1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 1
Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en versch ĳnt buiten de verantwoordel ĳkheid van de instellingen
►B Verordening (EURATOM,EGKS,EG) Nr. 3418/93 VAN DE COMMISSIE
van 9 december 1993
houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Regle-
ment van 21 december 1977
(PB L 315 van 16.12.1993, blz. 1)
Gewĳzigd b ĳ:
Publicatieblad
nr. blz. datum
►M1Besluit 97/594/EGKS, EG, Euratom van de Commissie van 30 juli 1997 L 239 54 30.8.1997
NB: Deze geconsolideerde versie bevat referenties naar de Europese rekeneenheid en/of ecu. Vanaf 1 januari 1999 moeten beide
worden gelezen alsreferentie naar de euro — Verordening (EEG) nr. 3308/80 van de Raad (PB L 345 van 20.12.1980, blz.1) en Verordening (EG) nr. 1103/97 van de Raad (PB L 162 van 19.6.1997, blz. 1).
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 2
▼B
Verordening (EURATOM,EGKS,EG) Nr. 3418/93 VAN DE
COMMISSIE
van 9 december 1993
houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepa-
lingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voorKolen en Staal,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor
Atoomenergie,
Gelet op de Verordening van de Raad van 21 december 1977 houdende
Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting derEuropese Gemeenschappen (
1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening
(Euratom, EGKS, EEG) nr. 610/90 (2), inzonderheid op artikel 126,
Na raadpleging van het EuropeesParlement en de Raad,Gezien de adviezen van, respectievelijk, het Hof van Justitie, de Reken-
kamer en het Economisch en Sociaal Comité,
Overwegende dat in sommige bepalingen van de artikelen 11, 22, 23,
24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64,65, 66, 70, 75, 94, 97, 123 en 128 van het Financieel Reglementuitdrukkelijk is bepaald dat uitvoeringsvoorschriften dienen te wordenvastgesteld;
Overwegende dat Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS van de
Commissie (
3) een aantal aanpassingen behoeft, met name naar aanlei-
ding van de herziening van het Financieel Reglement;
Overwegende dat het dienstig is uitvoeringsvoorschriften vast te stellen
ten einde de behandeling van bepaalde bijdragen van derden aancommunautaire activiteiten duidelijker te regelen;
Overwegende dat het om redenen van duidelijkheid en rationaliteit
dienstig is de geldende uitvoeringsvoorschriften in één tekst samen tebrengen en om Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS in tetrekken;
Overwegende dat de vaststelling van deze uitvoeringsvoorschriften niet
belet dat te gelegener tijd nog andere uitvoeringsvoorschriften wordenvastgesteld waarin in het Financieel Reglement niet uitdrukkelijk isvoorzien maar waarvan naderhand de wenselijkheid mocht blijken,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
TITEL I
VOORWAARDEN VOOR DE TOEPASSING VAN DE ECU OP DE
ONTVANGSTEN EN DE UITGAVEN
(Artikel 11, lid 4, van het Financieel Reglement)
Artikel 1
De ecu en de nationale valuta’sworden in begins el omgerekend tegen
de in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen gepubli-
ceerde dagkoersvan de ecu. Overeenkoms tig het bepaalde in artikel 11,lid 4, van het Financieel Reglement worden de ecu en de nationalevaluta’sevenwel voor de in de artikelen 69 tot en met 72 van het
(1) PB nr. L 356 van 31. 12. 1977, blz. 1.
(2) PB nr. L 70 van 16. 3. 1990, blz. 1.
(3) PB nr. L 360 van 19. 12. 1986, blz. 1.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 3
▼B
Financieel Reglement bedoelde boekhouding omgerekend tegen de
maandelijkse koersen van de ecu die worden berekend op basis van dekoersen van de voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaat aan demaand waarvoor de koersen worden bepaald.
Artikel 2
Wanneer de voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen en
de vaststellingen van schuldvorderingen in een nationale valuta wordengesteld, geschiedt de omrekening in ecu volgens het bepaalde in artikel1.
De desbetreffende betalings- en invorderingsopdracht kunnen slechts in
dezelfde valuta worden gesteld.
Het in ecu uitgedrukte bedrag van het saldo van een betalingsverplich-
ting en van een vastgestelde schuldvordering die in een nationale valutaluiden, wordt bij elke maandelijkse afsluiting van de begrotingsboek-houding geherwaardeerd. De laatste herwaardering van het begrotings-jaar geschiedt, wat het saldo van de betalingsverplichtingen betreft,tegen de koers van december; het saldo van de vastgestelde schuldvor-deringen wordt met het oog op de opstelling van de balans tegen dekoersvan 31 december geherwaardeerd.
Wanneer een muntherschikking heeft plaatsgevonden, kunnen de saldi
ook in de loop van de maand worden herberekend.
Artikel 3
In afwijking van het bepaalde in artikel 1 wordt voor de maand „n” uit
hoofde waarvan de door het EOGFL-Garantie gefinancierde uitgavenovereenkomstig artikel 3, lid 5, van Verordening (EEG) nr. 2776/88 vande Commissie (
1) zijn aangemeld, gebruik gemaakt van de koersvan de
tiende dag van de maand „n+1” of van die van de eerste voorafgaandedag waarvoor een algemene notering beschikbaar is.
Deze koers wordt ook gebruikt voor de overeenkomstige voorschotten
alsbedoeld in de artikelen 4 en 5 van Verordening (EEG) nr. 2276/88.
De verschillen in nationale valuta tussen de voor de maand „n” ter
beschikking van de Lid-Staten gestelde financiële middelen en de voordezelfde maand geboekte uitgaven worden in ecu omgerekend tegen dekoersvan de tiende dag van de maand „n+2”.
Artikel 4
Voor de berekening van de bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog
te vereffenen betalingsverplichtingen en, wat de niet-gesplitste kredietenbetreft, voor de vaststelling van de over te dragen kredieten wordt vande koersen van de ecu van december gebruik gemaakt.
De betalingen ten laste van een begrotingsjaar die van 1 tot en met 15
januari van het volgende begrotingsjaar worden verricht, worden in debegrotingsboekhouding tegen de ecu-koers van december geboekt.
Artikel 5
De nog te vereffenen betalingsverplichtingen worden, wat de niet-
gesplitste kredieten betreft, ten belope van de overgedragen bedragen innationale valuta of in ecu betaalbaar gesteld; de betalingen wordentegen de koersvan de dag van betaling geboekt. Bij de berekening vanhet saldo van het begrotingsjaar wordt overeenkomstig artikel 15 vanVerordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89 van de Raad (
2) rekening
gehouden met, per begrotingspost, de eventuele overschrijding van hetbedrag van de overgedragen kredieten.
(1) PB nr. L 249 van 8. 9. 1988, blz. 9.
(2) PB nr. L 155 van 7. 6. 1989, blz. 1.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 4
▼B
Wat de gesplitste kredieten betreft, worden de bij de herberekeningenvastgestelde aanpassingen van de nog te betalen betalingsverplichtingenvan voorafgaande begrotingsjaren in de begrotingsboekhouding vastge-steld en in de tabel van betaalbaarstelling van betalingsverplichtingenvan voorafgaande begrotingsjaren in de jaarrekening opgenomen.
TITEL II
DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN
(Artikel 22 van het Financieel Reglement)
Artikel 6
In de besluiten waarbij overeenkomstig het bepaalde in artikel 22, lid 4,
van het Financieel Reglement bevoegdheden worden gedelegeerd,worden de functionarissen van de Instelling aangewezen die bevoegdzijn in plaatsvan de delegatiegever te ondertekenen.
In deze besluiten wordt verwezen naar de bepalingen van het in artikel
22, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde reglement van orde,waarin de voorwaarden zijn omschreven waaronder de delegatie vanbevoegdheden geschiedt.
Artikel 7
Van de in artikel 6 bedoelde besluiten, waarbij een specimen van de
handtekening van de functionarisaan wie de bevoegdheden zijn gedele-geerd, wordt gevoegd, wordt kennisgegeven aan:
— de delegatieverkrijger;
— de rekenplichtige van de Instelling, die geen enkele betaling mag
uitvoeren waartoe door niet-bevoegde functionarissen opdracht isgegeven;
— de financieel controleur van de Instelling, tot wiens taak het in het
bijzonder behoort de wettigheid en de regelmatigheid van deontvangsten en uitgaven te controleren;
— de ordonnateurs, uitsluitend voor zover het delegatie van bevoegd-
heden door de financieel controleur of de rekenplichtige respectieve-lijk s ubdelegatiesdoor de gedelegeerde ordonnateursbinnen degrenzen van de aan dezen gedelegeerde bevoegdheden betreft;
— de Rekenkamer.
Van een besluit tot beëindiging van een delegatie van bevoegdheden
wordt op dezelfde wijze kennisgegeven.
Artikel 8
Het delegatiebesluit vermeldt steeds de grenzen waarbinnen de delega-
tieverkrijgers voorstellen tot vaststelling van schuldvorderingen,inningsopdrachten, voorstellen tot het aangaan van betalingsverplich-tingen en betalingsopdrachten mogen opstellen, alsmede de nummersvan artikelen en posten waarop de delegatie van bevoegdheden betrek-king heeft, en, in voorkomend geval, de duur waarvoor de delegatie vanbevoegdheden geldt.
Artikel 9
Elke Instelling stelt overeenkomstig de bepalingen van het Financieel
Reglement van onderhavige verordening de maatregelen betreffende hetbeheer van de kredieten vast die haar voor de goede uitvoering van haarbegrotingsafdeling nodig lijken.
Elke Instelling stelt een document op waarin de daartoe vastgestelde
interne voorschriften worden samengebracht. Dit document bevat dehoofdregelsvoor de verdeling van de bevoegdheden van de ordonna-teursen de beheerdersmet betrekking tot de uitvoering van de bij deafdeling van de respectieve Instellingen behorende staat van uitgaven enstaat van ontvangsten.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 5
▼B
Het in de tweede alinea bedoelde document en elke andere interneinstructie van algemene aard op budgettair en boekhoudkundig gebiedworden aan alle bij het begrotingsbeheer betrokken diensten en aan deRekenkamer gezonden.
TITEL III
BEHEER MET BEHULP VAN GEÏNTEGREERDE INFORMATIESYS-
TEMEN
(Artikel 23 van het Financieel Reglement)
Artikel 10
1. Onder „geïntegreerde beheersystemen”, in de zin van artikel 23
van het Financieel Reglement wordt verstaan, computerprogramma’svoor beheer en boekhouding waarbij de ordonnateur, de financieelcontroleur en de rekenplichtige worden betrokken en die in onderlingeovereenstemming tussen deze diensten worden ingevoerd.
2. Voor het gebruik van de in lid 1 bedoelde systemen geldt dat:
a) het systeem controle van de beschikbaarheid van kredieten voor de
voorgestelde verrichting mogelijk moet maken en elke verrichtingwaarvoor geen krediet beschikbaar is, moet afwijzen;
b) het systeem zodanig moet zijn dat elke verrichting uitsluitend door
de bij de diensten van de ordonnateur, de financieel controleur en derekenplichtige gemachtigde ambtenaren wordt behandeld overeen-komstig de door elke Instelling op grond van artikel 9 getroffenregelingen;
c) het systeem de waarborg moet bieden dat de functies van ordonna-
teur, financieel controleur en rekenplichtige daadwerkelijkgescheiden zijn;
d) de Instelling erop dient toe te zien dat de gegevens en het gebruik
van het systeem door haar interne en externe procedures beveiligdzijn;
e) de Instelling erop dient toe te zien dat de fysieke veiligheid van het
systeem gewaarborgd is;
f) onverminderd het bepaalde in de artikelen 84, 87 en 89 van het
Financieel Reglement kan elke Instelling, indien de ordonnateur, definancieel controleur en de rekenplichtige het onderling eenszijn dathet systeem, wat de veiligheidseisen betreft, voldoende garantiesbiedt, besluiten de voorheen gebruikte papieren formulieren, metname die voor voorstellen voor het aangaan van betalingsverplich-tingen, voor de betalings- en de inningsopdrachten, door de gege-vensdrager voor computersystemen te vervangen.
TITEL IV
REGELING VOOR DE REKENPLICHTIGE,DE ONDERGESCHIKT
REKENPLICHTIGEN EN DE BEHEERDERS VAN GELDEN TER
GOEDE REKENING
(Artikelen 25 en 75 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Algemene bepalingen
Artikel 11
Elke Instelling stelt bij een met redenen omkleed besluit een rekenplich-
tige aan, die wordt belast met:
— enerzijds, de invordering van de schuldvorderingen, de inning van
de ontvangsten, de betaling van de uitgaven en het beheer van dekasmiddelen;
— anderzijds, het voeren van de boekhouding en de voorbereiding van
de financiële overzichten overeenkomstig de artikelen 69 tot en met72 en 78 tot en met 81 van het Financieel Reglement.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 6
▼B
Artikel 12
De Instelling kan op een met redenen omkleed advies van de reken-
plichtige één of meer ondergeschikt rekenplichtigen aanstellen. Dezenstaan onder het gezag van de rekenplichtige, die hun verantwoordelijk-heden afbakent.
Artikel 13
De rekenplichtige wordt door elke Instelling gekozen uit ambtenaren
van de categorieën A of B die onderdaan van een der Lid-Staten zijn.
De ondergeschikt rekenplichtigen worden door elke Instelling gekozen
uit ambtenaren van de categorieën A, B, en bij uitzondering C, dieonderdaan van een der Lid-Staten zijn.
