REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DI VIGILANZA DELL’OLAF

TITOLO I

FUNZIONI E COMPETENZE DEL COMITATO DI VIGILANZA DELL’OLAF

3. Il comitato controlla il corretto esercizio delle competenze di indagine dell’OLAF in applicazione delle garanzie procedurali applicabili al quadro giuridico dell’OLAF e delle garanzie stabilite nella Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea, nonché in conformità dei trattati dell’UE e degli atti di diritto derivato, tra cui il Protocollo sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea e lo statuto dei funzionari dell’UE.

2. A tal fine il comitato controlla regolarmente l’esecuzione della funzione di indagine dell’OLAF e sostiene l’indipendenza del direttore generale dell’OLAF nell’esercizio delle competenze che sono conferite a chi ricopre tale carica in virtù del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 e della decisione 1999/352 della Commissione del 28 aprile 1999. Il comitato assiste inoltre il direttore generale nell’assolvimento dei suoi compiti.

1. Il comitato di vigilanza dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), (in appresso «il comitato»), assolve i compiti stabiliti dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio e dalla decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 28 aprile 1999, che istituisce l’OLAF (1) , al fine di rafforzare l’indipendenza dell’OLAF nell’esecuzione dei suoi compiti, sia in relazione a governi, istituzioni, organi o organismi sia per garantire il corretto esercizio delle competenze dell’OLAF.

al comitato è consentito l’accesso a tutte le informazioni e alla documentazione che ritenga necessarie per l’adempimento delle sue mansioni, comprese relazioni e raccomandazioni sulle indagini chiuse e i casi archiviati, senza tuttavia interferire con lo svolgimento delle indagini in corso e nel dovuto rispetto dei requisiti in materia di riservatezza e protezione dei dati;

TITOLO II

COMPOSIZIONE E FUNZIONAMENTO

3. Se un membro del comitato è impossibilitato ad esercitare le sue funzioni o rinuncia al mandato, ne informa senza indugio il presidente del comitato e il commissario competente affinché siano prese le misure opportune per la sua sostituzione e per assicurare la continuità dei lavori del comitato.

2. Alla scadenza del loro mandato, i membri del comitato restano in carica fino a quando non si sarà provveduto alla loro sostituzione.

3. I membri sono vincolati all’obbligo del segreto professionale previsto dall’articolo 339 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (in appresso «TFUE»), e continuano a essere vincolati a tale obbligo anche dopo la fine del loro mandato. Essi sono tenuti a trattare con la massima segretezza le pratiche loro affidate e i propri lavori al riguardo.

2. Inoltre, come stabilito dalla decisione relativa alla loro nomina e dal codice di condotta adottato dal comitato (2) , essi non devono occuparsi di questioni in cui abbiano un interesse personale diretto o indiretto, segnatamente familiare o finanziario, di natura tale da compromettere la loro indipendenza.

1. A norma dell’articolo 15, paragrafo 7, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, nell’adempimento delle loro funzioni i membri del comitato agiscono in modo indipendente e non sollecitano né accettano istruzioni da alcun governo, istituzione, organo o organismo. Durante il loro mandato, i membri si astengono dal sollecitare o dall’accettare qualsiasi funzione o incarico, in particolare dalle istituzioni europee, che possa creare conflitti di interessi.

8. Il presidente provvede affinché tutti i membri del comitato siano regolarmente informati delle attività svolte dal segretariato e dal capo del segretariato per sorvegliarne periodicamente il corretto funzionamento.

6. Se il presidente è assente e non è stato fatto ricorso alla procedura di cui al paragrafo 5, la funzione di presidente è svolta dal membro più anziano.

3. Qualora per qualsiasi motivo il presidente non sia in grado di svolgere le proprie funzioni per un lungo periodo, informa della situazione i membri del comitato. In tal caso viene eletto un nuovo presidente secondo la procedura stabilita al paragrafo 1.

7. Qualunque rappresentante di istituzioni, organi od organismi dell’UE, degli Stati membri o dei paesi associati può essere invitato a partecipare ai lavori del comitato in merito a uno specifico punto dell’ordine del giorno della riunione.

