2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 1
Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de instellingen
►B BESLUIT VAN DE RAAD
van 19 maart 2001
tot vaststelling van beveiligingsvoorschriften van de Raad
(2001/264/EG)
(PB L 101 van 11.4.2001, blz. 1)
Gewijzigd bij:
Publicatieblad
nr. blz. datum
►M1 Besluit 2004/194/EG van de Raad van 10 februari 2004 L 63 48 28.2.2004
▼B
BESLUIT VAN DE RAAD
van 19 maart 2001
tot vaststelling van beveiligingsvoorschriften van de Raad
(2001/264/EG)
DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
inzonderheid op artikel 207, lid 3,
Gelet op Besluit 2000/396/EG, EGKS, Ewaton van de Raad van 5 juni
2000 houdende vaststelling van zijn reglement van orde (1), inzonder-
heid op artikel 24,
Overwegende hetgeen volgt:
(1) Teneinde de Raadswerkzaamheden op gebieden die tot een
zekere mate van vertrouwelijkheid nopen tot ontwikkeling tebrengen, is het dienstig een integraal beveiligingssysteem op te
zetten dat de Raad, het secretariaat-generaal daarvan en de
lidstaten omvat.
(2) In een dergelijk systeem moet de inhoud van alle voorgaandebesluiten en bepalingen op dit gebied in één tekst bijeengebrachtworden.
(3) In de praktijk zal het grootste gedeelte van de als „CONFIDEN-TIEL UE” of hoger gerubriceerde EU-gegevens betrekkinghebben op het gemeenschappelijk veiligheids- en defensiebeleid.
(4) Teneinde de doeltreffendheid van het aldus opgezette beveili-gingssysteem te waarborgen, dienen de lidstaten bij hetfunctioneren te worden betrokken doordat zij de nationale maat-regelen treffen die noodzakelijk zijn om, wanneer hun bevoegde
autoriteiten en ambtenaren gerubriceerde EU-gegevens
verwerken, te voldoen aan de bepalingen van dit besluit.
(5) De Raad verwelkomt het voornemen van de Commissie om opde datum van toepassing van dit besluit een integraal systeemin te voeren dat strookt met de bijlage bij dit besluit, teneindete zorgen voor een soepele besluitvorming van de Unie.
(6) De Raad onderstreept het belang, waar dienstig, het EuropeesParlement en de Commissie te betrekken bij de voorschriften ennormen voor vertrouwelijkheid die noodzakelijk zijn ter bescher-ming van de belangen van de Unie en haar lidstaten.
(7) Dit besluit laat artikel 255 van het Verdrag en de instrumententer uitvoering daarvan onverlet.
(8) Dit besluit laat bestaande praktijken van de lidstaten met betrek-king tot de informatie van hun nationale parlementen over dewerkzaamheden van de Unie onverlet,
BESLUIT:
Artikel 1
De beveiligingsvoorschriften van de Raad in de bijlage worden hierbij
goedgekeurd.
Artikel 2
1. De secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger neemt passende
maatregelen om te zorgen dat wanneer gerubriceerde EU-gegevensworden verwerkt, de in artikel 1 bedoelde voorschriften in het secreta-riaat-generaal van de Raad (hierna „SGR” te noemen) door de SGR-ambtenaren en andere personeelsleden, door de contractanten van het2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 2
(1) PB L 149 van 23.6.2000, blz. 21.
▼B
SGR en door het bij het SGR gedetacheerd personeel, zowel op de
locaties van de Raad als in de gedecentraliseerde EU-organen wordennageleefd (
1).
2. De lidstaten nemen, in overeenstemming met hun nationale rege-
lingen, passende maatregelen om te zorgen dat wanneer gerubriceerdeEU-gegevens worden verwerkt, de in artikel 1 bedoelde voorschriftenworden nageleefd door hun diensten en op hun locaties door:
a) de leden van de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten
bij de Europese Unie en de leden van de nationale delegaties diebijeenkomsten van de Raad of van de instanties ervan bijwonen, of
deelnemen aan andere Raadswerkzaamheden,
b) de andere leden van de nationale overheden van de lidstaten die
gerubriceerde EU-gegevens verwerken, hetzij op het grondgebiedvan de betrokken lidstaat hetzij daarbuiten,
c) de externe contractanten van de lidstaten en het gedetacheerd perso-
neel, die gerubriceerde EU-gegevens verwerken.
De lidstaten stellen het SGR onverwijld in kennis van de genomen
maatregelen.
3. De in de leden 1 en 2 bedoelde maatregelen worden voor 30
november 2001 genomen.
Artikel 3
Overeenkomstig de grondbeginselen en minimumbeveiligingsnormen
als bedoeld in deel I van de bijlage kan de secretaris-generaal/hoge
vertegenwoordiger maatregelen nemen overeenkomstig deel II, afdeling
I, punt 1 en punt 2, van de bijlage.
Artikel 4
Het onderhavige besluit vervangt vanaf de dag van zijn toepassing:
a) Besluit 98/319/EG van de Raad van 27 april 1998 betreffende de
regeling inzake de machtiging van ambtenaren en personeelsledenvan het secretariaat-generaal van de Raad voor de raadpleging vangerubriceerde gegevens die de Raad in zijn bezit heeft (
2);
b) besluit van de secretaris-generaal van de Raad/hoge vertegenwoor-
diger van 27 juli 2000 inzake maatregelen betreffende debescherming van gerubriceerde gegevens die op het secretariaat-generaal van de Raad van toepassing zijn (
3);
c) Besluit nr. 433/97 van 22 mei 1997 van de secretaris-generaal van
de Raad betreffende de procedure tot screening van de ambtenarendie belast zijn met de werking van het Cortesy-systeem.
Artikel 5
1. Dit besluit wordt van kracht op de dag van zijn bekendmaking.2. Het is van toepassing vanaf 1 december 2001.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 3
(1) Zie conclusies van de Raad van 10.11.2000.
(2) PB L 140 van 12.5.1998, blz. 12.
(3) PB C 239 van 23.8.2000, blz. 1.
▼B
BIJLAGE
BEVEILIGINGSVOORSCHRIFTEN VAN DE RAAD VAN DE EURO-
PESE UNIE2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 4
▼B
INHOUD
DEEL I
Grondbeginselen en minimumnormen voor de beveiliging .................................
D E E L I I...............................................................
AFDELING I
De organisatie van de beveiliging binnen de Raad van de Europese Unie .......................
AFDELING II
Rubricering en markeringen . . ..........................................................
AFDELING IIIRubriceringsbeheer ....................................................................
AFDELING IV
Fysieke beveiliging ....................................................................
AFDELING V
Algemene voorschriften betreffende het need-to-know-beginsel en het veiligheidsonderzoek ........
AFDELING VIProcedure met betrekking tot het veiligheidsonderzoek voor ambtenaren en andere personeelsleden
v a n h e t S G R .........................................................................
AFDELING VIIVervaardiging, verspreiding, overdracht, opslag en vernietiging van gerubriceerd EU-materiaal . . . . .
AFDELING VIII
EU top secret-registers . . ...............................................................
AFDELING IX
Toe te passen beveiligingsmaatregelen indien vergaderingen over zeer gevoelige aangelegenheden
buiten gebouwen van de Raad worden gehouden . . .........................................
AFDELING X
Inbreuken op de beveiligingsvoorschriften en compromittering van gerubriceerde EU-gegevens . . . . .AFDELING XI
Bescherming van gegevens die verwerkt worden in IT- en communicatiesystemen . . . .............
AFDELING XIIVrijgave van gerubriceerde EU-gegevens aan derde staten of internationale organisaties . . . ........
Aanhangsels
Aanhangsel 1Lijst van nationale veiligheidsinstanties ...................................................
Aanhangsel 2
Vergelijking van de nationale beveiligingsrubriceringen . . . ...................................
Aanhangsel 3
Praktische rubriceringsgids . . . ..........................................................
Aanhangsel 4Richtsnoeren voor vrijgave van gerubriceerde EU-gegevens aan derde staten of internationale organi-
saties — Eerstegraadssamenwerking . . ....................................................
Aanhangsel 5Richtsnoeren voor vrijgave van gerubriceerde EU-gegevens aan derde staten of internationale organi-
saties — Tweedegraadssamenwerking ....................................................
Aanhangsel 6
Richtsnoeren voor vrijgave van gerubriceerde EU-gegevens aan derde staten of internationale organi-
saties — Derdegraadssamenwerking . . ....................................................2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 5
▼B
DEEL I
GRONDBEGINSELEN EN MINIMUMNORMEN VOOR DE BEVEILI-
GING
INLEIDING
1. Bij deze bepalingen worden de grondbeginselen en minimumnormen voor
de beveiliging vastgesteld die door de Raad, het secretariaat-generaal van
de Raad (hierna te noemen „SGR”), de lidstaten en de gedecentraliseerde
organen van de Europese Unie (hierna te noemen „gedecentraliseerde EU-
organen”) op passende wijze moeten worden nageleefd, zodat de beveiliging
is gewaarborgd en ieder ervan verzekerd is dat er een gemeenschappelijke
norm van bescherming is ingesteld.
2. Onder gerubriceerde EU-gegevens wordt verstaan: gegevens en materiaal
waarvan openbaarmaking zonder machtiging de belangen van de EU of
van een of meer van haar lidstaten, naargelang het geval in meerdere of
mindere mate zou kunnen schaden, ongeacht of dergelijke gegevens afkom-
stig zijn van de EU, de lidstaten, derde staten of internationale organisaties.
3. In deze voorschriften wordt verstaan onder
a) document: brief, nota, notulen, verslag, memorandum, signaal/bood-
schap, schets, foto, dia, film, kaart, grafische voorstelling, plattegrond,
notitieboek, stencil, carbonpapier, schrijfmachine- of printerlint, tape,
cassette, computerschijf, CD ROM of enig fysiek medium waarop gege-
vens zijn opgeslagen;
b) materiaal: een document als bedoeld onder a), alsook enig onderdeel van
uitrusting of wapens dat gefabriceerd is of wordt.
4. Met de beveiliging worden de volgende hoofddoelstellingen beoogd:
a) beveiliging van gerubriceerde EU-gegevens tegen spionage, compromit-
tering of openbaarmaking zonder machtiging;
b) bescherming van EU-gegevens die in communicatie- en informatiesys-
temen en -netwerken worden verwerkt tegen gevaren voor de integriteit
en de beschikbaarheid ervan;
c) beveiliging van installaties die EU-gegevens bevatten tegen sabotage en
kwaadwillige beschadiging;
d) in geval van mislukking: beoordeling van de aangerichte schade, beper-
king van de consequenties daarvan en aanneming van
herstelmaatregelen.
5. De fundamenten voor een goede beveiliging zijn:
a) de aanwezigheid in iedere lidstaat van een nationale veiligheidsinstantie
die verantwoordelijk is voor:
i) het vergaren en vastleggen van inlichtingen over spionage, sabotage,
terrorisme en andere subversieve activiteiten; en
ii) het informeren en adviseren van haar regering en via deze de Raad,
over de aard van de bedreigingen voor de veiligheid en de middelen
om zich daartegen te beschermen;
b) de aanwezigheid in iedere lidstaat en in het SGR van een technische
gegevensbeveiligingsinstantie (INFOSEC), die met de betrokken Veilig-
heidsinstantie meewerkt aan het verschaffen van informatie en advies
over technische bedreigingen voor de veiligheid en de middelen om
zich daartegen te beschermen;
c) regelmatige samenwerking tussen de regeringsdepartementen, -organen
en relevante diensten van het SGR, met het oog op besluiten, respectie-
velijk aanbevelingen inzake:
i) de gegevens, middelen en installaties die beschermd moeten worden;
en
ii) gemeenschappelijke normen voor de bescherming.
6. Wat de vertrouwelijkheid betreft, zijn aandacht en ervaring vereist bij de
selectie van te beschermen gegevens en materiaal en de beoordeling van
de mate van bescherming die noodzakelijk is. Het is van fundamenteel
belang dat de mate van bescherming correspondeert met de veiligheidsge-
voeligheid van bepaalde gegevens of bepaald materiaal. Om te zorgen dat
de informatiestroom soepel verloopt, moeten stappen worden genomen ter
voorkoming over rubricering. Het rubriceringssysteem is het instrument
waarmee gevolg wordt gegeven aan deze beginselen; een soortgelijk rubri-
ceringssysteem moet gebruikt worden voor het plannen en organiseren van
de bestrijding van spionage, sabotage, terrorisme en andere bedreigingen,
zodat de grootste mate van bescherming gegeven wordt aan de belangrijkste2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 6
▼B
locaties die gerubriceerde gegevens bevatten en binnen die locatie aan de
gevoeligste elementen.
GRONDBEGINSELEN
7.De beveiligingsmaatregelen dienen:
a) betrekking te hebben op alle personen die toegang hebben tot gerubri-
ceerde gegevens, alle gerubriceerde informatiedragers, alle locaties waar
dergelijke gegevens zich bevinden en belangrijke installaties;
b) zodanig te zijn ontworpen dat gedetecteerd wordt wanneer iemand de
veiligheid van de gerubriceerde gegevens en van belangrijke installaties
die gerubriceerde gegevens bevatten in gevaar kan brengen, en in de
uitsluiting of verwijdering van een dergelijk persoon te voorzien;
c) te voorkomen dat een niet-gemachtigde persoon toegang heeft tot geru-
briceerde gegevens of installaties die deze gegevens bevatten;
d) er voor te zorgen dat gerubriceerde gegevens alleen verspreid worden op
basis van het „need-to-know”-beginsel (noodzaak van kennisneming) dat
fundamenteel is voor alle beveiligingsaspecten;
e) waarborgen te bieden voor de integriteit (d.w.z. het voorkomen van
schending of van wijziging of verwijdering van gegevens zonder machti-
ging) en de beschikbaarheid (d.w.z. dat de toegang niet geweigerd wordt
aan degene die de gegevens nodig heeft en die tot toegang gemachtigd
is) van alle gegevens, al dan niet gerubriceerd, en in het bijzonder van
gegevens die in elektromagnetische vorm worden opgeslagen, verwerkt
of verzonden.
ORGANISATIE VAN DE BEVEILIGING
Gemeenschappelijke minimumnormen
8. De Raad en alle lidstaten dienen ervoor te zorgen dat in alle administratieve
onderdelen en/of regeringsdepartementen, andere EU-instellingen en-organen en bij contractanten van de EU, gemeenschappelijke minimum-
normen voor de beveiliging in acht worden genomen, zodat gerubriceerde
EU-gegevens kunnen worden doorgegeven in het vertrouwen dat zij elders
met dezelfde zorg verwerkt zullen worden. Deze minimumnormen omvatten
criteria voor het veiligheidsonderzoek van het personeel en procedures voor
de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens.
PERSONEELSGERELATEERDE BEVEILIGING
Veiligheidsonderzoek van het personeel
9. Alle personen die toegang moeten hebben tot als CONFIDENTIEL UE of
hoger gerubriceerde gegevens, moeten een passend onderzoek ondergaan
alvorens die toegang wordt verleend. Een soortgelijk onderzoek is vereist
voor personen die taken hebben op het gebied van technische bediening of
het onderhoud van communicatie- en informatiesystemen die gerubriceerde
gegevens bevatten. Dit onderzoek is erop gericht te bepalen of deze
personen:
a) van onbetwiste loyaliteit zijn;
b) een zodanig karakter en een zodanige discretie bezitten dat hun betrouw-
baarheid op het stuk van het verwerken van gerubriceerde gegevens
buiten kijf staat; of
c) kwetsbaar zijn voor druk van externe of andere bronnen, bijvoorbeeld in
verband met een eerdere verblijfplaats of vroegere betrekkingen die een
gevaar zouden kunnen opleveren voor de veiligheid.
Bij het onderzoek dient bijzondere aandacht te worden geschonken aan de
personen die:
d) toegang zullen krijgen tot als TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET
gerubriceerde gegevens;
e) functies bekleden die regelmatige toegang tot een aanzienlijke hoeveel-
heid als SECRET UE gerubriceerde gegevens met zich meebrengen;
f) door hun functie speciale toegang hebben tot voor een taak beslissende
communicatie- of informatiesystemen en die derhalve in de gelegenheid
zijn zonder machtiging toegang te krijgen tot grote hoeveelheden geru-
briceerde EU-gegevens of de taak ernstig te schaden door technische
sabotage.
In de onder d), e) en f) bedoelde omstandigheden wordt zo veel mogelijk
gebruik gemaakt van de techniek van antecedentenonderzoek.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 7
▼B
10. Wanneer van personen niet de „need to know” is vastgesteld en dezen
moeten werken in omstandigheden waarin zij mogelijkerwijs toegang
hebben tot gerubriceerde EU-gegevens (bv. bodes, beveiligingspersoneel,
onderhouds- en schoonmaakpersoneel, enz.) moeten zij eerst een passend
veiligheidsonderzoek ondergaan.
Machtigingsgegevens van het personeel
11. Alle diensten, organen of vestigingen die gerubriceerde EU-gegevens
verwerken of voor de taak beslissende communicatie- of informatiesystemen
huisvesten houden de machtigingsgegevens van het personeel dat daarvoor
benoemd is bij. Elke machtiging wordt geverifieerd wanneer de gelegenheid
vereist dat deze passend is voor de vigerende taakomschrijving van die
persoon; de machtiging wordt bij voorrang opnieuw onderzocht wanneer
nieuwe informatie wordt ontvangen die erop wijst dat continuering van de
taak bij gerubriceerde werkzaamheden niet langer strookt met de veilig-
heidsbelangen. De machtigingsgegevens worden beheerd door het hoofd
van de beveiliging van de dienst, het orgaan of de vestiging.
Beveiligingsinstructies voor het personeel
12. Alle personeelsleden die werkzaam zijn in omstandigheden waarin zij
toegang zouden kunnen krijgen tot gerubriceerde gegevens, dienen bij het
opnemen van hun taak en vervolgens met regelmatige tussenpozen grondige
instructies te krijgen over de noodzaak van beveiliging en de procedures om
die beveiliging door te voeren. Als procedure is het nuttig om te eisen dat al
deze personeelsleden schriftelijk bevestigen dat zij de beveiligingsvoor-schriften die voor hun taak relevant zijn volledig begrijpen.
Beheersverantwoordelijkheden
13. Leidinggevenden zijn verplicht de leden van hun personeel die betrokken
zijn bij gerubriceerde werkzaamheden of toegang hebben tot voor de taak
beslissende communicatie- of informatiesystemen te kennen en moeten inci-
denten of duidelijk zwakke plekken, die op de veiligheid van invloed
zouden kunnen zijn, vastleggen en rapporteren.
Veiligheidsstatus van het personeel
14. Er worden procedures ingesteld om ervoor te zorgen dat, wanneer over een
persoon negatieve informatie bekend wordt, bepaald wordt of deze
betrokken is bij gerubriceerde werkzaamheden of toegang heeft tot voor de
taak beslissende communicatie- of informatiesystemen; indien wordt gecon-
stateerd dat genoemde persoon een veiligheidsrisico met zich meebrengt,
wordt de betrokken instantie op de hoogte gebracht en wordt de persoon
uitgesloten of verwijderd van taken waar hij de veiligheid in gevaar zou
kunnen brengen.
FYSIEKE BEVEILIGING
De noodzaak van bescherming
15. De fysieke beveiligingsmaatregelen die worden toegepast om de bescher-
ming van gerubriceerde EU-gegevens te waarborgen dienen evenredig te
zijn aan de rubriceringsgraad, de omvang en de bedreiging van de aanwe-
zige gegevens en materiaal. Daarom moet zowel over- als onderrubricering
vermeden worden en moet de rubricering regelmatig herzien worden. Alle
houders van gerubriceerde EU-gegevens dienen voor de rubricering van
die gegevens uniforme praktijken te volgen en moeten voldoen aan gemeen-
schappelijke normen voor de bescherming wat betreft bewaring, overdracht
en verwijdering van te beschermen gegevens en materiaal.
Controle
16. Alvorens zones die gerubriceerde EU-gegevens bevatten onbemand achter te
laten, dienen de personen die met de bewaring zijn belast ervoor te zorgen
dat de gegevens veilig zijn opgeborgen en dat alle beveiligingsmiddelen
(sloten, alarm enz.) geactiveerd zijn. Ook na afloop van de werktijden
worden onafhankelijke controles uitgevoerd.
Beveiliging van gebouwen
17. Gebouwen waarin gerubriceerde EU-gegevens of voor de taak beslissende
communicatie- en informatiesystemen zijn gehuisvest, dienen beschermd te
worden tegen ongeoorloofde toegang. De aard van de bescherming die voor
de gerubriceerde EU-gegevens wordt gebruikt, zoals bijvoorbeeld tralies
voor vensters, deursloten, bewakers bij de ingangen, automatische toegangs-
controlesystemen, beveiligingscontroles en -patrouilles, alarmsystemen,
indringerdetectiesystemen en waakhonden hangt af van:
a) rubricering, volume en locatie binnen het gebouw, van te beschermen
gegevens en materiaal;2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 8
▼B
b) de kwaliteit van de beveiligingsopbergmiddelen voor gegevens en mate-
riaal; en
c) de fysieke aard en locatie van het gebouw.
18. De aard van de bescherming voor communicatie- en informatiesystemen is
m.m. afhankelijk van de beoordeling van de waarde van deze systemen en
de potentiële schade indien zij gecompromitteerd worden, de fysieke aard
en locatie van het gebouw waarin het systeem is gehuisvest en de locatie
van het systeem binnen het gebouw.
Calamiteitenplannen
19. Er worden vooraf gedetailleerde plannen opgesteld voor de bescherming
van gerubriceerde gegevens in plaatselijke of nationale noodsituaties.
BEVEILIGING VAN INFORMATIE (INFOSEC)
20. „INFOSEC” heeft betrekking op de keuze en de toepassing van beveili-
gingsmaatregelen ter bescherming van gegevens die worden verwerkt,
opgeslagen of overgedragen in communicatie-, informatie- en andere elek-
tronische systemen tegen accidenteel of intentioneel veroorzaakt verlies
van vertrouwelijkheid, integriteit of beschikbaarheid. Er dienen passende
tegenmaatregelen te worden genomen om te voorkomen dat niet-gemach-tigde gebruikers toegang krijgen tot EU-gegevens, dat gemachtigde
gebruikers de toegang tot EU-gegevens onmogelijk wordt gemaakt en om
te zorgen dat corruptie, ongeoorloofde wijziging of verwijdering van EU-
gegevens wordt voorkomen.
BEVEILIGING TEGEN SABOTAGE EN ANDERE VORMEN VAN
KWAADWILLIGE BESCHADIGING
21. Fysieke voorzorgen ter bescherming van belangrijke installaties waarin zich
gerubriceerde gegevens bevinden bieden als beveiligingsmaatregelen de
beste bescherming tegen sabotage en kwaadwillige beschadiging; het veilig-
heidsonderzoek van het personeel alleen is daarvoor geen effectief
vervangmiddel. De bevoegde nationale instantie dient inlichtingen te
vergaren over spionage, sabotage, terrorisme en andere subversieve activi-
teiten.
VRIJGAVE VAN GERUBRICEERDE GEGEVENS AAN DERDE STATEN
OF INTERNATIONALE ORGANISATIES
22. Het besluit om van de Raad afkomstige gerubriceerde EU-gegevens vrij te
geven aan een derde staat of een internationale organisatie wordt door de
Raad genomen. Indien de gegevens waarvan de vrijgave gewenst wordt
niet afkomstig zijn van de Raad, vraagt de Raad vóór vrijgave toestemming
aan de bron. Indien de bron niet kan worden vastgesteld, neemt de Raad de
verantwoordelijkheid over.
23. Wanneer de Raad van derde staten of internationale organisaties of andere
derden gerubriceerde gegevens ontvangt, krijgen deze gegevens de bescher-
ming die past bij de rubricering, en overeenkomt met de normen die in de
onderhavige beveiligingsvoorschriften worden vastgesteld voor gerubri-
ceerde EU-gegevens, of strengere normen als geëist door de derde die de
gegevens vrijgeeft. Er kan een regeling worden getroffen voor wederzijdse
controle.
24. Bovenstaande beginselen worden geïmplementeerd overeenkomstig de
nadere bepalingen van deel II.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 9
▼B
DEEL II
AFDELING I
DE ORGANISATIE VAN DE BEVEILIGING BINNEN DE RAAD VAN
DE EUROPESE UNIE
De secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger
1. De secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger:
a) voert het beveiligingsbeleid van de Raad uit;
b) bestudeert de door de Raad of de bevoegde organen daarvan voorgelegde
beveiligingsproblemen;
c) onderzoekt in nauwe samenwerking met de nationale veiligheidsinstan-
ties (of andere relevante instanties) van de lidstaten (hierna NVI
genoemd) de vraagstukken die veranderingen in het beveiligingsbeleid
van de Raad met zich meebrengen. In aanhangsel 1 staat een lijst van
deze autoriteiten.
2. De secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger is meer bepaald verantwoor-
delijk voor:
a) de coördinatie van alle beveiligingsaangelegenheden die verband houden
met de werkzaamheden van de Raad;
b) het richten van een verzoek tot elke lidstaat om een centraal TRÈS
SECRET UE/EU TOP SECRET-register op te zetten en te eisen dat in
de gedecentraliseerde EU-organen, waar passend, eveneens een dergelijk
register wordt opgezet;
c) het richten van verzoeken tot de daartoe aangewezen instanties van de
lidstaten om de NVI beveiligingsmachtigingen te verstrekken voor perso-
neel in dienst van het SGR overeenkomstig afdeling VI;
d) het onderzoeken of doen onderzoeken van lekken van gerubriceerde EU-
gegevens die zich, tot bewijs van het tegendeel, hebben voorgedaan in
het SGR of in een van de gedecentraliseerde EU-organen;
e) het richten van een verzoek tot de relevante veiligheidsinstanties om een
onderzoek in te leiden, wanneer er buiten het SGR of de gedecentrali-
seerde EU-organen, gerubriceerde EU-gegevens uitgelekt zijn en voor
de coördinatie van de onderzoeken wanneer er meerdere veiligheidsin-
stanties bij zijn betrokken;
f) het gezamenlijk en met overeenstemming van de betrokken NVI
uitvoeren van periodieke onderzoeken van de beveiligingsregelingen
voor de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens in de lidstaten;
g) het onderhouden van nauwe contacten met alle betrokken veiligheidsin-
stanties, teneinde te komen tot een algehele coördinatie van de
beveiliging;
h) het beleid en de procedures van de Raad inzake beveiliging voortdurend
in het oog houden en zo nodig passende aanbevelingen doen. Daartoe
legt hij het door de Dienst beveiliging van het SGR opgestelde jaarlijkse
inspectieplan aan de Raad voor.
Het Beveiligingscomité van de Raad
3. Er wordt een Beveiligingscomité opgericht, bestaand uit vertegenwoordigers
van de NVI's van de lidstaten. Het comité wordt voorgezeten door de secre-
taris-generaal/hoge vertegenwoordiger of zijn vertegenwoordiger. Er kunnen
ook vertegenwoordigers van de gedecentraliseerde EU-organen worden
uitgenodigd wanneer er aangelegenheden worden besproken die hen aanbe-
langen.
