VERSLAG over de financiële staten en het beheer van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Stichting Dublin) betreffende het begrotingsjaar 1996, vergezeld van de antwoorden van de Stichting (97/C 393/02)

INHOUD

Paragraaf Bladzijde

DE FINANCIËLE STATEN VAN DE EUROPESE STICHTING TOT VERBETERING VAN DE LEVENS- EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN BETREFFENDE HET BEGROTINGSJAAR 1996 1 - 4 11

CONTROLEBEVINDINGEN 5 - 22 11

Inleiding 5 - 7 11

Achtergrondinformatie 5 11

Reikwijdte van de controle 6 11

Financiële gegevens 7 11

Follow-up van eerdere opmerkingen 8 - 12 11

Scheiding van functies 8 11

Voorschotkas 9 11

Kredietoverschrijvingen van de ene titel naar de andere 10 11

Uitgaven voor dienstreizen 11 11

Studiecontracten 12 12

Begrotingsuitvoering en staat van ontvangsten en uitgaven 13 - 15 12

Kredietoverschrijvingen 13 12

Overdrachten en annuleringen van kredieten 14 12

Ontvangsten 15 12

Beheer van gezondheid en veiligheid 16 - 18 12

Coördinatie met het Bureau te Bilbao 16 - 17 12

Samenwerking van de Stichting met DG-V-F 18 12

Conclusie 19 - 22 12

BIJLAGE - Tabellen 1-4 14

Antwoorden van de Stichting 17

DE FINANCIËLE STATEN VAN DE EUROPESE STICHTING TOT VERBETERING VAN DE LEVENS- EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN BETREFFENDE HET BEGROTINGSJAAR 1996

1. Dit verslag wordt de Raad en het Europees Parlement toegezonden overeenkomstig artikel 16 van Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (1), zoals gewijzigd bij artikel 1, punt 4, van Verordening (EEG) nr. 1947/93 (2).

2. De Kamer heeft de financiële staten van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden over het per 31 december 1996 verstreken begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 1, punt 16, van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad (3) tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad (4), werd de begroting uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur. Deze verantwoordelijkheid omvatte de opstelling en indiening van de financiële staten overeenkomstig de financiële voorschriften die zijn vastgelegd in de punten 52, 54 en 55 van artikel 1 van Verordening nr. 1949/93. Krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, is de Rekenkamer verplicht deze financiële staten te onderzoeken.

3. De Kamer verrichtte haar controle volgens de algemeen aanvaarde controlenormen voorzover deze in communautair verband toepasselijk zijn en verrichtte dienovereenkomstig de controles van de boeken en volgde de andere procedures die zij onder de gegeven omstandigheden noodzakelijk achtte.

4. Naar het oordeel van de Kamer zijn de financiële staten over het per 31 december 1996 verstreken begrotingsjaar betrouwbaar en zijn de onderliggende verrichtingen in het algemeen wettig en regelmatig.

CONTROLEBEVINDINGEN

Inleiding

Achtergrondinformatie

5. De Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Stichting Dublin) werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1365/75 als satellietorgaan van de Europese Gemeenschap met als opdracht "betere levens- en arbeidsomstandigheden uit te werken en te verwezenlijken door middel van een actie ter ontwikkeling en verspreiding van de kennis die deze evolutie kan bevorderen". De Stichting Dublin begon haar werkzaamheden in 1976.

Reikwijdte van de controle

6. De Kamer onderzocht de rekeningen en het financieel beheer van de Stichting Dublin over het begrotingsjaar 1996 overeenkomstig de relevante regelgeving (5). Tevens werd de samenwerking met het Europees Bureau voor de gezondheid en veiligheid op het werk te Bilbao en met Directoraat-Generaal V van de Commissie op het gebied van gezondheid en veiligheid onder de loep genomen.

