2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 1
Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de instellingen
►B BESLUIT VAN DE RAAD
van 27 maart 2000
houdende vaststelling van een financieel reglement met betrekking tot de budgettaire aspecten van
het beheer door de plaatsvervangend secretaris-generaal van de Raad van de overeenkomsten diedeze sluit namens bepaalde lidstaten met betrekking tot de installatie en de werking van de
communicatie-infrastructuur voor de Schengenomgeving „Sisnet”
(2000/265/EG)
(PB L 85 van 6.4.2000, blz. 12)
Gewijzigd bij:
Publicatieblad
nr. blz. datum
►M1 Besluit2000/664/EG van de Raad van 23 okt ober 2000 L 278 24 31.10.2000
►M2 Besluit2003/171/EG van de Raad van 27 februari 2003 L 69 25 13.3.2003
▼B
BESLUIT VAN DE RAAD
van 27 maart 2000
houdende vaststelling van een financieel reglement met betrekking
tot de budgettaire aspecten van het beheer door de plaatsvervan-gend secretaris-generaal van de Raad van de overeenkomsten diedeze sluit namens bepaalde lidstaten met betrekking tot de instal-
latie en de werking van de communicatie-infrastructuur voor de
Schengenomgeving „Sisnet”
(2000/265/EG)
DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gelet op artikel 2, lid 1, tweede alinea, eerste zin, van het protocol aan
hetVerdrag bet reffende de Europese Unie en hetVerdrag t otoprich-ting van de Europese Gemeenschap tot opneming van hetSchengenacquis in hetkader van de Europese Unie (hierna hetSchen-
genprotocol),
Overwegende hetgeen volgt:
(1) De plaatsvervangend secretaris-generaal van de Raad is bij
Besluit1999/870/EG (1) gemachtigd in de context van de opne-
ming van hetSchengenacquis in hetkader van de Europese Unieop te treden als vertegenwoordiger van bepaalde lidstaten om
overeenkomsten te sluiten met betrekking tot de installatie en
de werking van de communicatie-infrastructuur voor de Schen-genomgeving „Sisnet”, en deze overeenkomsten te beheren.
(2) De financiële verplichtingen die uit deze overeenkomsten voort-
vloeien, komen niet ten laste van de algemene begroting van de
Europese Gemeenschappen en de bepalingen van hetFinancieelReglementvan 21 december 1977 van t oepassing op de alge-mene begroting der Europese Gemeenschappen (
2), zijn derhalve
nietvan t oepassing.
(3) Derhalve moeten er specifieke regels worden vastgesteld ternadere bepaling van de opstelling en uitvoering van de begrotingdie nodig is om te voldoen aan de bij het sluiten van deze over-eenkomsten gemaakte kosten, en de financiële verplichtingen uithoofde van de gesloten overeenkomsten, van de inning van de
bijdragen van de betrokken staten, alsmede van de rekening en
verantwoording en van de controle van de rekeningen.
(4) Er moeten ook regels worden vastgesteld die van toepassing zijnop het sluiten van deze overeenkomsten.
(5) Ditbesluitis een verdere ont wikkeling van hetSchengenacquisin de zin van hetSchengenprot ocol,
BESLUIT:
HOOFDSTUK I
Algemene beginselen
Artikel 1
In dit financieel reglement wordt onder begroting verstaan het besluit
waarbij voor elk begrotingsjaar de ontvangsten en uitgaven die nodigzijn om te voldoen aan de verplichtingen welke voortvloeien uit de inhetBesluit1999/870/EG bedoelde overeenkomst en, vooraf wordenvastgesteld en toegestaan.2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 2
(1) PB L 337 van 30.12.1999, blz. 41.
(2) PB L 356 van 31.12.1977, blz. 1. Verordening laatstelijk gewijzigd bij
Verordening (EG) nr. 2673/1999 (PB L 326 van 18.12.1999, blz. 1).
▼B
Artikel 2
In ditfinancieel reglementwordtde wijze van sluit ing van de overeen-
komsten inzake Sisnet en van opstelling en uitvoering van de voor die
overeenkomsten benodigde begroting vastgesteld.
Artikel 3
1. De begroting wordt onderverdeeld in titels die betrekking hebben
op de begroting voor de voorbereidende stappen die leiden tot de slui-ting van de betreffende overeenkomsten, inclusief alle tijdens devoorbereiding van de aanbesteding voor Sisnet gemaakte kosten, opde installatiebegroting en op de huishoudelijke begroting van Sisnet.Indien nodig wordt elke titel onderverdeeld in hoofdstukken en arti-
kelen.
2. De kredieten die geopend worden uit hoofde van een bepaalde
titel kunnen niet bestemd worden voor uitgaven uit hoofde van anderetitels.
Artikel 4
De begrotingskredieten moeten worden aangewend volgens de begin-
selen van goed financieel beheer, metname zuinigheid enkosteneffectiviteit.
Artikel 5
Ontvangsten en uitgaven kunnen uitsluitend tot stand komen door
aanwijzing op een artikel van de begroting.
Onverminderd artikel 17 mogen geen betalingsverplichtingen worden
aangegaan, noch betalingsopdrachten worden verstrekt die de toege-stane kredieten te boven gaan.
Artikel 6
1. Onverminderd artikel 17 worden alle ontvangsten en uitgaven
voor hetvolle bedrag in de begrot ing en in de rekeningen opgenomen;zij mogen nietmeer elkaar worden gecompenseerd. De gezamenlijke
ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke uitgaven.
2. Hetbegrot ingsjaar begintop 1 januari en sluitop 31 december.3. De bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten aan de begro-
ting, die gestort zijn vóór de aanvang van het begrotingsjaar waarvoorzij bestemd zijn, worden bijgeschreven op de begroting van dat begro-tingsjaar.
