ALLEGATO I

I. INTRODUZIONE

La politica ambientale dell'Unione europea annovera tra i propri obiettivi quello di incoraggiare le organizzazioni di ogni tipo a utilizzare sistemi di gestione ambientale e a ridurre il proprio impatto ambientale. I sistemi di gestione ambientale rappresentano uno degli strumenti con cui imprese e altre organizzazioni possono migliorare le proprie prestazioni ambientali, risparmiando contemporaneamente energia e altre risorse. In particolare, l'Unione europea desidera incoraggiare l'adesione al sistema di ecogestione e audit (EMAS), uno strumento di gestione grazie al quale imprese e altre organizzazioni possono valutare, comunicare e migliorare le proprie prestazioni ambientali.

Il sistema EMAS è stato istituito nel 1993 e si è sviluppato nel corso del tempo: il regolamento EMAS (1) ne rappresenta la base giuridica - l'ultima revisione risale al 2009.

Le presenti linee guida per l'utente sono state preparate conformemente alle disposizioni di cui all'articolo 46, paragrafo 5, del regolamento EMAS e vogliono rappresentare una guida chiara e semplice per le organizzazioni interessate a questo sistema; sono concepite per offrire istruzioni fase per fase, semplici da seguire. Le linee guida indicano cosa e come fare se un'organizzazione è intenzionata ad aderire al sistema. Il documento mira a migliorare la comprensione generale del sistema di gestione EMAS in modo che per le organizzazioni sia più semplice aderirvi. È importante altresì tenere presente l'obiettivo generale del regolamento europeo, che è quello di armonizzarne l'attuazione in tutti gli Stati membri e di instaurare un quadro legislativo comune. Per problemi specificamente legati al contesto globale EMAS si rimanda il lettore alla decisione della Commissione 2011/832/UE (2), del 7 dicembre 2011, relativa a una guida per la registrazione cumulativa, la registrazione per i paesi terzi e la registrazione globale a norma del regolamento (CE) n. 1221/2009.

II. COS'È IL SISTEMA DI ECOGESTIONE E AUDIT (EMAS)?

EMAS è uno strumento volontario messo a disposizione di qualsiasi organizzazione operante in qualsiasi settore economico, all'interno o all'esterno dell'Unione europea, e che intenda:

— assumersi una responsabilità ambientale ed economica,

— migliorare le proprie prestazioni ambientali,

— comunicare i propri risultati ambientali alla società e alle parti interessate in generale.

Lo schema seguente indica come procedere, fase per fase, per registrarsi nel sistema e applicarlo.

Le organizzazioni che si registrano a EMAS devono:

— dimostrare il rispetto della normativa in materia ambientale,

— impegnarsi a migliorare costantemente le proprie prestazioni ambientali,

— dimostrare di avere un dialogo aperto con tutte le parti interessate,

— coinvolgere il personale nel miglioramento delle prestazioni ambientali dell'organizzazione,

— pubblicare e aggiornare una dichiarazione ambientale EMAS convalidata, destinata alla comunicazione esterna.

Vi sono anche alcune altre disposizioni. Le organizzazioni devono:

— effettuare un'analisi ambientale (che comprenda l'individuazione di tutti gli aspetti ambientali diretti e indiretti),

— registrarsi presso un organismo competente dopo aver superato con successo la verifica della propria organizzazione.

Dopo essersi registrate, le organizzazioni acquisiscono il diritto di usare il logo EMAS.

III. COSTI E BENEFICI DELL'ATTUAZIONE DI EMAS

In generale, i sistemi di gestione ambientale come EMAS permettono alle organizzazioni di migliorare l'efficienza delle risorse, ridurre i rischi e proporsi come esempio grazie alla pubblica dichiarazione di buone pratiche. I costi inerenti all'attuazione di un simile sistema sono più che controbilanciati dai risparmi.

Benefici

È stato realizzato uno studio (3) sui costi e i benefici della registrazione a EMAS. Ai partecipanti a un sondaggio è stato chiesto di scegliere, all'interno di un elenco predeterminato, gli impatti che si erano rivelati maggiormente positivi. La voce “Risparmi su energia/risorse” si è collocata al primo posto (21 %), come indicato nella figura 1, seguita da “Minor numero di incidenti negativi” (18 %) e “Miglioramento delle relazioni con le parti interessate” (17 %).

Figura 1

Benefici dell'attuazione di EMAS (% di tutte le risposte)

Maggiori risparmi in termini di efficienza

Il beneficio “Risparmi su energia/risorse” si è collocato al primo posto. Per organizzazioni di ogni dimensione è stato comprovato che i risparmi sull'energia, da soli, superavano i costi annuali della gestione di EMAS. Se ne deduce che soprattutto le organizzazioni più grandi dovrebbero riuscire senza difficoltà a recuperare i costi dell'applicazione di EMAS.

Minor numero di incidenti negativi

Questo beneficio figura al secondo posto. Qui entrano in gioco numerosi fattori, tra cui per esempio la minore incidenza delle violazioni della legislazione ambientale; c'è un evidente legame con i benefici in termini di miglioramento delle relazioni con le autorità di regolamentazione.

Miglioramento delle relazioni con le parti interessate

A giudizio delle organizzazioni, il miglioramento delle relazioni con le parti interessate rappresenta un beneficio essenziale, soprattutto nel caso della pubblica amministrazione e delle imprese attive nel settore dei servizi.

Maggiori opportunità di mercato

La registrazione a EMAS può giovare all'attività imprenditoriale; può infatti servire a conservare i clienti esistenti ed espandere la propria attività. Nel caso di un appalto pubblico, disporre del sistema di gestione ambientale EMAS può costituire un vantaggio. Benché le organizzazioni responsabili degli appalti pubblici non possano esplicitamente esigere che gli offerenti siano registrati a EMAS, le imprese registrate possono avvalersi della registrazione stessa per dimostrare di possedere i mezzi tecnici per soddisfare i requisiti di gestione ambientale previsti per contratto.

Inoltre, le organizzazioni possono incoraggiare i propri fornitori a dotarsi di un sistema di gestione ambientale nel quadro della propria politica ambientale. La registrazione a EMAS può agevolare, per entrambe le parti, le procedure interne tra impresa e impresa.

Semplificazione degli obblighi

Le organizzazioni registrate a EMAS possono beneficiare di una semplificazione degli obblighi. È possibile che si registrino benefici per le imprese attive nel settore manifatturiero, con i vantaggi previsti ai sensi della legislazione sulla prevenzione e riduzione integrate dell'inquinamento (4).

Numerosi Stati membri garantiscono alle organizzazioni registrate a EMAS alcuni vantaggi relativi a leggi e regolamenti ambientali a livello statale e regionale. Fra i benefici possono rientrare, per esempio, la semplificazione degli obblighi di comunicazione, oppure un minor numero di ispezioni, la riduzione delle tasse sui rifiuti e il prolungamento dell'intervallo tra i rinnovi dell'autorizzazione.

Citiamo, ad esempio: una riduzione del 50 % delle tasse sui rifiuti; una riduzione del 20-30 % dei diritti per le procedure di abilitazione; una riduzione fino al 100 % dei diritti per il monitoraggio e l'attuazione previsti dalla legislazione nazionale; una riduzione del 30 % dei diritti per servizi pubblici svolti da agenzie governative; una riduzione del 30 % dei diritti per le procedure di abilitazione per le acque di superficie, le autorizzazioni per il prelievo di acque freatiche e le procedure di abilitazione per le discariche. Altri vantaggi riguardano l'amministrazione del monitoraggio e del trattamento dei prodotti chimici pericolosi, gli obblighi in materia di smaltimento dei rifiuti (per i quali non è necessario dimostrare di avere adottato misure tecniche di sorveglianza) e il monitoraggio dei gas a effetto serra.

Costi e benefici

Le imprese dovrebbero considerare la registrazione a EMAS come un investimento. L'attuazione di EMAS comporta costi interni ed esterni - come servizi di consulenza, utilizzo di risorse umane per l'attuazione e il follow-up delle varie misure, ispezioni, diritti di registrazione, eccetera.

Costi e benefici effettivi variano ampiamente, a seconda, per esempio, delle dimensioni e dell'attività dell'organizzazione, della situazione corrente della prassi di gestione ambientale, del paese specifico, eccetera. In generale, tuttavia, EMAS permette di conseguire risparmi significativi. Vari studi hanno dimostrato che, grazie all'incremento degli introiti, le organizzazioni recuperano i costi di attuazione in un breve lasso di tempo, compreso quasi sempre tra uno e due anni (5) (6) (7) (8) (9).

Tabella 1

Costi e potenziali risparmi annuali di EMAS in termini di efficienza (10)

(EUR) Dimensioni dell'organizzazione (11) Potenziali risparmi annuali in termini di efficienza Costi di attuazione del primo anno (12) di EMAS Costi annuali di EMAS (13) Micro impresa 3 000 – 10 000 22 500 10 000 Piccola impresa 20 000 – 40 000 38 000 22 000 MEDIA impresa Fino a 100 000 40 000 17 000 Grande impresa Fino a 400 000 67 000 39 000 I dati sui “potenziali risparmi annuali in termini di efficienza” si basano unicamente sui risparmi energetici. Non sono disponibili dati sui risparmi in termini di efficienza delle risorse. Fonte:“Costi e benefici di EMAS per le organizzazioni registrate”, studio per la Commissione europea, 2009.

Gli “strumenti EMAS per le piccole organizzazioni” (14) forniscono parecchi altri esempi di risparmi in termini di costi e benefici.

Nel complesso, le micro-organizzazioni e le piccole organizzazioni devono affrontare costi fissi ed esterni proporzionalmente più elevati rispetto alle organizzazioni medie o grandi, poiché queste ultime beneficiano di economie di scala e una proporzione maggiore dei costi viene sostenuta internamente dai servizi ambientali, mentre i costi esterni sono minori in quanto il fabbisogno di consulenti è inferiore. Tuttavia, si consiglia anche alle organizzazioni più grandi di esaminare dettagliatamente i costi di attuazione.

Ci sono forti analogie tra EMAS e sistemi di gestione dell'energia come EN 16001 e ISO 50001. Dal momento che la gestione del consumo di energia fa parte di EMAS, le organizzazioni registrate a EMAS migliorano già la propria efficienza energetica e, di conseguenza, soddisfano gran parte dei requisiti di EN 16001 e ISO 50001. Anche questo può condurre a una riduzione dei costi.

Le organizzazioni che considerano l'opportunità di registrarsi a EMAS devono tenere conto anche delle sovvenzioni e del sostegno tecnico e finanziario offerti dagli Stati membri e dalle autorità nazionali, regionali e locali, nonché dagli organismi competenti di EMAS.

IV. REGOLAMENTO EMAS

Il sistema EMAS è stato istituito con il regolamento (CE) n. 1221/2009 (noto anche come EMAS III) ed è direttamente applicabile in tutti gli Stati membri.

1. ASPETTI GENERALI

1.1. CAMPO D'APPLICAZIONE

Dal 2001, ogni organizzazione pubblica o privata può attuare EMAS. Con EMAS III, il sistema viene messo a disposizione anche delle organizzazioni non europee o delle imprese europee operanti in paesi non europei. Per quest'ultimo aspetto si rimanda alla guida specifica per la registrazione cumulativa UE, la registrazione per i paesi terzi e la registrazione globale.

“‘organizzazione’, un gruppo, una società, un'azienda, un'impresa, un'autorità o un'istituzione, ovvero loro parti o combinazione, in forma associata o meno, pubblica o privata, situata all'interno o all'esterno della Comunità, che abbia una propria struttura funzionale e amministrativa.”

EMAS si può attuare in uno o più siti o anche in tutti i siti appartenenti a organizzazioni private o pubbliche in qualsiasi settore di attività (15). L'entità registrabile più piccola è un sito.

“‘sito’, un'ubicazione geografica precisa, sotto il controllo gestionale di un'organizzazione che comprende attività, prodotti e servizi, ivi compresi tutte le infrastrutture, gli impianti e i materiali; un sito è la più piccola entità da considerare ai fini della registrazione.”

Una 'ubicazione geografica precisà deve essere intesa come:

“una continuità fisica dal punto di vista del territorio, degli edifici, delle attrezzature o delle infrastrutture, eventualmente interrotta da elementi esterni, a condizione che sia garantita la continuità funzionale e organizzativa.”