4. Het Beveiligingscomité komt volgens instructies van de Raad bijeen op
verzoek van de secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger of een NVI.
Het comité heeft de bevoegdheid alle beveiligingsaangelegenheden in
verband met de werkzaamheden van de Raad te onderzoeken en te evalu-
eren en zo nodig aanbevelingen tot de Raad te richten. Het comité heeft
tevens de bevoegdheid met betrekking tot de werkzaamheden van het SGR
aanbevelingen over beveiligingsaangelegenheden te richten tot de secretaris-
generaal/hoge vertegenwoordiger.
De Dienst beveiliging van het secretariaat-generaal van de Raad
5. Voor de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden als bedoeld in de
punten 1 en 2 beschikt de secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger over
de Dienst beveiliging van het SGR voor het coördineren van, toezicht
houden op en implementeren van de beveiligingsmaatregelen.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 10
▼B
6. Het hoofd van de Dienst beveiliging van het SGR is de belangrijkste advi-
seur van de secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger inzake
beveiligingsaangelegenheden; hij treedt op als secretaris van het Beveili-
gingscomité. In dit verband leidt hij de actualisering van de
beveiligingsvoorschriften en coördineert hij de beveiligingsmaatregelen met
de bevoegde instanties van de lidstaten en, waar van toepassing, de interna-
tionale organisaties waarmee de Raad beveiligingsovereenkomsten heeft
gesloten. Met het oog daarop treedt hij op als verbindingsambtenaar.
7. Het hoofd van de Dienst beveiliging van het SGR is verantwoordelijk voor
de accreditatie van IT-systemen en -netwerken binnen het SGR. Het hoofd
van de Dienst beveiliging van het SGR en de betrokken NVI besluiten waar
nodig gezamenlijk over de accreditatie van IT-systemen en -netwerken
waarbij het SGR, de lidstaten, de gedecentraliseerde EU-organen en/of
derde partijen (staten of internationale organisaties) zijn betrokken.
Gedecentraliseerde EU-organen
8. Elke directeur van een gedecentraliseerd EU-orgaan is verantwoordelijk
voor de implementatie van de beveiliging in zijn instelling. Normaliter
benoemt hij een personeelslid dat terzake tegenover hem verantwoordelijk
is. Dit personeelslid wordt benoemd als beveiligingsfunctionaris.
Lidstaten
9. Iedere lidstaat wijst een NVI aan die verantwoordelijk is voor de beveili-
ging van gerubriceerde EU-gegevens (1).
10. In het kader van de overheidsdiensten van elke lidstaat is de corresponde-
rende NVI verantwoordelijk voor
a) de beveiliging van de gerubriceerde EU-gegevens die in het bezit zijn
van publieke of particuliere, in binnen- of buitenland gevestigde natio-
nale departementen, lichamen of organen;
b) de machtiging voor de instelling van TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-registers (deze bevoegdheid kan worden gedelegeerd aan de
TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-controlefunctionaris van een
Centraal register);
c) de periodieke inspectie van beveiligingsregelingen voor de bescherming
van gerubriceerde EU-gegevens;
d) de zorg dat alle eigen onderdanen en buitenlanders die werkzaam zijn bij
een nationaal departement, lichaam of orgaan, die toegang kunnen
krijgen tot als TRÈS SECRET UE/ EU TOP SECRET, SECRET UE en
CONFIDENTIEL EU gerubriceerde EU-gegevens een veiligheidsmachti-
ging hebben;
e) het opstellen van beveiligingsplannen die noodzakelijk geacht worden
om te voorkomen dat gerubriceerde EU-gegevens in de handen van
niet-gemachtigden vallen.
Wederzijdse veiligheidsinspecties
11. De Dienst beveiliging van het SGR en de betrokken NVI verrichten geza-
menlijk en met wederzijdse instemming (2) periodieke inspecties van de
beveiligingsregelingen ter bescherming van de gerubriceerde EU-gegevens
in het SGR en in de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten bij
de Europese Unie, alsmede in de lokalen van de lidstaten in de gebouwen
van de Raad.
12. De Dienst beveiliging van het SGR of, op verzoek van de secretaris-gene-
raal, de NVI van de gastlidstaat, verrichten periodieke inspecties van de
veiligheidsregelingen ter bescherming van gerubriceerde EU-gegevens in
de gedecentraliseerde EU-organen.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 11
(1) Voor een lijst van de NVI die verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van gerubri-
ceerde EU-gegevens, zie aanhangsel 1.
(2) Onverminderd het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer van 1961.
▼B
AFDELING II
RUBRICERINGEN EN MARKERINGEN
RUBRICERINGSGRADEN (1)
De volgende rubriceringsgraden worden gehanteerd:1. TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET: Deze rubricering wordt alleen toege-
past op gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder
machtiging uitzonderlijk nadelig zou kunnen zijn voor de wezenlijke
belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.
2. SECRET UE: Deze rubricering wordt alleen toegepast op gegevens en mate-
riaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging ernstige gevolgen zou
kunnen hebben voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of van
één of meer van haar lidstaten.
3. CONFIDENTIEL UE: Deze rubricering wordt toegepast op gegevens en
materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging nadelige gevolgen
zou kunnen hebben voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of
van één of meer van haar lidstaten.
4. RESTREINT UE: Deze rubricering wordt toegepast op gegevens en mate-
riaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging nadelig zou kunnen
zijn voor de belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar
lidstaten.
MARKERINGEN
5. Er kan een waarschuwingsmarkering worden gebruikt waarmee het domein
waarop het document betrekking heeft of een speciale verspreiding op need-
to-know-basis wordt aangegeven.
6. De markering ESDP/PESD wordt aangebracht op documenten en kopieën
daarvan die betrekking hebben op de veiligheid en defensie van de Europese
Unie of van één of meer van haar lidstaten, of die betrekking hebben op mili-
tair of niet-militair crisisbeheer.
7. Sommige documenten, meer bepaald die welke betrekking hebben op infor-
matietechnologie (IT)-systemen kunnen een extra markering dragen die
aanvullende beveiligingsmaatregelen meebrengen als omschreven in de rele-
vante regelingen.
HET AANBRENGEN VAN RUBRICERING EN MARKERING8. Rubricering en markering worden als volgt aangebracht:
a) op RESTREINT UE-documenten, met mechanische/elektronische
middelen,
b) op CONFIDENTIEL UE-documenten, met mechanische middelen en met
de hand of door het drukken op voorgemerkt, geregistreerd papier,
c) op SECRET UE- en TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten,
met mechanische middelen en met de hand.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 12
(1) Een vergelijkend overzicht met de beveiligingsniveaus van EU, NAVO, WEU en de
lidstaten staat in aanhangsel 2.
▼B
AFDELING III
RUBRICERINGSBEHEER
1. Gegevens worden alleen gerubriceerd wanneer dat noodzakelijk is. De
rubricering moet duidelijk en correct worden aangegeven en mag slechts
gehandhaafd worden zolang de gegevens beschermd moeten worden.
2. De verantwoordelijkheid voor het rubriceren van de gegevens en een even-
tuele lagere rubricering of derubricering (1) berust uitsluitend bij de bron.
Ambtenaren en andere personeelsleden van het SGR rubriceren de gegevens
op een lager niveau of derubriceren deze op instructie van of met toestem-
ming van hun directeur-generaal.
3. De gedetailleerde procedures voor de behandeling van gerubriceerde docu-
menten dienen zo te zijn opgezet dat gegarandeerd wordt dat de
documenten op een bij de daarin vervatte gegevens passende wijze
beschermd worden.
4. Het aantal personen dat gemachtigd is om TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-documenten op te stellen wordt tot een minimum beperkt, hun
namen worden op een lijst geplaatst en bijgehouden door het SGR, de
lidstaten en waar van toepassing de gedecentraliseerde EU-organen.
RUBRICERING
5. De rubricering van een document wordt bepaald door het niveau van gevoe-
ligheid van de inhoud overeenkomstig de definitie in afdeling II, punten 1
tot en met 4. Het is van belang dat er een correct en spaarzaam gebruik
wordt gemaakt van rubricering. Dit geldt in het bijzonder voor de rubrice-
ring TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.
6. De opsteller van een document dat gerubriceerd moet worden houdt reke-
ning met de hierboven uiteengezette voorschriften en corrigeert neigingen
tot over- of onderrubricering.
Hoewel een hoge rubriceringsgraad voor een document op het eerste gezicht
meer garanties lijkt te bieden kan routinematige overrubricering het
vertrouwen in de geldigheid van het rubriceringssysteem schaden.
Anderzijds moeten documenten niet te laag gerubriceerd worden met het
oogmerk de beperkingen die bescherming met zich meebrengt, te omzeilen.
Aanhangsel 3 bevat een praktische rubriceringsgids.
7. Afzonderlijke bladzijden, punten, afdelingen, bijlagen, aanhangsels,
aanhechtsels en bijvoegsels van een bepaald document kunnen verschillende
rubriceringen vereisen en moeten dienovereenkomstig gemarkeerd worden.
De rubricering die voor het gehele document geldt, is in dat geval die van
het hoogst gerubriceerde gedeelte.
8. De rubricering van een brief of een nota die bijvoegsels vergezelt is van
dezelfde graad als het hoogst gerubriceerde bijvoegsel. Aan de bron dient
duidelijk te worden aangegeven welke rubricering op die brief of nota
moet worden toegepast indien deze gescheiden wordt van de bijvoegsels.
LAGERE RUBRICERING EN DERUBRICERING
9. Gerubriceerde EU-documenten kunnen alleen lager gerubriceerd of geder-
ubriceerd worden met de toestemming van de opsteller en, zonodig, na
bespreking met de betrokken partijen. Lagere rubricering en derubricering
moeten schriftelijk bevestigd worden. De instelling, lidstaat, het bureau, de
„opvolgerorganisatie” of de hogere autoriteit, waarvan het document afkom-
stig is, is er verantwoordelijk voor dat de geadresseerden van de wijziging
op de hoogte worden gebracht; deze geadresseerden zijn er op hun beurt
verantwoordelijk voor dat de daaropvolgende geadresseerden, aan wie zij
het document hebben gezonden of voor wie zij het gekopieerd hebben, van
de wijziging op de hoogte worden gebracht.
10. Zo mogelijk vermelden de opstellers op gerubriceerde documenten een
datum waarop of een periode waarna de inhoud lager gerubriceerd of geder-
ubriceerd kan worden. Zo niet verifiëren zij de documenten uiterlijk om de
vijf jaar om zich ervan te vergewissen of de oorspronkelijke rubricering
moet worden gehandhaafd.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 13
(1) Een lagere rubricering (downgrading) is een verlaging van het niveau van rubricering;
derubricering (declassification) is de opheffing van een rubricering.
▼B
AFDELING IV
FYSIEKE BEVEILIGING
ALGEMEEN
1. De belangrijkste doelstelling van de fysieke beveiligingsmaatregelen is te
verhinderen dat een niet-gemachtigde persoon toegang krijgt tot EU-gege-
vens en/of -materiaal die gerubriceerd zijn.
BEVEILIGINGSEISEN
2. Alle locaties, zones, gebouwen, bureaus, kamers, communicatie- en infor-
matiesystemen, enz., waarin gerubriceerde EU-gegevens en gerubriceerd
EU-materiaal bewaard en/of verwerkt worden, moeten beschermd worden
door passende fysieke beveiligingsmaatregelen.
3. Om te bepalen welke mate van bescherming door fysieke beveiligingsmaat-
regelen noodzakelijk is, wordt er rekening gehouden met alle relevante
factoren, zoals:
a) de rubricering van de informatie en/of het materiaal;
b) de hoeveelheid en de vorm (bijvoorbeeld niet-elektronisch document,
digitaal opslagmedium) van de gegevens;
c) de plaatselijk beoordeelde bedreiging die uitgaat van inlichtingendien-
sten die zich toeleggen op de EU, de lidstaten en/of instellingen of
derde partijen die gerubriceerde EU-gegevens bewaren, meer bepaald in
de vorm van sabotage, terrorisme en andere subversieve en/of criminele
activiteiten.
4. Met de fysieke beveiligingsmaatregelen wordt beoogd:
a) het binnendringen door list of geweld te verhinderen;
b) acties van malafide personeelsleden af te schrikken, tegen te houden en
op te sporen (de spion in eigen gelederen);
c) ambtenaren en andere personeelsleden van het SGR, van regeringsdepar-
tementen van de lidstaten en/of andere instellingen of derde partijen die
niet beantwoorden aan het „need-to-know”-criterium de toegang tot
gerubriceerde EU-gegevens te ontzeggen.
FYSIEKE BEVEILIGINGSMAATREGELEN
Beveiligingszones
5. Zones waar als CONFIDENTIEL UE of hoger gerubriceerde gegevens
worden verwerkt en opgeslagen worden zodanig opgezet en gestructureerd
dat zij voldoen aan een van de volgende eisenpakketten:
a) beveiligingszone van klasse I: een zone waar als CONFIDENTIEL UE
of hoger gerubriceerde gegevens zodanig worden verwerkt en opge-
slagen dat toegang tot de zone in de praktijk neerkomt op toegang tot
gerubriceerde gegevens. Voor een dergelijke zone is het volgende
vereist:
i) een duidelijk omschreven, beschermde afscheiding waar elk in- en
uitgaan wordt gecontroleerd;
ii) een zodanig toegangscontrolesysteem dat uitsluitend diegene die
naar behoren en met goed gevolg zijn gescreend en speciaal gemach-
tigd zijn, de zone kunnen betreden;
iii) specificatie van de rubricering van de gegevens die normaliter
binnen de zone worden bewaard, dat wil zeggen de gegevens
waartoe men na binnenkomst toegang heeft;
b) beveiligingszone van klasse II: een zone waar als CONFIDENTIEL UE
of hoger gerubriceerde gegevens zodanig worden verwerkt en opge-
slagen dat zij tegen toegang door niet gemachtigden kan worden
beschermd door middel van intern opgezette controles, dat wil zeggen
locaties met kantoren waar als CONFIDENTIEL UE of hoger gerubri-
ceerde gegevens regelmatig worden verwerkt en opgeslagen. Voor een
dergelijke zone is het volgende vereist:
i) een duidelijk omschreven, beschermde afscheiding waar elk in- en
uitgaan wordt gecontroleerd;
ii) een zodanig toegangscontrolesysteem dat uitsluitend diegene die naar
behoren en met goed gevolg zijn gescreend en speciaal gemachtigd
zijn, de zone onbegeleid kunnen betreden. Voor alle andere personen
zal worden voorzien in begeleiding of gelijkwaardige controles, om
te voorkomen dat niet-gemachtigden toegang krijgen tot gerubri-
ceerde EU-gegevens, en dat zonder controle zones kunnen worden
betreden die zijn onderworpen aan technische veiligheidsinspecties.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 14
▼B
Zones waar niet op 24-uursbasis personeel van dienst aanwezig is, worden
onmiddellijk na de normale werkuren geïnspecteerd, dit om te waarborgen
dat gerubriceerde EU-gegevens veilig zijn weggeborgen.
Administratieve zone
6. Nabij of vóór de beveiligingszones van klasse I of klasse II kan een admi-
nistratieve zone met een lager beveiligingsniveau worden geïnstalleerd.
Voor een dergelijke zone is een duidelijk omschreven afscheiding nodig,
waar personeel en voertuigen kunnen worden gecontroleerd. Binnen admini-
stratieve zones kunnen alleen als RESTREINT UE gerubriceerde gegevens
worden verwerkt en opgeslagen.
Controles bij in- en uitgaan
7. Het betreden van beveiligingszones van klasse I en klasse II wordt gecon-
troleerd aan de hand van een pasje of een persoonsherkenningssysteem voor
het vaste personeel. Ook wordt een systeem ingesteld om niet-gemachtigden
de toegang tot gerubriceerde EU-gegevens te weigeren. Het pasjessysteem
kan worden ondersteund door geautomatiseerde identificatie, die moet
worden beschouwd als een aanvulling op, maar niet geheel in de plaats
mag komen van, bewakers. Een wijziging in de dreigingsbeoordeling kan
een versterking meebrengen van de maatregelen op het gebied van controle
bij in- en uitgaan, bijv. tijdens het bezoek van prominenten.
Bewakingspatrouilles
8. Buiten de normale werkuren moet in de beveiligingszones van klasse I en
klasse II worden gepatrouilleerd om EU-materiaal te beschermen tegen
compromittering, beschadiging of verlies. De frequentie waarmee wordt
gepatrouilleerd wordt bepaald door de plaatselijke omstandigheden; een
vuistregel is echter om de twee uur te patrouilleren.
Beveiligingsopbergmiddelen en braakwerende ruimten
9. Er worden drie klasses opbergmiddelen gebruikt voor de opslag van geru-
briceerde EU-gegevens:
— klasse A: opbergmiddelen die op nationaal niveau zijn goedgekeurd
voor de opslag van als TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET gerubri-
ceerde gegevens in beveiligingszones van klasse I of klasse II;
— klasse B: opbergmiddelen die op nationaal niveau zijn goedgekeurd
voor de opslag van als SECRET UE en CONFIDENTIEL UE gerubri-
ceerde gegevens in beveiligingszones van klasse I of klasse II;
— klasse C: kantoormeubilair dat zich uitsluitend leent voor de opslag
van als RESTREINT UE gerubriceerde gegevens.
10. In braakwerende ruimten die zijn ingericht binnen een beveiligingszone van
klasse I of klasse II, en voor alle beveiligingszones van klasse I waar als
CONFIDENTIEL UE en hoger gerubriceerde gegevens zijn opgeslagen in
rekken of is af te lezen van grafieken, kaarten, enz., dienen de muren,
vloeren en plafonds, en de deur(en) met (een) slot(en) te worden gecertifi-
ceerd door een nationale veiligheidsinstantie (NVI) als zijnde van een
gelijkwaardig beschermingsniveau als de klasse beveiligingsopbergmiddelen
die zijn goedgekeurd voor de opslag van gegevens met dezelfde rubricering.
Sloten
11. Sloten op beveiligingsopbergmiddelen en braakwerende ruimten waarin
gerubriceerde EU-gegevens worden opgeslagen, voldoen aan de volgende
normen:
— groep A: op nationaal niveau goedgekeurd voor opbergmiddelen van
klasse A;
— groep B: op nationaal niveau goedgekeurd voor opbergmiddelen van
klasse B;
— groep C: alleen geschikt voor kantoormeubilair van klasse C.
Controle van sleutels en codecombinaties
12. Sleutels van beveiligde opbergmiddelen mogen niet worden meegenomen
buiten het gebouw. Codecombinaties van beveiligingsopbergmiddelen
moeten worden gememoriseerd door personen die hiervan kennis moeten
nemen. Bij gebruik in dringende gevallen is de beveiligingsambtenaar van
het gebouw verantwoordelijk voor het bewaren van reservesleutels en een
schriftelijk overzicht van elke codecombinatie; dit overzicht wordt in afzon-
derlijke verzegelde ondoorzichtige enveloppen bewaard. De gewone sleutel,
de extra beveiligingssleutels en de codecombinaties worden in afzonderlijke
beveiligingsopbergmiddelen bewaard. Sleutels en codecombinaties dienen
hetzelfde beschermingsniveau te krijgen als het materiaal waartoe zij
toegang verschaffen.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 15
▼B
13. De kennis omtrent de codecombinaties van beveiligingsopbergmiddelen
wordt beperkt tot een zo klein mogelijke kring. De combinaties worden
gewijzigd:
a) bij ontvangst van nieuwe opbergmiddelen;
b) bij wijzigingen in de personeelsbezetting;
c) wanneer compromittering heeft plaatsgevonden of wordt vermoed;
d) met tussenpozen van bij voorkeur zes maanden, maar ten minste om de
twaalf maanden.
Indringerdetectie-/signaleringssystemen
14. Wanneer voor de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens alarmsys-
temen, een gesloten televisiecircuit of andere elektrische systemen worden
gebruikt, dient er een noodaggregaat beschikbaar te zijn om de continue
werking van het systeem te waarborgen wanneer de hoofdelektriciteitsvoor-
ziening uitvalt. Een andere fundamentele eis is dat er een alarmsignaal of
een andere betrouwbare waarschuwing uitgaat naar het bewakingspersoneel
als dergelijke systemen slecht functioneren of gepoogd wordt ze te sabo-
teren.
Goedgekeurde uitrusting
15. De NVI zal op basis van eigen of bilaterale bronnen lijsten bijhouden van
het type en model van de beveiligingsuitrusting die zij hebben goedgekeurd
voor de directe of indirecte bescherming van gerubriceerde gegevens onder
diverse gespecificeerde omstandigheden en voorwaarden. De dienst beveili-
ging van het SGR zal een soortgelijke lijst bijhouden, die onder meer is
gebaseerd op informatie van de NVI's. Gedecentraliseerde EU-organen
dienen met de Dienst beveiliging van het SGR en, waar passend, met de
NVI van de gastlidstaat te overleggen voordat zij een dergelijke uitrusting
aankopen.
Fysieke bescherming van kopieermachines en faxapparaten
16. Kopieermachines en faxapparaten worden fysiek beschermd om te waar-
borgen dat zij alleen door gemachtigde personen kunnen worden gebruikt,
en dat alle gerubriceerde producten de passende controles ondergaan.
BESCHERMING TEGEN WAARNEMING VAN BUITENAF EN AFLUIS-
TEREN
Waarneming van buitenaf
17. Overdag en 's nachts dienen alle passende maatregelen te worden genomen
om ervoor te zorgen dat gerubriceerde EU-gegevens niet door onbevoegden
worden waargenomen, zelfs niet per ongeluk.
Afluisteren
18. Kantoren of zones waar regelmatig als SECRET UE en hoger gerubriceerde
gegevens worden besproken, moeten worden beschermd tegen passief en
actief afluisteren wanneer het risico dit vereist. De risicoanalyse van derge-
lijke incidenten behoort tot de verantwoordelijkheid van de bevoegde
beveiligingsinstantie, waar nodig na overleg met de NVI's.
19. Om te bepalen welke beschermende maatregelen moeten worden genomen
op locaties die gevoelig zijn voor passief afluisteren (bv. isoleren van
muren, deuren, vloeren en plafonds, meting van compromitterende geluiden)
en actief afluisteren (bv. het zoeken naar microfoons), kan de Dienst bevei-
liging van het SGR deskundigen van NVI's om bijstand vragen.
Veiligheidsfunctionarissen van gedecentraliseerde EU-organen kunnen de
Dienst beveiliging van het SGR vragen technische inspecties uit te voeren,
en/of deskundigen van NVI's om bijstand vragen.
20. Zo kunnen wanneer de omstandigheden zulks vereisen ook de telecommuni-
catie-installatie en de elektrische of elektronische bureau-uitrusting van
ongeacht welk type dat gedurende bijeenkomsten op het niveau SECRET
UE en hoger wordt gebruikt, op verzoek van de bevoegde beveiligingsfunc-
tionaris door technische-beveiligingsspecialisten van NVI's worden
gecontroleerd.
TECHNISCH VEILIGE ZONES
21. Bepaalde zones kunnen als „technisch veilig” worden aangewezen. Hier
wordt een speciale toegangscontrole uitgevoerd. Dergelijke zones worden
via een goedgekeurde methode afgesloten wanneer zij niet in gebruik zijn,
en alle sleutels worden als veiligheidssleutels behandeld. Dergelijke zones
worden onderworpen aan regelmatige fysieke inspecties, ook nadat zij zijn
betreden door een niet-gemachtigde persoon of wanneer daarvan het
vermoeden bestaat.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 16
▼B
22. Voor controledoeleinden zal een uitvoerige lijst van installaties en meubilair
worden bijgehouden. Meubelstukken of apparatuur worden niet in een
dergelijke zone binnengebracht dan nadat zij door speciaal opgeleid veilig-
heidspersoneel zijn onderworpen aan een zorgvuldige inspectie die
mogelijke afluisterapparatuur op het spoor moet komen. In het algemeen
moet de installatie van communicatielijnen in technisch veilige zones
worden vermeden.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 17
▼B
AFDELING V
ALGEMENE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET NEED-TO-
KNOW-BEGINSEL EN HET VEILIGHEIDSONDERZOEK
1. Toegang tot gerubriceerde EU-gegevens zal slechts worden verleend aan
personen die een „need-to-know” hebben d.w.z. in verband met de uitvoe-
ring van hun opdrachten of missies van gerubriceerde EU-gegevens moeten
kennisnemen. Toegang tot als TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET,
SECRET UE en CONFIDENTIEL UE gerubriceerde gegevens zal alleen
worden verleend aan personen die in het bezit zijn van de passende veilig-
heidsmachtiging.
2. De verantwoordelijkheid om overeenkomstig de taakvereisten te bepalen
wie een „need-to-know” heeft, berust bij het SGR, de gedecentraliseerde
EU-organen en de dienst of afdeling van de lidstaat waar de betrokkene in
dienst zal worden genomen.
3. De verantwoordelijkheid voor het veiligheidsonderzoek van het personeel
berust bij de werkgever van de ambtenaar, die zich daarbij baseert op de
relevante, van toepassing zijnde procedures. Wat de ambtenaren en andere
personeelsleden van het SGR betreft, voorziet afdeling VI in de procedure
voor veiligheidsmachtiging.
Deze resulteert in de afgifte van een „veiligheidsattest”, waarop de rubrice-
ringsgraad is vermeld waartoe de gemachtigde toegang heeft, alsook de
datum waarop deze machtiging verstrijkt.
Een veiligheidsmachtiging voor een bepaalde rubricering kan de houder
toegang verlenen tot informatie van een lagere rubriceringsgraad.
4. Diegenen die geen ambtenaren of andere personeelsleden van het SGR of
van de lidstaten zijn, bijvoorbeeld leden, ambtenaren of andere personeels-
leden van de Instellingen van de EU, met wie noodzakelijkerwijs
gerubriceerde EU-gegevens moeten worden besproken, of aan wie deze
moeten worden getoond, dienen een veiligheidsmachtiging te hebben voor
wat betreft gerubriceerde EU-gegevens, en instructies te hebben omtrent
hun verantwoordelijkheid vanuit veiligheidsoogpunt. Dezelfde regel geldt
in soortgelijke omstandigheden voor externe contractanten, deskundigen of
adviseurs.
SPECIFIEKE VOORSCHRIFTEN INZAKE DE TOEGANG TOT ALS TRES
SECRET UE/ EU TOP SECRET GERUBRICEERDE GEGEVENS
5. Alle personen die toegang moeten hebben tot als TRÈS SECRET UE/EU
TOP SECRET gerubriceerde gegevens dienen hiervoor eerst een veilig-
heidsonderzoek te ondergaan.
6. Alle personen van wie vereist is dat zij toegang hebben tot als TRÈS
SECRET UE/EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens moeten door het
hoofd van hun afdeling worden aangewezen, en hun naam moet worden
ingeschreven in het passende TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-
register.
