NL Publicatieblad van de Europese Unie L 295/24

VERORDENING (EG) Nr. 1078/2008 VAN DE COMMISSIE

van 3 november 2008

tot vaststelling van bepalingen voor de uitvoering van Verordening (EG) nr. 861/2006 van de Raad, wat betreft de uitgaven van de lidstaten voor de verzameling en het beheer van de basisgegevens over de visserij

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EG) nr. 861/2006 van de Raad van 22 mei 2006 houdende communautaire financieringsmaatregelen voor de tenuitvoerlegging van het gemeenschappelijk visserijbeleid en op het gebied van het zeerecht (1), en met name op artikel 31,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Bij Verordening (EG) nr. 199/2008 van de Raad van 25 februari 2008 betreffende de instelling van een communautair kader voor de verzameling, het beheer en het gebruik van gegevens in de visserijsector en voor de ondersteuning van wetenschappelijk advies over het gemeenschappelijk visserijbeleid (2) is een basis vastgesteld voor het verrichten van wetenschappelijke analyses van de visserij en voor het verstrekken van degelijk wetenschappelijk advies voor de tenuitvoerlegging van het gemeenschappelijk visserijbeleid.

(2) De Commissie moet een communautair meerjarenprogramma overeenkomstig Verordening (EG) nr. 199/2008 van de Raad aannemen op basis waarvan de lidstaten nationale meerjarenprogramma’s voor de verzameling, het beheer en het gebruik van gegevens moeten vaststellen.

(3) Artikel 9 van Verordening (EG) nr. 861/2006 voorziet in communautaire financiering voor maatregelen op het gebied van het verzamelen van basisgegevens. Bovendien moet de Commissie krachtens artikel 24 van die verordening elk jaar een besluit nemen over de jaarlijkse communautaire bijdrage voor dergelijke maatregelen.

(4) In het belang van een gezond financieel beheer moeten de regels en procedures worden vastgesteld die de lidstaten moeten volgen, willen zij in aanmerking komen voor communautaire financiële steun met betrekking tot uitgaven op het gebied van gegevensverzameling. Niet-naleving van deze regels en procedures dient te leiden tot uitsluiting van uitgaven.

(5) De jaarlijkse communautaire bijdrage moet worden gebaseerd op jaarlijkse begrotingsramingen die moeten worden getoetst aan de door de lidstaten vastgestelde nationale programma’s.

(6) Met het oog op een efficiënte toewijzing van de Gemeenschapsmiddelen dient de jaarlijkse begrotingsraming in overeenstemming te zijn met de in het nationale programma opgenomen maatregelen.

(7) Omwille van de vereenvoudiging moet worden vastgesteld volgens welke regels en in welke vorm de lidstaten de jaarlijkse, met de uitvoering van de nationale programma’s samenhangende begrotingsraming moeten indienen. Enkel rechtstreeks met de uitvoering van de nationale programma’s gepaard gaande uitgaven die de lidstaten naar behoren hebben gemotiveerd en daadwerkelijk hebben gedaan, mogen als subsidiabel worden beschouwd. In dit verband is het eveneens dienstig de rol en de verplichtingen van bij de uitvoering van de nationale programma’s betrokken partners en subcontractanten te verduidelijken.

(8) Met betrekking tot de in artikel 5, lid 2, van Verordening (EG) nr. 199/2008 bedoelde mogelijkheid tot wijziging van de technische aspecten van de meerjarige nationale programma’s, moet worden bepaald volgens welke regels de lidstaten op een correcte manier wijzigingen kunnen aanbrengen aan de voor een adequate uitvoering van de nationale programma’s vereiste middelen. De lidstaten moet worden toegestaan om middelen van de ene naar de andere kostencategorie over te hevelen indien dat de uitvoering van het nationale programma ten goede komt.

(9) Er moeten regels worden vastgesteld om te garanderen dat de aanvragen tot vergoeding van uitgaven in overeenstemming zijn met het besluit van de Commissie tot goedkeuring van de jaarlijkse communautaire bijdrage. De procedure voor de indiening en de goedkeuring van dergelijke aanvragen dient deel uit te maken van deze regels. Aanvragen die niet aan die voorschriften voldoen, moeten in voorkomend geval worden geannuleerd.

