NL Publicatieblad van de Europese Unie L 219/98

BESLUIT (EU) 2016/1353 VAN DE RAAD

van 4 augustus 2016

betreffende het financieel reglement van het Europees Defensieagentschap en tot intrekking van Besluit 2007/643/GBVB

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gezien Besluit (GBVB) 2015/1835 van de Raad van 12 oktober 2015 tot vaststelling van het statuut, de zetel en de voorschriften voor de werking van het Europees Defensieagentschap (1), en met name artikel 18,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Op 18 september 2007 heeft de Raad Besluit 2007/643/GBVB (2) betreffende het financieel reglement van het Europees Defensieagentschap, alsmede de regels voor het plaatsen van opdrachten en de regels inzake de financiële bijdragen uit de operationele begroting van het Europees Defensieagentschap, vastgesteld.

(2) Ten gevolge van de vaststelling van Besluit (GBVB) 2015/1835 moet Besluit 2007/643/GBVB worden ingetrokken en moet er een nieuw financieel reglement voor het Europees Defensieagentschap worden vastgesteld,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

TITEL I

ONDERWERP EN DEFINITIES

Artikel 1

Onderwerp

Dit besluit bevat de financiële basisregels voor het Europees Defensieagentschap (hierna „het Agentschap”).

Artikel 2

Definities

Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:

a) „deelnemende lidstaten”: de lidstaten die aan het Agentschap deelnemen;

b) „bijdragende lidstaten”: de deelnemende lidstaten die bijdragen aan een specifiek project of programma van het Agentschap;

c) „algemene begroting”: de algemene begroting vastgesteld overeenkomstig artikel 13 van Besluit (GBVB) 2015/1835;

d) „extra ontvangsten”: de extra ontvangsten waarvan de inhoud wordt omschreven in artikel 15 van Besluit (GBVB) 2015/1835;

e) „ordonnateur”: de Directeur van het Agentschap die de in artikel 10, lid 5, van Besluit (GBVB) 2015/1835 omschreven bevoegdheden uitoefent;

f) „begroting”: het instrument waarbij voor elk begrotingsjaar alle voor het Agentschap noodzakelijk geachte ontvangsten en uitgaven worden geraamd en toegestaan;

g) „controle”: alle maatregelen ter verkrijging van redelijke zekerheid inzake de doeltreffendheid, efficiëntie en zuinigheid van verrichtingen, de betrouwbaarheid van de verslaglegging, de bescherming van activa en informatie, de voorkoming, opsporing en correctie van fraude en onregelmatigheden en de follow-up daarvan, en de adequate beheersing van de risico's in verband met de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, rekening houdend met het meerjarige karakter van de programma's en met de aard van de betrokken betalingen. De controle hiervan kan diverse toetsen inhouden, alsmede de tenuitvoerlegging van beleid en procedures om de in de eerste zin beschreven doelstellingen te bereiken;

h) „toets”: de verificatie van een specifiek aspect van een uitgaven- of ontvangstenverrichting.

TITEL II

BEGROTING VAN HET AGENTSCHAP

Artikel 3

Begroting van het agentschap

De begroting van het Agentschap omvat de algemene begroting, de aan de activiteiten in het kader van ad-hocprojecten of ad-hocprogramma's verbonden begrotingen als bedoeld in hoofdstuk IV van Besluit (GBVB) 2015/1835 en begrotingen voortvloeiend uit extra ontvangsten.

HOOFDSTUK 1

Begrotingsbeginselen

Artikel 4

Eerbiediging van begrotingsbeginselen

De begroting van het Agentschap wordt overeenkomstig artikel 12 van Besluit (GBVB) 2015/1835 opgesteld en uitgevoerd in overeenstemming met de in dit besluit omschreven begrotingsbeginselen.

Artikel 5

Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel

1. Slechts door aanwijzing op een onderdeel van de begroting van het Agentschap kunnen ontvangsten worden geïnd en uitgaven worden verricht.

2. Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht gegeven boven het bedrag van de in de begroting van het Agentschap goedgekeurde kredieten.

3. In de begroting van het Agentschap kan slechts een krediet worden opgenomen als er een noodzakelijk geachte uitgave tegenover staat.

4. De rente op uit de begroting van het Agentschap betaalde voorfinanciering is niet verschuldigd aan het Agentschap.

Artikel 6

Jaarperiodiciteitsbeginsel

1. De in de begroting van het Agentschap opgenomen kredieten worden toegestaan voor de duur van een begrotingsjaar, dat begint op 1 januari en eindigt op 31 december.

2. Vastleggingskredieten dekken de totale kosten van de juridische verbintenissen die tijdens het begrotingsjaar worden aangegaan, of tot en met 31 maart van het volgende begrotingsjaar in het geval van juridische verbintenissen waarvan de meeste voorbereidende stadia op 31 december zijn beëindigd.

3. Betalingskredieten dekken de betalingen die voortvloeien uit de uitvoering van de juridische verbintenissen die tijdens het begrotingsjaar of voorafgaande begrotingsjaren zijn aangegaan.

4. Gelet op de behoeften van het Agentschap, kunnen ongebruikte kredieten, onder voorbehoud van goedkeuring door het bestuur overeenkomstig artikel 15, in de raming van ontvangsten en uitgaven van het volgende begrotingsjaar worden opgenomen. Deze kredieten moeten het eerst worden gebruikt.

5. De leden 1 tot en met 4 beletten niet dat vastleggingen in de begroting voor acties waarvan detenuitvoerlegging zich over meer dan één begrotingsjaar uitstrekt, in jaartranches worden verdeeld.

Artikel 7

Evenwichtsbeginsel

1. De begroting is wat ontvangsten en betalingskredieten betreft in evenwicht.

2. Het Agentschap mag binnen het kader van de begroting van het Agentschap geen leningen aangaan.

3. Indien in een bepaald begrotingsjaar een overschot op de begroting van het Agentschap wordt geboekt, wordt dat overschot beschouwd als een krediet dat beschikbaar is voor de deelnemende lidstaten en aan hen wordt teruggegeven als aftrek van de derde bijdrage van het volgende begrotingsjaar.

Artikel 8

Rekeneenheidsbeginsel

De begroting van het Agentschap wordt in euro opgesteld, uitgevoerd en onderworpen aan rekening en verantwoording. Voor kasbehoeften is de rekenplichtige evenwel gemachtigd transacties in andere valuta's te verrichten.

Artikel 9

Universaliteitsbeginsel

De totale ontvangsten dekken de totale betalingskredieten. De ontvangsten en de uitgaven moeten in hun geheel in de begroting worden opgenomen en mogen niet met elkaar worden gecompenseerd.

Artikel 10

Specialiteitsbeginsel

1. De kredieten worden ten minste per titel en hoofdstuk gespecificeerd.

2. De ordonnateur kan kredieten overschrijven van het ene hoofdstuk naar het andere zonder beperking en van de ene titel naar de andere tot maximaal 10 % van de kredieten van het jaar dat vermeld staat op het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven.

Bij overschrijding van de in de eerste alinea bedoelde grens stelt de ordonnateur het bestuur kredietoverschrijvingen van de ene titel naar de andere voor. Het bestuur heeft drie weken tijd om tegen dergelijke overschrijvingen bezwaar aan te tekenen. Na deze termijn worden zij geacht te zijn aanvaard.

