SPECIAAL VERSLAG Nr. 5/95 krachtens artikel 188 C, lid 4, tweede alinea, van het EG-Verdrag, over de ondertekening, zonder voorafgaand visum, van het contract voor de bouw van de grote vergaderzaal van het Europees Parlement in Straatsburg, vergezeld van de antwoorden van het Parlement (96/C 27/01)

INHOUD

Paragraaf blz.

INLEIDING . 1.1 - 1.4 2

DE VOOR HET CONTRACT VAN STRAATSBURG GEVOLGDE PROCEDURE . 2.1 - 2.21 2

Opstelling van het ontwerp-contract . 2.1 2

Raadpleging van de bevoegde organen . 2.2 - 2.7 2

Definitieve vormgeving van het contract . 2.8 - 2.12 3

Voorlegging van de diverse ontwerpen aan de financieel controleur . 2.13 - 2.15 3

Opmerkingen van de financieel controleur over de diverse ontwerp-contracten . 2.16 3

De mate waarin rekening is gehouden met de opmerkingen van de financieel controleur . 2.17 - 2.19 4

Achterwege blijven van een voorafgaand voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting . 2.20 - 2.21 4

DE OP DE UITGAVEN VAN TOEPASSING ZIJNDE BEPALINGEN VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT . 3.1 - 3.12 5

Bepalingen inzake besluiten voor uitgaven (artikelen 36-39 van het Reglement) . 3.2 - 3.3 5

Uitvoeringsvoorschriften bij deze bepalingen [Titel VII van Verordening (EG) nr. 3418/93 van de Commissie] . 3.4 5

Relevante bepalingen in verband met de financieel controleur (artikelen 36-39 van het Financieel Reglement en titel IX van de uitvoeringsvoorschriften) . 3.5 - 3.8 5

Interne voorschriften van het Parlement . 3.9 - 3.12 6

DWINGENDE AARD VAN DE BEPALINGEN VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT . 4.1 - 4.16 6

Bevoegdverklaring van de ordonnateur . 4.2 - 4.3 6

Toepassing van het beginsel van rechtmatigheid en naleving van de criteria van goed financieel beheer . 4.4 - 4.6 6

Functie van het voorafgaand visum in de afwikkeling van de uitgaven . 4.7 - 4.8 7

Paragraaf blz.

Duidelijkheid van de visumverlening . 4.9 - 4.11 7

Beperking van de mogelijkheden van terzijdestelling . 4.12 - 4.14 7

Onmogelijkheid van een "de facto"-terzijdestelling . 4.15 - 4.16 8

DE ONDERTEKENING VAN HET CONTRACT VAN STRAATSBURG . 5.1 - 5.16 8

Niet-naleving van de financiële bepalingen . 5.1 - 5.10 8

Standpunt van de Administratie . 5.1 - 5.6 8

Rol van de financieel controleur . 5.7 - 5.10 8

Gevolgen van de onregelmatigheden voor het contract . 5.11 - 5.16 9

Situatie van onrechtmatigheid binnen de Instelling . 5.11 - 5.13 9

Financiële consequenties . 5.14 - 5.16 9

DE VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE ORDONNATEUR EN DE FINANCIEEL CONTROLEUR . 6.1 - 6.6 9

CONCLUSIE . 7.1 - 7.4 10

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT . 11

Antwoord van het Bureau . 11

Antwoord van de Administratie . 12

Antwoord van de financieel controleur . 15

1. INLEIDING

1.1. In zijn resolutie van 25 maart 1995 (punt 8) over de afsluiting van de rekeningen (administratieve uitgaven) van de Instelling, stelt het Parlement vast "dat het contract van 30 maart 1994 inzake de bouw van de grote vergaderzaal in Straatsburg is ondertekend zonder dat de financieel controleur daarvoor eerst zijn visum had verleend; verzoekt de Rekenkamer om vóór 15 juli 1995 hierover een verslag op te stellen."

1.2. Naar aanleiding van het verzoek van het Parlement, heeft de Kamer besloten om het bedoelde verslag op te stellen.

1.3. Met dit verslag wordt beoogd de redenen vast te stellen waarom de ondertekening, op 31 maart 1994, van het erfpachtcontract tussen het Europees Parlement en de firma SERS plaatsvond zonder dat de financieel controleur zijn visum had verleend.

1.4. Daartoe is de situatie die heeft geleid tot de sluiting van het contract bestudeerd in het licht van de bepalingen van het Financieel Reglement, de uitvoeringsvoorschriften daarbij en van de interne voorschriften van het Parlement, met name die inzake de procedure van het aangaan van betalingsverplichtingen (artikel 36 van het Financieel Reglement) en de naleving van de criteria van zuinigheid (artikel 2 van het Financieel Reglement) bij de aanwending van de kredieten.

2. DE VOOR HET CONTRACT VAN STRAATSBURG GEVOLGDE PROCEDURE

Opstelling van het ontwerp-contract

2.1. Aan de opstelling van het ontwerp-contract voor de bouw van de vergaderzaal te Straatsburg is een uitgebreide raadpleging van de verschillende politieke en administratieve organen van het Parlement voorafgegaan. Deze uitgebreide raadpleging mondde uiteindelijk niet uit in een werkelijke consensus over de inhoud van het contract, met name op het niveau van de groep "Politique immobilière" (PIM-groep), bestaande uit parlementsleden aangewezen door het Bureau van het Parlement, dat is belast met de bestuurlijke en financiële aangelegenheden van de Instelling. Over de definitieve tekst en de ondertekening van het contract heeft het Bureau rechtstreeks met meerderheid van stemmen besloten. Onderstaand worden de verschillende aspecten van de ontwikkelingen in verband met het ontwerp-contract behandeld.

Raadpleging van de bevoegde organen

2.2. Eerst volgt een samenvatting van de procedure die is gevolgd voor het overleg met de bevoegde organen binnen het Parlement, met name met de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) en de financieel controleur.

2.3. In februari 1994 werd voor het eerst overleg gepleegd met de CCAM over het eerste ontwerp-contract voor de bouw van de grote vergaderzaal te Straatsburg (advies nr. 14/94). De CCAM is voor de tweede keer geraadpleegd over de tekst van het op 24 maart 1994 tot stand gekomen ontwerp.

2.4. In haar advies sprak de CCAM, geheel in de lijn van de opmerkingen van de financieel controleur, ernstig voorbehoud uit over de kostprijs van het grondstuk (130 Mio FF, ofwel circa 20 Mio ECU) en het mechanisme van de koop-optie. Desondanks was haar advies niet negatief, zoals de inhoud van de tekst had kunnen doen vermoeden.

2.5. Bij de raadpleging van de interne diensten en organen van het Parlement werden ook de Juridische Dienst (advies van 8 maart 1994) en de rekenplichtige (adviezen van 16 februari en 29 maart 1994) betrokken.

2.6. Tijdens de onderhandelingen zijn de voornaamste aspecten van het contract ter bestudering voorgelegd aan de PIM-groep. Ook de Begrotingscommissie van het Parlement heeft zich in haar resolutie van 23 februari 1994 over dit onderwerp uitgesproken (doc. PE 208.289).

2.7. Voorts werden externe bureaus in de arm genomen om het Parlement te adviseren over de diverse problemen verbonden aan de bouw van de vergaderzaal te Straatsburg overeenkomstig de Franse normen, en over de financiële aspecten van de investering.

Definitieve vormgeving van het contract

2.8. Overeenkomstig het mandaat dat het Bureau op 23 maart 1994 heeft verleend, is de Voorzitter van het Parlement onmiddellijk overgegaan tot de herziening van het erfpachtcontract met de Stad Straatsburg en de firma SERS.

2.9. Op basis van een rapport dat de Voorzitter op 28 maart 1994 aan het Bureau deed toekomen en waarin was uiteengezet waarom een erfpachtcontract aanvaardbaar was, heeft het Bureau met meerderheid van stemmen besloten om het contract op 31 maart 1994 te ondertekenen, hetgeen geschiedde door de Voorzitter van het Parlement.

2.10. Volgens de definitieve versie van het contract zal er een gebouw worden opgetrokken dat een grote vergaderzaal omvat, alsmede 29 kleinere vergaderzalen, een perscentrum, een ontvangstzaal voor bezoekers, twee restaurants, ruimtes voor overige dienstverlening (parkeergelegenheid) en circa 900 werkkamers voor de parlementsleden en de administratieve diensten; het geheel zal ongeveer 185 331 m² beslaan op een oppervlakte van 4,34 hectares.

2.11. Dit gebouwencomplex, waarvan de investeringskosten voorlopig 443 Mio ECU bedragen, zal door het Parlement in erfpacht worden genomen via betaling van een jaarlijks bedrag dat zodanig is vastgesteld dat de investeringskosten over een periode van 20 jaar zullen zijn terugbetaald: een jaarlijks bedrag van circa 47,7 Mio ECU tijdens de eerste zes jaar, 31 Mio ECU tijdens de vier volgende jaren en gedurende de laatste tien jaren een bedrag van 32,5 Mio ECU.

2.12. Tijdens de looptijd van het huurcontract heeft het Parlement het recht het gebouw van de Stad Straatsburg te kopen. De prijs zal overeenkomen met de hoofdsom die op het tijdstip van afloop van het optierecht nog zal zijn verschuldigd. Indien dit optierecht vóór het tiende jaar afloopt, zal de prijs van het grondstuk met de helft worden verminderd (65 Mio FF in plaats van de in het contract bepaalde 130 Mio FF).

