BESLUIT Nr. 1/99 VAN HET GEMEENSCHAPPELIJK CONTROLEORGAAN VAN EUROPOL

van 22 april 1999

houdende vaststelling van zijn reglement van orde

(1999/C 149/01)

HET GEMEENSCHAPPELIJK CONTROLEORGAAN,

Gelet op de Overeenkomst op grond van artikel K.3 van het Verdrag betreffende de Europese Unie tot oprichting van een Europese politiedienst (Europolovereenkomst)(1), inzonderheid op artikel 24, lid 7,

Overwegende dat het gemeenschappelijk controleorgaan met eenparigheid van stemmen zijn reglement van orde dient vast te stellen,

STELT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VAST:

REGLEMENT VAN ORDE

VAN HET GEMEENSCHAPPELIJK CONTROLEORGAAN VAN EUROPOL

INHOUDSOPGAVE

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

TITEL I

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET GEMEENSCHAPPELIJK CONTROLEORGAAN

Artikel 1

Taken

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan heeft tot taak in overeenstemming met de overeenkomst toe te zien op de werkzaamheden van Europol opdat de rechten van personen niet geschaad worden door de opslag, de verwerking en het gebruik van de gegevens waarover Europol beschikt; tevens ziet het gemeenschappelijk controleorgaan toe op de rechtmatigheid van de verstrekking van de van Europol afkomstige gegevens (artikel 24, lid 1, eerste en tweede zin, van de overeenkomst).

2. Daartoe is het gemeenschappelijk controleorgaan met name belast met de volgende taken:

a) het onderzoek van de bestandsreglementen (artikel 12, lid 1, tweede zin, en lid 2, derde zin, van de overeenkomst);

b) het onderzoek van de bepalingen inzake de vastlegging van opvragingen van persoonsgegevens (artikel 16, eerste zin, van de overeenkomst);

c) het onderzoek van de algemene voorschriften inzake de verstrekking van persoonsgegevens door Europol aan derde staten en instanties (artikel 18, lid 2, tweede zin, van de overeenkomst);

d) het onderzoek van kwesties inzake:

- de toepassing en interpretatie van de overeenkomst in verband met de werkzaamheden van Europol op het gebied van de verwerking en het gebruik van persoonsgegevens (artikel 24, lid 3, eerste mogelijkheid, van de overeenkomst);

- het door de nationale controleorganen van de lidstaten onafhankelijk uitgevoerde toezicht (artikel 24, lid 3, tweede mogelijkheid, van de overeenkomst);

- de uitoefening van het recht op kennisneming (artikel 24, lid 3, derde mogelijkheid, van de overeenkomst);

- het uitwerken van geharmoniseerde voorstellen om een gemeenschappelijke oplossing te vinden voor bestaande problemen (artikel 24, lid 3, vierde mogelijkheid, van de overeenkomst);

e) het onderzoek, op verzoek van een persoon, of Europol bij het verzamelen, de opslag, de verwerking en het gebruik van zijn persoonsgegevens op een toelaatbare en juiste wijze te werk is gegaan (artikel 24, lid 4, van de overeenkomst);

f) regelmatige verslaglegging van de werkzaamheden (artikel 24, lid 6, van de overeenkomst).

Artikel 2

Bevoegdheden

1. Om zijn taken te vervullen, beschikt het gemeenschappelijk controleorgaan over de bij de overeenkomst ingestelde bevoegdheden.

2. Met name is het gemeenschappelijk controleorgaan bevoegd tot het verkrijgen van informatie van Europol, tot het verkrijgen van inzage in alle documenten, dossiers en alle door Europol opgeslagen gegevens, en tot het verkrijgen van permanente toegang tot alle dienstruimten van Europol (artikel 24, lid 2, van de overeenkomst). Dit omvat informatie over en toegang tot apparatuur en programmatuur, wanneer zulks noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken van het gemeenschappelijk controleorgaan. Nadere voorschriften kunnen worden vastgesteld in regelingen tussen het gemeenschappelijk controleorgaan en de raad van bestuur van Europol.

Artikel 3

Comité/Commissies

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan stelt het in artikel 24, lid 7, van de overeenkomst bedoelde comité in.

2. Het kan een of meer interne commissies oprichten en hun samenstelling en mandaat vaststellen (artikel 24, lid 8, van de overeenkomst).

TITEL II

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET GEMEENSCHAPPELIJK CONTROLEORGAAN

Artikel 4

Lidmaatschap

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan bestaat uit ten hoogste twee leden of vertegenwoordigers van elk nationaal controleorgaan, die een delegatie vormen. Elk lid kan een plaatsvervanger hebben. De leden van het gemeenschappelijk controleorgaan en hun plaatsvervangers worden door elke lidstaat voor vijf jaar benoemd (artikel 24, lid 1, derde zin, van de overeenkomst). Hun mandaat is hernieuwbaar.