1.2. REQUISITI

La procedura generale per l'attuazione di EMAS si può sintetizzare nei seguenti termini:

(1) analisi ambientale da parte dell'organizzazione, ossia un'analisi iniziale di tutte le attività svolte dall'organizzazione, per identificare i pertinenti aspetti ambientali diretti e indiretti, nonché la legislazione ambientale applicabile;

(2) applicazione di un sistema di gestione ambientale, conformemente ai requisiti definiti in EN ISO 14001 (allegato II del regolamento EMAS);

(3) controllo del sistema tramite audit interni e un riesame della direzione;

(4) elaborazione di una dichiarazione ambientale EMAS;

(5) verifica dell'analisi ambientale e del sistema di gestione ambientale e convalida della dichiarazione da parte di un verificatore EMAS accreditato o abilitato;

(6) dopo essere stata verificata, l'organizzazione presenta una domanda di registrazione all'organismo competente.

Ai sensi dell'articolo 46 del regolamento EMAS la Commissione europea sta elaborando “documenti di riferimento settoriali” (Sectoral Reference Documents, SRD) (16) per una serie di settori prioritari, in consultazione con gli Stati membri e altre parti interessate.

Ciascun documento comprende i seguenti elementi:

— migliori pratiche di gestione ambientale;

— indicatori di prestazione ambientale specifici per settore,

— ove opportuno, esempi di eccellenza e sistemi di classificazione che consentano di determinare i livelli delle prestazioni ambientali.

Nel caso in cui siano disponibili per il loro settore specifico, le organizzazioni che aderiscono a EMAS devono tener conto dei documenti di riferimento settoriali a due livelli diversi:

1. quando sviluppano e applicano il loro sistema di gestione ambientale, in base ai risultati dell'analisi ambientale [articolo 4, paragrafo 1, lettera b)];

2. quando predispongono la dichiarazione ambientale [articolo 4, paragrafo 1, lettera d), e articolo 4, paragrafo 4].

La partecipazione a EMAS è un processo continuo. Un'organizzazione, ogniqualvolta rivede la propria prestazione ambientale e intende migliorarla, consulta il documento di riferimento settoriale (se disponibile) per reperire orientamenti in merito ai passi da compiere nell'ambito di un approccio graduale.

Figura 2

Calendario generale per l'attuazione di EMAS

Tabella 2

Calendario indicativo per l'attuazione di EMAS. Il tempo occorrente per ciascuna attività rappresenta una media, e può risultare più lungo o più breve a seconda dello Stato membro, delle dimensioni dell'organizzazione, eccetera

EMAS Mese 1 Mese 2 Mese 3 Mese 4 Mese 5 Mese 6 Mese 7 Mese 8 Mese 9 Mese 10 Analisi ambientale X X Sistema di gestione ambientale X X X X X X Requisiti generali X Politica ambientale X Pianificazione: obiettivi e traguardi ambientali X Pianificazione: programma ambientale X X X Attuazione e funzionamento: risorse, ruoli, responsabilità e autorità X Attuazione e funzionamento: competenza, formazione e sensibilizzazione del personale, anche attraverso la partecipazione X Attuazione e funzionamento: comunicazione (interna ed esterna) X Attuazione e funzionamento: documentazione e controllo dei documenti X X X X X Attuazione e funzionamento: controllo operativo X X Attuazione e funzionamento: piani d'emergenza X Verifica: monitoraggio e misurazione, valutazione del rispetto degli obblighi, non conformità, azioni correttive e azioni preventive, controllo delle registrazioni X X X Verifica: Audit interno X X Riesame della direzione X Dichiarazione ambientale EMAS X Verifica e convalida X Registrazione X

2. COME ATTUARE EMAS

2.1. ANALISI AMBIENTALE

La prima fase di una corretta attuazione di EMAS è lo svolgimento di un'analisi approfondita delle attività e della struttura interna dell'organizzazione. L'obiettivo è quello di individuare gli aspetti ambientali (quali definiti più oltre) associati a impatti ambientali. Ciò costituisce la base sulla quale allestire un sistema formale di gestione ambientale.

“‘Analisi ambientale’, un'esauriente analisi iniziale degli aspetti, degli impatti e delle prestazioni ambientali connessi alle attività, ai prodotti o ai servizi di un'organizzazione”.

L'analisi deve comprendere:

— gli obblighi normativi applicabili all'organizzazione;

— l'individuazione degli aspetti ambientali diretti e indiretti;

— i criteri per la valutazione della significatività degli aspetti ambientali;

— l'esame di tutte le pratiche e le procedure di gestione ambientale esistenti;

— la valutazione dei dati risultanti dalle indagini su precedenti incidenti.

“‘Aspetto ambientale’, un elemento delle attività, dei prodotti o dei servizi di un'organizzazione che ha, o può avere, un impatto sull'ambiente.” Gli aspetti ambientali possono riguardare i flussi in entrata (per esempio il consumo di materie prime o di energia) oppure in uscita (emissioni nell'atmosfera, produzione di rifiuti ecc.).

Figura 3

Rapporto fra attività, aspetti ambientali e impatti ambientali

L'organizzazione ha bisogno di procedure che garantiscano un adeguato follow-up delle attività individuate come significative durante la prima analisi ambientale. Gli aspetti ambientali e i relativi impatti possono modificarsi, al pari delle attività dell'organizzazione. Nel caso di modifiche sostanziali, può rendersi necessario aggiornare l'analisi ambientale. L'organizzazione deve inoltre seguire i nuovi sviluppi, tecniche, risultati della ricerca, eccetera, che potrebbero rivelarsi utili per riesaminare la significatività dei propri aspetti ambientali e l'eventuale necessità di effettuare una nuova analisi ambientale qualora le proprie attività si modifichino in maniera sostanziale.

Qual è la procedura per lo svolgimento dell'analisi ambientale?

Le organizzazioni devono:

— individuare gli aspetti ambientali derivanti dai propri processi produttivi, attività e servizi;

— fissare criteri per valutare la significatività di tali aspetti. Tali criteri devono essere esaurienti e deve essere possibile verificarli in maniera indipendente.

L'organizzazione deve tener presente che dovrà comunicare gli aspetti ambientali individuati e i risultati della valutazione alle parti interessate esterne.

Come individuare gli aspetti ambientali?

Occorre raccogliere tutte le informazioni pertinenti.

Ciò può comportare:

— la visita ai siti per verificare i flussi in entrata e in uscita di un dato processo (prendendo appunti e tracciando disegni, secondo necessità);

— la raccolta di piante topografiche e fotografie;

— l'individuazione della legislazione ambientale applicabile;

— la raccolta di tutte le autorizzazioni e le abilitazioni ambientali e documenti analoghi;

— la verifica di tutte le fonti di informazioni (fatture in entrata, casse, dati concernenti le attrezzature ecc.);

— la verifica dell'uso dei prodotti (spesso gli uffici acquisti e vendite si rivelano utili punti di partenza);

— l'individuazione di persone di riferimento (tra i dirigenti e i lavoratori). Tutti i lavoratori che hanno a che fare con i sistemi interni dovrebbero essere invitati a dare un contributo;

— la richiesta di informazioni ai subappaltatori, che possono esercitare un'influenza significativa sulle prestazioni ambientali dell'organizzazione;

— l'esame di incidenti precedenti, e dei risultati di monitoraggio e ispezioni;

— l'individuazione delle situazioni di avviamento e arresto e i rischi identificati.

Occorre tenere conto sia degli aspetti ambientali diretti che di quelli indiretti; per individuarli possono rivelarsi utili le definizioni seguenti:

“‘aspetto ambientale diretto’, un aspetto ambientale associato alle attività, ai prodotti e ai servizi dell'organizzazione medesima sul quale quest'ultima ha un controllo di gestione diretto”;

“‘aspetto ambientale indiretto’, un aspetto ambientale che può derivare dall'interazione di un'organizzazione con terzi e che può essere influenzato, in misura ragionevole, da un'organizzazione”.

È essenziale considerare gli aspetti indiretti. Tale considerazione vale per il settore pubblico come per quello privato, e quindi amministrazioni locali, imprese attive nel settore dei servizi o enti finanziari, per esempio, dovrebbero ampliare la propria analisi al di là degli aspetti rilevabili sul sito.

Le organizzazioni devono essere in grado di dimostrare di aver individuato gli aspetti ambientali significativi connessi alle proprie procedure di appalto, e di aver affrontato gli impatti ambientali significativi, ad esse associati, nell'ambito del proprio sistema di gestione.

Tabella 3

Esempi di aspetti diretti e indiretti

Aspetti ambientali Aspetti diretti Aspetti indiretti — Emissioni nell'atmosfera — Emissioni nelle acque — Rifiuti — Uso di risorse naturali e di materie prime — Aspetti di carattere locale (rumore, vibrazioni, odori) — Uso del suolo — Emissioni nell'atmosfera collegate ai trasporti — Rischi di incidenti ambientali e situazioni di emergenza — Aspetti legati al ciclo di vita del prodotto — Investimenti di capitale — Servizi assicurativi — Decisioni amministrative e di programmazione — Prestazioni ambientali degli appaltatori, subappaltatori e fornitori — Scelta e composizione dei servizi (ad esempio trasporto, servizi di ristorazione ecc.)

Gli aspetti ambientali diretti devono includere i relativi obblighi normativi e i limiti delle autorizzazioni, ad esempio, se determinati inquinanti sono legati a valori limite di emissioni o ad altri obblighi, tali emissioni si devono considerare aspetti ambientali diretti.

Valutazione degli aspetti ambientali

Nella fase successiva si associano gli aspetti agli effetti o agli impatti che esercitano sull'ambiente. La tabella 4 offre un esempio di tali nessi.

Tabella 4

Esempi di aspetti e impatti ambientali

Attività Aspetto ambientale Impatto ambientale Trasporti — Oli usati per macchinari — Emissioni di carbonio di autocarri e macchinari — Inquinamento del suolo, dell'acqua, dell'atmosfera — Effetto serra Costruzioni — Emissioni nell'atmosfera, rumore, vibrazioni, eccetera, da parte di macchinari da costruzione — Uso del suolo — Rumore, inquinamento del suolo, dell'acqua, dell'atmosfera — Distruzione del manto vegetale — Perdita della biodiversità Servizi per uffici — Uso di materiali come carta, toner ecc. — Consumo di energia elettrica (che provoca indirettamente emissioni di CO2) — Inquinamento da rifiuti urbani misti — Effetto serra Industria chimica — Acque reflue — Emissioni di composti organici volatili — Emissioni di sostanze che riducono lo strato di ozono — Inquinamento delle acque — Ozono fotochimico — Riduzione dello strato di ozono

Dopo aver individuato gli aspetti e i loro impatti, nella fase successiva occorre svolgere una valutazione dettagliata di ciascuno di essi, per determinare gli aspetti ambientali significativi.

“‘aspetto ambientale significativo’, un aspetto ambientale che ha, o può avere, un impatto ambientale significativo.”

Per valutare la significatività si prendono in esame i seguenti elementi:

i) causare rischi di danni ambientali;

ii) fragilità dell'ambiente locale, regionale o globale;

iii) entità, numero, frequenza e reversibilità dell'aspetto o dell'impatto;

iv) esistenza di una legislazione ambientale e i relativi obblighi previsti;

v) importanza per le parti interessate e per il personale dell'organizzazione.

Sulla base di tali criteri, l'organizzazione può elaborare una procedura interna oppure avvalersi di altri strumenti per valutare la significatività degli aspetti ambientali. Le piccole e medie imprese (PMI) potranno reperire informazioni preziose negli strumenti EMAS per le PMI (17).

Nel valutare la significatività degli aspetti ambientali è importante esaminare non solo le condizioni operative normali, ma anche quelle di avviamento e arresto e le situazioni di emergenza; occorre tenere conto di tutte le attività passate, presenti e programmate.

Per ciascun aspetto ambientale, il corrispondente impatto dev'essere classificato secondo:

— l'importanza — livello di emissioni, consumo di energia e acqua ecc.;

— la gravità — rischi, tossicità ecc.;

— la frequenza/probabilità;

— le preoccupazioni delle parti interessate;

— gli obblighi normativi.

