Verslag

over de jaarrekening van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop - Thessaloniki) betreffende het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van het Centrum

(2000/C 373/05)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad(1), zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1946/93 van de Raad(2), aan de Raad en het Europees Parlement gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding voor het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad(3), zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad(4), is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(5) overeenkomstig de in de artikelen 65, 67 en 68 van Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1999 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN OVER DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES CENTRUM VOOR DE ONTWIKKELING VAN DE BEROEPSOPLEIDING (CEDEFOP - THESSALONIKI) BETREFFENDE HET PER 31 DECEMBER 1999 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Analyse van de begrotingsuitvoering

5. Na de vaststelling van een gewijzigde en aanvullende begroting van 0,3 miljoen euro in september 1999 belopen de definitieve kredieten van het begrotingsjaar 15,2 miljoen euro; voor 14,5 miljoen euro (ofwel 95 %) daarvan zijn verplichtingen aangegaan en 0,7 miljoen euro (ofwel 5 %) zijn op 31 december 1999 geannuleerd(6).

6. De kredietoverdrachten bedroegen 3,7 miljoen euro (ofwel 26 % van de verplichtingen) en betreffen hoofdzakelijk titel III (2,2 miljoen euro) en titel II (1 miljoen euro, financiering van de laatste tranche van het nieuwe gebouw van Cedefop). Ter vergelijking: de van het begrotingsjaar 1998 naar het begrotingsjaar 1999 overgedragen kredieten bedroegen 3,9 miljoen euro; hiervan moest 0,6 miljoen euro (ofwel 15 %) worden geannuleerd, voornamelijk in titel III.

Begrotingsboekhouding en algemene boekhouding

7. Volgens de plannen(7) van het Centrum moest eind 1999 een nieuw boekhoudsysteem, FIBUS genaamd, bedrijfsklaar zijn, zodat daarmee vanaf medio 2000 zou kunnen worden gewerkt. Naar aanleiding van een specifieke controle van dit project en in afwachting van een complete evaluatie wordt het Centrum gewezen op de noodzaak, het prestatievermogen van het systeem grondig te testen alvorens het daadwerkelijk in gebruik te nemen.

Voorschotkassen

8. Hoewel er beduidend minder van voorschotkassen gebruik werd gemaakt dan in het voorgaande begrotingsjaar(8), bleef het Centrum in 1999 een groot deel van zijn betalingen op die manier doen: 2,6 miljoen euro (ofwel 23 %). Het Centrum wordt verzocht om ernaar te blijven streven, het gebruik van deze betalingswijze, en daarmee alle risico's van dien te beperken.

Aanwijzing van de BTW

9. Tot december 1998 bepaalde het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven inclusief BTW moesten worden aangewezen, en dat de BTW na terugbetaling opnieuw kon worden aangewend. Sindsdien(9) bepaalt het algemeen Financieel Reglement dat de uitgaven exclusief BTW moeten worden aangewezen. De Rekenkamer verzoekt het Centrum, deze nieuwe bepalingen in eigen regelgeving om te zetten.

10. Het Centrum heeft zijn verzoeken om terugbetaling van de BTW niet volledig kunnen aansluiten op de informatie in de boekhouding. Verder hadden er tegelijkertijd met de verzoeken om terugbetaling invorderingsopdrachten moeten worden opgesteld.

11. In mei 2000 werd een begin gemaakt met de terugvordering van de in 1999 betaalde BTW. Voor een goed beheer is het wenselijk dat de voorbereiding van de verzoeken om terugbetaling zodanig wordt georganiseerd, dat de terugvordering zo spoedig mogelijk kan plaatsvinden.

Gebouw

12. In het kader van de bouw van zijn kantoor hoefde het Centrum dankzij gunstige omstandigheden (wisselkoers, contractvoorwaarden) slechts een bedrag te betalen dat 1,2 miljoen euro lager lag dan oorspronkelijk gepland. Het Centrum heeft dit bedrag bestemd voor aanvullende installaties waarin de overeenkomst met de Griekse autoriteiten niet uitdrukkelijk voorzag. Gezien de omvang van deze besparing in verhouding tot de oorspronkelijk geraamde bouwkosten (6,8 miljoen euro) had het Centrum, met het oog op een goed beheer en de doorzichtigheid ten aanzien van de begrotingsautoriteit, niet alleen het Parlement, maar ook de Raad van zijn voornemens in kennis moeten stellen.

