NL Publicatieblad van de Europese Unie L 228/3

VERORDENING (EG) Nr. 792/2009 VAN DE COMMISSIE

van 31 augustus 2009

tot vaststelling van de uitvoeringsbepalingen voor de kennisgeving door de lidstaten aan de Commissie van de informatie en de documenten ter uitvoering van de gemeenschappelijke marktordening, de regeling voor rechtstreekse betalingen, de afzetbevordering voor landbouwproducten en de regelingen voor de ultraperifere gebieden en de kleinere eilanden in de Egeïsche Zee

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EG) nr. 247/2006 van de Raad van 30 januari 2006 houdende specifieke maatregelen op landbouwgebied ten behoeve van de ultraperifere gebieden van de Unie (1), en met name op artikel 25,

Gelet op Verordening (EG) nr. 1405/2006 van de Raad van 18 september 2006 houdende vaststelling van specifieke maatregelen voor de landbouw ten behoeve van de kleinere eilanden in de Egeïsche Zee en tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1782/2003 (2), en met name op artikel 14,

Gelet op Verordening (EG) nr. 1234/2007 van de Raad van 22 oktober 2007 houdende een gemeenschappelijke ordening van de landbouwmarkten en specifieke bepalingen voor een aantal landbouwproducten („integrale-GMO-verordening”) (3), en met name op artikel 192, lid 2, juncto artikel 4,

Gelet op Verordening (EG) nr. 3/2008 van de Raad van 17 december 2007 inzake voorlichtings- en afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten op de binnenmarkt en in derde landen (4), en met name op artikel 15,

Gelet op Verordening (EG) nr. 73/2009 van de Raad van 19 januari 2009 tot vaststelling van gemeenschappelijke voorschriften voor regelingen inzake rechtstreekse steunverlening aan landbouwers in het kader van het gemeenschappelijk landbouwbeleid en tot vaststelling van bepaalde steunregelingen voor landbouwers, tot wijziging van Verordeningen (EG) nr. 1290/2005, (EG) nr. 247/2006, (EG) nr. 378/2007 en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1782/2003 (5), en met name op artikel 142, onder q),

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Doordat de Commissie en de lidstaten op grote schaal gebruikmaken van de nieuwe informatie- en communicatietechnologieën, met name in hun betrekkingen met de bevoegde nationale autoriteiten die voor de uitvoering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid (GLB) verantwoordelijk zijn, hebben zij steeds meer elektronische of gedigitaliseerde documenten in hun bezit.

(2) De Commissie heeft haar inspanningen opgevoerd om computersystemen te ontwikkelen waarmee documenten en procedures elektronisch kunnen worden beheerd in het kader van haar eigen interne werkprocedures en in haar betrekkingen met de bij het GLB betrokken autoriteiten. Tegelijkertijd hebben de lidstaten op nationaal niveau computersystemen ontwikkeld die beantwoorden aan de behoeften van een gedeeld beheer van het GLB.

(3) In dit verband en gelet op het feit dat alle betrokkenen een uniform en geharmoniseerd beheer van het GLB moeten garanderen, moet een rechtskader worden ingevoerd en moeten gemeenschappelijke bepalingen worden vastgesteld voor de informatiesystemen die worden opgezet voor de kennisgeving aan de Commissie van de informatie en de documenten die afkomstig zijn van de lidstaten en de door hen in het kader van het GLB aangewezen autoriteiten of instanties.

(4) Om deze doelstellingen efficiënt te bereiken moet de reikwijdte van dit rechtskader worden vastgesteld, zowel wat betreft de betrokken regelgeving als de betrokken actoren.

(5) Wat de regelgeving betreft, leggen de Verordeningen (EG) nr. 247/2006, (EG) nr. 1405/2006, (EG) nr. 1234/2007, (EG) nr. 3/2008 en (EG) nr. 73/2009 en de uitvoeringsbepalingen daarvan (hierna „GLB-verordeningen” genoemd) de lidstaten een brede waaier aan verplichtingen op inzake de kennisgeving aan de Commissie van de informatie en de documenten die voor de uitvoering van die verordeningen noodzakelijk zijn. Daarom moet met die verordeningen rekening worden gehouden overeenkomstig de eigen specifieke kenmerken ervan.

(6) Wat de betrokken actoren betreft, maken de rechten en de verplichtingen die krachtens de GLB-verordeningen voor zowel de Commissie als de lidstaten en hun bevoegde autoriteiten en instanties gelden, het noodzakelijk dat de voor de uitgevoerde acties en maatregelen verantwoordelijke individuen en autoriteiten nauwkeurig worden geïdentificeerd.

(7) In de GLB-verordeningen is meestal bepaald dat de gegevens elektronisch of via een informatiesysteem moeten worden doorgestuurd, maar is niet noodzakelijk aangegeven welke beginselen daarbij van toepassing zijn. Om coherentie en een goed beheer te garanderen en de procedures voor de gebruikers en de voor de systemen verantwoordelijke autoriteiten te vereenvoudigen, is het derhalve wenselijk gemeenschappelijke beginselen vast te stellen voor alle opgezette informatiesystemen.

