Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de instellingen
"B V erordening (EURATOM, EGKS, EG) Nr. 3418/93 V AN DE COMMISSIE
van 9 december 1993
houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 21
december 1977
(PB L 315 van 16.12.1993, blz. 1)
Gewijzigd bij:
Publicatieblad
nr. blz. datum
"M1 Besluit 97/594/EGKS, EG, Euratom van de Commissie van 30 juli
1997 L 239 54 30.8.1997
"M2 Besluit 98/539/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 7
september 1998 L 252 67 12.9.1998
NB: Deze geconsolideerde versie bevat referenties naar de Europese rekeneenheid en/of ecu. Vanaf 1 januari 1999 moeten beide worden
gelezen als referentie naar de euro — Verordening (EEG) nr. 3308/80 van de Raad (PB L 345 van 20.12.1980, blz. 1) en Verordening(EG) nr. 1103/97 van de Raad (PB L 162 van 19.6.1997, blz. 1).1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 1
V erordening (EURATOM, EGKS, EG) Nr. 3418/93 V AN DE
COMMISSIE
van 9 december 1993
houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van
het Financieel Reglement van 21 december 1977
DE COMMISSIE V AN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor
Kolen en Staal,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor
Atoomenergie,
Gelet op de Verordening van de Raad van 21 december 1977 houdende
Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese
Gemeenschappen (
1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (Euratom, EGKS,
EEG) nr. 610/90 (2), inzonderheid op artikel 126,
Na raadpleging van het Europees Parlement en de Raad,Gezien de adviezen van, respectievelijk, het Hof van Justitie, de Rekenkamer
en het Economisch en Sociaal Comité,
Overwegende dat in sommige bepalingen van de artikelen 11, 22, 23, 24, 25,
28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75,
94, 97, 123 en 128 van het Financieel Reglement uitdrukkelijk is bepaald datuitvoeringsvoorschriften dienen te worden vastgesteld;
Overwegende dat Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS van de
Commissie (
3) een aantal aanpassingen behoeft, met name naar aanleiding
van de herziening van het Financieel Reglement;
Overwegende dat het dienstig is uitvoeringsvoorschriften vast te stellen ten
einde de behandeling van bepaalde bijdragen van derden aan communautaireactiviteiten duidelijker te regelen;
Overwegende dat het om redenen van duidelijkheid en rationaliteit dienstig is
de geldende uitvoeringsvoorschriften in één tekst samen te brengen en om
Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS in te trekken;
Overwegende dat de vaststelling van deze uitvoeringsvoorschriften niet belet
dat te gelegener tijd nog andere uitvoeringsvoorschriften worden vastgesteld
waarin in het Financieel Reglement niet uitdrukkelijk is voorzien maarwaarvan naderhand de wenselijkheid mocht blijken,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING V ASTGESTELD:
TITEL I
VOORW AARDEN VOOR DE TOEP ASSING V AN DE ECU OP DE
ONTV ANGSTEN EN DE UITGA VEN
(Artikel 11, lid 4, van het Financieel Reglement)
Artikel 1
De ecu en de nationale valuta’s worden in beginsel omgerekend tegen de in
hetPublicatieblad van de Europese Gemeenschappen gepubliceerde dagkoers
van de ecu. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 11, lid 4, van het
Financieel Reglement worden de ecu en de nationale valuta’s evenwel voor de
in de artikelen 69 tot en met 72 van het Financieel Reglement bedoeldeboekhouding omgerekend tegen de maandelijkse koersen van de ecu die
worden berekend op basis van de koersen van de voorlaatste werkdag van de
maand die voorafgaat aan de maand waarvoor de koersen worden bepaald.!B
(1) PB nr. L 356 van 31. 12. 1977, blz. 1.
(2) PB nr. L 70 van 16. 3. 1990, blz. 1.
(3) PB nr. L 360 van 19. 12. 1986, blz. 1.1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 2
Artikel 2
Wanneer de voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen en de
vaststellingen van schuldvorderingen in een nationale valuta worden gesteld,
geschiedt de omrekening in ecu volgens het bepaalde in artikel 1.
De desbetreffende betalings- en invorderingsopdracht kunnen slechts in
dezelfde valuta worden gesteld.
Het in ecu uitgedrukte bedrag van het saldo van een betalingsverplichting en
van een vastgestelde schuldvordering die in een nationale valuta luiden, wordtbij elke maandelijkse afsluiting van de begrotingsboekhouding geher-waardeerd. De laatste herwaardering van het begrotingsjaar geschiedt, wat
het saldo van de betalingsverplichtingen betreft, tegen de koers van december;
het saldo van de vastgestelde schuldvorderingen wordt met het oog op deopstelling van de balans tegen de koers van 31 december geherwaardeerd.
Wanneer een muntherschikking heeft plaatsgevonden, kunnen de saldi ook in
de loop van de maand worden herberekend.
Artikel 3
In afwijking van het bepaalde in artikel 1 wordt voor de maand „n” uit hoofde
waarvan de door het EOGFL-Garantie gefinancierde uitgaven overeenkomstig
artikel 3, lid 5, van Verordening (EEG) nr. 2776/88 van de Commissie (
1) zijn
aangemeld, gebruik gemaakt van de koers van de tiende dag van de maand„n+1” of van die van de eerste voorafgaande dag waarvoor een algemenenotering beschikbaar is.
Deze koers wordt ook gebruikt voor de overeenkomstige voorschotten als
bedoeld in de artikelen 4 en 5 van Verordening (EEG) nr. 2276/88.
De verschillen in nationale valuta tussen de voor de maand „n” ter
beschikking van de Lid-Staten gestelde financiële middelen en de voor
dezelfde maand geboekte uitgaven worden in ecu omgerekend tegen de koers
van de tiende dag van de maand „n+2”.
Artikel 4
V oor de berekening van de bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog te
vereffenen betalingsverplichtingen en, wat de niet-gesplitste kredieten betreft,
voor de vaststelling van de over te dragen kredieten wordt van de koersen vande ecu van december gebruik gemaakt.
De betalingen ten laste van een begrotingsjaar die van 1 tot en met 15 januari
van het volgende begrotingsjaar worden verricht, worden in de begrotings-
boekhouding tegen de ecu-koers van december geboekt.
Artikel 5
De nog te vereffenen betalingsverplichtingen worden, wat de niet-gesplitste
kredieten betreft, ten belope van de overgedragen bedragen in nationale valuta
of in ecu betaalbaar gesteld; de betalingen worden tegen de koers van de dagvan betaling geboekt. Bij de berekening van het saldo van het begrotingsjaarwordt overeenkomstig artikel 15 van Verordening (EEG, Euratom) nr.
1552/89 van de Raad (
2) rekening gehouden met, per begrotingspost, de
eventuele overschrijding van het bedrag van de overgedragen kredieten.
Wat de gesplitste kredieten betreft, worden de bij de herberekeningen
vastgestelde aanpassingen van de nog te betalen betalingsverplichtingen van
voorafgaande begrotingsjaren in de begrotingsboekhouding vastgesteld en in
de tabel van betaalbaarstelling van betalingsverplichtingen van voorafgaandebegrotingsjaren in de jaarrekening opgenomen.!B
(1) PB nr. L 249 van 8. 9. 1988, blz. 9.
(2) PB nr. L 155 van 7. 6. 1989, blz. 1.1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 3
TITEL II
DELEGATIE V AN BEVOEGDHEDEN
(Artikel 22 van het Financieel Reglement)
Artikel 6
In de besluiten waarbij overeenkomstig het bepaalde in artikel 22, lid 4, van
het Financieel Reglement bevoegdheden worden gedelegeerd, worden de
functionarissen van de Instelling aangewezen die bevoegd zijn in plaats van dedelegatiegever te ondertekenen.
In deze besluiten wordt verwezen naar de bepalingen van het in artikel 22, lid
4, van het Financieel Reglement bedoelde reglement van orde, waarin devoorwaarden zijn omschreven waaronder de delegatie van bevoegdheden
geschiedt.
Artikel 7
Van de in artikel 6 bedoelde besluiten, waarbij een specimen van de
handtekening van de functionaris aan wie de bevoegdheden zijn gedelegeerd,wordt gevoegd, wordt kennis gegeven aan:
— de delegatieverkrijger;
— de rekenplichtige van de Instelling, die geen enkele betaling mag
uitvoeren waartoe door niet-bevoegde functionarissen opdracht is
gegeven;
— de financieel controleur van de Instelling, tot wiens taak het in het
bijzonder behoort de wettigheid en de regelmatigheid van de ontvangstenen uitgaven te controleren;
— de ordonnateurs, uitsluitend voor zover het delegatie van bevoegdheden
door de financieel controleur of de rekenplichtige respectievelijksubdelegaties door de gedelegeerde ordonnateurs binnen de grenzenvan de aan dezen gedelegeerde bevoegdheden betreft;
— de Rekenkamer.
Van een besluit tot beëindiging van een delegatie van bevoegdheden wordt op
dezelfde wijze kennis gegeven.
Artikel 8
Het delegatiebesluit vermeldt steeds de grenzen waarbinnen de delegatie-
verkrijgers voorstellen tot vaststelling van schuldvorderingen, innings-opdrachten, voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen en
betalingsopdrachten mogen opstellen, alsmede de nummers van artikelen en
posten waarop de delegatie van bevoegdheden betrekking heeft, en, invoorkomend geval, de duur waarvoor de delegatie van bevoegdheden geldt.
Artikel 9
Elke Instelling stelt overeenkomstig de bepalingen van het Financieel
Reglement van onderhavige verordening de maatregelen betreffende hetbeheer van de kredieten vast die haar voor de goede uitvoering van haarbegrotingsafdeling nodig lijken.
Elke Instelling stelt een document op waarin de daartoe vastgestelde interne
voorschriften worden samengebracht. Dit document bevat de hoofdregelsvoor de verdeling van de bevoegdheden van de ordonnateurs en de beheerders
met betrekking tot de uitvoering van de bij de afdeling van de respectieve
Instellingen behorende staat van uitgaven en staat van ontvangsten.
Het in de tweede alinea bedoelde document en elke andere interne instructie
van algemene aard op budgettair en boekhoudkundig gebied worden aan allebij het begrotingsbeheer betrokken diensten en aan de Rekenkamer gezonden.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 4
TITEL III
BEHEER MET BEHULP V AN GEÏNTEGREERDE INFORMATIE-
SYSTEMEN
(Artikel 23 van het Financieel Reglement)
Artikel 10
1. Onder „geïntegreerde beheersystemen”, in de zin van artikel 23 van het
Financieel Reglement wordt verstaan, computerprogramma’s voor beheer en
boekhouding waarbij de ordonnateur, de financieel controleur en derekenplichtige worden betrokken en die in onderlinge overeenstemming
tussen deze diensten worden ingevoerd.
2. V oor het gebruik van de in lid 1 bedoelde systemen geldt dat:
a) het systeem controle van de beschikbaarheid van kredieten voor de
voorgestelde verrichting mogelijk moet maken en elke verrichting
waarvoor geen krediet beschikbaar is, moet afwijzen;
b) het systeem zodanig moet zijn dat elke verrichting uitsluitend door de bij
de diensten van de ordonnateur, de financieel controleur en derekenplichtige gemachtigde ambtenaren wordt behandeld overeenkomstig
de door elke Instelling op grond van artikel 9 getroffen regelingen;
c) het systeem de waarborg moet bieden dat de functies van ordonnateur,
financieel controleur en rekenplichtige daadwerkelijk gescheiden zijn;
d) de Instelling erop dient toe te zien dat de gegevens en het gebruik van het
systeem door haar interne en externe procedures beveiligd zijn;
e) de Instelling erop dient toe te zien dat de fysieke veiligheid van het
systeem gewaarborgd is;
f) onverminderd het bepaalde in de artikelen 84, 87 en 89 van het Financieel
Reglement kan elke Instelling, indien de ordonnateur, de financieel
controleur en de rekenplichtige het onderling eens zijn dat het systeem,wat de veiligheidseisen betreft, voldoende garanties biedt, besluiten devoorheen gebruikte papieren formulieren, met name die voor voorstellen
voor het aangaan van betalingsverplichtingen, voor de betalings- en de
inningsopdrachten, door de gegevensdrager voor computersystemen tevervangen.
TITEL IV
REGELING VOOR DE REKENPLICHTIGE, DE ONDERGESCHIKT
REKENPLICHTIGEN EN DE BEHEERDERS V AN GELDEN TER
GOEDE REKENING
(Artikelen 25 en 75 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Algemene bepalingen
Artikel 11
Elke Instelling stelt bij een met redenen omkleed besluit een rekenplichtige
aan, die wordt belast met:
— enerzijds, de invordering van de schuldvorderingen, de inning van de
ontvangsten, de betaling van de uitgaven en het beheer van de
kasmiddelen;
— anderzijds, het voeren van de boekhouding en de voorbereiding van de
financiële overzichten overeenkomstig de artikelen 69 tot en met 72 en 78tot en met 81 van het Financieel Reglement.
Artikel 12
De Instelling kan op een met redenen omkleed advies van de rekenplichtige
één of meer ondergeschikt rekenplichtigen aanstellen. Dezen staan onder hetgezag van de rekenplichtige, die hun verantwoordelijkheden afbakent.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 5
Artikel 13
De rekenplichtige wordt door elke Instelling gekozen uit ambtenaren van de
categorieën A of B die onderdaan van een der Lid-Staten zijn.
