IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea C 126/1

Decisione dell'Alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza del 19 settembre 2017 relativa alle norme di sicurezza del Servizio europeo per l'azione esterna

ADMIN(2017) 10

(2018/C 126/01)

L'ALTO RAPPRESENTANTE DELL'UNIONE PER GLI AFFARI ESTERI E LA POLITICA DI SICUREZZA,

vista la decisione 2010/427/UE del Consiglio, del 26 luglio 2010, che fissa l'organizzazione e il funzionamento del Servizio europeo per l'azione esterna (1) («SEAE»),

visto il parere del Comitato di cui all'articolo 9, paragrafo 6, della decisione dell'Alto rappresentante, del 15 giugno 2011, relativa alle norme di sicurezza del Servizio europeo per l'azione esterna (2),

considerando quanto segue:

(1) In quanto organo dell'Unione europea (UE) che opera in autonomia funzionale, il SEAE deve essere dotato di norme di sicurezza, come previsto all'articolo 10, paragrafo 1, della decisione 2010/427/UE del Consiglio.

(2) L'Alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza (in seguito, «Alto rappresentante» o «AR») deve adottare norme di sicurezza del SEAE che contemplino tutti gli aspetti della sicurezza relativi al funzionamento del SEAE affinché quest'ultimo possa gestire efficacemente i rischi per il personale posto sotto la sua responsabilità, per i beni materiali, le informazioni e i visitatori e assolvere l'obbligo di diligenza che gli incombe a tale riguardo.

(3) Occorre segnatamente dotare il personale posto sotto la responsabilità del SEAE, i beni materiali, compresi i sistemi di comunicazione e informazione, le informazioni e i visitatori del SEAE, di un livello di protezione comparabile alle migliori prassi applicate al Consiglio, alla Commissione e negli Stati membri e, eventualmente, nelle organizzazioni internazionali.

(4) È opportuno che le norme di sicurezza del SEAE contribuiscano all'elaborazione di un quadro generale completo e più coerente nell'UE per proteggere le informazioni classificate UE (in seguito, «ICUE»), in base alle norme di sicurezza del Consiglio dell'Unione europea (in seguito, «il Consiglio») e alle disposizioni della Commissione europea in materia di sicurezza, mantenendo il più possibile la coerenza generale.

(5) Il SEAE, il Consiglio e la Commissione si impegnano ad applicare norme di sicurezza equivalenti per proteggere le ICUE.

(6) La presente decisione lascia impregiudicati gli articoli 15 e 16 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE) e i relativi strumenti di attuazione.

(7) È necessario definire l'organizzazione della sicurezza nel SEAE e l'attribuzione delle mansioni di sicurezza all'interno delle sue strutture.

(8) L'Alto rappresentante deve, all'occorrenza, avvalersi delle competenze tecniche esistenti negli Stati membri, al Segretariato generale del Consiglio e alla Commissione.

(9) L'Alto rappresentante deve adottare tutte le idonee misure necessarie per dare attuazione alle norme di sicurezza con il sostegno degli Stati membri, del Segretariato generale del Consiglio e della Commissione,

(10) Il Segretario generale del SEAE è l'autorità di sicurezza del SEAE, e l'articolo 1 della decisione ADMIN (2015)34 del 14 settembre 2015 del Segretario generale del Servizio europeo per l'azione esterna stabilisce che le funzioni di sicurezza dell'autorità di sicurezza, previste nelle norme di sicurezza del SEAE, sono esercitate dal direttore generale per il bilancio e l'amministrazione,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Oggetto e ambito di applicazione

La presente decisione stabilisce le norme di sicurezza applicabili al Servizio europeo per l'azione esterna (in seguito, «norme di sicurezza del SEAE»).

Ai sensi dell'articolo 10, paragrafo 1, della decisione 2010/427/UE del Consiglio, del 26 luglio 2010, che fissa l'organizzazione e il funzionamento del Servizio europeo per l'azione esterna, la presente decisione si applica a tutto il personale del SEAE e a tutto il personale delle delegazioni dell'Unione a prescindere dalla condizione amministrativa o dalla provenienza, e istituisce un quadro normativo generale di gestione efficace dei rischi cui sono soggetti il personale posto sotto la responsabilità del SEAE, di cui all'articolo 2, i locali, i beni materiali, le informazioni e i visitatori del SEAE.

Articolo 2

Definizioni

Ai fini della presente decisione s'intende per:

(a) «personale del SEAE»: i funzionari del SEAE e altri agenti, tra cui i membri dei servizi diplomatici degli Stati membri nominati agenti temporanei e gli esperti nazionali distaccati, ai sensi dell'articolo 6 della decisione 2010/427/UE del Consiglio, del 26 luglio 2010, che fissa l'organizzazione e il funzionamento del Servizio europeo per l'azione esterna;

(b) «personale posto sotto la responsabilità del SEAE»: il personale del SEAE nella sede centrale e nelle delegazioni dell'Unione e tutti gli altri membri del personale delle delegazioni dell'Unione, a prescindere dalla condizione amministrativa o dalla provenienza, nonché, ai fini della presente decisione, l'Alto rappresentante e, se del caso, altro personale in servizio nei locali della sede centrale del SEAE;

(c) «persone a carico»: i familiari dei membri del personale posto sotto la responsabilità del SEAE nelle delegazioni dell'Unione che sono compresi nei rispettivi nuclei familiari come notificato al ministero degli Affari esteri dello Stato ospitante;

(d) «locali del SEAE»: tutti gli stabilimenti del SEAE, compresi gli edifici, gli uffici, le stanze o altre zone, nonché le zone che contengono i sistemi di comunicazione e informazione (compresi quelli che trattano ICUE), in cui il SEAE svolge attività permanenti o temporanee;

(e) «interessi del SEAE in materia di sicurezza»: il personale posto sotto la responsabilità del SEAE, i locali, le persone a carico, i beni materiali, compresi i sistemi di comunicazione e di informazione, le informazioni e i visitatori di quest'ultimo;

(f) «ICUE»: qualsiasi informazione o qualsiasi materiale designati da una classifica di sicurezza UE, la cui divulgazione non autorizzata potrebbe recare in varia misura pregiudizio agli interessi dell'Unione europea o di uno o più Stati membri;

(g) «delegazione dell'Unione»: le delegazioni nei paesi terzi e presso le organizzazioni internazionali di cui all'articolo 1, paragrafo 4, della decisione 2010/427/UE del Consiglio, del 26 luglio 2010, che fissa l'organizzazione e il funzionamento del servizio europeo per l'azione esterna.

