2002R2342 — NL — 01.05.2007 — 003.001

Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschĳnt buiten de verantwoordelĳkheid van de instellingen

Gewĳzigd bĳ:





Gerectificeerd bĳ:









▼B

VERORDENING (EG, EURATOM) Nr. 2342/2002 VAN DE COMMISSIE

van 23 december 2002

tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen

INHOUD DEEL 1 GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN TITEL I DOEL TITEL II BEGROTINGSBEGINSELEN Hoofdstuk 1 Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel Hoofdstuk 2 Jaarperiodiciteitsbeginsel Hoofdstuk 3 (Hoofdstuk 4 van het Financieel Reglement) rekeneenheidsbeginsel Hoofdstuk 4 (Hoofdstuk 5 van het Financieel Reglement) universaliteitsbeginsel Hoofdstuk 5 (Hoofdstuk 6 van het Financieel Reglement) specialiteitsbeginsel Hoofdstuk 6 (Hoofdstuk 7 van het Financieel Reglement) beginsel van goed financieel beheer Hoofdstuk 7 (Hoofdstuk 8 van het Financieel Reglement) doorzichtigheidsbeginsel TITEL III OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING Hoofdstuk 1 Opstelling van de begroting Hoofdstuk 2 Structuur en inrichting van de begroting TITEL IV UITVOERING VAN DE BEGROTING Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Hoofdstuk 2 Wijze van uitvoering Afdeling 1 Algemene bepalingen Afdeling 2 Bijzondere bepalingen Hoofdstuk 3 Financiële actoren Afdeling 1 Rechten en verplichtingen van de financiële actoren Afdeling 2 Ordonnateur Afdeling 3 Rekenplichtige Afdeling 4 Beheerder van gelden ter goede rekening Hoofdstuk 4 Verantwoordelijkheid van de financiële actoren Afdeling 1 Algemene Regels Afdeling 2 Regels betreffende de gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs Hoofdstuk 5 Ontvangsten Afdeling 1 Eigen middelen Afdeling 2 Raming van schuldvorderingen Afdeling 3 Vaststelling van schuldvorderingen Afdeling 4 Invorderingsopdracht Afdeling 5 Inning Hoofdstuk 6 Uitgaven Afdeling 1 Vastlegging Afdeling 2 Betaalbaarstelling Afdeling 3 Betalingsopdracht Afdeling 4 Betaling Afdeling 5 Termijnen voor de uitgavenverrichtingen Hoofdstuk 7 Computersystemen Hoofdstuk 8 Interne controleur TITEL V PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Afdeling 1 Toepassingsgebied en gunningsbeginselen Afdeling 2 Bekendmaking Afdeling 3 Procedures voor het plaatsen van opdrachten Afdeling 4 Zekerheid en controle Hoofdstuk 2 Bepalingen betreffende de door de communautaire instellingen voor eigen rekening geplaatste opdrachten TITEL VI SUBSIDIES Hoofdstuk 1 Toepassingsgebied Hoofdstuk 2 Beginselen voor de toekenning van subsidies Hoofdstuk 3 Toekenningsprocedure Hoofdstuk 4 Betaling en controle Hoofdstuk 5 Uitvoering TITEL VII REKENING EN VERANTWOORDING EN BOEKHOUDING Hoofdstuk 1 Rekening en verantwoording Hoofdstuk 2 (Hoofdstuk 3 van het Financieel Reglement) Boekhouding Afdeling 1 Organisatie van de boekhouding Afdeling 2 Boeken Afdeling 3 Rekeningstelsel Afdeling 4 Boeking Afdeling 5 Afstemming en verificatie Afdeling 6 Begrotingsboekhouding Hoofdstuk 3 (Hoofdstuk 4 van het Financieel Reglement) Inventaris van de vaste activa DEEL II BIJZONDERE BEPALINGEN TITEL I (TITEL II VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT) STRUCTUURFONDSEN, COHESIEFONDS, EUROPEES VISSERIJFONDS EN LANDBOUWFONDS VOOR PLATTELANDSONTWIKKELING TITEL II (TITEL III VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT) ONDERZOEK TITEL III (TITEL IV VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT) EXTERNE MAATREGELEN Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Hoofdstuk 2 Uitvoering van de maatregelen Hoofdstuk 3 Plaatsing van opdrachten Hoofdstuk 4 Toekenning van subsidies Hoofdstuk 5 Beheer van gelden ter goede rekening en inventarissen TITEL IV (TITEL V VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT) EUROPESE BUREAUS TITEL V (TITEL VI VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT) ADMINISTRATIEVE KREDIETEN TITEL VI (DEEL II, TITEL VII, VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT) DESKUNDIGEN DEEL III OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN TITEL I OVERGANGSBEPALINGEN TITEL II SLOTBEPALINGEN







DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, Gelet op verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen ( 1 ), en met name op artikel 183, Na raadpleging van het Europees Parlement, de Raad, het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's, de Ombudsman en de Europese toezichthouder voor gegevensbescherming, Overwegende hetgeen volgt: (1) De bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002, (hierna: „Financieel Reglement”) zijn vereenvoudigd om deze tot de essentiële beginselen en definities met betrekking tot de opstelling, de uitvoering en de controle van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, (hierna: „begroting”) te beperken. (2) Deze uitvoeringsvoorschriften moeten dus niet alleen de bepalingen van het Financieel Reglement aanvullen die uitdrukkelijk naar de uitvoeringsvoorschriften verwijzen, maar ook de bepalingen voor de toepassing waarvan eerst toepassingsmaatregelen moeten worden opgesteld. Ter wille van de duidelijkheid dient Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977 ( 2 ), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1687/2001 ( 3 ), te worden ingetrokken. (3) Om ervoor te zorgen dat de sectorale regelgeving in overeenstemming is met de in het Financieel Reglement vastgelegde begrotingsbeginselen, moeten alle besluiten betreffende de uitvoering van de begroting worden geïnventariseerd en moet ervoor worden gezorgd dat deze inventaris door de Commissie wordt opgemaakt en aan de begrotingsautoriteit wordt toegezonden. (4) Wat de begrotingsbeginselen betreft, en met name het eenheidsbeginsel, moet, gezien de verplichting tot vaststelling van de rente op voorfinancieringen die aan de begroting moet worden terugbetaald, worden vastgesteld welke voorfinancieringen eigendom van de Gemeenschappen blijven. Deze voorfinancieringen blijven eigendom van de Instelling, behalve wanneer het basisbesluit in de zin van artikel 49 van het Financieel Reglement anders bepaalt en behalve wanneer het gaat om voorfinancieringen die in het kader van de uitvoering van een overheidsopdracht dan wel aan het personeel, de leden van de Instellingen of de lidstaten worden betaald. Deze regel moet nader worden uitgewerkt naar gelang van de verschillende wijzen van beheer (direct en indirect gecentraliseerd beheer en gedeeld beheer). Deze regel is niet van toepassing op het gezamenlijk beheer, omdat de communautaire middelen in dat geval worden toegevoegd aan de middelen van de internationale organisatie. Wanneer voorfinancieringen die eigendom van de Gemeenschappen blijven, rente opleveren, wordt deze rente als diverse ontvangsten aan de begroting overgemaakt. (5) Wat het jaarperiodiciteitsbeginsel betreft, moet het begrip „kredieten van het begrotingsjaar” worden verduidelijkt, alsmede het begrip „voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit” die, indien zij op 31 december zijn voltooid, recht kunnen geven op overdracht van vastleggingskredieten die vóór 31 maart van het volgende begrotingsjaar moeten worden gebruikt. (6) Wat het rekeneenheidsbeginsel betreft, moeten de koersen worden gepreciseerd die moeten worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en de andere valuta's ten behoeve van het beheer van de kasmiddelen en de boekhouding. (7) Wat de afwijkingen van het universaliteitsbeginsel betreft, moet enerzijds de budgettaire behandeling van de bestemmingsontvangsten worden gepreciseerd, met name de bijdragen van de lidstaten of derde landen aan bepaalde communautaire programma's, en anderzijds de bestaande beperkingen inzake het verrekenen van uitgaven en ontvangsten. (8) Wat het specialiteitsbeginsel betreft, moet de berekening van de percentages die de Instellingen in het kader van hun autonomie mogen overschrijven, nauwkeurig worden omschreven en moet ervoor worden gezorgd dat de begrotingsautoriteit volledig wordt ingelicht door middel van een gedetailleerde motivering van de voorstellen voor een kredietoverschrijving die aan haar moeten worden voorgelegd. (9) Wat het goed financieel beheer betreft, moeten de doelstellingen en de minimumfrequentie van de evaluaties vooraf, tussentijds en achteraf van de programma's en activiteiten worden vastgesteld, alsmede de gegevens die in het financieel memorandum bij een besluit moeten worden opgenomen. (10) Wat de opstelling en de inrichting van de begroting betreft, moet de inhoud van de algemene inleiding van de begroting, de ter staving van de begroting in te dienen werkdocumenten en de begrotingstoelichting nader worden omschreven om ervoor te zorgen dat de begrotingsautoriteit volledig wordt ingelicht. In het kader van de nieuwe activiteitenbegroting (ABB) worden bovendien de definitie en de indeling van de administratieve kredieten nader uitgewerkt. (11) Wat de uitvoering van de begroting betreft, moet eerst worden verduidelijkt welke vormen een basisbesluit kan hebben op het communautaire gebied en op de gebieden die onder het Verdrag betreffende de Europese Unie vallen. Voorts moeten de maximumbedragen worden vastgesteld van de kredieten die in het kader van voorbereidende acties en proefprojecten zonder voorafgaand basisbesluit mogen worden besteed, alsmede de lijst van Verdragsbepalingen die de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toekennen. (12) Voorts moet worden vastgesteld welke handelingen een belangenconflict kunnen vormen en welke procedure in dat geval moet worden gevolgd. (13) Wat de verschillende wijzen van uitvoering van de begroting betreft, moet worden vastgelegd dat de Commissie, indien zij de begroting niet rechtstreeks binnen haar diensten uitvoert, zich van tevoren ervan moet vergewissen dat de entiteiten waaraan zij overweegt uitvoeringstaken toe te vertrouwen, over adequate beheersprocedures en controle- en boekhoudsystemen beschikken gelet op de vereisten van goed financieel beheer. (14) Wat het indirecte gecentraliseerde beheer betreft, dat wil zeggen het beheer dat door de Commissie is gedelegeerd aan uitvoerende agentschappen of organen naar Gemeenschapsrecht dan wel aan nationale publiekrechtelijke organen of organen met een openbaredienstverleningstaak, moeten bovendien het raamwerk voor deze delegatie en de wijze waarop zij ten uitvoer wordt gelegd, bij delegatiebesluit of overeenkomst worden vastgesteld. De uitvoerende agentschappen, waarover de Commissie de controle behoudt, moeten worden erkend als gedelegeerde ordonnateur van deze Instelling voor de communautaire begroting. De nationale organen moeten, voorzover zij handelingen tot uitvoering van de begroting moeten verrichten, voldoende financiële garanties bieden en op doorzichtige wijze worden gekozen na een kosteneffectiviteitsanalyse die de keuze van het aan een dergelijk orgaan gedelegeerd beheer rechtvaardigt. De Commissie wint overeenkomstig het basisbesluit voor de besteding van de betrokken kredieten het advies in van het bevoegde comité, voordat zij tot delegatie aan nationale organen overgaat. De particuliere entiteiten die voor rekening van de Commissie voorbereidende of aanvullende werkzaamheden verrichten, moeten worden geselecteerd volgens de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten. (15) Bij gedeeld beheer met de lidstaten of gedecentraliseerd beheer met derde landen moeten de stadia en de doelstellingen van de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen nader worden uitgewerkt, onverminderd de specifieke bepalingen van de betrokken sectorale regelingen. (16) Ten slotte moet worden vastgelegd dat bij gezamenlijk beheer de bijdrage van elke donateur aan ieder soort uitgave niet identificeerbaar is en dat de gesubsidieerde acties toch in hun geheel moeten worden gecontroleerd; welke internationale organisaties voor dit soort beheer in aanmerking komen, moet worden vastgesteld. (17) Wat de rol van de actoren betreft, vergroot de hervorming van het financiële beheer, samen met de afschaffing van de gecentraliseerde controles vooraf, de verantwoordelijkheid van de ordonnateurs voor alle ontvangsten- en uitgavenverrichtingen, waaronder begrepen op het gebied van interne controlesystemen. De begrotingsautoriteit wordt voortaan in kennis gesteld van de maatregelen in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie van de gedelegeerd ordonnateurs. Voorts moeten de taken, verantwoordelijkheden en procedurele beginselen die in acht moeten worden genomen, worden vastgelegd. De internalisatie van de controles vooraf vergt dat een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen de taken inleiding en verificatie van de verrichtingen tot uitvoering van de begroting, waarbij elke Instelling bovendien een beroepscode moet goedkeuren die van toepassing is op de met de verificaties vooraf en achteraf belaste personeelsleden. Voorts moet over de verantwoordelijkheden rekenschap kunnen worden afgelegd door middel van een jaarlijks verslag aan de Instelling waarin met name de resultaten van de verificaties achteraf moeten zijn opgenomen. Ook moet de bewaring van de bewijsstukken met betrekking tot de verrichtingen worden geregeld. Ten slotte moet, gezien het afwijkende karakter ervan, een bijzonder verslag aan de Instelling worden uitgebracht over alle soorten onderhandelingsprocedures op het gebied van het plaatsen van overheidopdrachten, dat ook aan de begrotingsautoriteit wordt toegezonden. (18) Met het oog op de verduidelijking van de verantwoordelijkheden moeten tevens de taken en verantwoordelijkheden van de rekenplichtige met betrekking tot de boekhoudsystemen en het beheer van de kasmiddelen, de bankrekeningen en het derdenbestand precies worden vastgelegd. Ook de wijze van beëindiging van de functie van de rekenplichtige wordt nader uitgewerkt. (19) De voorwaarden waaronder gebruik kan worden gemaakt van het beheer van gelden ter goede rekening, een beheersysteem dat afwijkt van de normale procedures, worden vastgelegd, en de taken en verantwoordelijkheden van de beheerders van gelden ter goede rekening dienen te worden uitgewerkt, evenals die van de ordonnateurs en rekenplichtigen op het gebied van de controle van het beheer van gelden ter goede rekening. De begrotingsautoriteit dient in kennis te worden gesteld van elke maatregel in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie. (20) Zodra de taken en verantwoordelijkheden van elke betrokkene zijn vastgesteld, mag hun verantwoordelijkheid evenwel slechts aan de orde worden gesteld onder de voorwaarden van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen. Er moet echter een nieuwe, gespecialiseerde instantie worden opgericht, overeenkomstig de omstandigheden van elke Instelling, die bevoegd is voor onregelmatigheden van financiële aard. Bovendien dient de wijze waarop een ordonnateur bevestiging van een instructie kan vragen om zo van zijn verantwoordelijkheid te worden ontslagen, verder te worden uitgewerkt. (21) Op het gebied van de ontvangsten, behalve het specifieke geval van de eigen middelen waarop Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000 van de Raad van 22 mei 2000 houdende toepassing van Besluit 94/728/EG, Euratom betreffende het stelsel van eigen middelen van de Gemeenschappen ( 4 ) betrekking heeft, moeten de taken en controles die in de verschillende etappes van de procedure onder de verantwoordelijkheid van de ordonnateurs vallen, verder worden uitgewerkt: opstelling van de schuldvorderingsraming en vervolgens de invorderingsopdracht en toezending van de debetnota waarmee de debiteur in kennis wordt gesteld van de vaststelling van schuldvorderingen, berekening van eventuele achterstandsrente en ten slotte het besluit om eventueel van de inning van de schuldvordering af te zien, met inachtneming van de criteria die goed financieel beheer garanderen. De rol van de rekenplichtige bij de inning van ontvangsten en de mogelijke toekenning van aanvullende betalingstermijnen moet ook verder worden uitgewerkt. (22) Op het gebied van de uitgaven moeten eerst het verschil tussen financieringsbesluit, globale vastlegging en individuele verbintenis en de kenmerken van deze verschillende stadia duidelijk worden gemaakt. Het verschil tussen globale vastlegging en individuele verbintenis hangt samen met de mate van identificatie van de betrokken begunstigden en bedragen. De voorlopige vastleggingen zijn gereserveerd voor de lopende administratieve uitgaven en de uitgaven van het EOGFL. Om het bedrag van de sluimerende vastleggingen te beperken, moeten de kredieten voor vastleggingen waarvoor gedurende drie jaar geen enkele betaling is geschied, worden vrijgemaakt. (23) Voorts moet het verschil duidelijk worden gemaakt tussen betaalbaarstelling, betalingsopdracht, betaling en de controles die de ordonnateurs bij de betaalbaarstelling van uitgaven moeten verrichten door middel van de betaalbaarverklaring en bij de betalingsopdracht door middel van de verificatie van de het delgend karakter waarvoor de ordonnateur voortaan alleen verantwoordelijk is. De bewijsstukken ter staving van de betalingen moeten worden genoemd en de regels voor de vereffenning van de voorfinancieringen en tussentijdse betalingen moeten worden vermeld. Ten slotte moeten de termijnen voor betaalbaarstelling en betaling worden vastgesteld, rekening houdend met Richtlijn 2000/35/EG van het Europees Parlement en de Raad van 29 juni 2000 betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties ( 5 ). (24) Op het gebied van interne controle moet de wijze van aanstelling van de interne controleur worden omschreven en zijn onafhankelijkheid worden gegarandeerd binnen de Instelling die hem heeft benoemd en waaraan hij rekenschap moet afleggen over zijn werkzaamheden. De begrotingsautoriteit dient in kennis te worden gesteld van elke maatregel in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie. (25) Op het gebied van overheidsopdrachten is gekozen voor het overnemen in de onderhavige Richtlijn van de Richtlijnen 92/50/EEG ( 6 ), 93/36/EEG ( 7 ) en 93/37/EEG ( 8 ) van de Raad, laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2001/78/EG van de Commissie ( 9 ), betreffende de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor respectievelijk dienstverlening, leveringen en de uitvoering van werken. In de eerste plaats moeten dus de verschillende soorten opdrachten, de daarvoor geldende publiciteitsmaatregelen, de beroepsmogelijkheden en voornaamste kenmerken van de bestaande procedures, de selectiecriteria en de mogelijke vormen van gunning, de regels voor toegang tot de inschrijvingsdocumenten en communicatie met de inschrijvers of gegadigden worden beschreven, alsmede, indien de Commissie voor eigen rekening opdrachten plaatst, de verschillende toepasselijke drempelwaarden en de regels voor beoordeling van de waarde van de te plaatsen opdrachten. (26) De procedures voor het plaatsen van opdrachten hebben als doel onder de best mogelijke voorwaarden in de behoeften van de Instellingen te voorzien, met inachtneming van de gelijke toegang tot overheidsopdrachten en van het doorzichtigheids- en het niet-discriminatiebeginsel. Met het oog op de doorzichtigheid en de gelijke behandeling van de gegadigden, maar ook de volledige verantwoordelijkheid van de ordonnateurs voor de uiteindelijke keuze, moet vervolgens de procedure voor de opening en aansluitende beoordeling van de deelnemingsverzoeken en offertes worden beschreven, van de aanstelling van een commissie tot het gemotiveerde en gedocumenteerde gunningsbesluit, dat definitief onder de bevoegdheid van de aanbestedende dienst komt. Ook moeten de financiële garanties worden bepaald die ter bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen worden geëist. (27) Ten slotte dienen de bevoegdheden van de aanbestedende diensten om administratieve sancties op te leggen, te worden afgebakend teneinde het evenredige en afschrikkende karakter van de sanctie te waarborgen, alsmede de gelijke behandeling bij de verschillende Instellingen en diensten. (28) Het toepassingsgebied van de titel betreffende subsidies moet ook worden afgebakend, gelet op met name de verschillende wijzen van uitvoering van de begroting, maar ook de soorten acties of organen van algemeen Europees belang die kunnen worden gesubsidieerd. De kenmerken van het jaarlijkse werkprogramma en de oproepen tot het indienen van voorstellen dienen te worden gepreciseerd, evenals de mogelijke uitzonderingen op dit punt en ten aanzien van de terugwerkende kracht, met name bij humanitaire hulp en de beheersing van crisissituaties, die met bijzondere beperkingen te maken hebben. (29) Nog steeds met het oog op de doorzichtigheidsvereisten, de gelijke behandeling van aanvragers en het geven van meer verantwoordelijkheid aan de ordonnateurs moet de toekenningsprocedure worden beschreven, van de subsidieaanvraag tot de evaluatie daarvan door een commissie aan de hand van vooraf bekendgemaakte selectie- en toekenningscriteria, voordat de ordonnateur zijn definitieve en naar behoren gedocumenteerde besluit neemt. (30) Vervolgens is het uit het oogpunt van goed financieel beheer noodzakelijk dat de Commissie zorgt voor voldoende garanties, in het stadium van de subsidieaanvragen door financiële controles voor de omvangrijkste aanvragen, bij de betaling van voorfinancieringen door voorafgaande financiële zekerheidstellingen en ten slotte, in het stadium van de definitieve betaling, door financiële controles voor de omvangrijkste en de meest riskante aanvragen. Met het oog op een goed beheer en de controle van het beginsel dat geen winst mag worden gemaakt en het beginsel van medefinanciering moeten voorts regels worden vastgesteld voor de mogelijkheden om van forfaitaire betalingen gebruik te maken. Ten slotte vergt het goede beheer van de communautaire middelen dat de begunstigden van subsidies, wanneer zij een deel van de actie uitbesteden, zelf doorzichtigheid en gelijke behandeling van potentiële contractanten in acht nemen en de economisch voordeligste offerte kiezen. (31) Ten slotte moeten de bevoegdheden inzake sancties worden afgestemd op de bestaande sancties op het gebied van overheidsopdrachten. (32) Op het gebied van boekhouding en rekening en verantwoording moeten alle algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen worden bepaald, op de grondslag waarvan de financiële staten worden opgesteld. Voorts moet worden vastgesteld welke voorwaarden voor het boeken van een verrichting nodig zijn, alsmede de regels inzake het bepalen van de waarde van de actief- en passiefbestanddelen en de vorming van voorzieningen. (33) Voorts moet worden bepaald dat de rekeningen van de Instellingen vergezeld moeten gaan van een verslag over het budgettair en financieel beheer en moeten de inhoud en de presentatie van de bestanddelen van enerzijds de financiële staten (balans, economische resultatenrekening, tabel van de kasstromen, bijlage) en anderzijds de staten van de begrotingsuitvoering (resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij) worden gepreciseerd. (34) Op boekhoudgebied moet worden vastgelegd dat de rekenplichtige van elke Instelling de organisatie van de boekhouding en de boekhoudprocedure van zijn Instelling moet documenteren en de voorwaarden moet vaststellen waaraan de computersystemen voor het bijhouden van de boekhouding moeten voldoen, met name op het gebied van veilige toegang en het controlespoor met betrekking tot de aan de systemen aangebrachte wijzigingen. (35) Wat het bijhouden van de boekhouding betreft, moeten de beginselen worden omschreven die gelden voor het bijhouden van de boeken, de algemene staat van de rekeningen, de periodieke afstemming van de saldi van deze staat en de inventaris, alsmede de elementen van het door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde rekeningstelsel. De regels inzake de registratie van de verrichtingen, met name de methode van dubbel boekhouden, de regels voor de omrekening van verrichtingen in een andere valuta dan de euro en de bewijsstukken voor de boekingen, moeten worden vastgesteld. De inhoud van de boekingen van de begrotingsboekhouding moet eveneens worden gepreciseerd. (36) Ten slotte dienen de regels inzake de inventaris van vaste activa te worden vastgesteld en dienen de respectieve bevoegdheden van de rekenplichtigen en de ordonnateurs op dit gebied te worden verduidelijkt, evenals de regels inzake het doorverkopen van in de inventaris opgenomen goederen. (37) Inzake de Structuurfondsen dient erop te worden gewezen dat de terugbetaling van uit hoofde van een interventie verrichte vooruitbetalingen geen vermindering van de deelname van de Fondsen aan deze interventie tot gevolg heeft. (38) De typologie van eigen werkzaamheden en werkzaamheden onder contract die kunnen worden gefinancierd op het gebied van onderzoek, moet nader worden bepaald. (39) Inzake externe maatregelen beogen de uitvoeringsvoorschriften, evenals het Financieel Reglement zelf, afwijkende bepalingen in te voeren, waarin rekening wordt gehouden met de operationele eigenheid van dit werkgebied, vooral wat het plaatsen van opdrachten en het verlenen van subsidies betreft. (40) Wat het plaatsen van opdrachten betreft, worden in deze uitvoeringsvoorschriften de bepalingen van het besluit van de Commissie van 10 november 1999 houdende vereenvoudiging van de systemen voor het beheer van opdrachten die worden geplaatst in het kader van de programma's voor samenwerking die door de voor externe betrekkingen bevoegde directoraten-generaal ten uitvoer worden gelegd ( 10 ), in grote lijnen overgenomen; dit leidt ertoe dat voor de opdrachten regels gelden die afwijken van het gemene recht, met name door andere drempelwaarden en aan de externe maatregelen aangepaste beheersregels. (41) Op het gebied van de subsidies dienen in deze uitvoeringsvoorschriften de soorten acties te worden opgesomd waarvoor kan worden afgeweken van de in artikel 109 van het Financieel Reglement bedoelde verplichting tot medefinanciering. Het gaat hierbij in het bijzonder om humanitaire hulp en hulp in crisissituaties, of om acties ter bescherming van de gezondheid of de fundamentele rechten van de bevolking. (42) Om het goede beheer van de communautaire middelen te waarborgen, moet ook nader worden bepaald welke voorafgaande voorwaarden en kaderregels moeten worden ingevoerd in geval van decentralisatie van het beheer van de kredieten of instelling van beheer van gelden ter goede rekening. (43) De bepalingen van het Financieel reglement met betrekking tot de Europese bureaus moeten worden aangevuld met specifieke regels voor het Bureau voor Officiële Publicaties der Europese Gemeenschappen en met bepalingen die de rekenplichtige van de Commissie machtigen sommige van zijn functies te delegeren aan personeelsleden van deze bureaus. Tevens moet worden bepaald onder welke voorwaarden het de Europese bureaus kan worden toegestaan in naam van de Commissie een bankrekening te openen. (44) Wat de administratieve kredieten betreft, moet elke instelling de begrotingsautoriteit in kennis stellen van belangrijke lopende onroerendgoedtransacties, d.w.z. de transacties waarbij het onroerendgoedbestand toeneemt. (45) De organen die subsidies uit de begroting kunnen ontvangen en onder een kaderregeling moeten vallen onder de voorwaarden van artikel 185 van het Financieel Reglement, moeten worden vastgesteld. (46) De verschillende in deze verordening bedoelde drempelwaarden en bedragen moeten regelmatig worden bijgesteld door indexering aan de in de Gemeenschap vastgestelde inflatie, behalve wat de drempelwaarden op het gebied van overheidsopdrachten betreft, Overwegende hetgeen volgt: HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:







DEEL I

GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN







TITEL I

DOEL

Artikel 1

Doel

(Artikel 1 van het Financieel Reglement)

Deze verordening stelt de uitvoeringsvoorschriften vast van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (hierna: „Financieel Reglement” genoemd).

De in deze verordening bedoelde Instellingen zijn de Instellingen in de zin van het Financieel Reglement.

▼M3

Artikel 2

Wetgevingsbesluiten betreffende de uitvoering van de begroting

(Artikelen 2 en 49 van het Financieel Reglement)

De Commissie werkt jaarlijks in het voorontwerp van begroting de gegevens over de in artikel 2 van het Financieel Reglement bedoelde besluiten bij.

Elk bij de wetgevende autoriteit ingediend voorstel of wijziging van een voorstel vermeldt duidelijk de bepalingen die afwijkingen bevatten van het Financieel Reglement of de onderhavige verordening en noemt in de desbetreffende toelichting de specifieke redenen die deze afwijkingen rechtvaardigen.

▼B







TITEL II

BEGROTINGSBEGINSELEN







HOOFDSTUK 1

EENHEIDSBEGINSEL EN BEGROTINGSWAARACHTIGHEIDSBEGINSEL

▼M3

Artikel 3

Draagwijdte van voorfinancieringen

(Artikel 5 bis van het Financieel Reglement)

1. In het geval van direct gecentraliseerd beheer met meer partners, indirect gecentraliseerd beheer en gedecentraliseerd beheer in de zin van artikel 53 van het Financieel Reglement, geldt artikel 5 bis van het Financieel Reglement uitsluitend voor de entiteit die de voorfinanciering rechtstreeks van de Commissie ontvangt.

2. De voorfinanciering wordt als aanzienlijk bedrag in de zin van artikel 5 bis, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement aangemerkt, wanneer zij meer dan 50 000 EUR bedraagt.

Voor externe maatregelen wordt de voorfinanciering evenwel als aanzienlijk bedrag beschouwd wanneer zij meer dan 250 000 EUR bedraagt. In het kader van de steunverlening in crisissituaties en voor humanitaire operaties wordt de voorfinanciering als aanzienlijk bedrag aangemerkt wanneer zij per overeenkomst aan het einde van elk begrotingsjaar meer dan 750 000 EUR bedraagt en betrekking heeft op projecten met een looptijd van ten minste twaalf maanden.

Artikel 4

Invordering van rente op voorfinancieringen

(Artikel 5 bis van het Financieel Reglement)

1. De bevoegde ordonnateur vordert voor elke verslagperiode volgende op de uitvoering van het besluit of de overeenkomst de rente op betaalde voorfinancieringen in, die per overeenkomst aan het einde van elk begrotingsjaar meer dan 750 000 EUR bedragen.

2. De bevoegde ordonnateur kan ten minste eenmaal per jaar de rente invorderen op betaalde voorfinancieringen die kleiner zijn dan de in de lid 1 bedoelde bedragen, rekening houdende met de risico's verbonden aan de beheersomgeving en de aard van de gefinancierde acties.

3. De bevoegde ordonnateur vordert de rente op de betaalde voorfinanciering in wanneer deze meer bedraagt dan het saldo van de in artikel 5 bis, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde verschuldigde bedragen.

▼M3

Artikel 4 bis

Opneming in de boeken van rente op voorfinancieringen

(Artikel 5 bis van het Financieel Reglement)

1. De bevoegde ordonnateur ziet erop toe dat, bij subsidiebesluiten of overeenkomsten met begunstigden en tussenpersonen, de voorfinancieringen worden betaald op bankrekeningen of onderbankrekeningen die de identificatie van de middelen en de rente daarop mogelijk maken. Zo dit niet mogelijk is, moeten de boekhoudmethoden van de begunstigden of de tussenpersonen de identificatie van de door de Gemeenschap betaalde middelen en de uit deze middelen voortvloeiende rente en andere voordelen mogelijk maken.

2. In de in artikel 5 bis, lid 1, tweede alinea, van het Financieel Reglement bedoelde gevallen maakt de bevoegde ordonnateur vóór het einde van elk begrotingsjaar een raming van de uit deze middelen voortvloeiende rente en andere voordelen en legt hij een voorziening aan voor het betrokken bedrag. Deze voorziening wordt in de boeken opgenomen en afgewikkeld door de daadwerkelijke invordering na de uitvoering van het besluit of de overeenkomst.

Wanneer de voorfinanciering wordt betaald uit hetzelfde begrotingsonderdeel, op grond van hetzelfde basisbesluit en aan begunstigden die aan dezelfde gunningsprocedure hebben deelgenomen, kan de ordonnateur voor verscheidene debiteuren een gezamenlijke schuldvorderingsraming opstellen.

3. De artikelen 3 en 4 en de leden 1 en 2 van het onderhavige artikel laten de opneming van de voorfinancieringen als activa in de financiële staten, overeenkomstig de in artikel 133 van het Financieel Reglement bedoelde boekhoudregels, onverlet.

▼B







HOOFDSTUK 2

JAARPERIODICITEITSBEGINSEL

Artikel 5

Kredieten van het begrotingsjaar

(Artikel 8, lid 3, van het Financieel Reglement)

De vastleggings- en betalingskredieten die in de begroting van het begrotingsjaar zijn opgenomen en die in de loop van dat jaar moeten worden gebruikt, bestaan uit de voor het begrotingsjaar toegestane kredieten. Voor het begrotingsjaar toegestaan zijn:

a) de in de begroting opgenomen kredieten, met inbegrip van die van gewijzigde begrotingen;

b) de overgedragen kredieten;

c) de wederopgevoerde kredieten overeenkomstig ►M3 de artikelen 157 en 160 bis van het Financieel Reglement; ◄

d) de kredieten die afkomstig zijn van terugbetalingen van vooruitbetalingen overeenkomstig artikel 228;

e) de kredieten die worden opgenomen na de inning van de niet-gebruikte bestemmingsontvangsten tijdens het begrotingsjaar of tijdens voorafgaande begrotingsjaren.

Artikel 6

Overdracht van kredieten

(Artikel 9, lid 2, van het Financieel Reglement)

1. De in artikel 9, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde vastleggingskredieten kunnen slechts worden overgedragen indien de vastleggingen niet vóór 31 december van het begrotingsjaar konden worden verricht om redenen die de ordonnateur niet kunnen worden aangerekend, en indien de voorbereidingen zo ver gevorderd zijn dat redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de vastlegging uiterlijk op 31 maart van het volgende jaar kan worden verricht.

2. De in artikel 9, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde voorbereidende stadia, die op 31 december van het begrotingsjaar moeten zijn beëindigd met het oog op een overdracht naar het volgende begrotingsjaar, zijn met name:

a) voor de globale vastleggingen in de zin van artikel 76 van het Financieel Reglement, de aanneming van een financieringsbesluit of de afsluiting vóór deze datum van het overleg tussen de betrokken diensten binnen elke Instelling met het oog op de aanneming van een dergelijk besluit;

b) voor de individuele verbintenissen in de zin van artikel 76 van het Financieel Reglement, de vergevorderde voorbereiding van de contracten of overeenkomsten. Dit houdt in dat het stadium van de selectie van de potentiële contractanten of begunstigden moet zijn afgesloten.

3. De overeenkomstig artikel 9, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten die op 31 maart van het volgende begrotingsjaar niet zijn vastgelegd, worden automatisch geannuleerd.

De Commissie stelt de begrotingsautoriteit vóór ►M2 30 april ◄ in kennis van de aldus geannuleerde kredieten.

4. De overeenkomstig artikel 9, lid 2, onder b), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten mogen tot 31 december van het volgende begrotingsjaar worden gebruikt.

5. De boekhouding maakt het mogelijk de aldus overgedragen kredieten van de andere kredieten te onderscheiden.

6. De in artikel 9, lid 6, van het Financieel Reglement bedoelde kredieten voor personeelsuitgaven zijn bestemd voor de bezoldigingen en vergoedingen van de leden en het personeel van de Instellingen.

▼M2

Artikel 6 bis

Voorlopige twaalfden

(Artikel 13, lid 2, van het Financieel Reglement)

De totale toegestane kredieten van het vorige begrotingsjaar, zoals bedoeld in artikel 13, lid 2, van het Financieel Reglement, hebben betrekking op de kredieten van het begrotingsjaar in de zin van artikel 5 van deze verordening, na aanpassing voor de overschrijvingen die tijdens dat begrotingsjaar zijn verricht.

▼B







HOOFDSTUK 3

(HOOFDSTUK 4 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)

REKENEENHEIDSBEGINSEL

▼M2

Artikel 7

Omrekeningskoers tussen de euro en andere valuta’s

(Artikel 16 van het Financieel Reglement)

1. Onverminderd de specifieke bepalingen die voortvloeien uit de toepassing van sectorale regelingen, geschiedt de omrekening tussen de euro en een andere valuta door de bevoegde ordonnateur tegen de in het Publicatieblad van de Europese Unie, C-serie, gepubliceerde dagkoers van de euro.

Wanneer de omrekening tussen de euro en een andere valuta door de contractanten of begunstigden geschiedt, zijn de in de aanbestedings-, subsidie- of financieringsovereenkomst opgenomen specifieke regels inzake omrekening van toepassing.

▼M3

1 bis. Om te vermijden dat operaties inzake de omrekening van valuta's de hoogte van de medefinanciering door de Gemeenschap in aanzienlijke mate beïnvloeden of een nadelig effect op de communautaire begroting hebben, voorzien de in lid 1 bedoelde specifieke bepalingen, indien passend, in een omrekeningskoers voor de euro en andere valuta's die moet worden berekend aan de hand van het gemiddelde van de dagelijkse wisselkoers in een bepaalde periode.

