NL Publicatieblad van de Europese Unie L 362/1

GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) Nr. 1268/2012 VAN DE COMMISSIE

van 29 oktober 2012

houdende uitvoeringsvoorschriften voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (1), en met name de artikelen 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 en 209,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (2) is ingrijpend gewijzigd en vervangen door Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (hierna het „Financieel Reglement” genoemd). Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (3) moet bijgevolg in overeenstemming met het Financieel Reglement worden gebracht. Voor de duidelijkheid dient Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 te worden vervangen.

(2) Op grond van artikel 290 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (hierna „VWEU” genoemd) kan in een wetgevingshandeling aan de Commissie de bevoegdheid worden overgedragen om niet-wetgevingshandelingen van algemene strekking vast te stellen ter aanvulling of wijziging van bepaalde niet-essentiële onderdelen van een wetgevingshandeling. Sommige bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 zijn daarom in het Financieel Reglement opgenomen. Die bepalingen dienen derhalve geen deel uit te maken van deze verordening.

(3) De Commissie heeft tijdens de voorbereidende werkzaamheden passende raadplegingen gehouden, ook op deskundigenniveau, en ervoor gezorgd dat de desbetreffende documenten gelijktijdig, tijdig en op passende wijze aan het Europees Parlement en de Raad zijn toegezonden.

(4) Wat de begrotingsbeginselen, en in het bijzonder het beginsel van eenheid van de begroting betreft, maken de vereenvoudiging van de regels betreffende de rente op betaalde voorfinanciering en met name de schrapping van de verplichting voor ontvangers van subsidies dat voorfinanciering rente moet voortbrengen, de bepalingen inzake het toepassingsgebied en de inningsvoorwaarden van de rente overbodig. Waar een dergelijke verplichting blijft gelden voor entiteiten waaraan begrotingsuitvoeringstaken zijn gedelegeerd, worden de regels inzake het afzonderen, het gebruik en de boeking van de voortgebrachte rente opgenomen in de met die entiteiten gesloten delegatieovereenkomsten. Wanneer de uit voorfinancieringen verkregen rente volgens die overeenkomsten aan de Unie toekomt, dient deze als bestemmingsontvangsten aan de begroting te worden overgemaakt.

(5) Wat het jaarperiodiciteitsbeginsel betreft, moet het begrip „kredieten van het begrotingsjaar” worden verduidelijkt, alsmede het begrip „voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit” die, indien zij op 31 december zijn voltooid, recht kunnen geven op overdracht van vastleggingskredieten.

(6) Wat het rekeneenheidsbeginsel betreft, moeten de koersen worden gepreciseerd die moeten worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en de andere valuta’s ten behoeve van het beheer van de kasmiddelen en de boekhouding. Ook dienen de resultaten van dergelijke valutaomrekeningen op een transparantere manier in de boekhouding te worden opgenomen. In verband met de invoering van de euro komt de verplichting voor de Commissie om de lidstaten te informeren over de omwisselingen van kasmiddelen tussen de verschillende valuta’s te vervallen.

(7) Wat de afwijkingen van het universaliteitsbeginsel betreft, moet enerzijds de budgettaire behandeling van de bestemmingsontvangsten worden gepreciseerd, met name de bijdragen van de lidstaten of derde landen aan bepaalde programma’s van de Unie, en anderzijds de bestaande beperkingen inzake het verrekenen van uitgaven en ontvangsten. In het bijzonder is het in het licht van de huidige praktijk omwille van de rechtszekerheid noodzakelijk te preciseren dat bestemmingsontvangsten als algemene regel automatisch als vastleggingskredieten en als betalingskredieten worden opgevoerd wanneer de ontvangsten door de instelling zijn geïnd. Daarnaast is het noodzakelijk te preciseren in welke gevallen bestemmingsontvangsten uitzonderlijk ter beschikking kunnen worden gesteld voordat de ontvangsten daadwerkelijk door de instelling zijn geïnd.

(8) Wat het specialiteitsbeginsel betreft, moet de berekening van de percentages aan kredieten die de instellingen in het kader van hun autonomie mogen overschrijven, nauwkeurig worden omschreven. Het Europees Parlement en de Raad moeten volledig worden ingelicht door middel van een gedetailleerde motivering van de verzoeken om overschrijving van kredieten kredietoverschrijving die aan hen moeten worden voorgelegd.

(9) Wat het goed financieel beheer betreft, moeten de doelstellingen en de minimumfrequentie van de evaluaties vooraf, tussentijds en achteraf van de programma’s en activiteiten worden vastgesteld, alsmede de gegevens die in het financieel memorandum bij een besluit moeten worden opgenomen.

(10) Wat het transparantiebeginsel betreft, maakt de openbaarmaking van de naam van de ontvangers en het ontvangen bedrag het gebruik van de middelen doorzichtiger. De bekendmaking van dergelijke informatie aan de burgers versterkt de publieke controle op de besteding van overheidsgeld en draagt bij tot een optimaal gebruik ervan. Wanneer de ontvangers natuurlijke personen zijn, is de bekendmaking echter onderworpen aan de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens. Daarom mogen persoonsgegevens alleen worden bekendgemaakt als dat noodzakelijk is voor en evenredig aan het rechtmatig nagestreefde doel.

(11) De informatie betreffende het gebruik van middelen van de Unie moet op een internetsite van de instellingen worden gepubliceerd en omvat ten minste de naam en de locatie van de ontvanger, het bedrag en het doel waarvoor de middelen zijn toegekend. De bekendmaking van de gegevens geschiedt met inachtneming van de in artikel 35, lid 3, van het Financieel Reglement vermelde criteria, in het bijzonder het type en de omvang van de toekenning.

(12) De naam en de locatie van ontvangers van middelen van de Unie dient te worden bekendgemaakt voor prijzen, subsidies en opdrachten die worden toegekend na een openbare procedure met mededinging, zoals in het bijzonder het geval is bij wedstrijden, oproepen tot het indienen van voorstellen en aanbestedingen, met inachtneming van de beginselen van het VWEU, met name de beginselen van transparantie, evenredigheid, gelijke behandeling en niet-discriminatie. Dergelijke bekendmaking moet daarenboven controle op de openbare selectieprocedures door de afgewezen mededingers mogelijk maken.

(13) Persoonsgegevens betreffende natuurlijke personen mogen niet langer gepubliceerd blijven dan de middelen door de ontvanger worden gebruikt en dienen daarom na twee jaar te worden verwijderd. Hetzelfde geldt voor persoonsgegevens betreffende rechtspersonen waarvan de officiële benaming naar één of meer natuurlijke personen verwijst.

(14) In de meeste gevallen waarop deze verordening betrekking heeft, betreft de openbaarmaking rechtspersonen.

(15) Wanneer het om natuurlijke personen gaat, moet voorafgaand aan de openbaarmaking een evenredigheidsafweging worden gemaakt, tussen enerzijds de omvang van het toegekende bedrag en anderzijds de behoefte aan controle op de besteding van de middelen. In het geval van natuurlijke personen is bekendmaking van de regio op NUTS 2-niveau in overeenstemming met de doelstelling van openbaarmaking van de ontvangers van middelen, een waarborg voor gelijke behandeling van lidstaten die niet dezelfde omvang hebben en verenigbaar met het recht op privacy van de ontvangers en in het bijzonder de bescherming van hun persoonsgegevens.

(16) Studiebeurzen en andere vormen van directe steun aan natuurlijke personen in grote nood moeten van de publicatieverplichting vrijgesteld blijven.

(17) Ter eerbiediging van het beginsel van gelijke behandeling van ontvangers, moet informatie betreffende natuurlijke personen ook worden bekendgemaakt ter nakoming van verplichting die op de lidstaten rust om grote transparantie te waarborgen voor opdrachten van meer dan het bedrag dat is vastgesteld in Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (4).

(18) De naam en de locatie van de ontvanger, en het bedrag en de bestemming ervan behoeven niet te worden bekendgemaakt als daardoor afbreuk zou worden gedaan aan de bij het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie beschermde integriteit van de ontvanger of zijn commerciële belangen zouden worden geschaad.

(19) De begrotingsnomenclatuur zorgt voor de voor het begrotingsproces benodigde duidelijkheid en transparantie.

(20) Er dient tevens een omschrijving te worden gegeven van handelingen die een belangenconflict kunnen inhouden.

(21) Wat het indirect beheer betreft, dienen het kader voor de delegatie van bevoegdheden en de inhoud van delegatieovereenkomsten te worden bepaald. Elke entiteit waaraan en elke persoon aan wie taken tot uitvoering van de begroting zijn toevertrouwd, dient een niveau van bescherming van de financiële belangen van de Unie te waarborgen dat gelijkwaardig is aan het niveau dat het Financieel Reglement voorschrijft. Ter waarborging van een goed financieel beheer van de middelen van de Unie die aan de uitvoerende entiteiten worden toevertrouwd, moet worden bepaald onder welke voorwaarden de Commissie erkent dat de systemen, regels en procedures van die entiteiten en personen gelijkwaardig aan haar eigen systemen, regels en procedures zijn.

(22) De uitvoerende agentschappen, waarover de Commissie de controle behoudt, moeten worden erkend als gedelegeerde ordonnateur van deze instelling voor de begroting van de Unie.

(23) Ten behoeve van het indirect beheer met internationale organisaties moet worden bepaald welke organisaties in aanmerking komen voor die beheerswijze.

(24) Waar taken tot uitvoering van de begroting worden toevertrouwd aan publiekrechtelijke of privaatrechtelijke organen met een openbaredienstverleningstaak, moeten de voorwaarden voor hun aanstelling worden vastgesteld.

(25) Voor het indirect beheer dienen de procedures voor het onderzoek en de goedkeuring van de rekeningen en uitsluiting van betalingen die in strijd met de toepasselijke regels zijn verricht, van financiering door de Unie, nader te worden bepaald.

(26) De particuliere entiteiten die voor rekening van de Commissie voorbereidende of aanvullende werkzaamheden verrichten, moeten worden geselecteerd volgens de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten.

(27) Wat de rol van de actoren betreft, vergroot de hervorming van het financiële beheer, samen met de afschaffing van de gecentraliseerde controles vooraf, de verantwoordelijkheid van de ordonnateurs voor alle ontvangsten- en uitgavenverrichtingen, waaronder begrepen op het gebied van internecontrolesystemen. Het Europees Parlement en de Raad worden voortaan in kennis gesteld van de maatregelen in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie van de gedelegeerde ordonnateurs. Bijgevolg moeten de taken, verantwoordelijkheden en procedurele beginselen die in acht moeten worden genomen, worden vastgelegd. De internalisatie van de controles vooraf vergt dat een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen de taken inleiding en verificatie van de verrichtingen tot uitvoering van de begroting, waarbij elke instelling bovendien een beroepscode moet goedkeuren die van toepassing is op de met de verificaties vooraf en achteraf belaste personeelsleden. Het is tevens dienstig te bepalen dat de over de verantwoordelijkheden rekenschap moet worden afgelegd door middel van een jaarlijks verslag aan de instelling die bevoegd is voor onder andere de verificaties achteraf. De bewijsstukken betreffende de uitgevoerde verrichtingen moeten worden bewaard. Ten slotte moet, gezien het afwijkende karakter ervan, een bijzonder verslag aan de instelling worden uitgebracht over alle soorten onderhandelingsprocedures op het gebied van het plaatsen van overheidsopdrachten, dat ook aan het Europees Parlement en de Raad wordt toegezonden.

(28) Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 moet worden aangepast in verband met de dubbele bevoegdheid van de hoofden van delegaties als gesubdelegeerd ordonnateur voor de Europese Dienst voor extern optreden (hierna de „EDEO” genoemd) en, wat de beleidskredieten betreft, voor de Commissie.

(29) Met het oog op de verduidelijking van de verantwoordelijkheden moeten tevens de taken en verantwoordelijkheden van de rekenplichtige met betrekking tot de boekhoudsystemen en het beheer van de kasmiddelen, de bankrekeningen en het derdenbestand precies worden vastgelegd. Ook de wijze van beëindiging van de functie van de rekenplichtige wordt nader uitgewerkt.

