Regolamento (CE) n. 1663/95 della Commissione, del 7 luglio 1995, che stabilisce modalità d'applicazione del regolamento (CEE) n. 729/70 per quanto riguarda la procedura di liquidazione dei conti del Feaog, sezione «garanzia»



Gazzetta ufficiale n. L 158 del 08/07/1995 pag. 0006 - 0012



REGOLAMENTO (CE) N. 1663/95 DELLA COMMISSIONE del 7 luglio 1995 che stabilisce modalità d'applicazione del regolamento (CEE) n. 729/70 per quanto riguarda la procedura di liquidazione dei conti del Feaog, sezione « garanzia » LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, visto il regolamento (CEE) n. 729/70 del Consiglio, del 21 aprile 1970, relativo al finanziamento della politica agricola comune (1), modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 1287/95 (2), in particolare l'articolo 4 paragrafo 6 e l'articolo 5 paragrafo 3, considerando che, in seguito alla riforma della procedura di liquidazione dei conti, posta in essere dal regolamento (CE) n. 1287/95, devono essere adottate modalità d'applicazione per quanto riguarda il riconoscimento degli organismi pagatori e la certificazione e la liquidazione dei conti annuali; considerando che l'evoluzione del numero e della natura delle misure finanziate dal Feaog, sezione « garanzia », nonché delle tecniche di registrazione e di trasmissione dei dati rende necessaria una revisione del tipo e del contenuto delle informazioni che devono essere fornite alla Commissione, ai fini della liquidazione dei conti; considerando che è pertanto necessario abrogare il regolamento (CEE) n. 1723/72 della Commissione (3), modificato da ultimo dal regolamento (CEE) n. 295/88 (4); considerando che il comitato del Feaog non ha espresso alcun parere nel termine stabilito dal suo presidente, HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO: Articolo 1 1. Il limite al numero di organismi pagatori riconosciuti da ciascun Stato membro ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 2 del regolamento (CEE) n. 729/70 dovrà essere determinato da ciascuno Stato membro dopo aver consultato la Commissione. La Commissione può far presente, in particolare, qualsiasi ostacolo che questo numero comporti per il rispetto del termine di cui all'articolo 5, paragrafo 2 di detto regolamento e per la trasparenza dei controlli sulle operazioni del Fondo. La Commissione informa il comitato del Fondo sugli organismi pagatori riconosciuti negli Stati membri. 2. Per ciascun organismo pagatore, lo Stato membro informa la Commissione circa l'autorità o le autorità che rilasciano e revocano il riconoscimento, e che stabiliscono il termine entro cui debbono essere apportati gli adeguamenti necessari ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 (« autorità competente »). 3. Prima di concedere il riconoscimento ad un organismo pagatore, l'autorità competente accerta che le disposizioni amministrative e contabili dello stesso offrano le garanzie di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) del regolamento (CEE) n. 729/70. I criteri per il riconoscimento sono stabiliti da ogni Stato membro e applicati dall'autorità competente tenendo conto delle linee direttrici della Commissione contenute nell'allegato. Il mancato rispetto di criteri rilevanti per le operazioni dell'organismo pagatore comporta l'applicazione dell'articolo 4, paragrafo 4 dello stesso regolamento. La decisione di riconoscimento si basa su un esame delle modalità amministrative e contabili, in particolare di quelle adottate per tutelare gli interessi comunitari, per quanto riguarda gli anticipi versati, le garanzie ottenute, le scorte d'intervento e gli importi da percepire. L'esame comprende, per le operazioni finanziate dalla sezione « garanzia » del Feaog, le modalità secondo cui vengono eseguiti i pagamenti, custodita la tesoreria, garantita la sicurezza dei sistemi informatici, tenuti i registri contabili, suddivise le mansioni e operati gli opportuni controlli interni ed esterni. 4. Se l'organismo pagatore esaminato soddisfa tutte le condizioni prescritte, l'autorità competente procede al suo riconoscimento. In caso contrario notifica all'organismo pagatore le istruzioni relative alle modalità amministrative e contabili e in particolare le condizioni che l'organismo pagatore dovrà soddisfare per poter essere riconosciuto. Il riconoscimento può essere accordato a titolo provvisorio e per un periodo da fissare in funzione della gravità del problema incontrato, in attesa che vengano attuate le necessarie modifiche delle modalità amministrative e contabili. 