2000R2222 — NL — 15.07.2006 — 003.001

Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschĳnt buiten de verantwoordelĳkheid van de instellingen

Gewĳzigd bĳ:









▼B

VERORDENING (EG) Nr. 2222/2000 VAN DE COMMISSIE

van 7 juni 2000

houdende financiële uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1268/1999 van de Raad inzake steunverlening door de Gemeenschap voor pretoetredingsmaatregelen op het gebied van landbouw en plattelandsontwikkeling in de kandidaat-lidstaten in Midden- en Oost-Europa gedurende de pretoetredingsperiode







DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, Gelet op Verordening (EG) nr. 1268/1999 van de Raad van 21 juni 1999 inzake steunverlening door de Gemeenschap voor pretoetredingsmaatregelen op het gebied van landbouw en plattelandsontwikkeling in de kandidaat-lidstaten in Midden- en Oost-Europa gedurende de pretoetredingsperiode ( 1 ), en met name op artikel 9, lid 2, en artikel 12, lid 2, Overwegende hetgeen volgt: (1) In artikel 11, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1266/1999 van de Raad ( 2 ) betreffende de coördinatie van de bijstand aan de kandidaat-lidstaten in het kader van de pretoetredingsstrategie is bepaald dat de Commissie ervoor zorgt dat de steun gebeurt overeenkomstig het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen ( 3 ), inzonderheid artikel 114. In artikel 9, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1268/1999 is bepaald dat de financiële steunverlening ten uitvoer wordt gelegd overeenkomstig de beginselen die zijn vastgesteld bij Verordening (EG) nr. 1258/1999 van de Raad van 17 mei 1999 betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid ( 4 ). Die verordening heeft zowel betrekking op de afdeling Garantie als op de afdeling Oriëntatie van het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw, maar er worden met name specifieke bepalingen in vastgesteld met betrekking tot de afdeling Garantie die valt onder titel VIII van het Financieel Reglement. (2) Het is de bedoeling dat de tenuitvoerlegging van Sapard bijdraagt aan de institutionele opbouw in de betrokken landen. In het kader van het „Special Accession Programme for Agriculture en Rural Development — speciaal toetredingsprogramma voor landbouw en plattelandsontwikkeling (Sapard)” moet in alle tien in artikel 1, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1268/1999 genoemde kandidaat-lidstaten toezicht worden gehouden op talrijke projecten van beperkte financiële omvang. Het is wenselijk dat de beheerstaken aan de betrokken kandidaat-lidstaat worden gedelegeerd, hetgeen op grond van artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1266/1999 mogelijk is. Het beheer over Sapard moet derhalve overeenkomstig die gedecentraliseerde benadering worden overgedragen aan uitvoeringsorganen in de kandidaat-lidstaten. (3) De minimumcriteria en -voorwaarden voor de toepassing van gedecentraliseerd beheer op grond van artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1266/1999 zijn in de bijlage bij die verordening vastgesteld. Die criteria en voorwaarden zijn gebaseerd op die waaraan de betaalorganen moeten voldoen overeenkomstig de in de bijlage bij Verordening (EG) nr. 1663/95 van de Commissie ( 5 ), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 2245/1999 ( 6 ), vastgestelde voorschriften van het EOGFL-Garantie. In het licht van het bovenstaande moet elke kandidaat-lidstaat een orgaan oprichten dat voldoet aan de voor het EOGFL-Garantie geldende bepalingen. (4) De bij Verordening (EG) nr. 1663/95 vastgestelde, in verband met het EOGFL-Garantie geldende bepalingen hebben voornamelijk betrekking op de betaalfunctie. De organen in de kandidaat-lidstaten moeten echter zowel een betaal- als een uitvoeringsfunctie vervullen. Derhalve moeten ook voor die functie passende criteria worden vastgesteld. (5) Bepaald moet worden dat ook voorlopig erkenning mag worden verleend, op voorwaarde dat aan essentiële of minimumcriteria wordt voldaan. (6) De Commissie kan afzien van voorafgaande goedkeuring als bedoeld in artikel 12, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1266/1999, en het beheer over de steun aan een kandidaat-lidstaat overlaten, op voorwaarde dat de nationale erkenning van het Sapard-orgaan in de kandidaat-lidstaat wordt goedgekeurd. (7) Waar mogelijk moeten voor bepaalde financiële transacties in de kandidaat-lidstaten bestaande structuren worden gebruikt. In elk van deze landen bestaat reeds een nationaal fonds voor de overdracht van middelen van Phare, en in punt 2, onder v), van de bijlage bij Verordening (EG) nr. 1266/1999 is bepaald dat de nationale ordonnateur de volledige verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor de middelen op zich neemt. Daarom is het dienstig dat in elke kandidaat-lidstaat het nationaal fonds ook voor Sapard de bevoegde autoriteit wordt die het Sapard-orgaan erkent en die vervolgens toezicht houdt op de naleving van de erkenningscriteria. De nationale ordonnateur moet het contactpunt zijn voor de uitwisseling van financiële informatie tussen de Commissie en de kandidaat-lidstaat. (8) In artikel 31, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad van 21 juni 1999 houdende algemene bepalingen inzake de structuurfondsen ( 7 ) is bepaald dat de betalingsverplichtingen voor het eerste jaar worden aangegaan wanneer de Commissie de beschikking tot goedkeuring van de bijstand geeft. Dat model kan onder deze omstandigheden, en rekening houdend met het ontstaansfeit voor de betalingsverplichting van de Gemeenschap, worden beschouwd als een model dat geschikt is om het mutatis mutandis op Sapard toe te passen. (9) In artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1266/1999 is bepaald dat de Commissie ex-post controles uitvoert. De procedure van het EOGFL voor de goedkeuring van de rekeningen is een doeltreffend systeem om betalingen door gedecentraliseerde betaalorganen te controleren en om, zo nodig, onrechtmatige betalingen en ten onrechte betaalde bedragen op de kandidaat-lidstaten te verhalen. (10) De uitvoeringsmaatregelen van Sapard moeten in bilaterale overeenkomsten tussen de Commissie en elke kandidaat-lidstaat worden vastgesteld. De Commissie en elke kandidaat-lidstaat moeten derhalve een meerjarenovereenkomst voor de financiering sluiten waarin de voorwaarden voor het gebruik van de Sapard-bijdrage worden vastgesteld. De financiële bijdrage van de Gemeenschap moet in jaarlijkse financieringsovereenkomsten worden vastgesteld. (11) Om de financiële belangen van de Gemeenschap te beschermen moeten voor kandidaat-lidstaten soortgelijke verplichtingen gelden ten aanzien van controles door vertegenwoordigers van de Gemeenschap op de middelen van Sapard als voor de lidstaten ten aanzien van andere financiële controles. (12) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van het EOGFL, Overwegende hetgeen volgt: HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:







HOOFDSTUK 1

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

Reikwijdte van deze verordening

1. In deze verordening worden de voorwaarden vastgesteld voor de overdracht overeenkomstig artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1266/1999 van het beheer van de steun die op grond van Verordening (EG) nr. 1268/1999 wordt verleend aan de organen in de tien in artikel 1, lid 1, van die Verordening genoemde kandidaat-lidstaten.

