REGOLAMENTO DELEGATO (UE) 2019/715 DELLA COMMISSIONE

del 18 dicembre 2018

relativo al regolamento finanziario quadro degli organismi istituiti in virtù del TFUE e del trattato Euratom, di cui all'articolo 70 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in combinato disposto con il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica,

visto il regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione, che modifica i regolamenti (UE) n. 1296/2013, (UE) n. 1301/2013, (UE) n. 1303/2013, (UE) n. 1304/2013, (UE) n. 1309/2013, (UE) n. 1316/2013, (UE) n. 223/2014, (UE) n. 283/2014 e la decisione n. 541/2014/UE e abroga il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (1), in particolare l'articolo 70,

considerando quanto segue:

È necessario abrogare il regolamento (UE) n. 1271/2013 e sostituirlo con il presente regolamento al fine di allinearne le disposizioni a quelle del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 e consentire la semplificazione e il chiarimento ulteriori delle regole per tenere conto dell'esperienza maturata grazie alla loro applicazione e per migliorare ulteriormente la struttura di governance degli organismi dell'Unione e la loro rendicontabilità.

Per motivi di coerenza gli organismi dell'Unione interamente autofinanziati, ai quali il presente regolamento non si applica, dovrebbero stabilire regole analoghe, se del caso. Conformemente alla dichiarazione comune del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione europea sulle agenzie decentrate, del 19 luglio 2012, tali organismi presentano al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione una relazione annuale sull'esecuzione del proprio bilancio e tengono nel debito conto le loro richieste e raccomandazioni.

La delega straordinaria di compiti e l'attribuzione di sovvenzioni agli organismi dell'Unione devono essere autorizzate nell'atto costitutivo o in un atto di base e debitamente giustificate dalle caratteristiche dei compiti stessi e dalla competenza specifica dell'organismo dell'Unione, garantendo al tempo stesso la sana gestione finanziaria e l'efficienza in termini di costi. Tali compiti supplementari dovrebbero rientrare nell'ambito degli obiettivi dell'organismo dell'Unione e dovrebbero essere compatibili con il mandato di detto organismo, quale definito nell'atto costitutivo.

Al fine di aumentare la trasparenza la Commissione dovrebbe, in linea di principio, concludere con gli organismi dell'UE accordi di partenariato che riguardino tutti i finanziamenti erogati in aggiunta al contributo annuale dell'Unione, in particolare quando questi finanziamenti incidono in modo significativo sulle operazioni dell'organismo dell'Unione.

Le disposizioni in materia di riporti ed entrate con destinazione specifica dovrebbero essere modificate per tenere conto delle disposizioni del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046. Per quanto concerne le entrate con destinazione specifica interne, il finanziamento di nuovi progetti immobiliari mediante le entrate provenienti da indennità locative e dalla vendita di fabbricati dovrebbe essere autorizzato a norma del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046. Con questa finalità, tali entrate dovrebbero essere considerate entrate con destinazione specifica interne che possono essere riportate fino a quando non siano utilizzate integralmente.

Al fine di permettere una maggiore flessibilità, gli organismi dell'Unione dovrebbero poter effettuare operazioni in valute diverse dall'euro per esigenze di gestione amministrativa.

In linea con il regolamento (UE, Euratom) 2018/1046, è opportuno autorizzare la ripartizione in frazioni annue degli impegni di bilancio per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi solo quando ciò è previsto dall'atto costitutivo o dall'atto di base o se gli impegni si riferiscono a spese amministrative.

In considerazione delle specificità degli organismi dell'Unione, l'accettazione di liberalità dovrebbe essere sottoposta a un esame approfondito. Inoltre gli organismi dell'Unione non dovrebbero poter usufruire di sponsorizzazioni da parte di imprese.

Al fine di garantire la coerenza della programmazione è opportuno che l'organismo dell'Unione prepari un documento unico di programmazione contenente la programmazione annuale e pluriennale, uno stato di previsione delle sue entrate e delle sue spese, la programmazione delle risorse, informazioni sulla sua politica immobiliare, una strategia di cooperazione con i paesi terzi e/o le organizzazioni internazionali, nonché una strategia per conseguire miglioramenti dell'efficienza e realizzare sinergie. L'organismo dell'Unione dovrebbe altresì elaborare una strategia per la gestione operativa e i sistemi di controllo interno, ivi compresa una strategia antifrode. Il documento unico di programmazione dovrebbe prendere in considerazione gli orientamenti della Commissione.