5. In caso di revoca del riconoscimento, lo Stato membro designa un altro organismo pagatore, secondo le modalità stabilite dall'articolo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 e dai paragrafi 3 e 4 del presente articolo e provvede affinché i pagamenti ai beneficiari non vengano interrotti. 6. L'atto di riconoscimento consiste in una attestazione scritta della sussistenza delle condizioni prescritte per il riconoscimento, e se del caso contiene le istruzioni per le modifiche necessarie ed il periodo entro il quale queste devono essere attuate. Esso deve essere comunicato alla Commissione. 7. La comunicazione di cui all'articolo 4, paragrafo 3 del regolamento (CEE) n. 729/70 deve essere inoltrata quando l'organismo pagatore viene riconosciuto insieme alle seguenti informazioni relative a ciascun organismo pagatore: - attribuzioni; - la suddivisione di tali attribuzioni tra i servizi interni; - rapporti con altri enti, pubblici o privati, ai quali sono state pure affidate alcune competenze per l'esecuzione delle misure in forza delle quali si effettua l'imputazione delle spese al Fondo; - le procedure di ricevimento, verifica e approvazione delle domande, di autorizzazione, pagamento e registrazione delle spese; - le disposizioni di revisione contabile interna. Le informazioni da fornire in caso di applicazione dell'articolo 4, paragrafo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 includono in particolare le istruzioni inerenti alle modalità amministrative e contabili e agli adeguamenti che l'organismo pagatore deve apportare per evitare la revoca del riconoscimento e il termine stabilito per attuarli. Articolo 2 1. L'organismo di coordinamento di cui all'articolo 4, paragrafo 1 lettera b), del regolamento (CEE) n. 729/70 agisce come unico rappresentante dello Stato membro nei confronti della Commissione per tutte le questioni relative alla sezione « garanzia » del Feaog riguardanti: - la distribuzione dei testi e dei relativi orientamenti comunitari ai vari organismi pagatori e alle amministrazioni che devono provvedere alla loro situazione; - la promozione della loro applicazione armonizzata; - la comunicazione alla Commissione delle informazioni previste nel presente regolamento e nel regolamento (CEE) n. 729/70; - la messa a disposizione della Commissione di tutti i dati contabili necessari a fini statistici e di controllo. Non è necessario trasmettere alla Commissione il materiale documentale in possesso degli organismi pagatori o ordinatori; tuttavia tali informazioni devono essere tenute a disposizione da essi. L'organismo pagatore può svolgere il ruolo di organismo di coordinamento purché tali due competenze siano nettamente distinte. Nell'espletamento dei suoi compiti l'organismo di coordinamento può avvalersi, a norma delle disposizioni nazionali, di altri organi o servizi amministrativi, in particolare a carattere contabile o tecnico. 2. Lo Stato membro comunica alla Commissione la denominazione e lo statuto dell'organismo di coordinamento e fornisce ragguagli circa le modalità amministrative, contabili e di controllo interno cui ci si è attenuti per l'esecuzione delle operazioni considerate. 3. La forma e il contenuto delle informazioni contabili di cui al paragrafo 1 sono stabilite dalla Commissione su consultazione del comitato del Fondo, e comunicati agli Stati membri entro tre mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento. Qualsiasi modifica è comunicata agli Stati membri entro tre mesi dall'evento che ha occasionato la modifica e gli Stati membri applicano ogni modifica necessaria al loro sistema informativo entro un termine che sarà fissato dalla Commissione su consultazione del comitato del Fondo. Articolo 3 1. La certificazione cui si fa riferimento nell'articolo 5, paragrafo 1, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70 è rilasciata da un servizio o da un organismo indipendente sotto il profilo funzionale dall'organismo pagatore e dell'organismo di coordinamento e che abbia le competenze tecniche necessarie (organo di certificazione). La certificazione si basa su un esame delle procedure nonché sull'esame di un campione di operazioni. Essa riguarda la conformità dei pagamenti con le norme comunitarie solo per quanto concerne la capacità delle strutture amministrative degli organismi pagatori di verificare tale conformità prima che il pagamento sia eseguito. L'organismo di certificazione effettua l'esame attenendosi a norme sulla revisione dei conti internazionalmente riconosciute. I controlli vengono effettuati nel corso alla fine di ogni esercizio finanziario. Anteriormente al 31 gennaio dell'esercizio successivo, l'organismo di certificazione redige la certificazione e una relazione sui propri accertamenti, precisando in particolare se abbia ottenuto garanzie in merito al fatto che i conti da presentare alla Commissione siano completi, esatti e veritieri, e che le procedure di controllo interno abbiano funzionato in modo soddisfacente. 