2005D0769 — NL — 04.08.2006 — 001.001

Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschĳnt buiten de verantwoordelĳkheid van de instellingen

►B BESLUIT VAN DE COMMISSIE van 27 oktober 2005 tot vaststelling van de voorschriften voor de aanschaf van voedselhulp door NGO’s die door de Commissie gemachtigd zijn tot de aanschaf en beschikbaarstelling van producten die geleverd worden overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1292/96 van de Raad en tot intrekking van het besluit van 3 september 1998 (2005/769/EG) (PB L 291, 5.11.2005, p.24)

Gewĳzigd bĳ:









▼B

BESLUIT VAN DE COMMISSIE

van 27 oktober 2005

tot vaststelling van de voorschriften voor de aanschaf van voedselhulp door NGO’s die door de Commissie gemachtigd zijn tot de aanschaf en beschikbaarstelling van producten die geleverd worden overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1292/96 van de Raad en tot intrekking van het besluit van 3 september 1998

(2005/769/EG)







DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN, Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, Gelet op Verordening (EG) nr. 1292/96 van de Raad van 27 juni 1996 betreffende het voedselhulpbeleid en het beheer van de voedselhulp en specifieke acties ter ondersteuning van voedselveiligheid ( 1 ), en met name op artikel 19, lid 1, Overwegende hetgeen volgt: (1) Op grond van artikel 3, lid 1, van Verordening (EG) nr. 2519/97 van de Commissie van 16 december 1997 tot vaststelling van algemene voorschriften op grond van Verordening (EG) nr. 1292/96 van de Raad voor de beschikbaarstelling van als communautaire voedselhulp te leveren producten ( 2 ) kan de Commissie machtiging verlenen aan internationale en niet-gouvernementele organisaties (NGO’s) die van de Gemeenschap hulp ontvangen, om zelf de producten voor levering als voedselhulp aan te kopen en voor de beschikbaarstelling ervan zorg te dragen, waarbij de Commissie de daarvoor geldende voorschriften en procedures vaststelt. (2) In artikel 164 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen ( 3 ) (hierna „uitvoeringsvoorschriften” genoemd) wordt bepaald dat wanneer voor een actie waarvoor een subsidie van de Gemeenschap kan worden ontvangen, opdrachten moeten worden geplaatst, in de daartoe gesloten subsidieovereenkomst de regels voor het plaatsen van opdrachten dienen te worden opgenomen die de begunstigde moet naleven. (3) In artikel 120 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen ( 4 ) (hierna „Financieel Reglement” genoemd) wordt bepaald dat, wanneer door de begunstigde van een subsidie overheidsopdrachten moeten worden geplaatst, de in het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften daarvan opgenomen beginselen gelden. (4) De regels voor het plaatsen van opdrachten die nageleefd moeten worden door de organisaties vermeld in deel 2 van de bijlage bij Verordening (EG) nr. 1292/96, zijn reeds opgenomen in de bijdrageovereenkomsten die de Commissie voor de tenuitvoerlegging van de voedselhulp met die internationale organisaties heeft gesloten; voor NGO’s dienen de regels voor het plaatsen van opdrachten en andere voorwaarden die noodzakelijk zijn voor de beschikbaarstelling van voedselhulp en de naleving van de financiële beginselen van het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften daarvan, met name te worden gebaseerd op de regels en beginselen van Verordening (EG) nr. 2519/97, waar nodig aangepast om rekening te houden met de situatie betreffende het financiële beheer. (5) De regels voor het plaatsen van opdrachten moeten worden toegepast wanneer de Commissie aan NGO’s machtiging verleent om voedselhulp aan te schaffen en beschikbaar te stellen in het kader van de overeenkomsten die worden gesloten voor de uitvoering van het jaarlijkse voedselhulpprogramma; dit laat onverlet dat de ordonnateur van de Commissie in dergelijke overeenkomsten aanvullende eisen kan opnemen met het oog op gezond financieel beheer. Het besluit van de Commissie van 3 september 1998 moet derhalve worden ingetrokken. (6) Overeenkomstig artikel 29 van Verordening (EG) nr. 1292/96 is het Comité voedselzekerheid en voedselhulp van deze maatregel in kennis gesteld, Overwegende hetgeen volgt: BESLUIT:







Artikel 1

De regels voor het plaatsen van opdrachten voor voedselhulp door niet-gouvernementele organisaties die door de Commissie gemachtigd zijn tot de aanschaf en beschikbaarstelling van producten die geleverd worden overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1292/96 zijn opgenomen in de bijlage bij dit besluit. Die regels maken een integrerend onderdeel uit van de overeenkomsten die de Commissie voor dat doel sluit.