7. Alvorens toegang te hebben tot als TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET
gerubriceerde gegevens dienen alle personen een attest te ondertekenen
waarin zij verklaren instructies te hebben ontvangen inzake de beveiligings-
procedures van de Raad, en ten volle hun speciale verantwoordelijkheid
voor het waarborgen van de als TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET
gerubriceerde gegevens te beseffen, alsook de gevolgen waarin de voor-
schriften van de EU en de nationale wettelijke of administratiefrechtelijke
voorschriften voorzien wanneer gerubriceerde gegevens met opzet of door
nalatigheid in handen van onbevoegden vallen.
8. Wanneer personen tijdens vergaderingen en dergelijke toegang hebben tot
als TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens, stelt de
bevoegde controleambtenaar van de dienst of instantie waar die personen
tewerk zijn gesteld, de organiserende instantie ervan in kennis dat de
betrokkenen hiertoe gemachtigd zijn.
9. De namen van alle personen die niet langer taken vervullen waarvoor
toegang tot als TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET gerubriceerde gege-
vens is vereist, worden verwijderd uit het TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-register. Bovendien wordt de aandacht van al deze personenopnieuw gevestigd op hun speciale verantwoordelijkheid voor het waar-
borgen van de als TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET gerubriceerde
gegevens. Tevens ondertekenen zij een verklaring dat zij de als TRÈS
SECRET UE/EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens die in hun bezit
zijn, niet zullen gebruiken of doorgeven.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 18
▼B
SPECIFIEKE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE TOEGANG TOT ALS
SECRET UE EN CONFIDENTIEL UE GERUBRICEERDE GEGEVENS
10. Alle personen die toegang hebben tot als SECRET UE of CONFIDENTIEL
UE gerubriceerde gegevens worden eerst voor het passende niveau aan een
veiligheidsonderzoek onderworpen.
11. Alle personen die toegang hebben tot als SECRET UE of CONFIDENTIEL
UE gerubriceerde gegevens worden vertrouwd gemaakt met de passende
beveiligingsvoorschriften en zijn zich bewust van de gevolgen van nalatig-
heid.
12. Wanneer personen tijdens vergaderingen en dergelijke toegang hebben tot
als SECRET UE of CONFIDENTIEL UE gerubriceerde gegevens, stelt de
bevoegde controleambtenaar van de dienst of instantie waar die personen
tewerk zijn gesteld, de organiserende instantie ervan in kennis dat de
betrokkenen hiertoe gemachtigd zijn.
SPECIFIEKE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE TOEGANG TOT ALS
RESTREINT UE GERUBRICEERDE GEGEVENS
13. Personen die toegang hebben tot als RESTREINT UE gerubriceerde gege-
vens worden geïnformeerd door de relevante beveiligingsvoorschriften van
de Raad en de gevolgen van nalatigheid.
OVERDRACHTEN
14. Wanneer een personeelslid wordt overgeplaatst uit een ambt dat de verwer-
king van gerubriceerd EU-materiaal inhoudt, houdt het register toezicht op
de juiste overdracht van dat materiaal van de vertrekkende ambtenaar naar
zijn opvolger.
SPECIALE INSTRUCTIES15. Personen die gerubriceerde EU-gegevens moeten verwerken, dienen bij het
aanvaarden van hun functie en vervolgens op gezette tijden instructies te
krijgen betreffende:
a) de beveiligingsrisico's die het gevolg zijn van loslippigheid;
b) de voorzorgsmaatregelen die zij moeten treffen in hun betrekkingen met
de pers;
c) de dreiging die uitgaat van de activiteiten van inlichtingendiensten die de
EU en de lidstaten als doelwit zien voor wat betreft gerubriceerde EU-
gegevens en -activiteiten;
d) de verplichting aan de relevante beveiligingsinstanties onmiddellijk
verslag uit te brengen van elke bejegening of handeling die aanleiding
geeft tot een vermoeden van spionage, of van elke ongebruikelijke situ-
atie op het stuk van de beveiliging.
16. Alle personen die normaliter veelvuldig contact hebben met vertegenwoor-
digers uit landen wier inlichtingendiensten de EU en lidstaten als doelwit
zien voor wat betreft gerubriceerde EU-gegevens en -activiteiten, ontvangen
instructies betreffende de technieken waarvan bekend is dat zij door diverse
inlichtingendiensten worden gebruikt.
17. Voor personen die met goed gevolg een veiligheidsonderzoek hebben
ondergaan inzake toegang tot gerubriceerde EU-gegevens bestaan geen
beveiligingsvoorschriften met betrekking tot privéreizen naar welke bestem-
ming dan ook. De bevoegde beveiligingsinstanties zullen de ambtenaren en
andere personeelsleden die onder hun verantwoordelijkheid vallen echter
vertrouwd maken met eventueel voor hen geldende reisvoorschriften. Het
valt onder de verantwoordelijkheid van de beveiligingsambtenaren om voor
de personeelsleden bijeenkomsten te organiseren waar zij hun kennis inzake
deze speciale instructies kunnen opfrissen.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 19
▼B
AFDELING VI
PROCEDURE MET BETREKKING TOT HET VEILIGHEIDSONDER-
ZOEK VOOR AMBTENAREN EN ANDERE PERSONEELSLEDEN VAN
HET SGR
1. Alleen ambtenaren en andere personeelsleden van het SGR of personen die
daar werken en die, uit hoofde van hun plichten de eisen van de dienst
kennis moeten nemen of gebruik moeten maken van bij de Raad bewaarde
gerubriceerde gegevens, hebben toegang tot dergelijke gegevens.
2. Om toegang te hebben tot als TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET,
SECRET UE en CONFIDENTIEL UE gerubriceerde gegevens, moeten de
personen waarnaar in punt 1 wordt verwezen, gemachtigd zijn overeenkom-
stig de procedure van de punten 4 en 5.
3. Machtiging wordt alleen verleend aan personen die met goed gevolg een
veiligheidsonderzoek door de bevoegde nationale instanties van de lidstaten,
(NVI's) om overeenkomstig de procedure van de punten 6 tot en met 10
hebben ondergaan.
4. Het tot aanstelling bevoegd gezag in de zin van artikel 2, alinea 1 van het
ambtenarenstatuut, is verantwoordelijk voor het verlenen van de machti-
gingen waarnaar wordt verwezen in de punten 1, 2 en 3.
Het tot aanstelling bevoegd gezag verleent machtiging na het advies te
hebben ingewonnen van de bevoegde nationale instanties van de lidstaten,
die zulks uitbrengen op basis van het veiligheidsonderzoek dat overeenkom-
stig de punten 6 tot en met 12 wordt uitgevoerd.
5. De machtiging, die geldig is voor een periode van vijf jaar, mag de duur
van de functie op grond waarvan de machtiging is verleend, niet over-
schrijden. Zij kan overeenkomstig de procedure van punt 4, door het tot
aanstelling bevoegd gezag worden verlengd.
Een machtiging kan door het tot aanstelling bevoegd gezag worden inge-
trokken, wanneer het meent dat hiervoor te rechtvaardigen gronden
aanwezig zijn. Van een besluit tot intrekking van de machtiging wordt
kennis gegeven aan de betrokkene, die mag verzoeken door het tot aanstel-
ling bevoegd gezag te worden gehoord, en aan de bevoegde nationale
instantie.
6. Het doel van het veiligheidsonderzoek is vast te stellen dat er geen bezwaar
tegen is dat de betrokkene toegang heeft tot gerubriceerde gegevens die
door de Raad worden bewaard.
7. Een veiligheidsonderzoek wordt met behulp van de betrokkene en op
verzoek van het tot aanstelling bevoegd gezag uitgevoerd door de bevoegde
nationale instanties van de lidstaat waarvan de te onderzoeken persoon
onderdaan is. Mocht de betrokkene op het grondgebied van een andere
lidstaat wonen, dan kunnen de nationale instanties de samenwerking van
de instanties van de staat van verblijf verkrijgen.
8. Bij wijze van onderdeel van het veiligheidsonderzoek wordt de betrokkene
verzocht een formulier in te vullen waarin hem naar zijn persoonlijke gege-
vens wordt gevraagd.
9. Het tot aanstelling bevoegd gezag specificeert in zijn verzoek het type en
het niveau van de gerubriceerde gegevens die aan de betrokkene ter
beschikking moeten worden gesteld, zodat de bevoegde nationale instanties
het veiligheidsonderzoek kunnen uitvoeren, en hun advies kunnen geven
omtrent de machtigingsgrond die bij de betrokkene past.
10. Het gehele veiligheidsonderzoek is, samen met het verkregen resultaat,
onderworpen aan de terzake vigerende voorschriften in de betrokken
lidstaat, ook die betreffende de mogelijkheid tot beroep.
11. Wanneer de bevoegde nationale instanties van de lidstaat een positief advies
uitbrengen, kan het tot aanstelling bevoegd gezag de betrokkene machtiging
verlenen.
12. Van een negatief advies van de bevoegde nationale instanties wordt kennis
gegeven aan de betrokkene, die mag verzoeken te worden gehoord door het
tot aanstelling bevoegd gezag. Wanneer dit gezag het nodig acht, kan het de
bevoegde nationale instanties vragen om, waar mogelijk, opheldering te
verschaffen. Indien het negatief advies wordt bevestigd, wordt geen machti-ging verleend.
13. Alle personen aan wie machtiging wordt verleend in de zin van de punten 4
en 5, ontvangen op het tijdstip dat de machtiging wordt verleend en vervol-
gens met regelmatige tussenpozen, alle noodzakelijke instructies betreffende2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 20
▼B
de bescherming van gerubriceerde gegevens en de wijze waarop deze kan
worden gewaarborgd. Zij ondertekenen een verklaring waarin zij erkennen
de instructies te hebben ontvangen, en verbinden zich ertoe deze op te
volgen.
14. Het tot aanstelling bevoegd gezag neemt alle noodzakelijke maatregelen tot
uitvoering van deze afdeling, met name wat betreft de voorschriften die
gelden voor de toegang tot de lijst van gemachtigden.
15. Bij wijze van uitzondering mag het tot aanstelling bevoegd gezag wanneer
de dienst zulks vereist, nadat het de nationale bevoegde instanties heeft
geïnformeerd en mits deze niet binnen een maand reageren, in afwachting
van het resultaat van het onderzoek waarnaar in punt 7 wordt verwezen,
tijdelijke machtiging verlenen voor een periode van hoogstens zes maanden.
16. De voorlopige en tijdelijke machtigingen die aldus worden verleend, geven
geen toegang tot als TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET gerubriceerde
gegevens; deze toegang blijft beperkt tot ambtenaren die daadwerkelijk,
overeenkomstig punt 7, met goed gevolg het veiligheidsonderzoek hebben
ondergaan. Hangende het resultaat van dit onderzoek mag aan ambtenaren
voor wie de machtigingsgraad TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET is
aangevraagd, tijdelijk en voorlopig machtiging worden verleend om toegang
te hebben tot gegevens die gerubriceerd zijn tot en met de graad SECRET
UE.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 21
▼B
AFDELING VII
VERVAARDIGING, VERSPREIDING, OVERDRACHT, OPSLAG EN
VERNIETIGING VAN GERUBRICEERD EU-MATERIAAL
Inhoud
Algemene bepalingen
Hoofdstuk I Vervaardiging en verspreiding van gerubriceerde EU-documenten . . . ...........
Hoofdstuk II Overdracht van gerubriceerde EU-documenten . . ............................
Hoofdstuk III Elektrische en andere middelen voor technische overdracht . . . .................
Hoofdstuk IV Extra kopieën en vertalingen van en uittreksels uit gerubriceerde EU-documenten .
Hoofdstuk V Verzamelen, controleren, opslaan en vernietigen van gerubriceerde EU-documentenHoofdstuk VI Specifieke voorschriften voor raadsdocumenten . . ............................2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 22
▼B
Algemene bepalingen
Deze afdeling bevat een beschrijving van de maatregelen voor de vervaardiging,
verspreiding, overdracht, opslag en vernietiging van gerubriceerde EU-docu-
menten als gedefinieerd in punt 3 a) van de grondbeginselen en
minimumnormen voor de beveiliging in deel I van deze bijlage. Dit zal gebruikt
worden als uitgangspunt voor de aanpassing van vergelijkbare maatregelen voor
ander gerubriceerd EU-materiaal, per soort en per geval bekeken.
Hoofdstuk I
Vervaardiging en verspreiding van gerubriceerde EU-documenten
VERVAARDIGING
1. De EU-rubriceringen en -markeringen moeten overeenkomstig afdeling II
worden vastgesteld en midden bovenaan en midden onderaan elke bladzijde
worden vermeld; elke bladzijde wordt genummerd. Elk gerubriceerd EU-
document krijgt een referentienummer en een datum. Bij TRÈS SECRET
UE/EU TOP SECRET- en SECRET UE-documenten wordt het referentie-
nummer op elke bladzijde vermeld. Indien er verscheidene kopieën
verspreid moeten worden, krijgt elke kopie een kopienummer, dat, met het
totaal aantal bladzijden, op de eerste bladzijde wordt aangebracht. Alle
bijlagen en bijvoegsels worden op de eerste bladzijde van als CONFIDEN-
TIEL UE en hoger gerubriceerde documenten vermeld.
2. Als CONFIDENTIEL UE en hoger gerubriceerde documenten mogen alleen
getypt, vertaald, opgeslagen, gefotokopieerd, magnetisch gereproduceerd of
op microfilm gezet worden door personen die ten minste voor de betrokken
rubriceringsgraad van het document in kwestie, machtiging voor toegang tot
gerubriceerde EU-gegevens hebben, behalve in het speciale geval dat in
punt 31 van deze afdeling beschreven wordt.
De bepalingen voor de productie van gerubriceerde documenten met
computers staan in afdeling XI.
VERSPREIDING
3. Gerubriceerde EU-gegevens mogen alleen op een „need to know”-basis,
verspreid worden onder personen, die een passende veiligheidsmachtiging
hebben. De initiële verspreiding wordt gespecificeerd door de instantie
waarvan de documenten afkomstig zijn.
4. TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten worden verspreid via
de TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-registers (zie afdeling VIII).
Voor TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-berichten kan het bevoegde
register het hoofd van het communicatiecentrum toestemming geven het
aantal kopieën te maken dat in de lijst van de geadresseerden vermeld is.
5. Als SECRET UE en lager gerubriceerde documenten kunnen door de
oorspronkelijke geadresseerde op „need-to-know”-basis doorgezonden
worden aan andere geadresseerden. De instanties waarvan het document
afkomstig is moeten eventuele waarschuwingsmarkeringen echter duidelijk
aangeven. In geval van dergelijke waarschuwingsmarkeringen mag de
geadresseerde documenten alleen doorzenden met toestemming van de
instanties waarvan de documenten afkomstig zijn.
6. Als CONFIDENTIEL UE en hoge gerubriceerde documenten worden bij
aankomst in of vertrek uit een gebouw in het register van dat gebouw geno-
teerd. Met de bijzonderheden (referenties, datum en, indien van toepassing,
het kopienummer) moeten de documenten geïdentificeerd kunnen worden;
die gegevens worden in een logboek of een speciaal beveiligd computerme-
dium ingevoerd.
Hoofdstuk II
Overdracht van gerubriceerde EU-documenten
VERPAKKING
7. Als CONFIDENTIEL UE en hoge gerubriceerde documenten worden in
stevige, ondoorzichtige dubbele dienstenveloppen vervoerd. De binnenenve-
loppe wordt gemerkt met de toepasselijke EU-rubriceringsgraad en, zo
mogelijk, de nodige gegevens over functie, titel en adres van de ontvanger.
8. Alleen een controlefunctionaris van het register of zijn plaatsvervanger mag
de binnenenveloppe openen en voor ontvangst van de ingesloten docu-
menten tekenen, tenzij de enveloppe geadresseerd is aan een welbepaalde
persoon. In dat geval wordt in het register de aankomst van de enveloppe
genoteerd, en mag alleen de persoon aan wie de enveloppe geadresseerd is
de binnenenveloppe openen en tekenen voor ontvangst van de daarin inge-
sloten documenten.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 23
▼B
9. In de binnenenveloppe wordt een ontvangstbewijs ingesloten. Op dat bewijs,
dat niet gerubriceerd wordt, staan het referentienummer, de datum en het
kopienummer van het document, maar nooit het onderwerp.
10. De binnenenveloppe wordt in een andere buitenenveloppe ingesloten,
waarop een paknummer voor de ontvangstregistratie wordt aangebracht. In
geen enkel geval mag op de buitenenveloppe de rubriceringsgraad vermeld
staan.
11. Voor als CONFIDENTIEL UE en hoger gerubriceerde documenten krijgen
koeriers en boodschappers een ontvangstbewijs dat gerelateerd is aan het
paknummer.
OVERDRACHT BINNEN EEN GEBOUW OF EEN GROEP GEBOUWEN
12. Binnen een gebouw of een groep gebouwen mogen gerubriceerde docu-
menten vervoerd worden in een verzegelde enveloppe waarop alleen de
naam van de geadresseerde staat, mits de enveloppe vervoerd wordt door
een persoon die voor de rubriceringsgraad van de documenten gemachtigd
is.
OVERDRACHT VAN EU-DOCUMENTEN BINNEN EEN LAND13. Binnen een land mogen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten
alleen verzonden worden met behulp van een officiële koeriersdienst of
door personen die gemachtigd zijn om toegang te hebben tot TRÈS
SECRET UE/EU TOP SECRET-gegevens.
14. Wanneer er een koeriersdienst gebruikt wordt voor de overdracht van een
TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-document buiten een gebouw of
groep gebouwen, moeten de verpakkings- en ontvangstbepalingen van dit
hoofdstuk II nageleefd worden. Koeriersdiensten moeten zodanig bemand
zijn dat pakketjes met TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten
te allen tijde onder de directe supervisie van de verantwoordelijke functio-
naris blijven.
15. Bij wijze van uitzondering mogen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-
documenten door andere functionarissen dan koeriers uit een gebouw of
groep gebouwen meegenomen worden voor gebruik ter plaatse in vergade-
ringen en besprekingen, op voorwaarde dat
a) die functionaris gemachtigd is om toegang te hebben tot die TRÈS
SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten;
b) de wijze van vervoer voldoet aan de nationale voorschriften voor de
overdracht van nationale TOP SECRET-documenten;
c) de functionaris de TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten in
geen geval onbeheerd laat;
d) er een regeling getroffen wordt voor de lijst van de aldus vervoerde
documenten die bijgehouden moet worden in het TRÈS SECRET UE/
EU TOP SECRET-register dat die documenten bevat, in een logboek
moet worden genoteerd, en bij terugkeer aan de hand van die gegevens
moet worden gecontroleerd.
16. Binnen een land mogen SECRET UE- en CONFIDENTIEL UE-docu-
menten per post worden verzonden, indien de nationale regelgeving dat
toestaat en die regelgeving wordt nageleefd, of via een koeriersdienst danwel door personen die gemachtigd zijn om toegang te hebben tot de geru-
briceerde EU-gegevens.
17. Elke lidstaat of gedecentraliseerd EU-orgaan moet voor het personeel dat
gerubriceerde EU-documenten vervoert instructies opstellen die op deze
voorschriften gebaseerd zijn. De drager dient die instructies te lezen en te
ondertekenen. In het bijzonder moet in die instructies worden aangegeven
dat de documenten in geen geval:
a) door de drager uit handen mogen worden gegeven, tenzij voor veilige
bewaring overeenkomstig afdeling IV;
b) onbeheerd in openbare of particuliere voertuigen, dan wel plaatsen als
restaurants of hotels, worden achtergelaten. Zij mogen niet in hotel-
kluizen worden bewaard of onbeheerd op hotelkamers worden
achtergelaten;
c) op openbare plaatsen als vliegtuigen of treinen gelezen worden.
OVERDRACHT TUSSEN LIDSTATEN18. Als CONFIDENTIEL UE en hoger gerubriceerd materiaal moet door diplo-
matieke of militaire koeriersdiensten van de ene lidstaat naar de andere
worden gebracht.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 24
▼B
19. Persoonlijk vervoer van als SECRET UE of CONFIDENTIEL UE gerubri-
ceerd materiaal mag echter worden toegestaan, als daartoe
voorzorgsmaatregelen genomen worden, zodat het materiaal niet in handen
van onbevoegden valt.
20. De NVI's kunnen persoonlijk vervoer toestaan wanneer er geen diploma-
tieke of militaire koeriers beschikbaar zijn, of wanneer het gebruik van
dergelijke koeriers een vertraging zou opleveren die schadelijk is voor de
EU-operaties en de beoogde geadresseerde het materiaal dringend nodig
heeft. Elke lidstaat moet instructies opstellen voor het persoonlijk internatio-
naal vervoer van materiaal tot en met de rubriceringsgraad op SECRET UE
door andere personen dan diplomatieke of militaire koeriers. Die instructies
moeten het volgende voorschrijven:
a) de drager heeft de passende veiligheidsmachtiging die door de lidstaten
is toegekend;
b) in het betrokken bureau of register wordt een bestand bijgehouden van al
het materiaal dat op die wijze vervoerd wordt;
c) pakketten of tassen met EU-materiaal zijn voorzien van een officieel
stempel ter voorkoming van douanecontroles, en van etiketten met iden-
tificatiegegevens en instructies voor de eventuele vinder;
d) de drager is in het bezit van een door alle EU-lidstaten erkende koerier-
spas en/of dienstopdracht waarin hij gemachtigd wordt het daaringespecificeerde pakket te vervoeren;
e) in geval van vervoer over land mag niet over het grondgebied van een
niet-EU-lidstaat worden gereisd of mag de grens daarvan niet over-
schreden worden, tenzij deze de lidstaat van verzending een speciale
garantie heeft geboden;
f) het reisplan, de reisroute en de keuze van de vervoermiddelen moeten
beantwoorden aan de EU-voorschriften of aan de nationale voorschriften,
indien die strenger zijn;
g) de drager mag het materiaal niet uit handen geven, tenzij het overeen-
komstig de bepalingen voor veilige bewaring van afdeling IV wordt
opgeslagen;
h) het materiaal mag niet onbeheerd worden achtergelaten in openbare of
particuliere voertuigen, of op plaatsen als restaurants en hotels. Het
mag niet in hotelkluizen worden bewaard of onbeheerd in hotelkamers
worden achtergelaten;
i) als het materiaal documenten bevat, mogen deze niet op openbare
plaatsen (b.v. vliegtuigen, treinen, enz.) gelezen worden.
De persoon die met het vervoer van het gerubriceerd materiaal belast is,
moet na lezing een veiligheidscertificaat ondertekenen dat tenminste de
bovenbedoelde instructies bevat alsmede de procedures die in een nood-
geval gevolgd moeten worden of indien het pakket met het gerubriceerde
materiaal door de douane of de veiligheidsdienst van een luchthaven wordt
opgeëist.
OVERDRACHT VAN ALS RESTREINT UE GERUBRICEERDE EU-DOCU-
MENTEN
21. Voor het vervoer van als RESTREINT UE gerubriceerde EU-documenten
zijn geen speciale bepalingen vastgesteld, behalve dat ervoor gezorgd moet
worden dat die documenten niet in handen van onbevoegden vallen.
VEILIGHEIDSONDERZOEK VAN KOERIERS
22. Alle koeriers en boodschappers die ingezet worden om SECRET UE- en
CONFIDENTIEL UE-documenten te vervoeren, moeten vooraf een passend
veiligheidsonderzoek ondergaan.
Hoofdstuk III
Elektrische en andere middelen van technische overdracht
23. Er moeten communicatiebeveiligingsmaatregelen getroffen worden voor een
beveiligde overdracht van gerubriceerde EU-gegevens. De voorschriften
voor de overdracht van dergelijke gegevens staan in afdeling XI.
24. Alleen geaccrediteerde communicatiecentra en -netwerken en/of -terminals
en -systemen mogen als CONFIDENTIEL UE of SECRET UE gerubri-
ceerde gegevens doorzenden.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 25
▼B
Hoofdstuk IV
Extra kopieën en vertalingen van en uittreksels uit gerubriceerde EU-docu-
menten
25. Alleen de instantie die de documenten verstrekt heeft, mag toestemming
geven voor het kopiëren of vertalen van TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-documenten.
26. Wanneer personen zonder TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-machti-
ging gegevens uit een TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-document
opvragen die zelf echter een andere rubricering hebben, kan aan het hoofd
van het TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-register worden toegestaan
om het gevraagde aantal uittreksels uit dat document te leveren. Daarbij
neemt het hoofd de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat die uittrek-
sels de passende rubriceringsgraad krijgen.
27. Als SECRET UE en lager gerubriceerde documenten mogen door de
geadresseerde gereproduceerd en vertaald worden met inachtneming van de
nationale beveiligingsvoorschriften, op voorwaarde dat het „need-to-know”-
beginsel strikt in acht wordt genomen. De beveiligingsmaatregelen die voor
het originele document gelden, zijn ook van toepassing op de reproducties
en/of vertalingen daarvan. De gedecentraliseerde EU-organen dienen debeveiligingsvoorschriften van de Raad toe te passen.
Hoofdstuk V
Verzamelen, controleren, opslaan en vernietigen van gerubriceerde EU-
documenten
VERZAMELEN EN CONTROLEREN
28. Ieder jaar maakt elk TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-register als
bedoeld in afdeling VIII een gespecificeerd overzicht naar TRÈS SECRET
UE/EU TOP SECRET-documenten overeenkomstig de bepalingen van afde-
ling VIII, punten 9 tot en met 11. EU-documenten die lager dan TRÈS
SECRET UE/EU TOP SECRET gerubriceerd zijn, worden overeenkomstig
de nationale richtsnoeren aan interne controles onderworpen; voor het SGR
en de gedecentraliseerde EU-organen moet dat volgens de instructies van de
secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger gebeuren.
Deze controle biedt de gelegenheid om opnieuw een standpunt te bepalen
met betrekking tot
a) de mogelijkheid om bepaalde documenten lager te rubriceren of te
derubriceren;
b) de vraag of bepaalde documenten vernietigd moeten worden.
ARCHIVERING VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS
29. Ter voorkoming van opslagproblemen krijgen de controlefunctionarissen
van alle registers de toestemming om TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-, SECRET UE- en CONFIDENTIEL UE-documenten op micro-
film of met behulp van magnetische of optische middelen voor
archiveringsdoeleinden vast te leggen, onder de volgende voorwaarden:
a) het vastleggen op en opslaan van microfilms wordt gedaan door perso-
neelsleden die voor de desbetreffende rubriceringsgraad gemachtigd zijn;
b) de microfilm/gegevensdrager wordt op dezelfde wijze beveiligd als de
originele documenten;
c) de instantie die de documenten heeft verstrekt wordt ervan in kennis
gesteld als er een TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-document op
microfilm vastgelegd/opgeslagen wordt;
d) een filmrolletje of een andere gegevensdrager mag alleen documenten
bevatten met dezelfde TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-, SECRET
UE- of CONFIDENTIEL UE-rubricering;
e) TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET- of SECRET UE-documenten die
op microfilm vastgelegd/opgeslagen zijn, worden duidelijk aangegeven
in het logboek dat voor de jaarlijkse inventaris gebruikt wordt;
f) de originele documenten die op microfilm vastgelegd of anderszins
opgeslagen zijn, worden volgens de voorschriften van de punten 31 tot
en met 36 vernietigd.
