1976R1417 — NL — 26.07.1993 — 001.001

Onderstaande tekst dient louter ter informatie en is juridisch niet bindend. De EU-instellingen zijn niet aansprakelijk voor de inhoud. Alleen de besluiten die zijn gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie (te raadplegen in EUR-Lex) zijn authentiek. Deze officiële versies zijn rechtstreeks toegankelijk via de links in dit document

Gewĳzigd bĳ:









▼B

VERORDENING (EEG) Nr. 1417/76 VAN DE RAAD

van 1 juni 1976

houdende financiële bepalingen voor de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden







TITEL I

ALGEMENE BEGINSELEN

Artikel 1

1. Ieder jaar worden door middel van een staat van ontvangsten en uitgaven de te verwachten ontvangsten en uitgaven van de Stichting geraamd en goedgekeurd.

▼M1

2. De uitgaven mogen niet voor een langere periode dan het begrotingsjaar worden toegestaan.

3. De huishoudelijke uitgaven die voortvloeien uit:

— contracten die volgens plaatselijk gebruik zijn gesloten, of

— contractuele bepalingen betreffende met name de levering van materieel,

voor tijdvakken die de duur van het begrotingsjaar overschrijden, worden aangerekend op de staat van ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar waarin zij worden gedaan.

Artikel 2

De begrotingskredieten moeten worden aangewend volgens de beginselen van goed financieel beheer, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit. Er moeten gekwantificeerde doelstellingen worden bepaald en de uitvoering daarvan moet worden gevolgd.

▼B

Artikel 3

▼M1

1. Behoudens artikel 22 worden de ontvangsten en de uitgaven voor het volle bedrag in de staat van ontvangsten en uitgaven en in de rekeningen opgenomen; zij mogen niet met elkaar worden gecompenseerd.

2. De gezamenlijke ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke uitgaven.

Bepaalde ontvangsten behouden evenwel hun bestemming. Dit geldt met name voor:

— de ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, zoals inkomsten van stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten;

— de van derden afkomstige ontvangsten wegens op hun verzoek verrichte werkzaamheden.;

▼B

►M1 3. ◄ Na mededeling aan de Commissie kan de Raad van Bestuur alle schenkingen ten gunste van de Stichting, zoals stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten, aanvaarden.

Voor het aanvaarden van schenkingen die enigerlei lasten kunnen medebrengen is de goedkeuring vereist van de Commissie, die zich binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek van de Raad van Bestuur uitspreekt. Indien binnen deze termijn geen bezwaar kenbaar is gemaakt, neemt de Raad van Bestuur een definitieve beslissing over de aanvaarding.

▼M1

Artikel 4

Ontvangsten en uitgaven kunnen uitsluitend tot stand komen door aanrekening op een artikel van de staat van ontvangsten en uitgaven.

Onverminderd artikel 22, mogen geen betalingsverplichtingen worden aangegaan noch betalingsopdrachten worden verstrekt die de toegestane kredieten te boven gaan.

▼B

Artikel 5

Het dienstjaar valt samen met het kalenderjaar.

De ontvangsten van een dienstjaar worden verantwoord in de rekening van het dienstjaar waarin zij zijn geïnd.

De uitgetrokken kredieten mogen alleen worden gebruikt ter dekking van uitgaven waarover op regelmatige wijze betalingsverplichtingen zijn aangegaan en betaling heeft plaatsgevonden uit hoofde van het dienstjaar waarvoor deze kredieten zijn toegekend, behoudens de in artikel 6 bedoelde afwijkingen, alsmede ter dekking van uit voorgaande dienstjaren stammende schulden waarvoor geen krediet was overgedragen.

De uitgaven van een dienstjaar worden in de rekening van dat dienstjaar verantwoord voor zover betalingsopdrachten daarvoor uiterlijk op 31 december in het bezit zijn van de financiële controleur en de betaling uiterlijk op 15 januari van het volgende jaar heeft plaatsgevonden.

▼M1

Artikel 6

Het gebruik der kredieten geschiedt volgens onderstaande voorschriften:

1. a) kredieten waarvoor geen verplichtingen zijn aangegaan aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij zijn opgenomen, komen in de regel te vervallen; b) kredieten voor de bezoldigingen en vergoedingen van het personeel kunnen niet worden overgedragen; c) kredieten ten aanzien waarvan geen verplichtingen zijn aangegaan op 31 december, mogen worden overgedragen, zij het uitsluitend naar het volgende begrotingsjaar; d) kredieten betreffende betalingen die op 31 december nog moeten worden verricht uit hoofde van tussen 1 januari en 31 december rechtmatig aangegane betalingsverplichtingen, worden van rechtswege en uitsluitend naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgedragen.

2. Voor de in punt 1, onder c), bedoelde kredieten dient de Commissie de naar behoren met redenen omklede verzoeken tot overdracht welke haar vóór 1 februari door de Stichting zijn voorgelegd, uiterlijk op 15 februari bij de Begrotingsautoriteit in. De overdracht van deze kredieten kan slechts om uitzonderlijke redenen worden voorgesteld ten einde te voorzien in dringende behoeften, die niet kunnen worden gedekt door kredieten van het volgende begrotingsjaar. In beginsel zijn deze overdrachten bestemd voor het dekken van behoeften die normaliter onder het vorige begrotingsjaar vallen, maar waarvoor — ten gevolge van niet aan de ordonnateurs te wijten vertragingen — de kredieten niet tijdig konden worden gebruikt. Het Europees Parlement raadpleegt de Raad en beslist over deze verzoeken tot overdracht. Indien de Begrotingsautoriteit binnen zes weken geen besluit heeft genomen, worden de verzoeken tot overdracht geacht te zijn goedgekeurd.

3. De per 31 december niet gebruikte ontvangsten en beschikbare kredieten uit hoofde van de in artikel 3, lid 2, bedoelde schenkingen, worden van rechtswege overgedragen.

4. Aan het einde van het begrotingsjaar vervallen: a) de kredieten van het vorige begrotingsjaar: — waarvoor een besluit tot overdracht op grond van punt 1, onder c), is genomen en ten aanzien waarvan geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan en geen betalingen zijn verricht; — die van rechtswege overgedragen zijn en ten aanzien waarvan geen betalingen zijn verricht overeenkomstig punt 1, onder d); b) de kredieten van het begrotingsjaar die niet zijn overgedragen.

5. Een lijst van de van rechtswege overgedragen kredieten wordt vóór 1 maart ter informatie aan de Commissie gezonden. De Commissie legt deze lijst ter informatie aan het Europees Parlement en aan de Raad voor.

6. Voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven wordt het gebruik van de overgedragen kredieten afzonderlijk per begrotingspost in de rekening van het lopende begrotingsjaar verantwoord.

▼B

Artikel 7

Voor uitgaven ter zake van lopend beheer die ten laste komen van het volgende dienstjaar en die door hun aard bij het begin van dat dienstjaar ingaan, kunnen vanaf 15 november van elk jaar vervroegde betalingsverplichtingen worden aangegaan ten laste van de voor het volgende dienstjaar uitgetrokken kredieten tot maximaal een vierde gedeelte van het totaal van de overeenkomstige kredieten van het lopende dienstjaar. Deze betalingsverplichtingen mogen echter geen nieuwe uitgaven betreffen waarvan het beginsel in de staat van ontvangsten en uitgaven van het lopende dienstjaar nog niet is aanvaard.

▼M1

Uitgaven voor huurcontracten of bepaalde daarmee verband houdende en overeenkomstige uitgaven die ingevolge wettelijke of contractuele bepalingen vooraf moeten worden verricht, mogen vanaf 20 december worden betaald ten laste van voor het volgende begrotingsjaar toegestane kredieten.

▼M1

Artikel 8

1. Indien de staat van ontvangsten en uitgaven bij het begin van het begrotingsjaar nog niet definitief is vastgesteld, is artikel 204 van het Verdrag van toepassing op het aangaan van betalingsverplichtingen en het verrichten van betalingen ter zake van uitgaven waarvan het beginsel in de laatste op regelmatige wijze goedgekeurde staat is aanvaard.

