BIJLAGE

DEEL 1

Automatisch mechanisme voor de controle van de kwaliteit van in te voeren gegevens

Gegevens die in de Unie-informatiesystemen en interoperabiliteitscomponenten worden ingevoerd, worden onderworpen aan automatische mechanismen voor de controle van gegevenskwaliteit op basis van blokkeringsregels en zachte regels, zoals omschreven in artikel 2. Het gaat om de in de Unie-informatiesystemen en interoperabiliteitscomponenten vastgestelde regels aan de hand waarvan wordt bepaald of de invoer en opslag van inputgegevens wordt toegestaan of wordt afgewezen. De blokkeringsregels en zachte regels worden vastgesteld op basis van de volgende parameters: lengte, formaat, type, overeenstemming met kwaliteitsnormen, semantiek, herhaling en syntaxis.

DEEL 2

Algemene overwegingen over de gemeenschappelijke indicatoren voor gegevenskwaliteit en de minimumkwaliteitsnormen voor in te voeren gegevens

De inputgegevens waarop het kwaliteitscontroleproces betrekking heeft, worden beoordeeld aan de hand van de regels inzake gegevenskwaliteit die in elk Unie-informatiesysteem en elke interoperabiliteitscomponent zijn vastgesteld, zoals uiteengezet in deel 1. Indien de op de inputgegevens toepasselijke regels geen beletsel vormen voor de invoer en opslag van de inputgegevens, wordt met behulp van de mechanismen voor de controle van gegevenskwaliteit de kwaliteit van de inputgegevens gemeten in het licht van de daarop van toepassing zijnde indicatoren voor gegevenskwaliteit.

Aan de hand van de mechanismen voor de controle van gegevenskwaliteit wordt de kwaliteit van de inputgegevens gemeten conform elke relevante indicator. Bij de mechanismen voor de controle van gegevenskwaliteit wordt rekening gehouden met een wegingscoëfficiënt om het relatieve gewicht van elke indicator in de totale kwaliteit van de inputgegevens te berekenen.

Daartoe worden de mechanismen voor de controle van gegevenskwaliteit zodanig aangepast dat zij van toepassing zijn op een enkele verzameling gegevens in een bestand of op een databank.

Na toepassing van de wegingscoëfficiënt op de inputgegevens produceren de mechanismen voor de controle van gegevenskwaliteit een profiel van de inputgegevens dat de resultaten van de toepassing van de indicatornormen weerspiegelt, bijvoorbeeld numerieke waarden ter beoordeling van de kwaliteit van de inputgegevens voor elke indicator.

Tabel 1 bevat een minimale reeks indicatoren voor gegevenskwaliteit, bijvoorbeeld indicatoren die altijd van toepassing zijn op inputgegevens, conform de regels die door elk Unie-informatiesysteem en elke interoperabiliteitscomponent worden toegepast. Het gaat om de volgende indicatoren: volledigheid, nauwkeurigheid, consistentie, actualiteit en uniciteit.

Tabel 1

Minimale reeks indicatoren voor gegevenskwaliteit

Indicator Beschrijving Belangrijkste toepassingsgebied Meeteenheid Volledigheid Mate waarin de inputgegevens waarden hebben voor alle verwachte kenmerken en daarmee verband houdende vereisten in een specifieke gebruikscontext. Meet of alle verplichte gegevens zijn verstrekt en of de databank- (of sectorale) lijsten aan de gestelde vereisten voldoen. Verplichte gegevensvelden (alfanumeriek en biometrisch) Percentage van volledigheid van gegevens: verhouding tussen het aantal verstrekte gegevenscellen en het aantal vereiste gegevenscellen. Nauwkeurigheid Mate waarin de ramingen bij de inputgegevens de onbekende werkelijke waarden benaderen. Dit kan gelden tussen gegevens betreffende een entiteit of tussen soortgelijke gegevens voor vergelijkbare entiteiten, of tussen beide categorieën gegevens. Alfanumerieke en biometrische gegevens Steekproeffouten, unit-non-responspercentage, item-non-responspercentage, foutenpercentages bij de gegevensvastlegging enz. Consistentie Mate waarin de inputgegevens kenmerken hebben die vrij zijn van tegenstrijdigheden en coherent zijn met andere gegevens in een specifieke gebruikscontext. Meet de mate waarin een reeks gegevens voldoet aan vastgestelde bedrijfsvoorschriften die gelden tussen deze gegevens, d.w.z. dat er geen sprake is van een conflict in de inhoud van de gegevens. Dit kan gelden tussen gegevens betreffende een entiteit of tussen soortgelijke gegevens voor vergelijkbare entiteiten, of tussen beide categorieën gegevens. Alfanumerieke gegevens Percentage Tijdigheid Mate waarin de inputgegevens worden verstrekt binnen vooraf bepaalde termijnen of tijdschema’s die bepalend zijn voor de geldigheid van de gegevens of de context waarin deze worden gebruikt. Meet hoe actueel de gegevens zijn en of de vereiste gegevens binnen het voorgeschreven tijdschema kunnen worden verstrekt. Alfanumerieke en biometrische gegevens Tijdsverloop - einde: aantal dagen vanaf de laatste referentiedatum tot de datum waarop de inputgegevens worden verstrekt. Uniciteit Mate waarin de inputgegevens niet worden gedupliceerd in hetzelfde Unie-informatiesysteem of dezelfde interoperabiliteitscomponent. Verplichte gegevensvelden (alfanumeriek en biometrisch) Percentage niet-gedupliceerde gegevenseenheden

