REGLEMENT VAN ORDE door het Comité van de Regio's vastgesteld tijdens zijn derde voltallige zitting op 17 en 18 mei 1994, goedgekeurd door de Raad van de Europese Unie tijdens zijn 1 759e zitting op 25 mei 1994

TITEL I

ORGANISATIE VAN HET COMITÉ

Hoofdstuk 1

Organen van het Comité

Artikel 1

De organen van het Comité zijn de Voltallige Vergadering, het Bureau en de commissies. Het Comité wordt bijgestaan door een secretariaat-generaal.

Hoofdstuk 2

Installatie van het Comité

Artikel 2

Het Comité wordt na elke vierjaarlijkse vernieuwing door het oudste lid bijeengeroepen binnen ten hoogste één maand nadat de leden van het Comité in kennis zijn gesteld van hun benoeming door de Raad. De eerste vergadering staat onder voorzitterschap van het oudste der aanwezige leden, bijgestaan door de vier jongste aanwezige leden en de secretaris-generaal van het Comité, die te zamen het op grond van de leeftijd samengestelde Bureau vormen.

Artikel 3

Tijdens deze vergadering stelt de voorzitter-oudste lid het Comité in kennis van de mededeling welke hem door de Raad inzake de benoeming van de leden van het Comité is gedaan, en verklaart deze het Comité voor geïnstalleerd voor een nieuwe periode van vier jaar.

Artikel 4

Tijdens de op grond van artikel 2 gehouden eerste vergadering kiest het Comité, onder leiding van het op grondslag van de leeftijd samengestelde Bureau, zijn Bureau voor de periode van twee jaar te rekenen vanaf de datum van de in dat artikel vermelde installatie van het Comité.

Het op grondslag van de leeftijd samengestelde Bureau blijft in functie totdat de uitslag van de verkiezing van het Bureau van het Comité is bekendgemaakt. Onder voorzitterschap van het op grondslag van de leeftijd samengestelde Bureau zijn uitsluitend discussies toegestaan over onderwerpen die met de verkiezing van het Bureau van het Comité verband houden.

Hoofdstuk 3

Voltallige Vergadering

Artikel 5

1. De voorzitter van het Comité roept de Voltallige Vergadering ten minste eenmaal per kwartaal bijeen. Het Bureau stelt aan het begin van elk jaar het zittingsrooster vast.

2. Op verzoek van ten minste 32 leden dient de voorzitter de Voltallige Vergadering binnen één maand in buitengewone zitting bijeen te roepen.

Artikel 6

1. Het Bureau stelt de ontwerp-agenda op; de voorzitter doet deze zo spoedig mogelijk, en in het algemeen één maand vóór de voltallige zitting, toekomen aan de leden en plaatsvervangers van het Comité, onder bijvoeging van de door de commissies opgestelde ontwerp-adviezen. De vergaderstukken moeten tijdig in alle officiële talen beschikbaar zijn.

2. Bij de opening van elke zitting keurt de Voltallige Vergadering de agenda goed. Voorstellen tot wijziging moeten uiterlijk één werkdag vóór de opening van de voltallige zitting bij het Bureau worden ingediend. Hetzelfde geldt voor het op de agenda plaatsen van spoeddebatten.

3. De leden kunnen onder elkaar voorbereidende vergaderingen organiseren.

Artikel 7

De beraadslagingen van de Voltallige Vergadering zijn geldig indien de meerderheid van de leden aanwezig is. Om de vaststelling van het quorum moet echter door ten minste tien leden worden verzocht. Bij ontbreken van het quorum worden stemmingen uitgesteld tot de volgende vergadering, tijdens welke de beraadslagingen van de Voltallige Vergadering geldig zijn, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Artikel 8

1. De Voltallige Vergadering spreekt zich uit bij meerderheid van stemmen, tenzij dit in het onderhavige reglement anders is bepaald.