30. Deze voorschriften zijn ook van toepassing op eventuele andere vormen van
opslag die door de nationale veiligheidsinstanties zijn toegestaan, zoals
elektromagnetische middelen en optische schijven.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 26
▼B
ROUTINEVERNIETIGING VAN GERUBRICEERDE EU-DOCUMENTEN
31. Ter voorkoming van een onnodige opeenhoping van gerubriceerde EU-
documenten, worden de documenten die door het hoofd van de dienst die
ze bewaart, als achterhaald en overtollig worden beschouwd, zo spoedig
mogelijk op onderstaande wijze vernietigd:
a) TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten mogen alleen
vernietigd worden door het centrale register dat voor die documenten
verantwoordelijk is. Elk vernietigd document wordt genoteerd in een
proces-verbaal van vernietiging dat ondertekend wordt door de TRÈS
SECRET UE/EU TOP SECRET-controlefunctionaris en de functionaris
die getuige is bij de vernietiging en voor de TRÈS SECRET UE/EU
TOP SECRET-graad gemachtigd is. Hiervan wordt aantekening gemaakt
in het logboek.
b) Het register moet de processen-verbaal van vernietiging samen met de
verspreidingsformulieren gedurende tien jaar bewaren. Alleen op
uitdrukkelijk verzoek zullen er kopieën verstrekt worden aan de instantie
waarvan de documenten afkomstig zijn of aan het betrokken centrale
register.
c) TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten, alsmede alle geru-
briceerde afvalproducten van het vervaardigen van TRÈS SECRET UE/
EU TOP SECRET-documenten, zoals kladversies, ontwerpteksten,
getypte aantekeningen en carbonpapier, worden onder toezicht van een
TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-functionaris vernietigd door
verbranding, verpulping, versnippering of een andere methode waardoor
de documenten onherkenbaar en onherstelbaar vernietigd worden.
32. SECRET UE-documenten worden vernietigd door het register dat voor die
documenten verantwoordelijk is, onder toezicht van een persoon met een
veiligheidsmachtiging, waarbij een van de in punt 31, onder c), genoemde
procédés gebruikt wordt. Vernietigde SECRET UE-documenten worden
genoteerd op een ondertekend proces-verbaal van vernietiging dat door het
register, samen met de verspreidingsformulieren, gedurende ten minste drie
jaar bewaard worden.
33. CONFIDENTIEL UE-documenten worden vernietigd door het register dat
voor die documenten verantwoordelijk is, onder toezicht van een persoon
met een veiligheidsmachtiging, waarbij een van de in punt 31, onder c),
genoemde procédés gebruikt wordt. De vernietigde documenten worden
genoteerd overeenkomstig de nationale voorschriften of, in het geval van
het SGR of gedecentraliseerde EU-organen, volgens de instructies van de
secretaris-generaal/ hoge vertegenwoordiger.
34. RESTREINT UE-documenten worden vernietigd door het register dat voor
die documenten verantwoordelijk is of door de gebruiker overeenkomstig de
nationale voorschriften of, in het geval van het SGR of gedecentraliseerde
EU-organen, volgens de instructies van de secretaris-generaal/hoge verte-
genwoordiger.
VERNIETIGING IN NOODGEVALLEN
35. Het SGR, de lidstaten en de gedecentraliseerde EU-organen moeten op de
plaatselijke omstandigheden gebaseerde plannen opstellen ter beveiliging
van gerubriceerd EU-materiaal in crisissituaties, zonodig met inbegrip van
noodvernietigings- en evacuatieplannen; deze bepalen voor de respectieve
organisaties de instructies die nodig geacht worden om te voorkomen dat
gerubriceerde EU-gegevens in handen van onbevoegden vallen.
36. De regeling voor het beveiligen en/of vernietigen van SECRET UE- en
CONFIDENTIEL UE-materiaal in crisissituaties mag in geen geval ten
koste gaan van het beveiligen of vernietigen van TRÈS SECRET UE/EU
TOP SECRET-materiaal, met inbegrip van de encryptieapparatuur, waarvan
de werking voorrang heeft op alle andere taken. De maatregelen voor de
beveiliging en vernietiging van encryptieapparatuur in noodsituaties worden
op grond van ad hoc instructies vastgesteld.
Hoofdstuk VI
Specifieke voorschriften voor raadsdocumenten
37. Binnen het secretariaat-generaal van de Raad zal een „bureau voor gerubri-
ceerde gegevens” toezicht houden op de als SECRET UE of
CONFIDENTIEL UE gerubriceerde gegevens in Raadsdocumenten.
Het bureau heeft, onder toezicht van de directeur-generaal voor personeel en
administratie, de volgende taken:
a) het beheren van activiteiten in verband met het registreren, reproduceren,
vertalen, overdragen, verzenden en vernietigen van dergelijke gegevens;2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 27
▼B
b) het bijhouden van de lijst met bijzonderheden over de gerubriceerde
gegevens;
c) het op gezette tijden vaststellen of bepaalde gegevens gerubriceerd
moeten blijven;
d) het opstellen, in samenwerking met de Dienst beveiliging, van praktische
regelingen voor het rubriceren en derubriceren van gegevens.
38. Het bureau voor gerubriceerde gegevens houdt een register bij met daarin
vermeld:
a) de datum van opstelling van de gerubriceerde gegevens;
b) het rubriceringsniveau;
c) de datum waarop de rubricering verstrijkt;
d) naam en werkadres van de afzender;
e) de opbergmiddelen, met volgnummer;
f) het onderwerp;
g) het aantal;
h) het aantal verspreide kopieën;
i) een inventaris van de gerubriceerde gegevens die aan de Raad zijn
meegedeeld;
j) een register van het derubriceren en lager rubriceren van gerubriceerde
gegevens.
39. De algemene voorschriften van de hoofdstukken I tot en met V van deze
afdeling zijn ook van toepassing op het bureau voor gerubriceerde gegevens
van het SGR, tenzij in dit hoofdstuk specifieke voorschriften zijn vastge-
steld.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 28
▼B
AFDELING VIII
EU TOP SECRET-REGISTERS
1. De TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-registers zijn bedoeld voor het
registreren, verwerken en verspreiden van TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-documenten overeenkomstig de beveiligingsvoorschriften. Hoofd
van het TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-register in elke lidstaat, op
het SGR en, in voorkomend geval, in de gedecentraliseerde EU-organen, is
de TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-controlefunctionaris.
2. De centrale registers handelen op dezelfde wijze als de belangrijkste auto-
riteit van ontvangst en verzending in de lidstaten, het SGR en de
gedecentraliseerde EU-organen waarin dergelijke registers zijn opgezet,
alsmede, indien van toepassing, in andere EU-instellingen, internationale
organisaties en derde landen waarmee de Raad overeenkomsten heeft
gesloten inzake beveiligingsprocedures voor de uitwisseling van gerubri-
ceerde gegevens.
3. Indien nodig worden er subregisters opgezet voor het intern beheer van
TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten; hierin wordt bijge-
houden waar elk document waarvoor het subregister verantwoordelijk is,
zich bevindt.
4. TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-subregisters worden overeenkomstig
afdeling I opgezet voor de lange termijn, en gekoppeld aan een centraal
TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-register. Indien de TRÈS SECRET
UE/EU TOP SECRET-documenten slechts tijdelijk en incidenteel geraad-
pleegd moeten worden, kunnen deze vrijgegeven worden zonder dat er een
TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-subregister wordt opgezet, op voor-
waarde dat er maatregelen worden getroffen om ervoor te zorgen dat zij
onder de controle van het betrokken TRÈS SECRET UE/EU TOPSECRET-register blijven en alle voorschriften inzake fysieke en personeels-
gerelateerde beveiliging nageleefd worden.
5. Subregisters mogen geen TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-docu-
menten rechtstreeks overdragen aan andere subregisters van hetzelfde
centrale TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-register zonder uitdrukke-
lijke toestemming van laatstgenoemde instantie.
6. Elke uitwisseling van TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten
tussen subregisters die niet tot hetzelfde centrale register behoren, verloopt
via de centrale TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-registers.
CENTRALE EU TOP SECRET-REGISTERS
7. Evenals de controlefunctionaris is het hoofd van een centraal TRÈS
SECRET UE/EU TOP SECRET-register verantwoordelijk voor:
a) de overdracht van TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten
overeenkomstig de voorschriften van afdeling VII;
b) het bijhouden van een lijst van al zijn TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-subregisters, alsmede de naam en de handtekening van de
aangewezen controlefunctionarissen en hun gemachtigde plaatsvervan-
gers;
c) het bewaren van de ontvangstbewijzen van andere registers voor alle
TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten die door het centrale
register zijn verspreid;
d) het bijhouden van een overzicht van de TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-documenten die bewaard worden en in omloop zijn;
e) het bijhouden van een lijst van alle centrale TRÈS SECRET UE/EU
TOP SECRET-registers waarmee hij normaliter correspondeert, alsmede
de naam en de handtekening van de aangewezen controlefunctionarissen
en hun gemachtigde plaatsvervangers;
f) de fysieke bewaking van alle TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-
documenten die volgens de voorschriften van afdeling IV in het register
bewaard worden.
TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-SUBREGISTERS
8. Evenals de controlefunctionaris is het hoofd van een TRÈS SECRET UE/
EU TOP SECRET-subregister verantwoordelijk voor:
a) de overdracht van TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten
overeenkomstig de voorschriften van afdeling VII en afdeling VIII,
punten 5 en 6;2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 29
▼B
b) het bijhouden van een lijst van alle personen die gemachtigd zijn om
toegang te hebben tot de TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-gege-
vens waarvoor hij verantwoordelijk is;
c) de verspreiding van TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten
volgens de instructies van de instantie die de documenten verstrekt heeft
of op een „need-to-know”-basis, nadat hij is nagegaan of de geadres-
seerde de vereiste veiligheidsmachtiging heeft;
d) het bijhouden van een overzicht van alle TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-documenten die hij bewaart of die onder zijn toezicht in
omloop zijn, of die aan andere TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-
registers zijn doorgegeven; het bewaren van alle corresponderende
ontvangstbewijzen;
e) het bijhouden van een lijst van TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-
registers waarmee hij TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-docu-
menten mag uitwisselen, alsmede de naam en de handtekening van de
controlefunctionarissen daarvan en hun gemachtigde plaatsvervangers;
f) de fysieke bewaking van alle TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-
documenten die volgens de voorschriften van afdeling IV in het subre-
gister bewaard worden.
INVENTARIS
9. Ieder jaar stelt elk TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-register een
gespecificeerde inventaris op van alle TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-documenten waarvoor het verantwoordelijk is. Het register wordt
geacht verantwoordelijk te zijn voor een document wanneer dat zich fysiek
op het register bevindt, of wanneer het register een ontvangstbewijs heeft
van het TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-register waaraan het docu-
ment is overgedragen, dan wel een proces-verbaal van vernietiging voor
het document of een opdracht om dat document lager te rubriceren of te
derubriceren.
10. Subregisters zenden de bevindingen van hun jaarlijkse inventaris toe aan het
centraal register waaronder zij ressorteren, op een tijdstip dat door het
centraal register bepaald wordt.
11. De nationale veiligheidsinstanties, alsmede de EU-instellingen, internatio-
nale organisaties en gedecentraliseerde EU-organen die een centraal TRÈS
SECRET UE/EU TOP SECRET-register hebben opgezet, zenden de bevin-
dingen van de jaarlijkse inventaris van de centrale TRÈS SECRET UE/EU
TOP SECRET-registers elk jaar uiterlijk op 1 april toe aan de secretaris-
generaal/hoge vertegenwoordiger.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 30
▼B
AFDELING IX
TOE TE PASSEN BEVEILIGINGSMAATREGELEN INDIEN VERGADE-
RINGEN OVER ZEER GEVOELIGE AANGELEGENHEDEN BUITEN
GEBOUWEN VAN DE RAAD WORDEN GEHOUDEN
ALGEMEEN
1. Indien bijeenkomsten van de Europese Raad, zittingen van de Raad, minis-
teriële of andere belangrijke vergaderingen buiten de gebouwen van de
Raad in Brussel en Luxemburg plaatsvinden en de bijzondere beveiligings-
eisen die voortvloeien uit de hoge gevoeligheid van de behandelde
aangelegenheden of gegevens zulks rechtvaardigen, dienen de hieronder
beschreven beveiligingsmaatregelen te worden getroffen. Deze maatregelen
hebben alleen betrekking op de bescherming van gerubriceerde EU-gege-
vens; er moeten wellicht ook andere beveiligingsmaatregelen worden
overwogen.
VERANTWOORDELIJKHEID
Gastlidstaten
2. De lidstaat op wiens grondgebied de vergadering plaatsvindt (de gastlid-
staat), is samen met de Dienst beveiliging van het SGR verantwoordelijk
voor de beveiliging van de bijeenkomsten van de Europese Raad, zittingen
van de Raad, ministeriële of andere belangrijke vergaderingen alsook voor
de fysieke veiligheid van de delegatieleiders en hun medewerkers.
Wat de beveiliging betreft, dient de gastlidstaat er in het bijzonder voor te
zorgen dat:
a) een plan van aanpak wordt opgesteld voor beveiligingsrisico's en beveili-
gingsincidenten; de betreffende maatregelen slaan in het bijzonder op het
veilig opbergen van gerubriceerde EU-documenten in kantoorruimten;
b) maatregelen worden getroffen om toegang te kunnen verlenen tot de
communicatiesystemen van de Raad, teneinde gerubriceerde EU-
berichten te kunnen ontvangen en versturen. De gastlidstaat stelt desge-
wenst beveiligde telefoonsystemen ter beschikking.
Lidstaten
3. De autoriteiten van de lidstaten dienen het nodige te doen om ervoor te
zorgen dat:
a) hun nationale delegatieleden voorzien worden van de vereiste veilig-
heidsmachtiging, zo nodig per signaal of fax, hetzij direct aan de
beveiligingsfunctionaris voor de vergadering, hetzij via de Dienst bevei-liging van het SGR;
b) specifieke bedreigingen worden gemeld aan de autoriteiten van de gast-
lidstaat en in voorkomend geval aan de Dienst beveiliging van het SGR,
zodat het nodige kan worden gedaan.
Beveiligingsfunctionaris voor de vergadering
4. Er dient een beveiligingsfunctionaris te worden aangewezen, die verant-
woordelijk is voor de algemene voorbereiding van en het toezicht op de
algemene interne beveiligingsmaatregelen, alsook voor de coördinatie met
de andere betrokken veiligheidsinstanties. De maatregelen die de beveili-
gingsfunctionaris treft, dienen op hoofdlijnen het volgende in te houden:
a) i) beschermingsmaatregelen op de vergaderplaats, om ervoor te zorgen
dat de vergadering kan plaatsvinden zonder incidenten die de bevei-
liging van gerubriceerde EU-gegevens die in de vergadering worden
gebruikt, kunnen compromitteren;
ii) controle van het personeel dat toegang heeft tot de vergaderplaats,
delegatieruimten en conferentieruimten, alsmede controle van appa-
ratuur;
iii) permanente coördinatie met de bevoegde autoriteiten van de gastlid-
staat en met de Dienst beveiliging van het SGR;
b) beveiligingsinstructies opnemen in het vergaderdossier, met voldoende
aandacht voor de in deze voorschriften neergelegde eisen en andere
nodig geachte beveiligingsinstructies.
Dienst beveiliging van het SGR
5. De Dienst beveiliging van het SGR geeft beveiligingsadviezen bij de voor-
bereiding van de vergadering; de dienst is in de vergadering
vertegenwoordigd en staat de beveiligingsfunctionaris voor de vergadering
en de delegaties waar nodig met raad en daad bij.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 31
▼B
6. Elke delegatie in de vergadering dient een beveiligingsfunctionaris aan te
wijzen, die binnen zijn delegatie verantwoordelijk is voor beveiligingskwes-
ties en in contact staat met de beveiligingsfunctionaris voor de vergadering
en met de vertegenwoordiger van de Dienst beveiliging van het SGR, indien
zulks nodig is.
BEVEILIGINGSMAATREGELEN
Beveiligingszones
7. De volgende beveiligingszones dienen te worden ingesteld:
a) een beveiligingszone van klasse II, bestaande uit een redactieruimte, de
ruimten van het SGR en reproductieapparatuur, alsmede de delegatie-
ruimten in voorkomend geval;
b) een beveiligingszone van klasse I, bestaande uit de conferentieruimte
alsmede de tolkencabines en de werkruimte van de geluidstechnici;
c) administratieve zones, bestaande uit de persruimte en de delen van de
vergaderlocatie die worden gebruikt ten behoeve van administratie, cate-
ring en accommodatie, alsmede de zone die grenst aan het perscentrum
en de vergaderlocatie.
Pasjes
8. De beveiligingsfunctionaris voor de vergadering dient de delegaties op hun
verzoek van de nodige pasjes te voorzien. Indien nodig kan een onderscheid
worden gemaakt naar gelang van de toegang tot verschillende beveiligings-
zones.
9. De beveiligingsinstructies voor de vergadering dienen te vereisen dat alle
betrokkenen te allen tijde duidelijk zichtbaar hun pasje dragen op de verga-
derlocatie, zodat zij zo nodig door het beveiligingspersoneel kunnen worden
gecontroleerd.
10. Afgezien van de deelnemers die een pasje hebben mogen zo weinig moge-
lijk personen tot de vergaderlocatie worden toegelaten. Nationale delegaties
die tijdens de vergadering bezoekers wensen te ontvangen, dienen de bevei-
ligingsfunctionaris voor de vergadering daarvan in kennis te stellen.
Bezoekers dienen te worden voorzien van een bezoekerspasje. Voor het
bezoekerspasje dient een registratiebewijs te worden ingevuld, met daarop
de naam van de bezoeker en die van de bezochte persoon. Bezoekers dienen
te allen tijde te worden begeleid door beveiligingspersoneel of door de
bezochte persoon. De begeleidende persoon dient het registratiebewijs bij
zich te houden en het, samen met het bezoekerspasje, terug te geven aan
het beveiligingspersoneel wanneer de bezoeker de vergaderlocatie verlaat.
Controle van foto- en audioapparatuur
11. In een beveiligingszone van klasse I mogen geen camera's of opnameappa-
ratuur worden binnengebracht, met uitzondering van apparatuur van
fotografen en geluidstechnici die daartoe door de beveiligingsfunctionaris
voor de vergadering gemachtigd zijn.
Controle van aktetassen, draagbare computers en pakjes
12. Aktetassen en draagbare computers (alleen indien voorzien van een auto-
nome energiebron) van houders van pasjes die toegang hebben tot een
beveiligingszone, worden normaliter niet gecontroleerd bij het betreden
van die zone. Delegaties mogen voor hen bestemde pakjes in ontvangst
nemen; die pakjes worden gecontroleerd door de beveiligingsfunctionaris
van de betreffende delegatie, gescreend met speciale apparatuur of voor
controle geopend door het beveiligingspersoneel. Indien de beveiligings-
functionaris voor de vergadering zulks nodig acht, kunnen strengere
maatregelen met betrekking tot de controle van aktetassen en pakjes worden
vastgelegd.
Technische beveiliging
13. De vergaderruimte kan „technisch beveiligd” worden gemaakt door een
team voor technische beveiliging, dat tijdens de vergadering eveneens voor
elektronisch toezicht kan zorgen.
Documenten van delegaties
14. De delegaties zijn verantwoordelijk voor het meenemen van gerubriceerde
EU-documenten naar en van vergaderingen. Zij zijn tevens verantwoordelijk
voor de controle en de beveiliging van zulke documenten wanneer zij die in
de hun toegewezen ruimten gebruiken. De gastlidstaat kan om hulp worden
verzocht voor het vervoer van gerubriceerde documenten van en naar de
vergaderlocatie.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 32
▼B
Veilig opbergen van documenten
15. Indien het SGR, de Commissie of de delegaties hun gerubriceerde docu-
menten niet conform goedgekeurde normen kunnen bewaren, mogen zij
deze documenten, tegen ontvangstbewijs, in een verzegelde enveloppe aan
de beveiligingsfunctionaris voor de vergadering overhandigen zodat deze
functionaris de documenten conform goedgekeurde normen kan opbergen.
Controle van ruimten
16. De beveiligingsfunctionaris voor de vergadering dient erop toe te zien dat
de ruimten van het SGR en van de delegaties aan het einde van elke
werkdag worden gecontroleerd, teneinde te garanderen dat gerubriceerde
EU-documenten op een veilige plaats worden bewaard; indien dat niet het
geval is, dient hij de nodige maatregelen te treffen.
Verwijdering van afval van gerubriceerd EU-materiaal
17. Afval dient te worden behandeld als gerubriceerd EU-materiaal; aan het
SGR en de delegaties dienen papiermanden of -zakken ter beschikking te
worden gesteld om afval te verwijderen. Alvorens de hun toegewezen
ruimten te verlaten, dienen het SGR en de delegaties hun afval aan de
beveiligingsfunctionaris voor de vergadering te overhandigen, die ervoor
zorgt dat het afval conform de beveiligingsvoorschriften wordt vernietigd.
18. Na afloop van de vergadering dienen alle documenten van het SGR of van
de delegaties die zij niet langer wensen te behouden, als afval te worden
behandeld. De ruimten die het SGR en de delegaties ter beschikking waren
gesteld, dienen grondig te worden gecontroleerd alvorens de voor de verga-
dering getroffen beveiligingsmaatregelen worden opgeheven. Documenten
waarvoor een ontvangstbewijs was getekend, dienen, voorzover van toepas-
sing, te worden vernietigd zoals beschreven in hoofdstuk VII.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 33
▼B
AFDELING X
INBREUKEN OP DE BEVEILIGINGSVOORSCHRIFTEN EN COMPRO-
MITTERING VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS
1. Een inbreuk op de beveiligingsvoorschriften is het resultaat van een hande-
ling of een nalatigheid, in strijd met de geldende beveiligingsvoorschriften
van de Raad of de nationale beveiligingsvoorschriften, die gerubriceerde
EU-gegevens in gevaar kan brengen of compromitteren.
2. Compromittering van gerubriceerde EU-gegevens doet zich voor indien het
zeker of aannemelijk is dat zulke gegevens geheel of gedeeltelijk in handen
zijn gevallen van onbevoegden, d.w.z. personen die niet over de vereiste
machtiging of „need-to-know” beschikken.
3. Gerubriceerde EU-gegevens kunnen gecompromitteerd zijn als resultaat van
slordigheid, onachtzaamheid of indiscretie, alsmede, wat gerubriceerde EU-
gegevens en -activiteiten betreft, door activiteiten van diensten die gericht
zijn tegen de EU of haar lidstaten, dan wel door activiteiten van subversieve
organisaties.
4. Het is belangrijk dat eenieder die gerubriceerde EU-gegevens dient te
verwerken, grondig wordt ingelicht over de beveiligingsprocedures, de
gevaren van indiscretie en de betrekkingen met de pers. De betrokkenen
dienen zich bewust te zijn van het belang dat elke inbreuk op de beveili-
gingsvoorschriften waarvan zij kennis krijgen, onverwijld aan de
veiligheidsinstanties van de lidstaten, de instelling of het orgaan waarbij zij
in dienst zijn wordt gemeld.
5. Indien een veiligheidsinstantie een inbreuk op de beveiligingsvoorschriften
met betrekking tot gerubriceerde EU-gegevens dan wel het verlies of
verdwijnen van gerubriceerd EU-materiaal ontdekt of daarvan in kennis
wordt gesteld, doet zij tijdig het nodige om:
a) de feiten vast te stellen;
b) de aangerichte schade te beoordelen en te beperken;
c) herhaling te voorkomen;
d) de bevoegde instanties in kennis te stellen van de gevolgen van de
inbreuk op de beveiligingsvoorschriften.
In dat verband wordt de volgende informatie verstrekt:
i) een beschrijving van de betreffende gegevens, met inbegrip van de
rubricering ervan, het referentie- en het kopienummer, de datum, de
opsteller, het onderwerp en de verspreiding;
ii) een beknopte beschrijving van de omstandigheden van de inbreuk, met
inbegrip van de datum en de periode gedurende dewelke de informatie
aan compromittering was blootgesteld;
iii) een verklaring dat de opsteller al dan niet op de hoogte is gebracht.
6. Zodra de veiligheidsinstanties kennis krijgen van een mogelijke inbreuk op
de beveiligingsvoorschriften, dienen zij dit onmiddellijk te melden en
daarbij de volgende procedure te volgen: het EU TOP SECRET-subregister
doet melding via zijn centraal EU TOP SECRET-register aan de Dienst
beveiliging van het SGR; indien gerubriceerde EU-gegevens binnen de
jurisdictie van een lidstaat zijn gecompromitteerd, wordt dit op de in punt
5 gespecificeerde wijze aan de Dienst beveiliging van het SGR gemeld,
via de verantwoordelijke persoon van de nationale veiligheidsinstantie.
7. Gevallen waarbij als RESTREINT UE gerubriceerde gegevens betrokken
zijn, behoeven alleen te worden gemeld indien zij ongewone aspecten
vertonen.
8. Wanneer de secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger in kennis wordt
gesteld van een inbreuk op de beveiligingsvoorschriften:
a) stelt hij de instantie waarvan de betreffende gerubriceerde gegevens
afkomstig zijn, daarvan in kennis;
b) verzoekt hij de bevoegde veiligheidsinstanties een onderzoek in te
stellen;
c) coördineert hij het onderzoek, indien er meer dan één veiligheidsin-
stantie bij betrokken is;
d) wordt hij gerapporteerd over de omstandigheden van de inbreuk, de
datum of de periode waarin de inbreuk zich kan hebben voorgedaan, en
de ontdekking van de inbreuk, met een gedetailleerde beschrijving van
de inhoud en de rubriceringsgraad van het betreffende materiaal. Verder
dient verslag te worden uitgebracht van de schade aan belangen van de2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 34
▼B
EU of van een of meer van haar lidstaten, alsmede van de stappen die
zijn ondernomen om herhaling te voorkomen.
9. De opsteller van de gegevens dient de geadresseerden in te lichten en
passende instructies te geven.
10. Eenieder die verantwoordelijk is voor het compromitteren van gerubriceerde
EU-gegevens stelt zich bloot aan disciplinaire maatregelen, overeenkomstig
de geldende regels en voorschriften. Een en ander laat een gerechtelijke
actie onverlet.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 35
▼B
AFDELING XI
BESCHERMING VAN GEGEVENS DIE VERWERKT WORDEN IN IT-
EN COMMUNICATIESYSTEMEN
Inhoud
Hoofdstuk I Inleiding .............................................................
Hoofdstuk II Definities .............................................................
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor beveiliging .....................................
Hoofdstuk IV Niet-technische beveiligingsmaatregelen . . . .................................
Hoofdstuk V Technische beveiligingsmaatregelen .......................................
Hoofdstuk VI Beveiliging tijdens verwerking ...........................................
Hoofdstuk VII Aanschaffing . . ........................................................