De beheerdersvan gelden ter goede rekening, die krachtensartikel 83
worden aangewezen, worden gekozen uit ambtenaren van de catego-rieën A, B of C, dan wel zo nodig uit „andere personeelsleden” van eenmet deze categorieën overeenkomend niveau.
Artikel 14
De rekenplichtige en de ondergeschikt rekenplichtigen worden door de
Instelling gekozen op grond van hun specifieke bekwaamheid, die doordiploma’swordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroeps ervaringblijkt.
Artikel 15
De functiesvan rekenplichtige en onderges chikt rekenplichtige zijn
onverenigbaar met die van ordonnateur, beheerder van gelden ter goederekening en financieel controleur.
De functiesvan beheerder van gelden ter goede rekening zijn onveren-
igbaar met die van financieel controleur.
Artikel 16
De rekenplichtige oefent zijn specifieke verantwoordelijkheden uit over-
eenkomstig de bepalingen van het Financieel Reglement.
De rekenplichtige garandeert met name de objectiviteit bij het voeren
van de rekeningen en bij de indiening van de financiële overzichten alsbedoeld in de artikelen 69 tot en met 72 en 78 tot en met 81 van hetFinancieel Reglement.
De Instelling voorziet de rekenplichtige van de voor de goede uitoefe-
ning van zijn functie noodzakelijke middelen in personeel en uitrusting.
Alvorensde uitgaven uit te voeren, vergewis t de rekenplichtige zich
ervan dat de vormvoorschriften van het Financieel Reglement en van deonderhavige verordening in acht zijn genomen, de bevrijdende kwijtinggeldig isen er geen materiële fouten zijn gemaakt.
Hij schorst de uitvoering van de betalingen, met vermelding van alle
redenen daarvoor, telkenswanneer uit de verrichte controlesisgeblekendat een van de bepalingen in de eerste tot en met derde alinea niet inacht isgenomen.
Indien betalingen zijn verricht zonder dat het bepaalde in artikel 51,
derde alinea, van het Financieel Reglement in acht isgenomen, zijn derekenplichtigen, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerders vangelden ter goede rekening tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueelgeldelijk aansprakelijk onder de voorwaarden van de artikelen 22 en 86tot en met 89 van het Statuut van de ambtenaren van de EuropeseGemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de anderepersoneelsleden, hierna „Statuut” genoemd.
Artikel 17
De rekenplichtige wordt bij de opstelling van het voorontwerp van
begroting geraadpleegd over elk eventueel probleem voor de indieningvan de begrotingsinrichting rijzend probleem dat een weerslag kan
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 7
▼B
hebben op de voorwaarden waaronder de begroting boekhoudkundig
wordt uitgevoerd.
Afdeling II
Uitoefening van de functie met betrekking tot de boekhouding en de
voorbereiding van de financiële overzichten
Artikel 18
1. De rekenplichtige stelt overeenkomstig het bepaalde in artikel 25,
vierde alinea, van het Financieel Reglement de periodieke overzichten,de jaarrekening en de financiële balansop van de Ins telling waaronderhij ressorteert. Te dien einde draagt hij zorg voor de boeking van alleverrichtingen van het begrotingsjaar en sluit hij het begrotingsjaar af.
2. De financiële overzichten worden krachtensde artikelen 79 en 81
van het Financieel Reglement aan de financieel controleur voorgelegden vervolgens door de Instelling definitief vastgesteld.
3. Bij de beëindiging van de functie van rekenplichtige wordt een
tussentijdse stand van de boekhouding opgemaakt per datum van heteinde van de maand van de functiebeëindiging.
Deze stand wordt door de scheidende en door de nieuwe rekenplichtige
voor aanvaarding ondertekend.
Artikel 19
De andere Instellingen doen de Commissie uiterlijk op 1 maart de door
hen opgestelde jaarrekening en financiële balans toekomen, alsook alledocumenten of informatie die voor de consolidatie van de rekeningendienstig zijn.
Artikel 20
De rekenplichtige van de Commissie centraliseert alle gegevens die hij
nodig heeft en bereidt de geconsolideerde jaarrekening en de geconsoli-deerde financiële balans van de Europese Gemeenschappen voor, zodatde Commissie deze uiterlijk op 1 mei kan vaststellen en aan het Euro-peesParlement, aan de Raad en aan de Rekenkamer kan doentoekomen.
Artikel 21
Nadat de rekenplichtige van de Commissie de rekenplichtigen van de
overige Instellingen heeft geraadpleegd, wordt door de Commissie
— de voor alle Instellingen gemeenschappelijke boekhoudkundige
methoden vastgesteld;
— de structuur van het rekeningstelsel van de Instellingen vastgesteld
en bijgewerkt;
— de inrichting van de financiële balansen geharmoniseerd.
Zij omkleedt elke wijziging van de boekhoudkundige methode met
redenen in de bij de financiële balansgevoegde toelichtingen en lichtdeze daarin toe.
Afdeling III
Uitoefening van de functie met betrekking tot het beheer van de
kasmiddelen
Artikel 22
In toepassing van artikel 25, eerste alinea, van het Financieel Reglement
wordt de rekenplichtige, die voor de inning van de ontvangsten en voorde betaling van de uitgaven verantwoordelijk is, met het beheer van dedesbetreffende kasmiddelen belast.
De Instelling opent de nodige rekeningen bij financiële instellingen, of
laat deze openen, na volgensde begins elen van goed financieel beheerover de werkingsvoorwaarden ervan te hebben onderhandeld. De voor-
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 8
▼B
waarden voor de werking van de rekeningen worden op gezette tijden
aan een nieuw onderzoek onderworpen en zo nodig wordt daaroveropnieuw onderhandeld; de financieel controleur houdt op deze voor-waarden toezicht.
De rekenplichtige van de Commissie wordt ermee belast om, nadat hij
de rekenplichtigen van de overige Instellingen heeft geraadpleegd, devoorwaarden voor de werking van de door de onderscheiden Instel-lingen geopende rekeningen op elkaar af te stemmen.
Artikel 23
De rekenplichtige wordt ermee belast de liquide middelen van de Instel-
ling waaronder hij resorteert, te beheren, overdrachten tussen bij finan-ciële instellingen geopende rekeningen te gelasten en deviezenomreke-ningen te verrichten, waarbij hij op zodanige wijze dient te handelen datgeen dezer rekeningen een debetsaldo vertoont.
Overschrijvingen tussen bij financiële instellingen geopende rekeningen
dienen binnen de limiet van de beschikbare middelen te geschieden.
Artikel 24
De rekenplichtige van de Commissie verdeelt de bij de Schatkist en bij
de centrale banken van de Lid-Staten beschikbare middelen over dezelaatste overeenkomstig artikel 12 van Verordening (EEG, Euratom) nr.1552/89.
Artikel 25
De rekenplichtige toetst regelmatig de bij de financiële instellingen
geopende rekeningen aan de boekhouding en controleert of de overeen-gekomen werkingsvoorwaarden correct worden toegepast.
Artikel 26
De rekenplichtige verschaft middelen aan de beheerders van gelden ter
goede rekening en oefent daarop financieel toezicht uit.
Artikel 27
De rekenplichtige van de Commissie stelt overeenkomstig artikel 1 de
koersvan de ecu vas t ten opzichte van elk van de valuta’swaarvan deInstellingen zich bij de uitvoering van de begroting moeten bedienen.
Afdeling IV
Verzekering
Artikel 28
De rekenplichtige, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerders
van gelden ter goede rekening verzekeren zich via de Instelling tegen deaan hun taak verbonden financiële risico’s.
Artikel 29
De premies van de verzekering worden door de Instelling rechtstreeks
aan de verzekeraar betaald.
Artikel 30
Onverminderd
— het bepaalde in de artikelen 86 tot en met 89 van het Statuut,
— het bepaalde in artikel 75 van het Financieel Reglement, en— haar rechten van verhaal jegensderden,
neemt de Instelling in toepassing van artikel 215, tweede alinea, van het
EEG-Verdrag de niet door de verzekeraarsgedekte ris ico’sen tekortente haren laste, voor zover het creditbedrag op de ten name van de
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 9
▼B
verantwoordelijke ambtenaar geopende waarborgrekening niet toerei-
kend isom het tekort te dekken.
Afdeling V
Bijzondere vergoeding en waarborgrekening
Artikel 31
De in artikel 75, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde bijzon-
dere vergoeding bedraagt maandelijks:
—►M1131◄ecu voor de rekenplichtige,
—►M187◄ecu voor de ondergeschikt rekenplichtigen,
—►M144◄ecu voor de beheerdersvan gelden ter goede rekening
die gedurende dertig opeenvolgende dagen of langer een bedrag vanten minste ►
M13 600◄ecu beheren.
De vergoeding luidt in ecu en het betrokken bedrag wordt in ecu op de
in artikel 32 van onderhavige verordening bedoelde waarborgrekeninggestort.
Artikel 32
In de algemene boekhouding van de Instelling wordt ten name van elke
betrokken functionariseen waarborgrekening geopend. Deze rekeningkan op verzoek van elke belanghebbende Instelling bij de algemeneboekhouding van de Commissie worden gecentraliseerd. De rekeningwordt periodiek gecrediteerd voor het bedrag van de in artikel 31bedoelde maandelijkse vergoeding en voor een jaarlijkse rente terhoogte van het jaarlijkse gemiddelde van de maandelijkse rentepercen-tagesdie het EuropeesFond voor Monetaire Samenwerking op zijnecu-operatiestoepas t (
1).
De rekening wordt gedebiteerd voor het bedrag van het tekort waarvoor
de betrokkene door de Instelling die hem heeft aangesteld, aansprakelijkwordt gesteld voor zover dit tekort niet door uitkeringen van de verze-keringsmaatschappijen is gedekt.
Artikel 33
1. Het creditsaldo van de waarborgrekening wordt aan de betrokkene
of aan zijn rechthebbenden uitgekeerd nadat zijn functie alsrekenplich-tige, respectievelijk ondergeschikt rekenplichtige werd beëindigd, nabesluit van de in artikel 22 van het Financieel Reglement vermeldeautoriteiten en na de in artikel 77 van het Financieel Reglementbedoelde kwijting, dit op gunstig advies van de rekenplichtige, behalveindien het deze zelf betreft, alsook op dat van de financieel controleur.
2. Wat de beheerdersvan gelden ter goede rekening betreft, wordt
het creditsaldo van de waarborgrekening aan de betrokkenen of hunrechthebbenden uitgekeerd nadat hun functie werd beëindigd, metinstemming en na controle van de rekenplichtige en de betrokkenordonnateur en nadat de financieel controleur gunstig advies heeft uitge-bracht.
3. De in de leden 1 en 2 bedoelde uitkeringen geschieden uitsluitend
op schriftelijke instructie van het hoofd van het directoraat-generaal ofvan de administratieve eenheid waaronder de rekenplichtige ressorteert.
(1) Maandelijksbekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen , reeksC.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 10
▼B
TITEL V
REGELING VOOR DE FINANCIEEL CONTROLEUR EN DE ONDER-
GESCHIKT FINANCIEEL CONTROLEURS
(Artikel 24 van het Financieel Reglement)
Artikel 34
Elke Instelling stelt bij met reden omkleed besluit een financieel contro-
leur aan, die wordt belast met de controle op het aangaan van betalings-verplichtingen en het verstrekken van betalingsopdrachten met betrek-king tot alle uitgaven, alsmede met de controle op alle ontvangstenwelke in de begroting van de Gemeenschappen dienen te worden aange-wezen en waarvoor de Instelling als ordonnateur optreedt.
Artikel 35
De Instelling kan een of meer ondergeschikt financieel controleurs
aanstellen. Zij staan onder het gezag van de financieel controleur, die debevoegdheden bepaalt die hij hun delegeert. Zij zijn in het kader vandeze delegatie van bevoegdheden voor de door hen gegeven visa verant-woordelijk.
Artikel 36
De financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs
worden door de Instelling op grond van hun bijzondere deskundigheiduit de onderdanen van de Lid-Staten gekozen.
Artikel 37
De Instelling stelt de financieel controleur de voor het goed vervullen
van diens controlefunctie benodigde middelen in personeel en in uitrus-ting ter beschikking.
Artikel 38
De besluiten betreffende de delegatie en de subdelegatie van bevoegd-
heden door de financieel controleur of de ondergeschikt financieelcontroleursdienen aan het bepaalde in de artikelen 6, 7 en 8 te beant-woorden.
Artikel 39
In de uitoefening van zijn controletaak isde financieel controleur geheel
onafhankelijk en slechts aan de Instelling verantwoording verschuldigd.Hij mag wat de uitoefening van de taken betreft die hem wegenszijnaanstelling op grond van de bepalingen van het Financieel Reglementzijn opgedragen, geen enkele instructie ontvangen, noch mogen hem indezen beperkingen worden opgelegd.
Deze bepalingen zijn eveneens van toepassing op de ondergeschikt
financieel controleurs, binnen de grenzen van de van hun hiërarchischmeerdere, de financieel controleur, ontvangen bevoegdheden.
Artikel 40
De financieel controleur mag steeds en over elk onderwerp dat finan-
ciële implicaties heeft, aan de Instelling verslag uitbrengen, vooral watde toepassing van de bepalingen van artikel 2 van het Financieel Regle-ment betreft.
