ALLEGATO

<SU CARTA INTESTATA DELL’AMMINISTRAZIONE AGGIUDICATRICE>

CAPITOLATOPER UNA VALUTAZIONE PER PILASTRO DI UN’ENTITÀ CHE RICHIEDE DI ESSERE INCARICATA DELLA ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL’UNIONE EUROPEA IN REGIME DI GESTIONE INDIRETTA

[NOME DELL’ENTITÀ]

Entità che richiede la valutazione: [Nome dell’entità e indirizzo completo] Paese: [Paese in cui è stabilita l’entità] Riferimento/data della richiesta di servizi: [Riferimento/data della richiesta di servizi o di un altro documento equivalente emesso dall’entità] Periodo oggetto di valutazione: [L’anno (periodo di 12 mesi) che termina il giorno dell’inizio del lavoro sul campo (procedure in loco) per la valutazione] Data di inizio della valutazione: [Data indicativa di inizio. La data contrattuale stimata della valutazione (data del modulo d’ordine)] Data di fine della valutazione: [Data indicativa di fine. La data stimata di ricezione della relazione finale]

INDICE

1. Introduzione 4

2. Obiettivi 6

3. Norme e orientamenti 7

4. Requisiti del revisore 7

5. Ambito 9

6. Procedure di valutazione 11

7. Altre questioni 13

Allegati 14

ISTRUZIONI PER L’USO DEL PRESENTE CAPITOLATO Tutto il testo su sfondo grigio in <corsivo> è riportato a titolo di orientamento e va eliminato. Il testo evidenziato con il formato [testo] deve essere compilato dall’entità. Occorre rispettare sempre il testo e la formulazione prescritti del presente capitolato che non possono essere modificati. La presente istruzione va eliminata dal capitolato

1. INTRODUZIONE

Contesto

L’articolo 154 del regolamento finanziario (1) applicabile al bilancio generale dell’Unione europea («UE») definisce le modalità di esecuzione del bilancio, compresa la «gestione indiretta». In regime di gestione indiretta, la Commissione può affidare l’esecuzione dei fondi dell’Unione o di garanzie di bilancio ai paesi, alle organizzazioni e agli organismi (denominati «entità» in appresso) di cui all’articolo 62 del regolamento finanziario. Possono essere interessate entità dei seguenti tipi:

— paesi terzi o organismi da questi designati, ad esempio il ministero degli Interni del Regno di Cambogia;

— organizzazioni internazionali e loro agenzie, ad esempio il programma delle Nazioni Unite per lo sviluppo (UNDP);

— organismi di diritto pubblico, ad esempio Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW);

— organismi di diritto privato ma investiti di attribuzioni di servizio pubblico nella misura in cui presentano sufficienti garanzie finanziarie, ad esempio la Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

Quando tali entità gestiscono fondi UE sono tenute a garantire un grado di tutela degli interessi finanziari dell’UE equivalente a quello richiesto dal regolamento finanziario. Più specificamente, esse devono soddisfare le prescrizioni relative a nove «pilastri». Tali pilastri riguardano:

1) il sistema di controllo interno;

2) il sistema contabile;

3) un audit esterno indipendente;

nonché norme e procedure per:

4) l’erogazione di finanziamenti attraverso sovvenzioni attingendo ai fondi UE;

5) appalti;

6) strumenti finanziari (2);

nonché:

7) l’esclusione dall’accesso ai finanziamenti;

8) la pubblicazione di informazioni sui destinatari;

9) la protezione dei dati personali.

Le entità che intendono operare con i fondi UE in regime di gestione indiretta devono pertanto essere sottoposte a una valutazione per pilastro completa. Sulla base dei risultati della valutazione per pilastro, la Commissione deciderà se: i) può affidare compiti di esecuzione del bilancio a tale entità e ii) può concludere contratti specifici (ad esempio accordi di contributo in gestione indiretta) con l’entità. Tuttavia, se richiesto dalla base giuridica, tali condizioni possono essere specificate nell’accordo stipulato con la Commissione o mediante riferimento a documenti di orientamento (ad esempio la Guida destinata alle agenzie nazionali nel caso di Erasmus) in maniera da garantire un’esecuzione armonizzata e la parità di trattamento dei beneficiari di un programma dell’UE in tutti i paesi partecipanti.

Si riporta in appresso il capitolato ai sensi del quale [nome e indirizzo completi dell’amministrazione aggiudicatrice] concorda di incaricare il revisore dell’esecuzione di una valutazione per pilastro di [nome dell’entità] e della preparazione di una relazione su tale valutazione. Il presente capitolato è allegato [alla richiesta di servizi o al documento equivalente] dell’entità.

