2000/791/CE: Decisione della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro, dell'11 febbraio 2000, che stabilisce il codice di buona condotta amministrativa



Gazzetta ufficiale n. L 316 del 15/12/2000 pag. 0069 - 0073



Decisione della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro dell'11 febbraio 2000 che stabilisce il codice di buona condotta amministrativa (2000/791/CE) LA FONDAZIONE EUROPEA PER IL MIGLIORAMENTO DELLE CONDIZIONI DI VITA E DI LAVORO, visto il regolamento (CEE) n. 1365/75 del Consiglio, del 26 maggio 1975, concernente l'istituzione di una Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro e il regolamento (CEE) n. 1947/93 che modifica il precedente, visto il regolamento (CEE) n. 1860/76 del Consiglio, del 29 giugno 1976, che stabilisce il regime applicabile al personale della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro e i regolamenti (CEE) n. 680/87, (CEE) n. 1238/80 e (CEE) n. 510/82 che modificano il precedente, viste le disposizioni del trattato di Amsterdam relative alla trasparenza, in particolare l'articolo 1 del trattato sull'Unione europea e l'articolo 21 del trattato CE, vista la relazione della commissione per le petizioni del Parlamento europeo sulle proprie attività nel 1996-1997(1), concernente la richiesta di adozione di un codice di buona condotta amministrativa, vista la risoluzione del Parlamento europeo, del 16 luglio 1998, sulla relazione annuale concernente le attività del Mediatore europeo nel 1997 (C4-0270/98)(2), vista l'inchiesta d'iniziativa del mediatore europeo circa l'esistenza e l'accessibilità al pubblico, nelle varie istituzioni e organismi comunitari, di un codice di buona condotta amministrativa destinato ai funzionari nei loro rapporti con il pubblico, vista la risoluzione del Parlamento europeo, del 15 aprile 1999, sulla relazione annuale concernente le attività del Mediatore europeo nel 1998 (C4-0138/99), visto l'attuale codice di condotta relativo all'accesso del pubblico ai documenti della Fondazione contenuto nella decisione del consiglio di amministrazione, del 21 novembre 1997(3), considerando quanto segue: Il trattato di Amsterdam ha introdotto esplicitamente il concetto di trasparenza nel trattato sull'Unione europea, affermando che esso segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'unione sempre più stretta tra i popoli dell'Europa, in cui le decisioni siano prese nel modo più trasparente possibile e il più vicino possibile ai cittadini. Allo scopo di avvicinare l'amministrazione ai cittadini e garantire una migliore qualità dell'amministrazione, deve essere adottato un codice che comprenda i principi basilari della buona condotta amministrativa per i funzionari nei loro rapporti con il pubblico. Tale codice è utile sia per i membri del personale, in quanto li informerà in modo dettagliato delle norme da rispettare nei loro rapporti con il pubblico, sia per i cittadini, in quanto fornirà loro informazioni sulle norme di comportamento che hanno diritto ad attendersi nei loro rapporti con le amministrazioni comunitarie. Tale codice potrà essere efficace soltanto se sarà un documento accessibile pubblicamente ai cittadini e pertanto pubblicato sotto forma di decisione analogamente alla succitata decisione sull'accesso del pubblico ai documenti della Fondazione. Nelle risoluzioni C4-0270/98 e C4-0138/99, il Parlamento ha espresso il proprio compiacimento per l'iniziativa di un codice di buona condotta amministrativa per le istituzioni e gli organismi europei e ha sottolineato l'urgente necessità di elaborare quanto prima un codice di questo tipo. Il Parlamento ha altresì sottolineato l'importanza di rendere tale codice quanto più possibile identico per tutte le istituzioni e organismi comunitari, accessibile per tutti i cittadini europei e di pubblicarlo nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. È pertanto auspicabile elaborare un codice che disciplini i principi di buona condotta amministrativa che i membri del personale debbono rispettare nei loro rapporti con il pubblico e che tale codice dovrebbe essere accessibile al pubblico, HA DECISO QUANTO SEGUE: Articolo 1 Disposizione generale Nei suoi rapporti con il pubblico, il personale della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro rispetta i principi sanciti dalla presente decisione, principi che costituiscono il codice di buona condotta amministrativa, in appresso denominato "il codice". Articolo 2 Campo di applicazione personale 1. Il codice si applica a tutti i membri del personale per i quali vigono lo statuto dei funzionari e le regolamentazioni applicabili agli altri agenti, nei loro rapporti con il pubblico. 