IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 249/3

ISTRUZIONI AL CANCELLIERE DEL TRIBUNALE DELLA FUNZIONE PUBBLICA DELL’UNIONE EUROPEA

del 19 settembre 2007

IL TRIBUNALE DELLA FUNZIONE PUBBLICA DELL’UNIONE EUROPEA,

SU PROPOSTA DEL PRESIDENTE DEL TRIBUNALE,

visto il regolamento di procedura adottato il 25 luglio 2007, in particolare l’articolo 19, paragrafo 4,

ADOTTA LE SEGUENTI:

ISTRUZIONI AL CANCELLIERE

Articolo 1

Definizioni

Tutte le convenzioni stabilite all'articolo 1 del regolamento di procedura sono applicabili nello stesso modo alle presenti istruzioni.

Articolo 2

Compiti del cancelliere

1. Il cancelliere è responsabile della tenuta del registro del Tribunale e dei fascicoli delle cause pendenti, della ricezione, della trasmissione, della notifica e della conservazione dei documenti, della corrispondenza con le parti e con i terzi relativa alle cause pendenti nonché della custodia dei sigilli del Tribunale; egli cura la riscossione dei diritti di cancelleria ed il recupero delle somme dovute alla cassa del Tribunale; egli provvede alle pubblicazioni del Tribunale.

2. Il cancelliere può essere assistito da un cancelliere aggiunto nei compiti sopra precisati. In caso di assenza o di impedimento del cancelliere, il cancelliere aggiunto assume, ove occorra, la responsabilità dell'esecuzione di tali compiti e prende le decisioni che spettano al cancelliere in forza delle disposizioni del regolamento di procedura del Tribunale e delle presenti istruzioni al cancelliere nonché in forza delle deleghe conferitegli in applicazione di queste.

Articolo 3

Apertura degli uffici della cancelleria

1. Gli uffici della cancelleria sono aperti al pubblico tutti i giorni feriali. Si considerano feriali tutti i giorni tranne il sabato, la domenica ed i giorni festivi legali figuranti nell'elenco di cui all'articolo 100, paragrafo 2, del regolamento di procedura.

2. Quando un giorno lavorativo ai sensi del paragrafo precedente è festivo per i dipendenti dell'istituzione, la possibilità di contattare la cancelleria durante l'orario di apertura al pubblico è garantita da un servizio di permanenza.

3. L'orario di apertura al pubblico della cancelleria è dalle 9.00 alle 12.00 e dalle 14.30 alle 16.30. Nei periodi di ferie giudiziarie previsti dall'articolo 28 del regolamento di procedura, gli uffici della cancelleria restano chiusi al pubblico il venerdì pomeriggio.

4. Quando gli uffici della cancelleria sono chiusi, gli atti processuali possono essere validamente depositati, in qualsiasi ora del giorno o della notte, presso il custode che sorveglia gli accessi agli edifici della Corte di giustizia delle Comunità europee (edifici «Thomas More» ed «Erasmus» della Corte di giustizia, boulevard Konrad Adenauer e rue du Fort Niedergrünewald, Lussemburgo). Egli annota la data e l'ora del deposito, che fanno fede, e rilascia a richiesta una ricevuta.

Articolo 4

Registro

1. Sono iscritti nel registro le sentenze, le ordinanze e tutti gli atti versati al fascicolo nelle cause instaurate dinanzi al Tribunale, nell'ordine della loro produzione, esclusi quelli predisposti ai fini di una composizione amichevole ai sensi dell'articolo 70 del regolamento di procedura, previsti all'articolo 6, paragrafo 4, delle presenti istruzioni.

2. Il cancelliere annota l'avvenuta iscrizione nel registro sugli originali e, a richiesta delle parti, sulle copie che esse presentano a tal fine.

3. Le iscrizioni nel registro e le annotazioni previste dal paragrafo 2 costituiscono atti autentici.

4. Le iscrizioni nel registro vengono numerate in ordine progressivo e senza interruzioni. Esse contengono le indicazioni necessarie per l'identificazione dell'atto, segnatamente le date di deposito e d'iscrizione, il numero della causa e la natura dell'atto.

