02020Q0224(01) — NL — 23.07.2020 — 001.001

Onderstaande tekst dient louter ter informatie en is juridisch niet bindend. De EU-instellingen zijn niet aansprakelijk voor de inhoud. Alleen de besluiten die zijn gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie (te raadplegen in EUR-Lex) zijn authentiek. Deze officiële versies zijn rechtstreeks toegankelijk via de links in dit document

Gewijzigd bij:









▼B

REGLEMENT VAN ORDE VAN EUROJUST













HOOFDSTUK I

Het college

Artikel 1

De voorzitter en de vicevoorzitters van Eurojust

1. De voorzitter oefent zijn ambt namens het college uit. Naast de in artikel 11, lid 2, van de Eurojust-verordening bedoelde taken verricht de voorzitter ook de volgende taken:

a) de officiële mededelingen van het college ondertekenen, onder meer over financiële aangelegenheden, overeenkomstig de financiële regelingen van Eurojust;

b) de plaats, de dag en het tijdstip van de vergaderingen van het college bepalen, de voorlopige agenda opstellen, de vergaderingen beginnen en afsluiten, de debatten voorzitten en toezicht houden op de uitvoering door de administratief directeur van de besluiten van het college;

c) personen uitnodigen om de vergaderingen van het college bij te wonen;

d) de werkzaamheden van het college voorbereiden wanneer het zijn operationele taken uitoefent.

2. De vicevoorzitters oefenen de taken uit die zijn vastgelegd in artikel 11, lid 2, van de Eurojust-verordening en in lid 1 van dit artikel, en die de voorzitter hun toevertrouwt. Zij vervangen de voorzitter indien deze is verhinderd zijn taken te verrichten, overeenkomstig artikel 11, lid 3, van de Eurojust-verordening en artikel 2, lid 2, van dit reglement van orde.

Artikel 2

Verkiezing van de voorzitter van Eurojust

1. Overeenkomstig artikel 11, lid 1, van de Eurojust-verordening kiest het college met een meerderheid van twee derde van zijn leden een voorzitter uit de nationale leden.

2. De voorzitter schrijft een maand vóór het einde van zijn ambtstermijn een verkiezing uit. Indien het ambt van de voorzitter voor het einde van de ambtstermijn van vier jaar vacant wordt, roept de vicevoorzitter met de langste staat van dienst bij Eurojust onverwijld een vergadering van het college bijeen voor de verkiezing van de voorzitter, die wordt gehouden binnen een maand te rekenen vanaf de dag waarop het ambt vacant is geworden. In de tussentijd vervangt de langstzittende vicevoorzitter, of de oudste bij gelijke zittingsduur, de voorzitter.

3. De voorzitter of vicevoorzitter opent bij het bijeenroepen van de vergadering voor de verkiezing van de voorzitter officieel de termijn voor de kandidaatstelling. Nationale leden die wensen te worden verkozen, stellen zich schriftelijk, onder bijvoeging van een motivatiebrief, kandidaat bij het hoofd van het bestuurssecretariaat ten minste tien werkdagen vóór de vergadering waarin de verkiezing moet plaatsvinden en uiterlijk om 12: 00 MIT. Het hoofd van het bestuurssecretariaat stelt na ontvangst van een kandidaatstelling het college in kennis van de naam van de kandidaat. Na het verstrijken van de termijn doet het hoofd van het bestuurssecretariaat de motivatiebrieven aan het college toekomen. In de vergadering van het college die onmiddellijk voorafgaat aan de vergadering waarin de verkiezing plaatsvindt, presenteren de kandidaten hun kandidatuur aan het college.

4. De verkiezing vindt plaats onder voorzitterschap van de voorzitter of een vicevoorzitter indien hij geen kandidaat is voor de verkiezing, of van het nationale lid met de langste staat van dienst bij Eurojust, of de oudste van de nationale leden bij gelijke zittingsduur bij Eurojust, indien zij geen kandidaat zijn voor de verkiezing.

5. De verkiezing wordt bijgewoond door de administratief directeur en het hoofd van het bestuurssecretariaat. Vertegenwoordigers van het Europees Parlement en de Raad kunnen als waarnemer de verkiezing bijwonen.

6. De voorzitter stelt aan het begin van de vergadering vast of het quorum is gehaald. Indien een nationaal lid niet aan de verkiezing kan deelnemen, kan hij zich laten vertegenwoordigen of een volmacht geven overeenkomstig artikel 6, leden 3 en 4, van dit reglement van orde.

