02018D1220 — NL — 03.07.2021 — 001.001

Onderstaande tekst dient louter ter informatie en is juridisch niet bindend. De EU-instellingen zijn niet aansprakelijk voor de inhoud. Alleen de besluiten die zijn gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie (te raadplegen in EUR-Lex) zijn authentiek. Deze officiële versies zijn rechtstreeks toegankelijk via de links in dit document

Gewijzigd bij:









▼B

BESLUIT (EU) 2018/1220 VAN DE COMMISSIE

van 6 september 2018

betreffende het reglement van orde van de instantie als bedoeld in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad







HOOFDSTUK I

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

Onderwerp

Bij dit besluit wordt het reglement van orde van de instantie als bedoeld in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 vastgesteld.

Artikel 2

Aanstelling, beëindiging van de functie en ontslag van de voorzitter en zijn plaatsvervanger

▼M1

1. De voorzitter van de instantie wordt overeenkomstig artikel 143, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 door de Commissie na een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling benoemd voor een ambtstermijn van vijf jaar die niet kan worden verlengd. Zijn ambtstermijn gaat in op de datum die daartoe in het aanstellingsbesluit is vastgesteld. Dit besluit wordt bekendgemaakt in de C-serie van het Publicatieblad.

Na afloop van zijn ambtstermijn blijft de voorzitter in functie voor zover de werking van de instantie dat vereist, totdat hij wordt vervangen. Deze periode mag niet langer duren dan zes maanden.

▼B

2. De voorzitter wordt aangesteld als bijzonder raadsadviseur van de Commissie in de zin van artikel 5 van de regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie. Het contract van de bijzonder raadsadviseur neemt diens onafhankelijkheid ten volle in acht en doet geen afbreuk aan de duur van zijn ambtstermijn.

3. De Commissie kan de voorzitter ontslaan indien deze niet meer aan de voorwaarden voor de uitoefening van zijn taken voldoet.

4. De regels voor de aanstelling, beëindiging van de functie en het ontslag van de voorzitter zijn ook van toepassing op diens plaatsvervanger. Het bepaalde in de leden 1 tot en met 3 van dit artikel en het bepaalde in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is ook van toepassing op de plaatsvervanger van de voorzitter.

Artikel 3

Plaatsvervanging van de voorzitter

1. Bij verhindering van de voorzitter worden zijn taken door zijn plaatsvervanger uitgeoefend.

2. Wanneer het voorzitterschap vacant is, worden de voorzitterstaken door de plaatsvervanger uitgeoefend totdat de nieuwe voorzitter is aangesteld.

3. Bij gelijktijdige verhindering van de voorzitter en diens plaatsvervanger worden de taken uitgeoefend door het vaste lid dat de Commissie vertegenwoordigt met de hoogste anciënniteit.

Artikel 4

Bevoegdheden van de voorzitter

1. De voorzitter vertegenwoordigt de instantie.

2. Hij zit de vergaderingen van de instantie voor en organiseert de werkzaamheden ervan.

3. Hij wordt daartoe bijgestaan door het in artikel 7 bedoelde vast secretariaat.

4. Hij kan zijn ondertekeningsbevoegdheid delegeren aan elk van de permanente leden die de Commissie vertegenwoordigen om, volgens de instructies die hij hun geeft, namens hem de documenten betreffende een bepaald dossier of betreffende bepaalde administratieve aangelegenheden te ondertekenen.

5. Hij stelt, na raadpleging van de permanente leden, de vergaderkalender van de instantie vast.

6. Hij oefent de andere bevoegdheden uit die hem op grond van dit besluit zijn verleend.

Artikel 5

Aanwijzing van de andere leden van de instantie en hun plaatsvervangers

▼M1

1. De directeur van de centrale financiële dienst bij het directoraat-generaal Begroting is een van de twee permanente leden van de instantie die de Commissie vertegenwoordigen, overeenkomstig artikel 143, lid 2, punt b), van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046. De directeur-generaal Begroting wijst een ambtenaar aan die ten minste tot de functiegroep “hoofd van de eenheid” of een gelijkwaardige functie behoort als plaatsvervanger voor dit permanente lid.