De Instelling zendt deze verslagen, desgevraagd, aan het Europees
Parlement en aan de Rekenkamer, tenzij zij de verslagen vertrouwelijkacht.
Artikel 41
De financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs
hebben toegang tot alle bewijsstukken en alle overige bescheiden die de
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 11
▼B
te controleren ontvangsten en uitgaven betreffen. Zij mogen controles
ter plaatse verrichten.
Artikel 42
De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en, eventueel, de geldelijke
aansprakelijkheid, in de zin van artikel 74 van het Financieel Regle-ment, van de financieel controleur en de ondergeschikt financieelcontroleurskunnen s lechtsonder de volgende voorwaarden in detweede tot en met vijfde alinea door de Instelling zelf worden inge-roepen.
De Instelling neemt een met redenen omkleed besluit tot opening van
een onderzoek. Dit besluit wordt aan de betrokkene en, indien het eenondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel controleurbetekend. De Instelling kan een of meer ambtenaren van dezelfde rangalsof van een hogere rang dan de betrokken functionaris , die niet defunctie van financieel controleur, ordonnateur of rekenplichtigevervullen, onder haar rechtstreekse verantwoordelijkheid met het onder-zoek belasten. Tijdens het onderzoek moeten de betrokkene en, indienhet een ondergeschikt financieel controleur betreft, de financieel contro-leur worden gehoord.
Het verslag van het onderzoek wordt aan de betrokkene en, indien het
een ondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel contro-leur medegedeeld. De betrokkene wordt vervolgensdoor de Ins tellingover dit verslag gehoord.
Aan de hand van het verslag en na het horen van de betrokkene neemt
de Instelling ten opzichte van de betrokkene hetzij een met redenenomkleed besluit dat hem kwijting verleent, hetzij een met redenenomkleed besluit overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 22 en 86tot en met 89 van het Statuut. Van besluiten waarbij tuchtmaatregelenen/of geldelijke sancties worden opgelegd, wordt de betrokkene kennisgegeven en zij worden ter informatie aan de andere Instellingen, aan deRekenkamer en, alshet om een onderges chikt financieel controleurbetreft, aan de financieel controleur medegedeeld.
Betrokkene kan volgensde bepalingen van het Statuut bij het Hof van
Justitie tegen deze besluiten in beroep gaan.
Artikel 43
Onverminderd de rechtsmiddelen waarin het Statuut voorziet, kunnen de
financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs tegenelk besluit dat de uitoefening van hun controlefunctie betreft, bij hetHof van Justitie beroep instellen. Beroep wordt ingesteld binnen eentermijn van drie maanden te rekenen vanaf de dag van kennisgeving vanhet betrokken besluit.
Het bepaalde in de eerste alinea is van toepassing op het beroep dat de
Instelling tegen haar financieel controleur, respectievelijk ondergeschiktfinancieel controleursins telt.
Het beroep wordt onder de in artikel 91, lid 5, van het Statuut
genoemde voorwaarden onderzocht en beoordeeld.
TITEL VI
INNING VAN SCHULDVORDERINGEN
(Artikelen 28 en 29 van het Financieel Reglement)
Artikel 44
De bevoegde ordonnateur stelt overeenkomstig het bepaalde in artikel
28, lid 1, van het Financieel Reglement voor elke maatregel waardooreen schuldvordering van de Gemeenschappen ontstaat of wordt gewij-zigd, een voorlopige schuldvordering op. Wanneer de handeling of hetbesluit waardoor een toekomstige schuldvordering ontstaat, het nog nietmogelijk maakt het bedrag of de vervaldag van de schuldvordering tebepalen, wordt desalniettemin een voorlopige schuldvordering opge-
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 12
▼B
steld; daarin worden, voor zover mogelijk, een raming van het bedrag
en de vermoedelijke vervaldag vermeld.
De voorlopige schuldvordering wordt voor visum aan de financieel
controleur en voor pro memorie-boeking aan de rekenplichtige toege-zonden.
Artikel 45
1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 2, van het Finan-
cieel Reglement wordt voor elke vastgestelde schuldvordering door debevoegde ordonnateur onverwijld een inningsopdracht opgesteld.
Deze opdracht wordt voor visum aan de financieel controleur en voor
boeking aan de rekenplichtige toegezonden. In de opdracht wordt metname de vervaldag vermeld.
2. De rekenplichtige gaat tot inning over door de debiteur te
verzoeken het verschuldigde bedrag op de gestelde datum te betalen.
3. Bij de inning wordt door de rekenplichtige een ontvangstbewijs
opgesteld, dat in de rekeningen wordt geboekt. De rekenplichtige zorgtervoor dat de ordonnateur en de financieel controleur van de inning inkennisworden ges teld.
4. Indien een schuldvordering op de voor de betaling gestelde
vervaldag niet isgeïnd, doet de rekenplichtige onverwijld al het nodigeom de inning te bewerkstelligen, in voorkomend geval met aanwendingvan passende rechtsmiddelen.
5. Een schuldvordering die in opeenvolgende gedeelten, hetzij in één
begrotingsjaar, hetzij in verscheidene begrotingsjaren zal worden geïnd,wordt, zodra zij door middel van een inningsopdracht is vastgesteld,voor haar volle beloop in de rekeningen geboekt.
Artikel 46
De voorlopige vaststellingen in de zin van artikel 28 van het Financieel
Reglement zijn strikt tot de lopende ontvangsten beperkt.
De door dergelijke voorlopige vaststellingen gedekte afzonderlijke
inningen behoeven derhalve niet elk afzonderlijk aan de financieelcontroleur voor visum te worden voorgelegd.
Vóór de afsluiting van het begrotingsjaar legt de ordonnateur de wijzi-
gingen van de voorlopige vaststellingen waarmee ervoor wordt gezorgddat die vaststellingen gelijk zijn aan de werkelijk vastgestelde schuld-vorderingen aan de financieel controleur voor ter verkrijging van diensvisum.
Artikel 47
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 45, lid 3, wordt van elke inning
zo spoedig mogelijk aan de ordonnateur en aan de financieel controleurkennisgegeven. Wanneer de inning niet uit een volgensartikel 45opgestelde inningsopdracht voortvloeit, wordt het betrokken bedragonverwijld op een tussenrekening in de algemene boekhouding gecredi-teerd en wordt de bevoegde ordonnateur verzocht de procedure totvaststelling van de schuldvordering in te leiden en met het oog op deaanwijzing op de begroting de ontbrekende inningsopdracht teverstrekken. Indien blijkt dat die tussenrekening voor een ten onrechteontvangen bedrag isgecrediteerd, wordt dit bedrag zo s poedig mogelijkterugbetaald.
Artikel 48
De ramingen en de inningsopdrachten worden afzonderlijk geboekt en
in chronologische volgende genummerd, zodat voor alle schuldvorde-ringen van de Instellingen in het bijzonder kan worden geconstateerd:
— welke maatregelen waardoor een schuldvordering kan ontstaan, zijn
getroffen;
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 13
▼B
— wat de bedragen van de te innen schuldvorderingen zijn;
— welke vervaldagen deze schuldvorderingen hebben;— welke schuldvorderingen zijn geïnd,— welke schuldvorderingen nog moeten worden geïnd en welke
stappen voor de inning ervan zijn gedaan.
Artikel 49
De boekhouding wordt zodanig ingericht dat de financieel controleur
steeds de juistheid van de boeking van de schuldvorderingenramingenen van de inningsopdrachten kan nagaan en zich van de hem bij artikel29, lid 3, van het Financieel Reglement opgelegde taken kan kwijten.
Artikel 50
Krachtensartikel 29, lid 2, van het Financieel Reglement wordt in elk
voorstel van de ordonnateur om van inning van een vastgestelde schuld-vordering af te zien, met name de schuldenaar, de aard, het geraamdebedrag en de begrotingsaanwijzing van de ontvangst, de voor de inninggedane stappen en de redenen van de voorgestelde annulering vermeld.
Indien het hoogste gezag van de Instelling over de weigering van het
visum door de financieel controleur is heengestapt, wordt dit besluit aande ordonnateur gezonden, die het voorstel tot annulering samen metgenoemd besluit aan de financieel controleur terugzendt. Het voorsteltot annulering wordt samen met het besluit om over de visumweigeringheen te stappen overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 2, eerstealinea, van het Financieel Reglement geboekt.
TITEL VII
AANGAAN VAN BETALINGSVERPLICHTINGEN
(Artikel 36 van het Financieel Reglement)
Artikel 51
Alvorenseen maatregel te nemen waardoor een uitgave kan onts taan,
doet de bevoegde ordonnateur de financieel controleur een voorsteltoekomen tot het aangaan van een betalingsverplichting. De ordonnateurmoet zich vooraf ervan vergewissen of de maatregel met de beginselenvan goed financieel beheer strookt, met name zuinigheid en kosteneffec-tiviteit, alsbedoeld in artikel 2 van het Financieel Reglement. Inbeginsel wordt het voorstel opgesteld volgens een door de ordonnateur,de rekenplichtige en de financieel controleur in onderlinge overeenstem-ming vast te stellen formulier. Het voorstel bevat de in artikel 37 vanhet Financieel Reglement genoemde gegevens.
Artikel 52
Ontwerp-besluiten van algemene aard van de Instelling welke een beta-
lingsverplichting jegens derden inhouden gelden, zonder dat een nieuwbesluit wordt gevergd, als maatregelen waardoor uitgaven kunnenontstaan.
Artikel 53
Indien voor een bepaalde uitgave een beginselbesluit van de Instelling
nodig isvooraleer de betalings verplichting kan worden aangegaan,wordt het ontwerp van het beginselbesluit met een voorstel tot hetaangaan van de desbetreffende betalingsverplichting aan de financieelcontroleur voorgelegd ter verkrijging van diensvoorafgaand vis um.
Zodra de Instelling het ontwerp-besluit heeft goedgekeurd, wordt het
voorstel tot het aangaan van de desbetreffende betalingsverplichtingvoor voorafgaand visum aan de financieel controleur gezonden.
Indien de Instelling het ontwerp-besluit niet goedkeurt of het voorge-
stelde uitgavenbedrag verlaagt, wordt het voorstel tot het aangaan vande betalingsverplichting geannuleerd en, in voorkomend geval, door eenpassend voorstel tot het aangaan van de betalingsverplichting
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 14
▼B
vervangen, dat aan de financieel controleur wordt voorgelegd ter
verkrijging van diensvoorafgaand vis um.
Artikel 54
Voorlopige betalingsverplichtingen in de zin van artikel 36, lid 1, van
het Financieel Reglement worden strikt tot de lopende uitgaven beperkt.De door dergelijke voorlopige betalingsverplichtingen gedekte afzon-derlijke betalingsverplichtingen behoeven niet elk aan de financieelcontroleur ter visering te worden voorgelegd.
In geval van voorlopige betalingsverplichtingen verifieert de ordonna-
teur onder eigen verantwoordelijkheid of de afzonderlijke betalingsver-plichtingen de voorlopige betalingsverplichting waardoor zij wordengedekt, niet overschrijden.
Deze voorlopige betalingsverplichtingen mogen slechts tot kredietover-
drachten van rechtswege onder de in artikel 7 van het Financieel Regle-ment genoemde voorwaarden leiden in de mate waarin zij aan het eindevan het begrotingsjaar overeenkomen met vóór de in het FinancieelReglement vastgestelde uiterste data daadwerkelijk aangegane finan-ciële verplichtingen.
Als lopende uitgaven worden beschouwd de in hetzelfde begrotingsjaar
gedane terugkerende huishoudelijke uitgaven, zoals:
— personeelsuitgaven (bezoldigingen en diverse vergoedingen, aanwer-
vingskosten, enz.),
— kosten van dienstreizen,— representatiekosten,— kosten van vergaderingen,— free-lance tolken,— uitwisseling van ambtenaren,— huur van gebouwen,— diverse verzekeringen,— schoonmaak en onderhoud,— huur van materieel,— telecommunicatiekosten,— water, gas, elektriciteit,— periodieke publikaties(maandelijks e bulletinsen dergelijke),— abonnementen.
Artikel 55
Indien de uitgave voor sommige maatregelen waardoor uitgaven kunnen
ontstaan, op het tijdstip waarop het voorstel tot het aangaan van beta-lingsverplichtingen aan de financieel controleur wordt voorgelegd enaan de rekenplichtige medegedeeld, nog niet nauwkeurig kan wordenberekend, raamt de ordonnateur de verwachte uitgaven en deze geeft inzijn voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting de elementenaan waarop zijn raming berust.
Artikel 56
Elk voorstel tot het aangaan van betalingsverplichtingen wordt op een
zodanig tijdstip bij de financieel controleur ingediend dat deze overvoldoende tijd beschikt om zijn standpunt te bepalen en de eventueleopmerkingen te formuleren die hij dienstig acht, waarmee dan rekeningkan worden gehouden.
Artikel 57
De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen dienen,
onverminderd de tenuitvoerlegging van het bepaalde in artikel 23 vanhet Financieel Reglement, vergezeld te gaan van alle bewijsstukken en,in voorkomend geval, alle andere bescheiden en inlichtingen die definancieel controleur nodig heeft om de in artikel 38, lid 1, van hetFinancieel Reglement voorgeschreven vaststellingen te kunnen doen.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 15
▼B
TITEL VIII
REGISTRATIE VAN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN VAN
BETALINGSVERPLICHTINGEN NA VISUM VAN DE FINANCIEEL
CONTROLEUR
(Artikel 37 van het Financieel Reglement)
Artikel 58
De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen worden door
de boekhouding van de Instelling geregistreerd. Deze registratie moethet mogelijk maken op ieder ogenblik voor het begrotingsjaar perbegrotingspost het volgende vast te stellen:
1. de beschikbare kredieten;2. de aangegane betalingsverplichtingen;3. de ter zake verrichte betalingen;4. het saldo van de nog te betalen betalingsverplichtingen.