2. De Commissie is voornemens van de kandidaat-lidstaten te eisen dat zij aan deze voorwaarden voldoen, door ze op te nemen in met elk afzonderlijk land te sluiten financieringsovereenkomsten.

Artikel 2

Definities

In het kader van deze verordening gelden de volgende definities:

a) kandidaat-lidstaten: de landen die in artikel 1, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1268/1999 worden genoemd;

b) nationaal fonds: de door de kandidaat-lidstaat aangewezen en onder verantwoordelijkheid van de nationale ordonnateur geplaatste instantie die de volledige verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor de middelen op zich neemt, en optreedt als bevoegde autoriteit. De nationale ordonnateur is het contactpunt voor de uitwisseling van financiële informatie tussen de Commissie en de kandidaat-lidstaat;

c) bevoegde autoriteit: de instantie in de kandidaat-lidstaat die: i) het Sapard-orgaan de erkenning verleent, toezicht houdt op de erkenning of deze intrekt, als bedoeld in artikel 1, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1663/95; en ii) een certificeringsinstantie benoemt;

d) Sapard-orgaan : het orgaan dat door de kandidaat-lidstaat wordt opgericht en onder verantwoordelijkheid van dat land opereert, en dat twee functies heeft: uitvoering en betaling. Per kandidaat-lidstaat mag op geen enkel moment tegelijk meer dan één Sapard-orgaan erkend zijn;

e) certificeringsinstantie: de instantie die functioneel onafhankelijk is van het Sapard-orgaan, die de verklaring inzake de boekhouding en verslagen over de beheers- en controlesystemen opstelt, en die de medefinanciering verifieert;

f) meerjarenovereenkomst voor de financiering: de overeenkomst waarin de in het geval van medefinanciering in het kader van Sapard na te leven bepalingen zijn opgenomen.

▼M1

g) jaarlijkse financieringsovereenkomst: de overeenkomst waarin de financiële toewijzing voor het betrokken jaar wordt gegeven op basis van de kredieten die in de Gemeenschapsbegroting zijn opgenomen, en waarin eventueel de in de meerjarenovereenkomst voor de financiering of in een eerdere jaarlijkse financieringsovereenkomst vastgestelde bepalingen worden aangevuld of gewijzigd;

▼B

h) Sapard-eurorekening: de rekening in euro die door de nationale ordonnateur onder zijn verantwoordelijkheid is geopend bij een financiële instelling of instelling van het ministerie van financiën, rente draagt onder gewone commerciële voorwaarden, bedoeld is voor de ontvangst van de betalingen overeenkomstig artikel 8 en uitsluitend voor transacties in het kader van Sapard wordt gebruikt.

i) boekjaar: het kalenderjaar van 1 januari tot en met 31 december;

▼M2

j) buitengewone natuurramp: een natuurramp op ongewoon grote schaal die grote schade en vernielingen veroorzaakt.

▼B







HOOFDSTUK 2

OVERDRACHT VAN BEHEER

Artikel 3

Overdracht van beheer van de steun

1. Voordat de Commissie besluit het beheer over de steun aan de kandidaat-lidstaten over te dragen, gaat zij na of is voldaan aan de voorwaarden van artikel 12, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1266/1999, hierna „de voorwaarden” genoemd, en aan het bepaalde in de artikelen 4 tot en met 6 en in de bijlage bij deze verordening.

Om vast te stellen of aan de voorwaarden en aan het bepaalde in de eerste alinea is voldaan, moet de Commissie:

— onderzoek doen met betrekking tot de procedures en structuren van het nationaal fonds die te maken hebben met de uitvoering van Sapard, de procedures en structuren van het Sapard-orgaan en, eventueel, de procedures en structuren van andere instanties waaraan overeenkomstig artikel 4, lid 4, artikel 5, lid 3, en artikel 6, lid 2, eventueel taken zijn gedelegeerd;

— controles ter plaatse uitvoeren.

2. Er kan een voorlopig besluit worden genomen om het beheer aan een orgaan over te dragen als dat orgaan de functies die zijn vermeld in de bijlage bij deze verordening uitvoert en voldoet aan de in die bijlage vermelde criteria en aan de bepalingen van de artikelen 4 tot en met 6.

3. De Commissie houdt voortdurend toezicht op de naleving van de voorwaarden en bepalingen die in deze verordening, inclusief de bijlage, zijn vastgesteld. Als op enig moment blijkt dat daaraan niet meer wordt voldaan, herroept de Commissie haar besluit onmiddellijk en zal zij:

— het aangaan van nieuwe financiële verplichtingen door de Gemeenschap stopzetten,

— niet langer financiële middelen aan de kandidaat-lidstaat overmaken en

— in voorkomend geval, financiële correcties ten laste van de kandidaat-lidstaat toepassen.

Artikel 4

Taken van de bevoegde autoriteit

1. De taken van de bevoegde autoriteit omvatten mutatis mutandis die welke in artikel 1, leden 3, 4, 6 en 7, van Verordening (EG) nr. 1663/95 worden genoemd. Een erkenning kan voorlopig worden verleend voor een periode die wordt vastgesteld volgens de ernst van het probleem en in afwachting van de uitvoering van noodzakelijke wijzigingen in de regelingen inzake administratie en boekhouding.

2. Het besluit van de bevoegde autoriteit het Sapard-orgaan te erkennen, moet worden genomen op basis van een onderzoek naar de administratieve, betalings-, controle-, en boekhoudprocedures en -structuren met inbegrip van de regelingen betreffende de selectie van projecten, de aanbesteding, gunning en de naleving van de regels voor aankoop van diensten en leveringen, rekening houdend met de in de bijlage vastgestelde criteria. Het onderzoek wordt uitgevoerd overeenkomstig internationaal aanvaarde normen voor accountantsonderzoek. Voor een voorlopige erkenning moet in voldoende mate zijn voldaan aan het bepaalde in de bijlage, met name aan de verplichtingen inzake schriftelijke procedures, scheiding van taken, controles voorafgaande aan de goedkeuring van projecten en betalingen, betalingsprocedures, boekhoudprocedures, computerbeveiliging, interne audit en, in voorkomend geval, bepalingen inzake overheidsopdrachten.