De ordonnateur stelt het bestuur in kennis van alle overeenkomstig de eerste alinea verrichte overschrijvingen. Voorstellen voor kredietoverschrijvingen en uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, voor zowel de begrotingsonderdelen die worden verhoogd als die welke worden verlaagd.

Artikel 11

Beginsel van goed financieel beheer

1. De kredieten worden aangewend volgens de beginselen van goed financieel beheer, met name de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid.

2. Zuinigheid betekent dat de door het Agentschap voor zijn activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld.

Efficiëntie betekent dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd.

Doeltreffendheid betekent dat de gestelde doelen en de beoogde resultaten worden bereikt.

Artikel 12

Interne controle op de begrotingsuitvoering

1. Op de uitvoering van de begroting van het Agentschap wordt een doeltreffende en efficiënte interne controle uitgeoefend.

2. Voor de uitvoering van de begroting van het Agentschap wordt interne controle gedefinieerd als een proces dat op alle niveaus van het beheer van toepassing is en redelijke zekerheid moet verschaffen over de verwezenlijking van de volgende doelstellingen:

a) doeltreffendheid, efficiëntie en zuinigheid van de verrichtingen;

b) betrouwbaarheid van de verslaglegging;

c) bescherming van activa en informatie;

d) preventie, opsporing, correctie en follow-up van fraude en onregelmatigheden;

e) adequate beheersing van de risico's in verband met de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

3. Een doeltreffende en efficiënte interne controle is gebaseerd op beproefde internationale methoden en omvat in het bijzonder de in artikel 32, leden 3 en 4, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (3) vastgelegde elementen, rekening houdend met de structuur en de grootte van het Agentschap, de aard van de aan het Agentschap toevertrouwde taken en de in het geding zijnde bedragen en financiële en operationele risico's.

Artikel 13

Ttransparantiebeginsel

1. De begroting van het Agentschap wordt opgesteld, uitgevoerd en aan rekening en verantwoording onderworpen in overeenstemming met het transparantiebeginsel.

2. De begroting van het Agentschap, met inbegrip van de personeelsformatie en de gewijzigde begrotingen, wordt, behoudens artikel 35, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, binnen vier weken na de vaststelling ervan op de website van het Agentschap bekendgemaakt.

TITEL III

BEPALINGEN BETREFFENDE DE ALGEMENE BEGROTING

HOOFDSTUK 1

Financiële planning

Artikel 14

De algemene begroting

1. Het hoofd van het Agentschap legt het bestuur uiterlijk op 31 maart van elk jaar een voorlopige raming van het ontwerp van algemene begroting voor het volgende jaar voor.

2. Het hoofd van het Agentschap legt het bestuur uiterlijk op 30 juni van elk jaar een herziene voorlopige raming van het ontwerp van algemene begroting voor het volgend jaar voor, samen met het ontwerp van het driejarig planningskader.

3. Het hoofd van het Agentschap legt het bestuur uiterlijk op 30 september van elk jaar het ontwerp van algemene begroting voor, samen met het ontwerp van het driejarig planningskader. Dit ontwerp omvat:

a) de kredieten die noodzakelijk worden geacht: i) ter dekking van de kosten van het Agentschap voor het beheer, het personeel en de vergaderingen; ii) voor het inwinnen van extern advies, met name operationele analyse, dat voor het Agentschap essentieel is om zijn taken te kunnen vervullen en voor specifieke activiteiten voor het gezamenlijk nut van alle deelnemende lidstaten;

b) een raming van de ontvangsten die nodig zijn om de uitgaven te dekken.

4. Het bestuur tracht te bewerkstelligen dat de in lid 3, punt a), onderdeel ii), bedoelde kredieten een significant deel vormen van de totale kredieten bedoeld in dat lid. Die kredieten zijn een afspiegeling van feitelijke behoeften en maken een operationele rol voor het Agentschap mogelijk.

5. Het ontwerp van algemene begroting gaat vergezeld van uitvoerige motiveringen en een personeelsformatie.

6. Het bestuur kan met eenparigheid van stemmen besluiten dat het ontwerp van algemene begroting daarenboven een welbepaald project of programma bestrijkt indien dit duidelijk alle deelnemende lidstaten ten goede komt.

7. De kredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk waarin de uitgaven naar hun aard of bestemming worden gegroepeerd, en worden, voor zover nodig, onderverdeeld in artikelen.

8. Elke titel kan een hoofdstuk „voorzieningen” omvatten. In dit hoofdstuk worden kredieten opgenomen bij op ernstige gronden berustende onzekerheid over het benodigde bedrag aan kredieten of over de mogelijkheid om de opgevoerde kredieten te besteden.

9. De ontvangsten bestaan uit:

a) bijdragen die verschuldigd zijn door de deelnemende lidstaten, op basis van de verdeelsleutel aan de hand van het bruto nationaal inkomen (bni);

b) andere ontvangsten, onder meer inhoudingen op de bezoldigingen van het personeel en rente op de bankrekeningen van het Agentschap.

Het ontwerp van algemene begroting bevat begrotingsonderdelen voor de opneming van bestemmingsontvangsten en vermeldt, voor zover mogelijk, de geraamde bedragen.

10. Het bestuur stelt het ontwerp van algemene begroting uiterlijk op 31 december van elk jaar met eenparigheid van stemmen vast. Daarbij wordt het bestuur voorgezeten door het hoofd van het Agentschap of een door hem aangewezen vertegenwoordiger, of door een lid van het bestuur dat daartoe door het hoofd van het Agentschap is aangesteld. De Directeur verklaart dat de begroting is vastgesteld en stelt de deelnemende lidstaten daarvan in kennis.

11. Indien aan het begin van het begrotingsjaar het ontwerp van algemene begroting niet is vastgesteld, kan elke maand voor elk hoofdstuk of andere afdeling van de begroting een bedrag worden besteed van ten hoogste een twaalfde van de begrotingskredieten van het voorgaande begrotingsjaar. Deze regeling mag evenwel niet tot gevolg hebben dat het Agentschap kredieten ter beschikking krijgt van meer dan een twaalfde van de kredieten zoals die beoogd werden tijdens de voorbereiding van het ontwerp van algemene begroting. Het bestuur kan op voorstel van de Directeur met gekwalificeerde meerderheid van stemmen uitgaven van meer dan een twaalfde toestaan, op voorwaarde dat de totale begrotingskredieten voor dat begrotingsjaar die van het vorige begrotingsjaar niet overschrijden. De Directeur kan de bijdragen die noodzakelijk zijn ter dekking van de volgens deze bepaling toegestane kredieten, afroepen, waarna deze bijdragen binnen 30 dagen betaalbaar zijn.

Artikel 15

Gewijzigde begrotingen

1. De Directeur kan in geval van niet te vermijden, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden aan het bestuur een ontwerp van gewijzigde begroting voorleggen.

2. Het ontwerp van gewijzigde begroting wordt opgesteld, voorgelegd, vastgesteld en bekendgemaakt volgens dezelfde procedure als de algemene begroting. Het bestuur houdt rekening met de door die omstandigheden vereiste spoed.

