1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 1
Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de instellingen
►B VERORDENING(EURATOM,EGKS,EG)Nr.3418/93VANDECOMMISSIE
van9december1993
houdendeuitvoeringsvoorschriftenbetreffendeeenaantalbepalingenvanhetFinancieelReglement
van21december 1977
(PB L 315 van 16.12.1993, blz. 1)
Gewijzigdbij:
Publicatieblad
nr. blz. datum
►M1Besluit 97/594/EGKS, EG, Euratom van de Commissie van 30 juli 1997 L 239 54 30.8.1997
►M2Besluit 98/539/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 7 september
1998 L 252 67 12.9.1998
►M3Besluit 1999/537/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 23 juli
1999 L 206 24 5.8.1999
NB: Deze geconsolideerde versie bevat referenties naar de Europese rekeneenheid en/of ecu. Vanaf 1 januari 1999 moeten beide
worden gelezen als referentie naar de euro — Verordening (EEG) nr. 3308/80 van de Raad (PB L 345 van 20.12.1980, blz.1) en Verordening (EG) nr. 1103/97 van de Raad (PB L 162 van 19.6.1997, blz. 1).
▼B
VERORDENING (EURATOM, EGKS, EG) Nr. 3418/93 VAN DE
COMMISSIE
van9december1993
houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepa-
lingenvanhetFinancieel Reglement van21december1977
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voorKolen en Staal,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor
Atoomenergie,
Gelet op de Verordening van de Raad van 21 december 1977 houdende
Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting derEuropese Gemeenschappen(
1), laatstelijk gewijzigdbij Verord ening
(Euratom, EGKS, EEG) nr. 610/90(2), inzonderheid op artikel 126,
Na raadpleging van het Europees Parlement en de Raad,
Gezien de adviezen van, respectievelijk, het Hof van Justitie, de
Rekenkamer en het Economisch en Sociaal Comité,
Overwegende dat in sommige bepalingen van de artikelen 11, 22, 23, 24,
25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65,
66, 70, 75, 94, 97, 123 en 128 van het Financieel Reglementuitdrukkelijk is bepaald dat uitvoeringsvoorschriften dienen te wordenvastgesteld;
Overwegende dat Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS van de
Commissie(
3) een aantal aanpassingen behoeft, met name naar aanlei-
ding van de herziening van het Financieel Reglement;
Overwegende dat het dienstig is uitvoeringsvoorschriften vast te stellen
ten einde de behandeling van bepaalde bijdragen van derden aancommunautaire activiteiten duidelijker te regelen;
Overwegende dat het om redenen van duidelijkheid en rationaliteit
dienstig is de geldende uitvoeringsvoorschriften in één tekst samen tebrengen en om Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS in te trekken;
Overwegende dat de vaststelling van deze uitvoeringsvoorschriften niet
belet dat te gelegener tijd nog andere uitvoeringsvoorschriften wordenvastgesteldwaarin in het Financieel Reglement niet uitd rukkelijk isvoorzien maar waarvan naderhand de wenselijkheid mocht blijken,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
TITEL I
VOORWAARDEN VOOR DE TOEPASSING VAN DE ECUOP DE
ONTVANGSTENENDEUITGAVEN
(Artikel 11, lid4, van het Financieel Reglement)
Artikel 1
De ecu en de nationale valuta's worden in beginsel omgerekend tegen de
in hetPublicatieblad van de Europese Gemeenschappen gepubliceerde
dagkoers van de ecu. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 11, lid 4,van het Financieel Reglement worden de ecu en de nationale valuta'sevenwel voor de in de artikelen 69 tot en met 72 van het FinancieelReglement bedoelde boekhouding omgerekend tegen de maandelijksekoersen van de ecu die worden berekend op basis van de koersen van de1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 2
(1) PB nr. L 356 van 31. 12. 1977, blz. 1.
(2) PB nr. L 70 van 16. 3. 1990, blz. 1.
(3) PB nr. L 360 van 19. 12. 1986, blz. 1.
▼B
voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand
waarvoor de koersen worden bepaald.
Artikel 2
Wanneer de voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen en
de vaststellingen van schuldvorderingen in een nationale valuta worden
gesteld, geschiedt de omrekening in ecu volgens het bepaalde in artikel
1.
De desbetreffende betalings- en invorderingsopdracht kunnen slechts in
dezelfde valuta worden gesteld.
Het in ecu uitgedrukte bedrag van het saldo van een betalingsverplich-
ting en van een vastgestelde schuldvordering die in een nationale valutaluiden, wordt bij elke maandelijkse afsluiting van de begrotingsboek-houding geherwaardeerd. De laatste herwaardering van het
begrotingsjaar geschiedt, wat het saldo van de betalingsverplichtingen
betreft, tegen de koers van december; het saldo van de vastgesteldeschuldvorderingen wordt met het oog op de opstelling van de balanstegen de koers van 31 december geherwaardeerd.
Wanneer een muntherschikking heeft plaatsgevonden, kunnen de saldi
ook in de loop van de maand worden herberekend.
Artikel 3
In afwijking van het bepaalde in artikel 1 wordt voor de maand „n” uit
hoofde waarvan de door het EOGFL-Garantie gefinancierde uitgaven
overeenkomstig artikel 3, lid5, van Verord ening (EEG) nr. 2776/88 van
de Commissie(
1) zijn aangemeld, gebruik gemaakt van de koers van de
tiende dag van de maand „n+1” of van die van de eerste voorafgaandedag waarvoor een algemene notering beschikbaar is.
Deze koers wordt ook gebruikt voor de overeenkomstige voorschotten
als bedoeld in de artikelen 4 en 5 van Verordening (EEG) nr. 2276/88.
De verschillen in nationale valuta tussen de voor de maand „n” ter
beschikking van de Lid-Staten gestelde financiële middelen en de voor
dezelfde maand geboekte uitgaven worden in ecu omgerekend tegen de
koers van de tiende dag van de maand „n+2”.
Artikel 4
Voorde berekening van de bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog te
vereffenen betalingsverplichtingen en, wat de niet-gesplitste kredietenbetreft, voor de vaststelling van de over te dragen kredieten wordt vande koersen van de ecu van december gebruik gemaakt.
De betalingen ten laste van een begrotingsjaar die van 1 tot en met 15
januari van het volgende begrotingsjaar worden verricht, worden in de
begrotingsboekhouding tegen de ecu-koers van december geboekt.
Artikel 5
De nog te vereffenen betalingsverplichtingen worden, wat de niet-
gesplitste kredieten betreft, ten belope van de overgedragen bedragen in
nationale valuta of in ecu betaalbaar gesteld; de betalingen worden tegende koers van de dag van betaling geboekt. Bij de berekening van hetsaldo van het begrotingsjaar wordt overeenkomstig artikel 15 vanVerordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89 van de Raad(
2) rekening
gehouden met, per begrotingspost, de eventuele overschrijding van het
bedrag van de overgedragen kredieten.
Wat de gesplitste kredieten betreft, worden de bij de herberekeningen
vastgestelde aanpassingen van de nog te betalen betalingsverplichtingenvan voorafgaande begrotingsjaren in de begrotingsboekhouding vastge-1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 3
(1) PB nr. L 249 van 8. 9. 1988, blz. 9.
(2) PB nr. L 155 van 7. 6. 1989, blz. 1.
▼B
stelden in d e tabel van betaalbaarstelling van betalingsverplichtingen
van voorafgaande begrotingsjaren in de jaarrekening opgenomen.
TITEL II
DELEGATIEVANBEVOEGDHEDEN
(Artikel 22 van het Financieel Reglement)
Artikel 6
In de besluiten waarbij overeenkomstig het bepaalde in artikel 22, lid 4,
van het Financieel Reglement bevoegdheden worden gedelegeerd,worden de functionarissen van de Instelling aangewezen die bevoegdzijn in plaats van de delegatiegever te ondertekenen.
In deze besluiten wordt verwezen naar de bepalingen van het in artikel
22, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde reglement van orde,
waarin de voorwaarden zijn omschreven waaronder de delegatie vanbevoegdheden geschiedt.
Artikel 7
Van de in artikel 6 bedoelde besluiten, waarbij een specimen van de
handtekening van de functionaris aan wie de bevoegdheden zijngedelegeerd, wordt gevoegd, wordt kennis gegeven aan:
— de delegatieverkrijger;
— de rekenplichtige van de Instelling, die geen enkele betaling mag
uitvoeren waartoe door niet-bevoegde functionarissen opdracht isgegeven;
— de financieel controleur van de Instelling, tot wiens taak het in het
bijzonder behoort de wettigheid en de regelmatigheid van de
ontvangsten en uitgaven te controleren;
— de ordonnateurs, uitsluitend voor zover het delegatie van bevoegd-
heden door de financieel controleur of de rekenplichtigerespectievelijk subdelegaties door de gedelegeerde ordonnateursbinnen de grenzen van de aan dezen gedelegeerde bevoegdheden
betreft;
— de Rekenkamer.
Van een besluit tot beëindiging van een delegatie van bevoegdheden
wordt op dezelfde wijze kennis gegeven.
Artikel 8
Het delegatiebesluit vermeldt steeds de grenzen waarbinnen de
delegatieverkrijgers voorstellen tot vaststelling van schuldvorderingen,inningsopdrachten, voorstellen tot het aangaan van betalingsverplich-
tingen en betalingsopdrachten mogen opstellen, alsmede de nummers
van artikelen en posten waarop de delegatie van bevoegdhedenbetrekking heeft, en, in voorkomend geval, de duur waarvoor dedelegatie van bevoegdheden geldt.
Artikel 9
Elke Instelling stelt overeenkomstig de bepalingen van het Financieel
Reglement van onderhavige verordening de maatregelen betreffende hetbeheer van de kredieten vast die haar voor de goede uitvoering van haarbegrotingsafdeling nodig lijken.
Elke Instelling stelt een document op waarin de daartoe vastgestelde
interne voorschriften worden samengebracht. Dit document bevat dehoofdregels voor de verdeling van de bevoegdheden van de ordonna-teurs en de beheerders met betrekking tot de uitvoering van de bij deafdeling van de respectieve Instellingen behorende staat van uitgaven en
staat van ontvangsten.
Het in de tweede alinea bedoelde document en elke andere interne
instructie van algemene aard op budgettair en boekhoudkundig gebiedworden aan alle bij het begrotingsbeheer betrokken diensten en aan deRekenkamer gezonden.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 4
▼B
TITEL III
BEHEER MET BEHULP VAN GEÏNTEGREERDE INFORMATIESYS-
TEMEN
(Artikel 23 van het Financieel Reglement)
Artikel 10
1. Onder „geïntegreerde beheersystemen”, in de zin van artikel 23
van het Financieel Reglement wordt verstaan, computerprogramma's
voor beheer en boekhouding waarbij de ordonnateur, de financieelcontroleur en de rekenplichtige worden betrokken en die in onderlingeovereenstemming tussen deze diensten worden ingevoerd.
2. Voor het gebruik van de in lid 1 bedoelde systemen geldt dat:
a) het systeem controle van de beschikbaarheid van kredieten voor de
voorgestelde verrichting mogelijk moet maken en elke verrichting
waarvoor geen krediet beschikbaar is, moet afwijzen;
b) het systeem zodanig moet zijn dat elke verrichting uitsluitend door de
bij de diensten van de ordonnateur, de financieel controleur en de
rekenplichtige gemachtigde ambtenaren wordt behandeld overeen-komstig de door elke Instelling op grond van artikel 9 getroffenregelingen;
c) het systeem de waarborg moet bieden dat de functies van
ordonnateur, financieel controleur en rekenplichtige daadwerkelijkgescheiden zijn;
d) de Instelling erop dient toe te zien dat de gegevens en het gebruik van
het systeem door haar interne en externe procedures beveiligd zijn;
e) de Instelling erop dient toe te zien dat de fysieke veiligheid van het
systeem gewaarborgdis;
f) onverminderd het bepaalde in de artikelen 84, 87 en 89 van het
Financieel Reglement kan elke Instelling, indien de ordonnateur, definancieel controleur en de rekenplichtige het onderling eens zijn dathet systeem, wat de veiligheidseisen betreft, voldoende garanties
biedt, besluiten de voorheen gebruikte papieren formulieren, met
name die voor voorstellen voor het aangaan van betalingsverplich-tingen, voor de betalings- en de inningsopdrachten, door degegevensdrager voor computersystemen te vervangen.
TITEL IV
REGELING VOOR DE REKENPLICHTIGE, DE ONDERGESCHIKT
REKENPLICHTIGEN EN DE BEHEERDERS VAN GELDEN TER
GOEDEREKENING
(Artikelen 25 en 75 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Algemenebepalingen
Artikel 11
Elke Instelling stelt bij een met redenen omkleed besluit een
rekenplichtige aan, die wordt belast met:
— enerzijds, de invordering van de schuldvorderingen, de inning van de
ontvangsten, de betaling van de uitgaven en het beheer van dekasmiddelen;
— anderzijds, het voeren van de boekhouding en de voorbereiding van
de financiële overzichten overeenkomstig de artikelen 69 tot en met
72 en 78 tot en met 81 van het Financieel Reglement.
Artikel 12
De Instelling kan op een met redenen omkleed advies van de
rekenplichtige één of meer ondergeschikt rekenplichtigen aanstellen.Dezen staan onder het gezag van de rekenplichtige, die hun verant-woordelijkheden afbakent.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 5
▼B
Artikel 13
De rekenplichtige wordt door elke Instelling gekozen uit ambtenaren
van de categorieën A of B die onderdaan van een der Lid-Staten zijn.