Altre definizioni sono elencate negli allegati pertinenti e nell'appendice A.

Articolo 3

Obbligo di diligenza

1. Le norme di sicurezza del SEAE intendono assolvere l'obbligo di diligenza che incombe al SEAE.

2. L'obbligo di diligenza del SEAE richiede di intraprendere con debita diligenza ogni iniziativa idonea per attuare misure di sicurezza volte a prevenire danni ragionevolmente prevedibili agli interessi del SEAE in materia di sicurezza.

Esso sottende elementi che attengono sia alla sicurezza che all'incolumità delle persone, compresi quelli determinati da situazioni di emergenza o di crisi, indipendentemente dalla loro natura.

3. Considerato l'obbligo di diligenza degli Stati membri, delle istituzioni e degli organi dell'UE, e di altre parti con personale proprio presso le delegazioni dell'Unione e/o nei locali delle delegazioni dell'Unione, o considerato che tale responsabilità incombe sul SEAE quando le delegazioni dell'Unione sono ospitate nei locali delle suddette altre parti, il SEAE conclude accordi amministrativi con ciascuna delle suddette entità per definire i rispettivi ruoli e responsabilità, compiti e meccanismi di cooperazione.

Articolo 4

Sicurezza materiale e delle infrastrutture

1. Per la tutela dei suoi interessi in materia di sicurezza, il SEAE attua tutte le misure di sicurezza materiale adeguate (permanenti o temporanee), comprese le modalità di controllo dell'accesso, in tutti i suoi locali. Di tali misure si terrà conto nella progettazione e nella pianificazione di nuovi locali o prima di prenderne in locazione di esistenti.

2. Al personale posto sotto la responsabilità del SEAE, e alle rispettive persone a carico, per ragioni di sicurezza possono essere imposti obblighi o restrizioni speciali per un periodo specifico e in zone specifiche.

3. Le misure di cui ai paragrafi 1 e 2 sono commisurate alla valutazione del rischio.

Articolo 5

Stati di allerta e gestione delle situazioni di crisi

1. L'autorità di sicurezza del SEAE definita all'articolo 13, sezione 1, paragrafo 1, è responsabile della disposizione di opportune misure relative allo stato di allerta, preliminarmente o in risposta a minacce e incidenti che interessano la sicurezza del SEAE, e delle misure necessarie alla gestione delle situazioni di crisi.

2. Le misure relative allo stato di allerta di cui al paragrafo 1 sono commisurate al livello di minaccia per la sicurezza. I livelli dello stato di allerta sono definiti in stretta collaborazione con i servizi competenti di altre istituzioni, agenzie o organi dell'Unione, o dello Stato membro o degli Stati membri che ospitano i locali del SEAE.

3. L'autorità di sicurezza del SEAE è il punto di contatto per gli stati di allerta e la gestione delle situazioni di crisi.

Articolo 6

Protezione delle informazioni classificate

1. La protezione delle ICUE è disciplinata dalle disposizioni di cui alla presente decisione, in particolare all'allegato A, conformemente alle quali il detentore di qualsiasi ICUE è responsabile della sua protezione.

2. Il SEAE provvede affinché l'accesso alle informazioni classificate sia consentito solo alle persone che soddisfano le condizioni di cui all'articolo 5 dell'allegato A.

3. Le condizioni alle quali gli agenti locali possono avere accesso alle ICUE sono stabilite anch'esse dall'Alto rappresentante, conformemente alle norme per la protezione delle ICUE di cui all'allegato A della presente decisione.

4. La direzione del SEAE responsabile della sicurezza gestisce una banca dati dei nulla osta di sicurezza di tutto il personale posto sotto la responsabilità del SEAE e dei suoi contraenti.

5. Quando gli Stati membri introducono informazioni classificate che recano un contrassegno di classifica di sicurezza nazionale nelle strutture o nelle reti del SEAE, quest'ultimo protegge tali informazioni conformemente ai requisiti applicabili alle ICUE di livello equivalente come indicato nella tabella di equivalenza delle classifiche di sicurezza che figura nell'appendice B della presente decisione.

6. Le zone nel SEAE in cui sono conservate informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore, o classificate ad un livello equivalente, sono costituite come zone sicure, conformemente alle norme di cui all'allegato AII della presente decisione, e sono approvate dall'autorità di sicurezza del SEAE.

7. Le procedure per l'esercizio di responsabilità da parte dell'Alto rappresentante nel quadro di accordi o intese amministrative per lo scambio di ICUE con Stati terzi o organizzazioni internazionali sono descritte negli allegati A e A VI della presente decisione.

8. Il Segretario generale determina le condizioni in base alle quali il SEAE può condividere ICUE da esso detenute con altre istituzioni, organi, uffici o agenzie dell'Unione. A tal fine sarà istituito un quadro appropriato, anche mediante la conclusione di accordi interistituzionali o altre intese qualora necessario a tale scopo.

9. Ogni quadro garantisce che alle ICUE sia data una protezione adeguata al loro livello di classifica e conforme ai principi fondamentali e alle norme minime equivalenti a quelli stabiliti dalla presente decisione.

Articolo 7

Incidenti ed emergenze in materia di sicurezza

1. Al fine di garantire una risposta tempestiva ed efficace agli incidenti riguardanti la sicurezza, il SEAE istituisce una procedura per comunicare tali incidenti ed emergenze, operativa 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana, competente per qualsiasi tipo di incidente o minaccia ai suoi interessi in materia di sicurezza (ad esempio, infortuni, conflitti, atti dolosi, atti criminali, rapimenti e prese d'ostaggi, emergenze sanitarie, incidenti dei sistemi di comunicazione e d'informazione, attacchi informatici, ecc.).