4. De uitgaven van een begrotingsjaar worden in de rekeningen van
dat begrotingsjaar verantwoord voorzover de betalingsopdrachten daar-
voor uiterlijk op 31 december bij de financieel controleur zijnbinnengekomen en de betaling vóór 15 januari van het volgende jaardoor de rekenplichtige is gedaan.
5. De uitgetrokken kredieten mogen alleen worden gebruikt ter
dekking van uitgaven waarvoor op regelmatige wijze betalingsverplich-
tingen zijn aangegaan en betaling heeft plaatsgevonden uit hoofde van
het begrotingsjaar waarvoor deze kredieten zijn toegekend, behoudensde in artikel 7 bedoelde afwijkingen, alsmede ter dekking van uit voor-gaande begrotingsjaren stammende schulden waarvoor geen kredietwas overgeboekt.
Artikel 7
1. Het gebruik der kredieten geschiedt volgens onderstaande voor-
schriften:
a) kredieten waarvoor geen verplichtingen zijn aangegaan aan het
einde van hetbegrot ingsjaar waarvoor zij zijn opgenomen, komenin de regel te vervallen;2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 3
▼M1
b) kredieten betreffende betalingen die op 31 december nog moeten
worden verrichtuithoofde van t ussen 1 januari en 15 decemberrechtmatig aangegane betalings-verplichtingen, worden van rechts-
wege enkel naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgeboekt.
2. Onverminderd lid 1 kan de plaatsvervangend secretaris-generaal
vóór 31 januari bij de Groep Schengeninformatiesysteem, hierna
„Groep SIS” te noemen, met redenen omklede verzoeken indienen omkredieten waarvoor op 15 december nog geen betalingsverplichtingenzijn aangegaan, naar het eerstvolgende begrotingsjaar over te boeken,wanneer de op de betrokken rubrieken van de begroting voor hetvolgende jaar opgevoerde kredieten de behoeften niet dekken.
De overboeking van deze kredieten kan slechts om uitzonderlijke
redenen worden voorgesteld.
Bij de uitoefening van zijn bevoegdheden tot uitvoering van de begro-
ting, streeft de plaatsvervangend secretaris-generaal ernaar om,afhankelijk van de beheersbehoeften, eerst de voor het lopende begro-tingsjaar toegestane kredieten te gebruiken en de overgeboektekredieten niet te gebruiken totdat eerstgenoemde kredieten zijn opge-
bruikt.
De groep SIS neemtuit erlijk op 1 maarteen besluitover deze
verzoeken tot overboeking.
3. Kredieten die zijn overgeboekt van het ene begrotingsjaar naar
hetandere vervallen indien hiervoor aan heteind van hetbegrot ingsjaar
waarnaar zij zijn overgeboekt nog geen betalingsverplichtingen zijn
aangegaan.
4. Vóór 1 maart wordt ter informatie aan de Groep SIS een lijst
toegezonden van de kredieten die krachtens lid 1, onder b), van rechts-
wege moeten worden overgeboekt.
5. Voor de uitvoering van de begroting wordt het gebruik van de
overgeboekte kredieten voor iedere begrotingspost afzonderlijk in de
rekeningen van het lopende begrotingsjaar verantwoord.
HOOFDSTUK II
Vaststelling van de begroting
Artikel 8
1. De begroting luidt in euro.
2. De plaatsvervangend secretaris-generaal legt de groep SIS, vóór
30 september een voorontwerp van begroting voor, vergezeld van eenmotivering.
3. De groep SIS brengtadvies uitover ditvooront werp.4. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt de ontwerp-begro-
ting op en legt deze uiterlijk 31 oktober aan de in artikel 25genoemde staten voor.
5. De in artikel 25 genoemde lidstaten, in het kader van de Raad
bijeen, stellen de begroting vóór het einde van het jaar vast.
6. Het besluit tot goedkeuring van de begroting, waarvan de in
artikel 25 genoemde staten naar behoren in kennis zijn gesteld doorde plaatsvervangend secretaris-generaal, brengt de opeisbaarheid vande bijdragen van deze staten met zich.
Artikel 9
1. Indien de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet is
vastgesteld,
a) kunnen de betalingen worden verricht tot een maandelijks maximum
van een twaalfde van het totaal van de voor elke titel voor hetvorige begrotingsjaar toegestane kredieten;2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 4
▼B
▼B
b) mogen de bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten tot een
maandelijks maximum van een twaalfde van de volgens de laatstenaar behoren vastgestelde begroting gestorte bijdragen, worden
afgeroepen.
2. Het besluit om een beroep te doen op telkens een twaalfde van de
uitgaven en ontvangsten, met een maximum van drie twaalfden van devolgens de laatste naar behoren vastgestelde begroting opgenomenbedragen, wordt door de plaatsvervangend secretaris-generaal genomen,die zijn besluit per brief aan de in artikel 25 genoemde staten meedeelt.
3. Boven het maximum van drie twaalfden van de volgens de laatste
naar behoren vastgestelde begroting opgenomen bedragen, wordt het
besluit om betalingen toe te staan en bijdragen af te roepen door de inartikel 25 genoemde lidstaten, in het kader van de Raad bijeen,genomen.
4. Wanneer de begroting definitief is vastgesteld, wordt de toepas-
sing van de eventueel uit hoofde van de vorige leden getroffen
maatregelen onmiddellijk beëindigd.
Artikel 10
1. Eventuele ontwerpen van een aanvullende of gewijzigde begro-
ting worden in dezelfde vorm en volgens dezelfde procedure
ingediend, behandeld en vastgesteld als de begroting waarop zij betrek-king hebben.
