2001D0844 — NL — 02.02.2005 — 001.001

Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschĳnt buiten de verantwoordelĳkheid van de instellingen

►B BESLUIT VAN DE COMMISSIE van 29 november 2001 tot wijziging van haar reglement van orde (kennisgeving geschied onder nummer C(2001) 3031) (2001/844/EG, EGKS, Euratom) (PB L 317, 3.12.2001, p.1)

Gewĳzigd bĳ:









▼B

BESLUIT VAN DE COMMISSIE

van 29 november 2001

tot wijziging van haar reglement van orde

(kennisgeving geschied onder nummer C(2001) 3031)

(2001/844/EG, EGKS, Euratom)







DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 218, lid 2, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, en met name op artikel 16, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en met name op artikel 131, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Unie, en met name op artikel 28, lid 1, en artikel 41, lid 1, BESLUIT:







Artikel 1

De veiligheidsvoorschriften van de Commissie, waarvan de tekst bij dit besluit is gevoegd, worden als bijlage toegevoegd aan het reglement van orde van de Commissie.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Het is van toepassing vanaf 1 december 2001.









BIJLAGE

VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN VAN DE COMMISSIE

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Met het oog op de ontwikkeling van de werkzaamheden van de Commissie op gebieden die een zekere mate van vertrouwelijke behandeling vereisen, moet een integraal veiligheidssysteem worden opgezet dat geldt voor de Commissie, de krachtens of op basis van het EG-Verdrag of het Verdrag van de Europese Unie opgerichte andere instellingen, instanties, bureaus en agentschappen, de lidstaten en eventuele andere ontvangers van gerubriceerde informatie van de Europese Unie, hierna „gerubriceerde EU-gegevens” genoemd.

(2) Om de doeltreffendheid van het aldus opgezette veiligheidssysteem te waarborgen zal de Commissie gerubriceerde EU-gegevens uitsluitend ter beschikking stellen van die externe instanties die garanderen dat zij al het nodige hebben gedaan om bepalingen toe te passen die volstrekt gelijkwaardig zijn aan deze voorschriften.

(3) Deze voorschriften worden vastgesteld onverminderd Verordening nr. 3 van 31 juli 1958 ter toepassing van artikel 24 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie ( 1 ), Verordening (EEG) nr. 1588/90 van de Raad van 11 juni 1990 betreffende de toezending van onder de statistische geheimhoudingsplicht vallende gegevens aan het Bureau voor de Statistiek van de Europese Gemeenschappen ( 2 ) en Besluit C (95) 1510 def. van de Commissie van 23 november 1995 betreffende de bescherming van informatiesystemen.

(4) Met het oog op een vlot verloop van het besluitvormingsproces van de Unie wordt bij het opzetten van het veiligheidssysteem van de Commissie uitgegaan van de beginselen van Besluit 2001/264/EG van de Raad van 19 maart 2001 tot vaststelling van beveiligingsvoorschriften van de Raad ( 3 ).

(5) De Commissie onderstreept dat het van belang is dat de andere instellingen zo nodig worden betrokken bij de voorschriften en normen inzake vertrouwelijke behandeling die voor de bescherming van de belangen van de Unie en haar lidstaten nodig zijn.

(6) De Commissie erkent dat zij behoefte heeft aan een eigen veiligheidssysteem, rekening houdend met alle veiligheidsaspecten en het specifieke karakter van de Commissie als instelling.

(7) Deze voorschriften worden vastgesteld onverminderd artikel 255 van het Verdrag en Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie ( 4 ).

Artikel 1

De veiligheidsvoorschriften van de Commissie worden vastgesteld in de bijlage.

Artikel 2

1. Het voor veiligheid bevoegde Commissielid neemt passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de in artikel 1 bedoelde voorschriften bij de behandeling van gerubriceerde EU-gegevens worden nageleefd, zowel in de Commissie, door de ambtenaren en andere personeelsleden van de Commissie en het bij de Commissie gedetacheerde personeel, als in alle locaties van de Commissie, inclusief haar Vertegenwoordigingen en Bureaus in de Unie en haar Delegaties in derde landen, alsmede door de externe contractanten van de Commissie.

2. De lidstaten en de krachtens of op basis van de Verdragen opgerichte andere instellingen, instanties, bureaus en agentschappen worden gemachtigd gerubriceerde EU-gegevens te ontvangen op voorwaarde dat zij ervoor zorgen dat, wanneer gerubriceerde EU-gegevens worden behandeld, in hun diensten en locaties voorschriften worden toegepast die volstrekt gelijkwaardig zijn aan die als bedoeld in artikel 1, en met name door:

a) de leden van de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten bij de Europese Unie en de leden van de nationale delegaties die bijeenkomsten van de Commissie of van onder haar ressorterende instanties bijwonen, of deelnemen aan andere werkzaamheden van de Commissie,

b) de andere leden van de nationale overheden van de lidstaten die gerubriceerde EU-gegevens verwerken, hetzij op het grondgebied van de betrokken lidstaat hetzij daarbuiten,

c) de externe contractanten en gedetacheerde personeelsleden die gerubriceerde EU-gegevens verwerken.

Artikel 3

Derde landen, internationale organisaties en andere instanties worden gemachtigd gerubriceerde EU-gegevens te ontvangen op voorwaarde dat zij ervoor zorgen dat bij de behandeling van dergelijke gegevens, voorschriften worden nageleefd die volstrekt gelijkwaardig zijn aan die als bedoeld in artikel 1.

Artikel 4

In overeenstemming met de in deel I van de bijlage bedoelde grondbeginselen en minimumnormen inzake veiligheid kan het voor veiligheid bevoegde Commissielid maatregelen nemen overeenkomstig deel II van de bijlage.

Artikel 5

Deze voorschriften vervangen vanaf de dag van hun toepassing:

a) Besluit C (94) 3282 van 30 november 1994 betreffende de veiligheidsmaatregelen van toepassing op de gerubriceerde informatie die in het kader van de werkzaamheden van de Europese Unie wordt samengesteld of uitgewisseld;

b) Besluit C (99) 423 van 25 februari 1999 betreffende de regeling inzake de machtiging van ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Commissie tot raadpleging van gerubriceerde informatie die de Commissie in haar bezit heeft.

Artikel 6

Vanaf de datum van de toepassing van deze voorschriften geldt voor alle gerubriceerde gegevens die tot die datum in het bezit van de Commissie zijn, met uitzondering van de gerubriceerde gegevens van Euratom, het volgende:

a) als zij door de Commissie zijn gecreëerd, worden zij geacht automatisch te worden heringedeeld in de rubriek „ ►M1 RESTREINT UE ◄ ”, tenzij de auteur uiterlijk op 31 januari 2002 besluit ze in een andere rubriek in te delen. In dit geval informeert de auteur alle geadresseerden van het betrokken document;

b) als zij door auteurs buiten de Commissie zijn gecreëerd, behouden zij hun oorspronkelijke rubricering en worden zij behandeld als gerubriceerde EU-gegevens van het overeenkomstige niveau, tenzij de auteur ermee instemt de gegevens in een lagere rubriek in te delen of de rubricering op te heffen.









BIJLAGE

VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN

Inhoud DEEL I: GRONDBEGINSELEN EN MINIMUMNORMEN INZAKE VEILIGHEID 1. INLEIDING 2. ALGEMENE BEGINSELEN 3. GRONDBEGINSELEN 4. BEGINSELEN VAN DE GEGEVENSBEVEILIGING 4.1. Doelstellingen 4.2. Definities 4.3. Rubricering 4.4. Doel van de veiligheidsmaatregelen 5. ORGANISATIE VAN DE BEVEILIGING 5.1. Gemeenschappelijke minimumnormen 5.2. Organisatie 6. VEILIGHEID VAN HET PERSONEEL 6.1. Veiligheidsonderzoek van het personeel 6.2. Machtigingsgegevens van het personneel 6.3. Veiligheidsinstructies voor het personeel 6.4. Beheersverantwoordelijkheden 6.5. Veiligheidsstatus van het personeel 7. FYSIEKE BEVEILIGING 7.1. De noodzaak van bescherming 7.2. Controle 7.3. Beveiliging van gebouwen 7.4. Calamiteitenplannen 8. INFORMATIEBEVEILIGING 9. BEVEILIGING TEGEN SABOTAGE EN BESTRIJDING VAN ANDERE VORMEN VAN KWAADWILLIGE BESCHADIGING 10. VRIJGAVE VAN GERUBRICEERDE GEGEVENS AAN DERDE STATEN OF INTERNATIONALE ORGANISATIES DEEL II: ORGANISATIE VAN DE BEVEILIGING IN DE COMMISSIE 11. HET VOOR VEILIGHEID BEVOEGDE COMMISSIELID 12. DE ADVIESGROEP VEILIGHEIDSBELEID VAN DE COMMISSIE 13. DE ADVIESRAAD VEILIGHEIDSBELEID VAN DE COMMISSIE 14. HET VEILIGHEIDSBUREAU VAN DE COMMISSIE 15. VEILIGHEIDSINSPECTIES 16. RUBRICERINGEN, BEVEILIGINGSINDICATOREN EN MARKERINGEN 16.1. Rubriceringsniveaus 16.2. Beveiligingsindicator 16.3. Markeringen 16.4. Aanbrengen van een rubricering 16.5. Aanbrengen van beveiligingsindicatoren 17. RUBRICERINGSBEHEER 17.1. Algemeen 17.2. Rubricering 17.3. Lagere rubricering en derubricering 18. FYSIEKE BEVEILIGING 18.1. Algemeen 18.2. Veiligheidseisen 18.3. Fysieke beveiligingsmaatregelen 18.3.1. Veiligheidszones 18.3.2. Administratieve zone 18.3.3. Controles bij in- en uitgaan 18.3.4. Bewakingspatrouilles 18.3.5. Beveiligingsopbergmiddelen en braakwerende ruimten 18.3.6. Sloten 18.3.7. Controle van sleutels en codecombinaties 18.3.8. Indringerdetectie-/signaleringssystemen 18.3.9. Goedgekeurde uitrusting 18.3.10. Fysieke bescherming van kopieermachines en faxapparaten 18.4. Bescherming tegen waarneming van buitenaf en afluisteren 18.4.1. Waarneming van buitenaf 18.4.2. Afluisteren 18.4.3. Binnenbrengen van elektronische registratieapparatuur 18.5. Technisch veilige zones 19. ALGEMENE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET NEED-TO-KNOW-BEGINSEL EN HET VEILIGHEIDSONDERZOEK 19.1. Algemeen 19.2. Specifieke voorschriften inzake de toegang tot als TRES SECRET UE/EU TOP SECRET gerubriceerde gegevens 19.3. Specifieke voorschriften inzake de toegang tot als SECRET UE of CONFIDENTIEL UE gerubriceerde gegevens 19.4. Specifieke voorschriften inzake de toegang tot als RESTREINT UE gerubriceerde gegevens 19.5. Overdracht 19.6. Speciale instructies 20. PROCEDURE MET BETREKKING TOT HET VEILIGHEIDSONDERZOEK VOOR AMBTENAREN EN ANDERE PERSONEELSLEDEN VAN DE COMMISSIE 21. VERVAARDIGING, VERSPREIDING, OVERDRACHT, BEVEILIGING VAN KOERIERS, EXTRA KOPIEËN, VERTALINGEN EN UITTREKSEL VAN GERUBRICEERD EU-MATERIAAL 21.1. Vervaardiging 21.2. Verspreiding 21.3. Overdracht van gerubriceerde EU-documenten 21.3.1. Verpakking, ontvangstbewijzen 21.3.2. Overdracht binnen een gebouw of een groep gebouwen 21.3.3. Overdracht binnen een land 21.3.4. Overdracht van de ene staat naar de andere 21.3.5. Overdracht van RESTREINT UE documenten 21.4. Veiligheidsonderzoek van koeriers 21.5. Elektronische en andere middelen van technische overdracht 21.6. Extra kopieën, vertalingen en uittreksels van gerubriceerde EU-documenten 22. EUCI-REGISTERS, CONTROLES, ARCHIVERING EN VERNIETIGING VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS 22.1. Plaatselijke registers van gerubriceerde EU-gegevens (EUCI-registers) 22.2. Het TRES SECRET UE/EU TOP SECRET-register 22.2.1. Algemeen 22.2.2. Het Centraal TRES SECRET UE/EU TOP SECRET-register 22.2.3. TRES SECRET UE/EU TOP SECRET-subregisters 22.3. Inventarisatie en controle van gerubriceerde EU-documenten 22.4. Archivering van gerubriceerde EU-gegevens 22.5. Vernietiging van gerubriceerde EU-gegevens 22.6. Vernietiging in noodgevallen 23. VEILIGHEIDSMAATREGELEN VOOR SPECIFIEKE VERGADERINGEN DIE BUITEN DE COMMISSIE WORDEN GEHOUDEN EN WAARBIJ GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS ZIJN BETROKKEN 23.1. Algemeen 23.2. Verantwoordelijkheid 23.2.1. Het Veiligheidsbureau van de Commissie 23.2.2. Beveiligingsfunctionaris van de vergadering (Meeting Security Officer — MSO) 23.3 Veiligheidsmaatregelen 23.3.1. Veiligheidszones 23.3.2. Pasjes 23.3.3. Controle van foto- en audioapparatuur 23.3.4. Controle van aktetassen, draagbare computers en pakjes 23.3.5. Technische beveiliging 23.3.6. Documenten van delegaties 23.3.7. Veilig opbergen van documenten 23.3.8. Controle van ruimten 23.3.9. Verwijdering van afval van gerubriceerd EU-materiaal 24 INBREUKEN OP DE VEILIGHEIDSVOORSCHRIFTEN EN COMPROMITTERING VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS 24.1. Definities 24.2. Melding van inbreuken op veiligheidsvoorschriften 24.3. Gerechtelijke actie 25. BESCHERMING VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS DIE VERWERKT WORDEN IN IT- EN COMMUNICATIESYSTEMEN 25.1. Inleiding 25.1.1. Algemeen 25.1.2. Bedreigingen en kwetsbaarheden van systemen 25.1.3. Voornaamste doel van veiligheidsmaatregelen 25.1.4. Systeemgebonden specificatie van beveiligseisen (SSRS) 25.1.5. Beveiligingsmodi 25.2. Definities 25.3. Verantwoordelijkheden in verband met beveiliging 25.3.1. Algemeen 25.3.2. De Autoriteit voor veiligheidsaccreditatie (SAA) 25.3.3. De Infosec-autoriteit (IA) 25.3.4. Eigenaar technisch systeem (TSO) 25.3.5. De Informatie-eigenaar (IO) 25.3.6. Gebruikers 25.3.7. Infosec-opleiding 25.4. Niet-technische beveiligingsmaatregelen 25.4.1. Personeelsgerelateerde beveiliging 25.4.2. Fysieke beveiliging 25.4.3. Controle op de toegang tot een systeem 25.5. Technische beveiligingsmaatregelen 25.5.1. Beveiliging van informatie 25.5.2. Controle van en verantwoordelijkheid voor gegevens 25.5.3. Behandeling en controle van verwijderbare digitale opslagmedia 25.5.4. Derubricering en vernietiging van digitale opslagmedia 25.5.5. Communicatiebeveiliging 25.5.6. Installatie- en stralingsbeveiliging 25.6. Beveiliging tijdens verwerking 25.6.1. Operationele beveiligingsprocedures (SecOP's) 25.6.2. Bescherming van software/configuratiebeheer 25.6.3. Controle op de aanwezigheid van kwaadaardige software/computervirussen 25.6.4. Onderhoud 25.7. Aankopen 25.7.1. Algemeen 25.7.2. Accreditatie 25.7.3. Beoordeling en certificatie 25.7.4. Routinecontrole van beveiligingsvoorzieningen met het oog op verlenging van de accreditatie 25.8. Tijdelijk of occasioneel gebruik 25.8.1. Beveiliging van microcomputers/personal computers 25.8.2. Gebruik van privé IT-apparatuur voor officiële Commissiewerkzaamheden 25.8.3. Gebruik van IT-apparatuur van een contractant of van een lidstaat voor officiële Commissiewerkzaamheden 26. VRIJGAVE VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS AAN DERDE LANDEN OF INTERNATIONALE ORGANISATIES 26.1.1. Principes van de vrijgave van gerubriceerde EU-gegevens 26.1.2. Graden 26.1.3. Veiligheidsovereenkomsten AANHANGSEL 1: VERGELIJKING VAN DE NATIONALE BEVEILIGINGSRUBRICERINGEN AANHANGSEL 2: PRAKTISCHE RUBRICERINGSGIDS AANHANGSEL 3: RICHTSNOEREN VOOR VRIJGAVE VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS AAN DERDE STATEN OF INTERNATIONALE ORGANISATIES: EERSTEGRAADSSAMENWERKING AANHANGSEL 4: RICHTSNOEREN VOOR VRIJGAVE VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS AAN DERDE STATEN OF INTERNATIONALE ORGANISATIES: TWEEDEGRAADSSAMENWERKING AANHANGSEL 5: RICHTSNOEREN VOOR VRIJAVE VAN GERUBRICEERDE EU-GEGEVENS AAN DERDE STATEN OF INTERNATIONELE ORGANISATIES: DERDEGRAADSSAMENWERKING AANHANGSEL 6: LIJST VAN AFKORTINGEN

