IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 210/1

DECISIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELL'AGENZIA EUROPEA PER LA SICUREZZA E LA SALUTE SUL LAVORO

del 4 marzo 2004

concernente l'attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione

(2004/508/CE)

IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE,

visto il regolamento (CE) n. 1654/2003 del Consiglio, del 18 giugno 2003, che modifica il regolamento (CE) n. 2062/94 relativo all'istituzione di un'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (1),

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Destinatari

1 Il diritto d'accesso riguarda i documenti detenuti dall'Agenzia, ossia da essa prodotti o ricevuti e in suo possesso.

2 I cittadini dell'Unione e le persone fisiche o giuridiche che risiedano o abbiano la sede sociale in uno Stato membro esercitano il diritto di accesso ai documenti dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (in prosieguo «l'Agenzia») in forza delle disposizioni dell'articolo 2, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001 secondo le procedure di cui alle presenti disposizioni.

3 In applicazione dell'articolo 2, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, i cittadini di paesi terzi che non risiedono in uno Stato membro e le persone giuridiche che non hanno la sede sociale in uno degli Stati membri si avvalgono del diritto d'accesso ai documenti dell'Agenzia alle stesse condizioni dei destinatari di cui all'articolo 2, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Articolo 2

Domande di accesso

1. Le domande d'accesso a un documento dell'Agenzia non disponibile al pubblico vanno inviate per iscritto all'Agenzia a mezzo posta elettronica (docrequest@osha.eu.int), per posta (Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro, Documentazione, Gran Via, 33 E-48009 Bilbao) o per fax [(0034) 944 79 43 83]. L'Agenzia risponde alle domande d'accesso, iniziali e di conferma, entro quindici giorni lavorativi dalla data di registrazione della domanda. Nel caso di domande complesse o relative a documenti voluminosi tale termine può essere prorogato di altri quindici giorni lavorativi. Qualsiasi proroga del termine deve essere motivata e comunicata previamente al richiedente.

2. Nel caso di una domanda poco precisa di cui all'articolo 6, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, l'Agenzia invita il richiedente a fornire informazioni complementari che permettano di identificare i documenti richiesti; il termine di risposta inizia a decorrere soltanto dal momento in cui l'Agenzia dispone di tali informazioni.

3. Qualsiasi decisione negativa, anche solo in parte, indica il motivo del rifiuto fondato su una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 e informa il richiedente dei mezzi di ricorso a sua disposizione.

Articolo 3

Esame delle domande iniziali

1. Fatto salvo il disposto dell'articolo 8 della presente decisione, al momento della registrazione della domanda, al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento, a meno che la risposta sia inviata a giro di posta.

L'avviso di ricevimento e la risposta sono inviati per iscritto, eventualmente anche con mezzi elettronici.

2. Il richiedente è informato del seguito dato alla sua domanda dal competente capo unità.

3. Qualsiasi risposta, anche parzialmente negativa, dovrà informare il richiedente del suo diritto di presentare, entro quindici giorni lavorativi dalla ricezione della risposta, una domanda di conferma in cui si inviti l'Agenzia a riconsiderare la propria posizione.

4. In assenza di risposta nei termini da parte dell'Agenzia, il richiedente ha la facoltà di presentare una domanda di conferma.

Articolo 4

Trattamento delle domande di conferma

1. Il direttore dell'Agenzia adotta le decisioni di rifiuto all'accesso relative alle domande di conferma e ne informa il consiglio di amministrazione dell'Agenzia.

2. Al richiedente è comunicata per iscritto, eventualmente con mezzi elettronici, la decisione che lo informa del suo diritto di proporre un ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado o di presentare una denuncia presso il Mediatore europeo.

Articolo 5

Consultazioni

1. Quando riceve una domanda d'accesso ad un documento che è in suo possesso ma che proviene da un terzo, l'Agenzia verifica l'applicabilità delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. Se, al termine di quest'esame, l'Agenzia ritiene che l'accesso al documento richiesto debba essere rifiutato ai sensi di una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, al richiedente è inviata una risposta negativa senza consultazione dell'autore terzo.