Artikel 2

Het besluit van de Commissie van 3 september 1998 waarbij bepaalde organisaties die van de Gemeenschap voedselhulp ontvangen, gemachtigd worden om zelf bepaalde producten voor levering als communautaire voedselhulp aan te kopen, wordt ingetrokken.

Artikel 3

Dit besluit wordt van kracht op de dag waarop het wordt bekendgemaakt.

▼M1









BIJLAGE

Een niet-gouvernementele organisatie die de begunstigde is van hulp van de Gemeenschap (hierna „de NGO” genoemd) is verantwoordelijk voor de naleving van de volgende regels voor de aankoop van producten die overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1292/96 worden geleverd als communautaire voedselhulp, onverminderd aanvullende eisen inzake financieel beheer die zijn opgenomen in de overeenkomst die met de begunstigde is gesloten met het oog op de uitvoering van het voedselhulpbeleid.

1. PLAATS VAN AANKOOP VAN DE GOEDEREN

Afhankelijk van de voor een levering vastgestelde voorwaarden dienen de te leveren producten te worden aangekocht in het ontvangende land, in een van de in de bijlage bij Verordening (EG) nr. 1292/96 genoemde ontwikkelingslanden, indien mogelijk tot dezelfde regio behorend, of in een lidstaat van de Europese Gemeenschap.

De oorsprong van goederen en materialen wordt vastgesteld overeenkomstig de oorsprongsregels en de uitzonderingen daarop zoals die zijn vastgelegd in Verordening (EG) nr. 2110/2005 van het Europees Parlement en de Raad ( 5 ).

Volgens de procedure bedoeld in artikel 11, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1292/96 kan de Commissie bij uitzondering toestaan dat producten worden aangekocht in een ander land dan de in de bijlage bij Verordening (EG) nr. 1292/96 genoemde landen, of in een lidstaat van de Europese Gemeenschap.

2. KENMERKEN VAN DE PRODUCTEN

De producten moeten zoveel mogelijk in overeenstemming zijn met de voedingsgewoonten van de bevolking waarvoor ze bestemd zijn. Voor zover mogelijk dient derhalve de voorkeur te worden gegeven aan aankoop in het land waarvoor de voedselhulp bestemd is of een buurland.

De kenmerken van de producten en de verpakking ervan moeten voldoen aan de kwaliteitsnormen die zijn vastgesteld in de binnenlandse wetgeving van het land van oorsprong of die van het land van bestemming, indien die normen strenger zijn. Indien er geen plaatselijke wetgeving op dit gebied bestaat, dienen de producten zoveel mogelijk te voldoen aan internationaal erkende normen, zoals de Codex Alimentarius.

Producten die in de Europese Gemeenschap worden aangekocht, moeten voldoen aan de voorschriften in de mededeling van de Commissie met betrekking tot de kenmerken van de als communautaire voedselhulp te leveren producten ( 6 ). Bovendien dient de verpakking in overeenstemming te zijn met de voorschriften in de mededeling van de Commissie inzake de verpakking van als communautaire voedselhulp te leveren producten ( 7 ).

3. REGELS BETREFFENDE DE NATIONALITEIT

Voor de deelname aan aanbestedingsprocedures gelden de regels voor toegankelijkheid en de uitzonderingen daarop zoals vastgelegd in Verordening (EG) nr. 2110/2005.

De inschrijver moet wettelijk zijn geregistreerd en dit desgevraagd kunnen aantonen.