De ondergeschikt rekenplichtigen worden door elke Instelling gekozen uit
ambtenaren van de categorieën A, B, en bij uitzondering C, die onderdaan van
een der Lid-Staten zijn.
De beheerders van gelden ter goede rekening, die krachtens artikel 83 worden
aangewezen, worden gekozen uit ambtenaren van de categorieën A, B of C,
dan wel zo nodig uit „andere personeelsleden” van een met deze categorieënovereenkomend niveau.
Artikel 14
De rekenplichtige en de ondergeschikt rekenplichtigen worden door de
Instelling gekozen op grond van hun specifieke bekwaamheid, die door
diploma’s wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaring blijkt.
Artikel 15
De functies van rekenplichtige en ondergeschikt rekenplichtige zijn onver-
enigbaar met die van ordonnateur, beheerder van gelden ter goede rekening en
financieel controleur.
De functies van beheerder van gelden ter goede rekening zijn onverenigbaar
met die van financieel controleur.
Artikel 16
De rekenplichtige oefent zijn specifieke verantwoordelijkheden uit over-
eenkomstig de bepalingen van het Financieel Reglement.
De rekenplichtige garandeert met name de objectiviteit bij het voeren van de
rekeningen en bij de indiening van de financiële overzichten als bedoeld in deartikelen 69 tot en met 72 en 78 tot en met 81 van het Financieel Reglement.
De Instelling voorziet de rekenplichtige van de voor de goede uitoefening van
zijn functie noodzakelijke middelen in personeel en uitrusting.
Alvorens de uitgaven uit te voeren, vergewist de rekenplichtige zich ervan dat
de vormvoorschriften van het Financieel Reglement en van de onderhavige
verordening in acht zijn genomen, de bevrijdende kwijting geldig is en er
geen materiële fouten zijn gemaakt.
Hij schorst de uitvoering van de betalingen, met vermelding van alle redenen
daarvoor, telkens wanneer uit de verrichte controles is gebleken dat een van debepalingen in de eerste tot en met derde alinea niet in acht is genomen.
Indien betalingen zijn verricht zonder dat het bepaalde in artikel 51, derde
alinea, van het Financieel Reglement in acht is genomen, zijn de
rekenplichtigen, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerders van
gelden ter goede rekening tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueelgeldelijk aansprakelijk onder de voorwaarden van de artikelen 22 en 86 tot enmet 89 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen
en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden, hierna
„Statuut” genoemd.
Artikel 17
De rekenplichtige wordt bij de opstelling van het voorontwerp van begroting
geraadpleegd over elk eventueel probleem voor de indiening van debegrotingsinrichting rijzend probleem dat een weerslag kan hebben op de
voorwaarden waaronder de begroting boekhoudkundig wordt uitgevoerd.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 6
Afdeling II
Uitoefening van de functie met betrekking tot de boekhouding en de
voorbereiding van de financiële overzichten
Artikel 18
1. De rekenplichtige stelt overeenkomstig het bepaalde in artikel 25, vierde
alinea, van het Financieel Reglement de periodieke overzichten, de
jaarrekening en de financiële balans op van de Instelling waaronder hij
ressorteert. Te dien einde draagt hij zorg voor de boeking van alleverrichtingen van het begrotingsjaar en sluit hij het begrotingsjaar af.
2. De financiële overzichten worden krachtens de artikelen 79 en 81 van het
Financieel Reglement aan de financieel controleur voorgelegd en vervolgens
door de Instelling definitief vastgesteld.
3. Bij de beëindiging van de functie van rekenplichtige wordt een
tussentijdse stand van de boekhouding opgemaakt per datum van het einde
van de maand van de functiebeëindiging.
Deze stand wordt door de scheidende en door de nieuwe rekenplichtige voor
aanvaarding ondertekend.
Artikel 19
De andere Instellingen doen de Commissie uiterlijk op 1 maart de door hen
opgestelde jaarrekening en financiële balans toekomen, alsook alle docu-
menten of informatie die voor de consolidatie van de rekeningen dienstig zijn.
Artikel 20
De rekenplichtige van de Commissie centraliseert alle gegevens die hij nodig
heeft en bereidt de geconsolideerde jaarrekening en de geconsolideerdefinanciële balans van de Europese Gemeenschappen voor, zodat deCommissie deze uiterlijk op 1 mei kan vaststellen en aan het Europees
Parlement, aan de Raad en aan de Rekenkamer kan doen toekomen.
Artikel 21
Nadat de rekenplichtige van de Commissie de rekenplichtigen van de overige
Instellingen heeft geraadpleegd, wordt door de Commissie
— de voor alle Instellingen gemeenschappelijke boekhoudkundige metho-
den vastgesteld;
— de structuur van het rekeningstelsel van de Instellingen vastgesteld en
bijgewerkt;
— de inrichting van de financiële balansen geharmoniseerd.
Zij omkleedt elke wijziging van de boekhoudkundige methode met redenen in
de bij de financiële balans gevoegde toelichtingen en licht deze daarin toe.
Afdeling III
Uitoefening van de functie met betrekking tot het beheer van de
kasmiddelen
Artikel 22
In toepassing van artikel 25, eerste alinea, van het Financieel Reglement
wordt de rekenplichtige, die voor de inning van de ontvangsten en voor debetaling van de uitgaven verantwoordelijk is, met het beheer van dedesbetreffende kasmiddelen belast.
De Instelling opent de nodige rekeningen bij financiële instellingen, of laat
deze openen, na volgens de beginselen van goed financieel beheer over dewerkingsvoorwaarden ervan te hebben onderhandeld. De voorwaarden voor
de werking van de rekeningen worden op gezette tijden aan een nieuw
onderzoek onderworpen en zo nodig wordt daarover opnieuw onderhandeld;de financieel controleur houdt op deze voorwaarden toezicht.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 7
De rekenplichtige van de Commissie wordt ermee belast om, nadat hij de
rekenplichtigen van de overige Instellingen heeft geraadpleegd, de voor-waarden voor de werking van de door de onderscheiden Instellingen geopenderekeningen op elkaar af te stemmen.
Artikel 23
De rekenplichtige wordt ermee belast de liquide middelen van de Instelling
waaronder hij resorteert, te beheren, overdrachten tussen bij financiële
instellingen geopende rekeningen te gelasten en deviezenomrekeningen te
verrichten, waarbij hij op zodanige wijze dient te handelen dat geen dezerrekeningen een debetsaldo vertoont.
Overschrijvingen tussen bij financiële instellingen geopende rekeningen
dienen binnen de limiet van de beschikbare middelen te geschieden.
Artikel 24
De rekenplichtige van de Commissie verdeelt de bij de Schatkist en bij de
centrale banken van de Lid-Staten beschikbare middelen over deze laatsteovereenkomstig artikel 12 van Verordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89.
Artikel 25
De rekenplichtige toetst regelmatig de bij de financiële instellingen geopende
rekeningen aan de boekhouding en controleert of de overeengekomen
werkingsvoorwaarden correct worden toegepast.
Artikel 26
De rekenplichtige verschaft middelen aan de beheerders van gelden ter goede
rekening en oefent daarop financieel toezicht uit.
Artikel 27
De rekenplichtige van de Commissie stelt overeenkomstig artikel 1 de koers
van de ecu vast ten opzichte van elk van de valuta’s waarvan de Instellingen
zich bij de uitvoering van de begroting moeten bedienen.
Afdeling IV
V erzekering
Artikel 28
De rekenplichtige, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerders van
gelden ter goede rekening verzekeren zich via de Instelling tegen de aan hun
taak verbonden financiële risico’ s.
Artikel 29
De premies van de verzekering worden door de Instelling rechtstreeks aan de
verzekeraar betaald.
Artikel 30
Onverminderd
— het bepaalde in de artikelen 86 tot en met 89 van het Statuut,— het bepaalde in artikel 75 van het Financieel Reglement, en
— haar rechten van verhaal jegens derden,
neemt de Instelling in toepassing van artikel 215, tweede alinea, van het
EEG-Verdrag de niet door de verzekeraars gedekte risico’ s en tekorten te
haren laste, voor zover het creditbedrag op de ten name van de
verantwoordelijke ambtenaar geopende waarborgrekening niet toereikend isom het tekort te dekken.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 8
Afdeling V
Bijzondere vergoeding en waarborgrekening
Artikel 31
De in artikel 75, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde bijzondere
vergoeding bedraagt maandelijks:
—"M21343ecu voor de rekenplichtige,
—"M2893ecu voor de ondergeschikt rekenplichtigen,
—"M2453ecu voor de beheerders van gelden ter goede rekening die
gedurende dertig opeenvolgende dagen of langer een bedrag van tenminste
"M13 6003ecu beheren.
De vergoeding luidt in ecu en het betrokken bedrag wordt in ecu op de in
artikel 32 van onderhavige verordening bedoelde waarborgrekening gestort.
Artikel 32
In de algemene boekhouding van de Instelling wordt ten name van elke
betrokken functionaris een waarborgrekening geopend. Deze rekening kan op
verzoek van elke belanghebbende Instelling bij de algemene boekhouding vande Commissie worden gecentraliseerd. De rekening wordt periodiek
gecrediteerd voor het bedrag van de in artikel 31 bedoelde maandelijkse
vergoeding en voor een jaarlijkse rente ter hoogte van het jaarlijksegemiddelde van de maandelijkse rentepercentages die het Europees Fondvoor Monetaire Samenwerking op zijn ecu-operaties toepast (
1).
De rekening wordt gedebiteerd voor het bedrag van het tekort waarvoor de
betrokkene door de Instelling die hem heeft aangesteld, aansprakelijk wordt
gesteld voor zover dit tekort niet door uitkeringen van de verzekerings-
maatschappijen is gedekt.
Artikel 33
1. Het creditsaldo van de waarborgrekening wordt aan de betrokkene of aan
zijn rechthebbenden uitgekeerd nadat zijn functie als rekenplichtige,respectievelijk ondergeschikt rekenplichtige werd beëindigd, na besluit van
de in artikel 22 van het Financieel Reglement vermelde autoriteiten en na de
in artikel 77 van het Financieel Reglement bedoelde kwijting, dit op gunstigadvies van de rekenplichtige, behalve indien het deze zelf betreft, alsook opdat van de financieel controleur.
2. Wat de beheerders van gelden ter goede rekening betreft, wordt het
creditsaldo van de waarborgrekening aan de betrokkenen of hun recht-
hebbenden uitgekeerd nadat hun functie werd beëindigd, met instemming enna controle van de rekenplichtige en de betrokken ordonnateur en nadat definancieel controleur gunstig advies heeft uitgebracht.
3. De in de leden 1 en 2 bedoelde uitkeringen geschieden uitsluitend op
schriftelijke instructie van het hoofd van het directoraat-generaal of van de
administratieve eenheid waaronder de rekenplichtige ressorteert.
TITEL V
REGELING VOOR DE FINANCIEEL CONTROLEUR EN DE ON-
DERGESCHIKT FINANCIEEL CONTROLEURS
(Artikel 24 van het Financieel Reglement)
Artikel 34
Elke Instelling stelt bij met reden omkleed besluit een financieel controleur
aan, die wordt belast met de controle op het aangaan van betalings-verplichtingen en het verstrekken van betalingsopdrachten met betrekking tot
alle uitgaven, alsmede met de controle op alle ontvangsten welke in de
begroting van de Gemeenschappen dienen te worden aangewezen enwaarvoor de Instelling als ordonnateur optreedt.!B
(1) Maandelijks bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeen-
schappen , reeks C.1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 9
Artikel 35
De Instelling kan een of meer ondergeschikt financieel controleurs aanstellen.
Zij staan onder het gezag van de financieel controleur, die de bevoegdheden
bepaalt die hij hun delegeert. Zij zijn in het kader van deze delegatie vanbevoegdheden voor de door hen gegeven visa verantwoordelijk.
Artikel 36
De financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs worden
door de Instelling op grond van hun bijzondere deskundigheid uit deonderdanen van de Lid-Staten gekozen.
Artikel 37
De Instelling stelt de financieel controleur de voor het goed vervullen van
diens controlefunctie benodigde middelen in personeel en in uitrusting ter
beschikking.
Artikel 38
De besluiten betreffende de delegatie en de subdelegatie van bevoegdheden
door de financieel controleur of de ondergeschikt financieel controleurs
dienen aan het bepaalde in de artikelen 6, 7 en 8 te beantwoorden.
Artikel 39
In de uitoefening van zijn controletaak is de financieel controleur geheel
onafhankelijk en slechts aan de Instelling verantwoording verschuldigd. Hij
mag wat de uitoefening van de taken betreft die hem wegens zijn aanstelling
op grond van de bepalingen van het Financieel Reglement zijn opgedragen,geen enkele instructie ontvangen, noch mogen hem in dezen beperkingen
worden opgelegd.
Deze bepalingen zijn eveneens van toepassing op de ondergeschikt financieel
controleurs, binnen de grenzen van de van hun hiërarchisch meerdere, definancieel controleur, ontvangen bevoegdheden.
Artikel 40
De financieel controleur mag steeds en over elk onderwerp dat financiële
implicaties heeft, aan de Instelling verslag uitbrengen, vooral wat de
toepassing van de bepalingen van artikel 2 van het Financieel Reglementbetreft.
