1995R1663 — NL — 24.10.2001 — 003.001 — 1
Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de instellingen
►B VERORDENING (EG)Nr. 1663/95 VAN DE COMMISSIE
van 7 juli 1995
houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EEG)nr. 729/70 van de Raad aangaande de
procedure inzake de goedkeuring van de rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie
(PB L 158 van 8.7.1995, blz. 6)
Gewijzigd bij:
Publicatieblad
nr. blz. datum
►M1Verordening(EG) nr. 896/97 van de Commissie van 20 mei 1997 L 128 8 21.5.1997
►M2Verordening(EG) nr. 2245/1999 van de Commissie van 22 oktober 1999 L 273 5 23.10.1999
►M3Verordening(EG) nr. 2025/2001 van de Commissie van 16 oktober 2001 L 274 3 17.10.2001
▼B
VERORDENING (EG)Nr. 1663/95 VAN DE COMMISSIE
van 7 juli 1995
houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EEG)nr. 729/70
van de Raad aangaande de procedure inzake de goedkeuring van de
rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdragtot oprichtingvan de Europese Gemeenschap,
Gelet op Verordening(EEG) nr. 729/70 van de Raad van 21 april 1970
betreffende de financieringvan het g emeenschappelijk landbouw-
beleid(1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1287/95(2), en
met name op de artikelen 4, lid 6, en 5, lid 3,
Overwegende dat bij de hervorming van de procedure voor de
goedkeuring van de rekeningen die tot stand is gebracht bij Verordening(EG) nr. 1287/95, is voorzien in de vaststellingvan uitvoering s-
bepalingen aangaande de erkenning van de betaalorganen, de verklaring
betreffende de jaarrekeningen en de goedkeuring van de jaarrekeningen;
Overwegende dat de toeneming en de wijziging van aard van de door het
EOGFL, afdeling Garantie, gefinancierde maatregelen alsmede de
ontwikkeling van de technieken om gegevens vast te leggen en door
te geven van dien aard zijn, dat de aard en de inhoud van de met het oogop de goedkeuring van de rekeningen aan de Commissie te verstrekkengegevens dienen te worden herzien;
Overwegende dat Verordening (EEG) nr. 1723/72 van de Commissie(
3),
laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 295/88(4), derhalve moet
worden ingetrokken;
Overwegende dat het Comité van het EOGFL geen advies heeft
uitgebracht binnen de door zijn voorzitter bepaalde termijn,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
Artikel 1
1. De beperkingvan het aantal door elke Lid-Staat erkende betaal-
organen overeenkomstig artikel 4, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 729/70 wordt door de Lid-Staat beslist na overlegmet de Commissie. DeCommissie kan in het bijzonder laten weten welke beletsels dit aantalvormt voor de nalevingvan de in artikel 5, lid 2, onder b), van die
verordening gestelde termijn, en voor de doorzichtigheid van de
controles op de verrichtingen van het Fonds. De Commissie stelt hetComité van het Fonds in kennis van de erkende betaalorganen in alleLid-Staten.
2. Met betrekkingtot elk betaalorg aan deelt de Lid-Staat de
Commissie mede, welke autoriteit of autoriteiten de erkenningg evenof intrekken, en de tijdsperiode vaststellen die wordt toegestaan om denodige aanpassingen aan te brengen zoals bedoeld in artikel 4, lid 4, vanVerordening(EEG) nr. 729/70 („de bevoeg de autoriteit”).
3. Alvorens een betaalorgaan te erkennen, overtuigt de bevoegde
autoriteit zich ervan, dat de administratieve en boekhoudkundigeregelingen van het betrokken orgaan de garanties bieden zoals bedoeldin artikel 4, lid 1, onder a), van Verordening(EEG) nr. 729/70. De Lid-Staten stellen criteria vast, die de bevoegde autoriteit voor de erkenning
moeten toepassen en die rekeninghouden met de in bijlag e vermelde
richtsnoeren van de Commissie inzake deze criteria. Wanneer niet wordtvoldaan aan een criterium dat van groot belang is voor de verrichtingen1995R1663 — NL — 24.10.2001 — 003.001 — 2
(1) PB nr. L 94 van 28. 4. 1970, blz. 13.
(2) PB nr. L 125 van 8. 6. 1995, blz. 1.
(3) PB nr. L 186 van 16. 8. 1972, blz. 1.
(4) PB nr. L 30 van 2. 2. 1988, blz. 7.
▼B
van het betaalorgaan, leidt dit tot toepassing van artikel 4, lid 4, van de
hierboven vermelde verordening.
Het besluit tot erkenningwordt g enomen op basis van een onderzoek
van de administratieve en boekhoudkundige bepalingen, hieronderbegrepen die welke zijn vastgesteld ter bescherming van de belangenvan de Gemeenschap met betrekkingtot de betaalde voorschotten, deverkregen waarborgen, de interventievoorraden en de te innen
ontvangsten en geïnde bedragen. Het onderzoek zal in het bijzonder
de regelingen omvatten inzake de uitvoering van de betalingen, debeveiliging van de geldmiddelen, de veiligheid van de computer-systemen, het bijhouden van de boeken, de scheidingvan functies en dedoelmatigheid van de interne en externe controles, dit alles metbetrekkingtot de uitg aven ten laste van het EOGFL, afdelingGarantie.
