REGLEMENT VOOR PUBLIEKE TOEGANKELIJKHEID VAN DOCUMENTEN op 26 maart 1997 door de Directie van de Bank vastgesteld (97/C 243/06)

DE EUROPESE INVESTERINGSBANK,

Overwegende dat zij

een financiële instelling is in handen van de lidstaten van de Europese Unie;

uit hoofde van artikel 198 E van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap de taak heeft, met een beroep op de kapitaalmarkten en op haar eigen middelen bij te dragen tot een evenwichtige en ongestoorde ontwikkeling van de Gemeenschap door met leningen en waarborgen de financiering van investeringsprojecten in alle economische sectoren te vergemakkelijken;

het legitieme belang erkent van de burgers van de lidstaten-aandeelhouders, evenals van burgers in derde landen waar de Bank leningen opneemt en verstrekt, zich te kunnen informeren over de beginselen op grond waarvan de Bank handelt, haar doelstellingen, algemene kenmerken en omvang van haar verrichtingen, alsmede van het resultaat van haar activiteiten in bepaalde regio's en sectoren of van bepaalde soorten transacties;

zich inzet voor een actief informatiebeleid en haar inspanningen zal voortzetten en verhogen om het publiek algemene informatie te verstrekken over haar activiteiten, beleid en praktijken;

eveneens, waar en voorzover mogelijk en passend, in overleg met haar geldnemers basisinformatie zal blijven vrijgeven over afgesloten individuele transacties;

Overwegende dat zij

erkent dat het een vereiste is van goed bestuur van de communautaire instellingen en organen, waaronder de Bank, dat documenten zoveel mogelijk voor het publiek beschikbaar moeten zijn, en dat iedere weigering tot toegang hiertoe gerechtvaardigd moet worden onder verwijzing naar regels die tevoren zijn vastgesteld;

Overwegende dat zij

als financiële instelling actief is in zowel de openbare als de particuliere sectoren en van de financiële markten afhankelijk is voor de financiering van haar activiteiten;

door de aard van haar activiteiten, evenals andere banken in soortgelijke omstandigheden, aan bepaalde beperkingen ten aanzien van transparantie en publieke toegankelijkheid van documenten gebonden is;

Overwegende dat zij

teneinde haar taak goed uit te voeren, ervoor moet zorgen dat projectopdrachtgevers, huidige en potentiële geldnemers en andere partijen die bij de tenuitvoerlegging of financiering van een project zijn betrokken, kunnen vertrouwen op het discrete karakter van de bankrelatie;

in haar betrekkingen met andere instellingen, organen en personen binnen en buiten het kader van de Gemeenschap de vertrouwelijkheid van mededelingen en overeenkomsten met hen in acht moet nemen;

Overwegende dat zij

gezien haar rol als financiële instelling, niet kan fungeren als leverancier van documenten die van buiten de Bank afkomstig zijn, ook al gaat het om openbare documenten;

Overwegende dat zij

in lijn met de gebruikelijke gang van zaken in de banken- en financiële sector een legitieme behoefte heeft aan bescherming van gevoelige informatie, waarvan openbaarmaking haar belangen en haar positie bij de uitoefening van haar taak zou kunnen schaden;

teneinde goed te kunnen werken, een vrije en onbekommerde gedachtenuitwisseling binnen de Bank moeten kunnen waarborgen en externe verstoringen van haar interne overleg-, voorbereidings- en besluitvormingsprocessen vermijden, en derhalve de vertrouwelijkheid van deze processen in stand moet houden en beschermen;

de plicht heeft de privacy van de leden van haar organen, haar pesoneel en derden die de Bank diensten verlenen, te beschermen en de vertrouwelijkheid van informatie over persoonlijke, financiële en andere omstandigheden dient te respecteren,

heeft de volgende regels vastgesteld: Reikwijdte

Artikel 1

Dit reglement is van toepassing op verzoeken aan de Bank voor inzage van documenten die de Bank in bezit heeft en die niet voor publicatiedoeleinden zijn opgesteld.

Procedure

Artikel 2

Verzoeken om toezending of inzage van documenten dienen tot het Secretariaat-generaal van de Bank te zijn gericht.

Binnen redelijke termijn wordt een antwoord op het verzoek gegeven. Weigeringen dienten te worden gerechtvaardigd onder verwijzing naar deze regels.

Ontvankelijkheid van verzoeken

Artikel 3

Er zal alleen worden gereageerd op verzoeken van aanvragers die zich naar behoren hebben geïdentificeerd, alsmede het voorwerp en het doel van hun verzoek hebben aangegeven. Overige verzoeken worden afgewezen.

Verzoeken om documenten op een andere informatiedrager dan papier kunenn niet worden aanvaard.

Een herhaald verzoek kan worden afgewezen, indien reeds een officieel en adequaat antwoord is gegeven.

Algemene regel

Artikel 4

De Bank zal uitsluitend documenten ter beschikking stellen indien geen van de redenen voor niet-openbaarmaking die in dit reglement zijn uiteengezet, van toepassing is.

