2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 1
Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de instellingen
►B VERORDENING (EG) Nr. 2222/2000 VAN DE COMMISSIE
van 7 juni 2000
houdende financiële uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1268/1999 van de Raad
inzake steunverlening door de Gemeenschap voor pretoetredingsmaatregelen op het gebied vanlandbouw en plattelandsontwikkeling in de kandidaat-lidstaten in Midden- en Oost-Europa gedu-
rende de pretoetredingsperiode
(PB L 253 van 7.10.2000, blz. 5)
Gewijzigdbij:
Publicatieblad
nr. blz. datum
►M1Verordening (EG) nr. 2252/2001 van de Commissie van 20 november
2001L 304 8 21.11.2001
►M2Verordening (EG) nr. 188/2003 van de Commissie van 31 januari 2003 L 27 14 1.2.2003
▼B
VERORDENING (EG) Nr. 2222/2000 VAN DE COMMISSIE
van 7 juni 2000
houdende financiële uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG)
nr. 1268/1999 van de Raad inzake steunverlening door de Gemeen-schap voor pretoetredingsmaatregelen op het gebied van landbouwen plattelandsontwikkeling in de kandidaat-lidstaten in Midden- en
Oost-Europa gedurende de pretoetredingsperiode
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Verordening (EG) nr. 1268/1999 van de Raad van 21 juni
1999 inzake steunverlening door de Gemeenschap voor pretoetredings-
maatregelen op het gebied van landbouw en plattelandsontwikkeling in
de kandidaat-lidstaten in Midden- en Oost-Europa gedurende de pretoe-tredingsperiode (
1), en met name op artikel 9, lid2, en artikel 12, lid2,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)In artikel 11, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1266/1999 van de
Raad(2) betreffende de coördinatie van de bijstand aan de kandi-
daat-lidstaten in het kader van de pretoetredingsstrategie isbepaald dat de Commissie ervoor zorgt dat de steun gebeurt
overeenkomstig het Financieel Reglement van toepassing op de
algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (
3),
inzonderheid artikel 114. In artikel 9, lid 1, van Verordening(EG) nr. 1268/1999 is bepaald dat de financiële steunverleningten uitvoer wordt gelegd overeenkomstig de beginselen die zijnvastgesteld bij Verordening (EG) nr. 1258/1999 van de Raad van
17 mei 1999 betreffende de financiering van het gemeenschappe-
lijk landbouwbeleid (
4). Die verordening heeft zowel betrekking
op de afdeling Garantie als op de afdeling Oriëntatie van hetEuropees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw, maarer worden met name specifieke bepalingen in vastgesteld met
betrekking tot de afdeling Garantie die valt onder titel VIII van
het Financieel Reglement.
(2)Het is de bedoeling dat de tenuitvoerlegging van Sapardbijdraagt aan de institutionele opbouw in de betrokken landen.In het kader van het „Special Accession Programme for Agricul-ture en Rural Development — speciaal toetredingsprogramma
voor landbouw en plattelandsontwikkeling (Sapard)” moet in
alle tien in artikel 1, lid1, van Verord ening (EG) nr. 1268/1999genoemde kandidaat-lidstaten toezicht worden gehouden optalrijke projecten van beperkte financiële omvang. Het is wense-lijk dat de beheerstaken aan de betrokken kandidaat-lidstaat
worden gedelegeerd, hetgeen op grond van artikel 12, lid 2, van
Verordening (EG) nr. 1266/1999 mogelijk is. Het beheer overSapard moet derhalve overeenkomstig die gedecentraliseerdebenadering worden overgedragen aan uitvoeringsorganen in dekandidaat-lidstaten.
(3)De minimumcriteria en -voorwaarden voor de toepassing vangedecentraliseerd beheer op grond van artikel 12, lid 2, vanVerordening (EG) nr. 1266/1999 zijn in de bijlage bij die veror-dening vastgesteld. Die criteria en voorwaarden zijn gebaseerdop die waaraan de betaalorganen moeten voldoen overeenkom-stig de in de bijlage bij Verordening (EG) nr. 1663/95 van de
Commissie (
5), laatstelijk gewijzigdbij Verord ening (EG) nr.
2245/1999 (6), vastgestelde voorschriften van het EOGFL-
Garantie. In het licht van het bovenstaande moet elke kandi-2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 2
(1) PB L 161 van 26.6.1999, blz. 87.
(2) PB L 161 van 26.6.1999, blz. 68.
(3) PB L 356 van 31.12.1977, blz. 1.
(4) PB L 160 van 26.6.1999, blz. 103.
(5) PB L 158 van 8.7.1995, blz. 6.
(6) PB L 273 van 23.10.1999, blz. 5.
▼B
daat-lidstaat een orgaan oprichten dat voldoet aan de voor het
EOGFL-Garantie geldende bepalingen.
(4)De bij Verordening (EG) nr. 1663/95 vastgestelde, in verbandmet het EOGFL-Garantie geldende bepalingen hebben voorna-
melijk betrekking op de betaalfunctie. De organen in de
kandidaat-lidstaten moeten echter zowel een betaal- als eenuitvoeringsfunctie vervullen. Derhalve moeten ook voor diefunctie passende criteria worden vastgesteld.
(5)Bepaald moet worden dat ook voorlopig erkenning mag wordenverleend, op voorwaarde dat aan essentiële of minimumcriteriawordt voldaan.
(6)De Commissie kan afzien van voorafgaande goedkeuring als
bedoeld in artikel 12, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1266/
1999, en het beheer over de steun aan een kandidaat-lidstaatoverlaten, op voorwaarde dat de nationale erkenning van hetSapard-orgaan in de kandidaat-lidstaat wordt goedgekeurd.
(7)Waar mogelijk moeten voor bepaalde financiële transacties in dekandidaat-lidstaten bestaande structuren worden gebruikt. In elkvan deze landen bestaat reeds een nationaal fonds voor de over-
dracht van middelen van Phare, en in punt 2, onder v), van de
bijlage bij Verordening (EG) nr. 1266/1999 is bepaald dat denationale ordonnateur de volledige verantwoordelijkheid enaansprakelijkheid voor de middelen op zich neemt. Daarom ishet dienstig dat in elke kandidaat-lidstaat het nationaal fondsook voor Sapard de bevoegde autoriteit wordt die het Sapard-
orgaan erkent en die vervolgens toezicht houdt op de naleving
van de erkenningscriteria. De nationale ordonnateur moet hetcontactpunt zijn voor de uitwisseling van financiële informatietussen de Commissie en de kandidaat-lidstaat.
(8)In artikel 31, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 van deRaad van 21 juni 1999 houdende algemene bepalingen inzake destructuurfondsen (
1) is bepaald dat de betalingsverplichtingen
voor het eerste jaar worden aangegaan wanneer de Commissie
de beschikking tot goedkeuring van de bijstand geeft. Dat modelkan onder deze omstandigheden, en rekening houdend met hetontstaansfeit voor de betalingsverplichting van de Gemeenschap,worden beschouwd als een model dat geschikt is om het mutatismutandis op Sapard toe te passen.