▼M2

2. Indien voor de betrokken valuta geen dagkoers van de euro wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie, gebruikt de bevoegde ordonnateur de in lid 3 bedoelde boekhoudkundige koers.

3. Voor de in de artikelen 132 tot en met 137 van het Financieel Reglement bedoelde boekhouding en behoudens artikel 213 van deze verordening geschiedt de omrekening tussen de euro en een andere valuta tegen de maandelijkse boekhoudkundige koers van de euro. Deze boekhoudkundige koers wordt door de rekenplichtige van de Commissie met gebruikmaking van alle informatiebronnen die hij betrouwbaar acht, vastgesteld op basis van de koers van de voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarvoor de koers wordt bepaald.

Artikel 8

Voor de omrekening tussen de euro en andere valuta’s te gebruiken koers

(Artikel 16 van het Financieel Reglement)

1. Onverminderd de specifieke bepalingen die voortvloeien uit de toepassing van sectorale regelingen of uit specifieke aanbestedings-, subsidie- of financieringsovereenkomsten, is de koers die moet worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta in gevallen waarin de omrekening door de bevoegde ordonnateur wordt uitgevoerd, die van de dag waarop de opdrachtgevende dienst de betalings- of invorderingsopdracht heeft opgesteld.

2. Bij beheer van gelden ter goede rekening in euro is de datum van betaling door de bank bepalend voor de te gebruiken koers voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta.

3. Voor de regularisatie van gelden ter goede rekening in nationale valuta’s, zoals bedoeld in artikel 16 van het Financieel Reglement, moet voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta de koers worden gebruikt van de maand waarin de uitgave wordt verricht.

4. Voor de vergoeding van forfaitaire uitgaven of uitgaven die voortvloeien uit het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, hierna „het Statuut” genoemd, waarvoor een maximumbedrag is vastgesteld en die in een andere valuta dan de euro worden betaald, moet de koers worden gebruikt die geldt wanneer het recht ontstaat.

▼B

Artikel 9

Informatie over de door de Commissie verrichte omwisselingen van kasmiddelen tussen de verschillende valuta's

(Artikel 16 van het Financieel Reglement)

De Commissie zendt de lidstaten om de drie maanden een overzicht van de omwisselingen tussen de verschillende valuta's toe.







HOOFDSTUK 4

(HOOFDSTUK 5 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)

UNIVERSALITEITSBEGINSEL

Artikel 10

Structuur voor de opneming van de bestemmingsontvangsten en opvoering van de betrokken kredieten

(Artikel 18 van het Financieel Reglement)

1. Onverminderd de artikelen 12 en 13 omvat de structuur voor de opneming van de bestemmingsontvangsten in de begroting:

a) in de staat van ontvangsten van de afdeling van elke Instelling een begrotingsonderdeel waarop het bedrag van deze ontvangsten kan worden opgenomen.

▼M3

b) in de staat van uitgaven worden in de begrotingstoelichting, die ook algemene opmerkingen bevat, de begrotingsonderdelen vermeld waarop de kredieten kunnen worden opgenomen die met de bestemmingsontvangsten overeenkomen.

In het in de eerste alinea, onder a), bedoelde geval wordt het begrotingsonderdeel voorzien van de vermelding „p.m.” en worden de geraamde ontvangsten ter kennisneming in de toelichting vermeld.

▼B

2. De kredieten die met bestemmingsontvangsten overeenkomen, kunnen als vastleggingskredieten en als betalingskredieten worden opgevoerd wanneer de ontvangsten door de Instelling zijn geïnd, behalve in het in ►M3 artikel 160, lid 1 bis, en artikel 161, lid 2, van het Financieel Reglement ◄ bedoelde geval. Zij worden automatisch opgevoerd, behalve in het geval van de in artikel 156 van het Financieel Reglement bedoelde terugbetaling van vooruitbetalingen en in het geval van financiële correcties op het gebied van de Structuurfondsen.

Artikel 11

Bijdragen van de lidstaten voor onderzoeksprogramma's

(artikel 18, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement)

1. De bijdragen van de lidstaten voor de financiering van bepaalde aanvullende onderzoeksprogramma's zoals bedoeld in artikel 5 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000, worden betaald:

a) voor zeven twaalfde van het in de begroting opgenomen bedrag uiterlijk op 31 januari van het lopende begrotingsjaar,

b) voor de resterende vijf twaalfde uiterlijk op 15 juli van het lopende begrotingsjaar.

2. Wanneer de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet definitief is vastgesteld, worden de in lid 1 bedoelde bijdragen betaald op basis van het in de begroting van het voorafgaande begrotingsjaar opgenomen bedrag.

3. Elke bijdrage of aanvullende betaling die de lidstaten uit hoofde van de begroting verschuldigd zijn, wordt binnen dertig kalenderdagen na de afroeping op de rekening of rekeningen van de Commissie geboekt.

4. De gedane betalingen worden op de in Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000 bedoelde rekening geboekt en zijn onderworpen aan de voorwaarden van die verordening.

Artikel 12

Bestemmingsontvangsten die voortvloeien uit de deelneming van de EVA-Staten aan bepaalde communautaire programma's

(artikel 18, lid 1, onder d), van het Financieel Reglement)

1. De structuur voor de opneming in de begroting van de deelneming van de EVA-Staten aan bepaalde communautaire programma's is de volgende:

a) in de staat van ontvangsten wordt een p.m.-begrotingsonderdeel gecreëerd voor het totale bedrag van de bijdragen van de EVA-Staten voor het betrokken begrotingsjaar. Het geraamde bedrag wordt in de begrotingstoelichting vermeld;

b) in de staat van uitgaven: i) wordt in de toelichting bij elk begrotingsonderdeel met betrekking tot de communautaire activiteiten waaraan de EVA-Staten deelnemen, „ter kennisneming” het bedrag vermeld dat met de verwachte deelneming is gemoeid, ii) worden in een bijlage, die integrerend deel van de begroting uitmaakt, alle begrotingsonderdelen vermeld die betrekking hebben op communautaire activiteiten waaraan de EVA-Staten deelnemen.

De in de eerste alinea bedoelde bijlage vormt een aanvulling op de structuur voor de opneming in de begroting van de kredieten die overeenkomstig lid 2 in verband met deze deelneming worden uitgetrokken, alsook voor de uitvoering van de uitgaven.

2. Krachtens artikel 82 van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte leiden de bedragen met betrekking tot de jaarlijkse deelneming van de EVA-Staten, zoals overeenkomstig artikel 1, lid 5, van protocol 32 bij deze Overeenkomst aan de Commissie bevestigd door het Gemengd Comité van de EER, ertoe dat de desbetreffende vastleggingskredieten en betalingskredieten aan het begin van het begrotingsjaar integraal in de begroting worden opgenomen.

3. Indien in de loop van het begrotingsjaar de kredieten van begrotingsonderdelen waaraan de EVA-Staten deelnemen, worden verhoogd zonder dat de EVA-Staten tijdens het betrokken begrotingsjaar hun bijdrage kunnen aanpassen om de in artikel 82 van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte bedoelde evenredigheidsfactor in acht te nemen, mag de Commissie het aandeel van de EVA-Staten voorlopig en bij wijze van uitzondering voorfinancieren uit de kasmiddelen. Na een dergelijke verhoging vraagt de Commissie zo spoedig mogelijk de bijbehorende bijdragen van de EVA-Staten op. De Commissie stelt elk jaar de begrotingsautoriteit in kennis van deze overschrijvingen.

De voorfinanciering wordt zo snel mogelijk geregulariseerd in het kader van de begroting van het volgende begrotingsjaar.

4. Overeenkomstig artikel 18, lid 1, onder d), van het Financieel Reglement vormen de financiële bijdragen van de EVA-Staten bestemmingsontvangsten. De rekenplichtige neemt passende maatregelen om te zorgen voor het gescheiden volgen van het gebruik van de ontvangsten die uit deze deelnemingen voortvloeien en van de bijbehorende kredieten.

De Commissie vermeldt in het in artikel 131, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde verslag duidelijk de stand van de uitvoering in verband met de deelneming van de EVA-Staten, zowel wat de ontvangsten als wat de uitgaven betreft.

Artikel 13

Opbrengst van de sancties tegen lidstaten met een buitensporig tekort

(Artikel 18, lid 1, onder b), van het Financieel Reglement)

De structuur voor de opneming in de begroting van de opbrengst van de in afdeling 4 van Verordening (EG) nr. 1467/97 van de Raad ( 11 ) bedoelde sancties is als volgt:

a) in de staat van ontvangsten wordt een p.m.-begrotingsonderdeel gecreëerd voor de opneming van de rente op deze bedragen;

b) tegelijkertijd geeft de opneming van deze bedragen in de staat van ontvangsten, onverminderd artikel 74 van het Financieel Reglement, aanleiding tot de opneming van vastleggings- en betalingskredieten in de staat van uitgaven. Deze kredieten worden overeenkomstig artikel 17 van het Financieel Reglement besteed.

▼M3

Artikel 13 bis

Lasten uit de aanvaarding van schenkingen aan de Gemeenschap

(Artikel 19, lid 2, van het Financieel Reglement)

Met het oog op de in artikel 19, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde goedkeuring van het Europees Parlement en de Raad, stelt de Commissie een raming op van en geeft zij een toelichting op de financiële lasten, waaronder de vervolgkosten, als gevolg van de aanvaarding van schenkingen aan de Gemeenschappen.

▼M3

Artikel 14

Betalingsopdracht voor het nettobedrag

(Artikel 20, lid 1, van het Financieel Reglement)

Overeenkomstig artikel 20, lid 1, van het Financieel Reglement kunnen op het bedrag van de betalingsverzoeken, facturen of betaalstaten de volgende bedragen in mindering worden gebracht, waarvoor in dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven:

a) de aan partijen bij aanbestedingscontracten of begunstigden van subsidies opgelegde boeten;

b) de op facturen en betalingsverzoeken in mindering gebrachte kortingen, terugbetalingen en rabatten;

c) de rente op betaalde voorfinancieringen, zoals bedoeld in artikel 5 bis, lid 1, eerste alinea, van het Financieel Reglement.

▼B

Artikel 15

Rekeningen „terugvorderbare belastingen”

(Artikel 20, lid 2, van het Financieel Reglement)

Eventuele belastingen die door de Gemeenschappen worden gedragen overeenkomstig artikel 20, lid 2, van het Financieel Reglement, worden op een tussenrekening geboekt totdat zij door de betrokken staten worden terugbetaald.







HOOFDSTUK 5

(HOOFDSTUK 6 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)

SPECIALITEITSBEGINSEL

▼M3 —————

▼M3

Artikel 17

Berekening van de percentages van overschrijvingen van andere instellingen dan de Commissie

(Artikel 22 van het Financieel Reglement)

1. De in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoelde percentages worden berekend op het tijdstip van het verzoek om overschrijving en op de grondslag van de in de begroting, met inbegrip van de gewijzigde begrotingen, opgenomen kredieten.

2. Het in aanmerking te nemen bedrag is de som van de overschrijvingen van het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven, na correctie voor verrichte eerdere overschrijvingen.

Het bedrag van de overschrijvingen die autonoom, zonder besluit van de begrotingsautoriteit, door de betrokken instellingen kunnen worden verricht, wordt niet in aanmerking genomen.

▼M3

Artikel 17 bis

Berekening van de percentages van overschrijvingen van de Commissie

(Artikel 23 van het Financieel Reglement)

1. De in de artikel 23, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde percentages worden berekend op het tijdstip van het verzoek om overschrijving en op de grondslag van de in de begroting, met inbegrip van de gewijzigde begrotingen, opgenomen kredieten.

2. Het in aanmerking te nemen bedrag is de som van de overschrijvingen van het begrotingsonderdeel waarvan of waarop kredieten worden overgeschreven, na correctie voor verrichte eerdere overschrijvingen.

Het bedrag van de overschrijvingen die autonoom, zonder besluit van de begrotingsautoriteit, door de Commissie kunnen worden verricht, wordt niet in aanmerking genomen.

▼B

Artikel 18

Administratieve uitgaven

(Artikel 23 van het Financieel Reglement)

Onder de in artikel 23, lid 1, eerste alinea, onder b), van het Financieel Reglement bedoelde uitgaven vallen voor elk beleidsterrein de in artikel 27 van de onderhavige verordening bedoelde rubrieken.