(30) De voorwaarden waaronder gebruik kan worden gemaakt van het beheer van gelden ter goede rekening, een beheersysteem dat afwijkt van de normale procedures, worden vastgelegd, en de taken en verantwoordelijkheden van de beheerders van gelden ter goede rekening dienen te worden uitgewerkt, evenals die van de ordonnateurs en rekenplichtigen op het gebied van de controle van het beheer van gelden ter goede rekening. Het Europees Parlement en de Raad dienen in kennis te worden gesteld van elke maatregel in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie. Uit een oogpunt van efficiëntie is het dienstig om bij de delegaties slechts één rekening voor gelden ter goede rekening aan te houden, en dit voor de kredieten van zowel de afdeling Commissie als de afdeling EDEO van de begroting. Het is noodzakelijk gebleken de mogelijkheid te bieden om aan gelden ter goede rekening gekoppelde debetkaarten te gebruiken voor een vlotte afwikkeling van betalingen, in het bijzonder bij de delegaties en vertegenwoordigingen van de Unie, en het risico van het omgaan met cashgeld uit te sluiten.

(31) Zodra de taken en verantwoordelijkheden van elke betrokkene zijn vastgesteld, mag hun verantwoordelijkheid evenwel slechts aan de orde worden gesteld onder de voorwaarden van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie. De bij elke instelling ingestelde gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden zijn een afdoend middel geweest om vast te stellen of zich onregelmatigheden van financiële aard hebben voorgedaan en dienen daarom te worden gehandhaafd. Er dient te worden voorzien in een procedure die een ordonnateur die een instructie onrechtmatig of in strijd met het beginsel van goed financieel beheer acht, in staat stelt daarvan bevestiging te krijgen, zodat hij van aansprakelijkheid kan worden ontheven.

(32) Op het gebied van de ontvangsten, behalve het specifieke geval van de eigen middelen waarop Besluit 2007/436/EG, Euratom van de Raad van 7 juni 2007 betreffende het stelsel van eigen middelen van de Gemeenschappen (5) betrekking heeft, moeten de taken en controles die in de verschillende etappes van de procedure onder de verantwoordelijkheid van de ordonnateurs vallen, verder worden uitgewerkt: opstelling van de schuldvorderingsraming en vervolgens de invorderingsopdracht en toezending van de debetnota waarmee de debiteur in kennis wordt gesteld van de vaststelling van schuldvorderingen, berekening van eventuele achterstandsrente en ten slotte het besluit om eventueel van de inning van de schuldvordering af te zien, met inachtneming van de criteria die goed financieel beheer garanderen.

(33) De rol van de rekenplichtige bij het innen van ontvangsten en het toestaan van aanvullende betaaltermijnen voor uitgaven dient nader te worden bepaald. De rekenplichtige dient tevens over enige vrijheid te beschikken om betalingen te innen, bijvoorbeeld over de mogelijkheid om schuldvorderingen direct te verrekenen of om in uitzonderlijke omstandigheden, met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel, af te zien van de verplichte zekerheidstelling wanneer de debiteur bereid en in staat is om de schuld binnen de aanvullende termijn te vereffenen, maar niet bij machte is een zekerheid te verstrekken.

(34) Voor een goed beheer van activa en het verzekeren van een financieel rendement, is het noodzakelijk om voorlopig geïnde bedragen, zoals in mededingingszaken opgelegde boeten waartegen beroep is aangetekend, te beleggen in financiële activa en de bestemming te bepalen van de voortgebrachte rente.

(35) Opdat de Commissie financieringsbesluiten kan nemen op basis van alle vereiste informatie, dienen minimumvereisten te worden vastgesteld voor de inhoud van financieringsbesluiten betreffende subsidies, overheidsopdrachten, trustfondsen, prijzen en financieringsinstrumenten.

(36) Wat de uitgaven betreft, dienen het verband tussen financieringsbesluiten, totale vastleggingen en afzonderlijke vastleggingen, en de kenmerken van die verschillende stadia te worden vastgelegd zodat een duidelijk kader wordt geschapen voor de verschillende stadia van begrotingsuitvoering.

(37) Het is nodig het verband tussen betaalbaarstelling, betalingsopdracht en betaling te verduidelijken en te preciseren welke controles de ordonnateur moet verrichten om op een uitgave de betaalbaarverklaring aan te brengen. De bewijsstukken ter staving van de betalingen moeten worden genoemd en de regels voor de vereffening van de voorfinancieringen en tussentijdse betalingen moeten worden vermeld.

(38) Er dienen nadere bepalingen inzake termijnen voor betaalbaarstelling en betaling te worden vastgesteld, rekening houdende met Richtlijn 2011/7/EU van het Europees Parlement en de Raad van 16 februari 2011 betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties (6), om onnodige vertraging bij betalingen aan ontvangers te vermijden.

(39) Op het gebied van interne controle moet de wijze van aanstelling van de interne controleur worden omschreven en zijn onafhankelijkheid worden gegarandeerd binnen de instelling die hem heeft benoemd en waaraan hij rekenschap moet afleggen over zijn werkzaamheden. Het Europees Parlement en de Raad dienen met het oog op transparantie in kennis te worden gesteld van elke maatregel in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie.

(40) De regels met betrekking tot het plaatsen van overheidsopdrachten zijn gebaseerd op Richtlijn 2004/18/EG. Het is dienstig de verschillende soorten opdrachten, de daarvoor geldende publiciteitsmaatregelen, de voorwaarden waaronder bepaalde specifieke procedures mogen worden gebruikt en voornaamste kenmerken van de bestaande procedures, de selectiecriteria en de mogelijke vormen van gunning, de regels voor toegang tot de inschrijvingsdocumenten en communicatie met de inschrijvers of gegadigden worden beschreven, alsmede, indien de Commissie voor eigen rekening opdrachten plaatst, de verschillende toepasselijke drempelwaarden en de regels voor beoordeling van de waarde van de te plaatsen opdrachten.

(41) De procedures voor het plaatsen van opdrachten hebben als doel onder de best mogelijke voorwaarden in de behoeften van de instellingen te voorzien, met inachtneming van de gelijke toegang tot overheidsopdrachten en van het doorzichtigheids- en het niet-discriminatiebeginsel. Met het oog op de transparantie en de gelijke behandeling van de gegadigden en inschrijvers, maar ook de volledige verantwoordelijkheid van de ordonnateurs voor de uiteindelijke keuze, moet vervolgens de procedure voor de opening en aansluitende beoordeling van de deelnemingsverzoeken en offertes worden beschreven, van de aanstelling van een commissie tot het gemotiveerde en gedocumenteerde gunningsbesluit, dat definitief onder de bevoegdheid van de aanbestedende dienst komt.

(42) Op basis van de opgedane ervaring is het dienstig te voorzien in een nieuwe procedure voor middelgrote opdrachten. Het gebruik van een lijst van „verkopers” onder dezelfde voorwaarden als voor de bestaande oproep tot het indienen van blijken van belangstelling moet worden toegestaan omdat zulks de administratieve lasten voor potentiële inschrijvers beperkt.

(43) Om de financiële belangen van de Unie tijdens de uitvoering van een opdracht te beschermen, moet de mogelijkheid worden geboden om van entiteiten die samen voor de financiële geschiktheid bij overheidsopdrachten instaan te eisen dat zij gezamenlijk voor de uitvoering van een opdracht aansprakelijk zijn.

(44) Om de financiële belangen van de Unie te beschermen en de controle over de uitvoering van een opdracht te waarborgen, moet de mogelijkheid worden geboden om te eisen dat de bepaalde kritieke taken rechtstreeks door de contractant zelf worden uitgevoerd.

(45) Om te waarborgen dat een opdracht volgens de strengste professionele normen wordt uitgevoerd, moet de mogelijkheid worden geboden om inschrijvers af te wijzen bij wie een belangenconflict zou kunnen rijzen.

(46) Omdat niet langer in alle gevallen een financiële zekerheid wordt verlangd, is het noodzakelijk criteria vast te stellen om te beoordelen wanneer zulks wel het geval is.

(47) Het toepassingsgebied van de titel betreffende subsidies dient te worden gepreciseerd, met name wat betreft het type actie of orgaan van algemeen Europees belang dat voor subsidie in aanmerking komt en de soorten juridische verbintenissen die voor subsidies kunnen worden aangegaan. Met betrekking tot die juridische verbintenissen dienen de criteria om voor een overeenkomst of een besluit te kiezen, de minimuminhoud ervan en de mogelijkheid om specifieke subsidieovereenkomsten te sluiten of -besluiten te nemen onder een kaderpartnerschap te worden vastgesteld, om gelijke behandeling te waarborgen en de toegang tot financiering van de Unie niet te beperken.

(48) Wat het toepassingsgebied van de titel betreffende subsidies betreft, dient tevens rekening ermee te worden gehouden dat in het Financieel Reglement, enerzijds, afzonderlijke titels betreffende prijzen en financieringsinstrumenten en, anderzijds, essentiële voorschriften betreffende subsidies, subsidiabele kosten, afschaffing van het degressitiviteitsprincipe, het gebruik van vereenvoudigde vormen (vaste bedragen, eenheidskosten en forfaits) en afschaffing van de verplichte zekerheidsstelling bij voorfinanciering zijn opgenomen.

(49) De vooruitgang op het gebied van uitwisseling van informatie en overlegging van stukken langs elektronische weg — een belangrijke vereenvoudigingsmaatregel — moet gepaard gaan met duidelijke voorwaarden voor de erkenning van de betrokken systemen om een juridisch solide omgeving tot stand te brengen.

(50) Het winstverbod en het medefinancieringsbeginsel moeten worden aangepast aan de verduidelijkingen en vereenvoudigingsmaatregelen die in het Financieel Reglement zijn opgenomen. In het bijzonder dienen duidelijkheidshalve nadere bepalingen te worden opgenomen betreffende de soorten inkomsten die verenigbaar zijn met het winstverbod en betreffende de vormen van externe medefinanciering en bijdragen in natura.

(51) Wat het transparantiebeginsel betreft, dient te worden toegestaan dat meerjarige werkprogramma’s worden vastgesteld en gepubliceerd, daar deze een meerwaarde betekenen voor aanvragers, die daardoor gemakkelijker kunnen anticiperen op oproepen tot het indienen van voorstellen. In dit verband dient te worden gepreciseerd onder welke voorwaarden werkprogramma’s als financieringsbesluiten kunnen worden aangemerkt. Omwille van de transparantie dienen oproepen tot het indienen van voorstellen openbaar te worden gemaakt, tenzij in spoedeisende gevallen of wanneer de actie slechts door één entiteit kan worden uitgevoerd. De minimale inhoud van een dergelijke bekendmaking moet worden vastgesteld.

(52) Omdat de voorwaarden waaronder door begunstigden betaalde belasting over de toegevoegde waarde (btw) subsidiabel is, aanleiding geven tot fouten en behandelingsverschillen, is het noodzakelijk dat de begrippen niet-terugvorderbare btw en niet-belastingplichtige in de zin van artikel 13, lid 1, van Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde (7) consequent worden geïnterpreteerd en toegepast ten aanzien van de relevante activiteiten.

(53) Ter waarborging van de transparantie en de gelijke behandeling van aanvragers, en ter versterking van de rekenschap van ordonnateurs, is het dienstig de toekenningsprocedure die de bevoegde ordonnateur moet volgen voordat hij zijn definitieve, naar behoren gemotiveerde besluit neemt, stapsgewijze uiteen te zetten, vanaf de subsidieaanvraag, waarvoor de Commissie aanvragers een minimum aan informatie dient te hebben verstrekt, tot de evaluatie ervan aan de hand van vooraf vastgestelde ontvankelijkheids-, selectie- en toekenningscriteria. Er moeten nadere bepalingen worden vastgesteld betreffende de samenstelling en de taken van het comité dat de voorstellen aan de selectie- en toekenningscriteria moet toetsen, en betreffende de omstandigheden waarin tijdens de toekenningsprocedure contact met aanvragers kan worden opgenomen of dezen kunnen worden verzocht hun voorstellen aan te passen. De geboden mogelijkheden moeten in overeenstemming zijn met de eisen van goed bestuur die in het Financieel Reglement zijn opgenomen en er moet worden bepaald onder welke voorwaarden voorstellen kunnen worden aangepast voordat de subsidieovereenkomsten worden ondertekend of de subsidiebesluiten worden genomen, met inachtneming van het beginsel van gelijke behandeling van aanvragers en het beginsel dat het initiatief voor acties uitsluitend aan de aanvragers toebehoort.