(9)In artikel 12, lid2, van Verord ening (EG) nr. 1266/1999 is
bepaald dat de Commissie ex-post controles uitvoert. De proce-
dure van het EOGFL voor de goedkeuring van de rekeningen iseen doeltreffend systeem om betalingen door gedecentraliseerdebetaalorganen te controleren en om, zo nodig, onrechtmatigebetalingen en ten onrechte betaalde bedragen op de kandidaat-lidstaten te verhalen.
(10)De uitvoeringsmaatregelen van Sapardmoeten in bilaterale over-
eenkomsten tussen de Commissie en elke kandidaat-lidstaat
worden vastgesteld. De Commissie en elke kandidaat-lidstaatmoeten derhalve een meerjarenovereenkomst voor de financie-ring sluiten waarin de voorwaarden voor het gebruik van deSapard-bijdrage worden vastgesteld. De financiële bijdrage vande Gemeenschap moet in jaarlijkse financieringsovereenkomsten
worden vastgesteld.
(11)Om de financiële belangen van de Gemeenschap te beschermen
moeten voor kandidaat-lidstaten soortgelijke verplichtingengelden ten aanzien van controles door vertegenwoordigers vande Gemeenschap op de middelen van Sapard als voor delidstaten ten aanzien van andere financiële controles.
(12)De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeen-stemming met het advies van het Comité van het EOGFL,2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 3
(1) PB L 161 van 26.6.1999, blz. 1.
▼B
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK 1
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Reikwijdte van deze verordening
1. In deze verordening worden de voorwaarden vastgesteld voor de
overdracht overeenkomstig artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr.1266/1999 van het beheer van de steun die op grond van Verordening
(EG) nr. 1268/1999 wordt verleend aan de organen in de tien in artikel
1, lid 1, van die Verordening genoemde kandidaat-lidstaten.
2. De Commissie is voornemens van de kandidaat-lidstaten te eisen
dat zij aan deze voorwaarden voldoen, door ze op te nemen in met elkafzonderlijk land te sluiten financieringsovereenkomsten.
Artikel 2
Definities
In het kader van deze verordening gelden de volgende definities:
a) kandidaat-lidstaten: de landen die in artikel 1, lid 1, van Verorde-
ning (EG) nr. 1268/1999 worden genoemd;
b) nationaal fonds: de door de kandidaat-lidstaat aangewezen en onder
verantwoordelijkheid van de nationale ordonnateur geplaatsteinstantie die de volledige verantwoordelijkheid en aansprakelijkheidvoor de middelen op zich neemt, en optreedt als bevoegde autoriteit.De nationale ordonnateur is het contactpunt voor de uitwisselingvan financiële informatie tussen de Commissie en de kandidaat-
lidstaat;
c) bevoegde autoriteit: de instantie in de kandidaat-lidstaat die:
i) het Sapard-orgaan de erkenning verleent, toezicht houdt op de
erkenning of deze intrekt, als bedoeld in artikel 1, lid 2, vanVerordening (EG) nr. 1663/95; en
ii) een certificeringsinstantie benoemt;
d) Sapard-orgaan : het orgaan dat door de kandidaat-lidstaat wordt
opgericht en onder verantwoordelijkheid van dat land opereert, endat twee functies heeft: uitvoering en betaling. Per kandidaat-lidstaatmag op geen enkel moment tegelijk meer dan één Sapard-orgaanerkendzijn;
e) certificeringsinstantie: de instantie die functioneel onafhankelijk is
van het Sapard-orgaan, die de verklaring inzake de boekhouding enverslagen over de beheers- en controlesystemen opstelt, en die demedefinanciering verifieert;
f) meerjarenovereenkomst voor de financiering: de overeenkomst
waarin de in het geval van medefinanciering in het kader vanSapardna te leven bepalingen zijn opgenomen.
g) jaarlijkse financieringsovereenkomst: de overeenkomst waarin de
financiële toewijzing voor het betrokken jaar wordt gegeven op
basis van de kredieten die in de Gemeenschapsbegroting zijn opge-
nomen, en waarin eventueel de in de meerjarenovereenkomst voorde financiering of in een eerdere jaarlijkse financieringsovereen-komst vastgestelde bepalingen worden aangevuld of gewijzigd;
h) Sapard-eurorekening: de rekening in euro die door de nationale
ordonnateur onder zijn verantwoordelijkheid is geopend bij eenfinanciële instelling of instelling van het ministerie van financiën,
rente draagt onder gewone commerciële voorwaarden, bedoeld is
voor de ontvangst van de betalingen overeenkomstig artikel 8 enuitsluitend voor transacties in het kader van Sapard wordt gebruikt.
i) boekjaar: het kalenderjaar van 1 januari tot en met 31 december;2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 4
▼M1
▼B
▼M2
j) buitengewone natuurramp: een natuurramp op ongewoon grote
schaal die grote schade en vernielingen veroorzaakt.
HOOFDSTUK 2
OVERDRACHT VAN BEHEER
Artikel 3
Overdracht van beheer van de steun
1. Voordat de Commissie besluit het beheer over de steun aan de
kandidaat-lidstaten over te dragen, gaat zij na of is voldaan aan devoorwaarden van artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1266/1999, hierna „de voorwaarden” genoemd, en aan het bepaalde in deartikelen 4 tot en met 6 en in de bijlage bij deze verordening.
Om vast te stellen of aan de voorwaarden en aan het bepaalde in de
eerste alinea is voldaan, moet de Commissie:
— onderzoek doen met betrekking tot de procedures en structuren van
het nationaal fonds die te maken hebben met de uitvoering vanSapard, de procedures en structuren van het Sapard-orgaan en,
eventueel, de procedures en structuren van andere instanties
waaraan overeenkomstig artikel 4, lid4, artikel 5, lid3, en artikel6, lid 2, eventueel taken zijn gedelegeerd;
— controles ter plaatse uitvoeren.
2. Er kan een voorlopig besluit worden genomen om het beheer aan
een orgaan over te dragen als dat orgaan de functies die zijn vermeld inde bijlage bij deze verordening uitvoert en voldoet aan de in die bijlagevermelde criteria en aan de bepalingen van de artikelen 4 tot en met 6.
3. De Commissie houdt voortdurend toezicht op de naleving van de
voorwaarden en bepalingen die in deze verordening, inclusief debijlage, zijn vastgesteld. Als op enig moment blijkt dat daaraan nietmeer wordt voldaan, herroept de Commissie haar besluit onmiddellijken zal zij:
— het aangaan van nieuwe financiële verplichtingen door de Gemeen-
schap stopzetten,
— niet langer financiële middelen aan de kandidaat-lidstaat overmaken
en
— in voorkomend geval, financiële correcties ten laste van de kandi-
daat-lidstaat toepassen.
Artikel 4
Taken van de bevoegde autoriteit
1. De taken van de bevoegde autoriteit omvatten mutatis mutandis
die welke in artikel 1, leden 3, 4, 6 en 7, van Verordening (EG) nr.
