2000Q3614 — NL — 26.03.2003 — 004.001

Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschĳnt buiten de verantwoordelĳkheid van de instellingen

►B REGLEMENT VAN ORDE VAN DE COMMISSIE (C(2000) 3614) (PB L 308, 8.12.2000, p.26)

Gewĳzigd bĳ:









▼B

REGLEMENT VAN ORDE VAN DE COMMISSIE

(C(2000) 3614)







DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, en met name op artikel 16, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 218, lid 2, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en met name op artikel 131, Gelet op het Verdrag betreffende de Europese Unie, en met name op artikel 28, lid 1, en artikel 41, lid 1, STELT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VAST:







HOOFDSTUK I

DE COMMISSIE

Artikel 1

De Commissie handelt overeenkomstig de bepalingen van dit reglement van orde en met inachtneming van de door haar voorzitter vastgestelde politieke richtsnoeren als college.

Artikel 2

Met inachtneming van de door haar voorzitter vastgestelde politieke richtsnoeren stelt de Commissie haar prioriteiten vast en stelt zĳ elk jaar haar werkprogramma vast.

Artikel 3

De voorzitter kan aan de leden van de Commissie een speciaal arbeidsterrein toewĳzen waarop zĳ voor de voorbereiding van de werkzaamheden van de Commissie en de uitvoering van haar besluiten in het bĳzonder verantwoordelĳk zĳn. Ook kan hĳ de aldus toegewezen taken te allen tĳde wĳzigen.

De voorzitter kan uit de leden van de Commissie werkgroepen vormen waarvan de voorzitter door hem wordt aangewezen.

De voorzitter treedt op als vertegenwoordiger van de Commissie. Hĳ wĳst de leden van de Commissie aan die tot opdracht hebben hem in deze functie bĳ te staan.

Artikel 4

De besluiten van de Commissie worden genomen:

a) in vergadering, of

b) via de schriftelĳke procedure overeenkomstig de bepalingen van artikel 12, of

c) via de machtigingsprocedure overeenkomstig de bepalingen van artikel 13, of

d) via de delegatieprocedure overeenkomstig de bepalingen van artikel 14.







Afdeling I

De vergaderingen van de Commissie

Artikel 5

De Commissie wordt in vergadering bĳeengeroepen door de voorzitter.

De Commissie vergadert in de regel ten minste eenmaal per week en voorts telkens wanneer zulks noodzakelĳk is.

De leden van de Commissie zĳn gehouden alle vergaderingen bĳ te wonen. De voorzitter beoordeelt elke situatie die voor hen aanleiding zou kunnen zĳn deze verplichting niet op te volgen.

Artikel 6

De voorzitter stelt de agenda van elke vergadering van de Commissie vast; hĳ houdt daarbĳ met name rekening met het in artikel 2 genoemde werkprogramma.

Onverminderd de bevoegdheid van de voorzitter om de agenda vast te stellen, is voor de indiening van elk voorstel waarmee aanzienlĳke uitgaven zĳn gemoeid, de instemming van het voor de begroting verantwoordelĳke lid van de Commissie vereist.

Elk punt waarvan een lid van de Commissie plaatsing op de agenda voorstelt, moet, behoudens in uitzonderlĳke gevallen, ten minste negen dagen van tevoren aan de voorzitter worden meegedeeld.

De agenda en de noodzakelĳke werkdocumenten worden binnen de termĳnen en in de werktalen die de Commissie overeenkomstig artikel 25 vaststelt, aan haar leden verstrekt.

Elk punt ten aanzien waarvan een lid van de Commissie verzoekt het van de agenda af te voeren, wordt tot de volgende vergadering uitgesteld indien de voorzitter hiermee instemt.

De Commissie kan op voorstel van haar voorzitter beraadslagen over een punt dat niet op de agenda is geplaatst of ten aanzien waarvan de noodzakelĳke werkdocumenten laattĳdig zĳn verstrekt. Zĳ kan met meerderheid van stemmen besluiten over een agendapunt niet te beraadslagen.

Artikel 7

Voor de geldigheid van de besluiten van de Commissie is de aanwezigheid van de meerderheid van het in het Verdrag vastgestelde aantal leden vereist.

Artikel 8

De Commissie besluit op voorstel van een of meer van haar leden.

De Commissie gaat op verzoek van een van haar leden tot stemming over. Deze stemming betreft het oorspronkelĳke voorstel of een voorstel dat door het verantwoordelĳke lid, respectievelĳk de verantwoordelĳke leden, of door de voorzitter werd gewĳzigd.

De besluiten van de Commissie worden genomen wanneer zĳ de stemmen van de meerderheid van het in het Verdrag vastgestelde aantal leden hebben verkregen. Deze meerderheid is vereist, ongeacht de inhoud en de aard van het besluit van de Commissie.

Artikel 9

De vergaderingen van de Commissie zĳn niet openbaar. De beraadslagingen zĳn vertrouwelĳk.

Artikel 10

De secretaris-generaal woont de vergaderingen bĳ, tenzĳ de Commissie anders besluit. De toepassingsbepalingen van dit reglement van orde behelzen de voorwaarden waaronder aan andere personen toestemming tot bĳwoning van de vergaderingen wordt verleend.

Bĳ afwezigheid van een lid van de Commissie mag zĳn kabinetschef de vergadering bĳwonen en, op verzoek van de voorzitter, het standpunt van het afwezige lid uiteenzetten.

De Commissie kan besluiten ieder ander persoon te horen.

Artikel 11

Van elke vergadering van de Commissie worden notulen opgemaakt.

De ontwerp-notulen worden tĳdens een volgende vergadering ter goedkeuring aan de Commissie voorgelegd. De goedgekeurde notulen worden gewaarmerkt door de handtekening van de voorzitter en van de secretaris-generaal.







Afdeling II

De andere besluitvormingsprocedures

Artikel 12

De instemming van de leden van de Commissie met een door één of meer van haar leden gedaan voorstel kan via een schriftelĳke procedure worden verkregen, mits dat voorstel de instemming van de rechtstreeks daarbĳ betrokken directoraten-generaal heeft verkregen en daarover door de Juridische dienst een gunstig advies werd uitgebracht.

Te dien einde wordt de tekst van het voorstel schriftelĳk aan alle leden van de Commissie in de door haar overeenkomstig artikel 25 vastgestelde talen overgelegd, onder mededeling van de gestelde termĳn waarbinnen de voorbehouden of amendementen waartoe het voorstel eventueel aanleiding geeft, ter kennis moeten worden gebracht.

In de loop van de schriftelĳke procedure kan elk lid van de Commissie verzoeken om het voorstel ter vergadering te bespreken. Daartoe moet een met redenen omkleed verzoek tot de voorzitter worden gericht.

Een voorstel ten aanzien waarvan geen enkel lid van de Commissie binnen de voor een schriftelĳke procedure vastgestelde termĳn een voorbehoud heeft gemaakt of gehandhaafd, wordt geacht door de Commissie te zĳn aangenomen. Van de goedgekeurde voorstellen wordt aantekening gedaan in een dagregister; hiervan wordt in de notulen van de eerstvolgende vergadering van de Commissie melding gemaakt.

Artikel 13

De Commissie kan, op voorwaarde dat het beginsel van haar collegiale verantwoordelĳkheid ten volle wordt geëerbiedigd, één of meer van haar leden machtigen in haar naam en met inachtneming van de door haar vastgestelde grenzen en voorwaarden maatregelen van beheer of bestuur te nemen.

De Commissie kan eveneens in overleg met de voorzitter één of meer van haar leden opdragen de definitieve tekst van een besluit of van een voorstel dat aan de andere instellingen moet worden voorgelegd en waarvan zĳ de hoofdinhoud tĳdens haar beraadslagingen heeft vastgesteld, goed te keuren.

De aldus verleende bevoegdheden mogen worden gesubdelegeerd aan de directeuren-generaal en de diensthoofden, tenzĳ zulks in het machtigingsbesluit uitdrukkelĳk is verboden.

Het bepaalde in de eerste tot en met de derde alinea laat de regels voor de delegaties op financieel gebied en voor de aan het tot aanstelling bevoegde gezag en aan het gezagsorgaan dat bevoegd is om aanstellingsovereenkomsten aan te gaan, toegekende bevoegdheden onverlet.

Artikel 14

De Commissie kan, op voorwaarde dat het beginsel van haar collegiale verantwoordelĳkheid ten volle wordt geëerbiedigd, aan de directeuren-generaal en de diensthoofden de bevoegdheid delegeren om in haar naam en met inachtneming van de door haar vastgestelde grenzen en voorwaarden maatregelen van beheer of bestuur te nemen.

Artikel 15

Van de besluiten die via de machtigingsprocedure of de delegatieprocedure zĳn goedgekeurd, wordt aantekening gedaan in een dagregister; hiervan wordt melding gemaakt in de notulen van de eerstvolgende vergadering van de Commissie.







Afdeling III

Voorbereiding en uitvoering van de besluiten van de Commissie

Artikel 16

De leden van de Commissie kunnen kabinetten vormen die tot opdracht hebben hen bĳ de vervulling van hun taken en bĳ de voorbereiding van de besluiten van de Commissie bĳ te staan.

Voor de uitvoering van de hem toegewezen taken geeft het verantwoordelĳke lid van de Commissie zĳn instructies aan de betrokken diensten.

Artikel 17

De secretaris-generaal staat bĳ de voorbereiding van de werkzaamheden en van de vergaderingen van de Commissie de voorzitter bĳ. Hĳ staat tevens de voorzitters bĳ van de overeenkomstig artikel 3, tweede alinea, gevormde werkgroepen bĳ het voorbereiden en beleggen van de vergaderingen van deze werkgroepen.

Hĳ draagt zorg voor het goede verloop van de besluitvormingsprocedures en ziet toe op de uitvoering van de in artikel 4 bedoelde besluiten.

Hĳ draagt zorg voor de nodige coördinatie tussen de diensten tĳdens de voorbereidende werkzaamheden en ziet erop toe dat de voor de indiening van de aan de Commissie voorgelegde documenten geldende regels in acht worden genomen.

Hĳ treft de nodige maatregelen voor de kennisgeving van de besluiten van de Commissie en voor de bekendmaking van die besluiten in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen alsmede voor de toezending van de documenten van de Commissie en van die van haar diensten aan de andere instellingen van de Europese Gemeenschappen.

Hĳ onderhoudt de officiële contacten met de andere instellingen van de Europese Gemeenschappen, onverminderd de bevoegdheden die de Commissie besluit zelf uit te oefenen of aan haar leden of haar diensten te verlenen. Hĳ volgt de werkzaamheden van de andere instellingen van de Europese Gemeenschappen en licht de Commissie daarover in.

Artikel 18

De ter vergadering goedgekeurde besluiten worden, in de taal of talen waarin zĳ authentiek zĳn, op onscheidbare wĳze als bĳlage gevoegd bĳ een korte samenvatting van de inhoud die wordt opgesteld na afloop van de vergadering van de Commissie waarop zĳ zĳn aangenomen. Deze besluiten worden gewaarmerkt door de handtekeningen van de voorzitter en van de secretaris-generaal, die op de laatste bladzĳde van de korte samenvatting van de inhoud worden geplaatst.

De via de schriftelĳke procedure goedgekeurde besluiten worden, in de taal of talen waarin zĳ authentiek zĳn, op onscheidbare wĳze als bĳlage gevoegd bĳ het in artikel 12 bedoelde dagregister. Deze besluiten worden gewaarmerkt door de handtekening van de secretaris-generaal, die op de laatste bladzĳde van het dagregister wordt geplaatst.

De via de machtigingsprocedure goedgekeurde besluiten worden, in de taal of talen waarin zĳ authentiek zĳn, op onscheidbare wĳze als bĳlage gevoegd bĳ het in artikel 15 bedoelde dagregister. Deze besluiten worden gewaarmerkt door de handtekening van de secretaris-generaal, die op de laatste bladzĳde van het dagregister wordt geplaatst.

De via de delegatieprocedure of in het kader van subdelegatie overeenkomstig artikel 13, derde alinea, goedgekeurde besluiten worden, in de taal of talen waarin zĳ authentiek zĳn, op onscheidbare wĳze als bĳlage gevoegd bĳ het in artikel 15 bedoelde dagregister. Deze besluiten worden gewaarmerkt door een door de directeur-generaal of het diensthoofd ondertekende akkoordverklaring.

In de zin van dit reglement van orde wordt onder „besluit” verstaan de besluiten die een van de vormen hebben als bedoeld in artikel 14 van het EGKS-Verdrag, artikel 249 van het EG-Verdrag en artikel 161 van het EGA-Verdrag.

In de zin van dit reglement van orde wordt onder „talen die authentiek zĳn” verstaan alle officiële talen van de Gemeenschappen wanneer het gaat om besluiten met een algemene strekking en, wat de andere besluiten betreft, de taal of de talen van degenen tot wie zĳ zĳn gericht.







HOOFDSTUK II

DE DIENSTEN VAN DE COMMISSIE

Artikel 19

Voor de voorbereiding en uitvoering van haar ambtsbezigheden beschikt de Commissie over een samenstel van diensten, bestaande uit directoraten-generaal en daarmee gelĳkgestelde diensten.

In beginsel zĳn de directoraten-generaal en de daarmee gelĳkgestelde diensten onderverdeeld in directoraten, en de directoraten in administratieve eenheden.

Artikel 20

Om in bĳzondere behoeften te voorzien, kan de Commissie overgaan tot de oprichting van specifieke structuren die met welomschreven opdrachten worden belast en waarvan de Commissie de bevoegdheden en de werkwĳzen vaststelt.