2. Qualora sia riconosciuto più di un organismo pagatore, lo Stato membro può basarsi sulla certificazione rilasciata da servizi o organismi che hanno certificato i conti dei rispettivi organismi pagatori, purché ottenga la garanzia che l'oggetto dei controlli e le norme seguite al riguardo sono conformi alle prescrizioni del paragrafo 1. 3. La relazione di cui al paragrafo 1 indica: - se le procedure applicate dai servizi pagatori con particolare riguardo alle condizioni richieste per il riconoscimento offrono adeguate garanzie per quanto riguarda la conformità delle operazioni imputate al Fondo alle norme comunitarie, e quali raccomandazioni sono state fatte per migliorare i sistemi; - se i conti annui di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) concordano con i libri e registri contabili degli organismi pagatori; - se le dichiarazioni di spesa e delle operazioni d'intervento di cui all'articolo 5, possono essere considerate come registrazioni sostanzialmente veritiere, esatte e complete di operazioni imputate al Fondo; - se gli interessi finanziari della Comunità sono debitamente tutelati per quanto riguarda gli anticipi pagati, le garanzie ottenute, le scorte d'intervento, nonché gli importi da percepire; - se le raccomandazioni formulate agli organismi pagatori per migliorare i sistemi sono state seguite. La relazione è accompagnata da informazioni sul numero e le qualificazioni del personale che ha operato la verifica, sul lavoro svolto, sul numero delle operazioni esaminate, sui livelli di rappresentatività e attendibilità ottenuti, sulle debolezze riscontrate e le raccomandazioni fatte per eventuali miglioramenti, nonché sulle operazioni svolte dall'organismo di certificazione e da altri organismi di revisione contabile, sia esterni che interni agli organismi pagatori, da cui l'organismo di certificazione abbia integralmente o parzialmente ricavato elementi di verifica in materia. Articolo 4 1. Ai fini della liquidazione dei conti di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70, gli Stati membri trasmettono alla Commissione: a) i conti annui delle spese imputate alla sezione « garanzia » del Fondo, unitamente alle relazioni redatte da ciascun servizio od organismo ai sensi dell'articolo 5, paragrafo 1 di detto regolamento; b) le certificazioni e le relazioni dell'organismo o degli organismi di certificazione. 2. I documenti di cui al paragrafo 1 sono inviati in quattro esemplari alla Commissione entro il 10 febbraio dell'anno successivo alla fine dell'esercizio finanziario interessato. 3. Su richiesta della Commissione o su iniziativa dello Stato membro, altre informazioni relative alla liquidazione dei conti di cui trattasi possono essere trasmesse alla Commissione entro un termine che quest'ultima stabilisce tenendo conto della quantità di lavoro occorrente per raccogliere le informazioni. In mancanza di tali informazioni, la Commissione può effettuare la liquidazione dei conti sulla base delle informazioni in suo possesso alla scadenza del termine indicato. 4. La Commissione può accogliere le richieste di prorogare del termine di trasmissione delle informazioni, in casi giustificati e sempre che siano notificate prima della scadenza del termine stesso. Articolo 5 1. I dati contabili di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), comprendono: a) un riepilogo delle spese, ripartite in base alle pertinenti voci e sottovoci del bilancio comunitario; b) un riassunto delle operazioni di intervento, con l'indicazione dell'entità e dell'ubicazione delle scorte alla fine dell'esercizio finanziario; c) i dati relativi alle spese, oppure la dichiarazione che i dati relativi a ciascuna operazione sono tenuti a disposizione della Commissione, su supporto informatico; d) la dichiarazione che i dati relativi ad ogni singolo movimento nei magazzini di intervento sono disponibili presso l'organismo pagatore; e) chiarimenti sui divari tra le spese dichiarate nei conti annuali e quelle dichiarate, per il medesimo periodo, nei documenti di cui all'articolo 3, paragrafo 5 del regolamento (CEE) n. 2776/88 (5), previa rettifica ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 7 del medesimo regolamento. 