BESLUIT VAN DE COMMISSIE

van 7 juli 2004

tot wijziging van haar reglement van orde

(2004/563/EG, Euratom)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 218, lid 2,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en met name op artikel 131,

Gelet op het Verdrag betreffende de Europese Unie, en met name op artikel 28, lid 1, en artikel 41, lid 1,

BESLUIT:

Artikel 1

De bepalingen van de Commissie betreffende elektronische en gedigitaliseerde documenten, waarvan de tekst in de bijlage bij dit besluit is opgenomen, worden als bijlage bij het reglement van orde van de Commissie gevoegd.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

BIJLAGE

Bepalingen van de Commissie betreffende elektronische en gedigitaliseerde documenten

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Het algemene gebruik van nieuwe informatie- en communicatietechnologieën door de Commissie voor het eigen functioneren en bij de uitwisseling van documenten met de buitenwereld, met name met de communautaire bestuursdiensten, met inbegrip van organen die belast zijn met de tenuitvoerlegging van Gemeenschapsbeleid, en met de nationale overheden, heeft tot gevolg dat de documentatieruimte van de Commissie steeds meer elektronische en gedigitaliseerde documenten bevat.

(2) Naar aanleiding van het Witboek over de hervorming van de Commissie (1), waarvan de actiepunten 7, 8 en 9 betrekking hebben op de overgang naar de „e-Commissie”, en de mededeling „Naar de Commissie on line: Strategie voor de uitvoering in de periode 2001-2005 (acties 7, 8 en 9 van het Witboek over de hervorming)” (2), heeft de Commissie in het kader van het interne functioneren en de betrekkingen tussen haar diensten, de ontwikkeling van computersystemen geïntensiveerd die het mogelijk maken de documenten en de procedures met behulp van elektronische middelen te beheren.

(3) Bij Besluit 2002/47/EG, EGKS, Euratom (3) heeft de Commissie bij haar reglement van orde bepalingen betreffende het documentenbeheer gevoegd, teneinde met name te garanderen dat zij te allen tijde informatie kan verstrekken over aangelegenheden waarvoor zij verantwoordelijk is. In haar mededeling over de vereenvoudiging en modernisering van het documentenbeheer (4) heeft de Commissie zich op middellange termijn tot doel gesteld een elektronische archivering van de documenten in te voeren die is gebaseerd op een aantal gemeenschappelijke voorschriften en procedures welke voor alle diensten gelden.

(4) De documenten moeten worden beheerd met inachtneming van de voor de Commissie noodzakelijke veiligheidsvoorschriften, met name op het gebied van de rubricering van documenten overeenkomstig haar Besluit 2001/844/EG, EGKS, Euratom (5), de bescherming van informatiesystemen overeenkomstig haar Besluit C(95) 1510 en de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (6). De documentatieruimte van de Commissie moet dus zodanig worden ontworpen, dat de documentatie toevoerende informatiesystemen, netwerken en verzendingsmiddelen door afdoende veiligheidsmaatregelen zijn beschermd.

(5) Het is belangrijk dat voorschriften worden vastgesteld die niet alleen de voorwaarden voor de geldigheid, ten aanzien van de Commissie, van de elektronische en gedigitaliseerde of langs elektronische weg verzonden documenten bepalen, wanneer deze voorwaarden niet elders zijn vastgelegd, maar ook de voorwaarden voor de bewaring ervan die de integriteit en de leesbaarheid in de tijd van deze documenten en begeleidende metadata gedurende de gehele vereiste bewaartermijn garanderen,

BESLUIT:

Artikel 1

Doel

Deze bepalingen leggen de voorwaarden vast voor de geldigheid van elektronische en gedigitaliseerde documenten ten aanzien van de Commissie. Zij strekken eveneens ertoe de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid in de tijd van deze documenten en de begeleidende metadata te garanderen.

Artikel 2

Toepassingsgebied

Deze bepalingen zijn van toepassing op elektronische en gedigitaliseerde documenten die de Commissie heeft opgesteld of ontvangen en in bezit heeft.

Zij kunnen, bij overeenkomst, van toepassing zijn op elektronische en gedigitaliseerde documenten die andere met de uitvoering van Gemeenschapsbeleid belaste organen in bezit hebben, of op documenten die worden uitgewisseld in het kader van telematicanetwerken tussen bestuursdiensten waarvan de Commissie deel uitmaakt.

