NL Publicatieblad van de Europese Unie L 148/54

GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) Nr. 532/2014 VAN DE COMMISSIE

van 13 maart 2014

tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2014 betreffende het Fonds voor de Europese hulp aan de meest behoeftigen, en met name artikel 32, leden 8 en 9, artikel 34, leden 7 en 8, en artikel 55, lid 4,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Verordening (EU) nr. 223/2014 (1) verleent de Commissie de bevoegdheid om gedelegeerde handelingen vast te stellen ter aanvulling van niet-essentiële onderdelen ten aanzien van het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen (FEAD)

(2) Verordening (EU) nr. 223/2014 vereist van de beheersautoriteit dat deze een systeem opzet voor de vastlegging en opslag in geautomatiseerde vorm van de voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audit vereiste gegevens over elke concrete actie, waaronder, ten aanzien van operationele programma's voor de sociale integratie van de meest behoeftigen (OP II), gegevens over individuele deelnemers. Het is daarom noodzakelijk dat er een lijst wordt opgesteld van gegevens die in dat systeem moeten worden geregistreerd en opgeslagen.

(3) Bepaalde gegevens zijn alleen van belang voor specifieke typen concrete acties of voor slechts één type operationeel programma; de toepasselijkheid van gegevensvereisten moet daarom worden gespecificeerd. Verordening (EU) nr. 223/2014 geeft specifieke voorschriften aan voor de registratie en opslag van gegevens over individuele deelnemers aan concrete acties ondersteund door OP II, waarmee rekening moet worden gehouden.

(4) In de lijst met gegevens moet rekening worden gehouden met de rapportagevereisten zoals vastgesteld in Verordening (EU) nr. 223/2014 om ervoor te zorgen dat de benodigde gegevens voor het financiële beheer en toezicht — met inbegrip van de gegevens die nodig zijn om betalingsaanvragen, rekeningen en een verslag over de uitvoering op te stellen — voor elke concrete actie bestaan in een vorm waardoor deze eenvoudig te verzamelen en samen te voegen zijn. Om een effectief financieel beheer van acties te waarborgen en aan de eisen voor publicatie van basisgegevens over concrete acties te voldoen, is het noodzakelijk dat bepaalde gegevens in de lijst in geautomatiseerde vorm worden opgenomen. Er zijn nog bepaalde andere gegevens nodig voor de doeltreffende planning en uitvoering van verificaties en audits.

(5) De lijst met gegevens die moeten worden geregistreerd en opgeslagen mag niet vooruitlopen op de technische kenmerken of structuur van de geautomatiseerde systemen die door beheersautoriteiten zijn ontwikkeld, of vooraf het formaat van de geregistreerde en opgeslagen gegevens bepalen, tenzij die uitdrukkelijk vastgelegd zijn in deze verordening. Evenmin mag de lijst vooruitlopen op de wijze waarop gegevens worden ingevoerd of verzameld binnen het systeem; in sommige gevallen kunnen de gegevens in de lijst vereisen dat er meerdere waarden worden ingevoerd. Niettemin is het noodzakelijk dat er bepaalde regels inzake de aard van deze gegevens worden vastgesteld, om ervoor te zorgen dat de beheersautoriteit haar verantwoordelijkheden op het gebied van toezicht, evaluatie, financieel beheer, controles en audits, ook als dit de verwerking van gegevens van individuele deelnemers vereist, kan nakomen.

(6) Om te waarborgen dat uitgaven onder operationele programma's gecontroleerd en aan een audit onderworpen kunnen worden, is het noodzakelijk dat er criteria worden vastgesteld waaraan een audittraject (controlespoor) moet voldoen om als toereikend te worden beschouwd.

(7) In verband met de auditwerkzaamheden uit hoofde van Verordening (EU) nr. 223/2014 dient te worden bepaald dat de Commissie en de lidstaten elke vorm van ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonlijke gegevens moeten voorkomen, en dient te worden gespecificeerd voor welke doeleinden de Commissie en de lidstaten dergelijke gegevens kunnen verwerken.

(8) De auditautoriteit is verantwoordelijk voor de audits van concrete acties. Om ervoor te zorgen dat de reikwijdte en de inhoud van audits van de boekhouding toereikend zijn en dat ze in alle lidstaten volgens dezelfde normen worden uitgevoerd, is het noodzakelijk om de voorwaarden uiteen te zetten waaraan die audits moeten voldoen.

(9) Het is noodzakelijk de grondslag voor de steekproeven op de te controleren acties, waaraan de auditautoriteit zich moet houden bij het vastleggen of goedkeuren van de steekproefmethoden, in detail vast te stellen, waaronder de bepaling van de steekproefeenheid, bepaalde technische criteria voor de steekproef en waar nodig factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij aanvullende steekproeven.

(10) De auditautoriteit moet een controleverslag opstellen met daarin de boekhoudgegevens zoals beschreven in Verordening (EU) nr. 223/2014. Om ervoor te zorgen dat de reikwijdte en de inhoud van audits op de boekhouding toereikend zijn en dat die in alle lidstaten volgens dezelfde normen worden uitgevoerd, is het noodzakelijk om de voorwaarden uiteen te zetten waaraan die audits moeten voldoen.

(11) Om rechtszekerheid en gelijke behandeling van alle lidstaten bij het toepassen van financiële correcties te waarborgen, in overeenstemming met het evenredigheidsbeginsel, is het noodzakelijk criteria vast te stellen om te bepalen of er ernstige tekortkomingen in de werking van de beheers- en controlesystemen zijn, de belangrijkste vormen van tekortkomingen te definiëren, en criteria vast te stellen voor het bepalen van de hoogte van de financiële correctie die aan de hand van geëxtrapoleerde of vaste percentages moet worden toegepast.