4. Indien de bevoegde autoriteit ervan overtuigd is dat het onder-
zochte betaalorgaan aan alle relevante eisen voldoet, zal het toterkenning ervan overgaan. Zo niet, dan geeft het aan het betaalorgaaninstructies betreffende de administratieve en boekhoudkundige rege-lingen en met name betreffende de voorwaarden waaraan het
betaalorgaan moet voldoen voordat erkenning mogelijk is. Een betaal-
orgaan kan voor een van de ernst van het vastgestelde probleemafhankelijke termijn voorlopigworden erkend, in afwachtingvan deverlangde wijzigingen van de administratieve en boekhoudkundigeregelingen.
5. Ingeval de erkenning wordt ingetrokken, wijst de Lid-Staat in
overeenstemmingmet de in artikel 4 van Verordening(EEG) nr. 729/70en in lid 3 en 4 van dit artikel vastgestelde voorwaarden een anderbetaalorgaan aan en zorgt hij ervoor dat de betalingen aan debegunstigden niet worden onderbroken.
6. Het erkenningsbesluit bestaat uit een schriftelijke bevestiging dat
het betrokken orgaan aan de voorwaarden voor erkenning voldoet, envermeldt zo nodig de instructies en de wijzigingen. Het wordt deCommissie medegedeeld.
7. De in artikel 4, lid 3, van Verordening(EEG) nr. 729/70 bedoelde
mededeling wordt gedaan wanneer het betaalorgaan voor het eerst wordterkend, en is voor elk betaalorgaan vergezeld van de volgende gegevens:
— de aan het orgaan opgedragen taken,
— de taakverdelingover zijn afdeling en,— zijn betrekkingen met andere, openbare of particuliere lichamen die
eveneens zijn belast met een deel van de taken ter uitvoeringvan demaatregelen waarvoor het uitgaven ten laste van het EOGFL,afdelingGarantie, breng t,
— de procedures volgens welke de aanvragen van de begunstigden
worden ontvangen, geverifieerd en geldig verklaard en de uitgavenworden toegestaan, betaald en geregistreerd,
— de bepalingen inzake interne accountantsonderzoeken.
De te verstrekken inlichtingen in geval van toepassing van artikel 4, lid
4, van Verordening(EEG) nr. 729/70 betreffen in het bijzonder
instructies inzake de administratieve en boekhoudkundige regelingenen inzake de aanpassingen die het betaalorgaan moet verrichten om deintrekkingvan de erkenningte voorkomen, en de daarvoor g eldendetermijn.
Artikel 2
1. De coördinerende instantie als bedoeld in artikel 4, lid 1, onder b),
van Verordening (EEG) nr. 729/70 treedt op als de enige vertegen-woordiger van de Lid-Staat tegenover de Commissie voor alle vragenbetreffende het EOGFL, afdelingGarantie, inzake:
— de verspreidingvan de desbetreffende voorschriften en richtsnoeren
van de Gemeenschap onder de diverse betaalorganen en de met detoepassingdaarvan belaste instanties,
— de bevorderingvan de g eharmoniseerde toepassingervan,1995R1663 — NL — 24.10.2001 — 003.001 — 3
▼B
— de mededelingaan de Commissie van de in deze verordeningen
Verordening (EEG) nr. 729/70 voorgeschreven gegevens.
►M3 ◄Een betaalorgaan kan als coördinerende instantie
fungeren, op voorwaarde dat deze twee bevoegdheden gescheiden
worden gehouden. In het kader van haar opdracht kan de coördinerende
instantie zich in overeenstemmingmet de nationale procedures latenbijstaan door andere administratieve organen of diensten die met nameboekhoudkundige of technische werkzaamheden verrichten.
2. De Lid-Staat deelt de Commissie de naam en de statuten van de
coördinerende instantie mee, alsmede gegevens over de administratie, deboekhoudingen de interne controle met betrekkingtot de taken van dieinstantie.
3.►
M2Vorm en inhoud van de boekhoudkundige gegevens als
bedoeld in ►M3artikel 4, lid 1, onder c) ◄worden vastgesteld
volgens de procedure van artikel 13 van Verordening (EEG) nr. 729/
70.◄
Artikel 3
1. De verklaringzoals bedoeld in artikel 5, lid 1, onder b), van
Verordening (EEG) nr. 729/70 moet worden afgegeven door een dienstof een orgaan die/dat functioneel onafhankelijk is van het betaalorgaanen van de coördinerende instantie en die/dat over technische bekwaam-heden beschikt (verklarende instantie).
De verklaring is gegrond op een onderzoek van de procedures en op een
steekproefsgewijs onderzoek van de transacties. Zij betreft de overeen-stemming van de betalingen met de gemeenschapsbepalingen slechtsvoor zover de administratieve structuren van het betaalorgaan waar-
borgen, dat dergelijke controles op de overeenstemming worden
verricht, voordat de betalingen geschieden.