È opportuno prevedere che gli organismi dell'Unione possano concludere, in particolare tra loro e con le istituzioni dell'Unione, accordi a livello di servizi a norma dell'articolo 59 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046, al fine di agevolare l'esecuzione dei loro stanziamenti ove ciò sia in linea con il principio di sana gestione finanziaria. Dovrebbe essere garantita un'adeguata comunicazione in merito a tali accordi a livello di servizi.

Per migliorare l'efficienza in termini di costi degli organismi dell'Unione, è necessario prevedere la possibilità di condividere i servizi o di trasferirli a un altro organismo dell'Unione o alla Commissione. Occorre pertanto consentire che il contabile della Commissione venga incaricato della totalità o di una parte dei compiti del contabile dell'organismo dell'Unione.

Per allineare le regole in materia di entrate con destinazione specifica a quelle del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 occorre stabilire regole per quanto riguarda la differenziazione tra le entrate con destinazione specifica interne ed esterne e il loro riporto.

Per allineare le regole relative al trattamento degli interessi generati dal contributo dell'Unione all'organismo dell'Unione a quelle del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 occorre stabilire che gli interessi non sono dovuti al bilancio.

Al fine di garantire la coerenza, non dovrebbero essere consentite disposizioni specifiche in materia di appalti e sovvenzioni. L'applicazione di un insieme unico di regole assicura la semplificazione delle attività dell'organismo dell'Unione e permette di utilizzare gli orientamenti e i modelli preparati dalla Commissione.

L'organismo dell'Unione dovrebbe avere la possibilità di concedere sovvenzioni e premi conformemente alle disposizioni dell'atto costitutivo o per delega della Commissione a norma dell'articolo 62, paragrafo 1, lettera c), punto iv), del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046.

In aggiunta alle forme già consolidate di contributo dell'Unione (rimborso dei costi ammissibili effettivamente sostenuti, costi unitari, somme forfettarie e finanziamenti a tasso fisso), è opportuno consentire agli organismi dell'Unione di erogare finanziamenti non collegati ai costi delle operazioni pertinenti. Questa nuova forma di finanziamento dovrebbe basarsi sul rispetto di determinate condizioni ex ante oppure sul conseguimento dei risultati misurato in riferimento ai target intermedi precedentemente fissati o mediante indicatori di performance.

A norma dell'articolo 8, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (4) gli organi dell'UE trasmettono senza indugio all'Ufficio europeo per la lotta antifrode qualsiasi informazione relativa a eventuali casi di frode, corruzione od ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell'Unione. A norma dell'articolo 24, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2017/1939 (5) del Consiglio gli organi dell'Unione comunicano senza indebito ritardo alla Procura europea qualsiasi condotta criminosa in relazione alla quale essa potrebbe esercitare la sua competenza in forza di detto regolamento. Al fine di rafforzare la propria governance, gli organismi dell'Unione dovrebbero anche comunicare senza indugio alla Commissione i casi di frode, le irregolarità finanziarie e le indagini. La Commissione e gli organismi dell'Unione dovrebbero predisporre procedure che proteggano adeguatamente i dati personali e garantiscano il rispetto del principio della necessità di conoscere in ogni trasmissione di informazioni concernenti presunte frodi e altre irregolarità, come pure le indagini in corso o completate.

Per individuare e gestire adeguatamente il rischio di conflitto di interessi reale o percepito, gli organismi dell'Unione dovrebbero essere tenuti ad adottare regole in materia di prevenzione e gestione dei conflitti di interessi. Tali regole dovrebbero tenere conto degli orientamenti elaborati dalla Commissione.

Nel presente regolamento dovrebbero essere specificati i diritti di accesso a tutti i livelli per la Commissione, l'Ufficio europeo per la lotta antifrode e la Corte dei conti.

Le disposizioni in materia di politica immobiliare, compresa la possibilità e le condizioni che consentono agli organismi dell'Unione di contrarre prestiti per l'acquisto di immobili, dovrebbero essere allineate al regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 per garantire un'applicazione coerente delle regole da parte di tutti gli organismi e tutte le istituzioni dell'Unione.

Occorre prevedere disposizioni transitorie per la programmazione e la presentazione delle relazioni annuali di attività consolidate, dal momento che la Commissione necessita di tempo per elaborare gli opportuni orientamenti in collaborazione con gli organismi dell'Unione e che questi ultimi hanno bisogno di tempo per adeguarsi alle nuove regole sulla programmazione e sulla rendicontazione.

