2004R1653 — NL — 30.07.2008 — 002.001

Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschĳnt buiten de verantwoordelĳkheid van de instellingen

Gewĳzigd bĳ:









▼B

VERORDENING (EG) Nr. 1653/2004 VAN DE COMMISSIE

van 21 september 2004

houdende een model voor het financieel reglement van de uitvoerende agentschappen overeenkomstig Verordening (EG) nr. 58/2003 van de Raad tot vaststelling van het statuut van de uitvoerende agentschappen waaraan bepaalde taken voor het beheer van communautaire programma's worden gedelegeerd







DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, Gelet op Verordening (EG) nr. 58/2003 van de Raad van 19 december 2002 tot vaststelling van het statuut van de uitvoerende agentschappen waaraan bepaalde taken voor het beheer van communautaire programma's worden gedelegeerd ( 1 ), en met name op artikel 15, Gezien het advies van het Europees Parlement, Gezien het advies van de Raad, Gezien het advies van de Rekenkamer, Overwegende hetgeen volgt: (1) Bij Verordening (EG) nr. 58/2003 is het statuut vastgesteld van de uitvoerende agentschappen waaraan bepaalde taken voor het beheer van communautaire programma's worden gedelegeerd; de Commissie is belast met de oprichting van deze uitvoerende agentschappen. (2) Deze uitvoerende agentschappen (hierna:„de agentschappen” genoemd) zullen rechtspersoonlijkheid hebben en een eigen huishoudelijke begroting, waarvan de uitvoering wordt geregeld door dit model voor het financieel reglement, overeenkomstig artikel 15 van Verordening (EG) nr. 58/2003. Wanneer de Commissie echter aan de agentschappen taken in verband met de besteding van beleidskredieten voor communautaire programma's heeft gedelegeerd, blijven deze kredieten in de algemene begroting opgenomen en vallen zij onder Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen ( 2 ) (hierna: „algemeen Financieel Reglement” genoemd). (3) Overeenkomstig artikel 15 van Verordening (EG) nr. 58/2003 dekt de huishoudelijke begroting van de uitvoerende agentschappen hun huishoudelijke uitgaven voor het begrotingsjaar. (4) Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 58/2003 moet er een model voor het financieel reglement worden vastgesteld dat de agentschappen bij de besteding van hun huishoudelijke kredieten moeten toepassen en waarvan de inhoud zo dicht mogelijk bij die van het algemeen Financieel Reglement blijft. Bij gebreke van uitdrukkelijke bepalingen in dit model voor het financieel reglement zijn de bepalingen van het algemeen Financieel Reglement en Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen ( 3 ) van toepassing. (5) De inachtneming van de vier grondbeginselen van het begrotingsrecht (eenheid, universaliteit, specialiteit, jaarperiodiciteit) moet worden vastgelegd, alsook de beginselen van begrotingswaarachtigheid, evenwicht, rekeneenheid, goed financieel beheer en transparantie. (6) Wat hun personeel betreft, moeten de agentschappen onderscheid maken tussen de tijdelijke posten, die in een personeelsformatie moeten worden opgenomen die aan de goedkeuring van de begrotingsautoriteit is onderworpen, en de kredieten waarmee andere categorieën personeelsleden kunnen worden betaald die op basis van een verlengbaar contract worden aangeworven. (7) Wat de financiële actoren betreft, moeten de bevoegdheden van de rekenplichtige en de ordonnateur van het agentschap, die aan het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen onderworpen ambtenaar moeten zijn, worden vastgelegd, alsmede de voorwaarden waaronder de ordonnateur zijn bevoegdheden op het gebied van de uitvoering van de begroting kan delegeren. (8) De ordonnateur van het agentschap moet een grote mate van beheersautonomie krijgen. Op het gebied van overschrijvingen moet hij volledige vrijheid krijgen, onder het voorbehoud dat hij het directiecomité van een voorgenomen overschrijving in kennis stelt; het directiecomité moet over een termijn van een maand kunnen beschikken om zich tegen de overschrijving te verzetten. (9) Overeenkomstig artikel 20, lid 2, van Verordening (EG) nr. 58/2003 wordt de functie van intern controleur bij de uitvoerende agentschappen uitgeoefend door de interne controleur van de Commissie. De interne controleur van de Commissie moet ten aanzien van de uitvoerende agentschappen dan ook dezelfde bevoegdheden uitoefenen als die welke hem ten aanzien van de diensten van de Commissie worden toegekend door het algemeen Financieel Reglement. Voorts moet de ordonnateur van het agentschap, zoals ook bij de ordonnateurs binnen de Commissie het geval is, op het gebied van risicobeheersing kunnen worden bijgestaan door degene die de eigen interne controlefunctie uitoefent. (10) Voor elk uitvoerend agentschap moet het tijdschema voor de opstelling van de huishoudelijke begroting, de indiening van de rekeningen en de kwijting in overeenstemming zijn met de bepalingen van Verordening (EG) nr. 58/2003 en het algemeen Financieel Reglement. De autoriteit die kwijting verleent voor de huishoudelijke begroting van de uitvoerende agentschappen moet dezelfde zijn als voor de algemene begroting. (11) De door de agentschappen toegepaste boekhoudregels moeten een consolidatie met de rekeningen van de Commissie mogelijk maken. Zij moeten door de rekenplichtige van de Commissie worden vastgesteld naar analogie met artikel 133 van het algemeen Financieel Reglement. De Rekenkamer controleert de rekeningen van het agentschap. (12) Het is wenselijk dat de in artikel 66, lid 4, van het algemeen Financieel Reglement bedoelde instantie, die door de Commissie wordt opgericht om onregelmatigheden te beoordelen, ook de instantie kan zijn waarop ieder agentschap een beroep kan doen, zodat gelijke gedragingen gelijk worden beoordeeld. (13) Voor hun huishoudelijke begroting moeten de agentschappen inzake voor eigen rekening geplaatste overheidsopdrachten aan dezelfde eisen voldoen als de Commissie. In dit verband volstaat een verwijzing naar het algemeen Financieel Reglement. (14) Er behoeven geen bepalingen op het gebied van de toekenning van subsidies te worden opgenomen, omdat de agentschappen geen subsidies mogen verlenen uit hun huishoudelijke begroting, die uitsluitend dient ter dekking van hun huishoudelijke uitgaven, Overwegende hetgeen volgt: HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:







TITEL I

VOORWERP

Artikel 1

Dit reglement bevat de noodzakelijke regels die van toepassing zijn op de opstelling en de uitvoering van de huishoudelijke begroting (hiena „de begroting” genoemd) van de in verordening (EG) nr. 58/2003 bedoelde agentschappen (hierna „de agentschappen” of „het agentschap” genoemd).

Artikel 2

Voor elk aspect van de activiteiten van de uitvoerende agentschappen dat in dit reglement niet uitdrukkelijk wordt geregeld, gelden mutatis mutandis de bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (hierna „algemeen Financieel Reglement” genoemd) en Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002.







