DEEL A milieubeheersysteemeisen uit hoofde van EN ISO 14001:2015 DEEL B aanvullende eisen voor organisaties die EMAS invoeren

Organisaties die deelnemen aan het milieubeheer- en milieuauditsysteem (EMAS) moeten de eisen naleven van EN ISO 14001:2015 (1), die hieronder onverkort worden weergegeven. A.4. Context van de organisatie A.4.1. Inzicht in de organisatie en haar context De organisatie stelt de externe en interne problemen vast die relevant zijn voor haar doel en die een invloed hebben op haar vermogen om de beoogde resultaten van haar milieubeheersysteem te bereiken. Dergelijke problemen zijn onder andere milieuomstandigheden die worden beïnvloed door of een invloed kunnen hebben op de organisatie. A.4.2. Inzicht in de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden De organisatie bepaalt: a) de belanghebbenden die relevant zijn voor het milieubeheersysteem; b) de relevante behoeften en verwachtingen (d.w.z. eisen) van deze belanghebbenden; c) welke van deze behoeften en verwachtingen haar nalevingsverplichtingen worden. A.4.3. Het toepassingsgebied van het milieumanagementsysteem vaststellen De organisatie bepaalt de grenzen en toepasbaarheid van het milieubeheersysteem om het toepassingsgebied ervan vast te stellen. Bij het vaststellen van dit toepassingsgebied houdt de organisatie rekening met: a) de externe en interne problemen zoals bedoeld in A.4.1; b) de nalevingsverplichtingen zoals bedoeld in A.4.2; c) haar organisatorische eenheid/eenheden, functie(s) en fysieke grenzen; d) haar activiteiten, producten en diensten; e) haar bevoegdheid en vermogen om controle en invloed uit te oefenen. Zodra het toepassingsgebied is bepaald, worden alle activiteiten, producten en diensten van de organisatie binnen dat toepassingsgebied opgenomen in het milieubeheersysteem. Het toepassingsgebied wordt als gedocumenteerde informatie bewaard en is beschikbaar voor belanghebbenden. A.4.4. Milieubeheersysteem Om de beoogde resultaten, waaronder een verbetering van haar milieuprestaties, te bereiken, bepaalt, implementeert, handhaaft en verbetert de organisatie continu een milieubeheersysteem, waaronder de processen die nodig zijn en de interacties ervan, in overeenstemming met de eisen van deze internationale norm. Bij het vaststellen en handhaven van het milieubeheersysteem neemt de organisatie de in 4.1 en 4.2 opgedane kennis in aanmerking.

A.5. Leiderschap A.5.1. Leiderschap en inzet Het hoogste leidinggevende niveau toont leiderschap en inzet met betrekking tot het milieubeheersysteem door: a) rekenschap af te leggen voor de doeltreffendheid van het milieubeheersysteem; b) ervoor te zorgen dat het milieubeleid en de milieudoelstellingen worden bepaald en compatibel zijn met de strategische richting en de context van de organisatie; c) te zorgen voor de integratie van de milieubeheersysteemeisen in de bedrijfsprocessen van de organisatie; d) ervoor te zorgen dat de middelen die noodzakelijk zijn voor het milieubeheersysteem beschikbaar zijn; e) te communiceren over het belang van doeltreffend milieubeheer en zich aan te passen aan de milieubeheersysteemeisen; f) ervoor te zorgen dat het milieubeheersysteem zijn beoogde resultaten bereikt; g) personen te sturen en te steunen om bij te dragen aan de doeltreffendheid van het milieubeheersysteem; h) continue verbetering te bevorderen; i) andere relevante managementrollen te steunen om, waar van toepassing, leiderschap te tonen binnen hun verantwoordelijkheidsgebieden. Opmerking: Een verwijzing naar „bedrijf” in deze internationale norm mag worden geïnterpreteerd in ruime zin en begrepen als activiteiten die essentieel zijn voor de bestaansdoelen van de organisatie.

