NL Publicatieblad van de Europese Unie C 243/16

Besluit van de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid

van 19 juli 2011

houdende voorschriften betreffende de toegang tot documenten

(2011/C 243/08)

DE HOGE VERTEGENWOORDIGER,

Gezien Besluit 2010/427/EU van de Raad van 26 juli 2010 tot vaststelling van de organisatie en werking van de Europese dienst voor extern optreden, en met name artikel 11, lid 1,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Toepassingsgebied

1. Iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat heeft recht op toegang tot documenten van de Europese dienst voor extern optreden (EDEO), volgens de beginselen en onder de voorwaarden en beperkingen die in Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (1), hierna „de verordening” genoemd, zijn vastgelegd en met inachtneming van de specifieke bepalingen van deze voorschriften. Dit recht op toegang betreft documenten die bij de EDEO berusten, dat wil zeggen documenten die door de EDEO zijn opgesteld of ontvangen en zich in zijn bezit bevinden.

2. Overeenkomstig artikel 2, lid 2, van de verordening hebben natuurlijke personen en rechtspersonen die geen verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat hebben, volgens dezelfde beginselen en onder dezelfde voorwaarden en beperkingen recht op toegang tot documenten van de EDEO, met uitzondering van het recht om een klacht in te dienen bij de Europese ombudsman.

Artikel 2

Indiening van een verzoek

1. Verzoeken om toegang tot een document van de EDEO kunnen worden verzonden per post aan de Coördinator voor toegang tot documenten, CHAR 15/11, Europese dienst voor extern optreden, Wetstraat 170, 1046 Brussel, België, per e-mail met gebruikmaking van het formulier op de website van de EDEO of per fax aan het nummer +32 22979893.

2. Zodra het verzoek is geregistreerd, wordt de verzoeker een ontvangstbevestiging toegezonden, behalve wanneer het antwoord op het verzoek in feite binnen hetzelfde tijdsbestek kan worden verzonden.

Artikel 3

Termijnen

1. De EDEO beantwoordt initiële en confirmatieve verzoeken om toegang binnen vijftien werkdagen na de datum waarop het verzoek is geregistreerd.

2. Wanneer een verzoek niet nauwkeurig genoeg is, zoals bedoeld in artikel 6, lid 2, van de verordening, verzoekt de EDEO de verzoeker de nodige aanvullende gegevens te verstrekken om de gevraagde documenten te kunnen identificeren; de antwoordtermijn loopt vanaf het ogenblik waarop de EDEO over deze gegevens beschikt.

3. In uitzonderlijke gevallen, zoals bedoeld in artikel 7, lid 3, en artikel 8, lid 2, van de verordening, kan de termijn met vijftien werkdagen worden verlengd, in het bijzonder:

a) bij complexe of omvangrijke verzoeken;

b) indien in verband met een verzoek een delegatie van de Unie moet worden geraadpleegd; of

c) indien een derde moet worden geraadpleegd.

De verzoeker wordt ingelicht over dergelijke verlengingen en de redenen daarvoor.

Artikel 4

Behandeling van antwoorden

1. De antwoorden op initiële verzoeken worden door de Coördinator voor toegang tot documenten afgehandeld.

2. Over antwoorden op confirmatieve verzoeken wordt beslist door de Chief Operating Officer, op advies van de Coördinator voor toegang tot documenten.

Artikel 5

Afwijzende antwoorden

Indien het antwoord op een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzend is, worden de redenen voor de weigering aangegeven met vermelding van een van de in de verordening genoemde uitzonderingsbepalingen, en wordt de verzoeker gewezen op zijn recht om een confirmatief verzoek in te dienen, indien het een antwoord op een initieel verzoek betreft, of op de andere beroepsmogelijkheden die voor hem openstaan, indien het een antwoord op een confirmatief verzoek betreft.

Artikel 6

Documenten van derden die bij de EDEO berusten

1. Wanneer de EDEO een verzoek ontvangt om toegang tot een document dat bij hem berust, maar dat afkomstig is van een derde, wordt de desbetreffende derde geraadpleegd, tenzij het, in het licht van de uitzonderingsbepalingen die in de verordening worden vermeld, duidelijk is of het document al dan niet openbaar mag worden gemaakt.

2. Het verzoek wordt zonder raadpleging van de derde ingewilligd indien het document reeds openbaar is gemaakt door de auteur of overeenkomstig de verordening of soortgelijke bepalingen.