De verklarende instantie verricht haar onderzoek overeenkomstig
internationaal aanvaarde normen voor accountantsonderzoek. De
controles worden zowel in de loop van als na het einde van elkbegrotingsjaar verricht. Vóór 31 januari van het volgende jaar stelt deverklarende instantie de verklaringen ook een rapport over haarbevindingen op, waarin zij met name vermeldt of zij een redelijke
zekerheid heeft verkregen dat de bij de Commissie in te dienen
rekeningen waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig zijn, en dat deinterne controleprocedures naar tevredenheid hebben gefunctioneerd.
2. Wanneer er meer dan één erkend betaalorgaan is, kan de Lid-Staat
zich baseren op de verklaringen van de diensten of organen die eenverklaring hebben afgelegd inzake de rekeningen van de onderscheidenbetaalorganen, op voorwaarde dat hij garanties krijgt dat de draagwijdteen de normen van de verrichte accountantsonderzoeken gelijkwaardigaan de in het eerste lid gestelde eisen zijn.
3. In het in lid 1 bedoelde rapport wordt vermeld of:
— de procedures van de betaalorganen, in het bijzonder gelet op de
erkenningscriteria, redelijke garanties bieden, dat de aan het Fondsinrekening gebrachte verrichtingen in overeenstemming zijn met de
gemeenschapsbepalingen, en welke aanbevelingen ter verbetering
van systemen zijn gedaan,
— de in artikel 4, lid 1, onder a), van deze verordeningbedoelde
jaarlijkse rekeningen in overeenstemming zijn met de boeken en
administratie van de betaalorganen,
— de in artikel 5 van deze verordeningbedoelde staten van uitg aven en
interventietransacties een materieel waarheidsgetrouw, volledig ennauwkeurigbeeld van de aan het Fonds in rekeningg ebrachteverrichtingen geven,1995R1663 — NL — 24.10.2001 — 003.001 — 4
▼M3
▼B
▼B
— de financiële belangen van de Gemeenschap naar behoren worden
beschermd wat de betaalde voorschotten, de verkregen waarborgen,de interventievoorraden en de te innen bedragen betreft,
— aan het betaalorgaan gedane controle-aanbevelingen ter verbetering
van systemen werden opgevolgd.
Het rapport gaat vergezeld van gegevens over het aantal en de
kwalificaties van het personeel dat het accountantsonderzoek uitvoert,over de verrichte werkzaamheden, over het aantal onderzochte trans-acties, over de representativiteit van de onderzochte uitgaven en deverkregen betrouwbaarheid, over de vastgestelde tekortkomingen en de
ter verbetering gedane aanbevelingen, en over de activiteiten van de
verklarende instantie en andere controle-instanties, zowel binnen alsbuiten de betaalorganen, waarop de conclusies van de verklarendeinstantie ten aanzien van de in het rapport genoemde feiten geheel ofgedeeltelijk zijn gebaseerd.
Artikel 4
1. Met het oog op de goedkeuring van de rekeningen als bedoeld in
artikel 5, lid 2, onder b), van Verordening(EEG) nr. 729/70 verstrekken
de Lid-Staten de Commissie:
a) de jaarlijkse rekeningen van de aan het Fonds, afdeling Garantie, in
rekening gebrachte uitgaven en de overeenkomstig artikel 5, lid 1,
van die verordeningdoor de betrokken org anen en instanties
opgestelde rapporten;
b) de door de verklarende instantie of instanties opgestelde verklaringen
en rapporten;
c) alle voor statistische en controledoeleinden benodigde boekhoud-
gegevens, die qua vorm en inhoud in overeenstemming moeten zijnmet artikel 2, lid 3, van deze verordening.
2. De in lid 1 bedoelde documenten en boekhoudkundige informatie
moeten naar de Commissie gestuurd worden uiterlijk op 10 februari van
het jaar dat volgt ophet begrotingsjaar waarop zij betrekking hebben. Deonder a) en b) van lid 1 bedoelde documenten moeten in viervoud of, alsalternatief, in enkelvoud samen met een elektronische versie ingediendworden.
3. Op verzoek van de Commissie of op initiatief van de Lid-Staat
kunnen aanvullende inlichtingen in verband met de goedkeuring van debetrokken rekeningen aan de Commissie worden toegezonden tot eenuiterste datum die door de Commissie wordt vastgesteld met inachtne-mingvan de omvangvan het werk dat nodigis om de betrokken
inlichtingen te verstrekken. Wanneer deze inlichtingen niet binnen de
vastgestelde termijn zijn ontvangen, kan de Commissie de rekeningengoedkeuren op grond van de gegevens waarover zij op de vastgesteldeuiterste datum beschikt.
4. De Commissie kan, in gegronde gevallen, een verzoek om latere
indiening van gegevens aanvaarden, indien dit haar vóór de vastgesteldeuiterste datum is gedaan.