2. De leden van het gemeenschappelijk controleorgaan en hun plaatsvervangers zijn onafhankelijk, bij de uitoefening van hun taak niet gebonden door instructies en uitsluitend onderworpen aan de wet. Met name kunnen zij niet tegelijkertijd lid van een andere uit hoofde van de overeenkomst ingestelde instantie of van het personeel van Europol zijn.

Een persoon die zich voor strijdige belangen geplaatst ziet, meldt die belangen en onthoudt zich van deelname aan de discussie en van het besluit ter zake. Hij kan zo nodig met een meerderheid van de stemmen van de aanwezige delegaties door middel van een geheime stemming worden uitgesloten. De betrokken persoon wordt gehoord alvorens uitsluiting kan plaatsvinden, maar neemt niet deel aan het besluit. Indien een persoon zich terugtrekt of wordt uitgesloten, kan hij worden vervangen door zijn plaatsvervanger.

3. Alleen personen met de vereiste kwalificaties kunnen worden aangewezen als lid van het gemeenschappelijk controleorgaan of als plaatsvervanger (artikel 24, lid 1, derde zin, van de overeenkomst). Met name dient gelet te worden op de vereisten om zitting te kunnen nemen in het Comité van beroep.

4. Een lid van het gemeenschappelijk controleorgaan dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, kan zich laten vertegenwoordigen door zijn plaatsvervanger.

5. Het lidmaatschap van het gemeenschappelijk controleorgaan vervalt wanneer de betrokken persoon ontslag neemt. Het vervalt ook wanneer betrokkene niet langer lid of vertegenwoordiger is van het nationale controleorgaan, tenzij zijn mandaat herbevestigd wordt door de betrokken lidstaat. De benoeming tot lid wordt uitsluitend in overeenstemming met de nationale wetgeving ingetrokken. Zulks is van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangers.

Artikel 5

Voorzitter

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan verkiest met tweederde meerderheid van de stemmen van de aanwezige leden door middel van een geheime stemming uit zijn midden een voorzitter, alsmede een plaatsvervangend voorzitter. De plaatsvervangend voorzitter maakt geen deel uit van de delegatie van de voorzitter. Indien geen van de kandidaten tijdens de eerste stemronde de vereiste meerderheid behaalt, wordt een tweede ronde gehouden tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter worden voor twee jaar verkozen. Herverkiezing voor één jaar is mogelijk.

2. De voorzitter vertegenwoordigt het gemeenschappelijk controleorgaan en zit de vergaderingen van het controleorgaan voor. Hij ziet toe op de goede gang van zaken. Hij roept de vergaderingen van het gemeenschappelijk controleorgaan bijeen en stelt plaats, datum en tijdstip van de vergaderingen vast. Hij opent en sluit de vergaderingen. Hij stelt de voorlopige agenda op en zorgt ervoor dat de besluiten van het gemeenschappelijk controleorgaan worden uitgevoerd.

3. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter als deze verhinderd is. Bij afwezigheid van de plaatsvervangend voorzitter fungeert het in leeftijd oudste lid als plaatsvervangend voorzitter. De eerste vergadering van het gemeenschappelijk controleorgaan wordt bijeengeroepen en voorgezeten door het in leeftijd oudste lid, totdat de voorzitter verkozen is.

4. Ter voorbereiding van zijn werkzaamheden voor een specifieke kwestie kan het gemeenschappelijk controleorgaan op voorstel van de voorzitter uit zijn midden een of meer rapporteurs aanwijzen. Bij dringende aangelegenheden kan de voorzitter ambtshalve een of meer rapporteurs aanwijzen. In dat geval stelt hij onverwijld de leden van het gemeenschappelijk controleorgaan hiervan in kennis.

5. De voorzitter of een meerderheid van de delegaties kan verlangen dat de directeur de vergadering bijwoont en kan personeelsleden van Europol, nationale deskundigen, verbindingsofficieren en andere personen uitnodigen om de vergadering bij te wonen.

Artikel 6

Werkwijze

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan komt ten minste viermaal per jaar bijeen. Daarnaast komt het bijeen op initiatief van de voorzitter en wanneer ten minste drie delegaties daartoe een met redenen omkleed schriftelijk voorstel indienen of daartoe in een voorgaande vergadering een mondeling voorstel doen. De voorzitter van de raad van bestuur en de directeur van Europol kunnen agendapunten voorstellen en voorstellen om het gemeenschappelijk controleorgaan bijeen te roepen.

2. Behoudens in gevallen die de voorzitter dringend acht, worden de convocaties tijdig genoeg verzonden om ten minste twee weken voor de vergadering aan te komen. De convocatie omvat de voorlopige agenda en, tenzij dit door de aard van de documenten onmogelijk is, de documenten die nodig zijn voor de vergadering. De definitieve agenda wordt aan het begin van elke vergadering vastgesteld.