(12) Om snelle toepassing van de in deze Verordening vastgestelde maatregelen mogelijk te maken, dient deze verordening van kracht te worden op de dag volgende op die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

HOOFDSTUK I

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

Onderwerp

Deze verordening bevat de volgende bepalingen tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 223/2014:

a) nadere bepalingen over de informatie met betrekking tot de gegevens die in geautomatiseerde vorm geregistreerd en opgeslagen moeten worden binnen het door de beheersautoriteit ontwikkelde bewakingssysteem;

b) nadere minimumeisen voor het audittraject met betrekking tot de boekhouding die moet worden bijgehouden en de bewijsstukken die op het niveau van de certificeringsautoriteit, de beheersautoriteit, de intermediaire instanties en de begunstigden moeten worden bewaard;

c) de reikwijdte en de inhoud van audits van concrete acties en controles van de jaarrekeningen en de methode voor de selectie van de steekproef van de concrete acties;

d) nadere bepalingen voor het gebruik van gegevens die tijdens door ambtenaren of gemachtigde vertegenwoordigers van de Commissie uitgevoerde audits zijn verkregen;

e) nadere bepalingen betreffende de criteria voor het vaststellen van ernstige tekortkomingen in de werking van beheers- en controlesystemen, met inbegrip van de belangrijkste vormen van dergelijke tekortkomingen, de criteria voor het vaststellen van de hoogte van de toe te passen financiële correctie en de criteria voor het toepassen van vaste percentages of geëxtrapoleerde financiële correcties.

HOOFDSTUK II

SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN

Artikel 2

Gegevens die in geautomatiseerde vorm geregistreerd en opgeslagen moeten worden

(artikel 32, lid 8, van Verordening (EU) nr. 223/2014)

1. De informatie over gegevens die voor elke concrete actie in geautomatiseerde vorm geregistreerd en opgeslagen moeten worden in het bewakingssysteem overeenkomstig artikel 32, lid 2, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014, wordt in bijlage I bij deze verordening aangegeven.

2. Voor elke concrete actie worden gegevens geregistreerd en opgeslagen, bij door OP II ondersteunde acties met inbegrip van gegevens over individuele deelnemers, opgesplitst naar geslacht indien die gegevens beschikbaar zijn, zodat de gegevens eventueel kunnen worden samengevoegd wanneer dat noodzakelijk is voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, controle en audit. Ook moet een cumulatieve samenvoeging van gegevens voor de gehele programmeringsperiode mogelijk zijn.

Artikel 3

Gedetailleerde minimumeisen voor het audittraject

(artikel 32, lid 9, van Verordening (EU) nr. 223/2014)

1. De gedetailleerde minimumeisen voor het audittraject (controlespoor) met betrekking tot de boekhouding die moet worden bijgehouden en de bewijsstukken die moeten worden bewaard, zijn de volgende:

a) het audittraject maakt het mogelijk de toepassing van de selectiecriteria die voor het operationele programma (OP I) voor voedselhulp of andere fundamentele materiële bijstand, of door het toezichtcomité voor het OP II, zijn vastgesteld, te verifiëren;

b) met betrekking tot subsidies op grond van artikel 25, lid 1, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014 maakt het audittraject het mogelijk om de aan de Commissie medegedeelde gecertificeerde totaalbedragen in overeenstemming te brengen met de gedetailleerde boekhoudkundige gegevens en bewijsstukken van de certificeringsautoriteit, de beheersautoriteit, de intermediaire instanties en de begunstigden met betrekking tot in het kader van het operationele programma medegefinancierde concrete acties;

c) met betrekking tot subsidies op grond van artikel 25, lid 1, onder b) en c), maakt het audittraject het mogelijk om de aan de Commissie medegedeelde gecertificeerde totaalbedragen in overeenstemming te brengen met gedetailleerde prestatie- of resultaatgegevens en bewijsstukken die in het bezit zijn van de certificeringsautoriteit, de beheersautoriteit, de intermediaire instanties en de begunstigden en, indien van toepassing, met inbegrip van de documenten over de methode om standaardschalen voor eenheidskosten en forfaitaire bedragen vast te stellen, met betrekking tot in het kader van het operationele programma medegefinancierde concrete acties;

d) met betrekking tot kosten vastgesteld in overeenstemming met artikel 25, lid 1, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014 moet het audittraject het mogelijk maken om de berekeningsmethode aan te tonen en te rechtvaardigen, alsmede, indien van toepassing, de basis waarop de vaste percentages, en de subsidiabele directe kosten of kosten die onder de andere gekozen categorieën gedeclareerd zijn en waarop het vaste percentage van toepassing is, zijn vastgesteld;

e) met betrekking tot kosten vastgesteld in overeenstemming met artikel 26, lid 2, onder b), c) en d), en lid 3, tweede deel, van Verordening (EU) nr. 223/2014, moet het audittraject het mogelijk maken de subsidiabele directe kosten of onder andere kostencategorieën gedeclareerde kosten waarop het vaste percentage van toepassing is, te staven;

f) het audittraject moet het mogelijk maken om de betaling van de overheidsbijdrage aan de begunstigde te verifiëren;

g) het audittraject moet voor elke concrete actie, voor zover van toepassing, de technische specificaties en het financieringsplan, documenten betreffende de goedkeuring van de subsidie, documenten betreffende de procedures voor overheidsopdrachten, verslagen van de begunstigden en verslagen over de uitgevoerde verificaties en audits omvatten;

h) het audittraject moet informatie bevatten over het beheer van de controles en uitgevoerde audits van de concrete actie;

i) het audittraject moet het mogelijk maken de gegevens in verband met outputindicatoren voor de concrete actie in overeenstemming te brengen met de gerapporteerde gegevens en resultaten en, in voorkomend geval, met de doelen van het programma.

