NL Publicatieblad van de Europese Unie L 7/1

BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE

van 19 december 2007

tot vaststelling van regels voor de uitvoering van Beschikking nr. 573/2007/EG van het Europees Parlement en de Raad tot instelling van het Europees Vluchtelingenfonds voor de periode 2008-2013 als onderdeel van het algemeen programma „Solidariteit en beheer van de migratiestromen” wat betreft de beheers- en controlesystemen van de lidstaten, de regels voor administratief en financieel beheer en de subsidiabiliteit van de uitgaven voor door het Fonds medegefinancierde projecten

(Kennisgeving geschied onder nummer C(2007) 6396)

(Slechts de teksten in de Bulgaarse, de Duitse, de Engelse, de Estse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Hongaarse, de Italiaanse, de Letse, de Litouwse, de Maltese, de Nederlandse, de Poolse, de Portugese, de Roemeense, de Sloveense, de Slowaakse, de Spaanse, de Tsjechische en de Zweedse taal zijn authentiek)

(2008/22/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Beschikking nr. 573/2007/EG van het Europees Parlement en de Raad tot instelling van het Europees Vluchtelingenfonds voor de periode 2008-2013 als onderdeel van het algemeen programma „Solidariteit en beheer van de migratiestromen” en tot intrekking van Beschikking 2004/904/EG (1) van de Raad, en met name op artikel 23, artikel 31, lid 5, artikel 33, lid 6, en artikel 35, lid 4,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Het is nodig om de voorwaarden vast te stellen waaronder lidstaten acties in het kader van het Fonds moeten uitvoeren, en met name om te bepalen in welke omstandigheden de verantwoordelijke instantie projecten rechtstreeks kan uitvoeren. Ook over instanties waaraan taken zijn gedelegeerd, moeten nadere bepalingen worden vastgesteld.

(2) Het is nodig een lijst van procedures en/of van praktische regelingen op te stellen die de verschillende aangewezen instanties moeten vaststellen en volgen voor de uitvoering van het Fonds.

(3) Het is nodig vast te stellen welke verplichtingen de verantwoordelijke instanties hebben ten aanzien van de eindbegunstigden in de fase die leidt tot de selectie en goedkeuring van de te financieren projecten en welke aspecten moeten worden gecontroleerd bij de verificaties van de door de eindbegunstigde en/of de partners bij het project gedeclareerde uitgaven, zoals de administratieve verificaties van de terugbetalingsverzoeken en de controles ter plaatse van afzonderlijke projecten.

(4) Om ervoor te zorgen dat uitgaven in het kader van jaarprogramma’s naar behoren kunnen worden gecontroleerd, moeten de criteria worden vastgesteld waaraan auditsporen moeten voldoen om als toereikend te worden beschouwd.

(5) De projectaudits en systeemaudits worden uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de auditinstantie. Om ervoor te zorgen dat de omvang en doeltreffendheid van de audits toereikend zijn en dat zij in alle lidstaten volgens dezelfde normen worden verricht, moeten de voorwaarden worden vastgesteld waaraan de audits moeten voldoen, met inbegrip van de grondslag voor steekproeftrekking.

(6) De lidstaten moeten de Commissie, samen met hun meerjarenprogramma, een beschrijving geven van hun beheers- en controlesystemen. Aangezien dit document een van de belangrijkste elementen is waarop de Commissie zich in het kader van het gedeelde beheer van de begroting van de Gemeenschap baseert om zich ervan te vergewissen dat de betrokken financiële bijstand door de lidstaten wordt gebruikt overeenkomstig de geldende regels en beginselen ter bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, moet in detail worden vastgesteld welke informatie dit document moet bevatten.

(7) Om de normen voor programmering, follow-up van de uitvoering van het Fonds, controle en certificering van uitgaven te harmoniseren, is het nodig de inhoud van het meerjarenprogramma, het jaarprogramma, het voortgangsverslag, het eindverslag, de betalingsverzoeken alsook de auditstrategie, het jaarlijkse auditverslag, de verklaring over de geldigheid en de certificering van uitgaven duidelijk te omschrijven.

(8) Aangezien de lidstaten toezicht moeten houden op en verslag moeten uitbrengen over onregelmatigheden, en in het kader van de financiering uit het Fonds ten onrechte betaalde bedragen moeten terugvorderen, is het nodig de vereisten inzake de aan de Commissie te zenden gegevens te omschrijven.

(9) De ervaring heeft uitgewezen dat de burgers van de Europese Unie onvoldoende op de hoogte zijn van de rol die de Gemeenschap speelt in de financiering van programma's. Daarom is het aangewezen de voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen die nodig zijn om deze communicatie- en informatiekloof te overbruggen, uitvoerig te omschrijven.

(10) Om ervoor te zorgen dat de informatie over beschikbare financieringsmogelijkheden op grote schaal onder alle belanghebbenden wordt verspreid, en omwille van de transparantie moeten de minimale maatregelen worden vastgesteld om potentiële begunstigden te informeren over de door de Gemeenschap en de lidstaten gezamenlijk via het Fonds geboden financieringsmogelijkheden. Voor een grotere transparantie rond het gebruik van het Fonds moeten de lijst van eindbegunstigden, de namen van de projecten en het daarvoor uitgetrokken bedrag aan overheidsgelden worden gepubliceerd.

(11) In het licht van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (2) en Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrĳe verkeer van die gegevens (3), moet met betrekking tot de voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen en auditwerkzaamheden uit hoofde van deze beschikking worden gepreciseerd dat de Commissie en de lidstaten de ongeoorloofde bekendmaking van of toegang tot persoonsgegevens moeten voorkomen, en moet worden gespecificeerd voor welk doel de Commissie en de lidstaten dergelijke gegevens mogen verwerken.

(12) Het gebruik van elektronische middelen voor de uitwisseling van informatie en financiële gegevens tussen de lidstaten en de Commissie leidt tot vereenvoudiging, meer efficiëntie en transparantie, en tijdsbesparing. Om deze voordelen ten volle te benutten en tegelijk een veilige gegevensuitwisseling te garanderen, kan een gemeenschappelijk computersysteem worden opgezet door de Commissie.

(13) Teneinde ervoor te zorgen dat het Fonds doeltreffender en volgens de beginselen van goed financieel beheer wordt uitgevoerd in de lidstaten, dient een reeks gemeenschappelijke regels te worden vastgesteld over de subsidiabiliteit van uitgaven uit het Fonds. Om de administratieve lasten voor de eindbegunstigden en aangewezen instanties te beperken, moeten vaste bedragen voor indirecte kosten onder bepaalde voorwaarden voor subsidie in aanmerking komen.

(14) Overeenkomstig artikel 3 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, is de basisbeschikking en derhalve ook deze beschikking bindend voor het Verenigd Koninkrijk.

(15) Overeenkomstig artikel 3 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, is de basisbeschikking en derhalve ook deze beschikking bindend voor Ierland.

(16) Overeenkomstig artikel 2 van het Protocol betreffende de positie van Denemarken, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, is deze beschikking niet bindend voor, noch van toepassing in Denemarken.

(17) De in deze beschikking vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van beheer van het Fonds,

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING GEGEVEN:

INHOUD

Deel I Inleiding

Hoofdstuk 1 Onderwerp en definities

Artikel 1 Onderwerp

Artikel 2 Definities

Deel II Gemeenschappelijke bepalingen voor de vier fondsen

Hoofdstuk 1 Aangewezen instanties

Artikel 3 Gemeenschappelijke instanties

Artikel 4 Instantie waaraan taken zijn gedelegeerd

Artikel 5 Uitbesteding van taken

Hoofdstuk 2 Beheers- en controlesystemen

Artikel 6 Procedurehandleidingen

Artikel 7 Uitvoering van het Fonds door de verantwoordelijke instantie

Artikel 8 Voorwaarden waaronder de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan

Artikel 9 Selectie- en gunningsprocedure wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als gunningsorgaan

Artikel 10 Subsidieovereenkomsten met eindbegunstigden wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als gunningsorgaan

Artikel 11 Uitvoeringsopdrachten

Artikel 12 Vaststellen van de definitieve communautaire bijdrage

Artikel 13 Technische bijstand

Artikel 14 Uitgaven voor technische bijstand in het geval van een gemeenschappelijke instantie

