1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 1
Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de instellingen
►B VERORDENING(EURATOM,EGKS,EG)Nr.3418/93VANDECOMMISSIE
van9december1993
houdendeuitvoeringsvoorschriftenbetreffendeeenaantalbepalingenvanhetFinancieelReglement
van21december 1977
(PB L 315 van 16.12.1993, blz. 1)
Gewijzigdbij:
Publicatieblad
nr. blz. datum
►M1Besluit 97/594/EGKS, EG, Euratom van de Commissie van 30 juli 1997 L 239 54 30.8.1997
►M2Besluit 98/539/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 7 september
1998 L 252 67 12.9.1998
►M3Besluit 1999/537/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 23 juli
1999 L 206 24 5.8.1999
►M4Besluit 2000/716/EG van de Commissie van 16 november 2000 L 290 52 17.11.2000
►M5Besluit 2001/642/EG van de Commissie van 21 augustus 2001 L 226 7 22.8.2001
►M6Verordening (EG) nr. 1687/2001 van de Commissie van 21 augustus 2001 L 228 8 24.8.2001
NB: Deze geconsolideerde versie bevat referenties naar de Europese rekeneenheid en/of ecu. Vanaf 1 januari 1999 moeten beide
worden gelezen als referentie naar de euro — Verordening (EEG) nr. 3308/80 van de Raad (PB L 345 van 20.12.1980, blz.1) en Verordening (EG) nr. 1103/97 van de Raad (PB L 162 van 19.6.1997, blz. 1).
▼B
VERORDENING (EURATOM, EGKS, EG) Nr. 3418/93 VAN DE
COMMISSIE
van9december1993
houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepa-
lingenvanhetFinancieel Reglement van21december1977
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voorKolen en Staal,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor
Atoomenergie,
Gelet op de Verordening van de Raad van 21 december 1977 houdende
Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting derEuropese Gemeenschappen(
1), laatstelijk gewijzigdbij Verord ening
(Euratom, EGKS, EEG) nr. 610/90(2), inzonderheid op artikel 126,
Na raadpleging van het Europees Parlement en de Raad,
Gezien de adviezen van, respectievelijk, het Hof van Justitie, de
Rekenkamer en het Economisch en Sociaal Comité,
Overwegende dat in sommige bepalingen van de artikelen 11, 22, 23, 24,
25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 56, 58, 59, 60, 63, 64 bis,
65, 66, 70, 70 bis, 75, 94, 97 en 123 van het Financieel Reglementuitdrukkelijk is bepaald dat uitvoeringsvoorschriften dienen te wordenvastgesteld;
Overwegende dat Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS van de
Commissie(
3) een aantal aanpassingen behoeft, met name naar aanlei-
ding van de herziening van het Financieel Reglement;
Overwegende dat het dienstig is uitvoeringsvoorschriften vast te stellen
ten einde de behandeling van bepaalde bijdragen van derden aancommunautaire activiteiten duidelijker te regelen;
Overwegende dat het om redenen van duidelijkheid en rationaliteit
dienstig is de geldende uitvoeringsvoorschriften in één tekst samen tebrengen en om Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS in te trekken;
Overwegende dat de vaststelling van deze uitvoeringsvoorschriften niet
belet dat te gelegener tijd nog andere uitvoeringsvoorschriften wordenvastgesteldwaarin in het Financieel Reglement niet uitd rukkelijk isvoorzien maar waarvan naderhand de wenselijkheid mocht blijken,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
TITEL I
EVALUATIEVANDEUITGAVEN
(Artikel 2 van het Financieel Reglement)
Artikel 1
1. Alle voorstellen voor nieuwe programma's of acties die uitgaven
voor de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 2
(1) PB nr. L 356 van 31. 12. 1977, blz. 1.
(2) PB nr. L 70 van 16. 3. 1990, blz. 1.
(3) PB nr. L 360 van 19. 12. 1986, blz. 1.▼M6
▼B
▼M6
▼M6
meebrengen, worden onderworpen aan een evaluatie vooraf. Hierbij
wordt het volgende vastgesteld:
a) de behoefte waarin op korte of lange termijn moet worden voorzien,
b) de te bereiken doelen,
c) de verwachte resultaten en de voor het beoordelen hiervan
bijbehorende indicatoren,
d) de toegevoegde waarde van de communautaire bijstandsverlening,
e) de aan de voorstellen verbonden risico's, inclusief fraude, en de
alternatieven,
f) de lering die uit reeds verrichte soortgelijke activiteiten is getrokken,
g) het bedrag van de toe te wijzen kredieten, personele middelen en
andere administratieve uitgaven met inachtneming van het kosten-effectiviteitsbeginsel,
h) het in te stellen toezichtsysteem.
2. Alle programma's en acties worden vervolgens onderworpen aan
een evaluatie achteraf met betrekking tot de toegewezen personele enfinanciële middelen en de behaalde resultaten, om na te gaan of dedoelstellingen zijn bereikt.
3. De bij de uitvoering van een meerjarenprogramma behaalde
resultaten worden geregeld geëvalueerd, volgens een tijdschema dat demogelijkheid biedt met de uitkomsten van deze evaluatie rekening tehouden bij de beslissingen over de voortzetting, wijziging of stopzettingvan het programma.
Op jaarbasis gefinancierde acties worden ten minste om de zes jaar op
de behaalde resultaten geëvalueerd.
TITEL I bis
VOORWAARDEN VOOR DE TOEPASSING VAN DE ►M6 EURO ◄
OPDEONTVANGSTENENDEUITGAVEN
Artikel 1
De►M6euro◄en de nationale valuta's worden in beginsel
omgerekendtegen d e in het Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen gepubliceerde dagkoers van de ►M6euro◄.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 11, lid 4, van het FinancieelReglement worden de ►
M6euro◄en de nationale valuta's evenwel
voor de in de artikelen 69 tot en met 72 van het Financieel Reglement
bedoelde boekhouding omgerekend tegen de maandelijkse koersen vande►
M6euro◄die worden berekend op basis van de koersen van de
voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maandwaarvoor de koersen worden bepaald.
Artikel 1 bis
1. De Commissie stelt aan de hand van de door de Europese Centrale
Bank vastgestelde en in het Publicatieblad van de Europese Gemeen-
schappen gepubliceerde referentiekoersen de koers van de euro vast in
de verschillende deviezen die de instellingen bij de uitvoering van de
begroting gebruiken.
2. De omrekeningen tussen de euro en de nationale valuta's worden
verricht tegen de in het Publicatieblad van de Europese Gemeen-
schappen gepubliceerde dagkoers. Overeenkomstig het bepaalde in
artikel 11, lid 4, van het Financieel Reglement worden de euro en de
nationale valuta's evenwel voor de in de artikelen 69 tot en met 72 vanhet Financieel Reglement bedoelde boekhouding omgerekend tegen demaandelijkse koersen van de euro die worden berekend op basis van dekoersen van de voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaat aan demaand waarvoor de koersen worden bepaald.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 3
▼B
▼M6
▼M6
3. Wat de deviezen betreft waarvan de dagkoers niet in het
Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen wordt gepubliceerd,
bepaalt de Commissie de koers van de euro ten opzichte van deze
deviezen door gebruik te maken van alle informatiebronnen die zij
betrouwbaar acht.
Artikel 2
Wanneer de voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen en
de vaststellingen van schuldvorderingen in een nationale valuta wordengesteld, geschiedt de omrekening in ►
M6euro◄volgens het
bepaalde in ►M6artikel 1 bis ◄.
De desbetreffende betalings- en invorderingsopdracht kunnen slechts in
dezelfde valuta worden gesteld.
Het in►M6euro◄uitgedrukte bedrag van het saldo van een
betalingsverplichting en van een vastgestelde schuldvordering die in eennationale valuta luiden, wordt bij elke maandelijkse afsluiting van de
begrotingsboekhouding geherwaardeerd. De laatste herwaardering van
het begrotingsjaar geschiedt, wat het saldo van de betalingsverplich-tingen betreft, tegen de koers van december; het saldo van devastgestelde schuldvorderingen wordt met het oog op de opstellingvan de balans tegen de koers van 31 december geherwaardeerd.
Wanneer een muntherschikking heeft plaatsgevonden, kunnen de saldi
ook in de loop van de maand worden herberekend.
Artikel 3
In afwijking van het bepaalde in ►
M6artikel 1 bis ◄wordt voor de
maand „n” uit hoofde waarvan de door het EOGFL-Garantie
gefinancierde uitgaven overeenkomstig artikel 3, lid 5, van►
M6Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commissie ◄(1) zijn
aangemeld, gebruik gemaakt van de koers van de tiende dag van demaand „n+1” of van die van de eerste voorafgaande dag waarvoor eenalgemene notering beschikbaar is.
Deze koers wordt ook gebruikt voor de overeenkomstige voorschotten
als bedoeld in de artikelen 4 en 5 van ►
M6Verordening (EG) nr. 296/
96 van de Commissie ◄.
De verschillen in nationale valuta tussen de voor de maand „n” ter
beschikking van de Lid-Staten gestelde financiële middelen en de voor
dezelfde maand geboekte uitgaven worden in ►M6euro◄omgere-
kend tegen de koers van de tiende dag van de maand „n+2”.
Artikel 4
Voorde berekening van de bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog te
vereffenen betalingsverplichtingen en, wat de niet-gesplitste kredietenbetreft, voor de vaststelling van de over te dragen kredieten wordt van
de koersen van de ►
M6euro◄van december gebruik gemaakt.
De betalingen ten laste van een begrotingsjaar die van 1 tot en met 15
januari van het volgende begrotingsjaar worden verricht, worden in de
begrotingsboekhouding tegen de ►M6euro◄-koers van december
geboekt.
Artikel 5
De nog te vereffenen betalingsverplichtingen worden, wat de niet-
gesplitste kredieten betreft, ten belope van de overgedragen bedragen innationale valuta of in ►
M6euro◄betaalbaar gesteld; de betalingen
worden tegen de koers van de dag van betaling geboekt. Bij de
berekening van het saldo van het begrotingsjaar wordt overeenkomstigartikel 15 van Verordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89 van de Raad(
2)1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 4
(1) PB nr. L 249 van 8. 9. 1988, blz. 9.
(2) PB nr. L 155 van 7. 6. 1989, blz. 1.▼B
▼B
rekening gehouden met, per begrotingspost, de eventuele overschrijding
van het bedrag van de overgedragen kredieten.
Wat de gesplitste kredieten betreft, worden de bij de herberekeningen
vastgestelde aanpassingen van de nog te betalen betalingsverplichtingen
van voorafgaande begrotingsjaren in de begrotingsboekhouding vastge-stelden in d e tabel van betaalbaarstelling van betalingsverplichtingenvan voorafgaande begrotingsjaren in de jaarrekening opgenomen.
TITEL II
DELEGATIESENUITBESTEDING
(Artikel 22 van het Financieel Reglement)
Artikel 6
In de besluiten waarbij overeenkomstig het bepaalde in artikel 22, lid 4,
van het Financieel Reglement bevoegdheden worden gedelegeerd,
worden de functionarissen van de Instelling aangewezen die bevoegd
zijn in plaats van de delegatiegever te ondertekenen.
In deze besluiten wordt verwezen naar de bepalingen van het in artikel
22, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde reglement van orde,waarin de voorwaarden zijn omschreven waaronder de delegatie vanbevoegdheden geschiedt.
Artikel 7
Van de in artikel 6 bedoelde besluiten, waarbij een specimen van de
handtekening van de functionaris aan wie de bevoegdheden zijn
gedelegeerd, wordt gevoegd, wordt kennis gegeven aan:
— de delegatieverkrijger;
— de rekenplichtige van de Instelling, die geen enkele betaling mag
uitvoeren waartoe door niet-bevoegde functionarissen opdracht is
gegeven;
— de financieel controleur van de Instelling, tot wiens taak het in het
bijzonder behoort de wettigheid en de regelmatigheid van de
ontvangsten en uitgaven te controleren;
— de ordonnateurs, uitsluitend voor zover het delegatie van bevoegd-
heden door de financieel controleur of de rekenplichtigerespectievelijk subdelegaties door de gedelegeerde ordonnateursbinnen de grenzen van de aan dezen gedelegeerde bevoegdhedenbetreft;
— de Rekenkamer.
Van een besluit tot beëindiging van een delegatie van bevoegdheden
wordt op dezelfde wijze kennis gegeven.
Artikel 8
Het delegatiebesluit vermeldt steeds de grenzen waarbinnen de
delegatieverkrijgers voorstellen tot vaststelling van schuldvorderingen,
inningsopdrachten, voorstellen tot het aangaan van betalingsverplich-tingen en betalingsopdrachten mogen opstellen, alsmede de nummersvan artikelen en posten waarop de delegatie van bevoegdhedenbetrekking heeft, en, in voorkomend geval, de duur waarvoor dedelegatie van bevoegdheden geldt.
Artikel 9
Elke Instelling stelt overeenkomstig de bepalingen van het Financieel
Reglement van onderhavige verordening de maatregelen betreffende het
beheer van de kredieten vast die haar voor de goede uitvoering van haarbegrotingsafdeling nodig lijken.
Elke Instelling stelt een document op waarin de daartoe vastgestelde
interne voorschriften worden samengebracht. Dit document bevat dehoofdregels voor de verdeling van de bevoegdheden van de ordonna-1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 5
▼M6
▼B
▼B
teurs en de beheerders met betrekking tot de uitvoering van de bij de
afdeling van de respectieve Instellingen behorende staat van uitgaven enstaat van ontvangsten.
Het in de tweede alinea bedoelde document en elke andere interne
instructie van algemene aard op budgettair en boekhoudkundig gebied
worden aan alle bij het begrotingsbeheer betrokken diensten en aan deRekenkamer gezonden.
Artikel 9bis
De delegatiegever en de delegatieverkrijger moeten, voordat zij een
handeling ter uitvoering van de begroting verrichten, hun directe chefschriftelijk in kennis stellen van eventuele belangenverstrengelingen of -conflicten die van invloed kunnen zijn op de onpartijdige en objectieveuitoefening van hun functie. Deze belangenverstrengelingen of -
conflicten kunnen met name het gevolg zijn van familiebanden,
vriendschap, politieke verwantschap, nationaliteit, economischebelangen of enige andere verwantschap met de begunstigde. De directechef van de delegatiegever of de delegatieverkrijger verklaart schriftelijkof er al dan niet sprake is van belangenverstrengeling of -conflict. Indiendat het geval is, kan de handeling niet door de betrokken delegatiegever
of delegatieverkrijger worden verricht.
Wanneer hij het bestaan van een dergelijke verstrengeling of conflict
van belangen verzuimt te melden, is de delegatiegever of dedelegatieverkrijger tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijkaansprakelijk overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 73 tot enmet 77 van het Financieel Reglement. Dit is tevens het geval wanneer zijeen handeling ter uitvoering van de begroting verrichten terwijl hun
directe chef heeft verklaard dat sprake is van een verstrengeling of
conflict van belangen.
Artikel 9ter
Om de doorzichtigheid van de uitbestede verrichtingen te waarborgen,
worden de kosten en de uitgaven in verband met het beheer afzonderlijk
geboekt en worden de renteopbrengsten en andere baten op de middelendie de medecontractant van de Commissie heeft ontvangen, vastgesteld.