Een uitgave moet worden geacht in beginsel in de laatste op regelmatige wijze vastgestelde staat te zijn aanvaard, indien de aanwijzing ervan op een specifieke begrotingslijn mogelijk was geweest uit hoofde van het betrokken begrotingsjaar.

2. De betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht tot een maximum van een twaalfde van het totaal van de in het betrokken hoofdstuk voor het vorige begrotingsjaar toegestane kredieten, rekening houdend met de verrichte overschrijvingen, zonder dat deze maatregel tot gevolg mag hebben dat de Stichting maandelijks meer dan een twaalfde van het bedrag van de in de ontwerpbegroting of, bij gebreke daarvan, in het voorontwerp van begroting van de Gemeenschappen aan de Stichting toegewezen subsidie ter beschikking krijgt. Betalingsverplichtingen kunnen per hoofdstuk worden aangegaan tot een maximum van een kwart van het totaal van de in het betrokken hoofdstuk van het vorige begrotingsjaar opgenomen kredieten, rekening houdend met de verrichte overschrijvingen, vermeerderd met een twaalfde voor elke verstreken maand, met dien verstande dat het bedrag van de in de ontwerpbegroting of, bij gebreke daarvan in het voorontwerp van begroting van de Gemeenschappen aan de Stichting toegewezen subsidie niet mag worden overschreden.

3. Op verzoek van de Raad van Bestuur kan de Commissie aan de hand van de behoeften van het beheer twee of meer voorlopige twaalfden tegelijk toestaan, waarbij het voor elk hoofdstuk toegestane bedrag de in lid 2 bepaalde jaarlijkse maximumlimiet niet mag overschrijden.

4. Indien voor een bepaald hoofdstuk de twee of meer overeenkomstig lid 3 toegestane voorlopige twaalfden niet toereikend zijn voor de uitgaven met het oog op het voorkomen van een breuk in de continuïteit van het handelen van de Stichting op het betrokken gebied, kan bij wijze van uitzondering en volgens dezelfde procedure een overschrijding van het in lid 3 bedoelde bedrag worden toegestaan, voor zover het totaal van de in de staat van ontvangsten en uitgaven van het voorgaande begrotingsjaar opgenomen kredieten niet wordt overschreden.

▼M1 —————

▼M1

Artikel 10

De staat van ontvangsten en uitgaven luidt in ecu. De waarde van de ecu en de regels voor de omrekening van de ecu in nationale valuta's en omgekeerd zijn die welke zijn vastgesteld in het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen.

▼B







TITEL II

INDIENING EN OPZET VAN DE STAAT VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN

Artikel 11

1. De Raad van Bestuur van de Stichting doet uiterlijk op 31 maart aan de Commissie een raming van de ontvangsten en uitgaven van de Stichting voor het volgende jaar toekomen. Deze raming bevat een lijst van het aantal ambten.

▼M1

2. In geval van onvermijdbare, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden kan de Raad van Bestuur van de Stichting aan de Commissie aanvullende of gewijzigde ramingen voorleggen. Deze worden in dezelfde vorm en volgens dezelfde procedure ingediend en vastgesteld als de staat waarvan de ramingen worden gewijzigd. Zij moeten vergezeld gaan van een motivering onder verwijzing naar laatstbedoelde staat.

▼B

Een aanvullende raming moet in het algemeen uiterlijk op de datum, vastgesteld voor het indienen van de raming voor het volgende dienstjaar, aan de Commissie worden voorgelegd.

3. Zo nodig kan de Commissie aan de begrotingsautoriteit passende maatregelen voorstellen met het oog op het aanbrengen van de wenselijke wijzigingen in de subsidie welke overeenkomstig artikel 13, lid 1, in de begroting van de Gemeenschappen is opgenomen. De bevoegde autoriteiten beraadslagen erover met inachtneming van de vereiste spoed.

Artikel 12

1. Aan de raming worden ter motivering toegevoegd:

— een lijst van het aantal ambten die per personeelscategorie een organigram van de toegestane posten en van de werkelijke personeelsbezetting op de datum van indiening van de raming van de ontvangsten en uitgaven bevat;

— bij verandering van de personeelsbezetting, een overzicht met een motivering van de gevraagde nieuwe posten;

— een raming van de driemaandelijkse betalingen en ontvangsten.

2. De Raad van Bestuur doet de raming voorafgaan door een algemene inleiding, welke onder meer bevat:

— een uiteenzetting van het beleid waarvoor de aangevraagde kredieten zijn benodigd,

— een verklaring van de van jaar tot jaar optredende wijzigingen in de omvang der kredieten.

Bovendien voegt de Commissie aan de raming een advies toe dat met redenen omklede afwijkende ramingen kan bevatten.

3. Vóór de goedkeuring van de begroting van de Gemeenschappen kan de Commissie, eventueel op verzoek van de Raad van Bestuur, wijzigingen indienen op grond van naderhand verkregen inlichtingen.

Artikel 13

De subsidie ten gunste van de Stichting wordt op de bij deze verordening bepaalde wijze ter beschikking van de Stichting gesteld.

Artikel 14

Vóór het begin van het dienstjaar stelt de Raad van Bestuur de staat van ontvangsten en uitgaven vast en past deze aan de door de begrotingsautoriteit toegekende subsidie aan.

De aldus vastgestelde staat wordt onverwijld aan de Commissie toegezonden.

▼M1

De staat alsmede de lijst van het aantal ambten worden tegelijk met de begroting van de Gemeenschappen in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen bekendgemaakt.

▼M1

Artikel 15

De staat van ontvangsten en uitgaven is onderverdeeld in titels, hoofdstukken, artikelen en posten naar de aard of de bestemming van de ontvangsten of de uitgaven volgens een decimaal indelingsschema.

Hij omvat:

1. in de staat van ontvangsten: a) de voor het betrokken begrotingsjaar verwachte ontvangsten; b) de voor het vorige begrotingsjaar in de begroting opgenomen ontvangsten en de geconstateerde ontvangsten voor het laatste afgesloten begrotingsjaar; c) een passende toelichting bij elke ontvangstenpost;

2. in de staat van uitgaven: a) de voor het betrokken begrotingsjaar uitgetrokken kredieten, onderverdeeld in titels, hoofdstukken, artikelen en posten; b) volgens dezelfde indeling, de voor het voorgaande begrotingsjaar uitgetrokken kredieten en de werkelijke uitgaven voor het laatste afgesloten begrotingsjaar, vermeerderd met de overgedragen kredieten; c) een passende toelichting bij elk onderdeel; d) als bijlage, een lijst van het aantal vaste en tijdelijke posten ambten waarin het aantal per rang voor elke categorie en voor iedere groep wordt vastgesteld, met vermelding van het aantal ambten dat voor het voorgaande begrotingsjaar werd toegestaan.

Artikel 16

De door de Begrotingsautoriteit vastgestelde lijst van het aantal ambten vormt voor de Stichting een strikt maximum; boven dit maximum mogen geen aanstellingen worden verricht.

De gevallen van werkzaamheid op basis van halve werktijd waartoe de directeur, overeenkomstig artikel 29 bis van Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1860/76 van de Raad van 29 juni 1976 houdende vaststelling van de regeling welke van toepassing is op het personeel van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden ( 1 ), toestemming heeft verleend, kunnen worden gecompenseerd door de aanwerving van andere personeelsleden, binnen de grenzen die de Begrotingsautoriteit in het kader van de begrotingsprocedure heeft vastgesteld.

▼B







TITEL III

UITVOERING VAN DE STAAT VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN







AFDELING I

ALGEMENE BEPALINGEN

▼M1

Artikel 17

De uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven geschiedt volgens het beginsel van scheiding van ordonnateurs en rekenplichtigen.

Het beheer van de kredieten berust bij de ordonnateur, die als enige bevoegd is betalingsverplichtingen aan te gaan, aanspraken vast te stellen en invorderings- en betalingsopdrachten af te geven. Invordering en betaling geschieden door de rekenplichtige. De functies van ordonnateur, van financieel controleur en van rekenplichtige zijn onderling onverenigbaar.