2. Op verzoek van ten minste 32 leden kan de Vergadering overgaan tot een geheime stemming.

3. Besluiten over personen worden bij geheime stemming genomen.

4. Wijzigingsvoorstellen betreffende ontwerp-adviezen moeten door ten minste zes leden worden gesteund en uiterlijk 24 uur vóór de opening van de voltallige zitting bij het Bureau worden ingediend. Compromisvoorstellen tot wijziging die tijdens de voltallige zitting worden ingediend, moeten door ten minste zes leden worden gesteund.

Artikel 9

1. De voorzitter wijst, na overleg met het Bureau, de commissie aan die bevoegd is voor het opstellen van een advies; in spoedgevallen wordt het Bureau tijdens de eerstvolgende vergadering op de hoogte gesteld. Op overeenkomstige wijze kan de voorzitter één of meer commissies verzoeken om een aanvullend advies.

2. Alleen de commissie die in eerste instantie bevoegd verklaard is, kan verslag uitbrengen aan het Comité. Zij moet bij haar advies echter de aanvullende adviezen van de in tweede instantie bevoegd verklaarde commissies voegen.

3. In geval van urgentie kan een door de bevoegde commissie eenparig goedgekeurd advies van het Comité ter informatie aan de Raad en de Commissie worden toegezonden, met dien verstande dat het tijdens de eerstvolgende zitting aan de Voltallige Vergadering ter goedkeuring zonder debat wordt voorgelegd.

Artikel 10

1. Het Comité brengt op eigen initiatief wanneer het zulks nuttig oordeelt, op voorstel van een commissie, van het Bureau of van ten minste 32 leden advies uit.

2. De voorstellen voor initiatiefadviezen die worden gedaan door leden van het Comité, moeten uiterlijk 72 uur vóór de opening van de zitting van de Voltallige Vergadering aan het Bureau worden voorgelegd.

Artikel 11

Indien het Comité bij raadpleging van het Economisch en Sociaal Comité overeenkomstig artikel 198 C, derde alinea, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, meent dat er specifieke regionale of plaatselijke belangen op het spel staan, is artikel 10 van dit reglement op dezelfde wijze van toepassing.

Artikel 12

Vertegenwoordigers van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie mogen de zittingen van de Voltallige Vergadering bijwonen. Zij kunnen er het woord voeren.

Artikel 13

1. In het algemeen is de spreektijd tijdens voltallige zittingen beperkt. Het Bureau beslist voor de aanvang van de debatten over de duur van de spreektijd; de voorzitter is belast met de vaststelling van de desbetreffende uitvoeringsbepalingen.

2. Vóór de sluiting van de zitting van de Voltallige Vergadering deelt de voorzitter plaats en datum van de eerstvolgende zitting mede, alsmede de eventueel reeds bekende agendapunten.

Hoofdstuk 4

Leden van het Comité

Artikel 14

Elk lid dat verhinderd is een voltallige zitting bij te wonen, kan zich doen vervangen door een plaatsvervanger binnen zijn nationale delegatie. Een plaatsvervanger kan slechts volmacht van een lid ontvangen. Tijdens de betreffende vergadering neemt de plaatsvervanger alle taken en bevoegdheden van het lid over. Het secretariaat-generaal moet van de stemoverdracht in kennis worden gesteld.

Het Bureau stelt de regels voor de gedeeltelijke deelneming van de gevolmachtigde plaatsvervangers aan de voltallige zitting vast.

Artikel 15

1. Het mandaat van een lid van het Comité eindigt door aftreden, overlijden of overmacht. De opvolger wordt benoemd voor de rest van de ambtstermijn.

2. Een aftredend lid richt zijn ontslagbrief aan de voorzitter van het Comité, die de Raad ervan op de hoogte stelt. De Raad stelt de vacature vast en brengt de vervangingsprocedure op gang.

Artikel 16

Behoudens het bepaalde van artikel 14 kan het stemrecht niet worden overgedragen.