(10) De betalingen dienen in twee tranches te worden verricht om de lidstaten reeds tijdens de periode van uitvoering van het programma toegang te geven tot de communautaire financiële bijdrage.

(11) Om een correct gebruik van de Gemeenschapsmiddelen te waarborgen, moeten de Commissie en de Rekenkamer in staat worden gesteld de naleving van de bij deze verordening vastgestelde bepalingen te controleren en dienen beide instellingen daartoe alle gegevens te krijgen die relevant zijn voor het uitvoeren van de in artikel 28 van Verordening (EG) nr. 861/2006 bedoelde audits en financiële correcties.

(12) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité voor de visserij en de aquacultuur,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Onderwerp

Bij deze verordening worden bepalingen vastgesteld voor de uitvoering van Verordening (EG) nr. 861/2006 van de Raad, wat betreft de uitgaven van de lidstaten voor de verzameling en het beheer van de basisgegevens over de visserij.

Artikel 2

Indiening van de jaarlijkse begrotingsraming

1. Lidstaten die voor de uitvoering van hun in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 199/2008 bedoelde meerjarenprogramma, hierna „het nationale programma” genoemd, een financiële bijdrage van de Gemeenschap wensen te ontvangen, dienen uiterlijk op 31 maart van het jaar vóór de periode van uitvoering van dat programma de volgende gegevens in:

a) een jaarlijkse begrotingsraming voor het eerste jaar van uitvoering van het nationale programma, en

b) indicatieve jaarlijkse begrotingsramingen voor elk van de volgende jaren van uitvoering van het nationale programma.

2. De lidstaten dienen voor elk jaar van uitvoering van het programma, dat volgt op het eerste uitvoeringsjaar, een definitieve jaarlijkse begrotingsraming in wanneer deze verschilt van de reeds ingediende indicatieve begrotingsraming. De definitieve jaarlijkse begrotingsramingen worden uiterlijk op 31 oktober voorafgaand aan het betrokken uitvoeringsjaar, ingediend.

3. Met betrekking tot het eerste nationale programma, voor de periode 2009-2010, worden de jaarlijkse begrotingsramingen uiterlijk op 15 oktober 2008 ingediend.

Artikel 3

Inhoud van de jaarlijkse begrotingsraming

1. De jaarlijkse begrotingsraming bevat de geplande jaaruitgaven die een lidstaat voor de uitvoering van zijn nationaal programma verwacht te moeten doen.

2. De jaarlijkse begrotingsraming wordt in de volgende vorm ingediend:

a) per uitgavencategorie, als bedoeld in bijlage I bij de onderhavige verordening;

b) per module, als omschreven in het besluit van de Commissie tot vaststelling van het communautaire meerjarenprogramma inzake de verzameling, het beheer en het gebruik van gegevens betreffende de visserij- en de aquacultuursector, en

c) waar relevant, per regio, als omschreven in artikel 1, onder a), van Verordening (EG) nr. 665/2008 van de Commissie (3).

3. De lidstaten dienen de jaarlijkse begrotingsraming elektronisch in aan de hand van de door de Commissie opgestelde en door haar aan de lidstaten toegezonden financiële formulieren.

Artikel 4

Evaluatie van de jaarlijkse begrotingsraming

1. De Commissie toetst de jaarlijkse begrotingsraming aan het overeenkomstig artikel 6, lid 3, van Verordening (EG) nr. 199/2008 goedgekeurde nationale programma.

2. De Commissie kan een lidstaat in het kader van de evaluatie van de jaarlijkse begrotingsraming verzoeken om verduidelijking van de betrokken uitgaven. De lidstaat dient deze verduidelijking uiterlijk 15 kalenderdagen na het verzoek van de Commissie te verschaffen.

3. Indien binnen de in lid 2 vastgestelde termijn onvoldoende verduidelijking door de lidstaat wordt verschaft, kan de Commissie in voorkomend geval de betrokken uitgaven uitsluiten van de betrokken, voor goedkeuring ingediende jaarlijkse begrotingsraming.