Nel presente capitolato e negli allegati da 1 a 4, che costituiscono parte integrante del presente capitolato, si applicano i seguenti termini:

— «valutazione per pilastro», «valutazione» o «incarico di revisione» sono termini che fanno riferimento al presente incarico di assurance. In questo contesto, i pilastri rappresentano gli ampi settori trattati dalla presente valutazione; tali pilastri comprendono il controllo interno, la contabilità, l’audit esterno indipendente, l’esclusione dall’accesso ai finanziamenti, la pubblicazione di informazioni sui destinatari e la protezione dei dati personali. L’entità dovrà sempre essere valutata per verificare che possa soddisfare le prescrizioni in vigore in tali settori. Oltre ai sei pilastri obbligatori di cui sopra, vi sono tre pilastri opzionali, che riguardano le procedure e le norme per le sovvenzioni, gli appalti e gli strumenti finanziari;

— «revisore» fa riferimento alla società di revisione incaricata dello svolgimento del presente incarico di revisione e della presentazione di una relazione alla Commissione. Il termine «revisore» può fare riferimento alla persona o alle persone che conducono la valutazione, in genere il socio titolare dell’incarico o altri membri del gruppo incaricato. Il socio titolare dell’incarico è il socio o un’altra persona appartenente alla società di revisione che: i) è responsabile dell’incarico di revisione e del suo svolgimento e della relazione emessa per conto della società; e ii) dispone dell’autorità appropriata conferitagli da un organismo professionale, giuridico o di regolamentazione;

— «entità» fa riferimento all’entità soggetta alla valutazione per pilastro. Di norma (3) l’entità è l’amministrazione aggiudicatrice per la presente valutazione;

— «Commissione» fa riferimento alla Commissione europea, che può essere rappresentata dal servizio o dall’unità pertinente in seno alla direzione generale competente della Commissione oppure da una delegazione dell’UE, a seconda dei casi.

2. OBIETTIVI

Il revisore è incaricato di svolgere una valutazione dei sistemi messi in atto, nonché dei controlli, delle norme e delle procedure applicate dall’entità per ciascun pilastro rispetto ai criteri stabiliti dalla Commissione per ogni singolo pilastro. L’obiettivo della presente valutazione per pilastro consiste nel: i) consentire al revisore di segnalare se l’entità soddisfa le prescrizioni di cui all’articolo 154, paragrafo 4, lettere da a) ad f), del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale della Commissione europea e di cui all’articolo 29, paragrafo 1, del regolamento finanziario applicabile al Fondo europeo di sviluppo per ciascun pilastro pertinente; e ii) esprimere una conclusione che indichi se l’entità:

— ha istituito e garantisce il funzionamento, sotto ogni aspetto sostanziale, di un sistema di controllo interno efficace, efficiente ed economico fondato sulle migliori prassi internazionali e in linea con i criteri fissati dalla Commissione europea;

— utilizza una contabilità che fornisca, sotto ogni aspetto sostanziale, informazioni precise, complete e affidabili in maniera tempestiva, sulla base di principi contabili internazionali e in linea con i criteri fissati dalla Commissione europea;

— è soggetta ad un audit esterno indipendente, che deve essere svolto, sotto ogni aspetto sostanziale, conformemente alle pertinenti norme riconosciute a livello internazionale, da un servizio di audit funzionalmente indipendente dall’entità di cui trattasi e conformemente ai criteri fissati dalla Commissione europea;

— applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite sovvenzioni e in linea con i criteri fissati dalla Commissione europea; <eliminare se questo pilastro non è applicabile>.

— applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE tramite appalti e in linea con i criteri stabiliti dalla Commissione europea; <eliminare se questo pilastro non è applicabile>.

— applica norme e procedure adeguate, sotto ogni aspetto sostanziale, per l’erogazione di finanziamenti attingendo ai fondi UE/alle garanzie di bilancio tramite strumenti finanziari/garanzie di bilancio e in linea con i criteri fissati dalla Commissione europea; <eliminare se questo pilastro non è applicabile>.

— applica norme e procedure adeguate per escludere terzi dall’accesso ai finanziamenti attraverso appalti, sovvenzioni e/o strumenti finanziari;

— rende pubbliche le informazioni sui destinatari dei fondi nella forma appropriata e in modo tempestivo;

— garantisce una protezione dei dati personali equivalente a quella di cui all’articolo 5 del regolamento finanziario.

