2004R0004 — NL — 16.01.2006 — 001.001

Onderstaande tekst dient louter ter informatie en is juridisch niet bindend. De EU-instellingen zijn niet aansprakelijk voor de inhoud. Alleen de besluiten die zijn gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie (te raadplegen in EUR-Lex) zijn authentiek. Deze officiële versies zijn rechtstreeks toegankelijk via de links in dit document

Gewĳzigd bĳ:









▼B

VERORDENING (EG) Nr. 4/2004 VAN DE COMMISSIE

van 23 december 2003

houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EEG) nr. 4045/89 van de Raad inzake de door de lidstaten uit te voeren controles op de verrichtingen in het kader van de financieringsregeling van de afdeling Garantie van het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw







HOOFDSTUK I

ONDERWERP

Artikel 1

Bij deze verordening worden bepalingen vastgesteld ter uitvoering van Verordening (EEG) nr. 4045/89.







HOOFDSTUK II

VERZOEK TOT VERLAGING VAN HET MINIMUMAANTAL CONTROLES

Artikel 2

Het in artikel 7, lid 1, derde alinea, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde verzoek tot verlaging van het minimumaantal controles bevat uitvoerige informatie overeenkomstig bijlage I bij de onderhavige verordening.

Artikel 3

Een besluit om, overeenkomstig artikel 7, lid 1, derde alinea, van Verordening (EEG) nr. 4045/89, een verlaging van het minimumaantal controles toe te staan, moet worden genomen op basis van een evaluatie van de voordelen met betrekking tot de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap en daarbij moet rekening worden gehouden met de onderstaande criteria:

a) de geconstateerde risico's;

b) de gevolgde aanpak;

c) de mate waarin het minimumaantal controles in de voorafgaande drie controleperiodes is uitgevoerd, alsook het aantal verzoeken om onderlinge bijstand in de voorafgaande drie controleperiodes waaraan tijdig is voldaan;

d) de uitvoerbaarheid van de voorgestelde aanpak en bijzondere controle-ervaring van de betrokken lidstaten met dergelijke aanpak of in de betrokken sector;

e) de mate waarin controleurs van een bepaalde lidstaat kunnen deelnemen aan de controles in een andere lidstaat in het kader van een gezamenlijke actie;

f) de bevestiging dat de andere lidstaten in de voorgeschreven mate deelnemen aan de gezamenlijke actie, voorzover deze niet is opgenomen in het op grond van artikel 10, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 meegedeelde programma van de andere lidsta(a)t(en);

g) de mate waarin controles in derde landen worden overwogen en uitvoerbaar worden geacht;

h) alle overige tot staving van het verzoek noodzakelijk geachte gegevens.

Artikel 4

In het in artikel 3 bedoelde besluit wordt aangegeven met welk percentage en aantal het krachtens artikel 2, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 vereiste minimumaantal controles wordt verlaagd.







HOOFDSTUK III

INHOUD VAN DE DOCUMENTEN

Artikel 5

▼M1

1. Het in artikel 9, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde jaarlijkse verslag bevat uitvoerige informatie over elk van de in bijlage II, deel I, bij de onderhavige verordening vermelde aspecten van de toepassing van Verordening (EEG) nr. 4045/89 en bevat uitvoerige informatie overeenkomstig de in deel II van die bijlage opgenomen modelformulieren.

▼B

2. Het in artikel 10 van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde jaarlijkse controleprogramma wordt opgesteld volgens het in bijlage III bij de onderhavige verordening opgenomen model.

▼M1

3. De in artikel 7, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde lijst van ondernemingen wordt opgesteld volgens het in bijlage IV bij de onderhavige verordening opgenomen modelformulier en bevat transactiegegevens in het in artikel 6, lid 3, aangegeven formaat.

▼B

4. De in artikel 7, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde lijst van ondernemingen wordt opgesteld volgens het in bijlage V bij de onderhavige verordening opgenomen model.

5. Een verzoek van een lidstaat om een onderneming in een andere lidstaat bij voorrang te controleren, als bedoeld in artikel 7, leden 2 en 4, van Verordening (EEG) nr. 4045/89, wordt opgesteld volgens het in bijlage VI bij de onderhavige verordening opgenomen model.

6. De resultaten van de in artikel 7, leden 2 en 4, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde controles worden meegedeeld volgens het in bijlage VII bij de onderhavige verordening vastgestelde model.