DEEL I: GRONDBEGINSELEN EN MINIMUMNORMEN INZAKE VEILIGHEID

1. INLEIDING

Deze voorschriften bevatten de grondbeginselen en minimumnormen inzake veiligheid die door de Commissie in al haar standplaatsen en door alle ontvangers van gerubriceerde EU-gegevens (EUCI) op passende wijze moeten worden nageleefd om de veiligheid te garanderen en ervoor te zorgen dat iedereen er zeker van kan zijn dat er een gemeenschappelijke norm voor de bescherming geldt.

2. ALGEMENE BEGINSELEN

Het veiligheidsbeleid van de Commissie maakt integraal deel uit van haar algemeen beleid inzake intern beheer en is dus gebaseerd op de beginselen van haar algemeen beleid.

Deze beginselen zijn: wettigheid, transparantie,verantwoordingsplicht en subsidiariteit (proportionaliteit).

Wettigheid houdt in dat de veiligheidsfuncties strikt binnen het geldende rechtskader moeten worden uitgeoefend en dat de regelgeving moet worden nageleefd. Voorts betekent dit beginsel dat de verantwoordelijkheden inzake veiligheid op adequate rechtsvoorschriften moeten worden gebaseerd. Het personeelsstatuut is volledig van toepassing, en met name artikel 17 inzake de verplichting van de personeelsleden om discretie in acht te nemen ten aanzien van de informatie van de Commissie, en titel VI inzake tuchtmaatregelen. Ten slotte houdt dit beginsel in dat inbreuken op de veiligheid waarvoor de Commissie bevoegd is, moeten worden behandeld op een wijze die strookt met het beleid van de Commissie inzake tuchtmaatregelen en met haar beleid inzake samenwerking met de lidstaten op strafrechtelijk gebied.

Transparantie houdt in dat alle veiligheidsvoorschriften en -bepalingen duidelijk moeten zijn, dat er een evenwicht moet zijn tussen de verschillende diensten en de verschillende gebieden (fysieke veiligheid versus bescherming van de gegevens, enz.) en dat een coherent en gestructureerd beleid inzake veiligheidsbewustzijn moet worden gevoerd. Voorts wijst dit beginsel op de behoefte aan duidelijke schriftelijke richtsnoeren voor de uitvoering van de veiligheidsmaatregelen.

Verantwoordingsplicht houdt in dat de verantwoordelijkheden op het gebied van de veiligheid duidelijk worden vastgesteld. Voorts wijst dit beginsel erop dat regelmatig moet worden nagegaan of deze verantwoordelijkheden correct worden uitgeoefend.

Subsidiariteit (of proportionaliteit) betekent dat de beveiliging op het laagst mogelijke niveau moet worden georganiseerd en zo dicht mogelijk bij de Directoraten-generaal en de diensten van de Commissie. Voorts houdt dit beginsel in dat de beveiligingsactiviteiten worden beperkt tot die gebieden waarvoor het werkelijk nodig is. Ten slotte betekent dit beginsel dat de veiligheidsmaatregelen in verhouding moeten staan tot de te beschermen belangen en tot de feitelijke of mogelijke bedreiging van deze belangen, zodat de bescherming van die aard is dat zij zo weinig mogelijk ontwrichting veroorzaakt.

3. GRONDBEGINSELEN

De fundamenten voor een goede beveiliging zijn:

a) de aanwezigheid in iedere lidstaat van een nationale veiligheidsinstantie die verantwoordelijk is voor: 1. het verzamelen en registreren van inlichtingen over spionage, sabotage, terrorisme en andere subversieve activiteiten, en 2. het informeren en adviseren van haar regeringen, en via hen de Commissie, over de aard van de bedreigingen voor de veiligheid en de middelen om zich daartegen te beschermen;

b) de aanwezigheid in iedere lidstaat en in de Commissie van een technische Infosec-autoriteit (IA) die met de betrokken veiligheidsautoriteit samenwerkt om informatie en advies te verschaffen over technische bedreigingen voor de veiligheid en de middelen om zich daartegen te beschermen;

c) regelmatige samenwerking tussen de regeringsdiensten en de betrokken diensten van de Europese instellingen om, naar gelang van het geval, besluiten te nemen of aanbevelingen te doen inzake: 1. de personen, gegevens en middelen die beschermd moeten worden, en 2. gemeenschappelijke normen voor de bescherming;

d) nauwe samenwerking tussen het Veiligheidsbureau van de Commissie (CSO) en de veiligheidsdiensten van de andere Europese instellingen, alsmede het Veiligheidsbureau van de NAVO (NOS).

4. BEGINSELEN VAN DE GEGEVENSBEVEILIGING

4.1. Doelstellingen

Met de beveiliging worden de volgende hoofddoelstellingen beoogd:

a) beveiliging van gerubriceerde EU-gegevens (EUCI) tegen spionage, compromittering of openbaarmaking zonder machtiging;

b) bescherming van EU-gegevens die in communicatie- en informatiesystemen en -netwerken worden verwerkt, tegen gevaren wat betreft het vertrouwelijke karakter, de integriteit en de beschikbaarheid ervan;

c) beveiliging van de locaties van de Commissie waarin EU-gegevens zijn ondergebracht, tegen sabotage en kwaadwillige beschadiging;

d) in geval van mislukking: beoordeling van de aangerichte schade, beperking van de consequenties daarvan en vaststelling van herstelmaatregelen.

4.2. Definities

In deze voorschriften wordt verstaan onder:

a) „gerubriceerde EU-gegevens” (EUCI): gegevens en materiaal waarvan openbaarmaking zonder machtiging de belangen van de EU of van een of meer van haar lidstaten in meerdere of mindere mate zou kunnen schaden, ongeacht of dergelijke gegevens afkomstig zijn van de EU, de lidstaten, derde staten of internationale organisaties;

b) „document”: brief, nota, notulen, verslag, memorandum, signaal/boodschap, schets, foto, dia, film, kaart, grafische voorstelling, plattegrond, notitieboek, stencil, carbonpapier, schrijfmachine- of printerlint, tape, cassette, computerschijf, CD-ROM of enig ander fysiek medium waarop gegevens zijn opgeslagen;

c) „materiaal”: een document als bedoeld onder b), alsook enig uitrustingsonderdeel dat gefabriceerd is of wordt;

d) „need to know”: de noodzaak voor een beambte om, met het oog op de uitoefening van zijn functie of de vervulling van zijn taak, toegang te krijgen tot gerubriceerde EU-gegevens;

e) „machtiging”: een besluit van de Voorzitter van de Commissie om een persoon tot op een bepaald niveau toegang tot EUCI te verlenen op basis van een positief resultaat van een veiligheidsonderzoek (doorlichting) dat door een nationale veiligheidsinstantie overeenkomstig nationale rechtsvoorschriften is uitgevoerd;

f) „rubricering”: de toekenning van een passend beveiligingsniveau aan gegevens waarvan de openbaarmaking zonder machtiging in mindere of meerdere mate nadelig zou kunnen zijn voor de belangen van de Commissie of de lidstaten;

g) „lagere rubricering” (downgrading): verlaging van het rubriceringsniveau;

h) „derubricering” (declassification): opheffing van een rubricering;

i) „opsteller”: gemachtigd auteur van een gerubriceerd document. In de Commissie kunnen afdelingshoofden hun personeelsleden machtigen om EUCI op te stellen;

j) „afdelingen van de Commissie”: afdelingen en diensten van de Commissie, met inbegrip van de kabinetten, in alle standplaatsen, inclusief het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek, de Vertegenwoordigingen en Bureaus in de Unie en de Delegaties in derde landen.

4.3. Rubricering

a) Op het gebied van geheimhouding zijn aandacht en ervaring vereist bij de selectie van te beschermen gegevens en materiaal en bij de beoordeling van de mate van bescherming die noodzakelijk is. Het is van fundamenteel belang dat de mate van bescherming overeenstemt met de veiligheidsgevoeligheid van de betrokken gegevens of het betrokken materiaal. Om te zorgen dat de informatiestroom soepel verloopt, moet het nodige worden gedaan om zowel te hoge als te lage rubricering te voorkomen.

b) Het rubriceringssysteem is het instrument waarmee aan deze beginselen gevolg wordt gegeven; een soortgelijk rubriceringssysteem moet worden gebruikt voor het plannen en organiseren van de bestrijding van spionage, sabotage, terrorisme en andere bedreigingen, zodat de grootste mate van bescherming wordt geboden aan de belangrijkste locaties die gerubriceerde gegevens bevatten, en binnen die locaties aan de gevoeligste elementen.

c) Voor de rubricering is alleen de opsteller van de gegevens verantwoordelijk.

d) Het rubriceringsniveau mag uitsluitend worden bepaald op basis van de inhoud van de gegevens.

e) Als verschillende reeksen gegevens worden bijeengebracht, moet op het geheel een rubriceringsniveau worden toegepast dat minstens even hoog is als de hoogste rubricering. Een gegevensverzameling kan evenwel een hogere rubricering krijgen dan de afzonderlijke bestanddelen.

f) De rubriceringen worden alleen toegekend als dit nodig is, en zolang als dit nodig is.