(54) Het gebruik van vaste bedragen, eenheidskosten en forfaits, dat door het Financieel Reglement wordt bevorderd en op grotere schaal toegestaan, en de definities van die vereenvoudigde subsidievormen dienen te worden verduidelijkt. Het is in het bijzonder nodig te preciseren dat zij zoals alle vormen van subsidies dienen om categorieën van subsidiabele kosten te dekken en dat de hoogte ervan niet noodzakelijkerwijze van tevoren vastgesteld dient te zijn, wat met name dienstig is wanneer zij worden bepaald overeenkomstig de gewone boekhoudmethoden van de begunstigde. Daarnaast is er behoefte aan stabiele financieringsvoorwaarden bij specifieke programma’s. Daartoe dient het gebruik van vereenvoudigde subsidievormen tijdens de gehele looptijd toegestaan te zijn. Om statistische en methodologische redenen, en met het oog op het voorkomen en opsporen van fraude, moet het mogelijk zijn algemene boekhoudkundige informatie van een begunstigde te verifiëren, ook als deze middels vaste bedragen, eenheidskosten of forfaits wordt gefinancierd. Deze verificaties mogen echter niet worden gebruikt om de reeds overeengekomen waarde van vaste bedragen, eenheidskosten of forfaits ter discussie te stellen.

(55) Uit een oogpunt van goed financieel beheer is vereist dat de Commissie de nodige garanties voor haarzelf inbouwt: in het stadium van de subsidieaanvragen door financiële controles voor de grotere aanvragen te verrichten; bij de betaling van voorfinancieringen, wanneer de risicobeoordeling van de ordonnateur zulks rechtvaardigt, door voorafgaande financiële zekerheidstelling te eisen, en bij tussentijdse of saldobetalingen, door te eisen dat bij de grootste en meest risico inhoudende betalingsverzoeken een accountantsverklaring wordt gevoegd.

(56) De voorwaarden en procedures voor het opschorten en korten van subsidies moeten worden verduidelijkt. Het is zaak de redenen voor opschorting of korting beter af te bakenen, begunstigden passende informatie te verstrekken en te waarborgen dat zij in elk stadium hun verweerrechten kunnen uitoefenen.

(57) Een goed beheer van de middelen van de Unie betekent ook dat de ontvangers zuinig en doeltreffend omspringen met subsidies. In het bijzonder dient als voorwaarde voor de subsidiabiliteit van de kosten van opdrachten die die ontvangers gunnen om de actie uit te voeren, te worden gesteld dat de uitvoeringsopdrachten worden gegund aan de economisch voordeligste inschrijving.

(58) Omdat de beperkingen op het verlenen van financiële steun aan derden in het Financieel Reglement worden versoepeld, is het noodzakelijk te bepalen welke minimumvereisten in de subsidieovereenkomst moeten worden overeengekomen of in het subsidiebesluit moeten worden opgenomen om duidelijk het onderscheid te maken tussen de toekenning van financiële steun aan derden door een subsidieontvanger en de uitvoering van begrotingstaken door een delegatiehouder bij indirect beheer.

(59) De bevoegdheden om sancties op te leggen aan subsidieontvangers moeten worden afgestemd op die welke in het kader van overheidsopdrachten zijn verleend; deze bevoegdheden hebben immers hetzelfde karakter en moeten inzake effectiviteit en evenredigheid dezelfde regels volgen.

(60) De beginselen van transparantie en gelijke behandeling moeten ten aanzien van prijzen op dezelfde wijze als voor subsidies gelden. Dit betekent dat de minimumvereisten waaraan werkprogramma’s en wedstrijden moeten voldoen, moeten worden vastgesteld met inachtneming van de overeenkomstige vereisten voor subsidies. In het bijzonder moeten de voorwaarden worden gepreciseerd waaronder werkprogramma’s als financieringsbesluit kunnen worden aangemerkt, alsook de minimuminhoud van het wedstrijdreglement, met name de wijze van betaling van de prijs aan de winnaars indien de prijs wordt toegekend, en de wijze van bekendmaking.

(61) Overeenkomstig de beginselen van transparantie en gelijke behandeling moet ook de toekenningsprocedure stapsgewijze worden gepreciseerd, vanaf de indiening van de inzendingen en de informatieverstrekking aan gegadigden tot de kennisgeving aan de winnende deelnemer. Om een deskundige en neutrale beoordeling van de inzendingen te waarborgen, moet een evaluatie aan de hand van de in het wedstrijdreglement vermelde toekenningscriteria door een panel van deskundigen, deel uitmaken van die procedure. Het uiteindelijke besluit over de toekenning van de prijs wordt op basis van de aanbevelingen van de deskundigen door de bevoegde ordonnateur genomen, aangezien de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting altijd bij de Commissie berust.

(62) Om een harmonische uitvoering van de verschillende financieringsinstrumenten binnen de Commissie te waarborgen, moet het algemene kader van titel VIII van het Financieel Reglement worden aangevuld met nadere bepalingen voor het beheer van financieringsinstrumenten, onder andere met bepalingen inzake de selectie van entiteiten waaraan uitvoeringstaken worden toevertrouwd („uitvoerende entiteiten”), de inhoud van delegatieovereenkomsten, beheerskosten en -vergoedingen, en trustrekeningen.

(63) In het bijzonder dienen regels te worden vastgesteld voor de selectie van financiële intermediairs en eindontvangers wanneer de financieringsinstrumenten in uitzonderlijke gevallen rechtstreeks worden beheerd, hetzij via specifieke investeringsinstrumenten, hetzij via andere mechanismen, waarbij op een doeltreffende besteding van middelen van de Unie wordt toegezien.

(64) Het is dienstig de voorwaarden waaronder van financieringsinstrumenten kan worden gebruikgemaakt, het beoogde hefboomeffect en het toezichtkader vast te stellen. Tevens dient te worden verzekerd dat aan de uitvoering van financieringsinstrumenten een solide evaluatie voorafgaat, die de Commissie in staat stelt het ontwerp van de instrumenten volkomen af te stemmen op de geconstateerde tekortkomingen van de markt en suboptimale investeringssituaties.

(65) Op het gebied van boekhouding en rekening en verantwoording worden de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen waarop de financiële staten worden gebaseerd, vastgesteld in de boekhoudregels van de Unie. Deze boekhoudregels verduidelijken ook de voorwaarden voor het boeken van een verrichting, alsmede de regels inzake het bepalen van de waarde van de actief- en passiefbestanddelen en de vorming van voorzieningen, teneinde te waarborgen dat de gegevens een volledig en waarheidsgetrouw beeld geven.

(66) Op boekhoudgebied moet worden vastgelegd dat de rekenplichtige van elke instelling de organisatie van de boekhouding en de boekhoudprocedure van zijn instelling moet documenteren en de voorwaarden moet vaststellen waaraan de computersystemen voor het bijhouden van de boekhouding moeten voldoen, met name op het gebied van veilige toegang en het controlespoor met betrekking tot de aan de systemen aangebrachte wijzigingen.

(67) Wat het bijhouden van de boekhouding betreft, moeten de beginselen worden omschreven die gelden voor het bijhouden van de boeken, de algemene staat van de rekeningen, de periodieke afstemming van de saldi van deze staat en de inventaris, alsmede de elementen van het door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde rekeningstelsel. De regels inzake de registratie van de verrichtingen, met name de methode van dubbel boekhouden, de regels voor de omrekening van verrichtingen in een andere valuta dan de euro en de bewijsstukken voor de boekingen, moeten worden vastgesteld. De inhoud van de boekingen van de begrotingsboekhouding moet eveneens worden gepreciseerd.

(68) Het is noodzakelijk de regels inzake de inventaris van vaste activa vast te stellen en de respectieve bevoegdheden van de rekenplichtigen en de ordonnateurs op dit gebied te verduidelijken, evenals de regels inzake het doorverkopen van in de inventaris opgenomen goederen met het oog op een doeltreffend beheer van activa.

(69) Voor het externe optreden dient deze verordening overeenkomstig het Financieel Reglement te voorzien in uitzonderingen die de specifieke operationele kenmerken van die sector weerspiegelen, voornamelijk wat het plaatsen van opdrachten en het toekennen van subsidies betreft, met name omdat deze procedures worden afgewikkeld door de instanties van derde landen die financiële steun van de Unie ontvangen. Op het vlak van overheidsopdrachten betreffende uitzonderingen voornamelijk de soort procedure en de drempelwaarden voor de toepassing ervan. Op het vlak van subsidies dient in sommige gevallen volledige financiering te worden toegestaan, voornamelijk om de beperkte medefinancieringscapaciteit van de begunstigden te verhelpen.

(70) Het is dienstig nadere bepalingen inzake en met name de voorwaarden voor het gebruik van begrotingssteun vast te stellen, waaronder de verplichting voor de partner om de Commissie tijdig betrouwbare informatie te verstrekken op basis waarvan zij kan nagaan of aan de voorwaarden is voldaan.

(71) Ten aanzien van trustfondsen van de Unie dienen de beginselen te worden vastgesteld waaraan de bijdragen van de Unie en de bijdragen van andere donors moeten beantwoorden, alsook de toepasselijke boekhoud- en verslagleggingsregels, in het bijzonder wat betreft de verlopen rente over de bankrekening van het trustfonds, de respectieve verantwoordelijkheden van de financiële actoren en van de raad van bestuur van het trustfonds, en de verplichtingen inzake externe controle. Er dient tevens te worden gewaarborgd dat de deelnemende donors naar behoren vertegenwoordigd zijn in de raad van bestuur van het trustfonds en dat over het gebruik van de middelen van het fonds de goedkeurende stem van de Commissie vereist is.

(72) Om de procedures voor het plaatsen van opdrachten voor externe maatregelen te vereenvoudigen, zijn sommige drempelwaarden aangepast en zijn andere drempelwaarden en beheersprocedures, afkomstig van de gemeenschappelijke bepalingen, toegevoegd en aangepast.

(73) Op het gebied van subsidies dienen de voorwaarden om van het beginsel van medefinanciering af te wijken, in overeenstemming met het Financieel Reglement te worden aangepast.

(74) Om het goede beheer van de middelen van de Unie te waarborgen, moet ook nader worden bepaald welke voorafgaande voorwaarden en kaderregels moeten worden ingevoerd in geval van decentralisatie van het beheer van de kredieten of instelling van beheer van gelden ter goede rekening.

(75) Het is dienstig te definiëren wat Europese bureaus zijn en specifieke regels vast te stellen voor het Publicatiebureau, alsmede bepalingen op grond waarvan de rekenplichtige van de Commissie sommige van zijn taken aan personeel van die bureaus kan delegeren. Tevens moet worden bepaald onder welke voorwaarden het de Europese bureaus kan worden toegestaan in naam van de Commissie een bankrekening te openen.

(76) Naar analogie van de informatie over de ontvangers van middelen van de Unie, dienen de lijst van deskundigen die overeenkomstig artikel 204 van het Financieel Reglement zijn geselecteerd na een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling en hun taakomschrijving te worden bekendgemaakt. Hun vergoeding dient eveneens te worden bekendgemaakt wanneer deze meer dan 15 000 EUR bedraagt.

(77) De nieuwe, bij artikel 203 van het Financieel Reglement ingestelde procedure moet worden aangevuld wat in het bijzonder de categorieën kosten betreft die in aanmerking dienen te worden genomen voor de vastgestelde drempelwaarden. Er dienen nadere bepalingen te worden aangenomen inzake de onroerendgoedprojecten van delegaties van de Unie om rekening te houden met hun bijzondere kenmerken, in het bijzonder ten aanzien van spoedeisende gevallen. Het is dienstig te bepalen dat woongebouwen, met name bij de delegaties, die op korte termijn dienen te worden gehuurd of aangekocht, moeten worden vrijgesteld van de procedure van artikel 203 van het Financieel Reglement. Op de verwerving van grond die gratis of tegen een symbolisch bedrag gebeurt, dient de procedure van artikel 203 van het Financieel Reglement niet van toepassing te zijn, aangezien dit geen extra lasten voor de begroting meebrengt.