2. Jaarlijks wordtin de maand volgende op de afsluit ing van de in
artikel 46, lid 1, bedoelde rekening een gewijzigde begroting ingediend,met als doel het batig saldo van de uitvoering van het vorige begro-
tingsjaar op te nemen onder de ontvangsten, respectievelijk het
negatief saldo op te nemen onder de uitgaven.
Artikel 11
De begroting is toegankelijk voor het publiek.
HOOFDSTUK III
Uitvoering van de begroting en boekhouding
Artikel 12
De uitvoering van de begroting geschiedt volgens het beginsel van
scheiding van ordonnateur en rekenplichtige. De functies van ordonna-teur, rekenplichtige en financieel controleur zijn onderlingonverenigbaar.
Artikel 13
1. De functie van ordonnateur van de ontvangsten en uitgaven wordt
uitgeoefend door een directeur-generaal van het secretariaat-generaal
van de Raad. De ordonnateur voert de begroting uit namens de plaats-
vervangend secretaris-generaal en binnen de grenzen van detoegekende kredieten. Hij kan zijn bevoegdheden delegeren aan eendirecteur.
2. De ordonnateur kan besluiten kredieten over te schrijven van het
ene naar het andere artikel van hetzelfde hoofdstuk. Met instemmingvan de groep SIS kan hij besluiten binnen dezelfde titel van het ene
naar het andere hoofdstuk kredieten over te schrijven. Voor de instem-
ming van de groep SIS gelden dezelfde voorwaarden als voor degoedkeuring van haar advies over de begroting.
Artikel 14
De functie van financieel controleur wordt uitgeoefend door een ambte-
naar of een ander personeelslid van het secretariaat-generaal van deRaad, die hiertoe wordt aangewezen bij een besluit van de plaatsver-2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 5
▼M2
▼M2
vangend secretaris-generaal, die de voorwaarden voor deze controle
bepaalt.
Artikel 15
De ontvangsten worden geïnd en de uitgaven betaald door een reken-
plichtige die werkzaam is bij het directoraat-generaal A van hetsecretariaat-generaal van de Raad.
Artikel 16
1. De ordonnateur stelt voor de inning van alle bedragen die uit
hoofde van artikel 25, of van enige schuld aan de betrokken staatdoor derden verschuldigd zijn in verband met de installatie en het func-tioneren van Sisnet, een invorderingsopdracht op.Invorderingsopdrachten worden toegezonden aan de rekenplichtige, die
deze opdrachten ter goedkeuring voorlegt aan de financieel controleur.
2. Uitdeze goedkeuring blijkt :
a) de juistheid van de aanwijzing,
b) de regelmatigheid en juistheid van de invorderingsopdracht ten
aanzien van de geldende bepalingen,
c) de regelmatigheid van de bewijsstukken,
d) de juistheid van de naam van de schuldenaar of de bevoegde auto-
riteit van de staat die schuldenaar is,
e) de vervaldag,
f) de toepassing van de in lid 4 genoemde beginselen van goed finan-
cieel beheer,
g) de juistheid van de omvang en de valuta van het in te vorderen
bedrag.
3. De rekenplichtige neemt volgens voorschrift opgestelde invorde-
ringsopdrachten in behandeling.
Artikel 17
Onverminderd de artikelen 5 en 6, kunnen:
1. Op het bedrag van nota's, rekeningen of betaalstaten, waarvoor in
dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven,in mindering worden gebracht:
a) boetes voor een partij bij een overeenkomst over een gehono-
reerde offerte;
b) onverschuldigd betaalde bedragen, waarvan verrekening kan
plaatsvinden door inhouding op een nieuwe soortgelijke betaling
ten laste van de titel, het hoofdstuk, het artikel en het begrotings-jaar waarop het teveel betaalde is geboekt.
De op nota's en rekeningen in mindering gebrachte kortingen,
ristorno's en rabatten worden niet afzonderlijk als ontvangsten opge-voerd.
2. De volgende bedragen opnieuw worden aangewend in hetkader van
het begrotingsonderdeel waarop de oorspronkelijke uitgave werdaangewezen:
— ontvangsten uit hoofde van terugbetaling van bedragen welke
onverschuldigd zijn betaald ten laste van kredieten op de begro-ting.
De nieuwe aanwending moetplaat svinden vóór heteinde van het
begrotingsjaar dat volgt op het begrotingsjaar waarin de ontvangsten
zijn geïnd.
Artikel 18
1. Elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting
kan ontstaan, dient te worden voorafgegaan door een voorstel tot het2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 6
▼B
▼B
aangaan van een betalingsverplichting door de ordonnateur aan de
rekenplichtige waarin uitsluitsel wordt gegeven omtrent het oogmerk,het bedrag, de aanwijzing van de uitgave op de begroting en de naam
van de schuldeiser. Een dergelijk voorstel wordt toegezonden aan de
rekenplichtige, die het ter goedkeuring voorlegt aan de financieelcontroleur.
2. Uitdeze goedkeuring blijkt :
a) dat het voorstel tot het aangaan van de betalingsverplichting is voor-
gelegd overeenkomstig het bepaalde in lid 1,
b) de juistheid van de aanwijzing,
c) de beschikbaarheid van de kredieten op de begroting,
d) de toepassing van het in artikel 4 bedoelde goed financieel beheer,
e) de regelmatigheid en juistheid van de uitgave ten aanzien van de
geldende bepalingen.
Artikel 19
1. De betaalbaarstelling door de budgethouder omvat:
a) verificatie van het bestaan van de rechten van de schuldeiser;
b) vaststelling of verificatie van het bestaan en van het bedrag van de
vordering;
c) verificatie van de opeisbaarheid van de vordering;
d) verificatie of de diensten zijn verricht dan wel de aankoop is gedaan
zoals was overeengekomen.