HOOFDSTUK 2

Financiële actoren en begrotingsuitvoering volgens het beginsel van goed financieel beheer

Artikel 16

Bevoegdheden en taken van de ordonnateur

1. De Directeur voert de taken van ordonnateur uit. De ordonnateur voert de algemene begroting uit overeenkomstig dit financieel reglement en het beginsel van goed financieel beheer, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grenzen van de toegestane kredieten. De ordonnateur is verantwoordelijk voor het waarborgen van de vereiste wettigheid en regelmatigheid.

2. De Directeur kan de bevoegdheden tot uitvoering van de begroting delegeren aan personeelsleden van het Agentschap die onder Besluit (EU) 2016/1351 van de Raad (4) (hierna „het statuut”) vallen, onder de voorwaarden die zijn bepaald in dit financieel reglement. Deze delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de uitdrukkelijk aan hen verleende bevoegdheden.

3. Technische expertises en administratieve, voorbereidende of bijkomende opdrachten die geen overheidstaak of de uitoefening van een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, kunnen langs contractuele weg worden toevertrouwd aan externe entiteiten of organen.

4. Terdege rekening houdend met de aan de beheersomstandigheden en de aard van de gefinancierde acties verbonden risico's stelt de Directeur aan het bestuur de voor de uitoefening van zijn taken geschikte organisatiestructuur en interne controlesystemen voor en stelt hij die in. De totstandbrenging van die structuur en die systemen geschiedt op basis van een risicoanalyse, die mede een kosten-batenanalyse omvat.

Het bestuur stemt in met besluiten in verband met de organisatiestructuur van het Agentschap.

De Directeur kan deskundigen en adviseurs aanstellen om hem de aan zijn activiteiten verbonden risico's te helpen beheersen.

5. De ordonnateur bewaart de bewijsstukken van de uitgevoerde verrichtingen gedurende een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum van het besluit tot het verlenen van kwijting aan het Agentschap voor de uitvoering van de begroting voor het betrokken jaar.

6. Artikel 31 van Besluit (GBVB) 2015/1835 is van toepassing op de behandeling van persoonsgegevens.

Artikel 17

Controles vooraf

1. Elke verrichting wordt ten minste onderworpen aan een controle vooraf aan de hand van stukken en van de beschikbare resultaten van reeds verrichte controles op de operationele en de financiële aspecten van de verrichting.

De controles vooraf omvatten de inleiding en de verificatie van een verrichting.

Inleiding en verificatie van een verrichting zijn gescheiden functies.

2. Onder inleiding van een verrichting worden alle handelingen verstaan die worden verricht ter voorbereiding van handelingen tot uitvoering van de begroting van het Agentschap.

3. Onder verificatie vooraf van een verrichting worden alle controles vooraf verstaan die door de ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten ervan te verifiëren. Voor een bepaalde verrichting geschiedt de verificatie door andere personeelsleden dan diegenen die de verrichting hebben ingeleid.

4. De controles vooraf zijn gericht op de samenhang tussen de vereiste bewijsstukken en alle andere beschikbare informatie.

De frequentie en de reikwijdte van de controles vooraf worden bepaald door de ordonnateur op grond van risico- en kosteneffectiviteitsoverwegingen. Bij twijfel vraagt de ordonnateur die voor de betaalbaarstelling verantwoordelijk is, aanvullende inlichtingen of voert hij in het kader van de controle vooraf een controle ter plaatse uit om redelijke zekerheid te verkrijgen.

De controles vooraf dienen om met name het volgende vast te stellen:

a) de ontvangsten en uitgaven zijn regelmatig en in overeenstemming met de geldende bepalingen;

b) het in artikel 11 bedoelde beginsel van goed financieel beheer is toegepast.

Ten behoeve van de controles kan een serie soortgelijke individuele transacties in verband met lopende uitgaven voor salarissen, pensioenen, vergoeding van kosten van dienstreizen en ziektekosten door de ordonnateur als één verrichting worden beschouwd.

Artikel 18

Controles achteraf

1. De ordonnateur kan controles achteraf instellen met betrekking tot verrichtingen die reeds zijn goedgekeurd na controles vooraf. De controles achteraf kunnen steekproefsgewijs volgens het risico worden ingericht.

De controles achteraf kunnen geschieden aan de hand van documenten en, zo nodig, ter plaatse.

2. De controles vooraf en de controles achteraf worden niet door dezelfde personeelsleden uitgevoerd. De voor de controles achteraf verantwoordelijke personeelsleden zijn geen ondergeschikten van de voor de controles vooraf verantwoordelijke personeelsleden.

De personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor de controle van het beheer van de financiële verrichtingen, bezitten de vereiste beroepsbekwaamheden.

Artikel 19

Jaarlijkse verslaglegging

De Directeur brengt jaarlijks verslag uit aan het bestuur over de uitoefening van zijn taken. Daartoe dient de Directeur binnen de in artikel 44 bepaalde termijn de jaarrekening van het Agentschap in.

De jaarrekening van het Agentschap bestaat uit verschillende onderdelen, met name:

a) het activiteitenverslag, waarin de belangrijke aspecten van het begrotingsjaar worden beschreven;

b) de financiële staten;

c) het verslag over de uitvoering van de begroting.

De definitieve rekening gaat vergezeld van een nota van de rekenplichtige waarin deze verklaart dat de jaarrekening is opgesteld overeenkomstig de toepasselijke boekhoudbeginselen, -regels en -methoden.

De definitieve rekening bevat financiële en beheersinformatie, waaronder de resultaten van controles, en een verklaring dat, tenzij anders vermeld in specifieke punten van voorbehoud ten aanzien van welbepaalde ontvangsten- en uitgavengebieden, de Directeur redelijke zekerheid heeft dat:

a) de in het verslag opgenomen gegevens een juist en getrouw beeld geven;

b) de middelen die zijn bestemd voor de activiteiten waarover verslag wordt uitgebracht, zijn gebruikt voor het opgegeven doel en in overeenstemming met het begrip van goed financieel beheer;

c) de ingevoerde controleprocedures de nodige zekerheid verstrekken in verband met de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Het activiteitenverslag behelst de resultaten van de verrichtingen ten opzichte van de gestelde doelstellingen, de aan die verrichtingen verbonden risico's, het gebruik van de ter beschikking gestelde middelen en de efficiëntie en doeltreffendheid van de systemen voor interne controle, met inbegrip van een globale kosten-batenanalyse van de controles.

Artike 20

Financiële staten

1. De financiële staten zijn uitgedrukt in euro en omvatten:

a) de balans en de staat van de financiële resultaten, die de volledige vermogenssituatie en de financiële situatie, alsmede het economisch resultaat op 31 december van het voorgaande begrotingsjaar weergeven. Zij worden ingericht volgens de in artikel 39 bedoelde boekhoudregels;

b) de kasstaat, die de inningen en uitbetalingen van het begrotingsjaar, alsmede de afsluitende kaspositie weergeeft;

c) de staat van de veranderingen van de nettoactiva, die een overzicht geeft van de gedurende het jaar opgetreden mutaties van de reserves en van de gecumuleerde resultaten.