4.4. Doel van de veiligheidsmaatregelen

De veiligheidsmaatregelen moeten:

a) betrekking hebben op alle personen die toegang hebben tot gerubriceerde gegevens, alle dragers van gerubriceerde informatie en alle locaties waar zich dergelijke gegevens en belangrijke installaties bevinden;

b) zodanig zijn ontworpen dat gedetecteerd wordt wanneer iemand de veiligheid van gerubriceerde gegevens en van belangrijke installaties die gerubriceerde gegevens bevatten, in gevaar kan brengen, en moeten in de uitsluiting of verwijdering van een dergelijke persoon voorzien;

c) voorkomen dat een niet-gemachtigde persoon toegang krijgt tot gerubriceerde gegevens of installaties die deze gegevens bevatten;

d) ervoor zorgen dat gerubriceerde gegevens alleen verspreid worden op basis van het „need to know”-beginsel, dat fundamenteel is voor alle aspecten van de veiligheid;

e) waarborgen bieden voor de integriteit (d.w.z. het voorkomen van schending of van wijziging of verwijdering van gegevens zonder machtiging) en de beschikbaarheid (d.w.z. dat de toegang niet geweigerd wordt aan degene die de gegevens nodig heeft en tot toegang gemachtigd is) van alle gegevens, al dan niet gerubriceerd, en in het bijzonder van gegevens die in elektromagnetische vorm worden opgeslagen, verwerkt of verzonden.

5. ORGANISATIE VAN DE BEVEILIGING

5.1. Gemeenschappelijke minimumnormen

De Commissie zorgt ervoor dat de gemeenschappelijke minimumnormen inzake veiligheid in acht worden genomen door alle EUCI-ontvangers, zowel in de instelling als in de onder haar ressorterende instanties, bijv. alle afdelingen en contractanten, zodat gerubriceerde EU-gegevens kunnen worden doorgegeven in het vertrouwen dat zij elders met dezelfde zorg verwerkt zullen worden. Deze minimumnormen omvatten criteria voor het veiligheidsonderzoek van het personeel en procedures voor de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens.

De Commissie verleent externe instanties alleen toegang tot EUCI op voorwaarde dat zij ervoor zorgen dat bij de behandeling van EUCI wordt voldaan aan voorschriften die minstens volstrekt gelijkwaardig zijn aan deze minimumnormen.

5.2. Organisatie

Binnen de Commissie is de beveiliging op twee niveaus georganiseerd:

a) op het niveau van de Commissie als geheel is er het Veiligheidsbureau van de Commissie, met een autoriteit voor veiligheidsaccreditatie (SAA), die ook optreedt als Crypto-autoriteit (CrA) en TEMPEST-autoriteit (TA), en met een INFOSEC-autoriteit (IA) en één of meer centrale EUCI-registers, elk met één of meer functionarissen voor de registercontrole (RCO);

b) op het niveau van de afdelingen van de Commissie valt de veiligheid onder de bevoegdheid van één of meer plaatselijke veiligheidsfunctionarissen (LSO), één of meer centrale informatiebeveiligingsfunctionarissen (CISO), plaatselijke informatiebeveiligingsfunctionarissen (LISO) en plaatselijke EUCI-registers met één of meer functionarissen voor de registercontrole;

c) De centrale veiligheidsinstanties geven de plaatselijke veiligheidsinstanties praktische richtsnoeren.

6. VEILIGHEID VAN HET PERSONEEL

6.1. Veiligheidsonderzoek van het personeel

Alle personen die toegang moeten hebben tot als ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ of hoger gerubriceerde gegevens, moeten een passend onderzoek ondergaan alvorens die toegang wordt verleend. Een soortgelijk onderzoek is vereist voor personen die taken hebben op het gebied van de technische bediening of het onderhoud van communicatie- en informatiesystemen die gerubriceerde gegevens bevatten. Dit onderzoek is erop gericht te bepalen of deze personen:

a) van onbetwiste loyaliteit zijn;

b) een zodanig karakter en een zodanige discretie bezitten dat hun betrouwbaarheid op het stuk van het verwerken van gerubriceerde gegevens buiten kijf staat;

c) kwetsbaar zijn voor druk van externe of andere bronnen.

Bij het onderzoek moet bijzondere aandacht worden geschonken aan personen die:

d) toegang zullen krijgen tot als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ gerubriceerde gegevens;

e) functies bekleden waarbij zij regelmatig toegang krijgen tot een aanzienlijke hoeveelheid als ►M1 SECRET UE ◄ gerubriceerde gegevens;

f) door hun functie speciale toegang hebben tot beveiligde communicatie- of informatiesystemen en daardoor de mogelijkheid hebben om zonder machtiging toegang te krijgen tot grote hoeveelheden gerubriceerde EU-gegevens of om door technische sabotage ernstige schade te berokkenen.

In de onder d), e) en f) bedoelde omstandigheden wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van de techniek van het antecedentenonderzoek.

Wanneer personen van wie de „need to know” niet is vastgesteld, moeten werken in omstandigheden waarin zij toegang kunnen hebben tot gerubriceerde EU-gegevens (bv. bodes, veiligheidspersoneel, onderhouds- en schoonmaakpersoneel, enz.) moeten zij eerst een passend veiligheidsonderzoek ondergaan.

6.2. Machtigingsgegevens van het personeel

Alle afdelingen van de Commissie die gerubriceerde EU-gegevens verwerken of beveiligde communicatie- of informatiesystemen huisvesten, houden de machtigingsgegevens bij van het daartoe aangewezen personeel. Elke machtiging wordt geverifieerd telkens als moet worden gegarandeerd dat die passend is voor de vigerende taakomschrijving van die persoon; dit nieuwe onderzoek is prioritair wanneer nieuwe informatie wordt ontvangen die erop wijst dat de voortzetting van de taak bij gerubriceerde werkzaamheden niet langer strookt met de veiligheidsbelangen. De plaatselijke veiligheidsfunctionaris van de betrokken afdeling van de Commissie houdt de machtigingsgegevens bij die op zijn activiteitensector betrekking hebben.

6.3. Veiligheidsinstructies voor het personeel

Alle personeelsleden die werkzaam zijn in omstandigheden waarin zij toegang zouden kunnen krijgen tot gerubriceerde gegevens, moeten bij het opnemen van hun taak en vervolgens met regelmatige tussenpozen grondige instructies krijgen over de noodzaak van beveiliging en de procedures om die beveiliging door te voeren. Dergelijke personeelsleden moeten schriftelijk bevestigen dat zij onderhavige veiligheidsvoorschriften hebben gelezen en volledig hebben begrepen.

6.4. Beheersverantwoordelijkheden

Leidinggevenden zijn ertoe verplicht de leden van hun personeel die bij gerubriceerde werkzaamheden betrokken zijn of toegang hebben tot beveiligde communicatie- of informatiesystemen, te kennen en incidenten of manifeste zwakke plekken die op de veiligheid van invloed kunnen zijn, te registreren en te rapporteren.

6.5. Veiligheidsstatus van het personeel

Er worden procedures ingesteld om ervoor te zorgen dat, wanneer over een persoon negatieve informatie bekend wordt, wordt nagegaan of hij of zij betrokken is bij gerubriceerde werkzaamheden of toegang heeft tot beveiligde communicatie- of informatiesystemen, en dat het Veiligheidsbureau van de Commissie wordt ingelicht. Als wordt geconstateerd dat genoemde persoon een veiligheidsrisico met zich meebrengt, wordt hij of zij uitgesloten of verwijderd van taken waar hij of zij de veiligheid in gevaar zou kunnen brengen.

7. FYSIEKE BEVEILIGING

7.1. De noodzaak van bescherming

De fysieke beveiligingsmaatregelen die worden toegepast om de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens te waarborgen, moeten in verhouding staan tot het rubriceringsniveau, de omvang van en de bedreiging voor de aanwezige gegevens en het aanwezige materiaal. Alle houders van gerubriceerde EU-gegevens moeten voor de rubricering van die gegevens uniforme praktijken volgen en voldoen aan gemeenschappelijke normen voor de bescherming wat betreft bewaring, overdracht en verwijdering van te beschermen gegevens en materiaal.

7.2. Controle

Alvorens zones die gerubriceerde EU-gegevens bevatten onbemand achter te laten, moeten personen die met de bewaring zijn belast, ervoor zorgen dat de gegevens veilig zijn opgeborgen en dat alle beveiligingsmiddelen (sloten, alarm enz.) geactiveerd zijn. Ook na afloop van de werktijden worden onafhankelijke controles uitgevoerd.

7.3. Beveiliging van gebouwen

Gebouwen waarin gerubriceerde EU-gegevens of beveiligde communicatie- en informatiesystemen zijn gehuisvest, moeten tegen ongeoorloofde toegang worden beschermd. De aard van de bescherming die voor de gerubriceerde EU-gegevens wordt gebruikt, zoals bijvoorbeeld tralies voor vensters, deursloten, bewakers bij de ingangen, automatische toegangscontrolesystemen, beveiligingscontroles en -patrouilles, alarmsystemen, indringerdetectiesystemen en waakhonden hangt af van:

a) rubricering, volume en locatie binnen het gebouw, van te beschermen gegevens en materiaal;

b) de kwaliteit van de beveiligingsopbergmiddelen voor gegevens en materiaal; en

c) de fysieke aard en locatie van het gebouw.

De aard van de bescherming voor communicatie- en informatiesystemen is m.m. afhankelijk van de beoordeling van de waarde van deze systemen en de potentiële schade als zij gecompromitteerd worden, de fysieke aard en locatie van het gebouw waarin het systeem is gehuisvest en de locatie van het systeem binnen het gebouw.

7.4. Calamiteitenplannen

Er worden vooraf gedetailleerde plannen opgesteld voor de bescherming van gerubriceerde gegevens in plaatselijke of nationale noodsituaties.

8. INFORMATIEBEVEILIGING

Informatiebeveiliging (Infosec) heeft betrekking op de keuze en de toepassing van beveiligingsmaatregelen die gerubriceerde EU-gegevens die in communicatie-, informatie- en andere elektronische systemen worden verwerkt, opgeslagen of overgedragen, moeten beschermen tegen accidenteel of met opzet veroorzaakt verlies van het vertrouwelijke karakter, de integriteit of de beschikbaarheid ervan. Er moeten passende tegenmaatregelen worden genomen om te voorkomen dat niet-gemachtigde gebruikers toegang krijgen tot gerubriceerde EU-gegevens of dat gemachtigde gebruikers de toegang tot gerubriceerde EU-gegevens onmogelijk wordt gemaakt, en om te zorgen dat corruptie, ongeoorloofde wijziging of verwijdering van gerubriceerde EU-gegevens wordt voorkomen.

9. BEVEILIGING TEGEN SABOTAGE EN BESTRIJDING VAN ANDERE VORMEN VAN KWAADWILLIGE BESCHADIGING

Fysieke voorzorgen voor de bescherming van belangrijke installaties waarin zich gerubriceerde gegevens bevinden, bieden als veiligheidsmaatregel de beste bescherming tegen sabotage en kwaadwillige beschadiging; het veiligheidsonderzoek van het personeel alleen is daarvoor geen afdoend vervangmiddel. De bevoegde nationale instantie wordt verzocht inlichtingen te verstrekken over spionage, sabotage, terrorisme en andere subversieve activiteiten.

10. VRIJGAVE VAN GERUBRICEERDE GEGEVENS AAN DERDE STATEN OF INTERNATIONALE ORGANISATIES

Het besluit om van de Commissie afkomstige gerubriceerde EU-gegevens vrij te geven aan een derde staat of een internationale organisatie wordt door de Commissie als college genomen. Als de Commissie niet de opsteller is van de gegevens waarvan de vrijgave wordt gewenst, vraagt de Commissie vóór vrijgave toestemming aan de opsteller. Als niet kan worden achterhaald wie de opsteller is, neemt de Commissie de verantwoordelijkheid van de opsteller over.

Wanneer de Commissie van derde staten, internationale organisaties of andere derden gerubriceerde gegevens ontvangt, krijgen deze gegevens de bescherming die past bij de rubricering en overeenkomt met de normen die in de onderhavige veiligheidsvoorschriften voor gerubriceerde EU-gegevens worden vastgesteld, of met strengere normen als de derde die de gegevens vrijgeeft, daarom vraagt. Er kan een regeling worden getroffen voor wederzijdse controle.

Bovenstaande beginselen worden uitgevoerd overeenkomstig de bepalingen van deel II, afdeling 26, en de aanhangsels 3, 4 en 5.