3. De bevoegde autoriteit moet toezicht houden op de erkenningen, deze onverwijld intrekken wanneer niet langer aan de criteria voor erkenning wordt voldaan, en de Commissie daarvan onmiddellijk in kennis stellen.

4. De bevoegde autoriteit kan de in lid 2 bedoelde onderzoekstaak delegeren aan andere instanties. De nationale ordonnateur behoudt in ieder geval de eindverantwoordelijkheid.

Artikel 5

Taken van het Sapard-orgaan

1. De taken van het Sapard-orgaan op het gebied van de uitvoering zijn:

— oproepen voor aanvragen voor projecten publiceren,

▼M2

— projecten selecteren, behalve als er voor de betrokken maatregel in het goedgekeurde Sapard-programma voor landbouw- en plattelandsontwikkeling, hierna „het programma” genoemd, slechts één begunstigde is aangewezen of de projectselectie aan één of meer daartoe aangewezen organen is opgedragen,

— aanvragen voor goedkeuring van projecten toetsen aan de voorwaarden en criteria, aan de subsidiabiliteit en aan de inhoud van het programma, en, in voorkomend geval, bepalingen inzake overheidsopdrachten,

▼B

— contractuele verbintenissen tussen het Sapard-orgaan en potentiële begunstigden opstellen en goedkeuring verlenen om de werkzaamheden te starten,

— controles ter plaatse uitvoeren, voorafgaand aan en na goedkeuring van een project,

— de voortgang van projecten in uitvoering volgen,

— de voortgang van de maatregelen in uitvoering toetsen aan indicatoren, en verslag hierover uitbrengen.

2. De taken van het Sapard-orgaan op het gebied van betaling zijn:

— de betalingsaanvragen controleren,

— controles ter plaatse inzake de subsidiabiliteit uitvoeren,

— de betaling goedkeuren,

— de betaling verrichten,

— de boekhouding voeren van betalingsverplichtingen en betalingen,

— in voorkomend geval, controles uitvoeren bij de begunstigden na betaling van de steun, om vast te stellen of nog steeds aan de voorwaarden en criteria van de subsidie wordt voldaan.

3. Wanneer de functies uitvoering en betaling niet binnen één enkele administratieve structuur worden vervuld, mogen ze door derden worden uitgevoerd, mits het bepaalde in punt 2.3 van de bijlage wordt nageleefd. De uitvoering van betalingen enerzijds en de boekhouding van de vastleggingen en betalingen anderzijds mogen echter in geen geval worden gedelegeerd. De werkzaamheden op het gebied van de goedkeuring van projecten, controles ter plaatse en de verwerking van betalingen moeten worden uitgevoerd met passende scheiding van taken.

4. Wijzigingen in de uitvoerings- en betalingsregelingen van het Sapard-orgaan die na erkenning ervan worden voorgesteld, moeten door de bevoegde autoriteit aan de Commissie worden voorgelegd.

5. Wanneer het Sapard-orgaan niet tegelijk de taak van beheersautoriteit als bedoeld in artikel 9 van Verordening (EG) nr. 2759/1999 van de Commissie ( 8 ) vervult, moet het die autoriteit de informatie verstrekken die deze voor de uitvoering van haar taken nodig heeft.

Artikel 6

Taken van de certificeringsinstantie

1. De taken van de certificeringsinstantie omvatten:

— het afgeven van een verklaring over de jaarrekening van het Sapard-orgaan en de Sapard-eurorekening,

— het opstellen van een jaarlijks verslag over de doelmatigheid van de beheers- en controlesystemen van het Sapard-orgaan ten aanzien van de capaciteit van dit orgaan om ervoor te zorgen dat de uitgaven in overeenstemming zijn met artikel 8, lid 1,

— het verifiëren van de in artikel 9, lid 1, bedoelde nationale cofinanciering en de juistheid daarvan.

2. Bij de uitvoering van die taken moet de certificeringsinstantie handelen overeenkomstig het bepaalde in artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1663/95 en richtsnoeren van de Commissie. Wanneer de aangewezen instantie het nationale auditbureau is of een daarmee gelijk te stellen instantie, mag het de in artikel 3, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1663/95 bedoelde onderzoekstaken geheel of gedeeltelijk delegeren aan andere instanties, mits die de betrokken taken doeltreffend uitvoeren. De certificeringsinstantie behoudt in ieder geval de eindverantwoordelijkheid.

3. De verklaring over de jaarrekeningen en het auditrapport bedoeld in artikel 3, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1663/95 en in artikel 13, lid 1, worden vóór 15 april van het volgende jaar opgesteld en uiterlijk op 30 april aan de Commissie meegedeeld.







HOOFDSTUK 3

BETALING EN CONTROLE

Artikel 7

Betalingsverplichtingen

1. Met het besluit van de Commissie waarbij toestemming wordt verleend iedere jaarlijkse financieringsovereenkomst te ondertekenen, wordt een betalingsverplichting aangegaan ten laste van de kredieten van de Gemeenschapsbegroting.

2. De eerste jaarlijkse financieringsovereenkomst mag pas namens de Commissie worden ondertekend als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

— het programma is goedgekeurd door de Commissie, en

— de meerjarenovereenkomst voor de financiering door beide partijen is ondertekend.

▼M3

3. Rekening houdend met de bepalingen van artikel 10 annuleert de Commissie het gedeelte van een aangegane betalingsverplichting dat niet door de betaling van het voorschot is nagekomen of waarvoor geen ontvankelijke betalingsaanvraag bij de Commissie is ingediend, op de volgende data:

a) voor de kredieten in het kader van de jaarlijkse toewijzing voor 2000: 31 december 2004;

b) voor de kredieten in het kader van de jaarlijkse toewijzing voor 2001: 31 december 2005;

c) voor de kredieten in het kader van de jaarlijkse toewijzing voor 2002: 31 december 2006;

d) voor de kredieten in het kader van de jaarlijkse toewijzing voor 2003: 31 december 2006;

e) voor de kredieten in het kader van de jaarlijkse toewijzing voor 2004: 31 december 2007;

f) voor de kredieten in het kader van de jaarlijkse toewijzing voor 2005: 31 december 2008;

g) voor de kredieten in het kader van de jaarlijkse toewijzing voor 2006: 31 december 2008.