2. De toelichtingen bij de financiële staten vullen de in de in lid 1 bedoelde staten opgenomen informatie aan, lichten deze toe, en verstrekken alle door de internationaal aanvaarde boekhoudpraktijk voorgeschreven aanvullende inlichtingen wanneer die relevant zijn voor de activiteiten van het Agentschap.

Artikel 21

Verslag over de uitvoering van de begroting

Het verslag over de uitvoering van de begroting van het Agentschap omvat de algemene begroting en de aan ad-hocactiviteiten verbonden budgetten en extra ontvangsten, en wordt in euro uitgedrukt. Het verslag over de uitvoering van de begroting wordt opgesteld volgens dezelfde structuur als die van de begroting zelf.

Het bestaat uit:

a) een verslag dat een samenvatting is van de begrotingsverrichtingen van het begrotingsjaar aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde;

b) verklarende toelichtingen, die de in het verslag gegeven informatie aanvullen en toelichten.

Artikel 22

Bescherming van de financiële belangen van het agentschap

1. Indien een bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid van oordeel is dat een besluit dat zijn hiërarchie hem verplicht toe te passen of te accepteren, onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepscode die dat personeelslid gehouden is te respecteren, deelt hij dit schriftelijk mee aan de Directeur, die hierop schriftelijk antwoordt. Indien de Directeur niet optreedt of het aanvankelijke besluit of voorschrift bevestigt en het personeelslid van oordeel is dat een dergelijke bevestiging geen redelijk antwoord vormt op zijn bezorgdheid, stelt het personeelslid het hoofd van het Agentschap hiervan in kennis.

2. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van het Agentschap of zijn leden kunnen schaden, waarschuwt het personeelslid de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties. Het accountantscollege, alsmede externe controleurs die financiële controles van het Agentschap verrichten, stellen de ordonnateur in kennis van enige vermoede illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van het Agentschap of zijn leden kan schaden.

Artikel 23

De rekenplichtige

1. Het bestuur stelt een onder het statuut van het Agentschap vallende rekenplichtige aan, die bij de uitvoering van zijn taken binnen het Agentschap volledig functioneel onafhankelijk is en verantwoording verschuldigd is aan het bestuur. De rekenplichtige wordt binnen het Agentschap belast met:

a) de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;

b) het bijhouden, voorbereiden en presenteren van de rekeningen overeenkomstig hoofdstuk 6 van deze titel en de artikelen 19, 20 en 21;

c) het uitvoeren van de boekhoudregels en het rekeningstelsel overeenkomstig hoofdstuk 6 van deze titel;

d) het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren; desbetreffend is de rekenplichtige bevoegd om te allen tijde na te gaan of de valideringscriteria zijn nageleefd;

e) het beheer van de kasmiddelen.

2. De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een juist en getrouw beeld geven van de financiële situatie van het Agentschap en de uitvoering van de begroting. De ordonnateur garandeert de betrouwbaarheid van deze gegevens.

3. Voordat de rekeningen door de Directeur worden goedgekeurd, tekent de rekenplichtige ze af, waarmee hij verklaart dat hij een redelijke zekerheid heeft dat de rekeningen een juist en getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap geven.

Met het oog op de toepassing van de eerste alinea vergewist de rekenplichtige zich ervan dat de rekeningen zijn opgesteld volgens de in artikel 39 bedoelde boekhoudregels, en dat alle uitgaven en ontvangsten in de rekeningen zijn geboekt.

De ordonnateur of de delegatieverkrijgers blijven volledig verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de door hen beheerde middelen, de wettigheid en de regelmatigheid van de door hen beheerde uitgaven en de volledigheid en juistheid van de aan de rekenplichtige verstrekte informatie.

De rekenplichtige is bevoegd de ontvangen informatie te controleren en alle verdere toetsen uit te voeren die hij noodzakelijk acht om de rekeningen te kunnen aftekenen.

Zo nodig maakt de rekenplichtige voorbehoud, waarbij hij de aard en de draagwijdte van het voorbehoud precies omschrijft.

Behoudens lid 4 is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de geldmiddelen en de kasequivalenten. De rekenplichtige is voor de bewaring ervan aansprakelijk.

4. Wanneer dit van essentieel belang is voor de uitoefening van zijn functie volgens het financieel reglement van het Agentschap, kan de rekenplichtige bij de uitoefening van zijn functie een aantal van zijn taken delegeren aan personeelsleden die onderworpen zijn aan het statuut van het Agentschap.

5. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kan de rekenplichtige te allen tijde door het bestuur tijdelijk of definitief uit zijn functie worden ontheven. In dat geval wordt door het bestuur een plaatsvervangend rekenplichtige aangesteld.

Artikel 24

Verantwoordelijkheid van de financiële actoren

1. De artikelen 16 tot en met 26 doen niet af aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de financiële actoren krachtens het toepasselijke nationale recht en de geldende bepalingen aangaande de bescherming van de financiële belangen van het Agentschap en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Unie of van de lidstaten betrokken zijn.

2. Elke ordonnateur en rekenplichtige is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk onder de voorwaarden vastgesteld in het statuut van het Agentschap. Gevallen van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van het Agentschap of zijn leden kunnen schaden, worden voorgelegd aan de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties, met name aan het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF).

3. Elk personeelslid kan worden verplicht de schade die het Agentschap door grove schuld zijnerzijds in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden. Het met redenen omklede besluit daartoe wordt genomen door het tot aanstelling bevoegde gezag na vervulling van de door de toepasselijke wetgeving voorgeschreven tuchtrechtelijke formaliteiten.

4. Wat de aansprakelijkheid van ordonnateurs betreft, is artikel 73, leden 1 en 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van toepassing.

Artikel 25

Belangenconflicten

1. Financiële actoren in de zin van hoofdstuk 2 van titel III en andere personen die bij de uitvoering en het beheer, met inbegrip van voorbereidende handelingen op dit gebied, de audit of de controle van de begroting betrokken zijn, verrichten geen handeling waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van het Agentschap.

Indien een dergelijk risico bestaat, ziet de betrokkene van die handeling af en wendt hij zich tot de Directeur, die schriftelijk meedeelt of er sprake is van een belangenconflict. De betrokkene stelt ook zijn directe meerdere op de hoogte. Is de betrokkene de Directeur, moet hij zich tot het hoofd van het Agentschap wenden.

Indien er sprake blijkt te zijn van een belangenconflict beëindigt de betrokkene zijn activiteiten in verband met de zaak. De Directeur of, indien het belangenconflict de Directeur betreft, het hoofd van het Agentschap neemt de nodige verdere maatregelen.

2. Voor de toepassing van lid 1 doet een belangenconflict zich voor wanneer de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functies van de in lid 1 bedoelde financiële actor of andere persoon in gevaar wordt gebracht als gevolg van familiebanden, vriendschap, politieke gezindheid of nationaliteit, economische belangen of elke andere eventuele belangengemeenschap met de ontvanger.

Artikel 26

Scheiding van functies

De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar.

HOOFDSTUK 3

Interne controle

Artikel 27

Aanwijzing, bevoegdheden en taken van de intern controleur

1. Het Agentschap stelt een internecontrolefunctie in, die wordt uitgeoefend met inachtneming van de desbetreffende internationale normen.