Voorlegging van de diverse ontwerpen aan de financieel controleur

2.13. De financieel controleur heeft verschillende malen zijn mening uitgesproken over vier ontwerp-contracten.

2.14. Toen de onderhandelingen waren afgerond, heeft hij echter geen gevolg gegeven aan de nota van 25 maart 1994 van de bevoegde ordonnateur, de Directeur-generaal van de Administratie, waarin hem werd verzocht zijn visum te verlenen voor het ontwerp-contract. Bij deze gelegenheid heeft hij zijn visum niet duidelijk geweigerd, doch ook geen stempel gezet op de bladzijden van het ontwerp-contract, de procedure waarmee hij gewoonlijk (op een wijze waarin het Financieel Reglement overigens niet voorziet) zijn goedkeuring hecht aan de ontwerp-contracten waarvoor hij zijn visum wil verlenen. Hij was van mening dat hem bij de nota van 25 maart een nieuw ontwerp-contract was voorgelegd dat nog niet definitief was.

2.15. Niettemin heeft hij in een op 28 maart 1994 aan de Secretaris-generaal geadresseerde nota, met kopie aan de bevoegde ordonnateur, duidelijk te kennen gegeven dat, tenzij er substantiële wijzigingen zouden worden aangebracht, "dit ontwerp-contract niet in zijn huidige vorm moest worden ondertekend".

Opmerkingen van de financieel controleur over de diverse ontwerp-contracten

2.16. De financieel controleur heeft de inhoud van het contract op zes belangrijke punten bekritiseerd.

a) Kosten van het grondstuk

Zoals ook de CCAM al had opgemerkt, twijfelde de financieel controleur eraan of het Parlement de prijs van het grondstuk voor zijn rekening moest nemen; er had namelijk kunnen worden overwogen dat het voor een symbolische prijs beschikbaar werd gesteld en in elk geval mocht het volgens het advies van geraadpleegde experts niet meer kosten dan maximaal 49 Mio FF, in plaats van de in het contract vermelde 130 Mio FF (waarbij nog 31 Mio moeten worden opgeteld voor de kosten van het bouwrijp maken);

b) Fiscale aspecten van de transactie (BTW)

De Société d'Aménagement et d'Equipement de la Région de Strasbourg (SERS), een firma met gemengd kapitaal die met de bouw van de grote vergaderzaal werd belast, had gekozen voor betaling van de BTW om vervolgens te verzoeken om terugbetaling, hetgeen door de Franse autoriteiten werd ingewilligd op grond van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Instellingen. Deze oplossing houdt voor het Parlement in dat het tussentijdse rente moet betalen, berekend over hogere bouwkosten (daar de BTW in de berekening ervan is inbegrepen) in de periode voorafgaand aan de terugbetaling. Deze termijn is in beginsel één maand, maar kan in feite uitlopen tot 18 maanden. Voorts is er in het contract geen enkele bepaling opgenomen met betrekking tot de termijnen die de SERS dient aan te houden om de teruggevorderde BTW-bedragen te krediteren en aldus het effect van de BTW op de bouwkosten te beperken;

c) Omrekening in ECU van de kosten in FF

De financieel controleur is van mening dat de formulering van artikel 6.10 van het contract voor tweeërlei uitleg vatbaar is. Het zou zodanig kunnen worden geïnterpreteerd dat het cumulatieve bedrag van de reeds gedane uitgaven elke maand wordt omgerekend. In dit geval zouden alle wisselkoersrisico's ten laste van het Parlement komen, zoals dat thans ook het geval is met het contract van Brussel;

d) Bouwperiode en oplegging van boetes

In tegenstelling tot hetgeen men zou kunnen opmaken uit de tekst van artikel 3.3 van het contract, wordt SERS een bouwtijd van in totaal 45 maanden toegestaan alvorens er boetes voor vertraging worden opgelegd, en niet van 36 maanden die de bouw volgens het contract mag vergen. Deze mogelijkheden om de uitvoeringstermijn van de werkzaamheden te kunnen verlengen, zijn nadelig voor het Parlement;

e) "Oplevering" en "voltooiing" van het gebouw

De procedure die is overeengekomen, geeft het Parlement geen garanties dat de "constatering van voltooiing" en dus de ingang van de erfpacht pas kunnen plaatsvinden nadat volledig gevolg is gegeven aan alle op- en aanmerkingen van het Parlement in verband met de bouwkwaliteit;

f) Voorlopige investeringskosten en kostenbewaking

Volgens de financieel controleur zijn de opgegeven kosten geen "maximumkosten", met name waar het gaat om de bijkomende kosten die slechts procentsgewijs en zonder maximumgrens zijn berekend, zoals dat overigens ook voor de algemene studies het geval is. Bovendien zouden de kosten die volgens de Franse wetgeving kunnen worden berekend, aan een duidelijk maximum moeten zijn gebonden. De controleur kan evenmin de berekeningsgrondslag van deze kosten en de "frais de société" van SERS aanvaarden. En ten slotte heeft hij voorbehoud met betrekking tot de tussentijdse interesten.

De mate waarin rekening is gehouden met de opmerkingen van de financieel controleur

2.17. Toen de tekst van het contract werd opgesteld, heeft de financieel controleur bij aanvang de rol gespeeld van raadgever van de Instelling, waarvoor de procedure was vastgesteld bij een besluit van het Bureau inzake het onroerend-goedbeleid, daterend van 10 februari 1988 (zie punt 3.12).

2.18. In een nota van 28 maart 1994 van de Voorzitter aan het Bureau van het Parlement staat beschreven hoe het hoogste gezag van het Parlement de functie van de financieel controleur beoordeelt. In deze nota herinnert de Voorzitter aan de verklaring van de financieel controleur tijdens de vergadering van de PIM-groep van 22 maart 1994 waarin hij (de financieel controleur) bevestigt dat zijn "suggesties" grotendeels zijn overgenomen in de tekst van het ontwerp voor het basiscontract. Met het oog daarop heeft de Voorzitter de financieel controleur verzocht een definitief "advies" uit te brengen en zijn uiteindelijke algemene aanbevelingen aan het Bureau voor te leggen om het in staat te stellen een goed gefundeerd besluit te nemen.

2.19. Zoals in punt 2.15 reeds werd opgemerkt, was het definitieve advies van de financieel controleur over de ondertekening van de tekst van het laatste ontwerp-contract in het algemeen negatief. Zelfs indien de toelichtingen in de nota van de Voorzitter van 28 maart een antwoord gaven op alle opmerkingen die over de inhoud van het contract waren gemaakt, had de ordonnateur, overeenkomstig het Financieel Reglement, op dat moment een voorstel moeten indienen tot het aangaan van een betalingsverplichting om de financieel controleur in staat te stellen zijn mening te geven over de definitieve tekst van het contract en aldus zijn controletaken te kunnen uitoefenen (zie punt 3.11).

Achterwege blijven van een voorafgaand voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting

2.20. Volgens het Financieel Reglement, de uitvoeringsbepalingen, de interne voorschriften van het Parlement en de procedure die het Bureau op 17 februari 1988 vaststelde in verband met de uitgaven voor onroerend goed, wordt het ontwerp-contract, na de eerste fase van de raadpleging van de financieel controleur en het besluit van het Bureau, door de bevoegde ordonnateur (de Directeur-generaal van de Administratie) gezamenlijk met het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting, ter visering aan de financieel controleur voorgelegd (artikel 7 van de procedure van 1988).

2.21. In het geval van Straatsburg werd deze tweede fase niet doorlopen en werd er, na de beraadslaging van het Bureau, geen degelijk voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting aan de financieel controleur voorgelegd. Een der fundamentele beginselen van het Financieel Reglement, namelijk dat het visum van de financieel controleur voor het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting en voor het ontwerp-contract moet zijn verleend vóór de ondertekening, is niet nageleefd. Het contract is derhalve gesloten onder omstandigheden die strijdig zijn met het communautaire begrotingsrecht.

3. DE OP DE UITGAVEN VAN TOEPASSING ZIJNDE BEPALINGEN VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT

3.1. Uit de gevallen van Straatsburg en Brussel blijkt dat de diensten van het Parlement de bepalingen van het Financieel Reglement, met name die inzake de uitgaven voor onroerend goed, niet correct hebben nageleefd. De voorschriften ter zake worden onderstaand samengevat.

Bepalingen inzake besluiten voor uitgaven (artikelen 36-39 van het Reglement)

3.2. Voor de uitvoering van de diverse uitgaven gelden voornamelijk de bepalingen van het Financieel Reglement, opgenomen in titel III (Uitvoering van de begroting), afdeling III (Aangaan van betalingsverplichtingen, betaalbaarstelling, verstrekking van betalingsopdrachten en betaling van uitgaven) en met name punt 1 daarvan (Aangaan van betalingsverplichtingen) ter zake van het besluit tot verrichting van een uitgave en het systeem van voorafgaande controle op de juridische verplichting die jegens derden wordt aangegaan.

3.3. Bedoelde bepalingen (artikel 36) hebben voornamelijk ten doel te garanderen dat de besluiten voor de handelingen waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat (of zal ontstaan), worden onderworpen aan een voorafgaande controle teneinde na te gaan of de kredieten beschikbaar zijn, of de uitgave ten aanzien van de geldende bepalingen rechtmatig en juist is en of de in artikel 2 bedoelde beginselen van goed financieel beheer zijn toegepast (artikel 38).