7. De verkiezing vindt bij geheime stemming plaats. De administratief directeur roept de leden van het college of hun vertegenwoordigers een voor een op in de volgorde van de protocollijst van de lidstaten van de Europese Unie (hierna: de EU-protocollijst), om hun stem uit te brengen. De vertegenwoordiger van de Europese Commissie brengt als laatste zijn stem uit. Zodra alle leden van het college of hun vertegenwoordigers hebben gestemd, opent de verkiezingsfunctionaris de stembus en telt hij de stembriefjes.

8. In de eerste ronde wordt de kandidaat die twee derde van de stemmen van de leden van het college behaalt, geacht te zijn gekozen. Indien geen van de kandidaten een tweederdemeerderheid behaalt, vindt onmiddellijk een tweede ronde plaats tussen de twee kandidaten die in de eerste ronde de meeste stemmen hebben gekregen. Bij staking van stemmen voor het hoogste aantal stemmen tussen drie of meer kandidaten, gaan al deze kandidaten naar de tweede ronde. Bij staking van stemmen voor het tweede hoogste aantal stemmen tussen twee of meer kandidaten, gaan al deze kandidaten en de kandidaat die het hoogste aantal stemmen heeft gekregen, naar de tweede ronde.

9. In de tweede ronde wordt de kandidaat die twee derde van de stemmen van de leden van het college behaalt, geacht te zijn gekozen. Indien geen van de kandidaten een tweederdemeerderheid behaalt, vindt onmiddellijk een derde ronde plaats volgens dezelfde regels als in lid 8 van dit artikel.

10. In de derde ronde wordt de kandidaat die twee derde van de stemmen van de leden van het college behaalt, geacht te zijn gekozen. Indien geen enkele kandidaat een tweederdemeerderheid behaalt, wordt onmiddellijk een nieuwe verkiezingsprocedure gestart. In de tussentijd blijven de vorige voorzitter of een vicevoorzitter onder de voorwaarden van lid 2 van dit artikel de functie van voorzitter uitoefenen totdat een opvolger is benoemd.

11. De administratief directeur maakt de uitslag van de verkiezing bekend. Het proces-verbaal wordt door de voorzitter, de administratief directeur, het hoofd van het bestuurssecretariaat en de waarnemers ondertekend. In het proces-verbaal wordt melding gemaakt van het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden van het college, het aantal stemmen, het aantal geldige, ongeldige en blanco stemmen, de uitslag van de uitgebrachte stemmen per ronde en per kandidaat, in alfabetische volgorde van familienaam, en de einduitslag.

12. De uitslag van de verkiezing van de voorzitter van Eurojust wordt meegedeeld aan het Europees Parlement, de Raad, de Europese Commissie en de lidstaten.

▼M1

13. Overeenkomstig de vereisten van artikel 5, lid 2, tweede alinea, van dit reglement van orde, mogen vergaderingen van het college voor de verkiezing van de voorzitter worden georganiseerd met gebruikmaking van technische middelen, waaronder videoconferentie. Met deze technische middelen moet door de leden van het college anoniem elektronisch kunnen worden gestemd, zodat de vertrouwelijkheid is gewaarborgd, en moet hun deelname aan een dergelijke stemming ook geverifieerd kunnen worden. De andere bepalingen uit dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing op deze vergaderingen.

▼B

Artikel 3

Verkiezing van de vicevoorzitters van Eurojust

1. Overeenkomstig artikel 11, lid 1, van de Eurojust-verordening, kiest het college met een meerderheid van twee derde van zijn leden twee vicevoorzitters uit de nationale leden.

2. De voorzitter schrijft een maand vóór het einde van de ambtstermijn van een vicevoorzitter een verkiezing uit. Indien het ambt van een vicevoorzitter voor het verstrijken van de termijn van vier jaar vacant wordt, roept de voorzitter het college onverwijld bijeen voor de verkiezing van een vicevoorzitter binnen een maand te rekenen vanaf de dag waarop de functie vacant is geworden. De vicevoorzitter wordt in de tussenperiode niet vervangen.

3. ►M1 De procedure voor de verkiezing van de voorzitter in artikel 2, leden 3 tot en met 13, van dit reglement van orde is van overeenkomstige toepassing op de verkiezing van de vicevoorzitters, onverminderd lid 4 van dit artikel. ◄

4. Indien geen van de kandidaten in de tweede ronde een tweederdemeerderheid van de leden van het college behaalt, wordt onmiddellijk een derde ronde gehouden om bij gewone meerderheid de kandidaat met het hoogste aantal stemmen te verkiezen. Bij staking van stemmen in de derde ronde wordt de kandidaat met de langste staat van dienst bij Eurojust, geacht te zijn gekozen. Bij een onderbroken diensttijd bij Eurojust houdt het college alleen rekening met de diensttijd onmiddellijk voorafgaand aan de verkiezingen.