2. De ordonnateur kan de verificaties onder zijn verantwoordelijk-
heid laten uitvoeren.
Artikel 20
1. De ordonnateur verleent door het afgeven van een betalingsop-
dracht aan de rekenplichtige machtiging om de betaling te verrichtenvoor een uitgave die door hem betaalbaar is gesteld.
2. De betalingsopdracht moet vermelden:
a) het begrotingsjaar ten laste waarvan de uitgave komt,
b) de titel, het hoofdstuk en het artikel van de begroting,
c) het te betalen bedrag in cijfers en voluit geschreven met vermelding
van de valuta van betaling,
d) naam en adres van de begunstigde,
e) hetoogmerk van de uit gave,
f) de wijze van betaling,
g) nummer en datum van de desbetreffende goedkeuringen van de
voorstellen tot het aangaan der betalingsverplichtingen.
3. De betalingsopdracht wordt door de ordonnateur gedateerd en
ondertekend.
4. De rekenplichtige legt de betalingsopdracht, vergezeld van de
oorspronkelijke bewijsstukken, ter goedkeuring voor aan de financieel
controleur.
5. Uitdeze goedkeuring blijkt :
a) de regelmatigheid van de afgifte van de betalingsopdracht;
b) de overeenstemming van de betalingsopdracht met de aangegane
betalingsverplichting en de juistheid van het bedrag, rekeninghoudend metde in art ikel 4 genoemde beginselen van goed finan-cieel beheer;
c) de juistheid van de aanwijzing;
d) de beschikbaarheid van de kredieten onder de titel of het artikel van
de begroting die er betrekking op hebben;2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 7
▼B
e) de regelmatigheid van de bewijsstukken;
f) de juistheid van de naam en de omschrijving van de begunstigde.
6. Alle uitgaven moeten vooraf gedekt zijn door de bijdragen van de
in artikel 25 genoemde staten of, bij ontstentenis daarvan, door eenbankkrediet. De bancaire voorfinancieringskosten die bij ontstentenisvan een betaling worden gemaakt, worden over de in gebreke blijvendestaten verdeeld naar rato van de bijdragen die zij hebben nagelaten te
betalen, rekening houdend met de duur van de achterstallige betaling.
Artikel 21
►
M1De betalingen worden verricht via een speciaal daartoe op naam
van het Secretariaat-generaal van de Raad geopende bankrekening. ◄
Uithoofde van ditfinancieel reglementverricht e bankoverschrijvingenzijn voorzien van de handtekening van twee door de plaatsvervangendsecretaris-generaal aangewezen personeelsleden, waaronder die van derekenplichtige.
Artikel 22
Indien de financieel controleur zijn in de artikelen 16, 18 of 20
bedoelde goedkeuring weigert en de ordonnateur zijn voorstel hand-
haaft, wordt de zaak voorgelegd aan de plaatsvervangend secretaris-generaal. Behalve in geval van twijfel over de beschikbaarheid vankredieten, kan deze de weigering van goedkeuring naast zich neer-leggen en de invorderingsopdracht, de betalingsverplichting of de
betalingsopdracht bevestigen door middel van een met redenen
omkleed besluit. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt deRekenkamer hiervan binnen een maand op de hoogte. Zijn besluit isvan krachtvanaf de dat um van weigering van de goedkeuring.
Artikel 23
De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid van de ordonnateur, de finan-
cieel controleur en de rekenplichtige bij niet-naleving van debepalingen van dit financieel reglement wordt vastgesteld overeenkom-
stig de desbetreffende bepalingen van het Statuut van de ambtenaren
van de Europese Gemeenschappen.
Artikel 24
De boekhouding wordtper kalenderjaar volgens de met hode van
dubbel boekhouden gevoerd. Zij omvat alle ontvangsten en uitgavenvan hetbegrot ingsjaar.
HOOFDSTUK IV
Bijdragen van de staten
Artikel 25
1. De ontvangsten op de begroting bestaan uit de financiële
bijdragen van de lidstaten België, Denemarken, Duitsland, Finland,
Frankrijk, Griekenland, Italië, Luxemburg, Nederland, Oostenrijk,Portugal, Spanje en Zweden, alsmede van IJsland en Noorwegen.
2. De in de begroting vastgelegde financiële bijdragen van deze
staten worden uitgedrukt in euro.
Artikel 26
De in artikel 25 genoemde staten stellen hun financiële bijdragen ter
beschikking van de plaatsvervangend secretaris-generaal volgens devolgende verdeelsleutel:
De verdeling van de bijdragen tussen de in artikel 25 genoemde
lidstaten enerzijds en IJsland en Noorwegen anderzijds, wordt jaarlijksbepaald op basis van hetaandeel van elke lidst aaten van IJsland enNoorwegen in hetbrut o binnenlands product(BBP) van hetvoorgaandejaar van alle in artikel 25 genoemde staten tezamen. De verdeling van2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 8
▼B
de bijdragen tussen de betrokken lidstaten wordt jaarlijks bepaald reke-
ning houdend metde bijdragen van IJsland en Noorwegen en naargelang van het BTW-aandeel van elke lidstaat in de totale BTW-
middelen van de Europese Gemeenschappen zoals vastgesteld bij de
laatste wijziging van de begroting van de Unie in het voorgaandebegrotingsjaar.
Artikel 27
1. De plaatsvervangend secretaris-generaal roept de bijdragen van
alle in artikel 25 genoemde staten per brief af via de nationale admini-
straties waarvan de gegevens hem zijn meegedeeld.