Uitvoeringsvoorschriften bij deze bepalingen (Titel VII van Verordening (EG) nr. 3418/93 van de Commissie)

3.4. De in het Financieel Reglement vervatte beginselen zijn uitgewerkt in Verordening (EG) nr. 3418/93 van de Commissie, houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement (FR). In de artikelen 51-57 van titel VII van deze verordening (Aangaan van betalingsverplichtingen) staat omschreven welke regels de bevoegde ordonnateur op dit gebied moet naleven:

a) artikel 52: Aan de financieel controleur moeten worden voorgelegd de ontwerp-besluiten van algemene aard welke een betalingsverplichting jegens derden inhouden;

b) artikel 53: Indien voor een bepaalde uitgave een beginselbesluit nodig is vooraleer de betalingsverplichting kan worden aangegaan, wordt het ontwerp van het beginsel-besluit met een voorstel tot het aangaan van de desbetreffende betalingsverplichting aan de financieel controleur voorgelegd ter verkrijging van diens voorafgaand visum;

c) artikel 55: Indien de uitgave voor bepaalde maatregelen nog niet nauwkeurig kan worden berekend op het tijdstip waarop het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting wordt voorgelegd, raamt de ordonnateur de verwachte uitgaven en geeft in zijn voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting de elementen aan waarop zijn raming berust;

d) artikel 56: Elk voorstel tot het aangaan van betalingsverplichtingen wordt op een zodanig tijdstip bij de financieel controleur ingediend dat deze over voldoende tijd beschikt om zijn standpunt te bepalen en de eventuele opmerkingen te formuleren die hij dienstig acht, waarmee dan rekening kan worden gehouden;

e) artikel 57: De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen dienen vergezeld te gaan van alle bewijsstukken en, in voorkomend geval, alle andere bescheiden en inlichtingen die de financieel controleur nodig heeft om de in artikel 38, lid 1, van het Financieel Reglement voorgeschreven vaststellingen te kunnen doen.

Relevante bepalingen in verband met de financieel controleur (artikelen 36-39 van het Financieel Reglement en titel IX van de uitvoeringsvoorschriften)

3.5. De procedure die volgens het Financieel Reglement moet worden gevolgd voor de voorafgaande controle op besluiten tot uitgaven is zeer strikt. De verificaties betreffen de rechtmatigheid en het goed financieel beheer, waarbij de financieel controleur ruime bevoegdheden worden verleend voor onderzoek, aan de hand waarvan hij duidelijk kan aangeven waarom hij zijn visum verleent, dan wel weigert.

3.6. Indien hij de bewijsstukken onvoldoende of onvolledig acht, kan hij zijn visering uitstellen en het voorstel aan de ordonnateur terugzenden, waarbij hij de aard van de door hem verlangde bewijsstukken nader aangeeft (artikel 64 van het FR). Bij de uitvoering van uitgaven langs contractuele weg, dient het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting met name vergezeld te gaan van het ontwerp van overeenkomst of contract en het advies van de CCAM (artikel 66 van het FR).

3.7. De financieel controleur verleent zijn voorafgaand visum voor het aangaan van een betalingsverplichting door op het formulier met het voorstel een stempel te zetten en de datum te vermelden (artikel 60 van het FR). In dringende gevallen kan het visum worden verstrekt door middel van een nota, telexbericht of enig ander middel waaruit ondubbelzinnig blijkt dat het betrokken voorstel is geviseerd (artikel 61 van het FR).

3.8. Behoudens in de gevallen waarin de beschikbaarheid van de kredieten in het geding is, kan het hoogste gezag bij een met redenen omkleed besluit en op eigen verantwoording over de weigering van het visum heenstappen (artikel 39 van het FR). Aldus kan worden voorkomen dat de administratieve werkzaamheden om ongemotiveerde redenen worden geblokkeerd.

Interne voorschriften van het Parlement

3.9. De voorschriften voor de uitvoering van de uitgaven werden door het Parlement vastgesteld tijdens de vergadering van het Bureau van 17 december 1986, op basis van het advies van de commissie begrotingscontrole van 18 september 1986.

3.10. In dit verband zij herinnerd aan de bepalingen van titel II (Uitvoering van de begroting), afdeling II (Procedure voor het aangaan van de betalingsverplichtingen) inzake de afgifte van een financieel memorandum; als dit door het hoogste gezag van het Parlement wordt goedgekeurd, geldt het als "machtiging voor de bevoegde ordonnateur om over te gaan tot de opstelling van de betalingsverplichting". Aan de hand van dit memorandum wordt bovendien de uitvoering op administratief niveau, d.w.z. door de financieel controleur, de ordonnateur en de rekenplichtige gevolgd (artikel 19). Artikel 21 bepaalt uitdrukkelijk: "De ordonnateur kan slechts een verplichting jegens een derde aangaan, wanneer hij in het bezit is van de naar behoren geviseerde bijbehorende betalingsverplichting". In titel II, afdeling XI (De financieel controleur) worden de functies van de financieel controleur binnen de Instelling nauwkeurig omschreven.

3.11. Op 10 februari 1988 heeft het Bureau een specifieke procedure inzake huurovereenkomsten goedgekeurd (doc. PE 207.513). Hieronder volgen de punten daaruit die ter zake relevant zijn.

3.12. "6. Zodra het dossier klaar is - doch voordat jegens derden verplichtingen worden aangegaan - verzoekt de Administratie het Bureau een besluit te nemen (eventueel via het College van quaestoren) aan de hand van een schriftelijk dossier

a) waarin de resultaten van het onderzoek van de markt zijn vermeld en een kort overzicht van de ontvangen offertes wordt gegeven;

b) waarin de verschillende mogelijkheden en de stand van de onderhandelingen over de desbetreffende offertes in het kort worden weergegeven. In principe moeten er ten minste drie mogelijkheden worden voorgesteld;

c) dat vergezeld gaat van een financiële toelichting waarin de verschillende offertes op een overzichtelijke manier met elkaar worden vergeleken voor wat betreft:

- de huur, de huurprijs per m², eventuele inrichtings- of verbouwingskosten alsmede alle directe of indirecte kosten (lasten, verwarming, beveiliging, inrichting, enz.), en waarin deze gegevens zowel voor de korte (b.v. het eerste jaar) als voor de lange termijn (b.v. de gehele duur van het contract) worden vermeld;

d) dat tevens vergezeld gaat van de nieuwste adviezen van de financieel controleur en van de Juridische Dienst;

e) dat eindigt met een concreet voorstel."

"C. Sluiting van het contract"

"7. Op basis van het besluit van het Bureau sluit de Administratie de onderhandelingen af, raadpleegt zij de financieel controleur over het ontwerp-contract en de betalingsverplichting, waarna het resultaat aan de Voorzitter wordt voorgelegd."

"8. Wanneer het hem voorgelegde voorstel overeenstemt met het besluit van het Bureau, geeft de Voorzitter zijn goedkeuring en ondertekent hij het huurcontract."

"9. Wanneer de voorwaarden van het hem voorgelegde voorstel niet overeenkomen met de door het Bureau gegeven opdracht, raadpleegt de Voorzitter het Bureau opnieuw."

"Voor andere overeenkomsten betreffende lokaliteiten waaruit voor de Instelling financiële of andere verplichtingen voortvloeien, dient mutatis mutandis dezelfde procedure te worden gevolgd."

4. DWINGENDE AARD VAN DE BEPALINGEN VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT

4.1. De bepalingen van het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften zijn zodanig dat de werkwijze van de ordonnateur van de uitgaven zeer nauwkeurig is omschreven. Ter aanvulling van de reeds genoemde voorschriften, bestaan er nog andere bepalingen ter afbakening van de bevoegdheden van de deelnemers aan het proces van de begrotingsuitvoering (ordonnateur, financieel controleur en rekenplichtige).

Bevoegdverklaring van de ordonnateur

4.2. Hierbij gaat het vooral om de bevoegdheid van de ordonnateur om uitgaven te doen. Slechts de ambtenaren aan wie het hoogste gezag van de Instelling officieel een delegatie of subdelegatie van bevoegdheden heeft verleend, kunnen de begrotingsmiddelen beheren. De delegatie of subdelegatie-verkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de bevoegdheden die hun uitdrukkelijk zijn verleend.

4.3. Bij het Parlement is de enige ambtenaar die bevoegd is voor de uitvoering van de uitgaven inzake het onroerend goed (artikelen 200-209 van de begroting) de Directeur-generaal van Directoraat-generaal VI (Administratie) (Besluit van de Secretaris-generaal van het Parlement van 14 december 1993 betreffende de eerste zes maanden van 1994).

Toepassing van het beginsel van rechtmatigheid en naleving van de criteria van goed financieel beheer

4.4. De ordonnateur dient toe te zien op de rechtmatigheid en de juistheid van de uitgaven ten aanzien van de geldende bepalingen, in het bijzonder de begrotingsregels en verordeningen, alsmede alle besluiten die ter uitvoering van de Verdragen en de bedoelde verordeningen zijn genomen (artikel 38, lid, onder c), van het Financieel Reglement).

4.5. Hij dient eveneens de in artikel 2 bedoelde beginselen van goed financieel beheer toe te passen, en met name die van zuinigheid en kosteneffectiviteit (artikel 38, lid 1, onder d), van het Financieel Reglement).

4.6. In dit geval gaat het om cumulatieve en niet om alternatieve verplichtingen. Het is namelijk onmogelijk de regelgeving in acht te nemen zonder ook de criteria van goed financieel beheer toe te passen, en omgekeerd. Het is onaanvaardbaar dat de ordonnateur beweert dat hij de regels niet heeft kunnen naleven omdat hij voor de Instelling economische voordelen zou hebben moeten behalen. De werkzaamheden van de ordonnateur moeten zowel legaal zijn, als beantwoorden aan de criteria van goed beheer. Indien aan deze beide voorwaarden niet wordt voldaan, zouden de begrotingsmiddelen op volkomen willekeurige wijze, en buiten alle beginselen van het Financieel Reglement om, kunnen worden beheerd.