Il presente regolamento dovrebbe entrare in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea al fine di consentire la tempestiva adozione da parte degli organismi dell'Unione del regolamento finanziario rivisto entro il 1o gennaio 2019 e di far sì che le agenzie beneficino della semplificazione delle regole e del loro allineamento al regolamento (UE, Euratom) 2018/1046,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

TITOLO I

DISPOSIZIONI GENERALI

TITOLO II

BILANCIO E PRINCIPI DI BILANCIO

CAPO 1

PRINCIPI DELL'UNITÀ E DELLA VERITÀ DEL BILANCIO

7. I paragrafi 3 e 5 del presente articolo non precludono la facoltà di impegnare gli stanziamenti globalmente o di procedere a impegni di bilancio per frazioni annue, come stabilito rispettivamente all'articolo 74, paragrafo 1, lettera b), e paragrafo 2.

stanziamenti provenienti dalle entrate proprie in cui rientrano tutti i canoni e le tasse che l'organismo dell'Unione è autorizzato a percepire in virtù dei compiti ad esso affidati, nonché altre eventuali entrate;

3. Gli stanziamenti autorizzati per l'esercizio consistono in:

1. Il bilancio dell'organismo dell'Unione prevede e autorizza, per ciascun esercizio, tutte le entrate e le spese ritenute necessarie per l'organismo dell'Unione. Esso comprende le entrate e le spese dell'organismo dell'Unione, incluse le spese amministrative.

4. Laddove la Commissione stipuli in via eccezionale un accordo di contributo con l'organismo dell'Unione, a detto organismo si applicano, relativamente ai fondi destinati a tale accordo, le norme applicabili alla gestione indiretta di cui ai titoli V e VI del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 e non si applicano gli articoli 105 e 106 del presente regolamento.

1. In via eccezionale possono essere stipulati accordi di contributo e convenzioni di sovvenzione tra la Commissione e un organismo dell'Unione purché siano rispettate le seguenti condizioni:

CAPO 2

PRINCIPIO DELL'ANNUALITÀ

2. A partire dal 15 ottobre dell'esercizio le spese correnti di natura amministrativa possono essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo, a condizione che le spese siano state approvate nell'ultimo bilancio dell'organismo dell'Unione regolarmente adottato, e solo entro i limiti di un quarto degli stanziamenti decisi dal consiglio di amministrazione che figurano sulla corrispondente linea di bilancio per l'esercizio in corso.

5. Gli stanziamenti relativi alle spese per il personale non sono oggetto di riporto. Ai fini del presente articolo, le spese di personale comprendono le retribuzioni e le indennità del personale degli organismi dell'Unione soggetti allo Statuto.

gli stanziamenti corrispondenti alle entrate con destinazione specifica interne; tali stanziamenti possono essere riportati unicamente all'esercizio successivo e possono essere impegnati fino al 31 dicembre di tale esercizio, fatta eccezione per le entrate con destinazione specifica interne provenienti da indennità locative e dalla vendita dei fabbricati e terreni di cui all'articolo 20, paragrafo 3, lettera e), che possono essere riportate fino a quando non siano utilizzate integralmente;

Con riguardo al primo comma, lettera b), l'organismo dell'Unione impiega in via prioritaria gli stanziamenti autorizzati per l'esercizio in corso e ricorre agli stanziamenti riportati soltanto quando i primi siano esauriti.

gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti non dissociati, per i quali la maggior parte delle fasi preparatorie della procedura di impegno è stata completata al 31 dicembre dell'esercizio. Tali stanziamenti possono essere impegnati fino al 31 marzo dell'esercizio successivo, ad eccezione degli stanziamenti non dissociati relativi a progetti immobiliari, che possono essere impegnati fino al 31 dicembre dell'esercizio successivo;

1. Gli stanziamenti non utilizzati entro la fine dell'esercizio per il quale sono stati iscritti sono annullati, a meno che non siano riportati conformemente ai paragrafi 2 e 4.

2. Gli stanziamenti riportati conformemente all'articolo 12, paragrafo 2, lettera a), non impegnati al 31 marzo dell'esercizio successivo, o al 31 dicembre dell'esercizio successivo per gli importi relativi ai progetti immobiliari, sono annullati di diritto.

1. Gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti non dissociati di cui all'articolo 12, paragrafo 2, primo comma, lettera a), possono essere riportati soltanto se gli impegni non hanno potuto essere assunti prima del 31 dicembre dell'esercizio per motivi non imputabili all'ordinatore e se le fasi preparatorie sono sufficientemente avanzate da permettere ragionevolmente di prevedere che l'impegno sia assunto entro e non oltre il 31 marzo dell'esercizio successivo, oppure, relativamente ai progetti immobiliari, il 31 dicembre dell'esercizio successivo.