3. Fatti salvi i casi che il presidente ritiene urgenti, le convocazioni per le riunioni vengono inviate in modo che pervengano al destinatario almeno una settimana prima della relativa riunione. La convocazione comprende il progetto di ordine del giorno e i documenti necessari per la riunione, a meno che la natura di tali documenti impedisca di allegarli. L’ordine del giorno definitivo è adottato all’inizio di ciascuna riunione.

2. Il comitato può decidere, qualora necessario, di tenere una riunione plenaria online. A ciascun membro sono forniti gli strumenti informatici adeguati per partecipare alle riunioni online in un ambiente sicuro.

1. Il comitato esercita le sue funzioni in riunioni collegiali. Si riunisce almeno dieci volte all’anno. Il comitato si riunisce validamente solo se è presente la maggioranza dei membri. Il comitato si riunisce anche su iniziativa del presidente o a richiesta della maggioranza dei membri. Il comitato adotta il proprio calendario delle riunioni plenarie mensili alla fine di ciascun anno.

Il comitato decide come farsi rappresentare nel contesto dello scambio di opinioni con il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione organizzato ai sensi dell’articolo 16 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.

9. Se non altrimenti deciso, il comitato pubblica i suoi pareri nella propria pagina web.

7. Se i membri non manifestano obiezioni al progetto di decisione entro il termine fissato dal presidente, la proposta si considera adottata.

5. In casi urgenti il presidente può consultare i membri del comitato per iscritto.

4. In deroga al disposto dell’articolo 8, paragrafo 3, alcune decisioni possono essere prese con procedura scritta qualora il comitato abbia approvato il ricorso a tale procedura in una riunione precedente.

3. Nella prima riunione plenaria dell’anno, il comitato adotta il suo piano di lavoro annuale. I pareri, le relazioni e le decisioni sono adottati nelle riunioni del comitato in seduta plenaria.

1. Le riunioni del comitato non sono aperte al pubblico. I lavori del comitato come pure i documenti interni su cui essi si basano sono riservati, salvo che il comitato decida altrimenti.

2. Se si tratta di una questione urgente il presidente può procedere alla nomina di propria iniziativa. In tal caso ne informa immediatamente i membri del comitato.

1. Per preparare i dibattiti o i lavori, su richiesta del presidente il comitato può nominare uno o più relatori tra i propri membri. Nel nominare un relatore il comitato tiene in debito conto la durata residua del mandato dei membri.

4. Il verbale e l’ordine del giorno possono essere resi pubblici, se il comitato decide in tal senso.

2. Il progetto di verbale è redatto dal segretariato sotto la supervisione del presidente ed è sottoposto ai membri del comitato per adozione in occasione della riunione successiva.

1. Viene redatto un verbale di ogni riunione del comitato. Il verbale è redatto nelle lingue di lavoro del comitato e specifica le decisioni adottate in merito a ciascun punto dell’ordine del giorno.

7. Il segretariato contribuisce all’efficiente svolgimento dei compiti del comitato volti a rafforzare l’indipendenza dell’OLAF, in particolare la sua funzione di controllo. A tal fine il segretariato assiste il presidente nelle fasi di preparazione e svolgimento delle riunioni. Il segretariato prepara un progetto di ordine del giorno per ciascuna riunione, predispone il progetto di verbale delle riunioni, fornisce ai membri del comitato le informazioni e i documenti relativi a tutte le loro attività, partecipa, sotto la responsabilità del presidente, alla redazione dei testi e fornisce assistenza di carattere generale ai membri del comitato, in particolare quando operano in qualità di relatori. A tale scopo i membri del segretariato partecipano, se necessario, a riunioni con i relatori per lo svolgimento di detti compiti.

6. Il personale del segretariato è tenuto alla riservatezza per quanto riguarda le informazioni in suo possesso e si astiene da qualsivoglia divulgazione non autorizzata di informazioni ricevute nell’esercizio dei propri compiti. Tale obbligo sussiste anche dopo la cessazione dall’incarico. Qualora il comitato apprenda che un membro del segretariato ha violato l’obbligo di riservatezza, il presidente del comitato ne informa la Commissione affinché siano presi i provvedimenti opportuni.