Functie van het voorafgaand visum in de afwikkeling van de uitgaven

4.7. In dit verband zij eraan herinnerd hoe, volgens de bepalingen van het Financieel Reglement (artikel 36 e.v.), de uitgaven worden afgewikkeld. Achtereenvolgens moeten de onderstaande fases worden doorlopen:

a) eventueel beginsel-besluit van de Instelling, waarvan het ontwerp voor een voorafgaand visum aan de financieel controleur wordt voorgelegd;

b) selectie van de contractant (inschrijvingsprocedure, keuze van de meest voordelige aanbieding);

c) indiening van een dossier bij de CCAM (vóór het besluit van de ordonnateur);

d) besluit van de ordonnateur en indiening van een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting bij de financieel controleur, met vermelding van de ten laste van de begroting komende kosten en overlegging van de bewijsstukken, met inbegrip van het ontwerp-contract;

e) visum van de financieel controleur, dan wel weigering daarvan (de rechtmatigheid, de criteria van goed financieel beheer en de beschikbaarheid van de kredieten), op het formulier met het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting;

f) boeking van het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting;

g) juridische verplichting (ondertekening van het contract);

h) afgifte van een betalingsopdracht;

i) visum van de financieel controleur voor de betalingsopdracht, dan wel weigering ervan;

j) betaling door de rekenplichtige.

4.8. Indien de financieel controleur opmerkingen maakt over de inhoud van het contract nadat het reeds is ondertekend (punt g)), zoals dat het geval is geweest voor het contract voor Brussel (zie visumweigering 6/93) (doc. PE 206.007), kan het hoogste gezag zich ertoe beperken aan te voeren dat het verplicht is te betalen en over de weigering van het visum heenstappen. Een visumweigering voordat het contract is ondertekend (punt e)), heeft daarentegen werkelijke consequenties, en de ordonnateur is in dat geval verplicht te verklaren waarom hij een contract meent te moeten ondertekenen waarvan de inhoud duidelijk niet voldoet aan de criteria voor goed financieel beheer.

Duidelijkheid van de visumverlening

4.9. De procedure van het visum, zoals deze is omschreven in het Financieel Reglement, beantwoordt aan de eis dat het besluit van de financieel controleur om al dan niet zijn visum te verlenen, duidelijk en ondubbelzinnig moet zijn en gebaseerd op een volgens de regels door de ordonnateur ingediend voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting, om de controleur in staat te stellen na te gaan of de contracten voldoen aan de criteria van rechtmatigheid en goed financieel beheer.

4.10. Het visum kan niet aan voorwaarden worden gebonden. De controleur dient zijn akkoord of zijn weigering duidelijk kenbaar te maken. De relevante bepalingen sluiten elke interpretatie van de bedoelingen van de financieel controleur uit.

4.11. Zo is het uitgesloten dat in de context van het Financieel Reglement sprake kan zijn van een "de facto" visumverlening of -weigering, zoals de juridische dienst van het Europees Parlement in het geval van Straatsburg aanvoerde.

Beperking van de mogelijkheden van terzijdestelling

4.12. De regels inzake de visumverlening voorzien eveneens in de mogelijkheid van terzijdestelling van de weigering. De Kamer is van mening dat deze mogelijkheid aan beperkingen moet worden gebonden omdat de Instellingen geen absolute bevoegdheid mogen krijgen om elke visumweigering terzijde te stellen, zelfs al kan de weigering zijn gemotiveerd door onregelmatigheden of andere omstandigheden (b.v.: niet-naleving van de beginselen van goed financieel beheer).

4.13. Indien door de terzijdestellingen wordt bevestigd dat de bepalingen van het Financieel Reglement zijn geschonden, is de Kamer van mening dat het besluit tot terzijdestelling niet kan leiden tot de "legalisering" van een onregelmatige situatie binnen de Instelling, die als zodanig blijft bestaan en waarvoor de betrokken instanties een oplossing moeten zoeken. Een onbeperkte bevoegdheid tot terzijdestelling (behalve in de gevallen dat er geen begrotingsmiddelen beschikbaar zijn) zou namelijk kunnen leiden tot afwijking van alle bepalingen van het Financieel Reglement, waardoor de naleving daarvan uiteindelijk als overbodig zou kunnen worden beschouwd.

4.14. Dat er niet van een visumweigering kan worden afgeweken als er geen begrotingsmiddelen beschikbaar zijn (zie artikel 39, laatste alinea, en de artikelen 47 en 48), is een absolute beperking, aangezien er geen uitgaven kunnen worden gedaan als er op het betrokken begrotingsonderdeel geen middelen beschikbaar zijn. In het geval van contracten inzake onroerend goed waarvoor de betalingsverplichtingen ten laste zullen komen van toekomstige begrotingen, zoals dat voor Straatsburg het geval is, en gezien het feit dat de huishoudelijke kredieten van de begroting niet-gesplitste kredieten zijn die op jaarbasis moeten worden gebruikt, moet de beschikbaarheid van de begrotingsmiddelen worden beoordeeld in het licht van de betalingen die tot 1998 zijn te verwachten, wanneer het totale benodigde bedrag op het tijdstip dat het contract wordt gesloten niet op het begrotingsonderdeel staat (artikel 1, lid 3, van het FR). Zo niet, dan zouden soortgelijke contracten nooit kunnen worden ondertekend omdat de kredieten niet meer beschikbaar zijn wanneer het betrokken begrotingsjaar is verstreken.

Onmogelijkheid van een "de facto"-terzijdestelling

4.15. De in de artikelen 36-39 van het FR omschreven procedure berust op het beginsel volgens hetwelk de handelingen slechts rechtsgeldig zijn als aan de voorschriften is voldaan. Daarbij gaat het vooral om de verplichte motivering van het besluit tot terzijdestelling, dat ter kennis moet worden gebracht van de ordonnateur, de financieel controleur en de rekenplichtige, teneinde alle onzekerheid met betrekking tot een correct beheer van de begrotingsmiddelen te voorkomen. Van deze motivering is de Kamer in ieder geval niet in kennis gesteld.

4.16. De door de Juridische Dienst van het Parlement aangevoerde hypothese dat het hoogste gezag van de Instelling, in het geval van Straatsburg, de facto over de weigering van het visum is heengestapt, is dus in de context van het Financieel Reglement onaanvaardbaar (zie de punten 4.9-4.11).

5. DE ONDERTEKENING VAN HET CONTRACT VAN STRAATSBURG

Niet-naleving van de financiële bepalingen

Standpunt van de Administratie

5.1. Gezien de regelgeving had de ordonnateur, zodra het principe-besluit voor de huur en/of de erfpacht van de gebouwen te Straatsburg was goedgekeurd (besluiten van het Bureau van 1990 en 1993), de financieel controleur reeds een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting moeten voorleggen.

5.2. De ordonnateur had, na het besluit van het Bureau van 31 maart 1994, eveneens het besluit tot ondertekening van het contract ter visering aan de financieel controleur moeten voorleggen door een deugdelijk voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting in te dienen (artikelen 6 en 7 van de interne voorschriften van 1988).

5.3. De Administratie heeft deze verplichtingen omzeild. De nota van 25 maart 1994 waarvan de Administratie beweerde dat het een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting was, kan namelijk niet als zodanig worden beschouwd. Deze nota (die overigens al vóór het besluit van het Bureau werd ingediend) voldoet niet aan de eisen die in het Financieel Reglement en de interne voorschriften van 1986 (artikel 16), uitdrukkelijk worden gesteld aan geldige boekhoudbescheiden.

5.4. In verband hiermee werd tevens aangevoerd dat het niet ging om uitgaven die onmiddellijk moesten worden gedaan (dat wil zeggen tijdens het lopende begrotingsjaar), en waarvoor een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting moet worden ingediend, en dat dus ook de financieel controleur niet hoefde te worden ingeschakeld omdat voor de huishoudelijke kredieten van de Instellingen het beginsel van de jaarperiodiciteit geldt.

5.5. De Kamer is van mening dat in deze aangelegenheid een onderscheid moet worden aangebracht tussen "uitgaven" en "betalingen". Een besluit tot een uitgave hoeft niet in de loop van het begrotingsjaar tot betalingen te leiden (zoals in het geval van Straatsburg), maar kan, als zodanig, een handeling vormen die leidt tot uitgaven ten laste van de toekomstige begroting(en) (artikel 36 van het FR), die soms zeer hoog kunnen zijn (870 Mio ECU in totaal voor Straatsburg, de interesten inbegrepen), en waarvoor de voorafgaande controle van rechtmatigheid en goed financieel beheer van fundamenteel belang zijn.

5.6. Meer in het algemeen herinnert de Kamer eraan dat zij er met betrekking tot naleving van artikel 36 van het Financieel Reglement (voorafgaand voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting), al jaren geleden (jaarverslag over 1987) op heeft gewezen dat de diensten van het Parlement deze bepaling in vele gevallen niet in acht hadden genomen. Ondanks de beloftes die werden gedaan naar aanleiding van de opmerkingen in het jaarverslag over 1992 (PB C 309 van 16. 11. 1993, paragrafen 15.2-15.9), wordt aan deze voorschriften nog steeds niet genoeg de hand gehouden, ofschoon zij belangrijk zijn en de ordonnateurs de uitgaven alleen kunnen uitvoeren als deze voorschriften worden nageleefd.