De contracten moeten de gepaste clausules bevatten, met name
betreffende de behandeling van de renteopbrengsten en andere baten,het bijhouden van de rekeningen en de terugvordering van onverschul-digd betaalde bedragen.
De regels voor het beheer van de middelen die ter beschikking van
onderaannemers worden gesteld, met name met het oog op betalingen
aan de begunstigden van communautaire programma's of acties, alsmedede beroepsregels met betrekking tot onder andere onverenigbaarheid,belangenverstrengeling en vertrouwelijkheid, worden vastgesteld in decontracten die de instelling sluit met de onderaannemer.
TITEL III
BEHEER MET BEHULP VAN GEÏNTEGREERDE INFORMATIESYS-
TEMEN
(Artikel 23 van het Financieel Reglement)
Artikel 10
1. Onder ►M6„geïntegreerde informatiesystemen” ◄, in de zin
van artikel 23 van het Financieel Reglement wordt verstaan, computer-programma's voor beheer en boekhouding waarbij de ordonnateur, definancieel controleur en de rekenplichtige worden betrokken en die inonderlinge overeenstemming tussen deze diensten worden ingevoerd.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 6
▼M6
▼B
▼B
2. Voor het gebruik van de in lid 1 bedoelde systemen geldt dat:
a) het systeem controle van de beschikbaarheid van kredieten voor de
voorgestelde verrichting mogelijk moet maken en elke verrichting
waarvoor geen krediet beschikbaar is, moet afwijzen;
b) het systeem zodanig moet zijn dat elke verrichting uitsluitend door de
bij de diensten van de ordonnateur, de financieel controleur en derekenplichtige gemachtigde ambtenaren wordt behandeld overeen-
komstig de door elke Instelling op grond van artikel 9 getroffen
regelingen;
c) het systeem de waarborg moet bieden dat de functies van
ordonnateur, financieel controleur en rekenplichtige daadwerkelijk
gescheiden zijn;
d) de Instelling erop dient toe te zien dat de gegevens en het gebruik van
het systeem door haar interne en externe procedures beveiligd zijn;
e) de Instelling erop dient toe te zien dat de fysieke veiligheid van het
systeem gewaarborgdis;
f) onverminderd het bepaalde in de artikelen 84, 87 en 89 van het
Financieel Reglement kan elke Instelling, indien de ordonnateur, definancieel controleur en de rekenplichtige het onderling eens zijn dathet systeem, wat de veiligheidseisen betreft, voldoende garantiesbiedt, besluiten de voorheen gebruikte papieren formulieren, metname die voor voorstellen voor het aangaan van betalingsverplich-
tingen, voor ►
M6de betalingsopdrachten, de geraamde
schuldvorderingen en de inningsopdrachten. Dit geldt ook voor devervanging van de originele bewijsstukken door de systemen voorelektronisch documentenbeheer. ◄
3. Wanneer het beheer wordt gevoerd met behulp van informatie-
systemen die in overeenstemming zijn met de leden 1 en 2, mogen deverificaties die de rekenplichtige verricht om de betalingen geldig teverklaren, worden aangevuld door regelmatige, zo nodig ter plaatse teverrichten verificaties van deze systemen.
TITEL IV
REGELING VOOR DE REKENPLICHTIGE, DE ONDERGESCHIKT
REKENPLICHTIGEN EN DE BEHEERDERS VAN GELDEN TER
GOEDEREKENING
(Artikelen 25 en 75 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Algemenebepalingen
Artikel 11
Elke Instelling stelt bij een met redenen omkleed besluit een
rekenplichtige aan, die wordt belast met:
— enerzijds, de invordering van de schuldvorderingen, de inning van de
ontvangsten, de betaling van de uitgaven en het beheer van de
kasmiddelen;
— anderzijds, het voeren van de boekhouding en de voorbereiding van
de financiële overzichten overeenkomstig de artikelen 69 tot en met
72 en 78 tot en met 81 van het Financieel Reglement.
Artikel 12
De Instelling kan op een met redenen omkleed advies van de
rekenplichtige één of meer ondergeschikt rekenplichtigen aanstellen.Dezen staan onder het gezag van de rekenplichtige, die hun verant-woordelijkheden afbakent.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 7
▼M6
▼B
▼B
Artikel 13
De rekenplichtige wordt door elke Instelling gekozen uit ambtenaren
van de categorieën A of B die onderdaan van een der Lid-Staten zijn.
De ondergeschikt rekenplichtigen worden door elke Instelling gekozen
uit ambtenaren van de categorieën A, B, en bij uitzondering C, die
onderdaan van een der Lid-Staten zijn.
De beheerders van gelden ter goede rekening, die krachtens artikel 83
worden aangewezen, worden gekozen uit ambtenaren van de categorieënA, B of C, dan wel zo nodig uit „andere personeelsleden” van een metdeze categorieën overeenkomend niveau.
Artikel 14
De rekenplichtige en de ondergeschikt rekenplichtigen worden door de
Instelling gekozen op grond van hun specifieke bekwaamheid, die doordiploma's wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaringblijkt.
De beheerders van gelden ter goede rekening worden aangewezen op
grondvan hun specifieke bekwaamheid , gezien het belang van het
beheer dat zij moeten voeren, gestaafd door diploma's of eengelijkwaardige beroepservaring, dan wel een passende voorafgaandeopleiding.
Artikel 15
De functies van rekenplichtige en ondergeschikt rekenplichtige zijn
onverenigbaar met die van ordonnateur, beheerder van gelden ter goederekening en financieel controleur.
De functies van beheerder van gelden ter goede rekening zijn
onverenigbaar met die van financieel controleur.
Artikel 16
De rekenplichtige oefent zijn specifieke verantwoordelijkheden uit
overeenkomstig de bepalingen van het Financieel Reglement.
De rekenplichtige garandeert met name de objectiviteit bij het voeren
van de rekeningen en bij de indiening van de financiële overzichten als
bedoeld in de artikelen 69 tot en met 72 en 78 tot en met 81 van hetFinancieel Reglement.
De Instelling voorziet de rekenplichtige van de voor de goede
uitoefening van zijn functie noodzakelijke middelen in personeel enuitrusting.
Alvorens de uitgaven uit te voeren, vergewist de rekenplichtige zich
ervan dat de vormvoorschriften van het Financieel Reglement en van de
onderhavige verordening in acht zijn genomen, de bevrijdende kwijting
geldig is en er geen materiële fouten zijn gemaakt.
Hij schorst de uitvoering van de betalingen, met vermelding van alle
redenen daarvoor, telkens wanneer uit de verrichte controles is geblekendat een van de bepalingen in de eerste tot en met derde alinea niet inacht is genomen.
Indien betalingen zijn verricht zonder dat het bepaalde in artikel 51,
derde alinea, van het Financieel Reglement in acht is genomen, zijn de
rekenplichtigen, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerders van
gelden ter goede rekening tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueelgeldelijk aansprakelijk onder de voorwaarden van de artikelen 22 en 86tot en met 89 van het Statuut van de ambtenaren van de EuropeseGemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de anderepersoneelsleden, hierna „Statuut” genoemd.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 8
▼M6
▼B
▼B
Artikel 17
De rekenplichtige wordt bij de opstelling van het voorontwerp van
begroting geraadpleegd over elk eventueel probleem voor de indieningvan de begrotingsinrichting rijzend probleem dat een weerslag kan
hebben op de voorwaarden waaronder de begroting boekhoudkundig
wordt uitgevoerd.
Afdeling II
Uitoefeningvandefunctiemetbetrekkingtotdeboekhoudingende
voorbereidingvandefinanciële overzichten
Artikel 18
1. De rekenplichtige stelt overeenkomstig het bepaalde in artikel 25,
vierde alinea, van het Financieel Reglement de periodieke overzichten,
de jaarrekening en de financiële balans op van de Instelling waaronderhij ressorteert. Te dien einde draagt hij zorg voor de boeking van alleverrichtingen van het begrotingsjaar en sluit hij het begrotingsjaar af.
2. De financiële overzichten worden krachtens de artikelen 79 en 81
van het Financieel Reglement aan de financieel controleur voorgelegden vervolgens door de Instelling definitief vastgesteld.
3. Bij de beëindiging van de functie van rekenplichtige wordt een
tussentijdse stand van de boekhouding opgemaakt per datum van het
einde van de maand van de functiebeëindiging.
Deze stand wordt door de scheidende en door de nieuwe rekenplichtige
voor aanvaarding ondertekend.
Artikel 20
De rekenplichtige van de Commissie centraliseert alle gegevens die hij
nodig heeft en bereidt de geconsolideerde jaarrekening en de geconsoli-deerde financiële balans van de Europese Gemeenschappen voor, zodatde Commissie deze uiterlijk op 1 mei kan vaststellen en aan het
Europees Parlement, aan de Raad en aan de Rekenkamer kan doen
toekomen.
Artikel 21
Nadat de rekenplichtige van de Commissie de rekenplichtigen van de
overige Instellingen heeft geraadpleegd, wordt door de Commissie
— de voor alle Instellingen gemeenschappelijke boekhoudkundige
methoden vastgesteld;
— de structuur van het rekeningstelsel van de Instellingen vastgesteld
en bijgewerkt;
— de inrichting van de financiële balansen geharmoniseerd.
Zij omkleedt elke wijziging van de boekhoudkundige methode met
redenen in de bij de financiële balans gevoegde toelichtingen en lichtdeze daarin toe.
Afdeling III
Uitoefening van de functie met betrekking tot het beheer van de
kasmiddelen
Artikel 22
In toepassing van artikel 25, eerste alinea, van het Financieel Reglement
wordt de rekenplichtige, die voor de inning van de ontvangsten en voorde betaling van de uitgaven verantwoordelijk is, met het beheer van dedesbetreffende kasmiddelen belast.
De Instelling opent de nodige rekeningen bij financiële instellingen, of
laat deze openen, na volgens de beginselen van goed financieel beheer1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 9
▼M6
▼B
▼B
over de werkingsvoorwaarden ervan te hebben onderhandeld. De
voorwaarden voor de werking van de rekeningen worden op gezettetijden aan een nieuw onderzoek onderworpen en zo nodig wordt
daarover opnieuw onderhandeld; de financieel controleur houdt op deze
voorwaarden toezicht.
De rekenplichtige van de Commissie wordt ermee belast om, nadat hij
de rekenplichtigen van de overige Instellingen heeft geraadpleegd, devoorwaarden voor de werking van de door de onderscheiden Instellingengeopende rekeningen op elkaar af te stemmen.
Artikel 23
De rekenplichtige wordt ermee belast de liquide middelen van de
Instelling waaronder hij resorteert, te beheren, overdrachten tussen bij
financiële instellingen geopende rekeningen te gelasten en deviezenom-rekeningen te verrichten, waarbij hij op zodanige wijze dient te handelendat geen dezer rekeningen een debetsaldo vertoont.
Overschrijvingen tussen bij financiële instellingen geopende rekeningen
dienen binnen de limiet van de beschikbare middelen te geschieden.
Artikel 24
De rekenplichtige van de Commissie verdeelt de bij de Schatkist en bij
de centrale banken van de Lid-Staten beschikbare middelen over deze
laatste overeenkomstig artikel 12 van ►
M6Verordening (EG,
Euratom) nr. 1150/2000 ◄.
Artikel 25
De rekenplichtige toetst regelmatig de bij de financiële instellingen
geopende rekeningen aan de boekhouding en controleert of deovereengekomen werkingsvoorwaarden correct worden toegepast.
Artikel 26
De rekenplichtige verschaft middelen aan de beheerders van gelden ter
goede rekening en oefent daarop financieel toezicht uit.
Afdeling IV
Verzekering
Artikel 28
De rekenplichtige, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerders
van gelden ter goede rekening verzekeren zich via de Instelling tegen deaan hun taak verbonden financiële risico's.
Artikel 29
De premies van de verzekering worden door de Instelling rechtstreeks
aan de verzekeraar betaald.
Artikel 30
Onverminderd
— het bepaalde in de artikelen 86 tot en met 89 van het Statuut,
— het bepaalde in artikel 75 van het Financieel Reglement, en
— haar rechten van verhaal jegens derden,
neemt de Instelling in toepassing van ►
M6artikel 288 ◄, tweede
alinea, van het EEG-Verdrag de niet door de verzekeraars gedekterisico's en tekorten te haren laste, voor zover het creditbedrag op de tenname van de verantwoordelijke ambtenaar geopende waarborgrekeningniet toereikendis om het tekort te d ekken.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 10
▼M6
▼B
▼B
Afdeling V
Bijzondere vergoedingenwaarborgrekening
Artikel 31
De in artikel 75, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde
bijzondere vergoeding bedraagt maandelijks:
a) 139 EUR voor de rekenplichtige,
b) 94 EUR voor de ondergeschikt rekenplichtigen,
c) 47 EUR voor de beheerders van gelden ter goede rekening die
gedurende 30 opeenvolgende dagen of langer een bedrag van tenminste 3 800 EUR beheren.
De vergoeding luidt in euro en het betrokken bedrag wordt in euro op de
in artikel 32 van onderhavige verordening bedoelde waarborgrekening
gestort.
Artikel 32
In de algemene boekhouding van de Instelling wordt ten name van elke
betrokken functionaris een waarborgrekening geopend. Deze rekening
kan op verzoek van elke belanghebbende Instelling bij de algemeneboekhouding van de Commissie worden gecentraliseerd. ►
M6De
rekening wordt periodiek gecrediteerd voor het bedrag van de in artikel31 bedoelde maandelijkse vergoeding en voor een jaarlijkse rente ter
hoogte van het jaarlijkse gemiddelde van de maandelijkse rente-
percentages die de Europese Centrale Bank op haarbasisherfinancieringsoperaties in euro toepast. ◄
De rekening wordt gedebiteerd voor het bedrag van het tekort waarvoor
de betrokkene door de Instelling die hem heeft aangesteld, aansprakelijkwordt gesteld voor zover dit tekort niet door uitkeringen van deverzekeringsmaatschappijen is gedekt.
Artikel 33
1. Het creditsaldo van de waarborgrekening wordt aan de betrokkene
of aan zijn rechthebbenden uitgekeerd nadat zijn functie als reken-
plichtige, respectievelijk ondergeschikt rekenplichtige werd beëindigd,
na besluit van de in artikel 22 van het Financieel Reglement vermeldeautoriteiten en na de in artikel 77 van het Financieel Reglementbedoelde kwijting, dit op gunstig advies van de rekenplichtige, behalveindien het deze zelf betreft, alsook op dat van de financieel controleur.
2. Wat de beheerders van gelden ter goede rekening betreft, wordt het
creditsaldo van de waarborgrekening aan de betrokkenen of hun
rechthebbenden uitgekeerd nadat hun functie werd beëindigd, met
instemming en na controle van de rekenplichtige en de betrokkenordonnateur en nadat de financieel controleur gunstig advies heeftuitgebracht.
3. De in de leden 1 en 2 bedoelde uitkeringen geschieden uitsluitend
op schriftelijke instructie van het hoofdvan het d irectoraat-generaal ofvan de administratieve eenheid waaronder de rekenplichtige ressorteert.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 11
▼M6
▼B
▼M6
TITEL V
REGELSDIEVANTOEPASSINGZIJNOPDEFINANCIEELCONTRO-
LEUR, DE ONDERGESCHIKTE FINANCIEEL CONTROLEURSEN DE
INTERNECONTROLEUR
(Artikelen 24 en 24 bis van het Financieel Reglement)
Artikel 34
Elke Instelling stelt bij met reden omkleed besluit een financieel
controleur aan, die wordt belast met de controle op het aangaan vanbetalingsverplichtingen en het verstrekken van betalingsopdrachten metbetrekking tot alle uitgaven, alsmede met de controle op alleontvangsten welke in de begroting van de Gemeenschappen dienen te
worden aangewezen en waarvoor de Instelling als ordonnateur optreedt.
