IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 344/12

REGOLAMENTO (CE, EURATOM) N. 1302/2008 DELLA COMMISSIONE

del 17 dicembre 2008

riguardante la base centrale di dati sull’esclusione

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica,

visto il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (1), in particolare l’articolo 95,

visto il regolamento (CE) n. 215/2008 del Consiglio, del 18 febbraio 2008, recante il regolamento finanziario per il 10o Fondo europeo di sviluppo (2), in particolare l’articolo 98,

considerando quanto segue:

(1) La Commissione, responsabile dell’esecuzione del bilancio generale dell’Unione europea e di tutti gli altri fondi gestiti dalle Comunità, ha l’obbligo di creare e gestire una base di dati centrale nel rispetto della normativa comunitaria riguardante la protezione dei dati personali, per garantire l’efficienza del meccanismo di esclusione previsto dal regolamento finanziario e tutelare gli interessi finanziari delle Comunità. La base di dati dovrebbe riguardare in particolare l’esecuzione di tutti i fondi comunitari a prescindere dalla modalità di gestione applicabile.

(2) Il regolamento finanziario impone alle istituzioni determinati obblighi per l’aggiudicazione di appalti e la concessione di sovvenzioni a terzi nell’ambito della gestione centralizzata dei fondi comunitari. In particolare, l’articolo 93 e l’articolo 114, paragrafo 3, prevedono l’obbligo di escludere dalla partecipazione alle procedure di aggiudicazione di appalti o di concessione di sovvenzioni i terzi che si trovino in una delle situazioni di cui all’articolo 93, paragrafo 1. L’articolo 94 e l’articolo 114, paragrafo 3, vietano l’aggiudicazione di un appalto e la concessione di sovvenzioni ai terzi che, nell’ambito di una determinata procedura di aggiudicazione di un appalto o di concessione di una sovvenzione, si trovino in situazione di conflitto di interessi o abbiano dichiarato il falso nel fornire le informazioni richieste dall’istituzione ai fini della partecipazione alla procedura di aggiudicazione dell’appalto o di concessione della sovvenzione. Inoltre, l’articolo 96 e l’articolo 114, paragrafo 4, prevedono che l’amministrazione aggiudicatrice possa infliggere sanzioni amministrative o finanziarie ai terzi in questione, in particolare escludendoli dal beneficio di ogni fondo comunitario per un periodo che l’istituzione interessata determina a norma dell’articolo 133 bis del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d’esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (3).

(3) Gli articoli 74 e 75 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (4), prevedono che tali organismi applichino le suddette disposizioni.

(4) L’articolo 50 del regolamento (CE) n. 1653/2004 della Commissione, del 21 settembre 2004, recante il regolamento finanziario tipo delle agenzie esecutive in applicazione del regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate di alcuni compiti relativi alla gestione di programmi comunitari (5), prevede che le agenzie esecutive applichino per l’esecuzione del proprio bilancio di funzionamento le suddette disposizioni del regolamento finanziario.

(5) Poiché le agenzie esecutive hanno lo statuto di ordinatori delegati della Commissione per l’esecuzione di stanziamenti operativi a norma del regolamento finanziario, è necessario che esse abbiano accesso alla base di dati sull’esclusione secondo le medesime modalità dei servizi della Commissione.

(6) Occorre definire gli obiettivi e lo scopo della base di dati sull’esclusione, così da determinare l’utilizzo dei dati.

(7) È necessario che l’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) abbia accesso alla base di dati sull’esclusione per svolgere le proprie funzioni investigative regolamentari e le proprie attività di intelligence e di prevenzione delle frodi a norma dell’articolo 1, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (6) e del regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (7).

(8) Il contabile della Commissione deve assicurare la gestione della base di dati sull’esclusione e avere il diritto di modificare i dati in essa contenuti. Spetta al servizio competente della Commissione o alle altre istituzioni chiedere l’immissione degli avvisi di esclusione nella base di dati sull’esclusione.

