ACCOUNTANTSVERSLAG BETREFFENDE DE REKENINGEN VAN DE REKENKAMER OVER HET BEGROTINGSJAAR 1997 (98/C 318/01)

BERICHT AAN DE LEZER

Onverminderd de bepalingen van artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, waarbij de verantwoordelijkheid voor de controle van alle ontvangsten en uitgaven van de Gemeenschap bij de Rekenkamer wordt gelegd, en de bepalingen van artikel 206 van dit Verdrag betreffende het verlenen van kwijting, laat de Rekenkamer sedert de afsluiting van het begrotingsjaar 1987 jaarlijks de rekeningen betreffende haar intern administratief beheer door een onafhankelijke accountant controleren.

De verslagen die de onafhankelijke accountant van de Rekenkamer heeft opgesteld over de rekeningen van de Kamer betreffende de begrotingsjaren 1987-1991 werden alleen ter kennis van de voorzitter van de Commissie Begrotingscontrole van het Europees Parlement gebracht.

Overeenkomstig het besluit van het college van de Rekenkamer op haar zitting van 8 juli 1993 worden de verslagen van de onafhankelijke accountant sedert het begrotingsjaar 1992 in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt.

De financiële staten bij het hierna volgende verslag berusten op de boekhoudkundige gegevens die de Rekenkamer aan de Commissie heeft meegedeeld met het oog op de opstelling van de jaarrekening en de financiële balans van de Europese Gemeenschappen voor het begrotingsjaar 1997. Deze boekhoudkundige gegevens zijn op schriftelijke aanvraag verkrijgbaar bij de Dienst externe betrekkingen met de instellingen en public relations van de Rekenkamer.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

Voorzitter

Verklaring betreffende de juistheid en getrouwheid van de financiële verantwoording per 31 december 1997

Aan de leden van de Europese Rekenkamer

Overeenkomstig de van de Europese Rekenkamer ontvangen opdracht hebben wij de volgende gegevens getoetst:

- de boekhoudkundige gegevens die de Europese Rekenkamer heeft meegedeeld aan de Commissie met het oog op de opstelling van de jaarrekening en de financiële balans van de Europese Gemeenschappen voor het begrotingsjaar 1997;

- de financiële staten van de Europese Rekenkamer per 31 december 1997, die op voornoemde boekhoudkundige gegevens berusten en bedoeld zijn voor bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

De boekhoudkundige gegevens en de financiële staten vallen onder de verantwoordelijkheid van de Europese Rekenkamer. Het is onze verantwoordelijkheid om, op basis van de door ons uitgevoerde accountantscontrole, een oordeel over de boekhoudkundige gegevens en de financiële staten te geven.

Wij hebben onze werkzaamheden volgens de internationale controlenormen verricht. Dit houdt in dat de controle zodanig gepland en verricht moest worden dat redelijke zekerheid verkregen werd dat de boekhoudkundige gegevens en de financiële staten geen significante onjuistheden bevatten. Een controlebezoek behelst het onderzoeken, op basis van steekproeven, van bewijsmiddelen ter onderbouwing van de in de boekhoudkundige gegevens en de financiële staten vervatte bedragen en data. Bovendien moet een beoordeling plaatsvinden van de boekhoudkundige beginselen, de gevolgde boekhoudkundige methoden en de significante ramingen die de Europese Rekenkamer voor de vaststelling van de rekeningen heeft opgesteld, alsmede van de algehele presentatie van de rekeningen. Wij zijn dan ook van mening dat ons oordeel door onze werkzaamheden behoorlijk is onderbouwd.

Naar ons oordeel geven de bijgaande boekhoudkundige gegevens en financiële staten, overeenkomstig het Financieel Reglement, de uitvoeringsvoorschriften daarbij, de algemeen erkende boekhoudkundige beginselen en de interne regels van de Europese Rekenkamer, een getrouw beeld van het vermogen en de financiële situatie van de Europese Rekenkamer per 31 december 1997, alsook van de staat van haar ontvangsten en uitgaven van het op die datum afgesloten begrotingsjaar.

Luxemburg, 6 augustus 1998.

KPMG Audit

Accountants

Stephen NYE

FINANCIËLE VERANTWOORDING PER 31 DECEMBER 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Toelichtingen bij de financiële staten per 31 december1997

BOEKHOUDKUNDIGE BEGINSELEN

1. a) Boekhoudkundige voorschriften

De boekhouding van de Europese Rekenkamer wordt gevoerd en de financiële staten worden opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 2444/97 van de Raad van 22 september 1997, en van Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 van de Commissie van 9 december 1993 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement.

Overeenkomstig artikel 136 van de voornoemde uitvoeringsvoorschriften worden de financiële staten ingediend overeenkomstig de boekhoudkundige beginselen waaronder met name de beginselen die zijn vastgelegd in de richtlijnen van de Raad, tenzij bij verordening anders wordt bepaald.

1. b) Eigen ontvangsten van de Rekenkamer

De eigen ontvangsten van de Rekenkamer worden geboekt op basis van de in de loop van het begrotingsjaar werkelijk ontvangen bedragen.