Artikel 5
1. De in artikel 4, lid 1, onder a), bedoelde rekeningen omvatten:
a) de uitgaven, samengevat per post en subpost van de Gemeenschaps-
begroting;
b) een overzicht van de verschillen, per post en subpost, tussen de in de
jaarlijkse aangifte aangegeven uitgaven en de uitgaven die voordezelfde periode zijn aangegeven in de maandelijkse aangifte in hetdocument als bedoeld in artikel 3, lid 5, van Verordening(EG) nr.296/96. Dit overzicht moet vergezeld gaan van een toelichting voorelk verschil per subpost;1995R1663 — NL — 24.10.2001 — 003.001 — 5
▼M3
▼B
▼M3
▼M3
c) de tabel, voor het einde van het begrotingsjaar, als bedoeld in artikel
3, lid 6, onder a), van Verordening(EG) nr. 296/96;
d) een samenvattingvan de interventietransacties en een overzicht van
de omvangen de plaats van opslagvan de voorraden aan het eindevan het begrotingsjaar;
e) een bevestiging dat de bijzonderheden over elke mutatie bij de
interventieopslagin een computerbestand van het betaalorg aanworden bewaard;
f) de tabel, voor het einde van het begrotingsjaar, als bedoeld in artikel
3, lid 6, onder b), van Verordening(EG) nr. 296/96.
2. De rapporten als bedoeld in artikel 4, lid 1, onder a), bevatten de
volgende gegevens betreffende de coördinerende instantie en elkbetaalorgaan:
— buitengewone transacties of technische problemen die voor het
betrokken begrotingsjaar zijn vastgesteld,
— elke wijziging van betekenis die sinds het vorige rapport is
opgetreden in de gegevens als bedoeld in artikel 1, lid 7.
Artikel 6
De bewijsstukken betreffende de door het EOGFL, afdelingGarantie,
gefinancierde uitgaven en de door deze afdeling terug te vorderen
bedragen blijven ter beschikking van de Commissie gedurende ten
minste drie jaar na het jaar waarin de Commissie de rekeningen over hetbetrokken begrotingsjaar heeft goedgekeurd, en, ingeval het besluit totgoedkeuring van de rekeningen voor het Hof van Justitie van deEuropese Gemeenschappen wordt gebracht, gedurende één jaar na debeëindiging van deze zaak.
Artikel 7
1. In het besluit tot goedkeuring van de rekeningen, als bedoeld in
artikel 5, lid 2, onder b), van Verordening(EEG) nr. 729/70, wordt,onverminderd latere besluiten op grond van lid 2, onder c), van datzelfdeartikel, het bedragvan de uitg aven die door elke lidstaat in het betrokkenbegrotingsjaar zijn gedaan en als ten laste van het EOGFL worden
aangemerkt, vastgesteld op basis van de in artikel 5, lid 1, onder b), van
de genoemde verordening bedoelde rekeningen en van de verlagingen enopschortingen van de voorschotten voor het betrokken begrotingsjaar,inclusief de verlagingen als bedoeld in artikel 4,lid 3, tweede alinea, vanVerordening(EG) nr. 296/96 van de Commissie(
1).
De bedragen die overeenkomstig het in de eerste alinea bedoelde
goedkeuringsbesluit van een lidstaat moeten worden teruggevorderd of
aan een lidstaat moeten worden betaald, worden vastgesteld door hetbedrag van de tijdens het betrokken begrotingsjaar betaalde voorschottenaf te trekken van de voor hetzelfde jaar overeenkomstigde eerste alineavastgestelde uitgaven. Deze in dit verband door of aan de lidstaten te
betalen bedragen worden afgetrokken van of toegevoegd aan de
voorschotten op de uitgaven van de tweede maand na de maand waarinhet besluit tot goedkeuring van de rekeningen is genomen.
2. De Commissie deelt de betrokken Lid-Staat de resultaten van haar
verificaties en de wijzigingen die zij eventueel voorstelt mede, vóór 31
maart van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar.
3. Wanneer de Commissie de rekeningen van een Lid-Staat om aan
de betrokken Lid-Staat toe te schrijven redenen niet vóór 30 april vanhet volgende jaar kan goedkeuren, deelt de Commissie die Lid-Staatmee, welke verdere onderzoeken zij op grond van artikel 9 vanVerordening(EEG) nr. 729/70 voorstelt uit te voeren.1995R1663 — NL — 24.10.2001 — 003.001 — 6
(1) PB nr. L 39 van 17. 2. 1996, blz. 5.▼B
▼M1
▼B
▼B
Artikel 8
1. Indien de Commissie op grond van een onderzoek van mening is,
dat bepaalde uitgaven niet overeenkomstig de communautaire voor-
schriften zijn gedaan, stelt zij de betrokken lidstaat in kennis van haarbevindingen en van de correctiemaatregelen die moeten wordengenomen om naleving in de toekomst te garanderen.
In de kennisgeving wordt naar deze verordening verwezen. De lidstaat
geeft binnen twee maanden een antwoord en de Commissie kan haarpositie wijzigen. In gegronde gevallen kan de Commissie toestemmingverlenen tot een verlenging van deze antwoordtermijn.
Na afloop van de antwoordtermijn, stelt de Commissie een bilaterale
besprekingvast en beide partijen proberen tot overeenstemmingtekomen omtrent de te nemen maatregelen, alsook omtrent de ernst van deovertredingen de omvangvan het financiële nadeel voor de Europese
Gemeenschap. Na afloop van deze besprekingen na het verstrijken van
de termijn die eventueel door de Commissie, in overlegmet de lidstaat,in aansluitingop de bilaterale besprekingis vastg esteld voor hetverstrekken van aanvullende inlichtingen of, indien de lidstaat nietbinnen een door de Commissie gestelde termijn op de uitnodiging voor
een besprekinging aat, na afloop van deze termijn, doet de Commissie
haar conclusies formeel aan de lidstaat toekomen, onder verwijzingnaarBeschikking94/442/EG van de Commissie(
1). Onverminderd het
bepaalde in de vierde alinea van dit lid, wordt in deze kennisgevingopgave gedaan van uitgaven die de Commissie voornemens is aan definancieringte onttrekken overeenkomstigartikel 5, lid 2, onder c), van
Verordening(EEG) nr. 729/70.
