NL Publicatieblad van de Europese Unie L 219/22

UITVOERINGSVERORDENING (EU) Nr. 802/2014 VAN DE COMMISSIE

van 24 juli 2014

tot vaststelling van modellen voor nationale programma's en tot vaststelling van de voorwaarden voor het systeem voor de elektronische uitwisseling van gegevens tussen de Commissie en de lidstaten overeenkomstig Verordening (EU) nr. 514/2014 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de algemene bepalingen inzake het Fonds voor asiel, migratie en integratie en inzake het instrument voor financiële steun voor politiële samenwerking, voorkoming en bestrijding van criminaliteit, en crisisbeheersing

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EU) nr. 514/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 tot vaststelling van de algemene bepalingen inzake het Fonds voor asiel, migratie en integratie en inzake het instrument voor financiële steun voor politiële samenwerking, voorkoming en bestrijding van criminaliteit, en crisisbeheersing (1), en met name artikel 14, lid 4, en artikel 24, lid 5,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Verordening (EU) nr. 514/2014 vormt samen met de in artikel 2, onder a), van die verordening bedoelde specifieke verordeningen, een kader voor de financiering door de Unie ter ondersteuning van de ontwikkeling van de ruimte van vrijheid, veiligheid en recht.

(2) Verordening (EU) nr. 514/2014 schrijft voor dat elke lidstaat een meerjarig nationaal programma voorstelt. Om ervoor te zorgen dat de aan de Commissie verstrekte informatie consistent en vergelijkbaar is, is het noodzakelijk te voorzien in een model dat het nationale programma moet volgen.

(3) Krachtens artikel 24, lid 5, van Verordening (EU) nr. 514/2014 moet voor alle officiële uitwisseling van informatie tussen de lidstaten en de Commissie een systeem voor elektronische gegevensuitwisseling worden gebruikt. Daarom is het nodig de voorwaarden vast te stellen waaraan dat systeem voor elektronische gegevensuitwisseling moet voldoen. Om kosteneffectief te zijn en de algehele samenhang te waarborgen met alle EU-fondsen onder gedeeld beheer, zijn de voorwaarden van het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling, voor zover mogelijk, dezelfde als die welke zijn vastgesteld in Uitvoeringsverordening (EU) nr. 184/2014 van de Commissie (2).

(4) Om de kwaliteit van de uitgewisselde informatie te verbeteren en het systeem voor elektronische uitwisseling van informatie eenvoudiger en bruikbaarder te maken, moeten basisvoorwaarden worden gespecificeerd voor de vorm en het toepassingsgebied van de uit te wisselen informatie.

(5) Er moeten beginselen en regels worden vastgesteld voor de identificatie van de partij die verantwoordelijk is voor het uploaden van documenten in het systeem voor elektronische uitwisseling van gegevens en voor de actualisering van deze documenten.

(6) Er moeten technische kenmerken voor een efficiënt systeem voor elektronische gegevensuitwisseling worden vastgesteld om de administratieve last voor de lidstaten en de Commissie te verminderen.

(7) Om ervoor te zorgen dat de lidstaten en de Commissie informatie kunnen blijven uitwisselen in gevallen van overmacht die het gebruik van het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling belemmeren, moeten alternatieve manieren worden gespecificeerd om gegevens te coderen en te verzenden.

(8) De lidstaten en de Commissie moeten ervoor zorgen dat de overdracht van de gegevens via het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling plaatsvindt op een beveiligde wijze die zorgt voor de beschikbaarheid, integriteit, authenticiteit, vertrouwelijkheid en onweerlegbaarheid van informatie. Daarom moeten er veiligheidsvoorschriften worden vastgesteld.

(9) Deze verordening eerbiedigt de grondrechten en de beginselen die zijn erkend in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, en met name het recht op bescherming van persoonsgegevens. Deze verordening moet daarom worden toegepast in overeenstemming met deze rechten en beginselen. Op door de lidstaten verwerkte persoonsgegevens is Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad (3) van toepassing. Op de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen en organen van de Unie en het vrije verkeer van die gegevens is Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (4) van toepassing.

(10) Om ervoor te zorgen dat de in deze verordening opgenomen maatregelen meteen kunnen worden toegepast en om de goedkeuring van de nationale programma's niet te vertragen, dient deze verordening in werking te treden op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

(11) Het Verenigd Koninkrijk en Ierland zijn gebonden door Verordening (EU) nr. 514/2014 en zijn bijgevolg gebonden door deze verordening.