Artikel 19

Motivering van de kredietoverschrijvingsverzoeken

(Artikelen 22 en 23 van het Financieel Reglement)

De voorstellen voor kredietoverschrijvingen en alle voor de begrotingsautoriteit bestemde informatie met betrekking tot de overeenkomstig de artikelen 22 en 23 van het Financieel Reglement uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de kredieten die worden verhoogd als voor die welke worden verlaagd.

Artikel 20

Motivering van de verzoeken om kredietoverschrijvingen uit de reserve voor spoedhulp

(Artikel 26 van het Financieel Reglement)

De voorstellen voor kredietoverschrijvingen die het gebruik van de in ►M3 artikel 26 van het Financieel Reglement ◄ bedoelde reserve voor spoedhulp mogelijk moeten maken, gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen die het volgende omvatten:

a) voor het begrotingsonderdeel waarvoor de kredieten bestemd zijn, de meest recente gegevens over de besteding van de kredieten, alsmede de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar;

b) voor alle begrotingsonderdelen met betrekking tot de externe maatregelen, de besteding van de kredieten tot het einde van de maand die aan het overschrijvingsverzoek voorafgaat, de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar, alsmede een vergelijking met de oorspronkelijke ramingen;

c) een onderzoek van de mogelijkheden de kredieten een andere bestemming te geven.







HOOFDSTUK 6

(HOOFDSTUK 7 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)

BEGINSEL VAN GOED FINANCIEEL BEHEER

▼M2

Artikel 21

Evaluatie

(Artikel 27 van het Financieel Reglement)

1. Alle voorstellen voor programma’s of activiteiten die begrotingsuitgaven meebrengen, worden onderworpen aan een evaluatie vooraf, waarbij wordt gelet op:

a) de behoefte waarin op korte of lange termijn moet worden voorzien;

b) de toegevoegde waarde van de communautaire bijstandsverlening;

c) de te bereiken doelstellingen;

d) de beschikbare beleidsopties, met inbegrip van de daaraan verbonden risico’s;

e) de verwachte resultaten en gevolgen, met name de economische en maatschappelijke gevolgen en de gevolgen voor het milieu, en de indicatoren en evaluatiemethode om deze te meten;

f) de beste methode om de verkozen optie of opties ten uitvoer te leggen;

g) de interne samenhang van het programma of de activiteit en het verband met andere relevante instrumenten;

h) de omvang van de toe te wijzen kredieten, personele middelen en andere administratieve uitgaven, met inachtneming van het kosteneffectiviteitsbeginsel;

i) de uit soortgelijke activiteiten in het verleden getrokken lering.

2. Het voorstel bevat de regels inzake het toezicht, de verslagen en de evaluatie, rekening houdend met de respectieve verantwoordelijkheden van alle overheidsniveaus die bij de uitvoering van het voorgestelde programma of de voorgestelde activiteit zullen zijn betrokken.

3. Alle programma’s en activiteiten, met inbegrip van proefprojecten en voorbereidende acties, waarvoor de ingezette middelen hoger zijn dan 5 000 000 EUR, worden op de volgende wijze tussentijds en/of achteraf onderworpen aan een evaluatie van de toegewezen personele en financiele middelen en de behaalde resultaten, om na te gaan of de doelstellingen zijn bereikt:

a) de bij de uitvoering van een meerjarenprogramma behaalde resultaten worden geregeld geëvalueerd, volgens een tijdschema dat de mogelijkheid biedt met de uitkomsten van deze evaluatie rekening te houden bij de beslissingen over de voortzetting, wijziging of staking van het programma;

b) de op jaarbasis gefinancierde activiteiten worden ten minste om de zes jaar op de behaalde resultaten geevalueerd.

De eerste alinea, onder a) en b), geldt niet voor elk van de in het kader van de activiteiten uitgevoerde projecten of acties waarvoor aan deze verplichting kan worden voldaan door middel van de eindverslagen die worden toegezonden door de organisaties die de actie hebben uitgevoerd.

4. De in de leden 1 en 3 bedoelde evaluaties zijn evenredig aan de gevolgen van het betrokken programma of de betrokken activiteit en de ervoor ingezette middelen.

▼B

Artikel 22

Financieel memorandum

(Artikel 28 van het Financieel Reglement)

1. ►M3 ————— ◄

Het financiële memorandum bevat de financiële en economische elementen op grond waarvan de wetgever kan beoordelen of een optreden van de Gemeenschap noodzakelijk is. Voorts bevat het nuttige gegevens over de samenhang en eventuele synergie met andere financieringsinstrumenten.

Voor meerjarenacties omvat het financiële memorandum een tijdschema met een raming van de jaarlijks benodigde kredieten en personeelsleden, alsmede een evaluatie van de financiële gevolgen op middellange termijn.

2. Ter voorkoming van het risico van fraude en onregelmatigheden die de financiële belangen van de Gemeenschappen kunnen schaden, bevat het financiële memorandum inlichtingen over de bestaande of voorgenomen preventieve en beschermende maatregelen.

▼M3

Artikel 22 bis

Effectieve en efficiënte interne controle

(Artikel 28 bis, lid 1, van het Financieel Reglement)

1. Een effectieve interne controle is gebaseerd op beproefde internationale methoden en omvat in het bijzonder de volgende elementen:

a) een scheiding van taken;

b) een adequate risicobeheersings- en controlestrategie, waaronder controles op het niveau van de begunstigden;

c) de vermijding van belangenconflicten;

d) adequate controlesporen en de integriteit van de gegevens in gegevenssystemen;

e) procedures voor de bewaking van de prestaties en voor de follow-up van vastgestelde zwakheden van de interne controle en uitzonderingen;

f) een periodieke evaluatie van de goede werking van het controlesysteem.

2. Een efficiënte interne controle is gebaseerd op de volgende elementen:

a) de uitvoering van een adequate, door de relevante, bij de controleketen betrokken actoren onderling gecoördineerde risicobeheersings- en controlestrategie;

b) de toegankelijkheid van de controleresultaten voor alle relevante, bij de controleketen betrokken actoren;

c) de tijdige toepassing van corrigerende maatregelen, waaronder passende en afschrikkende sancties;

d) duidelijke en ondubbelzinnige wetgeving als grondslag voor het beleid;

e) het wegnemen van dubbele controles;

f) het beginsel van de verbetering van de kosten-batenverhouding van de controles.

▼B







HOOFDSTUK 7

(HOOFDSTUK 8 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)

DOORZICHTIGHEIDSBEGINSEL

▼M3

Artikel 23

Voorlopige bekendmaking van de begroting

(Artikel 29 van het Financieel Reglement)

Zo spoedig mogelijk en uiterlijk vier weken na de definitieve vaststelling van de begroting worden de definitieve gedetailleerde begrotingscijfers op initiatief van de Commissie op de internetsite van de instellingen bekendgemaakt, in afwachting van de officiële bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

▼B







TITEL III

OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING







HOOFDSTUK 1

OPSTELLING VAN DE BEGROTING

Artikel 24

Algemene inleiding bij het voorontwerp van begroting

(Artikel 33 van het Financieel Reglement)

De Commissie stelt de algemene inleiding bij het voorontwerp van begroting op.

Elk der afdelingen van het voorontwerp van begroting wordt voorafgegaan door een door de betrokken instelling opgestelde inleiding.

De algemene inleiding omvat:

a) financiële tabellen voor de gehele begroting;

b) wat de titels van de afdeling Commissie betreft: i) een omschrijving van de beleidsmaatregelen waarvoor kredieten worden gevraagd, rekening houdend met de in artikel 27 en artikel 33, lid 2, onder d), van het Financieel Reglement bedoelde beginselen en vereisten, ii) een motivering van de wijzigingen van de kredieten ten opzichte van het vorige jaar.

Artikel 25

Werkdocumenten bij het voorontwerp van begroting

(Artikelen 30 en 33 van het Financieel Reglement)

Bij het voorontwerp van begroting worden de volgende werkdocumenten gevoegd:

a) wat het personeel van de Instellingen betreft: i) een toelichting op het beleid inzake vast en tijdelijk personeel; ▼M3 ii) per personeelscategorie een overzicht van de in de begroting vermelde posten en de werkelijke personeelsbezetting aan het begin van het jaar waarin het voorontwerp van begroting wordt ingediend, met vermelding van de verdeling ervan per rang en per administratieve eenheid; ▼B iii) bij wijzigingen in het personeel, een motivering van deze wijzigingen; iv) een uitsplitsing van het personeel naar beleidsterrein;

b) een gedetailleerde toelichting op het beleid inzake het opnemen en verstrekken van leningen;

c) wat de subsidies betreft aan de in artikel 32 van het Financieel Reglement bedoelde organen, een raming van de ontvangsten en uitgaven, voorafgegaan door een door de betrokken organen opgestelde toelichting; wat de Europese scholen betreft, een staat van de ontvangsten en uitgaven, voorafgegaan door een toelichting.

Artikel 26

Voorontwerpen van gewijzigde begroting

(Artikel 37, lid 1, van het Financieel Reglement)

De voorontwerpen van gewijzigde begroting gaan vergezeld van de ten tijde van de opstelling ervan beschikbare motiveringen en gegevens over de uitvoering van de begroting van het voorafgaande en het lopende begrotingsjaar.







HOOFDSTUK 2

STRUCTUUR EN INRICHTING VAN DE BEGROTING

Artikel 27

Administratieve kredieten

(Artikel 41 van het Financieel Reglement)

Indien de staat van uitgaven van een afdeling van de begroting is ingericht volgens een nomenclatuur die een indeling naar bestemming omvat, worden de administratieve kredieten per titel in afzonderlijke rubrieken ingedeeld op grond van de volgende bestemmingen:

a) uitgaven voor het door de personeelsformatie toegestane aantal ambten: bij elke rubriek worden de kredieten en het aantal posten vermeld;

b) uitgaven voor extern personeel (waaronder hulppersoneel en tijdelijk personeel) en andere beheeruitgaven (waaronder de kosten van representatie en vergaderingen);

c) uitgaven voor gebouwen en andere, hiermee verband houdende uitgaven, waaronder die voor schoonmaak en onderhoud, huur, telecommunicatie, water, gas en elektriciteit;

d) uitgaven voor ondersteuning.

De administratieve uitgaven van de Commissie die in alle titels voorkomen, worden tevens opgenomen in een afzonderlijke samenvattende staat, ingedeeld naar aard.

Artikel 28

Werkelijke uitgaven van het laatste afgesloten begrotingsjaar

(Artikel 46, lid 1, punt 1, onder e), van het Financieel Reglement)

Voor de opstelling van de begroting worden de werkelijke uitgaven van het laatste afgesloten begrotingsjaar als volgt vastgesteld:

a) vastleggingen: de vastleggingen die tijdens het begrotingsjaar zijn geboekt ten aanzien van de kredieten van het begrotingsjaar zoals bepaald in artikel 5;

b) betalingen: de betalingen die tijdens het begrotingsjaar zijn verricht, d.w.z. waarvan de uitvoeringsopdracht aan de bank is gegeven, ten aanzien van de kredieten van het begrotingsjaar zoals bepaald in genoemd artikel.

Artikel 29

Begrotingstoelichting

(artikel 46, lid 1, punt 1, onder g), van het Financieel Reglement)

De begrotingstoelichting omvat met name de volgende elementen:

a) de verwijzing naar het basisbesluit, indien voorhanden,

b) een passende uitleg over de aard en de bestemming van de kredieten.

Artikel 30

Personeelsformatie

(artikel 46, lid 1, punt 3, onder a), van het Financieel Reglement)

Het personeel van het Voorzieningsagentschap is afzonderlijk in de personeelsformatie van de Commissie opgenomen.







TITEL IV

UITVOERING VAN DE BEGROTING







HOOFDSTUK 1

ALGEMENE BEPALINGEN

▼M3 —————

▼B

Artikel 32

Maximumbedragen voor proefprojecten en voorbereidende acties

►M3 Artikel 49, lid 6, onder a) en b), ◄ van het Financieel Reglement)

1. Het totale bedrag van de kredieten voor de in ►M3 artikel 49, lid 6, onder a) ◄ , van het Financieel Reglement bedoelde proefprojecten mag niet hoger zijn dan ►M3 40 miljoen EUR ◄ per begrotingsjaar.

2. Het totale bedrag van de kredieten voor de in ►M3 artikel 49, lid 6, onder b) ◄ , van het Financieel Reglement bedoelde nieuwe voorbereidende acties mag niet hoger zijn dan ►M3 50 miljoen EUR ◄ per begrotingsjaar en het totale bedrag van de daadwerkelijk vastgelegde kredieten voor voorbereidende acties mag niet hoger zijn dan ►M3 100 miljoen EUR ◄ .

