VERSLAG over de financiële staten van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD-Lissabon) betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van het antwoord van het Centrum (98/C 406/08)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 11, lid 11, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad (1) aan de Raad van bestuur van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 8, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de financiële staten (2) overeenkomstig de interne financiële bepalingen, zoals voorgeschreven in artikel 11, lid 12, van Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad, zoals gewijzigd bij artikel 1 van Verordening (EG) nr. 3294/94 van de Raad (3). De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de boekhoudkundige stukken gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

1.4. De opmerkingen in de paragrafen 1.6, 1.7, 1.8 en 1.11 wijzen erop dat bepaalde gebruiken niet voldoen aan de voorschriften.

1.5. Onder voorbehoud van hetgeen in paragraaf 1.4 werd opgemerkt, heeft de Kamer aan de hand van deze controle redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET EUROPEES WAARNEMINGSCENTRUM VOOR DRUGS EN DRUGSVERSLAVING VOOR HET PER 31 DECEMBER 1997 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Begrotingsboekhouding en algemene boekhouding

1.6. De begrotingsboekhouding wordt nog steeds gevoerd met behulp van een tabel (Excel) en niet met een computerprogramma. Het gebruik van een tabel is in de voorgaande begrotingsjaren reeds bekritiseerd: er kunnen wijzigingen in worden aangebracht zonder sporen na te laten (controletraject). Daarom heeft de presentatie van de begrotingsuitvoering per 30 september 1997, zoals de Kamer daarvan tijdens een in december 1997 verrichte controle ter plaatse kennis heeft genomen, wijzigingen in de financiële staten aan het einde van het begrotingsjaar ondergaan. Er zijn bedragen direct gewijzigd, toegevoegd of geannuleerd terwijl op een latere datum nog correctieboekingen van eventuele fouten hadden moeten worden verricht. Deze gang van zaken is in strijd met het grondbeginsel van onaantastbaarheid van de boekhoudkundige stukken. Bovendien heeft het EWDD de bewijsstukken omtrent de betrokken wijzigingen nog niet toegezonden.

1.7. Het verslag van de Kamer over de financiële staten van het Waarnemingscentrum voor het begrotingsjaar 1996 (4) bevatte een voorbehoud inzake de buiten de begroting om gefinancierde verbouwingswerkzaamheden van het hoofdkantoor, alsmede een voorbehoud inzake de op de begroting aangewezen 0,04 Mio ECU en inzake het bedrag van 0,1 Mio ECU dat over verschillende balansposten was verdeeld. Aangezien het Waarnemingscentrum sindsdien geen toereikende bewijsstukken voor al deze saldi heeft verstrekt, kan het door de Kamer geformuleerde voorbehoud inzake de financiële staten voor het begrotingsjaar 1996 nog steeds niet worden opgeheven.

1.8. Aan het eind van het begrotingsjaar gaf de post "lopende overschrijvingen" een bedrag van 1,82 Mio ECU te zien. De debetberichten van de bank inzake een deel van deze betalingen, voor een totaalbedrag van 0,36 Mio ECU (waarvan 0,05 Mio ECU reeds in januari 1997 openstond), zijn tijdens de controles door de Kamer niet door het Waarnemingscentrum overgelegd. De banksaldi zijn niet op bevredigende wijze op elkaar aangesloten.

Contracten en raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

1.9. Een aanzienlijk gedeelte van de gecontroleerde overeenkomsten werd ondershands en na een niet-openbare offerteaanvraag gesloten. Het EWDD zou op grotere schaal tot openbare offerteaanvragen moeten overgaan.

Voorschotkas

1.10. Ondanks de inspanningen in de afgelopen jaren verricht het EWDD nog steeds een groot deel van zijn uitgaven via de voorschotkas. De betalingen uit de voorschotkas belopen 2,4 Mio ECU ofwel 36 % van de betalingen van het begrotingsjaar (6,7 Mio ECU). Bij de regularisaties van de betalingen uit de voorschotkas zou een (door de ordonnateur en de financieel controleur geviseerde) samenvatting van de aanwijzingen op elke begrotingspost moeten worden gevoegd.

Hoofdkantoor

1.11. In 1995 heeft de Portugese regering een subsidie van 0,61 Mio ECU aan het Waarnemingscentrum overgemaakt voor de inrichting van zijn hoofdkantoor. Deze subsidie alsmede de renteopbrengst daarvan zijn volledig buiten de begroting om besteed. Deze gang van zaken, die in strijd is met de bepalingen van het financieel reglement, is in eerdere verslagen van de Kamer reeds bekritiseerd. Voorts heeft het Waarnemingscentrum de kosten van de verrichte werkzaamheden, aangezien deze niet geheel door de subsidie werden gedekt, gedeeltelijk uit eigen middelen gefinancierd (0,2 Mio ECU in 1996 en 0,1 Mio ECU in 1997), ook weer buiten de begroting om. Het Waarnemingscentrum heeft derhalve 0,3 Mio ECU aan uitgaven buiten de begroting om verricht en pas tijdens de definitieve regularisatie ter goedkeuring aan de financieel controleur voorgelegd. DE CCAM heeft pas bij het begin van de werkzaamheden in 1995 advies uitgebracht over de keuze van de contractanten.