Artikel 35
De Instelling kan een of meer ondergeschikt financieel controleurs
aanstellen. Zij staan onder het gezag van de financieel controleur, die de
bevoegdheden bepaalt die hij hun delegeert. Zij zijn in het kader van
deze delegatie van bevoegdheden voor de door hen gegeven visaverantwoordelijk.
Artikel 36
De financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs
worden door de Instelling op grond van hun bijzondere deskundigheiduit de onderdanen van de Lid-Staten gekozen.
Artikel 37
De Instelling stelt de financieel controleur de voor het goed vervullen
van diens controlefunctie benodigde middelen in personeel en inuitrusting ter beschikking.
Artikel 38
De besluiten betreffende de delegatie en de subdelegatie van bevoegd-
heden door de financieel controleur of de ondergeschikt financieelcontroleurs dienen aan het bepaalde in de artikelen 6, 7 en 8 tebeantwoorden.
Artikel 39
In de uitoefening van zijn controletaak is de financieel controleur geheel
onafhankelijk en slechts aan de Instelling verantwoording verschuldigd.Hij mag wat de uitoefening van de taken betreft die hem wegens zijnaanstelling op grondvan d e bepalingen van het Financieel Reglement
zijn opgedragen, geen enkele instructie ontvangen, noch mogen hem in
dezen beperkingen worden opgelegd.
Deze bepalingen zijn eveneens van toepassing op de ondergeschikt
financieel controleurs, binnen de grenzen van de van hun hiërarchischmeerdere, de financieel controleur, ontvangen bevoegdheden.
Artikel 40
De financieel controleur mag steeds en over elk onderwerp dat
financiële implicaties heeft, aan de Instelling verslag uitbrengen, vooralwat de toepassing van de bepalingen van artikel 2 van het FinancieelReglement betreft.
De Instelling zendt deze verslagen, desgevraagd, aan het Europees
Parlement en aan de Rekenkamer, tenzij zij de verslagen vertrouwelijkacht.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 12
▼B
▼B
Artikel 41
De financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs
hebben toegang tot alle bewijsstukken en alle overige bescheiden die dete controleren ontvangsten en uitgaven betreffen. Zij mogen controles ter
plaatse verrichten.
Artikel 42
De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en, eventueel, de geldelijke
aansprakelijkheid, in de zin van artikel 74 van het Financieel Reglement,
van de financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs
kunnen slechts onder de volgende voorwaarden in de tweede tot en metvijfde alinea door de Instelling zelf worden ingeroepen.
De Instelling neemt een met redenen omkleed besluit tot opening van
een onderzoek. Dit besluit wordt aan de betrokkene en, indien het eenondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel controleur
betekend. De Instelling kan een of meer ambtenaren van dezelfde rang
als of van een hogere rang dan de betrokken functionaris, die niet defunctie van financieel controleur, ordonnateur of rekenplichtigevervullen, onder haar rechtstreekse verantwoordelijkheid met hetonderzoek belasten. Tijdens het onderzoek moeten de betrokkene en,indien het een ondergeschikt financieel controleur betreft, de financieel
controleur worden gehoord.
Het verslag van het onderzoek wordt aan de betrokkene en, indien het
een ondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieelcontroleur medegedeeld. De betrokkene wordt vervolgens door deInstelling over dit verslag gehoord.
Aan de hand van het verslag en na het horen van de betrokkene neemt de
Instelling ten opzichte van de betrokkene hetzij een met redenenomkleed besluit dat hem kwijting verleent, hetzij een met redenen
omkleed besluit overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 22 en 86
tot en met 89 van het Statuut. Van besluiten waarbij tuchtmaatregelenen/of geldelijke sancties worden opgelegd, wordt de betrokkene kennisgegeven en zij worden ter informatie aan de andere Instellingen, aan deRekenkamer en, als het om een ondergeschikt financieel controleurbetreft, aan de financieel controleur medegedeeld.
Betrokkene kan volgens de bepalingen van het Statuut bij het Hof van
Justitie tegen deze besluiten in beroep gaan.
Artikel 43
Onverminderd de rechtsmiddelen waarin het Statuut voorziet, kunnen de
financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs tegen
elk besluit dat de uitoefening van hun controlefunctie betreft, bij het Hof
van Justitie beroep instellen. Beroep wordt ingesteld binnen een termijnvan drie maanden te rekenen vanaf de dag van kennisgeving van hetbetrokken besluit.
Het bepaalde in de eerste alinea is van toepassing op het beroep dat de
Instelling tegen haar financieel controleur, respectievelijk ondergeschiktfinancieel controleurs instelt.
Het beroep wordt onder de in artikel 91, lid 5, van het Statuut genoemde
voorwaarden onderzocht en beoordeeld.
Artikel 43 bis
De interne controlefunctie wordt overeenkomstig de gangbare inter-
nationale normen uitgeoefend. De interne controle heeft betrekking op
de doeltreffendheid en de efficiëntie van de beheers- en controle-systemen. De interne controleverslagen worden toegezonden aan degecontroleerde diensten en aan de instanties die door de instellingen zijnaangewezen om erop toe te zien dat hun diensten de aanbevelingenopvolgen.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 13
▼M6
▼M6
Artikel 43 ter
De interne controleur wordt op grond van zijn bijzondere deskundigheid
uit de onderdanen van de lidstaten gekozen.
TITEL VI
INNINGVANSCHULDVORDERINGEN
(Artikelen 28 en 29 van het Financieel Reglement)
Artikel 44
►M6De bevoegde ordonnateur stelt overeenkomstig het bepaalde in
artikel 28, lid1, van het Financieel Reglement voor elke maatregel ofsituatie waardoor een schuldvordering van de Gemeenschappen ontstaat
of wordt gewijzigd, een geraamde schuldvordering op. ◄Wanneer de
handeling of het besluit waardoor een toekomstige schuldvorderingontstaat, het nog niet mogelijk maakt het bedrag of de vervaldag van deschuldvordering te bepalen, wordt desalniettemin een voorlopigeschuldvordering opgesteld; daarin worden, voor zover mogelijk, een
raming van het bedrag en de vermoedelijke vervaldag vermeld.
De voorlopige schuldvordering wordt voor visum aan de financieel
controleur en voor pro memorie-boeking aan de rekenplichtige
toegezonden.
Artikel 45
1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 2, van het
Financieel Reglement wordt voor elke vastgestelde schuldvorderingdoor de bevoegde ordonnateur onverwijld een inningsopdracht opge-
steld.
Deze opdracht wordt voor visum aan de financieel controleur en voor
boeking aan de rekenplichtige toegezonden. In de opdracht wordt met
name de vervaldag vermeld.
2. De rekenplichtige gaat tot inning over ►
M6 ◄.
3. Bij de inning wordt door de rekenplichtige een ontvangstbewijs
opgesteld, dat in de rekeningen wordt geboekt. De rekenplichtige zorgt
ervoor dat de ordonnateur en de financieel controleur van de inning in
kennis worden gesteld.
4. Indien een schuldvordering op de voor de betaling gestelde
vervaldag niet is geïnd, doet de rekenplichtige onverwijld al het nodige
om de inning te bewerkstelligen, in voorkomend geval met aanwendingvan passende rechtsmiddelen.
5. Een schuldvordering die in opeenvolgende gedeelten, hetzij in één
begrotingsjaar, hetzij in verscheidene begrotingsjaren zal worden geïnd,wordt, zodra zij door middel van een inningsopdracht is vastgesteld,voor haar volle beloop in de rekeningen geboekt.
Artikel 46
De►
M6geraamde ◄vaststellingen in de zin van artikel 28 van het
Financieel Reglement zijn strikt tot de lopende ontvangsten beperkt.
De door dergelijke ►M6geraamde ◄vaststellingen gedekte afzon-
derlijke inningen behoeven derhalve niet elk afzonderlijk aan definancieel controleur voor visum te worden voorgelegd.
Vóór de afsluiting van het begrotingsjaar legt de ordonnateur de
wijzigingen van de ►
M6geraamde ◄vaststellingen waarmee ervoor
wordt gezorgd dat die vaststellingen gelijk zijn aan de werkelijkvastgestelde schuldvorderingen aan de financieel controleur voor terverkrijging van diens visum.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 14
▼B
▼B
Artikel 47
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 45, lid 3, wordt van elke inning
zo spoedig mogelijk aan de ordonnateur en aan de financieel controleur
kennis gegeven. Wanneer de inning niet uit een volgens artikel 45opgestelde inningsopdracht voortvloeit, wordt het betrokken bedragonverwijld op een tussenrekening in de algemene boekhoudinggecrediteerd en wordt de bevoegde ordonnateur verzocht de procedure
tot vaststelling van de schuldvordering in te leiden en met het oog op de
aanwijzing op de begroting de ontbrekende inningsopdracht teverstrekken. Indien blijkt dat die tussenrekening voor een ten onrechteontvangen bedrag is gecrediteerd, wordt dit bedrag zo spoedig mogelijkterugbetaald.
Artikel 48
De ramingen en de inningsopdrachten worden afzonderlijk geboekt en in
chronologische volgende genummerd, zodat voor alle schuldvorderingenvan de Instellingen in het bijzonder kan worden geconstateerd:
— welke maatregelen waardoor een schuldvordering kan ontstaan, zijn
getroffen;
— wat de bedragen van de te innen schuldvorderingen zijn;— welke vervaldagen deze schuldvorderingen hebben;— welke schuldvorderingen zijn geïnd,— welke schuldvorderingen nog moeten worden geïnd en welke
stappen voor de inning ervan zijn gedaan.
Artikel 49
De boekhouding wordt zodanig ingericht dat de financieel controleur
steeds de juistheid van de boeking van de schuldvorderingenramingen envan de inningsopdrachten kan nagaan en zich van de hem bij artikel 29,lid3, van het Financieel Reglement opgelegd e taken kan kwijten.
Artikel 50
Krachtens artikel 29, lid2, van het Financieel Reglement word t in elk
voorstel van de ordonnateur om van inning van een vastgesteldeschuldvordering af te zien, met name de schuldenaar, de aard, hetgeraamde bedrag en de begrotingsaanwijzing van de ontvangst, de voorde inning gedane stappen en de redenen van de voorgestelde annulering
vermeld.
Indien het hoogste gezag van de Instelling over de weigering van het
visum door de financieel controleur is heengestapt, wordt dit besluit aande ordonnateur gezonden, die het voorstel tot annulering samen metgenoemd besluit aan de financieel controleur terugzendt. Het voorstel tot
annulering wordt samen met het besluit om over de visumweigering
heen te stappen overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 2, eerstealinea, van het Financieel Reglement geboekt.
TITEL VII
AANGAANVANBETALINGSVERPLICHTINGEN
(Artikel 36 van het Financieel Reglement)
Artikel 51
Alvorens een maatregel te nemen waardoor een uitgave kan ontstaan,
doet de bevoegde ordonnateur de financieel controleur een voorsteltoekomen tot het aangaan van een betalingsverplichting. De ordonnateurmoet zich vooraf ervan vergewissen of de maatregel met de beginselen
van goedfinancieel beheer strookt, met name zuinigheiden kosten-
effectiviteit, als bedoeld in artikel 2 van het Financieel Reglement. Inbeginsel wordt het voorstel opgesteld volgens een door de ordonnateur,de rekenplichtige en de financieel controleur in onderlinge overeen-stemming vast te stellen formulier. Het voorstel bevat de in artikel 37van het Financieel Reglement genoemde gegevens.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 15
▼M6
Artikel 52
Beginselbesluiten van de instelling die een betalingsverplichting jegens
derden inhouden, gelden als het aangaan van betalingsverplichtingen.
Artikel 53
Indien voor een bepaalde uitgave een beginselbesluit van de instelling
nodig is, kan het ontwerp van het beginselbesluit slechts door de
instelling worden goedgekeurd indien de financieel controleur ditontwerp van tevoren heeft goedgekeurd. De financieel controleur keurtdit ontwerp alleen goed indien het voldoet aan de vereisten van goedfinancieel beheer. De ordonnateur legt naast het ontwerp-beginselbesluiteen voorstel tot het aangaan van de betalingsverplichting met betrekking
tot het beginselbesluit aan de financieel controleur voor.
Zodra de instelling het ontwerp-besluit heeft goedgekeurd, wordt het
desbetreffende algemene vastleggingsvoorstel samen met het desbe-
treffende voorstel voor een juridische verbintenis voor visum aan definancieel controleur toegezonden.
Indien de instelling het ontwerp-besluit niet goedkeurt of het voorge-
stelde uitgavenbedrag verlaagt, wordt het voorstel tot het aangaan van debetalingsverplichting gewijzigdof geannuleerden, in voorkomendgeval, door een overeenkomstig voorstel tot het aangaan van debetalingsverplichting vervangen, dat aan de financieel controleur wordt
voorgelegdter verkrijging van d iens voorafgaandvisum.
De ordonnateur sluit de individuele juridische verbintenissen binnen de
in artikel 36, lid2, van het Financieel Reglement genoemd e termijnen.
ledere afzonderlijke juridische verbintenis wordt, voorafgaand aan de
ondertekening ervan, overeenkomstig artikel 37, lid 2, van hetFinancieel Reglement, ter visering voorgelegdaan d e financieelcontroleur. Deze verbintenissen worden, voorafgaand aan de onderteke-ning ervan, door de ordonnateur in de boekhouding in minderinggebracht op de algemene vastlegging.
Uiterlijk drie maanden na de uiterste uitvoeringsdatum van de algemene
vastlegging wordt het verschil tussen de in de tweede alinea bedoelde
verplichting en de som van de in de centrale boekhouding opgenomen
bedragen door de ordonnateur onverwijld vrijgemaakt overeenkomstigde vierde alinea.
Artikel 54
Voorlopige betalingsverplichtingen in de zin van artikel 36, lid 1, van
het Financieel Reglement worden strikt tot de lopende uitgaven beperkt.De door dergelijke voorlopige betalingsverplichtingen gedekte afzonder-
lijke betalingsverplichtingen behoeven niet elk aan de financieel
controleur ter visering te worden voorgelegd.
In geval van voorlopige betalingsverplichtingen verifieert de ordonna-
teur onder eigen verantwoordelijkheid of de afzonderlijkebetalingsverplichtingen de voorlopige betalingsverplichting waardoorzij worden gedekt, niet overschrijden.
Deze voorlopige betalingsverplichtingen mogen slechts tot kredietover-
drachten van rechtswege onder de in artikel 7 van het FinancieelReglement genoemde voorwaarden leiden in de mate waarin zij aan heteinde van het begrotingsjaar overeenkomen met vóór de in het
Financieel Reglement vastgestelde uiterste data daadwerkelijk aange-
gane financiële verplichtingen.