(8) Opdat de documenten als geldig kunnen worden erkend voor de doelstellingen van de Commissie en in de lidstaten, moeten de authenticiteit, de integriteit en de langdurige leesbaarheid van de documenten en de bijbehorende metagegevens kunnen worden gegarandeerd tijdens de hele periode waarin zij moeten worden bewaard.

(9) Om die garantie te kunnen bieden moeten de autoriteiten of de individuen die gemachtigd zijn om mededelingen door te sturen, altijd in de opgezette informatiesystemen geïdentificeerd zijn op basis van de hen toegekende bevoegdheden. Het identificeringsproces moet plaatsvinden onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde autoriteiten die in elk van de GLB-verordeningen zijn vermeld. Met het oog op het goed beheer moet het evenwel aan de lidstaten en de Commissie worden overgelaten om de voorwaarden vast te stellen voor de aanwijzing van gemachtigde personen en daarbij te bepalen dat die aanwijzing moet plaatsvinden via één enkel verbindingsorgaan. Voorts moeten de voorwaarden worden vastgesteld voor de toekenning van de toegangsrechten met betrekking tot de door de Commissie opgezette informatiesystemen.

(10) Gezien de brede waaier aan kennisgevingsverplichtingen die onder het toepassingsgebied van deze verordening vallen, zullen de informatiesystemen geleidelijk ter beschikking van de bevoegde autoriteiten van de lidstaten worden gesteld. De verplichting om voor de kennisgevingen gebruik te maken van deze informatiesystemen, moet gelden zodra de desbetreffende bepalingen van de GLB-verordeningen in de toepassing van de onderhavige verordening voorzien.

(11) De documenten moeten worden beheerd overeenkomstig de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens. Daartoe moeten de algemene regels gelden die zijn vastgesteld in de communautaire regelgeving, namelijk Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (6), Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 2002 betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de sector elektronische communicatie (richtlijn betreffende privacy en elektronische communicatie) (7), Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (8) en Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (9).

(12) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van beheer voor rechtstreekse betalingen en het Beheerscomité voor de gemeenschappelijke ordening van de landbouwmarkten,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

HOOFDSTUK I

TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES

Artikel 1

Onderwerp en toepassingsgebied

Bij deze verordening worden bepalingen vastgesteld voor de kennisgeving, via informatiesystemen, van informatie en documenten (hierna „documenten” genoemd) in het kader van de kennisgevingsverplichtingen die de lidstaten ten aanzien van de Commissie hebben op grond van:

— Verordening (EG) nr. 247/2006 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;

— Verordening (EG) nr. 1405/2006 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;

— Verordening (EG) nr. 1234/2007 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;

— Verordening (EG) nr. 3/2008 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;

— Verordening (EG) nr. 73/2009 en de uitvoeringsbepalingen daarvan.

Artikel 2

Definities

Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:

a) „kennisgevingsverplichting”: de verplichting voor de lidstaten om documenten aan de Commissie voor te leggen, als voorgeschreven in de in artikel 1 bedoelde communautaire regelgeving;

b) „bevoegde autoriteiten”: de autoriteiten of instanties die door de lidstaten zijn aangewezen als verantwoordelijk voor het vervullen van de kennisgevingsverplichting;

c) „voor de informatiesystemen verantwoordelijke autoriteit”: de autoriteit, dienst, instantie of persoon die in de Commissie voor de validering en het gebruik van het systeem verantwoordelijk is en als dusdanig in dat systeem is geïdentificeerd;

d) „metagegevens”: de gegevens die een beschrijving geven van de context, de inhoud en de structuur van de documenten en het beheer daarvan in de tijd.

HOOFDSTUK II

INFORMATIESYSTEMEN VAN DE COMMISSIE, TOEGANGSRECHTEN EN AUTHENTICITEIT VAN DE DOCUMENTEN

Artikel 3

Informatiesystemen van de Commissie

Om aan de kennisgevingsverplichting te voldoen, moeten de documenten via de informatiesystemen die ter beschikking van de bevoegde autoriteiten worden gesteld, hierna „informatiesystemen” genoemd, aan de Commissie worden doorgestuurd met ingang van de datum waarop, krachtens de desbetreffende kennisgevingsverplichting, het gebruik van die systemen overeenkomstig de onderhavige verordening verplicht wordt.

Artikel 4

Toegangsrechten en één enkel verbindingsorgaan

1. Het verlenen van toegangsrechten en het certificeren van de identiteit van diegenen die toegang hebben tot de informatiesystemen (hierna „de gebruikers” genoemd), vallen onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde autoriteiten van de lidstaten.