Artikel 4

Ontslag van de voorzitter en de vicevoorzitters van Eurojust

1. Overeenkomstig artikel 11, lid 6, van de Eurojust-verordening kan de voorzitter of vicevoorzitter, indien hij niet langer voldoet aan de voorwaarden voor de uitvoering van zijn taken, door het college worden ontslagen op voorstel van een derde van de leden. Het besluit wordt bij geheime stemming genomen. Het besluit moet worden aangenomen met een meerderheid van twee derde van de leden van het college, de betrokken voorzitter of vicevoorzitter niet inbegrepen.

2. De betrokken voorzitter of vicevoorzitter ontvangt een afschrift van het ontslagverzoek en verschijnt voor het college voordat dit over het ontslag besluit.

3. Indien het college besluit de voorzitter of een vicevoorzitter te ontslaan, wordt overeenkomstig artikel 2 of artikel 3 van dit reglement van orde onmiddellijk een verkiezing uitgeschreven.

4. Het Europees Parlement, de Raad, de Europese Commissie en de lidstaten worden in kennis gesteld van het ontslag van een voorzitter of vicevoorzitter van Eurojust.

Artikel 5

Vergaderingen van het college

1. Overeenkomstig artikel 13, lid 2, van de Eurojust-verordening vergadert het college ten minste één keer per maand. Het tijdstip en de plaats van de vergaderingen van het college worden jaarlijks bepaald door het college, dat een vergaderrooster vaststelt. Indien de omstandigheden dit vereisen, en mits de meerderheid van de leden van het college geen bezwaar maakt, kan de voorzitter, onder kennisgeving aan het college, de datum of het tijdstip van aanvang van de vergaderingen wijzigen. Het college houdt extra vergaderingen op initiatief van de voorzitter, op verzoek van de Europese Commissie om de administratieve taken van het college te bespreken, of op verzoek van ten minste een derde van zijn leden.

2. De vergaderingen van het college vinden plaats op de zetel van Eurojust. Het college kan, op voorstel van de voorzitter, besluiten om bij wijze van uitzondering een vergadering op een andere plaats te houden, mits gerechtvaardigd.

▼M1

In geval van buitengewone gebeurtenissen of omstandigheden waar de leden van het college geen vat op hebben (overmacht) en waardoor het college niet kan vergaderen overeenkomstig de vereisten van dit lid van het reglement van orde, kan het college, in overeenstemming met artikel 7 van dit reglement van orde, besluiten om zijn vergaderingen te organiseren met gebruikmaking van technische middelen, waaronder videoconferentie. De duur van deze maatregel wordt vastgesteld in een besluit van het college. Het besluit van het college kan worden verlengd wanneer de buitengewone gebeurtenissen of omstandigheden (overmacht) voortduren. Dergelijke vergaderingen van het college mogen worden georganiseerd, mits het met de beschikbare technische middelen mogelijk is de identiteit van de leden van het college vast te stellen en de leden aan de besprekingen kunnen deelnemen op een wijze die collegiale beraadslagingen waarborgt. De bepalingen van de artikelen 5 en 6 van dit reglement van orde zijn van overeenkomstige toepassing op deze vergaderingen.

▼B

3. Bij afwezigheid van de voorzitter en de vicevoorzitters zit het nationale lid met de langste staat van dienst bij Eurojust de vergaderingen van het college voor.

4. De vergaderingen van het college zijn niet openbaar en de besprekingen blijven vertrouwelijk. Het college kan besluiten een zitting met een beperkt aantal deelnemers te houden.

5. Wat betreft de deelname van niet-leden van het college aan vergaderingen van het college:

a) de administratief directeur woont de vergaderingen van het college bij die worden bijeengeroepen voor de uitoefening van zijn bestuurstaken, en kan door de voorzitter worden uitgenodigd om de vergaderingen van het college bij te wonen waarin operationele aangelegenheden worden besproken, in beide gevallen zonder stemrecht;

b) de voorzitter kan eenieder wiens advies mogelijk van belang kan zijn, en in het bijzonder de liaison-aanklagers uit derde landen die bij Eurojust zijn gedetacheerd, uitnodigen de vergaderingen van het college als waarnemer zonder stemrecht bij te wonen;

