VERSLAG over de financiële staten van het Communautair Bureau voor plantenrassen (OCVV-Angers) betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van het antwoord van het Bureau (98/C 406/09)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 111, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad (1) aan de raad van bestuur van het Communautair Bureau voor plantenrassen gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 110 van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur van het Bureau uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de in artikel 112 van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de boekhoudkundige stukken gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

1.4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET BUREAU VOOR PLANTENRASSEN VOOR HET PER 31 DECEMBER 1997 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR

Begrotingsboekhouding en algemene boekhouding

1.5. De achterstand bij de boekhoudkundige afwikkeling van de verrichtingen, waarop reeds vorig jaar is gewezen, is nog steeds niet ingehaald.

1.6. De algemene boekhouding vertoonde het hele jaar door een achterstand van meerdere maanden, en kon pas lang na afsluiting van de begrotingsboekhouding daarop worden aangesloten.

1.7. Voor de totale ontvangsten van het begrotingsjaar is slechts één invorderingsopdracht aan het eind van het begrotingsjaar gegeven.

Technische activiteiten

1.8. De achterstand die is ontstaan bij de instelling van de procedure om te verifiëren of rasbenamingen ontvankelijk zijn en met name bij de opstelling van contracten met de relevante nationale bureaus, heeft de afgifte van honderden bijkomende rasbeschermingstitels in 1997 in de weg gestaan.

1.9. De Raad van bestuur heeft nog steeds geen besluit genomen over de componenten en de berekeningsmethode van de onderzoekskosten op basis waarvan de vergoeding aan de met deze technische onderzoeken belaste bureaus dient te worden vastgesteld.

Overige opmerkingen

1.10. De begroting van het Bureau is niet gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

1.11. De uitvoeringsvoorschriften bij het financieel reglement van het Bureau zijn nog niet vastgesteld.

1.12. Het jaarverslag over het begrotingsjaar 1996 is nog steeds niet gepubliceerd.

Scheiding van functies

1.13. Ook al zijn er verbeteringen waargenomen, het beginsel van de scheiding van functies van ordonnateur en rekenplichtige wordt nog steeds niet volledig nageleefd. De rekenplichtige blijft medewerking verlenen aan de opstelling of de controle vooraf van begrotingsstukken (voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting, betalingsopdrachten, invorderingsopdrachten, regularisatie van voorschotkassen).

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 5 november 1998.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

Voorzitter

Tabel 1 Financiële balans per 31 december 1997

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Opmerking: De bedragen zijn op duizendtallen afgerond en vormen steeds het afgeronde bedrag van elke exacte waarde, niet de som van de afgeronde bedragen.

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Bureau.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 227 van 1.9.1994, blz. 27.

(2) Overeenkomstig artikel 111, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 1997 opgemaakt op 27 maart 1998, waarna ze zijn toegezonden aan de Raad van bestuur van het Bureau, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 31 maart 1998. Deze financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

ANTWOORD VAN HET BUREAU

1. Achterstand bij de controle van de boeken

De aangetroffen achterstand bij de geplande controle van de boeken over 1997 is te wijten aan een aantal verschillende factoren waaronder de onrust binnen het Bureau als gevolg van structurele veranderingen, de reeks verhuizingen en het daaruit voortvloeiende personeelsverloop, het ontbreken van boekhoudprogrammatuur (voor de algemene en de begrotingsboekhouding) die voldoet aan de communautaire vereisten (dubbel boekhoudsysteem), de beperkte en snel wisselende personeelsbezetting, de communautaire procedures voor de ingewikkelde taak van het beheren van de stelsels van rechten en de snelle uitbreiding van het stelsel voor communautaire bescherming van kwekersrechten.

Zowel de begrotingsboekhouding als de algemene boekhouding worden tegenwoordig aan controle onderworpen. Er zijn systemen ontwikkeld voor het deels geautomatiseerd invoeren van algemene boekhoudgegevens, en alle maatregelen voor het in januari 1999 invoeren van het SI 2 systeem (voor begrotingsboekhouding) zijn genomen. Bovendien wordt momenteel gewerkt aan het opzetten van een computerverbinding tussen boekhouding en het programma voor het technisch beheer van dossiers inzake de bescherming van plantenrassen, aan het aanwerven van een ondergeschikt rekenplichtige en aan de invoering van een systeem voor de maandelijkse invorderingsopdrachten van ontvangsten, en zullen boekhoudkundige bijstellingen voortaan op regelmatige basis plaatsvinden.

