1983R0354 — NL — 26.03.2015 — 002.001

Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschĳnt buiten de verantwoordelĳkheid van de instellingen

Gewĳzigd bĳ:









▼B

VERORDENING (EEG, EURATOM) Nr. 354/83 VAN DE RAAD

van 1 februari 1983

inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie







DE RAAD VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap, inzonderheid op artikel 235, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, inzonderheid op artikel 203, Gezien het voorstel van de Commissie ( 1 ), Gezien het advies van het Europese Parlement ( 2 ), Overwegende dat in het kader van de vervulling van hun taken de Instellingen van de Europese Economische Gemeenschap en van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie een uitgebreide collectie archieven hebben gevormd; dat deze archieven toebehoren aan deze Gemeenschappen die beide rechtspersoonlijkheid hebben; Overwegende dat het zowel in de Lid-Staten als in de internationale organisaties gebruikelijk is de archieven na het verstrijken van een aantal jaren toegankelijk voor het publiek te maken; dat er gemeenschappelijke regels dienen te worden vastgesteld met betrekking tot de openstelling voor het publiek van de historische archieven van de Europese Gemeenschappen; Overwegende dat een gedeelte van de documenten en stukken afkomstig van de Instellingen van de Europese Economische Gemeenschap en van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie zich in de archieven van de Lid-Staten bevindt; dat de Lid-Staten met betrekking tot de termijn en de voorwaarden waaronder hun archieven toegankelijk zijn voor het publiek uiteenlopende regels toepassen; dat vermeden dient te worden dat van de communautaire Instellingen afkomstige gerubriceerde documenten en stukken voor het publiek toegankelijk worden via de nationale archieven onder voorwaarden die minder streng zijn dan die welke zijn vastgesteld in de onderhavige verordening; Overwegende dat de exploitatie en de kritische analyse van de archieven van de Europese Gemeenschappen niet alleen dienen voor het historisch onderzoek in het algemeen, maar tegelijkertijd de werkzaamheden van de in de Gemeenschappen geïnteresseerde kringen kunnen vergemakkelijken en aldus bijdragen tot een betere verwezenlijking van de doelstellingen van de Gemeenschappen; Overwegende dat de Verdragen niet voorzien in specifieke bevoegdheden om gemeenschappelijke regels op dit gebied op te stellen; Overwegende dat deze verordening zich dient te beperken tot het vaststellen van een aantal wezenlijke beginselen en het aan elke communautaire Instelling dient over te laten de regels vast te stellen die noodzakelijk blijken voor de interne toepassing van deze beginselen, HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:







▼M1

Artikel 1

1. Het doel van deze verordening is te waarborgen dat historisch of administratief waardevolle documenten voorzover mogelijk bewaard worden en toegankelijk worden gemaakt voor het publiek.

Hiertoe stelt elke instelling van de Europese Gemeenschap en van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, alsook het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de agentschappen en soortgelijke organen die door de wetgever in het leven zijn geroepen (hierna „de instelling” genoemd) haar historische archieven samen en maakt deze toegankelijk voor het publiek onder de in deze verordening gestelde voorwaarden en na het verstrijken van een termijn van 30 jaar te rekenen vanaf de datum waarop het document werd vervaardigd.

2. Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:

a) „archieven van de instellingen van de Europese Gemeenschappen”: alle documenten, ongeacht het soort document of het medium waarop deze zijn opgeslagen of zijn ontvangen door de instellingen of hun vertegenwoordigers of functionarissen in de uitvoering van hun taak, die betrekking hebben op de activiteiten van de Europese Gemeenschap en/of de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (hierna „de Europese Gemeenschappen” genoemd);

b) „historische archieven van de instellingen van de Europese Gemeenschappen”: het gedeelte van de archieven van de instellingen van de Europese Gemeenschappen dat onder de in artikel 7 gestelde voorwaarden werd geselecteerd voor permanente bewaring.

3. Alle documenten die vóór het verstrijken van de in lid 1 bepaalde termijn toegankelijk zijn, blijven onbeperkt toegankelijk voor het publiek.

▼B

4. Na het verstrijken van de in lid 1 gestelde termijn van 30 jaar wordt de toegang tot de historische archieven verleend aan een ieder die hiertoe het verzoek doet en die aanvaardt zich te onderwerpen aan de hiertoe binnen iedere Instelling vastgestelde interne regels.

5. De historische archieven zijn toegankelijk in de vorm van kopieën. De Instellingen kunnen de originelen van documenten of stukken evenwel toegankelijk maken, indien de gebruiker een naar behoren gemotiveerd bijzonder belang inroept.

▼M1

Artikel 2

1. Bij documenten waarvoor overeenkomstig artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie ( 3 ) een uitzondering geldt in verband met de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, alsmede bij documenten waarvoor overeenkomstig artikel 4, lid 2, eerste streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 een uitzondering geldt in verband met de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom, kunnen deze uitzonderingen voor het volledige document of voor een deel ervan van toepassing blijven na afloop van de periode van 30 jaar, mits de toepassingsvoorwaarden hiervoor vervuld blijven.