Artikel 15 Verificaties door de verantwoordelijke instantie

Artikel 16 Auditspoor

Artikel 17 Systeemaudits en projectaudits

Artikel 18 Verificaties door de certificeringsinstantie

Hoofdstuk 3 Te verstrekken informatie over het gebruik van het Fonds

Artikel 19 Evenredigheidsbeginsel

Artikel 20 Beschrijving van de beheers- en controlesystemen

Artikel 21 Herziening van de beschrijving van beheers- en controlesystemen

Artikel 22 Programmeringsdocumenten

Artikel 23 Herziening van de financiële verdeling in de jaarprogramma's

Artikel 24 Voortgangs- en eindverslagen over de uitvoering van jaarprogramma's

Artikel 25 Door de auditinstantie opgestelde documenten

Artikel 26 Door de certificeringsinstantie opgestelde documenten

Hoofdstuk 4 Verslaglegging over onregelmatigheden

Artikel 27 Eerste melding — afwijkingen

Artikel 28 Melding van vervolgmaatregelen — Niet-terugvordering

Artikel 29 Contacten met de lidstaten

Artikel 30 Gebruik van informatie

Hoofdstuk 5 Voorlichting en publiciteit

Artikel 31 Voorlichting van potentiële eindbegunstigden

Artikel 32 Voorlichting van eindbegunstigden

Artikel 33 Taken van de verantwoordelijke instantie in verband met voorlichting en publiciteit gericht op het grote publiek

Artikel 34 Taken van de eindbegunstigden in verband met voorlichting en publiciteit gericht op het grote publiek

Artikel 35 Technische kenmerken van de voorlichting en publiciteit voor de activiteit

Hoofdstuk 6 Persoonsgegevens

Artikel 36 Bescherming van persoonsgegevens

Hoofdstuk 7 Elektronische uitwisseling van documenten

Artikel 37 Elektronische uitwisseling van documenten

Artikel 38 Computersysteem voor de uitwisseling van documenten

Deel III Specifieke bepalingen voor het Europees vluchtelingenfonds

Hoofdstuk 1 Subsidiabiliteitsregels

Artikel 39 Subsidiabiliteitsregels

Hoofdstuk 2 Beheers- en controlesystemen

Artikel 40 Noodmaatregelen

Artikel 41 Vast bedrag voor hervestigde personen

Artikel 42 Uitvoering van jaarprogramma's

Deel IV Slotbepalingen

Artikel 43 Adressaten

BIJLAGEN

DEEL I

INLEIDING

HOOFDSTUK 1

Onderwerp en definities

Artikel 1

Onderwerp

1. Deze beschikking bevat regels voor de uitvoering van het Fonds op het gebied van:

a) aangewezen instanties;

b) beheers- en controlesystemen;

c) door de lidstaten aan de Commissie te verstrekken gegevens betreffende het gebruik van het Fonds;

d) melding van onregelmatigheden;

e) voorlichting en publiciteit;

f) persoonsgegevens;

g) elektronische uitwisseling van documenten.

2. De volgende bepalingen gelden onverminderd Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden (4).

Artikel 2

Definities

In deze beschikking wordt verstaan onder:

— „basisbeschikking”: Beschikking nr. 573/2007/EG;

— „Fonds”: het Europees Vluchtelingenfonds, zoals ingesteld bij de basisbeschikking;

— „vier Fondsen”: het Europees Vluchtelingenfonds, het Buitengrenzenfonds, het Europees Terugkeerfonds en het Europees Fonds voor de integratie van onderdanen van derde landen, zoals ingesteld bij Beschikking nr. 573/2007/EG, Beschikking nr. 574/2007/EG van het Europees Parlement en de Raad (5), Beschikking nr. 575/2007/EG van het Europees Parlement en de Raad (6) en Beschikking 2007/435/EG van de Raad (7), als onderdeel van het algemene programma „Solidariteit en beheer van de migratiestromen”;

— „verantwoordelijke instantie”: de door een lidstaat op grond van artikel 25, lid 1, onder a), van de basisbeschikking aangewezen instantie;

— „certificeringsinstantie”: de door een lidstaat op grond van artikel 25, lid 1, onder b), van de basisbeschikking aangewezen instantie;

— „auditinstantie”: de door een lidstaat op grond van artikel 25, lid 1, onder c), van de basisbeschikking aangewezen instantie;

— „een instantie waaraan taken zijn gedelegeerd”: de door een lidstaat op grond van artikel 25, lid 1, onder d), van de basisbeschikking aangewezen instantie;

— „aangewezen instanties”: alle door een lidstaat op grond van artikel 25 van de basisbeschikking aangewezen instanties;

— „actie”: actie in het kader van het Fonds, zoals gedefinieerd in de artikelen 3 en 5 van de basisbeschikking;

— „project”: het specifieke, praktische middel waarmee de eindbegunstigden van subsidies een actie geheel of gedeeltelijk uitvoeren;

— „eindbegunstigde”: de juridische entiteit die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de projecten, zoals ngo's, federale, nationale, regionale of plaatselijke autoriteiten, andere organisaties zonder winstoogmerk, particuliere of openbare vennootschappen of internationale organisaties;

— „partner bij het project”: elke juridische entiteit die een project uitvoert in samenwerking met een eindbegunstigde door het project middelen te verschaffen en door een deel van de communautaire bijdrage te ontvangen via de eindbegunstigde;

— „strategische richtsnoeren”: het kader voor de bijstandsverlening uit het Fonds, zoals vastgesteld bij Beschikking 2007/815/EG van de Commissie (8);

— „prioriteit”: reeks acties die in de strategische richtsnoeren als prioriteit worden gedefinieerd;

— „specifieke prioriteit”: reeks acties die in de strategische richtsnoeren worden gedefinieerd als specifieke prioriteiten waarvoor het percentage van de medefinanciering kan worden verhoogd overeenkomstig artikel 14, lid 4, van de basisbeschikking;

— „eerste administratieve of gerechtelijke vaststelling”: eerste schriftelijke beoordeling door een bevoegde administratieve of gerechtelijke autoriteit waarin op basis van concrete feiten wordt geconcludeerd tot het bestaan van een onregelmatigheid, onverminderd de mogelijkheid dat deze conclusie naderhand, in het licht van de ontwikkelingen in de administratieve of de gerechtelijke procedure, moet worden herzien of ingetrokken;

— „onregelmatigheid”: elke inbreuk op een bepaling van het Gemeenschapsrecht als gevolg van een handeling of nalatigheid van een marktdeelnemer waarbij de algemene begroting van de Europese Unie door een onverschuldigde uitgave wordt of zou worden benadeeld;

— „vermoeden van fraude”: onregelmatigheid die aanleiding geeft tot het inleiden van een administratieve of gerechtelijke procedure in de lidstaat om na te gaan of er sprake is van een opzettelijke gedraging, in het bijzonder van fraude in de zin van artikel 1, lid 1, onder a), van de overeenkomst, opgesteld op grond van artikel K.3 van het Verdrag betreffende de Europese Unie, aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen (9);

— „faillissement”: een van de in artikel 2, onder a), van Verordening (EG) nr. 1346/2000 van de Raad (10) omschreven insolventieprocedures;

— „subsidieovereenkomst”: een overeenkomst of een gelijkwaardig rechtsinstrument op grond waarvan lidstaten de eindbegunstigde subsidies toekennen om het project in het kader van het Fonds uit te voeren.

DEEL II

GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN VOOR DE VIER FONDSEN

HOOFDSTUK 1

Aangewezen instanties

Artikel 3

Gemeenschappelijke instanties

De lidstaten kunnen dezelfde verantwoordelijke instantie, auditinstantie of certificeringsinstantie aanwijzen voor twee of meer van de vier Fondsen.

Artikel 4

Instantie waaraan taken zijn gedelegeerd

1. Bij elke delegatie van taken wordt het beginsel van goed financieel beheer dat effectieve en efficiënte interne controle vereist, in acht genomen en wordt de naleving van het non-discriminatiebeginsel en de zichtbaarheid van financiering door de Gemeenschap gewaarborgd. Gedelegeerde uitvoeringstaken mogen geen aanleiding geven tot belangenconflicten.

2. De door de verantwoordelijke instantie gedelegeerde taken en de gedetailleerde procedures voor de uitvoering van de gedelegeerde taken worden officieel schriftelijk vastgesteld.

In het delegatiebesluit wordt ten minste vermeld:

a) de verwijzingen naar de relevante communautaire wetgeving;

b) de aan de gedelegeerde instantie toegewezen taken;

c) de rechten en plichten van de instantie waaraan taken zijn gedelegeerd en de verantwoordelijkheden die zij heeft;

d) de verplichting voor de instantie waaraan taken zijn gedelegeerd om een aan de uitvoering van haar taken aangepaste organisatorische structuur en een beheers- en controlesysteem op te zetten en te handhaven;

e) de zekerheid die moet worden geboden met betrekking tot goed financieel beheer en de wettigheid en regelmatigheid van de gedelegeerde taken.