De registratie maakt het ook mogelijk op ieder ogenblik het volgende
vast te stellen:
1. het bedrag van de oorspronkelijke betalingsverplichting, eventueel
verhoogd met aanvullende betalingsverplichtingen;
2. de desbetreffende, uit hoofde van voorafgaande begrotingsjaren
verrichte betalingen;
3. het bedrag van de aan het begin van het begrotingsjaar nog te betalen
betalingsverplichtingen;
4. de betalingen van het begrotingsjaar;5. het nog te betalen saldo.
Voortswordt, overeenkoms tig artikel 99 van het Financieel Reglement,
het bedrag van de samenvattende voorlopige betalingsverplichtingengeregistreerd.
Artikel 59
De boekhouding wordt zodanig ingericht dat de financieel controleur de
juistheid van de registratie van de betalingsverplichtingen en van debetalingen kan nagaan.
TITEL IX
VISERING VAN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN VAN BETA-
LINGSVERPLICHTINGEN
(Artikel 38 van het Financieel Reglement)
Artikel 60
Onverminderd het bepaalde in de artikelen 10 en 61, bestaat het visum
op het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting uit dehandtekening van de financieel controleur, van een ondergeschikt finan-cieel controleur of een functionarisdie de in artikel 38 bedoelde dele-gatie van bevoegdheden heeft verkregen, met stempelafdruk en datum-vermelding.
Artikel 61
In dringende gevallen kan het visum worden verstrekt door middel van
een nota, telexbericht of enig ander middel waaruit ondubbelzinnigblijkt dat het betrokken voorstel tot het aangaan van een betalingsver-plichting isgevis eerd.
Artikel 62
Indien het hoogste gezag van de Instelling op grond van artikel 39 van
het Financieel Reglement over een visumweigering van de financieelcontroleur heenstapt, wordt het besluit aan de ordonnateur gezonden,die het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting samenmet het besluit aan de financieel controleur terugzendt. Het voorstel tot
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 16
▼B
het aangaan van een betalingsverplichting wordt, samen met het besluit
om over de visumweigering heen te stappen, overeenkomstig hetbepaalde in artikel 37 van het Financieel Reglement geregistreerd.
Artikel 63
De artikelen 60, 61 en 62 zijn van toepassing op de voorstellen voor
samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen als bedoeld in artikel99 van het Financieel Reglement.
Artikel 64
Indien de financieel controleur de in artikel 28, lid 2, de artikelen 37, 41
en 45 van het Financieel Reglement bedoelde en in de artikelen 65 toten met 73 van de onderhavige verordening nader omschreven bewijs-stukken onvoldoende of onvolledig acht, stelt hij zijn visering uit enzendt hij het voorstel aan de ordonnateur terug, waarbij de aard van degevraagde bewijsstukken nader wordt aangegeven.
TITEL X
BEWIJSSTUKKEN
(Artikel 28, lid 2, en de artikelen 37, 41 en 45 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Inning van schuldvorderingen
Artikel 65
Als bewijsstukken ter staving van inningsopdrachten worden
beschouwd het besluit of de handeling die de schuldvordering doetontstaan, vergezeld van alle documenten waarmee de aard van deschuldvordering, de berekening van het bedrag, de vervaldag en deidentiteit van de schuldenaar kunnen worden geverifieerd, zoals,
a) wat de eigen middelen betreft (
1):
— voor de douanerechten, landbouwheffingen en bijdragen suiker:
de overzichten van de boekhouding van de Lid-Staten overeen-komstig de toepassingsverordeningen (
2),
— voor de BTW- en de BNP-middelen: de begroting van het begro-
tingsjaar (begrotingsjaar n) die het bedrag daarvan vaststelt, envoor de respectieve saldi (begrotingsjaar n+1 en volgende) deverschillende overzichten, samenvattende documenten en reke-ninguittreksels die in de toepassingsverordeningen (
2) zijn voor-
zien;
b) wat de diverse andere ontvangsten betreft: het basisbesluit, het
besluit, het contract of akkoord waaruit de schuldvordering voort-vloeit, alsmede de stukken waarin alle berekeningselementen zijnvermeld.
Afdeling II
Aangaan van betalingsverplichtingen
Artikel 66
Met betrekking tot de voorstellen voor het aangaan van betalingsver-
plichtingen wordt als bewijsstuk beschouwd: de ontwerp-besluiten dievoor de Instelling verbintenissen inhouden, zoals,
(1) Besluit 88/376/EEG, Euratom van de Raad (PB nr. L 185 van 15. 7.
1988, blz. 24).
(2) — Verordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89.
— Verordening (EEG, Euratom) nr. 1553/89 van de Raad (PB nr. L
155 van 7. 6. 1989, blz. 9).
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 17
▼B
a) bij uitvoering van uitgaven langscontractuele weg:
het ontwerp van overeenkomst of contract, de bestelbon of soortge-
lijke stukken, voor aanbestedingen eventueel vergezeld van debinnengekomen offertes, de rechtvaardiging van een onderhandseovereenkomst en, indien nodig, het advies van de RaadgevendeCommissie voor aankopen en overeenkomsten, hierna „CCAM”(Commission des achats et des marchés) genoemd;
b) bij autonome toekenning van steun:
— voor financiële bijstand uit de verschillende fondsen of langs de
weg van gelijkaardige regelingen: de in voorkomend geval in dedesbetreffende basisverordeningen voorgeschreven bescheiden,alsmede de ontwerpen van steuntoekenningsbesluiten;
— voor subsidies in het algemeen:
— het verzoek van de begunstigde, in voorkomend geval verge-
zeld van een uitvoeringsverslag over de eerder toegekendesubsidies,
— de rechtvaardiging van het toegekende bedrag,— het ontwerp van de overeenkomstbrief of van andere soortge-
lijke bescheiden,
— de kostenraming voor de actie waarvoor een subsidie wordt
gevraagd of enig daarvoor in de plaatskomend document.
Afdeling III
Betaalbaarstelling en betaling van betalingsverplichtingen
Artikel 67
Ten aanzien van leverantiesin het algemeen wordt in het bijzonder de
door de leverancier opgestelde factuur, in voorkomend geval vergezeldvan een exemplaar van het stuk waaruit de verplichting van de Gemeen-schap voortvloeit (bijvoorbeeld bestelbon of contract), als bewijsstukbeschouwd.
In het door de leverancier opgestelde stuk worden in ieder geval
vermeld:
— de aard en de hoeveelheid van de leveringen en eventueel de aard
van de in verband daarmee verrichte diensten;
— de prijsper eenheid en de totale prijs ;— de vrijstelling van belastingen en heffingen; in voorkomend geval
het bedrag van de op de levering betrekking hebbende en in de prijsbegrepen belastingen, heffingen en douanerechten.
In dit stuk of in een als bijlage daarbij gevoegd stuk moeten de door de
ordonnateur of de door hem gemachtigde functionarisaangebrachtevermeldingen voorkomen tot vaststelling van:
— de goede ontvangst van het afgeleverde, met de datum en plaats
ervan;
— de boeking in de inventarislijst, telkens wanneer de opneming van
het afgeleverde op de inventarislijst wordt geëist;
— de verificatie van alle elementen van de factuur;— het adviesvan de CCAM, indien dat wordt geëis t.
Artikel 68
Ten aanzien van dienstverrichtingen wordt in het bijzonder de door de
dienstverrichter opgestelde factuur (of rekening), in voorkomend gevalvergezeld van het contract, als bewijsstuk beschouwd.
Op deze factuur (of rekening) worden vermeld:
— de aard van de verrichting, eventueel de prijsper eenheid, de totale
prijs, de aantekening betreffende de vrijstelling van belastingen enheffingen of, voor zover mogelijk, het bedrag van de op de verrich-ting betrekking hebbende en in de prijsbegrepen belas tingen enheffingen;
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 18
▼B
— de door de ordonnateur of de door hem gemachtigde functionaris
getekende verklaring „betaalbaar”, waardoor de goede uitvoeringvan de dienst en de verificatie van alle elementen van de factuur (ofrekening) worden bevestigd.
Artikel 69
1. Ten aanzien van studie- en onderzoekcontracten wordt als bewijs-
stuk beschouwd:
a) een bij de eerste betalingsopdracht te voegen exemplaar van het
contract en van de eventuele bijkomende overeenkomsten;
b) elk stuk dat volgens de financiële bepalingen van de contracten een
rechtvaardiging van de betrokken betalingen vormt (verzoek van decontractant, facturen, in geval van associatiecontracten door debeheerscomités opgestelde overzichten en ieder ander stuk waardoorde uitgaven worden gerechtvaardigd). Bij de laatste betaling dienteen stuk te worden overgelegd dat de door de ordonnateur opge-stelde verklaring „diensten verricht” bevat.
2. Met betrekking tot besluiten tot toekenning van financiële steun
uit de verschillende fondsen of langs de weg van gelijkaardige rege-lingen wordt als bewijsstuk beschouwd:
a) een, bij de eerste betalingsopdracht te voegen, exemplaar van het
besluit;
b) elk stuk dat volgens de financiële bepalingen van de basisverorde-
ningen en de besluiten tot toekenning van financiële bepalingen vande basisverordeningen en de besluiten tot toekenning van financiëlebijstand de betrokken betalingen rechtvaardigt (verzoek om betaling,verklaring van aanvang van de werkzaamheden, voortgangsverslagenen dergelijke). Bij de laatste betaling dient een stuk te wordenovergelegd dat een verklaring van voltooiing van het programma ofproject en een staat van de werkelijk voor dat programma of projectverrichte uitgaven bevat.
3. Voor de in artikel 66, onder b), tweede streepje, bedoelde subsi-
dies wordt als bewijsstuk beschouwd:
a) een exemplaar van het besluit tot toekenning van de subsidie;
b) de bevestiging door de begunstigde van de aanvaarding van de in
artikel 87 van het Financieel Reglement bedoelde controlesvan deGemeenschap en, indien de hoogte van de subsidie dat wettigt, eenverslag over de uitvoering van het project en het gebruik van deontvangen middelen.
Artikel 70
Wat de personeelsuitgaven betreft, wordt als bewijsstuk beschouwd:
a) voor de maandsalarissen:
— de volledige personeelslijst, met vermelding van alle bezoldi-
gingselementen. Deze lijst wordt bij de betalingsopdrachtgevoegd;
— een formulier (personeelssteekkaart) waaruit, telkens wanneer
daar aanleiding toe bestaat, elke wijziging van enig bezoldigings-element blijkt. Dit formulier wordt opgesteld op basis van de inelk afzonderlijk geval genomen besluiten;
— bij aanwerving of aanstelling: een bij de betaalbaarstelling van
het eerste salaris te voegen, voor eensluidend gewaarmerktafschrift van het besluit tot aanwerving of aanstelling;
b) voor de overige bezoldigingen (per uur of per dag bezoldigd perso-
neel):
een door de ordonnateur opgestelde staat van de dagen of uren
aanwezigheid;
c) voor overuren:
een door de bevoegde ambtenaren ondertekende staat van het door
de functionarisverrichte overwerk;
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 19
▼B
d) voor kosten van dienstreizen:
— de door de bevoegde autoriteit naar behoren ondertekende dienst-
reisopdracht;
— de „declaratie van de kosten van de dienstreis”, waarin worden
vermeld: de plaatsvan bes temming, de datum en het uur vanvertrek en aankomst in de plaats van bestemming, de reis- en deverblijfskosten, andere op overlegging van bewijsstukken naarbehoren toegestane kosten. Deze declaratie wordt ondertekenddoor degene die met de dienstreis werd belast en door de hiërar-chisch meerdere aan wie de desbetreffende bevoegdheid werdgedelegeerd;
e) voor de overige personeelsuitgaven:
de bewijsstukken, waarin naar het besluit waarop de uitgave berust,
wordt verwezen en waarin alle berekeningselementen wordenvermeld.
Artikel 71
Voor elke betalingsverplichting die in gedeelten wordt betaald, wordt
bij de eerste betalingsopdracht een voor eensluidend gewaarmerktafschrift van het contract of van het besluit tot toekenning van finan-ciële steun gevoegd. In de volgende betalingsopdrachten wordt naar datstuk en de voorafgaande betaling(en) verwezen.
Bij de opstelling van de laatste betalingsopdracht dient de ordonnateur
te verklaren dat de betrokken actie isbeëindigd, opdat daaruit deboekhoudkundige consequenties worden getrokken, welke in voorko-mend geval de annulering van een aangegane maar niet uitgevoerdebetalingsverplichting kunnen meebrengen.
Wanneer krachtensartikel 1, lid 7, van het Financieel Reglement een
uiterste uitvoeringsdatum is vastgesteld, kan uit de boekhouding wordenafgelezen welke betalingsverplichtingen één maand vóór de betrokkendatum niet definitief zijn uitgevoerd. De ordonnateursdienen dan hetvoorstel tot annulering van de niet-uitgevoerde betalingsverplichting opte stellen of, als aan de voorwaarden van genoemd artikel 1, lid 7, isvoldaan, een van een deugdelijke toelichting vergezeld voorstel totwijziging van de oorspronkelijke betalingsverplichting in te dienen.
