Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de instellingen
"B BESLUIT V AN DE RAAD
van 27 maart 2000
houdende vaststelling van een financieel reglement met betrekking tot de budgettaire aspecten van het beheer
door de plaatsvervangend secretaris-generaal van de Raad van de overeenkomsten die deze sluit namens bepaalde
lidstaten met betrekking tot de installatie en de werking van de communicatie-infrastructuur voor de
Schengenomgeving „Sisnet”
(2000/265/EG)
(PB L 85 van 6.4.2000, blz. 12)
Gewijzigd bij:
Publicatieblad
nr. blz. datum
"M1 Besluit 2000/664/EG van de Raad van 23 oktober 2000 L 278 24 31.10.20002000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 1
BESLUIT V AN DE RAAD
van 27 maart 2000
houdende vaststelling van een financieel reglement met betrekking tot de
budgettaire aspecten van het beheer door de plaatsvervangend secretaris-
generaal van de Raad van de overeenkomsten die deze sluit namensbepaalde lidstaten met betrekking tot de installatie en de werking van de
communicatie-infrastructuur voor de Schengenomgeving „Sisnet”
(2000/265/EG)
DE RAAD V AN DE EUROPESE UNIE,
Gelet op artikel 2, lid 1, tweede alinea, eerste zin, van het protocol aan het
Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de
Europese Gemeenschap tot opneming van het Schengenacquis in het kader
van de Europese Unie (hierna het Schengenprotocol),
Overwegende hetgeen volgt:
(1) De plaatsvervangend secretaris-generaal van de Raad is bij Besluit
1999/870/EG (
1) gemachtigd in de context van de opneming van het
Schengenacquis in het kader van de Europese Unie op te treden alsvertegenwoordiger van bepaalde lidstaten om overeenkomsten tesluiten met betrekking tot de installatie en de werking van de
communicatie-infrastructuur voor de Schengenomgeving „Sisnet”, en
deze overeenkomsten te beheren.
(2) De financiële verplichtingen die uit deze overeenkomsten voort-
vloeien, komen niet ten laste van de algemene begroting van deEuropese Gemeenschappen en de bepalingen van het FinancieelReglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene
begroting der Europese Gemeenschappen (
2), zijn derhalve niet van
toepassing.
(3) Derhalve moeten er specifieke regels worden vastgesteld ter nadere
bepaling van de opstelling en uitvoering van de begroting die nodig is
om te voldoen aan de bij het sluiten van deze overeenkomstengemaakte kosten, en de financiële verplichtingen uit hoofde van de
gesloten overeenkomsten, van de inning van de bijdragen van de
betrokken staten, alsmede van de rekening en verantwoording en vande controle van de rekeningen.
(4) Er moeten ook regels worden vastgesteld die van toepassing zijn op het
sluiten van deze overeenkomsten.
(5) Dit besluit is een verdere ontwikkeling van het Schengenacquis in de
zin van het Schengenprotocol,
BESLUIT:
HOOFDSTUK I
Algemene beginselen
Artikel 1
In dit financieel reglement wordt onder begroting verstaan het besluit waarbij
voor elk begrotingsjaar de ontvangsten en uitgaven die nodig zijn om tevoldoen aan de verplichtingen welke voortvloeien uit de in het Besluit
1999/870/EG bedoelde overeenkomsten, vooraf worden vastgesteld en
toegestaan.
Artikel 2
In dit financieel reglement wordt de wijze van sluiting van de overeenkomsten
inzake Sisnet en van opstelling en uitvoering van de voor die overeenkomsten
benodigde begroting vastgesteld.!B
(1) PB L 337 van 30.12.1999, blz. 41.
(2) PB L 356 van 31.12.1977, blz. 1. Verordening laatstelijk gewijzigd bij Verordening
(EG) nr. 2673/1999 (PB L 326 van 18.12.1999, blz. 1).2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 2
Artikel 3
1. De begroting wordt onderverdeeld in titels die betrekking hebben op de
begroting voor de voorbereidende stappen die leiden tot de sluiting van de
betreffende overeenkomsten, inclusief alle tijdens de voorbereiding van deaanbesteding voor Sisnet gemaakte kosten, op de installatiebegroting en op de
huishoudelijke begroting van Sisnet. Indien nodig wordt elke titel onder-
verdeeld in hoofdstukken en artikelen.
2. De kredieten die geopend worden uit hoofde van een bepaalde titel
kunnen niet bestemd worden voor uitgaven uit hoofde van andere titels.
Artikel 4
De begrotingskredieten moeten worden aangewend volgens de beginselen van
goed financieel beheer, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit.
Artikel 5
Ontvangsten en uitgaven kunnen uitsluitend tot stand komen door aanwijzing
op een artikel van de begroting.
Onverminderd artikel 17 mogen geen betalingsverplichtingen worden aange-
gaan, noch betalingsopdrachten worden verstrekt die de toegestane kredieten
te boven gaan.
Artikel 6
1. Onverminderd artikel 17 worden alle ontvangsten en uitgaven voor het
volle bedrag in de begroting en in de rekeningen opgenomen; zij mogen niet
meer elkaar worden gecompenseerd. De gezamenlijke ontvangsten dienen ter
dekking van de gezamenlijke uitgaven.
2. Het begrotingsjaar begint op 1 januari en sluit op 31 december.3. De bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten aan de begroting, die
gestort zijn vóór de aanvang van het begrotingsjaar waarvoor zij bestemd zijn,
worden bijgeschreven op de begroting van dat begrotingsjaar.