Financiële gegevens

7. In de tabellen 1 en 2 wordt een beknopt overzicht gegeven van de financiële staten van de Stichting. De voor het begrotingsjaar 1996 beschikbare kredieten beliepen 13,8 miljoen ECU. De aangegane verplichtingen resulteerden in betalingen ten belope van 10,5 miljoen ECU en overdrachten naar het begrotingsjaar 1997 ten bedrage van 3,1 miljoen ECU, terwijl het saldo van 0,2 miljoen ECU werd geannuleerd. Van de uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten werd een bedrag van 2,9 miljoen ECU gebruikt voor betalingen, terwijl 0,1 miljoen ECU werd geannuleerd. In tabel 3 bij dit verslag wordt, per titel, een overzicht gegeven van de besteding van de kredieten van het begrotingsjaar en van de uit 1995 overgedragen kredieten.

Follow-up van eerdere opmerkingen

Scheiding van functies

8. De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn nog steeds niet naar behoren van elkaar gescheiden (6), hetgeen in strijd is met artikel 1, punt 15, van Verordening (EEG) nr. 1949/93.

Voorschotkas

9. Vorig jaar heeft de Kamer aanbevolen het gebruik van de voorschotkas te beperken tot lopende of kleine uitgaven, waarbij het gevaar voor onregelmatigheden betrekkelijk klein is. Op het tijdstip van de controle in april 1997 had de Stichting nog niet in overleg met de financieel controleur een schriftelijke definitie van de lopende en kleine uitgaven opgesteld.

Kredietoverschrijvingen van de ene titel naar de andere

10. De Kamer juicht het toe dat er in 1996 geen kredietoverschrijvingen van de ene titel naar de andere hebben plaatsgevonden. De Kamer heeft dergelijke overschrijvingen in voorgaande jaren bekritiseerd (7).

Uitgaven voor dienstreizen

11. Er is vooruitgang geboekt ten aanzien van de verscherping van de controles en het toezicht op de resultaten van de dienstreizen. De Stichting zou deze strategie moeten voortzetten, zodat:

- voor alle dienstreizen een verslag met de tijden van de vergaderingen, de gesprekspartners en de resultaten van de vergaderingen wordt opgesteld. Het verslag zou door een hooggeplaatst personeelslid beoordeeld moeten worden en centraal moeten worden geklasseerd;

- er, voorzover mogelijk, bij een dienstreis naar Brussel meer dan één vergadering wordt gepland om te voorkomen dat hetzelfde personeelslid week na week naar Brussel afreist;

- alternatieve communicatietechnieken, waaronder teleconferenties, serieus worden overwogen, met name wanneer het communicatie met reeds bekende personen in Brussel betreft.

Studiecontracten

12. Het controleteam van de Kamer heeft als follow-up van de desbetreffende opmerking van vorig jaar de vertragingen in de levering van werk door contractanten onderzocht. Uit de notulen van de vergaderingen over het programmabeheer blijkt nergens dat de termijnen voor indiening van de verslagen worden gecontroleerd. Tabel 4 geeft een kort overzicht van de door de Stichting verstrekte informatie en illustreert de behoefte aan formalisering van de procedures van follow-up.

Begrotingsuitvoering en staat van ontvangsten en uitgaven

Kredietoverschrijvingen

13. De waarde van de in 1996 verrichte kredietoverschrijvingen tussen verschillende begrotingsonderdelen bedroeg 1 366 000 ECU (9,9 % van de in de begroting opgenomen kredieten), tegen 1 494 000 ECU (11,9 %) in 1995.

Overdrachten en annuleringen van kredieten

14. Uit tabel 3 blijkt dat de betalingsgraad voor de begroting als geheel 76 % is, maar voor titel 3, "beleidsuitgaven", slechts 55 %. Dit komt ongeveer overeen met de cijfers van voorgaande jaren en is toe te schrijven aan het feit dat de betalingen voor studies meestal in drie termijnen worden verricht gedurende de looptijd van de desbetreffende contracten.

Ontvangsten

15. De subsidie van de Europese Gemeenschap voor de Stichting bedroeg in 1996 13,4 miljoen ECU. Het werkelijk aangevraagde en ontvangen bedrag was 12 895 632 ECU. De gelden werden conform de desbetreffende verordeningen van de Raad en overeenkomstig de raming van de cash-flow aangevraagd, zoals voordien door de Kamer was aanbevolen.