2. Le relazioni di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) del presente regolamento, contengono le seguenti informazioni, riguardanti ciascun organismo pagatore o di coordinamento: - operazioni di carattere eccezionale o ad eventuali difficoltà tecniche riguardanti l'esercizio finanziario considerato; - modifiche sostanziali delle informazioni di cui all'articolo 1, paragrafo 7, intervenute successivamente all'elaborazione della relazione precedente. Articolo 6 I documenti giustificativi relativi alle spese finanziate e agli importi da recuperare dal Feaog, sezione « garanzia », sono tenuti a disposizione della Commissione quanto meno sino alla fine del terzo anno successivo a quello in cui la Commissione liquida le spese per il relativo esercizio finanziario, e qualora la decisione sulla liquidazione dei conti formi oggetto di un procedimento davanti alla Corte di giustizia delle Comunità europee sino alla fine dell'anno successivo all'emissione della sentenza. Articolo 7 1. La decisione di liquidazione dei conti, di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70, determina l'ammontare delle spese effettuate in ciascuno Stato membro durante l'esercizio finanziario in questione che devono essere riconosciute imputabili al Feaog, salve le decisioni adottate successivamente a norma del paragrafo 2, lettera c) di tale articolo. Gli importi che, in conseguenza di tale decisione, devono essere percepiti da, o pagati a ciascuno Stato membro, sono determinati deducendo gli anticipi pagati durante l'esercizio finanziario in questione dalle spese riconosciute per lo stesso anno a norma del comma 1. Tali importi sono dedotti dagli, o aggiunti agli anticipi pagabili dal secondo mese successivo al mese in cui la decisione di liquidazione dei conti acquista efficacia. 2. Entro il 31 marzo successivo alla chiusura dell'esercizio finanziario la Commissione comunica allo Stato membro interessato i risultati delle proprie verifiche, nonché le eventuali modifiche proposte. 3. Qualora, per cause imputabili allo Stato membro, non possa liquidare i conti di uno Stato membro prima del 30 aprile dell'anno successivo, la Commissione indica allo Stato membro stesso le inchieste supplementari da effettuare a norma dell'articolo 9 del regolamento (CEE) n. 729/70. Articolo 8 1. Qualora ritenga, a seguito di un'indagine che le spese non sono effettuate nel rispetto delle norme comunitarie, la Commissione comunica allo Stato membro interessato le proprie risultanze, i provvedimenti da adottare per garantire, in futuro, l'osservanza delle norme stesse, nonché una valutazione delle spese di cui sarà proposta l'esclusione in virtù dell'articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CEE) n. 729/70. La comunicazione fa riferimento al presente regolamento. Lo Stato membro risponde entro due mesi e la Commissione può conseguentemente modificare la sua posizione. In casi giustificati la Commissione può accordare una prorogare del termine per la risposta. Alla scadenza del termine stabilito per la risposta, i servizi della Commissione convocano una discussione bilaterale ed entrambe le parti si adoperano per raggiungere un accordo sulle misure da adottare. La Commissione comunica quindi formalmente le proprie conclusioni allo Stato membro, facendo riferimento alla decisione n. 94/442/CE della Commissione (6). 2. Le decisioni di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CEE) n. 729/70 sono adottate in seguito all'esame delle relazioni predisposte dall'organo di conciliazione a norma della decisione n. 94/442/CE. 3. La riduzione del finanziamento comunitario di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CEE) n. 729/70 è applicata sugli anticipi relativi alle spese del secondo mese successivo a quello della decisione adottata a norma di tale articolo. Su richiesta dello Stato membro e per motivi riguardanti l'entità della riduzione, la Commissione può, dopo aver consultato il comitato del Fondo, decidere date diverse. Articolo 9 Il regolamento (CEE) n. 1723/72 è abrogato a decorrere dal 16 ottobre 1995. Esso resta tuttavia applicabile alla liquidazione dei conti del Feaog, sezione « garanzia » fino all'esercizio finanziario 1995. Articolo 10 Il presente regolamento entra in vigore il settimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Esso è applicabile a decorrere dall'esercizio che inizia il 16 ottobre 1995. Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il 7 luglio 1995. Per la Commissione Franz FISCHLER Membro della Commissione (1) GU n. L 94 del 28. 4. 1970, pag. 13. (2) GU n. L 125 dell'8. 6. 1995, pag. 1. (3) GU n. L 186 del 16. 8. 1972, pag. 1. (4) GU n. L 30 del 2. 2. 1988, pag. 7. (5) GU n. L 249 dell'8. 9. 1988, pag. 9. (6) GU n. L 182 del 16. 7. 