NL Publicatieblad van de Europese Unie L 315/51

BESLUIT VAN DE EUROPESE RAAD

van 1 december 2009

houdende vaststelling van zijn reglement van orde

(2009/882/EU)

DE EUROPESE RAAD,

Gelet op het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name op artikel 235, lid 3,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Bij het Verdrag van Lissabon is de Europese Raad een instelling van de Europese Unie geworden.

(2) Het is derhalve aangewezen dat de Europese Raad zijn reglement van orde vaststelt.

(3) Teneinde het reglement van orde te kunnen vaststellen op de dag waarop het Verdrag van Lissabon in werking treedt, dient dit besluit te voorzien in de mogelijkheid dat de Europese Raad voor de aanneming van genoemd reglement van orde de schriftelijke procedure van artikel 7 daarvan gebruikt,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT AANGENOMEN:

Artikel 1

1. De Europese Raad stelt zijn reglement van orde in bijlage dezes vast.

2. De Europese Raad kan voor de vaststelling van zijn reglement van orde gebruikmaken van de schriftelijke procedure van artikel 7 van dat reglement van orde.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt aangenomen.

Het wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Gedaan te Brussel, 1 december 2009. Voor de Europese Raad De voorzitter H. VAN ROMPUY

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE EUROPESE RAAD

Artikel 1

Convocatie en vergaderplaats

1. De Europese Raad wordt twee keer per halfjaar door zijn voorzitter in vergadering bijeengeroepen (1).

Uiterlijk één jaar voor de aanvang van een halfjaar deelt de voorzitter van de Europese Raad, in nauwe samenwerking met de lidstaat die tijdens het bedoelde halfjaar het voorzitterschap bekleedt, de data mee waarop hij voornemens is tijdens dat halfjaar de Europese Raad bijeen te roepen.

Indien de situatie zulks vereist, roept de voorzitter een buitengewone bijeenkomst van de Europese Raad bijeen (2).

2. De Europese Raad komt bijeen te Brussel.

In uitzonderlijke omstandigheden kan de voorzitter van de Europese Raad, met instemming van de Raad Algemene Zaken of het Comité van permanente vertegenwoordigers, met eenparigheid van stemmen besluiten dat een bijeenkomst van de Europese Raad op een andere plaats wordt gehouden.

Artikel 2

Voorbereiding en opvolging van de werkzaamheden van de Europese Raad

1. De voorzitter van de Europese Raad zorgt, in samenwerking met de voorzitter van de Commissie en op basis van de werkzaamheden van de Raad Algemene Zaken, voor de voorbereiding en de continuïteit van de werkzaamheden van de Europese Raad (3).

2. De Raad Algemene Zaken bereidt de bijeenkomsten van de Europese Raad voor en volgt deze op, in samenspraak met de voorzitter van de Europese Raad en de Commissie (4).

3. De voorzitter brengt een nauwe samenwerking en coördinatie tot stand met het voorzitterschap van de Raad en de voorzitter van de Commissie, met name door middel van regelmatige ontmoetingen.

4. In geval van verhindering wegens ziekte, in geval van overlijden of in geval van beëindiging van het mandaat overeenkomstig artikel 15, lid 5, van het Verdrag betreffende de Europese Unie, wordt de voorzitter van de Europese Raad, in voorkomend geval tot de verkiezing van zijn opvolger, vervangen door het lid van de Europese Raad dat de lidstaat vertegenwoordigt die het halfjaarlijks voorzitterschap van de Raad bekleedt.

Artikel 3

Agenda en voorbereiding

1. Met het oog op de in artikel 2, lid 2, bedoelde voorbereiding, legt de voorzitter ten minste vier weken voor elke in artikel 1, lid 1, bedoelde gewone bijeenkomst van de Europese Raad, in nauwe samenwerking met het lid van de Europese Raad dat de lidstaat vertegenwoordigt die het halfjaarlijks voorzitterschap van de Raad bekleedt, en met de voorzitter van de Commissie, de Raad Algemene Zaken een geannoteerde ontwerp-agenda voor.

