„HET EUROPEES BUREAU VOOR FRAUDEBESTRIJDING (OLAF)

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET COMITE VAN TOEZICHT VAN HET OLAF

INHOUD

TITEL I — ROL EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN HET COMITE VAN TOEZICHT

Artikel 1 Taken

Artikel 2 Bevoegdheden

TITEL II — SAMENSTELLING EN WERKING

Artikel 3 Samenstelling

Artikel 4 Deontologie

Artikel 5 Voorzitterschap

Artikel 6 Vergaderingen

Artikel 7 Werkmethoden

Artikel 8 Rapporteurs

Artikel 9 Controles, studies en deskundig advies

Artikel 10 Stemprocedure

Artikel 11 Notulen

Artikel 12 Secretariaat

TITEL III — DE UITOEFENING VAN BEVOEGDHEDEN

Artikel 13 Het gevolg dat aan de door de directeur-generaal van het OLAF verstrekte informatie moet worden gegeven

Artikel 14 Activiteitenverslag

Artikel 15 Adviesprocedure inzake de benoeming van de directeur-general

Artikel 16 Tuchtprocedure tegen de directeur-generaal

Artikel 17 Vertrouwelijkheid en behandeling van persoonlijke gegevens

Artikel 18 Begroting

TITEL IV — OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 19 Evaluatie en wijziging van het reglement van orde

Artikel 20 Inwerkingtreding en publicatie van het reglement van orde

HET COMITE VAN TOEZICHT,

Gelet op artikel 11, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) (1),

Gelet op artikel 11, lid 6, van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad van 25 mei 1999 betreffende de door het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) verrichte onderzoeken (2),

HEEFT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VASTGESTELD:

TITEL I

ROL EN VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN HET COMITE VAN TOEZICHT

Artikel 1

Taken

Het Comité van toezicht van het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) oefent de taken uit die in Verordening (EG) nr. 1073/1999 en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 zijn vastgelegd.

Artikel 2

Bevoegdheden

1. Bij het vervullen van zijn taken oefent het Comité van toezicht de bevoegdheden uit die in Verordening (EG) nr. 1073/1999 en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 en andere toepasselijke bepalingen zijn vastgelegd.

2. Het comité kan met name, teneinde de uitoefening van de onderzoekstaak van het OLAF aan geregelde controles te onderwerpen, in overleg met het OLAF bepalingen vaststellen waarin deze controles nader worden geregeld. Deze bepalingen bevatten tevens mechanismen voor de vertrouwelijke behandeling van door het OLAF verstrekte gegevens en documenten en andere zaken van gemeenschappelijk belang.

3. Het comité neemt passende besluiten over de door de directeur-generaal van het OLAF verstrekte gegevens overeenkomstig artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en artikel 11, lid 7, van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999.

4. Het comité oefent zijn bevoegdheden uit overeenkomstig de bepalingen van Titel III.

TITEL II

SAMENSTELLING EN WERKING

Artikel 3

Samenstelling

1. De samenstelling, de wijze van benoeming en de ambtstermijn van de leden van het Comité van toezicht zijn in Verordening (EG) nr. 1073/1999 en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 vastgelegd.

2. Wanneer een lid van het comité verhinderd is de vergaderingen van het comité bij te wonen of zijn mandaat neerlegt, stelt hij de voorzitter van het comité daarvan in kennis zodat passende maatregelen kunnen worden genomen

Artikel 4

Deontologie

1. Overeenkomstig artikel 11, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en artikel 11, lid 5, van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 oefenen de leden van het Comité van toezicht hun taken in volle onafhankelijkheid uit. Zij vragen noch aanvaarden instructies van welke regering, instelling, orgaan of instantie dan ook.

2. Zoals in het besluit inzake hun benoeming is bepaald, behandelen zij evenmin aangelegenheden waarbij zij, direct of indirect, enig persoonlijk belang, met name van familiale of financiële aard, hebben dat hun onafhankelijkheid in het gedrang zou kunnen brengen.

