PROGETTO DI

DECISIONE N. 1/2014 DEL CONSIGLIO DI ASSOCIAZIONE UE-UCRAINA

del …

che adotta il suo regolamento interno e quello del comitato di associazione e dei sottocomitati

IL CONSIGLIO DI ASSOCIAZIONE UE-UCRAINA,

visto l'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra (1) («l'accordo»), in particolare l'articolo 462,

considerando quanto segue:

Conformemente all'articolo 486 dell'accordo, parti dell'accordo sono state applicate in via provvisoria a decorrere dal 1o novembre 2014.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Sono adottati il regolamento interno del Consiglio di associazione e quello del comitato di associazione e dei sottocomitati, che figurano, rispettivamente, negli allegati I e II.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

(1) GU L 161 del 29.5.2014, pag. 3.

ALLEGATO I

REGOLAMENTO INTERNO DEL CONSIGLIO DI ASSOCIAZIONE

Articolo 1

Disposizioni generali

1. Il Consiglio di associazione istituito a norma dell'articolo 461, paragrafo 1, dell'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra («l'accordo»), esercita le sue funzioni come stabilito dagli articoli 461 e 463 dell'accordo.

2. Come previsto all'articolo 5, paragrafo 1, dell'accordo, le parti tengono riunioni periodiche di dialogo politico a livello di vertice. Conformemente all'articolo 5, paragrafo 2, dell'accordo, a livello ministeriale, il dialogo politico si svolge, di comune accordo, nell'ambito del Consiglio di associazione di cui all'articolo 460 dell'accordo e nell'ambito delle riunioni periodiche tra i rappresentanti delle parti a livello di ministri degli Affari esteri.

3. Come stabilito dall'articolo 462, paragrafo 1, dell'accordo, il Consiglio di associazione è composto dai membri del Consiglio dell'Unione europea e da membri della Commissione europea, da una parte, e da membri del governo dell'Ucraina, dall'altra. La composizione del Consiglio di associazione tiene conto delle questioni specifiche da affrontare in una data riunione. Il Consiglio di associazione si riunisce a livello ministeriale.

4. Come stabilito dall'articolo 463, paragrafo 1, dell'accordo e ai fini della realizzazione degli obiettivi dell'accordo, il Consiglio di associazione ha il potere di prendere decisioni vincolanti per le parti. Il Consiglio di associazione adotta le misure opportune per l'attuazione delle sue decisioni, se necessario anche conferendo a organi specifici, istituiti in forza dell'accordo, il potere di agire a suo nome. Il Consiglio di associazione può anche formulare raccomandazioni. Adotta le decisioni e le raccomandazioni mediante accordo tra le parti, al termine delle rispettive procedure interne di adozione. Il Consiglio di associazione può delegare i propri poteri al comitato di associazione.

5. Le parti di cui al presente regolamento interno sono quelle definite all'articolo 482 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

Le parti si alternano ogni 12 mesi nell'esercizio della presidenza del Consiglio di associazione. Il periodo iniziale decorre dalla data della prima riunione del Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 3

Riunioni

1. Il Consiglio di associazione si riunisce almeno una volta l'anno e, previo comune accordo delle parti, quando le circostanze lo richiedono. Salvo se altrimenti deciso dalle parti, il Consiglio di associazione si svolge nel luogo abituale delle riunioni del Consiglio dell'Unione europea.

2. La data di ciascuna sessione del Consiglio di associazione è concordata dalle parti.

3. Le riunioni del Consiglio di associazione sono convocate congiuntamente dai segretari del Consiglio di associazione, d'intesa con il presidente del Consiglio di associazione, entro 30 giorni di calendario prima della data della riunione.

Articolo 4

Rappresentanza

1. I membri del Consiglio di associazione possono farsi rappresentare se impossibilitati a partecipare a una riunione. Un membro che desideri essere rappresentato deve notificare per iscritto al presidente del Consiglio di associazione il nome del suo rappresentante prima della riunione alla quale il membro dev'essere rappresentato.

2. Il rappresentante di un membro del Consiglio di associazione esercita tutti i diritti di tale membro.

Articolo 5

Delegazioni

1. I membri del Consiglio di associazione possono essere accompagnati da funzionari. Prima di ogni riunione il presidente del Consiglio di associazione è informato, tramite il segretariato del Consiglio di associazione, della composizione prevista della delegazione di ciascuna parte.

2. Il Consiglio di associazione può, previo consenso delle parti, invitare rappresentanti di altri organi delle parti o esperti indipendenti in determinati settori a partecipare alle sue riunioni in veste di osservatori o per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti concordano i termini e le condizioni alle quali tali osservatori possono partecipare alle riunioni.

Articolo 6

Segretariato

Un funzionario del segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea e un funzionario dell'Ucraina svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del Consiglio di associazione.

Articolo 7

Corrispondenza

1. La corrispondenza indirizzata al Consiglio di associazione è inviata al segretario dell'Unione o dell'Ucraina, che a sua volta informerà il segretario dell'altra parte.

2. I segretari del Consiglio di associazione provvedono affinché la corrispondenza sia trasmessa al presidente del Consiglio di associazione e, se del caso, distribuita ai membri del Consiglio di associazione.

3. La corrispondenza così distribuita è inviata, se del caso, al segretariato generale della Commissione europea, al servizio europeo per l'azione esterna, alle rappresentanze permanenti degli Stati membri presso l'Unione europea e al segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea, nonché alla missione dell'Ucraina presso l'Unione europea.

4. Le comunicazioni del presidente sono inviate ai destinatari dai segretari a nome del presidente. Tali comunicazioni sono distribuite, se del caso, ai membri del Consiglio di associazione secondo quanto previsto al paragrafo 3.