Artikel 21

Teneinde de doeltreffendheid van het optreden van de Commissie te waarborgen, werken de diensten bĳ de uitwerking en de uitvoering van de besluiten nauw en op gecoördineerde wĳze met elkaar samen.

Alvorens een document aan de Commissie wordt voorgelegd, raadpleegt de verantwoordelĳke dienst tĳdig alle diensten die krachtens taakgebieden, bevoegdheden of uit hoofde van te behandelen onderwerpen daarbĳ betrokken of daarin geïnteresseerd zĳn, en stelt hĳ het secretariaat-generaal op de hoogte van elk overleg indien dit zelf niet tot de geraadpleegde diensten behoort. De Juridische dienst wordt geraadpleegd over alle ontwerpen van en voorstellen voor besluiten, alsmede over alle documenten die juridische implicaties kunnen hebben. De directoraten-generaal die met de begrotingen, met personeelszaken en met het algemeen beheer zĳn belast, worden geraadpleegd over alle documenten die een weerslag zouden kunnen hebben op, respectievelĳk, de begroting, de financiën, het personeel en het algemeen beheer. Dit geldt eveneens, indien nodig, voor het directoraat-generaal dat met de financiële controle is belast.

De verantwoordelĳke dienst tracht een voorstel te formuleren waarmee de geraadpleegde diensten akkoord gaan. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, voegt hĳ bĳ zĳn voorstel, onverminderd het bepaalde in artikel 12, de afwĳkende adviezen van deze diensten.







HOOFDSTUK III

PLAATSVERVANGING

Artikel 22

De taak van de voorzitter wordt, indien hĳ is verhinderd, in de door de Commissie vastgestelde volgorde waargenomen door een vice-voorzitter of door een lid.

Artikel 23

De taak van de secretaris-generaal wordt, indien hĳ is verhinderd, door de adjunct-secretaris-generaal of, indien dit niet mogelĳk is, door een door de Commissie aangewezen ambtenaar waargenomen.

Artikel 24

De directeur-generaal wordt bĳ diens verhindering vervangen door de aanwezige adjunct-directeur-generaal die de oudste in dienstjaren of, bĳ een gelĳk aantal dienstjaren, de oudste in leeftĳd is, of, indien deze functie niet bestaat, door een door de Commissie aangewezen ambtenaar. Indien een dergelĳke aanwĳzing achterwege blĳft, wordt hĳ vervangen door de aanwezige ondergeschikte van de hoogste categorie en rang die de oudste in dienstjaren of, bĳ een gelĳk aantal dienstjaren, de oudste in leeftĳd is.

Het hoofd van een administratieve eenheid wordt, indien hĳ is verhinderd, vervangen door het adjunct-hoofd van de eenheid, wanneer een dergelĳke functie bestaat.

Elke andere hiërarchisch meerdere wordt bĳ diens verhindering vervangen door een ambtenaar die door de directeur-generaal in overleg met het verantwoordelĳke lid van de Commissie wordt aangewezen. Indien een dergelĳke aanwĳzing achterwege blĳft, wordt hĳ vervangen door de aanwezige ondergeschikte van de hoogste categorie en rang die de oudste in dienstjaren of, bĳ een gelĳk aantal dienstjaren, de oudste in leeftĳd is.







SLOTBEPALINGEN

Artikel 25

De Commissie bepaalt, voorzover noodzakelĳk, de wĳze van toepassing van dit reglement.

De Commissie kan aanvullende maatregelen betreffende de werkwĳze van de Commissie en haar diensten nemen, die als bĳlage aan dit reglement van orde worden gehecht.

Artikel 26

Het reglement van orde van 18 september 1999, gewĳzigd bĳ Besluit 2000/633/EG, EGKS, Euratom, wordt ingetrokken.

Artikel 27

Dit reglement van orde treedt in werking op 1 januari 2001.

Artikel 28

Dit reglement van orde wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.









BĲLAGE

BESTUURLĲKE GEDRAGSCODE VOOR HET PERSONEEL VAN DE EUROPESE COMMISSIE BĲ DE CONTACTEN MET HET PUBLIEK

Goede dienstverlening

De Commissie en haar personeel zĳn verplicht te handelen in het belang van de Gemeenschap, en daarmee in het openbaar belang.

De burgers verwachten terecht een goede dienstverlening en een open, toegankelĳk en goed geleid bestuur.

Om een goede dienstverlening te garanderen moeten de Commissie en haar personeel hoffelĳk, objectief en onpartĳdig zĳn.

Doel

Om te voldoen aan haar verplichtingen inzake goed bestuurlĳk gedrag, in het bĳzonder in de contacten met het publiek, verplicht de Commissie zich ertoe de in deze code vervatte bestuurlĳke gedragsnormen na te leven en deze als leidraad te nemen in haar dagelĳkse werkzaamheden.

Werkingssfeer

De gedragscode is bindend voor alle personeelsleden die vallen onder het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, hierna „het Statuut” genoemd, of onder de andere regelingen inzake de betrekkingen tussen de Commissie en haar personeel die van toepassing zĳn op de ambtenaren en de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen. Personeelsleden met een privaatrechtelĳk contract, door de nationale overheid gedetacheerde deskundigen en stagiaires e.d. die voor de Commissie werken, dienen de code echter ook als leidraad te nemen in hun dagelĳkse werkzaamheden.

De betrekkingen tussen de Commissie en haar personeel worden uitsluitend geregeld door het Statuut.

1. ALGEMENE BEGINSELEN VAN GOED BESTUUR

De Commissie neemt in haar contacten met het publiek de volgende algemene beginselen in acht:

Rechtmatigheid De Commissie handelt in overeenstemming met het recht en past de in de Gemeenschapswetgeving neergelegde regels en procedures toe.

Discriminatieverbod en gelĳke behandeling De Commissie leeft het discriminatieverbod na en garandeert dat alle burgers gelĳk worden behandeld, ongeacht hun nationaliteit, geslacht, ras of etnische afkomst, godsdienst of geloofsovertuiging, handicap, leeftĳd of seksuele geaardheid. Verschillen in de behandeling van vergelĳkbare gevallen moeten gerechtvaardigd zĳn op grond van de kenmerken van het betrokken geval.

Evenredigheid De Commissie ziet erop toe dat de getroffen maatregelen in verhouding staan tot het nagestreefde doel. De Commissie zal er met name op toezien dat de toepassing van deze code nimmer administratieve of budgettaire lasten met zich brengt die niet in verhouding staan tot het verwachte voordeel.

Consequentie De Commissie stelt zich in haar bestuurlĳke optreden consequent op en volgt haar normale werkwĳze. Afwĳkingen van deze regel moeten met redenen worden omkleed.

2. BESTUURLĲKE RICHTSNOEREN

Objectiviteit en onpartĳdigheid

Het personeel van de Commissie stelt zich altĳd objectief en onpartĳdig op, zowel in het belang van de Gemeenschap als in het algemeen belang. Het personeel handelt onafhankelĳk in het kader van het beleid van de Commissie en zal zich nooit laten leiden door persoonlĳke of nationale belangen of door politieke druk.

Informatie over administratieve procedures

Wanneer iemand om informatie vraagt over een administratieve procedure van de Commissie, verstrekt het personeel deze informatie binnen de voor de betrokken procedure vastgestelde termĳn.

3. INFORMATIE OVER DE RECHTEN VAN BELANGHEBBENDEN

Horen van alle rechtstreeks betrokkenen

Indien de belanghebbenden krachtens het Gemeenschapsrecht moeten worden gehoord, zorgt het personeel van de Commissie ervoor dat zĳ in de gelegenheid worden gesteld hun standpunt kenbaar te maken.

Motiveringsplicht

Ieder besluit van de Commissie dient duidelĳk te worden gemotiveerd en aan de betrokkenen te worden medegedeeld.

Als algemene regel geldt dat elk besluit omstandig dient te worden gemotiveerd. Indien het echter niet mogelĳk is ieder afzonderlĳk besluit uitvoerig met redenen te omkleden, bĳvoorbeeld omdat ten aanzien van een groot aantal personen vergelĳkbare besluiten worden genomen, kunnen standaardantwoorden worden gegeven. In deze standaardantwoorden moeten de voornaamste gronden voor het besluit worden vermeld. Bovendien moet aan iedere belanghebbende die daarom verzoekt een omstandige motivering worden verstrekt.

Verplichte vermelding van beroepsmogelĳkheden

Indien het Gemeenschapsrecht beroepsmogelĳkheden biedt, moet in de besluiten waarvan kennisgeving wordt gedaan duidelĳk worden aangegeven dat beroep mogelĳk is en hoe dat moet worden ingesteld (naam en kantooradres van de persoon bĳ wie of de dienst waarbĳ het beroep moet worden ingesteld en de termĳn waarbinnen dat dient te gebeuren).

Indien van toepassing moet in de besluiten worden gewezen op de mogelĳkheid om een gerechtelĳke procedure te beginnen en/of een klacht bĳ de Europese ombudsman in te dienen overeenkomstig artikel 230 of artikel 195 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap.

4. BEHANDELING VAN VERZOEKEN OM INFORMATIE

De Commissie verplicht zicht ertoe verzoeken om informatie zo goed en zo snel mogelĳk te behandelen.

Verzoeken om documenten

Indien het een document betreft dat al is gepubliceerd, dient degene die om het document vraagt, te worden doorverwezen naar de verkooppunten van het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen of naar de documentatie- en informatiecentra die gratis toegang bieden tot documenten, zoals de Info-points, Europese documentatiecentra, enz. Veel documenten zĳn ook gemakkelĳk toegankelĳk in elektronische vorm.

De regels inzake de toegang tot documenten worden in een specifieke regeling neergelegd.

Correspondentie

Overeenkomstig artikel 21 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap beantwoordt de Commissie brieven in de taal waarin deze zĳn gesteld, mits het een van de officiële talen van de Gemeenschap betreft.

Het antwoord op een brief aan de Commissie wordt verzonden binnen vĳftien werkdagen na ontvangst van de brief door de verantwoordelĳke dienst van de Commissie. In het antwoord moet worden aangegeven door wie de brief wordt behandeld en hoe met deze persoon contact kan worden opgenomen.

Indien binnen deze termĳn van vĳftien werkdagen geen antwoord kan worden verzonden, en in alle gevallen waarin het antwoord de nodige werkzaamheden met zich brengt, zoals overleg tussen de diensten of vertaling, dient degene die het dossier behandelt de afzender een bericht te zenden waarin wordt aangegeven wanneer gelet op deze bĳkomende werkzaamheden een antwoord kan worden verwacht, waarbĳ rekening wordt gehouden met het relatief spoedeisende en complexe karakter van het dossier.

Indien het antwoord moet worden opgesteld door een andere dienst dan de dienst waaraan het schrĳven oorspronkelĳk was gericht, moet de afzender in kennis worden gesteld van de naam en het kantooradres van degene aan wie zĳn brief is doorgegeven.

Deze regels zĳn niet van toepassing op correspondentie die als misplaatst kan worden beschouwd, bĳvoorbeeld omdat het steeds hetzelfde onderwerp betreft, het aantal brieven buitensporig groot of de correspondentie ongegrond is. In die gevallen behoudt de Commissie zich het recht voor brieven niet te beantwoorden.

Telefoongesprekken

Bĳ het opnemen van de telefoon noemen de personeelsleden hun naam of die van hun dienst. Terugbellen gebeurt altĳd zo snel mogelĳk.

Personeelsleden die verzoeken om informatie behandelen, verstrekken informatie over onderwerpen waarvoor zĳ verantwoordelĳk zĳn, en dienen de beller in andere gevallen door te verwĳzen. Indien nodig verwĳzen zĳ de beller door naar hun meerdere of raadplegen zĳ die voordat zĳ de informatie verstrekken.

Wanneer het gaat om een onderwerp dat rechtstreeks onder de verantwoordelĳkheid valt van degene die het gesprek voert, stelt deze de identiteit van de beller vast en gaat, alvorens de informatie te verstrekken, na of die informatie al is bekendgemaakt. Indien dat niet het geval is, kan het betrokken personeelslid besluiten dat het niet in het belang van de Gemeenschap is om deze informatie te verstrekken. In dergelĳke gevallen wordt aan de beller uitgelegd waarom de informatie niet kan worden verstrekt en wordt zo nodig de in artikel 17 van het Statuut vervatte geheimhoudingsplicht ingeroepen.

Waar nodig dient het personeel om een schriftelĳke bevestiging van de telefonisch gevraagde informatie te vragen.

E-mail

E-mail wordt zo snel mogelĳk en volgens de richtsnoeren voor telefoongesprekken beantwoord.

Omdat e-mail echter vergelĳkbaar is met brieven, gelden voor e-mail dezelfde richtsnoeren en termĳnen als voor de behandeling van correspondentie.

Verzoeken om informatie van de media

De Dienst pers en communicatie is verantwoordelĳk voor contacten met de media. Verzoeken om informatie over vaktechnische onderwerpen die onder de verantwoordelĳkheid van het betrokken personeelslid vallen, kunnen wel worden beantwoord.

5. BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS EN VERTROUWELĲKE INFORMATIE

De Commissie en haar personeel houden zich met name aan:

— de regels inzake de bescherming van de persoonlĳke levenssfeer en van persoonsgegevens;

— de in artikel 287 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschappen genoemde verplichtingen en in het bĳzonder de geheimhoudingsplicht;

— de regels inzake de geheimhouding van strafrechtelĳke onderzoeken;

— de vertrouwelĳkheid van de zaken die worden behandeld door de in artikel 9 en de bĳlagen II en III van het Statuut bedoelde organen.