(9) Nelle norme di accesso alla base di dati sull’esclusione si deve distinguere tra, da un lato, i servizi della Commissione, le agenzie esecutive e tutte le istituzioni e gli organismi comunitari che utilizzano un sistema contabile fornito dalla Commissione (di seguito «ABAC») il quale consente l’accesso diretto agli avvisi e, dall’altro, le altre istituzioni, autorità e organismi incaricati dell’esecuzione che non dispongono di tale accesso. Di conseguenza, è necessario che queste istituzioni abbiano accesso tramite punti di contatto designati e che le autorità o gli organismi incaricati dell’esecuzione abbiano accesso mediante punti di collegamento.

(10) Deve esser possibile limitare l’accesso alla base di dati sull’esclusione quando le autorità o gli organismi incaricati dell’esecuzione gestiscano fondi con un bassissimo livello di decentramento che rende inopportuno l’accesso alla base di dati sull’esclusione, o quando tale accesso debba essere negato per garantire la protezione dei dati.

(11) Per definire chiaramente le responsabilità dei punti di contatto e dei punti di collegamento, occorre determinarne le funzioni.

(12) Per tener conto del fatto che la base di dati deve essere comune alle istituzioni, i dati vanno comunicati direttamente al contabile della Commissione.

(13) Per tutelare gli interessi finanziari delle Comunità nel periodo tra la decisione relativa a un’esclusione, che viene adottata a norma dell’articolo 93, paragrafo 1, del regolamento finanziario per una specifica procedura di aggiudicazione di un appalto o di concessione di una sovvenzione, e la determinazione della durata dell’esclusione da parte dell’istituzione, è opportuno che tale istituzione possa chiedere la registrazione provvisoria di un avviso di esclusione.

(14) Per evitare la presenza nella base di avvisi non più attuali, in particolare quelli riguardanti entità che sono state liquidate, gli avvisi di esclusione basati sull’articolo 93, paragrafo 1, lettere a) e d), del regolamento finanziario vanno automaticamente soppressi dopo cinque anni.

(15) Poiché le esclusioni a norma dell’articolo 94 del regolamento finanziario riguardano procedure specifiche di aggiudicazione di un appalto o di concessione di una sovvenzione e non — come l’articolo 93, paragrafo 1 — una situazione generale di esclusione, il periodo di registrazione deve essere limitato e l’avviso deve essere soppresso automaticamente.

(16) Per le richieste basate su informazioni fornite dalle autorità o dagli organismi incaricati dell’esecuzione, è necessario determinare esplicitamente la relativa procedura da applicare a tutte le modalità di gestione, esclusa la gestione diretta centralizzata.

(17) Occorre stabilire esplicitamente la parte di responsabilità delle autorità o degli organismi incaricati dell’esecuzione per quanto riguarda i dati comunicati, attraverso il punto di collegamento da un lato e il contabile dall’altro, al servizio responsabile della Commissione, inclusi la correzione, l’aggiornamento o la soppressione di tali dati.

(18) Per disporre di un preciso complesso di norme in tutti i casi in cui le autorità o gli organismi incaricati dell’esecuzione non abbiano determinato la durata di un’esclusione ai sensi dell’articolo 133 bis, paragrafo 1, del regolamento finanziario, occorre stabilire che la decisione sulla durata dell’esclusione sia preparata dal servizio responsabile della Commissione e adottata dalla Commissione.

(19) Occorre precisare le modalità del flusso di informazioni tra gli utenti autorizzati della base di dati sull’esclusione; occorre designare persone di contatto competenti per ciascun avviso, incaricate di fornire informazioni sull’avviso in questione agli utenti autorizzati della base di dati sull’esclusione.

(20) Per garantire che i dati siano esatti e aggiornati, occorre una disposizione specifica per i casi in cui le prove fornite dai terzi interessati non siano coerenti con i dati contenuti nella base di dati sull’esclusione.

(21) Occorre definire un adeguato contesto per garantire lo scambio delle pratiche migliori tra le istituzioni e per trattare le questioni riguardanti l’utilizzo della base di dati sull’esclusione.

