NL Publicatieblad van de Europese Unie L 344/125

BESLUIT VAN DE COMMISSIE

van 16 december 2008

betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing dat door de ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen kan worden gebruikt

(2008/969/EG, Euratom)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie,

Gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (1),

Gelet op Verordening (EG) nr. 215/2008 van de Raad van 18 februari 2008 inzake het Financieel Reglement van toepassing op het 10e Europees Ontwikkelingsfonds (2),

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De Commissie, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie en van andere door de Gemeenschappen beheerde middelen met inachtneming van het beginsel van gezond financieel beheer, moet fraude en andere illegale activiteiten die de financiële belangen van de Gemeenschappen schaden, bestrijden.

(2) Naar aanleiding van de wijzigingen van de artikelen 93 tot en met 96 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (het Financieel Reglement), en de overeenkomstige artikelen van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement, en ingevolge de aanbevelingen van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (3), dient het huidige besluit van de Commissie over het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (EWS) te worden vervangen door het onderhavige besluit.

(3) Bij Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 van de Commissie van 17 december 2008 (4) over de centrale gegevensbank van uitsluitingen wordt een gegevensbank opgericht met de relevante gegevens van derden die in een situatie verkeren die inhoudt dat zij zijn uitgesloten van deelname aan procedures voor het verlenen van subsidies en het plaatsen van opdrachten en is bepaald dat de instellingen, met inbegrip van die welke zijn vermeld in artikel 1, tweede alinea, van het Financieel Reglement, uitvoerende agentschappen, communautaire organen bedoeld in artikel 185 van het Financieel Reglement, alsook de autoriteiten van de lidstaten en van derde landen, internationale organisaties en andere instanties die deelnemen aan de uitvoering van de begroting, toegang hebben tot deze gegevensbank.

(4) Het EWS heeft ten doel de uitwisseling te verzekeren, binnen de Commissie en haar uitvoerende agentschappen, van vertrouwelijke informatie over derden die de financiële belangen en reputatie van de Gemeenschappen of alle andere door de Gemeenschappen beheerde middelen zouden kunnen schaden.

(5) Aangezien de uitvoerende agentschappen de status van gedelegeerd ordonnateur van de Commissie hebben voor de besteding van beleidskredieten, zouden zij voor het beheer van de administratieve en beleidskredieten net als de diensten van de Commissie toegang moeten hebben tot het EWS.

(6) Het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) zou toegang moeten hebben tot het EWS voor het vervullen van zijn reglementaire onderzoekstaken en opsporings- en fraudebestrijdingsactiviteiten die het verricht uit hoofde van artikel 1, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) (5) en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad van 25 mei 1999 betreffende de door het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) verrichte onderzoeken (6).

(7) De rekenplichtige van de Commissie zou het EWS moeten beheren. De bevoegde ordonnateur, het OLAF en de dienst Interne audit (DIA) zouden verantwoordelijk moeten zijn voor de verzoeken tot opneming, wijziging of verwijdering van waarschuwingen. Om een toereikende mate van controle te waarborgen, zouden dergelijke verzoeken op een passend hiërarchisch niveau moeten worden opgesteld.

(8) Krachtens Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlĳke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrĳe verkeer van die gegevens (7) moet de Commissie bij de verwerking van persoonsgegevens de wettelijke vereisten inzake verwerking en de vereisten betreffende de doorgifte van persoonsgegevens die in de betrokken verordening zijn vastgesteld, in acht nemen, en moet dergelijke verwerking vooraf worden gecontroleerd door de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming, na kennisgeving door de functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie.

(9) De rechten van personen wier gegevens vastgelegd zijn of zouden kunnen worden, zouden overeenkomstig het advies van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming moeten worden vastgelegd in bepalingen betreffende gegevensbescherming. Wat betreft het recht van derden om geïnformeerd te worden over de in het EWS opgenomen gegevens, zou onderscheid moeten worden gemaakt tussen natuurlijke personen, die uitgebreidere gegevensbeschermingsrechten genieten, en rechtspersonen.

(10) Voor bepaalde gegevensbeschermingsrechten gelden de in artikel 20 van Verordening (EG) nr. 45/2001 vastgelegde uitzonderingen, die per geval moeten worden beoordeeld en waarvan de toepassing tijdelijk moet zijn. Deze uitzonderingen zouden uitsluitend moeten worden toegepast door de dienst die verantwoordelijk is voor de verzoeken tot opneming en wijziging, met inbegrip van rectificatie en verwijdering, van relevante gegevens.

(11) Aangezien uitsluitingen op grond van artikel 94 van het Financieel Reglement gelden voor specifieke procedures voor de plaatsing van een opdracht of de verlening van een subsidie, zouden deze waarschuwingen niet onder categorie W5 moeten vallen, maar onder de nieuwe categorie W1d. Daarentegen zouden W5-waarschuwingen uitsluitend op uitsluitingssituaties betrekking moeten hebben ten aanzien van procedures voor de plaatsing van een opdracht of de verlening van een subsidie.

(12) Ter bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen verzoekt de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, in afwachting van een beslissing van de Commissie over de toepassing van artikel 96 van het Financieel Reglement, om voorlopige registratie van een uitsluitingswaarschuwing, indien een derde bij de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, zoals bedoeld in artikel 93, lid 1, onder c), van het Financieel Reglement, teneinde te garanderen dat opdrachten niet gegund en subsidies niet verleend worden aan deze derde, terwijl de sanctieprocedure nog loopt.