2. Si istituiscono canali di collegamento di emergenza tra la sede centrale del SEAE, le delegazioni dell'Unione, il Consiglio, la Commissione, i rappresentanti speciali dell'Unione europea e gli Stati membri al fine di aiutarli nella gestione degli incidenti riguardanti la sicurezza, che coinvolgono il personale, e delle loro conseguenze, compresa la pianificazione di emergenza.

3. Tale gestione degli incidenti riguardanti la sicurezza comprende, tra l'altro:

— procedure per sostenere in maniera efficace il processo decisionale in relazione a un incidente riguardante la sicurezza che coinvolga il personale, comprese le decisioni circa l'estrazione o la sospensione di una missione; e

— criteri e procedure per il recupero del personale – ad esempio, in caso di scomparsa di membri del personale o di rapimenti e prese di ostaggi – tenendo conto delle particolari responsabilità a tale riguardo degli Stati membri, delle istituzioni dell'UE e del SEAE. Nel valutare la necessità di capacità specifiche per gestire, sotto questo aspetto, tali operazioni, si tiene conto delle risorse che potrebbero essere apprestate dagli Stati membri.

4. Il SEAE attua adeguate procedure amministrative per segnalare gli incidenti riguardanti la sicurezza nelle delegazioni dell'Unione. Se del caso, ne sono informati gli Stati membri, la Commissione e ogni altra autorità competente, nonché i competenti comitati per la sicurezza.

5. Le procedure per la gestione degli incidenti dovrebbero essere oggetto di esercitazioni e verifiche periodiche.

Articolo 8

Sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione

1. Il SEAE protegge le informazioni trattate nei sistemi di comunicazione e informazione (communication and information systems, «CIS») dalle minacce alla riservatezza, integrità, disponibilità, autenticità e non disconoscibilità.

2. L'autorità di sicurezza del SEAE approva norme, orientamenti di sicurezza e un programma in materia di sicurezza per proteggere tutti i CIS appartenenti al SEAE o da quest'ultimo gestiti.

3. Tali norme, politica e programma sono conformi e attuati in stretto coordinamento con quelli del Consiglio e della Commissione e, se del caso, con le politiche in materia di sicurezza applicate dagli Stati membri.

4. Tutti i CIS che trattano informazioni classificate sono sottoposti a una procedura di accreditamento. Il SEAE attua un sistema di gestione degli accreditamenti di sicurezza concertato con il Segretariato generale del Consiglio e la Commissione.

5. Qualora la protezione delle ICUE trattate dal SEAE sia assicurata mediante prodotti crittografici, tali prodotti sono approvati dall'autorità di approvazione degli apparati crittografici del SEAE, in base a una raccomandazione del Comitato per la sicurezza del Consiglio.

6. Ove necessario, l'autorità di sicurezza del SEAE istituisce le seguenti funzioni in materia di garanzia di sicurezza delle informazioni:

(a) un'autorità per la garanzia di sicurezza delle informazioni;

(b) un'autorità TEMPEST;

(c) un'autorità di approvazione degli apparati crittografici;

(d) un'autorità di distribuzione degli apparati crittografici.

7. Per ciascun sistema l'autorità di sicurezza del SEAE istituisce le seguenti funzioni:

(a) un'autorità di accreditamento di sicurezza;

(b) un'autorità operativa per la garanzia di sicurezza delle informazioni.

8. Le disposizioni di attuazione del presente articolo, per quanto riguarda la protezione delle ICUE, figurano negli allegati A e A IV.

Articolo 9

Violazioni della sicurezza e compromissione di informazioni classificate

1. Una violazione della sicurezza è la conseguenza di un atto o di un'omissione contrari alle norme di sicurezza contenute nella presente decisione e/o alle politiche o orientamenti in materia di sicurezza che precisano le misure necessarie per la sua attuazione, approvate conformemente all'articolo 21, paragrafo 1.

2. La compromissione di informazioni classificate si verifica con la loro divulgazione, totale o parziale, a persone o entità non autorizzate.

3. Qualsiasi violazione o sospetta violazione della sicurezza e qualsiasi compromissione o sospetta compromissione di informazioni classificate è immediatamente riferita alla direzione del SEAE responsabile della sicurezza, che adotta le misure del caso di cui all'articolo 11 dell'allegato A.

4. Ogni persona responsabile di una violazione delle norme di sicurezza contenute nella presente decisione, o della compromissione di informazioni classificate, è passibile di sanzioni disciplinari e/o azioni legali secondo le disposizioni legislative, normative e regolamentari applicabili, come stabilito all'articolo 11, paragrafo 3, dell'allegato A.

Articolo 10

Indagini su incidenti, violazioni e/o compromissioni della sicurezza e azioni correttive

1. Fatte salve le disposizioni di cui all'articolo 86 (misure disciplinari) e l'allegato IX dello statuto (3), la direzione del SEAE responsabile della sicurezza può condurre indagini di sicurezza:

(a) in caso di potenziale perdita, manomissione o compromissione di ICUE, informazioni Euratom classificate o informazioni sensibili non classificate;

(b) per contrastare gli attacchi di servizi di intelligence ostili contro il SEAE e il suo personale;

(c) per contrastare gli attentati terroristici contro il SEAE e il suo personale;

(d) in caso di incidenti informatici;

(e) in caso di altri eventi che incidono o possono incidere sulla sicurezza generale del SEAE, comprese le ipotesi di reato.

2. La direzione del SEAE responsabile della sicurezza, assistita da esperti degli Stati membri e/o delle altre istituzioni dell'UE, se opportuno, e previa autorizzazione dell'autorità di sicurezza del SEAE, ove necessario, prende tutte le misure correttive che si rendano necessarie in esito alle indagini, nei tempi e modi opportuni.