Artikel 72
Wanneer verscheidene betalingen door slechts één bewijsstuk worden
gestaafd, bevatten alle betalingsopdrachten een verwijzing naar hetoorspronkelijke stuk en het volgnummer van de betalingsopdrachtwaarbij het stuk wordt gevoegd.
Artikel 73
Afgezien van de in de artikelen 65 tot en met 72 bedoelde gevallen kan
de ordonnateur een oorspronkelijk bewijsstuk dat niet kan worden over-gelegd, door een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift vervangen, inwelk geval hij de redenen dient te vermelden waarom het oorspronke-lijke stuk niet kon worden overgelegd en dient hij te verklaren dat geenbetaling isverricht.
TITEL XI
VERSTREKKING VAN VOORSCHOTTEN
(Artikel 46 van het Financieel Reglement)
Artikel 74
Naast de voorschotten op grond van het Statuut of een bestuursrechte-
lijke bepaling kan de ordonnateur voorschotten toekennen ter dekkingvan de uitgaven die een ambtenaar of een ander personeelslid voorrekening van zijn Instelling moet verrichten. Deze uitgaven, die over hetalgemeen betrekking hebben op de personeelskosten en huishoudelijke
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 20
▼B
uitgaven, kunnen uit een bijzondere opdracht voortvloeien of uitgaven
betreffen die waarschijnlijk, maar naar aard en omvang onbepaald zijn.
Artikel 75
De verstrekking van de voorschotten en de aanwijzing van de ambte-
naar of van het ander personeelslid geschieden, op voorstel van deordonnateur en na visum van de financieel controleur en gunstig adviesvan de rekenplichtige, bij besluit van de in artikel 22 van het FinancieelReglement bedoelde autoriteiten, besluit waarin het bedrag van hetvoorschot en de periode waarin het wordt aangewend, worden vermeld.
Voor elk voorschot dient, in zover de aard van de uitgave voldoende
bepaald is, een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting tezijn gedaan.
Artikel 76
De aangewezen ambtenaar of het aangewezen ander personeelslid is
voor de hem verstrekte middelen verantwoordelijk en neemt de nodigemaatregelen om deze middelen te beveiligen.
Binnen tien dagen na de verwezenlijking van het doel waarvoor het
voorschot werd verstrekt, zendt hij de rekenplichtige een gedetailleerdverslag over het gebruik van het voorschot en stort hij het eventuelesaldo terug.
Binnen zesweken na datzelfde tijds tip verrekent de ordonnateur het
voorschot om de tussenrekening af te sluiten die bij de toekenning vanhet voorschot werd geopend.
TITEL XII
BANK- EN POSTREKENINGEN
(Artikel 53 van het Financieel Reglement)
Artikel 77
Voor haar financiële verrichtingen kan de Instelling in de Lid-Staten en
eventueel in derde landen bank- en/of postrekeningen openen.
Artikel 78
De Instelling kan tevens rekeningen aanhouden bij de emissiebank van
elke Lid-Staat of bij de erkende financiële instelling.
Artikel 79
De Instelling doet alle financiële instellingen waarbij zij rekeningen
heeft geopend, de namen en de specimens van de handtekeningen vande door haar aangewezen en tot opening en gebruik van de genoemderekeningen gemachtigde functionarissen toekomen en deelt hen deeventuele grensmede van de door elke gemachtigde functionarisop tenemen bedragen.
Artikel 80
Om over de rekeningen te beschikken is de handtekening van twee naar
behoren gemachtigde functionarissen vereist, waaronder die van derekenplichtige, een ondergeschikt rekenplichtige of een beheerder vangelden ter goede rekening.
Overeenkomstig artikel 53 van het Financieel Reglement wijst de Instel-
ling de functionarissen aan die gemachtigd zijn cheques en postgiro- ofbankoverschrijvingen te ondertekenen.
Alvorens hun handtekening te plaatsen, gaan deze functionarissen na of
de cheques en postgiro- of bankoverschrijvingen met de betalingsop-drachten overeenstemmen.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 21
▼B
Artikel 81
In beginsel dienen per cheque of per postgiro- of bankoverschrijving te
worden betaald:
— de maandelijkse bezoldigingen van de ambtenaren en andere perso-
neelsleden;
— de uitgaven voor leveringen of dienstverrichtingen waarmee een
bedrag van meer dan ►M1400◄ecu isgemoeid.
TITEL XIII
BEHEER VAN GELDEN TER GOEDE REKENING
(Artikel 54 van het Financieel Reglement)
Artikel 82
Beheer van gelden ter goede rekening kan worden ingesteld wanneer
bepaalde uitgaven vanwege de aard of de bijzondere urgentie ervan nietop basis van een door de ordonnateur ondertekende en door de finan-cieel controleur geviseerde betalingsopdracht kunnen worden betaald. Inafwijking van het bepaalde in de artikelen 40 en 51 van het FinancieelReglement isde beheerder van gelden ter goede rekening gemachtigdtot voorlopige betaalbaarstelling en tot betaling van de uitgaven ondervoorbehoud van latere toepassing van de artikelen 40, 41, 44, 45, 47 en50 van het Financieel Reglement.
De instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de grondige
wijziging of aanpassing van de werkingsvoorwaarden ervan geschiedenbij besluit van de in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoeldeautoriteiten op een met redenen omkleed voorstel van de ordonnateur,na gunstig advies van de rekenplichtige en van de financieel controleur.
Artikel 83
Een beheerder van gelden ter goede rekening wordt op voorstel van de
ordonnateur en na gunstig advies van de rekenplichtige bij besluit vande in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoelde autoriteitenaangewezen.
In dit besluit wordt nadrukkelijk op de verantwoordelijkheden van de
beheerder van gelden ter goede rekening gewezen.
Artikel 84
De in de artikelen 82 en 83 bedoelde besluiten worden de ordonnateurs,
de financieel controleur, de rekenplichtige en de Rekenkamer ter kennisgebracht.
Artikel 85
1. In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede
rekening worden in het bijzonder vastgesteld:
a) het doel en het maximumbedrag van de gelden die ter goede reke-
ning kunnen worden verstrekt;
b) de eventuele opening, in voorkomend geval, van een bank- en/of
postrekening op naam van de betrokken Instelling;
c) de aard en het maximumbedrag van elke uitgave die zonder vooraf-
gaande machtiging mag worden gedaan;
d) de regelmaat waarmee en wijze waarop de bewijsstukken moeten
worden overgelegd;
e) de wijze waarop de gelden ter goede rekening eventueel worden
aangevuld;
f) de termijn waarin de verrichtingen in het kader van het beheer van
gelden ter goede rekening moeten worden afgewikkeld.
2. Betalingen mogen slechts worden verricht op grond en binnen de
grenzen van voorafgaande betalingsverplichtingen die door de ordonna-teur zijn ondertekend en door de financieel controleur geviseerd.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 22
▼B
Artikel 86
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 54, tweede alinea, van het
Financieel Reglement mag slechts de rekenplichtige voor het beheer vangelden ter goede rekening middelen verstrekken.
Diverse plaatselijke ontvangsten, zoals met name die welke voort-
vloeien uit
— verkopen van materieel,
— publikaties,— diverse vergoedingen,— rente enz.
mogen evenwel rechtstreeks bij het beheer van de desbetreffende gelden
ter goede rekening in aanmerking worden genomen, waarbij de afwik-keling ervan overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van hetFinancieel Reglement en van de onderhavige verordening gebeurt.
De desbetreffende bedragen worden door de rekenplichtige in minde-
ring gebracht wanneer later nieuwe middelen worden verstrekt omdiezelfde gelden ter goede rekening aan te vullen.
Artikel 87
De beheerder van gelden ter goede rekening isvoor de betaalbaars tel-
ling van schulden aan derden tegenover de ordonnateur en voor deuitvoering van de betalingen tegenover de rekenplichtige verantwoorde-lijk.
Artikel 88
De beheerder van gelden ter goede rekening voert volgensins tructies
van de rekenplichtige een boekhouding van de middelen waarover hijbeschikt, van de uitgaven die hij verricht en van de ontvangsten die hijint.
Artikel 89
De beheerder van gelden ter goede rekening treft alle nodige voorzie-
ningen om de hem verstrekte middelen veilig te stellen.
Artikel 90
Onverminderd de door de financieel controleur uitgeoefende controle,
worden de aanwezigheid van de aan beheerdersvan gelden ter goederekening toevertrouwde middelen en de desbetreffende boekhoudingdoor de rekenplichtige zelf, door een ondergeschikt rekenplichtige ofdoor een speciaal daartoe gemachtigde ambtenaar in beginsel terplaatse, zonder aankondiging en met een zo groot mogelijke frequentiegecontroleerd.
Artikel 91
De rekenplichtige en de financieel controleur stellen elkaar van de
uitkomsten van hun verificaties in kennis en doen daarvan mededelingaan de ordonnateur.
TITEL XIV
VOORWAARDEN VOOR BETALING VAN RENTE BIJ TERUGVORDE-
RING WEGENS ONVERSCHULDIGDE BEDRAGEN
(Artikel 49 van het Financieel Reglement)
Artikel 92
De bepalingen van deze titel zijn van toepassing bij terugvordering ten
behoeve van de Gemeenschap wegens onverschuldigde bedragen,onverminderd eventuele bepalingen in de sectoriële basisbesluiten metbetrekking tot de terreinen van communautair beleid.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 23
▼B
Artikel 93
1. In de in artikel 28, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde
inningsopdracht wordt voor elke vastgestelde schuldvordering inverband met de terugvordering van een ten onrechte betaald bedrag eenvervaldag vastgesteld.
2. Bijkomende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in rugge-
spraak met de betrokken ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk,met redenen omkleed verzoek van de schuldenaar, mits deze zichverbindt tot betaling van rente met ingang van de aanvankelijke, eerste,vervaldag voor de volledige periode van de toegestane termijn tegen hetin artikel 94 vastgestelde tarief.
3. Bij toekenning van bijkomende termijnen kan de rekenplichtige,
ten einde de rechten van de Gemeenschap veilig te stellen, de schulde-naar verzoeken een zekerheid te stellen ter dekking van zowel dehoofdsom als de rente van de schuld.
Artikel 94
1. Elke schuldvordering waaraan op de vervaldag niet is voldaan, is
volgensde onders taande bepalingen rentedragend:
— voor schuldvorderingen in ecu: tegen de rentevoet die door het
EuropeesFondsvoor Monetaire Samenwerking op zijn ecu-opera-tieswordt toegepas t (
1), verhoogd met anderhalf punt;
— voor schuldvorderingen in een nationale valuta: tegen de interban-
caire laatrente op drie maanden voor de betrokken markt, verhoogdmet anderhalf punt.
2. Alsrentevoet geldt die van de maand van de vervaldag.3. Rente wordt berekend met ingang van de in de inningsopdracht
vastgestelde vervaldatum tot en met de dag waarop de schuld volledig isbetaald.
Artikel 95
De rekenplichtige kan in overleg met de financieel controleur van
inning van rente afzien wanneer dit, gezien het bedrag of de duur van deachterstal, vergeleken met de administratieve kosten van de verrichting,van minimieme financiële betekenisis .
Artikel 96
Elke gedeeltelijke betaling wordt eerst op de overeenkomstig artikel 94
vastgestelde rente wegens achterstal en vervolgens op de hoofdsom inmindering gebracht.
TITEL XV
PROCEDURES VOOR UITNODIGING TOT INSCHRIJVING
(Aanbesteding en aanvraag van aanbiedingen)
(Artikel 57 van het Financieel Reglement) Artikel 97
De in deze titel bedoelde procedures zijn van toepassing onverminderd
het bepaalde in de artikelen 126 tot en met 129.
Artikel 98
Voor uitnodigingen tot inschrijving wordt zoveel mogelijk van een
standaardformulier of -tekst gebruik gemaakt.
(1) Maandelijksbekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen , reeksC.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 24
▼B
Artikel 99
Aanvragen van aanbiedingen bevatten in het bijzonder gegevensover:
a) de wijze van indiening van de aanbiedingen en presentatie ervan,
met name de eventuele eisom een s tandaardantwoordformulier in tevullen;
b) de toepassing van het Protocol betreffende de voorrechten en immu-
niteiten, alsmede verwijzingen naar de algemene voorwaarden die opde betrokken opdracht van toepassing zijn (leveringen, werken,dienstverrichtingen of publikaties), en eventueel naar het documentbetreffende de bijzondere voorwaarden voor de opdracht;
c) een beding luidenshetwelk een ins chrijving aanvaarding betekent
van het desbetreffende bestek;
d) de bezoekvoorwaarden, die nauwkeurig moeten worden omschreven
wanneer in een bezoek ter plaatse wordt voorzien;
e) de geldigheidsduur van de offertes, waarin de inschrijver alle voor-
waarden van zijn offerte moet handhaven;
f) de sancties bij niet-naleving van de contractuele bepalingen;
g) de vermeldingen die overeenkomstig de artikelen 65 tot en met 73
op de facturen (of op de bewijsstukken ter staving daarvan) moetenworden aangebracht;
h) het verbod van enig contact tussen de Instelling en de inschrijver,
behalve, bij wijze van uitzondering, in de volgende omstandigheden:
1. vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten:
— op initiatief van de inschrijvers:
aan de inschrijvers mogen nadere inlichtingen worden
verstrekt die uitsluitend tot doel hebben de aard van degevraagde aanbiedingen te verduidelijken,
— op initiatief van de Instelling:
indien de diensten van de Instelling een vergissing, een
onnauwkeurigheid, een weglating of enige andere materiëletekortkoming in de bewoordingen van de aanvraag vanaanbiedingen ontdekken, mogen zij de betrokkenen daarvanop de hoogte brengen onder strikt dezelfde voorwaarden alsdie van de aanvraag van aanbiedingen;
2. na de opening van de aanbiedingen en op initiatief van de dien-
sten van de Instelling:
— indien een aanbieding aanleiding geeft tot een verzoek om
opheldering of indien duidelijk materiële fouten in de bewoor-dingen van de aanbieding moeten worden verbeterd, mag deInstelling met de inschrijver contact opnemen.