Voor de kosten bedoeld in de punten c) en d) moet het audittraject het mogelijk maken te verifiëren of de berekeningsmethode die door de beheersautoriteit is gebruikt in overeenstemming is met artikel 25, lid 3, van Verordening (EU) nr. 223/2014.

2. De beheersautoriteit zorgt ervoor dat er een verslag beschikbaar is van de identiteit en locatie van de instanties die alle vereiste bewijsstukken in bezit hebben, die nodig zijn om te zorgen voor een toereikend audittraject dat voldoet aan alle in lid 1 vastgestelde minimumeisen.

Artikel 4

Het gebruik van gegevens die tijdens door ambtenaren of gemachtigde vertegenwoordigers van de Commissie uitgevoerde audits zijn verkregen

(artikel 34, lid 8, van Verordening (EU) nr. 223/2014)

1. De Commissie neemt alle nodige maatregelen om ongeoorloofde verspreiding van en toegang tot de door de Commissie in de loop van haar audits verzamelde gegevens te voorkomen.

2. De Commissie gebruikt de in de loop van haar audits verzamelde gegevens uitsluitend om te voldoen aan haar verantwoordelijkheden uit hoofde van artikel 36 van Verordening (EU) nr. 223/2014. De Europese Rekenkamer en het Europees Bureau voor fraudebestrijding hebben toegang tot de verzamelde gegevens.

3. De verzamelde gegevens worden niet doorgegeven aan andere personen dan die welke, in de lidstaten of bij de instellingen van de Unie, er uit hoofde van hun functie toegang toe dienen te hebben, in overeenstemming met de toepasselijke regels, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de lidstaat die de gegevens verstrekt.

Artikel 5

Audits van concrete acties

(artikel 34, lid 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014)

1. Audits van concrete acties worden voor elk boekjaar verricht op een steekproef van concrete acties die is geselecteerd volgens een door de auditautoriteit overeenkomstig artikel 6 van deze verordening vastgestelde of goedgekeurde methode.

2. Audits van concrete acties worden uitgevoerd aan de hand van bewijsstukken die tezamen het audittraject vormen, en moeten de legaliteit en regelmatigheid van de bij de Commissie ingediende uitgaven controleren, waaronder de volgende aspecten:

a) dat de concrete actie geselecteerd is overeenkomstig de selectiecriteria voor het operationele programma, niet fysiek voltooid of volledig ten uitvoer gelegd was voordat de begunstigde de aanvraag om financiering in het kader van het operationele programma indiende, uitgevoerd is overeenkomstig het goedkeuringsbesluit, en voldoet aan alle ten tijde van de audit geldende voorwaarden betreffende functionaliteit, gebruik en te verwezenlijken doelstellingen;

b) dat de bij de Commissie gedeclareerde uitgaven overeenstemmen met de boekhoudkundige gegevens, en dat de vereiste bewijsstukken een adequaat audittraject als bedoeld in artikel 3 van deze verordening vormen;

c) dat voor bij de Commissie ingediende uitgaven zoals bepaald overeenkomstig de artikel 25, lid 1, onder b) en c), prestaties en resultaten geleverd zijn die de betalingen aan de begunstigde onderbouwen, dat gegevens van deelnemers, indien van toepassing, of andere bescheiden in verband met prestaties en resultaten overeenkomen met de bij de Commissie ingediende informatie en dat de vereiste bewijsstukken een adequaat audittraject als bedoeld in artikel 3 van deze verordening vormen.

Bij de audits wordt ook geverifieerd dat de overheidsbijdrage aan de begunstigde betaald is overeenkomstig artikel 42, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014.

3. Audits van concrete acties omvatten, waar van toepassing, controle ter plaatse van de fysieke uitvoering van de operatie.

4. Audits van concrete acties controleren de juistheid en volledigheid van de overeenkomstige uitgaven die de certificeringsautoriteit in zijn boekhoudsysteem registreert en de afstemming van het audittraject op alle niveaus.

5. Indien geconstateerde problemen een systemisch karakter blijken te vertonen en dus een risico voor andere concrete acties in het kader van het operationele programma kunnen inhouden, zorgt de auditautoriteit voor nader onderzoek, zo nodig met aanvullende audits, om de omvang van die problemen vast te stellen, en beveelt de nodige corrigerende maatregelen aan.

6. Met het oog op de jaarlijkse verslaglegging aan de Commissie worden voor het bedrag aan gecontroleerde uitgaven alleen uitgaven meegerekend die binnen het bestek van een overeenkomstig lid 1 verrichte audit vallen. Hiervoor wordt het model voor het controleverslag overeenkomstig artikel 34, lid 6, van Verordening (EU) nr. 223/2014 gebruikt.

Artikel 6

Methode voor de samenstelling van de steekproef op concrete acties

(artikel 34, lid 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014)

1. De auditautoriteit stelt de methode voor de selectie van de steekproef (de steekproefmethode) vast in overeenstemming met de in dit artikel vermelde vereisten, rekening houdend met de internationaal aanvaarde controlenormen INTOSAI, IFAC of IIA.

2. Naast de toelichtingen in de auditstrategie houdt de auditautoriteit een overzicht bij van de documentatie en deskundige oordelen die hebben geleid tot het opstellen van de steekproefmethoden, waaronder de planning, de selectie, het testen en de evaluatiefasen, om aan te tonen dat de vastgestelde methode geschikt is.