3. De in artikel 25, lid 1, onder a), van de basisbeschikking bedoelde communicatie met de Commissie wordt niet gedelegeerd. De instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, communiceert met de Commissie via de verantwoordelijke instantie.

4. Wanneer de instantie waaraan taken zijn gedelegeerd geen overheidsinstantie of een onder het recht van een lidstaat vallende privaatrechtelijke organisatie met openbaredienstverleningstaak is, kan de verantwoordelijke instantie daaraan geen uitvoeringsbevoegdheden delegeren die een ruime beoordelingsmarge inhouden die door politieke keuzen kan worden bepaald.

5. Delegatie van taken aan instanties heeft geen invloed op de aansprakelijkheid van de verantwoordelijke instantie, die aansprakelijk blijft voor de taken die zij heeft gedelegeerd.

6. Wanneer de verantwoordelijke instantie taken heeft gedelegeerd, zijn alle bepalingen van deze beschikking betreffende de verantwoordelijke instantie van overeenkomstige toepassing op de instantie waaraan taken zijn gedelegeerd.

Artikel 5

Uitbesteding van taken

Aangewezen instanties kunnen een deel van hun taken uitbesteden maar zij blijven aansprakelijk voor de uitbestede taken overeenkomstig de in de artikelen 27, 29 en 30 van de basisbeschikking vastgestelde verantwoordelijkheden.

HOOFDSTUK 2

Beheers- en controlesystemen

Artikel 6

Procedurehandleidingen

Overeenkomstig artikel 31, lid 2, van de basisbeschikking en rekening houdend met het evenredigheidsbeginsel, stellen de lidstaten een handleiding vast met procedures en praktische regelingen betreffende:

a) de werking van de aangewezen instanties;

b) regelingen om een behoorlijke functiescheiding te waarborgen;

c) in voorkomend geval, het toezicht op instanties waaraan taken zijn gedelegeerd en op andere uitbestede taken;

d) de vaststelling van meerjaren- en jaarprogramma's;

e) de vaststelling van de auditstrategie en de jaarlijkse auditplannen;

f) de selectie van projecten, de gunning van subsidies en de controle op en het financieel beheer van de projecten;

g) het beheer van onregelmatigheden, financiële correcties en terugvorderingen;

h) de voorbereiding en uitvoering van auditopdrachten;

i) de voorbereiding van auditverslagen en declaraties;

j) de certificering van de uitgaven;

k) de evaluatie van het programma;

l) de verslaglegging aan de Commissie;

m) het auditspoor.

Artikel 7

Uitvoering van het Fonds door de verantwoordelijke instantie

1. Voor de uitvoering van het Fonds kan de verantwoordelijke instantie optreden als gunningsorgaan en/of als uitvoerend orgaan.

2. De verantwoordelijke instantie treedt op als gunningsorgaan in gevallen waarin zij de projecten uitvoert, in de regel op basis van jaarlijkse openbare oproepen tot het indienen van voorstellen.

Noch de verantwoordelijke instantie, noch een instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, kan inschrijven op deze oproepen tot het indienen van voorstellen.

In gerechtvaardigde gevallen, zoals de voortzetting van meerjarenprojecten overeenkomstig artikel 14, lid 6, van de basisbeschikking, die geselecteerd waren na een vorige oproep tot het indienen van voorstellen of in noodsituaties, kunnen subsidies worden toegekend zonder een oproep tot het indienen van voorstellen.

3. De verantwoordelijke instantie treedt op als uitvoerend orgaan in gevallen waarin zij beslist de projecten direct uit te voeren omdat de kenmerken van de projecten geen andere keuze inzake uitvoering mogelijk maken, zoals de jure monopolieposities of veiligheidsredenen. In deze gevallen zijn de regels betreffende de eindbegunstigde van overeenkomstige toepassing op de verantwoordelijke instantie.

Artikel 8

Voorwaarden waaronder de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan

1. De redenen waarom de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan voor uitvoering van projecten, worden vastgesteld en aan de Commissie meegedeeld in het kader van het betrokken jaarprogramma.

2. Bij de uitvoering van de projecten waarborgt de verantwoordelijke instantie de naleving van het beginsel van een goede prijs-kwaliteitverhouding en voorkomt zij belangenconflicten.

3. De verantwoordelijke instantie kan de in artikel 7, lid 3, bedoelde projecten direct uitvoeren en/of in samenwerking met een nationale instantie die competent is wegens haar technische deskundigheid, haar hoge mate van specialisatie of haar administratieve bevoegdheden. De belangrijkste bij de uitvoering betrokken nationale instanties worden ook in het betrokken jaarprogramma vermeld.

4. De administratieve beslissing om een project in het kader van het Fonds mede te financieren bevat de informatie die nodig is om de meegefinancierde producten en diensten en de gemaakte uitgaven te controleren. Alle in artikel 10, lid 2, vastgestelde relevante bepalingen voor een subsidieovereenkomst, worden opgenomen in een gelijkwaardig rechtsinstrument.

5. Het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma bevat informatie over de toegepaste procedures en praktijken om de adequate scheiding van functies, effectieve controle en voldoende bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen te waarborgen en bevat verklaringen over hoe belangenconflicten werden vermeden.

6. Wanneer kan worden aangenomen dat de verantwoordelijke instantie op regelmatige basis het uitvoerend orgaan zal zijn voor door het Fonds meegefinancierde projecten:

a) maakt de auditinstantie geen deel uit van hetzelfde orgaan als de verantwoordelijke instantie, behalve wanneer haar auditonafhankelijkheid is gewaarborgd en zij ook rapporteert aan een ander orgaan, buiten het orgaan waarvan zij en de verantwoordelijke instantie deel uitmaken;

b) worden de taken van de verantwoordelijke instantie, zoals vastgesteld in artikel 27 van de basisbeschikking, niet beïnvloed door het feit dat de verantwoordelijke instantie ook direct projecten uitvoert.

7. Wanneer wordt aangenomen dat een instantie waaraan taken zijn gedelegeerd uitvoerend orgaan zal zijn voor door het Fonds meegefinancierde projecten, mag deze instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, niet de enige eindbegunstigde zijn van de kredieten waarvan het beheer aan haar werd gedelegeerd.

Artikel 9

Selectie- en gunningsprocedure wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als gunningsorgaan

1. De in artikel 7, lid 2, bedoelde oproepen tot het indien van voorstellen worden bekendgemaakt op een manier die een maximaal bereik onder de potentiële begunstigden oplevert. Wijzigingen van de inhoud van oproepen tot het indienen van voorstellen worden op dezelfde wijze bekendgemaakt.

In de oproepen tot het indienen van voorstellen wordt het volgende vermeld:

a) de doelstellingen;

b) de selectiecriteria, die overeenstemmen met artikel 14, lid 5, van de basisbeschikking, en de relevante bewijsstukken;

c) de regelingen voor communautaire en, in voorkomend geval, nationale financiering;

d) de regelingen en uiterste datum voor de indiening van voorstellen.

2. Voor de selectie van projecten en de toekenning van subsidies waarborgt de verantwoordelijke instantie dat potentiële begunstigden worden ingelicht over de volgende specifieke voorwaarden betreffende de uit te voeren projecten:

a) de subsidiabiliteitsregels voor de uitgaven;

b) de termijn voor de uitvoering, en

c) de financiële en andere informatie die moet worden bewaard en meegedeeld.

Voordat het gunningsbesluit wordt genomen, vergewist de verantwoordelijke instantie zich ervan dat de eindbegunstigde en/of de partners bij het project aan deze voorwaarden kunnen voldoen.

3. De verantwoordelijke instantie waarborgt dat projecten waaraan subsidies worden toegekend het voorwerp hebben uitgemaakt van een formele, technische en begrotingsanalyse en van een kwalitatieve beoordeling waarbij de criteria van de oproep tot het indienen van voorstellen worden toegepast. De redenen waarom andere projecten worden verworpen, worden opgetekend.

4. De lidstaten bepalen wie bevoegd is om projecten te gunnen en waarborgen dat in alle gevallen belangenconflicten worden vermeden en met name wanneer de indieners nationale organen zijn.