De ondergeschikt rekenplichtigen worden door elke Instelling gekozen
uit ambtenaren van de categorieën A, B, en bij uitzondering C, die
onderdaan van een der Lid-Staten zijn.
De beheerders van gelden ter goede rekening, die krachtens artikel 83
worden aangewezen, worden gekozen uit ambtenaren van de categorieënA, B of C, dan wel zo nodig uit „andere personeelsleden” van een metdeze categorieën overeenkomend niveau.
Artikel 14
De rekenplichtige en de ondergeschikt rekenplichtigen worden door de
Instelling gekozen op grond van hun specifieke bekwaamheid, die door
diploma's wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaring
blijkt.
Artikel 15
De functies van rekenplichtige en ondergeschikt rekenplichtige zijn
onverenigbaar met die van ordonnateur, beheerder van gelden ter goederekening en financieel controleur.
De functies van beheerder van gelden ter goede rekening zijn
onverenigbaar met die van financieel controleur.
Artikel 16
De rekenplichtige oefent zijn specifieke verantwoordelijkheden uit
overeenkomstig de bepalingen van het Financieel Reglement.
De rekenplichtige garandeert met name de objectiviteit bij het voeren
van de rekeningen en bij de indiening van de financiële overzichten als
bedoeld in de artikelen 69 tot en met 72 en 78 tot en met 81 van hetFinancieel Reglement.
De Instelling voorziet de rekenplichtige van de voor de goede
uitoefening van zijn functie noodzakelijke middelen in personeel enuitrusting.
Alvorens de uitgaven uit te voeren, vergewist de rekenplichtige zich
ervan dat de vormvoorschriften van het Financieel Reglement en van de
onderhavige verordening in acht zijn genomen, de bevrijdende kwijtinggeldig is en er geen materiële fouten zijn gemaakt.
Hij schorst de uitvoering van de betalingen, met vermelding van alle
redenen daarvoor, telkens wanneer uit de verrichte controles is geblekendat een van de bepalingen in de eerste tot en met derde alinea niet in
acht is genomen.
Indien betalingen zijn verricht zonder dat het bepaalde in artikel 51,
derde alinea, van het Financieel Reglement in acht is genomen, zijn derekenplichtigen, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerders vangelden ter goede rekening tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueelgeldelijk aansprakelijk onder de voorwaarden van de artikelen 22 en 86tot en met 89 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese
Gemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de andere
personeelsleden, hierna „Statuut” genoemd.
Artikel 17
De rekenplichtige wordt bij de opstelling van het voorontwerp van
begroting geraadpleegd over elk eventueel probleem voor de indieningvan de begrotingsinrichting rijzend probleem dat een weerslag kanhebben op de voorwaarden waaronder de begroting boekhoudkundigwordt uitgevoerd.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 6
▼B
Afdeling II
Uitoefeningvandefunctiemetbetrekkingtotdeboekhoudingende
voorbereidingvandefinanciële overzichten
Artikel 18
1. De rekenplichtige stelt overeenkomstig het bepaalde in artikel 25,
vierde alinea, van het Financieel Reglement de periodieke overzichten,de jaarrekening en de financiële balans op van de Instelling waaronder
hij ressorteert. Te dien einde draagt hij zorg voor de boeking van alle
verrichtingen van het begrotingsjaar en sluit hij het begrotingsjaar af.
2. De financiële overzichten worden krachtens de artikelen 79 en 81
van het Financieel Reglement aan de financieel controleur voorgelegden vervolgens door de Instelling definitief vastgesteld.
3. Bij de beëindiging van de functie van rekenplichtige wordt een
tussentijdse stand van de boekhouding opgemaakt per datum van heteinde van de maand van de functiebeëindiging.
Deze stand wordt door de scheidende en door de nieuwe rekenplichtige
voor aanvaarding ondertekend.
Artikel 19
De andere Instellingen doen de Commissie uiterlijk op 1 maart de door
hen opgestelde jaarrekening en financiële balans toekomen, alsook alledocumenten of informatie die voor de consolidatie van de rekeningen
dienstig zijn.
Artikel 20
De rekenplichtige van de Commissie centraliseert alle gegevens die hij
nodig heeft en bereidt de geconsolideerde jaarrekening en de geconsoli-
deerde financiële balans van de Europese Gemeenschappen voor, zodatde Commissie deze uiterlijk op 1 mei kan vaststellen en aan hetEuropees Parlement, aan de Raad en aan de Rekenkamer kan doentoekomen.
Artikel 21
Nadat de rekenplichtige van de Commissie de rekenplichtigen van de
overige Instellingen heeft geraadpleegd, wordt door de Commissie
— de voor alle Instellingen gemeenschappelijke boekhoudkundige
methoden vastgesteld;
— de structuur van het rekeningstelsel van de Instellingen vastgesteld
en bijgewerkt;
— de inrichting van de financiële balansen geharmoniseerd.
Zij omkleedt elke wijziging van de boekhoudkundige methode met
redenen in de bij de financiële balans gevoegde toelichtingen en licht
deze daarin toe.
Afdeling III
Uitoefening van de functie met betrekking tot het beheer van de
kasmiddelen
Artikel 22
In toepassing van artikel 25, eerste alinea, van het Financieel Reglement
wordt de rekenplichtige, die voor de inning van de ontvangsten en voor
de betaling van de uitgaven verantwoordelijk is, met het beheer van de
desbetreffende kasmiddelen belast.
De Instelling opent de nodige rekeningen bij financiële instellingen, of
laat deze openen, na volgens de beginselen van goed financieel beheerover de werkingsvoorwaarden ervan te hebben onderhandeld. Devoorwaarden voor de werking van de rekeningen worden op gezettetijden aan een nieuw onderzoek onderworpen en zo nodig wordt1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 7
▼B
daarover opnieuw onderhandeld; de financieel controleur houdt op deze
voorwaarden toezicht.
De rekenplichtige van de Commissie wordt ermee belast om, nadat hij
de rekenplichtigen van de overige Instellingen heeft geraadpleegd, devoorwaarden voor de werking van de door de onderscheiden Instellingengeopende rekeningen op elkaar af te stemmen.
Artikel 23
De rekenplichtige wordt ermee belast de liquide middelen van de
Instelling waaronder hij resorteert, te beheren, overdrachten tussen bij
financiële instellingen geopende rekeningen te gelasten en deviezenom-
rekeningen te verrichten, waarbij hij op zodanige wijze dient te handelendat geen dezer rekeningen een debetsaldo vertoont.
Overschrijvingen tussen bij financiële instellingen geopende rekeningen
dienen binnen de limiet van de beschikbare middelen te geschieden.
Artikel 24
De rekenplichtige van de Commissie verdeelt de bij de Schatkist en bij
de centrale banken van de Lid-Staten beschikbare middelen over dezelaatste overeenkomstig artikel 12 van Verordening (EEG, Euratom) nr.1552/89.
Artikel 25
De rekenplichtige toetst regelmatig de bij de financiële instellingen
geopende rekeningen aan de boekhouding en controleert of deovereengekomen werkingsvoorwaarden correct worden toegepast.
Artikel 26
De rekenplichtige verschaft middelen aan de beheerders van gelden ter
goede rekening en oefent daarop financieel toezicht uit.
Artikel 27
De rekenplichtige van de Commissie stelt overeenkomstig artikel 1 de
koers van de ecu vast ten opzichte van elk van de valuta's waarvan de
Instellingen zich bij de uitvoering van de begroting moeten bedienen.
Afdeling IV
Verzekering
Artikel 28
De rekenplichtige, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerders
van gelden ter goede rekening verzekeren zich via de Instelling tegen de
aan hun taak verbonden financiële risico's.
Artikel 29
De premies van de verzekering worden door de Instelling rechtstreeks
aan de verzekeraar betaald.
Artikel 30
Onverminderd
— het bepaalde in de artikelen 86 tot en met 89 van het Statuut,
— het bepaalde in artikel 75 van het Financieel Reglement, en— haar rechten van verhaal jegens derden,
neemt de Instelling in toepassing van artikel 215, tweede alinea, van het
EEG-Verdrag de niet door de verzekeraars gedekte risico's en tekorten teharen laste, voor zover het creditbedrag op de ten name van deverantwoordelijke ambtenaar geopende waarborgrekening niet toerei-kendis om het tekort te d ekken.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 8
▼B
Afdeling V
Bijzondere vergoedingenwaarborgrekening
Artikel 31
De in artikel 75, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde
bijzondere vergoeding bedraagt maandelijks:
—►M3136◄ecu voor de rekenplichtige,
—►M391◄ecu voor de ondergeschikt rekenplichtigen,
—►M346◄ecu voor de beheerders van gelden ter goede rekening
die gedurende dertig opeenvolgende dagen of langer een bedrag vanten minste ►
M13 600◄ecu beheren.
De vergoeding luidt in ecu en het betrokken bedrag wordt in ecu op de
in artikel 32 van onderhavige verordening bedoelde waarborgrekening
gestort.
Artikel 32
In de algemene boekhouding van de Instelling wordt ten name van elke
betrokken functionaris een waarborgrekening geopend. Deze rekening
kan op verzoek van elke belanghebbende Instelling bij de algemene
boekhouding van de Commissie worden gecentraliseerd. De rekeningwordt periodiek gecrediteerd voor het bedrag van de in artikel 31bedoelde maandelijkse vergoeding en voor een jaarlijkse rente terhoogte van het jaarlijkse gemiddelde van de maandelijkse rente-percentages die het Europees Fond voor Monetaire Samenwerking op
zijn ecu-operaties toepast(
1).
De rekening wordt gedebiteerd voor het bedrag van het tekort waarvoor
de betrokkene door de Instelling die hem heeft aangesteld, aansprakelijk
wordt gesteld voor zover dit tekort niet door uitkeringen van deverzekeringsmaatschappijen is gedekt.
Artikel 33
1. Het creditsaldo van de waarborgrekening wordt aan de betrokkene
of aan zijn rechthebbenden uitgekeerd nadat zijn functie als reken-plichtige, respectievelijk ondergeschikt rekenplichtige werd beëindigd,na besluit van de in artikel 22 van het Financieel Reglement vermeldeautoriteiten en na de in artikel 77 van het Financieel Reglementbedoelde kwijting, dit op gunstig advies van de rekenplichtige, behalve
indien het deze zelf betreft, alsook op dat van de financieel controleur.
2. Wat de beheerders van gelden ter goede rekening betreft, wordt het
creditsaldo van de waarborgrekening aan de betrokkenen of hun
rechthebbenden uitgekeerd nadat hun functie werd beëindigd, metinstemming en na controle van de rekenplichtige en de betrokkenordonnateur en nadat de financieel controleur gunstig advies heeftuitgebracht.
3. De in de leden 1 en 2 bedoelde uitkeringen geschieden uitsluitend
op schriftelijke instructie van het hoofdvan het d irectoraat-generaal of
van de administratieve eenheid waaronder de rekenplichtige ressorteert.
TITEL V
REGELING VOOR DE FINANCIEEL CONTROLEUR EN DE ONDER-
GESCHIKTFINANCIEELCONTROLEURS
(Artikel 24 van het Financieel Reglement)
Artikel 34
Elke Instelling stelt bij met reden omkleed besluit een financieel
controleur aan, die wordt belast met de controle op het aangaan vanbetalingsverplichtingen en het verstrekken van betalingsopdrachten met1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 9
(1) Maandelijks bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen , reeks C.
▼B
betrekking tot alle uitgaven, alsmede met de controle op alle
ontvangsten welke in de begroting van de Gemeenschappen dienen teworden aangewezen en waarvoor de Instelling als ordonnateur optreedt.
Artikel 35
De Instelling kan een of meer ondergeschikt financieel controleurs
aanstellen. Zij staan onder het gezag van de financieel controleur, die debevoegdheden bepaalt die hij hun delegeert. Zij zijn in het kader vandeze delegatie van bevoegdheden voor de door hen gegeven visaverantwoordelijk.
Artikel 36
De financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs
worden door de Instelling op grond van hun bijzondere deskundigheid
uit de onderdanen van de Lid-Staten gekozen.
Artikel 37
De Instelling stelt de financieel controleur de voor het goed vervullen
van diens controlefunctie benodigde middelen in personeel en inuitrusting ter beschikking.
Artikel 38
De besluiten betreffende de delegatie en de subdelegatie van bevoegd-
heden door de financieel controleur of de ondergeschikt financieelcontroleurs dienen aan het bepaalde in de artikelen 6, 7 en 8 te
beantwoorden.
Artikel 39
In de uitoefening van zijn controletaak is de financieel controleur geheel
onafhankelijk en slechts aan de Instelling verantwoording verschuldigd.Hij mag wat de uitoefening van de taken betreft die hem wegens zijnaanstelling op grondvan d e bepalingen van het Financieel Reglementzijn opgedragen, geen enkele instructie ontvangen, noch mogen hem indezen beperkingen worden opgelegd.
Deze bepalingen zijn eveneens van toepassing op de ondergeschikt
financieel controleurs, binnen de grenzen van de van hun hiërarchischmeerdere, de financieel controleur, ontvangen bevoegdheden.
Artikel 40
De financieel controleur mag steeds en over elk onderwerp dat
financiële implicaties heeft, aan de Instelling verslag uitbrengen, vooralwat de toepassing van de bepalingen van artikel 2 van het FinancieelReglement betreft.
