AUTORITÀ DI VIGILANZA EFTA

REGOLAMENTO INTERNO

Adottato il 7 gennaio 1994 (1)

Rifusione del 19 dicembre 2017 (2)

Modificato l’11 febbraio 2020 (3)

Modificato il 3 febbraio 2021 (4)

ORGANIZZAZIONE DELL’AUTORITÀ DI VIGILANZA EFTA

Articolo 1 Collegio I membri dell’Autorità di vigilanza EFTA costituiscono un Collegio che agisce collettivamente in conformità del presente regolamento interno. Il funzionamento dell’Autorità è disciplinato dal principio di collegialità, fondato sulla partecipazione paritaria dei membri del Collegio all’adozione delle decisioni. Le decisioni sono oggetto di deliberazioni collettive e tutti i membri del Collegio sono collettivamente responsabili di tutte le decisioni adottate. Il presidente è al vertice dell’ordine protocollare del Collegio, seguito dai membri in base all’anzianità di servizio. L’ordine di precedenza di membri con la stessa anzianità di servizio è determinato in base all’età.

Articolo 2 Presidente Il presidente rappresenta pubblicamente l’autorità nel suo complesso, nel rispetto del principio di collegialità. Il presidente vigila sull’amministrazione dell’Autorità e ha il potere di stipulare contratti e vincolare in altro modo l’Autorità per consentirne il funzionamento, senza tuttavia interferire nei poteri e nelle funzioni di cui all’articolo 7 del presente regolamento interno. Il presidente tiene informato il Collegio in merito al proprio approccio generale, così come su singole questioni di interesse per altri membri del Collegio e agisce tenendo in debito conto le opinioni espresse da altri membri del Collegio e nel rispetto di direttive, politiche e procedure stabilite dal Collegio in conformità dell’articolo 16.

Articolo 3 Portafogli Il Collegio affida a ciascun membro la responsabilità di preparare ed eseguire le sue decisioni in particolari settori di attività dell’accordo SEE («portafogli»). I membri presentano relazioni periodiche e formulano proposte al Collegio per quanto concerne la politica di applicazione delle regole nei settori di loro competenza e guidano la comunicazione pubblica dell’Autorità in tali settori. I portafogli sono assegnati per consenso all’atto della nomina di uno o più nuovi membri del Collegio. L’assegnazione è soggetta a riesame almeno ogni due anni, o su richiesta di un membro del Collegio. In caso di mancato consenso, l’assegnazione rimane invariata e i membri mantengono i rispettivi portafogli o rilevano quelli assegnati al loro predecessore (il membro del Collegio la cui nomina era stata proposta in precedenza dal governo dello stesso Stato EFTA).

Articolo 4 Uffici Nell’espletamento delle sue funzioni il Collegio è assistito da quattro uffici, ossia l’ufficio per il mercato interno, l’ufficio per la concorrenza e gli aiuti di Stato, l’ufficio per le questioni giuridiche e direttive e l’amministrazione. Gli uffici lavorano in stretta cooperazione. Ciascun ufficio è guidato da un direttore, nominato dal Collegio e responsabile nei confronti dell’intero Collegio per l’operato del proprio ufficio. I direttori gestiscono i rispettivi uffici conformemente a politiche, procedure e direttive stabilite dal Collegio, al quale riferiscono periodicamente secondo quanto richiesto. Laddove la responsabilità per la preparazione e l’esecuzione di decisioni in particolari settori dell’accordo SEE sia stata affidata a un particolare membro del Collegio, il direttore interessato riceve istruzioni da tale membro. Prima di sottoporre una proposta di decisione all’approvazione del Collegio, l’ufficio competente consulta tutti gli altri uffici interessati alla materia. Il direttore dell’ufficio per le questioni giuridiche e direttive viene consultato in merito alle proposte di atti giuridici e di disposizioni che possono avere implicazioni giuridiche. Il direttore dell’amministrazione viene consultato in merito a proposte che possono influire sull’amministrazione dell’Autorità, in particolare in termini di gestione delle risorse umane o di bilancio. Eventuali disaccordi tra gli uffici sono riportati nell’atto con il quale la proposta viene presentata al Collegio. Il Collegio può istituire gruppi di lavoro interdisciplinari e altre strutture per l’esame di questioni particolari, designandone il presidente e definendone il mandato e le modalità di funzionamento.