4. GRONDEN VOOR UITSLUITING VAN DEELNAME AAN AANBESTEDINGSPROCEDURES EN GUNNING VAN OPDRACHTEN

4.1. Gronden voor uitsluiting van deelname aan aanbestedingsprocedures

Van deelname aan een opdracht worden uitgesloten: gegadigden of inschrijvers die:

a) in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surséance van betaling verkeren of wier faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening, akkoord of surséance van betaling loopt, dan wel die hun werkzaamheden hebben gestaakt of in een overeenkomstige toestand verkeren als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale wet- en regelgeving;

b) bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde zijn veroordeeld voor een delict dat hun beroepsmoraliteit in het gedrang brengt;

c) in de uitoefening van hun beroep een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de begunstigde van de subsidie aannemelijk kan maken;

d) niet hebben voldaan aan hun verplichtingen tot betaling van socialezekerheidsbijdragen of belastingen volgens de wetgeving van het land waar zij zijn gevestigd of van het land van de begunstigde van de subsidie, dan wel van het land waar de opdracht moet worden uitgevoerd;

e) bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde zijn veroordeeld voor fraude, corruptie, deelname aan een criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Gemeenschappen schaadt;

f) na de procedure voor de plaatsing van een andere opdracht of de procedure voor de toekenning van een subsidie uit de communautaire begroting ernstig in gebreke zijn gesteld wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen.

De inschrijvers moeten aantonen dat zij in geen van de hierboven genoemde situaties verkeren.

4.2. Uitsluiting van de gunning van opdrachten

Van de gunning van een opdracht worden uitgesloten: gegadigden of inschrijvers die in verband met de aanbestedingsprocedure:

a) in een belangenconflict verkeren;

b) valse verklaringen hebben afgelegd in de door de begunstigde van de subsidie verlangde inlichtingen voor deelname aan de aanbesteding, of deze inlichtingen niet hebben verstrekt.

5. GUNNINGSPROCEDURES

5.1. Algemene bepalingen

De NGO schrijft voor opdrachten voor leveringen met een waarde van 150 000 EUR of meer een internationale openbare aanbesteding uit. De NGO publiceert in dat geval een bericht van aanbesteding in alle geschikte media, met name op de website van de NGO, in de internationale pers en de nationale pers van het land waar de actie wordt uitgevoerd, of in andere gespecialiseerde periodieken.

Opdrachten voor leveringen met een waarde van 30 000 EUR of meer, maar minder dan 150 000 EUR, worden gegund door middel van een openbare aanbesteding die plaatselijk wordt bekendgemaakt. De NGO publiceert in dit geval een bericht van aanbesteding in alle geschikte media, echter alleen in het land waar de actie wordt uitgevoerd. Aan andere in aanmerking komende leveranciers moeten echter dezelfde mogelijkheden worden geboden als aan plaatselijke bedrijven.

Opdrachten voor leveringen met een waarde van minder dan 30 000 EUR worden gegund door middel van een concurrentiële onderhandelingsprocedure zonder publicatie, waarbij de NGO ten minste drie leveranciers van haar keuze raadpleegt en met één of meer van hen over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt.

Opdrachten voor leveringen met een waarde van minder dan 5 000 EUR mogen worden gegund door middel van een onderhandelingsprocedure op basis van één offerte.

De termijnen voor de indiening van offertes en deelnemingsverzoeken dienen lang genoeg te zijn om belangstellenden een redelijke en voldoende tijd te geven om hun offerte voor te bereiden en in te dienen.

Indien de NGO overeenkomstig punt 8.4 van bijlage IV „Procurement by grant Beneficiaries in the context of European Community external actions” (Plaatsing van opdrachten door begunstigden van subsidies in het kader van externe maatregelen van de Europese Gemeenschap) als dienstverlener gebruik maakt van een centraal aankoopbureau, kiest zij dit in overeenstemming met de procedures voor overheidsopdrachten voor dienstverlening in punt 4.1 en 4.2 daarvan. Dit centrale aankoopbureau dient zich bij de aankoop op de markt van als voedselhulp te leveren producten te houden aan de voorschriften en voorwaarden van dit besluit en deze bijlage daarbij.

5.2. Onderhandelingsprocedure op basis van één offerte

De begunstigde kan in de volgende gevallen gebruik maken van een onderhandelingsprocedure op basis van één offerte:

a) wanneer de termijnen voor de onder 5.1 bedoelde procedures niet in acht kunnen worden genomen wegens dringende noodzaak als gevolg van gebeurtenissen die door de begunstigde niet konden worden voorzien en die in geen geval aan hem te wijten zijn. De ter rechtvaardiging van de dringende noodzaak ingeroepen omstandigheden mogen in geen geval aan de begunstigde te wijten zijn. Acties die worden uitgevoerd in crisissituaties die door de Commissie als zodanig zijn aangewezen, worden geacht aan het criterium van dringende noodzaak te voldoen. De Commissie stelt de begunstigde op de hoogte wanneer een crisissituatie bestaat en wanneer deze is beëindigd;