De lidstaat stelt de Commissie zo spoedigmog elijk in kennis van de
correctiemaatregelen die worden genomen om naleving van de
communautaire voorschriften te verzekeren en van de datum waarop
zij effectief zijn geworden. De Commissie neemt in voorkomend gevaleen of meerdere beschikkingen op grond van artikel 5, lid 2, onder c),van Verordening(EEG) nr. 729/70 waarbij de uitg aven waarvoor decommunautaire voorschriften niet zijn nageleefd, aan de financieringworden onttrokken totdat de correctiemaatregelen effectief worden.
2. De besluiten als bedoeld in artikel 5, lid 2, onder c), van
Verordening(EEG) nr. 729/70 worden g enomen na onderzoek van elkovereenkomstig Beschikking 94/442/EG door het bemiddelingsorgaanopgesteld rapport.
3. De onttrekkingen aan de communautaire financiering als bedoeld
in artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening(EEG) nr. 729/70 wordentoegepast op de voorschotten betreffende de uitgaven van de tweedemaand volgend op het besluit overeenkomstig dat artikel. Indien de Lid-
Staat evenwel daarom verzoekt en wanneer de omvangvan de
onttrekkingen dit rechtvaardigt, kan de Commissie na raadpleging vanhet Comité van het Fonds, een andere datum vaststellen.
Artikel 9
Verordening(EEG) nr. 1723/72 wordt met ing angvan 16 oktober 1995
ingetrokken.
Zij blijft echter van toepassing voor de goedkeuring van de rekeningen
van het EOGFL, afdeling Garantie, met betrekking tot het begrotingsjaar1995.
Artikel 10
Deze verordeningtreedt in werkingop de zevende dagvolg ende op die
van haar bekendmakingin het Publikatieblad van de Europese
Gemeenschappen .1995R1663 — NL — 24.10.2001 — 003.001 — 7
(1) PB L 182 van 16.7.1994, blz. 45.▼M2
▼B
▼B
Zij is van toepassing met ingang van het begrotingsjaar dat op 16
oktober 1995 begint.
Deze verordeningis verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks
toepasselijk in elke Lid-Staat.1995R1663 — NL — 24.10.2001 — 003.001 — 8
▼B
BIJLAGE
Richtsnoeren inzake criteria voor de erkenning van betaalorganen
De erkenningsvoorwaarden zijn zodanig dat het betaalorgaan de nodige garanties
biedt dat zijn administratief apparaat en zijn systeem van interne controle en het
beschikbaar zijn van documenten ingevolge artikel 4, lid 4, van Verordening
(EEG) nr. 729/70 behoorlijk functioneren. Alleen de geringe omvang van
verrichtingen van een betaalorgaan kan de toepassing van vereenvoudigde
voorwaarden rechtvaardigen. Het niet voldoen aan enige voorwaarde die van
groot belang is voor de verrichtingen van het betaalorgaan leidt tot toepassing van
artikel 4, lid 4, van die verordening.
1. De oprichting van een betaalorgaan, hierna „orgaan” te noemen, vindt plaats
door middel van een formeel besluit waarin de bevoegdheden, verplich-
tingen en taken van het orgaan, met name ten aanzien van de uitgaven in het
kader van het EOGFL, afdelingGarantie, als bedoeld in de artikelen 2 en 3
van Verordening (EEG) nr. 729/70, zijn vastgelegd en waarin de
administratieve structuur van het orgaan is beschreven.
2. Het orgaan moet ten aanzien van de uitgaven in het raam van het EOGFL,
afdelingGarantie, drie hoofdfuncties vervullen, namelijk:
i)Betalingen toestaan: deze functie houdt de bepalingin van het bedrag
dat aan een aanvrager in overeenstemming met de Gemeenschaps-
voorschriften moet worden betaald.
ii)Betalingen uitvoeren: deze functie houdt in dat aan de banken waarmee
het orgaan werkt, of, in voorkomend geval, aan een betaaldienst van de
overheid opdracht wordt gegeven om het geautoriseerde bedrag aan de
aanvrager (of zijn gevolmachtigde) uit te betalen.
iii)De administratie van de betalingen voeren: deze functie houdt in dat de
betalingen in de boekhouding van het orgaan — normaal gesproken een
geautomatiseerd systeem — worden geregistreerd en dat periodieke
uitgavenstaten worden opgesteld, inclusief de voor de Commissiebestemde maand- en jaaraangiften. In de boekhouding wordt ook een
overzicht gegeven van de activa en passiva, gefinancierd doorhet Fonds,
met name betreffende interventievoorraden, niet-afgewikkelde voor-
schotten en debiteuren.