De Instelling zendt deze verslagen, desgevraagd, aan het Europees
Parlement en aan de Rekenkamer, tenzij zij de verslagen vertrouwelijkacht.
Artikel 41
De financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs
hebben toegang tot alle bewijsstukken en alle overige bescheiden die dete controleren ontvangsten en uitgaven betreffen. Zij mogen controles terplaatse verrichten.
Artikel 42
De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en, eventueel, de geldelijke
aansprakelijkheid, in de zin van artikel 74 van het Financieel Reglement,
van de financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurskunnen slechts onder de volgende voorwaarden in de tweede tot en metvijfde alinea door de Instelling zelf worden ingeroepen.
De Instelling neemt een met redenen omkleed besluit tot opening van
een onderzoek. Dit besluit wordt aan de betrokkene en, indien het een1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 10
▼B
ondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel controleur
betekend. De Instelling kan een of meer ambtenaren van dezelfde rangals of van een hogere rang dan de betrokken functionaris, die niet de
functie van financieel controleur, ordonnateur of rekenplichtige
vervullen, onder haar rechtstreekse verantwoordelijkheid met hetonderzoek belasten. Tijdens het onderzoek moeten de betrokkene en,indien het een ondergeschikt financieel controleur betreft, de financieelcontroleur worden gehoord.
Het verslag van het onderzoek wordt aan de betrokkene en, indien het
een ondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel
controleur medegedeeld. De betrokkene wordt vervolgens door deInstelling over dit verslag gehoord.
Aan de hand van het verslag en na het horen van de betrokkene neemt de
Instelling ten opzichte van de betrokkene hetzij een met redenenomkleed besluit dat hem kwijting verleent, hetzij een met redenen
omkleed besluit overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 22 en 86
tot en met 89 van het Statuut. Van besluiten waarbij tuchtmaatregelenen/of geldelijke sancties worden opgelegd, wordt de betrokkene kennisgegeven en zij worden ter informatie aan de andere Instellingen, aan deRekenkamer en, als het om een ondergeschikt financieel controleur
betreft, aan de financieel controleur medegedeeld.
Betrokkene kan volgens de bepalingen van het Statuut bij het Hof van
Justitie tegen deze besluiten in beroep gaan.
Artikel 43
Onverminderd de rechtsmiddelen waarin het Statuut voorziet, kunnen de
financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs tegenelk besluit dat de uitoefening van hun controlefunctie betreft, bij het Hofvan Justitie beroep instellen. Beroep wordt ingesteld binnen een termijnvan drie maanden te rekenen vanaf de dag van kennisgeving van het
betrokken besluit.
Het bepaalde in de eerste alinea is van toepassing op het beroep dat de
Instelling tegen haar financieel controleur, respectievelijk ondergeschiktfinancieel controleurs instelt.
Het beroep wordt onder de in artikel 91, lid 5, van het Statuut genoemde
voorwaarden onderzocht en beoordeeld.
TITEL VI
INNINGVANSCHULDVORDERINGEN
(Artikelen 28 en 29 van het Financieel Reglement)
Artikel 44
De bevoegde ordonnateur stelt overeenkomstig het bepaalde in artikel
28, lid1, van het Financieel Reglement voor elke maatregel waard ooreen schuldvordering van de Gemeenschappen ontstaat of wordt
gewijzigd, een voorlopige schuldvordering op. Wanneer de handeling
of het besluit waardoor een toekomstige schuldvordering ontstaat, hetnog niet mogelijk maakt het bedrag of de vervaldag van deschuldvordering te bepalen, wordt desalniettemin een voorlopigeschuldvordering opgesteld; daarin worden, voor zover mogelijk, eenraming van het bedrag en de vermoedelijke vervaldag vermeld.
De voorlopige schuldvordering wordt voor visum aan de financieel
controleur en voor pro memorie-boeking aan de rekenplichtigetoegezonden.
Artikel 45
1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 2, van het
Financieel Reglement wordt voor elke vastgestelde schuldvorderingdoor de bevoegde ordonnateur onverwijld een inningsopdracht opge-steld.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 11
▼B
Deze opdracht wordt voor visum aan de financieel controleur en voor
boeking aan de rekenplichtige toegezonden. In de opdracht wordt metname de vervaldag vermeld.
2. De rekenplichtige gaat tot inning over door de debiteur te
verzoeken het verschuldigde bedrag op de gestelde datum te betalen.
3. Bij de inning wordt door de rekenplichtige een ontvangstbewijs
opgesteld, dat in de rekeningen wordt geboekt. De rekenplichtige zorgt
ervoor dat de ordonnateur en de financieel controleur van de inning in
kennis worden gesteld.
4. Indien een schuldvordering op de voor de betaling gestelde
vervaldag niet is geïnd, doet de rekenplichtige onverwijld al het nodigeom de inning te bewerkstelligen, in voorkomend geval met aanwending
van passende rechtsmiddelen.
5. Een schuldvordering die in opeenvolgende gedeelten, hetzij in één
begrotingsjaar, hetzij in verscheidene begrotingsjaren zal worden geïnd,wordt, zodra zij door middel van een inningsopdracht is vastgesteld,voor haar volle beloop in de rekeningen geboekt.
Artikel 46
De voorlopige vaststellingen in de zin van artikel 28 van het Financieel
Reglement zijn strikt tot de lopende ontvangsten beperkt.
De door dergelijke voorlopige vaststellingen gedekte afzonderlijke
inningen behoeven derhalve niet elk afzonderlijk aan de financieelcontroleur voor visum te worden voorgelegd.
Vóór de afsluiting van het begrotingsjaar legt de ordonnateur de
wijzigingen van de voorlopige vaststellingen waarmee ervoor wordtgezorgd dat die vaststellingen gelijk zijn aan de werkelijk vastgesteldeschuldvorderingen aan de financieel controleur voor ter verkrijging vandiens visum.
Artikel 47
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 45, lid 3, wordt van elke inning
zo spoedig mogelijk aan de ordonnateur en aan de financieel controleurkennis gegeven. Wanneer de inning niet uit een volgens artikel 45opgestelde inningsopdracht voortvloeit, wordt het betrokken bedrag
onverwijld op een tussenrekening in de algemene boekhouding
gecrediteerd en wordt de bevoegde ordonnateur verzocht de proceduretot vaststelling van de schuldvordering in te leiden en met het oog op deaanwijzing op de begroting de ontbrekende inningsopdracht teverstrekken. Indien blijkt dat die tussenrekening voor een ten onrechteontvangen bedrag is gecrediteerd, wordt dit bedrag zo spoedig mogelijk
terugbetaald.
Artikel 48
De ramingen en de inningsopdrachten worden afzonderlijk geboekt en in
chronologische volgende genummerd, zodat voor alle schuldvorderingenvan de Instellingen in het bijzonder kan worden geconstateerd:
— welke maatregelen waardoor een schuldvordering kan ontstaan, zijn
getroffen;
— wat de bedragen van de te innen schuldvorderingen zijn;— welke vervaldagen deze schuldvorderingen hebben;— welke schuldvorderingen zijn geïnd,— welke schuldvorderingen nog moeten worden geïnd en welke
stappen voor de inning ervan zijn gedaan.
Artikel 49
De boekhouding wordt zodanig ingericht dat de financieel controleur
steeds de juistheid van de boeking van de schuldvorderingenramingen envan de inningsopdrachten kan nagaan en zich van de hem bij artikel 29,lid3, van het Financieel Reglement opgelegd e taken kan kwijten.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 12
▼B
Artikel 50
Krachtens artikel 29, lid2, van het Financieel Reglement word t in elk
voorstel van de ordonnateur om van inning van een vastgestelde
schuldvordering af te zien, met name de schuldenaar, de aard, hetgeraamde bedrag en de begrotingsaanwijzing van de ontvangst, de voorde inning gedane stappen en de redenen van de voorgestelde annuleringvermeld.
Indien het hoogste gezag van de Instelling over de weigering van het
visum door de financieel controleur is heengestapt, wordt dit besluit aande ordonnateur gezonden, die het voorstel tot annulering samen metgenoemd besluit aan de financieel controleur terugzendt. Het voorstel totannulering wordt samen met het besluit om over de visumweigeringheen te stappen overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 2, eerste
alinea, van het Financieel Reglement geboekt.
TITEL VII
AANGAANVANBETALINGSVERPLICHTINGEN
(Artikel 36 van het Financieel Reglement)
Artikel 51
Alvorens een maatregel te nemen waardoor een uitgave kan ontstaan,
doet de bevoegde ordonnateur de financieel controleur een voorstel
toekomen tot het aangaan van een betalingsverplichting. De ordonnateurmoet zich vooraf ervan vergewissen of de maatregel met de beginselenvan goedfinancieel beheer strookt, met name zuinigheiden kosten-effectiviteit, als bedoeld in artikel 2 van het Financieel Reglement. Inbeginsel wordt het voorstel opgesteld volgens een door de ordonnateur,
de rekenplichtige en de financieel controleur in onderlinge overeen-
stemming vast te stellen formulier. Het voorstel bevat de in artikel 37van het Financieel Reglement genoemde gegevens.
Artikel 52
Ontwerp-besluiten van algemene aardvan d e Instelling welke een
betalingsverplichting jegens derden inhouden gelden, zonder dat een
nieuw besluit wordt gevergd, als maatregelen waardoor uitgaven kunnenontstaan.
Artikel 53
Indien voor een bepaalde uitgave een beginselbesluit van de Instelling
nodig is vooraleer de betalingsverplichting kan worden aangegaan,
wordt het ontwerp van het beginselbesluit met een voorstel tot hetaangaan van de desbetreffende betalingsverplichting aan de financieelcontroleur voorgelegdter verkrijging van d iens voorafgaandvisum.
Zodra de Instelling het ontwerp-besluit heeft goedgekeurd, wordt het
voorstel tot het aangaan van de desbetreffende betalingsverplichting
voor voorafgaand visum aan de financieel controleur gezonden.
Indien de Instelling het ontwerp-besluit niet goedkeurt of het voorge-
stelde uitgavenbedrag verlaagt, wordt het voorstel tot het aangaan van debetalingsverplichting geannuleerden, in voorkomendgeval, d oor een
passendvoorstel tot het aangaan van d e betalingsverplichting vervangen,
dat aan de financieel controleur wordt voorgelegd ter verkrijging vandiens voorafgaand visum.
Artikel 54
Voorlopige betalingsverplichtingen in de zin van artikel 36, lid 1, van
het Financieel Reglement worden strikt tot de lopende uitgaven beperkt.
De door dergelijke voorlopige betalingsverplichtingen gedekte afzonder-
lijke betalingsverplichtingen behoeven niet elk aan de financieelcontroleur ter visering te worden voorgelegd.
In geval van voorlopige betalingsverplichtingen verifieert de ordonna-
teur onder eigen verantwoordelijkheid of de afzonderlijke1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 13
▼B
betalingsverplichtingen de voorlopige betalingsverplichting waardoor zij
worden gedekt, niet overschrijden.
Deze voorlopige betalingsverplichtingen mogen slechts tot kredietover-
drachten van rechtswege onder de in artikel 7 van het FinancieelReglement genoemde voorwaarden leiden in de mate waarin zij aan het
einde van het begrotingsjaar overeenkomen met vóór de in het
Financieel Reglement vastgestelde uiterste data daadwerkelijk aange-gane financiële verplichtingen.
Als lopende uitgaven worden beschouwd de in hetzelfde begrotingsjaar
gedane terugkerende huishoudelijke uitgaven, zoals:
— personeelsuitgaven (bezoldigingen en diverse vergoedingen, aanwer-
vingskosten, enz.),
— kosten van dienstreizen,
— representatiekosten,
— kosten van vergaderingen,
— free-lance tolken,
— uitwisseling van ambtenaren,
— huur van gebouwen,
— diverse verzekeringen,— schoonmaak en onderhoud,
— huur van materieel,
— telecommunicatiekosten,
— water, gas, elektriciteit,
— periodieke publikaties (maandelijkse bulletins en dergelijke),
— abonnementen.
Artikel 55
Indien de uitgave voor sommige maatregelen waardoor uitgaven kunnen
ontstaan, op het tijdstip waarop het voorstel tot het aangaan vanbetalingsverplichtingen aan de financieel controleur wordt voorgelegden aan de rekenplichtige medegedeeld, nog niet nauwkeurig kan wordenberekend, raamt de ordonnateur de verwachte uitgaven en deze geeft in
zijn voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting de elementen
aan waarop zijn raming berust.
Artikel 56
Elk voorstel tot het aangaan van betalingsverplichtingen wordt op een
zodanig tijdstip bij de financieel controleur ingediend dat deze overvoldoende tijd beschikt om zijn standpunt te bepalen en de eventueleopmerkingen te formuleren die hij dienstig acht, waarmee dan rekening
kan worden gehouden.
Artikel 57
De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen dienen,
onverminderd de tenuitvoerlegging van het bepaalde in artikel 23 vanhet Financieel Reglement, vergezeldte gaan van alle bewijsstukken en,in voorkomend geval, alle andere bescheiden en inlichtingen die definancieel controleur nodig heeft om de in artikel 38, lid 1, van het
Financieel Reglement voorgeschreven vaststellingen te kunnen doen.