Artikel 18

De Raad van Bestuur van de Stichting voert de staat van ontvangsten en uitgaven uit overeenkomstig deze verordening, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens der uitgetrokken kredieten.

Behoudens de in de artikelen 23, 30, 38 en 41 vermelde gevallen van contraire besluiten delegeert de Raad van Bestuur zijn bevoegdheden onder de door hem bepaalde omstandigheden en binnen de grenzen welke zijn vastgesteld in de akte van overdracht, waarvan kennis moet worden gegeven aan de gedelegeerde, de rekenplichtige, de financieel controleur en de Rekenkamer.

De delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de hun uitdrukkelijk verleende bevoegdheden.

▼M1

Artikel 18 bis

Indien de ontvangsten en uitgaven worden beheerd met behulp van geïntegreerde computersystemen is het bepaalde in de afdelingen II en III en in titel VI van toepassing, met inachtneming van de mogelijkheden en eisen van een geautomatiseerd beheer. Daartoe kunnen met name:

— de bewijsstukken ter verificatie bij de ordonnateur of de rekenplichtige blijven;

— de handtekeningen en visa door middel van een passende geautomatiseerde procedure worden aangebracht.

De wijze van uitvoering van dit artikel wordt bepaald in de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.

▼M1

Artikel 19

De controle op het aangaan van alle betalingsverplichtingen en het betalen van alle uitgaven, alsmede de controle op de vaststelling en invordering van alle ontvangsten van de Stichting worden uitgeoefend door de financieel controleur van de Commissie, die zijn taak uitoefent overeenkomstig de beginselen van artikel 2.

De door deze functionaris verrichte controle wordt uitgeoefend aan de hand van de bescheiden betreffende de uitgaven en de ontvangsten en kan zo nodig ter plaatse geschieden.

De financieel controleur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door een of meer ondergeschikte financieel controleurs.

De financieel controleur moet worden geraadpleegd over de inrichting van de boekhoudsystemen van de Stichting. Hij heeft toegang tot de in deze systemen vervatte gegevens.

▼B

Artikel 20

De ontvangsten worden geïnd en de uitgaven betaald door een rekenplichtige die door de Raad van Bestuur wordt aangewezen.

Behoudens het bepaalde in artikel 42, tweede alinea, en artikel 43 is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de contante en andere middelen. Hij is aansprakelijk voor de bewaring van deze middelen.

▼M1

Hij is belast met de voorbereiding van de financiële overzichten als bedoeld in de artikelen 66 en 67.

▼B

Hij kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door een of meer ondergeschikte rekenplichtigen, die onder dezelfde voorwaarden als de rekenplichtige worden aangewezen.

▼M1

De bijzondere regeling voor de rekenplichtige en de ondergeschikte rekenplichtigen wordt vastgesteld in het kader van de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.

▼B

Artikel 21

1. Elk krediet behoort bij een bepaald hoofdstuk en een bepaald artikel.

2. De voor een bepaald hoofdstuk van uitgaven uitgetrokken kredieten kunnen niet voor andere hoofdstukken van uitgaven worden aangewend.

3. De Raad van Bestuur kan echter aan de Commissie voorstellen kredieten van het ene hoofdstuk naar het andere over te schrijven.

De Commissie beslist binnen een termijn van een maand. Na het verstrijken van deze termijn worden deze overschrijvingen geacht te zijn goedgekeurd.

Overschrijvingen van het ene artikel naar het andere kunnen namens de Stichting worden vastgesteld door de Raad van Bestuur of door de Directeur van de Stichting, wanneer de bevoegdheid daartoe aan laatstgenoemde is overgedragen.

De Commissie wordt van deze overschrijvingen in kennis gesteld.

4. Elk voorstel voor overschrijving binnen een bepaald hoofdstuk of van het ene hoofdstuk naar het andere moet voorzien zijn van het visum van de financiële controleur die verklaart dat de kredieten beschikbaar zijn.

▼M1

4 bis. Door middel van overschrijvingen kunnen alleen die begrotingsonderdelen van kredieten worden voorzien waarvoor op de staat van uitgaven een krediet is toegestaan of die pro memorie (p.m.) zijn vermeld.

▼B

5. De bepalingen van dit artikel zijn alleen van toepassing op kredieten welke overeenkomen met ontvangsten met een bepaalde bestemming in de zin van artikel 3, lid 2, voor zover deze ontvangsten hun bestemming behouden.

Artikel 22

In afwijking van artikel 4 kunnen

a) op het bedrag van rekeningen of betaalstaten, waarvoor in dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven, in mindering worden gebracht: — boeten, opgelegd aan partijen bij overeenkomsten en aanbestedingen; — onverschuldigd betaalde bedragen, waarvan verrekening kan plaatsvinden door inhouding op een nieuwe soortgelijke betaling ten laste van het hoofdstuk, het artikel en het dienstjaar waarop het teveel betaalde is geboekt; — de waarde van voertuigen, apparaten, materiaal en installaties die overeenkomstig de handelsgebruiken worden ingeruild bij de aankoop van nieuwe apparatuur, nieuwe voertuigen, nieuw materiaal en nieuwe installaties van dezelfde aard. De op rekeningen in mindering gebrachte kortingen en rabatten worden niet afzonderlijk als ontvangsten opgevoerd;

▼M1

b) opnieuw worden aangewend op het begrotingsonderdeel waarop de oorspronkelijke uitgave werd aangewezen: — ontvangsten uit hoofde van terugbetaling van bedragen welke onverschuldigd zijn betaald ten laste van kredieten op de staat van ontvangsten en uitgaven; — opbrengsten van leveranties, werkzaamheden en diensten, verricht ten behoeve van andere instellingen of organen, met inbegrip van de vergoedingen voor dienstreizen betaald voor rekening van en terugbetaald door andere instellingen of organen; — ontvangen verzekeringsuitkeringen; — ontvangsten uit huurvergoedingen; — ontvangsten uit de verkoop van publikaties en films; — de door de Lid-Staten op grond van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen verrichte terugbetalingen van belastingen welke zijn begrepen in de prijs van aan de Stichting geleverde goederen en verleende diensten; — ontvangsten uit hoofde van onder bezwarende titel verrichte leveranties, werken en diensten; — de opbrengst van de verkoop bij vervanging van voertuigen, materiaal en installaties en van apparaten en materiaal voor wetenschappelijke en technische doeleinden. De nieuwe aanwending moet plaatsvinden vóór het einde van het begrotingsjaar dat volgt op het begrotingsjaar waarin de ontvangsten zijn geïnd. In het rekeningstelsel worden tussenrekeningen opgenomen waarover de boeking van de opnieuw aangewende ontvangsten en uitgaven moet lopen;

c) bij de uitvoering van de begroting opgetreden wisselkoersverschillen worden gecompenseerd. Het positieve of negatieve eindresultaat wordt opgenomen in het saldo van het begrotingsjaar.

▼B







AFDELING II

ONTVANGSTEN EN BEHEER VAN DE FINANCIËLE MIDDELEN

▼M1

Artikel 23

1. Elke maatregel waardoor een schuldvordering van de Stichting ontstaat of wordt gewijzigd, dient te worden voorafgegaan door een voorstel van de ordonnateur. Deze voorstellen worden aan de financieel controleur voor een visum en aan de rekenplichtige voor boeking pro memorie toegezonden. Zij bevatten met name de aard, het geraamde bedrag en de aanwijzing van de ontvangst op de staat van ontvangsten en uitgaven, alsmede de naam van de schuldenaar. Van deze voorstellen wordt, nadat zij van het visum van de financieel controleur zijn voorzien, aantekening gehouden. Uit het door de financieel controleur verstrekte visum blijkt:

a) de juistheid van de aanwijzing;

b) de rechtmatigheid en juistheid van het voorstel ten aanzien van de geldende bepalingen, in het bijzonder die van de staat van ontvangsten en uitgaven en de op de Stichting van toepassing zijnde verordeningen, alsmede alle besluiten die ter uitvoering van deze verordeningen zijn genomen, en ten aanzien van de in artikel 2 bedoelde beginselen van goed financieel beheer.