3. Vergaderingen van het gemeenschappelijk controleorgaan kunnen alleen gehouden worden als ten minste tweederde van de delegaties aanwezig is. Besluiten worden genomen met gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige delegaties, tenzij in dit reglement anders is bepaald. Bij stemming heeft elke delegatie een stem. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

4. De vergaderingen van het gemeenschappelijk controleorgaan zijn niet openbaar. De documenten van het gemeenschappelijk controleorgaan zijn geheim, tenzij het controleorgaan anders bepaalt. Voor documenten die Europol voorlegt, geldt echter de in artikel 31, lid 1, van de overeenkomst bedoelde regeling ter bescherming van geheime informatie.

5. Het gemeenschappelijk controleorgaan vergadert aan de hand van documenten en werknota's die in alle officiële talen van de instellingen van de Europese Unie zijn opgesteld. Van deze regel kan alleen in noodgevallen worden afgeweken, alhoewel iedere delegatie kan verzoeken om een vertaling in haar eigen taal.

6. Besluiten van het gemeenschappelijk controleorgaan kunnen via de schriftelijke procedure worden genomen wanneer alle delegaties in een vergadering met die procedure hebben ingestemd. In dringende gevallen kan de voorzitter de schriftelijke procedure inleiden. In beide gevallen doet de voorzitter de leden van het gemeenschappelijk controleorgaan een in de respectieve officiële talen vertaald ontwerp-besluit toekomen. Indien de delegaties binnen een door de voorzitter te bepalen termijn van ten minste 14 dagen na ontvangst geen bezwaar maken tegen het ontwerp-besluit, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wanneer een delegatie binnen vijf werkdagen na ontvangst van het ontwerp-besluit verzoekt dat het gemeenschappelijk controleorgaan het mondeling bespreekt, wordt de schriftelijke procedure beëindigd.

Artikel 7

Controles ter plaatse en deskundigen

1. Binnen zijn bevoegdheden overeenkomstig artikel 24 van de overeenkomst kan het gemeenschappelijk controleorgaan bij Europol controles op de gegevensbescherming uitvoeren.

2. Het gemeenschappelijk controleorgaan kan een of meer leden opdragen deze controles bij Europol uit te voeren. Wanneer het gemeenschappelijk controleorgaan het wenselijk acht, kunnen deze leden worden bijgestaan door deskundigen die alleen gekozen kunnen worden uit een op voorhand door het gemeenschappelijk controleorgaan opgestelde en aan Europol meegedeelde lijst. De deskundigen op deze lijst zijn afkomstig van de nationale controleorganen en overheidsdiensten, tenzij deze niet over dergelijke deskundigen beschikken. Alle deskundigen moeten voldoen aan de krachtens hun nationale wetgeving geldende veiligheidseisen.

3. Wanneer de voorzitter een aangelegenheid dringend acht, kan hij deze leden en deskundigen ambtshalve aanwijzen. In dat geval stelt hij onverwijld de leden van het gemeenschappelijk controleorgaan hiervan in kennis.

4. De leden van het gemeenschappelijk controleorgaan die met een controleopdracht belast zijn, brengen aan het gemeenschappelijk controleorgaan verslag uit over de resultaten van hun werk.

Artikel 8

Procedure bij inbreuken

Wanneer het gemeenschappelijk controleorgaan vaststelt dat bij de opslag, de verwerking of het gebruik van persoonsgegevens inbreuken op de overeenkomst zijn gemaakt, stelt het de directeur van Europol hiervan in kennis en gelast het hem schriftelijk, binnen een bepaalde termijn te antwoorden. Indien het gemeenschappelijkcontroleorgaan van mening is dat het antwoord onbevredigend is of niet tijdig verstrekt is, of indien zich andere moeilijkheden voordoen, legt het de zaak schriftelijk voor aan de raad van bestuur (artikel 24, lid 5, derde zin, van de overeenkomst). Geen gevolg geven aan een eindbesluit van het Comité van beroep wordt beschouwd als een inbreuk op de overeenkomst.

Artikel 9

Notulen

Alle vergaderingen van het gemeenschappelijk controleorgaan worden genotuleerd. De ontwerp-notulen worden onder leiding van de voorzitter door het secretariaat opgesteld en op de eerstvolgende vergadering van het gemeenschappelijk controleorgaan goedgekeurd. Elk lid heeft het recht de ontwerp-notulen te amenderen, zodat de opmerkingen die dat lid tijdens de vergadering heeft gemaakt, daarin worden weergegeven.

Artikel 10

Verslaglegging

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan brengt ten minste éénmaal per twee jaar verslag uit over zijn werkzaamheden. Ten minste een maand voordat het verslag wordt voorgelegd aan de Raad, krijgt de raad van bestuur de gelegenheid een standpunt te formuleren, dat aan het verslag wordt gehecht (artikel 24, lid 6, van de overeenkomst).

2. Het gemeenschappelijk controleorgaan besluit of het verslag van zijn werkzaamheden al dan niet openbaar wordt gemaakt en neemt in voorkomend geval een besluit over de wijze van openbaarmaking.

