96/01

HET BUREAU VAN HET EUROPEES PARLEMENT,

Gelet op artikel 23, lid 12, van het Reglement van het Europees Parlement,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) In het licht van het Kaderakkoord over de betrekkingen tussen het Europees Parlement en de Europese Commissie (1), dat op 20 oktober 2010 werd ondertekend („het Kaderakkoord”), en van het Interinstitutioneel Akkoord tussen het Europees Parlement en de Raad over het doorzenden aan en verwerken door het Europees Parlement van gerubriceerde informatie waarover de Raad beschikt met betrekking tot aangelegenheden die niet vallen onder het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid (2), dat op 12 maart 2014 werd ondertekend („het Interinstitutioneel Akkoord”), is het nodig specifieke regels vast te stellen voor de behandeling van vertrouwelijke documenten door het Europees Parlement.

(2) Het Verdrag van Lissabon kent het Europees Parlement nieuwe taken toe en om de activiteiten van het Parlement te ontwikkelen op die gebieden die een bepaalde mate aan vertrouwelijkheid vereisen, is het nodig om basisbeginselen, minimumnormen inzake beveiliging en passende procedures vast te stellen voor de behandeling door het Europees Parlement van vertrouwelijke, waaronder gerubriceerde, informatie.

(3) De regels die in dit besluit zijn vastgelegd, beogen normen voor beveiliging en compatibiliteit te garanderen die gelijkwaardig zijn aan de regels die zijn vastgesteld door andere instellingen, organen en instanties die krachtens of op basis van de Verdragen zijn opgericht, of door de lidstaten, teneinde te komen tot een soepele werking van het besluitvormingsproces van de Europese Unie.

(4) De voorschriften van dit besluit laten de huidige en toekomstige regels inzake de toegang tot documenten onverlet die overeenkomstig artikel 15 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) zijn vastgesteld.

(5) De voorschriften van dit besluit laten de huidige en toekomstige regels inzake de bescherming van persoonsgegevens onverlet die overeenkomstig artikel 16 VWEU zijn vastgesteld.

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Doelstelling

Dit besluit regelt het beheer en de verwerking van vertrouwelijke informatie door het Europees Parlement, daaronder begrepen het genereren, het ontvangen, het verstrekken en het opslaan van vertrouwelijke informatie, met het oog op een passende bescherming van het vertrouwelijke karakter daarvan. Het geeft in het bijzonder uitvoering aan het Interinstitutioneel Akkoord en aan het Kaderakkoord, en met name bijlage II ervan..

Artikel 2

Definities

Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:

a) „informatie”: elke schriftelijke of mondelinge informatie, ongeacht de drager of de auteur;

b) „vertrouwelijke informatie”: „gerubriceerde informatie”en niet-gerubriceerde „andere vertrouwelijke informatie”;

c) „gerubriceerde informatie”: „gerubriceerde EU-informatie” en „gelijkwaardige gerubriceerde informatie”;

d) „gerubriceerde EU-informatie” (EUCI): informatie en materiaal, gerubriceerd als „TRÈS SECRET UE/ EU TOP SECRET”, „SECRET UE/EU SECRET”, „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” of „RESTREINT UE/EU RESTRICTED”, waarvan openbaarmaking zonder machtiging de belangen van de Unie of van één of meer van haar lidstaten in meerdere of mindere mate zou kunnen schaden, ongeacht of dergelijke informatie afkomstig is van de instellingen, organen en instanties die krachtens of op basis van de Verdragen zijn opgericht. In dit verband is informatie en materiaal gerubriceerd als: — „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” informatie en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging in uitzonderlijke mate nadelig zou kunnen zijn voor de wezenlijke belangen van de Unie of van één of meer van haar lidstaten; — „SECRET UE/EU SECRET” informatie en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging in ernstige mate nadelig zou kunnen zijn voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten; — „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” informatie en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging nadelige gevolgen zou kunnen hebben voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten; — „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” informatie en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging nadelig zou kunnen zijn voor de belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten;

e) „gelijkwaardige gerubriceerde informatie”: gerubriceerde informatie die afkomstig is van de lidstaten, derde staten of internationale organisaties, voorzien is van een rubriceringsmarkering die gelijkwaardig is aan een van de voor EUCI gebruikte rubriceringsmarkeringen en door de Raad of de Commissie aan het Europees Parlement is toegezonden;

f) „andere vertrouwelijke informatie”: andere niet-gerubriceerde vertrouwelijke informatie, met inbegrip van informatie waarop gegevensbeschermingsregels van toepassing zijn of die onder het beroepsgeheim valt, die binnen het Europees Parlement is gegenereerd of die door andere instellingen, organen en instanties die krachtens of op basis van de Verdragen zijn opgericht, of door de lidstaten aan het Europees Parlement is toegezonden;

g) „document”: opgeslagen informatie, ongeacht de fysieke vorm of de kenmerken daarvan;

h) „materiaal”: documenten, of machines of uitrustingen die zijn of worden vervaardigd;

i) „need to know”: de noodzaak voor een persoon toegang te hebben tot vertrouwelijke informatie om een officiële functie of taak te kunnen vervullen;

j) „machtiging”: een besluit, vastgesteld door de Voorzitter in het geval van leden van het Europees Parlement of door de secretaris-generaal in het geval van ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers die in dienst van een fractie zijn, om een persoon tot op een bepaald niveau toegang tot gerubriceerde informatie te geven, op basis van een positief resultaat van een veiligheidsonderzoek (doorlichting) dat door een nationale autoriteit overeenkomstig nationale rechtsvoorschriften en in overeenstemming met de bepalingen van bijlage I, deel 2, is uitgevoerd;

k) „lager rubriceren” (downgrading): het verlagen van het niveau van rubricering;

l) „derubricering” (declassification): het opheffen van een rubricering;

m) „markering”: een op „andere vertrouwelijke informatie” aangebracht teken ter aanduiding van vooraf vastgestelde specifieke instructies inzake de verwerking van die informatie of het terrein waarop een bepaald document betrekking heeft. Een markering kan ook worden aangebracht op gerubriceerde informatie teneinde bijkomende eisen aan de verwerking van die informatie te stellen;

n) „demarkering”: het verwijderen van een markering;

o) „opsteller”: de gemachtigde auteur van vertrouwelijke informatie;

p) „veiligheidsmededelingen”: de in bijlage II vermelde uitvoeringsmaatregelen;

q) „instructies voor behandeling”: technische instructies aan de diensten van het Europees Parlement inzake de omgang met vertrouwelijke informatie.

Artikel 3

Basisbeginselen en minimumnormen

1. De behandeling van vertrouwelijke informatie door het Europees Parlement vindt plaats volgens de basisbeginselen en minimumnormen vermeld in bijlage I, deel 1.

2. Het Europees Parlement zet in overeenstemming met die basisbeginselen en minimumnormen een beheerssysteem voor informatieveiligheid (Information Security Management System, ISMS) op . Het ISMS bestaat uit de veiligheidsmededelingen, de instructies voor behandeling en de relevante bepalingen van het Reglement. Het ISMS is gericht op het ondersteunen van het parlementaire en administratieve werk, terwijl het tegelijkertijd de bescherming van door het Europees Parlement behandelde vertrouwelijke informatie waarborgt, met volledige inachtneming van de regels die door de opsteller van de bewuste informatie zijn vastgesteld zoals opgenomen in de veiligheidsmededelingen.

De verwerking van vertrouwelijke informatie door middel van geautomatiseerde communicatie- en informatiesystemen (CIS) van het Europees Parlement vindt plaats in overeenstemming met het concept informatiezekerheid (IA) zoals bedoeld in veiligheidsmededeling 3.

3. De leden van het Europees Parlement kunnen informatie die tot en met het niveau „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” is gerubriceerd zonder veiligheidsmachtiging raadplegen.

4. Wanneer de informatie in kwestie is gerubriceerd als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” of op een gelijkwaardig niveau, wordt toegang ertoe verleend aan leden van het Europees Parlement die door de Voorzitter zijn gemachtigd overeenkomstig lid 5 of na ondertekening van een plechtige verklaring dat zij de inhoud van die informatie niet aan derden bekend zullen maken, de verplichting tot bescherming van als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” gerubriceerde informatie zullen nakomen en zich bewust zijn van de gevolgen bij nalatigheid.