A.5.2. Milieubeleid Het hoogste leidinggevende niveau bepaalt, implementeert en handhaaft een milieubeleid dat, binnen het vastgestelde toepassingsgebied van zijn milieubeheersysteem: a) passend is voor het doel en de context van de organisatie, waaronder de aard, omvang en milieueffecten van haar activiteiten, producten en diensten; b) een kader biedt voor het bepalen van de milieudoelstellingen; c) een verbintenis bevat tot bescherming van het milieu, waaronder preventie van verontreiniging en een of meer andere specifieke verbintenissen die relevant zijn voor de context van de organisatie; Opmerking: Andere specifieke verbintenissen om het milieu te beschermen, zijn onder andere het duurzame gebruik van hulpbronnen, de beperking en aanpassing van de verandering van het klimaat, en de bescherming van biodiversiteit en ecosystemen. d) een verbintenis bevat tot het voldoen aan de nalevingsverplichtingen; e) een verbintenis bevat tot continue verbetering van het milieubeheersysteem voor betere milieuprestaties. Het milieubeleid moet: — als gedocumenteerde informatie worden bewaard, — binnen de organisatie worden gecommuniceerd, — beschikbaar zijn voor belanghebbenden. B.1. Continue verbetering van milieuprestaties Organisaties verbinden zich tot een continue verbetering van hun milieuprestaties. Indien een organisatie een of meer vestigingen omvat, moet elke locatie waarop EMAS van toepassing is, voldoen aan alle EMAS-eisen, waaronder een continue verbetering van de in artikel 2, lid 2, bepaalde milieuprestaties.

A.5.3. Organisatorische rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Het hoogste leidinggevende niveau zorgt ervoor dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor relevante rollen binnen de organisatie worden toegewezen en gecommuniceerd. Het hoogste leidinggevende niveau duidt aan wie verantwoordelijk en bevoegd is om: a) ervoor te zorgen dat het milieubeheersysteem voldoet aan de eisen van deze internationale norm; b) verslag uit te brengen aan het hoogste leidinggevende niveau over de prestaties van het milieubeheersysteem, met inbegrip van de milieuprestaties. B.2. Vertegenwoordiger(s) van het leidinggevende niveau Het hoogste leidinggevende niveau stelt één of meer specifieke vertegenwoordigers van het hoogste leiddinggevende niveau aan die, ongeacht andere verantwoordelijkheden, bepaalde rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden hebben om te zorgen voor een milieubeheersysteem dat voldoet aan deze verordening en om aan het hoogste leidinggevende niveau verslag uit te brengen over de prestaties van het milieubeheersysteem. De vertegenwoordiger van het hoogste leidinggevende niveau kan lid zijn van het hoogste leidinggevende niveau van de organisatie.