Artikel 100
In alle gevallen waarin er onder de in artikel 99, onder h), bedoelde
omstandigheden contacten zijn geweest, wordt een „nota voor hetdossier” opgesteld en wordt in het later aan de CCAM uit te brengenverslag van deze contacten melding gemaakt.
Artikel 101
Het bestek met de algemene voorwaarden voor de betrokken aanbeste-
ding wordt bij de aanvraag van aanbiedingen gevoegd. In voorkomendgeval wordt tevensdaarbij een document gevoegd met de bijzonderevoorwaarden voor de aanbesteding.
Artikel 102
De termijn voor de indiening van de offerteswordt volgensde aard van
de opdracht bepaald naar gelang van de tijd die nodig isvoor hetopstellen van de offerte.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 25
▼B
Artikel 103
De indiening van de aanbiedingen geschiedt naar keuze van de inschrij-
vers:
— per post:
in de aanvraag van aanbiedingen dient in dat geval te worden
bepaald dat de datum van aanbieding voor verzending zal gelden,waarbij het poststempel als bewijs dient. Verzending per post dientaangetekend te geschieden;
— door indiening bij de diensten van de Instelling, rechtstreeks of door
een gemachtigde van de inschrijver, met inbegrip van particulierebesteldiensten:
in de aanvraag van aanbiedingen dienen in dat geval het uiterste
tijdstip (dag en uur) voor de indiening van de stukken bij de Instel-ling te worden vermeld, alsmede de dienst waar deze stukken tegengedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten worden afge-geven.
In beide gevallen isde datum dezelfde.Voor de geheimhouding en om enigerlei moeilijkheid te voorkomen
wordt in de aanvraag van aanbiedingen het volgende opgenomen:„Verzending dient onder dubbele omslag te geschieden. Beide omslagenworden gesloten. De ingesloten omslag draagt, naast de aanduiding vande dienst waarvoor deze is bestemd zoals aangegeven in de aanvraagvan aanbiedingen, de vermelding „Aanvraag van aanbiedingen — magniet door de postdienst worden geopend”. Zelfklevende omslagenmoeten met plakband worden gesloten en dwars over het plakbandwordt de handtekening van de afzender geplaatst.”.
Artikel 104
Alle aanbiedingen moeten worden geopend.De aanbiedingen worden door een daartoe aangewezen commissie
geopend. De financieel controleur moet van het openen van de aanbie-dingen in kennisworden ges teld. De financieel controleur of zijn verte-genwoordiger kan alswaarnemer bij de opening aanwezig zijn, indienhij zulksdiens tig acht.
Aanbiedingen die niet aan de in de aanvraag van aanbiedingen gestelde
specifieke eisen voldoen, worden uitgesloten.
De leden van de commissie paraferen elke bladzijde van elke aanbie-
ding, stellen van de opening van de ontvangen aanbiedingen proces-verbaal op en stellen vast welke aanbiedingen aan de eisen voldoen enwelke niet, onder opgave van de redenen voor de afwijzing wegensnietvoldoen aan de eisen.
Artikel 105
Alle inschrijvers worden ingelicht over het aan hun aanbiedingen
gegeven gevolg.
TITEL XVI
VASTSTELLING VAN DE DIVERSE DREMPELBEDRAGEN VAN
AANBESTEDINGSOVEREENKOMSTEN
(Artikel 128 van het Financieel Reglement)
Artikel 106
Het maximumbedrag voor onderhandse overeenkomsten die op basis
van artikel 58, onder a), van het Financieel Reglement mogen wordengesloten, wordt op ►
M113 200◄ecu gesteld.
Artikel 107
Het drempelbedrag waarboven de CCAM bevoegd isalsbedoeld in
artikel 60 van het Financieel Reglement wordt op ►M146 000◄ecu
gesteld.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 26
▼B
Artikel 108
De drempelwaarde voor de verplichte zekerheidstelling, bedoeld in
artikel 62 van het Financieel Reglement, wordt op►
M1329 000 ◄ecu gesteld.
Artikel 109
De bedragen waarbeneden overeenkomstig artikel 63 van het Financieel
Reglement een rekening of nota volstaat, worden gesteld op:
—►M11 000◄ecu voor uitgaven die in de voorlopige stand-
plaatsen van de Instelling worden gedaan;
—►M12 600◄ecu voor uitgaven die buiten de voorlopige stand-
plaatsen van de Instelling worden gedaan;
Artikel 110
In toepassing van artikel 97 van het Financieel Reglement worden voor
de aanbestedingsovereenkomsten op het gebied van de kredieten vooronderzoek en technologische ontwikkeling de volgende drempelbe-dragen vastgesteld:
— als maximum voor onderhandse overeenkomsten:
►
M198 700◄ecu voor wetenschappelijk en technisch materieel,
alsmede voor werken;
— alswaarde waarboven de CCAM bevoegd is :
a)►M1460 600 ◄ecu voor de betreffende wetenschappelijke en
technische aanbestedingsovereenkomsten;
b)►M198 700◄ecu voor de aanbestedingsovereenkomsten
betreffende niet-wetenschappelijke of niet-technische benodigd-heden en materieel;
c)►
M132 900◄ecu voor de aanbestedingsovereenkomsten
betreffende niet-wetenschappelijke of niet-technische benodigd-heden en materieel waarop artikel 58, onder c), d) en e), van hetFinancieel Reglement van toepassing is.
TITEL XVII
WERKWIJZE VAN DE RAADGEVENDE COMMISSIES VOOR
AANKOPEN EN OVEREENKOMSTEN (CCAM’S)
(Artikelen 60 en 97 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Algemene bepalingen
Artikel 111
De CCAM brengt onder de in de artikelen 60, 61, en 97 van het
Financieel Reglement vastgestelde voorwaarden, in haar adviserendekwaliteit, adviesuit over:
a) alle ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten inzake werken, leve-
ringen of diensten, met inbegrip van studies, waarmee een groterbedrag isgemoeid dat de in de artikelen 107 en 110 van de onderha-vige verordening vermelde bedragen overtreft, alsook over plannentot aankoop van vastgoed, ongeacht het bedrag ervan;
b) de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten bij de onder a)
bedoelde overeenkomsten en dit steeds wanneer het om grondigewijzigingen gaat, met name wanneer in de bijkomende overeenkom-sten het bedrag van de oorspronkelijke overeenkomst wordt gewij-zigd;
c) de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten die ertoe leiden dat
het totale bedrag van een reedsgegunde aanbes teding dat aanvanke-lijk beneden de onder a) bedoelde grenzen lag, daardoor wordtoverschreden;
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 27
▼B
d) de standaardformulieren en -bepalingen betreffende de uitnodiging
tot inschrijving en de ontwerpen waarmee aanmerkelijk van diestandaardbepalingen wordt afgeweken;
e) de ontwerpen van uitnodiging tot inschrijving welke van bijzonder
belang zijn of een bijzonder karakter vertonen;
f) de vraagstukken die bij de sluiting of uitvoering van aanbestedings-
overeenkomsten rijzen (annulering van bestellingen, verzoeken omvermindering van boeten wegensvertraging, afwijkingen van debestekbepalingen en van de algemene voorwaarden enz.), voor zoverzij voldoende ernstig zijn om een verzoek om advies te rechtvaar-digen;
g) op verzoek van de bevoegde ordonnateur of een lid van de CCAM
de ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten waarmee een geringerbedrag dan het onder a) bedoelde bedrag isgemoeid, wanneer dezevan mening is dat deze overeenkomsten beginselvragen opwerpen ofeen bijzonder karakter vertonen.
Artikel 112
DE CCAM doet aanbevelingen voor:
a) het algemene beleid wat de voorziening in of buiten de Gemeen-
schap betreft, in verband waarmee zij eventueel onderzoeken enstudies verricht of doet verrichten;
b) de vaststelling van de algemene voorwaarden van aankopen en over-
eenkomsten.
Artikel 113
De voor advies aan de CCAM voorgelegde dossiers gaan vergezeld van
een door de verantwoordelijke ambtenaar of een door de ordonnateuraangewezen plaatsvervanger opgesteld en ingediend verslag.
Dit verslag bevat met name:
a) een technische en financiële evaluatie van elke aanbieding, met
inbegrip van een vergelijkende tabel van de prijzen per eenheid;
b) een motivering van de aanbeveling voor de keuze van de inschrijver.
Artikel 114
Over elk geval wordt een adviesopges teld, dat door de voorzitter van
de CCAM wordt ondertekend. Dit advieswordt aan de betrokken dien-sten medegedeeld.
Artikel 115
Elke CCAM stelt haar reglement van orde vast. Haar reglement van
orde wordt aan de betrokken Instelling, aan de CCAM van elk derandere Instellingen en aan de Rekenkamer ter kennis gebracht.
Elke CCAM ziet toe op de juiste toepassing van de in artikel 126
bedoelde richtlijnen van de Raad.
Afdeling II
Bijzondere voorschriften voor het gemeenschappelijk centrum voor
onderzoek
Artikel 116
De Commissie kan voor de samenstelling en de werking van de CCAM
met betrekking tot de werkzaamheden van het GemeenschappelijkCentrum voor Onderzoek, passende interne voorschriften vaststellengezien de specifieke eisen op dit terrein.
Deze interne voorschriften worden na raadpleging van de financieel
controleur opgesteld en ter informatie aan het Europees Parlement enaan de Rekenkamer gezonden.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 28
▼B
Afdeling III
Interinstitutionele Raadgevende Commissie voor aankopen en over-
eenkomsten (CCAMI) (1)
Artikel 117
Het college van administratieve hoofden van de Instellingen van de
Gemeenschap kan de nodige maatregelen nemen om een Interinstitutio-nele Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten,hierna „CCAMI” (Commission consultative des achats et des marchéscommune aux Institutions) genoemd, op te richten met als doel, over-eenkomstig de eis van goed financieel beheer, de samenwerking tussende Instellingen te versterken bij het gezamenlijk plaatsen van bepaaldeopdrachten voor leveringen en andere opdrachten in het kader van hetbeheer van de kredieten voor de financiering van actiesvan interins titu-tionele aard.
Artikel 118
De CCAMI heeft de volgende bevoegdheden:
a) zij wordt geraadpleegd voor advieswanneer alle of enkele Ins tel-
lingen tot het gezamenlijk plaatsen van opdrachten op de in artikel117 genoemde gebieden besluiten wegens de op financieel vlak aaneen dergelijke procedure verbonden voordelen.
Haar adviesheeft betrekking op de regelmatigheid van de gevolgde
procedure, de keuze van de inschrijver en, in het algemeen, de voorde aanbesteding vastgestelde voorwaarden, waarbij op de belangenvan alle Instellingen wordt gelet.
De CCAM’s van de verschillende Instellingen behoeven in dit geval
niet meer voor advieste worden aangezocht, maar zij worden vanhet uitgebrachte adviesin kennisges teld;
b) zij kan op verzoek van één of meer administratieve hoofden of van
één of meer CCAM’sop de in artikel 117 bedoelde gebieden elkvraagstuk dat op interinstitutioneel niveau van belang is of gevolgenkan hebben, onderzoeken en aanbevelingen dienaangaande doen.
Zij onderzoekt daartoe het vraagstuk en doet de voorstellen die zij
geëigend acht.
Artikel 119
De CCAMI bestaat uit twee vertegenwoordigers per Instelling, die
indien mogelijk uit de leden van de CCAM van de Instelling wordenaangewezen, met dien verstande dat zij, krachtens overeenkomst tussende Instellingen, naast vertegenwoordigers van de respectieve dienstennog tot haar leden telt:
— één vertegenwoordiger van de diensten voor juridische aangelegen-
heden,
— één vertegenwoordiger van de diensten voor financiële aangelegen-
heden, en
— één vertegenwoordiger van de financieel controleur, alswaarnemer.
Voor de vertegenwoordigersvan deze drie diens ten kan in overleg
tussen de Instellingen een roulatiesysteem worden overeengekomen.
Het voorzitterschap van de CCAMI wordt voor een periode van twee
jaar bij toerbeurt door de Instellingen waargenomen.
(1) De term „Instelling” dient in de zin van artikel 22, lid 5, van het Finan-
cieel Reglement te worden begrepen.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 29
▼B
De Commissie neemt het secretariaat van de CCAMI waar.
Artikel 120
Met betrekking tot de procedure zijn de artikelen 113 en 114 van
toepassing.
Artikel 121
De CCAMI stelt haar reglement van orde vast en doet dat reglement aan
alle Instellingen toekomen.