Rol van de financieel controleur

5.7. Op het gebied van het onroerend goed (Brussel en Straatsburg), is de financieel controleur tijdens de periode die voorafging aan de ondertekening van het contract geraadpleegd op basis van het besluit van het Bureau van 1988 (zie punt 3.12), en verzocht om advies over de verschillende ontwerp-contracten.

5.8. De controleur heeft echter geen gelegenheid gehad om zijn visum te verlenen, dan wel het te weigeren, zoals de aantekeningen bij de ontwerp-contracten zouden doen kunnen veronderstellen. Hierbij zij eraan herinnerd (zie punt 5.1) dat de ordonnateur niet van te voren een deugdelijk voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting heeft ingediend, hetgeen hij wel had moeten doen.

5.9. Een eventuele weigering van het visum had het hoogste gezag, zo het dat wenselijk had geacht, verplicht tot een terzijdestelling die vooral had moeten worden gemotiveerd in het licht van de opmerkingen over de naleving van de criteria van goed financieel beheer.

5.10. Wegens de onduidelijke situatie waarin de financieel controleur zijn werkzaamheden met betrekking tot het onroerend goed, met name dat van Straatsburg (maar ook dat van Brussel), heeft moeten uitvoeren, heeft hij zijn controletaken niet volledig kunnen vervullen, hetgeen niet strookt met de beginselen voor de tenuitvoerlegging van de begroting, die zijn gebaseerd op een evenwichtige verdeling van de respectieve bevoegdheden tussen de Administratie en de interne controle voor de uitgaven en de controle daarop.

Gevolgen van de onregelmatigheden voor het contract

Situatie van onrechtmatigheid binnen de Instelling

5.11. Naar de mening van de Kamer moet de kwestie volgens welke de Instelling de schuld ten opzichte van een derde op "geldige" wijze is aangegaan, ofschoon er geen voorafgaand visum was verstrekt, in het licht van de situatie worden genuanceerd.

5.12. Opgemerkt zij dat, ofschoon de juridische verplichting ten opzichte van een derde (die het contract te goeder trouw heeft ondertekend) rechtsgeldig is, deze handeling op intern niveau volkomen illegaal is als zij niet is voorafgegaan door een betalingsverplichting in de boeken. Deze situatie is totaal in strijd met het Financieel Reglement en daar komt nog bij dat een goede financiële raming ontbrak, die, zo ze wel was gemaakt, volgens het Financieel Reglement een verplichting jegens derden had kunnen voorkomen.

5.13. De taken van de interne controle moeten worden verricht alvorens een contract wordt getekend, op het tijdstip dat het besluit tot goedkeuring van een uitgave wordt genomen. Zo niet, dan wordt het vrijwel zinloos om op het moment van de betaling een visum te weigeren om redenen die verband houden met de inhoud van het contract, aangezien de Instelling reeds een juridische verplichting jegens derden is aangegaan.

Financiële consequenties

5.14. In het geval van een juridische verplichting jegens een derde, die is aangegaan zonder een voorafgaande betalingsverplichting en/of zonder dat de begrotingsmiddelen beschikbaar zijn, moet de Instelling uiteraard toch de aangegane schulden betalen.

5.15. Dat houdt voor de Instelling in dat zij op haar begroting de middelen moet vinden voor het lopende begrotingsjaar en, indien de schuld over een aantal jaren loopt, ook voor de volgende begrotingsjaren. En dat gebeurt dan buiten elke vorm van financiële planning om.

5.16. Het feit dat dit soort betalingen mogelijk zijn, wil nog niet zeggen dat er contracten kunnen worden gesloten zonder inachtneming van de bepalingen van het Financieel Reglement. In die gevallen is de ordonnateur tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk voor de eventuele inbreuken op het Financieel Reglement (artikel 73 van het Financieel Reglement).

6. DE VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE ORDONNATEUR EN DE FINANCIEEL CONTROLEUR

6.1. In het geval van Straatsburg werd er niet, vóór de ondertekening van het erfpachtcontract, een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting ingediend (de aan de financieel controleur gerichte nota van 25 maart 1994 was niet toereikend). Alleen al wegens deze nalatigheid is de tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en eventuele geldelijke aansprakelijkheid van de ordonnateur in het spel. Er moet echter rekening mee worden gehouden dat de ambtenaar die de functie van ordonnateur vervulde, kan hebben gehandeld in opdracht van zijn hiërarchische meerderen. Om in het geval van een onregelmatige handeling van zijn verantwoordelijkheid te kunnen worden ontheven, moet hij een schriftelijke opdracht ontvangen (artikel 21, derde alinea, van het Statuut).

6.2. Daar er binnen het Parlement met betrekking tot het onroerend goed onduidelijkheid bestaat over de afbakening van de bevoegdheden van de "besluitvormers" (Voorzitter, Bureau, College van quaestoren) en de "ordonnateurs" van de uitgaven, een functie die aan ambtenaren wordt toevertrouwd, is de beoordeling van de eventuele verantwoordelijkheden van laatstgenoemden echter niet gemakkelijk.

6.3. In dit geval moet de eventuele rechtvaardiging dat de urgentie of een dwingende reden van "politieke" aard ertoe heeft kunnen leiden dat er bij de financieel controleur geen voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting is ingediend, echter worden uitgesloten. Er zij namelijk aan herinnerd dat het visum absoluut verplicht is en dat het zelfs in urgente omstandigheden kan worden verstrekt via andere middelen, voor zover daar maar ondubbelzinnig uit blijkt dat het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting is geviseerd.

6.4. De verantwoordelijkheden van ordonnateurs, alsmede die van de financieel controleurs en rekenplichtigen zijn in het Verdrag, het Financieel Reglement (artikel 73 e.v.) en ook in de interne voorschriften nauwkeurig omschreven.

6.5. In titel V van het Financieel Reglement (Aansprakelijkheid van ordonnateurs, financiële controleurs, rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening) is bepaald dat zij eenvoudigweg verantwoordelijk kunnen worden gesteld als zij de bepalingen van het Financieel Reglement niet naleven, en dat dit zowel een tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid als een geldelijke aansprakelijkheid kan betreffen (artikelen 73 e.v.).

6.6. De praktijk heeft uitgewezen dat de betrokken bepalingen bij de Instellingen van de Gemeenschap niet vaak zijn toegepast. Zij vormen echter wel een absoluut noodzakelijke aanvulling op de voorschriften inzake aangaan van betalingsverplichtingen, betaalbaarstelling, verstrekking van betalingsopdrachten en betaling van uitgaven. De correcte toepassing ervan is van fundamenteel belang om te kunnen garanderen dat de bepalingen van het Financieel Reglement worden nageleefd.

7. CONCLUSIE

7.1. In het geval van Straatsburg zijn de bepalingen van het Financieel Reglement en de interne voorschriften inzake de ondertekening van het contract op een wijze die strookt met het Financieel Reglement en beantwoordt aan de criteria van goed financieel beheer, niet in acht genomen.

7.2. De Administratie heeft met name de voorschriften van de artikelen 36 (voorafgaand voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting) en 38 (visum van de financieel controleur) van het Financieel Reglement omzeild. Tevens zij erop gewezen dat de Administratie niet de hand heeft gehouden aan haar eigen interne voorschriften inzake uitgaven voor onroerend goed, daterend van februari 1988, volgens welke zij eerst het advies van de financieel controleur moet inwinnen en alvorens tot ondertekening van het contract te kunnen overgaan, ook zijn visum moet verkrijgen.

7.3. Deze nalatigheid moet worden gezien in de meer algemene context waarin de Administratie van het Parlement het Financieel Reglement pleegt toe te passen. Een duidelijke scheiding tussen de functies van de verschillende organen van het Parlement met administratieve bevoegdheden (op het gebied van de besluitvorming en op dat van de begrotingsuitvoering), zou kunnen bijdragen tot de opheldering van deze situatie.

7.4. Aangezien het Parlement het contract heeft ondertekend, is het ook verplicht om de toekomstige financiële lasten in verband met de bouw van de grote vergaderzaal te Straatsburg te betalen. Op intern niveau dient het Parlement de onregelmatige situaties, zoals die met betrekking tot de ondertekening van het betrokken contract recht te trekken.

Dit verslag werd door de Rekenkamer van de Europese Gemeenschappen te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 13 en 14 december 1995.

Voor de Rekenkamer

André J. MIDDELHOEK

President

ANTWOORDEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT

Antwoord van het Bureau

Het Bureau heeft kennis genomen van het rapport van de Rekenkamer en wenst de Kamer eerst en vooral te danken voor haar snelle reactie op het verzoek van het Parlement een rapport op te stellen over de ondertekening van het contract betreffende de bouw van de vergaderzaal (IPE IV) van het Europees Parlement te Straatsburg.

De diensten van de Rekenkamer hebben de Administratie namelijk reeds op 16 juni 1995 in kennis gesteld van hun eerste opmerkingen over deze zaak, en na diverse bijeenkomsten tussen vertegenwoordigers van beide instellingen kon het definitieve rapport op 6 november 1995 aan het Parlement worden voorgelegd.

Het Bureau wenst de talrijke bemoeiingen die tot de ondertekening van het contract hebben geleid, in hun precieze context te plaatsen.