2. Met betrekking tot de toegang tot de systemen:

a) wijst elke lidstaat één enkel verbindingsorgaan aan dat verantwoordelijk is voor: i) de validering, voor elk systeem, van de toegangsrechten die de bevoegde autoriteiten toekennen en up-to-date houden, en van de gecertificeerde identiteit van de gebruikers die toegang tot de systemen hebben; ii) de mededeling aan de Commissie van de lijst van de bevoegde autoriteiten en de gebruikers die toegang tot de systemen hebben;

b) stelt elke lidstaat de Commissie in kennis van de identiteit en de contactgegevens van het verbindingsorgaan dat hij heeft aangewezen.

Nadat de toegangsrechten zijn gevalideerd, worden zij geactiveerd door de autoriteit die voor de informatiesystemen verantwoordelijk is.

Artikel 5

Opstelling en kennisgeving van documenten

1. De documenten worden opgesteld en meegedeeld overeenkomstig de procedures waarin de informatiesystemen voorzien, met gebruikmaking van de modellen of de methoden die via die informatiesystemen ter beschikking van de gebruikers worden gesteld, een en ander onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde autoriteit van de lidstaat en overeenkomstig de toegangsrechten die door de betrokken autoriteiten zijn toegekend. Deze modellen en methoden worden gewijzigd en ter beschikking gesteld nadat aan de gebruikers van het betrokken systeem informatie is verstrekt.

2. In gevallen van overmacht of uitzonderlijke omstandigheden, en met name bij een storing in het informatiesysteem of het ontbreken van een stabiele verbinding, kan de lidstaat de stukken op papier of met andere adequate elektronische middelen aan de Commissie toezenden. Een dergelijke indiening van stukken op papier of met andere elektronische middelen moet tijdig, voordat de termijn voor de kennisgeving verstreken is, via een voorafgaande, gemotiveerde kennisgeving aan de Commissie worden gemeld.

Artikel 6

Authenticiteit van de documenten

De authenticiteit van een document dat overeenkomstig de onderhavige verordening via een informatiesysteem is meegedeeld of wordt bewaard, wordt erkend als de persoon die het document heeft doorgestuurd, naar behoren is geïdentificeerd en als het document overeenkomstig de onderhavige verordening is opgesteld en meegedeeld.

HOOFDSTUK III

INTEGRITEIT, LANGDURIGE LEESBAARHEID EN BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

Artikel 7

Integriteit en langdurige leesbaarheid

De informatiesystemen zijn van die aard dat de integriteit van de meegedeelde en bewaarde documenten wordt beschermd.

Met name bieden de informatiesystemen de volgende garanties:

a) zij maken het mogelijk elke gebruiker op ondubbelzinnige wijze te identificeren en bevatten efficiënte controlemaatregelen met betrekking tot de toegangsrechten zodat zij bescherming bieden tegen illegale, kwaadwillige of niet-toegestane toegang, vernietiging, wijziging of verplaatsing van documenten, dossiers, metagegevens en procedurefasen;

b) zij zijn uitgerust met systemen die een fysieke bescherming bieden tegen indringing en milieuongevallen, en de software is beschermd tegen cyberaanvallen;

c) zij voorkomen met diverse middelen ongeoorloofde wijzigingen en beschikken over integriteitsmechanismen waarmee kan worden nagegaan of een document in de loop van de tijd is gewijzigd;

d) zij bewaren een controlespoor voor elke essentiële procedurefase;

e) zij bewaren de opgeslagen gegevens in een omgeving die overeenkomstig punt b) veilig is, zowel fysiek als wat de software betreft;

f) zij bieden betrouwbare procedures voor formaatconversie en migratie zodat zij kunnen garanderen dat de documenten gedurende de hele vereiste opslagperiode leesbaar en toegankelijk zijn;

g) zij gaan vergezeld van een voldoende gedetailleerde en bijgewerkte functionele en technische documentatie over de werking en de kenmerken van het systeem en deze documentatie kan op elk ogenblik worden geraadpleegd door de organisatorische eenheden die voor de functionele en/of technische specificaties verantwoordelijk zijn.

Artikel 8

Bescherming van persoonsgegevens

De onderhavige verordening geldt onverminderd Verordening (EG) nr. 45/2001, Verordening (EG) nr. 1049/2001, Richtlijn 95/46/EG en Richtlijn 2002/58/EG en de bepalingen die op grond daarvan zijn vastgesteld.

HOOFDSTUK IV

SLOTBEPALING

Artikel 9

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat. Gedaan te Brussel, 31 augustus 2009. Voor de Commissie Mariann FISCHER BOEL Lid van de Commissie

(1) PB L 42 van 14.2.2006, blz. 1.

(2) PB L 265 van 26.9.2006, blz. 1.

(3) PB L 299 van 16.11.2007, blz. 1.

(4) PB L 3 van 5.1.2008, blz. 1.

(5) PB L 30 van 31.1.2009, blz. 16.

(6) PB L 281 van 23.11.1995, blz. 31.

(7) PB L 201 van 31.7.2002, blz. 37.

(8) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(9) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.