b) voor aanvullende leveringen door de eerste leverancier die bestemd zijn voor hetzij de gedeeltelijke vervanging van benodigdheden of installaties van courant gebruik, hetzij de uitbreiding van bestaande benodigdheden of installaties, indien verandering van leverancier de begunstigde zou verplichten materieel met andere technische kenmerken aan te kopen en dat zou leiden tot incompatibiliteit of onevenredige technische problemen bij gebruik en onderhoud;

c) wanneer een aanbesteding zonder gevolg is gebleven, dat wil zeggen geen offertes heeft opgeleverd die op kwalitatief en/of financieel vlak kunnen worden aanvaard. In dat geval kan de begunstigde na annulering van de aanbesteding onderhandelingen beginnen met de inschrijver of inschrijvers van zijn keuze die aan de aanbesteding heeft of hebben deelgenomen, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd;

d) wanneer de betrokken opdracht wordt gegund aan organisaties die zich rechtens of feitelijk in een monopoliepositie bevinden, in welk geval dit in het gunningsbesluit naar behoren moet worden gemotiveerd;

e) tot onderhandse aanbesteding mag worden overgegaan indien de bijzondere kenmerken van een levering dat rechtvaardigen, en met name wanneer de levering bij wijze van experiment geschiedt.

5.3. Regels voor de inschrijving

In het bericht van aanbesteding wordt vermeld in welke vorm en binnen welke termijn de inschrijver zijn offerte moet indienen.

Alle deelnemingsverzoeken en offertes waarvan is vastgesteld dat zij aan de eisen voldoen, worden door een evaluatiecomité beoordeeld en gerangschikt op basis van vooraf bekendgemaakte uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria. Dit comité dient te bestaan uit een oneven aantal leden, ten minste drie, die over de technische en administratieve deskundigheid beschikken die nodig is om de offertes te beoordelen.

Per partij mag één offerte worden ingediend. De offerte is slechts geldig wanneer deze een partij in haar totaliteit betreft. Wanneer een partij in deelpartijen is onderverdeeld, wordt de offerte als een gemiddelde opgesteld. Indien de aanbesteding uit verscheidene partijen bestaat, wordt per partij een afzonderlijke offerte ingediend. De inschrijver is niet verplicht voor alle partijen een offerte in te dienen.

In de offerte worden vermeld:

— naam en adres van de inschrijver,

— de referenties van de aanbesteding, van de partij en van de actie,

— het nettogewicht van de partij of het specifieke geldbedrag waarop de offerte betrekking heeft,

— het voorgestelde bedrag per metrieke ton nettogewicht van het product op de plaats van levering, zoals gespecificeerd en in overeenstemming met de voorwaarden van de aanbesteding; de aangeboden nettohoeveelheid van het product, indien de aanbesteding betrekking heeft op de levering van een maximumhoeveelheid van een bepaald product voor een bepaald geldbedrag,

— de kosten van het vervoer van de plaats van lading naar de plaats van levering voor het gespecificeerde leveringsstadium,

— de leveringstermijn of de leveringsperiode.

De offerte is slechts geldig indien deze vergezeld gaat van het bewijs dat een inschrijvingszekerheid is gesteld. Het bedrag van de inschrijvingszekerheid, uitgedrukt in de munteenheid waarin de betaling plaatsvindt, en de geldigheidsduur worden in het aanbestedingsbericht vastgesteld. De zekerheid bedraagt ten minste 1 % van het totale bedrag van de offerte, en de geldigheidsduur bedraagt ten minste één maand.

De zekerheid wordt ten gunste van de NGO gesteld in de vorm van een garantie van een door een lidstaat erkende of door de NGO aanvaarde kredietinstelling. De zekerheid moet onherroepelijk en op eerste verzoek opeisbaar zijn.

Bij aankoop in het voedselhulp ontvangende land zelf kan de NGO, rekening houdende met de gebruiken van het land, in het aanbestedingsbericht andere voorschriften voor de zekerheid geven.

De zekerheid wordt vrijgegeven:

— per brief of per fax door de NGO, wanneer de offerte niet is aanvaard of is afgewezen, of wanneer de opdracht niet is gegund,

— wanneer de inschrijver die als leverancier is aangewezen de leveringszekerheid heeft gesteld.