Articolo 8

Riservatezza

Salvo se deciso altrimenti dalle parti, le riunioni del Consiglio di associazione non sono pubbliche. Se una parte comunica informazioni ritenute riservate al Consiglio di associazione, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il presidente del Consiglio di associazione redige per ciascuna riunione un ordine del giorno provvisorio, che è trasmesso dai segretari del Consiglio di associazione ai destinatari di cui all'articolo 7 entro 15 giorni di calendario prima della riunione.

2. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il presidente ha ricevuto una domanda di iscrizione nell'ordine del giorno entro 21 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione. Tali punti sono iscritti nell'ordine del giorno provvisorio soltanto se i documenti giustificativi pertinenti sono stati trasmessi ai segretari prima della data di spedizione dell'ordine del giorno.

3. Il Consiglio di associazione adotta l'ordine del giorno all'inizio di ciascuna riunione. Con l'accordo delle parti possono essere inseriti nell'ordine del giorno punti non figuranti nell'ordine del giorno provvisorio.

4. Il presidente, previa consultazione delle parti, può abbreviare i termini indicati al paragrafo 1 in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 10

Verbale

1. Il progetto di verbale di ciascuna riunione è redatto congiuntamente dai segretari del Consiglio di associazione.

2. Di norma il verbale indica, per ciascun punto all'ordine del giorno:

a) la documentazione presentata al Consiglio di associazione;

b) le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del Consiglio di associazione; e

c) le questioni concordate dalle parti, quali decisioni adottate, dichiarazioni concordate ed eventuali conclusioni.

3. Il progetto di verbale è presentato al Consiglio di associazione per approvazione. Il Consiglio di associazione approva tale progetto di verbale nella riunione successiva. In alternativa, tale progetto di verbale può essere approvato per iscritto.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1. Il Consiglio di associazione adotta decisioni e formula raccomandazioni di comune accordo tra le parti e dopo l'espletamento delle rispettive procedure interne.

2. Il Consiglio di associazione può adottare decisioni o formulare raccomandazioni anche mediante procedura scritta, previo consenso delle parti. A tale scopo, il testo della proposta è trasmesso in forma scritta dal presidente del Consiglio di associazione ai suoi membri a norma dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale i membri sono tenuti a comunicare le eventuali riserve o proposte di modifica. Il presidente può abbreviare il termine precedentemente indicato in funzione delle esigenze di un caso specifico, in consultazione con le parti.

3. Gli atti del Consiglio di associazione, ai sensi dell'articolo 463, paragrafo 1, dell'accordo, recano rispettivamente il titolo «decisione» o «raccomandazione» seguito da un numero di serie, dalla rispettiva data di adozione e da una descrizione dell'oggetto. Tali decisioni e raccomandazioni del Consiglio di associazione sono firmate dal presidente e autenticate dai segretari del Consiglio di associazione. Tali decisioni e raccomandazioni sono trasmesse a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7 del presente regolamento interno. Ciascuna delle parti può decidere la pubblicazione delle decisioni e delle raccomandazioni del Consiglio di associazione nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

4. Ciascuna decisione del Consiglio di associazione entra in vigore alla data della sua adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.

Articolo 12

Lingue

1. Le lingue ufficiali del Consiglio di associazione sono le lingue ufficiali delle parti.

2. Salvo se deciso altrimenti, il Consiglio di associazione delibera in base alla documentazione redatta in tali lingue.

Articolo 13

Spese

1. Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del Consiglio di associazione, sia per quanto riguarda i costi del personale e le spese di viaggio e soggiorno, sia in relazione alle spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Le spese di interpretazione durante le riunioni, nonché di traduzione e di riproduzione di documenti, sono a carico dell'Unione. Nel caso in cui l'Ucraina richieda l'interpretazione o la traduzione da e in lingue diverse da quelle di cui all'articolo 12, le relative spese sono a carico dell'Ucraina.

3. Le altre spese relative all'organizzazione materiale delle riunioni sono a carico della parte che ospita le riunioni.

Articolo 14

Comitato di associazione

1. Conformemente all'articolo 464, paragrafo 1, dell'accordo, il comitato di associazione assiste il Consiglio di associazione nell'esercizio delle sue funzioni. Il comitato di associazione è composto da rappresentanti delle parti, normalmente a livello di alti funzionari.

2. Il comitato di associazione prepara le riunioni e le deliberazioni del Consiglio di associazione, attua, se del caso, le decisioni del Consiglio di associazione e assicura la continuità del rapporto di associazione e il corretto funzionamento dell'accordo, in generale. Il comitato di associazione esamina qualsiasi questione che viene a esso sottoposta dal Consiglio di associazione, nonché ogni altra questione che si presenti nel corso dell'attuazione dell'accordo. Il comitato di associazione sottopone proposte o progetti di decisioni o di raccomandazioni al Consiglio di associazione per approvazione. A norma dell'articolo 465, paragrafo 2, dell'accordo, il Consiglio di associazione può delegare al comitato di associazione il potere di adottare decisioni.

3. Il comitato di associazione adotta le decisioni e formula le raccomandazioni per le quali è stato autorizzato in forza dell'accordo.

4. Nei casi in cui l'accordo menziona l'obbligo o la possibilità di una consultazione, o qualora le parti decidano di comune accordo di consultarsi, tale consultazione può svolgersi in sede di comitato di associazione, salvo disposizioni contrarie previste nell'accordo. La consultazione può proseguire in sede di Consiglio di associazione con il consenso delle parti.

Articolo 15

Modifica del regolamento interno

Il presente regolamento interno può essere modificato conformemente all'articolo 11.