2. Deze brief vermeldt:
a) het besluit tot goedkeuring van de begroting of, indien een beroep is
gedaan op artikel 9, het besluit om de bijdragen via voorlopigetwaalfden af te roepen;
b) hetbedrag in euro datelke st aatmoetbet alen op basis van de in
artikel 26 bedoelde verdeelsleutel;
c) de voor de betaling van de bijdrage benodigde gegevens.
3. De bijdragen worden op de in artikel 21 bedoelde bankrekening
gestort.
4. De bijdragen worden in euro betaald.
Artikel 28
1. De in artikel 25 genoemde staten dienen uiterlijk vóór respectie-
velijk 15 februari, 1 april, 1 juli en 1 oktober 25 % van hun bijdrage testorten.
2. Indien een staat niet beantwoordt aan zijn financiële verplich-
tingen, zijn de communautaire regels voor moratoire interest met
betrekking tot de betaling van de bijdragen aan de begroting van de
Unie van overeenkomstige toepassing, onverminderd de kosten diekrachtens artikel 20, lid 6, ten laste komen van deze staat.
HOOFDSTUK V
Sluiten van overeenkomsten
Artikel 29
1. Overeenkomsten inzake de koop en huur van goederen of het
verrichten van diensten worden schriftelijk gesloten.
2. Deze overeenkomsten met een geraamde waarde die gelijk is aan
of hoger ligtdan de drempelbedragen in Richt lijn 93/36/EEG van de
Raad van 14 juni 1993 betreffende de coördinatie van de procedures
voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen (1) of Richt-
lijn 92/50/EEG van de Raad van 18 juni 1992 betreffende decoördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsop-drachten voor dienstverlening (
2), worden gesloten na een uitnodiging
tot inschrijving overeenkomstig het bepaalde in die richtlijnen, met
inbegrip van alle verdere wijzigingen waartoe wordt besloten (hierna
de „richtlijnen van de Raad inzake procedures voor overheidsop-drachten”).
3. Overeenkomsten met een geraamde waarde die niet hoger ligt dan
hetdrempelbedrag van de richt lijnen van de Raad inzake procedures
voor overheidsopdrachten kunnen onderhands worden gesloten. In die
gevallen zijn de in artikel 25 genoemde lidstaten evenwel gehoudenom de leveranciers die in staat zijn de betrokken prestatie te verrichten2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 9
(1) PB L 199 van 9.8.1993, blz. 1.
(2) PB L 209 van 24.7.1992, blz. 1. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn
97/52/EG van hetEuropees Parlementen de Raad (PB L 328 van
28.11.1997, blz. 1).
▼B
zoveel mogelijk en met alle dienstige middelen in staat te stellen met
elkaar te concurreren.
4. Uitnodigingen tot inschrijving worden door het secretariaat-gene-
raal namens de in artikel 25 genoemde lidstaten in beginsel in allelidstaten bekendgemaakt.
5. De procedures voor de uitnodiging tot inschrijving en de selectie-
en gunningscriteria worden bepaald en geregeld bij de bepalingen van
de richtlijnen van de Raad inzake procedures voor overheidsop-
drachten, als aangevuld door de bepalingen van dit financieelreglement.
6. Uitnodigingen tot inschrijving worden namens de in artikel 25
genoemde lidstaten opgesteld door het secretariaat-generaal en bevattenin hetbijzonder gegevens over:
a) de wijze van indiening van de inschrijvingen en presentatie ervan,
met name de eventuele eis om een standaardantwoordformulier inte vullen;
b) verwijzingen naar de algemene voorwaarden die op de betrokken
overeenkomst van toepassing zijn (leveringen, werken, dienstver-
richtingen of publicaties), en eventueel naar het document
betreffende de bijzondere voorwaarden voor de overeenkomst;
c) een beding luidens hetwelk een inschrijving aanvaarding betekent
van het desbetreffende bestek;
d) de verificatievoorwaarden, die nauwkeurig moeten worden
omschreven wanneer in een verificatie ter plaatse wordt voorzien;
e) de geldigheidsduur van de offertes, waarin de inschrijver alle voor-
waarden van zijn offerte moet handhaven;
f) de sancties bij niet-naleving van de contractuele bepalingen;
g) de vermeldingen die op de rekeningen (of op de bewijsstukken ter
staving daarvan) moeten worden aangebracht;
h) het verbod van enig contact tussen de plaatsvervangend secretaris-
generaal en zijn personeel, de vertegenwoordigers van de regeringen
van de in artikel 25 genoemde lidstaten, de vertegenwoordigers van
de regeringen van IJsland en Noorwegen en de inschrijver, behalve,bij wijze van uitzondering, in de volgende omstandigheden:
vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten:
i) op initiatief van de inschrijvers:
aan alle inschrijvers mogen nadere inlichtingen worden verstrekt
die uitsluitend tot doel hebben de aard van de uitnodiging tot
inschrijving te verduidelijken,
ii) op initiatief van de plaatsvervangend secretaris-generaal:
indien de in artikel 25 genoemde lidstaten, IJsland of Noor-
wegen, of het secretariaat-generaal van de Raad een vergissing,een onnauwkeurigheid, een weglating of enige andere materiëletekortkoming in de bewoordingen van de uitnodiging totinschrijving ontdekken, mogen zij de betrokkenen daarvan op
de hoogte brengen onder strikt dezelfde voorwaarden als die
van de uitnodiging tot inschrijving;
iii) na de opening van de inschrijvingen en op initiatief van de in
artikel 25 genoemde lidstaten, IJsland of Noorwegen, of het
secretariaat-generaal van de Raad: indien een aanbieding aanlei-ding geeftt oteen verzoek om opheldering of indien duidelijkmateriële fouten in de bewoordingen van de aanbieding moetenworden verbeterd, mag het secretariaat-generaal met deinschrijver contact opnemen.
