Verslag

over de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden, Dublin, betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van de antwoorden van de Stichting

(1999/C 372/07)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Oordeel van de Kamer

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 16 van Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (1), gewijzigd bij artikel 1, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 1947/93 (2), aan de Raad en het Europees Parlement gericht.

2. De Kamer heeft de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 1, punt 16, van Verordening (EEG) nr. 1949/93 van de Raad (3) tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76 van de Raad (4) is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening (5) overeenkomstig de interne financiële bepalingen van artikel 1, leden 52, 54 en 55 van Verordening (EEG) nr. 1949/93 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1417/76. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid erover verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

Belangrijkste opmerkingen over de begrotingsuitvoering van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden betreffende het per 31 december 1998 afgesloten begrotingsjaar

Administratie

Uitvoering van het financieel reglement

5. De huidige versie van de bepalingen ter uitvoering van het financieel reglement dateert van 1976 en dient met de huidige praktijk en ontwikkelingen in de accountancy in overeenstemming te worden gebracht. De Stichting dient de uitvoeringsbepalingen bij te werken om rekening te houden met de recente ontwikkelingen in het gebruik van de informatietechnologie en de invoering van de euro. De uitvoeringsbepalingen dienen ook betrekking te hebben op de boeking in de inventarislijst, een Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM), de delegatie van bevoegdheden en het beheer van de voorschotkassen.

Voorschotkas

6. De via de voorschotkas lopende uitgaven bedroegen 37 % van de totale uitgaven, salarissen niet meegerekend. Ter ondersteuning van het beheer en de controle van de voorschotkas zou de beheerder nadere toelichtingen kunnen verschaffen. Zodra het nieuwe begrotingssysteem SI 2 is geïnstalleerd, zou nog slechts een klein aantal verrichtingen via de voorschotkas mogen worden verwerkt.

Financiële balans

Diverse in rekening te brengen uitgaven

7. Het saldo op de rekening diverse uitgaven bedroeg per 31 december 1998 38875 ECU. Dit valt in twee bedragen uiteen: 37611 ECU was overgedragen in de financiële balans voor het begrotingsjaar 1997 en 1264 ECU heeft betrekking op 1998. Het overgedragen saldo heeft betrekking op betalingen in 1997, toen het begrotingsonderdeel onvoldoende middelen bevatte. De bedragen werden in mindering gebracht op een in 1998 te regulariseren tussenrekening op de balans; een en ander dient door de financieel controleur te worden goedgekeurd en er moet een aanwijzing op het juiste begrotingsonderdeel plaatsvinden. De bedragen werden in 1998 niet geregulariseerd. Het bedrag voor 1998 heeft betrekking op soortgelijke betalingen die gedurende dit jaar zijn verricht. Het totaalbedrag op deze balanspost dient in 1999 te worden geregulariseerd.

Vertaalsectie

8. Gelet op de ontwikkeling van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie in Luxemburg dient de situatie omtrent de vertaalsectie binnen de Stichting opnieuw te worden bezien.

Dienstreizen

9. Ter ondersteuning van het beheer van dienstreiskosten dienen er zodanige statistieken over dienstreizen te worden opgesteld dat de kosten per hoofd en per eenheid kunnen worden gespecificeerd.

10. In de regel dienen uitgaven voor dienstreizen van experts aan hun instelling te worden betaald. Indien zij aan de expert worden betaald, moeten de originele reisbiljetten en instapkaarten van een stempel met de tekst "betaald door de Europese Stichting..." worden voorzien alvorens een kopie daarvan als bijlage bij het uitgavenformulier wordt gevoegd.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 9 september 1999.

Voor de Rekenkamer

Jan O. KARLSSON

President

(1) PB L 139 van 30.5.1975, blz. 1.

(2) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 13.

(3) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 26.

(4) PB L 164 van 24.6.1976, blz. 1.

(5) Zoals voorgeschreven in artikel 16 van Verordening (EEG) nr. 1365/75, gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1947/93, zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Stichting over het begrotingsjaar 1998 opgesteld op 26 maart 1999, waarna ze zijn toegezonden aan de Commissie, de raad van bestuur van de Stichting en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 21 mei 1999. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

Tabel 1

Financiële balans per 31 december 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening voor de begrotingsjaren 1998 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

ANTWOORDEN VAN DE STICHTING

Uitvoering van het financieel reglement

Paragraaf 5. Er zijn voorzieningen getroffen om de uitvoeringsbepalingen van het financieel reglement bij te werken. In de herziene versie zal rekening worden gehouden met de door de Rekenkamer gereleveerde aandachtspunten.

Voorschotkas

Paragraaf 6. In de toekomst worden nadere toelichtingen verschaft met betrekking tot de via de voorschotkas lopende uitgaven.

Financiële balans

Diverse in rekening te brengen uitgaven

Paragraaf 7. De bedragen op de balans voor het jaar 1998 waarnaar de Rekenkamer verwijst, zijn nu geregulariseerd. De Stichting heeft passende maatregelen genomen om te voorkomen dat dit probleem zich nogmaals voordoet.

Vertaalsectie

Paragraaf 8. De situatie omtrent de vertaaldienst van de Stichting wordt momenteel herzien.

Dienstreizen

Paragraaf 9. De Stichting zal haar methode voor het opstellen van statistieken over dienstreizen opnieuw bekijken teneinde te kunnen bepalen op welke wijze, gelet op het beperkte aantal beschikbare personeelsleden, het best gehoor kan worden gegeven aan de aanbeveling van de Rekenkamer.

Paragraaf 10. Reisbiljetten en instapkaarten worden nu voorzien van een stempel met de tekst "betaald door de Europese Stichting".