Hoofdstuk VIII Tijdelijk of incidenteel gebruik ...........................................2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 36
▼B
Hoofdstuk I
Inleiding
ALGEMEEN
1. Het beveiligingsbeleid en de beveiligingseisen in deze afdeling zijn van
toepassing op alle communicatie- en informatiesystemen en netwerken
(hierna SYSTEMEN genoemd) waarin als CONFIDENTIEL UE en hoger
gerubriceerde gegevens worden verwerkt.
2. SYSTEMEN waarin als RESTREINT UE gerubriceerde gegevens worden
verwerkt, behoeven beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid van
die gegevens te beschermen. Alle SYSTEMEN behoeven beveiligingsmaat-
regelen ter bescherming van hun integriteit en beschikbaarheid en van de
gegevens die zij bevatten. De op die systemen toe te passen beveiligings-
maatregelen worden vastgesteld door de aangewezen instantie voor
veiligheidsaccreditatie (IVA), zijn evenredig met het geschatte risico en
sporen met het beleid zoals dat in deze beveiligingsvoorschriften is neerge-
legd.
3. De bescherming van sensorsystemen met ingebouwde IT-SYSTEMEN
wordt bepaald en gespecificeerd in de algemene context van de systemen
waarvan zij deel uitmaken; voorzover mogelijk worden daarbij de toepasse-
lijke bepalingen van deze afdeling gehanteerd.
BEDREIGINGEN EN KWETSBAARHEDEN VAN SYSTEMEN
4. Een bedreiging kan in algemene zin worden gedefinieerd als een mogelijk-
heid om de beveiliging al dan niet opzettelijk te compromitteren. In het
geval van SYSTEMEN houdt zulks in dat een of meer van de volgende
eigenschappen verloren gaan: vertrouwelijkheid, integriteit of beschikbaar-
heid. Kwetsbaarheid kan worden gedefinieerd als onvoldoende of
ontbrekende controles, waardoor bedreiging van een specifiek element of
doel wordt vergemakkelijkt of mogelijk wordt. Kwetsbaarheid kan bestaan
in nalatigheid of kan verband houden met onvoldoende strenge, volledigeof samenhangende controle; de kwetsbaarheid van systemen kan van techni-
sche, procedurele of operationele aard zijn.
5. Gerubriceerde en niet-gerubriceerde EU-gegevens die in een geconcen-
treerde vorm worden verwerkt in SYSTEMEN zodat zij snel kunnen
worden opgevraagd, overgedragen en gebruikt, staan aan velerlei risico's
bloot. Het kan onder meer gaan om toegang tot gegevens door niet-gemach-
tigde personen of juist om weigering van toegang aan gemachtigde
gebruikers. Verder bestaat het risico van bekendmaking zonder machtiging,
beschadiging, wijziging of vernietiging van gegevens. Bovendien is de
complexe en soms fragiele apparatuur duur en dikwijls moeilijk snel te
herstellen of te vervangen. Deze SYSTEMEN vormen bijgevolg een aanlok-
kelijk doelwit voor spionage en sabotage, met name indien de daders
vermoeden dat beveiligingsmaatregelen ondoeltreffend zijn.
BEVEILIGINGSMAATREGELEN
6. De in deze afdeling genoemde beveiligingsmaatregelen strekken er in de
eerste plaats toe, bescherming te bieden tegen openbaarmaking zonder
machtiging (verlies van vertrouwelijkheid) en verlies van integriteit en
beschikbaarheid van gegevens. Om een afdoende beveiliging van een
SYSTEEM waarin gerubriceerde EU-gegevens worden verwerkt, te kunnen
verwezenlijken, worden de toepasselijke conventionele beveiligingsnormen
gespecificeerd, samen met bijzondere beveiligingsprocedures en -technieken
die op de respectieve SYSTEMEN zijn afgestemd.
7. Er wordt een evenwichtig geheel van beveiligingsmaatregelen opgesteld en
uitgevoerd, met de bedoeling een veilige omgeving te creëren voor het
functioneren van een SYSTEEM. Die maatregelen zijn van toepassing op
fysieke elementen, personeel, niet-technische procedures, alsmede operatio-
nele computer- en communicatieprocedures.
8. Met het oog op de toepassing van het „need-to-know”-beginsel en teneinde
openbaarmaking van gegevens zonder machtiging te voorkomen of op te
sporen, moeten er op het gebied van beveiliging van computers (hardware
en software) maatregelen worden genomen. De mate waarin op die maatre-
gelen moet kunnen worden vertrouwd, wordt bepaald bij het vaststellen van
de beveiligingseisen. Bij de accreditatie wordt nagegaan of er voldoende
waarborgen zijn om op de beveiligingsmaatregelen te vertrouwen.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 37
▼B
SYSTEEMGEBONDEN SPECIFICATIE VAN BEVEILIGINGSEISEN (SSB)
9. Voor alle SYSTEMEN waarin als CONFIDENTIEL UE en hoger gerubri-
ceerde gegevens worden verwerkt, moet een systeemgebonden specificatie
van beveiligingseisen (hierna SSB genoemd) worden opgesteld door de
operationele instantie van het IT-systeem (OIITS), desgewenst met de
inbreng en steun van het projectteam en de INFOSEC-instantie, die wordt
goedgekeurd door de IVA. Een SSB is eveneens vereist indien de IVA de
beschikbaarheid en integriteit van als RESTREINT UE gerubriceerde of
niet-gerubriceerde gegevens gevoelig acht.
10. De SSB wordt zo vroeg mogelijk in de conceptfase van het project gefor-
muleerd, en wordt ontwikkeld en uitgebreid al naargelang het project zich
ontwikkelt; de SSB heeft diverse functies op diverse momenten in de loop-
tijd van het project/levensduur van het SYSTEEM.
11. De SSB vormt een bindende overeenkomst tussen de operationele instantie
van het IT-systeem en de IVA met het oog op de accreditatie van het
SYSTEEM.
12. De SSB is een volledige en uitdrukkelijke verklaring over de beveiligings-
principes die in acht moeten worden genomen en de gedetailleerde
veiligheidseisen waaraan moet worden voldaan. De SSB is gebaseerd op
het beveiligingsbeleid en de risicobeoordeling van de Raad, of vloeit voort
uit parameters met betrekking tot de operationele omgeving, de laagste
machtigingsgraad van het betrokken personeel, de hoogste rubriceringsgraad
van de verwerkte gegevens, de beveiligingsmodi of gebruikerseisen. De
SSB vormt een integrerend bestanddeel van de projectdocumentatie die aande bevoegde instanties moet worden voorgelegd met het oog op technische,
budgettaire en veiligheidsgoedkeuring. In zijn definitieve vorm geeft de
SSB uitsluitsel over wat onder een veilig SYSTEEM moet worden verstaan.
BEVEILIGINGSMODI
13. Alle SYSTEMEN waarin als CONFIDENTIEL UE en hoger gerubriceerde
gegevens worden verwerkt, worden geaccrediteerd, zodat zij volgens een of
— indien specifieke eisen op verschillende momenten zulks rechtvaardigen
— meer van de volgende beveiligingsmodi of het nationale equivalent ervan
functioneren:
a) „dedicated”;
b) „system high”;
c) „multi-level”.
Hoofdstuk II
Definities
ADDITIONELE MARKERINGEN
14. Zijn een beperkte verspreiding en een bijzondere verwerking nodig (ter
aanvulling van die op grond van de rubricering), dan worden additionele
markeringen gebruikt, zoals CRYPTO of enige andere door de EU erkende
bijzondere aanwijzing over de verwerking.
15. Onder de BEVEILIGINGSMODUS „DEDICATED” wordt verstaan, een
modus operandi waarbij ALLE personen die toegang hebben tot het
SYSTEEM een machtiging hebben voor de hoogste graad van rubricering
van de in het SYSTEEM verwerkte gegevens en tevens een gedeelde
„need-to-know” voor ALLE in het SYSTEEM verwerkte gegevens.
Opmerkingen:(1) Gedeelde „need-to-know”: impliceert dat de beveiligingsvoorzieningen
van de computer niet hoeven te voorzien in scheiding van de gegevens
in het SYSTEEM;
(2) Andere beveiligingsvoorzieningen (bv. fysieke, personeelsgerelateerde
en procedurele voorzieningen) moeten overeenstemmen met de eisen
van de hoogste rubriceringsgraad en alle categoriebenamingen van de
in het SYSTEEM verwerkte gegevens.
16. Onder de BEVEILIGINGSMODUS „SYSTEM HIGH” wordt verstaan: een
modus operandi waarbij ALLE personen die toegang hebben tot het
SYSTEEM een machtiging hebben voor de hoogste graad van rubricering
van de in het SYSTEEM verwerkte gegevens, maar hebben NIET ALLE
personen met toegang tot het systeem een gedeelde „need-to-know” voor
de in het SYSTEEM verwerkte gegevens.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 38
▼B
Opmerkingen:
(1) Indien er geen gedeelde „need-to-know” is, impliceert dit dat de beveili-
gingsvoorzieningen van de computer moeten voorzien in selectieve
toegang tot, en scheiding van gegevens in het SYSTEEM;
(2) Andere beveiligingsvoorzieningen (bv. fysieke, personeelsgerelateerde
en procedurele voorzieningen) moeten overeenstemmen met de eisen
van de hoogste rubriceringsgraad en alle categoriebenamingen van de
in het SYSTEEM verwerkte gegevens;
(3) Alle op grond van deze modus operandi in een SYSTEEM verwerkte of
beschikbare gegevens, alsmede de gegenereerde output, worden
beschermd als gold het de categoriebenaming en de hoogste rubrice-
ringsgraad van de verwerkte gegevens tot anders wordt bepaald, en dat
tenzij de bestaande markeringsfuncties voldoende betrouwbaar zijn.
17. Onder de BEVEILIGINGSMODUS „MULTI-LEVEL” wordt verstaan: een
modus operandi waarbij NIET ALLE personen die toegang hebben tot het
SYSTEEM een machtiging hebben voor de hoogste graad van rubricering
van de in het SYSTEEM verwerkte gegevens, en NIET ALLE personen
met toegang tot het systeem een gedeelde „need-to-know” hebben voor de
in het SYSTEEM verwerkte gegevens.
Opmerkingen:
(1) Met deze modus operandi kunnen momenteel gegevens met verschil-
lende rubriceringsgraden en uiteenlopende categoriebenamingen
worden verwerkt;
(2) Het feit dat niet alle personen een machtiging hebben tot de hoogste
graad en er geen gedeelde „need-to-know” is, impliceert dat de beveili-
ging van de computer moet voorzien in een selectieve toegang tot en
scheiding van gegevens in het SYSTEEM.
18. Onder INFOSEC wordt verstaan: het toepassen van beveiligingsmaatregelen
met de bedoeling in communicatie-, informatie- en andere elektronische
systemen verwerkte, opgeslagen of doorgezonden gegevens te beschermen
tegen al dan niet opzettelijke aantasting van vertrouwelijkheid, integriteit
of beschikbaarheid, en aantasting van de integriteit en beschikbaarheid van
de systemen zelf te voorkomen. INFOSEC-maatregelen omvatten maatre-
gelen op het gebied van beveiliging van computers, doorzending,
terbeschikkingstelling en versleuteling, alsmede de opsporingen, documente-
ring van en de beveiliging tegen risico's voor gegevens en SYSTEMEN.
19. Onder COMPUTERBEVEILIGING (COMPUSEC) wordt verstaan: de
toepassing van beveiligingsvoorzieningen op het gebied van hardware, firm-
ware en software op een computersysteem, met de bedoeling bescherming
te bieden tegen openbaarmaking zonder machtiging, manipulatie, wijzi-
ging/vernietiging van gegevens of niet-functioneren, dan wel zulks te
voorkomen.
20. Onder PRODUCT VOOR COMPUTERBEVEILIGING wordt verstaan: een
generiek beveiligingselement voor computers dat in een IT-systeem wordt
geïntegreerd met de bedoeling de vertrouwelijkheid, integriteit of beschik-
baarheid van de verwerkte gegevens te versterken of te verzekeren.
21. Onder COMMUNICATIEBEVEILIGING (COMSEC) wordt verstaan: de
toepassing van beveiligingsmaatregelen op telecommunicatie, met de bedoe-
ling niet-gemachtigden de toegang te ontzeggen tot gegevens waarvan de
waarde kan voortvloeien uit het bezit en het bestuderen van dergelijke tele-
communicatie, dan wel de authenticiteit van dergelijke telecommunicatie te
verzekeren.
Opmerking:
Zulke maatregelen omvatten beveiliging op het gebied van versleuteling,
doorzending en verspreiding, en slaan ook op procedurele, fysieke, perso-
neelsgerelateerde, document- en computerbeveiliging.
22. Onder EVALUATIE wordt verstaan: een gedetailleerd technisch onderzoek
door een bevoegde instantie van de beveiligingsaspecten van een
SYSTEEM of van een product voor versleuteling of computerbeveiliging.
Opmerkingen:
(1) In het kader van een evaluatie wordt onderzocht of de vereiste beveili-
gingsfunctionaliteit aanwezig is, wordt nagegaan of deze functionaliteit
geen schadelijke neveneffecten heeft en wordt de integriteit van de
functionaliteit beoordeeld;
(2) In het kader van een evaluatie wordt bepaald in welke mate aan de
beveiligingseisen van een SYSTEEM of aan de vooropgestelde beveili-
ging van een product voor computerbeveiliging wordt voldaan, en wordt2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 39
▼B
het niveau van betrouwbaarheid van het SYSTEEM of van de „trusted
function” van de versleuteling, dan wel van het product voor computer-
beveiliging vastgesteld.
23. Onder CERTIFICATIE wordt verstaan: een formele verklaring, op grond
van een onafhankelijke toetsing van de uitvoering en van de resultaten van
een evaluatie, over de mate waarin een SYSTEEM voldoet aan de beveili-
gingseisen, dan wel een product voor computerbeveiliging de
vooropgestelde beveiliging kan bieden.
24. Onder ACCREDITATIE wordt verstaan: de machtiging en goedkeuring die
aan een SYSTEEM wordt verleend met het oog op de verwerking van geru-
briceerde EU-gegevens in de operationele omgeving van dat systeem.
Opmerkingen:Accreditatie vindt plaats nadat alle toepasselijke beveiligingsprocedures hun
beslag hebben gekregen en het niveau van bescherming van de systeemmid-
delen voldoende geacht wordt. Accreditatie dient normaliter te gebeuren op
basis van de SSB, alsmede van:
a) een verklaring inzake het doel van de accreditatie voor het systeem; in
het bijzonder de rubriceringsgraad/-graden van de te verwerken gegevens
en de voorgestelde wijze van beveiliging van het systeem of netwerk;
b) een evaluatie van de risicobeheersing, teneinde bedreigingen en kwets-
baarheden in kaart te brengen, alsmede maatregelen om die te verhelpen;
c) de Operationele Beveiligingsprocedures (OB's), met een gedetailleerde
beschrijving van de voorgestelde operaties (bv. benodigde modi en dien-sten), alsmede een beschrijving van de beveiligingsvoorzieningen van
het SYSTEEM waarop de accreditatie dient te worden gebaseerd;
d) het plan voor de uitvoering en het onderhoud van de beveiligingsvoor-
zieningen;
e) het plan voor initiële en opvolgtests in verband met de systeem- of
netwerkbeveiliging, de evaluatie en certificatie; alsmede
f) certificatie, zo nodig met andere accreditatie-elementen.
25. Onder IT-SYSTEEM wordt verstaan: de organisatie van een geheel van
apparatuur, methodes en procedures, en, zo nodig, personeel, met het doel
functies op het gebied van gegevensverwerking uit te voeren.
Opmerkingen:(1) Hieronder moet worden verstaan, een geheel van faciliteiten in een
configuratie die gericht is op de verwerking van gegevens in het
systeem;
(2) Zulke systemen kunnen dienen ter ondersteuning van applicaties voor
raadpleging, besturing, controle of communicatie, dan wel wetenschap-
pelijke of administratieve applicaties, met inbegrip van tekstverwerking;
(3) De begrenzing van een systeem wordt doorgaans gedefinieerd als zijnde
de elementen die door één enkele operationele instantie van een IT-
systeem worden gecontroleerd;
(4) Een IT-systeem kan subsystemen bevatten die op hun beurt IT-systemen
zijn.
26. BEVEILIGINGSVOORZIENINGEN VAN EEN IT-SYSTEEM bestaan uit
alle hardware/firmware/software-functies, -kenmerken en -voorzieningen;
operationele procedures, procedures op het gebied van verantwoordelijkheid
en toegangscontroles; de IT-zone, de zone met afzonderlijke terminals/werk-
stations en de beheerseisen; fysieke structuur en voorzieningen, alsmede de
controle van personeel en communicatie die nodig is om een aanvaardbaar
niveau van bescherming van de in een IT-systeem te verwerken gegevens te
bieden.
27. Onder IT-NETWERK wordt verstaan: de geografisch gespreide organisatie
van onderling verbonden IT-systemen met het oog op de uitwisseling van
gegevens, bestaande uit de bestanddelen van de gekoppelde IT-systemen
en hun interface met de ondersteunende gegevens- of communicatienet-
werken.
Opmerkingen:(1) Een IT-netwerk kan gebruik maken van de diensten van een of meer
gekoppelde communicatienetwerken om gegevens uit te wisselen;
verschillende IT-netwerken kunnen gebruik maken van de diensten van
een gemeenschappelijk communicatienetwerk.
(2) Een IT-netwerk wordt „lokaal” genoemd, indien het verschillende
computers verbindt op dezelfde locatie.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 40
▼B
28. De BEVEILIGINGSVOORZIENINGEN VAN EEN IT-NETWERK
omvatten de IT-systeembeveiligingsvoorzieningen van de respectieve IT-
systemen die samen het netwerk vormen, samen met de additionele compo-
nenten en voorzieningen die met het netwerk als dusdanig zijn verbonden
(bv. netwerkcommunicatie, veiligheidsidentificatie en markeringsmecha-
nismen en -procedures, toegangscontroles, programma's en „audit trails”)
en die nodig zijn om een aanvaardbaar niveau van bescherming voor geru-
briceerde gegevens te bieden.
29. Onder IT-ZONE wordt verstaan: een zone die een of meer computers bevat,
de lokale perifere en opslagunits daarvan, de controle-units en de specifieke
netwerk- en communicatieapparatuur.
Opmerkingen:
Dit slaat niet op een aparte zone waarin zich afzonderlijke perifere voorzie-
ningen of terminals/werkstations bevinden, ook al zijn de bedoelde
voorzieningen verbonden met apparatuur in de IT-zone.
30. Onder ZONE MET AFZONDERLIJKE TERMINALS/WERKSTATIONS
wordt verstaan: een zone die computerapparatuur bevat, de lokale perifere
voorzieningen of terminals/werkstations daarvan en alle daarmee verband
houdende communicatieapparatuur, dit alles apart van een IT-zone.
31. Anti-TEMPEST-maatregelen: beveiligingsmaatregelen die erop gericht zijn
apparatuur en communicatie-infrastructuur te beschermen tegen het compro-
mitteren van gerubriceerde gegevens door onopzettelijke elektromagnetische
emissies.
Hoofdstuk III
Verantwoordelijkheid voor beveiliging
ALGEMEEN
32. De verantwoordelijkheid van het Beveiligingscomité zoals gedefinieerd in
Afdeling 1, punt 4, omvat ook INFOSEC-aangelegenheden. Het Beveili-
gingscomité organiseert zijn werkzaamheden zodanig dat het deskundig
advies over bovengenoemde aangelegenheden kan verstrekken.
33. In geval van beveiligingsproblemen (incidenten, inbreuken, enz.) treden de
verantwoordelijke nationale instantie en/of de Dienst beveiliging van het
SGR onmiddellijk op. Alle problemen worden gemeld aan de Dienst bevei-
liging van het SGR.
34. De secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger dan wel, in voorkomend
geval, het hoofd van een gedecentraliseerd EU-orgaan, richt een
INFOSEC-dienst op die de veiligheidsinstantie adviseert bij de uitvoering
en controle van bijzondere beveiligingsvoorzieningen die als onderdeel van
SYSTEMEN zijn uitgewerkt.
INSTANTIE VOOR VEILIGHEIDSACCREDITATIE (IVA)
35. De IVA is:
— een NVI;
— een door de secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger aangewezen
instantie;
— de veiligheidsinstantie van een gedecentraliseerd EU-orgaan; of
— hun gedetacheerde/aangewezen vertegenwoordigers, al naargelang het
systeem dat dient te worden geaccrediteerd.
36. Het is de taak van de IVA, ervoor te zorgen dat SYSTEMEN in overeen-
stemming zijn met het beveiligingsbeleid van de Raad. Een van haar taken
bestaat erin, een SYSTEEM goedkeuring te verlenen om gerubriceerde EU-
gegevens te verwerken in zijn operationele omgeving, afhankelijk van het
vastgestelde rubriceringsniveau. Wat het SGR en, in voorkomend geval,
gedecentraliseerde EU-organen betreft, is de IVA namens de secretaris-
generaal/hoge vertegenwoordiger dan wel het hoofd van het gedecentrali-
seerde orgaan verantwoordelijk voor de beveiliging.
De bevoegdheid van de IVA van het SGR omvat alle in de gebouwen van
het SGR functionerende SYSTEMEN. In een lidstaat functionerende
SYSTEMEN en bestanddelen van SYSTEMEN blijven onder de bevoegd-
heid van die lidstaat ressorteren. Indien verschillende bestanddelen van een
SYSTEEM onder de bevoegdheid van de IVA van het SGR en andere IVA's
komen te vallen, wijzen alle partijen een gemeenschappelijk accreditatieor-
gaan aan, dat door de IVA van het SGR wordt gecoördineerd.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 41
▼B
INFOSEC-INSTANTIE (II)
37. De INFOSEC-instantie is verantwoordelijk voor de werkzaamheden van de
INFOSEC-dienst. Wat het SGR en, in voorkomend geval, gedecentrali-
seerde organen van de EU betreft, houdt de verantwoordelijkheid van de
INFOSEC-instantie het volgende in:
— technisch advies en technische bijstand verlenen aan de IVA;
— de ontwikkeling van de SSB ondersteunen;— de SSB toetsen, om ervoor te zorgen dat deze spoort met de onderhavige
beveiligingsvoorschriften en documenten over het INFOSEC-beleid en
de INFOSEC-architectuur;
— zo nodig, deelnemen aan accreditatiecommissies/-organen en accredi-
tatie-aanbevelingen op het stuk van INFOSEC doen aan de IVA;
— INFOSEC-opleiding en -scholing ondersteunen;— technisch advies geven bij onderzoeken naar INFOSEC-gerelateerde
incidenten;
— een technische beleidslijn vaststellen om ervoor te zorgen dat alleen
erkende software wordt gebruikt.
OPERATIONELE INSTANTIE VAN HET IT-SYSTEEM (OIITS)
38. De INFOSEC-instantie delegeert de verantwoordelijkheid voor de imple-
mentatie en uitvoering van controles en bijzondere
beveiligingsvoorzieningen van het SYSTEEM zo snel mogelijk aan de
operationele instantie van de OIITS. Deze verantwoordelijkheid geldt voor
de volledige levenscyclus van het SYSTEEM, van de projectconceptfase
tot de uiteindelijke verwijdering.
39. De OIITS is verantwoordelijk voor alle beveiligingsmaatregelen die als
onderdeel van het algemene SYSTEEM zijn uitgewerkt. Deze verantwoor-
delijkheid omvat ook het opstellen van operationele beveiligingsprocedures
(OB's). De OIITS specificeert de beveiligingsnormen en -praktijken waaraan
de leverancier van het SYSTEEM moet voldoen.
40. De OIITS kan in voorkomend geval een deel van haar verantwoordelijk-
heden delegeren, bijvoorbeeld aan de INFOSEC-beveiligingsfunctionaris en
de INFOSEC-locatiebeveiligingsfunctionaris.
GEBRUIKERS
41. De gebruikers moeten ervoor waken dat hun handelingen de beveiliging van
het SYSTEEM dat zij gebruiken, niet nadelig beïnvloeden.
INFOSEC-OPLEIDING
42. Op verschillende niveaus en voor verschillende personeelscategorieën wordt
voorzien in opleiding en scholing op INFOSEC-gebied, al naargelang het
geval in het SGR, de gedecentraliseerde EU-organen of het departement
van een regering van een lidstaat.
Hoofdstuk IV
Niet-technische beveiligingsmaatregelen
PERSONEELSGERELATEERDE BEVEILIGING
43. Al naargelang de rubricering en de inhoud van de gegevens die in hun
specifieke SYSTEEM worden verwerkt, ondergaan gebruikers van het
SYSTEEM een veiligheidsonderzoek en hebben zij een „need-to-know”.
Voor toegang tot bepaalde apparatuur of gegevens in verband met de bevei-
liging van SYSTEMEN is een bijzondere machtiging vereist, die
overeenkomstig de Raadsprocedures wordt afgegeven.
44. De IVA inventariseert alle gevoelige ambten en specificeert de machtigings-
graad van en het vereiste toezicht op het personeel dat die ambten bekleedt.
45. Het specificeren en ontwerpen van SYSTEMEN gebeurt zodanig dat
gemakkelijker taken en verantwoordelijkheden aan het personeel kunnen
worden toegewezen; het doel daarvan is te voorkomen dat één persoon
volledig kennis heeft van c.q. controle heeft over de cruciale punten van
de systeembeveiliging, en dat daarentegen twee of meer personen nodig
zijn om het systeem of het netwerk te kunnen aanpassen dan wel opzettelijk
schade te berokkenen.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 42
▼B
FYSIEKE BEVEILIGING
46. IT-zones en afzonderlijke zones met terminals/werkstations (zoals
omschreven in de punten 29 en 30) waar als EU CONFIDENTIEL en hoger
gerubriceerde gegevens met IT-middelen worden verwerkt, dan wel waar
eventuele toegang tot zulke gegevens mogelijk is, dienen te worden inge-
richt als een EU-beveiligingszone van klasse I of II, of, in voorkomend
geval, het nationaal equivalent daarvan.
47. IT-zones en afzonderlijke zones met terminals/werkstations waar de beveili-
ging van het SYSTEEM kan worden gewijzigd, mogen niet worden bemand
door slechts één gemachtigde functionaris of ander personeelslid.
CONTROLE OP DE TOEGANG TOT EEN SYSTEEM
48. Gegevens en materiaal waarmee controle op de toegang tot een SYSTEEM
mogelijk is, worden beschermd op grond van regelingen die sporen met de
hoogste rubricering en de categoriebenaming van de gegevens waartoe zij
toegang geven.
49. Indien gegevens en het materiaal voor toegangscontrole niet langer voor dat
doel worden gebruikt, worden zij vernietigd overeenkomstig de punten 61
tot en met 63.
Hoofdstuk V
Technische beveiligingsmaatregelen
GEGEVENSBEVEILIGING
50. De opsteller van de gegevens heeft de taak om alle gegevensdragende docu-
menten — zowel in de vorm van een niet-elektronische output als in de
vorm van een digitaal opslagmedium — te identificeren en te rubriceren.
