NL Publicatieblad van de Europese Unie C 45/2

BESLUIT Nr. 29/2009 VAN HET GEMEENSCHAPPELIJK CONTROLEORGAAN

van 22 juni 2009

houdende vaststelling van zijn reglement van orde

(Voor de EER relevante tekst)

2010/C 45/02

HET GEMEENSCHAPPELIJK CONTROLEORGAAN,

gelet op het besluit van de Raad tot oprichting van de Europese Politiedienst (Europol) (hierna „het Europol-besluit”) (1), in het bijzonder op artikel 34, lid 7,

overwegende dat het Gemeenschappelijk Controleorgaan met een meerderheid van twee derde van de stemmen van zijn leden zijn reglement van orde dient vast te stellen,

STELT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VAST:

INHOUDSOPGAVE

TITEL I Taken en bevoegdheden van het Gemeenschappelijk Controleorgaan

Artikel 1 Taken

Artikel 2 Bevoegdheden

Artikel 3 Comités

TITEL II Reglement van orde van het Gemeenschappelijk Controleorgaan

Artikel 4 Lidmaatschap

Artikel 5 Voorzitter

Artikel 6 Werkwijze

Artikel 7 Toegang van het publiek tot documenten

Artikel 8 Controles ter plaatse en deskundigheid

Artikel 9 Procedure bij inbreuken

Artikel 10 Notulen

Artikel 11 Activiteitenverslag

TITEL III Reglement van orde van het Comité van beroep

Artikel 12 Taken van het Comité van beroep

Artikel 13 Lidmaatschap

Artikel 14 Onafhankelijkheid en onpartijdigheid

Artikel 15 Voorzitter

Artikel 16 Vertegenwoordiging

Artikel 17 Talen

Artikel 18 Inleiding van de procedure

Artikel 19 Voorbehandeling

Artikel 20 Aanvullende informatie

Artikel 21 Inzage in het dossier

Artikel 22 Behandeling

Artikel 23 Horen van getuigen en deskundigen

Artikel 24 Slotverklaringen

Artikel 25 Notulen

Artikel 26 Besluiten en vertrouwelijkheid

Artikel 27 Kennisgevingen

Artikel 28 Kosten

Artikel 29 Behoorlijke rechtsgang

TITEL IV Slotbepalingen

Artikel 30 Secretariaat

Artikel 31 Geheimhouding

Artikel 32 Begroting en kosten

Artikel 33 Wijziging van het reglement van orde

Artikel 34 Evaluatie

Artikel 35 Inwerkingtreding van het reglement van orde

TITEL I

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET GEMEENSCHAPPELIJK CONTROLEORGAAN

Artikel 1

Taken

1. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan heeft tot taak om in overeenstemming met het Europol-besluit toe te zien op de werkzaamheden van Europol, teneinde te waarborgen dat de rechten van personen niet worden geschaad door de opslag, de verwerking en het gebruik van de gegevens waarover Europol beschikt. Tevens ziet het Gemeenschappelijk Controleorgaan toe op de rechtmatigheid van de verstrekking van de van Europol afkomstige gegevens (artikel 34, lid 1, eerste en tweede zin, van het Europol-besluit).

2. Voor dit doel heeft het Gemeenschappelijk Controleorgaan de volgende taken, in het bijzonder:

a) het instellen van onderzoek naar kwesties met betrekking tot: — de toepassing en interpretatie van het Europol-besluit in verband met de werkzaamheden van Europol op het gebied van de verwerking en het gebruik van persoonsgegevens (artikel 34, lid 3, van het Europol-besluit), — door de nationale controleorganen van de lidstaten onafhankelijk uitgevoerde controles (artikel 34, lid 3, van het Europol-besluit), — de uitoefening van het recht op kennisneming (artikel 34, lid 3, van het Europol-besluit), — de uitwerking van geharmoniseerde voorstellen voor gemeenschappelijke oplossingen voor bestaande problemen (artikel 34, lid 3, van het Europol-besluit).

b) het onderzoek van bestandsreglementen van analysebestanden (artikel 16, lid 2, van het Europol-besluit) en van besluiten om analysebestanden aan te houden (artikel 16, lid 3, van het Europol-besluit);

c) het onderzoeken van controlemechanismen ten aanzien van opvragingen uit geautomatiseerde gegevensbestanden van Europol waarin persoonsgegevens worden verwerkt (artikel 18 van het Europol-besluit);

d) het onderzoek, op verzoek van een persoon, of Europol bij het verzamelen, de opslag, de verwerking en het gebruik van zijn persoonsgegevens op een toelaatbare en juiste wijze te werk is gegaan (artikel 30, lid 7, van het Europol-besluit);

e) het uitbrengen van advies over: — het aanleggen van een nieuw systeem waarin persoonsgegevens worden verwerkt (artikel 10, lid 2, van het Europol-besluit); — de maatregelen die nodig zijn voor de adequate toepassing van artikel 25 van het Europol-besluit (artikel 25, lid 7, van het Europol-besluit); — de voorwaarden voor de verwerking van die gegevens voor het in artikel 10, lid 4, van het Europol-besluit genoemde doel (artikel 10, lid 4, van het Europol-besluit); — de procedures betreffende de inrichting van de indexfunctie, met inbegrip van de voorwaarden voor de toegang tot de indexfunctie als bedoeld in artikel 15, lid 4, van het Europol-besluit (artikel 15, lid 4, van het Europol-besluit); — de uitvoeringsregels voor het gebruik van analysebestanden als bedoeld in artikel 14, lid 1, van het Europol-besluit (artikel 14, lid 1, van het Europol-besluit); — de uitvoeringsregels voor de betrekkingen van Europol met de in artikel 22, lid 1, en artikel 23, lid 1, van het Europol-besluit bedoelde entiteiten (artikel 26, lid 1, onder b), van het Europol-besluit); — de regels voor de inhoud en de procedure voor het afsluiten van memoranda van overeenstemming als bedoeld in artikel 25, lid 3, onder c), onder ii) (artikel 26, lid 2, van het Europol-besluit); — de overeenkomsten of werkafspraken met instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de Unie of de Gemeenschap als bedoeld in artikel 22, lid 1, van het Europol-besluit voor zover het de uitwisseling van persoonsgegevens betreft (artikel 22, lid 2, van het Europol-besluit); — de overeenkomsten als bedoeld in artikel 23, lid 2, van het Europol-besluit voor zover het de uitwisseling van persoonsgegevens betreft (artikel 23, lid 2, van het Europol-besluit); — de memoranda van overeenstemming als bedoeld in artikel 25, lid 3, onder c), onder ii), van het Europol-besluit (artikel 25, lid 3, onder c), onder ii), van het Europol-besluit);