5. Se, per un determinato capitolo, l'autorizzazione di quattro dodicesimi provvisori, accordata conformemente al paragrafo 4, non è sufficiente a far fronte alle spese necessarie per evitare un'interruzione della continuità dell'azione dell'organismo dell'Unione nel settore contemplato dal capitolo in questione, su richiesta del direttore il consiglio di amministrazione può autorizzare, a titolo eccezionale, il superamento dell'importo degli stanziamenti iscritti nel corrispondente capitolo del bilancio dell'organismo dell'Unione per l'esercizio precedente. L'importo globale degli stanziamenti disponibile nel bilancio dell'organismo dell'Unione per l'esercizio precedente o nello stato previsionale delle entrate e delle spese proposto non può tuttavia in nessun caso essere superato.

I dodicesimi supplementari sono autorizzati per intero e non sono frazionabili.

4. Su richiesta del direttore, se la continuità dell'azione dell'organismo dell'Unione e le esigenze di gestione lo rendono necessario, il consiglio di amministrazione può autorizzare spese superiori a un dodicesimo provvisorio, ma non superiori a un totale di quattro dodicesimi provvisori, salvo in casi debitamente giustificati, sia per le operazioni di impegno sia per le operazioni di pagamento in aggiunta a quelle rese disponibili di diritto a norma del paragrafo 2.

3. Per stanziamenti autorizzati nel pertinente capitolo del bilancio dell'organismo dell'Unione per l'esercizio precedente, di cui al paragrafo 2, si intendono gli stanziamenti votati nel bilancio dell'organismo dell'Unione, compresi i bilanci rettificativi, dopo le rettifiche apportate in funzione degli storni effettuati nel corso di tale esercizio.

Le operazioni di pagamento possono essere effettuate mensilmente, per capitolo, entro i limiti di un dodicesimo degli stanziamenti autorizzati per il pertinente capitolo del bilancio dell'organismo dell'Unione per l'esercizio precedente. Tale importo non può tuttavia superare un dodicesimo degli stanziamenti previsti nello stesso capitolo dello stato previsionale delle entrate e delle spese.

2. Le operazioni di impegno possono essere effettuate, per capitolo, entro i limiti di un quarto dell'insieme degli stanziamenti autorizzati per il pertinente capitolo del bilancio dell'organismo dell'Unione per l'esercizio precedente, aumentato di un dodicesimo per ciascun mese trascorso.

CAPO 3

PRINCIPIO DEL PAREGGIO

5. Il contributo dell'Unione all'organismo dell'Unione costituisce per il bilancio di quest'ultimo un contributo al pareggio e può essere frazionato in più versamenti.

3. Il risultato di bilancio, se è negativo ai sensi dell'articolo 99, viene iscritto nel bilancio dell'organismo dell'Unione per l'esercizio successivo come stanziamenti di pagamento o, se del caso, compensato con il risultato di bilancio positivo dell'organismo dell'Unione negli esercizi successivi.

2. In casi eccezionali, quando l'atto costitutivo stabilisce che le entrate derivanti da tasse e canoni sono volte a finanziare spese specifiche, l'organismo dell'Unione può riportare il saldo delle tasse e dei canoni come entrate con destinazione specifica per le attività connesse alla fornitura dei servizi per cui tali tasse sono dovute.

CAPO 4

PRINCIPIO DELL'UNITÀ DI CONTO

4. Le operazioni di conversione delle valute sono effettuate in modo tale da evitare che abbiano effetti di rilievo sull'entità del cofinanziamento dell'Unione o incidano negativamente sul bilancio. Se del caso, la conversione tra l'euro e altre valute può essere effettuata applicando la media dei tassi di cambio giornalieri registrati in un determinato periodo.

3. Ai fini della contabilità di cui agli articoli 82, 83 e 84 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046, la conversione tra l'euro e un'altra valuta è effettuata applicando il tasso contabile mensile dell'euro, il quale è stabilito dal contabile della Commissione mediante ogni fonte d'informazione considerata affidabile, sulla base del tasso in vigore il penultimo giorno lavorativo del mese precedente quello per il quale si deve determinare il tasso suddetto.

2. Fatte salve le disposizioni specifiche stabilite nelle norme settoriali o in contratti, convenzioni di sovvenzione, accordi di contributo e convenzioni di finanziamento specifici, l'ordinatore responsabile effettua la conversione applicando il tasso giornaliero di cambio dell'euro pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, serie C, del giorno nel quale il servizio ordinatore redige l'ordine di pagamento o l'ordine di riscossione.