c) de voorzitter beoordeelt de agenda van de vergaderingen van het college om vast te stellen welke punten van belang zijn voor de uitoefening van de taken van het Europees Openbaar Ministerie. De voorzitter nodigt een vertegenwoordiger van het Europees Openbaar Ministerie uit om, zonder stemrecht, deze vergaderingen bij te wonen. De voorzitter verstrekt de vertegenwoordiger van het Europees Openbaar Ministerie de documenten waarop de agenda gebaseerd is;

d) de leden van het college kunnen, in voorkomend geval, bij uitzondering worden bijgestaan door adviseurs of deskundigen. Een lid van het college dat om assistentie van adviseurs of deskundigen verzoekt, stelt de voorzitter ten minste tien werkdagen voor de vergadering van het college in kennis van de naam van de adviseurs of deskundigen, met vermelding van het agendapunt waarop het verzoek betrekking heeft. De voorzitter brengt de leden van het college schriftelijk op de hoogte en besluit, rekening houdend met eventuele bezwaren, of hij een uitnodiging laat uitgaan.

6. De voorzitter stelt voor elke vergadering van het college de voorlopige agenda op. De voorlopige agenda omvat de punten waarom de leden van het college hebben verzocht en die welke de voorzitter, de raad van bestuur of de administratief directeur nodig achten.

7. De voorlopige agenda wordt ten minste vijf werkdagen voor de vergadering door het bestuurssecretariaat samen met de desbetreffende documenten aan de leden van het college toegezonden. De voorlopige agenda van extra vergaderingen mag vierentwintig uur vóór de vergadering worden toegezonden. Alleen de punten waarvoor de desbetreffende documenten zijn verstrekt, worden opgenomen in de voorlopige agenda met het oog op een besluit. De voorzitter kan indicatieve termijnen voor de bespreking van elk agendapunt toevoegen en het aantal bijdragen en de spreektijd beperken.

8. Aan het begin van elke vergadering keurt het college de agenda goed. Dringende aangelegenheden en punten die niet op de voorlopige agenda staan, kunnen met instemming van de leden van het college worden besproken en het voorwerp zijn van een besluit. Het college kan ook besluiten gebruik te maken van de schriftelijke procedures of van de voorbereidende overlegprocedures als bedoeld in de artikelen 7 en 8 van dit reglement van orde.

9. De voorzitter houdt het college op de hoogte van aangelegenheden die voor het college van belang zijn, overeenkomstig artikel 11, lid 2, punt b), van de Eurojust-verordening. Het bestuurssecretariaat kan de informatie schriftelijk aan de leden van het college verstrekken. Op verzoek van een lid van het college wordt een informatiepunt ter bespreking op de agenda van het college geplaatst.

10. De leden van het college kunnen de administratief directeur op zijn bevoegdheidsgebied vragen van algemeen belang stellen. De administratief directeur beantwoordt de vraag of vragen tijdens de eerste mogelijke vergadering van het college na ontvangst ervan.

Artikel 6

Quorum en stemmingen

1. Twee derde van de leden van het college moet aanwezig zijn om het quorum te halen. Bij afwezigheid van een nationaal lid wordt voor de vaststelling van het quorum rekening gehouden met de aanwezigheid van zijn plaatsvervanger of van een medewerker die de in artikel 7, lid 4, van de Eurojust-verordening bedoelde status heeft.

2. Indien het vereiste quorum ontbreekt, zet de voorzitter de vergadering voort zonder dat formele beslissingen worden genomen. De relevante agendapunten kunnen tijdens de volgende vergadering van het college of volgens de schriftelijke procedure overeenkomstig artikel 7 van dit reglement van orde worden behandeld.

3. Een nationaal lid dat een vergadering van het college niet kan bijwonen en niet wordt vertegenwoordigd door een plaatsvervanger of een medewerker die de in artikel 7, lid 4, van de Eurojust-verordening bedoelde status heeft, kan een volmacht geven aan een ander nationaal lid om namens hem te stemmen. Een nationaal lid mag maximaal één volmachtstem ontvangen.

4. Een nationaal lid dat volmacht geeft, stelt het bestuurssecretariaat schriftelijk in kennis van de identiteit van de gevolmachtigde, de agendapunten waarvoor de volmacht geldt en de eventuele beperkingen die aan de stemming bij volmacht zijn gesteld. Een volmachtstem is slechts geldig voor de vergadering waarvoor ze is verleend.

5. Het college kan besluiten over een aangelegenheid wanneer de voorzitter van oordeel is dat die aangelegenheid voldoende is besproken.

6. Tenzij anders is bepaald en indien geen consensus kan worden bereikt, stelt het college overeenkomstig artikel 14, lid 1, van de Eurojust-verordening zijn besluiten vast bij meerderheid van zijn leden.