TITEL II

BEGROTINGSBEGINSELEN

▼M2

Artikel 3

Onder de in deze verordening bepaalde voorwaarden worden bij de opstelling en de uitvoering van de begroting het eenheids-, het begrotingswaarachtigheids-, het jaarperiodiciteits-, het evenwichts-, het rekeneenheids-, het universaliteits- en het specialiteitsbeginsel, het beginsel van goed financieel beheer, dat een effectieve en efficiënte interne controle vergt, en het transparantiebeginsel in acht genomen.

▼B







HOOFDSTUK 1

Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel

Artikel 4

De begroting is het besluit waarbij voor elk begrotingsjaar alle noodzakelijk geachte ontvangsten en uitgaven van het agentschap worden geraamd en goedgekeurd.

Artikel 5

De ontvangsten van het agentschap omvatten een door de Gemeenschappen toegekende subsidie en eventuele andere ontvangsten, inclusief bestemmingsontvangsten in de zin van artikel 15.

De uitgaven omvatten de huishoudelijke uitgaven van het agentschap alsmede, in voorkomend geval, de uitgaven die overeenkomstig de eerste alinea worden gefinancierd door bestemmingsontvangsten.

Artikel 6

Slechts door aanwijzing op een begrotingsonderdeel kunnen ontvangsten worden geïnd en uitgaven worden verricht.

In de begroting kan slechts een krediet worden uitgetrokken als er een noodzakelijk geachte uitgave tegenover staat.

Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht gegeven boven het bedrag van de in de begroting goedgekeurde kredieten.







HOOFDSTUK 2

Jaarperiodiciteitsbeginsel

Artikel 7

De in de begroting opgenomen kredieten worden toegestaan voor één begrotingsjaar, dat begint op 1 januari en sluit op 31 december.

De in de begroting opgenomen kredieten zijn niet-gesplitste kredieten.

De huishoudelijke uitgaven die voortvloeien uit contracten voor perioden welke de duur van het begrotingsjaar overschrijden, hetzij overeenkomstig de plaatselijke gebruiken, hetzij met betrekking tot de levering van materieel, worden aangerekend op de begroting van het begrotingsjaar waarin zij worden gedaan.

Artikel 8

De ontvangsten van het agentschap worden in de rekening van het begrotingsjaar verantwoord aan de hand van de in dat jaar geïnde bedragen. Zij geven aanleiding tot de opvoering van hetzelfde bedrag aan kredieten.

De voor een begrotingsjaar uitgetrokken kredieten mogen alleen worden gebruikt ter dekking van de tijdens dat begrotingsjaar vastgelegde en betaalde uitgaven, alsmede ter dekking van bedragen die verschuldigd zijn op grond van vastleggingen van het voorafgaande begrotingsjaar.

Artikel 9

Kredieten die aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij waren uitgetrokken niet zijn gebruikt, komen te vervallen.

De kredieten die overeenkomen met bij de afsluiting van het begrotingsjaar rechtmatig aangegane verplichtingen, worden van rechtswege en uitsluitend naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgedragen. De overgedragen kredieten die op 31 maart van het begrotingsjaar N+1 niet zijn gebruikt, komen automatisch te vervallen. In de boekhouding worden de aldus overgedragen kredieten van de andere kredieten onderscheiden.

Kredieten voor personeelsuitgaven kunnen niet worden overgedragen.

Op 31 december beschikbare kredieten uit hoofde van in artikel 15 bedoelde bestemmingsontvangsten worden van rechtswege overgedragen. De met de overgedragen bestemmingsontvangsten overeenstemmende beschikbare kredieten moeten als eerste worden gebruikt. ►M2 Uiterlijk op 1 juni van het jaar n+1 stelt het agentschap de Commissie op de hoogte van het gebruik van de overgedragen bestemmingsontvangsten. ◄

Artikel 10

De kredieten die in de begroting zijn opgenomen, kunnen met ingang van 1 januari worden vastgelegd zodra de begroting definitief wordt.

▼M2

Voor de uitgaven van dagelijks beheer mogen echter vanaf 15 november van elk jaar vervroegde vastleggingen worden verricht ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. Deze vastleggingen mogen niet meer bedragen dan een vierde van de door de raad van bestuur goedgekeurde kredieten van het betrokken begrotingsonderdeel voor het lopende begrotingsjaar. Zij mogen geen betrekking hebben op nieuwe uitgaven die nog niet in beginsel zijn aanvaard in de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting.

▼B

Voorts mogen de uitgaven die vervroegd worden verricht, zoals huur, vanaf 1 december worden betaald ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar.

Indien de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet is vastgesteld, is mutatis mutandis de regeling van de voorlopige twaalfden van het algemeen Financieel Reglement van toepassing.







HOOFDSTUK 3

Evenwichtsbeginsel

Artikel 11

De ontvangsten en uitgaven van de begroting moeten in evenwicht zijn. Het agentschap mag geen leningen aangaan.

De kredieten mogen het bedrag van de in artikel 5 bedoelde subsidie, vermeerderd met de in artikel 5 bedoelde bestemmingsontvangsten en eventuele andere ontvangsten, niet overstijgen.

Artikel 12

Indien het saldo van de in artikel 56 bedoelde resultatenrekening positief is, wordt het terugbetaald aan de Commissie tot het bedrag van de in de loop van het begrotingsjaar betaalde subsidie.

Het verschil tussen de in artikel 5 bedoelde subsidie en de daadwerkelijk aan het agentschap betaalde subsidie wordt geannuleerd.







HOOFDSTUK 4

Rekeneenheidsbeginsel

Artikel 13

De begroting wordt in euro opgesteld, uitgevoerd en onderworpen aan rekening en verantwoording.

Voor de kasbehoeften mag de rekenplichtige van het uitvoerend agentschap evenwel in naar behoren gemotiveerde gevallen transacties in nationale valuta's van de lidstaten en, in voorkomend geval, in valuta's van derde landen verrichten.







HOOFDSTUK 5

Universaliteitsbeginsel

Artikel 14

De gezamenlijke ontvangsten, met uitzondering van de bestemmingsontvangsten voor de financiering van specifieke uitgaven, dienen ter dekking van de gezamenlijke uitgaven. De ontvangsten en de uitgaven mogen niet met elkaar worden gecompenseerd, behoudens het bepaalde in artikel 16.

Artikel 15

De ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, zoals inkomsten van stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten, alsmede de ontvangsten die afkomstig zijn van lidstaten, derde landen of diverse organen voor de uitvoering van programma's die uit andere bronnen dan de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (hierna „algemene begroting”) worden gefinancierd, vormen bestemmingsontvangsten voor de financiering van specifieke uitgaven.

Alle bestemmingsontvangsten moeten alle directe of indirecte uitgaven in verband met de betrokken actie of bestemming dekken. De begroting voorziet in een structuur voor de opname van de diverse categorieën bestemmingsontvangsten, alsmede, voorzover mogelijk, in een raming.

Het directiecomité besluit, nadat het toestemming van de Commissie heeft gekregen, over de aanvaarding van giften, legaten en subsidies uit andere bronnen dan de Gemeenschap.

Artikel 16

De prijzen van aan het agentschap geleverde goederen en diensten waarin belastingen zijn begrepen die op grond van het protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen worden terugbetaald door de lidstaten, of op grond van andere overeenkomsten terzake door een lidstaat of door derde landen, worden voor het volledige bedrag exclusief belastingen in de begroting opgenomen.