(78) Om de samenhang met het Financieel Reglement te verzekeren, dienen overgangsbepalingen te worden vastgesteld. Voorts is het om de samenhang met de sectorspecifieke rechtsgrondslagen te verzekeren, dienstig te bepalen dat de voorschriften inzake de beheerswijzen en financieringsinstrumenten maar van toepassing zijn met ingang van 1 januari 2014,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

DEEL I

GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN

TITEL I

DOEL

Artikel 1

Doel

Deze verordening stelt de uitvoeringsvoorschriften vast voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (hierna het „Financieel Reglement” genoemd).

TITEL II

BEGROTINGSBEGINSELEN

HOOFDSTUK 1

Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel

Artikel 2

Opneming in de boeken van rente op voorfinancieringen

(artikel 8, lid 4, van het Financieel Reglement)

Wanneer rente aan de begroting is verschuldigd, wordt in de overeenkomsten die worden gesloten met de in artikel 58, lid 1, onder c), ii) tot en met viii), van het Financieel Reglement opgesomde entiteiten of personen bepaald dat de voorfinancieringen worden betaald op bankrekeningen of onderbankrekeningen die de identificatie van de middelen en de rente daarop mogelijk maken. Als dit niet mogelijk is, moeten de door de Unie betaalde middelen en de uit deze middelen voortvloeiende rente en andere voordelen kunnen worden geïdentificeerd met de boekhoudmethoden van de ontvangers of tussenpersonen.

De bepalingen van deze verordening betreffende de rente op voorfinanciering laten de opneming van de voorfinancieringen als activa in de financiële staten, overeenkomstig de in artikel 143 van het Financieel Reglement bedoelde boekhoudregels, onverlet.

HOOFDSTUK 2

Jaarperiodiciteitsbeginsel

Artikel 3

Kredieten van het begrotingsjaar

(artikel 11, lid 3, van het Financieel Reglement)

De vastleggings- en betalingskredieten die voor het begrotingsjaar zijn toegestaan, bestaan uit:

a) de in de begroting opgenomen kredieten, met inbegrip van die van gewijzigde begrotingen;

b) de overgedragen kredieten;

c) de wederopgevoerde kredieten overeenkomstig de artikelen 178 en 182 van het Financieel Reglement;

d) de kredieten die afkomstig zijn van terugbetalingen van voorfinancieringen overeenkomstig artikel 177, lid 3, van het Financieel Reglement;

e) de kredieten die worden opgenomen na de inning van de niet-gebruikte bestemmingsontvangsten tijdens het begrotingsjaar of tijdens voorafgaande begrotingsjaren.

Artikel 4

Annulering en overdracht van kredieten

(artikel 13, lid 2, van het Financieel Reglement)

1. De in artikel 13, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde vastleggingskredieten en niet-gesplitste kredieten voor bouwprojecten kunnen slechts worden overgedragen indien de vastleggingen niet vóór 31 december van het begrotingsjaar konden worden verricht om redenen die de ordonnateur niet kunnen worden aangerekend, en indien de voorbereidingen zo ver gevorderd zijn dat redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de vastlegging uiterlijk op 31 maart van het volgende jaar kan worden verricht.

2. De in artikel 13, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde voorbereidende stadia, die op 31 december van het begrotingsjaar moeten zijn beëindigd met het oog op een overdracht naar het volgende begrotingsjaar, zijn met name:

a) voor de globale vastleggingen in de zin van artikel 85 van het Financieel Reglement, de aanneming van een financieringsbesluit of de afsluiting vóór deze datum van het overleg tussen de betrokken diensten binnen elke instelling met het oog op de aanneming van een dergelijk besluit;

b) voor de individuele vastleggingen in de zin van artikel 85 van het Financieel Reglement, de voltooiing van de selectie van potentiële contractanten, begunstigden, prijswinnaars of delegatiehouders.

3. De overeenkomstig artikel 13, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten die op 31 maart van het volgende begrotingsjaar, of tot 31 december van het volgende begrotingsjaar voor bedragen in verband met bouwprojecten, niet zijn vastgelegd, worden automatisch geannuleerd.

De Commissie stelt het Europees Parlement en de Raad binnen één maand na de annulering als bedoeld in de eerste alinea in kennis van de aldus geannuleerde kredieten.

4. De overeenkomstig artikel 13, lid 2, onder b), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten mogen tot 31 december van het volgende begrotingsjaar worden gebruikt.

5. De boekhouding maakt het mogelijk de overeenkomstig de leden 1 tot en met 4 overgedragen kredieten van de andere kredieten te onderscheiden.

HOOFDSTUK 3

Rekeneenheidsbeginsel

Artikel 5

Omrekeningskoers tussen de euro en andere valuta’s

(artikel 19 van het Financieel Reglement)

1. Onverminderd de specifieke bepalingen die voortvloeien uit de toepassing van sectorspecifieke regelgeving, geschiedt de omrekening door de bevoegde ordonnateur tegen de in het Publicatieblad van de Europese Unie, C-serie, gepubliceerde dagkoers van de euro.

Wanneer de omrekening tussen de euro en een andere valuta door de contractanten of begunstigden geschiedt, zijn de in de aanbestedings-, subsidie- of financieringsovereenkomst opgenomen specifieke regels inzake omrekening van toepassing.

2. Om te vermijden dat operaties inzake de omrekening van valuta’s de hoogte van de medefinanciering door de Unie in aanzienlijke mate beïnvloeden of een nadelig effect op de begroting van de Unie hebben, voorzien de in lid 1 bedoelde specifieke bepalingen, indien passend, in een omrekeningskoers voor de euro en andere valuta’s die moet worden berekend aan de hand van het gemiddelde van de dagelijkse wisselkoers in een bepaalde periode.

3. Indien voor de betrokken valuta geen dagkoers van de euro wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie, gebruikt de bevoegde ordonnateur de in lid 4 bedoelde boekhoudkundige koers.

4. Voor de in de artikelen 151 tot en met 156 van het Financieel Reglement bedoelde boekhouding en behoudens artikel 240 van deze verordening geschiedt de omrekening tussen de euro en een andere valuta tegen de maandelijkse boekhoudkundige koers van de euro. Deze boekhoudkundige koers wordt door de rekenplichtige van de Commissie met gebruikmaking van alle informatiebronnen die hij betrouwbaar acht, vastgesteld op basis van de koers van de voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarvoor de koers wordt bepaald.

5. De uitkomsten van de in lid 4 van dit artikel bedoelde bewerkingen worden opgevoerd op een afzonderlijke rubriek in de boekhouding van de respectieve instellingen.

De eerste alinea van dit lid is van overeenkomstige toepassing op de organen als bedoeld in artikel 208 van het Financieel Reglement.

Artikel 6

Voor de omrekening tussen de euro en andere valuta’s te gebruiken koers

(artikel 19 van het Financieel Reglement)

1. Onverminderd de specifieke bepalingen die voortvloeien uit de toepassing van sectorale regelingen of uit specifieke aanbestedingsovereenkomsten, subsidieovereenkomsten of -besluiten, of financieringsovereenkomsten, is de koers die moet worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta in gevallen waarin de omrekening door de bevoegde ordonnateur wordt uitgevoerd, die van de dag waarop de opdrachtgevende dienst de betalings- of invorderingsopdracht heeft opgesteld.

2. Bij beheer van gelden ter goede rekening in euro is de datum van betaling door de bank bepalend voor de te gebruiken koers voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta.

3. Voor de regularisatie van gelden ter goede rekening in nationale valuta’s, zoals bedoeld in artikel 19 van het Financieel Reglement, moet voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta de koers worden gebruikt van de maand waarin de uitgave wordt verricht.

4. Voor de vergoeding van forfaitaire uitgaven of uitgaven die voortvloeien uit het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie, hierna „het Statuut” genoemd, waarvoor een maximumbedrag is vastgesteld en die in een andere valuta dan de euro worden betaald, moet de koers worden gebruikt die geldt wanneer het recht ontstaat.

HOOFDSTUK 4

Universaliteitsbeginsel

Artikel 7

Structuur voor de opneming van de bestemmingsontvangsten en opvoering van de betrokken kredieten

(artikel 21 van het Financieel Reglement)

1. Onverminderd de artikelen 9 en 10 omvat de structuur voor de opneming van de bestemmingsontvangsten in de begroting:

a) in de staat van ontvangsten van de afdeling van elke instelling, een begrotingsonderdeel waarop het bedrag van deze ontvangsten kan worden opgenomen;

b) in de staat van uitgaven worden in de begrotingstoelichting, die ook algemene opmerkingen bevat, de begrotingsonderdelen vermeld waarop de kredieten kunnen worden opgenomen die met de bestemmingsontvangsten overeenkomen;

In het in de eerste alinea, onder a), bedoelde geval wordt het begrotingsonderdeel voorzien van de vermelding „pro memoria” en worden de geraamde ontvangsten ter kennisneming in de toelichting vermeld.

2. De kredieten die met bestemmingsontvangsten overeenkomen, worden automatisch als vastleggingskredieten en als betalingskredieten opgevoerd wanneer de ontvangsten door de instelling zijn geïnd, behalve:

a) in de in artikel 181, lid 2, en artikel 183, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde gevallen;

b) in het in artikel 21, lid 2, onder b), van het Financieel Reglement bedoelde geval voor lidstaten waarvan de bijdrageovereenkomst in euro luidt.

In het onder b) van de eerste alinea bedoelde geval kunnen de vastleggingskredieten worden opgevoerd bij de ondertekening van de bijdrageovereenkomst door de lidstaat.

Artikel 8

Bijdragen van de lidstaten voor onderzoeksprogramma’s

(artikel 21, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement)

1. De bijdragen van de lidstaten voor de financiering van bepaalde aanvullende onderzoeksprogramma’s zoals bedoeld in artikel 5 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000 (8), worden betaald:

a) voor zeven twaalfde van het in de begroting opgenomen bedrag uiterlijk op 31 januari van het lopende begrotingsjaar;

b) voor de resterende vijf twaalfde uiterlijk op 15 juli van het lopende begrotingsjaar.

2. Wanneer de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet definitief is vastgesteld, worden de in lid 1 bedoelde bijdragen betaald op basis van het in de begroting van het voorafgaande begrotingsjaar opgenomen bedrag.

3. Elke bijdrage of aanvullende betaling die de lidstaten uit hoofde van de begroting verschuldigd zijn, wordt binnen dertig kalenderdagen na de afroeping op de rekening of rekeningen van de Commissie geboekt.

4. De gedane betalingen worden op de in Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000 bedoelde rekening geboekt en zijn onderworpen aan de voorwaarden van die verordening.

Artikel 9

Bestemmingsontvangsten die voortvloeien uit de deelneming van de EVA-staten aan bepaalde programma’s van de Unie

(artikel 21, lid 2, onder e), van het Financieel Reglement)

1. De structuur voor de opneming in de begroting van de deelneming van de lidstaten van de Europese Vrijhandelsassociatie (hierna „de EVA-staten” genoemd) aan bepaalde programma’s van de Unie is de volgende:

a) in de staat van ontvangsten wordt een „pro memoria”-begrotingsonderdeel gecreëerd voor het totale bedrag van de bijdragen van de EVA-staten voor het betrokken begrotingsjaar;

b) in de staat van uitgaven: i) wordt in de toelichting bij elk begrotingsonderdeel met betrekking tot de activiteiten van de Unie waaraan de EVA-staten deelnemen, „ter kennisneming” het bedrag vermeld dat met de verwachte deelneming is gemoeid; ii) worden in een bijlage, die integrerend deel van de begroting uitmaakt, alle begrotingsonderdelen vermeld die betrekking hebben op activiteiten van de Unie waaraan de EVA-staten deelnemen.

Voor de toepassing van de eerste alinea, onder a), worden de geraamde ontvangsten in de toelichting vermeld.

