Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de
instellingen
"BVERORDENING (EG) Nr. 1663/95 V AN DE COMMISSIE
van 7 juli 1995
houdende uitvoeringsbepalingen van V erordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad aangaande de
procedure inzake de goedkeuring van de rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie
(PB L 158 van 8.7.1995, blz. 6)
Gewijzigd bij:
Publicatieblad
nr. blz. datum
"M1 Verordening (EG) nr. 896/97 van de Commissie van 20 mei 1997 L 128 8 21.5.1997
"M2 Verordening (EG) nr. 2245/1999 van de Commissie van 22
oktober 1999L 273 5 23.10.19991995R1663 — NL — 30.10.1999 — 002.001 — 1
VERORDENING (EG) Nr. 1663/95 V AN DE COMMISSIE
van 7 juli 1995
houdende uitvoeringsbepalingen van V erordening (EEG) nr. 729/70
van de Raad aangaande de procedure inzake de goedkeuring van de
rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,Gelet op Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad van 21 april 1970
betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbe-
leid (
1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1287/95 (2), en met
name op de artikelen 4, lid 6, en 5, lid 3,
Overwegende dat bij de hervorming van de procedure voor de
goedkeuring van de rekeningen die tot stand is gebracht bij Verordening
(EG) nr. 1287/95, is voorzien in de vaststelling van uitvoerings-
bepalingen aangaande de erkenning van de betaalorganen, de verklaring
betreffende de jaarrekeningen en de goedkeuring van de jaarrekeningen;
Overwegende dat de toeneming en de wijziging van aard van de door het
EOGFL, afdeling Garantie, gefinancierde maatregelen alsmede de
ontwikkeling van de technieken om gegevens vast te leggen en door te
geven van dien aard zijn, dat de aard en de inhoud van de met het oog op
de goedkeuring van de rekeningen aan de Commissie te verstrekken
gegevens dienen te worden herzien;
Overwegende dat Verordening (EEG) nr. 1723/72 van de Commissie (3),
laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 295/88 (4), derhalve moet
worden ingetrokken;
Overwegende dat het Comité van het EOGFL geen advies heeft
uitgebracht binnen de door zijn voorzitter bepaalde termijn,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING V ASTGESTELD:
Artikel 1
1. De beperking van het aantal door elke Lid-Staat erkende betaal-
organen overeenkomstig artikel 4, lid 1, van Verordening (EEG) nr.
729/70 wordt door de Lid-Staat beslist na overleg met de Commissie. De
Commissie kan in het bijzonder laten weten welke beletsels dit aantal
vormt voor de naleving van de in artikel 5, lid 2, onder b), van die
verordening gestelde termijn, en voor de doorzichtigheid van de
controles op de verrichtingen van het Fonds. De Commissie stelt het
Comité van het Fonds in kennis van de erkende betaalorganen in alle
Lid-Staten.
2. Met betrekking tot elk betaalorgaan deelt de Lid-Staat de Commissie
mede, welke autoriteit of autoriteiten de erkenning geven of intrekken,
en de tijdsperiode vaststellen die wordt toegestaan om de nodige
aanpassingen aan te brengen zoals bedoeld in artikel 4, lid 4, van
Verordening (EEG) nr. 729/70 („de bevoegde autoriteit”).
3. Alvorens een betaalorgaan te erkennen, overtuigt de bevoegde
autoriteit zich ervan, dat de administratieve en boekhoudkundige
regelingen van het betrokken orgaan de garanties bieden zoals bedoeld
in artikel 4, lid 1, onder a), van Verordening (EEG) nr. 729/70. De
Lid-Staten stellen criteria vast, die de bevoegde autoriteit voor de
erkenning moeten toepassen en die rekening houden met de in bijlage!B
(1) PB nr. L 94 van 28. 4. 1970, blz. 13.
(2) PB nr. L 125 van 8. 6. 1995, blz. 1.
(3) PB nr. L 186 van 16. 8. 1972, blz. 1.
(4) PB nr. L 30 van 2. 2. 1988, blz. 7.1995R1663 — NL — 30.10.1999 — 002.001 — 2
vermelde richtsnoeren van de Commissie inzake deze criteria. Wanneer
niet wordt voldaan aan een criterium dat van groot belang is voor de
verrichtingen van het betaalorgaan, leidt dit tot toepassing van artikel 4,
lid 4, van de hierboven vermelde verordening.
Het besluit tot erkenning wordt genomen op basis van een onderzoek van
de administratieve en boekhoudkundige bepalingen, hieronder begrepen
die welke zijn vastgesteld ter bescherming van de belangen van de
Gemeenschap met betrekking tot de betaalde voorschotten, de verkregen
waarborgen, de interventievoorraden en de te innen ontvangsten en
geïnde bedragen. Het onderzoek zal in het bijzonder de regelingen
omvatten inzake de uitvoering van de betalingen, de beveiliging van de
geldmiddelen, de veiligheid van de computersystemen, het bijhouden van
de boeken, de scheiding van functies en de doelmatigheid van de interne
en externe controles, dit alles met betrekking tot de uitgaven ten laste van
het EOGFL, afdeling Garantie.