Eventuele nationale belastingen die overeenkomstig de eerste alinea tijdelijk door het agentschap worden gedragen, worden op een tussenrekening geboekt totdat zij door de betrokken staten worden terugbetaald. Een eventueel negatief saldo wordt als uitgave in de begroting opgenomen.







HOOFDSTUK 6

Specialiteitsbeginsel

Artikel 17

Alle kredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk; de hoofdstukken worden onderverdeeld in artikelen en posten.

Artikel 18

▼M2

De directeur beslist over kredietoverschrijvingen binnen de huishoudelijke begroting. Hij stelt de raad van bestuur van tevoren in kennis van deze overschrijvingen; de raad van bestuur kan zich tegen deze overschrijvingen verzetten. Na de goedkeuring door de raad van bestuur of bij het uitblijven van een antwoord binnen de drie weken na de kennisgeving kan de directeur de voorgenomen overschrijvingen verrichten.

▼B

Kredieten die overeenkomen met bestemmingsontvangsten kunnen slechts worden overgeschreven voorzover zij hun bestemming behouden.







HOOFDSTUK 7

Beginsel van goed financieel beheer

Artikel 19

1. De begrotingskredieten worden aangewend volgens het beginsel van goed financieel beheer, dat zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid inhoudt.

2. Zuinigheid betekent dat de door het agentschap voor zijn activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld.

Efficiëntie betekent dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd.

Doeltreffendheid betekent dat de gestelde doelen en de beoogde resultaten worden bereikt. Deze resultaten moeten worden geëvalueerd.

3. Het door het directiecomité goedgekeurde jaarlijkse werkprogramma van het agentschap omvat gedetailleerde doelstellingen en prestatie-indicatoren.

▼M2

Artikel 19 bis

1. De begroting wordt uitgevoerd met een effectieve en efficiënte interne controle.

2. Voor de uitvoering van de begroting wordt interne controle gedefinieerd als een proces dat op alle niveaus van het beheer van toepassing is en redelijke zekerheid moet verschaffen over de verwezenlijking van de volgende doelstellingen:

a) doeltreffendheid, efficiëntie en zuinigheid van de operaties;

b) betrouwbaarheid van de verslaglegging;

c) bescherming van activa en informatie;

d) preventie en opsporing van fraude en onregelmatigheden;

e) adequate beheersing van de risico's in verband met de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, rekening houdend met het meerjarige karakter van de programma's en met de aard van de betrokken betalingen.

▼B







HOOFDSTUK 8

Transparantiebeginsel

Artikel 20

De begroting wordt opgesteld, uitgevoerd en aan rekening en verantwoording onderworpen met inachtneming van het transparantiebeginsel.

▼M2

De begroting en de gewijzigde begrotingen worden in hun definitief vastgestelde vorm ter kennisgeving doorgestuurd naar de begrotingsautoriteit, de Rekenkamer en de Commissie en worden op de website van het desbetreffende agentschap bekendgemaakt. Een samenvatting van de begrotingen en de gewijzigde begrotingen wordt binnen drie maanden na hun goedkeuring bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

In de samenvatting dienen de vijf voornaamste ontvangstenrubrieken en de vijf voornaamste uitgavenrubrieken, de personeelsformatie en een raming van het aantal arbeidscontractanten, uitgedrukt in voltijdequivalenten, waarvoor in de begroting kredieten zijn opgenomen, en gedetacheerde nationale deskundigen te worden opgenomen. In de samenvatting worden ook de cijfers van het vorige jaar vermeld.

▼M2

Het agentschap stelt op zijn internetpagina informatie over de begunstigden van begrotingsmiddelen ter beschikking, met inbegrip van deskundigen, die zijn aangeworven overeenkomstig artikel 50ter. De openbaarmaking moet gemakkelijk te vinden, overzichtelijk en uitvoerig zijn. Deze informatie wordt ter beschikking gesteld met inachtneming van de geheimhoudingsvereisten, met name de bescherming van persoonsgegevens als vastgesteld in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens ( 4 ), en met inachtneming van de beveiligingsvereisten.

Wanneer gegevens anoniem worden bekendgemaakt, zal het agentschap, op verzoek en op passende wijze aan het Europees Parlement gegevens verstrekken over de betrokken begunstigden.

▼B







TITEL III

OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING

▼M2

Artikel 21

Het agentschap zendt de Commissie ten laatste op 5 maart van ieder jaar een door de directeur van het agentschap opgestelde en door de raad van bestuur goedgekeurde raming van zijn ontvangsten en uitgaven voor het jaar n+1 toe, alsmede een algemene motivering hiervan en zijn werkprogramma.

De raming van de uitgaven en ontvangsten van het agentschap omvat:

a) een personeelsformatie waarin het aantal tijdelijke posten per rang en categorie wordt vermeld waarvoor de uitgaven zijn toegestaan binnen de grenzen van de begrotingskredieten;

b) bij verandering van de personeelsbezetting, een overzicht met een motivering van de gevraagde nieuwe posten;

c) een raming van de driemaandelijkse betalingen en ontvangsten;

d) het aantal arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen die in het agentschap werkzaam zijn en het geraamde aantal voor het jaar n+1;

e) een raming van de bestemmingsontvangsten;

f) informatie over de verwezenlijking van alle eerder vastgestelde doelstellingen voor de verschillende activiteiten alsmede de nieuwe doelstellingen, afgemeten aan indicatoren;

De resultaten van deze evaluaties worden geraadpleegd en gebruikt om aan te tonen welke voordelen een verhoging of verlaging van de voorgestelde huishoudelijke begroting van het agentschap kan bieden in vergelijking met de huishoudelijke begroting voor het jaar n.

▼B

Artikel 22

▼M2

In het kader van de procedure tot goedkeuring van de algemene begroting zendt de Commissie de raming van het agentschap aan de begrotingsautoriteit toe en stelt zij het bedrag van de subsidie voor het agentschap voor alsmede het personeelsbestand dat zij voor het agentschap noodzakelijk acht. De Commissie stelt de ontwerp-personeelsformatie van het agentschap op en een raming van het aantal arbeidscontractanten, uitgedrukt in voltijdequivalenten, waarvoor kredieten worden voorgesteld.

▼B

De huishoudelijke begroting van het agentschap kan, overeenkomstig de procedure van artikel 13 van Verordening (EG) nr. 58/2003, eerst definitief worden vastgesteld nadat de algemene begroting van de Europese Unie definitief is goedgekeurd.

De begrotingsautoriteit stelt de personeelsformatie van alle agentschappen en alle latere wijzigingen hiervan vast in overeenstemming met het bepaalde in artikel 24. ►M2 De personeelsformatie wordt gepubliceerd in een bijlage bij Afdeling III — Commissie — van de algemene begroting. ◄

Voor iedere aanpassing van de begroting, inclusief de personeelsformatie, wordt een gewijzigde begroting goedgekeurd volgens dezelfde procedure als voor de oorspronkelijke begroting, behoudens de artikelen 18 en 24.

Artikel 23

De begroting omvat een staat van ontvangsten en een staat van uitgaven.