Il potere di condurre e coordinare indagini di sicurezza nel SEAE può essere conferito solo al personale autorizzato con incarico nominativo attribuito dall'autorità di sicurezza del SEAE in base alle rispettive funzioni.

3. Gli investigatori hanno accesso a tutte le informazioni necessarie per lo svolgimento di tali indagini e a tale riguardo ricevono pieno sostegno da tutti i servizi e dal personale del SEAE.

Gli investigatori possono intraprendere azioni adeguate per salvaguardare l'insieme delle prove in modo commisurato alla gravità dei fatti oggetto dell'indagine.

4. Quando l'accesso alle informazioni ha per oggetto dati personali, compresi quelli contenuti nei sistemi di comunicazione e informazione, tale accesso deve avvenire in conformità del regolamento (CE) n. 45/2001 (4).

5. Al garante europeo della protezione dei dati è data notifica, in conformità al predetto regolamento, della creazione di una banca dati investigativa qualora questa contenga dati personali.

Articolo 11

Gestione dei rischi per la sicurezza

1. Per definire le proprie esigenze in materia di sicurezza, il SEAE elabora una metodologia generale di valutazione dei rischi per la sicurezza in stretta collaborazione con la direzione «Sicurezza» della Commissione e, se del caso, con il servizio di sicurezza del Segretariato generale del Consiglio.

2. I rischi per gli interessi del SEAE in materia di sicurezza sono gestiti secondo una procedura. Tale procedura è volta a determinare i rischi noti per la sicurezza, a definire le misure di sicurezza per contenere tali rischi entro un livello accettabile e ad applicare misure secondo il concetto di difesa in profondità. L'efficacia di tali misure e il livello di rischio sono sottoposti a costante valutazione.

3. I ruoli, le responsabilità e i compiti stabiliti nella presente decisione non pregiudicano la responsabilità di ciascun membro del personale posto sotto la responsabilità del SEAE; in particolare, il personale dell'Unione in missione in paesi terzi deve comportarsi con buon senso e discernimento rispetto alla propria incolumità e sicurezza e rispettare tutte le norme, regolamenti, procedure e istruzioni di sicurezza applicabili.

4. Per prevenire e controllare i rischi per la sicurezza, il personale incaricato può procedere a controlli dei precedenti delle persone che rientrano nell'ambito di applicazione della presente decisione, al fine di stabilire se il loro accesso ai locali o alle informazioni del SEAE presenti una minaccia per la sicurezza. A tal fine, e conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001, il personale incaricato può: a) avvalersi di tutte le fonti d'informazione disponibili presso il SEAE, tenendo conto dell'affidabilità della fonte; b) accedere al fascicolo personale o ai dati che il SEAE detiene sulle persone che assume o intende assumere, o a quelli del personale dell'appaltatore, se debitamente giustificato.

5. Il SEAE prende tutte le misure del caso per proteggere i propri interessi in materia di sicurezza e per prevenire danni ragionevolmente prevedibili.

6. Le misure di sicurezza del SEAE per proteggere le ICUE nel corso del loro ciclo di vita sono commisurate in particolare alla rispettiva classifica di sicurezza, alla forma e al volume delle informazioni o dei materiali, all'ubicazione e alla costruzione delle strutture in cui sono conservate le ICUE e alla valutazione, anche a livello locale, della minaccia di attività dolose e/o criminali, compresi lo spionaggio, il sabotaggio e il terrorismo.

Articolo 12

Formazione e sensibilizzazione alla sicurezza

1. L'autorità di sicurezza del SEAE provvede a elaborare e attuare adeguati programmi di formazione e sensibilizzazione alla sicurezza e a far impartire ai membri del personale posto sotto la responsabilità del SEAE nonché, se del caso, alle rispettive persone a carico, le necessarie istruzioni sulla sensibilizzazione e la formazione proporzionate ai rischi esistenti nel luogo di lavoro o di residenza.

2. Prima che gli sia accordato l'accesso alle ICUE, e successivamente ad intervalli regolari, il personale è informato e riconosce le proprie responsabilità in materia di protezione delle ICUE, conformemente alle norme di cui all'articolo 6.

Articolo 13

Organizzazione della sicurezza nel SEAE

1. Il Segretario generale è l'autorità di sicurezza del SEAE. In tale veste, il Segretario generale provvede affinché:

(a) le misure di sicurezza siano coordinate ove necessario con le competenti autorità degli Stati membri, il Segretariato generale del Consiglio e la Commissione e, se del caso, di Stati terzi o organizzazioni internazionali, su tutti gli aspetti della sicurezza pertinenti alle attività del SEAE, compresa la natura dei rischi per gli interessi del SEAE in materia di sicurezza e i mezzi di protezione da tali minacce;

(b) si tenga pienamente conto degli aspetti della sicurezza fin dall'avvio di tutte le attività del SEAE;

(c) l'accesso alle informazioni classificate sia consentito solo alle persone che soddisfano le condizioni di cui all'articolo 5 dell'allegato A;

(d) sia istituito un sistema di registrazione affinché le informazioni classificate di livello CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o superiore siano trattate conformemente alla presente decisione nell'ambito del SEAE e quando rese agli Stati membri, a istituzioni, organi o agenzie dell'UE o ad altri destinatari autorizzati; si tenga una registrazione separata di tutte le ICUE trasmesse dal SEAE a Stati terzi o a organizzazioni internazionali e di tutte le informazioni classificate ricevute da paesi terzi o da organizzazioni internazionali;

(e) siano effettuate le ispezioni di sicurezza di cui all'articolo 16;

(f) siano condotte indagini su violazioni di sicurezza, accertate o sospette, comprese compromissioni o perdite, accertate o sospette, di informazioni classificate detenute o originate dal SEAE e sia chiesto alle competenti autorità di sicurezza di partecipare a tali indagini;

(g) per fornire una risposta tempestiva ed efficace agli incidenti in materia di sicurezza, siano stabiliti idonei piani e meccanismi di gestione degli incidenti e delle relative conseguenze;

(h) siano adottate adeguate misure in caso di inosservanza della presente decisione da parte di singole persone;

(i) siano predisposte idonee misure materiali e organizzative a protezione degli interessi del SEAE in materia di sicurezza. A tale riguardo, l'autorità di sicurezza del SEAE: — fissa, di concerto con la Commissione, la categoria di sicurezza delle delegazioni dell'Unione, — decide, previa consultazione con l'AR, ove opportuno, quando il personale delle delegazioni dell'Unione debba essere evacuato, qualora la situazione lo richieda sotto il profilo della sicurezza, — decide, ove opportuno, sulle misure applicabili alla protezione delle persone a carico, tenendo conto degli accordi con le istituzioni dell'UE di cui all'articolo 3, paragrafo 3, — approva la politica in materia di comunicazione crittografata, in particolare il programma di installazione dei prodotti e del meccanismo di crittografia.