Als lopende uitgaven worden beschouwd de in hetzelfde begrotingsjaar
gedane terugkerende huishoudelijke uitgaven, zoals:
— personeelsuitgaven (bezoldigingen en diverse vergoedingen, aanwer-
vingskosten, enz.),
— kosten van dienstreizen,
— representatiekosten,
— kosten van vergaderingen,1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 16
▼B
▼B
— free-lance tolken ►M6of vertalers ◄,
— uitwisseling van ambtenaren,— huur van gebouwen,— diverse verzekeringen,
— schoonmaak en onderhoud,
— huur van materieel,— telecommunicatiekosten,— water, gas, elektriciteit,— periodieke publikaties (maandelijkse bulletins en dergelijke),
— abonnementen.
Artikel 55
Indien de uitgave voor sommige maatregelen waardoor uitgaven kunnen
ontstaan, op het tijdstip waarop het voorstel tot het aangaan van
betalingsverplichtingen aan de financieel controleur wordt voorgelegden aan de rekenplichtige medegedeeld, nog niet nauwkeurig kan wordenberekend, raamt de ordonnateur de verwachte uitgaven en deze geeft inzijn voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting de elementenaan waarop zijn raming berust.
Artikel 56
Elk voorstel tot het aangaan van betalingsverplichtingen wordt op een
zodanig tijdstip bij de financieel controleur ingediend dat deze over
voldoende tijd beschikt om zijn standpunt te bepalen en de eventueleopmerkingen te formuleren die hij dienstig acht, waarmee dan rekeningkan worden gehouden.
Artikel 57
De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen dienen,
onverminderd de tenuitvoerlegging van het bepaalde in artikel 23 vanhet Financieel Reglement, vergezeldte gaan van alle bewijsstukken en,
in voorkomend geval, alle andere bescheiden en inlichtingen die de
financieel controleur nodig heeft om de in artikel 38, lid 1, van hetFinancieel Reglement voorgeschreven vaststellingen te kunnen doen.
TITEL VIII
REGISTRATIE VAN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN VAN
BETALINGSVERPLICHTINGEN NA VISUM VAN DE FINANCIEEL
CONTROLEUR
(Artikel 37 van het Financieel Reglement)
Artikel 58
De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen worden door
de boekhouding van de Instelling geregistreerd. Deze registratie moet
het mogelijk maken op ieder ogenblik voor het begrotingsjaar perbegrotingspost het volgende vast te stellen:
1. de beschikbare kredieten;
2. de aangegane betalingsverplichtingen;
3. de ter zake verrichte betalingen;
4. het saldo van de nog te betalen betalingsverplichtingen.
De registratie maakt het ook mogelijk op ieder ogenblik het volgende
vast te stellen:
1. het bedrag van de oorspronkelijke betalingsverplichting, eventueel
verhoogdmet aanvullend e betalingsverplichtingen;
2. de desbetreffende, uit hoofde van voorafgaande begrotingsjaren
verrichte betalingen;
3. het bedrag van de aan het begin van het begrotingsjaar nog te betalen
betalingsverplichtingen;
4. de betalingen van het begrotingsjaar;1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 17
▼B
5. het nog te betalen saldo.
Voorts wordt, overeenkomstig artikel 99 van het Financieel Reglement,
het bedrag van de samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen
geregistreerd.
Artikel 59
De boekhouding wordt zodanig ingericht dat de financieel controleur de
juistheid van de registratie van de betalingsverplichtingen en van debetalingen kan nagaan.
TITEL IX
VISERING VAN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN VAN BETA-
LINGSVERPLICHTINGEN
(Artikel 38 van het Financieel Reglement)
Artikel 60
Onverminderd het bepaalde in de artikelen 10 en 61, bestaat het visum
op het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting uit de
handtekening van de financieel controleur, van een ondergeschiktfinancieel controleur of een functionaris die de in artikel 38 bedoeldedelegatie van bevoegdheden heeft verkregen, met stempelafdruk endatumvermelding.
Artikel 61
In dringende gevallen kan het visum worden verstrekt door middel van
een nota, telexbericht of enig ander middel waaruit ondubbelzinnig
blijkt dat het betrokken voorstel tot het aangaan van een betalings-
verplichting is geviseerd.
Artikel 62
Indien het hoogste gezag van de Instelling op grond van artikel 39 van
het Financieel Reglement over een visumweigering van de financieelcontroleur heenstapt, wordt het besluit aan de ordonnateur gezonden, diehet voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting samen met het
besluit aan de financieel controleur terugzendt. Het voorstel tot het
aangaan van een betalingsverplichting wordt, samen met het besluit omover de visumweigering heen te stappen, overeenkomstig het bepaaldein artikel 37 van het Financieel Reglement geregistreerd.
Artikel 63
De artikelen 60, 61 en 62 zijn van toepassing op de voorstellen voor
samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen als bedoeld in artikel
99 van het Financieel Reglement.
Artikel 64
Indien de financieel controleur de in artikel 28, lid 2, de artikelen 37, 41
en 45 van het Financieel Reglement bedoelde en in de artikelen 65 tot enmet 73 van de onderhavige verordening nader omschreven bewijs-stukken onvoldoende of onvolledig acht, stelt hij zijn visering uit enzendt hij het voorstel aan de ordonnateur terug, waarbij de aard van degevraagde bewijsstukken nader wordt aangegeven.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 18
▼B
TITEL X
BEWIJSSTUKKEN
(Artikel 28, lid2, en d e artikelen 37, 41 en 45 van het Financieel
Reglement)
Afdeling I
Inningvanschuldvorderingen
Artikel 65
Als bewijsstukken ter staving van inningsopdrachten worden beschouwd
het besluit of de handeling die de schuldvordering doet ontstaan,
vergezeld van alle documenten waarmee de aard van de schuldvorde-
ring, de berekening van het bedrag, de vervaldag en de identiteit van deschuldenaar kunnen worden geverifieerd, zoals,
a) wat de eigen middelen betreft(
1):
— voor de douanerechten, landbouwheffingen en bijdragen suiker:
de overzichten van de boekhouding van de Lid-Staten overeen-
komstig de toepassingsverordeningen(2),
— voor de BTW- en de BNP-middelen: de begroting van het
begrotingsjaar (begrotingsjaar n) die het bedrag daarvan vaststelt,
en voor de respectieve saldi (begrotingsjaar n+1 en volgende) deverschillende overzichten, samenvattende documenten en reke-ninguittreksels die in de toepassingsverordeningen (
2) zijn
voorzien;
b) wat de diverse andere ontvangsten betreft: het basisbesluit, het
besluit, het contract of akkoord waaruit de schuldvordering voort-vloeit, alsmede de stukken waarin alle berekeningselementen zijnvermeld.
Afdeling II
Aangaanvanbetalingsverplichtingen
Artikel 66
Met betrekking tot de voorstellen voor het aangaan van betalings-
verplichtingen wordt als bewijsstuk beschouwd: de ontwerp-besluitendie voor de Instelling verbintenissen inhouden, zoals,
a) bij uitvoering van uitgaven langs contractuele weg:
het ontwerp van overeenkomst of contract, de bestelbon of soortge-
lijke stukken, voor aanbestedingen eventueel vergezeld van debinnengekomen offertes, de rechtvaardiging van een onderhandse
overeenkomst en, indien nodig, het advies van de Raadgevende
Commissie voor aankopen en overeenkomsten, hierna „CCAM”(Commission des achats et des marchés) genoemd;
b) bij autonome toekenning van steun:
— voor financiële bijstand uit de verschillende fondsen of langs de
weg van gelijkaardige regelingen: de in voorkomend geval in dedesbetreffende basisverordeningen voorgeschreven bescheiden,alsmede de ontwerpen van steuntoekenningsbesluiten;
— voor subsidies in het algemeen:
— het verzoek van de begunstigde, in voorkomend geval
vergezeld van een uitvoeringsverslag over de eerder toege-
kende subsidies,
— de rechtvaardiging van het toegekende bedrag,1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 19
(1) Besluit 88/376/EEG, Euratom van de Raad (PB nr. L 185 van 15. 7. 1988,
blz. 24).
(2) — Verordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89.
— Verordening (EEG, Euratom) nr. 1553/89 van de Raad (PB nr. L 155 van
7. 6. 1989, blz. 9).
▼B
— het ontwerp van de overeenkomstbrief of van andere
soortgelijke bescheiden,
— de kostenraming voor de actie waarvoor een subsidie wordt
gevraagd of enig daarvoor in de plaats komend document.
Afdeling III
Betaalbaarstelling enbetalingvanbetalingsverplichtingen
Artikel 67
Ten aanzien van leveranties in het algemeen wordt in het bijzonder de
door de leverancier opgestelde factuur, in voorkomend geval vergezeldvan een exemplaar van het stuk waaruit de verplichting van deGemeenschap voortvloeit (bijvoorbeeldbestelbon of contract), alsbewijsstuk beschouwd.
In het door de leverancier opgestelde stuk worden in ieder geval
vermeld:
— de aard en de hoeveelheid van de leveringen en eventueel de aard
van de in verband daarmee verrichte diensten;
— de prijs per eenheid en de totale prijs;— de vrijstelling van belastingen en heffingen; in voorkomend geval
het bedrag van de op de levering betrekking hebbende en in de prijs
begrepen belastingen, heffingen en douanerechten.
In dit stuk of in een als bijlage daarbij gevoegd stuk moeten de door de
ordonnateur of de door hem gemachtigde functionaris aangebrachtevermeldingen voorkomen tot vaststelling van:
— de goede ontvangst van het afgeleverde, met de datum en plaats
ervan;
— de boeking in de inventarislijst, telkens wanneer de opneming van
het afgeleverde op de inventarislijst wordt geëist;
— de verificatie van alle elementen van de factuur;— het advies van de CCAM, indien dat wordt geëist.
Artikel 68
Ten aanzien van dienstverrichtingen wordt in het bijzonder de door de
dienstverrichter opgestelde factuur (of rekening), in voorkomend gevalvergezeldvan het contract, als bewijsstuk beschouwd .
Op deze factuur (of rekening) worden vermeld:
— de aard van de verrichting, eventueel de prijs per eenheid, de totale
prijs, de aantekening betreffende de vrijstelling van belastingen enheffingen of, voor zover mogelijk, het bedrag van de op deverrichting betrekking hebbende en in de prijs begrepen belastingen
en heffingen;
— de door de ordonnateur of de door hem gemachtigde functionaris
getekende verklaring „betaalbaar”, waardoor de goede uitvoeringvan de dienst en de verificatie van alle elementen van de factuur (ofrekening) worden bevestigd.
Artikel 69
1. Ten aanzien van studie- en onderzoekcontracten wordt als
bewijsstuk beschouwd:
a) een bij de eerste betalingsopdracht te voegen exemplaar van het
contract en van de eventuele bijkomende overeenkomsten;
b) elk stuk dat volgens de financiële bepalingen van de contracten een
rechtvaardiging van de betrokken betalingen vormt (verzoek van de
contractant, facturen, in geval van associatiecontracten door de
beheerscomités opgestelde overzichten en ieder ander stuk waardoorde uitgaven worden gerechtvaardigd). Bij de laatste betaling dienteen stuk te worden overgelegd dat de door de ordonnateur opgesteldeverklaring „diensten verricht” bevat.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 20
▼B
2. Met betrekking tot besluiten tot toekenning van financiële steun uit
de verschillende fondsen of langs de weg van gelijkaardige regelingenwordt als bewijsstuk beschouwd:
a) een, bij de eerste betalingsopdracht te voegen, exemplaar van het
besluit;
b) elk stuk dat volgens de financiële bepalingen van de basisver-
ordeningen en de besluiten tot toekenning van financiële bepalingenvan de basisverordeningen en de besluiten tot toekenning van
financiële bijstand de betrokken betalingen rechtvaardigt (verzoek
om betaling, verklaring van aanvang van de werkzaamheden,voortgangsverslagen en dergelijke). Bij de laatste betaling dient eenstuk te worden overgelegd dat een verklaring van voltooiing van hetprogramma of project en een staat van de werkelijk voor datprogramma of project verrichte uitgaven bevat.
3. Voor de in artikel 66, onder b), tweede streepje, bedoelde subsidies
wordt als bewijsstuk beschouwd:
a) een exemplaar van het besluit tot toekenning van de subsidie;
b) de bevestiging door de begunstigde van de aanvaarding van de in
artikel 87 van het Financieel Reglement bedoelde controles van deGemeenschap en, indien de hoogte van de subsidie dat wettigt, eenverslag over de uitvoering van het project en het gebruik van de
ontvangen middelen.
Artikel 70
Wat de personeelsuitgaven betreft, wordt als bewijsstuk beschouwd:
a) voor de maandsalarissen:
— de volledige personeelslijst, met vermelding van alle bezoldi-
gingselementen. Deze lijst wordt bij de betalingsopdrachtgevoegd;
— een formulier (personeelssteekkaart) waaruit, telkens wanneer
daar aanleiding toe bestaat, elke wijziging van enig bezoldi-gingselement blijkt. Dit formulier wordt opgesteld op basis vande in elk afzonderlijk geval genomen besluiten;
— bij aanwerving of aanstelling: een bij de betaalbaarstelling van
het eerste salaris te voegen, voor eensluidend gewaarmerkt
afschrift van het besluit tot aanwerving of aanstelling;
b) voor de overige bezoldigingen (per uur of per dag bezoldigd
personeel):
een door de ordonnateur opgestelde staat van de dagen of uren
aanwezigheid;
c) voor overuren:
een door de bevoegde ambtenaren ondertekende staat van het door de
functionaris verrichte overwerk;
d) voor kosten van dienstreizen:
— de door de bevoegde autoriteit naar behoren ondertekende
dienstreisopdracht;
— de „declaratie van de kosten van de dienstreis”, waarin worden
vermeld: de plaats van bestemming, de datum en het uur van
vertrek en aankomst in de plaats van bestemming, de reis- en deverblijfskosten, andere op overlegging van bewijsstukken naarbehoren toegestane kosten. Deze declaratie wordt ondertekenddoor degene die met de dienstreis werd belast en door de
hiërarchisch meerdere aan wie de desbetreffende bevoegdheid
werd gedelegeerd;
e) voor de overige personeelsuitgaven:
de bewijsstukken, waarin naar het besluit waarop de uitgave berust,
wordt verwezen en waarin alle berekeningselementen wordenvermeld.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 21
▼B
Artikel 71
Voor elke betalingsverplichting die in gedeelten wordt betaald, wordt bij
de eerste betalingsopdracht een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift
van het contract of van het besluit tot toekenning van financiële steungevoegd. In de volgende betalingsopdrachten wordt naar dat stuk en devoorafgaande betaling(en) verwezen.
Bij de opstelling van de laatste betalingsopdracht dient de ordonnateur te
verklaren dat de betrokken actie is beëindigd, opdat daaruit de
boekhoudkundige consequenties worden getrokken, welke in voor-
komend geval de annulering van een aangegane maar niet uitgevoerdebetalingsverplichting kunnen meebrengen.
Wanneer krachtens artikel 1, lid7, van het Financieel Reglement een
uiterste uitvoeringsdatum is vastgesteld, kan uit de boekhouding worden
afgelezen welke betalingsverplichtingen één maandvóór d e betrokken
datum niet definitief zijn uitgevoerd. De ordonnateurs dienen dan hetvoorstel tot annulering van de niet-uitgevoerde betalingsverplichting opte stellen of, als aan de voorwaarden van genoemd artikel 1, lid 7, isvoldaan, een van een deugdelijke toelichting vergezeld voorstel totwijziging van de oorspronkelijke betalingsverplichting in te dienen.