Contracten

13. Bij de in paragraaf 12 vermelde aanvullende installaties zijn er twee, ter waarde van respectievelijk 195000 en 136000 euro, waarvoor met toestemming van het uitvoerend bureau van de raad van bestuur een onderhandse overeenkomst is gesloten. De aard van de werkzaamheden (voor keukeninrichting en extra beveiliging) rechtvaardigt niet dat een onderhandse procedure werd gehanteerd, en urgentie had als motivering niet mogen worden geaccepteerd, want het gebouw kan ook zonder dergelijke installaties zijn hoofdbestemming behouden. De waarde van elk van deze overeenkomsten ligt echter hoger dan de drempel (46000 euro) waarboven krachtens het Financieel Reglement een raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten moet worden geraadpleegd, ongeacht de beoogde procedure voor de aanschaf.

14. Het onderzoek van de contracten voor computerprojecten heeft gebreken aan het licht gebracht: de informaticadienst was niet geraadpleegd, de doeleinden waren onduidelijk en de administratieve, financiële en aanbestedingsprocedures waren niet in acht genomen. Verder heeft de controle van de tenuitvoerlegging van de op Internet gebaseerde projecten uitgewezen dat de hypotheses bij de beslissingen niet goed onderbouwd of niet meer actueel waren. Het Centrum wordt verzocht, ernaar te blijven streven om de informaticaprojecten conform de geldende voorschriften te beheren en aan te passen aan de ontwikkelingen die zich hebben voorgedaan sinds ze werden ontworpen.

Personeel

15. De Rekenkamer had in 1998 opgemerkt(10) dat het tot aanstelling bevoegd gezag geen officiële besluiten nam over de vaststelling van de financiële rechten van de personeelsleden. In 1999 konden de maatregelen die het Centrum had aangekondigd niet volledig ten uitvoer worden gelegd. Verder zijn de bepalingen van het Statuut volgens welke het personeel ten minste om de twee jaar moet worden beoordeeld, in enkele gevallen niet nageleefd.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 26 oktober 2000.

Voor de Rekenkamer

Jan O. Karlsson

President

(1) PB L 39 van 13.2.1975, blz. 1.

(2) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 11.

(3) PB L 164 van 24.6.1976, blz. 1.

(4) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 15.

(5) Zoals voorgeschreven in artikel 1 van Verordening (EG) nr. 1948/93 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Centrum over het begrotingsjaar 1999 opgesteld op 29 maart 2000, waarna ze zijn toegezonden aan de Commissie en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 5 april 2000 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(6) In april 2000 werd echter een niet-automatische overdracht van 0,55 miljoen euro toegestaan, waardoor het bedrag van de daadwerkelijk geannuleerde kredieten voor 1999 werd teruggebracht tot slechts 0,15 miljoen euro.

(7) Zie het antwoord op paragraaf 5 van het verslag betreffende het begrotingsjaar 1998 (PB C 372 van 22.12.1999, blz. 27).

(8) PB C 372 van 22.12.1999, blz. 27, paragraaf 6.

(9) Zie artikel 27, lid 2 bis, van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, zoals gewijzigd bij Verordening (EG, EGKS, Euratom) nr. 2548/98 van de Raad van 23 november 1998 (PB L 320 van 28.11.1998, blz. 1).

(10) PB C 372 van 22.12.1999, blz. 27, paragrafen 9 en 10.

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1999 en 1998

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het centrum

Punt 8

In navolging van de aanbevelingen van de Rekenkamer heeft het Cedefop zijn inspanningen voortgezet teneinde de betalingen uit de voorschotkas nog verder terug te brengen: tijdens de eerste drie trimesters van het jaar 2000, hebben dergelijke betalingen het bedrag van 20000 euro per maand niet overschreden.

Punt 9

Het Cedefop is voornemens een memorandum op te stellen over de in het herziene, algemene financieel reglement aan te brengen aanpassingen en verbeteringen. Dit memorandum zal aan de terzake kundige commissie worden voorgelegd ter formulering van terzake dienende voorstellen aan de wetgevende autoriteit.