2. L'autorità di sicurezza del SEAE è assistita in questo compito dal direttore generale per il bilancio e l'amministrazione (DGBA), dal direttore del SEAE responsabile della sicurezza e, se opportuno, dal segretario generale aggiunto per la PSDC e la risposta alle crisi.

3. A tale riguardo, e secondo il caso, il Segretario generale, in quanto autorità di sicurezza del SEAE, può delegare compiti.

4. Ciascun responsabile di dipartimento/divisione è responsabile dell'attuazione delle norme in materia di protezione delle ICUE all'interno del proprio dipartimento/divisione.

Ferma restando la sua responsabilità, come indicato sopra, il responsabile di ciascun dipartimento/divisione designa il personale da assegnare alla funzione di coordinatore dipartimentale della sicurezza cui sono attribuite risorse commisurate alla quantità di ICUE trattate da quel dipartimento/divisione.

I coordinatori dipartimentali della sicurezza, quando e se del caso, assistono e sostengono il proprio responsabile di dipartimento/divisione nell'espletamento dei compiti connessi alla sicurezza, quali:

(a) elaborare misure di sicurezza supplementari adeguate alle specifiche esigenze del dipartimento/divisione;

(b) tenere riunioni informative periodiche in materia di sicurezza con i membri del proprio dipartimento/divisione;

(c) assicurare il rispetto del principio della necessità di conoscere nel proprio dipartimento/divisione;

(d) mantenere aggiornato un elenco di codici e chiavi di sicurezza;

(e) mantenere procedure di sicurezza e misure di sicurezza;

(f) segnalare ogni violazione della sicurezza e/o compromissione di ICUE sia al proprio direttore che alla direzione responsabile della sicurezza;

(g) tenere riunioni conclusive per il personale che cessa l'incarico presso il SEAE;

(h) trasmettere periodicamente per via gerarchica relazioni su questioni di sicurezza nel dipartimento/divisione;

(i) tenere contatti con la direzione del SEAE responsabile della sicurezza sulle questioni di sicurezza.

Qualsiasi attività o questione che possa incidere sulla sicurezza è tempestivamente notificata alla direzione del SEAE responsabile della sicurezza.

5. Ogni capo delegazione è responsabile dell'attuazione di tutte le misure attinenti alla sicurezza della delegazione dell'Unione.

1. Il SEAE dispone di una direzione responsabile della sicurezza. La direzione provvede a:

(a) gestire, coordinare, controllare e/o attuare tutte le misure di sicurezza in tutti i locali sotto la responsabilità del SEAE presso la sede centrale, nell'Unione europea e negli Stati terzi;

(b) garantire coerenza e compatibilità con la presente decisione e con le disposizioni di attuazione di qualsiasi attività che possa avere un impatto sulla protezione degli interessi del SEAE in materia di sicurezza;

(c) porsi come principale consigliere dell'AR, dell'autorità di sicurezza del SEAE e del Segretario generale aggiunto su tutte le questioni relative alla sicurezza;

(d) farsi assistere dai servizi competenti degli Stati membri conformemente all'articolo 10, paragrafo 3, della decisione 2010/427/UE del Consiglio che fissa l'organizzazione e il funzionamento del SEAE;

(e) sostenere le attività dell'autorità di accreditamento di sicurezza del SEAE effettuando valutazioni della sicurezza materiale dell'ambiente di sicurezza generale/ambiente di sicurezza locale dei sistemi di comunicazione e informazione che trattano ICUE e dei locali da autorizzare per il trattamento e la conservazione di ICUE.

2. Il direttore del SEAE responsabile della sicurezza è incaricato di:

(a) garantire la protezione generale degli interessi del SEAE in materia di sicurezza;

(b) elaborare, verificare e aggiornare le norme di sicurezza e coordinare le misure di sicurezza con le autorità competenti degli Stati membri e, se del caso, con le autorità competenti di Stati terzi e organizzazioni internazionali che hanno concluso con l'UE accordi e/o intese in materia di sicurezza;

(c) sostenere i lavori del Comitato per la sicurezza del SEAE, come stabilito all'articolo 15, paragrafo 1, della presente decisione;

(d) mantenere, se del caso, un collegamento in materia di sicurezza con partner o autorità diversi da quelli di cui alla lettera b);

(e) ordinare secondo priorità e formulare proposte per la gestione del bilancio per la sicurezza nella sede centrale e nelle delegazioni dell'Unione.

3. Il capo della direzione del SEAE responsabile della sicurezza:

(a) provvede affinché le violazioni e le compromissioni della sicurezza siano registrate, e siano avviate e intraprese indagini se e quando necessario;

(b) si riunisce periodicamente, e ogniqualvolta necessario, con il direttore della sicurezza del Segretariato generale del Consiglio e con il direttore della direzione «Sicurezza» della Commissione per discutere argomenti di interesse comune.