De in de eerste alinea, onder b), ii), bedoelde bijlage vormt een aanvulling op de structuur voor de opneming in de begroting van de kredieten die overeenkomstig lid 2 in verband met deze deelneming worden uitgetrokken, alsook voor de uitvoering van de uitgaven.

2. Krachtens artikel 82 van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte (hierna de „EER-overeenkomst” genoemd) leiden de bedragen met betrekking tot de jaarlijkse deelneming van de EVA-staten, zoals overeenkomstig artikel 1, lid 5, van Protocol nr. 32 bij deze overeenkomst aan de Commissie bevestigd door het Gemengd Comité van de EER, ertoe dat de desbetreffende vastleggingskredieten en betalingskredieten aan het begin van het begrotingsjaar integraal in de begroting worden opgenomen.

3. Indien in de loop van het begrotingsjaar de kredieten van begrotingsonderdelen waaraan de EVA-staten deelnemen, worden verhoogd zonder dat de EVA-staten tijdens het betrokken begrotingsjaar hun bijdrage kunnen aanpassen om de in artikel 82 van de EER-overeenkomst bedoelde evenredigheidsfactor in acht te nemen, mag de Commissie het aandeel van de EVA-staten voorlopig en bij wijze van uitzondering voorfinancieren uit de kasmiddelen. Na een dergelijke verhoging vraagt de Commissie zo spoedig mogelijk de bijbehorende bijdragen van de EVA-staten op. De Commissie stelt elk jaar het Europees Parlement en de Raad in kennis van deze overschrijvingen.

De voorfinanciering wordt zo snel mogelijk geregulariseerd in het kader van de begroting van het volgende begrotingsjaar.

4. Overeenkomstig artikel 21, lid 2, onder e), van het Financieel Reglement vormen de financiële bijdragen van de EVA-staten bestemmingsontvangsten. De rekenplichtige neemt passende maatregelen om te zorgen voor het gescheiden volgen van het gebruik van de ontvangsten die uit deze deelnemingen voortvloeien en van de bijbehorende kredieten.

De Commissie vermeldt in het in artikel 150, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde verslag duidelijk de stand van de uitvoering in verband met de deelneming van de EVA-staten, zowel wat de ontvangsten als wat de uitgaven betreft.

Artikel 10

Opbrengst van de sancties tegen lidstaten met een buitensporig tekort

(artikel 21, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement)

De structuur voor de opneming in de begroting van de opbrengst van de in afdeling 4 van Verordening (EG) nr. 1467/97 van de Raad (9) bedoelde sancties is als volgt:

a) in de staat van ontvangsten wordt een „pro memoria”-begrotingsonderdeel gecreëerd voor de opneming van de rente op deze bedragen;

b) tegelijkertijd geeft de opneming van deze bedragen in de staat van ontvangsten, onverminderd artikel 77 van het Financieel Reglement, aanleiding tot de opneming van vastleggings- en betalingskredieten in de staat van uitgaven.

De in de eerste alinea, onder b), bedoelde kredieten worden overeenkomstig artikel 20 van het Financieel Reglement besteed.

Artikel 11

Lasten uit de aanvaarding van schenkingen aan de Unie

(artikel 22 van het Financieel Reglement)

Met het oog op de in artikel 22, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde goedkeuring van het Europees Parlement en de Raad, stelt de Commissie een raming op van en geeft zij een toelichting op de financiële lasten, waaronder de vervolgkosten, als gevolg van de aanvaarding van schenkingen aan de Unie.

Artikel 12

Rekeningen „terugvorderbare belastingen”

(artikel 23, lid 3, van het Financieel Reglement)

Eventuele belastingen die door de Unie worden gedragen overeenkomstig artikel 23, lid 2, en artikel 23, lid 3, onder a), van het Financieel Reglement, worden op een tussenrekening geboekt totdat zij door de betrokken staten worden terugbetaald.

HOOFDSTUK 5

Specialiteitsbeginsel

Artikel 13

Berekening van de percentages van overschrijvingen van andere instellingen dan de Commissie

(artikel 25 van het Financieel Reglement)

1. De in artikel 25 van het Financieel Reglement bedoelde percentages worden berekend op het tijdstip van het verzoek om overschrijving en op de grondslag van de in de begroting, met inbegrip van de gewijzigde begrotingen, opgenomen kredieten.

2. Het in aanmerking te nemen bedrag is de som van de overschrijvingen van het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven, na correctie voor verrichte eerdere overschrijvingen.

Het bedrag van de overschrijvingen die autonoom, zonder besluit van he Europees Parlement en de Raad, door de betrokken instellingen kunnen worden verricht, wordt niet in aanmerking genomen.

Artikel 14

Berekening van de percentages van overschrijvingen van de Commissie

(artikel 26 van het Financieel Reglement)

1. De in de artikel 26, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde percentages worden berekend op het tijdstip van het verzoek om overschrijving en op de grondslag van de in de begroting, met inbegrip van de gewijzigde begrotingen, opgenomen kredieten.

2. Het in aanmerking te nemen bedrag is de som van de overschrijvingen van het begrotingsonderdeel waarvan of waarop kredieten worden overgeschreven, na correctie voor verrichte eerdere overschrijvingen.

Het bedrag van de overschrijvingen die autonoom, zonder besluit van het Europees Parlement en de Raad, door de Commissie kunnen worden verricht, wordt niet in aanmerking genomen.

Artikel 15

Administratieve uitgaven

(artikel 26 van het Financieel Reglement)

Onder de in artikel 26, lid 1, eerste alinea, onder b), van het Financieel Reglement bedoelde uitgaven vallen voor elk beleidsterrein de in artikel 44, lid 3, van het Financieel Reglement bedoelde rubrieken.

Artikel 16

Motivering van de kredietoverschrijvingsverzoeken

(artikelen 25 en 26 van het Financieel Reglement)

De voorstellen voor kredietoverschrijvingen en alle voor het Europees Parlement en de Raad bestemde informatie met betrekking tot de overeenkomstig de artikelen 25 en 26 van het Financieel Reglement uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de kredieten die worden verhoogd als voor die welke worden verlaagd.

Artikel 17

Motivering van de verzoeken om kredietoverschrijvingen uit de reserve voor spoedhulp

(artikel 29 van het Financieel Reglement)

De voorstellen voor kredietoverschrijvingen die het gebruik van de in artikel 29 van het Financieel Reglement bedoelde reserve voor spoedhulp mogelijk moeten maken, gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen die het volgende omvatten:

a) voor het begrotingsonderdeel waarvoor de kredieten bestemd zijn, de meest recente gegevens over de besteding van de kredieten, alsmede de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar;

b) voor alle begrotingsonderdelen met betrekking tot de externe maatregelen, de besteding van de kredieten tot het einde van de maand die aan het overschrijvingsverzoek voorafgaat, de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar, alsmede een vergelijking met de oorspronkelijke ramingen;

c) een onderzoek van de mogelijkheden de kredieten een andere bestemming te geven.

HOOFDSTUK 6

Beginsel van goed financieel beheer

Artikel 18

Evaluatie

(artikel 30 van het Financieel Reglement)

1. Alle voorstellen voor programma’s of activiteiten die begrotingsuitgaven meebrengen, worden onderworpen aan een evaluatie vooraf, waarbij wordt gelet op:

a) de behoefte waarin op korte of lange termijn moet worden voorzien;

b) de toegevoegde waarde van de bijstandsverlening van de Unie;

c) de te bereiken beleids- en beheersdoelen, met inbegrip van maatregelen op het gebied van het voorkomen, opsporen, onderzoeken, herstellen en bestraffen van fraude om de financiële belangen van de Unie te beschermen;

d) de beschikbare beleidsopties, met inbegrip van de daaraan verbonden risico’s;

e) de verwachte resultaten en gevolgen, met name de economische en maatschappelijke gevolgen en de gevolgen voor het milieu, en de indicatoren en evaluatiemethode om deze te meten;

f) de beste methode om de verkozen optie of opties ten uitvoer te leggen;

g) de interne samenhang van het programma of de activiteit en het verband met andere relevante instrumenten;

h) de omvang van de toe te wijzen kredieten, personele middelen en andere administratieve uitgaven, met inachtneming van het kosteneffectiviteitsbeginsel;

i) de uit soortgelijke activiteiten in het verleden getrokken lering.

2. Het voorstel bevat de regels inzake het toezicht, de verslagen en de evaluatie, rekening houdend met de respectieve verantwoordelijkheden van alle overheidsniveaus die bij de uitvoering van het voorgestelde programma of de voorgestelde activiteit zullen zijn betrokken.

3. Alle programma’s en activiteiten, met inbegrip van proefprojecten en voorbereidende acties, waarvoor de ingezette middelen hoger zijn dan 5 000 000 EUR, worden op de volgende wijze tussentijds en/of achteraf onderworpen aan een evaluatie van de toegewezen personele en financiële middelen en de behaalde resultaten, om na te gaan of de doelstellingen zijn bereikt:

a) de bij de uitvoering van een meerjarenprogramma behaalde resultaten worden geregeld geëvalueerd, volgens een tijdschema dat de mogelijkheid biedt met de uitkomsten van deze evaluatie rekening te houden bij de beslissingen over de voortzetting, wijziging of staking van het programma;

b) de op jaarbasis gefinancierde activiteiten worden ten minste om de zes jaar op de behaalde resultaten geëvalueerd.

De eerste alinea, onder a) en b), geldt niet voor elk van de in het kader van die activiteiten uitgevoerde projecten of acties, waarvoor aan deze verplichting kan worden voldaan door middel van de eindverslagen die worden toegezonden door de organisaties die de actie hebben uitgevoerd.

4. De in de leden 1 en 3 bedoelde evaluaties staan in verhouding tot de gevolgen van het programma of de activiteit in kwestie en de ervoor ingezette middelen.

Artikel 19

Financieel memorandum

(artikel 31 van het Financieel Reglement)

Het financiële memorandum bevat de financiële en economische elementen op grond waarvan de wetgever kan beoordelen of een optreden van de Unie noodzakelijk is. Voorts bevat het nuttige gegevens over de samenhang en eventuele synergie met andere activiteiten van de Unie.

Voor meerjarenacties omvat het financiële memorandum een tijdschema met een raming van de jaarlijks benodigde kredieten en personeelsleden, met inbegrip van extern personeel, alsmede een evaluatie van de financiële gevolgen op middellange termijn.

HOOFDSTUK 7

Transparantiebeginsel

Artikel 20

Voorlopige bekendmaking van de begroting

(artikel 34 van het Financieel Reglement)

Zo spoedig mogelijk en uiterlijk vier weken na de definitieve vaststelling van de begroting worden de definitieve gedetailleerde begrotingscijfers op initiatief van de Commissie op de internetsite van de instellingen bekendgemaakt, in afwachting van de officiële bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Artikel 21

Bekendmaking van informatie over de waarde en de ontvangers van middelen van de Unie

(artikel 35 van het Financieel Reglement)

1. De informatie over de ontvangers van onder direct beheer toegekende middelen van de Unie wordt uiterlijk 30 juni van het jaar na het begrotingsjaar waarin de middelen zijn toegekend, op een internetsite van de betrokken instelling van de Unie bekendgemaakt.

De informatie kan, naast de in de eerste alinea bedoelde wijze, ook op andere passende wijzen in een gestandaardiseerde vorm worden bekendgemaakt.

2. Tenzij in deze verordening of in sectorspecifieke regelgeving anders is bepaald, wordt de volgende informatie bekendgemaakt met inachtneming van de vereisten van artikel 35, lid 3, van het Financieel Reglement:

a) de naam van de ontvanger;

b) de locatie van de ontvanger;

c) het toegekende bedrag;

d) de aard en het doel van de maatregel.

Voor de toepassing van b) wordt onder „locatie” verstaan:

i) het adres wanneer de ontvanger een rechtspersoon is;

ii) de regio op NUTS 2-niveau wanneer de ontvanger een natuurlijke persoon is.

Openbaar gemaakte persoonsgegevens die betrekking hebben op een natuurlijke persoon worden twee jaar na het einde van het begrotingsjaar waarin de middelen zijn toegekend, gewist. Hetzelfde geldt voor persoonsgegevens betreffende rechtspersonen waarvan de officiële benaming naar één of meer natuurlijke personen verwijst.