(12) Denemarken is niet gebonden door Verordening (EU) nr. 514/2014, noch door deze verordening.

(13) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité voor de Fondsen voor asiel, migratie en integratie, en interne veiligheid,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Modellen voor nationale programma's

Het model voor nationale programma's is opgenomen in de bijlage.

Artikel 2

Instelling van een systeem voor elektronische gegevensuitwisseling

De Commissie stelt een systeem voor elektronische gegevensuitwisseling in voor alle officiële uitwisseling van informatie tussen de lidstaten en de Commissie (hierna het „SFC2014” genoemd).

Artikel 3

Inhoud van het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling

1. Het SFC2014 bevat ten minste de informatie die is omschreven in de modellen, formats en templates die zijn vastgesteld in overeenstemming met artikel 1 van deze verordening, die in overeenstemming zijn met Verordening (EU) nr. 514/2014 en de specifieke verordeningen als bedoeld in artikel 2, onder a), van Verordening (EU) nr. 514/2014.

2. De gegevens die worden verstrekt via de in het SFC2014 ingebedde elektronische formulieren (hierna „gestructureerde gegevens” genoemd) worden niet door niet-gestructureerde gegevens vervangen, met inbegrip van het gebruik van hyperlinks of andere niet-gestructureerde gegevens zoals bijvoeging van documenten of afbeeldingen. Wanneer een lidstaat dezelfde informatie in de vorm van gestructureerde gegevens en niet-gestructureerde gegevens verzendt, worden de gestructureerde gegevens gebruikt in het geval van inconsistenties.

Artikel 4

Werking van het SFC2014

1. De Commissie en de in artikel 25 van Verordening (EU) nr. 514/2014 bedoelde bevoegde autoriteiten voeren in het SFC2014 de informatie in waarvoor zij de verantwoordelijkheid voor verzending hebben, alsmede eventuele aanvullingen of bijwerkingen daarop.

2. Elke informatieoverdracht aan de Commissie wordt geverifieerd en ingediend door een andere persoon dan degene die de gegevens voor die verzending heeft ingevoerd. Deze scheiding van taken wordt ondersteund door het SFC2014 of door de informatiesystemen voor beheer en controle van de lidstaat die automatisch verbinding maken met het SFC2014.

3. De lidstaten wijzen op nationaal of regionaal niveau of op zowel nationaal als regionaal niveau, één of meer personen aan die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de toegang tot het SFC2014. Deze personen vervullen de volgende taken:

a) de gebruikers identificeren die om toegang vragen, waarbij wordt gecontroleerd of zij inderdaad in dienst zijn van de organisatie;

b) de gebruikers inlichten over hun verplichtingen om de veiligheid van het systeem te waarborgen;

c) verifiëren of de gebruikers aanspraak kunnen maken op het vereiste privilegeniveau in verband met hun taken en hun hiërarchische positie;

d) verzoeken om intrekking van de toegangsrechten, indien die toegangsrechten niet langer benodigd of gerechtvaardigd zijn;

e) verdachte gebeurtenissen die de veiligheid van het systeem kunnen ondermijnen, snel melden;

f) zorgen voor de voortdurende juistheid van de identificatiegegevens van de gebruikers door het melden van alle wijzigingen;

g) de nodige voorzorgsmaatregelen nemen met betrekking tot bescherming van gegevens en bedrijfsvertrouwelijkheid in overeenstemming met de toepasselijke nationale en Unievoorschriften, en

h) de Commissie in kennis stellen van alle wijzigingen die invloed hebben op de capaciteit van de autoriteiten van de lidstaten of gebruikers van het SFC2014 om de in lid 1 bedoelde verplichtingen of op hun persoonlijke capaciteit om de in de punten a) tot en met g) bedoelde verantwoordelijkheden uit te voeren.

4. De uitwisselingen van gegevens en verrichtingen dragen een verplichte elektronische handtekening in de zin van Richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad (5). De lidstaten en de Commissie erkennen de rechtsgeldigheid en toelaatbaarheid van de in het SFC2014 gebruikte elektronische handtekening als bewijs in gerechtelijke procedures.

5. Voor de via het SFC2014 verwerkte informatie wordt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van persoonsgegevens voor personen en van het handelsgeheim van rechtspersonen gewaarborgd in overeenstemming met Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en van de Raad (6), Richtlijn 2009/136/EG van het Europees Parlement en van de Raad (7), Richtlijn 95/46/EG en Verordening (EG) nr. 45/2001.