7. Consensus wordt bereikt indien geen enkel lid van het college zich uitdrukkelijk verzet. Het college kan alleen tot stemming overgaan wanneer de voorzitter een gebrek aan consensus vaststelt. De meerderheid van de leden van het college wordt bepaald op basis van de samenstelling van het college als bepaald in artikel 10, lid 1, van de Eurojust-verordening.

8. Overeenkomstig 14, lid 2, van de Eurojust-verordening heeft elk lid van het college één stem. Bij afwezigheid van een stemgerechtigd lid kan de plaatsvervanger het stemrecht uitoefenen onder de in artikel 7, lid 7, van de Eurojust-verordening gestelde voorwaarden. Bij afwezigheid van de plaatsvervanger kan ook de medewerker het stemrecht uitoefenen onder de in artikel 7, lid 7, van de Eurojust-verordening gestelde voorwaarden.

9. Tenzij anders bepaald in dit reglement van orde geschiedt de stemming bij handopsteken of, indien hiertegen bezwaar wordt gemaakt, hoofdelijk. Op voorstel van de voorzitter of op verzoek van een derde van de leden van het college kan het college besluiten bij geheime stemming te stemmen. De voorzitter noteert de verdeling van de uitgebrachte stemmen. Indien het betrokken lid van het college daarom verzoekt, wordt een minderheidsstandpunt in de notulen van de vergadering opgenomen.

Artikel 7

Schriftelijke procedure

1. In spoedeisende gevallen, indien een besluit niet kan worden uitgesteld en moet worden genomen voordat het college kan worden bijeengeroepen, kan de Voorzitter om een schriftelijke procedure verzoeken. Schriftelijke procedures kunnen ook worden toegepast voor aangelegenheden die overeenkomstig de artikelen 5, lid 8, en 6, lid 2, van dit reglement van orde reeds door het college zijn behandeld.

2. De voorzitter geeft de leden van het college ten minste drie werkdagen vanaf de datum waarop het ontwerpbesluit elektronisch is verzonden de tijd om te antwoorden. In uitzonderlijke gevallen kan de voorzitter besluiten een kortere termijn vast te stellen.

3. Een voorstel voor een door middel van een schriftelijke procedure te nemen besluit wordt niet gewijzigd en wordt in zijn geheel goedgekeurd of afgewezen. Indien binnen de gestelde termijn geen antwoord is ontvangen, wordt het desbetreffende lid van het college geacht zich van stemming te hebben onthouden.

4. Een besluit wordt genomen indien ten minste twee derde van de leden van het college schriftelijk heeft geantwoord en de vereiste stemmeerderheid is verkregen.

5. Indien het vereiste quorum of de vereiste stemmeerderheid niet wordt gehaald, kan de voorzitter de schriftelijke procedure opnieuw starten of de kwestie aan de volgende vergadering van het college voorleggen.

6. De voorzitter constateert dat de schriftelijke procedure is afgerond. Een kennisgeving in die zin wordt toegezonden aan de leden van het college.

Artikel 8

Voorbereidende overlegprocedure

1. De voorzitter kan, indien hij het dienstig acht ter voorbereiding van een bespreking in het college, met gebruikmaking van elektronische middelen een voorbereidende overlegprocedure starten. De leden van het college ontvangen de nodige informatie.

2. Voorbereidende overlegprocedures duren zeven werkdagen, tenzij de voorzitter vanwege spoedeisendheid anders besluit. Na het verstrijken van deze termijn wordt door de initiatiefnemer van het voorstel een herzien document afgegeven waarin de opmerkingen van de leden van het college worden weergegeven.

Artikel 9

Werkgroepen

1. Het college kan werkgroepen oprichten om het college van advies en expertise te voorzien.

2. Het mandaat, de samenstelling en de praktische werking van deze werkgroepen worden vastgesteld bij uitvoeringsbesluit van het college.







HOOFDSTUK II

Raad van bestuur

Artikel 10

Samenstelling van de raad van bestuur

1. Overeenkomstig artikel 16, lid 4, van de Eurojust-verordening worden twee andere leden van het college dan de voorzitter en de vicevoorzitters bij toerbeurt voor twee jaar benoemd tot lid van de raad van bestuur.

2. De volgorde waarin de twee leden van het college worden opgeroepen als lid van de raad van bestuur, is gebaseerd op de EU-protocollijst. Het college bepaalt bij loting welke lidstaat het eerst aan de beurt komt volgens die lijst.