(22) Il trattamento dei dati personali inerente alla gestione della base di dati sull’esclusione avviene in conformità della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, applicabile agli Stati membri (8), e del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (9), pienamente applicabili.

(23) Il presente regolamento è stato redatto tenendo debitamente conto del parere del Garante europeo della protezione dei dati. Inoltre, il regolamento (CE) n. 45/2001 stabilisce che il suddetto trattamento è soggetto al controllo preventivo del Garante europeo della protezione dei dati, previa notificazione da parte del responsabile della protezione dei dati presso la Commissione.

(24) Per motivi di chiarezza, le disposizioni relative alla protezione dei dati devono precisare i diritti delle persone i cui dati vengono o potrebbero essere immessi nella base di dati sull’esclusione. Le persone fisiche e giuridiche devono essere informate che i loro dati sono stati immessi nella base di dati sull’esclusione,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Articolo 1

Oggetto

1. Il presente regolamento istituisce la base centrale di dati (di seguito «base di dati sull’esclusione») di cui all’articolo 95 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (di seguito «regolamento finanziario»).

2. I dati contenuti nella base di dati sull’esclusione possono essere utilizzati esclusivamente ai fini dell’applicazione degli articoli da 93 a 96 e 114 del regolamento finanziario e degli articoli da 133 a 134 ter del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 ed inoltre degli articoli da 96 a 99 e 110 del regolamento (CE) n. 215/2008.

3. L’OLAF può utilizzare i dati per le sue indagini a norma del regolamento (CE) n. 1073/1999 e del regolamento (Euratom) n. 1074/1999 ed anche per le sue attività di intelligence e di prevenzione delle frodi, comprese le analisi dei rischi.

Articolo 2

Definizioni

Ai fini del presente regolamento si intendono per:

1) «istituzioni»: il Parlamento europeo, il Consiglio, la Commissione, la Corte di giustizia, la Corte dei conti, il Comitato economico e sociale europeo, il Comitato delle regioni, il Mediatore, il Garante europeo della protezione dei dati, le agenzie esecutive e gli organismi di cui all’articolo 185, paragrafo 1, del regolamento finanziario;

2) «autorità od organismi incaricati dell’esecuzione»: le autorità degli Stati membri e di paesi terzi, le organizzazioni internazionali e gli altri organismi che partecipano all’esecuzione del bilancio a norma degli articoli 53 e 54 del regolamento finanziario, ad eccezione delle agenzie esecutive e degli organismi di cui all’articolo 185, paragrafo 1, di tale regolamento. Gli Stati membri possono assegnare compiti previsti dal presente regolamento ad altre autorità pubbliche nazionali, che saranno assimilate ad autorità od organismi incaricati dell’esecuzione;

3) «terzi»: i candidati, offerenti, contraenti, fornitori, prestatori di servizi e i loro rispettivi subcontraenti ed i richiedenti di sovvenzioni, i beneficiari di sovvenzioni, compresi i beneficiari di aiuti diretti, i loro contraenti e le entità che ricevono sostegno finanziario dal beneficiario di una sovvenzione comunitaria ai sensi dell’articolo 120 del regolamento finanziario.

Articolo 3

Avviso di esclusione

Gli avvisi di esclusione contengono i seguenti dati:

a) informazioni sull’identità dei terzi che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 93, paragrafo 1, all’articolo 94 e all’articolo 96, paragrafo 1, lettera b), e all’articolo 96, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario;

b) informazioni riguardanti le persone aventi poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti delle persone giuridiche, se queste persone si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 93, paragrafo 1, all’articolo 94 e all’articolo 96, paragrafo 1, lettera b), e all’articolo 96, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario;

c) i motivi dell’esclusione dei terzi di cui alla lettera a) o delle persone di cui alla lettera b) ed eventualmente il tipo di condanna subita e la durata del periodo di esclusione.

Articolo 4

Gestione della base di dati sull’esclusione

1. Il contabile della Commissione o i suoi subordinati ai quali sono delegate alcune funzioni in applicazione dell’articolo 62 del regolamento finanziario (in appresso il «contabile della Commissione») assicura la gestione della base di dati sull’esclusione e adotta le opportune disposizioni tecniche.

