Bijlage

Aanvullende technische specificaties voor het EU-noodreisdocument

Deel I

Vereisten, instructies en normen voor de productie (1)

1. INHOUDSOPGAVE 50

2. INSTRUCTIES BETREFFENDE PRODUCENTEN 50

3. FYSIEKE BEVEILIGING 50

3.1. PRODUCTIEGEBOUWEN 50

3.2. BEVEILIGINGSPERSONEEL 50

3.3. BEVEILIGINGSMELDKAMER 51

3.4. TOEGANG VAN BEZOEKERS EN DERDEN 51

3.5. TOEGANG VAN PERSONEEL 51

3.6. CONTROLE VAN PRODUCTIEZONES 51

3.7. LEVERING EN VERZENDING VAN MATERIAAL 51

3.8. ASPECTEN VAN DE LEVERING 51

4. BEVEILIGING VAN DE PRODUCTIEMETHODEN EN MATERIALEN 52

4.1. PLATEN 52

4.2. PAPIER 52

4.3. DIFFRACTIEVE OPTISCH VARIABELE AFBEELDING 52

4.4. VEILIGHEIDSINKTEN 53

4.5. OPSLAG 53

5. KWALITEITSCONTROLE 53

6. REFERENTIES 53

1. INHOUDSOPGAVE

Dit deel van de bijlage bevat de regels voor de productie van EU-noodreisdocumenten (EU-NRD’s).

Dit deel van de bijlage kan aan potentiële veiligheidsdrukkers worden doorgegeven, bv. in het kader van een aanbesteding.

2. INSTRUCTIES BETREFFENDE PRODUCENTEN

EU-NRD’s mogen alleen worden geproduceerd door openbare of particuliere veiligheidsdrukkerijen die daartoe opdracht hebben gekregen van de lidstaten en die in staat zijn om bijzonder goed beveiligde documenten te maken.

Dergelijke ondernemingen of instellingen moeten kunnen aantonen tot een dergelijke productie in staat te zijn. De producent moet zijn hoofdzetel in de Unie hebben en de EU-NRD’s moeten ook in de Unie worden geproduceerd.

De productie van EU-NRD’s mag niet worden uitbesteed aan een derde partij (afgezien van grondstoffen en componenten, zoals vezels en veiligheidspapier), tenzij de lidstaat die de opdracht voor de productie van EU-NRD’s gunt, hiervoor toestemming geeft en de Europese Commissie in kennis stelt. Derde ondernemingen die een deel van de productie van EU-NRD’s voor hun rekening nemen, moeten zich ook houden aan de in dit document vastgestelde veiligheidsnormen en -praktijken.

De producent moet zijn gecertificeerd volgens de normen ISO 9001 (“Kwaliteitsmanagementsystemen”) en ISO/IEC 27001 (“Managementsystemen voor informatiebeveiliging”).

Voorts moet de producent beschikken over een certificering volgens de norm ISO 14298 (“Beheer van processen voor beveiligd drukwerk”, voorheen CWA 14641), voor ten minste het niveau “overheid”, dan wel over een volgens de nationale voorschriften gelijkwaardig alternatief.

Op verzoek van de lidstaat dienen de producenten gegevens over de veiligheidscontrolecertificaten te verschaffen.

De lidstaten dienen erop toe te zien dat de producenten deze voorschriften in acht nemen en de Europese Commissie mee te delen welke onderneming opdracht heeft gekregen voor de productie.

De producent dient elke inbreuk op de beveiliging in verband met EU-NRD’s, basismaterialen of de fysieke beveiliging van de faciliteiten ten tijde van de productie te melden aan de lidstaat, die daarvan ook de Commissie onverwijld in kennis dient te stellen.

3. FYSIEKE BEVEILIGING

De in dit punt uiteengezette eisen vormen een aanvulling op ISO 14298 en zijn verplicht van toepassing wanneer EU-NRD’s worden geproduceerd. Zij zijn ook van toepassing op materialen, halffabricaten en opslag van EU-NRD’s.

De fysieke beveiliging van de productielocatie en -gebouwen moet in overeenstemming zijn met ISO 14298 en de Intergraf-certificeringsvoorschriften (met name risicocategorie E inzake fysieke inbraak en toegangsgerelateerd risico) dan wel met gelijkwaardige nationale voorschriften.