Artikel 5

Communautaire financiële bijdrage

Voor de goedkeuring van de jaarlijkse begrotingsraming en het besluit over de jaarlijkse communautaire financiële bijdrage voor elk nationaal programma houdt de Commissie zich aan de in artikel 24 van Verordening (EG) nr. 861/2008 bedoelde procedure en gaat zij uit van de resultaten van de in artikel 4 bedoelde evaluatie van de jaarlijkse begrotingsraming.

Artikel 6

Wijziging van de goedgekeurde jaarlijkse begrotingsraming

1. De lidstaten wordt toegestaan bedragen die zijn opgenomen in de overeenkomstig artikel 5 goedgekeurde jaarlijkse begrotingsraming en die betrekking hebben op dezelfde regio, over te hevelen van de ene naar de andere module en van de ene kostencategorie naar de andere, op voorwaarde dat:

a) de overhevelingen betrekking hebben op maximaal 50 000 EUR of 10 % van de totale, voor de regio goedgekeurde begroting indien deze minder dan 500 000 EUR bedraagt;

b) zij de lidstaten in kennis stellen van de noodzaak van een overheveling.

2. Andere wijzigingen van de overeenkomstig artikel 5 goedgekeurde jaarlijkse begrotingsraming moeten door de Commissie worden goedgekeurd vóór de uitgaven worden gedaan.

Artikel 7

Subsidiabele uitgaven

1. Om in aanmerking te komen voor de communautaire financiële bijdrage, moeten de uitgaven:

a) daadwerkelijk door de lidstaat zijn gedaan;

b) betrekking hebben op een in het nationale programma opgenomen actie;

c) zijn opgenomen in de jaarlijkse begrotingsraming;

d) behoren tot één van de in bijlage I opgenomen categorieën;

e) betrekking hebben op een actie die wordt uitgevoerd overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EG) nr. 199/2008 en de bepalingen ter uitvoering van die verordening;

f) identificeerbaar en verifieerbaar zijn, en met name zijn geregistreerd in de boekhouding van de lidstaat en de partners van die lidstaat;

g) zijn bepaald overeenkomstig de gebruikelijke boekhoudnormen en in overeenstemming zijn met de in de nationale wetgeving vastgestelde eisen;

h) redelijk en gerechtvaardigd zijn en voldoen aan de vereisten van goed financieel beheer, met name wat zuinigheid en efficiëntie betreft;

i) zijn gedaan tijdens de in het nationale programma geplande periode van uitvoering van de actie.

2. Subsidiabele uitgaven moeten betrekking hebben op:

a) de volgende activiteiten op het gebied van gegevensverzameling: — verzameling van gegevens op de in artikel 10 van Verordening (EG) nr. 199/2008 bedoelde bemonsteringsplaatsen, aan de hand van rechtstreekse bemonstering of interviews en vragen, — toezicht op zee op commerciële en recreatievisserij, als bedoeld in artikel 11 van Verordening (EG) nr. 199/2008, — onderzoeken op zee, als bedoeld in artikel 12 van Verordening (EG) nr. 199/2008;

b) de volgende activiteiten op het gebied van gegevensbeheer, als bedoeld in het in artikel 3 van Verordening (EG) nr. 199/2008 bedoelde communautaire meerjarenprogramma: — de ontwikkeling van databanken en websites, — het invoeren van gegevens (opslag), — kwaliteitscontrole en validering van de gegevens, — verwerking van primaire gegevens tot geaggregeerde gegevens, — verwerking van primaire sociaaleconomische gegevens tot metagegevens;

c) de volgende activiteiten op het gebied van het gebruik van gegevens, als bedoeld in het in artikel 3 van Verordening (EG) nr. 199/2008 bedoelde communautaire meerjarenprogramma: — productie van gegevensreeksen en de toepassing daarvan ter ondersteuning van wetenschappelijke analyses met het oog op advies inzake visserijbeheer, — ramingen op het gebied van biologische parameters (leeftijd, gewicht, geslacht, groeistadium, vruchtbaarheid), — voorbereiding van gegevensreeksen voor de beoordeling van bestanden, biologisch-economische modellering en de overeenkomstige wetenschappelijke analyse.