4. La direzione del SEAE responsabile della sicurezza prende contatto e mantiene una stretta cooperazione con:

— i servizi incaricati della sicurezza presso i ministeri degli Affari esteri degli Stati membri;

— le autorità di sicurezza nazionali (National Security Authorities, NSA) e/o le altre autorità di sicurezza competenti degli Stati membri, al fine di sollecitarne l'assistenza per quanto riguarda le informazioni di cui ha necessità ai fini della valutazione dei rischi e delle minacce che il SEAE, il suo personale, attività, beni e risorse e informazioni classificate possano trovarsi ad affrontare nella abituale sede di attività;

— le autorità di sicurezza competenti degli Stati membri o dei paesi ospitanti sul territorio dei quali il SEAE eserciti la sua attività, in relazione a qualsiasi questione inerente alla protezione del suo personale, attività, beni e risorse, e informazioni classificate, fintantoché questi si trovino nel loro territorio;

— il servizio di sicurezza del Segretariato generale del Consiglio e la direzione «Sicurezza» della direzione generale Risorse umane e sicurezza della Commissione e, se del caso, i servizi di sicurezza delle altre istituzioni, organi e agenzie dell'UE;

— i servizi di sicurezza di Stati terzi o organizzazioni internazionali al fine di ogni utile coordinamento, e

— le NSA degli Stati membri, in merito a qualsiasi questione relativa alla protezione delle ICUE.

1. Ogni capo delegazione è responsabile dell'attuazione e della gestione a livello locale di tutte le misure per la protezione degli interessi del SEAE in materia di sicurezza all'interno dei locali e nell'ambito delle competenze delle delegazioni dell'Unione.

A questo scopo, di concerto con le competenti autorità dello Stato ospitante, egli adotterà, se necessario, tutte le misure ragionevolmente praticabili per garantire che siano attuate adeguate misure materiali e organizzative.

Se del caso, il capo delegazione elabora procedure di sicurezza per la protezione delle persone a carico ai sensi dell'articolo 2, lettera c), tenendo conto di qualsiasi accordo amministrativo, di cui all'articolo 3, paragrafo 3. Il capo delegazione presenta una relazione su tutte le questioni attinenti alla sicurezza di sua competenza al capo della direzione del SEAE responsabile della sicurezza.

È assistito in queste mansioni dalla direzione del SEAE responsabile della sicurezza, dalla squadra di gestione della sicurezza della delegazione dell'Unione — composta di personale che svolge compiti e funzioni nel settore della sicurezza — e da personale di sicurezza assegnato laddove sia necessario.

La delegazione dell'Unione instaura contatti regolari e mantiene una stretta cooperazione nelle questioni di sicurezza con le missioni diplomatiche degli Stati membri.

2. Inoltre, il capo delegazione:

— definisce dettagliati piani di sicurezza e di emergenza per la delegazione dell'Unione, sulla base di generiche procedure operative standard;

— attua un efficace sistema di gestione, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, degli incidenti e delle emergenze riguardanti la sicurezza nell'ambito delle attività della delegazione dell'Unione;

— garantisce che tutto il personale della delegazione dell'Unione abbia una copertura assicurativa che tenga conto delle condizioni esistenti nella zona;

— garantisce che la sicurezza sia ricompresa nella formazione iniziale della delegazione dell'Unione da impartire a tutto il personale della stessa, prima o al momento dell'arrivo nella delegazione dell'Unione e

— si accerta che vengano attuate tutte le raccomandazioni formulate sulla base di valutazioni della sicurezza e trasmette periodiche relazioni scritte sulla loro attuazione e su altre questioni in materia di sicurezza all'autorità di sicurezza del SEAE.

3. Pur mantenendo la responsabilità di salvaguardare la gestione della sicurezza nonché di garantire la resilienza complessiva, il capo delegazione può delegare l'esecuzione dei suoi compiti in materia di sicurezza al coordinatore della sicurezza della delegazione nella persona del vice capo delegazione o, nel caso in cui questi non sia stato nominato, ad una figura alternativa adeguata.

In particolare, al coordinatore della sicurezza della delegazione possono essere assegnate le seguenti funzioni:

— coordinare le funzioni di sicurezza presso la delegazione dell'Unione;

— mantenere i contatti con le competenti autorità dello Stato ospitante e le competenti controparti nelle ambasciate e missioni diplomatiche degli Stati membri in merito alle questioni di sicurezza;

— attuare adeguate procedure di gestione della sicurezza in funzione degli interessi del SEAE in materia di sicurezza, compresa la protezione delle ICUE;

— assicurare la conformità alle norme e istruzioni di sicurezza;

— informare i membri del personale sulle norme di sicurezza che sono loro applicabili, nonché sui rischi specifici dello Stato ospitante;

— inoltrare richieste alla direzione del SEAE responsabile dei nulla osta di sicurezza per i posti che necessitano di un nulla osta di sicurezza personale (Personnel Security Clearance, PSC) e

— tenere il capo delegazione, il responsabile regionale della sicurezza e la direzione del SEAE responsabile della sicurezza costantemente informati in merito a incidenti o sviluppi nella zona che pregiudicano la protezione degli interessi del SEAE in materia di sicurezza.

4. Il capo delegazione può delegare mansioni di sicurezza di natura amministrativa o tecnica al capo dell'amministrazione e ad altri membri del personale della delegazione dell'Unione.

5. La delegazione dell'Unione è assistita da un responsabile regionale della sicurezza. Presso le delegazioni dell'Unione i responsabili regionali della sicurezza svolgono le funzioni di seguito definite nell'ambito di ciascuna delle rispettive aree geografiche di competenza.

In determinate circostanze, ove lo richieda la situazione contingente della sicurezza, un responsabile regionale della sicurezza può essere assegnato in servizio permanente a una delegazione dell'Unione specifica.

Il responsabile regionale della sicurezza può essere tenuto a trasferirsi in un'area diversa da quella di competenza, compresa la sede centrale, o persino ad assumere un incarico permanente in funzione della situazione della sicurezza in qualunque paese, secondo quanto richiesto dalla direzione del SEAE responsabile della sicurezza.

6. I responsabili regionali della sicurezza sono posti sotto il diretto controllo operativo del servizio della sede centrale del SEAE responsabile della sicurezza sul campo, ma sotto il controllo amministrativo condiviso del capo delegazione della loro sede di servizio e del servizio della sede centrale responsabile della sicurezza sul campo. Essi consigliano e assistono il capo delegazione e il personale della delegazione dell'Unione nell'organizzazione e nell'attuazione di tutte le misure materiali, organizzative e procedurali relative alla sicurezza della delegazione dell'Unione.