1663/95 worden genoemd. Een erkenning kan voorlopig worden
verleend voor een periode die wordt vastgesteld volgens de ernst vanhet probleem en in afwachting van de uitvoering van noodzakelijkewijzigingen in de regelingen inzake administratie en boekhouding.
2. Het besluit van de bevoegde autoriteit het Sapard-orgaan te
erkennen, moet worden genomen op basis van een onderzoek naar deadministratieve, betalings-, controle-, en boekhoudprocedures en -struc-
turen met inbegrip van de regelingen betreffende de selectie van
projecten, de aanbesteding, gunning en de naleving van de regels vooraankoop van diensten en leveringen, rekening houdend met de in debijlage vastgestelde criteria. Het onderzoek wordt uitgevoerd overeen-komstig internationaal aanvaarde normen voor accountantsonderzoek.
Voor een voorlopige erkenning moet in voldoende mate zijn voldaan
aan het bepaalde in de bijlage, met name aan de verplichtingen inzakeschriftelijke procedures, scheiding van taken, controles voorafgaandeaan de goedkeuring van projecten en betalingen, betalingsprocedures,boekhoudprocedures, computerbeveiliging, interne audit en, in voorko-mend geval, bepalingen inzake overheidsopdrachten.2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 5
▼B
▼B
3. De bevoegde autoriteit moet toezicht houden op de erkenningen,
deze onverwijld intrekken wanneer niet langer aan de criteria voorerkenning wordt voldaan, en de Commissie daarvan onmiddellijk in
kennis stellen.
4. De bevoegde autoriteit kan de in lid 2 bedoelde onderzoekstaak
delegeren aan andere instanties. De nationale ordonnateur behoudt inieder geval de eindverantwoordelijkheid.
Artikel 5
Taken van het Sapard-orgaan
1. De taken van het Sapard-orgaan op het gebied van de uitvoering
zijn:
— oproepen voor aanvragen voor projecten publiceren,
— projecten selecteren, behalve als er voor de betrokken maatregel in
het goedgekeurde Sapard-programma voor landbouw- en platte-landsontwikkeling, hierna „het programma” genoemd, slechts éénbegunstigde is aangewezen of de projectselectie aan één of meerdaartoe aangewezen organen is opgedragen,
— aanvragen voor goedkeuring van projecten toetsen aan de voor-
waarden en criteria, aan de subsidiabiliteit en aan de inhoud van
het programma, en, in voorkomendgeval, bepalingen inzake over-heidsopdrachten,
— contractuele verbintenissen tussen het Sapard-orgaan en potentiële
begunstigden opstellen en goedkeuring verlenen om de werkzaam-heden te starten,
— controles ter plaatse uitvoeren, voorafgaandaan en na goed keuring
van een project,
— de voortgang van projecten in uitvoering volgen,
— de voortgang van de maatregelen in uitvoering toetsen aan indica-
toren, en verslag hierover uitbrengen.
2. De taken van het Sapard-orgaan op het gebied van betaling zijn:
— de betalingsaanvragen controleren,
— controles ter plaatse inzake de subsidiabiliteit uitvoeren,— de betaling goedkeuren,— de betaling verrichten,— de boekhouding voeren van betalingsverplichtingen en betalingen,
— in voorkomend geval, controles uitvoeren bij de begunstigden na
betaling van de steun, om vast te stellen of nog steeds aan de voor-waarden en criteria van de subsidie wordt voldaan.
3. Wanneer de functies uitvoering en betaling niet binnen één enkele
administratieve structuur worden vervuld, mogen ze door derden
worden uitgevoerd, mits het bepaalde in punt 2.3 van de bijlage wordtnageleefd. De uitvoering van betalingen enerzijds en de boekhoudingvan de vastleggingen en betalingen anderzijds mogen echter in geengeval worden gedelegeerd. De werkzaamheden op het gebied van degoedkeuring van projecten, controles ter plaatse en de verwerking van
betalingen moeten worden uitgevoerd met passende scheiding van
taken.
4. Wijzigingen in de uitvoerings- en betalingsregelingen van het
Sapard-orgaan die na erkenning ervan worden voorgesteld, moeten
door de bevoegde autoriteit aan de Commissie worden voorgelegd.
5. Wanneer het Sapard-orgaan niet tegelijk de taak van beheersauto-
riteit als bedoeld in artikel 9 van Verordening (EG) nr. 2759/1999 vande Commissie (
1) vervult, moet het die autoriteit de informatie
verstrekken die deze voor de uitvoering van haar taken nodig heeft.2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 6
(1) PB L 331 van 23.12.1999, blz. 51.▼M2
▼B
▼B
Artikel 6
Taken van de certificeringsinstantie
1. De taken van de certificeringsinstantie omvatten:
— het afgeven van een verklaring over de jaarrekening van het
Sapard-orgaan en de Sapard-eurorekening,
— het opstellen van een jaarlijks verslag over de doelmatigheid van de
beheers- en controlesystemen van het Sapard-orgaan ten aanzienvan de capaciteit van dit orgaan om ervoor te zorgen dat deuitgaven in overeenstemming zijn met artikel 8, lid1,
— het verifiëren van de in artikel 9, lid 1, bedoelde nationale cofinan-
ciering en de juistheid daarvan.
2. Bij de uitvoering van die taken moet de certificeringsinstantie
handelen overeenkomstig het bepaalde in artikel 3 van Verordening
(EG) nr. 1663/95 en richtsnoeren van de Commissie. Wanneer de
aangewezen instantie het nationale auditbureau is of een daarmee gelijkte stellen instantie, mag het de in artikel 3, lid 1, van Verordening (EG)nr. 1663/95 bedoelde onderzoekstaken geheel of gedeeltelijk delegerenaan andere instanties, mits die de betrokken taken doeltreffenduitvoeren. De certificeringsinstantie behoudt in ieder geval de eindver-
antwoordelijkheid.
3. De verklaring over de jaarrekeningen en het auditrapport bedoeld
in artikel 3, lid1, van Verord ening (EG) nr. 1663/95 en in artikel 13,
lid 1, worden vóór 15 april van het volgende jaar opgesteld en uiterlijk
op 30 april aan de Commissie meegedeeld.
HOOFDSTUK 3
BETALING EN CONTROLE
Artikel 7
Betalingsverplichtingen
1. Met het besluit van de Commissie waarbij toestemming wordt
verleend iedere jaarlijkse financieringsovereenkomst te ondertekenen,
wordt een betalingsverplichting aangegaan ten laste van de kredietenvan de Gemeenschapsbegroting.
2. De eerste jaarlijkse financieringsovereenkomst mag pas namens
de Commissie worden ondertekend als aan de volgende voorwaarden
is voldaan:
— het programma is goedgekeurd door de Commissie, en
— de meerjarenovereenkomst voor de financiering door beide partijen
is ondertekend.