TITEL III

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET COMITÉ VAN BEROEP

Artikel 11

Taken van het Comité van beroep

1. Het Comité van beroep (hierna "het comité" genoemd) onderzoekt beroepen als bedoeld in artikel 19, leden 6 tot en met 8, artikel 20, lid 4, en artikel 22, lid 3, van de overeenkomst.

2. Het comité neemt eindbesluiten met betrekking tot de in lid 1 bedoelde aangelegenheden.

3. Naast de bevoegdheden bedoeld in artikel 2, lid 2, heeft het comité de in deze titel bepaalde bevoegdheden.

Artikel 12

Lidmaatschap

1. Het comité bestaat uit één lid van elke delegatie in het gemeenschappelijk controleorgaan. Ieder lid mag een plaatsvervanger hebben. De leden van het comité en hun plaatsvervangers worden voor vijf jaar benoemd door het gemeenschappelijk controleorgaan, op voordracht van de betrokken delegatie. Hun mandaat is hernieuwbaar.

2. Om in de in artikel 11, lid 1, bedoelde beroepszaken onderzoek te doen en tot een uitspraak te komen, moeten de leden van het comité en hun plaatsvervangers over de vereiste kwalificaties beschikken, onder meer juridische kennis, ervaring met het oplossen van conflicten en met zaken op het gebied van gegevensbescherming.

3. Een lid van het comité dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, kan zich laten vertegenwoordigen door zijn plaatsvervanger.

4. Het lidmaatschap van het comité vervalt wanneer de betrokken persoon ontslag neemt of niet langer lid is van het gemeenschappelijk controleorgaan. Zulks is eveneens van toepassing op de plaatsvervangers.

Artikel 13

Onafhankelijkheid en onpartijdigheid

1. De leden van het comité zijn onafhankelijk en onpartijdig, bij de uitoefening van hun taak nietgebonden door instructies van het gemeenschappelijk controleorgaan of van enig ander persoon en uitsluitend onderworpen aan de wet. Zij mogen tijdens hun mandaat geen enkele activiteit uitoefenen die onverenigbaar is met hun onafhankelijkheid en onpartijdigheid als lid van het comité of met de vereiste beschikbaarheid voor hun functie in het comité. Activiteiten die uitgeoefend worden of uitgeoefend zijn namens het nationale controleorgaan worden niet aangemerkt als onverenigbaar met de werkzaamheden van het comité. De bepalingen van dit lid zijn eveneens van toepassing op de plaatsvervangers.

2. Wanneer de wijze waarop een lid van het comité of een plaatsvervanger bij een zaak betrokken is geweest ernstige twijfel doet rijzen omtrent diens onpartijdigheid, of wanneer zich een andere omstandigheid voordoet waardoor een deugdelijke behandeling van het beroep in het geding kan komen, deelt de persoon in kwestie dit mee en trekt hij zich terug uit de zaak.

3. Wanneer een lid of een plaatsvervanger door een partij gewraakt wordt om redenen die verband houden met de leden 1 en 2, hoort het comité de betrokken persoon en de andere partijen en beslist het in afwezigheid van de betrokken persoon door middel van een geheime stemming over de wraking.

4. Wanneer een persoon zich terugtrekt of van de zaak wordt uitgesloten krachtens lid 3 wordt hij vervangen door zijn plaatsvervanger.

Artikel 14

Voorzitter

1. Het comité verkiest met tweederde meerderheid van de stemmen van de aanwezige delegaties door middel van een geheime stemming uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Indien geen van de kandidaten tijdens de eerste stemronde de vereiste meerderheid behaalt, wordt een tweede stemronde gehouden tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. De voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter van het gemeenschappelijk controleorgaan kan niet worden verkozen tot voorzitter of tot plaatsvervangend voorzitter van het comité en evenmin lid zijn van dezelfde delegatie. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter worden verkozen voor twee jaar. Herverkiezing voor één jaar is mogelijk.

2. De voorzitter zit de vergaderingen van het comité voor. Hij ziet toe op het vlotte en goede verloop van de werkzaamheden. Hij roept de vergaderingen van het comité bijeen en bepaalt plaats, datum en tijd van de vergaderingen. Hij stelt de voorlopige agenda op.

3. De plaatsvervangend voorzitter vervangt de voorzitter als deze verhinderd is. Bij afwezigheid van de plaatsvervangend voorzitter fungeert het in leeftijd oudste lid als plaatsvervangend voorzitter. De eerste vergadering van het comité wordt bijeengeroepen en voorgezeten door het in leeftijd oudste lid, totdat de voorzitter verkozen is.