1) De staat van ontvangsten omvat: a) de ramingen van de ontvangsten van het agentschap voor het betrokken begrotingsjaar; ▼M2 b) de ontvangsten van het vorige begrotingsjaar en de ontvangsten van het jaar n-2, met inbegrip van bestemmingsontvangsten; ▼B c) een passende toelichting bij elke ontvangstenpost;

2) De staat van uitgaven omvat: a) de kredieten voor het betrokken begrotingsjaar; b) de kredieten voor het vorige begrotingsjaar en de kredieten voor het begrotingsjaar n – 2; c) een passende toelichting bij elk onderdeel.

Artikel 24

1. De in artikel 21 bedoelde personeelsformatie omvat, naast het aantal in het begrotingsjaar toegestane posten, het aantal in het vorige begrotingsjaar toegestane posten en het aantal werkelijk bezette posten. Deze personeelsformatie vormt voor het agentschap een strikt maximum; boven dit maximum mag geen enkele aanstelling worden verricht.

Het directiecomité mag in de personeelsformatie evenwel wijzigingen aanbrengen voor ten hoogste 10 % van de toegestane posten ►M2 onder rang AD13 ◄ , voorzover dit geen gevolgen heeft voor de omvang van de personeelskredieten voor een volledig begrotingsjaar en het totale aantal toegestane posten per personeelsformatie niet wordt overschreden.

2. In afwijking van lid 1, kunnen de gevallen van arbeid in deeltijd waarvoor het tot aanstelling bevoegde gezag overeenkomstig de bepalingen van het Statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen (hierna „het Statuut”) toestemming heeft verleend, worden gecompenseerd.







TITEL IV

UITVOERING VAN DE BEGROTING







HOOFDSTUK 1

Algemene bepalingen

Artikel 25

De directeur oefent de functies van ordonnateur uit. Hij is een ambtenaar die onder het Statuut valt. Hij voert de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig dit reglement, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten.

▼M2

Zonder afbreuk te doen aan de verantwoordelijkheden van de ordonnateur met betrekking tot preventie en opsporing van fraude en onregelmatigheden, nemen de agentschappen deel aan de fraudepreventieactiviteiten van het Europees Bureau voor fraudebestrijding.

▼B

Artikel 26

De directeur kan zijn bevoegdheden tot uitvoering van de begroting delegeren aan personeelsleden van het agentschap die vallen onder het Statuut. Deze personeelsleden kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de hun uitdrukkelijk verleende bevoegdheden.

Artikel 27

▼M2

Het is alle financiële actoren in de zin van hoofdstuk 2 van deze titel en elke andere persoon die bij de uitvoering, het beheer, de audit of de controle van de begroting betrokken is, verboden enige handeling te verrichten waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van het agentschap of van de Gemeenschappen. Indien een dergelijk geval zich voordoet, dient de betrokken persoon van deze handeling af te zien en zich tot zijn meerdere te wenden. De directeur dient zich tot de raad van bestuur te wenden.

▼B

Er is sprake van een belangenconflict indien de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functies van een met de uitvoering van de begroting belaste financiële actor of van een interne controleur in het gedrang komt als gevolg van familiebanden, vriendschap, politieke gezindheid of nationaliteit, economische belangen of enige andere belangengemeenschap met de begunstigde.







HOOFDSTUK 2

Financiële actoren

Artikel 28

De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar.

▼M2

Artikel 29

1. De ordonnateur is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer en staat in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan. Hij bewaart de bewijsstukken van de verrichtingen gedurende vijf jaar, te rekenen vanaf de dag van het besluit tot kwijting voor de uitvoering van de begroting. De persoonsgegevens in de bewijsstukken worden, voor zover mogelijk, geschrapt wanneer zij niet noodzakelijk zijn voor de kwijting, controle en audit van de begroting. In ieder geval is, wat de bewaring van verkeersgegevens betreft, artikel 37, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 van toepassing.

2. De ordonnateur voert, overeenkomstig de door de Commissie voor haar eigen diensten vastgestelde minimumnormen en rekening houdend met de aan zijn beheeromstandigheden en de aard van de gefinancierde acties verbonden specifieke risico’s, de organisatorische structuur en de interne beheer- en controleprocedures in die passen bij de uitvoering van zijn taken, in voorkomend geval met inbegrip van passende verificaties achteraf.

Afhankelijk van de aard en de omvang van de taken kan de ordonnateur binnen zijn diensten deskundigen en adviseurs aanstellen die hem kunnen bijstaan de risico's die aan zijn activiteiten zijn verbonden, te beheersen.

Vooraleer een verrichting wordt toegestaan, worden de operationele en financiële aspecten ervan geverifieerd door andere personeelsleden dan degene die de verrichting heeft ingeleid.

Ten behoeve van verificatie vooraf mag een serie soortgelijke afzonderlijke verrichtingen in verband met lopende uitgaven voor salarissen, pensioenen, vergoeding van kosten van dienstreizen en ziektekosten door de bevoegde ordonnateur als één verrichting worden beschouwd. In dat geval verricht de ordonnateur, afhankelijk van zijn risicoanalyse, een verificatie achteraf.

Inleiding en verificatie vooraf en achteraf van een verrichting zijn gescheiden functies.

3. Overeenkomstig artikel 9, lid 7, van Verordening (EG) nr. 58/2003 legt de gedelegeerde ordonnateur uiterlijk op 15 maart van elk jaar verantwoording over de uitoefening van zijn taken af aan de raad van bestuur in de vorm van een jaarlijks activiteitenverslag, dat vergezeld gaat van gegevens over de financiën en het beheer, zulks ter bevestiging dat de in dit verslag opgenomen gegevens een getrouw beeld geven, tenzij anders staat vermeld in voorbehouden betreffende bepaalde gebieden van ontvangsten en uitgaven.

Artikel 30

1. De raad van bestuur stelt een rekenplichtige aan, die gedetacheerd ambtenaar of rechtstreeks door het agentschap aangeworven tijdelijk functionaris is en die wordt belast met:

a) de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;

b) de opstelling van de rekeningen van het agentschap overeenkomstig titel VI;

c) het voeren van de boekhouding overeenkomstig titel VI;

d) de tenuitvoerlegging van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel overeenkomstig de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde bepalingen;

e) het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren; de rekenplichtige wordt bevoegd om na te gaan of de valideringscriteria zijn nageleefd;

f) het beheer van de kasmiddelen.

2. Voordat de rekeningen door het raad van bestuur worden goedgekeurd, tekent de rekenplichtige ze af, waarmee hij verklaart dat hij een redelijke zekerheid heeft dat de rekeningen een getrouw beeld van de financiële situatie van het agentschap geven.

Daartoe vergewist de rekenplichtige zich ervan dat de rekeningen zijn opgesteld in overeenstemming met de boekhoudregels, -methoden en -systemen en dat alle ontvangsten en uitgaven in de rekeningen zijn geboekt.

De ordonnateur verstrekt alle informatie die de rekenplichtige voor de uitoefening van zijn functie nodig heeft.

De ordonnateur blijft volledig verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de door hem beheerde middelen en de wettigheid en de regelmatigheid van de door hem beheerde uitgaven.