Ten aanzien van de aan hen voorgelegde dossiers en hun beraadslagingen nemen zij strikte geheimhouding in acht.

3. De leden stellen het comité in kennis van elke situatie die een aantasting zou kunnen betekenen van de in de leden 1 en 2 geformuleerde beginselen betreffende zijn werkzaamheden, zodat het comité passende maatregelen kan nemen.

Artikel 5

Voorzitterschap

1. Het Comité van toezicht wijst uit zijn midden een voorzitter aan met een meerderheid van de stemmen van zijn leden.

2. De voorzitter wordt gekozen voor de duur van één jaar. Deze ambtstermijn kan worden verlengd. De verkiezing van de voorzitter vindt plaats op de laatste vergadering die wordt voorgezeten door zijn voorganger.

3. Indien de voorzitter om welke reden dan ook verhinderd is zijn taken duurzaam uit te oefenen, dan stelt hij de leden hiervan in kennis. In dat geval wordt op de in lid 1 beschreven wijze een nieuwe voorzitter gekozen.

4. De voorzitter vertegenwoordigt het comité en zit de vergaderingen voor. Hij ziet toe op het goede verloop van de werkzaamheden ervan. Hij roept de vergaderingen van het comité bijeen en besluit over de plaats, de datum en het uur van deze vergaderingen. Hij stelt de ontwerpagenda op en ziet erop toe dat de besluiten van het comité worden uitgevoerd.

5. In geval van tijdelijke verhindering kan de voorzitter een van de leden van het comité verzoeken hem te vervangen.

6. Wanneer de voorzitter afwezig is en geen gebruik is gemaakt van de in lid 5 genoemde procedure, wordt de functie van voorzitter uitgeoefend door het oudste lid in jaren.

7. De voorzitter is bevoegd voor de verzending en beantwoording van alle brieven over de activiteiten van het comité. Hij stelt de leden van het comité in kennis van de brieven die hij heeft ontvangen of die hij heeft beantwoord.

Artikel 6

Vergaderingen

1. Het Comité van toezicht oefent zijn bevoegdheden uit in collegiale vergaderingen. Het komt ten minste tien keer per jaar bijeen. Het comité kan alleen geldig vergaderen als een meerderheid van zijn leden aanwezig is. Bovendien komt het bijeen op initiatief van de voorzitter dan wel wanneer een meerderheid van de leden daarom verzoekt.

2. Behoudens in gevallen die door de voorzitter als dringend worden beschouwd, worden convocaties tijdig verzonden zodat zij ten minste één week vóór de vergadering worden bezorgd. De convocatie gaat vergezeld van de ontwerpagenda en alle nodige vergaderstukken, tenzij dit gezien de aard van deze stukken niet mogelijk is. De definitieve agenda wordt aan het begin van elke vergadering aangenomen.

3. Elk lid kan de voorzitter verzoeken bijzondere punten of vragen op de ontwerpagenda te plaatsen of daaraan toe te voegen.

4. Op verzoek van de directeur-generaal van het OLAF kan de voorzitter het comité bijeenroepen of onderwerpen op de agenda plaatsen. De voorstellen van de directeur-generaal gaan vergezeld van de nodige documenten.

5. Het comité kan de directeur-generaal van het OLAF verzoeken deel te nemen aan vergaderingen en activiteiten in verband met de werkzaamheden van het comité. Andere leden van het OLAF kunnen worden uitgenodigd een vergadering van het comité bij te wonen indien hun aanwezigheid noodzakelijk wordt geacht. Deze uitnodigingen worden via de directeur-generaal van het OLAF overgebracht.

De directeur-generaal van het OLAF wordt, wanneer de agenda onderwerpen bevat waarvoor de personen als bedoeld in de eerste alinea kunnen worden uitgenodigd, hiervan in kennis gesteld.

6. Elke vertegenwoordiger van de instellingen, organen of instanties van de Gemeenschappen, de lidstaten of geassocieerde staten kan worden verzocht aan de werkzaamheden van het comité deel te nemen met betrekking tot een bepaald agendapunt.