Artikel 30
In alle gevallen waarin er onder de in artikel 29, lid 6, onder h),
bedoelde omstandigheden contacten zijn geweest, wordt een „notavoor het dossier” opgesteld en wordt in het later aan de in artikel 36bedoelde raadgevende commissie uitt e brengen verslag van dezecontacten melding gemaakt.2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 10
▼B
Artikel 31
Tussen onderdanen van de lidstaten en IJsland en Noorwegen wordt
terzake van door de plaatsvervangend secretaris-generaal namens de inartikel 25 genoemde lidstaten te sluiten overeenkomsten geen onder-scheid op grond van nationaliteit gemaakt.
Artikel 32
Indien voor de betrokken aanbesteding algemene voorwaarden gelden,
worden die bij de uitnodiging tot inschrijving gevoegd. In voorkomendgeval wordtt evens daarbij een documentgevoegd metde bijzonderevoorwaarden voor de overeenkomst.
Artikel 33
De indiening van de offertes geschiedt naar keuze van de inschrijvers:
a) per post:
in de uitnodiging tot inschrijving wordt in dat geval gestipuleerd dat
de relevante datum de datum van verzending van de uitnodiging is,waarbij het poststempel als bewijs dient. Verzending per post dient
aangetekend te geschieden; of
b) door indiening bij de het secretariaat-generaal van de Raad, recht-
streeks of door een gemachtigde van de inschrijver, met inbegrip
van particuliere koerierdiensten:
in de uitnodiging tot inschrijving worden in dat geval het uiterste
tijdstip (dag en uur) voor de indiening van de stukken vermeld,
alsmede de dienst van het secretariaat-generaal van de Raad waardeze stukken tegen gedateerd en ondertekend ontvangstbewijsmoeten worden afgegeven.
In beide gevallen is de datum dezelfde.
Voor de geheimhouding en om enigerlei moeilijkheid te voorkomen
wordt in de uitnodiging tot inschrijving het volgende opgenomen:
„Verzending dientonder dubbele omslag t e geschieden. Beide
omslagen worden gesloten. De ingesloten omslag draagt, naast de
aanduiding van de dienstwaarvoor deze is best emd zoals aange-geven in de uitnodiging tot inschrijving, de vermelding„Uitnodiging tot inschrijving — mag niet door de postdienstworden geopend”. Zelfklevende omslagen moeten met plakband
worden gesloten en dwars over het plakband wordt de handtekening
van de afzender geplaatst.”.
Artikel 34
Alle inschrijvingen moeten worden geopend.
De inschrijvingen worden door een daartoe door de plaatsvervangend
secretaris-generaal aangewezen commissie geopend. Deze bestaat uitdrie hoge ambtenaren uit verschillende directoraten van het secreta-riaat-generaal van de Raad. De financieel controleur moet van hetopenen van de inschrijvingen in kennis worden gesteld. De financieel
controleur of zijn vertegenwoordiger zal als waarnemer bij de opening
aanwezig zijn.
De commissie stelt een verslag op over het openen van de inschrij-
vingen, datdoor al haar leden wordtondert ekend.
Elke bladzijde van elke inschrijving wordt door ten minste één lid van
de commissie geparafeerd. De commissie stelt van de opening van deontvangen inschrijvingen proces-verbaal op en vermeldt daarbij alledocumenten die van elke inschrijver met betrekking tot de inschrijvingzijn ontvangen.
Artikel 35
Elke inschrijving wordt door de in artikel 25 genoemde lidstaten,
samen met IJsland en Noorwegen, beoordeeld. Een door deze statenunaniem goedgekeurd verslag wordtdoor de bevoegde ambt enaar van2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 11
▼B
het secretariaat-generaal van de Raad of een plaatsvervanger, beiden
aangewezen door de budgethouder, ingediend bij de in artikel 36bedoelde raadgevende commissie.
Ditverslag bevatmetname:
a) een motivering voor de afwijzing van de inschrijving;
b) een technische en financiële evaluatie van elke inschrijving, met
inbegrip van een vergelijkende tabel van de prijzen per eenheid;
c) de motivering van de aanbeveling voor de keuze van de inschrijver.
Artikel 36
Overeenkomsten die door de plaatsvervangend secretaris-generaal
namens de in artikel 25 genoemde lidstaten en door de bevoegde verte-genwoordigers van Noorwegen en IJsland moeten worden gesloten naeen uitnodiging tot inschrijving, worden eerst aan een raadgevendecommissie voor aankopen en overeenkomsten voorgelegd met het
verzoek hierover advies uitt e brengen.
Artikel 37
De in artikel 36 genoemde raadgevende commissie telt onder haar
leden een vertegenwoordiger van elke in artikel 25 genoemde lidstaaten een vertegenwoordiger van Noorwegen en een van IJsland. De in
artikel 25 genoemde lidstaten alsmede IJsland en Noorwegen zorgen
ervoor dat de gekozen vertegenwoordigers deskundig zijn op informati-cagebied en/of in financiële zaken en/of juridische zaken. Devertegenwoordigers mogen geen deel hebben genomen aan de beoorde-ling van de aan de raadgevende commissie voor te leggen dossiers. Een
vertegenwoordiger van de financieel controleur zal als waarnemer
aanwezig zijn.
De raadgevende commissie kiest bij gewone meerderheid een voorzitter
en een ondervoorzitter uit zijn vertegenwoordigers.
De raadgevende commissie brengtadvies uitover de regelmat igheid
van de procedure die tot de selectie van de inschrijver heeft geleid en,in hetalgemeen, over de voorgest elde voorwaarden van de overeen-komst.
Alle vraagstukken aangaande de inhoud van dit hoofdstuk kunnen voor
advies aan de raadgevende commissie worden voorgelegd.