Il contabile della Commissione immette, modifica o sopprime gli avvisi di esclusione su richiesta delle istituzioni.

2. Il contabile della Commissione adotta misure di esecuzione per gli aspetti tecnici e definisce le relative procedure di sostegno, anche nel campo della sicurezza.

Il contabile della Commissione notifica tali misure ai servizi della Commissione e alle agenzie esecutive ed eventualmente ai punti di contatto delle altre istituzioni designati a norma dell’articolo 6, paragrafo 1, o ai punti di collegamento designati a norma dell’articolo 7, paragrafo 2.

Articolo 5

Accesso alla base di dati sull’esclusione

1. Le istituzioni, ad eccezione della Commissione e delle agenzie esecutive, hanno accesso diretto ai dati contenuti nella base di dati sull’esclusione tramite il sistema contabile fornito dalla Commissione (ABAC) o tramite punti di contatto.

2. Le autorità o gli organismi incaricati dell’esecuzione che gestiscono fondi nell’ambito della gestione concorrente e gli organismi pubblici nazionali degli Stati membri che gestiscono fondi nell’ambito della gestione centralizzata indiretta hanno accesso ai dati contenuti nella base di dati sull’esclusione tramite punti di collegamento.

3. Le autorità o gli organismi incaricati dell’esecuzione che gestiscono fondi nell’ambito della gestione centralizzata indiretta, della gestione decentrata o in gestione congiunta ottengono l’accesso ai dati contenuti nella base di dati sull’esclusione tramite punti di collegamento, quando certificano al servizio responsabile della Commissione che essi applicano le adeguate disposizioni per la protezione dei dati stabilite in accordi conclusi ai sensi dell’articolo 134 bis, paragrafo 4, secondo comma, del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002.

Tuttavia, le autorità o gli organismi incaricati dell’esecuzione non hanno accesso alla base di dati sull’esclusione nei seguenti casi:

a) se il servizio responsabile della Commissione non ha ricevuto la certificazione di cui al primo comma;

b) se il servizio responsabile della Commissione è in possesso di elementi probatori secondo i quali le autorità o gli organismi incaricati dell’esecuzione non applicano adeguate disposizioni per la protezione dei dati;

c) se il servizio responsabile della Commissione ritiene inopportuno l’accesso, tenuto conto del livello limitato di decentramento, che comporta il controllo a priori da parte della Commissione.

Quando viene negato l’accesso ai dati contenuti nella base di dati sull’esclusione, il servizio responsabile della Commissione adotta gli opportuni provvedimenti per garantire almeno il medesimo livello di tutela degli interessi finanziari delle Comunità. Nell’ambito di tali provvedimenti, prima della concessione di una sovvenzione o dell’aggiudicazione di un appalto, il servizio responsabile della Commissione verifica che il terzo interessato non sia oggetto di un avviso di esclusione.

4. L’accesso dei servizi della Commissione e delle agenzie esecutive ai dati contenuti nella base di dati sull’esclusione è stabilito dalla decisione 2008/969/CE, Euratom della Commissione (10).

Articolo 6

Punti di contatto e utenti autorizzati all’interno delle istituzioni

1. Ciascuna istituzione, ad eccezione della Commissione e delle agenzie esecutive, designa un punto di contatto responsabile per tutte le questioni attinenti alla base di dati sull’esclusione e comunica al contabile della Commissione l’identità delle persone incaricate.

2. I punti di contatto possono fornire accesso alle informazioni contenute nella base di dati sull’esclusione ad utenti autorizzati, ossia a personale delle istituzioni per il quale è indispensabile accedere a tale base allo scopo di esercitare correttamente le proprie funzioni. Ciascun punto di contatto tiene un registro degli utenti autorizzati e lo mette a disposizione della Commissione, su richiesta.

Gli utenti autorizzati possono procedere alla consultazione attiva on line della base di dati sull’esclusione.