TITEL VIII
REGISTRATIE VAN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN VAN
BETALINGSVERPLICHTINGEN NA VISUM VAN DE FINANCIEEL
CONTROLEUR
(Artikel 37 van het Financieel Reglement)
Artikel 58
De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen worden door
de boekhouding van de Instelling geregistreerd. Deze registratie moet1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 14
▼B
het mogelijk maken op ieder ogenblik voor het begrotingsjaar per
begrotingspost het volgende vast te stellen:
1. de beschikbare kredieten;
2. de aangegane betalingsverplichtingen;
3. de ter zake verrichte betalingen;
4. het saldo van de nog te betalen betalingsverplichtingen.
De registratie maakt het ook mogelijk op ieder ogenblik het volgende
vast te stellen:
1. het bedrag van de oorspronkelijke betalingsverplichting, eventueel
verhoogdmet aanvullend e betalingsverplichtingen;
2. de desbetreffende, uit hoofde van voorafgaande begrotingsjaren
verrichte betalingen;
3. het bedrag van de aan het begin van het begrotingsjaar nog te betalen
betalingsverplichtingen;
4. de betalingen van het begrotingsjaar;5. het nog te betalen saldo.
Voorts wordt, overeenkomstig artikel 99 van het Financieel Reglement,
het bedrag van de samenvattende voorlopige betalingsverplichtingengeregistreerd.
Artikel 59
De boekhouding wordt zodanig ingericht dat de financieel controleur de
juistheid van de registratie van de betalingsverplichtingen en van debetalingen kan nagaan.
TITEL IX
VISERING VAN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN VAN BETA-
LINGSVERPLICHTINGEN
(Artikel 38 van het Financieel Reglement)
Artikel 60
Onverminderd het bepaalde in de artikelen 10 en 61, bestaat het visum
op het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting uit de
handtekening van de financieel controleur, van een ondergeschiktfinancieel controleur of een functionaris die de in artikel 38 bedoeldedelegatie van bevoegdheden heeft verkregen, met stempelafdruk endatumvermelding.
Artikel 61
In dringende gevallen kan het visum worden verstrekt door middel van
een nota, telexbericht of enig ander middel waaruit ondubbelzinnig
blijkt dat het betrokken voorstel tot het aangaan van een betalings-
verplichting is geviseerd.
Artikel 62
Indien het hoogste gezag van de Instelling op grond van artikel 39 van
het Financieel Reglement over een visumweigering van de financieelcontroleur heenstapt, wordt het besluit aan de ordonnateur gezonden, diehet voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting samen met hetbesluit aan de financieel controleur terugzendt. Het voorstel tot het
aangaan van een betalingsverplichting wordt, samen met het besluit om
over de visumweigering heen te stappen, overeenkomstig het bepaaldein artikel 37 van het Financieel Reglement geregistreerd.
Artikel 63
De artikelen 60, 61 en 62 zijn van toepassing op de voorstellen voor
samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen als bedoeld in artikel99 van het Financieel Reglement.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 15
▼B
Artikel 64
Indien de financieel controleur de in artikel 28, lid 2, de artikelen 37, 41
en 45 van het Financieel Reglement bedoelde en in de artikelen 65 tot enmet 73 van de onderhavige verordening nader omschreven bewijs-stukken onvoldoende of onvolledig acht, stelt hij zijn visering uit enzendt hij het voorstel aan de ordonnateur terug, waarbij de aard van degevraagde bewijsstukken nader wordt aangegeven.
TITEL X
BEWIJSSTUKKEN
(Artikel 28, lid2, en d e artikelen 37, 41 en 45 van het Financieel
Reglement)
Afdeling I
Inningvanschuldvorderingen
Artikel 65
Als bewijsstukken ter staving van inningsopdrachten worden beschouwd
het besluit of de handeling die de schuldvordering doet ontstaan,vergezeld van alle documenten waarmee de aard van de schuldvorde-ring, de berekening van het bedrag, de vervaldag en de identiteit van deschuldenaar kunnen worden geverifieerd, zoals,
a) wat de eigen middelen betreft(
1):
— voor de douanerechten, landbouwheffingen en bijdragen suiker:
de overzichten van de boekhouding van de Lid-Staten overeen-
komstig de toepassingsverordeningen(2),
— voor de BTW- en de BNP-middelen: de begroting van het
begrotingsjaar (begrotingsjaar n) die het bedrag daarvan vaststelt,en voor de respectieve saldi (begrotingsjaar n+1 en volgende) deverschillende overzichten, samenvattende documenten en reke-
ninguittreksels die in de toepassingsverordeningen (
2) zijn
voorzien;
b) wat de diverse andere ontvangsten betreft: het basisbesluit, het
besluit, het contract of akkoord waaruit de schuldvordering voort-vloeit, alsmede de stukken waarin alle berekeningselementen zijnvermeld.
Afdeling II
Aangaanvanbetalingsverplichtingen
Artikel 66
Met betrekking tot de voorstellen voor het aangaan van betalings-
verplichtingen wordt als bewijsstuk beschouwd: de ontwerp-besluiten
die voor de Instelling verbintenissen inhouden, zoals,
a) bij uitvoering van uitgaven langs contractuele weg:
het ontwerp van overeenkomst of contract, de bestelbon of soortge-
lijke stukken, voor aanbestedingen eventueel vergezeld van debinnengekomen offertes, de rechtvaardiging van een onderhandseovereenkomst en, indien nodig, het advies van de RaadgevendeCommissie voor aankopen en overeenkomsten, hierna „CCAM”(Commission des achats et des marchés) genoemd;1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 16
(1) Besluit 88/376/EEG, Euratom van de Raad (PB nr. L 185 van 15. 7. 1988,
blz. 24).
(2) — Verordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89.
— Verordening (EEG, Euratom) nr. 1553/89 van de Raad (PB nr. L 155 van
7. 6. 1989, blz. 9).
▼B
b) bij autonome toekenning van steun:
— voor financiële bijstand uit de verschillende fondsen of langs de
weg van gelijkaardige regelingen: de in voorkomend geval in dedesbetreffende basisverordeningen voorgeschreven bescheiden,alsmede de ontwerpen van steuntoekenningsbesluiten;
— voor subsidies in het algemeen:
— het verzoek van de begunstigde, in voorkomend geval
vergezeld van een uitvoeringsverslag over de eerder toege-
kende subsidies,
— de rechtvaardiging van het toegekende bedrag,
— het ontwerp van de overeenkomstbrief of van andere
soortgelijke bescheiden,
— de kostenraming voor de actie waarvoor een subsidie wordt
gevraagd of enig daarvoor in de plaats komend document.
Afdeling III
Betaalbaarstelling enbetalingvanbetalingsverplichtingen
Artikel 67
Ten aanzien van leveranties in het algemeen wordt in het bijzonder de
door de leverancier opgestelde factuur, in voorkomend geval vergezeld
van een exemplaar van het stuk waaruit de verplichting van deGemeenschap voortvloeit (bijvoorbeeldbestelbon of contract), alsbewijsstuk beschouwd.
In het door de leverancier opgestelde stuk worden in ieder geval
vermeld:
— de aard en de hoeveelheid van de leveringen en eventueel de aard
van de in verband daarmee verrichte diensten;
— de prijs per eenheid en de totale prijs;— de vrijstelling van belastingen en heffingen; in voorkomend geval
het bedrag van de op de levering betrekking hebbende en in de prijsbegrepen belastingen, heffingen en douanerechten.
In dit stuk of in een als bijlage daarbij gevoegd stuk moeten de door de
ordonnateur of de door hem gemachtigde functionaris aangebrachtevermeldingen voorkomen tot vaststelling van:
— de goede ontvangst van het afgeleverde, met de datum en plaats
ervan;
— de boeking in de inventarislijst, telkens wanneer de opneming van
het afgeleverde op de inventarislijst wordt geëist;
— de verificatie van alle elementen van de factuur;— het advies van de CCAM, indien dat wordt geëist.
Artikel 68
Ten aanzien van dienstverrichtingen wordt in het bijzonder de door de
dienstverrichter opgestelde factuur (of rekening), in voorkomend gevalvergezeldvan het contract, als bewijsstuk beschouwd .
Op deze factuur (of rekening) worden vermeld:
— de aard van de verrichting, eventueel de prijs per eenheid, de totale
prijs, de aantekening betreffende de vrijstelling van belastingen en
heffingen of, voor zover mogelijk, het bedrag van de op deverrichting betrekking hebbende en in de prijs begrepen belastingenen heffingen;
— de door de ordonnateur of de door hem gemachtigde functionaris
getekende verklaring „betaalbaar”, waardoor de goede uitvoeringvan de dienst en de verificatie van alle elementen van de factuur (ofrekening) worden bevestigd.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 17
▼B
Artikel 69
1. Ten aanzien van studie- en onderzoekcontracten wordt als
bewijsstuk beschouwd:
a) een bij de eerste betalingsopdracht te voegen exemplaar van het
contract en van de eventuele bijkomende overeenkomsten;
b) elk stuk dat volgens de financiële bepalingen van de contracten een
rechtvaardiging van de betrokken betalingen vormt (verzoek van decontractant, facturen, in geval van associatiecontracten door debeheerscomités opgestelde overzichten en ieder ander stuk waardoorde uitgaven worden gerechtvaardigd). Bij de laatste betaling dienteen stuk te worden overgelegd dat de door de ordonnateur opgestelde
verklaring „diensten verricht” bevat.
2. Met betrekking tot besluiten tot toekenning van financiële steun uit
de verschillende fondsen of langs de weg van gelijkaardige regelingen
wordt als bewijsstuk beschouwd:
a) een, bij de eerste betalingsopdracht te voegen, exemplaar van het
besluit;
b) elk stuk dat volgens de financiële bepalingen van de basisver-
ordeningen en de besluiten tot toekenning van financiële bepalingen
van de basisverordeningen en de besluiten tot toekenning van
financiële bijstand de betrokken betalingen rechtvaardigt (verzoekom betaling, verklaring van aanvang van de werkzaamheden,voortgangsverslagen en dergelijke). Bij de laatste betaling dient eenstuk te worden overgelegd dat een verklaring van voltooiing van hetprogramma of project en een staat van de werkelijk voor dat
programma of project verrichte uitgaven bevat.
3. Voor de in artikel 66, onder b), tweede streepje, bedoelde subsidies
wordt als bewijsstuk beschouwd:
a) een exemplaar van het besluit tot toekenning van de subsidie;
b) de bevestiging door de begunstigde van de aanvaarding van de in
artikel 87 van het Financieel Reglement bedoelde controles van deGemeenschap en, indien de hoogte van de subsidie dat wettigt, eenverslag over de uitvoering van het project en het gebruik van de
ontvangen middelen.
Artikel 70
Wat de personeelsuitgaven betreft, wordt als bewijsstuk beschouwd:
a) voor de maandsalarissen:
— de volledige personeelslijst, met vermelding van alle bezoldi-
gingselementen. Deze lijst wordt bij de betalingsopdracht
gevoegd;
— een formulier (personeelssteekkaart) waaruit, telkens wanneer
daar aanleiding toe bestaat, elke wijziging van enig bezoldi-
gingselement blijkt. Dit formulier wordt opgesteld op basis van
de in elk afzonderlijk geval genomen besluiten;
— bij aanwerving of aanstelling: een bij de betaalbaarstelling van
het eerste salaris te voegen, voor eensluidend gewaarmerktafschrift van het besluit tot aanwerving of aanstelling;
b) voor de overige bezoldigingen (per uur of per dag bezoldigd
personeel):
een door de ordonnateur opgestelde staat van de dagen of uren
aanwezigheid;
c) voor overuren:
een door de bevoegde ambtenaren ondertekende staat van het door de
functionaris verrichte overwerk;
d) voor kosten van dienstreizen:
— de door de bevoegde autoriteit naar behoren ondertekende
dienstreisopdracht;1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 18
▼B
— de „declaratie van de kosten van de dienstreis”, waarin worden
vermeld: de plaats van bestemming, de datum en het uur vanvertrek en aankomst in de plaats van bestemming, de reis- en de
verblijfskosten, andere op overlegging van bewijsstukken naar
behoren toegestane kosten. Deze declaratie wordt ondertekenddoor degene die met de dienstreis werd belast en door dehiërarchisch meerdere aan wie de desbetreffende bevoegdheidwerd gedelegeerd;
e) voor de overige personeelsuitgaven:
de bewijsstukken, waarin naar het besluit waarop de uitgave berust,
wordt verwezen en waarin alle berekeningselementen wordenvermeld.
Artikel 71
Voor elke betalingsverplichting die in gedeelten wordt betaald, wordt bij
de eerste betalingsopdracht een voor eensluidend gewaarmerkt afschriftvan het contract of van het besluit tot toekenning van financiële steungevoegd. In de volgende betalingsopdrachten wordt naar dat stuk en devoorafgaande betaling(en) verwezen.
Bij de opstelling van de laatste betalingsopdracht dient de ordonnateur te
verklaren dat de betrokken actie is beëindigd, opdat daaruit deboekhoudkundige consequenties worden getrokken, welke in voor-
komend geval de annulering van een aangegane maar niet uitgevoerde
betalingsverplichting kunnen meebrengen.
Wanneer krachtens artikel 1, lid7, van het Financieel Reglement een
uiterste uitvoeringsdatum is vastgesteld, kan uit de boekhouding wordenafgelezen welke betalingsverplichtingen één maandvóór d e betrokkendatum niet definitief zijn uitgevoerd. De ordonnateurs dienen dan hetvoorstel tot annulering van de niet-uitgevoerde betalingsverplichting op
te stellen of, als aan de voorwaarden van genoemd artikel 1, lid 7, is
voldaan, een van een deugdelijke toelichting vergezeld voorstel totwijziging van de oorspronkelijke betalingsverplichting in te dienen.