2. De intern controleur kan noch ordonnateur noch rekenplichtige zijn.

3. De interne controleurs adviseren het Agentschap bij het beheersen van risico's door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheer- en controlesystemen en aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de uitvoeringsvoorwaarden van de verrichtingen en ter bevordering van een goed financieel beheer.

De intern controleur is met name belast met:

a) het beoordelen van de toereikendheid en de doeltreffendheid van de interne beheersystemen alsmede van de prestaties van de diensten bij de uitvoering van de programma's en acties in relatie met de ermee verbonden risico's;

b) het beoordelen van de efficiëntie en de doeltreffendheid van de systemen voor interne beheersing en controle die worden toegepast op elke verrichting tot uitvoering van de begroting.

4. De werkzaamheden van de intern controleur strekken zich uit tot alle activiteiten en diensten van het Agentschap. De intern controleur heeft volledige en onbeperkte toegang tot alle informatie die hij voor de uitvoering van zijn taken nodig heeft. De intern controleur neemt kennis van het jaarlijks verslag van de Directeur en van de andere geïdentificeerde informatie.

5. De intern controleur stelt een jaarlijks controleplan op en legt het voor aan de Directeur.

6. De intern controleur neemt kennis van het verslag van de ordonnateur overeenkomstig artikel 19 en van de andere geïdentificeerde informatie.

7. De intern controleur brengt aan de Directeur verslag uit van zijn bevindingen en aanbevelingen.

De intern controleur brengt ook verslag uit in een van de volgende gevallen:

— fundamentele risico's en aanbevelingen hebben niet de nodige aandacht gekregen,

— er is grote vertraging met de uitvoering van de aanbevelingen van vorige jaren.

De Directeur waarborgt dat regelmatig wordt toegezien op de uitvoering van uit controles voortvloeiende aanbevelingen.

De Directeur zendt het bestuur jaarlijks een verslag toe met een overzicht van het aantal en de soorten uitgevoerde interne controles, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven. Het bestuur onderzoekt de informatie en gaat na of de aanbevelingen volledig en tijdig ten uitvoer zijn gelegd.

8. Het Agentschap stelt de contactgegevens van de intern controleur beschikbaar aan elke natuurlijke of rechtspersoon die betrokken is bij uitgavenverrichtingen, zodat er vertrouwelijk contact kan worden opgenomen met de intern controleur.

9. De verslagen en de bevindingen van de intern controleur zijn slechts voor het publiek toegankelijk nadat de intern controleur de maatregelen voor uitvoering ervan heeft gevalideerd.

Artikel 28

Onafhankelijkheid van de intern controleur

De onafhankelijkheid van de intern controleur, zijn aansprakelijkheid voor maatregelen die zijn genomen bij de uitoefening van zijn functie, en het recht van de intern controleur beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie worden bepaald overeenkomstig artikel 100 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.

HOOFDSTUK 4

Ontvangsten en uitgaven

Artikel 29

Inning van de ontvangsten

1. De inning van de ontvangsten behelst de opstelling van schuldvorderingsramingen, de vaststelling van de te innen rechten en de terugvordering van onverschuldigd betaalde bedragen. Ook wordt voorzien in de mogelijkheid om, in voorkomend geval, van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien.

2. Ten onrechte betaalde bedragen worden teruggevorderd.

Indien op de in de debetnota genoemde vervaldatum geen inning heeft plaatsgevonden, stelt de rekenplichtige de ordonnateur hiervan in kennis en tracht hij onverwijld de inning alsnog te bewerkstelligen met aanwending van alle passende rechtsmiddelen, eventueel door middel van verrekening, en, indien een en ander niet mogelijk is, door over te gaan tot inning met dwangmiddelen.

Wanneer de ordonnateur overweegt geheel of gedeeltelijk van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien, vergewist hij zich ervan dat dit regelmatig is en strookt met de beginselen van goed financieel beheer en evenredigheid. Het besluit om van invordering af te zien, wordt gemotiveerd. Het vermeldt de voor de invordering gedane stappen en de juridische en feitelijke elementen waarop het berust.

De rekenplichtige houdt een lijst van in te vorderen bedragen bij. De lijst van vorderingen van het Agentschap wordt ingedeeld naar datum van uitgifte van de invorderingsopdracht. De rekenplichtige vermeldt op de lijst ook besluiten om geheel of gedeeltelijk af te zien van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering. De lijst wordt aan de jaarrekening van het Agentschap gehecht.

3. Iedere schuld die niet is voldaan op de in de debetnota genoemde vervaldatum, is rentedragend overeenkomstig artikel 83 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie (5).

4. Voor vorderingen van het Agentschap op derden en vorderingen van derden op het Agentschap geldt een verjaringstermijn van vijf jaar.

Artike 30

Bijdrage van de lidstaten aan de algemene begroting van het agentschap

1. De vaststelling van de bijdragen wanneer de bni-verdeelsleutel geldt, geschiedt als volgt:

a) wanneer de bni-verdeelsleutel geldt, wordt de verdeling van de bijdragen tussen de lidstaten die wordt gevraagd bij te dragen, berekend volgens de bruto nationaal product-verdeelsleutel als omschreven in artikel 41, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU) en overeenkomstig Besluit 2007/436/EG, Euratom van de Raad (6), dan wel elk ander besluit dat daarvoor in de plaats komt;

b) voor de berekening van elke bijdrage worden de gegevens gebruikt die staan in de kolom „eigen middelen bni” van de tabel „Overzicht van de financiering van de algemene begroting per soort eigen middelen en per lidstaat”, die aan de meest recente begroting van de Unie is gehecht. De bijdrage van elke lidstaat die wordt gevraagd bij te dragen, is evenredig aan het aandeel van het bni van die lidstaat in het totale bni van de lidstaten die wordt gevraagd bij te dragen.

2. Het schema voor de betaling van de bijdragen is als volgt:

a) de deelnemende lidstaten betalen hun bijdrage voor de financiering van de algemene begroting van het Agentschap in drie gelijke termijnen, en wel per 15 maart, 15 juni en 15 oktober van het betrokken begrotingsjaar. Het Agentschap stuurt de deelnemende lidstaten de brieven waarin om een bijdrage wordt verzocht uiterlijk 60 dagen vóór het verstrijken van de termijn.

b) wanneer een gewijzigde begroting wordt aangenomen, worden de noodzakelijke bijdragen binnen 60 dagen na de afroep van de bijdragen door de deelnemende lidstaten betaald.

c) iedere lidstaat betaalt de bankkosten voor de betaling van zijn bijdragen.

d) indien de jaarlijkse begroting op 30 november nog niet is goedgekeurd, kan het Agentschap op verzoek van een lidstaat een individuele voorlopige afroep van bijdragen voor die lidstaat uitvaardigen die binnen 60 dagen na de afroep van de bijdragen dienen te worden betaald.

Wanneer de betaling binnen de termijn geschiedt en door het Agentschap binnen tien dagen na het verstrijken van de termijn wordt ontvangen, is er geen rente als bedoeld in artikel 29, lid 3, aan het Agentschap verschuldigd. Wanneer er meer dan tien dagen te laat betaald wordt, wordt achterstandsrente aangerekend voor de volledige duur van de achterstand.