6. KLACHTEN

De Europese Commissie

Klachten naar aanleiding van de eventuele niet-naleving van de in deze gedragscode vervatte beginselen kunnen rechtstreeks worden ingediend bĳ het secretariaat-generaal ( 1 ) van de Europese Commissie, dat de klacht doorgeeft aan de betrokken dienst.

De directeur-generaal of het hoofd van de dienst dient de klager binnen twee maanden te antwoorden. Vervolgens beschikt de klager over een termĳn van een maand om de secretaris-generaal van de Europese Commissie te verzoeken het antwoord op de klacht te herzien. De secretaris-generaal beantwoordt dit herzieningsverzoek binnen een maand.

De Europese ombudsman

Tevens kunnen overeenkomstig artikel 195 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap en het Statuut van de Europese ombudsman klachten worden ingediend bĳ de Europese ombudsman.

▼M1

VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN VAN DE COMMISSIE

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Met het oog op de ontwikkeling van de werkzaamheden van de Commissie op gebieden die een zekere mate van vertrouwelĳke behandeling vereisen, moet een integraal veiligheidssysteem worden opgezet dat geldt voor de Commissie, de krachtens of op basis van het EG-Verdrag of het Verdrag van de Europese Unie opgerichte andere instellingen, instanties, bureaus en agentschappen, de lidstaten en eventuele andere ontvangers van gerubriceerde informatie van de Europese Unie, hierna „gerubriceerde EU-gegevens” genoemd.

(2) Om de doeltreffendheid van het aldus opgezette veiligheidssysteem te waarborgen zal de Commissie gerubriceerde EU-gegevens uitsluitend ter beschikking stellen van die externe instanties die garanderen dat zĳ al het nodige hebben gedaan om bepalingen toe te passen die volstrekt gelĳkwaardig zĳn aan deze voorschriften.

(3) Deze voorschriften worden vastgesteld onverminderd Verordening nr. 3 van 31 juli 1958 ter toepassing van artikel 24 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie ( 2 ), Verordening (EEG) nr. 1588/90 van de Raad van 11 juni 1990 betreffende de toezending van onder de statistische geheimhoudingsplicht vallende gegevens aan het Bureau voor de Statistiek van de Europese Gemeenschappen ( 3 ) en Besluit C (95) 1510 def. van de Commissie van 23 november 1995 betreffende de bescherming van informatiesystemen.

(4) Met het oog op een vlot verloop van het besluitvormingsproces van de Unie wordt bĳ het opzetten van het veiligheidssysteem van de Commissie uitgegaan van de beginselen van Besluit 2001/264/EG van de Raad van 19 maart 2001 tot vaststelling van beveiligingsvoorschriften van de Raad ( 4 ).

(5) De Commissie onderstreept dat het van belang is dat de andere instellingen zo nodig worden betrokken bĳ de voorschriften en normen inzake vertrouwelĳke behandeling die voor de bescherming van de belangen van de Unie en haar lidstaten nodig zĳn.

(6) De Commissie erkent dat zĳ behoefte heeft aan een eigen veiligheidssysteem, rekening houdend met alle veiligheidsaspecten en het specifieke karakter van de Commissie als instelling.

(7) Deze voorschriften worden vastgesteld onverminderd artikel 255 van het Verdrag en Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie ( 5 ).







Artikel 1

De veiligheidsvoorschriften van de Commissie worden vastgesteld in de bĳlage.

Artikel 2

1. Het voor veiligheid bevoegde Commissielid neemt passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de in artikel 1 bedoelde voorschriften bĳ de behandeling van gerubriceerde EU-gegevens worden nageleefd, zowel in de Commissie, door de ambtenaren en andere personeelsleden van de Commissie en het bĳ de Commissie gedetacheerde personeel, als in alle locaties van de Commissie, inclusief haar Vertegenwoordigingen en Bureaus in de Unie en haar Delegaties in derde landen, alsmede door de externe contractanten van de Commissie.

2. De lidstaten en de krachtens of op basis van de Verdragen opgerichte andere instellingen, instanties, bureaus en agentschappen worden gemachtigd gerubriceerde EU-gegevens te ontvangen op voorwaarde dat zĳ ervoor zorgen dat, wanneer gerubriceerde EU-gegevens worden behandeld, in hun diensten en locaties voorschriften worden toegepast die volstrekt gelĳkwaardig zĳn aan die als bedoeld in artikel 1, en met name door:

a) de leden van de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten bĳ de Europese Unie en de leden van de nationale delegaties die bĳeenkomsten van de Commissie of van onder haar ressorterende instanties bĳwonen, of deelnemen aan andere werkzaamheden van de Commissie,

b) de andere leden van de nationale overheden van de lidstaten die gerubriceerde EU-gegevens verwerken, hetzĳ op het grondgebied van de betrokken lidstaat hetzĳ daarbuiten,

c) de externe contractanten en gedetacheerde personeelsleden die gerubriceerde EU-gegevens verwerken.

Artikel 3

Derde landen, internationale organisaties en andere instanties worden gemachtigd gerubriceerde EU-gegevens te ontvangen op voorwaarde dat zĳ ervoor zorgen dat bĳ de behandeling van dergelĳke gegevens, voorschriften worden nageleefd die volstrekt gelĳkwaardig zĳn aan die als bedoeld in artikel 1.

Artikel 4

In overeenstemming met de in deel I van de bĳlage bedoelde grondbeginselen en minimumnormen inzake veiligheid kan het voor veiligheid bevoegde Commissielid maatregelen nemen overeenkomstig deel II van de bĳlage.

Artikel 5

Deze voorschriften vervangen vanaf de dag van hun toepassing:

a) Besluit C (94) 3282 van 30 november 1994 betreffende de veiligheidsmaatregelen van toepassing op de gerubriceerde informatie die in het kader van de werkzaamheden van de Europese Unie wordt samengesteld of uitgewisseld;

b) Besluit C (99) 423 van 25 februari 1999 betreffende de regeling inzake de machtiging van ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Commissie tot raadpleging van gerubriceerde informatie die de Commissie in haar bezit heeft.

Artikel 6

Vanaf de datum van de toepassing van deze voorschriften geldt voor alle gerubriceerde gegevens die tot die datum in het bezit van de Commissie zĳn, met uitzondering van de gerubriceerde gegevens van Euratom, het volgende:

a) als zĳ door de Commissie zĳn gecreëerd, worden zĳ geacht automatisch te worden heringedeeld in de rubriek „EU RESTRICTED”, tenzĳ de auteur uiterlĳk op 31 januari 2002 besluit ze in een andere rubriek in te delen. In dit geval informeert de auteur alle geadresseerden van het betrokken document;

b) als zĳ door auteurs buiten de Commissie zĳn gecreëerd, behouden zĳ hun oorspronkelĳke rubricering en worden zĳ behandeld als gerubriceerde EU-gegevens van het overeenkomstige niveau, tenzĳ de auteur ermee instemt de gegevens in een lagere rubriek in te delen of de rubricering op te heffen.









BIJLAGE

VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN

Inhoud DEEL I: GRONDBEGINSELEN EN MINIMUMNORMEN INZAKE VEILIGHEID 1. INLEIDING 2. ALGEMENE BEGINSELEN 3. GRONDBEGINSELEN 4. BEGINSELEN VAN DE GEGEVENSBEVEILIGING 4.1. Doelstellingen 4.2. Definities 4.3. Rubricering 4.4. Doel van de veiligheidsmaatregelen 5. ORGANISATIE VAN DE BEVEILIGING 5.1. Gemeenschappelĳke minimumnormen 5.2. Organisatie 6. VEILIGHEID VAN HET PERSONEEL 6.1. Veiligheidsonderzoek van het personeel 6.2. Machtigingsgegevens van het personneel 6.3. Veiligheidsinstructies voor het personeel 6.4. Beheersverantwoordelĳkheden 6.5. Veiligheidsstatus van het personeel 7. FYSIEKE BEVEILIGING 7.1. De noodzaak van bescherming 7.2. Controle 7.3. Beveiliging van gebouwen 7.4. Calamiteitenplannen 8. INFORMATIEBEVEILIGING 9. BEVEILIGING TEGEN SABOTAGE EN BESTRĲDING VAN ANDERE VORMEN VAN KWAADWILLIGE BESCHADIGING12 10. VRĲGAVE VAN GERUBRICEERDE GEGEVENS AAN DERDE STATEN OF INTERNATIONALE ORGANISATIES DEEL II: ORGANISATIE VAN DE BEVEILIGING IN DE COMMISSIE 11. HET VOOR VEILIGHEID BEVOEGDE COMMISSIELID 12. DE ADVIESGROEP VEILIGHEIDSBELEID VAN DE COMMISSIE 13. DE ADVIESRAAD VEILIGHEIDSBELEID VAN DE COMMISSIE 14. HET VEILIGHEIDSBUREAU VAN DE COMMISSIE 15. VEILIGHEIDSINSPECTIES 16. RUBRICERINGEN, BEVEILIGINGSINDICATOREN EN MARKERINGEN 16.1. Rubriceringsniveaus 16.2. Beveiligingsindicator 16.3. Markeringen 16.4. Aanbrengen van een rubricering 16.5. Aanbrengen van beveiligingsindicatoren 17. RUBRICERINGSBEHEER 17.1. Algemeen 17.2. Rubricering 17.3. Lagere rubricering en derubricering 18. FYSIEKE BEVEILIGING 18.1. Algemeen 18.2. Veiligheidseisen16 18.3. Fysieke beveiligingsmaatregelen 18.3.1. Veiligheidszones 18.3.2. Administratieve zone 18.3.3. Controles bĳ in- en uitgaan 18.3.4. Bewakingspatrouilles 18.3.5. Beveiligingsopbergmiddelen en braakwerende ruimten 18.3.6. Sloten 18.3.7. Controle van sleutels en codecombinaties 18.3.8. Indringerdetectie-/signaleringssystemen 18.3.9. Goedgekeurde uitrusting 18.3.10. Fysieke bescherming van kopieermachines en faxapparaten 18.4. Bescherming tegen waarneming van buitenaf en afluisteren 18.4.1. Waarneming van buitenaf18 18.4.2. Afluisteren 18.4.3. Binnenbrengen van elektronische registratieapparatuur 18.5. Technisch veilige zones 19. ALGEMENE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET NEED-TO-KNOW-BEGINSEL EN HET VEILIGHEIDSONDERZOEK 19.1. Algemeen 19.2. Specifieke voorschriften inzake de toegang tot als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens 19.3. Specifieke voorschriften inzake de toegang tot als EU SECRET of EU CONFIDENTIAL gerubriceerde gegevens 19.4. Specifieke voorschriften inzake de toegang tot als EU RESTRICTED gerubriceerde gegevens 19.5. Overdracht 19.6. Speciale instructies 20. PROCEDURE MET BETREKKING TOT HET VEILIGHEIDSONDERZOEK VOOR AMBTENAREN EN ANDERE PERSONEELSLEDEN VAN DE COMMISSIE 21. VERVAARDIGING, VERSPREIDING, OVERDRACHT, BEVEILIGING VAN KOERIERS, EXTRA KOPIEËN, VERTALINGEN EN UITTREKSEL VAN GERUBRICEERD EU-MATERIAAL 21.1. Vervaardiging 21.2. Verspreiding 21.3. Overdracht van gerubriceerde EU-documenten 21.3.1. Verpakking, ontvangstbewĳzen 21.3.2. Overdracht binnen een gebouw of een groep gebouwen 21.3.3. Overdracht binnen een land 21.3.4. Overdracht van de ene staat naar de andere 21.3.5. Overdracht van EU RESTRICTED documenten 21.4. Veiligheidsonderzoek van koeriers 21.5. Elektronische en andere middelen van technische overdracht 21.6. Extra kopieën, vertalingen en uittreksels van gerubriceerde EU-documenten 22. EUCI-REGISTERS, CONTROLES, ARCHIVERING EN VERNIETIGING VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS 22.1. Plaatselĳke registers van gerubriceerde EU-gegevens (EUCI-registers) 22.2. Het EU TOP SECRET-register 22.2.1. Algemeen 22.2.2. Het Centraal EU TOP SECRET-register 22.2.3. EU TOP SECRET-subregisters 22.3. Inventarisatie en controle van gerubriceerde EU-documenten 22.4. Archivering van gerubriceerde EU-gegevens 22.5. Vernietiging van gerubriceerde EU-gegevens 22.6. Vernietiging in noodgevallen 23. VEILIGHEIDSMAATREGELEN VOOR SPECIFIEKE VERGADERINGEN DIE BUITEN DE COMMISSIE WORDEN GEHOUDEN EN WAARBĲ GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS ZĲN BETROKKEN 23.1. Algemeen 23.2. Verantwoordelĳkheid 23.2.1. Het Veiligheidsbureau van de Commissie 23.2.2. Beveiligingsfunctionaris van de vergadering (Meeting Security Officer — MSO) 23.3 Veiligheidsmaatregelen 23.3.1. Veiligheidszones 23.3.2.. Pasjes 23.3.3. Controle van foto- en audioapparatuur 23.3.4. Controle van aktetassen, draagbare computers en pakjes 23.3.5. Technische beveiliging 23.3.6. Documenten van delegaties 23.3.7. Veilig opbergen van documenten 23.3.8. Controle van ruimten 23.3.9. Verwĳdering van afval van gerubriceerd EU-materiaal 24 INBREUKEN OP DE VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN EN COMPROMITTERING VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS 24.1. Definities 24.2. Melding van inbreuken op veiligheidsvoorschriften 24.3. Gerechtelĳke actie 25. BESCHERMING VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS DIE VERWERKT WORDEN IN IT- EN COMMUNICATIESYSTEMEN 25.1. Inleiding 25.1.1. Algemeen 25.1.2. Bedreigingen en kwetsbaarheden van systemen31 25.1.3. Voornaamste doel van veiligheidsmaatregelen 25.1.4. Systeemgebonden specificatie van beveiligseisen (SSRS) 25.1.5. Beveiligingsmodi 25.2. Definities 25.3. Verantwoordelĳkheden in verband met beveiliging 25.3.1. Algemeen 25.3.2. De Autoriteit voor veiligheidsaccreditatie (SAA) 25.3.3. De Infosec-autoriteit (IA) 25.3.4. Eigenaar technisch systeem (TSO) 25.3.5. De Informatie-eigenaar (IO) 25.3.6. Gebruikers 25.3.7. Infosec-opleiding 25.4. Niet-technische beveiligingsmaatregelen 25.4.1. Personeelsgerelateerde beveiliging 25.4.2. Fysieke beveiliging 25.4.3. Controle op de toegang tot een systeem 25.5. Technische beveiligingsmaatregelen 25.5.1. Beveiliging van informatie 25.5.2. Controle van en verantwoordelĳkheid voor gegevens 25.5.3. Behandeling en controle van verwĳderbare digitale opslagmedia 25.5.4. Derubricering en vernietiging van digitale opslagmedia 25.5.5. Communicatiebeveiliging 25.5.6. Installatie- en stralingsbeveiliging 25.6. Beveiliging tĳdens verwerking 25.6.1. Operationele beveiligingsprocedures (SecOP's) 25.6.2. Bescherming van software/configuratiebeheer 25.6.3. Controle op de aanwezigheid van kwaadaardige software/computervirussen 25.6.4. Onderhoud 25.7. Aankopen 25.7.1. Algemeen 25.7.2. Accreditatie 25.7.3. Beoordeling en certificatie 25.7.4. Routinecontrole van beveiligingsvoorzieningen met het oog op verlenging van de accreditatie 25.8. Tĳdelĳk of occasioneel gebruik40 25.8.1. Beveiliging van microcomputers/personal computers 25.8.2. Gebruik van privé IT-apparatuur voor officiële Commissiewerkzaamheden 25.8.3. Gebruik van IT-apparatuur van een contractant of van een lidstaat voor officiële Commissiewerkzaamheden 26. VRĲGAVE VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS AAN DERDE LANDEN OF INTERNATIONALE ORGANISATIES 26.1.1. Principes van de vrĳgave van gerubriceerde EU-gegevens 26.1.2. Graden 26.1.3. Veiligheidsovereenkomsten AANHANGSEL 1: VERGELĲKING VAN DE NATIONALE BEVEILIGINGSRUBRICERINGEN AANHANGSEL 2: PRAKTISCHE RUBRICERINGSGIDS AANHANGSEL 3: RICHTSNOEREN VOOR VRĲGAVE VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS AAN DERDE STATEN OF INTERNATIONALE ORGANISATIES: EERSTEGRAADSSAMENWERKING AANHANGSEL 4: RICHTSNOEREN VOOR VRĲGAVE VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS AAN DERDE STATEN OF INTERNATIONALE ORGANISATIES: TWEEDEGRAADSSAMENWERKING AANHANGSEL 5: RICHTSNOEREN VOOR VRĲAVE VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS AAN DERDE STATEN OF INTERNATIONELE ORGANISATIES: DERDEGRAADSSAMENWERKING AANHANGSEL 6: LĲST VAN AFKORTINGEN