7. I responsabili regionali della sicurezza forniscono al capo delegazione e al personale della delegazione dell'Unione consulenza e sostegno. Ove appropriato, in particolare qualora in servizio permanente, il responsabile regionale della sicurezza dovrebbe assistere una delegazione dell'Unione nella gestione e attuazione della sicurezza, comprese la preparazione di contratti per la sicurezza, la gestione degli accreditamenti e dei nulla osta di sicurezza.

Articolo 14

Operazioni PSDC e rappresentanti speciali dell'UE

La direzione del SEAE responsabile della sicurezza consiglia il direttore della direzione per la gestione delle crisi e la pianificazione (Crisis Management and Planning Directorate, CMPD), il direttore generale dello Stato maggiore dell'UE (EUMS), il comandante civile delle operazioni a capo della capacità civile di pianificazione e condotta (Civilian Planning and Conduct Capacity, CPCC) e i comandanti delle operazioni militari dell'UE su aspetti delle operazioni PSDC relativi alla sicurezza, e i rappresentanti speciali dell'UE su aspetti della sicurezza relativi al loro mandato, che sono complementari alle specifiche disposizioni esistenti al riguardo nelle politiche adottate in materia dal Consiglio.

Articolo 15

Il Comitato per la sicurezza del SEAE

1. È istituito un Comitato per la sicurezza del SEAE.

È presieduto dall'autorità di sicurezza del SEAE o da un delegato designato e si riunisce secondo le istruzioni del presidente o a richiesta di uno dei suoi membri. La direzione del SEAE responsabile della sicurezza sostiene il presidente in questa funzione e fornisce assistenza amministrativa, se necessario, ai lavori del Comitato.

2. Il Comitato per la sicurezza del SEAE è composto da rappresentanti:

— di ciascuno Stato membro;

— del servizio di sicurezza del Segretariato generale del Consiglio;

— della direzione «Sicurezza» della direzione generale Risorse umane e sicurezza della Commissione.

La delegazione di uno Stato membro presso il Comitato per la sicurezza del SEAE può essere composta da membri:

— dell'autorità di sicurezza nazionale (NSA) e/o dell'autorità di sicurezza designata (Designated Security Authority, DSA);

— dei servizi incaricati della sicurezza presso i ministeri degli Affari esteri.

3. I rappresentanti presso il Comitato possono farsi accompagnare e consigliare da esperti, se lo ritengono necessario. Possono essere invitati a partecipare rappresentanti di altre istituzioni, agenzie o organi dell'UE quando vi si discutono questioni attinenti alla loro sicurezza.

4. Fatto salvo il disposto del paragrafo 5, il Comitato per la sicurezza del SEAE assiste il SEAE, mediante consultazioni, su tutte le questioni di sicurezza rilevanti per le attività del SEAE, per la sede centrale e le delegazioni dell'Unione.

In particolare, fatte salve le disposizioni di cui al paragrafo 5, il Comitato per la sicurezza del SEAE:

(a) è consultato relativamente a: — politiche, orientamenti, concezioni o metodologie in materia di sicurezza, in particolare per quanto riguarda la protezione delle informazioni classificate e i provvedimenti da adottare in caso di mancato rispetto delle norme di sicurezza da parte del personale del SEAE; — aspetti tecnici della sicurezza che possano influenzare la decisione dell'AR di presentare una raccomandazione al Consiglio per l'avvio di negoziati volti a conseguire accordi sulla sicurezza delle informazioni di cui all'articolo 10, paragrafo 1, lettera a) dell'allegato A; — eventuali modifiche alla presente decisione;

(b) può essere consultato o informato, ove opportuno, su questioni attinenti alla sicurezza del personale e dei beni entro la sede centrale del SEAE e nelle delegazioni dell'Unione, fatte salve le disposizioni dell'articolo 3, paragrafo 3;

(c) è informato di qualsiasi compromissione o perdita di ICUE che si verifichi nel SEAE.

5. Eventuali modifiche alle norme relative alla protezione delle ICUE contenute nella presente decisione e nell'allegato A richiedono il parere favorevole unanime degli Stati membri rappresentati nel Comitato per la sicurezza del SEAE. Tale parere è altresì richiesto prima di:

— avviare negoziati volti a concludere intese amministrative di cui all'articolo 10, paragrafo 1, lettera b), dell'allegato A;

— comunicare informazioni classificate nelle circostanze eccezionali di cui ai paragrafi 9, 11 e 12 dell'allegato A VI;

— assumere la responsabilità di originatore delle informazioni nelle circostanze di cui all'articolo 10, paragrafo 6, ultima frase, dell'allegato A.

La condizione del parere favorevole unanime, se necessaria, s'intende soddisfatta se durante i lavori del Comitato le delegazioni degli Stati membri non hanno formulato obiezioni.

6. Il Comitato per la sicurezza del SEAE tiene in debito conto le politiche e gli orientamenti in materia di sicurezza in vigore al Consiglio e alla Commissione.

7. Il Comitato per la sicurezza del SEAE riceve l'elenco delle ispezioni annuali del SEAE e i rapporti di ispezione, una volta ultimati.

8. Organizzazione delle riunioni:

— il Comitato per la sicurezza del SEAE si riunisce almeno due volte l'anno. Riunioni ulteriori, nella sua composizione plenaria o in quella di sicurezza dell'NSA/DSA o del ministero degli Affari esteri, possono essere fissate dal presidente o richieste dai membri del Comitato;

— Il Comitato per la sicurezza del SEAE organizza le sue attività in modo da essere in grado di formulare raccomandazioni su questioni specifiche in materia di sicurezza. Può istituire altre sotto—sezioni di esperti ove necessario. Esso redige il mandato di tali sotto—sezioni e ne riceve le relazioni di attività;

— La direzione del SEAE responsabile della sicurezza ha il compito di preparare i temi di discussione. Il presidente stabilisce l'ordine del giorno provvisorio di ogni riunione. I membri del Comitato possono proporre ulteriori temi di discussione.