Tabella 5

Valutazione degli aspetti ambientali

Criteri di valutazione Esempio Quali prodotti o attività dell'organizzazione possono incidere negativamente sull'ambiente? Rifiuti: rifiuti urbani misti, rifiuti d'imballaggio, rifiuti pericolosi Importanza degli aspetti che possono incidere sull'ambiente Quantità dei rifiuti:elevata, media, bassa Gravità degli aspetti che possono incidere sull'ambiente Pericolosità dei rifiuti, tossicità dei materiali: elevata, media, bassa Frequenza degli aspetti che possono incidere sull'ambiente Elevata, media, bassa Sensibilizzazione del pubblico e del personale riguardo agli aspetti associati all'organizzazione Elevata, parziale, non vi sono reclami Attività dell'organizzazione regolamentate dalla legislazione ambientale Autorizzazione ai sensi della legislazione sui rifiuti, obblighi di monitoraggio Nota: è utile quantificare i criteri e la significatività complessiva di particolari aspetti.

Come verificare il rispetto degli obblighi normativi

“‘rispetto degli obblighi normativì’, la piena attuazione degli obblighi normativi in materia di ambiente, applicabili, comprese le prescrizioni riportate nelle autorizzazioni.”

Gli Stati membri devono garantire che le organizzazioni abbiano accesso a informazioni e assistenza come minimo sui seguenti aspetti:

— informazioni sugli obblighi normativi applicabili in materia di ambiente,

— individuazione delle autorità competenti responsabili dell'applicazione della legge, per gli specifici obblighi normativi in materia di ambiente.

Le autorità responsabili dell'applicazione hanno il compito di rispondere alle richieste di informazioni, almeno a quelle avanzate dalle piccole organizzazioni, sugli obblighi normativi applicabili in materia di ambiente, nonché di fornire informazioni sulle modalità con cui le organizzazioni possono soddisfare tali obblighi normativi.

Per individuare tutti gli obblighi normativi applicabili occorre tenere conto, ove necessario, dei diversi livelli di legislazione ambientale, come per esempio gli obblighi nazionali, regionali o locali, comprese autorizzazioni e abilitazioni.

L'organizzazione deve poi tenere conto anche di altri obblighi pertinenti, previsti per esempio nelle condizioni degli appalti, nei contratti commerciali, negli accordi volontari firmati o sottoscritti dall'organizzazione ecc.

A questo punto è essenziale individuare gli obblighi normativi, in modo che l'organizzazione possa indicare quelli che eventualmente non è possibile soddisfare. Se necessario, l'organizzazione deve adottare misure per rispettare tutta la legislazione ambientale pertinente (cfr. 2.2.5.2 per la valutazione del rispetto degli obblighi normativi).

2.2. SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE

“‘sistema di gestione ambientale’, la parte del sistema complessivo di gestione comprendente la struttura organizzativa, le attività di pianificazione, le responsabilità, le pratiche, le procedure, i processi e le risorse per sviluppare, mettere in atto, realizzare, riesaminare e mantenere la politica ambientale e per gestire gli aspetti ambientali”.

2.2.1. Requisiti generali

L'organizzazione deve anzitutto definire e documentare il campo di applicazione del proprio sistema di gestione ambientale.

Ogni sito interessato dalla registrazione EMAS deve soddisfare tutti i requisiti di EMAS.

L'organizzazione deve istituire, documentare, attuare e mantenere un sistema di gestione ambientale in conformità della sezione 4 di EN ISO 14001. Se ha attuato un sistema di gestione ambientale (diverso da ISO 14001) riconosciuto dalla Commissione (18), l'organizzazione non deve ripetere le voci già ufficialmente riconosciute allorché cerca di soddisfare i requisiti EMAS.

2.2.2. Politica ambientale

“‘politica ambientale’, le intenzioni e l'orientamento generali di un'organizzazione rispetto alla propria prestazione ambientale, così come espressa formalmente dall'alta direzione […]. Tale politica fornisce un quadro di riferimento per gli interventi e per stabilire gli obiettivi e i traguardi ambientali.”

La politica ambientale deve includere i seguenti punti:

— un impegno al rispetto degli obblighi normativi e delle altre disposizioni che riguardano gli aspetti conseguenti alla politica ambientale;

— un impegno alla prevenzione dell'inquinamento;

— un impegno al miglioramento continuo delle prestazioni ambientali.

La politica ambientale è un quadro di riferimento per gli interventi e per stabilire gli obiettivi e i traguardi strategici in campo ambientale (cfr. più avanti). Deve essere chiara e deve affrontare le priorità principali per le quali saranno poi ulteriormente precisati obiettivi e traguardi specifici.

2.2.3. Pianificazione

Una volta affrontate le questioni di fondo appena descritte, si passa alla fase della pianificazione.

2.2.3.1. Obiettivi e traguardi ambientali

“‘obiettivo ambientale’, un fine ambientale complessivo, per quanto possibile quantificato, conseguente alla politica ambientale, che l'organizzazione decide di perseguire.”

“‘traguardo ambientale’, un requisito di prestazione dettagliato, conseguente agli obiettivi ambientali, applicabile ad un'organizzazione o ad una sua parte, che occorre fissare e realizzare al fine di raggiungere tali obiettivi.”

L'organizzazione deve elaborare e documentare gli obiettivi nonché i traguardi dettagliati per ciascun aspetto pertinente dell'organizzazione stessa, conformemente alla propria politica ambientale.

Una volta definiti gli obiettivi, la fase successiva consiste nell'elaborazione di traguardi a essi adeguati. Fissati i traguardi, è possibile programmare interventi specifici da realizzare per ottenere una valida gestione ambientale.

Figura 4

Rapporto tra obiettivi, traguardi e interventi

Un esempio:

Obiettivo ambientale Ridurre al minimo la produzione di rifiuti pericolosi Traguardo Ridurre del 20 % l'uso di solventi organici nel processo nel giro di tre anni Azione Riutilizzare i solventi ogniqualvolta possibile Riciclare i solventi organici

Obiettivi e traguardi devono essere misurabili, ove possibile, nonché coerenti con la politica ambientale dell'organizzazione. Risultano utili i criteri “SMART”:

— Specifico — ogni traguardo deve riguardare un'unica questione,

— Misurabile — deve essere possibile quantificare ogni traguardo,

— Accessibile — deve essere possibile raggiungere i traguardi,

— Realistico — i traguardi devono essere impegnativi e stimolare un miglioramento continuo, ma non devono essere eccessivamente ambiziosi. Dev'essere sempre possibile riesaminarli dopo averli raggiunti,

— Temporalmente definito — si deve fissare una scadenza per la realizzazione di ogni obiettivo.

Nel caso in cui siano disponibili per il loro settore specifico, le organizzazioni devono avvalersi dei pertinenti elementi dei documenti di riferimento settoriali di cui all'articolo 46 del regolamento EMAS e utilizzarli per la definizione e il riesame dei propri obiettivi e traguardi ambientali in conformità dei pertinenti aspetti ambientali individuati nell'analisi ambientale. Tuttavia non hanno l'obbligo di realizzare gli esempi di eccellenza individuati, in quanto la natura facoltativa di EMAS lascia alle organizzazioni stesse la valutazione della fattibilità degli esempi e l'attuazione delle migliori pratiche, in termini di costi e benefici.

2.2.3.2. Programma ambientale

“‘programma ambientale’, una descrizione delle misure, delle responsabilità e dei mezzi adottati o previsti per raggiungere obiettivi e traguardi ambientali e delle scadenze per il conseguimento di tali obiettivi e traguardi.”

Il programma ambientale è uno strumento di cui l'organizzazione può avvalersi per pianificare e attuare miglioramenti quotidiani. Occorre tenerlo aggiornato, e deve essere sufficientemente dettagliato da offrire un quadro complessivo dei progressi effettuati verso la realizzazione dei traguardi. Il programma deve specificare la persona responsabile per il raggiungimento di obiettivi e traguardi, nonché i dettagli delle risorse e dei tempi previsti. Le risorse in sé (ossia i mezzi finanziari o tecnici o il personale) non possono rappresentare obiettivi ambientali.

In pratica, il programma viene spesso elaborato sotto forma di tabulato, e comprende gli elementi seguenti:

— obiettivi ambientali, legati agli aspetti diretti e indiretti;

— traguardi specifici per la realizzazione degli obiettivi;

— interventi, responsabilità, mezzi e tempi previsti per ciascun obiettivo: — descrizione dell'intervento o degli interventi, — persona responsabile del traguardo, — situazione all'inizio dell'attuazione, — mezzi necessari per raggiungere i traguardi, — frequenza del monitoraggio dei progressi verso il traguardo, — risultato finale da raggiungere, compresa la scadenza, — registrazione del processo descritto.

Nell'elaborazione del programma si devono prendere in considerazione sia gli aspetti diretti che quelli indiretti. L'organizzazione deve impegnarsi a migliorare costantemente le proprie prestazioni ambientali.

Al momento di decidere quali azioni attuare per migliorare le proprie prestazioni ambientali, le organizzazioni devono tener conto dei pertinenti elementi dei documenti di riferimento settoriali di cui all'articolo 46 del regolamento EMAS, se disponibili per il loro settore.

Esse devono prendere in considerazione le migliori pratiche di gestione ambientale e gli esempi di eccellenza (che forniscono un'indicazione del livello di prestazione ambientale conseguito dalle organizzazioni più efficienti) per individuare le misure e gli interventi, ed eventualmente per stabilire priorità, volti a migliorare (ulteriormente) la loro prestazione ambientale.

Tuttavia non hanno l'obbligo di applicare le migliori pratiche di gestione ambientale o di realizzare gli esempi di eccellenza individuati, in quanto EMAS lascia alle organizzazioni stesse la valutazione della fattibilità degli esempi e l'attuazione delle migliori pratiche, in termini di costi e benefici.

2.2.4. Attuazione e funzionamento

2.2.4.1. Risorse, ruoli, responsabilità e autorità

La riuscita di EMAS dipende dalla volontà dell'alta direzione di fornire le risorse e le strutture organizzative necessarie per sostenere il sistema. Rientrano in questo quadro le risorse umane e le competenze specializzate del personale, le infrastrutture organizzative, la tecnologia e le risorse finanziarie.

L'analisi ambientale avrà già esaminato le esistenti infrastrutture organizzative, le procedure e le pratiche di gestione. Si tratta a questo punto di adattare, se necessario, procedure e strutture interne.

L'alta direzione dell'organizzazione deve nominare un rappresentante della direzione, ossia una persona responsabile in ultima istanza del sistema di gestione ambientale. Questa ha il ruolo di garantire che tutti i requisiti del sistema di gestione ambientale siano predisposti, funzionanti e aggiornati, oltre che di informare l'alta direzione in merito al funzionamento del sistema. Il rappresentante deve segnalare punti forti e punti deboli del sistema, insieme ai miglioramenti necessari.

Il rappresentante dev'essere persona qualificata ed esperta in materia di problemi ambientali, obblighi normativi in materia di ambiente, aspetti gestionali, avere competenze in materia di gruppi di lavoro, possedere capacità di leadership e coordinamento. L'organizzazione deve garantire che tali competenze siano tutte reperibili nell'ambito dell'organizzazione stessa.

Competenza, formazione e sensibilizzazione

L'organizzazione deve definire le esperienze e le conoscenze richieste al personale per una buona gestione ambientale.

L'organizzazione deve elaborare, attuare e mantenere una procedura per identificare le esigenze formative e adottare le misure occorrenti affinché il personale coinvolto nel sistema di gestione ambientale disponga di conoscenze adeguate sui seguenti aspetti:

— politica ambientale dell'organizzazione;

— obblighi normativi e altri obblighi di natura ambientale applicabili all'organizzazione;

— obiettivi e traguardi fissati per l'organizzazione nel suo complesso e per il proprio specifico ambito di lavoro;

— aspetti e impatti ambientali e metodologia per il loro monitoraggio;

— proprio ruolo e responsabilità nell'ambito del sistema di gestione ambientale.

Tutti coloro che lavorano per l'organizzazione o per conto di essa dovrebbero essere consapevoli del proprio ruolo nell'ambito di EMAS e dei benefici ambientali del sistema. Tutti devono ricevere o avere la possibilità di accedere a formazioni per una maggiore sensibilizzazione in materia di ambiente e riguardo al sistema di gestione ambientale dell'organizzazione.