4. De uitgaven van een begrotingsjaar worden in de rekeningen van dat
begrotingsjaar verantwoord voorzover de betalingsopdrachten daarvoor
uiterlijk op 31 december bij de financieel controleur zijn binnengekomen
en de betaling vóór 15 januari van het volgende jaar door de rekenplichtige isgedaan.
5. De uitgetrokken kredieten mogen alleen worden gebruikt ter dekking van
uitgaven waarvoor op regelmatige wijze betalingsverplichtingen zijn aange-
gaan en betaling heeft plaatsgevonden uit hoofde van het begrotingsjaarwaarvoor deze kredieten zijn toegekend, behoudens de in artikel 7 bedoeldeafwijkingen, alsmede ter dekking van uit voorgaande begrotingsjaren
stammende schulden waarvoor geen krediet was overgeboekt.
Artikel 7
1. Het gebruik der kredieten geschiedt volgens onderstaande voorschriften:
a) kredieten waarvoor geen verplichtingen zijn aangegaan aan het einde van
het begrotingsjaar waarvoor zij zijn opgenomen, komen in de regel te
vervallen;
b) kredieten betreffende betalingen die op 31 december nog moeten worden
verricht uit hoofde van tussen 1 januari en 15 december rechtmatigaangegane betalings-verplichtingen, worden van rechtswege enkel naar
het eerstvolgende begrotingsjaar overgeboekt.
2. Onverminderd lid 1 kan de plaatsvervangend secretaris-generaal vóór 31
januari bij de Groep Schengeninformatiesysteem, hierna „Groep SIS” te
noemen, met redenen omklede verzoeken indienen om kredieten waarvoor op15 december nog geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan, naar het
eerstvolgende begrotingsjaar over te boeken, wanneer de op de betrokken
rubrieken van de begroting voor het volgende jaar opgevoerde kredieten debehoeften niet dekken.!B
!M12000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 3
De overboeking van deze kredieten kan slechts om uitzonderlijke redenen
worden voorgesteld.
Bij de uitoefening van zijn bevoegdheden tot uitvoering van de begroting,
streeft de plaatsvervangend secretaris-generaal ernaar om, afhankelijk van debeheersbehoeften, eerst de voor het lopende begrotingsjaar toegestane
kredieten te gebruiken en de overgeboekte kredieten niet te gebruiken totdat
eerstgenoemde kredieten zijn opgebruikt.
De groep SIS neemt uiterlijk op 1 maart een besluit over deze verzoeken tot
overboeking.
3. Kredieten die zijn overgeboekt van het ene begrotingsjaar naar het andere
vervallen indien hiervoor aan het eind van het begrotingsjaar waarnaar zij zijn
overgeboekt nog geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan.
4. Vóór 1 maart wordt ter informatie aan de Groep SIS een lijst toegezonden
van de kredieten die krachtens lid 1, onder b), van rechtswege moeten wordenovergeboekt.
5. Voor de uitvoering van de begroting wordt het gebruik van de
overgeboekte kredieten voor iedere begrotingspost afzonderlijk in de
rekeningen van het lopende begrotingsjaar verantwoord.
HOOFDSTUK II
Vaststelling van de begroting
Artikel 8
1. De begroting luidt in euro.
2. De plaatsvervangend secretaris-generaal legt de groep SIS, vóór 30
september een voorontwerp van begroting voor, vergezeld van een moti-vering.
3. De groep SIS brengt advies uit over dit voorontwerp.4. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt de ontwerp-begroting op en
legt deze uiterlijk 31 oktober aan de in artikel 25 genoemde staten voor.
5. De in artikel 25 genoemde lidstaten, in het kader van de Raad bijeen,
stellen de begroting vóór het einde van het jaar vast.
6. Het besluit tot goedkeuring van de begroting, waarvan de in artikel 25
genoemde staten naar behoren in kennis zijn gesteld door de plaatsvervangend
secretaris-generaal, brengt de opeisbaarheid van de bijdragen van deze staten
met zich.
Artikel 9
1. Indien de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet is
vastgesteld,
a) kunnen de betalingen worden verricht tot een maandelijks maximum van
een twaalfde van het totaal van de voor elke titel voor het vorige
begrotingsjaar toegestane kredieten;
b) mogen de bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten tot een
maandelijks maximum van een twaalfde van de volgens de laatste naar
behoren vastgestelde begroting gestorte bijdragen, worden afgeroepen.
2. Het besluit om een beroep te doen op telkens een twaalfde van de
uitgaven en ontvangsten, met een maximum van drie twaalfden van devolgens de laatste naar behoren vastgestelde begroting opgenomen bedragen,wordt door de plaatsvervangend secretaris-generaal genomen, die zijn besluit
per brief aan de in artikel 25 genoemde staten meedeelt.
3. Boven het maximum van drie twaalfden van de volgens de laatste naar
behoren vastgestelde begroting opgenomen bedragen, wordt het besluit ombetalingen toe te staan en bijdragen af te roepen door de in artikel 25genoemde lidstaten, in het kader van de Raad bijeen, genomen.
4. Wanneer de begroting definitief is vastgesteld, wordt de toepassing van
de eventueel uit hoofde van de vorige leden getroffen maatregelen
onmiddellijk beëindigd.!B2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 4
Artikel 10
1. Eventuele ontwerpen van een aanvullende of gewijzigde begroting
worden in dezelfde vorm en volgens dezelfde procedure ingediend, behandeld
en vastgesteld als de begroting waarop zij betrekking hebben.
2. Jaarlijks wordt in de maand volgende op de afsluiting van de in artikel 46,
lid 1, bedoelde rekening een gewijzigde begroting ingediend, met als doel het
batig saldo van de uitvoering van het vorige begrotingsjaar op te nemen onder
de ontvangsten, respectievelijk het negatief saldo op te nemen onder deuitgaven.