Bijdragen van andere Raadsformaties aan de werkzaamheden van de Europese Raad worden uiterlijk twee weken voor de bijeenkomst van de Europese Raad toegezonden aan de Raad Algemene Zaken.

De voorzitter van de Europese Raad bereidt in nauwe samenwerking zoals bedoeld in de eerste alinea, de ontwerp-beleidslijnen voor de conclusies van de Europese Raad en, in voorkomend geval, de ontwerp-conclusies en ontwerp-besluiten van de Europese Raad voor, die worden besproken in de Raad Algemene Zaken.

Binnen vijf dagen voorafgaand aan de bijeenkomst van de Europese Raad wordt een laatste zitting van de Raad Algemene Zaken gehouden. De voorzitter van de Europese Raad stelt in het licht van deze laatste besprekingen de voorlopige agenda op.

2. Behalve om dwingende en onvoorziene redenen, bijvoorbeeld in verband met de internationale actualiteit, mag tussen de zitting van de Raad Algemene Zaken na afloop waarvan de voorlopige agenda van de Europese Raad wordt opgesteld, en de bijeenkomst van de Europese Raad, geen enkele andere Raadsformatie of voorbereidende instantie een aan de Europese Raad voorgelegde aangelegenheid bespreken.

3. De Europese Raad stelt bij het begin van zijn bijeenkomst zijn agenda vast.

In de regel moeten de in de agenda opgenomen aangelegenheden op voorhand zijn bestudeerd, overeenkomstig de bepalingen van dit artikel.

Artikel 4

Samenstelling van de Europese Raad, delegaties en verloop van de werkzaamheden

1. Elke gewone bijeenkomst van de Europese Raad duurt ten hoogste twee dagen, behoudens andersluidend besluit van de Europese Raad of van de Raad Algemene Zaken op initiatief van de voorzitter van de Europese Raad.

Het lid van de Europese Raad dat de lidstaat vertegenwoordigt die het voorzitterschap van de Raad bekleedt, brengt aan de Europese Raad, in overleg met diens voorzitter, verslag uit over de werkzaamheden van de Raad.

2. De voorzitter van het Europees Parlement kan worden uitgenodigd om door de Europese Raad te worden gehoord (5). Deze gedachtewisseling vindt plaats bij het begin van de bijeenkomst van de Europese Raad, tenzij de Europese Raad met eenparigheid van stemmen anders besluit.

Ontmoetingen in de marge van de bijeenkomst van de Europese Raad met vertegenwoordigers van derde staten of internationale organisaties, of met andere prominenten, kunnen slechts bij wijze van uitzondering plaatsvinden na voorafgaand akkoord van de Europese Raad, die met eenparigheid van stemmen besluit, op initiatief van de voorzitter van de Europese Raad.

3. De bijeenkomsten van de Europese Raad zijn niet openbaar.

4. De Europese Raad bestaat uit de staatshoofden en regeringsleiders van de lidstaten, zijn voorzitter en de voorzitter van de Commissie. De hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid neemt deel aan de werkzaamheden van de Europese Raad (6).

Indien de agenda zulks vereist, kunnen de leden van de Europese Raad besluiten zich elk te laten bijstaan door een minister en, wat de voorzitter van de Commissie betreft, door een lid van de Commissie (7).

De totale omvang van de delegaties die toegang hebben tot het gebouw waar de Europese Raad bijeenkomt, bedraagt ten hoogste twintig personen per lidstaat en voor de Commissie, en tot vijf voor de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid. In dit aantal is het technisch personeel dat met specifieke veiligheidstaken of logistieke ondersteuning is belast, niet meegerekend. De namen en functies van de delegatieleden worden vooraf aan het secretariaat-generaal van de Raad meegedeeld.

De voorzitter draagt zorg voor de toepassing van dit reglement van orde en ziet toe op het ordelijke verloop van de werkzaamheden.

Artikel 5

Vertegenwoordiging voor het Europees Parlement

De Europese Raad wordt voor het Europees Parlement vertegenwoordigd door de voorzitter van de Europese Raad.