A.6. Planning A.6.1. Acties om de risico's en mogelijkheden aan te pakken A.6.1.1. Algemeen De organisatie bepaalt, implementeert en handhaaft de processen die nodig zijn om te voldoen aan de eisen in 6.1.1 tot en met 6.1.4. Bij de planning van het milieubeheersysteem houdt de organisatie rekening met: — de in 4.1 genoemde problemen, — de in 4.2 genoemde eisen, — het toepassingsgebied van haar milieubeheersysteem; en bepaalt zij de risico's en mogelijkheden met betrekking tot haar: — milieuaspecten (zie 6.1.2), — nalevingsverplichtingen (zie 6.1.3), — andere kwesties en eisen zoals genoemd in 4.1 en 4.2; die moeten worden aangepakt om, — te garanderen dat het milieubeheersysteem de beoogde resultaten kan behalen, — ongewenste effecten te voorkomen, of te verminderen, met inbegrip van de kans dat externe milieuomstandigheden een invloed hebben op de organisatie, — continue verbetering te bereiken. Binnen het toepassingsgebied van het milieubeheersysteem bepaalt de organisatie mogelijke noodsituaties, waaronder de situaties die gevolgen kunnen hebben voor het milieu. De organisatie bewaart gedocumenteerde informatie over haar: — risico's en mogelijkheden die aangepakt moeten worden, — processen die nodig zijn in 6.1.1 tot en met 6.1.4, in de mate die nodig is om erop te kunnen vertrouwen dat zij zoals gepland worden uitgevoerd. A.6.1.2. Milieuaspecten De organisatie bepaalt, binnen het bepaalde toepassingsgebied van het milieubeheersysteem, de milieuaspecten van haar activiteiten, producten en diensten waarop het systeem controle en invloed kan uitoefenen, alsook de daarmee gepaard gaande milieueffecten, en dit vanuit het perspectief van de levensduur. Bij de bepaling van de milieuaspecten houdt de organisatie rekening met: a) verandering, met inbegrip van geplande of nieuwe ontwikkelingen, en nieuwe of gewijzigde activiteiten, producten en diensten; b) abnormale omstandigheden en redelijkerwijs voorzienbare noodsituaties. De organisatie moet aan de hand van vastgestelde criteria de aspecten bepalen die een belangrijk milieueffect hebben of kunnen hebben. De organisatie communiceert over haar belangrijke milieuaspecten binnen de verschillende niveaus en functies van de organisatie. De organisatie bewaart gedocumenteerde informatie over: — haar milieuaspecten en aanverwante milieueffecten, — de criteria die worden gebruikt voor het bepalen van haar belangrijke milieuaspecten, — belangrijke milieuaspecten. Opmerking: Belangrijke milieuaspecten kunnen risico's en mogelijkheden tot gevolg hebben die geassocieerd zijn met hetzij schadelijke milieueffecten (bedreigingen), hetzij gunstige milieueffecten (mogelijkheden). B.3. Milieuanalyse Organisaties moeten een initiële milieuanalyse uitvoeren en deze documenteren zoals uiteengezet in bijlage I. Organisaties van buiten de Unie moeten tevens verwijzen naar de wettelijke milieueisen die op soortgelijke organisaties van toepassing zijn in de lidstaten waar zij hun aanvraag willen indienen.

A.6.1.3. Nalevingsverplichtingen De organisatie moet: a) de nalevingsverplichtingen met betrekking tot haar milieuaspecten bepalen en daartoe toegang hebben; b) bepalen hoe deze nalevingsverplichtingen van toepassing zijn op de organisatie; c) rekening houden met deze nalevingsverplichtingen bij de bepaling, de toepassing, het behoud en de continue verbetering van haar milieubeheersysteem. De organisatie bewaart gedocumenteerde informatie over haar nalevingsverplichtingen. Opmerking: Nalevingsverplichtingen kunnen risico's en mogelijkheden voor de organisatie tot gevolg hebben. A.6.1.4. Plannen van acties De organisatie plant: a) acties om: 1) belangrijke milieuaspecten; 2) nalevingsverplichtingen; 3) risico's en mogelijkheden zoals genoemd in 6.1.1 aan te pakken, en b) plant op welke manier: 1) de acties in haar milieubeheersysteemprocessen (zie 6.2, 7, 8 en 9.1), of andere bedrijfsprocessen worden geïntegreerd en geïmplementeerd; 2) de doeltreffendheid van deze acties wordt geëvalueerd (zie 9.1). Bij het plannen van deze acties houdt de organisatie rekening met haar technologische opties en haar financiële, operationele en zakelijke behoeften. B.4. Naleving van wettelijke eisen Organisaties die bij EMAS geregistreerd zijn of die geregistreerd willen worden, moeten aantonen dat zij voldoen aan de volgende voorwaarden: 1) zij hebben gespecificeerd welke wettelijke milieueisen op hun van toepassing zijn en kennen de implicaties daarvan voor de organisatie; 2) zij leven de wettelijke milieueisen, met inbegrip van vergunningen en grenswaarden in vergunningen, na en leveren daarvoor het juiste bewijs, en 3) zij hebben procedures ingevoerd die de organisatie in staat stellen de wettelijke milieueisen na te leven.