3. Het orgaan moet niet alleen de bovengenoemde drie functies vervullen, maar
normaal ook over de volgende twee diensten beschikken:
i)De dienst interne controle: deze dienst of gelijkwaardige procedure moet
ervoor zorgen dat het stelsel van interne controle van het orgaan
doeltreffend functioneert; de dienst interne controle moet losstaan van de
overige afdelingen van het orgaan en moet rechtstreeks verslag
uitbrengen aan de leiding van het orgaan.
ii)De technische dienst: deze dienst moet de feiten verifiëren waarop de
betalingen aan de aanvragers gebaseerd zijn, bijvoorbeeld feiten in
verband met de kwaliteit en kenmerken van produkten, dieren, grond,
enz., de datum van levering, verwerking tot een ander produkt en andere
te controleren technische aspecten. Deze feiten worden geverifieerd via
een controle- en inspectiesysteem. Bewakingvan dit controlesysteem is
een belangrijke taak van de technische dienst.
4. Het toestaan van betalingen en/of de taken van de technische dienst mogen
gedeeltelijk of volledig aan andere instanties gedelegeerd worden, voor
zover aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
i) De taken en verplichtingen van deze ander instanties, met name ten
aanzien van de controle op en de verificatie van de nalevingvan de
Gemeenschapsvoorschriften, moeten duidelijk omschreven zijn.
ii) De instanties moeten beschikken over doeltreffende systemen om hun
taken behoorlijk te vervullen.
iii) De instanties moeten het orgaan de uitdrukkelijke bevestiging geven dat
zij hun taken daadwerkelijk uitvoeren, en de daartoe ingezette middelen
beschrijven.
iv) Het orgaan moet geregeld en tijdig worden ingelicht over de resultaten
van de controles zodat steeds in aanmerkingg enomen kan worden of
deze controles toereikend waren, voordat een aanvraagafg ewikkeld
wordt. De verrichte controlewerkzaamheden moeten uitvoerigworden
beschreven in een verslagbij elke aanvraagof reeks aanvrag en dan wel,
in voorkomend geval, in een verslag over het gehele verkoopseizoen. Bijhet verslag moet een verklaring worden gevoegd over de ontvankelijk-
heid van de goedgekeurde aanvragen en over aard, omvang en
begrenzing van de verrichte controlewerkzaamheden. Wanneer fysieke
of administratieve controles niet alle aanvragen betreffen, maar steek-
proefsgewijze worden uitgevoerd, moet worden aangegeven welke1995R1663 — NL — 24.10.2001 — 003.001 — 9
▼B
aanvragen werden uitgekozen, moet de steekproefmethode worden
beschreven en moet over de resultaten van alle controles en over de bij
afwijkingen en onregelmatigheden getroffen maatregelen gerapporteerd
worden. Aan het orgaan moeten voldoende bewijsstukken worden
overgelegd om zekerheid te bieden dat alle vereiste controles zijn
uitgevoerd om de ontvankelijkheid van de goedgekeurde aanvragen na
te gaan.
v) Wanneer documenten in verband met goedgekeurde aanvragen en
uitgevoerde controles door de ander instanties worden bewaard, moet
zowel door deze instanties als door het orgaan een geëigende procedure
worden ingesteld om te registeren waar alle documenten die specifieke
betalingen door het orgaan betreffen, opgeslagen zijn, en om te
garanderen dat deze documenten op verzoek in de kantoren van het
betaalorgaan ter inzage liggen van de personen en instanties die
normaliter gerechtigd zijn om deze documenten te controleren, d.w.z.
onder meer:
— het personeel van het orgaan dat de aanvraag behandelt;
— de dienst interne controle van het orgaan;
— de instantie die de jaaraangifte van het orgaan certificeert;— de daartoe gemachtigde functionarissen van de Europese Unie.
4 a) Alleen voor de maatregelen die worden medegefinancierd, mits de
Commissie hiervoor vooraf toestemmingverleent en mits het g aat om de
uitvoering van een groot aantal kleine betalingen, mag de bevoegdheid om
betalingen aan steunaanvragers te doen, aan andere lichamen worden
gedelegeerd. Tussen het betaalorgaan en dit lichaam wordt een schriftelijke
overeenkomst gesloten waarin de aard van de aan het betaalorgaan te
verstrekken informatie en bewijsstukken wordt gepreciseerd; de informatie
en de bewijsstukken moeten van dien aard zijn dat het betaalorgaan aan de
erkenningsvoorwaarden kan voldoen en de termijnen voor het overleggen
van de maand- en jaarrekeningen in acht kan nemen. Het betaalorgaan blijft
verantwoordelijk voor het goede beheer van de betrokken gelden en voor het
bijwerken van de boekhouding. De gemachtigde functionarissen van het
betaalorgaan, van de certificerende instantie en van de Europese Gemeen-
schap zijn gerechtigd om alle door de bovenbedoelde lichamen gehouden
bewijsstukken te onderzoeken en controles bij de steunaanvrager te
verrichten.
5. In de administratieve structuur van het orgaan moeten de drie functies
(autorisatie, uitvoering en administratie van betalingen) gescheiden zijn en
elk onder de bevoegdheid vallen van een afzonderlijk administratief
onderdeel waarvan de taken in een organisatieschema zijn omschreven.
De administratieve structuur magzo zijn opg ezet dat, waar dat passend is, de
met het autoriseren van betalingen belaste afdeling ook als technische dienst
fungeert.