4. Ter voorbereiding van zijn beraadslagingen kan het comité op voorstel van de voorzitter uit zijn midden een of meer rapporteurs aanwijzen. In dergelijke gevallen komt het lid dat als rapporteur is aangewezen in beginsel uit de lidstaat waaruit de verzoeker komt of, indien de verzoeker niet uit een lidstaat komt, de lidstaat die het meest bij de zaak betrokken is. Bij dringende aangelegenheden kan de voorzitter ambtshalve een of meer rapporteurs aanwijzen. In dat geval stelt hij onverwijld de leden van het comité in kennis. De rapporteur onderzoekt het beroep en legt aan het comité een rapport voor over de ontvankelijkheid van het beroep alsmede een voorstel voor de verdere procedure, met name over de voorbereidende maatregelen die nodig zijn.

Artikel 15

Vertegenwoordiging

De verzoeker kan zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een advocaat of een andere raadsman. In geval van ernstig wangedrag kan een advocaat of raadsman door het comité van de procedure worden uitgesloten. Wanneer een advocaat of raadsman wordt uitgesloten, stelt de voorzitter ten behoeve van de betrokken partij een termijn vast teneinde haar in de gelegenheid te stellen een andere advocaat of raadsman aan te wijzen; de procedure wordt opgeschort totdat deze termijn verstreken is. Advocaten en raadslieden dienen een deugdelijke machtiging van de verzoeker over te leggen indien het comité daarom verzoekt.

Artikel 16

Talen

1. De procedure vindt plaats in een van de officiële talen van de instellingen van de Europese Gemeenschappen. De verzoeker kiest de officiële taal waarin de procedure wordt gevoerd. De taal van de procedure wordt gebezigd voor de pleidooien en voor de schriftelijke documentatie van de partijen, alsmede voor de notulen en de beslissingen van het comité.

2. Documenten die in een andere dan de proceduretaal zijn gesteld, gaan vergezeld van een vertaling in deproceduretaal. In geval van omvangrijke documenten kan de vertaling evenwel beperkt blijven tot uittreksels of samenvattingen. Het comité kan te allen tijde, hetzij ambtshalve, hetzij op verzoek van een van de partijen, een volledige vertaling eisen.

3. Zo nodig wordt ten behoeve van ieder lid van het comité en de partijen kosteloos voor tolken en vertalingen gezorgd. De beslissingen van het comité worden in alle officiële talen van de Europese Unie vertaald.

4. Wanneer de verzoeker geen van de officiële talen van de instellingen van de Europese Unie machtig is, kan de klacht worden ingediend in een andere taal. De verzoeker is verplicht een samenvatting in een van de officiële talen van de Europese Unie over te leggen. De voorzitter of de rapporteur laat de klacht in de gekozen taal vertalen.

Artikel 17

Inleiding van de procedure

1. Het beroep wordt ingesteld door een schriftelijke klacht bij het secretariaat van het gemeenschappelijk controleorgaan in te dienen binnen drie maanden nadat de verzoeker de beslissing van Europol heeft ontvangen. Bij ontstentenis van een beslissing wordt het beroep ingesteld binnen drie maanden na het verstrijken van de in artikel 19, lid 6, artikel 20, lid 4, en artikel 22, lid 3, van de overeenkomst bedoelde termijnen. Bij twijfel over naleving van de termijnen wordt in het voordeel van de verzoeker beslist.

2. De verzoeker geeft aan waarop zijn klacht gebaseerd is. Het moet duidelijk zijn wie de klacht indient, waar de klacht over gaat en op welke gronden de klacht wordt ingediend. Alle bescheiden die tot staving kunnen dienen, moeten worden bijgevoegd. De verzoeker kan te allen tijde het beroep intrekken.

3. Het secretariaat bevestigt binnen vier weken de ontvangst van de klacht en geeft algemene informatie over het verdere verloop van de procedure.

4. Wanneer de klacht niet aan de in lid 2, eerste en tweede zin, en in artikel 16, lid 4, tweede zin, genoemde vereisten voldoet, vraagt het secretariaat de verzoeker de geconstateerde tekortkomingen binnen vier weken recht te zetten.

5. Beroepen die niet aan de vereisten voldoen, worden door het comité op voorstel van de voorzitter of de rapporteur geweigerd. Een beroep dat niet binnen de in lid 1 genoemde termijnen valt, kan worden aanvaard indien bijzondere omstandigheden de vertraging rechtvaardigen.

Artikel 18

Voorbehandeling

1. Beroepen die aan de vereisten voldoen, worden door het comité in behandeling genomen op basis van de volgende bepalingen en met inachtneming van de overeenkomst, inzonderheid de artikelen 19, 20 en 22.

2. Europol ontvangt een afschrift van de klacht voor eventuele opmerkingen, die binnen vier weken moeten worden ingediend; deze termijn kan eventueel met twee weken worden verlengd.

3. Het comité kan per geval beslissen om tevens een of meer nationale eenheden bij de beroepsprocedure te betrekken. De verzoeker en Europol worden van deze beslissing in kennis gesteld. Aan de betrokken nationale eenheden wordt een afschrift van de opmerkingen van Europol en van de verzoeker toegezonden zodat zij hun eigen opmerkingen kunnen formuleren, die binnen vier weken moeten worden ingediend; deze termijn kan eventueel met twee weken worden verlengd.