5. In het gunningsbesluit wordt ten minste de naam van de eindbegunstigde en/of van de partners bij het project vermeld, de belangrijkste gegevens over het project en de operationele doelstellingen ervan, het maximumbedrag van de medefinanciering van het Fonds en het maximale percentage van medefinanciering van de totale subsidiabele kosten.

6. Aan iedere aanvrager wordt schriftelijk kennisgegeven van de resultaten van het selectieproces, met inbegrip van een toelichting van de selectiebesluiten. Wanneer de nationale wetgeving daarin voorziet, wordt de relevante beroepsprocedure vermeld.

Artikel 10

Subsidieovereenkomsten met eindbegunstigden wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als gunningsorgaan

1. De verantwoordelijke instantie stelt gedetailleerde procedures voor projectbeheer vast, onder meer over:

a) de ondertekening van subsidieovereenkomsten met geselecteerde eindbegunstigden;

b) de follow-up van overeenkomsten en alle wijzigingen hiervan door het instellen van een systeem voor het administratief beheer van projecten (briefwisseling, invoeren van en toezien op wijzigingen, aanmaningen, ontvangst en verwerking van verslagen enz.).

2. In de subsidieovereenkomst wordt onder meer vermeld:

a) het maximumbedrag van de subsidie;

b) het maximumpercentage van de bijdrage van de Gemeenschap overeenkomstig artikel 14, lid 4, of artikel 21, lid 3, van de basisbeschikking;

c) een gedetailleerde beschrijving en een tijdschema van het ondersteunde project;

d) in voorkomend geval, het deel van de taken en de daarmee verbonden kosten die de eindbegunstigde voornemens is in onderaanneming te geven;

e) de overeengekomen voorlopige begroting en het financieringsplan voor het project, met inbegrip van het vaste percentage van indirecte kosten, zoals vastgesteld in bijlage 11 betreffende de regels over subsidiabiliteit van uitgaven;

f) het tijdschema en de bepalingen voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst (verplichtingen inzake verslaglegging, wijzigingen en beëindiging);

g) de operationele doelstellingen van het project en de te gebruiken indicatoren;

h) de definitie van subsidiabele kosten;

i) de voorwaarden voor de betaling van de subsidie en boekhoudkundige vereisten;

j) de voorwaarden betreffende het auditspoor;

k) de relevante bepalingen betreffende gegevensbescherming;

l) de relevante bepalingen betreffende publiciteit.

3. In voorkomend geval waarborgen de eindbegunstigden dat alle partners bij het project aan dezelfde verplichtingen als zij onderworpen zijn. De partners dragen verantwoordelijkheid via de eindbegunstigde, die in laatste instantie aansprakelijk blijft voor het naleven van de contractuele voorwaarden, door hemzelf en door alle partners bij het project.

De eindbegunstigden bewaren gewaarmerkte afschriften van de boekhoudbescheiden die inkomsten en uitgaven van de bij het project betrokken partners rechtvaardigen.

4. In de subsidieovereenkomsten wordt uitdrukkelijk bepaald dat de Commissie en de Rekenkamer bevoegd zijn bij alle eindbegunstigden, partners bij het project en onderaannemers, controles op stukken en controles ter plaatse uit te voeren.

Artikel 11

Uitvoeringsopdrachten

Onverminderd de toepasselijke communautaire en nationale regels voor openbare aanbestedingen wordt in de subsidieovereenkomsten bepaald dat de eindbegunstigden en de partners bij het project bij de uitvoering van de projecten, de opdracht na een aanbestedingsprocedure gunnen aan de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding en dat belangenconflicten dienen te worden voorkomen. Onverminderd de toepasselijke communautaire en nationale regels voor openbare aanbestedingen kunnen opdrachten met een waarde van minder dan 5 000 EUR echter worden gegund op basis van één offerte, zonder een openbare aanbesteding.

Artikel 12

Vaststellen van de definitieve communautaire bijdrage

Voor de berekening van de eindbetaling aan de eindbegunstigde is de totale bijdrage van de Gemeenschap aan elk project het laagste van de volgende drie bedragen:

a) het in de subsidieovereenkomst vermelde maximumbedrag;

b) de maximale medefinanciering die voortvloeit uit de vermenigvuldiging van de totale subsidiabele kosten van het betrokken project met het in de artikelen 14, lid 4, en artikel 21, lid 3, van de basisbeschikking bedoelde percentage (50 %, 75 % of 80 %), en

c) het bedrag dat voortvloeit uit de toepassing van het non-profitbeginsel, zoals gedefinieerd in punt I.3.3 van bijlage 11.

Artikel 13

Technische bijstand

1. Technische bijstand op initiatief van de Commissie, zoals omschreven in artikel 15 van de basisbeschikking, kan tot 100 % door het Fonds worden gefinancierd.

2. Technische bijstand op initiatief van de lidstaten, zoals omschreven in artikel 16 van de basisbeschikking, kan tot 100 % door het Fonds worden gefinancierd.

3. Technische bijstand op initiatief van de Commissie of van de lidstaten kan de vorm aannemen van overheidsopdrachten, expertisekosten en/of administratieve uitgaven, afhankelijk van de in deel III, hoofdstuk 1, gedefinieerde subsidiabiliteitsregels.

Artikel 14

Uitgaven voor technische bijstand in het geval van een gemeenschappelijke instantie

1. Wanneer een of meer aangewezen instanties gemeenschappelijk zijn aan twee of meer van de vier Fondsen, kunnen de kredieten voor technische bijstand voor elk van de betrokken jaarprogramma's geheel of gedeeltelijk worden samengevoegd.

2. De uitgaven voor technische bijstand zullen worden toegewezen aan de betrokken Fondsen, bij voorkeur op basis van eenvoudige formules van representatieve verdeling. De toepassing van de formules mag niet leiden tot een toename van het maximumbedrag van uitgaven voor technische bijstand in elk betrokken jaarprogramma.

Artikel 15

Verificaties door de verantwoordelijke instantie

1. De door of onder de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke instantie uit hoofde van artikel 27, lid 1, onder g), van de basisbeschikking te verrichten verificaties, hebben betrekking op de administratieve, financiële, technische en materiële aspecten van projecten, voor zover van toepassing.

Bij de verificaties wordt nagegaan of de gedeclareerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan, of zij gerechtvaardigd zijn in het kader van het doel van het project, of de gesubsidieerde projecten zijn uitgevoerd conform de subsidieovereenkomsten, of de bijdrage van de Gemeenschap overeenstemt met de regels, in het bijzonder wat de in artikel 14 van de basisbeschikking bedoelde financieringsstructuur betreft, of de terugbetalingsverzoeken van de eindbegunstigde correct zijn, of de uitgaven in overeenstemming zijn met de communautaire en nationale voorschriften en of dubbele financiering van uitgaven, waarbij ook in het kader van andere communautaire of nationale regelingen of andere programmeringsperioden financiering wordt verkregen, wordt voorkomen.

Voorts omvatten de verificaties:

a) administratieve en financiële verificaties van elk verzoek om terugbetaling van de eindbegunstigden;

b) verificaties, ten minste via een representatieve steekproef van de bewijsstukken die alle bij de subsidieovereenkomsten gevoegde begrotingsonderdelen omvatten, van de relevantie, juistheid en subsidiabiliteit van de door de eindbegunstigde gedeclareerde uitgaven, inkomsten en kosten gedekt door geoormerkte ontvangsten;

c) verificaties ter plaatse van individuele projecten, ten minste via een steekproef van projecten die naar aard en omvang voldoende gevarieerd zijn en waarbij rekening wordt gehouden met de reeds geconstateerde risicofactoren, om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen omtrent de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, gelet op het door de verantwoordelijke instantie vastgestelde risiconiveau.

De onder a) en b) bedoelde verificaties hoeven niet te worden uitgevoerd wanneer de eindbegunstigde verplicht is een auditcertificaat van een onafhankelijke auditeur voor te leggen dat alle onder a) en b) vermelde aspecten bevat.

2. Voor elke verificatie worden gegevens bewaard waarin de verrichte werkzaamheden, de datum, de resultaten en de als antwoord op de vastgestelde fouten getroffen maatregelen worden opgenomen. De verantwoordelijke instantie waarborgt dat alle bewijsstukken betreffende de verrichte verificaties ter beschikking van de Commissie en de Rekenkamer worden gehouden gedurende een periode van vijf jaar volgende op de afsluiting van het project. In het geval van gerechtelijke vervolging of na een met redenen omkleed verzoek van de Commissie wordt deze termijn opgeschort.

3. Wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan in het kader van het jaarprogramma, zoals bedoeld in artikel 7, lid 3, worden de in lid 1 vermelde verificaties verricht in overeenstemming met het beginsel van adequate functiescheiding.

Artikel 16

Auditspoor

1. Voor de toepassing van artikel 27, lid 1, onder k), van de basisbeschikking wordt een auditspoor toereikend geacht wanneer het aan de volgende voorwaarden voldoet:

a) het maakt het mogelijk de aan de Commissie medegedeelde gecertificeerde bedragen in overeenstemming te brengen met de gedetailleerde boekhoudkundige gegevens en bewijsstukken van de certificeringsinstantie, de verantwoordelijke instantie, instanties waaraan taken zijn gedelegeerd en eindbegunstigden over door het Fonds meegefinancierde projecten;

b) het maakt het mogelijk de betaling van de overheidsbijdrage aan de eindbegunstigde, de toewijzing en de overmakingen van de uit hoofde van het Fonds verleende communautaire financiering alsmede de medefinancieringsbronnen van het project te verifiëren;

c) het maakt het mogelijk de toepassing van de voor het jaarprogramma vastgestelde selectiecriteria te verifiëren;

d) het bevat voor elk project, in voorkomend geval, de technische specificaties en het financieringsplan, documenten betreffende de goedkeuring van de subsidie, documenten betreffende de procedures voor overheidsopdrachten, en verslagen over de uitgevoerde verificaties en audits.

2. De verantwoordelijke instantie waarborgt dat de plaats waar alle documenten die verband houden met bepaalde betalingen welke zijn verricht uit hoofde van het Fonds worden bewaard, wordt geregistreerd.

Artikel 17

Systeemaudits en projectaudits

1. De in artikel 30, lid 1, onder a) en b), van de basisbeschikking bedoelde audits worden uitgevoerd op de door de lidstaten vastgestelde beheers- en controlesystemen en aan de hand van een steekproef op projecten die worden geselecteerd via een door de auditinstantie goedgekeurde methode.

De steekproefmethode moet:

a) betrekking hebben op projecten die naar aard en omvang voldoende gevarieerd zijn;

b) rekening houden met de risicofactoren die bij nationale of communautaire controles zijn vastgesteld, alsmede met de kosten-batenverhouding van de verificaties.

De steekproef moet ook, ten minste op evenredige basis, projecten omvatten die door de als uitvoerend orgaan optredende verantwoordelijke instantie worden uitgevoerd.

Er wordt documentatie verstrekt omtrent de methode voor de selectie van de steekproef.

2. De audit van de beheers- en controlesystemen omvat vóór 2013 tenminste één keer elk van de volgende procedures: programmering, delegatie van taken, selectie en gunning, toezicht op de projecten, betaling, certificering van uitgaven, verslaglegging aan de Commissie, detectie en behandeling van mogelijke onregelmatigheden en evaluatie van de programma's.

3. De projectaudits worden ter plaatse verricht aan de hand van documenten en gegevens van de eindbegunstigde en/of de partners bij het project. Bij de audits wordt nagegaan of:

a) het project beantwoordt aan de selectiecriteria voor het jaarprogramma, is uitgevoerd overeenkomstig de subsidieovereenkomst en voldoet aan alle voorwaarden betreffende functionaliteit en gebruik van de te verwezenlijken doelstellingen;

b) de gedeclareerde uitgaven overeenstemmen met de boekhoudkundige gegevens en bewijsstukken van de eindbegunstigde en/of van de partners bij het project en die gegevens overeenstemmen met de bewijsstukken van de verantwoordelijke instantie of van een orgaan waaraan taken zijn gedelegeerd;

c) de uitgavenposten beantwoorden aan de in bijlage 11 vastgestelde subsidiabiliteitsvereisten, aan de vereisten die tijdens de nationale selectieprocedure zijn vastgesteld, aan de bepalingen van de subsidieovereenkomst en aan de feitelijk uitgevoerde werkzaamheden en, in voorkomend geval, aan andere communautaire en nationale regels;

d) het daadwerkelijke of voorgenomen doel van het project overeenstemt met de doelstellingen, acties of maatregelen die zijn omschreven in de artikelen 3, 5 en 16 van de basisbeschikking en, in voorkomend geval, betrekking heeft op de doelgroepen;

e) de publieke of particuliere bijdrage aan de eindbegunstigde is betaald overeenkomstig artikel 14, lid 2, van de basisbeschikking;

f) er een toereikend auditspoor is;

g) er geen belangenconflicten zijn en er een goede prijs-kwaliteitverhouding is behaald, met name in gevallen waarin de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan van het project.

4. Voor de toepassing van artikel 30, lid 1, onder b), van de basisbeschikking worden voor het bedrag aan gecontroleerde uitgaven alleen uitgaven meegerekend die binnen het bestek van de audit overeenkomstig lid 3 vallen. Wanneer de audit voor het einde van het project wordt uitgevoerd, wordt alleen rekening gehouden met de werkelijk gecontroleerde uitgaven om het dekkingspercentage te berekenen.

5. Indien geconstateerde problemen een systemisch karakter blijken te vertonen en dus een risico voor andere projecten kunnen inhouden, zorgt de auditinstantie ervoor dat er nader onderzoek wordt verricht, zo nodig met aanvullende audits, om de omvang van die problemen vast te stellen. Door de bevoegde instanties worden de nodige preventieve en corrigerende maatregelen genomen.

6. De auditinstantie trekt conclusies op basis van de resultaten van de audits betreffende de bij de Commissie gedeclareerde uitgaven en deelt die de Commissie mee in het jaarlijkse auditverslag. Bij jaarprogramma’s waarbij het foutenpercentage boven de drempel van materiële fouten van 2 % van de bijdrage van de Gemeenschap ligt, analyseert de auditinstantie de significantie daarvan en neemt zij de nodige maatregelen en doet zij passende aanbevelingen, die in het jaarlijkse auditverslag worden meegedeeld.

Artikel 18

Verificaties door de certificeringsinstantie

1. In gevallen waarin de auditinstantie een advies met beperking of een afkeurend advies over de werking van het beheers- en controlesysteem geeft, gaat de certificeringsinstantie na of deze informatie aan de Commissie werd meegedeeld. Tevens garandeert zij dat de verantwoordelijke instantie een adequaat actieplan heeft uitgevoerd om de beheers- en controlesystemen opnieuw effectief te laten werken en om de gevolgen van de slechte werking op de declaratie van uitgaven te onderzoeken.

2. Wanneer het betalingsverzoek of de terugbetalingsverklaring niet door de auditinstantie is gevalideerd voor het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma, waarborgt de certificeringsinstantie dat onverwijld een correct betalingsverzoek of terugbetalingsverklaring wordt opgesteld.

HOOFDSTUK 3

Te verstrekken informatie over het gebruik van het Fonds

Artikel 19

Evenredigheidsbeginsel

1. Overeenkomstig artikel 9, lid 2, van de basisbeschikking kan de mate waarin de voor een lidstaat beschikbare informatie over het gebruik van het Fonds aan de Commissie wordt verstrekt in de in dit hoofdstuk bedoelde documenten, evenredig zijn met het bedrag van de aan de betrokken lidstaat toegekende bijdrage van de Gemeenschap, en, in voorkomend geval, kan deze informatie samengevat worden verstrekt.

2. Op verzoek van de Commissie verstrekt de lidstaat echter toch nadere informatie. De Commissie kan om deze informatie verzoeken wanneer dit voor haar nodig lijkt om haar verplichtingen op grond van de basisbeschikking en het Financieel Reglement na te komen.

Artikel 20

Beschrijving van de beheers- en controlesystemen

1. De in de artikel 31, lid 4, en artikel 32, lid 2, van de basisbeschikking bedoelde beschrijving van de beheers- en controlesystemen wordt ingediend volgens het model in bijlage 1.

2. De verantwoordelijke instantie valideert de beschrijving van de systemen die worden toegepast door instanties waaraan taken zijn gedelegeerd. Elke aangewezen instantie bevestigt de juistheid van de beschrijving van de beheers- en controlesystemen die op haar betrekking hebben. Voorts bevestigt de auditinstantie ook de volledigheid van de beschrijving.

3. Bij het onderzoek van de beschrijving kan de Commissie om verheldering verzoeken en maatregelen voorstellen om de bepalingen van de basisbeschikking na te leven. Zo nodig kunnen ambtenaren van de Commissie of gemachtigde vertegenwoordigers van de Commissie bezoeken ter plaatse afleggen.