Artikel 72
Wanneer verscheidene betalingen door slechts één bewijsstuk worden
gestaafd, bevatten alle betalingsopdrachten een verwijzing naar hetoorspronkelijke stuk en het volgnummer van de betalingsopdrachtwaarbij het stuk wordt gevoegd.
Artikel 73
Afgezien van de in de artikelen 65 tot en met 72 bedoelde gevallen kan
de ordonnateur een oorspronkelijk bewijsstuk dat niet kan worden
overgelegd, door een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift vervangen,in welk geval hij de redenen dient te vermelden waarom hetoorspronkelijke stuk niet kon worden overgelegd en dient hij teverklaren dat geen betaling is verricht.
TITEL XI
VERSTREKKINGVANVOORSCHOTTEN
(Artikel 46 van het Financieel Reglement)
Artikel 74
Naast de voorschotten op grond van het Statuut of een bestuursrechte-
lijke bepaling kan de ordonnateur voorschotten toekennen ter dekkingvan de uitgaven die een ambtenaar of een ander personeelslid voorrekening van zijn Instelling moet verrichten. Deze uitgaven, die over hetalgemeen betrekking hebben op de personeelskosten en huishoudelijke
uitgaven, kunnen uit een bijzondere opdracht voortvloeien of uitgaven
betreffen die waarschijnlijk, maar naar aard en omvang onbepaald zijn.
Artikel 75
De verstrekking van de voorschotten en de aanwijzing van de ambtenaar
of van het ander personeelslid geschieden, op voorstel van deordonnateur en na visum van de financieel controleur en gunstig advies
van de rekenplichtige, bij besluit van de in artikel 22 van het Financieel
Reglement bedoelde autoriteiten, besluit waarin het bedrag van hetvoorschot en de periode waarin het wordt aangewend, worden vermeld.
Voor elk voorschot dient, in zover de aard van de uitgave voldoende
bepaaldis, een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting tezijn gedaan.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 22
▼B
Artikel 76
De aangewezen ambtenaar of het aangewezen ander personeelslid is
voor de hem verstrekte middelen verantwoordelijk en neemt de nodigemaatregelen om deze middelen te beveiligen.
Binnen tien dagen na de verwezenlijking van het doel waarvoor het
voorschot werd verstrekt, zendt hij de rekenplichtige een gedetailleerd
verslag over het gebruik van het voorschot en stort hij het eventuelesaldo terug.
Binnen zes weken na datzelfde tijdstip verrekent de ordonnateur het
voorschot om de tussenrekening af te sluiten die bij de toekenning vanhet voorschot werdgeopend .
TITEL XII
BANK-ENPOSTREKENINGEN
(Artikel 53 van het Financieel Reglement)
Artikel 77
Voor haar financiële verrichtingen kan de Instelling in de Lid-Staten en
eventueel in derde landen bank- en/of postrekeningen openen.
Artikel 78
De Instelling kan tevens rekeningen aanhouden bij de emissiebank van
elke Lid-Staat of bij de erkende financiële instelling.
Artikel 79
De Instelling doet alle financiële instellingen waarbij zij rekeningen
heeft geopend, de namen en de specimens van de handtekeningen van dedoor haar aangewezen en tot opening en gebruik van de genoemderekeningen gemachtigde functionarissen toekomen en deelt hen deeventuele grens mede van de door elke gemachtigde functionaris op tenemen bedragen.
Artikel 80
Om over de rekeningen te beschikken is de handtekening van twee naar
behoren gemachtigde functionarissen vereist, waaronder die van de
rekenplichtige, een ondergeschikt rekenplichtige of een beheerder van
gelden ter goede rekening.
Overeenkomstig artikel 53 van het Financieel Reglement wijst de
Instelling de functionarissen aan die gemachtigd zijn cheques enpostgiro- of bankoverschrijvingen te ondertekenen.
Alvorens hun handtekening te plaatsen, gaan deze functionarissen na of
de cheques en postgiro- of bankoverschrijvingen met de betalings-opdrachten overeenstemmen.
Artikel 81
In beginsel dienen per cheque of per postgiro- of bankoverschrijving te
worden betaald:
— de maandelijkse bezoldigingen van de ambtenaren en andere
personeelsleden;
— de uitgaven voor leveringen of dienstverrichtingen waarmee een
bedrag van meer dan ►
M6420 EUR ◄is gemoeid.
Artikel 81 bis
1. De betalingen per postgiro- of bankoverschrijving mogen slechts
door de rekenplichtige worden verricht indien de bankgegevens van debegunstigde van de betaling van tevoren zijn opgenomen in een doorelke instelling centraal beheerdbestand .1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 23
▼M6
▼M6
De opneming van de bankgegevens van de begunstigde in het bestand of
de wijziging van deze gegevens geschieden op basis van een door debank van de begunstigde of, in het geval van betalingen aan ambtenaren
en andere functionarissen, door de begunstigde zelf afgegeven papieren
of elektronisch document.
2. Met het oog op betalingen per postgiro- of bankoverschrijving
mogen de ordonnateurs slechts namens hun instelling verplichtingen
jegens een derde aangaan indien deze hun de documentatie verstrekt die
nodig is om hem in het bestand op te nemen.
De ordonnateurs zien erop toe dat de door de begunstigde verstrekte
bankgegevens geldig blijven gedurende de periode waarop de verplich-
ting van de instelling jegens hem betrekking heeft. In voorkomend geval
moet de ordonnateur deze gegevens bijwerken overeenkomstig hetbepaalde in lid l, tweede alinea.
TITEL XIII
BEHEERVANGELDENTERGOEDEREKENING
(Artikel 54 van het Financieel Reglement)
Artikel 82
Beheer van gelden ter goede rekening kan worden ingesteld wanneer
bepaalde uitgaven vanwege de aard of de bijzondere urgentie ervan nietop basis van een door de ordonnateur ondertekende en doorde financieelcontroleur geviseerde betalingsopdracht kunnen worden betaald. In
afwijking van het bepaalde in de artikelen 40 en 51 van het Financieel
Reglement is de beheerder van gelden ter goede rekening gemachtigd totvoorlopige betaalbaarstelling en tot betaling van de uitgaven ondervoorbehoudvan latere toepassing van d e artikelen 40, 41, 44, 45, 47 en50 van het Financieel Reglement.
De instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de grondige
wijziging of aanpassing van de werkingsvoorwaarden ervan geschieden
bij besluit van de rekenplichtige op een met redenen omkleed voorstel
van de ordonnateur, na gunstig advies van de financieel controleur.
Artikel 83
De aanwijzing van een beheerder van gelden ter goede rekening
geschiedt bij besluit van de rekenplichtige op een met redenen omkleedvoorstel van de ordonnateur.
In dit besluit wordt nadrukkelijk op de verantwoordelijkheden van de
beheerder van gelden ter goede rekening gewezen.
Artikel 84
De in de artikelen 82 en 83 bedoelde besluiten worden de ordonnateurs,
de financieel controleur, de rekenplichtige en de Rekenkamer ter kennisgebracht.
Artikel 85
1. In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede
rekening worden in het bijzonder vastgesteld:
a) het doel en het maximumbedrag van de gelden die ter goede rekening
kunnen worden verstrekt;
b) de eventuele opening, in voorkomend geval, van een bank- en/of
postrekening op naam van de betrokken Instelling;
c) de aard en het maximumbedrag van elke uitgave die zonder
voorafgaande machtiging mag worden gedaan;1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 24
▼B
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
d) de regelmaat waarmee en wijze waarop de bewijsstukken moeten
worden overgelegd;
e) de wijze waarop de gelden ter goede rekening eventueel worden
aangevuld;
f) de termijn waarin de verrichtingen in het kader van het beheer van
gelden ter goede rekening moeten worden afgewikkeld.
2. Betalingen mogen slechts worden verricht op grond en binnen de
grenzen van voorafgaande betalingsverplichtingen die door de ordonna-
teur zijn ondertekend en door de financieel controleur geviseerd.
Artikel 86
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 54, tweede alinea, van het
Financieel Reglement mag slechts de rekenplichtige voor het beheer vangelden ter goede rekening middelen verstrekken.
Diverse plaatselijke ontvangsten, zoals met name die welke voortvloeien
uit
— verkopen van materieel,
— publikaties,— diverse vergoedingen,
— rente enz.
mogen evenwel rechtstreeks bij het beheer van de desbetreffende gelden
ter goede rekening in aanmerking worden genomen, waarbij de
afwikkeling ervan overeenkomstig de desbetreffende bepalingen vanhet Financieel Reglement en van de onderhavige verordening gebeurt.
De desbetreffende bedragen worden door de rekenplichtige in mindering
gebracht wanneer later nieuwe middelen worden verstrekt om diezelfde
gelden ter goede rekening aan te vullen.
Artikel 87
De beheerder van gelden ter goede rekening is voor de betaalbaarstelling
van schulden aan derden tegenover de ordonnateur en voor de uitvoeringvan de betalingen tegenover de rekenplichtige verantwoordelijk.
Artikel 88
De beheerder van gelden ter goede rekening voert volgens instructies
van de rekenplichtige een boekhouding van de middelen waarover hij
beschikt, van de uitgaven die hij verricht en van de ontvangsten die hij
int.
Artikel 89
De beheerder van gelden ter goede rekening treft alle nodige
voorzieningen om de hem verstrekte middelen veilig te stellen.
Artikel 90
Onverminderd de door de financieel controleur uitgeoefende controle,
worden de aanwezigheid van de aan beheerders van gelden ter goederekening toevertrouwde middelen en de desbetreffende boekhoudingdoor de rekenplichtige zelf, door een ondergeschikt rekenplichtige of
door een speciaal daartoe gemachtigde ambtenaar in beginsel ter plaatse,
zonder aankondiging en met een zo groot mogelijke frequentiegecontroleerd.
Artikel 91
De rekenplichtige en de financieel controleur stellen elkaar van de
uitkomsten van hun verificaties in kennis en doen daarvan mededelingaan de ordonnateur.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 25
▼B
TITEL XIV
VOORWAARDENVOORBETALINGVANRENTEBIJTERUGVORDE-
RINGWEGENSONVERSCHULDIGDEBEDRAGEN
(Artikel 49 van het Financieel Reglement)
Artikel 92
De bepalingen van deze titel zijn van toepassing bij terugvordering ten
behoeve van de Gemeenschap wegens onverschuldigde bedragen,onverminderd eventuele bepalingen in de sectoriële basisbesluiten met
betrekking tot de terreinen van communautair beleid.
Artikel 93
1. In de in artikel 28, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde
inningsopdracht wordt voor elke vastgestelde schuldvordering in
verband met de terugvordering van een ten onrechte betaald bedrageen vervaldag vastgesteld.
2. Bijkomende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in rugge-
spraak met de betrokken ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk,met redenen omkleed verzoek van de schuldenaar, mits deze zichverbindt tot betaling van rente met ingang van de aanvankelijke, eerste,vervaldag voor de volledige periode van de toegestane termijn tegen hetin artikel 94 vastgestelde tarief.
3. Bij toekenning van bijkomende termijnen kan de rekenplichtige,
ten einde de rechten van de Gemeenschap veilig te stellen, deschuldenaar verzoeken een zekerheid te stellen ter dekking van zowelde hoofdsom als de rente van de schuld.
Artikel 94
1. Elke schuldvordering waaraan op de vervaldag niet is voldaan, is
volgens de onderstaande bepalingen rentedragend:
— voor schuldvorderingen in ►
M6euro◄: tegen de rentevoet die
door de►M6Europese Centrale Bank op haar basisherfinancie-
ringsoperaties in euro ◄wordt toegepast(1), verhoogdmet
anderhalf punt;
— voor schuldvorderingen in een nationale valuta: tegen de inter-
bancaire laatrente op drie maanden voor de betrokken markt,
verhoogdmet and erhalf punt.
2. Als rentevoet geldt die van de maand van de vervaldag.
3. Rente wordt berekend met ingang van de in de inningsopdracht
vastgestelde vervaldatum tot en met de dag waarop de schuld volledig isbetaald.
Artikel 95
De rekenplichtige kan in overleg met de financieel controleur van inning
van rente afzien wanneer dit, gezien het bedrag of de duur van deachterstal, vergeleken met de administratieve kosten van de verrichting,
van minimieme financiële betekenis is.
Artikel 96
Elke gedeeltelijke betaling wordt eerst op de overeenkomstig artikel 94
vastgestelde rente wegens achterstal en vervolgens op de hoofdsom inmindering gebracht.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 26
(1) Maandelijks bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen , reeks C.
▼M6
TITEL XV
PROCEDURES VOOR HET PLAATSEN VAN OVERHEIDSOP-
DRACHTEN
(Artikelen 56 en 58 van het Financieel Reglement)
(Aanbesteding en aanvraag van aanbiedingen)
(Artikel57vanhetFinancieel Reglement)
Artikel 97
1. De richtlijnen van de Raad inzake overheidsopdrachten voor
werken, voor leveringen en voor diensten zijn van toepassing bij het
plaatsen van opdrachten door de instellingen, zodra het bedrag van deopdracht gelijk is aan of hoger is dan de bij deze richtlijnen vastgesteldedrempelwaarden.
De bepalingen van deze richtlijnen hebben met name betrekking op:
a) de procedures voor het plaatsen van opdrachten,
b) de gemeenschappelijke regels inzake bekendmaking,
c) de gemeenschappelijke voorschriften op het gebied van technische
specificaties,
d) de gemeenschappelijke regels inzake deelneming,
e) de criteria voor kwalitatieve selectie,
f) de criteria voor het gunnen van de opdrachten.
2. Hetzelfde geldt voor de opdrachten die de Commissie plaatst
overeenkomstig de bepalingen van de multilaterale overeenkomstbetreffende de overheidsopdrachten die in het kader van de Wereld-handelsorganisatie is gesloten. Voor de toepassing van dezeovereenkomst volgt de Commissie de procedurevoorschriften die zijn
opgenomen in de richtlijnen van de Raad tot coördinatie van de
procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken,leveringen en diensten.
Artikel 97 bis
De termen „opdracht voor het uitvoeren van werken”, „opdracht voor
leveringen” en „opdracht voor diensten” worden uitgelegd volgens de
omschrijvingen in de in artikel 97 bedoelde richtlijnen.
Artikel 97 ter
De instellingen worden, elk in zover de opdrachten met kredieten uit de
eigen afdeling van de algemene begroting van de Europese Gemeen-
schappen worden gefinancierd, als „aanbestedende diensten” beschouwd
in de zin van de in artikel 97 bedoelde richtlijnen, behalve wanneer deinstellingen voor rekening van een begunstigde derde land of een doordit land aangewezen orgaan optreden.
Artikel 97 quater
Voor andere opdrachten dan die welke in de artikelen 97 tot 97 ter zijn
bedoeld, gelden de artikelen 97 quinquies en 97 sexies.
Artikel 97 quinquies
1. De gunning van een opdracht geschiedt hetzij door middel van een
offerteaanvraag, via een openbare of een beperkte procedure, hetzij via
een onderhandse overeenkomst of onderhandelingsprocedure.
2. Een opdracht bij offerteaanvraag is een contract, gesloten tussen
partijen naar aanleiding van een uitnodiging tot inschrijving.
