IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea C 5/5

CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELL’EUROPOL

REGOLAMENTO INTERNO

2012/C 5/03

IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE,

vista la decisione del Consiglio, del 6 aprile 2009 (1), che istituisce l’Ufficio europeo di polizia (in prosieguo «decisione Europol»), in particolare l’articolo 37, paragrafo 9,

considerando quanto segue:

(1) la governance dell’Europol dovrebbe essere migliorata semplificando le procedure, descrivendo i compiti del consiglio di amministrazione in termini più generali e istituendo una norma comune secondo cui tutte le decisioni devono essere prese a maggioranza dei due terzi (2);

(2) il consiglio di amministrazione è responsabile dell’espletamento degli altri compiti che il Consiglio gli affida, in particolare nell’ambito delle disposizioni di attuazione della decisione Europol (3);

(3) ii consiglio di amministrazione adotta il suo regolamento interno (4).

HA ADOTTATO IL SEGUENTE REGOLAMENTO INTERNO:

Articolo 1

Composizione del consiglio di amministrazione

1. Il consiglio di amministrazione è composto da un rappresentante di ciascuno Stato membro e da un rappresentante della Commissione. Ogni membro del consiglio di amministrazione può essere rappresentato da un supplente. Il direttore partecipa alle riunioni del consiglio di amministrazione senza diritto di voto.

2. Conformemente all’articolo 37, paragrafo 1, della decisione Europol, i membri titolari o supplenti del consiglio di amministrazione (in appresso denominati «membri») sono dotati dell’autorità necessaria per le materie di competenza del consiglio di amministrazione.

3. In occasione delle riunioni del consiglio di amministrazione, i membri e il direttore possono farsi accompagnare da esperti; il presidente del consiglio di amministrazione può fissare il numero massimo di tali esperti.

4. Gli Stati membri e la Commissione notificano al segretario del consiglio di amministrazione la nomina o la revoca di un membro. Il segretario è responsabile di tenere l’elenco dei membri aggiornato e a disposizione del consiglio di amministrazione e dell’Europol.

Articolo 2

Presidente del consiglio di amministrazione

1. Il presidente del consiglio di amministrazione garantisce l’applicazione dell’articolo 37, paragrafo 3, della decisione Europol; il vicepresidente sostituisce il presidente in caso di impedimento di quest’ultimo a svolgere le sue funzioni.

2. Ogni presidente entrante controlla la documentazione del consiglio di amministrazione, redigendo a tal fine un documento da sottoporre all’approvazione del consiglio in occasione della prima riunione ordinaria.

Articolo 3

Segretariato del consiglio di amministrazione

Il presidente e il consiglio di amministrazione sono assistiti da un segretariato. Il consiglio di amministrazione è responsabile della gestione del segretariato e del suo personale. Al fine di garantire la sua indipendenza, il segretario risponde unicamente al consiglio di amministrazione.

Articolo 4

Funzionamento del consiglio di amministrazione

1. Il consiglio di amministrazione si riunisce almeno due volte all’anno e delibera a maggioranza dei due terzi dei suoi membri, tranne se diversamente disposto nella decisione Europol.

2. Il presidente, quando ritiene che le circostanze lo giustifichino, può convocare una riunione del consiglio di amministrazione di propria iniziativa o su richiesta di un terzo dei membri. Qualora la riunione sia richiesta da un membro o dal direttore, il presidente consulta gli altri membri e, se un terzo di essi è d’accordo, procede alla convocazione.

Nei casi menzionati nel presente paragrafo il presidente deve convocare la riunione entro trenta giorni dal ricevimento della richiesta.

3. Il consiglio di amministrazione può convocare persone particolarmente qualificate per le materie in esame, affinché siano ascoltate su determinati punti dell’ordine del giorno.