(13) De Commissie dient verscheidene verordeningen van de Raad ter tenuitvoerlegging van op grond van artikel 15 van het Verdrag betreffende de Europese Unie goedgekeurde gemeenschappelijke standpunten (het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid, GBVB) in acht te nemen, krachtens welk het verboden is om tegoeden of economische middelen direct of indirect ter beschikking te stellen aan of ten behoeve van bepaalde natuurlijke of rechtspersonen, groepen of entiteiten,

BESLUIT:

AFDELING 1

ALGEMEEN

Artikel 1

Onderwerp

Bij dit besluit wordt het systeem voor vroegtijdige waarschuwing van de Commissie (Early Warning System, hierna „het EWS” genoemd) vastgesteld voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie en alle andere door de Gemeenschappen beheerde middelen.

Artikel 2

Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

— „derde partijen”: gegadigden, inschrijvers, contractanten, leveranciers, dienstverleners en hun respectieve subcontractanten, alsook subsidieaanvragers, subsidieontvangers, contractanten van subsidieontvangers en entiteiten die financiële steun ontvangen van een begunstigde van een communautaire subsidie op grond van artikel 120 van het Financieel Reglement;

— „bevoegd gedelegeerd ordonnateur”: gedelegeerd ordonnateur van de Commissie in de zin van artikel 59 van het Financieel Reglement, bevoegd overeenkomstig de interne voorschriften inzake de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (hierna „de begroting” genoemd), met inbegrip van de directeurs van uitvoerende agentschappen, alsook gesubdelegeerd ordonnateur in de zin van artikel 59 van het Financieel Reglement, die de functie van directeur uitoefent.

Artikel 3

EWS-waarschuwingen

1. EWS-waarschuwingen bevatten de volgende gegevens:

a) gegevens ter identificatie van derden die de financiële belangen en reputatie van de Gemeenschappen of alle andere door de Gemeenschappen beheerde middelen zouden kunnen schaden, omdat zij fraude hebben gepleegd of ernstige administratieve fouten hebben begaan, dan wel hiervan verdacht worden, beslagleggingsbevelen of significante invorderingsopdrachten hebben ontvangen, of overeenkomstig het Financieel Reglement of GBVB-gerelateerde financiële beperkingen zijn uitgesloten;

b) gegevens over personen met vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid ten aanzien van juridische entiteiten, wanneer deze personen zelf de financiële belangen en reputatie van de Gemeenschappen of alle andere door de Gemeenschappen beheerde middelen zouden kunnen schaden om de onder a) genoemde redenen;

c) het soort waarschuwing en de redenen waarom de onder a) bedoelde derden of de onder b) bedoelde personen een dergelijk risico vormen, en eventueel de duur van en de contactpersoon voor de betrokken waarschuwing.

2. Onverminderd artikel 1, leden 2 en 3, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008, mogen in het EWS opgenomen gegevens uitsluitend gebruikt worden voor de uitvoering van de begroting of van andere door de Gemeenschappen beheerde middelen, met inbegrip van procedures voor de verlening van een subsidie of de plaatsing van een opdracht, alsook betalingen aan derden.

Het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) mag de gegevens gebruiken voor zijn onderzoeken op grond van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999, alsook voor zijn activiteiten op het gebied van opsporing en fraudepreventie, zoals risicoanalyses.

Artikel 4

Beheer van het EWS

1. De rekenplichtige van de Commissie of diens ondergeschikte personeelsleden, aan wie op grond van het bepaalde in artikel 62 van het Financieel Reglement bepaalde taken zijn gedelegeerd (hierna „de rekenplichtige van de Commissie” genoemd), verzorgen het beheer van het EWS en treffen passende technische regelingen.

De rekenplichtige voert EWS-waarschuwingen in, wijzigt of verwijdert deze op verzoek van de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, het OLAF en de dienst Interne audit (DIA).

2. De rekenplichtige stelt uitvoeringsmaatregelen inzake de technische aspecten en de bijbehorende ondersteunende procedures vast, onder meer op het gebied van beveiliging.

Hij stelt de diensten van de Commissie en de uitvoerende agentschappen in kennis van deze maatregelen.

Artikel 5

Verzoeken tot registratie, verwijdering of wijziging van waarschuwingen

1. Alle verzoeken tot registratie, wijziging of verwijdering van waarschuwingen worden gericht aan de rekenplichtige.

Alleen de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, de directeur-generaal of een directeur van het OLAF of de DIA kunnen dergelijke verzoeken indienen. Hiertoe gebruiken zij het model dat is opgenomen in de bijlage.

2. De dienst die heeft vastgesteld dat een derde in een van de in artikel 9 beschreven situaties verkeert, zendt de rekenplichtige een verzoek om een EWS-waarschuwing toe, en een afschrift ervan aan de in artikel 7 bedoelde EWS-functionaris, ook als er voor de derde al een EWS-waarschuwing geldt.

3. Overeenkomstig de in lid 2 beschreven procedure stelt de dienst die om een EWS-waarschuwing heeft verzocht, de rekenplichtige met behulp van het in de bijlage opgenomen model in kennis van:

a) iedere wijziging van de in de betrokken EWS-waarschuwing opgenomen informatie;

b) de verwijdering van de EWS-waarschuwing wanneer hiervoor geen reden meer is.