De uitnodiging tot inschrijving is openbaar wanneer elke gegadigde kan
inschrijven. Zij is beperkt indien slechts diegenen wordt toegestaan in te1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 27
▼B
▼M6
▼M6
schrijven die de instelling besloten heeft te raadplegen wegens hun
bijzondere kwalificaties.
3. Er is sprake van een onderhandse overeenkomst of onderhande-
lingsprocedure wanneer de aanbestedende diensten de gegadigden vanhun keuze raadplegen en met een of meer van hen onderhandelen overde voorwaarden van de opdracht.
Artikel 97 sexies
Voor opdrachten waarop de richtlijnen niet van toepassing zijn, wordt de
termijn voor de indiening van de offertes volgens de aard van deopdracht bepaald naargelang van de tijd die nodig is voor de opstellingvan het antwoord op de uitnodiging tot inschrijving.
Voor openbare of beperkte procedures kan deze termijn in geen geval
korter zijn dan 21 dagen. Wanneer het om dringende redenenonmogelijk is deze termijn in acht te nemen, kan de termijn voor deindiening van de offertes in het kader van een beperkte procedure
worden beperkt tot tien dagen, mits de daadwerkelijke mededinging van
de inschrijvers wordt gewaarborgd.
Artikel 97 septies
Voor alle opdrachten gelden de volgende bepalingen.
Artikel 98
De bekendmakingen van de opdrachten worden opgesteld overeenkom-
stig de modellen die gehecht zijn aan de in artikel 97 genoemderichtlijnen van de Raad inzake overheidsopdrachten.
Artikel 98 bis
1. Het voorwerp van de opdracht moet volledig, duidelijk en precies
zijn.
2. In elke procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten zijn
de volgende selectiecriteria van toepassing:
a) aanvaardbaarheid van de inschrijver voor de opdracht na verificatie
van de uitsluitingsgevallen,
b) criteria ter beoordeling van de financiële, economische, technische en
beroepsmatige capaciteiten van de inschrijver.
3. In elke procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten zijn
de volgende gunningscriteria van toepassing:
a) hetzij de laagste prijs van de deugdelijke, overeenkomstig de
voorschriften gedane en onderling vergelijkbare offertes;
b) hetzij de voordeligste offerte, d.w.z. de offerte met de beste prijs-
kwaliteitverhouding, rekening houdend met de voorgestelde prijs, degebruikskosten, de technische waarde en eigenschappen, de metho-
dologie, de uitvoerings- of leveringstermijn en de service. De
eventuele weging van de gunningscriteria en de methode waarmee deprijs-kwaliteitverhouding wordt vastgesteld, moeten in de aanbeste-dingsdocumenten worden bekendgemaakt.
4. De selectie- en gunningscriteria moeten in de bekendmaking van
de opdracht, het bestek of de uitnodiging tot inschrijving wordenvermeld.
Artikel 98 ter
1. In de uitnodiging tot inschrijving wordt bepaald of de offerte een
vaste prijs moet bevatten die niet voor herziening vatbaar is.
Indien dit niet het geval is, wordt in de uitnodiging tot inschrijving
bepaald volgens welke voorwaarden en/of formules de prijs tijdens deuitvoering van het contract kan worden herzien.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 28
▼M6
2. In het systeem van eventuele herziening van de prijs tijdens de
uitvoering van het contract houdt de instelling onder meer rekening met:
a) de aard van de opdracht en de economische conjunctuur waarin hij
wordt uitgevoerd,
b) de aard en de duur van het contract,
c) de financiële belangen van de instelling.
Artikel 99
Voorts bevatten de offerteaanvragen gegevens over:
a) de wijze van indiening van de aanbiedingen en presentatie ervan, met
name de eventuele eis om een standaardantwoordformulier in tevullen;
b) de toepassing van het Protocol betreffende de voorrechten en
immuniteiten, alsmede verwijzingen naar de algemene voorwaarden
die op de betrokken opdracht van toepassing zijn (leveringen,werken, dienstverrichtingen of publikaties), en eventueel naar hetdocument betreffende de bijzondere voorwaarden voor de opdracht;
c) een beding luidens hetwelk een inschrijving aanvaarding betekent
van het desbetreffende bestek;
d) de bezoekvoorwaarden, die nauwkeurig moeten worden omschreven
wanneer in een bezoek ter plaatse wordt voorzien;
e) de geldigheidsduur van de offertes, waarin de inschrijver alle
voorwaarden van zijn offerte moet handhaven;
f) de sancties bij niet-naleving van de contractuele bepalingen;
g) de vermeldingen die overeenkomstig de artikelen 65 tot en met 73 op
de facturen (of op de bewijsstukken ter staving daarvan) moeten
worden aangebracht;
h)►
M6het verbod van enig contact tussen de instelling en de
inschrijver gedurende een procedure voor het plaatsen van over-heidsopdrachten, behalve, bij wijze van uitzondering, in de volgende
omstandigheden: ◄
1. vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten:
— op initiatief van de inschrijvers:
door de instellingen mogen nadere inlichtingen worden
verstrekt die uitsluitend tot doel hebben de aard van deopdracht te verduidelijken; deze inlichtingen worden binnendezelfde termijn verstrekt aan alle gegadigden die het bestekhebben opgevraagd;
— op initiatief van de instelling:
indien de diensten van de instelling een vergissing, een
onnauwkeurigheid, een weglating of enige andere materiële
tekortkoming in de bewoordingen van de bekendmaking van
de opdracht, de uitnodiging tot inschrijving of het bestekontdekken, mogen zij de betrokkenen daarvan op de hoogtebrengen binnen dezelfd termijn en onder strikt dezelfdevoorwaarden als die van de offerteaanvraag;
2.►
M6na de opening van de offertes:
indien een offerte aanleiding geeft tot een verzoek om opheldering
of indien duidelijk materiële fouten in de bewoordingen van deofferte moeten worden verbeterd, mag de instelling met deinschrijver contact opnemen, waarbij dit contact niet mag leidentot wijziging van de voorwaarden van de offerte. ◄1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 29
▼B
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
Artikel 100
In alle gevallen waarin er onder de in artikel 99, onder h), bedoelde
omstandigheden contacten zijn geweest, wordt een „nota voor hetdossier” opgesteld en wordt in het later aan de CCAM uit te brengen
verslag van deze contacten melding gemaakt.
Artikel 101
Voor elke opdracht wordt een bestek opgemaakt dat bij de uitnodiging
tot inschrijving wordt gevoegd. Ook worden er de algemene voor-
waarden voor overheidsopdrachten aan toegevoegd.
Artikel 103
De indiening van de aanbiedingen geschiedt naar keuze van de
inschrijvers:
— per post:
in de aanvraag van aanbiedingen dient in dat geval te worden
bepaald dat de datum van aanbieding voor verzending zal gelden,
waarbij het poststempel als bewijs dient. Verzending per post dientaangetekendte geschied en;
— door indiening bij de diensten van de Instelling, rechtstreeks of door
een gemachtigde van de inschrijver, met inbegrip van►
M6besteldiensten ◄:
in de aanvraag van aanbiedingen dienen in dat geval het uiterste
tijdstip (dag en uur) voor de indiening van de stukken bij deInstelling te worden vermeld, alsmede de dienst waar deze stukkentegen gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten wordenafgegeven.
In beide gevallen is de datum dezelfde.Voor de geheimhouding en om enigerlei moeilijkheid te voorkomen
wordt in de aanvraag van aanbiedingen het volgende opgenomen:„Verzending dient onder dubbele omslag te geschieden. Beide omslagen
worden gesloten. De ingesloten omslag draagt, naast de aanduiding van
de dienst waarvoor deze is bestemd zoals aangegeven in de aanvraagvan aanbiedingen, de vermelding „Aanvraag van aanbiedingen — magniet door de postdienst worden geopend”. Zelfklevende omslagenmoeten met plakband worden gesloten en dwars over het plakband
wordt de handtekening van de afzender geplaatst.”.
Artikel 104
1. Alle offertes die in overeenstemming zijn met het bepaalde in
artikel 103, worden geopend.
2. De offertes worden door een daartoe aangewezen commissie
geopend.
Deze commissie is samengesteld uit ten minste drie vertegenwoordigers
van ten minste twee verschillende diensten. Een dienst is een
administratieve eenheid van het hoogste niveau binnen de instelling.
De financieel controleur wordt van het openen van de offertes in kennis
gesteld. De financieel controleur of zijn vertegenwoordiger kan alswaarnemer bij de opening aanwezig zijn, indien hij zulks dienstig acht.
3. De leden van de met de opening van de offertes belaste commissie
moeten:
a) hetzij elke bladzijde van elke offerte paraferen,
b) hetzij de omslagpagina en de financiële pagina's van elke offerte
paraferen, waarbij de integriteit van de originele offerte via hetaanbrengen van zegels of een andere, gelijkwaardige techniek wordt1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 30
▼M6
▼B
▼M6
▼M6
gegarandeerd door een dienst die onafhankelijk is van de met de
offerteaanvraag belaste dienst,
c) en het proces-verbaal van de opening van de ontvangen offertes
ondertekenen en vaststellen welke offertes aan de eisen voldoen en
welke niet, onder opgave van de redenen voor de afwijzing wegens
het niet voldoen aan de eisen.
4. Alle offertes waarvan is vastgesteld dat zij aan de eisen voldoen,
worden beoordeeld door een daartoe aangewezen comité, dat tevens eenrangorde van de offertes bepaalt.
Dit comité is samengesteld uit ten minste drie vertegenwoordigers van
ten minste twee verschillende diensten. De samenstelling van dit comitékan gelijk zijn aan die van de met de opening van de offertes belastecommissie.
Offertes die niet alle in de offerteaanvraag vermelde wezenlijke
elementen bevatten of niet aan de in de bekendmaking van de opdracht,de uitnodiging tot inschrijving en/of het bestek gestelde specifieke eisenvoldoen, worden uitgesloten. Het beoordelingscomité kan de kandidaat
of de inschrijver evenwel verzoeken de bewijsstukken waarmee kan
worden nagegaan of de kandidaat of de inschrijver beantwoordt aan deselectiecriteria, aan te vullen of te verduidelijken binnen een door hetcomité gestelde termijn.
Van de beoordeling en de rangorde van de offertes waarvan is
vastgesteld dat zij aan de eisen beantwoorden, moet een proces-verbaalworden opgesteld dat door alle leden van dit comité moet wordenondertekend. Dit proces-verbaal wordt bewaard zodat het later kanworden geraadpleegd.
Artikel 105
Alle inschrijvers worden ingelicht over het aan hun aanbiedingen
gegeven gevolg.
TITEL XVI
VASTSTELLING VAN DE DIVERSE DREMPELBEDRAGEN VAN
AANBESTEDINGSOVEREENKOMSTEN
(Artikel 128 van het Financieel Reglement)
Artikel 106
Het maximumbedrag voor onderhandse overeenkomsten die op basis
van artikel 59, onder a), van het Financieel Reglement mogen wordengesloten, wordt op 13800 EUR gesteld.
Artikel 107
1. Het drempelbedrag waarboven de CCAM bevoegd is, als bepaald
in artikel 63 van het Financieel Reglement, wordt vastgesteld op:
a) 500 000 EUR voor de Commissie,
b) 100 000 EUR voor de overige instellingen.
Voor opdrachten waarmee voor de Commissie tussen 50000 en 500000
en voor de overige instellingen tussen de 50000 en 100000 EUR is
gemoeid, zendt de ordonnateur de CCAM een informatieformulier toeaan de hand waarvan zij kan beslissen of de opdracht voor advies aanhaar moet worden voorgelegd. De CCAM deelt haar beslissing binnenvijf werkdagen na ontvangst van dit formulier aan de ordonnateur mede.
In deze periode mag de ordonnateur namens zijn instelling geen
verplichting aangaan.
2. Voorts mag elke ordonnateur een dossier voor advies aan de
CCAM voorleggen.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 31
▼B
▼M6
▼B
▼M6
▼M6
3. De informatieformulieren en de adviesaanvragen van de ordonna-
teurs worden onderzocht door een permanente dienst die onder hetvoorzitterschap van de CCAM ressorteert. Deze dienst doet aanbe-
velingen aan de CCAM betreffende de dossiers die wegens hun omvang,
de eraan verbonden risico's of het feit dat zij geheel nieuw zijn, grondigdienen te worden onderzocht door de CCAM.
Artikel 108
De drempelwaarde voor de verplichte zekerheidstelling, bedoeld in
artikel 64 bis van het Financieel Reglement, wordt op 345000 EURgesteld.
Artikel 109
De bedragen waarbeneden overeenkomstig artikel 60 van het Financieel
Reglement een rekening of nota volstaat, worden vastgesteld op:
a) 1 050 EUR voor uitgaven die in de standplaatsen van de instellingen
worden gedaan;
b) 2 700 EUR voor uitgaven die buiten de standplaatsen van de
instellingen worden gedaan.
Artikel 110
In toepassing van artikel 97 van het Financieel Reglement wordt voor de
overeenkomsten op het gebied van de kredieten voor onderzoek en
technologische ontwikkeling het maximum voor overeenkomstig artikel59, onder a), van het Financieel Reglement gesloten onderhandseovereenkomsten vastgesteldop 103500 EUR voor wetenschappelijk entechnisch materieel, alsmede voor werken.
Het drempelbedrag waarboven de CCAM bevoegd is, wordt vastgesteld
overeenkomstig het bepaalde in artikel 107 van deze verordening. Voorde wetenschappelijke en technische overeenkomsten en de overeen-komsten voor werken wordt het drempelbedrag waarboven deordonnateur het in artikel 107, lid 1, tweede alinea, bedoelde formulier
toezendt, vastgesteld op 103500 EUR.
TITEL XVII
WERKWIJZE VAN DE RAADGEVENDE COMMISSIES VOOR
AANKOPENENOVEREENKOMSTEN(CCAM'S)
(Artikelen 63 en 97 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Algemenebepalingen
Artikel 111
De CCAM brengt onder de in de ►M6artikelen 63, 64 en 97 ◄van
het Financieel Reglement vastgestelde voorwaarden, in haar adviserendekwaliteit, advies uit over:
a) alle ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten inzake werken, leve-
ringen of diensten, met inbegrip van studies, waarmee een groterbedrag is gemoeid dat de in de artikelen 107 en 110 van deonderhavige verordening vermelde bedragen overtreft, alsook over
plannen tot aankoop van vastgoed, ongeacht het bedrag ervan;
b) de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten bij de onder a)
bedoelde overeenkomsten en dit steeds wanneer het om grondige
wijzigingen gaat, met name wanneer in de bijkomende overeenkom-sten het bedrag van de oorspronkelijke overeenkomst wordtgewijzigd;
c) de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten die ertoe leiden dat
het totale bedrag van een reeds gegunde aanbesteding dat aanvanke-lijk beneden de onder a) bedoelde grenzen lag, daardoor wordtoverschreden;1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 32
▼B
▼B
d) de standaardformulieren en -bepalingen betreffende de uitnodiging
tot inschrijving en de ontwerpen waarmee aanmerkelijk van diestandaardbepalingen wordt afgeweken;
e) de ontwerpen van uitnodiging tot inschrijving welke van bijzonder
belang zijn of een bijzonder karakter vertonen;
f) de vraagstukken die bij de sluiting of uitvoering van aanbestedings-
overeenkomsten rijzen (annulering van bestellingen, verzoeken om
vermindering van boeten wegens vertraging, afwijkingen van debestekbepalingen en van de algemene voorwaarden enz.), voor zoverzij voldoende ernstig zijn om een verzoek om advies te recht-vaardigen;
g) op verzoek van de bevoegde ordonnateur of een lid van de CCAM de
ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten waarmee een geringer bedrag
dan het onder a) bedoelde bedrag is gemoeid, wanneer deze van
mening is dat deze overeenkomsten beginselvragen opwerpen of eenbijzonder karakter vertonen.