4. Na ontvangst van de opmerkingen of na het verstrijken van de termijnen wordt de klacht binnen drie maanden door het comité behandeld.

Artikel 19

Aanvullende informatie

1. Het comité kan van de verzoeker, Europol, de nationale eenheden, de nationale controleorganen of elke andere instantie informatie, bewijzen of opmerkingen verlangen. De betrokken partijen hebben het recht om het comité in overweging te geven bewijzen te behandelen of om de toelating van bewijzen te verlangen. Het comité gaat op deze suggesties en verzoeken in voorzover dat nodig is voor het onderzoek van de zaak.

2. Het comité kan tevens besluiten ter plaatse bij Europol een onderzoek in te stellen. Artikel 7 is van overeenkomstige toepassing. In dat geval worden de verzoeker of zijn raadsman op de hoogte gesteld van het resultaat van het onderzoek.

Artikel 20

Inzage in het dossier

1. Alle partijen hebben, indien zij dit wensen, inzage in het dossier en mogen het secretariaat van het gemeenschappelijk controleorgaan verzoeken hun op eigen kosten uittreksels of fotokopieën te verstrekken. Inzage wordt geweigerd indien zulks nodig is

- opdat Europol zijn taken naar behoren kan vervullen,

- om de veiligheid en de openbare orde van de lidstaten te beschermen of strafbare feiten te bestrijden,

- om de rechten en vrijheden van derden te beschermen,

en het belang van de betrokken persoon derhalve niet kan prevaleren.

2. Onder opgave van de redenen van een dergelijke beperking, kunnen Europol, de nationale eenheden en de nationale controleorganen aangeven welke door hen verstrekte informatie niet ter beschikking van de verzoeker gesteld moet worden. Het comité kan om nadere toelichting verzoeken. Informatie ten aanzien waarvan het comité de opgegeven redenen aanvaardbaar acht, wordt niet ter beschikking gesteld. Het comité kan slechts wegens het ontbreken van aanvaardbare redenen en uitsluitend met eenparigheid van stemmen een andersluidende beslissing nemen. In dat geval kan het comité besluiten dat de verzoeker een samenvatting krijgt of dat bepaalde informatie aan de verzoeker ter beschikking wordt gesteld.

Artikel 21

Behandeling

1. De partijen worden op hun verzoek door het comité gehoord. Het comité stelt de partijen naar behoren in kennis van hun recht om gehoord te worden. Dit recht wordt schriftelijk uitgeoefend. Het comité besluit een hoorzitting te houden op verzoek van een van de betrokken partijen voorzover dat voor de behandeling van de zaak noodzakelijk wordt geacht. Het comité stelt de partijen naar behoren in kennis van hun recht om een hoorzitting te verzoeken. Alle partijen worden tijdig van de hoorzitting in kennis gesteld en hebben het recht deze zitting bij te wonen.

2. Hoorzittingen zijn openbaar, tenzij het comité uit hoofde van zijn taakvervulling of op verzoek van een van de partijen besluit het publiek geheel of gedeeltelijk te weren, indien dit in het belang is van de openbare veiligheid, in het bijzonder om de in artikel 19, lid 3, van de overeenkomst genoemde redenen, of van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene, dan wel voorzover dit strikt noodzakelijk wordt geacht door het comité in speciale omstandigheden waarin openbaarheid een gedegen behandeling van het beroep in gevaar zou brengen. Indien een lidstaat die bij de procedure partij is, of Europol, verzoekt om het publiek van de procedure uit te sluiten, kan het comité alleen op grond van het ontbreken van de in de eerste zin genoemde redenen en uitsluitend met eenparigheid van stemmen een andersluidende beslissing nemen.

3. Het comité kan op verzoek van een partij of op eigen initiatief besluiten een partij te horen zonder dat daarbij andere partijen aanwezig zijn, wanneer dat vereist is om de goede werking van Europol te waarborgen, om de veiligheid van een lidstaat te verzekeren of om de belangen van de verzoeker of van een derde partij te beschermen. De afwezige partijen worden in kennis gesteld van het feit dat er besprekingen plaatsvinden waarbij zij niet aanwezig zijn.

Artikel 22

Horen van getuigen en deskundigen

1. Het comité kan op verzoek van een partij of op eigen initiatief besluiten getuigen te horen. Alle partijen en de betrokken getuigen worden tijdig in kennis gesteld van de behandeling. Artikel 21, leden 2 en 3, is van overeenkomstige toepassing.

2. Door het comité opgeroepen getuigen hebben recht op vergoeding van hun reis- en verblijfskosten en op een compensatie voor inkomstenderving voorzover het comité dit billijk acht. Zij kunnen de noodzakelijke voorschotten ontvangen. Alle betalingen komen ten laste van de begroting van het gemeenschappelijk controleorgaan.