Artikel 11
De begroting is toegankelijk voor het publiek.
HOOFDSTUK III
Uitvoering van de begroting en boekhouding
Artikel 12
De uitvoering van de begroting geschiedt volgens het beginsel van scheiding
van ordonnateur en rekenplichtige. De functies van ordonnateur, reken-
plichtige en financieel controleur zijn onderling onverenigbaar.
Artikel 13
1. De functie van ordonnateur van de ontvangsten en uitgaven wordt
uitgeoefend door een directeur-generaal van het secretariaat-generaal van de
Raad. De ordonnateur voert de begroting uit namens de plaatsvervangendsecretaris-generaal en binnen de grenzen van de toegekende kredieten. Hij kanzijn bevoegdheden delegeren aan een directeur.
2. De ordonnateur kan besluiten kredieten over te schrijven van het ene naar
het andere artikel van hetzelfde hoofdstuk. Met instemming van de groep SIS
kan hij besluiten binnen dezelfde titel van het ene naar het andere hoofdstukkredieten over te schrijven. V oor de instemming van de groep SIS gelden
dezelfde voorwaarden als voor de goedkeuring van haar advies over de
begroting.
Artikel 14
De functie van financieel controleur wordt uitgeoefend door de financieel
controleur van de Raad volgens de regels die voor diens functie gelden.
Artikel 15
De ontvangsten worden geïnd en de uitgaven betaald door een rekenplichtige
die werkzaam is bij het directoraat-generaal A van het secretariaat-generaal
van de Raad.
Artikel 16
1. De ordonnateur stelt voor de inning van alle bedragen die uit hoofde van
artikel 25, of van enige schuld aan de betrokken staat door derden
verschuldigd zijn in verband met de installatie en het functioneren vanSisnet, een invorderingsopdracht op. Invorderingsopdrachten worden toe-gezonden aan de rekenplichtige, die deze opdrachten ter goedkeuring voorlegt
aan de financieel controleur.
2. Uit deze goedkeuring blijkt:a) de juistheid van de aanwijzing,b) de regelmatigheid en juistheid van de invorderingsopdracht ten aanzien
van de geldende bepalingen,
c) de regelmatigheid van de bewijsstukken,
d) de juistheid van de naam van de schuldenaar of de bevoegde autoriteit
van de staat die schuldenaar is,
e) de vervaldag,!B2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 5
f) de toepassing van de in lid 4 genoemde beginselen van goed financieel
beheer,
g) de juistheid van de omvang en de valuta van het in te vorderen bedrag.3. De rekenplichtige neemt volgens voorschrift opgestelde invorderings-
opdrachten in behandeling.
Artikel 17
Onverminderd de artikelen 5 en 6, kunnen:
1. Op het bedrag van nota’ s, rekeningen of betaalstaten, waarvoor in dat
geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven, inmindering worden gebracht:
a) boetes voor een partij bij een overeenkomst over een gehonoreerde
offerte;
b) onverschuldigd betaalde bedragen, waarvan verrekening kan plaats-
vinden door inhouding op een nieuwe soortgelijke betaling ten lastevan de titel, het hoofdstuk, het artikel en het begrotingsjaar waarop
het teveel betaalde is geboekt.
De op nota’ s en rekeningen in mindering gebrachte kortingen, ristorno’ s
en rabatten worden niet afzonderlijk als ontvangsten opgevoerd.
2. De volgende bedragen opnieuw worden aangewend in het kader van het
begrotingsonderdeel waarop de oorspronkelijke uitgave werd aange-
wezen:
— ontvangsten uit hoofde van terugbetaling van bedragen welke
onverschuldigd zijn betaald ten laste van kredieten op de begroting.
De nieuwe aanwending moet plaatsvinden vóór het einde van het
begrotingsjaar dat volgt op het begrotingsjaar waarin de ontvangsten zijngeïnd.
Artikel 18
1. Elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting kan
ontstaan, dient te worden voorafgegaan door een voorstel tot het aangaan vaneen betalingsverplichting door de ordonnateur aan de rekenplichtige waarin
uitsluitsel wordt gegeven omtrent het oogmerk, het bedrag, de aanwijzing van
de uitgave op de begroting en de naam van de schuldeiser. Een dergelijkvoorstel wordt toegezonden aan de rekenplichtige, die het ter goedkeuringvoorlegt aan de financieel controleur.
2. Uit deze goedkeuring blijkt:
a) dat het voorstel tot het aangaan van de betalingsverplichting is
voorgelegd overeenkomstig het bepaalde in lid 1,
b) de juistheid van de aanwijzing,
c) de beschikbaarheid van de kredieten op de begroting,
d) de toepassing van het in artikel 4 bedoelde goed financieel beheer,e) de regelmatigheid en juistheid van de uitgave ten aanzien van de geldende
bepalingen.
Artikel 19
1. De betaalbaarstelling door de budgethouder omvat:
a) verificatie van het bestaan van de rechten van de schuldeiser;
b) vaststelling of verificatie van het bestaan en van het bedrag van de
vordering;
c) verificatie van de opeisbaarheid van de vordering;d) verificatie of de diensten zijn verricht dan wel de aankoop is gedaan zoals
was overeengekomen.
2. De ordonnateur kan de verificaties onder zijn verantwoordelijkheid laten
uitvoeren.!B2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 6
Artikel 20
1. De ordonnateur verleent door het afgeven van een betalingsopdracht aan
de rekenplichtige machtiging om de betaling te verrichten voor een uitgavedie door hem betaalbaar is gesteld.
