1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 1
Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de instellingen
►B VERORDENING (EURATOM, EGKS, EG) Nr. 3418/93 VAN DE COMMISSIE
van 9 december 1993
houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Regle-
ment van 21 december 1977
(PB L 315 van 16.12.1993, blz. 1)
Gewijzigd bij:
Publicatieblad
nr. blz. datum
►M1Besluit 97/594/EGKS, EG, Euratom van de Commissie van 30 juli 1997 L 239 54 30.8.1997
►M2Besluit 98/539/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 7 september
1998L 252 67 12.9.1998
►M3Besluit 1999/537/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 23 juli
1999L 206 24 5.8.1999
►M4Besluit 2000/716/EG van de Commissie van 16 november 2000 L 290 52 17.11.2000
►M5Besluit 2001/642/EG van de Commissie van 21 augustus 2001 L 226 7 22.8.2001
►M6Verordening (EG) nr. 1687/2001 van de Commissie van 21 augustus
2001L 228 8 24.8.2001
►M7Besluit 2002/443/EG van de Commissie van 12 juni 2002 L 153 15 13.6.2002
NB: Deze geconsolideerde versie bevat referenties naar de Europese rekeneenheid en/of ecu. Vanaf 1 januari 1999 moeten
beide worden gelezen als referentie naar de euro — Verordening (EEG) nr. 3308/80 van de Raad (PB L 345 van20.12.1980, blz. 1) en Verordening (EG) nr. 1103/97 van de Raad (PB L 162 van 19.6.1997, blz. 1).
▼B
VERORDENING (EURATOM, EGKS, EG) Nr. 3418/93 VAN DE
COMMISSIE
van 9 december 1993
houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepa-
lingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap
voor Kolen en Staal,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap
voor Atoomenergie,
Gelet op de Verordening van de Raad van 21 december 1977 houdende
Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der
Europese Gemeenschappen(
1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening
(Euratom, EGKS, EEG) nr. 610/90(2), inzonderheid op artikel 126,
Na raadpleging van het Europees Parlement en de Raad,Gezien de adviezen van, respectievelijk, het Hof van Justitie, de
Rekenkamer en het Economisch en Sociaal Comité,
Overwegende dat in sommige bepalingen van de artikelen 11, 22, 23,
24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 56, 58, 59, 60, 63,64 bis, 65, 66, 70, 70 bis, 75, 94, 97 en 123 van het Financieel Regle-ment uitdrukkelijk is bepaald dat uitvoeringsvoorschriften dienen te
worden vastgesteld;
Overwegende dat Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS van de
Commissie(
3) een aantal aanpassingen behoeft, met name naar aanlei-
ding van de herziening van het Financieel Reglement;
Overwegende dat het dienstig is uitvoeringsvoorschriften vast te stellen
ten einde de behandeling van bepaalde bijdragen van derden aancommunautaire activiteiten duidelijker te regelen;
Overwegende dat het om redenen van duidelijkheid en rationaliteit
dienstig is de geldende uitvoeringsvoorschriften in één tekst samen te
brengen en om Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS in te
trekken;
Overwegende dat de vaststelling van deze uitvoeringsvoorschriften niet
belet dat te gelegener tijd nog andere uitvoeringsvoorschriften wordenvastgesteld waarin in het Financieel Reglement niet uitdrukkelijk is
voorzien maar waarvan naderhand de wenselijkheid mocht blijken,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
TITEL I
EVALUATIE VAN DE UITGAVEN
(Artikel 2 van het Financieel Reglement)
Artikel 1
1. Alle voorstellen voor nieuwe programma's of acties die uitgaven
voor de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 2
(1) PB nr. L 356 van 31. 12. 1977, blz. 1.
(2) PB nr. L 70 van 16. 3. 1990, blz. 1.
(3) PB nr. L 360 van 19. 12. 1986, blz. 1.▼M6
▼B
▼M6
▼M6
meebrengen, worden onderworpen aan een evaluatie vooraf. Hierbij
wordt het volgende vastgesteld:
a) de behoefte waarin op korte of lange termijn moet worden voorzien,
b) de te bereiken doelen,
c) de verwachte resultaten en de voor het beoordelen hiervan bijbeho-
rende indicatoren,
d) de toegevoegde waarde van de communautaire bijstandsverlening,
e) de aan de voorstellen verbonden risico's, inclusief fraude, en de
alternatieven,
f) de lering die uit reeds verrichte soortgelijke activiteiten is
getrokken,
g) het bedrag van de toe te wijzen kredieten, personele middelen en
andere administratieve uitgaven met inachtneming van het kostenef-fectiviteitsbeginsel,
h) het in te stellen toezichtsysteem.
2. Alle programma's en acties worden vervolgens onderworpen aan
een evaluatie achteraf met betrekking tot de toegewezen personele en
financiële middelen en de behaalde resultaten, om na te gaan of de
doelstellingen zijn bereikt.
3. De bij de uitvoering van een meerjarenprogramma behaalde resul-
taten worden geregeld geëvalueerd, volgens een tijdschema dat demogelijkheid biedt met de uitkomsten van deze evaluatie rekening tehouden bij de beslissingen over de voortzetting, wijziging of stopzet-ting van het programma.
Op jaarbasis gefinancierde acties worden ten minste om de zes jaar op
de behaalde resultaten geëvalueerd.
TITEL I bis
VOORWAARDEN VOOR DE TOEPASSING VAN DE ►M6 EURO ◄
OP DE ONTVANGSTEN EN DE UITGAVEN
Artikel 1
De►M6euro◄en de nationale valuta's worden in beginsel omgere-
kend tegen de in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen
gepubliceerde dagkoers van de ►M6euro◄. Overeenkomstig het
bepaalde in artikel 11, lid 4, van het Financieel Reglement worden de
►M6euro◄en de nationale valuta's evenwel voor de in de artikelen
69 tot en met 72 van het Financieel Reglement bedoelde boekhoudingomgerekend tegen de maandelijkse koersen van de ►
M6euro◄die
worden berekend op basis van de koersen van de voorlaatste werkdagvan de maand die voorafgaat aan de maand waarvoor de koersen
worden bepaald.
Artikel 1 bis
1. De Commissie stelt aan de hand van de door de Europese
Centrale Bank vastgestelde en in het Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen gepubliceerde referentiekoersen de koers van de
euro vast in de verschillende deviezen die de instellingen bij de uitvoe-ring van de begroting gebruiken.
2. De omrekeningen tussen de euro en de nationale valuta's worden
verricht tegen de in het Publicatieblad van de Europese Gemeen-
schappen gepubliceerde dagkoers. Overeenkomstig het bepaalde in
artikel 11, lid 4, van het Financieel Reglement worden de euro en de
nationale valuta's evenwel voor de in de artikelen 69 tot en met 72van het Financieel Reglement bedoelde boekhouding omgerekend tegende maandelijkse koersen van de euro die worden berekend op basis vande koersen van de voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaataan de maand waarvoor de koersen worden bepaald.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 3
▼B
▼M6
▼M6
3. Wat de deviezen betreft waarvan de dagkoers niet in het Publica-
tieblad van de Europese Gemeenschappen wordt gepubliceerd, bepaalt
de Commissie de koers van de euro ten opzichte van deze deviezen
door gebruik te maken van alle informatiebronnen die zij betrouwbaar
acht.
Artikel 2
Wanneer de voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen en
de vaststellingen van schuldvorderingen in een nationale valuta worden
gesteld, geschiedt de omrekening in ►M6euro◄volgens het
bepaalde in ►M6artikel 1 bis ◄.
De desbetreffende betalings- en invorderingsopdracht kunnen slechts in
dezelfde valuta worden gesteld.
Het in►M6euro◄uitgedrukte bedrag van het saldo van een beta-
lingsverplichting en van een vastgestelde schuldvordering die in een
nationale valuta luiden, wordt bij elke maandelijkse afsluiting van de
begrotingsboekhouding geherwaardeerd. De laatste herwaardering vanhet begrotingsjaar geschiedt, wat het saldo van de betalingsverplich-tingen betreft, tegen de koers van december; het saldo van devastgestelde schuldvorderingen wordt met het oog op de opstellingvan de balans tegen de koers van 31 december geherwaardeerd.
Wanneer een muntherschikking heeft plaatsgevonden, kunnen de saldi
ook in de loop van de maand worden herberekend.
Artikel 3
In afwijking van het bepaalde in ►
M6artikel 1 bis ◄wordt voor de
maand „n” uit hoofde waarvan de door het EOGFL-Garantie gefinan-cierde uitgaven overeenkomstig artikel 3, lid 5, van►
M6Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commissie ◄(1) zijn
aangemeld, gebruik gemaakt van de koers van de tiende dag van de
maand „n+1” of van die van de eerste voorafgaande dag waarvoor een
algemene notering beschikbaar is.
Deze koers wordt ook gebruikt voor de overeenkomstige voorschotten
als bedoeld in de artikelen 4 en 5 van ►M6Verordening (EG) nr.
296/96 van de Commissie ◄.
De verschillen in nationale valuta tussen de voor de maand „n” ter
beschikking van de Lid-Staten gestelde financiële middelen en de
voor dezelfde maand geboekte uitgaven worden in ►M6euro◄
omgerekend tegen de koers van de tiende dag van de maand „n+2”.
Artikel 4
Voor de berekening van de bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog
te vereffenen betalingsverplichtingen en, wat de niet-gesplitstekredieten betreft, voor de vaststelling van de over te dragen kredieten
wordt van de koersen van de ►
M6euro◄van december gebruik
gemaakt.
De betalingen ten laste van een begrotingsjaar die van 1 tot en met 15
januari van het volgende begrotingsjaar worden verricht, worden in debegrotingsboekhouding tegen de ►
M6euro◄-koers van december
geboekt.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 4
(1) PB nr. L 249 van 8. 9. 1988, blz. 9.▼B
▼B
Artikel 5
De nog te vereffenen betalingsverplichtingen worden, wat de niet-
gesplitste kredieten betreft, ten belope van de overgedragen bedragenin nationale valuta of in ►
M6euro◄betaalbaar gesteld; de beta-
lingen worden tegen de koers van de dag van betaling geboekt. Bij deberekening van het saldo van het begrotingsjaar wordt overeenkomstig
artikel 15 van Verordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89 van de
Raad(
1) rekening gehouden met, per begrotingspost, de eventuele over-
schrijding van het bedrag van de overgedragen kredieten.
Wat de gesplitste kredieten betreft, worden de bij de herberekeningen
vastgestelde aanpassingen van de nog te betalen betalingsverplichtingen
van voorafgaande begrotingsjaren in de begrotingsboekhouding vastge-steld en in de tabel van betaalbaarstelling van betalingsverplichtingenvan voorafgaande begrotingsjaren in de jaarrekening opgenomen.
TITEL II
DELEGATIES EN UITBESTEDING
(Artikel 22 van het Financieel Reglement)
Artikel 6
In de besluiten waarbij overeenkomstig het bepaalde in artikel 22, lid
4, van het Financieel Reglement bevoegdheden worden gedelegeerd,worden de functionarissen van de Instelling aangewezen die bevoegdzijn in plaats van de delegatiegever te ondertekenen.
In deze besluiten wordt verwezen naar de bepalingen van het in artikel
22, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde reglement van orde,waarin de voorwaarden zijn omschreven waaronder de delegatie vanbevoegdheden geschiedt.
Artikel 7
Van de in artikel 6 bedoelde besluiten, waarbij een specimen van de
handtekening van de functionaris aan wie de bevoegdheden zijn gede-legeerd, wordt gevoegd, wordt kennis gegeven aan:
— de delegatieverkrijger;
— de rekenplichtige van de Instelling, die geen enkele betaling mag
uitvoeren waartoe door niet-bevoegde functionarissen opdracht isgegeven;
— de financieel controleur van de Instelling, tot wiens taak het in het
bijzonder behoort de wettigheid en de regelmatigheid van de
ontvangsten en uitgaven te controleren;
— de ordonnateurs, uitsluitend voor zover het delegatie van bevoegd-
heden door de financieel controleur of de rekenplichtigerespectievelijk subdelegaties door de gedelegeerde ordonnateurs
binnen de grenzen van de aan dezen gedelegeerde bevoegdheden
betreft;
— de Rekenkamer.
Van een besluit tot beëindiging van een delegatie van bevoegdheden
wordt op dezelfde wijze kennis gegeven.
Artikel 8
Het delegatiebesluit vermeldt steeds de grenzen waarbinnen de delega-
tieverkrijgers voorstellen tot vaststelling van schuldvorderingen,inningsopdrachten, voorstellen tot het aangaan van betalingsverplich-tingen en betalingsopdrachten mogen opstellen, alsmede de nummersvan artikelen en posten waarop de delegatie van bevoegdheden betrek-1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 5
(1) PB nr. L 155 van 7. 6. 1989, blz. 1.▼M6
▼B
▼B
king heeft, en, in voorkomend geval, de duur waarvoor de delegatie
van bevoegdheden geldt.
Artikel 9
Elke Instelling stelt overeenkomstig de bepalingen van het Financieel
Reglement van onderhavige verordening de maatregelen betreffendehet beheer van de kredieten vast die haar voor de goede uitvoering
van haar begrotingsafdeling nodig lijken.
Elke Instelling stelt een document op waarin de daartoe vastgestelde
interne voorschriften worden samengebracht. Dit document bevat dehoofdregels voor de verdeling van de bevoegdheden van de ordonna-teurs en de beheerders met betrekking tot de uitvoering van de bij de
afdeling van de respectieve Instellingen behorende staat van uitgaven
en staat van ontvangsten.
Het in de tweede alinea bedoelde document en elke andere interne
instructie van algemene aard op budgettair en boekhoudkundig gebied
worden aan alle bij het begrotingsbeheer betrokken diensten en aan de
Rekenkamer gezonden.
Artikel 9 bis
De delegatiegever en de delegatieverkrijger moeten, voordat zij een
handeling ter uitvoering van de begroting verrichten, hun directe chefschriftelijk in kennis stellen van eventuele belangenverstrengelingen of
-conflicten die van invloed kunnen zijn op de onpartijdige en objec-
tieve uitoefening van hun functie. Deze belangenverstrengelingen of -conflicten kunnen met name het gevolg zijn van familiebanden, vriend-schap, politieke verwantschap, nationaliteit, economische belangen ofenige andere verwantschap met de begunstigde. De directe chef vande delegatiegever of de delegatieverkrijger verklaart schriftelijk of er
al dan niet sprake is van belangenverstrengeling of -conflict. Indien
dat het geval is, kan de handeling niet door de betrokken delegatie-gever of delegatieverkrijger worden verricht.
Wanneer hij het bestaan van een dergelijke verstrengeling of conflict
van belangen verzuimt te melden, is de delegatiegever of de delegatie-
verkrijger tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijkovereenkomstig het bepaalde in de artikelen 73 tot en met 77 van hetFinancieel Reglement. Dit is tevens het geval wanneer zij een hande-ling ter uitvoering van de begroting verrichten terwijl hun directe chefheeft verklaard dat sprake is van een verstrengeling of conflict van
belangen.
Artikel 9 ter
Om de doorzichtigheid van de uitbestede verrichtingen te waarborgen,
worden de kosten en de uitgaven in verband met het beheer afzonder-
lijk geboekt en worden de renteopbrengsten en andere baten op de
middelen die de medecontractant van de Commissie heeft ontvangen,vastgesteld.