5. Wanneer de informatie in kwestie is gerubriceerd als „SECRET UE/EU SECRET” of „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” of op een gelijkwaardig niveau, wordt toegang verleend aan leden van het Europees Parlement die door de Voorzitter zijn gemachtigd nadat:

a) zij een veiligheidsonderzoek overeenkomstig bijlage I, deel 2, van dit besluit hebben ondergaan, of

b) een kennisgeving van een nationale bevoegde autoriteit is ontvangen dat de betrokken leden uit hoofde van hun functies overeenkomstig het nationaal recht naar behoren zijn gemachtigd.

6. Voordat hun toegang tot gerubriceerde informatie wordt verleend, worden de leden van het Europees Parlement geïnstrueerd over en bevestigen zij hun verantwoordelijkheden met betrekking tot de bescherming van die informatie overeenkomstig bijlage I. Tevens worden zij geïnstrueerd over de middelen waarmee die bescherming kan worden gewaarborgd.

7. De ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers die in dienst van een fractie zijn, mogen vertrouwelijke informatie raadplegen indien zij een vastgestelde „need to know”-status hebben, en mogen vertrouwelijke informatie die boven het niveau „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” is gerubriceerd raadplegen, indien zij over de passende veiligheidsmachtiging beschikken. De toegang tot gerubriceerde informatie wordt hun alleen verleend als zij zijn geïnstrueerd en schriftelijke instructies hebben ontvangen over hun verantwoordelijkheden met betrekking tot de bescherming van die informatie en de middelen waarmee die bescherming kan worden gewaarborgd, en als zij een verklaring hebben ondertekend waarin zij de ontvangst van die instructies bevestigen en zich tot naleving ervan overeenkomstig deze regels verplichten.

Artikel 4

Het genereren van vertrouwelijke informatie en de administratieve behandeling daarvan door het Europees Parlement

1. De Voorzitter van het Europees Parlement, de voorzitters van de betreffende parlementaire commissies en de secretaris-generaal en/of elk persoon die door hem schriftelijk is gemachtigd, mag vertrouwelijke informatie genereren en/of informatie rubriceren, zoals bepaald in de veiligheidsmededelingen.

2. Bij het genereren van gerubriceerde informatie, past de opsteller het passende niveau van rubricering toe in overeenstemming met de internationale normen en definities die in bijlage I zijn opgenomen. De opsteller bepaalt, als algemene regel, ook de geadresseerden die moeten worden gemachtigd om de informatie te raadplegen overeenkomstig het niveau van rubricering. Deze informatie wordt aan de afdeling Gerubriceerde gegevens (Classified Information Unit, CIU) meegedeeld op het moment dat de document bij de CIU wordt ingediend.

3. „Andere vertrouwelijke informatie” die onder het beroepsgeheim valt, wordt behandeld overeenkomstig de bijlagen I en II en de instructies voor behandeling.

Artikel 5

Ontvangst van vertrouwelijke informatie door het Europees Parlement

1. Vertrouwelijke informatie die door het Europees Parlement wordt ontvangen, wordt als volgt doorgegeven:

a) informatie die als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” of op een gelijkwaardig niveau is gerubriceerd, en „andere vertrouwelijke informatie”: aan het secretariaat van het parlementaire orgaan dat/de parlementaire ambtsdrager die het verzoek daartoe heeft ingediend, of rechtstreeks aan de CIU;

b) informatie die als „CONFIDENTIEL UE/CONFIDENTIEL EU”, „SECRET UE/EU SECRET” of „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” of op een gelijkwaardig niveau is gerubriceerd: aan de CIU.

2. De registratie, opslag en traceerbaarheid van vertrouwelijke informatie worden, naargelang van het geval, hetzij door het secretariaat van het parlementaire orgaan dat/de parlementaire ambtsdrager die de informatie heeft ontvangen, hetzij door de CIU verzekerd.

3. In het geval van vertrouwelijke informatie die door de Commissie op grond van bijlage 2, punt 3.2, bij het Kaderakkoord wordt verstrekt, of in het geval van gerubriceerde informatie die door de Raad op grond van artikel 5, lid 4, van het Interinstitutioneel Akkoord wordt doorgezonden, worden de overeengekomen regelingen, die in onderlinge overeenstemming moeten worden vastgesteld met het oog op het waarborgen van de vertrouwelijkheid van de informatie, samen met de vertrouwelijke informatie gedeponeerd bij het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtsdrager of bij de CIU, naargelang van het geval.

4. De regelingen als bedoeld in lid 3 kunnen mutatis mutandis worden toegepast in het geval van vertrouwelijke informatie die door andere instellingen, organen en instanties die krachtens of op basis van de Verdragen zijn opgericht, of door de lidstaten wordt verstrekt.

5. Teneinde een beschermingsniveau te waarborgen dat in overeenstemming is met het rubriceringsniveau „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” of een gelijkwaardig niveau, richt de Conferentie van voorzitters een comité van toezicht op. Informatie die als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” of op een gelijkwaardig niveau is gerubriceerd, wordt aan het Europees Parlement toegezonden in overeenstemming met nadere regelingen die moeten worden overeengekomen tussen het Europees Parlement en de instelling van de Unie die de informatie verstrekt.

Artikel 6

Verstrekking van gerubriceerde informatie door het Europees Parlement aan derden

Het Europees Parlement mag, indien, naargelang van het geval, de opsteller of de instelling van de Unie die de gerubriceerde informatie aan het Europees Parlement heeft toegezonden, daarmee vooraf schriftelijk heeft ingestemd, die gerubriceerde informatie aan derden verstrekken, op voorwaarde dat zij waarborgen dat bij de verwerking van die informatie, binnen hun diensten en gebouwen regels in acht worden genomen die gelijkwaardig zijn aan de regels die in dit besluit zijn vastgelegd.

Artikel 7

Beveiligde ruimten

1. Ten behoeve van het beheer van vertrouwelijke informatie richt het Europees Parlement een beveiligde zone en beveiligde leeszalen in.

2. De beveiligde zone biedt faciliteiten voor de registratie, raadpleging, archivering, verzending en verwerking van gerubriceerde informatie. Deze zone omvat onder meer een leeszaal en een vergaderzaal voor de raadpleging van gerubriceerde informatie en wordt beheerd door de CIU.

3. Buiten de beveiligde zone kunnen beveiligde leeszalen worden ingericht waar informatie die als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” of op een gelijkwaardig niveau gerubriceerd is, en „andere vertrouwelijke informatie” kan worden geraadpleegd. Die beveiligde leeszalen worden beheerd door de bevoegde diensten van het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtsdrager of door de CIU, naargelang van het geval. Zij bevatten geen fotokopieerapparatuur, telefoons, faxapparaten, scanners of andere technische middelen voor het vermenigvuldigen of het verzenden van documenten.

Artikel 8

Registratie, verwerking en opslag van vertrouwelijke informatie

1. Informatie die als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” of op een gelijkwaardig niveau is gerubriceerd, en „andere vertrouwelijke informatie” wordt geregistreerd en opgeslagen door de bevoegde diensten van het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtsdrager of door de CIU, al naar gelang wie de informatie heeft ontvangen.

2. Voor de verwerking van informatie die als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” of op een gelijkwaardig niveau is gerubriceerd, en „andere vertrouwelijke informatie” gelden de volgende voorwaarden:

a) de documenten worden persoonlijk aan het hoofd van het secretariaat overhandigd, die de documenten registreert en een bewijs van ontvangst verstrekt;

b) dergelijke documenten worden, wanneer ze niet worden gebruikt, op een afgesloten plaats bewaard, onder de verantwoordelijkheid van het secretariaat;

c) in geen geval mag de informatie op een andere drager worden opgeslagen of aan iemand worden doorgezonden. Dergelijke documenten kunnen worden vermenigvuldigd met behulp van naar behoren gehomologeerde apparatuur, zoals omschreven in de veiligheidsmededelingen;

d) de toegang tot bedoelde informatie is beperkt tot de personen die volgens de regelingen als bedoeld in artikel 4, lid 2, respectievelijk artikel 5, leden 3, 4 en 5, zijn aangewezen door de opsteller of de instelling van de Unie die de informatie aan het Europees Parlement heeft toegezonden;

e) het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtdrager houdt een lijst bij van de personen die de informatie hebben geraadpleegd, inclusief datum en tijdstip van raadpleging en zendt de lijst aan de CIU toe op het moment waarop de informatie bij de CIU wordt gedeponeerd.