Een wijziging van de contactpersoon voor waarschuwingen kan echter per geregistreerde notitie worden doorgegeven.

4. De dienst die om registratie van een EWS-waarschuwing heeft verzocht, is ook verantwoordelijk voor het coördineren van de maatregelen die als gevolg van een dergelijke waarschuwing overeenkomstig de artikelen 15 tot en met 22 moeten worden genomen met betrekking tot de begrotingsuitvoering.

5. Voor het activeren van een waarschuwing voor een persoon met vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid ten aanzien van een bepaalde rechtspersoon is, naast het op die rechtspersoon betrekking hebbende verzoek, een bijkomend verzoek vereist.

Artikel 6

Toegang tot en gebruik van het EWS

1. De diensten van de Commissie en de uitvoerende agentschappen hebben rechtstreeks toegang tot de in het EWS opgenomen gegevens door middel van het door de Commissie ter beschikking gestelde boekhoudsysteem (ABAC).

De dienst van de Commissie of het uitvoerend agentschap met de verantwoordelijkheid voor een lokaal systeem kan dit systeem gebruiken om toegang te verkrijgen tot de in het EWS opgenomen gegevens, mits de gegevensconsistentie tussen het lokale systeem en het ABAC-boekhoudsysteem verzekerd is.

2. De bevoegde gedelegeerde ordonnateur of diens personeel controleert of het EWS een waarschuwing met betrekking tot derden bevat in de volgende fasen:

a) in het geval van individuele begrotingsvastleggingen, voordat een dergelijke vastlegging wordt geboekt;

b) in het geval van globale begrotingsvastleggingen, voordat een individuele juridische verbintenis wordt geregistreerd;

c) in het geval van voorlopige begrotingsvastleggingen, voordat de juridische verbintenis die recht geeft op latere betalingen, wordt gesloten.

Wanneer de onder c) bedoelde vastleggingen betrekking hebben op de betaling van personeelsleden en de vergoeding van reiskosten in verband met bijeenkomsten en vergelijkende onderzoeken, is voorafgaande controle van EWS-registraties niet verplicht.

Bij procedures voor het plaatsen van opdrachten of het verlenen van subsidies controleert de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, of diens personeel, vóór het besluit tot gunning of het EWS een waarschuwing bevat.

Wanneer de aanbestedende dienst het aantal gegadigden dat wordt uitgenodigd om in te schrijven of te onderhandelen in een niet-openbare procedure, concurrentiegerichte dialoog of procedure van gunning via onderhandelingen na bekendmaking van een aankondiging van opdracht, echter beperkt, worden dergelijke controles verricht voordat de selectie van de gegadigden is afgerond.

Voor subcontractanten waarvoor voorafgaande goedkeuring is aangevraagd, kan de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, of diens personeel, op basis van zijn risicoanalyse besluiten om niet te controleren of het EWS een waarschuwing bevat.

3. De bevoegde gedelegeerde ordonnateur, of diens personeel, controleert overeenkomstig lid 2 in de volgende situaties of het EWS een waarschuwing bevat betreffende een persoon met vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid ten aanzien van de betrokken derde:

a) wanneer de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, of diens personeel, een dergelijke controle op basis van zijn risicoanalyse nodig acht;

b) wanneer de documenten waarover de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, of diens personeel, moet beschikken als bewijs dat de betrokken derde niet in een van de in artikel 93, lid 1, van het Financieel Reglement beschreven situaties verkeert, op dergelijke personen betrekking hebben.

4. De in artikel 3, lid 1, onder c), bedoelde specifieke contactpersoon voor waarschuwingen stelt op verzoek alle relevante informatie ter beschikking van de bevoegde gedelegeerde ordonnateur of diens personeel. Met betrekking tot uitsluitingswaarschuwingen is artikel 12 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 van toepassing.

5. De leden 2 en 4 zijn ook van toepassing op beheer van gelden ter goede rekening van meer dan 300 EUR. In dit geval controleert de beheerder van de gelden ter goede rekening, op basis van informatie die hij ontvangen heeft, vóór het sluiten van een juridische verbintenis met een derde of het EWS een waarschuwing bevat.

Artikel 7

EWS-functionarissen

1. De directeur-generaal van het OLAF of de DIA en alle gedelegeerde ordonnateurs wijzen ten minste één ambtenaar of tijdelijk personeelslid onder hun toezicht aan als EWS-functionaris.

Zij brengen de lijst van aangewezen personen, alsook alle wijzigingen daarin, ter kennis van de rekenplichtige.

2. De EWS-functionaris kan de lijst raadplegen van alle derden, of personen met vertegenwoordigings-, beslissings-, of controlebevoegdheid ten aanzien van derden, waarvoor een waarschuwing is geregistreerd in het EWS. Wat betreft EWS-kwesties zorgt hij voor de verbinding tussen de dienst en de rekenplichtige. Ook ondersteunt hij de dienst bij de doorgifte van informatie over EWS-waarschuwingen die door de dienst wordt gevraagd en bij de naar aanleiding van dergelijke waarschuwingen te treffen maatregelen.

3. De rekenplichtige publiceert op gezette tijden op de interne website van het directoraat-generaal Begroting een bijgewerkte lijst van alle EWS-functionarissen.