4. Indien de bevoegde autoriteit ervan overtuigd is dat het onderzochte
betaalorgaan aan alle relevante eisen voldoet, zal het tot erkenning ervan
overgaan. Zo niet, dan geeft het aan het betaalorgaan instructies
betreffende de administratieve en boekhoudkundige regelingen en met
name betreffende de voorwaarden waaraan het betaalorgaan moet
voldoen voordat erkenning mogelijk is. Een betaalorgaan kan voor een
van de ernst van het vastgestelde probleem afhankelijke termijn
voorlopig worden erkend, in afwachting van de verlangde wijzigingen
van de administratieve en boekhoudkundige regelingen.
5. Ingeval de erkenning wordt ingetrokken, wijst de Lid-Staat in
overeenstemming met de in artikel 4 van Verordening (EEG) nr. 729/70
en in lid 3 en 4 van dit artikel vastgestelde voorwaarden een ander
betaalorgaan aan en zorgt hij ervoor dat de betalingen aan de
begunstigden niet worden onderbroken.
6. Het erkenningsbesluit bestaat uit een schriftelijke bevestiging dat het
betrokken orgaan aan de voorwaarden voor erkenning voldoet, en
vermeldt zo nodig de instructies en de wijzigingen. Het wordt de
Commissie medegedeeld.
7. De in artikel 4, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 729/70 bedoelde
mededeling wordt gedaan wanneer het betaalorgaan voor het eerst wordt
erkend, en is voor elk betaalorgaan vergezeld van de volgende gegevens:
— de aan het orgaan opgedragen taken,
— de taakverdeling over zijn afdelingen,
— zijn betrekkingen met andere, openbare of particuliere lichamen die
eveneens zijn belast met een deel van de taken ter uitvoering van de
maatregelen waarvoor het uitgaven ten laste van het EOGFL,
afdeling Garantie, brengt,
— de procedures volgens welke de aanvragen van de begunstigden
worden ontvangen, geverifieerd en geldig verklaard en de uitgaven
worden toegestaan, betaald en geregistreerd,
— de bepalingen inzake interne accountantsonderzoeken.De te verstrekken inlichtingen in geval van toepassing van artikel 4, lid 4,
van Verordening (EEG) nr. 729/70 betreffen in het bijzonder instructies
inzake de administratieve en boekhoudkundige regelingen en inzake de
aanpassingen die het betaalorgaan moet verrichten om de intrekking van
de erkenning te voorkomen, en de daarvoor geldende termijn.
Artikel 2
1. De coördinerende instantie als bedoeld in artikel 4, lid 1, onder b),
van Verordening (EEG) nr. 729/70 treedt op als de enige vertegen-
woordiger van de Lid-Staat tegenover de Commissie voor alle vragen
betreffende het EOGFL, afdeling Garantie, inzake:
— de verspreiding van de desbetreffende voorschriften en richtsnoeren
van de Gemeenschap onder de diverse betaalorganen en de met de
toepassing daarvan belaste instanties,!B1995R1663 — NL — 30.10.1999 — 002.001 — 3
— de bevordering van de geharmoniseerde toepassing ervan,
— de mededeling aan de Commissie van de in deze verordening en
Verordening (EEG) nr. 729/70 voorgeschreven gegevens,
— het ter beschikking houden van de Commissie van alle voor
statistische en controledoeleinden benodigde boekhoudgegevens.
De gegevens die de betaalorganen of de beheerders op papier bewaren,
behoeven niet aan de Commissie te worden gezonden, deze gegevens
dienen de betaalorganen of de beheerders evenwel ter beschikking te
houden. Een betaalorgaan kan als coördinerende instantie fungeren, op
voorwaarde dat deze twee bevoegdheden gescheiden worden gehouden.
In het kader van haar opdracht kan de coördinerende instantie zich in
overeenstemming met de nationale procedures laten bijstaan door andere
administratieve organen of diensten die met name boekhoudkundige of
technische werkzaamheden verrichten.
2. De Lid-Staat deelt de Commissie de naam en de statuten van de
coördinerende instantie mee, alsmede gegevens over de administratie, de
boekhouding en de interne controle met betrekking tot de taken van die
instantie.
3."M2Vorm en inhoud van de boekhoudkundige gegevens als
bedoeld in lid 1 worden vastgesteld volgens de procedure van artikel 13
van Verordening (EEG) nr. 729/70. 3
Artikel 3
1. De verklaring zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, onder b), van
Verordening (EEG) nr. 729/70 moet worden afgegeven door een dienst of
een orgaan die/dat functioneel onafhankelijk is van het betaalorgaan en
van de coördinerende instantie en die/dat over technische bekwaamheden
beschikt (verklarende instantie).
De verklaring is gegrond op een onderzoek van de procedures en op een
steekproefsgewijs onderzoek van de transacties. Zij betreft de over-
eenstemming van de betalingen met de gemeenschapsbepalingen slechts
voor zover de administratieve structuren van het betaalorgaan waarbor-
gen, dat dergelijke controles op de overeenstemming worden verricht,
voordat de betalingen geschieden.