Artikel 72
Wanneer verscheidene betalingen door slechts één bewijsstuk worden
gestaafd, bevatten alle betalingsopdrachten een verwijzing naar hetoorspronkelijke stuk en het volgnummer van de betalingsopdrachtwaarbij het stuk wordt gevoegd.
Artikel 73
Afgezien van de in de artikelen 65 tot en met 72 bedoelde gevallen kan
de ordonnateur een oorspronkelijk bewijsstuk dat niet kan wordenovergelegd, door een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift vervangen,in welk geval hij de redenen dient te vermelden waarom hetoorspronkelijke stuk niet kon worden overgelegd en dient hij te
verklaren dat geen betaling is verricht.
TITEL XI
VERSTREKKINGVANVOORSCHOTTEN
(Artikel 46 van het Financieel Reglement)
Artikel 74
Naast de voorschotten op grond van het Statuut of een bestuursrechte-
lijke bepaling kan de ordonnateur voorschotten toekennen ter dekking
van de uitgaven die een ambtenaar of een ander personeelslid voorrekening van zijn Instelling moet verrichten. Deze uitgaven, die over hetalgemeen betrekking hebben op de personeelskosten en huishoudelijkeuitgaven, kunnen uit een bijzondere opdracht voortvloeien of uitgavenbetreffen die waarschijnlijk, maar naar aard en omvang onbepaald zijn.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 19
▼B
Artikel 75
De verstrekking van de voorschotten en de aanwijzing van de ambtenaar
of van het ander personeelslid geschieden, op voorstel van de
ordonnateur en na visum van de financieel controleur en gunstig advies
van de rekenplichtige, bij besluit van de in artikel 22 van het FinancieelReglement bedoelde autoriteiten, besluit waarin het bedrag van hetvoorschot en de periode waarin het wordt aangewend, worden vermeld.
Voor elk voorschot dient, in zover de aard van de uitgave voldoende
bepaaldis, een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting te
zijn gedaan.
Artikel 76
De aangewezen ambtenaar of het aangewezen ander personeelslid is
voor de hem verstrekte middelen verantwoordelijk en neemt de nodigemaatregelen om deze middelen te beveiligen.
Binnen tien dagen na de verwezenlijking van het doel waarvoor het
voorschot werd verstrekt, zendt hij de rekenplichtige een gedetailleerd
verslag over het gebruik van het voorschot en stort hij het eventuele
saldo terug.
Binnen zes weken na datzelfde tijdstip verrekent de ordonnateur het
voorschot om de tussenrekening af te sluiten die bij de toekenning vanhet voorschot werdgeopend .
TITEL XII
BANK-ENPOSTREKENINGEN
(Artikel 53 van het Financieel Reglement)
Artikel 77
Voor haar financiële verrichtingen kan de Instelling in de Lid-Staten en
eventueel in derde landen bank- en/of postrekeningen openen.
Artikel 78
De Instelling kan tevens rekeningen aanhouden bij de emissiebank van
elke Lid-Staat of bij de erkende financiële instelling.
Artikel 79
De Instelling doet alle financiële instellingen waarbij zij rekeningen
heeft geopend, de namen en de specimens van de handtekeningen van dedoor haar aangewezen en tot opening en gebruik van de genoemderekeningen gemachtigde functionarissen toekomen en deelt hen de
eventuele grens mede van de door elke gemachtigde functionaris op te
nemen bedragen.
Artikel 80
Om over de rekeningen te beschikken is de handtekening van twee naar
behoren gemachtigde functionarissen vereist, waaronder die van derekenplichtige, een ondergeschikt rekenplichtige of een beheerder vangelden ter goede rekening.
Overeenkomstig artikel 53 van het Financieel Reglement wijst de
Instelling de functionarissen aan die gemachtigd zijn cheques enpostgiro- of bankoverschrijvingen te ondertekenen.
Alvorens hun handtekening te plaatsen, gaan deze functionarissen na of
de cheques en postgiro- of bankoverschrijvingen met de betalings-opdrachten overeenstemmen.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 20
▼B
Artikel 81
In beginsel dienen per cheque of per postgiro- of bankoverschrijving te
worden betaald:
— de maandelijkse bezoldigingen van de ambtenaren en andere
personeelsleden;
— de uitgaven voor leveringen of dienstverrichtingen waarmee een
bedrag van meer dan ►M1400◄ecu is gemoeid.
TITEL XIII
BEHEERVANGELDENTERGOEDEREKENING
(Artikel 54 van het Financieel Reglement)
Artikel 82
Beheer van gelden ter goede rekening kan worden ingesteld wanneer
bepaalde uitgaven vanwege de aard of de bijzondere urgentie ervan niet
op basis van een door de ordonnateur ondertekende en doorde financieelcontroleur geviseerde betalingsopdracht kunnen worden betaald. Inafwijking van het bepaalde in de artikelen 40 en 51 van het FinancieelReglement is de beheerder van gelden ter goede rekening gemachtigd totvoorlopige betaalbaarstelling en tot betaling van de uitgaven onder
voorbehoudvan latere toepassing van d e artikelen 40, 41, 44, 45, 47 en
50 van het Financieel Reglement.
De instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de grondige
wijziging of aanpassing van de werkingsvoorwaarden ervan geschiedenbij besluit van de in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoeldeautoriteiten op een met redenen omkleed voorstel van de ordonnateur, nagunstig advies van de rekenplichtige en van de financieel controleur.
Artikel 83
Een beheerder van gelden ter goede rekening wordt op voorstel van de
ordonnateur en na gunstig advies van de rekenplichtige bij besluit van dein artikel 22 van het Financieel Reglement bedoelde autoriteitenaangewezen.
In dit besluit wordt nadrukkelijk op de verantwoordelijkheden van de
beheerder van gelden ter goede rekening gewezen.
Artikel 84
De in de artikelen 82 en 83 bedoelde besluiten worden de ordonnateurs,
de financieel controleur, de rekenplichtige en de Rekenkamer ter kennisgebracht.
Artikel 85
1. In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede
rekening worden in het bijzonder vastgesteld:
a) het doel en het maximumbedrag van de gelden die ter goede rekening
kunnen worden verstrekt;
b) de eventuele opening, in voorkomend geval, van een bank- en/of
postrekening op naam van de betrokken Instelling;
c) de aard en het maximumbedrag van elke uitgave die zonder
voorafgaande machtiging mag worden gedaan;
d) de regelmaat waarmee en wijze waarop de bewijsstukken moeten
worden overgelegd;
e) de wijze waarop de gelden ter goede rekening eventueel worden
aangevuld;
f) de termijn waarin de verrichtingen in het kader van het beheer van
gelden ter goede rekening moeten worden afgewikkeld.
2. Betalingen mogen slechts worden verricht op grond en binnen de
grenzen van voorafgaande betalingsverplichtingen die door de ordonna-teur zijn ondertekend en door de financieel controleur geviseerd.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 21
▼B
Artikel 86
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 54, tweede alinea, van het
Financieel Reglement mag slechts de rekenplichtige voor het beheer vangelden ter goede rekening middelen verstrekken.
Diverse plaatselijke ontvangsten, zoals met name die welke voortvloeien
uit
— verkopen van materieel,
— publikaties,
— diverse vergoedingen,
— rente enz.
mogen evenwel rechtstreeks bij het beheer van de desbetreffende gelden
ter goede rekening in aanmerking worden genomen, waarbij deafwikkeling ervan overeenkomstig de desbetreffende bepalingen vanhet Financieel Reglement en van de onderhavige verordening gebeurt.
De desbetreffende bedragen worden door de rekenplichtige in mindering
gebracht wanneer later nieuwe middelen worden verstrekt om diezelfdegelden ter goede rekening aan te vullen.
Artikel 87
De beheerder van gelden ter goede rekening is voor de betaalbaarstelling
van schulden aan derden tegenover de ordonnateur en voor de uitvoering
van de betalingen tegenover de rekenplichtige verantwoordelijk.
Artikel 88
De beheerder van gelden ter goede rekening voert volgens instructies
van de rekenplichtige een boekhouding van de middelen waarover hijbeschikt, van de uitgaven die hij verricht en van de ontvangsten die hijint.
Artikel 89
De beheerder van gelden ter goede rekening treft alle nodige
voorzieningen om de hem verstrekte middelen veilig te stellen.
Artikel 90
Onverminderd de door de financieel controleur uitgeoefende controle,
worden de aanwezigheid van de aan beheerders van gelden ter goederekening toevertrouwde middelen en de desbetreffende boekhoudingdoor de rekenplichtige zelf, door een ondergeschikt rekenplichtige ofdoor een speciaal daartoe gemachtigde ambtenaar in beginsel ter plaatse,zonder aankondiging en met een zo groot mogelijke frequentie
gecontroleerd.
Artikel 91
De rekenplichtige en de financieel controleur stellen elkaar van de
uitkomsten van hun verificaties in kennis en doen daarvan mededelingaan de ordonnateur.
TITEL XIV
VOORWAARDENVOORBETALINGVANRENTEBIJTERUGVORDE-
RINGWEGENSONVERSCHULDIGDEBEDRAGEN
(Artikel 49 van het Financieel Reglement)
Artikel 92
De bepalingen van deze titel zijn van toepassing bij terugvordering ten
behoeve van de Gemeenschap wegens onverschuldigde bedragen,onverminderd eventuele bepalingen in de sectoriële basisbesluiten metbetrekking tot de terreinen van communautair beleid.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 22
▼B
Artikel 93
1. In de in artikel 28, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde
inningsopdracht wordt voor elke vastgestelde schuldvordering inverband met de terugvordering van een ten onrechte betaald bedrageen vervaldag vastgesteld.
2. Bijkomende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in rugge-
spraak met de betrokken ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk,
met redenen omkleed verzoek van de schuldenaar, mits deze zichverbindt tot betaling van rente met ingang van de aanvankelijke, eerste,vervaldag voor de volledige periode van de toegestane termijn tegen hetin artikel 94 vastgestelde tarief.
3. Bij toekenning van bijkomende termijnen kan de rekenplichtige,
ten einde de rechten van de Gemeenschap veilig te stellen, deschuldenaar verzoeken een zekerheid te stellen ter dekking van zowelde hoofdsom als de rente van de schuld.
Artikel 94
1. Elke schuldvordering waaraan op de vervaldag niet is voldaan, is
volgens de onderstaande bepalingen rentedragend:
— voor schuldvorderingen in ecu: tegen de rentevoet die door het
Europees Fonds voor Monetaire Samenwerking op zijn ecu-operatieswordt toegepast(
1), verhoogdmet and erhalf punt;
— voor schuldvorderingen in een nationale valuta: tegen de inter-
bancaire laatrente op drie maanden voor de betrokken markt,
verhoogdmet and erhalf punt.
2. Als rentevoet geldt die van de maand van de vervaldag.
3. Rente wordt berekend met ingang van de in de inningsopdracht
vastgestelde vervaldatum tot en met de dag waarop de schuld volledig isbetaald.
Artikel 95
De rekenplichtige kan in overleg met de financieel controleur van inning
van rente afzien wanneer dit, gezien het bedrag of de duur van deachterstal, vergeleken met de administratieve kosten van de verrichting,van minimieme financiële betekenis is.
Artikel 96
Elke gedeeltelijke betaling wordt eerst op de overeenkomstig artikel 94
vastgestelde rente wegens achterstal en vervolgens op de hoofdsom inmindering gebracht.
TITEL XV
PROCEDURESVOORUITNODIGINGTOTINSCHRIJVING
(Aanbestedingenaanvraagvanaanbiedingen)
(Artikel 57 van het Financieel Reglement)
Artikel 97
De in deze titel bedoelde procedures zijn van toepassing onverminderd
het bepaalde in de artikelen 126 tot en met 129.
Artikel 98
Voor uitnodigingen tot inschrijving wordt zoveel mogelijk van een
standaardformulier of -tekst gebruik gemaakt.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 23
(1) Maandelijks bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen , reeks C.
▼B
Artikel 99
Aanvragen van aanbiedingen bevatten in het bijzonder gegevens over:
a) de wijze van indiening van de aanbiedingen en presentatie ervan, met
name de eventuele eis om een standaardantwoordformulier in te
vullen;
b) de toepassing van het Protocol betreffende de voorrechten en
immuniteiten, alsmede verwijzingen naar de algemene voorwaarden
die op de betrokken opdracht van toepassing zijn (leveringen,
werken, dienstverrichtingen of publikaties), en eventueel naar hetdocument betreffende de bijzondere voorwaarden voor de opdracht;
c) een beding luidens hetwelk een inschrijving aanvaarding betekent
van het desbetreffende bestek;
d) de bezoekvoorwaarden, die nauwkeurig moeten worden omschreven
wanneer in een bezoek ter plaatse wordt voorzien;
e) de geldigheidsduur van de offertes, waarin de inschrijver alle
voorwaarden van zijn offerte moet handhaven;
f) de sancties bij niet-naleving van de contractuele bepalingen;
g) de vermeldingen die overeenkomstig de artikelen 65 tot en met 73 op
de facturen (of op de bewijsstukken ter staving daarvan) moetenworden aangebracht;
h) het verbod van enig contact tussen de Instelling en de inschrijver,
behalve, bij wijze van uitzondering, in de volgende omstandigheden:
1. vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten:
— op initiatief van de inschrijvers:
aan de inschrijvers mogen nadere inlichtingen worden
verstrekt die uitsluitend tot doel hebben de aard van de
gevraagde aanbiedingen te verduidelijken,
— op initiatief van de Instelling:
indien de diensten van de Instelling een vergissing, een
onnauwkeurigheid, een weglating of enige andere materiële
tekortkoming in de bewoordingen van de aanvraag vanaanbiedingen ontdekken, mogen zij de betrokkenen daarvanop de hoogte brengen onder strikt dezelfde voorwaarden alsdie van de aanvraag van aanbiedingen;
2. na de opening van de aanbiedingen en op initiatief van de diensten
van de Instelling:
— indien een aanbieding aanleiding geeft tot een verzoek om
opheldering of indien duidelijk materiële fouten in de
bewoordingen van de aanbieding moeten worden verbeterd,mag de Instelling met de inschrijver contact opnemen.