3. Rekening houdend met de bepalingen van artikel 10 annuleert de
Commissie het gedeelte van een aangegane betalingsverplichting dat
niet door de betaling van het voorschot is nagekomen of waarvoorgeen ontvankelijke betalingsaanvraag bij de Commissie is ingediendop de volgende data:
a) voor de kredieten in het kader van de jaarlijkse toewijzing voor
2000: 31 december 2004;
b) voor de kredieten in het kader van de jaarlijkse toewijzing voor
2001: 31 december 2005;
c) voor de kredieten in het kader van de jaarlijkse toewijzingen voor
2002 en 2003: 31 december 2006;
d) voor de kredieten in het kader van de jaarlijkse toewijzingen voor
jaren na 2003: 31 december van het tweede jaar volgende op hetjaar van de betrokken betalingsverplichting.2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 7
▼M2
▼B
Artikel 8
Betalingen door de Commissie
1. Alleen steun in het kader van Sapard die wordt verleend in over-
eenstemming met het door de Commissie goedgekeurde programma, demeerjarenovereenkomst voor de financiering, de jaarlijkse financie-ringsovereenkomst en het in artikel 3, lid 1, bedoelde besluit van deCommissie, wordt door de Gemeenschap medegefinancierd.
2. Betalingen moeten in euro op de Sapard-eurorekening worden
gestort, en moeten plaatsvinden overeenkomstig het bepaalde in artikel32, lid1, lid2, tweed e alinea, lid3, behalve ond er a) en d ), en behalve
de op een na en de op twee na laatste alinea's, en lid 4, onder a) en b),
van Verordening (EG) nr. 1260/1999.
3. De Commissie stort een eerste voorschot op de Sapard-euroreke-
ning. Deze betaling, die in meerdere termijnen kan gebeuren, mag nietmeer bedragen dan 49 % van de eerste jaarlijkse toewijzing aan debetrokken kandidaat-lidstaat, zoals vastgesteld in de bijlage bijBeschikking 1999/595/EG van de Commissie (
1). De betaling vindt
slechts plaats op voorwaarde dat het Sapard-orgaan is erkend op grond
van een in artikel 3, lid 1, bedoeld besluit en nadat de meerjarenover-
eenkomst voor de financiering en de eerste jaarlijksefinancieringsovereenkomst zijn gesloten. De betaling moet wordenterugbetaald indien de Commissie niet binnen 18 maanden na de datumvan die betaling een betalingsaanvraag overeenkomstig artikel 10 heeft
ontvangen.
4. Latere betalingen worden gedaan overeenkomstig het bepaalde in
artikel 10.
5. Omrekeningskosten, bankkosten en wisselkoersrisico's vallen niet
onder de medefinanciering door de Gemeenschap.
Artikel 9
Betalingen door het Sapard-orgaan
1. Betalingen van het Sapard-orgaan aan de begunstigde:
— moeten plaatsvinden in de nationale valuta en van de Sapard-euro-
rekening worden afgeboekt; normaliter moeten binnen vijf dagendaarna de opdracht/opdrachten tot betaling aan de begunstigde(n)worden gegeven,
— moeten gebaseerd zijn op de aangiften van de uitgaven van de
begunstigde. In die aangiften mogen alleen projecten en uitgavenvoorkomen die op of na de datum van het in artikel 3, lid 1,bedoelde besluit zijn geselecteerd, respectievelijk betaald, welkebeperking evenwel niet geldt voor haalbaarheids- en bijbehorendestudies inzake de geselecteerde projecten en voor technische
bijstand. Als de Commissie echter bepaalt dat zich een buitenge-
wone natuurramp heeft voorgedaan, kan voor de betalingen aan debegunstigden voor projecten in verband met die ramp een afwijkingworden toegestaan waarbij de voorwaarde dat een aangifte van deuitgaven moet worden ingediend, wordt vervangen door de moge-
lijkheidvan voorschotbetalingen.
De bijdrage van de Gemeenschap moet gelijktijdig met de nationale
bijdrage, en in geen geval eerder dan de nationale bijdrage wordenuitgekeerd. Voor begunstigden in de overheidssector mag de nationalebijdrage echter worden uitgekeerd vóór die van de Gemeenschap.
2. De totale overheidsbijdrage aan de individuele maatregelen en
aan de subsidies per project moet bij het Sapard-orgaan gemakkelijkgeconstateerdkunnen word en.2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 8
(1) PB L 226 van 27.8.1999, blz. 23.▼M2
▼B
▼B
3. Het Sapard-orgaan moet van elke betaling een registratie
bijhouden, met daarin ten minste de volgende informatie:
— het bedrag in nationale valuta,
— het daarmee overeenkomende bedrag in euro.
4. Elk te veel betaald bedrag, dat wil zeggen betalingen boven het
verschuldigde bedrag, dat door het Sapard-orgaan wordt opgemerkt,wordt onverwijld verwerkt in de Sapard-eurorekening en wordt inmindering gebracht op de in artikel 10 bedoelde, bij de Commissie inte dienen betalingsaanvragen.
5. Het saldo van de bijstand wordt betaald overeenkomstig artikel
32, lid 4, onder a) en b), van Verordening (EG) nr. 1260/1999, en nadatde in de artikelen 13 en 14 bedoelde beschikkingen zijn goedgekeurd.
6. Het Sapard-orgaan zorgt voor tijdige behandeling van de beta-
lingsaanvragen van de begunstigden. Wanneer de tijd die verstrijkt
tussen de ontvangst van alle bewijsstukken en de opdracht tot betaling
meer dan drie maanden bedraagt, kan de medefinanciering door deGemeenschap overeenkomstig het bepaalde in artikel 4, lid 2, vanVerordening (EG) nr. 296/96 van de Commissie (
1) worden verlaagd.
Artikel 10
Aanvraag om betaling door de Gemeenschap
1. De Commissie behandelt alleen betalingsaanvragen die per kwar-
taal door het Sapard-orgaan zijn opgesteld, volgens een door deCommissie opgesteld formulier worden ingediend en binnen een maand
na afloop van ieder kwartaal door de nationale ordonnateur aan de
Commissie worden doorgegeven. Aanvullende aanvragen mogen alleenworden ingediend als er een gevaar is dat:
— het saldo van de Sapard-eurorekening opgebruikt is voordat de
aanvraag voor het volgende kwartaal is verwerkt, of
— de middelen worden geannuleerd overeenkomstig artikel 7, lid 3.
2. De aanvragen moeten ten minste de volgende gegevens bevatten:
— de door het Sapard-orgaan in het vorige kwartaal aan de begun-
stigden betaalde bedragen, uitgesplitst naar maatregel en naar
nationale en Gemeenschapsbijdrage, in zowel nationale valuta alseuro,
— het saldo van de communautaire middelen op de Sapard-euroreke-
ning na de laatste debitering,
— nadere gegevens over in te vorderen schulden.
3. De Commissie houdt bij de verificatie van de betalingsaanvragen
rekening met de voorwaarden van artikel 32, lid 3, onder b), c), e) enf), van Verordening (EG) nr. 1260/1999.