De voorzitter van de Europese Raad legt na afloop van iedere bijeenkomst van de Europese Raad een verslag voor aan het Europees Parlement (8).

Het lid van de Europese Raad dat de lidstaat vertegenwoordigt die het voorzitterschap van de Raad bekleedt, presenteert aan het Europees Parlement de prioriteiten van zijn voorzitterschap en de tijdens het halfjaar geboekte resultaten.

Artikel 6

Standpuntbepaling, besluiten en quorum

1. Tenzij in de Verdragen anders is bepaald, spreekt de Europese Raad zich bij consensus uit (9).

2. Indien de Europese Raad, overeenkomstig de Verdragen, een besluit aanneemt en tot stemming overgaat, gebeurt dit op initiatief van zijn voorzitter.

Voorts is de voorzitter verplicht te laten stemmen op initiatief van een lid van de Europese Raad, voor zover een meerderheid van diens leden zich in die zin uitspreekt.

3. Er kan slechts worden gestemd indien ten minste twee derde van de leden van de Europese Raad aanwezig is. Op het tijdstip van de stemming gaat de voorzitter na of het quorum is bereikt. De voorzitter van de Europese Raad en de voorzitter van de Commissie worden bij de berekening van het quorum niet meegeteld.

4. Ieder lid van de Europese Raad kan slechts door één ander lid worden gemachtigd om namens hem te stemmen (10).

Wanneer de Europese Raad zich in een stemming uitspreekt, nemen de voorzitter van de Europese Raad en die van de Commissie niet aan de stemming deel (11).

5. De procedurebesluiten van de Europese Raad uit hoofde van dit reglement van orde worden aangenomen met gewone meerderheid van stemmen (12).

Artikel 7

Schriftelijke procedure

De besluiten van de Europese Raad over een dringende aangelegenheid kunnen worden aangenomen door middel van een schriftelijke stemming, indien de voorzitter van de Europese Raad voorstelt van deze procedure gebruik te maken. De schriftelijke stemming kan alleen plaatsvinden indien alle stemgerechtigde leden van de Europese Raad met deze procedure instemmen.

Het secretariaat-generaal van de Raad stelt op gezette tijden een overzicht op van de volgens de schriftelijke procedure aangenomen besluiten.

Artikel 8

Notulen

Van iedere bijeenkomst worden notulen gemaakt, waarvan het secretariaat-generaal van de Raad binnen vijftien dagen een ontwerp opstelt. Dit ontwerp wordt ter goedkeuring aan de Europese Raad voorgelegd en vervolgens door de secretaris-generaal van de Raad ondertekend.

De notulen bevatten:

— een verwijzing naar de aan de Europese Raad voorgelegde documenten;

— een verwijzing naar de goedgekeurde conclusies;

— de genomen besluiten;

— de verklaringen van de Europese Raad en de verklaringen die een lid van de Europese Raad wil laten notuleren.

Artikel 9

Beraadslagingen en besluiten op basis van documenten en ontwerpen die zijn gesteld in de door de geldende talenregeling voorgeschreven talen

1. Behoudens een andersluidend besluit dat de Europese Raad, met eenparigheid van stemmen, op grond van de urgentie neemt, beraadslaagt en besluit de Europese Raad alleen op de grondslag van documenten en ontwerpen die gesteld zijn in de door de geldende regeling van het taalgebruik voorgeschreven talen.

2. Ieder lid van de Europese Raad kan zich tegen beraadslaging verzetten indien de tekst van eventuele amendementen niet is gesteld in die van de in lid 1 bedoelde talen welke het lid van de Europese Raad aanwijst.

Artikel 10

Openbaarheid van stemmingen, stemverklaringen en notulen, en toegang tot documenten

1. Indien de Europese Raad een besluit aanneemt overeenkomstig de Verdragen, kan hij besluiten om, overeenkomstig de voor het desbetreffende besluit toepasselijke wijze van stemming, de uitslag van de stemming, de verklaringen in de Raadsnotulen en de punten van deze notulen betreffende de aanneming van dat besluit, openbaar te maken.