Artikel 17

De voorrechten en immuniteiten van de leden en plaatsvervangers worden geregeld overeenkomstig artikel 11 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 18

Het Bureau stelt de uitvoeringsbepalingen betreffende de reis- en verblijfkosten van de leden vast, met inachtneming van de bepalingen in het kader van de begrotingsprocedure.

Hoofdstuk 5

Bureau en voorzitter

Artikel 19

1. Het Bureau wordt gekozen voor twee jaar. Het bestaat uit 30 leden, onder wie de voorzitter, de eerste vice-voorzitter en één lid per land met de status van vice-voorzitter. Bij de samenstelling van het Bureau wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met het geografisch evenwicht in de Europese Gemeenschappen.

2. De voorzitter en de eerst vice-voorzitter worden door de Voltallige Vergadering gekozen bij volstrekte meerderheid van stemmen; de stemming is geheim en er vindt geen discussie plaats. Er kan slechts worden gestemd, indien twee derde van de leden aanwezig is. Er vinden aparte stemmingen plaats voor de verkiezing van de voorzitter en de eerste vice-voorzitter. Er kan één enkele lijst voor de verkiezing van de andere leden van het Bureau worden opgesteld, waarbij dezelfde stemprocedure wordt toegepast.

3. Indien er geen gemeenschappelijke lijst is, wordt ieder lid afzonderlijk gekozen, in de eerste stemming bij volstrekte meerderheid en in de volgende stemmingen bij relatieve meerderheid van stemmen.

Het Bureau stelt de lijst van de twaalf leden met de status van vice-voorzitter vast; het legt deze lijst ter bekrachtiging aan de Voltallige Vergadering voor.

Artikel 20

Indien een lid van het Bureau niet langer deel uitmaakt van het Comité dan wel zich terugtrekt uit het Bureau, wordt voor de rest van zijn ambtstermijn een opvolger gekozen volgens de procedure van artikel 19.

Artikel 21

Bij de vernieuwing van het Comité na de vierjarige periode neemt het Bureau de lopende zaken waar, totdat het nieuwe Comité zijn eerste vergadering houdt.

Artikel 22

1. Het Bureau moet de besluiten voorbereiden die aan de Voltallige Vergadering zullen worden voorgelegd en zorgt voor de continuïteit van de activiteiten van het Comité.

2. Het Bureau is belast met de voorbereiding, organisatie en cooerdinatie van de werkzaamheden van de Voltallige Vergadering en van de commissies. Daartoe kan het andere leden van het Comité op grond van hun deskundigheid of functie, alsmede hooggeplaatste personen van buiten het Comité, op zijn vergaderingen uitnodigen.

Vertegenwoordigers van de Raad en de Commissie kunnen vergaderingen van het Bureau bijwonen.

3. Het Bureau stelt via voorschriften de bepalingen ter uitvoering van dit reglement van orde vast, met volledige inachtneming van dit reglement en van de bij Verordening nr. 1 van de Raad van 15 april 1958 vastgestelde talenregeling.

4. Het Bureau dient na te gaan welk gevolg is gegeven aan de adviezen van het Comité en stelt daarover een verslag op dat de voorzitter of een van de leden van het Bureau aan het begin van elke zitting uitbrengt aan de Voltallige Vergadering. De Raad en de Commissie worden met het oog op dit verslag verzocht het Comité mee te delen welk gevolg zij aan de adviezen van het Comité hebben gegeven.

5. Het Bureau stelt de ontwerp-raming van de ontvangsten en uitgaven op, die het overeenkomstig artikel 32 voorlegt aan de Voltallige Vergadering.

Artikel 23

Het Bureau wordt op initiatief van de voorzitter ten minste eenmaal per kwartaal bijeengeroepen en verder telkens wanneer de voorzitter het noodzakelijk acht, of op verzoek van ten minste zes van zijn leden. Het quorum is bereikt indien ten minste de helft van de leden van het Bureau aanwezig is. Beslissingen worden genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Artikel 24

1. De voorzitter leidt de werkzaamheden van het Comité.

2. De voorzitter vertegenwoordigt het Comité.

3. In geval van verhindering laat de voorzitter zich vertegenwoordigen door de eerste vice-voorzitter; indien deze eveneens afwezig is, wordt de voorzitter vertegenwoordigd door een van de andere vice-voorzitters.