Artikel 5

Kenmerken van het SFC2014

Teneinde de elektronische uitwisseling van informatie te waarborgen, heeft het SFC2014 de volgende kenmerken:

a) interactieve formulieren of formulieren die reeds door het systeem zijn ingevuld op basis van eerder in het systeem geregistreerde gegevens;

b) automatische berekeningen, wanneer deze de invoerinspanningen van gebruikers verminderen;

c) automatische ingebedde controles om de interne samenhang van de verstrekte gegevens en de consistentie van deze gegevens met de toepasselijke voorschriften te verifiëren;

d) door het systeem gegenereerde signalen om de gebruikers van het SFC2014 te waarschuwen dat bepaalde acties al dan niet kunnen worden uitgevoerd;

e) online tracering van de status van de behandeling van de in het systeem ingevoerde informatie, en

f) beschikbaarheid van historische gegevens betreffende alle ingevoerde informatie voor een nationaal programma.

Artikel 6

Verzending van gegevens via het SFC2014

1. Het SFC2014 is voor de lidstaten en de Commissie rechtstreeks toegankelijk via een interactieve gebruikersinterface (d.w.z. een webtoepassing) of via een technische interface met vooraf vastgestelde protocollen (d.w.z. webdiensten) die een automatische synchronisatie en uitwisseling van gegevens tussen informatiesystemen van de lidstaten en het SFC2014 mogelijk maakt.

2. De datum van elektronische toezending van de informatie door de lidstaat aan de Commissie en vice versa wordt beschouwd als de datum van indiening van het desbetreffende document.

3. In geval van overmacht, een storing in het SFC2014 of het ontbreken van een verbinding met het SFC2014 die langer duurt dan één werkdag in de laatste week vóór een voorgeschreven termijn voor de indiening van informatie of vijf werkdagen in andere omstandigheden, kan de uitwisseling van informatie tussen de lidstaat en de Commissie in papieren vorm plaatsvinden, met gebruikmaking van de modellen, formats en templates als bedoeld in artikel 3, lid 1.

Wanneer de storing in het elektronisch uitwisselingssysteem is verholpen, de verbinding met dat systeem is hersteld of er een einde komt aan de oorzaak van overmacht, voert de betrokken partij onverwijld de informatie die reeds in papieren vorm is verzonden, in het SFC2014 in.

4. In de in lid 3 bedoelde gevallen wordt de datum van het poststempel beschouwd als de datum van indiening van het desbetreffende document.

Artikel 7

Veiligheid van via het SFC2014 verzonden gegevens

1. De Commissie stelt een veiligheidsbeleid voor informatietechnologie (hierna „het SFC-IT-veiligheidsbeleid” genoemd) op voor het SFC2014, dat van toepassing is op personeel dat het SFC2014 gebruikt in overeenstemming met de desbetreffende voorschriften van de Unie, met name Besluit C(2006) 3602 van de Commissie (8) en de uitvoeringsbepalingen daarvan. De Commissie wijst één of meer personen aan die verantwoordelijk is/zijn voor het vaststellen, het handhaven en het waarborgen van de correcte toepassing van het SFC2014.

2. De lidstaten en de andere Europese instellingen dan de Commissie die toegangsrechten tot het SFC2014 hebben gekregen, voldoen aan de voorwaarden voor IT-veiligheid die zijn bekendgemaakt op het SFC2014-portaal en aan de maatregelen die de Commissie in het SFC2014 heeft genomen met het oog op de beveiliging van de verzending van gegevens, met name in verband met het gebruik van de technische interface als bedoeld in artikel 6, lid 1, van deze verordening.

3. De lidstaten en de Commissie voeren ter bescherming van de gegevens die zij hebben opgeslagen en via het SFC2014 hebben verzonden de vastgestelde veiligheidsmaatregelen uit en waarborgen de doeltreffendheid ervan.

4. De lidstaten stellen een nationaal, regionaal of lokaal veiligheidsbeleid voor informatietechnologie vast dat de toegang tot het SFC2014 en de automatische invoer van gegevens daarin bestrijkt, waarmee de basisvereisten met betrekking tot de veiligheid worden gewaarborgd. Dit nationale, regionale of lokale IT-veiligheidsbeleid kan verwijzen naar andere veiligheidsdocumenten. Elke lidstaat zorgt ervoor dat dit IT-veiligheidsbeleid geldt voor alle instanties die van het SFC2014 gebruikmaken.

