VERSLAG over de financiële staten van het Communautair Bureau voor plantenrassen (OCVV-Angers), (Begrotingsjaren 1995 en 1996) vergezeld van de antwoorden van het bureau (97/C 393/09)

1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 111, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad (1) aan de raad van bestuur van het Communautair Bureau voor plantenrassen gericht.

1.2. De Kamer heeft de financiële staten van het Communautair Bureau voor plantenrassen betreffende de begrotingsjaren 1995 en 1996 onderzocht. Overeenkomstig artikel 110 van Verordening (EG) nr. 2100/94 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het Bureau uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de in artikel 112 van Verordening (EG) nr. 2100/94 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken. In dit verslag wordt de eerste controle van het Bureau behandeld.

1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de algemeen aanvaarde controlenormen, voorzover deze in het communautaire kader van toepassing zijn. Zij heeft controles verricht op de boekhouding alsmede andere in dit verband noodzakelijk geachte controleprocedures gevolgd. De belangrijkste opmerkingen waartoe de controle van de Kamer aanleiding geeft zijn in het tweede deel van dit verslag opgenomen.

1.4. De financiële staten betreffende de begrotingsjaren 1995 en 1996 zijn betrouwbaar, en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen zijn, over het geheel genomen, verzekerd.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN HET COMMUNAUTAIR BUREAU VOOR PLANTENRASSEN VOOR DE BEGROTINGSJAREN 1995 EN 1996

Ontbreken van een effectief computersysteem

1.5. De diverse voor het beheer van het Bureau gebruikte computertoepassingen zijn aangeschaft zonder dat rekening werd gehouden met de huidige en toekomstige behoeften. Er bestaat dan ook geen enkel verband tussen de verschillende computerprogramma's die worden toegepast, en ook niet tussen de algemene boekhouding en de begrotingsboekhouding. Hierdoor moeten veel gegevens dubbel worden ingevoerd, hetgeen het beheer van het Bureau minder efficiënt maakt.

1.6. Met het voor de begrotingsboekhouding gebruikte computersysteem kan het beginsel van onaantastbaarheid van de boekingen niet worden gegarandeerd, omdat iedere wijziging achteraf mogelijk is.

Financieel controleur

1.7. Artikel 111 van de basisverordening van het Bureau bepaalt dat het Bureau zijn financieel controleur moet benoemen. Tot op heden zorgt DG XX van de Commissie echter voor de financiële controle, zonder dat het hiertoe officieel is aangewezen.

Ontbreken van een raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM)

1.8. Artikel 60 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen bepaalt: "Overeenkomsten voor een bedrag dat hoger is dan het maximum (...) worden met verzoek om advies voorgelegd aan een raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten". Een dergelijke commissie is bij het Bureau nog niet ingesteld.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 15 en 16 oktober 1997.

Voor de Rekenkamer

Bernhard FRIEDMANN

President

(1) PB L 227 van 1. 9. 1994, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 111, lid 2, van Verordening (EG) nr. 2100/94, zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau betreffende het begrotingsjaar 1996 opgemaakt op 20 maart 1997, op welke datum de rekeningen zijn ondertekend door de voorzitter van het Bureau en zijn toegezonden aan de Commissie, de raad van bestuur en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 4 april 1997. Deze financiële staten worden verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

BIJLAGE

TABEL 1 FINANCIËLE BALANS VOOR DE BEGROTINGSJAREN 1995 EN 1996

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Opmerking: Een door de Commissie eind 1996 afgegeven invorderingsopdracht ad 300 000 ECU, die overeenkomt met de in de aanvangsperiode in 1995 aan het Bureau betaalde subsidie, kon niet uit hoofde van het afgesloten begrotingsjaar in aanmerking worden genomen. De bijbehorende schuld jegens de Commissie verschijnt derhalve niet op de balans.

Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van het Bureau.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) Dit bedrag komt overeen met dat van de vastgelegde waarden.

ANTWOORDEN VAN HET COMMUNAUTAIR BUREAU VOOR PLANTENRASSEN

De belangrijkste opmerkingen die door de Rekenkamer in dit document met betrekking tot de uitvoering van de begroting in genoemde begrotingsjaren worden gemaakt betreffen het ontbreken van:

1. een effectief computersysteem voor de algemene en begrotingsboekhouding;

2. een officieel aangewezen financieel controleur;

3. een eigen raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten bij het Bureau.