Artikel 7

Werkmethoden

1. De vergaderingen van het Comité van toezicht zijn niet openbaar. Zijn werkzaamheden en de interne documenten waarop deze zijn gebaseerd zijn vertrouwelijk, tenzij het comité anders besluit.

De door de directeur-generaal van het OLAF verstrekte stukken en inlichtingen vallen onder het bepaalde van artikel 287 van het EG-Verdrag inzake de bescherming van vertrouwelijke gegevens, van artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en van artikel 8 van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999.

2. Het comité stelt maximaal drie werktalen vast. De documenten, ontwerpadviezen, –verslagen en –besluiten zijn opgesteld in de door het comité vastgestelde werktalen. Indien nodig kan een lid verzoeken om vertaling van elk document in zijn eigen taal.

3. De adviezen, verslagen en besluiten van het comité worden aangenomen in plenaire vergadering.

4. Bij wijze van uitzondering op dit beginsel kunnen bepaalde besluiten evenwel volgens een schriftelijke procedure worden genomen, indien het comité tijdens zijn voorgaande vergadering zijn goedkeuring aan een dergelijke procedure heeft gehecht.

In dringende gevallen kan de voorzitter het initiatief nemen tot schriftelijke raadpleging van de leden.

In beide gevallen doet de voorzitter de leden van het comité een ontwerpbesluit toekomen. Indien de leden niet binnen een door de voorzitter aangegeven termijn van vijf werkdagen vanaf de ontvangst van het ontwerpbesluit hiertegen bezwaar maken, dan wordt het geacht te zijn aangenomen. Indien een lid uiterlijk binnen vijf werkdagen vanaf ontvangst van het ontwerpbesluit verzoekt om bespreking ervan in het comité, dan wordt de schriftelijke raadplegingsprocedure opgeschort.

Artikel 8

Rapporteurs

1. Om zijn besprekingen of werkzaamheden voor te bereiden kan het Comité van toezicht uit zijn midden en op voorstel van de voorzitter een of meer rapporteurs aanwijzen.

2. Indien het een dringende kwestie betreft, kan de voorzitter ambtshalve tot aanwijzing overgaan. In dat geval stelt hij de leden hiervan onverwijld in kennis.

3. De rapporteur onderzoekt de kwestie die hem is voorgelegd en dient een ontwerpverslag bij het comité in. Indien nodig wordt hij bijgestaan door het secretariaat van het comité.

Artikel 9

Controles, studies en deskundig advies

Het Comité van toezicht kan binnen het kader van zijn bevoegdheden passende controles uitoefenen, studies verrichten of deskundig advies inwinnen. Het kan tevens om bijstand verzoeken van ambtenaren of andere medewerkers van het OLAF of van de instellingen, organen of instanties van de Gemeenschappen, de lidstaten of geassocieerde staten.

Artikel 10

Stemprocedure

1. Besluiten worden op voorstel van de voorzitter genomen met een gewone meerderheid van stemmen.

2. Op voorstel van een lid kan tot een geheime stemming worden overgegaan.

Artikel 11

Notulen

1. Van alle vergaderingen van het Comité van toezicht worden notulen opgesteld, en wel in de werktalen van het comité.

2. De ontwerpnotulen worden door het secretariaat onder leiding van de voorzitter opgesteld en onder de leden van het comité verspreid met het oog op goedkeuring tijdens de eerstvolgende vergadering.

3. Elk lid kan tijdens de bespreking van de ontwerpnotulen voorstellen deze te wijzigen. De leden kunnen tevens verzoeken eventuele nuttig geachte schriftelijke verklaringen of documenten aan de notulen te hechten.

4. Wanneer de notulen zijn aangenomen worden zij door de voorzitter en het hoofd van het secretariaat ondertekend en door het secretariaat van het comité bewaard. De notulen kunnen openbaar worden gemaakt indien het comité zulks besluit.