3. De in lid 2 bedoelde informatie wordt uitsluitend bekendgemaakt voor prijzen, subsidies en opdrachten die zijn toegekend na een wedstrijd, een subsidieprocedure of een openbare aanbestedingsprocedure. Deze informatie wordt niet openbaar gemaakt wanneer het gaat om:

a) aan natuurlijke personen betaalde studiebeurzen en andere vormen van directe steun aan natuurlijke personen in grote nood in de zin van artikel 125, lid 4, onder c), van het Financieel Reglement;

b) opdrachten voor minder dan het in artikel 137, lid 2, van deze verordening bedoelde bedrag.

4. Er wordt afgezien van bekendmaking wanneer deze afbreuk zou doen aan de bij het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie beschermde rechten en vrijheden van personen of de commerciële belangen van ontvangers zou schaden.

Artikel 22

Koppeling met de plaats waar de informatie over de ontvangers van onder indirect beheer toegekende middelen van de Unie is bekendgemaakt

(artikel 35 van het Financieel Reglement)

Wanneer het beheer van middelen van de Unie gedelegeerd is aan de in artikel 58, lid 1, onder c), van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten en organen, wordt in de delegatieovereenkomsten de verplichting opgenomen om de in artikel 21, leden 2 en 3, bedoelde gegevens in een gestandaardiseerde vorm bekend te maken op de website van die autoriteiten en organen.

Op de website van de instellingen van de Unie wordt minstens het internetadres vermeld waar de gegevens te vinden zijn, behalve wanneer deze direct op een specifiek daartoe bestemde plek op de website van de instellingen van de Unie worden bekendgemaakt.

De informatie kan, naast de in de eerste alinea bedoelde wijze, ook op elke andere passende wijze in gestandaardiseerde vorm worden bekendgemaakt.

Artikel 21, leden 2, 3 en 4, is van toepassing op de bekendmaking in de zin van de eerste alinea van dit artikel.

TITEL III

OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING

Artikel 23

Financiële programmering

(artikel 38 van het Financieel Reglement)

De in artikel 38 van het Financieel Reglement bedoelde financiële programmering wordt ingedeeld naar uitgavencategorie, beleidsgebied en begrotingsonderdeel. De volledige financiële programmering omvat alle uitgavencategorieën, met uitzondering van landbouw, cohesiebeleid en administratie, waarvoor enkel samenvattende gegevens worden verstrekt.

Artikel 24

Ontwerpen van gewijzigde begroting

(artikel 41, lid 1, van het Financieel Reglement)

De ontwerpen van gewijzigde begroting gaan vergezeld van de ten tijde van de opstelling ervan beschikbare motiveringen en gegevens over de uitvoering van de begroting van het voorafgaande en het lopende begrotingsjaar.

Artikel 25

Begrotingsnomenclatuur

(artikel 44 van het Financieel Reglement)

De begrotingsnomenclatuur voldoet aan de beginselen van specialiteit, transparantie en goed financieel beheer. Zij zorgt voor de voor het begrotingsproces benodigde duidelijkheid en transparantie, maakt het mogelijk de grote doelstellingen die in de respectieve rechtsgrondslagen zijn vastgesteld van elkaar te onderscheiden, de politieke prioriteiten aan te wijzen en deze op een doeltreffende en effectieve wijze te verwezenlijken.

Artikel 26

Werkelijke uitgaven van het laatste afgesloten begrotingsjaar

(artikel 49, lid 1, onder a), v), van het Financieel Reglement)

Voor de opstelling van de begroting worden de werkelijke uitgaven van het laatste afgesloten begrotingsjaar als volgt vastgesteld:

a) vastleggingen: de vastleggingen die tijdens het begrotingsjaar zijn geboekt ten aanzien van de kredieten van het begrotingsjaar zoals bepaald in artikel 3;

b) betalingen: de betalingen die tijdens het begrotingsjaar zijn verricht, d.w.z. waarvan de uitvoeringsopdracht aan de bank is gegeven, ten aanzien van de kredieten van het begrotingsjaar zoals bepaald in artikel 3.

Artikel 27

Begrotingstoelichting

(artikel 49, lid 1, onder a), vi), van het Financieel Reglement)

De begrotingstoelichting omvat met name de volgende elementen:

a) de verwijzing naar het basisbesluit, indien voorhanden;

b) een passende uitleg over de aard en de bestemming van de kredieten.

Artikel 28

Personeelsformatie

(artikel 49, lid 1, onder c), i), van het Financieel Reglement)

Het personeel van het Voorzieningsagentschap is afzonderlijk in de personeelsformatie van de Commissie opgenomen.

TITEL IV

UITVOERING VAN DE BEGROTING

HOOFDSTUK 1

Algemene bepalingen

Artikel 29

Kennisgeving van de doorgifte van persoonsgegevens voor controledoeleinden

(artikel 53 van het Financieel Reglement)

Bij elke oproep in het kader van subsidies, opdrachten of prijzen die met direct beheer worden ten uitvoer gelegd, worden potentiële begunstigden, kandidaten, inschrijvers en deelnemers overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (10) ervan in kennis gesteld, dat, met het oog op de bescherming van de financiële belangen van de Unie, de persoonsgegevens aan internecontrolediensten, de Europese Rekenkamer, de Instantie voor Financiële Onregelmatigheden of het Europees Bureau voor fraudebestrijding (hierna „OLAF” genoemd) en tussen ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen kunnen worden doorgegeven.

Artikel 30

Voorbereidende maatregelen op het gebied van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid

(artikel 54, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement)

De financiering van door de Raad overeengekomen maatregelen ter voorbereiding van crisisbeheersingsoperaties van de Unie uit hoofde van titel V van het Verdrag betreffende de Europese Unie dekt de bijkomende kosten die rechtstreeks het gevolg zijn van een specifieke inzet ter plaatse van een missie of team waarbij onder meer personeelsleden van de instellingen van de Unie betrokken zijn, met inbegrip van een verzekering tegen grote risico’s, reis- en verblijfkosten en dagvergoedingen.

Artikel 31

Bijzondere bevoegdheden van de Commissie overeenkomstig de Verdragen

(artikel 54, lid 2, onder d), van het Financieel Reglement)

1. De volgende artikelen van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (hierna „VWEU” genoemd) kennen de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toe:

a) artikel 154 (sociale dialoog);

b) artikel 156 (studies, adviezen, overleg op sociaal gebied);

c) artikelen 159 en 161 (bijzondere verslagen op sociaal gebied);

d) artikel 168, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van bescherming van de gezondheid);

e) artikel 171, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van trans-Europese netwerken);

f) artikel 173, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van industrie);

g) artikel 175, tweede alinea (verslag over de vooruitgang die is geboekt bij de verwezenlijking van de economische, sociale en territoriale samenhang);

h) artikel 181, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling);

i) artikel 190 (verslag op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling);

j) artikel 210, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie van het ontwikkelingssamenwerkingsbeleid);

k) artikel 214, lid 6 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van bescherming van de gezondheid).

2. De volgende artikelen van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (hierna „het Euratom-Verdrag” genoemd) kennen de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toe:

a) artikel 70 (financiële bijdragen, binnen de in de begroting bepaalde grenzen, aan de opsporing van delfstoffen op het grondgebied van de lidstaten);

b) de artikelen 77 tot en met 85.

3. De in de leden 1 en 2 opgenomen lijsten kunnen bij de indiening van het ontwerp van begroting worden aangevuld met de vermelding van de betrokken artikelen en bedragen.

Artikel 32

Handelingen die een belangenconflict kunnen inhouden en procedure

(artikel 57 van het Financieel Reglement)

1. Een handeling waarbij zich een belangenconflict in de zin van artikel 57, lid 2, van het Financieel Reglement kan voordoen, onverminderd de kwalificatie als illegale activiteit op grond van artikel 141, kan met name een van de volgende vormen aannemen:

a) de toekenning aan zichzelf of anderen van directe of indirecte voordelen waarop de betrokkene geen recht heeft;

b) de weigering aan een begunstigde rechten of voordelen toe te kennen waarop hij aanspraak kan maken;

c) het verrichten van ongepaste of onrechtmatige handelingen dan wel het niet-verrichten van noodzakelijke handelingen.

Andere handelingen die een belangenconflict kunnen inhouden, zijn die welke in de weg staan aan de onpartijdige en objectieve uitvoering van taken, zoals deelneming aan een evaluatiecomité bij een openbare aanbesteding of een subsidieprocedure wanneer de uitkomst van deze procedures de betrokkene rechtstreeks of indirect een financieel voordeel kan opleveren.

2. Er wordt geacht een belangenconflict te zijn indien de aanvrager, gegadigde of inschrijver een aan het statuut onderworpen personeelslid is, tenzij de betrokkene van zijn hiërarchie van tevoren toestemming heeft gekregen om aan de procedure deel te nemen.

3. Wanneer een belangenconflict rijst, neemt de gedelegeerde ordonnateur passende maatregelen om elke onrechtmatige invloed op het proces of de procedure door de betrokkene te voorkomen.

HOOFDSTUK 2

Wijze van uitvoering

Afdeling 1

Algemene bepalingen

Artikel 33

Wijzen van beheer

(artikel 58 van het Financieel Reglement)

Het boekhoudsysteem van de Commissie identificeert de wijzen van beheer en, voor elke wijze van beheer, het type in artikel 58, lid 1, onder c), van het Financieel Reglement vermelde entiteit waaraan of persoon aan wie taken tot uitvoering van de begroting zijn toevertrouwd.

Voor de wijze van direct beheer door de Commissie overeenkomstig artikel 58, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement wordt in het boekhoudsysteem een onderscheid gemaakt tussen beheer:

a) door de diensten van de Commissie;

b) door uitvoerende agentschappen;

c) door de hoofden van delegatie van de Unie;

d) via trustfondsen in de zin van artikel 187 van het Financieel Reglement.

Afdeling 2

Direct beheer

Artikel 34

Direct beheer

(artikel 58, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement)

Wanneer de Commissie de begroting direct binnen haar diensten uitvoert, worden de uitvoeringstaken volgens de voorwaarden van deze verordening verricht door de financiële actoren in de zin van de artikelen 64 tot en met 75 van het Financieel Reglement.

Artikel 35

Delegatie aan uitvoerende agentschappen

(artikel 58, lid 1, onder a), en artikel 62 van het Financieel Reglement)

1. De besluiten tot delegatie aan de uitvoerende agentschappen machtigen hen, als gedelegeerde ordonnateur de kredieten te besteden van het programma van de Unie met het beheer waarvan zij zijn belast.

2. Het delegatiebesluit van de Commissie bevat ten minste de bepalingen die zijn bedoeld in artikel 40, onder a) tot en met d), en h). Het wordt formeel schriftelijk aanvaard door de directeur van het betrokken uitvoerende agentschap.

Artikel 36

Naleving van de regels voor het plaatsen van overheidsopdrachten

(artikel 63 van het Financieel Reglement)

Wanneer de Commissie overeenkomstig artikel 63, lid 2, van het Financieel Reglement taken aan privaatrechtelijke organen toevertrouwt, plaatst zij een overheidsopdracht overeenkomstig de bepalingen van deel I, titel V, en deel II, titel IV, hoofdstuk 3, van het Financieel Reglement.

Afdeling 3

Gedeeld beheer met de lidstaten

Artikel 37

Specifieke bepalingen voor indirect beheer met de lidstaten — maatregelen ter bevordering van beproefde werkmethoden

(artikel 59 van het Financieel Reglement)

De Commissie stelt een register samen van organen die verantwoordelijk zijn voor het beheer, de certifiëring en de controleactiviteiten uit hoofde van sectorale verordeningen.

Ter bevordering van beproefde werkmethoden bij de tenuitvoerlegging van de structuurfondsen, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling, het Europees Garantiefonds voor de landbouw en het Europees Visserijfonds, stelt de Commissie ter informatie aan degenen die verantwoordelijk zijn voor het beheer en de controleactiviteiten, een methodologische handleiding ter beschikking waarin haar eigen controlestrategie en controlebenadering, met inbegrip van controlelijsten en voorbeelden van beproefde werkmethoden, worden uiteengezet. Deze handleiding wordt bijgewerkt telkens als daartoe aanleiding is.

