1663/95 - - - I
Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de Instellingen
VERORDENING (EG) Nr. 1663/95 VAN DE COMMISSIE
van 7 juli 1995
houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad aangaande de
procedure inzake de goedkeuring van de rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie
(PB nr. L 158 van 8. 7. 1995, blz. 6)
Gewijzigd bij:
Publicatieblad
nr. bladzijde datum
Verordening (EG) nr. 896/97 van de Commissie van 20 mei 1997 L 128 8 21. 5. 1997
1663/95 - - - I
IVERORDENING (EG) Nr. 1663/95 VAN DE COMMISSIE
van 7 juli 1995
houdende uitvoeringsbepalingen van Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad aangaande de
procedure inzake de goedkeuring van de rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Ge-meenschap,
Gelet op Verordening (EEG) nr. 729/70 van de Raad van
21 april 1970 betreffende de financiering van het gemeen-
schappel ĳk landbouwbeleid (
1), laatstel ĳkg e w ĳzigd b ĳVer-
ordening (EG) nr. 1287/95 (2) ,e nm e tn a m eo pd ea r t i k e -
len 4, lid 6, en 5, lid 3,
Overwegende dat b ĳde hervorming van de procedure voor
de goedkeuring van de rekeningen die tot stand is gebracht
bĳVerordening (EG) nr. 1287/95, is v oorzien in de vast-
stelling van uitvoeringsbepalingen aangaande de erkenningvan de betaalorganen, de verklaring betreffende de jaarre-
keningen en de goedkeuring van de jaarrekeningen;
Overwegende dat de toeneming en de w ĳziging van aard
van de door het EOGFL, afdeling Garantie, gefinancierde
maatregelen alsmede de ontwikkeling van de technieken
om gegevens vast te leggen en door te geven van dien aard
zĳn, dat de aard en de inhoud van de met het oog op de
goedkeuring van de rekeningen aan de Commissie te ver-
strekken gegevens dienen te worden herzien;
Overwegende dat Verordening (EEG) nr. 1723/72 van de
Commissie (
3), laatstel ĳkg e w ĳzigd b ĳVerordening (EEG)
nr. 295/88 (4), derhalve moet worden ingetrokken;
Overwegende dat het Comité van het EOGFL geen advies
heeft uitgebracht binnen de door z ĳn voorzitter bepaalde
termĳn,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING V ASTGESTELD:
(1) PB nr. L 94 van 28. 4. 1970, blz. 13.
(2) PB nr. L 125 van 8. 6. 1995, blz. 1.
(3) PB nr. L 186 van 16. 8. 1972, blz. 1.
(4) PB nr. L 30 van 2. 2. 1988, blz. 7.
1663/95 - - - I
1Artikel 1
1. De beperking van het aantal door elke Lid-Staat er-
kende betaalorganen overeenkomstig artikel 4, lid 1, van
Verordening (EEG) nr. 729/70 wordt door de Lid-Staat
beslist na overleg met de Commissie. De Commissie kan in
het b ĳzonder laten weten welke beletsels dit aantal vormt
voor de naleving van de in artikel 5, lid 2, onder b), van
die verordening gestelde term ĳn, en voor de doorzichtig-
heid van de controles op de verrichtingen van het Fonds.
De Commissie stelt het Comité van het Fonds in kennis
van de erkende betaalorganen in alle Lid-Staten.
2. Met betrekking tot elk betaalorgaan deelt de Lid-
Staat de Commissie mede, welke autoriteit of autoriteiten
de erkenning geven of intrekken, en de t ĳdsperiode vast-
stellen die wordt toegestaan om de nodige aanpassingen
aan te brengen zoals bedoeld in artikel 4, lid 4, van Veror-
dening (EEG) nr. 729/70 („de bevoegde autoriteit”).
3. Alvorens een betaalorgaan te erkennen, overtuigt de
bevoegde autoriteit zich ervan, dat de administratieve en
boekhoudkundige regelingen van het betrokken orgaan de
garanties bieden zoals bedoeld in artikel 4, lid 1, onder a),
van Verordening (EEG) nr. 729/70. De Lid-Staten stellen
criteria vast, die de bevoegde autoriteit voor de erkenning
moeten toepassen en die rekening houden met de in b ĳla-
ge vermelde richtsnoeren van de Commissie inzake deze
criteria. Wanneer niet wordt voldaan aan een criterium dat
van groot belang is voor de verrichtingen van het betaalor-
gaan, leidt dit tot toepassing van artikel 4, lid 4, van de
hierboven vermelde verordening.
Het besluit tot erkenning wordt genomen op basis van een
onderzoek van de administratieve en boekhoudkundige be-
palingen, hieronder begrepen die welke z ĳn vastgesteld ter
bescherming van de belangen van de Gemeenschap met
betrekking tot de betaalde voorschotten, de verkregen
waarborgen, de interventievoorraden en de te innen ont-
vangsten en geïnde bedragen. Het onderzoek zal in het
bĳzonder de regelingen omvatten inzake de uitvoering van
de betalingen, de beveiliging van de geldmiddelen, de vei-
ligheid van de computersystemen, het b ĳhouden van de
boeken, de scheiding van functies en de doelmatigheid van
de interne en externe controles, dit alles met betrekking
tot de uitgaven ten laste van het EOGFL, afdeling Garan-
tie.