Er zij namelijk op gewezen dat het besluit van het hoogste bestuursorgaan van het Parlement om een vergaderzaal te laten bouwen, weliswaar het resultaat was van langdurig, conform de vigerende regels gevoerd overleg met alle betrokken organen en instanties, maar dat het in wezen ging om een politiek besluit van een politiek orgaan.

Verwezen zij in dit verband naar de verklaring die de toenmalige Voorzitter op 31 maart 1994 in een vergadering van het Bureau aflegde:

"neemt kennis van een mededeling van de Voorzitter, die erop wijst:

- dat hij de Franse autoriteiten heeft toegezegd ervoor te zullen zorgen dat het Bureau zo spoedig mogelijk een besluit ter zake neemt;

- dat het Bureau reeds een beleidsbesluit heeft genomen door hem een onderhandelingsmandaat te verlenen, en dat het bereikte resultaat hem bevredigend lijkt;

- dat hij, in het licht van het door de meerderheid van de leden van de Werkgroep gebouwenbeleid gedane voorstel, van mening is dat de onderhandelingen als afgesloten kunnen worden beschouwd en dat het Bureau derhalve een politiek besluit kan nemen;

- dat het Bureau, wanneer het een besluit neemt na volledig kennis te hebben genomen van alle adviezen van de bevoegde diensten, inclusief dat van de financieel controleur, zijn bevoegdheden als politieke autoriteit uitoefent en derhalve de naar voren gebrachte bezwaren naast zich neer kan leggen" (1).

Daar kan nog aan worden toegevoegd dat het Bureau, dat korte tijd later een besluit zal nemen over het gebouwenbeleid van het Parlement, zich bij die gelegenheid ook andermaal gebogen heeft over de besluitvormingsprocedures.

De opmerkingen van de Rekenkamer hebben in wezen betrekking op twee punten:

- Kon het Bureau in maart 1994 een definitief besluit nemen over de ondertekening van het ontwerp-contract betreffende het IPE VI-gebouw te Straatsburg?

- Moest gebruik worden gemaakt van het voorgedrukte formulier om een geldig voorstel voor een betalingsverplichting in te dienen?

Ten aanzien van het eerste punt leidt het geen twijfel dat het Bureau, na het advies te hebben ingewonnen van alle betrokken instanties, inclusief de financieel controleur, en nadat het tot de conclusie was gekomen dat de onderhandelingen een bevredigend resultaat hadden opgeleverd, volstrekt het recht had een stemming te houden over het ontwerp-contract. Het hoogste bestuursorgaan van het Parlement was namelijk in het bezit van alle noodzakelijke elementen om met kennis van zaken een besluit te kunnen nemen.

De tweede opmerking van de Rekenkamer betreffende het niet gebruiken van een voorgedrukt formulier voor de betalingsverplichting wekt enige verbazing. Het Financieel Reglement geeft duidelijk de voorwaarden aan waaraan moet worden voldaan: uit hoofde van artikel 37 van het Reglement moet een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting met name het onderwerp, het geraamde bedrag met, voor zover mogelijk, een opgave der deviezen, de aanwijzing van de uitgave op de begroting, alsmede de naam van de schuldeiser vermelden. Het ontwerp-contract en de daarbij gevoegde stukken bevatten al die gegevens en ook nog een heleboel andere, behalve de aanwijzing van de uitgave op de begroting, maar die bedroeg in 1994 0 ecu en leverde dus generlei extra informatie op.

Voor de goede orde zij daar nog aan toegevoegd dat er ook geen dergelijk formulier is gebruikt bij vroegere, soortgelijke gelegenheden en dat noch de Rekenkamer noch de financieel controleur daar toen kritiek op hadden geuit.

Het Bureau is derhalve van oordeel dat het, mede op grond van het gedetailleerde rapport dat het van de Rekenkamer heeft mogen ontvangen, mag concluderen dat de instelling conform het Financieel Reglement heeft gehandeld. In de resolutie van 12 oktober jl. over de kwijting over de uitvoering van de begroting voor het begrotingsjaar 1993 heeft het Europees Parlement zijn Commissie begrotingscontrole evenwel opgedragen een voorstel voor te bereiden voor een herziening van de interne regels en van de betreffende bepalingen van het intern reglement, teneinde de kwijtingsprocedure en de terzijdestelling van een visumweigering van de financieel controleur op elkaar af te stemmen. Voorts heeft het zijn secretaris-generaal verzocht hem procedurele voorstellen voor te leggen voor de budgettaire verwerking van aankopen die voor meerdere jaren budgettaire gevolgen hebben. Het onderhavige rapport van de Rekenkamer kan daar een zeer nuttige bijdrage toe zijn.

Tenslotte is in de navolgende tekst een aantal gedetailleerde antwoorden opgenomen.

Antwoord van de Administratie

Paragraaf 2.1.

Aan de ondertekening van het contract voor het IPE IV-gebouw te Straatsburg is zeer veel overleg, zowel op politiek als op administratief niveau, voorafgegaan. Daarbij zijn met name betrokken geweest het Bureau, de Werkgroep gebouwenbeleid, de Voorzitter, de secretaris-generaal, DG VI, de financieel controleur, de Juridische Dienst en de rekenplichtige. Tenslotte waren in de vergadering van het Bureau van het Europees Parlement van 31 maart 1994 vier leden van de Werkgroep gebouwenbeleid vóór ondertekening van het contract en twee tegen, terwijl het Bureau zich met acht stemmen voor en twee tegen vóór ondertekening van het contract betreffende de bouw van IPE IV te Straatsburg heeft uitgesproken.

Paragraaf 2.4.

Het CCAM heeft in zijn advies nr. 58/94, een stuk dat de Rekenkamer niet vermeldt, een gunstig advies uitgebracht.

Paragraaf 2.7.

Het Parlement heeft inderdaad een beroep gedaan op drie externe deskundigen die unaniem van oordeel waren dat het contract de belangen van het Parlement niet schaadt.

Paragraaf 2.13.

Herinnerd zij aan de stappen die de ordonnateur ondernomen heeft om de financieel controleur in alle fasen over deze zaak te raadplegen:

- op 13 januari 1994 is de versie van het ontwerp-contract van 7 januari 1994 aan de financieel controleur voorgelegd;

- op 31 januari 1994 maakt de financieel controleur in een stuk van 15 bladzijden (nr. 94/06) zijn opmerkingen kenbaar over de versie van het contract van 7 januari 1994;

- op 3 februari 1994 reageert de ordonnateur op die opmerkingen met een nota van 31 bladzijden;

- op 9 februari 1994 komt de financieel controleur met nieuwe opmerkingen die hij in een nota (nr. 94/07) van negen bladzijden heeft neergelegd;

- op 25 februari 1994 dringt de financieel controleur er in een nota aan de secretaris-generaal op aan dat iedere nieuwe versie van het ontwerp-contract opnieuw aan hem wordt voorgelegd;

- op 4 maart 1994 legt de ordonnateur de financieel controleur de versie van het ontwerp-contract van 28 februari 1994 voor;

- op 7 maart 1994 stuurt de financieel controleur een 23 bladzijden tellende nota met opmerkingen (nr. 94/16) naar de ordonnateur;

- op 9 maart 1994 beantwoordt de ordonnateur de bovengenoemde opmerkingen (10 blz.);

- op 24 maart 1994 verzoekt de secretaris-generaal de financieel controleur definitief advies uit te brengen;

- op 25 maart 1994 verzoekt de ordonnateur de financieel controleur zijn visum te verlenen aan de versie van het ontwerp-contract van 24 maart 1994;

- op 28 maart 1994 komt de financieel controleur met een 17 bladzijden tellende nota met opmerkingen (nr. 94/21);

- op 30 maart 1994 reageert de ordonnateur op deze opmerkingen in een nota aan de secretaris-generaal.

Bovendien was de financieel controleur aanwezig op de vergaderingen van de Werkgroep gebouwenbeleid waarin deze zich beraadde over de zaak van het IPE IV-gebouw te Straatsburg (de ordonnateur heeft de leden van de Werkgroep gebouwenbeleid op 3 november 1993 in kennis gesteld van de eerste versie van het ontwerp-contract). De financieel controleur is derhalve op de hoogte gehouden van deze ingewikkelde kwestie en heeft zelf ook de nodige informatie ingewonnen.

Paragraaf 2.14.

Na te hebben kennisgenomen van de standpunten van alle betrokken partijen en vanuit het verlangen om de zaak te kunnen afronden, verwachtte de politieke autoriteit van de financieel controleur dat deze zich op zijn beurt definitief hetzij vóór hetzij tegen het ontwerp-contract zou uitspreken; de financieel controleur heeft vóór de vergadering van het Bureau van 31 maart 1994, en in weerwil van een formeel verzoek van de ordonnateur (2), geen definitief standpunt ingenomen.

Paragraaf 2.15.

De Rekenkamer verwijst naar het ongunstige standpunt dat de controleur in zijn nota van 28 maart 1994 heeft ingenomen. De Kamer vermeldt niet dat de Voorzitter van het Parlement, in een nota van dezelfde dag aan het Bureau, gereageerd heeft op de opmerkingen van de financieel controleur. Tenslotte heeft de financieel controleur zich in de vergadering van het Bureau van 31 maart 1994 over deze zaak uitgesproken en heeft het Bureau zich, na kennis te hebben genomen van het advies van de financieel controleur, uitgesproken vóór ondertekening van het contract.