3. De getuigen worden door het comité gehoord. De leden van het comité kunnen de getuigen vragen stellen. Met toestemming van de voorzitter kunnen de partijen de getuigen vragen stellen. Voor aanvang van de behandeling maant de voorzitter de getuigen ertoe de waarheid te spreken.

4. Het comité kan een deskundige aanwijzen en diens taak omschrijven. De deskundige heeft recht op een vergoeding. Het comité kan besluiten de deskundige te horen. In dat geval zijn de regels voor het horen van getuigen van overeenkomstige toepassing.

Artikel 23

Slotverklaringen

Alvorens een eindbesluit te formuleren, nodigt het comité alle partijen uit tot het maken van slotopmerkingen.

Artikel 24

Notulen

1. Het comité maakt van zijn besprekingen notulen die een weergave zijn van elke behandeling en van de tijdens die zitting afgelegde verklaringen. De partijen kunnen verzoeken bepaalde documenten of verklaringen geheel of gedeeltelijk in de notulen op te nemen. De notulen worden ondertekend door de voorzitter, toegezonden aan de partijen en aan het dossier van de zaak toegevoegd. In de in artikel 21, lid 2, of artikel 22, lid 1, bedoelde gevallen legt het comité beperkingen op.

2. Artikel 9 is van overeenkomstige toepassing op alle vergaderingen van het comité waarbij de partijen niet aanwezig zijn.

Artikel 25

Besluiten en vertrouwelijkheid

1. Vergaderingen van het comité kunnen alleen plaatsvinden wanneer ten minste viervijfde van de leden of van hun plaatsvervangers aanwezig is.

2. Besluiten worden genomen met eenvoudige meerderheid van stemmen van de aanwezige leden of plaatsvervangers, tenzij in dit reglement of in de overeenkomst anders is bepaald. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter. Alle personen die betrokken zijn bij het nemen van het eindbesluit moeten een hoorzitting hebben bijgewoond.

3. De beraadslagingen van het comité blijven vertrouwelijk.

4. In het eindbesluit van het comité staan de namen van de partijen en hun vertegenwoordigers, de namen van de leden van het comité die bij de besluitvorming zijn betrokken, de datum waarop het besluit wordt bekendgemaakt, het praktische deel van het besluit, een korte uiteenzetting van de feiten van de zaak en de redenen voor het besluit. Het besluit wordt in een openbare zitting bekendgemaakt en aan de betrokken partijen meegedeeld. Een afschrift van het besluit wordt aan het gemeenschappelijk controleorgaan toegezonden.

Artikel 26

Kennisgevingen

Kennisgevingen en andere mededelingen aan partijen, getuigen en deskundigen worden gedaan met middelen die een redelijke waarborg bieden dat dezen deugdelijk worden geïnformeerd en die zo nodig kunnen worden geverifieerd.

Artikel 27

Kosten

1. Het comité stelt in zijn eindbesluit de kosten van de procedure vast. Procederen voor het comité is gratis. Indien het beroep geheel of gedeeltelijk wordt toegewezen, komen de kosten van de verzoeker voor de indiening en behandeling van de klacht ten laste van Europol, voorzover het comité dit billijk acht.

2. Indien een verzoeker niet bij machte is de procedurekosten geheel of gedeeltelijk te dragen, kan hem te allen tijde op zijn verzoek bijstand worden verleend. Wanneer hij het verzoek indient, voegt hij de nodige bescheiden bij waaruit blijkt dat hij niet over voldoende middelen beschikt. Het comité kan de bijstand te allen tijde intrekken wanneer de omstandigheden waaronder deze werd toegekend, in de loop van de procedure veranderen. Als de bijstand wordt goedgekeurd, komen de kosten ten laste van de begroting van het gemeenschappelijk controleorgaan. Wanneer zulks billijk is, kan in het eindbesluit worden geëist dat een partij de toegekende voorschotten terugbetaalt aan de begroting van het gemeenschappelijk controleorgaan. Bij de indiening van zijn verzoek verklaart de verzoeker zich bereid de kosten terug te betalen wanneer het eindbesluit zulks bepaalt.

Artikel 28

Behoorlijke rechtsgang

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, gaat het comité te werk overeenkomstig de in artikel F, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie bedoelde algemene beginselen van het Gemeenschapsrecht.

TITEL IV

SLOTBEPALINGEN

Artikel 29

Secretariaat

1. Het gemeenschappelijk controleorgaan wordt in zijn taak bijgestaan door een in zijn zetel gevestigd secretariaat. Het secretariaat is een permanent orgaan waarvan de medewerkers alleen op basis van bekwaamheid worden aangeworven. De secretariaatsmedewerkers handelen alleen in het belang van het gemeenschappelijk controleorgaan, zijn volledig onafhankelijk van Europol en aanvaarden geen instructies van andere autoriteiten. Aanwerving of detachering bij het secretariaat vindt plaats op voorstel van het gemeenschappelijk controleorgaan. De secretariaatsmedewerkers verrichten geen andere werkzaamheden zonder toestemming van de voorzitter van het gemeenschappelijk controleorgaan.