TITEL XVIII
BORG- EN ZEKERHEIDSTELLING VOORAF ALS GARANTIE VOOR
DE UITVOERING VAN OVEREENKOMSTEN
(Artikel 62 van het Financieel Reglement)
Artikel 122
Wanneer als garantie voor de uitvoering van aanbestedingsovereenkom-
sten van de leveranciers, aannemers of dienstverrichters een zekerheid-stelling vooraf wordt verlangd, moet deze niet slechts de gehele duurvan de garantie bestrijken, doch een tijdvak dat toereikend is om deborg te doen betalen. In beginsel moet de zekerheid worden gestelddoor een storting aan de Instelling in dezelfde valuta als die welke voorde betaling van de leveringen of de werken isaangegeven.
Artikel 123
De zekerheidstelling kan worden vervangen door een persoonlijke en
hoofdelijke borgstelling van een door de rekenplichtige van de Instel-ling erkende derde. Die zekerheid luidt in de valuta van betaling die inhet contract of de opdracht is vastgesteld en moet aan dezelfde regelsvoldoen alsde in artikel 122 bedoelde zekerheids telling.
Artikel 124
Bij de eerste betalingsopdracht ter uitvoering van een aanbestedings-
overeenkomst waarvoor een zekerheidstelling wordt geëist, worden degebruikelijke bewijsstukken aangevuld met een door de rekenplichtigevoor eensluidend gewaarmerkt afschrift van het bij de storting van dezekerheid afgegeven ontvangstbewijs of met een door de rekenplichtigevoor eensluidend gewaarmerkt afschrift van de verklaring van de instel-ling of van de derde die zekerheid heeft gesteld.
Artikel 125
De zekerheden worden terugbetaald of de in artikel 123 bedoelde
vervangende zekerheden worden vrijgegeven overeenkomstig de in debepalingen betreffende aanbestedingen vervatte voorwaarden, behalveingeval de overeenkomst niet of met vertraging wordt uitgevoerd, zoalsbedoeld in artikel 62, vierde alinea, van het Financieel Reglement.
TITEL XIX
TOEPASSING,DOOR DE COMMUNAUTAIRE INSTELLINGEN,VAN
DE RICHTLIJNEN VAN DE RAAD INZAKE OVERHEIDSOP-DRACHTEN VOOR WERKEN,VOOR LEVERINGEN EN VOOR DIEN-
STEN
(Artikel 64 van het Financieel Reglement)
Artikel 126
De richtlijnen van de Raad inzake overheidsopdrachten voor werken,
voor leveringen en voor diensten zijn van toepassing bij het plaatsenvan opdrachten door de Instellingen, zodra het bedrag van de opdrachtgelijk isaan of hoger isdan de bij deze richtlijnen vas tges telde drem-pelwaarden.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 30
▼B
Artikel 127
De termen „opdracht voor het uitvoeren van werken”, „opdracht voor
leveringen” en „opdracht voor diensten” in de richtlijnen genoemd inartikel 126 worden uitgelegd overeenkomstig de omschrijvingen in dedesbetreffende richtlijnen.
Artikel 128
De Instellingen worden, elk in zover de opdrachten met kredieten uit de
eigen afdeling van de algemene begroting worden gefinancierd, als„aanbestedende diensten” beschouwd in de zin van de in artikel 126bedoelde richtlijnen.
Artikel 129
De Instellingen zijn bij het plaatsen van opdrachten voor werken, leve-
ringen en diensten verplicht zich aan de bepalingen van de in artikel126 bedoelde richtlijnen te houden, inzonderheid wat betreft:
— de regelsinzake de bekendmaking;
— de gemeenschappelijke voorschriften op het gebied van technische
specificaties;
— de gemeenschappelijke regels inzake deelneming;— de criteria voor kwalitatieve selectie;— de criteria voor het gunnen van de opdrachten.
TITEL XX
VASTSTELLING VAN DE WAARDE VANWAARAF ROERENDE
GOEDEREN IN DE INVENTARISLIJST MOETEN WORDEN OPGE-
NOMEN
(Artikel 65 van het Financieel Reglement)
Artikel 130
In de inventarislijst worden alle roerende goederen opgenomen
— met een aankoopwaarde van ►M1400◄ecu of hoger, en
— met een gebruiksduur van meer dan een jaar (twee jaar voor
roerende goederen van wetenschappelijke en technische aard (1)) en
— die niet het karakter van een verbruiksgoed hebben.
Voor elk aangekocht goed moeten in de inventarislijst, waarvan de
ontvangstbewijzen een integrerend bestanddeel vormen, een passendebeschrijving van het goed, de plaats waar het zich bevindt, de datumvan aanschaffing en de kosten per eenheid worden vermeld.
De ontvangstbewijzen gelden als een passende beschrijving.
Artikel 131
Bij de inventariscontroles door de Instellingen wordt nagegaan of elk
goed fysiek aanwezig is en met de beschrijving in de inventarislijstovereenkomt. De controlesworden in het kader van een driejaarlijkscontroleprogramma verricht.
(1) In het kader van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek
omschreven in de „Recueil des instructions relatives aux inventaires” (doc.13.131/XV/68-F) en de „Nomenclature desmatériels— canevasgénéral”(doc. 2168/IX/1972 — F, met bijwerkingen).
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 31
▼B
TITEL XXI
BEKENDMAKING VAN DE VERKOOP VAN ROERENDE GOEDEREN
(Artikel 66 van het Financieel Reglement)
Artikel 132
1. Verkopen van roerende goederen worden bekendgemaakt:
a) wanneer de aankoopwaarde ►M17 700◄ecu of hoger is, door
een geëigende bekendmaking op plaatselijk niveau. Tussen de publi-katie van de laatste aankondiging en de sluiting van het verkoopcon-tract moeten ten minste veertien dagen zijn gelegen;
b) wanneer de aankoopwaarde per eenheid ►
M1372 900 ◄ecu of
hoger is, door een verkoopbericht in het Publicatieblad van de
Europese Gemeenschappen . Bovendien kan de verkoop op geëi-
gende wijze in de persvan de Lid-Staten worden bekendgemaakt.Tussen de bekendmaking van het verkoopbericht in het Publicatie-
blad van de Europese Gemeenschappen en de sluiting van het
verkoopcontract moet ten minste één maand zijn gelegen.
2. Wanneer de verrichting wegensde kos ten van de bekendmaking
geen bijzondere voordelen oplevert, kan van bekendmaking wordenafgezien.
3. De Instellingen trachten bij iedere verkoop van roerende goederen
de hoogste prijs te krijgen.
TITEL XXII
OPSTELLING EN GEBRUIK VAN HET REKENINGSTELSEL
(Artikel 70 van het Financieel Reglement)
Artikel 133
Opstelling van het rekeningstelsel
Het rekeningstelsel bestaat uit twee afzonderlijke, zij het gecoördineerde
delen, te weten:
— de begrotingsboekhouding,
— de algemene boekhouding.
Artikel 134
Begrotingsboekhouding
1. In de begrotingsboekhouding wordt voor elke onderverdeling van
de begroting aantekening gehouden van:
a) wat de uitgaven betreft:
— de kredieten van de oorspronkelijke begroting, de kredieten van
de gewijzigde en/of aanvullende begrotingen, de in verband metdeelname van derden uitgetrokken kredieten, de overgeschrevenkredieten en het totale bedrag van de aldusbes chikbarekredieten. De vastleggings- en de betalingskredieten wordenafzonderlijk geregistreerd en gecontroleerd;
— de betalingsverplichtingen en de betalingen van het begrotings-
jaar;
b) wat de ontvangsten betreft:
— de ramingen van de oorspronkelijke begroting, de ramingen van
de gewijzigde en/of aanvullende begrotingen, de ontvangsten tengevolge van deelname van derden en het totale bedrag van dealdusberekende ramingen;
— de vastgestelde rechten en de geïnde bedragen van het begro-
tingsjaar;
c) de nog te betalen betalingsverplichtingen en nog te innen ontvang-
sten van voorafgaande begrotingsjaren.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 32
▼B
Tevenswordt in de begrotings boekhouding aantekening gehouden van
de samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen van het EuropeesOriëntatie- en Garantiefondsvoor de Landbouw (EOGFL), afdelingGarantie, en van de desbetreffende, uit voorschotten bestaande beta-lingen.
Deze verplichtingen worden gesteld tegenover het geheel van de
kredieten van het EOGFL-Garantie.
2. Aparte rekeningen worden geopend om afzonderlijk toezicht te
kunnen houden op:
— het gebruik van de overgedragen kredieten,
— het gebruik van de wederopgevoerde kredieten, en— de betaalbaarstelling van de nog te vereffenen betalingsverplich-
tingen.
Aan de ontvangstenzijde worden aparte rekeningen geopend om op de
nog te innen schuldvorderingen van voorafgaande begrotingsjarenafzonderlijk toezicht te kunnen houden.
3. De rekeningen kunnen worden gedetailleerd om een analytisch
overzicht van de resultaten te verkrijgen.
4. De rekeningen worden bijgehouden in boeken, op kaarten of met
behulp van enigerlei vorm van automatische gegevensverwerking.
Artikel 135
Algemene boekhouding
1. De algemene boekhouding maakt het mogelijk de stand van de
activa en de passiva van de Instelling te bepalen.
2. Het rekeningstelsel van de algemene boekhouding wordt opgesteld
volgens een systeem van decimale indeling.
3. Het rekeningschema omvat de volgende klassen:
— klasse 1: rekeningen van vast kapitaal,— klasse 2: rekeningen van vastgelegde waarden,— klasse 3: voorraadrekeningen,— klasse 4: derdenrekeningen,— klasse 5: financiële rekeningen,— klasse 6: lastenrekeningen,— klasse 7: batenrekeningen,— klasse 8: speciale rekeningen.
4. Elke klasse omvat groepen (twee cijfers), die in subgroepen (drie
cijfers) worden onderverdeeld. Naar gelang van de behoeften van deInstelling kunnen de subgroepen worden onderverdeeld in rekeningendie van vijf of zescijferszijn voorzien.
5. Klasse 4 „derdenrekeningen” registreert alle verrichtingen in de
betrekkingen met derden en de regularisaties.
Zij omvat tussenrekeningen met behulp waarvan de ontvangsten uit
hoofde van terugbetaalde vooruitbetalingen, alsbedoeld in artikel 7,punt 7, van het Financieel Reglement, en tussenrekeningen voor hethouden van toezicht op de nieuwe aanwendingen, alsbedoeld in artikel27, lid 2, van het Financieel Reglement.
6. Klasse 5 „financiële rekeningen” registreert de waardeverande-
ringen van effecten, de verrichtingen via kas, banken en postcheque-diensten, de verrichtingen van de ondergeschikt rekenplichtigen en dievan de beheerdersvan gelden ter goede rekening. Voor elke bank- ofpos trekening, gewone kasen kasvan gelden ter goede rekening wordteen afzonderlijke rekening geopend.
7. Klasse 6 „lastenrekeningen” registreert het brutobedrag van de in
de begrotingsboekhouding opgenomen uitgaven.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 33
▼B
Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de uitgaven met betrek-king tot:
— de kredieten van het lopende begrotingsjaar;
— de krachtensartikel 7, punt 1, onder b), van het Financieel Regle-
ment overgedragen kredieten;
— de krachtensartikel 7, punt 1, onder a), van het Financieel Regle-
ment overgedragen kredieten;
— de krachtensartikel 7, punt 2, van het Financieel Reglement overge-
dragen kredieten;
— de kredieten die betrekking hebben op deelnemingen van derden
krachtensartikel 4, punt 2, van het Financieel Reglement.
8. Klasse 7 „batenrekeningen” registreert de in de begrotingsboek-
houding opgenomen invorderingen.
Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de invordering van:
— de geconstateerde rechten van het lopende begrotingsjaar,
— de nog in te vorderen geconstateerde rechten van voorafgaande
begrotingsjaren.
9. Klasse 8 „speciale rekeningen” registreert aan het einde van het
begrotingsjaar de verrichtingen van het afsluiten van de rekeningen.
10. Onverminderd het bepaalde in artikel 21, stelt de rekenplichtige
van elke Instelling aan de hand van het in lid 3 omschreven boekhoud-kundige schema een gedetailleerd rekeningstelsel op. Hij opent groepen,subgroepen en rekeningen naargelang van de bijzondere behoeften vanzijn beheer, waarbij telkenshet voorwerp en de werkings voorwaardenvan de rekeningen nader worden aangegeven.
Artikel 136
Werking van de algemene boekhouding
1. De algemene boekhouding wordt per kalenderjaar en volgensde
methode van dubbelboekhouden gevoerd.
2. De rekeningen worden bijgehouden in boeken, op kaarten of met
behulp van enige vorm van geautomatiseerde gegevensverwerking.
3. De boekhouding maakt het mogelijk een algemene staat van de
rekeningen op te maken, dit wil zeggen het overzicht van alle activa- enpassivarekeningen van de Instelling, met inbegrip van de afgeslotenrekeningen, met voor elk:
— het rekeningnummer;
— de omschrijving;— het totaal van de debetposten;— het totaal van de creditposten;— het saldo.