De financieel controleur kan zijn visum weigeren. De Raad van Bestuur kan bij een met redenen omkleed besluit en op eigen verantwoording over de weigering heenstappen. Dit besluit dient te worden uitgevoerd; het wordt ter informatie aan de financieel controleur meegedeeld. De Raad van Bestuur stelt de Rekenkamer binnen één maand van al deze besluiten op de hoogte.

2. De bevoegde ordonnateur stelt voor elke vastgestelde schuldvordering een invorderingsopdracht op, die te zamen met de bewijsstukken aan de financieel controleur wordt toegezonden voor een voorafgaand visum. Na verstrekking van het visum van de financieel controleur worden de invorderingsopdrachten door de rekenplichtige geboekt.

Uit het visum van de financieel controleur blijkt:

a) de juistheid van de aanwijzing op de staat van ontvangsten en uitgaven;

b) de rechtmatigheid en juistheid van de invorderingsopdracht ten aanzien van de geldende bepalingen;

c) de rechtmatigheid van de bewijsstukken;

d) de juistheid van de naam van de schuldenaar;

e) de vervaldag;

f) de toepassing van de beginselen van goed financieel beheer als bedoeld in artikel 2;

g) de juistheid van het bedrag en van de valuta van de te innen som.

Indien de financieel controleur zijn visum weigert, zijn de bepalingen van lid 1, tweede alinea, van toepassing.

Artikel 24

1. De rekenplichtige neemt volgens voorschrift opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling.

Hij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de middelen van de Stichting op de in de invorderingsopdrachten vastgestelde tijdstippen en toe te zien op het behoud van de rechten van de Stichting.

De rekenplichtige stelt de ordonnateur en de financieel controleur op de hoogte wanneer ontvangsten niet binnen de vastgestelde termijnen zijn geïnd.

2. Wanneer de ordonnateur afziet van de invordering van een vastgestelde schuldvordering, zendt hij van tevoren een voorstel tot annulering aan de financieel controleur voor een visum en aan de rekenplichtige ter informatie.

Uit het visum van de financieel controleur blijkt de rechtmatigheid van de annulering en de overeenstemming met de beginselen van goed financieel beheer, als bedoeld in artikel 2. Het van het visum voorziene voorstel wordt door de rekenplichtige geregistreerd.

Indien de financieel controleur zijn visum weigert kan de Raad van Bestuur bij een met redenen omkleed besluit en op eigen verantwoording over de weigering heenstappen. Dit besluit dient te worden uitgevoerd; het wordt ter informatie aan de financieel controleur meegedeeld.

De Raad van Bestuur stelt de Rekenkamer binnen één maand van al deze besluiten op de hoogte.

Wanneer de financieel controleur vaststelt dat een handeling waaruit een schuldvordering ontstaat niet heeft plaatsgevonden of dat een schuldvordering niet is geïnd, stelt hij de Raad van Bestuur hiervan op de hoogte.

▼B

Artikel 25

Voor iedere storting in gereed geld in de kas van de rekenplichtige moet een ontvangstbewijs worden afgegeven.

Artikel 26

De op de begroting van de Gemeenschappen uitgetrokken subsidie wordt aan de Stichting uitbetaald in driemaandelijkse termijnen, elk daarvan in de eerste twee weken van elk desbetreffend kwartaal, en op basis van de in artikel 12, eerste alinea, derde streepje, bedoelde raming en naar gelang van de werkelijke behoeften.







AFDELING III

AANGAAN VAN BETALINGSVERPLICHTINGEN, BETAALBAARSTELLING, VERSTREKKING VAN BETALINGSOPDRACHTEN EN BETALING VAN UITGAVEN







1.

Aangaan van betalingsverplichtingen

Artikel 27

1. Elke handeling waardoor een uitgave ten laste van de staat van ontvangsten en uitgaven ontstaat, dient te worden voorafgegaan door een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting door de ordonnateur. Voor de lopende uitgaven kan een voorlopige betalingsverplichting worden aangegaan.

▼M1

2. De uitvoeringsvoorschriften betreffende lid 1 worden vastgesteld overeenkomstig artikel 76 ten einde in overeenstemming met de werkelijke behoeften een juiste boeking van de betalingsverplichtingen en betalingsopdrachten te waarborgen.

Artikel 28

Onverminderd artikel 18 bis worden de voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen samen met de bewijsstukken aan de financieel controleur en aan de rekenplichtige toegezonden. Deze voorstellen vermelden met name het onderwerp, het geraamde bedrag met, voor zover mogelijk, een opgave van de deviezen, de aanwijzing van de uitgave op de begroting, alsmede de naam van de schuldeiser. Deze voorstellen worden, nadat zij van het visum van de financieel controleur zijn voorzien, geregistreerd op de bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften vastgestelde wijze.

▼B

Artikel 29

Uit het door de financiële controleur verstrekte visum op de voorstellen tot het aangaan van een betalingsverplichting blijkt:

a) de juistheid van de aanwijzing op de staat van ontvangsten en uitgaven;

b) de beschikbaarheid van de kredieten;

c) de rechtmatigheid en juistheid van de uitgave ten aanzien van de geldende bepalingen, in het bijzonder die van de staat van ontvangsten en uitgaven en de op de Stichting van toepassing zijnde verordeningen, alsmede alle besluiten die ter uitvoering van deze verordeningen zijn genomen;

▼M1

d) de toepassing van de in artikel 2 bedoelde beginselen van goed financieel beheer.

Aan het visum mogen geen voorwaarden worden verbonden.

▼B

Artikel 30

De weigering van een visum door de financiële controleur moet behoorlijk en schriftelijk worden gemotiveerd; hiervan wordt de ordonnateur in kennis gesteld.

Indien een visum wordt geweigerd en de ordonnateur zijn voorstel handhaaft, wordt dit voorstel ter beslissing voorgelegd aan de Raad van Bestuur.

Behoudens in gevallen waarin de beschikbaarheid der kredieten in het geding is, kan de Raad van Bestuur bij een met redenen omkleed besluit en op eigen verantwoording over de weigering van het visum heenstappen. Dit besluit moet worden uitgevoerd; het wordt ter informatie aan de financiële controleur medegedeeld. De Raad van Bestuur stelt de ►M1 Rekenkamer ◄ ►M1 binnen een maand ◄ van al deze besluiten op de hoogte.







2.

Betaalbaarstelling

Artikel 31

De betaalbaarstelling door de ordonnateur omvat:

— verificatie van het bestaan van de rechten van de schuldeiser,

— vaststelling of verificatie van het bestaan en het bedrag van de verordening,

— verificatie van de opeisbaarheid van de vordering.

Artikel 32

Voor iedere betaalbaarstelling moeten bewijsstukken worden overgelegd die de rechten van de schuldeiser en het feit dat de prestatie is verricht of het bestaan van een stuk dat de betaling wettigt, staven.

De ordonnateur die tot betaalbaarstelling bevoegd is ziet persoonlijk deze bewijsstukken na of controleert onder eigen verantwoordelijkheid of zij zijn nagezien.







3.

Verstrekking van betalingsopdrachten

Artikel 33

De verstrekking van een betalingsopdracht is de handeling waarbij de ordonnateur, door het afgeven van een ►M1 betalingsopdracht ◄ , de rekenplichtige opdraagt de betaling te verrichten voor een uitgave die door hem betaalbaar is gesteld.

Artikel 34

Het ►M1 betalingsopdracht ◄ moet vermelden:

— het dienstjaar waarop de uitgave wordt geboekt,

— het artikel van de staat van ontvangsten en uitgaven en eventueel elke andere noodzakelijke onderverdeling,

▼M1

— het te betalen bedrag, in cijfers en voluit, uitgedrukt in ecu of in een nationale munteenheid,

▼B

— de naam en het adres van de begunstigde,

— het onderwerp van de uitgave,

— zo mogelijk, de wijze van betaling.

