2002R2342 — NL — 05.08.2005 — 001.002

Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschĳnt buiten de verantwoordelĳkheid van de instellingen

Gewĳzigd bĳ:





Gerectificeerd bĳ:









▼B

VERORDENING (EG, EURATOM) Nr. 2342/2002 VAN DE COMMISSIE

van 23 december 2002

tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen







INHOUD DEEL 1 GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN TITEL I DOEL TITEL II BEGROTINGSBEGINSELEN Hoofdstuk 1 Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel Hoofdstuk 2 Jaarperiodiciteitsbeginsel Hoofdstuk 3 (Hoofdstuk 4 van het Financieel Reglement) rekeneenheidsbeginsel Hoofdstuk 4 (Hoofdstuk 5 van het Financieel Reglement) universaliteitsbeginsel Hoofdstuk 5 (Hoofdstuk 6 van het Financieel Reglement) specialiteitsbeginsel Hoofdstuk 6 (Hoofdstuk 7 van het Financieel Reglement) beginsel van goed financieel beheer Hoofdstuk 7 (Hoofdstuk 8 van het Financieel Reglement) doorzichtigheidsbeginsel TITEL III OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING Hoofdstuk 1 Opstelling van de begroting Hoofdstuk 2 Structuur en inrichting van de begroting TITEL IV UITVOERING VAN DE BEGROTING Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Hoofdstuk 2 Wijze van uitvoering Afdeling 1 Algemene bepalingen Afdeling 2 Bijzondere bepalingen Hoofdstuk 3 Financiële actoren Afdeling 1 Rechten en verplichtingen van de financiële actoren Afdeling 2 Ordonnateur Afdeling 3 Rekenplichtige Afdeling 4 Beheerder van gelden ter goede rekening Hoofdstuk 4 Verantwoordelijkheid van de financiële actoren Afdeling 1 Algemene Regels Afdeling 2 Regels betreffende de gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs Hoofdstuk 5 Ontvangsten Afdeling 1 Eigen middelen Afdeling 2 Raming van schuldvorderingen Afdeling 3 Vaststelling van schuldvorderingen Afdeling 4 Invorderingsopdracht Afdeling 5 Inning Hoofdstuk 6 Uitgaven Afdeling 1 Vastlegging Afdeling 2 Betaalbaarstelling Afdeling 3 Betalingsopdracht Afdeling 4 Betaling Afdeling 5 Termijnen voor de uitgavenverrichtingen Hoofdstuk 7 Computersystemen Hoofdstuk 8 Interne controleur TITEL V PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Afdeling 1 Toepassingsgebied en gunningsbeginselen Afdeling 2 Bekendmaking Afdeling 3 Procedures voor het plaatsen van opdrachten Afdeling 4 Zekerheid en controle Hoofdstuk 2 Bepalingen betreffende de door de communautaire instellingen voor eigen rekening geplaatste opdrachten TITEL VI SUBSIDIES Hoofdstuk 1 Toepassingsgebied Hoofdstuk 2 Beginselen voor de toekenning van subsidies Hoofdstuk 3 Toekenningsprocedure Hoofdstuk 4 Betaling en controle Hoofdstuk 5 Uitvoering TITEL VII REKENING EN VERANTWOORDING EN BOEKHOUDING Hoofdstuk 1 Rekening en verantwoording Hoofdstuk 2 (Hoofdstuk 3 van het Financieel Reglement) Boekhouding Afdeling 1 Organisatie van de boekhouding Afdeling 2 Boeken Afdeling 3 Rekeningstelsel Afdeling 4 Boeking Afdeling 5 Afstemming en verificatie Afdeling 6 Begrotingsboekhouding Hoofdstuk 3 (Hoofdstuk 4 van het Financieel Reglement) Inventaris van de vaste activa DEEL II BIJZONDERE BEPALINGEN TITEL I (TITEL II VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT) STRUCTUURFONDSEN TITEL II (TITEL III VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT) ONDERZOEK TITEL III (TITEL IV VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT) EXTERNE MAATREGELEN Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Hoofdstuk 2 Uitvoering van de maatregelen Hoofdstuk 3 Plaatsing van opdrachten Hoofdstuk 4 Toekenning van subsidies Hoofdstuk 5 Beheer van gelden ter goede rekening en inventarissen TITEL IV (TITEL V VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT) EUROPESE BUREAUS TITEL V (TITEL VI VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT) ADMINISTRATIEVE KREDIETEN DEEL III OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN TITEL I OVERGANGSBEPALINGEN TITEL II SLOTBEPALINGEN DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, Gelet op verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen ( 1 ), en met name op artikel 183, Na raadpleging van het Europees Parlement, de Raad, het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's, de Ombudsman en de Europese toezichthouder voor gegevensbescherming, Overwegende hetgeen volgt: (1) De bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002, (hierna: „Financieel Reglement”) zijn vereenvoudigd om deze tot de essentiële beginselen en definities met betrekking tot de opstelling, de uitvoering en de controle van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, (hierna: „begroting”) te beperken. (2) Deze uitvoeringsvoorschriften moeten dus niet alleen de bepalingen van het Financieel Reglement aanvullen die uitdrukkelijk naar de uitvoeringsvoorschriften verwijzen, maar ook de bepalingen voor de toepassing waarvan eerst toepassingsmaatregelen moeten worden opgesteld. Ter wille van de duidelijkheid dient Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977 ( 2 ), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1687/2001 ( 3 ), te worden ingetrokken. (3) Om ervoor te zorgen dat de sectorale regelgeving in overeenstemming is met de in het Financieel Reglement vastgelegde begrotingsbeginselen, moeten alle besluiten betreffende de uitvoering van de begroting worden geïnventariseerd en moet ervoor worden gezorgd dat deze inventaris door de Commissie wordt opgemaakt en aan de begrotingsautoriteit wordt toegezonden. (4) Wat de begrotingsbeginselen betreft, en met name het eenheidsbeginsel, moet, gezien de verplichting tot vaststelling van de rente op voorfinancieringen die aan de begroting moet worden terugbetaald, worden vastgesteld welke voorfinancieringen eigendom van de Gemeenschappen blijven. Deze voorfinancieringen blijven eigendom van de Instelling, behalve wanneer het basisbesluit in de zin van artikel 49 van het Financieel Reglement anders bepaalt en behalve wanneer het gaat om voorfinancieringen die in het kader van de uitvoering van een overheidsopdracht dan wel aan het personeel, de leden van de Instellingen of de lidstaten worden betaald. Deze regel moet nader worden uitgewerkt naar gelang van de verschillende wijzen van beheer (direct en indirect gecentraliseerd beheer en gedeeld beheer). Deze regel is niet van toepassing op het gezamenlijk beheer, omdat de communautaire middelen in dat geval worden toegevoegd aan de middelen van de internationale organisatie. Wanneer voorfinancieringen die eigendom van de Gemeenschappen blijven, rente opleveren, wordt deze rente als diverse ontvangsten aan de begroting overgemaakt. (5) Wat het jaarperiodiciteitsbeginsel betreft, moet het begrip „kredieten van het begrotingsjaar” worden verduidelijkt, alsmede het begrip „voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit” die, indien zij op 31 december zijn voltooid, recht kunnen geven op overdracht van vastleggingskredieten die vóór 31 maart van het volgende begrotingsjaar moeten worden gebruikt. (6) Wat het rekeneenheidsbeginsel betreft, moeten de koersen worden gepreciseerd die moeten worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en de andere valuta's ten behoeve van het beheer van de kasmiddelen en de boekhouding. (7) Wat de afwijkingen van het universaliteitsbeginsel betreft, moet enerzijds de budgettaire behandeling van de bestemmingsontvangsten worden gepreciseerd, met name de bijdragen van de lidstaten of derde landen aan bepaalde communautaire programma's, en anderzijds de bestaande beperkingen inzake het verrekenen van uitgaven en ontvangsten. (8) Wat het specialiteitsbeginsel betreft, moet de berekening van de percentages die de Instellingen in het kader van hun autonomie mogen overschrijven, nauwkeurig worden omschreven en moet ervoor worden gezorgd dat de begrotingsautoriteit volledig wordt ingelicht door middel van een gedetailleerde motivering van de voorstellen voor een kredietoverschrijving die aan haar moeten worden voorgelegd. (9) Wat het goed financieel beheer betreft, moeten de doelstellingen en de minimumfrequentie van de evaluaties vooraf, tussentijds en achteraf van de programma's en activiteiten worden vastgesteld, alsmede de gegevens die in het financieel memorandum bij een besluit moeten worden opgenomen. (10) Wat de opstelling en de inrichting van de begroting betreft, moet de inhoud van de algemene inleiding van de begroting, de ter staving van de begroting in te dienen werkdocumenten en de begrotingstoelichting nader worden omschreven om ervoor te zorgen dat de begrotingsautoriteit volledig wordt ingelicht. In het kader van de nieuwe activiteitenbegroting (ABB) worden bovendien de definitie en de indeling van de administratieve kredieten nader uitgewerkt. (11) Wat de uitvoering van de begroting betreft, moet eerst worden verduidelijkt welke vormen een basisbesluit kan hebben op het communautaire gebied en op de gebieden die onder het Verdrag betreffende de Europese Unie vallen. Voorts moeten de maximumbedragen worden vastgesteld van de kredieten die in het kader van voorbereidende acties en proefprojecten zonder voorafgaand basisbesluit mogen worden besteed, alsmede de lijst van Verdragsbepalingen die de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toekennen. (12) Voorts moet worden vastgesteld welke handelingen een belangenconflict kunnen vormen en welke procedure in dat geval moet worden gevolgd. (13) Wat de verschillende wijzen van uitvoering van de begroting betreft, moet worden vastgelegd dat de Commissie, indien zij de begroting niet rechtstreeks binnen haar diensten uitvoert, zich van tevoren ervan moet vergewissen dat de entiteiten waaraan zij overweegt uitvoeringstaken toe te vertrouwen, over adequate beheersprocedures en controle- en boekhoudsystemen beschikken gelet op de vereisten van goed financieel beheer. (14) Wat het indirecte gecentraliseerde beheer betreft, dat wil zeggen het beheer dat door de Commissie is gedelegeerd aan uitvoerende agentschappen of organen naar Gemeenschapsrecht dan wel aan nationale publiekrechtelijke organen of organen met een openbaredienstverleningstaak, moeten bovendien het raamwerk voor deze delegatie en de wijze waarop zij ten uitvoer wordt gelegd, bij delegatiebesluit of overeenkomst worden vastgesteld. De uitvoerende agentschappen, waarover de Commissie de controle behoudt, moeten worden erkend als gedelegeerde ordonnateur van deze Instelling voor de communautaire begroting. De nationale organen moeten, voorzover zij handelingen tot uitvoering van de begroting moeten verrichten, voldoende financiële garanties bieden en op doorzichtige wijze worden gekozen na een kosteneffectiviteitsanalyse die de keuze van het aan een dergelijk orgaan gedelegeerd beheer rechtvaardigt. De Commissie wint overeenkomstig het basisbesluit voor de besteding van de betrokken kredieten het advies in van het bevoegde comité, voordat zij tot delegatie aan nationale organen overgaat. De particuliere entiteiten die voor rekening van de Commissie voorbereidende of aanvullende werkzaamheden verrichten, moeten worden geselecteerd volgens de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten. (15) Bij gedeeld beheer met de lidstaten of gedecentraliseerd beheer met derde landen moeten de stadia en de doelstellingen van de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen nader worden uitgewerkt, onverminderd de specifieke bepalingen van de betrokken sectorale regelingen. (16) Ten slotte moet worden vastgelegd dat bij gezamenlijk beheer de bijdrage van elke donateur aan ieder soort uitgave niet identificeerbaar is en dat de gesubsidieerde acties toch in hun geheel moeten worden gecontroleerd; welke internationale organisaties voor dit soort beheer in aanmerking komen, moet worden vastgesteld. (17) Wat de rol van de actoren betreft, vergroot de hervorming van het financiële beheer, samen met de afschaffing van de gecentraliseerde controles vooraf, de verantwoordelijkheid van de ordonnateurs voor alle ontvangsten- en uitgavenverrichtingen, waaronder begrepen op het gebied van interne controlesystemen. De begrotingsautoriteit wordt voortaan in kennis gesteld van de maatregelen in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie van de gedelegeerd ordonnateurs. Voorts moeten de taken, verantwoordelijkheden en procedurele beginselen die in acht moeten worden genomen, worden vastgelegd. De internalisatie van de controles vooraf vergt dat een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen de taken inleiding en verificatie van de verrichtingen tot uitvoering van de begroting, waarbij elke Instelling bovendien een beroepscode moet goedkeuren die van toepassing is op de met de verificaties vooraf en achteraf belaste personeelsleden. Voorts moet over de verantwoordelijkheden rekenschap kunnen worden afgelegd door middel van een jaarlijks verslag aan de Instelling waarin met name de resultaten van de verificaties achteraf moeten zijn opgenomen. Ook moet de bewaring van de bewijsstukken met betrekking tot de verrichtingen worden geregeld. Ten slotte moet, gezien het afwijkende karakter ervan, een bijzonder verslag aan de Instelling worden uitgebracht over alle soorten onderhandelingsprocedures op het gebied van het plaatsen van overheidopdrachten, dat ook aan de begrotingsautoriteit wordt toegezonden. (18) Met het oog op de verduidelijking van de verantwoordelijkheden moeten tevens de taken en verantwoordelijkheden van de rekenplichtige met betrekking tot de boekhoudsystemen en het beheer van de kasmiddelen, de bankrekeningen en het derdenbestand precies worden vastgelegd. Ook de wijze van beëindiging van de functie van de rekenplichtige wordt nader uitgewerkt. (19) De voorwaarden waaronder gebruik kan worden gemaakt van het beheer van gelden ter goede rekening, een beheersysteem dat afwijkt van de normale procedures, worden