Artikel 12

Secretariaat

1. Overeenkomstig artikel 11, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en artikel 11, lid 6, van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 beschikt het Comité van toezicht over een secretariaat dat het bijstaat bij de vervulling van zijn taken.

2. Het comité stelt de directeur-generaal van het OLAF in kennis van de behoeften van het secretariaat op het gebied van geschikt personeel en middelen zodat het comité zijn taken kan vervullen en de continuïteit van zijn werkzaamheden wordt verzekerd.

3. Het personeel van het secretariaat is gehouden de informatie die te zijner kennis komt vertrouwelijk te behandelen. Het blijft hiertoe ook na afloop van zijn functie verplicht. Ingeval het comité vaststelt dat een lid van het secretariaat de geheimhoudingsplicht heeft geschonden, stelt de voorzitter de directeur-generaal van het OLAF hiervan in kennis zodat passende maatregelen kunnen worden genomen.

4. Het secretariaat draagt ertoe bij dat de taken die het comité zijn toevertrouwd met het oog op een versterking van de onafhankelijkheid van het OLAF, efficiënt worden vervuld. Het assisteert de voorzitter bij de voorbereiding en het verloop van de vergaderingen, het notuleert de vergaderingen, het voorziet de leden van het comité van informatie en documentatie over al hun werkterreinen, het assisteert de leden met name bij de uitoefening van hun functie als rapporteur, en het neemt onder leiding van de voorzitter deel aan de opstelling van teksten. Om deze taken te vervullen wonen de personeelsleden van het secretariaat zo nodig vergaderingen met rapporteurs bij.

TITEL III

DE UITOEFENING VAN BEVOEGDHEDEN

Artikel 13

Het gevolg dat aan de door de directeur-generaal van het OLAF verstrekte informatie moet worden gegeven

1. Het Comité van toezicht kan, na bestudering van het werkprogramma dat hem elk jaar door de directeur-generaal van het OLAF wordt voorgelegd, een advies uitbrengen waarin het relevante opmerkingen maakt over alle onderwerpen die tot zijn werkterrein behoren.

Tevens bestudeert het de inlichtingen die hem periodiek door de directeur-generaal worden toegezonden met betrekking tot de activiteiten van het OLAF, en geeft het advies over die inlichtingen overeenkomstig artikel 11, lid 1, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en artikel 11, lid 1, tweede alinea, van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999.

2. Krachtens artikel 11, lid 7, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en artikel 11, lid 7, van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 wordt het comité regelmatig in kennis gesteld van de door OLAF ingestelde onderzoeken, de resultaten daarvan en het gevolg dat eraan is gegeven. Het comité kan passende opmerkingen maken zonder zich evenwel in de afwikkeling van lopende onderzoeken te mengen.

3. Het comité onderzoekt de redenen waarom een onderzoek langer dan negen maanden na aanvang nog niet afgesloten is en hoeveel tijd wellicht nog nodig is om het te voltooien.

4. Het comité onderzoekt de gevallen waarin een instelling, orgaan of instantie geen gevolg heeft gegeven aan aanbevelingen van de directeur-generaal. Het comité onderzoekt tevens gevallen waarin het werk van de OLAF-onderzoekers werd gehinderd, belemmerd of onmogelijk gemaakt, teneinde passende maatregelen te nemen.

5. Gevallen waarin gegevens aan de gerechtelijke autoriteiten van een lidstaat moeten worden verstrekt, worden op basis van door de directeur-generaal van het OLAF verstrekte informatie en overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1073/1999 en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 onderzocht. De afhandeling van dergelijke gevallen geschiedt eveneens op basis van de door de directeur-generaal verstrekte informatie.

6. Terwijl het comité de directeur-generaal van het OLAF bijstaat bij de vervulling van zijn taken, kan het advies uitbrengen over de bijdrage die het OLAF levert aan het ontwerpen en ontwikkelen van methoden inzake de bestrijding van fraude en andere illegale activiteiten die de financiële belangen van de Gemeenschappen schaden.