7. De gegevens met betrekking tot de verzoeken tot en de resultaten van de in artikel 7, leden 2 en 4, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde controles, die overeenkomstig artikel 7, lid 2, tweede alinea, van die verordening op kwartaalbasis aan de Commissie moeten worden meegedeeld, worden opgesteld volgens het in bijlage VIII bij de onderhavige verordening vastgestelde model.

▼M1

8. De in artikel 2, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde risicoanalyse wordt opgesteld overeenkomstig het in bijlage IX bij de onderhavige verordening opgenomen modelformulier.

▼M1

Artikel 6

1. De op grond van artikel 5, leden 1, 2, 3, 4, 7 en 8, te verstrekken gegevens worden meegedeeld in elektronische vorm in het door de Commissie vast te stellen formaat.

2. De op grond van artikel 5, leden 5 en 6, te verstrekken gegevens worden meegedeeld op papier of in elektronische vorm, in een tussen afzender en ontvanger overeen te komen formaat. Voor elk uit hoofde van artikel 5, leden 5 en 6, ontvangen verzoek/antwoord wordt een ontvangstbevestiging toegezonden aan de afzender.

3. Transactiegegevens zoals bedoeld in artikel 7 van Verordening (EEG) nr. 4045/89 worden meegedeeld in elektronische vorm in het in bijlage I, bijlage II, punt 2, en bijlage III bij Verordening (EG) nr. 2390/1999 van de Commissie ( 5 ) vastgestelde formaat.

▼B







HOOFDSTUK IV

GEZAMENLIJKE ACTIES

Artikel 7

1. De Commissie kan op eigen initiatief of op grond van een voorstel van een lidstaat, en met het akkoord van de betrokken lidstaten, besluiten om overeenkomstig artikel 7, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 gezamenlijke acties te coördineren waarbij twee of meer lidstaten elkaar bijstaan.

Bij het nemen van een besluit houdt de Commissie met name rekening met de onderstaande punten:

a) de mate waarin risico wordt gelopen,

b) de omvang van activiteiten, in het bijzonder de frequentie van intra- en extracommunautaire handelstransacties, en de financiële betekenis ervan,

c) de noodzaak tot een uniforme aanpak te komen.

2. In overeenstemming met de betrokken lidstaten wordt een lidstaat aangewezen die tot taak heeft de gezamenlijke actie te beheren.

Elke lidstaat blijft evenwel verantwoordelijk voor de uitvoering van de bij Verordening (EEG) nr. 4045/89 voorgeschreven controles.

3. Elke betrokken lidstaat:

a) wijst de personen of diensten aan die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de gezamenlijke actie namens hem,

b) draagt er zorg voor dat voldoende functionarissen met de nodige ervaring beschikbaar worden gesteld voor het voeren van de gezamenlijke actie,

c) draagt er zorg voor dat binnen de gestelde termijnen de controle wordt uitgevoerd en het verslag wordt afgerond en ter beschikking wordt gesteld van alle deelnemende lidstaten en van de Commissie.







HOOFDSTUK V

SLOTBEPALINGEN

Artikel 8

Verordening (EEG) nr. 1863/90 wordt ingetrokken.

Artikel 9

Deze verordening treedt in werking op de derde dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.









BIJLAGE I

▼M1









BIJLAGE II

DEEL I

Gegevens die moeten worden verstrekt in het jaarlijkse verslag overeenkomstig artikel 9, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 4045/89

1. Beheer van Verordening (EEG) nr. 4045/89

Het beheer van Verordening (EEG) nr. 4045/89, met inbegrip van de wijzigingen in de met de controles belaste instanties, in de met de voortgangscontrole op de uitvoering van die verordening belaste specifieke dienst zoals bedoeld in artikel 11 daarvan, en in de bevoegdheden van die instanties.

2. Wijzigingen in de wetgeving

Voor de toepassing van Verordening (EEG) nr. 4045/89 relevante wijzigingen in de nationale wetgeving die sinds het vorige jaarlijkse verslag hebben plaatsgevonden.

3. Wijzigingen in het controleprogramma

Een beschrijving van de wijzigingen die in het krachtens artikel 10, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bij de Commissie ingediende controleprogramma zijn aangebracht sinds de datum waarop dat programma is ingediend.

