Verordening (EG) nr. 2304/2002 van de Commissie

van 20 december 2002

houdende uitvoering van Besluit 2001/822/EG van de Raad betreffende de associatie van de landen en gebieden overzee met de Europese Gemeenschap ("LGO-besluit")

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Besluit 2001/822/EG van de Raad(1), inzonderheid op artikel 23,

Gelet op het Intern Akkoord tussen de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van Raad bijeen, betreffende de financiering en het beheer van de steun van de Gemeenschap in het kader van het financieel protocol bij de partnerschapsovereenkomst tussen de staten in Afrika, het Caribisch Gebied en de Stille Oceaan en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, ondertekend te Cotonou (Benin) op 23 juni 2000, en de toewijzing van financiële bijstand ten behoeve van de landen en gebieden overzee waarop de bepalingen van het vierde deel van het EG-Verdrag van toepassing zijn(2),

Gelet op de verordening van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op het negende Europees Ontwikkelingsfonds(3) ("Financieel Reglement van het EOF"),

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Besluit 2001/822/EG ("LGO-besluit") bepaalt dat de Commissie in samenwerking met de landen en gebieden overzee ("LGO") in het kader van de partnerschapsprocedure maatregelen moet vaststellen voor de uitvoering van deel III en de bijlagen II A tot en met II D. In artikel 4 wordt met name bepaald dat de LGO in eerste instantie verantwoordelijk zijn voor het redigeren van het enkelvoudig programmeringsdocument (EPD) en de samenwerkingsprogramma's.

(2) De door de Commissie uit hoofde van artikel 23 van het LGO-besluit vastgestelde maatregelen moeten in overeenstemming zijn met het beginsel van gezond financieel beheer, partnerschap, complementariteit en subsidiariteit en de eigen inbreng van de LGO in het ontwikkelingsproces alsook een adequaat toezicht en controle door de LGO zelf en de Commissie waarborgen.

(3) Rekening houdend met de specifieke behoeften, capaciteiten en beperkingen van de LGO, dient de financiële steun aan de LGO te worden toegekend in de vorm van begrotingssteun, op voorwaarde dat de LGO hun overheidsuitgaven voldoende transparant, rekenplichtig en efficiënt beheren, dan wel als steun voor projecten of programma's. Wat de doorzichtigheid en openheid betreft moeten de procedures voor overheidsopdrachten in die landen bovendien beantwoorden aan de normen van het Financieel Reglement van het EOF wanneer de tenuitvoerlegging daardoor efficiënter of veiliger zou worden.

(4) Er moeten bepalingen worden vastgesteld voor de opstelling van de EPD's en voor toezicht, controle, evaluatie, herziening en tenuitvoerlegging alsook voor verslaglegging en financiële correcties. Die bepalingen moeten betrekking hebben op de deelname van de Commissie aan die activiteiten. Afhankelijk van elke noodzakelijke aanpassing aan de specifieke situatie van de LGO, moeten zij in overeenstemming zijn met de overeenkomstige aanpassingen in het kader van de structuurfondsen om de deelname van de Commissie efficiënter te maken.

(5) Om de regionale samenwerking en een integratie tussen de LGO en de ACS-landen te vergemakkelijken zouden in beginsel dezelfde regels van toepassing moeten zijn. Rekening houdend met de geografische situatie van bepaalde LGO, die in de praktijk geen nauwe samenwerking met ACS-landen of andere LGO tot stand kunnen brengen, dient echter te worden voorzien in de mogelijkheid van toekenning van regionale fondsen op verzoek van slechts een LGO.

(6) Over de in deze verordening vervatte maatregelen is overleg gepleegd met de LGO.

(7) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van het EOF-LGO opgericht bij artikel 24 van het LGO-besluit,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

DEEL 1

ONDERWERP EN BEGINSELEN

Artikel 1

Onderwerp

In deze verordening worden de procedures vastgelegd voor de programmering en tenuitvoerlegging van en het toezicht op de financiële steun van de Gemeenschap voor de LGO die door de Commissie in het kader van het negende Europees Ontwikkelingsfonds (EOF) wordt beheerd in overeenstemming met de bepalingen van het LGO-besluit en het Financieel Reglement van het EOF.

Artikel 2

Complementariteit en partnerschap

1. De programmering, tenuitvoerlegging en evaluatie van en het toezicht op de EOF-steun wordt in nauw overleg door de LGO, de betrokken lidstaten en de Commissie uitgevoerd.

2. De LGO zorgen ervoor dat alle in artikel 5, lid 1, tweede en derde streepje, van het LGO-besluit vermelde samenwerkende actoren tijdens het programmeringsproces voldoende worden geraadpleegd.

3. De LGO, de betrokken lidstaten en de Commissie bevorderen de coördinatie en samenhang tussen de uit hoofde van deze verordening genomen maatregelen, maatregelen uitgevoerd met bijdragen uit de Gemeenschapsbegroting en acties uitgevoerd door de Europese Investeringsbank, andere internationale instellingen en de betrokken lidstaten.

DEEL II

PROGRAMMEERBARE EN NIET-PROGRAMMEERBARE STEUN

HOOFDSTUK 1

Programmeerbare steun

Artikel 3

Territoriale programmering

De in het kader van het LGO-besluit met niet-terugvorderbare steun gefinancierde acties worden zo snel mogelijk na de inwerkingtreding van deze verordening geprogrammeerd door middel van de goedkeuring van een enkelvoudig programmeringsdocument (EPD) overeenkomstig het model in de bijlage bij deze verordening.

Artikel 4

Opstelling van het EPD

1. De bevoegde autoriteiten van de LGO stellen een voorstel voor het EPD op na overleg met een zo groot mogelijk aantal instanties die bij het ontwikkelingsproces zijn betrokken, en steunen daarbij op de opgedane ervaring en de beste praktijken.

Elk voorstel voor een EPD moet zijn aangepast aan de behoeften en beantwoorden aan de specifieke situatie van elke LGO. Het prioriteert de activiteiten en ontwikkelt de eigen plaatselijke inbreng in de samenwerkingsprogramma's.