De directeur-generaal Begroting kiest het tweede permanente lid dat de Commissie vertegenwoordigt en zijn plaatsvervanger ad personam uit de ambtenaren van de Commissie die een graad van ten minste AD 14 hebben. De directeur-generaal Begroting wijst een ambtenaar aan die ten minste tot de functiegroep “hoofd van de eenheid” of een gelijkwaardige functie behoort als plaatsvervanger voor dit permanente lid.

▼B

2. Het lid dat de bevoegde ordonnateur vertegenwoordigt (hierna „de voorleggende autoriteit”) en zijn plaatsvervanger zijn ambtenaren of tijdelijke functionarissen die zijn aangewezen overeenkomstig het reglement van orde en de interne administratieve regels van de betrokken instelling of het betrokken bureau, orgaan of agentschap als bedoeld in artikel 73, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046. Zij hebben ten minste de functie van eenheidshoofd of delegatiehoofd.

Artikel 6

Waarnemers

1. De waarnemers nemen deel aan de beraadslagingen van de instantie zonder deel te nemen aan de goedkeuring van de aanbevelingen.

2. De Juridische dienst van de Commissie heeft van rechtswege de status van waarnemer voor elk dossier dat aan de instantie wordt voorgelegd, en maakt op eigen initiatief dan wel op verzoek van de voorzitter opmerkingen. In die hoedanigheid neemt één van zijn leden aan alle beraadslagingen van de instantie deel. De Juridische dienst wordt over alle schriftelijke procedures geïnformeerd.

▼M1

3. In de dossiers waarin de vraag van de voorleggende autoriteit met name gebaseerd is op de informatie die door OLAF is doorgegeven, woont een vertegenwoordiger van OLAF de vergaderingen van de instantie bij en neemt hij deel aan de mondelinge en schriftelijke procedures. Hij kan op verzoek van de voorzitter opmerkingen maken.

In de dossiers waarin de vraag van de voorleggende autoriteit geheel of gedeeltelijk gebaseerd is op de informatie die door het Europees Openbaar Ministerie is doorgegeven, geschiedt deze doorgifte van informatie en de deelname als waarnemer van het Europees Openbaar Ministerie in overeenstemming met de overeenkomst als bedoeld in artikel 103, lid 1, van Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad.

4. OLAF kan ten aanzien van de overige dossiers op verzoek van de voorzitter worden uitgenodigd informatie of advies te verstrekken. Het Europees Openbaar Ministerie kan eveneens op verzoek van de voorzitter worden uitgenodigd informatie of advies te verstrekken overeenkomstig de overeenkomst als bedoeld in artikel 103, lid 1, van Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad.

▼B

5. Behalve de voorleggende autoriteit, hebben de andere ordonnateurs van de Commissie, van een door de Commissie opgericht Europees bureau, van een uitvoerend agentschap, van een andere instelling of van een ander Europees bureau, orgaan of agentschap dat betrokken is bij de aan de instantie voorgelegde zaak, de status van waarnemer. Deze ordonnateurs mogen de beraadslagingen van de instantie bijwonen, worden geïnformeerd over de schriftelijke procedures en verstrekken op verzoek van de voorzitter mondelinge en schriftelijke opmerkingen.

6. De voorzitter kan na raadpleging van de permanente leden van de instantie andere waarnemers uitnodigen tot het bijwonen van de beraadslagingen van de instantie en hen oproepen mondelinge en schriftelijke opmerkingen te maken.

Artikel 7

Vast secretariaat

1. Het vast secretariaat van de instantie wordt verzorgd door ambtenaren of andere personeelsleden van het directoraat-generaal Begroting en is daar administratief aan gekoppeld.