Il comitato designa tra i suoi membri i partecipanti alla procedura di selezione del capo del segretariato. I membri del comitato designati informano il comitato, in sessione plenaria, dei lavori svolti dalle commissioni giudicatrici e dei risultati finali.

3. Prima di nominare i membri del personale del segretariato, il comitato di vigilanza è consultato e si tiene conto delle sue osservazioni. Questo è assicurato tramite un membro del comitato designato a partecipare in veste di osservatore al panel organizzato dalla Commissione per l’assunzione del personale da assegnare al segretariato.

2. A tutela della sua indipendenza, il segretariato è assicurato dalla Commissione europea in stretta collaborazione con il comitato. Il comitato comunica alla Commissione le esigenze del segretariato in termini di personale e di mezzi idonei a consentire lo svolgimento dei compiti del comitato e a garantire la continuità delle sue attività.

1. In conformità dell’articolo 15, paragrafo 8, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, nell’adempimento dei suoi compiti il comitato è assistito da un segretariato. Il segretariato, che opera in completa indipendenza sotto la presidenza del comitato e dei suoi membri, garantisce che il lavoro del comitato sia effettuato correttamente. Nello svolgimento delle proprie funzioni di controllo, i membri del comitato non sollecitano né accettano istruzioni da alcun governo, istituzione, organo o organismo.

TITOLO III

ESERCIZIO DELLE COMPETENZE

Articolo 13

Attività di controllo del comitato di vigilanza

1. Il comitato esamina le informazioni inviategli periodicamente dal direttore generale dell’OLAF sulle attività dell’OLAF. Il comitato formula altresì pareri su tali informazioni, agendo di propria iniziativa o su richiesta del direttore generale ai sensi dell’articolo 15, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.

2. In conformità dell’articolo 17, paragrafo 5, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, il comitato è periodicamente informato delle attività dell’OLAF, dei relativi risultati e dei provvedimenti conseguenti. Il comitato può formulare osservazioni in merito, senza tuttavia interferire nello svolgimento delle indagini in corso.

3. Il comitato esamina la durata delle indagini dell’OLAF e, per quelle in corso da più di 12 mesi, i motivi che non permettono ancora di concludere l’indagine, ripetendo successivamente tale esame con cadenza semestrale. Il comitato esamina inoltre le ragioni proposte dall’OLAF nonché le misure correttive previste dallo stesso per accelerare le indagini, e dedica particolare attenzione a tale questione nei pareri indirizzati al direttore generale dell’OLAF.

4. Il comitato esamina i casi in cui un’istituzione, un organo o un organismo non ha dato seguito alle raccomandazioni del direttore generale, nonché le circostanze in cui il lavoro degli investigatori dell’OLAF è stato ostacolato, ritardato o impedito, allo scopo di prendere le opportune misure.

5. Il comitato prende in esame i casi in cui sono state trasmesse informazioni alle autorità giudiziarie degli Stati membri o alla Procura europea e controlla il seguito dato alle raccomandazioni del direttore generale dell’OLAF. Il comitato può formulare pareri su tali questioni indirizzati al direttore generale dell’OLAF.

6. Assistendo il direttore generale dell’OLAF nell’assolvimento dei suoi compiti, il comitato può formulare pareri sul contributo dell’OLAF all’elaborazione e allo sviluppo dei metodi di lotta contro la frode nonché contro ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’UE.

7. Il comitato formula un parere sugli orientamenti in merito alle procedure di indagine che devono essere adottate dal direttore generale dell’OLAF e su ogni modifica successiva.

8. Il comitato formula un parere sugli accordi di lavoro tra l’OLAF e la Procura europea e su ogni modifica di tali accordi.

9. Il comitato può esprimere un parere nelle circostanze in cui il direttore generale dell’OLAF decide di differire la comunicazione alla persona interessata circa l’avvio di un’indagine dell’OLAF ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.

10. Il comitato può esprimere qualsiasi altro parere che ritenga necessario per adempiere al suo mandato ai sensi del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.