De Instelling zendt deze verslagen, desgevraagd, aan het Europees Parlement
en aan de Rekenkamer, tenzij zij de verslagen vertrouwelijk acht.
Artikel 41
De financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs hebben
toegang tot alle bewijsstukken en alle overige bescheiden die de te controlerenontvangsten en uitgaven betreffen. Zij mogen controles ter plaatse verrichten.
Artikel 42
De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en, eventueel, de geldelijke aan-
sprakelijkheid, in de zin van artikel 74 van het Financieel Reglement, van definancieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs kunnen
slechts onder de volgende voorwaarden in de tweede tot en met vijfde alinea
door de Instelling zelf worden ingeroepen.
De Instelling neemt een met redenen omkleed besluit tot opening van een
onderzoek. Dit besluit wordt aan de betrokkene en, indien het eenondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel controleur
betekend. De Instelling kan een of meer ambtenaren van dezelfde rang als of
van een hogere rang dan de betrokken functionaris, die niet de functie vanfinancieel controleur, ordonnateur of rekenplichtige vervullen, onder haar
rechtstreekse verantwoordelijkheid met het onderzoek belasten. Tijdens het
onderzoek moeten de betrokkene en, indien het een ondergeschikt financieelcontroleur betreft, de financieel controleur worden gehoord.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 10
Het verslag van het onderzoek wordt aan de betrokkene en, indien het een
ondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel controleurmedegedeeld. De betrokkene wordt vervolgens door de Instelling over ditverslag gehoord.
Aan de hand van het verslag en na het horen van de betrokkene neemt de
Instelling ten opzichte van de betrokkene hetzij een met redenen omkleedbesluit dat hem kwijting verleent, hetzij een met redenen omkleed besluitovereenkomstig het bepaalde in de artikelen 22 en 86 tot en met 89 van het
Statuut. Van besluiten waarbij tuchtmaatregelen en/of geldelijke sancties
worden opgelegd, wordt de betrokkene kennis gegeven en zij worden terinformatie aan de andere Instellingen, aan de Rekenkamer en, als het om eenondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel controleur
medegedeeld.
Betrokkene kan volgens de bepalingen van het Statuut bij het Hof van Justitie
tegen deze besluiten in beroep gaan.
Artikel 43
Onverminderd de rechtsmiddelen waarin het Statuut voorziet, kunnen de
financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs tegen elkbesluit dat de uitoefening van hun controlefunctie betreft, bij het Hof vanJustitie beroep instellen. Beroep wordt ingesteld binnen een termijn van drie
maanden te rekenen vanaf de dag van kennisgeving van het betrokken besluit.
Het bepaalde in de eerste alinea is van toepassing op het beroep dat de
Instelling tegen haar financieel controleur, respectievelijk ondergeschiktfinancieel controleurs instelt.
Het beroep wordt onder de in artikel 91, lid 5, van het Statuut genoemde
voorwaarden onderzocht en beoordeeld.
TITEL VI
INNING V AN SCHULDVORDERINGEN
(Artikelen 28 en 29 van het Financieel Reglement)
Artikel 44
De bevoegde ordonnateur stelt overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid
1, van het Financieel Reglement voor elke maatregel waardoor een
schuldvordering van de Gemeenschappen ontstaat of wordt gewijzigd, eenvoorlopige schuldvordering op. Wanneer de handeling of het besluit waardooreen toekomstige schuldvordering ontstaat, het nog niet mogelijk maakt het
bedrag of de vervaldag van de schuldvordering te bepalen, wordt des-
alniettemin een voorlopige schuldvordering opgesteld; daarin worden, voorzover mogelijk, een raming van het bedrag en de vermoedelijke vervaldagvermeld.
De voorlopige schuldvordering wordt voor visum aan de financieel controleur
en voor pro memorie-boeking aan de rekenplichtige toegezonden.
Artikel 45
1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 2, van het Financieel
Reglement wordt voor elke vastgestelde schuldvordering door de bevoegde
ordonnateur onverwijld een inningsopdracht opgesteld.
Deze opdracht wordt voor visum aan de financieel controleur en voor boeking
aan de rekenplichtige toegezonden. In de opdracht wordt met name de
vervaldag vermeld.
2. De rekenplichtige gaat tot inning over door de debiteur te verzoeken het
verschuldigde bedrag op de gestelde datum te betalen.
3. Bij de inning wordt door de rekenplichtige een ontvangstbewijs
opgesteld, dat in de rekeningen wordt geboekt. De rekenplichtige zorgt
ervoor dat de ordonnateur en de financieel controleur van de inning in kennis
worden gesteld.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 11
4. Indien een schuldvordering op de voor de betaling gestelde vervaldag niet
is geïnd, doet de rekenplichtige onverwijld al het nodige om de inning tebewerkstelligen, in voorkomend geval met aanwending van passenderechtsmiddelen.
5. Een schuldvordering die in opeenvolgende gedeelten, hetzij in één
begrotingsjaar, hetzij in verscheidene begrotingsjaren zal worden geïnd,
wordt, zodra zij door middel van een inningsopdracht is vastgesteld, voor haar
volle beloop in de rekeningen geboekt.
Artikel 46
De voorlopige vaststellingen in de zin van artikel 28 van het Financieel
Reglement zijn strikt tot de lopende ontvangsten beperkt.
De door dergelijke voorlopige vaststellingen gedekte afzonderlijke inningen
behoeven derhalve niet elk afzonderlijk aan de financieel controleur voor
visum te worden voorgelegd.
Vóór de afsluiting van het begrotingsjaar legt de ordonnateur de wijzigingen
van de voorlopige vaststellingen waarmee ervoor wordt gezorgd dat dievaststellingen gelijk zijn aan de werkelijk vastgestelde schuldvorderingen aande financieel controleur voor ter verkrijging van diens visum.
Artikel 47
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 45, lid 3, wordt van elke inning zo
spoedig mogelijk aan de ordonnateur en aan de financieel controleur kennis
gegeven. Wanneer de inning niet uit een volgens artikel 45 opgestelde
inningsopdracht voortvloeit, wordt het betrokken bedrag onverwijld op eentussenrekening in de algemene boekhouding gecrediteerd en wordt debevoegde ordonnateur verzocht de procedure tot vaststelling van de
schuldvordering in te leiden en met het oog op de aanwijzing op de begroting
de ontbrekende inningsopdracht te verstrekken. Indien blijkt dat dietussenrekening voor een ten onrechte ontvangen bedrag is gecrediteerd,wordt dit bedrag zo spoedig mogelijk terugbetaald.
Artikel 48
De ramingen en de inningsopdrachten worden afzonderlijk geboekt en in
chronologische volgende genummerd, zodat voor alle schuldvorderingen van
de Instellingen in het bijzonder kan worden geconstateerd:
— welke maatregelen waardoor een schuldvordering kan ontstaan, zijn
getroffen;
— wat de bedragen van de te innen schuldvorderingen zijn;
— welke vervaldagen deze schuldvorderingen hebben;— welke schuldvorderingen zijn geïnd,
— welke schuldvorderingen nog moeten worden geïnd en welke stappen
voor de inning ervan zijn gedaan.
Artikel 49
De boekhouding wordt zodanig ingericht dat de financieel controleur steeds
de juistheid van de boeking van de schuldvorderingenramingen en van de
inningsopdrachten kan nagaan en zich van de hem bij artikel 29, lid 3, van het
Financieel Reglement opgelegde taken kan kwijten.
Artikel 50
Krachtens artikel 29, lid 2, van het Financieel Reglement wordt in elk voorstel
van de ordonnateur om van inning van een vastgestelde schuldvordering af te
zien, met name de schuldenaar, de aard, het geraamde bedrag en debegrotingsaanwijzing van de ontvangst, de voor de inning gedane stappen en
de redenen van de voorgestelde annulering vermeld.
Indien het hoogste gezag van de Instelling over de weigering van het visum
door de financieel controleur is heengestapt, wordt dit besluit aan de
ordonnateur gezonden, die het voorstel tot annulering samen met genoemd
besluit aan de financieel controleur terugzendt. Het voorstel tot annulering!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 12
wordt samen met het besluit om over de visumweigering heen te stappen
overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 2, eerste alinea, van hetFinancieel Reglement geboekt.
TITEL VII
AANGAAN V AN BETALINGSVERPLICHTINGEN
(Artikel 36 van het Financieel Reglement)
Artikel 51
Alvorens een maatregel te nemen waardoor een uitgave kan ontstaan, doet de
bevoegde ordonnateur de financieel controleur een voorstel toekomen tot het
aangaan van een betalingsverplichting. De ordonnateur moet zich voorafervan vergewissen of de maatregel met de beginselen van goed financieel
beheer strookt, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit, als bedoeld in
artikel 2 van het Financieel Reglement. In beginsel wordt het voorstelopgesteld volgens een door de ordonnateur, de rekenplichtige en de financieelcontroleur in onderlinge overeenstemming vast te stellen formulier. Het
voorstel bevat de in artikel 37 van het Financieel Reglement genoemde
gegevens.
Artikel 52
Ontwerp-besluiten van algemene aard van de Instelling welke een betalings-
verplichting jegens derden inhouden gelden, zonder dat een nieuw besluitwordt gevergd, als maatregelen waardoor uitgaven kunnen ontstaan.
Artikel 53
Indien voor een bepaalde uitgave een beginselbesluit van de Instelling nodig
is vooraleer de betalingsverplichting kan worden aangegaan, wordt hetontwerp van het beginselbesluit met een voorstel tot het aangaan van dedesbetreffende betalingsverplichting aan de financieel controleur voorgelegd
ter verkrijging van diens voorafgaand visum.
Zodra de Instelling het ontwerp-besluit heeft goedgekeurd, wordt het voorstel
tot het aangaan van de desbetreffende betalingsverplichting voor voorafgaand
visum aan de financieel controleur gezonden.
Indien de Instelling het ontwerp-besluit niet goedkeurt of het voorgestelde
uitgavenbedrag verlaagt, wordt het voorstel tot het aangaan van de betalings-verplichting geannuleerd en, in voorkomend geval, door een passend voorstel
tot het aangaan van de betalingsverplichting vervangen, dat aan de financieel
controleur wordt voorgelegd ter verkrijging van diens voorafgaand visum.
Artikel 54
V oorlopige betalingsverplichtingen in de zin van artikel 36, lid 1, van het
Financieel Reglement worden strikt tot de lopende uitgaven beperkt. De door
dergelijke voorlopige betalingsverplichtingen gedekte afzonderlijke beta-
lingsverplichtingen behoeven niet elk aan de financieel controleur ter viseringte worden voorgelegd.
In geval van voorlopige betalingsverplichtingen verifieert de ordonnateur
onder eigen verantwoordelijkheid of de afzonderlijke betalingsverplichtingen
de voorlopige betalingsverplichting waardoor zij worden gedekt, niet
overschrijden.
Deze voorlopige betalingsverplichtingen mogen slechts tot kredietoverdrach-
ten van rechtswege onder de in artikel 7 van het Financieel Reglementgenoemde voorwaarden leiden in de mate waarin zij aan het einde van het
begrotingsjaar overeenkomen met vóór de in het Financieel Reglement
vastgestelde uiterste data daadwerkelijk aangegane financiële verplichtingen.
Als lopende uitgaven worden beschouwd de in hetzelfde begrotingsjaar
gedane terugkerende huishoudelijke uitgaven, zoals:
— personeelsuitgaven (bezoldigingen en diverse vergoedingen, aanwer-
vingskosten, enz.),
— kosten van dienstreizen,!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 13
— representatiekosten,
— kosten van vergaderingen,— free-lance tolken,— uitwisseling van ambtenaren,— huur van gebouwen,— diverse verzekeringen,— schoonmaak en onderhoud,— huur van materieel,— telecommunicatiekosten,— water, gas, elektriciteit,— periodieke publikaties (maandelijkse bulletins en dergelijke),— abonnementen.
Artikel 55
Indien de uitgave voor sommige maatregelen waardoor uitgaven kunnen
ontstaan, op het tijdstip waarop het voorstel tot het aangaan van betalings-
verplichtingen aan de financieel controleur wordt voorgelegd en aan de
rekenplichtige medegedeeld, nog niet nauwkeurig kan worden berekend,raamt de ordonnateur de verwachte uitgaven en deze geeft in zijn voorstel tothet aangaan van een betalingsverplichting de elementen aan waarop zijn
raming berust.
Artikel 56
Elk voorstel tot het aangaan van betalingsverplichtingen wordt op een zodanig
tijdstip bij de financieel controleur ingediend dat deze over voldoende tijd
beschikt om zijn standpunt te bepalen en de eventuele opmerkingen te
formuleren die hij dienstig acht, waarmee dan rekening kan wordengehouden.
Artikel 57
De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen dienen, onver-
minderd de tenuitvoerlegging van het bepaalde in artikel 23 van het
Financieel Reglement, vergezeld te gaan van alle bewijsstukken en, invoorkomend geval, alle andere bescheiden en inlichtingen die de financieelcontroleur nodig heeft om de in artikel 38, lid 1, van het Financieel Reglement
voorgeschreven vaststellingen te kunnen doen.