3. Een steekproef moet representatief zijn voor de populatie waaruit het is getrokken, waardoor de auditautoriteit een geldige controleverklaring kan opstellen overeenkomstig artikel 34, lid 5, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014. Deze populatie omvat de uitgaven van een operationeel programma die zijn opgenomen in de betalingsaanvragen aan de Commissie overeenkomstig artikel 41 van Verordening (EU) nr. 223/2014 voor een bepaald boekjaar. De steekproef kan tijdens of na het boekjaar worden geselecteerd.

4. Voor toepassing van artikel 34, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 is een steekproefmethode statistisch wanneer het volgende is gewaarborgd:

i) willekeurige selectie van de steekproefeenheden;

ii) het gebruik van kansrekening om de steekproefresultaten te evalueren, met inbegrip van meting en controle van het steekproefrisico en van de geplande en feitelijk bereikte steekproefprecisie.

5. De steekproefmethode waarborgt een willekeurige selectie van elke steekproefeenheid in de populatie door willekeurige getallen te gebruiken die voor elke populatie-eenheid zijn geselecteerd om de eenheden waaruit de steekproef bestaat te selecteren of door middel van systematische selectie met behulp van een willekeurig beginpunt en toepassing van een systematische regel toe te passen om de aanvullende items te selecteren.

6. De steekproefeenheid wordt door de auditautoriteit op basis van deskundig oordeel vastgesteld. De steekproefeenheid kan een concrete actie, een project binnen een concrete actie of een betalingsaanvraag door een begunstigde zijn. Informatie over de aard van de gekozen steekproefeenheid en het desbetreffende deskundige oordeel wordt in het controleverslag opgenomen.

7. Indien de totale uitgaven voor een steekproefeenheid een negatief bedrag vertonen in een boekjaar, wordt het van de in lid 3 bedoelde populatie uitgesloten en afzonderlijk geëvalueerd. De auditautoriteit kan ook een steekproef van deze aparte populatie nemen.

8. Indien de voorwaarden voor evenredige controle zoals bepaald in artikel 58, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 van toepassing zijn, kan de auditautoriteit de in dar artikel vermelde items uitsluiten van de te bemonsteren populatie. Als de concrete actie reeds is geselecteerd in de steekproef, vervangt de auditautoriteit het door middel van een geschikte willekeurige selectie.

9. Alle bij de Commissie gedeclareerde uitgaven in de steekproef worden onderworpen aan een audit.

Wanneer de geselecteerde steekproefeenheden een groot aantal onderliggende betalingsaanvragen of -facturen bevatten, kan de auditautoriteit die aan de hand van substeekproeven controleren en de onderliggende betalingsaanvragen of -facturen selecteren met behulp van dezelfde steekproefparameters die zijn gebruikt om de steekproefeenheden te selecteren van de belangrijkste steekproef.

In dat geval wordt de juiste steekproefomvang berekend binnen elke te controleren steekproefeenheid en mogen er in ieder geval niet minder dan 30 onderliggende betalingsaanvragen of -facturen voor elke steekproefeenheid zijn.

10. De auditautoriteit kan in een populatie gelaagdheid aanbrengen door een populatie te verdelen in subpopulaties, die elk een groep van steekproefeenheden met vergelijkbare kenmerken vormen, in het bijzonder in termen van risico of een verwacht foutenpercentage of wanneer de populatie concrete acties omvat die bestaan uit financiële bijdragen van een operationeel programma aan acties waarmee grote bedragen gemoeid zijn.

11. De auditautoriteit beoordeelt de betrouwbaarheid van het systeem met hoog, gemiddeld of laag, hierbij rekening houdend met de resultaten van systeemaudits om de technische parameters van de steekproef te bepalen, zodat de gecombineerde mate van zekerheid die met de systeemaudits en de audits op concrete acties wordt verkregen, hoog is. Voor een systeem dat als hoog betrouwbaar is beoordeeld, dient het betrouwbaarheidsniveau dat wordt gehanteerd voor het trekken van een steekproef uit concrete acties niet lager te zijn dan 60 %. Voor een systeem dat als laag betrouwbaar is beoordeeld, dient het betrouwbaarheidsniveau dat wordt gehanteerd voor het trekken van een steekproef uit concrete acties niet lager te zijn dan 90 %. Het maximale materialiteitsniveau bedraagt 2 % van de in lid 3 bedoelde uitgaven.

12. Wanneer er onregelmatigheden of een risico van onregelmatigheden worden vastgesteld, beslist de auditautoriteit op basis van een deskundig oordeel of het noodzakelijk is een aanvullende steekproef te controleren van extra concrete acties of onderdelen van concrete acties die geen deel uitmaakten van de willekeurige steekproef, teneinde rekening te houden met vastgestelde specifieke risicofactoren.

13. De auditautoriteit analyseert de resultaten van de audits van de aanvullende steekproef afzonderlijk, trekt op basis van deze resultaten conclusies en stelt de Commissie hiervan in het jaarlijkse controleverslag op de hoogte. In de aanvullende steekproef aangetroffen onregelmatigheden worden niet in de berekening van het verwachte willekeurige foutenpercentage van de willekeurige steekproef opgenomen.

14. Op basis van de resultaten van audits van concrete acties berekent de auditautoriteit in het kader van het auditoordeel en controleverslag als bedoeld in artikel 34, lid 5, onder a) en b), van Verordening (EU) nr. 223/2014 een totaal foutenpercentage dat het totaal aantal verwachte toevallige fouten omvat en, indien van toepassing, systemische fouten en ongecorrigeerde atypische fouten, gedeeld door de populatie.