5. Ai fini dell'applicazione del paragrafo precedente sono prese in considerazione, a seconda dei casi:

— la data in cui l'atto processuale è stato ricevuto dal cancelliere o da un dipendente della cancelleria,

— la data di cui all'articolo 3, paragrafo 4, di queste istruzioni,

— o, nei casi previsti dall'articolo 54, primo comma, dello Statuto della Corte di giustizia e dall'articolo 8, paragrafo 1, dell’allegato I dello Statuto della Corte di giustizia, la data del deposito dell'atto processuale presso il cancelliere della Corte o presso il cancelliere del Tribunale di primo grado.

6. Ogni rettifica viene annotata nel registro. Se il registro è tenuto in forma elettronica, esso è concepito in modo tale che nessuna iscrizione possa essere cancellata e che ogni successiva modifica o rettifica di un'iscrizione sia riconoscibile.

7. Il numero d'ordine dell'iscrizione nel registro viene apposto sulla prima pagina di ogni atto emanato dal Tribunale. Sull'originale di ogni atto processuale depositato dalle parti e su ogni copia ad esse notificata viene annotata l'iscrizione nel registro, con l'indicazione del numero d'ordine e della data della stessa. L'annotazione è fatta nella lingua processuale. L'annotazione sull'originale dell'atto processuale dev'essere firmata dal cancelliere.

Articolo 5

Numero di causa

1. All'atto dell'iscrizione di un ricorso nel registro, alla causa è attribuito un numero d'ordine preceduto dalla sigla «F-» e seguito dall'indicazione dell'anno. Qualora si applichi l'articolo 34, paragrafo 6, del regolamento di procedura, l’indicazione dell’anno nel numero d'ordine corrisponde alla data di deposito del documento preso in considerazione ai fini dell'osservanza dei termini processuali.

2. Le domande di provvedimenti urgenti, le istanze d'intervento, le domande di rettifica o d'interpretazione di sentenze o di ordinanze, le domande di revocazione o di opposizione di terzo, le domande di liquidazione delle spese e le domande di gratuito patrocinio relative a ricorsi pendenti ricevono lo stesso numero d'ordine della causa principale, seguito da una sigla indicante che si tratta di procedimenti particolari distinti. Al ricorso, la cui proposizione sia stata preceduta da una domanda di gratuito patrocinio ad esso relativa, viene attribuito lo stesso numero di causa di quest'ultima. Dopo il rinvio di una causa da parte del Tribunale di primo grado a seguito di impugnazione, la causa conserva il numero che le era stato precedentemente attribuito dinanzi al Tribunale.

Articolo 6

Fascicolo e accesso al fascicolo

1. Il fascicolo di causa contiene gli originali, con i relativi allegati, dei documenti e degli atti processuali prodotti dalle parti, ad eccezione di quelli rifiutati ai sensi dell'articolo 8 di queste istruzioni, le decisioni emesse nella causa, comprese quelle concernenti il rifiuto di accettare documenti, le relazioni preparatorie d'udienza, i verbali d'udienza, le notifiche eseguite dal cancelliere nonché ogni altro documento o lettera che debbano eventualmente essere presi in considerazione ai fini della decisione della causa.

2. In caso di dubbio, il cancelliere si rivolge al presidente affinché si decida se un atto debba essere versato al fascicolo.

3. Agli atti contenuti nel fascicolo è attribuito un numero corrente.

4. In deroga al paragrafo 1, gli atti predisposti ai fini di una composizione amichevole ai sensi dell'articolo 70 del regolamento di procedura (cfr. articolo 4, paragrafo 1, delle presenti istruzioni) sono repertoriati in una parte distinta del fascicolo.

5. I rappresentanti delle parti di una causa pendente dinanzi al Tribunale o le persone da essi debitamente autorizzate possono consultare, negli uffici della cancelleria, il fascicolo di causa originale, compresi gli incartamenti amministrativi prodotti dinanzi al Tribunale e gli atti predisposti ai fini della composizione amichevole ai sensi dell'articolo 70 del regolamento di procedura, e chiedere copie o estratti degli atti processuali e del registro.

6. I rappresentanti delle parti ammesse a intervenire, e di tutte le parti di più cause riunite, godono dello stesso diritto di accesso ai fascicoli, salvo il disposto del seguente articolo 7 relativo al trattamento riservato di taluni elementi o atti del fascicolo.