De verklarende instantie verricht haar onderzoek overeenkomstig
internationaal aanvaarde normen voor accountantsonderzoek. De con-
troles worden zowel in de loop van als na het einde van elk
begrotingsjaar verricht. Vóór 31 januari van het volgende jaar stelt de
verklarende instantie de verklaring en ook een rapport over haar
bevindingen op, waarin zij met name vermeldt of zij een redelijke
zekerheid heeft verkregen dat de bij de Commissie in te dienen
rekeningen waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig zijn, en dat de
interne controleprocedures naar tevredenheid hebben gefunctioneerd.
2. Wanneer er meer dan één erkend betaalorgaan is, kan de Lid-Staat
zich baseren op de verklaringen van de diensten of organen die een
verklaring hebben afgelegd inzake de rekeningen van de onderscheiden
betaalorganen, op voorwaarde dat hij garanties krijgt dat de draagwijdte
en de normen van de verrichte accountantsonderzoeken gelijkwaardig
aan de in het eerste lid gestelde eisen zijn.
3. In het in lid 1 bedoelde rapport wordt vermeld of:
— de procedures van de betaalorganen, in het bijzonder gelet op de
erkenningscriteria, redelijke garanties bieden, dat de aan het Fonds in
rekening gebrachte verrichtingen in overeenstemming zijn met de
gemeenschapsbepalingen, en welke aanbevelingen ter verbetering
van systemen zijn gedaan,
— de in artikel 4, lid 1, onder a), van deze verordening bedoelde
jaarlijkse rekeningen in overeenstemming zijn met de boeken en
administratie van de betaalorganen,
— de in artikel 5 van deze verordening bedoelde staten van uitgaven en
interventietransacties een materieel waarheidsgetrouw, volledig en!B1995R1663 — NL — 30.10.1999 — 002.001 — 4
nauwkeurig beeld van de aan het Fonds in rekening gebrachte
verrichtingen geven,
— de financiële belangen van de Gemeenschap naar behoren worden
beschermd wat de betaalde voorschotten, de verkregen waarborgen,
de interventievoorraden en de te innen bedragen betreft,
— aan het betaalorgaan gedane controle-aanbevelingen ter verbetering
van systemen werden opgevolgd.
Het rapport gaat vergezeld van gegevens over het aantal en de
kwalificaties van het personeel dat het accountantsonderzoek uitvoert,
over de verrichte werkzaamheden, over het aantal onderzochte trans-
acties, over de representativiteit van de onderzochte uitgaven en de
verkregen betrouwbaarheid, over de vastgestelde tekortkomingen en de
ter verbetering gedane aanbevelingen, en over de activiteiten van de
verklarende instantie en andere controle-instanties, zowel binnen als
buiten de betaalorganen, waarop de conclusies van de verklarende
instantie ten aanzien van de in het rapport genoemde feiten geheel of
gedeeltelijk zijn gebaseerd.
Artikel 4
1. Met het oog op de goedkeuring van de rekeningen als bedoeld in
artikel 5, lid 2, onder b), van Verordening (EEG) nr. 729/70 verstrekken
de Lid-Staten de Commissie:
a) de jaarlijkse rekeningen van de aan het Fonds, afdeling Garantie, in
rekening gebrachte uitgaven en de overeenkomstig artikel 5, lid 1,
van die verordening door de betrokken organen en instanties
opgestelde rapporten;
b) de door de verklarende instantie of instanties opgestelde verklarin-
gen en rapporten.
2. De in lid 1 bedoelde documenten moeten bij de Commissie in
viervoud worden ingediend uiterlijk op 10 februari van het jaar dat volgt
op het begrotingsjaar waarop zij betrekking hebben.
3. Op verzoek van de Commissie of op initiatief van de Lid-Staat
kunnen aanvullende inlichtingen in verband met de goedkeuring van de
betrokken rekeningen aan de Commissie worden toegezonden tot een
uiterste datum die door de Commissie wordt vastgesteld met inacht-
neming van de omvang van het werk dat nodig is om de betrokken
inlichtingen te verstrekken. Wanneer deze inlichtingen niet binnen de
vastgestelde termijn zijn ontvangen, kan de Commissie de rekeningen
goedkeuren op grond van de gegevens waarover zij op de vastgestelde
uiterste datum beschikt.
4. De Commissie kan, in gegronde gevallen, een verzoek om latere
indiening van gegevens aanvaarden, indien dit haar vóór de vastgestelde
uiterste datum is gedaan.
Artikel 5
1. De in artikel 4, lid 1, onder a), bedoelde rekeningen omvatten:
a) de uitgaven, samengevat per post en subpost van de Gemeenschaps-
begroting,
b) een samenvatting van de interventietransacties en een overzicht van
de omvang en de plaats van opslag van de voorraden aan het einde
van het begrotingsjaar,
c) gegevens over betalingen, dan wel een bevestiging dat de bijzon-
derheden over elke transactie in een computerbestand ter beschik-
king van de Commissie worden gehouden,
d) een bevestiging dat de bijzonderheden over elke mutatie bij de
interventieopslag in een computerbestand van het betaalorgaan
worden bewaard,!B1995R1663 — NL — 30.10.1999 — 002.001 — 5
e) een verklaring voor de verschillen tussen de in de jaarrekeningen
aangegeven uitgaven en de uitgaven die voor dezelfde periode zijn
aangegeven in het in artikel 3, lid 5, van Verordening (EEG) nr.