Het ondergeschikte administratieve onderdeel dat met de uitvoering van
betalingen is belast ofwel de met het toezicht daarop belaste eenheid dient in
het bezit te zijn van de documenten waaruit blijkt dat de opdracht tot
betaling van de aangevraagde steun is verstrekt en de voorgeschreven
administratieve en fysieke controles zijn verricht. De betrokken gegevens en
documenten mogen worden gebundeld op analoge wijze als beschreven in
punt 4 iv) van deze bijlage en op een elektronisch verwerkbaar medium zijn
opgeslagen.
6. Het betaalorgaan dient de volgende procedures toe te passen, dan wel
zodanige die gelijkwaardige waarborgen bieden:
i) Het orgaan dient gedetailleerde schriftelijke instructies op te stellen
voor de ontvangst, de vastlegging en de verwerking van aanvragen, met
inbegrip van een beschrijving van alle te gebruiken documenten.
ii) De werkzaamheden moeten zo verdeeld worden dat geen enkele
functionaris belast is met meer dan één van de taken op het gebied van
de autorisatie, de uitvoeringof de administratie van betaling en ten
lasten van het EOGFL, en dat geen enkele functionaris één van die
taken verricht zonder dat door een tweede functionaris toezicht op zijn
werk wordt uitgeoefend.
De taak van iedere functionaris moet schriftelijk worden omschreven,
waarbij ook de grenzen van zijn financiële bevoegdheid worden
aangegeven. Er dient voor een adequate opleiding te worden gezorgd,
en er zal een procedure zijn die voorziet dat personeel op gevoelige
plaatsen wordt gerouleerd, of bij wijze van alternatief voor een
verhoogd toezicht. ►
M2Door middel van adequate maatregelen moet
worden voorkomen dat belangenconflicten kunnen rijzen wanneer1995R1663 — NL — 24.10.2001 — 003.001 — 10
▼M2
▼B
▼M2
▼B
▼B
personen met een verantwoordelijke of een sleutelfunctie inzake het
controleren van, het geven van betalingsopdrachten voor en het
uitbetalen van steunaanvragen ten laste van het Fonds, buiten het
betaalorgaan andere functies vervullen. ◄
iii) Iedere met autorisatie belaste functionaris moet in het bezit zijn van een
lijst van alle door hem uit te voeren controles; hij moet bij debewijsstukken ter stavingvan een aanvraageen verklaringvoeg en
waarin hij bevestigt dat deze controles inderdaad verricht zijn. Deze
verklaring kan ook elektronisch worden gegeven, voor zover de
voorwaarden in punt vi) in acht genomen worden. Het werk dientonderworpen te worden aan een gedocumenteerd toezicht door een
hogere functionaris.
iv) Toestemming tot betaling voor een aanvraag mag pas worden gegeven
nadat toereikende controles zijn uitgevoerd om na te gaan of deaanvraagin overeenstemmingis met de voorschriften van de Gemeen-
schap. Het betreft onder meer de controles die voorgeschreven zijn bij
de verordening betreffende de specifieke maatregelen op grond waarvan
de steun wordt aangevraagd, en die welke krachtens artikel 8 van
Verordening(EEG) nr. 729/70 moeten worden uitg evoerd om fraude en
onregelmatigheden te voorkomen en op te sporen, dit met bijzondere
aandacht voor frauderisico's. De uit te voeren controles moeten in een
lijst worden gespecificeerd en voor iedere aanvraag of reeks aanvragen
moet in een verklaringworden bevestig d dat zij inderdaad hebben
plaatsgevonden.
v) De instructies dienen te waarborgen dat betalingen uitsluitend worden
verricht aan de aanvrager, op zijn bankrekening of aan zijn
gevolmachtigde. Binnen vijf werkdagen nadat het bedrag ten laste
van het EOGFL geboekt is, moet het worden overgemaakt door de bank
waarmee het orgaan werkt of, in voorkomend geval, door een
betaaldienst van de overheid of moet de desbetreffende cheque per
post worden toegezonden. Er moeten procedures worden vastgesteld om
te garanderen dat het Fonds weer gecrediteerd wordt voor alle niet-
overgemaakte bedragen of niet-verzilverde cheques. Er mag niet in
contanten worden uitbetaald. De voor de autorisatie van de betaling
verantwoordelijke functionaris en/of de toezicht op hem uitoefenende
functionaris mogen hun goedkeuring langs elektronische weg geven, op
voorwaarde dat het betrokken systeem voldoende beveiligd is en de
identiteit van de ondertekenaar(s) in het computer bestand ingevoerd
wordt.
vi)►
M3Het vertrouwelijke karakter, de integriteit en de beschikbaarheid
van alle computergegevens moeten worden gegarandeerd via maat-
regelen die zijn aangepast aan de administratieve structuur, de personele
middelen en technologische voorzieningen van elk betaalorgaan. De
financiële en technische middelen die hiervoor worden ingezet moeten
in verhoudingstaan tot de betrokken risico's.