f) het regelmatig opstellen van een activiteitenverslag (artikel 34, lid 6, van het Europol-besluit);

g) samenwerking met andere toezichthoudende organen, waar nodig, ten behoeve van de vervulling van zijn taken en om bij te dragen aan de verbetering van de samenhang bij de toepassing van de gegevensbeschermingsregels en -procedures (artikel 34, lid 5, van het Europol-besluit).

Artikel 2

Bevoegdheden

1. Om zijn taken te vervullen, beschikt het Gemeenschappelijk Controleorgaan over de bij het Europol-besluit ingestelde bevoegdheden.

2. In het bijzonder is het Gemeenschappelijk Controleorgaan bevoegd tot het verkrijgen van informatie van Europol, tot het verkrijgen van inzage in alle documenten, dossiers en alle door Europol opgeslagen gegevens, en tot het verkrijgen van permanente toegang tot alle lokalen van Europol (artikel 34, lid 2, van het Europol-besluit). Dit omvat informatie over en toegang tot apparatuur en programmatuur, wanneer zulks noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken van het Gemeenschappelijk Controleorgaan. Nadere voorschriften kunnen worden vastgesteld in regelingen tussen het Gemeenschappelijk Controleorgaan en de raad van bestuur van Europol.

Artikel 3

Comités

1. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan stelt het in artikel 34, lid 8, van het Europol-besluit bedoelde comité in.

2. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan kan een of meer andere interne comités inellen en hun samenstelling en mandaat vaststellen (artikel 34, lid 9, van het Europol-besluit).

TITEL II

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET GEMEENSCHAPPELIJK CONTROLEORGAAN

Artikel 4

Lidmaatschap

1. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan bestaat uit ten hoogste twee leden of vertegenwoordigers van elk onafhankelijk nationaal controleorgaan, die een delegatie vormen. Elk lid kan een plaatsvervanger hebben. De leden van het Gemeenschappelijk Controleorgaan en hun plaatsvervangers worden door elke lidstaat voor een periode van vijf jaar benoemd (artikel 34, lid 1, van het Europol-besluit). Hun mandaat is hernieuwbaar.

2. De leden van het Gemeenschappelijk Controleorgaan en hun plaatsvervangers zijn onafhankelijk, bij de uitoefening van hun taak niet gebonden door instructies en uitsluitend onderworpen aan de wet. Met name kunnen zij niet tegelijkertijd lid van een andere uit hoofde van het Europol-besluit ingestelde instantie of van het personeel van Europol zijn.

Een persoon die zich voor strijdige belangen geplaatst ziet, meldt die belangen en onthoudt zich van deelname aan de discussie en van het besluit ter zake. Hij of zij kan zo nodig met een meerderheid van de stemmen van de aanwezige delegaties door middel van een geheime stemming worden uitgesloten. De betrokken persoon wordt gehoord alvorens uitsluiting kan plaatsvinden, maar neemt niet deel aan het besluit. Indien een persoon zich terugtrekt of wordt uitgesloten, kan hij of zij worden vervangen door zijn plaatsvervanger.

3. Alleen personen met de vereiste kwalificaties kunnen worden aangewezen als lid van het Gemeenschappelijk Controleorgaan of als plaatsvervanger (artikel 34, lid 1, van het Europol-besluit). Met name dient gelet te worden op de vereisten om zitting te kunnen nemen in het Comité van beroep.

4. Een lid van het Gemeenschappelijk Controleorgaan dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, kan zich laten vertegenwoordigen door zijn of haar plaatsvervanger.

5. Het lidmaatschap van het Gemeenschappelijk Controleorgaan vervalt wanneer de betrokken persoon ontslag neemt. Het vervalt ook wanneer betrokkene niet langer lid of vertegenwoordiger is van het nationale controleorgaan, tenzij zijn of haar mandaat herbevestigd wordt door de betrokken lidstaat. De benoeming tot lid wordt uitsluitend in overeenstemming met de nationale wetgeving ingetrokken. Zulks is van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangers.

Artikel 5

Voorzitter

1. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan verkiest met twee derde meerderheid van de stemmen van de aanwezige delegaties door middel van een geheime stemming uit zijn midden een voorzitter, alsmede een plaatsvervangend voorzitter. De plaatsvervangend voorzitter maakt geen deel uit van de delegatie van de voorzitter. Indien geen van de kandidaten tijdens de eerste stemronde de vereiste meerderheid behaalt, wordt een tweede ronde gehouden tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter worden voor twee jaar verkozen. Herverkiezing voor één jaar is mogelijk.

2. De voorzitter vertegenwoordigt het Gemeenschappelijk Controleorgaan en zit de vergaderingen van het Controleorgaan voor. Hij of zij ziet toe op de goede gang van zaken. Hij of zij roept de vergaderingen van het Gemeenschappelijk Controleorgaan bijeen en stelt plaats, datum en tijdstip van de vergaderingen vast. Hij of zij opent en sluit de vergaderingen. Hij of zij stelt de voorlopige agenda op en zorgt ervoor dat de besluiten van het Gemeenschappelijk Controleorgaan worden uitgevoerd.

3. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter als deze verhinderd is. Bij afwezigheid van de plaatsvervangend voorzitter fungeert het in leeftijd oudste lid als plaatsvervangend voorzitter. De eerste vergadering van het Gemeenschappelijk Controleorgaan wordt bijeengeroepen en voorgezeten door het in leeftijd oudste lid, totdat de voorzitter verkozen is.