Artikel 7

Audits van rekeningen

(artikel 34, lid 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014)

1. De accountantscontrole als bedoeld in artikel 49, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 wordt voor elk boekjaar uitgevoerd door de auditautoriteit.

2. De accountantscontrole moet een redelijke mate van zekerheid bieden over de volledigheid, de nauwkeurigheid en de waarachtigheid van de gedeclareerde bedragen in de rekeningen.

3. Voor de doelstellingen van de leden 1 en 2 houdt de auditautoriteit in het bijzonder rekening met de resultaten van de systeemaudits die binnen de certificeringsautoriteit zijn verricht en van de audits van concrete acties.

4. De systeemaudit omvat verificatie van de betrouwbaarheid van het boekhoudsysteem van de certificeringsautoriteit en, op steekproefbasis, van de juistheid van de uitgaven, geschrapte bedragen en terugvorderingen, die in het boekhoudsysteem van de certificeringsautoriteit staan geregistreerd.

5. Teneinde te kunnen concluderen dat de rekeningen een getrouw beeld geven, controleert de auditautoriteit voor de accountantsverklaring oft alle in artikel 49 van Verordening (EU) nr. 223/2014 vereiste elementen correct zijn opgenomen in de rekeningen en overeenkomen met de ondersteunende boekhoudstukken die door alle betrokken autoriteiten of instanties en begunstigden zijn bijgehouden tijdens de auditwerkzaamheden van de auditautoriteit. De auditautoriteit controleert in het bijzonder, op basis van de door de certificeringsautoriteit verstrekte rekeningen, of:

a) het totale bedrag van gedeclareerde subsidiabele overheidsuitgaven overeenkomstig artikel 49, lid 1, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014 overeenkomt met de uitgaven en met de bijbehorende overheidsbijdrage in de betalingsaanvragen aan de Commissie voor het desbetreffende boekjaar en, als er verschillen zijn, of er adequate toelichtingen zijn verstrekt in de boekhouding voor de afgestemde bedragen;

b) de geschrapte bedragen en terugvorderingen tijdens het boekjaar, de terug te vorderen bedragen aan het einde van het boekjaar, en de oninbare bedragen die in de rekeningen zijn opgenomen, overeenkomen met de bedragen die in de boekhoudsystemen van de certificeringsautoriteit staan geregistreerd en gebaseerd zijn op beslissingen van de verantwoordelijke beheers- of certificeringsautoriteit;

c) er uitgaven zijn uitgesloten van de rekeningen overeenkomstig artikel 49, lid 2, van de Verordening (EU) nr. 223/2014, indien van toepassing, en of alle vereiste correcties terug te vinden zijn in de rekeningen van het betreffende boekjaar.

Controles zoals bedoeld in de punten b) en c) kunnen op basis van een steekproef worden uitgevoerd.

HOOFDSTUK III

SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN

Artikel 8

Criteria voor het vaststellen van ernstige tekortkomingen in de effectieve werking van beheers- en controlesystemen

(artikel 55, lid 4, van Verordening (EU) nr. 223/2014)

1. De Commissie baseert haar beoordeling van de efficiënte werking van de beheers- en controlesystemen op de resultaten van alle beschikbare systeemaudits, met inbegrip van tests van controles, en van audits van concrete acties.

Deze beoordeling heeft betrekking op de interne controleomgeving van het programma, de beheers- en controleactiviteiten van de beheers- en certificerende instanties, en de controleactiviteiten van de auditautoriteit, en is gebaseerd op verificatie van naleving van de in tabel 1 van bijlage II aangegeven voorschriften.

Of aan deze voorschriften is voldaan, wordt beoordeeld aan de hand van de in tabel 2 van bijlage II aangegeven categorieën.

2. De voornaamste typen ernstige tekortkomingen van de effectieve werking van de beheers- en controlesysteem zijn gevallen waar aan een van de in de punten 2, 4, 5, 13, 15, 16 en 18 van tabel 1 van bijlage II genoemde belangrijkste eisen niet wordt voldaan, of wanneer ten aanzien van twee of meer van de andere belangrijkste eisen van tabel 1 van bijlage II wordt geconstateerd dat deze vallen onder categorie 3 of 4 zoals aangegeven in tabel 2 van bijlage II.

Artikel 9

Criteria voor het toepassen van vaste percentages of geëxtrapoleerde financiële correcties en criteria voor het vaststellen van de hoogte van de financiële correctie

(artikel 55, lid 4, van Verordening (EU) nr. 223/2014)

1. Financiële correcties worden toegepast op een operationeel programma, of een deel daarvan, waarin de Commissie een of meer ernstige tekortkomingen in de werking van het beheers- en controlesysteem vaststelt.

Niettegenstaande de eerste alinea van dit lid worden er geëxtrapoleerde financiële correcties toegepast, voor het gehele operationele programma of een deel daarvan, wanneer de Commissie systemische onregelmatigheden vaststelt in een representatieve steekproef van concrete acties, waardoor een nauwkeuriger kwantificering van het risico voor de begroting van de Unie mogelijk is. In dit geval worden de resultaten van het onderzoek naar de representatieve steekproef geëxtrapoleerd naar de rest van de populatie waaruit de steekproef voor de vaststelling van de financiële correctie werd getrokken.

2. De hoogte van de forfaitaire correctie wordt vastgesteld met inachtneming van de volgende elementen:

a) het relatieve belang van de ernstige tekortkoming(en) in de context van het beheers- en controlesysteem als geheel;

b) de frequentie en de omvang van de ernstige tekortkoming(en);

c) de mate van risico van verlies voor de begroting van de Unie.

