ONTWERP

BESLUIT Nr. 1/2016 VAN DE GEMENGDE COMMISSIE EU-INDONESIË

van …

tot vaststelling van haar reglement van orde

DE GEMENGDE COMMISSIE EU-INDONESIË,

Gezien de Kaderovereenkomst inzake een breed partnerschap en samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Indonesië, anderzijds (1) (de „overeenkomst”), en met name artikel 41,

Overwegende hetgeen volgt:

De overeenkomst is op 1 mei 2014 in werking getreden.

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Enig artikel

Het reglement van orde van de gemengde commissie, zoals opgenomen in de bijlage, wordt vastgesteld.

(1) PB L 125 van 26.4.2014, blz. 17.

BIJLAGE

Reglement van orde van de gemengde commissie

Artikel 1

Samenstelling en voorzitterschap

1. De gemengde commissie, die is opgericht bij artikel 41 van de Kaderovereenkomst inzake een breed partnerschap en samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Indonesië, anderzijds (de „overeenkomst”), voert haar taken uit overeenkomstig artikel 41 van de overeenkomst.

2. De gemengde commissie bestaat uit vertegenwoordigers van beide partijen op het hoogst mogelijke niveau.

3. De gemengde commissie wordt beurtelings voorgezeten door de minister van Buitenlandse Zaken van de Republiek Indonesië en de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid. Zij kunnen hun bevoegdheid voor het voorzitterschap van de vergaderingen van de gemengde commissie geheel of gedeeltelijk overdragen aan een hoge ambtenaar.

Artikel 2

Vertegenwoordiging

1. De partijen stellen elkaar in kennis van de lijst van hun vertegenwoordigers in de gemengde commissie (de „leden”). De lijst wordt beheerd door het secretariaat van de gemengde commissie.

2. Een lid dat zich door een vervanger wenst te laten vertegenwoordigen, deelt de voorzitter vóór die vergadering schriftelijk de naam van zijn of haar vervanger mee. De vervanger van een lid oefent alle rechten van dat lid uit.

Artikel 3

Delegaties

1. De leden van de gemengde commissie mogen zich laten vergezellen door andere ambtenaren. Vóór elke vergadering worden de partijen via het secretariaat in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties die de vergadering bijwonen.

2. Indien nodig kunnen deskundigen of vertegenwoordigers van andere organen met wederzijdse toestemming van de partijen voor de vergaderingen van de gemengde commissie worden uitgenodigd, als waarnemer of om informatie over een specifiek onderwerp te verstrekken.

Artikel 4

Vergaderingen

1. De gemengde commissie komt normaal gesproken ten minste eenmaal per twee jaar bijeen, tenzij door de partijen anders overeengekomen. Een vergadering van de gemengde commissie worden bijeengeroepen door de voorzitter en wordt afwisselend in Indonesië en in Brussel gehouden, op een datum die in onderling overleg wordt vastgesteld. De partijen kunnen tevens besluiten tot buitengewone bijeenkomsten van de gemengde commissie.

2. Bij wijze van uitzondering en indien beide partijen ermee instemmen, kunnen de vergaderingen van de gemengde commissie ook met behulp van technologische middelen plaatsvinden, bijvoorbeeld via video- of teleconferentie.

3. De gemengde commissie vergadert op het hoogst mogelijke niveau, zoals overeengekomen door de partijen. Beide partijen zetten zich in om, waar mogelijk, deelname op ministerieel niveau te waarborgen.

4. Vergaderingen van de gemengde commissie op ministerieel niveau worden voorbereid door middel van een vergadering op het niveau van hoge ambtenaren.

Artikel 5

Openbaarheid

1. De vergaderingen van de gemengde commissie zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders besluiten. Wanneer een partij aan de gemengde commissie informatie overlegt die zij als vertrouwelijk aanduidt, behandelt de andere partij die informatie als zodanig.

2. De gemengde commissie kan publieke verklaringen afleggen indien ze dit nodig acht.

Artikel 6

Secretariaat

Een vertegenwoordiger van de Europese Dienst voor extern optreden en een vertegenwoordiger van de regering van de Republiek Indonesië treden gezamenlijk op als secretarissen van de gemengde commissie. Alle mededelingen van en aan de voorzitter van de gemengde commissie worden doorgestuurd naar de secretarissen. Correspondentie van en aan de voorzitter van de gemengde commissie kan verlopen in om het even welke schriftelijke vorm, ook e-mail.