2. Het vast secretariaat verzorgt, onder gezag van de voorzitter, de volgende taken: a) het controleert de hoedanigheid van de voorleggende autoriteiten, van hun aangewezen vertegenwoordigers en van de waarnemers; b) het controleert de volledigheid van de voorgelegde zaken en of zij alle benodigde documenten en informatie bevatten, met name het inlichtingenformulier; c) het gaat na of er bij de zaak andere ordonnateurs betrokken zijn die als waarnemer kunnen worden voorgesteld; d) het onderneemt de nodige stappen en het onderhoudt de nodige contacten met de voorleggende autoriteit, de Juridische dienst van de Commissie en andere instanties die met het betrokken dossier te maken hebben of zouden kunnen krijgen, om de informatie in de voorgelegde zaken te actualiseren; e) het stelt vast welke projecten aan de instantie moeten worden voorgelegd voor onderzoek, en het legt deze voor aan de voorzitter, aan de andere leden en aan de waarnemers die zijn opgeroepen deel te nemen aan de behandeling van een dossier; f) het stelt de ontwerp-vergaderkalender van de instantie voor aan de voorzitter; g) het stelt een ontwerpagenda vast voor de vergaderingen van de instantie en legt deze voor aan de leden en de deelnemers aan de vergaderingen van de instantie; h) het controleert de aanwezigheid van de personen en documenten die nodig zijn voor het waarborgen van de regelmatigheid van de beraadslagingen van de instantie; i) het woont de beraadslagingen van de instantie bij en het zorgt voor de follow-up daarvan; j) het stelt voor het dossier een beknopt verslag van elke vergadering vast en deelt dit aan de leden mee; k) het doet kennisgevingen aan de betrokken ondernemers; l) het brengt de door de instantie goedgekeurde aanbeveling ter kennis van de voorleggende autoriteit; m) het houdt toezicht op alle correspondentie met de instantie of met betrekking tot diens activiteiten; n) het houdt het register van de door de instantie goedgekeurde aanbevelingen en van de door de bevoegde ordonnateur genomen besluiten bij; o) het zorgt voor de in artikel 140 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde bekendmaking van besluiten tot uitsluiting en tot het nemen van financiële sancties.

Artikel 8

Voorkoming van en omgang met belangenconflicten

1. Wanneer de voorzitter of zijn plaatsvervanger, ieder ander lid of diens plaatsvervanger, de ambtenaren en personeelsleden van het secretariaat van de instantie, alsmede iedere andere persoon die deelneemt aan de vergaderingen van de instantie of die kennis heeft van documenten met betrekking tot een dossier zich in een situatie bevinden die aanleiding zou kunnen geven tot een belangenconflict, stellen zij de andere lidstaten en het secretariaat daarvan onverwijld in kennis. Dit geldt ook wanneer zij zich in een situatie bevinden die objectief zou kunnen worden opgevat als een belangenconflict.

2. Geen van de in lid 1 bedoelde personen neemt deel aan de beraadslagingen of de goedkeuring van de aanbeveling. Een nota waarin akte wordt genomen van de manier waarop het risico op een belangenconflict is behandeld, wordt opgenomen in het dossier.

Artikel 9

Samenwerking tussen de instantie en OLAF

1. OLAF werkt nauw samen met de instantie overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad ( 1 ), daarbij lettend op de eerbiediging van de procedurele en grondrechten en de bescherming van klokkenluiders.

2. Wanneer het verzoek van de voorleggende autoriteit gebaseerd is op door OLAF verstrekte informatie, raadpleegt de instantie OLAF voordat zij de kennisgeving naar de ondernemer opstuurt, om geen afbreuk te doen aan de vertrouwelijkheid van de gerechtelijke procedures en van de onderzoeken die zijn uitgevoerd of gecoördineerd door OLAF, met inbegrip van de bescherming van klokkenluiders, en van nationale onderzoeken of gerechtelijke procedures, voor zover bekend.

3. Voor de mededeling aan de ondernemers of aan hun personeelsleden van informatie die afkomstig is van of verband houdt met onderzoeken die zijn uitgevoerd of gecoördineerd door OLAF, is de toestemming van OLAF vereist.

▼M1

Artikel 9 bis

Samenwerking met het Europees Openbaar Ministerie

De regelingen voor de samenwerking met het Europees Openbaar Ministerie zijn vastgelegd in de overeenkomst als bedoeld in artikel 103, lid 1, van Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad.