▼B

Artikel 8

Betalingen door de Commissie

1. Alleen steun in het kader van Sapard die wordt verleend in overeenstemming met het door de Commissie goedgekeurde programma, de meerjarenovereenkomst voor de financiering, de jaarlijkse financieringsovereenkomst en het in artikel 3, lid 1, bedoelde besluit van de Commissie, wordt door de Gemeenschap medegefinancierd.

2. Betalingen moeten in euro op de Sapard-eurorekening worden gestort, en moeten plaatsvinden overeenkomstig het bepaalde in artikel 32, lid 1, lid 2, tweede alinea, lid 3, behalve onder a) en d), en behalve de op een na en de op twee na laatste alinea's, en lid 4, onder a) en b), van Verordening (EG) nr. 1260/1999.

3. De Commissie stort een eerste voorschot op de Sapard-eurorekening. Deze betaling, die in meerdere termijnen kan gebeuren, mag niet meer bedragen dan 49 % van de eerste jaarlijkse toewijzing aan de betrokken kandidaat-lidstaat, zoals vastgesteld in de bijlage bij Beschikking 1999/595/EG van de Commissie ( 9 ). De betaling vindt slechts plaats op voorwaarde dat het Sapard-orgaan is erkend op grond van een in artikel 3, lid 1, bedoeld besluit en nadat de meerjarenovereenkomst voor de financiering en de eerste jaarlijkse financieringsovereenkomst zijn gesloten. De betaling moet worden terugbetaald indien de Commissie niet binnen 18 maanden na de datum van die betaling een betalingsaanvraag overeenkomstig artikel 10 heeft ontvangen.

4. Latere betalingen worden gedaan overeenkomstig het bepaalde in artikel 10.

5. Omrekeningskosten, bankkosten en wisselkoersrisico's vallen niet onder de medefinanciering door de Gemeenschap.

Artikel 9

Betalingen door het Sapard-orgaan

1. Betalingen van het Sapard-orgaan aan de begunstigde:

— moeten plaatsvinden in de nationale valuta en van de Sapard-eurorekening worden afgeboekt; normaliter moeten binnen vijf dagen daarna de opdracht/opdrachten tot betaling aan de begunstigde(n) worden gegeven,

▼M2

— moeten gebaseerd zijn op de aangiften van de uitgaven van de begunstigde. In die aangiften mogen alleen projecten en uitgaven voorkomen die op of na de datum van het in artikel 3, lid 1, bedoelde besluit zijn geselecteerd, respectievelijk betaald, welke beperking evenwel niet geldt voor haalbaarheids- en bijbehorende studies inzake de geselecteerde projecten en voor technische bijstand. Als de Commissie echter bepaalt dat zich een buitengewone natuurramp heeft voorgedaan, kan voor de betalingen aan de begunstigden voor projecten in verband met die ramp een afwijking worden toegestaan waarbij de voorwaarde dat een aangifte van de uitgaven moet worden ingediend, wordt vervangen door de mogelijkheid van voorschotbetalingen.

▼B

De bijdrage van de Gemeenschap moet gelijktijdig met de nationale bijdrage, en in geen geval eerder dan de nationale bijdrage worden uitgekeerd. Voor begunstigden in de overheidssector mag de nationale bijdrage echter worden uitgekeerd vóór die van de Gemeenschap.

2. De totale overheidsbijdrage aan de individuele maatregelen en aan de subsidies per project moet bij het Sapard-orgaan gemakkelijk geconstateerd kunnen worden.

3. Het Sapard-orgaan moet van elke betaling een registratie bijhouden, met daarin ten minste de volgende informatie:

— het bedrag in nationale valuta,

— het daarmee overeenkomende bedrag in euro.

4. Elk te veel betaald bedrag, dat wil zeggen betalingen boven het verschuldigde bedrag, dat door het Sapard-orgaan wordt opgemerkt, wordt onverwijld verwerkt in de Sapard-eurorekening en wordt in mindering gebracht op de in artikel 10 bedoelde, bij de Commissie in te dienen betalingsaanvragen.

5. Het saldo van de bijstand wordt betaald overeenkomstig artikel 32, lid 4, onder a) en b), van Verordening (EG) nr. 1260/1999, en nadat de in de artikelen 13 en 14 bedoelde beschikkingen zijn goedgekeurd.

6. Het Sapard-orgaan zorgt voor tijdige behandeling van de betalingsaanvragen van de begunstigden. Wanneer de tijd die verstrijkt tussen de ontvangst van alle bewijsstukken en de opdracht tot betaling meer dan drie maanden bedraagt, kan de medefinanciering door de Gemeenschap overeenkomstig het bepaalde in artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commissie ( 10 ) worden verlaagd.

Artikel 10

Aanvraag om betaling door de Gemeenschap

▼M2

1. De Commissie behandelt alleen betalingsaanvragen die per kwartaal door het Sapard-orgaan zijn opgesteld, volgens een door de Commissie opgesteld formulier worden ingediend en binnen een maand na afloop van ieder kwartaal door de nationale ordonnateur aan de Commissie worden doorgegeven. Aanvullende aanvragen mogen alleen worden ingediend als er een gevaar is dat:

— het saldo van de Sapard-eurorekening opgebruikt is voordat de aanvraag voor het volgende kwartaal is verwerkt, of

— de middelen worden geannuleerd overeenkomstig artikel 7, lid 3.

▼B

2. De aanvragen moeten ten minste de volgende gegevens bevatten:

— de door het Sapard-orgaan in het vorige kwartaal aan de begunstigden betaalde bedragen, uitgesplitst naar maatregel en naar nationale en Gemeenschapsbijdrage, in zowel nationale valuta als euro,

— het saldo van de communautaire middelen op de Sapard-eurorekening na de laatste debitering,

— nadere gegevens over in te vorderen schulden.

3. De Commissie houdt bij de verificatie van de betalingsaanvragen rekening met de voorwaarden van artikel 32, lid 3, onder b), c), e) en f), van Verordening (EG) nr. 1260/1999.

4. De Commissie vergoedt, onder voorbehoud van de in lid 3 bedoelde verificaties, de in de betalingsaanvragen aangegeven uitgaven binnen twee maanden nadat zij een acceptabele betalingsaanvraag heeft ontvangen.