2. La Fondazione adotta le misure necessarie per assicurare che le disposizioni previste dal presente codice si applichino anche alle altre persone alle sue dipendenze, quali impiegati con contratto di diritto privato, esperti distaccati da amministrazioni nazionali e tirocinanti. 3. Il termine "pubblico" si riferisce alle persone fisiche e giuridiche, a prescindere che abbiano o meno la propria residenza o sede registrata in uno Stato membro. Articolo 3 Campo di applicazione materiale 1. Il presente codice contiene i principi generali di buona condotta amministrativa che si applicano a tutti i rapporti dei funzionari della Fondazione con il pubblico, a meno che non siano disciplinati da disposizioni specifiche. 2. I principi esposti nel presente codice non si applicano ai rapporti tra la Fondazione e i suoi dipendenti, in quanto tali rapporti sono disciplinati dallo statuto del personale. Articolo 4 Legalità L'agente agisce secondo la legge ed applica le norme e le procedure previste dalla legislazione comunitaria. L'agente vigila in particolare affinché le decisioni che incidono sui diritti o sugli interessi dei singoli abbiano un fondamento giuridico e che il loro contenuto sia conforme alla legge. Articolo 5 Assenza di discriminazione 1. Nel trattare richieste del pubblico e nell'adottare decisioni l'agente garantisce che sia rispettato il principio della parità di trattamento. I membri del pubblico devono ricevere un trattamento simile per problemi simili. 2. Se si verificano diversità di trattamento, l'agente garantisce che ciò sia giustificato dagli aspetti obiettivi e pertinenti del caso in questione. 3. In particolare, l'agente evita qualsiasi discriminazione ingiustificata tra membri del pubblico basata su nazionalità, sesso, razza, origine etnica, religione o credo, handicap, età o inclinamento sessuale. Articolo 6 Proporzionalità 1. Nel prendere decisioni, l'agente assicura che le misure adottate sono proporzionali all'obiettivo perseguito. In particolare l'agente evita di limitare i diritti dei cittadini o di imporre loro oneri, qualora non esista una ragionevole relazione tra tali restrizioni od oneri e la finalità dell'azione. 2. Nel prendere decisioni, l'agente cerca di trovare un giusto equilibrio tra gli interessi dei singoli e l'interesse pubblico in generale. Articolo 7 Assenza di abuso di potere Le competenze sono esercitate unicamente per le finalità per le quali sono state conferite dalle disposizioni applicabili. In particolare l'agente evita di utilizzare tali poteri per finalità prive di fondamento giuridico o che non siano giustificate dall'interesse generale. Articolo 8 Imparzialità e indipendenza 1. L'agente è imparziale e indipendente. L'agente si astiene da qualsiasi azione arbitraria che abbia effetti negativi su membri del pubblico, nonché da qualsiasi trattamento preferenziale quali che ne siano i motivi. 2. L'agente non è condizionato da alcuna influenza esterna di qualsiasi tipo, comprese le influenze politiche, o da interessi personali. 3. L'agente si astiene dal partecipare all'adozione di decisioni su questioni riguardanti i propri interessi o quelli di familiari, parenti, amici e conoscenti. Articolo 9 Obiettività Nell'adottare decisioni, l'agente tiene conto dei fattori pertinenti e assegna a ciascuno di essi il proprio peso adeguato ai fini della decisione, ignorando qualsiasi elemento irrilevante. Articolo 10 Legittime aspettative e coerenza 1. L'agente è coerente con il proprio comportamento amministrativo nonché con l'azione amministrativa della Fondazione. L'agente segue le normali prassi della Fondazione, a meno che non vi siano legittimi motivi per discostarsi da esse in un caso specifico. 