vastgelegd, en de taken en verantwoordelijkheden van de beheerders van gelden ter goede rekening dienen te worden uitgewerkt, evenals die van de ordonnateurs en rekenplichtigen op het gebied van de controle van het beheer van gelden ter goede rekening. De begrotingsautoriteit dient in kennis te worden gesteld van elke maatregel in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie. (20) Zodra de taken en verantwoordelijkheden van elke betrokkene zijn vastgesteld, mag hun verantwoordelijkheid evenwel slechts aan de orde worden gesteld onder de voorwaarden van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen. Er moet echter een nieuwe, gespecialiseerde instantie worden opgericht, overeenkomstig de omstandigheden van elke Instelling, die bevoegd is voor onregelmatigheden van financiële aard. Bovendien dient de wijze waarop een ordonnateur bevestiging van een instructie kan vragen om zo van zijn verantwoordelijkheid te worden ontslagen, verder te worden uitgewerkt. (21) Op het gebied van de ontvangsten, behalve het specifieke geval van de eigen middelen waarop Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000 van de Raad van 22 mei 2000 houdende toepassing van Besluit 94/728/EG, Euratom betreffende het stelsel van eigen middelen van de Gemeenschappen ( 4 ) betrekking heeft, moeten de taken en controles die in de verschillende etappes van de procedure onder de verantwoordelijkheid van de ordonnateurs vallen, verder worden uitgewerkt: opstelling van de schuldvorderingsraming en vervolgens de invorderingsopdracht en toezending van de debetnota waarmee de debiteur in kennis wordt gesteld van de vaststelling van schuldvorderingen, berekening van eventuele achterstandsrente en ten slotte het besluit om eventueel van de inning van de schuldvordering af te zien, met inachtneming van de criteria die goed financieel beheer garanderen. De rol van de rekenplichtige bij de inning van ontvangsten en de mogelijke toekenning van aanvullende betalingstermijnen moet ook verder worden uitgewerkt. (22) Op het gebied van de uitgaven moeten eerst het verschil tussen financieringsbesluit, globale vastlegging en individuele verbintenis en de kenmerken van deze verschillende stadia duidelijk worden gemaakt. Het verschil tussen globale vastlegging en individuele verbintenis hangt samen met de mate van identificatie van de betrokken begunstigden en bedragen. De voorlopige vastleggingen zijn gereserveerd voor de lopende administratieve uitgaven en de uitgaven van het EOGFL. Om het bedrag van de sluimerende vastleggingen te beperken, moeten de kredieten voor vastleggingen waarvoor gedurende drie jaar geen enkele betaling is geschied, worden vrijgemaakt. (23) Voorts moet het verschil duidelijk worden gemaakt tussen betaalbaarstelling, betalingsopdracht, betaling en de controles die de ordonnateurs bij de betaalbaarstelling van uitgaven moeten verrichten door middel van de betaalbaarverklaring en bij de betalingsopdracht door middel van de verificatie van de het delgend karakter waarvoor de ordonnateur voortaan alleen verantwoordelijk is. De bewijsstukken ter staving van de betalingen moeten worden genoemd en de regels voor de vereffenning van de voorfinancieringen en tussentijdse betalingen moeten worden vermeld. Ten slotte moeten de termijnen voor betaalbaarstelling en betaling worden vastgesteld, rekening houdend met Richtlijn 2000/35/EG van het Europees Parlement en de Raad van 29 juni 2000 betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties ( 5 ). (24) Op het gebied van interne controle moet de wijze van aanstelling van de interne controleur worden omschreven en zijn onafhankelijkheid worden gegarandeerd binnen de Instelling die hem heeft benoemd en waaraan hij rekenschap moet afleggen over zijn werkzaamheden. De begrotingsautoriteit dient in kennis te worden gesteld van elke maatregel in verband met de aanstelling of beëindiging van de functie. (25) Op het gebied van overheidsopdrachten is gekozen voor het overnemen in de onderhavige Richtlijn van de Richtlijnen 92/50/EEG ( 6 ), 93/36/EEG ( 7 ) en 93/37/EEG ( 8 ) van de Raad, laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2001/78/EG van de Commissie ( 9 ), betreffende de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor respectievelijk dienstverlening, leveringen en de uitvoering van werken. In de eerste plaats moeten dus de verschillende soorten opdrachten, de daarvoor geldende publiciteitsmaatregelen, de beroepsmogelijkheden en voornaamste kenmerken van de bestaande procedures, de selectiecriteria en de mogelijke vormen van gunning, de regels voor toegang tot de inschrijvingsdocumenten en communicatie met de inschrijvers of gegadigden worden beschreven, alsmede, indien de Commissie voor eigen rekening opdrachten plaatst, de verschillende toepasselijke drempelwaarden en de regels voor beoordeling van de waarde van de te plaatsen opdrachten. (26) De procedures voor het plaatsen van opdrachten hebben als doel onder de best mogelijke voorwaarden in de behoeften van de Instellingen te voorzien, met inachtneming van de gelijke toegang tot overheidsopdrachten en van het doorzichtigheids- en het niet-discriminatiebeginsel. Met het oog op de doorzichtigheid en de gelijke behandeling van de gegadigden, maar ook de volledige verantwoordelijkheid van de ordonnateurs voor de uiteindelijke keuze, moet vervolgens de procedure voor de opening en aansluitende beoordeling van de deelnemingsverzoeken en offertes worden beschreven, van de aanstelling van een commissie tot het gemotiveerde en gedocumenteerde gunningsbesluit, dat definitief onder de bevoegdheid van de aanbestedende dienst komt. Ook moeten de financiële garanties worden bepaald die ter bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen worden geëist. (27) Ten slotte dienen de bevoegdheden van de aanbestedende diensten om administratieve sancties op te leggen, te worden afgebakend teneinde het evenredige en afschrikkende karakter van de sanctie te waarborgen, alsmede de gelijke behandeling bij de verschillende Instellingen en diensten. (28) Het toepassingsgebied van de titel betreffende subsidies moet ook worden afgebakend, gelet op met name de verschillende wijzen van uitvoering van de begroting, maar ook de soorten acties of organen van algemeen Europees belang die kunnen worden gesubsidieerd. De kenmerken van het jaarlijkse werkprogramma en de oproepen tot het indienen van voorstellen dienen te worden gepreciseerd, evenals de mogelijke uitzonderingen op dit punt en ten aanzien van de terugwerkende kracht, met name bij humanitaire hulp en de beheersing van crisissituaties, die met bijzondere beperkingen te maken hebben. (29) Nog steeds met het oog op de doorzichtigheidsvereisten, de gelijke behandeling van aanvragers en het geven van meer verantwoordelijkheid aan de ordonnateurs moet de toekenningsprocedure worden beschreven, van de subsidieaanvraag tot de evaluatie daarvan door een commissie aan de hand van vooraf bekendgemaakte selectie- en toekenningscriteria, voordat de ordonnateur zijn definitieve en naar behoren gedocumenteerde besluit neemt. (30) Vervolgens is het uit het oogpunt van goed financieel beheer noodzakelijk dat de Commissie zorgt voor voldoende garanties, in het stadium van de subsidieaanvragen door financiële controles voor de omvangrijkste aanvragen, bij de betaling van voorfinancieringen door voorafgaande financiële zekerheidstellingen en ten slotte, in het stadium van de definitieve betaling, door financiële controles voor de omvangrijkste en de meest riskante aanvragen. Met het oog op een goed beheer en de controle van het beginsel dat geen winst mag worden gemaakt en het beginsel van medefinanciering moeten voorts regels worden vastgesteld voor de mogelijkheden om van forfaitaire betalingen gebruik te maken. Ten slotte vergt het goede beheer van de communautaire middelen dat de begunstigden van subsidies, wanneer zij een deel van de actie uitbesteden, zelf doorzichtigheid en gelijke behandeling van potentiële contractanten in acht nemen en de economisch voordeligste offerte kiezen. (31) Ten slotte moeten de bevoegdheden inzake sancties worden afgestemd op de bestaande sancties op het gebied van overheidsopdrachten. (32) Op het gebied van boekhouding en rekening en verantwoording moeten alle algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen worden bepaald, op de grondslag waarvan de financiële staten worden opgesteld. Voorts moet worden vastgesteld welke voorwaarden voor het boeken van een verrichting nodig zijn, alsmede de regels inzake het bepalen van de waarde van de actief- en passiefbestanddelen en de vorming van voorzieningen. (33) Voorts moet worden bepaald dat de rekeningen van de Instellingen vergezeld moeten gaan van een verslag over het budgettair en financieel beheer en moeten de inhoud en de presentatie van de bestanddelen van enerzijds de financiële staten (balans, economische resultatenrekening, tabel van de kasstromen, bijlage) en anderzijds de staten van de begrotingsuitvoering (resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij) worden gepreciseerd. (34) Op boekhoudgebied moet worden vastgelegd dat de rekenplichtige van elke Instelling de organisatie van de boekhouding en de boekhoudprocedure van zijn Instelling moet documenteren en de voorwaarden moet vaststellen waaraan de computersystemen voor het bijhouden van de boekhouding moeten voldoen, met name op het gebied van veilige toegang en het controlespoor met betrekking tot de aan de systemen aangebrachte wijzigingen. (35) Wat het bijhouden van de boekhouding betreft, moeten de beginselen worden omschreven die gelden voor het bijhouden van de boeken, de algemene staat van de rekeningen, de periodieke afstemming van de saldi van deze staat en de inventaris, alsmede de elementen van het door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde rekeningstelsel. De regels inzake de registratie van de verrichtingen, met name de methode van dubbel boekhouden, de regels voor de omrekening van verrichtingen in een andere valuta dan de euro en de bewijsstukken voor de boekingen, moeten worden vastgesteld. De inhoud van de boekingen van de begrotingsboekhouding moet eveneens worden gepreciseerd. (36) Ten slotte dienen de regels inzake de inventaris van vaste activa te worden vastgesteld en dienen de respectieve bevoegdheden van de rekenplichtigen en de ordonnateurs op dit gebied te worden verduidelijkt, evenals de regels inzake het doorverkopen van in de inventaris opgenomen goederen. (37) Inzake de Structuurfondsen dient erop te worden gewezen dat de terugbetaling van uit hoofde van een interventie verrichte vooruitbetalingen geen vermindering van de deelname van de Fondsen aan deze interventie tot gevolg heeft. (38) De typologie van eigen werkzaamheden en werkzaamheden onder contract die kunnen worden gefinancierd op het gebied van onderzoek, moet nader worden bepaald. (39) Inzake externe maatregelen beogen de uitvoeringsvoorschriften, evenals het Financieel Reglement zelf, afwijkende bepalingen in te voeren, waarin rekening wordt gehouden met de operationele eigenheid van dit werkgebied, vooral wat het plaatsen van opdrachten en het verlenen van subsidies betreft. (40) Wat het plaatsen van opdrachten betreft, worden in deze uitvoeringsvoorschriften de bepalingen van het besluit van de Commissie van 10 november 1999 houdende vereenvoudiging van de systemen voor het beheer van opdrachten die worden geplaatst in het kader van de programma's voor samenwerking die door de voor externe betrekkingen bevoegde directoraten-generaal ten uitvoer worden gelegd ( 10 ), in grote lijnen overgenomen; dit leidt ertoe dat voor de opdrachten regels gelden die afwijken van het gemene recht, met name door andere drempelwaarden en aan de externe maatregelen aangepaste beheersregels. (41) Op het gebied van de subsidies dienen in deze uitvoeringsvoorschriften de soorten acties te worden opgesomd waarvoor kan worden afgeweken van de in artikel 109 van het Financieel Reglement bedoelde verplichting tot medefinanciering. Het gaat hierbij in het bijzonder om humanitaire hulp en hulp in crisissituaties, of om acties ter bescherming van de gezondheid of de fundamentele rechten van de bevolking. (42) Om het goede beheer van de communautaire middelen te waarborgen, moet ook nader worden bepaald welke voorafgaande voorwaarden en kaderregels moeten worden ingevoerd in geval van decentralisatie van het beheer van de kredieten of instelling van beheer van gelden ter goede rekening. (43) De bepalingen van het Financieel reglement met betrekking tot de Europese bureaus moeten worden aangevuld met specifieke regels voor het Bureau voor Officiële Publicaties der Europese Gemeenschappen en met bepalingen die de rekenplichtige van de Commissie machtigen sommige van zijn functies te delegeren aan personeelsleden van deze bureaus. Tevens moet worden bepaald onder welke voorwaarden het de Europese bureaus kan worden toegestaan in naam van de Commissie een bankrekening te openen. (44) Wat de administratieve kredieten betreft, moet elke instelling de begrotingsautoriteit in kennis stellen van belangrijke lopende onroerendgoedtransacties, d.w.z. de transacties waarbij het onroerendgoedbestand toeneemt. (45) De organen die subsidies uit de begroting kunnen ontvangen en onder een kaderregeling moeten vallen onder de voorwaarden van artikel 185 van het Financieel Reglement, moeten worden vastgesteld. (46) De verschillende in deze verordening bedoelde drempelwaarden en bedragen moeten regelmatig worden bijgesteld door indexering aan de in de Gemeenschap vastgestelde inflatie, behalve wat de drempelwaarden op het gebied van overheidsopdrachten betreft, Overwegende hetgeen volgt: HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:







DEEL I

GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN







TITEL I

DOEL

Artikel 1

Doel

(Artikel 1 van het Financieel Reglement)

Deze verordening stelt de uitvoeringsvoorschriften vast van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (hierna: „Financieel Reglement” genoemd).

De in deze verordening bedoelde Instellingen zijn de Instellingen in de zin van het Financieel Reglement.

Artikel 2

Lijst van de besluiten betreffende de uitvoering van de begroting

(Artikel 2 van het Financieel Reglement)

De Commissie houdt een lijst bij van de in artikel 2 van het Financieel Reglement bedoelde besluiten. Zij werkt deze lijst elk jaar bij en stelt de begrotingsautoriteit hiervan in kennis.







TITEL II

BEGROTINGSBEGINSELEN







HOOFDSTUK 1

EENHEIDSBEGINSEL EN BEGROTINGSWAARACHTIGHEIDSBEGINSEL

Artikel 3

Voorfinancieringen die eigendom van de Instellingen blijven

(Artikel 5, lid 4, van het Financieel Reglement)

1. Voorfinancieringen in de zin van artikel 105 blijven eigendom van de Gemeenschappen, behalve wanneer het basisbesluit in de zin van artikel 49, lid 1, van het Financieel Reglement anders bepaalt. Deze bepaling is niet van toepassing op voorfinancieringen die ter uitvoering van een opdracht in de zin van artikel 88 van het Financieel Reglement aan de lidstaten dan wel uit hoofde van pretoetredingssteun worden betaald, noch op de in artikel 265 bedoelde voorschotten. De eerste alinea is niet van toepassing op het gezamenlijke beheer in de zin van artikel 53 van het Financieel Reglement.

2. Bij direct gecentraliseerd beheer in de zin van artikel 53 van het Financieel Reglement waarbij verschillende partners betrokken zijn, is de regel van lid 1 van het onderhavige artikel uitsluitend op de hoofdcontractant van toepassing.

3. Bij gedecentraliseerd beheer en bij indirect gecentraliseerd beheer in de zin van artikel 53 van het Financieel Reglement, is de regel van lid 1 van het onderhavige artikel uitsluitend van toepassing op de entiteit die rechtstreeks de door de Commissie betaalde voorfinancieringen ontvangt.

4. De regel van lid 1 is van toepassing op de voorfinancieringen in het kader van contracten of overeenkomsten die na de inwerkingtreding van deze verordening zijn gesloten.

5. De leden 1 tot en met 4 laten de opneming van de voorfinancieringen als activa in de financiële staten, die zal worden vastgesteld door de in artikel 133 van het Financieel Reglement bedoelde boekhoudregels, onverlet.

De ordonnateurs verstrekken de rekenplichtige de gegevens waarmee hij kan vaststellen welke voorfinancieringen eigendom van de Gemeenschappen blijven.

Artikel 4

Opneming in de begroting van rente op communautaire middelen

(Artikel 5, lid 4, van het Financieel Reglement)

1. Wanneer voorfinancieringen die overeenkomstig artikel 3 eigendom van de Gemeenschappen blijven, rente of vergelijkbare voordelen opleveren, worden deze als diverse ontvangsten aan de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (hierna: „begroting” genoemd) overgemaakt.

In de met de begunstigden en de tussenpersonen gesloten overeenkomsten zien de ordonnateurs erop toe dat:

a) deze voorfinancieringen worden betaald op bankrekeningen of onderbankrekeningen die de identificatie van de middelen en de rente daarop mogelijk maken; zo dit niet mogelijk is, moeten de door de Gemeenschap betaalde middelen en de door deze middelen voortgebrachte rente en andere voordelen met de boekhoudmethoden van de begunstigden of tussenpersonen kunnen worden geïdentificeerd;

◄

b) de begunstigden de bevoegde ordonnateur ten minste eenmaal per jaar indien het gaat om aanzienlijke bedragen, en in ieder geval bij het verzoek om tussentijdse betaling of saldobetaling waarmee de voorfinanciering wordt vereffend, in kennis stellen van het bedrag van de eventueel door deze middelen opgeleverde rente of vergelijkbare voordelen.

3. Overeenkomstig titel IV, hoofdstuk 5, stelt de bevoegde ordonnateur bij de betaling van de voorfinanciering een schuldvorderingsraming op met betrekking tot de rente of vergelijkbare voordelen die deze voorfinanciering kan opleveren.

De bevoegde ordonnateur geeft een invorderingsopdracht af voor het in lid 1 bedoelde bedrag van de rente, overeenkomstig de in lid 2, onder b), bedoelde termijnen.

4. Bij voorfinancieringen die zijn betaald uit hetzelfde begrotingsonderdeel, op grond van hetzelfde basisbesluit en aan begunstigden die aan dezelfde gunningsprocedure hebben deelgenomen, kan de ordonnateur voor verscheidene debiteuren een gezamenlijke schuldvorderingsraming opstellen.







HOOFDSTUK 2

JAARPERIODICITEITSBEGINSEL

Artikel 5

Kredieten van het begrotingsjaar

(Artikel 8, lid 3, van het Financieel Reglement)

De vastleggings- en betalingskredieten die in de begroting van het begrotingsjaar zijn opgenomen en die in de loop van dat jaar moeten worden gebruikt, bestaan uit de voor het begrotingsjaar toegestane kredieten. Voor het begrotingsjaar toegestaan zijn:

a) de in de begroting opgenomen kredieten, met inbegrip van die van gewijzigde begrotingen;

b) de overgedragen kredieten;

c) de wederopgevoerde kredieten overeenkomstig de artikelen 157 en 181, lid 5, van het Financieel Reglement;

d) de kredieten die afkomstig zijn van terugbetalingen van vooruitbetalingen overeenkomstig artikel 228;

e) de kredieten die worden opgenomen na de inning van de niet-gebruikte bestemmingsontvangsten tijdens het begrotingsjaar of tijdens voorafgaande begrotingsjaren.

Artikel 6

Overdracht van kredieten

(Artikel 9, lid 2, van het Financieel Reglement)

1. De in artikel 9, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde vastleggingskredieten kunnen slechts worden overgedragen indien de vastleggingen niet vóór 31 december van het begrotingsjaar konden worden verricht om redenen die de ordonnateur niet kunnen worden aangerekend, en indien de voorbereidingen zo ver gevorderd zijn dat redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de vastlegging uiterlijk op 31 maart van het volgende jaar kan worden verricht.

2. De in artikel 9, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde voorbereidende stadia, die op 31 december van het begrotingsjaar moeten zijn beëindigd met het oog op een overdracht naar het volgende begrotingsjaar, zijn met name:

a) voor de globale vastleggingen in de zin van artikel 76 van het Financieel Reglement, de aanneming van een financieringsbesluit of de afsluiting vóór deze datum van het overleg tussen de betrokken diensten binnen elke Instelling met het oog op de aanneming van een dergelijk besluit;

b) voor de individuele verbintenissen in de zin van artikel 76 van het Financieel Reglement, de vergevorderde voorbereiding van de contracten of overeenkomsten. Dit houdt in dat het stadium van de selectie van de potentiële contractanten of begunstigden moet zijn afgesloten.

3. De overeenkomstig artikel 9, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten die op 31 maart van het volgende begrotingsjaar niet zijn vastgelegd, worden automatisch geannuleerd.

De Commissie stelt de begrotingsautoriteit vóór 15 april in kennis van de aldus geannuleerde kredieten.

4. De overeenkomstig artikel 9, lid 2, onder b), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten mogen tot 31 december van het volgende begrotingsjaar worden gebruikt.

5. De boekhouding maakt het mogelijk de aldus overgedragen kredieten van de andere kredieten te onderscheiden.

6. De in artikel 9, lid 6, van het Financieel Reglement bedoelde kredieten voor personeelsuitgaven zijn bestemd voor de bezoldigingen en vergoedingen van de leden en het personeel van de Instellingen.







HOOFDSTUK 3

(HOOFDSTUK 4 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)

REKENEENHEIDSBEGINSEL

Artikel 7

Omrekeningskoers tussen de euro en andere valuta's

(Artikel 16 van het Financieel Reglement)

1. Onverminderd de specifieke bepalingen die voortvloeien uit de toepassing van sectorale regelingen, geschiedt de omrekening tussen de euro en een andere valuta tegen de in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, reeks C, gepubliceerde dagkoers van de euro.

2. Indien voor de betrokken valuta geen dagkoers van de euro wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, gebruikt de Commissie de in lid 3 bedoelde boekhoudkundige koers.

3. Voor de in de artikelen 132 tot en met 137 van het Financieel Reglement bedoelde boekhouding en behoudens het bepaalde in artikel 213 geschiedt de omrekening tussen de euro en een andere valuta tegen de maandelijkse boekhoudkundige koers van de euro. Deze boekhoudkundige koers wordt door de Commissie met gebruikmaking van alle informatiebronnen die zij betrouwbaar acht, vastgesteld op basis van de koers van de voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarvoor de koers wordt bepaald.

Artikel 8

Koers die moet worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en andere valuta's

(Artikel 16 van het Financieel Reglement)

1. Onverminderd de specifieke bepalingen die voortvloeien uit de toepassing van sectorale regelingen, is de koers die moet worden gebruikt voor de omrekening tussen de euro en een andere valuta die van de dag waarop de opdrachtgevende dienst de betalings- of invorderingsopdracht heeft opgesteld.

2. Bij beheer van gelden ter goede rekening in euro is de datum van betaling door de bank bepalend voor de te gebruiken koers.

3. Bij beheer van gelden ter goede rekening in nationale valuta's zoals bedoeld in artikel 16 van het Financieel Reglement, wordt de koers gebruikt van de maand waarin de uitgave wordt verricht.

4. Voor de maand „n” uit hoofde waarvan de door het Europees Oriëntatie en Garantiefonds voor de landbouw (EOGFL), afdeling Garantie, gefinancierde uitgaven overeenkomstig artikel 3 van Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commissie ( 11 ) zijn aangemeld, wordt gebruik gemaakt van de koers van de tiende dag van de maand „n+1” of van die van de eerste voorafgaande dag waarvoor een algemene notering beschikbaar is.