4. Ter voorbereiding van zijn werkzaamheden voor een specifieke kwestie kan het Gemeenschappelijk Controleorgaan op voorstel van de voorzitter uit zijn midden een of meer rapporteurs aanwijzen. Bij dringende aangelegenheden kan de voorzitter ambtshalve een of meer rapporteurs aanwijzen. In dat geval stelt hij of zij onverwijld de leden van het Gemeenschappelijk Controleorgaan hiervan in kennis.

5. De voorzitter of een meerderheid van de delegaties kan verlangen dat de directeur de vergadering bijwoont en kan personeelsleden van Europol, nationale deskundigen, verbindingsofficieren en andere personen uitnodigen om de vergadering bij te wonen.

Artikel 6

Werkwijze

1. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan komt ten minste viermaal per jaar bijeen. Daarnaast komt het bijeen op initiatief van de voorzitter en wanneer ten minste drie delegaties daartoe een met redenen omkleed schriftelijk voorstel indienen of daartoe in een voorgaande vergadering een mondeling voorstel doen. De voorzitter van de raad van bestuur en de directeur van Europol kunnen agendapunten voorstellen en voorstellen om het Gemeenschappelijk Controleorgaan bijeen te roepen.

2. Behoudens in gevallen die de voorzitter dringend acht, worden de convocaties tijdig genoeg verzonden om ten minste twee weken voor de vergadering aan te komen. De convocatie omvat de voorlopige agenda en, tenzij dit door de aard van de documenten onmogelijk is, de documenten die nodig zijn voor de vergadering. De definitieve agenda wordt aan het begin van elke vergadering vastgesteld.

3. De beslissingsbevoegdheid van het Gemeenschappelijk Controleorgaan is slechts geldig wanneer tijdens de vergadering een quorum van ten minste twee derde van de delegaties aanwezig is. Besluiten worden genomen met gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige delegaties, tenzij anders bepaald in dit reglement. Bij stemming heeft elke delegatie een stem. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

4. De vergaderingen van het Gemeenschappelijk Controleorgaan zijn niet openbaar. Zijn documenten zijn echter voor het publiek toegankelijk in overeenstemming met artikel 7.

5. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan vergadert aan de hand van documenten en werknota’s die in alle officiële talen van de instellingen van de Europese Unie zijn opgesteld. Van deze regel kan alleen in noodgevallen worden afgeweken, alhoewel iedere delegatie kan verzoeken om een vertaling in haar eigen taal.

6. Besluiten van het Gemeenschappelijk Controleorgaan kunnen via de schriftelijke procedure worden genomen wanneer alle delegaties in een vergadering met die procedure hebben ingestemd. In dringende gevallen kan de voorzitter de schriftelijke procedure inleiden. In beide gevallen doet de voorzitter de leden van het Gemeenschappelijk Controleorgaan een in de respectieve officiële talen vertaald ontwerpbesluit toekomen. Indien de delegaties binnen een door de voorzitter te bepalen termijn van ten minste veertien dagen na ontvangst geen bezwaar maken tegen het ontwerpbesluit, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wanneer een delegatie binnen vijf werkdagen na ontvangst van het ontwerpbesluit verzoekt dat het Gemeenschappelijk Controleorgaan het mondeling bespreekt, wordt de schriftelijke procedure beëindigd.

Artikel 7

Toegang van het publiek tot documenten

1. Iedere natuurlijke of rechtspersoon heeft recht op toegang tot documenten van het Gemeenschappelijk Controleorgaan. De uitoefening hiervan is afhankelijk van de in dit artikel vastgelegde beginselen, voorwaarden en beperkingen.

2. Documenten die betrekking hebben op beroepszaken bij het Comité van beroep en die zijn opgesteld in overeenstemming met artikel 34, lid 8, van het Europol-besluit, vallen niet onder dit artikel.

3. Onverminderd de leden 4 en 5 van dit artikel worden documenten voor het publiek toegankelijk gemaakt, hetzij na een schriftelijk verzoek, hetzij direct in elektronische vorm.

4. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan weigert de toegang tot een document wanneer weigering noodzakelijk is om:

a) de veiligheid van, en de openbare orde in de lidstaten te beschermen of strafbare feiten te voorkomen;

b) de rechten en vrijheden van derden te beschermen;

c) Europol zijn taken naar behoren te laten vervullen;

d) het Gemeenschappelijk Controleorgaan zijn taken naar behoren te laten vervullen;

en het belang van de aanvrager derhalve niet kan prevaleren.

5. Wanneer het Gemeenschappelijk Controleorgaan een document van derden heeft ontvangen, of wanneer een document informatie over derden bevat, raadpleegt het deze derde partij om te kunnen beoordelen of een uitzondering op lid 4 van toepassing is, tenzij het duidelijk is dat het document wel of niet openbaar moet worden gemaakt. Toegang tot documenten die van Europol zijn ontvangen, is eveneens afhankelijk van de in artikel 40, lid 1, van het Europol-besluit bedoelde regeling ter bescherming van geheime informatie.

6. Indien het gevraagde document slechts ten dele onder de uitzonderingen valt, worden de overige delen ervan wel vrijgegeven.

7. Verzoeken om toegang tot een document geschieden in schriftelijke vorm — elektronische vorm daaronder begrepen – in een van de officiële talen van de instellingen van de Europese Unie, en zijn voldoende nauwkeurig geformuleerd opdat het Gemeenschappelijk Controleorgaan het document kan identificeren. De aanvrager is niet verplicht de redenen voor zijn verzoek te vermelden.

8. Is een verzoek niet nauwkeurig genoeg, dan vraagt het Gemeenschappelijk Controleorgaan de aanvrager om nadere precisering en is het hem hierbij behulpzaam.

9. In geval van verzoeken om omvangrijke documenten of om een zeer groot aantal documenten, kan het Gemeenschappelijk Controleorgaan informeel met de aanvrager overleggen om een billijke oplossing te vinden.

10. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan voorziet in voorlichting van de burgers over hoe en waar verzoeken om toegang tot documenten kunnen worden ingediend en is hen daarbij behulpzaam.

11. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan registreert onmiddellijk een verzoek om toegang tot een document en zendt de aanvrager een ontvangstbevestiging. Binnen twintig werkdagen na registratie van het verzoek verleent de voorzitter van het Gemeenschappelijk Controleorgaan de aanvrager toegang tot het gevraagde document en maakt hij het toegankelijk in de zin van lid 14 van dit artikel, of hij deelt de aanvrager schriftelijk de redenen mee waarom het verzoek volledig of gedeeltelijk wordt afgewezen, waarbij de aanvrager gewezen wordt op zijn recht om overeenkomstig lid 13 van dit artikel een confirmatief verzoek in te dienen.

12. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek betreffende een erg lang document of ingeval een derde partij moet worden geraadpleegd, kan de in lid 11 genoemde termijn worden verlengd met twintig werkdagen, vooropgesteld dat de aanvrager hiervan op voorhand in kennis wordt gesteld en dat het verzoek met redenen is omkleed.

13. Binnen 20 werkdagen na ontvangst van een volledige of gedeeltelijke afwijzing kan de aanvrager een confirmatief verzoek indienen, welk verzoek ertoe strekt het Gemeenschappelijk Controleorgaan zijn standpunt te doen herzien.

14. De toegang tot documenten wordt gegeven door inzage ter plaatse, of door afgifte van een kopie, eventueel een elektronische kopie, indien deze beschikbaar is, naargelang de voorkeur van de verzoeker. De kosten van vervaardiging en verzending van kopieën van twintig of meer bladzijden A4 kunnen ten laste van de aanvrager worden gebracht. Deze kosten mogen de werkelijke kosten van het vervaardigen en verzenden van de kopieën echter niet overschrijden. Inzage ter plekke van kopieën van minder dan 20 bladzijden A4 en rechtstreekse toegang in elektronische vorm zijn kosteloos.

15. Indien een document door het Gemeenschappelijk Controleorgaan of andere instellingen reeds is vrijgegeven en voor de verzoeker gemakkelijk toegankelijk is, kan het Gemeenschappelijk Controleorgaan aan zijn verplichting tot het verschaffen van toegang tot documenten voldoen door de verzoeker mee te delen hoe het gewenste document kan worden verkregen.

Artikel 8

Controles ter plaatse en deskundigen

1. Binnen zijn bevoegdheden overeenkomstig artikel 34 van het Europol-besluit kan het Gemeenschappelijk Controleorgaan bij Europol controles op de gegevensbescherming uitvoeren.

2. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan kan een of meer leden opdragen deze controles bij Europol uit te voeren. Wanneer het Gemeenschappelijk Controleorgaan het wenselijk acht, kunnen deze leden worden bijgestaan door deskundigen die alleen gekozen kunnen worden uit een op voorhand door het Gemeenschappelijk Controleorgaan opgestelde en aan Europol meegedeelde lijst. De deskundigen op deze lijst zijn afkomstig van de nationale controleorganen en overheidsdiensten, tenzij deze niet over dergelijke deskundigen beschikken. Alle deskundigen moeten voldoen aan de krachtens hun nationale wetgeving geldende veiligheidseisen.

3. Wanneer de voorzitter een aangelegenheid dringend acht, kan hij deze leden en deskundigen ambtshalve aanwijzen. In dat geval stelt hij onverwijld de leden van het Gemeenschappelijk Controleorgaan hiervan in kennis.

4. De leden van het Gemeenschappelijk Controleorgaan die met een controleopdracht belast zijn, brengen aan het Gemeenschappelijk Controleorgaan verslag uit over de resultaten van hun werk.

Artikel 9

Procedure bij inbreuken

Wanneer het Gemeenschappelijk Controleorgaan vaststelt dat bij de opslag, de verwerking of het gebruik van persoonsgegevens inbreuken op het Europol-besluit zijn gemaakt, stelt het de directeur van Europol hiervan in kennis en verzoekt het hem schriftelijk, binnen een bepaalde termijn te antwoorden. Indien het Gemeenschappelijk Controleorgaan van mening is dat het antwoord onbevredigend is of niet tijdig verstrekt is, of indien zich andere moeilijkheden voordoen, legt het de zaak schriftelijk voor aan de raad van bestuur (artikel 34, lid 4, van de Europol-Overeenkomst). Geen gevolg geven aan een eindbesluit van het Comité van beroep wordt beschouwd als een inbreuk op het Europol-besluit.

Artikel 10

Notulen

Alle vergaderingen van het Gemeenschappelijk Controleorgaan worden genotuleerd. De ontwerpnotulen worden onder leiding van de voorzitter door het secretariaat opgesteld en op de eerstvolgende vergadering van het Gemeenschappelijk Controleorgaan goedgekeurd. Elk lid heeft het recht de ontwerpnotulen te amenderen, zodat de opmerkingen die dat lid tijdens de vergadering heeft gemaakt, daarin worden weergegeven.

Artikel 11

Verslaglegging

1. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan brengt ten minste éénmaal per twee jaar verslag uit over zijn werkzaamheden. Ten minste een maand voordat het verslag wordt voorgelegd aan het Europees Parlement en de Raad, krijgt de raad van bestuur de gelegenheid opmerkingen te maken, die aan het verslag worden gehecht (artikel 34, lid 6, van het Europol-besluit).

2. Het verslag over de werkzaamheden van het Gemeenschappelijk Controleorgaan wordt voorgelegd aan de desbetreffende commissie in het Europees Parlement en terzelfder tijd naar de Raad gezonden.

3. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan maakt het verslag van zijn werkzaamheden openbaar.

TITEL III

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET COMITÉ VAN BEROEP

Artikel 12

Taken van het Comité van beroep

1. Het Comité van beroep (hierna „het comité” genoemd) onderzoekt beroepen als bedoeld in artikel 32 van het Europol-besluit.