Artikel 8

Niet-subsidiabele uitgaven

De volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor de communautaire financiële bijdrage:

a) winstmarges, provisies en oninbare vorderingen;

b) verschuldigde rente en bankkosten;

c) gemiddelde arbeidskosten;

d) indirecte kosten, met name voor gebouwen en locaties, administratie, ondersteunend personeel, kantoorvoorzieningen, infrastructuur, exploitatie en onderhoud, zoals telecommunicatiekosten, goederen en diensten;

e) kosten van materiaal dat niet wordt gebruikt voor gegevensverzameling en -beheer, zoals scanners, printers, mobiele telefoons, walkietalkies, videoapparatuur- en camera’s;

f) aankoop van voertuigen;

g) distributie-, marketing- en reclamekosten met betrekking tot producten of commerciële activiteiten;

h) representatiekosten, behalve die welke door de Commissie als strikt noodzakelijk voor de uitvoering van het nationale programma worden beschouwd;

i) luxe- en publiciteitsuitgaven;

j) alle uitgaven voor andere, door een derde partij gefinancierde programma’s of projecten;

k) alle uitgaven ter bescherming van de resultaten van de in het kader van het nationale programma verrichte werkzaamheden;

l) alle terugvorderbare soorten heffingen (inclusief btw);

m) middelen die gratis ter beschikking van de lidstaat worden gesteld;

n) de waarde van bijdragen in natura;

o) onnodige of ondoordachte uitgaven.

Artikel 9

Uitvoering van de programma’s

1. De lidstaten mogen bij de uitvoering van de nationale programma’s een beroep doen op partners. De partners dienen organisaties te zijn die in de nationale programma’s expliciet worden vernoemd als partijen die de lidstaten helpen bij de uitvoering van het volledige nationale programma of een aanzienlijk deel daarvan. De partners moeten rechtstreeks betrokken zijn bij de technische uitvoering van één of meer in de nationale programma’s vastgestelde taken en moeten bij de uitvoering van de nationale programma’s dezelfde verplichtingen in acht nemen als de lidstaten.

2. Partners mogen in het kader van het programma niet optreden als subcontractant van de lidstaten of van andere partners.

3. Specifieke, in het nationale programma vastgestelde taken mogen tijdens een nader bepaalde periode worden uitgevoerd door subcontractanten, die evenwel niet als partners worden beschouwd. Subcontractanten dienen natuurlijke of rechtspersonen te zijn die diensten verlenen aan lidstaten en/of partners. Uitbesteding aan subcontractanten tijdens de uitvoering van het programma, waarin in het oorspronkelijke programmavoorstel niet is voorzien, dient vooraf schriftelijk door de Commissie te worden goedgekeurd.

Artikel 10

Indiening van vergoedingsaanvragen

1. Aanvragen voor vergoeding van uitgaven die voor de uitvoering van het nationale programma zijn gedaan, dienen jaarlijks uiterlijk op 31 mei na het betrokken kalenderjaar door de lidstaten te worden ingediend. Deze aanvragen bestaan uit:

a) een brief met daarin de totale aangevraagde vergoeding en een duidelijke vermelding van de in bijlage II bedoelde gegevens;

b) een financieel verslag, uitgesplitst per uitgavencategorie, module en, in voorkomend geval, regio als aangegeven in de in artikel 3, lid 3, bedoelde financiële formulieren. Het financiële verslag moet worden ingediend aan de hand van het formulier dat door de Commissie is opgesteld en door haar aan de lidstaten is toegezonden;

c) een uitgavendeclaratie conform bijlage III, en

d) de in bijlage I bedoelde bewijsstukken.

2. De vergoedingsaanvragen worden elektronisch bij de Commissie ingediend.

3. Bij de indiening van de vergoedingsaanvragen doen de lidstaten het nodige om te verifiëren en te controleren dat:

a) de uitgevoerde acties en de declaratie van de uitgaven die zijn gedaan in het kader van het in artikel 5 bedoelde besluit, in overeenstemming zijn met het door de Commissie goedgekeurde nationale programma;

b) de vergoedingsaanvraag voldoet aan de in de artikelen 7 en 8 vastgestelde voorwaarden;

c) de uitgaven zijn gedaan overeenkomstig de voorwaarden die zijn vastgesteld in Verordening (EG) nr. 861/2006, de onderhavige verordening, het in artikel 5 bedoelde besluit en de Gemeenschapswetgeving inzake het plaatsen van overheidsopdrachten.