Het voorstel wordt uiterlijk twaalf maanden na de inwerkingtreding van deze verordening aan de Commissie voorgelegd.

2. De betrokken LGO en lidstaat en de Commissie bespreken het voorstel voor het ontwerp-EPD via, indien van toepassing, de desbetreffende delegatie.

De LGO verstrekt alle nodige informatie, waaronder de resultaten van alle uitvoerbaarheidstudies om de beoordeling van het ontwerp-EPD door de Commissie zo effectief mogelijk te maken.

3. De autoriteiten van de LGO delen de Commissie in een zo vroeg mogelijk stadium mee of zij wensen dat de door het EOF toegewezen middelen in de vorm van begrotingssteun worden toegekend.

Discrepanties tussen de analyse van het land zelf en die van de Gemeenschap worden aangegeven.

Artikel 5

Evaluatie van het EPD door de Commissie

De Commissie evalueert het voorstel voor een EPD om na te gaan of het alle vereiste elementen bevat en in overeenstemming is met de doelstellingen van het LGO-besluit, deze verordening en het relevante beleid van de Gemeenschap. Zij stelt de Europese Investeringsbank in kennis van het ontwerp dat zij heeft ontvangen.

De Commissie moet met name beslissen of de financiële steun van het EOF moet worden toegekend in de vorm van begrotingssteun, afhankelijk van een voorafgaande beoordeling van de transparantie, verantwoordingsplicht en efficiency van het beheer van de overheidsuitgaven en van de openheid en transparantie van de procedure voor overheidsopdrachten in overeenstemming met de normen die zijn vastgelegd in het Financieel Reglement van het EOF, dan wel als steun voor programma's of projecten.

Artikel 6

Regionale programma's

1. De financiële steun voor regionale samenwerking en integratie die is vastgelegd in artikel 1, lid 1, onder a), ii), van bijlage II A bij het LGO-besluit wordt toegekend op basis van programmavoorstellen die door één of meer LGO zijn ingediend in overeenstemming met artikel 16 van het LGO-besluit.

2. De voorstellen moeten het resultaat zijn van een gedachtewisseling tussen de Commissie en de territoriale ordonnateurs van de LGO die in overeenstemming met artikel 14 van deze verordening zijn aangesteld, of hun vertegenwoordigers, en, indien aangewezen, van overleg met de in aanmerking komende niet-gouvernementele actoren.

De voorstellen moeten tegen 30 september 2003 bij de Commissie zijn ingediend.

De Commissie houdt bij het beoordelen van de voorstellen speciaal rekening met het verwachte effect op de integratie van de begunstigde LGO in de regio waartoe zij behoren. De vastlegging van de uitgaven moet worden voorafgegaan door een financieringsbesluit van de Commissie in verband met de steun voor projecten en programma's.

3. Indien na de eerste toewijzing nog middelen overblijven kunnen tweemaal per jaar bijkomende voorstellen worden ingediend, behalve in zeer urgente gevallen, en voor de eerste keer tegen respectievelijk 31 december 2003 en 30 juni 2004.

4. Om een voldoende omvang te bereiken en de efficiency te vergroten, kunnen regionale en territoriale middelen met elkaar worden gecombineerd voor het financieren van regionale programma's met een duidelijke territoriale component.

5. Artikel 8 en de artikelen 16 tot en met 30 zijn mutatis mutandis van toepassing op regionale programma's.

HOOFDSTUK 2

Niet-programmeerbare steun

Artikel 7

Gebruik van de reserve "C"

1. De Commissie kent de middelen van reserve "C" toe voor de in artikel 3, lid 3, onder b) of c), van bijlage II A bij het LGO-besluit vermelde doelstellingen op basis van de in artikel 22 van deze verordening bedoelde tussentijdse evaluatie of, in het geval van Groenland, de tussentijdse evaluatie bedoeld in artikel 3, lid 2, van bijlage II bij het LGO-besluit. De Commissie past de indicatieve toewijzingen in artikel 3, lid 4, van bijlage II A bij het LGO-besluit dienovereenkomstig aan en stelt de LGO en de lidstaten in kennis van haar besluit inzake de nieuwe toewijzingen.

2. Met het oog op de vastlegging van de middelen vastgesteld in artikel 28 en bijlage II D van het LGO-besluit moet elke LGO die van mening is dat hij voldoet aan de criteria voor de toekenning van de daarin vermelde steun, een volledig verzoek indienen op de door de Commissie ter beschikking gestelde formulieren en daarin alle informatie vermelden die voor de beoordeling is vereist.

Het verzoek moet uiterlijk op 30 april van het jaar volgend op het jaar waarvoor de aanvullende steun nodig is aan de Commissie worden voorgelegd.

De Commissie brengt de LGO zo spoedig mogelijk op de hoogte van haar beslissing.

DEEL III

UITVOERING

HOOFDSTUK 1

Financiële procedures

Artikel 8

Vastleggingen

1. De uitgaven voor financiële steun aan de LGO worden door de Commissie vastgelegd in overeenstemming met het Financieel Reglement van het EOF.

2. In het kader van het EPD wordt de vastlegging van uitgaven voorafgegaan door een financieringsbesluit van de Commissie over begrotingssteun of steun voor projecten en programma's.

3. Buiten het bestek van het EPD worden de uitgaven in verband met de niet toegewezen reserve "C", die in overeenstemming met artikel 3, lid 3, van bijlage II A bij het LGO-besluit is ingesteld, door de Commissie vastgelegd en uitgevoerd in overeenstemming met de artikelen 15 en 54 van het Financieel Reglement van het EOF.

Artikel 9

Betalingsgemachtigden

De financiële instellingen in de LGO waarbij de Commissie rekeningen opent in overeenstemming met deel I, titel III, hoofdstuk 3, afdeling 4, van het Financieel Reglement van het EOF met het oog op de tenuitvoerlegging van de samenwerking met de LGO, treden op als "betalingsgemachtigden".

Deposito's bij betalingsgemachtigden in de Gemeenschap zijn rentedragend.

De betalingsgemachtigden ontvangen geen vergoeding voor de door hen verleende diensten en over de deposito's is geen rente verschuldigd.