A.6.2. Milieudoelstellingen en planning om ze te bereiken

A.6.2.1. Milieudoelstellingen De organisatie bepaalt milieudoelstellingen op relevante functies en niveaus, rekening houdend met de belangrijke milieuaspecten en de aanverwante nalevingsverplichtingen van de organisatie, alsook met haar risico's en mogelijkheden. De milieudoelstellingen moeten: a) consistent zijn met het milieubeleid; b) meetbaar zijn (indien mogelijk); c) aan toezicht onderworpen zijn; d) worden gecommuniceerd; e) indien nodig worden bijgewerkt. De organisatie bewaart gedocumenteerde informatie over de milieudoelstellingen. A.6.2.2. Plannen van acties om de milieudoelstellingen te bereiken Bij het plannen van acties om de milieudoelstellingen te bereiken, bepaalt de organisatie: a) wat er zal worden gedaan; b) welke middelen vereist zijn; c) wie verantwoordelijk is; d) wanneer het voltooid zal zijn; e) hoe de resultaten geëvalueerd zullen worden, met inbegrip van indicatoren voor het monitoren van de voortgang bij het bereiken van haar meetbare milieudoelstellingen (zie 9.1.1). De organisatie bepaalt hoe acties om haar milieudoelstellingen te bereiken in de bedrijfsprocessen van de organisatie kunnen worden opgenomen. B.5. Milieudoelstellingen Organisaties kunnen aantonen dat het milieubeheersysteem en de auditprocedures betrekking hebben op de werkelijke milieuprestaties van de organisatie ten aanzien van de directe en indirecte aspecten. De middelen om de doelstellingen en taakstellingen te bereiken, kunnen geen milieudoelstellingen zijn.

A.7. Ondersteuning A.7.1. Middelen De organisatie bepaalt en verstrekt de middelen die nodig zijn voor het bepalen, invoeren, handhaven en continu verbeteren van het milieubeheersysteem.

A.7.2. Vakbekwaamheid De organisatie moet: a) de noodzakelijke vakbekwaamheden bepalen van de perso(o)n(en) die onder haar controle werken en die een invloed hebben op haar milieuprestaties en haar vermogen om aan haar nalevingsverplichtingen te voldoen; b) ervoor zorgen dat deze personen vakbekwaam zijn op basis van de geschikte studies, opleiding of ervaring; c) opleidingsbehoeften bepalen in samenhang met de voor haar relevante milieuaspecten en haar milieubeheersysteem; d) indien nodig, acties ondernemen om de nodige vakbekwaamheid te verwerven, en de doeltreffendheid van de ondernomen acties evalueren. Opmerking: Toepasselijke acties zijn bijvoorbeeld het verstrekken van opleiding aan, de begeleiding van, of het toewijzen van een andere functie aan personen die op dat ogenblik in dienst zijn; of het aanwerven van of het sluiten van een overeenkomst met bekwame personen. De organisatie bewaart gedocumenteerde informatie als bewijs van de vakbekwaamheid. B.6. Betrokkenheid van de werknemers 1. De organisatie moet beseffen dat actieve betrokkenheid van de werknemers een impuls en voorwaarde is voor continue en succesvolle milieuverbeteringen en daarnaast een cruciaal hulpmiddel vormt bij de verbetering van de milieuprestaties en de juiste manier is om het milieubeheer- en milieuauditsysteem op succesvolle wijze in de organisatie te verankeren. 2. „Betrokkenheid van de werknemers” betekent zowel rechtstreekse werknemersparticipatie als het verstrekken van informatie aan werknemers en hun vertegenwoordigers. Er moet dan ook worden voorzien in een regeling voor werknemersparticipatie op alle niveaus. De organisatie moet beseffen dat het tonen van inzet, een luisterend oor en actieve steun door het leidinggevende niveau een eerste vereiste is om deze processen tot een succes te maken. In deze context moet het leidinggevende niveau passende feedback geven aan de werknemers. 3. Naast deze eisen worden werknemers of hun vertegenwoordigers bij het proces betrokken met het oog op een continue verbetering van de milieuprestaties van de organisatie via: a) de initiële milieuanalyse b) de vaststelling en invoering van een milieubeheer- en milieuauditsysteem om de milieuprestaties te verbeteren; c) milieucomités of werkgroepen die informatie verzamelen en de participatie tussen de milieufunctionaris/vertegenwoordigers van de directie en de werknemers en hun vertegenwoordigers waarborgen, d) gemeenschappelijke werkgroepen voor het milieuactieprogramma en milieuaudits; e) de voorbereiding van de milieuverklaringen. 4. Hiertoe moet gebruik worden gemaakt van passende participatievormen zoals een ideeënboek of projectgericht groepswerk of milieucomités. De organisaties houden daarbij rekening met de richtsnoeren van de Commissie inzake beste praktijk op dit gebied. Indien zij daarom verzoeken, worden ook vertegenwoordigers van het personeel daarbij betrokken.