4. Wanneer de verantwoordelijke instantie dezelfde is voor twee of meer van de vier Fondsen of wanneer gemeenschappelijke systemen worden toegepast op twee of meer van de Fondsen, kan een beschrijving van de gemeenschappelijke beheers- en controlesystemen worden ingediend waarin, in voorkomend geval, specifieke kenmerken worden beklemtoond.

Artikel 21

Herziening van de beschrijving van beheers- en controlesystemen

1. De verantwoordelijke instantie:

a) maakt melding van eventueel aan de beheers- en controlesystemen aangebrachte wijzigingen wanneer zij het ontwerpjaarprogramma indient;

b) brengt de Commissie op de hoogte van elke belangrijke wijziging, ten laatste wanneer de betrokken wijziging in werking treedt;

c) verstrekt op verzoek van de Commissie een herziene beschrijving in het geval van talrijke belangrijke wijzigingen.

2. Belangrijke wijzigingen zijn wijzigingen die gevolgen kunnen hebben voor de functiescheiding, de doeltreffendheid van de selectie, de gunnings-, controle- en betalingsmechanismen en de communicatie met de Commissie. Deze omvatten met name wijzigingen in een van de aangewezen instanties, in het boekhoudsysteem en in de betalings- en certificeringsprocedures.

3. Een herziening van de beheers- en controlesystemen gebeurt volgens dezelfde procedure als in artikel 20.

Artikel 22

Programmeringsdocumenten

1. De lidstaten zenden de Commissie een in artikel 18 van de basisbeschikking bedoeld meerjarenprogramma volgens het model in bijlage 2.

2. De lidstaten zenden de Commissie de in artikel 20 van de basisbeschikking bedoelde jaarprogramma's volgens het model in bijlage 3.

3. De met het meerjarenprogramma verband houdende financiële plannen bevatten een verdeling van de begrote bedragen per prioriteit, zoals vastgesteld in de strategische richtsnoeren.

De met de jaarprogramma's verband houdende financiële plannen bevatten een verdeling van de begrote bedragen per in artikel 3, lid 1, van de basisbeschikking bedoelde categorie van actie, met een verwijzing naar de prioriteiten.

Artikel 23

Herziening van de financiële verdeling in de jaarprogramma's

1. Om het overeenkomstig artikel 20, lid 5, van de basisbeschikking door de Commissie goedgekeurde jaarprogramma te herzien, dient de betrokken lidstaat bij de Commissie een herzien jaarprogramma in voor 1 mei van het jaar volgend op het referentiejaar. De Commissie onderzoekt en keurt, zo snel mogelijk, het herziene programma goed overeenkomstig de in artikel 20, lid 5, van de basisbeschikking vastgestelde procedure.

2. Wijzigingen van de financiële verdeling zonder herziening van het jaarprogramma overeenkomstig lid 1, mogen niet meer bedragen dan 10 % van de totale bijdrage van het Fonds en worden alleen toegestaan in omstandigheden die gerechtvaardigd zijn door oorzaken die buiten de controle van de verantwoordelijke instantie liggen. In het voortgangsverslag en/of het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma wordt een adequate uitleg gegeven over deze wijzigingen.

Artikel 24

Voortgangs- en eindverslagen over de uitvoering van jaarprogramma's

1. De lidstaten zenden de Commissie het voortgangsverslag over de uitvoering van het jaarprogramma en de in artikel 39, lid 4, van de basisbeschikking bedoelde betalingsverzoeken volgens het model in bijlage 4.

2. De lidstaten zenden de Commissie de in artikel 40, lid 1, onder b), van de basisbeschikking bedoelde eindverslagen over de uitvoering van het jaarprogramma en betalingsverzoeken volgens het model in bijlage 5.

3. De financiële tabellen die betrekking hebben op de voortgangsverslagen en eindverslagen bevatten een verdeling van de bedragen, zowel per prioriteit, zoals bepaald in de strategische richtsnoeren, als per project voor elk van de in artikel 3, lid 1, van de basisbeschikking bedoelde categorieën van actie.

Artikel 25

Door de auditinstantie opgestelde documenten

1. De in artikel 30, lid 1, onder c), van de basisbeschikking bedoelde auditstrategie wordt opgesteld volgens het model in bijlage 6.

2. Behalve wanneer elk van de laatste twee door de Commissie goedgekeurde jaarprogramma's overeenstemmen met een jaarlijkse communautaire bijdrage van minder dan 1 miljoen EUR, dient de auditinstantie vanaf 2009 vóór 15 februari van elk jaar een jaarlijks auditplan in. Het auditplan wordt vastgesteld als een bijlage bij de auditstrategie volgens het model in bijlage 6. In het geval van een in artikel 30, lid 2, van de basisbeschikking bedoelde gecombineerde auditstrategie, kan een gecombineerd auditplan worden ingediend.

3. Het auditverslag en de oordelen bedoeld in artikel 30, lid 3, onder a) en b), van de basisbeschikking worden gebaseerd op de in overeenstemming met de auditstrategie uitgevoerde systeem- en projectaudits en worden vastgesteld volgens de modellen in bijlagen 7.A en 7.B.

4. De in artikel 30, lid 3, onder c), van de basisbeschikking bedoelde geldigheidsverklaring wordt gebaseerd op alle door de auditinstantie uitgevoerde auditwerkzaamheden en zo nodig op aanvullende controles. De geldigheidsverklaring wordt vastgesteld volgens het model in bijlage 7.C.

5. Als de reikwijdte van het onderzoek beperkt is of als de omvang van de geconstateerde onregelmatige uitgaven voor het in artikel 30, lid 3, onder b), van de basisbeschikking bedoelde jaarlijkse oordeel of de onder c) van die bepaling bedoelde verklaring geen verklaring zonder beperking toelaat, geeft de auditinstantie de redenen daarvoor en raamt zij de omvang van het probleem en de financiële gevolgen daarvan.

Artikel 26

Door de certificeringsinstantie opgestelde documenten

1. De gecertificeerde uitgavendeclaratie met betrekking tot het verzoek om een tweede voorschot bedoeld in artikel 39, lid 4, van de basisbeschikking, wordt vastgesteld en aan de Commissie gezonden volgens het model in bijlage 8.

2. De gecertificeerde uitgavendeclaratie met betrekking tot het verzoek om een saldobetaling bedoeld in artikel 40, lid 1, onder a), van de basisbeschikking wordt vastgesteld en aan de Commissie gezonden volgens het model in bijlage 9.

HOOFDSTUK 4

Verslaglegging over onregelmatigheden

Artikel 27

Eerste melding — afwijkingen

1. Volgens de modellen in bijlagen 4 en 5 doen de lidstaten de Commissie verslag van de onregelmatigheden waarvoor een eerste administratieve of gerechtelijke vaststelling is opgemaakt in de voortgangs- of eindverslagen over de uitvoering van jaarprogramma's.

In het verslag wordt het volgende vermeld:

a) het Fonds, het jaarprogramma en het betrokken project;

b) de bepaling waarop inbreuk werd gemaakt;

c) de datum waarop voor het eerst de inlichtingen werden verkregen die tot het vermoeden hebben geleid dat een onregelmatigheid werd begaan, en de bron van die inlichtingen;

d) de bij de onregelmatigheid toegepaste praktijken;

e) in voorkomend geval, de aspecten van die praktijken die aanleiding geven tot een vermoeden van fraude;

f) de wijze waarop de onregelmatigheid werd ontdekt;

g) het bedrag van de betrokken bijdrage van de Gemeenschap.

Van de volgende gevallen moet echter geen verslag worden gedaan, behalve in gevallen van vermoeden van fraude:

a) gevallen waarin de onregelmatigheden betrekking hebben op ten laste van de Gemeenschapsbegroting komende bedragen van minder dan 10 000 EUR;

b) gevallen waarin de enige onregelmatigheid erin bestaat dat een project in het jaarprogramma geheel of gedeeltelijk niet wordt uitgevoerd wegens faillissement van de eindbegunstigde;

c) gevallen die door de eindbegunstigde spontaan ter kennis van de verantwoordelijke instantie worden gebracht voordat zij door de verantwoordelijke instantie worden ontdekt, hetzij vóór, hetzij na betaling van de overheidsbijdrage;

d) door de verantwoordelijke instantie ontdekte en rechtgezette gevallen vóór uitbetaling van de overheidsbijdrage aan de eindbegunstigde en vóór opneming van de uitgave in de aan de Commissie voorgelegde uitgavendeclaratie.