HOOFDSTUK 2

Opdrachten

Artikel 10

Algemene voorschriften voor opdrachten

1. De procedures die van toepassing zijn op de gunning van opdrachten worden in de financieringsovereenkomsten vermeld.

2. Wanneer financiële steun wordt toegekend in de vorm van begrotingssteun, zijn de procedures voor overheidsopdrachten van de betrokken LGO van toepassing.

3. In alle andere gevallen gelden voor de gunning van opdrachten de bepalingen van artikel 75, lid 1, van het Financieel Reglement van het EOF.

Artikel 11

Belasting- en douaneregeling

1. De LGO passen op contracten voor de uitvoering van door het EOF gefinancierde programma's of projecten een belasting- en douaneregeling toe die niet minder gunstig is dan die welke ten aanzien van de meestbegunstigde staten of ten aanzien van de internationale ontwikkelingsorganisaties waarmee zij betrekkingen onderhouden, wordt toegepast. Voor de bepaling van de regeling die van toepassing is op de meestbegunstigde natie blijven de door de betrokken LGO ten aanzien van andere LGO of ACS-staten of andere ontwikkelingslanden toegepaste regelingen buiten beschouwing.

2. Onder voorbehoud van artikel 1 wordt op de door de Gemeenschap gefinancierde overeenkomsten de volgende regeling toegepast:

a) op de opdrachten worden geen in de begunstigde LGO bestaande of aldaar in te voeren zegel- en registratierechten of fiscale heffingen van gelijke werking toegepast; deze opdrachten worden echter volgens de in de LGO geldende wetten geregistreerd en voor deze registratie kan een bedrag worden geheven dat in overeenstemming is met de verleende dienst;

b) winsten en/of inkomsten die voortvloeien uit de uitvoering van de overeenkomsten zijn belastbaar volgens de nationale belastingregeling van de betrokken LGO, op voorwaarde dat de natuurlijke of rechtspersonen die deze winsten en/of inkomsten hebben gerealiseerd, in die staat over een vaste vestiging beschikken of dat de uitvoeringsduur van de overeenkomst meer dan zes maanden bedraagt;

c) ondernemingen die professioneel materieel moeten invoeren met het oog op de uitvoering van overeenkomsten voor werken komen desgevraagd voor de regeling voor tijdelijke invoer met vrijstelling in aanmerking, zoals deze is geregeld in de nationale wetgeving van de begunstigde LGO voor genoemd materieel;

d) professioneel materieel, nodig voor de uitvoering van een in een overeenkomst voor diensten omschreven taken, wordt in de begunstigde LGO in overeenstemming met zijn nationale wetgeving ingevoerd met vrijstelling van douanerechten, belastingen of heffingen van gelijke werking, voorzover deze belastingen, rechten en heffingen niet een beloning voor verrichte diensten vormen;

e) de invoer in het kader van overeenkomsten voor leveringen wordt in de begunstigde LGO met vrijstelling van douanerechten, belastingen of fiscale rechten van gelijke werking toegelaten. Overeenkomsten voor leveringen die van oorsprong zijn uit de betrokken LGO worden gesloten op basis van de prijs af fabriek, vermeerderd met de fiscale rechten die in voorkomend geval in de LGO op deze leveringen van toepassing zijn;

f) de aankoop van brandstoffen, smeermiddelen en bindmiddelen en van alle producten die bij de uitvoering van een overeenkomst voor werken worden gebruikt, wordt geacht op de lokale markt te zijn geschied; hierop is de belastingregeling van toepassing die krachtens de nationale wetgeving in de begunstigde LGO geldt;

g) invoer van persoonlijke bagage en voorwerpen voor persoonlijk en huishoudelijk gebruik door andere dan ter plaatse aangeworven natuurlijke personen die belast zijn met de uitvoering van de in een overeenkomst voor diensten omschreven taken, alsmede door de leden van hun gezin, geschiedt overeenkomstig de nationale wetgeving die van kracht is in de begunstigde LGO met vrijdom van douanerechten of invoerrechten, belastingen en andere fiscale rechten van gelijke werking.

3. Niet in de leden 1 en 2 inzake de belasting- en douaneregeling genoemde aangelegenheden blijven onderworpen aan de wetgeving van de betrokken LGO.

HOOFDSTUK 3

Met het beheer en de uitvoering belaste functionarissen

Artikel 12

Uitvoeringsprocedures

Onverminderd de procedures voor de uitvoering van de begrotingssteun bedoeld in artikel 8, lid 2, en artikel 10, lid 2, worden de overeenkomstig deze verordening gefinancierde programma's en projecten in overeenstemming met de artikelen 13, 14 en 15 ten uitvoer gelegd.

Artikel 13

Delegaties

1. Indien de Commissie wordt vertegenwoordigd door een delegatie onder de leiding van een hoofd van de delegatie, dan stelt zij de betrokken LGO daarvan in kennis. In dergelijke gevallen zijn artikel 22, lid 2, en artikel 67 van het Financieel Reglement van het EOF met betrekking tot de ordonnateurs en gesubdelegeerde rekenplichtigen van toepassing.

2. Het hoofd van de delegatie heeft, in nauwe samenwerking met de territoriale ordonnateur, de volgende taken:

a) op verzoek van de betrokken LGO neemt hij deel aan en verleent hij bijstand bij de voorbereiding van de projecten en programma's en bij de onderhandelingen over contracten inzake technische bijstand;

b) hij neemt deel aan het onderzoek van de projecten en programma's, aan de opstelling van de aanbestedingsdossiers en aan het zoeken van middelen om het onderzoek van projecten, programma's en uitvoeringsprocedures te vereenvoudigen;

c) hij bereidt de financieringsvoorstellen voor;

d) hij keurt de dossiers voor plaatselijke openbare aanbestedingen en contracten inzake spoedhulp goed voordat die door de territoriale ordonnateur worden gegund en dit binnen 30 dagen nadat hij die dossiers van de territoriale ordonnateur heeft ontvangen;

e) hij woont de opening der inschrijvingen bij en ontvangt afschriften van de inschrijvingen en van de resultaten van het desbetreffende onderzoek;