Deze koers wordt ook gebruikt voor de overeenkomstige voorschotten als bedoeld in de artikelen 4 en 5 van Verordening (EG) nr. 296/96.

Artikel 9

Informatie over de door de Commissie verrichte omwisselingen van kasmiddelen tussen de verschillende valuta's

(Artikel 16 van het Financieel Reglement)

De Commissie zendt de lidstaten om de drie maanden een overzicht van de omwisselingen tussen de verschillende valuta's toe.







HOOFDSTUK 4

(HOOFDSTUK 5 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)

UNIVERSALITEITSBEGINSEL

Artikel 10

Structuur voor de opneming van de bestemmingsontvangsten en opvoering van de betrokken kredieten

(Artikel 18 van het Financieel Reglement)

1. Onverminderd de artikelen 12 en 13 omvat de structuur voor de opneming van de bestemmingsontvangsten in de begroting:

a) in de staat van ontvangsten van de afdeling van elke Instelling een begrotingsonderdeel waarop het bedrag van deze ontvangsten kan worden opgenomen.

b) in de staat van uitgaven worden in de toelichting de begrotingsonderdelen vermeld waarop de kredieten kunnen worden opgenomen die met de bestemmingsontvangsten overeenkomen.

In het in de eerste alinea onder a) bedoelde geval, wordt indien het bedrag van deze ontvangsten te voorzien is, het op dit begrotingsonderdeel opgenomen. Indien het niet te voorzien is, wordt het begrotingsonderdeel voorzien van de vermelding „p.m.” en worden de geraamde ontvangsten ter kennisneming in de toelichting vermeld.

2. De kredieten die met bestemmingsontvangsten overeenkomen, kunnen als vastleggingskredieten en als betalingskredieten worden opgevoerd wanneer de ontvangsten door de Instelling zijn geïnd, behalve in het in artikel 161, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde geval. Zij worden automatisch opgevoerd, behalve in het geval van de in artikel 156 van het Financieel Reglement bedoelde terugbetaling van vooruitbetalingen en in het geval van financiële correcties op het gebied van de Structuurfondsen.

Artikel 11

Bijdragen van de lidstaten voor onderzoeksprogramma's

(artikel 18, lid 1, onder a), van het Financieel Reglement)

1. De bijdragen van de lidstaten voor de financiering van bepaalde aanvullende onderzoeksprogramma's zoals bedoeld in artikel 5 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000, worden betaald:

a) voor zeven twaalfde van het in de begroting opgenomen bedrag uiterlijk op 31 januari van het lopende begrotingsjaar,

b) voor de resterende vijf twaalfde uiterlijk op 15 juli van het lopende begrotingsjaar.

2. Wanneer de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet definitief is vastgesteld, worden de in lid 1 bedoelde bijdragen betaald op basis van het in de begroting van het voorafgaande begrotingsjaar opgenomen bedrag.

3. Elke bijdrage of aanvullende betaling die de lidstaten uit hoofde van de begroting verschuldigd zijn, wordt binnen dertig kalenderdagen na de afroeping op de rekening of rekeningen van de Commissie geboekt.

4. De gedane betalingen worden op de in Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000 bedoelde rekening geboekt en zijn onderworpen aan de voorwaarden van die verordening.

Artikel 12

Bestemmingsontvangsten die voortvloeien uit de deelneming van de EVA-Staten aan bepaalde communautaire programma's

(artikel 18, lid 1, onder d), van het Financieel Reglement)

1. De structuur voor de opneming in de begroting van de deelneming van de EVA-Staten aan bepaalde communautaire programma's is de volgende:

a) in de staat van ontvangsten wordt een p.m.-begrotingsonderdeel gecreëerd voor het totale bedrag van de bijdragen van de EVA-Staten voor het betrokken begrotingsjaar. Het geraamde bedrag wordt in de begrotingstoelichting vermeld;

b) in de staat van uitgaven: i) wordt in de toelichting bij elk begrotingsonderdeel met betrekking tot de communautaire activiteiten waaraan de EVA-Staten deelnemen, „ter kennisneming” het bedrag vermeld dat met de verwachte deelneming is gemoeid, ii) worden in een bijlage, die integrerend deel van de begroting uitmaakt, alle begrotingsonderdelen vermeld die betrekking hebben op communautaire activiteiten waaraan de EVA-Staten deelnemen.

De in de eerste alinea bedoelde bijlage vormt een aanvulling op de structuur voor de opneming in de begroting van de kredieten die overeenkomstig lid 2 in verband met deze deelneming worden uitgetrokken, alsook voor de uitvoering van de uitgaven.

2. Krachtens artikel 82 van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte leiden de bedragen met betrekking tot de jaarlijkse deelneming van de EVA-Staten, zoals overeenkomstig artikel 1, lid 5, van protocol 32 bij deze Overeenkomst aan de Commissie bevestigd door het Gemengd Comité van de EER, ertoe dat de desbetreffende vastleggingskredieten en betalingskredieten aan het begin van het begrotingsjaar integraal in de begroting worden opgenomen.

3. Indien in de loop van het begrotingsjaar de kredieten van begrotingsonderdelen waaraan de EVA-Staten deelnemen, worden verhoogd zonder dat de EVA-Staten tijdens het betrokken begrotingsjaar hun bijdrage kunnen aanpassen om de in artikel 82 van de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte bedoelde evenredigheidsfactor in acht te nemen, mag de Commissie het aandeel van de EVA-Staten voorlopig en bij wijze van uitzondering voorfinancieren uit de kasmiddelen. Na een dergelijke verhoging vraagt de Commissie zo spoedig mogelijk de bijbehorende bijdragen van de EVA-Staten op. De Commissie stelt elk jaar de begrotingsautoriteit in kennis van deze overschrijvingen.

De voorfinanciering wordt zo snel mogelijk geregulariseerd in het kader van de begroting van het volgende begrotingsjaar.

4. Overeenkomstig artikel 18, lid 1, onder d), van het Financieel Reglement vormen de financiële bijdragen van de EVA-Staten bestemmingsontvangsten. De rekenplichtige neemt passende maatregelen om te zorgen voor het gescheiden volgen van het gebruik van de ontvangsten die uit deze deelnemingen voortvloeien en van de bijbehorende kredieten.

De Commissie vermeldt in het in artikel 131, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde verslag duidelijk de stand van de uitvoering in verband met de deelneming van de EVA-Staten, zowel wat de ontvangsten als wat de uitgaven betreft.

Artikel 13

Opbrengst van de sancties tegen lidstaten met een buitensporig tekort

(Artikel 18, lid 1, onder b), van het Financieel Reglement)

De structuur voor de opneming in de begroting van de opbrengst van de in afdeling 4 van Verordening (EG) nr. 1467/97 van de Raad ( 12 ) bedoelde sancties is als volgt:

a) in de staat van ontvangsten wordt een p.m.-begrotingsonderdeel gecreëerd voor de opneming van de rente op deze bedragen;

b) tegelijkertijd geeft de opneming van deze bedragen in de staat van ontvangsten, onverminderd artikel 74 van het Financieel Reglement, aanleiding tot de opneming van vastleggings- en betalingskredieten in de staat van uitgaven. Deze kredieten worden overeenkomstig artikel 17 van het Financieel Reglement besteed.

Artikel 14

Betalingsopdracht voor het nettobedrag

(Artikel 20, lid 1, van het Financieel Reglement)

Overeenkomstig artikel 20, lid 1, van het Financieel Reglement kunnen op het bedrag van de betalingsverzoeken, facturen of betaalstaten, waarvoor in dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven, in mindering worden gebracht:

a) boeten, opgelegd aan partijen bij contracten en aanbestedingsovereenkomsten;

b) onverschuldigd betaalde bedragen, waarvan verrekening kan plaatsvinden door inhouding op een nieuwe, soortgelijke tussentijdse betaling of saldobetaling aan dezelfde begunstigde ten laste van het hoofdstuk, het artikel en het begrotingsjaar waarop het teveel betaalde is geboekt.

De op facturen en betalingsverzoeken in mindering gebrachte kortingen en rabatten worden niet als ontvangsten van de Gemeenschappen geboekt.

Artikel 15

Rekeningen „terugvorderbare belastingen”

(Artikel 20, lid 2, van het Financieel Reglement)

Eventuele belastingen die door de Gemeenschappen worden gedragen overeenkomstig artikel 20, lid 2, van het Financieel Reglement, worden op een tussenrekening geboekt totdat zij door de betrokken staten worden terugbetaald.







HOOFDSTUK 5

(HOOFDSTUK 6 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)

SPECIALITEITSBEGINSEL

Artikel 16

Overschrijvingsprocedures

(Artikel 22, lid 1, van het Financieel Reglement)

1. Iedere Instelling kan binnen haar afdeling van de begroting overschrijvingen van de ene titel naar de andere boven de grens van 10 % van de kredieten van het begrotingsjaar op het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven, aan de begrotingsautoriteit voorstellen. De andere Instellingen stellen de Commissie hiervan in kennis.

Deze overschrijvingen geschieden volgens de procedure van artikel 24 van het Financieel Reglement.

2. Iedere Instelling kan binnen haar afdeling van de begroting overschrijvingen binnen artikelen verrichten.

Artikel 17

Berekening van de maxima voor overschrijvingen

(Artikel 23 van het Financieel Reglement)

1. De in artikel 22, lid 1, en artikel 23, lid 1, eerste alinea, onder b) en c), van het Financieel Reglement bedoelde percentages worden berekend op het moment van het verzoek om overschrijving.

2. Voor het in artikel 22, lid 1, en artikel 23, lid 1, eerste alinea, onder b) en c), van het Financieel Reglement bedoelde maximum wordt de som van de overschrijvingen van het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven en waarvan het bedrag wordt gecorrigeerd voor eerdere overschrijvingen, in aanmerking genomen.

Artikel 18

Administratieve uitgaven

(Artikel 23 van het Financieel Reglement)

Onder de in artikel 23, lid 1, eerste alinea, onder b), van het Financieel Reglement bedoelde uitgaven vallen voor elk beleidsterrein de in artikel 27 van de onderhavige verordening bedoelde rubrieken.

Artikel 19

Motivering van de kredietoverschrijvingsverzoeken

(Artikelen 22 en 23 van het Financieel Reglement)

De voorstellen voor kredietoverschrijvingen en alle voor de begrotingsautoriteit bestemde informatie met betrekking tot de overeenkomstig de artikelen 22 en 23 van het Financieel Reglement uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de kredieten die worden verhoogd als voor die welke worden verlaagd.

Artikel 20

Motivering van de verzoeken om kredietoverschrijvingen uit de reserve voor spoedhulp

(Artikel 26 van het Financieel Reglement)

De voorstellen voor kredietoverschrijvingen die het gebruik van de in artikel 26, lid 2, eerste alinea, van het Financieel Reglement bedoelde reserve voor spoedhulp mogelijk moeten maken, gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen die het volgende omvatten:

a) voor het begrotingsonderdeel waarvoor de kredieten bestemd zijn, de meest recente gegevens over de besteding van de kredieten, alsmede de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar;

b) voor alle begrotingsonderdelen met betrekking tot de externe maatregelen, de besteding van de kredieten tot het einde van de maand die aan het overschrijvingsverzoek voorafgaat, de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar, alsmede een vergelijking met de oorspronkelijke ramingen;

c) een onderzoek van de mogelijkheden de kredieten een andere bestemming te geven.







HOOFDSTUK 6

(HOOFDSTUK 7 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)

BEGINSEL VAN GOED FINANCIEEL BEHEER

Artikel 21

Evaluatie

(Artikel 27 van het Financieel Reglement)

1. Alle voorstellen voor nieuwe programma's of activiteiten die uitgaven of een vermindering van de ontvangsten voor de begroting meebrengen, worden onderworpen aan een evaluatie vooraf. Hierbij wordt het volgende vastgesteld:

a) de behoefte waarin op korte of lange termijn moet worden voorzien;

b) de te bereiken doelen;

c) de verwachte resultaten en de voor de evaluatie hiervan noodzakelijke indicatoren;

d) de toegevoegde waarde van de communautaire bijstandsverlening;

e) de aan de voorstellen verbonden risico's, waaronder begrepen fraude, en de alternatieven;

f) de lering die uit reeds verrichte soortgelijke activiteiten is getrokken;

g) de omvang van de toe te wijzen kredieten, personele middelen en andere administratieve uitgaven met inachtneming van het kosteneffectiviteitsbeginsel;

h) het in te stellen toezichtsysteem.