1. Il bilancio è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro. Tuttavia, per le esigenze della tesoreria di cui all'articolo 49, il contabile e, nel caso delle casse di anticipi, l'amministratore degli anticipi nonché, per le esigenze della gestione amministrativa dell'organismo dell'Unione, l'ordinatore responsabile sono autorizzati a effettuare operazioni in altre valute.

CAPO 5

PRINCIPIO DELL'UNIVERSALITÀ

7. Il bilancio dell'organismo dell'Unione prevede apposite linee per la registrazione delle entrate con destinazione specifica esterne e delle entrate con destinazione specifica interne e, per quanto possibile, ne indica l'importo.

6. Qualsiasi entrata ai sensi del paragrafo 2, lettere a), b) e c), e del paragrafo 3, lettere a) e c), deve coprire la totalità delle spese dirette o indirette sostenute nel quadro dell'azione o della destinazione in oggetto.

le entrate provenienti da terzi per forniture, prestazioni di servizi o lavori effettuati su loro richiesta, fatta eccezione per i canoni e le tasse di cui all'articolo 6, paragrafo 3, lettera b);

le entrate con destinazione specifica interne di cui al paragrafo 3, nella misura in cui siano accessorie rispetto alle altre entrate di cui alle lettere a), b) e c) del presente paragrafo;

i contributi finanziari, non coperti dalla lettera a), di paesi terzi o di organismi non dell'Unione ad attività degli organismi dell'Unione,

i contributi finanziari degli Stati membri e dei paesi terzi, incluse in entrambi i casi le rispettive agenzie pubbliche, entità o persone fisiche, per talune attività dell'organismo dell'Unione, a condizione che ciò sia previsto dall'accordo concluso tra l'organismo dell'Unione e gli Stati membri, i paesi terzi o le agenzie pubbliche, entità o persone fisiche in questione;

3. In deroga al paragrafo 2, quando le entrate con destinazione specifica derivano dall'attuazione di un accordo di contributo concluso a norma dell'articolo 7, l'importo totale degli stanziamenti di impegno può essere reso disponibile all'entrata in vigore dell'accordo in questione, a condizione che l'atto di base riguardante i fondi delegati all'organismo dell'Unione preveda la possibilità di ricorrere a frazioni annue.

2. Gli stanziamenti corrispondenti a entrate con destinazione specifica sono aperti automaticamente, sia come stanziamenti di impegno sia come stanziamenti di pagamento, quando l'entrata è stata riscossa dall'organismo dell'Unione.

Struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica e apertura dei corrispondenti stanziamenti

2. L'accettazione di una liberalità per un valore pari o superiore a 50 000 EUR comportante oneri finanziari o qualunque tipo di obbligo, compresi i costi correlati all'accettazione, superiori al 10 % del valore della liberalità effettuata, è soggetta all'autorizzazione preliminare del consiglio di amministrazione o, se l'atto costitutivo lo consente, del comitato esecutivo. Il consiglio di amministrazione o il comitato esecutivo, a seconda dei casi, adotta una decisione entro un termine di due mesi a decorrere dalla data in cui gli è stata presentata la domanda di autorizzazione. Se il consiglio di amministrazione o, se l'atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo non delibera entro tale termine, la liberalità si considera accettata.

CAPO 6

PRINCIPIO DELLA SPECIALIZZAZIONE

4. L'importo da prendere in considerazione ai fini del calcolo dei limiti di cui all'articolo 26 è la somma degli storni da effettuare sulla linea dalla quale si procede agli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.

1. Gli stanziamenti sono specificati per titoli e per capitoli. I capitoli sono suddivisi in articoli e in voci.

3. Le proposte di storni e gli storni effettuati conformemente ai paragrafi 1 e 2 sono accompagnati da giustificazioni adeguate e dettagliate da cui emergono l'esecuzione degli stanziamenti e le previsioni del fabbisogno fino a fine esercizio, tanto per le linee da rafforzare quanto per quelle da cui sono prelevati gli stanziamenti.

CAPO 7

PRINCIPIO DELLA SANA GESTIONE FINANZIARIA E PERFORMANCE

il principio dell'economia, in base al quale le risorse impiegate dall'organismo dell'Unione nella realizzazione delle proprie attività sono messe a disposizione in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore;

4. Il direttore prepara un piano d'azione per dare seguito alle conclusioni delle valutazioni di cui al paragrafo 3 e riferisce in merito ai progressi compiuti alla Commissione nella relazione annuale di attività consolidata di cui all'articolo 48 e periodicamente al consiglio di amministrazione.