Articolo 5 Supplenze In caso di impedimento del presidente, le sue funzioni sono esercitate nel primo semestre dell’anno, dal secondo membro più anziano secondo l’ordine protocollare e nel secondo semestre dell’anno dal terzo membro più anziano. Quanto precede comprende l’esercizio delle funzioni che incombono al presidente in qualità di membro del Collegio. In caso di impedimento di un membro del Collegio, le sue funzioni sono esercitate dal membro successivo nell’ordine protocollare o, nel caso del membro meno anziano, da quello immediatamente precedente, in grado di esercitarle. In caso di impedimento di un direttore, le sue funzioni sono esercitate da un funzionario subordinato scelto secondo l’ordine stabilito dal direttore. I direttori informano il direttore dell’ufficio per le questioni giuridiche e direttive in merito all’ordine applicabile.

Articolo 6 Astensione di membri del Collegio Fatto salvo l’articolo 9, terzo comma, dell’accordo tra gli Stati EFTA sull’istituzione di un’Autorità di vigilanza e di una Corte di giustizia, qualora un membro del Collegio ritenga opportuno non partecipare alle deliberazioni o decisioni su una particolare questione, in tutto o in parte, al fine di garantire che non vi siano dubbi sull’indipendenza dell’Autorità, ha facoltà di astenersi. In tal caso, il membro del Collegio informa della propria decisione il direttore dell’ufficio per le questioni giuridiche e direttive, che provvede immediatamente a informare gli altri membri del Collegio ed eventuali membri del personale interessati, e a prendere tutti i provvedimenti necessari a garantire che il membro del Collegio che ha deciso di astenersi non sia più coinvolto nella questione. Qualora ritenga che la sua sostituzione con un membro del Collegio ad hoc ai fini della questione sia nell’interesse dell’Autorità o dell’esercizio dei poteri e delle funzioni di cui all’articolo 7, il membro del Collegio che si astiene propone agli altri membri del Collegio di procedere alla propria sostituzione in conformità dell’articolo 9, terzo comma, dell’accordo tra gli Stati EFTA sull’istituzione di un’Autorità di vigilanza e di una Corte di giustizia.

DECISIONI DELL’AUTORITÀ DI VIGILANZA EFTA

Articolo 7 Tipi di decisioni I poteri e le funzioni conferiti all’Autorità dall’accordo SEE e dall’accordo tra gli Stati EFTA sull’istituzione di un’Autorità di vigilanza e di una Corte di giustizia, in particolare l’articolo 5 di quest’ultimo, spettano al Collegio. Nell’esercizio di tali poteri e funzioni, l’Autorità adotta decisioni: a) nelle riunioni del Collegio a norma degli articoli da 8 a 11; b) mediante procedimento scritto, a norma dell’articolo 12; c) mediante procedimento di delegazione, a norma dell’articolo 13. Lo stesso vale per i poteri e le funzioni conferiti all’Autorità dall’accordo sul recesso del Regno Unito dall’accordo SEE e dall’accordo tra gli Stati EFTA sull’istituzione di un’Autorità di vigilanza e di una Corte di giustizia, in particolare l’articolo 2 del protocollo 9.

Articolo 8 Riunioni del Collegio Le riunioni del Collegio sono convocate dal presidente. Il Collegio si riunisce, di norma, almeno una volta alla settimana. Esso si riunisce inoltre ogni volta che se ne presenti la necessità. Le riunioni del Collegio sono presiedute dal presidente. Le riunioni del Collegio sono valide se sono presenti due membri. Per l’adozione di un atto sono necessari almeno due voti favorevoli.

Articolo 9 Ordine del giorno delle riunioni del Collegio Il presidente prepara un progetto di ordine del giorno per ciascuna riunione. Ogni argomento di cui un membro proponga la discussione viene iscritto nel progetto di ordine del giorno. Allo stesso modo, un argomento ancora in sospeso più di sei mesi dopo l’approvazione del direttore dell’ufficio per le questioni giuridiche e direttive viene iscritto nel progetto di ordine del giorno della prima riunione di ogni mese successivo. Salvo decisione contraria, il progetto di ordine del giorno e i documenti di lavoro necessari sono distribuiti ai membri almeno tre giorni lavorativi prima della riunione. L’ordine del giorno ha carattere riservato. Se un membro lo richiede, la discussione di un argomento iscritto nel progetto di ordine del giorno può essere rinviata una sola volta alla riunione successiva, a meno che il rinvio possa impedire al Collegio, a causa di termini vincolanti, di deliberare efficacemente sulla materia. Il Collegio può decidere all’unanimità, con l’esplicito consenso di eventuali membri impossibilitati a presenziare, di eliminare un punto dall’ordine del giorno, o di discutere e deliberare su un argomento non iscritto nel progetto di ordine del giorno o per il quale i documenti di lavoro necessari non siano stati distribuiti entro il termine stabilito. In sede di riunione, sulla base del progetto di ordine del giorno e delle richieste di modifica dello stesso, il Collegio approva l’ordine del giorno.