2. Alle programma's en activiteiten worden vervolgens op de volgende wijze tussentijds en/of achteraf onderworpen aan een evaluatie met betrekking tot de toegewezen personele en financiële middelen en de behaalde resultaten, om na te gaan of de doelstellingen zijn bereikt:

a) de bij de uitvoering van een meerjarenprogramma behaalde resultaten worden geregeld geëvalueerd, volgens een tijdschema dat de mogelijkheid biedt met de uitkomsten van deze evaluatie rekening te houden bij de beslissingen over de voortzetting, wijziging of staking van het programma;

b) op jaarbasis gefinancierde activiteiten worden ten minste om de zes jaar op de behaalde resultaten geëvalueerd.

De in de eerste alinea, onder b), bedoelde verplichting geldt niet voor elk van de projecten of acties die in het kader van deze activiteiten worden uitgevoerd, waarvoor aan deze verplichting kan worden voldaan door middel van de eindverslagen die worden toegezonden door de organisaties die de actie hebben uitgevoerd.

Artikel 22

Financieel memorandum

(Artikel 28 van het Financieel Reglement)

1. Elk aan de wetgever voorgelegd voorstel voor een besluit dat gevolgen voor de begroting kan hebben, met inbegrip van gevolgen voor het aantal ambten, omvat een financieel memorandum.

Het financiële memorandum bevat de financiële en economische elementen op grond waarvan de wetgever kan beoordelen of een optreden van de Gemeenschap noodzakelijk is. Voorts bevat het nuttige gegevens over de samenhang en eventuele synergie met andere financieringsinstrumenten.

Voor meerjarenacties omvat het financiële memorandum een tijdschema met een raming van de jaarlijks benodigde kredieten en personeelsleden, alsmede een evaluatie van de financiële gevolgen op middellange termijn.

2. Ter voorkoming van het risico van fraude en onregelmatigheden die de financiële belangen van de Gemeenschappen kunnen schaden, bevat het financiële memorandum inlichtingen over de bestaande of voorgenomen preventieve en beschermende maatregelen.







HOOFDSTUK 7

(HOOFDSTUK 8 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT)

DOORZICHTIGHEIDSBEGINSEL

Artikel 23

Voorlopige bekendmaking van het overzicht van de begroting

(Artikel 29 van het Financieel Reglement)

Zo spoedig mogelijk en uiterlijk vier weken na de definitieve vaststelling van de begroting wordt op initiatief van de Commissie een overzicht van de cijfers van de begroting op de internetsite van de Instellingen bekendgemaakt, in afwachting van de officiële bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.







TITEL III

OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING







HOOFDSTUK 1

OPSTELLING VAN DE BEGROTING

Artikel 24

Algemene inleiding bij het voorontwerp van begroting

(Artikel 33 van het Financieel Reglement)

De Commissie stelt de algemene inleiding bij het voorontwerp van begroting op.

Elk der afdelingen van het voorontwerp van begroting wordt voorafgegaan door een door de betrokken instelling opgestelde inleiding.

De algemene inleiding omvat:

a) financiële tabellen voor de gehele begroting;

b) wat de titels van de afdeling Commissie betreft: i) een omschrijving van de beleidsmaatregelen waarvoor kredieten worden gevraagd, rekening houdend met de in artikel 27 en artikel 33, lid 2, onder d), van het Financieel Reglement bedoelde beginselen en vereisten, ii) een motivering van de wijzigingen van de kredieten ten opzichte van het vorige jaar.

Artikel 25

Werkdocumenten bij het voorontwerp van begroting

(Artikelen 30 en 33 van het Financieel Reglement)

Bij het voorontwerp van begroting worden de volgende werkdocumenten gevoegd:

a) wat het personeel van de Instellingen betreft: i) een toelichting op het beleid inzake vast en tijdelijk personeel; ii) per personeelscategorie een overzicht van de in de begroting vermelde posten en de werkelijke personeelsbezetting op de datum van indiening van het voorontwerp van begroting, met vermelding van de verdeling ervan per rang en per administratieve eenheid; iii) bij wijzigingen in het personeel, een motivering van deze wijzigingen; iv) een uitsplitsing van het personeel naar beleidsterrein;

b) een gedetailleerde toelichting op het beleid inzake het opnemen en verstrekken van leningen;

c) wat de subsidies betreft aan de in artikel 32 van het Financieel Reglement bedoelde organen, een raming van de ontvangsten en uitgaven, voorafgegaan door een door de betrokken organen opgestelde toelichting; wat de Europese scholen betreft, een staat van de ontvangsten en uitgaven, voorafgegaan door een toelichting.

Artikel 26

Voorontwerpen van gewijzigde begroting

(Artikel 37, lid 1, van het Financieel Reglement)

De voorontwerpen van gewijzigde begroting gaan vergezeld van de ten tijde van de opstelling ervan beschikbare motiveringen en gegevens over de uitvoering van de begroting van het voorafgaande en het lopende begrotingsjaar.







HOOFDSTUK 2

STRUCTUUR EN INRICHTING VAN DE BEGROTING

Artikel 27

Administratieve kredieten

(Artikel 41 van het Financieel Reglement)

Indien de staat van uitgaven van een afdeling van de begroting is ingericht volgens een nomenclatuur die een indeling naar bestemming omvat, worden de administratieve kredieten per titel in afzonderlijke rubrieken ingedeeld op grond van de volgende bestemmingen:

a) uitgaven voor het door de personeelsformatie toegestane aantal ambten: bij elke rubriek worden de kredieten en het aantal posten vermeld;

b) uitgaven voor extern personeel (waaronder hulppersoneel en tijdelijk personeel) en andere beheeruitgaven (waaronder de kosten van representatie en vergaderingen);

c) uitgaven voor gebouwen en andere, hiermee verband houdende uitgaven, waaronder die voor schoonmaak en onderhoud, huur, telecommunicatie, water, gas en elektriciteit;

d) uitgaven voor ondersteuning.

De administratieve uitgaven van de Commissie die in alle titels voorkomen, worden tevens opgenomen in een afzonderlijke samenvattende staat, ingedeeld naar aard.

Artikel 28

Werkelijke uitgaven van het laatste afgesloten begrotingsjaar

(Artikel 46, lid 1, punt 1, onder e), van het Financieel Reglement)

Voor de opstelling van de begroting worden de werkelijke uitgaven van het laatste afgesloten begrotingsjaar als volgt vastgesteld:

a) vastleggingen: de vastleggingen die tijdens het begrotingsjaar zijn geboekt ten aanzien van de kredieten van het begrotingsjaar zoals bepaald in artikel 5;

b) betalingen: de betalingen die tijdens het begrotingsjaar zijn verricht, d.w.z. waarvan de uitvoeringsopdracht aan de bank is gegeven, ten aanzien van de kredieten van het begrotingsjaar zoals bepaald in genoemd artikel.

Artikel 29

Begrotingstoelichting

(artikel 46, lid 1, punt 1, onder g), van het Financieel Reglement)

De begrotingstoelichting omvat met name de volgende elementen:

a) de verwijzing naar het basisbesluit, indien voorhanden,

b) een passende uitleg over de aard en de bestemming van de kredieten.

Artikel 30

Personeelsformatie

(artikel 46, lid 1, punt 3, onder a), van het Financieel Reglement)

Het personeel van het Voorzieningsagentschap is afzonderlijk in de personeelsformatie van de Commissie opgenomen.







TITEL IV

UITVOERING VAN DE BEGROTING







HOOFDSTUK 1

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 31

Vormen die het basisbesluit kan hebben

(Artikel 49, lid 1, van het Financieel Reglement)

1. Op het communautaire gebied heeft een „basisbesluit”, zoals omschreven in artikel 49, lid 1, van het Financieel Reglement, de vorm van een verordening, een richtlijn, een beschikking in de zin van artikel 249 van het EG-Verdrag of een besluit.

▼M1

2. Op het gebied van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid kan een basisbesluit een van de in artikel 13, lid 2, artikel 14, artikel 23, lid 2, en artikel 24 van het Verdrag betreffende de Europese Unie genoemde vormen hebben.

In de in artikel 168, lid 2, van de onderhavige verordening bedoelde crisissituaties en voor maatregelen van beperkte duur kan een basisbesluit tevens de in artikel 13, lid 3, en artikel 23, lid 1, van het Verdrag betreffende de Europese Unie genoemde vorm hebben.

▼B

3. Op het gebied van de politiële en justitiële samenwerking in strafzaken kan een „basisbesluit” een van de in artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie genoemde vormen hebben.

Artikel 32

Maximumbedragen voor proefprojecten en voorbereidende acties

(Artikel 49, lid 2, onder a) en b), van het Financieel Reglement)

1. Het totale bedrag van de kredieten voor de in artikel 49, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde proefprojecten mag niet hoger zijn dan 32 miljoen EUR per begrotingsjaar.

2. Het totale bedrag van de kredieten voor de in artikel 49, lid 2, onder b), van het Financieel Reglement bedoelde nieuwe voorbereidende acties mag niet hoger zijn dan 30 miljoen EUR per begrotingsjaar en het totale bedrag van de daadwerkelijk vastgelegde kredieten voor voorbereidende acties mag niet hoger zijn dan 75 miljoen EUR.

Artikel 33

Bijzondere bevoegdheden van de Commissie overeenkomstig de Verdragen

(Artikel 49, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement)

1. De volgende artikelen van het EG-Verdrag kennen de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toe:

a) Artikel 138 (sociale dialoog);

b) Artikel 140 (studies, adviezen, overleg op sociaal gebied);

c) Artikelen 143 en 145 (bijzondere verslagen op sociaal gebied);

d) Artikel 152, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van bescherming van de gezondheid);

e) Artikel 155, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van trans-Europese netwerken);

f) Artikel 157, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van industrie);

g) Artikel 159, tweede alinea (verslag over de vooruitgang die is geboekt bij de verwezenlijking van de economische en sociale samenhang);

h) Artikel 165, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling);

i) Artikel 173 (verslag op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling);

j) Artikel 180, lid 2 (initiatieven ter bevordering van de coördinatie van het ontwikkelingssamenwerkingsbeleid).

2. De volgende artikelen van het Euratom-Verdrag kennen de Commissie rechtstreeks specifieke bevoegdheden toe:

a) Artikel 70 (financiële bijdragen, binnen de in de begroting bepaalde grenzen, aan de opsporing van delfstoffen op het grondgebied van de lidstaten);

b) Artikel 77 en volgende (veiligheidscontrole).

3. De in de leden 1 en 2 opgenomen lijsten kunnen bij de indiening van het voorontwerp van begroting worden aangevuld met de vermelding van de betrokken artikelen en bedragen.

Artikel 34

Definitie van belangenconflict

(Artikel 52, lid 2, van het Financieel Reglement)

1. Een handeling waarbij zich een belangenconflict in de zin van artikel 52, lid 2, van het Financieel Reglement kan voordoen, kan met name een van de volgende vormen aannemen:

a) de toekenning aan zichzelf of anderen van directe of indirecte voordelen waarop de betrokkene geen recht heeft;

b) de weigering aan een begunstigde rechten of voordelen toe te kennen waarop hij aanspraak kan maken;

c) het verrichten van ongepaste of onrechtmatige handelingen dan wel het niet-verrichten van noodzakelijke handelingen.

2. Het in artikel 52, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde bevoegde gezag is de hiërarchieke meerdere van de betrokkene. Hij verklaart schriftelijk dat er een belangenconflict is, dan wel dat dit niet het geval is. Indien er sprake van een belangenconflict is, neemt hij zelf een passende beslissing.







HOOFDSTUK 2

WIJZE VAN UITVOERING







Afdeling 1

Algemene bepalingen

Artikel 35

Voorafgaande controles door de Commissie

(Artikelen 53 en 56 van het Financieel Reglement)

1. Wanneer de Commissie de begroting in gedeeld, gedecentraliseerd of indirect gecentraliseerd beheer uitvoert, vergewist zij zich, door middel van een voorafgaand onderzoek aan de hand van documenten en ter plaatse van het bestaan, de relevantie en de goede werking bij de entiteiten waaraan zij het beheer toevertrouwt, overeenkomstig de regels van goed financieel beheer en, in geval van gedecentraliseerd beheer, geheel of gedeeltelijk naar gelang van de overeengekomen mate van decentralisatie, van:

a) de toegepaste procedures;

b) de controlesystemen;

c) de boekhoudsystemen;

d) de procedures voor het plaatsen van opdrachten en het toekennen van subsidies.