De zekerheid wordt verbeurd indien de leverancier niet binnen redelijke tijd na de gunning van de opdracht de leveringszekerheid heeft gesteld en tevens in het geval dat de inschrijver zijn offerte intrekt nadat deze is ontvangen.

Offertes die niet aan deze bepalingen beantwoorden of die een voorbehoud of andere dan de voor de aanbesteding vastgestelde voorwaarden bevatten, worden afgewezen.

Nadat de offerte is ontvangen, mag deze niet worden gewijzigd of ingetrokken.

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die, met inachtneming van alle aanbestedingsvoorwaarden en met name de kenmerken van de beschikbaar te stellen producten, de laagste offerte heeft ingediend. Wanneer de laagste offerte gelijktijdig door verscheidene inschrijvers wordt ingediend, geschiedt gunning van de opdracht door middel van loting.

Wanneer de opdracht is gegund, wordt aan de leverancier en aan de inschrijvers wier aanbod niet in aanmerking is genomen, per brief of per fax een bericht van gunning gezonden.

De NGO kan besluiten de opdracht bij het verstrijken van de eerste of de tweede inschrijvingstermijn niet te gunnen, met name wanneer de ingediende offertes niet binnen de gebruikelijke marktprijzen vallen. De NGO is niet verplicht de reden van haar besluit mee te delen. Aan de inschrijvers wordt binnen drie werkdagen schriftelijk meegedeeld dat is besloten de opdracht niet te gunnen.

6. VERPLICHTINGEN VAN DE LEVERANCIER EN VOORWAARDEN BETREFFENDE DE LEVERING

Het bericht van aanbesteding vermeldt de contractuele Incoterms-leveringsvoorwaarden die op de leveringsopdracht van toepassing zijn en specificeert de toepasselijke uitgave van de Incoterms. De leverancier komt zijn verplichtingen na overeenkomstig de in het bericht van aanbesteding bepaalde voorwaarden, met inbegrip van die welke uit de Incoterms en uit zijn offerte voortvloeien.

Tenzij in het bericht van aanbesteding en in het contract anders is bepaald, zijn de verplichtingen van de leverancier (verkoper) en de NGO (koper) van toepassing zoals die in de Incoterms zijn vastgelegd.

Wanneer de in het bericht van aanbesteding gespecificeerde Incoterms de leverancier ertoe verplichten een transportverzekering af te sluiten, dient de verzekeringspolis, voor een bedrag dat ten minste gelijk is aan dat van de gegunde opdracht, alle risico’s te dekken in verband met het vervoer en van elke andere met de levering samenhangende activiteit van de leverancier tot het contractueel vastgelegde leveringsstadium. Tevens dekt de polis alle kosten van sortering, terugname of vernietiging van beschadigde producten, herverpakking, inspectie en analyse van producten die niet dermate beschadigd zijn dat zij niet door de begunstigde kunnen worden aanvaard.

Vinden het vervoer en de levering plaats per zeevervoer, dan mag levering in deelzendingen, gesplitst over verscheidene schepen, slechts met toestemming van de NGO geschieden.

Vindt de levering plaats per vervoer over land, dan mogen de goederen slechts worden geleverd op de contractueel overeengekomen vervoerswijze, tenzij de NGO met een andere vervoerswijze instemt.

Wanneer de leverancier in dergelijke gevallen de NGO om instemming met wijziging van de vervoerswijze of het tijdschema voor de levering verzoekt, verplicht de NGO als voorwaarde voor haar instemming de leverancier ertoe de extra kosten voor zijn rekening te nemen, en met name de extra kosten voor inspectie en analyse.

In voorkomend geval kan in het aanbestedingsbericht worden bepaald dat elke levering die vóór een in dat bericht gestelde leveringstermijn aankomt, als te vroeg zal worden beschouwd.

De leverancier draagt alle risico’s, met name die van verlies of beschadiging, waaraan de producten kunnen blootstaan tot het tijdstip waarop de levering is geschied en de levering door de toezichthoudende instantie in de definitieve gelijkvormigheidsverklaring is vastgesteld (zie punt 7).

