UITVOERINGSBESLUIT (EU) 2021/1956 VAN DE COMMISSIE

van 10 november 2021

betreffende de oprichting en organisatie van het Uniekennisnetwerk op het gebied van civiele bescherming

(Kennisgeving geschied onder nummer C(2021) 7939)

(Voor de EER relevante tekst)

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Besluit nr. 1313/2013/EU van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 betreffende een Uniemechanisme voor civiele bescherming (1), en met name artikel 32, lid 1, punt h),

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Het Uniemechanisme voor civiele bescherming (hierna “het Uniemechanisme” genoemd), dat bij Besluit nr. 1313/2013/EU is vastgesteld, is gericht op het versterken van de samenwerking tussen de Unie en de lidstaten en faciliteert de coördinatie op het gebied van civiele bescherming, om de respons van de Unie ten aanzien van door de mens of de natuur veroorzaakte rampen te verbeteren.

(2) Overeenkomstig artikel 13 van Besluit nr. 1313/2013/EU moet een Uniekennisnetwerk op het gebied van civiele bescherming (hierna “kennisnetwerk” genoemd) worden opgericht om voor het Uniemechanisme relevante kennis en informatie te bundelen, te verwerken en te verspreiden, op basis van een multirisicobenadering en met een beroep op relevante actoren op het gebied van civiele bescherming en rampenbeheersing, expertisecentra, universiteiten en onderzoekers.

(3) Overeenkomstig artikel 13, lid 1, van Besluit nr. 1313/2013/EU ondersteunt de Commissie via het kennisnetwerk de coherentie van plannings- en besluitvormingsprocessen door de permanente uitwisseling van kennis en informatie tussen alle activiteitsgebieden in het kader van het Uniemechanisme te faciliteren. Bij het faciliteren van de permanente uitwisseling van kennis en informatie moet de Commissie via het kennisnetwerk strategische plannen opstellen waarin de strategische oriëntatie van het kennisnetwerk voor de komende jaren wordt uiteengezet.

(4) Om synergieën tot stand te brengen met andere relevante groepen en netwerken, moet het kennisnetwerk nauw samenwerken met het in artikel 33, lid 1, van Besluit nr. 1313/2013/EU bedoelde comité en met de deskundigengroepen van de Commissie op het gebied van civiele bescherming en rampenbeheersing die zijn geregistreerd in het register van deskundigengroepen van de Commissie en andere adviesorganen. Het kennisnetwerk en het Coördinatiecentrum voor respons in noodsituaties (“ERCC”) moeten nauw samenwerken om te zorgen voor complementariteit en wederzijdse ondersteuning bij hun respectieve activiteiten.

(5) Het kennisnetwerk mag de resultaten van andere initiatieven van de Commissie die relevant zijn voor de reikwijdte van het netwerk, niet herhalen, maar moet deze wel gebruiken.

(6) Voor de formele oprichting van het kennisnetwerk moeten regels worden vastgesteld met betrekking tot de organisatiestructuur en de werking van het kennisnetwerk.

(7) De organisatiestructuur van het kennisnetwerk moet bestaan uit adviesorganen en een secretariaat. De adviesorganen van het kennisnetwerk zijn de raad van beheer en de werkgroepen voor elke pijler van het kennisnetwerk.

(8) De raad van beheer dient in de eerste plaats als strategisch forum op te treden door de Commissie strategische richtsnoeren te bieden en adviserende toezichthoudende taken over het kennisnetwerk te vervullen.

(9) Met het oog op een doeltreffende en efficiënte organisatie van de activiteiten van het kennisnetwerk is het noodzakelijk een secretariaat van het kennisnetwerk op te richten. Het secretariaat moet worden verzorgd door de Commissie en moet met name het kennisnetwerk aansturen, beheren en coördineren. De voornaamste taak van het secretariaat is te zorgen voor samenhang, synergieën en een vlotte informatiestroom binnen het kennisnetwerk, en de activiteiten van het kennisnetwerk te coördineren in overeenstemming met de strategische planning.