Artikel 112
DE CCAM doet aanbevelingen voor:
a) het algemene beleid wat de voorziening in of buiten de Gemeenschap
betreft, in verband waarmee zij eventueel onderzoeken en studies
verricht of doet verrichten;
b) de vaststelling van de algemene voorwaarden van aankopen en
overeenkomsten.
Artikel 113
De voor advies aan de CCAM voorgelegde dossiers gaan vergezeld van
een door de verantwoordelijke ambtenaar of een door de ordonnateuraangewezen plaatsvervanger opgestelden inged iendverslag.
Dit verslag bevat met name:
a) een technische en financiële evaluatie van elke aanbieding, met
inbegrip van een vergelijkende tabel van de prijzen per eenheid;
b) een motivering van de aanbeveling voor de keuze van de inschrijver.
Artikel 114
Over elk geval wordt een advies opgesteld, dat door de voorzitter van de
CCAM wordt ondertekend. Dit advies wordt aan de betrokken dienstenmedegedeeld.
Artikel 115
Elke CCAM stelt haar reglement van orde vast. Haar reglement van orde
wordt aan de betrokken Instelling, aan de CCAM van elk der andere
Instellingen en aan de Rekenkamer ter kennis gebracht.
Elke CCAM ziet toe op de juiste toepassing van de in ►
M6artikel
97◄bedoelde richtlijnen van de Raad.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 33
▼M6
Afdeling III
Interinstitutionele Raadgevende Commissie voor aankopen en
overeenkomsten(CCAMI) (1)
Artikel 117
Het college van administratieve hoofden van de Instellingen van de
Gemeenschap kan de nodige maatregelen nemen om een Interinstitu-
tionele Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten,hierna „CCAMI” (Commission consultative des achats et des marchéscommune aux Institutions) genoemd, op te richten met als doel,overeenkomstig de eis van goed financieel beheer, de samenwerkingtussen de Instellingen te versterken bij het gezamenlijk plaatsen van
bepaalde opdrachten voor leveringen en andere opdrachten in het kader
van het beheer van de kredieten voor de financiering van acties vaninterinstitutionele aard.
Artikel 118
De CCAMI heeft de volgende bevoegdheden:
a) zij wordt geraadpleegd voor advies wanneer alle of enkele
Instellingen tot het gezamenlijk plaatsen van opdrachten op de in
artikel 117 genoemde gebieden besluiten wegens de op financieel
vlak aan een dergelijke procedure verbonden voordelen.
Haar advies heeft betrekking op de regelmatigheid van de gevolgde
procedure, de keuze van de inschrijver en, in het algemeen, de voorde aanbesteding vastgestelde voorwaarden, waarbij op de belangen
van alle Instellingen wordt gelet.
De CCAM's van de verschillende Instellingen behoeven in dit geval
niet meer voor advies te worden aangezocht, maar zij worden van hetuitgebrachte advies in kennis gesteld;
b) zij kan op verzoek van één of meer administratieve hoofden of van
één of meer CCAM's op de in artikel 117 bedoelde gebieden elk
vraagstuk dat op interinstitutioneel niveau van belang is of gevolgen
kan hebben, onderzoeken en aanbevelingen dienaangaande doen.
Zij onderzoekt daartoe het vraagstuk en doet de voorstellen die zij
geëigendacht.
Artikel 119
De CCAMI bestaat uit twee vertegenwoordigers per Instelling, die
indien mogelijk uit de leden van de CCAM van de Instelling wordenaangewezen, met dien verstande dat zij, krachtens overeenkomst tussende Instellingen, naast vertegenwoordigers van de respectieve dienstennog tot haar leden telt:
— één vertegenwoordiger van de diensten voor juridische aangelegen-
heden,
— één vertegenwoordiger van de diensten voor financiële aangelegen-
heden, en
— één vertegenwoordiger van de financieel controleur, als waarnemer.
Voor de vertegenwoordigers van deze drie diensten kan in overleg
tussen de Instellingen een roulatiesysteem worden overeengekomen.
Het voorzitterschap van de CCAMI wordt voor een periode van twee
jaar bij toerbeurt door de Instellingen waargenomen.
De Commissie neemt het secretariaat van de CCAMI waar.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 34
(1) De term „Instelling” dient in de zin van artikel 22, lid 5, van het Financieel
Reglement te worden begrepen.▼B
▼B
Artikel 120
Met betrekking tot de procedure zijn de artikelen 113 en 114 van
toepassing.
Artikel 121
De CCAMI stelt haar reglement van orde vast en doet dat reglement aan
alle Instellingen toekomen.
TITEL XVIII
BORG- EN ZEKERHEIDSTELLING VOORAF ALS GARANTIE VOOR
DEUITVOERINGVANOVERHEIDSOPDRACHTEN
(Artikel 64 bis van het Financieel Reglement)
Artikel 122
Wanneer als garantie voor de uitvoering van aanbestedingsovereen-
komsten van de leveranciers, aannemers of dienstverrichters eenzekerheidstelling vooraf wordt verlangd, moet deze niet slechts de
gehele duur van de garantie bestrijken, doch een tijdvak dat toereikend is
om de borg te doen betalen. In beginsel moet de zekerheid wordengesteld door een storting aan de Instelling in dezelfde valuta als diewelke voor de betaling van de leveringen of de werken is aangegeven.
Artikel 123
De zekerheidstelling kan worden vervangen door een persoonlijke en
hoofdelijke borgstelling van een door de rekenplichtige van de Instellingerkende derde. Die zekerheid luidt in de valuta van betaling die in het
contract of de opdracht is vastgesteld en moet aan dezelfde regels
voldoen als de in artikel 122 bedoelde zekerheidstelling.
Artikel 124
Bij de eerste betalingsopdracht ter uitvoering van een aanbestedings-
overeenkomst waarvoor een zekerheidstelling wordt geëist, worden degebruikelijke bewijsstukken aangevuld met een door de rekenplichtigevoor eensluidend gewaarmerkt afschrift van het bij de storting van dezekerheid afgegeven ontvangstbewijs of met een door de rekenplichtige
voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van de verklaring van de
instelling of van de derde die zekerheid heeft gesteld.
Artikel 125
De zekerheden worden terugbetaald of de in artikel 123 bedoelde
vervangende zekerheden worden vrijgegeven overeenkomstig de in debepalingen betreffende aanbestedingen vervatte voorwaarden, behalveingeval de overeenkomst niet of met vertraging wordt uitgevoerd, zoals
bedoeld in ►
M6artikel 64 bis ◄, vierde alinea, van het Financieel
Reglement.
TITEL XX
VASTSTELLING VAN DE WAARDE VANWAARAF ROERENDE
GOEDEREN IN DE INVENTARISLIJST MOETEN WORDEN OPGE-
NOMEN
(Artikel 65 van het Financieel Reglement)
Artikel 130
In de inventarislijst worden alle roerende goederen opgenomen
— met een aankoopwaarde van ►M6420 EUR ◄of hoger, en1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 35
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
— met een gebruiksduur van meer dan een jaar (twee jaar voor roerende
goederen van wetenschappelijke en technische aard(1)) en
— die niet het karakter van een verbruiksgoed hebben.
Voor elk aangekocht goed moeten in de inventarislijst, waarvan de
ontvangstbewijzen een integrerend bestanddeel vormen, een passendebeschrijving van het goed, de plaats waar het zich bevindt, de datum vanaanschaffing en de kosten per eenheid worden vermeld.
De ontvangstbewijzen gelden als een passende beschrijving.
Artikel 131
Bij de inventariscontroles door de Instellingen wordt nagegaan of elk
goed fysiek aanwezig is en met de beschrijving in de inventarislijstovereenkomt. De controles worden in het kader van een driejaarlijkscontroleprogramma verricht.
TITEL XX bis
REGELS VOOR AFSCHRIJVINGEN EN VORMING VAN VOORZIE-
NINGEN
(Artikel 70 bis van het Financieel Reglement)
Artikel 131 bis
Overeenkomstig de procedure van artikel 21 van deze verordening stelt
de rekenplichtige van de Commissie de boekhoudregels inzake
afschrijvingen en inventarissen vast nadat hij de rekenplichtigen vande andere instellingen heeft geraadpleegd.
Artikel 131 ter
1. Voor andere dan financiële activa wordt de waarde bij de afsluiting
van de rekeningen (balanswaarde) vastgesteld door toepassing van een
afschrijvingsschema.
2. Voor het afschrijvingsschema wordt gebruikgemaakt van de
lineaire afschrijving per volledig jaar vanaf het jaar waarin de goederenin gebruik worden genomen.
3. Voor niet-afschrijfbare activa waarvan de huidige waarde lager ligt
dan de boekwaarde, wordt overgegaan tot een buitengewone afschrijvingindien de ontwaarding onomkeerbaar wordt geacht.
Artikel 131 quater
1. Een waardevermindering van een actiefbestanddeel of een toename
van de op termijn opeisbare passiva moet leiden tot de vorming van
voorzieningen.
2. De vorming van deze voorzieningen moet het resultaat zijn van
oorzaken waarvan de effecten niet noodzakelijk onomkeerbaar zijn.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 36
(1) In het kader van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek
omschreven in de „Recueil des instructions relatives aux inventaires” (doc.
13.131/XV/68-F) en de „Nomenclature des matériels — canevas général”
(doc. 2168/IX/1972 — F, met bijwerkingen).▼M6
▼B
TITEL XXI
BEKENDMAKINGVANDEVERKOOPVANROERENDEGOEDEREN
(Artikel 66 van het Financieel Reglement)
Artikel 132
1. Verkopen van roerende goederen worden bekendgemaakt:
a) wanneer de aankoopwaarde ►M68 100 EUR ◄of hoger is, door
een geëigende bekendmaking op plaatselijk niveau. Tussen depublikatie van de laatste aankondiging en de sluiting van hetverkoopcontract moeten ten minste veertien dagen zijn gelegen;
b) wanneer de aankoopwaarde per eenheid ►
M6391 100 EUR ◄of
hoger is, door een verkoopbericht in het Publicatieblad van de
Europese Gemeenschappen . Bovendien kan de verkoop op geëigende
wijze in de pers van de Lid-Staten worden bekendgemaakt. Tussen debekendmaking van het verkoopbericht in het Publicatieblad van de
Europese Gemeenschappen en de sluiting van het verkoopcontract
moet ten minste één maandzijn gelegen.
2. Wanneer de verrichting wegens de kosten van de bekendmaking
geen bijzondere voordelen oplevert, kan van bekendmaking worden
afgezien.
3. De Instellingen trachten bij iedere verkoop van roerende goederen
de hoogste prijs te krijgen.
TITEL XXII
OPSTELLINGENGEBRUIKVANHETREKENINGSTELSEL
(Artikel 70 van het Financieel Reglement)
Artikel 133
In de boekhouding wordt een onderscheid gemaakt tussen de algemene
boekhouding en de begrotingsboekhouding; deze boekhoudingen zijn opelkaar afgestemd. Het rekeningstelsel omvat deze twee boekhoudingen.
Artikel 134
Begrotingsboekhouding
1. In de begrotingsboekhouding wordt voor elke onderverdeling van
de begroting aantekening gehouden van:
a) wat de uitgaven betreft:
— de kredieten van de oorspronkelijke begroting, de kredieten van
de gewijzigde en/of aanvullende begrotingen, de in verband met
deelname van derden uitgetrokken kredieten, de overgeschreven
kredieten en het totale bedrag van de aldus beschikbare kredieten.De vastleggings- en de betalingskredieten worden afzonderlijkgeregistreerden gecontroleerd ;
— de betalingsverplichtingen en de betalingen van het begrotings-
jaar;
b) wat de ontvangsten betreft:
— de ramingen van de oorspronkelijke begroting, de ramingen van
de gewijzigde en/of aanvullende begrotingen, de ontvangsten tengevolge van deelname van derden en het totale bedrag van dealdus berekende ramingen;
— de vastgestelde rechten en de geïnde bedragen van het begro-
tingsjaar;
c) de nog te betalen betalingsverplichtingen en nog te innen ontvangsten
van voorafgaande begrotingsjaren.
Tevens wordt in de begrotingsboekhouding aantekening gehouden van
de samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen van het Europees1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 37
▼M6
▼B
▼B
Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw (EOGFL), afdeling
Garantie, en van de desbetreffende, uit voorschotten bestaandebetalingen.
Deze verplichtingen worden gesteld tegenover het geheel van de
kredieten van het EOGFL-Garantie.
2. Aparte rekeningen worden geopend om afzonderlijk toezicht te
kunnen houden op:
— het gebruik van de overgedragen kredieten,
— het gebruik van de wederopgevoerde kredieten, en— de betaalbaarstelling van de nog te vereffenen betalingsverplich-
tingen.
Aan de ontvangstenzijde worden aparte rekeningen geopend om op de
nog te innen schuldvorderingen van voorafgaande begrotingsjarenafzonderlijk toezicht te kunnen houden.
3. De rekeningen kunnen worden gedetailleerd om een analytisch
overzicht van de resultaten te verkrijgen.
4. De rekeningen worden bijgehouden in boeken, op kaarten of met
behulp van enigerlei vorm van automatische gegevensverwerking.
Artikel 135
Algemeneboekhouding
1. De algemene boekhouding maakt het mogelijk de vermogens-
rechtelijke toestandvan d e instelling te bepalen.
2. Het rekeningschema van de algemene boekhouding wordt opge-
steld volgens een systeem van decimale indeling.
3. Het rekeningschema omvat de volgende klassen:
— klasse 1: kapitaalrekeningen,
— klasse 2: rekeningen van vaste activa,
— klasse 3: voorraadrekeningen,
— klasse 4: derdenrekeningen,— klasse 5: financiële rekeningen,— klasse 6: lastenrekeningen,
— klasse 7: batenrekeningen,
— klasse 8: speciale rekeningen.
4. Naar gelang van de behoeften van de instelling is iedere klasse
onderverdeeld in groepen en subgroepen met het oog op de registratievan de verrichtingen in overeenstemming met de in artikel 136, lid 10,bedoelde boekhoudbeginselen.
5. Klasse 4 „derdenrekeningen” registreert alle verrichtingen in de
betrekkingen met derden en de regularisaties.
Zij omvat tussenrekeningen met behulp waarvan de ontvangsten uit
hoofde van terugbetaalde vooruitbetalingen, als bedoeld in artikel 7,punt 7, van het Financieel Reglement, en tussenrekeningen voor hethouden van toezicht op de nieuwe aanwendingen, als bedoeld in artikel27, lid2, van het Financieel Reglement.
6. Klasse 5 „financiële rekeningen” registreert de waardeverande-
ringen van effecten, de verrichtingen via kas, banken en
postchequediensten, de verrichtingen van de ondergeschikt rekenplich-tigen en die van de beheerders van gelden ter goede rekening. Voor elkebank- of postrekening, gewone kas en kas van gelden ter goede rekeningwordt een afzonderlijke rekening geopend.