▼B

Artikel 10

Voorlegging van zaken aan de instantie

1. Aan de instantie kan een verzoek om een aanbeveling worden voorgelegd door een ordonnateur van de Commissie, van een andere instelling, van een door de Commissie opgericht Europees bureau, van een uitvoerend agentschap of van een ander Europees bureau, orgaan of agentschap.

Indien de voorlegging afkomstig is van een autoriteit die niet onder de Commissie valt, worden onmiddellijk de nodige contacten gelegd door het vast secretariaat met het oog op de waarborging van de vertrouwelijkheid van de uitwisseling van informatie in verband met het betrokken dossier door beide partijen.

2. Het verzoek wordt per e-mail in een vertrouwelijke vorm aan het secretariaat verstuurd naar het volgende adres: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu

3. Wanneer de voorleggende autoriteit kennis neemt van de in artikel 136 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde informatie, legt zij deze informatie zo spoedig mogelijk nadat deze haar ter kennis is gekomen, aan de instantie voor, behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen.

▼M1

4. Het verzoek om een aanbeveling bevat alle op grond van de in artikel 142, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde bepalingen vereiste informatie. Zij bevat ook andere relevante informatie als bedoeld in artikel 136 van die verordening, waaronder in voorkomend geval de verslagen van OLAF en de door het Europees Openbaar Ministerie doorgegeven informatie zijn begrepen, zodat passende maatregelen kunnen worden genomen om de financiële belangen van de Unie te beschermen. Zij bevat een naar behoren ingevuld inlichtingenformulier.

▼B

Artikel 11

Het bijeenroepen van de instantie

De instantie wordt door de voorzitter bijeengeroepen om:

a) de voorlopige juridische kwalificatie als bedoeld in artikel 136, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 vast te stellen met het oog op de kennisgeving ervan aan de betrokken ondernemer;

b) een aanbeveling goed te keuren overeenkomstig artikel 143, lid 6, van die verordening.

c) de vragen ten aanzien van het functioneren van de instantie te behandelen.

Artikel 12

Schriftelijke procedure

Op initiatief van de voorzitter of op verzoek van een lid van de instantie kunnen de feiten en de voorlopige juridische kwalificatie worden vastgesteld, en kan de aanbeveling worden goedgekeurd via een schriftelijke procedure. Elk lid van de instantie kan bezwaar maken tegen het gebruik van de schriftelijke procedure. De waarnemers worden bij deze procedure betrokken.

Artikel 13

Het recht van de ondernemer om gehoord te worden

1. Behalve wanneer er zwaarwegende legitieme redenen zijn om het vertrouwelijke karakter van een onderzoek of van een nationale gerechtelijke procedure te bewaren, heeft de ondernemer het recht opmerkingen in te dienen overeenkomstig artikel 143, lid 5, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.

2. Een schriftelijke mededeling van de feiten en van de voorlopige juridische kwalificatie ervan, waarin de instantie slechts rekening houdt met de stukken waarvan de ondernemer kennis heeft kunnen nemen, wordt aan laatstgenoemde meegedeeld onder voorbehoud van de toepassing van de bepalingen van artikel 143, lid 5, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046. In beginsel gebeurt deze mededeling per e-mail.

3. De ondernemer deelt zijn opmerkingen schriftelijk, in elektronische vorm, mee aan het secretariaat, op het volgende mailadres: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu of aan het elektronische adres dat hem wordt meegedeeld in de schriftelijke mededeling, met de eventuele bijlagen, in de vorm van een gestandaardiseerd elektronisch bestand dat met gewone kantoorsoftware wordt aangemaakt.

4. De schriftelijke opmerkingen mogen niet meer dan tien bladzijden beslaan, behalve in naar behoren gerechtvaardigde gevallen wegens de juridische of feitelijke complexiteit van de zaak.

5. In de regel krijgt de ondernemer een termijn van drie weken om zijn opmerkingen te maken. Die termijn begint te lopen vanaf de dag na die waarop de feiten en de voorlopige juridische kwalificatie ervan worden meegedeeld. Wanneer de ondernemer bij overeenkomst heeft aanvaard langs elektronische weg te communiceren met de bevoegde ordonnateur, vindt de kennisgeving plaats door toezending van de mededeling langs die weg.