Hoofdstuk 6

Commissies

Artikel 25

1. De Voltallige Vergadering stelt vaste en tijdelijke commissies alsmede sub-commissies in, die worden belast met de voorbereiding van haar werkzaamheden. Zij beslist over de samenstelling en de taken ervan.

2. De vaste commissies kunnen, op voorstel van de helft van hun leden of van het Bureau, naar goeddunken permanente of tijdelijke werkgroepen instellen.

Artikel 26

Iedere commissie wijst een voorzitter en ten minste twee vice-voorzitters aan.

Artikel 27

1. De samenstelling van de vaste commissies dient een afspiegeling te zijn van de nationale zetelverdeling in het Comité.

2. De leden van de commissies kunnen zich laten vervangen door een door hen aangewezen plaatsvervanger.

3. De leden van de commissies kunnen zich doen vergezellen van een deskundige.

4. De leden van het Comité moeten deel uitmaken van ten minste een en ten hoogste twee commissies. Het Bureau kan uitzonderingen maken voor de leden van de kleinste nationale delegaties.

Artikel 28

Aan het begin van iedere nieuwe vierjarige periode stelt de Voltallige Vergadering tijdens haar eerste zitting de commissies samen.

Hoofdstuk 7

Administratie van het Comité

Artikel 29

1. Het Comité wordt bijgestaan door een secretariaat-generaal, dat onder leiding staat van een secretaris-generaal; deze vervult zijn functie onder het gezag van de voorzitter, die optreedt als vertegenwoordiger van het Bureau.

2. De secretaris-generaal neemt met adviserende stem deel aan de vergaderingen van het Bureau en stelt van die vergaderingen de notulen op. Hij draagt zorg voor de uitvoering van de besluiten die krachtens dit reglement van orde door het Bureau of de voorzitter worden genomen.

3. De secretaris-generaal kan zijn bevoegdheden binnen de door de voorzitter gestelde grenzen delegeren.

4. Hij legt ten overstaan van het Bureau de plechtige belofte af zijn taak onpartijdig en naar eer en geweten te vervullen.

5. Op voorstel van de secretaris-generaal stelt het Bureau een zodanige organisatiestructuur voor het secretariaat-generaal vast, dat dit de goede werking van het Comité en zijn organen garandeert, en de leden van het Comité bij de uitoefening van hun mandaat ter zijde kan staan.

Artikel 30

1. Overeenkomstig Protocol nr. 16 bij het Verdrag betreffende de Europese Unie gebruiken het secretariaat-generaal van het Comité van de Regio's en het secretariaat-generaal van het Economisch en Sociaal Comité bepaalde gemeenschappelijke diensten. De betreffende voorwaarden worden door de beide Comités onderling overeengekomen.

2. De secretarissen-generaal regelen de aangelegenheden die betrekking hebben op de gemeenschappelijke diensten in onderlinge overeenstemming.

Artikel 31

1. De door het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen aan het tot aanstelling bevoegde gezag toegekende bevoegdheden worden uitgeoefend:

- voor de secretaris-generaal, op voorstel van het Bureau, door de Raad, wat de toepassing van de artikelen 1, 13, 15, tweede alinea, 16, 22, 29, 30, 31, 32, 38, 40, 41, 49, 50, 51, 78, 87, 88, 89 en 90 van het Statuut van de ambtenaren betreft, en door het Bureau wat de overige bepalingen van het Statuut betreft;

- voor ambtenaren van de rangen 6 t/m 8 van categorie A en van de groep van de talendienst, alsmede voor ambtenaren van de categorieën B, C en D, door de secretaris-generaal;

- voor de overige ambtenaren, door het Bureau op voorstel van de secretaris-generaal.