Artikel 100
In alle gevallen waarin er onder de in artikel 99, onder h), bedoelde
omstandigheden contacten zijn geweest, wordt een „nota voor hetdossier” opgesteld en wordt in het later aan de CCAM uit te brengenverslag van deze contacten melding gemaakt.
Artikel 101
Het bestek met de algemene voorwaarden voor de betrokken aanbeste-
ding wordt bij de aanvraag van aanbiedingen gevoegd. In voorkomendgeval wordt tevens daarbij een document gevoegd met de bijzonderevoorwaarden voor de aanbesteding.
Artikel 102
De termijn voor de indiening van de offertes wordt volgens de aard van
de opdracht bepaald naar gelang van de tijd die nodig is voor hetopstellen van de offerte.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 24
▼B
Artikel 103
De indiening van de aanbiedingen geschiedt naar keuze van de
inschrijvers:
— per post:
in de aanvraag van aanbiedingen dient in dat geval te worden
bepaald dat de datum van aanbieding voor verzending zal gelden,waarbij het poststempel als bewijs dient. Verzending per post dientaangetekendte geschied en;
— door indiening bij de diensten van de Instelling, rechtstreeks of door
een gemachtigde van de inschrijver, met inbegrip van particuliere
besteldiensten:
in de aanvraag van aanbiedingen dienen in dat geval het uiterste
tijdstip (dag en uur) voor de indiening van de stukken bij deInstelling te worden vermeld, alsmede de dienst waar deze stukkentegen gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten wordenafgegeven.
In beide gevallen is de datum dezelfde.Voor de geheimhouding en om enigerlei moeilijkheid te voorkomen
wordt in de aanvraag van aanbiedingen het volgende opgenomen:
„Verzending dient onder dubbele omslag te geschieden. Beide omslagenworden gesloten. De ingesloten omslag draagt, naast de aanduiding vande dienst waarvoor deze is bestemd zoals aangegeven in de aanvraagvan aanbiedingen, de vermelding „Aanvraag van aanbiedingen — mag
niet door de postdienst worden geopend”. Zelfklevende omslagen
moeten met plakband worden gesloten en dwars over het plakbandwordt de handtekening van de afzender geplaatst.”.
Artikel 104
Alle aanbiedingen moeten worden geopend.De aanbiedingen worden door een daartoe aangewezen commissie
geopend. De financieel controleur moet van het openen van deaanbiedingen in kennis worden gesteld. De financieel controleur of
zijn vertegenwoordiger kan als waarnemer bij de opening aanwezig zijn,
indien hij zulks dienstig acht.
Aanbiedingen die niet aan de in de aanvraag van aanbiedingen gestelde
specifieke eisen voldoen, worden uitgesloten.
De leden van de commissie paraferen elke bladzijde van elke
aanbieding, stellen van de opening van de ontvangen aanbiedingen
proces-verbaal op en stellen vast welke aanbiedingen aan de eisen
voldoen en welke niet, onder opgave van de redenen voor de afwijzingwegens niet voldoen aan de eisen.
Artikel 105
Alle inschrijvers worden ingelicht over het aan hun aanbiedingen
gegeven gevolg.
TITEL XVI
VASTSTELLING VAN DE DIVERSE DREMPELBEDRAGEN VAN
AANBESTEDINGSOVEREENKOMSTEN
(Artikel 128 van het Financieel Reglement)
Artikel 106
Het maximumbedrag voor onderhandse overeenkomsten die op basis
van artikel 58, onder a), van het Financieel Reglement mogen wordengesloten, wordt op ►
M113200◄ecu gesteld.
Artikel 107
Het drempelbedrag waarboven de CCAM bevoegd is als bedoeld in
artikel 60 van het Financieel Reglement wordt op ►M146 000◄ecu
gesteld.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 25
▼B
Artikel 108
De drempelwaarde voor de verplichte zekerheidstelling, bedoeld in
artikel 62 van het Financieel Reglement, wordt op►
M1329000 ◄ecu gesteld.
Artikel 109
De bedragen waarbeneden overeenkomstig artikel 63 van het Financieel
Reglement een rekening of nota volstaat, worden gesteld op:
—►M11 000◄ecu voor uitgaven die in de voorlopige stand-
plaatsen van de Instelling worden gedaan;
—►M12 600◄ecu voor uitgaven die buiten de voorlopige
standplaatsen van de Instelling worden gedaan;
Artikel 110
In toepassing van artikel 97 van het Financieel Reglement worden voor
de aanbestedingsovereenkomsten op het gebied van de kredieten vooronderzoek en technologische ontwikkeling de volgende drempelbe-dragen vastgesteld:
— als maximum voor onderhandse overeenkomsten:
►
M198700◄ecu voor wetenschappelijk en technisch materieel,
alsmede voor werken;
— als waarde waarboven de CCAM bevoegd is:
a)►M1460600 ◄ecu voor de betreffende wetenschappelijke en
technische aanbestedingsovereenkomsten;
b)►M198 700◄ecu voor de aanbestedingsovereenkomsten
betreffende niet-wetenschappelijke of niet-technische benodigd-heden en materieel;
c)►
M132 900◄ecu voor de aanbestedingsovereenkomsten
betreffende niet-wetenschappelijke of niet-technische benodigd-heden en materieel waarop artikel 58, onder c), d) en e), van hetFinancieel Reglement van toepassing is.
TITEL XVII
WERKWIJZE VAN DE RAADGEVENDE COMMISSIES VOOR
AANKOPENENOVEREENKOMSTEN(CCAM'S)
(Artikelen 60 en 97 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Algemenebepalingen
Artikel 111
De CCAM brengt onder de in de artikelen 60, 61, en 97 van het
Financieel Reglement vastgestelde voorwaarden, in haar adviserendekwaliteit, advies uit over:
a) alle ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten inzake werken, leve-
ringen of diensten, met inbegrip van studies, waarmee een groterbedrag is gemoeid dat de in de artikelen 107 en 110 van de
onderhavige verordening vermelde bedragen overtreft, alsook over
plannen tot aankoop van vastgoed, ongeacht het bedrag ervan;
b) de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten bij de onder a)
bedoelde overeenkomsten en dit steeds wanneer het om grondigewijzigingen gaat, met name wanneer in de bijkomende overeenkom-sten het bedrag van de oorspronkelijke overeenkomst wordt
gewijzigd;
c) de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten die ertoe leiden dat
het totale bedrag van een reeds gegunde aanbesteding dat aanvanke-lijk beneden de onder a) bedoelde grenzen lag, daardoor wordtoverschreden;1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 26
▼B
d) de standaardformulieren en -bepalingen betreffende de uitnodiging
tot inschrijving en de ontwerpen waarmee aanmerkelijk van diestandaardbepalingen wordt afgeweken;
e) de ontwerpen van uitnodiging tot inschrijving welke van bijzonder
belang zijn of een bijzonder karakter vertonen;
f) de vraagstukken die bij de sluiting of uitvoering van aanbestedings-
overeenkomsten rijzen (annulering van bestellingen, verzoeken omvermindering van boeten wegens vertraging, afwijkingen van de
bestekbepalingen en van de algemene voorwaarden enz.), voor zover
zij voldoende ernstig zijn om een verzoek om advies te recht-vaardigen;
g) op verzoek van de bevoegde ordonnateur of een lid van de CCAM de
ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten waarmee een geringer bedrag
dan het onder a) bedoelde bedrag is gemoeid, wanneer deze van
mening is dat deze overeenkomsten beginselvragen opwerpen of eenbijzonder karakter vertonen.
Artikel 112
DE CCAM doet aanbevelingen voor:
a) het algemene beleid wat de voorziening in of buiten de Gemeenschap
betreft, in verband waarmee zij eventueel onderzoeken en studies
verricht of doet verrichten;
b) de vaststelling van de algemene voorwaarden van aankopen en
overeenkomsten.
Artikel 113
De voor advies aan de CCAM voorgelegde dossiers gaan vergezeld van
een door de verantwoordelijke ambtenaar of een door de ordonnateur
aangewezen plaatsvervanger opgestelden inged iendverslag.
Dit verslag bevat met name:
a) een technische en financiële evaluatie van elke aanbieding, met
inbegrip van een vergelijkende tabel van de prijzen per eenheid;
b) een motivering van de aanbeveling voor de keuze van de inschrijver.
Artikel 114
Over elk geval wordt een advies opgesteld, dat door de voorzitter van de
CCAM wordt ondertekend. Dit advies wordt aan de betrokken diensten
medegedeeld.
Artikel 115
Elke CCAM stelt haar reglement van orde vast. Haar reglement van orde
wordt aan de betrokken Instelling, aan de CCAM van elk der andere
Instellingen en aan de Rekenkamer ter kennis gebracht.
Elke CCAM ziet toe op de juiste toepassing van de in artikel 126
bedoelde richtlijnen van de Raad.
Afdeling II
Bijzonderevoorschriftenvoorhetgemeenschappelijkcentrumvoor
onderzoek
Artikel 116
De Commissie kan voor de samenstelling en de werking van de CCAM
met betrekking tot de werkzaamheden van het GemeenschappelijkCentrum voor Onderzoek, passende interne voorschriften vaststellengezien de specifieke eisen op dit terrein.
Deze interne voorschriften worden na raadpleging van de financieel
controleur opgestelden ter informatie aan het Europees Parlement enaan de Rekenkamer gezonden.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 27
▼B
Afdeling III
Interinstitutionele Raadgevende Commissie voor aankopen en
overeenkomsten(CCAMI) (1)
Artikel 117
Het college van administratieve hoofden van de Instellingen van de
Gemeenschap kan de nodige maatregelen nemen om een Interinstitu-tionele Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten,hierna „CCAMI” (Commission consultative des achats et des marchés
commune aux Institutions) genoemd, op te richten met als doel,
overeenkomstig de eis van goed financieel beheer, de samenwerkingtussen de Instellingen te versterken bij het gezamenlijk plaatsen vanbepaalde opdrachten voor leveringen en andere opdrachten in het kadervan het beheer van de kredieten voor de financiering van acties vaninterinstitutionele aard.
Artikel 118
De CCAMI heeft de volgende bevoegdheden:
a) zij wordt geraadpleegd voor advies wanneer alle of enkele
Instellingen tot het gezamenlijk plaatsen van opdrachten op de inartikel 117 genoemde gebieden besluiten wegens de op financieelvlak aan een dergelijke procedure verbonden voordelen.
Haar advies heeft betrekking op de regelmatigheid van de gevolgde
procedure, de keuze van de inschrijver en, in het algemeen, de voorde aanbesteding vastgestelde voorwaarden, waarbij op de belangen
van alle Instellingen wordt gelet.
De CCAM's van de verschillende Instellingen behoeven in dit geval
niet meer voor advies te worden aangezocht, maar zij worden van het
uitgebrachte advies in kennis gesteld;
b) zij kan op verzoek van één of meer administratieve hoofden of van
één of meer CCAM's op de in artikel 117 bedoelde gebieden elk
vraagstuk dat op interinstitutioneel niveau van belang is of gevolgen
kan hebben, onderzoeken en aanbevelingen dienaangaande doen.
Zij onderzoekt daartoe het vraagstuk en doet de voorstellen die zij
geëigendacht.
Artikel 119
De CCAMI bestaat uit twee vertegenwoordigers per Instelling, die
indien mogelijk uit de leden van de CCAM van de Instelling wordenaangewezen, met dien verstande dat zij, krachtens overeenkomst tussende Instellingen, naast vertegenwoordigers van de respectieve diensten
nog tot haar leden telt:
— één vertegenwoordiger van de diensten voor juridische aangelegen-
heden,
— één vertegenwoordiger van de diensten voor financiële aangelegen-
heden, en
— één vertegenwoordiger van de financieel controleur, als waarnemer.
Voor de vertegenwoordigers van deze drie diensten kan in overleg
tussen de Instellingen een roulatiesysteem worden overeengekomen.
Het voorzitterschap van de CCAMI wordt voor een periode van twee
jaar bij toerbeurt door de Instellingen waargenomen.
De Commissie neemt het secretariaat van de CCAMI waar.
Artikel 120
Met betrekking tot de procedure zijn de artikelen 113 en 114 van
toepassing.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 28
(1) De term „Instelling” dient in de zin van artikel 22, lid 5, van het Financieel
Reglement te worden begrepen.
▼B
Artikel 121
De CCAMI stelt haar reglement van orde vast en doet dat reglement aan
alle Instellingen toekomen.