(10) Het kennisnetwerk en zijn activiteiten moeten worden gestructureerd volgens twee hoofdpijlers die een kader moeten bieden voor de belangrijkste activiteiten van het kennisnetwerk en de netwerkgebaseerde uitwisselingen binnen hun toepassingsgebied moeten bevorderen: de pijler capaciteitsontwikkeling en de wetenschapspijler. Binnen de pijler capaciteitsontwikkeling moet worden beoogd initiatieven voor capaciteitsontwikkeling die relevant zijn voor belanghebbenden op het gebied van civiele bescherming en rampenbeheersing samen te brengen, te bevorderen en te versterken, met bijzondere aandacht voor het Uniemechanisme. Binnen de wetenschapspijler moet worden beoogd de academische wereld, beroepsbeoefenaars en besluitvormers samen te brengen voor multidisciplinaire, sectoroverschrijdende en grensoverschrijdende samenwerking om wetenschappelijke kennis efficiënter te benutten bij rampenrisicobeheer, en met name preventie- en paraatheidsactiviteiten.

(11) De pijler capaciteitsontwikkeling moet gericht zijn op bekende bestaande programma’s en projecten, zoals het opleidings- en oefenprogramma van het Uniemechanisme, de uitwisseling van deskundigen op het gebied van civiele bescherming, de partnerschappen van het kennisnetwerk en het programma voor preventie en paraatheid van het Uniemechanisme. Deze programma’s moeten worden geconsolideerd als onderdeel van een geleidelijk en continu proces en moeten worden aangevuld met andere activiteiten voor capaciteitsontwikkeling. De wetenschapspijler moet voortbouwen op de werkzaamheden van bestaande wetenschappelijke structuren en netwerken ter ondersteuning van het Uniemechanisme en deze structuren en netwerken bij haar activiteiten betrekken. Hierbij gaat het met name over het kenniscentrum voor rampenrisicobeheer, dat wordt beheerd door het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek van de Europese Commissie, alsook de Horizon Europa-programma’s ter financiering van onderzoeks- en innovatieacties en de daarmee verband houdende netwerkinitiatieven op het gebied van rampenrisicobeheer.

(12) De regels inzake de openbaarmaking van informatie door leden van het kennisnetwerk moeten in overeenstemming zijn met de verplichtingen inzake beroepsgeheim.

(13) Met het oog op transparantie over de activiteiten van de organen van het kennisnetwerk, moet de Commissie de desbetreffende vergaderdocumenten publiceren op het in artikel 13, lid 1, punt d), van Besluit nr. 1313/2013/EU bedoelde onlineplatform.

(14) Persoonsgegevens moeten overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad (2) worden verwerkt.

(15) De in dit besluit vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het in artikel 33, lid 1, van Besluit nr. 1313/2013/EU bedoelde comité,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1 Voorwerp Bij dit besluit worden de organisatiestructuur en de werking van het kennisnetwerk vastgesteld, waarbij een raad van beheer, een secretariaat en de werkgroepen van de pijlers worden opgericht, hun samenstelling en taken worden geregeld, en de regels worden vastgesteld voor hun werking.

Artikel 2 Uniekennisnetwerk op het gebied van civiele bescherming Het Uniekennisnetwerk op het gebied van civiele bescherming wordt opgericht. Het kennisnetwerk streeft ernaar de doelstellingen te verwezenlijken en de taken uit te voeren die in artikel 13 van Besluit nr. 1313/2013/EU zijn vastgesteld.

Artikel 3 Samenstelling van het kennisnetwerk De organisatiestructuur van het kennisnetwerk bestaat uit de volgende adviesorganen: a) de raad van beheer; b) de werkgroepen van de pijlers.

Artikel 4 De raad van beheer De raad van beheer adviseert de Commissie bij het beheer van het kennisnetwerk en ziet erop toe dat het algemene doel en de voornaamste doelstellingen van het kennisnetwerk worden verwezenlijkt, overeenkomstig artikel 13 van Besluit nr. 1313/2013/EU.