Elke bladzijde van een niet-elektronische output wordt boven- en onderaan
gemarkeerd met de betreffende rubricering. Een output — zowel in niet-
elektronische vorm als in de vorm van een digitaal opslagmedium — heeft
dezelfde rubricering als de hoogste rubricering van de gegevens die voor de
vervaardiging ervan zijn gebruikt. De wijze waarop een SYSTEEM functio-
neert, kan eveneens gevolgen hebben voor de rubricering van outputs van
dat systeem.
51. Een organisatie en de houders van haar gegevens hebben de taak om
problemen met betrekking tot de samenvoeging van afzonderlijke gegevens-
elementen aan te pakken, en te bekijken welk voordeel uit de wisselwerking
tussen gerelateerde elementen kan worden gehaald, alsmede te bepalen of al
dan niet een hogere rubricering dient te worden gegeven aan het geheel van
de gegevens.
52. Het feit dat de gegevens de vorm kunnen aannemen van een verkortings-
code, een transmissiecode of een binaire weergavevorm, biedt geen
beveiliging en mag bijgevolg geen weerslag hebben op de rubricering van
de gegevens.
53. Indien gegevens van het ene SYSTEEM naar het andere worden overge-
dragen, worden de gegevens zowel tijdens de overdracht als in het
ontvangende SYSTEEM beschermd conform de oorspronkelijke rubricering
en gegevenscategorie.
54. Digitale opslagmedia worden behandeld conform de hoogste rubricering van
de opgeslagen gegevens of het label van het betreffende medium, en worden
te allen tijde afdoende beschermd.
55. Herbruikbare digitale opslagmedia die gebruikt zijn om gerubriceerde EU-
gegevens vast te leggen, behouden de hoogste rubriceringsgraad waarvoor
zij ooit zijn gebruikt, totdat de gegevens een lagere rubricering hebben
gekregen c.q. zijn gederubriceerd en die media dienovereenkomstig zijn
geherrubriceerd, dan wel een lagere rubricering hebben gekregen of over-
eenkomstig een goedgekeurde procedure van het SGR of een nationale
procedure vernietigd zijn (zie de punten 61 tot en met 63).
CONTROLE VAN EN VERANTWOORDELIJKHEID VOOR GEGEVENS
56. De toegang tot als SECRET UE en hoger gerubriceerde gegevens wordt
vastgelegd in automatische („audit trails”) of manuele logboeken. Deze
toegangsregistratie wordt overeenkomstig de beveiligingsvoorschriften van
de Raad bewaard.
57. Gerubriceerde EU-outputs die in de IT-zone worden bewaard, mogen als
gerubriceerd materiaal worden behandeld en hoeven niet te worden geregi-2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 43
▼B
streerd, mits het materiaal is geïdentificeerd, met de desbetreffende rubrice-
ring gemarkeerd en afdoende wordt gecontroleerd.
58. Indien outputs van een SYSTEEM waarin gerubriceerde EU-gegevens
worden verwerkt, van een IT-zone overgedragen worden naar een zone
met afzonderlijke terminals/werkstations, worden door de IVA goed te
keuren procedures voor de controle van die afzonderlijke outputs vastge-
steld. Voor de rubricering SECRET UE en hoger omvatten zulke
procedures specifieke instructies met betrekking tot de verantwoordelijkheid
voor de gegevens.
BEHANDELING EN CONTROLE VAN VERWIJDERBARE DIGITALE
OPSLAGMEDIA
59. Als CONFIDENTIEL UE en hoger gerubriceerde verwijderbare digitale
opslagmedia worden als materiaal behandeld en vallen onder de toepassing
van de algemene regels. De desbetreffende identificatie- en rubriceringsmar-
keringen dienen te worden aangepast aan de specifieke fysieke
verschijningsvormen van de media, zodat deze duidelijk kunnen worden
herkend.
60. Het is aan de gebruikers om ervoor te zorgen dat gerubriceerde EU-gege-
vens met de juiste rubriceringsmarkering en bescherming op de betreffende
media worden opgeslagen. Er dienen procedures te worden vastgelegd om
er voor alle graden van EU-gegevens voor te zorgen dat de gegevens
conform de beveiligingsvoorschriften op digitale opslagmedia worden opge-
slagen.
DERUBRICERING EN VERNIETIGING VAN DIGITALE OPSLAGMEDIA
61. Digitale opslagmedia die worden gebruikt om gerubriceerde EU-gegevens
vast te leggen, kunnen een lagere rubricering krijgen c.q. gederubriceerd
worden mits goedgekeurde procedures van het SGR of nationale procedures
worden toegepast.
62. Digitale opslagmedia waarop als TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET
gerubriceerde gegevens of gegevens uit bijzondere gegevenscategorieën
zijn opgeslagen, mogen geen lagere rubricering krijgen, noch worden herge-
bruikt.
63. Is het niet mogelijk digitale opslagmedia een lagere rubricering te geven of
opnieuw te gebruiken, dan worden deze conform een goedgekeurde proce-
dure van het SGR of een nationale procedure vernietigd.
COMMUNICATIEBEVEILIGING
64. Indien gerubriceerde EU-gegevens elektromagnetisch worden overgedragen,
worden bijzondere maatregelen toegepast om de vertrouwelijkheid, de inte-
griteit en de beschikbaarheid van die overdracht te beschermen. De IVA
bepaalt aan welke eisen de bescherming van de gegevensoverdracht tegen
detectie en interceptie moet voldoen. De in een communicatiesysteem over-
gedragen gegevens worden beschermd op basis van eisen op het gebied van
vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid.
65. Is versleuteling vereist om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaar-
heid te beschermen, dan worden bedoelde methodes of aanverwante
producten daartoe specifiek goedgekeurd door de IVA.
66. Tijdens de overdracht wordt de vertrouwelijkheid van als SECRET UE en
hoger gerubriceerde gegevens beschermd door middel van methoden of
producten voor versleuteling die door de Raad op voorstel van zijn Beveili-
gingscomité zijn goedgekeurd. Tijdens de overdracht wordt de
vertrouwelijkheid van als CONFIDENTIEL UE of RESTREINT UE geru-
briceerde gegevens beschermd door methoden of producten voor
versleuteling die hetzij door de SG/HR op voorstel van het Beveiligingsco-
mité van de Raad, hetzij door een lidstaat zijn goedgekeurd.
67. Gedetailleerde regels voor de overdracht van gerubriceerde EU-gegevens
worden vastgelegd in specifieke beveiligingsinstructies, die door de Raad
op voorstel van zijn Beveiligingscomité worden goedgekeurd.
68. In uitzonderlijke operationele omstandigheden kunnen als RESTREINT UE,
CONFIDENTIEL UE en SECRET UE gerubriceerde gegevens in niet-
versleutelde vorm worden overgedragen, mits daartoe steeds uitdrukkelijk
toestemming wordt verleend. Zulke uitzonderlijke omstandigheden doen
zich voor
a) in geval van dreigende of uitgebroken crises, conflicten of oorlogssitua-
ties; alsmede2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 44
▼B
b) indien het van het allerhoogste belang is dat de gegevens snel ter
beschikking worden gesteld en er geen versleutelingsmiddelen voor-
handen zijn, en indien geoordeeld wordt dat de overgedragen gegevens
niet tijdig kunnen worden misbruikt om lopende operaties te schaden.
69. Een SYSTEEM dient in zijn afzonderlijke werkstations of terminals over de
mogelijkheid van positieve toegangsweigering tot gerubriceerde EU-gege-
vens te beschikken, zo nodig door fysieke scheiding dan wel door
bijzondere, door de IVA goedgekeurde software.
INSTALLATIE- EN STRALINGSBEVEILIGING
70. Met betrekking tot de basisinstallatie van SYSTEMEN en elke ingrijpende
wijziging daarvan zijn de specificaties zodanig dat de installatie uitgevoerd
wordt door gemachtigde technici die onder permanent toezicht staan van
technisch gekwalificeerd personeel dat, wat de toegang tot gerubriceerde
EU-gegevens betreft, over een machtigingsgraad beschikt die overeenstemt
met de hoogste rubricering van de gegevens die, naar verwachting, in het
SYSTEEM zullen worden opgeslagen en verwerkt.
71. Alle apparatuur wordt in overeenstemming met het huidige beveiligingsbe-
leid van de Raad geïnstalleerd.
72. SYSTEMEN waarin als CONFIDENTIEL UE en hoger gerubriceerde gege-
vens worden verwerkt, worden zodanig beschermd dat hun beveiliging niet
kan worden bedreigd door compromitterende lekken; het onderzoek naar en
het toezicht op zulke lekken is bekend onder de naam „TEMPEST”.
73. Anti-TEMPEST-maatregelen voor installaties van het SGR en gedecentrali-
seerde EU-organen worden getoetst en goedgekeurd door een TEMPEST-
instantie, die wordt aangewezen door de veiligheidsinstantie van het SGR.
Wat betreft nationale installaties waarin gerubriceerde EU-gegevens worden
verwerkt, is de goedkeurende instantie de erkende nationale instantie die de
TEMPEST-goedkeuring verleent.
Hoofdstuk VI
Beveiliging tijdens verwerking
OPERATIONELE BEVEILIGINGSPROCEDURES
74. De operationele beveiligingsprocedures (OB's) definiëren de aan te nemen
beveiligingsprincipes, de te volgen operationele procedures en de personele
verantwoordelijkheden. De OB's worden opgesteld onder de verantwoorde-
lijkheid van de operationele instantie van het IT-systeem.
BESCHERMING VAN SOFTWARE/CONFIGURATIEBEHEER
75. De beveiliging van de applicatieprogramma's wordt op basis van een beoor-
deling van de veiligheidsrubricering van het programma vastgesteld, en niet
op basis van de rubricering van de gegevens die erin zullen worden
verwerkt. De gebruikte softwareversies dienen regelmatig te worden getoetst
op integriteit en correct functioneren.
76. Nieuwe of gewijzigde softwareversies mogen pas worden gebruikt om geru-
briceerde EU-gegevens te verwerken nadat zij door de operationele instantie
van het IT-systeem zijn geverifieerd.
CONTROLE OP DE AANWEZIGHEID VAN KWAADAARDIGE SOFT-
WARE/COMPUTERVIRUSSEN
77. Er vindt regelmatig een controle op de aanwezigheid van kwaadaardige
software/computervirussen plaats, overeenkomstig de door de IVA gestelde
eisen.
78. Alle digitale opslagmedia die in het SGR of in gedecentraliseerde EU-
organen dan wel in de lidstaten worden binnengebracht, dienen te worden
gecontroleerd op de aanwezigheid van kwaadaardige software of computer-
virussen alvorens deze in een SYSTEEM worden geïntegreerd.
ONDERHOUD
79. De contracten en procedures in verband met regulier en ad hoc onderhoud
en van SYSTEMEN waarvoor een SSB is voorgelegd, bevatten eisen en
afspraken met betrekking tot het onderhoudspersoneel dat een IT-zone
betreedt, en de apparatuur die het bij zich heeft.
80. De eisen en de procedures worden duidelijk geformuleerd in respectievelijk
de SSB en de OB's. Contractueel onderhoud waarbij diagnoseprocedures
met toegang op afstand worden gebruikt, is alleen in uitzonderlijke omstan-2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 45
▼B
digheden toegestaan, onder strikte veiligheidscontrole, en vindt alleen plaats
mits de IVA daarvoor haar goedkeuring verleent.
Hoofdstuk VII
Aanschaffing
81. Elk product voor beveiliging dat met het aan te schaffen SYSTEEM zal
worden gebruikt, moet ofwel reeds zijn beoordeeld en gecertificeerd, ofwel
op het moment van aanschaffing worden beoordeeld en gecertificeerd door
een bevoegde beoordelings- of certificerende instantie, op grond van inter-
nationaal erkende criteria (zoals de Common Criteria for Information
Technology Security Evaluation, ISO 15408).
82. Bij de keuze voor de huur dan wel aankoop van apparatuur, en in het
bijzonder van digitale opslagmedia, moet in aanmerking worden genomen
dat het gebruik van dergelijke apparatuur voor de verwerking van gerubri-
ceerde EU-gegevens inhoudt dat deze apparatuur een dienovereenkomstig
beveiligde omgeving niet kan verlaten zonder eerst te zijn gederubriceerd,
na goedkeuring door de IVA, alsmede dat een dergelijke derubricering niet
altijd zal kunnen worden goedgekeurd.
ACCREDITATIE
83. Alle SYSTEMEN waarvoor een SSB dient te worden voorgelegd alvorens
daarin gerubriceerde EU-gegevens kunnen worden verwerkt, worden door
de IVA geaccrediteerd op basis van de informatie die is vervat in de SSB,
de operationele beveiligingsprocedures (OB's) en elke andere relevante
documentatie. Subsystemen en afzonderlijke terminals/werkstations worden
geaccrediteerd als onderdeel van alle SYSTEMEN waarmee zij zijn
verbonden. Indien een SYSTEEM dient ter ondersteuning van zowel de
Raad als andere organisaties, maken het SGR en de bevoegde veiligheidsin-
stanties onderling afspraken met betrekking tot de accreditatie.
84. De accreditatie kan worden uitgevoerd overeenkomstig een door de IVA
bepaalde accreditatiestrategie die afgestemd is op het SYSTEEM in kwestie.
BEOORDELING EN CERTIFICATIE
85. Vóór accreditatie worden de beveiligingsvoorzieningen van de hardware,
firmware en software van een SYSTEEM in sommige gevallen beoordeeld
en gecertificeerd op de mogelijkheid om gegevens op de beoogde rubrice-
ringsgraad te waarborgen.
86. De beoordelings- en certificatie-eisen worden opgenomen in de systeem-
planning en duidelijk geformuleerd in de SSB.
87. De beoordeling en certificatie worden uitgevoerd overeenkomstig goedge-
keurde richtsnoeren door technisch gekwalificeerd en dienovereenkomstig
gemachtigd personeel, namens de operationele instantie van het IT-systeem.
88. De teams kunnen ter beschikking worden gesteld door een aangewezen
instantie voor beoordeling of certificatie van een lidstaat of aangewezen
vertegenwoordigers van die instantie, bijvoorbeeld een bevoegde en
gemachtigde contractant.
89. De mate van beoordeling en certificatie kan worden versoepeld (bijvoor-
beeld, alleen voor integratieaspecten) indien SYSTEMEN gebaseerd zijn
op bestaande, op nationaal niveau beoordeelde en gecertificeerde producten
voor computerbeveiliging.
ROUTINECONTROLE VAN BEVEILIGINGSVOORZIENINGEN MET HET
OOG OP VERLENGING VAN DE ACCREDITATIE
90. De operationele instantie van het IT-systeem legt procedures voor routine-
controles vast, die tot doel hebben na te gaan of alle
beveiligingsvoorzieningen van het SYSTEEM nog steeds geldig zijn.
91. In de SSB wordt duidelijk opgesomd en verklaard welke soorten wijzi-
gingen aanleiding geven tot heraccreditatie of vooraf door de IVA moeten
worden goedgekeurd. Na elke wijziging, herstelling of storing die van
invloed zou kunnen zijn geweest voor de beveiligingsvoorzieningen van
het IT-systeem vergewist de operationele instantie zich ervan dat wordt
gecontroleerd of de beveiligingsvoorzieningen correct functioneren. Norma-
liter wordt de accreditatie van het SYSTEEM alleen verlengd indien het
resultaat van de controles bevredigend is.
92. Alle SYSTEMEN met beveiligingsvoorzieningen worden regelmatig gecon-
troleerd of getoetst door de IVA. Wat SYSTEMEN betreft waarin als TRÈS
SECRET UE/EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens of gegevens met2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 46
▼B
additionele markeringen worden verwerkt, worden de controles op zijn
minst jaarlijks uitgevoerd.
Hoofdstuk VIII
Tijdelijk of accidenteel gebruik
BEVEILIGING VAN MICROCOMPUTERS/PERSONAL COMPUTERS
93. Microcomputers/personal computers (PC's) met vaste schijven (of andere
permanente opslagmedia) die als stand-alone of als netwerkconfiguraties
worden gebruikt, alsmede draagbare computerapparatuur (bijvoorbeeld
draagbare PC's en elektronische „notebooks”) met vaste harde schijven
worden beschouwd als media voor gegevensopslag in dezelfde zin als flop-
pydisks of andere verwijderbare digitale opslagmedia.
94. Inzake toegang, verwerking, opslag en vervoer stemt de bescherming van
deze apparatuur overeen met de hoogste rubriceringsgraad van gegevens
die er ooit in werden verwerkt of opgeslagen (totdat die gegevens een lagere
rubricering hebben gekregen c.q. overeenkomstig goedgekeurde procedures
zijn gederubriceerd).
OFFICIEEL GEBRUIK IN DE RAAD VAN PARTICULIERE IT-APPARA-
TUUR
95. Het is verboden particuliere verwijderbare digitale opslagmedia, software en
IT-hardware (bijvoorbeeld PC's en draagbare computerapparatuur) met
opslagcapaciteit te gebruiken om gerubriceerde EU-gegevens te verwerken.
96. Particuliere hardware, software en media mogen alleen met toestemming
van het hoofd van de Dienst beveiliging van het SGR een departement van
een lidstaat, of een gedecentraliseerd EU-orgaan worden binnengebracht in
een zone van klasse I of klasse II waar gerubriceerde EU-gegevens worden
verwerkt.
GEBRUIK VAN OFFICIËLE RAADSWERKZAAMHEDEN VAN IT-APPA-
RATUUR DIE IN HET BEZIT IS VAN EEN CONTRACTANT DAN WEL
OP NATIONALE BASIS TER BESCHIKKING IS GESTELD
97. Het gebruik van IT-apparatuur die in het bezit is van een contractant en van
software in organisaties ter ondersteuning van officiële Raadswerkzaam-
heden kan worden toegestaan door het hoofd van de Dienst beveiliging
van het SGR, een departement van een lidstaat of een gedecentraliseerd
EU-orgaan. Het gebruik van op nationale basis ter beschikking gestelde
IT-apparatuur en software door ambtenaren in het SGR of in een gedecen-
traliseerd EU-orgaan kan eveneens worden toegestaan; in dat geval staat de
IT-apparatuur onder controle van de desbetreffende inventaris van het SGR.
Indien de IT-apparatuur bestemd is om gerubriceerde EU-gegevens te
verwerken, moet de bevoegde IVA in elk van deze gevallen worden geraad-
pleegd, zodat terdege rekening wordt gehouden met en uitvoering wordt
gegeven aan de INFOSEC-aspecten die op het gebruik van die apparatuur
van toepassing zijn.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 47
▼B
AFDELING XII
VRIJGAVE VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS AAN DERDE
STATEN OF INTERNATIONALE ORGANISATIES
BEGINSELEN VOOR DE VRIJGAVE VAN GERUBRICEERDE EU-GEGE-
VENS
1. Over de vrijgave van gerubriceerde EU-gegevens aan derde staten of inter-
nationale organisaties wordt door de Raad beslist op basis van:
— soort en inhoud van gegevens;
— de noodzaak voor de ontvangers om kennis te nemen van de gegevens;
— de baat die de EU bij vrijgave heeft.
De lidstaat waarvan de vrij te geven gerubriceerde EU-gegevens afkomstig
zijn wordt verzocht in te stemmen met vrijgave.
2. Dergelijke beslissingen worden geval per geval genomen afhankelijk van:
— de gewenste mate van samenwerking met de betrokken derde staten of
internationale organisaties;
— het vertrouwen dat in deze staten of organisaties kan worden gesteld,
hetgeen voortvloeit uit het beveiligingsniveau dat zij op de aan hen
toevertrouwde gerubriceerde EU-gegevens zouden toepassen en uit demate van overeenstemming tussen de daar en de in de EU toegepaste
beveiligingsvoorschriften; het Beveiligingscomité van de Raad dient de
Raad in dezen van technisch advies.
3. Indien derde staten of internationale organisaties gerubriceerde EU-gege-
vens aanvaarden, impliceert dit de garantie dat deze de gegevens niet voor
andere doeleinden gebruiken dan die welke ten grondslag aan de vrijgave of
uitwisseling ervan lagen en dat zij de door de Raad vereiste bescherming
zullen bieden.
GRADEN
4. Wanneer de Raad besloten heeft dat gerubriceerde gegevens kunnen worden
vrijgegeven aan of uitgewisseld met een bepaalde staat of internationale
organisatie, neemt hij een besluit over de graad van samenwerking die
mogelijk is. Deze hangt met name af van het beleid en de voorschriften
inzake beveiliging die de bewuste staat of organisatie toepast.
5. Er zijn drie graden van samenwerking:
Graad 1
Samenwerking met derde staten of internationale organisaties waarvan het
beleid en de voorschriften inzake beveiliging die van de EU in hoge mate
benaderen;
Graad 2
Samenwerking met derde staten of internationale organisaties waarvan het
beleid en de voorschriften inzake beveiliging aanzienlijk verschillen van
die van de EU;
Graad 3
Incidentele samenwerking met derde staten of internationale organisaties
waarvan het beleid en de voorschriften inzake beveiliging niet kunnen
worden beoordeeld.
6. De graad van samenwerking is bepalend voor de beveiligingsvoorschriften
— welke in individuele gevallen in het licht van het technisch advies van
het Beveiligingscomité van de Raad opnieuw kunnen worden geformuleerd
— die de begunstigden verzocht wordt toe te passen ter bescherming van de
aan hen vrijgegeven gerubriceerde gegevens. Deze beveiligingsprocedures
en -voorschriften worden in detail beschreven in de aanhangsels 4, 5 en 6.
OVEREENKOMSTEN
7. Wanneer de Raad besloten heeft dat er permanent of langdurig behoefte is
aan de uitwisseling van gerubriceerde gegevens tussen de EU en derde
staten of internationale organisaties, stelt hij met deze staten of organisaties
overeenkomsten op inzake beveiligingsprocedures voor de uitwisseling van
gerubriceerde gegevens, waarin het doel van de samenwerking en de weder-
zijdse voorschriften voor de bescherming van de uitgewisselde gegevens
worden omschreven.
8. In geval van incidentele derdegraadssamenwerking, die per definitie in tijd
en qua doel beperkt is, kan in plaats van voor een overeenkomst inzake
beveiligingsprocedures voor de uitwisseling van gerubriceerde gegevens2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 48
▼B
gekozen worden voor een eenvoudig memorandum van overeenstemming,
waarin de aard van de uit te wisselen gerubriceerde gegevens en de weder-
zijdse verplichtingen met betrekking tot die gegevens worden omschreven,
mits die gegevens niet hoger zijn gerubriceerd dan RESTREINT UE.
9. Ontwerp-overeenkomsten inzake beveiligingsprocedures of memoranda van
overeenstemming worden door het Beveiligingscomité goedgekeurd voordat
zij ter aanneming aan de Raad worden voorgelegd.