TITEL XVIII
BORG- EN ZEKERHEIDSTELLING VOORAF ALS GARANTIE VOOR
DEUITVOERINGVANOVEREENKOMSTEN
(Artikel 62 van het Financieel Reglement)
Artikel 122
Wanneer als garantie voor de uitvoering van aanbestedingsovereen-
komsten van de leveranciers, aannemers of dienstverrichters eenzekerheidstelling vooraf wordt verlangd, moet deze niet slechts degehele duur van de garantie bestrijken, doch een tijdvak dat toereikend isom de borg te doen betalen. In beginsel moet de zekerheid worden
gesteld door een storting aan de Instelling in dezelfde valuta als die
welke voor de betaling van de leveringen of de werken is aangegeven.
Artikel 123
De zekerheidstelling kan worden vervangen door een persoonlijke en
hoofdelijke borgstelling van een door de rekenplichtige van de Instellingerkende derde. Die zekerheid luidt in de valuta van betaling die in hetcontract of de opdracht is vastgesteld en moet aan dezelfde regels
voldoen als de in artikel 122 bedoelde zekerheidstelling.
Artikel 124
Bij de eerste betalingsopdracht ter uitvoering van een aanbestedings-
overeenkomst waarvoor een zekerheidstelling wordt geëist, worden degebruikelijke bewijsstukken aangevuld met een door de rekenplichtigevoor eensluidend gewaarmerkt afschrift van het bij de storting van dezekerheid afgegeven ontvangstbewijs of met een door de rekenplichtigevoor eensluidend gewaarmerkt afschrift van de verklaring van de
instelling of van de derde die zekerheid heeft gesteld.
Artikel 125
De zekerheden worden terugbetaald of de in artikel 123 bedoelde
vervangende zekerheden worden vrijgegeven overeenkomstig de in debepalingen betreffende aanbestedingen vervatte voorwaarden, behalveingeval de overeenkomst niet of met vertraging wordt uitgevoerd, zoalsbedoeld in artikel 62, vierde alinea, van het Financieel Reglement.
TITEL XIX
TOEPASSING, DOOR DE COMMUNAUTAIRE INSTELLINGEN, VAN
DE RICHTLIJNEN VAN DE RAAD INZAKE OVERHEIDSOP-
DRACHTEN VOOR WERKEN, VOOR LEVERINGEN EN VOOR
DIENSTEN
(Artikel 64 van het Financieel Reglement)
Artikel 126
De richtlijnen van de Raad inzake overheidsopdrachten voor werken,
voor leveringen en voor diensten zijn van toepassing bij het plaatsen vanopdrachten door de Instellingen, zodra het bedrag van de opdracht gelijk
is aan of hoger is dan de bij deze richtlijnen vastgestelde drempel-
waarden.
Artikel 127
De termen „opdracht voor het uitvoeren van werken”, „opdracht voor
leveringen” en „opdracht voor diensten” in de richtlijnen genoemd inartikel 126 worden uitgelegd overeenkomstig de omschrijvingen in dedesbetreffende richtlijnen.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 29
▼B
Artikel 128
De Instellingen worden, elk in zover de opdrachten met kredieten uit de
eigen afdeling van de algemene begroting worden gefinancierd, als„aanbestedende diensten” beschouwd in de zin van de in artikel 126bedoelde richtlijnen.
Artikel 129
De Instellingen zijn bij het plaatsen van opdrachten voor werken,
leveringen en diensten verplicht zich aan de bepalingen van de in artikel126 bedoelde richtlijnen te houden, inzonderheid wat betreft:
— de regels inzake de bekendmaking;
— de gemeenschappelijke voorschriften op het gebied van technische
specificaties;
— de gemeenschappelijke regels inzake deelneming;
— de criteria voor kwalitatieve selectie;— de criteria voor het gunnen van de opdrachten.
TITEL XX
VASTSTELLING VAN DE WAARDE VANWAARAF ROERENDE
GOEDEREN IN DE INVENTARISLIJST MOETEN WORDEN OPGE-
NOMEN
(Artikel 65 van het Financieel Reglement)
Artikel 130
In de inventarislijst worden alle roerende goederen opgenomen
— met een aankoopwaarde van ►M1400◄ecu of hoger, en
— met een gebruiksduur van meer dan een jaar (twee jaar voor roerende
goederen van wetenschappelijke en technische aard(1)) en
— die niet het karakter van een verbruiksgoed hebben.
Voor elk aangekocht goed moeten in de inventarislijst, waarvan de
ontvangstbewijzen een integrerend bestanddeel vormen, een passende
beschrijving van het goed, de plaats waar het zich bevindt, de datum van
aanschaffing en de kosten per eenheid worden vermeld.
De ontvangstbewijzen gelden als een passende beschrijving.
Artikel 131
Bij de inventariscontroles door de Instellingen wordt nagegaan of elk
goed fysiek aanwezig is en met de beschrijving in de inventarislijstovereenkomt. De controles worden in het kader van een driejaarlijkscontroleprogramma verricht.
TITEL XXI
BEKENDMAKINGVANDEVERKOOPVANROERENDEGOEDEREN
(Artikel 66 van het Financieel Reglement)
Artikel 132
1. Verkopen van roerende goederen worden bekendgemaakt:
a) wanneer de aankoopwaarde ►M17 700◄ecu of hoger is, door
een geëigende bekendmaking op plaatselijk niveau. Tussen de
publikatie van de laatste aankondiging en de sluiting van hetverkoopcontract moeten ten minste veertien dagen zijn gelegen;
b) wanneer de aankoopwaarde per eenheid ►
M1372900◄ecu of
hoger is, door een verkoopbericht in het Publicatieblad van de1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 30
(1) In het kader van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek
omschreven in de „Recueil des instructions relatives aux inventaires” (doc.
13.131/XV/68-F) en de „Nomenclature des matériels — canevas général”
(doc. 2168/IX/1972 — F, met bijwerkingen).
▼B
Europese Gemeenschappen . Bovendien kan de verkoop op geëigende
wijze in de pers van de Lid-Staten worden bekendgemaakt. Tussen debekendmaking van het verkoopbericht in het Publicatieblad van de
Europese Gemeenschappen en de sluiting van het verkoopcontract
moet ten minste één maandzijn gelegen.
2. Wanneer de verrichting wegens de kosten van de bekendmaking
geen bijzondere voordelen oplevert, kan van bekendmaking wordenafgezien.
3. De Instellingen trachten bij iedere verkoop van roerende goederen
de hoogste prijs te krijgen.
TITEL XXII
OPSTELLINGENGEBRUIKVANHETREKENINGSTELSEL
(Artikel 70 van het Financieel Reglement)
Artikel 133
Opstellingvanhetrekeningstelsel
Het rekeningstelsel bestaat uit twee afzonderlijke, zij het gecoördineerde
delen, te weten:
— de begrotingsboekhouding,
— de algemene boekhouding.
Artikel 134
Begrotingsboekhouding
1. In de begrotingsboekhouding wordt voor elke onderverdeling van
de begroting aantekening gehouden van:
a) wat de uitgaven betreft:
— de kredieten van de oorspronkelijke begroting, de kredieten van
de gewijzigde en/of aanvullende begrotingen, de in verband metdeelname van derden uitgetrokken kredieten, de overgeschrevenkredieten en het totale bedrag van de aldus beschikbare kredieten.
De vastleggings- en de betalingskredieten worden afzonderlijk
geregistreerden gecontroleerd ;
— de betalingsverplichtingen en de betalingen van het begrotings-
jaar;
b) wat de ontvangsten betreft:
— de ramingen van de oorspronkelijke begroting, de ramingen van
de gewijzigde en/of aanvullende begrotingen, de ontvangsten tengevolge van deelname van derden en het totale bedrag van dealdus berekende ramingen;
— de vastgestelde rechten en de geïnde bedragen van het begro-
tingsjaar;
c) de nog te betalen betalingsverplichtingen en nog te innen ontvangsten
van voorafgaande begrotingsjaren.
Tevens wordt in de begrotingsboekhouding aantekening gehouden van
de samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen van het EuropeesOriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw (EOGFL), afdelingGarantie, en van de desbetreffende, uit voorschotten bestaandebetalingen.
Deze verplichtingen worden gesteld tegenover het geheel van de
kredieten van het EOGFL-Garantie.
2. Aparte rekeningen worden geopend om afzonderlijk toezicht te
kunnen houden op:
— het gebruik van de overgedragen kredieten,
— het gebruik van de wederopgevoerde kredieten, en
— de betaalbaarstelling van de nog te vereffenen betalingsverplich-
tingen.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 31
▼B
Aan de ontvangstenzijde worden aparte rekeningen geopend om op de
nog te innen schuldvorderingen van voorafgaande begrotingsjarenafzonderlijk toezicht te kunnen houden.
3. De rekeningen kunnen worden gedetailleerd om een analytisch
overzicht van de resultaten te verkrijgen.
4. De rekeningen worden bijgehouden in boeken, op kaarten of met
behulp van enigerlei vorm van automatische gegevensverwerking.
Artikel 135
Algemeneboekhouding
1. De algemene boekhouding maakt het mogelijk de stand van de
activa en de passiva van de Instelling te bepalen.
2. Het rekeningstelsel van de algemene boekhouding wordt opgesteld
volgens een systeem van decimale indeling.
3. Het rekeningschema omvat de volgende klassen:— klasse 1: rekeningen van vast kapitaal,
— klasse 2: rekeningen van vastgelegde waarden,
— klasse 3: voorraadrekeningen,
— klasse 4: derdenrekeningen,— klasse 5: financiële rekeningen,
— klasse 6: lastenrekeningen,
— klasse 7: batenrekeningen,
— klasse 8: speciale rekeningen.
4. Elke klasse omvat groepen (twee cijfers), die in subgroepen (drie
cijfers) worden onderverdeeld. Naar gelang van de behoeften van deInstelling kunnen de subgroepen worden onderverdeeld in rekeningendie van vijf of zes cijfers zijn voorzien.
5. Klasse 4 „derdenrekeningen” registreert alle verrichtingen in de
betrekkingen met derden en de regularisaties.
Zij omvat tussenrekeningen met behulp waarvan de ontvangsten uit
hoofde van terugbetaalde vooruitbetalingen, als bedoeld in artikel 7,
punt 7, van het Financieel Reglement, en tussenrekeningen voor het
houden van toezicht op de nieuwe aanwendingen, als bedoeld in artikel27, lid2, van het Financieel Reglement.
6. Klasse 5 „financiële rekeningen” registreert de waardeverande-
ringen van effecten, de verrichtingen via kas, banken enpostchequediensten, de verrichtingen van de ondergeschikt rekenplich-tigen en die van de beheerders van gelden ter goede rekening. Voor elke
bank- of postrekening, gewone kas en kas van gelden ter goede rekening
wordt een afzonderlijke rekening geopend.
7. Klasse 6 „lastenrekeningen” registreert het brutobedrag van de in
de begrotingsboekhouding opgenomen uitgaven.
Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de uitgaven met
betrekking tot:
— de kredieten van het lopende begrotingsjaar;
— de krachtens artikel 7, punt 1, onder b), van het Financieel
Reglement overgedragen kredieten;
— de krachtens artikel 7, punt 1, onder a), van het Financieel
Reglement overgedragen kredieten;
— de krachtens artikel 7, punt 2, van het Financieel Reglement
overgedragen kredieten;
— de kredieten die betrekking hebben op deelnemingen van derden
krachtens artikel 4, punt 2, van het Financieel Reglement.
8. Klasse 7 „batenrekeningen” registreert de in de begrotingsboek-
houding opgenomen invorderingen.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 32
▼B
Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de invordering van:
— de geconstateerde rechten van het lopende begrotingsjaar,
— de nog in te vorderen geconstateerde rechten van voorafgaande
begrotingsjaren.
9. Klasse 8 „speciale rekeningen” registreert aan het einde van het
begrotingsjaar de verrichtingen van het afsluiten van de rekeningen.
10. Onverminderd het bepaalde in artikel 21, stelt de rekenplichtige
van elke Instelling aan de hand van het in lid 3 omschrevenboekhoudkundige schema een gedetailleerd rekeningstelsel op. Hijopent groepen, subgroepen en rekeningen naargelang van de bijzonderebehoeften van zijn beheer, waarbij telkens het voorwerp en de
werkingsvoorwaarden van de rekeningen nader worden aangegeven.
Artikel 136
Werkingvandealgemeneboekhouding
1. De algemene boekhouding wordt per kalenderjaar en volgens de
methode van dubbelboekhouden gevoerd.
2. De rekeningen worden bijgehouden in boeken, op kaarten of met
behulp van enige vorm van geautomatiseerde gegevensverwerking.
3. De boekhouding maakt het mogelijk een algemene staat van de
rekeningen op te maken, dit wil zeggen het overzicht van alle activa- en
passivarekeningen van de Instelling, met inbegrip van de afgeslotenrekeningen, met voor elk:
— het rekeningnummer;
— de omschrijving;— het totaal van de debetposten;
— het totaal van de creditposten;
— het saldo.