Artikel 8

Gegevensbescherming en rechten van de betrokkenen

1. In oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling en oproepen tot het indienen van voorstellen en, wanneer er geen oproepen worden gedaan, vóór het gunnen van opdrachten of het verlenen van subsidies, delen de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, of diens personeel, derden mee welke gegevens over hen kunnen worden opgenomen in het EWS en aan welke entiteiten deze gegevens kunnen worden meegedeeld. Wanneer derden juridische entiteiten zijn, informeren de instellingen en uitvoerende autoriteiten of organen ook de personen met vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid ten aanzien van deze juridische entiteiten.

2. De dienst die om registratie van een EWS-waarschuwing verzoekt, is verantwoordelijk voor de betrekkingen met de natuurlijke of rechtspersoon waarvan gegevens worden opgenomen in het EWS (hierna „het betrokken gegevenssubject” genoemd):

a) hij informeert het betrokken gegevenssubject over het verzoek tot het activeren, bijwerken of verwijderen van uitsluitingswaarschuwingen die het subject rechtstreeks aangaan en vermeldt de redenen hiervoor;

b) hij geeft gehoor aan verzoeken van betrokken gegevenssubjecten om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te rectificeren, en aan andere verzoeken of vragen van subjecten.

De dienst die om registratie van de waarschuwing heeft verzocht, kan echter de in artikel 20, lid 1, van Verordening (EG) nr. 45/2001 vastgestelde beperkingen van toepassing verklaren.

3. Onverminderd de in lid 2 vervatte informatieverplichtingen, kan een naar behoren geïdentificeerde natuurlijke persoon bij de rekenplichtige informeren of er gegevens over hem in het EWS zijn geregistreerd.

Nadat de dienst die om registratie van de waarschuwing in het EWS heeft verzocht, heeft besloten of de in artikel 20, lid 1, van Verordening (EG) nr. 45/2001 vastgestelde beperkingen van toepassing zijn, stelt de rekenplichtige de betrokkene er schriftelijk dan wel langs elektronische weg van in kennis of hij in het EWS is geregistreerd.

Indien de persoon geregistreerd is, voegt de rekenplichtige de in het EWS opgeslagen gegevens over de persoon toe. Hij informeert de dienst die om registratie van de waarschuwing heeft verzocht hieromtrent.

4. Verwijderde waarschuwingen zijn uitsluitend toegankelijk voor controle- en onderzoeksdoeleinden en zijn niet meer zichtbaar voor gebruikers van het EWS.

In waarschuwingen opgenomen persoonsgegevens van natuurlijke personen blijven na de verwijdering van de waarschuwing echter slechts vijf jaar voor deze doeleinden toegankelijk.

AFDELING 2

INFORMATIE OPGENOMEN IN HET EWS

Artikel 9

Categorieën van waarschuwingen

Afhankelijk van de aard of de ernst van de feiten die ter kennis zijn gebracht van de om registratie verzoekende dienst, worden EWS-waarschuwingen verdeeld in de volgende vijf categorieën:

1. W1 — wanneer informatie voldoende redenen bevat om aan te nemen dat er wellicht vaststellingen in verband met fraude of ernstige administratieve fouten zullen worden geregistreerd, of wanneer er voorzorgsmaatregelen geboden zijn naar aanleiding van de uitsluiting van een derde overeenkomstig artikel 94 van het Financieel Reglement;

2. W2 — wanneer er bij een derde ernstige administratieve fouten of fraude zijn vastgesteld;

3. W3 — wanneer tegen een derde een gerechtelijke procedure is ingesteld die tot de betekening van een beslagleggingsbevel leidt, of een gerechtelijke procedure wegens ernstige administratieve fouten of fraude;

4. W4 — wanneer derden invorderingsopdrachten van de Commissie hebben ontvangen die een bepaald bedrag overschrijden en waarvan de betalingstermijn aanmerkelijk is overschreden;

5. W5 — wanneer een derde wordt uitgesloten overeenkomstig het Financieel Reglement of verordeningen van de Raad waarin financiële beperkingen in verband met het GBVB zijn vastgesteld.

Artikel 10

W1-waarschuwingen

1. Het OLAF verzoekt om activering van een W1a-waarschuwing wanneer zijn onderzoeken in een vroeg stadium voldoende redenen verschaffen om aan te nemen dat er wellicht vaststellingen in verband met ernstige administratieve fouten of fraude zullen worden geregistreerd met betrekking tot derden, vooral wanneer die derden communautaire middelen ontvangen of hebben ontvangen. Het OLAF stelt de EWS-functionaris van de betrokken dienst in kennis van deze verzoeken.

2. Het OLAF en de DIA verzoeken om activering van een W1b-waarschuwing wanneer hun onderzoeken voldoende redenen verschaffen om aan te nemen dat er wellicht definitieve vaststellingen in verband met ernstige administratieve fouten of fraude zullen worden geregistreerd met betrekking tot derden, vooral wanneer die derden communautaire middelen ontvangen of hebben ontvangen. Zij stellen de EWS-functionaris van de betrokken dienst in kennis van dergelijke verzoeken.