Inzake deze opmerkingen heeft het Bureau de volgende antwoorden:

1. Ontbreken van een effectief computersysteem

De algemene begrotingsboekhouding van het Bureau is vanaf het begin met behulp van "Expert M" (Cobol)-software uitgevoerd en de begrotingsboekhouding met behulp van een door het informaticateam van de Europese Stichting voor opleiding (Turijn) opgezet programma (Excel). Er is geen enkele interface tussen deze systemen ontwikkeld vanwege de gemeenschappelijke wens van de communautaire agentschappen een geïntegreerd en geharmoniseerd begrotings- en boekhoudsysteem te ontwikkelen.

Het Bureau heeft dan ook met de intentie de kwaliteit en de veiligheid van zijn begrotings- en boekhoudsysteem te verbeteren en betere voorwaarden voor communicatie met de betreffende financiële autoriteiten (financieel controleur en Rekenkamer) te scheppen, evenals de andere communautaire agentschappen, in 1995, 1996 en 1997 rechtstreeks samen met de andere agentschappen meegezocht naar een geïntegreerd en geharmoniseerd boekhoudsysteem (gemeenschappelijke evaluatie van de in PB C 342 van 1995, blz. 16. verschenen aankondiging van de opdracht; gemeenschappelijke opening en analyse van de offertes; vaststelling gebrek aan resultaat van de aankondiging van de opdracht; gemeenschappelijke evaluatie van de resultaten van nieuw onderzoek naar mogelijkheden in verband met de systemen SI2, Oracle, S.A.P., enz.; evaluatie van recente ontwikkelingen; enz.). Tot op heden wordt het zoeken voortgezet.

Intern heeft het Bureau reële oplossingen voor dit probleem uitgewerkt: de reële behoeften op informaticagebied zijn door een onafhankelijke adviseur geanalyseerd; er is een tijdelijke informaticus aangeworven teneinde de kwaliteit van het overgangssysteem te verbeteren (netwerk, veiligheid, ontwikkeling van verbindingen tussen het boekhoudkundig en het technisch systeem van het Bureau, verbetering van het systeem van invoering van boekhoudkundige gegevens); er is een "informaticawerkgroep" bij het Bureau ingesteld en er is een vacature gepubliceerd voor een post van informaticus voor het Bureau.

2. Financieel controleur

Krachtens artikel 111 van Verordening (EG) nr. 2100/94 moet de raad van bestuur van het Bureau een financieel controleur benoemen.

In alle personeelsformatieplannen van de door de raad van bestuur goedgekeurde begrotingen voor 1995, 1996 en 1997 is een post voor een financieel controleur voorzien. Tot op heden is geen enkele financieel controleur formeel door de raad van bestuur van het Bureau benoemd gezien de omvang van het Bureau en de hiermee samenhangende in de Commissie en het Parlement ontstane discussies. Op basis van een informele overeenkomst heeft DG XX van de Commissie echter gedurende deze hele periode de financiële controle van het Bureau op zich genomen en verzorgd.

3. Ontbreken van een CCAM

3.1. In 1996 was nog geen raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) bij het Bureau ingesteld.

De instelling hiervan is voorzien in het ontwerp-financieel reglement van het Bureau dat op dit moment bij de Rekenkamer ter bestudering voorligt, overeenkomstig artikel 112 van Verordening (EG) nr. 2100/94.

Er zij echter op gewezen dat er op dit moment (1997) een tijdelijke CCAM in het Bureau is ingesteld.

3.2. Voor 1995 zij eraan herinnerd dat:

a) de voorzitter van het Bureau nog niet officieel door de raad van bestuur was benoemd en dat de voorzitter van de raad van bestuur van het OCVV heeft moeten optreden als gevolmachtigd voorzitter van het OCVV;

b) geen enkele belangrijke aankoop of overeenkomst de interventiedrempel zoals voorzien in het financieel reglement van de communautaire instellingen heeft overschreden.

3.3. Voor 1996 zij eraan herinnerd dat:

a) de voorzitter van het Bureau eerst op 1 augustus 1996 in functie is getreden, daar de gevolmachtigde tot 31 juli 1996 opgetreden is als gevolmachtigde van het OCVV;

b) geen enkele belangrijke aankoop of overeenkomst de interventiedrempel zoals voorzien in het algemeen financieel reglement van de communautaire instellingen heeft overschreden.

Ten slotte heeft het ontbreken van een CCAM geen enkel nadelig gevolg gehad op financieel gebied voor wat betreft het goede financiële beheer van het Bureau. Bovendien is voor iedere grote uitgave altijd de voorafgaande gemeenschappelijke toestemming van de voorzitter van het Bureau en van de voorzitter van de raad van bestuur gevraagd.