4. Indien de bevoegde autoriteit ervan overtuigd is dat
het onderzochte betaalorgaan aan alle relevante eisen vol-
doet, zal het tot erkenning ervan overgaan. Zo niet, dangeeft het aan het betaalorgaan instructies betreffende de
administratieve en boekhoudkundige regelingen en met na-
me betreffende de voorwaarden waaraan het betaalorgaan
moet voldoen voordat erkenning mogel ĳk is. Een betaalor-
gaan kan voor een van de ernst van het vastgestelde pro-
bleem afhankel ĳke term ĳn voorlopig worden erkend, in af-
wachting van de verlangde w ĳzigingen van de
administratieve en boekhoudkundige regelingen.1663/95
1663/95 - - - I
25. Ingeval de erkenning wordt ingetrokken, w ĳst de Lid-
Staat in overeenstemming met de in artikel 4 van Verorde-
ning (EEG) nr. 729/70 en in lid 3 en 4 van dit artikel
vastgestelde voorwaarden een ander betaalorgaan aan en
zorgt h ĳervoor dat de betalingen aan de begunstigden niet
worden onderbroken.
6. Het erkenningsbesluit bestaat uit een schriftel ĳke be-
vestiging dat het betrokken orgaan aan de voorwaarden
voor erkenning voldoet, en vermeldt zo nodig de instruc-
ties en de w ĳzigingen. Het wordt de Commissie medege-
deeld.
7. De in artikel 4, lid 3, van Verordening (EEG) nr.
729/70 bedoelde mededeling wordt gedaan wanneer het
betaalorgaan voor het eerst wordt erkend, en is voor elk
betaalorgaan vergezeld van de volgende gegevens:
— de aan het orgaan opgedragen taken,
— de taakverdeling over z ĳna f d e l i n g e n ,
—z ĳn betrekkingen met andere, openbare of particuliere
lichamen die eveneens z ĳn belast met een deel van de
taken ter uitvoering van de maatregelen waarvoor het
uitgaven ten laste van het EOGFL, afdeling Garantie,
brengt,
— de procedures volgens welke de aanvragen van de be-
gunstigden worden ontvangen, geverifieerd en geldig
verklaard en de uitgaven worden toegestaan, betaald
en geregistreerd,
— de bepalingen inzake interne accountantsonderzoeken.
D et ev e r s t r e k k e ni n l i c h t i n g e ni ng e v a lv a nt o e p a s s i n gv a n
artikel 4, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 729/70 betref-
f e ni nh e tb ĳzonder instructies inzake de administratieve
en boekhoudkundige regelingen en inzake de aanpassingen
die het betaalorgaan moet verrichten om de intrekking van
de erkenning te voorkomen, en de daarvoor geldende ter-
mĳn.
Artikel 2
1. De coördinerende instantie als bedoeld in artikel 4,
lid 1, onder b), van Verordening (EEG) nr. 729/70 treedt
op als de enige vertegenwoordiger van de Lid-Staat tegen-
over de Commissie voor alle vragen betreffende het
EOGFL, afdeling Garantie, inzake:
— de verspreiding van de desbetreffende voorschriften en
richtsnoeren van de Gemeenschap onder de diverse
betaalorganen en de met de toepassing daarvan belaste
instanties,
— de bevordering van de geharmoniseerde toepassing er-
van,1663/95
1663/95 - - - I
3— de mededeling aan de Commissie van de in deze ver-
ordening en Verordening (EEG) nr. 729/70 v oorge-
schreven gegevens,
— het ter beschikking houden van de Commissie van alle
voor statistische en controledoeleinden benodigde
boekhoudgegevens.
De gegevens die de betaalorganen of de beheerders op pa-
pier bewaren, behoeven niet aan de Commissie te worden
gezonden, deze gegevens dienen de betaalorganen of de
beheerders evenwel ter beschikking te houden. Een betaal-
orgaan kan als coördinerende instantie fungeren, op voor-
waarde dat deze twee bevoegdheden gescheiden worden
gehouden. In het kader van haar opdracht kan de coördi-
nerende instantie zich in overeenstemming met de nationa-
le procedures laten b ĳstaan door andere administratieve
organen of diensten die met name boekhoudkundige of
technische werkzaamheden verrichten.
2. De Lid-Staat deelt de Commissie de naam en de sta-
tuten van de coördinerende instantie mee, alsmede gege-
vens over de administratie, de boekhouding en de interne
controle met betrekking tot de taken van die instantie.