2. Vertragingen in verband met het technisch onderzoek

a) Contracten met nationale bureaus

Het opstellen van contracten inzake de verificatie van het al dan niet in aanmerking komen van rasbenamingen is met de betrokken nationale instanties besproken. Alle instanties konden zich vinden in de inhoud van de overlegde ontwerpversies. De eindversies van deze contracten zijn vertaald, zodat zij binnenkort door de betrokken instanties kunnen worden ondertekend. In elk geval zijn deze bureaus reeds op basis van het in de ontwerpcontracten bepaalde begonnen met het opstellen van verificatieprocedures. De aanvankelijk op dit niveau opgelopen achterstand met betrekking tot het toekennen van rechten is nu weggewerkt.

b) Berekening van de verificatiekosten

Tijdens zijn vergadering van april 1998 is de Raad van bestuur op grond van een voorstel van het Bureau overeengekomen om (via een openbare aanbestedingsprocedure) een onafhankelijke deskundige op financieel gebied aan te stellen ter evaluatie van de berekeningswijze - die aanvankelijk grotendeels door het Bureau zelf is geformuleerd - van de kosten van het door de betrokken nationale instanties uitgevoerd technisch onderzoek.

Tijdens dezelfde vergadering heeft de Raad van bestuur besloten de geldigheid van de afspraak over het "in-uit"-principe, waarbij de aan de onderzoeksbureaus uit hoofde van enig onderzoek betaalde bedragen worden vastgesteld op grond van de verficatierechten van het Bureau, te verlengen tot december 1999.

3. Overige niet gepubliceerde stukken

a) Begroting van het Bureau

De gewijzigde begroting voor 1998 van het Bureau, aangenomen door de Raad van bestuur tijdens diens vergadering van 10 juli 1998, zal aan het eind van het tweede semester van 1998 door het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen in Luxemburg worden gepubliceerd.

Met het oog op het verminderen van de kosten van publicatie in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen is een aantal organen (Bilbao, Lissabon, Luxemburg, Angers) zelfs overeengekomen om - gecoördineerd door het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie - hun begrotingen in een gezamenlijke publicatie openbaar te maken.

Naast de gewijzigde begroting voor 1998 zal deze publicatie eveneens bevatten:

- de begroting voor 1996,

- de begroting voor 1997,

- de voorlopige begroting voor 1998,

- de gewijzigde begroting voor 1998.

b) Uitvoeringsvoorschriften van het financieel reglement

Er wordt momenteel gewerkt aan de ontwerp-uitvoeringsvoorschriften van het financieel reglement van het Bureau. Gezien de bijzondere aard van het Bureau en dientengevolge van diens financieel reglement is grote zorg geboden bij het opstellen van dit reglement, en dient rekening gehouden te worden met de ervaring die is opgedaan bij andere zichzelf financierende organen die op vergelijkbare wijze functioneren (Alicante, Londen).

Het ontwerp dient aan de Raad van bestuur te worden voorgelegd tijdens diens vergadering van december 1998.

c) Jaarverslag 1996

Het ontwerp-verslag over het jaar 1996 is vertaald en naar het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen gestuurd om gedurende de tweede helft van 1998 te worden uitgebracht. Er dient te worden opgemerkt dat het jaarverslag voor 1996, in tegenstelling tot het jaarverslag voor 1995, een omvangrijke technische bijlage bevat.

4. Ontoereikende scheiding van taken

Na een gestage groei in de personeelsbezetting van de financiële een administratieve eenheden blijkt het momenteel mogelijk om te voldoen aan de eisen op het gebied van scheiding van taken. Voorstellen voor betalings- en invorderingsopdrachten (met uitzondering van dat van de te betalen rechten) worden in het algemeen door de financiële beheerders voorbereid, ter ondertekening door de ordonnateur.

Wat betreft het beheer van gelden ter goede rekening worden de documenten voor regularisatie opgesteld door de beheerder en ondergeschikt beheerder van de gelden ter goede rekening.

Tot slot wordt de rekenplichtige tegenwoordig bijgestaan door een tijdelijke assistent-boekhouder.