De raadgevende commissie streeft ernaar haar adviezen eenstemmig
vast te stellen. Indien eenstemmigheid niet mogelijk is, stelt de raadge-
vende commissie haar adviezen bij gewone meerderheid van haar leden
vast. Een quorum van elf is vereist voor de geldigheid van de proce-dure. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.
Het secretariaat-generaal van de Raad zorgt in voorkomend geval voor
secretariaatsassistentie ten behoeve van de raadgevende commissie.
Artikel 38
De raadgevende commissie stelt haar reglement van orde vast naar
analogie van hetreglementvan orde van de raadgevende commissievoor aankopen en overeenkomsten van de Raad van de Europese Unie.
Artikel 39
De raadgevende commissie brengtin haar zuiver adviserende kwalit eit
advies uit:
a) over alle ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten inzake leveringen
of diensten, met inbegrip van studies, waarvan de geraamde waardegelijk is aan of hoger ligtdan de drempelbedragen in de richt lijnenvan de Raad inzake overheidsopdrachten;
b) over de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten bij de onder a)
bedoelde overeenkomsten telkens wanneer het om ingrijpende wijzi-gingen gaat, met name wanneer in de bijkomende overeenkomstenhetbedrag van de oorspronkelijke overeenkomstwordtgewijzigd;2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 12
▼B
c) over de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten die ertoe
leiden dat het totale bedrag voor een reeds gesloten overeenkomstboven de in a) bedoelde drempelbedragen uitkomt;
d) over de vraagstukken die bij de sluiting of uitvoering van aanbeste-
dingsovereenkomsten rijzen (bv. annulering van bestellingen,
verzoeken om vermindering van boeten wegens vertraging, afwij-kingen van de bestekbepalingen en de algemene voorwaarden),voorzover zij voldoende ernstig zijn om een verzoek om advies terechtvaardigen;
e) op verzoek van een van de in artikel 25 genoemde lidstaten, IJsland
of Noorwegen, een lid van de raadgevende commissie of de plaats-
vervangend secretaris-generaal, over de ontwerp-
aanbestedingsovereenkomsten waarmee een geringer bedrag danhetonder a) bedoelde drempelbedrag is gemoeid, wanneer zij vanmening zijn datdeze overeenkomst en beginselvragen opwerpen ofeen bijzonder karakter vertonen.
Artikel 40
De krachtens artikel 39, onder b) tot en met d), voor advies aan de
raadgevende commissie voorgelegde dossiers gaan tevens vergezeld
van een eenstemmig door de in artikel 25 bedoelde lidstaten alsmededoor IJsland en Noorwegen goedgekeurd verslag.
Artikel 41
De adviezen van de raadgevende commissie worden door haar voor-
zitter ondertekend. Om te vermijden dat de procedure ten gevolge vande werkzaamheden van de raadgevende commissie wordtvert raagd,kunnen de in artikel 25 genoemde lidstaten en IJsland en Noorwegen,
indien zij dit nodig achten, een redelijke termijn stellen waarbinnen een
advies moet worden uitgebracht. De adviezen worden meegedeeld aande plaatsvervangend secretaris-generaal, de in artikel 25 genoemdelidstaten, en IJsland en Noorwegen. Na zich op het advies te hebbenberaden, nemen de in artikel 25 genoemde lidstaten en IJsland enNoorwegen met eenstemmigheid een definitief besluit over het geval.
Zodra hetbesluitis genomen, wordtde overeenkomstof overeenkom-
sten waarop elk geval betrekking heeft, door de plaatsvervangendsecretaris-generaal namens de in artikel 25 genoemde lidstaten en degeschikte vertegenwoordigers van IJsland en Noorwegen gesloten.
Artikel 42
Alle inschrijvers worden door het secretariaat-generaal op de hoogte
gebrachtvan de t en aanzien van hun inschrijvingen genomen beslis-sing.
Artikel 43
1. Wanneer de vermoedelijke waarde van de goederen of diensten
2000 EUR niet overschrijdt, kan voor de overeenkomsten met een reke-
ning of kostennota worden volstaan.
2. Als garantie voor de uitvoering van aanbestedingsovereenkomsten
kan van leveranciers, aannemers of dienstverrichters worden verlangd
dat zij vooraf een zekerheid stellen, welke niet slechts de gehele duurvan de garantie moet bestrijken, doch een tijdvak dat toereikend is omde borg te doen betalen. In beginsel moet de zekerheid worden gestelddoor een storting in euro op een daartoe speciaal geopende bankreke-ning op naam van het secretariaat-generaal van de Raad. Zodanige
zekerheid mag alleen worden gesteld bij een eersterangskredietinstel-
ling door middel van een in euro luidend zicht- ofkortetermijndeposito.
3. Het bedrag van de zekerheid wordt vastgesteld volgens de gebrui-
kelijke voorwaarden.
4. Hetst ellen van de zekerheid is verplichtwanneer de waarde van
de betrokken overeenkomst gelijk is aan of hoger ligt dan de in de2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 13
▼B
richtlijnen van de Raad inzake procedures voor overheidsopdrachten
genoemde drempelbedragen.
5. Deze zekerheid mag worden vervangen door een door een derde
verstrekte en door de rekenplichtige goedgekeurde hoofdelijke borgstel-ling. De borg luidtin beginsel in euro en moetaan dezelfde regels
voldoen als de in lid 2 bedoelde borg.
6. Ingeval de overeenkomstnietof niett ijdig wordtuit gevoerd,
verzekert de plaatsvervangend secretaris-generaal de in artikel 25
genoemde lidstaten, alsmede IJsland en Noorwegen, voor alle schaden,interesten en kosten van een billijke vergoeding, met name door hetdesbetreffende bedrag af te houden van de zekerheid, ongeacht ofdeze rechtstreeks door de leverancier of aannemer dan wel door eenderde is gesteld.