3. L’istituzione predispone adeguate misure di sicurezza per evitare che le informazioni siano lette o copiate da persone non autorizzate.

Articolo 7

Punti di collegamento e utenti autorizzati presso le autorità e gli organismi incaricati dell’esecuzione

1. I punti di collegamento sono responsabili delle relazioni con la Commissione per tutte le questioni attinenti alla base di dati sull’esclusione.

2. Ciascuno Stato membro designa un punto di collegamento per i fondi che esegue mediante gestione concorrente ai sensi dell’articolo 53, lettera b), e per i fondi eseguiti mediante gestione centralizzata indiretta dai rispettivi organismi pubblici nazionali ai sensi dell’articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario. In via eccezionale, e per motivi debitamente giustificati, la Commissione può approvare la designazione di più di un punto di collegamento per Stato membro.

3. Ciascun paese terzo che esegue i fondi mediante gestione decentrata ai sensi dell’articolo 53, lettera b), del regolamento finanziario designa un punto di collegamento su richiesta del servizio responsabile della Commissione.

Ciascun organismo incaricato dell’esecuzione che esegue i fondi in gestione congiunta ai sensi dell’articolo 53, lettera c), o mediante gestione centralizzata indiretta ai sensi dell’articolo 54, paragrafo 2, lettere b), c) o d), del suddetto regolamento, ad eccezione degli organismi pubblici nazionali, designa un punto di collegamento su richiesta del servizio responsabile della Commissione.

Tuttavia, il servizio responsabile della Commissione non chiede che venga designato un punto di collegamento se già ve ne è uno.

Quando il servizio responsabile della Commissione ritira a un punto di collegamento l’accesso alla base di dati sull’esclusione, ne informa il contabile della Commissione.

4. Ciascuno Stato membro e ciascuna autorità od organismo di cui al paragrafo 3 comunica l’identità delle persone responsabili del rispettivo punto di collegamento al contabile della Commissione, il quale pubblica sul sito intranet della Commissione l’elenco dei paesi terzi e degli organismi incaricati dell’esecuzione che dispongono di punti di contatto.

5. I punti di collegamento forniscono alle autorità o agli organismi incaricati dell’esecuzione l’accesso alle informazioni contenute nella base di dati sull’esclusione.

Le autorità e gli organismi incaricati dell’esecuzione possono designare tra il loro personale utenti autorizzati, il cui numero è limitato alle persone per le quali è indispensabile accedere a tale base di dati allo scopo di esercitare correttamente le proprie funzioni. Ogni autorità od organismo incaricato dell’esecuzione tiene un registro degli utenti autorizzati e lo mette a disposizione della Commissione, su richiesta.

Ai fini dell’aggiudicazione di appalti correlati all’esecuzione del bilancio o del Fondo europeo di sviluppo, gli utenti autorizzati possono procedere alla consultazione attiva on line della base di dati sull’esclusione. In caso d’impossibilità della consultazione on line, l’utente autorizzato può ricevere dati scaricati. In questo caso, i dati vengono aggiornati almeno mensilmente.

6. L’autorità o l’organismo che ha designato il punto di collegamento o gli utenti autorizzati predispone adeguate misure di sicurezza per evitare che le informazioni siano lette o copiate da persone non autorizzate.

Articolo 8

Richieste delle istituzioni

1. Tutte le richieste di registrazione, correzione, aggiornamento o soppressione di avvisi di esclusione vanno rivolte al contabile della Commissione.

Soltanto le istituzioni possono presentare simili richieste. A tal fine, i servizi della Commissione e le agenzie esecutive responsabili utilizzano i modelli figuranti nell’allegato della decisione 2008/969/CE, Euratom, mentre i punti di contatto di altre istituzioni utilizzano i modelli figuranti nell’allegato I del presente regolamento.

2. Nella richiesta di registrazione di un avviso di esclusione, il servizio della Commissione o l’agenzia esecutiva responsabile certifica che le informazioni comunicate sono state compilate e trasmesse nel rispetto del regolamento (CE) n. 45/2001 e indica una persona di contatto per l’avviso, la quale assume le responsabilità stabilite all’articolo 12 del presente regolamento.

