Besluit van de Commissie

van 15 mei 2003

tot vaststelling van het reglement van orde van het EG-Energy Starbestuur

(2003/367/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EG) nr. 2422/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 6 november 2001 betreffende een communautair energie-efficiëntie-etiketteringsprogramma voor kantoorapparatuur(1), en met name op artikel 8, lid 4,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Overeenkomstig artikel 8, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2422/2001, is het EG-Energy Starbestuur ("ECESB") opgericht bij Besluit 2003/168/EG van de Commissie(2).

(2) Overeenkomstig artikel 8, lid 4, van die verordening, is het aangewezen het reglement van orde van het ECESB vast te stellen met inachtneming van de standpunten van de vertegenwoordigers van de lidstaten in het ECESB,

BESLUIT:

Enig artikel

Het reglement van orde van het EG-Energy Starbestuur, zoals opgenomen in de bijlage bij dit besluit, wordt hierbij vastgesteld.

Gedaan te Brussel, 15 mei 2003.

Voor de Commissie

Loyola De Palacio

Vice-voorzitter

(1) PB L 332 van 15.12.2001, blz. 1.

(2) PB L 67 van 12.3.2003, blz. 22.

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET EG-ENERGY STARBESTUUR

Artikel 1

Bijeenroeping

1. Het ECESB wordt bijeengeroepen door zijn voorzitter, hetzij op diens initiatief, hetzij op verzoek van een gewone meerderheid van de leden van het ECESB.

2. De voorzitter is, met de hulp van het secretariaat, verantwoordelijk voor het opstellen en rondzenden van de convocaties, agenda's en ondersteunende documenten, evenals voor het opstellen en rondzenden van de overeenkomstige notulen en het opstellen van de presentielijst.

3. In het algemeen nemen niet meer dan drie vertegenwoordigers van een lid van het ECESB aan een bepaalde vergadering deel.

Artikel 2

Agenda

1. De voorzitter stelt de agenda op en legt deze aan het ECESB voor.

2. In de agenda wordt een onderscheid gemaakt tussen:

a) kwesties waarover het ECESB wordt geraadpleegd,

b) andere kwesties die aan het ECESB ter informatie worden voorgelegd, op initiatief van de voorzitter of op schriftelijk verzoek van een lid van het ECESB.

Artikel 3

Toezending van stukken aan de leden van het ECESB

1. De voorzitter zendt de convocatie, de agenda en de werkdocumenten indien mogelijk uiterlijk 14 kalenderdagen vóór de vergaderdatum overeenkomstig artikel 12, lid 2, toe aan de leden van het ECESB.

2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter, op verzoek van een lid van het ECESB of op eigen initiatief, de in lid 1 gestelde termijn verkorten tot één à vijf werkdagen vóór de vergaderdatum.

Artikel 4

Standpunten van het ECESB

Het ECESB moet ernaar streven een hoge mate van consensus te bereiken bij het vaststellen van zijn standpunten.

1. De voorzitter kan de standpunten van de leden van het ECESB vergaren zoals bedoeld in Verordening (EG) nr. 2422/2001. De standpunten van de leden van het ECESB worden gegeven door de aanwezige of vertegenwoordigde leden.

2. Wanneer een lid van het ECESB daarom verzoekt, wordt het vergaren van de standpunten over een agendapunt uitgesteld indien de toezending van de desbetreffende stukken niet binnen de in artikel 3, leden 1 en 2, vastgestelde termijn is geschied.

Artikel 5

Vertegenwoordiging en quorum

1. Elke delegatie van een lidstaat wordt als één ECESB-lid aangemerkt en wordt samengesteld zoals bepaald in artikel 2, lid 2, van Besluit 2003/168/EG. Met toestemming van de voorzitter kunnen de delegaties zich op kosten van de betrokken lidstaat door deskundigen laten vergezellen.

De delegatie van een lidstaat kan, in voorkomend geval, de vertegenwoordiging van één andere lidstaat waarnemen. De voorzitter wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld door de permanente vertegenwoordiging van de lidstaat die zich laat vertegenwoordigen.

2. Iedere betrokken partij zoals vermeld in deel B van de bijlage bij Besluit 2003/168/EG (fabrikanten, kleinhandel, groeperingen voor milieubescherming, consumentenorganisaties) wordt als één ECESB-lid aangemerkt.

Een betrokken partij mag maximaal één andere betrokken partij vertegenwoordigen. De voorzitter wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld door de partij die zich laat vertegenwoordigen.

3. Er is geen quorum vereist voor de beraadslagingen van het ECESB.

Artikel 6

Werkgroepen

1. Het ECESB kan voor de behandeling van bijzondere vraagstukken tijdelijke werkgroepen vormen. De werkgroepen worden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie.

2. Deze werkgroepen brengen aan het ECESB verslag uit. Zij kunnen daartoe een rapporteur aanwijzen.

Artikel 7

Toelating van derden

De voorzitter kan op verzoek van een lid of op eigen initiatief besluiten deskundigen of vertegenwoordigers van organisaties die geen lid van het ECESB zijn, te horen.

Artikel 8

Schriftelijke procedure

De standpunten van het ECESB kunnen door middel van een schriftelijke procedure worden vergaard. In dat geval stuurt de voorzitter de stukken waarover hun standpunt wordt gevraagd, toe aan de leden van het ECESB overeenkomstig artikel 12, lid 2. De antwoordtermijn bedraagt minstens 14 kalenderdagen.

Artikel 9

Secretariaat

Het secretariaat van het ECESB en van de eventuele krachtens artikel 6 opgerichte werkgroepen wordt door de diensten van de Commissie verzorgd.

Artikel 10

Notulen van de vergadering

1. Van iedere vergadering worden onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter notulen opgemaakt. Deze notulen bevatten met name de standpunten die kenbaar zijn gemaakt zoals bedoeld in artikel 2, lid 2, onder a). De notulen worden binnen 15 werkdagen aan de leden van het ECESB toegezonden.

2. De leden van het ECESB stellen de voorzitter schriftelijk in kennis van hun eventuele opmerkingen. Deze worden aan het ECESB meegedeeld; indien er verschil van mening bestaat, wordt de voorgestelde wijziging door het ECESB besproken. Wordt dan nog geen overeenstemming bereikt, dan wordt de wijziging als bijlage bij de notulen opgenomen.

Artikel 11

Presentielijst

Bij elke vergadering stelt de voorzitter een presentielijst op die de autoriteiten of organen vermeldt waaronder de personen ressorteren die door de lidstaten zijn aangewezen om hen te vertegenwoordigen.

Artikel 12

Correspondentie

1. De correspondentie betreffende het ECESB wordt aan de Commissie gericht, ter attentie van de voorzitter van het ECESB.

2. De correspondentie voor nationale delegaties in het ECESB wordt gericht aan de personen die als nationale vertegenwoordigers zijn aangewezen, met een afschrift aan de permanente vertegenwoordigingen, indien mogelijk per e-mail.

3. De correspondentie voor belanghebbende partijen in het ECESB wordt gericht aan de statutaire zetel van de vereniging die is aangewezen om de partij te vertegenwoordigen of, op verzoek van de partij, aan de persoon die daartoe door die partij wordt aangewezen.

Artikel 13

Transparantie

De beginselen en voorwaarden voor toegang van het publiek tot de documenten van het ECESB zijn dezelfde als die welke zijn vastgelegd in Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad(1). De Commissie beslist over de verzoeken om toegang tot die documenten. Indien het verzoek tot een lidstaat is gericht, dient die lidstaat artikel 5 van die verordening toe te passen.

(1) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.