TITEL VIII
REGISTRATIE V AN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN V AN
BETALINGSVERPLICHTINGEN NA VISUM V AN DE FINANCIEEL
CONTROLEUR
(Artikel 37 van het Financieel Reglement)
Artikel 58
De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen worden door de
boekhouding van de Instelling geregistreerd. Deze registratie moet het
mogelijk maken op ieder ogenblik voor het begrotingsjaar per begrotingspost
het volgende vast te stellen:
1. de beschikbare kredieten;2. de aangegane betalingsverplichtingen;3. de ter zake verrichte betalingen;4. het saldo van de nog te betalen betalingsverplichtingen.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 14
De registratie maakt het ook mogelijk op ieder ogenblik het volgende vast te
stellen:
1. het bedrag van de oorspronkelijke betalingsverplichting, eventueel
verhoogd met aanvullende betalingsverplichtingen;
2. de desbetreffende, uit hoofde van voorafgaande begrotingsjaren verrichte
betalingen;
3. het bedrag van de aan het begin van het begrotingsjaar nog te betalen
betalingsverplichtingen;
4. de betalingen van het begrotingsjaar;
5. het nog te betalen saldo.V oorts wordt, overeenkomstig artikel 99 van het Financieel Reglement, het
bedrag van de samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen geregi-streerd.
Artikel 59
De boekhouding wordt zodanig ingericht dat de financieel controleur de
juistheid van de registratie van de betalingsverplichtingen en van de
betalingen kan nagaan.
TITEL IX
VISERING V AN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN V AN BETA-
LINGSVERPLICHTINGEN
(Artikel 38 van het Financieel Reglement)
Artikel 60
Onverminderd het bepaalde in de artikelen 10 en 61, bestaat het visum op het
voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting uit de handtekening van
de financieel controleur, van een ondergeschikt financieel controleur of een
functionaris die de in artikel 38 bedoelde delegatie van bevoegdheden heeftverkregen, met stempelafdruk en datumvermelding.
Artikel 61
In dringende gevallen kan het visum worden verstrekt door middel van een
nota, telexbericht of enig ander middel waaruit ondubbelzinnig blijkt dat hetbetrokken voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting is geviseerd.
Artikel 62
Indien het hoogste gezag van de Instelling op grond van artikel 39 van het
Financieel Reglement over een visumweigering van de financieel controleur
heenstapt, wordt het besluit aan de ordonnateur gezonden, die het voorstel tot
het aangaan van een betalingsverplichting samen met het besluit aan definancieel controleur terugzendt. Het voorstel tot het aangaan van eenbetalingsverplichting wordt, samen met het besluit om over de visumweige-
ring heen te stappen, overeenkomstig het bepaalde in artikel 37 van het
Financieel Reglement geregistreerd.
Artikel 63
De artikelen 60, 61 en 62 zijn van toepassing op de voorstellen voor
samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen als bedoeld in artikel 99van het Financieel Reglement.
Artikel 64
Indien de financieel controleur de in artikel 28, lid 2, de artikelen 37, 41 en 45
van het Financieel Reglement bedoelde en in de artikelen 65 tot en met 73 vande onderhavige verordening nader omschreven bewijsstukken onvoldoende of
onvolledig acht, stelt hij zijn visering uit en zendt hij het voorstel aan de
ordonnateur terug, waarbij de aard van de gevraagde bewijsstukken naderwordt aangegeven.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 15
TITEL X
BEWIJSSTUKKEN
(Artikel 28, lid 2, en de artikelen 37, 41 en 45 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Inning van schuldvorderingen
Artikel 65
Als bewijsstukken ter staving van inningsopdrachten worden beschouwd het
besluit of de handeling die de schuldvordering doet ontstaan, vergezeld van
alle documenten waarmee de aard van de schuldvordering, de berekening vanhet bedrag, de vervaldag en de identiteit van de schuldenaar kunnen wordengeverifieerd, zoals,
a) wat de eigen middelen betreft (
1):
— voor de douanerechten, landbouwheffingen en bijdragen suiker: de
overzichten van de boekhouding van de Lid-Staten overeenkomstig
de toepassingsverordeningen (2),
— voor de BTW- en de BNP-middelen: de begroting van het
begrotingsjaar (begrotingsjaar n) die het bedrag daarvan vaststelt,en voor de respectieve saldi (begrotingsjaar n+1 en volgende) de
verschillende overzichten, samenvattende documenten en rekenin-
guittreksels die in de toepassingsverordeningen (
2) zijn voorzien;
b) wat de diverse andere ontvangsten betreft: het basisbesluit, het besluit,
het contract of akkoord waaruit de schuldvordering voortvloeit, alsmedede stukken waarin alle berekeningselementen zijn vermeld.
Afdeling II
Aangaan van betalingsverplichtingen
Artikel 66
Met betrekking tot de voorstellen voor het aangaan van betalingsverplichtin-
gen wordt als bewijsstuk beschouwd: de ontwerp-besluiten die voor deInstelling verbintenissen inhouden, zoals,
a) bij uitvoering van uitgaven langs contractuele weg:
het ontwerp van overeenkomst of contract, de bestelbon of soortgelijke
stukken, voor aanbestedingen eventueel vergezeld van de binnengekomen
offertes, de rechtvaardiging van een onderhandse overeenkomst en,indien nodig, het advies van de Raadgevende Commissie voor aankopenen overeenkomsten, hierna „CCAM” (Commission des achats et des
marchés) genoemd;
b) bij autonome toekenning van steun:
— voor financiële bijstand uit de verschillende fondsen of langs de weg
van gelijkaardige regelingen: de in voorkomend geval in dedesbetreffende basisverordeningen voorgeschreven bescheiden, als-mede de ontwerpen van steuntoekenningsbesluiten;
— voor subsidies in het algemeen:
— het verzoek van de begunstigde, in voorkomend geval vergezeld
van een uitvoeringsverslag over de eerder toegekende subsidies,
— de rechtvaardiging van het toegekende bedrag,— het ontwerp van de overeenkomstbrief of van andere soortgelijke
bescheiden,
— de kostenraming voor de actie waarvoor een subsidie wordt
gevraagd of enig daarvoor in de plaats komend document.!B
(1) Besluit 88/376/EEG, Euratom van de Raad (PB nr. L 185 van 15. 7. 1988, blz. 24).
(2) — Verordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89.
— Verordening (EEG, Euratom) nr. 1553/89 van de Raad (PB nr. L 155 van 7. 6.
1989, blz. 9).1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 16
Afdeling III
Betaalbaarstelling en betaling van betalingsverplichtingen
Artikel 67
Ten aanzien van leveranties in het algemeen wordt in het bijzonder de door de
leverancier opgestelde factuur, in voorkomend geval vergezeld van een
exemplaar van het stuk waaruit de verplichting van de Gemeenschap
voortvloeit (bijvoorbeeld bestelbon of contract), als bewijsstuk beschouwd.
In het door de leverancier opgestelde stuk worden in ieder geval vermeld:— de aard en de hoeveelheid van de leveringen en eventueel de aard van de
in verband daarmee verrichte diensten;
— de prijs per eenheid en de totale prijs;
— de vrijstelling van belastingen en heffingen; in voorkomend geval het
bedrag van de op de levering betrekking hebbende en in de prijs begrepen
belastingen, heffingen en douanerechten.
In dit stuk of in een als bijlage daarbij gevoegd stuk moeten de door de
ordonnateur of de door hem gemachtigde functionaris aangebrachtevermeldingen voorkomen tot vaststelling van:
— de goede ontvangst van het afgeleverde, met de datum en plaats ervan;— de boeking in de inventarislijst, telkens wanneer de opneming van het
afgeleverde op de inventarislijst wordt geëist;
— de verificatie van alle elementen van de factuur;— het advies van de CCAM, indien dat wordt geëist.
Artikel 68
Ten aanzien van dienstverrichtingen wordt in het bijzonder de door de
dienstverrichter opgestelde factuur (of rekening), in voorkomend geval
vergezeld van het contract, als bewijsstuk beschouwd.
Op deze factuur (of rekening) worden vermeld:
— de aard van de verrichting, eventueel de prijs per eenheid, de totale prijs,
de aantekening betreffende de vrijstelling van belastingen en heffingen
of, voor zover mogelijk, het bedrag van de op de verrichting betrekkinghebbende en in de prijs begrepen belastingen en heffingen;
— de door de ordonnateur of de door hem gemachtigde functionaris
getekende verklaring „betaalbaar”, waardoor de goede uitvoering van de
dienst en de verificatie van alle elementen van de factuur (of rekening)
worden bevestigd.
Artikel 69
1. Ten aanzien van studie- en onderzoekcontracten wordt als bewijsstuk
beschouwd:
a) een bij de eerste betalingsopdracht te voegen exemplaar van het contract
en van de eventuele bijkomende overeenkomsten;
b) elk stuk dat volgens de financiële bepalingen van de contracten een
rechtvaardiging van de betrokken betalingen vormt (verzoek van decontractant, facturen, in geval van associatiecontracten door de beheers-
comités opgestelde overzichten en ieder ander stuk waardoor de uitgaven
worden gerechtvaardigd). Bij de laatste betaling dient een stuk te wordenovergelegd dat de door de ordonnateur opgestelde verklaring „dienstenverricht” bevat.
2. Met betrekking tot besluiten tot toekenning van financiële steun uit de
verschillende fondsen of langs de weg van gelijkaardige regelingen wordt als
bewijsstuk beschouwd:
a) een, bij de eerste betalingsopdracht te voegen, exemplaar van het besluit;
b) elk stuk dat volgens de financiële bepalingen van de basisverordeningen
en de besluiten tot toekenning van financiële bepalingen van de
basisverordeningen en de besluiten tot toekenning van financiële bijstand
de betrokken betalingen rechtvaardigt (verzoek om betaling, verklaring!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 17
van aanvang van de werkzaamheden, voortgangsverslagen en dergelijke).
Bij de laatste betaling dient een stuk te worden overgelegd dat eenverklaring van voltooiing van het programma of project en een staat vande werkelijk voor dat programma of project verrichte uitgaven bevat.
3. V oor de in artikel 66, onder b), tweede streepje, bedoelde subsidies wordt
als bewijsstuk beschouwd:
a) een exemplaar van het besluit tot toekenning van de subsidie;b) de bevestiging door de begunstigde van de aanvaarding van de in artikel
87 van het Financieel Reglement bedoelde controles van de Gemeen-schap en, indien de hoogte van de subsidie dat wettigt, een verslag over deuitvoering van het project en het gebruik van de ontvangen middelen.
Artikel 70
Wat de personeelsuitgaven betreft, wordt als bewijsstuk beschouwd:
a) voor de maandsalarissen:
— de volledige personeelslijst, met vermelding van alle bezoldigings-
elementen. Deze lijst wordt bij de betalingsopdracht gevoegd;
— een formulier (personeelssteekkaart) waaruit, telkens wanneer daar
aanleiding toe bestaat, elke wijziging van enig bezoldigingselementblijkt. Dit formulier wordt opgesteld op basis van de in elk
afzonderlijk geval genomen besluiten;
— bij aanwerving of aanstelling: een bij de betaalbaarstelling van het
eerste salaris te voegen, voor eensluidend gewaarmerkt afschrift vanhet besluit tot aanwerving of aanstelling;
b) voor de overige bezoldigingen (per uur of per dag bezoldigd personeel):
een door de ordonnateur opgestelde staat van de dagen of uren
aanwezigheid;
c) voor overuren:
een door de bevoegde ambtenaren ondertekende staat van het door de
functionaris verrichte overwerk;
d) voor kosten van dienstreizen:
— de door de bevoegde autoriteit naar behoren ondertekende dienst-
reisopdracht;
— de „declaratie van de kosten van de dienstreis”, waarin worden
vermeld: de plaats van bestemming, de datum en het uur van vertrek
en aankomst in de plaats van bestemming, de reis- en de verblijfs-kosten, andere op overlegging van bewijsstukken naar behoren
toegestane kosten. Deze declaratie wordt ondertekend door degene
die met de dienstreis werd belast en door de hiërarchisch meerdereaan wie de desbetreffende bevoegdheid werd gedelegeerd;
e) voor de overige personeelsuitgaven:
de bewijsstukken, waarin naar het besluit waarop de uitgave berust, wordt
verwezen en waarin alle berekeningselementen worden vermeld.
Artikel 71
V oor elke betalingsverplichting die in gedeelten wordt betaald, wordt bij de
eerste betalingsopdracht een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van hetcontract of van het besluit tot toekenning van financiële steun gevoegd. In de
volgende betalingsopdrachten wordt naar dat stuk en de voorafgaande
betaling(en) verwezen.
Bij de opstelling van de laatste betalingsopdracht dient de ordonnateur te
verklaren dat de betrokken actie is beëindigd, opdat daaruit de boekhoud-kundige consequenties worden getrokken, welke in voorkomend geval de
annulering van een aangegane maar niet uitgevoerde betalingsverplichting
kunnen meebrengen.
Wanneer krachtens artikel 1, lid 7, van het Financieel Reglement een uiterste
uitvoeringsdatum is vastgesteld, kan uit de boekhouding worden afgelezen
welke betalingsverplichtingen één maand vóór de betrokken datum niet
definitief zijn uitgevoerd. De ordonnateurs dienen dan het voorstel totannulering van de niet-uitgevoerde betalingsverplichting op te stellen of, als!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 18
aan de voorwaarden van genoemd artikel 1, lid 7, is voldaan, een van een
deugdelijke toelichting vergezeld voorstel tot wijziging van de oorspronke-lijke betalingsverplichting in te dienen.