2. Bij elke wezenlijke wijziging van de procedures of systemen verricht de Commissie een nieuw onderzoek om zich ervan te vergewissen dat nog steeds aan de voorwaarden van lid 1 wordt voldaan.

3. De in lid 1 bedoelde entiteiten verstrekken de Commissie binnen een vastgestelde termijn de gegevens waarom zij verzoekt, en zij stellen haar onverwijld van elke wezenlijke wijziging van hun procedures of systemen in kennis. De Commissie werkt deze verplichtingen, naar gelang van het geval, nader uit in de delegatiebesluiten of de met deze entiteiten gesloten overeenkomsten.

4. Wanneer de Commissie de begroting in gezamenlijk beheer uitvoert, zijn de met de betrokken internationale organisaties gesloten verificatieovereenkomsten van toepassing.







Afdeling 2

Bijzondere bepalingen

Artikel 36

Direct gecentraliseerd beheer

(Artikel 53 van het Financieel Reglement)

Wanneer de Commissie de begroting direct binnen haar diensten uitvoert, worden de uitvoeringstaken volgens de voorwaarden van deze verordening verricht door de financiële actoren in de zin van de artikelen 58 tot en met 68 van het Financieel Reglement.

Artikel 37

Delegatie aan uitvoerende agentschappen

(Artikel 54, lid 2, onder a), en artikel 55, lid 2, van het Financieel Reglement)

1. De besluiten tot delegatie aan de uitvoerende agentschappen machtigen hen, als gedelegeerde ordonnateur de kredieten te besteden van het communautaire programma met het beheer waarvan zij zijn belast.

2. De delegatie aan het uitvoerende agentschap wordt overeenkomstig artikel 55, lid 2, van het Financieel Reglement door de directeur van het agentschap ten uitvoer gelegd.

3. ►C1 Het delegatiebesluit van de Commissie omvat dezelfde bepalingen als die welke zijn bedoeld in artikel 41, lid 2. Het wordt formeel schriftelijk aanvaard door de directeur van het betrokken uitvoerende agentschap. ◄

Artikel 38

Voorwaarden voor delegatie aan nationale publiekrechtelijke organen of privaatrechtelijke entiteiten met een openbaredienstverleningstaak

(Artikel 54, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement)

1. De Commissie kan slechts overheidstaken aan nationale publiekrechtelijke organen of privaatrechtelijke entiteiten met een openbaredienstverleningstaak delegeren indien deze onder het recht van de lidstaten of van de staten van de Europese Economische Ruimte (EER) of de kandidaat-lidstaten van de Europese Unie vallen, behalve wanneer het basisbesluit anders bepaalt.

2. De Commissie vergewist zich ervan dat de in lid 1 bedoelde organen of entiteiten voldoende financiële garanties bieden, bij voorkeur afkomstig van een overheidsinstantie, met name op het gebied van de integrale terugvordering van aan de Commissie verschuldigde bedragen.

3. Wanneer de Commissie overweegt overheidstaken, en met name taken tot uitvoering van de begroting, aan een in artikel 54, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement bedoeld orgaan toe te vertrouwen, onderzoekt zij of de beginselen zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid zijn nageleefd. Indien uit dit onderzoek blijkt dat de delegatie aan de vereisten van goed financieel beheer voldoet, vraagt zij, voordat zij de delegatie ten uitvoer legt, advies aan het in het basisbesluit genoemde bevoegde comité, dat zich eveneens over de voorgenomen toepassing van de selectiecriteria kan uitspreken.

Artikel 39

Aanwijzing van de nationale publiekrechtelijke organen of privaatrechtelijke entiteiten met een openbaredienstverleningstaak

(Artikel 54, lid 2, onder c), van het Financieel Reglement)

1. De nationale publiekrechtelijke organen of privaatrechtelijke entiteiten met een openbaredienstverleningstaak zijn onderworpen aan het recht van de lidstaat of het land waarin zij zijn opgericht.

2. De keuze van deze organen of entiteiten geschiedt na een kosteneffectiviteitsanalyse op objectieve en doorzichtige wijze, overeenkomstig de door de Commissie vastgestelde uitvoeringsbehoeften. Deze keuze mag niet leiden tot discriminatie tussen de verschillende betrokken lidstaten of landen.

3. In geval van beheer door een net waarbij ten minste een orgaan of entiteit per betrokken lidstaat of land moet worden aangewezen, wordt deze aanwijzing overeenkomstig de bepalingen van de basisbesluiten verricht door de lidstaat of het land in kwestie.

In de andere gevallen wijst de Commissie deze organen of entiteiten in overleg met de betrokken lidstaten of landen aan, overeenkomstig de bepalingen van de basisbesluiten.

Artikel 40

Naleving van de regels voor het plaatsen van overheidsopdrachten

(Artikel 57 van het Financieel Reglement)

Wanneer de Commissie overeenkomstig artikel 57, lid 2, van het Financieel Reglement taken aan privaatrechtelijke organen toevertrouwt, plaatst zij een overheidsopdracht overeenkomstig de bepalingen van deel I, titel V, van het Financieel Reglement.

Artikel 41

Wijze van uitvoering van indirect gecentraliseerd beheer

(Artikel 54, lid 2, onder b) en c), van het Financieel Reglement)

1. Wanneer de Commissie overeenkomstig artikel 54, lid 2, onder b) en c), van het Financieel Reglement uitvoeringstaken aan organen of entiteiten toevertrouwt, sluit zij met hen een overeenkomst.

2. De in lid 1 bedoelde overeenkomst omvat met name bepalingen inzake:

a) de omschrijving van de betrokken taken;

b) de voorwaarden en de wijze van uitvoering van deze taken, waaronder begrepen passende bepalingen ter afbakening van de verantwoordelijkheden en de organisatie van de te verrichten controles;

c) het uitbrengen van verslag aan de Commissie over de uitvoering van deze taken;

d) de beëindiging van de uitvoering van deze taken;

e) de door de Commissie uitgeoefende controle;

f) het gebruik van afzonderlijke bankrekeningen, de bestemming en het gebruik van de voortgebrachte rente;

g) de zichtbaarheid van het communautaire optreden, met name in vergelijking met de andere activiteiten van het orgaan;

h) de verbintenis van elke handeling af te zien die tot een belangenconflict in de zin van artikel 52, lid 2, van het Financieel Reglement aanleiding geeft.

3. De in lid 1 bedoelde organen of entiteiten zijn geen gedelegeerde ordonnateur.

Artikel 42

Procedures voor de goedkeuring van de rekeningen bij gedeeld of gedecentraliseerd beheer

(Artikel 53, lid 5, van het Financieel Reglement)

1. De in artikel 53, lid 5, van het Financieel Reglement bedoelde procedure voor de goedkeuring van de rekeningen beoogt te waarborgen dat de uitgaven die in het kader van gedeeld beheer door de lidstaten of in het kader van gedecentraliseerd beheer door derde landen worden verricht en die ten laste van de communautaire begroting kunnen komen, op regelmatige wijze en overeenkomstig de toepasselijke communautaire regelgeving zijn verricht.

2. Onverminderd de specifieke bepalingen van sectorale regelingen omvat de procedure voor de goedkeuring van de rekeningen:

a) de declaratie van de uitgaven door de lidstaten of derde landen in de vorm van rekeningen die zijn gecertificeerd door een dienst die of een orgaan dat over de nodige technische bekwaamheden beschikt en functioneel onafhankelijk is van de organen die de uitgaven hebben verricht;

b) de controle door de Commissie van deze rekeningen en de onderliggende verrichtingen, aan de hand van documenten en eventueel ter plaatse, zonder beperkingen, waaronder begrepen de begunstigden;

c) de vaststelling door de Commissie, in het kader van contradictoire procedures en met kennisgeving aan de lidstaten of derde landen, van het bedrag van de uitgaven die ten laste van de begroting komen;

d) de berekening van de financiële correctie die voortvloeit uit het verschil tussen de gedeclareerde uitgaven en de uitgaven die ten laste van de begroting komen;

e) de invordering dan wel betaling van het saldo dat voortvloeit uit het verschil tussen de goedgekeurde uitgaven en de reeds aan de lidstaten of derde landen betaalde bedragen; de invordering geschiedt door middel van verrekening onder de voorwaarden van artikel 83.

3. In het kader van het gedecentraliseerde beheer is de in de leden 1 en 2 beschreven procedure voor de goedkeuring van de rekeningen van toepassing naar gelang van de overeengekomen mate van decentralisatie.

Artikel 43

Gezamenlijk beheer

(Artikelen 53 en 165 van het Financieel Reglement)

1. De kredieten die worden besteed in gezamenlijk beheer met internationale organisaties in de zin van de artikelen 53 en 165 van het Financieel Reglement, dienen ter financiering van acties waarvoor de middelen van verschillende donateurs moeten worden samengevoegd zonder dat de toewijzing van de bijdrage van elke donateur aan ieder soort uitgave redelijkerwijs mogelijk of wenselijk is.

De Commissie vergewist zich van het bestaan van adequate regelingen voor controle en audit van de actie als geheel.

2. De in lid 1 bedoelde internationale organisaties zijn:

a) internationale publiekrechtelijke organisaties en gespecialiseerde organen die zijn opgericht bij intergouvernementele overeenkomsten;

b) het Internationaal Comité van het Rode Kruis (ICRK);

c) de internationale federatie van de nationale verenigingen van het Rode Kruis en de Rode Halve Maan.







HOOFDSTUK 3

FINANCIËLE ACTOREN







Afdeling 1

Rechten en verplichtingen van de financiële actoren

Artikel 44

Rechten en verplichtingen van de financiële actoren

(Artikel 58 van het Financieel Reglement)

Elke Instelling stelt aan elke financiële actor het personeel en de middelen ter beschikking die voor de vervulling van diens taak nodig zijn, en geeft hem een dienstorder met een gedetailleerde omschrijving van zijn taken, rechten en verplichtingen.







Afdeling 2

Ordonnateur

Artikel 45

Bijstand aan gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs

(Artikel 59 van het Financieel Reglement)

1. De bevoegde ordonnateur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door ambtenaren of andere personeelsleden, hierna: „personeelsleden” genoemd, die onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde handelingen verrichten die nodig zijn voor de uitvoering van de begroting en de verstrekking van informatie over financiën en beheer. Ter voorkoming van belangenconflicten gelden voor de personeelsleden die de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs bijstaan, de in artikel 52 van het Financieel Reglement bedoelde verplichtingen.

2. Telkens wanneer een gedelegeerde ordonnateur met de rang A1 in functie treedt, van functie verandert of zijn functie beëindigt, stelt elke Instelling de begrotingsautoriteit hiervan in kennis.

Artikel 46

Interne bepalingen inzake delegaties

(Artikel 59 van het Financieel Reglement)

Elke Instelling stelt overeenkomstig het Financieel Reglement en deze verordening in haar interne regels de maatregelen betreffende het beheer van de kredieten vast die haar voor de goede uitvoering van haar begrotingsafdeling nodig lijken.

Artikel 47

Scheiding van de functies inleiding en verificatie van een verrichting

(Artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement)

1. Onder inleiding van een verrichting dient te worden verstaan alle handelingen die door de in artikel 45 bedoelde personeelsleden kunnen worden verricht ter voorbereiding van handelingen tot uitvoering van de begroting door de bevoegde ordonnateurs wie delegatie of subdelegatie is verleend.

2. Onder verificatie vooraf van een verrichting dient te worden verstaan alle controles vooraf die door de bevoegde ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten ervan te verifiëren.

3. Met betrekking tot elke verrichting wordt ten minste één verificatie vooraf verricht. Deze verificatie dient om met name het volgende vast te stellen:

a) de regelmatigheid en de overeenstemming van de uitgave en de ontvangst met de geldende bepalingen, in het bijzonder de begroting en de relevante regelingen, alsmede alle besluiten genomen ter uitvoering van de Verdragen, de verordeningen en, in voorkomend geval, de contractuele voorwaarden;

b) de toepassing van het in titel II, hoofdstuk 7, van het Financieel Reglement bedoelde beginsel van goed financieel beheer.