2776/88 van de Commissie (1) bedoelde dossier als gecorrigeerd
overeenkomstig artikel 9, lid 7, van die verordening,
f) een overzicht van de teruggevorderde bedragen waarvan de inning
aan de gang is, uitgesplitst naar begrotingsjaar waarin de opdracht tot
terugvordering is opgesteld, en een overzicht van de bedragen die
gedurende het begrotingsjaar oninbaar zijn verklaard.
2. De rapporten als bedoeld in artikel 4, lid 1, onder a), bevatten de
volgende gegevens betreffende de coördinerende instantie en elk
betaalorgaan:
— buitengewone transacties of technische problemen die voor het
betrokken begrotingsjaar zijn vastgesteld,
— elke wijziging van betekenis die sinds het vorige rapport is
opgetreden in de gegevens als bedoeld in artikel 1, lid 7.
Artikel 6
De bewijsstukken betreffende de door het EOGFL, afdeling Garantie,
gefinancierde uitgaven en de door deze afdeling terug te vorderen
bedragen blijven ter beschikking van de Commissie gedurende ten
minste drie jaar na het jaar waarin de Commissie de rekeningen over het
betrokken begrotingsjaar heeft goedgekeurd, en, ingeval het besluit tot
goedkeuring van de rekeningen voor het Hof van Justitie van de
Europese Gemeenschappen wordt gebracht, gedurende één jaar na de
beëindiging van deze zaak.
Artikel 7
1. In het besluit tot goedkeuring van de rekeningen, als bedoeld in
artikel 5, lid 2, onder b), van Verordening (EEG) nr. 729/70, wordt,
onverminderd latere besluiten op grond van lid 2, onder c), van datzelfde
artikel, het bedrag van de uitgaven die door elke lidstaat in het betrokken
begrotingsjaar zijn gedaan en als ten laste van het EOGFL worden
aangemerkt, vastgesteld op basis van de in artikel 5, lid 1, onder b), van
de genoemde verordening bedoelde rekeningen en van de verlagingen en
opschortingen van de voorschotten voor het betrokken begrotingsjaar,
inclusief de verlagingen als bedoeld in artikel 4, lid 3, tweede alinea, van
Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commissie (2).
De bedragen die overeenkomstig het in de eerste alinea bedoelde
goedkeuringsbesluit van een lidstaat moeten worden teruggevorderd of
aan een lidstaat moeten worden betaald, worden vastgesteld door het
bedrag van de tijdens het betrokken begrotingsjaar betaalde voorschotten
af te trekken van de voor hetzelfde jaar overeenkomstig de eerste alinea
vastgestelde uitgaven. Deze in dit verband door of aan de lidstaten te
betalen bedragen worden afgetrokken van of toegevoegd aan de
voorschotten op de uitgaven van de tweede maand na de maand waarin
het besluit tot goedkeuring van de rekeningen is genomen.
2. De Commissie deelt de betrokken Lid-Staat de resultaten van haar
verificaties en de wijzigingen die zij eventueel voorstelt mede, vóór 31
maart van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar.
3. Wanneer de Commissie de rekeningen van een Lid-Staat om aan de
betrokken Lid-Staat toe te schrijven redenen niet vóór 30 april van het
volgende jaar kan goedkeuren, deelt de Commissie die Lid-Staat mee,
welke verdere onderzoeken zij op grond van artikel 9 van Verordening
(EEG) nr. 729/70 voorstelt uit te voeren.!B
(1) PB nr. L 249 van 8. 9. 1988, blz. 9.
(2) PB nr. L 39 van 17. 2. 1996, blz. 5.!M2
!B
!M1
!B1995R1663 — NL — 30.10.1999 — 002.001 — 6
Artikel 8
1. Indien de Commissie op grond van een onderzoek van mening is, dat
bepaalde uitgaven niet overeenkomstig de communautaire voorschriften
zijn gedaan, stelt zij de betrokken lidstaat in kennis van haar bevindingen
en van de correctiemaatregelen die moeten worden genomen om
naleving in de toekomst te garanderen.
In de kennisgeving wordt naar deze verordening verwezen. De lidstaat
geeft binnen twee maanden een antwoord en de Commissie kan haar
positie wijzigen. In gegronde gevallen kan de Commissie toestemming
verlenen tot een verlenging van deze antwoordtermijn.
Na afloop van de antwoordtermijn, stelt de Commissie een bilaterale
bespreking vast en beide partijen proberen tot overeenstemming te
komen omtrent de te nemen maatregelen, alsook omtrent de ernst van de
overtreding en de omvang van het financiële nadeel voor de Europese
Gemeenschap. Na afloop van deze bespreking en na het verstrijken van
de termijn die eventueel door de Commissie, in overleg met de lidstaat,
in aansluiting op de bilaterale bespreking is vastgesteld voor het
verstrekken van aanvullende inlichtingen of, indien de lidstaat niet
binnen een door de Commissie gestelde termijn op de uitnodiging voor
een bespreking ingaat, na afloop van deze termijn, doet de Commissie
haar conclusies formeel aan de lidstaat toekomen, onder verwijzing naar
Beschikking 94/442/EG van de Commissie (1). Onverminderd het
bepaalde in de vierde alinea van dit lid, wordt in deze kennisgeving
opgave gedaan van uitgaven die de Commissie voornemens is aan de
financiering te onttrekken overeenkomstig artikel 5, lid 2, onder c), van
Verordening (EEG) nr. 729/70.