Het ►M1 betalingsopdracht ◄ wordt gedateerd en ondertekend door de ordonnateur.

Artikel 35

Bij het ►M1 betalingsopdracht ◄ worden de oorspronkelijke bewijsstukken gevoegd; deze worden voorzien of gaan vergezeld van een verklaring ten bewijze van de juistheid der te betalen bedragen, de ontvangst van de leveranties of de verrichting van de dienst en eventueel de opneming van de goederen in de in artikel 52 bedoelde inventarislijst.

Het ►M1 betalingsopdracht ◄ vermeldt de nummers en data van de betreffende visa op de voorstellen tot het aangaan der betalingsverplichtingen. In voorkomend geval kunnen afschriften van de bewijsstukken, welke door de ordonnateur yoor eensluidend met het origineel zijn gewaarmerkt, gelden als oorspronkelijke stukken.

▼M1

Artikel 36

1. In geval van voorschotverstrekking worden de stukken die het recht van de schuldeiser op betaling van het voorschot staven, bij de eerste betalingsopdracht gevoegd. Op de latere betalingsopdrachten wordt melding gemaakt van de reeds overgelegde bewijzen, alsmede van de gegevens van de eerste betalingsopdracht.

2. De ordonnateur kan voorschotten aan het personeel toekennen indien een bestuursrechtelijke bepaling zulks uitdrukkelijk bepaalt.

De ordonnateur kan een voorschot toestaan ter dekking van bedragen die een functionaris voor rekening van de Stichting moet uitgeven.

Behoudens voorschotten vallende onder het beheer van gelden ter goede rekening als bedoeld in artikel 43 van deze verordening mogen geen voorschotten worden uitgekeerd indien deze niet van tevoren door de financieel controleur van een visum zijn voorzien.

Artikel 37

Onverminderd artikel 18 bis worden de betalingsopdrachten voor voorafgaand visum naar de financieel controleur gezonden.

Uit het voorafgaande visum blijkt:

a) de rechtmatigheid van de afgifte van de betalingsopdracht,

b) de overeenstemming van de betalingsopdracht met de aangegane betalingsverplichting en de juistheid van het bedrag, rekening houdend met de in artikel 2 bedoelde beginselen en vereisten van een goed financieel beheer,

c) de juistheid van de aanwijzing,

d) de beschikbaarheid van de kredieten,

e) de rechtmatigheid van de bewijsstukken,

f) de juistheid van de naam van de begunstigde.

▼B

Artikel 38

Ingeval het visum wordt geweigerd, is artikel 30 van toepassing.

Artikel 39

Na verlening van het visum wordt het oorspronkelijke ►M1 betalingsopdracht ◄ met de bewijsstukken aan de rekenplichtige gezonden.







4.

Betaling

Artikel 40

Betaling is de slothandeling die de Stichting van haar verbintenissen jegens haar schuldeisers ontslaat.

Betaling geschiedt door de rekenplichtige binnen de grenzen van de beschikbare middelen.

Bij onjuistheid, betwisting van de geldigheid van de kwijting of niet-naleving van de bij deze verordening voorgeschreven vormen moet de rekenplichtige de betalingen opschorten.

Artikel 41

Bij opschorting van betalingen vermeldt de rekenplichtige zijn beweegredenen in een schriftelijke verklaring, welke hij onverwijld aan de ordonnateur en ter informatie aan de financiële controleur toezendt.

Behoudens inzake betwisting van de geldigheid van de kwijting, kan de ordonnateur zich wenden tot de autoriteit die de Stichting overeenkomstig haar Reglement van Orde heeft aangewezen. Deze autoriteit kan schriftelijk en op eigen verantwoordelijkheid verlangen dat tot betaling wordt overgegaan.

Artikel 42

De betalingen worden in beginsel verricht via een bank- of postgirorekening.

▼M1

De in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften bepalen op welke wijze de bank- of postgirorekeningen worden geopend, beheerd en aangewend. Inzonderheid wordt bij deze voorschriften vastgesteld dat bepaalde uitgaven uitsluitend per cheque, dan wel per postgiro- of bankoverschrijving mogen worden betaald, alsmede dat cheques, postgiro- of bankoverschrijvingen moeten zijn voorzien van de handtekeningen van twee naar behoren daartoe gemachtigde personeelsleden, waaronder die van de rekenplichtige, een ondergeschikt rekenplichtige of een beheerder van gelden ter goede rekening.

▼B







5.

Beheer van gelden ter goede rekening

▼M1

Artikel 43

Voor bepaalde soorten uitgaven kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld overeenkomstig de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.

Alleen de rekenplichtige kan middelen verstrekken voor de gelden ter goede rekening, behoudens in de bijzondere omstandigheden die zijn omschreven in de uitvoeringsvoorschriften van deze verordening.

Bij de uitvoeringsvoorschriften wordt met name bepaald:

— de wijze van aanwijzing van de beheerders van gelden ter goede rekening;

— de aard en het maximumbedrag van iedere te betalen uitgave;

— het maximumbedrag van de voorschotten die als gelden ter goede rekening kunnen worden toegekend;

— de termijn waarbinnen de bewijsstukken moeten worden overgelegd;

— de aansprakelijkheid van de beheerders van gelden ter goede rekening.

▼M1







AFDELING III bis

FORMATIEBEWAKING

Artikel 43 bis

1. Er worden opgesteld:

a) een identificatiebestand van de ambten met een omschrijving van de taken en activiteiten per ambt van categorie A;

b) een organisatieschema met een organisatieplan van de diensten en de taakomschrijving van elke administratieve eenheid.

2. Indien in de staat van ontvangsten en uitgaven bij een ambt de vermelding „te schrappen” is opgenomen, mag niet meer worden voorzien in de eerstvolgende vacature voor die loopbaan.

▼B







TITEL IV

SLUITEN VAN OVEREENKOMSTEN, INVENTARIS EN BOEKHOUDING







AFDELING I

OVEREENKOMSTEN INZAKE AANKOOP VAN ROERENDE GOEDEREN, WERKZAAMHEDEN AAN ONROERENDE GOEDEREN EN VERLENING VAN DIENSTEN, ALSMEDE HUUROVEREENKOMSTEN

Artikel 44

▼M1

1. Overeenkomsten inzake de koop en huur van gebouwen, benodigdheden, meubilair en materieel, het verrichten van diensten of de uitvoering van werken worden schriftelijk gesloten. Deze overeenkomsten worden, met uitzondering van overeenkomsten inzake de koop of huur van een gebouw, gesloten na oproep tot inschrijving door een procedure van aanbesteding of offerteaanvraag.

In de in artikel 46 bedoelde gevallen kunnen overeenkomsten evenwel onderhands worden gesloten.

In de in artikel 50 bedoelde gevallen kan voor de overeenkomsten worden volstaan met een nota of rekening.

▼B

2. Uitnodigingen tot inschrijving worden in beginsel gedaan in alle landen van de Gemeenschappen en, voor zover daartoe aanleiding bestaat, in derde landen mits zulks verenigbaar is met de ontwikkeling van de industrieën in de Gemeenschappen. Dit kan echter worden beperkt wanneer bepaalde prestaties wegens het daarmee gemoeide bedrag of wegens hun aard niet in aanmerking komen voor een algemene uitnodiging tot inschrijving.

Artikel 45

1. Aanbesteding is een administratieve procedure welke voorafgaat aan het sluiten van een overeenkomst na uitnodiging tot inschrijving. Zij leidt ertoe dat aan degene die onder de deugdelijke en onderling vergelijkbare aanbiedingen, gedaan overeenkomstig de vraag, het laagste bod doet, in het openbaar recht wordt toegekend de overeenkomst te sluiten, na goedkeuring van de ordonnateur. De aanbesteding is openbaar wanneer elke gegadigde kan inschrijven; zij is besloten indien slechts degenen wordt toegestaan in te schrijven die men besloten heeft te raadplegen wegens hun bijzondere kwalificatie.