4. De Commissie vergoedt, onder voorbehoud van de in lid 3
bedoelde verificaties, de in de betalingsaanvragen aangegeven uitgavenbinnen twee maanden nadat zij een acceptabele betalingsaanvraag heeft
ontvangen.
Artikel 11
Wisselkoers en rente
1. De koers voor de omrekening van de euro in de nationale valuta
is:
— voor betalingen van het Sapard-orgaan, de wisselkoers die de Euro-
pese Centrale Bank bekendmaakt op de op een na laatste werkdagvan de Commissie in de maand voorafgaande aan de maand waarinde uitgave in de boekhouding van het Sapard-orgaan is geboekt. De2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 9
(1) PB L 39 van 17.2.1996, blz. 5.▼M2
▼B
▼B
datum waarop de opdracht tot betaling aan de begunstigde is uitge-
gaan, is de datum die in de boekhouding is genoteerd;
— voor door het Sapard-orgaan te veel betaalde bedragen, de wissel-
koers die de Europese Centrale Bank bekendmaakt op de op eenna laatste werkdag van de Commissie in de maand voorafgaandeaan de maand waarin is geconstateerd dat er te veel was betaald;
— voor bedragen die zijn vastgesteld bij de beschikkingen tot goed-
keuring van de rekeningen en de conformiteitsbeschikkingen, de
wisselkoers die de Europese Centrale Bank bekendmaakt op de op
een na laatste werkdag van de Commissie in de maand vooraf-gaande aan de maand waarin de betrokken beschikking is gegeven.
2. Wanneer d e in artikel 13, lid5, en artikel 14, lid4, genoemd e
tijdslimieten niet worden gerespecteerd, wordt over verschuldigde
bedragen een rente berekend die gelijk is aan de Euribor voor drie-maandsdeposito's die wordt bekendgemaakt door de Europese CentraleBank, vermeerderd met 1,5 procentpunt. Het toe te passen rentepercen-tage is het gemiddelde van de maand waarin de in de genoemde
artikelen bedoelde beschikking is bekendgemaakt.
3. Rente over de Sapard-eurorekening mag alleen voor het
programma worden gebruikt. Op deze rente mogen geen bedragen inverband met welke heffingen dan ook in mindering worden gebracht.
Artikel 12
Maatregelen op initiatief van de Commissie
Als de Commissie de jaarlijkse toewijzing als bedoeld in artikel 7, lid
4, van Verordening (EG) nr. 1268/1999 niet volledig aan de kandidaat-lidstaat toewijst, besluit de Commissie ad hoc hoe het niet toegewezenbedrag wordt gebruikt.
Artikel 13
Beschikking betreffende de goedkeuring van de rekeningen
1. Onverminderd de in artikel 14 bedoelde beschikkingen worden
voor elk boekjaar een jaaraangifte, in een door de Commissie bepaaldevorm, alsmede een verklaring en een auditrapport als vereist op grondvan artikel 6, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1258/1999,artikel 4 en artikel 5, lid1, ond er a), c) en e), en lid2, van Verord ening(EG) nr. 1663/95, opgesteld door de kandidaat-lidstaat en bij de
Commissie ingediend door de nationale ordonnateur.
2. De Commissie moet de in lid 1 bedoelde documenten uiterlijk op
30 april van het jaar volgende op het betrokken boekjaar ontvangenhebben.
Het bepaald e in artikel 7, lid1, eerste en voorlaatste volzin, lid2,
onder c), leden 3 en 4, van Verordening (EG) nr. 296/96 is van toepas-sing. Tot het boekjaar „n” worden alle transacties gerekend die onderhet boekjaar „n” in de rekeningen van het Sapard-orgaan zijn geboekt.
3. De Commissie geeft vóór 30 september van het jaar na het
betrokken boekjaar overeenkomstig artikel 7, lid3, van Verord ening(EG) nr. 1258/1999 en artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1663/95, debeschikking over de goedkeuring van de rekeningen van het Sapard-
orgaan, hierna „de beschikking betreffende de goedkeuring van de
rekeningen” genoemd. De beschikking betreffende de goedkeuring vande rekeningen omvat ook de goedkeuring van de Sapard-eurorekening.Deze goedkeuring omvat tevens de overeenkomstig artikel 9, lid 4, enartikel 11, lid 3, op de Sapard-eurorekening bij te schrijven bedragen.
4. De Commissie deelt de betrokken kandidaat-lidstaat vóór 31 juli
van het jaar na het betrokken boekjaar de resultaten van haar verifica-ties mee. Als de Commissie de rekeningen van een kandidaat-lidstaatniet vóór 30 september kan goedkeuren om redenen die zijn toe teschrijven aan de betrokken kandidaat-lidstaat, deelt de Commissie die2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 10
▼M1
▼B
▼B
kandidaat-lidstaat mee welke verdere onderzoeken zij voorstelt uit te
voeren.
5. Het bij de beschikking betreffende de goedkeuring van de reke-
ningen vastgestelde bedrag wordt normaliter opgeteld bij of
afgetrokken van een van de volgende betalingen van de Commissieaan de kandidaat-lidstaat. Wanneer het bij die beschikking vastgesteldeaf te trekken bedrag echter groter is dan eventuele volgende betalingen,wordt het bedrag dat niet door het saldo wordt gedekt binnen tweemaanden na kennisgeving van de beschikking in euro aan de
Commissie overgemaakt. De Commissie kan echter per geval besluiten
dat een aan haar over te maken bedrag wordt verrekend met door haarin het kader van een communautair instrument aan de kandidaat-lidstaat te betalen bedragen.
Artikel 14
Conformiteitsbeschikking
1. De Commissie moet een besluit, hierna „conformiteitsbeschik-
king” genoemd, nemen over de uitgaven die van medefinancieringdoor de Gemeenschap moeten worden uitgesloten, waarneer zij van
mening is dat de uitgaven niet overeenkomstig de in artikel 8, lid 1,
bedoelde voorschriften zijn gedaan.
2. De conformiteitsprocedure wordt uitgevoerd volgens de rege-
lingen en procedures die gelden voor de toepassing van artikel 7, lid4, van Verordening (EG) nr. 1258/1999 en artikel 8 van Verordening(EG) nr. 1663/95.
3. Een financiële correctie kan betekenen dat forfaitaire correcties
worden toegepast als het Sapard-orgaan niet de juiste controleproce-
dures heeft ingevoerd of dit orgaan die procedures niet juist heeft
toegepast, en ook dat wordt geweigerd om de geplande financiëlecorrectie te verrekenen met de uitgaven voor andere projecten.
4. Het overeenkomstig de op grond van lid 1 gegeven conformiteits-
beschikking terug te vorderen bedrag, wordt meegedeeld aan denationale ordonnateur, waarna deze ervoor zorgt dat dat bedrag binnen
twee maanden na de kennisgeving van de beschikking in euro aan de
Commissie wordt betaald. Het bedrag van de beschikking wordt nietopnieuw voor het Sapard-programma toegewezen. De Commissie kanechter per geval besluiten dat een aan haar over te maken bedrag wordtverrekend met door haar in het kader van een communautair instrumentaan de kandidaat-lidstaat te betalen bedragen.