De lidstaat stelt de Commissie zo spoedig mogelijk in kennis van de
correctiemaatregelen die worden genomen om naleving van de com-
munautaire voorschriften te verzekeren en van de datum waarop zij
effectief zijn geworden. De Commissie neemt in voorkomend geval een
of meerdere beschikkingen op grond van artikel 5, lid 2, onder c), van
Verordening (EEG) nr. 729/70 waarbij de uitgaven waarvoor de
communautaire voorschriften niet zijn nageleefd, aan de financiering
worden onttrokken totdat de correctiemaatregelen effectief worden.
2. De besluiten als bedoeld in artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening
(EEG) nr. 729/70 worden genomen na onderzoek van elk overeenkomstig
Beschikking 94/442/EG door het bemiddelingsorgaan opgesteld rapport.
3. De onttrekkingen aan de communautaire financiering als bedoeld in
artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening (EEG) nr. 729/70 worden
toegepast op de voorschotten betreffende de uitgaven van de tweede
maand volgend op het besluit overeenkomstig dat artikel. Indien de
Lid-Staat evenwel daarom verzoekt en wanneer de omvang van de
onttrekkingen dit rechtvaardigt, kan de Commissie na raadpleging van
het Comité van het Fonds, een andere datum vaststellen.
Artikel 9
Verordening (EEG) nr. 1723/72 wordt met ingang van 16 oktober 1995
ingetrokken.
Zij blijft echter van toepassing voor de goedkeuring van de rekeningen
van het EOGFL, afdeling Garantie, met betrekking tot het begrotingsjaar
1995.
Artikel 10
Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die
van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese
Gemeenschappen .!B
(1) PB L 182 van 16.7.1994, blz. 45.!M2
!B1995R1663 — NL — 30.10.1999 — 002.001 — 7
Zij is van toepassing met ingang van het begrotingsjaar dat op 16 oktober
1995 begint.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks
toepasselijk in elke Lid-Staat.!B1995R1663 — NL — 30.10.1999 — 002.001 — 8
BIJLAGE
Richtsnoeren inzake criteria voor de erkenning van betaalorganen
De erkenningsvoorwaarden zijn zodanig dat het betaalorgaan de nodige garanties
biedt dat zijn administratief apparaat en zijn systeem van interne controle en hetbeschikbaar zijn van documenten ingevolge artikel 4, lid 4, van Verordening(EEG) nr. 729/70 behoorlijk functioneren. Alleen de geringe omvang van
verrichtingen van een betaalorgaan kan de toepassing van vereenvoudigde
voorwaarden rechtvaardigen. Het niet voldoen aan enige voorwaarde die vangroot belang is voor de verrichtingen van het betaalorgaan leidt tot toepassing vanartikel 4, lid 4, van die verordening.
1. De oprichting van een betaalorgaan, hierna „orgaan” te noemen, vindt
plaats door middel van een formeel besluit waarin de bevoegdheden,verplichtingen en taken van het orgaan, met name ten aanzien van de
uitgaven in het kader van het EOGFL, afdeling Garantie, als bedoeld in de
artikelen 2 en 3 van Verordening (EEG) nr. 729/70, zijn vastgelegd enwaarin de administratieve structuur van het orgaan is beschreven.
2. Het orgaan moet ten aanzien van de uitgaven in het raam van het EOGFL,
afdeling Garantie, drie hoofdfuncties vervullen, namelijk:
i) Betalingen toestaan: deze functie houdt de bepaling in van het bedrag
dat aan een aanvrager in overeenstemming met de Gemeenschaps-
voorschriften moet worden betaald.
ii) Betalingen uitvoeren: deze functie houdt in dat aan de banken
waarmee het orgaan werkt, of, in voorkomend geval, aan eenbetaaldienst van de overheid opdracht wordt gegeven om hetgeautoriseerde bedrag aan de aanvrager (of zijn gevolmachtigde) uit
te betalen.
iii) De administratie van de betalingen voeren: deze functie houdt in dat
de betalingen in de boekhouding van het orgaan — normaalgesproken een geautomatiseerd systeem — worden geregistreerd en
dat periodieke uitgavenstaten worden opgesteld, inclusief de voor de
Commissie bestemde maand- en jaaraangiften. In de boekhoudingwordt ook een overzicht gegeven van de activa en passiva,gefinancierd door het Fonds, met name betreffende interventievoor-
raden, niet-afgewikkelde voorschotten en debiteuren.