Artikel 72
Wanneer verscheidene betalingen door slechts één bewijsstuk worden
gestaafd, bevatten alle betalingsopdrachten een verwijzing naar het oor-
spronkelijke stuk en het volgnummer van de betalingsopdracht waarbij het
stuk wordt gevoegd.
Artikel 73
Afgezien van de in de artikelen 65 tot en met 72 bedoelde gevallen kan de
ordonnateur een oorspronkelijk bewijsstuk dat niet kan worden overgelegd,door een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift vervangen, in welk geval hij
de redenen dient te vermelden waarom het oorspronkelijke stuk niet kon
worden overgelegd en dient hij te verklaren dat geen betaling is verricht.
TITEL XI
VERSTREKKING V AN VOORSCHOTTEN
(Artikel 46 van het Financieel Reglement)
Artikel 74
Naast de voorschotten op grond van het Statuut of een bestuursrechtelijke
bepaling kan de ordonnateur voorschotten toekennen ter dekking van deuitgaven die een ambtenaar of een ander personeelslid voor rekening van zijn
Instelling moet verrichten. Deze uitgaven, die over het algemeen betrekking
hebben op de personeelskosten en huishoudelijke uitgaven, kunnen uit eenbijzondere opdracht voortvloeien of uitgaven betreffen die waarschijnlijk,maar naar aard en omvang onbepaald zijn.
Artikel 75
De verstrekking van de voorschotten en de aanwijzing van de ambtenaar of
van het ander personeelslid geschieden, op voorstel van de ordonnateur en na
visum van de financieel controleur en gunstig advies van de rekenplichtige,
bij besluit van de in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoeldeautoriteiten, besluit waarin het bedrag van het voorschot en de periode waarin
het wordt aangewend, worden vermeld.
V oor elk voorschot dient, in zover de aard van de uitgave voldoende bepaald
is, een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting te zijn gedaan.
Artikel 76
De aangewezen ambtenaar of het aangewezen ander personeelslid is voor de
hem verstrekte middelen verantwoordelijk en neemt de nodige maatregelenom deze middelen te beveiligen.
Binnen tien dagen na de verwezenlijking van het doel waarvoor het voorschot
werd verstrekt, zendt hij de rekenplichtige een gedetailleerd verslag over hetgebruik van het voorschot en stort hij het eventuele saldo terug.
Binnen zes weken na datzelfde tijdstip verrekent de ordonnateur het voorschot
om de tussenrekening af te sluiten die bij de toekenning van het voorschot
werd geopend.
TITEL XII
BANK- EN POSTREKENINGEN
(Artikel 53 van het Financieel Reglement)
Artikel 77
V oor haar financiële verrichtingen kan de Instelling in de Lid-Staten en
eventueel in derde landen bank- en/of postrekeningen openen.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 19
Artikel 78
De Instelling kan tevens rekeningen aanhouden bij de emissiebank van elke
Lid-Staat of bij de erkende financiële instelling.
Artikel 79
De Instelling doet alle financiële instellingen waarbij zij rekeningen heeft
geopend, de namen en de specimens van de handtekeningen van de door haar
aangewezen en tot opening en gebruik van de genoemde rekeningen
gemachtigde functionarissen toekomen en deelt hen de eventuele grens medevan de door elke gemachtigde functionaris op te nemen bedragen.
Artikel 80
Om over de rekeningen te beschikken is de handtekening van twee naar
behoren gemachtigde functionarissen vereist, waaronder die van de reken-plichtige, een ondergeschikt rekenplichtige of een beheerder van gelden ter
goede rekening.
Overeenkomstig artikel 53 van het Financieel Reglement wijst de Instelling
de functionarissen aan die gemachtigd zijn cheques en postgiro- of
bankoverschrijvingen te ondertekenen.
Alvorens hun handtekening te plaatsen, gaan deze functionarissen na of de
cheques en postgiro- of bankoverschrijvingen met de betalingsopdrachtenovereenstemmen.
Artikel 81
In beginsel dienen per cheque of per postgiro- of bankoverschrijving te
worden betaald:
— de maandelijkse bezoldigingen van de ambtenaren en andere personeels-
leden;
— de uitgaven voor leveringen of dienstverrichtingen waarmee een bedrag
van meer dan
"M14003ecu is gemoeid.
TITEL XIII
BEHEER V AN GELDEN TER GOEDE REKENING
(Artikel 54 van het Financieel Reglement)
Artikel 82
Beheer van gelden ter goede rekening kan worden ingesteld wanneer bepaalde
uitgaven vanwege de aard of de bijzondere urgentie ervan niet op basis vaneen door de ordonnateur ondertekende en door de financieel controleur
geviseerde betalingsopdracht kunnen worden betaald. In afwijking van het
bepaalde in de artikelen 40 en 51 van het Financieel Reglement is debeheerder van gelden ter goede rekening gemachtigd tot voorlopigebetaalbaarstelling en tot betaling van de uitgaven onder voorbehoud van
latere toepassing van de artikelen 40, 41, 44, 45, 47 en 50 van het Financieel
Reglement.
De instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de grondige
wijziging of aanpassing van de werkingsvoorwaarden ervan geschieden bijbesluit van de in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoelde
autoriteiten op een met redenen omkleed voorstel van de ordonnateur, na
gunstig advies van de rekenplichtige en van de financieel controleur.
Artikel 83
Een beheerder van gelden ter goede rekening wordt op voorstel van de
ordonnateur en na gunstig advies van de rekenplichtige bij besluit van de inartikel 22 van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten aangewezen.
In dit besluit wordt nadrukkelijk op de verantwoordelijkheden van de
beheerder van gelden ter goede rekening gewezen.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 20
Artikel 84
De in de artikelen 82 en 83 bedoelde besluiten worden de ordonnateurs, de
financieel controleur, de rekenplichtige en de Rekenkamer ter kennis
gebracht.
Artikel 85
1. In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening
worden in het bijzonder vastgesteld:
a) het doel en het maximumbedrag van de gelden die ter goede rekening
kunnen worden verstrekt;
b) de eventuele opening, in voorkomend geval, van een bank- en/of
postrekening op naam van de betrokken Instelling;
c) de aard en het maximumbedrag van elke uitgave die zonder voorafgaande
machtiging mag worden gedaan;
d) de regelmaat waarmee en wijze waarop de bewijsstukken moeten worden
overgelegd;
e) de wijze waarop de gelden ter goede rekening eventueel worden
aangevuld;
f) de termijn waarin de verrichtingen in het kader van het beheer van gelden
ter goede rekening moeten worden afgewikkeld.
2. Betalingen mogen slechts worden verricht op grond en binnen de grenzen
van voorafgaande betalingsverplichtingen die door de ordonnateur zijnondertekend en door de financieel controleur geviseerd.
Artikel 86
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 54, tweede alinea, van het Financieel
Reglement mag slechts de rekenplichtige voor het beheer van gelden ter
goede rekening middelen verstrekken.
Diverse plaatselijke ontvangsten, zoals met name die welke voortvloeien uit— verkopen van materieel,— publikaties,— diverse vergoedingen,
— rente enz.
mogen evenwel rechtstreeks bij het beheer van de desbetreffende gelden ter
goede rekening in aanmerking worden genomen, waarbij de afwikkeling
ervan overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van het FinancieelReglement en van de onderhavige verordening gebeurt.
De desbetreffende bedragen worden door de rekenplichtige in mindering
gebracht wanneer later nieuwe middelen worden verstrekt om diezelfde
gelden ter goede rekening aan te vullen.
Artikel 87
De beheerder van gelden ter goede rekening is voor de betaalbaarstelling van
schulden aan derden tegenover de ordonnateur en voor de uitvoering van debetalingen tegenover de rekenplichtige verantwoordelijk.
Artikel 88
De beheerder van gelden ter goede rekening voert volgens instructies van de
rekenplichtige een boekhouding van de middelen waarover hij beschikt, van
de uitgaven die hij verricht en van de ontvangsten die hij int.
Artikel 89
De beheerder van gelden ter goede rekening treft alle nodige voorzieningen
om de hem verstrekte middelen veilig te stellen.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 21
Artikel 90
Onverminderd de door de financieel controleur uitgeoefende controle, worden
de aanwezigheid van de aan beheerders van gelden ter goede rekeningtoevertrouwde middelen en de desbetreffende boekhouding door de reken-
plichtige zelf, door een ondergeschikt rekenplichtige of door een speciaal
daartoe gemachtigde ambtenaar in beginsel ter plaatse, zonder aankondigingen met een zo groot mogelijke frequentie gecontroleerd.
Artikel 91
De rekenplichtige en de financieel controleur stellen elkaar van de uitkomsten
van hun verificaties in kennis en doen daarvan mededeling aan de
ordonnateur.
TITEL XIV
VOORW AARDEN VOOR BETALING V AN RENTE BIJ TERUGVOR-
DERING WEGENS ONVERSCHULDIGDE BEDRAGEN
(Artikel 49 van het Financieel Reglement)
Artikel 92
De bepalingen van deze titel zijn van toepassing bij terugvordering ten
behoeve van de Gemeenschap wegens onverschuldigde bedragen, onver-
minderd eventuele bepalingen in de sectoriële basisbesluiten met betrekking
tot de terreinen van communautair beleid.
Artikel 93
1. In de in artikel 28, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde
inningsopdracht wordt voor elke vastgestelde schuldvordering in verband metde terugvordering van een ten onrechte betaald bedrag een vervaldag
vastgesteld.
2. Bijkomende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in ruggespraak
met de betrokken ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen
omkleed verzoek van de schuldenaar, mits deze zich verbindt tot betaling van
rente met ingang van de aanvankelijke, eerste, vervaldag voor de volledigeperiode van de toegestane termijn tegen het in artikel 94 vastgestelde tarief.
3. Bij toekenning van bijkomende termijnen kan de rekenplichtige, ten
einde de rechten van de Gemeenschap veilig te stellen, de schuldenaarverzoeken een zekerheid te stellen ter dekking van zowel de hoofdsom als derente van de schuld.
Artikel 94
1. Elke schuldvordering waaraan op de vervaldag niet is voldaan, is volgens
de onderstaande bepalingen rentedragend:
— voor schuldvorderingen in ecu: tegen de rentevoet die door het Europees
Fonds voor Monetaire Samenwerking op zijn ecu-operaties wordt
toegepast (
1), verhoogd met anderhalf punt;
— voor schuldvorderingen in een nationale valuta: tegen de interbancaire
laatrente op drie maanden voor de betrokken markt, verhoogd met
anderhalf punt.
2. Als rentevoet geldt die van de maand van de vervaldag.
3. Rente wordt berekend met ingang van de in de inningsopdracht
vastgestelde vervaldatum tot en met de dag waarop de schuld volledig isbetaald.!B
(1) Maandelijks bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeen-
schappen , reeks C.1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 22
Artikel 95
De rekenplichtige kan in overleg met de financieel controleur van inning van
rente afzien wanneer dit, gezien het bedrag of de duur van de achterstal,vergeleken met de administratieve kosten van de verrichting, van minimiemefinanciële betekenis is.
Artikel 96
Elke gedeeltelijke betaling wordt eerst op de overeenkomstig artikel 94
vastgestelde rente wegens achterstal en vervolgens op de hoofdsom in
mindering gebracht.
TITEL XV
PROCEDURES VOOR UITNODIGING TOT INSCHRIJVING
(Aanbesteding en aanvraag van aanbiedingen)
(Artikel 57 van het Financieel Reglement)
Artikel 97
De in deze titel bedoelde procedures zijn van toepassing onverminderd het
bepaalde in de artikelen 126 tot en met 129.
Artikel 98
V oor uitnodigingen tot inschrijving wordt zoveel mogelijk van een standaard-
formulier of -tekst gebruik gemaakt.
Artikel 99
Aanvragen van aanbiedingen bevatten in het bijzonder gegevens over:
a) de wijze van indiening van de aanbiedingen en presentatie ervan, met
name de eventuele eis om een standaardantwoordformulier in te vullen;
b) de toepassing van het Protocol betreffende de voorrechten en immuni-
teiten, alsmede verwijzingen naar de algemene voorwaarden die op debetrokken opdracht van toepassing zijn (leveringen, werken, dienst-
verrichtingen of publikaties), en eventueel naar het document betreffende
de bijzondere voorwaarden voor de opdracht;
c) een beding luidens hetwelk een inschrijving aanvaarding betekent van het
desbetreffende bestek;
d) de bezoekvoorwaarden, die nauwkeurig moeten worden omschreven
wanneer in een bezoek ter plaatse wordt voorzien;
e) de geldigheidsduur van de offertes, waarin de inschrijver alle voor-
waarden van zijn offerte moet handhaven;
f) de sancties bij niet-naleving van de contractuele bepalingen;g) de vermeldingen die overeenkomstig de artikelen 65 tot en met 73 op de
facturen (of op de bewijsstukken ter staving daarvan) moeten worden
aangebracht;
h) het verbod van enig contact tussen de Instelling en de inschrijver,
behalve, bij wijze van uitzondering, in de volgende omstandigheden:
1. vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten:
— op initiatief van de inschrijvers:
aan de inschrijvers mogen nadere inlichtingen worden verstrekt
die uitsluitend tot doel hebben de aard van de gevraagde
aanbiedingen te verduidelijken,
— op initiatief van de Instelling:
indien de diensten van de Instelling een vergissing, een
onnauwkeurigheid, een weglating of enige andere materiëletekortkoming in de bewoordingen van de aanvraag van
aanbiedingen ontdekken, mogen zij de betrokkenen daarvan op
de hoogte brengen onder strikt dezelfde voorwaarden als die vande aanvraag van aanbiedingen;!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 23
2. na de opening van de aanbiedingen en op initiatief van de diensten
van de Instelling:
— indien een aanbieding aanleiding geeft tot een verzoek om
opheldering of indien duidelijk materiële fouten in de
bewoordingen van de aanbieding moeten worden verbeterd,mag de Instelling met de inschrijver contact opnemen.