Artikel 44
De gebruikelijke bewijsstukken bij de eerste betalingsopdracht die is
opgesteld volgens een overeenkomst waarbij zekerheid moet wordengesteld, worden aangevuld met een door de rekenplichtige vooreensluidend gewaarmerkt afschrift van ofwel het ontvangstbewijs dat
is ontvangen bij betaling van de zekerheid, of van een verklaring van
de instelling of derde partij die de borg verstrekt.
Artikel 45
De zekerheid wordt terugbetaald of de in plaats daarvan verstrekte
borg, bedoeld in artikel 43, wordt vrijgegeven door de plaatsvervan-gend secretaris-generaal overeenkomstig de bepalingen van de
toepasselijke overeenkomst of borg, behalve in gevallen van niet- of
niet tijdige uitvoering als bedoeld in artikel 43, lid 6.
HOOFDSTUK VI
Rekening en verantwoording — Controle van de rekeningen
Artikel 46
1. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt, binnen twee
maanden na afloop van de periode waarin de begroting is uitgevoerd,een jaarrekening en een financiële balans op en doetbeide document entoekomen aan de groep SIS.
2. De jaarrekening omvat alle verrichtingen inzake ontvangsten en
uitgaven die op het afgelopen begrotingsjaar betrekking hebben. Zij
wordtin dezelfde vorm en metdezelfde onderverdeling als de begro-
ting ingediend.
3. Aan de rekening worden de volgende documenten toegevoegd:
a) een overzicht van de situatie van elke in artikel 25 genoemde staat
op hetst uk van zijn financiële bijdrage, en
b) een overzichtvan de krediet overschrijvingen.
4. De financiële balans omvatde act iva en de passiva op de begro-
ting op 31 december van het afgelopen begrotingsjaar.
Artikel 47
1. De Rekenkamer wordt verzocht de rekeningen te controleren.2. De plaatsvervangend secretaris-generaal verstrekt de Rekenkamer
binnen 15 dagen na de in artikel 46, lid 1, genoemde termijn de jaar-rekening en de financiële balans.
3. De controle door de Rekenkamer heeft ten doel vast te stellen of
alle ontvangsten en uitgaven op een wettige en regelmatige wijze zijngeïnd, respectievelijk in overeenstemming met de te beheren overeen-komsten, de begroting en dit financieel reglement.2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 14
▼B
4. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt de Rekenkamer alle
faciliteiten ter beschikking die deze meent nodig te hebben voor haartaakvervulling.
Artikel 48
De jaarrekening, de financiële balans en hetverslag van de Reken-
kamer, dit laatste eventueel vergezeld van opmerkingen van deplaatsvervangend secretaris-generaal, worden vóór 1 juli aan de inartikel 25 genoemde staten voorgelegd. De in artikel 25 genoemdelidstaten, in het kader van de Raad bijeen, verlenen de plaatsvervan-
gend secretaris-generaal kwijting voor de uitvoering van de begroting.
HOOFDSTUK VII
Slotbepalingen
Artikel 49
De toepassing van de bepalingen van het Schengenacquis inzake het
Schengeninformatiesysteem met betrekking tot een staat die niet
genoemd wordt in artikel 25, hierna „andere staat” te noemen, heefttot gevolg dat:
a) de verdeling van de bijdragen over de in artikel 25 genoemde staten
volgens de in artikel 26 vermelde criteria wordt herzien;
b) de bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten worden aangepast
om die andere staat voor het volledige lopende begrotingsjaar telaten bijdragen aan de werking van Sisnet;
c) de bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten worden aangepast
om die andere staat een deel van de kosten te laten dragen die reeds
eerder werden gemaakt voor de installatie van Sisnet. Dat deel
wordtberekend rekening houdend methetBTW-aandeel van diestaat in de totale BTW-middelen van de Europese Gemeenschappenvoor de voorgaande begrotingsjaren waarin kosten zijn gemaaktvoor de installatie van Sisnet. Voor de bijdrage van dit deel wordt
een creditnota aan de in artikel 25 genoemde staten opgesteld naar
rato van hun aandeel als berekend volgens artikel 26. Naar keuzekunnen deze staten dit bedrag gebruiken voor hun aandeel aan debegroting of om terugbetaling verzoeken.
Artikel 50
1. Dit financieel reglement geldt voor de vaststelling van de begro-
ting ten aanzien van de ontvangsten en uitgaven die nodig zijn om aan
de verplichtingen te voldoen welke voortvloeien uit enige overeenkom-
stig artikel 1 van Besluit 1999/870/EG gestelde handeling voor deresterende periode van het begrotingsjaar waarin het reglement vankrachtwordt .
2. In afwijking van artikel 8 legt de plaatsvervangend secretaris-
generaal ten behoeve van in lid 1 bedoelde begroting het voorontwerpvan begroting zo spoedig mogelijk na de aanneming van dit financieelreglementaan de groep SIS voor. Nadatde groep SIS advies heeft
uitgebracht en de ontwerp-begroting is opgesteld, stellen de in artikel
25 genoemde lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, onverwijld debegroting vast.
3. In afwijking van artikel 28, moeten de in artikel 25 genoemde
staten ten behoeve van de in lid 1 bedoelde begroting hun bijdragebetalen volgens een door de in artikel 25 genoemde lidstaten bij devaststelling van deze begroting te bepalen tijdschema.
Artikel 51
1. Ditbesluitwordtvan krachtop de dag waarop hetwordtaange-
nomen.
2. Hetwordtbekendgemaaktin het Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen .2000D0265 — NL — 01.01.2003 — 002.001 — 15