Verschuldigde bedragen die bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog niet zijn ingevorderd worden op de actiefzijde van de balans in de rubriek "Diverse debiteuren" onder de post "Nog in te vorderen ontvangsten" opgenomen. Op de passiefzijde van de balans is een tegenpost met dezelfde benaming in de rubriek "Diverse crediteuren" opgenomen. Deze boekingen worden geristorneerd als de invordering heeft plaatsgehad.

1. c) Uitgaven

De uitgaven van het begrotingsjaar die zijn opgenomen in de "staat van ontvangsten en uitgaven" zijn de betalingen die werden verricht ten laste van de kredieten van het begrotingsjaar zelf en van de kredieten die krachtens de terzake geldende voorschriften uit het vorige begrotingsjaar werden overgedragen.

Krachtens artikel 6, zesde alinea, van het Financieel Reglement, werden voor dit begrotingsjaar de uitgaven in aanmerking genomen waarvan de betalingsopdracht uiterlijk op 31 december bij de financieel controleur en uiterlijk op 10 januari daaropvolgend bij de rekenplichtige is binnengekomen, en de betaling uiterlijk op 15 januari daaropvolgend door de rekenplichtige is verricht.

1. d) Vaste activa

De gebouwen, het materieel en het meubilair worden gewaardeerd op hun aanschafwaarde. Wanneer deze in nationale valuta is uitgedrukt, wordt zij omgerekend in Ecu tegen de ten tijde van de aanschaf geldende boekhoudkundige koers. Er wordt geen enkele afschrijving toegepast omdat de aanschafkosten integraal worden geboekt op de desbetreffende uitgavenrekening in het begrotingsjaar van aanschaf. De totale waarde van de vaste activa blijft gedurende hun hele benuttingstijd geregistreerd op de actiefzijde, met een tegenpost voor hetzelfde bedrag aan de passiefzijde onder de rubriek "Eigen vermogen".

Het materieel en het meubilair worden slechts onder de vaste activa geregistreerd wanneer de waarde van de goederen 400 ECU of meer bedraagt (350 ECU in 1996). Goederen met een waarde van minder dan 400 ECU die krachtens de vroegere drempelwaarden nog steeds in de inventaris voorkwamen, werden per 31 december 1997 daaruit geschrapt. De totale waarde van de aldus verwijderde goederen bedraagt 1 031 181,42 ECU.

1. e) Benodigdheden

Deze rubriek omvat een voorraad kantoorbenodigdheden en andere verbruiksgoederen die op de prijs van de laatst binnengekomen benodigdheden worden gewaardeerd, met een tegenpost voor hetzelfde bedrag aan de passiefzijde onder de rubriek "Eigen vermogen". Wanneer de aanschafprijs in nationale valuta is uitgedrukt, wordt deze omgerekend in Ecu tegen de boekhoudkundige koers die voor de opstelling van de balans is gehanteerd.

1. f) Wisselkoersverschillen

Winst en verlies op wisselkoersen wordt onder de rubriek "Diverse ontvangsten", respectievelijk "Huishoudelijke uitgaven - overigen" geboekt.

ONTVANGSTEN VOORTVLOEIENDE UIT DE ADMINISTRATIEVE WERKING

2. De rubriek "Ontvangsten voortvloeiende uit de administratieve werking" omvat hoofdzakelijk:

- de ontvangsten uit de publicatie van de verslagen en adviezen van de Europese Rekenkamer in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen;

- de betaling van actuariële reserves door de nationale pensioenfondsen en socialezekerheidsinstanties in verband met de overdracht van pensioenrechten van ambtenaren.

EIGEN VERMOGEN

3. Het bedrag aan eigen vermogen, vastgesteld volgens de onder 1 d) en 1 e) beschreven beginselen, omvat aan het eind van het begrotingsjaar:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

DIVERSE DEBITEUREN

4. De rubriek "Diverse debiteuren" omvat aan het eind van het begrotingsjaar:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

De post "Vorderingen op leden en personeel van de instelling" betreft voornamelijk voorschotten op de kosten van reeds gemaakte maar nog niet verrekende dienstreizen.

De post "Nog in te vorderen ontvangsten" omvat bijna uitsluitend vastgestelde vorderingen op de lidstaten uit hoofde van de overdracht van pensioenrechten, voor welke vorderingen nog geen geldstroom heeft plaatsgevonden. Er is een tegenpost op de tussenrekening met dezelfde benaming onder de rubriek "Diverse crediteuren".

De post "Nog aan te wijzen uitgaven" omvat aan het eind van het begrotingsjaar door de Commissie gefactureerde bedragen die om praktische redenen niet ten laste van de begroting konden worden gebracht.

DIVERSE CREDITEUREN

5. De rubriek "Diverse crediteuren" omvat aan het eind van het begrotingsjaar:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

In de subrubriek "Schuld aan de creditcardinstantie" wordt het totaal opgenomen van de bedragen die zijn gefactureerd door het bij de Kamer onder contract staande reisbureau alvorens zij door de kredietinstelling worden geïnd.