Figura 5

Diagramma di flusso sulla formazione nell'ambito del sistema di gestione ambientale

La sensibilizzazione ai temi ambientali si può realizzare tramite la formazione oppure con altre attività, come per esempio campagne di informazione, sondaggi ecc.

La partecipazione attiva del personale è un elemento trainante per ottenere continui miglioramenti ambientali, nonché il metodo migliore per integrare EMAS nell'organizzazione. La partecipazione si può ottenere, per esempio, istituendo un comitato ambientale oppure gruppi di lavoro, o ancora con sistemi quali il “libro dei suggerimenti”, programmi di incentivi o altre attività.

Nel quadro dello sviluppo e dell'attuazione del sistema, al personale si possono affidare vari ruoli a diversi livelli. La partecipazione può riguardare, ad esempio, i seguenti aspetti:

— l'individuazione degli aspetti ambientali;

— l'elaborazione e la revisione di procedure e/o istruzioni;

— l'indicazione di obiettivi e traguardi ambientali;

— la partecipazione a un processo di audit interno;

— l'elaborazione della dichiarazione ambientale EMAS.

La direzione deve offrire un riscontro costante al personale, e richiedere a sua volta un riscontro dal personale.

2.2.4.2. Comunicazione

Una valida comunicazione interna ed esterna nei due sensi è un elemento essenziale per l'attuazione efficace di un sistema di gestione ambientale registrato a EMAS. L'organizzazione deve riconoscere l'esigenza di comunicare con le parti interessate in merito ai problemi ambientali, nonché il valore derivante da questo processo. È obbligata a rendere pubblica la dichiarazione ambientale e dovrà decidere quali informazioni comunicare e a chi. L'organizzazione dovrà inoltre monitorare i risultati della comunicazione e verificarne l'efficacia.

La comunicazione interna deve fluire nelle due direzioni (dall'alto verso il basso e viceversa). A tale scopo si possono utilizzare intranet, opuscoli, pubblicazioni interne, bollettini d'informazione, cassette dei suggerimenti, riunioni, bacheche, eccetera.

Tra gli esempi di comunicazione esterna citiamo la dichiarazione ambientale EMAS, Internet, giornate d'azione, comunicati stampa, opuscoli e l'uso del logo EMAS, quando sia possibile e consentito (19).

2.2.4.3. Documentazione e controllo dei documenti

Si deve predisporre una documentazione per il sistema di gestione ambientale, riguardante i seguenti punti:

— politica ambientale,

— obiettivi e traguardi ambientali,

— descrizione del campo di applicazione del sistema di gestione ambientale,

— descrizione degli elementi principali del sistema di gestione ambientale,

— ruoli, responsabilità e autorità,

— procedura per la gestione del controllo operativo,

— procedure operative,

— istruzioni di lavoro.

La documentazione deve essere chiara e concisa per evitare confusione e ambiguità.

È possibile integrare i documenti EMAS in altri sistemi di gestione (qualità, energia, salute e sicurezza ecc.), o viceversa, per ottimizzarli, evitare duplicazioni e ridurre gli oneri burocratici.

Le PMI devono cercare di offrire al proprio personale una documentazione chiara, semplice e di facile impiego.

Manuale di gestione ambientale

Il manuale riguarda la politica ambientale, le attività e i protocolli ambientali. È opportuno integrarlo nel piano di gestione annuale dell'organizzazione; non è necessario che sia lungo e complesso. Deve coadiuvare il personale nella comprensione delle modalità con cui l'organizzazione ha allestito e strutturato il proprio sistema di gestione ambientale, delle interrelazioni tra le diverse parti del sistema stesso e dei ruoli delle singole persone all'interno del sistema. Il manuale non è obbligatorio, ma quasi tutte le organizzazioni decidono di compilarne uno.

Procedure

I documenti sulle procedure spiegano COME, QUANDO e da CHI devono essere realizzati specifici interventi.

Citiamo ad esempio le procedure per:

— individuare e valutare gli aspetti significativi;

— gestire il rispetto degli obblighi normativi;

— gestire gli aspetti ambientali significativi individuati;

— gestire il monitoraggio e le misurazioni;

— gestire la preparazione alle emergenze;

— gestire le non conformità, le azioni preventive e le azioni correttive;

— individuare e gestire competenza, formazione e sensibilizzazione;

— gestire la comunicazione;

— gestire i documenti;

— gestire le registrazioni;

— gestire gli audit interni.

Istruzioni di lavoro

Le istruzioni di lavoro devono essere chiare e facilmente comprensibili. Devono illustrare la rilevanza di un'attività, i rischi ambientali a essa associati, la specifica formazione prevista per il personale responsabile del suo svolgimento e le modalità di sorveglianza. Può risultare utile corredarle con illustrazioni, pittogrammi o altri metodi che consentano a tutto il personale di comprendere agevolmente le istruzioni.

Gestione dei documenti

L'organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere una procedura per gestire i documenti compilati ai fini del sistema di gestione ambientale. Occorre dedicare particolare attenzione alle registrazioni (cfr. 2.2.5.4).

Sarà quindi necessaria una procedura per:

Figura 6

Processo di gestione dei documenti nell'ambito di un sistema di gestione ambientale

Il sistema deve garantire che le differenti versioni dei documenti rimangano disponibili e che i documenti stessi rimangano leggibili e agevolmente identificabili.

Si possono includere documenti provenienti da fonti esterne, che spesso risultano essenziali per garantire il corretto funzionamento del sistema di gestione ambientale. Tali documenti possono comprendere informazioni fornite da autorità locali e pubbliche amministrazioni, manuali per gli utenti di apparecchiature, istruzioni in materia di salute e sicurezza ecc.

2.2.4.4. Controllo operativo

Il controllo operativo comporta l'individuazione e la pianificazione di operazioni associate agli aspetti ambientali significativi coerenti con la politica, gli obiettivi e i traguardi (cfr. figura 7). Può riguardare anche attività quali la manutenzione delle apparecchiature, l'avviamento e l'arresto, la gestione degli appaltatori in loco nonché i servizi offerti da fornitori e venditori. Occorre mettere a punto procedure per affrontare i rischi individuati, fissare traguardi e misurare le prestazioni ambientali (preferibilmente per mezzo di chiari indicatori ambientali). Le procedure devono definire le condizioni normali. Le condizioni anomale e di emergenza devono essere definite e descritte. Le procedure di controllo operativo devono essere ben documentate e sottoposte ad audit interni.

Figura 7

Controllo operativo

2.2.4.5. Preparazione e risposta alle emergenze

L'organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere delle procedure per individuare le potenziali emergenze e i potenziali incidenti, in modo da:

— evitare il rischio di incidenti;

— descrivere le modalità di risposta agli incidenti dell'organizzazione;

— prevenire o mitigare gli impatti ambientali negativi associati agli incidenti.

Il piano di emergenza è essenziale nell'industria e nelle organizzazioni che svolgono attività potenzialmente rischiose.

L'organizzazione deve periodicamente riesaminare le sue procedure di preparazione (che includono una formazione adeguata) e risposta alle emergenze. Se necessario deve anche sottoporle a revisione, in particolare dopo che si sono verificati incidenti o situazioni di emergenza. L'organizzazione deve inoltre sottoporre periodicamente a prova queste procedure.

Figura 8

Piani d'emergenza

2.2.5. Verifica

2.2.5.1. Monitoraggio e misurazione

L'organizzazione deve redigere, attuare e mantenere una procedura che consenta di monitorare e misurare regolarmente parametri significativi quali le emissioni nell'atmosfera, le acque reflue e il rumore, per ottenere valore aggiunto dai risultati. Tra gli obblighi vi è quello di riferire sugli indicatori di prestazione chiave (cfr. 2.3.2).

Si deve tenere conto degli obblighi normativi in materia di monitoraggio, il cui rispetto deve essere garantito da criteri (quali la frequenza delle ispezioni) e metodologia specifici al monitoraggio. Le informazioni a riguardo sono utili per garantire:

— il rispetto degli obblighi normativi e dei regolamenti;

— un'accurata valutazione delle prestazioni ambientali;

— una dichiarazione EMAS completa e trasparente.

A seconda delle esigenze dell'organizzazione, è possibile misurare e monitorare altri fattori:

— aspetti ambientali significativi;

— politica e obiettivi ambientali;

— livello di sensibilizzazione tra il personale ecc..

È necessario tarare regolarmente le apparecchiature di misura nel rispetto della legislazione, per garantire risultati precisi.

2.2.5.2. Rispetto degli obblighi normativi

Il rispetto degli obblighi normativi rappresenta un requisito fondamentale del regolamento EMAS senza il quale un'organizzazione non può effettuare la registrazione; l'organizzazione quindi deve disporre di una procedura per svolgere regolarmente attività di riesame e valutazione a questo riguardo.

Il modo migliore per farlo è quello di redigere un elenco della legislazione pertinente e degli obblighi specifici, per poi confrontarli con le circostanze particolari dell'organizzazione (cfr. tabella 6). Le organizzazioni più complesse e di maggiori dimensioni potrebbero aver bisogno di utilizzare banche dati o di ricorrere ad assistenza esterna.

Se il verificatore riscontra casi di inosservanza che non sono stati corretti, non può convalidare una dichiarazione ambientale né firmare la dichiarazione finale (allegato VII).

Tabella 6

Esempio della semplice valutazione del rispetto degli obblighi normativi

Legislazione ambientale applicabile Obbligo specifico Status dell'organizzazione Risultato Legislazione sui rifiuti — Autorizzazione per la produzione di rifiuti — Gestione dei rifiuti — Autorizzazione scaduta — Gestione dei rifiuti sotto controllo Ottenere un'autorizzazione aggiornata Legislazione sulle emissioni nell'atmosfera — Limiti di emissioni (NOx, SOx, particelle ecc.) — Autorizzazione per le caldaie — Entro i limiti — Autorizzazione aggiornata OK Legislazione sul rumore — Limiti al rumore nella zona — Inferiore al livello autorizzato OK Legislazione sul trattamento delle acque — Trattamento specifico (eliminazione di P e N) — Limiti degli effluenti — Autorizzazione alle emissioni nei corsi d'acqua — Non ancora in vigore — Rispetto parziale — Autorizzazione non aggiornata Correggere la situazione Legislazione sui GHG — Limiti dei GHG assegnati — Entro i limiti OK. È possibile vendere alcune quote di emissioni

2.2.5.3. Non conformità, azioni correttive e azioni preventive

L'organizzazione deve stabilire, attuare e mantenere una procedura per trattare i casi riscontrati e quelli potenziali di non conformità ai requisiti EMAS.

La procedura deve definire le modalità per:

— identificare e correggere il caso;

— esaminare la causa e gli effetti del caso;

— valutare la necessità di azioni tese a impedirne il ripetersi;

— registrare i risultati delle azioni correttive intraprese;

— valutare la necessità di misure tese a prevenire i casi di non conformità;

— attuare azioni preventive adeguate per evitare casi analoghi;

— riesaminare l'efficacia delle azioni correttive e delle azioni preventive intraprese.

Per non conformità si intende qualsiasi tipo di inosservanza degli obblighi fondamentali specificati nelle procedure e nelle istruzioni tecniche.

La non conformità può risultare da errore umano o di attuazione. Occorre apportare modifiche il più presto possibile per ovviare all'errore e impedirne il ripetersi.

La non conformità si può individuare attraverso:

— controllo operativo;

— audit interno/esterno;

— riesame della direzione; oppure

— nel normale ambito dell'attività quotidiana.

Azioni correttive e azioni preventive

Il rappresentante EMAS della direzione dev'essere informato in merito ai casi di non conformità per decidere sull'opportunità di adottare azioni correttive.

Qualora vengano identificate potenziali non conformità, il rappresentante EMAS della direzione dev'essere informato per decidere sull'opportunità di adottare azioni preventive.

È necessario registrare sia le azioni correttive che quelle preventive; di conseguenza, potrebbe rendersi necessario modificare la documentazione del sistema di gestione ambientale.

2.2.5.4. Controllo delle registrazioni

L'organizzazione deve allestire un sistema per registrare quanto necessario a dimostrare l'osservanza dei requisiti del proprio sistema di gestione ambientale.