Artikel 11

Evaluatie van de vergoedingsaanvragen

1. De Commissie toetst de vergoedingsaanvragen aan de bepalingen van deze verordening.

2. De Commissie kan in het kader van haar evaluatie van de vergoedingsaanvragen de lidstaten om verduidelijking verzoeken. De lidstaten dienen deze verduidelijking uiterlijk 15 kalenderdagen na het verzoek van de Commissie te verschaffen.

Artikel 12

Uitsluiting van uitgaven van vergoeding

Indien een lidstaat binnen de in artikel 11, lid 2, vastgestelde termijn onvoldoende verduidelijking verschaft en de vergoedingsaanvraag volgens de Commissie niet aan de in deze verordening vastgestelde voorwaarden voldoet, verzoekt de Commissie die lidstaat om binnen 15 kalenderdagen zijn opmerkingen aan haar over te leggen. Indien het onderzoek bevestigt dat niet aan de voorwaarden is voldaan, weigert de Commissie de betrokken uitgaven geheel of gedeeltelijk te vergoeden en vordert zij, in voorkomend geval, ten onrechte verrichte betalingen terug of annuleert zij de nog niet betaalde bedragen.

Artikel 13

Goedkeuring van de vergoedingsaanvragen

De Commissie keurt de vergoedingsaanvragen goed op basis van de resultaten van de in de artikelen 11 en 12 vastgestelde procedure.

Artikel 14

Betalingen

1. De communautaire financiële bijdrage die overeenkomstig artikel 8 voor elk jaar van uitvoering van het nationale programma aan een lidstaat wordt verleend, wordt in de volgende twee tranches betaald:

a) een voorschot ten belope van 50 % van de communautaire bijdrage. Deze betaling wordt verricht na mededeling aan de lidstaat van het in artikel 5 bedoelde besluit en na ontvangst van een brief waarin het voorschot wordt aangevraagd en waarin de in bijlage II bedoelde gegevens duidelijk worden vermeld;

b) het saldo op basis van de in artikel 10 bedoelde vergoedingsaanvraag. Deze betaling wordt verricht uiterlijk 45 dagen nadat de Commissie de in artikel 12 bedoelde vergoedingsaanvraag heeft goedgekeurd.

2. De in artikel 8 van Verordening (EG) nr. 199/2008 bedoelde sanctie in de vorm van verlagingen wordt toegepast op de in lid 1, onder b), bedoelde jaarlijkse saldobetaling.

3. Zodra het saldo is betaald, worden geen aanvullende kostendeclaraties en bewijsstukken meer aanvaard.

Artikel 15

Munteenheid

1. De jaarlijkse begrotingsramingen en de vergoedingsaanvragen worden uitgedrukt in euro.

2. Met betrekking tot het eerste jaar van uitvoering van het nationale programma passen lidstaten die niet aan de derde fase van de economische en monetaire unie deelnemen, de wisselkoers toe die op 1 maart vóór de periode van uitvoering van dat programma wordt bekendgemaakt in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie. Met betrekking tot het eerste nationale programma, voor de periode 2009-2010, is die datum 1 oktober 2008.

3. Met betrekking tot de jaren na het eerste jaar van uitvoering van het nationale programma passen lidstaten die niet aan de derde fase van de economische en monetaire unie deelnemen, de wisselkoers toe die op 1 oktober van het jaar vóór de periode van uitvoering van dat programma, wordt bekendgemaakt in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie.

4. Lidstaten die niet aan de derde fase van de economische en monetaire unie deelnemen, vermelden welke wisselkoers zij in de jaarlijkse begrotingsramingen en de vergoedingsaanvragen hebben toegepast.

Artikel 16

Audits en financiële correcties

De lidstaten verstrekken de Commissie en de Rekenkamer alle door die instellingen gewenste informatie met betrekking tot de in artikel 28 van Verordening (EG) nr. 861/2006 bedoelde audits en financiële correcties.