In elk gebruikt computersysteem moeten adequate procedures bestaan
voor:
a)algemeneorganisatie,managementenaudit,
b)fysiekebeveiliging,
c)logischebeveiliging,
d)systeemontwikkeling,-programmeringen-onderhoud,
e)routinebewerkingen,
f)telecommunicatie,
g)microcomputers,
h)plannenvoornoodsituaties,
i)controlesoptoepassingen.◄
vii)Hetorgaanmoetprocedurestoepassendieervoorzorgendatelke
wijzigingindevoorschriftenvandeGemeenschap,metnamewatde
steunbedragenbetreft,geregistreerdwordtendatdebetrokken
instructies,databankenencontrolelijstentijdigwordenbijgewerkt.
7.Betalingenvanvoorschottenmoetenindeboekhoudingalszodanigworden
vermeldenermoetenprocedureswordenvastgesteldomtegaranderendat:
i)voorhetstellenvanzekerhedenalleeneenberoepwordtgedaanop
financiëleinstellingendievoldoenaandevoorwaardenvanVerordening1995R1663 — NL — 24.10.2001 — 003.001 — 11
▼B
(EEG) nr. 2220/85 van de Commissie(1) en die zijn goedgekeurd door
de bevoegde autoriteiten, en die zekerheden verstrekken welke geldig
blijven tot vrijgave of inning, en er op verzoek van het orgaan zonder
meer aan de uit de borgstelling voortvloeiende verplichtingen wordt
voldaan;
ii) de voorschotten binnen de vastgestelde termijn worden afgewikkeld en
de niet tijdig afgewikkelde voorschotten worden geïdentificeerd en de
betrokken zekerheden onmiddellijk worden geïnd;
iii) de voor de autorisatie van betalingen verantwoordelijke functionarissen
bij de afwikkelingvan voorschotten dezelfde controles uitvoeren als bij
de betalingen.
8. In de boekhoudingbetreffende de interventie-opslagmoeten de hoeveel-
heden en de daarmee samenhangende kosten juist en tijdig worden verwerkt
en vastgelegd, per indentificeerbare partij en op de juiste rekening, in alle
stadia vanaf de aanvaardingvan een voor interventie aang eboden produkt tot
de fysieke uitslagervan in overeenstemmingmet de betreffende verorde-
ningen, terwijl die boekhouding het mogelijk moet maken om steeds voor
iedere opslagplaats de hoeveelheden en de aard van de daar opgeslagen
produkten te bepalen. De voorraden moeten regelmatig fysiek gecontroleerd
worden door personen, instanties of diensten die geen band met de
opslaghouders hebben.
9. De boekhoudprocedures moeten de garantie bieden dat de maandelijkse en
jaarlijkse uitgavendeclaraties volledig, juist en tijdig zijn en dat fouten en
weglatingen ontdekt en gecorrigeerd worden, met name door controles en
aanpassingen die met tussenpozen van niet meer dan drie maanden worden
uitgevoerd.
10. De dienst interne controle moet nagaan of de door het orgaan gevolgde
procedures voldoende zekerheid bieden dat de nalevingvan de Gemeen-
schapsvoorschriften geverifieerd wordt en dat de administratie nauwkeurig
en volledig is en volgens het desbetreffende tijdschema wordt gevoerd.
Verificaties van maatregelen en transacties kunnen steekproefsgewijze
worden verricht, mits een werkprogramma ervoor zorgt dat over een
periode van niet meer dan vijf jaar alle belangrijke terreinen inclusief de
voor autorisatie verantwoordelijke afdelingen worden bestreken. De dienst
moet volgens internationaal aanvaarde normen te werk gaan en zijn
werkzaamheden registreren in werkdocumenten, welke werkzaamheden
moeten resulteren in verslagen en aanbevelingen aan de leiding van het
orgaan. De controleprogramma's en controlerapporten dienen ter beschik-
kingte worden g esteld van de met de certificeringbelaste instantie en van de
door de Europese Unie aangewezen functionarissen, die de opdracht hebben
gekregen financiële audits door te voeren en voor het exclusieve doel tot
evaluatie van de effectiviteit van de interne audit functie.
11. Alle voorgaande punten gelden mutatis mutandis ook voor „negatieve
uitgaven” (heffingen, verbeurde zekerheden, terugbetaalde bedragen, enz)
die het orgaan voor de afdeling Garantie van het EOFGL moet invorderen.
Meer in het bijzonder moet het orgaan een systeem opzetten om alle aan het
EOGFL verschuldigde bedragen te signaleren en deze, voordat ze ontvangen
zijn, in een debiteurenadministratie op te nemen. Deze debiteurenadmini-
stratie moet op gezette tijden gecontroleerd worden met het oog op de
invorderingvan vervallen schulden.
Het orgaan mag de taak van het innen van bepaalde categorieën „negatieve
uitgaven” aan andere instanties delegeren, voor zover wordt voldaan aan de,
zo nodigaang epaste, voorwaarden van punt 4 en aan de aanvullende
voorwaarde dat de andere instantie geregeld en tijdig, maar ten minste
maandelijks aan het orgaan opgave doet van alle gesignaleerde vorderingen
en alle ontvangen bedragen.
12. Het orgaan moet de nodige procedures vaststellen om te garanderen dat alle
ontvangen vorderingen vlot worden afgehandeld.1995R1663 — NL — 24.10.2001 — 003.001 — 12
(1) PB nr. L 205 van 3. 8. 1985, blz. 5.