Tenzij in het bericht van aanbesteding anders is gespecificeerd, stelt de leverancier de begunstigde en de toezichthoudende instantie zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis van de vervoerswijze, de data van lading, de vermoedelijke datum van aankomst op de in het contract aangegeven plaats van levering en eventuele incidenten bij de aanvoer van de producten.

Tenzij in het bericht van aanbesteding anders is gespecificeerd, verricht de leverancier, overeenkomstig de Incoterms-voorwaarden die op de opdracht van toepassing zijn, de formaliteiten voor het verkrijgen van de uitvoervergunning, de douaneformaliteiten in verband met de doorvoer en de formaliteiten voor de douane-inklaring; de desbetreffende kosten en heffingen komen voor zijn rekening.

Om te waarborgen dat hij zijn verplichtingen nakomt, verstrekt de leverancier binnen een redelijke termijn na de mededeling van de gunning van de opdracht een leveringszekerheid. Deze in de munteenheid van de betaling gestelde zekerheid beloopt 5 % tot 10 % van het totale bedrag van de offerte. De geldigheidsduur eindigt één maand na de datum van levering. De leveringszekerheid wordt gesteld op dezelfde wijze als de inschrijvingszekerheid.

De leveringszekerheid wordt per brief of per fax door de NGO volledig vrijgegeven wanneer de leverancier:

— de levering onder naleving van al zijn verplichtingen heeft uitgevoerd, of

— van zijn verplichtingen is ontslagen, of

— om door de NGO erkende redenen van overmacht de levering niet heeft uitgevoerd.

7. TOEZICHT

De NGO sluit een contract met een „toezichthoudende instantie” (een internationaal erkende inspectieonderneming of een groep van internationaal erkende ondernemingen, die bij voorkeur geaccrediteerd is volgens de norm ISO 45004 — ISO/IEC 17020 voor de levensmiddelensector). Zodra de opdracht is gegund, deelt de NGO schriftelijk mede welke toezichthoudende instantie is geselecteerd. In het bericht van aanbesteding wordt bepaald dat de leverancier de toezichthoudende instantie schriftelijk op de hoogte dient te stellen van de naam en het adres van de fabrikant, de verpakker of het bedrijf dat de te leveren goederen in voorraad houdt, de data van fabricage of verpakking (bij benadering), alsmede de naam van zijn vertegenwoordiger op de plaats van levering.

De toezichthoudende instantie is verantwoordelijk voor de controle en certificatie van de kwaliteit, de hoeveelheid, de verpakking en de markering van de te leveren goederen en voor de afgifte van de voorlopige gelijkvormigheidsverklaring en de gelijkvormigheidsverklaring op de contractueel overeengekomen plaats van levering. De toezichthoudende instantie houdt hierbij rekening met de verschillende kenmerken van de producten zoals in punt 2 van deze bijlage omschreven.

De NGO ziet erop toe dat contractueel wordt bepaald dat de toezichthoudende instantie zich ertoe verbindt:

— volledig onafhankelijk op te treden,

— geen instructies te aanvaarden van anderen dan de aankopende NGO of haar vertegenwoordigers, en met name geen instructies te aanvaarden van de leverancier, de geadresseerden of hun vertegenwoordigers, vertegenwoordigers van de donor of andere bij de actie betrokken tussenpersonen,

— te voorkomen dat een belangenconflict ontstaat tussen haar activiteiten in het kader van het contract met de NGO en andere activiteiten die zij onderneemt met een partij die bij de actie is betrokken.

De toezichthoudende instantie verricht ten minste twee controles op basis van normen die in overeenstemming zijn met de internationale normen voor toezicht, en wel als volgt:

a) Vóór het laden wordt voorlopig gecontroleerd of de kwaliteit conform de opdracht is en na het laden wordt de hoeveelheid gecontroleerd. De definitieve controle geschiedt na het lossen op de in het leveringscontract overeengekomen plaats van levering.

b) Na afloop van de voorlopige controle geeft de toezichthoudende instantie aan de leverancier een voorlopige gelijkvormigheidsverklaring af, zo nodig onder voorbehoud. Het vervoer vanaf de plaats van lading kan niet eerder aanvangen dan na afgifte van de voorlopige gelijkvormigheidsverklaring.

c) Na afloop van de definitieve controle op de contractueel overeengekomen plaats van levering geeft de toezichthoudende instantie aan de leverancier een definitieve gelijkvormigheidsverklaring af, waarin met name de datum van uitvoering van de levering en de geleverde nettohoeveelheid zijn vermeld; deze verklaring wordt zo nodig onder voorbehoud afgegeven.

d) Wanneer de toezichthoudende instantie na afloop van de definitieve controle op de contractueel overeengekomen plaats van levering een gemotiveerde „kennisgeving van voorbehoud” afgeeft, deelt zij dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de leverancier en aan de aankopende NGO. De leverancier kan binnen twee werkdagen na de verzending van deze kennisgeving de uitslag bij de toezichthouder en bij de aankopende NGO betwisten.