2. De betalingsopdracht moet vermelden:
a) het begrotingsjaar ten laste waarvan de uitgave komt,b) de titel, het hoofdstuk en het artikel van de begroting,
c) het te betalen bedrag in cijfers en voluit geschreven met vermelding van
de valuta van betaling,
d) naam en adres van de begunstigde,
e) het oogmerk van de uitgave,
f) de wijze van betaling,
g) nummer en datum van de desbetreffende goedkeuringen van de
voorstellen tot het aangaan der betalingsverplichtingen.
3. De betalingsopdracht wordt door de ordonnateur gedateerd en onder-
tekend.
4. De rekenplichtige legt de betalingsopdracht, vergezeld van de oor-
spronkelijke bewijsstukken, ter goedkeuring voor aan de financieel contro-
leur.
5. Uit deze goedkeuring blijkt:a) de regelmatigheid van de afgifte van de betalingsopdracht;
b) de overeenstemming van de betalingsopdracht met de aangegane
betalingsverplichting en de juistheid van het bedrag, rekening houdendmet de in artikel 4 genoemde beginselen van goed financieel beheer;
c) de juistheid van de aanwijzing;
d) de beschikbaarheid van de kredieten onder de titel of het artikel van de
begroting die er betrekking op hebben;
e) de regelmatigheid van de bewijsstukken;
f) de juistheid van de naam en de omschrijving van de begunstigde.6. Alle uitgaven moeten vooraf gedekt zijn door de bijdragen van de in
artikel 25 genoemde staten of, bij ontstentenis daarvan, door een bankkrediet.
De bancaire voorfinancieringskosten die bij ontstentenis van een betalingworden gemaakt, worden over de in gebreke blijvende staten verdeeld naar
rato van de bijdragen die zij hebben nagelaten te betalen, rekening houdend
met de duur van de achterstallige betaling.
Artikel 21
"M1 De betalingen worden verricht via een speciaal daartoe op naam van
het Secretariaat-generaal van de Raad geopende bankrekening. 3Uit hoofde
van dit financieel reglement verrichte bankoverschrijvingen zijn voorzien van
de handtekening van twee door de plaatsvervangend secretaris-generaal
aangewezen personeelsleden, waaronder die van de rekenplichtige.
Artikel 22
Indien de financieel controleur zijn in de artikelen 16, 18 of 20 bedoelde
goedkeuring weigert en de ordonnateur zijn voorstel handhaaft, wordt de zaakvoorgelegd aan de plaatsvervangend secretaris-generaal. Behalve in geval van
twijfel over de beschikbaarheid van kredieten, kan deze de weigering van
goedkeuring naast zich neerleggen en de invorderingsopdracht, de betalings-verplichting of de betalingsopdracht bevestigen door middel van een met
redenen omkleed besluit. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt de
Rekenkamer hiervan binnen een maand op de hoogte. Zijn besluit is vankracht vanaf de datum van weigering van de goedkeuring.!B2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 7
Artikel 23
De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid van de ordonnateur, de financieel
controleur en de rekenplichtige bij niet-naleving van de bepalingen van ditfinancieel reglement wordt vastgesteld overeenkomstig de desbetreffende
bepalingen van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeen-
schappen.
Artikel 24
De boekhouding wordt per kalenderjaar volgens de methode van dubbel
boekhouden gevoerd. Zij omvat alle ontvangsten en uitgaven van het
begrotingsjaar.
HOOFDSTUK IV
Bijdragen van de staten
Artikel 25
1. De ontvangsten op de begroting bestaan uit de financiële bijdragen van de
lidstaten België, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland,
Italië, Luxemburg, Nederland, Oostenrijk, Portugal, Spanje en Zweden,
alsmede van IJsland en Noorwegen.
2. De in de begroting vastgelegde financiële bijdragen van deze staten
worden uitgedrukt in euro.
Artikel 26
De in artikel 25 genoemde staten stellen hun financiële bijdragen ter
beschikking van de plaatsvervangend secretaris-generaal volgens de volgende
verdeelsleutel:
De verdeling van de bijdragen tussen de in artikel 25 genoemde lidstaten
enerzijds en IJsland en Noorwegen anderzijds, wordt jaarlijks bepaald op
basis van het aandeel van elke lidstaat en van IJsland en Noorwegen in hetbruto binnenlands product (BBP) van het voorgaande jaar van alle in artikel
25 genoemde staten tezamen. De verdeling van de bijdragen tussen de
betrokken lidstaten wordt jaarlijks bepaald rekening houdend met debijdragen van IJsland en Noorwegen en naar gelang van het BTW-aandeelvan elke lidstaat in de totale BTW-middelen van de Europese Gemeenschap-
pen zoals vastgesteld bij de laatste wijziging van de begroting van de Unie in
het voorgaande begrotingsjaar.
Artikel 27
1. De plaatsvervangend secretaris-generaal roept de bijdragen van alle in
artikel 25 genoemde staten per brief af via de nationale administraties
waarvan de gegevens hem zijn meegedeeld.
2. Deze brief vermeldt:
a) het besluit tot goedkeuring van de begroting of, indien een beroep is
gedaan op artikel 9, het besluit om de bijdragen via voorlopige twaalfden
af te roepen;
b) het bedrag in euro dat elke staat moet betalen op basis van de in artikel 26
bedoelde verdeelsleutel;
c) de voor de betaling van de bijdrage benodigde gegevens.