6. Bij wijze van uitzondering kan een termijn op gemotiveerd verzoek van de ondernemer worden verlengd met hoogstens de helft van de oorspronkelijk toegekende termijn.

7. Bij het verstrijken van de vastgestelde termijn en bij gebrek aan een naar behoren met redenen omkleed verzoek tot verlenging, of bij het verstrijken van de verlengde termijn, wordt de contradictoire procedure beëindigd.

8. Wanneer de voorzitter constateert dat de ondernemer geen opmerkingen heeft ingediend binnen de hem gestelde termijn, wordt de procedure voortgezet en roept de voorzitter de instantie bijeen om een aanbeveling goed te keuren.

Artikel 14

Goedkeuring van de brieven en de aanbevelingen

De voorzitter en de andere leden trachten eerst consensus te bereiken over de inhoud van de brief waarbij de ten laste gelegde feiten en de voorlopige juridische kwalificatie ervan aan de betrokken ondernemer worden meegedeeld, en vervolgens over de aanbeveling.

Indien geen consensus kan worden bereikt, wordt overgegaan tot een stemming bij meerderheid waarbij:

a) de voorzitter één stem heeft,

b) de twee permanente leden samen één stem hebben;

c) het lid dat de voorleggende autoriteit vertegenwoordigt, één stem heeft.

Artikel 15

Kennisgeving van de aanbeveling

De instantie geeft kennis van haar aanbeveling aan de voorleggende autoriteit en aan de waarnemers.

Artikel 16

Termijnen voor de behandeling van een zaak

1. Zodra het secretariaat de voorlegging heeft gecontroleerd en het dossier overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van artikel 7 onderzoekt, stuurt het dat naar de voorzitter en de leden van de instantie door. De voorzitter neemt nota van de stand van het dossier nadat hij in voorkomend geval om extra controle- of onderzoeksmaatregelen heeft verzocht.

2. De procedure, die begint met de vaststelling door de voorzitter dat het dossier zal worden behandeld en die eindigt met de mededeling van een advies aan de voorleggende autoriteit en, in voorkomend geval, van een aanbeveling, duurt in beginsel niet meer dan drie maanden. Die termijn kan door de voorzitter worden verlengd, met name om het recht om gehoord te worden, te garanderen.

Artikel 17

Vertrouwelijk karakter van de werkzaamheden en de beraadslagingen

Onverminderd de toepassing van artikel 8, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 en artikel 22 bis van het Statuut van de ambtenaren ( 2 ), nemen de leden van de instantie en van het secretariaat daarvan, alsmede alle personen die, in welke hoedanigheid dan ook, aan de werkzaamheden of vergaderingen van de instantie hebben deelgenomen of die betrokken zijn geweest bij de opstelling van de documenten, adviezen of standpunten die zij uitbrengt, in dat opzicht de grootste mate van vertrouwelijkheid in acht, overeenkomstig hun eventuele administratieve, statutaire of contractuele verantwoordelijkheid. Hetzelfde geldt voor de voorzitter en diens plaatsvervanger.

Artikel 18

Behandeling van de verzoeken om toegang tot documenten en bescherming van persoonsgegevens

De Verordeningen (EG) nr. 1049/2001 en (EG) nr. 45/2001 zijn van toepassing op de werkzaamheden van de instantie.







HOOFDSTUK II

SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR DE UITOEFENING VAN DE IN ARTIKEL 93 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT BEDOELDE ADVISERENDE BEVOEGDHEID

Artikel 19

Beginselen

1. Het bepaalde in de artikelen 1 tot en met 4, 8, 12, 13, 17 en 18, die zijn opgenomen in hoofdstuk I van deze verordening, is van toepassing op de uitoefening door de instantie van de adviserende bevoegdheid die haar wordt verleend uit hoofde van artikel 93 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.

2. De bepalingen van de andere artikelen van hoofdstuk I van deze verordening zijn eveneens van toepassing op de uitoefening door de instantie van de in lid 1 genoemde bevoegdheid, tenzij in dit hoofdstuk sprake is van specifieke bepalingen.