Quando viene presentata la richiesta di registrazione di un avviso di esclusione, i punti di contatto certificano che le informazioni comunicate sono state compilate e trasmesse nel rispetto del regolamento (CE) n. 45/2001. I punti di contatto assumono le responsabilità di persona di contatto per l’avviso.

3. Ogni istituzione richiede la registrazione provvisoria di un avviso di esclusione in attesa di una decisione sulla durata dell’esclusione.

4. Chiedere la correzione, l’aggiornamento o la soppressione di tale avviso spetta al servizio responsabile della Commissione o all’altra istituzione che ha chiesto la registrazione di un avviso di esclusione.

Articolo 9

Richieste basate su informazioni fornite dalle autorità o dagli organismi incaricati dell’esecuzione

1. I punti di collegamento comunicano al contabile della Commissione le informazioni ricevute dalle autorità o dagli organismi incaricati dell’esecuzione, riguardanti le situazioni di esclusione di cui all’articolo 93, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario. Il contabile inoltra tali informazioni al servizio della Commissione responsabile del programma, dell’azione o della legislazione indicato dalle autorità od organismi. Inoltre, i punti di collegamento trasmettono la certificazione dell’autorità o dell’organismo incaricato dell’esecuzione secondo cui le informazioni comunicate sono state compilate e trasmesse nel rispetto dei principi enunciati nella direttiva 95/46/CE.

A tal fine, i punti di collegamento utilizzano il modello figurante nell’allegato II del presente regolamento.

2. Quando riceve le informazioni di cui al paragrafo 1, il servizio responsabile della Commissione chiede al contabile della Commissione di immettere un avviso di esclusione nella base di dati sull’esclusione per la durata stabilita dall’autorità o dall’organismo incaricato dell’esecuzione, fino alla durata massima di cui all’articolo 93, paragrafo 3, del regolamento finanziario.

Se non viene stabilita la durata, il servizio responsabile della Commissione chiede la registrazione provvisoria a norma dell’articolo 10, paragrafo 2, in attesa della decisione della Commissione. Il servizio responsabile della Commissione sottopone il caso alla Commissione nei tempi più brevi, perché questa decida al riguardo.

3. L’autorità o l’organismo incaricato dell’esecuzione è responsabile dei dati comunicati e informa senza indugio il servizio responsabile della Commissione, tramite il punto di collegamento, ogni volta che sia necessario correggere, aggiornare o sopprimere le informazioni trasmesse.

A tal fine, le autorità o gli organismi incaricati dell’esecuzione e i punti di collegamento utilizzano il modello figurante nell’allegato II.

Quando riceve le informazioni aggiornate, il servizio responsabile della Commissione chiede al contabile della Commissione di correggere, aggiornare o sopprimere l’avviso di esclusione in questione.

Articolo 10

Durata della registrazione nella base di dati sull’esclusione

1. Gli avvisi riguardanti un’esclusione ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettere b), c), e) ed f), del regolamento finanziario sono registrati per il periodo stabilito dall’istituzione richiedente e precisato nella richiesta.

2. Un avviso di esclusione basato su una richiesta presentata a norma dell’articolo 8, paragrafo 3, viene registrato provvisoriamente per il periodo di tre mesi. La registrazione provvisoria può essere rinnovata una volta, su richiesta.

Tuttavia, in casi eccezionali, la registrazione provvisoria di un avviso di esclusione basata sulle richieste di cui all’articolo 9, paragrafo 2, secondo comma, può essere rinnovata per altri tre mesi.

3. Gli avvisi riguardanti un’esclusione ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettera a) o d), del regolamento finanziario sono registrati per il periodo di cinque anni.

4. Gli avvisi riguardanti l’esclusione dall’aggiudicazione di un appalto o dalla concessione di una sovvenzione in una determinata procedura ai sensi dell’articolo 94, lettere a) e b), del regolamento finanziario sono registrati per il periodo di sei mesi.