DEEL I: GRONDBEGINSELEN EN MINIMUMNORMEN INZAKE VEILIGHEID

1. INLEIDING

Deze voorschriften bevatten de grondbeginselen en minimumnormen inzake veiligheid die door de Commissie in al haar standplaatsen en door alle ontvangers van gerubriceerde EU-gegevens (EUCI) op passende wĳze moeten worden nageleefd om de veiligheid te garanderen en ervoor te zorgen dat iedereen er zeker van kan zĳn dat er een gemeenschappelĳke norm voor de bescherming geldt.

2. ALGEMENE BEGINSELEN

Het veiligheidsbeleid van de Commissie maakt integraal deel uit van haar algemeen beleid inzake intern beheer en is dus gebaseerd op de beginselen van haar algemeen beleid.

Deze beginselen zĳn: wettigheid, transparantie,verantwoordingsplicht en subsidiariteit (proportionaliteit).

Wettigheid houdt in dat de veiligheidsfuncties strikt binnen het geldende rechtskader moeten worden uitgeoefend en dat de regelgeving moet worden nageleefd. Voorts betekent dit beginsel dat de verantwoordelĳkheden inzake veiligheid op adequate rechtsvoorschriften moeten worden gebaseerd. Het personeelsstatuut is volledig van toepassing, en met name artikel 17 inzake de verplichting van de personeelsleden om discretie in acht te nemen ten aanzien van de informatie van de Commissie, en titel VI inzake tuchtmaatregelen. Ten slotte houdt dit beginsel in dat inbreuken op de veiligheid waarvoor de Commissie bevoegd is, moeten worden behandeld op een wĳze die strookt met het beleid van de Commissie inzake tuchtmaatregelen en met haar beleid inzake samenwerking met de lidstaten op strafrechtelĳk gebied.

Transparantie houdt in dat alle veiligheidsvoorschriften en -bepalingen duidelĳk moeten zĳn, dat er een evenwicht moet zĳn tussen de verschillende diensten en de verschillende gebieden (fysieke veiligheid versus bescherming van de gegevens, enz.) en dat een coherent en gestructureerd beleid inzake veiligheidsbewustzĳn moet worden gevoerd. Voorts wĳst dit beginsel op de behoefte aan duidelĳke schriftelĳke richtsnoeren voor de uitvoering van de veiligheidsmaatregelen.

Verantwoordingsplicht houdt in dat de verantwoordelĳkheden op het gebied van de veiligheid duidelĳk worden vastgesteld. Voorts wĳst dit beginsel erop dat regelmatig moet worden nagegaan of deze verantwoordelĳkheden correct worden uitgeoefend.

Subsidiariteit (of proportionaliteit) betekent dat de beveiliging op het laagst mogelĳke niveau moet worden georganiseerd en zo dicht mogelĳk bĳ de Directoraten-generaal en de diensten van de Commissie. Voorts houdt dit beginsel in dat de beveiligingsactiviteiten worden beperkt tot die gebieden waarvoor het werkelĳk nodig is. Ten slotte betekent dit beginsel dat de veiligheidsmaatregelen in verhouding moeten staan tot de te beschermen belangen en tot de feitelĳke of mogelĳke bedreiging van deze belangen, zodat de bescherming van die aard is dat zĳ zo weinig mogelĳk ontwrichting veroorzaakt.

3. GRONDBEGINSELEN

De fundamenten voor een goede beveiliging zĳn:

a) de aanwezigheid in iedere lidstaat van een nationale veiligheidsinstantie die verantwoordelĳk is voor: 1. het verzamelen en registreren van inlichtingen over spionage, sabotage, terrorisme en andere subversieve activiteiten, en 2. het informeren en adviseren van haar regeringen, en via hen de Commissie, over de aard van de bedreigingen voor de veiligheid en de middelen om zich daartegen te beschermen;

b) de aanwezigheid in iedere lidstaat en in de Commissie van een technische Infosec-autoriteit (IA) die met de betrokken veiligheidsautoriteit samenwerkt om informatie en advies te verschaffen over technische bedreigingen voor de veiligheid en de middelen om zich daartegen te beschermen;

c) regelmatige samenwerking tussen de regeringsdiensten en de betrokken diensten van de Europese instellingen om, naar gelang van het geval, besluiten te nemen of aanbevelingen te doen inzake: 1. de personen, gegevens en middelen die beschermd moeten worden, en 2. gemeenschappelĳke normen voor de bescherming;

d) nauwe samenwerking tussen het Veiligheidsbureau van de Commissie (CSO) en de veiligheidsdiensten van de andere Europese instellingen, alsmede het Veiligheidsbureau van de NAVO (NOS).

4. BEGINSELEN VAN DE GEGEVENSBEVEILIGING

4.1. Doelstellingen

Met de beveiliging worden de volgende hoofddoelstellingen beoogd:

a) beveiliging van gerubriceerde EU-gegevens (EUCI) tegen spionage, compromittering of openbaarmaking zonder machtiging;

b) bescherming van EU-gegevens die in communicatie- en informatiesystemen en -netwerken worden verwerkt, tegen gevaren wat betreft het vertrouwelĳke karakter, de integriteit en de beschikbaarheid ervan;

c) beveiliging van de locaties van de Commissie waarin EU-gegevens zĳn ondergebracht, tegen sabotage en kwaadwillige beschadiging;

d) in geval van mislukking: beoordeling van de aangerichte schade, beperking van de consequenties daarvan en vaststelling van herstelmaatregelen.

4.2. Definities

In deze voorschriften wordt verstaan onder:

a) „gerubriceerde EU-gegevens” (EUCI): gegevens en materiaal waarvan openbaarmaking zonder machtiging de belangen van de EU of van een of meer van haar lidstaten in meerdere of mindere mate zou kunnen schaden, ongeacht of dergelĳke gegevens afkomstig zĳn van de EU, de lidstaten, derde staten of internationale organisaties;

b) „document”: brief, nota, notulen, verslag, memorandum, signaal/boodschap, schets, foto, dia, film, kaart, grafische voorstelling, plattegrond, notitieboek, stencil, carbonpapier, schrĳfmachine- of printerlint, tape, cassette, computerschĳf, CD-ROM of enig ander fysiek medium waarop gegevens zĳn opgeslagen;

c) „materiaal”: een document als bedoeld onder b), alsook enig uitrustingsonderdeel dat gefabriceerd is of wordt;

d) „need to know”: de noodzaak voor een beambte om, met het oog op de uitoefening van zĳn functie of de vervulling van zĳn taak, toegang te krĳgen tot gerubriceerde EU-gegevens;

e) „machtiging”: een besluit van de Voorzitter van de Commissie om een persoon tot op een bepaald niveau toegang tot EUCI te verlenen op basis van een positief resultaat van een veiligheidsonderzoek (doorlichting) dat door een nationale veiligheidsinstantie overeenkomstig nationale rechtsvoorschriften is uitgevoerd;

f) „rubricering”: de toekenning van een passend beveiligingsniveau aan gegevens waarvan de openbaarmaking zonder machtiging in mindere of meerdere mate nadelig zou kunnen zĳn voor de belangen van de Commissie of de lidstaten;

g) „lagere rubricering” (downgrading): verlaging van het rubriceringsniveau;

h) „derubricering” (declassification): opheffing van een rubricering;

i) „opsteller”: gemachtigd auteur van een gerubriceerd document. In de Commissie kunnen afdelingshoofden hun personeelsleden machtigen om EUCI op te stellen;

j) „afdelingen van de Commissie”: afdelingen en diensten van de Commissie, met inbegrip van de kabinetten, in alle standplaatsen, inclusief het Gemeenschappelĳk Centrum voor Onderzoek, de Vertegenwoordigingen en Bureaus in de Unie en de Delegaties in derde landen.

4.3. Rubricering

a) Op het gebied van geheimhouding zĳn aandacht en ervaring vereist bĳ de selectie van te beschermen gegevens en materiaal en bĳ de beoordeling van de mate van bescherming die noodzakelĳk is. Het is van fundamenteel belang dat de mate van bescherming overeenstemt met de veiligheidsgevoeligheid van de betrokken gegevens of het betrokken materiaal. Om te zorgen dat de informatiestroom soepel verloopt, moet het nodige worden gedaan om zowel te hoge als te lage rubricering te voorkomen.

b) Het rubriceringssysteem is het instrument waarmee aan deze beginselen gevolg wordt gegeven; een soortgelĳk rubriceringssysteem moet worden gebruikt voor het plannen en organiseren van de bestrĳding van spionage, sabotage, terrorisme en andere bedreigingen, zodat de grootste mate van bescherming wordt geboden aan de belangrĳkste locaties die gerubriceerde gegevens bevatten, en binnen die locaties aan de gevoeligste elementen.

c) Voor de rubricering is alleen de opsteller van de gegevens verantwoordelĳk.

d) Het rubriceringsniveau mag uitsluitend worden bepaald op basis van de inhoud van de gegevens.

e) Als verschillende reeksen gegevens worden bĳeengebracht, moet op het geheel een rubriceringsniveau worden toegepast dat minstens even hoog is als de hoogste rubricering. Een gegevensverzameling kan evenwel een hogere rubricering krĳgen dan de afzonderlĳke bestanddelen.

f) De rubriceringen worden alleen toegekend als dit nodig is, en zolang als dit nodig is.

4.4. Doel van de veiligheidsmaatregelen

De veiligheidsmaatregelen moeten:

a) betrekking hebben op alle personen die toegang hebben tot gerubriceerde gegevens, alle dragers van gerubriceerde informatie en alle locaties waar zich dergelĳke gegevens en belangrĳke installaties bevinden;

b) zodanig zĳn ontworpen dat gedetecteerd wordt wanneer iemand de veiligheid van gerubriceerde gegevens en van belangrĳke installaties die gerubriceerde gegevens bevatten, in gevaar kan brengen, en moeten in de uitsluiting of verwĳdering van een dergelĳke persoon voorzien;

c) voorkomen dat een niet-gemachtigde persoon toegang krĳgt tot gerubriceerde gegevens of installaties die deze gegevens bevatten;

d) ervoor zorgen dat gerubriceerde gegevens alleen verspreid worden op basis van het „need to know”-beginsel, dat fundamenteel is voor alle aspecten van de veiligheid;

e) waarborgen bieden voor de integriteit (d.w.z. het voorkomen van schending of van wĳziging of verwĳdering van gegevens zonder machtiging) en de beschikbaarheid (d.w.z. dat de toegang niet geweigerd wordt aan degene die de gegevens nodig heeft en tot toegang gemachtigd is) van alle gegevens, al dan niet gerubriceerd, en in het bĳzonder van gegevens die in elektromagnetische vorm worden opgeslagen, verwerkt of verzonden.