Artikel 20

Extra leden van de instantie en hun plaatsvervangers

1. Wanneer de instantie het in artikel 93, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde advies uitbrengt, bestaat zij uit de in artikel 143, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde leden en uit de volgende drie extra leden: a) een vertegenwoordiger van het tot aanstelling bevoegde gezag, verantwoordelijk voor tuchtzaken van de betrokken instelling of het betrokken orgaan; b) een lid dat is aangewezen door het personeelscomité van de betrokken instelling of het betrokken orgaan; c) een lid van de juridische dienst van de instelling, het door de Commissie opgerichte Europese bureau, het uitvoerend agentschap of ander Europees orgaan van het betrokken personeelslid.

2. Elk van deze drie leden heeft een plaatsvervanger die wordt aangewezen door, naargelang van het geval: a) het betrokken tot aanstelling bevoegde gezag; b) het betrokken personeelscomité; c) de betrokken juridische dienst.

Artikel 21

Aanwijzing van waarnemers

1. De Juridische dienst van de Commissie wijst een waarnemer aan wanneer het betrokken personeelslid niet tot de Commissie behoort.

2. De bevoegde ordonnateur of, in voorkomend geval, het hoofd van de delegatie van de Unie die als gesubdelegeerde ordonnateur optreedt, of hun vertegenwoordigers, hebben de status van waarnemer.

3. OLAF wijst een waarnemer aan wanneer de informatie betreffende de beweerde schending van een bepaling van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 of van elke andere bepaling inzake financieel beheer of controle van de verrichtingen het gevolg is van informatie die OLAF heeft doorgegeven.

4. Het bureau voor onderzoek en disciplinaire maatregelen van de betrokken instelling of het betrokken orgaan wijst een waarnemer aan in de gevallen waarin een beroep wordt gedaan op de instantie door het tot aanstelling bevoegde gezag. In alle andere gevallen kan dat bureau door de voorzitter worden gevraagd een waarnemer aan te wijzen.

5. Na de leden te hebben geraadpleegd, kan de voorzitter nog andere waarnemers uitnodigen.

Artikel 22

Vast secretariaat van de instantie

1. Artikel 7 is van toepassing, behalve het bepaalde in lid 2, onder k), daarvan.

2. Met name moet het secretariaat: a) wanneer de instantie rechtstreeks in kennis is gesteld over een zaak door een personeelslid, zorgen voor het doorsturen van het dossier naar het tot aanstelling bevoegde gezag en het personeelslid dat die informatie heeft verstrekt daarvan in kennis stellen, zoals gespecificeerd in artikel 23, lid 2; b) wanneer een zaak bij de instantie aanhangig is gemaakt, de hoedanigheid van de voorleggende autoriteit en hun aangewezen vertegenwoordigers controleren; c) in overleg met de voorzitter vaststellen wie de drie extra leden van de instantie zijn en wie de waarnemers zijn en hun hoedanigheid controleren; d) controleren of de dossiers volledig zijn en alle nodige documenten en gegevens bevatten, met name het inlichtingenformulier, een beschrijving van de feiten, de beweerde onregelmatigheid en de bewijsstukken, met inbegrip van de onderzoeksverslagen; e) controleren of het betrokken personeelslid op regelmatige wijze was gehoord door het tot aanstelling bevoegde gezag of door de bevoegde ordonnateur, naargelang van het geval; f) de ontwerpadviezen opstellen waarover de instantie een besluit moet nemen, en deze voorleggen aan de voorzitter, aan de andere leden en aan de waarnemers die zijn opgeroepen deel te nemen aan de behandeling van een zaak; g) de aanbevelingen als bedoeld in artikel 93, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 doorsturen naar de bevoegde ordonnateur en naar de bevoegde interne-auditdienst; h) wanneer de instantie van mening is dat het dossier tot de competentie van het tot aanstelling bevoegde gezag behoort, het dossier doorsturen naar het tot aanstelling bevoegde gezag en OLAF ervan in kennis stellen.

Artikel 23

Voorlegging van zaken aan de instantie

1. Overeenkomstig artikel 93, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 wordt de instantie bijeengeroepen op verzoek van het tot aanstelling bevoegd gezag, bevoegd voor tuchtzaken, of van een bevoegde ordonnateur, met inbegrip van een hoofd van de delegatie van de Unie of een plaatsvervanger van laatstgenoemde die optreedt als gesubdelegeerde ordonnateur, hierna de „voorleggende autoriteiten” genoemd.