Artikel 5 Lidmaatschap van de raad van beheer 1. De raad van beheer bestaat uit een vertegenwoordiger van de Commissie en een vertegenwoordiger van elk van de lidstaten. De Commissie en de lidstaten benoemen een vertegenwoordiger en een plaatsvervangend vertegenwoordiger bij de raad van beheer. Een evenwichtige vertegenwoordiging van vrouwen en mannen wordt nagestreefd. 2. Leden van de raad van de beheer die een lidstaat vertegenwoordigen, worden beschouwd als “leden van type D” in de zin van artikel 7, lid 2, punt d), van Besluit C(2016) 3301 final van de Commissie van 30 mei 2016 tot vaststelling van horizontale regels voor de oprichting en het functioneren van haar deskundigengroepen.

Artikel 6 Taken van de raad van beheer 1. De raad van beheer heeft met name de volgende taken: 1) advies verlenen met betrekking tot de strategische oriëntatie van het kennisnetwerk dat door de Commissie is opgezet; 2) het reglement van orde en de regels voor lidmaatschap en governancebeleid van het kennisnetwerk evalueren en monitoren en waarborgen dat zij worden nageleefd; 3) het jaarverslag van het kennisnetwerk goedkeuren; 4) bij het in artikel 33, lid 1, van Besluit nr. 1313/2013/EU bedoelde comité verslag uitbrengen over zijn activiteiten. 2. De Commissie ziet erop toe dat de raad van beheer zijn werkzaamheden uitvoert in nauwe samenwerking met het in artikel 33, lid 1, van Besluit nr. 1313/2013/EU bedoelde comité en met de deskundigengroepen van de Commissie op het gebied van civiele bescherming en rampenbeheersing die zijn geregistreerd in het register van deskundigengroepen van de Commissie en andere adviesorganen.

Artikel 7 Werking van de raad van beheer 1. De raad van beheer wordt gezamenlijk voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie en een vertegenwoordiger van de lidstaat die op het tijdstip van de vergadering het vorige roulerende voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie bekleedde. De vertegenwoordiger van de Commissie belegt ten minste eenmaal per jaar een vergadering in overleg met de medevoorzitter. De raad van beheer komt persoonlijk of via videoconferentie bijeen. 2. De voorzitter en de medevoorzitter zorgen voor de opstelling en verspreiding van de agenda onder de leden van de raad van beheer; zij worden daarbij bijgestaan door het secretariaat. De leden van de raad van beheer kunnen uiterlijk aan het begin van de vergadering op eigen initiatief voorstellen om punten op de agenda te plaatsen. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door de raad van beheer aangenomen. 3. De raad van beheer stelt zijn reglement van orde vast op grond van het door de Commissie vastgestelde standaardreglement van orde voor deskundigengroepen (3). 4. De raad van beheer stelt bij consensus niet-bindende aanbevelingen en verslagen vast. Indien geen consensus wordt bereikt, worden niet-bindende aanbevelingen of verslagen in stemming gebracht, waarbij een gewone meerderheid van de aanwezige leden vereist is. Niet-bindende aanbevelingen en verslagen die door de raad van beheer worden aangenomen, zijn van voorbereidende aard ter ondersteuning van de werkzaamheden van het in artikel 33, lid 1, van Besluit nr. 1313/2013/EU bedoelde comité.

Artikel 8 Vergoeding van door de leden van de raad van beheer gemaakte kosten 1. De leden van de raad van beheer ontvangen geen bezoldiging voor hun diensten. 2. De reis- en verblijfkosten van de leden van de raad van beheer voor hun deelname aan de vergaderingen van de raad van beheer worden door de Commissie vergoed overeenkomstig de desbetreffende voorschriften (4) van de Commissie. 3. De in lid 2 bedoelde kosten worden vergoed voor zover de middelen die volgens de jaarlijkse toewijzingsprocedure zijn toegekend, hiervoor volstaan.

Artikel 9 Pijlers van het kennisnetwerk 1. De pijlers van het kennisnetwerk zijn de fora waar activiteiten worden geïnitieerd, gepland, ontworpen en uitgevoerd met als algemene doelstelling bij te dragen aan de doelstellingen van het kennisnetwerk overeenkomstig artikel 13, lid 1, van Besluit nr. 1313/2013/EU. 2. Binnen de pijler capaciteitsontwikkeling wordt beoogd initiatieven voor capaciteitsontwikkeling die relevant zijn voor belanghebbenden op het gebied van civiele bescherming en rampenbeheersing samen te brengen, te bevorderen en te versterken, met bijzondere aandacht voor het Uniemechanisme. 3. Binnen de wetenschapspijler wordt beoogd de academische wereld, beroepsbeoefenaars en besluitvormers samen te brengen voor multidisciplinaire, sectoroverschrijdende en grensoverschrijdende samenwerking om wetenschappelijke kennis efficiënter te benutten bij rampenrisicobeheer, en met name preventie- en paraatheidsactiviteiten.