3. Het orgaan moet niet alleen de bovengenoemde drie functies vervullen,
maar normaal ook over de volgende twee diensten beschikken:
i) De dienst interne controle: deze dienst of gelijkwaardige procedure
moet ervoor zorgen dat het stelsel van interne controle van het orgaandoeltreffend functioneert; de dienst interne controle moet losstaan vande overige afdelingen van het orgaan en moet rechtstreeks verslag
uitbrengen aan de leiding van het orgaan.
ii) De technische dienst: deze dienst moet de feiten verifiëren waarop de
betalingen aan de aanvragers gebaseerd zijn, bijvoorbeeld feiten inverband met de kwaliteit en kenmerken van produkten, dieren, grond,enz., de datum van levering, verwerking tot een ander produkt en
andere te controleren technische aspecten. Deze feiten worden
geverifieerd via een controle- en inspectiesysteem. Bewaking vandit controlesysteem is een belangrijke taak van de technische dienst.
4. Het toestaan van betalingen en/of de taken van de technische dienst mogen
gedeeltelijk of volledig aan andere instanties gedelegeerd worden, voorzover aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
i) De taken en verplichtingen van deze ander instanties, met name ten
aanzien van de controle op en de verificatie van de naleving van de
Gemeenschapsvoorschriften, moeten duidelijk omschreven zijn.
ii) De instanties moeten beschikken over doeltreffende systemen om hun
taken behoorlijk te vervullen.
iii) De instanties moeten het orgaan de uitdrukkelijke bevestiging geven
dat zij hun taken daadwerkelijk uitvoeren, en de daartoe ingezette
middelen beschrijven.
iv) Het orgaan moet geregeld en tijdig worden ingelicht over de resultaten
van de controles zodat steeds in aanmerking genomen kan worden of
deze controles toereikend waren, voordat een aanvraag afgewikkeld
wordt. De verrichte controlewerkzaamheden moeten uitvoerig wordenbeschreven in een verslag bij elke aanvraag of reeks aanvragen dan!
B1995R1663 — NL — 30.10.1999 — 002.001 — 9
wel, in voorkomend geval, in een verslag over het gehele verkoop-
seizoen. Bij het verslag moet een verklaring worden gevoegd over de
ontvankelijkheid van de goedgekeurde aanvragen en over aard,
omvang en begrenzing van de verrichte controlewerkzaamheden.Wanneer fysieke of administratieve controles niet alle aanvragenbetreffen, maar steekproefsgewijze worden uitgevoerd, moet worden
aangegeven welke aanvragen werden uitgekozen, moet de steekproef-
methode worden beschreven en moet over de resultaten van allecontroles en over de bij afwijkingen en onregelmatigheden getroffenmaatregelen gerapporteerd worden. Aan het orgaan moeten voldoende
bewijsstukken worden overgelegd om zekerheid te bieden dat alle
vereiste controles zijn uitgevoerd om de ontvankelijkheid van degoedgekeurde aanvragen na te gaan.
v) Wanneer documenten in verband met goedgekeurde aanvragen en
uitgevoerde controles door de ander instanties worden bewaard, moetzowel door deze instanties als door het orgaan een geëigendeprocedure worden ingesteld om te registeren waar alle documenten
die specifieke betalingen door het orgaan betreffen, opgeslagen zijn,
en om te garanderen dat deze documenten op verzoek in de kantorenvan het betaalorgaan ter inzage liggen van de personen en instantiesdie normaliter gerechtigd zijn om deze documenten te controleren,
d.w.z. onder meer:
— het personeel van het orgaan dat de aanvraag behandelt;
— de dienst interne controle van het orgaan;
— de instantie die de jaaraangifte van het orgaan certificeert;
— de daartoe gemachtigde functionarissen van de Europese Unie.
4 a) Alleen voor de maatregelen die worden medegefinancierd, mits de
Commissie hiervoor vooraf toestemming verleent en mits het gaat omde uitvoering van een groot aantal kleine betalingen, mag de bevoegdheid
om betalingen aan steunaanvragers te doen, aan andere lichamen worden
gedelegeerd. Tussen het betaalorgaan en dit lichaam wordt een schriftelijkeovereenkomst gesloten waarin de aard van de aan het betaalorgaan teverstrekken informatie en bewijsstukken wordt gepreciseerd; de informatie
en de bewijsstukken moeten van dien aard zijn dat het betaalorgaan aan de
erkenningsvoorwaarden kan voldoen en de termijnen voor het overleggenvan de maand- en jaarrekeningen in acht kan nemen. Het betaalorgaanblijft verantwoordelijk voor het goede beheer van de betrokken gelden en
voor het bijwerken van de boekhouding. De gemachtigde functionarissen
van het betaalorgaan, van de certificerende instantie en van de EuropeseGemeenschap zijn gerechtigd om alle door de bovenbedoelde lichamengehouden bewijsstukken te onderzoeken en controles bij de steunaanvrager
te verrichten.
5. In de administratieve structuur van het orgaan moeten de drie functies
(autorisatie, uitvoering en administratie van betalingen) gescheiden zijn en
elk onder de bevoegdheid vallen van een afzonderlijk administratiefonderdeel waarvan de taken in een organisatieschema zijn omschreven. Deadministratieve structuur mag zo zijn opgezet dat, waar dat passend is, de
met het autoriseren van betalingen belaste afdeling ook als technische
dienst fungeert.