3. Informatie die als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL”, „SECRET UE/EU SECRET” of „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” of op een gelijkwaardig niveau is gerubriceerd, wordt door de CIU in de beveiligde zone geregistreerd, verwerkt en opgeslagen, overeenkomstig het specifieke rubriceringsniveau en zoals bepaald in de veiligheidsmededelingen.

4. In geval van overtreding van regels van de leden 1 tot en met 3, stelt de verantwoordelijke ambtenaar van het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtdrager of van de CIU, naargelang van het geval, de secretaris-generaal op de hoogte, die de zaak naar de Voorzitter doorverwijst indien het om een lid van het Europees Parlement gaat.

Artikel 9

Toegang tot beveiligde ruimten

1. Alleen de onderstaande personen hebben toegang tot de beveiligde zone:

a) personen die uit hoofde van artikel 3, leden 4 tot en met 7, de daar bewaarde informatie mogen raadplegen en die een aanvraag uit hoofde van artikel 10, lid 1, hebben ingediend;

b) personen die uit hoofde van artikel 4, lid 1, gemachtigd zijn om gerubriceerde informatie te genereren en die een aanvraag uit hoofde van artikel 10, lid 1, hebben ingediend;

c) de bij de CIU werkzame ambtenaren van het Europees Parlement;

d) de ambtenaren van het Europees Parlement die met het beheer van de CIS zijn belast;

e) wanneer nodig, de ambtenaren van het Europees Parlement die met veiligheid en brandveiligheid zijn belast;

f) schoonmaakpersoneel alleen in aanwezigheid van en onder strikt toezicht van een ambtenaar van de CIU.

2. De CIU kan elke onbevoegde persoon de toegang tot de beveiligde zone ontzeggen. Tegen een dergelijke toegangsweigering kan bezwaar worden aangetekend bij de Voorzitter, indien het verzoek om toegang door een lid van het Europees Parlement is gedaan, en bij de secretaris-generaal in alle andere gevallen.

3. De secretaris-generaal kan toestemming verlenen voor een vergadering van een beperkt aantal personen in de vergaderzaal gelegen in de beveiligde zone.

4. Alleen de onderstaande personen hebben toegang tot een beveiligde leeskamer:

a) de leden van het Europees Parlement, ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers die in dienst van een fractie zijn, mits zij naar behoren zijn geïdentificeerd met het oog op het raadplegen of genereren van gerubriceerde informatie;

b) de ambtenaren van het Europees Parlement die met het beheer van de CIS zijn belast, ambtenaren van het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtdrager die de informatie hebben ontvangen, en ambtenaren van de CIU;

c) wanneer nodig, de ambtenaren van het Europees Parlement die met veiligheid en brandveiligheid zijn belast;

d) schoonmaakpersoneel alleen in aanwezigheid van en onder strikt toezicht van een ambtenaar die op het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtdrager c.q. in de CIU werkt.

5. Het bevoegde secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtdrager c.q. de CIU kan elke onbevoegde persoon de toegang tot een beveiligde leeskamer ontzeggen. Tegen een dergelijke toegangsweigering kan bezwaar worden aangetekend bij de Voorzitter, indien het verzoek om toegang door een lid van het Europees Parlement is gedaan, en bij de secretaris-generaal in alle andere gevallen.

Artikel 10

Raadplegen of genereren van vertrouwelijke informatie in beveiligde ruimten

1. Een persoon die vertrouwelijke informatie in de beveiligde zone wenst te raadplegen of te genereren, deelt zijn naam van tevoren aan de CIU mee. De CIU controleert de identiteit van die persoon, en gaat na of de hij overeenkomstig de regelingen als bedoeld in artikel 3, leden 3 tot en met 7, artikel 4, lid 1, of artikel 5, leden 3, 4 en 5, gemachtigd is de vertrouwelijke informatie te raadplegen of te genereren.

2. Een persoon die overeenkomstig artikel 3, leden 3 en 7, vertrouwelijke informatie die als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” of op een gelijkwaardig niveau is gerubriceerd, of „andere vertrouwelijke informatie” in een beveiligde leeskamer wenst te raadplegen, deelt zijn of haar naam van tevoren aan de bevoegde diensten van het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtdrager of de CIU mee.

3. Behoudens in uitzonderlijke omstandigheden (bijv. wanneer in een kort tijdsbestek een groot aantal aanvragen voor raadpleging is ingediend) wordt telkens slechts één persoon tot een beveiligde ruimte toegelaten om vertrouwelijke informatie te raadplegen, zulks in aanwezigheid van een ambtenaar van het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtdrager of van de CIU.

4. Tijdens het proces van raadpleging zijn contact met de buitenwereld (ook per telefoon of met behulp van andere technische hulpmiddelen), het maken van aantekeningen en het fotokopiëren of fotograferen van de geraadpleegde vertrouwelijke gegevens verboden.

5. Alvorens een persoon toestemming te geven de beveiligde ruimte te verlaten, gaat de ambtenaar van het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtdrager of van de CIU na of de geraadpleegde vertrouwelijke informatie aanwezig, onaangetast en volledig is.

6. In geval van overtreding van bovenstaande regels stelt de ambtenaar van het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtdrager of van de CIU de secretaris-generaal op de hoogte, die de zaak naar de Voorzitter doorverwijst indien het om een lid van het Europees Parlement gaat.

Artikel 11

Minimumnormen voor raadpleging van vertrouwelijke informatie in een vergadering achter gesloten deuren buiten de beveiligde ruimten

1. Informatie die als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” of op een gelijkwaardig niveau is gerubriceerd, en „andere vertrouwelijke informatie” mag door leden van parlementaire commissies of andere politieke of bestuursorganen van het Europees Parlement in een vergadering achter gesloten deuren buiten de beveiligde ruimten worden geraadpleegd.

2. In de in lid 1 bedoelde omstandigheden draagt het voor de vergadering verantwoordelijke secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtsdrager ervoor zorg dat de volgende voorwaarden in acht worden genomen:

a) alleen de personen die door de voorzitter van de bevoegde commissie/het bevoegde orgaan als deelnemers aan de vergadering zijn opgegeven, wordt toegestaan de vergaderzaal te betreden;

b) alle documenten zijn genummerd, worden aan het begin van de vergadering uitgedeeld en aan het eind weer ingezameld, en er mogen geen notities en geen fotokopieën of foto's van deze documenten worden gemaakt;

c) in de notulen van de vergadering wordt geen melding gemaakt van de inhoud van de discussie over de behandelde informatie. Slechts een eventueel genomen besluit mag in de notulen worden vermeld;

d) voor vertrouwelijke informatie die mondeling aan ontvangers in het Europees Parlement wordt verstrekt geldt een niveau van bescherming gelijkwaardig aan dat voor vertrouwelijke informatie die in schriftelijke vorm wordt verstrekt;

e) in vergaderzalen worden geen extra documenten voorradig worden gehouden;

f) aan het begin van de vergadering wordt slechts het vereiste aantal exemplaren van documenten aan de deelnemers en tolken overhandigd;

g) de voorzitter licht aan het begin van de vergadering de rubricerings-/markeringsgraad van de documenten toe;

h) de deelnemers mogen geen documenten uit de vergaderzaal verwijderen;

i) alle exemplaren van de documenten worden aan het eind van de vergadering door het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtdrager ingezameld en geregistreerd; en

j) er worden geen elektronische communicatieapparatuur of andere elektronische apparatuur meegenomen naar de vergaderzaal waar de vertrouwelijke informatie in kwestie wordt geraadpleegd of besproken.