Iedereen (werknemers, beveiligingspersoneel, bezoekers, derden enz.) die zich op de bedrijfslocatie of in de productiegebouwen van de producent bevindt, moet worden gecontroleerd overeenkomstig de Intergraf-certificeringsvoorschriften voor norm ISO 14298 dan wel volgens gelijkwaardige nationale voorschriften.

3.1. PRODUCTIEGEBOUWEN

Alle gebouwen waarin grondstoffen, halffabricaten en afgewerkte producten worden opgeslagen en verwerkt, moeten ten minste als “overheidsinstantie” worden gecertificeerd overeenkomstig ISO 14298 dan wel gelijkwaardige nationale voorschriften.

3.2. BEVEILIGINGSPERSONEEL

De producent moet een speciale en afzonderlijke dienst of een gerenommeerde en gecertificeerde beveiligingsfirma en passend opgeleid beveiligingspersoneel belasten met de beveiliging van de bedrijfslocatie en de productiezones. Aanbevolen wordt voor de kwaliteitsaspecten een externe beveiligingsfirma te certificeren (bv. volgens ISO 9001 of DIN 77200).

3.3. BEVEILIGINGSMELDKAMER

De producent moet beschikken over een beveiligingsmeldkamer op de productielocatie. De fysieke beveiligingsmaatregelen moeten voldoen aan de vereisten van EN 50518 (certificering is niet verplicht) of aan nationale voorschriften/normen. In afwijking van de vorige zin zijn afwijkingen van EN 50518 mogelijk op voorwaarde dat deze worden voorafgegaan door een risicobeoordeling. De toegangsdeur van de beveiligingsmeldkamer moet zijn voorzien van een kaartlezer of biometrisch toegangscontrolesysteem voor het registeren van iedereen die naar binnen of buiten gaat; ook moet de toegangsdeur worden uitgerust met een anti-pass back-functie.

Het verdient aanbeveling ervoor te zorgen dat te allen tijde ten minste twee beheerders (bewakers) aanwezig zijn. Aanbevolen wordt dat deze beheerders (bewakers) werknemers van de producent zijn.

3.4. TOEGANG VAN BEZOEKERS EN DERDEN

De toegang van bezoekers en derden tot de productiezones dient strikt te worden gecontroleerd overeenkomstig ISO 14298. De betrokkenen dienen te allen tijde te worden vergezeld en hun toegangspas steeds zichtbaar te dragen.

3.5. TOEGANG VAN PERSONEEL

De toegang tot de productiezones dient te worden beperkt tot bevoegde werknemers door middel van een toegangscontrolesysteem dat personen uitsluitend een voor een toelaat. Er moet een toegangscontroleprocedure van toepassing zijn. Aanbevolen wordt alleen toegang te verlenen op “need-to-know”-basis.

3.6. CONTROLE VAN PRODUCTIEZONES

De productiezones moeten te allen tijde worden gecontroleerd. Wanneer de productiezones niet in gebruik zijn, moeten deze fysiek worden afgesloten en worden bewaakt.

Als toegang tot de productiezones nodig is op een tijdstip dat er niet wordt geproduceerd, dient de beveiligingsdienst hiervan in kennis te worden gesteld en bij de toegang aanwezig te zijn. De productiezones mogen in dat geval niet toegankelijk zijn zonder dat de beveiligingsdienst fysiek aanwezig is (afzonderlijke houder(s) van de sleutel(s)).

3.7. LEVERING EN VERZENDING VAN MATERIAAL

De producent moet beschikken over aparte zones voor de levering en de verzending van materialen en producten. Alle deuren rond de zones voor verzending en levering, met inbegrip van de poort in het buitenhekwerk, de tussendeur en de binnendeur voor verzending en levering, moeten zijn voorzien van elektronische en gekoppelde vergrendeling, wat betekent dat als een van de deuren openstaat, de andere elektronisch vergrendeld zijn.

Ook moeten er procedures van kracht zijn voor het screenen van bezoekers en van chauffeurs van de voertuigen voor het vervoer van materialen. Elke levering van materiaal moet worden geregistreerd.

3.8. ASPECTEN VAN DE LEVERING

De levering van EU-NRD’s moet worden geregeld door de lidstaat die de opdracht gunt, in samenwerking met de producent. Aangezien de geproduceerde, maar nog niet gepersonaliseerde EU-NRD’s worden beschouwd als bijzonder risicogevoelige veiligheidsitems, dient het vervoer ervan optimaal te worden beveiligd.