Articolo 10 Presenza alle riunioni del Collegio Le riunioni del Collegio non sono pubbliche. Le discussioni hanno carattere riservato. Il direttore dell’ufficio per le questioni giuridiche e direttive partecipa a tutte le riunioni. Salvo decisione contraria del Collegio, alle riunioni sono tenuti a partecipare i direttori degli uffici competenti per la preparazione di progetti di decisione inclusi nel progetto di ordine del giorno e possono partecipare gli altri direttori. Il presidente può, di sua iniziativa o su richiesta di un membro, invitare determinati funzionari dell’Autorità ad assistere in tutto o in parte ad una riunione e a prendere la parola. Quando l’Autorità è tenuta, o si è impegnata, a consentire a rappresentanti di altre istituzioni, agenzie o altri organismi, di assistere a riunioni del Collegio nelle quali si adottano determinati tipi di decisioni, tali istituzioni, agenzie o altri organismi sono invitati a farsi rappresentare in tali riunioni o nelle parti pertinenti delle stesse. Il Collegio può invitare qualsiasi altra persona ad assistere a una riunione, in tutto o in parte, e a prendere la parola.

Articolo 11 Verbali delle riunioni del Collegio Di ogni riunione del Collegio viene redatto un verbale. Il verbale si basa sull’ordine del giorno approvato all’inizio della riunione e riporta le decisioni sostanziali riguardanti gli argomenti iscritti nell’ordine del giorno ossia, di norma, se una proposta è stata adottata, respinta o rinviata, nonché tutti gli argomenti di cui si è preso atto. I verbali vengono autenticati dalla firma del presidente e controfirmati dal direttore dell’ufficio per le questioni giuridiche e direttive.

Articolo 12 Decisioni mediante procedimento scritto Su proposta di un membro, il Collegio può adottare un atto mediante procedimento scritto. Nel corso del procedimento scritto, ogni membro può chiedere che la proposta sia discussa in una riunione del Collegio. In tal caso l’argomento è iscritto nel progetto di ordine del giorno della riunione successiva del Collegio. Il testo della proposta di decisione è distribuito a tutti i membri con l’indicazione della data proposta per l’adozione. La proposta s’intende approvata dal Collegio alla data indicata, purché — la data proposta segua di almeno tre giorni lavorativi la distribuzione della proposta, sia accertato che tutti i membri del Collegio sono a conoscenza di tale distribuzione, almeno due membri del Collegio si siano espressi a favore della proposta e non sia stata presentata alcuna richiesta di discussione della proposta in sede di riunione del Collegio, o — tutti i membri del Collegio si siano espressi a favore. La decisione viene registrata nel verbale della riunione successiva.

Articolo 13 Decisioni delegate Nel pieno rispetto del principio di responsabilità collegiale, il Collegio può delegare ad un membro l’adozione, a suo nome e sotto il suo controllo, di decisioni chiaramente circoscritte nei settori di sua competenza ai sensi dell’articolo 3 e del testo definitivo di una decisione il cui contenuto essenziale sia già stato definito dal Collegio. Durante i periodi nei quali non è presente un numero di membri del Collegio sufficiente per costituire il quorum deliberante, uno o più membri possono essere autorizzati a prendere le decisioni urgenti che si rendano necessarie. I funzionari possono essere incaricati di adottare provvedimenti di gestione o di amministrazione chiaramente circoscritti. In deroga alla delega di poteri decisionali, il Collegio conserva comunque il diritto di prendere direttamente qualsiasi decisione. Inoltre, il membro del Collegio responsabile può decidere di non esercitare i poteri delegati e deferire l’adozione della decisione all’intero Collegio. Le decisioni considerate di particolare importanza o interesse da un membro del Collegio vengono comunque deferite all’intero Collegio. Il direttore dell’ufficio per le questioni giuridiche e direttive informa periodicamente il Collegio in merito alle decisioni adottate in virtù di poteri conferiti mediante una decisione di delegazione e provvede a farne prendere nota in sede di riunione del Collegio. I poteri conferiti in virtù del presente articolo sono esercitati esclusivamente con l’approvazione del direttore dell’ufficio per le questioni giuridiche e direttive e non possono essere oggetto di subdelegazione, salvo espressa disposizione contenuta nella decisione di delegazione.