3. Wanneer overeenkomstig de uitzonderingsbepalingen in bijlage II, punt 3.2.2, bij het Kaderakkoord en artikel 6, lid 5, van het Interinstitutioneel Akkoord informatie die is gerubriceerd als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” of op een gelijkwaardig niveau, wordt besproken in een vergadering achter gesloten deuren, draagt het voor de vergadering verantwoordelijke secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtsdrager er naast de inachtneming van de voorwaarden in lid 2 zorg voor dat de personen die als deelnemers aan de vergadering zijn opgegeven, voldoen aan de in artikel 3, leden 4 en 7, gestelde eisen.

4. In het in lid 3 bedoelde geval verstrekt de CIU aan het voor de vergadering achter gesloten deuren verantwoordelijke secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtsdrager het vereiste aantal exemplaren van de te behandelen documenten, die na de vergadering aan de CIU worden teruggegeven.

Artikel 12

Archiveren van vertrouwelijke informatie

1. In de beveiligde zone wordt voorzien in beveiligde archiveringsfaciliteiten. De CIU is verantwoordelijk voor het volgens de standaard archiveringscriteria beheren van de beveiligde archieven.

2. Gerubriceerde informatie die definitief bij de CIU is gedeponeerd, en als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” of op een gelijkwaardig niveau gerubriceerde informatie die bij het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtsdrager is gedeponeerd, wordt zes maanden na de laatste raadpleging en uiterlijk één jaar na de deponering ervan naar het beveiligde archief in de beveiligde zone overgebracht. „Andere vertrouwelijke informatie” wordt, voor zover zij niet bij de CIU is gedeponeerd, door het secretariaat van het parlementaire orgaan/de parlementaire ambtsdrager in kwestie gearchiveerd volgens de algemene regels voor het documentenbeheer.

3. Vertrouwelijke informatie die in het beveiligde archief wordt bewaard, mag worden geraadpleegd onder de volgende voorwaarden:

a) alleen de personen die aan de hand van hun naam, functie of kantoor worden geïdentificeerd in het begeleidende document dat werd opgesteld op het moment dat de vertrouwelijke informatie is gedeponeerd, zijn gemachtigd deze informatie te raadplegen;

b) aanvragen voor het raadplegen van vertrouwelijke informatie worden ingediend bij de CIU, die het desbetreffende document naar de beveiligde leeskamer overbrengt; en

c) de in artikel 10 vermelde procedures en voorwaarden voor het raadplegen van vertrouwelijke informatie zijn van toepassing.

Artikel 13

Lager rubriceren, derubriceren en demarkeren van vertrouwelijke informatie

1. Vertrouwelijke informatie kan alleen lager gerubriceerd, gederubriceerd of gedemarkeerd worden met voorafgaande instemming van de opsteller en, zo nodig, na bespreking met andere betrokken partijen.

2. Lagere rubricering en derubricering moeten schriftelijk bevestigd worden. De opsteller is er verantwoordelijk voor dat de geadresseerden van de wijziging op de hoogte worden gebracht; en deze geadresseerden zijn er op hun beurt verantwoordelijk voor dat de daaropvolgende geadresseerden, aan wie zij het document hebben gezonden of voor wie zij het hebben gekopieerd, van de wijziging op de hoogte worden gebracht. Zo mogelijk vermelden de opstellers op gerubriceerde documenten een datum waarop dan wel een periode of een gebeurtenis waarna de inhoud lager gerubriceerd of gederubriceerd kan worden. Zo niet, verifiëren zij de documenten uiterlijk om de vijf jaar om na te gaan of de oorspronkelijke rubricering moet worden gehandhaafd.

3. Vertrouwelijke informatie die in de beveiligde archieven wordt bewaard, wordt tijdig en uiterlijk op de 25ste verjaardag van de datum waarop de informatie is gegenereerd, onderzocht om te bepalen of deze informatie al dan niet moet worden gederubriceerd, lager gerubriceerd of gedemarkeerd. Het onderzoek en de publicatie van deze informatie vinden plaats overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983 inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (3). Derubricering wordt overeenkomstig bijlage I, deel 1, onder 10, uitgevoerd door de opsteller van de gerubriceerde informatie of door de op dat moment verantwoordelijke dienst.

4. Na de derubricering wordt de in het beveiligde archief bewaarde, inmiddels niet meer gerubriceerde informatie overgebracht naar de historische archieven van het Europees Parlement met het oog op permanente opslag en verdere behandeling volgens de toepasselijke regels.

5. Na de demarkering gelden voor de voorheen „andere vertrouwelijke informatie” de regels van het Europees Parlement voor het documentenbeheer.

Artikel 14

Inbreuk op de beveiliging, verlies of compromittering van vertrouwelijke informatie

1. Een inbreuk op de vertrouwelijkheid in het algemeen, en op dit besluit in het bijzonder, leidt in het geval van leden van het Europees Parlement tot de toepassing van de desbetreffende bepalingen inzake sancties, zoals opgenomen in het Reglement van het Europees Parlement.

2. Een inbreuk die is begaan door een personeelslid van het Europees Parlement, leidt tot de toepassing van de procedures en de sancties die zijn voorzien in het Statuut van de ambtenaren respectievelijk de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie, zoals vastgelegd in Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 (4) („het Statuut”).

3. De Voorzitter en/of de secretaris-generaal, naargelang van het geval, organiseren in geval van een inbreuk als omschreven in veiligheidsmededeling 6, het eventueel noodzakelijke onderzoek.

4. Indien de vertrouwelijke informatie door een andere -instelling van de Unie of door een lidstaat aan het Europees Parlement is meegedeeld, stellen de Voorzitter en/of de secretaris-generaal, naargelang van het geval, de betrokken instelling van de Unie of lidstaat op de hoogte van bewezen of vermoedelijk verlies of compromittering van gerubriceerde informatie alsmede van de resultaten van het onderzoek en de maatregelen die zijn genomen om herhaling te voorkomen.

Artikel 15

Aanpassing van dit besluit en de uitvoeringsregels en jaarlijkse rapportage over de toepassing van dit besluit

1. De secretaris-generaal doet de nodige voorstellen voor de aanpassing van dit besluit en de uitvoeringsregels in de bijlagen, en legt deze voorstellen voor aan het Bureau voor een besluit.

2. De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor de toepassing van dit besluit door de diensten van het Europees Parlement en vaardigt overeenkomstig de in dit besluit verankerde beginselen instructies uit voor de behandeling van zaken die onder het ISMS vallen.

3. De secretaris-generaal doet het Bureau een jaarverslag over de toepassing van dit besluit toekomen.

Artikel 16

Overgangsbepalingen en slotbepalingen

1. Niet-gerubriceerde informatie die wordt bewaard bij de CIU of in een ander archief van het Europees Parlement, en die als vertrouwelijk wordt beschouwd en vóór 1 april 2014 gedateerd is, wordt voor de toepassing van dit besluit „andere vertrouwelijke informatie” geacht te zijn. De opsteller kan de graad van vertrouwelijkheid ervan te allen tijde herzien.

2. In afwijking van artikel 5, lid 1, onder a), en van artikel 8, lid 1, van dit besluit wordt gedurende een periode van twaalf maanden, te rekenen vanaf 1 april 2014, door de Raad uit hoofde van het Interinstitutioneel Akkoord verstrekte informatie die als „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” of op een gelijkwaardig niveau gerubriceerd is, gedeponeerd bij, geregistreerd door en opgeslagen in de CIU. Deze informatie kan overeenkomstig artikel 4, lid 4, onder a) en c), en artikel 5, lid 4, van het Interinstitutioneel Akkoord worden geraadpleegd.

3. Het besluit van het Bureau van 6 juni 2011 over de regels voor de behandeling van vertrouwelijke informatie door het Europees Parlement wordt ingetrokken.

Artikel 17

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

(1) PB L 304 van 20.11.2010, blz. 47.

(2) PB C 95 van 1.4.2014, blz. 1.

(3) PB L 43 van 15.2.1983, blz. 1.

(4) PB L 56 van 4.3.1968, blz. 1.