Beheer van gezondheid en veiligheid

Coördinatie met het Bureau te Bilbao

16. Het Europees Bureau voor de gezondheid en veiligheid op het werk te Bilbao begon zijn werkzaamheden in september 1996. Het thema "gezondheid en veiligheid" was in het werkprogramma 1996 van de Stichting nog wel opgenomen maar in het werkprogramma 1997 vervangen door "gezondheid en welzijn". Er is dringend behoefte aan een duidelijke en gedetailleerde "akkoordverklaring" (waarover momenteel onderhandeld wordt) van beide satellietorganen. Dit zou de samenwerking moeten optimaliseren en een eventuele overlap van werkzaamheden moeten uitsluiten.

17. Er bestaan al officiële contacten op administratief niveau, met name via de beide directeuren die elkaars bestuursvergaderingen als waarnemer bijwonen. Voor een volledige coördinatie dienen de contacten echter uitgebreid te worden tot het niveau van de onderzoeksmanager.

Samenwerking van de Stichting met DG V/F

18. Directoraat F van DG V, "Volksgezondheid en arbeidsveiligheid", maakt gebruik van het onderzoek van de Stichting op dit specifieke gebied. Met behoud van de huidige onafhankelijkheid van de raad van bestuur van de Stichting, zou ervoor moeten worden geijverd dat de resultaten van de Stichting qua inhoud en timing zo veel mogelijk het belang van DG V/F dienen. DG V/F is niet in staat alle vergaderingen betreffende specifieke studiecontracten bij te wonen. Het zou daarom nuttig zijn om regelmatig vergaderingen te beleggen waarop alle studies die DG V/F mogelijkerwijs aangaan besproken kunnen worden.

Conclusie

19. De functies van rekenplichtige en ordonnateur zijn niet naar behoren van elkaar gescheiden (zie paragraaf 8).

20. Het gebruik van de voorschotkas zou gereguleerd moeten worden (zie paragraaf 9).

21. De controles op de uitgaven voor dienstreizen en het toezicht op de studiecontracten dienen verscherpt te worden (zie de paragrafen 11 en 12).

22. De samenwerking en communicatie met het Bureau te Bilbao en DG V/F op de gebieden "gezondheid en arbeidsveiligheid" en "gezondheid en welzijn" dienen te worden verbeterd (zie de paragrafen 16 - 18).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 12 en 13 november 1997.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) PB L 139 van 30. 5. 1975, blz. 1.

(2) PB L 181 van 23. 7. 1993, blz. 13.

(3) PB L 181 van 23. 7. 1993, blz. 26.

(4) PB L 164 van 24. 6. 1976, blz. 16.

(5) Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad van 26 mei 1975, gepubliceerd op 30 mei 1975 (PB L 139) betreffende de oprichting van de Stichting, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1947/93 van de Raad van 30 juni 1993, gepubliceerd op 23 juli 1993 (PB L 181). Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad van 1 juni 1976, gepubliceerd op 24 juni 1976 (PB L 164) houdende financiële bepalingen van de Stichting, zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad van 30 juni 1993, gepubliceerd op 23 juli 1993 (PB L 181).

(6) Jaarverslag 1995 over de Stichting Dublin, paragraaf 8.

(7) Jaarverslag 1995 over de Stichting Dublin, paragraaf 10, en Jaarverslag 1994 over de Stichting Dublin, paragraaf 3.2.

BIJLAGE

TABEL 1 BALANS PER 31 DECEMBER 1996

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: Opgesteld door de Kamer op basis van door de Stichting Dublin verstrekte gegevens.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN DE STICHTING

Scheiding van functies

8. De Stichting brengt onder de aandacht van de Kamer dat de beide functies van ordonnateur en rekenplichtige door verschillende personen afzonderlijk worden uitgevoerd: het enige probleem dat zich bij de scheiding van functies nog voordoet betreft het invoeren van gegevens in het boekhoudsysteem. Dit probleem zal opgelost worden wanneer de Stichting de beschikking krijgt over een nieuw systeem. De Stichting pleegt overleg met de diensten van de Commissie over de mogelijke aanpassing van het Sincom2-systeem van de Commissie aan de boekhoudkundige behoeften van de Stichting.