2. Het comité neemt eindbesluiten met betrekking tot de in lid 1 bedoelde aangelegenheden.

3. Naast de bevoegdheden bedoeld in artikel 2, lid 2, heeft het comité de in deze titel bepaalde bevoegdheden.

Artikel 13

Lidmaatschap

1. Het comité bestaat uit één gekwalificeerd lid van elke delegatie in het Gemeenschappelijk Controleorgaan. Ieder lid kan een plaatsvervanger hebben. De leden van het comité en hun plaatsvervangers worden voor vijf jaar benoemd door het Gemeenschappelijk Controleorgaan, op voordracht van de betrokken delegatie. Hun mandaat is hernieuwbaar.

2. Om in de in artikel 12, lid 1, bedoelde beroepszaken onderzoek te doen en tot een uitspraak te komen, moeten de leden van het comité en hun plaatsvervangers over de vereiste kwalificaties beschikken, onder meer juridische kennis, ervaring met het oplossen van conflicten en met zaken op het gebied van gegevensbescherming.

3. Een lid van het comité dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, kan zich laten vertegenwoordigen door zijn of haar plaatsvervanger.

4. Het lidmaatschap van het comité vervalt wanneer de betrokken persoon ontslag neemt of niet langer lid is van het Gemeenschappelijk Controleorgaan. Zulks is eveneens van toepassing op de plaatsvervangers.

Artikel 14

Onafhankelijkheid en onpartijdigheid

1. De leden van het comité zijn onafhankelijk en onpartijdig, bij de uitoefening van hun taak niet gebonden door instructies van het Gemeenschappelijk Controleorgaan of van enig ander persoon en uitsluitend onderworpen aan de wet. Zij mogen tijdens hun mandaat geen enkele activiteit uitoefenen die onverenigbaar is met hun onafhankelijkheid en onpartijdigheid als lid van het comité of met de vereiste beschikbaarheid voor hun functie in het comité. Activiteiten die uitgeoefend worden of uitgeoefend zijn namens het nationale controleorgaan worden niet aangemerkt als onverenigbaar met de werkzaamheden van het comité. De bepalingen van dit lid zijn eveneens van toepassing op de plaatsvervangers.

2. Wanneer de wijze waarop een lid van het comité of een plaatsvervanger bij een zaak betrokken is geweest ernstige twijfel doet rijzen omtrent diens onpartijdigheid, of wanneer zich een andere omstandigheid voordoet waardoor een deugdelijke behandeling van het beroep in het geding kan komen, deelt de persoon in kwestie dit mee en trekt hij of zij zich terug uit de zaak.

3. Wanneer een lid of een plaatsvervanger door een partij gewraakt wordt om redenen die verband houden met de leden 1 en 2, hoort het comité de betrokken persoon en de andere partijen en beslist het in afwezigheid van de betrokken persoon door middel van een geheime stemming over de wraking.

4. Wanneer een persoon zich terugtrekt of van de zaak wordt uitgesloten krachtens lid 3 wordt hij vervangen door zijn plaatsvervanger.

Artikel 15

Voorzitter

1. Het comité verkiest met twee derde meerderheid van de stemmen van de aanwezige delegaties door middel van een geheime stemming uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Indien geen van de kandidaten tijdens de eerste stemronde de vereiste meerderheid behaalt, wordt een tweede stemronde gehouden tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. De voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter van het Gemeenschappelijk Controleorgaan kan niet worden verkozen tot voorzitter of tot plaatsvervangend voorzitter van het comité en evenmin lid zijn van dezelfde delegatie. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter worden verkozen voor twee jaar. Herverkiezing voor één jaar is mogelijk.

2. De voorzitter zit de vergaderingen van het comité voor. Hij of zij ziet toe op het vlotte en goede verloop van de werkzaamheden. Hij of zij roept de vergaderingen van het comité bijeen en bepaalt plaats, datum en tijd van de vergaderingen. Hij of zij stelt de voorlopige agenda op.

3. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter als deze verhinderd is. Bij afwezigheid van de plaatsvervangend voorzitter fungeert het in leeftijd oudste lid als plaatsvervangend voorzitter. De eerste vergadering van het comité wordt bijeengeroepen en voorgezeten door het in leeftijd oudste lid, totdat de voorzitter verkozen is.

4. Ter voorbereiding van zijn beraadslagingen kan het comité op voorstel van de voorzitter uit zijn midden een of meer rapporteurs aanwijzen. In dergelijke gevallen komt het lid dat als rapporteur is aangewezen in beginsel uit de lidstaat waaruit de verzoeker komt of, indien de verzoeker niet uit een lidstaat komt, de lidstaat die het meest bij de zaak betrokken is. Bij dringende aangelegenheden kan de voorzitter ambtshalve een of meer rapporteurs aanwijzen. In dat geval stelt hij of zij onverwijld de leden van het comité in kennis. De rapporteur onderzoekt het beroep en legt aan het comité een rapport voor over de ontvankelijkheid van het beroep alsmede een voorstel voor de verdere procedure, met name over de voorbereidende maatregelen die nodig zijn.

Artikel 16

Vertegenwoordiging

De verzoeker kan zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een advocaat of een andere raadsman. In geval van ernstig wangedrag kan een advocaat of raadsman door het comité van de procedure worden uitgesloten. Wanneer een advocaat of raadsman wordt uitgesloten, stelt de voorzitter ten behoeve van de betrokken partij een termijn vast teneinde haar in de gelegenheid te stellen een andere advocaat of raadsman aan te wijzen; de procedure wordt opgeschort totdat deze termijn verstreken is. Advocaten en raadslieden dienen een deugdelijke machtiging van de verzoeker over te leggen indien het comité daarom verzoekt.

Artikel 17

Talen

1. De procedure vindt plaats in een van de officiële talen van de instellingen van de Europese Gemeenschappen. De verzoeker kiest de officiële taal waarin de procedure wordt gevoerd. De taal van de procedure wordt gebezigd voor de pleidooien en voor de schriftelijke documentatie van de partijen, alsmede voor de notulen en de beslissingen van het comité.