4. Il consiglio di amministrazione può istituire gruppi di lavoro sulle materie di sua competenza. Tali gruppi di lavoro sono disciplinati dalle disposizioni seguenti:

a) Il consiglio di amministrazione definisce chiaramente le responsabilità e i compiti di ciascun gruppo di lavoro;

b) I membri del consiglio di amministrazione possono essere rappresentati in seno ai gruppi di lavoro. I rappresentanti si impegnano a partecipare attivamente ai gruppi di lavoro.

c) l’Europol è invitato a partecipare alle riunioni dei gruppi di lavoro;

d) alle riunioni dei gruppi di lavoro possono essere invitati esperti;

e) l’Europol si farà carico delle spese di viaggio di un rappresentante per delegazione. Ogni delegazione sosterrà le spese di alloggio dei suoi rappresentanti ed esperti.

Inoltre, ogni gruppo di lavoro del consiglio di amministrazione:

f) è presieduto da un membro del consiglio di amministrazione o da un esperto di alto livello nominato dal consiglio di amministrazione;

g) discute ed elabora proposte da sottoporre al consiglio di amministrazione;

h) conduce le sue attività sulla base di comunicazioni orali o di documenti scritti presentati almeno due settimane prima delle riunioni, salvo diversa decisione del suo presidente motivata dall’urgenza;

i) svolge le sue riunioni secondo il regime linguistico stabilito dalla prassi corrente;

j) su richiesta, riferisce al consiglio di amministrazione attraverso il suo presidente;

k) è assistito dal segretariato del consiglio di amministrazione.

l) Viene sciolto appena conclusi i compiti affidatigli. In caso di mandato a lungo termine, il consiglio di amministrazione valuta ogni anno la necessità di prorogarlo.

5. Il presidente del consiglio di amministrazione, quando ritiene che le circostanze lo giustifichino, può invitare il consiglio di amministrazione ad adottare una decisione o esprimere il suo parere su tema specifico tramite procedure scritte. La normale durata di tali procedure è quattordici giorni, salvo diversa decisione del presidente motivate dall’urgenza.

Articolo 5

Ordine del giorno

1. Il presidente del consiglio di amministrazione prepara un progetto di ordine del giorno per ciascuna riunione, che viene inviato dal segretario del consiglio di amministrazione ai membri e al direttore almeno quattordici giorni prima della riunione. Qualora si convochi una riunione straordinaria, il progetto di ordine del giorno è inviato entro una settimana che precede la riunione.

2. Il progetto di ordine del giorno comprende i punti richiesti da un membro o dal direttore, purché la relative documentazione sia messa a disposizione del presidente almeno sedici giorni prima della riunione.

3. Nel progetto di ordine del giorno possono figurare soltanto i punti per i quali la relative documentazione sia stata trasmessa ai membri e al direttore entro e non oltre la data di invio del progetto di ordine del giorno, salvo diversa decisione del presidente motivata dall’urgenza.

4. Il consiglio di amministrazione adotta l’ordine del giorno all’inizio della riunione.

Articolo 6

Deliberazioni del consiglio di amministrazione

1. Il numero legale dei votanti è raggiunto quando sono presenti tre quarti dei membri. In mancanza del numero legale, il presidente scioglie la riunione e ne convoca un’altra quanto prima. Per questa seconda riunione il numero legale è raggiunto quando sono presenti due terzi dei membri.

2. Il presidente conduce la riunione dando la precedenza ai membri che intendono sollevare questioni procedurali o preliminari.

3. Il consiglio delibera e decide sulla base di documenti redatti in conformità dell’articolo 2 della «decisione del consiglio di amministrazione relativa al regime linguistico interno».

Articolo 7

Votazioni alle riunioni del consiglio di amministrazione

1. Ogni membro ha diritto a un voto. In assenza del titolare, il diritto di voto è esercitato dal supplente.

2. Il consiglio di amministrazione procede al voto su iniziativa del presidente, il quale apre la procedura di votazione anche su iniziativa di un membro, qualora vi sia l’accordo di una maggioranza dei due terzi dei membri.

3. Per ciascuna decisione adottata dal consiglio di amministrazione è indicata la ripartizione dei voti. La decisione è corredata di una nota che riporta i pareri espressi dalla minoranza, se quest’ultima lo richiede. Il voto è espresso per alzata di mano; se questa procedura è contestata, si ricorre all’appello nominale.