2. Een overeenkomst na gevraagde aanbiedingen is een overeenkomst, gesloten tussen partijen naar aanleiding van een uitnodiging tot inschrijving. In dit geval kan vrijelijk die aanbieding worden gekozen welke het voordeligst wordt geacht, gezien de prijs van de prestaties, de kosten welke het gebruik hiervan medebrengt en hun technische waarde, alsmede de door elk der gegadigden geboden garanties in vaktechnisch en financieel opzicht, alsmede de leverings- of uitvoeringstermijn.

Aanvragen van aanbiedingen zijn openbaar wanneer hierbij voor iedereen de mogelijkheid openstaat in te schrijven; zij zijn besloten indien zij slechts gericht worden tot degenen die men besloten heeft te raadplegen wegens hun bijzondere kwalificatie.

3. De procedures voor de uitnodiging tot inschrijving, zowel ten aanzien van aanbestedingen als van gevraagde aanbiedingen, worden nader geregeld bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.

Artikel 46

Ondershandse overeenkomsten kunnen worden gesloten

▼M1

a) wanneer met de overeenkomst een bedrag is gemoeid dat niet hoger ligt dan het maximumbedrag dat bij de in artikel 126 van het Financieel Reglement van toepassing op de begroting van de Gemeenschappen bedoelde uitvoeringsvoorschriften is bepaald voor koop en/of huur van benodigdheden, meubilair en materieel, het verrichten van diensten of de uitvoering van werken, waarbij de Stichting gehouden blijft de leveranciers of aannemers die in staat zijn de in de overeenkomst neer te leggen verplichtingen na te komen, zoveel mogelijk en met alle dienstige middelen in de gelegenheid te stellen met elkaar te concurreren;

▼B

b) wanneer de aankoop en de huur van roerende goederen, de werkzaamheden aan onroerende goederen of de verlening van diensten wegens dringende noodzaak niet kunnen worden uitgesteld tot na afloop van de tijd nodig voor een der in artikel 45 bedoelde procedures;

c) wanneer de aanbestedingen of aanvragen van aanbiedingen geen resultaat hebben opgeleverd of tot onaanvaardbare prijzen hebben geleid;

d) wanneer wegens technische eisen of omstandigheden van feitelijke of rechtelijke aard de prestatie slechts door een bepaalde aannemer of leverancier kan worden verricht;

e) voor bijkomende overeenkomsten inzake aankoop van roerende goederen, werkzaamheden aan onroerende goederen en verlening van diensten die om technische redenen niet van de hoofdovereenkomst kunnen worden gescheiden.

Artikel 47

Tussen onderdanen van de Lid-Staten mag ter zake van door de Stichting te sluiten overeenkomsten geen onderscheid op grond van hun nationaliteit worden gemaakt.

▼M1

Artikel 48

Overeenkomsten voor een bedrag dat hoger is dan het maximum dat is vastgesteld overeenkomstig de in artikel 126 van het Financieel Reglement van toepassing op de begroting van de Gemeenschappen bedoelde uitvoeringsvoorschriften worden ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur voorgelegd.

▼B

Artikel 49

Als garantie voor de uitvoering van de overeenkomst kan van de leveranciers of aannemers onder meer worden verlangd vooraf een zekerheid te stellen.

Het bedrag van de zekerheid wordt vastgesteld

— volgens de usanties voor overeenkomsten inzake aankoop van roerende goederen,

— volgens de bijzondere bestekken voor overeenkomsten inzake de uitvoering van werken.

Voor werkzaamheden ►M1 ten bedrage van meer dan het maximum dat is vastgesteld bij de uitvoeringsvoorschriften als bedoeld in artikel 126 van het Financieel Reglement van toepassing op de begroting van de Gemeenschappen ◄ is zekerheidstelling verplicht. Tot het tijdstip van de definitieve oplevering kan een garantiesom worden ingehouden.

Ingeval de overeenkomst niet of met vertraging wordt uitgevoerd, verschaft de Stichting zich voor alle schaden, interesten en kosten een billijke vergoeding, met name door het betreffende bedrag af te houden van de zekerheid, ongeacht of deze rechtstreeks door de leverancier of aannemer dan wel door een derde is gesteld.

▼M1

Artikel 50

Wanneer de vermoedelijke waarde van de leveringen, diensten of werken niet meer bedraagt dan de maxima die zijn vastgesteld bij de uitvoeringsvoorschriften als bedoeld in artikel 126 van het Financieel Reglement van toepassing op de begroting van de Gemeenschappen, kan met een rekening of nota worden volstaan.

Artikel 51

Bij de afsluiting van de in deze verordening bedoelde overeenkomsten dient de Stichting zich te houden aan de voorschriften die de Raad ter uitvoering van het Verdrag vaststelt op het gebied van openbare werken, leveringen en diensten wanneer de bedragen gelijk zijn aan of hoger zijn dan de in de betrokken richtlijnen vastgestelde maxima.

▼B







AFDELING II

INVENTARIS VAN DE ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN

▼M1

Artikel 52

Een permanente inventarislijst van het door de Commissie vastgestelde model wordt bijgehouden voor alle roerende en onroerende goederen, gespecificeerd naar aantal en waarde, die eigendom van de Stichting zijn. Op deze inventarislijst worden alleen die roerende goederen opgenomen welke een bepaalde, bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften vastgestelde waarde te boven gaan.

De Stichting laat haar diensten controleren of de stand op de inventarislijst overeenstemt met de werkelijkheid.

▼B

Artikel 53

Verkoop van roerende goederen zal op een daartoe geëigende wijze worden bekendgemaakt op de bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften vastgestelde wijze.

Tenzij deze verkoop plaatsvindt bij openbare aanbesteding, mogen de functionarissen van de Stichting niet als koper optreden van door de Stichting verkochte roerende goederen.

Artikel 54

▼M1

Van vervreemding onder bezwarende titel of om niet, afdanking, verhuur en verdwijning door verlies, diefstal of welke oorzaak dan ook van goederen of voorwerpen die op de inventarislijsten voorkomen, moet een verklaring of proces-verbaal worden opgemaakt door de ordonnateur, met het visum van de financieel controleur.

▼B

In de verklaring of het proces-verbaal moet inzonderheid melding worden gemaakt van de mogelijkheid tot verplichte vervanging van een en ander door een functionaris van de Stichting of iemand anders.

De kosteloze terbeschikkingstelling van onroerende goederen of van grote installaties dient in door de financiële controleur te viseren overeenkomsten te worden vastgelegd; jaarlijks wordt hieromtrent aan de Commissie, ter gelegenheid van de indiening van de raming van de ontvangsten en uitgaven, een mededeling verstrekt.

Artikel 55

Iedere aanschaf van roerende of onroerende goederen als in artikel 52 omschreven, behoort vóór de betaling op de permanente inventarislijst te worden bijgeschreven.

De bijschrijving wordt vermeld op de rekening of de bijlage die met het oog op de betaling is opgesteld.







AFDELING III

BOEKHOUDING

▼M1

Artikel 56

De boekhouding wordt per kalenderjaar volgens de methode van dubbel boekhouden in ecu gevoerd. Zij omvat alle ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar; zij wordt gestaafd met bewijsstukken. De boekhouding van de Stichting kan bovendien ook worden gevoerd in de valuta van het land waar haar zetel is gevestigd.

De jaarrekening en de balans worden opgesteld in ecu.

Artikel 57

In het rekeningstelsel wordt onderscheid gemaakt tussen begrotingsrekeningen en balansrekeningen.

Het rekeningstelsel bestaat uit twee delen:

a) de rekeningen betreffende de budgettaire baten en lasten die het mogelijk maken de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven tot in bijzonderheden te volgen;

b) de balansrekeningen die het mogelijk maken de vermogenspositie van de Stichting te bepalen.

Uit de balansrekeningen blijken de geraamde financiële consequenties van de juridische verbintenissen van de Stichting.

Aan de hand van de boekhouding moet een overzicht van de vermogenspositie en maandelijks een overzicht van de begrotingsontvangsten en -uitgaven per hoofdstuk en artikel kunnen worden opgesteld.