10. De nationale veiligheidsinstanties verschaffen de secretaris-generaal/hoge
vertegenwoordiger alle nodige bijstand om ervoor te zorgen dat de vrij te
geven gegevens gebruikt en beschermd worden in overeenstemming met
de bepalingen van de overeenkomsten inzake beveiligingsprocedures of de
memoranda van overeenstemming.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 49
▼B
Aanhangsel 1
Lijst van nationale veiligheidsinstanties
BELGIË
Service public fédéral des affaires étrangères, du commerce extérieur et de la
coopération au développement
Autorité nationale de sécurité (ANS)Direction du protocole et de la sécuritéService de la sécurité P & S 6Rue des Petits Carmes 15B-1000 Bruxelles
Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwik-
kelingssamenwerking
Nationale Veiligheidsoverheid (NVO)
Directie Protocol en Veiligheid P&S 6
Karmelietenstraat 15B-1000 BrusselTéléphone du secrétariat: (32-2) 519 05 74Téléphone de la présidence: (32-2) 501 82 20; (32-2) 501 87 10Télécopieur: (32-2) 519 05 96
TSJECHIË
National Security Authority
Na Popelce 2/16
CZ-150 06 Praha 56
Telefon: (420) 257 28 33 35Fax: (420) 257 28 31 10
DENEMARKEN
Politiets Efterretningstjeneste
Klausdalsbrovej 1DK-2860 SøborgTelefon (45) 33 14 88 88Fax (45) 33 43 01 90
DUITSLAND
Bundesministerium des Innern
Referat IS 2Alt-Moabit 101 D
D-11014 Berlin
Telefon: 49-18 88–681-15 26Fax: 49-18 88-681-558 06
ESTLAND
Ministry of Defence, Republic of Estonia, Department of Security
Sakala 1EE-15094 TallinnTelefon: (372) 717 00 30Fax: (372) 717 00 01
GRIEKENLAND
Γενικό Επιτελείο Εθνικής Άµυνας (ΓΕΕΘΑ)
Υπηρεσία Στρατιωτικών Πληροφοριών (ΥΣΠ —Β Κλάδος)
Τµήµα Ασφαλείας και Αντιπληροφοριών
ΣΤΓ 1020-Χολαργός (Αθήνα)
ΕλλάδαΤηλέφωνα: (30) 210 657 20 09 (ώρες γραφείου), (30) 210 657 20 10 (ώρες
γραφείου)
Φαξ: (30) 210 642 64 32, (30) 210 657 21 81
Hellenic National Defence General Staff (HNDGS)
Military Intelligence Service (MIS-Bi Branch)Security Counterintelligence SectionGR-STG 1020 Holargos — Athens
Telephone: (30) 210 657 20 09, (30) 210 657 20 10
Fax: (30) 210 642 64 32, (30) 210 657 21 812001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 50
▼M1
▼M1
SPANJE
Autoridad Nacional de Seguridad
Oficina Nacional de Seguridad
Avenida Padre Huidobro s/nCarretera Nacional Radial VI, km 8,5
E-28023 Madrid
Teléfono: (34-91) 372 57 07, (34-91) 372 50 27Fax: (34-91) 372 58 08
FRANKRIJK
Secrétariat général de la défense nationale
Service de sécurité et de défense (SGDN/SSD)
51 boulevard de la Tour-Maubourg
F-75700 Paris 07 SP
Téléphone: (33-1) 71 75 81 77Télécopieur: (33-1) 71 75 82 00
IERLAND
National Security Authority
Department of Foreign Affairs
80 St. Stephens GreenDublin 2
Ireland
Telephone: (353-1) 478 08 22
Fax: (353-1) 478 14 84
ITALIË
Presidenza del Consiglio dei Ministri
Autorità Nazionale per la SicurezzaUfficio Centrale per la Sicurezza
Via della Pineta Sacchetti, 216
I-00168 RomaTel.: (39) 066 27 47 75
Fax: (39) 066 14 33 97
CYPRUS
Υπουργείο Άµυνας
Στρατιωτικό επιτελείο του υπουργού
Εθνική Αρχή Ασφάλειας (ΕΑΑ)
Υπουργείο ΆµυναςΛεωφόρος Εµµανουήλ Ροΐδη 4
1432Λευκωσία ,Κύπρος
Τηλέφωνα: (357) 22 80 75 69, (357) 22 80 75 19, (357) 22 80 77 64Φαξ: (357) 22 30 23 51
Ministry of Defence
Minister's Military Staff
National Security Authority (NSA)
4 Emanuel Roidi streetCY-1432 Nicosia
Telephone: (357) 22 80 75 69; (357) 22 80 75 19; (357) 22 80 77 64
Fax: (357) 22 30 23 51
LETLAND
Constitution Protection Bureau of the Republic of Latvia
Miera Iela 85/A
LV-1001 RigaTelefon: (371) 702 54 18
Fax: (371) 702 54 06
LITOUWEN
National Security Authority of the Republic of Lithuania
Gedimino 40/2
LT-2600 Vilnius
Telefon: (370-5) 266 32 05Fax: (370-5) 266 32 00
LUXEMBURG
Autorité nationale de sécurité
Ministère d'État2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 51
▼M1
Boîte Postale 23 79
L-1023 Luxembourg
Téléphone: (352) 478 22 10 (central), (352) 478 22 35 (ligne directe)
Télécopieur: (352) 478 22 43; (352) 478 22 71
HONGARIJE
National Security Authority Republic of Hungary
Pf. 2
HU-1352 Budapest
Telefon: (361) 346 96 52
Fax: (361) 346 96 58
MALTA
Ministry of Justice and Home Affairs
P.O. Box 146
MT-VallettaTelefon: (356) 21 24 98 44
Fax: (356) 21 23 53 00
NEDERLAND
Ministerie van Binnenlandse Zaken
Postbus 200102500 EA Den Haag
NederlandTel.: (31-70) 320 44 00
Fax: (31-70) 320 07 33
Ministerie van Defensie
Militaire Inlichtingendienst (MID)
Postbus 207012500 ES Den HaagNederland
Tel.: (31-70) 318 70 60
Fax: (31-70) 318 79 51
OOSTENRIJK
Informationssicherheitskommission
Bundeskanzleramt
Ballhausplatz 2
A-1014 WienTelefon: 431-531 15 23 96
Fax: 431-531 15 25 08
POLEN
Military Information Services
National Security Authority — Military Sphere
PL-00-909 Warszawa 60Telefon: (48-22) 684 61 19
Fax: (48-22) 684 61 72
Internal Security Agency
Department for the Protection of Classified Information
2A Rakowiecka St.PL-00-993 Warszawa
Telefon: (48-22) 585 73 60
Fax: (48-22) 585 85 09
PORTUGAL
Presidência do Conselho de Ministros
Autoridade Nacional de Segurança
Avenida Ilha da Madeira
P-1400-204 LisboaTel.: (351-21) 301 17 10
Fax: (351-21) 303 17 11
SLOVENIË
Office of the Government of the Republic of Slovenia
For the Protection of Classified Information — NSA
Slovenska cesta 5SVN-1000 Ljubljana
Telefon: (386-1) 426 91 20
Fax: (386-1) 426 91 912001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 52
▼M1
SLOWAKIJE
National Security Authority
Budatínska 30
SK-851 05 Bratislava
Telefon: (421-2) 68 69 95 09
Fax: (421-2) 63 82 40 05
FINLAND
Ulkoasiainministeriö/Utrikesministeriet
Alivaltiosihteeri (Hallinto)/Understatssekreteraren (Administration)
Laivastokatu/Maringatan 22
PL/PB 176
FI-00161 Helsinki/Helsingfors
P. (358-9) 16 05 53 38
F. (358-9) 16 05 53 03
ZWEDEN
Utrikesdepartementet
SSSB
S-103 39 Stockholm
Telefon (46-8) 405 54 44
Fax (46-8) 723 11 76
VERENIGD KONINKRIJK
National Security Authority
The Secretary for T3P/1
PO Box 56 56
London EC1A 1AH
United Kingdom
Telephone: (44) 20 72 70 87 51
Fax: (44) 20 76 30 14 282001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 53
Aanhangsel 2
Vergelijking van de beveiligingsrubriceringen
EU-rubricering Très Secret UE/EU Top Secret Secret UE Confidentiel UE Restreint UE
België Très Secret
Zeer GeheimSecret
GeheimConfidentiel
VertrouwelijkDiffusion restreinte
Beperkte verspreiding
Tsjechië P řísnětajné Tajné D ůvěrné Vyhrazené
Denemarken Yderst hemmeligt Hemmeligt Fortroligt Til tjenestebrug
Duitsland Streng geheim Geheim VS (2) — Vertraulich VS — Nur für den Dienstgebrauch
Estland Täiesti salajane Salajane Konfidentsiaalne PiiratudGriekenland Άκρως απόρρητο
Abk:ΑΑΠΑπόρρητο
Abk: (ΑΠ)Εµπιστευτικό ΕΕ
Αbk: (ΕΜ)Περιορισµένης χρήσης
Abk: (ΠΧ)
Spanje Secreto Reservado Confidencial Difusión limitadaFrankrijk Très Secret Défense (
1) Secret Défense Confidentiel Défense Diffusion restreinte
Ierland Top Secret Secret Confidential RestrictedItalië Segretissimo Segreto Riservatissimo Riservato
Cyprus Άκρως απόρρητο Απόρρητο Εµπιστευτικό ΕΕ Περιορισµένης χρήσης
Letland Seviš ķi slepeni Slepeni Konfidenci āli Dienesta vajadz ībām
Litouwen Visiškai slaptai Slaptai Konfidencialiai Riboto naudojimoLuxemburg Très Secret Secret Confidentiel Diffusion restreinte
Hongarije Szigorúan titkos! Titkos! Bizalmas! Korlátozott terjesztés ű!
Malta L-Og ħla Segretezza Sigriet Kunfidenzjali Ristrett▼B2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 54▼M1
EU-rubricering Très Secret UE/EU Top Secret Secret UE Confidentiel UE Restreint UE
Nederland STG Zeer Geheim STG Geheim STG Confidentieel —
Oostenrijk Streng geheim Geheim Vertraulich EingeschränktPolen Ściśle tajne Tajne Poufne Zastrze żone
Portugal Muito Secreto Secreto Confidencial Reservado
Slovenië Strogo tajno Tajno Zaupno SVN InternoSlowakije Prísne tajné Tajné Dôverné VyhradenéFinland Erittäin salainen Erittäin salainen Salainen Luottamuksellinen
Zweden Kvalificerat hemlig Hemlig Hemlig Hemlig
Verenigd Koninkrijk Top Secret Secret Confidential RestrictedNAVO-rubricering Cosmic Top Secret NATO Secret NATO Confidential NATO RestrictedWEU-rubricering Focal Top Secret WEU Secret WEU Confidential WEU Restricted
(1) Frankrijk: met „Trés Secret Défense, gemerkte documenten”, die betrekking hebben op regeringsprioriteiten, kunnen alleen worden uitgewisseld m et toestemming van de eerste minister.
(2) Duitsland: VS = Verschlusssache (versleutelde informatie).▼M12001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 55
Aanhangsel 3
Praktische rubriceringsgids
Deze gids is indicatief en mag niet geïnterpreteerd worden als wijziging van de inhoudelijke bepalingen van de afdelingen II en III.
Rubricering wanneer wie markeringenlagere rubricering /derubricering/vernietiging
wie wanneer
TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET:
Deze rubricering wordt alleen
toegepast op gegevens en mate-
riaal waarvan de openbaarma-
king zonder machtiging
uitzonderlijk nadelig zou
kunnen zijn voor de wezenlijke
belangen van de Europese Unie
of van een of meer van haar
lidstaten [II.1]Indien het compromitteren
van als TRÈS SECRET UE/
EU TOP SECRET gerubri-
ceerd materiaal:
— een rechtstreekse bedrei-
ging zou kunnen vormen
voor de interne stabiliteit
van de EU of een van
haar lidstaten of
bevriende landen
— buitengewoon ernstige
schade zou kunnen
toebrengen aan de betrek-
kingen met bevriende
regeringen
— rechtstreeks zou kunnen
leiden tot grote aantallen
dodelijke slachtoffers
— buitengewoon ernstige
schade zou kunnen
toebrengen aan de opera-
tionele doeltreffendheid
of veiligheid van de
strijdkrachten van de
lidstaten of van andere
contribuenten of aan de
continue doeltreffendheid
van uiterst waardevolle
veiligheids- of inlichtin-
genoperaties
— voor langere termijn
ernstige schade zou
kunnen toebrengen aan deLidstaten:
naar behoren gemachtigde
personen (opstellers) [III.4];
SGR:
naar behoren gemachtigde
personen (opstellers) [III.4],
SG/HV en PlvSG
Opstellers vermelden op geru-
briceerde documenten een
datum waarop of een periode
waarna de inhoud lager geru-
briceerd of gederubriceerd
kan worden. Zo niet veri-
fiëren zij de documenten
uiterlijk om de vijf jaar om
zich ervan te vergewissen of
de oorspronkelijke rubricering
moet worden gehandhaafd
[III.10]De rubricering TRÈS
SECRET UE/EU TOP
SECRET wordt toegepast op
TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-documenten; waar
van toepassing wordt de
defensiemarkering ESDP/
PESD mechanisch en hand-
matig aangebracht [II.8]
De EU-rubriceringen en
-markeringen worden midden
bovenaan en midden
onderaan elke bladzijde
vermeld; elke bladzijde wordt
genummerd. Elk document
krijgt een referentienummer
en een datum. Indien er
verscheidene kopieën
verspreid moeten worden,
krijgt elke kopie een kopie-
nummer, dat, met het totaal
aantal bladzijden, op de
eerste bladzijde wordt aange-
bracht. Alle bijlagen en
bijvoegsels worden op de
eerste bladzijde vermeld.
[VII.1]Derubricering of lagere rubri-
cering is de uitsluitende
verantwoordelijkheid van de
opsteller, de SG/HV of de
PlvSG, welke de daaropvol-
gende geadresseerden, aan
wie zij het document hebben
gezonden of voor wie zij het
hebben gekopieerd, van de
wijziging op de hoogte
brengen. [III.9]
TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-documenten mogen
alleen vernietigd worden
door het centrale of subre-
gister register dat voor die
documenten verantwoordelijk
is. Elk vernietigd document
wordt genoteerd in een
proces-verbaal van vernieti-
ging dat ondertekend wordt
door de TRÈS SECRET UE/
EU TOP SECRET-controle-
functionaris en de functio-
naris die getuige is bij de
vernietiging en voor de
TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-graad gemachtigd
is. Hiervan wordt aantekening
gemaakt in het logboek.
Het register moet de
processen-verbaal van vernie-
tiging samen met de versprei-Overtollige kopieën en over-
bodig geworden documenten
moeten worden vernietigd.
[VII.31]
TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET-documenten, alsmede
alle gerubriceerde afvalpro-
ducten van het vervaardigen
van TRÈS SECRET UE/EU
TOP SECRET-documenten,
zoals kladversies, ontwerptek-
sten, getypte aantekeningen en
carbonpapier, worden onder
toezicht van een TRÈS
SECRET UE/EU TOP
SECRET-functionaris vernie-
tigd door verbranding, verpul-
ping, versnippering of een
andere methode waardoor de
documenten onherkenbaar en
onherstelbaar vernietigd
worden. [VII.31]▼B2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 56
Rubricering wanneer wie markeringenlagere rubricering /derubricering/vernietiging
wie wanneer
economie van de EU of
haar lidstatendingsformulieren gedurende
tien jaar bewaren. [VII.31]
SECRET UE:
Deze rubricering wordt alleen
toegepast op gegevens en mate-
riaal waarvan de openbaarma-
king zonder machtiging
ernstige gevolgen zou kunnen
hebben voor de wezenlijke
belangen van de Europese
Unie of van een of meer van
haar lidstaten [II.2]Indien het compromitteren
van als SECRET UE gerubri-
ceerd materiaal:
— internationale spanningen
zou doen kunnen ontstaan
— ernstige schade zou
kunnen berokkenen aan
de betrekkingen met
vriendschappelijke rege-
ringen
— rechtstreeks levensgevaar
of ernstige schade aan de
openbare orde en de
veiligheid of vrijheid van
het individu zou kunnen
veroorzaken
— ernstige schade zou
kunnen toebrengen aan de
operationele doeltreffend-
heid of veiligheid van de
strijdkrachten van de
lidstaten of van andere
contribuenten of aan de
continue doeltreffendheid
van uiterst waardevolle
veiligheids- of inlichtin-
genoperaties
— wezenlijke materiële
schade zou kunnen berok-
kenen aan de EU of aan
de financiële, monetaire,
economische en handels-
belangen van een van
haar lidstatenLidstaten:
naar behoren gemachtigde
personen (opstellers) [III.2];
SGR en gedecentraliseerde
EU-organen:
naar behoren gemachtigde
personen (opstellers) [III.2],
directeuren-generaal, SG/HV
en PlvSG
Opstellers vermelden op geru-
briceerde documenten een
datum waarop of een periode
waarna de inhoud lager geru-
briceerd of gederubriceerd
kan worden. Zo niet veri-
fiëren zij de documenten
uiterlijk om de vijf jaar om
zich ervan te vergewissen of
de oorspronkelijke rubricering
moet worden gehandhaafd
[III.10]De rubricering SECRET UE
wordt toegepast op SECRET
UE-documenten; waar van
toepassing wordt de defensie-
markering ESDP/PESD
mechanisch en handmatig
aangebracht [II.8]
De EU-rubriceringen en
-markeringen worden midden
bovenaan en midden
onderaan elke bladzijde
vermeld; elke bladzijde wordt
genummerd. Elk document
krijgt een referentienummer
en een datum. Indien er
verscheidene kopieën
verspreid moeten worden,
krijgt elke kopie een kopie-
nummer, dat, met het totaal
aantal bladzijden, op de
eerste bladzijde wordt aange-
bracht. Alle bijlagen en
bijvoegsels worden op de
eerste bladzijde vermeld.
[VII.1]Derubricering of lagere rubri-
cering is de uitsluitende
verantwoordelijkheid van de
opsteller, de SG/HV of de
PlvSG, welke de daaropvol-
gende geadresseerden, aan
wie zij het document hebben
gezonden of voor wie zij het
hebben gekopieerd, van de
wijziging op de hoogte
brengen. [III.9]
SECRET UE-documenten
mogen alleen vernietigd
worden door het register dat
voor die documenten verant-
woordelijk is, onder toezicht
van een persoon met een
veiligheidsmachtiging.
Vernietigde SECRET UE-
documenten worden geno-
teerd in een ondertekend
proces-verbaal van vernieti-
ging, dat door het register,
met de verspreidingsformu-
lieren, gedurende ten minste
drie jaar bewaard wordt.
[VII.32]Overtollige kopieën en over-
bodig geworden documenten
moeten worden vernietigd.
[VII.31]
SECRET UE-documenten,
alsmede alle gerubriceerde
afvalproducten van het vervaar-
digen van SECRET UE-docu-
menten, zoals kladversies,
ontwerpteksten, getypte aante-
keningen en carbonpapier,
worden vernietigd door
verbranding, verpulping,
versnippering of een andere
methode waardoor de docu-
menten onherkenbaar en onher-
stelbaar vernietigd worden.
[VII.31&32]▼B2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 57
Rubricering wanneer wie markeringenlagere rubricering /derubricering/vernietiging
wie wanneer
CONFIDENTIEL UE:
Deze rubricering wordt toege-
past op gegevens en materiaal
waarvan de openbaarmaking
zonder machtiging nadelige
gevolgen zou kunnen hebben
voor de wezenlijke belangen
van de Europese Unie of van
een of meer van haar lidstaten
[II.3]Indien het compromitteren
van als CONFIDENTIEL UE
gerubriceerd materiaal:
— de diplomatieke betrek-
kingen materiële schade
zou kunnen berokkenen,
dat wil zeggen zou
kunnen leiden tot officieel
protest of andere sancties
— de vrijheid van het indi-
vidu zou kunnen schaden
— schade zou kunnen
toebrengen aan de opera-
tionele doeltreffendheid
of veiligheid van de
strijdkrachten van de
lidstaten of van andere
contribuenten of aan de
doeltreffendheid van
waardevolle veiligheids-
of inlichtingenoperaties
— de financiële levensvat-
baarheid van belangrijke
organisaties wezenlijk
zou kunnen ondermijnen
— het onderzoek van
ernstige criminaliteit zou
kunnen verhinderen of
het begaan ervan zou
kunnen vergemakkelijken
— wezenlijk zou kunnen
indruisen tegen de finan-
ciële, monetaire, econo-
mische en
handelsbelangen van de
EU of haar lidstaten
— de ontwikkeling of
werking van de voor-
naamste EU-beleids-
vormen ernstig zou
kunnen hinderen.Lidstaten:
naar behoren gemachtigde
personen (opstellers) [III.2];
SGR en gedecentraliseerde
EU-organen:
naar behoren gemachtigde
personen (opstellers) [III.2],
directeuren-generaal, SG/HV
en PlvSG
Opstellers vermelden op geru-
briceerde documenten een
datum waarop of een periode
waarna de inhoud lager geru-
briceerd of gederubriceerd
kan worden. Zo niet veri-
fiëren zij de documenten
uiterlijk om de vijf jaar om
zich ervan te vergewissen of
de oorspronkelijke rubricering
moet worden gehandhaafd
[III.10]De rubricering CONFIDEN-
TIEL UE wordt toegepast op
CONFIDENTIEL UE-docu-
menten; waar van toepassing
wordt de defensiemarkering
ESDP/PESD mechanisch en
handmatig aangebracht, of
door het drukken op voorge-merkt, geregistreerd papier
[II.8]
De EU-rubriceringen en
-markeringen worden midden
bovenaan en midden
onderaan elke bladzijde
vermeld; elke bladzijde wordt
genummerd. Elk document
krijgt een referentienummer
en een datum. Indien er
verscheidene kopieën
verspreid moeten worden,
krijgt elke kopie een kopie-
nummer, dat, met het totaal
aantal bladzijden, op de
eerste bladzijde wordt aange-
bracht. Alle bijlagen en
bijvoegsels worden op de
eerste bladzijde vermeld.
[VII.1]Derubricering of lagere rubri-
cering is de uitsluitende
verantwoordelijkheid van de
opsteller, de SG/HV of de
PlvSG, welke de daaropvol-
gende geadresseerden, aan
wie zij het document hebben
gezonden of voor wie zij hethebben gekopieerd, van de
wijziging op de hoogte
brengen. [III.9]
CONFIDENTIEL UE-docu-
menten mogen alleen vernie-
tigd worden door het register
dat voor die documenten
verantwoordelijk is, onder
toezicht van een persoon met
een veiligheidsmachtiging.
De vernietigde documenten
worden genoteerd overeen-
komstig de nationale voor-
schriften, of, in het geval van
het SGR of gedecentrali-
seerde EU-organen, volgens
de instructies van de SG-HV
of PlvSG. [VII.33]Overtollige kopieën en over-
bodig geworden documenten
moeten worden vernietigd.
[VII.31]
CONFIDENTIEL UE-docu-
menten, alsmede alle gerubri-
ceerde afvalproducten van het
vervaardigen van CONFIDEN-
TIEL UE-documenten, zoals
kladversies, ontwerpteksten,
getypte aantekeningen en
carbonpapier, worden vernie-
tigd door verbranding, verpul-
ping, versnippering of een
andere methode waardoor de
documenten onherkenbaar en
onherstelbaar vernietigd
worden. [VII.31&33]▼B2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 58
Rubricering wanneer wie markeringenlagere rubricering /derubricering/vernietiging
wie wanneer
— significante activiteiten
van de EU zou kunnen
blokkeren of anderszins
ernstig verstoren
RESTREINT UE:
Deze rubricering wordt toege-
past op gegevens en materiaalwaarvan de openbaarmaking
zonder machtiging nadelig zou
kunnen zijn voor de belangen
van de Europese Unie of van
een of meer van haar lidstaten
[II.4]Indien het compromitteren
van als RESTREINT UE
gerubriceerd materiaal:
— nadelig zou kunnen zijn
voor de diplomatieke
betrekkingen
— wezenlijke schade zou
kunnen berokkenen aan
het individu
— de handhaving van de
operationele doeltreffend-
heid of de veiligheid van
de strijdkrachten van de
lidstaten of van andere
contribuenten zou kunnen
bemoeilijken
— bij personen of onderne-
mingen zou kunnen leiden
tot financiële verliezen of
oneigenlijke winsten of
voordelen in de hand zou
kunnen werken
— bonafide ondernemingen
ertoe zou kunnen
aanzetten om de geheim-
houding van informatie
van derde partijen te
schenden
— statutaire beperkingen op
de openbaarmaking van
informatie zou kunnen
schenden
— het onderzoek van crimi-
naliteit zou kunnen
schaden of het begaan
ervan zou kunnen verge-Lidstaten:
naar behoren gemachtigde
personen (opstellers) [III.2];
SGR en gedecentraliseerde
EU-organen:
naar behoren gemachtigde
personen (opstellers) [III.2],
directeuren-generaal, SG/HV
en PlvSG
Opstellers vermelden op geru-
briceerde documenten een
datum waarop of een periode
waarna de inhoud lager geru-
briceerd of gederubriceerd
kan worden. Zo niet veri-
fiëren zij de documenten
uiterlijk om de vijf jaar om
zich ervan te vergewissen of
de oorspronkelijke rubricering
moet worden gehandhaafd
[III.10]De rubricering RESTREINT
UE wordt toegepast op
RESTREINT UE-docu-
menten; waar van toepassing
wordt de defensiemarkering
ESDP/PESD met mechani-
sche of elektronische
middelen aangebracht [II.8]
De EU-rubriceringen en
-markeringen worden midden
bovenaan en midden
onderaan elke bladzijde
vermeld; elke bladzijde wordt
genummerd. Elk document
krijgt een referentienummer
en een datum. [VII.1]Derubricering of lagere rubri-
cering is de uitsluitende
verantwoordelijkheid van de
opsteller, de SG/HV of de
PlvSG, welke de daaropvol-
gende geadresseerden, aan
wie zij het document hebben
gezonden of voor wie zij het
hebben gekopieerd, van de
wijziging op de hoogte
brengen. [III.9]
RESTREINT UE-documenten
worden vernietigd door het
register dat voor die docu-
menten verantwoordelijk is
overeenkomstig de nationale
voorschriften of, in het geval
van het SGR of gedecentrali-
seerde EU-organen, volgens
de instructies van de SG/HV
of PlvSG [VII.34]Overtollige kopieën en over-
bodig geworden documenten
moeten worden vernietigd.
[VII.31]▼B2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 59
Rubricering wanneer wie markeringenlagere rubricering /derubricering/vernietiging
wie wanneer
makkelijken
— de EU of haar lidstaten
zou kunnen benadelen bij
handels- of politieke
onderhandelingen met
andere partijen
— de effectieve ontwikkeling
of werking van de EU-
beleidsvormen zou
kunnen hinderen
— een goed beheer van de
EU en haar operaties zou
kunnen ondermijnen▼B2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 60
▼B
Aanhangsel 4
Richtsnoeren voor vrijgave van gerubriceerde EU-gegevens aan derde
staten of internationale organisaties
Eerstegraadssamenwerking
PROCEDURES
1. De bevoegdheid om gerubriceerde EU-gegevens vrij te geven aan landen
die het Verdrag betreffende de Europese Unie niet hebben ondertekend of
aan andere internationale organisaties waarvan het beleid en de voor-
schriften inzake beveiliging vergelijkbaar zijn met die van de EU, berust
bij de Raad.
2. De Raad kan de bevoegdheid om te besluiten gerubriceerde gegevens vrij te
geven delegeren. In de bevoegdheidsoverdracht worden de aard van de vrij
te geven gegevens en hun rubriceringsgraad, die normaliter niet hoger is dan
CONFIDENTIEL UE, vermeld.
3. Onder voorbehoud van de sluiting van een beveiligingsovereenkomst
worden verzoeken om vrijgave van gerubriceerde EU-gegevens aan de
secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger gericht door de beveiligingsin-
stanties van de betrokken staten of internationale organisaties, waarbij deze
verklaren waarvoor de vrijgave bedoeld is en van welke aard de gerubri-
ceerde gegevens zijn waarvan zij vrijgave wensen.
Verzoeken kunnen ook worden gedaan door lidstaten of gedecentraliseerde
EU-organen die de vrijgave van gerubriceerde EU-gegevens wenselijk
achten; daarbij geven zij aan wat het doel is van de vrijgave en welke baten
de EU erbij heeft, en specificeren zij de aard en de rubricering van de gege-
vens waarvan zij vrijgave wensen.
4. Het verzoek wordt in overweging genomen door het SGR dat
— advies inwint bij de lidstaat of, indien passend, het gedecentraliseerd
EU-orgaan waarvan de vrij te geven gegevens afkomstig zijn;
— de nodige contacten legt met de beveiligingsinstanties van de begun-
stigde staten of internationale organisaties om na te gaan of hun beleid
en voorschriften inzake beveiliging garanderen dat de vrij te geven geru-
briceerde gegevens in overeenstemming met de
beveiligingsvoorschriften van de Raad zullen worden beschermd;
— technisch advies inwint bij de nationale veiligheidsinstanties van de
lidstaten met betrekking tot het vertrouwen dat kan worden gesteld in
de begunstigde staten of internationale organen.
5. Het SGR legt het verzoek en de aanbeveling van de Dienst beveiliging voor
aan de Raad opdat deze er een besluit over neemt.
BEVEILIGINGSVOORSCHRIFTEN VOOR DE BEGUNSTIGDEN
6. De secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger stelt de begunstigde staten of
internationale organisaties in kennis van het besluit van de Raad houdende
toestemming tot vrijgave van gerubriceerde EU-gegevens, en zendt deze
zoveel kopieën van de beveiligingsvoorschriften van de Raad als nodig
geacht wordt. Indien het verzoek is ingediend door een lidstaat stelt deze
de begunstigde in kennis van de toestemming tot vrijgave hiervan. Het
besluit houdende vrijgave treedt niet eerder in werking dan nadat de begun-
stigden schriftelijk hebben verzekerd dat zij:
— de gegevens niet voor andere dan de overeengekomen doeleinden zullen
gebruiken;
— de gegevens zullen beschermen in overeenstemming met de beveili-
gingsvoorschriften van de Raad en meer bepaald de volgende
bijzondere voorschriften.
7.Personeel
a) Het aantal functionarissen dat toegang krijgt tot de gerubriceerde EU-
gegevens wordt op basis van het „need-to-know”-beginsel strikt beperkt
tot diegenen wier functie toegang noodzakelijk maakt.
b) Alle functionarissen of burgers die gemachtigd zijn toegang te hebben
tot als CONFIDENTIEL UE of hoger gerubriceerde gegevens zijn in
het bezit van een veiligheidsattest van het gewenste niveau of van een
daarmee gelijkwaardige veiligheidsmachtiging, die beide door de rege-
ring van hun eigen land zijn afgegeven.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 61
▼B
8.Overdracht van documenten
a) De praktische procedures voor de overdracht van documenten wordt
geregeld in een overeenkomst op basis van de bepalingen van afdeling
VII van de beveiligingsvoorschriften van de Raad. Hierin wordt met
name gespecificeerd aan welke registers de gerubriceerde EU-gegevens
worden toegestuurd.
b) Indien de gerubriceerde gegevens waarvan de Raad de vrijgave heeft
goedgekeurd EU TOP SECRET-gegevens bevatten, zet de begunstigde
staat of internationale organisatie een centraal EU-register en zo nodig
EU-subregisters op. Deze registers vallen onder de bepalingen van afde-
ling VIII van de beveiligingsvoorschriften van de Raad.