Het ondergeschikte administratieve onderdeel dat met de uitvoering van
betalingen is belast ofwel de met het toezicht daarop belaste eenheid dient
in het bezit te zijn van de documenten waaruit blijkt dat de opdracht tot
betaling van de aangevraagde steun is verstrekt en de voorgeschrevenadministratieve en fysieke controles zijn verricht. De betrokken gegevensen documenten mogen worden gebundeld op analoge wijze als beschreven
in punt 4 iv) van deze bijlage en op een elektronisch verwerkbaar medium
zijn opgeslagen.
6. Het betaalorgaan dient de volgende procedures toe te passen, dan wel
zodanige die gelijkwaardige waarborgen bieden:
i) Het orgaan dient gedetailleerde schriftelijke instructies op te stellen
voor de ontvangst, de vastlegging en de verwerking van aanvragen,met inbegrip van een beschrijving van alle te gebruiken documenten.!
B
!M2
!B
!M2
!B1995R1663 — NL — 30.10.1999 — 002.001 — 10
ii) De werkzaamheden moeten zo verdeeld worden dat geen enkele
functionaris belast is met meer dan één van de taken op het gebied van
de autorisatie, de uitvoering of de administratie van betalingen ten
lasten van het EOGFL, en dat geen enkele functionaris één van dietaken verricht zonder dat door een tweede functionaris toezicht op zijnwerk wordt uitgeoefend.
De taak van iedere functionaris moet schriftelijk worden omschreven,
waarbij ook de grenzen van zijn financiële bevoegdheid wordenaangegeven. Er dient voor een adequate opleiding te worden gezorgd,
en er zal een procedure zijn die voorziet dat personeel op gevoelige
plaatsen wordt gerouleerd, of bij wijze van alternatief voor eenverhoogd toezicht. "
M2Door middel van adequate maatregelen
moet worden voorkomen dat belangenconflicten kunnen rijzen
wanneer personen met een verantwoordelijke of een sleutelfunctie
inzake het controleren van, het geven van betalingsopdrachten voor enhet uitbetalen van steunaanvragen ten laste van het Fonds, buiten hetbetaalorgaan andere functies vervullen. 3
iii) Iedere met autorisatie belaste functionaris moet in het bezit zijn van
een lijst van alle door hem uit te voeren controles; hij moet bij debewijsstukken ter staving van een aanvraag een verklaring voegen
waarin hij bevestigt dat deze controles inderdaad verricht zijn. Deze
verklaring kan ook elektronisch worden gegeven, voor zover devoorwaarden in punt vi) in acht genomen worden. Het werk dientonderworpen te worden aan een gedocumenteerd toezicht door een
hogere functionaris.
iv) Toestemming tot betaling voor een aanvraag mag pas worden gegeven
nadat toereikende controles zijn uitgevoerd om na te gaan of de
aanvraag in overeenstemming is met de voorschriften van deGemeenschap. Het betreft onder meer de controles die voorgeschre-ven zijn bij de verordening betreffende de specifieke maatregelen op
grond waarvan de steun wordt aangevraagd, en die welke krachtens
artikel 8 van Verordening (EEG) nr. 729/70 moeten wordenuitgevoerd om fraude en onregelmatigheden te voorkomen en op tesporen, dit met bijzondere aandacht voor frauderisico’s. De uit te
voeren controles moeten in een lijst worden gespecificeerd en voor
iedere aanvraag of reeks aanvragen moet in een verklaring wordenbevestigd dat zij inderdaad hebben plaatsgevonden.
v) De instructies dienen te waarborgen dat betalingen uitsluitend worden
verricht aan de aanvrager, op zijn bankrekening of aan zijngevolmachtigde. Binnen vijf werkdagen nadat het bedrag ten lastevan het EOGFL geboekt is, moet het worden overgemaakt door de
bank waarmee het orgaan werkt of, in voorkomend geval, door een
betaaldienst van de overheid of moet de desbetreffende cheque perpost worden toegezonden. Er moeten procedures worden vastgesteldom te garanderen dat het Fonds weer gecrediteerd wordt voor alle
niet-overgemaakte bedragen of niet-verzilverde cheques. Er mag niet
in contanten worden uitbetaald. De voor de autorisatie van de betalingverantwoordelijke functionaris en/of de toezicht op hem uitoefenendefunctionaris mogen hun goedkeuring langs elektronische weg geven,
op voorwaarde dat het betrokken systeem voldoende beveiligd is en
de identiteit van de ondertekenaar(s) in het computer bestandingevoerd wordt.
vi) Bij computermatige verwerking van de aanvragen moet de toegang tot
het computersysteem zodanig beveiligd en gecontroleerd worden dat:
— alle ingevoerde gegevens zodanig gevalideerd worden dat foutief
ingevoerde gegevens worden opgespoord en hersteld;
— geen gegevens ingevoerd, gewijzigd of gevalideerd kunnen
worden door anderen dan daartoe bevoegde functionarissen dieover een eigen wachtwoord beschikken;
— de identiteit van iedere ambtenaar die gegevens invoert of
wijzigt, geregistreerd wordt in een operations log.