2. Wanneer de instantie rechtstreeks door een personeelslid wordt ingelicht, stuurt zij het dossier door naar het betrokken tot aanstelling bevoegde gezag of, naargelang van het geval, naar het tot het sluiten van contracten bevoegde gezag en informeert zij dat personeelslid daarover. Als het betrokken tot aanstelling bevoegde gezag besluit de zaak aan de instantie voor te leggen, informeert zij het personeelslid daarover. Als het besluit de zaak niet aan de instantie voor te leggen, informeert zij de instantie en het personeelslid daarover.

Om te zorgen voor een doeltreffende bescherming van klokkenluiders, zoals bedoeld in artikel 22 bis, lid 3, van het Statuut van de ambtenaren, kan de instantie in afwijking van het bepaalde in de vorige alinea besluiten niet het betrokken tot aanstelling bevoegde gezag maar OLAF in kennis te stellen.

Artikel 24

Schriftelijke procedure

Op initiatief van de voorzitter of op verzoek van een lid van de instantie kan het advies worden vastgesteld via een schriftelijke procedure. Elk lid van de instantie of, in voorkomend geval, de voorzitter kan bezwaar maken tegen het gebruik van de schriftelijke procedure. De voorzitter roept dan binnen een redelijke termijn de instantie bijeen. Dezelfde regel is van toepassing voor wat betreft de in artikel 93, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde aanbeveling.

Artikel 25

Goedkeuring van het advies en van de aanbeveling

1. De instantie streeft ernaar tot een consensus te komen over de vaststelling van het bestaan van een financiële onregelmatigheid en over de motivering waarop het advies of de aanbeveling berust.

2. Indien er geen consensus kan worden bereikt, wordt de zaak in stemming gebracht, waarbij: a) de voorzitter één stem heeft, b) de twee permanente leden die de Commissie vertegenwoordigen, samen één stem hebben; c) het lid dat de voorleggende autoriteit vertegenwoordigt, één stem heeft; d) de drie extra leden elk één stem hebben.

Bij staking van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

3. De leden 1 en 2 zijn van overeenkomstige toepassing op de goedkeuring van aanbevelingen. De consensus of de stemming heeft met name betrekking op het systematische karakter van een financiële onregelmatigheid.

▼M1

Artikel 26

Kennisgeving van het advies en van de aanbeveling

De instantie geeft onverwijld kennis van haar advies aan de voorleggende autoriteit, aan de bevoegde ordonnateur en aan de waarnemers. Indien het Europees Openbaar Ministerie als waarnemer wordt uitgenodigd, zijn de bepalingen van de in artikel 103, lid 1, van Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad bedoelde overeenkomst van toepassing.

▼B

Artikel 27

Het recht van het personeelslid om gehoord te worden

Overeenkomstig artikel 93, lid 2, tweede alinea, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 geeft het tot aanstelling bevoegde gezag of, in voorkomend geval de bevoegde ordonnateur, het personeelslid de gelegenheid zijn opmerkingen te maken over de hem betreffende feiten alvorens de zaak aan de instantie wordt voorgelegd. Overeenkomstig artikel 22, lid 2, onder e), controleert het vast secretariaat na de voorlegging of het betrokken personeelslid op regelmatige wijze is gehoord.







HOOFDSTUK III

SLOTBEPALINGEN

Artikel 29

Herziening

Dit besluit wordt uiterlijk op de door de Commissie vastgestelde datum overeenkomstig artikel 120, lid 2, tweede en derde alinea van Verordening (EU, Euratom) 2017/1939 van de Raad ( 3 ) herzien.

Artikel 30

Intrekking

1. Besluit C(2011) 6109 final wordt ingetrokken.

2. Besluit (EU, Euratom) 2015/2463 wordt ingetrokken.

Artikel 31

Inwerkingtreding en toepassing

Dit besluit treedt in werking op de derde dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Het is van toepassing met ingang van de datum van toepassing van artikel 143, lid 4, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.