9.Registratie
Zodra een register een als CONFIDENTIEL UE of hoger gerubriceerd EU-
document ontvangt, wordt het document ingeschreven in een speciaal daar-
voor door de organisatie aangelegd bestand met kolommen voor de datum
van ontvangst, de bijzonderheden van het document (datum, referentie- en
kopienummer), de rubricering, de titel, de naam en de titel van de
ontvanger, de datum waarop het ontvangstbewijs is teruggestuurd en de
datum waarop het document is teruggestuurd naar de broninstantie van de
EU of vernietigd is.
10. Vernietiging
a) Gerubriceerde EU-documenten worden vernietigd in overeenstemming
met de instructies in afdeling VI van de beveiligingsvoorschriften van
de Raad. Kopieën van het proces-verbaal van vernietiging voor SECRET
UE- en TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-documenten worden aan
het EU-register gestuurd dat de documenten heeft toegezonden.
b) Gerubriceerde EU-documenten worden opgenomen in de noodvernieti-
gingsplannen die gelden voor de gerubriceerde documenten van de
begunstigde organen zelf.
11. Bescherming van documenten
Alles wordt in het werk gesteld om te voorkomen dat onbevoegden toegang
hebben tot gerubriceerde EU-gegevens.
12. Kopieën, vertalingen en uittreksels
Van een als CONFIDENTIEL UE of SECRET UE gerubriceerd document
mogen geen fotokopieën, vertalingen of uittreksels worden gemaakt zonder
toestemming van het hoofd van de beveiligingsorganisatie, die deze
kopieën, vertalingen en uittreksels registreert, controleert en zo nodig
afstempelt.
De reproductie of vertaling van een TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET-
document kan alleen geschieden met instemming van de instantie waarvan
het afkomstig is, die aangeeft hoeveel kopieën er mogen worden gemaakt;
indien niet kan worden uitgemaakt van welke autoriteit het document
afkomstig is, wordt het verzoek doorgegeven aan de Dienst beveiliging
van het SGR.
13. Inbreuken op de beveiligingsvoorschriften
Wanneer een inbreuk heeft plaatsgevonden of vermoedelijk heeft plaatsge-
vonden met betrekking tot een gerubriceerd EU-document worden, onder
voorbehoud van de sluiting van een beveiligingsovereenkomst, onmiddellijk
de volgende maatregelen getroffen:
a) uitvoeren van een onderzoek naar de omstandigheden van de inbreuk;
b) informeren van de Dienst beveiliging van het SGR, de nationale veilig-
heidsinstantie en de instantie waarvan het document afkomstig is, of
indien dit laatste niet is geschied, daar duidelijk melding van maken;
c) beperken van de gevolgen van de inbreuk;
d) maatregelen om herhaling te voorkomen overwegen en uitvoeren;
e) de door de Dienst beveiliging van het SGR aanbevolen maatregelen om
herhaling te voorkomen, uitvoeren.
14. Inspecties
De Dienst beveiliging van het SGR wordt door middel van een overeen-
komst met de betrokken staten of internationale organisaties gemachtigd
een evaluatie uit te voeren van de doeltreffendheid van de maatregelen ter
bescherming van de vrijgegeven gerubriceerde EU-gegevens.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 62
▼B
15. Rapportage
Onder voorbehoud van de sluiting van een beveiligingsovereenkomst brengt
de staat of internationale organisatie die de gerubriceerde EU-gegevens
onder zich houdt jaarlijks, op een bij de instemming met de vrijgave van
de gegevens gespecificeerde datum, verslag uit om te bevestigen dat de
beveiligingsvoorschriften van de Raad zijn nageleefd.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 63
▼B
Aanhangsel 5
Richtsnoeren voor vrijgave van gerubriceerde EU-gegevens aan derde
staten of internationale organisaties
Tweedegraadssamenwerking
PROCEDURES
1. De bevoegdheid om gerubriceerde EU-gegevens vrij te geven aan derde
staten of internationale organisaties, waarvan het beleid en de voorschriften
inzake beveiliging aanzienlijk verschillen van die van de EU, berust bij de
Raad. In beginsel is de bevoegdheid beperkt tot gegevens met een rubrice-
ring tot en met SECRET UE; nationale gegevens die specifiek
voorbehouden zijn aan de lidstaten en categorieën gerubriceerde EU-gege-
vens die met speciale markeringen beschermd zijn, zijn hiervan uitgesloten.
2. De Raad kan het besluit om gerubriceerde gegevens vrij te geven delegeren.
In de bevoegdheidsoverdracht worden de in punt 1 omschreven beper-
kingen, de aard van de vrij te geven gegevens en hun rubriceringsgraad,
die niet hoger is dan RESTREINT UE, vermeld.
3. Onder voorbehoud van de sluiting van een beveiligingsovereenkomst
worden verzoeken om vrijgave van gerubriceerde EU-gegevens aan de
secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger gericht door de beveiligingsin-
stanties van de betrokken staten of internationale organisaties, waarbij deze
aangeven wat het doel is van de vrijgave en de aard en de rubricering van
de gegevens waarvan zij vrijgave wensen.
Verzoeken kunnen ook worden gedaan door lidstaten of gedecentraliseerde
EU-organen die de vrijgave van gerubriceerde gegevens wenselijk achten;
daarbij geven zij aan wat het doel is van de vrijgave en welke baten de
EU erbij heeft, en specificeren zij de aard en de rubricering van de gege-
vens waarvan zij vrijgave wensen.
4. Het verzoek wordt in overweging genomen door het SGR dat:
— advies inwint bij de lidstaat of indien passend het gedecentraliseerd EU-
orgaan waarvan de vrij te geven gegevens afkomstig zijn;
— eerste contacten legt met de beveiligingsinstanties van de begunstigde
staten of internationale organisaties om informatie in te winnen over
hun beleid en voorschriften inzake beveiliging, en in het bijzonder om
een vergelijkende tabel op te stellen van de in de EU en in de betrokken
staat of organisatie van toepassing zijnde rubriceringen;
— een bijeenkomst belegt van het Beveiligingscomité van de Raad of zo
nodig, volgens een stilzwijgende procedure, navraag doet bij de natio-
nale veiligheidsinstanties van de lidstaten om het technisch advies van
het Beveiligingscomité in te winnen.
5. Het technisch advies van het Beveiligingscomité van de Raad behelst:
— het vertrouwen dat kan worden gesteld in de begunstigde staten of inter-
nationale organisaties met het oog op een evaluatie van de
beveiligingsrisico's waaraan de EU of haar lidstaten blootstaan;
— een evaluatie van het vermogen van de begunstigden om door de EU
vrijgegeven gerubriceerde gegevens te beschermen;
— voorstellen voor praktische procedures voor de verwerking van gerubri-
ceerde EU-gegevens (bijvoorbeeld het verstrekken van gekuiste versies
van een tekst) en overgedragen documenten (niet vermelden of verwij-
deren van EU-rubriceringsopschriften, specifieke markeringen enz.);
— lagere rubricering of derubricering door de instantie waarvan de gege-
vens afkomstig zijn voordat deze worden vrijgegeven aan de
begunstigde landen of internationale organisaties (1).
6. De secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger legt het verzoek en de door
de Dienst Beveiliging van het SGR bij het Beveiligingscomité van de Raad
ingewonnen technisch advies voor aan de Raad opdat deze er een besluit
over neemt.
BEVEILIGINGSVOORSCHRIFTEN VOOR DE BEGUNSTIGDEN
7. Het besluit van de Raad houdende toestemming tot vrijgave van gerubri-
ceerde EU-gegevens wordt door de secretaris-generaal/hoge2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 64
(1) Dit impliceert dat deze instantie de in afdeling III, punt 9, omschreven procedure
toepast op alle kopieën die binnen de EU worden verspreid.
▼B
vertegenwoordiger samen met een vergelijkende tabel van de in de EU en
de betrokken staten of organisaties van toepassing zijnde rubriceringen ter
kennis gebracht van de begunstigde staten of internationale organisaties.
Indien het verzoek is ingediend door een lidstaat stelt deze de begunstigden
van de toestemming tot vrijgave hiervan in kennis.
Het besluit houdende vrijgave treedt niet eerder in werking dan nadat de
begunstigden schriftelijk hebben verzekerd dat zij:
— de gegevens niet voor andere dan de overeengekomen doeleinden zullen
gebruiken;
— de gegevens zullen beschermen in overeenstemming met de beveili-
gingsvoorschriften van de Raad.
8. De volgende beschermingsvoorschriften worden vastgesteld, tenzij de Raad,
na inwinning van het technisch advies van het Beveiligingscomité van de
Raad, besluit een bijzondere procedure vast te stellen voor de verwerking
van gerubriceerde EU-documenten (niet vermelden van de EU-rubricering,
specifieke markering enz.).
In dat geval worden de regels aangepast.
9.Personeel
a) Het aantal functionarissen dat toegang krijgt tot gerubriceerde EU-gege-
vens wordt op basis van het „need-to-know”-beginsel strikt beperkt tot
diegenen wier functie toegang noodzakelijk maakt.
b) Alle functionarissen of burgers die gemachtigd zijn toegang te hebben
tot door de EU vrijgegeven gerubriceerde gegevens zijn in het bezit
van een nationale veiligheidsmachtiging of toegangsmachtiging, ingeval
van nationale gerubriceerde gegevens, tot een passend niveau dat gelijk-
waardig is aan dat van de EU zoals gedefinieerd in de vergelijkende
tabel.
c) Deze nationale veiligheidsmachtigingen of toegangsmachtigingen
worden ter informatie aan de secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger
gestuurd.
10. Overdracht van documenten
a) De praktische procedures voor de overdracht van documenten worden
geregeld tussen de Dienst Beveiliging van het SGR en de beveiligings-
instanties van de ontvangende staten of internationale organisaties, dit op
basis van de in Afdeling VII van deze voorschriften uiteengezette regels.
Hierin zullen in het bijzonder de exacte adressen worden gespecificeerd
waarnaar de documenten moeten worden gestuurd alsmede de koerier- of
postdiensten die gebruikt worden voor de overdracht van gerubriceerde
EU-gegevens.
b) Als CONFIDENTIEL UE en hoger gerubriceerde documenten worden in
een dubbele enveloppe doorgegeven. Op de binnenenveloppe wordt
„EU” en de beveiligingsrubricering aangebracht. Voor elk gerubriceerd
document wordt een ontvangstformulier ingesloten. Op het ontvangstfor-
mulier, dat zelf niet gerubriceerd is, worden enkel de bijzonderheden van
het document (referentie, datum, kopienummer) en de taal waarin het is
gesteld, maar niet de titel, vermeld.
c) De binnenenveloppe wordt in een buitenenveloppe verpakt, die voor
ontvangstdoeleinden een paknummer krijgt. Op de buitenenveloppe
wordt geen beveiligingsrubricering aangebracht.
d) Koeriers ontvangen altijd een ontvangstbewijs met het paknummer.
11. Registratie bij ontvangst
De nationale veiligheidsinstantie van de geadresseerde staat of haar tegen-
hanger in de staat die namens de regering de door de EU toegezonden
gerubriceerde gegevens ontvangt of het beveiligingsbureau van de ontvan-
gende internationale organisatie, legt een speciaal bestand aan om bij
ontvangst gerubriceerde EU-gegevens te registreren. Dit bestand omvat
kolommen voor de datum van ontvangst, de bijzonderheden van het docu-
ment (datum, referentie- en kopienummer), de rubricering, de titel, de naam
of de titel van de geadresseerde, de datum waarop het ontvangstbewijs is
teruggestuurd en de datum waarop het document is teruggestuurd naar de
EU of vernietigd is.
12. Terugsturen van documenten
Wanneer de ontvanger een gerubriceerd document terugstuurt naar de Raad
of de lidstaat die het heeft vrijgegeven, handelt deze in overeenstemming
met punt 10.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 65
▼B
13. Bescherming
a) Wanneer de documenten niet gebruikt worden, worden ze opgeslagen in
een beveiligingsopbergmiddel dat is goedgekeurd voor de opslag van
nationaal gerubriceerd materiaal van dezelfde rubriceringsgraad. Op het
opbergmiddel staat geen indicatie van de inhoud, die alleen toegankelijk
is voor personen die gemachtigd zijn om gerubriceerde EU-gegevens te
verwerken. In geval van gebruik van combinatiesloten is de combinatie
alleen bekend bij de functionarissen van de staat of organisatie die een
toegangsmachtiging hebben voor de daarin opgeslagen gerubriceerde
EU-gegevens; de combinatie wordt om de zes maanden gewijzigd of
eerder, dit bij overplaatsing van een functionaris, bij intrekking van de
veiligheidsmachtiging van een van de functionarissen die de combinatie
kent of indien er een risico van compromittering is.
b) Gerubriceerde EU-documenten worden alleen uit het beveiligingsopberg-
middel genomen door functionarissen die een toegangsmachtiging
hebben voor de gerubriceerde EU-documenten en die hiervan kennis
moeten nemen. Zolang deze documenten in hun bezit zijn, blijven zij
verantwoordelijk voor de veilige bewaring ervan, en dienen zij in het
bijzonder te garanderen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot de
documenten. Ook zorgen zij ervoor dat de documenten worden opge-
borgen in een beveiligingsopbergmiddel zodra zij de documenten niet
meer raadplegen alsook buiten de werktijden.
c) Zonder toestemming van de Dienst Beveiliging van het SGR mogen er
geen fotokopieën of uittreksels worden gemaakt van als CONFIDEN-
TIEL UE of hoger gerubriceerde documenten.
d) De procedure voor snelle en volledige vernietiging van documenten in
noodgevallen wordt vastgesteld en bevestigd door de Dienst Beveiliging
van het SGR.
14. Fysieke bescherming
a) Wanneer er geen documenten in gebruik zijn dienen de beveiligingsop-
bergmiddelen voor gerubriceerde EU-documenten te allen tijde
afgesloten te zijn.
b) Wanneer onderhouds- of schoonmaakpersoneel een ruimte dient te
betreden die dergelijke opbergmiddelen bevat of wanneer het in zo'n
ruimte dient te werken, wordt het personeel te allen tijde begeleid door
een lid van de veiligheidsdienst van de staat of de organisatie of door de
functionaris die meer in het bijzonder verantwoordelijk is voor het
toezicht op de beveiliging van de ruimte.
c) Buiten normale werktijden ('s nachts, in het weekend en op feestdagen)
worden de beveiligingsopbergruimten die gerubriceerde EU-documenten
bevatten beschermd door een bewaker of een automatisch alarmsysteem.
15. Inbreuken op de beveiligingsvoorschriften
Wanneer er in verband met gerubriceerde EU-gegevens een inbreuk heeft
plaatsgevonden of vermoedelijk heeft plaatsgevonden, worden onmiddellijk
de volgende maatregelen getroffen:
a) onmiddellijke rapportage aan de Dienst Beveiliging van het SGR of de
nationale veiligheidsinstantie van de lidstaat die het initiatief heeft
genomen tot het toezenden van de documenten (met een kopie van het
verslag aan de Dienst Beveiliging van het SGR);
b) uitvoering van een onderzoek en na afloop daarvan volledige rapportage
aan de onder a) bedoelde instanties. Vervolgens worden de vereiste
maatregelen vastgesteld om het probleem op te lossen.
16. Inspecties
De Dienst beveiliging van het SGR wordt door middel van een overeen-
komst met de betrokken staten of internationale organisaties gemachtigd
een evaluatie uit te voeren van de doeltreffendheid van de maatregelen ter
bescherming van de vrijgegeven gerubriceerde EU-gegevens.
17. Rapportage
Zolang de staat of internationale organisatie de gerubriceerde EU-gegevens
onder zich houdt, brengt deze jaarlijks, op een bij de instemming met de
vrijgave van de gegevens gespecificeerde datum, verslag uit om te beves-
tigen dat deze beveiligingsvoorschriften zijn nageleefd.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 66
▼B
Aanhangsel 6
Richtsnoeren voor vrijgave van gerubriceerde EU-gegevens aan derde
staten of internationale organisaties
Derdegraadssamenwerking
PROCEDURES
1. In bepaalde gevallen kan de Raad het wenselijk achten om onder bepaalde
speciale omstandigheden samen te werken met staten of organisaties die
niet de door de beveiligingsvoorschriften van de Raad vereiste garanties
kunnen bieden terwijl de gewenste samenwerking wel noopt tot vrijgave
van gerubriceerde EU-gegevens. In dat geval worden specifiek aan de
lidstaten voorbehouden nationale gegevens uitgesloten van vrijgave.
2. Onder dergelijke speciale omstandigheden worden verzoeken om samenwer-
king met de EU afkomstig van derde staten of internationale organisaties, of
voorgesteld door lidstaten of door gedecentraliseerde EU-organen, in eerste
instantie inhoudelijk beoordeeld door de Raad, die zonodig advies inwint bij
de lidstaat of het gedecentraliseerd orgaan waarvan de gegevens afkomstig
zijn. De Raad beoordeelt de opportuniteit van de vrijgave van gerubriceerde
gegevens, en de noodzaak van de begunstigden om kennis te nemen van de
gegevens en besluit vervolgens over de aard van de gerubriceerde gegevens
die kunnen worden meegedeeld.
3. Indien de Raad voorstander is van vrijgave, is de secretaris-generaal/hoge
vertegenwoordiger verantwoordelijk voor het bijeenroepen van het Beveili-
gingscomité van de Raad of voor het, zonodig volgens een stilzwijgende
procedure, navraag doen bij de nationale veiligheidsinstanties van de
lidstaten om het technisch advies van het beveiligingscomité in te winnen.
4. Het technisch advies van het Beveiligingscomité van de Raad behelst:
a) een evaluatie van de veiligheidsrisico's waaraan de EU of haar lidstaten
blootstaan;
b) de rubricering van de vrij te geven gegevens, waar passend, met het oog
op de aard ervan;
c) lagere rubricering of derubricering van de gegevens door de instantie
waarvan de gegevens afkomstig zijn voordat ze worden vrijgegeven aan
de betrokken landen of internationale organisaties (1);
d) procedures voor de verwerking van de vrij te geven documenten (zie
punt 5 hieronder);
e) de mogelijke methoden voor de overdracht (gebruik van openbare post-
diensten, openbare of beveiligde telecommunicatiesystemen, diplomatiek
valies, gemachtigde koeriers, enz.).
5. De documenten die worden vrijgegeven aan de in dit aanhangsel bestreken
staten of organisaties worden in beginsel verstrekt zonder referentie naar debron of EU-rubricering. Het Beveiligingscomité van de Raad kan de
volgende aanbevelingen doen:
— het gebruik van een specifieke markering of code;
— het gebruik van een specifiek rubriceringssysteem waarbij de controle-
maatregelen met betrekking tot de methoden die de begunstigde
gebruikt voor de overdracht van documenten worden afgestemd op de
gevoeligheid van de gegevens (zie voorbeelden in punt 14).
6. De Dienst beveiliging van het SGR legt het technisch advies van het Bevei-
ligingscomité aan de Raad voor en voegt daar waar nodig de voorstellen
voor de bevoegdheidsoverdrachten aan toe die vereist zijn voor de uitvoe-
ring van de taak, vooral in urgente omstandigheden.
7. Zodra de Raad heeft ingestemd met de vrijgave van gerubriceerde EU-gege-
vens en met de praktische uitvoeringsprocedures legt de Dienst beveiliging
van het SGR de nodige contacten met de beveiligingsinstanties van de
betrokken staat of organisatie om de toepassing van de beoogde beveili-
gingsmaatregelen te vergemakkelijken.
8. Bij wijze van referentie verspreidt de Dienst beveiliging van het SGR onder
alle lidstaten en waar passend gedecentraliseerde EU-organen een tabel
waarin de aard en de rubricering van de gegevens worden samengevat en2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 67
(1) Dit impliceert dat deze instanties de in afdeling III, punt 9, omschreven procedure
toepast op alle kopieën die binnen de EU worden verspreid.
▼B
de organisaties en landen worden opgesomd waaraan deze gegevens, na
besluit van de Raad, kunnen worden vrijgegeven.
9. De nationale veiligheidsinstanties van de lidstaat van vrijgave of de Dienst
beveiliging van het SGR neemt de nodige maatregelen om latere schade-
evaluaties en herzieningen van de procedures te vergemakkelijken.
10. Indien er zich een wijziging voordoet in de voorwaarden van de samenwer-
king, wordt de Raad hiervan in kennis gebracht.
BEVEILIGINGSVOORSCHRIFTEN VOOR DE BEGUNSTIGDEN
11. Het besluit van de Raad houdende toestemming tot vrijgave van gerubri-
ceerde EU-gegevens wordt samen met de door het Beveiligingscomité van
de Raad voorgestelde en door de Raad goedgekeurde gedetailleerde
beschermingsvoorschriften door de secretaris-generaal/hoge vertegenwoor-
diger ter kennis gebracht van de begunstigde staten of internationale
organisaties. Indien het verzoek is ingediend door een lidstaat stelt deze de
begunstigden van de toestemming tot vrijgave hiervan in kennis.
Het besluit houdende vrijgave treedt niet eerder in werking dan nadat de
begunstigden schriftelijk hebben verzekerd dat zij:
— de gegevens niet voor andere doeleinden zullen gebruiken dan voor de
door de Raad goedgekeurde samenwerking;
— de gegevens op de door de Raad vereiste wijze zullen beschermen.
12. Overdracht van documenten
a) De praktische procedures voor de overdracht van documenten worden
geregeld tussen de Dienst beveiliging van het SGR en de veiligheidsin-
stanties van de ontvangende staten of internationale organisaties. Hierbij
zullen in het bijzonder de exacte adressen worden gespecificeerd waar-
naar de documenten moeten worden gestuurd.
b) Als CONFIDENTIEL UE en hoger gerubriceerde documenten worden in
een dubbele enveloppe doorgegeven. Op de binnenenveloppe wordt een
specifiek stempel of specifieke code aangebracht en een vermelding van
de speciale rubricering die voor het document is afgesproken. Voor elkgerubriceerd document wordt een ontvangstformulier ingesloten. Op het
ontvangstformulier, dat zelf niet gerubriceerd is, worden enkel de bijzon-
derheden van het document, referentie, datum, kopienummer en de taal
waarin het is gesteld, maar niet de titel, vermeld.
c) De binnenenveloppe wordt in een buitenenveloppe verpakt, die voor
ontvangstdoeleinden een paknummer krijgt. Op de buitenenveloppe
wordt geen beveiligingsrubricering aangebracht.
d) Koeriers ontvangen altijd een ontvangstbewijs met het paknummer.
13. Registratie bij ontvangst
De nationale veiligheidsinstantie van de geadresseerde staat of haar tegen-
hanger in de staat die namens de regering de door de EU toegezonden
gerubriceerde gegevens ontvangt of het beveiligingsbureau van de ontvan-
gende internationale organisatie, legt een speciaal bestand aan om bij
ontvangst gerubriceerde EU-gegevens te registreren. Dit bestand omvat
kolommen voor de datum van ontvangst, de bijzonderheden van het docu-
ment (datum, referentie- en kopienummer), de rubricering, de titel, de naam
of de titel van de geadresseerde, de datum waarop het ontvangstbewijs is
teruggestuurd en de datum waarop het document is teruggestuurd naar de
EU of vernietigd is.
14. Gebruik en bescherming van de uitgewisselde gerubriceerde gegevens
a) Als SECRET UE gerubriceerde gegevens worden verwerkt door speciaal
daarvoor aangewezen functionarissen die gemachtigd zijn om toegang te
hebben tot gegevens met een dergelijke rubricering. De gegevens worden
opgeborgen in beveiligingsruimtes van goede kwaliteit die alleen
geopend kunnen worden door personen die gemachtigd zijn om toegang
te hebben tot de daarin bewaarde gegevens. De zones waarin deze
ruimtes zich bevinden staan onder permanente bewaking en er wordt
een verificatiesysteem opgezet om te garanderen dat deze zones alleen
worden betreden tot naar behoren gemachtigde personen. Als SECRET
UE gerubriceerde gegevens worden verzonden per diplomatiek valies,
beveiligde postdiensten en beveiligde telecommunicatiekanalen. Een
SECRET UE-document mag alleen worden gekopieerd na schriftelijke
toestemming van de autoriteit waarvan het afkomstig is. Alle kopieën
worden geregistreerd en gevolgd. Voor alle handelingen in verband met
SECRET UE-documenten worden ontvangstbewijzen uitgeschreven.
b) Als CONFIDENTIEL UE gerubriceerde gegevens worden verwerkt door
speciaal daarvoor aangewezen functionarissen die gemachtigd zijn om2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 68
▼B
over het onderwerp in kwestie geïnformeerd te worden. De documenten
worden opgeslagen in afgesloten beveiligingsruimtes in gecontroleerde
zones. Als CONFIDENTIEL UE gerubriceerde gegevens worden
verstuurd per diplomatiek valies, militaire postdiensten en beveiligde
telecommunicatiekanalen. Kopieën mogen worden gemaakt door de
ontvangende instantie, waarbij het aantal en de distributie worden gere-
gistreerd in speciale bestanden.
c) Als RESTRICTED UE gerubriceerde gegevens worden verwerkt in loca-
ties die niet toegankelijk zijn voor niet-gemachtigd personeel en worden
opgeslagen in afgesloten opbergmiddelen. Documenten mogen per open-
bare postdiensten worden verstuurd als aangetekende zending in een
dubbele enveloppe en, in noodsituaties tijdens operaties, via onbe-
schermde openbare telecommunicatiesystemen. De ontvangers maken
kopieën van de documenten.
d) Niet-gerubriceerde gegevens vereisen geen speciale beschermingsmaatre-
gelen en mogen worden verstuurd per post en openbare
telecommunicatiesystemen. De geadresseerden mogen kopieën van de
gegevens maken.
15. Vernietiging
Overtollige documenten worden vernietigd. In geval van als RESTRICTED
UE en CONFIDENTIEL UE gerubriceerde documenten wordt van de
vernietiging aantekening gemaakt in de speciale bestanden. In geval van
als SECRET UE gerubriceerde documenten wordt een proces-verbaal van
vernietiging opgesteld en ondertekend door twee getuigen van de vernieti-
ging.
16. Inbreuken op de beveiligingsvoorschriften
Wanneer als CONFIDENTIEL UE of SECRET UE gerubriceerde gegevens
zijn gecompromitteerd of vermoedelijk zijn gecompromitteerd voert de
nationale veiligheidsinstantie van de staat of het hoofd van de Veiligheids-dienst van de organisatie een onderzoek uit naar de omstandigheden van de
compromittering. Wanneer het resultaat positief is, wordt de instantie
waarvan de gegevens afkomstig zijn hiervan in kennis gesteld. Indien het
ontoereikende procedures of opslagmethodes zijn die tot de compromitte-
ring hebben geleid, worden de nodige stappen gezet om deze te
verbeteren. De secretaris-generaal/hoge vertegenwoordiger of de nationale
veiligheidsinstantie van de lidstaat die de gecompromitteerde gegevens heeft
vrijgegeven, kan de begunstigde verzoeken het onderzoek nader toe te
lichten.2001D0264 — NL — 28.02.2004 — 001.001 — 69