Punten 10 en 11

In 1999 is de volledige afhandeling van bepaalde dossiers vertraagd als gevolg van de aan de financiële eenheid van het Cedefop opgelegde extra werklast in verband met de voltooiing van het nieuwe gebouw en de afronding van het systeem Fibus. In 2000 zijn de noodzakelijke maatregelen getroffen teneinde dergelijke vertragingen op te vangen alsmede herhaling ervan te vermijden.

Punt 12

Dankzij de gebundelde inspanningen van de verschillende belanghebbende partijen (Griekse regering, Commissie en het Cedefop) is een aanzienlijk bedrag bespaard op de aanvankelijke voor het gebouw voorziene uitgaven. In overeenstemming is besloten om dit bedrag te bestemmen voor de uitvoering van aanvullende werkzaamheden ter versterking en optimalisering van de functionaliteit en veiligheid van het gebouw.

De begrotingsautoriteit is op de hoogte gebracht van deze ontwikkelingen. Het Cedefop benadrukt dat de Raad, bij gebrek aan een formele mededeling, van de vertegenwoordigers van het Cedefop alle informatie in verband met deze aanvullende werkzaamheden informatie heeft ontvangen alsmede betreffende de noodzaak tot het uitvoeren van de werkzaamheden tijdens de discussies voor het begrotingscomité.

Punt 13

De werkzaamheden in kwestie betreffen voorzieningen waarvan de noodzaak voortkwam uit informatie die pas in een later stadium bekend werd. Om besparingsredenen en teneinde het nieuwe gebouw zo spoedig mogelijk een optimale functionaliteit te geven, heeft het Cedefop er gezien de bijzondere omstandigheden de voorkeur aan gegeven om over te gaan tot een onderhandse overeenkomst. Het Bureau heeft voor deze twee dossiers een positief advies gegeven, overwegende dat deze aanvullende werkzaamheden vanuit een technisch oogpunt niet gescheiden konden worden van de hoofdovereenkomst.

Het Cedefop wenst er overigens aan te herinneren dat, dankzij het financieel reglement van het Cedefop, aan de raad van bestuur en diens uitvoerend Bureau de bevoegdheden ten deel vallen, die normaal gesproken zijn toegekend aan de CCAM. Het Cedefop zal de problemen die uit deze situatie voortvloeien, naar voren brengen in het memorandum betreffende de herziening van het financieel reglement, dat het voornemens is te zenden aan de Commissie (zie antwoord onder punt 9).

Punt 14

Het is onvermijdelijk dat zich voor informaticaprojecten van een omvang en complexiteit als de door het Cedefop ondernomen projecten, die meerdere jaren in beslag nemen, problemen voordoen tijdens de aanloopfase en dat de zeer snelle ontwikkelingen in de informaticasector de aanvangshypotheses vlug verouderd maken, hetgeen in een aantal gevallen geleid heeft tot fouten in het beheer van de projecten. In de loop van de jarenheeft het Cedefop, op grond van de opgedane ervaring en na de opmerkingen van de Rekenkamer, de procedures voor het beheer en de ontwikkeling van diens informaticaprojecten geconsolideerd en zal het zijn inspanningen in dezen voortzetten teneinde de reeds behaalde resultaten te optimaliseren. Het Cedefop wenst te benadrukken dat de invoering in 1999 van de eenheid Beheer contracten, die sinds 1 januari 2000 systematisch alle contracten bestudeerd, zeker zal bijdragen tot deze verbetering.

Punt 15

In 1999 is het Cedefop begonnen met een herbeoordeling van de gegevens met betrekking tot de financiële rechten van het personeel. Deze gegevens zullen, na validatie, ingevoerd worden in de individuele dossiers alsmede in de module "Personeelsbeheer" van het systeem Fibus. Sinds het begin van het jaar 2000 zijn overigens procedures ingevoerd voor een jaarlijkse controle van deze gegevens en een eventuele aanpassing hiervan. Wat de functiebeoordeling betreft, heeft het Cedefop in 2000 maatregelen getroffen die noodzakelijk zijn om de dossiers van de betrokken functionarissen te regulariseren alsmede om vanaf het jaar 2000 iedere twee jaar een systematische functiebeoordeling van de functionarissen uit te voeren.