De contracten moeten de gepaste clausules bevatten, met name betref-
fende de behandeling van de renteopbrengsten en andere baten, het
bijhouden van de rekeningen en de terugvordering van onverschuldigdbetaalde bedragen.
De regels voor het beheer van de middelen die ter beschikking van
onderaannemers worden gesteld, met name met het oog op betalingen
aan de begunstigden van communautaire programma's of acties,alsmede de beroepsregels met betrekking tot onder andere onverenig-baarheid, belangenverstrengeling en vertrouwelijkheid, wordenvastgesteld in de contracten die de instelling sluit met de onderaan-nemer.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 6
▼M6
▼B
TITEL III
BEHEER MET BEHULP VAN GEÏNTEGREERDE INFORMATIESYS-
TEMEN
(Artikel 23 van het Financieel Reglement)
Artikel 10
1. Onder ►M6„geïntegreerde informatiesystemen” ◄, in de zin
van artikel 23 van het Financieel Reglement wordt verstaan, computer-programma's voor beheer en boekhouding waarbij de ordonnateur, de
financieel controleur en de rekenplichtige worden betrokken en die in
onderlinge overeenstemming tussen deze diensten worden ingevoerd.
2. Voor het gebruik van de in lid 1 bedoelde systemen geldt dat:
a) het systeem controle van de beschikbaarheid van kredieten voor de
voorgestelde verrichting mogelijk moet maken en elke verrichting
waarvoor geen krediet beschikbaar is, moet afwijzen;
b) het systeem zodanig moet zijn dat elke verrichting uitsluitend door
de bij de diensten van de ordonnateur, de financieel controleur en derekenplichtige gemachtigde ambtenaren wordt behandeld overeen-komstig de door elke Instelling op grond van artikel 9 getroffenregelingen;
c) het systeem de waarborg moet bieden dat de functies van ordonna-
teur, financieel controleur en rekenplichtige daadwerkelijkgescheiden zijn;
d) de Instelling erop dient toe te zien dat de gegevens en het gebruik
van het systeem door haar interne en externe procedures beveiligd
zijn;
e) de Instelling erop dient toe te zien dat de fysieke veiligheid van het
systeem gewaarborgd is;
f) onverminderd het bepaalde in de artikelen 84, 87 en 89 van het
Financieel Reglement kan elke Instelling, indien de ordonnateur, de
financieel controleur en de rekenplichtige het onderling eens zijn dat
het systeem, wat de veiligheidseisen betreft, voldoende garantiesbiedt, besluiten de voorheen gebruikte papieren formulieren, metname die voor voorstellen voor het aangaan van betalingsverplich-tingen, voor ►
M6de betalingsopdrachten, de geraamde
schuldvorderingen en de inningsopdrachten. Dit geldt ook voor de
vervanging van de originele bewijsstukken door de systemen voor
elektronisch documentenbeheer. ◄
3. Wanneer het beheer wordt gevoerd met behulp van informatiesys-
temen die in overeenstemming zijn met de leden 1 en 2, mogen deverificaties die de rekenplichtige verricht om de betalingen geldig teverklaren, worden aangevuld door regelmatige, zo nodig ter plaatse teverrichten verificaties van deze systemen.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 7
▼M6
▼B
TITEL IV
REGELING VOOR DE REKENPLICHTIGE, DE ONDERGESCHIKT
REKENPLICHTIGEN EN DE BEHEERDERS VAN GELDEN TER
GOEDE REKENING
(Artikelen 25 en 75 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Algemene bepalingen
Artikel 11
Elke Instelling stelt bij een met redenen omkleed besluit een reken-
plichtige aan, die wordt belast met:
— enerzijds, de invordering van de schuldvorderingen, de inning van
de ontvangsten, de betaling van de uitgaven en het beheer van dekasmiddelen;
— anderzijds, het voeren van de boekhouding en de voorbereiding van
de financiële overzichten overeenkomstig de artikelen 69 tot en met
72 en 78 tot en met 81 van het Financieel Reglement.
Artikel 12
De Instelling kan op een met redenen omkleed advies van de reken-
plichtige één of meer ondergeschikt rekenplichtigen aanstellen. Dezenstaan onder het gezag van de rekenplichtige, die hun verantwoordelijk-
heden afbakent.
Artikel 13
De rekenplichtige wordt door elke Instelling gekozen uit ambtenaren
van de categorieën A of B die onderdaan van een der Lid-Staten zijn.
De ondergeschikt rekenplichtigen worden door elke Instelling gekozen
uit ambtenaren van de categorieën A, B, en bij uitzondering C, dieonderdaan van een der Lid-Staten zijn.
De beheerders van gelden ter goede rekening, die krachtens artikel 83
worden aangewezen, worden gekozen uit ambtenaren van de catego-rieën A, B of C, dan wel zo nodig uit „andere personeelsleden” vaneen met deze categorieën overeenkomend niveau.
Artikel 14
De rekenplichtige en de ondergeschikt rekenplichtigen worden door de
Instelling gekozen op grond van hun specifieke bekwaamheid, die doordiploma's wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaringblijkt.
De beheerders van gelden ter goede rekening worden aangewezen op
grond van hun specifieke bekwaamheid, gezien het belang van hetbeheer dat zij moeten voeren, gestaafd door diploma's of een gelijk-waardige beroepservaring, dan wel een passende voorafgaande
opleiding.
Artikel 15
De functies van rekenplichtige en ondergeschikt rekenplichtige zijn
onverenigbaar met die van ordonnateur, beheerder van gelden ter goederekening en financieel controleur.
De functies van beheerder van gelden ter goede rekening zijn onvere-
nigbaar met die van financieel controleur.
Artikel 16
De rekenplichtige oefent zijn specifieke verantwoordelijkheden uit
overeenkomstig de bepalingen van het Financieel Reglement.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 8
▼M6
▼B
▼B
De rekenplichtige garandeert met name de objectiviteit bij het voeren
van de rekeningen en bij de indiening van de financiële overzichtenals bedoeld in de artikelen 69 tot en met 72 en 78 tot en met 81 van
het Financieel Reglement.
De Instelling voorziet de rekenplichtige van de voor de goede uitoefe-
ning van zijn functie noodzakelijke middelen in personeel en uitrusting.
Alvorens de uitgaven uit te voeren, vergewist de rekenplichtige zich
ervan dat de vormvoorschriften van het Financieel Reglement en vande onderhavige verordening in acht zijn genomen, de bevrijdende kwij-
ting geldig is en er geen materiële fouten zijn gemaakt.
Hij schorst de uitvoering van de betalingen, met vermelding van alle
redenen daarvoor, telkens wanneer uit de verrichte controles is
gebleken dat een van de bepalingen in de eerste tot en met derde alinea
niet in acht is genomen.
Indien betalingen zijn verricht zonder dat het bepaalde in artikel 51,
derde alinea, van het Financieel Reglement in acht is genomen, zijn
de rekenplichtigen, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerdersvan gelden ter goede rekening tuchtrechtelijk verantwoordelijk eneventueel geldelijk aansprakelijk onder de voorwaarden van de arti-kelen 22 en 86 tot en met 89 van het Statuut van de ambtenaren vande Europese Gemeenschappen en de regeling welke van toepassing is
op de andere personeelsleden, hierna „Statuut” genoemd.
Artikel 17
De rekenplichtige wordt bij de opstelling van het voorontwerp van
begroting geraadpleegd over elk eventueel probleem voor de indieningvan de begrotingsinrichting rijzend probleem dat een weerslag kanhebben op de voorwaarden waaronder de begroting boekhoudkundigwordt uitgevoerd.
Afdeling II
Uitoefening van de functie met betrekking tot de boekhouding en
de voorbereiding van de financiële overzichten
Artikel 18
1. De rekenplichtige stelt overeenkomstig het bepaalde in artikel 25,
vierde alinea, van het Financieel Reglement de periodieke overzichten,de jaarrekening en de financiële balans op van de Instelling waaronderhij ressorteert. Te dien einde draagt hij zorg voor de boeking van alleverrichtingen van het begrotingsjaar en sluit hij het begrotingsjaar af.
2. De financiële overzichten worden krachtens de artikelen 79 en 81
van het Financieel Reglement aan de financieel controleur voorgelegden vervolgens door de Instelling definitief vastgesteld.
3. Bij de beëindiging van de functie van rekenplichtige wordt een
tussentijdse stand van de boekhouding opgemaakt per datum van heteinde van de maand van de functiebeëindiging.
Deze stand wordt door de scheidende en door de nieuwe rekenplichtige
voor aanvaarding ondertekend.
Artikel 20
De rekenplichtige van de Commissie centraliseert alle gegevens die hij
nodig heeft en bereidt de geconsolideerde jaarrekening en de geconsoli-deerde financiële balans van de Europese Gemeenschappen voor, zodatde Commissie deze uiterlijk op 1 mei kan vaststellen en aan het Euro-pees Parlement, aan de Raad en aan de Rekenkamer kan doentoekomen.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 9
▼M6
▼B
▼B
Artikel 21
Nadat de rekenplichtige van de Commissie de rekenplichtigen van de
overige Instellingen heeft geraadpleegd, wordt door de Commissie
— de voor alle Instellingen gemeenschappelijke boekhoudkundige
methoden vastgesteld;
— de structuur van het rekeningstelsel van de Instellingen vastgesteld
en bijgewerkt;
— de inrichting van de financiële balansen geharmoniseerd.
Zij omkleedt elke wijziging van de boekhoudkundige methode met
redenen in de bij de financiële balans gevoegde toelichtingen en lichtdeze daarin toe.
Afdeling III
Uitoefening van de functie met betrekking tot het beheer van de
kasmiddelen
Artikel 22
In toepassing van artikel 25, eerste alinea, van het Financieel Regle-
ment wordt de rekenplichtige, die voor de inning van de ontvangstenen voor de betaling van de uitgaven verantwoordelijk is, met het beheervan de desbetreffende kasmiddelen belast.
De Instelling opent de nodige rekeningen bij financiële instellingen, of
laat deze openen, na volgens de beginselen van goed financieel beheer
over de werkingsvoorwaarden ervan te hebben onderhandeld. De voor-waarden voor de werking van de rekeningen worden op gezette tijdenaan een nieuw onderzoek onderworpen en zo nodig wordt daaroveropnieuw onderhandeld; de financieel controleur houdt op deze voor-waarden toezicht.
De rekenplichtige van de Commissie wordt ermee belast om, nadat hij
de rekenplichtigen van de overige Instellingen heeft geraadpleegd, devoorwaarden voor de werking van de door de onderscheiden Instel-lingen geopende rekeningen op elkaar af te stemmen.
Artikel 23
De rekenplichtige wordt ermee belast de liquide middelen van de
Instelling waaronder hij resorteert, te beheren, overdrachten tussen bijfinanciële instellingen geopende rekeningen te gelasten en deviezenom-rekeningen te verrichten, waarbij hij op zodanige wijze dient te
handelen dat geen dezer rekeningen een debetsaldo vertoont.
Overschrijvingen tussen bij financiële instellingen geopende rekeningen
dienen binnen de limiet van de beschikbare middelen te geschieden.
Artikel 24
De rekenplichtige van de Commissie verdeelt de bij de Schatkist en bij
de centrale banken van de Lid-Staten beschikbare middelen over dezelaatste overeenkomstig artikel 12 van ►
M6Verordening (EG,
Euratom) nr. 1150/2000 ◄.
Artikel 25
De rekenplichtige toetst regelmatig de bij de financiële instellingen
geopende rekeningen aan de boekhouding en controleert of de overeen-gekomen werkingsvoorwaarden correct worden toegepast.
Artikel 26
De rekenplichtige verschaft middelen aan de beheerders van gelden ter
goede rekening en oefent daarop financieel toezicht uit.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 10
▼M6
Afdeling IV
Verzekering
Artikel 28
De rekenplichtige, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerders
van gelden ter goede rekening verzekeren zich via de Instelling tegende aan hun taak verbonden financiële risico's.
Artikel 29
De premies van de verzekering worden door de Instelling rechtstreeks
aan de verzekeraar betaald.
Artikel 30
Onverminderd
— het bepaalde in de artikelen 86 tot en met 89 van het Statuut,
— het bepaalde in artikel 75 van het Financieel Reglement, en
— haar rechten van verhaal jegens derden,
neemt de Instelling in toepassing van ►
M6artikel 288 ◄, tweede
alinea, van het EEG-Verdrag de niet door de verzekeraars gedekterisico's en tekorten te haren laste, voor zover het creditbedrag op deten name van de verantwoordelijke ambtenaar geopende waarborgreke-ning niet toereikend is om het tekort te dekken.
Afdeling V
Bijzondere vergoeding en waarborgrekening
Artikel 31
De in artikel 75, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde bijzon-
dere vergoeding bedraagt maandelijks:
a)►
M7142◄EUR voor de rekenplichtige,
b)►M796◄EUR voor de ondergeschikt rekenplichtigen,
c)►M748◄EUR voor de beheerders van gelden ter goede reke-
ning die gedurende 30 opeenvolgende dagen of langer een bedragvan ten minste 3800 EUR beheren.
De vergoeding luidt in euro en het betrokken bedrag wordt in euro op
de in artikel 32 van onderhavige verordening bedoelde waarborgreke-ning gestort.
Artikel 32
In de algemene boekhouding van de Instelling wordt ten name van elke
betrokken functionaris een waarborgrekening geopend. Deze rekeningkan op verzoek van elke belanghebbende Instelling bij de algemeneboekhouding van de Commissie worden gecentraliseerd. ►
M6De
rekening wordt periodiek gecrediteerd voor het bedrag van de in artikel
31 bedoelde maandelijkse vergoeding en voor een jaarlijkse rente ter
hoogte van het jaarlijkse gemiddelde van de maandelijkse rentepercen-tages die de Europese Centrale Bank op haarbasisherfinancieringsoperaties in euro toepast. ◄
De rekening wordt gedebiteerd voor het bedrag van het tekort waarvoor
de betrokkene door de Instelling die hem heeft aangesteld, aansprake-lijk wordt gesteld voor zover dit tekort niet door uitkeringen van deverzekeringsmaatschappijen is gedekt.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 11
▼B
▼M6
▼B
▼B
Artikel 33
1. Het creditsaldo van de waarborgrekening wordt aan de betrokkene
of aan zijn rechthebbenden uitgekeerd nadat zijn functie als rekenplich-
tige, respectievelijk ondergeschikt rekenplichtige werd beëindigd, na
besluit van de in artikel 22 van het Financieel Reglement vermeldeautoriteiten en na de in artikel 77 van het Financieel Reglementbedoelde kwijting, dit op gunstig advies van de rekenplichtige, behalveindien het deze zelf betreft, alsook op dat van de financieel controleur.
2. Wat de beheerders van gelden ter goede rekening betreft, wordt
het creditsaldo van de waarborgrekening aan de betrokkenen of hunrechthebbenden uitgekeerd nadat hun functie werd beëindigd, metinstemming en na controle van de rekenplichtige en de betrokkenordonnateur en nadat de financieel controleur gunstig advies heeftuitgebracht.
3. De in de leden 1 en 2 bedoelde uitkeringen geschieden uitsluitend
op schriftelijke instructie van het hoofd van het directoraat-generaal ofvan de administratieve eenheid waaronder de rekenplichtige ressorteert.