BIJLAGE I Deel 1 BASISBEGINSELEN EN MINIMUMNORMEN INZAKE VEILIGHEID VOOR DE BESCHERMING VAN VERTROUWELIJKE INFORMATIE 1. INLEIDING Deze voorschriften bevatten de grondbeginselen en minimumnormen inzake veiligheid voor de bescherming van vertrouwelijke informatie die door het Europees Parlement in al zijn standplaatsen en door alle ontvangers van gerubriceerde informatie en „andere vertrouwelijke informatie” moeten worden in acht genomen en/ofnageleefd, zodat de veiligheid wordt gegarandeerd en alle betrokkenen er zeker van kunnen zijn dat er een gemeenschappelijke norm voor de bescherming geldt. Deze voorschriften worden aangevuld met de in bijlage II vervatte veiligheidsmededelingen en met andere bepalingen betreffende de verwerking van vertrouwelijke informatie door parlementaire commissies en andere parlementaire organen/ambtsdragers. 2. BASISBEGINSELEN Het veiligheidsbeleid van het Europees Parlement maakt integraal onderdeel uit van zijn algemeen beleid inzake intern beheer en is dus gebaseerd op de beginselen van dat algemeen beleid. Deze beginselen zijn: wettigheid, transparantie, verantwoordingsplicht, subsidiariteit en proportionaliteit. Wettigheid houdt in dat de uitoefening van veiligheidsfuncties strikt binnen het geldende rechtskader moeten worden uitgeoefend en dat de toepasselijke regelgeving moet worden nageleefd. Voorts moeten de verantwoordelijkheden op veiligheidsgebied gebaseerd zijn op adequate rechtsvoorschriften. Het Statuut is volledig van toepassing, in het bijzonder artikel 17 inzake de verplichting van de personeelsleden om zich te onthouden van het niet-geautoriseerde openbaar maken van informatie die in dienst is ontvangen, en titel VI inzake tuchtmaatregelen. Ten slotte worden veiligheidsinbreuken die onder de verantwoordelijkheid van het Europees Parlement vallen, behandeld op een wijze die strookt met zijn Reglement en zijn beleid inzake tuchtmaatregelen. Transparantie houdt in dat alle veiligheidsvoorschriften en -bepalingen duidelijk moeten zijn, dat er een evenwicht moet bestaan tussen de verschillende diensten en de verschillende gebieden (fysieke veiligheid in verhouding tot de bescherming van gegevens, enz.) en dat een coherent en gestructureerd beleid inzake veiligheidsbewustzijn moet worden gevoerd. Voorts zijn duidelijke schriftelijke richtsnoeren nodig voor de uitvoering van de veiligheidsmaatregelen. Verantwoordingsplicht houdt in dat de verantwoordelijkheden op het gebied van de veiligheid duidelijk moeten worden vastgesteld. Voorts houdt dit beginsel in dat regelmatig moet worden nagegaan of deze verantwoordelijkheden correct zijn uitgeoefend. Subsidiariteit betekent dat de veiligheid op het laagst mogelijke niveau moet worden georganiseerd en zo dicht mogelijk bij de Directoraten-generaal en de diensten van het Europees Parlement. Proportionaliteit houdt in dat de beveiligingsactiviteiten strikt worden beperkt tot hetgeen absoluut noodzakelijk is en dat de veiligheidsmaatregelen in verhouding moeten staan tot de te beschermen belangen en tot de feitelijke of mogelijke bedreiging van deze belangen, zodat deze belangen op een zodanige wijze kunnen worden beschermd dat zo weinig mogelijk ontwrichting wordt veroorzaakt. 3. FUNDAMENTEN VOOR GEGEVENSBEVEILIGING De fundamenten voor een goede gegevensbeveiliging zijn: a) goede communicatie- en informatiesystemen (CIS). Die vallen, onder de verantwoordelijkheid van de veiligheidsautoriteit van het Europees Parlement (zoals omschreven in veiligheidsmededeling 1); b) de aanwezigheid in het Europees Parlement van de instantie voor informatieborging (information assurance, hierna „IA”), die met de betrokken veiligheidsautoriteit (zoals omschreven in veiligheidsmededeling 1) samenwerkt om informatie en advies te verschaffen over technische bedreigingen voor de CIS en over de middelen om zich tegen die bedreigingen te beschermen; c) nauwe samenwerking tussen de verantwoordelijke diensten van het Europees Parlement en de veiligheidsdiensten van de overige instellingen van de Unie; 4. BEGINSELEN VAN DE GEGEVENSBEVEILIGING 4.1. Doelstellingen De hoofddoelstellingen van gegevensbeveiliging zijn als volgt: a) beveiliging van vertrouwelijke informatie tegen spionage, compromittering of openbaarmaking zonder machtiging; b) beveiliging van gerubriceerde informatie die in communicatie- en informatiesystemen en -netwerken wordt verwerkt, tegen gevaren met betrekking tot het vertrouwelijke karakter, de integriteit en de beschikbaarheid ervan; c) beveiliging van de locaties van het Europees Parlement waar gerubriceerde informatie is ondergebracht, tegen sabotage en kwaadwillige beschadiging; d) in geval van een veiligheidsinbreuk, beoordeling van de aangerichte schade, beperking van de gevolgen ervan, uitvoering van een veiligheidsonderzoek en vaststelling van eventueel noodzakelijke corrigerende maatregelen. 4.2. Rubricering 4.2.1. Waar vertrouwelijkheid van belang is, zijn zorg en ervaring nodig bij de selectie van de informatie en het materiaal die moeten worden beschermd en bij de beoordeling van de mate van vereiste bescherming. Het is van essentieel belang dat de mate van bescherming overeenstemt met de gevoeligheid in termen van beveiliging van de te beschermen informatie of het materiaal. Om voor een soepele informatiestroom te zorgen, moeten zowel een te hoge als een te lage rubricering worden voorkomen. 4.2.2. Het rubriceringssysteem is het instrument waarmee gevolg wordt gegeven aan de beginselen die in dit deel uiteen worden gezet. Een soortgelijk rubriceringssysteem moet worden gebruikt voor het plannen en organiseren van de bestrijding van spionage, sabotage, terrorisme en andere bedreigingen, zodat de grootste mate van bescherming gewaarborgd is voor de belangrijkste locaties waar gerubriceerde informatie is ondergebracht, en binnen die locaties voor de gevoeligste elementen. 4.2.3. Voor de rubricering van informatie is alleen de opsteller van de betreffende informatie verantwoordelijk. 4.2.4. Het rubriceringsniveau mag uitsluitend worden bepaald op basis van de inhoud van de informatie in kwestie. 4.2.5. Als afzonderlijke gegevens worden bijeengebracht, moet voor het geheel een rubriceringsniveau gelden dat minstens even hoog is als de hoogste rubricering van een van die gegevens. Aan een informatieverzameling kan evenwel een hogere rubricering worden toegekend dan aan de bestanddelen ervan. 4.2.6 Rubricering wordt alleen toegekend als dit nodig is en zolang als dit nodig is. 4.3. Doel van de veiligheidsmaatregelen De veiligheidsmaatregelen moeten: a) betrekking hebben op alle personen die toegang hebben tot gerubriceerde informatie, dragers van gerubriceerde informatie en „andere vertrouwelijke informatie”, alsmede op alle locaties waar zich deze informatie bevindt en belangrijke installaties; b) zodanig ontworpen zijn dat personen worden gedetecteerd wier positie (in de zin van toegang, relaties of anderszins) de veiligheid van de bedoelde informatie en van belangrijke installaties waar deze informatie is ondergebracht, in gevaar kan brengen, en moeten in de uitsluiting of verwijdering van deze personen voorzien; c) voorkomen dat een niet-gemachtigde persoon toegang krijgt tot de bedoelde informatie of tot installaties die deze informatie bevatten; d) ervoor zorgen dat de bedoelde informatie alleen verspreid wordt op basis van het „need to know”-beginsel, dat fundamenteel is voor alle aspecten van de veiligheid; e) waarborgen bieden voor de integriteit (d.w.z. het voorkomen van schending of van wijziging of verwijdering van informatie zonder machtiging) en de beschikbaarheid (d.w.z. dat de toegang niet geweigerd wordt aan degene die de informatie nodig heeft en tot toegang gemachtigd is) van vertrouwelijke informatie en in het bijzonder van informatie die in elektromagnetische vorm wordt opgeslagen, verwerkt of verzonden. 