f) hij keurt binnen 30 dagen het voorstel van de territoriale ordonnateur goed voor het plaatsen van plaatselijke openbare aanbestedingen, contracten voor onderhandse opdrachten, contracten voor spoedhulp, contracten voor diensten en contracten voor werken met een waarde van minder dan 5 miljoen EUR en contracten voor leveringen met een waarde van minder dan 1 miljoen EUR;

g) voor alle andere niet hierboven genoemde contracten keurt hij binnen 30 dagen een voorstel van de territoriale ordonnateur goed voor het plaatsen van het contract wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:

i) de gekozen offerte is de laagste van de offertes die voldaan aan de eisen van het aanbestedingsdossier,

ii) de gekozen offerte voldoet aan alle selectiecriteria van het aanbestedingsdossier en

iii) de gekozen offerte overschrijdt het voor de opdracht uitgetrokken bedrag niet;

h) indien niet aan de voorwaarden van punt g) wordt voldaan, stuurt hij het voorstel naar de hoofdordonnateur die daarover binnen 60 dagen na de ontvangst van het voorstel van het hoofd van de delegatie een besluit neemt. Wanneer het bedrag van de gekozen offerte het voor de opdracht uitgetrokken krediet overschrijdt, gaat de hoofdordonnateur, na goedkeuring van het contract, de nodige betalingsverplichtingen aan;

i) bij uitvoering in eigen beheer keurt hij de contracten, toegevoegde clausules en bestekken alsmede de betalingsopdrachten van de territoriale ordonnateur goed;

j) hij ziet erop toe dat de projecten en programma's die gefinancierd worden uit het door de Commissie beheerde fonds, in financieel en technisch opzicht goed worden uitgevoerd;

k) hij werkt samen met de LGO-autoriteiten wanneer hij de Commissie bij de beoordelingswerkzaamheden op geregelde basis vertegenwoordigt;

l) hij verstrekt aan de LGO alle informatie en relevante documenten betreffende de uitvoeringsprocedures voor de samenwerking inzake ontwikkelingsfinanciering, in het bijzonder ten aanzien van de criteria voor het onderzoek en de evaluatie van de offertes;

m) hij brengt de LGO-autoriteiten regelmatig op de hoogte van activiteiten van de Gemeenschap die rechtstreeks betrekking kunnen hebben op de samenwerking tussen de Gemeenschap en de LGO.

3. Elke verdere delegatie van andere dan de in dit artikel beschreven administratieve en/of financiële bevoegdheden aan het hoofd van de delegatie wordt aan de territoriale ordonnateurs meegedeeld.

Artikel 14

Territoriale ordonnateur

1. De regering van elke LGO wijst een territoriale ordonnateur aan die haar vertegenwoordigt bij alle transacties die worden gefinancierd uit de middelen van het door de Commissie en de Bank beheerde fonds. De territoriale ordonnateur kan een deel van zijn taken delegeren; hij stelt de hoofdordonnateur in kennis van de door hem verrichte delegaties.

2. De territoriale ordonnateur heeft de volgende taken:

a) hij is in nauwe samenwerking met het hoofd van de delegatie belast met de voorbereiding, de indiening en het onderzoek van de projecten en programma's;

b) hij schrijft in nauwe samenwerking met het hoofd van de delegatie lokale openbare aanbestedingen uit, ontvangt de inschrijvingen, zowel plaatselijke als internationale (openbare en besloten), zit het onderzoek van de inschrijvingen voor, stelt de resultaten van dit onderzoek vast, ondertekent de contracten en daaraan toegevoegde clausules en keurt de uitgaven goed;

c) voordat plaatselijke openbare aanbestedingen worden uitgeschreven, legt hij het aanbestedingsdossier voor aan het hoofd van de delegatie die het binnen 30 dagen goedkeurt;

d) hij voltooit het onderzoek van de offertes binnen de geldigheidstermijn van de offertes, rekening houdend met de voor de goedkeuring van de contracten vereiste termijn;

e) hij deelt de resultaten van het onderzoek en van het voorstel voor de gunning van het contract ter goedkeuring mee aan het hoofd van de delegatie binnen de in artikel 15, onder f), vastgestelde termijnen;

f) hij zorgt voor de betaalbaarstellingen en verstrekt de betalingsopdrachten binnen de grenzen van de hem toegekende kredieten;

g) hij neemt tijdens de uitvoering van de werkzaamheden alle vereisten aanpassingsmaatregelen voor een in economisch en technisch opzicht bevredigende uitvoering van de goedgekeurde projecten en programma's.

3. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden en met inachtneming van de verplichting tot kennisgeving aan het hoofd van de delegatie, geniet de territoriale ordonnateur beslissingsbevoegdheid op de volgende gebieden:

a) kleine technische wijzigingen en aanpassingen, voorzover deze geen wijziging brengen in de gekozen technische oplossingen en voorzover zij binnen de voorzieningen voor aanpassingen blijven;

b) wijzigingen in de bestekken tijdens de uitvoering;

c) overschrijvingen van het ene artikel naar het andere binnen de bestekken;

d) wijziging van de plaats van uitvoering om technische, economische of sociale redenen in geval van meervoudige projecten of programma's;

e) toepassing of kwijtschelding van boeten wegens tijdslimietoverschrijding;

f) akten betreffende ontheffing van borgtochten;

g) de aanschaf van goederen, ongeacht hun oorsprong, op de plaatselijke markt;

h) het gebruik van bouwmateriaal en -werktuigen die niet van oorsprong uit de LGO, de lidstaten of de ACS-staten zijn en waarvan in de LGO, de lidstaten en de ACS-staten geen vergelijkbare productie bestaat;

i) onderaannemingen;

j) definitieve opleveringen, mits het hoofd van de delegatie aanwezig is bij de voorlopige oplevering en de desbetreffende processen-verbaal voor gezien tekent en zo nodig tevens bij de definitieve oplevering, met name wanneer bij de voorlopige oplevering zodanige aanmerkingen zijn gemaakt dat aanzienlijke correcties nodig zijn;

k) aanwerving van consulenten en andere deskundigen voor technische bijstand.