▼M3

Artikel 32 bis

(Voorbereidende maatregelen op het gebied van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid)

(Artikel 49, lid 6, onder c), van het Financieel Reglement)

De financiering van door de Raad overeengekomen maatregelen ter voorbereiding van EU-crisisbeheersingsoperaties uit hoofde van titel V van het Verdrag betreffende de Europese Unie dekt de bijkomende kosten die rechtstreeks het gevolg zijn van een specifieke inzet ter plaatse van een missie of team waarbij onder meer personeelsleden van de EU-instellingen betrokken zijn, met inbegrip van een verzekering tegen grote risico's, reis- en verblijfkosten en dagvergoedingen.

▼B

Artikel 33

Bijzondere bevoegdheden van de Commissie overeenkomstig de Verdragen

( ►M3 artikel 49, lid 6, onder d) ◄ , van het Financieel Reglement)

1. De volgende artikelen van het EG-Verdrag kennen de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toe:

a) Artikel 138 (sociale dialoog);

b) Artikel 140 (studies, adviezen, overleg op sociaal gebied);

c) Artikelen 143 en 145 (bijzondere verslagen op sociaal gebied);

d) Artikel 152, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van bescherming van de gezondheid);

e) Artikel 155, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van trans-Europese netwerken);

f) Artikel 157, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van industrie);

g) Artikel 159, tweede alinea (verslag over de vooruitgang die is geboekt bij de verwezenlijking van de economische en sociale samenhang);

h) Artikel 165, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling);

i) Artikel 173 (verslag op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling);

j) Artikel 180, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie van het ontwikkelingssamenwerkingsbeleid).

2. De volgende artikelen van het Euratom-Verdrag kennen de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toe:

a) Artikel 70 (financiële bijdragen, binnen de in de begroting bepaalde grenzen, aan de opsporing van delfstoffen op het grondgebied van de lidstaten);

b) Artikel 77 en volgende (veiligheidscontrole).

3. De in de leden 1 en 2 opgenomen lijsten kunnen bij de indiening van het voorontwerp van begroting worden aangevuld met de vermelding van de betrokken artikelen en bedragen.

Artikel 34

Definitie van belangenconflict

(Artikel 52, lid 2, van het Financieel Reglement)

1. Een handeling waarbij zich een belangenconflict in de zin van artikel 52, lid 2, van het Financieel Reglement kan voordoen, kan met name een van de volgende vormen aannemen:

a) de toekenning aan zichzelf of anderen van directe of indirecte voordelen waarop de betrokkene geen recht heeft;

b) de weigering aan een begunstigde rechten of voordelen toe te kennen waarop hij aanspraak kan maken;

c) het verrichten van ongepaste of onrechtmatige handelingen dan wel het niet-verrichten van noodzakelijke handelingen.

2. Het in artikel 52, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde bevoegde gezag is de hiërarchieke meerdere van de betrokkene. Hij verklaart schriftelijk dat er een belangenconflict is, dan wel dat dit niet het geval is. Indien er sprake van een belangenconflict is, neemt hij zelf een passende beslissing.

▼M3

3. Er wordt geacht een belangenconflict te zijn indien de aanvrager, gegadigde of inschrijver een aan het statuut onderworpen personeelslid is, tenzij de betrokkene van zijn hiërarchie van tevoren toestemming heeft gekregen om aan de procedure deel te nemen.

▼B







HOOFDSTUK 2

WIJZE VAN UITVOERING







Afdeling 1

Algemene bepalingen

▼M3

Artikel 35

Controles door de Commissie

(Artikel 53 quinquies, artikel 54, lid 2, onder c), en artikel 56 van het Financieel Reglement)

1. De besluiten waarbij uitvoeringstaken worden toevertrouwd aan de in artikel 56 van het Financieel Reglement bedoelde entiteiten of personen, bevatten alle nodige bepalingen om de doorzichtigheid van de verrichte handelingen te garanderen.

De Commissie herziet deze bepalingen zo nodig bij elke wezenlijke wijziging van de procedures of systemen die de betrokken entiteiten of personen toepassen, om te verzekeren dat aan de voorwaarden van artikel 56 blijft worden voldaan.

2. De betrokken entiteiten of personen verstrekken de Commissie binnen een vastgestelde termijn de gegevens waarom zij verzoekt en stellen haar onverwijld van elke wezenlijke wijziging van hun procedures of systemen in kennis.

De Commissie neemt deze verplichtingen, naar gelang van het geval, op in de in lid 1 bedoelde besluiten of de met deze entiteiten of personen gesloten overeenkomsten.

3. De Commissie kan aanvaarden, dat de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten van de in artikel 54, lid 2, onder c), en de in artikel 166, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde organen en begunstigden gelijkwaardig met haar eigen procedures zijn, rekening gehouden met de internationaal aanvaarde normen.

4. Wanneer de Commissie de begroting in gezamenlijk beheer uitvoert, zijn de met de betrokken internationale organisaties gesloten verificatieovereenkomsten van toepassing.

5. De in artikel 56, lid 1, onder d), van het Financieel Reglement bedoelde onafhankelijke externe controle wordt ten minste verricht door een controledienst die functioneel onafhankelijk is van de entiteit waaraan de Commissie uitvoeringstaken toevertrouwt, en die zijn taken overeenkomstig internationaal aanvaarde normen voor accountantsonderzoek uitoefent.

▼M3

Artikel 35 bis

Maatregelen ter bevordering van de beste werkmethoden

(Artikel 53 ter van het Financieel Reglement)

De Commissie stelt een register samen van organen die verantwoordelijk zijn voor het beheer, de certifiëring en de controleactiviteiten uit hoofde van sectorale verordeningen. Ter bevordering van de beste werkmethoden bij de tenuitvoerlegging van de Structuurfondsen en het Europees Visserijfonds, stelt de Commissie ter informatie aan degenen die verantwoordelijk zijn voor het beheer en de controleactiviteiten, een methodologische handleiding ter beschikking waarin haar eigen controlestrategie en controlebenadering, met inbegrip van controlelijsten en voorbeelden van beste werkmethoden, worden uiteengezet.

▼B







Afdeling 2

Bijzondere bepalingen

Artikel 36

Direct gecentraliseerd beheer

( ►M3 artikel 53 bis ◄ van het Financieel Reglement)

Wanneer de Commissie de begroting direct binnen haar diensten uitvoert, worden de uitvoeringstaken volgens de voorwaarden van deze verordening verricht door de financiële actoren in de zin van de artikelen 58 tot en met 68 van het Financieel Reglement.

Artikel 37

Delegatie aan uitvoerende agentschappen

(Artikel 54, lid 2, onder a), en artikel 55, lid 2, van het Financieel Reglement)

1. De besluiten tot delegatie aan de uitvoerende agentschappen machtigen hen, als gedelegeerde ordonnateur de kredieten te besteden van het communautaire programma met het beheer waarvan zij zijn belast.

▼M3 —————

▼B

3. ►C1 Het delegatiebesluit van de Commissie omvat dezelfde bepalingen als die welke zijn bedoeld in artikel 41, lid 2. Het wordt formeel schriftelijk aanvaard door de directeur van het betrokken uitvoerende agentschap. ◄

▼M3

Artikel 38

Voorwaarden voor delegatie van bevoegdheden aan nationale of internationale publiekrechtelijke organen of privaatrechtelijke entiteiten met een openbaredienstverleningstaak

(Artikel 54, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement)

1. De Commissie kan overheidstaken delegeren aan:

a) internationale publiekrechtelijke organen,

b) nationale publiekrechtelijke organen of privaatrechtelijke entiteiten met een openbaredienstverleningstaak, indien deze vallen onder het recht van de lidstaten, een van de EER-staten of een van de kandidaat-lidstaten van de Europese Unie of eventueel het recht van een ander land.

2. De Commissie vergewist zich ervan, dat de in lid 1 bedoelde organen of entiteiten voldoende financiële garanties bieden, bij voorkeur afkomstig van een overheidsinstantie, met name op het gebied van de integrale invordering van aan de Commissie verschuldigde bedragen.

3. Wanneer de Commissie voornemens is overheidstaken, en met name taken tot uitvoering van de begroting, aan een in artikel 54, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement bedoeld orgaan toe te vertrouwen, onderzoekt zij of de beginselen zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid zijn nageleefd.

Artikel 39

Aanwijzing van nationale of internationale publiekrechtelijke organen of privaatrechtelijke entiteiten met een openbaredienstverleningstaak

(Artikel 54, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement)

▼B

1. De nationale publiekrechtelijke organen of privaatrechtelijke entiteiten met een openbaredienstverleningstaak zijn onderworpen aan het recht van de lidstaat of het land waarin zij zijn opgericht.

2. ►M3 De keuze van de in lid 1 bedoelde organen of entiteiten of de internationale publiekrechtelijke organen geschiedt op objectieve en doorzichtige wijze, met inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer, overeenkomstig de door de Commissie vastgestelde uitvoeringsbehoeften. ◄ Deze keuze mag niet leiden tot discriminatie tussen de verschillende betrokken lidstaten of landen.

3. In geval van beheer door een net waarbij ten minste een orgaan of entiteit per betrokken lidstaat of land moet worden aangewezen, wordt deze aanwijzing overeenkomstig de bepalingen van de basisbesluiten verricht door de lidstaat of het land in kwestie.

▼M3

In alle andere gevallen wijst de Commissie deze organen of entiteiten aan in overleg met de betrokken lidstaten of landen.

▼M3

4. De Commissie stelt de wetgevende autoriteit jaarlijks in kennis van de gevallen waarin zij uitvoeringstaken heeft toevertrouwd aan de in artikel 54, lid 2, onder c), bedoelde organen, en vermeldt daarbij om welke organen het gaat en verstrekt een passende motivering van het gebruik van deze organen.

Artikel 39 bis

Personen aan wie de uitvoering van specifieke maatregelen in het kader van titel V van het Verdag betreffende de Europese Unie is toevertrouwd

(Artikel 54, lid 2, onder d), van het Financieel Reglement)

De in artikel 54, lid 2, onder d), van het Financieel Reglement bedoelde personen aan wie de uitvoering van specifieke maatregelen is toevertrouwd, stellen de vereiste structuren en procedures in om de verantwoordelijkheid voor de gelden die zij beheren op zich te nemen. Deze personen genieten de status van speciaal adviseur van de Commissie in het kader van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid, overeenkomstig de artikelen 1 en 5 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen.

▼B

Artikel 40

Naleving van de regels voor het plaatsen van overheidsopdrachten

(Artikel 57 van het Financieel Reglement)

Wanneer de Commissie overeenkomstig artikel 57, lid 2, van het Financieel Reglement taken aan privaatrechtelijke organen toevertrouwt, plaatst zij een overheidsopdracht overeenkomstig de bepalingen van deel I, titel V, van het Financieel Reglement.

▼M3

Artikel 41

Wijze van uitvoering van indirect gecentraliseerd beheer

(Artikel 54, lid 2, onder b), c) en d), van het Financieel Reglement)

1. Wanneer de Commissie uitvoeringstaken toevertrouwt aan de in artikel 54, lid 2, onder b), c) en d), van het Financieel Reglement bedoelde organen, entiteiten of personen, sluit zij met hen een overeenkomst waarin nauwkeurige afspraken worden gemaakt over het beheer en de controle van de gelden en de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen.

▼B

2. De in lid 1 bedoelde overeenkomst omvat met name bepalingen inzake:

a) de omschrijving van de betrokken taken;

b) de voorwaarden en de wijze van uitvoering van deze taken, waaronder begrepen passende bepalingen ter afbakening van de verantwoordelijkheden en de organisatie van de te verrichten controles;

c) het uitbrengen van verslag aan de Commissie over de uitvoering van deze taken;

d) de beëindiging van de uitvoering van deze taken;

e) de door de Commissie uitgeoefende controle;

f) het gebruik van afzonderlijke bankrekeningen, de bestemming en het gebruik van de voortgebrachte rente;

g) de zichtbaarheid van het communautaire optreden, met name in vergelijking met de andere activiteiten van het orgaan;

h) de verbintenis van elke handeling af te zien die tot een belangenconflict in de zin van artikel 52, lid 2, van het Financieel Reglement aanleiding geeft.