DEEL II: ORGANISATIE VAN DE BEVEILIGING IN DE COMMISSIE

11. HET VOOR VEILIGHEID BEVOEGDE COMMISSIELID

Het voor veiligheid bevoegde Commissielid:

a) voert het veiligheidsbeleid van de Commissie uit;

b) bestudeert de veiligheidsproblemen die de Commissie of de onder haar ressorterende bevoegde instanties hem of haar voorleggen;

c) onderzoekt in nauwe samenwerking met de nationale veiligheidsinstanties (of andere relevante instanties) van de lidstaten (hierna NSA genoemd) vraagstukken die veranderingen in het veiligheidsbeleid van de Commissie met zich meebrengen.

Het voor veiligheid bevoegde Commissielid is meer bepaald verantwoordelijk voor:

a) de coördinatie van alle veiligheidskwesties die verband houden met de werkzaamheden van de Commissie;

b) het richten van verzoeken tot de daartoe aangewezen instanties van de lidstaten om de NSA overeenkomstig afdeling 20 beveiligingsmachtigingen te laten verstrekken voor personeel dat bij de Commissie werkzaam is;

c) het onderzoeken of laten onderzoeken van lekken van gerubriceerde EU-gegevens die zich, tot bewijs van het tegendeel, bij de Commissie hebben voorgedaan;

d) het richten van een verzoek tot de betrokken veiligheidsinstanties om een onderzoek in te leiden wanneer er buiten de Commissie gerubriceerde EU-gegevens uitgelekt zijn, en het coördineren van de onderzoeken wanneer er verschillende veiligheidsinstanties bij zijn betrokken;

e) het periodiek onderzoeken van beveiligingsregelingen voor de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens;

f) het onderhouden van nauwe contacten met alle betrokken veiligheidsinstanties om te komen tot een volledige coördinatie op het gebied van de veiligheid;

g) het voortdurend in het oog houden van het beleid en de procedures van de Commissie inzake veiligheid en, zo nodig, het doen van passende aanbevelingen. Daartoe legt het voor veiligheid bevoegde Commissielid het door het Veiligheidsbureau van de Commissie opgestelde jaarlijkse inspectieplan aan de Commissie voor.

12. DE ADVIESGROEP VEILIGHEIDSBELEID VAN DE COMMISSIE

Er wordt een Adviesgroep Veiligheidsbeleid van de Commissie opgericht, die bestaat uit het voor veiligheid bevoegde Commissielid of zijn afgevaardigde, die het voorzitterschap waarneemt, en uit vertegenwoordigers van de NSA van elke lidstaat. Er kunnen ook vertegenwoordigers van andere Europese instellingen worden uitgenodigd. Voorts kunnen vertegenwoordigers van relevante gedecentraliseerde EG- en EU-instanties worden uitgenodigd wanneer er aangelegenheden worden besproken die hen aanbelangen.

De Adviesgroep Veiligheidsbeleid van de Commissie komt bijeeen op verzoek van de voorzitter of een van haar leden. De opdracht van de groep bestaat erin alle relevante veiligheidskwesties te onderzoeken en te evalueren, en zo nodig aanbevelingen te doen aan de Commissie.

13. DE ADVIESRAAD VEILIGHEID VAN DE COMMISSIE

Er wordt een Adviesraad Veiligheid van de Commissie opgericht, die bestaat uit de Secretaris-generaal, die het voorzitterschap waarneemt, de Directeuren-generaal van de Juridische Dienst, Personeelzaken en administratie, Buitenlandse betrekkingen, Justitie en binnenlandse zaken en het Gemeenschappelijk centrum voor onderzoek, en de hoofden van de Dienst interne audit en van het Veiligheidsbureau van de Commissie. Er kunnen ook andere ambtenaren van de Commissie worden uitgenodigd. De opdracht van deze adviesraad bestaat erin de veiligheidsmaatregelen in de Commissie te evalueren en terzake aanbevelingen te doen aan het voor veiligheid bevoegde Commissielid.

14. HET VEILIGHEIDSBUREAU VAN DE COMMISSIE

Met het oog op de uitoefening van zijn in afdeling 11 vermelde verantwoordelijkheden kan het voor veiligheid bevoegde Commissielid een beroep doen op het Veiligheidsbureau van de Commissie voor het coördineren van, toezicht houden op en uitvoeren van de veiligheidsmaatregelen.

Het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie is de belangrijkste adviseur van het voor veiligheid bevoegde Commissielid; hij treedt op als secretaris van de Adviesgroep Veiligheidsbeleid. In dit verband leidt hij de actualisering van de veiligheidsvoorschriften en coördineert hij de veiligheidsmaatregelen met de bevoegde instanties van de lidstaten en, indien van toepassing, de internationale organisaties waarmee de Commissie veiligheidsovereenkomsten heeft gesloten. Met het oog daarop treedt hij op als verbindingsambtenaar.

Het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie is verantwoordelijk voor de accreditatie van IT-systemen en -netwerken in de Commissie en besluit, in overleg met de betrokken NSA, over de accreditatie van IT-systemen en -netwerken waarbij enerzijds de Commissie en anderzijds andere ontvangers van gerubriceerde EU-gegevens zijn betrokken.

15. VEILIGHEIDSINSPECTIES

Het Veiligheidsbureau van de Commissie verricht periodieke inspecties van de beveiligingsregelingen voor de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens.

Het Veiligheidsbureau van de Commissie kan bij deze taak worden bijgestaan door de veiligheidsdiensten van andere EU-instellingen die EUCI in hun bezit hebben, of door de nationale veiligheidsinstanties van de lidstaten ( 5 ).

Op verzoek van een lidstaat kan de NSA van die lidstaat, samen met het Veiligheidsbureau van de Commissie en met wederzijdse instemming, binnen de Commissie inspecties van EUCI verrichten.

16. RUBRICERINGEN, BEVEILIGINGSINDICATOREN EN MARKERINGEN

16.1. Rubriceringsniveaus ( 6 )

De volgende rubriceringsniveaus worden gehanteerd (zie ook aanhangsel 2):

►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : deze rubricering wordt alleen toegepast op gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging uitzonderlijk nadelig zou kunnen zijn voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.

►M1 SECRET UE ◄ : deze rubricering wordt alleen toegepast op gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging ernstige gevolgen zou kunnen hebben voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.

►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ : deze rubricering wordt toegepast op gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging nadelige gevolgen zou kunnen hebben voor de wezenlijke belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.

►M1 RESTREINT UE ◄ : deze rubricering wordt toegepast op gegevens en materiaal waarvan de openbaarmaking zonder machtiging nadelig zou kunnen zijn voor de belangen van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten.

Andere rubriceringen zijn niet toegestaan.

16.2. Beveiligingsindicator

Om de geldigheidsduur van een rubricering te beperken (wat voor gerubriceerde gegevens inhoudt dat zij automatisch lager worden gerubriceerd of worden gederubriceerd) kan een overeengekomen beveiligingsindicator worden gebruikt. Deze indicator is „TOT… (uur/datum)” of „TOT… (feit)”.

Zijn een beperkte verspreiding en een bijzondere verwerking nodig (ter aanvulling van die op grond van de rubricering), dan worden extra beveiligingsindicatoren gebruikt, zoals Crypto of andere door de EU erkende beveiligingsindicatoren.

Beveiligingsindicatoren mogen alleen worden gebruikt in combinatie met een rubricering.

16.3. Markeringen

Er kan een markering worden gebruikt waarmee het volgende wordt aangegeven: het domein waarop het document betrekking heeft, een speciale verspreiding op „need to know”-basis of, voor niet-gerubriceerde gegevens, het einde van een publicatieverbod.

Een markering is geen rubricering en mag niet in plaats daarvan worden gebruikt.

De markering ESDP wordt aangebracht op documenten en kopieën daarvan die betrekking hebben op de veiligheid en defensie van de Europese Unie of van één of meer van haar lidstaten, of die betrekking hebben op militair of niet-militair crisisbeheer.

16.4. Aanbrengen van een rubricering

De rubricering zal als volgt worden aangebracht:

a) op ►M1 RESTREINT UE ◄ -documenten, met mechanische of elektronische middelen,

b) op ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ -documenten, met mechanische middelen en met de hand of door het drukken op voorgemerkt, geregistreerd papier,

c) op ►M1 SECRET UE ◄ - en ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten, met mechanische middelen en met de hand.

16.5. Aanbrengen van beveiligingsindicatoren

De beveiligingsindicatoren worden onmiddellijk onder de rubricering aangebracht, met dezelfde middelen als die waarmee de rubricering is aangebracht.

17. RUBRICERINGSBEHEER

17.1. Algemeen

Gegevens worden alleen gerubriceerd wanneer dat noodzakelijk is. De rubricering moet duidelijk en correct worden aangegeven en mag slechts gehandhaafd worden zolang de gegevens beschermd moeten worden.

De verantwoordelijkheid voor het rubriceren van de gegevens en een eventuele lagere rubricering of derubricering berust uitsluitend bij de bron.

Rubricering, lagere rubricering of derubricering worden uitgevoerd door ambtenaren of andere personeelsleden van de Commissie, volgens de instructies of met de instemming van het hoofd van de dienst.

De gedetailleerde procedures voor de behandeling van gerubriceerde documenten moeten zo zijn opgezet dat een aan de inhoud aangepaste bescherming is gegarandeerd.

Het aantal personen dat gemachtigd is om ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten op te stellen wordt tot een minimum beperkt, en hun namen worden op een lijst geplaatst die door het Veiligheidsbureau wordt bijgehouden.

17.2. Rubricering

De rubriceringsgraad van een document wordt bepaald naar gelang van het niveau van gevoeligheid van de inhoud, overeenkomstig de definities die in afdeling 16 zijn gegeven. Het is van belang dat op correcte en zuinige wijze met rubricering wordt omgesprongen. Dit geldt in het bijzonder voor de rubriceringsgraad ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

De opsteller van een te rubriceren document moet rekening houden met de hierboven bedoelde voorschriften en moet over- of onderrubricering vermijden.

In aanhangsel 2 is een praktische rubriceringsgids opgenomen.

Afzonderlijke bladzijden, punten, afdelingen, bijlagen, aanhangsels, aanhechtsels en bijvoegsels van een bepaald document kunnen verschillende rubriceringen vereisen en moeten dienovereenkomstig gemarkeerd worden. De rubricering die voor het gehele document geldt, is in dat geval die van het hoogst gerubriceerde gedeelte.

De rubricering van een brief of een nota die bijvoegsels vergezelt is van dezelfde graad als het hoogst gerubriceerde bijvoegsel. Aan de bron dient duidelijk te worden aangegeven welke rubricering op die brief of nota moet worden toegepast indien deze gescheiden wordt van de bijvoegsels.

Voor de toegang van het publiek tot de documenten, blijft Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing.

17.3. Lagere rubricering en derubricering

Gerubriceerde EU-documenten kunnen alleen lager gerubriceerd of gederubriceerd worden met de toestemming van de opsteller en, zonodig, na bespreking met de betrokken partijen. Lagere rubricering en derubricering moeten schriftelijk bevestigd worden. De opsteller van het document is er verantwoordelijk voor dat de geadresseerden van de wijziging op de hoogte worden gebracht; deze geadresseerden zijn er op hun beurt verantwoordelijk voor dat de daaropvolgende geadresseerden, aan wie zij het document hebben gezonden of voor wie zij het gekopieerd hebben, van de wijziging op de hoogte worden gebracht.

Zo mogelijk vermelden de opstellers op gerubriceerde documenten een datum waarop of een periode waarna de inhoud lager gerubriceerd of gederubriceerd kan worden. Zo niet verifiëren zij de documenten uiterlijk om de vijf jaar om zich ervan te vergewissen of de oorspronkelijke rubricering moet worden gehandhaafd.

18. FYSIEKE BEVEILIGING

18.1. Algemeen

De belangrijkste doelstelling van de fysieke beveiligingsmaatregelen bestaat erin te verhinderen dat een niet-gemachtigde persoon toegang krijgt tot gerubriceerde EU-gegevens en/of gerubriceerd EU-materiaal, te voorkomen dat materieel of andere eigendommen worden gestolen of beschadigd, en ervoor te zorgen dat zich geen ongewenste intimiteiten of enige andere vorm van agressie voordoen onder ambtenaren, andere werknemers of bezoekers.

18.2. Veiligheidseisen

Alle gebouwen, zones, ruimten, bureaus, communicatie- en informatiesystemen, enz., waar gerubriceerde EU-gegevens en gerubriceerd EU-materiaal worden bewaard en/of verwerkt, moeten met passende fysieke beveiligingsmaatregelen worden beschermd.

Om te bepalen in welke mate bescherming met fysieke beveiligingsmaatregelen noodzakelijk is, worden alle relevante factoren in aanmerking genomen, zoals:

a) de rubriceringsgraad van de gegevens en/of het materiaal;

b) de hoeveelheid en de vorm (bijvoorbeeld niet-elektronisch document, digitaal opslagmedium) van de gegevens;

c) de plaatselijk beoordeelde bedreiging die uitgaat van inlichtingendiensten die zich toeleggen op de EU, de lidstaten en/of instellingen of derde partijen die gerubriceerde EU-gegevens bewaren, met name in de vorm van sabotage, terrorisme of andere subversieve en/of criminele activiteiten.