3. De bijdragen worden op de in artikel 21 bedoelde bankrekening gestort.
4. De bijdragen worden in euro betaald.
Artikel 28
1. De in artikel 25 genoemde staten dienen uiterlijk vóór respectievelijk 15
februari, 1 april, 1 juli en 1 oktober 25 % van hun bijdrage te storten.!B2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 8
2. Indien een staat niet beantwoordt aan zijn financiële verplichtingen, zijn
de communautaire regels voor moratoire interest met betrekking tot debetaling van de bijdragen aan de begroting van de Unie van overeenkomstigetoepassing, onverminderd de kosten die krachtens artikel 20, lid 6, ten laste
komen van deze staat.
HOOFDSTUK V
Sluiten van overeenkomsten
Artikel 29
1. Overeenkomsten inzake de koop en huur van goederen of het verrichten
van diensten worden schriftelijk gesloten.
2. Deze overeenkomsten met een geraamde waarde die gelijk is aan of hoger
ligt dan de drempelbedragen in Richtlijn 93/36/EEG van de Raad van 14 juni1993 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van
overheidsopdrachten voor leveringen (
1) of Richtlijn 92/50/EEG van de Raad
van 18 juni 1992 betreffende de coördinatie van de procedures voor hetplaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening (
2), worden gesloten
na een uitnodiging tot inschrijving overeenkomstig het bepaalde in die
richtlijnen, met inbegrip van alle verdere wijzigingen waartoe wordt besloten
(hierna de „richtlijnen van de Raad inzake procedures voor overheids-opdrachten”).
3. Overeenkomsten met een geraamde waarde die niet hoger ligt dan het
drempelbedrag van de richtlijnen van de Raad inzake procedures vooroverheidsopdrachten kunnen onderhands worden gesloten. In die gevallen zijn
de in artikel 25 genoemde lidstaten evenwel gehouden om de leveranciers die
in staat zijn de betrokken prestatie te verrichten zoveel mogelijk en met alledienstige middelen in staat te stellen met elkaar te concurreren.
4. Uitnodigingen tot inschrijving worden door het secretariaat-generaal
namens de in artikel 25 genoemde lidstaten in beginsel in alle lidstatenbekendgemaakt.
5. De procedures voor de uitnodiging tot inschrijving en de selectie- en
gunningscriteria worden bepaald en geregeld bij de bepalingen van derichtlijnen van de Raad inzake procedures voor overheidsopdrachten, als
aangevuld door de bepalingen van dit financieel reglement.
6. Uitnodigingen tot inschrijving worden namens de in artikel 25 genoemde
lidstaten opgesteld door het secretariaat-generaal en bevatten in het bijzonder
gegevens over:
a) de wijze van indiening van de inschrijvingen en presentatie ervan, met
name de eventuele eis om een standaardantwoordformulier in te vullen;
b) verwijzingen naar de algemene voorwaarden die op de betrokken
overeenkomst van toepassing zijn (leveringen, werken, dienstverrichtin-
gen of publicaties), en eventueel naar het document betreffende debijzondere voorwaarden voor de overeenkomst;
c) een beding luidens hetwelk een inschrijving aanvaarding betekent van het
desbetreffende bestek;
d) de verificatievoorwaarden, die nauwkeurig moeten worden omschreven
wanneer in een verificatie ter plaatse wordt voorzien;
e) de geldigheidsduur van de offertes, waarin de inschrijver alle voor-
waarden van zijn offerte moet handhaven;
f) de sancties bij niet-naleving van de contractuele bepalingen;
g) de vermeldingen die op de rekeningen (of op de bewijsstukken ter staving
daarvan) moeten worden aangebracht;
h) het verbod van enig contact tussen de plaatsvervangend secretaris-
generaal en zijn personeel, de vertegenwoordigers van de regeringen vande in artikel 25 genoemde lidstaten, de vertegenwoordigers van de!B
(1) PB L 199 van 9.8.1993, blz. 1.
(2) PB L 209 van 24.7.1992, blz. 1. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn
97/52/EG van het Europees Parlement en de Raad (PB L 328 van 28.11.1997, blz.
1).2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 9
regeringen van IJsland en Noorwegen en de inschrijver, behalve, bij wijze
van uitzondering, in de volgende omstandigheden:
vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten:
i) op initiatief van de inschrijvers:
aan alle inschrijvers mogen nadere inlichtingen worden verstrekt die
uitsluitend tot doel hebben de aard van de uitnodiging tot
inschrijving te verduidelijken,
ii) op initiatief van de plaatsvervangend secretaris-generaal:
indien de in artikel 25 genoemde lidstaten, IJsland of Noorwegen, of
het secretariaat-generaal van de Raad een vergissing, een onnauw-
keurigheid, een weglating of enige andere materiële tekortkoming in
de bewoordingen van de uitnodiging tot inschrijving ontdekken,mogen zij de betrokkenen daarvan op de hoogte brengen onder striktdezelfde voorwaarden als die van de uitnodiging tot inschrijving;
iii) na de opening van de inschrijvingen en op initiatief van de in artikel
25 genoemde lidstaten, IJsland of Noorwegen, of het secretariaat-
generaal van de Raad: indien een aanbieding aanleiding geeft tot een
verzoek om opheldering of indien duidelijk materiële fouten in debewoordingen van de aanbieding moeten worden verbeterd, mag hetsecretariaat-generaal met de inschrijver contact opnemen.
Artikel 30
In alle gevallen waarin er onder de in artikel 29, lid 6, onder h), bedoelde
omstandigheden contacten zijn geweest, wordt een „nota voor het dossier”opgesteld en wordt in het later aan de in artikel 36 bedoelde raadgevende
commissie uit te brengen verslag van deze contacten melding gemaakt.