3. Vorm en inhoud van de boekhoudkundige gegevens
als bedoeld in lid 1 worden door de Commissie na raad-
pleging van het Comité van het Fonds vastgesteld en bin-
nen drie maanden na de inwerkingtreding van deze veror-
dening aan de Lid-staten medegedeeld. Elke w ĳziging
wordt binnen drie maanden na de gebeurtenis die aanlei-
ding tot de w ĳziging heeft gegeven aan de Lid-Staten me-
degedeeld, en de Lid-Staten leggen deze w ĳziging ten uit-
voer binnen een door de Commissie vast te stellen term ĳn
na raadpleging van het Comité van het Fonds.
Artikel 3
1. De verklaring zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, onder
b), van Verordening (EEG) nr. 729/70 moet worden afge-
geven door een dienst of een orgaan die/dat functioneel
onafhankel ĳk is van het betaalorgaan en van de coördine-
rende instantie en die/dat over technische bekwaamheden
beschikt (verklarende instantie).
De verklaring is gegrond op een onderzoek van de proce-
dures en op een steekproefsgew ĳs onderzoek van de trans-
acties. Z ĳbetreft de overeenstemming van de betalingen
met de gemeenschapsbepalingen slechts voor zover de ad-
ministratieve structuren van het betaalorgaan waarborgen,
dat dergel ĳke controles op de overeenstemming worden
verricht, voordat de betalingen geschieden.
De verklarende instantie verricht haar onderzoek overeen-
komstig internationaal aanvaarde normen voor accoun-
tantsonderzoek. De controles worden zowel in de loop van
als na het einde van elk begrotingsjaar verricht. Vóór 31
januari van het volgende jaar stelt de verklarende instantie
de verklaring en ook een rapport over haar bevindingenop, waarin z ĳmet name vermeldt of z ĳeen redel ĳke ze-
kerheid heeft verkregen dat de b ĳd eC o m m i s s i ei nt ed i e -
nen rekeningen waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig
zĳn, en dat de interne controleprocedures naar tevreden-
heid hebben gefunctioneerd.1663/95
1663/95 - - - I
42. Wanneer er meer dan één erkend betaalorgaan is, kan
de Lid-Staat zich baseren op de verklaringen van de dien-
sten of organen die een verklaring hebben afgelegd inzake
de rekeningen van de onderscheiden betaalorganen, op
voorwaarde dat h ĳgaranties kr ĳgt dat de draagw ĳdte en
de normen van de verrichte accountantsonderzoeken gel ĳk-
waardig aan de in het eerste lid gestelde eisen z ĳn.
3. In het in lid 1 bedoelde rapport wordt vermeld of:
— de procedures van de betaalorganen, in het b ĳzonder
gelet op de erkenningscriteria, redel ĳke garanties bie-
den, dat de aan het Fonds in rekening gebrachte ver-
richtingen in overeenstemming z ĳn met de gemeen-
schapsbepalingen, en welke aanbevelingen ter
verbetering van systemen z ĳn gedaan,
— de in artikel 4, lid 1, onder a), van deze verordening
bedoelde jaarl ĳkse rekeningen in overeenstemming z ĳn
met de boeken en administratie van de betaalorganen,
— de in artikel 5 van deze verordening bedoelde staten
van uitgaven en interventietransacties een materieel
waarheidsgetrouw, volledig en nauwkeurig beeld van
de aan het Fonds in rekening gebrachte verrichtingen
geven,
— de financiële belangen van de Gemeenschap naar be-
horen worden beschermd wat de betaalde voorschot-
ten, de verkregen waarborgen, de interventievoorraden
en de te innen bedragen betreft,
— aan het betaalorgaan gedane controle-aanbevelingen
t e rv e r b e t e r i n gv a ns y s t e m e nw e r d e no p g e v o l g d .
Het rapport gaat vergezeld van gegevens over het aantal
en de kwalificaties van het personeel dat het accountants-
onderzoek uitvoert, over de verrichte werkzaamheden, over
het aantal onderzochte transacties, over de representativi-
teit van de onderzochte uitgaven en de verkregen betrouw-
baarheid, over de vastgestelde tekortkomingen en de ter
verbetering gedane aanbevelingen, en over de activiteiten
van de verklarende instantie en andere controle-instanties,
zowel binnen als buiten de betaalorganen, waarop de con-
clusies van de verklarende instantie ten aanzien van de in
het rapport genoemde feiten geheel of gedeeltel ĳkzĳng e -
baseerd.
Artikel 4
1. Met het oog op de goedkeuring van de rekeningen als
bedoeld in artikel 5, lid 2, onder b), van Verordening
(EEG) nr. 729/70 verstrekken de Lid-Staten de Commissie:
a) de jaarl ĳkse rekeningen van de aan het Fonds, afdeling
Garantie, in rekening gebrachte uitgaven en de over-
eenkomstig artikel 5, lid 1, van die verordening door
de betrokken organen en instanties opgestelde rappor-
ten;
b) de door de verklarende instantie of instanties opgestel-
de verklaringen en rapporten.1663/95
1663/95 - - - I
52. De in lid 1 bedoelde documenten moeten b ĳde
Commissie in viervoud worden ingediend uiterl ĳko p1 0
februari van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar waar-
op zĳbetrekking hebben.