Deze overzichten worden aan de financieel controleur, de ordonnateur en de Rekenkamer voorgelegd.

Artikel 58

Elk voorschot wordt op een tussenrekening geboekt en ten laatste verrekend in het begrotingsjaar dat volgt op de betaling van het voorschot, behalve de voorschotten van permanente aard die periodiek opnieuw worden onderzocht.

De in artikel 36, lid 2, tweede alinea, bedoelde voorschotten worden echter in het algemeen betaalbaar gesteld binnen zes weken na verwezenlijking van het doel waarvoor zij werden toegestaan.

Artikel 59

Voor de opstelling en werking van het rekeningstelsel worden zowel voor de vermogensboekingen als voor de begrotingsboekingen nadere regels vastgesteld bij de in artikel 76 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.

▼B

Artikel 60

Aan het einde van het dienstjaar wordt dé boekhouding afgesloten met het oog op de opstelling van de balans en de jaarrekening, bedoeld in titel VI. De jaarrekening dient aan de financiële controleur te worden voorgelegd.







TITEL V

AANSPRAKELIJKHEID VAN ORDONNATEURS, REKENPLICHTIGEN EN BEHEERDERS VAN GELDEN TER GOEDE REKENING

Artikel 61

Een ordonnateur is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk indien hij in te vorderen rechten vaststelt of ►M1 invorderingsopdrachten ◄ afgeeft, een betalingsverplichting aangaat of een ►M1 betalingsopdracht ◄ ondertekent in afwijking van de in deze verordening en de uitvoeringsvoorschriften vastgestelde bepalingen. Dit zelfde geldt indien hij nalaat een document op te stellen waarbij een vordering ontstaat en indien hij zonder geldige reden de afgifte van een ontvangstbewijs achterwege laat of vertraagt.

▼M1

Dit zelfde geldt indien hij zonder geldige reden de afgifte van een betalingsopdracht achterwege laat of vertraagt, waardoor een civielrechtelijke aansprakelijkheid van de Stichting tegenover derden kan ontstaan.

▼M1

Artikel 62

1. De rekenplichtige en ondergeschikte rekenplichtige zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk voor de door hen verrichte betalingen waarbij artikel 40, derde alinea, niet in acht is genomen.

Zij zijn tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk voor elk verlies en elke aantasting van de hun toevertrouwde gelden, waarden en documenten als gevolg van een opzettelijk vergrijp of grove nalatigheid hunnerzijds.

Op dezelfde wijze zijn zij verantwoordelijk en aansprakelijk voor de juiste uitvoering van de door hen ontvangen opdrachten voor het gebruik en het beheer van bank- en postgirorekeningen, in het bijzonder:

a) wanneer de door hen verrichte betaling of inning niet overeenstemt met het bedrag, vermeld in de desbetreffende invorderings- of betalingsopdrachten;

b) wanneer zij betalen aan een ander dan de rechthebbende.

2. De beheerder van gelden ter goede rekening is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk:

a) wanneer hij door hem verrichte betalingen niet door deugdelijke bewijsstukken kan verantwoorden;

b) wanneer hij betaalt aan een ander dan de rechthebbende.

Hij is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk voor elk verlies en elke aantasting van de hem toevertrouwde gelden, waarden en documenten, als gevolg van een opzettelijk vergrijp of grove nalatigheid zijnerzijds.

3. De rekenplichtige, de ondergeschikte rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening verzekeren zich tegen de risico's welke zij uit hoofde van dit artikel lopen.

De Stichting dekt de hiermede verbonden verzekeringskosten.

Artikel 63

De geldelijke aansprakelijkheid en de tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid van ordonnateurs, rekenplichtigen, ondergeschikte rekenplichtigen alsmede van beheerders van gelden ter goede rekening kan in het geding worden gebracht onder de omstandigheden bedoeld in Verordening (EGKS, EEG, Euratom) nr. 1860/76.

▼B

Artikel 64

De Stichting beslist binnen twee jaar na de overlegging van de jaarrekening over de kwijting welke aan de rekenplichtigen wordt gegeven voor de door hen verrichte daden van beheer ten aanzien van deze rekening.







TITEL VI

REKENING EN VERANTWOORDING — NAZIEN VAN DE REKENINGEN







AFDELING I

REKENING EN VERANTWOORDING

▼M1

Artikel 65

De Raad van Bestuur stelt elk jaar een jaarrekening van de Stichting op.

De jaarrekening omvat alle verrichtingen inzake ontvangsten en uitgaven die op het afgelopen begrotingsjaar betrekking hebben. Zij wordt in dezelfde vorm en met dezelfde onderverdeling als de staat van ontvangsten en uitgaven ingediend.

De jaarrekening wordt voorafgegaan door een analyse van het financiële beheer van het desbetreffende jaar. Bij het opstellen van deze analyse verstrekt de Stichting nadere gegevens over de verwezenlijking van de in artikel 2 bedoelde beginselen en doelstellingen.

Artikel 66

De jaarrekening omvat de volgende tabellen, welke zijn ingedeeld volgens de nomenclatuur van de staat van ontvangsten en uitgaven van de Stichting:

1. een ontvangstentabel, vermeldende: — de geraamde ontvangsten van het begrotingsjaar; — de wijzigingen van de geraamde ontvangsten ingevolge aanvullende of gewijzigde ramingen; — de in het begrotingsjaar vastgestelde rechten; — de nog in te vorderen rechten van het voorgaande begrotingsjaar; — de in het begrotingsjaar geïnde ontvangsten en de ingevolge artikel 6, lid 3, overgedragen ontvangsten; — de bedragen die aan het einde van het begrotingsjaar nog moeten worden ingevorderd; — de vervallen vastgestelde rechten. Bij deze tabel wordt eventueel een staat gevoegd met de restbedragen en brutobedragen van de in artikel 22 bedoelde verrichtingen;

2. een tabel betreffende de ontwikkeling van de kredieten van het begrotingsjaar, vermeldende: — de oorspronkelijke kredieten; — de wijzigingen in de kredieten als gevolg van overschrijvingen; — de wijzigingen als gevolg van aanvullende of gewijzigde ramingen; — de definitieve kredieten van het begrotingsjaar; — de krachtens artikel 6 overgedragen kredieten;

3. een uitgaventabel welke een overzicht geeft van het gebruik van de kredieten van het begrotingsjaar, vermeldende: — de ten laste van het begrotingsjaar aangegane betalingsverplichtingen; — de ten laste van het begrotingsjaar verrichte betalingen; — de bedragen welke bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog moeten worden betaald; — de op grond van artikel 6 overgedragen kredieten; — de vervallen kredieten. Bij deze tabel wordt eventueel een staat gevoegd met de restbedragen en brutobedragen van de in artikel 22 bedoelde verrichtingen;

4. een tabel betreffende het gebruik van de van het voorafgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten waarin wordt aangegeven: — het bedrag van de overgedragen kredieten; — de ten laste van de overgedragen kredieten verrichte betalingen; — de niet-gebruikte kredieten welke komen te vervallen.

Artikel 67

1. De Raad van Bestuur stelt ook een financiële balans op van de activa en passiva van de Stichting op 31 december van het verstreken begrotingsjaar.

Hieraan wordt een balans van de rekeningen toegevoegd, opgesteld per dezelfde datum met mutaties en saldi.

Op de balans staat, voor zover zij nog niet in de rekeningen zijn geboekt, onder de activa het bedrag van de in te vorderen ontvangsten en onder de passiva het bedrag van de uitgaven van het begrotingsjaar.

2. Deze documenten worden voorgelegd aan de financieel controleur.

Artikel 68

Uiterlijk op 31 maart zendt de Raad van Bestuur de jaarrekening, de analyse van het financiële beheer en de financiële balans van de Stichting voor het verstreken begrotingsjaar toe aan het Europees Parlement, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer.

▼B







AFDELING II

NAZIEN VAN DE REKENINGEN

Artikel 69

De ►M1 Rekenkamer ◄ oefent haar bevoegdheden ten aanzien van de Stichting uit overeenkomstig het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen.

