Besluit van de Commissie

van 23 januari 2002

tot wijziging van haar reglement van orde

(kennisgeving geschied onder nummer C(2002) 99)

(2002/47/EG, EGKS, Euratom)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 218, lid 2,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, en met name op artikel 16,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en met name op artikel 131,

Gelet op het Verdrag betreffende de Europese Unie, en met name op artikel 28, lid 1, en artikel 41, lid 1,

BESLUIT:

Artikel 1

De bepalingen betreffende het documentenbeheer, waarvan de tekst is opgenomen in de bijlage bij dit besluit, worden als bijlage bij het reglement van orde van de Commissie(1) gevoegd.

Artikel 2

Het besluit van de Commissie van 18 maart 1986 betreffende het documentenbeheer(2) wordt ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 23 januari 2002.

Voor de Commissie

De voorzitter

Romano Prodi

(1) PB L 308 van 8.12.2000, blz. 26.

(2) SEC(86)388.

BIJLAGE

BEPALINGEN BETREFFENDE HET DOCUMENTENBEHEER

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Alle activiteiten en besluiten van de Commissie op politiek, technisch, financieel, administratief en wetgevingsgebied leiden op een bepaald ogenblik tot het opstellen van documenten.

(2) Deze documenten moeten worden beheerd overeenkomstig voor alle directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten geldende voorschriften, omdat zij zowel de rechtstreekse verbinding met de lopende activiteiten als de afspiegeling van de afgesloten activiteiten van de Commissie vormen in haar hoedanigheid van Europese instelling en Europese overheid.

(3) Deze uniforme voorschriften moeten garanderen dat de Commissie te allen tijde informatie kan verstrekken over aangelegenheden waarvoor zij verantwoordelijk is. Bijgevolg dienen de documenten en dossiers die bij een directoraat-generaal of een daarmee gelijkgestelde dienst berusten, het geheugen van de instelling te vormen, de uitwisseling van informatie te vergemakkelijken, het bewijs te leveren van de verrichte transacties en te beantwoorden aan de juridische verplichtingen van de diensten.

(4) De uitvoering van bovengenoemde voorschriften vereist een adequate en solide organisatorische structuur zowel binnen de directoraten-generaal en de daarmee gelijkgestelde diensten als tussen de verschillende diensten onderling en op het niveau van de Commissie.

(5) Het opstellen en toepassen van een ordeningsplan dat is gekoppeld aan een voor alle diensten van de Commissie gemeenschappelijke nomenclatuur die in het kader van het activiteitengestuurd beheer (ABM) van de instelling past, zullen het mogelijk maken de dossiers in te delen en de transparantie en toegang tot de documenten te verbeteren.

(6) Doeltreffend documentenbeheer is absoluut noodzakelijk voor een efficiënt beleid op het gebied van de toegang van het publiek tot de documenten van de Commissie. De uitoefening van dit toegangsrecht door de burgers zal worden vergemakkelijkt door de opstelling van registers waarin verwijzingen naar de door de Commissie opgestelde of ontvangen documenten zijn opgenomen.

Artikel 1

Definities

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

- document: iedere inhoud die de Commissie heeft opgesteld of ontvangen betreffende een materie die verband houdt met beleidsmaatregelen, acties en besluiten welke tot de bevoegdheid van de instelling behoren in het kader van haar officiële taken en ongeacht de drager ervan (op papier, in elektronische vorm, als geluids-, beeld- of audiovisuele opname);

- dossier: een samenstel van documenten met betrekking tot de activiteiten van de instelling ten behoeve van de bewijsvoering, rechtvaardiging en informatie en om de werkzaamheden zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Artikel 2

Doel

De onderhavige bepalingen leggen de beginselen van het documentenbeheer vast.

Met het documentenbeheer moet het volgende worden gegarandeerd:

- het naar behoren opstellen, ontvangen en bewaren van de documenten;

- de identificatie van elk document door middel van passende tekens waardoor de documenten goed kunnen worden geordend, opgezocht en gemakkelijk ernaar kan worden verwezen;

- het bewaren van het geheugen van de instelling, het bijhouden van bewijzen van de beheerde activiteiten, de inachtneming van de juridische verplichtingen van de diensten;

- een gemakkelijke uitwisseling van informatie;

- de inachtneming van de verplichtingen van de instelling op het gebied van transparantie.

Artikel 3

Uniforme voorschriften

Bij het documentbeheer worden de volgende handelingen verricht:

- registratie,

- ordening,

- bewaring,

- de overdracht van de dossiers aan de historische archieven.

Deze handelingen worden verricht in het kader van uniforme voorschriften die op dezelfde wijze van toepassing zijn in alle directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten van de Commissie.