3. Op verzoek van de Commissie of op initiatief van de
Lid-Staat kunnen aanvullende inlichtingen in verband met
de goedkeuring van de betrokken rekeningen aan de Com-
missie worden toegezonden tot een uiterste datum die
door de Commissie wordt vastgesteld met inachtneming
van de omvang van het werk dat nodig is om de betrokken
inlichtingen te verstrekken. Wanneer deze inlichtingen niet
b i n n e nd ev a s t g e s t e l d et e r m ĳnzĳn ontvangen, kan de
Commissie de rekeningen goedkeuren op grond van de ge-
gevens waarover z ĳop de vastgestelde uiterste datum be-
schikt.
4. De Commissie kan, in gegronde gevallen, een verzoek
om latere indiening van gegevens aanvaarden, indien dithaar vóór de vastgestelde uiterste datum is gedaan.
Artikel 5
1. De in artikel 4, lid 1, onder a), bedoelde rekeningen
omvatten:
a) de uitgaven, samengevat per post en subpost van de
Gemeenschapsbegroting,
b) een samenvatting van de interventietransacties en een
overzicht van de omvang en de plaats van opslag van
de voorraden aan het einde van het begrotingsjaar,
c) gegevens over betalingen, dan wel een bevestiging dat
de b ĳzonderheden over elke transactie in een compu-
terbestand ter beschikking van de Commissie worden
gehouden,
d) een bevestiging dat de b ĳzonderheden over elke muta-
tie bĳde interventieopslag in een computerbestand van
het betaalorgaan worden bewaard,
e) een verklaring voor de verschillen tussen de in de jaar-
rekeningen aangegeven uitgaven en de uitgaven die
voor dezelfde periode z ĳn aangegeven in het in artikel
3, lid 5, van Verordening (EEG) nr. 2776/88 van de
Commissie (
5) bedoelde dossier als gecorrigeerd over-
eenkomstig artikel 9, lid 7, van die verordening.
2. De rapporten als bedoeld in artikel 4, lid 1, onder a),
bevatten de volgende gegevens betreffende de coördineren-
de instantie en elk betaalorgaan:
— buitengewone transacties of technische problemen die
voor het betrokken begrotingsjaar z ĳn vastgesteld,
—e l k e w ĳziging van betekenis die sinds het vorige rap-
port is opgetreden in de gegevens als bedoeld in arti-
kel 1, lid 7.
(5) PB nr. L 249 van 8. 9. 1988, blz. 9.1663/95
1663/95 - - - I
6Artikel 6
De bew ĳsstukken betreffende de door het EOGFL, afde-
ling Garantie, gefinancierde uitgaven en de door deze af-
deling terug te vorderen bedragen bl ĳven ter beschikking
v a nd eC o m m i s s i eg e d u r e n d et e nm i n s t ed r i ej a a rn ah e t
jaar waarin de Commissie de rekeningen over het betrok-
ken begrotingsjaar heeft goedgekeurd, en, ingeval het be-
sluit tot goedkeuring van de rekeningen voor het Hof van
Justitie van de Europese Gemeenschappen wordt gebracht,
gedurende één jaar na de beëindiging van deze zaak.
Artikel 7
1. In het besluit tot goedkeuring van de rekeningen, als
bedoeld in artikel 5, lid 2, onder b), van Verordening
(EEG) nr. 729/70, wordt, onverminderd latere besluiten op
grond van lid 2, onder c), van datzelfde artikel, het bedrag
van de uitgaven die door elke lidstaat in het betrokken
begrotingsjaar z ĳn gedaan en als ten laste van het EOGFL
worden aangemerkt, vastgesteld op basis van de in artikel
5, lid 1, onder b), van de genoemde verordening bedoelde
rekeningen en van de verlagingen en opschortingen van de
voorschotten voor het betrokken begrotingsjaar, inclusief
de verlagingen als bedoeld in artikel 4, lid 3, tweede ali-nea, van Verordening (EG) nr. 296/96 van de Commis-
sie (
1).
De bedragen die overeenkomstig het in de eerste alinea
bedoelde goedkeuringsbesluit van een lidstaat moeten wor-
den teruggevorderd of aan een lidstaat moeten worden be-
taald, worden vastgesteld door het bedrag van de t ĳdens
het betrokken begrotingsjaar betaalde voorschotten af te
trekken van de voor hetzelfde jaar overeenkomstig de eer-
ste alinea vastgestelde uitgaven. Deze in dit verband door
of aan de lidstaten te betalen bedragen worden afgetrok-
ken van of toegevoegd aan de voorschotten op de uitgaven
van de tweede maand na de maand waarin het besluit tot
goedkeuring van de rekeningen is genomen.
2. De Commissie deelt de betrokken Lid-Staat de resul-taten van haar verificaties en de w ĳzigingen die z ĳeventu-
eel voorstelt mede, vóór 31 maart van het jaar dat volgt op
het begrotingsjaar.
