Decisione dei rappresentanti dei governi degli Stati membri riuniti in sede di consiglio

del 21 febbraio 2002

che istituisce un Fondo destinato a finanziare la Convenzione sul futuro dell'Unione europea e che stabilisce le norme finanziarie relative alla sua gestione

(2002/176/UE)

I RAPPRESENTANTI DEI GOVERNI DEGLI STATI MEMBRI RIUNITI IN SEDE DI CONSIGLIO,

visto il punto III della dichiarazione di Laeken sul futuro dell'Unione europea, allegata alle conclusioni della presidenza del Consiglio europeo, riunitosi a Laeken il 14 e il 15 dicembre 2001, il quale ha deciso di convocare una convenzione sul futuro dell'Unione europea (in seguito denominata la "Convenzione"),

vista la decisione del presidente della Convenzione di nominare un Segretario generale di quest'ultima,

considerando quanto segue:

(1) Conformemente alla dichiarazione di Laeken sul futuro dell'Unione europea, la Convenzione è dotata di un Presidium assistito da un Segretariato, le cui funzioni sono assicurate dal Segretariato generale del Consiglio.

(2) Occorre istituire un Fondo destinato a finanziare la Convenzione.

(3) Si rivela inoltre necessario adottare norme finanziarie che specifichino in particolare le modalità relative all'esecuzione del bilancio destinato a coprire le spese derivanti dalla gestione della Convenzione ad esclusione di quelle relative all'infrastruttura necessaria al suo funzionamento, nonché le modalità relative alla presentazione e alla verifica dei conti.

(4) Il 28 febbraio 2002 il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione hanno concluso un accordo interistituzionale relativo al finanziamento della Convenzione sul futuro dell'Unione europea,

DECIDONO:

CAPO I

Creazione del Fondo

Articolo 1

1. È istituito un Fondo destinato a finanziare la Convenzione (in seguito denominato il "Fondo").

2. In ciascuno degli Stati membri, il Fondo gode della massima capacità giuridica riconosciuta dalle legislazioni nazionali alle persone giuridiche. In particolare, esso può ricevere donazioni, concludere contratti e stare in giudizio. A tal fine, esso è rappresentato dal Segretario generale della Convenzione.

3. A norma dell'articolo 3 del protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee dell'8 aprile 1965, i governi degli Stati membri adottano, ogni qualvolta sia loro possibile, le opportune disposizioni per l'abbuono o il rimborso dell'importo dei diritti indiretti e delle tasse sulla vendita compresi nei prezzi dei beni mobili o nell'importo delle prestazioni di servizi, quando il Fondo effettui, per uso ufficiale, acquisti considerevoli il cui prezzo comprenda diritti e tasse di tale natura. Tuttavia l'applicazione di tali disposizioni non deve avere per effetto di falsare la concorrenza all'interno delle Comunità.

Articolo 2

Il Fondo è incaricato della riscossione delle entrate e della gestione delle spese della Convenzione ad esclusione di quelle relative all'infrastruttura necessaria al suo funzionamento.

Articolo 3

1. Ai fini dell'applicazione della presente decisione, il bilancio del Fondo (in seguito denominato il "bilancio") è l'atto, adottato dai rappresentanti dei governi degli Stati membri riuniti in sede di Consiglio, che prevede ed autorizza preventivamente, per ciascun esercizio, le entrate e le spese del Fondo.

2. Il bilancio è adottato su proposta del Segretario generale della Convenzione, previo accordo del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione.

Articolo 4

È aperto a nome del Fondo un conto bancario speciale. Il Segretario generale della Convenzione è autorizzato a utilizzare detto conto bancario a norma dell'articolo 16 per adempiere i suoi obblighi ai sensi della presente decisione.

Articolo 5

Nel bilancio entrate e spese devono risultare in pareggio.

CAPO II

Norme finanziarie

Articolo 6

Il presente capo stabilisce le modalità relative all'elaborazione e all'esecuzione del bilancio.

Articolo 7

1. Il bilancio è suddiviso in titoli e capitoli.

2. Gli stanziamenti iscritti nel bilancio non possono essere destinati a fini diversi da quelli in esso specificati.

Articolo 8

I fondi stanziati sono utilizzati in conformità del principio della buona gestione finanziaria e, in particolare, dei principi di economia e di rapporto costo/efficacia.

Articolo 9

1. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo attraverso imputazione a un articolo del bilancio.

2. Non può essere impegnata né liquidata nessuna spesa oltre gli stanziamenti autorizzati.

Articolo 10

1. Le entrate e le spese sono iscritte nel bilancio e nei conti per il loro importo integrale e senza compensazioni tra esse. Il totale delle entrate copre il totale delle spese.

2. Il primo esercizio finanziario inizia il giorno dell'entrata in vigore della presente decisione e termina il 31 dicembre 2002. Il secondo esercizio finanziario comincerà il 1o gennaio 2003 e terminerà alla conclusione dei lavori della Convenzione.

3. Le spese di un esercizio sono imputate all'esercizio stesso sulla base delle spese il cui mandato di pagamento sia pervenuto al controllore finanziario entro il 31 dicembre, sempre che tali spese siano state pagate dal contabile entro il 15 gennaio successivo.

4. Fatto salvo l'articolo 11, gli stanziamenti accordati possono essere utilizzati unicamente per coprire le spese regolarmente impegnate e pagate con riferimento all'esercizio per il quale sono stati concessi e per coprire i debiti provenienti da esercizi precedenti per i quali non era stato riportato nessuno stanziamento.