3. De bevoegde gedelegeerde ordonnateur verzoekt om activering van een W1c-waarschuwing wanneer onderzoeken van de Rekenkamer of zijn interne auditfunctie (IAF) of andere onder zijn verantwoordelijkheid verrichte of hem ter kennis gekomen controles of onderzoeken voldoende redenen verschaffen om aan te nemen dat er wellicht definitieve vaststellingen in verband met ernstige administratieve fouten zullen worden geregistreerd met betrekking tot derden, vooral wanneer die derden onder zijn verantwoordelijkheid communautaire middelen ontvangen of hebben ontvangen.

4. De bevoegde gedelegeerde ordonnateur verzoekt om activering van een W1d-waarschuwing wanneer hij een gegadigde, inschrijver of aanvrager overeenkomstig artikel 94, onder a) of b), van het Financieel Reglement uitsluit van de procedure voor de plaatsing van een opdracht of de verlening van een subsidie.

Op grond van artikel 10, lid 4, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 geregistreerde uitsluitingswaarschuwingen worden in het kader van het EWS beschouwd als W1d-waarschuwingen.

5. Een W1-waarschuwing blijft maximaal zes maanden van kracht. De waarschuwing wordt automatisch verwijderd. Indien de EWS-waarschuwing van kracht moet blijven en binnen deze termijn niet door een ander soort waarschuwing kan worden vervangen, wordt een nieuw verzoek ingediend.

Artikel 11

W2-waarschuwingen

1. Het OLAF en de DIA verzoeken om activering van een W2a-waarschuwing wanneer hun onderzoeken leiden tot vaststellingen in verband met ernstige administratieve fouten of fraude met betrekking tot derden, vooral wanneer die derden communautaire middelen ontvangen of ontvangen hebben.

2. De bevoegde gedelegeerde ordonnateur verzoekt om activering van een W2b-waarschuwing wanneer onderzoeken van de Europese Rekenkamer of zijn IAF of andere onder zijn verantwoordelijkheid verrichte of hem ter kennis gekomen controles of onderzoeken schriftelijke vaststellingen bevatten in verband met ernstige administratieve fouten of fraude met betrekking tot derden, vooral wanneer die derden onder zijn verantwoordelijkheid communautaire middelen ontvangen of hebben ontvangen.

3. Een W2-waarschuwing blijft maximaal zes maanden van kracht. De waarschuwing wordt automatisch verwijderd. Indien de EWS-waarschuwing van kracht moet blijven en binnen deze termijn niet door een ander soort waarschuwing kan worden vervangen, wordt een nieuw verzoek ingediend.

Artikel 12

W3-waarschuwingen

1. De rekenplichtige voert een W3a-waarschuwing in wanneer hij een kennisgeving van het secretariaat-generaal ontvangt betreffende een beslagleggingsbevel met betrekking tot een derde.

2. De bevoegde gedelegeerde ordonnateur verzoekt om activering van een W3b-waarschuwing wanneer bekend is dat derden, vooral die derden welke onder zijn verantwoordelijkheid communautaire middelen ontvangen of hebben ontvangen, gerechtelijk worden vervolgd wegens ernstige administratieve fouten of fraude.

Wanneer dergelijke gerechtelijke vervolging echter voortvloeit uit onderzoeken door het OLAF, of het OLAF in het kader van deze gerechtelijke procedures bijstand of follow-up biedt, verzoekt het OLAF om activering van de betreffende W3b-waarschuwing.

3. Een W3-waarschuwing blijft van toepassing totdat een rechterlijke beslissing in kracht van gewijsde is getreden of de zaak anderszins is geregeld.

Artikel 13

W4-waarschuwingen

1. De rekenplichtige voert een W4-waarschuwing in ten aanzien van derden die een invorderingsopdracht van de Commissie hebben ontvangen die een bepaald bedrag overschrijdt en waarvan de betalingstermijn aanmerkelijk is overschreden.

2. De rekenplichtige stelt interne richtsnoeren op ter bepaling van de drempelbedragen en de uiterste termijn voor registratie van een W4-waarschuwing.

3. Een W4-waarschuwing blijft van kracht zolang de schuld uitstaat. De rekenplichtige verwijdert de waarschuwing wanneer de schuld is voldaan.

Artikel 14

W5-waarschuwingen

1. Op grond van artikel 10, leden 1, 2 en 3, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 geregistreerde uitsluitingswaarschuwingen worden in het kader van het EWS beschouwd als W5a-waarschuwingen.

2. Een W5b-waarschuwing wordt met betrekking tot natuurlijke of rechtspersonen, groepen of entiteiten waarvoor overeenkomstig een verordening van de Raad GBVB-gerelateerde beperkingen zijn vastgesteld, geregistreerd op verzoek van de voor de betrokken wetgeving verantwoordelijke dienst van de Commissie voor zo lang als de aanwijzing van de betrokken persoon, groep of entiteit geldt. In de waarschuwing wordt verwezen naar de verordening waarbij de beperkingen worden vastgesteld of naar het betrokken uitvoeringsbesluit.

