Besluit van de raad van bestuur van Europol

van 27 september 1999

houdende de regeling inzake persoonsdossiers van Europol-functionarissen

(2001/C 65/01)

DE RAAD VAN BESTUUR VAN EUROPOL,

Gelet op het besluit van de Raad van 3 december 1998 houdende vaststelling van het statuut voor de personeelsleden van Europol(1), inzonderheid op artikel 23,

Rekening houdend met de beginselen van het Verdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981 en van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens(2),

Gezien het voorstel van de directeur, ingediend na overleg met het Personeelscomité van Europol overeenkomstig artikel 23,

HEEFT DE VOLGENDE REGELING VASTGESTELD:

Artikel 1

Definities

In de zin van deze regeling wordt verstaan onder:

a) "persoonsgegeven", elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd iedere persoon waarvan de identiteit direct of indirect kan worden vastgesteld, met name aan de hand van een identificatienummer of van een of meer specifieke factoren met betrekking tot zijn fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit;

b) "verwerking van persoonsgegevens", hierna "verwerking" te noemen, elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procédés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

c) "bestand van persoonsgegevens", hierna "bestand" te noemen, elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd dan wel gedecentraliseerd is of verspreid op een functioneel of geografisch bepaalde wijze;

d) "voor de verwerking verantwoordelijke", de natuurlijke of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of enig ander lichaam die, respectievelijk dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

e) "verwerker", iedere persoon die ten behoeve van de voor de verwerking verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;

f) "derde", de natuurlijke of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of enig ander lichaam, niet zijnde de betrokkene, noch de voor de verwerking verantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de voor de verwerking verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken;

g) "ontvanger", de natuurlijke of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of enig ander lichaam aan wie, respectievelijk waaraan, de gegevens worden meegedeeld, ongeacht of het al dan niet een derde betreft; instanties waaraan gegevens kunnen worden meegedeeld in het kader van een bijzondere onderzoeksopdracht worden evenwel niet beschouwd als ontvangers;

h) "toestemming van de betrokkene", elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

Artikel 2

Naam en doel van het bestand; gebruik van gegevens

1. Het bestand wordt Europol-personeelsadministratiesysteem genoemd.

2. Het bestand is bedoeld ter administratie van het bij Europol tewerkgestelde of gedetacheerde personeel, voorzover noodzakelijk met betrekking tot hun functioneren in de organisatie. Het bestand zal ten dele in geautomatiseerde vorm en ten dele op papier worden bewaard.

3. De in het bestand opgenomen gegevens mogen uitsluitend gebruikt worden voorzover dit met het doel van het bestand in overeenstemming is en op grond van wettelijke bepalingen vereist is of wanneer de betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven.

Artikel 3

Verantwoordelijkheden

1. De directeur van Europol is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens in het bestand. Hij dient erop toe te zien dat alle personen onder zijn bevoegdheid bij het dagelijks beheer van het bestand en de verwerking van de daarin bewaarde gegevens de onderhavige regeling in acht nemen.

2. De verantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer van het bestand ligt bij het hoofd van de eenheid Menselijke hulpbronnen, die de verwerker van het bestand is. Hij zal de persoon of personen benoemen die verantwoordelijk is, respectievelijk zijn, voor de verwerking van de gegevens in het bestand en die erop moet, respectievelijk moeten, toezien dat alle gegevens volledig, juist en bijgewerkt zijn.

Artikel 4

Categorieën personen

1. In het bestand mogen gegevens worden opgenomen met betrekking tot de volgende categorieën personen:

a) Europol-functionarissen, met inbegrip van plaatselijke functionarissen;

b) Europol-verbindingsofficieren;

c) deskundigen en andere functionarissen die bij Europol worden gedetacheerd onder het gezag van de lidstaten;

d) via externe bureaus aangesteld personeel voor tijdelijk werk;

e) sollicitanten die reageren op een vacature;

f) personen die een open sollicitatie indienen;

g) stagiairs.