Voorschotkas

9. In 1996 was het gebruik van de voorschotkas door de Stichting in de praktijk in overeenstemming met de aanbeveling van de Rekenkamer en bleef het beperkt tot lopende of kleine uitgaven. De Stichting heeft in juni 1997 in overleg met de financieel controleur een schriftelijke uiteenzetting van deze kosten opgesteld.

Uitgaven voor dienstreizen

11. In 1996 heeft de Stichting de bestaande procedures met betrekking tot dienstreisverslagen verder ontwikkeld. Dit proces zal worden voortgezet; hierbij zal terdege rekening worden gehouden met de voorstellen van de Kamer. De Stichting streeft er voortdurend naar om tijdens een dienstreis zoveel mogelijk bijeenkomsten te organiseren. Van de opmerkingen van de Kamer betreffende dienstreizen naar Brussel is echter nota genomen.

Na de geslaagde voltooiing van een proefprogramma in 1996 heeft de Stichting thans een voorziening voor teleconferenties in gebruik genomen. Het ligt in de bedoeling om het gebruik van deze voorziening aan het eind van een experimentele periode te evalueren en dan aan de hand van een kostenanalyse te beslissen of het de moeite waard is om uitgebreider en geavanceerder materieel voor videoconferenties aan te schaffen.

Studiecontracten

12. De notulen van de vergaderingen over het programmabeheer bevatten weliswaar geen gegevens betreffende de stand van zaken aangaande de termijnen voor afzonderlijke contracten, maar dergelijk overleg over ieder contract vindt plaats tijdens elke vergadering en passende maatregelen worden genomen. Voor het vastleggen van dergelijke gegevens zet de Stichting thans een verbeterd systeem op voor de formalisering van de procedures voor follow-up om een realistischer beeld van de situatie te kunnen geven.

Coördinatie met het Bureau te Bilbao

16. De "akkoordverklaring" waarover momenteel overleg wordt gevoerd, ziet de Stichting als prioriteit. Er is begonnen met het leggen van contacten op het niveau van de onderzoeksleiders. Deze zullen worden versterkt naarmate de door het agentschap te Bilbao ondernomen werkzaamheden toenemen.

Samenwerking van de Stichting met DG V/F

18. De Stichting is zich er terdege van bewust dat haar resultaten van belang dienen te zijn voor de werkzaamheden dan DG V. De Commissie wordt in de raad van bestuur van de Stichting door de adjunct-directeur-generaal van DG V vertegenwoordigd. Met de directoraten van DG V zijn diverse vormen van samenwerking verwezenlijkt, waaronder - voorzover van toepassing - deelname aan elkanders werkgroepen. De Stichting onderhoudt met name via het bureau van de directeur van DG V/F regelmatige contacten met ambtenaren in de verscheidene eenheden van DG V/F. Toelichting van bepaalde aspecten van de werkzaamheden van de Stichting aan ambtenaren van DG V maakt deel uit van haar operationele werkzaamheden. Het Raadgevend Comité voor de veiligheid, de hygiëne en de gezondheidsbescherming op de arbeidsplaats in Luxemburg wordt ook op de hoogte gehouden van het programma van de Stichting en de bevindingen ervan. Meer in het algemeen is er sprake van een geregelde overdracht van documentatie van de Stichting aan DG V met betrekking tot de resultaten van de werkprogramma's. Nota wordt genomen van de constatering van de Kamer dat DG V/F vaak niet in staat is de vergaderingen betreffende specifieke studiecontracten bij te wonen. De Stichting staat volledig open voor alternatieve voorstellen van DG V/F betreffende de benutting van de resultaten van de Stichting.