4. De verificaties achteraf aan de hand van documenten en, zo nodig, ter plaatse hebben als doel de goede uitvoering van de door de begroting gefinancierde verrichtingen te verifiëren, en met name de inachtneming van de in lid 3 bedoelde criteria. Deze verificaties kunnen steekproefsgewijs gebeuren op basis van een risicoanalyse.

5. De ambtenaren of andere personeelsleden die belast zijn met de in de leden 2 en 4 bedoelde verificaties zijn niet de personeelsleden die de in lid 1 bedoelde inleidingstaken verrichten, en zijn evenmin de ondergeschikten van laatstgenoemden.

Artikel 48

Procedures voor beheer en interne controle

(Artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement)

De systemen en procedures voor beheer en interne controle maken het mogelijk:

a) de doelstellingen van het beleid, de programma's en de acties van de Instelling te verwezenlijken in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer;

b) de regels van het Gemeenschapsrecht en de door de Instelling vastgestelde minimumnormen voor de controle na te leven;

c) de activa van de Instelling en de informatie te beschermen;

d) onregelmatigheden, fouten en fraude te voorkomen en op te sporen;

e) de beheerrisico's vast te stellen en te voorkomen;

f) betrouwbare informatie over financiën en beheer te verstrekken;

g) de bewijsstukken in verband met de uitvoering van de begroting en de handelingen tot uitvoering van de begroting te bewaren;

h) de documenten met betrekking tot de vereiste voorafgaande garanties ten gunste van de Instelling te bewaren en een tijdschema op te stellen waarmee een adequaat toezicht op deze garanties mogelijk is.

Artikel 49

Bewaring van bewijsstukken door de ordonnateurs

(Artikel 60, lid 4, van het Financieel Reglement)

De beheersystemen en -procedures betreffende de bewaring van bewijsstukken voorzien in:

a) de nummering ervan;

b) de datering ervan;

c) het bijhouden van eventueel geautomatiseerde registers waarmee de precieze plaats ervan kan worden nagegaan;

d) de bewaring van deze bewijsstukken gedurende een periode van ten minste vijf jaar na de datum waarop het Europees Parlement kwijting verleent voor het begrotingsjaar waarop de bewijsstukken betrekking hebben.

De bewijsstukken met betrekking tot verrichtingen die niet definitief zijn afgesloten, worden langer bewaard dan de in de eerste alinea, onder d), genoemde periode, en wel tot het einde van het jaar dat volgt op de afsluiting van de genoemde verrichtingen.

Artikel 50

Beroepscode

(Artikel 60, lid 5, van het Financieel Reglement)

1. De personeelsleden die de bevoegde ordonnateur aanwijst om de financiële verrichtingen te verifiëren, worden gekozen op grond van hun bijzondere kennis, bekwaamheid en vaardigheden die zij blijkens diploma's of een passende beroepservaring of na een passend opleidingsprogramma bezitten.

2. Elke Instelling stelt een beroepscode vast waarin op het gebied van interne controle het volgende wordt vastgesteld:

a) het vereiste niveau van technische en financiële bekwaamheid van de in lid 1 bedoelde personeelsleden;

b) de verplichting voor deze personeelsleden om zich voortdurend bij te scholen;

c) de opdrachten, rollen en taken die zij moeten vervullen;

d) de gedragsregels, met name inzake beroepsethiek en integriteit, waaraan zij zich moeten houden en de rechten die zij hebben.

3. Elke Instelling zorgt voor passende structuren om passende informatie over de controlenormen onder de ordonnateursdiensten te verspreiden en regelmatig bij te werken, alsmede de daartoe beschikbare methoden en technieken.

Artikel 51

Niet-optreden van de gedelegeerde ordonnateur

(Artikel 60, lid 6, van het Financieel Reglement)

Onder niet-optreden van de gedelegeerde ordonnateur in de zin van artikel 60, lid 6, van het Financieel Reglement wordt verstaan het uitblijven van een antwoord binnen een redelijke termijn gelet op de omstandigheden van het betrokken geval, die in ieder geval niet langer is dan één maand.

Artikel 52

Verificatie achteraf en jaarlijks activiteitenverslag

(Artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement)

Het resultaat van de verificaties achteraf wordt samen met andere elementen bekendgemaakt in het jaarlijkse activiteitenverslag van de gedelegeerde ordonnateur aan zijn Instelling.

Artikel 53

Toezending van informatie over financiën en beheer aan de rekenplichtige

(Artikel 60 van het Financieel Reglement)

De gedelegeerde ordonnateur zendt de rekenplichtige, met inachtneming van de door deze laatste vastgestelde regels, de informatie over financiën en beheer toe die nodig is voor de vervulling van zijn taken.

Artikel 54

Verslag over de onderhandelingsprocedures

(Artikel 60 van het Financieel Reglement)

De gedelegeerde ordonnateurs houden voor elk begrotingsjaar bij hoeveel opdrachten worden geplaatst door middel van de in de artikelen 126, 127, 242, 244, 246 en 247 bedoelde onderhandelingsprocedure. Indien het aantal onderhandelingsprocedures in verhouding tot het aantal door dezelfde gedelegeerde ordonnateur geplaatste opdrachten aanzienlijk stijgt ten opzichte van de voorafgaande begrotingsjaren of indien deze verhouding aanmerkelijk hoger is dan het gemiddelde van zijn Instelling, brengt de bevoegde ordonnateur verslag uit aan zijn Instelling, en vermeldt hij daarbij de maatregelen die, in voorkomend geval, zijn genomen om deze tendens om te buigen. Elke Instelling zendt de begrotingsautoriteit een verslag over de onderhandelingsprocedures toe. In het geval van de Commissie wordt dit verslag bij de in artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement bedoelde samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen gevoegd.







Afdeling 3

Rekenplichtige

Artikel 55

Benoeming van de rekenplichtige

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

De rekenplichtige wordt door elke Instelling benoemd uit de ambtenaren op wie het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen van toepassing is.

De rekenplichtige wordt door de Instelling gekozen op grond van zijn specifieke bekwaamheid, die door diploma's wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaring blijkt.

Artikel 56

Beëindiging van de functie van rekenplichtige

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

1. Bij de beëindiging van de functie van rekenplichtige wordt zo spoedig mogelijk een tussentijdse stand van de boekhouding opgemaakt.

Deze stand bestaat uit de in deel I, titel VII, van het Financieel Reglement bedoelde rekeningen, vastgesteld op de laatste dag van de maand waarin de rekenplichtige zijn functie heeft beëindigd.

2. Wanneer de beëindiging van de functie van rekenplichtige samenvalt met het einde van een begrotingsjaar, behoeft geen tussentijdse stand te worden opgemaakt.

3. De tussentijdse stand of, in het in lid 2 bedoelde geval, de in artikel 128 van het Financieel Reglement bedoelde voorlopige rekeningen, worden door de rekenplichtige die zijn functie beëindigt of, indien dit onmogelijk is, door een ambtenaar van zijn diensten toegezonden aan de nieuwe rekenplichtige, die binnen een termijn van ten hoogste een maand na deze toezending voor aanvaarding moet ondertekenen en voorbehoud kan maken.

4. Elke Instelling stelt de begrotingsautoriteit van de aanstelling of beëindiging van de functie van haar rekenplichtige in kennis.

Artikel 57

Advies over de boekhoud- en inventarissystemen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

Wanneer door de ordonnateur ingestelde financiële beheersystemen gegevens verstrekken aan de boekhouding van de Instelling of worden gebruikt om de gegevens van deze boekhouding te staven, moet de rekenplichtige met de invoering en de wijziging ervan instemmen.

De rekenplichtige wordt tevens geraadpleegd over de invoering en de wijziging van de systemen voor inventarisatie en waardering van de activa en passiva door de bevoegde ordonnateurs.

Artikel 58

Beheer van de kasmiddelen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

1. De rekenplichtige ziet erop toe dat zijn Instelling voldoende middelen ter beschikking heeft om de kasbehoeften te dekken die uit de uitvoering van de begroting voortvloeien.

2. Voor de toepassing van lid 1 voert de rekenplichtige systemen voor het beheer van de liquide middelen in waarmee hij ramingen van de kasmiddelen kan opstellen.

3. De rekenplichtige van de Commissie verdeelt de beschikbare middelen overeenkomstig het bepaalde in Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000.

Artikel 59

Beheer van bankrekeningen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

1. De rekenplichtige kan voor de behoeften in verband met het beheer van de kasmiddelen bij financiële instellingen of nationale centrale banken rekeningen op naam van de Instelling openen of laten openen. In naar behoren gemotiveerde gevallen kan hij rekeningen in andere valuta's dan de euro openen.

2. De rekenplichtige onderhandelt over de voorwaarden voor de werking van de bij financiële instellingen geopende rekeningen overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer, rendement en concurrentie.

3. Ten minste elke vijf jaar onderwerpt de rekenplichtige de financiële instellingen bij welke rekeningen zijn geopend, opnieuw aan concurrentie.

4. De rekenplichtige ziet erop toe dat de voorwaarden voor de werking van de bij financiële instellingen geopende rekeningen streng worden nageleefd.

5. De rekenplichtige van de Commissie is ermee belast, nadat hij de rekenplichtigen van de andere Instellingen heeft geraadpleegd, de voorwaarden voor de werking van de door de onderscheiden Instellingen geopende rekeningen op elkaar af te stemmen.

Artikel 60

Handtekeningen in verband met de rekeningen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

In de voorwaarden voor het openen, de werking en het gebruik van rekeningen wordt bepaald dat, naar gelang van de interne controlebehoeften, voor cheques, overschrijvingsopdrachten en alle andere bankverrichtingen de handtekening van een of meer naar behoren gemachtigde personeelsleden vereist is.

Daartoe doet elke Instelling alle financiële instellingen bij welke zij rekeningen heeft geopend, de namen en specimens van de handtekeningen van de gemachtigde personeelsleden toekomen.

Artikel 61

Beheer van het saldo van de rekeningen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

1. De rekenplichtige vergewist zich ervan dat het saldo van de in artikel 59 bedoelde bankrekeningen niet aanzienlijk afwijkt van de in artikel 58, lid 2, bedoelde ramingen van de kasmiddelen en dat:

a) geen van deze rekeningen een negatief saldo vertoont;

b) het saldo van rekeningen in een vreemde valuta periodiek in euro wordt omgerekend.

2. De rekenplichtige mag op de rekeningen in een vreemde valuta geen saldo's laten staan die ertoe kunnen leiden dat de Instelling buitensporige verliezen lijdt als gevolg van schommelingen van de wisselkoersen.

Artikel 62

Overschrijvingen en omrekeningen

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

Onverminderd artikel 69 verricht de rekenplichtige overschrijvingen tussen rekeningen die op naam van de Instelling bij financiële instellingen zijn geopend en omrekeningen van valuta's.

Artikel 63

Wijzen van betaling

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

Betalingen geschieden door overschrijving of door middel van een cheque.

Artikel 64

Derdenbestand

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

1. Betalingen door overschrijving mogen slechts door de rekenplichtige worden verricht indien de bankgegevens van de begunstigde van de betaling van tevoren zijn opgenomen in een gemeenschappelijk bestand per Instelling.

De opneming van de bankgegevens van de begunstigde in dit bestand of de wijziging van deze gegevens geschieden op basis van een door de bank van de begunstigde gewaarmerkt papieren of elektronisch document.

2. Met het oog op betalingen door overschrijving mogen de ordonnateurs slechts namens hun Instelling verplichtingen jegens een derde aangaan indien deze hun de documentatie verstrekt die nodig is om hem in het bestand op te nemen.

De ordonnateurs onderzoeken of de door de begunstigde verstrekte bankgegevens op het moment van de opstelling van elke betalingsopdracht nog geldig zijn.

In het kader van de pretoetredingssteun kunnen individuele verbintenissen worden aangegaan met de overheidsinstanties van de kandidaat-lidstaten van de Europese Unie zonder voorafgaande opneming in het derdenbestand. In dit geval stelt de ordonnateur alles in het werk om ervoor te zorgen dat deze opneming zo spoedig mogelijk geschiedt. De overeenkomst bepaalt dat de mededeling van de bankgegevens van de begunstigde aan de Commissie een voorwaarde voor de eerste betaling is.