De rekenplichtige is bevoegd de ontvangen informatie te controleren en alle verdere controles uit te voeren die hij noodzakelijk acht om de rekeningen te kunnen aftekenen.

Zo nodig maakt de rekenplichtige voorbehoud, waarbij hij de aard en de draagwijdte van het voorbehoud precies omschrijft.

De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur, die de betrouwbaarheid ervan garandeert, alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen van het agentschap en de uitvoering van de begroting.

3. Tenzij in deze verordening anders is bepaald, is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de kasmiddelen en aan kasmiddelen gelijkwaardige middelen. Hij is aansprakelijk voor de bewaring ervan.

▼M2

Artikel 30 bis

De rekenplichtige kan voor de uitvoering van zijn taken een aantal van zijn taken delegeren aan onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid geplaatste tijdelijke functionarissen.

▼B







HOOFDSTUK 3

Verantwoordelijkheid van de financiële actoren

Artikel 31

Elk bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid dat van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren, onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepsregels die hij moet naleven, deelt dit schriftelijk aan de directeur mede en, wanneer deze niet binnen een redelijke termijn optreedt, aan de in artikel 35 bedoelde instantie alsmede aan het directiecomité. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van de Gemeenschappen kunnen schaden, waarschuwt hij de autoriteiten en instanties die bij wet zijn aangewezen.

Artikel 32

Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kan de gedelegeerde ordonnateurs, nadat zij zijn gehoord, te allen tijde door het gezag dat hen heeft benoemd, tijdelijk of definitief hun delegatie worden ontnomen bij een met redenen omkleed besluit. De directeur kan te allen tijde zijn toestemming voor een specifieke delegatie intrekken.

Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kan de rekenplichtige, nadat hij is gehoord, te allen tijde door het directiecomité tijdelijk of definitief van zijn functies worden ontheven bij een met redenen omkleed besluit. Het directiecomité stelt dan een tijdelijk rekenplichtige aan.

Artikel 33

De bepalingen van dit hoofdstuk doen niets af aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de ordonnateur en de gedelegeerde ordonnateurs krachtens het toepasselijke nationale recht en de geldende bepalingen aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten betrokken zijn.

Elke ordonnateur en rekenplichtige is tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk onder de in het Statuut genoemde voorwaarden. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van de Gemeenschap kunnen schaden, worden de bij de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties ingeschakeld.

Artikel 34

▼M2

1. De ordonnateur is geldelijk aansprakelijk onder de in het statuut vermelde voorwaarden.

▼M2

1 bis. De verplichting tot schadevergoeding bestaat in het bijzonder wanneer:

a) de ordonnateur opzettelijk of met grove nalatigheid de in te vorderen rechten vaststelt of inningsopdrachten afgeeft, een betalingsverplichting aangaat of een betalingsopdracht ondertekent in afwijking van de in deze verordening vastgestelde bepalingen;

b) de ordonnateur opzettelijk of door grove nalatigheid verzuimt een document op te stellen waarbij een schuldvordering wordt vastgesteld, verzuimt een inningsopdracht af te geven of deze te laat afgeeft, of een betalingsopdracht te laat afgeeft, waardoor het agentschap civiel aansprakelijk wordt jegens derden.

▼B

2. Wanneer een gedelegeerd ordonnateur oordeelt dat een door hem te nemen besluit onregelmatig is of tegen de beginselen van goed financieel beheer indruist, deelt hij dat schriftelijk mede aan het delegatieverlenend gezag. Indien dit schriftelijk de met redenen omklede opdracht geeft het genoemde besluit te nemen, is de gedelegeerde ordonnateur van zijn aansprakelijkheid ontslagen.

Artikel 35

1. De instantie die door de Commissie is opgericht overeenkomstig artikel 66, lid 4, van het algemeen Financieel Reglement om het bestaan vast te stellen van een financiële onregelmatigheid en de eventuele gevolgen ervan, oefent ten aanzien van het agentschap dezelfde bevoegdheden uit als die welke haar zijn toegekend ten aanzien van de diensten van de Commissie.

Op grond van het advies van deze instantie neemt de directeur een beslissing over het instellen van een procedure wegens tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid. Indien de instantie systeemgebonden problemen ontdekt, zendt zij de ordonnateur en de interne controleur van de Commissie een verslag met aanbevelingen toe. Indien door dit verslag de directeur in het gedrang wordt gebracht, zendt de vermelde instantie het toe aan het directiecomité en aan de interne controleur van de Commissie.

▼M2

In zijn jaarlijks activiteitenverslag verwijst de directeur anoniem naar het advies van de instantie en geeft hij aan welke follow-upmaatregelen zijn genomen.

▼B

2. Elk personeelslid kan worden verplicht de schade die het agentschap door grove schuld zijnerzijds in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden. Het met redenen omklede besluit wordt genomen door het tot aanstelling bevoegde gezag na vervulling van de door het Statuut voorgeschreven tuchtrechtelijke formaliteiten.

Artikel 36

Een rekenplichtige kan, onder de in het Statuut vastgestelde voorwaarden, tuchtrechtelijk verantwoordelijk of geldelijk aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:

a) middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verliezen of aantasten of dit verlies of deze aantasting veroorzaken door zijn nalatigheid;

b) bankrekeningen of postrekeningen wijzigen zonder dit van tevoren te melden aan de ordonnateur;

c) invorderingen of betalingen verrichten die niet in overeenstemming zijn met de desbetreffende invorderings- of betalingsopdrachten;

d) nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.







HOOFDSTUK 4

Ontvangsten

Artikel 37

Elke maatregel of situatie waardoor een schuldvordering van het agentschap ontstaat of wordt gewijzigd, is vooraf het voorwerp van een schuldvorderingsraming van de bevoegde ordonnateur.

Artikel 38

De vaststelling van een schuldvordering is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur:

a) het bestaan van de schuld van de debiteur verifieert;

b) het bestaan en het bedrag van de schuld vaststelt of verifieert;

c) de invorderbaarheid van de schuld verifieert.

Elke als zeker, vaststaand en invorderbaar aangemerkte schuldvordering wordt vastgesteld door middel van een invorderingsopdracht aan de rekenplichtige, die vergezeld gaat van een aan de debiteur gerichte debetnota. Beide documenten worden door de bevoegde ordonnateur opgesteld en toegezonden.

▼M2

In de overeenkomsten die door het agentschap met economische subjecten worden afgesloten, wordt bepaald dat elke schuldvordering die op de in de debetnota vermelde vervaldag niet is voldaan, rentedragend is overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie ( 5 ). De voorwaarde waaronder achterstandsrente aan het agentschap is verschuldigd, inclusief het percentage van moratoire rente, wordt uitdrukkelijk in de overeenkomsten vermeld.

▼B

Artikel 39

De invorderingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een schuldvordering die hij heeft vastgesteld, in te vorderen.

De rekenplichtige neemt de door de bevoegde ordonnateur naar behoren opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling. Hij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de ontvangsten van het agentschap en toe te zien op het behoud van de rechten van het agentschap.

Ten onrechte betaalde bedragen worden teruggevorderd.