Inoltre, se in accordo con l’entità interessata e fatto salvo il punteggio finale, il revisore può valutare se l’entità soddisfi norme equivalenti alla legislazione UE applicabile e norme internazionali e UE concordate relativamente ai controlli concernenti l’elusione fiscale e le giurisdizioni non cooperative, l’antiriciclaggio e la lotta al finanziamento del terrorismo. Se l’entità acconsente ad essere valutata in relazione a questa particolare serie di aspetti, il revisore si impegnerà a riferire in merito agli stessi nel contesto del pilastro 6. Al fine di attuare i fondi dell’Unione tramite strumenti finanziari, che godano o no di una garanzia di bilancio, l’entità deve rispettare le condizioni pertinenti, stabilite dal regolamento finanziario, indicate nelle sezioni aggiuntive 6B e 6C, mediante opportuni accordi contrattuali, anche qualora decida di non sottoporsi a valutazione per pilastro per tali sezioni.

3. NORME E ORIENTAMENTI

Il revisore che svolge la presente valutazione per pilastro deve rispettare:

— il Quadro sistematico internazionale dell’IFAC per gli incarichi di assurance (IFAC International Framework for Assurance Engagements) e il Principio internazionale sugli incarichi di assurance («ISAE», International Standard on Assurance Engagements) 3000 per gli incarichi di assurance diversi dalle revisioni contabili complete o dalle revisioni contabili limitate dell’informativa finanziaria storica, se e in quanto applicabili nel contesto specifico della presente valutazione per pilastro;

— il codice etico per i professionisti contabili (Code of Ethics for Professional Accountants) dell’IFAC, emesso dall’International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA) dell’IFAC, che stabilisce principi etici fondamentali per i revisori in materia di integrità, obiettività, indipendenza, competenza professionale e dovuta diligenza, riservatezza, comportamento professionale e norme tecniche;

— le norme internazionali sul controllo della qualità (ISQC, International Standards on Quality Control) dell’IFAC che stabiliscono norme e forniscono orientamenti sul sistema di controllo della qualità di un revisore.

4. REQUISITI DEL REVISORE

4.1. Principi generali

Il revisore deve essere un revisore esterno indipendente che sia membro registrato di un organismo o un’istituzione nazionale di consulenza contabile od audit che a sua volta sia un membro della Federazione internazionale dei revisori contabili (IFAC, International Federation of Accountants) e detenga la certificazione per svolgere audit.

Il revisore deve essere funzionalmente indipendente dall’entità interessata. Di conseguenza un revisore interno di un’entità soggetta a valutazione non è idoneo a eseguire una valutazione per pilastro.

Accettando il presente capitolato il revisore conferma di soddisfare almeno una delle seguenti condizioni:

— il revisore e/o la società di revisione è membro di un organismo o un’istituzione nazionale di consulenza contabile od audit che a sua volta è membro della Federazione internazionale dei revisori contabili (IFAC);

— il revisore e/o la società di revisione è membro di un organismo o un’istituzione nazionale di consulenza contabile od audit. Sebbene tale organizzazione non sia membro dell’IFAC, il revisore si impegna a intraprendere il presente incarico di revisione conformemente alle norme dell’IFAC e ai principi etici stabiliti nel presente capitolato;

— il revisore contabile e/o la società di revisione risulta iscritto/a come revisore legale nel registro pubblico di un organismo pubblico di vigilanza in uno Stato membro dell’UE in conformità con i principi in materia di controllo pubblico di cui alla direttiva 2006/43/CE del Parlamento europeo e del Consiglio. Ciò si applica ai revisori e alle società di revisione stabiliti in uno Stato membro dell’UE (4);

— il revisore e/o la società di revisione risulta iscritto/a come revisore legale nel registro pubblico di un organismo pubblico di vigilanza in un paese terzo e tale registro è soggetto ai principi in materia di controllo pubblico stabiliti dalla legislazione del paese interessato (ciò si applica ai revisori e alle società di revisione con sede in un paese terzo). Laddove consentito dalla base giuridica sottostante (ad esempio Erasmus), il revisore può essere l’organismo di audit indipendente designato a norma dell’articolo 155, paragrafo 1, del regolamento finanziario.

4.2. Qualifiche, esperienza e composizione del gruppo (5)

Qualifiche ed esperienza

Il revisore deve avvalersi di un numero sufficiente di membri del personale che dispongano di: i) qualifiche professionali ed esperienza adeguate in relazione alle norme IFAC, in particolare all’ISAE 3000 per gli incarichi di assurance diversi dalle revisioni contabili complete o dalle revisioni contabili limitate dell’informativa finanziaria storica; e ii) esperienza nello svolgimento di valutazioni istituzionali o di conformità e/o nello svolgimento di audit di sistemi o incarichi di revisione equivalenti di entità comparabili per dimensioni e complessità all’entità in questione.