Met de fysieke beveiligingsmaatregelen wordt beoogd:

a) het binnendringen met list of geweld te verhinderen;

b) acties van malafide personeelsleden te ontmoedigen, te verhinderen en op te sporen;

c) de toegang tot gerubriceerde EU-gegevens te ontzeggen aan personen die niet beantwoorden aan het „need-to-know”-criterium.

18.3. Fysieke beveiligingsmaatregelen

18.3.1. Veiligheidszones

Zones waar als ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ of hoger gerubriceerde gegevens worden verwerkt en opgeslagen worden zodanig opgezet en gestructureerd dat zij aan de onderstaande voorwaarden voldoen:

a) Veiligheidszone van klasse I: een zone waar als ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ of hoger gerubriceerde gegevens zodanig worden verwerkt en opgeslagen dat toegang tot de zone in de praktijk neerkomt op toegang tot gerubriceerde gegevens. Voor een dergelijke zone is het volgende vereist: i) een duidelijk omschreven, beschermde afscheiding waar elk in- en uitgaan wordt gecontroleerd, ii) een zodanig toegangscontrolesysteem dat uitsluitend diegenen die naar behoren zijn gescreend en speciaal gemachtigd zijn, de zone kunnen betreden, iii) specificatie van de rubriceringsgraad van de gegevens die normaliter in de zone worden bewaard, dat wil zeggen van de gegevens waartoe men na binnenkomst toegang heeft;

b) Veiligheidszone van klasse II: een zone waar als ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ of hoger gerubriceerde gegevens zodanig worden verwerkt en opgeslagen dat zij tegen toegang door niet gemachtigden kan worden beschermd via intern opgezette controles, bijvoorbeeld een ruimte waar kantoren zijn ondergebracht waar als ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ of hoger gerubriceerde gegevens regelmatig worden verwerkt en opgeslagen. Voor een dergelijke zone is het volgende vereist: i) een duidelijk omschreven, beschermde afscheiding waar elk in- en uitgaan wordt gecontroleerd, ii) een zodanig toegangscontrolesysteem dat uitsluitend diegene, die naar behoren zijn gescreend en speciaal gemachtigd zijn, de zone onbegeleid kunnen betreden. Voor alle andere personen zal worden voorzien in begeleiding of gelijkwaardige controles, om te voorkomen dat niet-gemachtigden toegang krijgen tot gerubriceerde EU-gegevens, en dat zonder controle zones kunnen worden betreden die zijn onderworpen aan technische veiligheidsinspecties. Zones waar niet op 24-uursbasis personeel aanwezig is, worden onmiddellijk na de normale werkuren geïnspecteerd, om na te gaan of de gerubriceerde EU-gegevens veilig zijn weggeborgen.

18.3.2. Administratieve zone

Nabij of vóór de veiligheidszones van klasse I of klasse II kan een administratieve zone met een lager veiligheidsniveau worden geïnstalleerd. Voor een dergelijke zone is een duidelijk omschreven afscheiding nodig, waar personeel en voertuigen kunnen worden gecontroleerd. Binnen administratieve zones kunnen alleen als ►M1 RESTREINT UE ◄ gerubriceerde gegevens en niet-gerubriceerde gegevens worden verwerkt en opgeslagen.

18.3.3. Controles bij in- en uitgaan

Het betreden van veiligheidszones van klasse I en klasse II wordt gecontroleerd aan de hand van een pasje of een persoonsherkenningssysteem voor het vaste personeel. Tevens moet een controlesysteem voor bezoekers worden opgezet om de toegang tot gerubriceerde EU-gegevens door niet-gemachtigden te verhinderen. Het pasjessysteem kan worden ondersteund door geautomatiseerde identificatie, die moet worden beschouwd als een aanvulling op, maar niet geheel in de plaats mag komen van, bewakers. Een wijziging in de dreigingsbeoordeling kan een versterking meebrengen van de maatregelen op het gebied van controle bij in- en uitgaan, bijv. tijdens het bezoek van prominenten.

18.3.4. Bewakingspatrouilles

Buiten de normale werkuren moet in de veiligheidszones van klasse I en klasse II worden gepatrouilleerd om EU-materiaal te beschermen tegen compromittering, beschadiging of verlies. De frequentie waarmee wordt gepatrouilleerd wordt bepaald naar gelang van de plaatselijke omstandigheden; een vuistregel is echter om de twee uur te patrouilleren.

18.3.5. Beveiligingsopbergmiddelen en braakwerende ruimten

Voor de opslag van gerubriceerde EU-gegevens worden drie klassen opbergmiddelen gebruikt:

— klasse A: opbergmiddelen die op nationaal niveau zijn goedgekeurd voor de opslag van als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ gerubriceerde gegevens in veiligheidszones van klasse I of klasse II;

— klasse B: opbergmiddelen die op nationaal niveau zijn goedgekeurd voor de opslag van als ►M1 SECRET UE ◄ en ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ gerubriceerde gegevens in veiligheidszones van klasse I of klasse II;

— klasse C: kantoormeubilair dat zich uitsluitend leent voor de opslag van als ►M1 RESTREINT UE ◄ gerubriceerde gegevens.

In braakwerende ruimten die zijn ingericht binnen een veiligheidszone van klasse I of klasse II, en voor alle veiligheidszones van klasse I waar als ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ en hoger gerubriceerde gegevens in rekken zijn opgeslagen of kunnen worden afgelezen van grafieken, kaarten, enz., moeten muren, vloeren en plafonds, en deuren met sloten door een nationale veiligheidsinstantie (NSA) worden gecertificeerd als zijnde van een gelijkwaardig beschermingsniveau als de klasse beveiligingsopbergmiddelen die zijn goedgekeurd voor de opslag van gegevens met dezelfde rubricering.

18.3.6. Sloten

Sloten op beveiligingsopbergmiddelen en braakwerende ruimten waarin gerubriceerde EU-gegevens zijn opgeslagen, moeten aan de volgende normen voldoen:

— groep A: op nationaal niveau goedgekeurd voor opbergmiddelen van klasse A;

— groep B: op nationaal niveau goedgekeurd voor opbergmiddelen van klasse B;

— groep C: alleen geschikt voor kantoormeubilair van klasse C.

18.3.7. Controle van sleutels en codecombinaties

Sleutels van beveiligde opbergmiddelen mogen niet worden meegenomen buiten het gebouw. Codecombinaties van beveiligingsopbergmiddelen moeten worden gememoriseerd door personen die hiervan kennis moeten nemen. De veiligheidsambtenaar van de betrokken dienst bewaart reservesleutels en een overzicht op papier van alle codecombinatie, voor gebruik in noodgevallen; dit overzicht wordt in afzonderlijke verzegelde ondoorzichtige enveloppen bewaard. De gewone sleutel, de extra beveiligingssleutels en de codecombinaties worden in afzonderlijke beveiligingsopbergmiddelen bewaard. Sleutels en codecombinaties krijgen ten minste hetzelfde beschermingsniveau als het materiaal waartoe zij toegang verschaffen.

Zo weinig mogelijk mensen mogen de codecombinaties van beveiligingsopbergmiddelen kennen. De combinaties worden gewijzigd:

a) bij ontvangst van nieuwe opbergmiddelen;

b) bij wijzigingen in de personeelsbezetting;

c) wanneer compromittering heeft plaatsgevonden of wordt vermoed;

d) met tussenpozen van bij voorkeur zes maanden, maar in ieder geval om de twaalf maanden.

18.3.8. Indringerdetectie-/signaleringssystemen

Wanneer voor de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens alarmsystemen, een gesloten televisiecircuit of andere elektrische systemen worden gebruikt, dient er een noodaggregaat beschikbaar te zijn om de continuwerking van het systeem te waarborgen wanneer de hoofdelektriciteitsvoorziening uitvalt. Een andere fundamentele vereiste is dat er een alarmsignaal of een andere betrouwbare waarschuwing uitgaat naar het bewakingspersoneel als dergelijke systemen slecht functioneren of gepoogd wordt ze te saboteren.

18.3.9. Goedgekeurde uitrusting

Het Veiligheidbureau houdt bijgewerkte lijsten bij, per type en model, van de beveiligingsuitrusting die zij hebben goedgekeurd voor de bescherming van gerubriceerde gegevens onder diverse gespecificeerde omstandigheden en voorwaarden. Deze lijsten zijn onder meer gebaseerd op informatie van de NSA's.

18.3.10. Fysieke bescherming van kopieermachines en faxapparaten

Kopieermachines en faxapparaten moeten zodanig fysiek worden beschermd dat zij voor de verwerking van gerubriceerde gegevens alleen door gemachtigde personen kunnen worden gebruikt, en dat alle gerubriceerde producten op passende wijze worden gecontroleerd.

18.4. Bescherming tegen waarneming van buitenaf en afluisteren

18.4.1. Waarneming van buitenaf

Overdag en 's nachts dienen alle passende maatregelen te worden genomen om ervoor te zorgen dat gerubriceerde EU-gegevens niet door onbevoegden kunnen worden waargenomen, zelfs niet per ongeluk.

18.4.2. Afluisteren

Kantoren of zones waar regelmatig als ►M1 SECRET UE ◄ en hoger gerubriceerde gegevens worden besproken, moeten worden beschermd tegen passief en actief afluisteren wanneer het risico dit vereist. De risicoanalyse van dergelijke incidenten behoort tot de verantwoordelijkheid van de bevoegde veiligheidsinstantie, indien nodig na overleg met de NSA's.

18.4.3. Binnenbrengen van elektronische registratieapparatuur

Het is niet toegelaten mobiele telefoons, privé-computers, opnameapparatuur, camera's of andere elektronische registratieapparatuur in veiligheidszones of in technisch veilige zones binnen te brengen zonder de voorafgaande toestemming van het hoofd van het Veiligheidsbureau.

Bij het bepalen van de beschermende maatregelen die moeten worden genomen in ruimten die gevoelig zijn voor passief afluisteren (bv. isoleren van muren, deuren, vloeren en plafonds, meting van compromitterende geluiden) en actief afluisteren (bv. het zoeken naar microfoons), kan het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie om bijstand van deskundigen NSA's verzoeken.

Ook de telecommunicatie-installatie en de elektrische of elektronische bureau-uitrusting van ongeacht welk type dat gedurende bijeenkomsten van het niveau ►M1 SECRET UE ◄ en hoger wordt gebruikt, kunnen op verzoek van de bevoegde beveiligingsfunctionaris door technische-beveiligingsspecialisten van NSA's worden gecontroleerd wanneer de omstandigheden zulks vereisen.

18.5. Technisch veilige zones

Bepaalde zones kunnen als „technisch veilig” worden aangewezen. Hier wordt een speciale toegangscontrole uitgevoerd. Dergelijke zones worden via een goedgekeurde methode afgesloten wanneer zij niet in gebruik zijn, en alle sleutels worden als veiligheidssleutels behandeld. Dergelijke zones worden onderworpen aan regelmatige fysieke inspecties, ook nadat zij zijn betreden door een niet-gemachtigde persoon of wanneer daarvan het vermoeden bestaat.

Voor controledoeleinden zal een uitvoerige lijst van installaties en meubilair worden bijgehouden. Meubelstukken of apparatuur mogen niet in een dergelijke zone worden binnengebracht zolang zij niet door speciaal opgeleid veiligheidspersoneel aan een zorgvuldige inspectie zijn onderworpen om mogelijke afluisterapparatuur op te sporen. Als algemene regel geldt dat in technisch veilige zones geen communicatielijnen mogen worden geïnstalleerd zonder voorafgaande machtiging door de bevoegde instantie.

19. ALGEMENE VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET NEED-TO-KNOW-BEGINSEL EN HET VEILIGHEIDSONDERZOEK

19.1. Algemeen

Toegang tot gerubriceerde EU-gegevens mag slechts worden verleend aan personen die een „need-to-know” hebben, d.w.z. personen die in verband met de uitvoering van hun opdrachten of missies kennis moeten nemen van gerubriceerde EU-gegevens. Toegang tot als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ of ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ gerubriceerde gegevens mag alleen worden verleend aan personen die in het bezit zijn van een passende veiligheidsmachtiging.

De verantwoordelijkheid om te bepalen wie een „need-to-know” heeft, berust bij de afdeling waar de betrokkene in dienst zal worden genomen.

De verantwoordelijkheid voor het veiligheidsonderzoek van het personeel berust bij de betrokken afdeling.

Dit resulteert in de afgifte van een „veiligheidsattest”, waarop de rubriceringsgraad is vermeld waartoe de gemachtigde toegang heeft, alsook de datum waarop deze machtiging verstrijkt.

Een veiligheidsmachtiging voor een bepaalde rubricering kan de houder toegang verlenen tot informatie van een lagere rubriceringsgraad.