2. Op verzoek van de Commissie verstrekken de lidstaten in elk geval nadere gegevens omtrent:

a) in voorkomend geval, de andere betrokken lidstaten en derde landen;

b) het tijdstip waarop of de periode waarin de onregelmatigheid werd begaan;

c) de nationale diensten of instanties die de onregelmatigheid officieel hebben vastgesteld en de diensten die verantwoordelijk zijn voor de administratieve en/of gerechtelijke afhandeling;

d) de datum van de eerste administratieve of gerechtelijke vaststelling van de onregelmatigheid;

e) de identiteit van de natuurlijke en/of rechtspersonen en/of andere instanties die bij de zaak zijn betrokken, behalve indien deze informatie, gezien de aard van de desbetreffende onregelmatigheid, voor de bestrijding van onregelmatigheden geen nut heeft;

f) de totale voor het project goedgekeurde begroting en overheidsbijdrage, en de verdeling van de medefinanciering tussen communautaire en nationale bijdragen;

g) het met de onregelmatigheid gemoeide bedrag van de overheidsbijdrage en de overeenkomstige communautaire bijdrage die gevaar loopt;

h) indien nog geen enkele betaling van de onder g) bedoelde overheidsbijdrage aan de betrokken personen en/of andere instanties heeft plaatsgevonden, de bedragen die onterecht zouden zijn betaald, mocht de onregelmatigheid niet zijn ontdekt;

i) de eventuele opschorting van de betalingen en de terugvorderingsmogelijkheden;

j) de aard van de onrechtmatige uitgave.

3. Ingeval sommige van de in lid 2 bedoelde gegevens, met name die omtrent de bij de onregelmatigheid toegepaste praktijken en de wijze waarop de onregelmatigheid werd ontdekt, niet beschikbaar zijn, vullen de lidstaten die gegevens in de mate van het mogelijke aan wanneer zij de Commissie de volgende lijsten van onregelmatigheden toezenden.

Artikel 28

Melding van vervolgmaatregelen — Niet-terugvordering

1. De lidstaten stellen de Commissie, onder verwijzing naar eerder gedane mededelingen uit hoofde van artikel 27, in kennis van de procedures die naar aanleiding van de meegedeelde onregelmatigheden zijn ingeleid, alsmede van belangrijke wijzigingen die zich tijdens deze procedures hebben voorgedaan. Deze informatie wordt vermeld in de voortgangs- of eindverslagen over de uitvoering van de jaarprogramma's volgens de modellen in bijlagen 4 en 5.

In het verslag worden de bedragen van de verrichte of verwachte terugvorderingen vermeld.

2. Op verzoek van de Commissie verstrekken de lidstaten in elk geval nadere gegevens omtrent:

a) de ter waarborging van de terugvordering van de ten onrechte betaalde bedragen door de lidstaten getroffen conservatoire maatregelen;

b) de administratieve en gerechtelijke procedures die met het oog op de terugvordering van de ten onrechte betaalde bedragen en met het oog op de toepassing van sancties zijn ingeleid;

c) de redenen van een eventuele staking van de terugvorderingsprocedures;

d) de redenen van een eventueel staken van de strafvervolging.

De lidstaten stellen de Commissie in kennis van de administratieve of gerechtelijke besluiten met betrekking tot de beëindiging van deze procedures of van de wezenlijke elementen van die besluiten, en vermelden in het bijzonder of die elementen al dan niet een vermoeden van fraude hebben doen rijzen.

Artikel 29

Contacten met de lidstaten

1. De Commissie onderhoudt met de belanghebbende lidstaten de geëigende contacten teneinde de verstrekte gegevens omtrent de in artikel 27 bedoelde onregelmatigheden en de in artikel 28 bedoelde procedures over de mogelijkheden tot terugvordering aan te vullen.

2. Afgezien van de in lid 1 bedoelde contacten, licht de Commissie de lidstaten in wanneer de aard van de onregelmatigheid doet vermoeden dat identieke of soortgelijke praktijken in andere lidstaten zouden kunnen voorkomen.

Artikel 30

Gebruik van informatie

1. Alle gegevens van algemene of operationele aard die de lidstaten krachtens deze beschikking verstrekken, kunnen door de Commissie worden gebruikt voor het maken van risicoanalysen, het opstellen van rapporten en het ontwikkelen van waarschuwingssystemen die ertoe dienen de risico’s beter te identificeren.

2. De Commissie stelt de betrokken lidstaten regelmatig op de hoogte van het gebruik dat van de in lid 1 bedoelde informatie wordt gemaakt.

HOOFDSTUK 5

Voorlichting en publiciteit

Artikel 31

Voorlichting van potentiële eindbegunstigden

1. De verantwoordelijke instantie waarborgt dat de belangrijkste informatie betreffende de meerjaren- en jaarprogramma's op grote schaal wordt verspreid, met vermelding van bijzonderheden over de betrokken financiële bijdragen, en dat deze ter beschikking wordt gesteld van alle belanghebbenden.

De verantwoordelijke instantie kan echter beslissen de in het meerjarenprogramma of in de jaarprogramma's vastgestelde interne beheersregels en alle andere informatie betreffende de uitvoering van het Fonds vertrouwelijk te houden om redenen van openbare veiligheid.

2. De verantwoordelijke instantie verstrekt potentiële eindbegunstigden ten minste de volgende informatie:

a) de voorwaarden die moeten zijn vervuld om voor financiering in het kader van een jaarprogramma in aanmerking te komen;

b) een beschrijving van de procedures en termijnen voor de behandeling van financieringsaanvragen;

c) de criteria voor de selectie van de te financieren projecten;

d) de aanspreekpunten die informatie over de jaarprogramma's kunnen verstrekken.

Voorts informeert de verantwoordelijke instantie potentiële eindbegunstigden over de in artikel 33, lid 2, onder b), bedoelde publicatie.

Artikel 32

Voorlichting van eindbegunstigden

De verantwoordelijke instantie deelt de eindbegunstigden mee dat aanvaarding van de financiering impliceert dat zij ermee akkoord gaan dat hun naam wordt opgenomen in de overeenkomstig artikel 33, lid 2, onder b), gepubliceerde lijst van eindbegunstigden.

Artikel 33

Taken van de verantwoordelijke instantie in verband met voorlichting en publiciteit gericht op het grote publiek

1. De verantwoordelijke instantie draagt er zorg voor dat de voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen worden uitgevoerd, waarbij naar een zo groot mogelijke mediadekking wordt gestreefd met gebruikmaking van geschikte communicatievormen en -methoden op het passende territoriale niveau.

2. De verantwoordelijke instantie neemt ten minste de volgende voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen:

a) ten minste één voorlichtingsactie per jaar, waarmee, vanaf 2008, bekendheid wordt gegeven aan de start van het meerjarenprogramma of aan de resultaten van een of meer jaarprogramma's;

b) jaarlijkse publicatie, ten minste op een website, van de lijst van eindbegunstigden, de namen van de projecten en het bedrag van de daaraan toegekende publieke en communautaire financiering. Personen die behoren tot de in artikel 6 van de basisbeschikking beschreven doelgroepen, worden niet bij naam genoemd. Het adres van de website wordt aan de Commissie meegedeeld.

Artikel 34

Taken van de eindbegunstigden in verband met voorlichting en publiciteit gericht op het grote publiek

1. De eindbegunstigde is verantwoordelijk voor de voorlichting van het publiek over de uit het Fonds verkregen bijstand door middel van de in de leden 2, 3 en 4 genoemde maatregelen.

2. De eindbegunstigde brengt op zichtbare wijze een permanente plaquette van voldoende grote afmetingen aan, en wel uiterlijk drie maanden na voltooiing van een project dat aan de volgende voorwaarden voldoet:

a) de totale bijdrage van de Gemeenschap aan het project is meer dan 100 000 EUR, en

b) de concrete actie bestaat in de aankoop van een materieel object of de financiering van infrastructuur of van bouwprojecten.

Op de plaquette worden het type en de naam van het project vermeld. Voorts beslaat de in artikel 35 bedoelde informatie ten minste 25 % van de plaquette.

3. Wanneer een project gefinancierd wordt in het kader van een door het Fonds meegefinancierd jaarprogramma, waarborgt de eindbegunstigde dat de deelnemers aan het project ingelicht worden over die financiering.

4. In alle documenten, inclusief bewijzen van aanwezigheid of andere certificaten, betreffende dergelijke projecten wordt vermeld dat het project wordt meegefinancierd uit het Fonds.