2. Documenten die in een andere dan de proceduretaal zijn opgesteld, gaan vergezeld van een vertaling in de proceduretaal. In geval van omvangrijke documenten kan de vertaling evenwel beperkt blijven tot uittreksels of samenvattingen. Het comité kan te allen tijde, hetzij ambtshalve, hetzij op verzoek van een van de partijen, een volledige vertaling eisen.

3. Zo nodig wordt ten behoeve van ieder lid van het comité en de partijen kosteloos voor tolken en vertalingen gezorgd. De beslissingen van het comité worden in alle officiële talen van de Europese Unie vertaald.

4. Wanneer de verzoeker geen van de officiële talen van de instellingen van de Europese Unie machtig is, kan de klacht worden ingediend in een andere taal. De verzoeker is verplicht een samenvatting in een van de officiële talen van de Europese Unie over te leggen. De voorzitter of de rapporteur laat de klacht in de gekozen taal vertalen.

Artikel 18

Inleiding van het onderzoek

1. Het beroep wordt ingesteld door een schriftelijke klacht bij het secretariaat van het Gemeenschappelijk Controleorgaan in te dienen binnen drie maanden nadat de verzoeker de beslissing van Europol heeft ontvangen. Bij ontstentenis van een beslissing wordt het beroep ingesteld binnen drie maanden na het verstrijken van de in artikel 30, lid 3, en artikel 31, lid 5, van het Europol-besluit bedoelde termijnen. Bij twijfel over naleving van de termijnen wordt in het voordeel van de verzoeker beslist.

2. De verzoeker geeft aan waarop zijn of haar klacht gebaseerd is. Het moet duidelijk zijn wie de klacht indient, waar de klacht over gaat en op welke gronden de klacht wordt ingediend. Alle bescheiden die tot staving kunnen dienen, moeten worden bijgevoegd. De verzoeker kan te allen tijde het beroep intrekken.

3. Het secretariaat bevestigt binnen vier weken de ontvangst van de klacht en geeft algemene informatie over het verdere verloop van de procedure.

4. Wanneer de klacht niet aan de in lid 2, eerste en tweede zin, en in artikel 17, lid 4, tweede zin, genoemde vereisten voldoet, vraagt het secretariaat de verzoeker de geconstateerde tekortkomingen binnen vier weken recht te zetten.

5. Beroepen die niet aan de vereisten voldoen, worden door het comité op voorstel van de voorzitter of de rapporteur geweigerd. Een beroep dat niet binnen de in lid 1 genoemde termijnen valt, kan worden aanvaard indien bijzondere omstandigheden de vertraging rechtvaardigen.

Artikel 19

Voorbehandeling

1. Beroepen die aan de vereisten voldoen, worden door het comité in behandeling genomen op basis van de volgende bepalingen en met inachtneming van het Europol-besluit, inzonderheid de artikelen 30, 31 en 32.

2. Europol ontvangt een afschrift van de klacht voor eventuele opmerkingen, die binnen vier weken moeten worden ingediend; deze termijn kan eventueel met twee weken worden verlengd.

3. Wanneer een beroep betrekkig heeft op een beslissing als bedoeld in artikel 30 of 31 van het Europol-besluit, raadpleegt het comité de nationale controleorganen of de bevoegde rechterlijke instantie van de lidstaat van wie de gegevens afkomstig zijn, dan wel van de rechtstreeks betrokken lidstaat.

4. Het comité kan per geval beslissen om tevens een of meer nationale eenheden bij de beroepsprocedure te betrekken. De verzoeker en Europol worden van deze beslissing in kennis gesteld. Aan de betrokken nationale eenheden wordt een afschrift van de opmerkingen van Europol en van de verzoeker toegezonden zodat zij hun eigen opmerkingen kunnen formuleren, die binnen vier weken moeten worden ingediend; deze termijn kan eventueel met twee weken worden verlengd.

5. Na ontvangst van de opmerkingen of na het verstrijken van de termijnen, en na ontvangst van de in de artikelen 20, 22, 23 en 24 bedoelde informatie, wordt de klacht binnen drie maanden door het comité behandeld.

Artikel 20

Aanvullende informatie

1. Het comité kan van de verzoeker, Europol, de nationale eenheden, de nationale controleorganen of elke andere instantie informatie, bewijzen of opmerkingen verlangen. De betrokken partijen hebben het recht om het comité in overweging te geven bewijzen te behandelen of om de toelating van bewijzen te verlangen. Het comité gaat op deze suggesties en verzoeken in voor zover dat nodig is voor het onderzoek van de zaak.

2. Het comité kan tevens besluiten ter plaatse bij Europol een onderzoek in te stellen. Artikel 8 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 21

Inzage in het dossier

1. Alle partijen hebben, indien zij dit wensen, inzage in het dossier en mogen het secretariaat van het Gemeenschappelijk Controleorgaan verzoeken hun op eigen kosten uittreksels of fotokopieën te verstrekken. Inzage wordt geweigerd indien zulks nodig is om:

— Europol zijn taken naar behoren te laten vervullen;

— de veiligheid van, en de openbare orde in de lidstaten te beschermen of strafbare feiten te voorkomen;

— te waarborgen dat nationale onderzoeken niet in gevaar worden gebracht;

— de rechten en vrijheden van derde partijen te beschermen,

en het belang van de betrokken persoon derhalve niet kan prevaleren.

2. Onder opgave van de redenen van een dergelijke beperking, kunnen Europol, de nationale eenheden en de nationale controleorganen aangeven welke door hen verstrekte informatie niet ter beschikking van de verzoeker gesteld moet worden. Het comité kan om nadere toelichting verzoeken. Informatie ten aanzien waarvan het comité de opgegeven redenen aanvaardbaar acht, wordt niet ter beschikking gesteld. Het comité kan slechts wegens het ontbreken van aanvaardbare redenen en uitsluitend met eenparigheid van stemmen een andersluidende beslissing nemen. In dat geval kan het comité besluiten dat de verzoeker een samenvatting krijgt of dat bepaalde informatie aan de verzoeker ter beschikking wordt gesteld.