4. De rekeningen worden zodanig bijgehouden dat zij een gedetail-
leerde analyse van de verrichtingen en de saldi mogelijk maken. Definanciële overzichten worden zodanig opgesteld dat zij, door middelvan een doelmatige specificatie, van de kenmerkende bestanddelen vande activa en de passiva van de Instelling een getrouw beeld geven. De teinnen ontvangsten worden bij de passiva onder de overlopende postenopgenomen en de desbetreffende schuldvorderingen bij de activa onderde post „diverse debiteuren” of een andere geschikte post. De uitgavenvan het begrotingsjaar die nog niet op de jaarrekening zijn aangewezen,worden als overlopende posten bij de activa opgenomen onder de post„aan te wijzen uitgaven”. De jaarrekening bevat alle elementen dienodig zijn om de overeenstemming met de financiële balans vast testellen.
De saldi van elke rekening dienen periodiek met de bescheiden of met
andere bewijsstukken te worden vergeleken, met name met:
— de rekeningen van de vastgelegde waarden, als bedoeld in artikel
130;
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 34
▼B
— de tegoeden op bank- en postrekeningen, door maandelijkse verge-
lijking met de door de financiële instellingen toegezonden rekening-afschriften;
— de gelden in kas, door vergelijking met het kasboek;— de gelden ter goede rekening en andere voorschotten als bedoeld in
artikel 74, door na te gaan of isvoldaan aan de voorwaarden voorhet beheer van gelden ter goede rekening en de verstrekking vanvoorschotten, alsmede aan de boekingsvoorschriften;
— de rekeningen van lasten en baten van de klassen 6 en 7, door
maandelijkse vergelijking met de desbetreffende totalen in de begro-tingsboekhouding.
5. De onderlinge rekeningen van de Instellingen worden maandelijks
in overeenstemming gebracht en periodiek vereffend.
6. De tussenrekeningen worden periodiek als volgt onderzocht:
— bedragen die reedszouden moeten zijn geïnd, door mededeling van
de rekenplichtige aan de ordonnateur, van de niet-geïnde ontvang-sten en de ondernomen stappen;
— bedragen die reedshadden moeten zijn betaald, door mededeling
van de rekenplichtige aan de ordonnateur, van de redenen voorniet-betaling en de betrokken bedragen;
— over te maken middelen, door vergelijking met de verzamelstaten
van de bezoldigingen van het personeel of andere gelijkaardigestaten;
— de overige tussenrekeningen, door middel van een analyse van de
boeksaldi en door kennisgeving aan de ordonnateur van de verricht-ingen die niet binnen de jaarlijks vast te stellen termijnen zijnafgerekend.
De tussenrekeningen worden zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de
in artikel 71 van het Financieel Reglement genoemde termijnen veref-fend.
7. De tussenrekeningen voor nieuwe aanwending maken het mogelijk
toezicht te houden op de nieuwe aanwending van de in artikel 27, lid 2,van het Financieel Reglement genoemde ontvangsten en de in artikel78, punten 1 en 3, van het Financieel Reglement bedoelde staat op testellen.
8. De financiële bank- of postrekeningen worden bijgehouden in
deviezen en in ecu.
De in nationale valuta uitgedrukte bedragen worden tegen de volgens
artikel 1 vastgestelde koersen in ecu omgerekend. De saldi in ecu vande in deviezen en in ecu gehouden rekeningen worden maandelijksopnieuw berekend.
9. De boekhouding van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onder-
zoek wordt in de algemene boekhouding van de Commissie opgenomen.
10. Behoudensanders luidende bepalingen van een verordening
worden de financiële staten opgemaakt volgens de boekhoudbeginselen,welke met name de in de richtlijnen van de Raad aangegeven begin-selen omvatten. De praktische toepassingsvoorschriften van deze begin-selen, welke periodiek worden bijgewerkt, worden vastgesteld volgensde bepalingen van artikel 21.
TITEL XXIII
BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE KREDIETEN VOOR
ONDERZOEK EN TECHNOLOGISCHE ONTWIKKELING (OTO)
(Artikelen 94 en 96 van het Financieel Reglement)
Artikel 137
Tot staving van de begroting wordt een indicatieve tabel betreffende de
activiteiten van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek opge-steld, waaruit de overeenstemming blijkt tussen de bestemming van de
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 35
▼B
uitgaven — onderzoekdoelstellingen en andere activiteiten — en de
aard van de middelen die voor de uitvoering ervan worden aangewend:
— statutair en niet-statutair personeel;
— administratieve en technische infrastructuur;— wetenschappelijke en technische voorzieningen;— rechtstreekse beleidskredieten.
Het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek voert een voor het
beheer van elk van de onder zijn bevoegdheid vallende activiteiten, metinbegrip van de werkzaamheden met betrekking tot dienstverrichtingenvoor derden en de ondersteuning van de diensten van de Commissie,geëigende boekhouding waarmee aan de hand van de bestanddelen diein de tabel van overeenstemming voorkomen, op de werkelijke kostentoezicht kan worden uitgeoefend.
Artikel 138
Met betrekking tot het terrein van de tot de werkzaamheden onder
contract behorende activiteiten wordt tot staving van de begroting eentabel volgens de onderstaande indeling opgesteld waaruit de overeen-stemming tussen de bestemming — onderzoekdoelstellingen en andereactiviteiten — en de aard van de uitgaven blijkt:
— interventies;
— niet-statutair personeel (
1);
— werking;— infrastructuur;— informatie en publikaties;— statutair personeel (
1).
De geëigende boekhoudkundige maatregelen worden genomen om op
de uitvoering van de begroting per onderzoekdoelstelling, rekeninghoudend met de bestanddelen van de tabel van overeenstemming,toezicht te kunnen houden.
Artikel 139
1. De Commissie ontvangt voorschotten voor de activiteiten die zij
voor rekening van derden verricht. Deze voorschotten zijn bestemd voorde financiering van, enerzijds, de personeelsuitgaven, de algemenekosten en de uitvoeringsmiddelen waartoe deze activiteiten aanleidinggeven, en, anderzijds, de specifieke investeringen die voor deze activi-teiten vereist zijn. De voorschotten worden in de overeenkomstigebegrotingstoewijzingen opgenomen.
2. Niet-gebruikte voorschotten worden terugbetaald door annulering
van de desbetreffende kredieten via de jaarrekening. Gebruikte voor-schotten worden terugbetaald met een gedeelte van de ontvangsten dieuit de vergoeding van de verrichtingen voor derden voortvloeien. Hetvoor terugbetaling van de voorschotten bestemde gedeelte van deontvangsten is het deel dat overeenstemt met de personeelsuitgaven, deuitgaven voor het gebruik van de algemene diensten en de uitvoerings-middelen van de Commissie, alsmede de specifieke investeringen. Hetoverige gedeelte van de ontvangsten, dit wil zeggen de ontvangsten dieovereenkomen met de lopende uitgaven die specifiek uit de contractenvoortvloeien, wordt door de Commissie als aanvullende kredieten bij delijnen voor deze specifieke uitgaven geboekt.
(1) De rubriek „statutair personeel” omvat ambtenaren die een functie uit de
lijsten van het aantal ambten vervullen en personeelsleden die onder deregeling voor de „andere personeelsleden” vallen. De rubriek „niet-statutairpersoneel” omvat alle overige personeelsleden (uitzendkrachten, gedetache-erde nationale ambtenaren, dienstverrichters, aannemingscontracten enz.)(zie regeling van de Commissie voor de mini-begrotingen van 22 mei1990).
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 36
▼B
3. Het gedeelte van de ontvangsten dat tot terugbetaling leidt, wordt
bij de opstelling van elk contract inzake dienstverrichtingen voor derdenovereenkomstig de interne voorschriften vastgesteld.
De ontvangsten die voor de terugbetaling van de voorschotten zijn
bestemd en de ontvangsten die tot de opvoering van extra kredietenleiden, worden in de staat van ontvangsten van de Commissie bijafzonderlijke ontvangstlijnen geboekt.
TITEL XXIV
BEPALINGEN BETREFFENDE HET BEHEER VAN DE HUISHOUDE-
LIJKE KREDIETEN BUITEN DE GEMEENSCHAP
(Artikelen 121, 122 en 123 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Beheer van gelden ter goede rekening
Artikel 140
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 54 van het Financieel Regle-
ment wordt voor elke plaatselijke eenheid buiten de Gemeenschap voorde betaling van bepaalde categorieën uitgaven beheer van gelden tergoede rekening ingesteld.
In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening
worden, gelet op de specifieke behoeften van de betrokken plaatselijkeeenheid, de werkingsvoorwaarden ervan vastgesteld.
Afdeling II
Betalingsverplichtingen en betalingen
Artikel 141
Voor alle plaatselijke eenheden samen worden voorstellen inzake
samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen opgesteld.
Deze voorstellen, vergezeld van een raming van de uitgaven van elke
plaatselijke eenheid, worden aan de financieel controleur ter viseringtoegezonden en vervolgensdoor de boekhouding geregis treerd. Dezesamenvattende betalingsverplichtingen kunnen naar gelang van deontwikkeling van de behoeften worden herzien.
Artikel 142
1. Voor de delegatiesmet s lechtseen beperkt aantal ambtenaren of
andere personeelsleden die in aanmerking kunnen komen om te wordengemachtigd cheques en postgiro- of bankoverschrijvingen te onderte-kenen, kunnen de in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoeldeautoriteiten op voorstel van de ordonnateur, na gunstig advies van derekenplichtige en de financieel controleur, toestemming verlenen tot hetplaatsen van slechts één handtekening.
2. De Commissie stelt de voorwaarden vast waaronder het de functi-
onarissen die door haar zijn aangewezen en gemachtigd om over bijvolmacht geopende rekeningen te beschikken, wordt toegestaan denamen en de specimens van de handtekeningen aan de financiële instel-lingen ter plaatse mede te delen.
Afdeling III
Bijzondere voorwaarden voor raadpleging van de CCAM
Artikel 143
1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 60 van het Financieel
Reglement en artikel 111 van de onderhavige verordening kunnen over-eenkomsten voor het huren van een gebouw buiten de Gemeenschap bijwijze van uitzondering rechtstreeks door de ordonnateur wordengesloten, op voorwaarde dat de CCAM op voorhand de voor de
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 37
▼B
betrokken landen of steden specifieke informatie heeft ontvangen en de
aan te leggen basiscriteria heeft aanvaard met betrekking tot:
— het soort te huren gebouw, naar gelang van het doel waarvoor het
bestemd is (woningen, kantoren, enz.);
— de in acht te nemen parametersinzake oppervlakte en prijs , met
eventuele marge;
— de contractuele bepalingen.
2. Indien de ordonnateur met situaties wordt geconfronteerd die van
de volgenslid 1 overeengekomen en op voorhand door de CCAMaanvaarde criteria afwijken, wordt voor het (de) betrokken geval(len) deCCAM opnieuw geraadpleegd.
3. De ordonnateur breng over de toepassing van lid 1 regelmatig bij
de CCAM verslag uit.
Afdeling IV
Inventarissen
Artikel 144
1. De permanente inventarissen van de roerende goederen die tot het
vermogen van de respectieve Gemeenschappen behoren, worden, wat dedelegatiesbetreft, ter plaats e bijgehouden. Zij worden op de door deCommissie vastgestelde wijze regelmatig aan de centrale dienstenmedegedeeld.
De naar de delegatiesop weg zijnde roerende goederen, worden in
afwachting van de opname ervan in de permanente inventarissen, op eenvoorlopige lijst geregistreerd.
2. De bekendmaking van de verkoop van roerende goederen door de
delegaties geschiedt overeenkomstig de ter plaatse geldende juridischeen feitelijke voorwaarden.
TITEL XXV
SLOTBEPALINGEN
Artikel 145
De in deze verordening vermelde forfaitaire bedragen worden bijgesteld
volgenshet verloop van het indexcijfer van de cons umptieprijzen in deGemeenschap, zulks op evenredige wijze en met de volgende periodici-teit:
— om de drie jaar, behoudensuitzonderlijke ontwikkeling van het
indexcijfer, voor de in de artikelen 31 (bedrag van het beheer), 81,130, 132, en in de artikelen 106 tot en met 110 bedoelde bedragen.De bedragen worden afgerond;
— om het jaar voor de in artikel 31 (vergoeding) bedoelde bedragen.
Deze bedragen worden op een ecu afgerond.
De Commissie stelt de nieuwe bedragen vast volgens de bovenge-
noemde vervaldagen en criteria en deelt deze aan de andere Instellingenmede.
Artikel 146
De bepalingen van de onderhavige verordening laten de toepassing van
de bijzondere bepalingen van het Financieel Reglement betreffende dekredieten voor onderzoek en technologische ontwikkeling (titel VII vanhet Financieel Reglement), het EuropeesOriëntatie- en Garantiefondsvoor de Landbouw, afdeling Garantie (titel VIII van het FinancieelReglement), de hulp aan derde landen (titel IX van het FinancieelReglement), het beheer van de kredieten voor personeel met standplaatsbuiten de Gemeenschap en de desbetreffende huishoudelijke uitgaven(titel X van het Financieel Reglement) en het Bureau voor officiëlepublikaties der Europese Gemeenschappen (titel XI van het FinancieelReglement) onverlet.
1993R3418 — NL — 01.01.1997 — 001.001 — 38
▼B
Artikel 147
De Instellingen stellen de Rekenkamer binnen een termijn van zes
maanden, te rekenen vanaf de datum van inwerkingtreding van dezeverordening, in kennis van de maatregelen die zij voor de toepassingervan hebben getroffen.
Artikel 148
Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS wordt ingetrokken.
Artikel 149
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 1994.
Deze verordening isverbindend in al haar onderdelen en isrechts treeks
toepasselijk in elke Lid-Staat.