7. Le versioni riservate e le versioni non riservate degli atti processuali sono inserite in cartelle separate del fascicolo. L'accesso alla cartella riservata del fascicolo è limitato alle parti nei confronti delle quali non è stato disposto il trattamento riservato.

8. Un documento prodotto in una causa, inserito nel fascicolo di quest’ultima, non può essere preso in considerazione per le esigenze relative all’istruzione di un’altra causa.

9. Dopo la conclusione del procedimento, il cancelliere provvede alla chiusura e all’archiviazione del fascicolo. Il fascicolo chiuso contiene un elenco degli atti versati al fascicolo, ad eccezione di quelli predisposti ai fini di una composizione amichevole ai sensi dell'articolo 70 del regolamento di procedura, con l'indicazione del loro numero, ed una pagina di guardia in cui sono menzionati il numero d'ordine della causa, le parti e la data di chiusura.

Articolo 7

Trattamento riservato

1. Salvo il disposto dell’articolo 44 del regolamento di procedura, per quanto riguarda gli atti che le parti principali intendono produrre di propria iniziativa o producono su domanda del Tribunale, le parti principali segnalano, ove occorra, la presenza di elementi riservati e depositano una versione in cui tali elementi sono omessi. In questa ipotesi, la parte interessata trasmette contemporaneamente al Tribunale una versione integrale dell’atto in questione, affinché quest’ultimo possa verificare, da un lato, che gli elementi omessi siano effettivamente riservati e, dall’altro, che le omissioni non nuocciano ai diritti dell’altra parte a un equo processo nonché alla buona amministrazione della giustizia. Il Tribunale chiede, ove occorra, la produzione di una versione modificata. Al termine del suo esame, il Tribunale restituisce la versione integrale dell’atto in questione.

2. Una parte può chiedere, conformemente all’articolo 109, paragrafo 5, del regolamento di procedura, di ottenere che il trattamento riservato di alcuni elementi o atti del fascicolo sia concesso nei confronti di una parte interveniente, o, in caso di riunione di cause, conformemente all'articolo 46 del regolamento di procedura, nei confronti di un’altra parte in una causa riunita. Tale domanda deve essere presentata conformemente alle disposizioni delle istruzioni pratiche alle parti.

Articolo 8

Rifiuto di documenti e regolarizzazione

1. Il cancelliere controlla la conformità dei documenti versati al fascicolo alle disposizioni dello Statuto della Corte, del regolamento di procedura, delle istruzioni pratiche alle parti nonché alle presenti istruzioni al cancelliere. Se necessario, egli assegna alle parti un termine per consentire loro di rimediare ad irregolarità formali dei documenti depositati. Nei casi contemplati dall’articolo 36 del regolamento di procedura, la notifica viene ritardata. In caso di altre irregolarità formali, essa può essere ritardata.

2. Il cancelliere si rifiuta di registrare i documenti non previsti dal regolamento di procedura. In caso di dubbio o di contestazione ad opera delle parti, egli si rivolge al presidente affinché si statuisca.

3. Salvo il disposto dell'articolo 34, paragrafo 6, del regolamento di procedura, relativo al deposito di documenti mediante telecopia o qualsiasi altro mezzo tecnico di comunicazione, il cancelliere accetta soltanto gli atti recanti la firma in originale del rappresentante della parte.

4. Il cancelliere provvede a che il volume dei documenti processuali, inclusi i relativi allegati, non superi un livello contrario alla buona amministrazione della giustizia e a che il loro deposito sia effettuato conformemente alle pertinenti disposizioni delle istruzioni pratiche alle parti.

5. Tranne che nei casi espressamente previsti dal regolamento di procedura, il cancelliere rifiuta memorie o atti processuali delle parti redatti in una lingua diversa dalla lingua processuale. Tuttavia, in casi debitamente giustificati, il cancelliere può accettare allegati in una lingua diversa da quella processuale. In caso di dubbio o di contestazione ad opera delle parti, egli si rivolge al presidente affinché si statuisca.

6. Quando un'istanza d'intervento proveniente da un terzo diverso da uno Stato membro non è redatta nella lingua processuale, il cancelliere ne chiede la regolarizzazione prima di notificarla alle parti. Se una versione di tale istanza redatta nella lingua processuale è depositata entro il termine fissato a questo scopo dal cancelliere, la data del deposito della prima versione in un'altra lingua è presa in considerazione come data di deposito dell'atto.