Artikel 22

Behandeling

1. De partijen worden op hun verzoek door het comité gehoord. Het comité stelt de partijen naar behoren in kennis van hun recht om gehoord te worden. Dit recht wordt schriftelijk uitgeoefend. Het comité besluit een hoorzitting te houden op verzoek van een van de betrokken partijen voor zover dat voor de behandeling van de zaak noodzakelijk wordt geacht. Het comité stelt de partijen naar behoren in kennis van hun recht om een hoorzitting te verzoeken. Alle partijen worden tijdig van de hoorzitting in kennis gesteld en hebben het recht deze zitting bij te wonen.

2. Hoorzittingen zijn openbaar, tenzij het comité uit hoofde van zijn taakvervulling of op verzoek van een van de partijen besluit het publiek geheel of gedeeltelijk te weren, indien dit in het belang is van de openbare veiligheid, in het bijzonder om de in artikel 30, lid 5, van het Europol-besluit genoemde redenen, of van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene, dan wel voor zover dit strikt noodzakelijk wordt geacht door het comité in speciale omstandigheden waarin openbaarheid een gedegen behandeling van het beroep in gevaar zou brengen. Indien een lidstaat die bij de procedure partij is, of Europol, verzoekt om het publiek van de procedure uit te sluiten, kan het comité alleen op grond van het ontbreken van de in de eerste zin genoemde redenen en uitsluitend met eenparigheid van stemmen een andersluidende beslissing nemen.

3. Het comité kan op verzoek van een partij of op eigen initiatief besluiten een partij te horen zonder dat daarbij andere partijen aanwezig zijn, wanneer dat vereist is om de goede werking van Europol te waarborgen, om de veiligheid van een lidstaat te verzekeren of om de belangen van de verzoeker of van een derde partij te beschermen. De afwezige partijen worden in kennis gesteld van het feit dat er besprekingen plaatsvinden waarbij zij niet aanwezig zijn.

Artikel 23

Horen van getuigen en deskundigen

1. Het comité kan op verzoek van een partij of op eigen initiatief besluiten getuigen te horen. Alle partijen en de betrokken getuigen worden tijdig in kennis gesteld van de behandeling. Artikel 22, leden 2 en 3, is van overeenkomstige toepassing.

2. Door het comité opgeroepen getuigen hebben recht op vergoeding van hun reis- en verblijfskosten en op een compensatie voor inkomstenderving voor zover het comité dit billijk acht. Zij kunnen de noodzakelijke voorschotten ontvangen. Alle betalingen komen ten laste van de begroting van het Gemeenschappelijk Controleorgaan.

3. De getuigen worden door het comité gehoord. De leden van het comité kunnen de getuigen vragen stellen. Met toestemming van de voorzitter kunnen de partijen de getuigen vragen stellen. Voor aanvang van de behandeling maant de voorzitter de getuigen ertoe de waarheid te spreken.

4. Het comité kan een deskundige aanwijzen en diens taak omschrijven. De deskundige heeft recht op een vergoeding. Het comité kan besluiten de deskundige te horen. In dat geval zijn de regels voor het horen van getuigen van overeenkomstige toepassing.

Artikel 24

Slotverklaringen

Alvorens een eindbesluit te formuleren, nodigt het comité alle partijen uit tot het maken van slotopmerkingen.

Artikel 25

Notulen

1. Het comité maakt van zijn besprekingen notulen die een weergave zijn van elke behandeling en van de tijdens die zitting afgelegde verklaringen. De partijen kunnen verzoeken bepaalde documenten of verklaringen geheel of gedeeltelijk in de notulen op te nemen. De notulen worden ondertekend door de voorzitter, toegezonden aan de partijen en aan het dossier van de zaak toegevoegd. In de in artikel 22, lid 2, of artikel 23, lid 1, bedoelde gevallen legt het comité beperkingen op.

2. Artikel 9 is van overeenkomstige toepassing op alle vergaderingen van het comité waarbij de partijen niet aanwezig zijn.

Artikel 26

Besluiten en vertrouwelijkheid

1. De beslissingsbevoegdheid van het comité is slechts geldig wanneer tijdens de vergadering ten minste vier vijfde van de leden of van hun plaatsvervangers aanwezig is.

2. Besluiten worden genomen met eenvoudige meerderheid van stemmen van de aanwezige leden of plaatsvervangers, tenzij in dit reglement of in het Europol-besluit anders is bepaald. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter. Alle personen die betrokken zijn bij het nemen van het eindbesluit moeten een hoorzitting hebben bijgewoond.

3. De beraadslagingen van het comité blijven vertrouwelijk.

4. In het eindbesluit van het comité staan de namen van de partijen en hun vertegenwoordigers, de namen van de leden van het comité die bij de besluitvorming zijn betrokken, de datum waarop het besluit wordt bekendgemaakt, het praktische deel van het besluit, een korte uiteenzetting van de feiten van de zaak en de redenen voor het besluit. Het besluit wordt in een openbare zitting bekendgemaakt en aan de betrokken partijen meegedeeld. Een afschrift van het besluit wordt aan het Gemeenschappelijk Controleorgaan toegezonden.

Artikel 27

Kennisgevingen

Kennisgevingen en andere mededelingen aan partijen, getuigen en deskundigen worden gedaan met middelen die een redelijke waarborg bieden dat dezen deugdelijk worden geïnformeerd en die zo nodig kunnen worden geverifieerd.

Artikel 28

Kosten

1. Het comité stelt in zijn eindbesluit de kosten van de procedure vast. Procederen voor het comité is gratis. Indien het beroep geheel of gedeeltelijk wordt toegewezen, komen de kosten van de verzoeker voor de indiening en behandeling van de klacht ten laste van Europol, voor zover het comité dit billijk acht.