5. ORGANISATIE VAN DE BEVEILIGING

5.1. Gemeenschappelĳke minimumnormen

De Commissie zorgt ervoor dat de gemeenschappelĳke minimumnormen inzake veiligheid in acht worden genomen door alle EUCI-ontvangers, zowel in de instelling als in de onder haar ressorterende instanties, bĳv. alle afdelingen en contractanten, zodat gerubriceerde EU-gegevens kunnen worden doorgegeven in het vertrouwen dat zĳ elders met dezelfde zorg verwerkt zullen worden. Deze minimumnormen omvatten criteria voor het veiligheidsonderzoek van het personeel en procedures voor de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens.

De Commissie verleent externe instanties alleen toegang tot EUCI op voorwaarde dat zĳ ervoor zorgen dat bĳ de behandeling van EUCI wordt voldaan aan voorschriften die minstens volstrekt gelĳkwaardig zĳn aan deze minimumnormen.

5.2. Organisatie

Binnen de Commissie is de beveiliging op twee niveaus georganiseerd:

a) op het niveau van de Commissie als geheel is er het Veiligheidsbureau van de Commissie, met een autoriteit voor veiligheidsaccreditatie (SAA), die ook optreedt als Crypto-autoriteit (CrA) en TEMPEST-autoriteit (TA), en met een INFOSEC-autoriteit (IA) en één of meer centrale EUCI-registers, elk met één of meer functionarissen voor de registercontrole (RCO);

b) op het niveau van de afdelingen van de Commissie valt de veiligheid onder de bevoegdheid van één of meer plaatselĳke veiligheidsfunctionarissen (LSO), één of meer centrale informatiebeveiligingsfunctionarissen (CISO), plaatselĳke informatiebeveiligingsfunctionarissen (LISO) en plaatselĳke EUCI-registers met één of meer functionarissen voor de registercontrole;

c) De centrale veiligheidsinstanties geven de plaatselĳke veiligheidsinstanties praktische richtsnoeren.

6. VEILIGHEID VAN HET PERSONEEL

6.1. Veiligheidsonderzoek van het personeel

Alle personen die toegang moeten hebben tot als EU CONFIDENTIAL of hoger gerubriceerde gegevens, moeten een passend onderzoek ondergaan alvorens die toegang wordt verleend. Een soortgelĳk onderzoek is vereist voor personen die taken hebben op het gebied van de technische bediening of het onderhoud van communicatie- en informatiesystemen die gerubriceerde gegevens bevatten. Dit onderzoek is erop gericht te bepalen of deze personen:

a) van onbetwiste loyaliteit zĳn;

b) een zodanig karakter en een zodanige discretie bezitten dat hun betrouwbaarheid op het stuk van het verwerken van gerubriceerde gegevens buiten kĳf staat;

c) kwetsbaar zĳn voor druk van externe of andere bronnen.

Bĳ het onderzoek moet bĳzondere aandacht worden geschonken aan personen die:

d) toegang zullen krĳgen tot als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens;

e) functies bekleden waarbĳ zĳ regelmatig toegang krĳgen tot een aanzienlĳke hoeveelheid als EU SECRET gerubriceerde gegevens;

f) door hun functie speciale toegang hebben tot beveiligde communicatie- of informatiesystemen en daardoor de mogelĳkheid hebben om zonder machtiging toegang te krĳgen tot grote hoeveelheden gerubriceerde EU-gegevens of om door technische sabotage ernstige schade te berokkenen.

In de onder d), e) en f) bedoelde omstandigheden wordt zo veel mogelĳk gebruik gemaakt van de techniek van het antecedentenonderzoek.

Wanneer personen van wie de „need to know” niet is vastgesteld, moeten werken in omstandigheden waarin zĳ toegang kunnen hebben tot gerubriceerde EU-gegevens (bv. bodes, veiligheidspersoneel, onderhouds- en schoonmaakpersoneel, enz.) moeten zĳ eerst een passend veiligheidsonderzoek ondergaan.

6.2. Machtigingsgegevens van het personeel

Alle afdelingen van de Commissie die gerubriceerde EU-gegevens verwerken of beveiligde communicatie- of informatiesystemen huisvesten, houden de machtigingsgegevens bĳ van het daartoe aangewezen personeel. Elke machtiging wordt geverifieerd telkens als moet worden gegarandeerd dat die passend is voor de vigerende taakomschrĳving van die persoon; dit nieuwe onderzoek is prioritair wanneer nieuwe informatie wordt ontvangen die erop wĳst dat de voortzetting van de taak bĳ gerubriceerde werkzaamheden niet langer strookt met de veiligheidsbelangen. De plaatselĳke veiligheidsfunctionaris van de betrokken afdeling van de Commissie houdt de machtigingsgegevens bĳ die op zĳn activiteitensector betrekking hebben.

6.3. Veiligheidsinstructies voor het personeel

Alle personeelsleden die werkzaam zĳn in omstandigheden waarin zĳ toegang zouden kunnen krĳgen tot gerubriceerde gegevens, moeten bĳ het opnemen van hun taak en vervolgens met regelmatige tussenpozen grondige instructies krĳgen over de noodzaak van beveiliging en de procedures om die beveiliging door te voeren. Dergelĳke personeelsleden moeten schriftelĳk bevestigen dat zĳ onderhavige veiligheidsvoorschriften hebben gelezen en volledig hebben begrepen.

6.4. Beheersverantwoordelĳkheden

Leidinggevenden zĳn ertoe verplicht de leden van hun personeel die bĳ gerubriceerde werkzaamheden betrokken zĳn of toegang hebben tot beveiligde communicatie- of informatiesystemen, te kennen en incidenten of manifeste zwakke plekken die op de veiligheid van invloed kunnen zĳn, te registreren en te rapporteren.

6.5. Veiligheidsstatus van het personeel

Er worden procedures ingesteld om ervoor te zorgen dat, wanneer over een persoon negatieve informatie bekend wordt, wordt nagegaan of hĳ of zĳ betrokken is bĳ gerubriceerde werkzaamheden of toegang heeft tot beveiligde communicatie- of informatiesystemen, en dat het Veiligheidsbureau van de Commissie wordt ingelicht. Als wordt geconstateerd dat genoemde persoon een veiligheidsrisico met zich meebrengt, wordt hĳ of zĳ uitgesloten of verwĳderd van taken waar hĳ of zĳ de veiligheid in gevaar zou kunnen brengen.

7. FYSIEKE BEVEILIGING

7.1. De noodzaak van bescherming

De fysieke beveiligingsmaatregelen die worden toegepast om de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens te waarborgen, moeten in verhouding staan tot het rubriceringsniveau, de omvang van en de bedreiging voor de aanwezige gegevens en het aanwezige materiaal. Alle houders van gerubriceerde EU-gegevens moeten voor de rubricering van die gegevens uniforme praktĳken volgen en voldoen aan gemeenschappelĳke normen voor de bescherming wat betreft bewaring, overdracht en verwĳdering van te beschermen gegevens en materiaal.

7.2. Controle

Alvorens zones die gerubriceerde EU-gegevens bevatten onbemand achter te laten, moeten personen die met de bewaring zĳn belast, ervoor zorgen dat de gegevens veilig zĳn opgeborgen en dat alle beveiligingsmiddelen (sloten, alarm enz.) geactiveerd zĳn. Ook na afloop van de werktĳden worden onafhankelĳke controles uitgevoerd.

7.3. Beveiliging van gebouwen

Gebouwen waarin gerubriceerde EU-gegevens of beveiligde communicatie- en informatiesystemen zĳn gehuisvest, moeten tegen ongeoorloofde toegang worden beschermd. De aard van de bescherming die voor de gerubriceerde EU-gegevens wordt gebruikt, zoals bĳvoorbeeld tralies voor vensters, deursloten, bewakers bĳ de ingangen, automatische toegangscontrolesystemen, beveiligingscontroles en -patrouilles, alarmsystemen, indringerdetectiesystemen en waakhonden hangt af van:

a) rubricering, volume en locatie binnen het gebouw, van te beschermen gegevens en materiaal;

b) de kwaliteit van de beveiligingsopbergmiddelen voor gegevens en materiaal; en

c) de fysieke aard en locatie van het gebouw.

De aard van de bescherming voor communicatie- en informatiesystemen is m.m. afhankelĳk van de beoordeling van de waarde van deze systemen en de potentiële schade als zĳ gecompromitteerd worden, de fysieke aard en locatie van het gebouw waarin het systeem is gehuisvest en de locatie van het systeem binnen het gebouw.

7.4. Calamiteitenplannen

Er worden vooraf gedetailleerde plannen opgesteld voor de bescherming van gerubriceerde gegevens in plaatselĳke of nationale noodsituaties.

8. INFORMATIEBEVEILIGING

Informatiebeveiliging (Infosec) heeft betrekking op de keuze en de toepassing van beveiligingsmaatregelen die gerubriceerde EU-gegevens die in communicatie-, informatie- en andere elektronische systemen worden verwerkt, opgeslagen of overgedragen, moeten beschermen tegen accidenteel of met opzet veroorzaakt verlies van het vertrouwelĳke karakter, de integriteit of de beschikbaarheid ervan. Er moeten passende tegenmaatregelen worden genomen om te voorkomen dat niet-gemachtigde gebruikers toegang krĳgen tot gerubriceerde EU-gegevens of dat gemachtigde gebruikers de toegang tot gerubriceerde EU-gegevens onmogelĳk wordt gemaakt, en om te zorgen dat corruptie, ongeoorloofde wĳziging of verwĳdering van gerubriceerde EU-gegevens wordt voorkomen.

9. BEVEILIGING TEGEN SABOTAGE EN BESTRĲDING VAN ANDERE VORMEN VAN KWAADWILLIGE BESCHADIGING

Fysieke voorzorgen voor de bescherming van belangrĳke installaties waarin zich gerubriceerde gegevens bevinden, bieden als veiligheidsmaatregel de beste bescherming tegen sabotage en kwaadwillige beschadiging; het veiligheidsonderzoek van het personeel alleen is daarvoor geen afdoend vervangmiddel. De bevoegde nationale instantie wordt verzocht inlichtingen te verstrekken over spionage, sabotage, terrorisme en andere subversieve activiteiten.

10. VRĲGAVE VAN GERUBRICEERDE GEGEVENS AAN DERDE STATEN OF INTERNATIONALE ORGANISATIES

Het besluit om van de Commissie afkomstige gerubriceerde EU-gegevens vrĳ te geven aan een derde staat of een internationale organisatie wordt door de Commissie als college genomen. Als de Commissie niet de opsteller is van de gegevens waarvan de vrĳgave wordt gewenst, vraagt de Commissie vóór vrĳgave toestemming aan de opsteller. Als niet kan worden achterhaald wie de opsteller is, neemt de Commissie de verantwoordelĳkheid van de opsteller over.

Wanneer de Commissie van derde staten, internationale organisaties of andere derden gerubriceerde gegevens ontvangt, krĳgen deze gegevens de bescherming die past bĳ de rubricering en overeenkomt met de normen die in de onderhavige veiligheidsvoorschriften voor gerubriceerde EU-gegevens worden vastgesteld, of met strengere normen als de derde die de gegevens vrĳgeeft, daarom vraagt. Er kan een regeling worden getroffen voor wederzĳdse controle.

Bovenstaande beginselen worden uitgevoerd overeenkomstig de bepalingen van deel II, afdeling 26, en de aanhangsels 3, 4 en 5.

DEEL II: ORGANISATIE VAN DE BEVEILIGING IN DE COMMISSIE

11. HET VOOR VEILIGHEID BEVOEGDE COMMISSIELID

Het voor veiligheid bevoegde Commissielid:

a) voert het veiligheidsbeleid van de Commissie uit;

b) bestudeert de veiligheidsproblemen die de Commissie of de onder haar ressorterende bevoegde instanties hem of haar voorleggen;

c) onderzoekt in nauwe samenwerking met de nationale veiligheidsinstanties (of andere relevante instanties) van de lidstaten (hierna NSA genoemd) vraagstukken die veranderingen in het veiligheidsbeleid van de Commissie met zich meebrengen.

Het voor veiligheid bevoegde Commissielid is meer bepaald verantwoordelĳk voor:

a) de coördinatie van alle veiligheidskwesties die verband houden met de werkzaamheden van de Commissie;

b) het richten van verzoeken tot de daartoe aangewezen instanties van de lidstaten om de NSA overeenkomstig afdeling 20 beveiligingsmachtigingen te laten verstrekken voor personeel dat bĳ de Commissie werkzaam is;

c) het onderzoeken of laten onderzoeken van lekken van gerubriceerde EU-gegevens die zich, tot bewĳs van het tegendeel, bĳ de Commissie hebben voorgedaan;

d) het richten van een verzoek tot de betrokken veiligheidsinstanties om een onderzoek in te leiden wanneer er buiten de Commissie gerubriceerde EU-gegevens uitgelekt zĳn, en het coördineren van de onderzoeken wanneer er verschillende veiligheidsinstanties bĳ zĳn betrokken;

e) het periodiek onderzoeken van beveiligingsregelingen voor de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens;

f) het onderhouden van nauwe contacten met alle betrokken veiligheidsinstanties om te komen tot een volledige coördinatie op het gebied van de veiligheid;

g) het voortdurend in het oog houden van het beleid en de procedures van de Commissie inzake veiligheid en, zo nodig, het doen van passende aanbevelingen. Daartoe legt het voor veiligheid bevoegde Commissielid het door het Veiligheidsbureau van de Commissie opgestelde jaarlĳkse inspectieplan aan de Commissie voor.