2. L'agente rispetta le legittime e ragionevoli aspettative che membri del pubblico nutrono sulla base dei precedenti comportamenti della Fondazione. Articolo 11 Equità L'agente opera in modo equo e ragionevole. Articolo 12 Cortesia 1. Nei suoi rapporti con il pubblico, l'agente dà prova di spirito di servizio, correttezza e disponibilità. Nel rispondere alla corrispondenza, a chiamate telefoniche e posta elettronica, l'agente cerca nei limiti del possibile di rendersi utile e di rispondere alle domande postegli. 2. Se non è responsabile per la materia in questione, l'agente indirizza il cittadino all'agente competente. 3. Se si verifica un errore che lede i diritti o gli interessi di un membro del pubblico, l'agente è tenuto a scusarsi. Articolo 13 Risposta a lettere nella lingua del cittadino L'agente riconosce che ogni cittadino dell'Unione o qualsiasi membro del pubblico che scrive alla Fondazione in una delle lingue previste dal trattato ha il diritto di ricevere una risposta nella stessa lingua. Articolo 14 Avviso di ricevimento e indicazione dell'agente competente 1. Per ogni lettera o denuncia indirizzata alla Fondazione viene inviato un avviso di ricevimento entro un termine di due settimane, tranne i casi in cui può essere trasmessa una risposta nel merito entro tale termine. 2. La risposta o avviso di ricevimento riporterà il nome e il numero di telefono dell'agente che si occupa della questione nonché il servizio cui appartiene. 3. Non è necessario inviare un avviso di ricevimento o rispondere a lettere o denunce inopportune in ragione del loro numero eccessivo o perché ripetitive o prive di significato. Articolo 15 Obbligo di trasmissione al servizio competente della Fondazione 1. Se una lettera o una denuncia destinata alla Fondazione è indirizzata o trasmessa a un servizio che non è competente a trattare il caso, i suoi servizi fanno sì che il fascicolo sia trasmesso senza indugio al servizio competente della Fondazione. 2. Il servizio che ha inizialmente ricevuto la lettera o la denuncia informa l'autore di tale trasmissione indicando il nome e il numero di telefono dell'agente al quale il fascicolo è stato trasmesso. Articolo 16 Diritto di essere ascoltato e di rilasciare dichiarazioni 1. Nei casi in cui siano coinvolti i diritti o gli interessi di persone fisiche, l'agente assicura che, in ogni fase del processo decisionale, sia rispettato il diritto alla difesa. 2. Ogni membro del pubblico ha il diritto, nei casi in cui deve essere presa una decisione che incide sui suoi diritti, di presentare commenti scritti e, se del caso, di presentare osservazioni orali prima che la decisione sia adottata. Articolo 17 Termine ragionevole per l'adozione di decisioni 1. L'agente assicura che sia presa una decisione su ogni richiesta o denuncia indirizzata alla Fondazione entro un termine ragionevole, senza indugio e in ogni caso non oltre i due mesi dalla data di ricevimento. La stessa norma si applica alle risposte a lettere provenienti da membri del pubblico. 2. Qualora, a causa della complessità delle questioni sollevate, una richiesta o una denuncia indirizzata alla Fondazione non possa essere oggetto di una decisione entro il termine summenzionato, l'agente ne informa quanto prima l'autore. In tal caso, una decisione sarà notificata all'autore nel più breve tempo possibile. Articolo 18 Obbligo di indicare i motivi delle decisioni 1. Qualsiasi decisione della Fondazione che possa ledere i diritti o gli interessi di una persona fisica indica i motivi sui quali essa si basa specificando chiaramente i fatti pertinenti e la base giuridica della decisione. 2. L'agente evita di adottare decisioni basate su motivi sommari o vaghi o che non contengano un ragionamento individuale. 3. Qualora, a causa del gran numero di persone interessate da decisioni identiche, non sia possibile comunicare in modo dettagliato i motivi della decisione e siano pertanto elaborate risposte standard, l'agente si impegna a trasmettere in un secondo tempo un ragionamento individuale al cittadino che ne faccia espressamente richiesta. Articolo 19 Indicazione delle possibilità di ricorso 1. Una decisione della Fondazione che possa ledere i diritti o gli interessi di una persona fisica contiene un'indicazione delle possibilità di ricorso disponibili per impugnare la decisione. Essa indica in particolare la natura dei mezzi di ricorso, gli organismi presso i quali possono essere esperiti, nonché i termini per farlo. 