TITEL V
REGELS DIE VAN TOEPASSING ZIJN OP DE FINANCIEEL CONTRO-
LEUR, DE ONDERGESCHIKTE FINANCIEEL CONTROLEURS EN DE
INTERNE CONTROLEUR
(Artikelen 24 en 24 bis van het Financieel Reglement)
Artikel 34
Elke Instelling stelt bij met reden omkleed besluit een financieel
controleur aan, die wordt belast met de controle op het aangaan vanbetalingsverplichtingen en het verstrekken van betalingsopdrachtenmet betrekking tot alle uitgaven, alsmede met de controle op alleontvangsten welke in de begroting van de Gemeenschappen dienen teworden aangewezen en waarvoor de Instelling als ordonnateur optreedt.
Artikel 35
De Instelling kan een of meer ondergeschikt financieel controleurs
aanstellen. Zij staan onder het gezag van de financieel controleur, diede bevoegdheden bepaalt die hij hun delegeert. Zij zijn in het kadervan deze delegatie van bevoegdheden voor de door hen gegeven visaverantwoordelijk.
Artikel 36
De financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs
worden door de Instelling op grond van hun bijzondere deskundigheid
uit de onderdanen van de Lid-Staten gekozen.
Artikel 37
De Instelling stelt de financieel controleur de voor het goed vervullen
van diens controlefunctie benodigde middelen in personeel en in uitrus-ting ter beschikking.
Artikel 38
De besluiten betreffende de delegatie en de subdelegatie van bevoegd-
heden door de financieel controleur of de ondergeschikt financieel
controleurs dienen aan het bepaalde in de artikelen 6, 7 en 8 te beant-woorden.
Artikel 39
In de uitoefening van zijn controletaak is de financieel controleur
geheel onafhankelijk en slechts aan de Instelling verantwoordingverschuldigd. Hij mag wat de uitoefening van de taken betreft die1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 12
▼M6
▼B
▼B
hem wegens zijn aanstelling op grond van de bepalingen van het Finan-
cieel Reglement zijn opgedragen, geen enkele instructie ontvangen,noch mogen hem in dezen beperkingen worden opgelegd.
Deze bepalingen zijn eveneens van toepassing op de ondergeschikt
financieel controleurs, binnen de grenzen van de van hun hiërarchischmeerdere, de financieel controleur, ontvangen bevoegdheden.
Artikel 40
De financieel controleur mag steeds en over elk onderwerp dat finan-
ciële implicaties heeft, aan de Instelling verslag uitbrengen, vooral wat
de toepassing van de bepalingen van artikel 2 van het Financieel
Reglement betreft.
De Instelling zendt deze verslagen, desgevraagd, aan het Europees
Parlement en aan de Rekenkamer, tenzij zij de verslagen vertrouwelijk
acht.
Artikel 41
De financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs
hebben toegang tot alle bewijsstukken en alle overige bescheiden diede te controleren ontvangsten en uitgaven betreffen. Zij mogencontroles ter plaatse verrichten.
Artikel 42
De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en, eventueel, de geldelijke
aansprakelijkheid, in de zin van artikel 74 van het Financieel Regle-ment, van de financieel controleur en de ondergeschikt financieelcontroleurs kunnen slechts onder de volgende voorwaarden in de
tweede tot en met vijfde alinea door de Instelling zelf worden inge-
roepen.
De Instelling neemt een met redenen omkleed besluit tot opening van
een onderzoek. Dit besluit wordt aan de betrokkene en, indien het een
ondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel controleurbetekend. De Instelling kan een of meer ambtenaren van dezelfde rangals of van een hogere rang dan de betrokken functionaris, die niet defunctie van financieel controleur, ordonnateur of rekenplichtigevervullen, onder haar rechtstreekse verantwoordelijkheid met het
onderzoek belasten. Tijdens het onderzoek moeten de betrokkene en,
indien het een ondergeschikt financieel controleur betreft, de financieelcontroleur worden gehoord.
Het verslag van het onderzoek wordt aan de betrokkene en, indien het
een ondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel
controleur medegedeeld. De betrokkene wordt vervolgens door deInstelling over dit verslag gehoord.
Aan de hand van het verslag en na het horen van de betrokkene neemt
de Instelling ten opzichte van de betrokkene hetzij een met redenenomkleed besluit dat hem kwijting verleent, hetzij een met redenenomkleed besluit overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 22 en 86tot en met 89 van het Statuut. Van besluiten waarbij tuchtmaatregelenen/of geldelijke sancties worden opgelegd, wordt de betrokkene kennis
gegeven en zij worden ter informatie aan de andere Instellingen, aan de
Rekenkamer en, als het om een ondergeschikt financieel controleurbetreft, aan de financieel controleur medegedeeld.
Betrokkene kan volgens de bepalingen van het Statuut bij het Hof van
Justitie tegen deze besluiten in beroep gaan.
Artikel 43
Onverminderd de rechtsmiddelen waarin het Statuut voorziet, kunnen
de financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurstegen elk besluit dat de uitoefening van hun controlefunctie betreft, bijhet Hof van Justitie beroep instellen. Beroep wordt ingesteld binneneen termijn van drie maanden te rekenen vanaf de dag van kennisge-ving van het betrokken besluit.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 13
▼B
Het bepaalde in de eerste alinea is van toepassing op het beroep dat de
Instelling tegen haar financieel controleur, respectievelijk onderge-schikt financieel controleurs instelt.
Het beroep wordt onder de in artikel 91, lid 5, van het Statuut
genoemde voorwaarden onderzocht en beoordeeld.
Artikel 43 bis
De interne controlefunctie wordt overeenkomstig de gangbare interna-
tionale normen uitgeoefend. De interne controle heeft betrekking op dedoeltreffendheid en de efficiëntie van de beheers- en controlesystemen.
De interne controleverslagen worden toegezonden aan de gecontro-
leerde diensten en aan de instanties die door de instellingen zijnaangewezen om erop toe te zien dat hun diensten de aanbevelingenopvolgen.
Artikel 43 ter
De interne controleur wordt op grond van zijn bijzondere deskundig-
heid uit de onderdanen van de lidstaten gekozen.
TITEL VI
INNING VAN SCHULDVORDERINGEN
(Artikelen 28 en 29 van het Financieel Reglement)
Artikel 44
►M6De bevoegde ordonnateur stelt overeenkomstig het bepaalde in
artikel 28, lid 1, van het Financieel Reglement voor elke maatregel ofsituatie waardoor een schuldvordering van de Gemeenschappen ontstaatof wordt gewijzigd, een geraamde schuldvordering op. ◄Wanneer de
handeling of het besluit waardoor een toekomstige schuldvorderingontstaat, het nog niet mogelijk maakt het bedrag of de vervaldag van
de schuldvordering te bepalen, wordt desalniettemin een voorlopige
schuldvordering opgesteld; daarin worden, voor zover mogelijk, eenraming van het bedrag en de vermoedelijke vervaldag vermeld.
De voorlopige schuldvordering wordt voor visum aan de financieel
controleur en voor pro memorie-boeking aan de rekenplichtige toege-
zonden.
Artikel 45
1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 2, van het Finan-
cieel Reglement wordt voor elke vastgestelde schuldvordering door de
bevoegde ordonnateur onverwijld een inningsopdracht opgesteld.
Deze opdracht wordt voor visum aan de financieel controleur en voor
boeking aan de rekenplichtige toegezonden. In de opdracht wordt metname de vervaldag vermeld.
2. De rekenplichtige gaat tot inning over ►
M6 ◄.
3. Bij de inning wordt door de rekenplichtige een ontvangstbewijs
opgesteld, dat in de rekeningen wordt geboekt. De rekenplichtige zorgtervoor dat de ordonnateur en de financieel controleur van de inning in
kennis worden gesteld.
4. Indien een schuldvordering op de voor de betaling gestelde
vervaldag niet is geïnd, doet de rekenplichtige onverwijld al het nodigeom de inning te bewerkstelligen, in voorkomend geval met aanwending
van passende rechtsmiddelen.
5. Een schuldvordering die in opeenvolgende gedeelten, hetzij in één
begrotingsjaar, hetzij in verscheidene begrotingsjaren zal worden geïnd,wordt, zodra zij door middel van een inningsopdracht is vastgesteld,voor haar volle beloop in de rekeningen geboekt.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 14
▼M6
▼B
▼B
Artikel 46
De►M6geraamde ◄vaststellingen in de zin van artikel 28 van het
Financieel Reglement zijn strikt tot de lopende ontvangsten beperkt.
De door dergelijke ►M6geraamde ◄vaststellingen gedekte afzon-
derlijke inningen behoeven derhalve niet elk afzonderlijk aan de
financieel controleur voor visum te worden voorgelegd.
Vóór de afsluiting van het begrotingsjaar legt de ordonnateur de wijzi-
gingen van de ►M6geraamde ◄vaststellingen waarmee ervoor
wordt gezorgd dat die vaststellingen gelijk zijn aan de werkelijk vast-gestelde schuldvorderingen aan de financieel controleur voor terverkrijging van diens visum.
Artikel 47
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 45, lid 3, wordt van elke inning
zo spoedig mogelijk aan de ordonnateur en aan de financieel controleurkennis gegeven. Wanneer de inning niet uit een volgens artikel 45
opgestelde inningsopdracht voortvloeit, wordt het betrokken bedrag
onverwijld op een tussenrekening in de algemene boekhouding gecredi-teerd en wordt de bevoegde ordonnateur verzocht de procedure totvaststelling van de schuldvordering in te leiden en met het oog op deaanwijzing op de begroting de ontbrekende inningsopdracht teverstrekken. Indien blijkt dat die tussenrekening voor een ten onrechte
ontvangen bedrag is gecrediteerd, wordt dit bedrag zo spoedig mogelijk
terugbetaald.
Artikel 48
De ramingen en de inningsopdrachten worden afzonderlijk geboekt en
in chronologische volgende genummerd, zodat voor alle schuldvorde-ringen van de Instellingen in het bijzonder kan worden geconstateerd:
— welke maatregelen waardoor een schuldvordering kan ontstaan, zijn
getroffen;
— wat de bedragen van de te innen schuldvorderingen zijn;— welke vervaldagen deze schuldvorderingen hebben;— welke schuldvorderingen zijn geïnd,
— welke schuldvorderingen nog moeten worden geïnd en welke
stappen voor de inning ervan zijn gedaan.
Artikel 49
De boekhouding wordt zodanig ingericht dat de financieel controleur
steeds de juistheid van de boeking van de schuldvorderingenramingen
en van de inningsopdrachten kan nagaan en zich van de hem bij artikel
29, lid 3, van het Financieel Reglement opgelegde taken kan kwijten.
Artikel 50
Krachtens artikel 29, lid 2, van het Financieel Reglement wordt in elk
voorstel van de ordonnateur om van inning van een vastgestelde
schuldvordering af te zien, met name de schuldenaar, de aard, hetgeraamde bedrag en de begrotingsaanwijzing van de ontvangst, devoor de inning gedane stappen en de redenen van de voorgesteldeannulering vermeld.
Indien het hoogste gezag van de Instelling over de weigering van het
visum door de financieel controleur is heengestapt, wordt dit besluit
aan de ordonnateur gezonden, die het voorstel tot annulering samenmet genoemd besluit aan de financieel controleur terugzendt. Het voor-stel tot annulering wordt samen met het besluit om over devisumweigering heen te stappen overeenkomstig het bepaalde in artikel28, lid 2, eerste alinea, van het Financieel Reglement geboekt.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 15
▼B
TITEL VII
AANGAAN VAN BETALINGSVERPLICHTINGEN
(Artikel 36 van het Financieel Reglement)
Artikel 51
Alvorens een maatregel te nemen waardoor een uitgave kan ontstaan,
doet de bevoegde ordonnateur de financieel controleur een voorsteltoekomen tot het aangaan van een betalingsverplichting. De ordonna-teur moet zich vooraf ervan vergewissen of de maatregel met de
beginselen van goed financieel beheer strookt, met name zuinigheid
en kosteneffectiviteit, als bedoeld in artikel 2 van het Financieel Regle-ment. In beginsel wordt het voorstel opgesteld volgens een door deordonnateur, de rekenplichtige en de financieel controleur in onderlingeovereenstemming vast te stellen formulier. Het voorstel bevat de inartikel 37 van het Financieel Reglement genoemde gegevens.
Artikel 52
Beginselbesluiten van de instelling die een betalingsverplichting jegens
derden inhouden, gelden als het aangaan van betalingsverplichtingen.
Artikel 53
Indien voor een bepaalde uitgave een beginselbesluit van de instelling
nodig is, kan het ontwerp van het beginselbesluit slechts door de instel-ling worden goedgekeurd indien de financieel controleur dit ontwerpvan tevoren heeft goedgekeurd. De financieel controleur keurt ditontwerp alleen goed indien het voldoet aan de vereisten van goed
financieel beheer. De ordonnateur legt naast het ontwerp-beginselbe-
sluit een voorstel tot het aangaan van de betalingsverplichting metbetrekking tot het beginselbesluit aan de financieel controleur voor.
Zodra de instelling het ontwerp-besluit heeft goedgekeurd, wordt het
desbetreffende algemene vastleggingsvoorstel samen met het desbetref-fende voorstel voor een juridische verbintenis voor visum aan definancieel controleur toegezonden.
Indien de instelling het ontwerp-besluit niet goedkeurt of het voorge-
stelde uitgavenbedrag verlaagt, wordt het voorstel tot het aangaan vande betalingsverplichting gewijzigd of geannuleerd en, in voorkomendgeval, door een overeenkomstig voorstel tot het aangaan van de beta-lingsverplichting vervangen, dat aan de financieel controleur wordt
voorgelegd ter verkrijging van diens voorafgaand visum.
De ordonnateur sluit de individuele juridische verbintenissen binnen de
in artikel 36, lid 2, van het Financieel Reglement genoemde termijnen.
ledere afzonderlijke juridische verbintenis wordt, voorafgaand aan de
ondertekening ervan, overeenkomstig artikel 37, lid 2, van het Finan-cieel Reglement, ter visering voorgelegd aan de financieel controleur.Deze verbintenissen worden, voorafgaand aan de ondertekening ervan,door de ordonnateur in de boekhouding in mindering gebracht op dealgemene vastlegging.
Uiterlijk drie maanden na de uiterste uitvoeringsdatum van de alge-
mene vastlegging wordt het verschil tussen de in de tweede alineabedoelde verplichting en de som van de in de centrale boekhouding
opgenomen bedragen door de ordonnateur onverwijld vrijgemaakt
overeenkomstig de vierde alinea.
Artikel 54
Voorlopige betalingsverplichtingen in de zin van artikel 36, lid 1, van
het Financieel Reglement worden strikt tot de lopende uitgavenbeperkt. De door dergelijke voorlopige betalingsverplichtingen gedekteafzonderlijke betalingsverplichtingen behoeven niet elk aan de finan-cieel controleur ter visering te worden voorgelegd.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 16
▼M6
▼B
▼B
In geval van voorlopige betalingsverplichtingen verifieert de ordonna-
teur onder eigen verantwoordelijkheid of de afzonderlijkebetalingsverplichtingen de voorlopige betalingsverplichting waardoor
zij worden gedekt, niet overschrijden.
Deze voorlopige betalingsverplichtingen mogen slechts tot kredietover-
drachten van rechtswege onder de in artikel 7 van het Financieel
Reglement genoemde voorwaarden leiden in de mate waarin zij aanhet einde van het begrotingsjaar overeenkomen met vóór de in hetFinancieel Reglement vastgestelde uiterste data daadwerkelijk aange-gane financiële verplichtingen.