7. Klasse 6 „lastenrekeningen” registreert het brutobedrag van de in
de begrotingsboekhouding opgenomen uitgaven.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 38
▼M6
▼B
▼B
Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de uitgaven met
betrekking tot:
— de kredieten van het lopende begrotingsjaar;
— de krachtens artikel 7, punt 1, onder b), van het Financieel
Reglement overgedragen kredieten;
— de krachtens artikel 7, punt 1, onder a), van het Financieel
Reglement overgedragen kredieten;
— de krachtens artikel 7, punt 2, van het Financieel Reglement
overgedragen kredieten;
— de kredieten die betrekking hebben op deelnemingen van derden
krachtens artikel 4, punt 2, van het Financieel Reglement.
8. Klasse 7 „batenrekeningen” registreert de in de begrotingsboek-
houding opgenomen invorderingen.
Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de invordering van:
— de geconstateerde rechten van het lopende begrotingsjaar,
— de nog in te vorderen geconstateerde rechten van voorafgaande
begrotingsjaren.
9. Klasse 8 „speciale rekeningen” registreert aan het einde van het
begrotingsjaar de verrichtingen van het afsluiten van de rekeningen.
10. Onverminderd het bepaalde in artikel 21, stelt de rekenplichtige
van elke Instelling aan de hand van het in lid 3 omschrevenboekhoudkundige schema een gedetailleerd rekeningstelsel op. Hijopent groepen, subgroepen en rekeningen naargelang van de bijzonderebehoeften van zijn beheer, waarbij telkens het voorwerp en de
werkingsvoorwaarden van de rekeningen nader worden aangegeven.
Artikel 136
Werkingvandealgemeneboekhouding
1. De algemene boekhouding wordt per kalenderjaar en volgens de
methode van dubbelboekhouden gevoerd.
2. De rekeningen worden bijgehouden met behulp van software.3. De boekhouding maakt het mogelijk een algemene staat van de
rekeningen op te maken, dit wil zeggen het overzicht van alle activa- en
passivarekeningen van de Instelling, met inbegrip van de afgeslotenrekeningen, met voor elk:
— het rekeningnummer;
— de omschrijving;— het totaal van de debetposten;
— het totaal van de creditposten;
— het saldo.
4. De rekeningen worden zodanig bijgehouden dat zij een gedetail-
leerde analyse van de verrichtingen en de saldi mogelijk maken. Definanciële overzichten worden zodanig opgesteld dat zij, door middelvan een doelmatige specificatie, van de kenmerkende bestanddelen vande activa en de passiva van de Instelling een getrouw beeld geven. De teinnen ontvangsten worden bij de passiva onder de overlopende posten
opgenomen en de desbetreffende schuldvorderingen bij de activa onder
de post „diverse debiteuren” of een andere geschikte post. De uitgavenvan het begrotingsjaar die nog niet op de jaarrekening zijn aangewezen,worden als overlopende posten bij de activa opgenomen onder de post„aan te wijzen uitgaven”. De jaarrekening bevat alle elementen dienodig zijn om de overeenstemming met de financiële balans vast te
stellen.
De saldi van elke rekening dienen periodiek met de bescheiden of met
andere bewijsstukken te worden vergeleken, met name met:
—►
M6de rekeningen van vaste activa, als bedoeld in artikel 135, lid
3◄;1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 39
▼M6
▼B
▼B
— de tegoeden op bank- en postrekeningen, door maandelijkse
vergelijking met de door de financiële instellingen toegezondenrekeningafschriften;
— de gelden in kas, door vergelijking met het kasboek;
— de gelden ter goede rekening en andere voorschotten als bedoeld in
artikel 74, door na te gaan of is voldaan aan de voorwaarden voor het
beheer van gelden ter goede rekening en de verstrekking van
voorschotten, alsmede aan de boekingsvoorschriften;
— de rekeningen van lasten en baten van de klassen 6 en 7, door
maandelijkse vergelijking met de desbetreffende totalen in de
begrotingsboekhouding.
5. De onderlinge rekeningen van de Instellingen worden maandelijks
in overeenstemming gebracht en periodiek vereffend.
6. De tussenrekeningen worden periodiek als volgt onderzocht:
— bedragen die reeds zouden moeten zijn geïnd, door mededeling van
de rekenplichtige aan de ordonnateur, van de niet-geïnde ontvang-sten en de ondernomen stappen;
— bedragen die reeds hadden moeten zijn betaald, door mededeling van
de rekenplichtige aan de ordonnateur, van de redenen voor niet-betaling en de betrokken bedragen;
— over te maken middelen, door vergelijking met de verzamelstaten
van de bezoldigingen van het personeel of andere gelijkaardigestaten;
— de overige tussenrekeningen, door middel van een analyse van de
boeksaldi en door kennisgeving aan de ordonnateur van de
verrichtingen die niet binnen de jaarlijks vast te stellen termijnenzijn afgerekend.
De tussenrekeningen worden zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de
in artikel 71 van het Financieel Reglement genoemde termijnen
vereffend.
8. De financiële bank- of postrekeningen worden bijgehouden indeviezen en in euro.
De in nationale valuta's uitgedrukte bedragen worden tegen de volgens
artikel 1 bis vastgestelde koersen in euro omgerekend. De saldi in eurovan de in deviezen gehouden rekeningen worden maandelijks opnieuwberekend.
9. De boekhouding van het Gemeenschappelijk Centrum voor
Onderzoek wordt in de algemene boekhouding van de Commissiegeconsolideerd.
10. De financiële overzichten moeten regelmatig, waarheidsgetrouw
en volledig zijn en een getrouw beeld geven van het vermogen, definanciële situatie en het resultaat van het begrotingsjaar. Zij wordenvolgens algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen opgesteld. De prak-
tische toepassingsvoorschriften van deze beginselen, welke periodiek
worden bijgewerkt, worden vastgesteld volgens de bepalingen vanartikel 21.
11. De rekenplichtige moet voorzieningen treffen voor risico's en
kosten met het oog op de verwerking van voorbije of lopende,nauwkeurig omschreven gebeurtenissen waarvan de afloop onzeker is.
12. De voorzieningen voor risico's en kosten zoals bedoeld in lid 11,
en voor waardevermindering van activa zoals bedoeld in artikel 131quater, alsmede de afschrijvingen zoals bedoeld in artikel 131 ter,moeten worden geboekt op de rekening van niet in de begrotingopgenomen lasten en baten en afzonderlijk worden vermeld in de bijlagebij de balans.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 40
▼M6
▼B
TITEL XXIII
BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE KREDIETEN VOOR
ONDERZOEKENTECHNOLOGISCHEONTWIKKELING(OTO)
(Artikelen 94 en 96 van het Financieel Reglement)
Artikel 137
Tot staving van de begroting wordt een indicatieve tabel betreffende de
activiteiten van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoekopgesteld, waaruit de overeenstemming blijkt tussen de bestemmingvan de uitgaven — onderzoekdoelstellingen en andere activiteiten — en
de aard van de middelen die voor de uitvoering ervan worden
aangewend:
— statutair en niet-statutair personeel;
— administratieve en technische infrastructuur;
— wetenschappelijke en technische voorzieningen;
— rechtstreekse beleidskredieten.
Het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek voert een voor het
beheer van elk van de onder zijn bevoegdheid vallende activiteiten, metinbegrip van de werkzaamheden met betrekking tot dienstverrichtingenvoor derden en de ondersteuning van de diensten van de Commissie,
geëigende boekhouding waarmee aan de hand van de bestanddelen die
in de tabel van overeenstemming voorkomen, op de werkelijke kostentoezicht kan worden uitgeoefend.
Artikel 138
Met betrekking tot het terrein van de tot de werkzaamheden onder
contract behorende activiteiten wordt tot staving van de begroting een
tabel volgens de onderstaande indeling opgesteld waaruit de overeen-stemming tussen de bestemming — onderzoekdoelstellingen en andereactiviteiten — en de aard van de uitgaven blijkt:
— interventies;
— niet-statutair personeel(
1);
— werking;— infrastructuur;— informatie en publikaties;— statutair personeel (
1).
De geëigende boekhoudkundige maatregelen worden genomen om op de
uitvoering van de begroting per onderzoekdoelstelling, rekening
houdend met de bestanddelen van de tabel van overeenstemming,toezicht te kunnen houden.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 41
(1) De rubriek „statutair personeel” omvat ambtenaren die een functie uit de
lijsten van het aantal ambten vervullen en personeelsleden die onder de
regeling voor de „andere personeelsleden” vallen. De rubriek „niet-statutair
personeel” omvat alle overige personeelsleden (uitzendkrachten, gedeta-
cheerde nationale ambtenaren, dienstverrichters, aannemingscontracten enz.)
(zie regeling van de Commissie voor de mini-begrotingen van 22 mei 1990).
▼M6
TITEL XXIV
BEPALINGEN BETREFFENDE HET BEHEER VAN DE HUISHOUDE-
LIJKEKREDIETENBUITENDEGEMEENSCHAP
(►M6Artikelen 121 en 123 ◄van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Beheer vangeldentergoederekening
Artikel 140
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 54 van het Financieel Reglement
wordt voor elke plaatselijke eenheid buiten de Gemeenschap voor de
betaling van bepaalde categorieën uitgaven beheer van gelden ter goede
rekening ingesteld.
In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening
worden, gelet op de specifieke behoeften van de betrokken plaatselijkeeenheid, de werkingsvoorwaarden ervan vastgesteld.
Afdeling II
Betalingsverplichtingen enbetalingen
Artikel 141
Voor alle plaatselijke eenheden samen worden voorstellen inzake
samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen opgesteld.
Deze voorstellen, vergezeldvan een raming van d e uitgaven van elke
plaatselijke eenheid, worden aan de financieel controleur ter viseringtoegezonden en vervolgens door de boekhouding geregistreerd. Dezesamenvattende betalingsverplichtingen kunnen naar gelang van deontwikkeling van de behoeften worden herzien.
Artikel 142
1. Voor de delegaties met slechts een beperkt aantal ambtenaren of
andere personeelsleden die in aanmerking kunnen komen om te wordengemachtigdcheques en postgiro- of bankoverschrijvingen te ond er-tekenen, kunnen de in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoeldeautoriteiten op voorstel van de ordonnateur, na gunstig advies van de
rekenplichtige en de financieel controleur, toestemming verlenen tot het
plaatsen van slechts één handtekening.
2. De Commissie stelt de voorwaarden vast waaronder het de
functionarissen die door haar zijn aangewezen en gemachtigd om overbij volmacht geopende rekeningen te beschikken, wordt toegestaan de
namen en de specimens van de handtekeningen aan de financiële
instellingen ter plaatse mede te delen.
Afdeling III
Bijzondere voorwaardenvoorraadplegingvandeCCAM
Artikel 143
1. Overeenkomstig het bepaalde in ►
M6artikel 63 ◄van het
Financieel Reglement en artikel 111 van de onderhavige verordeningkunnen overeenkomsten voor het huren van een gebouw buiten deGemeenschap bij wijze van uitzondering rechtstreeks door de ordonna-teur worden gesloten, op voorwaarde dat de CCAMop voorhand de voorde betrokken landen of steden specifieke informatie heeft ontvangen en
de aan te leggen basiscriteria heeft aanvaard met betrekking tot:
— het soort te huren gebouw, naar gelang van het doel waarvoor het
bestemdis (woningen, kantoren, enz.);1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 42
▼B
▼B
— de in acht te nemen parameters inzake oppervlakte en prijs, met
eventuele marge;
— de contractuele bepalingen.
2. Indien de ordonnateur met situaties wordt geconfronteerd die van
de volgens lid 1 overeengekomen en op voorhand door de CCAM
aanvaarde criteria afwijken, wordt voor het (de) betrokken geval(len) de
CCAM opnieuw geraadpleegd.
3. De ordonnateur breng over de toepassing van lid 1 regelmatig bij
de CCAM verslag uit.
Afdeling IV
Inventarissen
Artikel 144
1. De permanente inventarissen van de roerende goederen die tot het
vermogen van de respectieve Gemeenschappen behoren, worden, wat dedelegaties betreft, ter plaatse bijgehouden. Zij worden op de door deCommissie vastgestelde wijze regelmatig aan de centrale dienstenmedegedeeld.
De naar de delegaties op weg zijnde roerende goederen, worden in
afwachting van de opname ervan in de permanente inventarissen, op een
voorlopige lijst geregistreerd.
2. De bekendmaking van de verkoop van roerende goederen door de
delegaties geschiedt overeenkomstig de ter plaatse geldende juridischeen feitelijke voorwaarden.
TITEL XXV
OVERGANGS–ENSLOTBEPALINGEN
Artikel 144 bis
Bij wijze van overgangsmaatregel wordt het in artikel 107 bedoelde
drempelbedrag waarboven de CCAM bevoegd is, voor de Commissievastgesteld op 300000 EUR, vanaf de inwerkingtreding van dezewijzigingsverordening tot de goedkeuring door de Commissie van een
evaluatieverslag over de eerste zes maanden van de toepassing van deze
verordening, waaruit blijkt dat bij het drempelbedrag van 500000 EURkan worden voldaan aan de eisen op het gebied van de kwaliteitscontrolevan het communautair beheer.
Artikel 145
De in deze verordening vermelde forfaitaire bedragen worden bijgesteld
volgens het verloop van het indexcijfer van de consumptieprijzen in de
Gemeenschap, zulks op evenredige wijze en met de volgende
periodiciteit:
— om de drie jaar, behoudens uitzonderlijke ontwikkeling van het
indexcijfer, voor de in de artikelen 31 (bedrag van het beheer), 81,
130, 132, en in de artikelen 106 tot en met 110 bedoelde bedragen.
De bedragen worden afgerond;
— om het jaar voor de in artikel 31 (vergoeding) bedoelde bedragen.
Deze bedragen worden op een ►
M6euro◄afgerond.
De Commissie stelt de nieuwe bedragen vast volgens de boven-
genoemde vervaldagen en criteria en deelt deze aan de andereInstellingen mede.
Artikel 146
De bepalingen van de onderhavige verordening laten de toepassing van
de bijzondere bepalingen van het Financieel Reglement betreffende dekredieten voor onderzoek en technologische ontwikkeling (titel VII van1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 43
▼M6
▼B
▼B
het Financieel Reglement), het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds
voor de Landbouw, afdeling Garantie (titel VIII van het FinancieelReglement), de hulp aan derde landen (titel IX van het Financieel
Reglement), het beheer van de kredieten voor personeel met standplaats
buiten de Gemeenschap en de desbetreffende huishoudelijke uitgaven(titel X van het Financieel Reglement) en het Bureau voor officiëlepublikaties der Europese Gemeenschappen (titel XI van het FinancieelReglement) onverlet.
Artikel 147
De Instellingen stellen de Rekenkamer binnen een termijn van zes
maanden, te rekenen vanaf de datum van inwerkingtreding van deze
verordening, in kennis van de maatregelen die zij voor de toepassing
ervan hebben getroffen.
Artikel 148
Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS wordt ingetrokken.
Artikel 149
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 1994.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks
toepasselijk in elke Lid-Staat.1993R3418 — NL — 31.08.2001 — 006.001 — 44