Artikel 11

Wisselkoers en rente

1. De koers voor de omrekening van de euro in de nationale valuta is:

— voor betalingen van het Sapard-orgaan, de wisselkoers die de Europese Centrale Bank bekendmaakt op de op een na laatste werkdag van de Commissie in de maand voorafgaande aan de maand waarin de uitgave in de boekhouding van het Sapard-orgaan is geboekt. De datum waarop de opdracht tot betaling aan de begunstigde is uitgegaan, is de datum die in de boekhouding is genoteerd;

— voor door het Sapard-orgaan te veel betaalde bedragen, de wisselkoers die de Europese Centrale Bank bekendmaakt op de op een na laatste werkdag van de Commissie in de maand voorafgaande aan de maand waarin is geconstateerd dat er te veel was betaald;

— voor bedragen die zijn vastgesteld bij de beschikkingen tot goedkeuring van de rekeningen en de conformiteitsbeschikkingen, de wisselkoers die de Europese Centrale Bank bekendmaakt op de op een na laatste werkdag van de Commissie in de maand voorafgaande aan de maand waarin de betrokken beschikking is gegeven.

2. Wanneer de in artikel 13, lid 5, en artikel 14, lid 4, genoemde tijdslimieten niet worden gerespecteerd, wordt over verschuldigde bedragen een rente berekend die gelijk is aan de Euribor voor driemaandsdeposito's die wordt bekendgemaakt door de Europese Centrale Bank, vermeerderd met 1,5 procentpunt. Het toe te passen rentepercentage is het gemiddelde van de maand waarin de in de genoemde artikelen bedoelde beschikking is bekendgemaakt.

▼M1

3. Rente over de Sapard-eurorekening mag alleen voor het programma worden gebruikt. Op deze rente mogen geen bedragen in verband met welke heffingen dan ook in mindering worden gebracht.

▼B

Artikel 12

Maatregelen op initiatief van de Commissie

Als de Commissie de jaarlijkse toewijzing als bedoeld in artikel 7, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1268/1999 niet volledig aan de kandidaat-lidstaat toewijst, besluit de Commissie ad hoc hoe het niet toegewezen bedrag wordt gebruikt.

Artikel 13

Beschikking betreffende de goedkeuring van de rekeningen

1. Onverminderd de in artikel 14 bedoelde beschikkingen worden voor elk boekjaar een jaaraangifte, in een door de Commissie bepaalde vorm, alsmede een verklaring en een auditrapport als vereist op grond van artikel 6, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1258/1999, artikel 4 en artikel 5, lid 1, onder a), c) en e), en lid 2, van Verordening (EG) nr. 1663/95, opgesteld door de kandidaat-lidstaat en bij de Commissie ingediend door de nationale ordonnateur.

2. De Commissie moet de in lid 1 bedoelde documenten uiterlijk op 30 april van het jaar volgende op het betrokken boekjaar ontvangen hebben.

Het bepaalde in artikel 7, lid 1, eerste en voorlaatste volzin, lid 2, onder c), leden 3 en 4, van Verordening (EG) nr. 296/96 is van toepassing. Tot het boekjaar „n” worden alle transacties gerekend die onder het boekjaar „n” in de rekeningen van het Sapard-orgaan zijn geboekt.

3. De Commissie geeft vóór 30 september van het jaar na het betrokken boekjaar overeenkomstig artikel 7, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1258/1999 en artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1663/95, de beschikking over de goedkeuring van de rekeningen van het Sapard-orgaan, hierna „de beschikking betreffende de goedkeuring van de rekeningen” genoemd. De beschikking betreffende de goedkeuring van de rekeningen omvat ook de goedkeuring van de Sapard-eurorekening. Deze goedkeuring omvat tevens de overeenkomstig artikel 9, lid 4, en artikel 11, lid 3, op de Sapard-eurorekening bij te schrijven bedragen.

4. De Commissie deelt de betrokken kandidaat-lidstaat vóór 31 juli van het jaar na het betrokken boekjaar de resultaten van haar verificaties mee. Als de Commissie de rekeningen van een kandidaat-lidstaat niet vóór 30 september kan goedkeuren om redenen die zijn toe te schrijven aan de betrokken kandidaat-lidstaat, deelt de Commissie die kandidaat-lidstaat mee welke verdere onderzoeken zij voorstelt uit te voeren.

5. Het bij de beschikking betreffende de goedkeuring van de rekeningen vastgestelde bedrag wordt normaliter opgeteld bij of afgetrokken van een van de volgende betalingen van de Commissie aan de kandidaat-lidstaat. Wanneer het bij die beschikking vastgestelde af te trekken bedrag echter groter is dan eventuele volgende betalingen, wordt het bedrag dat niet door het saldo wordt gedekt binnen twee maanden na kennisgeving van de beschikking in euro aan de Commissie overgemaakt. De Commissie kan echter per geval besluiten dat een aan haar over te maken bedrag wordt verrekend met door haar in het kader van een communautair instrument aan de kandidaat-lidstaat te betalen bedragen.

Artikel 14

Conformiteitsbeschikking

1. De Commissie moet een besluit, hierna „conformiteitsbeschikking” genoemd, nemen over de uitgaven die van medefinanciering door de Gemeenschap moeten worden uitgesloten, waarneer zij van mening is dat de uitgaven niet overeenkomstig de in artikel 8, lid 1, bedoelde voorschriften zijn gedaan.

2. De conformiteitsprocedure wordt uitgevoerd volgens de regelingen en procedures die gelden voor de toepassing van artikel 7, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1258/1999 en artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1663/95.

3. Een financiële correctie kan betekenen dat forfaitaire correcties worden toegepast als het Sapard-orgaan niet de juiste controleprocedures heeft ingevoerd of dit orgaan die procedures niet juist heeft toegepast, en ook dat wordt geweigerd om de geplande financiële correctie te verrekenen met de uitgaven voor andere projecten.

4. Het overeenkomstig de op grond van lid 1 gegeven conformiteitsbeschikking terug te vorderen bedrag, wordt meegedeeld aan de nationale ordonnateur, waarna deze ervoor zorgt dat dat bedrag binnen twee maanden na de kennisgeving van de beschikking in euro aan de Commissie wordt betaald. Het bedrag van de beschikking wordt niet opnieuw voor het Sapard-programma toegewezen. De Commissie kan echter per geval besluiten dat een aan haar over te maken bedrag wordt verrekend met door haar in het kader van een communautair instrument aan de kandidaat-lidstaat te betalen bedragen.