5. GEMEENSCHAPPELIJKE MINIMUMNORMEN Het Europees Parlement zorgt ervoor dat gemeenschappelijke minimumnormen inzake veiligheid in acht worden genomen door alle ontvangers van gerubriceerde informatie, zowel in de instelling als onder haar bevoegdheid vallend, namelijk alle diensten en contractanten, zodat deze informatie kan worden doorgegeven in het vertrouwen dat zij met dezelfde zorg zal worden behandeld. Deze minimumnormen omvatten criteria voor de veiligheidsmachtiging van ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers die in dienst van een fractie zijn, en procedures voor de bescherming van vertrouwelijke informatie. Het Europees Parlement verleent derden alleen toegang tot de bedoelde informatie als zij garanderen dat deze informatie wordt behandeld in overeenstemming met voorschriften die minstens volstrekt gelijkwaardig aan deze gemeenschappelijke minimumnormen zijn. Dergelijke gemeenschappelijke minimumnormen moeten ook worden toegepast, wanneer het Europees Parlement uit hoofde van een opdracht of een subsidieovereenkomst taken aan industriële of andere entiteiten toekent, waarbij vertrouwelijke informatie in het geding is. 6. VEILIGHEID BETREFFENDE AMBTENAREN VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN ANDERE PARLEMENTAIRE MEDEWERKERS DIE IN DIENST VAN EEN FRACTIE ZIJN 6.1. Veiligheidsinstructies betreffende ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers die in dienst van een fractie zijn Ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers die in dienst van een fractie zijn, in functies waardoor zij toegang kunnen hebben tot gerubriceerde informatie, krijgen bij ambtsaanvaarding en daarna met regelmatige tussenpozen grondige instructies over de noodzaak van beveiliging en de betrokken procedures. Deze personen moeten schriftelijk bevestigen dat zij de toepasselijke bepalingen inzake veiligheid hebben gelezen en volledig hebben begrepen. 6.2. Verantwoordelijkheden van leidinggevenden Leidinggevenden hebben onder meer de taak te weten welke leden van hun personeel bij werkzaamheden betreffende vertrouwelijke informatie betrokken zijn of toegang hebben tot beveiligde communicatie- of informatiesystemen, en incidenten of manifeste zwakke plekken die gevolgen voor de veiligheid kunnen hebben, te registreren en te melden. 6.3. Veiligheidsstatus van ambtenaren en andere parlementaire medewerkers die in dienst van een fractie zijn Er worden procedures ingesteld om ervoor te zorgen dat, wanneer negatieve informatie bekend wordt over een ambtenaar van het Europees Parlement of een andere parlementaire medewerker die in dienst van een fractie is, stappen worden ondernomen om vast te stellen of het werk van deze persoon hem of haar in contact heeft gebracht met gerubriceerde informatie en of hij of zij toegang heeft tot beveiligde communicatie- of informatiesystemen, en dat de bevoegde dienst van het Europees Parlement wordt ingelicht. Als de bevoegde nationale veiligheidsautoriteit aangeeft dat de bedoelde persoon een veiligheidsrisico vormt, wordt hij of zij uitgesloten of ontheven van taken waarin hij of zij de veiligheid in gevaar kan brengen. 7. FYSIEKE VEILIGHEID Fysieke veiligheid houdt in: de toepassing van fysieke en technische beschermingsmaatregelen om niet-geautoriseerde toegang tot gerubriceerde informatie te voorkomen. 7.1. Noodzaak van bescherming Het niveau van de fysieke beveiligingsmaatregelen die moeten worden toegepast om de bescherming van gerubriceerde informatie te waarborgen, moet in verhouding staan tot de rubricering en de omvang van, en de bedreiging voor, de aanwezige informatie en het aanwezige materiaal. Alle houders van gerubriceerde informatie volgen voor de rubricering van die informatie uniforme praktijken en moeten voldoen aan gemeenschappelijke beschermingsnormen met betrekking tot bewaring, overdracht en verwijdering van informatie en materiaal die moeten worden beschermd. 7.2. Controle Alvorens zones die gerubriceerde informatie bevatten onbemand achter te laten, moeten personen die met de bewaring zijn belast, ervoor zorgen dat de informatie veilig is opgeborgen en dat alle beveiligingsmiddelen (sloten, alarm enz.) geactiveerd zijn. Aanvullende onafhankelijke controles worden na afloop van de werktijden uitgevoerd. 7.3. Beveiliging van gebouwen Gebouwen waarin gerubriceerde informatie of beveiligde communicatie- en informatiesystemen zijn gehuisvest, moeten tegen ongeoorloofde toegang worden beschermd. De aard van de bescherming die voor gerubriceerde informatie wordt gebruikt, bijvoorbeeld tralies voor vensters, deursloten, bewakers bij de ingangen, automatische toegangscontrolesystemen, veiligheidscontroles en -patrouilles, alarmsystemen, indringerdetectiesystemen en waakhonden, hangt af van: a) de rubricering, het volume en de locatie binnen het gebouw, van de te beschermen informatie en het materiaal; b) de kwaliteit van de opbergmiddelen voor de beveiliging van de betreffende informatie en het betreffende materiaal; en c) de fysieke aard en locatie van het gebouw. De aard van de bescherming die voor communicatie- en informatiesystemen wordt gebruikt, hangt af van een beoordeling van de waarde van deze systemen en de potentiële schade als de veiligheid gecompromitteerd zou worden, de fysieke aard en locatie van het gebouw waar het systeem is ondergebracht, en van de locatie van dat systeem binnen het gebouw. 7.4. Noodplannen Er worden vooraf gedetailleerde plannen opgesteld voor de bescherming van gerubriceerde informatie in noodsituaties. 8. BEVEILIGINGSINDICATOREN, MARKERINGEN, HET AANBRENGEN EN HET BEHEER VAN RUBRICERINGEN 8.1. Beveiligingsindicatoren Andere rubriceringen dan die welke in artikel 2, onder d), van dit besluit zijn gedefinieerd, zijn niet toegestaan. Een overeengekomen beveiligingsindicator mag worden gebruikt om de geldigheidsduur van een rubricering te beperken (wat voor gerubriceerde informatie inhoudt dat zij automatisch lager wordt gerubriceerd of wordt gederubriceerd). Beveiligingsindicatoren mogen alleen worden gebruikt in combinatie met een rubricering. De beveiligingsindicatoren worden nader geregeld in veiligheidsmededeling 2 en gedefinieerd in de instructies voor behandeling. 8.2. Markeringen Een markering wordt gebruikt om van tevoren omschreven specifieke instructies voor de verwerking van vertrouwelijke informatie te specificeren. Markeringen kunnen ook aangeve n op welk domein een document betrekking heeft, dat er een speciale verspreiding op een „need to know”-basis plaatsvindt of (voor niet-gerubriceerde informatie) dat een publicatieverbod afloopt. Een markering is geen rubricering en mag niet in plaats daarvan worden gebruikt. De markeringen worden nader geregeld in veiligheidsmededeling 2 en gedefinieerd in de instructies voor behandeling. 8.3. Aanbrengen van een rubricering en van beveiligingsindicatoren Een rubricering en beveiligingsindicatoren en markeringen worden aangebracht overeenkomstig veiligheidsmededeling 2, afdeling E, en de instructies voor behandeling. 8.4. Beheer van de rubriceringen 8.4.1 Algemeen Informatie wordt alleen gerubriceerd wanneer dat noodzakelijk is. De rubricering moet duidelijk en correct worden aangegeven en mag slechts gehandhaafd worden zolang de informatie beschermd moet worden. De verantwoordelijkheid voor het rubriceren van gegevens en een eventuele lagere rubricering of derubricering nadien, berust uitsluitend bij de opsteller. Ambtenaren van het Europees Parlement rubriceren informatie, geven deze een lagere rubricering of derubriceren deze op instructie van of krachtens een delegatie van de secretaris-generaal. De gedetailleerde procedures voor de behandeling van gerubriceerde documenten zijn zo opgezet dat zij een bescherming bieden die passend is voor de inhoud van die documenten. Het aantal personen dat gemachtigd is om informatie te genereren die gerubriceerd is als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET”, wordt tot een minimum beperkt, en hun namen worden op een lijst geplaatst die door de CIU wordt bijgehouden. 