3. Rekening houdend met deze elementen wordt de hoogte van de financiële correctie als volgt vastgesteld:

a) wanneer de ernstige tekortkoming(en) in het beheers -en controlesysteem dusdanig fundamenteel, frequent of wijdverbreid is/zijn dat dit tot volledig falen van het systeem leidt, waardoor de wettigheid en regelmatigheid van alle betrokken uitgaven in gevaar worden gebracht, wordt een vast percentage van 100 % toegepast;

b) wanneer de ernstige tekortkoming(en) in het beheers -en controlesysteem dusdanig frequent en wijdverbreid is/zijn dat dit tot zeer ernstig falen van het systeem leidt, waardoor de wettigheid en regelmatigheid van een zeer groot deel van de betrokken uitgaven in gevaar worden gebracht, wordt een vast percentage van 25 % toegepast;

c) wanneer de ernstige tekortkoming(en) in het beheers -en controlesysteem het gevolg is/zijn van een niet volwaardig of slecht of onregelmatig functionerend systeem, waardoor de wettigheid en regelmatigheid van een groot deel van alle betrokken uitgaven in gevaar worden gebracht, wordt een vast percentage van 10 % toegepast;

d) wanneer de ernstige tekortkoming(en) in het beheers -en controlesysteem het gevolg is/zijn van een niet consistent functionerend systeem, waardoor de wettigheid en regelmatigheid van een aanzienlijk deel van alle betrokken uitgaven in gevaar worden gebracht, wordt een vast percentage van 5 % toegepast.

4. Wanneer de toepassing van een vast percentage overeenkomstig lid 3 onevenredig zou zijn, wordt een lager correctieniveau toegepast.

5. Indien een verantwoordelijke autoriteit nalaat adequate corrigerende maatregelen te treffen naar aanleiding van een financiële correctie tijdens een boekjaar, en dezelfde ernstige tekortkoming(en) in een volgend boekjaar opnieuw vastgesteld worden, wordt het correctiepercentage, vanwege de aanhoudende aard van de tekortkoming(en), verhoogd tot een niveau dat niet hoger is dan dat van de naasthogere categorie.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Artikel 3 is van toepassing met ingang van 1 december 2014 ten aanzien van de informatie over geregistreerde en opgeslagen gegevens als bedoeld in bijlage I.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat. Gedaan te Brussel, 13 maart 2014. Voor de Commissie De voorzitter José Manuel BARROSO

(1) PB L 72 van 12.3.2014, blz. 1.