12. DE ADVIESGROEP VEILIGHEIDSBELEID VAN DE COMMISSIE

Er wordt een Adviesgroep Veiligheidsbeleid van de Commissie opgericht, die bestaat uit het voor veiligheid bevoegde Commissielid of zĳn afgevaardigde, die het voorzitterschap waarneemt, en uit vertegenwoordigers van de NSA van elke lidstaat. Er kunnen ook vertegenwoordigers van andere Europese instellingen worden uitgenodigd. Voorts kunnen vertegenwoordigers van relevante gedecentraliseerde EG- en EU-instanties worden uitgenodigd wanneer er aangelegenheden worden besproken die hen aanbelangen.

De Adviesgroep Veiligheidsbeleid van de Commissie komt bĳeeen op verzoek van de voorzitter of een van haar leden. De opdracht van de groep bestaat erin alle relevante veiligheidskwesties te onderzoeken en te evalueren, en zo nodig aanbevelingen te doen aan de Commissie.

13. DE ADVIESRAAD VEILIGHEID VAN DE COMMISSIE

Er wordt een Adviesraad Veiligheid van de Commissie opgericht, die bestaat uit de Secretaris-generaal, die het voorzitterschap waarneemt, de Directeuren-generaal van de Juridische Dienst, Personeelzaken en administratie, Buitenlandse betrekkingen, Justitie en binnenlandse zaken en het Gemeenschappelĳk centrum voor onderzoek, en de hoofden van de Dienst interne audit en van het Veiligheidsbureau van de Commissie. Er kunnen ook andere ambtenaren van de Commissie worden uitgenodigd. De opdracht van deze adviesraad bestaat erin de veiligheidsmaatregelen in de Commissie te evalueren en terzake aanbevelingen te doen aan het voor veiligheid bevoegde Commissielid.

14. HET VEILIGHEIDSBUREAU VAN DE COMMISSIE

Met het oog op de uitoefening van zĳn in afdeling 11 vermelde verantwoordelĳkheden kan het voor veiligheid bevoegde Commissielid een beroep doen op het Veiligheidsbureau van de Commissie voor het coördineren van, toezicht houden op en uitvoeren van de veiligheidsmaatregelen.

Het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie is de belangrĳkste adviseur van het voor veiligheid bevoegde Commissielid; hĳ treedt op als secretaris van de Adviesgroep Veiligheidsbeleid. In dit verband leidt hĳ de actualisering van de veiligheidsvoorschriften en coördineert hĳ de veiligheidsmaatregelen met de bevoegde instanties van de lidstaten en, indien van toepassing, de internationale organisaties waarmee de Commissie veiligheidsovereenkomsten heeft gesloten. Met het oog daarop treedt hĳ op als verbindingsambtenaar.

Het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie is verantwoordelĳk voor de accreditatie van IT-systemen en -netwerken in de Commissie en besluit, in overleg met de betrokken NSA, over de accreditatie van IT-systemen en -netwerken waarbĳ enerzĳds de Commissie en anderzĳds andere ontvangers van gerubriceerde EU-gegevens zĳn betrokken.

15. VEILIGHEIDSINSPECTIES

Het Veiligheidsbureau van de Commissie verricht periodieke inspecties van de beveiligingsregelingen voor de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens.

Het Veiligheidsbureau van de Commissie kan bĳ deze taak worden bĳgestaan door de veiligheidsdiensten van andere EU-instellingen die EUCI in hun bezit hebben, of door de nationale veiligheidsinstanties van de lidstaten ( 6 ).

Op verzoek van een lidstaat kan de NSA van die lidstaat, samen met het Veiligheidsbureau van de Commissie en met wederzĳdse instemming, binnen de Commissie inspecties van EUCI verrichten.

16. RUBRICERINGEN, BEVEILIGINGSINDICATOREN EN MARKERINGEN

16.1. Rubriceringsniveaus ( 7 )

De volgende rubriceringsniveaus worden gehanteerd (zie ook aanhangsel 2):

EU TOP SECRET: deze rubricering wordt alleen toegepast op gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging uitzonderlĳk nadelig zou kunnen zĳn voor de wezenlĳke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.

EU SECRET: deze rubricering wordt alleen toegepast op gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging ernstige gevolgen zou kunnen hebben voor de wezenlĳke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.

EU CONFIDENTIAL: deze rubricering wordt toegepast op gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging nadelige gevolgen zou kunnen hebben voor de wezenlĳke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.

EU RESTRICTED: deze rubricering wordt toegepast op gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging nadelig zou kunnen zĳn voor de belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.

Andere rubriceringen zĳn niet toegestaan.

16.2. Beveiligingsindicator

Om de geldigheidsduur van een rubricering te beperken (wat voor gerubriceerde gegevens inhoudt dat zĳ automatisch lager worden gerubriceerd of worden gederubriceerd) kan een overeengekomen beveiligingsindicator worden gebruikt. Deze indicator is „TOT… (uur/datum)” of „TOT… (feit)”.

Zĳn een beperkte verspreiding en een bĳzondere verwerking nodig (ter aanvulling van die op grond van de rubricering), dan worden extra beveiligingsindicatoren gebruikt, zoals Crypto of andere door de EU erkende beveiligingsindicatoren.

Beveiligingsindicatoren mogen alleen worden gebruikt in combinatie met een rubricering.

16.3. Markeringen

Er kan een markering worden gebruikt waarmee het volgende wordt aangegeven: het domein waarop het document betrekking heeft, een speciale verspreiding op „need to know”-basis of, voor niet-gerubriceerde gegevens, het einde van een publicatieverbod.

Een markering is geen rubricering en mag niet in plaats daarvan worden gebruikt.

De markering ESDP wordt aangebracht op documenten en kopieën daarvan die betrekking hebben op de veiligheid en defensie van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten, of die betrekking hebben op militair of niet-militair crisisbeheer.

16.4. Aanbrengen van een rubricering

De rubricering zal als volgt worden aangebracht:

a) op EU RESTRICTED-documenten, met mechanische of elektronische middelen,

b) op EU CONFIDENTIAL-documenten, met mechanische middelen en met de hand of door het drukken op voorgemerkt, geregistreerd papier,

c) op EU SECRET- en EU TOP SECRET-documenten, met mechanische middelen en met de hand.

16.5. Aanbrengen van beveiligingsindicatoren

De beveiligingsindicatoren worden onmiddellĳk onder de rubricering aangebracht, met dezelfde middelen als die waarmee de rubricering is aangebracht.

17. RUBRICERINGSBEHEER

17.1. Algemeen

Gegevens worden alleen gerubriceerd wanneer dat noodzakelĳk is. De rubricering moet duidelĳk en correct worden aangegeven en mag slechts gehandhaafd worden zolang de gegevens beschermd moeten worden.

De verantwoordelĳkheid voor het rubriceren van de gegevens en een eventuele lagere rubricering of derubricering berust uitsluitend bĳ de bron.

Rubricering, lagere rubricering of derubricering worden uitgevoerd door ambtenaren of andere personeelsleden van de Commissie, volgens de instructies of met de instemming van het hoofd van de dienst.

De gedetailleerde procedures voor de behandeling van gerubriceerde documenten moeten zo zĳn opgezet dat een aan de inhoud aangepaste bescherming is gegarandeerd.

Het aantal personen dat gemachtigd is om EU TOP SECRET-documenten op te stellen wordt tot een minimum beperkt, en hun namen worden op een lĳst geplaatst die door het Veiligheidsbureau wordt bĳgehouden.

17.2. Rubricering

De rubriceringsgraad van een document wordt bepaald naar gelang van het niveau van gevoeligheid van de inhoud, overeenkomstig de definities die in afdeling 16 zĳn gegeven. Het is van belang dat op correcte en zuinige wĳze met rubricering wordt omgesprongen. Dit geldt in het bĳzonder voor de rubriceringsgraad EU TOP SECRET.

De opsteller van een te rubriceren document moet rekening houden met de hierboven bedoelde voorschriften en moet over- of onderrubricering vermĳden.

In aanhangsel 2 is een praktische rubriceringsgids opgenomen.

Afzonderlĳke bladzĳden, punten, afdelingen, bĳlagen, aanhangsels, aanhechtsels en bĳvoegsels van een bepaald document kunnen verschillende rubriceringen vereisen en moeten dienovereenkomstig gemarkeerd worden. De rubricering die voor het gehele document geldt, is in dat geval die van het hoogst gerubriceerde gedeelte.

De rubricering van een brief of een nota die bĳvoegsels vergezelt is van dezelfde graad als het hoogst gerubriceerde bĳvoegsel. Aan de bron dient duidelĳk te worden aangegeven welke rubricering op die brief of nota moet worden toegepast indien deze gescheiden wordt van de bĳvoegsels.

Voor de toegang van het publiek tot de documenten, blĳft Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing.

17.3. Lagere rubricering en derubricering

Gerubriceerde EU-documenten kunnen alleen lager gerubriceerd of gederubriceerd worden met de toestemming van de opsteller en, zonodig, na bespreking met de betrokken partĳen. Lagere rubricering en derubricering moeten schriftelĳk bevestigd worden. De opsteller van het document is er verantwoordelĳk voor dat de geadresseerden van de wĳziging op de hoogte worden gebracht; deze geadresseerden zĳn er op hun beurt verantwoordelĳk voor dat de daaropvolgende geadresseerden, aan wie zĳ het document hebben gezonden of voor wie zĳ het gekopieerd hebben, van de wĳziging op de hoogte worden gebracht.

Zo mogelĳk vermelden de opstellers op gerubriceerde documenten een datum waarop of een periode waarna de inhoud lager gerubriceerd of gederubriceerd kan worden. Zo niet verifiëren zĳ de documenten uiterlĳk om de vĳf jaar om zich ervan te vergewissen of de oorspronkelĳke rubricering moet worden gehandhaafd.

18. FYSIEKE BEVEILIGING

18.1. Algemeen

De belangrĳkste doelstelling van de fysieke beveiligingsmaatregelen bestaat erin te verhinderen dat een niet-gemachtigde persoon toegang krĳgt tot gerubriceerde EU-gegevens en/of gerubriceerd EU-materiaal, te voorkomen dat materieel of andere eigendommen worden gestolen of beschadigd, en ervoor te zorgen dat zich geen ongewenste intimiteiten of enige andere vorm van agressie voordoen onder ambtenaren, andere werknemers of bezoekers.

18.2. Veiligheidseisen

Alle gebouwen, zones, ruimten, bureaus, communicatie- en informatiesystemen, enz., waar gerubriceerde EU-gegevens en gerubriceerd EU-materiaal worden bewaard en/of verwerkt, moeten met passende fysieke beveiligingsmaatregelen worden beschermd.

Om te bepalen in welke mate bescherming met fysieke beveiligingsmaatregelen noodzakelĳk is, worden alle relevante factoren in aanmerking genomen, zoals:

a) de rubriceringsgraad van de gegevens en/of het materiaal;

b) de hoeveelheid en de vorm (bĳvoorbeeld niet-elektronisch document, digitaal opslagmedium) van de gegevens;

c) de plaatselĳk beoordeelde bedreiging die uitgaat van inlichtingendiensten die zich toeleggen op de EU, de lidstaten en/of instellingen of derde partĳen die gerubriceerde EU-gegevens bewaren, met name in de vorm van sabotage, terrorisme of andere subversieve en/of criminele activiteiten.

Met de fysieke beveiligingsmaatregelen wordt beoogd:

a) het binnendringen met list of geweld te verhinderen;

b) acties van malafide personeelsleden te ontmoedigen, te verhinderen en op te sporen;

c) de toegang tot gerubriceerde EU-gegevens te ontzeggen aan personen die niet beantwoorden aan het „need-to-know”-criterium.

18.3. Fysieke beveiligingsmaatregelen

18.3.1. Veiligheidszones

Zones waar als EU CONFIDENTIAL of hoger gerubriceerde gegevens worden verwerkt en opgeslagen worden zodanig opgezet en gestructureerd dat zĳ aan de onderstaande voorwaarden voldoen:

a) Veiligheidszone van klasse I: een zone waar als EU CONFIDENTIAL of hoger gerubriceerde gegevens zodanig worden verwerkt en opgeslagen dat toegang tot de zone in de praktĳk neerkomt op toegang tot gerubriceerde gegevens. Voor een dergelĳke zone is het volgende vereist: i) een duidelĳk omschreven, beschermde afscheiding waar elk in- en uitgaan wordt gecontroleerd, ii) een zodanig toegangscontrolesysteem dat uitsluitend diegenen die naar behoren zĳn gescreend en speciaal gemachtigd zĳn, de zone kunnen betreden, iii) specificatie van de rubriceringsgraad van de gegevens die normaliter in de zone worden bewaard, dat wil zeggen van de gegevens waartoe men na binnenkomst toegang heeft;

b) Veiligheidszone van klasse II: een zone waar als EU CONFIDENTIAL of hoger gerubriceerde gegevens zodanig worden verwerkt en opgeslagen dat zĳ tegen toegang door niet gemachtigden kan worden beschermd via intern opgezette controles, bĳvoorbeeld een ruimte waar kantoren zĳn ondergebracht waar als EU CONFIDENTIAL of hoger gerubriceerde gegevens regelmatig worden verwerkt en opgeslagen. Voor een dergelĳke zone is het volgende vereist: i) een duidelĳk omschreven, beschermde afscheiding waar elk in- en uitgaan wordt gecontroleerd, ii) een zodanig toegangscontrolesysteem dat uitsluitend diegene, die naar behoren zĳn gescreend en speciaal gemachtigd zĳn, de zone onbegeleid kunnen betreden. Voor alle andere personen zal worden voorzien in begeleiding of gelĳkwaardige controles, om te voorkomen dat niet-gemachtigden toegang krĳgen tot gerubriceerde EU-gegevens, en dat zonder controle zones kunnen worden betreden die zĳn onderworpen aan technische veiligheidsinspecties. Zones waar niet op 24-uursbasis personeel aanwezig is, worden onmiddellĳk na de normale werkuren geïnspecteerd, om na te gaan of de gerubriceerde EU-gegevens veilig zĳn weggeborgen.