Artikel 31
Tussen onderdanen van de lidstaten en IJsland en Noorwegen wordt terzake
van door de plaatsvervangend secretaris-generaal namens de in artikel 25genoemde lidstaten te sluiten overeenkomsten geen onderscheid op grond van
nationaliteit gemaakt.
Artikel 32
Indien voor de betrokken aanbesteding algemene voorwaarden gelden,
worden die bij de uitnodiging tot inschrijving gevoegd. In voorkomend geval
wordt tevens daarbij een document gevoegd met de bijzondere voorwaarden
voor de overeenkomst.
Artikel 33
De indiening van de offertes geschiedt naar keuze van de inschrijvers:
a) per post:
in de uitnodiging tot inschrijving wordt in dat geval gestipuleerd dat de
relevante datum de datum van verzending van de uitnodiging is, waarbij
het poststempel als bewijs dient. Verzending per post dient aangetekendte geschieden; of
b) door indiening bij de het secretariaat-generaal van de Raad, rechtstreeks
of door een gemachtigde van de inschrijver, met inbegrip van particulierekoerierdiensten:
in de uitnodiging tot inschrijving worden in dat geval het uiterste tijdstip
(dag en uur) voor de indiening van de stukken vermeld, alsmede de dienstvan het secretariaat-generaal van de Raad waar deze stukken tegengedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten worden afgegeven.
In beide gevallen is de datum dezelfde.!B2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 10
V oor de geheimhouding en om enigerlei moeilijkheid te voorkomen wordt in
de uitnodiging tot inschrijving het volgende opgenomen:
„Verzending dient onder dubbele omslag te geschieden. Beide omslagen
worden gesloten. De ingesloten omslag draagt, naast de aanduiding vande dienst waarvoor deze is bestemd zoals aangegeven in de uitnodigingtot inschrijving, de vermelding „Uitnodiging tot inschrijving — mag niet
door de postdienst worden geopend”. Zelfklevende omslagen moeten met
plakband worden gesloten en dwars over het plakband wordt dehandtekening van de afzender geplaatst.”.
Artikel 34
Alle inschrijvingen moeten worden geopend.
De inschrijvingen worden door een daartoe door de plaatsvervangend
secretaris-generaal aangewezen commissie geopend. Deze bestaat uit driehoge ambtenaren uit verschillende directoraten van het secretariaat-generaal
van de Raad. De financieel controleur moet van het openen van de
inschrijvingen in kennis worden gesteld. De financieel controleur of zijnvertegenwoordiger zal als waarnemer bij de opening aanwezig zijn.
De commissie stelt een verslag op over het openen van de inschrijvingen, dat
door al haar leden wordt ondertekend.
Elke bladzijde van elke inschrijving wordt door ten minste één lid van de
commissie geparafeerd. De commissie stelt van de opening van de ontvangeninschrijvingen proces-verbaal op en vermeldt daarbij alle documenten die van
elke inschrijver met betrekking tot de inschrijving zijn ontvangen.
Artikel 35
Elke inschrijving wordt door de in artikel 25 genoemde lidstaten, samen met
IJsland en Noorwegen, beoordeeld. Een door deze staten unaniem
goedgekeurd verslag wordt door de bevoegde ambtenaar van het secretariaat-
generaal van de Raad of een plaatsvervanger, beiden aangewezen door debudgethouder, ingediend bij de in artikel 36 bedoelde raadgevende
commissie.
Dit verslag bevat met name:a) een motivering voor de afwijzing van de inschrijving;b) een technische en financiële evaluatie van elke inschrijving, met inbegrip
van een vergelijkende tabel van de prijzen per eenheid;
c) de motivering van de aanbeveling voor de keuze van de inschrijver.
Artikel 36
Overeenkomsten die door de plaatsvervangend secretaris-generaal namens de
in artikel 25 genoemde lidstaten en door de bevoegde vertegenwoordigers van
Noorwegen en IJsland moeten worden gesloten na een uitnodiging tot
inschrijving, worden eerst aan een raadgevende commissie voor aankopen enovereenkomsten voorgelegd met het verzoek hierover advies uit te brengen.
Artikel 37
De in artikel 36 genoemde raadgevende commissie telt onder haar leden een
vertegenwoordiger van elke in artikel 25 genoemde lidstaat en eenvertegenwoordiger van Noorwegen en een van IJsland. De in artikel 25
genoemde lidstaten alsmede IJsland en Noorwegen zorgen ervoor dat de
gekozen vertegenwoordigers deskundig zijn op informaticagebied en/of infinanciële zaken en/of juridische zaken. De vertegenwoordigers mogen geendeel hebben genomen aan de beoordeling van de aan de raadgevende
commissie voor te leggen dossiers. Een vertegenwoordiger van de financieel
controleur zal als waarnemer aanwezig zijn.
De raadgevende commissie kiest bij gewone meerderheid een voorzitter en
een ondervoorzitter uit zijn vertegenwoordigers.
De raadgevende commissie brengt advies uit over de regelmatigheid van de
procedure die tot de selectie van de inschrijver heeft geleid en, in het
algemeen, over de voorgestelde voorwaarden van de overeenkomst.!B2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 11
Alle vraagstukken aangaande de inhoud van dit hoofdstuk kunnen voor advies
aan de raadgevende commissie worden voorgelegd.
De raadgevende commissie streeft ernaar haar adviezen eenstemmig vast te
stellen. Indien eenstemmigheid niet mogelijk is, stelt de raadgevendecommissie haar adviezen bij gewone meerderheid van haar leden vast. Een
quorum van elf is vereist voor de geldigheid van de procedure. Bij staking van
stemmen beslist de voorzitter.