BIJLAGE I Lijst met in elektronische vorm in het bewakingssysteem te registreren en te bewaren gegevens (als bedoeld in artikel 2) Gegevens zijn vereist voor concrete acties die worden ondersteund door OP I en OP II (1), tenzij anders vermeld in de tweede kolom. Gegevens Indicatie van het type OP waarvoor geen gegevens vereist zijn Gegevens over de begunstigde (1) 1. Naam of unieke identificatiecode van iedere begunstigde 2. Informatie of de begunstigde een publiekrechtelijk instantie of een privaatrechtelijk orgaan is 3. Informatie of de btw over de door de begunstigde gedane uitgaven niet terugvorderbaar is op grond van de nationale btw-wetgeving 4. Contactgegevens van de begunstigde Gegevens over de concrete actie 5. Naam of unieke identificatiecode van de concrete actie 6. Korte beschrijving van de concrete actie 7. Datum van indiening van de aanvraag voor de concrete actie 8. Startdatum zoals aangegeven in het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld 9. Einddatum zoals aangegeven in het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld 10. Feitelijke datum waarop de concrete actie fysiek is voltooid of volledig is uitgevoerd 11. Orgaan dat het document afgeeft waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld 12. Datum van het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld 13. Valuta van de concrete actie 14. CCI van programma('s) op grond waarvan de concrete actie wordt ondersteund 15. Type(n) verleende materiële steun Niet van toepassing voor OP II 16. Type(n) ondersteunde acties Niet van toepassing voor OP I 17. Code(s) voor financieringsvorm 18. Code(s) voor plaats van uitvoering 19. Door een openbare instantie of partnerorganisatie aangekochte hoeveelheid levensmiddelen, indien van toepassing Niet van toepassing voor OP II 20. Door een openbare instantie verkregen hoeveelheid levensmiddelen, indien van toepassing, overeenkomstig artikel 23, lid 4, van Verordening (EU) Nr. 223/2014, indien van toepassing Niet van toepassing voor OP II 21. Aan partnerorganisaties geleverde hoeveelheid levensmiddelen, indien van toepassing Niet van toepassing voor OP II 22. Aan eindontvangers geleverde hoeveelheid levensmiddelen, indien van toepassing Niet van toepassing voor OP II 23. Door een openbare instantie of partnerorganisatie aangekochte hoeveelheid materiële basisbijstand, indien van toepassing Niet van toepassing voor OP II 24. Aan partnerorganisaties geleverde hoeveelheid materiële basisbijstand, indien van toepassing Niet van toepassing voor OP II 25. Aan eindontvangers geleverde hoeveelheid materiële basisbijstand, indien van toepassing Niet van toepassing voor OP II Gegevens over indicatoren 26. Benaming van gemeenschappelijke indicatoren die relevant zijn voor de concrete actie 27. Identificatiecode voor de gemeenschappelijke indicatoren die relevant zijn voor de concrete actie 28. Resultaten op basis van de gemeenschappelijke indicatoren voor elk jaar van uitvoering of aan het einde van de actie 29. Benaming van programmaspecifieke indicatoren die relevant zijn voor de concrete actie Niet van toepassing voor OP I 30. Identificatiecode voor de programmaspecifieke indicatoren die relevant zijn voor de concrete actie Niet van toepassing voor OP I 31. Specifieke streefcijfers voor de programmaspecifieke outputindicatoren Niet van toepassing voor OP I 32. Resultaten op basis van de programmaspecifieke indicatoren voor elk jaar van uitvoering of aan het einde van de actie Niet van toepassing voor OP I 33. Meeteenheid voor elk outputdoel Niet van toepassing voor OP I 34. Basislijn (uitgangswaarde) voor resultaatindicatoren Niet van toepassing voor OP I 35. Streefwaarde voor resultaatindicatoren Niet van toepassing voor OP I 36. Meeteenheid voor elk doel en elke basislijn Niet van toepassing voor OP I 37. Meeteenheid voor elke indicator Financiële gegevens over elke concrete actie (in de valuta die op de concrete actie van toepassing is) 38. Bedrag van de totale subsidiabele kosten van de concrete actie, dat is goedgekeurd in het document waarin de voorwaarden voor de steun zijn vastgesteld 39. Bedrag van de totale subsidiabele kosten waaruit de overheidsuitgaven bestaan, zoals bepaald in artikel 2, lid 12, van Verordening (EU) nr. 223/2014 40. Bedrag van overheidssteun, zoals aangegeven in het document waarin de voorwaarden voor de steun zijn vastgesteld Gegevens over betalingsaanvragen van begunstigde (in de valuta die op de concrete actie van toepassing is) 41. Datum van ontvangst van elke betalingsaanvraag van de begunstigde 42. Datum van elke betaling aan de begunstigde op basis van de betalingsaanvraag 43. Bedrag van subsidiabele uitgaven in betalingsaanvraag dat de basis vormt voor elke betaling aan de begunstigde 44. Bedrag aan overheidsuitgaven, zoals bepaald in artikel 2, lid 12, van Verordening (EU) nr. 223/2014, dat overeenkomt met de subsidiabele uitgaven die de basis vormen voor elke betaling 45. Bedrag van elke betaling aan de begunstigde op basis van de betalingsaanvraag 46. Begindatum van de verificaties ter plaatse van de concrete actie die wordt uitgevoerd overeenkomstig artikel 32, lid 5, onder b), van Verordening (EU) nr. 223/2014 47. Datum van audits ter plaats overeenkomstig artikel 34, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 en artikel 6 van deze verordening 48. Instantie die de audit of verificatie uitvoert Gegevens over uitgaven in betalingsaanvraag van begunstigde, gebaseerd op de werkelijke kosten (in de valuta die op de concrete actie van toepassing is) 49. Bij de Commissie gedeclareerde subsidiabele overheidsuitgaven vastgesteld op basis van werkelijk gemaakte en betaalde kosten 50. Overheidsuitgaven, zoals bepaald in artikel 2, lid 12, van Verordening (EU) nr. 223/2014, die overeenkomen met de bij de Commissie gedeclareerde subsidiabele uitgaven, vastgesteld op basis van werkelijk gemaakte en betaalde kosten 51. Type contract als voor de toekenning van het contract de bepalingen van Richtlijn 2004/18/EG (2) (diensten, levering van goederen) of Richtlijn 2014/23/EU van het Europees Parlement en de Raad (3) gelden 52. Bedrag van het contract als voor de toekenning van het contract de bepalingen van Richtlijn 2004/18/EG of Richtlijn 2014/23/EU gelden 53. Subsidiabele uitgaven die zijn gedaan op basis van een contract als voor dat contract de bepalingen van Richtlijn 2004/18/EG of Richtlijn 2014/23/EU gelden 54. De gevolgde procedure voor overheidsopdrachten als voor de toekenning van het contract de bepalingen van Richtlijn 2004/18/EG of Richtlijn 2014/23/EU gelden 55. Naam of unieke identificatiecode van de contractant als voor de toekenning van het contract de bepalingen van Richtlijn 2014/23/EU