8.4.2 Rubricering Het rubriceringsniveau van een document wordt bepaald door het niveau van gevoeligheid van de inhoud, overeenkomstig de definities in artikel 2, onder d). Het is van belang dat rubriceringen correct en terughoudend worden toegekend. De rubricering van een brief of nota die bijvoegsels bevat, is ten minste even hoog als die van het hoogst gerubriceerde bijvoegsel. De opsteller moet duidelijk aangeven welke rubricering op de brief of nota moet worden toegepast indien deze van de bijvoegsels wordt gescheiden. De opsteller van een te rubriceren document houdt rekening met de hierboven uiteengezette regels en vermijdt te hoge of te lage rubriceringen. Afzonderlijke bladzijden, punten, afdelingen, bijlagen, aanhangsels, aanhechtsels en bijvoegsels van een bepaald document kunnen verschillende rubriceringen vereisen en moeten dienovereenkomstig gerubriceerd worden. De rubricering die voor het gehele document geldt, is in dat geval die van het hoogst gerubriceerde gedeelte. 9. INSPECTIES Er worden periodieke interne inspecties van de maatregelen voor de beveiliging van gerubriceerde informatie uitgevoerd door het directoraat Veiligheid en risicobeoordeling van het Europees Parlement, dat de veiligheidsautoriteiten van de Raad of de Commissie om bijstand kan verzoeken. De veiligheidsautoriteiten en de bevoegde diensten van de instellingen van de Unie kunnen in het kader van een onderling overeengekomen proces op initiatief van een van de partijen de maatregelen voor de beveiliging van gerubriceerde informatie die uit hoofde van de relevante interinstitutionele akkoorden wordt uitgewisseld, aan collegiale toetsingen onderwerpen. 10. PROCEDURES VOOR DERUBRICERING EN DEMARKERING 10.1. De CIU onderzoekt uiterlijk op de 25ste verjaardag van het opstellen van een document, de vertrouwelijke informatie in haar register en verzoekt de opsteller om toestemming voor derubricering of demarkering van dat document. Documenten die niet bij het eerste onderzoek zijn gederubriceerd of gedemarkeerd, worden op gezette tijden, maar ten minste om de vijf jaar, opnieuw onderzocht. Naast de documenten die zich daadwerkelijk in de beveiligde archieven in de beveiligde zone bevinden en naar behoren zijn gerubriceerd, kan het demarkeringsproces ook betrekking hebben op andere vertrouwelijke informatie die bij het parlementair orgaan/ambt bewaard wordt dan wel in de dienst die de historische archieven van het Parlement beheert. 10.2. Het besluit tot derubricering of demarkering van een document wordt als algemene regel alleen door de opsteller genomen of bij wijze van uitzondering in samenwerking met het parlementair orgaan/ambt dat houder van de betrokken informatie is, voordat de in het document vervatte informatie wordt overgedragen aan de dienst die de historische archieven van het Parlement beheert. Derubricering of demarkering van gerubriceerde informatie mag alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van de opsteller plaatsvinden. In het geval van „andere vertrouwelijke informatie”beslist het secretariaat van het parlementaire orgaan dat/de parlementaire ambtsdrager die houder van de betrokken informatie is, in samenwerking met de opsteller of het document kan worden gedemarkeerd. 10.3. De CIU is er namens de opsteller verantwoordelijk voor dat de geadresseerden van het document van de wijziging in de rubricering of markering op de hoogte worden gebracht, en deze geadresseerden zijn er op hun beurt verantwoordelijk voor dat de daaropvolgende geadresseerden, aan wie zij het document hebben toegezonden of voor wie zij het gekopieerd hebben, van de wijziging op de hoogte worden gebracht. 10.4. Derubricering heeft geen gevolgen voor eventuele beveiligingsindicatoren of markeringen die op het document zichtbaar zijn. 10.5. In geval van derubricering wordt de oorspronkelijke rubricering boven- en onderaan elke pagina doorgehaald. De eerste pagina (schutblad) van het document wordt afgestempeld en de referentie van de CIU wordt erop aangebracht. In geval van demarkering wordt de oorspronkelijke markering bovenaan elke pagina doorgehaald. 10.6. De tekst van het gederubriceerde of gedemarkeerde document wordt gehecht aan de elektronische fiche of het equivalente systeem waar het is geregistreerd. 10.7. In het geval van documenten die vallen onder de uitzondering betreffende de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, of de uitzondering betreffende de commerciële belangen van natuurlijke en rechtspersonen, en in het geval van gevoelige documenten geldt artikel 2 van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad. 10.8. Naast het in de punten 10.1 tot en met 10.7 bepaalde gelden de volgende regels: a) ten aanzien van documenten van derden raadpleegt de CIU de derde alvorens tot derubricering of demarkering over te gaan; b) in verband met de uitzondering betreffende de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu zal bij de procedure voor derubricering of demarkering in het bijzonder rekening worden gehouden met de instemming van de persoon in kwestie dan wel de onmogelijkheid de persoon in kwestie te identificeren; c) in verband met de uitzondering betreffende de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon kan de persoon in kwestie op de hoogte worden gebracht via publicatie in het Publicatieblad van de Europese Unie, met een tijdslimiet van vier weken vanaf de datum van publicatie voor eventuele opmerkingen. Deel 2 PROCEDURE VOOR HET VEILIGHEIDSONDERZOEK 11. VEILIGHEIDSONDERZOEK VOOR LEDEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT 11.1. Om toegang te krijgen tot als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” of op een gelijkwaardig niveau gerubriceerde informatie, moeten de leden van het Europees Parlement gemachtigd zijn hetzij volgens de in de punten 11.3 en 11.4 van deze bijlage bedoelde procedure, hetzij op basis van een plechtige verklaring inzake niet-openbaarmaking, als bedoeld in artikel 3, lid 4, van dit besluit. 11.2 Om toegang te krijgen tot als „SECRET UE/EU SECRET” of „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” of op een gelijkwaardig niveau gerubriceerde informatie, moeten de leden van het Europees Parlement gemachtigd zijn volgens de in de punten 11.3 en 11.14 bedoelde procedure. 11.3. Machtiging wordt alleen verleend aan leden van het Europees Parlement die een veiligheidsonderzoek door de bevoegde nationale instanties van de lidstaten hebben ondergaan in overeenstemming met de in de punten 11.9 tot en met 11.14 bedoelde procedure. De Voorzitter is verantwoordelijk voor het verlenen van machtiging aan de leden. 11.4 De Voorzitter kan een schriftelijke machtiging verlenen na verkrijging van het advies van de bevoegde nationale instanties van de lidstaten, dat gebaseerd is op het veiligheidsonderzoek dat overeenkomstig de punten 11.8 tot en met 11.13 is uitgevoerd. 11.5. Het directoraat Veiligheid en risicobeoordeling van het Europees Parlement houdt een bijgewerkte lijst bij van alle leden van het Europees Parlement aan wie een machtiging is verleend, inclusief een voorlopige machtiging in de zin van punt 11.15. 11.6. De machtiging wordt verleend voor een periode van vijf jaar of voor de duur van de taken waarvoor de machtiging verleend is, als die periode korter is. Zij kan worden verlengd volgens de in punt 11.4 bedoelde procedure. 11.7. Een machtiging wordt door de Voorzitter ingetrokken, als hij van mening is dat er voor de intrekking gegronde redenen zijn. Van een besluit tot intrekking van een machtiging wordt kennis gegeven aan het lid van het Europees Parlement in kwestie, dat kan verzoeken door de Voorzitter te worden gehoord voordat de intrekking van kracht wordt, en aan de bevoegde nationale instantie. 11.8. Een veiligheidsonderzoek wordt uitgevoerd met de medewerking van het lid van het Europees Parlement in kwestie en op verzoek van de Voorzitter. De nationale instantie van de lidstaat waarvan het betrokken lid onderdaan is, is bevoegd om het onderzoek uit te voeren. 11.9. Als onderdeel van het veiligheidsonderzoek moet het lid van het Europees Parlement in kwestie een formulier met persoonlijke gegevens invullen. 11.10. De Voorzitter specificeert in zijn verzoek aan de bevoegde nationale instantie het niveau van de gerubriceerde informatie waartoe het lid in kwestie toegang moet krijgen, zodat zij het veiligheidsonderzoek kan uitvoeren. 