▼M3

3. De in lid 1 bedoelde organen, entiteiten of personen zijn geen gedelegeerd ordonnateur.

▼B

Artikel 42

Procedures voor de goedkeuring van de rekeningen bij gedeeld of gedecentraliseerd beheer

( ►M3 de artikelen 53 ter en 53 quater, ◄ van het Financieel Reglement)

1. De in ►M3 de artikelen 53 ter en 53 quater, ◄ van het Financieel Reglement bedoelde procedure voor de goedkeuring van de rekeningen beoogt te waarborgen dat de uitgaven die in het kader van gedeeld beheer door de lidstaten of in het kader van gedecentraliseerd beheer door derde landen worden verricht en die ten laste van de communautaire begroting kunnen komen, op regelmatige wijze en overeenkomstig de toepasselijke communautaire regelgeving zijn verricht.

2. Onverminderd de specifieke bepalingen van sectorale regelingen omvat de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen:

a) de declaratie van de uitgaven door de lidstaten of derde landen in de vorm van rekeningen die zijn gecertificeerd door een dienst die of een orgaan dat over de nodige technische bekwaamheden beschikt en functioneel onafhankelijk is van de organen die de uitgaven hebben verricht;

b) de controle door de Commissie van deze rekeningen en de onderliggende verrichtingen, aan de hand van documenten en eventueel ter plaatse, zonder beperkingen, waaronder begrepen de begunstigden;

c) de vaststelling door de Commissie, in het kader van contradictoire procedures en met kennisgeving aan de lidstaten of derde landen, van het bedrag van de uitgaven die ten laste van de begroting komen;

d) de berekening van de financiële correctie die voortvloeit uit het verschil tussen de gedeclareerde uitgaven en de uitgaven die ten laste van de begroting komen;

e) de invordering dan wel betaling van het saldo dat voortvloeit uit het verschil tussen de goedgekeurde uitgaven en de reeds aan de lidstaten of derde landen betaalde bedragen; de invordering geschiedt door middel van verrekening onder de voorwaarden van artikel 83.

3. In het kader van het gedecentraliseerde beheer is de in de leden 1 en 2 beschreven procedure voor de goedkeuring van de rekeningen van toepassing naar gelang van de overeengekomen mate van decentralisatie.

▼M3

Artikel 42 bis

Overzicht van de controles en verklaringen

(Artikel 53 ter, lid 3, van het Financieel Reglement)

1. Het overzicht wordt verstrekt door de bevoegde autoriteit of instantie die door de lidstaat voor het desbetreffende uitgavengebied is aangewezen in overeenstemming met de sectorale voorschriften.

2. Het deel met betrekking tot de controles:

a) omvat, wat de landbouw betreft, de accountantsverklaringen die door de certifiëringsinstanties zijn opgesteld, en, wat de structurele en andere soortgelijke maatregelen betreft, de controleadviezen die door de controleautoriteiten zijn verstrekt;

b) wordt verstrekt op uiterlijk 15 februari van het jaar volgende op het jaar van de controleactiviteiten met betrekking tot de landbouwuitgaven en de structurele en andere soortgelijke maatregelen.

3. Het deel met betrekking tot de verklaringen:

a) omvat, wat de landbouw betreft, de betrouwbaarheidsverklaringen van de betaalorganen en, wat de structurele en andere soortgelijke maatregelen betreft, de accountantsverklaringen van de certifiëringsinstanties;

b) wordt verstrekt op uiterlijk 15 februari van het volgende begrotingsjaar voor landbouwuitgaven en structurele en andere soortgelijke maatregelen.

▼M3

Artikel 43

Gezamenlijk beheer

(Artikel 53 quinquies, artikel 108 bis en artikel 165 van het Financieel Reglement)

1. De Commissie vergewist zich van het bestaan van adequate regelingen voor de controle en de audit van de actie als geheel.

2. De in artikel 53 quinquies van het Financieel Reglement bedoelde internationale organisaties zijn:

a) de internationale publiekrechtelijke organisaties die zijn opgericht bij intergouvernementele overeenkomsten en hun gespecialiseerde agentschappen;

b) het Internationaal Comité van het Rode Kruis (ICRK);

c) de internationale federatie van de nationale verenigingen van het Rode Kruis en de Rode Halve Maan.

Voor de toepassing van artikel 53 quinquies van het Financieel Reglement worden de Europese Investeringsbank en het Europees Investeringsfonds gelijkgesteld met internationale organisaties.

3. Wanneer de begroting overeenkomstig de artikelen 53 quinquies en 165 van het Financieel Reglement onder gezamenlijk beheer met internationale organisaties wordt uitgevoerd, worden de te financieren organisaties en acties op objectieve en doorzichtige wijze gekozen.

4. Onverminderd artikel 35 van deze verordening, bevatten overeenkomsten met de in artikel 53 quinquies van het Financieel Reglement bedoelde internationale organisaties in het bijzonder het volgende:

a) een omschrijving van de in gezamenlijk beheer ten uitvoer te leggen acties, projecten of programma's;

b) de voorwaarden en de wijze van uitvoering, waaronder met name de beginselen voor het plaatsen van opdrachten en het verlenen van subsidies;

c) bepalingen betreffende het uitbrengen van verslag aan de Commissie over de uitvoering;

d) bepalingen op grond waarvan de organisatie waaraan uitvoeringstaken zijn toevertrouwd, gegadigden en inschrijvers verplicht moeten uitsluiten van deelname aan een procedure voor het plaatsen van opdrachten of het toekennen van subsidies wanneer zij in één van de in artikel 93, lid 1, onder a), b) en e), en artikel 94, onder a) en b), van het Financieel Reglement bedoelde situaties verkeren;

e) de wijze van betaling van de bijdrage van de Gemeenschap en de over te leggen bewijsstukken tot staving van de betalingen;

f) de omstandigheden waarin de uitvoering wordt beëindigd;

g) nadere regels inzake het toezicht en de controle van de Commissie;

h) bepalingen die de Rekenkamer toegang verlenen tot de gegevens waarover zij dient te beschikken om haar taken, indien nodig ter plaatse, overeenkomstig de met de desbetreffende internationale organisaties gesloten verificatieovereenkomsten, uit te oefenen;

i) bepalingen betreffende het gebruik van voortgebrachte rente;

j) bepalingen die de zichtbaarheid garanderen van het optreden, project of programma van de Gemeenschap, ten opzichte van de andere activiteiten van de organisatie;

k) bepalingen betreffende de bekendmaking van de begunstigden van de begrotingsmiddelen, die de internationale organisaties ertoe verplichten de gegevens overeenkomstig artikel 169 van deze verordening bekend te maken.

5. Projecten en programma's worden geacht gezamenlijk tot stand te worden gebracht wanneer de Commissie en de internationale publiekrechtelijke organisatie gezamenlijk de haalbaarheid ervan beoordelen en de wijze van uitvoering vaststellen.

6. Bij de uitvoering van projecten in gezamenlijk beheer voldoen de internationale organisaties ten minste aan de volgende eisen:

a) de procedures voor het plaatsen van opdrachten en het toekennen van subsidies voldoen aan de beginselen van transparantie, evenredigheid, goed financieel beheer, gelijke behandeling en niet-discriminatie, afwezigheid van belangenconflicten en naleving van internationaal aanvaarde normen;

b) subsidies kunnen niet cumulatief zijn of met terugwerkende kracht worden toegekend;

c) subsidies moeten medefinanciering omvatten, tenzij anders bepaald in artikel 253;

d) subsidies mogen niet tot doel of tot gevolg hebben dat zij voor de begunstigde winst opleveren.

Deze eisen worden uitdrukkelijk vermeld in de overeenkomsten die met de internationale organisaties worden gesloten.

▼M3

Artikel 43 bis

Kennisgeving van de doorgifte van persoonsgegevens voor controledoeleinden

(Artikel 48 van het Financieel Reglement)

Bij elke oproep in het kader van subsidies of opdrachten die met direct gecentraliseerd beheer worden ten uitvoer gelegd, worden potentiële begunstigden, kandidaten en inschrijvers overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad ( 12 ) ervan in kennis gesteld, dat, met het oog op de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen, de persoonsgegevens aan internecontrolediensten, de Europese Rekenkamer, de Instantie voor Financiële Onregelmatigheden of het Europees Bureau voor fraudebestrijding (hierna „het OLAF” genoemd) kunnen worden doorgegeven.

▼B







HOOFDSTUK 3

FINANCIËLE ACTOREN







Afdeling 1

Rechten en verplichtingen van de financiële actoren

Artikel 44

Rechten en verplichtingen van de financiële actoren

(Artikel 58 van het Financieel Reglement)

Elke Instelling stelt aan elke financiële actor het personeel en de middelen ter beschikking die voor de vervulling van diens taak nodig zijn, en geeft hem een dienstorder met een gedetailleerde omschrijving van zijn taken, rechten en verplichtingen.







Afdeling 2

Ordonnateur

Artikel 45

Bijstand aan gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs

(Artikel 59 van het Financieel Reglement)

1. ►M2 De bevoegde ordonnateur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door aan het Statuut onderworpen personen, hierna „personeelsleden” genoemd, die onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde handelingen verrichten die nodig zijn voor de uitvoering van de begroting en de verstrekking van informatie over de financiën en het beheer ◄ . Ter voorkoming van belangenconflicten gelden voor de personeelsleden die de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs bijstaan, de in artikel 52 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen.

▼M2

2. Telkens wanneer een gedelegeerde ordonnateur in functie treedt, van functie verandert of zijn functie beeindigt, stelt elke instelling de begrotingsautoriteit hiervan in kennis..

▼B

Artikel 46

Interne bepalingen inzake delegaties

(Artikel 59 van het Financieel Reglement)

Elke Instelling stelt overeenkomstig het Financieel Reglement en deze verordening in haar interne regels de maatregelen betreffende het beheer van de kredieten vast die haar voor de goede uitvoering van haar begrotingsafdeling nodig lijken.

Artikel 47

Scheiding van de functies inleiding en verificatie van een verrichting

(Artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement)

1. Onder inleiding van een verrichting dient te worden verstaan alle handelingen die door de in artikel 45 bedoelde personeelsleden kunnen worden verricht ter voorbereiding van handelingen tot uitvoering van de begroting door de bevoegde ordonnateurs wie delegatie of subdelegatie is verleend.

2. Onder verificatie vooraf van een verrichting dient te worden verstaan alle controles vooraf die door de bevoegde ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten ervan te verifiëren.

3. Met betrekking tot elke verrichting wordt ten minste één verificatie vooraf verricht. Deze verificatie dient om met name het volgende vast te stellen:

a) de regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgave en de ontvangst met de geldende bepalingen, in het bijzonder de begroting en de relevante regelingen, alsmede alle besluiten genomen ter uitvoering van de Verdragen, de verordeningen en, in voorkomend geval, de contractuele voorwaarden;

b) de toepassing van het in titel II, hoofdstuk 7, van het Financieel Reglement bedoelde beginsel van goed financieel beheer.

▼M2

Ten behoeve van een verificatie vooraf mag een serie soortgelijke individuele transacties in verband met lopende uitgaven voor salarissen, pensioenen, vergoeding van kosten van dienstreizen en ziektekosten door de bevoegde ordonnateur als één verrichting worden beschouwd.

In het in de tweede alinea bedoelde geval verricht de bevoegde ordonnateur, wanneer zijn risicoanalyse daartoe aanleiding geeft, een verificatie achteraf overeenkomstig lid 4.

▼B

4. De verificaties achteraf aan de hand van documenten en, zo nodig, ter plaatse hebben als doel de goede uitvoering van de door de begroting gefinancierde verrichtingen te verifiëren, en met name de inachtneming van de in lid 3 bedoelde criteria. Deze verificaties kunnen steekproefsgewijs gebeuren op basis van een risicoanalyse.

▼M2

5. De personeelsleden die belast zijn met de in de leden 2 en 4 bedoelde verificaties, zijn niet de personeelsleden die de in lid 1 bedoelde inleidingstaken verrichten, en zijn evenmin de ondergeschikten van de laatstgenoemden.