2. Ook mogen gegevens worden bewaard met betrekking tot:

a) echtgenoten of ex-echtgenoten van de in lid 1, onder a), genoemde personen;

b) kinderen zoals vermeld in artikel 2, lid 2, van aanhangsel 5 van het statuut die ten laste komen van de in lid 1, onder a), genoemde personen;

c) overige verwanten van de in lid 1, onder a), genoemde personen voorzover zij met een ten laste komend kind gelijkgesteld kunnen worden overeenkomstig artikel 2, lid 4, van aanhangsel 5 van het statuut voor de personeelsleden;

d) overige personen aan wie de voogdij is opgedragen over wettige, onwettige of geadopteerde kinderen van de in lid 1, onder a), genoemde personen;

voorzover de gegevens over deze personen relevant zijn voor de bepaling van het recht op of de berekening van toelagen, of voor de bereikbaarheid van contactpersonen in noodgevallen.

3. Verder mogen gegevens worden bewaard met betrekking tot contactpersonen in noodgevallen voor alle overige in lid 1 genoemde categorieën personen.

Artikel 5

Categorieën gegevens

1. Met betrekking tot de in artikel 4, lid 1, genoemde categorieën personen, met uitzondering van Europol-verbindingsofficieren, mogen de volgende categorieën gegevens worden bewaard:

a) identiteitsgegevens met inbegrip van naam, meisjesnaam, geboortedatum en -plaats, land en plaats van herkomst, nationaliteit, burgerlijke staat, adres, privé-telefoonnummer, sofinummer (socialezekerheidsnummer in Nederland), bank- of girorekeningnummer alsmede naam, adres en telefoonnummer van de contactpersoon in noodgevallen;

b) door de in artikel 4 genoemde personen verstrekte gegevens met betrekking tot het curriculum vitae, zoals scholing, diploma's, werkervaring, expertise en opleiding, opleiding in verband met het werk, bevoegde autoriteit van herkomst, en datum van indiensttreding bij Europol/EDE;

c) een beschrijving van de loopbaan met inbegrip van een beschrijving van de aanwervingsprocedure, de schriftelijke proeven en resultaten daarvan, de resultaten van veiligheidsonderzoeken, arbeidsovereenkomsten, bevorderingen, opleiding, beoordelingen, tuchtrechtelijke of vergelijkbare procedures, taakomschrijving en controles van referenties;

d) informatie over afwezigheid van het werk, vakantieperiodes, periodes van ziekte of andere verlofperiodes;

e) voor de functie relevante medische informatie, voorzover door de betrokkene verstrekt;

f) informatie over de medische controle voorafgaand aan de aanstelling, of informatie die nodig is ter voorbereiding van de herintrede van de betrokkene in zijn functie, voorzover verstrekt door de arbodienst of door een andere instantie of persoon die door Europol is belast met de gezondheid van de in artikel 4, lid 1, onder a), genoemde personen;

g) informatie over de datum van inschrijving van de functionaris in Nederland en diens hoofdverblijfplaatsen met de desbetreffende data voor een periode van vijf en een half jaar voorafgaand aan de indiensttreding bij Europol/EDE, voorzover nodig voor het berekenen van de ontheemdingstoelage;

h) informatie over de hoogte van de huur en over de personen die de woning delen met de functionaris, voorzover nodig voor de berekening van de huisvestingsvergoeding;

i) informatie over de voogdij over de kinderen zoals vermeld in artikel 2, lid 2, van aanhangsel 5 van het statuut die ten laste komen van de in artikel 4, lid 1, onder a), genoemde personen, met inbegrip van informatie over toelagen voor deze kinderen uit andere bronnen, voorzover relevant voor de berekening van de gezinstoelagen;

j) informatie over bezoldigingen en toelagen, voorzover de loonadministratie van de betrokkenen door Europol wordt beheerd.

2. Met betrekking tot Europol-verbindingsofficieren worden alleen de in lid 1, onder a), genoemde identiteitsgegevens bewaard. Informatie als bedoeld in lid 1, onder b) en d), mag worden bewaard, voorzover de informatie is verstrekt door de betrokkene zelf of door de lidstaat die de verbindingsofficier heeft gedetacheerd.

3. Met betrekking tot de in artikel 4, lid 2, bedoelde personen mogen alleen de in lid 1, onder a), bedoelde gegevens worden bewaard, met inbegrip van informatie over bezoldigingen en eventuele aanvullende informatie die relevant is voor de berekening van toelagen.