De post "Ontvangsten die opnieuw kunnen worden aangewend" komt overeen met de nog niet aangewende tegenwaarde van de aan de actiefzijde opgenomen bedragen uit hoofde van de uitkering van schadevergoeding, fiscale terugbetalingen of de opbrengst van de verkoop van vaste activa. De ontvangsten die opnieuw kunnen worden aangewend, worden bestemd voor nieuwe uitgaven van dezelfde aard en moeten uiterlijk aan het eind van het volgende begrotingsjaar zijn gebruikt.

In de subrubriek "Te innen ontvangsten" worden de vastgestelde vorderingen op de lidstaten uit hoofde van de overdracht van pensioenrechten opgenomen, voor welke vorderingen nog geen geldstroom heeft plaatsgevonden.

NOG NIET AFGEWIKKELDE BETALINGEN

6. Volgens het Financieel Reglement worden betalingen, waarvoor de betalingsopdracht is gegeven vóór de afsluiting van het begrotingsjaar en die worden verricht tussen 1 en 15 januari van het volgende begrotingsjaar, geboekt als uitgaven van het begrotingsjaar en op de passiefzijde van de balans opgenomen als nog niet afgewikkelde betalingen.

NAAR HET VOLGENDE BEGROTINGSJAAR OVER TE DRAGEN BEHEERSALDO

7. Het beheersaldo van het begrotingsjaar wordt bepaald door het verschil tussen de totale ontvangsten van het begrotingsjaar en de uitgaven ten laste van kredieten van het begrotingsjaar zelf en van uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten.

Het beloop van het naar het volgende begrotingsjaar over te dragen beheersaldo is als volgt:

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

BEGROTINGSUITVOERING

8. Voor de begrotingsuitvoering in het begrotingsjaar 1997 wordt onderscheid gemaakt tussen de uitvoering met overgedragen kredieten en de uitvoering met kredieten van het begrotingsjaar zelf.

a) De overgedragen kredieten omvatten enerzijds alle aangegane betalingsverplichtingen die niet betaalbaar zijn gesteld vóór de afsluiting van het begrotingsjaar en ten laste van de Kamer komen, en anderzijds de kredieten ten aanzien waarvan de begrotingsautoriteit een besluit tot overdracht heeft genomen. De uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten die niet worden benut tijdens het volgende begrotingsjaar worden geannuleerd.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

b) De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar zelf omvat de betalingen die worden verricht ten laste van de kredieten waarvoor betalingsverplichtingen zijn aangegaan. Het niet betaalbaar gestelde saldo van de betalingsverplichtingen kan worden overgedragen naar het volgende begrotingsjaar. Kredieten waarvoor aan het eind van het begrotingsjaar geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan, worden in de regel geannuleerd.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Het totaal van de betalingen met overgedragen kredieten (2 105 741 ECU) en met kredieten van het begrotingsjaar zelf (51 636 581 ECU) beloopt 53 742 322 ECU, hetgeen, na verwerking van het bedrag der wisselkoersverliezen, overeenkomt met het totaal van de uitgaven dat wordt vermeld in de staat van ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar 1997.

Verslag over de administratieve en boekhoudkundige procedures, het financieel beheer en de interne controle

Aan de leden van de Europese Rekenkamer

In het kader van de controle van de jaarlijkse rekeningen van de Europese Rekenkamer voor het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar hebben wij de administratieve en boekhoudkundige procedures, het financieel beheer en de interne controle onderzocht. Met dit onderzoek wilden wij nagaan of de verschillende afdelingen van de Rekenkamer met redelijke zekerheid kunnen stellen dat:

- zij duidelijk weten in hoeverre de beleidsdoelstellingen werden gerealiseerd,

- de basis voor de opstelling van de gepubliceerde financiële staten betrouwbaar is,

- de Rekenkamer zich houdt aan de geldende verordeningen.

De geldende verordeningen zijn:

- het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 2444/97 van de Raad van 22 september 1997,

- Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 van de Commissie van 9 december 1993, houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977,

- de Interne Regels van de Rekenkamer voor de uitvoering van de begroting van de Kamer, vastgesteld bij Besluit 97-47 van de Kamer van 4 december 1997.

Daarom onderzochten wij in het bijzonder de controleomgeving, de risicoevaluatie, de controleactiviteiten, de informatie- en communicatiesystemen en het sturingsproces van de Rekenkamer. De eerste, beschrijvende fase werd afgerond met een evaluatie van de procedures op basis van steekproefgewijze verificatie van bewijsstukken en hoor en wederhoor van het personeel. Aard en omvang van de tests werden bepaald op basis van ons oordeel over de controleomgeving. Wij zijn van mening dat onze conclusies over de procedures, het financieel beheer en de interne controle van de Rekenkamer door onze werkzaamheden behoorlijk zijn onderbouwd.

Naar onze mening waarborgt de toepassing van de geldende internecontroleregels dat de operationele doelstellingen worden gerealiseerd, dat betrouwbare financiële staten worden opgesteld en dat aan de voorschriften wordt voldaan.

Luxemburg, 6 augustus 1998.

KPMG Audit

Accountants

Stephen NYE