Artikel 31

Uitvoering van de uitgaven

1. Voor het verrichten van de uitgaven gaat de ordonnateur vastleggingen in de begroting en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.

2. De vastlegging in de begroting is de handeling waarbij de kredieten worden gereserveerd die later nodig zijn voor betalingen ter uitvoering van juridische verbintenissen. Het aangaan van een juridische verbintenis is de handeling waarbij de ordonnateur een verplichting doet ontstaan of constateert die tot een last leidt. De vastleggingen en de juridische verbintenissen worden door dezelfde ordonnateur aangegaan, behoudens naar behoren gemotiveerde gevallen.

Vastleggingen in de begroting vallen onder een van de volgende categorieën:

a) individuele: bij een individuele vastlegging zijn de begunstigde en het bedrag van de uitgave bepaald;

b) globale: van een globale vastlegging is sprake wanneer ten minste een van de elementen die nodig zijn voor de identificatie van de individuele vastlegging, niet is bepaald;

c) voorlopige: een voorlopige vastlegging heeft betrekking op lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet definitief zijn bepaald.

Vastleggingen in de begroting voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan een begrotingsjaar uitstrekt, mogen slechts in jaartranches worden verdeeld wanneer de basishandeling daarin voorziet of wanneer zij betrekking hebben op administratieve uitgaven.

3. Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling.

De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de ordonnateur:

a) het bestaan van de rechten van de crediteur verifieert;

b) het bestaan en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert;

c) de invorderbaarheid van de schuld verifieert.

De betalingsopdracht is de handeling waarbij de ordonnateur, nadat hij heeft geverifieerd of de kredieten beschikbaar zijn, de rekenplichtige opdraagt het bedrag van de betaalbaar gestelde uitgaven te betalen.

4. Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting van het Agentschap ontstaat, verricht de ordonnateur een vastlegging in de begroting alvorens een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten.

5. Jaar 1 van het driejarige planningskader van het Agentschap vormt de goedkeuring van het bestuur voor de operationele uitgaven van het Agentschap voor de in het planningskader opgenomen activiteiten, op voorwaarde dat de in dit lid genoemde elementen duidelijk zijn omschreven.

In het planningskader worden gedetailleerde doelstellingen en beoogde resultaten opgenomen. Tevens bevat het een beschrijving van de te financieren actie(s) en een vermelding van het aan elke actie toegewezen bedrag.

Iedere wezenlijke wijziging van jaar 1 van het driejarige planningskader van het Agentschap wordt aangenomen volgens dezelfde procedure als die welke voor het oorspronkelijke planningskader geldt.

Het bestuur kan de bevoegdheid om niet-essentiële wijzigingen aan te brengen in het planningskader, delegeren aan de ordonnateur van het Agentschap.

Artikel 32

Termijnen

De betaling van de uitgaven wordt verricht binnen de termijnen van en overeenkomstig artikel 92 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en artikel 111 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012.

HOOFDSTUK 5

Uitvoering van de begroting

Artikel 33

Aanbestedingen

1. Voor aanbestedingen zijn titel V van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en titel V van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van toepassing, onverminderd de leden 2 en 3 van dit artikel.

2. Voor opdrachten met een waarde tussen 60 000 EUR en de in artikel 118 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 vastgestelde drempelwaarden kan de in Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 vastgestelde procedure voor opdrachten met een geringe waarde van ten hoogste 60 000 EUR worden gebruikt.

3. Het Agentschap kan, zonder dat daarvoor een openbare aanbestedingsprocedure nodig is, overeenkomsten sluiten met de Europese Commissie, de interinstitutionele bureaus, het bij Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad (7) opgerichte Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, en met andere organen van de Unie, voor goederen, diensten of werken die door hen worden geleverd, verleend of uitgevoerd.

Artikel 34

Gezamenlijke aanbesteding

1. Het Agentschap kan op verzoek als aanbestedende dienst worden betrokken bij de gunning van opdrachten van de Commissie of van interinstitutionele opdrachten, alsook bij de gunning van opdrachten van andere Unieorganen of -agentschappen.

2. Het Agentschap kan in het kader van samenwerkingsactiviteiten met de lidstaten als bedoeld in hoofdstuk IV van Besluit (GBVB) 2015/1835 gebruikmaken van gezamenlijke aanbestedingsprocedures.

3. Bij een gezamenlijke aanbestedingsprocedure tussen het Agentschap en de aanbestedende diensten van één of meer lidstaten zijn de voor het Agentschap geldende procedurele bepalingen van toepassing.

Indien het aandeel van, of beheerd door, de aanbestedende dienst van een lidstaat in de geraamde totale waarde van de overeenkomst gelijk is aan of hoger is dan 50 %, of in andere naar behoren gemotiveerde gevallen, gelden de procedureregels van Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad (8), Richtlijn 2009/81/EG van het Europees Parlement en de Raad (9), of enige andere rechtshandeling van de Unie die van toepassing is op het voorwerp van de aanbesteding.

4. Het Agentschap kan, om zijn administratieve behoeften te dekken, gebruikmaken van gezamenlijke aanbestedingsprocedures met aanbestedende diensten van de lidstaten die als gastheer voor het orgaan optreden. In dergelijke gevallen is artikel 133 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 35

Deskundigen

Voor de selectie van deskundigen kan het Agentschap het bepaalde in artikel 287 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 toepassen, behoudens specifieke procedures die zijn vastgelegd in het basisbesluit van het programma waarvan de tenuitvoerlegging is toevertrouwd aan het Agentschap. Deze deskundigen worden bezoldigd op basis van een vast, van tevoren meegedeeld bedrag en geselecteerd op basis van hun professionele geschiktheid.

Externe deskundigen worden geselecteerd op basis van de vaardigheden, ervaring en kennis die vereist zijn voor de uitvoering van de aan hen toevertrouwde taken, en overeenkomstig de beginselen van non-discriminatie, gelijke behandeling en afwezigheid van belangenconflicten.

Artikel 36

Subsidies

Ten aanzien van subsidies zijn titel VI van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en titel VI van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van toepassing, behoudens specifieke bepalingen in het instellingsbesluit.

Artikel 37

Prijzen

1. Ten aanzien van prijzen zijn titel VII van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 en titel VII van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van toepassing, behoudens lid 2 van dit artikel.

2. Wedstrijden voor prijzen met een eenheidswaarde van 10 000 EUR of meer mogen uitsluitend worden bekendgemaakt indien zij zijn opgenomen in het planningskader van het Agentschap.

Artikel 38

Vermelding van beroepsmogelijkheden

1. Wanneer een procedurele handeling van een ordonnateur negatieve gevolgen heeft voor de rechten van een aanvrager, inschrijver, begunstigde of contractant, vermeldt deze handeling de beschikbare administratieve en/of gerechtelijke beroepsmogelijkheden om haar aan te vechten.

2. Meer in het bijzonder worden de aard van het beroep, de instantie of instanties waar beroep kan worden aangetekend en de termijn om beroep aan te tekenen, vermeld.