De nauwkeurigheidsindicator voor biometrische gegevens omvat ook de resolutie. Daarbij wordt gemeten in welke mate de inputgegevens de vereiste hoeveelheid punten of pixels per lengte-eenheid bevatten. De eenheid voor de weergave van pixels op het scherm: “pi” voor afdrukken; “dot pit” voor outputsystemen. Aantal bits per pixel (kleurengamma, vb. 16 kleuren - 4 bits; 256 - 8 bits; 65K - 16 bits, en 16,5 mln. - 24 bits).

DEEL 3

Kwaliteitsklassen voor gegevens

Na de ontwikkeling van het in deel 2 bedoelde profiel van de inputgegevens worden de inputgegevens in een kwaliteitsklasse voor gegevens ingedeeld. De volgende kwaliteitsklassen voor gegevens zijn van toepassing:

(a) “goede kwaliteit”: het profiel van de inputgegevens vertoont de vereiste conformiteit met de toepasselijke indicator voor gegevenskwaliteit;

(b) “lage kwaliteit”: het profiel van de inputgegevens vertoont, in het geval van een zachte regel, niet de vereiste conformiteit met de toepasselijke indicatoren voor gegevenskwaliteit;

(c) “afgewezen”: het profiel van de inputgegevens vertoont, in het geval van een blokkeringsregel, niet de vereiste conformiteit met de toepasselijke indicatoren voor gegevenskwaliteit.

Wanneer de inputgegevens in de klasse “goede kwaliteit” worden ingedeeld, worden de gegevens in het systeem of de component opgeslagen zonder enige waarschuwing inzake gegevenskwaliteit.

Wanneer de inputgegevens in de klasse “lage kwaliteit” worden ingedeeld, worden de gegevens in het systeem of de component opgeslagen met een waarschuwing inzake gegevenskwaliteit. Een waarschuwing geeft aan dat de inputgegevens moeten worden gecorrigeerd en waarom uit de inputgegevens niet blijkt dat zij voldoen aan de toepasselijke indicatoren voor gegevenskwaliteit. Indien mogelijk wordt in de waarschuwing aangegeven in welk(e) gegevensveld(en) en/of met welke gegevensinhoud(en) de geconstateerde problemen met de gegevenskwaliteit zich voordoen, en worden er wijzigingen voorgesteld die vereist zijn om de inputgegevens in de klasse “goede kwaliteit” te kunnen indelen.

DEEL 4

Toezicht op de gegevenskwaliteit

Voor de toepassing van artikel 3, lid 8, worden er twee soorten mechanismen gebruikt:

(a) mechanismen voor het opschonen van gegevens. Met behulp van deze mechanismen worden er controles uitgevoerd om na te gaan voor welke gegevens de resterende bewaringstermijn korter is dan de termijn die is vastgesteld in de wetgeving betreffende het betrokken Unie-informatiesysteem of de betrokken interoperabiliteitscomponent. Via de mechanismen voor het opschonen van gegevens wordt de lidstaat in kennis gesteld van de geplande wissing van gegevens en wordt hem de mogelijkheid geboden om, indien nodig, passende maatregelen te nemen;

(b) mechanismen voor het detecteren van problemen. Met behulp van deze mechanismen worden er controles uitgevoerd om na te gaan welke gegevens niet langer voldoen aan een of meer regels of normen inzake gegevenskwaliteit in het licht van indicatoren voor gegevenskwaliteit. In het kader van deze controles kan een waarschuwing of kennisgeving naar de bevoegde autoriteit van de lidstaat worden verzonden, met vermelding van de reden waarom de gegevens niet langer voldoen aan een of meer regels of normen inzake gegevenskwaliteit. Indien mogelijk worden in de waarschuwing de wijzigingen voorgesteld die nodig zijn om de inputgegevens in overeenstemming te brengen met nieuwe regels of normen. Deze controles mogen in geen geval leiden tot de automatische verwijdering van gegevens die zijn opgeslagen in de Unie-informatiesystemen of interoperabiliteitscomponenten. Wanneer nieuwe gegevens worden ingevoerd in een Unie-informatiesysteem of interoperabiliteitscomponent terwijl de mechanismen voor het detecteren van problemen in werking zijn, zijn die mechanismen niet van toepassing op die gegevens.

eu-LISA kan besluiten dat er bij de herziening van de regels of normen voor gegevenskwaliteit ad-hocmechanismen voor het detecteren van problemen in het Unie-informatiesysteem en in de interoperabiliteitscomponenten worden toegepast.

eu-LISA kan de adviesgroep voor een van de Unie-informatiesystemen of interoperabiliteitscomponenten raadplegen over de vraag of er ad-hocmechanismen voor het detecteren van problemen in het betrokken Unie-informatiesysteem of de betrokken interoperabiliteitscomponent moeten worden toegepast, voor zover dat nodig is voor de doeleinden van dat Unie-informatiesysteem of die interoperabiliteitscomponent.