Artikel 6

Bronnen van gegevens

De in artikel 5 genoemde gegevens mogen worden verkregen uit de volgende bronnen:

a) de in artikel 4 genoemde personen;

b) vroegere werkgevers, met toestemming van de betrokken persoon;

c) de eigen organisatie;

d) tot veiligheidsonderzoeken bevoegde autoriteiten wat de resultaten van veiligheidsonderzoeken betreft;

e) de arbodienst of enige andere instantie of persoon die door Europol is belast met de gezondheid van de in artikel 4, lid 1, onder a), genoemde personen.

Artikel 7

Termijnen voor de controle en het bewaren van gegevens

1. De in het bestand bewaarde gegevens worden eenmaal per jaar gecontroleerd om na te gaan of deze nog steeds juist, volledig en voor het doel van het bestand noodzakelijk zijn.

2. Gegevens in het bestand worden gewist als wordt vastgesteld dat deze voor het doel van het bestand niet langer noodzakelijk zijn. Als wordt vastgesteld dat de betrokken gegevens onjuist of achterhaald zijn, worden deze waar nodig aangepast.

3. De totale duur van de opslag van gegevens mag niet meer dan zes maanden bedragen als het gaat om "open sollicitaties", een jaar als het gaat om niet-geselecteerde kandidaten voor vacatures en vijf jaar na betaling van bezoldigingen, toelagen of pensioenen door Europol voor de overige categorieën.

Artikel 8

Personen aan wie gegevens mogen worden verstrekt

1. In het bestand bewaarde gegevens mogen worden verstrekt aan:

a) leden van de directie, voorzover noodzakelijk voor hun bestuurstaken ten aanzien van een bepaalde persoon;

b) detacherende autoriteiten in de lidstaten, voorzover noodzakelijk voor de planning van de loopbaan van de betrokkene;

c) de eenheid Financiën van Europol, voorzover noodzakelijk voor de administratie van bezoldigingen, toelagen of pensioenen;

d) instellingen die met Europol een overeenkomst hebben gesloten inzake de administratie van de socialezekerheidsuitkeringen overeenkomstig het statuut voor de personeelsleden van Europol (ziekte- en ongevallenverzekering, verzekering bij invaliditeit en overlijden, ouderdomspensioen, invaliditeits- en overlijdensverzekering) voorzover noodzakelijk ter administratie van deze uitkeringen.

2. In het bestand bewaarde gegevens mogen worden doorgezonden aan derden voorzover dit met het doel van het bestand in overeenstemming is en op grond van wettelijke bepalingen vereist is of wanneer de betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven. Dergelijke doorzendingen moeten steeds worden geregistreerd.

Artikel 9

Rechtstreekse toegang

1. De in artikel 3, lid 2, genoemde personen hebben rechtstreeks toegang tot de in het bestand bewaarde gegevens.

2. Alle log-ins in het geautomatiseerde deel van het bestand door de in lid 1 bedoelde personen, worden geregistreerd. Deze gegevens worden uitsluitend voor controledoeleinden gebruikt en worden na een jaar gewist.

Artikel 10

Rechtstreekse gegevensdoorzending

1. In het bestand bewaarde gegevens kunnen rechtstreeks worden doorgezonden naar en vanuit het financieel systeem van Europol ten behoeve van de financiële administratie van Europol. Rechtstreekse gegevensdoorzending is echter uitsluitend toegestaan voorzover dit noodzakelijk is ter administratie van bezoldigingen, toelagen en pensioenen.

2. Rechtstreekse doorzending van in het bestand bewaarde gegevens naar enig ander bestand is niet toegestaan.

Artikel 11

Gegevensbeveiliging

De verwerker dient passende beveiligingsmaatregelen te nemen om de gegevens die in het personeelsadministratiesysteem worden bewaard, te beschermen tegen onopzettelijke of ongeoorloofde vernietiging of onopzettelijk verlies van gegevens en tegen ongeoorloofde toegang, wijziging of verspreiding.

Artikel 12

Informatie over de gegevensverzameling

De in artikel 4 genoemde personen worden ingelicht over de categorieën gegevens die worden verwerkt, het doel van de verwerking, de ontvangers van de gegevens en de specifieke rechten van de betrokkenen op grond van de artikelen 13 tot en met 15.

Artikel 13

Recht op toegang

1. Iedere persoon die gebruik wenst te maken van het recht op toegang tot hem betreffende gegevens, of deze gegevens wenst te controleren, kan hiertoe een schriftelijk verzoek indienen bij de verwerker. Uiterlijk vier weken na ontvangst van dit verzoek moet hierop een schriftelijk antwoord worden gegeven.