Artikel 15

Bepalingen inzake registratie en controle

1. Het Sapard-orgaan en het nationaal fonds moeten de documenten gedurende vijf jaar na de datum van de laatste betaling aan de begunstigde ter beschikking houden van de Commissie.

2. Wanneer overeenkomstig artikel 9 van Verordening (EG) nr. 1268/1999 controles worden uitgevoerd, gelden de bepalingen van Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 ( 11 ) en van artikel 8, leden 1 en 2, en artikel 9, leden 1 en 2, van Verordening (EG) nr. 1258/1999, mutatis mutandis voor de uitvoering van het Sapard-programma.

3. De bepalingen van Verordening (EG) nr. 1681/94 van de Commissie ( 12 ) betreffende onregelmatigheden en de inrichting van een informatiesysteem worden door de kandidaat-lidstaten mutatis mutandis toegepast.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.









BIJLAGE

FUNCTIES VAN EEN SAPARD-ORGAAN EN ERKENNINGSCRITERIA

1. FUNCTIES

Het Sapard-orgaan moet ten aanzien van de uitgaven in het kader van Sapard de volgende hoofdfuncties vervullen:

1.1. Vastleggingen en betalingen goedkeuren: het doel van deze functie is te komen tot de vaststelling van het bedrag dat aan een aanvrager of leverancier wordt betaald overeenkomstig de voorschriften van de financieringsovereenkomst, met name die welke betrekking hebben op de subsidiabiliteit van aanvragen voor goedkeuring en betalingsaanvragen, naleving van betalingsverplichtingen die zijn aangegaan in verband met de goedkeuring van projecten, de naleving van aanbestedings- en gunningsprocedures en verificatie van uitgevoerde werkzaamheden en geleverde diensten.

1.2. Betalingen uitvoeren: deze functie houdt in dat aan de banken waarmee het orgaan werkt, of, in voorkomend geval, aan een betaaldienst van de overheid opdracht wordt gegeven om het toegestane bedrag aan de aanvrager (of zijn gevolmachtigde) uit te betalen.

1.3. De administratie van de vastleggingen en de betalingen voeren: deze functie houdt in dat de vastleggingen en de betalingen van in de aparte boekhouding van het orgaan over de uitgaven van Sapard, normaliter een geautomatiseerd systeem, worden geregistreerd en dat periodieke uitgavenstaten worden opgesteld, inclusief de voor de Commissie bestemde periodieke en jaaraangiften. In de boekhouding moeten ook nadere gegevens betreffende terug te vorderen schulden worden geregistreerd.

1.4. Controle: deze functie houdt in dat de feiten waarop de aanvragen om goedkeuring of betaling zijn gebaseerd, moeten worden gecontroleerd om nogmaals na te gaan of zij voldoen aan de voorschriften van de financieringsovereenkomst en de voorwaarden en criteria van de vastlegging. Deze controle omvat eventueel aan het project voorafgaande selectiecontroles, nameting, kwaliteits- en kwantiteitscontroles van geleverde goederen of diensten, een analyse of een steekproefcontrole, aan de betaling voorafgaande controles en controles van eventuele andere speciale bepalingen in de financieringsovereenkomst ten aanzien van de subsidiabiliteit van de uitgaven, enz. Om vast te kunnen stellen of de uitgaven subsidiabel zijn, moeten deze controles eventueel technisch onderzoek omvatten, zoals financieel-economische beoordelingen en specifieke landbouwkundige, technische of wetenschappelijke controles.

1.5. Verslaggeving: deze functie houdt in dat ervoor wordt gezorgd dat over individuele projecten en maatregelen zo verslag wordt uitgebracht dat doeltreffende en doelmatige uitvoering van de maatregel gegarandeerd is.

2. CRITERIA

2.1. In de administratieve structuur van het Sapard-orgaan moeten de drie functies (goedkeuring, uitvoering en administratie van betalingen) gescheiden zijn en elk onder de bevoegdheid vallen van een afzonderlijke administratieve eenheid waarvan de taken in een organisatieschema zijn omschreven.