Afdeling 4

Indirect beheer

Artikel 38

Gelijkwaardigheid van systemen, regels en procedures bij indirect beheer

(artikel 60 van het Financieel Reglement)

1. De Commissie kan regels en procedures voor het plaatsen van opdrachten als gelijkwaardig met haar eigen regels en procedures erkennen als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

a) zij huldigen het beginsel van zo breed mogelijke mededinging om de best mogelijke prijs-kwaliteitverhouding te verkrijgen en onderhandelingsprocedures worden beperkt tot redelijke bedragen of naar behoren gemotiveerd;

b) de doorzichtigheid wordt gewaarborgd door middel van openbaarmaking vooraf, in het bijzonder via een oproep tot het indienen van offertes, en openbaarmaking achteraf van de gekozen contractanten;

c) de eerbiediging van de beginselen van gelijke behandeling, evenredigheid en niet-discriminatie wordt gewaarborgd;

d) gedurende de gehele procedure voor het plaatsen van opdrachten worden belangenconflicten vermeden.

Maatregelen van de lidstaten of derde landen waarbij Richtlijn 2004/18/EG is omgezet in nationaal recht, worden als gelijkwaardig beschouwd met de regels die door de instellingen uit hoofde van het Financieel Reglement worden toegepast.

2. De Commissie kan regels en procedures voor het toekennen van subsidies als gelijkwaardig met haar eigen regels en procedures erkennen als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

a) de eerbiediging van de beginselen van evenredigheid, goed financieel beheer, gelijke behandeling en niet-discriminatie wordt gewaarborgd;

b) de doorzichtigheid wordt gewaarborgd door middel van openbaarmaking via een oproep tot het indienen van voorstellen, toekenning zonder selectieprocedure wordt beperkt tot redelijke bedragen of naar behoren gemotiveerd, en de begunstigden worden achteraf op passende wijze bekendgemaakt in overeenstemming met het evenredigheidsbeginsel;

c) gedurende de gehele subsidieprocedure worden belangenconflicten vermeden;

d) zij bepalen dat subsidies niet cumulatief zijn en niet met terugwerkende kracht kunnen worden toegekend, dat subsidies als regel gepaard gaan met medefinanciering en niet tot doel of tot gevolg mogen hebben dat zij voor de ontvanger winst opleveren.

3. De Commissie kan erkennen dat de boekhoud- en internecontrolesystemen van entiteiten waaraan en personen aan wie taken tot uitvoering van de begroting zijn toevertrouwd, een gelijkwaardig niveau van bescherming van de financiële belangen van de Unie bieden en redelijke zekerheid inzake het bereiken van de beheersdoelen verschaffen als die systemen voldoen aan de vereisten van artikel 32 van het Financieel Reglement.

Artikel 39

Voorafgaande beoordeling van de regels en procedures van de entiteiten en personen bij indirect beheer

(artikel 61, lid 1, van het Financieel Reglement)

Voor de bij artikel 61, lid 1, van het Financieel Reglement voorgeschreven beoordeling vooraf kan de bevoegde ordonnateur gebruikmaken van de beoordeling vooraf van een andere ordonnateur, mits de conclusies daarvan relevant zijn voor de specifieke risico’s verbonden aan de toe te vertrouwen taken, in het bijzonder wat betreft de aard van de risico’s en de betrokken bedragen.

De bevoegde ordonnateur kan gebruikmaken van beoordelingen vooraf van andere donors, mits die gemaakt zijn met inachtneming van voorwaarden die gelijkwaardig zijn aan de in artikel 60 van het Financieel Reglement gestelde voorwaarden.

Artikel 40

Inhoud van de overeenkomst waarbij taken tot uitvoering van de begroting aan entiteiten en personen worden toevertrouwd

(artikel 61, lid 3, van het Financieel Reglement)

De delegatieovereenkomsten bevatten alle nodige bepalingen om de bescherming van de financiële belangen van de Unie en de doorzichtigheid van de verrichte handelingen te garanderen, en minstens: Zij moeten ten minste de volgende gegevens bevatten:

a) een duidelijke omschrijving van de toegewezen taken en van de grenzen daarvan, in het bijzonder wat betreft de wijziging van de toegewezen taken, het afzien van schuldvorderingen en de bestemming van terugbetaalde of ongebruikte middelen;

b) de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van deze taken en verantwoordelijkheden, en de organisatie van de te verrichten controles, met inbegrip van de evaluatie van de programma’s;

c) de voorwaarden voor de betaling van de bijdrage van de Unie, betreffende onder andere de vergoeding van voor de uitvoering gemaakte kosten en de vergoeding van de entiteit waaraan de taken zijn toevertrouwd, en voorschriften inzake de tot staving van de betalingen over te leggen documenten;

d) regels voor het uitbrengen van verslag aan de Commissie over de uitvoering van deze taken, de verwachte resultaten, de opgetreden onregelmatigheden en de genomen maatregelen, de voorwaarden waaronder de betalingen kunnen worden geschorst of onderbroken, en de voorwaarden waaronder de uitvoering van de taken wordt beëindigd;

e) de uiterste datum voor het sluiten van individuele contracten en overeenkomsten tot uitvoering van de delegatieovereenkomst; deze termijn is evenredig met de aard van de toevertrouwde taken;

f) uitsluitingsregels op grond waarvan de entiteit of persoon entiteiten die in een situatie verkeren als bedoeld in artikel 106, lid 1, onder a), b) en e), en artikel 107, onder a) en b), van het Financieel Reglement, van deelname aan een inschrijving, subsidieprocedure of wedstrijd, van gunning van een opdracht of van toekenning van een subsidie of prijs kunnen uitsluiten;

g) nadere regels inzake het toezicht en de controle van de Commissie en bepalingen waarbij aan de Commissie, OLAF en de Rekenkamer toegang tot de voor de uitvoering van hun taken vereiste informatie en de bevoegdheid om controles en onderzoeken te verrichten, onder andere via controles ter plaatse, worden verleend;

h) afspraken inzake: i) het onverwijld aan de Commissie melden, door de entiteit waaraan taken zijn toevertrouwd, van elk geval van fraude bij het beheer van middelen van de Unie en van de genomen maatregelen; ii) het aanwijzen van een contactpunt dat over passende bevoegdheden beschikt om rechtstreeks met OLAF samen te werken en de uitvoering van operaties van OLAF te vergemakkelijken;

i) de voorwaarden inzake het gebruik van bankrekeningen en van de rente als bedoeld in artikel 8, lid 4, van het Financieel Reglement;

j) bepalingen om zichtbaarheid te geven aan het optreden van de Unie, met name ter onderscheiding daarvan van de andere activiteiten van het orgaan.

Artikel 41

Beheersverklaring en conformiteitsverklaring

(artikel 60, lid 5, van het Financieel Reglement)

Wanneer acties worden beëindigd vóór het einde van het betrokken begrotingsjaar, mag het eindverslag van de entiteit waaraan of persoon aan wie deze actie is toevertrouwd in de plaats komen van de bij artikel 60, lid 5, onder b), voorgeschreven beheersverklaring, op voorwaarde dat dat verslag wordt ingediend vóór 15 februari van het jaar volgend op het betrokken begrotingsjaar.

Wanneer niet-meerjarige acties met een duur van maximaal 18 maanden door internationale organisaties en derde landen ten uitvoer worden gelegd, mag de bij artikel 60, lid 5, van het Financieel Reglement voorgeschreven conformiteitsverklaring in het eindverslag worden opgenomen.

Artikel 42

Procedures voor het onderzoek en de goedkeuring van de rekeningen en uitsluiting van betalingen die in strijd met de toepasselijke regels zijn verricht, van financiering door de Unie onder indirect beheer

(artikel 60, lid 6, onder b) en c), van het Financieel Reglement)

1. Onverminderd specifieke bepalingen van sectorspecifieke regelgeving, omvatten de procedures als bedoeld in artikel 60, lid 6, onder b) en c), van het Financieel Reglement:

a) controles aan de hand van stukken en eventueel controles ter plaatse door de Commissie;

b) de vaststelling door de Commissie van het bedrag van de aanvaarde uitgaven, in voorkomend geval na een contradictoire procedure met de betrokken autoriteiten en organen en nadat deze daarvan in kennis zijn gesteld;

c) in voorkomend geval, de berekening van financiële correcties door de Commissie;

d) de invordering dan wel betaling, door de Commissie, van het saldo dat voortvloeit uit het verschil tussen de aanvaarde uitgaven en de reeds aan de autoriteiten of organen betaalde bedragen.

De Commissie vordert de overeenkomstig punt d) van de eerste alinea verschuldigde bedragen bij voorkeur in door middel van verrekening onder de voorwaarden van artikel 87.

2. Wanneer taken tot uitvoering van de begroting zijn toevertrouwd aan een entiteit die een meerdonorsactie ten uitvoer legt, bestaan de procedures als bedoeld in artikel 60, lid 6, onder b) en c), van het Financieel Reglement erin te verifiëren dat een met de bijdrage van de Commissie voor de betrokken actie overeenkomend bedrag door de entiteit is besteed ten behoeve van de actie en dat de uitgaven zijn verricht met inachtneming van de in de overeenkomst met de entiteit vervatte verplichtingen.

In het kader van deze verordening wordt onder „meerdonorsactie” verstaan, een actie waarbij middelen van de Unie met die van minstens één andere donor worden samengevoegd.

Artikel 43

Specifieke bepalingen voor indirect beheer met internationale organisaties

(artikel 58, lid 1, onder c), ii), en artikel 188 van het Financieel Reglement)

1. De in artikel 58, lid 1, onder c), ii), van het Financieel Reglement bedoelde internationale organisaties zijn:

a) internationale publiekrechtelijke organisaties die zijn opgericht bij intergouvernementele overeenkomsten en hun gespecialiseerde agentschappen;

b) Het Internationale Comité van het Rode Kruis;

c) de internationale federatie van de nationale verenigingen van het Rode Kruis en de Rode Halve Maan;

d) andere non-profitorganisaties die bij besluit van de Commissie met internationale organisaties worden gelijkgesteld.

2. Wanneer de Commissie de begroting in indirect beheer met internationale organisaties uitvoert, zijn de met de betrokken organisaties gesloten verificatieovereenkomsten van toepassing.

Artikel 44

Aanwijzing van nationale publiekrechtelijke of privaatrechtelijke organen met een openbaredienstverleningstaak

(artikel 58, lid 1, onder c), vi), van het Financieel Reglement)

1. De publiekrechtelijke of privaatrechtelijke organen met een openbaredienstverleningstaak zijn onderworpen aan het recht van de lidstaat of het land waarin zij zijn opgericht.

2. In geval van beheer door een net waarbij ten minste een orgaan of entiteit per betrokken lidstaat of land moet worden aangewezen, wordt deze aanwijzing overeenkomstig de basishandeling verricht door de lidstaat of het land in kwestie.

In alle andere gevallen wijst de Commissie deze organen of entiteiten aan in overleg met de betrokken lidstaten of landen.

HOOFDSTUK 3

Financiële actoren

Afdeling 1

Rechten en verplichtingen van de financiële actoren

Artikel 45

Rechten en verplichtingen van de financiële actoren

(artikel 64 van het Financieel Reglement)

1. Elke instelling stelt aan elke financiële actor het personeel en de middelen ter beschikking die voor de vervulling van diens taak nodig zijn, en geeft hem een dienstorder met een gedetailleerde omschrijving van zijn taken, rechten en verplichtingen.

2. De hoofden van de delegaties van de Unie die overeenkomstig artikel 56, lid 2, van het Financieel Reglement optreden als gesubdelegeerd ordonnateur, doen dit in overeenstemming met het charter dat door de Commissie voor de uitvoering van de aan hen gesubdelegeerde taken op het gebied van financieel beheer wordt verstrekt.