3. Voor de registratie van uitsluitingswaarschuwingen gelden de volgende regels:

a) wanneer de bevoegde gedelegeerde ordonnateur voornemens is een derde uit te sluiten op grond van artikel 93, lid 1, onder a), b), c), d) en e), van het Financieel Reglement, stelt hij de betrokken derde in de gelegenheid om schriftelijk zijn standpunt uiteen te zetten. De derde krijgt hiervoor ten minste veertien kalenderdagen. Voordat de bevoegde gedelegeerde ordonnateur de derde op grond van artikel 93, lid 1, onder c), uitsluit, raadpleegt hij de Juridische dienst en het directoraat-generaal Begroting. In afwachting van een eventuele beslissing van de Commissie over de duur van de uitsluiting, verzoekt de bevoegde gedelegeerde ordonnateur overeenkomstig artikel 9, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 om voorlopige registratie van een uitsluitingswaarschuwing en legt hij de zaak zo spoedig mogelijk ter beslissing aan de Commissie voor. Ter bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen kan de bevoegde gedelegeerde ordonnateur al om voorlopige registratie van een W5a-uitsluitingswaarschuwing verzoeken, voordat hij de betrokken derde in de gelegenheid heeft gesteld zijn standpunt uiteen te zetten. Anders kan hij ook om registratie van een W2-waarschuwing verzoeken;

b) wanneer de bevoegde gedelegeerde ordonnateur voornemens is een procedure op grond van artikel 96 van het Financieel Reglement in te leiden, stelt hij de betrokken derde in de gelegenheid om schriftelijk zijn standpunt uiteen te zetten. De derde krijgt hiervoor ten minste veertien kalenderdagen. Nadat de bevoegde gedelegeerde ordonnateur de Juridische dienst en het directoraat-generaal Begroting heeft geraadpleegd, en in afwachting van een eventuele beslissing van de Commissie inzake de administratieve sanctie, verzoekt hij overeenkomstig artikel 9, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 om voorlopige registratie van een W5a-uitsluitingswaarschuwing, indien een derde in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan in de zin van artikel 93, lid 1, onder c), van het Financieel Reglement;

c) in een verzoek tot definitieve registratie van een W5a-waarschuwing overeenkomstig artikel 93, lid 1, onder b), c), e) of f), van het Financieel Reglement wordt de door de Commissie vastgestelde duur van de uitsluiting vermeld.

AFDELING 3

GEVOLGEN VAN EWS-WAARSCHUWINGEN VOOR DE BEGROTINGSUITVOERING

Artikel 15

Effect van EWS-waarschuwingen op begrotingsverrichtingen

1. De rekenplichtige schort de betalingen aan een begunstigde voor wie een waarschuwing van de categorie W2, W3, W4 of W5 is geregistreerd, op. Hij stelt de bevoegde gedelegeerde ordonnateur in kennis en verzoekt hem te verklaren waarom betaling moet plaatsvinden ondanks de EWS-waarschuwingen van de categorieën W2, W3b en W5a.

2. Behoudens W5b-waarschuwingen en W3a-waarschuwingen na preventieve beslagleggingsbevelen, worden betalingen waarvan na de controles door de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, bij het opschorten van de betalingstermijn overeenkomstig artikel 106, lid 4, van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 of conform de voorwaarden van de opdracht of de subsidie zoals genoemd in artikel 18, lid 1, onder b), en artikel 22, lid 1, onder a), is aangetoond dat zij daadwerkelijk verschuldigd zijn, onverwijld uitgevoerd.

De rekenplichtige mag de opgeschorte betaling echter uitsluitend vrijgeven na ontvangst van een met redenen omklede bevestiging van de bevoegde gedelegeerde ordonnateur dat de verschuldigde betaling moet worden uitgevoerd. Bij ontstentenis van een dergelijke bevestiging, blijft de betaling opgeschort en wordt betalingsopdracht zo nodig teruggezonden aan de bevoegde gedelegeerde ordonnateur.

Wanneer na een W4-waarschuwing een betaling is vrijgegeven door verrekening overeenkomstig artikel 73 van het Financieel Reglement en artikel 83 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 of wanneer een betaling is verricht naar aanleiding van een uitvoerbaar beslagleggingsbevel, stelt de rekenplichtige hiervan een geregistreerde notitie op.

3. Met betrekking tot de derde waarvoor een W5-waarschuwing geldt, is geen enkele individuele begrotingsvastlegging, registratie van een individuele juridische verbintenis in de begrotingsboekhouding op basis van een globale vastlegging of sluiting van een juridische verbintenis op basis van een voorlopige vastlegging mogelijk.

Artikel 16

Gevolg van een W1-waarschuwing

Een W1-waarschuwing wordt uitsluitend ter informatie geregistreerd; het enige gevolg dat hieraan kan worden verbonden is verscherping van het toezicht.

Artikel 17

Gevolgen van een W2-, W3b- of W4-waarschuwing voor de procedures voor het plaatsen van een opdracht of het verlenen van subsidie

1. Wanneer bij het raadplegen van het EWS overeenkomstig artikel 6, lid 2, onder a), blijkt dat een W2-, W3b- of W4-waarschuwing is geregistreerd, stelt de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, of diens personeel, indien dit mogelijk is in de betreffende fase van de procedure, het evaluatiecomité voor de gunning van de betrokken opdracht of het verlenen van de betrokken subsidie, hiervan in kennis, voor zover het bestaan van een dergelijke waarschuwing een nieuw element vormt dat in verband met de selectiecriteria voor die opdracht of subsidie moet worden onderzocht. De bevoegde gedelegeerde ordonnateur houdt rekening met deze informatie, voornamelijk indien de in het EWS geregistreerde derde bovenaan de lijst van het evaluatiecomité zou staan.