2. Het secretariaat verricht zijn taak onder leiding van de voorzitter van het gemeenschappelijk controleorgaan, overeenkomstig de door het gemeenschappelijk controleorgaan vastgestelde voorschriften. Het staat tevens het Comité van beroep bij. Bij de uitoefening van deze taken staat het onder leiding van de voorzitter van het comité. Het secretariaat houdt een register van de beroepen en van alle overige stukken bij.

3. Het secretariaat ziet erop toe dat de verplichtingen uit hoofde van artikel 32 van de overeenkomst ook worden nageleefd bij de werkzaamheden van het gemeenschappelijk controleorgaan.

Artikel 30

Geheimhouding

1. De leden van het gemeenschappelijk controleorgaan, hun plaatsvervangers, deskundigen en secretariaatsmedewerkers zijn verplicht geheimhouding te bewaren met betrekking tot alle omstandigheden die in het kader van hun activiteit te hunner kennis komen, tenzij het voor de deugdelijke vervulling van hun taak noodzakelijk is hiervan af te wijken. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook na beëindiging van hun activiteit in die hoedanigheid.

2. De leden van het gemeenschappelijk controleorgaan, hun plaatsvervangers, deskundigen en secretariaatsmedewerkers verklaren bij hun aanstelling dat zij deze verplichtingen aanvaarden.

3. Leden van het gemeenschappelijk controleorgaan of hun plaatsvervangers kunnen, wanneer zij de geheimhoudingsplicht hebben geschonden, met tweederde meerderheid van stemmen van de delegaties die aanwezig zijn in een vergadering van het gemeenschappelijk controleorgaan door middel van een geheime stemming worden geschorst. De betrokkenen worden vooraf gehoord, maar nemen niet aan het besluit deel. Deze bepaling is van overeenkomstige toepassing op het Comité van beroep, indien de inbreuk op de geheimhoudingsplicht verband houdt met het werk van dat comité. In laatstgenoemd geval wordt het gemeenschappelijk controleorgaan onverwijld op de hoogte gesteld. In geval van schorsing wordt de plaats van het geschorste lid ingenomen door zijn plaatsvervanger. Een schorsing wordt meegedeeld aan het nationale controleorgaan dat verantwoordelijk is voor de benoeming van het geschorste lid.

Artikel 31

Begroting en kosten

1. Het secretariaat stelt voorstellen op voor een jaarlijkse begroting voor het gemeenschappelijk controleorgaan, die na goedkeuring worden toegezonden aan de raad van bestuur, in afwachting van de raadpleging overeenkomstig artikel 24, lid 9, van de overeenkomst.

2. Het gemeenschappelijk controleorgaan bepaalt hoe zijn begroting zal worden besteed; de begroting wordt beheerd door het secretariaat.

3. De kosten van het gemeenschappelijk controleorgaan en het Comité van beroep, inclusief de kosten voor de leden van het comité en hun plaatsvervangers die ten behoeve van een behoorlijke vervulling van hun taak worden gemaakt, komen ten laste van de begroting van het gemeenschappelijk controleorgaan overeenkomstig de door dit orgaan vastgestelde regels.

Artikel 32

Wijziging van het reglement van orde

Besluiten over wijzigingen in dit reglement van orde worden door het gemeenschappelijk controleorgaan met eenparigheid van stemmen genomen (artikel 24, lid 7, eerste zin, van de overeenkomst) en ter unanieme goedkeuring aan de Raad voorgelegd.

Artikel 33

Evaluatie

Dit reglement van orde wordt tussen een en drie jaar nadat het in werking is getreden door het gemeenschappelijk controleorgaan geëvalueerd.

Artikel 34

Inwerkingtreding van het reglement van orde

Dit reglement van orde treedt in werking op de dag volgende op de goedkeuring ervan door de Raad overeenkomstig artikel 24, lid 7, van de overeenkomst(2).

Gedaan te Brussel, 22 april 1999.

Voor het gemeenschappelijk controleorgaan

De Voorzitter

Fergus GLAVEY

(1) PB C 316 van 27.11.1995, blz. 1.

(2) Het reglement van orde is op 29 april 1999 goedgekeurd door de Raad.

VERKLARING VAN DE RAAD

betreffende artikel 4, lid 5, en artikel 12, lid 4, aangenomen bij de goedkeuring van het reglement van orde van het gemeenschappelijk controleorgaan van Europol

De lidstaten zijn het erover eens dat het lidmaatschap van het Gemeenschappelijk Controleorgaan (van een lid of een plaatsvervanger) vóór het eind van het mandaat in het bijzonder niet mag vervallen om redenen die verband houden met de uitoefening van een functie in het Comité van beroep.