18.3.2. Administratieve zone

Nabĳ of vóór de veiligheidszones van klasse I of klasse II kan een administratieve zone met een lager veiligheidsniveau worden geïnstalleerd. Voor een dergelĳke zone is een duidelĳk omschreven afscheiding nodig, waar personeel en voertuigen kunnen worden gecontroleerd. Binnen administratieve zones kunnen alleen als EU RESTRICTED gerubriceerde gegevens en niet-gerubriceerde gegevens worden verwerkt en opgeslagen.

18.3.3. Controles bĳ in- en uitgaan

Het betreden van veiligheidszones van klasse I en klasse II wordt gecontroleerd aan de hand van een pasje of een persoonsherkenningssysteem voor het vaste personeel. Tevens moet een controlesysteem voor bezoekers worden opgezet om de toegang tot gerubriceerde EU-gegevens door niet-gemachtigden te verhinderen. Het pasjessysteem kan worden ondersteund door geautomatiseerde identificatie, die moet worden beschouwd als een aanvulling op, maar niet geheel in de plaats mag komen van, bewakers. Een wĳziging in de dreigingsbeoordeling kan een versterking meebrengen van de maatregelen op het gebied van controle bĳ in- en uitgaan, bĳv. tĳdens het bezoek van prominenten.

18.3.4. Bewakingspatrouilles

Buiten de normale werkuren moet in de veiligheidszones van klasse I en klasse II worden gepatrouilleerd om EU-materiaal te beschermen tegen compromittering, beschadiging of verlies. De frequentie waarmee wordt gepatrouilleerd wordt bepaald naar gelang van de plaatselĳke omstandigheden; een vuistregel is echter om de twee uur te patrouilleren.

18.3.5. Beveiligingsopbergmiddelen en braakwerende ruimten

Voor de opslag van gerubriceerde EU-gegevens worden drie klassen opbergmiddelen gebruikt:

— klasse A: opbergmiddelen die op nationaal niveau zĳn goedgekeurd voor de opslag van als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens in veiligheidszones van klasse I of klasse II;

— klasse B: opbergmiddelen die op nationaal niveau zĳn goedgekeurd voor de opslag van als EU SECRET en EU CONFIDENTIAL gerubriceerde gegevens in veiligheidszones van klasse I of klasse II;

— klasse C: kantoormeubilair dat zich uitsluitend leent voor de opslag van als EU RESTRICTED gerubriceerde gegevens.

In braakwerende ruimten die zĳn ingericht binnen een veiligheidszone van klasse I of klasse II, en voor alle veiligheidszones van klasse I waar als EU CONFIDENTIAL en hoger gerubriceerde gegevens in rekken zĳn opgeslagen of kunnen worden afgelezen van grafieken, kaarten, enz., moeten muren, vloeren en plafonds, en deuren met sloten door een nationale veiligheidsinstantie (NSA) worden gecertificeerd als zĳnde van een gelĳkwaardig beschermingsniveau als de klasse beveiligingsopbergmiddelen die zĳn goedgekeurd voor de opslag van gegevens met dezelfde rubricering.

18.3.6. Sloten

Sloten op beveiligingsopbergmiddelen en braakwerende ruimten waarin gerubriceerde EU-gegevens zĳn opgeslagen, moeten aan de volgende normen voldoen:

— groep A: op nationaal niveau goedgekeurd voor opbergmiddelen van klasse A;

— groep B: op nationaal niveau goedgekeurd voor opbergmiddelen van klasse B;

— groep C: alleen geschikt voor kantoormeubilair van klasse C.

18.3.7. Controle van sleutels en codecombinaties

Sleutels van beveiligde opbergmiddelen mogen niet worden meegenomen buiten het gebouw. Codecombinaties van beveiligingsopbergmiddelen moeten worden gememoriseerd door personen die hiervan kennis moeten nemen. De veiligheidsambtenaar van de betrokken dienst bewaart reservesleutels en een overzicht op papier van alle codecombinatie, voor gebruik in noodgevallen; dit overzicht wordt in afzonderlĳke verzegelde ondoorzichtige enveloppen bewaard. De gewone sleutel, de extra beveiligingssleutels en de codecombinaties worden in afzonderlĳke beveiligingsopbergmiddelen bewaard. Sleutels en codecombinaties krĳgen ten minste hetzelfde beschermingsniveau als het materiaal waartoe zĳ toegang verschaffen.

Zo weinig mogelĳk mensen mogen de codecombinaties van beveiligingsopbergmiddelen kennen. De combinaties worden gewĳzigd:

a) bĳ ontvangst van nieuwe opbergmiddelen;

b) bĳ wĳzigingen in de personeelsbezetting;

c) wanneer compromittering heeft plaatsgevonden of wordt vermoed;

d) met tussenpozen van bĳ voorkeur zes maanden, maar in ieder geval om de twaalf maanden.

18.3.8. Indringerdetectie-/signaleringssystemen

Wanneer voor de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens alarmsystemen, een gesloten televisiecircuit of andere elektrische systemen worden gebruikt, dient er een noodaggregaat beschikbaar te zĳn om de continuwerking van het systeem te waarborgen wanneer de hoofdelektriciteitsvoorziening uitvalt. Een andere fundamentele vereiste is dat er een alarmsignaal of een andere betrouwbare waarschuwing uitgaat naar het bewakingspersoneel als dergelĳke systemen slecht functioneren of gepoogd wordt ze te saboteren.

18.3.9. Goedgekeurde uitrusting

Het Veiligheidbureau houdt bĳgewerkte lĳsten bĳ, per type en model, van de beveiligingsuitrusting die zĳ hebben goedgekeurd voor de bescherming van gerubriceerde gegevens onder diverse gespecificeerde omstandigheden en voorwaarden. Deze lĳsten zĳn onder meer gebaseerd op informatie van de NSA's.

18.3.10. Fysieke bescherming van kopieermachines en faxapparaten

Kopieermachines en faxapparaten moeten zodanig fysiek worden beschermd dat zĳ voor de verwerking van gerubriceerde gegevens alleen door gemachtigde personen kunnen worden gebruikt, en dat alle gerubriceerde producten op passende wĳze worden gecontroleerd.

18.4. Bescherming tegen waarneming van buitenaf en afluisteren

18.4.1. Waarneming van buitenaf

Overdag en 's nachts dienen alle passende maatregelen te worden genomen om ervoor te zorgen dat gerubriceerde EU-gegevens niet door onbevoegden kunnen worden waargenomen, zelfs niet per ongeluk.

18.4.2. Afluisteren

Kantoren of zones waar regelmatig als EU SECRET en hoger gerubriceerde gegevens worden besproken, moeten worden beschermd tegen passief en actief afluisteren wanneer het risico dit vereist. De risicoanalyse van dergelĳke incidenten behoort tot de verantwoordelĳkheid van de bevoegde veiligheidsinstantie, indien nodig na overleg met de NSA's.

18.4.3. Binnenbrengen van elektronische registratieapparatuur

Het is niet toegelaten mobiele telefoons, privé-computers, opnameapparatuur, camera's of andere elektronische registratieapparatuur in veiligheidszones of in technisch veilige zones binnen te brengen zonder de voorafgaande toestemming van het hoofd van het Veiligheidsbureau.

Bĳ het bepalen van de beschermende maatregelen die moeten worden genomen in ruimten die gevoelig zĳn voor passief afluisteren (bv. isoleren van muren, deuren, vloeren en plafonds, meting van compromitterende geluiden) en actief afluisteren (bv. het zoeken naar microfoons), kan het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie om bĳstand van deskundigen NSA's verzoeken.

Ook de telecommunicatie-installatie en de elektrische of elektronische bureau-uitrusting van ongeacht welk type dat gedurende bĳeenkomsten van het niveau EU SECRET en hoger wordt gebruikt, kunnen op verzoek van de bevoegde beveiligingsfunctionaris door technische-beveiligingsspecialisten van NSA's worden gecontroleerd wanneer de omstandigheden zulks vereisen.

18.5. Technisch veilige zones

Bepaalde zones kunnen als „technisch veilig” worden aangewezen. Hier wordt een speciale toegangscontrole uitgevoerd. Dergelĳke zones worden via een goedgekeurde methode afgesloten wanneer zĳ niet in gebruik zĳn, en alle sleutels worden als veiligheidssleutels behandeld. Dergelĳke zones worden onderworpen aan regelmatige fysieke inspecties, ook nadat zĳ zĳn betreden door een niet-gemachtigde persoon of wanneer daarvan het vermoeden bestaat.

Voor controledoeleinden zal een uitvoerige lĳst van installaties en meubilair worden bĳgehouden. Meubelstukken of apparatuur mogen niet in een dergelĳke zone worden binnengebracht zolang zĳ niet door speciaal opgeleid veiligheidspersoneel aan een zorgvuldige inspectie zĳn onderworpen om mogelĳke afluisterapparatuur op te sporen. Als algemene regel geldt dat in technisch veilige zones geen communicatielĳnen mogen worden geïnstalleerd zonder voorafgaande machtiging door de bevoegde instantie.

19. ALGEMENE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET NEED-TO-KNOW-BEGINSEL EN HET VEILIGHEIDSONDERZOEK

19.1. Algemeen

Toegang tot gerubriceerde EU-gegevens mag slechts worden verleend aan personen die een „need-to-know” hebben, d.w.z. personen die in verband met de uitvoering van hun opdrachten of missies kennis moeten nemen van gerubriceerde EU-gegevens. Toegang tot als EU TOP SECRET, EU SECRET of EU CONFIDENTIAL gerubriceerde gegevens mag alleen worden verleend aan personen die in het bezit zĳn van een passende veiligheidsmachtiging.

De verantwoordelĳkheid om te bepalen wie een „need-to-know” heeft, berust bĳ de afdeling waar de betrokkene in dienst zal worden genomen.

De verantwoordelĳkheid voor het veiligheidsonderzoek van het personeel berust bĳ de betrokken afdeling.

Dit resulteert in de afgifte van een „veiligheidsattest”, waarop de rubriceringsgraad is vermeld waartoe de gemachtigde toegang heeft, alsook de datum waarop deze machtiging verstrĳkt.

Een veiligheidsmachtiging voor een bepaalde rubricering kan de houder toegang verlenen tot informatie van een lagere rubriceringsgraad.

Niet-personeelsleden — bĳvoorbeeld externe contractanten, deskundigen of consulenten — met wie noodzakelĳkerwĳs gerubriceerde EU-gegevens moeten worden besproken, of aan wie deze moeten worden getoond, moeten over een veiligheidsmachtiging voor gerubriceerde EU-gegevens beschikken en moeten instructies krĳgen omtrent hun verantwoordelĳkheid vanuit veiligheidsoogpunt.

Voor de toegang van het publiek tot de documenten, blĳft Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing.

19.2. Specifieke voorschriften inzake de toegang tot als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens

Iedereen die toegang moet krĳgen tot als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens, moet eerst een veiligheidsonderzoek ondergaan.

De personen die toegang moeten krĳgen tot als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens, worden aangewezen door het Commissielid dat bevoegd is voor veiligheidsaangelegenheden; hun naam wordt opgenomen in een speciaal „EU-TOP-SECRET-register”.

Iedereen die toegang moet krĳgen tot als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens, moet eerst een attest ondertekenen waarin hĳ/zĳ verklaart kennis te hebben genomen van de bĳ de Commissie geldende procedures inzake beveiliging en zich ten volle bewust te zĳn van de bĳzondere verantwoordelĳkheid die op hem/haar rust om geheimhouding omtrent de als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens te waarborgen, alsook van de gevolgen die krachtens de voorschriften van de EU en de nationale wettelĳke of bestuursrechtelĳke bepalingen zĳn verbonden aan het met opzet of door nalatigheid doorgeven van gerubriceerde gegevens aan onbevoegden.

Wanneer iemand tĳdens een vergadering toegang krĳgt tot als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens, moet de bevoegde controleambtenaar van de dienst of de instantie waarbĳ de betrokkene in dienst is, de instantie die de vergadering organiseert ervan in kennis stellen dat deze persoon hiertoe gemachtigd is.

De namen van diegenen die niet langer belast zĳn met taken waarvoor toegang tot als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens vereist is, worden verwĳderd uit het EU TOP SECRET-register. Daarbĳ wordt nogmaals gewezen op de bĳzondere verantwoordelĳkheid die op hen rust om geheimhouding omtrent de als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens te waarborgen. Tevens dienen zĳ een verklaring te ondertekenen dat zĳ de als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens die in hun bezit zĳn, niet zullen gebruiken of doorgeven.

19.3. Specifieke voorschriften inzake de toegang tot als EU SECRET of EU CONFIDENTIAL gerubriceerde gegevens

Alle personen die toegang hebben tot als EU SECRET of EU CONFIDENTIAL gerubriceerde gegevens, worden eerst aan een veiligheidsonderzoek voor het passende niveau onderworpen.

Alle personen die toegang hebben tot als EU SECRET of EU CONFIDENTIAL gerubriceerde gegevens moeten in kennis worden gesteld van de ter zake strekkende veiligheidsvoorschriften en moeten zich bewust zĳn van de gevolgen van nalatigheid.