Het secretariaat-generaal van de Raad zorgt in voorkomend geval voor
secretariaatsassistentie ten behoeve van de raadgevende commissie.
Artikel 38
De raadgevende commissie stelt haar reglement van orde vast naar analogie
van het reglement van orde van de raadgevende commissie voor aankopen enovereenkomsten van de Raad van de Europese Unie.
Artikel 39
De raadgevende commissie brengt in haar zuiver adviserende kwaliteit advies
uit:
a) over alle ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten inzake leveringen of
diensten, met inbegrip van studies, waarvan de geraamde waarde gelijk is
aan of hoger ligt dan de drempelbedragen in de richtlijnen van de Raad
inzake overheidsopdrachten;
b) over de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten bij de onder a)
bedoelde overeenkomsten telkens wanneer het om ingrijpende wijzigin-gen gaat, met name wanneer in de bijkomende overeenkomsten het
bedrag van de oorspronkelijke overeenkomst wordt gewijzigd;
c) over de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten die ertoe leiden dat
het totale bedrag voor een reeds gesloten overeenkomst boven de in a)bedoelde drempelbedragen uitkomt;
d) over de vraagstukken die bij de sluiting of uitvoering van aanbestedings-
overeenkomsten rijzen (bv. annulering van bestellingen, verzoeken om
vermindering van boeten wegens vertraging, afwijkingen van debestekbepalingen en de algemene voorwaarden), voorzover zij voldoendeernstig zijn om een verzoek om advies te rechtvaardigen;
e) op verzoek van een van de in artikel 25 genoemde lidstaten, IJsland of
Noorwegen, een lid van de raadgevende commissie of de plaatsvervan-gend secretaris-generaal, over de ontwerp-aanbestedingsovereenkomstenwaarmee een geringer bedrag dan het onder a) bedoelde drempelbedrag is
gemoeid, wanneer zij van mening zijn dat deze overeenkomsten
beginselvragen opwerpen of een bijzonder karakter vertonen.
Artikel 40
De krachtens artikel 39, onder b) tot en met d), voor advies aan de
raadgevende commissie voorgelegde dossiers gaan tevens vergezeld van een
eenstemmig door de in artikel 25 bedoelde lidstaten alsmede door IJsland enNoorwegen goedgekeurd verslag.
Artikel 41
De adviezen van de raadgevende commissie worden door haar voorzitter
ondertekend. Om te vermijden dat de procedure ten gevolge van dewerkzaamheden van de raadgevende commissie wordt vertraagd, kunnen dein artikel 25 genoemde lidstaten en IJsland en Noorwegen, indien zij dit nodig
achten, een redelijke termijn stellen waarbinnen een advies moet worden
uitgebracht. De adviezen worden meegedeeld aan de plaatsvervangendsecretaris-generaal, de in artikel 25 genoemde lidstaten, en IJsland enNoorwegen. Na zich op het advies te hebben beraden, nemen de in artikel 25
genoemde lidstaten en IJsland en Noorwegen met eenstemmigheid een
definitief besluit over het geval. Zodra het besluit is genomen, wordt deovereenkomst of overeenkomsten waarop elk geval betrekking heeft, door de
plaatsvervangend secretaris-generaal namens de in artikel 25 genoemde
lidstaten en de geschikte vertegenwoordigers van IJsland en Noorwegengesloten.!B2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 12
Artikel 42
Alle inschrijvers worden door het secretariaat-generaal op de hoogte gebracht
van de ten aanzien van hun inschrijvingen genomen beslissing.
Artikel 43
1. Wanneer de vermoedelijke waarde van de goederen of diensten 2000 EUR
niet overschrijdt, kan voor de overeenkomsten met een rekening of kostennota
worden volstaan.
2. Als garantie voor de uitvoering van aanbestedingsovereenkomsten kan
van leveranciers, aannemers of dienstverrichters worden verlangd dat zij
vooraf een zekerheid stellen, welke niet slechts de gehele duur van de garantiemoet bestrijken, doch een tijdvak dat toereikend is om de borg te doenbetalen. In beginsel moet de zekerheid worden gesteld door een storting in
euro op een daartoe speciaal geopende bankrekening op naam van het
secretariaat-generaal van de Raad. Zodanige zekerheid mag alleen wordengesteld bij een eersterangskredietinstelling door middel van een in euroluidend zicht- of kortetermijndeposito.
3. Het bedrag van de zekerheid wordt vastgesteld volgens de gebruikelijke
voorwaarden.
4. Het stellen van de zekerheid is verplicht wanneer de waarde van de
betrokken overeenkomst gelijk is aan of hoger ligt dan de in de richtlijnen van
de Raad inzake procedures voor overheidsopdrachten genoemde drempel-
bedragen.
5. Deze zekerheid mag worden vervangen door een door een derde
verstrekte en door de rekenplichtige goedgekeurde hoofdelijke borgstelling.De borg luidt in beginsel in euro en moet aan dezelfde regels voldoen als de inlid 2 bedoelde borg.
6. Ingeval de overeenkomst niet of niet tijdig wordt uitgevoerd, verzekert de
plaatsvervangend secretaris-generaal de in artikel 25 genoemde lidstaten,
alsmede IJsland en Noorwegen, voor alle schaden, interesten en kosten van
een billijke vergoeding, met name door het desbetreffende bedrag af tehouden van de zekerheid, ongeacht of deze rechtstreeks door de leverancier of
aannemer dan wel door een derde is gesteld.