3. De derde moet in ieder geval worden geraadpleegd indien het document onder artikel 9 van de verordening valt of indien het afkomstig is uit een lidstaat en die lidstaat de EDEO overeenkomstig artikel 4, lid 5, van de verordening heeft verzocht het document niet zonder zijn voorafgaande toestemming openbaar te maken. De lidstaat dient een dergelijk verzoek schriftelijk in.

4. De derde wordt schriftelijk (eventueel per e-mail) geraadpleegd en krijgt een redelijke termijn om te antwoorden, rekening houdend met de termijn waarbinnen de EDEO overeenkomstig artikel 3 dient te antwoorden. De derde maakt zijn standpunt schriftelijk (eventueel per e-mail) kenbaar.

5. Wanneer de derde niet binnen de gestelde termijn antwoordt of onvindbaar of niet identificeerbaar is, neemt de EDEO een besluit aangaande het verzoek overeenkomstig de in de verordening opgenomen uitzonderingsbepalingen, rekening houdend met de gewettigde belangen van de derde aan de hand van de informatie waarover de EDEO beschikt.

6. Indien de EDEO het voornemen heeft om tegen de wens van de derde in toegang te verlenen tot een document, stelt hij de derde in kennis van zijn voornemen om het document binnen de bij de verordening vastgestelde termijn openbaar te maken en licht hij de derde in over de beroepsmogelijkheden waarover deze beschikt om zich tegen de openbaarmaking te verzetten.

Artikel 7

Raadpleging van de EDEO

1. Wanneer lidstaten, of andere instellingen, organen of instanties van de Unie een verzoek ontvangen om toegang tot een document dat in hun bezit is maar van de EDEO afkomstig is, zenden zij een verzoek om raadpleging van de EDEO per post aan de Coördinator voor toegang tot documenten, CHAR 15/11, Europese dienst voor extern optreden, Wetstraat 170, 1046 Brussel, België, per e-mail aan EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu of per fax aan het nummer +32 22979893.

2. De EDEO maakt zijn standpunt onverwijld kenbaar, met inachtneming van een eventueel geldende termijn, maar in ieder geval binnen vijf werkdagen.

Artikel 8

Gerubriceerde documenten

1. Wanneer een toegangsverzoek betrekking heeft op een document dat onder artikel 9, lid 1, van de verordening valt of op een ander document dat op grond van de beveiligingsvoorschriften van de EDEO gerubriceerd is, wordt het verzoek behandeld door ambtenaren die bevoegd zijn om van het document kennis te nemen.

2. Iedere beslissing waarbij de toegang tot een gerubriceerd document of een deel daarvan wordt geweigerd, moet met redenen worden omkleed op grond van de in artikel 4 van de verordening opgesomde uitzonderingen. Indien de toegang tot het gevraagde document niet op grond van deze uitzonderingsbepalingen kan worden geweigerd, ziet de met de behandeling van het verzoek belaste ambtenaar erop toe dat het document wordt gederubriceerd voordat het aan de verzoeker wordt toegezonden.

Artikel 9

Procedures voor toegang

1. Documenten waartoe toegang wordt verleend, worden verzonden per post, per fax of per e-mail. Bij omvangrijke of moeilijk te hanteren documenten kan de verzoeker worden verzocht de documenten te raadplegen op de plaats waar zij zich bevinden. Deze raadpleging is kosteloos.

2. Indien het document is gepubliceerd, kan het antwoord bestaan uit een verwijzing naar de publicatiegegevens, zoals het webadres waar het kan worden opgevraagd.

3. Wanneer het document meer dan 20 bladzijden telt, kan de verzoeker een bijdrage van 0,10 EUR per bladzijde worden gevraagd, vermeerderd met de verzendkosten. De kosten in verband met andere dragers worden per geval afzonderlijk vastgesteld, maar mogen een redelijk bedrag niet overschrijden.

Artikel 10

Documentenregister

1. Overeenkomstig artikel 11 van de verordening houdt de EDEO een documentenregister bij dat toegankelijk is via de website van de EDEO.

2. Overeenkomstig artikel 9 van de verordening worden onder dat artikel vallende documenten slechts met instemming van de oorspronkelijke verstrekker in het register vermeld.

Artikel 11

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.

Gedaan te Brussel, 19 augustus 2011. De hoge vertegenwoordiger C. ASHTON

(1) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.