L'organizzazione deve istituire, attuare e mantenere una procedura per la gestione delle proprie registrazioni. Deve comprendere l'identificazione, l'archiviazione, la protezione, la reperibilità, la conservazione e l'eliminazione delle registrazioni.

Le registrazioni devono essere identificabili, leggibili, aggiornate e rintracciabili e devono rimanere tali.

Esempi di registrazioni:

— consumo di elettricità, acqua e materie prime;

— rifiuti prodotti (pericolosi e non pericolosi);

— emissioni di gas a effetto serra (GHG);

— incidenti, eventi accidentali e reclami;

— obblighi normativi;

— relazioni sull'audit e riesame della direzione;

— rapporti di ispezione;

— aspetti ambientali significativi;

— non conformità, azioni correttive e azioni preventive;

— comunicazione e formazione;

— suggerimenti provenienti dal personale;

— formazione e seminari.

2.2.6. Audit interno

L'audit interno viene esaminato dettagliatamente nell'allegato III del regolamento EMAS.

“‘audit ambientale interno’, una valutazione sistematica, documentata, periodica e obiettiva delle prestazioni ambientali di un'organizzazione, del sistema di gestione e dei processi destinati alla tutela dell'ambiente.”

L'organizzazione deve istituire una procedura di audit interno nell'ambito del sistema di gestione, che deve abbracciare le responsabilità e i requisiti per pianificare e condurre gli audit, riferirne i risultati e conservarne le relative registrazioni, determinare i criteri di audit, il campo di applicazione, la frequenza e la metodologia.

L'audit interno si propone di determinare:

— se il sistema di gestione ambientale soddisfi i requisiti del regolamento EMAS;

— se esso sia stato correttamente attuato e mantenuto attivo;

— si propone inoltre di garantire che la direzione dell'organizzazione riceva le informazioni necessarie a riesaminare le prestazioni ambientali dell'organizzazione;

— l'efficienza del sistema di gestione ambientale.

L'audit dev'essere svolto in maniera obiettiva da personale indipendente. L'auditor interno può essere un membro del personale appositamente formato oppure una persona o un gruppo esterni.

Regole generali

— Redigere un programma di audit.

— Definire il campo di applicazione dell'audit. Ciò dipenderà dalla dimensione e dal tipo di organizzazione. Il campo di applicazione deve specificare le aree interessate, le attività oggetto di audit, i criteri ambientali da considerare e il periodo cui si riferisce l'audit.

— Specificare le risorse necessarie a effettuare l'audit, per esempio: personale qualificato che conosca a fondo l'attività, aspetti tecnici, aspetti ambientali, obblighi normativi.

— Accertarsi che tutte le attività dell'organizzazione vengano svolte in conformità delle procedure definite in precedenza.

— Identificare nuovi problemi potenziali e adottare le misure atte a impedirne il verificarsi.

Fasi dell'audit interno

Figura 9

Fasi dell'audit interno

2.2.6.1. Programma e frequenza degli audit

Il programma deve includere:

— gli obiettivi specifici dell'audit interno;

— la modalità di controllo della coerenza e della conformità del sistema di gestione ambientale alla politica e al programma dell'organizzazione; la metodologia necessaria per accertare che il sistema di gestione ambientale soddisfi i requisiti EMAS;

— il rispetto degli obblighi normativi applicabili in materia di ambiente.

L'organizzazione deve svolgere annualmente audit interni per avere un quadro generale degli aspetti ambientali significativi. Il ciclo di audit, che copre tutte le attività dell'organizzazione, dev'essere portato a termine in tre anni. Le organizzazioni di dimensioni minori possono ampliare questo periodo a quattro anni.

La frequenza con cui ogni specifica attività è sottoposta a audit varia in funzione dei fattori seguenti:

— natura, dimensione e complessità delle attività;

— rilevanza degli impatti ambientali associati;

— importanza e urgenza dei problemi individuati da audit precedenti;

— precedenti in materia di problemi ambientali.

Solitamente, le attività più complesse che esercitano un impatto ambientale più significativo devono essere sottoposte a audit con maggiore frequenza.

Per ottenere risultati soddisfacenti, tutto il personale coinvolto nell'audit interno deve essere a conoscenza degli obiettivi ambientali dell'operazione e dei ruoli specifici di tutti i partecipanti (dirigenti, responsabili, dipendenti, auditor ecc.).

2.2.6.2. Attività di audit interno

È importante preparare l'audit interno per tempo. In primo luogo occorre identificare l'auditor/il gruppo di audit. L'organizzazione può affidare il ruolo di auditor al proprio personale oppure ricorrere a auditor esterni. Questi devono essere obiettivi e imparziali e disporre della formazione e delle qualifiche adeguate. L'auditor/il gruppo di audit deve:

— preparare un valido piano di audit, raccogliendo informazioni sull'obiettivo, il campo di applicazione e il calendario concordati con l'organizzazione;

— consegnare il piano di audit all'organizzazione con sufficiente anticipo;

— redigere liste di controllo;

— assegnare i compiti all'interno del gruppo di audit.

Per garantire la rilevanza dell'audit, il gruppo di audit deve accertare il rispetto della legislazione ambientale, il raggiungimento degli obiettivi e dei traguardi fissati, l'efficacia e l'adeguatezza del sistema di gestione.

Il processo di audit deve includere le seguenti fasi:

— comprensione del sistema di gestione;

— valutazione dei punti forti e dei punti deboli del sistema;

— raccolta di evidenze (ad esempio, dati, registrazioni, documenti);

— valutazione dei risultati dell'audit;

— preparazione delle conclusioni dell'audit;

— comunicazione dei risultati e delle conclusioni dell'audit.

2.2.6.3. Comunicazione dei risultati e delle conclusioni dell'audit

La relazione sull'audit si propone di fornire alla direzione:

— evidenze, scritte, sulla portata dell'audit;

— informazioni sulla misura in cui gli obiettivi sono stati realizzati;

— informazioni sulla conformità degli obiettivi rispetto alla politica ambientale dell'organizzazione;

— informazioni sull'affidabilità e sull'efficacia del sistema di monitoraggio;

— azioni correttive, se necessario.

La relazione dev'essere trasmessa al rappresentante EMAS della direzione che perfeziona azioni correttive qualora siano stati identificati casi di non conformità (o eventuali casi di non osservanza).

2.2.7. Riesame della direzione

L'alta direzione deve riesaminare il sistema di gestione a intervalli regolari (almeno annualmente) per garantirne l'adeguatezza e l'efficacia. I riesami devono essere registrati e le registrazioni conservate.

Contenuto del riesame della direzione

Elementi in entrata (input):

— risultati degli audit interni e delle valutazioni sul rispetto degli obblighi normativi;

— comunicazioni esterne;

— reclami;

— misura in cui sono stati realizzati obiettivi e traguardi;

— stato delle azioni correttive e preventive;

— seguito dato ai precedenti riesami della direzione;

— cambiamento del contesto, ad esempio, evoluzione degli obblighi normativi cambiamenti ambientali;

— raccomandazioni per il miglioramento.

Gli elementi in uscita (output) comprendono tutte le decisioni e le azioni, le modifiche in materia di politica ambientale, obiettivi e traguardi e altri aspetti del sistema di gestione ambientale.

2.3. DICHIARAZIONE AMBIENTALE EMAS

“‘dichiarazione ambientale’, informazione generale al pubblico e ad altre parti interessate sui seguenti elementi riguardanti un'organizzazione: struttura e attività; politica ambientale e sistema di gestione ambientale; aspetti e impatti ambientali; programma, obiettivi e traguardi ambientali; prestazioni ambientali e rispetto degli obblighi normativi applicabili in materia di ambiente […].”

La dichiarazione è una delle caratteristiche peculiari di EMAS rispetto ad altri sistemi di gestione ambientale.

Per quanto riguarda il pubblico, essa contiene l'impegno dell'organizzazione ad agire in materia di ambiente.

Quanto all'organizzazione, è una buona occasione per annunciare le azioni intraprese a favore dell'ambiente.

EMAS fissa alcuni requisiti minimi per la dichiarazione, ma l'organizzazione può decidere il livello di dettaglio, nonché la struttura e lo schema generale, purché il contenuto sia chiaro, attendibile, credibile e corretto. Spetta all'organizzazione decidere se includere la dichiarazione ambientale nella relazione annuale o in altre relazioni, per esempio in quella sulla responsabilità sociale delle imprese.

2.3.1. Contenuto minimo della dichiarazione ambientale EMAS

(1) Una descrizione chiara e priva di ambiguità dell'organizzazione che chiede la registrazione EMAS e una sintesi delle sue attività e dei suoi prodotti e servizi, nonché delle sue relazioni con le eventuali organizzazioni capo gruppo

Includere diagrammi, carte geografiche, diagrammi di flusso, fotografie aeree, eccetera, per illustrare il contenuto. È necessario includere anche i codici NACE per descrivere le attività.

(2) La politica ambientale dell'organizzazione e una breve illustrazione del suo sistema di gestione ambientale.

È importante fornire una descrizione adeguata del sistema per offrire informazioni chiare sulla struttura operativa. La politica ambientale dev'essere inclusa.

(3) Una descrizione di tutti gli aspetti ambientali significativi, diretti e indiretti, che determinano impatti ambientali significativi dell'organizzazione e una spiegazione della natura degli impatti connessi a tali aspetti (allegato I.2 del regolamento EMAS).

Gli aspetti ambientali diretti e indiretti devono essere indicati separatamente. Occorre delineare gli impatti di entrambi, utilizzando tabelle o diagrammi di flusso.

(4) Una descrizione degli obiettivi e dei traguardi ambientali in relazione agli aspetti e impatti ambientali significativi.

Utilizzare elenchi di traguardi e obiettivi, nonché indicatori, per valutare i progressi che si registrano nel miglioramento della prestazione. Includere il programma ambientale e fare riferimento a misure specifiche adottate o programmate per migliorare la prestazione.

(5) Una sintesi dei dati disponibili sulle prestazioni dell'organizzazione rispetto ai suoi obiettivi e traguardi ambientali per quanto riguarda i suoi impatti ambientali significativi. La relazione riporta gli indicatori chiave e gli altri pertinenti indicatori esistenti di prestazione ambientale di cui alla sezione C dell'allegato IV del regolamento EMAS.

Gli indicatori chiave coprono sei tematiche fondamentali: energia, materiali, acqua, rifiuti, biodiversità (attraverso l'uso del suolo) ed emissioni (cfr. 2.3.2.2).

L'organizzazione riferisce in merito alla propria prestazione anche secondo altri indicatori più specifici pertinenti ad aspetti ambientali significativi menzionati nell'analisi ambientale (cfr. 2.3.2.3). Nel caso in cui non siano disponibili dati quantitativi da riferire in merito agli aspetti ambientali significativi, diretti o indiretti, le organizzazioni devono riferire le loro prestazioni sulla base di indicatori qualitativi.

In caso, per il settore specifico, siano disponibili documenti di riferimento settoriali di cui all'articolo 46 del regolamento EMAS, le organizzazioni devono tener conto dei pertinenti indicatori di prestazione ambientale settoriale descritti nel documento di riferimento settoriale al momento della scelta degli indicatori (20) da utilizzare nella loro relazione sulle prestazioni ambientali.

(6) [A]ltri fattori concernenti le prestazioni ambientali, comprese le prestazioni rispetto alle disposizioni di legge, per quanto riguarda gli impatti ambientali significativi

Utilizzare tabelle e/o grafici per confrontare i limiti di legge di riferimento con i limiti misurati e/o calcolati dall'organizzazione.

Non è sempre possibile misurare le prestazioni ambientali per mezzo di dati. Anche i fattori qualitativi sono rilevanti, e possono includere variazioni del comportamento, miglioramento dei processi e altre misure adottate per migliorare le prestazioni ambientali.

Nel riferire in merito a questi altri fattori, le organizzazioni devono tener conto dei pertinenti documenti di riferimento settoriali di cui all'articolo 46 del regolamento EMAS, indicando pertanto nella dichiarazione ambientale in che modo le migliori pratiche di gestione ambientale pertinenti e, se disponibili, gli esempi di eccellenza sono stati usati per individuare misure e interventi - possibilmente stabilendo anche delle priorità - volti a migliorare (ulteriormente) le loro prestazioni ambientali.