2. In particolare, le decisioni fanno riferimento alla possibilità di avviare procedure giudiziarie e presentare denunce dinanzi al mediatore alle condizioni indicate rispettivamente agli articoli 230 e 195 del trattato che istituisce la Comunità europea. Articolo 20 Notifica della decisione 1. L'agente garantisce che le decisioni che ledono i diritti o gli interessi di individui siano notificate per iscritto alla persona o alle persone interessate, non appena la decisione è adottata. 2. L'agente si astiene dal comunicare la decisione ad altre fonti prima che la persona o le persone interessate ne siano informate. Articolo 21 Tutela dei dati 1. L'agente che tratta dati personali riguardanti un cittadino rispetta i principi sanciti dalla direttiva 95/46/CE relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati. 2. L'agente evita in particolare di utilizzare dati personali per finalità illecite o di trasmettere tali dati a persone non autorizzate. Articolo 22 Richieste di informazioni 1. Se la materia in questione è di sua competenza, l'agente fornisce a membri del pubblico le informazioni richieste. L'agente fa in modo che le informazioni comunicate siano chiare e comprensibili. 2. Qualora una richiesta orale di informazioni sia troppo complessa o troppo vasta, l'agente invita l'interessato a formulare la domanda per iscritto. 3. Se un funzionario, per motivi di riservatezza, non può fornire le informazioni richieste, egli, conformemente all'articolo 18 del presente codice, indica all'interessato i motivi per i quali non può comunicare le informazioni. 4. Per richieste di informazioni su questioni per le quali non è competente, l'agente indirizza il richiedente alla persona competente indicandogli nome e numero di telefono. Per richieste di informazioni riguardanti un'altra istituzione od organismo comunitario, l'agente indirizza il richiedente a tale istituzione od organismo. 5. In funzione dell'oggetto della richiesta, l'agente indirizza, se del caso, il richiedente al servizio della Fondazione competente a fornire informazioni al pubblico. Articolo 23 Richieste di accesso del pubblico a documenti 1. A seguito di richieste di accesso a documenti della Fondazione, l'agente dà accesso a tali documenti conformemente alla decisione della Fondazione concernente l'accesso del pubblico ai suoi documenti(4). 2. Se non può ottemperare a una richiesta orale di accesso a documenti, l'agente invita il cittadino a formulare tale richiesta per iscritto. Articolo 24 Tenuta di registri idonei I dipartimenti della Fondazione tengono idonei registri della corrispondenza in entrata e in uscita, dei documenti che ricevono e delle misure che adottano. Articolo 25 Accesso del pubblico al codice 1. La Fondazione adotta le necessarie misure per far si che il presente codice goda della più ampia pubblicità tra i cittadini. 2. La Fondazione fornisce una copia del presente codice ad ogni cittadino che lo richieda. Articolo 26 Diritto di presentare denuncia dinanzi al mediatore europeo Qualsiasi inadempienza da parte di un agente nell'ottemperare ai principi enunciati nel presente codice può essere oggetto di una denuncia dinanzi al mediatore europeo conformemente all'articolo 195 del trattato che istituisce le Comunità europee nonché allo statuto del mediatore europeo(5). Articolo 27 Revisione La presente decisione sarà rivista dopo due anni dalla sua entrata in vigore. Nel 2002, il direttore della Fondazione presenterà al consiglio di amministrazione una relazione sull'applicazione della presente decisione nel periodo 12 febbraio 2000-11 febbraio 2002 in vista della suddetta revisione. Articolo 28 Entrata in vigore La presente decisione entrerà in vigore il 12 febbraio 2000. Sarà pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Fatto a Bruxelles, l'11 febbraio 2000. Per l'Ufficio di presidenza Marc Boisnel Vicepresidente (1) A4-0190/97. (2) GU C 292 del 21.9.1998, pag. 168. (3) GU L 296 del 17.11.1999, pag. 25. (4) GU L 296 del 17.11.1999, pag. 25. (5) Decisione 94/262/CECA, CE, Euratom del Parlamento europeo, del 9 marzo 1994, sullo statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del mediatore (GU L 113 del 4.5.1994, pag. 15).