Artikel 4

Registratie

Bij de ontvangst of de formele opstelling van een document binnen een dienst moet dit document, ongeacht de drager, worden geanalyseerd om na te gaan op welke manier het moet worden behandeld en of het bijgevolg al dan niet moet worden geregistreerd.

Een document dat door een dienst van de Commissie wordt opgesteld of ontvangen, moet worden geregistreerd wanneer het essentiële informatie bevat die niet van kortstondig belang is en/of wanneer het enig handelen of follow-up van de Commissie of een van haar diensten kan impliceren. Een door de Commissie opgesteld document wordt door de dienst waarbinnen het wordt opgesteld, in het eigen systeem geregistreerd. Een document dat door de instelling wordt ontvangen, wordt geregistreerd door de dienst van bestemming. Bij iedere verdere behandeling van de geregistreerde documenten wordt verwezen naar hun oorspronkelijke registratie.

De registratie moet het mogelijk maken de documenten die door de Commissie of een van haar diensten worden opgesteld of ontvangen, op duidelijke en betrouwbare wijze te identificeren zodat de voortgang van de desbetreffende documenten tijdens hun gehele levensduur kan worden vastgesteld.

Er worden registers opgesteld waarin de verwijzingen naar de documenten zijn opgenomen.

Artikel 5

Ordening

De directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten stellen een op hun specifieke behoeften afgestemd ordeningsplan op.

Dit langs elektronische weg toegankelijke ordeningsplan is gekoppeld aan een gemeenschappelijke nomenclatuur die door het secretariaat-generaal voor alle diensten van de Commissie is vastgesteld. Deze nomenclatuur past in het kader van het activiteitengestuurd beheer (ABM) van de Commissie.

De geregistreerde documenten worden samengebracht in dossiers. Voor iedere aangelegenheid die onder de bevoegdheid van het directoraat-generaal of de daarmee gelijkgestelde dienst valt, wordt een enkel officieel dossier samengesteld. Ieder officieel dossier moet volledig zijn en overeenstemmen met de door de dienst in verband met de desbetreffende aangelegenheid verrichte activiteiten.

Het aanleggen van een dossier en de opneming ervan in het ordeningsplan van een directoraat-generaal of daarmee gelijkgestelde dienst valt onder de verantwoordelijkheid van de dienst die verantwoordelijk is voor het door het dossier bestreken werkterrein overeenkomstig de in alle directoraten-generaal of daarmee gelijkgestelde diensten vast te stellen praktische regelingen.

Artikel 6

Bewaring

Alle directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten garanderen de fysieke bescherming van de documenten waarvoor zij verantwoordelijk zijn alsmede hun toegankelijkheid op korte en middellange termijn. Zij moeten de dossiers waarin deze documenten zijn opgenomen, kunnen overleggen of teruggeven.

De administratieve voorschriften en juridische verplichtingen bepalen de minimale bewaartermijn van een document.

Alle directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten bepalen hun interne organisatiestructuur met het oog op de bewaring van hun dossiers. Ten aanzien van de minimale bewaartermijn binnen de diensten wordt rekening gehouden met een overeenkomstig de in artikel 12 bedoelde uitvoeringsbepalingen vast te stellen voor de gehele Commissie geldende gemeenschappelijke lijst.

Artikel 7

Voorselectie en overdracht aan de historische archieven

Onverminderd de in artikel 6 bedoelde minimale bewaartermijnen gaan de in artikel 9 bedoelde centra voor documentenbeheer op regelmatige tijdstippen en in samenwerking met de voor de dossiers verantwoordelijke diensten over tot een voorselectie van documenten en dossiers die later kunnen worden overgedragen aan de historische archieven van de Commissie. Na beoordeling van de voorstellen kunnen de historische archieven de overdracht van documenten of dossiers weigeren. Een dergelijke weigering moet met redenen worden omkleed en aan de betrokken dienst worden medegedeeld.

De dossiers en documenten die niet langer door de diensten behoeven te worden bewaard, worden uiterlijk 15 jaar na de opstelling ervan via het centrum voor documentenbeheer en onder het gezag van de directeur-generaal, overgedragen aan de historische archieven van de Commissie. Deze dossiers of documenten worden vervolgens overeenkomstig de in de in, artikel 12 bedoelde uitvoeringsbepalingen vervatte voorschriften gesorteerd om de te bewaren documenten te scheiden van die welke geen enkele administratieve of historische waarde hebben.

De historische archieven beschikken over speciale opslagplaatsen voor de overgedragen dossiers en documenten. Op verzoek worden de documenten en dossiers ter beschikking gesteld van het directoraat-generaal of de daarmee gelijkgestelde dienst waarvan zij zijn uitgegaan.

