Besluit nr. 26/2004 van het Comité van de Regio's

van 10 februari 2004

betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken in het kader van de bestrijding van fraude, corruptie en iedere andere onwettige activiteit waardoor afbreuk aan de financiële belangen van de Gemeenschappen wordt gedaan

HET BUREAU VAN HET COMITÉ VAN DE REGIO'S,

Gelet op Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 28 april 1999 houdende oprichting van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)(1),

Gelet op Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)(2),

Gelet op het Interinstitutioneel Akkoord van 25 mei 1999 tussen het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie en de Commissie van de Europese Gemeenschappen betreffende de interne onderzoeken verricht door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)(3),

Overwegende dat in Verordening (EG) nr. 1073/1999 is bepaald dat het Europees Bureau voor fraudebestrijding binnen de bij het EG-Verdrag en het Euratom-Verdrag opgerichte of op grond daarvan ingestelde instellingen, organen en lichamen administratieve onderzoeken opent en voert;

Overwegende dat de verantwoordelijkheid van het door de Commissie opgerichte Europees Bureau voor fraudebestrijding niet tot de bescherming van de financiële belangen beperkt blijft, doch zich uitstrekt tot alle werkzaamheden van het Bureau ter bescherming van de belangen van de Gemeenschap tegen onregelmatige handelingen die tot administratieve of strafrechtelijke vervolgingen aanleiding kunnen geven;

Overwegende dat de draagwijdte en de doeltreffendheid van de fraudebestrijding moeten worden vergroot door te profiteren van de op het gebied van administratieve onderzoeken aanwezige deskundigheid;

Overwegende dat alle instellingen, organen en instanties het Bureau bijgevolg uit hoofde van hun administratieve zelfstandigheid de taak moeten opdragen interne administratieve onderzoeken in te stellen die zijn gericht op de opsporing van ernstige feiten in verband met de uitoefening van werkzaamheden in dienstverband die kunnen worden aangemerkt als een niet-nakoming van de verplichtingen van de ambtenaren en andere personeelsleden van de Gemeenschappen, zoals genoemd in artikel 11, artikel 12, tweede en derde alinea, artikel 13, 14 en artikel 16 en artikel 17, eerste alinea, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, hierna "Statuut" genoemd, waardoor de belangen van deze Gemeenschappen worden geschaad, en aanleiding tot tuchtrechtelijke en, eventueel, strafrechtelijke vervolgingen kan geven, of als veroorzaakt door grove schuld als bedoeld in artikel 22 van het Statuut ofwel als een niet-nakoming van overeenkomstige verplichtingen van de leden, bestuurders of personeelsleden van de instellingen, organen en instanties van de Gemeenschappen die niet aan het Statuut onderworpen zijn, ofwel als een niet-nakoming van de verplichtingen die het communautaire recht oplegt aan de leden van de Raad en zijn organismen, in het kader van de werkzaamheden die zij in deze hoedanigheid verrichten;

Overwegende dat deze onderzoeken bij alle instellingen, organen en instanties van de Gemeenschappen onder passende voorwaarden moeten worden uitgevoerd, zonder dat de toekenning van deze taak aan het Bureau afbreuk doet aan de eigen verantwoordelijkheid van de instellingen, organen of instanties, noch de rechtsbescherming van de betrokken personen in enig opzicht vermindert;

Overwegende dat, in afwachting van de wijziging van het Statuut, nadere regels moeten worden vastgesteld volgens welke de leden van de instellingen en organen, de bestuurders van de instanties alsmede ambtenaren en andere personeelsleden van de instellingen, organen en instanties met het oog op het goede verloop van de interne onderzoeken samenwerken;

Overwegende dat artikel 4, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 bepaalt dat elke instelling, elk orgaan en elke instantie een besluit aanneemt dat met name regels bevat betreffende de verplichting voor de leden, bestuurders, ambtenaren en andere personeelsleden van de instellingen, organen of instanties om aan de personeelsleden van het Bureau hun medewerking te verlenen en inlichtingen te verstrekken, de door de personeelsleden van het Bureau bij het verrichten van interne onderzoeken in acht te nemen procedures en de waarborgen inzake de rechten van personen naar wie een intern onderzoek wordt ingesteld;

Overwegende dat men evenwel rekening moet houden met het feit dat de leden van het Comité, anders dan de leden van de andere instellingen, hoofdzakelijk functies op nationaal niveau uitoefenen en dat zij wat de uitoefening van deze functies betreft onderworpen blijven aan het nationale recht; dat de toepassing van dit besluit bijgevolg dient te worden beperkt tot de werkzaamheden die deze personen verrichten in hun hoedanigheid van leden van het Comité;

Overwegende dat het Bureau geen enkele rechterlijke bevoegdheid bezit en slechts administratieve onderzoeken verricht; dat deze onderzoeken moeten worden verricht met volledige inachtneming van de terzake, dienende bepalingen van de Verdragen tot oprichting van de Europese Gemeenschappen, met name het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten, en de ter uitvoering daarvan aangenomen teksten, alsmede het Statuut;

Overwegende dat de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit op de lange termijn moet worden opgedragen aan een instantie die geen deel uitmaakt van de administratieve structuur van de Commissie, maar over de noodzakelijke onafhankelijkheid beschikt om haar taken zo goed mogelijk te vervullen;