Overige opmerkingen

1.12. Artikel 16 van het financieel reglement bekrachtigt het beginsel van scheiding van de functies van ordonnateur en rekenplichtige. Bij het Waarnemingscentrum bereidt de boekhoudkundige dienst de voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen alsmede de betalingsopdrachten voor. De interne controleprocedures zijn onbevredigend en zouden moeten worden versterkt, met name om de tijdens de controle geconstateerde dubbele betalingen te voorkomen.

Artikel 13 van het financieel reglement van het Waarnemingscentrum bepaalt dat de begroting in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen wordt bekendgemaakt. Dit is niet gebeurd.

De saldi van BTW-rekeningen op de balans zijn onjuist. De boekhoudkundige afwikkeling is niet doeltreffend.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 5 november 1998.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

Voorzitter

Tabel 1 Financiële balans voor de begrotingsjaren 1996 en 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Waarnemingscentrum.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 36 van 12.2.1993, blz. 6.

(2) Overeenkomstig artikel 11, lid 10, van Verordening (EG) nr. 302/93 van de Raad zijn de gedetailleerde rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Centrum betreffende het begrotingsjaar 1997 opgemaakt op 16 april 1998, waarna ze zijn toegezonden aan de Raad van bestuur van het Centrum, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 17 april 1998. De financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB L 341 van 30.12.1994, blz. 7.

(4) PB C 393 van 29.12.1997, blz. 35.

(5) Het bedrag komt overeen met de vastgelegde waarden en de voorraden, exclusief de nieuwe inrichting (circa 1 Mio ECU).

ANTWOORD VAN HET CENTRUM

Punten 1.1-1.5

Het EWDD neemt kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer. Het EWDD heeft alle noodzakelijke maatregelen getroffen of verplicht zich tot het treffen van de noodzakelijke maatregelen om de door de Rekenkamer geconstateerde specifieke anomalieën te corrigeren (cf. gedetailleerde antwoorden hierna voor de verschillende punten) en is verheugd te vernemen dat de rekeningen voor het begrotingsjaar 1997 betrouwbaar zijn en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel wettig en regelmatig zijn.

Punt 1.6

De beslissing om terug te grijpen op de tot nu toe gebruikte software Excel is genomen als gevolg van het ontbreken van een uitvoerbaar alternatief. Deze software is een erg praktisch instrument dat op grote schaal gebruikt wordt en niet duur is. Het EWDD heeft zich met de Europese Commissie en andere agentschappen geassocieerd voor de invoering van een software die aan de behoeften tegemoet komt en hoopt dat dit initiatief, waarvan het EWDD afhankelijk is, op termijn zal voldoen aan de verwachtingen.

Met betrekking tot de configuratie van het systeem Excel is het juist dat in 1997 zeven feitelijke fouten (op een totaal van diverse duizenden budgettaire verrichtingen) zijn opgetreden in de boekhouding, die handmatig zijn gerectificeerd voor het einde van het begrotingsjaar. Deze fouten zijn door het EWDD aan de basis geïdentificeerd en alle verklarende opmerkingen en de desbetreffende bewijsstukken zijn ter beschikking van de Rekenkamer gehouden.

Het moet evenwel gepreciseerd worden dat voor de verrichtingen inzake de algemene boekhouding een specifieke software gebruikt wordt, Cubic, waarmee het soort wijzigingen of correcties waarnaar de Rekenkamer verwijst, onmogelijk is en de onaantastbaarheid derhalve gewaarborgd wordt.

Punt 1.7

Dit punt in het verslag van de Rekenkamer betreft verrichtingen die aan het eind van het jaar 1996 geregulariseerd zijn.

De bewijsstukken zijn aan de Rekenkamer verstrekt in 1997 en 1998. De Rekenkamer heeft zelf toegegeven dat deze analyse het mogelijk gemaakt heeft duidelijkheid te krijgen over een gedeelte van de saldi in kwestie. Het EWDD blijft ter beschikking van de Rekenkamer voor een grondiger onderzoek van de resterende verrichtingen waarover laatstgenoemde verdere detaillering nog noodzakelijk acht.