Voor elk soort vervoer moet een algemene risicobeoordeling worden uitgevoerd en gedocumenteerd en moeten alle aanvullende veiligheidsmaatregelen worden genomen die nodig worden geacht (bv. gepantserd voertuig, escorte). Deze beoordelingen moeten opnieuw worden gemaakt wanneer de omstandigheden zijn gewijzigd.

Op het inladen en uitladen, met inbegrip van de levering aan de ontvangende partij, moet altijd toezicht worden uitgeoefend volgens het beginsel van dubbele controle, d.w.z. door ten minste twee personen.

De serienummers van de vervoerde EU-NRD’s moeten op de vervoersbescheiden worden vermeld.

Aanbevolen wordt de status en positie van voertuigen die veiligheidsdrukwerk vervoeren, tijdens het vervoer regelmatig te controleren. Er moeten ten minste twee onafhankelijke systemen voorhanden zijn voor doeltreffende communicatie met externe partners ingeval het vervoer op enige wijze wordt verstoord.

Elke onregelmatigheid (bv. niet-naleving van deze minimale vervoersvoorschriften door een van de partijen, een overval op het transport of verlies, door welke oorzaak dan ook, gedurende het vervoer) dient onmiddellijk aan de producerende onderneming te worden gemeld.

Het veiligheidsdrukwerk mag niet toegankelijk zijn vanuit de bestuurderscabine en het compartiment waarin de goederen worden vervoerd, moet van metaal gemaakt zijn en geheel gesloten zijn (geen voertuigen met huifopbouw); de laad- en losklep moet zijn voorzien van een slot. De sleutels van de sloten mogen niet in het voertuig worden meegenomen.

4. BEVEILIGING VAN DE PRODUCTIEMETHODEN EN MATERIALEN

Dit deel bevat de nodige informatie over de beveiliging van het materieel dat wordt gebruikt voor de productie van het EU-NRD. De producent dient een volledig controlespoor bij te houden, dat doorloopt van de aankomst van veiligheidsmaterialen tot en met de levering van de EU-NRD’s, en dat ook de vernietiging van ongewenst, onbruikbaar geworden materiaal of half afgewerkt materiaal omvat.

Overigens is de producent verantwoordelijk voor de door hem te kiezen leveranciers van grondstoffen; waar nodig moet deze keuze worden goedgekeurd door de betrokken lidstaat. Het verdient aanbeveling dat de leveranciers van de voor dit veiligheidsproduct gebruikte grondstoffen dezelfde certificaten hebben als de producenten, met name wat betreft ISO 14298. Als een leverancier door de producent als gerenommeerd en betrouwbaar wordt beschouwd (na controle door die producent), maar niet is gecertificeerd, is toestemming vereist van de lidstaat die de opdracht gunt en dient de Commissie hiervan door diezelfde lidstaat in kennis te worden gesteld.

4.1. PLATEN

Het verdient aanbeveling om alle drukplaten voor het EU-NRD te produceren op dezelfde locatie van de erkende producent waar ook het EU-NRD wordt geproduceerd. Als de drukplaten niet meer voldoen (bv. wegens slijtage of gebreken), dan moeten zij onbruikbaar worden gemaakt en op veilige en passende wijze worden vernietigd.

Platen die nog nodig kunnen zijn voor nieuwe drukken, moeten worden opgeslagen in een beveiligde ruimte op de bedrijfslocatie van de onderneming.

Indien de producent niet in staat is de platen op zijn eigen bedrijfslocatie te produceren, mogen de benodigde drukplaten alleen worden besteld bij een gerenommeerde platenproducent, die bijvoorbeeld reeds platen voor de EU-visumsticker heeft geproduceerd. Een dergelijke producent van platen moet echter gecertificeerd zijn volgens ISO 14298. Platen mogen uitsluitend aan erkende producenten worden geleverd nadat hiervoor toestemming is verkregen van de lidstaat. De Commissie dient hiervan eveneens in kennis te worden gesteld.

4.2. PAPIER

Het voor het EU-NRD geproduceerde papier moet strikt worden gecontroleerd. Dit geldt voor zowel de papierfabricage als de verdere stappen die nodig zijn (toevoeging van de kleeflaag). De rollen en vellen moeten aan een veiligheidscontrole worden onderworpen teneinde de verantwoording in de toeleveringsketen te waarborgen.

Alle aan de producent van het EU-NRD te leveren papier moet voor levering worden geteld. De aan de producent geleverde en bij de productie gebruikte vellen moeten worden gecontroleerd en verantwoord.