1994, pag. 45. ALLEGATO Linee direttrici per i criteri per il riconoscimento degli organismi pagatori I criteri per il riconoscimento sono tali che l'organismo pagatore offra garanzie sufficienti per il corretto funzionamento della sua organizzazione amministrativa, del suo sistema di controllo interno, e per la conservazione dei documenti di cui all'articolo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70. Unicamente operazioni di scala ridotta dell'organismo pagatore possono giustificare l'applicazione di criteri semplificati. Il mancato rispetto di criteri di importanza rilevante per le operazioni dell'organismo pagatore comporterà l'applicazione dell'articolo 4, paragrafo 4 di detto regolamento. 1. L'istituzione di un organismo pagatore (« organismo ») dovrà basarsi su un atto formale che stabilisca i poteri, gli obblighi e le responsabilità dell'organismo, segnatamente in relazione alla spesa della sezione « garanzia » del Feaog, tali quali definiti agli articoli 2 e 3 del regolamento n. 729/70 e che definisca inoltre la struttura amministrativa dell'organismo. 2. In relazione alla spesa del Feaog « garanzia », l'organismo deve svolgere sostanzialmente tre funzioni: i) Autorizzazione dei pagamenti: obiettivo della funzione è di fissare l'importo che deve essere pagato a un richiedente conformemente alla normativa comunitaria. ii) Esecuzione dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di impartire istruzioni agli istituti bancari dell'organismo o, se del caso, a un servizio pagatore governativo, di pagare gli importi autorizzati al richiedente (o al suo delegato). iii) Contabilizzazione dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di registrare il pagamento nei libri contabili dell'organismo, che di norma sono costituiti da un sistema informatizzato, e la preparazione di sintesi periodiche di spesa, ivi incluse le dichiarazioni mensili e annuali destinate alla Commissione europea. Nei libri contabili vanno altresì registrati gli attivi finanziati dal Fondo, segnatamente per quanto concerne le scorte d'intervento, gli anticipi non liquidati e i debitori. 3. Senza pregiudizio delle deleghe di cui al paragrafo 4 l'organismo pagatore dovrà di norma disporre di due servizi: i) Il servizio di controllo interno: obiettivo del servizio o di procedure equivalenti è di garantire che il sistema di controllo interno dell'organismo pagatore funzioni efficacemente; il servizio di controllo interno deve essere indipendente dagli altri servizi dell'organismo stesso e deve riferire direttamente alla direzione dell'organismo. ii) Il servizio tecnico: obiettivo del servizio è di verificare gli elementi che giustificano i pagamenti ai richiedenti, ad esempio gli elementi relativi ad aspetti quali la qualità e le caratteristiche del prodotto, il bestiame, i terreni ecc., la data di consegna, le trasformazioni in un altro prodotto e altri controlli di natura tecnica. La verifica di questi elementi è garantita da un'operazione di controllo e d'ispezione del sistema. Uno dei compiti principali del servizio tecnico è il seguito da dare al sistema di controllo. 4. La funzione di autorizzare e/o il servizio tecnico possono essere delegati in tutto o in parte ad altri organismi sempreché soddisfino le seguenti condizioni: i) I compiti e gli obblighi di questi altri organismi, segnatamente per il controllo e la verifica del rispetto della normativa comunitaria, vanno chiaramente definiti. ii) Gli organismi dispongono di sistemi efficaci per garantire di poter espletare i compiti loro affidati in maniera soddisfacente. iii) Gli organismi confermano esplicitamente all'organismo pagatore che sono in grado di espletare i compiti suddetti e illustrano i mezzi utilizzati. iv) L'organismo pagatore viene informato regolarmente e tempestivamente dei risultati dei controlli effettuati di modo che sia sempre possibile tener conto dell'adeguatezza dei controlli stessi prima di trattare una domanda. Il lavoro svolto deve essere descritto dettagliatamente in una relazione che accompagna ogni domanda o, se del caso, gruppo o serie di domande, e che copre un'intera campagna. La relazione deve essere accompagnata da un attestato di ammissibilità delle domande accolte e della natura, dell'obiettivo e dei limiti del lavoro svolto. Nel caso di controlli materiali o amministrativi riguardanti un campione di domande, le domande selezionate devono essere identificate, deve essere descritto il metodo di campionamento nonché i risultati di tutte le ispezioni e le misure adottate rispetto a discordanze e irregolarità riscontrate. I documenti giustificativi presentati all'organismo pagatore devono essere sufficienti