Wanneer iemand tĳdens een vergadering toegang krĳgt tot als EU SECRET of EU CONFIDENTIAL gerubriceerde gegevens, moet de bevoegde controleambtenaar van de dienst of de instantie waarbĳ de betrokkene in dienst is, de instantie die de vergadering organiseert ervan in kennis stellen dat deze persoon hiertoe gemachtigd is.

19.4. Specifieke voorschriften inzake de toegang tot als EU RESTRICTED gerubriceerde gegevens

Personen die toegang hebben tot als EU RESTRICTED gerubriceerde gegevens moeten in kennis worden gesteld van de ter zake strekkende veiligheidsvoorschriften en van de gevolgen van nalatigheid.

19.5. Overdracht

Wanneer een personeelslid een ambt verlaat dat de verwerking van gerubriceerd EU-materiaal impliceert, ziet het Register erop toe dat dit materiaal op correcte wĳze door de vertrekkende ambtenaar aan zĳn opvolger wordt overgedragen.

Wanneer een personeelslid wordt overgeplaatst naar een ambt dat de verwerking van gerubriceerd EU-materiaal impliceert, krĳgt het de nodige instructies van de plaatselĳke veiligheidsambtenaar.

19.6. Speciale instructies

Personen die met de verwerking van gerubriceerde EU-gegevens worden belast, moeten bĳ het aanvaarden van hun functie en vervolgens op gezette tĳden instructies krĳgen betreffende:

a) de veiligheidsrisico's die het gevolg zĳn van loslippigheid;

b) de voorzorgen die zĳ moeten nemen bĳ hun contacten met de pers en met vertegenwoordigers van belangengroepen;

c) de dreiging die uitgaat van de activiteiten van inlichtingendiensten die de EU en de lidstaten als doelwit zien wat betreft gerubriceerde EU-gegevens en -activiteiten;

d) de verplichting bĳ de relevante veiligheidsinstanties onmiddellĳk verslag uit te brengen van elke bejegening of handeling die aanleiding geeft tot een vermoeden van spionage, of van elke ongebruikelĳke situatie op het stuk van de veiligheid.

Alle personen die normaliter veelvuldig contact hebben met vertegenwoordigers uit landen wier inlichtingendiensten de EU en lidstaten als doelwit zien voor wat betreft gerubriceerde EU-gegevens en -activiteiten, moeten instructies krĳgen over de technieken waarvan bekend is dat zĳ door diverse inlichtingendiensten worden gebruikt.

Er bestaan bĳ de Commissie geen speciale veiligheidsmaatregelen voor privé-reizen, naar welke bestemming ook, van personen die in het bezit zĳn van een veiligheidsmachtiging voor toegang tot gerubriceerde EU-gegevens. Niettemin zal het Veiligheidsbureau van de Commissie de ambtenaren en de andere personeelsleden die onder zĳn verantwoordelĳkheid vallen inlichten over de reisvoorschriften die voor hen van toepassing kunnen zĳn.

20. PROCEDURE MET BETREKKING TOT HET VEILIGHEIDSONDERZOEK VOOR AMBTENAREN EN ANDERE PERSONEELSLEDEN VAN DE COMMISSIE

a) Alleen ambtenaren en andere personeelsleden van de Commissie en personen die voor de Commissie werken en die uit hoofde van hun functie en het belang van de dienst kennis moeten nemen of gebruik moeten maken van bĳ de Commissie bewaarde gerubriceerde gegevens, krĳgen toegang tot deze gegevens.

b) Om toegang te krĳgen tot als EU TOP SECRET, EU SECRET of EU CONFIDENTIAL gerubriceerde gegevens, moeten bovengenoemde personen gemachtigd zĳn overeenkomstig de hierna beschreven procedure.

c) Machtiging wordt alleen verleend aan personen die aan een veiligheidsonderzoek door de bevoegde nationale instanties van de lidstaten, (NSA's) zĳn onderworpen overeenkomstig de in de punten i) tot en met n) bedoelde procedure.

d) Het hoofd van het Veiligheidsbureau is bevoegd om de bovengenoemde machtiging te verlenen.

e) Hĳ/zĳ verleent machtiging nadat het advies van de bevoegde nationale instanties van de lidstaten is ingewonnen, dat gebaseerd is op het veiligheidsonderzoek dat overeenkomstig de punten i) tot en met n) is uitgevoerd.

f) Het Veiligheidsbureau van de Commissie houdt een bĳgewerkte lĳst van alle gevoelige functies bĳ op basis van de door de betrokken diensten van de Commissie verstrekte gegevens, alsmede een lĳst van alle personen aan wie een (tĳdelĳke) machtiging is afgegeven.

g) De machtiging wordt verleend voor een periode van vĳf jaar; zĳ blĳft evenwel slechts geldig zolang de functie wordt vervuld op grond waarvan zĳ is verleend. Zĳ kan volgens de procedure van punt e) worden verlengd

h) Een machtiging kan door het hoofd van het Veiligheidsbureau worden ingetrokken, wanneer hĳ/zĳ meent dat daarvoor te rechtvaardigen gronden aanwezig zĳn. Van ieder besluit tot intrekking van een machtiging wordt kennis gegeven aan de betrokkene gebracht, die kan verzoeken door het hoofd van het Veiligheidsbureau te worden gehoord, en aan de bevoegde nationale instantie.

i) Een veiligheidsonderzoek wordt, met de medewerking van de betrokkene en op verzoek van het hoofd van het Veiligheidsbureau, uitgevoerd door de bevoegde nationale instanties van de lidstaat waarvan de betrokkene onderdaan is. Wanneer de betrokkene geen onderdaan van een EU-lidstaat is, kan het hoofd van het Veiligheidsbureau de nationale instanties van de lidstaat waar de betrokkene zĳn woonplaats heeft of geregeld verblĳf houdt, verzoeken een veiligheidsonderzoek uit te voeren.

j) Een onderdeel van het veiligheidsonderzoek bestaat erin dat door de betrokkene een formulier met persoonlĳke gegevens wordt ingevuld.

k) Het hoofd van het Veiligheidsbureau specificeert in zĳn verzoek het type en het niveau van de gerubriceerde gegevens waartoe de betrokkene toegang moet krĳgen, zodat de bevoegde nationale instanties het veiligheidsonderzoek kunnen uitvoeren, en hun advies kunnen geven rekening houdend met de machtigingsgraad die aan de betrokkene moet worden toegekend.

l) Voor de gehele procedure en de resultaten van het veiligheidsonderzoek gelden de in de betrokken lidstaat van toepassing zĳnde voorschriften, ook wat de mogelĳkheden tot beroep betreft.

m) Wanneer de bevoegde nationale instanties van de lidstaat een positief advies uitbrengen, kan het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie de betrokkene machtiging verlenen.

n) Van een negatief advies van de bevoegde nationale instanties wordt kennis gegeven aan de betrokkene, die mag verzoeken te worden gehoord door het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie. Wanneer hij het nodig acht, kan het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie de bevoegde nationale instanties vragen om, waar mogelijk, opheldering te verschaffen. Indien het negatief advies wordt bevestigd, wordt geen machtiging verleend.

o) Alle personen aan wie machtiging wordt verleend in de zin van de punten d) en e) ontvangen op het tijdstip dat de machtiging wordt verleend en vervolgens met regelmatige tussenpozen, alle noodzakelijke instructies betreffende de bescherming van gerubriceerde gegevens en de wijze waarop deze kan worden gewaarborgd. Zij ondertekenen een verklaring waarin zij erkennen de instructies te hebben ontvangen, en verbinden zich ertoe deze op te volgen.

p) Het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie neemt alle noodzakelijke maatregelen tot uitvoering van deze afdeling, met name wat betreft de voorschriften die gelden voor de toegang tot de lijst van gemachtigden.

q) Bij wijze van uitzondering mag het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie wanneer de dienst zulks vereist, nadat hij de nationale bevoegde instanties heeft geïnformeerd en mits deze niet binnen een maand reageren, in afwachting van het resultaat van het onderzoek waarnaar in punt i) wordt verwezen, tijdelijke machtiging verlenen voor een periode van hoogstens zes maanden.

r) De voorlopige en tijdelijke machtigingen die aldus worden verleend, geven geen toegang tot als EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens; deze toegang blijft beperkt tot ambtenaren die daadwerkelijk, overeenkomstig punt i), met goed gevolg het veiligheidsonderzoek hebben ondergaan. Hangende het resultaat van dit onderzoek mag aan ambtenaren voor wie de machtigingsgraad EU TOP SECRET is aangevraagd, tijdelijk en voorlopig machtiging worden verleend om toegang te hebben tot gegevens die gerubriceerd zijn tot en met de graad EU SECRET.

21. VERVAARDIGING, VERSPREIDING, OVERDRACHT, BEVEILIGING VAN KOERIERS, EXTRA KOPIEËN, VERTALINGEN EN UITTREKSEL VAN GERUBRICEERD EU-MATERIAAL

21.1. Vervaardiging

1. De EU-rubriceringen moeten overeenkomstig afdeling 16 worden toegepast; voor de rubriceringsgraden EU CONFIDENTIAL en hoger moet de rubriceringsgraad op elke bladzĳde midden bovenaan en midden onderaan worden aangebracht en moet elke bladzĳde genummerd zĳn. Op elk gerubriceerd EU-document moet een referentienummer en een datum voorkomen. Bĳ EU TOP SECRET- en EU SECRET-documenten wordt het referentienummer op elke bladzĳde vermeld. Wanneer verschillende kopieën verspreid worden, moeten op de eerste bladzĳde van elke kopie een kopienummer en het totaal aantal bladzĳden vermeld zĳn. Bĳ als EU CONFIDENTIAL en hoger gerubriceerde documenten moet op de eerste bladzĳde een lĳst voorkomen van alle bĳlagen en bĳvoegsels.

2. Het typen, vertalen, opslaan, fotokopiëren, magnetisch reproduceren en op microfilm zetten van als EU CONFIDENTIAL en hoger gerubriceerde documenten mag uitsluitend geschieden door personen die gemachtigd zĳn voor toegang tot gerubriceerde EU-gegevens met minste de rubriceringsgraad van het betrokken document.

3. De voorschriften die gelden voor gerubriceerde documenten die met de computer worden verwerkt staan in afdeling 25.

21.2. Verspreiding

1. Gerubriceerde EU-gegevens mogen alleen verspreid worden onder personen met een „need-to-know” die over de desbetreffende veiligheidsmachtiging beschikken. De opsteller van het document specificeert de initiële verspreiding.

2. EU TOP SECRET documenten worden verspreid via de EU TOP SECRET-registers (zie afdeling 22.2). Wanneer het berichten met rubriceringsgraad EU TOP SECRET betreft, kan het bevoegde register het hoofd van het communicatiecentrum machtigen om het aantal kopieën te maken dat in de lĳst van de geadresseerden vermeld is.

3. Documenten met rubriceringsgraad EU SECRET of lager mogen door de oorspronkelĳke geadresseerde aan andere geadresseerden met een „need-to-know” worden doorgezonden. Als de instanties die het document hebben opgesteld echter beperkingen wensen op te leggen, moeten zĳ duidelĳke waarschuwingsmarkeringen aanbrengen. In dat geval mag de geadresseerde de documenten alleen doorzenden met de toestemming van de instanties waarvan de documenten afkomstig zĳn.

4. Documenten met rubriceringsgraad EU CONFIDENTIAL worden bĳ aankomst in of vertrek uit een gebouw geregistreerd door het plaatselĳk EUCI-Register. Daarbĳ worden bĳzonderheden vermeld (referenties, datum en, in voorkomend geval, het kopienummer) waarmee de documenten kunnen worden geïdentificeerd; die gegevens worden in een logboek ingeschreven of in een speciaal beveiligd computermedium ingevoerd (zie afdeling 22.1).

21.3. Overdracht van gerubriceerde EU-documenten

21.3.1. Verpakking, ontvangstbewĳzen

1. Als EU CONFIDENTIAL en hoger gerubriceerde documenten worden in stevige, ondoorzichtige dubbele enveloppen vervoerd. Op de binnenste enveloppe wordt de toepasselĳke EU-rubriceringsgraad aangebracht, alsmede voor zover mogelĳk bĳzonderheden zoals functie en adres van de ontvanger.

2. De binnenste enveloppe mag alleen worden geopend door een functionaris voor de registercontrole (zie 22.1) of door diens plaatsvervanger, die voor ontvangst van de ingesloten documenten tekent, behalve wanneer de enveloppe aan een welbepaalde persoon is geadresseerd. In dat geval (zie 22.1) wordt de aankomst van de enveloppe in het register genoteerd, en mag alleen de geadresseerde de binnenste enveloppe openen en voor ontvangst van de daarin ingesloten documenten tekenen.

3. In de binnenste enveloppe wordt een ontvangstbewĳs ingesloten. Op dat bewĳs, dat niet gerubriceerd wordt, moeten het referentienummer, de datum en het kopienummer van het document voorkomen; het onderwerp van het document mag echter nooit op het ontvangstbewĳs worden vermeld.

4. De binnenste enveloppe wordt in een andere enveloppe gestoken, waarop een paknummer voor de ontvangstregistratie wordt aangebracht. De rubriceringsgraad mag in geen geval op de buitenste enveloppe voorkomen.

5. Voor als EU CONFIDENTIAL en hoger gerubriceerde documenten krĳgen koeriers en boodschappers een ontvangstbewĳs tegen het paknummer.

21.3.2. Overdracht binnen een gebouw of een groep gebouwen

Binnen een gebouw of een groep gebouwen m