Als lopende uitgaven worden beschouwd de in hetzelfde begrotingsjaar
gedane terugkerende huishoudelijke uitgaven, zoals:
— personeelsuitgaven (bezoldigingen en diverse vergoedingen,
aanwervingskosten, enz.),
— kosten van dienstreizen,
— representatiekosten,
— kosten van vergaderingen,
— free-lance tolken ►
M6of vertalers ◄,
— uitwisseling van ambtenaren,
— huur van gebouwen,
— diverse verzekeringen,
— schoonmaak en onderhoud,— huur van materieel,
— telecommunicatiekosten,
— water, gas, elektriciteit,
— periodieke publikaties (maandelijkse bulletins en dergelijke),
— abonnementen.
Artikel 55
Indien de uitgave voor sommige maatregelen waardoor uitgaven
kunnen ontstaan, op het tijdstip waarop het voorstel tot het aangaan
van betalingsverplichtingen aan de financieel controleur wordt voorge-legd en aan de rekenplichtige medegedeeld, nog niet nauwkeurig kanworden berekend, raamt de ordonnateur de verwachte uitgaven endeze geeft in zijn voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichtingde elementen aan waarop zijn raming berust.
Artikel 56
Elk voorstel tot het aangaan van betalingsverplichtingen wordt op een
zodanig tijdstip bij de financieel controleur ingediend dat deze overvoldoende tijd beschikt om zijn standpunt te bepalen en de eventueleopmerkingen te formuleren die hij dienstig acht, waarmee dan rekeningkan worden gehouden.
Artikel 57
De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen dienen,
onverminderd de tenuitvoerlegging van het bepaalde in artikel 23 vanhet Financieel Reglement, vergezeld te gaan van alle bewijsstukkenen, in voorkomend geval, alle andere bescheiden en inlichtingen diede financieel controleur nodig heeft om de in artikel 38, lid 1, van hetFinancieel Reglement voorgeschreven vaststellingen te kunnen doen.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 17
▼B
TITEL VIII
REGISTRATIE VAN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN VAN
BETALINGSVERPLICHTINGEN NA VISUM VAN DE FINANCIEEL
CONTROLEUR
(Artikel 37 van het Financieel Reglement)
Artikel 58
De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen worden door
de boekhouding van de Instelling geregistreerd. Deze registratie moethet mogelijk maken op ieder ogenblik voor het begrotingsjaar perbegrotingspost het volgende vast te stellen:
1. de beschikbare kredieten;
2. de aangegane betalingsverplichtingen;
3. de ter zake verrichte betalingen;
4. het saldo van de nog te betalen betalingsverplichtingen.
De registratie maakt het ook mogelijk op ieder ogenblik het volgende
vast te stellen:
1. het bedrag van de oorspronkelijke betalingsverplichting, eventueel
verhoogd met aanvullende betalingsverplichtingen;
2. de desbetreffende, uit hoofde van voorafgaande begrotingsjaren
verrichte betalingen;
3. het bedrag van de aan het begin van het begrotingsjaar nog te
betalen betalingsverplichtingen;
4. de betalingen van het begrotingsjaar;5. het nog te betalen saldo.
Voorts wordt, overeenkomstig artikel 99 van het Financieel Reglement,
het bedrag van de samenvattende voorlopige betalingsverplichtingengeregistreerd.
Artikel 59
De boekhouding wordt zodanig ingericht dat de financieel controleur
de juistheid van de registratie van de betalingsverplichtingen en vande betalingen kan nagaan.
TITEL IX
VISERING VAN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN VAN BETA-
LINGSVERPLICHTINGEN
(Artikel 38 van het Financieel Reglement)
Artikel 60
Onverminderd het bepaalde in de artikelen 10 en 61, bestaat het visum
op het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting uit de
handtekening van de financieel controleur, van een ondergeschiktfinancieel controleur of een functionaris die de in artikel 38 bedoeldedelegatie van bevoegdheden heeft verkregen, met stempelafdruk endatumvermelding.
Artikel 61
In dringende gevallen kan het visum worden verstrekt door middel van
een nota, telexbericht of enig ander middel waaruit ondubbelzinnigblijkt dat het betrokken voorstel tot het aangaan van een betalingsver-plichting is geviseerd.
Artikel 62
Indien het hoogste gezag van de Instelling op grond van artikel 39 van
het Financieel Reglement over een visumweigering van de financieelcontroleur heenstapt, wordt het besluit aan de ordonnateur gezonden,die het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting samen1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 18
▼B
met het besluit aan de financieel controleur terugzendt. Het voorstel tot
het aangaan van een betalingsverplichting wordt, samen met het besluitom over de visumweigering heen te stappen, overeenkomstig het
bepaalde in artikel 37 van het Financieel Reglement geregistreerd.
Artikel 63
De artikelen 60, 61 en 62 zijn van toepassing op de voorstellen voor
samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen als bedoeld in artikel99 van het Financieel Reglement.
Artikel 64
Indien de financieel controleur de in artikel 28, lid 2, de artikelen 37,
41 en 45 van het Financieel Reglement bedoelde en in de artikelen 65
tot en met 73 van de onderhavige verordening nader omschrevenbewijsstukken onvoldoende of onvolledig acht, stelt hij zijn viseringuit en zendt hij het voorstel aan de ordonnateur terug, waarbij de aardvan de gevraagde bewijsstukken nader wordt aangegeven.
TITEL X
BEWIJSSTUKKEN
(Artikel 28, lid 2, en de artikelen 37, 41 en 45 van het Financieel
Reglement)
Afdeling I
Inning van schuldvorderingen
Artikel 65
Als bewijsstukken ter staving van inningsopdrachten worden
beschouwd het besluit of de handeling die de schuldvordering doetontstaan, vergezeld van alle documenten waarmee de aard van deschuldvordering, de berekening van het bedrag, de vervaldag en deidentiteit van de schuldenaar kunnen worden geverifieerd, zoals,
a) wat de eigen middelen betreft(
1):
— voor de douanerechten, landbouwheffingen en bijdragen suiker:
de overzichten van de boekhouding van de Lid-Staten overeen-komstig de toepassingsverordeningen(
2),
— voor de BTW- en de BNP-middelen: de begroting van het
begrotingsjaar (begrotingsjaar n) die het bedrag daarvan vast-stelt, en voor de respectieve saldi (begrotingsjaar n+1 envolgende) de verschillende overzichten, samenvattende docu-
menten en rekeninguittreksels die in de
toepassingsverordeningen (
2) zijn voorzien;
b) wat de diverse andere ontvangsten betreft: het basisbesluit, het
besluit, het contract of akkoord waaruit de schuldvordering voort-vloeit, alsmede de stukken waarin alle berekeningselementen zijnvermeld.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 19
(1) Besluit 88/376/EEG, Euratom van de Raad (PB nr. L 185 van 15. 7. 1988,
blz. 24).
(2) — Verordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89.
— Verordening (EEG, Euratom) nr. 1553/89 van de Raad (PB nr. L 155
van 7. 6. 1989, blz. 9).
▼B
Afdeling II
Aangaan van betalingsverplichtingen
Artikel 66
Met betrekking tot de voorstellen voor het aangaan van betalingsver-
plichtingen wordt als bewijsstuk beschouwd: de ontwerp-besluiten dievoor de Instelling verbintenissen inhouden, zoals,
a) bij uitvoering van uitgaven langs contractuele weg:
het ontwerp van overeenkomst of contract, de bestelbon of soortge-
lijke stukken, voor aanbestedingen eventueel vergezeld van de
binnengekomen offertes, de rechtvaardiging van een onderhandse
overeenkomst en, indien nodig, het advies van de RaadgevendeCommissie voor aankopen en overeenkomsten, hierna „CCAM”(Commission des achats et des marchés) genoemd;
b) bij autonome toekenning van steun:
— voor financiële bijstand uit de verschillende fondsen of langs de
weg van gelijkaardige regelingen: de in voorkomend geval in dedesbetreffende basisverordeningen voorgeschreven bescheiden,alsmede de ontwerpen van steuntoekenningsbesluiten;
— voor subsidies in het algemeen:
— het verzoek van de begunstigde, in voorkomend geval verge-
zeld van een uitvoeringsverslag over de eerder toegekendesubsidies,
— de rechtvaardiging van het toegekende bedrag,
— het ontwerp van de overeenkomstbrief of van andere soortge-
lijke bescheiden,
— de kostenraming voor de actie waarvoor een subsidie wordt
gevraagd of enig daarvoor in de plaats komend document.
Afdeling III
Betaalbaarstelling en betaling van betalingsverplichtingen
Artikel 67
Ten aanzien van leveranties in het algemeen wordt in het bijzonder de
door de leverancier opgestelde factuur, in voorkomend geval vergezeld
van een exemplaar van het stuk waaruit de verplichting van de
Gemeenschap voortvloeit (bijvoorbeeld bestelbon of contract), alsbewijsstuk beschouwd.
In het door de leverancier opgestelde stuk worden in ieder geval
vermeld:
— de aard en de hoeveelheid van de leveringen en eventueel de aard
van de in verband daarmee verrichte diensten;
— de prijs per eenheid en de totale prijs;
— de vrijstelling van belastingen en heffingen; in voorkomend geval
het bedrag van de op de levering betrekking hebbende en in de prijsbegrepen belastingen, heffingen en douanerechten.
In dit stuk of in een als bijlage daarbij gevoegd stuk moeten de door de
ordonnateur of de door hem gemachtigde functionaris aangebrachte
vermeldingen voorkomen tot vaststelling van:
— de goede ontvangst van het afgeleverde, met de datum en plaats
ervan;
— de boeking in de inventarislijst, telkens wanneer de opneming van
het afgeleverde op de inventarislijst wordt geëist;
— de verificatie van alle elementen van de factuur;— het advies van de CCAM, indien dat wordt geëist.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 20
▼B
Artikel 68
Ten aanzien van dienstverrichtingen wordt in het bijzonder de door de
dienstverrichter opgestelde factuur (of rekening), in voorkomend gevalvergezeld van het contract, als bewijsstuk beschouwd.
Op deze factuur (of rekening) worden vermeld:
— de aard van de verrichting, eventueel de prijs per eenheid, de totale
prijs, de aantekening betreffende de vrijstelling van belastingen enheffingen of, voor zover mogelijk, het bedrag van de op de verrich-ting betrekking hebbende en in de prijs begrepen belastingen enheffingen;
— de door de ordonnateur of de door hem gemachtigde functionaris
getekende verklaring „betaalbaar”, waardoor de goede uitvoeringvan de dienst en de verificatie van alle elementen van de factuur(of rekening) worden bevestigd.
Artikel 69
1. Ten aanzien van studie- en onderzoekcontracten wordt als bewijs-
stuk beschouwd:
a) een bij de eerste betalingsopdracht te voegen exemplaar van het
contract en van de eventuele bijkomende overeenkomsten;
b) elk stuk dat volgens de financiële bepalingen van de contracten een
rechtvaardiging van de betrokken betalingen vormt (verzoek van decontractant, facturen, in geval van associatiecontracten door debeheerscomités opgestelde overzichten en ieder ander stuk waardoor
de uitgaven worden gerechtvaardigd). Bij de laatste betaling dient
een stuk te worden overgelegd dat de door de ordonnateur opge-stelde verklaring „diensten verricht” bevat.
2. Met betrekking tot besluiten tot toekenning van financiële steun
uit de verschillende fondsen of langs de weg van gelijkaardige rege-
lingen wordt als bewijsstuk beschouwd:
a) een, bij de eerste betalingsopdracht te voegen, exemplaar van het
besluit;
b) elk stuk dat volgens de financiële bepalingen van de basisverorde-
ningen en de besluiten tot toekenning van financiële bepalingen
van de basisverordeningen en de besluiten tot toekenning van finan-ciële bijstand de betrokken betalingen rechtvaardigt (verzoek ombetaling, verklaring van aanvang van de werkzaamheden, voort-gangsverslagen en dergelijke). Bij de laatste betaling dient een stuk
te worden overgelegd dat een verklaring van voltooiing van het
programma of project en een staat van de werkelijk voor datprogramma of project verrichte uitgaven bevat.
3. Voor de in artikel 66, onder b), tweede streepje, bedoelde subsi-
dies wordt als bewijsstuk beschouwd:
a) een exemplaar van het besluit tot toekenning van de subsidie;
b) de bevestiging door de begunstigde van de aanvaarding van de in
artikel 87 van het Financieel Reglement bedoelde controles van deGemeenschap en, indien de hoogte van de subsidie dat wettigt, een
verslag over de uitvoering van het project en het gebruik van de
ontvangen middelen.
Artikel 70
Wat de personeelsuitgaven betreft, wordt als bewijsstuk beschouwd:
a) voor de maandsalarissen:
— de volledige personeelslijst, met vermelding van alle bezoldi-
gingselementen. Deze lijst wordt bij de betalingsopdracht
gevoegd;
— een formulier (personeelssteekkaart) waaruit, telkens wanneer
daar aanleiding toe bestaat, elke wijziging van enig bezoldi-gingselement blijkt. Dit formulier wordt opgesteld op basis vande in elk afzonderlijk geval genomen besluiten;1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 21
▼B
— bij aanwerving of aanstelling: een bij de betaalbaarstelling van
het eerste salaris te voegen, voor eensluidend gewaarmerktafschrift van het besluit tot aanwerving of aanstelling;
b) voor de overige bezoldigingen (per uur of per dag bezoldigd perso-
neel):
een door de ordonnateur opgestelde staat van de dagen of uren
aanwezigheid;
c) voor overuren:
een door de bevoegde ambtenaren ondertekende staat van het door
de functionaris verrichte overwerk;
d) voor kosten van dienstreizen:
— de door de bevoegde autoriteit naar behoren ondertekende
dienstreisopdracht;
— de „declaratie van de kosten van de dienstreis”, waarin worden
vermeld: de plaats van bestemming, de datum en het uur vanvertrek en aankomst in de plaats van bestemming, de reis- en
de verblijfskosten, andere op overlegging van bewijsstukken
naar behoren toegestane kosten. Deze declaratie wordt onderte-kend door degene die met de dienstreis werd belast en door dehiërarchisch meerdere aan wie de desbetreffende bevoegdheidwerd gedelegeerd;
e) voor de overige personeelsuitgaven:
de bewijsstukken, waarin naar het besluit waarop de uitgave berust,
wordt verwezen en waarin alle berekeningselementen worden
vermeld.
Artikel 71
Voor elke betalingsverplichting die in gedeelten wordt betaald, wordt
bij de eerste betalingsopdracht een voor eensluidend gewaarmerkt
afschrift van het contract of van het besluit tot toekenning van finan-
ciële steun gevoegd. In de volgende betalingsopdrachten wordt naardat stuk en de voorafgaande betaling(en) verwezen.
Bij de opstelling van de laatste betalingsopdracht dient de ordonnateur
te verklaren dat de betrokken actie is beëindigd, opdat daaruit de boek-
houdkundige consequenties worden getrokken, welke in voorkomendgeval de annulering van een aangegane maar niet uitgevoerde beta-lingsverplichting kunnen meebrengen.
Wanneer krachtens artikel 1, lid 7, van het Financieel Reglement een
uiterste uitvoeringsdatum is vastgesteld, kan uit de boekhouding
worden afgelezen welke betalingsverplichtingen één maand vóór debetrokken datum niet definitief zijn uitgevoerd. De ordonnateurs dienendan het voorstel tot annulering van de niet-uitgevoerde betalingsver-plichting op te stellen of, als aan de voorwaarden van genoemd artikel
1, lid 7, is voldaan, een van een deugdelijke toelichting vergezeld voor-
stel tot wijziging van de oorspronkelijke betalingsverplichting in tedienen.