4. Daarnaast is de territoriale ordonnateur belast met:

a) de opstelling en, na de goedkeuring van het toezichtcomité verkregen te hebben, de indiening bij de Commissie van het jaarverslag;

b) de uitvoering van de in artikel 22 bedoelde tussentijdse evaluatie;

c) het voeren van een afzonderlijke boekhouding, dan wel het hanteren van een adequate boekhoudkundige codering van alle verrichtingen die betrekking hebben op de bijstand door de instanties die deelnemen aan het beheer en de uitvoering van EOF-programma's;

d) het nemen van de maatregelen die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van de artikelen 16, 19, 24 en 30.

5. Wanneer het in artikel 21 bedoelde jaarverslag is ingediend, onderzoeken de Commissie en de territoriale ordonnateur de belangrijkste resultaten van het voorbije jaar.

Na dit onderzoek kan de Commissie bij de territoriale ordonnateur opmerkingen indienen. De territoriale ordonnateur brengt de Commissie op de hoogte van de naar aanleiding van deze opmerkingen genomen maatregelen. Indien de Commissie in naar behoren gemotiveerde gevallen van mening is dat de genomen maatregelen niet voldoende zijn, kan zij de LGO en de territoriale ordonnateur aanbevelingen doen om aanpassingen aan te brengen ter verbetering van de doeltreffendheid van de regelingen voor het toezicht of het beheer, samen met de motivering van deze aanbevelingen.

Bij ontvangst van dergelijke aanbevelingen moet de territoriale ordonnateur vervolgens aantonen welke maatregelen hij heeft genomen ter verbetering van de regelingen voor toezicht of beheer of moet hij toelichten waarom dergelijke maatregelen niet zijn genomen.

Artikel 15

Regionale belanghebbenden

1. Voorstellen voor een regionaal programma moeten worden ingediend door:

a) ten minste twee territoriale ordonnateurs van de LGO of,

b) bij wijze van uitzondering, een territoriale ordonnateur van de LGO indien slechts één LGO betrokken is bij een in artikel 16, lid 1, onder b) tot en met e), van het LGO-besluit bedoelde maatregel.

2. Regionale programma's worden ten uitvoer gelegd door de territoriale ordonnateur of de in het voorstel genoemde organisatie.

DEEL IV

TOEZICHT, HERZIENING, CONTROLE EN EVALUATIE

HOOFDSTUK 1

Toezicht

Artikel 16

Verantwoordelijkheid van de LGO

1. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de Commissie voor de uitvoering van de financiële steun van de Gemeenschap, draagt de LGO in eerste instantie de verantwoordelijkheid voor het financiële controle op de steun.

De territoriale ordonnateur neemt daartoe de volgende maatregelen:

a) hij stelt beheers- en controlemaatregelen vast en legt die op zodanige wijze ten uitvoer dat een efficiënt en correct gebruik van de communautaire middelen wordt gewaarborgd. De bevoegde financiële controle-instantie moet aangepaste interne en externe financiële controles uitvoeren conform internationaal aanvaarde controlenormen, en zij moet met het oog op de uitoefening van deze functie onafhankelijk zijn;

b) hij verstrekt de Commissie een beschrijving van deze regelingen;

c) hij ziet erop toe dat de steun in overeenstemming met alle toepasselijke regels wordt beheerd en dat de ter beschikking gestelde middelen overeenkomstig de beginselen van gezond financieel beheer worden gebruikt;

d) hij verklaart dat de aangiften van uitgaven die bij de Commissie worden ingediend, juist zijn en ziet erop toe dat deze afkomstig zijn van op controleerbare bewijsstukken gebaseerde boekhoudsystemen;

e) bij de afsluiting van elke programmeringsperiode dient hij bij de Commissie een verklaring in die is opgesteld door een persoon of dienst die functioneel onafhankelijk is van de beheersautoriteit. In de verklaring worden de conclusies van de in de voorgaande jaren verrichte controles samengevat en wordt een oordeel gegeven over de deugdelijkheid van de aanvraag om de saldobetaling, alsmede over de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen waarop het eindcertificaat over de uitgaven betrekking heeft. De LGO kunnen bij dit certificaat hun eigen advies voegen indien zij dit nodig achten;

f) hij werkt met de Commissie samen om ervoor te zorgen dat de EOF-middelen worden gebruikt in overeenstemming met de beginselen van gezond financieel beheer;

g) hij doet het nodige om onregelmatigheden te voorkomen, op te sporen en te herstellen en hij stelt de Commissie, in overeenstemming met de regels, in kennis van die onregelmatigheden en houdt haar op de hoogte van het verloop van de administratieve en gerechtelijke procedures;

h) hij vordert de middelen terug die tengevolge van geconstateerde onregelmatigheden verloren zijn gegaan, in voorkomend geval verhoogd met moratoire rente;

i) hij neemt alle maatregelen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de bepalingen van het indicatieve programma alsook het tijdschema voor de vastleggings- en betalingskredieten dat bij de programmering is overeengekomen, worden nageleefd;

j) hij stelt in geval van vertraging bij de tenuitvoerlegging de oorzaak daarvan vast en stelt maatregelen voor om de problemen op te lossen.

2. Jaarlijks moeten aan de Commissie een controleplan en een samenvatting van de bevindingen van de verrichte controles worden toegezonden.

De controleverslagen moeten ter beschikking staan van de Commissie.

Artikel 17

Coördinatie

1. De Commissie en de LGO, vertegenwoordigd door de territoriale ordonnateur, werken samen en coördineren de plannen, methodes en uitvoering van de controles teneinde de controles een maximaal effect te laten sorteren. Zij wisselen de resultaten van de verrichtte controles terstond uit.

2. Ten minste eenmaal per jaar moeten de volgende elementen worden onderzocht en geëvalueerd:

a) de resultaten van de door de LGO en de Commissie verrichtte controles;

b) de eventuele opmerkingen van de andere nationale of communautaire controleorganen of -instellingen;

c) het financiële effect van de geconstateerde onregelmatigheden, de voor de correctie ervan reeds genomen of nog noodzakelijke maatregelen en, in voorkomend geval, de wijzigingen aan de beheers- en controlesystemen.