11.11 Het gehele veiligheidsonderzoek dat door de bevoegde nationale instantie wordt uitgevoerd, samen met het verkregen resultaat, moet voldoen aan de ter zake vigerende voorschriften in de lidstaat in kwestie, inclusief de regels inzake beroep. 11.12. Als de bevoegde nationale instantie een positief advies uitbrengt, mag de Voorzitter het lid van het Europees Parlement in kwestie de machtiging verlenen. 11.13. Een negatief advies van de bevoegde nationale instantie wordt ter kennis gebracht van het lid van het Europees Parlement in kwestie, dat mag vragen te worden gehoord door de Voorzitter. Als de Voorzitter het nodig acht, kan hij de bevoegde nationale instantie om een nadere toelichting verzoeken. Indien het negatief advies wordt bevestigd, wordt geen machtiging verleend. 11.14. Alle leden van het Europees Parlement aan wie machtiging wordt verleend als bedoeld in punt 11.3, ontvangen op het tijdstip dat de machtiging wordt verleend en vervolgens met regelmatige tussenpozen, alle noodzakelijke richtsnoeren over de bescherming van gerubriceerde informatie en de wijze waarop deze bescherming kan worden gewaarborgd. Die leden ondertekenen een verklaring waarin zij de ontvangst van deze richtsnoeren bevestigen. 11.15. In uitzonderlijke omstandigheden mag de Voorzitter, nadat hij de bevoegde nationale instantie heeft geïnformeerd en mits die instantie niet binnen een maand heeft gereageerd, aan een lid van het Europees Parlement een voorlopige machtiging voor een periode van hoogstens zes maanden verlenen, in afwachting van het resultaat van het onderzoek als bedoeld in punt 11.11. De voorlopige machtiging die aldus wordt verleend, geeft geen toegang tot informatie die als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” of op een gelijkwaardig niveau is gerubriceerd. 12. VEILIGHEIDSONDERZOEK VOOR AMBTENAREN VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN ANDERE PARLEMENTAIRE MEDEWERKERS DIE IN DIENST VAN EEN FRACTIE ZIJN 12.1. Alleen ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers in dienst van een fractie die wegens hun functie en de eisen van hun dienst kennis moeten nemen of gebruik moeten maken van gerubriceerde informatie, krijgen toegang tot die informatie. 12.2. Om toegang te krijgen tot informatie die als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL”, „SECRET UE/EU SECRET” of „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” of op een gelijkwaardig niveau is gerubriceerd, moeten de ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers die in dienst van een fractie zijn, gemachtigd zijn volgens de in de punten 12.3 en 12.4 bedoelde procedure. 12.3. Machtiging wordt alleen verleend aan de in punt 12.1 genoemde personen die een veiligheidsonderzoek door de bevoegde nationale instanties van de lidstaten hebben ondergaan in overeenstemming met de in de punten 12.9 tot en met 12.14 bedoelde procedure. De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor het verlenen van machtiging aan ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers die in dienst van een fractie zijn. 12.4 De secretaris-generaal kan een schriftelijke machtiging verlenen na verkrijging van het advies van de bevoegde nationale instanties van de lidstaten, dat gebaseerd is op het veiligheidsonderzoek dat overeenkomstig de punten 12.8 tot en met 12.13 is uitgevoerd. 12.5. Het directoraat Veiligheid en risicobeoordeling van het Europees Parlement houdt een bijgewerkte lijst bij van alle posten waarvoor een veiligheidsmachtiging vereist is, zoals aangegeven door de betrokken diensten van het Europees Parlement, alsmede een lijst van alle personen aan wie een machtiging, inclusief een tijdelijke machtiging als bedoeld in punt 12.15, is verleend. 12.6. De machtiging wordt verleend voor een periode van vijf jaar of voor de duur van de taken waarvoor de machtiging verleend is, als die periode korter is. Zij kan worden verlengd volgens de in punt 12.4 bedoelde procedure. 12.7. Een machtiging wordt door de secretaris-generaal ingetrokken, als hij van mening is dat voor de intrekking gegronde redenen zijn. Van een besluit tot intrekking van een machtiging wordt kennis gegeven aan de betreffende ambtenaar van het Europees Parlement of aan de betreffende parlementaire medewerker in dienst van een fractie, die kan verzoeken om door de secretaris-generaal te worden gehoord voordat de intrekking van kracht wordt, en aan de bevoegde nationale instantie. 12.8. Een veiligheidsonderzoek wordt uitgevoerd met de medewerking van de betrokken ambtenaar van het Europees Parlement of andere parlementaire medewerker in dienst van een fractie en op verzoek van de secretaris-generaal. De nationale instantie van de lidstaat waarvan de betrokkene onderdaan is, is bevoegd om het onderzoek uit te voeren. Als de nationale wet- en regelgeving dit toestaan, mogen de bevoegde nationale instanties onderzoek uitvoeren naar niet-onderdanen die toegang moeten krijgen tot informatie die als „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL”, „SECRET UE/EU SECRET” of „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” is gerubriceerd. 12.9. Als onderdeel van het veiligheidsonderzoek moet de betreffende ambtenaar van het Europees Parlement of andere parlementaire medewerker die in dienst van een fractie is, een formulier met persoonlijke gegevens invullen. 12.10. De secretaris-generaal specificeert in zijn/haar verzoek aan de bevoegde nationale instantie het niveau van de gerubriceerde informatie waartoe de betrokken ambtenaar van het Europees Parlement of andere parlementaire medewerker in dienst van een fractie toegang moet krijgen, zodat zij het veiligheidsonderzoek kan uitvoeren en hun advies kan geven over het machtigingsniveau dat voor de persoon in kwestie geschikt is. 12.11. Het gehele veiligheidsonderzoek dat door de bevoegde nationale instantie wordt uitgevoerd, samen met het verkregen resultaat, moet voldoen aan de ter zake vigerende voorschriften in de lidstaat in kwestie, inclusief de regels inzake beroep. 12.12. Als de bevoegde nationale instantie van de lidstaat een positief advies uitbrengt, mag de secretaris-generaal de betrokken ambtenaar van het Europees Parlement of andere parlementaire medewerker in dienst van een fractie de machtiging verlenen. 12.13. Een negatief advies van de bevoegde nationale instantie wordt ter kennis gebracht van de betreffende ambtenaar van het Europees Parlement of andere parlementaire medewerker in dienst van een fractie, die mag vragen te worden gehoord door de secretaris-generaal. Als de secretaris-generaal het nodig acht, kan hij de bevoegde nationale instantie om een nadere toelichting verzoeken. Indien het negatief advies wordt bevestigd, wordt geen machtiging verleend. 12.14. Alle ambtenaren van het Europees Parlement en andere parlementaire medewerkers in dienst van een fractie aan wie machtiging wordt verleend in de zin van de punten 12.4 en 12.5, ontvangen op het tijdstip dat de machtiging wordt verleend en vervolgens met regelmatige tussenpozen, alle noodzakelijke richtsnoeren betreffende de bescherming van gerubriceerde informatie en de wijze waarop deze bescherming kan worden gewaarborgd. Die ambtenaren en medewerkers ondertekenen een verklaring waarin zij de ontvangst van deze richtsnoeren bevestigen en zich ertoe verplichten deze op te volgen. 12.15. In uitzonderlijke omstandigheden mag de secretaris-generaal, nadat hij de nationale bevoegde instantie heeft geïnformeerd en mits deze niet binnen een maand heeft gereageerd, aan een ambtenaar van het Parlement of andere parlementaire medewerker die in dienst van een fractie is, een voorlopige machtiging verlenen voor een periode van hoogstens zes maanden, in afwachting van het resultaat van het onderzoek als bedoeld in punt 12.11. De voorlopige machtiging die aldus wordt verleend, geeft geen toegang tot informatie die als „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET” of op een gelijkwaardig niveau is gerubriceerd.