4. Su richiesta di uno dei membri o qualora il presidente decida in tal senso, le decisioni e le nomine formano oggetto di una votazione a scrutinio segreto. In caso di votazione a scrutinio segreto, il presidente, assistito da altri due membri, procede al computo dei voti e proclama immediatamente i risultati della votazione. Il presidente può autorizzare i membri a rilasciare una breve dichiarazione di voto.

Articolo 8

Adozione degli accordi

1. Nelle decisioni o negli accordi adottati dal consiglio di amministrazione è indicata la ripartizione dei voti, a meno che tali decisioni o accordi abbiano formato oggetto di una votazione a scrutinio segreto in conformità dell’articolo 7, paragrafo 4, del presente regolamento.

2. Le mozioni volte a sottoporre una questione all’approvazione del consiglio di amministrazione formano oggetto di una votazione prima che si proceda a esaminare il merito del problema.

3. Le mozioni che comprendono più punti devono essere suddivise in singole parti, se richiesto.

4. Quando più mozioni riguardano la stessa questione, si procede in primo luogo alla votazione della mozione di maggiore portata. Nel caso di proposte di modifica, si procede in primo luogo alla votazione della proposta che si discosta maggiormente dal testo di base. In caso di proposta di modifica di una modifica, si procede alla votazione cominciando dalla proposta di maggiore portata. La votazione finale si effettua sulla versione del testo risultante dalle precedenti votazioni.

Articolo 9

Processi verbali delle riunioni

1. Di ogni riunione del consiglio di amministrazione il segretariato, sotto la responsabilità del presidente, redige un progetto di processo verbale contenente:

— un sommario delle discussioni,

— le decisioni adottate dal consiglio di amministrazione con l’indicazione della ripartizione dei voti per ciascuna votazione,

— l’elenco dei membri presenti.

2. Il consiglio di amministrazione approva il progetto di processo verbale alla riunione successiva. Il documento è sottoposto all’approvazione del consiglio di amministrazione soltanto se è stato inviato ai membri almeno quattro settimane prima della riunione. Esso è inoltre trasmesso al direttore.

3. Qualora il progetto di processo verbale non sia stato inviato entro i termini prescritti, l’approvazione può essere rinviata alla riunione successiva. Ove trascorra un periodo di tempo troppo lungo tra due riunioni, i membri possono comunicare le loro osservazioni o il loro accordo per iscritto.

4. Le proposte di modifica del progetto di processo verbale vengono presentate per iscritto al segretariato prima dell’inizio della riunione durante la quale il documento deve essere approvato.

5. Una volta approvato, il processo verbale è firmato dal presidente e dal segretario del consiglio di amministrazione.

Articolo 10

Corrispondenza

La corrispondenza destinata al consiglio di amministrazione è inviata al presidente del consiglio di amministrazione presso la sede dell’Europol e la sua gestione è affidata al segretario.

Articolo 11

Spese del consiglio di amministrazione

1. L’Europol sostiene le spese di viaggio dei membri del consiglio di amministrazione che rappresentano gli Stati membri e di non più di due esperti per delegazione. Ogni delegazione sostiene le spese di alloggio dei propri membri ed esperti. Le spese di altri esperti sono a carico della rispettiva delegazione.

2. L’Europol si fa carico delle spese sostenute dagli esperti invitati dal consiglio di amministrazione a fini di consulenza in conformità dell’articolo 4, paragrafo 3, del presente regolamento.

Articolo 12

Entrata in vigore del regolamento interno

Il presente regolamento entra in vigour alla data di applicazione della decisione Europol.

Article 13

Revisione del regolamento interno

In caso di revisione del presente regolamento interno, il segretario trasmette la versione aggiornata a tutti i membri e al direttore. Il nuovo regolamento entra in vigore il giorno successivo all’approvazione.

Fatto a Bukowina Tatrzańska (Polonia), addì 30 novembre 2011 Per il consiglio di amministrazione Rafał ŁYSAKOWSKI Presidente

(1) GU L 121 del 15.5.2009, pag. 56.

(2) Considerando 19 della decisione Europol.

(3) Articolo 37, paragrafo 9, lettera h) della decisone Europol.

(4) Articolo 37, paragrafo 9, lettera i) della decisione Europol.