HOOFDSTUK 6

Boekhouding

Artikel 39

Regels betreffende de rekeningen

Het Agentschap zet een boekhoudsysteem op dat tijdig nauwkeurige, volledige en betrouwbare informatie verstrekt.

De rekenplichtige van het Agentschap stelt regels vast op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. De rekenplichtige kan van deze normen afwijken indien hij zulks nodig acht om een juist en getrouw beeld te kunnen geven van de activa en passiva, de lasten en baten en de kasstromen. Wanneer een rekenplichtige substantieel van die normen afwijkt, wordt dit in de opmerkingen bij de financiële staten gemeld en gemotiveerd.

Artikel 40

Boekhoudbeginselen

De financiële staten verschaffen informatie, die relevant, betrouwbaar, vergelijkbaar en begrijpelijk is, waaronder informatie over het gevoerde boekhoudbeleid. De financiële staten worden opgemaakt in overeenstemming met artikel 39.

Artikel 41

Boekhoudsysteem

1. Het boekhoudsysteem bestaat uit een algemene boekhouding en een begrotingsboekhouding. Deze boekhoudingen worden per kalenderjaar en in euro gevoerd.

2. De algemene boekhouding weerspiegelt op chronologische wijze, en volgens de methode van dubbel boekhouden, de gebeurtenissen en verrichtingen die van invloed zijn op de economische, financiële en vermogenssituatie van het Agentschap.

3. De begrotingsboekhouding maakt het mogelijk de uitvoering van de begroting van het Agentschap nauwgezet te volgen. Zij registreert alle verrichtingen aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde van de begroting.

Artikel 42

Voorraden

Het Agentschap houdt van alle materiële, immateriële en financiële vaste activa die tot zijn vermogen behoren, naar aantal en waarde gespecificeerde inventarislijsten bij. Het Agentschap controleert of de stand op de inventarislijsten overeenstemt met de werkelijkheid.

HOOFDSTUK 7

Externe controle en fraudebestrijding

Artikel 43

Externe controle

1. Het bestuur benoemt een accountantscollege voor de uitoefening van de externecontrolefunctie van de administratieve en operationele begroting, de jaarrekeningen en financiële staten van het Agentschap. De controle is in overeenstemming met internationaal aanvaarde boekhoudnormen en, indien het bestuur daarmee instemt, met aanvullende specificaties.

Ten minste om de drie jaar verschaft het college onafhankelijke garanties en brengt het advies uit aan het bestuur dat de werkzaamheden van het Agentschap volgens de beginselen van goed financieel beheer zijn uitgevoerd. Bij de uitvoering van die taak kan het college een beroep doen op tijdelijk bijkomend personeel, met instemming van het bestuur.

2. Het accountantscollege bestaat uit ten minste drie accountants uit verschillende deelnemende lidstaten en krijgt ondersteuning van personeelsleden die door het college worden benoemd. Ieder personeelslid kan werkzaam blijven zolang het lid van het accountantscollege dat hem heeft benoemd, zijn functie bekleedt.

3. De leden van het accountantscollege worden benoemd voor een termijn van drie opeenvolgende controles. Voor de deelnemende lidstaten die accountants wensen te sturen, wordt een billijk toerbeurtsysteem ingesteld.

4. Het bestuur benoemt het accountantscollege uit kandidaten die door de deelnemende lidstaten worden voorgedragen. De kandidaten moeten bij voorkeur lid zijn van het hoogste nationaal controleorgaan van de deelnemende lidstaat en voldoende waarborgen inzake veiligheid en onafhankelijkheid bieden. Zij moeten beschikbaar zijn om in voorkomend geval opdrachten namens het Agentschap uit te voeren. Tijdens de uitoefening van die opdrachten:

a) blijven de leden van het college en hun ondersteunend personeel bezoldigd door hun controleorgaan van oorsprong en krijgen zij van het Agentschap enkel hun dienstreiskosten terugbetaald op dezelfde basis als bepaald in de regels die van toepassing zijn op het Agentschap;

b) mogen zij uitsluitend van het bestuur instructies vragen of ontvangen; binnen het controlemandaat zijn het accountantscollege en zijn leden volledig onafhankelijk en als enige verantwoordelijk voor het verloop van de externe controle;

c) rapporteren zij over hun opdracht enkel aan het bestuur;

d) gaan zij na of de door het bestuur beheerde ontvangsten en uitgaven zijn uitgevoerd overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de beginselen van goed financieel beheer.

5. Het accountantscollege kiest elk jaar zijn voorzitter voor het komende begrotingsjaar. Het neemt voor de door zijn leden uitgevoerde controles regels aan die aan de strengste internationale normen voor accountantscontrole beantwoorden. Het accountantscollege keurt de door zijn leden opgestelde verslagen goed alvorens ze aan de Directeur en het bestuur te doen toekomen.

6. De accountants zorgen ervoor dat de vertrouwelijkheid van de gegevens wordt geëerbiedigd, en dat de gegevens waarvan zij tijdens hun controleopdracht kennis nemen, beschermd worden overeenkomstig de op die gegevens toepasselijke regels.

7. De accountants krijgen onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving toegang tot de documenten en de inhoud van elke informatiedrager in verband met die ontvangsten en uitgaven, alsook tot de ruimten waar die documenten en informatiedragers worden bewaard. Zij kunnen hiervan kopieën maken. De personen die bij de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven van het Agentschap betrokken zijn, verlenen de Directeur en de personen belast met de controle van de uitgaven de medewerking die nodig is voor de uitvoering van hun opdrachten. De uitgaven in verband met de controle komen ten laste van de algemene begroting.

8. Op voorstel van de Directeur of een van de lidstaten kan het bestuur in specifieke gevallen besluiten een beroep te doen op andere externe organen voor het verrichten van bijzondere controles, zulks in coördinatie met de opdracht van het accountantscollege.

9. In specifieke gevallen kunnen de nationale controle-instanties van de deelnemendelidstaten -op eigen kosten en met instemming van het bestuur — alle informatie inwinnen en inzage krijgen in alle documenten die zij nodig achten voor het controleren van de respectieve nationale bijdragen of voor verslaglegging aan de regering en het parlement, zonder daarbij inbreuk te maken op de rechten van andere deelnemende lidstaten en de verantwoordelijkheden van het accountantscollege en met inachtneming van de regels van het Agentschap, met name de regels inzake gegevensbescherming.

Artikel 44

Jaarlijkse controle en kwijting van de begroting van het agentschap

1. Uiterlijk op 31 maart volgend op de afsluiting van het begrotingsjaar dient de Directeur het ontwerp van de jaarrekening bedoeld in artikel 19 bij het accountantscollege in voor onderzoek en advies.

2. Uiterlijk op 30 juni volgend op de afsluiting van het begrotingsjaar dient het accountantscollege bij de Directeur zijn jaarlijks controleverslag in, dat het advies en de opmerkingen van het college over het in lid 1 bedoelde ontwerp van de jaarrekening bevat.

3. Uiterlijk op 15 juli volgend op de afsluiting van het begrotingsjaar dient de Directeur de gecontroleerde jaarrekening en het controleverslag en de antwoorden van het Agentschap daarop in bij het bestuur.