Niet-personeelsleden — bijvoorbeeld externe contractanten, deskundigen of consulenten — met wie noodzakelijkerwijs gerubriceerde EU-gegevens moeten worden besproken, of aan wie deze moeten worden getoond, moeten over een veiligheidsmachtiging voor gerubriceerde EU-gegevens beschikken en moeten instructies krijgen omtrent hun verantwoordelijkheid vanuit veiligheidsoogpunt.

Voor de toegang van het publiek tot de documenten, blijft Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing.

19.2. Specifieke voorschriften inzake de toegang tot als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ gerubriceerde gegevens

Iedereen die toegang moet krijgen tot als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ gerubriceerde gegevens, moet eerst een veiligheidsonderzoek ondergaan.

De personen die toegang moeten krijgen tot als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ gerubriceerde gegevens, worden aangewezen door het Commissielid dat bevoegd is voor veiligheidsaangelegenheden; hun naam wordt opgenomen in een speciaal „ ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register”.

Iedereen die toegang moet krijgen tot als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ gerubriceerde gegevens, moet eerst een attest ondertekenen waarin hij/zij verklaart kennis te hebben genomen van de bij de Commissie geldende procedures inzake beveiliging en zich ten volle bewust te zijn van de bijzondere verantwoordelijkheid die op hem/haar rust om geheimhouding omtrent de als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ gerubriceerde gegevens te waarborgen, alsook van de gevolgen die krachtens de voorschriften van de EU en de nationale wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen zijn verbonden aan het met opzet of door nalatigheid doorgeven van gerubriceerde gegevens aan onbevoegden.

Wanneer iemand tijdens een vergadering toegang krijgt tot als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ gerubriceerde gegevens, moet de bevoegde controleambtenaar van de dienst of de instantie waarbij de betrokkene in dienst is, de instantie die de vergadering organiseert ervan in kennis stellen dat deze persoon hiertoe gemachtigd is.

De namen van diegenen die niet langer belast zijn met taken waarvoor toegang tot als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ gerubriceerde gegevens vereist is, worden verwijderd uit het ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register. Daarbij wordt nogmaals gewezen op de bijzondere verantwoordelijkheid die op hen rust om geheimhouding omtrent de als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ gerubriceerde gegevens te waarborgen. Tevens dienen zij een verklaring te ondertekenen dat zij de als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ gerubriceerde gegevens die in hun bezit zijn, niet zullen gebruiken of doorgeven.

19.3. Specifieke voorschriften inzake de toegang tot als ►M1 SECRET UE ◄ of ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ gerubriceerde gegevens

Alle personen die toegang hebben tot als ►M1 SECRET UE ◄ of ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ gerubriceerde gegevens, worden eerst aan een veiligheidsonderzoek voor het passende niveau onderworpen.

Alle personen die toegang hebben tot als ►M1 SECRET UE ◄ of ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ gerubriceerde gegevens moeten in kennis worden gesteld van de ter zake strekkende veiligheidsvoorschriften en moeten zich bewust zijn van de gevolgen van nalatigheid.

Wanneer iemand tijdens een vergadering toegang krijgt tot als ►M1 SECRET UE ◄ of ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ gerubriceerde gegevens, moet de bevoegde controleambtenaar van de dienst of de instantie waarbij de betrokkene in dienst is, de instantie die de vergadering organiseert ervan in kennis stellen dat deze persoon hiertoe gemachtigd is.

19.4. Specifieke voorschriften inzake de toegang tot als ►M1 RESTREINT UE ◄ gerubriceerde gegevens

Personen die toegang hebben tot als ►M1 RESTREINT UE ◄ gerubriceerde gegevens moeten in kennis worden gesteld van de ter zake strekkende veiligheidsvoorschriften en van de gevolgen van nalatigheid.

19.5. Overdracht

Wanneer een personeelslid een ambt verlaat dat de verwerking van gerubriceerd EU-materiaal impliceert, ziet het Register erop toe dat dit materiaal op correcte wijze door de vertrekkende ambtenaar aan zijn opvolger wordt overgedragen.

Wanneer een personeelslid wordt overgeplaatst naar een ambt dat de verwerking van gerubriceerd EU-materiaal impliceert, krijgt het de nodige instructies van de plaatselijke veiligheidsambtenaar.

19.6. Speciale instructies

Personen die met de verwerking van gerubriceerde EU-gegevens worden belast, moeten bij het aanvaarden van hun functie en vervolgens op gezette tijden instructies krijgen betreffende:

a) de veiligheidsrisico's die het gevolg zijn van loslippigheid;

b) de voorzorgen die zij moeten nemen bij hun contacten met de pers en met vertegenwoordigers van belangengroepen;

c) de dreiging die uitgaat van de activiteiten van inlichtingendiensten die de EU en de lidstaten als doelwit zien wat betreft gerubriceerde EU-gegevens en -activiteiten;

d) de verplichting bij de relevante veiligheidsinstanties onmiddellijk verslag uit te brengen van elke bejegening of handeling die aanleiding geeft tot een vermoeden van spionage, of van elke ongebruikelijke situatie op het stuk van de veiligheid.

Alle personen die normaliter veelvuldig contact hebben met vertegenwoordigers uit landen wier inlichtingendiensten de EU en lidstaten als doelwit zien voor wat betreft gerubriceerde EU-gegevens en -activiteiten, moeten instructies krijgen over de technieken waarvan bekend is dat zij door diverse inlichtingendiensten worden gebruikt.

Er bestaan bij de Commissie geen speciale veiligheidsmaatregelen voor privé-reizen, naar welke bestemming ook, van personen die in het bezit zijn van een veiligheidsmachtiging voor toegang tot gerubriceerde EU-gegevens. Niettemin zal het Veiligheidsbureau van de Commissie de ambtenaren en de andere personeelsleden die onder zijn verantwoordelijkheid vallen inlichten over de reisvoorschriften die voor hen van toepassing kunnen zijn.

20. PROCEDURE MET BETREKKING TOT HET VEILIGHEIDSONDERZOEK VOOR AMBTENAREN EN ANDERE PERSONEELSLEDEN VAN DE COMMISSIE

a) Alleen ambtenaren en andere personeelsleden van de Commissie en personen die voor de Commissie werken en die uit hoofde van hun functie en het belang van de dienst kennis moeten nemen of gebruik moeten maken van bij de Commissie bewaarde gerubriceerde gegevens, krijgen toegang tot deze gegevens.

b) Om toegang te krijgen tot als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ of ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ gerubriceerde gegevens, moeten bovengenoemde personen gemachtigd zijn overeenkomstig de hierna beschreven procedure.

c) Machtiging wordt alleen verleend aan personen die aan een veiligheidsonderzoek door de bevoegde nationale instanties van de lidstaten, (NSA's) zijn onderworpen overeenkomstig de in de punten i) tot en met n) bedoelde procedure.

d) Het hoofd van het Veiligheidsbureau is bevoegd om de bovengenoemde machtiging te verlenen.

e) Hij/zij verleent machtiging nadat het advies van de bevoegde nationale instanties van de lidstaten is ingewonnen, dat gebaseerd is op het veiligheidsonderzoek dat overeenkomstig de punten i) tot en met n) is uitgevoerd.

f) Het Veiligheidsbureau van de Commissie houdt een bijgewerkte lijst van alle gevoelige functies bij op basis van de door de betrokken diensten van de Commissie verstrekte gegevens, alsmede een lijst van alle personen aan wie een (tijdelijke) machtiging is afgegeven.

g) De machtiging wordt verleend voor een periode van vijf jaar; zij blijft evenwel slechts geldig zolang de functie wordt vervuld op grond waarvan zij is verleend. Zij kan volgens de procedure van punt e) worden verlengd

h) Een machtiging kan door het hoofd van het Veiligheidsbureau worden ingetrokken, wanneer hij/zij meent dat daarvoor te rechtvaardigen gronden aanwezig zijn. Van ieder besluit tot intrekking van een machtiging wordt kennis gegeven aan de betrokkene gebracht, die kan verzoeken door het hoofd van het Veiligheidsbureau te worden gehoord, en aan de bevoegde nationale instantie.

i) Een veiligheidsonderzoek wordt, met de medewerking van de betrokkene en op verzoek van het hoofd van het Veiligheidsbureau, uitgevoerd door de bevoegde nationale instanties van de lidstaat waarvan de betrokkene onderdaan is. Wanneer de betrokkene geen onderdaan van een EU-lidstaat is, kan het hoofd van het Veiligheidsbureau de nationale instanties van de lidstaat waar de betrokkene zijn woonplaats heeft of geregeld verblijf houdt, verzoeken een veiligheidsonderzoek uit te voeren.

j) Een onderdeel van het veiligheidsonderzoek bestaat erin dat door de betrokkene een formulier met persoonlijke gegevens wordt ingevuld.

k) Het hoofd van het Veiligheidsbureau specificeert in zijn verzoek het type en het niveau van de gerubriceerde gegevens waartoe de betrokkene toegang moet krijgen, zodat de bevoegde nationale instanties het veiligheidsonderzoek kunnen uitvoeren, en hun advies kunnen geven rekening houdend met de machtigingsgraad die aan de betrokkene moet worden toegekend.

l) Voor de gehele procedure en de resultaten van het veiligheidsonderzoek gelden de in de betrokken lidstaat van toepassing zijnde voorschriften, ook wat de mogelijkheden tot beroep betreft.

m) Wanneer de bevoegde nationale instanties van de lidstaat een positief advies uitbrengen, kan het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie de betrokkene machtiging verlenen.

n) Van een negatief advies van de bevoegde nationale instanties wordt kennis gegeven aan de betrokkene, die mag verzoeken te worden gehoord door het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie. Wanneer hij het nodig acht, kan het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie de bevoegde nationale instanties vragen om, waar mogelijk, opheldering te verschaffen. Indien het negatief advies wordt bevestigd, wordt geen machtiging verleend.

o) Alle personen aan wie machtiging wordt verleend in de zin van de punten d) en e) ontvangen op het tijdstip dat de machtiging wordt verleend en vervolgens met regelmatige tussenpozen, alle noodzakelijke instructies betreffende de bescherming van gerubriceerde gegevens en de wijze waarop deze kan worden gewaarborgd. Zij ondertekenen een verklaring waarin zij erkennen de instructies te hebben ontvangen, en verbinden zich ertoe deze op te volgen.

p) Het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie neemt alle noodzakelijke maatregelen tot uitvoering van deze afdeling, met name wat betreft de voorschriften die gelden voor de toegang tot de lijst van gemachtigden.

q) Bij wijze van uitzondering mag het hoofd van het Veiligheidsbureau van de Commissie wanneer de dienst zulks vereist, nadat hij de nationale bevoegde instanties heeft geïnformeerd en mits deze niet binnen een maand reageren, in afwachting van het resultaat van het onderzoek waarnaar in punt i) wordt verwezen, tijdelijke machtiging verlenen voor een periode van hoogstens zes maanden.

r) De voorlopige en tijdelijke machtigingen die aldus worden verleend, geven geen toegang tot als ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ gerubriceerde gegevens; deze toegang blijft beperkt tot ambtenaren die daadwerkelijk, overeenkomstig punt i), met goed gevolg het veiligheidsonderzoek hebben ondergaan. Hangende het resultaat van dit onderzoek mag aan ambtenaren voor wie de machtigingsgraad ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ is aangevraagd, tijdelijk en voorlopig machtiging worden verleend om toegang te hebben tot gegevens die gerubriceerd zijn tot en met de graad ►M1 SECRET UE ◄ .

21. VERVAARDIGING, VERSPREIDING, OVERDRACHT, BEVEILIGING VAN KOERIERS, EXTRA KOPIEËN, VERTALINGEN EN UITTREKSEL VAN GERUBRICEERD EU-MATERIAAL

21.1. Vervaardiging

1. De EU-rubriceringen moeten overeenkomstig afdeling 16 worden toegepast; voor de rubriceringsgraden ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ en hoger moet de rubriceringsgraad op elke bladzijde midden bovenaan en midden onderaan worden aangebracht en moet elke bladzijde genummerd zijn. Op elk gerubriceerd EU-document moet een referentienummer en een datum voorkomen. Bij ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ - en ►M1 SECRET UE ◄ -documenten wordt het referentienummer op elke bladzijde vermeld. Wanneer verschillende kopieën verspreid worden, moeten op de eerste bladzijde van elke kopie een kopienummer en het totaal aantal bladzijden vermeld zijn. Bij als ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ en hoger gerubriceerde documenten moet op de eerste bladzijde een lijst voorkomen van alle bijlagen en bijvoegsels.

2. Het typen, vertalen, opslaan, fotokopiëren, magnetisch reproduceren en op microfilm zetten van als ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ en hoger gerubriceerde documenten mag uitsluitend geschieden door personen die gemachtigd zijn voor toegang tot gerubriceerde EU-gegevens met minste de rubriceringsgraad van het betrokken document.