Artikel 70

De Stichting zendt om de drie maanden, uiterlijk in de maand die volgt op het einde van het kwartaal, aan de ►M1 Rekenkamer ◄ de bewijsstukken verband houdende met de boekingen, met name de documenten en verklaringen betreffende de juiste toepassing van de bepalingen die gelden voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven en die betrekking hebben op het aangaan van betalingsverplichtingen en op de betaling der uitgaven, alsmede op de constatering en de inning der ontvangsten.

De ►M1 Rekenkamer ◄ kan aan de Stichting vragen omtrent genoemde bewijsstukken stellen.

Artikel 71

De Stichting verleent de ►M1 Rekenkamer ◄ alle faciliteiten en verstrekt haar alle inlichtingen welke deze bij de vervulling van haar taak meent nodig te hebben.

▼M1

In het bijzonder houdt zij ter beschikking van de Rekenkamer alle bescheiden inzake het sluiten van overeenkomsten en alle geld- en goederenrekeningen, alle boekingsbescheiden en bewijsstukken, alsmede de daarop betrekking hebbende administratieve documenten, alle documentatie betreffende de ontvangsten en uitgaven, alle inventarislijsten, alle organigrammen van de diensten en alle op geautomatiseerde gegevensdragers opgestelde of bewaarde documenten en gegevens welke de Rekenkamer voor de controle van de jaarrekening aan de hand van bescheiden of ter plaatse meent nodig te hebben.

▼B

Te dien einde zijn de aan de controle van de ►M1 Rekenkamer ◄ onderworpen personeelsleden met name gehouden,

a) hun kas te openen, hun gelden, waardepapieren en andere goederen te tonen, alsmede de bewijsstukken voor hun beheer die zij onder zich hebben, alsook elk boek, register of ander document dat daarop betrekking heeft,

b) inzage te geven van de correspondentie en ieder ander document dat noodzakelijk is. voor volledige uitvoering van de controle.

▼M1

Alleen de Rekenkamer kan om mededeling van de onder b) bedoelde inlichtingen verzoeken.

▼B

De ►M1 Rekenkamer ◄ is bevoegd controle uit te oefenen op de documenten betreffende de ontvangsten en uitgaven die bij de diensten van de Stichting, met name bij de dienst die verantwoordelijk is voor de beslissingen omtrent deze ontvangsten en uitgaven, berusten.

De controle op de wettigheid en rechtmatigheid van de ontvangsten en uitgaven, en de controle op het goed financieel beheer strekken zich uit tot het gebruik door niet onder de Stichting ressorterende organisaties van uit hoofde van subsidies ontvangen Gemeenschapsgelden.

▼M1

Subsidies aan niet onder de Stichting ressorterende begunstigden worden slechts verleend onder voorwaarde dat de begunstigden schriftelijk instemmen met de door de Rekenkamer verrichte controle op de besteding van het subsidiebedrag.

Artikel 72

Voor het verslag van de Rekenkamer dat overeenkomstig artikel 206 bis van het Verdrag wordt opgesteld, gelden de volgende bepalingen:

1. de Rekenkamer doet uiterlijk op 15 juli aan de Stichting en aan de Commissie de opmerkingen over de rekeningen en over de financiële balans toekomen die naar haar mening in het jaarverslag dienen te worden opgenomen. Deze opmerkingen moeten vertrouwelijk blijven. De Stichting zendt uiterlijk op 31 oktober haar antwoord aan de Rekenkamer en tegelijkertijd aan de Commissie;

2. het verslag van de Rekenkamer bevat een beoordeling van het goede financiële beheer;

3. de Rekenkamer neemt de nodige maatregelen opdat de antwoorden van de Stichting op haar opmerkingen onmiddellijk na de opmerkingen in het jaarverslag worden opgenomen;

4. de Rekenkamer zendt haar jaarverslag en de antwoorden uiterlijk op 30 november naar de voor de kwijting verantwoordelijke autoriteiten, naar de Stichting en naar de Commissie en draagt vervolgens zorg voor de publikatie ervan in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

▼M1 —————

▼M1

Artikel 74

1. Vóór 30 april van het volgende jaar verleent het Europees Parlement op aanbeveling van de Raad, die met gekwalificeerde meerderheid van stemmen besluit, de Raad van Bestuur van de Stichting kwijting voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven. Indien deze datum niet kan worden aangehouden, deelt het Europees Parlement of de Raad de redenen waarom dit besluit moest worden uitgesteld mee aan de Raad van Bestuur.

Ingeval het Europees Parlement het besluit waarbij kwijting wordt verleend uitstelt, tracht de Raad van Bestuur zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om de factoren die dat besluit in de weg staan op te heffen.

2. Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Stichting, alsmede het saldo dat daaruit resulteert en de in de balans beschreven activa en passiva van de Stichting; het omvat een oordeel over de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven in het afgelopen begrotingsjaar.

3. De financieel controleur houdt rekening met de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten.

4. De Raad van Bestuur treft alle nodige maatregelen om gevolg te geven aan de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten.

5. Uiterlijk op 15 december van het jaar van het kwijtingsbesluit brengt de Stichting verslag uit over de maatregelen die naar aanleiding van deze opmerkingen zijn genomen, met name over de instructies die het heeft gericht tot diegenen die zich met de uitvoering van de begroting bezighouden. Deze verslagen worden toegezonden aan het Europees Parlement, de Commissie, de Raad en de Rekenkamer.

De Stichting moet tevens in een bijlage bij de jaarrekening van het begrotingsjaar dat volgt op het begrotingsjaar waarop het kwijtingsbesluit betrekking heeft, de maatregelen verantwoorden die werden genomen naar aanleiding van de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten.

6. De bewijsstukken betreffende de boekhouding en de opstelling van de jaarrekeningen en de financiële balans worden bewaard gedurende een periode van vijf jaar na het bedoelde besluit waarbij kwijting wordt verleend voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven.

De bewijsstukken betreffende niet definitief afgesloten verrichtingen worden evenwel langer bewaard en wel tot het einde van het jaar volgende op de afsluiting van die verrichtingen.

▼B







TITEL VII

SLOTBEPALINGEN

▼M1

Artikel 75

De Raad van Bestuur stelt de Rekenkamer zo spoedig mogelijk in kennis van alle beslissingen en besluiten welke ter uitvoering van de artikelen 3, 6, 8, 14 en 21 zijn genomen.

De Rekenkamer en de financieel controleur worden in kennis gesteld van de aanwijzing van de ordonnateurs, de rekenplichtige, de ondergeschikte rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening, alsmede van de delegaties en aanwijzingen krachtens de artikelen 18, 20 en 43.

De Raad van Bestuur zendt aan de Rekenkamer de interne regelgeving die hij op financieel gebied vaststelt.

▼M1

Artikel 75 bis

Tot de inwerkingtreding van de in artikel 126 van het Financieel Reglement van toepassing op de begroting van de Gemeenschappen bedoelde uitvoeringsvoorschriften zijn de drempelbedragen met betrekking tot de artikelen 46, 48, 49 en 50 vastgesteld als volgt:

— artikel 46, onder a): het maximumbedrag voor onderhandse overeenkomsten is vastgesteld op 10 000 ecu;

— artikel 48: het drempelbedrag waarboven de toestemming van de Raad van Bestuur is vereist, is vastgesteld op 35 000 ecu;

— artikel 49, derde alinea: de drempelwaarde voor de verplichte zekerheidstelling is vastgesteld op 250 000 ecu;

— artikel 50: de bedragen waaronder een rekening of nota volstaat, zijn vastgesteld op respectievelijk 750 ecu en 2 000 ecu voor de uitgaven die worden gedaan buiten de zetel van de Stichting.

▼B

Artikel 76

De uitvoeringsvoorschriften welke nodig zijn voor de toepassing van deze verordening, worden op voorstel van de Directeur en na instemming van de financiële controleur vastgesteld door de Raad van Bestuur.

Artikel 77

Deze verordening treedt in werking op de vijfde dag volgend op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.