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REGOLAMENTO (CEE, EURATOM) N. 354/83 DEL CONSIGLIO

del 1o febbraio 1983

che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica

IL CONSIGLIO DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità economica europea, in particolare l'articolo 235,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 203,

vista la proposta della Commissione (1),

visto il parere del Parlamento europeo (2),

considerando che, nell'ambito dell'espletamento della loro missione, le istituzioni della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica hanno costituito nel loro ambito una vasta collezione di archivi; che tali archivi costituiscono un bene delle Comunità che godono entrambe della personalità giuridica;

considerando che è pratica costante negli Stati membri e nelle organizzazioni internazionali rendere accessibili al pubblico gli archivi dopo il decorso di un certo numero d'anni; che conviene fissare le norme comuni relative all'apertura degli archivi storici delle Comunità europee al pubblico;

considerando che una parte dei documenti e atti delle istituzioni della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica si trova materialmente negli archivi degli Stati membri; che questi ultimi applicano norme diverse quanto ai termini e alle condizioni di accesso del pubblico ai loro archivi; che occorre evitare che documenti ed atti classificati emanati dalle istituzioni comunitarie diventino accessibili al pubblico per il tramite degli archivi nazionali a condizioni meno severe di quelle previste dal presente regolamento;

considerando che l'utilizzazione e l'analisi critica degli archivi delle Comunità europee non servono solo ai fini della ricerca storica in generale, ma possono agevolare nel contempo le azioni degli ambienti interessati a livello comunitario e contribuire in tal modo ad una migliore realizzazione dell'insieme degli obiettivi delle Comunità;

considerando che i trattati non hanno previsto poteri d'azione specifici per stabilire norme comuni in materia di archivi comunitari;

considerando che è opportuno limitarsi a stabilire taluni principi essenziali, lasciando ad ogni istituzione comunitaria il compito di adottare le modalità di applicazione necessarie per l'applicazione di detti principi sul piano interno,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Articolo 1

1. Le istituzioni della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica, denominate in appresso « istituzioni », istituiscono archivi storici e li rendono accessibili al pubblico, alle condizioni fissate dal presente regolamento e dopo la scadenza del termine di trenta anni a decorrere dalla data in cui il documento o l'atto è stato prodotto. Ai fini dell'applicazione del presente regolamento, il Comitato economico e sociale e la Corte dei conti sono assimilati alle istituzioni di cui all'articolo 4, paragrafo 1, del trattato che istituisce la Comunità economica europea e all'articolo 3, paragrafo 1, del trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica.

2. Ai fini dell'applicazione del presente regolamento:

a) i termini « archivi delle Comunità europee » designano il complesso degli atti e documenti di ogni genere, indipendentemente dalla loro forma e dal loro supporto materiale, prodotti o ricevuti da un'istituzione, da un suo rappresentante o da un suo agente nell'esercizio delle sue funzioni e riguardanti le attività della Comunità economica europea e/o della Comunità europea dell'energia atomica, denominate qui di seguito « Comunità europee »;

b) i termini « archivi storici » designano quella parte degli archivi delle Comunità europee che è stata prescelta, alle condizioni di cui all'articolo 7, per essere conservata in permanenza.

3. I documenti e gli atti che potevano essere comunicati liberamente anche prima della scadenza del termine di cui al paragrafo 1 continuano ad essere accessibili al pubblico senza alcuna restrizione.

4. Alla scadenza del termine di trenta anni di cui al paragrafo 1, l'accesso agli archivi storici viene consentito a tutti coloro che ne fanno richiesta e che accettano di ottemperare alle norme interne stabilite a tal fine in seno a ciascuna istituzione.

5. Gli archivi storici sono accessibili in forma di copie. Le istituzioni possono tuttavia rendere accessibili gli originali dei documenti e degli atti se l'utilizzatore fa stato di un interesse particolare debitamente motivato.

Articolo 2

Il presente regolamento non si applica ai fascicoli del personale delle Comunità europee né ai documenti ed agli atti contenenti informazioni relative alla vita privata o professionale di una determinata persona.