Punt 1.8

De debetberichten kunnen niet bestaan totdat de desbetreffende verzoeken tot betaling door de begunstigden zijn ingediend. Het is juist dat er op 31 december 1997 nog 89 lopende overschrijvingen waren, die nog niet geregulariseerd waren (waarvan 69 uit de voorschotkas), voor een totaalbedrag van 362 736 ECU. Het belangrijkste gedeelte van deze verrichtingen was reeds gesoldeerd op 30 september 1998 en het EWDD verplicht zich ertoe dit in zijn geheel te regulariseren voor 31 december 1998. De banksaldi worden maandelijks met elkaar in overeenstemming gebracht en naar behoren gecontroleerd. De desbetreffende bewijsstukken zullen ter beschikking van de Rekenkamer worden gehouden.

Punt 1.9

In de loop van het jaar 1997 heeft het EWDD in totaal 47 contracten gesloten, waarvan 28 middels aanbestedingsprocedures (60 % van het totaal), 17 ondershands (36 % van het totaal) en twee door een order aan het Publicatiebureau van de Europese Gemeenschappen (4 % van het totaal) in het kader van de kaderovereenkomst met laatstgenoemde instelling. Deze resultaten zijn voor verbetering vatbaar, maar opgemerkt moet worden dat het EWDD in de tussentijd diverse maatregelen heeft getroffen (oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling, publiciteit . . .) om te proberen een markt die op zich uiterst beperkt is, uit te breiden - vanwege met name de zeer technische specialisatie - en derhalve niet zou kunnen worden geassimileerd aan een klassieke commerciële markt.

Punt 1.10

De Rekenkamer heeft op juiste titel geconstateerd dat het bedrag van de uitgevoerde betalingen uit de voorschotkas opliep tot 36 % van de betalingen van het begrotingsjaar 1997. Een dergelijk percentage kan hoog lijken, maar betekent desalniettemin een belangrijke vermindering ten opzichte van het vorige begrotingsjaar. Bij wijze van voorbeeld worden de salarissen, die volgens de voorschriften uit de voorschotkas zouden mogen worden betaald, sinds 1997 niet meer uit de voorschotkas betaald. Het EWDD zal zich inspannen om deze tendens voort te zetten in de loop van de komende jaren.

Punt 1.11

De Rekenkamer verwijst onder dit punt naar een opmerking uit het verslag over het begrotingsjaar 1996. Het EWDD heeft reeds toegegeven in zijn antwoorden op het verslag van de Rekenkamer van het verleden jaar dat het juist zou zijn geweest deze uitgaven op te nemen in de begroting.

De Raad van bestuur van het EWDD van 29 en 30 juni 1995 heeft de subsidie van de Portugese regering aanvaard en heeft de procedure voor het aanwenden van deze kredieten vastgesteld.

De financieel controleur heeft zijn akkoord gegeven ex ante aan de boeking buiten de begroting en ex post aan de regularisering van de uitgaven. Het is juist dat de CCAM een positief advies heeft gegeven inzake de keuze van de contractanten die met de uitvoering van de werkzaamheden belast zijn.

Het EWDD heeft de aanbeveling van de Rekenkamer aanvaard en aangenomen om ervoor te zorgen dat, in het vervolg, alle verrichtingen, zelfs die van buitengewone aard zoals hierboven vermeld, geboekt worden onder de in de begroting voor dit doel opgenomen specifieke posten.

Punt 1.12

In vervolg op de door de Rekenkamer over dit punt gemaakte opmerkingen in het vorige verslag heeft het EWDD begin 1997 alle noodzakelijke maatregelen getroffen om scheiding van de functies te waarborgen. Derhalve is een transparante en doelmatige budgettaire en interne financiële procedure ingesteld. Dit algemene mechanisme is uiteindelijk goedgekeurd door de Raad van bestuur en volledig operationeel; opgemerkt moet worden dat uitvoering ervan, die verdubbeling van functies en aanwervingen noodzakelijk maakt, afhankelijk is van de beslissingen van de raad van bestuur terzake en van de tenuitvoerlegging van deze beslissingen (termijnen aanwervingsprocedures).

De Rekenkamer noemt een gering aantal gevallen van dubbele betaling, met name ten gunste van Focal Points. Deze gevallen die voortkomen uit een wijziging in de indiening van de betalingsverzoeken op verzoek van de financiële controle, zijn onmiddellijk geïdentificeerd door de interne controle van het EWDD en geregulariseerd na aftrek van de laatste betalingen aan de nationale Focal Points. Deze situatie was op het moment van de controle reeds volledig nagezien en in orde bevonden.

De publicatie van de begroting van het EWDD in het Publicatieblad is onderhevig aan coördinatie met zes andere agentschappen, met name in het licht van het komen tot een oplossing om de buiten proportionele kosten van een dergelijke publicatie terug te dringen.

De opmerking betreffende de saldi van BTW-rekeningen is te wijten aan een boekingsfout. Dit is onmiddellijk gecorrigeerd na identificatie ervan en heeft dientengevolge geen gevolgen meer op de juistheid van de saldi van de BTW-rekeningen van het begrotingsjaar 1997.