De kosten van de bovengenoemde controles worden gefactureerd aan en betaald door de NGO; zij komen echter in aanmerking voor subsidiëring door de Gemeenschap, mits zij in de begroting voor het subsidiecontract zijn opgenomen. Alle financiële gevolgen van kwaliteitsgebreken in de producten of van een te late beschikbaarstelling van de producten met het oog op controles komen ten laste van de leverancier.

Ingeval de leverancier of de begunstigde de uitslag van een controle betwist, laat de toezichthoudende instantie met toestemming van de NGO een tegenonderzoek uitvoeren dat, naar gelang van de aard van de betwisting, uit een tweede monsterneming, een tweede analyse en/of een herweging of nieuwe controle van de verpakking bestaat. Het tegenonderzoek wordt uitgevoerd door een dienst die of een laboratorium dat door de leverancier, de begunstigde en de toezichthoudende instantie in onderling overleg wordt aangewezen.

De kosten van dit tegenonderzoek komen ten laste van de in het ongelijk gestelde partij.

Wanneer na afloop van de controles of van het tegenonderzoek geen definitieve gelijkvormigheidsverklaring wordt afgegeven, is de leverancier verplicht de producten te vervangen.

De kosten voor vervanging en de daarmee gepaard gaande controles komen ten laste van leverancier.

De vertegenwoordigers van de leverancier en van de begunstigde worden door de toezichthoudende instantie schriftelijk uitgenodigd de controles en met name de monsterneming met het oog op de analyses bij te wonen. De monsterneming geschiedt volgens de in het bedrijfsleven geldende gebruiken. Bij de monsterneming neemt de toezichthoudende instantie twee extra monsters die zij verzegeld ter beschikking van de NGO houdt om een eventuele tweede controle mogelijk te maken en met het oog op een mogelijke betwisting door de begunstigde of de leverancier.

De kosten van de voor de monsterneming gebruikte producten komen ten laste van de leverancier.

De geadresseerde/ontvanger van de goederen tekent de vrachtbrief voor ontvangst van de goederen op de contractueel overeengekomen plaats van levering en vermeldt zijn opmerkingen over de fysieke staat van de goederen en de verpakking, zoals hij deze visueel heeft vastgesteld. Zo snel mogelijk nadat de producten op de contractueel overeengekomen plaats van levering zijn afgeleverd en de leverancier de aankopende NGO het origineel heeft verstrekt van de door de toezichthoudende instantie opgestelde definitieve gelijkvormigheidsverklaring, alsmede een pro-formafactuur waarin de waarde van de goederen en de kosteloze overdracht aan de begunstigde worden bevestigd, geeft de aankopende NGO of haar vertegenwoordiger aan de leverancier een overnamecertificaat af.

De aanvaardbare toleranties voor het gewicht en/of de hoeveelheid van de op de contractueel overeengekomen plaats van levering af te leveren goederen worden in de contractvoorwaarden vastgelegd.

De leverancier kan geen betaling verlangen voor geleverde hoeveelheden die de in het contract overeengekomen hoeveelheden overschrijden.

8. LEVERINGS- EN BETALINGSVOORWAARDEN

De goederen worden geleverd conform een van de volgende Internationale handelsvoorwaarden (Incoterms):

— EXW: af fabriek (plaats)

— FCA: vrachtvrij tot vervoerder (plaats)

— FAS: franco langszij schip (haven van lading)

— FOB: vrij aan boord (haven van lading)

— CFR: kostprijs en vracht (haven van bestemming)

— CIF: kostprijs, verzekering en vracht (haven van bestemming)

— CPT: vracht vrij (plaats van bestemming)

— CIP: vrachtvrij inclusief verzekering (plaats van bestemming)

— DAF: franco grens (plaats)

— DES: franco af schip (haven van bestemming)

— DEQ: franco af kade (haven van bestemming)

— DDU: franco exclusief rechten (plaats van bestemming)

— DDP: franco inclusief rechten (plaats van bestemming)

Het door de aankopende NGO aan de leverancier te betalen bedrag beloopt maximaal dat van de offerte, in voorkomend geval vermeerderd met kosten respectievelijk verminderd met de hieronder vermelde refacties.