Artikel 72
Wanneer verscheidene betalingen door slechts één bewijsstuk worden
gestaafd, bevatten alle betalingsopdrachten een verwijzing naar het
oorspronkelijke stuk en het volgnummer van de betalingsopdrachtwaarbij het stuk wordt gevoegd.
Artikel 73
Afgezien van de in de artikelen 65 tot en met 72 bedoelde gevallen kan
de ordonnateur een oorspronkelijk bewijsstuk dat niet kan worden over-gelegd, door een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift vervangen, inwelk geval hij de redenen dient te vermelden waarom het oorspronke-lijke stuk niet kon worden overgelegd en dient hij te verklaren dat geenbetaling is verricht.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 22
▼B
TITEL XI
VERSTREKKING VAN VOORSCHOTTEN
(Artikel 46 van het Financieel Reglement)
Artikel 74
Naast de voorschotten op grond van het Statuut of een bestuursrechte-
lijke bepaling kan de ordonnateur voorschotten toekennen ter dekking
van de uitgaven die een ambtenaar of een ander personeelslid voor
rekening van zijn Instelling moet verrichten. Deze uitgaven, die overhet algemeen betrekking hebben op de personeelskosten en huishoude-lijke uitgaven, kunnen uit een bijzondere opdracht voortvloeien ofuitgaven betreffen die waarschijnlijk, maar naar aard en omvang onbe-paald zijn.
Artikel 75
De verstrekking van de voorschotten en de aanwijzing van de ambte-
naar of van het ander personeelslid geschieden, op voorstel van de
ordonnateur en na visum van de financieel controleur en gunstig advies
van de rekenplichtige, bij besluit van de in artikel 22 van het Finan-cieel Reglement bedoelde autoriteiten, besluit waarin het bedrag vanhet voorschot en de periode waarin het wordt aangewend, wordenvermeld.
Voor elk voorschot dient, in zover de aard van de uitgave voldoende
bepaald is, een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting
te zijn gedaan.
Artikel 76
De aangewezen ambtenaar of het aangewezen ander personeelslid is
voor de hem verstrekte middelen verantwoordelijk en neemt de nodige
maatregelen om deze middelen te beveiligen.
Binnen tien dagen na de verwezenlijking van het doel waarvoor het
voorschot werd verstrekt, zendt hij de rekenplichtige een gedetailleerdverslag over het gebruik van het voorschot en stort hij het eventuelesaldo terug.
Binnen zes weken na datzelfde tijdstip verrekent de ordonnateur het
voorschot om de tussenrekening af te sluiten die bij de toekenning
van het voorschot werd geopend.
TITEL XII
BANK- EN POSTREKENINGEN
(Artikel 53 van het Financieel Reglement)
Artikel 77
Voor haar financiële verrichtingen kan de Instelling in de Lid-Staten en
eventueel in derde landen bank- en/of postrekeningen openen.
Artikel 78
De Instelling kan tevens rekeningen aanhouden bij de emissiebank van
elke Lid-Staat of bij de erkende financiële instelling.
Artikel 79
De Instelling doet alle financiële instellingen waarbij zij rekeningen
heeft geopend, de namen en de specimens van de handtekeningen van
de door haar aangewezen en tot opening en gebruik van de genoemderekeningen gemachtigde functionarissen toekomen en deelt hen deeventuele grens mede van de door elke gemachtigde functionaris op tenemen bedragen.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 23
▼B
Artikel 80
Om over de rekeningen te beschikken is de handtekening van twee naar
behoren gemachtigde functionarissen vereist, waaronder die van derekenplichtige, een ondergeschikt rekenplichtige of een beheerder vangelden ter goede rekening.
Overeenkomstig artikel 53 van het Financieel Reglement wijst de
Instelling de functionarissen aan die gemachtigd zijn cheques en post-giro- of bankoverschrijvingen te ondertekenen.
Alvorens hun handtekening te plaatsen, gaan deze functionarissen na of
de cheques en postgiro- of bankoverschrijvingen met de betalingsop-
drachten overeenstemmen.
Artikel 81
In beginsel dienen per cheque of per postgiro- of bankoverschrijving te
worden betaald:
— de maandelijkse bezoldigingen van de ambtenaren en andere perso-
neelsleden;
— de uitgaven voor leveringen of dienstverrichtingen waarmee een
bedrag van meer dan ►
M6420 EUR ◄is gemoeid.
Artikel 81 bis
1. De betalingen per postgiro- of bankoverschrijving mogen slechts
door de rekenplichtige worden verricht indien de bankgegevens van debegunstigde van de betaling van tevoren zijn opgenomen in een doorelke instelling centraal beheerd bestand.
De opneming van de bankgegevens van de begunstigde in het bestand
of de wijziging van deze gegevens geschieden op basis van een door debank van de begunstigde of, in het geval van betalingen aan ambte-naren en andere functionarissen, door de begunstigde zelf afgegevenpapieren of elektronisch document.
2. Met het oog op betalingen per postgiro- of bankoverschrijving
mogen de ordonnateurs slechts namens hun instelling verplichtingenjegens een derde aangaan indien deze hun de documentatie verstrektdie nodig is om hem in het bestand op te nemen.
De ordonnateurs zien erop toe dat de door de begunstigde verstrekte
bankgegevens geldig blijven gedurende de periode waarop de verplich-ting van de instelling jegens hem betrekking heeft. In voorkomendgeval moet de ordonnateur deze gegevens bijwerken overeenkomstig
het bepaalde in lid l, tweede alinea.
TITEL XIII
BEHEER VAN GELDEN TER GOEDE REKENING
(Artikel 54 van het Financieel Reglement)
Artikel 82
Beheer van gelden ter goede rekening kan worden ingesteld wanneer
bepaalde uitgaven vanwege de aard of de bijzondere urgentie ervanniet op basis van een door de ordonnateur ondertekende en door definancieel controleur geviseerde betalingsopdracht kunnen wordenbetaald. In afwijking van het bepaalde in de artikelen 40 en 51 van
het Financieel Reglement is de beheerder van gelden ter goede reke-
ning gemachtigd tot voorlopige betaalbaarstelling en tot betaling vande uitgaven onder voorbehoud van latere toepassing van de artikelen40, 41, 44, 45, 47 en 50 van het Financieel Reglement.
De instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de grondige
wijziging of aanpassing van de werkingsvoorwaarden ervan geschieden1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 24
▼M6
▼B
▼M6
▼M6
bij besluit van de rekenplichtige op een met redenen omkleed voorstel
van de ordonnateur, na gunstig advies van de financieel controleur.
Artikel 83
De aanwijzing van een beheerder van gelden ter goede rekening
geschiedt bij besluit van de rekenplichtige op een met redenen omkleedvoorstel van de ordonnateur.
In dit besluit wordt nadrukkelijk op de verantwoordelijkheden van de
beheerder van gelden ter goede rekening gewezen.
Artikel 84
De in de artikelen 82 en 83 bedoelde besluiten worden de ordonna-
teurs, de financieel controleur, de rekenplichtige en de Rekenkamer
ter kennis gebracht.
Artikel 85
1. In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede reke-
ning worden in het bijzonder vastgesteld:
a) het doel en het maximumbedrag van de gelden die ter goede reke-
ning kunnen worden verstrekt;
b) de eventuele opening, in voorkomend geval, van een bank- en/of
postrekening op naam van de betrokken Instelling;
c) de aard en het maximumbedrag van elke uitgave die zonder vooraf-
gaande machtiging mag worden gedaan;
d) de regelmaat waarmee en wijze waarop de bewijsstukken moeten
worden overgelegd;
e) de wijze waarop de gelden ter goede rekening eventueel worden
aangevuld;
f) de termijn waarin de verrichtingen in het kader van het beheer van
gelden ter goede rekening moeten worden afgewikkeld.
2. Betalingen mogen slechts worden verricht op grond en binnen de
grenzen van voorafgaande betalingsverplichtingen die door de ordonna-teur zijn ondertekend en door de financieel controleur geviseerd.
Artikel 86
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 54, tweede alinea, van het
Financieel Reglement mag slechts de rekenplichtige voor het beheer
van gelden ter goede rekening middelen verstrekken.
Diverse plaatselijke ontvangsten, zoals met name die welke voort-
vloeien uit
— verkopen van materieel,
— publikaties,
— diverse vergoedingen,
— rente enz.
mogen evenwel rechtstreeks bij het beheer van de desbetreffende
gelden ter goede rekening in aanmerking worden genomen, waarbij deafwikkeling ervan overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van
het Financieel Reglement en van de onderhavige verordening gebeurt.
De desbetreffende bedragen worden door de rekenplichtige in minde-
ring gebracht wanneer later nieuwe middelen worden verstrekt om
diezelfde gelden ter goede rekening aan te vullen.
Artikel 87
De beheerder van gelden ter goede rekening is voor de betaalbaarstel-
ling van schulden aan derden tegenover de ordonnateur en voor de1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 25
▼B
▼M6
▼B
▼B
uitvoering van de betalingen tegenover de rekenplichtige verantwoorde-
lijk.
Artikel 88
De beheerder van gelden ter goede rekening voert volgens instructies
van de rekenplichtige een boekhouding van de middelen waarover hijbeschikt, van de uitgaven die hij verricht en van de ontvangsten die
hij int.
Artikel 89
De beheerder van gelden ter goede rekening treft alle nodige voorzie-
ningen om de hem verstrekte middelen veilig te stellen.
Artikel 90
Onverminderd de door de financieel controleur uitgeoefende controle,
worden de aanwezigheid van de aan beheerders van gelden ter goede
rekening toevertrouwde middelen en de desbetreffende boekhouding
door de rekenplichtige zelf, door een ondergeschikt rekenplichtige ofdoor een speciaal daartoe gemachtigde ambtenaar in beginsel terplaatse, zonder aankondiging en met een zo groot mogelijke frequentiegecontroleerd.
Artikel 91
De rekenplichtige en de financieel controleur stellen elkaar van de
uitkomsten van hun verificaties in kennis en doen daarvan mededelingaan de ordonnateur.
TITEL XIV
VOORWAARDEN VOOR BETALING VAN RENTE BIJ TERUGVORDE-
RING WEGENS ONVERSCHULDIGDE BEDRAGEN
(Artikel 49 van het Financieel Reglement)
Artikel 92
De bepalingen van deze titel zijn van toepassing bij terugvordering ten
behoeve van de Gemeenschap wegens onverschuldigde bedragen,
onverminderd eventuele bepalingen in de sectoriële basisbesluiten metbetrekking tot de terreinen van communautair beleid.
Artikel 93
1. In de in artikel 28, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde
inningsopdracht wordt voor elke vastgestelde schuldvordering inverband met de terugvordering van een ten onrechte betaald bedrageen vervaldag vastgesteld.
2. Bijkomende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in rugge-
spraak met de betrokken ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk,met redenen omkleed verzoek van de schuldenaar, mits deze zichverbindt tot betaling van rente met ingang van de aanvankelijke, eerste,vervaldag voor de volledige periode van de toegestane termijn tegenhet in artikel 94 vastgestelde tarief.
3. Bij toekenning van bijkomende termijnen kan de rekenplichtige,
ten einde de rechten van de Gemeenschap veilig te stellen, de schulde-naar verzoeken een zekerheid te stellen ter dekking van zowel dehoofdsom als de rente van de schuld.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 26
▼B
Artikel 94
1. Elke schuldvordering waaraan op de vervaldag niet is voldaan, is
volgens de onderstaande bepalingen rentedragend:
— voor schuldvorderingen in ►M6euro◄: tegen de rentevoet die
door de►M6Europese Centrale Bank op haar basisherfinancie-
ringsoperaties in euro ◄wordt toegepast(1), verhoogd met
anderhalf punt;
— voor schuldvorderingen in een nationale valuta: tegen de interban-
caire laatrente op drie maanden voor de betrokken markt,verhoogd met anderhalf punt.
2. Als rentevoet geldt die van de maand van de vervaldag.3. Rente wordt berekend met ingang van de in de inningsopdracht
vastgestelde vervaldatum tot en met de dag waarop de schuld volledigis betaald.
Artikel 95
De rekenplichtige kan in overleg met de financieel controleur van
inning van rente afzien wanneer dit, gezien het bedrag of de duur vande achterstal, vergeleken met de administratieve kosten van de verrich-ting, van minimieme financiële betekenis is.
Artikel 96
Elke gedeeltelijke betaling wordt eerst op de overeenkomstig artikel 94
vastgestelde rente wegens achterstal en vervolgens op de hoofdsom inmindering gebracht.
TITEL XV
PROCEDURES VOOR HET PLAATSEN VAN OVERHEIDSOP-
DRACHTEN
(Artikelen 56 en 58 van het Financieel Reglement)
(Aanbesteding en aanvraag van aanbiedingen)
(Artikel 57 van het Financieel Reglement)
Artikel 97
1. De richtlijnen van de Raad inzake overheidsopdrachten voor
werken, voor leveringen en voor diensten zijn van toepassing bij hetplaatsen van opdrachten door de instellingen, zodra het bedrag van deopdracht gelijk is aan of hoger is dan de bij deze richtlijnen vastge-stelde drempelwaarden.
De bepalingen van deze richtlijnen hebben met name betrekking op:
a) de procedures voor het plaatsen van opdrachten,
b) de gemeenschappelijke regels inzake bekendmaking,
c) de gemeenschappelijke voorschriften op het gebied van technische
specificaties,
d) de gemeenschappelijke regels inzake deelneming,
e) de criteria voor kwalitatieve selectie,
f) de criteria voor het gunnen van de opdrachten.
2. Hetzelfde geldt voor de opdrachten die de Commissie plaatst
overeenkomstig de bepalingen van de multilaterale overeenkomst
betreffende de overheidsopdrachten die in het kader van de Wereldhan-delsorganisatie is gesloten. Voor de toepassing van deze overeenkomst1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 27
(1) Maandelijks bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeen-
schappen , reeks C.▼M6
▼B
▼M6
▼M6
volgt de Commissie de procedurevoorschriften die zijn opgenomen in
de richtlijnen van de Raad tot coördinatie van de procedures voor hetplaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Artikel 97 bis
De termen „opdracht voor het uitvoeren van werken”, „opdracht voor
leveringen” en „opdracht voor diensten” worden uitgelegd volgens de
omschrijvingen in de in artikel 97 bedoelde richtlijnen.
Artikel 97 ter
De instellingen worden, elk in zover de opdrachten met kredieten uit de
eigen afdeling van de algemene begroting van de Europese Gemeen-schappen worden gefinancierd, als „aanbestedende diensten”beschouwd in de zin van de in artikel 97 bedoelde richtlijnen, behalvewanneer de instellingen voor rekening van een begunstigde derde landof een door dit land aangewezen orgaan optreden.
Artikel 97 quater
Voor andere opdrachten dan die welke in de artikelen 97 tot 97 ter zijn
bedoeld, gelden de artikelen 97 quinquies en 97 sexies.
Artikel 97 quinquies
1. De gunning van een opdracht geschiedt hetzij door middel van
een offerteaanvraag, via een openbare of een beperkte procedure, hetzij
via een onderhandse overeenkomst of onderhandelingsprocedure.