Artikel 15
Bepalingen inzake registratie en controle
1. Het Sapard-orgaan en het nationaal fonds moeten de documenten
gedurende vijf jaar na de datum van de laatste betaling aan de begun-
stigde ter beschikking houden van de Commissie.
2. Wanneer overeenkomstig artikel 9 van Verordening (EG) nr.
1268/1999 controles worden uitgevoerd, gelden de bepalingen vanVerordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 (
1) en van artikel 8, leden 1
en 2, en artikel 9, leden 1 en 2, van Verordening (EG) nr. 1258/1999,mutatis mutandis voor de uitvoering van het Sapard-programma.
3. De bepalingen van Verordening (EG) nr. 1681/94 van de
Commissie (
2) betreffende onregelmatigheden en de inrichting van een
informatiesysteem worden door de kandidaat-lidstaten mutatis mutandistoegepast.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks
toepasselijk in elke lidstaat.2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 11
(1) PB L 292 van 15.11.1996, blz. 2.
(2) PB L 178 van 12.7.1994, blz. 43.
▼B
BIJLAGE
FUNCTIES VAN EEN SAPARD-ORGAAN EN ERKENNINGSCRITERIA
1. FUNCTIES
Het Sapard-orgaan moet ten aanzien van de uitgaven in het kader van
Sapard de volgende hoofdfuncties vervullen:
1.1. Vastleggingen en betalingen goedkeuren: het doel van deze functie is te
komen tot de vaststelling van het bedrag dat aan een aanvrager of leve-
rancier wordt betaald overeenkomstig de voorschriften van de
financieringsovereenkomst, met name die welke betrekking hebben op
de subsidiabiliteit van aanvragen voor goedkeuring en betalingsaan-
vragen, naleving van betalingsverplichtingen die zijn aangegaan in
verband met de goedkeuring van projecten, de naleving van aanbeste-
dings- en gunningsprocedures en verificatie van uitgevoerde
werkzaamheden en geleverde diensten.
1.2. Betalingen uitvoeren: deze functie houdt in dat aan de banken waarmee
het orgaan werkt, of, in voorkomend geval, aan een betaaldienst van de
overheid opdracht wordt gegeven om het toegestane bedrag aan de
aanvrager (of zijn gevolmachtigde) uit te betalen.
1.3. De administratie van de vastleggingen en de betalingen voeren: deze
functie houdt in dat de vastleggingen en de betalingen van in de aparte
boekhouding van het orgaan over de uitgaven van Sapard, normaliter
een geautomatiseerd systeem, worden geregistreerd en dat periodieke
uitgavenstaten worden opgesteld, inclusief de voor de Commissie
bestemde periodieke en jaaraangiften. In de boekhouding moeten ook
nadere gegevens betreffende terug te vorderen schulden worden geregi-
streerd.
1.4. Controle: deze functie houdt in dat de feiten waarop de aanvragen om
goedkeuring of betaling zijn gebaseerd, moeten worden gecontroleerd
om nogmaals na te gaan of zij voldoen aan de voorschriften van de finan-
cieringsovereenkomst en de voorwaarden en criteria van de vastlegging.
Deze controle omvat eventueel aan het project voorafgaande selectiecon-
troles, nameting, kwaliteits- en kwantiteitscontroles van geleverde
goederen of diensten, een analyse of een steekproefcontrole, aan de beta-
ling voorafgaande controles en controles van eventuele andere speciale
bepalingen in de financieringsovereenkomst ten aanzien van de subsidia-
biliteit van de uitgaven, enz. Om vast te kunnen stellen of de uitgaven
subsidiabel zijn, moeten deze controles eventueel technisch onderzoek
omvatten, zoals financieel-economische beoordelingen en specifieke land-
bouwkundige, technische of wetenschappelijke controles.
1.5. Verslaggeving: deze functie houdt in dat ervoor wordt gezorgd dat over
individuele projecten en maatregelen zo verslag wordt uitgebracht dat
doeltreffende en doelmatige uitvoering van de maatregel gegarandeerd is.
2. CRITERIA
2.1. In de administratieve structuur van het Sapard-orgaan moeten de drie
functies (goedkeuring, uitvoering en administratie van betalingen)
gescheiden zijn en elk onder de bevoegdheid vallen van een afzonderlijke
administratieve eenheid waarvan de taken in een organisatieschema zijn
omschreven.
2.2. Het Sapard-orgaan moet de volgende procedures toepassen, of andere die
dezelfde waarborgen bieden:
2.2.1. Het Sapard-orgaan dient gedetailleerde schriftelijke instructies op te
stellen over de ontvangst van documenten, de registratie en de verwer-
king van aanvragen voor projecten, betalingsaanvragen, facturen,
bijbehorende bewijzen, en controleverslagen, met inbegrip van een
beschrijving van alle te gebruiken documenten.
Deze instructies moeten ervoor zorgen dat uitsluitend betalingsaanvragen
of projecten worden verwerkt die aan de criteria voldoen.
2.2.2. De taakverdeling dient zo te zijn dat geen enkele functionaris op enig
moment voor een project tegelijk meer dan één van de volgende taken
heeft — goedkeuring van projecten, uitvoering van betalingen, of boekingvan betalingen — en dat geen enkele functionaris één van genoemde
taken uitvoert zonder dat door een tweede functionaris toezicht op zijn
werk wordt uitgeoefend. De taak van iedere functionaris moet schriftelijk
worden vastgelegd, met vermelding van de financiële grenzen van zijn
bevoegdheid. Er dient te worden gezorgd voor adequate opleiding, en2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 12
▼B
voor een rouleringssysteem voor personeel op sleutelposities, of, als niet
zo'n systeem wordt toegepast, voor een verscherpt toezicht.
2.2.3. Iedere functionaris die verantwoordelijk is voor goedkeuring voor vast-
leggingen of voor betalingen, moet in het bezit zijn van een lijst van
alle uit te voeren controles. Hij moet bij de bewijsstukken bij een beta-
lingsaanvraag een verklaring voegen waarin hij bevestigt dat deze
controles inderdaad zijn uitgevoerd. Deze verklaring mag ook elektro-
nisch worden gegeven, mits de voorwaarden van punt 2.2.6 worden
nageleefd.
Er moet met documentatie aangetoond kunnen worden dat het werk is
gecontroleerdd oor een hogere functionaris. De analyse, evaluatie en
goedkeuring van de projecten moet in een schriftelijk verslag worden
vastgelegd. De projecten moeten worden geanalyseerd aan de hand van
de beginselen voor degelijk en efficiënt beheer.
2.2.4. Goedkeuring voor een aanvraag/een betalingsaanvraag mag pas worden
gegeven nadat toereikende controles zijn uitgevoerd om na te gaan of de
aanvraag in overeenstemming is met de bepalingen van de financierings-
overeenkomst en met het Sapard-programma. Het gaat daarbij onder meer
om de controles die zijn voorgeschreven in de bepalingen betreffende de
specifieke maatregelen in het kader waarvan de steun wordt aangevraagd.