Artikel 3

Definities

Voor de toepassing van deze bepalingen wordt verstaan onder:

1) „document”: een document zoals het is gedefinieerd in artikel 3, onder a), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (7) en in artikel 1 van de bepalingen betreffende het documentenbeheer die bij het reglement van orde van de Commissie zijn gevoegd, hierna „bepalingen betreffende het documentenbeheer” genoemd;

2) „elektronisch document”: een samenstel van gegevens die met behulp van een computersysteem of soortgelijke apparatuur op allerlei soorten dragers zijn ingevoerd of opgeslagen en die door een persoon of door een dergelijk systeem of apparaat kunnen worden gelezen of waargenomen, alsmede iedere visuele weergave en uitvoer, gedrukt of anderszins, van deze gegevens;

3) „digitalisering van documenten”: het proces waarbij een papieren document of een ander conventioneel type drager in elektronisch beeld wordt omgezet. De digitalisering geldt voor alle soorten documenten en kan worden uitgevoerd op basis van verschillende dragers, zoals papier, fax, microvormen (microfiche, microfilm), foto’s, video- of audiocassettes en films;

4) „levenscyclus van een document”: alle stadia of perioden in het bestaan van een document, vanaf de ontvangst of de formele opstelling in de zin van artikel 4 van de bepalingen betreffende het documentenbeheer tot de overdracht aan de historische archieven van de Commissie en het toegankelijk maken ervan voor het publiek of tot de vernietiging in de zin van artikel 7 van de genoemde bepalingen;

5) „documentatieruimte van de Commissie”: het samenstel van documenten, dossiers en metadata die de Commissie heeft opgesteld, ontvangen, geregistreerd, geordend en bewaard;

6) „integriteit”: het feit dat de in het document en de begeleidende metadata vervatte informatie compleet (alle gegevens zijn aanwezig) en juist (geen enkel gegeven is gewijzigd) is;

7) „leesbaarheid in de tijd”: het feit dat de in het document en de begeleidende metadata vervatte informatie gemakkelijk leesbaar blijft voor iedere persoon die er toegang toe moet of kan hebben gedurende de gehele levenscyclus van de genoemde documenten, vanaf de formele opstelling of ontvangst tot de overdracht aan de historische archieven van de Commissie en het toegankelijk maken voor het publiek of tot de naar gelang van de vereiste bewaartermijn toegestane vernietiging;

8) „metadata”: de gegevens die de context, de inhoud en de structuur van de documenten alsook het beheer ervan in de tijd beschrijven, zoals zij in de uitvoeringsbepalingen van de bepalingen betreffende het documentenbeheer zijn vastgelegd en zullen worden aangevuld met de uitvoeringsbepalingen van de onderhavige bepalingen;

9) „elektronische handtekening”: een elektronische handtekening in de zin van artikel 2, punt 1, van Richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad (8);

10) „geavanceerde elektronische handtekening”: een elektronische handtekening in de zin van artikel 2, punt 2, van Richtlijn 1999/93/EG.

Artikel 4

Geldigheid van elektronische documenten

1. In de gevallen waarin een toepasselijk communautair of nationaal voorschrift het ondertekende origineel van een document vereist, voldoet een door de Commissie opgesteld of ontvangen elektronisch document aan dit vereiste indien het betreffende document een geavanceerde elektronische handtekening bevat die op een gekwalificeerd certificaat is gebaseerd en met behulp van een veilig middel voor het aanmaken van handtekeningen is gecreëerd, dan wel een elektronische handtekening die gelijkwaardige garanties biedt met betrekking tot de functionaliteiten van een handtekening.

2. In de gevallen waarin een toepasselijk communautair of nationaal voorschrift vereist dat een document schriftelijk is opgesteld, zonder evenwel het ondertekende origineel te vereisen, voldoet een door de Commissie opgesteld of ontvangen elektronisch document aan dit vereiste indien de persoon waarvan het uitgaat naar behoren is geïdentificeerd en indien het document is opgesteld in zodanige omstandigheden dat de integriteit van de inhoud en de begeleidende metadata is gegarandeerd, en het wordt bewaard in de in artikel 7 vastgelegde omstandigheden.

3. Dit artikel is van toepassing vanaf de dag volgende op die van de vaststelling van de in artikel 9 bedoelde uitvoeringsbepalingen.

Artikel 5

Geldigheid van elektronische procedures

1. In de gevallen waarin volgens een procedure van de Commissie de handtekening van een gemachtigd persoon of het akkoord van een persoon in een of meer fasen van de bedoelde procedure is vereist, kan deze procedure met behulp van computersystemen worden beheerd, op voorwaarde dat elke persoon op duidelijke en ondubbelzinnige wijze is geïdentificeerd en dat het betrokken systeem de onaantastbaarheid van de inhoud garandeert, ook wat de verschillende procedurefasen betreft.