Artikel 65

Bewaring van bewijsstukken door de rekenplichtige

(Artikel 61 van het Financieel Reglement)

De bewijsstukken met betrekking tot de boekhouding en de opstelling van de in artikel 121 van het Financieel Reglement bedoelde rekeningen worden bewaard gedurende een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum waarop het Europees Parlement kwijting verleent voor het begrotingsjaar waarop de bewijsstukken betrekking hebben.

De bewijsstukken met betrekking tot verrichtingen die niet definitief zijn afgesloten, worden echter langer bewaard, en wel tot het einde van het jaar dat volgt op de afsluiting van de genoemde verrichtingen.

Elke Instelling bepaalt bij welke dienst de bewijsstukken worden bewaard.







Afdeling 4

Beheerder van gelden ter goede rekening

Artikel 66

Gebruik van gelden ter goede rekening

(Artikel 63 van het Financieel Reglement)

1. Wanneer betaling langs budgettaire weg niet mogelijk of niet efficiënt is omdat het om geringe bedragen gaat, kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld.

2. De beheerder van gelden ter goede rekening is gemachtigd, in opdracht van de bevoegde ordonnateur, tot voorlopige betaalbaarstelling en betaling van uitgaven over te gaan.

3. De instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de aanwijzing van een beheerder van gelden ter goede rekening geschieden bij besluit van de rekenplichtige op een met redenen omkleed voorstel van de bevoegde ordonnateur. In dit besluit wordt nadrukkelijk op de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de beheerder van gelden ter goede rekening en de ordonnateur gewezen.

De wijziging van de voorwaarden voor de werking van beheer van gelden ter goede rekening geschiedt eveneens bij besluit van de rekenplichtige op een met redenen omkleed voorstel van de bevoegde ordonnateur.

Artikel 67

Instelling en betaling

(Artikel 63 van het Financieel Reglement)

1. In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening en tot aanwijzing van een beheerder van gelden ter goede rekening en het besluit tot wijziging van de voorwaarden voor de werking van beheer van gelden ter goede rekening worden met name vastgesteld:

a) het doel en het maximumbedrag van de aanvankelijke gelden die ter goede rekening kunnen worden verstrekt;

b) de opening, in voorkomend geval, van een bank- of postrekening op naam van de Instelling;

c) de aard en het maximumbedrag van elke uitgave die door de beheerder van gelden ter goede rekening aan derden mag worden betaald of bij hen mag worden geïnd;

d) de regelmaat waarmee en de wijze waarop de bewijsstukken moeten worden overgelegd en de toezending van deze bewijsstukken aan de ordonnateur voor regularisatie;

e) de wijze waarop de gelden ter goede rekening eventueel worden aangevuld;

f) dat de verrichtingen in het kader van het beheer van gelden ter goede rekening uiterlijk aan het einde van de volgende maand door de ordonnateur worden geregulariseerd, om te zorgen voor afstemming van het boeksaldo en het banksaldo;

g) de geldigheidsduur van de machtiging die door de rekenplichtige aan de beheerder van gelden ter goede rekening wordt verstrekt;

h) de identiteit van de aangewezen beheerder van gelden ter goede rekening.

2. Bij de voorstellen voor besluiten tot het instellen van beheer van gelden ter goede rekening is de bevoegde ordonnateur verplicht:

a) bij voorkeur de budgettaire weg te gebruiken wanneer de toegang tot het centrale geautomatiseerde boekhoudsysteem voorhanden is;

b) slechts in gerechtvaardigde gevallen gebruik te maken van beheer van gelden ter goede rekening.

Behalve in de specifieke gevallen van beheer van gelden ter goede rekening op het gebied van humanitaire hulp en de beheersing van crisissitaties in de zin van artikel 168, lid 2, mag het in de eerste alinea, onder c), bedoelde maximumbedrag niet hoger zijn dan 30 000 EUR per uitgave.

3. Betalingen aan derden kunnen door de beheerder van gelden ter goede rekening worden verricht op grond en binnen de grenzen van:

a) voorafgaande vastleggingen en juridische verbintenissen die door de bevoegde ordonnateur zijn ondertekend;

b) het resterende positieve saldo, in kas of op de bank, van de gelden ter goede rekening.

4. De betalingen in het kader van het beheer van gelden ter goede rekening kunnen geschieden door overschrijving, door een cheque of op andere wijze.

5. De verrichte betalingen worden gevolgd door formele besluiten tot definitieve betaalbaarstelling en/of regularisatiebetalingsopdrachten die door de bevoegde ordonnateur zijn ondertekend.

Artikel 68

Keuze van de beheerders van gelden ter goede rekening

(Artikel 63 van het Financieel Reglement)

De beheerders van gelden ter goede rekening worden gekozen uit ambtenaren van categorie A, B of C. Zo nodig kunnen de beheerders van gelden ter goede rekening worden gekozen uit de onder de regeling voor de andere personeelsleden vallende personeelsleden van een niveau dat met deze categorieën overeenkomt. De personeelsleden worden gekozen op grond van hun kennis, bekwaamheid en vaardigheden ter zake die zij blijkens diploma's of een passende beroepservaring of na een passend opleidingsprogramma bezitten.

Artikel 69

Verstrekking van middelen voor het beheer van gelden ter goede rekening

(Artikel 63 van het Financieel Reglement)

1. De rekenplichtige verricht de betaling waarmee middelen voor het beheer van gelden ter goede rekening worden verstrekt en oefent daarop financieel toezicht uit, ten aanzien van zowel de opening van bankrekeningen en de delegatie van ondertekeningsbevoegdheid, als de controles ter plaatse en in de gecentraliseerde boekhouding. De rekenplichtige stelt gelden ter goede rekening ter beschikking. De gelden worden overgemaakt op de in naam van het beheer van gelden ter goede rekening geopende bankrekening.

De betrokken gelden ter goede rekening kunnen rechtstreeks afkomstig zijn van diverse plaatselijke ontvangsten, zoals die welke voortvloeien uit:

a) verkopen van materieel,

b) publicaties,

c) diverse vergoedingen,

d) rente.

De regularisatie van uitgaven, diverse ontvangsten of bestemmingsontvangsten geschiedt overeenkomstig het in artikel 67 bedoelde besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de bepalingen van het Financieel Reglement. De desbetreffende bedragen worden door de ordonnateur in mindering gebracht wanneer later nieuwe middelen worden verstrekt ter aanvulling van diezelfde gelden ter goede rekening.

2. Om wisselkoersverliezen te voorkomen, kan de beheerder overschrijvingen verrichten tussen de verschillende bankrekeningen in het kader van hetzelfde beheer van gelden ter goede rekening.

Artikel 70

Controles van de ordonnateurs en rekenplichtigen

(Artikel 63 van het Financieel Reglement)

1. De beheerder van gelden ter goede rekening voert volgens de door de rekenplichtige opgestelde regels en instructies een boekhouding van de middelen waarover hij beschikt, in kas en op de bank, van de betalingen die hij verricht en van de ontvangsten die hij int. De overzichten van deze boekhouding zijn op elk moment voor de bevoegde ordonnateur toegankelijk, en een maandelijks overzicht van de verrichtingen met bewijsstukken wordt in de maand die volgt door de beheerder aan de ordonnateur toegezonden met het oog op de regularisatie van de verrichtingen.

2. De aanwezigheid van de aan beheerders van gelden ter goede rekening toevertrouwde middelen, de desbetreffende boekhouding en de regularisatie van de verrichtingen binnen de voorgeschreven termijnen worden door de rekenplichtige of door een speciaal daartoe gemachtigde ambtenaar of gemachtigd ander personeelslid van zijn diensten of de ordonnateursdiensten in beginsel ter plaatse en zonder aankondiging geverifieerd. De rekenplichtige deelt de bevoegde ordonnateur de resultaten van zijn verificaties mede.

Artikel 71

Procedures voor het plaatsen van opdrachten

(Artikel 63 van het Financieel Reglement)

Betalingen uit gelden ter goede rekening kunnen, binnen de grenzen van artikel 129, lid 4, eenvoudig op factuur geschieden zonder voorafgaande aanvaarding van een inschrijving.







HOOFDSTUK 4

VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE FINANCIËLE ACTOREN







Afdeling 1

Algemene Regels

Artikel 72

Bevoegde instanties op het gebied van fraude

(artikel 60, lid 6, en artikel 65, lid 2, van het Financieel Reglement)

De in artikel 60, lid 6, en artikel 65, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten en instanties zijn de instanties die zijn aangewezen bij het Statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Gemeenschappen (hiena „Statuut” genoemd) en bij de besluiten van de communautaire Instellingen betreffende interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en alle andere onwettige activiteiten die de belangen van de Gemeenschappen schaden.







Afdeling 2

Regels betreffende de gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs

Artikel 73

Bevestiging van instructies

(Artikel 66, lid 2, van het Financieel Reglement)

1. Wanneer een ordonnateur oordeelt dat een aan hem gegeven instructie onregelmatig is of tegen het beginsel van goed financieel beheer indruist, met name omdat de uitvoering ervan onverenigbaar is met de hoeveelheid aan hem verstrekte middelen, deelt hij dat de autoriteit waarvan hij de delegatie of subdelegatie heeft ontvangen, schriftelijk mede. Indien de instructie tijdig schriftelijk wordt bevestigd en nauwkeurig genoeg is, dat wil zeggen dat zij uitdrukkelijk verwijst naar de aspecten die door de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur betwistbaar worden geacht, is deze van zijn verantwoordelijkheid ontslagen; hij voert de instructie uit, behalve indien deze strijdig is met de strafwetten of de van toepassing zijnde veiligheidsvoorschriften.

2. Artikel 1 is ook van toepassing indien een ordonnateur tijdens de uitvoering van een aan hem gegeven instructie verneemt dat de omstandigheden van het dossier een onregelmatige situatie tot gevolg hebben.

3. De overeenkomstig artikel 66, lid 2, van het Financieel Reglement bevestigde instructies worden door de bevoegde gedelegeerde ordonnateur bijgehouden en in zijn jaarlijks activiteitenverslag vermeld.

Artikel 74

Financiële onregelmatigheden

(artikel 60, lid 6, en artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement)

Onverminderd de bevoegdheden van het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) is de gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden bevoegd voor elke overtreding van een bepaling van het Financieel Reglement of een andere bepaling inzake financieel beheer en controle van de verrichtingen die het gevolg is van een handeling of verzuim van een ambtenaar of ander personeelslid.

Artikel 75

Gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden

(artikel 60, lid 6, en artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement)

1. De in artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde instantie wordt in geval van de in artikel 74 bedoelde financiële onregelmatigheden door het tot aanstelling bevoegde gezag (TABG) of, naar gelang van het geval, het gezagsorgaan dat bevoegd is aanstellingsovereenkomsten aan te gaan (GBAA) om advies gevraagd.

Wanneer zij door het TABG of, afhankelijk van het geval, het GBAA wordt ingelicht, brengt de instantie een advies uit waarin wordt nagegaan of de in artikel 74 bedoelde onregelmatigheden aanwezig zijn, en wat de ernst en de eventuele gevolgen ervan zijn. Indien deze instantie tijdens haar onderzoek tot de slotsom komt dat het betrokken geval onder de bevoegdheid van OLAF valt, zendt zij het dossier onverwijld naar het TABG of het GBAA terug en stelt zij OLAF hiervan onmiddellijk in kennis.

Wanneer de in de eerste alinea bedoelde instantie overeenkomstig artikel 60, lid 6, van het Financieel Reglement rechtstreeks door een personeelslid wordt ingelicht, zendt zij het dossier aan het TABG of, afhankelijk van het geval, aan het GBAA toe en stelt zij het personeelslid dat haar heeft ingelicht, hiervan in kennis.

2. Elke Instelling stelt rekening houdend met haar interne organisatie de werkwijze van de in artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde gespecialiseerde instantie vast, alsmede de samenstelling ervan, die een externe persoon met de vereiste kwalificaties en deskundigheid omvat.







HOOFDSTUK 5

ONTVANGSTEN







Afdeling 1

Eigen middelen

Artikel 76

Regeling voor de eigen middelen

(Artikel 69 van het Financieel Reglement)

De ordonnateur stelt een tijdschema op voor de terbeschikkingstelling aan de Commissie van de eigen middelen bedoeld in het besluit betreffende het stelsel van eigen middelen van de Europese Gemeenschappen.