3. Le valutazioni retrospettive analizzano la performance del programma o dell'attività, anche per quanto riguarda aspetti quali l'efficacia, l'efficienza, la coerenza, la pertinenza e il valore aggiunto dell'UE. Le valutazioni retrospettive sono basate sulle informazioni generate dalle modalità di sorveglianza e dagli indicatori stabiliti per l'azione interessata. Esse sono effettuate periodicamente e in tempo utile affinché si possa tenere conto delle relative conclusioni nelle valutazioni ex ante o nelle valutazioni d'impatto che sostengono la preparazione dei programmi e delle attività collegati.

3. Un controllo interno efficace si basa sulle migliori prassi internazionali e sul quadro di controllo interno stabilito dalla Commissione per i propri servizi e include, in particolare, i seguenti elementi:

CAPO 8

PRINCIPIO DELLA TRASPARENZA

4. A norma dell'articolo 38 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 e secondo una presentazione standardizzata, l'organismo dell'Unione pubblica sul proprio sito web, non oltre il 30 giugno successivo all'esercizio in cui i fondi sono stati giuridicamente impegnati, informazioni sui destinatari di fondi finanziati dal proprio bilancio, compresi gli esperti assunti conformemente all'articolo 93 del presente regolamento. Le informazioni pubblicate devono essere facilmente accessibili, chiare ed esaurienti. Esse sono messe a disposizione nel debito rispetto dei requisiti in materia di riservatezza e di sicurezza, in particolare per quanto riguarda la protezione dei dati personali di cui al regolamento (UE) 2018/1725.

3. Il bilancio dell'organismo dell'Unione, compresi la tabella dell'organico ed eventuali bilanci rettificativi dell'organismo dell'Unione, definitivamente adottati, e la stima del numero degli agenti contrattuali, espressa in equivalenti a tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati, sono trasmessi per informazione al Parlamento europeo e al Consiglio, alla Corte dei conti e alla Commissione, e pubblicati sul sito web dell'organismo dell'Unione entro quattro settimane dalla loro adozione.

Questa sintesi presenta le cifre aggregate per ciascun titolo del bilancio dell'organismo dell'Unione, la tabella dell'organico e una stima del numero degli agenti contrattuali, espressa in equivalenti a tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati. Essa presenta anche le informazioni equivalenti per l'esercizio precedente.

TITOLO III

FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO

CAPO 1

FORMAZIONE DEL BILANCIO DELL'ORGANISMO DELL'UNIONE

9. L'organismo dell'Unione trasmette alla Commissione, al Parlamento europeo e al Consiglio eventuali versioni successivamente aggiornate del documento unico di programmazione, in particolare per rispecchiare il parere della Commissione e l'esito della procedura annuale di bilancio.

le condizioni e i costi definitivi nonché le informazioni utili per quanto riguarda la realizzazione di nuovi progetti immobiliari già presentati al Parlamento europeo e al Consiglio secondo la procedura di cui all'articolo 266 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 e non inclusi nei documenti di lavoro dell'anno precedente.

la prevedibile evoluzione della programmazione globale della superficie e dei locali per gli anni successivi, con una descrizione dei progetti immobiliari in fase di progettazione già individuati;

informazioni sul conseguimento di tutti gli obiettivi precedentemente fissati per le varie attività per l'anno N–1, che illustri l'utilizzo effettivo delle risorse umane e finanziarie alla fine dell'anno, ripartite per attività.

informazioni sul numero di funzionari, agenti temporanei e contrattuali quali definiti nello Statuto, nonché di esperti nazionali distaccati, per l'anno N–1 e per l'anno N;

informazioni sul contributo in natura concesso all'organismo dell'Unione dallo Stato membro ospitante per l'anno N–1;

una tabella dell'organico che fissa il numero di posti permanenti e temporanei, richiesti per l'anno N+1, per gruppo di funzioni e per grado, autorizzati entro i limiti degli stanziamenti di bilancio. In caso di variazione del numero di posti nella tabella dell'organico richiesti per l'anno N+1, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti.

una previsione delle entrate ripartite per titolo, in cui siano indicati separatamente, ove opportuno, i canoni e le tasse;

Esso indica chiaramente quali compiti dell'organismo dell'Unione sono stati aggiunti, modificati o soppressi rispetto al programma di lavoro annuale adottato per l'esercizio precedente. I risultati delle valutazioni sono presi in considerazione per dimostrare i vantaggi che potrebbero derivare da un aumento o una diminuzione del bilancio proposto dell'organismo dell'Unione rispetto al suo bilancio per l'esercizio precedente.