Artikel 17

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Zij is van toepassing op uitgaven die met ingang van 1 januari 2009 worden gedaan.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat. Gedaan te Brussel, 3 november 2008. Voor de Commissie Joe BORG Lid van de Commissie

(1) PB L 160 van 14.6.2006, blz. 1.

(2) PB L 60 van 5.3.2008, blz. 1.

(3) PB L 186 van 15.7.2008, blz. 3.

BIJLAGE I Subsidiabiliteit van voor de uitvoering van nationale programma’s gedane uitgaven Subsidiabel zijn uitgaven die tot één of meer van de volgende categorieën behoren: a) Personeelskosten: — personeelskosten die uitsluitend worden gemaakt voor wetenschappelijk en technisch personeel gedurende de tijd die dit personeel daadwerkelijk aan het nationale programma besteedt, — de personeelskosten worden berekend op basis van de daadwerkelijk aan het nationale programma bestede werktijd en de daadwerkelijke arbeidskosten (salaris, sociale kosten, sociale zekerheid en pensioensbijdragen), exclusief alle andere kosten, — de tarieven per uur/dag worden berekend op basis van een grondslag van 210 gewerkte dagen per jaar, — de door het personeel aan het programma bestede tijd moet volledig worden geregistreerd (in de tijdtabellen) en ten minste één keer per maand door de verantwoordelijke persoon worden geviseerd. De tijdtabellen worden de Commissie op haar verzoek ter beschikking gesteld. b) Reiskosten: — de reiskosten worden vastgesteld volgens de eigen regels van de lidstaat of partner. Reizen buiten de Gemeenschap die niet in het nationale programma zijn gespecificeerd, dienen vooraf door de Commissie te worden goedgekeurd. c) Kosten van duurzame goederen: — duurzame goederen moeten ten minste zo lang als de werkzaamheden aan het programma duren, meegaan. Zij worden geregistreerd in de inventaris van duurzame goederen van de lidstaat of de partners, of worden als activa beschouwd overeenkomstig de boekhoudmethoden, -regels en -beginselen van de betrokken lidstaat of partners, — voor de berekening van de subsidiabele uitgaven wordt met betrekking tot duurzame goederen uitgegaan van een verwachte levensduur van 36 maanden in het geval van computerapparatuur met een waarde van maximaal 25 000 EUR, en van 60 maanden in het geval van andere goederen. Het subsidiabele bedrag is afhankelijk van de verwachte levensduur van de goederen in verhouding tot de looptijd van het programma, op voorwaarde dat de voor de berekening van dit bedrag gebruikte periode begint op de startdag van het programma, of de datum van aankoop van de goederen wanneer de goederen na de startdag van het programma zijn aangekocht, en eindigt op de dag waarop het programma wordt afgerond. Bovendien moet rekening worden gehouden met het gebruik van de goederen gedurende deze periode, — duurzame goederen kunnen in de laatste zes maanden vóór de startdag van het nationale programma bij uitzondering worden aangekocht of geleased met een optie tot aankoop, — de geldende regels inzake overheidsopdrachten zijn tevens van toepassing op de aankoop van duurzame goederen, — uitgaven met betrekking tot duurzame goederen moeten worden gestaafd met gewaarmerkte facturen waarin de leveringsdatum is vermeld, en moeten samen met de uitgavendeclaratie bij de Commissie worden ingediend. d) Kosten van niet-duurzame goederen, onder meer voor informaticadoeleinden: — kosten voor de aankoop, de productie, de herstelling of het gebruik van goederen of apparaten die naar verwachting minder lang zullen meegaan dan de werkzaamheden aan het programma duren. Deze goederen of apparaten worden niet geregistreerd in de inventaris van duurzame goederen van de lidstaat of de partners, of worden niet als activa beschouwd overeenkomstig de boekhoudmethoden, -regels en -beginselen van de betrokken lidstaat of partners, — deze goederen of apparaten moeten zo duidelijk worden beschreven dat een besluit over de subsidiabiliteit van de kosten ervan kan worden genomen, — subsidiabele kosten voor informatica