Wanneer op de plaats van lading en de in de offerte vermelde, contractueel overeengekomen plaats van levering wordt vastgesteld dat de kwaliteit, de verpakking of de markering van de goederen niet met de contractuele specificaties overeenstemt, maar zulks voor de afgifte van de voorlopige gelijkvormigheidsverklaring of het overnamecertificaat geen beletsel heeft gevormd, kan de NGO bij de berekening van het te betalen bedrag refacties toepassen.

In de contractvoorwaarden wordt bepaald welke procedure dient te worden gevolgd voor het vaststellen van refacties in het geval van kwaliteitsafwijking en levering na de contractueel overeengekomen leveringstermijn of -datum.

Het aan de leverancier te betalen bedrag is het nettobedrag na aftrek van de berekende refacties van de door de leverancier gefactureerde bedragen. Indien deze refacties niet van het te betalen bedrag kunnen worden afgetrokken, wordt de refactie toegepast door gehele of gedeeltelijke inning van de leveringszekerheid.

De NGO kan de leverancier op diens schriftelijk verzoek bepaalde extra kosten vergoeden, zoals de kosten van opslag of van verzekering die door de leverancier zelf zijn betaald, doch met uitsluiting van administratieve kosten; de NGO raamt deze kosten aan de hand van passende bewijsstukken, mits een overname- of leveringscertificaat is afgegeven zonder voorbehoud met betrekking tot de aard van de opgegeven onkosten, en indien:

— de leveringstermijn op verzoek van de begunstigde is verlengd, of

— meer dan 30 dagen zijn verstreken tussen de leveringsdatum en de afgifte van het overnamecertificaat dan wel de definitieve gelijkvormigheidsverklaring.

Uitkering van het te betalen bedrag geschiedt op een in tweevoud ingediend verzoek van de leverancier.

Bij het verzoek om betaling van het totale bedrag van de opdracht, respectievelijk het saldo, worden de volgende documenten gevoegd:

— een voor het gevraagde bedrag opgemaakte factuur,

— het origineel van het overnamecertificaat,

— een door de leverancier ondertekende en voor echt verklaarde kopie van de gelijkvormigheidsverklaring.

Wanneer 50 % van de in het bericht van aanbesteding genoemde hoeveelheid is geleverd, kan de leverancier een verzoek om betaling van een voorschot indienen, vergezeld van een factuur voor het gevraagde bedrag en een kopie van de voorlopige gelijkvormigheidsverklaring.

Betalingsverzoeken voor het gehele bedrag of voor het saldo moeten bij de NGO worden ingediend na de afgifte van het overnamecertificaat. Alle betalingen worden verricht binnen 60 dagen na ontvangst door de NGO van een volledig en correct opgemaakt betalingsverzoek. Indien een betaling na genoemde termijn geschiedt, zonder dat zulks is gerechtvaardigd, worden moratoire interesten uitgekeerd tegen de door de Europese Centrale Bank toegepaste maandelijkse rentevoet (de rente die de Europese Centrale Bank voor haar belangrijkste basisherfinancieringsoperaties hanteert).

9. SLOTBEPALING

Of niet-levering van de goederen of niet-naleving van een van de verplichtingen van de leverancier te wijten is aan overmacht, wordt beoordeeld door de NGO. De kosten die voortvloeien uit een door de NGO erkend geval van overmacht worden door de NGO gedragen. De Commissie moet worden ingelicht over de redenen waarom de NGO heeft aanvaard dat er van overmacht sprake is. Overmacht kan echter niet worden aangevoerd wanneer de NGO en/of haar subcontractanten nalatig zijn geweest.

Kosten die in een situatie van overmacht zijn gemaakt, kunnen indien zij zijn gemotiveerd en door de Commissie zijn aanvaard, als subsidiabele rechtstreekse kosten worden beschouwd en worden vergoed tot het maximumbedrag dat in de begroting van de actie voor onvoorziene omstandigheden is gereserveerd.