4. Uitvoering van het controleprogramma waarop dit verslag betrekking heeft

De uitvoering van het controleprogramma met betrekking tot de periode die is geëindigd op 30 juni vóór de in artikel 9, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde uiterste datum voor indiening van dit verslag, waarbij de volgende gegevens worden verstrekt, zowel in totaal als per controleorgaan (indien door meer dan één orgaan controles in het kader van die verordening worden verricht):

a) het aantal gedurende de controleperiode gecontroleerde ondernemingen, overeenkomstig het modelformulier op blad A van deze bijlage;

b) het aantal ondernemingen waar nog controles aan de gang zijn, overeenkomstig het modelformulier op blad A van deze bijlage;

c) het aantal ondernemingen dat gedurende de betrokken periode niet is gecontroleerd doordat bepaalde controles niet zijn uitgevoerd, overeenkomstig het modelformulier op blad A van deze bijlage;

d) de redenen waarom de onder c) bedoelde controles niet zijn uitgevoerd;

e) de uitsplitsing van de onder a), b) en c) bedoelde controles volgens de aard van de financiële transacties (ontvangen of betaalde bedragen) en per maatregel, overeenkomstig het modelformulier op blad B van deze bijlage;

f) de resultaten van de onder a) bedoelde controles, overeenkomstig het modelformulier op blad C van deze bijlage: i) het aantal controles waarbij onregelmatigheden werden ontdekt, en het aantal betrokken ondernemingen; ii) de aard van deze onregelmatigheden; iii) de betrokken maatregel in de gevallen waarin een onregelmatigheid werd ontdekt; iv) de geraamde financiële consequentie van elke onregelmatigheid;

g) een indicatie van de gemiddelde duur van de controles in mandagen, onder vermelding — voor zover dit praktisch uitvoerbaar is — van de tijd die is besteed aan de planning, voorbereiding en uitvoering van de controles en aan de rapportering daarover.

5. Uitvoering van de controleprogramma’s die voorafgingen aan dat waarop dit verslag betrekking heeft

De resultaten van de controles die zijn uitgevoerd met betrekking tot de controleperioden die voorafgingen aan die waarop dit verslag betrekking heeft, voor zover het gaat om resultaten die nog niet beschikbaar waren toen het verslag over de betrokken controleperiode werd ingediend, met voor elke voorgaande controleperiode:

a) de stand van zaken met betrekking tot de op grond van punt 4, onder b) en c), in voorgaande jaarlijkse controleverslagen meegedeelde controles, overeenkomstig het modelformulier op blad D van deze bijlage,

b) het aantal controles waarbij onregelmatigheden werden ontdekt, en het aantal betrokken ondernemingen, overeenkomstig het modelformulier op blad C van deze bijlage,

c) de aard van deze onregelmatigheden, overeenkomstig het modelformulier op blad C van deze bijlage,

d) de betrokken maatregel in de gevallen waarin een onregelmatigheid werd ontdekt, overeenkomstig het modelformulier op blad C van deze bijlage,

e) de geraamde financiële consequentie van elke onregelmatigheid, overeenkomstig het modelformulier op blad C van deze bijlage.

De resultaten van de op grond van artikel 7, lid 1, derde alinea, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 verrichte controles worden als zodanig ingediend.

6. Wederzijdse bijstandsverlening

Verzoeken in het kader van de wederzijdse bijstandsverlening die overeenkomstig artikel 7 van Verordening (EEG) nr. 4045/89 zijn gedaan en ontvangen, alsmede de resultaten van de overeenkomstig artikel 7, leden 2 en 4, van die verordening bij voorrang uitgevoerde controles en een samenvatting van de overeenkomstig artikel 7, leden 2 en 3, van die verordening verstrekte en ontvangen lijsten.

7. Middelen

Bijzonderheden over de middelen die voor de uitvoering van de controles in het kader van Verordening (EEG) nr. 4045/89 beschikbaar zijn, met inbegrip van:

a) de voor controles in het kader van Verordening (EEG) nr. 4045/89 toegewezen aantallen personeelsleden per controleorgaan en, voor zover relevant, per regio, uitgedrukt in manjaren;

b) de opleiding van het bij controles in het kader van Verordening (EEG) nr. 4045/89 betrokken personeel, met een indicatie van het deel van het onder a) genoemde personeel dat is opgeleid, en van de aard van de betrokken opleiding, en

c) de computerfaciliteiten die ter beschikking staan van het bij de controles in het kader van Verordening (EEG) nr. 4045/89 betrokken personeel.