2. De bevoegdheden die door de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen zijn toegekend aan het tot het aangaan van aanwervingsovereenkomsten bevoegde gezag, worden uitgeoefend:

- voor ambtenaren van de rangen 6 t/m 8 van de categorie A en van de groep van de talendienst, alsmede voor tijdelijke functionarissen van de categorieën B, C en D, door de secretaris-generaal;

- voor de overige personeelsleden, door het Bureau op voorstel van de secretaris-generaal;

- voor de bijzondere adviseurs (leden van het kabinet), door de voorzitter overeenkomstig de voorwaarden van artikel 82 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden.

Artikel 32

1. De secretaris-generaal legt het Bureau ter goedkeuring een ontwerp-raming van de ontvangsten en uitgaven van het Comité voor het volgende begrotingsjaar voor. Het bureau legt deze ontwerp-raming daarna voor aan de Voltallige Vergadering.

De Voltallige Vergadering neemt de ontwerp-raming van de ontvangsten en uitgaven van het Comité aan en zendt deze tijdig door naar de Commissie en ter informatie naar de Raad en het Europees Parlement, zodat de in de financiële bepalingen vastgestelde termijn in acht kan worden genomen.

2. De begroting van het Comité wordt uitgevoerd overeenkomstig de bepalingen van het Financieel Reglement.

TITEL II

WERKWIJZE IN DE ORGANEN VAN HET COMITÉ

Hoofdstuk 8

Werk van de commissies

Artikel 33

De commissies moeten binnen een bepaalde termijn een ontwerp-advies aan het Comité voorleggen.

Artikel 34

1. De vergaderdata en de agenda worden vastgesteld door de voorzitter van de commissie in overleg met de vice-voorzitters.

2. De commissies worden bijeengeroepen door hun voorzitter of op verzoek van een kwart van hun leden.

Artikel 35

1. Binnen een commissie is het quorum bereikt, indien meer dan de helft van de leden aanwezig is.

2. Elk commissielid beschikt over één stem. Besluiten worden bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen genomen.

Artikel 36

1. De werkzaamheden van de Voltallige Vergadering zijn openbaar, tenzij deze daarover anders beslist.

2. De voorzitter van elke commissie stelt, afhankelijk van de agenda van de vergadering, voor deze al dan niet openbaar te doen zijn.

Artikel 37

In bijzondere gevallen en met toestemming van het Bureau kan een commissie een openbare hoorzitting houden of personen uitnodigen die bijzonder deskundig zijn met betrekking tot een of meer agendapunten.

Artikel 38

Vertegenwoordigers van de Raad, de Commissie en het Europees Parlement kunnen de beraadslagingen van de commissies bijwonen en antwoorden op vragen van de leden.

Artikel 39

Elke commissie benoemt op voorstel van haar voorzitter een rapporteur voor elk ontwerp-advies. Indien de urgentieprocedure wordt toegepast, kan het Comité een algemeen rapporteur benoemen. Adviezen die in de commissie met eenparigheid van stemmen zijn goedgekeurd, kunnen in de Voltallige Vergadering zonder debat worden aangenomen.

Artikel 40

Het secretariaat-generaal stelt de notulen van de beraadslagingen van de organen van het Comité op.

Artikel 41

De adviezen van het Comité worden bekendgemaakt in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Hoofdstuk 9

Samenwerking met de Instellingen

Artikel 42

De adviezen van het Comité worden toegezonden aan de Raad en de Commissie.

Hoofdstuk 10

Andere bepalingen

Artikel 43

1. De Voltallige Vergadering besluit bij meerderheid van de leden of het onderhavige reglement van orde geheel of gedeeltelijk moet worden herzien.

2. Zij belast een ad hoc-commissie met de opstelling van een rapport en een ontwerp-tekst, op basis waarvan zij de nieuwe bepalingen bij meerderheid van de leden vaststelt.

3. Na goedkeuring door de Raad, die met eenparigheid van stemmen een besluit neemt, treden de nieuwe bepalingen in werking daags na de bekendmaking ervan in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 44

Het onderhavige reglement van orde treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.