Inoltre, il gruppo incaricato nel suo complesso deve disporre di:

— esperienza in relazione a valutazioni istituzionali o di conformità e/o audit di sistemi o incarichi di revisione equivalenti in relazione a programmi finanziati dall’UE e progetti finanziati da donatori e istituzioni nazionali e/o internazionali. È auspicabile che il capo del gruppo di lavoro sul campo, ovvero il responsabile (categoria 2) o il revisore capo (categoria 3) abbia esperienza in relazione ad audit di sistemi di azioni di aiuti esterni finanziati dall’UE e/o altre azioni finanziate dall’UE e/o in relazione a valutazioni istituzionali o di conformità di organizzazioni nel settore degli aiuti allo sviluppo e/o nel settore economico.

— [Facoltativo: buona conoscenza di [specificare la lingua o le lingue]]

Composizione del gruppo

Il gruppo di revisori richiesto per questa valutazione per pilastro deve essere composto da un revisore di categoria 1 al quale spetta la responsabilità finale della valutazione e un gruppo incaricato composto da una combinazione adeguata di revisori di categoria 2-4. Spetta al revisore proporre e utilizzare un gruppo incaricato composto da una combinazione adeguata di revisori per il presente incarico di revisione.

La Commissione distingue quattro categorie di revisori.

Categoria 1 — Socio titolare dell’audit

Un socio titolare dell’audit deve essere un esperto altamente qualificato con una qualifica professionale pertinente e che assume o ha assunto responsabilità dirigenziali e manageriali nella pratica di audit nel settore pubblico.

Tale persona deve essere membro di un organismo o un’istituzione nazionale di consulenza contabile od audit e deve avere almeno 12 anni di esperienza professionale come revisore o esperto contabile nella pratica di audit nel settore pubblico. Sarà inoltre presa in considerazione l’esperienza nella collaborazione con i paesi beneficiari degli aiuti esterni dell’UE.

Un socio titolare dell’audit, o un’altra persona in una posizione analoga a quella di socio titolare, è la persona all’interno della società di revisione che è responsabile dell’audit e del suo svolgimento, nonché della redazione della relazione per conto della società di revisione. Il socio titolare dell’audit dispone dell’opportuna autorità conferitagli da un organismo professionale, giuridico o di regolamentazione ed è autorizzato a certificare la conformità delle scritture contabili alle leggi del paese nel quale è registrata la società di revisione.

Categoria 2 — Responsabile dell’audit

I responsabili dell’audit sono esperti qualificati che hanno ottenuto un diploma universitario o una qualifica professionale pertinente. Devono avere almeno 6 anni di esperienza professionale in veste di revisore o esperto contabile nella pratica di audit nel settore pubblico, nonché l’esperienza manageriale pertinente alla guida di gruppi incaricati di audit.

Categoria 3 — Revisore esperto

I revisori esperti sono esperti qualificati che hanno ottenuto un diploma universitario o una qualifica professionale pertinente e hanno un’esperienza professionale di almeno 3 anni nella pratica di audit nel settore pubblico.

Categoria 4 — Assistente revisore

Gli assistenti revisori devono possedere un diploma universitario pertinente e almeno 6 mesi di esperienza professionale nella pratica di audit nel settore pubblico.

Curricula vitae (CV)

Il revisore fornisce all’amministrazione aggiudicatrice il CV del socio titolare o di qualsiasi altra persona all’interno della società di revisione responsabile della valutazione per pilastro e della firma della relazione, nonché fornisce i curricula dei responsabili, dei revisori esperti e degli assistenti revisori facenti parte del gruppo incaricato. I CV includeranno dettagli appropriati sul tipo di incarichi di revisione svolti dal personale, indicando le capacità e le competenze per intraprendere la valutazione e includeranno altresì dettagli sull’esperienza specifica pertinente. L’amministrazione aggiudicatrice esaminerà i CV prima di firmare un modulo d’ordine o qualsiasi altro documento contrattuale applicabile al presente incarico di revisione e si riserva il diritto di rifiutarli qualora non considerati idonei in relazione ai requisiti dell’incarico di revisione.

5. AMBITO

5.1. Ubicazione e periodo oggetto dalla valutazione

La presente valutazione per pilastro verrà eseguita a [ ubicazione/i ]. <È essenziale indicare l’ubicazione o le ubicazioni corrette presso le quali deve essere svolta la valutazione>. Il revisore deve confermare l’ubicazione o le ubicazioni della valutazione con l’amministrazione aggiudicatrice prima dell’avvio del lavoro sul campo e garantire che durante la valutazione siano disponibili tanto i documenti giustificativi pertinenti quanto il personale chiave. Il revisore deve tenere conto del fatto che di norma l’entità necessita di effettuare riunioni per preparare la valutazione e discutere il progetto di relazione e che ciò può comportare trasferte aggiuntive (cfr. sezione 7).