3. Wanneer de Commissie de rekeningen van een Lid-
Staat om aan de betrokken Lid-Staat toe te schr ĳven rede-
nen niet vóór 30 april van het volgende jaar kan goedkeu-
ren, deelt de Commissie die Lid-Staat mee, welke verdere
onderzoeken z ĳop grond van artikel 9 van Verordening
(EEG) nr. 729/70 v oorstelt uit te voeren.
(1) PB nr. L 39 van 17. 2. 1996, blz. 5.1663/95
896/97
1663/95
1663/95 - - - I
7Artikel 8
1. Indien de Commissie op grond van een onderzoek
van mening is, dat bepaalde uitgaven niet overeenkomstig
de communautaire voorschriften z ĳn gedaan, stelt z ĳde
betrokken Lid-Staat in kennis van haar bevindingen van de
correctiemaatregelen die moeten worden genomen om na-
leving in de toekomst te garanderen en van een raming
van de uitgaven die z ĳop grond van artikel 5, lid 2, onder
c), van Verordening (EEG) nr. 729/70 kan v oorstellen, te
onttrekken. De kennisgeving verw ĳst naar de onderhavige
uitvoeringsbepalingen. De Lid-Staat geeft binnen twee
maanden een antwoord en de Commissie kan haar positie
wĳzigen. In gegronde gevallen kan de Commissie toestem-
ming verlenen tot een verlenging van deze antwoordter-
mĳn.
Na afloop van de antwoordterm ĳn, stelt de Commissie een
bilaterale bespreking vast en beide part ĳen zullen proberen
tot overeenstemming te komen omtrent de te nemen maat-
regelen. De Commissie doet vervolgens haar conclusies
formeel aan de Lid-Staat toekomen, onder verw ĳzing naar
Beschikking 94/442/EG (1).
2. De besluiten als bedoeld in artikel 5, lid 2, onder c),
van Verordening (EEG) nr. 729/70 worden genomen na
onderzoek van elk overeenkomstig Beschikking 94/442/EG
door het bemiddelingsorgaan opgesteld rapport.
3. De onttrekkingen aan de communautaire financiering
als bedoeld in artikel 5, lid 2, onder c), van Verordening
(EEG) nr. 729/70 worden toegepast op de v oorschotten
betreffende de uitgaven van de tweede maand volgend op
het besluit overeenkomstig dat artikel. Indien de Lid-Staat
evenwel daarom verzoekt en wanneer de omvang van de
onttrekkingen dit rechtvaardigt, kan de Commissie na raad-
pleging van het Comité van het Fonds, een andere datum
vaststellen.
Artikel 9
Verordening (EEG) nr. 1723/72 wordt met ingang van 16
oktober 1995 ingetrokken.
Zĳblĳft echter van toepassing voor de goedkeuring van de
rekeningen van het EOGFL, afdeling Garantie, met be-
trekking tot het begrotingsjaar 1995.
Artikel 10
Deze verordening treedt in werking op de zevende dag
volgende op die van haar bekendmaking in het Publikatie-
blad van de Europese Gemeenschappen.
Zĳis van toepassing met ingang van het begrotingsjaar dat
op 16 oktober 1995 begint.
(1) PB nr. L 182 van 16. 7. 1994, blz. 45.1663/95
1663/95 - - - I
8BIJLAGE
Richtsnoeren inzake criteria voor de erkenning van betaalorganen
De erkenningsvoorwaarden z ĳn zodanig dat het betaalorgaan de nodige garanties biedt dat z ĳn administratief
apparaat en z ĳn systeem van interne controle en het beschikbaar z ĳn van documenten ingevolge artikel 4, lid
4, van V erordening (EEG) nr. 729/70 behoorl ĳk functioneren. Alleen de geringe omvang van verrichtingen
van een betaalorgaan kan de toepassing van vereenvoudigde voorwaarden rechtvaardigen. Het niet voldoen
aan enige voorwaarde die van groot belang is voor de verrichtingen van het betaalorgaan leidt tot toepassingvan artikel 4, lid 4, van die verordening.
1. De oprichting van een betaalorgaan, hierna „orgaan” te noemen, vindt plaats door middel van een for-
meel besluit waarin de bevoegdheden, verplichtingen en taken van het orgaan, met name ten aanzien vande uitgaven in het kader van het EOGFL, afdeling Garantie, als bedoeld in de artikelen 2 en 3 van
V erordening (EEG) nr. 729/70, z ĳn vastgelegd en waarin de administratieve structuur van het orgaan is
beschreven.