Artikel 100
In alle gevallen waarin er onder de in artikel 99, onder h), bedoelde
omstandigheden contacten zijn geweest, wordt een „nota voor het dossier”
opgesteld en wordt in het later aan de CCAM uit te brengen verslag van dezecontacten melding gemaakt.
Artikel 101
Het bestek met de algemene voorwaarden voor de betrokken aanbesteding
wordt bij de aanvraag van aanbiedingen gevoegd. In voorkomend geval wordt
tevens daarbij een document gevoegd met de bijzondere voorwaarden voor deaanbesteding.
Artikel 102
De termijn voor de indiening van de offertes wordt volgens de aard van de
opdracht bepaald naar gelang van de tijd die nodig is voor het opstellen van de
offerte.
Artikel 103
De indiening van de aanbiedingen geschiedt naar keuze van de inschrijvers:
— per post:
in de aanvraag van aanbiedingen dient in dat geval te worden bepaald dat
de datum van aanbieding voor verzending zal gelden, waarbij hetpoststempel als bewijs dient. Verzending per post dient aangetekend te
geschieden;
— door indiening bij de diensten van de Instelling, rechtstreeks of door een
gemachtigde van de inschrijver, met inbegrip van particuliere bestel-
diensten:
in de aanvraag van aanbiedingen dienen in dat geval het uiterste tijdstip
(dag en uur) voor de indiening van de stukken bij de Instelling te wordenvermeld, alsmede de dienst waar deze stukken tegen gedateerd enondertekend ontvangstbewijs moeten worden afgegeven.
In beide gevallen is de datum dezelfde.
V oor de geheimhouding en om enigerlei moeilijkheid te voorkomen wordt in
de aanvraag van aanbiedingen het volgende opgenomen: „Verzending dient
onder dubbele omslag te geschieden. Beide omslagen worden gesloten. Deingesloten omslag draagt, naast de aanduiding van de dienst waarvoor deze isbestemd zoals aangegeven in de aanvraag van aanbiedingen, de vermelding
„Aanvraag van aanbiedingen — mag niet door de postdienst worden
geopend’’. Zelfklevende omslagen moeten met plakband worden geslotenen dwars over het plakband wordt de handtekening van de afzendergeplaatst.”.
Artikel 104
Alle aanbiedingen moeten worden geopend.
De aanbiedingen worden door een daartoe aangewezen commissie geopend.
De financieel controleur moet van het openen van de aanbiedingen in kennis
worden gesteld. De financieel controleur of zijn vertegenwoordiger kan als
waarnemer bij de opening aanwezig zijn, indien hij zulks dienstig acht.
Aanbiedingen die niet aan de in de aanvraag van aanbiedingen gestelde
specifieke eisen voldoen, worden uitgesloten.
De leden van de commissie paraferen elke bladzijde van elke aanbieding,
stellen van de opening van de ontvangen aanbiedingen proces-verbaal op en
stellen vast welke aanbiedingen aan de eisen voldoen en welke niet, onderopgave van de redenen voor de afwijzing wegens niet voldoen aan de eisen.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 24
Artikel 105
Alle inschrijvers worden ingelicht over het aan hun aanbiedingen gegeven
gevolg.
TITEL XVI
V ASTSTELLING V AN DE DIVERSE DREMPELBEDRAGEN V AN
AANBESTEDINGSOVEREENKOMSTEN
(Artikel 128 van het Financieel Reglement)
Artikel 106
Het maximumbedrag voor onderhandse overeenkomsten die op basis van
artikel 58, onder a), van het Financieel Reglement mogen worden gesloten,
wordt op "M113 200 3ecu gesteld.
Artikel 107
Het drempelbedrag waarboven de CCAM bevoegd is als bedoeld in artikel 60
van het Financieel Reglement wordt op "M146 000 3ecu gesteld.
Artikel 108
De drempelwaarde voor de verplichte zekerheidstelling, bedoeld in artikel 62
van het Financieel Reglement, wordt op "M1329 000 3ecu gesteld.
Artikel 109
De bedragen waarbeneden overeenkomstig artikel 63 van het Financieel
Reglement een rekening of nota volstaat, worden gesteld op:
—"M11 0003ecu voor uitgaven die in de voorlopige standplaatsen
van de Instelling worden gedaan;
—"M12 6003 ecu voor uitgaven die buiten de voorlopige stand-
plaatsen van de Instelling worden gedaan;
Artikel 110
In toepassing van artikel 97 van het Financieel Reglement worden voor de
aanbestedingsovereenkomsten op het gebied van de kredieten voor onderzoeken technologische ontwikkeling de volgende drempelbedragen vastgesteld:
— als maximum voor onderhandse overeenkomsten:
"M198 700 3ecu
voor wetenschappelijk en technisch materieel, alsmede voor werken;
— als waarde waarboven de CCAM bevoegd is:
a)"M1460 600 3ecu voor de betreffende wetenschappelijke en
technische aanbestedingsovereenkomsten;
b)"M198 700 3 ecu voor de aanbestedingsovereenkomsten
betreffende niet-wetenschappelijke of niet-technische benodigdhe-
den en materieel;
c)"M132 900 3 ecu voor de aanbestedingsovereenkomsten
betreffende niet-wetenschappelijke of niet-technische benodigdhe-
den en materieel waarop artikel 58, onder c), d) en e), van hetFinancieel Reglement van toepassing is.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 25
TITEL XVII
WERKWIJZE V AN DE RAADGEVENDE COMMISSIES VOOR
AANKOPEN EN OVEREENKOMSTEN (CCAM’S)
(Artikelen 60 en 97 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Algemene bepalingen
Artikel 111
De CCAM brengt onder de in de artikelen 60, 61, en 97 van het Financieel
Reglement vastgestelde voorwaarden, in haar adviserende kwaliteit, advies uitover:
a) alle ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten inzake werken, leveringen of
diensten, met inbegrip van studies, waarmee een groter bedrag is gemoeid
dat de in de artikelen 107 en 110 van de onderhavige verordeningvermelde bedragen overtreft, alsook over plannen tot aankoop vanvastgoed, ongeacht het bedrag ervan;
b) de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten bij de onder a) bedoelde
overeenkomsten en dit steeds wanneer het om grondige wijzigingen gaat,
met name wanneer in de bijkomende overeenkomsten het bedrag van deoorspronkelijke overeenkomst wordt gewijzigd;
c) de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten die ertoe leiden dat het
totale bedrag van een reeds gegunde aanbesteding dat aanvankelijk
beneden de onder a) bedoelde grenzen lag, daardoor wordt overschreden;
d) de standaardformulieren en -bepalingen betreffende de uitnodiging tot
inschrijving en de ontwerpen waarmee aanmerkelijk van die standaard-bepalingen wordt afgeweken;
e) de ontwerpen van uitnodiging tot inschrijving welke van bijzonder belang
zijn of een bijzonder karakter vertonen;
f) de vraagstukken die bij de sluiting of uitvoering van aanbestedingsover-
eenkomsten rijzen (annulering van bestellingen, verzoeken om ver-mindering van boeten wegens vertraging, afwijkingen van de bestekbe-palingen en van de algemene voorwaarden enz.), voor zover zij voldoende
ernstig zijn om een verzoek om advies te rechtvaardigen;
g) op verzoek van de bevoegde ordonnateur of een lid van de CCAM de
ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten waarmee een geringer bedrag danhet onder a) bedoelde bedrag is gemoeid, wanneer deze van mening is dat
deze overeenkomsten beginselvragen opwerpen of een bijzonder karakter
vertonen.
Artikel 112
DE CCAM doet aanbevelingen voor:
a) het algemene beleid wat de voorziening in of buiten de Gemeenschap
betreft, in verband waarmee zij eventueel onderzoeken en studies verricht
of doet verrichten;
b) de vaststelling van de algemene voorwaarden van aankopen en
overeenkomsten.
Artikel 113
De voor advies aan de CCAM voorgelegde dossiers gaan vergezeld van een
door de verantwoordelijke ambtenaar of een door de ordonnateur aangewezen
plaatsvervanger opgesteld en ingediend verslag.
Dit verslag bevat met name:a) een technische en financiële evaluatie van elke aanbieding, met inbegrip
van een vergelijkende tabel van de prijzen per eenheid;
b) een motivering van de aanbeveling voor de keuze van de inschrijver.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 26
Artikel 114
Over elk geval wordt een advies opgesteld, dat door de voorzitter van de
CCAM wordt ondertekend. Dit advies wordt aan de betrokken dienstenmedegedeeld.
Artikel 115
Elke CCAM stelt haar reglement van orde vast. Haar reglement van orde
wordt aan de betrokken Instelling, aan de CCAM van elk der andereInstellingen en aan de Rekenkamer ter kennis gebracht.
Elke CCAM ziet toe op de juiste toepassing van de in artikel 126 bedoelde
richtlijnen van de Raad.
Afdeling II
Bijzondere voorschriften voor het gemeenschappelijk centrum voor
onderzoek
Artikel 116
De Commissie kan voor de samenstelling en de werking van de CCAM met
betrekking tot de werkzaamheden van het Gemeenschappelijk Centrum voor
Onderzoek, passende interne voorschriften vaststellen gezien de specifiekeeisen op dit terrein.
Deze interne voorschriften worden na raadpleging van de financieel
controleur opgesteld en ter informatie aan het Europees Parlement en aande Rekenkamer gezonden.
Afdeling III
Interinstitutionele Raadgevende Commissie voor aankopen en overeen-
komsten (CCAMI) (
1)
Artikel 117
Het college van administratieve hoofden van de Instellingen van de
Gemeenschap kan de nodige maatregelen nemen om een InterinstitutioneleRaadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten, hierna „CCA-
MI” (Commission consultative des achats et des marchés commune aux
Institutions) genoemd, op te richten met als doel, overeenkomstig de eis vangoed financieel beheer, de samenwerking tussen de Instellingen te versterkenbij het gezamenlijk plaatsen van bepaalde opdrachten voor leveringen en
andere opdrachten in het kader van het beheer van de kredieten voor de
financiering van acties van interinstitutionele aard.
Artikel 118
De CCAMI heeft de volgende bevoegdheden:
a) zij wordt geraadpleegd voor advies wanneer alle of enkele Instellingen tot
het gezamenlijk plaatsen van opdrachten op de in artikel 117 genoemdegebieden besluiten wegens de op financieel vlak aan een dergelijke
procedure verbonden voordelen.
Haar advies heeft betrekking op de regelmatigheid van de gevolgde
procedure, de keuze van de inschrijver en, in het algemeen, de voor de
aanbesteding vastgestelde voorwaarden, waarbij op de belangen van alle
Instellingen wordt gelet.
De CCAM’ s van de verschillende Instellingen behoeven in dit geval niet
meer voor advies te worden aangezocht, maar zij worden van het
uitgebrachte advies in kennis gesteld;
b) zij kan op verzoek van één of meer administratieve hoofden of van één of
meer CCAM’ s op de in artikel 117 bedoelde gebieden elk vraagstuk dat
op interinstitutioneel niveau van belang is of gevolgen kan hebben,onderzoeken en aanbevelingen dienaangaande doen.!B
(1) De term „Instelling” dient in de zin van artikel 22, lid 5, van het Financieel
Reglement te worden begrepen.1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 27
Zij onderzoekt daartoe het vraagstuk en doet de voorstellen die zij
geëigend acht.
Artikel 119
De CCAMI bestaat uit twee vertegenwoordigers per Instelling, die indien
mogelijk uit de leden van de CCAM van de Instelling worden aangewezen,met dien verstande dat zij, krachtens overeenkomst tussen de Instellingen,naast vertegenwoordigers van de respectieve diensten nog tot haar leden telt:
— één vertegenwoordiger van de diensten voor juridische aangelegenheden,
— één vertegenwoordiger van de diensten voor financiële aangelegenheden,
en
— één vertegenwoordiger van de financieel controleur, als waarnemer.V oor de vertegenwoordigers van deze drie diensten kan in overleg tussen de
Instellingen een roulatiesysteem worden overeengekomen.
Het voorzitterschap van de CCAMI wordt voor een periode van twee jaar bij
toerbeurt door de Instellingen waargenomen.
De Commissie neemt het secretariaat van de CCAMI waar.
Artikel 120
Met betrekking tot de procedure zijn de artikelen 113 en 114 van toepassing.
Artikel 121
De CCAMI stelt haar reglement van orde vast en doet dat reglement aan alle
Instellingen toekomen.