per garantire che sono stati effettuati tutti i controlli necessari sull'ammissibilità delle domande autorizzate. v) Qualora i documenti relativi alle domande autorizzate e ai controlli effettuati vengano conservate da altri organismi, questi ultimi e l'organismo pagatore devono mettere a punto procedure che consentano di registrare l'ubicazione di tutti i documenti pertinenti a pagamenti specifici e di metterli a disposizione ai fini di controllo presso gli uffici dell'organismo pagatore a richiesta delle persone e degli organismi che di norma hanno il diritto d'ispezione tali documenti ovvero: - il personale dell'organismo che si occupa della domanda; - il servizio di controllo interno dell'organismo; - l'organismo che certifica la dichiarazione annuale dell'organismo pagatore; - funzionari designati dall'Unione Europea. 5. La struttura amministrativa dell'organismo pagatore deve prevedere una separazione delle tre funzioni di autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione dei pagamenti, ciascuna delle quali sarà affidata ad un'unità amministrativa distinta le cui responsabilità saranno definite in un organigramma. La struttura amministrativa può prevedere che, in casi determinati, la funzione del servizio tecnico sia affidata al servizio responsabile delle autorizzazioni. 6. L'organismo pagatore dovrà adottare le seguenti procedure o quelle che offrono equivalenti garanzie: i) L'organismo stabilisce per iscritto delle procedure particolareggiate relative al ricevimento, alla registrazione ed al trattamento delle domande, ivi compreso una descrizione di tutti i documenti da utilizzare. ii) La ripartizione dei compiti deve garantire che nessun funzionario abbia contemporaneamente più incarichi in materia di autorizzazione, pagamento o contabilizzazione per le somme imputate al Feoag e che nessun funzionario svolga uno dei compiti predetti senza che il suo lavoro sia controllato da un secondo funzionario. Le responsabilità dei singoli funzionari vanno definite per iscritto inclusa la fissazione di limiti finanziari alle loro competenze. Deve essere prevista una formazione adeguata e deve esserci una politica per la rotazione del personale addetto a funzioni delicate o in alternativa per aumentata supervisione. iii) Ogni funzionario responsabile dell'autorizzazione deve poter disporre di un elenco esauriente delle verifiche che è tenuto ad effettuare: detto elenco deve includere, fra i documenti giustificativi della domanda, l'attestato che tali controlli sono stati effettuati. Il rilascio dell'attestato può essere informatizzato alle condizioni di cui al comma vi). Il lavoro svolto da ogni funzionario va rivisto e documentato da un dirigente. iv) Il pagamento può essere autorizzato solo quando sono stati effettuati controlli sufficienti per verificare che la domanda è conforme alla normativa comunitaria. i controlli includono tutte le verifiche previste dalla normativa che disciplina le misure specifiche in base alle quali viene richiesto l'aiuto, nonché le disposizioni dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 729/70 per prevenire ed individuare frodi ed irregolarità, con particolare riferimento ai rischi connessi. I controlli da effettuare vanno indicati in un apposito elenco e, una volta effettuati, vanno certificati per ciascuna domanda o gruppo di domande. v) Le procedure debbono garantire che il pagamento verrà erogato solo al richiedente, versato sul suo conto bancario o al suo delegato. Il pagamento sarà effettuato dall'istituto bancario (organismo di credito) dell'organismo pagatore o, se del caso, da un ufficio pagatore governativo ovvero l'assegno sarà spedito entro cinque giorni lavorativi dalla data di imputazione a carico del Feaog. Saranno adottate procedure intese a garantire che tutti i pagamenti per i quali non vengono effettuati trasferimenti o per i quali gli assegni non vengono incassati, sono nuovamente accreditati al Fondo. Non sono ammessi pagamenti in contanti. L'approvazione del funzionario abilitato ad autorizzare il pagamento e/o del suo controllore può essere informatizzata a condizione che sia garantito un appropriato livello di sicurezza dei mezzi utilizzati e che l'identità del firmatario sia registrata su rapporto informativo. vi) Se il trattamento delle domande è informatizzato, l'accesso al sistema informatizzato va protetto e controllato di modo che: - Tutte le informazioni registrate nel sistema siano convalidate correttamente per garantire che gli errori di introduzione siano scoperti e corretti. - Nessun dato possa essere registrato, modificato o convalidato se non dai funzionari