4. De rekeningen worden zodanig bijgehouden dat zij een gedetail-
leerde analyse van de verrichtingen en de saldi mogelijk maken. De
financiële overzichten worden zodanig opgesteld dat zij, door middelvan een doelmatige specificatie, van de kenmerkende bestanddelen vande activa en de passiva van de Instelling een getrouw beeld geven. De teinnen ontvangsten worden bij de passiva onder de overlopende posten
opgenomen en de desbetreffende schuldvorderingen bij de activa onder
de post „diverse debiteuren” of een andere geschikte post. De uitgavenvan het begrotingsjaar die nog niet op de jaarrekening zijn aangewezen,worden als overlopende posten bij de activa opgenomen onder de post„aan te wijzen uitgaven”. De jaarrekening bevat alle elementen dienodig zijn om de overeenstemming met de financiële balans vast te
stellen.
De saldi van elke rekening dienen periodiek met de bescheiden of met
andere bewijsstukken te worden vergeleken, met name met:
— de rekeningen van de vastgelegde waarden, als bedoeld in artikel
130;
— de tegoeden op bank- en postrekeningen, door maandelijkse
vergelijking met de door de financiële instellingen toegezondenrekeningafschriften;
— de gelden in kas, door vergelijking met het kasboek;
— de gelden ter goede rekening en andere voorschotten als bedoeld in
artikel 74, door na te gaan of is voldaan aan de voorwaarden voor hetbeheer van gelden ter goede rekening en de verstrekking vanvoorschotten, alsmede aan de boekingsvoorschriften;
— de rekeningen van lasten en baten van de klassen 6 en 7, door
maandelijkse vergelijking met de desbetreffende totalen in de
begrotingsboekhouding.
5. De onderlinge rekeningen van de Instellingen worden maandelijks
in overeenstemming gebracht en periodiek vereffend.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 33
▼B
6. De tussenrekeningen worden periodiek als volgt onderzocht:
— bedragen die reeds zouden moeten zijn geïnd, door mededeling van
de rekenplichtige aan de ordonnateur, van de niet-geïnde ontvang-sten en de ondernomen stappen;
— bedragen die reeds hadden moeten zijn betaald, door mededeling van
de rekenplichtige aan de ordonnateur, van de redenen voor niet-betaling en de betrokken bedragen;
— over te maken middelen, door vergelijking met de verzamelstaten
van de bezoldigingen van het personeel of andere gelijkaardige
staten;
— de overige tussenrekeningen, door middel van een analyse van de
boeksaldi en door kennisgeving aan de ordonnateur van de
verrichtingen die niet binnen de jaarlijks vast te stellen termijnenzijn afgerekend.
De tussenrekeningen worden zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de
in artikel 71 van het Financieel Reglement genoemde termijnenvereffend.
7. De tussenrekeningen voor nieuwe aanwending maken het mogelijk
toezicht te houden op de nieuwe aanwending van de in artikel 27, lid 2,van het Financieel Reglement genoemde ontvangsten en de in artikel 78,punten 1 en 3, van het Financieel Reglement bedoelde staat op te stellen.
8. De financiële bank- of postrekeningen worden bijgehouden in
deviezen en in ecu.
De in nationale valuta uitgedrukte bedragen worden tegen de volgens
artikel 1 vastgestelde koersen in ecu omgerekend. De saldi in ecu van dein deviezen en in ecu gehouden rekeningen worden maandelijksopnieuw berekend.
9. De boekhouding van het Gemeenschappelijk Centrum voor
Onderzoek wordt in de algemene boekhouding van de Commissie
opgenomen.
10. Behoudens andersluidende bepalingen van een verordening
worden de financiële staten opgemaakt volgens de boekhoudbeginselen,welke met name de in de richtlijnen van de Raad aangegeven beginselenomvatten. De praktische toepassingsvoorschriften van deze beginselen,welke periodiek worden bijgewerkt, worden vastgesteld volgens de
bepalingen van artikel 21.
TITEL XXIII
BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE KREDIETEN VOOR
ONDERZOEKENTECHNOLOGISCHEONTWIKKELING(OTO)
(Artikelen 94 en 96 van het Financieel Reglement)
Artikel 137
Tot staving van de begroting wordt een indicatieve tabel betreffende de
activiteiten van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoekopgesteld, waaruit de overeenstemming blijkt tussen de bestemming
van de uitgaven — onderzoekdoelstellingen en andere activiteiten — en
de aard van de middelen die voor de uitvoering ervan wordenaangewend:
— statutair en niet-statutair personeel;
— administratieve en technische infrastructuur;
— wetenschappelijke en technische voorzieningen;— rechtstreekse beleidskredieten.
Het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek voert een voor het
beheer van elk van de onder zijn bevoegdheid vallende activiteiten, met
inbegrip van de werkzaamheden met betrekking tot dienstverrichtingenvoor derden en de ondersteuning van de diensten van de Commissie,geëigende boekhouding waarmee aan de hand van de bestanddelen diein de tabel van overeenstemming voorkomen, op de werkelijke kostentoezicht kan worden uitgeoefend.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 34
▼B
Artikel 138
Met betrekking tot het terrein van de tot de werkzaamheden onder
contract behorende activiteiten wordt tot staving van de begroting eentabel volgens de onderstaande indeling opgesteld waaruit de overeen-stemming tussen de bestemming — onderzoekdoelstellingen en andereactiviteiten — en de aard van de uitgaven blijkt:
— interventies;
— niet-statutair personeel(
1);
— werking;— infrastructuur;
— informatie en publikaties;
— statutair personeel (
1).
De geëigende boekhoudkundige maatregelen worden genomen om op de
uitvoering van de begroting per onderzoekdoelstelling, rekeninghoudend met de bestanddelen van de tabel van overeenstemming,toezicht te kunnen houden.
Artikel 139
1. De Commissie ontvangt voorschotten voor de activiteiten die zij
voor rekening van derden verricht. Deze voorschotten zijn bestemd voor
de financiering van, enerzijds, de personeelsuitgaven, de algemene
kosten en de uitvoeringsmiddelen waartoe deze activiteiten aanleidinggeven, en, anderzijds, de specifieke investeringen die voor dezeactiviteiten vereist zijn. De voorschotten worden in de overeenkomstigebegrotingstoewijzingen opgenomen.
2. Niet-gebruikte voorschotten worden terugbetaald door annulering
van de desbetreffende kredieten via de jaarrekening. Gebruiktevoorschotten worden terugbetaald met een gedeelte van de ontvangstendie uit de vergoeding van de verrichtingen voor derden voortvloeien.
Het voor terugbetaling van de voorschotten bestemde gedeelte van de
ontvangsten is het deel dat overeenstemt met de personeelsuitgaven, deuitgaven voor het gebruik van de algemene diensten en de uitvoerings-middelen van de Commissie, alsmede de specifieke investeringen. Hetoverige gedeelte van de ontvangsten, dit wil zeggen de ontvangsten die
overeenkomen met de lopende uitgaven die specifiek uit de contracten
voortvloeien, wordt door de Commissie als aanvullende kredieten bij delijnen voor deze specifieke uitgaven geboekt.
3. Het gedeelte van de ontvangsten dat tot terugbetaling leidt, wordt
bij de opstelling van elk contract inzake dienstverrichtingen voor derden
overeenkomstig de interne voorschriften vastgesteld.
De ontvangsten die voor de terugbetaling van de voorschotten zijn
bestemd en de ontvangsten die tot de opvoering van extra kredieten
leiden, worden in de staat van ontvangsten van de Commissie bijafzonderlijke ontvangstlijnen geboekt.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 35
(1) De rubriek „statutair personeel” omvat ambtenaren die een functie uit de
lijsten van het aantal ambten vervullen en personeelsleden die onder de
regeling voor de „andere personeelsleden” vallen. De rubriek „niet-statutair
personeel” omvat alle overige personeelsleden (uitzendkrachten, gedeta-
cheerde nationale ambtenaren, dienstverrichters, aannemingscontracten enz.)
(zie regeling van de Commissie voor de mini-begrotingen van 22 mei 1990).
▼B
TITEL XXIV
BEPALINGEN BETREFFENDE HET BEHEER VAN DE HUISHOUDE-
LIJKEKREDIETENBUITENDEGEMEENSCHAP
(Artikelen 121, 122 en 123 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Beheer vangeldentergoederekening
Artikel 140
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 54 van het Financieel Reglement
wordt voor elke plaatselijke eenheid buiten de Gemeenschap voor debetaling van bepaalde categorieën uitgaven beheer van gelden ter goede
rekening ingesteld.
In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening
worden, gelet op de specifieke behoeften van de betrokken plaatselijkeeenheid, de werkingsvoorwaarden ervan vastgesteld.
Afdeling II
Betalingsverplichtingen enbetalingen
Artikel 141
Voor alle plaatselijke eenheden samen worden voorstellen inzake
samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen opgesteld.
Deze voorstellen, vergezeldvan een raming van d e uitgaven van elke
plaatselijke eenheid, worden aan de financieel controleur ter viseringtoegezonden en vervolgens door de boekhouding geregistreerd. Deze
samenvattende betalingsverplichtingen kunnen naar gelang van de
ontwikkeling van de behoeften worden herzien.
Artikel 142
1. Voor de delegaties met slechts een beperkt aantal ambtenaren of
andere personeelsleden die in aanmerking kunnen komen om te worden
gemachtigdcheques en postgiro- of bankoverschrijvingen te ond er-tekenen, kunnen de in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoeldeautoriteiten op voorstel van de ordonnateur, na gunstig advies van derekenplichtige en de financieel controleur, toestemming verlenen tot het
plaatsen van slechts één handtekening.
2. De Commissie stelt de voorwaarden vast waaronder het de
functionarissen die door haar zijn aangewezen en gemachtigd om overbij volmacht geopende rekeningen te beschikken, wordt toegestaan denamen en de specimens van de handtekeningen aan de financiële
instellingen ter plaatse mede te delen.
Afdeling III
Bijzondere voorwaardenvoorraadplegingvandeCCAM
Artikel 143
1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 60 van het Financieel
Reglement en artikel 111 van de onderhavige verordening kunnenovereenkomsten voor het huren van een gebouw buiten de Gemeenschapbij wijze van uitzondering rechtstreeks door de ordonnateur worden
gesloten, op voorwaarde dat de CCAM op voorhand de voor de
betrokken landen of steden specifieke informatie heeft ontvangen en deaan te leggen basiscriteria heeft aanvaardmet betrekking tot:
— het soort te huren gebouw, naar gelang van het doel waarvoor het
bestemdis (woningen, kantoren, enz.);
— de in acht te nemen parameters inzake oppervlakte en prijs, met
eventuele marge;
— de contractuele bepalingen.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 36
▼B
2. Indien de ordonnateur met situaties wordt geconfronteerd die van
de volgens lid 1 overeengekomen en op voorhand door de CCAMaanvaarde criteria afwijken, wordt voor het (de) betrokken geval(len) de
CCAM opnieuw geraadpleegd.
3. De ordonnateur breng over de toepassing van lid 1 regelmatig bij
de CCAM verslag uit.
Afdeling IV
Inventarissen
Artikel 144
1. De permanente inventarissen van de roerende goederen die tot het
vermogen van de respectieve Gemeenschappen behoren, worden, wat dedelegaties betreft, ter plaatse bijgehouden. Zij worden op de door de
Commissie vastgestelde wijze regelmatig aan de centrale diensten
medegedeeld.
De naar de delegaties op weg zijnde roerende goederen, worden in
afwachting van de opname ervan in de permanente inventarissen, op een
voorlopige lijst geregistreerd.
2. De bekendmaking van de verkoop van roerende goederen door de
delegaties geschiedt overeenkomstig de ter plaatse geldende juridische
en feitelijke voorwaarden.
TITEL XXV
SLOTBEPALINGEN
Artikel 145
De in deze verordening vermelde forfaitaire bedragen worden bijgesteld
volgens het verloop van het indexcijfer van de consumptieprijzen in deGemeenschap, zulks op evenredige wijze en met de volgende
periodiciteit:
— om de drie jaar, behoudens uitzonderlijke ontwikkeling van het
indexcijfer, voor de in de artikelen 31 (bedrag van het beheer), 81,
130, 132, en in de artikelen 106 tot en met 110 bedoelde bedragen.De bedragen worden afgerond;
— om het jaar voor de in artikel 31 (vergoeding) bedoelde bedragen.
Deze bedragen worden op een ecu afgerond.
De Commissie stelt de nieuwe bedragen vast volgens de boven-
genoemde vervaldagen en criteria en deelt deze aan de andereInstellingen mede.
Artikel 146
De bepalingen van de onderhavige verordening laten de toepassing van
de bijzondere bepalingen van het Financieel Reglement betreffende de
kredieten voor onderzoek en technologische ontwikkeling (titel VII van
het Financieel Reglement), het Europees Oriëntatie- en Garantiefondsvoor de Landbouw, afdeling Garantie (titel VIII van het FinancieelReglement), de hulp aan derde landen (titel IX van het FinancieelReglement), het beheer van de kredieten voor personeel met standplaatsbuiten de Gemeenschap en de desbetreffende huishoudelijke uitgaven
(titel X van het Financieel Reglement) en het Bureau voor officiële
publikaties der Europese Gemeenschappen (titel XI van het FinancieelReglement) onverlet.
Artikel 147
De Instellingen stellen de Rekenkamer binnen een termijn van zes
maanden, te rekenen vanaf de datum van inwerkingtreding van dezeverordening, in kennis van de maatregelen die zij voor de toepassingervan hebben getroffen.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 37
▼B
Artikel 148
Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS wordt ingetrokken.
Artikel 149
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 1994.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks
toepasselijk in elke Lid-Staat.1993R3418 — NL — 01.01.1999 — 003.001 — 38