TITEL XVIII
BORG- EN ZEKERHEIDSTELLING VOORAF ALS GARANTIE
VOOR DE UITVOERING V AN OVEREENKOMSTEN
(Artikel 62 van het Financieel Reglement)
Artikel 122
Wanneer als garantie voor de uitvoering van aanbestedingsovereenkomsten
van de leveranciers, aannemers of dienstverrichters een zekerheidstelling
vooraf wordt verlangd, moet deze niet slechts de gehele duur van de garantiebestrijken, doch een tijdvak dat toereikend is om de borg te doen betalen. Inbeginsel moet de zekerheid worden gesteld door een storting aan de Instelling
in dezelfde valuta als die welke voor de betaling van de leveringen of de
werken is aangegeven.
Artikel 123
De zekerheidstelling kan worden vervangen door een persoonlijke en
hoofdelijke borgstelling van een door de rekenplichtige van de Instellingerkende derde. Die zekerheid luidt in de valuta van betaling die in het contractof de opdracht is vastgesteld en moet aan dezelfde regels voldoen als de in
artikel 122 bedoelde zekerheidstelling.
Artikel 124
Bij de eerste betalingsopdracht ter uitvoering van een aanbestedingsover-
eenkomst waarvoor een zekerheidstelling wordt geëist, worden de gebruike-
lijke bewijsstukken aangevuld met een door de rekenplichtige vooreensluidend gewaarmerkt afschrift van het bij de storting van de zekerheidafgegeven ontvangstbewijs of met een door de rekenplichtige voor eens-
luidend gewaarmerkt afschrift van de verklaring van de instelling of van de
derde die zekerheid heeft gesteld.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 28
Artikel 125
De zekerheden worden terugbetaald of de in artikel 123 bedoelde
vervangende zekerheden worden vrijgegeven overeenkomstig de in de
bepalingen betreffende aanbestedingen vervatte voorwaarden, behalve ingevalde overeenkomst niet of met vertraging wordt uitgevoerd, zoals bedoeld inartikel 62, vierde alinea, van het Financieel Reglement.
TITEL XIX
TOEPASSING, DOOR DE COMMUNAUTAIRE INSTELLINGEN, V AN
DE RICHTLIJNEN V AN DE RAAD INZAKE OVERHEIDS-
OPDRACHTEN VOOR WERKEN, VOOR LEVERINGEN EN VOOR
DIENSTEN
(Artikel 64 van het Financieel Reglement)
Artikel 126
De richtlijnen van de Raad inzake overheidsopdrachten voor werken, voor
leveringen en voor diensten zijn van toepassing bij het plaatsen van
opdrachten door de Instellingen, zodra het bedrag van de opdracht gelijk isaan of hoger is dan de bij deze richtlijnen vastgestelde drempelwaarden.
Artikel 127
De termen „opdracht voor het uitvoeren van werken”, „opdracht voor
leveringen” en „opdracht voor diensten” in de richtlijnen genoemd in artikel126 worden uitgelegd overeenkomstig de omschrijvingen in de desbetreffenderichtlijnen.
Artikel 128
De Instellingen worden, elk in zover de opdrachten met kredieten uit de eigen
afdeling van de algemene begroting worden gefinancierd, als „aanbestedendediensten” beschouwd in de zin van de in artikel 126 bedoelde richtlijnen.
Artikel 129
De Instellingen zijn bij het plaatsen van opdrachten voor werken, leveringen
en diensten verplicht zich aan de bepalingen van de in artikel 126 bedoelderichtlijnen te houden, inzonderheid wat betreft:
— de regels inzake de bekendmaking;— de gemeenschappelijke voorschriften op het gebied van technische
specificaties;
— de gemeenschappelijke regels inzake deelneming;— de criteria voor kwalitatieve selectie;— de criteria voor het gunnen van de opdrachten.
TITEL XX
V ASTSTELLING V AN DE W AARDE V ANW AARAF ROERENDE
GOEDEREN IN DE INVENTARISLIJST MOETEN WORDEN OPGE-
NOMEN
(Artikel 65 van het Financieel Reglement)
Artikel 130
In de inventarislijst worden alle roerende goederen opgenomen
— met een aankoopwaarde van
"M14003ecu of hoger, en!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 29
— met een gebruiksduur van meer dan een jaar (twee jaar voor roerende
goederen van wetenschappelijke en technische aard (1)) en
— die niet het karakter van een verbruiksgoed hebben.V oor elk aangekocht goed moeten in de inventarislijst, waarvan de
ontvangstbewijzen een integrerend bestanddeel vormen, een passendebeschrijving van het goed, de plaats waar het zich bevindt, de datum van
aanschaffing en de kosten per eenheid worden vermeld.
De ontvangstbewijzen gelden als een passende beschrijving.
Artikel 131
Bij de inventariscontroles door de Instellingen wordt nagegaan of elk goed
fysiek aanwezig is en met de beschrijving in de inventarislijst overeenkomt.
De controles worden in het kader van een driejaarlijks controleprogramma
verricht.
TITEL XXI
BEKENDMAKING V AN DE VERKOOP V AN ROERENDE GOEDE-
REN
(Artikel 66 van het Financieel Reglement)
Artikel 132
1. Verkopen van roerende goederen worden bekendgemaakt:
a) wanneer de aankoopwaarde
"M17 7003ecu of hoger is, door een
geëigende bekendmaking op plaatselijk niveau. Tussen de publikatie van
de laatste aankondiging en de sluiting van het verkoopcontract moetenten minste veertien dagen zijn gelegen;
b) wanneer de aankoopwaarde per eenheid
"M1372 900 3ecu of hoger
is, door een verkoopbericht in het Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen . Bovendien kan de verkoop op geëigende wijze in de
pers van de Lid-Staten worden bekendgemaakt. Tussen de bekendmakingvan het verkoopbericht in het Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen en de sluiting van het verkoopcontract moet ten minste
één maand zijn gelegen.
2. Wanneer de verrichting wegens de kosten van de bekendmaking geen
bijzondere voordelen oplevert, kan van bekendmaking worden afgezien.
3. De Instellingen trachten bij iedere verkoop van roerende goederen de
hoogste prijs te krijgen.
TITEL XXII
OPSTELLING EN GEBRUIK V AN HET REKENINGSTELSEL
(Artikel 70 van het Financieel Reglement)
Artikel 133
Opstelling van het rekeningstelsel
Het rekeningstelsel bestaat uit twee afzonderlijke, zij het gecoördineerde
delen, te weten:
— de begrotingsboekhouding,— de algemene boekhouding.!B
(1) In het kader van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek omschreven in
de „Recueil des instructions relatives aux inventaires” (doc. 13.131/XV/68-F) en
de „Nomenclature des matériels — canevas général” (doc. 2168/IX/1972 — F , met
bijwerkingen).1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 30
Artikel 134
Begrotingsboekhouding
1. In de begrotingsboekhouding wordt voor elke onderverdeling van de
begroting aantekening gehouden van:
a) wat de uitgaven betreft:
— de kredieten van de oorspronkelijke begroting, de kredieten van de
gewijzigde en/of aanvullende begrotingen, de in verband metdeelname van derden uitgetrokken kredieten, de overgeschreven
kredieten en het totale bedrag van de aldus beschikbare kredieten. De
vastleggings- en de betalingskredieten worden afzonderlijk geregi-streerd en gecontroleerd;
— de betalingsverplichtingen en de betalingen van het begrotingsjaar;
b) wat de ontvangsten betreft:
— de ramingen van de oorspronkelijke begroting, de ramingen van de
gewijzigde en/of aanvullende begrotingen, de ontvangsten ten
gevolge van deelname van derden en het totale bedrag van de aldusberekende ramingen;
— de vastgestelde rechten en de geïnde bedragen van het begrotings-
jaar;
c) de nog te betalen betalingsverplichtingen en nog te innen ontvangsten van
voorafgaande begrotingsjaren.
Tevens wordt in de begrotingsboekhouding aantekening gehouden van de
samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen van het Europees Oriënta-tie- en Garantiefonds voor de Landbouw (EOGFL), afdeling Garantie, en van
de desbetreffende, uit voorschotten bestaande betalingen.
Deze verplichtingen worden gesteld tegenover het geheel van de kredieten van
het EOGFL-Garantie.
2. Aparte rekeningen worden geopend om afzonderlijk toezicht te kunnen
houden op:
— het gebruik van de overgedragen kredieten,— het gebruik van de wederopgevoerde kredieten, en— de betaalbaarstelling van de nog te vereffenen betalingsverplichtingen.Aan de ontvangstenzijde worden aparte rekeningen geopend om op de nog te
innen schuldvorderingen van voorafgaande begrotingsjaren afzonderlijk
toezicht te kunnen houden.
3. De rekeningen kunnen worden gedetailleerd om een analytisch overzicht
van de resultaten te verkrijgen.
4. De rekeningen worden bijgehouden in boeken, op kaarten of met behulp
van enigerlei vorm van automatische gegevensverwerking.
Artikel 135
Algemene boekhouding
1. De algemene boekhouding maakt het mogelijk de stand van de activa en
de passiva van de Instelling te bepalen.
2. Het rekeningstelsel van de algemene boekhouding wordt opgesteld
volgens een systeem van decimale indeling.
3. Het rekeningschema omvat de volgende klassen:
— klasse 1 : rekeningen van vast kapitaal,
— klasse 2 : rekeningen van vastgelegde waarden,
— klasse 3 : voorraadrekeningen,
— klasse 4 : derdenrekeningen,— klasse 5 : financiële rekeningen,
— klasse 6 : lastenrekeningen,!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 31
— klasse 7 : batenrekeningen,
— klasse 8 : speciale rekeningen.
4. Elke klasse omvat groepen (twee cijfers), die in subgroepen (drie cijfers)
worden onderverdeeld. Naar gelang van de behoeften van de Instellingkunnen de subgroepen worden onderverdeeld in rekeningen die van vijf of zescijfers zijn voorzien.
5. Klasse 4 „derdenrekeningen” registreert alle verrichtingen in de
betrekkingen met derden en de regularisaties.
Zij omvat tussenrekeningen met behulp waarvan de ontvangsten uit hoofde
van terugbetaalde vooruitbetalingen, als bedoeld in artikel 7, punt 7, van hetFinancieel Reglement, en tussenrekeningen voor het houden van toezicht opde nieuwe aanwendingen, als bedoeld in artikel 27, lid 2, van het Financieel
Reglement.
6. Klasse 5 „financiële rekeningen” registreert de waardeveranderingen van
effecten, de verrichtingen via kas, banken en postchequediensten, de
verrichtingen van de ondergeschikt rekenplichtigen en die van de beheerders
van gelden ter goede rekening. V oor elke bank- of postrekening, gewone kasen kas van gelden ter goede rekening wordt een afzonderlijke rekeninggeopend.
7. Klasse 6 „lastenrekeningen” registreert het brutobedrag van de in de
begrotingsboekhouding opgenomen uitgaven.
Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de uitgaven met betrekking
tot:
— de kredieten van het lopende begrotingsjaar;
— de krachtens artikel 7, punt 1, onder b), van het Financieel Reglement
overgedragen kredieten;
— de krachtens artikel 7, punt 1, onder a), van het Financieel Reglement
overgedragen kredieten;
— de krachtens artikel 7, punt 2, van het Financieel Reglement over-
gedragen kredieten;
— de kredieten die betrekking hebben op deelnemingen van derden
krachtens artikel 4, punt 2, van het Financieel Reglement.
8. Klasse 7 „batenrekeningen” registreert de in de begrotingsboekhouding
opgenomen invorderingen.
Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de invordering van:
— de geconstateerde rechten van het lopende begrotingsjaar,
— de nog in te vorderen geconstateerde rechten van voorafgaande
begrotingsjaren.
9. Klasse 8 „speciale rekeningen” registreert aan het einde van het
begrotingsjaar de verrichtingen van het afsluiten van de rekeningen.
10. Onverminderd het bepaalde in artikel 21, stelt de rekenplichtige van elke
Instelling aan de hand van het in lid 3 omschreven boekhoudkundige schema
een gedetailleerd rekeningstelsel op. Hij opent groepen, subgroepen en
rekeningen naargelang van de bijzondere behoeften van zijn beheer, waarbijtelkens het voorwerp en de werkingsvoorwaarden van de rekeningen nader
worden aangegeven.
Artikel 136
Werking van de algemene boekhouding
1. De algemene boekhouding wordt per kalenderjaar en volgens de methode
van dubbelboekhouden gevoerd.
2. De rekeningen worden bijgehouden in boeken, op kaarten of met behulp
van enige vorm van geautomatiseerde gegevensverwerking.
3. De boekhouding maakt het mogelijk een algemene staat van de
rekeningen op te maken, dit wil zeggen het overzicht van alle activa- en!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 32
passivarekeningen van de Instelling, met inbegrip van de afgesloten
rekeningen, met voor elk:
— het rekeningnummer;
— de omschrijving;
— het totaal van de debetposten;
— het totaal van de creditposten;
— het saldo.4. De rekeningen worden zodanig bijgehouden dat zij een gedetailleerde
analyse van de verrichtingen en de saldi mogelijk maken. De financiële
overzichten worden zodanig opgesteld dat zij, door middel van eendoelmatige specificatie, van de kenmerkende bestanddelen van de activa ende passiva van de Instelling een getrouw beeld geven. De te innen ontvangsten
worden bij de passiva onder de overlopende posten opgenomen en de
desbetreffende schuldvorderingen bij de activa onder de post „diversedebiteuren” of een andere geschikte post. De uitgaven van het begrotingsjaar
die nog niet op de jaarrekening zijn aangewezen, worden als overlopende
posten bij de activa opgenomen onder de post „aan te wijzen uitgaven”. Dejaarrekening bevat alle elementen die nodig zijn om de overeenstemming metde financiële balans vast te stellen.