zijn kosten voor het ontwikkelen en aan de lidstaten ter beschikking stellen van software die bestemd is voor het beheer en het gebruik van databanken. e) Kosten van vaartuigen: — met betrekking tot in artikel 12 van Verordening (EG) nr. 199/2008 bedoelde onderzoeken op zee, onder meer door gecharterde vaartuigen, zijn uitsluitend huur- en andere exploitatiekosten subsidiabel. Samen met de uitgavendeclaratie moet een gewaarmerkte kopie van de factuur bij de Commissie worden ingediend, — wanneer het vaartuig eigendom van de lidstaat of de partner is, dient samen met de uitgavendeclaratie een gedetailleerde berekening met vermelding van de gebruikte methode voor de berekening van de aangerekende exploitatiekosten, bij de Commissie te worden ingediend. f) Kosten van aanbesteding/externe bijstand: — lidstaten en/of partners die zelf geen standaard en geen niet-innovatieve diensten kunnen aanbieden, kunnen voor de levering van dergelijke diensten een beroep doen op subcontractanten/externe bijstand. De kosten hiervan mogen niet meer bedragen dan 20 % van de goedgekeurde totale jaarbegroting. Wanneer de kosten van de in het kader van het nationale programma uitbestede diensten samen het hierboven vastgestelde maximum overschrijden, is voorafgaande schriftelijke goedkeuring door de Commissie vereist, — uitbestedingen moeten door de lidstaat/partner worden georganiseerd overeenkomstig de toepasselijke regels inzake openbare aanbestedingen en moeten in overeenstemming zijn met de communautaire richtlijnen inzake de procedures voor openbare aanbestedingen, — alle facturen van de subcontractanten moeten een duidelijke verwijzing naar het nationale programma en de betrokken module bevatten (d.w.z. nummer en titel of beknopte titel). Alle facturen moeten voldoende gedetailleerd zijn om identificatie van de afzonderlijke, onder de geleverde dienst vallende elementen mogelijk te maken (d.w.z. een duidelijke omschrijving en de kosten van elk element), — de lidstaten en de partners moeten ervoor zorgen dat in elke uitbestedingsovereenkomst uitdrukkelijk wordt bepaald dat de Commissie en de Rekenkamer bij subcontractanten die middelen van de Gemeenschap hebben ontvangen, controles van documenten kunnen verrichten en controles ter plaatse kunnen uitvoeren, — landen van buiten de Gemeenschap kunnen na voorafgaande schriftelijke goedkeuring door de Commissie als subcontractant aan een nationaal programma deelnemen, indien de bijdrage van deze landen als noodzakelijk voor de uitvoering van communautaire programma’s wordt beschouwd, — samen met de uitgavendeclaratie moeten een gewaarmerkte kopie van de overeenkomst met de subcontractant, alsmede bijbehorende betalingsbewijzen, bij de Commissie worden ingediend. g) Andere specifieke kosten: — extra of onvoorziene uitgaven die niet tot één van de hierboven opgesomde categorieën behoren, mogen slechts na voorafgaande goedkeuring door de Commissie als kosten van het programma in rekening worden gebracht, tenzij in de jaarlijkse begrotingsraming reeds in deze kosten is voorzien. h) Ondersteuning voor wetenschappelijk advies: — dagvergoedingen en reiskosten zijn overeenkomstig artikel 10, lid 3, van Verordening (EG) nr. 665/2008 subsidiabel, mits zij in verband staan met de in artikel 10, lid 2, van Verordening (EG) nr. 665/2008 bedoelde vergaderingen, — samen met de uitgavendeclaratie moet een gewaarmerkte kopie van de reisdocumenten bij de Commissie worden ingediend.

BIJLAGE II Inhoud van de brief met het bedrag dat als vergoeding of als voorschot wordt aangevraagd De brief met het bedrag dat als vergoeding of als voorschot wordt aangevraagd, dient de volgende gegevens te bevatten: 1. het betrokken besluit van de Commissie (betrokken artikel en bijlage); 2. de verwijzing naar het nationale programma; 3. het van de Commissie gevraagde bedrag in euro, exclusief btw; 4. het type aanvraag (voorschot, saldobetaling); 5. het nummer van de bankrekening waarop het betrokken bedrag moet worden overgemaakt.