De wachtwoorden moeten regelmatig worden gewijzigd om misbruik
te voorkomen. Onbevoegden moet de toegang tot de computer-systemen door fysieke controles worden belet en de gegevens moetenin een reservebestand worden opgeslagen in een afzonderlijke,
beveiligde ruimte. Het invoeren van gegevens moet door een systeem
van logische controles worden bewaakt om inconsistente ofopmerkelijke gegevens op te sporen.!
B1995R1663 — NL — 30.10.1999 — 002.001 — 11
vii) Het orgaan moet procedures toepassen die ervoor zorgen dat elke
wijziging in de voorschriften van de Gemeenschap, met name wat de
steunbedragen betreft, geregistreerd wordt en dat de betrokken
instructies, databanken en controlelijsten tijdig worden bijgewerkt.
7. Betalingen van voorschotten moeten in de boekhouding als zodanig
worden vermeld en er moeten procedures worden vastgesteld om tegaranderen dat:
i) voor het stellen van zekerheden alleen een beroep wordt gedaan op
financiële instellingen die voldoen aan de voorwaarden van Ver-
ordening (EEG) nr. 2220/85 van de Commissie (
1) en die zijn
goedgekeurd door de bevoegde autoriteiten, en die zekerhedenverstrekken welke geldig blijven tot vrijgave of inning, en er opverzoek van het orgaan zonder meer aan de uit de borgstelling
voortvloeiende verplichtingen wordt voldaan;
ii) de voorschotten binnen de vastgestelde termijn worden afgewikkeld
en de niet tijdig afgewikkelde voorschotten worden geïdentificeerd en
de betrokken zekerheden onmiddellijk worden geïnd;
iii) de voor de autorisatie van betalingen verantwoordelijke functionaris-
sen bij de afwikkeling van voorschotten dezelfde controles uitvoerenals bij de betalingen.
8. In de boekhouding betreffende de interventie-opslag moeten de hoe-
veelheden en de daarmee samenhangende kosten juist en tijdig worden
verwerkt en vastgelegd, per indentificeerbare partij en op de juisterekening, in alle stadia vanaf de aanvaarding van een voor interventieaangeboden produkt tot de fysieke uitslag ervan in overeenstemming met
de betreffende verordeningen, terwijl die boekhouding het mogelijk moet
maken om steeds voor iedere opslagplaats de hoeveelheden en de aard vande daar opgeslagen produkten te bepalen. De voorraden moeten regelmatigfysiek gecontroleerd worden door personen, instanties of diensten die geen
band met de opslaghouders hebben.
9. De boekhoudprocedures moeten de garantie bieden dat de maandelijkse en
jaarlijkse uitgavendeclaraties volledig, juist en tijdig zijn en dat fouten enweglatingen ontdekt en gecorrigeerd worden, met name door controles enaanpassingen die met tussenpozen van niet meer dan drie maanden worden
uitgevoerd.
10. De dienst interne controle moet nagaan of de door het orgaan gevolgde
procedures voldoende zekerheid bieden dat de naleving van de Gemeen-schapsvoorschriften geverifieerd wordt en dat de administratie nauwkeurigen volledig is en volgens het desbetreffende tijdschema wordt gevoerd.
Verificaties van maatregelen en transacties kunnen steekproefsgewijze
worden verricht, mits een werkprogramma ervoor zorgt dat over eenperiode van niet meer dan vijf jaar alle belangrijke terreinen inclusief devoor autorisatie verantwoordelijke afdelingen worden bestreken. De dienst
moet volgens internationaal aanvaarde normen te werk gaan en zijn
werkzaamheden registreren in werkdocumenten, welke werkzaamhedenmoeten resulteren in verslagen en aanbevelingen aan de leiding van hetorgaan. De controleprogramma’s en controlerapporten dienen ter beschik-
king te worden gesteld van de met de certificering belaste instantie en van
de door de Europese Unie aangewezen functionarissen, die de opdrachthebben gekregen financiële audits door te voeren en voor het exclusievedoel tot evaluatie van de effectiviteit van de interne audit functie.
11. Alle voorgaande punten gelden mutatis mutandis ook voor „negatieve
uitgaven” (heffingen, verbeurde zekerheden, terugbetaalde bedragen, enz)
die het orgaan voor de afdeling Garantie van het EOFGL moet invorderen.Meer in het bijzonder moet het orgaan een systeem opzetten om alle aanhet EOGFL verschuldigde bedragen te signaleren en deze, voordat ze
ontvangen zijn, in een debiteurenadministratie op te nemen. Deze
debiteurenadministratie moet op gezette tijden gecontroleerd worden methet oog op de invordering van vervallen schulden.
Het orgaan mag de taak van het innen van bepaalde categorieën „negatieve
uitgaven” aan andere instanties delegeren, voor zover wordt voldaan aande, zo nodig aangepaste, voorwaarden van punt 4 en aan de aanvullendevoorwaarde dat de andere instantie geregeld en tijdig, maar ten minste
maandelijks aan het orgaan opgave doet van alle gesignaleerde
vorderingen en alle ontvangen bedragen.
12. Het orgaan moet de nodige procedures vaststellen om te garanderen dat
alle ontvangen vorderingen vlot worden afgehandeld.!
B
(1) PB nr. L 205 van 3. 8. 1985, blz. 5.1995R1663 — NL — 30.10.1999 — 002.001 — 12