2. Indien een verzoeker niet bij machte is de procedurekosten geheel of gedeeltelijk te dragen, kan hem of haar te allen tijde op zijn of haar verzoek bijstand worden verleend. Wanneer hij of zij het verzoek indient, voegt hij of zij de nodige bescheiden bij waaruit blijkt dat hij of zij niet over voldoende middelen beschikt. Het comité kan de bijstand te allen tijde intrekken wanneer de omstandigheden waaronder deze werd toegekend, in de loop van de procedure veranderen. Als de bijstand wordt goedgekeurd, komen de kosten ten laste van de begroting van het Gemeenschappelijk Controleorgaan. Wanneer zulks billijk is, kan in het eindbesluit worden geëist dat een partij de toegekende voorschotten terugbetaalt aan de begroting van het Gemeenschappelijk Controleorgaan. Bij de indiening van zijn verzoek verklaart de verzoeker zich bereid de kosten terug te betalen wanneer het eindbesluit zulks bepaalt.

Artikel 29

Behoorlijke rechtsgang

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, gaat het comité te werk overeenkomstig de in artikel 6, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie bedoelde algemene beginselen van het Gemeenschapsrecht.

TITEL IV

SLOTBEPALINGEN

Artikel 30

Secretariaat

1. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan wordt in zijn taak bijgestaan door een in zijn zetel gevestigd secretariaat. Het secretariaat is een permanent orgaan waarvan de medewerkers alleen op basis van bekwaamheid worden aangeworven. De secretariaatsmedewerkers handelen alleen in het belang van het Gemeenschappelijk Controleorgaan, zijn volledig onafhankelijk van Europol en aanvaarden geen instructies van andere autoriteiten. Aanwerving of detachering bij het secretariaat vindt plaats op voorstel van het Gemeenschappelijk Controleorgaan. De secretariaatsmedewerkers verrichten geen andere werkzaamheden zonder toestemming van de voorzitter van het Gemeenschappelijk Controleorgaan.

2. Het secretariaat verricht zijn taak onder leiding van de voorzitter van het Gemeenschappelijk Controleorgaan, overeenkomstig de door het Gemeenschappelijk Controleorgaan vastgestelde voorschriften. Het staat tevens het Comité van beroep bij. Bij de uitoefening van deze taken staat het onder leiding van de voorzitter van het comité. Het secretariaat houdt een register van de beroepen en van alle overige stukken bij.

3. Het secretariaat ziet erop toe dat de verplichtingen uit hoofde van artikel 41 van het Europol-besluit ook worden nageleefd bij de werkzaamheden van het Gemeenschappelijk Controleorgaan.

Artikel 31

Geheimhouding

1. De leden van het Gemeenschappelijk Controleorgaan, hun plaatsvervangers, deskundigen en secretariaatsmedewerkers zijn verplicht geheimhouding te bewaren met betrekking tot alle omstandigheden die in het kader van hun activiteit te hunner kennis komen, tenzij het voor de deugdelijke vervulling van hun taak noodzakelijk is hiervan af te wijken. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook na beëindiging van hun activiteit in die hoedanigheid.

2. De leden van het Gemeenschappelijk Controleorgaan, hun plaatsvervangers, deskundigen en secretariaatsmedewerkers verklaren bij hun aanstelling dat zij deze verplichtingen aanvaarden.

3. Leden van het Gemeenschappelijk Controleorgaan of hun plaatsvervangers kunnen, wanneer zij de geheimhoudingsplicht hebben geschonden, met twee derde meerderheid van stemmen van de delegaties die aanwezig zijn in een vergadering van het Gemeenschappelijk Controleorgaan door middel van een geheime stemming worden geschorst. De betrokkenen worden vooraf gehoord, maar nemen niet aan het besluit deel. Deze bepaling is van overeenkomstige toepassing op het Comité van beroep, indien de inbreuk op de geheimhoudingsplicht verband houdt met het werk van dat comité. In laatstgenoemd geval wordt het Gemeenschappelijk Controleorgaan onverwijld op de hoogte gesteld.

In geval van schorsing wordt de plaats van het geschorste lid ingenomen door zijn plaatsvervanger. Een schorsing wordt meegedeeld aan het nationale controleorgaan dat verantwoordelijk is voor de benoeming van het geschorste lid.

Artikel 32

Begroting en kosten

1. Het secretariaat stelt voorstellen op voor een jaarlijkse begroting voor het Gemeenschappelijk Controleorgaan, die na goedkeuring worden toegezonden aan de raad van bestuur, in afwachting van de raadpleging overeenkomstig artikel 34, lid 10, van het Europol-besluit.

2. Het Gemeenschappelijk Controleorgaan bepaalt hoe zijn begroting zal worden besteed; de begroting wordt beheerd door het secretariaat.

3. De kosten van het Gemeenschappelijk Controleorgaan en het Comité van beroep, inclusief de kosten voor de leden van het comité en hun plaatsvervangers die ten behoeve van een behoorlijke vervulling van hun taak worden gemaakt, komen ten laste van de begroting van het Gemeenschappelijk Controleorgaan overeenkomstig de door dit orgaan vastgestelde regels.

Artikel 33

Wijziging van het reglement van orde

Besluiten over wijzigingen in dit reglement van orde worden door het Gemeenschappelijk Controleorgaan met een meerderheid van twee derde van de stemmen van zijn leden genomen en ter goedkeuring aan de Raad voorgelegd. De Raad besluit met gekwalificeerde meerderheid van stemmen (artikel 34, lid 7, van het Europol-besluit).

Artikel 34

Evaluatie

Dit reglement van orde wordt tussen een en drie jaar nadat het in werking is getreden door het Gemeenschappelijk Controleorgaan geëvalueerd.

Artikel 35

Inwerkingtreing van het reglement van orde

Dit reglement van orde treedt in werking op de dag volgende op de goedkeuring ervan door de Raad overeenkomstig artikel 34, lid 7, van het Europol-besluit.

Gedaan te Brussel, 22 juni 2009. Voor het Gemeenschappelijk Controleorgaan De voorzitter David SMITH De lidstaten zijn het erover eens dat het lidmaatschap van het Gemeenschappelijk controleorgaan (van een lid of een plaatsvervanger) vóór het eind van het mandaat in het bijzonder niet Cmag vervallen om redenen die verband houden met de uitoefening van een functie in het comité van beroep.

(1) PB L 121 van 15.5.2009, blz. 37.