Artikel 40

▼M2

Wanneer de bevoegde ordonnateur overweegt geheel of gedeeltelijk van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien, verifieert hij of dit regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer en het evenredigheidsbeginsel. Hij stelt de raad van bestuur in kennis van zijn voornemen om van de invordering van een vastgestelde schuldvordering af te zien. Het afzien van de invordering van een vastgestelde schuldvordering geschiedt door middel van een besluit van de ordonnateur, dat wordt gemotiveerd. De ordonnateur kan dit besluit slechts delegeren voor schuldvorderingen waarmee minder dan 5 000 EUR is gemoeid. Het besluit tot niet-invordering vermeldt de voor de invordering gedane stappen en de juridische en feitelijke elementen waarop het berust.

▼B

De bevoegde ordonnateur annuleert een vastgestelde schuldvordering indien een juridische of feitelijke fout wordt ontdekt waaruit blijkt dat de schuldvordering niet op de juiste wijze is vastgesteld. De ordonnateur kan dit besluit slechts delegeren voor schuldvorderingen waarmee minder dan 5 000 EUR is gemoeid. Deze annulering geschiedt door middel van een besluit van de bevoegde ordonnateur en wordt naar behoren gemotiveerd.

Indien het bedrag van een vastgestelde schuldvordering als gevolg van de ontdekking van een feitelijke fout moet worden gewijzigd, stelt de bevoegde ordonnateur dit bedrag naar boven of naar beneden bij, voorzover deze correctie niet betekent dat afstand wordt gedaan van het ten gunste van het agentschap vastgestelde recht. Deze aanpassing wordt uitgevoerd door middel van een besluit van de bevoegde ordonnateur en wordt naar behoren gemotiveerd.

Artikel 41

De rekenplichtige verricht de inning, boekt deze in de rekeningen en stelt de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis. Bij elke storting in contanten in de kas van de rekenplichtige wordt een ontvangstbewijs afgegeven.

Indien op de in de debetnota genoemde vervaldatum geen inning heeft plaatsgevonden, stelt de rekenplichtige de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis en tracht hij onverwijld de inning alsnog te bewerkstelligen met aanwending van passende rechtsmiddelen, eventueel inclusief verrekening en, indien dit niet mogelijk is, door middel van gedwongen tenuitvoerlegging.

De rekenplichtige gaat over tot invordering door verrekening van de schuldvorderingen van het agentschap wanneer de debiteur zelf een zekere, vaststaande en invorderbare vordering op het agentschap heeft.

▼M2

Artikel 42

Aanvullende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in ruggespraak met de bevoegde ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen omkleed verzoek van de debiteur, mits de debiteur zich verbindt tot betaling van rente voor de volledige toegestane termijn, te rekenen vanaf de in de debetnota genoemde vervaldag en hij, om de rechten van het agentschap te beschermen, een financiële zekerheid stelt die de hoofdsom en de rente van de schuld dekt.

▼M2

Artikel 42 bis

De rekenplichtige houdt een lijst van te innen bedragen bij. De vorderingen van het agentschap worden bijeengebracht op de lijst overeenkomstig de datum van uitgifte van de invorderingsopdracht. Hij zal ook melding maken van besluiten om geheel of gedeeltelijk van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien. De lijst zal worden toegevoegd aan het verslag over het begrotings- en financieel beheer van het agentschap. Het agentschap stelt een lijst op van vorderingen van het agentschap met betrekking tot de huishoudelijke begroting, met vermelding van de namen van de debiteuren en het bedrag van de schuld, voor de gevallen waarbij de debiteur op grond van een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing is verplicht te betalen en waarbij één jaar na de uitspraak nog geen of geen significante betaling heeft plaatsgevonden. Deze lijst wordt bekendgemaakt, waarbij rekening wordt gehouden met de desbetreffende wetgeving inzake gegevensbescherming.

Artikel 42 ter

Voor vorderingen van het agentschap op derden en vorderingen van derden op het agentschap geldt een verjaringstermijn van vijf jaar. De verjaringstermijn zal worden vastgesteld in de overeenkomsten die door het agentschap worden afgesloten.

▼B







HOOFDSTUK 5

Uitgaven

Artikel 43

Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling.

Artikel 44

Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat, verricht de bevoegde ordonnateur een vastlegging vooraleer een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten.

De individuele juridische verbintenissen in verband met individuele of voorlopige vastleggingen worden uiterlijk op 31 december van het jaar N gesloten. Het saldo van deze vastleggingen waarvoor geen juridische verbintenis is gesloten, wordt door de bevoegde ordonnateur vrijgemaakt.

Artikel 45

Bij elke vastlegging vergewist de bevoegde ordonnateur zich van de juistheid van de aanwijzing op de begroting, de beschikbaarheid van de kredieten en de overeenstemming van de uitgave met de geldende bepalingen, inclusief de naleving van het beginsel van goed financieel beheer.

Artikel 46

De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur het bestaan van de rechten van de crediteur en de opeisbaarheid van de schuldvordering verifieert en het bestaan en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert. Elke betaalbaarstelling berust op bewijsstukken die de rechten van de crediteur staven.

Het besluit tot betaalbaarstelling komt tot uitdrukking in de ondertekening van een betaalbaarverklaring door de bevoegde ordonnateur. In een niet-geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarverklaring de vorm van een stempel met de handtekening van de bevoegde ordonnateur. In een geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarverklaring de vorm van een validering waarvoor de bevoegde ordonnateur zijn persoonlijke wachtwoord gebruikt.

Artikel 47

De betalingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een uitgave te betalen die door hem betaalbaar is gesteld. De betalingsopdracht wordt door de bevoegde ordonnateur gedateerd en ondertekend en gaat, in voorkomend geval, vergezeld van een verklaring dat de goederen zijn opgenomen in de in artikel 64 bedoelde inventarislijsten.

Deze betalingen worden door de rekenplichtige binnen de grenzen van de beschikbare middelen verricht.

▼M2

Wanneer periodieke betalingen worden gedaan met betrekking tot verleende diensten of geleverde goederen kan de ordonnateur, afhankelijk van een risicoanalyse, opdracht geven tot de uitvoering van automatische incasso's.

▼B

Artikel 48

Betaalbaarstelling, betalingsopdracht en betaling moeten worden uitgevoerd binnen de termijnen en overeenkomstig de bepalingen van het algemeen Financieel Reglement en de uitvoeringsbepalingen.







HOOFDSTUK 6

Intern controleur

Artikel 49

De functie van interne controleur wordt bij de uitvoerende agentschappen uitgeoefend door de interne controleur van de Commissie.

Ten aanzien van de uitvoerende agentschappen oefent de interne controleur van de Commissie dezelfde bevoegdheden uit als die welke hem overeenkomstig de artikelen 85 en 86 zijn toegekend met betrekking tot de diensten van de Commissie. Hij brengt aan het directiecomité en aan de directeur verslag uit van zijn bevindingen en aanbevelingen. Zij geven gevolg aan de uit de controles voortvloeiende aanbevelingen en stellen de Commissie hiervan in kennis. ►M2 De interne controleur vermeldt in zijn jaarlijks verslag dat overeenkomstig artikel 86, lid 3, van het algemeen Financieel Reglement bij de Commissie wordt ingediend, het aantal en het soort met betrekking tot de agentschappen verrichte interne controles, de gedane aanbevelingen en het aan deze aanbevelingen gegeven gevolg. Tevens wordt het desbetreffende agentschap van deze informatie in kennis gesteld. ◄

De verantwoordelijkheid van de interne controleur bij de uitoefening van zijn functies is vervat in artikel 87 van het algemeen Financieel Reglement.