4. Uiterlijk op 30 oktober volgend op de afsluiting van het begrotingsjaar keurt het bestuur de gecontroleerde jaarrekening goed en verleent hij kwijting aan de Directeur en de rekenplichtige voor het begrotingsjaar.

5. Zodra zij door het bestuur zijn goedgekeurd, wordt de gecontroleerde jaarrekening bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

6. De rekenplichtige bewaart alle rekeningen en inventarissen gedurende een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum waarop de desbetreffende kwijting is verleend.

Artikel 45

OLAF

1. OLAF kan overeenkomstig de bepalingen en procedures van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (10) en Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad (11) onderzoeken, waaronder controles en verificaties ter plaatse, uitvoeren om vast te stellen of er sprake is van fraude, corruptie of andere onwettige activiteiten in verband met een subsidie of een contract gefinancierd door het Agentschap, waardoor de financiële belangen van het Agentschap zijn geschaad.

2. Onverminderd lid 1 bevatten contracten, overeenkomsten en besluiten van het Agentschap bepalingen die het accountantscollege en OLAF uitdrukkelijk machtigen om controles en onderzoeken te verrichten overeenkomstig hun respectieve bevoegdheden.

TITEL IV

SPECIFIEKE BEPALINGEN MET BETREKKING TOT EXTRA ONTVANGSTEN

Artikel 46

Extra ontvangsten

1. In het kader van zijn opdracht overeenkomstig artikel 2 van Besluit (GBVB) 2015/1835 kan het Agentschap voor specifieke doelen extra middelen ontvangen:

a) uit de algemene begroting van de Unie, in specifieke gevallen en met volledige inachtneming van de toepasselijke voorschriften, procedures en besluitvormingsprocessen;

b) van de lidstaten, derde landen of andere derden, tenzij het bestuur binnen een maand na de ontvangst van deze informatie van het Agentschap anders besluit.

2. De in lid 1 bedoelde ontvangsten mogen uitsluitend worden gebruikt voor het specifieke doel waarvoor zij bestemd zijn.

3. De extra administratieve kosten in verband met het beheer van de extra ontvangsten moeten, in voorkomend geval, worden gedekt door de begroting voor die extra ontvangsten.

4. Op extra ontvangsten zijn de bepalingen van de hoofdstukken 2 tot en met 7 van titel III van toepassing, tenzij bij de betrokken overeenkomst(en) is voorzien in andere regels, die in ieder geval moeten voldoen aan de begrotingsbeginselen van titel II.

5. Begrotingsoverschotten aan het einde van de uitvoeringsperiode die voortvloeien uit extra ontvangsten worden beschouwd als een krediet dat beschikbaar is voor de entiteiten die daaraan hebben meegewerkt, en worden aan hen teruggegeven. Zij kunnen tevens worden gebruikt voor andere specifieke doeleinden als bepaald in de betrokken overeenkomst(en) of op grond van een voorstel van de betrokken entiteit, tenzij het bestuur binnen één maand na de ontvangst van deze informatie van het Agentschap anders besluit.

6. De rekenplichtige neemt passende maatregelen om te zorgen voor het gescheiden volgen van het gebruik van extra ontvangsten en van de bijbehorende kredieten. Daarom worden bijdragen die uit extra ontvangsten voortvloeien, afzonderlijk gerekend, en gebruikt voor het doeleinde waarvoor zij zijn bestemd. Terwille van de transparantie worden zij op afzonderlijke bankrekeningen overgemaakt. Tevens worden zij apart vermeld in het verslag over de uitvoering van de begroting van het Agentschap als bedoeld in artikel 21.

TITEL V

SPECIFIEKE BEPALINGEN BETREFFENDE AAN AD-HOCACTIVITEITEN VERBONDEN BUDGETTEN

Artikel 47

Beheer door het agentschap van aan ad-hocactiviteiten verbonden budgetten

1. Het bestuur kan op voorstel van de Directeur of een lidstaat besluiten dat aan het Agentschap het administratieve en financiële beheer van bepaalde binnen zijn mandaat vallende activiteiten kan worden toevertrouwd, in overeenstemming met hoofdstuk IV van Besluit (GBVB) 2015/1835.

2. Het bestuur kan het Agentschap toestaan om in het kader van ad-hocprojecten en ad-hocprogramma's van het Agentschap — onder de voorwaarden van de regelingen voor de betrokken activiteiten — contracten en subsidieovereenkomsten aan te gaan en vooraf de nodige bijdragen voor die contracten en subsidieovereenkomsten te innen bij de lidstaten in kwestie, met inachtneming van hun budgettaire manoeuvreerruimte.

3. De bepalingen van de hoofdstukken 2 tot en met 7 van titel III van dit besluit zijn van toepassing op de ad-hocactiviteiten die worden georganiseerd uit hoofde van artikel 19 of 20 van Besluit (GBVB) 2015/1835, tenzij in de basishandeling(en) van het programma of het project is voorzien in andere regels, die in ieder geval moeten voldoen aan de begrotingsbeginselen van titel II van dit besluit.

4. Begrotingsoverschotten aan het eind van ad-hocprojecten of -programma's worden beschouwd als een krediet dat beschikbaar is voor de deelnemende lidstaten en andere entiteiten die daaraan hebben bijgedragen, en worden aan het eind van de uitvoeringsperiode aan hen teruggegeven, of worden gebruikt voor de andere specifieke doeleinden die zijn bepaald in de betrokken overeenkomst(en) of door de betrokken lidstaat of entiteit.

TITEL VI

SLOTBEPALINGEN

Artikel 48

Wijzigingen

Wanneer wordt verwezen naar Verordening (EU, Euratim) nr. 966/2012, wordt ook rekening gehouden met de wijzigingen van die verordening.

Artikel 49

Intrekking van Besluit 2007/643/GBVB

Besluit 2007/643/GBVB wordt ingetrokken.

Artikel 50

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de datum waarop het wordt vastgesteld.

Gedaan te Brussel, 4 augustus 2016. Voor de Raad De voorzitter M. LAJČÁK

(1) PB L 266 van 13.10.2015, blz. 55.

(2) PB L 269 van 12.10.2007, blz. 1.

(3) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

(4) Besluit (EU) 2016/1351 van de Raad van 4 augustus 2016 betreffende het statuut van het personeel van het Europees Defensieagentschap en tot intrekking van Besluit 2004/676/EG (zie bladzijde 1 van dit Publicatieblad).

(5) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie van 29 oktober 2012 houdende uitvoeringsvoorschriften voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie (PB L 362 van 31.12.2012, blz. 1).

(6) Besluit 2007/436/EG, Euratom van de Raad van 7 juni 2007 betreffende het stelsel van eigen middelen van de Europese Gemeenschappen (PB L 163 van 23.6.2007, blz. 17).

(7) Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994 tot oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1).

(8) Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG (PB L 94 van 28.3.2014, blz. 65).

(9) Richtlijn 2009/81/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen door aanbestedende diensten van bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied en tot wijziging van de Richtlijnen 2004/17/EG n 2004/18/EG (PB L 216 van 20.8.2009, blz. 76).

(10) Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad (PB L 248 van 18.9.2013, blz. 1).

(11) Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden (PB L 292 van 15.11.1996, blz. 2).