Articolo 11

Soppressione degli avvisi di esclusione

Gli avvisi di esclusione vengono soppressi automaticamente allo scadere del periodo stabilito all’articolo 10.

L’istituzione che ha chiesto la registrazione chiede la soppressione di un avviso di esclusione prima della scadenza del periodo stabilito quando il terzo in questione non si trova più in una situazione di esclusione, in particolare nei casi di cui all’articolo 10, paragrafo 3, o per errori manifesti riscontrati dopo la registrazione dell’esclusione.

Articolo 12

Cooperazione

1. La persona di contatto per l’avviso di cui all’articolo 8, paragrafo 2, del presente regolamento fornisce, su carta o per via elettronica, tutte le informazioni pertinenti di cui dispone nella misura necessaria per consentire all’istituzione richiedente di prendere decisioni di esclusione ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, del regolamento finanziario o per consentire all’autorità o all’organismo incaricato dell’esecuzione di tenerne conto ai fini dell’aggiudicazione di appalti correlati all’esecuzione del bilancio.

2. Quando i certificati o gli elementi probatori ottenuti da un’istituzione non siano coerenti con gli avvisi di esclusione registrati, l’istituzione interessata informa immediatamente la persona di contatto per l’avviso. La persona di contatto per l’avviso e, all’occorrenza, il punto di collegamento in questione prendono gli opportuni provvedimenti.

3. Quando i certificati o gli elementi probatori ottenuti da un’autorità o da un organismo incaricato dell’esecuzione non siano coerenti con gli avvisi di esclusione registrati, l’autorità o l’organismo trasmette le informazioni, tramite il proprio punto di collegamento, alla persona di contatto per l’avviso. La persona di contatto per l’avviso e, all’occorrenza, il punto di collegamento in questione prendono gli opportuni provvedimenti.

4. Il contabile della Commissione e i punti di contatto delle altre istituzioni procedono periodicamente allo scambio delle pratiche migliori.

Le questioni attinenti alla base di dati sull’esclusione vengono discusse in riunioni tra l’autorità o l’organismo incaricato dell’esecuzione e il servizio responsabile della Commissione.

Articolo 13

Protezione dei dati

1. Nei bandi di gara d’appalto e negli inviti a presentare proposte o, in mancanza del bando o dell’invito, prima dell’aggiudicazione di un appalto o della concessione di una sovvenzione, le istituzioni e le autorità o gli organismi incaricati dell’esecuzione indicano ai terzi quali dati che li riguardano possono essere immessi nella base di dati sull’esclusione e a quali organismi tali dati possono essere comunicati. Se i terzi sono persone giuridiche, le istituzioni e le autorità o gli organismi incaricati dell’esecuzione informano anche le persone aventi poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti di tali persone giuridiche.

2. L’istituzione che chiede la registrazione di un avviso di esclusione è responsabile delle relazioni con la persona fisica o giuridica i cui dati sono immessi nella base di dati sull’esclusione (di seguito «persona cui si riferiscono i dati»).

L’istituzione informa la persona cui si riferiscono i dati che è stato chiesto di attivare, aggiornare o sopprimere un avviso di esclusione che la riguarda direttamente, e gliene indica i motivi.

Inoltre, l’istituzione risponde alle richieste di correggere dati personali imprecisi o incompleti presentate dalle persone cui si riferiscono i dati e ad ogni altra loro richiesta o domanda.

Le richieste o le domande presentate dalle persone cui si riferiscono i dati in merito alle informazioni fornite dalle autorità o dagli organismi incaricati dell’esecuzione vengono trattate da queste stesse autorità od organismi. Il servizio responsabile della Commissione rinvia tali richieste o domande al punto di collegamento interessato e ne informa le persone cui si riferiscono i dati.

3. Fatte salve le disposizioni in materia di informazioni di cui al paragrafo 2, una persona fisica debitamente identificata può chiedere se i dati che la riguardano siano registrati nella base di dati sull’esclusione.