2. Een opdracht bij offerteaanvraag is een contract, gesloten tussen
partijen naar aanleiding van een uitnodiging tot inschrijving.
De uitnodiging tot inschrijving is openbaar wanneer elke gegadigde
kan inschrijven. Zij is beperkt indien slechts diegenen wordt toegestaanin te schrijven die de instelling besloten heeft te raadplegen wegenshun bijzondere kwalificaties.
3. Er is sprake van een onderhandse overeenkomst of onderhande-
lingsprocedure wanneer de aanbestedende diensten de gegadigden van
hun keuze raadplegen en met een of meer van hen onderhandelenover de voorwaarden van de opdracht.
Artikel 97 sexies
Voor opdrachten waarop de richtlijnen niet van toepassing zijn, wordt
de termijn voor de indiening van de offertes volgens de aard van deopdracht bepaald naargelang van de tijd die nodig is voor de opstellingvan het antwoord op de uitnodiging tot inschrijving.
Voor openbare of beperkte procedures kan deze termijn in geen geval
korter zijn dan 21 dagen. Wanneer het om dringende redenen onmoge-
lijk is deze termijn in acht te nemen, kan de termijn voor de indieningvan de offertes in het kader van een beperkte procedure worden beperkttot tien dagen, mits de daadwerkelijke mededinging van de inschrijverswordt gewaarborgd.
Artikel 97 septies
Voor alle opdrachten gelden de volgende bepalingen.
Artikel 98
De bekendmakingen van de opdrachten worden opgesteld overeenkom-
stig de modellen die gehecht zijn aan de in artikel 97 genoemderichtlijnen van de Raad inzake overheidsopdrachten.
Artikel 98 bis
1. Het voorwerp van de opdracht moet volledig, duidelijk en precies
zijn.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 28
▼M6
2. In elke procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten zijn
de volgende selectiecriteria van toepassing:
a) aanvaardbaarheid van de inschrijver voor de opdracht na verificatie
van de uitsluitingsgevallen,
b) criteria ter beoordeling van de financiële, economische, technische
en beroepsmatige capaciteiten van de inschrijver.
3. In elke procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten zijn
de volgende gunningscriteria van toepassing:
a) hetzij de laagste prijs van de deugdelijke, overeenkomstig de voor-
schriften gedane en onderling vergelijkbare offertes;
b) hetzij de voordeligste offerte, d.w.z. de offerte met de beste prijs-
kwaliteitverhouding, rekening houdend met de voorgestelde prijs,
de gebruikskosten, de technische waarde en eigenschappen, de
methodologie, de uitvoerings- of leveringstermijn en de service. Deeventuele weging van de gunningscriteria en de methode waarmeede prijs-kwaliteitverhouding wordt vastgesteld, moeten in de aanbe-stedingsdocumenten worden bekendgemaakt.
4. De selectie- en gunningscriteria moeten in de bekendmaking van
de opdracht, het bestek of de uitnodiging tot inschrijving worden
vermeld.
Artikel 98 ter
1. In de uitnodiging tot inschrijving wordt bepaald of de offerte een
vaste prijs moet bevatten die niet voor herziening vatbaar is.
Indien dit niet het geval is, wordt in de uitnodiging tot inschrijving
bepaald volgens welke voorwaarden en/of formules de prijs tijdens deuitvoering van het contract kan worden herzien.
2. In het systeem van eventuele herziening van de prijs tijdens de
uitvoering van het contract houdt de instelling onder meer rekening
met:
a) de aard van de opdracht en de economische conjunctuur waarin hij
wordt uitgevoerd,
b) de aard en de duur van het contract,
c) de financiële belangen van de instelling.
Artikel 99
Voorts bevatten de offerteaanvragen gegevens over:
a) de wijze van indiening van de aanbiedingen en presentatie ervan,
met name de eventuele eis om een standaardantwoordformulier inte vullen;
b) de toepassing van het Protocol betreffende de voorrechten en immu-
niteiten, alsmede verwijzingen naar de algemene voorwaarden dieop de betrokken opdracht van toepassing zijn (leveringen, werken,dienstverrichtingen of publikaties), en eventueel naar het documentbetreffende de bijzondere voorwaarden voor de opdracht;
c) een beding luidens hetwelk een inschrijving aanvaarding betekent
van het desbetreffende bestek;
d) de bezoekvoorwaarden, die nauwkeurig moeten worden omschreven
wanneer in een bezoek ter plaatse wordt voorzien;
e) de geldigheidsduur van de offertes, waarin de inschrijver alle voor-
waarden van zijn offerte moet handhaven;
f) de sancties bij niet-naleving van de contractuele bepalingen;
g) de vermeldingen die overeenkomstig de artikelen 65 tot en met 73
op de facturen (of op de bewijsstukken ter staving daarvan) moetenworden aangebracht;1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 29
▼B
▼M6
▼B
▼B
h)►M6het verbod van enig contact tussen de instelling en de
inschrijver gedurende een procedure voor het plaatsen van over-heidsopdrachten, behalve, bij wijze van uitzondering, in de
volgende omstandigheden: ◄
1. vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten:
— op initiatief van de inschrijvers:
door de instellingen mogen nadere inlichtingen worden
verstrekt die uitsluitend tot doel hebben de aard van deopdracht te verduidelijken; deze inlichtingen worden binnen
dezelfde termijn verstrekt aan alle gegadigden die het bestek
hebben opgevraagd;
— op initiatief van de instelling:
indien de diensten van de instelling een vergissing, een
onnauwkeurigheid, een weglating of enige andere materiëletekortkoming in de bewoordingen van de bekendmaking van
de opdracht, de uitnodiging tot inschrijving of het bestek
ontdekken, mogen zij de betrokkenen daarvan op de hoogtebrengen binnen dezelfd termijn en onder strikt dezelfde voor-waarden als die van de offerteaanvraag;
2.►
M6na de opening van de offertes:
indien een offerte aanleiding geeft tot een verzoek om ophelde-
ring of indien duidelijk materiële fouten in de bewoordingen
van de offerte moeten worden verbeterd, mag de instelling metde inschrijver contact opnemen, waarbij dit contact niet magleiden tot wijziging van de voorwaarden van de offerte. ◄
Artikel 100
In alle gevallen waarin er onder de in artikel 99, onder h), bedoelde
omstandigheden contacten zijn geweest, wordt een „nota voor het
dossier” opgesteld en wordt in het later aan de CCAM uit te brengenverslag van deze contacten melding gemaakt.
Artikel 101
Voor elke opdracht wordt een bestek opgemaakt dat bij de uitnodiging
tot inschrijving wordt gevoegd. Ook worden er de algemene voor-waarden voor overheidsopdrachten aan toegevoegd.
Artikel 103
De indiening van de aanbiedingen geschiedt naar keuze van de inschrij-
vers:
— per post:
in de aanvraag van aanbiedingen dient in dat geval te worden
bepaald dat de datum van aanbieding voor verzending zal gelden,waarbij het poststempel als bewijs dient. Verzending per post dient
aangetekend te geschieden;
— door indiening bij de diensten van de Instelling, rechtstreeks of door
een gemachtigde van de inschrijver, met inbegrip van
►
M6besteldiensten ◄:
in de aanvraag van aanbiedingen dienen in dat geval het uiterste
tijdstip (dag en uur) voor de indiening van de stukken bij de Instel-ling te worden vermeld, alsmede de dienst waar deze stukken tegen
gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten worden afge-
geven.
In beide gevallen is de datum dezelfde.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 30
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
Voor de geheimhouding en om enigerlei moeilijkheid te voorkomen
wordt in de aanvraag van aanbiedingen het volgende opgenomen:„Verzending dient onder dubbele omslag te geschieden. Beide
omslagen worden gesloten. De ingesloten omslag draagt, naast de
aanduiding van de dienst waarvoor deze is bestemd zoals aangegevenin de aanvraag van aanbiedingen, de vermelding „Aanvraag vanaanbiedingen — mag niet door de postdienst worden geopend”. Zelf-klevende omslagen moeten met plakband worden gesloten en dwars
over het plakband wordt de handtekening van de afzender geplaatst.”.
Artikel 104
1. Alle offertes die in overeenstemming zijn met het bepaalde in
artikel 103, worden geopend.
2. De offertes worden door een daartoe aangewezen commissie
geopend.
Deze commissie is samengesteld uit ten minste drie vertegenwoordigers
van ten minste twee verschillende diensten. Een dienst is een admini-stratieve eenheid van het hoogste niveau binnen de instelling.
De financieel controleur wordt van het openen van de offertes in kennis
gesteld. De financieel controleur of zijn vertegenwoordiger kan alswaarnemer bij de opening aanwezig zijn, indien hij zulks dienstig acht.
3. De leden van de met de opening van de offertes belaste
commissie moeten:
a) hetzij elke bladzijde van elke offerte paraferen,
b) hetzij de omslagpagina en de financiële pagina's van elke offerte
paraferen, waarbij de integriteit van de originele offerte via hetaanbrengen van zegels of een andere, gelijkwaardige techniek wordt
gegarandeerd door een dienst die onafhankelijk is van de met de
offerteaanvraag belaste dienst,
c) en het proces-verbaal van de opening van de ontvangen offertes
ondertekenen en vaststellen welke offertes aan de eisen voldoen en
welke niet, onder opgave van de redenen voor de afwijzing wegenshet niet voldoen aan de eisen.
4. Alle offertes waarvan is vastgesteld dat zij aan de eisen voldoen,
worden beoordeeld door een daartoe aangewezen comité, dat tevenseen rangorde van de offertes bepaalt.
Dit comité is samengesteld uit ten minste drie vertegenwoordigers van
ten minste twee verschillende diensten. De samenstelling van ditcomité kan gelijk zijn aan die van de met de opening van de offertesbelaste commissie.
Offertes die niet alle in de offerteaanvraag vermelde wezenlijke
elementen bevatten of niet aan de in de bekendmaking van de opdracht,
de uitnodiging tot inschrijving en/of het bestek gestelde specifiekeeisen voldoen, worden uitgesloten. Het beoordelingscomité kan dekandidaat of de inschrijver evenwel verzoeken de bewijsstukkenwaarmee kan worden nagegaan of de kandidaat of de inschrijver beant-
woordt aan de selectiecriteria, aan te vullen of te verduidelijken binnen
een door het comité gestelde termijn.
Van de beoordeling en de rangorde van de offertes waarvan is vastge-
steld dat zij aan de eisen beantwoorden, moet een proces-verbaalworden opgesteld dat door alle leden van dit comité moet wordenondertekend. Dit proces-verbaal wordt bewaard zodat het later kan
worden geraadpleegd.
Artikel 105
Alle inschrijvers worden ingelicht over het aan hun aanbiedingen
gegeven gevolg.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 31
▼M6
▼B
▼M6
TITEL XVI
VASTSTELLING VAN DE DIVERSE DREMPELBEDRAGEN VAN
AANBESTEDINGSOVEREENKOMSTEN
(Artikel 128 van het Financieel Reglement)
Artikel 106
Het maximumbedrag voor onderhandse overeenkomsten die op basis
van artikel 59, onder a), van het Financieel Reglement mogen worden
gesloten, wordt op 13800 EUR gesteld.
Artikel 107
1. Het drempelbedrag waarboven de CCAM bevoegd is, als bepaald
in artikel 63 van het Financieel Reglement, wordt vastgesteld op:
a) 500 000 EUR voor de Commissie,
b) 100 000 EUR voor de overige instellingen.
Voor opdrachten waarmee voor de Commissie tussen 50 000 en
500000 en voor de overige instellingen tussen de 50000 en100000 EUR is gemoeid, zendt de ordonnateur de CCAM een infor-matieformulier toe aan de hand waarvan zij kan beslissen of de
opdracht voor advies aan haar moet worden voorgelegd. De CCAM
deelt haar beslissing binnen vijf werkdagen na ontvangst van dit formu-lier aan de ordonnateur mede. In deze periode mag de ordonnateurnamens zijn instelling geen verplichting aangaan.
2. Voorts mag elke ordonnateur een dossier voor advies aan de
CCAM voorleggen.
3. De informatieformulieren en de adviesaanvragen van de ordonna-
teurs worden onderzocht door een permanente dienst die onder hetvoorzitterschap van de CCAM ressorteert. Deze dienst doet aanbeve-lingen aan de CCAM betreffende de dossiers die wegens hun omvang,de eraan verbonden risico's of het feit dat zij geheel nieuw zijn,
grondig dienen te worden onderzocht door de CCAM.
Artikel 108
De drempelwaarde voor de verplichte zekerheidstelling, bedoeld in
artikel 64 bis van het Financieel Reglement, wordt op 345 000 EURgesteld.
Artikel 109
De bedragen waarbeneden overeenkomstig artikel 60 van het Finan-
cieel Reglement een rekening of nota volstaat, worden vastgesteld op:
a) 1 050 EUR voor uitgaven die in de standplaatsen van de instellingen
worden gedaan;
b) 2 700 EUR voor uitgaven die buiten de standplaatsen van de instel-
lingen worden gedaan.
Artikel 110
In toepassing van artikel 97 van het Financieel Reglement wordt voor
de overeenkomsten op het gebied van de kredieten voor onderzoek en
technologische ontwikkeling het maximum voor overeenkomstig artikel
59, onder a), van het Financieel Reglement gesloten onderhandse over-eenkomsten vastgesteld op 103 500 EUR voor wetenschappelijk entechnisch materieel, alsmede voor werken.
Het drempelbedrag waarboven de CCAM bevoegd is, wordt vastgesteld
overeenkomstig het bepaalde in artikel 107 van deze verordening. Voorde wetenschappelijke en technische overeenkomsten en de overeen-komsten voor werken wordt het drempelbedrag waarboven de1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 32
▼B
▼M6
▼M6
ordonnateur het in artikel 107, lid 1, tweede alinea, bedoelde formulier
toezendt, vastgesteld op 103500 EUR.
TITEL XVII
WERKWIJZE VAN DE RAADGEVENDE COMMISSIES VOOR
AANKOPEN EN OVEREENKOMSTEN (CCAM'S)
(Artikelen 63 en 97 van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Algemene bepalingen
Artikel 111
De CCAM brengt onder de in de ►M6artikelen 63, 64 en 97 ◄van
het Financieel Reglement vastgestelde voorwaarden, in haar advise-rende kwaliteit, advies uit over:
a) alle ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten inzake werken, leve-
ringen of diensten, met inbegrip van studies, waarmee een groterbedrag is gemoeid dat de in de artikelen 107 en 110 van de onder-havige verordening vermelde bedragen overtreft, alsook overplannen tot aankoop van vastgoed, ongeacht het bedrag ervan;
b) de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten bij de onder a)
bedoelde overeenkomsten en dit steeds wanneer het om grondige
wijzigingen gaat, met name wanneer in de bijkomende overeenkom-
sten het bedrag van de oorspronkelijke overeenkomst wordtgewijzigd;
c) de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten die ertoe leiden dat
het totale bedrag van een reeds gegunde aanbesteding dat aanvanke-lijk beneden de onder a) bedoelde grenzen lag, daardoor wordtoverschreden;
d) de standaardformulieren en -bepalingen betreffende de uitnodiging
tot inschrijving en de ontwerpen waarmee aanmerkelijk van diestandaardbepalingen wordt afgeweken;
e) de ontwerpen van uitnodiging tot inschrijving welke van bijzonder
belang zijn of een bijzonder karakter vertonen;
f) de vraagstukken die bij de sluiting of uitvoering van aanbestedings-
overeenkomsten rijzen (annulering van bestellingen, verzoeken omvermindering van boeten wegens vertraging, afwijkingen van de
bestekbepalingen en van de algemene voorwaarden enz.), voor
zover zij voldoende ernstig zijn om een verzoek om advies te recht-vaardigen;
g) op verzoek van de bevoegde ordonnateur of een lid van de CCAM
de ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten waarmee een geringerbedrag dan het onder a) bedoelde bedrag is gemoeid, wanneer dezevan mening is dat deze overeenkomsten beginselvragen opwerpen ofeen bijzonder karakter vertonen.