2. Documenten waarvoor overeenkomstig artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 een uitzondering geldt in verband met de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, met inbegrip van de dossiers van personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, kunnen toegankelijk worden gemaakt overeenkomstig het bepaalde in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens ( 4 ), en met name de artikelen 4 en 5 ervan.

3. Alvorens een instelling besluit om het publiek toegang te geven tot documenten waarvan de openbaarmaking de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom, zoals bedoeld in artikel 4, lid 2, eerste streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, zou kunnen ondermijnen, brengt zij de betrokken persoon op een door haar te bepalen wijze op de hoogte van haar voornemen de documenten in kwestie toegankelijk te maken voor het publiek. De documenten worden niet openbaar gemaakt indien de instelling, gelet op de opmerkingen van de betrokken persoon, van oordeel is dat openbaarmaking zou leiden tot ondermijning van de bescherming van deze commerciële belangen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.

4. Gevoelige documenten in de zin van artikel 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn toegankelijk binnen de door deze bepaling vastgestelde grenzen.

Artikel 3

Documenten die onder een van de geheimhoudingsgraden als bedoeld in artikel 10 van Verordening nr. 3 van de Raad van 31 juli 1958 ter toepassing van artikel 24 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie ( 5 ) zijn gerubriceerd en die niet gederubriceerd zijn, zijn niet voor het publiek toegankelijk.

▼M1 —————

▼M1

Artikel 5

Teneinde te kunnen voldoen aan de in artikel 1, lid 1, gestelde termijn van 30 jaar, verricht iedere instelling tijdig en uiterlijk tijdens het 25e jaar volgende op de datum van vervaardiging van een document een onderzoek van alle overeenkomstig de regels van de betrokken instelling gerubriceerde documenten, teneinde te besluiten omtrent hun eventuele derubricering. Documenten die niet bij het eerste onderzoek zijn gederubriceerd, worden op gezette tijden maar ten minste om de vijf jaar aan een nieuw onderzoek onderworpen.

Artikel 6

Wanneer een lidstaat na het verstrijken van de in artikel 1, lid 1, voorgeschreven termijn van 30 jaar voornemens is documenten aan het publiek beschikbaar te stellen die uitgaan van een instelling en vallen onder artikel 2 of artikel 3, raadpleegt hij de betrokken instelling met het oog op het nemen van een besluit dat geen afbreuk doet aan de verwezenlijking van de doelstellingen van deze verordening.

Artikel 7

Uiterlijk 15 jaar na de vervaardiging ervan draagt iedere instelling de in haar lopende archieven vervatte documenten over aan de historische archieven. Volgens door iedere instelling overeenkomstig artikel 9 vast te stellen criteria worden deze documenten vervolgens gesorteerd, teneinde documenten die moeten worden bewaard te scheiden van die welke geen administratief of historisch belang hebben.

▼B

Artikel 8

▼M2

1. Alle instellingen met uitzondering van het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ) en de Europese Centrale Bank (ECB) geven de documenten die deel uitmaken van hun historische archieven en die zij overeenkomstig deze verordening voor het publiek toegankelijk hebben gemaakt in bewaring bij het Europees Universitair Instituut (EUI) in Florence. De bewaargeving vindt plaats overeenkomstig de bijlage.

Onverminderd de eerste alinea kunnen de bewaargevende instellingen bepaalde originele documenten om wettelijke of administratieve redenen uitsluiten van de bewaargeving bij het EUI. In dat geval, geven zij een microfiche of digitale kopie van die documenten in bewaring.

▼B

2. Op verzoek stelt iedere Instelling aan de Lid-Staten en aan de andere Instellingen indien het niet gaat om de Lid-Staat waar zij zich bevindt of om Instellingen die zich bevinden in dezelfde Lid-Staat een volledig stel kopieën op microfilm van haar historische archieven ter beschikking, voor zover deze uit hoofde van deze verordening voor het publiek toegankelijk zijn.

▼M2

3. Het staat het HvJ en de ECB vrij hun historische archieven vrijwillig bij het EUI onder te brengen.

4. De bewaargevende instellingen behouden het eigendomsrecht over hun archieven alsook de exclusieve verantwoordelijkheid voor de samenstelling van de documenten en bestanden die bij het EUI in bewaring worden gegeven of op andere wijze ter beschikking worden gesteld.

5. De bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het EUI heeft geen gevolgen voor de bescherming van de archieven als voorzien in artikel 2 van het aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie gehechte Protocol nr. 7 betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie.

6. Het EUI waarborgt bewaring en bescherming van de in bewaring gegeven archieven. Deze bewaring en bescherming voldoen aan internationaal erkende standaarden voor de fysieke bescherming van archieven en komen ten minste overeen met de technische en veiligheidseisen die gelden voor de bewaring en het beheer van openbare archieven in Italië. Hiertoe worden de ondergebrachte documenten in een speciaal ontworpen opslagruimte bewaard.