La programmazione strategica viene aggiornata ove opportuno, in particolare per tenere conto dell'esito dell'insieme delle valutazioni menzionate nell'atto costitutivo.

una strategia per la gestione organizzativa e i sistemi di controllo interno, compresa la strategia antifrode, nella versione aggiornata più di recente, e un'indicazione delle misure volte a prevenire il ripetersi di casi di conflitti di interesse, irregolarità e frodi, in particolare se le carenze comunicate a norma dell'articolo 48 o dell'articolo 78, paragrafo 6, hanno determinato la formulazione di raccomandazioni essenziali.

Non appena ha stabilito il progetto di bilancio, la Commissione fornisce il progetto di tabella dell'organico degli organismi dell'Unione nonché una stima del numero di agenti contrattuali e di esperti nazionali distaccati, espressa in equivalenti a tempo pieno, per i quali sono proposti stanziamenti.

Qualsiasi modifica del bilancio dell'organismo dell'Unione, nonché della tabella dell'organico, che non si limiti alle modifiche autorizzate a norma dell'articolo 26, paragrafo 1, e dell'articolo 38, paragrafo 1, del presente regolamento è oggetto di un bilancio rettificativo adottato conformemente alla procedura utilizzata per il bilancio iniziale dell'organismo dell'Unione, secondo le disposizioni dell'atto costitutivo e dell'articolo 32 del presente regolamento.

CAPO 2

STRUTTURA E PRESENTAZIONE DEL BILANCIO DELL'ORGANISMO DELL'UNIONE

Nella misura in cui ciò sia giustificato dalla natura delle attività dell'organismo dell'Unione, lo stato delle spese è presentato secondo una nomenclatura che comporta una classificazione per finalità. Tale nomenclatura è definita dall'organismo dell'Unione e distingue chiaramente tra stanziamenti amministrativi e stanziamenti operativi.

gli stanziamenti di impegno e di pagamento per l'esercizio precedente, nonché le spese impegnate e le spese pagate nel corso dell'anno N–2, queste ultime espresse altresì come percentuale del bilancio dell'organismo dell'Unione dell'anno N;

il limite del numero totale di posti autorizzati per tabella dell'organico non è superato;

il volume degli stanziamenti per il personale corrispondenti a un esercizio pieno non è modificato;

TITOLO IV

ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'ORGANISMO DELL'UNIONE

CAPO 1

DISPOSIZIONI GENERALI

2. Fatte salve le responsabilità dell'ordinatore in merito alla prevenzione e all'individuazione delle frodi e irregolarità, l'organismo dell'Unione partecipa alle attività di prevenzione delle frodi dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode.

1. Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore, che esegue il bilancio in entrate e in spese conformemente alle regole finanziarie dell'organismo dell'Unione e al principio della sana gestione finanziaria, sotto la sua responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti autorizzati.

In ogni avviso pubblicato nell'ambito di una procedura di attribuzione di sovvenzioni, appalti o premi svolta in regime di esecuzione diretta, i potenziali beneficiari, candidati, offerenti e partecipanti sono informati, a norma del regolamento (UE) 2018/1725, che per salvaguardare gli interessi finanziari dell'Unione i loro dati personali possono essere trasferiti ai servizi interni di audit, alla Corte dei conti europea o all'Ufficio europeo per la lotta antifrode, nonché scambiati tra gli ordinatori degli organismi dell'Unione, la Commissione e le agenzie esecutive.

Laddove esista un rischio di conflitto di interesse, la persona in questione ne informa l'autorità competente. L'autorità competente conferma per iscritto se è accertata l'esistenza di un conflitto di interesse. In tal caso l'autorità competente provvede affinché la persona in questione cessi ogni sua attività nella materia. L'autorità competente intraprende qualsiasi altra azione appropriata.

1. Gli agenti finanziari ai sensi del capo 3 del presente titolo e le altre persone, compresi i membri del consiglio di amministrazione, che partecipano all'esecuzione e alla gestione del bilancio, anche per quanto riguarda i relativi atti preparatori, all'audit o al controllo, non adottano azioni da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli dell'organismo dell'Unione. Essi adottano inoltre misure adeguate per prevenire l'insorgere di un conflitto di interesse nell'ambito delle funzioni poste sotto la loro responsabilità e per risolvere le situazioni che possono oggettivamente essere percepite come comportanti un conflitto di interesse.

CAPO 2

3. Nella misura in cui ciò si riveli indispensabile possono essere affidati, mediante contratto, a entità od organismi esterni di diritto privato compiti di perizia tecnica e compiti amministrativi, preparatori o accessori che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l'esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.