In de gevallen waarin de uitslag van een stemming openbaar wordt gemaakt, worden op verzoek van het betrokken lid van de Europese Raad ook de stemverklaringen openbaar gemaakt, met inachtneming van dit reglement van orde, van de rechtszekerheid en van de belangen van de Europese Raad.

2. De bepalingen inzake de toegang van het publiek tot de documenten van de Raad in bijlage II bij het reglement van orde van de Raad, zijn van overeenkomstige toepassing op documenten van de Europese Raad.

Artikel 11

Geheimhoudingsplicht en overlegging van documenten in rechte

Onverminderd de bepalingen betreffende de toegang van het publiek tot documenten, zijn de beraadslagingen van de Europese Raad aan geheimhouding onderworpen, voor zover de Europese Raad niet anders besluit.

De Europese Raad kan toestemming verlenen tot het in rechte overleggen van afschriften van of uittreksels uit documenten van de Europese Raad die nog niet overeenkomstig artikel 10 voor het publiek beschikbaar zijn gesteld.

Artikel 12

Besluiten van de Europese Raad

1. De door de Europese Raad aangenomen besluiten worden ondertekend door zijn voorzitter en de secretaris-generaal van de Raad. Indien daarin geen adressaten zijn vermeld, worden de besluiten bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie. Indien adressaten zijn vermeld, worden de besluiten door de secretaris-generaal van de Raad aan de adressaten ter kennis gebracht.

2. De bepalingen betreffende de vorm van besluiten in bijlage VI van het reglement van orde van de Raad, zijn van overeenkomstige toepassing op besluiten van de Europese Raad.

Artikel 13

Secretariaat, begroting en beveiliging

1. De Europese Raad en zijn voorzitter worden bijgestaan door het secretariaat-generaal van de Raad, onder het gezag van de secretaris-generaal.

2. De secretaris-generaal van de Raad woont de bijeenkomsten van de Europese Raad bij. Hij neemt elke maatregel die nodig is voor de organisatie van de werkzaamheden.

3. De secretaris-generaal van de Raad draagt de volledige verantwoordelijkheid voor het beheer van de kredieten van afdeling II - Europese Raad en Raad - van de begroting en neemt alle voor een goed beheer ervan vereiste maatregelen. Hij voert deze kredieten uit overeenkomstig de bepalingen van het financieel reglement van toepassing op de begroting van de Unie.

4. De beveiligingsvoorschriften van de Raad zijn van overeenkomstige toepassing op de Europese Raad.

Artikel 14

Voor de Europese Raad bestemde briefwisseling

De voor de Europese Raad bestemde briefwisseling wordt gericht aan de voorzitter ervan, op het volgende adres:

Europese Raad Wetstraat 175 B-1048 Brussel.

(1) Deze alinea is een letterlijke weergave van artikel 15, lid 3, eerste zin, van het Verdrag betreffende de Europese Unie (hierna „VEU” genoemd).

(2) Deze alinea is de letterlijke weergave van artikel 15, lid 3, laatste zin, VEU.

(3) Dit lid is de letterlijke weergave van artikel 15, lid 6, onder b), VEU.

(4) Dit lid is de letterlijke weergave van artikel 16, lid 6, tweede alinea, tweede zin, VEU.

(5) Deze alinea is een letterlijke weergave van artikel 235, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (hierna „VWEU” genoemd).

(6) Deze alinea is de letterlijke weergave van artikel 15, lid 2, VEU.

(7) Deze alinea is de letterlijke weergave van artikel 15, lid 3, tweede zin, VEU.

(8) Deze alinea is de letterlijke weergave van artikel 15, lid 6, onder d), VEU.

(9) Deze alinea is de letterlijke weergave van artikel 15, lid 4, VEU.

(10) Dit lid is de letterlijke weergave van artikel 235, lid 1, eerste alinea, VWEU.

(11) Deze alinea is de letterlijke weergave van artikel 235, lid 1, tweede alinea, tweede zin, VWEU.

(12) In dit lid is de regel van artikel 235, lid 3, VWEU overgenomen.