Artikel 35

Technische kenmerken van de voorlichting en publiciteit voor de activiteit

Alle op eindbegunstigden, potentiële eindbegunstigden en het grote publiek gerichte voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen omvatten het volgende:

1. het embleem van de Europese Unie, volgens de grafische normen in bijlage 10, en een verwijzing naar de Europese Unie;

2. een verwijzing naar het Fonds;

3. een door de verantwoordelijke instantie gekozen mededeling die de meerwaarde van de bijdrage van de Gemeenschap benadrukt.

Voor klein promotiemateriaal of voor promotiemateriaal dat op twee of meer van de vier Fondsen betrekking heeft, zijn de punten 1 en 3 niet van toepassing.

HOOFDSTUK 6

Persoonsgegevens

Artikel 36

Bescherming van persoonsgegevens

1. De lidstaten en de Commissie nemen alle nodige maatregelen ter voorkoming van de ongeoorloofde bekendmaking van en onrechtmatige toegang tot de in artikel 27, lid 1, onder h), van de basisbeschikking bedoelde informatie, de door de Commissie in de loop van haar controles ter plaatse verzamelde gegevens en de in hoofdstuk 4 bedoelde informatie.

2. De in hoofdstuk 4 bedoelde informatie mag niet worden doorgegeven aan andere personen dan die welke, in de lidstaten of bij de instellingen van de Gemeenschap, er uit hoofde van hun functie toegang toe dienen te hebben, tenzij de lidstaat die die informatie verstrekt daar uitdrukkelijk in heeft toegestemd.

HOOFDSTUK 7

Elektronische uitwisseling van documenten

Artikel 37

Elektronische uitwisseling van documenten

Naast de te ondertekenen papieren versies van de in hoofdstuk 3 bedoelde documenten wordt de informatie, indien mogelijk, ook langs elektronische weg verstuurd.

Artikel 38

Computersysteem voor de uitwisseling van documenten

1. Wanneer de Commissie voor de uitvoering van het Fonds een computersysteem ontwikkelt voor veilige gegevensuitwisseling tussen de Commissie en elke lidstaat, worden de lidstaten geïnformeerd over en op hun verzoek betrokken bij de ontwikkeling van een dergelijk computersysteem.

2. De Commissie en de aangewezen instanties, samen met de organen waaraan de taken zijn gedelegeerd, voeren de in hoofdstuk 3 bedoelde documenten in het in lid 1 bedoelde computersysteem in.

3. Voorts kan de lidstaten worden verzocht vrijwillig de in de artikelen 27 en 28 bedoelde informatie te verstrekken met gebruikmaking van het bestaande door de Commissie beheerde specifieke systeem voor het verzamelen van in het kader van de structuurfondsen ontdekte onregelmatigheden.

4. De kosten van een interface tussen het gemeenschappelijke computersysteem en nationale, regionale en lokale computersystemen en de kosten van de aanpassing van laatstgenoemde systemen aan de technische eisen van het gemeenschappelijke systeem komen krachtens artikel 16 van de basisbeschikking voor subsidie in aanmerking.

DEEL III

SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR HET EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS

HOOFDSTUK 1

Subsidiabiliteitsregels

Artikel 39

Subsidiabiliteitsregels

1. Om de in artikel 35, lid 4, van de basisbeschikking bedoelde subsidiabiliteit van de uitgaven voor acties die worden gefinancierd uit hoofde van de jaarprogramma's te bepalen, gelden de in bijlage 11 bij deze beschikking vervatte regels.

2. De regels zijn van toepassing op uitgaven van de eindbegunstigden en zijn van overeenkomstige toepassing op uitgaven van de partners bij het project.

3. Het staat de lidstaten vrij striktere nationale bepalingen inzake subsidiabiliteit toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat.

De Commissie evalueert of de toepasselijke nationale bepalingen inzake subsidiabiliteit aan deze voorwaarde voldoen.

HOOFDSTUK 2

Beheers- en controlesystemen

Artikel 40

Noodmaatregelen

1. Verzoeken om noodmaatregelen worden door de verantwoordelijke instantie ingediend volgens het model in bijlage 12.

2. Het vaststellen van noodmaatregelen door de Commissie leidt tot wijziging van het financieringsbesluit waarbij het jaarprogramma van de betrokken lidstaat werd goedgekeurd. Bij die wijziging wordt het bedrag vermeld dat aan de betrokken lidstaat wordt toegekend, de periode waarvoor de uitgaven subsidiabel zijn en, in voorkomend geval, de afwijking van de in bijlage 11 bedoelde subsidiabiliteitsregels voor uitgaven met betrekking tot de in artikel 5 van de basisbeschikking opgesomde acties.

3. Het verslag over de uitvoering van deze maatregelen wordt opgenomen in het voortgangsverslag en eindverslag over de uitvoering van het betrokken jaarprogramma.

4. Een voorschot dat gelijk is aan 80 % van het aan de noodmaatregelen toegekende bedrag wordt binnen zestig dagen na de vaststelling van het in lid 2 genoemde besluit aan de lidstaat betaald. Het saldo wordt betaald wanneer dezelfde betaling wordt gedaan voor het betrokken jaarprogramma.

Artikel 41

Vast bedrag voor hervestigde personen

1. Voor het in artikel 13, lid 3, van de basisbeschikking bedoelde vast bedrag doet de verantwoordelijke instantie tijdens de in artikel 43 van de basisbeschikking bedoelde periode het volgende:

a) zij bewaart de informatie die nodig is om de identificatie van hervestigde personen en de datum van hun hervestiging mogelijk te maken;

b) zij bewaart de nodige stukken om te bewijzen dat deze personen onder een van de vier in artikel 13, lid 3, van de basisbeschikking bedoelde categorieën vallen.

2. De personen worden hervestigd tijdens het kalenderjaar dat overeenstemt met het jaarprogramma.

3. In de voortgangs- en eindverslagen over de uitvoering van jaarprogramma's wordt het aantal overeenkomstig de vier in artikel 13, lid 3, van de basisbeschikking bedoelde categorieën hervestigde personen vermeld.

Artikel 42

Uitvoering van jaarprogramma’s

1. In afwijking van artikel 23 wordt bij de uitvoering van het jaarprogramma:

a) de bijdrage van de Gemeenschap aan de in artikel 13, lid 3, van de basisbeschikking bedoelde hervestigde personen niet gebruikt voor andere acties;

b) de bijdrage van de Gemeenschap aan de in artikel 21 van de basisbeschikking bedoelde noodmaatregelen niet gebruikt voor andere acties.

2. Het in artikel 14, lid 7, van de basisbeschikking vermelde totaalbedrag van de jaarlijkse middelen met betrekking tot de drempel van 15 % voor de in het kader van artikel 3, lid 4, van die beschikking uitgevoerde acties, wordt berekend op basis van het bedrag dat is vastgesteld in het besluit van de Commissie tot goedkeuring van het jaarprogramma, zonder rekening te houden met aan noodmaatregelen toegekende middelen.

DEEL IV

SLOTBEPALINGEN

Artikel 43

Adressaten

Deze beschikking is gericht tot het Koninkrijk België, de Republiek Bulgarije, de Tsjechische Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Estland, Ierland, de Helleense Republiek, het Koninkrijk Spanje, de Franse Republiek, de Italiaanse Republiek, de Republiek Cyprus, de Republiek Letland, de Republiek Litouwen, het Groothertogdom Luxemburg, de Republiek Hongarije, de Republiek Malta, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Oostenrijk, de Republiek Polen, de Portugese Republiek, Roemenië, de Republiek Slovenië, de Slowaakse Republiek, de Republiek Finland, het Koninkrijk Zweden en het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland.

Gedaan te Brussel, 19 december 2007. Voor de Commissie Franco FRATTINI Vicevoorzitter

(1) PB L 144 van 6.6.2007, blz. 1.

(2) PB L 281 van 23.11.1995, blz. 31. Richtlijn gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1882/2003 (PB L 284 van 31.10.2003, blz. 1).

(3) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.

(4) PB L 292 van 15.11.1996, blz. 2.

(5) PB L 144 van 6.6.2007, blz. 22.

(6) PB L 144 van 6.6.2007, blz. 45.

(7) PB L 168 van 28.6.2007, blz. 18.

(8) PB L 326 van 12.12.2007, blz. 29.

(9) PB C 316 van 27.11.1995, blz. 49.

(10) PB L 160 van 30.6.2000, blz. 1. Verordening laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 681/2007 (PB L 159 van 20.6.2007, blz. 1).