2. Het orgaan moet ten aanzien van de uitgaven in het raam van het EOGFL, afdeling Garantie, drie
hoofdfuncties vervullen, namel ĳk:
i) Betalingen toestaan: deze functie houdt de bepaling in van het bedrag dat aan een aanvrager in
overeenstemming met de Gemeenschapsvoorschriften moet worden betaald.
ii) Betalingen uitvoeren: deze functie houdt in dat aan de banken waarmee het orgaan werkt, of, in
voorkomend geval, aan een betaaldienst van de overheid opdracht wordt gegeven om het geautori-
seerde bedrag aan de aanvrager (of z ĳn gevolmachtigde) uit te betalen.
iii) De administratie van de betalingen voeren: deze functie houdt in dat de betalingen in de boekhouding
van het orgaan — normaal gesproken een geautomatiseerd systeem — worden geregistreerd en dat
periodieke uitgavenstaten worden opgesteld, inclusief de voor de Commissie bestemde maand- en
jaaraangiften. In de boekhouding wordt ook een overzicht gegeven van de activa en passiva, gefinan-cierd door het Fonds, met name betreffende interventievoorraden, niet-afgewikkelde voorschotten en
debiteuren.
3. Het orgaan moet niet alleen de bovengenoemde drie functies vervullen, maar normaal ook over de
volgende twee diensten beschikken:
i) De dienst interne controle: deze dienst of gel ĳkwaardige procedure moet ervoor zorgen dat het stelsel
van interne controle van het orgaan doeltreffend functioneert; de dienst interne controle moet los-staan van de overige afdelingen van het orgaan en moet rechtstreeks verslag uitbrengen aan de
leiding van het orgaan.
ii) De technische dienst: deze dienst moet de feiten verifiëren waarop de betalingen aan de aanvragers
gebaseerd z ĳn, bĳvoorbeeld feiten in verband met de kwaliteit en kenmerken van produkten, dieren,
grond, enz., de datum van levering, verwerking tot een ander produkt en andere te controleren
technische aspecten. Deze feiten worden geverifieerd via een controle- en inspectiesysteem. Bewa-
king van dit controlesysteem is een belangr ĳke taak van de technische dienst.
4. Het toestaan van betalingen en/of de taken van de technische dienst mogen gedeeltel ĳk of volledig aan
andere instanties gedelegeerd worden, voor zover aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
i) De taken en verplichtingen van deze ander instanties, met name ten aanzien van de controle op en
de verificatie van de naleving van de Gemeenschapsvoorschriften, moeten duidel ĳko m s c h r e v e nz ĳn.
ii) De instanties moeten beschikken over doeltreffende systemen om hun taken behoorl ĳk te vervullen.
iii) De instanties moeten het orgaan de uitdrukkel ĳke bevestiging geven dat z ĳhun taken daadwerkel ĳk
uitvoeren, en de daartoe ingezette middelen beschr ĳven.
iv) Het orgaan moet geregeld en t ĳdig worden ingelicht over de resultaten van de controles zodat
steeds in aanmerking genomen kan worden of deze controles toereikend waren, voordat een aan-
vraag afgewikkeld wordt. De verrichte controlewerkzaamheden moeten uitvoerig worden beschrevenin een verslag b ĳelke aanvraag of reeks aanvragen dan wel, in voorkomend geval, in een verslag
over het gehele verkoopseizoen. B ĳhet verslag moet een verklaring worden gevoegd over de ont-
vankel ĳkheid van de goedgekeurde aanvragen en over aard, omvang en begrenzing van de verrichte
controlewerkzaamheden. Wanneer fysieke of administratieve controles niet alle aanvragen betreffen,
maar steekproefsgew ĳze worden uitgevoerd, moet worden aangegeven welke aanvragen werden uit-
gekozen, moet de steekproefmethode worden beschreven en moet over de resultaten van alle con-troles en over de b ĳafwĳkingen en onregelmatigheden getroffen maatregelen gerapporteerd wor-
den. Aan het orgaan moeten voldoende bew ĳsstukken worden overgelegd om zekerheid te bieden
dat alle vereiste controles z ĳn uitgevoerd om de ontvankel ĳkheid van de goedgekeurde aanvragen
na te gaan.1663/95
1663/95 - - - I
9v) Wanneer documenten in verband met goedgekeurde aanvragen en uitgevoerde controles door de
ander instanties worden bewaard, moet zowel door deze instanties als door het orgaan een geëigen-
de procedure worden ingesteld om te registeren waar alle documenten die specifieke betalingen
door het orgaan betreffen, opgeslagen z ĳn, en om te garanderen dat deze documenten op verzoek
in de kantoren van het betaalorgaan ter inzage liggen van de personen en instanties die normaliter
gerechtigd z ĳn om deze documenten te controleren, d.w.z. onder meer:
— het personeel van het orgaan dat de aanvraag behandelt;— de dienst interne controle van het orgaan;
— de instantie die de jaaraangifte van het orgaan certificeert;
— de daartoe gemachtigde functionarissen van de Europese Unie.
5. In de administratieve structuur van het orgaan moeten de drie functies (autorisatie, uitvoering en ad-
ministratie van betalingen) gescheiden z ĳn en elk onder de bevoegdheid vallen van een afzonderl ĳk
administratief onderdeel waarvan de taken in een organisatieschema z ĳn omschreven. De administratieve
structuur mag zo z ĳn opgezet dat, waar dat passend is, de met het autoriseren van betalingen belaste
afdeling ook als technische dienst fungeert.