▼M2

De directeur stelt jaarlijks een verslag op waarin een overzicht wordt gegeven van het aantal en de soorten interne controles die zijn uitgevoerd door de interne controleur, de daarbij gevoegde aanbevelingen alsook het gevolg dat daaraan is gegeven. Na de raad van bestuur vooraf in kennis te hebben gesteld, dient hij bij de Commissie het verslag in. De Commissie neemt dit verslag op in haar overeenkomstig artikel 86, lid 4, van het algemeen Financieel Reglement opgestelde verslag.

▼B







TITEL V

PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN

▼M2

Artikel 50

1. Wat betreft het plaatsen van overheidsopdrachten voor de werking van het agentschap, zijn de bepalingen van het algemeen Financieel Reglement en Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van toepassing op de leden 3 tot 5 van dit artikel.

2. Agentschappen mogen verzoeken als aanbestedende dienst te worden betrokken bij de toekenning van opdrachten van de Commissie of van interinstitutionele opdrachten.

3. Voor goederen, diensten of werken die door de Commissie, interinstitutionele bureaus of het Vertaalbureau kunnen worden geleverd of verricht, wenden de agentschappen zich eerst tot deze organen. Dit geldt ook wanneer deze organen deze opdrachten kunnen uitvoeren door middel van contracten met economische subjecten en kunnen zorgen voor een significante aanvullende dienstverlening die verder gaat dan die van een gewone bemiddelaar of adviseur. Het agentschap sluit overeenkomsten af met deze organen.

4. Voor de toepassing van artikel 101 van het algemeen Financieel Reglement wordt in de aanbesteding bepaald dat het agentschap tot op het ogenblik van de ondertekening van het contract van de opdracht afzien of de procedure voor het plaatsen van de opdracht annuleren, zonder dat de gegadigden of inschrijvers aanspraak kunnen maken op enige schadeloosstelling.

5. Voor de toepassing van artikel 103 van het algemeen Financieel Reglement wordt in de door het agentschap uitgeschreven aanbestedingen bepaald dat het agentschap de procedure kan opschorten en alle maatregelen kan nemen die nodig zijn, waaronder beëindiging van de procedure, overeenkomstig de in dat artikel opgenomen voorwaarden.

Voor de toepassing van artikel 103 van het algemeen Financieel Reglement wordt in de door het agentschap afgesloten overeenkomsten bepaald dat het agentschap de in dat artikel vermelde maatregelen kan nemen overeenkomstig de in dat artikel opgenomen voorwaarden.

▼M2







TITEL V bis

PROJECTEN MET AANZIENLIJKE BUDGETTAIRE GEVOLGEN

Artikel 50 bis

De raad van bestuur stelt de begrotingsautoriteit zo spoedig mogelijk in kennis van de projecten die hij voornemens is te realiseren en die aanzienlijke financiële gevolgen voor de financiering van de begroting kunnen hebben, met name onroerendgoedprojecten zoals de huur of aankoop van gebouwen. Hij brengt de Commissie daarvan op de hoogte.

Indien één van de takken van de begrotingsautoriteit advies wil uitbrengen, stelt deze tak binnen twee weken na ontvangst van de gegevens over het onroerendgoedproject het desbetreffende agentschap in kennis van zijn voornemen om een dergelijk advies te verstrekken. Indien het agentschap geen antwoord ontvangt, kan het doorgaan met zijn plannen.

Dit advies wordt toegezonden aan het desbetreffende agentschap en de Commissie binnen twee weken vanaf de kennisgeving overeenkomstig de tweede alinea.







TITEL V ter

DESKUNDIGEN

Artikel 50 ter

Artikel 265 bis van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 is van overeenkomstige toepassing op de selectie van deskundigen die op basis van een vaste vergoeding het agentschap bijstaan, in het bijzonder voor het beoordelen van voorstellen en subsidieaanvragen of van offertes en het verstrekken van technische bijstand voor de follow-up en de eindbeoordeling van projecten. De agentschappen kunnen ook gebruik maken van de door de Commissie opgestelde lijst van deskundigen.

▼B







TITEL VI

REKENING EN VERANTWOORDING EN BOEKHOUDING







HOOFDSTUK 1

Rekening en verantwoording

▼M2

Artikel 51

De rekeningen van het agentschap omvatten de financiële staten en de verslagen over de uitvoering van de begroting. Zij gaan vergezeld van een verslag over het budgettair en financieel beheer van het begrotingsjaar, dat onder andere informatie bevat over het kredietbestedingspercentage alsmede beknopte informatie over kredietoverschrijvingen tussen begrotingsonderdelen.

▼B

Artikel 52

De rekeningen moeten regelmatig, waarheidsgetrouw en volledig zijn en een getrouw beeld geven van:

a) wat de financiële staten betreft: de activa, de passiva, de lasten en baten, de rechten en verplichtingen die niet bij de activa en passiva zijn opgenomen, alsmede de kasstromen;

b) wat de verslagen over de uitvoering van de begroting betreft: de elementen van de uitvoering van de begroting aan ontvangstenzijde en aan uitgavenzijde.

Artikel 53

De financiële staten worden opgemaakt volgens de algemeen erkende boekhoudbeginselen die worden genoemd in Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002, namelijk: continuïteit van de activiteiten, voorzichtigheid, bestendigheid van de boekhoudmethoden, vergelijkbaarheid van de informatie, relatief belang, niet-compensatie, voorrang van werkelijkheid boven schijn en periodetoerekening per begrotingsjaar.

Artikel 54

Volgens het beginsel van de periodetoerekening worden in de financiële staten de lasten en baten van het begrotingsjaar opgenomen, ongeacht de datum van betaling of inning.

De waarde van de actief- en passiefbestanddelen wordt bepaald volgens de waarderingsregels die zijn vastgesteld in de in artikel 59 bedoelde boekhoudmethoden.

Artikel 55

De financiële staten zijn uitgedrukt in euro en omvatten:

a) de balans en de economische resultatenrekening die de vermogenssituatie en de financiële situatie, alsook het economisch resultaat op 31 december van het afgelopen begrotingsjaar weergeven. Zij worden ingericht volgens de structuur die is vastgesteld in de richtlijn van de Raad betreffende de jaarrekening van bepaalde vennootschapsvormen, evenwel met inachtneming van de bijzondere aard van de activiteiten van het agentschap;

b) de tabel van de kasstromen die de inningen en uitbetalingen van het begrotingsjaar, alsook de eindstand weergeeft;

c) de staat van de veranderingen van het eigen vermogen die een gedetailleerd overzicht van de vermeerderingen en verminderingen van elk van de bestanddelen van de vermogensrekeningen in de loop van het begrotingsjaar geeft.

De bijlage bij de financiële staten vult de verstrekte informatie aan, licht deze toe, en verstrekt alle door de internationaal aanvaarde boekhoudpraktijk voorgeschreven aanvullende informatie wanneer die relevant is voor de activiteiten van het agentschap.