Artikel 10 Lidmaatschap en werking van de werkgroepen van de pijlers 1. De werkgroepen van de pijlers bestaan uit een vertegenwoordiger van de Commissie, een vertegenwoordiger van elk van de lidstaten en elk van de deelnemende staten aan het Uniemechanisme. 2. Leden van de werkgroepen van de pijlers die een lidstaat vertegenwoordigen, worden beschouwd als “leden van type D” in de zin van artikel 7, lid 2, punt d), van Besluit C(2016) 3301 final van de Commissie van 30 mei 2016 tot vaststelling van horizontale regels voor de oprichting en het functioneren van haar deskundigengroepen. Leden van de werkgroepen van de pijlers die een deelnemende staat aan het Uniemechanisme vertegenwoordigen, worden beschouwd als “leden van type E” in de zin van artikel 7, lid 2, punt e), van Besluit C(2016) 3301 final van de Commissie van 30 mei 2016 tot vaststelling van horizontale regels voor de oprichting en het functioneren van haar deskundigengroepen. 3. De werkgroepen worden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie. 4. De werking van de werkgroepen van de pijlers wordt bepaald in het reglement van orde van het kennisnetwerk dat door de raad van beheer wordt vastgesteld overeenkomstig artikel 7. 5. De werkgroepen van de pijlers stellen geen aanbevelingen of verslagen vast.

Artikel 11 Taken van de werkgroepen van de pijlers 1. De werkgroepen van de pijler capaciteitsontwikkeling en van de wetenschapspijler ondersteunen de werkzaamheden van het kennisnetwerk. 2. De werkgroepen van de pijlers hebben met name de volgende taken: a) de behoeften van het Uniemechanisme en van de lidstaten en de deelnemende staten aan het Uniemechanisme beoordelen, relevante bottom-upinitiatieven naar het kennisnetwerk doorgeven en activiteiten binnen de strategische oriëntaties van het kennisnetwerk voorstellen; b) met de steun van het secretariaat de activiteiten van de pijlers uitvoeren en bevorderen, en streven naar synergieën tussen de initiatieven van beide pijlers; c) bij de raad van beheer verslag uitbrengen over hun activiteiten. 3. De werkgroepen kunnen op eigen initiatief subgroepen oprichten voor specifieke onderwerpen op basis van zowel de behoeften van hun leden als op risico’s of scenario’s gebaseerde prioriteiten. 4. De werkgroepen zorgen voor passende informatiestromen en coördinatie tussen beide pijlers en hun respectieve activiteiten.

Artikel 12 Vergoeding van door de leden van de werkgroepen van de pijlers gemaakte kosten Artikel 8 is van toepassing op de reis- en verblijfkosten van de leden van de werkgroepen van de pijlers.

Artikel 13 Waarnemers 1. De aan het Uniemechanisme deelnemende staten hebben de status van waarnemer bij de raad van beheer. Elk van de deelnemende lidstaten benoemt een vertegenwoordiger en een plaatsvervangend vertegenwoordiger bij de raad van beheer als waarnemer. Een evenwichtige vertegenwoordiging van vrouwen en mannen wordt nagestreefd. 2. Waarnemers nemen deel aan de besprekingen en bieden deskundigheid. Zij hebben echter geen stemrecht. 3. Waarnemers worden beschouwd als “leden van type E” in de zin van artikel 7, lid 2, punt e), van Besluit C(2016) 3301 final van de Commissie van 30 mei 2016 tot vaststelling van horizontale regels voor de oprichting en het functioneren van haar deskundigengroepen.