autorizzati ai quali vengono attribuiti password individuali. - L'identità di ciascun funzionario che registra o modifica dati deve essere registrata in un apposito registro. I password devono essere cambiati regolarmente per evitarne un uso errato. Il sistema informatizzato deve essere protetto per impedirne l'accesso non autorizzato in occasione di controlli materiali e i dati devono essere registrati in copie archiviate separatamente in luogo protetto. La registrazione dei dati deve essere verificata mediante controlli logici intesi a rilevare la presenza di dati incongrui o anomali. vii) Le procedure dell'organismo pagatore devono garantire che qualsiasi modifica dei regolamenti comunitari e in particolare del tasso dell'aiuto applicabile venga registrata mentre le istruzioni, le basi dati e gli elenchi di controllo vanno aggiornati, in tempo utile. 7. I pagamenti di anticipi devono poter essere identificati nella registrazione contabile; vanno poi adottate procedure opportune per garantire che: i) Le garanzie vengano fornite esclusivamente da istituti finanziari che soddisfano le condizioni di cui al regolamento (CEE) n. 2220/85 della Commissione (1) e siano stati approvati da appropriate autorità, e che rilasciano garanzie che rimangano valide sino a liquidazione o incameramento avvenuti, e siano incassabili su semplice richiesta dell'organismo. ii) Gli anticipi vengano liquidati nei termini stabiliti: gli anticipi in ritardo per la liquidazione vengano identificati e le cauzioni vengano prontamente incamerate. iii) La liquidazione di anticipi, così come i pagamenti, è sottoposta ai medesimi controlli da parte dei funzionari abilitati. 8. La contabilità relativa alle scorte d'intervento deve garantire che i quantitativi e le spese ad essi relative siano registrati in modo corretto e in tempi brevi, per partita identificata e nella voce corretta in ogni fase, dall'accettazione dell'offerta fino allo smaltimento materiale del prodotto e che i quantitativi e la natura delle scorte nei vari luoghi possano essere determinate in qualsiasi momento. Le scorte devono poter essere verificate materialmente e in modo regolare da persone, organi o servizi, indipendenti dagli assuntori. 9. Le procedure contabili devono garantire che le dichiarazioni mensili o annuali sono complete e tempestive e che qualsiasi errore od omissione sono individuati e corretti in particolare mediante controlli e verifiche effettuate ad intervalli non superiori a tre mesi. 10. Il servizio di controllo interno verifica che le procedure adottate dall'organismo pagatore siano adeguate per garantire la conformità con la normativa comunitaria e inoltre che la contabilità sia accurata, completa e tempestiva. Le verifiche possono essere limitate a determinare misure o a campioni di transazioni, a condizione che il programma di lavoro garantisca la copertura di tutti i settori importanti ivi comprese le unità incaricate dell'autorizzazione in un periodo non superiore a cinque anni. L'attività del servizio va espletata in base a criteri accettati a livello internazionale, va registrata in documenti di lavoro e deve figurare nelle relazioni e nelle raccomandazioni destinate alla direzione dell'organismo pagatore. I programmi di controllo e i rapporti di controllo vanno tenuti a disposizione dell'organismo di certificazione e dei funzionari dell'Unione europea con mandato di intraprendere verifiche finanziarie e con il solo scopo di valutare l'efficacia della funzione di controllo contabile interno. 11. Tutti i paragrafi summenzionati si applicano, mutatis mutandis, alle « spese negative » (prelievi, cauzioni incamerate, pagamenti rimborsati, ecc.) che l'organismo pagatore è tenuto a recuperare per conto della sezione « garanzia » del Feaog. In particolare l'organismo deve istituire un sistema per individuare tutti gli importi dovuti al Feoag e per registrare in un registro dei debitori tutti i debiti prima che vengano riscossi. Il registro dei debitori deve essere ispezionato a intervalli regolari nell'intento di intervenire qualora vi siano dei ritardi nel recupero degli importi dovuti. L'organismo pagatore può delegare ad altri organismi il compito di recuperare determinate categorie di spese negative alle condizioni di cui al paragrafo 4, adattate se del caso, e alla condizione aggiuntiva che l'altro organismo riferisca regolarmente e tempestivamente, almeno su base mensile, circa tutte le entrate individuate e gli importi ricevuti. 12. L'organismo pagatore stabilisce procedure atte a garantire che tutte le domande ricevute vengano trattate celermente. (1) GU n. L 205 del 3. 8. 1985, pag. 5.