Overwegende Besluit nr. 294/99 van het bureau van het Comité van de Regio's van 17 november 1999 betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die de belangen van de Gemeenschappen raakt,

BESLUIT:

Artikel 1

Verplichting tot samenwerking met het Bureau

Onverminderd de terzake dienende bepalingen van de Verdragen tot oprichting van de Europese Gemeenschappen, en met name het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten, de ter uitvoering daarvan geldende teksten, alsook het Statuut werken de secretaris-generaal, de diensten en iedere bestuurder, ambtenaar of functionaris van het Comité van de Regio's (hierna "het Comité" genoemd), alsmede alle leden ten volle met het Europees Bureau voor fraudebestrijding (hierna "het Bureau" genoemd) samen.

Artikel 2

Mededelingsplicht

Ambtenaren of andere personeelsleden van het secretariaat-generaal die kennis krijgen van feiten welke het bestaan doen vermoeden van mogelijke gevallen van fraude, corruptie of van enige andere onwettige activiteit waardoor de belangen van de Gemeenschappen worden geschaad, of van ernstige feiten in verband met de uitoefening van werkzaamheden in dienstverband die kunnen duiden op een verzuim van de plichten van ambtenaren en andere personeelsleden van de Gemeenschappen en tot disciplinaire of, eventueel strafrechtelijke vervolging kunnen leiden, of op een niet-nakoming van de verplichtingen die het communautaire recht oplegt aan personen die lid zijn van het Comité, in het kader van de werkzaamheden die zij in deze hoedanigheid verrichten, indien deze niet-nakoming de belangen van de Gemeenschappen schaadt, stellen onverwijld hun hoofd van dienst, directeur of secretaris-generaal daarvan in kennis, dan wel, indien zij zulks nuttig achten, rechtstreeks het Bureau.

De secretaris-generaal, de directeuren en de hoofden van dienst doen, met kennisgeving aan hun hiërarchische meerderen binnen het secretariaat-generaal, elk feit waarvan zij kennis hebben gekregen en dat het bestaan doet vermoeden van onregelmatigheden als bedoeld in de eerste alinea, onverwijld toekomen aan het Bureau.

De ambtenaren en andere personeelsleden van het secretariaat-generaal mogen in geen geval wegens een in de eerste en tweede alinea bedoelde mededeling op onbillijke of discriminerende wijze worden behandeld.

Leden van het Comité die kennis krijgen van de in de eerste alinea bedoelde feiten, stellen de voorzitter van het Comité of, indien zij zulks nuttig achten, rechtstreeks het Bureau daarvan in kennis.

Artikel 3

Bijstand van het Beveiligingsbureau

Op verzoek van de directeur van het Bureau worden de personeelsleden van het Bureau bij de feitelijke uitvoering van de onderzoeken bijgestaan door het Beveiligingsbureau van het Comité.

Artikel 4

Inlichting van de betrokkene

Wanneer de mogelijkheid van persoonlijke betrokkenheid van een lid, bestuurder, ambtenaar of van een ander personeelslid van het Comité is gebleken, moet de betrokkene, wanneer zulks geen nadeel voor het onderzoek dreigt op te leveren, spoedig worden ingelicht. In geen geval kunnen na afloop van het onderzoek conclusies worden getrokken waarin een van de genoemde personen met name wordt genoemd zonder dat de betrokkene in de gelegenheid is gesteld zich over alle hem of haar betreffende feiten uit te spreken.

In gevallen waarin met het oog op het onderzoek absolute geheimhouding is vereist of waarin gebruik moet worden gemaakt van opsporingsmiddelen die tot de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke autoriteit behoren, kan de verplichting om de betrokken persoon de gelegenheid te geven zich uit te spreken in overleg met de voorzitter, respectievelijk de secretaris-generaal, worden opgeschort.

Artikel 5

Kennisgeving van seponering van het onderzoek

Indien, na afloop van een intern onderzoek, betrokkene geen enkel element ten laste kan worden gelegd, wordt het hem of haar betreffende interne onderzoek geseponeerd op grond van een besluit van de directeur van het Bureau, die betrokkene daarvan schriftelijk in kennis stelt.

Artikel 6

Opheffing van de immuniteit

Elk van een nationale politiële of gerechtelijke autoriteit uitgaand verzoek tot opheffing van de vrijstelling van rechtsvervolging van een ambtenaar of van een ander personeelslid van het Comité in verband met eventuele gevallen van fraude, corruptie of enige andere onwettige activiteit, wordt voor advies aan de directeur van het Bureau toegezonden. Indien een verzoek om opheffing van de immuniteit een lid van het Comité betreft, wordt het Bureau daarvan in kennis gesteld.

Artikel 7

Slotbepaling

Dit besluit vervangt Besluit nr. 294/99 van het bureau van het Comité van de Regio's van 17 november 1999 betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die de belangen van de Gemeenschappen raakt.

Dit besluit treedt op 1 maart 2004 in werking.

Gedaan te Brussel, 10 februari 2004.

Voor het bureau van het Comité van de Regio's

De voorzitter

Albert Bore

(1) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 20.

(2) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 1.

(3) PB L 136 van 31.5.1999, blz. 15.