7. Het EUI is alleen verantwoordelijk voor het personeel dat belast is met het beheer van de bij het EUI bewaarde historische archieven van de Unie. Het EUI ziet erop toe dat het met het beheer van de historische archieven belaste personeel over de nodige beroepskwalificaties beschikt om de werkzaamheden op dit gebied uit te voeren.

8. Elk van de bewaargevende instellingen heeft het recht om informatie te ontvangen over het beheer van zijn archieven door het EUI en een inspectie uit te voeren van de archieven die het daar heeft ondergebracht.

9. Het EUI maakt de historische archieven die het uit hoofde van de leden 1 en 3 ontvangt toegankelijk voor het publiek. De instellingen zelf kunnen ook een kopie van dezelfde historische archieven toegankelijk maken.

10. De kosten van het beheer van de historische archieven van de Unie worden gefinancierd door middel van bijdragen van alle bewaargevende instellingen aan de desbetreffende begrotingslijn binnen de grenzen van de door de begrotingsautoriteit beschikbaar gestelde jaarlijkse kredieten overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie ( 6 ). Deze financiële bijdragen dekken niet de kosten voor de terbeschikkingstelling en aanpassing van de panden en ruimten aan het huisvesten van de archieven en het personeel.

De omvang van de in de eerste alinea bedoelde bijdragen is evenredig met de omvang van het personeelsbestand van elke bewaargevende instelling. De bijdragen worden herberekend telkens als een nieuwe instelling haar historische archieven bij het EUI begint onder te brengen of ten minste om de vijf jaar.

11. Het EUI treedt op als verwerker overeenkomstig artikel 2 van Verordening (EG) nr. 45/2001, op instructie van de bewaargevende instellingen. Het EUI verwerkt de in de historische archieven van de instellingen opgenomen persoonsgegevens overeenkomstig de waarborgen die in die verordening zijn vastgelegd.

12. De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming blijft toezichthoudende bevoegdheden uitoefenen op de instellingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die in de bij het EUI ondergebrachte historische archieven opgenomen zijn.

▼M1

Artikel 9

▼M2

1. Elke instelling neemt interne regels aan voor de toepassing van deze verordening. Deze regels bevatten voorschriften betreffende de bewaring en de openstelling voor het publiek van historische archieven en betreffende de bescherming van de daarin opgenomen persoonsgegevens. De instellingen maken hun archieven zoveel mogelijk langs elektronische weg toegankelijk voor het publiek, met inbegrip van gedigitaliseerde en digitale archieven, en maken de raadpleging ervan via internet mogelijk. Zij bewaren ook documenten die beschikbaar zijn in een voor bijzonder gebruik geschikte vorm (zoals brailleschrift, groot gedrukt of geluidsopname).

▼M1

2. Elke instelling publiceert jaarlijks een verslag betreffende haar activiteiten inzake historische archieven.

▼M2

3. De Commissie sluit namens de bewaargevende instellingen een partnerschapskaderovereenkomst met het EUI. Die partnerschapskaderovereenkomst bevat nadere bepalingen betreffende de respectieve rollen en verantwoordelijkheden van de instellingen en het EUI voor het beheer van de historische archieven van de Unie, met inbegrip van de bewaargeving, de bewaring, de toegang en de raadpleging door het publiek.

▼B

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

▼M2









BIJLAGE

VOORWAARDEN VOOR DE ONDERBRENGING VAN DE HISTORISCHE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLINGEN BIJ HET EUROPEES UNIVERSITAIR INSTITUUT IN FLORENCE

1. In het geval van niet-digitale archieven worden de originele documenten bij het EUI ondergebracht voor permanente bewaring, tezamen met een microfiche en/of digitale kopie. In het geval van digitale archieven krijgt het EUI permanente toegang tot de documenten, zodat het zijn verplichting om de historische archieven voor het publiek toegankelijk te maken vanuit een enkele standplaats kan nakomen en de raadpleging van deze documenten kan bevorderen. De instellingen van herkomst blijven verantwoordelijk voor de permanente bewaring van hun digitale archieven.

2. De bewaargeving vindt plaats op jaarbasis en, voor zover mogelijk, in het kader van de normale archiveringsprocedures van de instellingen.

3. Het EUI brengt geen wijzigingen aan in de door de bewaargevende instellingen uitgevoerde rubricering van de archieven, noch vernietigt of verandert het documenten of bestanden.

4. Op verzoek van de bewaargevende instellingen retourneert het EUI de originelen van ondergebrachte documenten en bestanden. Zodra de bewaargevende instellingen deze originelen niet meer nodig hebben, geven zij ze opnieuw in bewaring bij het EUI.

5. Het EUI stelt de bewaargevende instellingen onmiddellijk op de hoogte van omstandigheden die de onschendbaarheid van de door hen ondergebrachte archieven in gevaar zouden kunnen brengen.