8. Moeilijkheden bij de toepassing van Verordening (EEG) nr. 4045/89

De moeilijkheden die bij de toepassing van de verordening zijn ondervonden, en de genomen maatregelen of de voorstellen voor de oplossing daarvan.

9. Suggesties voor verbeteringen

In voorkomend geval, suggesties om verbetering te brengen in de toepassing van Verordening (EEG) nr. 4045/89 of om de verordening zelf te verbeteren.

DEEL II

BLAD A

CONTROLEVERSLAG VOOR DE PERIODE …

(Artikel 9 van Verordening (EEG) nr. 4045/89)

BLAD B

CONTROLEVERSLAG VOOR DE PERIODE …

(Artikel 9 van Verordening (EEG) nr. 4045/89)







Verslag over de controles volgens de begrotingslijnen van het EOGFL-Garantie voor het EOGFL-begrotingsjaar … Controleprogramma … B(1) Begrotingsartikel of -post van het EOGFL B(2) Totale waarde van de uitgaven met betrekking tot voor controle geselecteerde ondernemingen … (EUR) B(3) Gecontroleerde ondernemingen B(4) Ondernemingen waar controles aan de gang zijn B(5) Niet gecontroleerde ondernemingen (i) daadwerkelijk gecontroleerde uitgaven (EUR) (ii) totale uitgaven met betrekking tot deze ondernemingen (EUR) (i) totale uitgaven met betrekking tot deze ondernemingen (EUR) (i) totale uitgaven met betrekking tot deze ondernemingen (EUR) Totalen:

BLAD C

CONTROLEVERSLAG VOOR DE PERIODE …

(Artikel 9 van Verordening (EEG) nr. 4045/89)







Potentiële onregelmatigheden die zijn ontdekt met betrekking tot de begrotingslijnen van het EOGFL-Garantie voor het EOGFL-begrotingsjaar … Controleprogramma … C(1) Begrotingsartikel of -post van het EOGFL C(2) Aantal ontdekte potentiële onregelmatigheden C(3) Aantal betrokken betalingen C(4) Aantal betrokken ondernemingen C(5) Geschatte waarde van de potentiële onregelmatigheden C(6) Beschrijving en aard van elke ontdekte potentiële onregelmatigheid, referentienummer(s) van de betrokken onderneming(en) en OLAF-referentienummer(s) wanneer een mededeling overeenkomstig art. 3 van Verordening (EEG) nr. 595/91 is toegezonden Totalen:

BLAD D

CONTROLEVERSLAG VOOR DE PERIODE …

(Artikel 9 van Verordening (EEG) nr. 4045/89)









BIJLAGE III

BLAD A

BLAD B

VOORGESTELD CONTROLEPROGRAMMA VOOR DE PERIODE …

(Artikel 10 van Verordening (EEG) nr. 4045/89)







Indeling van de controles volgens de begrotingslijnen van het EOGFL-Garantie EOGFL-begrotingsjaar … B(1) Begrotingsartikel of -post van het EOGFL B(2) Totale uitgaven per begrotingslijn van het EOGFL (EUR) B(3) Totale uitgaven per begrotingslijn van het EOGFL betreffende ondernemingen waarvan de ontvangsten of de betalingen, of de som daarvan, meer bedroegen dan 40 000 EUR (EUR) B(4) Totale uitgaven per begrotingslijn van het EOGFL betreffende ondernemingen die deel uitmaakten van het controleprogramma (EUR) B(5) Aantal ondernemingen per begrotingslijn van het EOGFL dat deel uitmaakt van het controleprogramma Totalen:

BLAD C

VOORGESTELD CONTROLEPROGRAMMA VOOR DE PERIODE …

(Artikel 10 van Verordening (EEG) nr. 4045/89)

Criteria voor de opstelling van het programma in de sector uitvoerrestituties en de andere sectoren waarvoor tot de toepassing van selectietechnieken op basis van een risicoanalyse is besloten, voor zover die criteria verschillen van die welke zijn opgenomen in de op grond van artikel 2, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bij de Commissie ingediende voorstellen voor een risicoanalyse.







Sector waarvoor de controle wordt voorgesteld (dezelfde begrotingslijn van het EOGFL vermelden als in kolom B (1) van blad B van deze bijlage) Toelichting op de gehanteerde risico- en selectiecriteria (beknopte informatie verstrekken, bijvoorbeeld ontdekte onregelmatigheden of een ongewone stijging van de uitgaven)

BLAD D

VOORGESTELD CONTROLEPROGRAMMA VOOR DE PERIODE …

(Artikel 10 van Verordening (EEG) nr. 4045/89)

In voorkomend geval, voorgestelde controles van ondernemingen waarvan de ontvangsten of de betalingen, of de som daarvan, in het EOGFL-begrotingsjaar … minder bedroegen dan 40 000 EUR.