3. De vertegenwoordiger van de als eerste aangewezen lidstaat en die van de lidstaat welke onmiddellijk volgt op de lijst van het EU-protocol, zijn lid van de raad van bestuur voor een periode van twee jaar.

4. Na die periode van twee jaar worden de nationale leden van de volgende twee lidstaten overeenkomstig de EU-protocollijst benoemd tot lid van de raad van bestuur voor de volgende periode van twee jaar, tenzij het nationale lid de functie van voorzitter of vicevoorzitter uitoefent, in welk geval het nationale lid van de volgende lidstaat op de EU-protocollijst wordt aangewezen.

5. Indien de ambtstermijn van een lid van het college eindigt voordat hij volle twee jaar in de raad van bestuur zit, wordt het nieuwbenoemde nationale lid van dezelfde lidstaat aangewezen als lid van de raad van bestuur voor het restant van die periode van twee jaar. Indien de ambtstermijn van een nationaal lid van het college eindigt en er dan nog geen nieuw nationaal lid is benoemd, wordt zijn plaatsvervanger aangewezen als lid van de raad van bestuur totdat een nieuw nationaal lid is benoemd of voor het restant van die periode van twee jaar.

6. Een nationaal lid mag, behalve als voorzitter of vicevoorzitter, geen twee opeenvolgende ambtstermijnen als lid van de raad van bestuur vervullen.

Artikel 11

Werking van de raad van bestuur

1. De voorzitter zit de raad van bestuur voor, overeenkomstig artikel 16, lid 5, van de Eurojust-verordening. Bij ontstentenis of verhindering van de voorzitter wordt de raad van bestuur voorgezeten door de langstzittende of, bij gelijke zittingsduur, de oudste vicevoorzitter. Bij ontstentenis of verhindering van de vicevoorzitters wordt de raad van bestuur voorgezeten door het langstzittende nationale lid. De leden van de raad van bestuur wonen in beginsel de vergaderingen zelf bij. In uitzonderlijke gevallen kunnen de leden van de raad van bestuur een vergadering van die raad per videoconferentie bijwonen.

2. Overeenkomstig artikel 16, lid 7, van de Eurojust-verordening komt de raad van bestuur ten minste eenmaal per maand bijeen. Extra vergaderingen kunnen worden belegd op initiatief van de voorzitter of op verzoek van de Europese Commissie of van ten minste twee van zijn andere leden. Het tijdstip en de plaats van de vergaderingen van de raad van bestuur worden jaarlijks vastgesteld, en er wordt een vergaderrooster goedgekeurd.

3. Overeenkomstig artikel 16, lid 4, van de Eurojust-verordening woont de administratief directeur, zonder stemrecht, de vergaderingen van de raad van bestuur bij. De voorzitter kan eenieder wiens advies mogelijk van belang kan zijn of andere leden van het bestuur, uitnodigen de vergaderingen van de raad van bestuur als waarnemer zonder stemrecht bij te wonen.

4. De voorzitter bezorgt een vertegenwoordiger van het Europees Openbaar Ministerie de agenda van de vergaderingen van de raad van bestuur en overlegt met hem over de noodzaak die vergaderingen bij te wonen. De voorzitter nodigt een vertegenwoordiger van het Europees Openbaar Ministerie uit om zonder stemrecht deel te nemen aan de vergaderingen van de raad van bestuur waarin kwesties worden besproken die relevant zijn voor de werking van het Europees Openbaar Ministerie, overeenkomstig artikel 16, lid 8, van de Eurojust-verordening.

5. De aanwezigheid, ook per videoconferentie, van ten minste drie leden van de raad van bestuur vormt een quorum. Is het quorum niet aanwezig, dan beëindigt de voorzitter de vergadering en belegt hij binnen vijf werkdagen een nieuwe vergadering, waarbij geen quorumvereisten gelden.

6. De voorzitter stelt in overleg met de leden en de administratief directeur de voorlopige agenda van de raad van bestuur op. De voorlopige agenda wordt, samen met de bijbehorende documenten, ten minste vijf werkdagen voor de vergadering aan de deelnemers verstrekt. De raad van bestuur stelt aan het begin van de vergadering de agenda vast. Dringende aangelegenheden en punten die niet op de voorlopige agenda staan, kunnen met instemming van de leden van de raad van bestuur worden besproken en het voorwerp zijn van een besluit.