Paragraaf 2.16.

a) De door de Rekenkamer genoemde cijfers zijn niet juist. Het Bureau heeft in zijn vergadering van 31 maart 1994 zijn goedkeuring gehecht aan een bedrag van FF 96 miljoen (bouwgrond + kosten van het bouwrijp maken).

b) In de brief van 29 maart 1994 heeft de heer Sarkozy, de toenmalige Franse minister van Begroting, bevestigd dat "al het nodige zal worden gedaan opdat de terugbetalingen binnen zeer korte termijn . . ." drie weken à een maand plaatsvinden. Deze brief is bij het dossier van de vergadering van het Bureau van 31 maart 1994 gevoegd. In de praktijk vond de terugbetaling zelfs binnen twee weken plaats. De in Ffr. aan de SERS terugbetaalde BTW wordt onmiddellijk omgezet in ecu en gecrediteerd op de rekening voor de "IPE IV-lening" die de SERS bij haar banken heeft. De enige extra kost voor het Parlement is dus tussentijdse rente voor een periode van 15 dagen. Dat lijkt onvermijdelijk gezien de ter zake geldende Franse wetgeving.

c) De SERS is de lening in ecu aangegaan; (gunstige of ongunstige) koersverschillen kunnen dus alleen optreden tussen het moment waarop de SERS bij haar banken geld opneemt en het moment waarop het bedrag van rekeningen in ecu wordt omgezet; die omrekening geschiedt maandelijks. In tegenstelling tot wat de Rekenkamer beweert, vindt er uiteraard geen omrekening plaats over het gecumuleerde bedrag van de verrichte uitgaven.

d) Het is onjuist te stellen dat de bouwtijd 45 maanden betreft: artikel 3.2. van het IPE IV-contract voorziet in een bouwtijd van 39 maanden, die mogelijk zelfs verkort wordt tot 36 maanden. Die termijn is door het Parlement geaccepteerd.

e) De belangen van het Parlement worden ruimschoots beschermd door artikel 4 van het contract hetwelk er onder meer in voorziet dat het gebouw als voltooid wordt beschouwd, hetzij op de datum van de oplevering, hetzij, in geval van achtereenvolgende of gedeeltelijke opleveringen, op de datum van de laatste oplevering, behalve indien het Europees Parlement met redenen omklede bezwaren indient wegens niet-naleving van het contract in al zijn onderdelen.

f) Volgens artikel 22 van het contract moet de SERS ervoor zorgen dat de kosten van de werkzaamheden niet uitstijgen boven die van de raming en dat de werkzaamheden voldoen aan de door de partijen geaccepteerde wijzigingen. Artikel 6.3. van het contract is zeer duidelijk over de kwestie van de tussentijdse rente en het contract voorziet in generlei winstmarge voor de SERS, een publiekrechtelijke onderneming. In de financiële toelichting is sprake van "bedrijfskosten", d.w.z. een vergoeding voor het door de SERS geleverde werk en dus geen winstmarge.

Paragraaf 2.18.

Aan dit overzicht van feiten kan nog worden toegevoegd dat de financieel controleur op 25 maart 1994 van de ordonnateur een expliciet verzoek tot het verlenen van zijn visum heeft ontvangen en dat de financieel controleur in de vergadering van het Bureau van 31 maart 1994 zijn standpunt heeft uiteengezet, waardoor dat orgaan "met volledige kennis van zaken" een besluit heeft kunnen nemen (notulen van de vergadering van het Bureau van 31 maart 1994).

Paragraaf 2.20.

Op grond van de mandaten die het Bureau in september 1990 en juli 1991 heeft verleend, is onder permanent overleg met de politieke en administratieve autoriteiten, en met name ook met de financieel controleur, onderhandeld over een ontwerp-contract dat uiteindelijk door de ordonnateur ter fine van visum aan de financieel controleur is voorgelegd.

Paragraaf 2.21.

De Rekenkamer brengt de lezer op een dwaalspoor wanneer zij stelt dat ". . . na het besluit van het Bureau, generlei naar behoren opgesteld voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting aan de financieel controleur is voorgelegd".

In artikel 37 van het Financieel Reglement staat niet dat een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting noodzakelijkerwijs met behulp van een standaardformulier dient te worden ingediend; het Financieel Reglement schrijft voor dat het voorstel "het onderwerp, het geraamde bedrag met, voor zover mogelijk, een opgave der deviezen, de aanwijzing van de uitgave op de begroting, alsmede de naam van de schuldeiser vermeldt".

Al deze, door het Financieel Reglement vereiste gegevens waren aanwezig in de stukken die op 25 maart 1994 aan de financieel controleur ter fine van visum waren voorgelegd (m.u.v. van de aanwijzing van de uitgave op de begroting die in 1994 0 ecu bedroeg). De financieel controleur heeft overigens nooit ontkend dat de zaak door de ordonnateur aan hem is voorgelegd, noch bezwaren geuit tegen de vorm waarin dat is geschied.

Noch de Rekenkamer noch de financieel controleur hebben in het verleden kritiek geuit tegen het feit dat geen gebruik wordt gemaakt van een formulier voor het aangaan van een betalingsverplichting; dat is ook terecht omdat artikel 51 e.v. van de uitvoeringsbepalingen van het Financieel Reglement generlei ad substantiam-vorm voorschrijven.

De conclusie van de Rekenkamer volgens welke de sluiting van het contract voor de bouw van het IPE IV-gebouw te Staatsburg in het licht van het communautaire begrotingsrecht onregelmatig moet worden genoemd, is niet te handhaven, aangezien zij noch gestaafd wordt door de feiten, noch bevestigd wordt door de bepalingen van het Financieel Reglement en de uitvoeringsbepalingen daarbij.

Paragraaf 3.1.

Gezien de bovenstaande antwoorden is het niet duidelijk welke bepalingen van het Financieel Reglement door de ordonnateur met voeten zouden zijn getreden.

Paragraaf 4.10.

De Rekenkamer stelt dat de financieel controleur zijn akkoord of zijn weigering expliciet moet uitspreken. In het onderhavige geval heeft de financieel controleur zijn visum noch gegeven noch geweigerd. Wat had de politieke autoriteit dan in zo'n geval moeten doen? In de bijeenkomst met de Rekenkamer op 3 augustus 1995 hebben de ambtenaren van de Rekenkamer de stelling verdedigd dat er in een dergelijk geval een "redelijke termijn" in acht genomen moet worden. Na het verstrijken van die termijn zou de financieel controleur dan een standpunt moeten innemen zodat de politieke autoriteit haar besluit kan nemen.

Het Bureau is te werk gegaan zoals in de notulen van de vergadering van 31 maart 1994 is weergegeven: "het Bureau neemt kennis van een mededeling van de Voorzitter, die erop wijst dat het Bureau, wanneer het een besluit neemt na volledig kennis te hebben genomen van alle adviezen van de bevoegde diensten, inclusief dat van de financieel controleur, zijn bevoegdheden als politieke autoriteit uitoefent en derhalve de naar voren gebracht bezwaren naast zich neer kan leggen".

Paragraaf 4.11.

Het begrip "feitelijke visumweigering" wordt doorgelicht in de nota van 2 maart 1995 die de Juridische Dienst had opgesteld als antwoord op de vraag van de commissie begrotingscontrole of het Parlement bij de bevoegde rechtbanken annulering van het contract zou kunnen verkrijgen, onder betwisting van de externe wettelijkheid van het genoemde contract (en inzonderheid de bevoegdheid van de Voorzitter van het Europees Parlement om een dergelijk contract te ondertekenen).

Paragrafen 4.12. - 4.14.

De procedure voor terzijdestelling van een visumweigering is bedoeld om een betaling of de uitvoering van een contract te verzekeren wanneer het hoogste gezag om redenen die - volgens het Financieel Reglement - hem eigen zijn, van oordeel is dat het hoogste belang van de instelling in het geding is. Het besluit om over een visumweigering heen te stappen, en derhalve de wil van de bevoegde autoriteit om zo'n besluit te nemen, staat boven de visumweigering, onverminderd de eventuele verantwoordelijkheden.

Het Financieel Reglement verbindt namelijk generlei voorwaarde aan de bevoegdheid over een visumweigering heen te stappen, met uitzondering van die welke betrekking heeft op de beschikbaarheid der kredieten. De kritiek van de Rekenkamer komt dus in feite neer op kritiek op het Financieel Reglement.

Paragraaf 5.1.

Zie de antwoorden in de bovenstaande paragrafen.

Paragraaf 5.2.

Het Bureau had het IPE IV-dossier al op zijn vergadering van 3 november 1993 behandeld. De ordonnateur heeft het dossier vervolgens op 25 maart 1994 naar de financieel controleur verwezen. Het was niet nodig om dat nog een tweede keer te doen na de vergadering van het Bureau van 31 maart 1994.

Paragraaf 5.5.

De Rekenkamer komt met cijfers - 870 mln ecu voor het project te Straatsburg - die een indicatieve waarde hebben, zelfs helemaal niet vaststaan, en steunen op een rentevoet van 7,3 % en een financieringsperiode van 20 jaar. Er zij aan herinnerd dat de voorlopige investeringskosten 421,4 mln ecu bedragen.

Paragraaf 5.8.

Deze bewering is onjuist (zie de antwoorden hierboven).

Paragraaf 5.10.

Deze bewering is onjuist (zie de antwoorden hierboven). Het Parlement zou graag de redenen kennen die de Rekenkamer ertoe hebben bewogen te stellen dat de financieel controleur gedwongen was in "een dubbelzinnige positie" te werken.

Paragraaf 5.12.

Uit het voorgaande volgt dat het contract voor het IPE IV-gebouw intern absoluut niet onwettelijk genoemd kan worden.

Paragrafen 5.16. en 6.1.