6. Het betaalorgaan dient de volgende procedures toe te passen, dan wel zodanige die gel ĳkwaardige waar-
borgen bieden:
i) Het orgaan dient gedetailleerde schriftel ĳke instructies op te stellen voor de ontvangst, de vastleg-
ging en de verwerking van aanvragen, met inbegrip van een beschr ĳving van alle te gebruiken docu-
menten.
ii) De werkzaamheden moeten zo verdeeld worden dat geen enkele functionaris belast is met meer dan
één van de taken op het gebied van de autorisatie, de uitvoering of de administratie van betalingen
ten lasten van het EOGFL, en dat geen enkele functionaris één van die taken verricht zonder dat
door een tweede functionaris toezicht op z ĳn werk wordt uitgeoefend.
De taak van iedere functionaris moet schriftel ĳk worden omschreven, waarb ĳook de grenzen van
zĳn financiële bevoegdheid worden aangegeven. Er dient voor een adequate opleiding te worden
gezorgd, en er zal een procedure z ĳn die voorziet dat personeel op gevoelige plaatsen wordt gerou-
leerd, of b ĳwĳze van alternatief voor een verhoogd toezicht.
iii) Iedere met autorisatie belaste functionaris moet in het bezit z ĳn van een l ĳst van alle door hem uit
te voeren controles; h ĳmoet b ĳde bew ĳsstukken ter staving van een aanvraag een verklaring voe-
gen waarin h ĳbevestigt dat deze controles inderdaad verricht z ĳn. Deze verklaring kan ook elektro-
nisch worden gegeven, voor zover de voorwaarden in punt vi) in acht genomen worden. Het werk
dient onderworpen te worden aan een gedocumenteerd toezicht door een hogere functionaris.
iv) T oestemming tot betaling voor een aanvraag mag pas worden gegeven nadat toereikende controles
zĳn uitgevoerd om na te gaan of de aanvraag in overeenstemming is met de voorschriften van de
Gemeenschap. Het betreft onder meer de controles die voorgeschreven z ĳnbĳde verordening be-
treffende de specifieke maatregelen op grond waarvan de steun wordt aangevraagd, en die welke
krachtens artikel 8 van Verordening (EEG) nr. 729/70 moeten worden uitgevoerd om fraude en
onregelmatigheden te voorkomen en op te sporen, dit met b ĳzondere aandacht voor frauderisico’s.
De uit te voeren controles moeten in een l ĳst worden gespecificeerd en voor iedere aanvraag of
reeks aanvragen moet in een verklaring worden bevestigd dat z ĳinderdaad hebben plaatsgevonden.
v) De instructies dienen te waarborgen dat betalingen uitsluitend worden verricht aan de aanvrager, op
zĳn bankrekening of aan z ĳn gevolmachtigde. Binnen v ĳf werkdagen nadat het bedrag ten laste van
het EOGFL geboekt is, moet het worden overgemaakt door de bank waarmee het orgaan werkt of,
in voorkomend geval, door een betaaldienst van de overheid of moet de desbetreffende cheque per
post worden toegezonden. Er moeten procedures worden vastgesteld om te garanderen dat het
Fonds weer gecrediteerd wordt voor alle niet-overgemaakte bedragen of niet-verzilverde cheques. Ermag niet in contanten worden uitbetaald. De voor de autorisatie van de betaling verantwoordel ĳke
functionaris en/of de toezicht op hem uitoefenende functionaris mogen hun goedkeuring langs elek-
tronische weg geven, op voorwaarde dat het betrokken systeem voldoende beveiligd is en de identi-teit van de ondertekenaar(s) in het computer bestand ingevoerd wordt.
vi) B ĳcomputermatige verwerking van de aanvragen moet de toegang tot het computersysteem zodanig
beveiligd en gecontroleerd worden dat:
— alle ingevoerde gegevens zodanig gevalideerd worden dat foutief ingevoerde gegevens worden
opgespoord en hersteld;
— geen gegevens ingevoerd, gew ĳzigd of gevalideerd kunnen worden door anderen dan daartoe
bevoegde functionarissen die over een eigen wachtwoord beschikken;
— de identiteit van iedere ambtenaar die gegevens invoert of w ĳzigt, geregistreerd wordt in een
operations log.1663/95
1663/95 - - - I
10De wachtwoorden moeten regelmatig worden gew ĳzigd om misbruik te voorkomen. Onbevoegden
moet de toegang tot de computersystemen door fysieke controles worden belet en de gegevens
moeten in een reservebestand worden opgeslagen in een afzonderl ĳke, beveiligde ruimte. Het invoe-
ren van gegevens moet door een systeem van logische controles worden bewaakt om inconsistente ofopmerkel ĳke gegevens op te sporen.
vii) Het orgaan moet procedures toepassen die ervoor zorgen dat elke w ĳziging in de voorschriften van
de Gemeenschap, met name wat de steunbedragen betreft, geregistreerd wordt en dat de betrokkeninstructies, databanken en controlel ĳsten t ĳdig worden b ĳgewerkt.