Afdeling 2

Ordonnateur

Artikel 46

Bijstand aan gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs

(artikel 65 van het Financieel Reglement)

De bevoegde ordonnateur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door personeelsleden die onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde handelingen verrichten die nodig zijn voor de uitvoering van de begroting en de verstrekking van informatie over financiën en beheer. Ter voorkoming van belangenconflicten gelden voor de personeelsleden die de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs bijstaan, de in artikel 57 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen.

De hoofden van de delegaties van de Unie die overeenkomstig artikel 56, lid 2, tweede alinea, van het Financieel Reglement optreden als gesubdelegeerd ordonnateur, kunnen bij de vervulling van hun taak worden bijgestaan door personeelsleden van de Commissie.

Artikel 47

Interne bepalingen inzake delegaties

(artikel 65 van het Financieel Reglement)

Elke instelling stelt overeenkomstig het Financieel Reglement en deze verordening in haar interne regels de maatregelen betreffende het beheer van de kredieten vast die haar voor de goede uitvoering van haar begrotingsafdeling nodig lijken.

De hoofden van de delegaties van de Unie die overeenkomstig artikel 56, lid 2, tweede alinea, van het Financieel Reglement optreden als gesubdelegeerd ordonnateur, doen dit in overeenstemming met de interne voorschriften van de Commissie voor de uitvoering van de aan hen gesubdelegeerde taken op het gebied van financieel beheer.

Artikel 48

Bewaring van bewijsstukken door de ordonnateurs

(artikel 66, lid 2, van het Financieel Reglement)

De ordonnateur stelt op papier gebaseerde of elektronische systemen in voor de bewaring van originele bewijsstukken in verband met de uitvoering van de begroting en de handelingen tot uitvoering van de begroting. Deze systemen dienen te voorzien in:

a) de nummering van de stukken;

b) de datering ervan;

c) het bijhouden van eventueel geautomatiseerde registers waarmee de precieze plaats ervan kan worden nagegaan;

d) de bewaring van deze bewijsstukken gedurende een periode van ten minste vijf jaar na de datum waarop het Europees Parlement kwijting verleent voor het begrotingsjaar waarop de bewijsstukken betrekking hebben;

e) de bewaring van documenten met betrekking tot ten gunste van de instelling verstrekte garanties voor voorfinanciering en het bijhouden van een tijdschema waarmee een adequaat toezicht op deze garanties mogelijk is.

De bewijsstukken met betrekking tot verrichtingen die niet definitief zijn afgesloten, worden langer bewaard dan de in de eerste alinea, onder d), genoemde periode, en wel tot het einde van het jaar dat volgt op de afsluiting van de genoemde verrichtingen.

Persoonsgegevens in de bewijsstukken zullen waar mogelijk worden verwijderd, wanneer deze gegevens niet noodzakelijk zijn voor begrotingskwijting, beheer of controle. Artikel 37, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 is van toepassing wat de bewaring van verkeersgegevens betreft.

Artikel 49

Controles vooraf en achteraf

(artikel 66, leden 5 en 6, van het Financieel Reglement)

1. Onder inleiding van een verrichting dient te worden verstaan alle handelingen die door de in artikel 46 bedoelde personeelsleden kunnen worden verricht ter voorbereiding van handelingen tot uitvoering van de begroting door de bevoegde ordonnateurs.

2. Onder verificatie vooraf van een verrichting dient te worden verstaan alle controles vooraf die door de bevoegde ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten ervan te verifiëren.

3. De controles vooraf zijn gericht op de samenhang tussen de vereiste bewijsstukken en alle andere beschikbare informatie.

De frequentie en de reikwijdte van de controles vooraf worden bepaald door de bevoegde ordonnateur op grond van risico- en kosteneffectiviteitsoverwegingen. Bij twijfel vraagt de ordonnateur die voor de betaalbaarstelling verantwoordelijk is aanvullende inlichtingen of voert hij in het kader van de controle vooraf een controle ter plaatse uit om redelijke zekerheid te verkrijgen.

De controles vooraf dienen om met name het volgende vast te stellen:

a) de regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgave en de ontvangst met de geldende bepalingen, in het bijzonder de begroting en de relevante regelingen, alsmede alle besluiten genomen ter uitvoering van de Verdragen, de verordeningen en, in voorkomend geval, de contractuele voorwaarden;

b) de toepassing van het in titel II, hoofdstuk 7, van deel 1, van het Financieel Reglement bedoelde beginsel van goed financieel beheer.

Ten behoeve van de controles mag een serie soortgelijke individuele transacties in verband met lopende uitgaven voor salarissen, pensioenen, vergoeding van kosten van dienstreizen en ziektekosten door de bevoegde ordonnateur als één verrichting worden beschouwd.

4. De controles achteraf geschieden aan de hand van documenten en, zo nodig, ter plaatse.

De controles achteraf zijn erop gericht na te gaan of de uit de begroting gefinancierde verrichtingen correct zijn uitgevoerd en in het bijzonder of aan de criteria van lid 3 is voldaan.

De resultaten van controles achteraf worden door de gedelegeerde ordonnateur minstens jaarlijks onderzocht om eventuele systeemtekortkomingen op te sporen. Hij/zij neemt de nodige maatregelen om eventuele tekortkomingen te verhelpen.

De in artikel 66, lid 6, van het Financieel Reglement bedoelde risicoanalyse wordt geëvalueerd in het licht van de resultaten van controles en andere relevante informatie.

Voor meerjarige programma’s stelt de gedelegeerde ordonnateur een meerjarige controlestrategie op waarin de aard en de omvang van de controles voor de duur van het programma worden aangegeven, alsook hoe de resultaten van jaar tot jaar dienen te worden gemeten voor het jaarlijks proces tot verkrijging van zekerheid.

Artikel 50

Beroepscode

(artikel 66, lid 7, en artikel 73, lid 5, van het Financieel Reglement)

1. De personeelsleden die de bevoegde ordonnateur aanwijst om de financiële verrichtingen te verifiëren, worden gekozen op grond van hun bijzondere kennis, bekwaamheid en vaardigheden die zij blijkens diploma’s of een passende beroepservaring of na een passend opleidingsprogramma bezitten.

2. Elke instelling stelt een beroepscode vast waarin op het gebied van interne controle het volgende wordt vastgesteld:

a) het vereiste niveau van technische en financiële bekwaamheid van de in lid 1 bedoelde personeelsleden;

b) de verplichting voor deze personeelsleden om zich voortdurend bij te scholen;

c) de opdrachten, rollen en taken die zij moeten vervullen;

d) de gedragsregels, met name inzake beroepsethiek en integriteit, waaraan zij zich moeten houden en de rechten die zij hebben.

3. De hoofden van de delegaties van de Unie die overeenkomstig artikel 56, lid 2, tweede alinea, van het Financieel Reglement optreden als gesubdelegeerd ordonnateur, doen dit in overeenstemming met de in lid 2 van dit artikel genoemde beroepscode van de Commissie voor de uitvoering van de aan hen gesubdelegeerde taken op het gebied van financieel beheer.

4. Elke instelling zorgt voor passende structuren om passende informatie over de controlenormen onder de ordonnateursdiensten te verspreiden en regelmatig bij te werken, alsmede de daartoe beschikbare methoden en technieken.

Artikel 51

Niet-optreden van de gedelegeerde ordonnateur

(artikel 66, lid 8, van het Financieel Reglement)

Onder niet-optreden van de gedelegeerde ordonnateur in de zin van artikel 66, lid 8, van het Financieel Reglement wordt verstaan het uitblijven van een antwoord binnen een redelijke termijn gelet op de omstandigheden van het betrokken geval, die in ieder geval niet langer is dan één maand.

Artikel 52

Toezending van informatie over financiën en beheer aan de rekenplichtige

(artikel 66 van het Financieel Reglement)

De gedelegeerde ordonnateur zendt de rekenplichtige, met inachtneming van de door deze laatste vastgestelde regels, de informatie over financiën en beheer toe die nodig is voor de vervulling van zijn taken.

De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur regelmatig, en minstens vóór het afsluiten van de rekeningen, de dienstige financiële gegevens betreffende de bancaire trustrekeningen teneinde het gebruik van middelen van de Unie in de boekhouding van de Unie tot uiting te brengen.

Artikel 53

Verslag over de onderhandelingsprocedures

(Artikel 66 van het Financieel Reglement)

De gedelegeerde ordonnateurs houden voor elk begrotingsjaar bij, hoeveel opdrachten worden geplaatst door middel van de in artikel 134, lid 1, onder a) tot en met g), artikel 135, lid 1, onder a) tot en met d), en de artikelen 266, 268 en 270 van deze verordening bedoelde onderhandelingsprocedure. Indien het aantal onderhandelingsprocedures in verhouding tot het aantal door dezelfde gedelegeerde ordonnateur geplaatste opdrachten aanzienlijk stijgt ten opzichte van de voorafgaande begrotingsjaren of indien deze verhouding aanmerkelijk hoger is dan het gemiddelde van zijn instelling, brengt de bevoegde ordonnateur verslag uit aan zijn instelling, en vermeldt hij daarbij de maatregelen die, in voorkomend geval, zijn genomen om deze tendens om te buigen. Elke instelling zendt het Europees Parlement en de Raad een verslag over de onderhandelingsprocedures toe. In het geval van de Commissie wordt dit verslag gevoegd bij de in artikel 66, lid 9, van het Financieel Reglement bedoelde samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen.

Afdeling 3

Rekenplichtige

Artikel 54

Aanstelling van de rekenplichtige

(artikel 68 van het Financieel Reglement)

1. De rekenplichtige wordt door elke instelling aangesteld uit de ambtenaren op wie het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie van toepassing is.

De rekenplichtige wordt door de instelling gekozen op grond van zijn specifieke bekwaamheid, die door diploma’s wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaring blijkt.

2. Twee of meer instellingen of organen kunnen dezelfde rekenplichtige aanstellen.

In dat geval nemen zij alle nodige maatregelen om belangenconflicten te voorkomen.

Artikel 55

Beëindiging van de functie van rekenplichtige

(artikel 68 van het Financieel Reglement)

1. Bij de beëindiging van de functie van rekenplichtige wordt zo spoedig mogelijk een staat van de rekeningen opgemaakt.

2. De staat van de rekeningen, vergezeld van een overdrachtsrapport, wordt door de rekenplichtige die zijn functie beëindigt, of, indien dit niet mogelijk is, door een ambtenaar van zijn dienst aan de nieuwe rekenplichtige toegezonden.

De nieuwe rekenplichtige ondertekent de staat van de rekeningen binnen een maand na de datum van toezending voor aanvaarding, waarbij hij een voorbehoud kan maken.

Het overdrachtsrapport bevat tevens het resultaat van elke opgemaakte staat van de rekeningen en met name van eventuele voorbehouden.

3. Elk(e) in artikel 208 van het Financieel Reglement bedoeld(e) instelling of orgaan stelt het Europees Parlement, de Raad en de rekenplichtige van de Commissie van de aanstelling of beëindiging van de functie van haar rekenplichtige in kennis.

Artikel 56

Validering van de boekhoud- en inventarissystemen

(artikel 68 van het Financieel Reglement)

De bevoegde ordonnateur stelt de rekenplichtige in kennis van alle ontwikkelingen of significante wijzigingen van financiële beheerssystemen, inventarisatiesystemen of systemen voor de waardering van activa en passiva die gegevens leveren voor de boekhouding van de instelling of worden gebruikt om boekhoudgegevens te documenteren, teneinde de rekeningplichtige in staat te stellen de overeenstemming ervan met de valideringscriteria te verifiëren.

De rekenplichtige kan reeds gevalideerde financiële beheerssystemen op eender welk moment opnieuw onderzoeken. Wanneer een door de ordonnateur ingesteld financieel beheerssysteem niet wordt gevalideerd door de rekenplichtige of de validering door deze laatste wordt ingetrokken, stelt de bevoegde ordonnateur een actieplan op om de tekortkomingen die aan de afkeuring ten grondslag liggen te verhelpen.

De bevoegde ordonnateur is verantwoordelijk voor de volledigheid van de informatie die aan de rekenplichtige wordt verstrekt.

Artikel 57

Beheer van de kasmiddelen

(artikel 68 van het Financieel Reglement)

1. De rekenplichtige ziet erop toe dat zijn instelling voldoende middelen ter be