La pertinenza e l'applicabilità delle migliori pratiche di gestione ambientale e degli esempi di eccellenza devono essere valutati dall'organizzazione sulla base degli aspetti ambientali significativi individuati nella propria analisi ambientale, nonché degli aspetti tecnici e finanziari.

Gli elementi dei documenti di riferimento settoriali (indicatori, migliori pratiche di gestione ambientale o esempi di eccellenza) non considerati pertinenti per gli aspetti ambientali significativi individuati dall'organizzazione nell'analisi ambientale non devono essere riportati o descritti nella dichiarazione ambientale.

(7) Un riferimento agli obblighi normativi applicabili in materia di ambiente

EMAS impone il rispetto degli obblighi normativi. La dichiarazione ambientale è un'occasione per illustrare il modo in cui l'organizzazione soddisfa tale condizione.

Le organizzazioni registrate a EMAS devono disporre di un elenco interno di tutti gli obblighi normativi pertinenti, ma non è necessario che questi siano tutti inclusi nella dichiarazione ambientale. In questo contesto è sufficiente uno schema generale.

(8) Il nome e il numero di accreditamento o di abilitazione del verificatore ambientale e la data di convalida.

Se l'organizzazione pubblica la propria dichiarazione ambientale nell'ambito di un'altra relazione, deve identificare la dichiarazione in quanto tale e indicare che è stata convalidata dal verificatore ambientale. Benché non sia obbligatorio allegare la dichiarazione di cui all'articolo 25, paragrafo 9, alla dichiarazione ambientale EMAS, questa iniziativa viene ritenuta un esempio di buona pratica.

2.3.2. Indicatori chiave e altri pertinenti indicatori già esistenti di prestazione ambientale

2.3.2.1. Indicatori chiave

Le organizzazioni riferiscono in merito agli indicatori chiave di prestazione ambientale (noti anche come indicatori chiave di prestazioni) concernenti gli aspetti ambientali diretti dell'organizzazione. Esse devono riferire altresì in merito ad altri indicatori di prestazione concernenti gli aspetti ambientali più specifici. Devono inoltre tenere in considerazione i documenti di riferimento settoriali, ove disponibili.

Gli indicatori chiave si applicano a tutti i tipi di organizzazioni. Essi misurano le prestazioni nei seguenti settori fondamentali:

— energia,

— materiali,

— acqua,

— rifiuti,

— uso del suolo in relazione alla biodiversità,

— emissioni.

Ciascun indicatore chiave si compone di un dato A (consumo), un dato B (produzione) e un dato R che rappresenta il rapporto A/B.

i) Dato A (consumo)

Il consumo (dato A) viene indicato come segue:

Energia:

a) Consumo totale annuo di energia, espresso in MWh o GJ;

b) percentuale di (a) da fonti energetiche rinnovabili, prodotta dall'organizzazione.

L'indicatore (b) descrive la percentuale del consumo annuo di energia da fonti rinnovabili effettivamente prodotta dall'organizzazione. L'energia acquistata da un fornitore di energia non è compresa in questo indicatore, e può essere considerata come facente parte delle misure “appalti verdi”.

Materiali

Il flusso di massa annuo dei diversi materiali utilizzati (esclusi i vettori di energia e l'acqua), espresso in tonnellate;

Il flusso di massa annuo dei diversi materiali può essere suddiviso a seconda dell'utilizzo che ne viene fatto. Ad esempio essi possono includere materie prime, come metallo, legno o sostanze chimiche, o prodotti intermedi, a seconda delle attività dell'organizzazione.

Acqua

Il consumo idrico totale annuo, espresso in m3.

Questo indicatore prevede che venga comunicato il quantitativo totale annuo di acqua consumata dall'organizzazione.

È utile specificare i diversi tipi di consumo idrico, e comunicare i consumi a seconda della fonte idrica, ad esempio, acqua di superficie o acqua freatica.

Altre informazioni utili possono includere la quantità di acque reflue, acque reflue trattate e riutilizzate, e il riciclaggio di acqua piovana e acque grigie.

Rifiuti

Copre la produzione totale annua di:

— rifiuti (suddivisa per tipo) espressa in tonnellate,

— rifiuti pericolosi, espressa in tonnellate o chilogrammi.

Il regolamento EMAS prevede l'obbligo di riferire in merito ai rifiuti e ai rifiuti pericolosi. È buona pratica suddividere i rifiuti per tipo in entrambi i flussi. I risultati dell'analisi ambientale, tra cui i pertinenti obblighi normativi sulle comunicazioni relative ai rifiuti, devono essere considerati una base di riferimento. Comunicazioni più dettagliate possono avvenire conformemente al sistema nazionale di classificazione dei rifiuti che attua l'elenco europeo dei rifiuti.

Comunicare lunghi elenchi per i diversi tipi di rifiuti potrebbe rivelarsi controproducente e generare confusione, quindi il “raggruppamento” di informazioni secondo l'elenco europeo rappresenta un'opzione non trascurabile. I rifiuti potrebbero quindi essere registrati per peso o volume secondo una suddivisione per tipo, come metallo, plastica, carta, fanghi, ceneri ecc. Potrebbero anche essere utili informazioni sulla quantità di rifiuti recuperati, riciclati, utilizzati per la produzione di energia o collocati in discarica.

Uso del suolo in relazione alla biodiversità:

Uso del suolo, espresso in m2 di superficie edificata.

La biodiversità è una questione complessa e relativamente nuova tra gli indicatori chiave. Alcuni dei fattori che inducono la perdita di biodiversità (cambiamento climatico, emissioni/inquinamento) rientrano già tra gli aspetti ambientali e gli indicatori correlati del regolamento EMAS, che riguardano il consumo energetico e idrico, le emissioni, i rifiuti ecc.

Non tutti gli indicatori di biodiversità sono pertinenti per tutti i settori/le organizzazioni, e non tutti possono essere attuati direttamente nel momento in cui si inizia a gestire questi aspetti. L'analisi ambientale deve indicare chiaramente i fattori pertinenti. L'organizzazione deve tenere conto non soltanto degli impatti locali, ma anche più in generale degli impatti diretti e indiretti sulla biodiversità, per esempio: estrazione delle materie prime, appalti/catena di approvvigionamento, produzione e prodotto, trasporti e logistica, commercializzazione e comunicazione. Non esiste un unico indicatore rilevante per tutte le organizzazioni.

L'indicatore di biodiversità per l'uso del suolo, di cui all'allegato IV del regolamento EMAS, può essere considerato un denominatore comune. Esso copre esclusivamente i locali dell'organizzazione in termini di superficie edificata. Si raccomanda tuttavia di includere nell'indicatore per l'uso del suolo anche le superfici impermeabilizzate.

Emissioni

a) Le emissioni totali annue di gas a effetto serra (CO2, CH4, N2O, HFC, PFC, SF6), espresse in tonnellate di CO2 equivalente;

b) le emissioni totali annue nell'atmosfera (tra cui almeno le emissioni di SO2, NOx, PM), espresse in chilogrammi o tonnellate. NB: poiché gli impatti di queste sostanze sono diversi, non devono essere sommati tra loro.

Occorre chiarire l'approccio da adottare per quantificare le emissioni, in particolare di gas a effetto serra e inquinanti atmosferici (21). Innanzi tutto, le organizzazioni devono tenere conto degli obblighi normativi esistenti. Questo vale per esempio per quelle organizzazioni i cui impianti rientrano nel sistema di scambio di quote di emissioni dell'UE o nel regolamento sull'istituzione di un registro europeo delle emissioni e dei trasferimenti di sostanze inquinanti. In altri casi, ove siano disponibili, si possono applicare metodologie europee comuni, riconosciute a livello globale o a livello nazionale/regionale.

Benché le comunicazioni sugli indicatori chiave siano obbligatorie soltanto per gli aspetti diretti, un'organizzazione deve tenere conto di tutti gli aspetti ambientali significativi, diretti e indiretti. È perciò consigliabile riferire in merito alle emissioni significative indirette di gas a effetto serra, se possibile separatamente dalle emissioni dirette.

ii) Dato B (produzione)

La produzione totale annua (dato B) è uguale per tutti i settori, ma è adeguata ai diversi tipi di organizzazione:

a) settore della produzione (industria): indicare il valore aggiunto totale lordo, espresso in milioni di EUR, o la produzione fisica totale annua, espressa in tonnellate. Le organizzazioni di piccole dimensioni possono indicare il fatturato totale annuo o il numero di addetti;

b) settore diverso dalla produzione (servizi, amministrazione): indicare il numero di addetti.

2.3.2.2. Indicatori chiave ed elementi correlati di flessibilità – logica soggiacente

È importante comprendere la logica in base alla quale si stabiliscono gli indicatori e gli elementi di flessibilità previsti dal regolamento EMAS (allegato IV del regolamento EMAS).

A norma dell'allegato IV C.1, gli indicatori:

a) forniscono una valutazione accurata della prestazione ambientale dell'organizzazione;

b) sono comprensibili e privi di ambiguità;

c) consentono la comparazione da un anno all'altro per valutare l'andamento della prestazione ambientale dell'organizzazione;

d) consentono confronti con i parametri di riferimento a livello settoriale, nazionale o regionale, come opportuno;

e) consentono eventualmente confronti con gli obblighi regolamentari.

Queste sono le principali funzioni degli indicatori chiave di prestazione.

C'è comunque una certa flessibilità nell'utilizzo degli indicatori se ciò contribuisce all'adempimento della loro funzione.

Tale flessibilità si esplica come segue:

— condizioni per il ricorso alla clausola sulla riservatezza, di cui all'allegato IV, sezione C, paragrafo 1 — “Se la comunicazione dovesse pregiudicare la riservatezza delle informazioni commerciali o industriali […], l'organizzazione può essere autorizzata a indicizzare le suddette informazioni nella sua relazione, ad esempio stabilendo un anno di riferimento (con numero di indice 100) da cui si evincerebbe l'andamento del consumo/impatto effettivo.” È possibile invocare tale clausola se l'utilizzo di un indicatore può rivelare dati sensibili che consentirebbero a un concorrente di calcolare il prezzo medio di produzione;

— condizioni per NON riferire in merito a uno specifico indicatore chiave di cui all'allegato IV — nell'allegato IV C, paragrafo 2, lettere a) e b) sugli indicatori chiave si afferma che “Se un'organizzazione ritiene che uno o più degli [indicatori chiave] non siano correlati ai propri aspetti ambientali diretti significativi, l'organizzazione in questione [può non riferire] in merito ai predetti indicatori chiave. L'organizzazione fornisce una motivazione in tal senso in relazione alla sua analisi ambientale.” Per favorire la trasparenza, questa giustificazione dev'essere riportata anche nella dichiarazione ambientale. Poiché ogni indicatore chiave si compone di un dato A per il consumo, un dato B per la produzione e un dato R che rappresenta il rapporto A/B, questo elemento di flessibilità si applica per l'intero indicatore chiave in quanto tale, compreso lo specifico rapporto A/B;

— condizioni per riferire utilizzando un altro indicatore (A/B) INVECE DI uno specifico indicatore chiave come nell'allegato IV — se un'organizzazione decide di non riferire per uno o più indicatori specifici, come previsto dall'allegato IV, ma ne sceglie un altro, anche questo indicatore dovrà fornire un dato A per il consumo e un dato B per la produzione. Un simile grado di flessibilità dev'essere sempre giustificato in relazione all'analisi ambientale, dimostrando in che modo l'opzione scelta può favorire una più precisa definizione della prestazione pertinente. Per questo specifico provvedimento, si deve tenere conto del documento di riferimento settoriale EMAS, se disponibile per il settore in questione. Ad esempio, invece del “numero di addetti”, un servizio di ricettività turistica potrebbe optare per “notti per ospite”, una scuola potrebbe scegliere “numero di alunni”, un'organizzazione che operi nel settore dei rifiuti potrebbe utilizzare “quantità di rifiuti gestiti in tonnellate”, e un ospedale potrebbe preferire “numero di pazienti ricoverati almeno per una notte” ecc.;

— condizioni per l'utilizzo di altri elementi nell'espressione del dato A per il consumo e del dato B per la produzione, OLTRE agli specifici indicatori chiave di cui all'allegato IV — Un'organizzazione potrebbe utilizzare anche altri elementi per esprimere l'impatto/il consumo totale annuo in un determinato settore e la produzione totale annua. Ad esempio, un'organizzazione di servizi potrebbe decidere di utilizzare come misura della produzione (B) il “numero di addetti” per la propria componente amministrativa e una misura diversa della produzione per il servizio specifico erogato;

— unità di misura — Se quelle indicate nell'allegato IV del regolamento EMAS non riflettono chiaramente le prestazioni ambientali di un'organizzazione né forniscono un'immagine chiara ai fini della comunicazione, si può ricorrere a unità di misura alternative, purché l'organizzazione lo giustifichi. Dev'essere possibile convertire le unità in quelle specificate nel regolamento. Idealmente, occorrerebbe aggiungere una nota a piè pagina con la conversione;

— valute diverse dall'euro connesse al valore aggiunto lordo o al fatturato totale annuo — Benché il regolamento EMAS faccia riferimento a “milioni di EUR” come misura della produzione per il valore aggiunto lordo, le organizzazioni che non appartengono all'Eurozona possono utilizzare la propria valuta nazionale.