Voor de levering van het papier aan de producenten moet gebruik worden gemaakt van beveiligd vervoer. Een algemene risicobeoordeling moet worden uitgevoerd en gedocumenteerd voor het vervoer en alle aanvullende veiligheidsmaatregelen die nodig worden geacht, moeten worden genomen (bv. gepantserd voertuig, escorte). Deze beoordelingen moeten opnieuw worden gemaakt wanneer de betrokken omstandigheden zijn gewijzigd.

4.3. DIFFRACTIEVE OPTISCH VARIABELE AFBEELDING

De productie en het gebruik van de diffractieve optisch variabele afbeelding (Diffractive Optically Variable Image Device — DOVID) voor het EU-NRD moeten worden gecontroleerd en verantwoord. Dit geldt niet alleen voor de volledige DOVID-patches, maar ook voor halfafgewerkte producten, onbruikbaar geworden materiaal en afval.

Voor de levering van de DOVID-patches aan de erkende producenten moet gebruik worden gemaakt van beveiligd vervoer. Het te leveren aantal DOVID’s moet worden geregistreerd.

Ook de op de bedrijfslocatie van de producenten te verwerken DOVID-patches moeten worden gecontroleerd en verantwoord. Alle afvalmateriaal moet veilig worden bewaard en — eventueel op een latere datum — veilig worden vernietigd. De patches moeten worden verantwoord, zodat er zo nodig een volledig controlespoor ter beschikking kan worden gesteld.

De Commissie of een lidstaat kan de DOVID’s jaarlijks door middel van een groepsorder bestellen om de prijs voor de afzonderlijke lidstaten te drukken. De lidstaten zijn verantwoordelijk voor de contractuele en financiële regelingen overeenkomstig de groepsorder. Alleen aangemelde producenten kunnen deelnemen aan de groepsorder van DOVID’s.

4.4. VEILIGHEIDSINKTEN

Voor de productie van het EU-NRD wordt gebruikgemaakt van veiligheidsinkten, die alleen voor dit gebruik bestemd zijn. De inkten kunnen bij gerenommeerde leveranciers dan wel bij andere producenten van EU-NRD’s worden besteld of op de bedrijfslocatie van de producent worden geproduceerd. Een producent mag dergelijke inkten pas aan een andere gemachtigde producent leveren nadat hij bewijs heeft ontvangen dat laatstgenoemde toestemming heeft om EU-NRD’s te produceren.

De veiligheidsinkten moeten in een beveiligde ruimte worden bewaard. De bij het productieproces gebruikte veiligheidsinkten moeten worden gevolgd door middel van een controleprocedure.

4.5. OPSLAG

De bij de productie van EU-NRD’s gebruikte materialen kunnen in de volgende categorieën worden verdeeld:

— basismaterialen (zoals inkt en veiligheidspapier)

— basismaterieel (zoals drukplaten)

— halffabrikaten (onvolledige formulieren en/of stickers die niet alle productiestadia hebben doorlopen)

— EU-NRD invullen — formulier en sticker

Elke fase van de bewaring en behandeling van het product vereist passende beveiliging, verantwoording en controle. Aanbevolen wordt dat de opslagruimten voldoen aan de eisen voor kluizen (zie ISO 14298).

5. KWALITEITSCONTROLE

Elke producent van EU-NRD’s mag, in overleg met de lidstaat die toestemming geeft voor de productie, per productiefase bepalen welke kwaliteitscontroles aanbeveling verdienen. Deze kwaliteitscontroles moeten ervoor zorgen dat de EU-NRD’s worden geproduceerd overeenkomstig de technische specificaties die zijn vastgesteld bij Richtlijn (EU) 2019/997 van de Raad en de op basis daarvan vastgestelde uitvoeringshandelingen, opdat de kwaliteitsverschillen tussen de partijen EU-NRD’s minimaal zijn.

Mochten er onverhoopt EU-NRD’s geproduceerd en in omloop gebracht zijn die niet voldoen aan de technische specificaties, dan moet de betrokken lidstaat de andere lidstaten en de Commissie daarvan onmiddellijk in kennis stellen.

6. REFERENTIES

ISO 14298 Beheer van processen voor beveiligd drukwerk (voorheen CWA 14641) EN 50518 Monitoring en alarmontvangstcentrales ISO 9001 Kwaliteitsmanagementsystemen ISO/CEI 27001 Managementsystemen voor informatiebeveiliging

(1) SECRET UE/EU SECRET non classifiée en l’absence de la partie II de l’annexe/when detached from Part II of the Annex — non-classified.