gelden Gegevens over uitgaven in betalingsaanvraag van begunstigde, gebaseerd op standaardschalen van eenheidskosten (bedragen in de valuta die op de concrete actie van toepassing is) 56. Bedrag van de bij de Commissie gedeclareerde subsidiabele overheidsuitgaven, vastgesteld op basis van standaardschalen van eenheidskosten 57. Overheidsuitgaven, zoals bepaald in artikel 2, lid 12, van Verordening (EU) nr. 223/2014, die overeenkomen met de bij de Commissie gedeclareerde subsidiabele overheidsuitgaven, vastgesteld op basis van standaardschalen van eenheidskosten 58. Definitie van een eenheid die moet worden gebruikt voor de toepassing van de standaardschaal van eenheidskosten 59. Aantal geleverde eenheden, zoals aangegeven in de betalingsaanvraag voor elke eenheidspost 60. Eenheidskosten voor een enkele eenheid voor elke eenheidspost Gegevens over uitgaven in betalingsaanvraag van begunstigde, gebaseerd op forfaitaire betalingen (bedragen in de valuta die op de concrete actie van toepassing is) 61. Bedrag van de bij de Commissie gedeclareerde subsidiabele overheidsuitgaven, vastgesteld op basis van vaste bedragen 62. Overheidsuitgaven, zoals bepaald in artikel 2, lid 12, van Verordening (EU) nr. 223/2014, die overeenkomen met de bij de Commissie gedeclareerde subsidiabele overheidsuitgaven, vastgesteld op basis van vaste bedragen 63. Voor elk forfaitair bedrag, geleverde prestaties (output of resultaten) overeengekomen in het document waarin de voorwaarden voor de steun op basis van de uitbetaling van forfaitaire betalingen worden vastgesteld 64. Voor elk forfaitair bedrag, het bedrag dat is overeengekomen in het document waarin de voorwaarden voor de steun worden vastgesteld Gegevens over uitgaven in betalingsaanvragen van de begunstigde, gebaseerd op vaste percentages (in de valuta die op de concrete actie van toepassing is) 65. Bedrag van de aan de Commissie gedeclareerde subsidiabele overheidsuitgaven, vastgesteld op basis van een vast percentage 66. Overheidsuitgaven, zoals bepaald in artikel 2, lid 12, van Verordening (EU) nr. 223/2014, die overeenkomen met de aan de Commissie gedeclareerde subsidiabele overheidsuitgaven, vastgesteld op basis van een vast percentage Gegevens over van de begunstigde teruggevorderde bedragen 67. Datum van elke terugvorderingsbeschikking 68. Bedrag van overheidssteun waarvoor elke terugvorderingsbeschikking gevolgen heeft 69. Totale subsidiabele uitgaven waarvoor elke terugvorderingsbeschikking gevolgen heeft 70. Datum van ontvangst van elk door de begunstigde terugbetaald bedrag naar aanleiding van een terugvorderingsbeschikking 71. Door de begunstigde terugbetaalde bedragen aan overheidssteun, naar aanleiding van een terugvorderingsbeschikking (zonder rente of boeten) 72. Totale subsidiabele uitgaven die overeenkomen met de door de begunstigde terugbetaalde bedragen aan overheidssteun 73. Bedrag van naar aanleiding van een terugvorderingsbeschikking oninbare overheidssteun 74. Totale subsidiabele uitgaven die overeenkomen met oninbare overheidssteun Gegevens over betalingsaanvragen aan de Commissie (in EUR) 75. Datum van indiening van elke betalingsaanvraag inclusief subsidiabele uitgaven van de concrete actie 76. Het totale bedrag van subsidiabele overheidsuitgaven die de begunstigde heeft gedaan bij de uitvoering van de concrete actie in elke betalingsaanvraag 77. Het totale bedrag van overheidsuitgaven, zoals gedefinieerd in artikel 2, lid 12, van Verordening (EU) nr. 223/2014, van de concrete actie in elke betalingsaanvraag Gegevens over bij de Commissie ingediende rekeningen op grond van artikel 48 van Verordening (EU) nr. 223/2014 (in EUR) 78. De datum van indiening van elk stel rekeningen, inclusief uitgaven onder de concrete actie 79. Datum van indiening van de rekeningen waarin de laatste uitgaven van de concrete actie zijn opgenomen na de voltooiing van de concrete actie (wanneer de totale subsidiabele uitgaven 1 000 000 EUR of meer bedragen (artikel 51 van Verordening (EU) nr. 223/2014)) 80. Totale bedrag van de subsidiabele overheidsuitgaven van de concrete actie, ingevoerd in de boekhoudsystemen van de certificeringsautoriteit, zoals opgenomen in de rekeningen 81. Totale bedrag van de overheidsuitgaven, zoals gedefinieerd in artikel 2, lid 12, van Verordening (EU) nr. 223/2014 en gedaan bij het uitvoeren van de concrete actie, dat overeenkomt met het totale bedrag van de subsidiabele overheidsuitgaven in de boekhoudsystemen van de certificeringsautoriteit, zoals opgenomen in de rekeningen 82. Totale bedrag van de betalingen aan de begunstigde, op grond van artikel 42, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014, dat overeenkomt met het totale bedrag van de subsidiabele overheidsuitgaven in de boekhoudsystemen van de certificeringsautoriteit, zoals opgenomen in de rekeningen 83. Totale subsidiabele overheidsuitgaven van de concrete actie, ingetrokken tijdens het boekjaar, zoals opgenomen in de rekeningen 84. Totale overheidsuitgaven, zoals gedefinieerd in artikel 2, lid 12, van Verordening (EU) nr. 223/2014, die overeenkomen met de totale subsidiabele overheidsuitgaven, ingetrokken tijdens het boekjaar, zoals opgenomen in de rekeningen 85. Totale subsidiabele overheidsuitgaven van de concrete actie, ingevorderd en geïnd tijdens het boekjaar, zoals opgenomen in de rekeningen 86. Totale overheidsuitgaven die overeenkomen met de totale overheidsuitgaven van de concrete actie die zijn teruggevorderd tijdens het boekjaar, zoals opgenomen in de rekeningen 87. Totale subsidiabele overheidsuitgaven van de concrete actie die moeten worden teruggevorderd aan het einde van het boekjaar, zoals opgenomen in de rekeningen 88. Totale overheidsuitgaven van de concrete actie die overeenkomen met de totale subsidiabele overheidsuitgaven die moeten worden teruggevorderd aan het einde van het boekjaar, zoals opgenomen in de rekeningen 89. Totaal subsidiabel bedrag van de overheidsuitgaven van de concrete actie dat oninbaar is, zoals aan het einde van het boekjaar opgenomen in de rekeningen 90. Totale overheidsuitgaven van de concrete actie die overeenkomen met het totale subsidiabele bedrag van overheidsuitgaven dat oninbaar is aan het einde van het boekjaar, zoals opgenomen in de rekeningen (1) OP I zijn operationele programma's betreffende voedselhulp en/of materiële steun en OP II heeft betrekking op operationele programma's voor de sociale integratie van de meest behoeftigen. (2) Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (PB L 134 van 30.4.2004, blz. 114). (3) Richtlijn van het Europees Parlement en de Raad 2014/23/EU van 26 februari 2014 betreffende de gunning van concessieopdrachten (PB L 94 van 28.3.2014, blz. 1).