2. In de gevallen waarin bij een procedure de Commissie en andere organen zijn betrokken en de handtekening van een gemachtigd persoon of het akkoord van een persoon in een of meer fasen van de genoemde procedure is vereist, kan deze procedure worden beheerd met behulp van computersystemen waarvan de technische voorwaarden en garanties bij overeenkomst zijn vastgesteld.

Artikel 6

Verzending langs elektronische weg

1. De verzending van documenten door de Commissie naar een intern of extern adres kan geschieden via het voor de omstandigheden meest geschikte communicatiemiddel.

2. Voor de verzending van documenten naar de Commissie kan gebruik worden gemaakt van alle communicatiemiddelen, hieronder begrepen langs elektronische weg — fax, elektronische post (e-mail), elektronisch formulier, website.

3. De leden 1 en 2 zijn niet van toepassing wanneer bijzondere verzendingsmiddelen of bijzondere formaliteiten in verband met de verzending zijn vereist door een toepasselijk communautair of nationaal voorschrift dan wel op grond van een overeenkomst of een akkoord tussen de partijen.

Artikel 7

Bewaring

1. De bewaring van elektronische en gedigitaliseerde documenten door de Commissie moet gedurende de gehele vereiste bewaartermijn in de volgende omstandigheden zijn gegarandeerd:

a) het document wordt bewaard in de vorm waarin het is opgesteld, verzonden of ontvangen of in een vorm die de integriteit van niet alleen de inhoud van dit document maar ook de begeleidende metadata onaangetast laat;

b) de inhoud van het document en de begeleidende metadata zijn gedurende de gehele bewaartermijn leesbaar door iedereen die gemachtigd is daartoe toegang te hebben;

c) indien het een langs elektronische weg verzonden of ontvangen document betreft, maken de gegevens die het mogelijk maken de herkomst en de bestemming ervan alsmede de datum en het uur van verzending of ontvangst te bepalen, deel uit van de te bewaren minimale metadata;

d) indien het met behulp van computersystemen beheerde elektronische procedures betreft, moeten de gegevens over de formele procedurefasen worden bewaard in zodanige omstandigheden dat de identificatie van deze fasen alsook de identificatie van de auteurs en interveniënten is gegarandeerd.

2. Voor de toepassing van lid 1 voert de Commissie een elektronisch bewaarsysteem in, dat voor de gehele levenscyclus van elektronische en gedigitaliseerde documenten geldt.

De technische voorwaarden voor het elektronische bewaarsysteem worden vastgesteld door de in artikel 9 bedoelde uitvoeringsbepalingen.

Artikel 8

Veiligheid

De elektronische en gedigitaliseerde documenten worden beheerd met inachtneming van de voor de Commissie noodzakelijke veiligheidsvoorschriften. Daartoe worden de documentatie toevoerende informatiesystemen, netwerken en verzendingsmiddelen beschermd met behulp van afdoende veiligheidsmaatregelen op het gebied van rubricering van documenten, bescherming van informatiesystemen en bescherming van persoonsgegevens.

Artikel 9

Uitvoeringsbepalingen

De uitvoeringsbepalingen van de onderhavige bepalingen worden opgesteld in overleg met de directoraten-generaal en daarmee gelijkgestelde diensten en vastgesteld door de secretaris-generaal van de Commissie in overeenstemming met de directeur-generaal die bij de Commissie bevoegd is voor informatica.

Zij worden regelmatig bijgewerkt naar gelang van de ontwikkeling van de informatie- en communicatietechnologieën en de nieuwe verplichtingen die de Commissie kunnen worden opgelegd.

Artikel 10

Tenuitvoerlegging binnen de diensten

Elke directeur-generaal of elk diensthoofd neemt de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat de documenten, procedures en elektronische systemen waarvoor hij verantwoordelijk is, aan de eisen van de onderhavige bepalingen en de uitvoeringsbepalingen voldoen.

Artikel 11

Uitvoering van de bepalingen

Het secretariaat-generaal van de Commissie is belast met het toezicht op de uitvoering van de onderhavige bepalingen in overleg met de directoraten-generaal en de daarmee gelijkgestelde diensten, met name met het directoraat-generaal dat bij de Commissie bevoegd is voor informatica.

(1) C(2000) 200.

(2) SEC(2001 )924.

(3) PB L 21 van 24.1.2002, blz. 23.

(4) C(2002) 99 def.

(5) PB L 317 van 3.12.2001, blz. 1.

(6) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.

(7) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(8) PB L 13 van 19.1.2000, blz. 12.