Artikel 8

Gerubriceerde documenten

Gerubriceerde documenten worden behandeld overeenkomstig de geldende veiligheidsvoorschriften.

Artikel 9

Centra voor documentenbeheer

Alle directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten richten, rekening houdend met hun structuur en verplichtingen, een of meer centra voor documentenbeheer op of behouden de reeds bestaande.

De centra voor documentenbeheer zien erop toe dat de binnen hun directoraat-generaal of daarmee gelijkgestelde dienst opgestelde of ontvangen documenten worden beheerd overeenkomstig de vastgestelde voorschriften.

Artikel 10

Documentenbeheerder

De directeur-generaal of het diensthoofd wijst een documentenbeheerder aan.

In het kader van de invoering van een modern en efficiënt systeem voor documentenbeheer en archivering ziet de documentenbeheerder toe op:

- de identificatie van de soorten documenten en dossiers die specifiek zijn voor de werkterreinen van zijn directoraat-generaal of daarmee gelijkgestelde dienst;

- het opstellen van een lijst van bestaande gegevensbanken en specifieke systemen en haar bijwerking;

- de opstelling van het ordeningsplan van zijn directoraat-generaal of daarmee gelijkgestelde dienst;

- de opstelling van voor zijn directoraat-generaal of daarmee gelijkgestelde dienst specifieke regels en procedures ten behoeve van het beheer van documenten en dossiers, en de toepassing ervan;

- de organisatie, binnen zijn directoraat-generaal of daarmee gelijkgestelde dienst, van de opleiding van personeel dat met de uitvoering, controle en follow-up van de in de onderhavige bepalingen vervatte beheersvoorschriften is belast.

De documentenbeheerder draagt zorg voor de horizontale coördinatie tussen de centra voor documentenbeheer en de andere betrokken diensten.

Artikel 11

Interne groep

Er wordt een interne groep van documentenbeheerders opgericht, onder voorzitterschap van het secretariaat-generaal, die is belast met:

- het toezicht op de juiste en uniforme toepassing van deze bepalingen binnen de diensten;

- de behandeling van eventuele vragen die voortvloeien uit de toepassing van deze bepalingen;

- het bijdragen tot de opstelling van de in artikel 12 bedoelde uitvoeringsbepalingen;

- het melden van de behoeften van de directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten op het gebied van opleiding en ondersteuning.

De interne groep van documentenbeheerders wordt bijeengeroepen door de voorzitter, hetzij op diens eigen initiatief, hetzij op verzoek van een directoraat-generaal of daarmee gelijkgestelde dienst.

Artikel 12

Uitvoeringsbepalingen

De uitvoeringsbepalingen van de onderhavige bepalingen worden vastgesteld en regelmatig bijgewerkt door de secretaris-generaal, in overeenstemming met de directeur-generaal Personeelszaken en administratie en op voorstel van de interne groep van documentenbeheerders.

Bij de bijwerking wordt met name rekening gehouden met:

- de ontwikkeling van nieuwe informatie- en communicatietechnologieën;

- de ontwikkeling van het documentenbeheer en de resultaten van communautair en internationaal onderzoek, met inbegrip van nieuwe normen op dit gebied;

- de verplichtingen van de Commissie wat betreft transparantie en toegang van het publiek tot de documenten en registers;

- de ontwikkeling op het gebied van de normalisatie en presentatie van de documenten van de Commissie en haar diensten;

- de vaststelling van de toepasselijke voorschriften inzake de bewijskracht van elektronische documenten.

Artikel 13

Tenuitvoerlegging binnen de diensten

De directeur-generaal of het diensthoofd zet de organisatorische, administratieve, materiële en personeelsstructuur op die noodzakelijk is voor de tenuitvoerlegging van de onderhavige bepalingen en de uitvoeringsbepalingen door zijn diensten.

Artikel 14

Informatie, opleiding en ondersteuning

Het secretariaat-generaal en het directoraat-generaal Personeelszaken en administratie dragen zorg voor de informatie-, opleidings- en ondersteuningsmaatregelen die noodzakelijk zijn voor de tenuitvoerlegging en toepassing van de onderhavige bepalingen binnen de directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten.

Bij het vaststellen van opleidingsmaatregelen houden zij naar behoren rekening met de behoeften van de directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten op het gebied van opleiding en ondersteuning zoals die worden gemeld door de interne groep van documentenbeheerders.

Artikel 15

Uitvoering van de regeling

Het secretariaat-generaal is belast met het toezicht op de uitvoering van de onderhavige bepalingen in coördinatie met de directeuren-generaal en de diensthoofden.