De saldi van elke rekening dienen periodiek met de bescheiden of met andere
bewijsstukken te worden vergeleken, met name met:
— de rekeningen van de vastgelegde waarden, als bedoeld in artikel 130;
— de tegoeden op bank- en postrekeningen, door maandelijkse vergelijking
met de door de financiële instellingen toegezonden rekeningafschriften;
— de gelden in kas, door vergelijking met het kasboek;
— de gelden ter goede rekening en andere voorschotten als bedoeld in
artikel 74, door na te gaan of is voldaan aan de voorwaarden voor het
beheer van gelden ter goede rekening en de verstrekking van voor-
schotten, alsmede aan de boekingsvoorschriften;
— de rekeningen van lasten en baten van de klassen 6 en 7, door
maandelijkse vergelijking met de desbetreffende totalen in de begrotings-
boekhouding.
5. De onderlinge rekeningen van de Instellingen worden maandelijks in
overeenstemming gebracht en periodiek vereffend.
6. De tussenrekeningen worden periodiek als volgt onderzocht:— bedragen die reeds zouden moeten zijn geïnd, door mededeling van de
rekenplichtige aan de ordonnateur, van de niet-geïnde ontvangsten en de
ondernomen stappen;
— bedragen die reeds hadden moeten zijn betaald, door mededeling van de
rekenplichtige aan de ordonnateur, van de redenen voor niet-betaling en
de betrokken bedragen;
— over te maken middelen, door vergelijking met de verzamelstaten van de
bezoldigingen van het personeel of andere gelijkaardige staten;
— de overige tussenrekeningen, door middel van een analyse van de
boeksaldi en door kennisgeving aan de ordonnateur van de verrichtingen
die niet binnen de jaarlijks vast te stellen termijnen zijn afgerekend.
De tussenrekeningen worden zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de in
artikel 71 van het Financieel Reglement genoemde termijnen vereffend.
7. De tussenrekeningen voor nieuwe aanwending maken het mogelijk
toezicht te houden op de nieuwe aanwending van de in artikel 27, lid 2, vanhet Financieel Reglement genoemde ontvangsten en de in artikel 78, punten 1en 3, van het Financieel Reglement bedoelde staat op te stellen.
8. De financiële bank- of postrekeningen worden bijgehouden in deviezen
en in ecu.
De in nationale valuta uitgedrukte bedragen worden tegen de volgens artikel 1
vastgestelde koersen in ecu omgerekend. De saldi in ecu van de in deviezenen in ecu gehouden rekeningen worden maandelijks opnieuw berekend.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 33
9. De boekhouding van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek
wordt in de algemene boekhouding van de Commissie opgenomen.
10. Behoudens andersluidende bepalingen van een verordening worden de
financiële staten opgemaakt volgens de boekhoudbeginselen, welke met namede in de richtlijnen van de Raad aangegeven beginselen omvatten. Depraktische toepassingsvoorschriften van deze beginselen, welke periodiek
worden bijgewerkt, worden vastgesteld volgens de bepalingen van artikel 21.
TITEL XXIII
BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE KREDIETEN VOOR
ONDERZOEK EN TECHNOLOGISCHE ONTWIKKELING (OTO)
(Artikelen 94 en 96 van het Financieel Reglement)
Artikel 137
Tot staving van de begroting wordt een indicatieve tabel betreffende de
activiteiten van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek opgesteld,waaruit de overeenstemming blijkt tussen de bestemming van de uitgaven —
onderzoekdoelstellingen en andere activiteiten — en de aard van de middelen
die voor de uitvoering ervan worden aangewend:
— statutair en niet-statutair personeel;
— administratieve en technische infrastructuur;
— wetenschappelijke en technische voorzieningen;— rechtstreekse beleidskredieten.Het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek voert een voor het beheer
van elk van de onder zijn bevoegdheid vallende activiteiten, met inbegrip vande werkzaamheden met betrekking tot dienstverrichtingen voor derden en de
ondersteuning van de diensten van de Commissie, geëigende boekhouding
waarmee aan de hand van de bestanddelen die in de tabel van over-eenstemming voorkomen, op de werkelijke kosten toezicht kan wordenuitgeoefend.
Artikel 138
Met betrekking tot het terrein van de tot de werkzaamheden onder contract
behorende activiteiten wordt tot staving van de begroting een tabel volgens de
onderstaande indeling opgesteld waaruit de overeenstemming tussen de
bestemming — onderzoekdoelstellingen en andere activiteiten — en de aardvan de uitgaven blijkt:
— interventies;— niet-statutair personeel (
1);
— werking;
— infrastructuur;
— informatie en publikaties;— statutair personeel (
1).
De geëigende boekhoudkundige maatregelen worden genomen om op de
uitvoering van de begroting per onderzoekdoelstelling, rekening houdend metde bestanddelen van de tabel van overeenstemming, toezicht te kunnen
houden.!B
(1) De rubriek „statutair personeel” omvat ambtenaren die een functie uit de lijsten
van het aantal ambten vervullen en personeelsleden die onder de regeling voor de
„andere personeelsleden” vallen. De rubriek „niet-statutair personeel” omvat alle
overige personeelsleden (uitzendkrachten, gedetacheerde nationale ambtenaren,
dienstverrichters, aannemingscontracten enz.) (zie regeling van de Commissie voor
de mini-begrotingen van 22 mei 1990).1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 34
Artikel 139
1. De Commissie ontvangt voorschotten voor de activiteiten die zij voor
rekening van derden verricht. Deze voorschotten zijn bestemd voor de
financiering van, enerzijds, de personeelsuitgaven, de algemene kosten en de
uitvoeringsmiddelen waartoe deze activiteiten aanleiding geven, en, ander-zijds, de specifieke investeringen die voor deze activiteiten vereist zijn. De
voorschotten worden in de overeenkomstige begrotingstoewijzingen opge-
nomen.
2. Niet-gebruikte voorschotten worden terugbetaald door annulering van de
desbetreffende kredieten via de jaarrekening. Gebruikte voorschotten wordenterugbetaald met een gedeelte van de ontvangsten die uit de vergoeding van deverrichtingen voor derden voortvloeien. Het voor terugbetaling van de
voorschotten bestemde gedeelte van de ontvangsten is het deel dat
overeenstemt met de personeelsuitgaven, de uitgaven voor het gebruik vande algemene diensten en de uitvoeringsmiddelen van de Commissie, alsmedede specifieke investeringen. Het overige gedeelte van de ontvangsten, dit wil
zeggen de ontvangsten die overeenkomen met de lopende uitgaven die
specifiek uit de contracten voortvloeien, wordt door de Commissie alsaanvullende kredieten bij de lijnen voor deze specifieke uitgaven geboekt.
3. Het gedeelte van de ontvangsten dat tot terugbetaling leidt, wordt bij de
opstelling van elk contract inzake dienstverrichtingen voor derden over-
eenkomstig de interne voorschriften vastgesteld.
De ontvangsten die voor de terugbetaling van de voorschotten zijn bestemd en
de ontvangsten die tot de opvoering van extra kredieten leiden, worden in de
staat van ontvangsten van de Commissie bij afzonderlijke ontvangstlijnengeboekt.
TITEL XXIV
BEPALINGEN BETREFFENDE HET BEHEER V AN DE HUISHOU-
DELIJKE KREDIETEN BUITEN DE GEMEENSCHAP
(Artikelen 121, 122 en 123 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Beheer van gelden ter goede rekening
Artikel 140
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 54 van het Financieel Reglement
wordt voor elke plaatselijke eenheid buiten de Gemeenschap voor de betaling
van bepaalde categorieën uitgaven beheer van gelden ter goede rekening
ingesteld.
In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening worden,
gelet op de specifieke behoeften van de betrokken plaatselijke eenheid, dewerkingsvoorwaarden ervan vastgesteld.
Afdeling II
Betalingsverplichtingen en betalingen
Artikel 141
V oor alle plaatselijke eenheden samen worden voorstellen inzake samen-
vattende voorlopige betalingsverplichtingen opgesteld.
Deze voorstellen, vergezeld van een raming van de uitgaven van elke
plaatselijke eenheid, worden aan de financieel controleur ter visering
toegezonden en vervolgens door de boekhouding geregistreerd. Deze
samenvattende betalingsverplichtingen kunnen naar gelang van de ontwikke-ling van de behoeften worden herzien.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 35
Artikel 142
1. V oor de delegaties met slechts een beperkt aantal ambtenaren of andere
personeelsleden die in aanmerking kunnen komen om te worden gemachtigd
cheques en postgiro- of bankoverschrijvingen te ondertekenen, kunnen de in
artikel 22 van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten op voorstel vande ordonnateur, na gunstig advies van de rekenplichtige en de financieelcontroleur, toestemming verlenen tot het plaatsen van slechts één hand-
tekening.
2. De Commissie stelt de voorwaarden vast waaronder het de functionaris-
sen die door haar zijn aangewezen en gemachtigd om over bij volmacht
geopende rekeningen te beschikken, wordt toegestaan de namen en despecimens van de handtekeningen aan de financiële instellingen ter plaatse
mede te delen.
Afdeling III
Bijzondere voorwaarden voor raadpleging van de CCAM
Artikel 143
1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 60 van het Financieel Reglement
en artikel 111 van de onderhavige verordening kunnen overeenkomsten voorhet huren van een gebouw buiten de Gemeenschap bij wijze van uitzondering
rechtstreeks door de ordonnateur worden gesloten, op voorwaarde dat de
CCAM op voorhand de voor de betrokken landen of steden specifiekeinformatie heeft ontvangen en de aan te leggen basiscriteria heeft aanvaard
met betrekking tot:
— het soort te huren gebouw, naar gelang van het doel waarvoor het bestemd
is (woningen, kantoren, enz.);
— de in acht te nemen parameters inzake oppervlakte en prijs, met eventuele
marge;
— de contractuele bepalingen.
2. Indien de ordonnateur met situaties wordt geconfronteerd die van de
volgens lid 1 overeengekomen en op voorhand door de CCAM aanvaarde
criteria afwijken, wordt voor het (de) betrokken geval(len) de CCAM opnieuw
geraadpleegd.
3. De ordonnateur breng over de toepassing van lid 1 regelmatig bij de
CCAM verslag uit.
Afdeling IV
Inventarissen
Artikel 144
1. De permanente inventarissen van de roerende goederen die tot het
vermogen van de respectieve Gemeenschappen behoren, worden, wat de
delegaties betreft, ter plaatse bijgehouden. Zij worden op de door deCommissie vastgestelde wijze regelmatig aan de centrale diensten medege-deeld.
De naar de delegaties op weg zijnde roerende goederen, worden in afwachting
van de opname ervan in de permanente inventarissen, op een voorlopige lijst
geregistreerd.
2. De bekendmaking van de verkoop van roerende goederen door de
delegaties geschiedt overeenkomstig de ter plaatse geldende juridische en
feitelijke voorwaarden.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 36
TITEL XXV
SLOTBEPALINGEN
Artikel 145
De in deze verordening vermelde forfaitaire bedragen worden bijgesteld
volgens het verloop van het indexcijfer van de consumptieprijzen in deGemeenschap, zulks op evenredige wijze en met de volgende periodiciteit:
— om de drie jaar, behoudens uitzonderlijke ontwikkeling van het
indexcijfer, voor de in de artikelen 31 (bedrag van het beheer), 81, 130,132, en in de artikelen 106 tot en met 110 bedoelde bedragen. De
bedragen worden afgerond;
— om het jaar voor de in artikel 31 (vergoeding) bedoelde bedragen. Deze
bedragen worden op een ecu afgerond.
De Commissie stelt de nieuwe bedragen vast volgens de bovengenoemde
vervaldagen en criteria en deelt deze aan de andere Instellingen mede.
Artikel 146
De bepalingen van de onderhavige verordening laten de toepassing van de
bijzondere bepalingen van het Financieel Reglement betreffende de kredietenvoor onderzoek en technologische ontwikkeling (titel VII van het FinancieelReglement), het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw,
afdeling Garantie (titel VIII van het Financieel Reglement), de hulp aan derde
landen (titel IX van het Financieel Reglement), het beheer van de kredietenvoor personeel met standplaats buiten de Gemeenschap en de desbetreffende
huishoudelijke uitgaven (titel X van het Financieel Reglement) en het Bureau
voor officiële publikaties der Europese Gemeenschappen (titel XI van hetFinancieel Reglement) onverlet.
Artikel 147
De Instellingen stellen de Rekenkamer binnen een termijn van zes maanden,
te rekenen vanaf de datum van inwerkingtreding van deze verordening, inkennis van de maatregelen die zij voor de toepassing ervan hebben getroffen.
Artikel 148
Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS wordt ingetrokken.
Artikel 149
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 1994.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks
toepasselijk in elke Lid-Staat.!B1993R3418 — NL — 01.01.1998 — 002.001 — 37