5. Dit nationale, regionale of lokale IT-veiligheidsbeleid omvat:

a) de IT-veiligheidsaspecten van de werkzaamheden van de persoon of personen die verantwoordelijk is/zijn voor het beheer van de toegangsrechten als bedoeld in artikel 4, lid 3, van deze verordening, wanneer zij direct in SFC2014 werken;

b) de IT-veiligheidsmaatregelen voor deze nationale, regionale of lokale computersystemen die met het SFC2014 zijn verbonden door middel van een technische interface als bedoeld in artikel 6, lid 1, van deze verordening. Voor de toepassing van de eerste alinea, onder b), worden de volgende aspecten van IT-veiligheid bestreken, indien van toepassing: a) fysieke beveiliging; b) controle van toegang en gegevensdragers; c) controle van opslag; d) toegangs- en wachtwoordcontrole; e) monitoring; f) koppeling met het SFC2014; g) communicatie-infrastructuur; h) personele middelen, en i) incidentbeheer.

6. Het nationale, regionale of lokale IT-veiligheidsbeleid is gebaseerd op een risicobeoordeling en de beschreven maatregelen zijn evenredig met de vastgestelde risico's.

7. De documenten waarin het nationale, regionale of lokale IT-veiligheidsbeleid is uiteengezet, worden desgevraagd aan de Commissie ter beschikking gesteld.

8. De lidstaten wijzen op nationaal of regionaal niveau één of meer personen aan die verantwoordelijk is/zijn voor de handhaving en waarborging van de toepassing van het nationale, regionale of lokale IT-veiligheidsbeleid. Deze persoon of deze personen treedt/treden op als contactpunt voor de persoon of de personen die door de Commissie is/zijn aangewezen en waarnaar in lid 1 wordt verwezen.

9. Zowel het SFC-IT-veiligheidsbeleid als het desbetreffende nationale, regionale of lokale IT-veiligheidsbeleid wordt bijgesteld in geval van technologische veranderingen, de vaststelling van nieuwe bedreigingen of andere relevante ontwikkelingen. Het wordt in ieder geval jaarlijks herzien om ervoor te zorgen dat het een passende reactie kan blijven bieden.

Artikel 8

Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in de lidstaten overeenkomstig de Verdragen. Gedaan te Brussel, 24 juli 2014. Voor de Commissie De voorzitter José Manuel BARROSO

(1) PB L 150 van 20.5.2014, blz. 112.

(2) Uitvoeringsverordening (EU) nr. 184/2014 van de Commissie van 25 februari 2014 tot vaststelling krachtens Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij en algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij, van de voorwaarden voor het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling tussen de lidstaten en de Commissie en tot vaststelling krachtens Verordening (EU) nr. 1299/2013 van het Europees Parlement en de Raad betreffende specifieke bepalingen voor steun uit het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling ter verwezenlijking van de doelstelling „Europese territoriale samenwerking”, van de nomenclatuur van de categorieën steunverlening van het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling in het kader van de doelstelling „Europese territoriale samenwerking” (PB L 57 van 27.2.2014, blz. 7).

(3) Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 281 van 23.11.1995, blz. 31).

(4) Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlĳke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrĳe verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1).

(5) Richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 december 1999 betreffende een gemeenschappelijk kader voor elektronische handtekeningen (PB L 13 van 19.1.2000, blz. 12).

(6) Richtlĳn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 2002 betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlĳke levenssfeer in de sector elektronische communicatie (richtlĳn betreffende privacy en elektronische communicatie) (PB L 201 van 31.7.2002, blz. 37).

(7) Richtlijn 2009/136/EG van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2009 tot wijziging van Richtlijn 2002/22/EG inzake de universele dienst en gebruikersrechten met betrekking tot elektronische communicatienetwerken en -diensten, Richtlĳn 2002/58/EG betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlĳke levenssfeer in de sector elektronische communicatie en Verordening (EG) nr. 2006/2004 betreffende samenwerking tussen de nationale instanties die verantwoordelijk zijn voor handhaving van de wetgeving inzake consumentenbescherming (PB L 337 van 18.12.2009, blz. 11).

(8) Besluit C(2006) 3602 van de Commissie van 16 augustus 2006 betreffende de beveiliging van door de Europese Commissie gebruikte informatiesystemen.