2.2. Het Sapard-orgaan moet de volgende procedures toepassen, of andere die dezelfde waarborgen bieden: 2.2.1. Het Sapard-orgaan dient gedetailleerde schriftelijke instructies op te stellen over de ontvangst van documenten, de registratie en de verwerking van aanvragen voor projecten, betalingsaanvragen, facturen, bijbehorende bewijzen, en controleverslagen, met inbegrip van een beschrijving van alle te gebruiken documenten. Deze instructies moeten ervoor zorgen dat uitsluitend betalingsaanvragen of projecten worden verwerkt die aan de criteria voldoen. 2.2.2. De taakverdeling dient zo te zijn dat geen enkele functionaris op enig moment voor een project tegelijk meer dan één van de volgende taken heeft — goedkeuring van projecten, uitvoering van betalingen, of boeking van betalingen — en dat geen enkele functionaris één van genoemde taken uitvoert zonder dat door een tweede functionaris toezicht op zijn werk wordt uitgeoefend. De taak van iedere functionaris moet schriftelijk worden vastgelegd, met vermelding van de financiële grenzen van zijn bevoegdheid. Er dient te worden gezorgd voor adequate opleiding, en voor een rouleringssysteem voor personeel op sleutelposities, of, als niet zo'n systeem wordt toegepast, voor een verscherpt toezicht. 2.2.3. Iedere functionaris die verantwoordelijk is voor goedkeuring voor vastleggingen of voor betalingen, moet in het bezit zijn van een lijst van alle uit te voeren controles. Hij moet bij de bewijsstukken bij een betalingsaanvraag een verklaring voegen waarin hij bevestigt dat deze controles inderdaad zijn uitgevoerd. Deze verklaring mag ook elektronisch worden gegeven, mits de voorwaarden van punt 2.2.6 worden nageleefd. Er moet met documentatie aangetoond kunnen worden dat het werk is gecontroleerd door een hogere functionaris. De analyse, evaluatie en goedkeuring van de projecten moet in een schriftelijk verslag worden vastgelegd. De projecten moeten worden geanalyseerd aan de hand van de beginselen voor degelijk en efficiënt beheer. 2.2.4. Goedkeuring voor een aanvraag/een betalingsaanvraag mag pas worden gegeven nadat toereikende controles zijn uitgevoerd om na te gaan of de aanvraag in overeenstemming is met de bepalingen van de financieringsovereenkomst en met het Sapard-programma. Het gaat daarbij onder meer om de controles die zijn voorgeschreven in de bepalingen betreffende de specifieke maatregelen in het kader waarvan de steun wordt aangevraagd. Verder, rekening houdende met de risico's, om de controles die nodig zijn om fraude en onregelmatigheden te voorkomen en op te sporen. In het kader van de goedkeuring voor vastleggingen/betalingen moeten voor alle aanvragen onder andere de volgende punten worden gecontroleerd: naleving van de voorwaarden, subsidiabiliteit, volledigheid van de documenten, juistheid van de als bewijs verstrekte documenten, datum van ontvangst, enz. De uit te voeren controles moeten worden aangegeven op een controlelijst en uitvoering van de controles dient voor iedere aanvraag/betalingsaanvraag of voor iedere groep daarvan genoteerd te worden. Voor de levering van diensten/goederen dient de controle te bestaan uit: — administratieve controle aan de hand van documenten: om na te gaan dat de gegevens over hoeveelheid, kwaliteit en prijs van de goederen of diensten die op de factuur zijn vermeld in overeenstemming zijn met de bestellingen; — fysieke controle: om ervoor te zorgen dat de hoeveelheid en kwaliteit van de goederen of diensten overeenkomen met hetgeen is vermeld op de factuur/de aanvraag om betaling. Wanneer voorschotten worden betaald of wanneer tussentijdse betalingen worden gedaan, is het ook toegestaan om de controles uit te voeren in de periode waarin de diensten worden geleverd. 2.2.5. De procedures moeten waarborgen dat betalingen uitsluitend worden verricht aan de rechthebbende, op zijn bankrekening of aan zijn gevolmachtigde. Binnen vijf werkdagen nadat het bedrag ten laste van de bankrekening van Sapard is gebracht, moet dat bedrag worden overgemaakt door de bank waarmee dit orgaan werkt of, in voorkomend geval, door een betaaldienst van de overheid of moet de desbetreffende cheque per post worden toegezonden. Er moeten procedures worden vastgesteld om te garanderen dat de eurorekening van Sapard weer gecrediteerd wordt voor alle niet-overgemaakte bedragen of niet-verzilverde cheques. Er mag niet in contanten worden uitbetaald. De functionaris die goedkeuring mag geven voor betaling en/of de functionaris die toezicht op hem uitoefent, mogen hun goedkeuring langs elektronische weg geven, op voorwaarde dat het betrokken systeem voldoende beveiligd is en de identiteit van de ondertekenaar(s) in het computerbestand ingevoerd wordt. 2.2.6. Als aanvragen, betalingsaanvragen of facturen worden verwerkt met gebruik van een computersysteem, moet dat zo worden beveiligd en gecontroleerd dat: — alle ingevoerde gegevens zo worden gevalideerd dat foutief ingevoerde gegevens worden opgespoord en gecorrigeerd; — geen gegevens ingevoerd, gewijzigd of gevalideerd kunnen worden door anderen dan daartoe bevoegde functionarissen die een eigen wachtwoord hebben; — de identiteit van iedere ambtenaar die gegevens of programma's invoert of wijzigt, geregistreerd wordt in een operations logboek. De wachtwoorden moeten regelmatig worden gewijzigd om misbruik te voorkomen. Toegang tot de computersystemen door onbevoegden moet door fysieke controles worden belet. Back-upkopieën van de gegevens moeten worden opgeslagen in een afzonderlijke, beveiligde ruimte. Het invoeren van gegevens moet via een systeem van logische controles worden bewaakt, zodat inconsistente of buitengewone gegevens worden opgespoord. 2.2.7. Het orgaan moet procedures toepassen die ervoor zorgen dat wijzigingen in de steunbedragen of voorwaarden voor de steunverlening geregistreerd worden en dat de betrokken instructies, databanken en controlelijsten tijdig worden bijgewerkt.

2.3. De goedkeuring en de controle mogen geheel of gedeeltelijk aan andere instanties gedelegeerd worden, voor zover aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan: 2.3.1. De taken en verplichtingen van deze andere instanties, met name ten aanzien van de controle op en de verificatie van de naleving van de bepalingen van de financieringsovereenkomsten moeten duidelijk omschreven zijn. 2.3.2. De instanties moeten beschikken over doeltreffende systemen om hun taken behoorlijk te vervullen. 2.3.3. De instanties moeten het orgaan de uitdrukkelijke bevestiging geven dat zij hun taken daadwerkelijk uitvoeren, en de daartoe ingezette middelen beschrijven. 2.3.4. Het Sapard-orgaan moet geregeld en tijdig worden ingelicht over de resultaten van de controles, zodat, voordat een betalingsaanvraag wordt goedgekeurd of afgewikkeld of een factuur wordt betaald, steeds in aanmerking kan worden genomen of de controles toereikend waren. De verrichte controlewerkzaamheden moeten uitvoerig worden beschreven in een verslag bij elke aanvraag om betaling of reeks aanvragen dan wel, in voorkomend geval, in een verslag over het hele jaar. Bij het verslag moet een verklaring worden gevoegd over de subsidiabiliteit van de geaccepteerde aanvragen en over de aard, omvang en limieten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Uitgevoerde fysieke en/of administratieve controles moeten worden opgegeven met beschrijving van de methode. De resultaten van alle controles, alsmede de naar aanleiding van afwijkingen en onregelmatigheden getroffen maatregelen moeten worden gerapporteerd. Aan het Sapard-orgaan moeten de nodige bewijsstukken worden overgelegd, zodat zekerheid wordt verschaft dat voor die aanvragen voor betaling of die facturen waarvoor de betaling is toegestaan alle vereiste controles op de subsidiabiliteit ervan zijn uitgevoerd. 2.3.5. Voordat het project wordt goedgekeurd en voordat de uitgaven worden betaald, dient het Sapard-orgaan zich ervan te vergewissen dat de andere instanties de procedures hebben gevolgd die voldoen aan de criteria van deze bijlage. 2.3.6. Er moeten duidelijke criteria voor de beoordeling van de aanvragen en voor het vaststellen van een prioriteitsrangorde worden vastgesteld en in documenten worden vastgelegd. 2.3.7. Als documenten in verband met goedgekeurde aanvragen om betaling, gedane uitgaven en uitgevoerde controles door de andere instanties worden bewaard, moet zowel door deze instanties als door het Sapard-orgaan een procedure worden ingevoerd om te registreren waar alle documenten die specifieke betalingen door het orgaan betreffen, opgeslagen liggen, en om te garanderen dat deze documenten in de kantoren van het orgaan ter inzage liggen na een verzoek dienaangaande van de personen en instanties die normaliter gerechtigd zijn om deze documenten te controleren, dat wil zeggen onder meer: — het personeel van het orgaan dat de betalingsaanvraag behandelt, — de dienst interne audit van het orgaan, — de instantie die de jaaraangifte van het orgaan certificeert, — de daartoe gemachtigde ambtenaren van de Europese Unie. 2.3.8. Tussen het Sapard-orgaan en de instanties waaraan de functies van het Sapard-orgaan zijn gedelegeerd, moeten schriftelijke overeenkomsten worden gesloten. In die overeenkomsten moeten de functies die door de betrokken instantie moeten worden uitgevoerd, duidelijk worden aangegeven en ook welke bewijsdocumenten en verslagen binnen aangegeven termijnen aan het Sapard-orgaan moeten worden toegezonden. Er moet een organisatieschema worden opgesteld over de hele organisatie, inclusief de functies die zijn gedelegeerd aan andere instanties. In de overeenkomst moet een bepaling worden opgenomen dat ambtenaren van de Commissie en de Rekenkamer toegang hebben tot informatie die door de instanties waaraan is gedelegeerd, wordt bewaard en dat zij de aanvragen mogen onderzoeken, alsmede controles mogen uitvoeren bij projecten en bij ontvangers van steun.