2. Indien de derde waarvoor een W2-, W3b- of W4-waarschuwing is geregistreerd bovenaan de lijst van het evaluatiecomité staat, neemt de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, rekening houdend met de verplichting de financiële belangen en reputatie van de Gemeenschappen te beschermen, de aard en ernst van de reden van de waarschuwing, het betrokken bedrag en de duur van de opdracht of de subsidie, en eventueel de urgentie van de uitvoering, een van de volgende besluiten:

a) hij gunt de derde de opdracht of kent deze de subsidie toe, ondanks de registratie in het EWS, en zorgt ervoor dat er maatregelen worden getroffen ter verscherping van het toezicht;

b) wanneer het bestaan van een dergelijke waarschuwing objectieve twijfels doet rijzen over het aanvankelijke oordeel dat aan de selectie- en gunningscriteria is voldaan, gunt hij de opdracht of verleent hij de subsidie aan een andere inschrijver of aanvrager op basis van een beoordeling van de selectie- en gunningscriteria die afwijkt van die van het evaluatiecomité, en rechtvaardigt hij dit besluit;

c) hij sluit de procedure af zonder een opdracht te plaatsen en rechtvaardigt dit besluit in de aan de inschrijver verstrekte informatie.

Wanneer de bevoegde gedelegeerde ordonnateur besluit de procedure af te sluiten op de wijze bedoeld onder c), kan de opdracht volgens een nieuwe procedure worden gegund door een niet-openbare procedure te volgen met voor dringende gevallen vastgestelde termijnen overeenkomstig artikel 142 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002.

Artikel 18

Gevolgen van een W2-, W3b- of W4-waarschuwing voor bestaande opdrachten of subsidies

1. Wanneer een W2-, W3b- of W4-waarschuwing is geregistreerd om redenen die verband houden met de uitvoering of gunning van een lopende opdracht of subsidie of met de betrokken gunningsprocedure, kan de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, rekening houdend met de betrokken risico’s, de aard en de reden van de waarschuwing, de waarschijnlijke gevolgen voor de uitvoering van de opdracht of de subsidie, met name wat betreft het bedrag, de duur en eventueel de urgentie daarvan, een of meer van de volgende maatregelen nemen:

a) besluiten om de contractant de opdracht verder te laten uitvoeren, of de begunstigde te blijven subsidiëren, onder toepassing van verscherpte toezichtsmaatregelen;

b) de betalingstermijn opschorten overeenkomstig artikel 106, lid 4, van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002, zodat aanvullende verificaties kunnen worden verricht, om vóór eventuele verdere betaling zekerheid te verkrijgen over de subsidiabiliteit van de uitgaven, en vervolgens de daadwerkelijk verschuldigde betalingen uitvoeren;

c) de uitvoering van de opdracht of de subsidie opschorten overeenkomstig de artikelen 103 en 119 van het Financieel Reglement;

d) de opdracht of subsidie stopzetten, indien de betrokken overeenkomst in die mogelijkheid voorziet.

2. Wanneer een W2-, W3b- of W4-waarschuwing niet is geregistreerd om redenen die verband houden met de lopende opdracht of subsidie of met de betrokken gunningsprocedure, kan de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, afhankelijk van de soort waarschuwing en de waarschijnlijke gevolgen daarvan voor de uitvoering van de lopende opdracht of subsidie, en rekening houdend met de betrokken risico’s, waaronder gerechtelijke procedures, de volgende maatregelen nemen:

a) gebruikmaken van een of meer van de in lid 1, onder a) en b), genoemde mogelijkheden;

b) de opdracht of subsidie stopzetten, indien er een bepaling is die stopzetting toestaat wanneer er nieuwe elementen bekend worden die de Commissie werkelijk haar vertrouwen doen verliezen en die de reputatie van de Gemeenschappen bedreigen.

Artikel 19

Gevolgen van een W3a-waarschuwing

1. Wanneer er voor een derde een W3a-waarschuwing geldt in verband met een preventief beslagleggingsbevel, handhaaft de rekenplichtige de opschorting van alle betalingen in afwachting van een definitieve rechterlijke beslissing over de vordering van de hoofdschuldeiser, indien de toepasselijke nationale wetgeving zulks voorschrijft. Wanneer het preventieve beslagleggingsbevel op grond van een rechterlijke beslissing tot een specifiek bedrag beperkt is, schort de ordonnateur de betalingen tot dit bedrag op.

2. Wanneer er voor een derde een W3a-waarschuwing geldt in verband met een uitvoerbaar beslagleggingsbevel, betaalt de bevoegde gedelegeerde ordonnateur, of diens personeel, in nauwe samenwerking met de rekenplichtige, het aanvankelijk door de Commissie of het uitvoerend agentschap aan de aangeslagen partij te betalen bedrag uit aan de beslagleggende partij, tot het aangeslagen bedrag.

3. De leden 2 en 3 zijn van toepassing, tenzij het aannemelijk is dat de tenuitvoerlegging van het beslagleggingsbevel belet dat de Commissie of het uitvoerend agentschap soepel functioneert. In dit geval beroept de rekenplichtige zich op artikel 1 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten.