2.3.2.3. Altri indicatori pertinenti di prestazione ambientale

L'organizzazione deve riferire in merito alla propria prestazione anche secondo altri pertinenti indicatori di aspetti ambientali significativi menzionati nell'analisi ambientale.

Se per il settore specifico sono disponibili i documenti di riferimento settoriali di cui all'articolo 46 del regolamento EMAS, la valutazione delle prestazioni ambientali dell'organizzazione tiene conto del documento pertinente.

Pertanto, le organizzazioni devono tener conto di pertinenti indicatori di prestazione ambientale settoriale descritti nel documento di riferimento settoriale al momento della scelta degli indicatori (22) da utilizzare ai fini della loro relazione sulle prestazioni ambientali. Esse devono tenere in considerazione gli indicatori proposti nel corrispondente documento di riferimento settoriale e la loro pertinenza per quanto riguarda gli aspetti ambientali significativi individuati dall'organizzazione nell'analisi ambientale. Gli indicatori vanno presi in considerazione solo se pertinenti per gli aspetti ambientali ritenuti più significativi nell'analisi ambientale.

2.3.2.4. Responsabilità locale

La responsabilità locale è importante per EMAS. Per questo motivo, tutte le organizzazioni registrate a EMAS riferiscono sugli impatti ambientali significativi di ciascun sito, come descritto nell'allegato IV del regolamento.

In ogni caso, è necessario fornire le informazioni sulle tendenze delle emissioni nell'atmosfera e nell'acqua, del consumo idrico, del consumo energetico, e della quantità di rifiuti a livello di sito. Se è di applicazione la procedura di verifica per più siti di cui alla sezione 2.4.3 delle presenti linee guida, le informazioni possono essere fornite a livello di gruppi di siti a condizione che tali dati riflettano accuratamente le tendenze a livello di sito.

L'organizzazione può indicizzare le informazioni soltanto se esistono clausole sulla riservatezza (cfr. 2.3.2.2).

Inoltre, si deve tenere conto del fatto che è possibile realizzare i miglioramenti in corso nei siti permanenti, ma non nei siti temporanei. Qualora si sollevi la questione, lo si deve dichiarare nell'analisi ambientale. Si deve tenere conto della possibilità di attuare misure alternative, tra cui - per esempio - altri indicatori qualitativi. In ogni caso, per i settori trattati dai documenti di riferimento settoriali EMAS si possono prendere in considerazione le informazioni riguardo ai siti temporanei.

Tabella 7

Esempio dell'utilizzo degli indicatori chiave di prestazione nelle organizzazioni della pubblica amministrazione

Indicatore chiave Consumo/impatto annuo (A) Produzione totale annua dell'organizzazione (B) Rapporto A/B Energia Consumo annuo MWh, GJ Numero di addetti (settore diverso dalla produzione) MWh/persona e/o KWh/persona Materiali Consumo annuo di carta in tonnellate Numero di addetti (settore diverso dalla produzione) Tonnellate/persona e/o numero di fogli di carta/persona/giorno Acqua Consumo annuo m3 Numero di addetti (settore diverso dalla produzione) m3/persona e/o l/persona Rifiuti Produzione annua di rifiuti in tonnellate Numero di addetti (settore diverso dalla produzione) Tonnellate di rifiuti/persona e/o Kg/persona Produzione annua di rifiuti pericolosi in chilogrammi Kg di rifiuti pericolosi/persona Uso del suolo in relazione alla biodiversità Uso del suolo, m2 di superficie edificata (incluse le superfici impermeabilizzate) Numero di addetti (settore diverso dalla produzione) m2 di superficie edificata/persona e/o m2 di superficie impermeabilizzata/persona Emissioni di GHG Emissioni annue di GHG in tonnellate di CO2e (CO2e = CO2 equivalente) Numero di addetti (settore diverso dalla produzione) Tonnellate di CO2e/persona e/o Tonnellate di CO2e/persona e/o





Tabella 8

Esempio dell'utilizzo di indicatori chiave di prestazione nel settore della produzione

Indicatore chiave Consumo/impatto annuo (A) Produzione totale annua dell'organizzazione (B) Rapporto A/B Energia Consumo annuo MWh, GJ Valore aggiunto totale annuo lordo (in milioni di EUR) (*1) oppure produzione fisica totale annua (tonnellate) MWh/milione di EUR oppure MWh/tonnellata di prodotto Materiali Flusso di massa annuo dei diversi materiali utilizzati, in tonnellate Valore aggiunto totale annuo lordo (in milioni di EUR) (*1) oppure produzione fisica totale annua (tonnellate) Per ciascuno dei diversi materiali utilizzati: materiale in tonnellate/milione di EUR oppure materiale in tonnellate/tonnellata di prodotto Acqua Consumo annuo m3 Valore aggiunto totale annuo lordo (in milioni di EUR) (*1) oppure produzione fisica totale annua (tonnellate) m3/milione di EUR oppure m3/tonnellata di prodotto Rifiuti Produzione annua di rifiuti in tonnellate Valore aggiunto totale annuo lordo (in milioni di EUR) (*1) oppure produzione fisica totale annua (tonnellate) Tonnellate di rifiuti/milione di EUR oppure tonnellate di rifiuti/tonnellata di prodotto Produzione annua di rifiuti pericolosi in tonnellate Tonnellate di rifiuti pericolosi/milione di EUR oppure tonnellate di rifiuti pericolosi/tonnellata di prodotto Uso del suolo in relazione alla biodiversità Uso del suolo, m2 di superficie edificata (incluse le superfici impermeabilizzate) Valore aggiunto totale annuo lordo (in milioni di EUR) (*1) oppure produzione fisica totale annua (tonnellate) m2 di superficie edificata e/o m2 di superficie impermeabilizzata/milione di EUR oppure m2 di superficie edificata e/o m2 di superficie impermeabilizzata/tonnellata di prodotto Emissioni di GHG Emissioni annue di GHG in tonnellate di CO2e Valore aggiunto totale annuo lordo (in milioni di EUR) (*1) oppure produzione fisica totale annua (tonnellate) Tonnellate di CO2 equivalente/milione di EUR oppure tonnellate di CO2 equivalente/tonnellata di prodotto

2.4. PROCEDURA DI VERIFICA E CONVALIDA

“‘Verificà’, la procedura di valutazione della conformità svolta da un verificatore ambientale al fine di accertare se l'analisi ambientale, la politica ambientale, il sistema di gestione ambientale e l'audit ambientale interno di un'organizzazione e la sua attuazione sono conformi alle disposizioni del presente regolamento.”

“‘Convalidà’, la conferma, da parte del verificatore ambientale che ha svolto la verifica, che le informazioni e i dati contenuti nella dichiarazione ambientale e nella dichiarazione ambientale aggiornata di un'organizzazione sono affidabili, credibili e corretti e che soddisfano le disposizioni del presente regolamento.”

2.4.1. Chi è autorizzato a verificare e convalidare EMAS?

Soltanto i verificatori ambientali accreditati o abilitati possono svolgere questi compiti.

“‘Verificatore ambientale’, un organismo di valutazione della conformità a norma del regolamento (CE) n. 765/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio (23), un'associazione o un gruppo di tali organismi, che abbia ottenuto l'accreditamento secondo quanto previsto dal presente regolamento; oppure […]qualsiasi persona fisica o giuridica, associazione o gruppo di persone fisiche o giuridiche che abbia ottenuto l'abilitazione a svolgere le attività di verifica e convalida secondo quanto previsto dal presente regolamento.” (24)

— L'organizzazione può contattare l'organismo competente EMAS nel proprio Stato membro, o l'organismo EMAS di accreditamento o di abilitazione responsabile dell'accreditamento dei verificatori EMAS per le informazioni concernenti i verificatori ambientali accreditati. Se un'organizzazione ha bisogno di informazioni sui verificatori che operano nel suo settore da Stati membri diversi dal proprio, queste sono reperibili mediante il registro EMAS dell'UE (25).

— La portata di un verificatore ambientale accreditato o abilitato viene determinata secondo i codici NACE, la classificazione delle attività economiche di cui al regolamento (CE) n. 1893/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio (26). Se un'organizzazione ingaggia un verificatore ambientale, deve accertarsi che questo sia accreditato o abilitato per lo specifico codice NACE corrispondente alle attività dell'organizzazione.

— Quando il verificatore è accreditato o abilitato in uno Stato membro, potrà operare in tutti i paesi dell'UE (27).

— Le informazioni sui verificatori accreditati o abilitati sono reperibili sul sito EMAS della Commissione o mediante gli organismi competenti dei vari Stati membri.

Nota: È utile che l'organizzazione accerti che il verificatore abbia notificato le informazioni di cui all'articolo 24 del regolamento EMAS all'organismo di accreditamento o di abilitazione competente almeno quattro settimane prima della verifica, per consentire la sorveglianza da parte dell'organismo di accreditamento o di abilitazione dello Stato membro in cui desidera operare. In mancanza di sorveglianza, l'organismo competente può rifiutare la registrazione dell'organizzazione.

2.4.2. Quali sono i compiti dei verificatori ambientali?

(1) Verificare il rispetto, da parte dell'organizzazione, di tutti i requisiti del regolamento EMAS per quanto riguarda l'analisi ambientale iniziale, il sistema di gestione ambientale, l'audit ambientale e i relativi risultati nonché la dichiarazione ambientale.

(2) Verificare il rispetto, da parte dell'organizzazione, degli obblighi normativi UE, nazionali, regionali e locali applicabili in materia di ambiente. Nota 1: Il verificatore accerta che l'organizzazione abbia stabilito, attuato e mantenuto attive una o più procedure per la valutazione periodica del rispetto degli obblighi normativi applicabili (28). Il verificatore effettua un approfondito controllo del rispetto degli obblighi normativi da parte dell'azienda. In parte questo compito consiste nell'accertare, sulla base delle evidenze ricevute, l'assenza di violazioni della legislazione ambientale (29). I verificatori possono utilizzare i dati rilevati dalle autorità responsabili dell'applicazione della legge. Se non si riscontrano evidenze di non osservanza, tale circostanza viene segnalata nella dichiarazione ambientale firmata dal verificatore. Il verificatore tuttavia è tenuto ad accertare il rispetto degli obblighi previsti dal regolamento mediante le normali tecniche di audit. Di conseguenza non potrà accertare il rispetto degli obblighi normativi nello stesso modo delle autorità responsabili dell'applicazione della legge. Nota 2: Il verificatore che riscontra un caso di non osservanza nel periodo che intercorre tra due registrazioni, ha due opzioni: può riferire all'organismo competente che l'organizzazione in questione è stata cancellata dal registro EMAS; in alternativa, se l'organizzazione dimostra di aver adottato misure tempestive in cooperazione con le autorità responsabili dell'applicazione della legge per ripristinare il rispetto degli obblighi normativi, può ancora firmare la dichiarazione sulle attività di verifica e convalida, come da allegato VII del regolamento.

(3) Verificare il continuo miglioramento delle prestazioni ambientali da parte dell'organizzazione.

(4) Verificare l'attendibilità, la credibilità e l'esattezza dei dati contenuti e utilizzati nella dichiarazione ambientale EMAS e di ogni informazione ambientale da convalidare.