Artikel 7

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Die wordt, samen met de nodige documenten, gewoonlijk niet later dan 15 dagen voor de start van de vergadering aan de andere partij doorgestuurd.

2. De voorzitter kan voorstellen dat deskundigen de vergaderingen van de gemengde commissie bijwonen om informatie over een specifiek agendapunt te verstrekken.

3. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door de gemengde commissie goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan, als agendapunten worden toegevoegd.

4. In bijzondere omstandigheden kan de voorzitter met instemming van beide partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 8

Goedgekeurde notulen

1. De resultaten van de vergadering van de gemengde commissie worden vastgelegd in de vorm van goedgekeurde notulen.

2. De twee secretarissen stellen gezamenlijk op verzoek van de gastheer ontwerpnotulen van elke vergadering op, gewoonlijk binnen 30 kalenderdagen na de datum van de vergadering. De ontwerpnotulen zijn gebaseerd op een samenvatting door de voorzitter van de conclusies van de gemengde commissie.

3. De notulen worden binnen 45 kalenderdagen na de vergaderdatum of uiterlijk op een andere door de partijen overeengekomen datum door beide partijen goedgekeurd. Zodra overeenstemming is bereikt over de notulen, worden twee originelen ondertekend door de partijen. Iedere partij krijgt een origineel.

Artikel 9

Besluiten en aanbevelingen

1. Voor de uitvoering van haar taken overeenkomstig artikel 41 van de overeenkomst, kan de gemengde commissie een besluit en/of aanbeveling vaststellen. Dergelijk besluit en/of dergelijke aanbeveling wordt voorzien van een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp.

2. Wanneer de omstandigheden zulks vereisen, kan de gemengde commissie haar besluiten en aanbevelingen via een schriftelijke procedure vaststellen.

3. Niettegenstaande artikel 5 kan elke partij beslissen om de besluiten en aanbevelingen van de gemengde commissie op te nemen in hun respectieve publicatieblad.

Artikel 10

Correspondentie

1. De voor de gemengde commissie bestemde correspondentie wordt gericht aan de secretaris van een van de partijen, die op zijn beurt de andere secretaris inlicht.

2. Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan de gemengde commissie is gericht, wordt doorgestuurd naar de voorzitter en, in voorkomend geval, als in artikel 11 bedoelde documenten wordt verspreid.

3. De correspondentie van de voorzitter van de gemengde commissie wordt door het secretariaat naar de partijen gezonden en, in voorkomend geval, als in artikel 11 bedoelde documenten verspreid.

Artikel 11

Documenten

1. Wanneer de beraadslagingen van de gemengde commissie gebaseerd zijn op schriftelijke documenten, worden deze door het secretariaat genummerd en onder de leden verspreid.

2. Elke secretaris is verantwoordelijk voor de verspreiding van de documenten aan de leden van zijn kant in de gemengde commissie en voor het systematisch verstrekken van kopieën aan de andere secretaris.

Artikel 12

Onkosten

1. Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfskosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan vergaderingen van de gemengde commissie.

2. Uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

Artikel 13

Wijziging van het reglement van orde

Beide partijen kunnen schriftelijk om een wijziging van het reglement van orde verzoeken, en het reglement van orde kan worden gewijzigd in onderling overleg tussen de partijen overeenkomstig artikel 9.

Artikel 14

Gespecialiseerde werkgroepen en andere mechanismen

1. De gemengde commissie kan gespecialiseerde werkgroepen of andere mechanismen instellen die haar bij de uitvoering van haar taken ondersteunen. De gespecialiseerde werkgroepen en andere mechanismen brengen aan de gemengde commissie verslag uit.

2. De gemengde commissie kan besluiten bestaande gespecialiseerde werkgroepen of andere mechanismen op te heffen, of bijkomende specialiseerde werkgroepen of andere mechanismen in te stellen die haar bij de uitvoering van haar taken ondersteunen.

3. De gespecialiseerde werkgroepen en andere mechanismen brengen op elke vergadering van de gemengde commissie gedetailleerd verslag uit over hun activiteiten.

4. De gespecialiseerde werkgroepen kunnen alleen aanbevelingen doen aan de gemengde commissie.