2. Toegang tot dergelijke gegevens kan uitsluitend worden geweigerd als dit strikt noodzakelijk is ter vrijwaring van de belangen van Europol, of ter vrijwaring van de rechten van derden.

3. Indien de toegang wordt geweigerd, of wanneer de in lid 1 genoemde antwoordtermijn wordt overschreden, mag de verzoeker de zaak voorleggen aan de voor de verwerking verantwoordelijke. De voor de verwerking verantwoordelijke neemt uiterlijk vier weken nadat hij van de zaak in kennis is gesteld, een definitieve beslissing over de zaak, en stelt de verzoeker schriftelijk van zijn beslissing in kennis.

Artikel 14

Corrigeren en wissen

1. Iedere persoon aan wie overeenkomstig artikel 13 toegang is verleend tot hem betreffende gegevens, kan de verwerker schriftelijk verzoeken deze gegevens te corrigeren, aan te vullen of te wissen indien deze feitelijk onjuist, onvolledig of irrelevant zijn voor het doel van het bestand, of in strijd met de bepalingen van deze regeling worden bewaard.

2. De verwerker deelt de verzoeker uiterlijk vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk mede of, en zo ja, hoe aan diens verzoek is voldaan.

3. Indien het verzoek om correctie, aanvulling of verwijdering wordt afgewezen, of wanneer de in lid 1 genoemde antwoordtermijn wordt overschreden, mag de verzoeker de zaak voorleggen aan de voor de verwerking verantwoordelijke. De voor de verwerking verantwoordelijke neemt uiterlijk vier weken nadat hij van de zaak in kennis is gesteld, een definitieve beslissing over de zaak, en stelt de verzoeker schriftelijk van zijn beslissing in kennis.

Artikel 15

Recht op informatie over derden aan wie gegevens zijn doorgezonden

1. De verwerker stelt de betrokken persoon in kennis van iedere doorzending van gegevens die hem betreffen aan derden overeenkomstig artikel 8, lid 2. Bovendien heeft iedere persoon het recht de verwerker schriftelijk te verzoeken in kennis te worden gesteld van alle hem betreffende gegevens die overeenkomstig artikel 8, lid 2, zijn doorgezonden aan derden. De verwerker dient dit verzoek uiterlijk vier weken na ontvangst te beantwoorden.

2. De toegang tot informatie over doorzendingen aan derden mag uitsluitend worden geweigerd als dit strikt noodzakelijk is ter vrijwaring van de belangen van Europol, of ter vrijwaring van de rechten van derden.

3. Indien de toegang tot de bedoelde informatie wordt geweigerd, of wanneer de in lid 1 genoemde antwoordtermijn wordt overschreden, mag de verzoeker de zaak voorleggen aan de voor de verwerking verantwoordelijke. De voor de verwerking verantwoordelijke neemt uiterlijk vier weken nadat hij van de zaak in kennis is gesteld, een definitieve beslissing over de zaak, en stelt de verzoeker schriftelijk van zijn beslissing in kennis.

Artikel 16

Beroep

Tegen krachtens deze regeling genomen besluiten kunnen klachten worden ingediend bij de directeur overeenkomstig artikel 92 van het statuut en kan beroep worden ingesteld bij het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen overeenkomstig de in artikel 93 van het statuut vervatte voorwaarden.

Artikel 17

Toepasselijke wetgeving

Overeenkomstig artikel 4 van het Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en de Europese Politiedienst (Europol) betreffende de zetel van Europol, is de wetgeving van het gastland inzake gegevensbescherming niet van toepassing op de door Europol voor administratieve doeleinden beheerde persoonsgegevens.

Artikel 18

Bekendmaking en inwerkingtreding

1. Deze regeling wordt ter beschikking gesteld van alle in artikel 4 genoemde personen door middel van elektronische publicatie op het Europol-netwerk. Papieren exemplaren zijn verkrijgbaar bij de eenheid Menselijke hulpbronnen.

2. Deze regeling treedt in werking op de dag volgende op die waarop zij wordt goedgekeurd.

Gedaan te Den Haag, 27 september 1999.

Voor de raad van bestuur

De voorzitter

K. Rantama

(1) PB C 26 van 30.1.1999, blz. 23.

(2) PB L 281 van 23.11.1995, blz. 31.