Articolo 14 Procedura Il direttore dell’ufficio per le questioni giuridiche e direttive assiste il presidente nella preparazione delle riunioni del Collegio, nello svolgimento delle procedure decisionali ed eventualmente nell’adozione dei provvedimenti necessari per assicurare la comunicazione e la pubblicazione delle deliberazioni dell’Autorità. A tal fine, il direttore garantisce l’osservanza delle norme di preparazione e presentazione dei documenti da sottoporre all’esame dei membri e, se del caso, adotta i provvedimenti necessari per assicurare la notificazione degli atti dell’Autorità e la loro pubblicazione.

Articolo 15 Autenticazione Gli atti giuridici adottati dal Collegio, in sede di riunione o mediante procedimento scritto, sono autenticati nella o nelle lingue nelle quali fanno fede dalla firma del presidente e dalla controfirma del direttore dell’ufficio per le questioni giuridiche e direttive. Gli atti giuridici adottati mediante delegazione sono autenticati nella o nelle lingue nelle quali fanno fede dalla firma del membro competente e dalla controfirma del direttore dell’ufficio per le questioni giuridiche e direttive. Nei casi limitati nei quali un funzionario è stato abilitato ad adottare atti giuridici, questi ultimi sono autenticati dalla semplice firma di tale funzionario. Ove possibile, si utilizzano le firme elettroniche.

GESTIONE E AMMINISTRAZIONE

Articolo 16 Decisioni gestionali e amministrative Le decisioni gestionali e amministrative dell’Autorità concernenti la nomina di funzionari, la conclusione di contratti e altre questioni che non interferiscono nei poteri e nelle funzioni di cui all’articolo 7 del presente regolamento sono adottate dal direttore competente sotto l’autorità del presidente e conformemente a politiche, procedure e direttive stabilite dal Collegio. Qualsiasi decisione concernente la gestione e l’amministrazione dell’Autorità che potrebbe influire sulla capacità dell’Autorità di esercitare i poteri e le funzioni di cui all’articolo 7, come la nomina dei direttori, così come eventuali cambiamenti nella struttura, nella ripartizione delle risorse o nelle rispettive responsabilità degli uffici dell’Autorità, viene adottata per consenso esclusivamente dal Collegio nella sua interezza. I direttori rispondono al Collegio per le loro decisioni e riferiscono al Collegio nella sua interezza, secondo quanto richiesto. Se necessario, il Collegio stabilisce norme, direttive, politiche e procedure per applicare il presente regolamento interno e fornire indicazioni per la gestione e l’amministrazione dell’Autorità nel suo complesso. Il presidente convoca a intervalli regolari riunioni di gestione, in occasione delle quali i direttori riferiscono al Collegio e ricevono indicazioni dallo stesso sulla gestione e sul funzionamento dei rispettivi uffici. I direttori consultano regolarmente il direttore dell’amministrazione in merito alla gestione dei rispettivi uffici per quanto concerne risorse umane, aspetti finanziari, tecnologie dell’informazione, sicurezza e altre questioni amministrative.

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 17 Entrata in vigore Il presente regolamento interno entra in vigore il 1o gennaio 2018.

Articolo 18 Abrogazione Il regolamento interno del 7 gennaio 1994, e successive modifiche, s’intende abrogato e sostituito in concomitanza con l’entrata in vigore del presente regolamento interno. Tutte le decisioni adottate a norma del precedente regolamento interno restano impregiudicate.

Articolo 19 Pubblicazione Il presente regolamento interno, che fa fede in lingua inglese, è pubblicato nella sezione SEE e nel supplemento SEE della Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

(1) Doc n. 186989.

(2) Decisione n. 217/17/COL del Collegio.

(3) Decisione n. 7/20/COL del Collegio.

(4) Decisione n. 4/21/COL del Collegio.