7. In spoedeisende gevallen, indien een besluit niet kan worden uitgesteld en moet worden genomen voordat de raad van bestuur kan worden bijeengeroepen, kan de Voorzitter om een schriftelijke procedure verzoeken. De voorzitter geeft de leden van de raad van bestuur ten minste drie werkdagen vanaf de datum waarop het ontwerpbesluit elektronisch is verzonden de tijd om te antwoorden. In uitzonderlijke gevallen kan de voorzitter besluiten een kortere termijn vast te stellen. Er wordt een besluit genomen wanneer een meerderheid van de leden van de raad van bestuur schriftelijk heeft geantwoord.

8. Overeenkomstig artikel 16, lid 5, van de Eurojust-verordening besluit de raad van bestuur bij meerderheid van zijn leden en wordt er gestemd bij handopsteken. Elk lid heeft één stem. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

9. Overeenkomstig artikel 16, lid 2, van de Eurojust-verordening kan de raad van bestuur bij de uitvoering van zijn taken het college raadplegen. De voorzitter stelt ten minste elk kwartaal een verslag voor het college op over de activiteiten en besluiten van de raad van bestuur.

10. De deelname van vertegenwoordigers van de Europese Commissie en het Europees Openbaar Ministerie aan de vergaderingen van de raad van bestuur is voor Eurojust kosteloos.







HOOFDSTUK III

Andere bepalingen met betrekking tot het college en de raad van bestuur

Artikel 12

Belangenverklaringen, belangenconflicten, informatieverplichting en geschillenbeslechting

1. Alle leden van het college, hun plaatsvervangers en medewerkers die de in artikel 7, leden 4 en 7, van de Eurojust-verordening bedoelde status hebben, vullen bij hun indiensttreding een belangenverklaring in volgens het format voorgeschreven in de gedragscode die bij uitvoeringsbesluit van het college moet worden vastgesteld. Wijzigingen in de in die belangenverklaringen opgenomen punten worden zo spoedig mogelijk en uiterlijk één maand na een wijziging doorgevoerd opdat de verklaringen up-to-date blijven. De verwerking van persoonsgegevens in de belangenverklaring geschiedt overeenkomstig Verordening 2018/1725 en de bepalingen inzake gegevensbescherming van de Eurojust-verordening.

2. Onverminderd het toepasselijke nationale recht stellen alle leden van het college, hun plaatsvervangers en medewerkers de voorzitter onmiddellijk op de hoogte van elk feitelijk of gepercipieerd belangenconflict dat zich voordoet bij het uitoefenen van hun operationele of leidinggevende functies. De plaatsvervangers en medewerkers doen dit via hun respectieve nationale leden. In operationele aangelegenheden stellen de nationale leden niet alleen de voorzitter, maar daaraan voorafgaand ook de andere nationale leden die in een bepaald geval in dergelijke belangenconflicten zijn gekomen of dreigen te komen, hiervan onmiddellijk op de hoogte.

3. Alle leden van het college, plaatsvervangers en medewerkers vermijden situaties die aanleiding kunnen geven tot een belangenconflict of als zodanig kunnen worden opgevat. Zij zijn niet betrokken bij de behandeling van een operationeel geval waarin een belangenconflict bestaat of wordt gepercipieerd. Zij handelen of uiten zich niet op een wijze die in de ogen van het publiek afbreuk doet aan hun onpartijdigheid.

4. Alle leden van het college, plaatsvervangers en medewerkers stellen de voorzitter in kennis van alle aangelegenheden die de reputatie of de belangen van Eurojust kunnen schaden. De plaatsvervangers en medewerkers doen dit via hun respectieve nationale leden.

5. De voorzitter overweegt, overeenkomstig de in lid 1 van dit artikel vermelde gedragscode, de verdere stappen die moeten worden genomen in de gevallen genoemd in de leden 1 tot en met 4 van dit artikel.

6. Indien tussen twee of meer leden van het college een meningsverschil ontstaat bij de uitoefening van hun functie, kunnen zij dit ter kennis brengen van de voorzitter, die een vergadering van het college bijeen kan roepen om de kwestie te bespreken.

Artikel 13

Het bestuurssecretariaat

1. Het college en de raad van bestuur worden bijgestaan door een bestuurssecretariaat, dat in overleg met de voorzitter werkt.

2. Het bestuurssecretariaat neemt onder meer deel aan de vergaderingen van het college en de raad van bestuur, neemt de notulen op en houdt die bij, maakt samenvattingen van de resultaten van die vergaderingen en houdt een register bij van de activiteiten van het college en de raad van bestuur.

Artikel 14

Notulen van de vergaderingen van het college en de raad van bestuur

1. De notulen van de vergaderingen van het college en de raad van bestuur bevatten ten minste de naam van de personen die de vergadering bijwonen, een verslag over de besprekingen en de genomen besluiten.