A.7.3. Bewustmaking De organisatie zorgt ervoor dat personen die onder de controle van de organisatie werken op de hoogte zijn van: a) het milieubeleid; b) de belangrijke milieuaspecten en de daarmee samenhangende feitelijke of potentiële milieueffecten van hun werk; c) hun bijdrage aan de doeltreffendheid van het milieubeheersysteem, met inbegrip van de voordelen van een verbeterde milieuprestatie; d) de gevolgen bij niet-naleving van de milieubeheersysteemeisen, met inbegrip van de gevolgen bij niet-nakoming van de nalevingsverplichtingen van de organisatie.

A.7.4. Communicatie A.7.4.1. Algemeen De organisatie bepaalt, implementeert en handhaaft de processen die nodig zijn voor interne en externe communicatie in het kader van het milieubeheersysteem, met inbegrip van: a) waarover zij zal communiceren; b) wanneer zij zal communiceren; c) met wie zij zal communiceren; d) hoe zij zal communiceren. Bij de bepaling van haar communicatieproces(sen) moet de organisatie: — rekening houden met haar nalevingsverplichtingen, — ervoor zorgen dat de gecommuniceerde milieu-informatie in overeenstemming is met de informatie die is gegenereerd binnen het milieubeheersysteem, en betrouwbaar is. De organisatie reageert op relevante communicatie over haar milieubeheersysteem. Waar nodig bewaart de organisatie gedocumenteerde informatie als bewijs van haar communicatie. A.7.4.2. Interne communicatie De organisatie moet: a) informatie met betrekking tot het milieubeheersysteem intern communiceren binnen de verschillende niveaus en functies van de organisatie, met inbegrip van veranderingen aan het milieubeheersysteem, indien van toepassing; b) ervoor zorgen dat haar communicatieproces(sen) personen die onder controle van de organisatie werken, in staat stelt of stellen om bij te dragen aan continue verbetering.

A.7.4.3. Externe communicatie De organisatie zorgt voor de externe communicatie van informatie over het milieubeheersysteem, zoals vastgesteld door het of de communicatieproces(sen) van de organisatie en zoals vereist overeenkomstig haar nalevingsverplichtingen. B.7. Communicatie 1) Organisaties kunnen aantonen dat zij met het publiek, de autoriteiten en andere belanghebbenden, met inbegrip van de lokale gemeenschappen en klanten, een open dialoog voeren over de milieueffecten van hun activiteiten, producten en diensten. 2) Om een hoog niveau van transparantie en de opbouw van een vertrouwensrelatie met belanghebbenden te garanderen, maken onder EMAS geregistreerde organisaties specifieke milieu-informatie bekend, zoals bepaald door bijlage IV Milieurapportage.