3. L'Agenzia accoglie la domanda senza consultare l'autore terzo quando:

a) il documento richiesto è già stato divulgato sia dal suo autore, sia in forza del regolamento (CE) n. 1049/2001 o di disposizioni simili;

b) la divulgazione, eventualmente parziale, del suo contenuto non arreca chiaramente pregiudizio agli interessi di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

4. In tutti gli altri casi, l'autore terzo è consultato. In particolare, qualora la domanda d'accesso riguardi un documento proveniente da uno Stato membro, l'Agenzia consulta l'autorità d'origine quando:

a) il documento è stato trasmesso all'Agenzia prima della data di applicabilità effettiva del regolamento (CE) n. 1049/2001;

b) lo Stato membro ha chiesto all'Agenzia di non comunicare il documento senza il suo previo accordo, conformemente alle disposizioni dell'articolo 4, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

5. L'autore terzo consultato dispone di un termine di risposta che non può essere inferiore a cinque giorni lavorativi ma che deve permettere all'Agenzia di rispettare i suoi termini di risposta. In mancanza di risposta entro il termine fissato, o quando il terzo è irreperibile o non identificabile, l'Agenzia delibera conformemente al regime di eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, tenendo conto degli interessi legittimi del terzo sulla base degli elementi di cui dispone.

6. Nel caso in cui l'Agenzia preveda di accordare l'accesso a un documento contro il parere esplicito del suo autore, essa informa quest'ultimo della sua intenzione di divulgare il documento dopo un periodo di dieci giorni lavorativi e richiama la sua attenzione sui mezzi di ricorso che sono a sua disposizione per opporsi alla divulgazione.

Articolo 6

Esercizio del diritto d'accesso

1. I documenti sono inviati per posta, fax o, se disponibile, per posta elettronica. In caso di documenti voluminosi o di documenti difficili da trattare, il richiedente può essere invitato a venire a consultare i documenti in loco. La consultazione è gratuita.

2. Se il documento è stato pubblicato, la risposta consiste nel fornire i riferimenti di pubblicazione e/o il luogo dove il documento è disponibile e, se del caso, l'indirizzo del documento nel sito dell'Agenzia (www.agency.osha.eu.int).

3. In caso di richiesta di documenti di più di venti pagine, può essere addebitato al richiedente un importo di 0,10 EUR per pagina, maggiorato delle spese di spedizione. Le spese inerenti ad altri supporti saranno decise caso per caso ma non eccederanno un importo ragionevole.

Articolo 7

Agevolazioni per l'accesso ai documenti

1. Affinché i cittadini possano esercitare concretamente i diritti di cui godono in forza del regolamento (CE) n. 1049/2001, l'Agenzia rende accessibile un registro di documenti. L'accesso al registro avrà luogo in forma elettronica.

2. Il registro contiene il titolo del documento (nelle lingue nelle quali è disponibile) e gli altri riferimenti utili per la sua identificazione.

3. Una pagina esplicativa (in tutte le lingue ufficiali) informa il pubblico sul modo in cui il documento può essere ottenuto. Se il documento è pubblicato, è disponibile un collegamento con il testo originale.

Articolo 8

Documenti accessibili d'ufficio al pubblico

1. Le disposizioni del presente articolo si applicano soltanto ai documenti redatti o ricevuti dopo la data di applicabilità effettiva del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. I seguenti documenti sono automaticamente consegnati su domanda e, per quanto possibile, resi direttamente accessibili con mezzi elettronici:

a) i documenti provenienti da terzi che sono già stati divulgati dal loro autore o con la sua approvazione;

b) i documenti già divulgati a seguito di una domanda precedente.

Articolo 9

Relazioni

L'Agenzia pubblica annualmente, nel quadro della relazione annuale, informazioni sull'attuazione della presente decisione, in particolare dati statistici sul numero di richieste di accesso ai documenti dell'Agenzia, sul numero dei rifiuti e sui motivi di tali rifiuti, in conformità dell'articolo 17, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Articolo 10

Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il giorno della sua adozione e sarà pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Fatto a Bilbao, il 4 marzo 2004. Per il consiglio di amministrazione Christa SCHWENG Presidente

(1) GU L 245 del 29.9.2003, pag. 38.

(2) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.