Articolo 11

1. Gli stanziamenti non impegnati alla fine del primo esercizio finanziario e quelli corrispondenti a pagamenti residui risultanti da impegni regolarmente contratti prima della chiusura del primo esercizio finanziario sono riportati di diritto al secondo esercizio.

2. Per l'esecuzione del bilancio, l'utilizzazione degli stanziamenti riportati è indicata separatamente, per ciascun articolo del bilancio, nei conti dell'esercizio finanziario in corso.

CAPO III

Esecuzione del bilancio e contabilità

Articolo 12

Il bilancio è eseguito secondo il principio della separazione dell'ordinatore e del contabile. Le funzioni di ordinatore, di contabile e di controllore finanziario sono incompatibili tra loro.

Articolo 13

1. La funzione di ordinatore delle entrate e delle spese è esercitata dal Segretario generale della Convenzione. L'ordinatore cura l'esecuzione del bilancio nei limiti degli stanziamenti assegnati. Può delegare i propri poteri al membro del Segretariato della Convenzione da lui designato.

2. L'ordinatore può decidere di procedere a storni da capitolo a capitolo all'interno di ciascun titolo.

3. L'ordinatore può decidere storni da titolo a titolo previo parere conforme dei rappresentanti dei governi degli Stati membri riuniti in sede di Consiglio. Esso comunica preventivamente al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione l'intenzione di procedere a tali storni. Le istituzioni prendono posizione al riguardo con sollecitudine e se, entro tre settimane dalla data della comunicazione, una di esse respinge il principio dello storno in questione, quest'ultimo non può essere effettuato.

Articolo 14

Il controllo finanziario interno al Fondo è esercitato dal controllore finanziario del Segretariato generale del Consiglio, su autorizzazione espressa dell'autorità che ha il potere di nomina (in seguito denominata l'"AIPN").

Articolo 15

La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese sono effettuati da un contabile della direzione generale A del Segretariato generale del Consiglio, su autorizzazione espressa dell'AIPN.

Articolo 16

I pagamenti sono effettuati tramite il conto bancario aperto a norma dell'articolo 4. Per i bonifici bancari effettuati a norma della presente decisione è necessaria la firma congiunta del Segretario generale aggiunto della Convenzione e del contabile.

Articolo 17

La contabilità è tenuta col metodo della partita doppia. Essa riproduce la totalità delle entrate e delle spese.

CAPO IV

Presentazione e verifica dei conti

Articolo 18

1. Il Segretario generale della Convenzione redige un conto di gestione e un bilancio finanziario entro due mesi dalla fine del periodo di esecuzione del bilancio.

2. Il conto di gestione comprende tutte le operazioni di entrata e di spesa concernenti l'esercizio trascorso. Esso è presentato nella stessa forma e secondo le stesse suddivisioni del bilancio.

3. Ad esso è allegato un prospetto degli storni di stanziamenti.

4. Il bilancio finanziario descrive l'attivo e il passivo del bilancio alla chiusura dell'esercizio trascorso.

Articolo 19

La Corte dei conti delle Comunità europee assicura il controllo della regolarità delle entrate e delle spese del Fondo rispetto alle norme finanziarie definite nel capo II della presente decisione.

Articolo 20

Il conto di gestione, il bilancio finanziario e la relazione della Corte dei conti, alla quale sono allegate le eventuali osservazioni del Segretario generale della Convenzione, sono presentati, entro quattro mesi dalla chiusura dell'esercizio finanziario, ai rappresentanti dei governi degli Stati membri riuniti in sede di Consiglio e sono trasmessi al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione nonché al Presidium della Convenzione. Previo parere conforme del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, i rappresentanti dei governi degli Stati membri riuniti in sede di Consiglio danno scarico al Segretario generale della Convenzione per l'esecuzione del bilancio.

Articolo 21

Al termine dei lavori della Convenzione e dopo la chiusura dei conti del secondo esercizio finanziario, l'attivo in bilancio è versato nel bilancio generale dell'Unione europea e ripartito tra le relative sezioni proporzionalmente ai contributi versati al Fondo da ciascuna istituzione.

Articolo 22

Il Segretario generale della Convenzione invia mensilmente al Presidium della Convenzione e agli Stati membri una relazione che riporta le entrate e le spese del Fondo. La relazione è trasmessa al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione.

CAPO V

Spese di viaggio dei membri della Convenzione

Articolo 23

Su proposta del Segretario generale della Convenzione, e secondo le prassi vigenti al Consiglio, il Presidium adotta una decisione che precisa le condizioni e le modalità del rimborso delle spese di viaggio dei membri della Convenzione, sempreché dette spese siano a carico del bilancio.

CAPO VI

Entrata in vigore e pubblicazione

Articolo 24

1. La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione. Essa si applica fino al 31 dicembre 2002.

2. Con decisione dei rappresentanti dei governi degli Stati membri, all'atto della proroga dell'accordo interistituzionale relativo al finanziamento della Convenzione sul futuro dell'Unione europea, a norma del punto 9 di detto accordo, la presente decisione sarà prorogata, con effetto a decorrere dal 1o gennaio 2003, fino al termine dei lavori della Convenzione.

Articolo 25

La presente decisione è pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Fatto a Bruxelles, il 21 febbraio 2002.

Il Presidente

F. J. Conde de Saro