Verder, rekening houdende met de risico's, om de controles die nodig zijn
om fraude en onregelmatigheden te voorkomen en op te sporen.
In het kader van de goedkeuring voor vastleggingen/betalingen moeten
voor alle aanvragen onder andere de volgende punten worden gecontro-
leerd: naleving van de voorwaarden, subsidiabiliteit, volledigheid van de
documenten, juistheid van de als bewijs verstrekte documenten, datum
van ontvangst, enz.
De uit te voeren controles moeten worden aangegeven op een controlelijst
en uitvoering van de controles dient voor iedere aanvraag/betalingsaan-
vraag of voor iedere groep daarvan genoteerd te worden.
Voor de levering van diensten/goederen dient de controle te bestaan uit:— administratieve controle aan de hand van documenten: om na te gaan
dat de gegevens over hoeveelheid, kwaliteit en prijs van de goederen
of diensten die op de factuur zijn vermeld in overeenstemming zijn
met de bestellingen;
— fysieke controle: om ervoor te zorgen dat de hoeveelheid en kwaliteit
van de goederen of diensten overeenkomen met hetgeen is vermeld op
de factuur/de aanvraag om betaling.
Wanneer voorschotten worden betaald of wanneer tussentijdse betalingen
worden gedaan, is het ook toegestaan om de controles uit te voeren in de
periode waarin de diensten worden geleverd.
2.2.5. De procedures moeten waarborgen dat betalingen uitsluitend worden
verricht aan de rechthebbende, op zijn bankrekening of aan zijn gevol-
machtigde. Binnen vijf werkdagen nadat het bedrag ten laste van de
bankrekening van Sapard is gebracht, moet dat bedrag worden overge-
maakt door de bank waarmee dit orgaan werkt of, in voorkomend geval,
door een betaaldienst van de overheid of moet de desbetreffende cheque
per post worden toegezonden. Er moeten procedures worden vastgesteld
om te garanderen dat de eurorekening van Sapard weer gecrediteerd
wordt voor alle niet-overgemaakte bedragen of niet-verzilverde cheques.
Er mag niet in contanten worden uitbetaald. De functionaris die goedkeu-
ring mag geven voor betaling en/of de functionaris die toezicht op hem
uitoefent, mogen hun goedkeuring langs elektronische weg geven, op
voorwaarde dat het betrokken systeem voldoende beveiligd is en de iden-
titeit van de ondertekenaar(s) in het computerbestand ingevoerd wordt.
2.2.6. Als aanvragen, betalingsaanvragen of facturen worden verwerkt met
gebruik van een computersysteem, moet dat zo worden beveiligd en
gecontroleerdd at:
— alle ingevoerde gegevens zo worden gevalideerd dat foutief inge-
voerde gegevens worden opgespoord en gecorrigeerd;
— geen gegevens ingevoerd, gewijzigd of gevalideerd kunnen worden
door anderen dan daartoe bevoegde functionarissen die een eigen
wachtwoordhebben;
— de identiteit van iedere ambtenaar die gegevens of programma's
invoert of wijzigt, geregistreerdword t in een operations logboek. De
wachtwoorden moeten regelmatig worden gewijzigd om misbruik te
voorkomen. Toegang tot de computersystemen door onbevoegden
moet door fysieke controles worden belet. Back-upkopieën van de
gegevens moeten worden opgeslagen in een afzonderlijke, beveiligde
ruimte. Het invoeren van gegevens moet via een systeem van logische
controles worden bewaakt, zodat inconsistente of buitengewone gege-
vens worden opgespoord.2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 13
▼B
2.2.7. Het orgaan moet procedures toepassen die ervoor zorgen dat wijzigingen
in de steunbedragen of voorwaarden voor de steunverlening geregistreerd
worden en dat de betrokken instructies, databanken en controlelijsten
tijdig worden bijgewerkt.
2.3. De goedkeuring en de controle mogen geheel of gedeeltelijk aan andere
instanties gedelegeerd worden, voor zover aan alle onderstaande voor-
waarden wordt voldaan:
2.3.1. De taken en verplichtingen van deze andere instanties, met name ten
aanzien van de controle op en de verificatie van de naleving van de bepa-
lingen van de financieringsovereenkomsten moeten duidelijk omschreven
zijn.
2.3.2. De instanties moeten beschikken over doeltreffende systemen om hun
taken behoorlijk te vervullen.
2.3.3. De instanties moeten het orgaan de uitdrukkelijke bevestiging geven dat
zij hun taken daadwerkelijk uitvoeren, en de daartoe ingezette middelen
beschrijven.
2.3.4. Het Sapard-orgaan moet geregeld en tijdig worden ingelicht over de
resultaten van de controles, zodat, voordat een betalingsaanvraag wordt
goedgekeurd of afgewikkeld of een factuur wordt betaald, steeds in
aanmerking kan worden genomen of de controles toereikend waren. De
verrichte controlewerkzaamheden moeten uitvoerig worden beschreven
in een verslag bij elke aanvraag om betaling of reeks aanvragen dan
wel, in voorkomendgeval, in een verslag over het hele jaar. Bij het
verslag moet een verklaring worden gevoegd over de subsidiabiliteit van
de geaccepteerde aanvragen en over de aard, omvang en limieten van de
uitgevoerde controlewerkzaamheden. Uitgevoerde fysieke en/of admini-
stratieve controles moeten worden opgegeven met beschrijving van de
methode. De resultaten van alle controles, alsmede de naar aanleiding
van afwijkingen en onregelmatigheden getroffen maatregelen moeten
worden gerapporteerd. Aan het Sapard-orgaan moeten de nodige bewijs-
stukken worden overgelegd, zodat zekerheid wordt verschaft dat voor die
aanvragen voor betaling of die facturen waarvoor de betaling is toege-
staan alle vereiste controles op de subsidiabiliteit ervan zijn uitgevoerd.
2.3.5. Voordat het project wordt goedgekeurd en voordat de uitgaven worden
betaald, dient het Sapard-orgaan zich ervan te vergewissen dat de andere
instanties de procedures hebben gevolgd die voldoen aan de criteria van
deze bijlage.
2.3.6. Er moeten duidelijke criteria voor de beoordeling van de aanvragen en
voor het vaststellen van een prioriteitsrangorde worden vastgesteld en in
documenten worden vastgelegd.
2.3.7. Als documenten in verband met goedgekeurde aanvragen om betaling,
gedane uitgaven en uitgevoerde controles door de andere instanties
worden bewaard, moet zowel door deze instanties als door het Sapard-
orgaan een procedure worden ingevoerd om te registreren waar alle docu-
menten die specifieke betalingen door het orgaan betreffen, opgeslagen
liggen, en om te garanderen dat deze documenten in de kantoren van
het orgaan ter inzage liggen na een verzoek dienaangaande van de
personen en instanties die normaliter gerechtigd zijn om deze documenten
te controleren, dat wil zeggen onder meer:
— het personeel van het orgaan dat de betalingsaanvraag behandelt,
— de dienst interne audit van het orgaan,
— de instantie die de jaaraangifte van het orgaan certificeert,
— de daartoe gemachtigde ambtenaren van de Europese Unie.