7. Betalingen van voorschotten moeten in de boekhouding als zodanig worden vermeld en er moeten pro-
cedures worden vastgesteld om te garanderen dat:
i) voor het stellen van zekerheden alleen een beroep wordt gedaan op financiële instellingen die vol-
doen aan de voorwaarden van Verordening (EEG) nr. 2220/85 van de Commissie (
1)e nd i ez ĳn
goedgekeurd door de bevoegde autoriteiten, en die zekerheden verstrekken welke geldig bl ĳven tot
vrĳgave of inning, en er op verzoek van het orgaan zonder meer aan de uit de borgstelling voort-
vloeiende verplichtingen wordt voldaan;
ii) de voorschotten binnen de vastgestelde term ĳn worden afgewikkeld en de niet t ĳdig afgewikkelde
voorschotten worden geïdentificeerd en de betrokken zekerheden onmiddell ĳkw o r d e ng e ï n d ;
iii) de voor de autorisatie van betalingen verantwoordel ĳke functionarissen b ĳde afwikkeling van voor-
schotten dezelfde controles uitvoeren als b ĳde betalingen.
8. In de boekhouding betreffende de interventie-opslag moeten de hoeveelheden en de daarmee samenhan-
gende kosten juist en t ĳdig worden verwerkt en vastgelegd, per indentificeerbare part ĳen op de juiste
rekening, in alle stadia vanaf de aanvaarding van een voor interventie aangeboden produkt tot de fysieke
uitslag ervan in overeenstemming met de betreffende verordeningen, terw ĳl die boekhouding het moge-
lĳk moet maken om steeds voor iedere opslagplaats de hoeveelheden en de aard van de daar opgeslagen
produkten te bepalen. De voorraden moeten regelmatig fysiek gecontroleerd worden door personen,
instanties of diensten die geen band met de opslaghouders hebben.
9. De boekhoudprocedures moeten de garantie bieden dat de maandel ĳkse en jaarl ĳkse uitgavendeclaraties
volledig, juist en t ĳdig z ĳn en dat fouten en weglatingen ontdekt en gecorrigeerd worden, met name
door controles en aanpassingen die met tussenpozen van niet meer dan drie maanden worden uitge-
voerd.
10. De dienst interne controle moet nagaan of de door het orgaan gevolgde procedures voldoende zekerheid
bieden dat de naleving van de Gemeenschapsvoorschriften geverifieerd wordt en dat de administratie
nauwkeurig en volledig is en volgens het desbetreffende t ĳdschema wordt gevoerd. Verificaties van maat-
r e g e l e ne nt r a n s a c t i e sk u n n e ns t e e k p r o e f s g e w ĳze worden verricht, mits een werkprogramma ervoor zorgt
dat over een periode van niet meer dan v ĳf jaar alle belangr ĳke terreinen inclusief de voor autorisatie
verantwoordel ĳke afdelingen worden bestreken. De dienst moet volgens internationaal aanvaarde nor-
men te werk gaan en z ĳn werkzaamheden registreren in werkdocumenten, welke werkzaamheden moeten
resulteren in verslagen en aanbevelingen aan de leiding van het orgaan. De controleprogramma’s en
controlerapporten dienen ter beschikking te worden gesteld van de met de certificering belaste instantieen van de door de Europese Unie aangewezen functionarissen, die de opdracht hebben gekregen finan-
ciële audits door te voeren en voor het exclusieve doel tot evaluatie van de effectiviteit van de interne
audit functie.
11. Alle voorgaande punten gelden mutatis mutandis ook voor „negatieve uitgaven” (heffingen, verbeurde
zekerheden, terugbetaalde bedragen, enz) die het orgaan voor de afdeling Garantie van het EOFGL
moet invorderen. Meer in het b ĳzonder moet het orgaan een systeem opzetten om alle aan het EOGFL
verschuldigde bedragen te signaleren en deze, voordat ze ontvangen z ĳn, in een debiteurenadministratie
op te nemen. Deze debiteurenadministratie moet op gezette t ĳden gecontroleerd worden met het oog op
de invordering van vervallen schulden.
Het orgaan mag de taak van het innen van bepaalde categorieën „negatieve uitgaven” aan andere instan-
ties delegeren, voor zover wordt voldaan aan de, zo nodig aangepaste, voorwaarden van punt 4 en aande aanvullende voorwaarde dat de andere instantie geregeld en t ĳdig, maar ten minste maandel ĳks aan
het orgaan opgave doet van alle gesignaleerde vorderingen en alle ontvangen bedragen.
12. Het orgaan moet de nodige procedures vaststellen om te garanderen dat alle ontvangen vorderingen vlot
worden afgehandeld.
(1) PB nr. L 205 van 3. 8. 1985, blz. 5.1663/95