2. De ontwerpnotulen van de vergaderingen van het college en de raad van bestuur worden door de voorzitter ter goedkeuring toegezonden aan de leden van het college en de leden van de raad van bestuur. Na goedkeuring worden de notulen ondertekend door de voorzitter en het hoofd van het bestuurssecretariaat, en opgenomen in een door het bestuurssecretariaat bijgehouden register. De notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur worden ter informatie aan het college verstrekt.

3. Het bestuurssecretariaat stelt een samenvatting op van de resultaten van de vergaderingen van de raad van bestuur, die door de voorzitter moet worden goedgekeurd en die overeenkomstig artikel 74, lid 4, van de Eurojust-verordening openbaar moet worden gemaakt.







HOOFDSTUK IV

De administratief directeur

Artikel 15

De administratief directeur

1. Overeenkomstig artikel 17, lid 2, van de Europol-verordening wordt de administratief directeur na een open en transparante selectieprocedure door het college benoemd uit een lijst van door de raad van bestuur voorgedragen kandidaten.

2. De raad van bestuur stelt het college voor een selectiecomité in te stellen voor de benoemingsprocedure van de administratief directeur. Het selectiecomité bestaat uit twee nationale leden en een vertegenwoordiger van de Europese Commissie.

3. In voorkomend geval en na een besluit van het college kan een persoon met relevante ervaring bij de selectie van leidinggevende functies zonder stemrecht zitting hebben in het selectiecomité.

4. De raad van bestuur stelt het college voor, op welke wijze een sollicitatieoproep moet worden gedaan en kan beslissen hoeveel kandidaten na de oproep voor een onderhoud worden uitgenodigd.

5. Het selectiecomité heeft een onderhoud met de kandidaten en stelt de raad van bestuur op de hoogte van de resultaten van haar beraadslagingen. De raad van bestuur legt het college een lijst van kandidaten voor met een aanbeveling over de te kiezen kandidaat.

6. Indien geen consensus kan worden bereikt, benoemt het college de administratief directeur bij meerderheid van zijn leden. Het besluit wordt bij geheime stemming genomen.

7. De raad van bestuur stelt uitvoeringsvoorschriften vast inzake de procedures voor selectie en benoeming, contractverlenging, contractbeëindiging, proeftijd en jaarlijkse beoordeling van de prestaties van de administratief directeur.







HOOFDSTUK V

Slotbepalingen

Artikel 16

Overgangsregelingen voor de verkiezing van twee nationale leden gedurende de eerste periode van twee jaar na de oprichting van de raad van bestuur

1. Voor de eerste periode van twee jaar na de oprichting van de raad van bestuur kiest het college twee nationale leden, niet zijnde de voorzitter of de vicevoorzitters, als leden van de raad van bestuur.

2. De twee kandidaten die de meeste stemmen krijgen, worden geacht te zijn gekozen. Bij staking van stemmen tussen kandidaten met de op een na meeste stemmen, wordt de kandidaat met de langste staat van dienst bij Eurojust geacht te zijn gekozen. Bij een onderbroken diensttijd bij Eurojust houdt het college alleen rekening met de diensttijd onmiddellijk voorafgaand aan die verkiezing.

3. De in artikel 10, lid 2, van dit reglement van orde bedoelde loting vindt plaats onmiddellijk nadat de twee in die bepaling bedoelde nationale leden zijn gekozen. De nationale leden die de twee aangewezen lidstaten vertegenwoordigen, nemen aan het einde van de ambtstermijn van de twee gekozen nationale leden hun taken als lid van de raad van bestuur op, tenzij zij inmiddels tot voorzitter of vicevoorzitter zijn gekozen, in welk geval het nationale lid van de volgende lidstaat op de EU-protocollijst wordt aangewezen.

Artikel 17

Persoonsgegevens

Dit reglement van orde wordt aangevuld met afzonderlijke procedureregels voor de behandeling en bescherming van persoonsgegevens.

Artikel 18

Wijziging van het reglement van orde

1. Het college kan het reglement van orde wijzigen op voorstel van de raad van bestuur of van een derde van de leden van het college, volgens dezelfde procedure als die voor de vaststelling ervan.

2. Wijzigingen in het reglement van orde worden aangenomen bij tweederdemeerderheid van de leden. Ingeval geen overeenstemming met een tweederdemeerderheid kan worden bereikt, wordt de wijziging in de volgende vergadering van het college bij gewone meerderheid aangenomen.

Artikel 19

Bekendmaking en inwerkingtreding

Het reglement van orde van Eurojust treedt in werking op de datum waarop het wordt vastgesteld.

Het reglement van orde wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.