Artikel 20

Gevolgen van een W4-waarschuwing

1. Wanneer er voor een derde een W4-waarschuwing geldt, onderzoekt de rekenplichtige stelselmatig of het mogelijk is vorderingen van de Gemeenschap overeenkomstig artikel 73 van het Financieel Reglement en artikel 83 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 te verrekenen met een aan de betrokken derde verschuldigde betaling.

2. De bevoegde gedelegeerde ordonnateur neemt deze informatie in aanmerking voordat hij opnieuw een opdracht gunt of subsidie verleent aan de betrokken derde.

Artikel 21

Gevolgen van een W5-waarschuwing voor procedures voor het plaatsen van opdrachten en het verlenen van subsidies

De bevoegde gedelegeerde ordonnateur sluit derden waarvoor een W5-waarschuwing geldt uit van deelname aan een procedure voor het plaatsen van een opdracht of het verlenen van een subsidie in de fase van de beoordeling van de uitsluitingscriteria op grond van artikel 93 en artikel 114, lid 3, van het Financieel Reglement, of grond van de toepasselijke verordening van de Raad houdende financiële beperkingen in verband met het GBVB.

Artikel 22

Specifieke gevolgen van een W5-waarschuwing voor bestaande opdrachten of subsidies

1. Wanneer een W5a-waarschuwing is geregistreerd om redenen die gevolgen kunnen hebben voor de uitvoering van opdrachten of subsidies die reeds ondertekend zijn, neemt de bevoegde gedelegeerde ordonnateur de volgende maatregelen:

a) wanneer de aan de opdracht of de subsidie verbonden voorwaarden zulks toestaan, en wanneer de reden voor de W5-waarschuwing verband houdt met de uitvoering of gunning van een lopende opdracht of verlening van een lopende subsidie: i) opschorten van betalingen met het oog op verificatie, uitvoeren van daadwerkelijk verschuldigde bedragen en terugvorderen van onverschuldigd betaalde bedragen, zo mogelijk door verrekening met verschuldigde betalingen; ii) de opdracht of subsidie stopzetten;

b) in alle andere gevallen, gebruikmaken van een van de in artikel 18, lid 1, genoemde mogelijkheden.

2. Behoudens andersluidende bepalingen in verordeningen van de Raad ter tenuitvoerlegging van op grond van artikel 15 van het Verdrag betreffende de Europese Unie goedgekeurde gemeenschappelijke standpunten, waarop W5b-waarschuwingen zijn gebaseerd, gelden de volgende regels:

a) er worden geen tegoeden direct of indirect ter beschikking gesteld van of ten behoeve van een in de betrokken verordening van de Raad genoemde natuurlijke of rechtspersoon, groep of entiteit;

b) er worden geen economische middelen direct of indirect ter beschikking gesteld van of ten behoeve van een in de betrokken verordening van de Raad genoemde natuurlijke of rechtspersoon, groep of entiteit.

Artikel 23

Verwijzing naar de Commissie

In uitzonderlijke omstandigheden, waaronder situaties die een politiek en reputatierisico inhouden, en waarin de artikelen 15 tot en met 22 geen toereikende oplossing bieden, verwijst de bevoegde gedelegeerde ordonnateur de zaak door naar het voor het betrokken beleidsterrein verantwoordelijke lid van de Commissie, die de zaak op zijn beurt naar de Commissie kan doorverwijzen.

Het secretariaat-generaal wordt in kennis gesteld van alle belangrijke uitwisselingen.

AFDELING 4

OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 24

Overgangsbepalingen

1. De dienst die vóór de goedkeuring van dit besluit om registratie van een EWS-waarschuwing heeft verzocht, blijft overeenkomstig dit besluit verantwoordelijk voor de wijziging of verwijdering van de op zijn verzoek geregistreerde waarschuwingen.

2. Bij uitsluitingen waartoe een bevoegde gedelegeerde ordonnateur op grond van artikel 93, lid 1, onder b) en e), van het Financieel Reglement vóór 1 mei 2007 heeft besloten, wordt voor de duur van de uitsluiting rekening gehouden met de in de nationale wetgeving voorgeschreven bewaringstermijn van strafregisters. Voor dergelijke uitsluitingen geldt een maximale duur van vier jaar vanaf de datum van kennisgeving van de rechterlijke beslissing. Als deze maximumperiode is verstreken, verzoekt de bevoegde gedelegeerde ordonnateur om verwijdering van de waarschuwing.

Artikel 25

Intrekking van het besluit over het systeem van vroegtijdige waarschuwing

Besluit C(2004) 193/3 van de Commissie (8) over het systeem van vroegtijdige waarschuwing wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2009.

Artikel 26

Toepassing

Dit besluit is van toepassing met ingang van 1 januari 2009.

Artikel 27

Publicatie

Dit besluit wordt ter informatie bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Het wordt gehecht aan de interne regels betreffende de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen.

Gedaan te Brussel, 16 december 2008. Voor de Commissie Dalia GRYBAUSKAITĖ Lid van de Commissie

(1) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(2) PB L 78 van 19.3.2008, blz. 1.

(3) Opinion of the European Data Protection Supervisor on a notification for Prior Checking received from the Data Protection Officer of the Commission on the Early Warning System, Case 2005/120, 6.12.2006.

(4) Zie bladzijde 12 van dit Publicatieblad.

(5) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 1.

(6) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 8.

(7) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.

(8) Nog niet bekendgemaakt in het Publicatieblad.