3. De voorschriften die gelden voor gerubriceerde documenten die met de computer worden verwerkt staan in afdeling 25.

21.2. Verspreiding

1. Gerubriceerde EU-gegevens mogen alleen verspreid worden onder personen met een „need-to-know” die over de desbetreffende veiligheidsmachtiging beschikken. De opsteller van het document specificeert de initiële verspreiding.

2. ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ documenten worden verspreid via de ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -registers (zie afdeling 22.2). Wanneer het berichten met rubriceringsgraad ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ betreft, kan het bevoegde register het hoofd van het communicatiecentrum machtigen om het aantal kopieën te maken dat in de lijst van de geadresseerden vermeld is.

3. Documenten met rubriceringsgraad ►M1 SECRET UE ◄ of lager mogen door de oorspronkelijke geadresseerde aan andere geadresseerden met een „need-to-know” worden doorgezonden. Als de instanties die het document hebben opgesteld echter beperkingen wensen op te leggen, moeten zij duidelijke waarschuwingsmarkeringen aanbrengen. In dat geval mag de geadresseerde de documenten alleen doorzenden met de toestemming van de instanties waarvan de documenten afkomstig zijn.

4. Documenten met rubriceringsgraad ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ worden bij aankomst in of vertrek uit een gebouw geregistreerd door het plaatselijk EUCI-Register. Daarbij worden bijzonderheden vermeld (referenties, datum en, in voorkomend geval, het kopienummer) waarmee de documenten kunnen worden geïdentificeerd; die gegevens worden in een logboek ingeschreven of in een speciaal beveiligd computermedium ingevoerd (zie afdeling 22.1).

21.3. Overdracht van gerubriceerde EU-documenten

21.3.1. Verpakking, ontvangstbewijzen

1. Als ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ en hoger gerubriceerde documenten worden in stevige, ondoorzichtige dubbele enveloppen vervoerd. Op de binnenste enveloppe wordt de toepasselijke EU-rubriceringsgraad aangebracht, alsmede voor zover mogelijk bijzonderheden zoals functie en adres van de ontvanger.

2. De binnenste enveloppe mag alleen worden geopend door een functionaris voor de registercontrole (zie 22.1) of door diens plaatsvervanger, die voor ontvangst van de ingesloten documenten tekent, behalve wanneer de enveloppe aan een welbepaalde persoon is geadresseerd. In dat geval (zie 22.1) wordt de aankomst van de enveloppe in het register genoteerd, en mag alleen de geadresseerde de binnenste enveloppe openen en voor ontvangst van de daarin ingesloten documenten tekenen.

3. In de binnenste enveloppe wordt een ontvangstbewijs ingesloten. Op dat bewijs, dat niet gerubriceerd wordt, moeten het referentienummer, de datum en het kopienummer van het document voorkomen; het onderwerp van het document mag echter nooit op het ontvangstbewijs worden vermeld.

4. De binnenste enveloppe wordt in een andere enveloppe gestoken, waarop een paknummer voor de ontvangstregistratie wordt aangebracht. De rubriceringsgraad mag in geen geval op de buitenste enveloppe voorkomen.

5. Voor als ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ en hoger gerubriceerde documenten krijgen koeriers en boodschappers een ontvangstbewijs tegen het paknummer.

21.3.2. Overdracht binnen een gebouw of een groep gebouwen

Binnen een gebouw of een groep gebouwen mogen gerubriceerde documenten worden vervoerd in een verzegelde enveloppe waarop alleen de naam van de geadresseerde voorkomt, mits de enveloppe wordt vervoerd door een persoon die voor de rubriceringsgraad van de documenten gemachtigd is.

21.3.3. Overdracht binnen een land

1. Binnen een land mogen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten alleen worden vervoerd door een officiële koeriersdienst of door personen die gemachtigd zijn voor toegang tot ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -gegevens.

2. Wanneer voor de overdracht van een ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -document buiten een gebouw of een groep gebouwen gebruik wordt gemaakt van een koeriersdienst, moeten de bepalingen van dit hoofdstuk inzake verpakking en ontvangst worden nageleefd. Koeriersdiensten moeten zodanig zijn bemand dat pakketten met ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten te allen tijde onder de directe supervisie van een bevoegd persoon blijven.

3. In uitzonderlijke gevallen mogen andere ambtenaren dan bodes ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten uit een gebouw of groep gebouwen meenemen voor gebruik tijdens vergaderingen of besprekingen, op voorwaarde dat: a) de betrokken ambtenaar gemachtigd is voor toegang tot deze ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten; b) de wijze van transport voldoet aan de voorschriften voor de overdracht van ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten; c) de betrokken ambtenaar de ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten in geen geval onbeheerd laat; d) erop wordt toegezien dat aldus vervoerde documenten die in het ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register voorkomen, in een logboek worden genoteerd, en dat de terugkeer van de documenten aan de hand van deze gegevens wordt gecontroleerd.

4. Binnen een land mogen ►M1 SECRET UE ◄ - en ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ -documenten hetzij per post worden verzonden, indien de nationale regelgeving dat toestaat en die regelgeving wordt nageleefd, hetzij worden bezorgd via een koeriersdienst of door personen die gemachtigd zijn voor toegang tot de gerubriceerde EU-gegevens.

5. Het Veiligheidsbureau van de Commissie stelt op basis van deze voorschriften instructies vast voor de personen die gerubriceerde EU-gegevens vervoeren. Deze instructies moeten door de drager van de documenten worden gelezen en ondertekend. In die instructies moet met name duidelijk zijn aangegeven dat de documenten in geen geval: a) door de drager uit handen mogen worden gegeven, tenzij ze veilig worden opgeborgen overeenkomstig het bepaalde in afdeling 18; b) onbeheerd mogen worden achtergelaten in openbare of particuliere voertuigen of op plaatsen als restaurants of hotels. Zij mogen niet in hotelkluizen worden bewaard of onbeheerd op hotelkamers worden achtergelaten; c) mogen gelezen worden op openbare plaatsen als vliegtuigen of treinen.

21.3.4. Overdracht van de ene staat naar de andere

1. Materiaal met rubriceringsgraad ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ of hoger moet door diplomatieke of militaire koeriersdiensten worden vervoerd.

2. Vervoer door personen van als ►M1 SECRET UE ◄ of ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ gerubriceerd materiaal kan evenwel worden toegestaan, als de nodige voorzorgsmaatregelen worden genomen om te voorkomen dat het materiaal in handen van onbevoegden terechtkomt.

3. Het Commissielid dat bevoegd is voor veiligheidsaangelegenheden kan vervoer door personen toestaan wanneer geen diplomatieke of militaire koeriers beschikbaar zijn, of wanneer het gebruik van dergelijke koeriers tot een vertraging zou leiden die de EU-operaties kan schaden, en de geadresseerde het materiaal dringend nodig heeft. Het Veiligheidsbureau van de Commissie stelt instructies op voor het internationaal vervoer van materiaal tot en met de rubriceringsgraad ►M1 SECRET UE ◄ door andere personen dan diplomatieke of militaire koeriers. Die instructies moeten het volgende voorschrijven: a) de drager moet in het bezit zijn van een passende veiligheidsmachtiging; b) de betrokken dienst of het betrokken register houdt een bestand bij van al het materiaal dat op die wijze vervoerd wordt; c) op pakketten of zakken die EU-materiaal bevatten moet een officieel stempel ter voorkoming van douanecontroles zijn aangebracht alsmede etiketten met identificatiegegevens en instructies voor de eventuele vinder; d) de drager moet in het bezit zijn van een door alle EU-lidstaten erkende koerierspas en/of dienstopdracht op grond waarvan hij gemachtigd is het daarin gespecificeerde pakket te vervoeren; e) in geval van vervoer over land mag niet over het grondgebied worden gereisd van een staat die niet tot de EU behoort of mag de grens van een dergelijke staat niet worden overschreden, tenzij de lidstaat van verzending speciale garanties van deze staat heeft gekregen; f) het reisplan, de reisroute en de keuze van de vervoermiddelen moeten voldoen aan de EU-voorschriften of aan de nationale voorschriften, indien deze strenger zijn; g) de drager mag het materiaal niet uit handen geven, tenzij het veilig wordt opgeslagen overeenkomstig het bepaalde in afdeling 18; h) het materiaal mag niet onbeheerd worden achtergelaten in openbare of particuliere voertuigen, of op plaatsen als restaurants en hotels. Het mag niet in hotelkluizen worden bewaard of onbeheerd in hotelkamers worden achtergelaten; i) documenten die worden vervoerd mogen niet worden gelezen op openbare plaatsen (bv. vliegtuigen, treinen, enz.).

4. De persoon die met het vervoer van het gerubriceerd materiaal is belast, moet een document lezen en ondertekenen dat ten minste de bovenbedoelde instructies bevat en waarin de procedures zijn uiteengezet die moeten worden gevolgd in geval van nood of wanneer een pakket met gerubriceerd materiaal door de douane of door de veiligheidsdienst van een luchthaven wordt opgeëist.

21.3.5. Overdracht van ►M1 RESTREINT UE ◄ documenten

Voor het vervoer van documenten met rubriceringsgraad ►M1 RESTREINT UE ◄ gelden geen speciale voorschriften, behalve dat erop moet worden toegezien dat de documenten niet in handen van onbevoegden terechtkomen.

21.4. Veiligheidsonderzoek van koeriers

Koeriers en bodes die worden belast met het vervoer van documenten met rubriceringsgraad ►M1 SECRET UE ◄ en ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , moeten vooraf een passend veiligheidsonderzoek ondergaan.

21.5. Elektronische en andere middelen van technische overdracht

1. Er moeten communicatiebeveiligingsmaatregelen worden vastgesteld waarmee de veilige overdracht van gerubriceerde EU-gegevens kan worden gegarandeerd. Gedetailleerde voorschriften in dit verband zijn vermeld in afdeling 25.

2. Gegevens met rubriceringsgraad ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ of ►M1 SECRET UE ◄ mogen alleen door geaccrediteerde communicatiecentra en netwerken en/of terminals en systemen worden doorgezonden.

21.6. Extra kopieën, vertalingen en uittreksels van gerubriceerde EU-documenten

1. Alleen de opsteller mag toestemming geven voor het kopiëren of vertalen van documenten met rubriceringsgraad ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. Wanneer gegevens die, hoewel ze in een ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -document voorkomen, zelf een andere rubricering hebben, worden opgevraagd door personen die niet over een machtiging voor toegang tot ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -informatie beschikken, kan het hoofd van het ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register (zie 22.2) toestemming krijgen om het gevraagde aantal uittreksels uit dat document af te leveren. Daarbij moet hij/zij ervoor zorgen dat die uittreksels de passende rubriceringsgraad krijgen.

3. Documenten met rubriceringsgraad ►M1 SECRET UE ◄ of lager gerubriceerde mogen door de geadresseerde worden gereproduceerd of vertaald, binnen het kader van deze veiligheidsvoorschriften en op voorwaarde dat het „need-to-know”-beginsel strikt in acht wordt genomen. De veiligheidsmaatregelen die voor het originele document gelden, zijn ook van toepassing op de reproducties en/of vertalingen daarvan.

22. EUCI-REGISTERS, CONTROLES, ARCHIVERING EN VERNIETIGING VAN GERUBRICEERDE EU–GEGEVENS

22.1. Plaatselijke registers van gerubriceerde EU-gegevens (EUCI-registers)

1. Bij iedere dienst van de Commissie is, naar gelang van de behoeften, één of meer plaatselijke EUCI-registers bevoegd voor de registratie, de reproductie, de verzending, de archivering en de vernietiging van documenten met rubriceringsgraad ►M1 SECRET UE ◄ of ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ .

2. Voor diensten die niet over een plaatselijke EUCI-register beschikken, treedt het plaatselijk EUCI-register van het secretariaat-generaal op als zodanig.

3. De plaatselijke EUCI-registers brengen verslag uit bij het hoofd van de dienst van wie zij instructies krijgen. Aan het hoofd van deze registers staat de functionaris voor de registercontrole (RCO).

4. Zij staan onder toezicht van de plaatselijke veiligheidsfunctionaris wat betreft de toepassing van de voorschriften inzake de behandeling van EUCI-documenten en de uitvoering van de desbetreffende veiligheidsmaatregelen.

5. De ambtenaren van de plaatselijke EUCI-registers zijn gemachtigd om toegang te hebben tot de gerubriceerde EU-gegevens, overeenkomstig het bepaalde in afdeling 20.

6. De plaatselijke EUCI-registers zijn, onder toezicht van het hoofd van de dienst, belast met: a) het beheren van activiteiten in verband met het registreren, reproduceren, vertalen, overdragen, verzenden en vernietigen van de gegevens; b) het bijhouden van de lijst met bijzonderheden over de gerubriceerde gegevens; c) het op gezette tijden vaststellen of bepaalde gegevens gerubriceerd moeten blijven;

7. De plaatselijke EUCI-registers houden een register bij waarin de volgende bijzonderheden zijn vermeld: a) de datum van opstelling van de gerubriceerde gegevens; b) de rubriceringsgraad; c) de datum waarop de rubricering verstrijkt; d) de naam en de afdeling van de afzender; e) de geadresseerde(n), met volgnummer; f) het onderwerp; g) het aantal; h) het aantal verspreide kopieën; i) een inventaris van de gerubriceerde gegevens die aan de afdeling zijn meegedeeld; j) een register van de gederubriceerde en de lager gerubriceerde gegevens.