3. Onverminderd de overeenkomstig artikel 16 onverwijld door de LGO te nemen maatregelen, kan de Commissie na het onderzoek en de evaluatie bedoeld in lid 2 opmerkingen maken die met name betrekking hebben op het financiële effect van de eventueel geconstateerde onregelmatigheden.

Deze opmerkingen worden toegezonden aan de territoriale ordonnateur van de betrokken LGO en gaan indien nodig vergezeld van verzoeken om correctiemaatregelen die erop zijn gericht de geconstateerde tekortkomingen van het beheer te verhelpen en de ontdekte onregelmatigheden die nog niet zijn gecorrigeerd, te corrigeren.

De LGO heeft de gelegenheid op deze opmerkingen te reageren.

Artikel 18

Toezichtcomité's

1. Een toezichtcomité houdt toezicht op de tenuitvoerlegging van elk EPD.

Het toezichtcomité wordt uiterlijk drie maanden na de goedkeuring van het EPD door de LGO-autoriteiten opgericht.

2. Het toezichtcomité wordt voorgezeten door de territoriale ordonnateur of zijn vertegenwoordiger.

Een vertegenwoordiger van de Commissie en, in voorkomend geval, van de Europese Investeringsbank neemt met raadgevende stem aan de werkzaamheden van het toezichtcomité deel.

De door de LGO aangewezen autoriteiten of instanties, de Commissie, de betrokken lidstaat en, in voorkomend geval, de Europese Investeringsbank en/of elke andere cofinancierende instelling worden in het comité vertegenwoordigd. Wanneer regionale en plaatselijke autoriteiten en particuliere ondernemingen voor de uitvoering van een project bevoegd zijn en wanneer zij rechtstreeks bij een project betrokken zijn, moeten zij eveneens in deze comités vertegenwoordigd zijn.

3. Het toezichtcomité stelt zijn eigen huishoudelijk reglement vast binnen het institutionele, wettelijke en financiële kader van de betrokken LGO en in overleg met de territoriale ordonnateur.

4. Voor de bijeenkomsten van het toezichtcomité legt de territoriale ordonnateur voortgangsverslagen voor in overeenstemming met het door de Commissie verstrekte model. De Commissie moet het verslag 15 werkdagen voor de voorgenomen bijeenkomst ontvangen.

5. Om de doeltreffendheid en de kwaliteit van de tenuitvoerlegging van de steunverlening te controleren moet het toezichtcomité:

a) regelmatig onderzoeken welke vorderingen zijn gemaakt bij de verwezenlijking van de specifieke doelstellingen van het EPD;

b) het in artikel 22 bedoelde tussentijdse verslag onderzoeken voordat het aan de Commissie wordt toegezonden;

c) het jaarverslag en het eindverslag over de uitvoering onderzoeken en goedkeuren voordat zij aan de Commissie worden toegezonden;

d) elk voorstel tot wijziging van de inhoud van het EPD onderzoeken en goedkeuren.

Artikel 19

Indicatoren voor het toezicht

De territoriale ordonnateur en het toezichtcomité voeren het toezicht uit aan de hand van in het EPD vermelde indicatoren.

De indicatoren houden rekening met de door de Commissie beschikbaar gestelde indicatieve methodologie.

Zij hebben betrekking op het specifieke karakter van de projecten en hun doelstellingen en tonen:

a) inputs, outputs, resultaten en voorzover mogelijk de impact;

b) het bereikte uitvoeringsstadium van de steunverlening;

c) de voortgang bij de uitvoering van het financieringsplan.

HOOFDSTUK 2

Herziening

Artikel 20

Herzieningsproces

1. De financiële samenwerking moet voldoende soepel zijn om ervoor te zorgen dat de maatregelen constant in overeenstemming zijn met de doelstellingen van het LGO-besluit en rekening houden met alle wijzigingen die zich in de economische situatie, prioriteiten en doelstellingen van de betrokken LGO voordoen, met name door middel van het jaarverslag en het tussentijdse verslag of, in voorkomend geval, de in artikel 21, lid 5, bedoelde jaarlijkse herziening.

2. In uitzonderlijke omstandigheden zoals bedoeld in de bepalingen inzake humanitaire hulp en spoedhulp, kan de herziening op verzoek van elk der partijen worden verricht.

Artikel 21

Jaarverslag

1. De territoriale ordonnateur legt binnen de drie maanden voor het einde van elk volledig jaar van uitvoering, te rekenen vanaf de goedkeuring van het EPD, jaarverslagen voor aan de Commissie.

2. Het jaarverslag over het EPD bestaat uit een gezamenlijke beoordeling van de tenuitvoerlegging van het programma, waarbij de resultaten van relevante toezicht- en evaluatieactiviteiten in aanmerking worden genomen.

3. Het verslag wordt ter plaatse opgesteld en wordt door de territoriale ordonnateur, het toezichtcomité en, in voorkomend geval, het betrokken hoofd van de delegatie binnen een termijn van 60 dagen uitgewerkt.

4. Het bevat met name een evaluatie van:

a) de in de concentratiesector(en) bereikte resultaten, getoetst aan de vastgestelde doelstellingen en impactindicatoren en de sectorale beleidsverplichtingen;

b) projecten en programma's buiten de concentratiesector(en) en/of in het kader van meerjarenprogramma's;

c) de benutting van voor niet-gouvernementele actoren uitgetrokken middelen;

d) de daadwerkelijke tenuitvoerlegging van de lopende maatregelen en de mate waarin het tijdschema voor vastleggingen en betalingen is aangehouden, alsmede

e) elke uitbreiding van het programma voor de komende jaren.

5. In voorkomend geval wordt aan de hand van het verslag een jaarlijkse herziening verricht ter gelegenheid van een partnerschapsbijeenkomst, zoals vastgelegd in artikel 7 van het LGO-besluit.

Artikel 22

Tussentijdse evaluatie

1. Er wordt een tussentijdse evaluatie verricht om de eerste resultaten van het EPD, hun relevantie en de mate waarin de doelstellingen zijn verwezenlijkt te onderzoeken.