7. In mancanza di regolarizzazione o in caso di contestazione ad opera della parte interessata, il cancelliere si rivolge al presidente affinché si statuisca.

Articolo 9

Presentazione del ricorso

1. Il cancelliere, quando constata che un ricorso non è conforme all'articolo 35, paragrafo 1, del regolamento di procedura, sospende la notifica dell’atto per consentire al Tribunale di statuire sulla ricevibilità del ricorso.

2. Ai fini della produzione del certificato, previsto dall'articolo 35, paragrafo 5, del regolamento di procedura, attestante che l'avvocato che rappresenta una parte o assiste il suo agente è abilitato a patrocinare dinanzi a un organo giurisdizionale di uno Stato membro o di un altro Stato parte contraente dell’accordo sullo Spazio economico europeo, si può far rinvio ad un documento già depositato presso la cancelleria del Tribunale. In ogni caso, la predisposizione del documento al quale si può fare riferimento non deve risalire a oltre cinque anni prima della data di deposito del ricorso.

Articolo 10

Delle notifiche

1. Il cancelliere provvede a che le notifiche e comunicazioni previste dallo Statuto della Corte e dal regolamento di procedura vengano effettuate in conformità all’articolo 99 di quest’ultimo.

2. Nei procedimenti sommari di cui agli articoli da 102 a 108 del regolamento di procedura, il cancelliere può trasmettere i documenti processuali con tutti i mezzi adeguati che l'urgenza richiede, e segnatamente mediante telecopia; in ogni caso egli provvede successivamente ad un invio nelle forme previste dall'articolo 99 del regolamento di procedura.

Articolo 11

Fissazione e proroga dei termini

1. Il cancelliere fissa e proroga, ove occorra, i termini previsti dal regolamento di procedura, conformemente alle deleghe conferitegli dal presidente.

2. Gli atti che pervengono alla cancelleria dopo la scadenza del termine fissato per il loro deposito possono essere accettati solo previa autorizzazione del presidente.

3. I termini previsti dal regolamento di procedura possono essere prorogati, salvo circostanze particolari. Ogni domanda in tal senso deve essere debitamente motivata e pervenire in cancelleria con sufficientemente anticipo rispetto alla data di scadenza del termine inizialmente fissato. Un termine può essere prorogato più di una volta solo per motivi eccezionali.

Articolo 12

Udienze e verbali

1. Prima di ogni pubblica udienza, il cancelliere fa redigere nella lingua processuale un ruolo d'udienza che contiene la data, l'ora e il luogo dell'udienza, il collegio competente, l'indicazione delle cause che saranno chiamate e i nomi delle parti.

2. Il ruolo d'udienza è affisso all'ingresso dell'aula di udienza.

3. Il cancelliere redige nella lingua processuale un verbale di ogni udienza che contiene l'indicazione della causa, la data, l'ora e il luogo dell'udienza, eventualmente la menzione che si tratta di un'udienza o a porte chiuse, i nomi dei giudici e del cancelliere presenti, i nomi e le qualifiche dei rappresentanti delle parti presenti, i cognomi, nomi, qualifiche e residenze, ove occorra, dei ricorrenti in persona, dei testimoni o dei periti sentiti, l'indicazione delle prove o degli atti prodotti all'udienza e, in quanto necessario, le dichiarazioni rese all'udienza, nonché le decisioni pronunciate all'udienza dal Tribunale o dal presidente. Il verbale è inviato alle parti.

Articolo 13

Testimoni e periti

1. Il cancelliere adotta i provvedimenti necessari per l'esecuzione delle ordinanze che dispongono perizie o l'escussione dei testimoni.

2. Il cancelliere si fa consegnare dai testimoni i documenti giustificativi relativi alle loro spese ed al loro mancato guadagno e dai periti una parcella comprovante le loro prestazioni e le loro spese.

3. Il cancelliere provvede, conformemente al regolamento di procedura, affinché la cassa del Tribunale versi ai testimoni e ai periti le somme loro spettanti. In caso di contestazioni circa tali somme, il cancelliere si rivolge al presidente affinché si statuisca.