8. De algemene voorschriften als bedoeld in afdeling 21 zijn van toepassing op de plaatselijke EUCI-registers, voor zover ze door de bepalingen van deze afdeling niet zijn gewijzigd.

22.2. Het ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register

22.2.1. Algemeen

1. Een centraal ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ register zorgt voor het registreren, verwerken en verspreiden van ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten overeenkomstig de veiligheidsvoorschriften. Aan het hoofd van ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register staat de controlefunctionaris voor de registratiecontrole (RCO).

2. Het centrale ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ register is bij de Commissie de belangrijkste autoriteit voor ontvangst en verzending ten aanzien van andere EU-instellingen, internationale organisaties en derde landen waarmee de Commissie overeenkomsten heeft gesloten inzake beveiligingsprocedures voor de uitwisseling van gerubriceerde gegevens.

3. Indien nodig worden subregisters opgezet voor het intern beheer van ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten; deze subregisters houden bijgewerkte bestanden bij met betrekking tot de circulatie van de documenten waarvoor zij bevoegd zijn.

4. ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sub-registers worden opgezet overeenkomstig het bepaalde in afdeling 22.2.3; zij zijn op de lange termijn gericht en worden gekoppeld aan een centraal ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register. Wanneer er behoefte bestaat om ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten slechts tijdelijk en incidenteel te raadplegen, kunnen deze worden vrijgegeven zonder dat een ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -subregister wordt opgezet, op voorwaarde dat maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat deze documenten onder de controle van het betrokken ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register blijven en dat alle voorschriften inzake fysieke en personele beveiliging nageleefd worden.

5. Subregisters mogen geen ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten rechtstreeks overdragen aan andere subregisters van hetzelfde centrale ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register zonder uitdrukkelijke toestemming van het centrale register.

6. Uitwisselingen van ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten tussen subregisters die niet tot hetzelfde centrale register behoren, verlopen via de centrale ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -registers.

22.2.2. Het centraal ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register

Als functionaris voor de registercontrole is het hoofd van het centraal ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register verantwoordelijk voor:

a) de overdracht van ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten overeenkomstig het bepaalde in afdeling 21.3;

b) het bijhouden van een lijst van alle ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -subregisters die tot het centraal register behoren, en van de naam en de handtekening van de functionarissen voor de registercontrole en hun gemachtigde plaatsvervangers;

c) het bewaren van de ontvangstbewijzen van andere registers voor alle ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten die door het centrale register zijn verspreid;

d) het bijhouden van een overzicht van de ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten die bewaard worden en in omloop zijn;

e) het bijhouden van een bijgewerkte lijst van alle centrale ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -registers waarmee hij normaliter correspondeert, en van de naam en de handtekening van de functionarissen voor de registercontrole en hun gemachtigde plaatsvervangers;

f) de fysieke bewaking van alle ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten die in het register zijn opgenomen, overeenkomstig het bepaalde in afdeling 18.

22.2.3. ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -subregisters

Als functionaris voor de registercontrole is het hoofd van een ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -subregister verantwoordelijk voor:

a) de overdracht van ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten overeenkomstig het bepaalde in afdeling 21.3;

b) het bijhouden van een lijst van alle personen die gemachtigd zijn om toegang te hebben tot de ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -gegevens waarvoor hij verantwoordelijk is;

c) de verspreiding van ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten volgens de instructies van de instantie die de documenten verstrekt heeft of op een „need-to-know”-basis, nadat eerst is nagegaan of de geadresseerde de vereiste veiligheidsmachtiging heeft;

d) het bijhouden van een bijgewerkt overzicht van alle ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten die hij bewaart of die onder zijn toezicht in omloop zijn, of die aan andere ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -registers zijn doorgegeven; het bewaren van alle corresponderende ontvangstbewijzen;

e) het bijhouden van een lijst van ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -registers waarmee hij ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten mag uitwisselen en van de naam en de handtekening van de functionarissen voor de registercontrole en hun gemachtigde plaatsvervangers;

f) de fysieke bewaking van alle ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten die in het register zijn opgenomen, overeenkomstig het bepaalde in afdeling 18.

22.3. Inventarisatie en controle van gerubriceerde EU-documenten

1. Ieder jaar stelt elk ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register als bedoeld in deze afdeling, een gespecificeerde inventaris op van alle ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten. Een document wordt geacht tot een register te behoren wanneer dat document fysiek op het register aanwezig is, of wanneer het register in het bezit is van een ontvangstbewijs van het ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register waaraan het document is overgedragen, van een proces-verbaal van vernietiging voor het document of van een opdracht om dat document lager te rubriceren of te derubriceren. De resultaten van de jaarlijkse inventaris worden ieder jaar uiterlijk op 1 april naar het Commissielid gezonden dat bevoegd is voor veiligheidsaangelegenheden.

2. ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -subregisters zenden de resultaten van hun jaarlijkse inventaris toe aan het centraal register waaronder zij ressorteren, op een tijdstip dat door het centraal register wordt bepaald.

3. Documenten met een rubriceringsgraad lager dan ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ worden aan interne controles onderworpen volgens de instructies van het Commissielid dat bevoegd is voor veiligheidsaangelegenheden.

4. Deze controles moeten het mogelijk maken na te gaan of: a) bepaalde documenten lager kunnen worden gerubriceerd of kunnen worden gederubriceerd; b) documenten moeten worden vernietigd.

22.4. Archivering van gerubriceerde EU-gegevens

1. Gerubriceerde EU-gegevens moeten worden opgeslagen overeenkomstig het bepaalde in afdeling 18.

2. Om opslagproblemen te voorkomen, kunnen de functionarissen voor de registercontrole documenten met rubriceringsgraad ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ of ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ voor archiveringsdoeleinden op microfilm vastleggen of met behulp van andere magnetische of optische middelen opslaan, op voorwaarde dat: a) de werkzaamheden worden verricht door personeelsleden die een geldige machtiging voor de desbetreffende rubriceringsgraad bezitten; b) de microfilm/gegevensdrager op dezelfde wijze beveiligd is als de originele documenten; c) de opsteller van het document van de verfilming of de opslag in kennis wordt gesteld; d) op ieder filmrolletje of op iedere andere gegevensdrager alleen documenten worden opgeslagen met dezelfde rubriceringsgraad ( ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ of ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ ); e) in het bestand dat voor de jaarlijkse inventaris wordt gebruikt duidelijk is aangegeven welke ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ - of ►M1 SECRET UE ◄ -documenten op microfilm zijn vastgelegd of op een andere gegevensdrager zijn opgeslagen; f) de originelen van de verfilmde of opgeslagen documenten overeenkomstig het bepaalde in afdeling 22.5 worden vernietigd.

3. Deze voorschriften zijn ook van toepassing op andere toegelaten vormen van opslag, zoals elektromagnetische middelen en optische schijven.

22.5. Vernietiging van gerubriceerde EU-gegevens

1. Om onnodige accumulatie van gerubriceerde EU-documenten te voorkomen, moeten de documenten die door het hoofd van de dienst die ze bewaart, als achterhaald en overtollig worden beschouwd, zo spoedig mogelijk op onderstaande wijze worden vernietigd: a) ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ mogen alleen door het bevoegde centrale register worden vernietigd. Elk vernietigd document wordt genoteerd in een proces-verbaal van vernietiging, dat ondertekend wordt door de functionaris voor de registercontrole van het ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register en door de functionaris die bij de vernietiging aanwezig was en die over een machtiging voor rubriceringsgraad ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ beschikt. Hiervan wordt aantekening gemaakt in het logboek. b) Het register moet de processen-verbaal van vernietiging samen met de verspreidingsformulieren gedurende tien jaar bewaren. Alleen op uitdrukkelijk verzoek worden aan de opsteller van de documenten of aan het betrokken centrale register kopieën verstrekt. c) ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -documenten, alsmede alle daarmee verband houdende gerubriceerde nevenproducten, zoals kladversies, ontwerpteksten, getypte aantekeningen en diskettes, worden onder toezicht van een functionaris voor de registercontrole van een ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -register vernietigd door verbranding, verpulping, versnippering of op een andere wijze waarbij de documenten onherkenbaar en onherstelbaar worden.

2. ►M1 SECRET UE ◄ -documenten worden door het bevoegde register op een van de onder punt 1c bedoelde wijzen vernietigd, onder toezicht van een persoon met een veiligheidsmachtiging. Van de vernietigde ►M1 SECRET UE ◄ -documenten wordt een proces-verbaal van vernietiging opgemaakt en ondertekend, dat samen met de verspreidingsformulieren gedurende ten minste drie jaar in het register wordt bewaard.

3. 33. ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ -documenten worden door het bevoegde register op een van de onder punt 1c bedoelde wijzen vernietigd, onder toezicht van een persoon met een veiligheidsmachtiging. De vernietiging van deze documenten wordt geregistreerd volgens de instructies van het Commissielid dat bevoegd is voor veiligheidsaangelegenheden.

4. ►M1 RESTREINT UE ◄ -documenten worden door het bevoegde register of door de gebruiker vernietigd, volgens de instructies van het Commissielid dat bevoegd is voor veiligheidsaangelegenheden.

22.6. Vernietiging in noodgevallen

1. De diensten van de Commissie stellen, naar gelang van de plaatselijke omstandigheden, plannen op ter beveiliging van gerubriceerd EU-materiaal in crisissituaties, die indien nodig noodvernietigings- en evacuatieplannen omvatten. In die plannen worden de instructies vastgesteld die nodig worden geacht om te voorkomen dat gerubriceerde EU-gegevens in handen van onbevoegden terechtkomen.

2. De regelingen die in crisissituaties worden getroffen om materiaal met rubriceringsgraad ►M1 SECRET UE ◄ of ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ te beveiligen en/of te vernietigen, mogen in geen geval ten koste gaan van de beveiliging of de vernietiging van ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ -materiaal, inclusief de encryptieapparatuur, waarvan de werking voorrang heeft op alle andere taken.

3. De maatregelen voor de beveiliging en vernietiging van encryptieapparatuur in noodsituaties worden op grond van ad hoc instructies vastgesteld.

4. De instructies moeten onmiddellijk beschikbaar in een verzegelde enveloppe ter beschikking worden gesteld. De middelen en de technische uitrusting voor de vernietiging moeten beschikbaar zijn.

23. VEILIGHEIDSMAATREGELEN VOOR SPECIFIEKE VERGADERINGEN DIE BUITEN DE COMMISSIE WORDEN GEHOUDEN EN WAARBIJ GERUBRICEERDE EU–GEGEVENS ZIJN BETROKKEN

23.1. Algemeen

Wanneer vergaderingen van de Commissie of andere belangrijke bijeenkomsten buiten de gebouwen van de Commissie plaatsvinden, waarbij de hoge gevoeligheid van de behandelde aangelegenheden of gegevens bijzondere veiligheidseisen vereisen, dienen de hieronder beschreven veiligheidsmaatregelen te worden getroffen. Deze maatregelen hebben alleen betrekking op de bescherming van gerubriceerde EU-gegevens; er moeten wellicht ook andere veiligheidsmaatregelen worden overwogen.

23.2. Verantwoordelijkheid

23.2.1. Het Veiligheidsbureau van de Commissie

Het Veiligheidsbureau van de Commissie werkt met de bevoegde instanties van de lidstaat op wiens grondgebied de vergadering plaatsvindt (de gastlidstaat) samen om tijdens vergaderingen van de Commissie of andere belangrijke bijeenkomsten de veiligheid van de delegaties en van het personeel te garanderen. Het Veiligheidsbureau dient er in het bijzonder voor te zorgen dat:

a) plannen worden opgesteld om veiligheidsrisico's en veiligheidsincidenten aan te pakken, waarbij er in het bijzonder wordt op toegezien dat gerubriceerde EU-documenten veilig worden opgeborgen;

b) maatregelen worden getroffen om de toegang tot de communicatiesystemen van de Commissie mogelijk te maken, zodat gerubriceerde EU-berichten kunnen worden ontvangen en verstuurd. De gastlidstaat stelt desgewenst beveiligde telefoonsystemen ter beschikking.

Het Veiligheidsbureau geeft beveiligingsadviezen bij de voorbereiding van de vergadering; het is in de vergadering vertegenwoordigd en staat de beveiligingsfunctionaris van de vergadering en de delegaties waar nodig met raad en daad bij.

Elke delegatie in de vergadering dient een beveiligingsfunctionaris aan te wijzen, die binnen zijn delegatie verantwoordelijk is voor veiligheidskwesties en in contact staat met de beveiligingsfunctionaris van de vergadering en met de vertegenwoordiger van het Veiligheidsbureau van de Commissie, indien zulks nodig is.

23.2.2. Beveiligingsf