2.4. De boekhoudprocedures moeten zo zijn dat de aan de Commissie verstrekte aangiften van de uitgaven volledig en nauwkeurig zijn (juiste naam van het project of van de rekening) en tijdig worden ingediend, en dat fouten of omissies ontdekt en gecorrigeerd worden, met name door controles en vergelijkingen die worden uitgevoerd met tussenpozen van ten hoogste drie maanden. De boekhoudprocedures van het Sapard-orgaan moeten de garantie bieden dat de boekhouding voor ieder regionaal kantoor per project, contract of maatregel/deelmaatregel, in euro en in nationale valuta, een opgave kan verstrekken van de totale kosten, de aangegane betalingsverplichtingen voor uitgaven, de tussentijdse betalingen en de saldobetalingen. Er moeten uiterste termijnen worden vastgesteld, zodat vastleggingen vervallen wanneer werkzaamheden niet binnen een overeengekomen termijn zijn uitgevoerd. De vervallen vastleggingen moeten adequaat in de boekhouding worden geregistreerd.

2.5. Het Sapard-orgaan dient te beschikken over een dienst interne audit. Deze dienst of een gelijkwaardige procedure moet waarborgen dat de interne controle van het orgaan doeltreffend werkt; de interne audit dient onafhankelijk te zijn van de andere diensten van het orgaan en moet rechtstreeks rapporteren aan de leiding van het orgaan. De interne audit dient te verifiëren dat de procedures die het orgaan vaststelt waarborgen dat wordt voldaan aan de eisen van het programma en van de financieringsovereenkomst en dat de boekhouding nauwkeurig en volledig is en tijdig wordt bijgewerkt. Verificaties van maatregelen mogen beperkt blijven tot bepaalde maatregelen/deelmaatregelen en groepen transacties, op voorwaarde dat via een controleschema wordt gewaarborgd dat alle belangrijke werkterreinen, met inbegrip van de afdelingen/instanties die verantwoordelijk zijn voor het verstrekken van goedkeuringen voor vastleggingen of betalingen en de instanties waaraan die functies zijn gedelegeerd, binnen een periode van ten hoogste drie jaar worden gecontroleerd. De dienst voor interne audit moet volgens internationaal aanvaarde auditnormen werken en zijn werkzaamheden vastleggen in werkdocumenten. Een en ander moet resulteren in verslagen en aanbevelingen aan de leiding van het orgaan. De controleprogramma's en controlerapporten dienen uitsluitend voor evaluatie van de effectiviteit van de interne audit ter beschikking te worden gesteld van de met de certificering belaste instantie en van de door de Europese Unie aangewezen functionarissen, die de opdracht hebben gekregen financiële audits uit te voeren.

2.6. De bepalingen die in de kandidaat-lidstaten gelden voor overheidsopdrachten inzake diensten en leveranties dienen in overeenstemming te zijn met de bepalingen in de handleiding van de Commissie ( 13 ) getiteld „Service, supply and work contracts concluded within the framework of Community cooperation for the third countries”, behalve wat betreft de bepaling inzake de goedkeuring vooraf door de Commissie.

2.7. Diensten, machines en leveranties die door particuliere bedrijven worden geleverd, moeten afkomstig zijn uit de Gemeenschap of uit de in artikel 1, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1268/1999 genoemde landen. Hetzelfde geldt voor leveranties en installaties die door een contractant worden aangekocht voor de uitvoering van contracten voor diensten of werkzaamheden, als de leveranties of de installaties, na uitvoering van het contract, onderdeel zijn van het project.

2.8. Voor verbeurde zekerheden, terugbetaalde bedragen, enz. moet het orgaan een systeem opzetten over alle betrokken schulden die op de eurorekening van Sapard moeten worden overgemaakt en deze schulden, voordat ze ontvangen zijn, in een debiteurenadministratie opnemen. Deze debiteurenadministratie moet op gezette tijden gecontroleerd worden met het oog op invordering van vervallen schulden.

2.9. Het Sapard-orgaan maakt op zodanige wijze bekend dat steun beschikbaar is dat alle potentiële projectbeheerders/projectuitvoerders hiervan op de hoogte kunnen zijn zodat het zo breed mogelijk kan selecteren. Aanvraagformulieren met duidelijke aanwijzingen voor het invullen daarvan en waarbij ook de voorwaarden worden vermeld om voor steun in aanmerking te komen, moeten worden opgesteld voordat met de uitvoering van het programma wordt begonnen.

2.10. Tijdige verwerking van aanvragen van begunstigden.

2.11. Het Sapard-orgaan voert een adequaat systeem in voor verslaggeving over de stand van uitvoering van ieder project ten opzichte van vooraf vastgestelde indicatoren. Zo nodig moeten deze indicatoren, na goedkeuring door het Toezichtcomité, worden herzien. Bij achterstand ten opzichte van vooraf bepaalde doelstellingen moeten maatregelen worden genomen. Alle maatregelen die zijn genomen, dienen toegankelijk te worden vastgelegd. Er wordt een informatiesysteem voor het projectbeheer ingevoerd met behulp waarvan snel verslagen over projecten en maatregelen kunnen worden uitgebracht. Deze verslagen worden op verzoek beschikbaar gesteld aan de Beheersautoriteit, het Toezichtcomité en de Commissie.