(5) Visitare l'organizzazione o il sito. Le procedure per le organizzazioni con un unico sito sono diverse da quelle per le organizzazioni che comprendono più siti, ed è importante sottolineare le differenze dei relativi approcci. Il regolamento EMAS (articolo 25, paragrafo 4) prevede visite a ciascuna organizzazione ogni volta che si renda necessaria un'attività di convalida/verifica. a) Nel caso di organizzazioni con un unico sito, il verificatore deve recarsi sul sito ogni anno. b) Nel caso di organizzazioni di piccole dimensioni con un unico sito e qualora si possano applicare le deroghe previste per le organizzazioni di piccole dimensioni (articolo 7) le attività di convalida/verifica devono svolgersi dopo due e quattro anni e quindi il verificatore è obbligato a visitare il sito dopo due e quattro anni. c) Nel caso di un'organizzazione registrata che comprenda più siti, a norma dell'articolo 25, paragrafo 4, la visita all'organizzazione dovrà comunque aver luogo in coincidenza con ogni attività di verifica/convalida. Da un punto di vista giuridico, quest'obbligo si può ritenere soddisfatto se il verificatore visita l'organizzazione (forse un sito, forse siti diversi) ogni anno. Tuttavia, tenuto conto dei compiti del verificatore e della sua dichiarazione relativa al rispetto degli obblighi normativi, il programma delle visite, ad esempio, deve garantire che ciascun sito incluso nel numero di registrazione di un'organizzazione con più siti sia visitato almeno una volta (verificato completamente) all'interno di un ciclo di 36 mesi. Se non verifica completamente ciascuno dei siti inclusi almeno una volta nell'ambito di questo ciclo, il verificatore non adempie i compiti previsti dal regolamento EMAS III. Inoltre, ciò significa che prima di procedere alla prima registrazione di un'organizzazione con più siti, ogni sito deve essere visitato dal verificatore ambientale. In deroga a questa regola generale, è possibile utilizzare un metodo a campione per la verifica di organizzazioni con più siti. A condizione che siano rispettate determinate condizioni i verificatori possono visitare, in un ciclo di 36 mesi, una serie di siti rappresentativi delle attività dell'organizzazione e fornire una valutazione affidabile e attendibile delle prestazioni ambientali complessive dell'organizzazione e del rispetto dei requisiti del regolamento EMAS. Il metodo a campione può essere utilizzato solo di comune accordo con il verificatore ambientale e a condizione che siano rispettati i requisiti di cui al punto 2.4.3, e gli orientamenti per l'attuazione di cui al punto 2.4.4 delle presenti linee guida. Pertanto, quando un'organizzazione chiede l'applicazione del metodo a campione, il responsabile della verifica controlla i seguenti elementi per decidere se è opportuno applicarlo: — l'organizzazione è conforme ai requisiti di cui al punto 2.4.3 di queste linee guida, — gli orientamenti per l'attuazione di cui al punto 2.4.4 sono stati rispettati. Inoltre, il verificatore ambientale può decidere di limitare l'uso del campionamento quando, a causa di circostanze specifiche, non permette di verificare con sufficiente fiducia l'efficacia del sistema di gestione. Tali limitazioni devono essere definite dal verificatore ambientale per quanto riguarda: — le condizioni ambientali o altre considerazioni pertinenti al contesto dell'organizzazione; — le varianti, nell'attuazione locale del sistema di gestione, necessarie ad affrontare le specificità dei diversi siti; — il grado di osservanza dell'organizzazione (ad esempio, registrazioni illustrate da parte delle autorità di esempi di non osservanza, numero di reclami e valutazione delle misure correttive). In casi simili il verificatore deve documentare le ragioni specifiche che limitano l'ammissibilità, per le organizzazioni, di usare il metodo a campione. Il verificatore ambientale deve inoltre valutare, come dal punto 2.4.3.2, l'impatto sul contenuto della dichiarazione ambientale e sulle prestazioni ambientali complessive dell'organizzazione derivante dal raggruppamento di siti simili, e la trasparenza di tale raggruppamento. I risultati e le conclusioni della valutazione sono documentate nel rapporto di verifica. Il verificatore ambientale tiene registri dettagliati per ciascuna domanda di utilizzo del metodo a campione, giustificando il metodo e i parametri/criteri utilizzati, e indicando che il campionamento è effettuato in conformità al presente documento.

(6) Se durante il processo di verifica vengono rilevati casi di non conformità o non osservanza per un'organizzazione con più siti a cui è stato applicato il metodo a campione, il verificatore deve: — esaminare in che misura tale non conformità o non osservanza riguarda un sito specifico o se sono coinvolti anche altri siti; — richiedere all'organizzazione di individuare tutti i siti che potrebbero essere coinvolti, adottare le necessarie azioni correttive in tali siti e adeguare il sistema di gestione nel caso in cui il verificatore disponga di indizi della possibilità circa il fatto che la non conformità o non osservanza denotino una carenza del sistema di gestione globale con possibili effetti su altri siti. In caso la non conformità o non osservanza non possano essere rettificate mediante l'adozione tempestiva di azioni correttive, il verificatore deve riferire all'organismo competente che l'organizzazione in questione deve essere sospesa o cancellata dal registro EMAS; — richiedere prova delle azioni correttive e verificare la loro efficacia aumentando le dimensioni del campione per includere ulteriori siti, dopo l'adozione delle azioni; — convalidare la dichiarazione ambientale e firmare la dichiarazione sulle attività di verifica e convalida, di cui all'allegato VII del regolamento, ma solo quando ritiene, sulla base delle evidenze ricevute, che tutti i siti siano conformi ai requisiti del regolamento EMAS e a tutti gli obblighi normativi relativi all'ambiente.

(7) In occasione della prima verifica il verificatore si accerta, come minimo, che l'organizzazione soddisfi i seguenti obblighi: a) l'esistenza di un sistema di gestione ambientale pienamente operativo; b) l'esistenza di un programma di audit interamente pianificato; c) il completamento del riesame della direzione; d) se l'organizzazione intende utilizzare un metodo a campione per la verifica dei suoi siti, il rispetto dei requisiti di cui ai punti 2.4.3 e 2.4.4 delle presenti linee guida per l'utente; e) la preparazione di una dichiarazione ambientale EMAS che tenga conto dei documenti di riferimento settoriali, ove disponibili.

2.4.3. Requisiti per l'utilizzo di un metodo a campione per la verifica delle organizzazioni con più siti

2.4.3.1. Principi generali

L'applicazione di un metodo a campione può risultare appropriato per le organizzazioni con più siti, affinché lo sforzo di verifica sia adeguato ma senza compromettere la fiducia nel rispetto della legge e la completa attuazione del sistema di gestione, ottenendo così il miglioramento continuo delle prestazioni ambientali per ciascun sito incluso nella registrazione EMAS.

Se del caso, conformemente ai criteri definiti al punto 2.4.3.2 e su richiesta dell'organizzazione, il o i verificatori ambientali possono decidere di utilizzare un metodo a campione per verificare le organizzazioni dotate di più siti.

2.4.3.2. Criteri di ammissibilità per le organizzazioni

a) le procedure per il campionamento in un'organizzazione con più siti possono essere applicate solo a gruppi di siti simili.

b) La similarità dei siti è determinata in termini di: localizzazione nello stesso Stato membro, attività dello stesso tipo, procedura identica, obblighi normativi identici, aspetti e impatti ambientali simili, entità degli impatti ambientali comparabile, e pratiche simili per la gestione e il controllo ambientale.

c) Di comune accordo con il verificatore ambientale vengono identificati uno o più gruppi di siti simili all'interno del sistema di gestione ambientale. Questi gruppi si riflettono negli audit interni e nel riesame della direzione e sono menzionati nella dichiarazione ambientale.

d) Tutti i siti che non fanno parte di un gruppo perché non simili devono essere esclusi dal campione e verificati individualmente.

e) Tutti i siti inclusi nella registrazione EMAS sono sotto diretto controllo e autorità dell'organizzazione.

f) Il sistema di gestione ambientale è controllato e amministrato a livello centrale ed è oggetto del riesame della direzione centrale. Tutti i siti inclusi nella registrazione EMAS sono soggetti all'analisi ambientale dell'organizzazione e al programma di audit interno e, anteriormente alla prima registrazione sono tutti sottoposti ad audit interno (che comprende l'audit del rispetto degli obblighi normativi). Inoltre, l'organizzazione deve dimostrare la sua autorità e la capacità di avviare cambiamenti organizzativi in tutti i siti inclusi nella registrazione EMAS, se ciò è necessario al raggiungimento degli obiettivi ambientali. L'organizzazione deve inoltre dimostrare di essere in grado di raccogliere e analizzare dati (che includono, ma non esclusivamente, quelli elencati di seguito) pertinenti a tutti i siti, compresa la sede principale: — tutti gli elementi inclusi nell'analisi ambientale di cui all'allegato 1 del regolamento EMAS (regolamento CE n. 1221/2009) che comprende, tra l'altro, l'individuazione degli obblighi normativi applicabili, gli aspetti ambientali o impatti connessi, la pratica e la procedura di gestione ambientale; — la documentazione del sistema di gestione ambientale e i cambiamenti del sistema; — l'audit interno e la valutazione dei risultati, compresa la valutazione del rispetto degli obblighi normativi in materia di ambiente; — il riesame della direzione; — le prestazioni ambientali; — i reclami; — la valutazione delle misure correttive.

g) Il metodo a campione non deve essere applicato per: — organizzazioni alle quali sono stati concessi incentivi basati sull'obbligo di verificare tutti i siti entro un ciclo di verifica; — siti ubicati in paesi terzi; — siti operanti nel quadro di obblighi normativi fondamentalmente diversi in materia di ambiente; — siti soggetti a legislazioni che disciplinano le emissioni inquinanti, i rifiuti pericolosi o l'uso o lo stoccaggio di sostanze pericolose (ad esempio, le direttive 2010/75/UE del Parlamento europeo e del Consiglio (30) (direttiva IED) o 2012/18/UE del Parlamento europeo e del Consiglio (31)(direttiva Seveso)]; — siti caratterizzati da rischi di incidenti ambientali all'interno dei loro aspetti ambientali significativi. I siti elencati sono esclusi dal campo di applicazione del metodo a campione e devono essere verificati individualmente.

h) L'organizzazione è attiva in settori economici in cui l'utilizzo di un metodo a campione è consentito a norma del punto 2.4.3.3.

2.4.3.3. Settori economici in cui l'utilizzo del metodo a campione è consentito

a) La verifica delle organizzazioni con più siti attraverso un metodo a campione è consentita nei seguenti settori: Tabella 9 Settori economici in cui l'utilizzo del metodo a campione è consentito Settore economico Codice NACE Prestazione di servizi finanziari (ad esclusione di assicurazioni e fondi pensione) 64 Assicurazioni, riassicurazioni e fondi pensione, escluse le assicurazioni sociali obbligatorie 65 Attività legali e contabilità 69 Attività di consulenza gestionale 70.2 Attività di ricerca, selezione, fornitura di personale (ad esempio, attività di fornitura di risorse umane, di agenzie di lavoro interinale, di agenzie di collocamento) 78 Attività dei servizi delle agenzie di viaggio, dei tour operator e servizi di prenotazione e attività correlate 79 Attività amministrative e di supporto per le funzioni d'ufficio 82.1 Istruzione prescolastica e primaria 85.1 e 85.2 Attività di biblioteche e archivi 91

b) Gli Stati membri possono realizzare progetti pilota in altri settori indicati nella tabella 10 al fine di raccogliere informazioni sull'uso di un metodo a campione. A tal fine, essi comunicano le seguenti informazioni alla Commissione: — una descrizione chiara e priva di ambiguità dell'organizzazione che chiede la registrazione EMAS, che includa una breve descrizione del contesto in cui opera, e una sintesi delle sue attività e dei suoi prodotti e servizi, nonché delle sue relazioni con le eventuali organizzazioni capo gruppo; — l'elenco dei siti che applicano il metodo a campione; — i gruppi di siti, compreso il metodo del raggruppamento; — i siti esclusi dall'uso del metodo a campione e il motivo dell'esclusione; — una descrizione di tutti gli aspetti ambientali significativi, diretti e indiretti, che determinano impatti ambientali significativi dell'organizzazione e una spiegazione di come la natura degli impatti sia collegata agli aspetti diretti e indiretti significativi, oltre all'individuazione degli aspetti ambientali significativi