Voorts worden het gebruik van de financiële middelen en het verloop van het toezicht en de uitvoering beoordeeld.

2. De tussentijdse evaluatie wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de Commissie, in samenwerking met de territoriale ordonnateur en de betrokken lidstaat.

De evaluatie wordt in de regel tussen 24 en 36 maanden na de inwerkingtreding van deze verordening door een onafhankelijk beoordelaar uitgevoerd, aan het toezichtcomité voorgelegd en vervolgens aan de Commissie toegezonden. In het EPD kan een andere tijdslimiet worden vastgesteld, met name met betrekking tot de voor begrotingssteun vastgestelde indicatoren.

3. De Commissie onderzoekt de relevantie en kwaliteit van de evaluatie op grond van de in het EPD vastgestelde criteria en rekening houdend met de financiële toewijzing van het EOF.

HOOFDSTUK 3

Controles

Artikel 23

Controles

1. Onverminderd de controles die de begunstigde landen zelf uitvoeren, kunnen de Commissie en de Rekenkamer via hun eigen functionarissen of naar behoren gemachtigde vertegenwoordigers technische controles of financiële audits ter plaatse uitvoeren, met inbegrip van steekproefsgewijze controles en eindcontroles van de door het EOF gefinancierde maatregelen en van de beheers- en controlesystemen. Deze controles moeten ten minste een werkdag van tevoren worden aangekondigd.

De Commissie licht de betrokken LGO daarover in teneinde de nodige medewerking te verkrijgen. Ambtenaren of andere functionarissen van de betrokken LGO mogen aan deze controles deelnemen. De Commissie kan de betrokken LGO verzoeken een controle ter plaatse uit te voeren om de regelmatigheid van één of meer transacties na te gaan. Ambtenaren of andere personeelsleden van de Commissie mogen aan deze controles deelnemen.

2. De begunstigde landen helpen de diensten van de Commissie en de Rekenkamer bij de uitvoering van controles met betrekking tot het gebruik van EOF-middelen.

Artikel 24

Controlespoor

1. De beheers- en controlesystemen van de LGO moeten een toereikend controlespoor verschaffen, in overeenstemming met de voorwaarden die in elke financieringsovereenkomst zijn vastgelegd.

2. Van een toereikend controlespoor is sprake indien:

a) een op het passende beheersniveau bijgehouden boekhouding gedetailleerde informatie bevat over de uitgaven die bij de door het EOF gefinancierde maatregelen daadwerkelijk zijn gedaan. In de boekhoudgegevens worden aangegeven de datum waarop zij zijn vastgelegd, het bedrag van elke uitgavenpost, de aard van de tot staving dienende documenten en de datum en wijze van betaling. Het nodige schriftelijke bewijsmateriaal (bijvoorbeeld facturen) wordt bijgevoegd;

b) de technische specificaties en het financieringsplan voor de maatregel, voortgangsverslagen en de documenten betreffende de goedkeuring van de subsidie en inschrijvings- en aanbestedingsprocedures en verslagen van inspecties van de gefinancierde producten en diensten eveneens op het passende beheersniveau worden bewaard;

c) de boekhoudgegevens met behulp van computers worden doorgegeven; dan laten alle betrokken instanties zich door het lagere niveau voldoende informatie tot staving van hun eigen boekhouding en van de aan het hogere niveau te rapporteren bedragen verstrekken, zodat een toereikend controlespoor ontstaat van de samenvattende bedragen die als gecertificeerde bedragen aan de Commissie worden meegedeeld tot de afzonderlijke uitgavenposten en de tot staving dienende documenten op het niveau van de eindbegunstigden en de instanties en bedrijven die de projecten uitvoeren.

3. De territoriale ordonnateur neemt alle voor de tenuitvoerlegging van dit artikel vereiste maatregelen.

HOOFDSTUK 4

Evaluatie

Artikel 25

Evaluatie

1. De evaluatie van het EPD heeft betrekking op het gebruik van de middelen, de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de effecten van de steunverlening en er worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan waarbij met name gebruik wordt gemaakt van reeds beschikbare evaluatieresultaten.

In de evaluatie dienen de factoren die tot het welslagen of het mislukken van de uitvoering hebben bijgedragen, alsmede de verwezenlijkingen en de resultaten en de duurzaamheid ervan aan bod te komen.

2. De evaluatie van het EPD valt onder de verantwoordelijkheid van de Commissie, in overleg met het toezichtcomité.

3. Het evaluatieprogramma moet in het EPD worden aangegeven.

De evaluatie moet met name:

a) een regelmatige en onafhankelijke beoordeling verschaffen van de maatregelen en activiteiten van het Fonds door de geplande resultaten en doelstellingen te toetsen aan de daadwerkelijke resultaten en aldus

b) de LGO, de lidstaten en de Commissie in staat te stellen de opgedane ervaring te benutten bij het uitstippelen en uitvoeren van toekomstige beleidsmaatregelen en projecten.

4. De resultaten van de evaluaties worden aan het publiek ter beschikking gesteld.

Artikel 26

Evaluatieprocedures

Onverminderd de door de LGO of de Commissie uitgevoerde evaluaties, kunnen evaluaties van programma's, projecten of andere activiteiten ter uitvoering van het EPD gezamenlijk door de LGO en de Commissie, in samenwerking met de betrokken lidstaat, worden verricht.

DEEL V

FINANCIËLE AANPASSINGEN

Artikel 27

Aanpassing van EOF-toewijzing

Steunend op de resultaten van toezicht, controle en evaluatie en rekening houdend met de opmerkingen van het toezichtcomité kan de Commissie de bedragen en voorwaarden van het oorspronkelijke EPD op eigen initiatief of op voorstel van de betrokken LGO aanpassen overeenkomstig de huidige behoeften en prestaties van die LGO.

Deze aanpassing vindt normaal plaats naar aanleiding van de tussentijdse evaluatie, in overeenstemming met de in artikel 24 van het LGO-besluit vastgelegde procedure, tussen 24 en 36 maanden na de inwerkingtreding van deze verordening of, in geval van onregelmatigheden, zo spoedig mogelijk.