2.3.8. Tussen het Sapard-orgaan en de instanties waaraan de functies van het
Sapard-orgaan zijn gedelegeerd, moeten schriftelijke overeenkomsten
worden gesloten. In die overeenkomsten moeten de functies die door debetrokken instantie moeten worden uitgevoerd, duidelijk worden aange-
geven en ook welke bewijsdocumenten en verslagen binnen aangegeven
termijnen aan het Sapard-orgaan moeten worden toegezonden. Er moet
een organisatieschema worden opgesteld over de hele organisatie, inclu-
sief de functies die zijn gedelegeerd aan andere instanties.
In de overeenkomst moet een bepaling worden opgenomen dat ambte-
naren van de Commissie en de Rekenkamer toegang hebben tot
informatie die door de instanties waaraan is gedelegeerd, wordt bewaard
en dat zij de aanvragen mogen onderzoeken, alsmede controles mogen
uitvoeren bij projecten en bij ontvangers van steun.
2.4. De boekhoudprocedures moeten zo zijn dat de aan de Commissie
verstrekte aangiften van de uitgaven volledig en nauwkeurig zijn (juiste
naam van het project of van de rekening) en tijdig worden ingediend, en
dat fouten of omissies ontdekt en gecorrigeerd worden, met name door2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 14
▼B
controles en vergelijkingen die worden uitgevoerd met tussenpozen van
ten hoogste drie maanden.
De boekhoudprocedures van het Sapard-orgaan moeten de garantie bieden
dat de boekhouding voor ieder regionaal kantoor per project, contract of
maatregel/deelmaatregel, in euro en in nationale valuta, een opgave kan
verstrekken van de totale kosten, de aangegane betalingsverplichtingen
voor uitgaven, de tussentijdse betalingen en de saldobetalingen. Er
moeten uiterste termijnen worden vastgesteld, zodat vastleggingen
vervallen wanneer werkzaamheden niet binnen een overeengekomen
termijn zijn uitgevoerd. De vervallen vastleggingen moeten adequaat in
de boekhouding worden geregistreerd.
2.5. Het Sapard-orgaan dient te beschikken over een dienst interne audit. Deze
dienst of een gelijkwaardige procedure moet waarborgen dat de interne
controle van het orgaan doeltreffend werkt; de interne audit dient onaf-
hankelijk te zijn van de andere diensten van het orgaan en moet
rechtstreeks rapporteren aan de leiding van het orgaan. De interne audit
dient te verifiëren dat de procedures die het orgaan vaststelt waarborgen
dat wordt voldaan aan de eisen van het programma en van de financie-
ringsovereenkomst en dat de boekhouding nauwkeurig en volledig is en
tijdig wordt bijgewerkt. Verificaties van maatregelen mogen beperkt
blijven tot bepaalde maatregelen/deelmaatregelen en groepen transacties,
op voorwaarde dat via een controleschema wordt gewaarborgd dat alle
belangrijke werkterreinen, met inbegrip van de afdelingen/instanties die
verantwoordelijk zijn voor het verstrekken van goedkeuringen voor vast-
leggingen of betalingen en de instanties waaraan die functies zijn
gedelegeerd, binnen een periode van ten hoogste drie jaar worden gecon-
troleerd. De dienst voor interne audit moet volgens internationaal
aanvaarde auditnormen werken en zijn werkzaamheden vastleggen in
werkdocumenten. Een en ander moet resulteren in verslagen en aanbeve-
lingen aan de leiding van het orgaan. De controleprogramma's en
controlerapporten dienen uitsluitend voor evaluatie van de effectiviteit
van de interne audit ter beschikking te worden gesteld van de met de
certificering belaste instantie en van de door de Europese Unie aange-
wezen functionarissen, die de opdracht hebben gekregen financiële
audits uit te voeren.
2.6. De bepalingen die in de kandidaat-lidstaten gelden voor overheidsop-
drachten inzake diensten en leveranties dienen in overeenstemming te
zijn met de bepalingen in de handleiding van de Commissie (1) getiteld
„Service, supply andwork contracts conclud edwithin the framework of
Community cooperation for the thirdcountries”, behalve wat betreft d e
bepaling inzake de goedkeuring vooraf door de Commissie.
2.7. Diensten, machines en leveranties die door particuliere bedrijven worden
geleverd, moeten afkomstig zijn uit de Gemeenschap of uit de in artikel
1, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1268/1999 genoemde landen.
Hetzelfde geldt voor leveranties en installaties die door een contractant
worden aangekocht voor de uitvoering van contracten voor diensten of
werkzaamheden, als de leveranties of de installaties, na uitvoering van
het contract, onderdeel zijn van het project.
2.8. Voor verbeurde zekerheden, terugbetaalde bedragen, enz. moet het orgaan
een systeem opzetten over alle betrokken schulden die op de euroreke-
ning van Sapard moeten worden overgemaakt en deze schulden, voordat
ze ontvangen zijn, in een debiteurenadministratie opnemen. Deze debiteu-
renadministratie moet op gezette tijden gecontroleerd worden met het oog
op invordering van vervallen schulden.
2.9. Het Sapard-orgaan maakt op zodanige wijze bekend dat steun beschik-
baar is dat alle potentiële projectbeheerders/projectuitvoerders hiervan op
de hoogte kunnen zijn zodat het zo breed mogelijk kan selecteren.
Aanvraagformulieren met duidelijke aanwijzingen voor het invullen
daarvan en waarbij ook de voorwaarden worden vermeld om voor steun
in aanmerking te komen, moeten worden opgesteld voordat met de
uitvoering van het programma wordt begonnen.
2.10. Tijdige verwerking van aanvragen van begunstigden.2.11. Het Sapard-orgaan voert een adequaat systeem in voor verslaggeving
over de stand van uitvoering van ieder project ten opzichte van vooraf
vastgestelde indicatoren. Zo nodig moeten deze indicatoren, na goedkeu-
ring door het Toezichtcomité, worden herzien.2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 15
(1) SEC(1999) 1801 def. „Service, supply and work contracts concluded within the frame-
work of Community cooperation for the thirdcountries”.
▼B
Bij achterstand ten opzichte van vooraf bepaalde doelstellingen moeten
maatregelen worden genomen. Alle maatregelen die zijn genomen, dienen
toegankelijk te worden vastgelegd.
Er wordt een informatiesysteem voor het projectbeheer ingevoerd met
behulp waarvan snel verslagen over projecten en maatregelen kunnen
worden uitgebracht. Deze verslagen worden op verzoek beschikbaar
gesteld aan de Beheersautoriteit, het Toezichtcomité en de Commissie.2000R2222 — NL — 04.02.2003 — 002.001 — 16