Artikel 14 Secretariaat 1. Het secretariaat ondersteunt de werkzaamheden van de organen van het kennisnetwerk om te zorgen voor coördinatie, samenhang en informatie-uitwisseling tussen de organen. 2. Het secretariaat wordt verzorgd door de Commissie. 3. Het secretariaat heeft de volgende taken: a) voorbereiden van en zorgen voor de uitvoering van de strategische plannen en de activiteiten die zijn vastgesteld in het jaarlijkse of meerjarige werkprogramma van het Uniemechanisme voor civiele bescherming; b) aansturen, beheren en coördineren van de activiteiten van het kennisnetwerk; c) verslag uitbrengen over de activiteiten van het kennisnetwerk; 4. Het secretariaat verleent waar nodig ondersteuning bij de vergaderingen van de adviesorganen van het kennisnetwerk.

Artikel 15 Vertrouwelijkheid De leden van de raad van beheer, het secretariaat en de pijlers van de werkgroepen voldoen aan de bij de Verdragen en de uitvoeringsregels ervan vastgestelde verplichtingen tot geheimhouding alsook aan de veiligheidsvoorschriften van de Commissie betreffende de bescherming van gerubriceerde EU-informatie die zijn neergelegd in de bijlage bij Besluit (EU, Euratom) 2015/444 van de Commissie (5). Bij niet-nakoming van deze verplichtingen neemt de Commissie passende maatregelen.

Artikel 16 Transparantie 1. Wat de samenstelling van het kennisnetwerk betreft, worden de volgende gegevens bekendgemaakt in het register van deskundigengroepen van de Commissie en andere adviesorganen en op het onlineplatform dat de uitvoering van de verschillende taken ondersteunt en vergemakkelijkt, als bedoeld in artikel 13, lid 1, punt d), van Besluit nr. 1313/2013/EU: a) de namen van de lidstaten die worden vertegenwoordigd door de autoriteiten die lid zijn van de raad van beheer en de werkgroepen van de pijlers; b) de namen van de autoriteiten die de aan het Uniemechanisme deelnemende staten vertegenwoordigen in de werkgroepen van de pijlers; c) de namen van de autoriteiten die de aan het Uniemechanisme deelnemende staten vertegenwoordigen waaraan de status van waarnemer bij de raad van beheer is toegekend. 2. Alle documenten van de vergaderingen van de organen van het kennisnetwerk, met inbegrip van agenda’s, notulen en bijdragen van deelnemers, worden beschikbaar gesteld in het register van deskundigengroepen van de Commissie en andere adviesorganen en gepubliceerd op hetzelfde onlineplatform als bedoeld in artikel 13, lid 1, punt d), van Besluit nr. 1313/2013/EU. Met name de agenda en andere relevante achtergronddocumenten worden bijtijds vóór aanvang van de vergadering bekendgemaakt, gevolgd door de tijdige bekendmaking van de notulen. Uitzonderingen op de bekendmaking zijn beperkt tot gevallen waarin de openbaarmaking van een document zou leiden tot ondermijning van de bescherming van een openbaar of particulier belang in de zin van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (6).

Artikel 17 Bescherming van persoonsgegevens Elke verwerking van persoonsgegevens in het kader van dit reglement van orde gebeurt in overeenstemming met Verordening (EU) 2018/1725.

Artikel 18 Adressaten Dit besluit is gericht tot de lidstaten.

Gedaan te Brussel, 10 november 2021. Voor de Commissie Janez LENARČIČ Lid van de Commissie

(1) PB L 347 van 20.12.2013, blz. 924.

(2) Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).

(3) Bijlage 3 bij Besluit C(2016) 3301 van de Commissie van 30 mei 2016 tot vaststelling van horizontale regels voor de oprichting en het functioneren van haar deskundigengroepen.

(4) Besluit C(2007) 5858 van de Commissie van 5 december 2007 — Rules on the reimbursement of expenses incurred by people from outside the Commission invited to attend meetings in an expert capacity (Regeling inzake de vergoeding van niet tot het personeel van de Commissie behorende personen die worden uitgenodigd als deskundige deel te nemen aan vergaderingen).

(5) Besluit (EU, Euratom) 2015/444 van de Commissie van 13 maart 2015 betreffende de veiligheidsvoorschriften voor de bescherming van gerubriceerde EU-informatie (PB L 72 van 17.3.2015, blz. 53).

(6) Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43).