Artikel 112
DE CCAM doet aanbevelingen voor:
a) het algemene beleid wat de voorziening in of buiten de Gemeen-
schap betreft, in verband waarmee zij eventueel onderzoeken en
studies verricht of doet verrichten;
b) de vaststelling van de algemene voorwaarden van aankopen en
overeenkomsten.
Artikel 113
De voor advies aan de CCAM voorgelegde dossiers gaan vergezeld van
een door de verantwoordelijke ambtenaar of een door de ordonnateuraangewezen plaatsvervanger opgesteld en ingediend verslag.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 33
▼B
▼B
Dit verslag bevat met name:
a) een technische en financiële evaluatie van elke aanbieding, met
inbegrip van een vergelijkende tabel van de prijzen per eenheid;
b) een motivering van de aanbeveling voor de keuze van de
inschrijver.
Artikel 114
Over elk geval wordt een advies opgesteld, dat door de voorzitter van
de CCAM wordt ondertekend. Dit advies wordt aan de betrokken dien-sten medegedeeld.
Artikel 115
Elke CCAM stelt haar reglement van orde vast. Haar reglement van
orde wordt aan de betrokken Instelling, aan de CCAM van elk der
andere Instellingen en aan de Rekenkamer ter kennis gebracht.
Elke CCAM ziet toe op de juiste toepassing van de in ►
M6artikel
97◄bedoelde richtlijnen van de Raad.
Afdeling III
Interinstitutionele Raadgevende Commissie voor aankopen en over-
eenkomsten (CCAMI) (1)
Artikel 117
Het college van administratieve hoofden van de Instellingen van de
Gemeenschap kan de nodige maatregelen nemen om een Interinstituti-
onele Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten,hierna „CCAMI” (Commission consultative des achats et des marchéscommune aux Institutions) genoemd, op te richten met als doel, over-eenkomstig de eis van goed financieel beheer, de samenwerking tussen
de Instellingen te versterken bij het gezamenlijk plaatsen van bepaalde
opdrachten voor leveringen en andere opdrachten in het kader van hetbeheer van de kredieten voor de financiering van acties van interinsti-tutionele aard.
Artikel 118
De CCAMI heeft de volgende bevoegdheden:
a) zij wordt geraadpleegd voor advies wanneer alle of enkele Instel-
lingen tot het gezamenlijk plaatsen van opdrachten op de in artikel117 genoemde gebieden besluiten wegens de op financieel vlak aan
een dergelijke procedure verbonden voordelen.
Haar advies heeft betrekking op de regelmatigheid van de gevolgde
procedure, de keuze van de inschrijver en, in het algemeen, de voorde aanbesteding vastgestelde voorwaarden, waarbij op de belangen
van alle Instellingen wordt gelet.
De CCAM's van de verschillende Instellingen behoeven in dit geval
niet meer voor advies te worden aangezocht, maar zij worden vanhet uitgebrachte advies in kennis gesteld;
b) zij kan op verzoek van één of meer administratieve hoofden of van
één of meer CCAM's op de in artikel 117 bedoelde gebieden elkvraagstuk dat op interinstitutioneel niveau van belang is of gevolgenkan hebben, onderzoeken en aanbevelingen dienaangaande doen.
Zij onderzoekt daartoe het vraagstuk en doet de voorstellen die zij
geëigend acht.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 34
(1) De term „Instelling” dient in de zin van artikel 22, lid 5, van het Financieel
Reglement te worden begrepen.▼M6
▼B
▼B
Artikel 119
De CCAMI bestaat uit twee vertegenwoordigers per Instelling, die
indien mogelijk uit de leden van de CCAM van de Instelling wordenaangewezen, met dien verstande dat zij, krachtens overeenkomst tussen
de Instellingen, naast vertegenwoordigers van de respectieve diensten
nog tot haar leden telt:
— één vertegenwoordiger van de diensten voor juridische aangelegen-
heden,
— één vertegenwoordiger van de diensten voor financiële aangelegen-
heden, en
— één vertegenwoordiger van de financieel controleur, als waarnemer.
Voor de vertegenwoordigers van deze drie diensten kan in overleg
tussen de Instellingen een roulatiesysteem worden overeengekomen.
Het voorzitterschap van de CCAMI wordt voor een periode van twee
jaar bij toerbeurt door de Instellingen waargenomen.
De Commissie neemt het secretariaat van de CCAMI waar.
Artikel 120
Met betrekking tot de procedure zijn de artikelen 113 en 114 van
toepassing.
Artikel 121
De CCAMI stelt haar reglement van orde vast en doet dat reglement
aan alle Instellingen toekomen.
TITEL XVIII
BORG- EN ZEKERHEIDSTELLING VOORAF ALS GARANTIE VOOR
DE UITVOERING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN
(Artikel 64 bis van het Financieel Reglement)
Artikel 122
Wanneer als garantie voor de uitvoering van aanbestedingsovereen-
komsten van de leveranciers, aannemers of dienstverrichters eenzekerheidstelling vooraf wordt verlangd, moet deze niet slechts degehele duur van de garantie bestrijken, doch een tijdvak dat toereikendis om de borg te doen betalen. In beginsel moet de zekerheid worden
gesteld door een storting aan de Instelling in dezelfde valuta als die
welke voor de betaling van de leveringen of de werken is aangegeven.
Artikel 123
De zekerheidstelling kan worden vervangen door een persoonlijke en
hoofdelijke borgstelling van een door de rekenplichtige van de Instel-
ling erkende derde. Die zekerheid luidt in de valuta van betaling die
in het contract of de opdracht is vastgesteld en moet aan dezelfderegels voldoen als de in artikel 122 bedoelde zekerheidstelling.
Artikel 124
Bij de eerste betalingsopdracht ter uitvoering van een aanbestedings-
overeenkomst waarvoor een zekerheidstelling wordt geëist, worden degebruikelijke bewijsstukken aangevuld met een door de rekenplichtigevoor eensluidend gewaarmerkt afschrift van het bij de storting van dezekerheid afgegeven ontvangstbewijs of met een door de rekenplichtige
voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van de verklaring van de
instelling of van de derde die zekerheid heeft gesteld.
Artikel 125
De zekerheden worden terugbetaald of de in artikel 123 bedoelde
vervangende zekerheden worden vrijgegeven overeenkomstig de in de1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 35
▼M6
▼B
▼B
bepalingen betreffende aanbestedingen vervatte voorwaarden, behalve
ingeval de overeenkomst niet of met vertraging wordt uitgevoerd, zoalsbedoeld in ►
M6artikel 64 bis ◄, vierde alinea, van het Financieel
Reglement.
TITEL XX
VASTSTELLING VAN DE WAARDE VANWAARAF ROERENDE
GOEDEREN IN DE INVENTARISLIJST MOETEN WORDEN OPGE-
NOMEN
(Artikel 65 van het Financieel Reglement)
Artikel 130
In de inventarislijst worden alle roerende goederen opgenomen
— met een aankoopwaarde van ►M6420 EUR ◄of hoger, en
— met een gebruiksduur van meer dan een jaar (twee jaar voor
roerende goederen van wetenschappelijke en technische aard(1)) en
— die niet het karakter van een verbruiksgoed hebben.
Voor elk aangekocht goed moeten in de inventarislijst, waarvan de
ontvangstbewijzen een integrerend bestanddeel vormen, een passendebeschrijving van het goed, de plaats waar het zich bevindt, de datum
van aanschaffing en de kosten per eenheid worden vermeld.
De ontvangstbewijzen gelden als een passende beschrijving.
Artikel 131
Bij de inventariscontroles door de Instellingen wordt nagegaan of elk
goed fysiek aanwezig is en met de beschrijving in de inventarislijst
overeenkomt. De controles worden in het kader van een driejaarlijkscontroleprogramma verricht.
TITEL XX bis
REGELS VOOR AFSCHRIJVINGEN EN VORMING VAN VOORZIE-
NINGEN
(Artikel 70 bis van het Financieel Reglement)
Artikel 131 bis
Overeenkomstig de procedure van artikel 21 van deze verordening stelt
de rekenplichtige van de Commissie de boekhoudregels inzake afschrij-vingen en inventarissen vast nadat hij de rekenplichtigen van de andereinstellingen heeft geraadpleegd.
Artikel 131 ter
1. Voor andere dan financiële activa wordt de waarde bij de afslui-
ting van de rekeningen (balanswaarde) vastgesteld door toepassing vaneen afschrijvingsschema.
2. Voor het afschrijvingsschema wordt gebruikgemaakt van de line-
aire afschrijving per volledig jaar vanaf het jaar waarin de goederen in
gebruik worden genomen.
3. Voor niet-afschrijfbare activa waarvan de huidige waarde lager
ligt dan de boekwaarde, wordt overgegaan tot een buitengewoneafschrijving indien de ontwaarding onomkeerbaar wordt geacht.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 36
(1) In het kader van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek
omschreven in de „Recueil des instructions relatives aux inventaires” (doc.
13.131/XV/68-F) en de „Nomenclature des matériels — canevas général”
(doc. 2168/IX/1972 — F, met bijwerkingen).▼M6
▼B
▼M6
▼M6
Artikel 131 quater
1. Een waardevermindering van een actiefbestanddeel of een
toename van de op termijn opeisbare passiva moet leiden tot de
vorming van voorzieningen.
2. De vorming van deze voorzieningen moet het resultaat zijn van
oorzaken waarvan de effecten niet noodzakelijk onomkeerbaar zijn.
TITEL XXI
BEKENDMAKING VAN DE VERKOOP VAN ROERENDE GOEDEREN
(Artikel 66 van het Financieel Reglement)
Artikel 132
1. Verkopen van roerende goederen worden bekendgemaakt:
a) wanneer de aankoopwaarde ►M68 100 EUR ◄of hoger is, door
een geëigende bekendmaking op plaatselijk niveau. Tussen de publi-katie van de laatste aankondiging en de sluiting van hetverkoopcontract moeten ten minste veertien dagen zijn gelegen;
b) wanneer de aankoopwaarde per eenheid ►
M6391 100 EUR ◄of
hoger is, door een verkoopbericht in het Publicatieblad van de
Europese Gemeenschappen . Bovendien kan de verkoop op
geëigende wijze in de pers van de Lid-Staten worden bekendge-maakt. Tussen de bekendmaking van het verkoopbericht in hetPublicatieblad van de Europese Gemeenschappen en de sluiting
van het verkoopcontract moet ten minste één maand zijn gelegen.
2. Wanneer de verrichting wegens de kosten van de bekendmaking
geen bijzondere voordelen oplevert, kan van bekendmaking wordenafgezien.
3. De Instellingen trachten bij iedere verkoop van roerende goederen
de hoogste prijs te krijgen.
TITEL XXII
OPSTELLING EN GEBRUIK VAN HET REKENINGSTELSEL
(Artikel 70 van het Financieel Reglement)
Artikel 133
In de boekhouding wordt een onderscheid gemaakt tussen de algemene
boekhouding en de begrotingsboekhouding; deze boekhoudingen zijnop elkaar afgestemd. Het rekeningstelsel omvat deze twee boekhou-
dingen.
Artikel 134
Begrotingsboekhouding
1. In de begrotingsboekhouding wordt voor elke onderverdeling van
de begroting aantekening gehouden van:
a) wat de uitgaven betreft:
— de kredieten van de oorspronkelijke begroting, de kredieten van
de gewijzigde en/of aanvullende begrotingen, de in verband met
deelname van derden uitgetrokken kredieten, de overgeschrevenkredieten en het totale bedrag van de aldus beschikbarekredieten. De vastleggings- en de betalingskredieten wordenafzonderlijk geregistreerd en gecontroleerd;
— de betalingsverplichtingen en de betalingen van het begrotings-
jaar;1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 37
▼B
▼M6
▼B
▼B
b) wat de ontvangsten betreft:
— de ramingen van de oorspronkelijke begroting, de ramingen van
de gewijzigde en/of aanvullende begrotingen, de ontvangsten ten
gevolge van deelname van derden en het totale bedrag van dealdus berekende ramingen;
— de vastgestelde rechten en de geïnde bedragen van het begro-
tingsjaar;
c) de nog te betalen betalingsverplichtingen en nog te innen ontvang-
sten van voorafgaande begrotingsjaren.
Tevens wordt in de begrotingsboekhouding aantekening gehouden van
de samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen van het EuropeesOriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw (EOGFL), afdeling
Garantie, en van de desbetreffende, uit voorschotten bestaande beta-
lingen.
Deze verplichtingen worden gesteld tegenover het geheel van de
kredieten van het EOGFL-Garantie.
2. Aparte rekeningen worden geopend om afzonderlijk toezicht te
kunnen houden op:
— het gebruik van de overgedragen kredieten,
— het gebruik van de wederopgevoerde kredieten, en
— de betaalbaarstelling van de nog te vereffenen betalingsverplich-
tingen.
Aan de ontvangstenzijde worden aparte rekeningen geopend om op de
nog te innen schuldvorderingen van voorafgaande begrotingsjaren
afzonderlijk toezicht te kunnen houden.
3. De rekeningen kunnen worden gedetailleerd om een analytisch
overzicht van de resultaten te verkrijgen.
4. De rekeningen worden bijgehouden in boeken, op kaarten of met
behulp van enigerlei vorm van automatische gegevensverwerking.
Artikel 135
Algemene boekhouding
1. De algemene boekhouding maakt het mogelijk de vermogensrech-
telijke toestand van de instelling te bepalen.
2. Het rekeningschema van de algemene boekhouding wordt opge-
steld volgens een systeem van decimale indeling.
3. Het rekeningschema omvat de volgende klassen:
— klasse 1: kapitaalrekeningen,
— klasse 2: rekeningen van vaste activa,— klasse 3: voorraadrekeningen,
— klasse 4: derdenrekeningen,
— klasse 5: financiële rekeningen,— klasse 6: lastenrekeningen,
— klasse 7: batenrekeningen,
— klasse 8: speciale rekeningen.
4. Naar gelang van de behoeften van de instelling is iedere klasse
onderverdeeld in groepen en subgroepen met het oog op de registratievan de verrichtingen in overeenstemming met de in artikel 136, lid 10,bedoelde boekhoudbeginselen.
5. Klasse 4 „derdenrekeningen” registreert alle verrichtingen in de
betrekkingen met derden en de regularisaties.
Zij omvat tussenrekeningen met behulp waarvan de ontvangsten uit
hoofde van terugbetaalde vooruitbetalingen, als bedoeld in artikel 7,punt 7, van het Financieel Reglement, en tussenrekeningen voor het1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 38
▼M6
▼B
▼B
houden van toezicht op de nieuwe aanwendingen, als bedoeld in artikel
27, lid 2, van het Financieel Reglement.