Il contabile della Commissione comunica a questa persona, per lettera o per via elettronica, se essa è registrata nella base di dati sull’esclusione. In caso affermativo, il contabile della Commissione acclude i dati riguardanti tale persona registrati nella base di dati sull’esclusione e ne informa l’istituzione che ha chiesto l’avviso.

4. Fatte salve le disposizioni in materia di informazioni di cui al paragrafo 2, un rappresentante debitamente autorizzato di una persona giuridica può chiedere se i dati riguardanti tale persona siano registrati nella base di dati sull’esclusione.

Il contabile della Commissione comunica a tale rappresentante, per lettera o per via elettronica, se la persona giuridica è registrata nella base di dati sull’esclusione. In caso affermativo, il contabile della Commissione acclude i dati riguardanti tale persona registrati nella base di dati sull’esclusione e ne informa l’istituzione che ha chiesto l’avviso.

5. Gli avvisi soppressi sono accessibili esclusivamente ai fini di audit e indagini e non possono essere visualizzati dagli utenti della base di dati.

Tuttavia, i dati personali contenuti negli avvisi di esclusione riguardanti persone fisiche restano accessibili a tale scopo unicamente per cinque anni a decorrere dalla soppressione dell’avviso.

Articolo 14

Disposizioni transitorie

1. Le informazioni fornite da autorità od organismi incaricati dell’esecuzione riguardano esclusivamente sentenze pronunciate dopo il 1o gennaio 2009.

2. Gli avvisi registrati a norma dell’articolo 95 del regolamento finanziario prima della data di applicazione del presente regolamento e ancora in vigore in tale data costituiscono avvisi di esclusione e vengono immessi direttamente nella base di dati sull’esclusione.

3. Se un terzo interessato non è stato informato della registrazione di un avviso di esclusione di cui al paragrafo 2, il servizio della Commissione o l’istituzione che ha chiesto la registrazione lo informa, entro un mese dalla data di applicazione del presente regolamento, che i suoi dati sono stati immessi nella base di dati sull’esclusione.

4. Spetta al servizio responsabile della Commissione o all’altra istituzione che ha richiesto la registrazione di un avviso di esclusione di cui al paragrafo 2 chiedere la modifica o la soppressione di tale avviso a norma del presente regolamento.

5. Per quanto riguarda le esclusioni decise prima del 1o maggio 2007 da un servizio della Commissione o da un’agenzia esecutiva ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettere b) ed e), del regolamento finanziario, per la durata del periodo di esclusione si tiene conto della durata di tenuta delle iscrizioni nei certificati del casellario giudiziale secondo il diritto nazionale.

A tali esclusioni si applica la durata massima di quattro anni a decorrere dalla data di notificazione della sentenza. Se questo periodo è già trascorso, il servizio della Commissione o l’agenzia esecutiva responsabile chiede che l’avviso venga soppresso.

Articolo 15

Entrata in vigore

Il presente regolamento entra in vigore il giorno della pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Esso si applica a decorrere dal 1o gennaio 2009.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il 17 dicembre 2008. Per la Commissione Dalia GRYBAUSKAITĖ Membro della Commissione

(1) GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.

(2) GU L 78 del 19.3.2008, pag. 1.

(3) GU L 357 del 31.12.2002, pag. 1.

(4) GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72.

(5) GU L 297 del 22.9.2004, pag. 6.

(6) GU L 136 del 31.5.1999, pag. 1.

(7) GU L 136 del 31.5.1999, pag. 8.

(8) GU L 281 del 23.11.1995, pag. 31.

(9) GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.

(10) Cfr. pag. 125 della presente Gazzetta ufficiale.

ALLEGATO I Richiesta di immissione, modifica o soppressione di dati nella base di dati sull’esclusione, presentata dalle istituzioni ad eccezione della Commissione e delle agenzie esecutive La richiesta deve essere inviata, in un’unica busta chiusa, secondo la procedura relativa alle informazioni classificate in base alle norme stabilite dall’istituzione. Commissione europea Direzione generale Bilancio All’attenzione del contabile della Commissione BRE2 13/505 B-1049 BRUXELLES