Documenten van buiten van de Bank

Artikel 5

Er wordt geen toegang gegeven tot documenten die van buiten de Bank afkomstig zijn.

Voor informatie die bekend is, of waarvan mag worden verondersteld dat zij openbaar is, kan de aanvrager worden verwezen naar de herkomst van het document of naar enige andere bron waar het verkrijgbaar kan zijn.

Documenten van de Bank

Artikel 6

Bescherming van de belangen van derden

Geen enkel document dat informatie bevat over derden, wordt openbaar gemaakt, indien de Bank heeft vastgesteld dat de hierin vervatte informatie vertrouwelijk is of valt onder een toezegging van de Bank het vertrouwelijk te behandelen, dan wel anderszins van zodanige aard is, dat de Bank in haar plicht van discretie jegens derden zou tekortschieten indien zijn het openbaar zou maken.

Voorgaande alinea belet in het bijzonder, ook indien niet specifiek het vertrouwelijke karakter van een bepaald document is overeengekomen of vastgesteld, de openbaarmaking van

- documenten over huidige of potentiële kredietverlenings- of middelenopnameactiviteiten, afzonderlijke projecten of investeringsprogramma's of partijen die daadwerkelijk of mogelijk betrokken zijn bij dergelijke transactie of projecten, zoals beoordelingsverslagen en contracten; alsmede

- ieder ander document dat informatie bevat over

- de identiteit of de financiële of andere omstandigheden van daadwerkerlijke of potentiële geldnemers, borgen, medefinanciers, financiële wederpartijen of anderen die bij bepaalde kredietverlenings- of middelenopnametransacties zijn betrokken;

- de technische, economische of financiële kenmerken van afzonderlijke projecten of investeringsprogramma's; evenmin wordt inzage gegeven in de beoordeling van, het toezicht op of de evaluatie van dergelijke zaken.

Voorgaande alinea belet eveneens, ook indien niet specifiek het vertrouwelijke karakter van een bepaald document is overeengekomen of vastgesteld, de openbaarmaking van documenten met informatie over derden, waaronder organen van de communautaire instellingen of internationale organisaties waarmee de Bank betrekkingen onderhoudt, indien de betrokken informatie niet openbaar is.

De Bank zal geen document ter beschikking stellen, indien het vrijgeven van de informatie in strijd zou zijn met de op de financiële markten geldende regels en praktijken of indien dit afbreuk zou doen aan de gelijke behandeling van de beleggers.

Artikel 7

Bescherming van de belangen van de Bank

De Bank zal weigeren de volgende documenten ter beschikking te stellen:

1. ieder document met informatie over ongeacht welke operationele, commerciële, organisatorische, procedurele, technische of strategische aspecten van haar activiteiten, met inbegrip van hiermee verband houdende, al dan niet contractuele, regelingen met derden indien de informatie naar het oordeel van de Bank, rekening houdend met de gebruikelijke gang van zaken in de banken- en financiële sector, van zodanige aard is, dat openbaarmaking de legitieme belangen van de Bank zou kunnen schaden;

2. ieder intern voorbereidend document of andere teksten die in de loop van interne overlegprocedures tot stand komen, met inbegrip van alle voorstellen of anderszins die ten behoeve van de organen van de Bank in het besluitvormingsproces worden opgesteld en alle notulen van beraadslagingen binnen de diensten of organen van de Bank;

3. ieder document dat wordt opgesteld ten behoeve van de interne administratie of de interne procedures, waaronder alle administratieve en procedurele regels, richtsnoeren of aanbevelingen;

4. ieder document dat deel uitmaakt van de correspondentie of communicatie met derden.

Artikel 8

Bescherming van de belangen van het personeel

De bank zal geen documenten ter beschikking stellen met informatie over de persoonlijke, financiële beroeps- of andere omstandigheden van de huidige of vroegere leden van haar organen of van haar personeel.

Overige bepalingen

Artikel 9

Onrechtmatige motieven

Indien de Bank reden heeft te denken dat de identiteit van de aanvrager of het doel van de aanvraag onjuist is voorgesteld, of dat met het verzoek commerciële doelen of andere motieven worden nagestreefd die niet stroken met de doelstellingen achter het beginsel van transparatie, zal het verzoek worden afgewezen.

De Bank kan van de aanvrager verlangen dat hij garandeert de verstrekte documenten voor geen van de in voorgaande alinea genoemde doeleinden te gebruiken, noch deze voor dergelijke doeleinden naar derden door te zenden.

Artikel 10

Uitzonderingen

Uitzonderingen op de bepalingen van de artikelen 5, 6 en 8, zijn uitsluitend mogelijk met schriftelijke toestemming van de persoon of het orgaan, ten behoeve van wie/waarvan de vertrouwelijke informatie wordt beschermd.

Artikel 11

Kosten

Er kan van de aanvrager een vergoeding worden gevraagd ter dekking van de kosten voor de terbeschikkingstelling van de gevraagde documenten.