Artikel 28

Opschorting van de betalingen

1. De Commissie schort de betalingen op en verzoekt, onder vermelding van haar redenen, de LGO zijn opmerkingen te maken en, in voorkomend geval, correcties aan te brengen binnen een bepaalde termijn. Na de nodige controles te hebben uitgevoerd besluit zij dat:

a) de LGO niet heeft voldaan aan zijn verplichtingen, of

b) het EPD of een deel daarvan geen volledige of gedeeltelijke EOF-bijdrage rechtvaardigt, of

c) de beheers- of controlesystemen ernstige tekortkomingen vertonen die tot onregelmatigheden met een systematisch karakter zouden kunnen leiden.

2. De termijn waarbinnen de betrokken LGO kan reageren op een verzoek om zijn opmerkingen kenbaar te maken en voorzover nodig correcties toe te passen, bedraagt twee maanden, behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen waarin door de Commissie een langere termijn kan worden toegestaan.

3. Wanneer de LGO de opmerkingen van de Commissie betwist, worden de betrokken LGO en lidstaat door de Commissie uitgenodigd op een partnerschapsbijeenkomst, waarop alle partijen overeenstemming krachten te bereiken over de opmerkingen en de daaruit te trekken conclusies.

Telkens wanneer de LGO de opmerkingen van de Commissie betwist en een ad-hocpartnerschapsbijeenkomst plaatsvindt, begint de periode van drie maanden uit hoofde van lid 5 binnen welke de Commissie een besluit kan nemen, te lopen vanaf de datum van de partnerschapsbijeenkomst.

4. Wanneer de Commissie een financiële correctie voorstelt, wordt de LGO in de gelegenheid gesteld door middel van een onderzoek van de betrokken dossiers aan te tonen dat de werkelijke omvang van de onregelmatigheden kleiner was dan door de Commissie ingeschat.

Behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen kan de voor dit onderzoek toegestane aanvullende periode niet meer bedragen dan twee maanden volgend op de in lid 1 bedoelde periode van twee maanden.

De Commissie houdt rekening met al het door de LGO binnen de bovenvermelde termijnen verstrekte bewijsmateriaal.

5. Na het verstrijken van de in lid 2 gestelde termijn en indien geen overeenstemming is bereikt en de LGO de correcties niet heeft aangebracht, houdt de Commissie rekening met de eventuele opmerkingen van de LGO en lidstaten en besluit zij binnen een termijn van drie maanden:

a) de betalingen te verminderen, of

b) de nodige financiële correcties aan te brengen door de EOF-toewijzing geheel of gedeeltelijk in te trekken.

6. Onverminderd het bepaalde in de leden 1 tot en met 5, kan de Commissie, na passende controle, een tussentijdse betaling geheel of gedeeltelijk opschorten indien zij vaststelt dat de betrokken uitgaven het voorwerp uitmaken van een belangrijke onregelmatigheid die niet is gecorrigeerd, en oordeelt dat onmiddellijk optreden vereist is.

De Commissie brengt de betrokken LGO op de hoogte van haar optreden en de motieven ervoor. Indien na vijf maanden de motieven voor de opschorting blijven bestaan of de betrokken LGO de Commissie niet in kennis heeft gesteld van de maatregelen die zijn genomen om de belangrijke onregelmatigheid te corrigeren, is het bepaalde in artikel 30 van toepassing.

Artikel 29

Terugvordering en terugbetalingen

1. Elke terugbetaling die aan de Commissie moet worden gedaan, moet zijn uitgevoerd tegen de vervaldag die is vermeld in de in overeenstemming met artikel 45 van het Financieel Reglement van het EOF opgestelde inningsopdracht. Deze vervaldag is de laatste dag van de tweede maand volgende op de maand waarin de opdracht is gegeven.

2. Elke vertraging van de terugbetaling geeft aanleiding tot rente wegens te late betaling, te rekenen vanaf de in lid 1 bedoelde datum tot de datum van de feitelijke betaling. De toegepaste rentevoet is 1,5 procentpunt hoger dan die welke de Europese Centrale Bank toepast bij haar voornaamste herfinancieringstransacties op de eerste werkdag van de maand waarin de vervaldag valt.

3. De territoriale ordonnateur houdt een rekening bij van de terug te vorderen bedragen aan reeds betaalde communautaire bijstand en zorgt ervoor dat die bedragen zonder ongerechtvaardigd uitstel worden teruggevorderd.

De begunstigde betaalt het teruggevorderde bedrag samen met de ontvangen rente wegens te late betaling terug door het betrokken bedrag in mindering te brengen op zijn volgende uitgavendeclaratie en betalingsaanvraag die hij bij de Commissie indient of, indien dat niet genoeg is, over te gaan tot een terugbetaling aan de Gemeenschap.

De territoriale ordonnateur zendt de Commissie jaarlijks een overzicht toe van de op die datum nog niet geïnde teruggevorderde bedragen, ingedeeld naar het jaar waarin met de terugvorderingsprocedure is begonnen.

DEEL VI

SLOTBEPALINGEN

Artikel 30

Voorlichting en publiciteit

1. De LGO moeten ervoor zorgen dat voldoende bekendheid wordt gegeven aan de EOF-programma's om:

a) de publieke opinie bewust te maken van de rol die de Gemeenschap ten aanzien van die programma's vervult;

b) potentiële begunstigden en beroepsorganisaties te informeren over de geboden mogelijkheden.

2. De begunstigde landen zien er met name op toe dat duidelijk zichtbare borden worden geplaatst waarop wordt aangegeven dat de projecten door de Gemeenschap worden gefinancierd en waarop het logo van de Gemeenschap is aangebracht, en zij zorgen ervoor dat vertegenwoordigers van de Europese instellingen naar behoren worden betrokken bij de belangrijkste activiteiten van de overheidsdiensten in verband met door het EOF gesteunde programma's.

Artikel 31

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel, 20 december 2002.

Voor de Commissie

Poul Nielson

Lid van de Commissie

(1) PB L 314 van 30.11.2001, blz. 1.

(2) PB L 317 van 15.12.2002, blz. 355.

(3) COM(2002) 290 def. van 11 juni 2002.