Articolo 16

Ispezioni di sicurezza

1. L'autorità di sicurezza del SEAE assicura che siano effettuate ispezioni di sicurezza periodiche presso la sede centrale del SEAE e nelle delegazioni dell'Unione per valutare l'adeguatezza delle misure di sicurezza e verificarne la conformità alla presente decisione. La direzione del SEAE responsabile della sicurezza può designare, se del caso, esperti a partecipare alle ispezioni di sicurezza nelle agenzie e negli organi dell'UE istituiti ai sensi del titolo V, capo 2, del TUE.

2. Le ispezioni di sicurezza del SEAE si svolgono sotto l'autorità della direzione del SEAE responsabile della sicurezza e, se del caso, con il sostegno di esperti in materia di sicurezza che rappresentano altre istituzioni o Stati membri dell'UE, in particolare nell'ambito degli accordi di cui all'articolo 3, paragrafo 3.

3. Se necessario, il SEAE può avvalersi delle competenze tecniche esistenti negli Stati membri, al Segretariato generale del Consiglio e alla Commissione.

Se necessario, alle ispezioni di sicurezza della delegazione dell'Unione possono essere invitati a partecipare gli esperti in materia di sicurezza presso le missioni degli Stati membri in Stati terzi e/o i rappresentanti dei servizi di sicurezza diplomatici degli Stati membri.

4. Le disposizioni di attuazione del presente articolo, per quanto riguarda la protezione delle ICUE, figurano nell'allegato A III.

Articolo 17

Visite di valutazione

Sono organizzate visite di valutazione per accertare l'efficacia delle misure di sicurezza poste in essere in uno Stato terzo o in un'organizzazione internazionale al fine di proteggere le ICUE scambiate nell'ambito di un'intesa amministrativa di cui all'articolo 10, paragrafo 1, lettera b), dell'allegato A.

La direzione del SEAE responsabile della sicurezza può designare esperti a partecipare alle visite di valutazione in Stati terzi o in organizzazioni internazionali con cui l'UE abbia concluso un accordo sulla sicurezza delle informazioni di cui all'articolo 10, paragrafo 1, lettera a), dell'allegato A.

Articolo 18

Pianificazione della continuità operativa

La direzione del SEAE responsabile della sicurezza assiste l'autorità di sicurezza del SEAE nella gestione degli aspetti relativi alla sicurezza delle procedure di continuità operativa del SEAE nel quadro della pianificazione complessiva della continuità operativa del SEAE.

Articolo 19

Consigli di viaggio per le missioni al di fuori dell'UE

La direzione del SEAE responsabile della sicurezza assicura la disponibilità di consigli di viaggio al personale posto sotto la responsabilità del SEAE che effettua missioni al di fuori dell'UE attingendo alle risorse di tutti i servizi competenti del SEAE, in particolare la sala situazione dell'UE (SITROOM), il Centro dell'UE di analisi dell'intelligence (INTCEN), i dipartimenti geografici e le delegazioni dell'Unione.

La direzione del SEAE responsabile della sicurezza fornisce, su richiesta e in base alle risorse di cui sopra, specifici consigli di viaggio al personale posto sotto la responsabilità del SEAE che effettua missioni in Stati terzi con un livello di rischio elevato o aumentato.

Articolo 20

Salute e sicurezza

Le norme di sicurezza del SEAE integrano le norme del SEAE per la tutela della salute e della sicurezza adottate dall'Alto rappresentante.

Articolo 21

Attuazione e riesame

1. L'autorità di sicurezza del SEAE, previa consultazione del Comitato per la sicurezza del SEAE ove opportuno, approva gli orientamenti di sicurezza che esplicitano le misure necessarie per mettere in pratica dette norme nel SEAE e si dota delle capacità necessarie per coprire tutti gli aspetti della sicurezza, in stretta cooperazione con le autorità di sicurezza competenti degli Stati membri e con il sostegno dei servizi competenti delle istituzioni UE.

2. Ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 5, della decisione 2010/427/UE del Consiglio, del 26 luglio 2010, che fissa l'organizzazione e il funzionamento del Servizio europeo per l'azione esterna, è possibile ricorrere a disposizioni transitorie, ove necessario, attraverso accordi a livello di servizi con i servizi competenti del Segretariato generale del Consiglio e della Commissione.

3. Nell'applicazione della presente decisione l'AR assicura la coerenza generale e procede a una revisione periodica delle norme di sicurezza.

4. Le norme di sicurezza del SEAE devono essere attuate in stretta collaborazione con le autorità di sicurezza competenti degli Stati membri.

5. Il SEAE provvede affinché tutti gli aspetti del processo di sicurezza siano presi in considerazione nell'ambito del proprio sistema di risposta alle crisi.

6. Il Segretario generale, in quanto autorità di sicurezza, e il capo della direzione del SEAE responsabile della sicurezza assicurano l'attuazione della presente decisione.

Articolo 22

Sostituzione di precedenti decisioni

La presente decisione abroga e sostituisce la decisione dell'Alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza del 19 aprile 2013 relativa alle norme di sicurezza del Servizio europeo per l'azione esterna (5).

Articolo 23

Disposizioni finali

La presente decisione entra in vigore il giorno della firma.

Essa è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Le autorità competenti del SEAE danno debita e tempestiva comunicazione a tutto il personale che rientra nel campo di applicazione della presente decisione e dei suoi allegati, del contenuto, dell'entrata in vigore e di ogni modifica ad essi apportata successivamente.

Fatto a Bruxelles, il 19 settembre 2017 Federica MOGHERINI Alta rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza

(1) GU L 201 del 3.8.2010, pag. 30.

(2) GU C 304 del 15.10.2011, pag. 7.

(3) Statuto dei funzionari dell'Unione europea e regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea, definiti nel regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio, (GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1), di seguito «lo statuto».

(4) Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).

(5) GU C 190 del 29.6.2013, pag. 1.