Begrotingslijn van het EOGFL (dezelfde als in kolom B (1) van blad B) Voorgesteld aantal te controleren ondernemingen Specifieke reden voor de controle

BLAD E

▼B









BIJLAGE IV









BIJLAGE V









BIJLAGE VI









BIJLAGE VII

▼M1









BIJLAGE VIII

KWARTAALVERSLAG

(op grond van artikel 7, lid 4, eerste alinea, van Verordening (EEG) Nr. 4045/89)

van … (lidstaat)

over controleverzoeken en de resultaten van de controles voor het eerste [ ], tweede [ ], derde [ ], vierde [ ] kwartaal van 20…

DRIEMAANDELIJKSE OVERZICHTSTABEL:







VERZOEKEN toegezonden aan: Lidstaat Totaal aantal per lidstaat VERZOEK Verzendingsdatum Referentienummer Totaal:







ANTWOORDEN toegezonden aan: Lidstaat Totaal aantal per lidstaat ANTWOORD Verzendingsdatum Referentienummer Totaal:

BLAD A

BLAD B

▼M1









BIJLAGE IX

Gegevens die moeten worden verstrekt in de jaarlijkse in artikel 2, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 4045/89 bedoelde risicoanalyse

1. Evaluatie van de risicoanalyse van het voorgaande jaar

Er worden gegevens verstrekt met betrekking tot de doeltreffendheid van de risicoanalyse van het voorgaande jaar, alsook een evaluatie van de sterke en zwakke punten daarvan. Mogelijkheden voor verbeteringen worden duidelijk vastgesteld, waarbij wordt nagegaan of ze uitvoerbaar zijn.

2. Informatiebibliotheek

Er worden gegevens verstrekt over alle informatiebronnen die zijn gebruikt voor de voorbereiding en de uitvoering van de risicoanalyse. Hierbij zij met name verwezen naar Verordening (EEG) nr. 386/90.

3. Selectieprocedure

Er wordt een beschrijving verstrekt van de procedure voor de selectie van de te controleren ondernemingen. Het aantal/percentage ondernemingen en de sectoren/maatregelen waarvoor een risicoanalyse of een aselecte, automatische en/of handmatige selectie wordt toegepast, wordt duidelijk aangegeven. Sectoren/maatregelen die van controles worden uitgesloten, worden duidelijk aangegeven, met een beschrijving van de redenen hiervoor.

4. Risicofactoren en toe te passen risicowaarden

In gevallen waarin een risicoanalyse wordt toegepast, worden gegevens verstrekt over alle in aanmerking genomen risicofactoren en de vervolgens aan deze risicofactoren toegekende mogelijke waarden. Deze gegevens worden overeenkomstig de onderstaande modeltabellen verstrekt.







Risicofactoren en risicowaarden voor alle maatregelen waarvoor een risicoanalyse wordt toegepast Risicofactoren Risicowaarden Omschrijving Waarden







Specifieke risicofactoren en risicowaarden voor uitvoerrestituties Risicofactoren Risicowaarden Omschrijving Waarden







Specifieke risicofactoren en risicowaarden voor ... (sector/maatregel) Risicofactoren Risicowaarden Omschrijving Waarden

5. Weging van risicofactoren

In voorkomend geval wordt een beschrijving verstrekt van de voor de weging van de risicofactoren toe te passen procedure.

6. Resultaten van de risicoanalyse

Er worden gegevens verstrekt over de manier waarop de resultaten van de risicoanalyse en de opgestelde „puntenlijst” (voor elke specifieke sector/maatregel — in voorkomend geval) zullen worden weerspiegeld in de selectie van de ondernemingen in het definitieve controleplan.

Bijzondere aandacht gaat uit naar de mogelijkheid van gezamenlijke acties zoals bedoeld in artikel 7, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 4045/89.

7. Ondervonden moeilijkheden en suggesties voor verbeteringen

Er worden gegevens verstrekt over de ondervonden moeilijkheden en de genomen maatregelen of de voorstellen voor de oplossing daarvan. In voorkomend geval worden suggesties voor verbeteringen gedaan.