Artikel 14

Activiteitenverslag

1. Overeenkomstig artikel 11, lid 8, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en artikel 11, lid 8, van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 stelt het Comité van toezicht jaarlijks minstens één activiteitenverslag vast, en doet dit aan de instellingen toekomen. Dit activiteitenverslag heeft betrekking op de werkzaamheden die het comité op grond van zijn bevoegdheden heeft verricht en bevat tevens een evaluatie van de activiteiten van het OLAF en de tenuitvoerlegging van zijn werkprogramma.

2. Dit verslag wordt in de eerste zes maanden van elk jaar opgesteld en heeft betrekking op het voorgaande jaar. Het wordt door een of meer rapporteurs aan het comité voorgelegd.

3. Bij het verslag kan een lijst worden gevoegd met de door het comité uitgebrachte adviezen.

Het verslag kan tevens vergezeld gaan van verslagen die het comité overeenkomstig artikel 11, lid 8, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 of artikel 11, lid 8, van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999, aan het Europees Parlement, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer heeft uitgebracht over de resultaten van de onderzoeken van het OLAF en het gevolg dat daaraan is gegeven.

4. Het comité ziet erop toe dat zijn activiteitenverslag in het Publicatieblad van de Europese Unie wordt bekendgemaakt, nadat het eerst is voorgelegd aan het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.

Artikel 15

Adviesprocedure inzake de benoeming van de directeur-generaal

1. Na de sollicitaties voor de functie van directeur-generaal van het OLAF te hebben bestudeerd, brengt het Comité van toezicht advies uit met een toelichting waarin de criteria worden vermeld op grond waarvan de verdiensten van de kandidaten worden beoordeeld.

Het bevat tevens het advies van het comité over de kandidaten als bepaald in artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en artikel 12, lid 2, van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999.

2. Indien over geen enkele kandidaat een gunstig advies is uitgebracht, deelt de voorzitter de Commissie mee dat het comité de ontvangen sollicitaties heeft verworpen

Artikel 16

Tuchtprocedure tegen de directeur-generaal

Het Comité van toezicht brengt een met redenen omkleed advies uit wanneer het is geraadpleegd uit hoofde van artikel 12, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 of artikel 12, lid 4, van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999.

Artikel 17

Vertrouwelijkheid en behandeling van persoonlijke gegevens

1. Het Comité van toezicht ziet erop toe dat artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en artikel 8 van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 worden toegepast.

2. Het comité kan op eigen initiatief of op initiatief van de directeur-generaal van het OLAF besluiten een advies uit te brengen.

Artikel 18

Begroting

1. Het Comité van toezicht brengt advies uit over het door de directeur-generaal van het OLAF ingediende voorontwerp van begroting dat wordt gericht aan het directoraat-generaal Begroting van de Commissie.

2. Het secretariaat stelt jaarlijks begrotingsvoorstellen op betreffende de werkzaamheden van het comité. Deze voorstellen worden na goedkeuring door het comité aan de directeur-generaal van het OLAF toegezonden.

TITEL IV

OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 19

Evaluatie en wijziging van het reglement van orde

1. Het onderhavige reglement van orde wordt binnen een jaar na de inwerkingtreding ervan door het Comité van toezicht geëvalueerd.

2. Elk lid van het comité kan op elk moment schriftelijk voorstellen tot wijziging richten aan de voorzitter van het comité. Deze wijzigingsvoorstellen worden op de eerstvolgende vergadering van het comité in stemming gebracht volgens de in artikel 10 bedoelde stemprocedure.

Artikel 20

Inwerkingtreding en publicatie van het reglement van orde

1. Het onderhavige reglement van orde treedt in werking op de dag volgende op die van goedkeuring ervan door het Comité van toezicht. Het vervangt het vorige reglement van orde dat in 2000 in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen is bekendgemaakt 15 februari 2000 (3).

2. Het comité ziet erop toe dat het reglement van orde na de goedkeuring ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie wordt bekendgemaakt.