4. Le spese relative alle prestazioni di periti o all'escussione di testimoni anticipate dal Tribunale in una causa sono richieste, a cura del cancelliere, alle parti condannate alle spese. Se del caso, si applica l'articolo 15, paragrafo 2, delle presenti istruzioni.

Articolo 14

Originali delle sentenze e delle ordinanze

1. Gli originali delle sentenze e delle ordinanze del Tribunale sono conservati, in ordine cronologico, negli archivi della cancelleria. Copia conforme delle stesse è inserita nel fascicolo di causa.

2. Su richiesta delle parti, il cancelliere rilascia loro ulteriori copie conformi dell'originale di una sentenza o di un'ordinanza.

3. Le sentenze o ordinanze emesse dal Tribunale di primo grado su impugnazione o dalla Corte in caso di riesame sono annotate a margine della sentenza o dell'ordinanza interessata; una copia conforme delle stesse è allegata alla minuta della sentenza o dell'ordinanza impugnata.

Articolo 15

Recupero di somme

1. Se si debbono recuperare, a favore della cassa del Tribunale, somme versate a titolo di gratuito patrocinio o somme anticipate ai testimoni o ai periti, il cancelliere richiede tali somme, con lettera raccomandata, alla parte che ne deve sopportare l'onere, conformemente alla decisione che conclude il procedimento.

2. In caso di mancato pagamento entro il termine fissato dal cancelliere, questi può chiedere al Tribunale di emettere un'ordinanza avente valore di titolo esecutivo, di cui chiede, se necessario, l'esecuzione forzata.

Articolo 16

Diritti di cancelleria

1. Quando una copia di un atto processuale o un estratto del fascicolo o del registro è rilasciata su supporto cartaceo ad una parte su richiesta di quest’ultima, il cancelliere riscuote un diritto di cancelleria nella misura di 3,50 EUR la pagina per una copia autentica e di 2,50 EUR la pagina per una copia semplice.

2. Quando il cancelliere fa eseguire, su domanda di una parte, una traduzione di un documento processuale o di un estratto del fascicolo, viene riscosso un diritto di cancelleria nella misura di 1,25 EUR la riga.

3. I diritti menzionati in questo articolo sono soggetti, dal 1o gennaio 2008, ad un aumento del dieci per cento ogniqualvolta aumenti nella stessa misura l'indice ponderato del costo della vita pubblicato dal governo del Granducato di Lussemburgo.

Articolo 17

Pubblicazioni e presentazione di documenti su Internet

1. Le pubblicazioni del Tribunale e la presentazione su Internet di documenti che lo riguardano vengono fatte sotto la responsabilità del cancelliere.

2. Il cancelliere provvede a far pubblicare nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea le decisioni previste dal regolamento di procedura e dalle presenti istruzioni, nonché le comunicazioni relative ai ricorsi proposti ed alle decisioni che concludono il procedimento.

3. Il cancelliere provvede a rendere pubblica la giurisprudenza del Tribunale secondo le modalità decise da quest’ultimo.

Articolo 18

Consigli per gli avvocati ed agenti

1. Il cancelliere porta a conoscenza dei rappresentanti delle parti le istruzioni pratiche alle parti, nonché le presenti istruzioni al cancelliere.

2. Il cancelliere fornisce ai rappresentanti delle parti, su loro richiesta, informazioni sulla prassi seguita nell'applicazione del regolamento di procedura, delle istruzioni pratiche alle parti e delle presenti istruzioni al cancelliere, al fine di garantire il buon svolgimento dei procedimenti.

Articolo 19

Deroghe alle presenti istruzioni

Se le circostanze particolari di un caso di specie e la buona amministrazione della giustizia lo richiedono, il Tribunale o il presidente può derogare alle disposizioni delle presenti istruzioni.

Articolo 20

Entrata in vigore delle presenti istruzioni

1. Le presenti istruzioni al cancelliere, che fanno fede nelle lingue di cui all'articolo 36, paragrafo 2, del regolamento di procedura del Tribunale di primo grado, applicabile al Tribunale in forza dell'articolo 29 del suo regolamento di procedura, sono pubblicate nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

2. Esse entrano in vigore il giorno dell’entrata in vigore del regolamento di procedura.