▼B

Artikel 48

Procedures voor beheer en interne controle

(Artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement)

De systemen en procedures voor beheer en interne controle maken het mogelijk:

a) de doelstellingen van het beleid, de programma's en de acties van de Instelling te verwezenlijken in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer;

b) de regels van het Gemeenschapsrecht en de door de Instelling vastgestelde minimumnormen voor de controle na te leven;

c) de activa van de Instelling en de informatie te beschermen;

d) onregelmatigheden, fouten en fraude te voorkomen en op te sporen;

▼M3

e) de beheersrisico's vast te stellen en te voorkomen, en doeltreffend te beheren;

▼B

f) betrouwbare informatie over financiën en beheer te verstrekken;

g) de bewijsstukken in verband met de uitvoering van de begroting en de handelingen tot uitvoering van de begroting te bewaren;

h) de documenten met betrekking tot de vereiste voorafgaande garanties ten gunste van de Instelling te bewaren en een tijdschema op te stellen waarmee een adequaat toezicht op deze garanties mogelijk is.

Artikel 49

Bewaring van bewijsstukken door de ordonnateurs

(Artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement)

De beheersystemen en -procedures betreffende de bewaring van bewijsstukken voorzien in:

a) de nummering ervan;

b) de datering ervan;

c) het bijhouden van eventueel geautomatiseerde registers waarmee de precieze plaats ervan kan worden nagegaan;

d) de bewaring van deze bewijsstukken gedurende een periode van ten minste vijf jaar na de datum waarop het Europees Parlement kwijting verleent voor het begrotingsjaar waarop de bewijsstukken betrekking hebben.

De bewijsstukken met betrekking tot verrichtingen die niet definitief zijn afgesloten, worden langer bewaard dan de in de eerste alinea, onder d), genoemde periode, en wel tot het einde van het jaar dat volgt op de afsluiting van de genoemde verrichtingen.

▼M3

De persoonsgegevens in de bewijsstukken worden, voor zover mogelijk, geschrapt wanneer zij niet noodzakelijk zijn voor de kwijting en de controle van de begroting. In ieder geval is, wat de bewaring van verkeersgegevens betreft, artikel 37, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 van toepassing.

▼B

Artikel 50

Beroepscode

(Artikel 60, lid 5, van het Financieel Reglement)

1. De personeelsleden die de bevoegde ordonnateur aanwijst om de financiële verrichtingen te verifiëren, worden gekozen op grond van hun bijzondere kennis, bekwaamheid en vaardigheden die zij blijkens diploma's of een passende beroepservaring of na een passend opleidingsprogramma bezitten.

2. Elke Instelling stelt een beroepscode vast waarin op het gebied van interne controle het volgende wordt vastgesteld:

a) het vereiste niveau van technische en financiële bekwaamheid van de in lid 1 bedoelde personeelsleden;

b) de verplichting voor deze personeelsleden om zich voortdurend bij te scholen;

c) de opdrachten, rollen en taken die zij moeten vervullen;

d) de gedragsregels, met name inzake beroepsethiek en integriteit, waaraan zij zich moeten houden en de rechten die zij hebben.

3. Elke Instelling zorgt voor passende structuren om passende informatie over de controlenormen onder de ordonnateursdiensten te verspreiden en regelmatig bij te werken, alsmede de daartoe beschikbare methoden en technieken.

Artikel 51

Niet-optreden van de gedelegeerde ordonnateur

(Artikel 60, lid 6, van het Financieel Reglement)

Onder niet-optreden van de gedelegeerde ordonnateur in de zin van artikel 60, lid 6, van het Financieel Reglement wordt verstaan het uitblijven van een antwoord binnen een redelijke termijn gelet op de omstandigheden van het betrokken geval, die in ieder geval niet langer is dan één maand.

Artikel 52

Verificatie achteraf en jaarlijks activiteitenverslag

(Artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement)

Het resultaat van de verificaties achteraf wordt samen met andere elementen bekendgemaakt in het jaarlijkse activiteitenverslag van de gedelegeerde ordonnateur aan zijn Instelling.

Artikel 53

Toezending van informatie over financiën en beheer aan de rekenplichtige

(Artikel 60 van het Financieel Reglement)

De gedelegeerde ordonnateur zendt de rekenplichtige, met inachtneming van de door deze laatste vastgestelde regels, de informatie over financiën en beheer toe die nodig is voor de vervulling van zijn taken.

Artikel 54

Verslag over de onderhandelingsprocedures

(Artikel 60 van het Financieel Reglement)

►M2 De gedelegeerde ordonnateurs houden voor elk begrotingsjaar bij, hoeveel opdrachten worden geplaatst door middel van de in artikel 126, lid 1, onder a) tot en met g), artikel 127, lid 1, onder a) tot en met d), en de artikelen 242, 244 en 246 bedoelde onderhandelingsprocedure. ◄ Indien het aantal onderhandelingsprocedures in verhouding tot het aantal door dezelfde gedelegeerde ordonnateur geplaatste opdrachten aanzienlijk stijgt ten opzichte van de voorafgaande begrotingsjaren of indien deze verhouding aanmerkelijk hoger is dan het gemiddelde van zijn Instelling, brengt de bevoegde ordonnateur verslag uit aan zijn Instelling, en vermeldt hij daarbij de maatregelen die, in voorkomend geval, zijn genomen om deze tendens om te buigen. Elke Instelling zendt de begrotingsautoriteit een verslag over de onderhandelingsprocedures toe. In het geval van de Commissie wordt dit verslag bij de in artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement bedoelde samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen gevoegd.







Afdeling 3

Rekenplichtige

Artikel 55

Benoeming van de rekenplichtige

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

De rekenplichtige wordt door elke Instelling benoemd uit de ambtenaren op wie het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen van toepassing is.

De rekenplichtige wordt door de Instelling gekozen op grond van zijn specifieke bekwaamheid, die door diploma's wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaring blijkt.

▼M2

Artikel 56

Beëindiging van de functie van rekenplichtige

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

1. Bij de beëindiging van de functie van rekenplichtige wordt zo spoedig mogelijk een staat van de rekeningen opgemaakt.

2. De staat van de rekeningen, vergezeld van een overdrachtsrapport, wordt door de rekenplichtige die zijn functie beëindigt, of, indien dit niet mogelijk is, door een ambtenaar van zijn dienst aan de nieuwe rekenplichtige toegezonden.

De nieuwe rekenplichtige ondertekent de staat van de rekeningen binnen een maand na de datum van toezending voor aanvaarding, waarbij hij een voorbehoud kan maken.

Het overdrachtsrapport bevat tevens het resultaat van elke opgemaakte staat van de rekeningen en met name van eventuele voorbehouden.

3. Elke instelling stelt de begrotingsautoriteit van de aanstelling of beëindiging van de functie van haar rekenplichtige in kennis.

▼B

Artikel 57

Advies over de boekhoud- en inventarissystemen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

Wanneer door de ordonnateur ingestelde financiële beheersystemen gegevens verstrekken aan de boekhouding van de Instelling of worden gebruikt om de gegevens van deze boekhouding te staven, moet de rekenplichtige met de invoering en de wijziging ervan instemmen.

De rekenplichtige wordt tevens geraadpleegd over de invoering en de wijziging van de systemen voor inventarisatie en waardering van de activa en passiva door de bevoegde ordonnateurs.

Artikel 58

Beheer van de kasmiddelen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

1. De rekenplichtige ziet erop toe dat zijn Instelling voldoende middelen ter beschikking heeft om de kasbehoeften te dekken die uit de uitvoering van de begroting voortvloeien.

2. Voor de toepassing van lid 1 voert de rekenplichtige systemen voor het beheer van de liquide middelen in waarmee hij ramingen van de kasmiddelen kan opstellen.

3. De rekenplichtige van de Commissie verdeelt de beschikbare middelen overeenkomstig het bepaalde in Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000.

Artikel 59

Beheer van bankrekeningen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

1. De rekenplichtige kan voor de behoeften in verband met het beheer van de kasmiddelen bij financiële instellingen of nationale centrale banken rekeningen op naam van de Instelling openen of laten openen. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan hij rekeningen in andere valuta's dan de euro openen.

2. De rekenplichtige onderhandelt over de voorwaarden voor de werking van de bij financiële instellingen geopende rekeningen overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer, rendement en concurrentie.

3. Ten minste elke vijf jaar onderwerpt de rekenplichtige de financiële instellingen bij welke rekeningen zijn geopend, opnieuw aan concurrentie.

4. De rekenplichtige ziet erop toe dat de voorwaarden voor de werking van de bij financiële instellingen geopende rekeningen streng worden nageleefd.

5. De rekenplichtige van de Commissie is ermee belast, nadat hij de rekenplichtigen van de andere Instellingen heeft geraadpleegd, de voorwaarden voor de werking van de door de onderscheiden Instellingen geopende rekeningen op elkaar af te stemmen.

Artikel 60

Handtekeningen in verband met de rekeningen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

In de voorwaarden voor het openen, de werking en het gebruik van rekeningen wordt bepaald dat, naar gelang van de interne controlebehoeften, voor cheques, overschrijvingsopdrachten en alle andere bankverrichtingen de handtekening van een of meer naar behoren gemachtigde personeelsleden vereist is.

▼M2

Daartoe doet de rekenplichtige van elke instelling alle financiële instellingen bij welke de betrokken instelling rekeningen heeft geopend, de namen en de specimens van de handtekeningen van de gemachtigde personeelsleden toekomen.

▼B

Artikel 61

Beheer van het saldo van de rekeningen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

1. De rekenplichtige vergewist zich ervan dat het saldo van de in artikel 59 bedoelde bankrekeningen niet aanzienlijk afwijkt van de in artikel 58, lid 2, bedoelde ramingen van de kasmiddelen en dat:

a) geen van deze rekeningen een negatief saldo vertoont;

b) het saldo van rekeningen in een vreemde valuta periodiek in euro wordt omgerekend.

2. De rekenplichtige mag op de rekeningen in een vreemde valuta geen saldo's laten staan die ertoe kunnen leiden dat de Instelling buitensporige verliezen lijdt als gevolg van schommelingen van de wisselkoersen.

Artikel 62

Overschrijvingen en omrekeningen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

Onverminderd artikel 69 verricht de rekenplichtige overschrijvingen tussen rekeningen die op naam van de Instelling bij financiële instellingen zijn geopend en omrekeningen van valuta's.

Artikel 63

Wijzen van betaling

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

Betalingen geschieden door overschrijving of door middel van een cheque.

▼M2

Artikel 64

Bestand van begunstigden van betalingen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

1. De rekenplichtige mag slechts betalingen door overschrijving verrichten indien de bankgegevens van de begunstigde van de betaling en gegevens die de identiteit van de begunstigde bevestigt, alsmede eventuele wijzigingen, van tevoren in een gemeenschappelijk bestand per instelling zijn opgenomen.

De opneming van de identiteits- en bankgegevens van de begunstigde in dit bestand of de wijziging van deze gegevens geschieden op basis van een bewijsstuk, waarvan de vorm door de rekenplichtige van de Commissie wordt vastgesteld.

▼B

2. Met het oog op betalingen door overschrijving mogen de ordonnateurs slechts namens hun Instelling verplichtingen jegens een derde aangaan indien deze hun de documentatie verstrekt die nodig is om hem in het bestand op te nemen.

▼M2

De ordonnateurs delen de rekenplichtige alle wijzigingen mede in de door de begunstigde verstrekte identiteits- en bankgegevens en onderzoeken of deze gegevens geldig zijn voordat een betaling wordt gedaan.

▼B

In het kader van de pretoetredingssteun kunnen individuele verbintenissen worden aangegaan met de overheidsinstanties van de kandidaat-lidstaten van de Europese Unie zonder voorafgaande opneming in het derdenbestand. In dit geval stelt de ordonnateur alles in het werk om ervoor te zorgen dat deze opneming zo spoedig mogelijk geschiedt. De overeenkomst bepaalt dat de mededeling van de bankgegevens van de begunstigde aan de Commissie een voorwaarde voor de eerste betaling is.

Artikel 65

Bewaring van bewijsstukken door de rekenplichtige

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

De bewijsstukken met betrekking tot de boekhouding en de opstelling van de in artikel 121 van het Financieel Reglement bedoelde rekeningen worden bewaard gedurende een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum waarop het Europees Parlement kwijting verleent voor het begrotingsjaar waarop de bewijsstukken betrekking hebben.

De bewijsstukken met betrekking tot verrichtingen die niet definitief zijn afgesloten, worden echter langer bewaard, en wel tot het einde van het jaar dat volgt op de afsluiting van de genoemde verrichtingen.

Elke Instelling bepaalt bij welke dienst de bewijsstukk