CAPO 3

AGENTI FINANZIARI

SEZIONE 1

Principio della separazione delle funzioni

SEZIONE 2

L'ordinatore

Articolo 45

Poteri e funzioni dell'ordinatore

1. L'ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo il principio della sana gestione finanziaria, anche assicurando la rendicontazione sulla performance, e di garantire il rispetto dei requisiti di legittimità, regolarità e parità di trattamento dei destinatari dei fondi dell'Unione.

2. L'ordinatore pone in atto la struttura organizzativa e i sistemi di controllo interno adeguati all'esecuzione delle funzioni di ordinatore, conformemente alle norme minime o ai principi adottati dal consiglio di amministrazione o, se l'atto costitutivo lo consente, dal comitato esecutivo sulla base del quadro di controllo interno stabilito dalla Commissione per i propri servizi e tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione, compresi all'occorrenza i rischi specifici associati agli uffici decentrati, e alla natura delle azioni finanziate. L'istituzione della struttura e dei sistemi in questione si fonda su un'analisi globale dei rischi che tiene conto del loro rapporto costi/benefici e della performance. L'ordinatore può introdurre, nell'ambito dei suoi servizi, una funzione di perizia tecnica e di consulenza per assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.

3. Per eseguire le spese, l'ordinatore assume impegni di bilancio e giuridici, convalida le spese, emette ordini di pagamento e pone in essere gli atti preliminari necessari per l'esecuzione degli stanziamenti.

4. Per eseguire le entrate, l'ordinatore elabora le previsioni di crediti, accerta i diritti da recuperare ed emette gli ordini di riscossione. Se del caso, l'ordinatore rinuncia ai crediti accertati.

5. Per evitare errori e irregolarità prima dell'autorizzazione delle operazioni e ridurre i rischi che comporta il mancato conseguimento degli obiettivi, ogni operazione è sottoposta ad almeno un controllo ex ante concernente gli aspetti operativi e finanziari, nell'ambito di una strategia di controllo che tiene conto dei rischi e del rapporto costi/benefici. La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall'ordinatore tenendo conto dei risultati dei controlli precedenti e di valutazioni relative ai rischi e al rapporto costi/benefici, sulla base dell'analisi del rischio dell'ordinatore medesimo. In caso di dubbio, l'ordinatore incaricato di convalidare le operazioni in questione, nell'ambito del controllo ex ante, richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere un livello di affidabilità ragionevole.

6. Ai fini dei controlli, l'ordinatore può ritenere che una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche costituisca un'unica operazione.

7. Per una data operazione, la verifica è effettuata da membri del personale diversi da quelli che hanno avviato l'operazione. I membri del personale che effettuano la verifica non sono subordinati ai membri del personale che hanno avviato l'operazione.

8. L'ordinatore può predisporre controlli ex post per individuare e correggere errori e irregolarità nelle operazioni dopo la loro autorizzazione. Tali controlli possono essere organizzati come controlli a campione in funzione del rischio, tenendo conto dei risultati dei controlli precedenti, nonché del rapporto costi/benefici e della performance.

9. I controlli ex post sono svolti da membri del personale diversi da quelli responsabili dei controlli ex ante. I membri del personale responsabili dei controlli ex post non sono subordinati ai membri del personale responsabili dei controlli ex ante. I controlli ex post possono assumere la forma di audit finanziari presso le sedi dei beneficiari. Le norme e le modalità, incluse le indicazioni temporali, per l'esecuzione di audit dei beneficiari sono chiare, coerenti e trasparenti, e sono messe a disposizione al momento della firma della convenzione di sovvenzione.

10. Gli ordinatori e i membri del personale responsabili dell'esecuzione del bilancio dispongono delle necessarie competenze professionali. Essi rispettano uno specifico codice deontologico adottato dall'organismo dell'Unione e basato sulle norme fissate dalla Commissione per i propri servizi.

11. Qualora un membro del personale partecipante alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni ritenga irregolare o contraria ai principi della sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche che è tenuto ad osservare una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta dal suo superiore, ne informa il direttore che risponde per iscritto se l'informazione gli è stata trasmessa per iscritto. In caso d'inerzia del direttore entro un termine congruo in considerazione delle circostanze specifiche e in ogni caso entro un mese, o qualora egli confermi la decisione o l'istruzione iniziale e il membro del personale consideri tale conferma insufficiente rispetto alla sua preoccupazione, il membro del personale ne informa per iscritto l'istanza pertinente di cui all'articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 e il consiglio di amministrazione.