De ordonnateur heeft inderdaad niet het gebruikelijke formulier voor betalingsverplichtingen gebruikt, maar volgens de uitvoeringsbepalingen is dat niet verplicht.

Paragrafen 7.1.-7.4.

De conclusies van de Rekenkamer moeten in hoofdlijnen verworpen worden.

Ontkend kan namelijk niet worden dat de financieel controleur bij de nota van de ordonnateur van 25 maart 1994, na een zeer lange overlegprocedure, op geldige wijze verzocht is zijn visum te verlenen aan het ontwerp-contract voor het IPE IV-gebouw te Straatsburg.

Bij de vergadering met de diensten van de Rekenkamer hebben ambtenaren van de Rekenkamer de stelling verdedigd dat er in zo'n geval een "redelijke termijn" in acht moet worden genomen. Na het verstrijken van die termijn zou de financieel controleur dan een standpunt moeten innemen zodat de politieke autoriteit een besluit kan nemen.

Intern zijn er absoluut geen "onregelmatige situaties" die verholpen zouden moeten worden.

De Rekenkamer miskent trouwens de bevoegdheden van het Bureau dat volgens artikel 22, lid 2, van het Reglement van het Parlement besluiten van financiële, organisatorische en administratieve aard neemt over aangelegenheden die de leden, de interne organisatie van het Parlement, zijn secretariaat en zijn organen betreffen. Het Bureau heeft bij zijn besluit van 10 februari 1988 opnieuw bevestigd dat het "in laatste instantie bevoegd is om ieder besluit van administratieve of financiële aard te nemen".

Bij wijze van conclusie zij erop gewezen dat de kritiek van de Rekenkamer kennelijk betrekking heeft op het niet gebruiken door de ordonnateur van het standaardformulier voor betalingsverplichtingen. Die kritiek is ongegrond aangezien het ontwerp-contract, dat dan als verplichting geldt, aan de financieel controleur is voorgelegd. De financieel controleur heeft terecht nooit geëist dat het standaardformulier gebruikt zou worden, noch de ordonnateur verzocht de voorlegging als zodanig nader te omschrijven.

Antwoord van de financieel controleur overeenkomstig paragraaf 10 van de resolutie van het Europees Parlement van 27 oktober 1993 (PB nr. C 315 van 25. 10. 1995, blz. 89) op het ontwerp van het speciaal verslag van de Rekenkamer over de ondertekening van het IPE IV-contract zonder voorafgaande goedkeuring

De financieel controleur van het Europees Parlement is het geheel eens met de conclusies in de punten 7.1 tot 7.4 in het ontwerp van het speciaal verslag van de Rekenkamer, dat hij op 8 september 1995 heeft ontvangen. De problemen met het sluiten van het contract voor het IPE IV-gebouw waren het gevolg van het feit dat de Administratie van het Parlement zich niet had gehouden aan artikel 36 van het Financieel Reglement (PB nr. C 80 van 25. 3. 1991, als gewijzigd), artikel 51 van de uitvoeringsvoorschriften (PB nr. L 315 van 16. 12. 1993) en artikel 21 van de interne voorschriften van het Parlement voor de uitvoering van zijn begroting. Volgens deze bepalingen dienen ordonnateurs het visum van de financieel controleur te krijgen vooraleer zij een verbintenis met derden kunnen aangaan.

Artikel 51 van de uitvoeringsvoorschriften bepaalt dat voorstellen voor het aangaan van een betalingsverplichting "in beginsel worden opgesteld volgens een door de ordonnateur, de rekenplichtige en de financieel controleur in onderlinge overeenstemming vast te stellen formulier". Deze bepalingen worden herhaald in de artikelen 16 en 20 van de interne voorschriften van het Parlement. In het Europees Parlement wordt al sinds jaar en dag in onderlinge afspraak tussen de betrokken ambtenaren een standaardformulier voor voorstellen voor een betalingsverplichting gebruikt.

Zoals in de punten 5.1 tot 5.6 van het ontwerp-verslag van de Rekenkamer gezegd wordt, is er voor het ontwerp-contract voor het IPE IV-gebouw geen geldig voorstel voor een betalingsverplichting in de wettelijk voorgeschreven vorm opgesteld. De rekenplichtige van de instelling heeft schriftelijk bevestigd dat het overleggen van een ontwerp-contract niet als een "aanvaardbaar substituut voor een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting" kan worden beschouwd. Hij concludeert het volgende: "De rekenplichtige kan derhalve onmogelijk instructies aanvaarden tenzij zij zijn opgesteld volgens het officiële formulier waarover van meet af aan door de secretaris-generaal, de directeur Financiën, uzelf als financieel controleur en mijzelf als rekenplichtige overeenstemming is bereikt".

Zoals de Rekenkamer bij voorbeeld in zijn jaarverslag over 1992 (PB nr. C 309 van 16. 11. 1993, blz. 362) opmerkt "is de ordonnateur pas na de verstrekking van het visum gerechtigd de instelling juridisch jegens derden te binden, uiteraard met naleving van de beginselen van zuinigheid en kosteneffectiviteit, zoals genoemd in artikel 2 van het Reglement". Er was de financieel controleur geen geldig voorstel voor een betalingsverplichting voorgelegd en het ontwerp-contract was evenmin conform de beginselen van zuinigheid en kosteneffectiviteit.

In de voorschriften voor het sluiten van bouw- en huurcontracten die het Bureau van het Parlement heeft opgesteld, wordt duidelijk onderscheid gemaakt tussen enerzijds de adviezen van de financieel controleur, de Juridische Dienst, de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) en externe deskundigen en anderzijds de vereiste dat, zodra het Bureau het ontwerp-contract heeft goedgekeurd, een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting moet worden voorgelegd aan de financieel controleur opdat deze zijn visum kan geven. In het geval van het IPE IV heeft de Administratie van het Parlement zich niet aan deze duidelijk geformuleerde voorschriften gehouden en zich ertoe beperkt adviezen in te winnen alvorens het contract te ondertekenen.

Uit de adviezen van de diverse instanties over de opeenvolgende ontwerp-contracten bleek dat de versie waartoe de onderhandelingen hadden geleid en die voor het eerst op 13 januari 1994 was voorgelegd, vanuit het standpunt van het Parlement ernstige tekortkomingen vertoonde. Deze versie omvatte 30 artikelen en gaf aanleiding tot een honderdvijftigtal voorstellen voor verbeteringen, wijzigingen en correcties. Deze adviezen waren afkomstig van de financieel controleur, externe adviseurs, de Juridische Dienst, de rekenplichtige en de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten.

De financieel controleur stelde in totaal vier omstandige documenten op over de opeenvolgende versies van het ontwerp-contract, belichtte de belangrijkste zwakke punten en deed concrete aanbevelingen aan de ordonnateur met het oog op de onderhandelingen. Van de zijde van diverse andere instanties kwamen nog andere voorstellen.

In de ochtend van 25 maart 1994 ontving de financieel controleur een verzoek van de secretaris-generaal - de hoofdordonnateur - om een definitief advies over de laatste versie van het ontwerp-contract.

Op 28 maart 1994 zond de financieel controleur de secretaris-generaal (met kopie aan de gedelegeerd ordonnateur) een omstandig document met als titel "Advies inzake de laatste versie van het ontwerp-huurcontract voor het IPE IV-gebouw in Straatsburg". Hierin stond dat "de dienst financiële controle van mening is dat in het op 25 maart 1994 overgelegde ontwerp-huurcontract een aantal concrete kwesties nog steeds niet opgelost zijn. De dienst financiële controle is voorts van mening dat tenzij en zolang niet duidelijk vooruitgang wordt geboekt bij het oplossen van deze kwesties, het ontwerp-huurcontract in zijn huidige vorm niet moet worden ondertekend".

Het standpunt van de financieel controleur over deze versie was dan ook volstrekt duidelijk.

In het advies van 28 maart 1994 werd het ontwerp-contract nog steeds nadelig voor het Parlement bevonden omdat tal van fundamentele problemen nog altijd niet opgelost waren. Er werden beargumenteerde oplossingen voorgesteld in een vorm die de ordonnateur bij de verdere onderhandelingen dienstig kon zijn. Het ging daarbij om fundamentele zaken zoals de kosten van de grond, de BTW, de omzetting van de investeringskosten in ecu, de bouwtermijn, sancties, de oplevering en voltooiing van het gebouw, de voorlopige investeringskosten en de controle van de kosten. De belangrijkste problemen die in het advies werden aangesneden, werden door de financieel controleur mondeling toegelicht op de vergadering van het Bureau op 31 maart 1994.

Nadat het Bureau op 31 maart 1994 zijn standpunt had bepaald, moest de ordonnateur zoals bepaald door de communautaire wetgeving en de eigen voorschriften van het Bureau een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting opstellen en dit aan de financieel controleur voorleggen opdat deze zijn visum kon geven. Het contract had derhalve in overeenstemming met de wet pas kunnen worden ondertekend nadat de financieel controleur zijn visum had verstrekt of, in geval van visumweigering, nadat de Voorzitter de visumweigering ter zijde had gelegd. De ordonnateur heeft echter geen voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting overgelegd en heeft er derhalve niet voor gezorgd dat de procedure in overeenstemming met de EU-wetgeving kon worden afgehandeld.

(1) Notulen van de vergadering van het Bureau van 31 maart 1994.

(2) Nota van 25 maart 1994 van de ordonnateur aan de financieel controleur: "ik moge u verzoeken uw visum aan deze tekst te verlenen zodat deze ondertekend kan worden".