Artikel 56

De verslagen over de uitvoering van de begroting worden opgesteld in euro. Zij omvatten:

a) de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering, die een samenvatting is van de begrotingsverrichtingen van het begrotingsjaar aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde; zij wordt opgesteld volgens dezelfde structuur als de begroting zelf;

b) de bijlage bij de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering, die de daarin gegeven informatie aanvult en toelicht.

Artikel 57

De rekeningen van het agentschap worden met die van de Commissie geconsolideerd volgens de procedure van artikel 14 van Verordening (EG) nr. 58/2003 en conform de volgende bepalingen:

▼M2

a) de raad van bestuur stelt tegen 1 maart volgend op de afsluiting van het begrotingsjaar de rekenplichtige van de Commissie en de Rekenkamer in kennis van voorlopige rekeningen, vergezeld van zijn verslag over het begrotings- en financieel beheer van het begrotingsjaar en zendt tegen dezelfde datum het verslag over het begrotings- en financieel beheer naar het Europees Parlement en de Raad;

▼B

b) het directiecomité keurt op basis van het door de directeur opgestelde ontwerp de definitieve rekeningen van het agentschap goed en zendt die uiterlijk op 1 juli van het begrotingsjaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar toe aan de rekenplichtige van de Commissie en aan de Rekenkamer, het Europees Parlement en de Raad;

c) de definitieve, met die van de Commissie geconsolideerde rekeningen van het agentschap worden ►M2 uiterlijk op 15 november ◄ oktober van het begrotingsjaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie;

d) de directeur zendt de Rekenkamer uiterlijk op 30 september een antwoord toe op de eventuele opmerkingen die door haar zijn geformuleerd in het in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 58/2003 bedoelde verslag.







HOOFDSTUK 2

Boekhouding

Artikel 58

1. De boekhouding van het agentschap is een systeem van ordening van budgettaire en financiële informatie om kwantitatieve gegevens te behandelen, in te delen en te registreren.

De boekhouding bestaat uit een algemene boekhouding en een begrotingsboekhouding. Deze boekhoudingen worden per kalenderjaar en in euro gevoerd.

Aan het einde van het begrotingsjaar worden de gegevens van de algemene boekhouding en van de begrotingsboekhouding afgesloten met het oog op de opstelling van de in hoofdstuk 1 bedoelde rekeningen.

2. Lid 1 vormt geen beletsel voor de ordonnateur om een analytische boekhouding te voeren.

Artikel 59

De boekhoudregels en -methoden en het geharmoniseerde rekeningstelsel die door het agentschap moeten worden toegepast, worden door de rekenplichtige van de Commissie vastgesteld naar analogie met artikel 133 van het algemeen Financieel Reglement.

Artikel 60

De algemene boekhouding volgt op chronologische wijze, volgens de methode van dubbel boekhouden, alle gebeurtenissen en verrichtingen die van invloed zijn op de economische, financiële en vermogenssituatie van het agentschap.

Artikel 61

Alle verrichtingen per rekening en de saldi worden in de boekhouding geregistreerd.

Iedere boeking, inclusief de boekhoudkundige correcties, wordt gestaafd met bewijsstukken waarnaar zij verwijst. Het boekhoudsysteem maakt het mogelijk alle boekingen terug te vinden.

Artikel 62

De rekenplichtige van het agentschap brengt tussen de afsluiting van het begrotingsjaar en de indiening van de definitieve rekeningen de correcties aan die, zonder tot een betaling of inning voor dit begrotingsjaar te leiden, nodig zijn voor een regelmatige, getrouwe en juiste weergave van de rekeningen.

Artikel 63

De begrotingsboekhouding maakt het mogelijk de uitvoering van de begroting in detail te volgen. In de begrotingsboekhouding worden alle handelingen tot uitvoering van de begroting aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde, zoals bedoeld in titel IV, geregistreerd.

Artikel 64

De rekenplichtige van het agentschap houdt van alle materiële, immateriële en financiële vaste activa die tot het vermogen van het agentschap behoren, naar aantal en waarde gespecificeerde inventarislijsten bij volgens het door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde model. De rekenplichtige van het agentschap controleert of de stand op de inventarislijsten overeenstemt met de werkelijkheid.

Verkoop van roerende goederen wordt op een daartoe geëigende wijze bekendgemaakt.







TITEL VII

EXTERNE CONTROLE EN KWIJTING

Artikel 65

De Rekenkamer onderzoekt de rekeningen van het agentschap overeenkomstig artikel 248 van het EG-Verdrag.

De door de Rekenkamer uitgevoerde controle is gebaseerd op de artikelen 139 tot en met 144 van het algemeen Financieel Reglement.

Het directiecomité deelt de Rekenkamer de definitief vastgestelde begroting mede. Het stelt de Rekenkamer zo spoedig mogelijk op de hoogte van al zijn besluiten en al zijn handelingen in het kader van de artikelen 15, 18, 26 en 31.

Artikel 66

▼M2

Vóór 15 mei van het jaar n + 2 verleent het Europees Parlement op aanbeveling van de Raad, die bij gekwalificeerde meerderheid van stemmen besluit, de directeur kwijting voor de uitvoering van de administratieve begroting van het begrotingsjaar n. De directeur stelt de raad van bestuur in kennis van de opmerkingen van het Europees Parlement die zijn opgenomen in de resolutie die het kwijtingsbesluit vergezelt.

▼B

Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het agentschap, alsmede het saldo dat daaruit resulteert, en de in de financiële balans beschreven activa en passiva van het agentschap. Deze kwijting wordt gelijktijdig met de kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie verleend.

Met het oog op het verlenen van kwijting onderzoekt het Europees Parlement na de Raad de rekeningen, de financiële staten en de verslagen over de uitvoering van de begroting van het agentschap. Het Parlement onderzoekt tevens het in artikel 14, lid 3, van Verordening (EG) nr. 58/2003 bedoelde verslag van de Rekenkamer met de antwoorden van de directeur.

De directeur verstrekt het Europees Parlement op verzoek en op dezelfde wijze als bepaald in artikel 146, lid 3, van het algemeen Financieel Reglement alle inlichtingen die nodig zijn voor het goede verloop van de kwijtingsprocedure voor het betrokken begrotingsjaar.

Artikel 67

De directeur en de Commissie stellen alles in het werk om gevolg te geven aan de opmerkingen waarvan het kwijtingsbesluit van het Europees Parlement vergezeld gaat en de opmerkingen waarvan de door de Raad aangenomen aanbeveling tot kwijting vergezeld gaat.

Op verzoek van het Europees Parlement of de Raad brengt de directeur verslag uit over de maatregelen die naar aanleiding van deze opmerkingen zijn genomen. Nadat hij het verslag eerst aan de Commissie heeft toegezonden, zendt hij een exemplaar ervan aan de Rekenkamer toe.







TITEL VIII

OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

▼M2 —————

▼B

Artikel 69

Het Europees Parlement, de Raad en de Commissie zijn gemachtigd alle nodige inlichtingen en verantwoordingen te verkrijgen die betrekking hebben op tot hun respectieve bevoegdheden behorende begrotingsvraagstukken.

Artikel 70

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.