Articolo 3

1. Non vengono resi accessibili al pubblico:

a) i documenti e gli atti che sono stati classificati in una delle categorie di segretezza di cui all'articolo 10 del regolamento n. 3 del Consiglio, del 31 luglio 1958, relativo all'applicazione dell'articolo 24 del trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica (1), e che non sono stati declassificati;

b) i contratti proposti o conclusi dall'Agenzia di approvvigionamento dell'Euratom ai sensi delle disposizioni del capo VI del trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica;

c) i documenti e gli atti delle cause promosse dinanzi alla Corte di giustizia delle Comunità europee in quanto istanza giurisdizionale.

2. Non vengono resi accessibili al pubblico neppure i documenti e gli atti considerati, secondo altre norme ed usi instauratisi in materia in seno a ciascuna istituzione, come riservati o appartenenti a una categoria più severamente protetta, a meno che non siano stati declassificati conformemente all'articolo 5.

Articolo 4

1. I documenti e gli atti che, nel momento in cui sono stati portati a conoscenza di una delle istituzioni, erano coperti dal segreto professionale o aziendale vengono resi accessibili al pubblico alla scadenza del termine di trenta anni solo se l'istituzione che ha conoscenza di questi documenti o atti ha informato in precedenza la persona o impresa interessata della sua intenzione di renderli accessibili al pubblico e se la persona o impresa non ha sollevato obiezioni entro un termine precisato secondo le modalità di applicazione di cui all'articolo 9.

2. Il paragrafo 1 è ugualmente applicabile ai documenti ed agli atti che sono elaborati da un'istituzione e che contengono informazioni coperte da segreto professionale o aziendale.

Articolo 5

1. Per garantire il rispetto del termine di trenta anni di cui all'articolo 1, paragrafo 1, ogni istituzione procede in tempo utile, ed al più tardi nel corso del venticinquesimo anno dalla data di produzione di ciascun documento o atto, all'esame dei documenti e degli atti considerati ancora come riservati o rientranti in una categoria più severamente protetta, per decidere in merito alla loro eventuale declassificazione. I documenti ed atti che non siano stati declassificati nel corso del primo esame vengono riesaminati periodicamente, almeno ogni cinque anni.

2. Per quanto riguarda i documenti e gli atti provenienti da uno Stato membro o da un'altra istituzione, le istituzioni rispettano la classificazione stabilita da questi ultimi. Tuttavia, allo scopo di assicurare la massima accessibilità possibile agli archivi delle Comunità europee, le istituzioni e gli Stati membri possono concordare procedure per declassificare i documenti e gli atti in questione secondo criteri fissati di comune accordo.

Articolo 6

1. Gli Stati membri non rendono accessibile al pubblico a condizioni meno severe di quelle stabilite dagli articoli da 1 a 5 i documenti e gli atti che sono stati classificati e che non sono stati declassificati, emanati dalle istituzioni delle Comunità e che si trovano materialmente nei loro archivi.

2. Il paragrafo 1 è ugualmente applicabile ai documenti ed agli atti degli Stati membri che riproducono in tutto o in parte il contenuto dei documenti ivi menzionati.

Articolo 7

Ogni istituzione trasmette agli archivi storici i documenti e gli atti contenuti nei suoi archivi correnti, al più tardi alla scadenza del termine di quindici anni a decorrere dal momento in cui sono stati prodotti. Sulla base di criteri che verranno stabiliti da ciascuna istituzione conformemente all'articolo 9, tali documenti ed atti sono sottoposti ad una cernita per separare quelli da conservare da quelli privi di interesse amministrativo o storico.

Articolo 8

1. Ogni istituzione può depositare i propri archivi storici nel luogo che ritiene più opportuno.

2. Su richiesta, ogni istituzione mette a disposizione degli altri Stati membri e delle altre istituzioni una serie completa di copie di microforme dei propri archivi storici, nella misura in cui questi ultimi siano accessibili conformemente al presente regolamento, purché non si tratti dello Stato membro in cui essa si trova o di istituzioni che si trovano nello stesso Stato membro.

Articolo 9

Ogni istituzione ha il potere di adottare sul piano interno le modalità d'applicazione del presente regolamento.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Fatto a Bruxelles, addì 1o febbraio 1983.

Per il Consiglio

Il Presidente

O. SCHLECHT

(1) GU n. C 132 del 2. 6. 1981, pag. 6.

(2) GU n. C 327 del 14. 12. 1981, pag. 45.

(1) GU n. L 17 del 6. 10. 1958, pag. 406/58.