6. Klasse 5 „financiële rekeningen” registreert de waardeverande-
ringen van effecten, de verrichtingen via kas, banken enpostchequediensten, de verrichtingen van de ondergeschikt rekenplich-tigen en die van de beheerders van gelden ter goede rekening. Voor
elke bank- of postrekening, gewone kas en kas van gelden ter goede
rekening wordt een afzonderlijke rekening geopend.
7. Klasse 6 „lastenrekeningen” registreert het brutobedrag van de in
de begrotingsboekhouding opgenomen uitgaven.
Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de uitgaven met
betrekking tot:
— de kredieten van het lopende begrotingsjaar;
— de krachtens artikel 7, punt 1, onder b), van het Financieel Regle-
ment overgedragen kredieten;
— de krachtens artikel 7, punt 1, onder a), van het Financieel Regle-
ment overgedragen kredieten;
— de krachtens artikel 7, punt 2, van het Financieel Reglement over-
gedragen kredieten;
— de kredieten die betrekking hebben op deelnemingen van derden
krachtens artikel 4, punt 2, van het Financieel Reglement.
8. Klasse 7 „batenrekeningen” registreert de in de begrotingsboek-
houding opgenomen invorderingen.
Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de invordering van:
— de geconstateerde rechten van het lopende begrotingsjaar,
— de nog in te vorderen geconstateerde rechten van voorafgaande
begrotingsjaren.
9. Klasse 8 „speciale rekeningen” registreert aan het einde van het
begrotingsjaar de verrichtingen van het afsluiten van de rekeningen.
10. Onverminderd het bepaalde in artikel 21, stelt de rekenplichtige
van elke Instelling aan de hand van het in lid 3 omschreven boekhoud-
kundige schema een gedetailleerd rekeningstelsel op. Hij opent
groepen, subgroepen en rekeningen naargelang van de bijzonderebehoeften van zijn beheer, waarbij telkens het voorwerp en dewerkingsvoorwaarden van de rekeningen nader worden aangegeven.
Artikel 136
Werking van de algemene boekhouding
1. De algemene boekhouding wordt per kalenderjaar en volgens de
methode van dubbelboekhouden gevoerd.
2. De rekeningen worden bijgehouden met behulp van software.
3. De boekhouding maakt het mogelijk een algemene staat van de
rekeningen op te maken, dit wil zeggen het overzicht van alle activa-en passivarekeningen van de Instelling, met inbegrip van de afgeslotenrekeningen, met voor elk:
— het rekeningnummer;
— de omschrijving;
— het totaal van de debetposten;— het totaal van de creditposten;
— het saldo.
4. De rekeningen worden zodanig bijgehouden dat zij een gedetail-
leerde analyse van de verrichtingen en de saldi mogelijk maken. Definanciële overzichten worden zodanig opgesteld dat zij, door middelvan een doelmatige specificatie, van de kenmerkende bestanddelenvan de activa en de passiva van de Instelling een getrouw beeld geven.De te innen ontvangsten worden bij de passiva onder de overlopende1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 39
▼M6
▼B
▼B
posten opgenomen en de desbetreffende schuldvorderingen bij de
activa onder de post „diverse debiteuren” of een andere geschiktepost. De uitgaven van het begrotingsjaar die nog niet op de jaarreke-
ning zijn aangewezen, worden als overlopende posten bij de activa
opgenomen onder de post „aan te wijzen uitgaven”. De jaarrekeningbevat alle elementen die nodig zijn om de overeenstemming met definanciële balans vast te stellen.
De saldi van elke rekening dienen periodiek met de bescheiden of met
andere bewijsstukken te worden vergeleken, met name met:
—►
M6de rekeningen van vaste activa, als bedoeld in artikel 135,
lid 3◄;
— de tegoeden op bank- en postrekeningen, door maandelijkse verge-
lijking met de door de financiële instellingen toegezondenrekeningafschriften;
— de gelden in kas, door vergelijking met het kasboek;
— de gelden ter goede rekening en andere voorschotten als bedoeld in
artikel 74, door na te gaan of is voldaan aan de voorwaarden voorhet beheer van gelden ter goede rekening en de verstrekking vanvoorschotten, alsmede aan de boekingsvoorschriften;
— de rekeningen van lasten en baten van de klassen 6 en 7, door
maandelijkse vergelijking met de desbetreffende totalen in de
begrotingsboekhouding.
5. De onderlinge rekeningen van de Instellingen worden maandelijks
in overeenstemming gebracht en periodiek vereffend.
6. De tussenrekeningen worden periodiek als volgt onderzocht:
— bedragen die reeds zouden moeten zijn geïnd, door mededeling van
de rekenplichtige aan de ordonnateur, van de niet-geïnde ontvang-sten en de ondernomen stappen;
— bedragen die reeds hadden moeten zijn betaald, door mededeling
van de rekenplichtige aan de ordonnateur, van de redenen voor
niet-betaling en de betrokken bedragen;
— over te maken middelen, door vergelijking met de verzamelstaten
van de bezoldigingen van het personeel of andere gelijkaardigestaten;
— de overige tussenrekeningen, door middel van een analyse van de
boeksaldi en door kennisgeving aan de ordonnateur van de verrich-
tingen die niet binnen de jaarlijks vast te stellen termijnen zijn
afgerekend.
De tussenrekeningen worden zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de
in artikel 71 van het Financieel Reglement genoemde termijnen veref-
fend.
8. De financiële bank- of postrekeningen worden bijgehouden in
deviezen en in euro.
De in nationale valuta's uitgedrukte bedragen worden tegen de volgens
artikel 1 bis vastgestelde koersen in euro omgerekend. De saldi in eurovan de in deviezen gehouden rekeningen worden maandelijks opnieuwberekend.
9. De boekhouding van het Gemeenschappelijk Centrum voor
Onderzoek wordt in de algemene boekhouding van de Commissiegeconsolideerd.
10. De financiële overzichten moeten regelmatig, waarheidsgetrouw
en volledig zijn en een getrouw beeld geven van het vermogen, de
financiële situatie en het resultaat van het begrotingsjaar. Zij wordenvolgens algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen opgesteld. De prakti-sche toepassingsvoorschriften van deze beginselen, welke periodiekworden bijgewerkt, worden vastgesteld volgens de bepalingen vanartikel 21.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 40
▼M6
▼M6
11. De rekenplichtige moet voorzieningen treffen voor risico's en
kosten met het oog op de verwerking van voorbije of lopende, nauw-keurig omschreven gebeurtenissen waarvan de afloop onzeker is.
12. De voorzieningen voor risico's en kosten zoals bedoeld in lid 11,
en voor waardevermindering van activa zoals bedoeld in artikel 131quater, alsmede de afschrijvingen zoals bedoeld in artikel 131 ter,moeten worden geboekt op de rekening van niet in de begroting opge-nomen lasten en baten en afzonderlijk worden vermeld in de bijlage bij
de balans.
TITEL XXIII
BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE KREDIETEN VOOR
ONDERZOEK EN TECHNOLOGISCHE ONTWIKKELING (OTO)
(Artikelen 94 en 96 van het Financieel Reglement)
Artikel 137
Tot staving van de begroting wordt een indicatieve tabel betreffende de
activiteiten van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek opge-steld, waaruit de overeenstemming blijkt tussen de bestemming van deuitgaven — onderzoekdoelstellingen en andere activiteiten — en de
aard van de middelen die voor de uitvoering ervan worden aangewend:
— statutair en niet-statutair personeel;
— administratieve en technische infrastructuur;— wetenschappelijke en technische voorzieningen;— rechtstreekse beleidskredieten.
Het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek voert een voor het
beheer van elk van de onder zijn bevoegdheid vallende activiteiten,
met inbegrip van de werkzaamheden met betrekking tot dienstverrich-tingen voor derden en de ondersteuning van de diensten van deCommissie, geëigende boekhouding waarmee aan de hand van debestanddelen die in de tabel van overeenstemming voorkomen, op de
werkelijke kosten toezicht kan worden uitgeoefend.
Artikel 138
Met betrekking tot het terrein van de tot de werkzaamheden onder
contract behorende activiteiten wordt tot staving van de begroting eentabel volgens de onderstaande indeling opgesteld waaruit de overeen-stemming tussen de bestemming — onderzoekdoelstellingen en andere
activiteiten — en de aard van de uitgaven blijkt:
— interventies;
— niet-statutair personeel(
1);
— werking;— infrastructuur;— informatie en publikaties;— statutair personeel (
1).
De geëigende boekhoudkundige maatregelen worden genomen om op
de uitvoering van de begroting per onderzoekdoelstelling, rekening
houdend met de bestanddelen van de tabel van overeenstemming,toezicht te kunnen houden.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 41
(1) De rubriek „statutair personeel” omvat ambtenaren die een functie uit de
lijsten van het aantal ambten vervullen en personeelsleden die onder de
regeling voor de „andere personeelsleden” vallen. De rubriek „niet-statutair
personeel” omvat alle overige personeelsleden (uitzendkrachten, gedeta-
cheerde nationale ambtenaren, dienstverrichters, aannemingscontracten enz.)
(zie regeling van de Commissie voor de mini-begrotingen van 22 mei 1990).▼B
▼M6
TITEL XXIV
BEPALINGEN BETREFFENDE HET BEHEER VAN DE HUISHOUDE-
LIJKE KREDIETEN BUITEN DE GEMEENSCHAP
(►M6Artikelen 121 en 123 ◄van het Financieel Reglement)
Afdeling I
Beheer van gelden ter goede rekening
Artikel 140
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 54 van het Financieel Regle-
ment wordt voor elke plaatselijke eenheid buiten de Gemeenschapvoor de betaling van bepaalde categorieën uitgaven beheer van geldenter goede rekening ingesteld.
In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening
worden, gelet op de specifieke behoeften van de betrokken plaatselijkeeenheid, de werkingsvoorwaarden ervan vastgesteld.
Afdeling II
Betalingsverplichtingen en betalingen
Artikel 141
Voor alle plaatselijke eenheden samen worden voorstellen inzake
samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen opgesteld.
Deze voorstellen, vergezeld van een raming van de uitgaven van elke
plaatselijke eenheid, worden aan de financieel controleur ter viseringtoegezonden en vervolgens door de boekhouding geregistreerd. Deze
samenvattende betalingsverplichtingen kunnen naar gelang van de
ontwikkeling van de behoeften worden herzien.
Artikel 142
1. Voor de delegaties met slechts een beperkt aantal ambtenaren of
andere personeelsleden die in aanmerking kunnen komen om te worden
gemachtigd cheques en postgiro- of bankoverschrijvingen te onderte-
kenen, kunnen de in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoeldeautoriteiten op voorstel van de ordonnateur, na gunstig advies van derekenplichtige en de financieel controleur, toestemming verlenen tothet plaatsen van slechts één handtekening.
2. De Commissie stelt de voorwaarden vast waaronder het de func-
tionarissen die door haar zijn aangewezen en gemachtigd om over bij
volmacht geopende rekeningen te beschikken, wordt toegestaan de
namen en de specimens van de handtekeningen aan de financiële instel-lingen ter plaatse mede te delen.
Afdeling III
Bijzondere voorwaarden voor raadpleging van de CCAM
Artikel 143
1. Overeenkomstig het bepaalde in ►
M6artikel 63 ◄van het
Financieel Reglement en artikel 111 van de onderhavige verordeningkunnen overeenkomsten voor het huren van een gebouw buiten deGemeenschap bij wijze van uitzondering rechtstreeks door de ordonna-teur worden gesloten, op voorwaarde dat de CCAM op voorhand de
voor de betrokken landen of steden specifieke informatie heeft
ontvangen en de aan te leggen basiscriteria heeft aanvaard met betrek-king tot:
— het soort te huren gebouw, naar gelang van het doel waarvoor het
bestemd is (woningen, kantoren, enz.);1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 42
▼B
▼B
— de in acht te nemen parameters inzake oppervlakte en prijs, met
eventuele marge;
— de contractuele bepalingen.
2. Indien de ordonnateur met situaties wordt geconfronteerd die van
de volgens lid 1 overeengekomen en op voorhand door de CCAM
aanvaarde criteria afwijken, wordt voor het (de) betrokken geval(len)
de CCAM opnieuw geraadpleegd.
3. De ordonnateur breng over de toepassing van lid 1 regelmatig bij
de CCAM verslag uit.
Afdeling IV
Inventarissen
Artikel 144
1. De permanente inventarissen van de roerende goederen die tot het
vermogen van de respectieve Gemeenschappen behoren, worden, watde delegaties betreft, ter plaatse bijgehouden. Zij worden op de doorde Commissie vastgestelde wijze regelmatig aan de centrale dienstenmedegedeeld.
De naar de delegaties op weg zijnde roerende goederen, worden in
afwachting van de opname ervan in de permanente inventarissen, op
een voorlopige lijst geregistreerd.
2. De bekendmaking van de verkoop van roerende goederen door de
delegaties geschiedt overeenkomstig de ter plaatse geldende juridischeen feitelijke voorwaarden.
TITEL XXV
OVERGANGS– EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 144 bis
Bij wijze van overgangsmaatregel wordt het in artikel 107 bedoelde
drempelbedrag waarboven de CCAM bevoegd is, voor de Commissievastgesteld op 300000 EUR, vanaf de inwerkingtreding van dezewijzigingsverordening tot de goedkeuring door de Commissie van een
evaluatieverslag over de eerste zes maanden van de toepassing van
deze verordening, waaruit blijkt dat bij het drempelbedrag van500000 EUR kan worden voldaan aan de eisen op het gebied van dekwaliteitscontrole van het communautair beheer.
Artikel 145
De in deze verordening vermelde forfaitaire bedragen worden bijge-
steld volgens het verloop van het indexcijfer van de consumptieprijzen
in de Gemeenschap, zulks op evenredige wijze en met de volgende
periodiciteit:
— om de drie jaar, behoudens uitzonderlijke ontwikkeling van het
indexcijfer, voor de in de artikelen 31 (bedrag van het beheer), 81,
130, 132, en in de artikelen 106 tot en met 110 bedoelde bedragen.
De bedragen worden afgerond;
— om het jaar voor de in artikel 31 (vergoeding) bedoelde bedragen.
Deze bedragen worden op een ►
M6euro◄afgerond.
De Commissie stelt de nieuwe bedragen vast volgens de bovenge-
noemde vervaldagen en criteria en deelt deze aan de andereInstellingen mede.
Artikel 146
De bepalingen van de onderhavige verordening laten de toepassing van
de bijzondere bepalingen van het Financieel Reglement betreffende dekredieten voor onderzoek en technologische ontwikkeling (titel VII van1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 43
▼M6
▼B
▼B
het Financieel Reglement), het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds
voor de Landbouw, afdeling Garantie (titel VIII van het FinancieelReglement), de hulp aan derde landen (titel IX van het Financieel
Reglement), het beheer van de kredieten voor personeel met standplaats
buiten de Gemeenschap en de desbetreffende huishoudelijke uitgaven(titel X van het Financieel Reglement) en het Bureau voor officiëlepublikaties der Europese Gemeenschappen (titel XI van het FinancieelReglement) onverlet.
Artikel 147
De Instellingen stellen de Rekenkamer binnen een termijn van zes
maanden, te rekenen vanaf de datum van inwerkingtreding van deze
verordening, in kennis van de maatregelen die zij voor de toepassing
ervan hebben getroffen.
Artikel 148
Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS wordt ingetrokken.
Artikel 149
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 1994.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks
toepasselijk in elke Lid-Staat.1993R3418 — NL — 01.01.2002 — 007.001 — 44