Artikel 44
De gebruikelijke bewijsstukken bij de eerste betalingsopdracht die is
opgesteld volgens een overeenkomst waarbij zekerheid moet worden gesteld,
worden aangevuld met een door de rekenplichtige voor eensluidendgewaarmerkt afschrift van ofwel het ontvangstbewijs dat is ontvangen bijbetaling van de zekerheid, of van een verklaring van de instelling of derde
partij die de borg verstrekt.
Artikel 45
De zekerheid wordt terugbetaald of de in plaats daarvan verstrekte borg,
bedoeld in artikel 43, wordt vrijgegeven door de plaatsvervangend secretaris-
generaal overeenkomstig de bepalingen van de toepasselijke overeenkomst ofborg, behalve in gevallen van niet- of niet tijdige uitvoering als bedoeld inartikel 43, lid 6.
HOOFDSTUK VI
Rekening en verantwoording — Controle van de rekeningen
Artikel 46
1. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt, binnen twee maanden na
afloop van de periode waarin de begroting is uitgevoerd, een jaarrekening en
een financiële balans op en doet beide documenten toekomen aan de groep
SIS.
2. De jaarrekening omvat alle verrichtingen inzake ontvangsten en uitgaven
die op het afgelopen begrotingsjaar betrekking hebben. Zij wordt in dezelfdevorm en met dezelfde onderverdeling als de begroting ingediend.!B2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 13
3. Aan de rekening worden de volgende documenten toegevoegd:
a) een overzicht van de situatie van elke in artikel 25 genoemde staat op het
stuk van zijn financiële bijdrage, en
b) een overzicht van de kredietoverschrijvingen.
4. De financiële balans omvat de activa en de passiva op de begroting op 31
december van het afgelopen begrotingsjaar.
Artikel 47
1. De Rekenkamer wordt verzocht de rekeningen te controleren.
2. De plaatsvervangend secretaris-generaal verstrekt de Rekenkamer binnen
15 dagen na de in artikel 46, lid 1, genoemde termijn de jaarrekening en definanciële balans.
3. De controle door de Rekenkamer heeft ten doel vast te stellen of alle
ontvangsten en uitgaven op een wettige en regelmatige wijze zijn geïnd,respectievelijk in overeenstemming met de te beheren overeenkomsten, de
begroting en dit financieel reglement.
4. De plaatsvervangend secretaris-generaal stelt de Rekenkamer alle
faciliteiten ter beschikking die deze meent nodig te hebben voor haartaakvervulling.
Artikel 48
De jaarrekening, de financiële balans en het verslag van de Rekenkamer, dit
laatste eventueel vergezeld van opmerkingen van de plaatsvervangend
secretaris-generaal, worden vóór 1 juli aan de in artikel 25 genoemde staten
voorgelegd. De in artikel 25 genoemde lidstaten, in het kader van de Raadbijeen, verlenen de plaatsvervangend secretaris-generaal kwijting voor deuitvoering van de begroting.
HOOFDSTUK VII
Slotbepalingen
Artikel 49
De toepassing van de bepalingen van het Schengenacquis inzake het
Schengeninformatiesysteem met betrekking tot een staat die niet genoemdwordt in artikel 25, hierna „andere staat” te noemen, heeft tot gevolg dat:
a) de verdeling van de bijdragen over de in artikel 25 genoemde staten
volgens de in artikel 26 vermelde criteria wordt herzien;
b) de bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten worden aangepast om
die andere staat voor het volledige lopende begrotingsjaar te laten
bijdragen aan de werking van Sisnet;
c) de bijdragen van de in artikel 25 genoemde staten worden aangepast om
die andere staat een deel van de kosten te laten dragen die reeds eerderwerden gemaakt voor de installatie van Sisnet. Dat deel wordt berekendrekening houdend met het BTW-aandeel van die staat in de totale
BTW-middelen van de Europese Gemeenschappen voor de voorgaande
begrotingsjaren waarin kosten zijn gemaakt voor de installatie van Sisnet.V oor de bijdrage van dit deel wordt een creditnota aan de in artikel 25genoemde staten opgesteld naar rato van hun aandeel als berekend
volgens artikel 26. Naar keuze kunnen deze staten dit bedrag gebruiken
voor hun aandeel aan de begroting of om terugbetaling verzoeken.
Artikel 50
1. Dit financieel reglement geldt voor de vaststelling van de begroting ten
aanzien van de ontvangsten en uitgaven die nodig zijn om aan de
verplichtingen te voldoen welke voortvloeien uit enige overeenkomstig
artikel 1 van Besluit 1999/870/EG gestelde handeling voor de resterendeperiode van het begrotingsjaar waarin het reglement van kracht wordt.!B2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 14
2. In afwijking van artikel 8 legt de plaatsvervangend secretaris-generaal ten
behoeve van in lid 1 bedoelde begroting het voorontwerp van begroting zospoedig mogelijk na de aanneming van dit financieel reglement aan de groepSIS voor. Nadat de groep SIS advies heeft uitgebracht en de ontwerp-
begroting is opgesteld, stellen de in artikel 25 genoemde lidstaten, in het
kader van de Raad bijeen, onverwijld de begroting vast.
3. In afwijking van artikel 28, moeten de in artikel 25 genoemde staten ten
behoeve van de in lid 1 bedoelde begroting hun bijdrage betalen volgens eendoor de in artikel 25 genoemde lidstaten bij de vaststelling van deze begroting
te bepalen tijdschema.
Artikel 51
1. Dit besluit wordt van kracht op de dag waarop het wordt aangenomen.
2. Het wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen .!B2000D0265 — NL — 23.10.2000 — 001.001 — 15