Il periodo oggetto della valutazione dovrebbe di norma corrispondere a un anno (ossia un periodo di 12 mesi) che termina il giorno dell’avvio del lavoro di valutazione sul campo, ossia il giorno in cui il revisore dà effettivamente avvio alle procedure e alle prove di valutazione in loco (ossia nell’ubicazione presso la quale è stabilita l’entità).

5.2. Contesto dell’incarico di revisione

Utilizzo dell’allegato 1 Contesto dell’incarico di revisione — Informazioni chiave per una valutazione per pilastro

Il revisore deve acquisire una comprensione preliminare del contesto dell’incarico di revisione sulla base dell’ allegato 1 Contesto dell’incarico di revisione — Informazioni chiave per una valutazione per pilastro. La comprensione acquisita deve essere sufficiente affinché il revisore possa presentare un’offerta significativa all’amministrazione aggiudicatrice.

Utilizzo dell’allegato 2 bis - Questionario di valutazione

L’entità deve fornire al revisore un allegato 2 bis compilato il prima possibile dopo che il revisore è stato incaricato dall’amministrazione aggiudicatrice ma prima dell’avvio delle procedure di valutazione da parte del revisore.

In una seconda fase, l’ allegato 2 bis diventerà uno strumento di sostegno che verrà utilizzato dal revisore durante la progettazione, la pianificazione e lo svolgimento delle procedure di valutazione e per tenere conto dei criteri il cui rispetto da parte dell’entità soggetta a valutazione è ritenuto essenziale o importante dalla Commissione europea.

Il questionario compilato di cui all’ allegato 2 bis rappresenta per il revisore una fonte essenziale di informazioni e prove per la valutazione. Tuttavia non costituisce affatto l’unica fonte alla quale il revisore deve fare ricorso per pianificare e svolgere le procedure di valutazione e trarre le sue conclusioni. Tutte le informazioni compilate e fornite dall’entità sono provvisorie e sono soggette alle procedure di valutazione che il revisore ritiene necessarie. Il revisore non deve fare affidamento su tali informazioni prima di essersi assicurato tramite le procedure di valutazione del fatto che esse siano sufficientemente precise e complete ai fini della valutazione e per giungere a conclusioni informate in relazione alle domande chiave.

Di conseguenza il revisore può modificare, completare e aggiungere informazioni nella colonna delle constatazioni secondo quanto ritenga opportuno. Il revisore può altresì aggiungere ulteriori domande qualora ritenga che ciò sia necessario per giungere a una conclusione informata in relazione a domande chiave.

Il revisore deve tenere conto delle circostanze specifiche dell’incarico di revisione e applicare il giudizio professionale durante il processo di valutazione. Il revisore rimane pienamente responsabile in ogni momento per la progettazione, la pianificazione e lo svolgimento delle procedure di valutazione che ritiene necessarie in aggiunta alle domande e alle procedure di cui al questionario dell’ allegato 2 bis .

Il revisore utilizzerà le informazioni di cui al questionario dell’ allegato 2 bis e i risultati delle procedure di valutazione per compilare l’ allegato 2 Questionario e criteri di valutazione (cfr. sezione 5.4) e trarre una conclusione per ciascun pilastro valutato.

5.3. Natura, portata e tempistiche delle procedure e delle prove per ciascun pilastro

Per ciascun pilastro, il revisore deve valutare la progettazione di sistemi, controlli, norme e procedure pertinenti. Ciò significa che il revisore deve svolgere procedure e prove sulla base delle quali dovrebbe giungere a una conclusione sulla presenza, ossia sull’esistenza, o meno del sistema, dei controlli, delle norme e delle procedure.

Inoltre, il revisore deve valutare l’efficacia operativa di sistemi, controlli, norme e procedure per tutti i pilastri pertinenti (cfr. sezione 2 — Obiettivi) ad eccezione del pilastro «audit esterno indipendente» per il quale il revisore valuta soltanto la progettazione delle procedure per l’audit esterno.

La progettazione e l’efficacia operativa di sistemi, norme e procedure pertinenti devono essere valutate mediante un raffronto con i criteri definiti dalla Commissione per ciascun pilastro (cfr. sezione 5.4). A tal fine, il revisore deve utilizzare i questionari messi a disposizione dalla Commissione.

Il revisore stabilisce la natura, la portata e le tempistiche di tutte le procedure e le prove che ritiene necessario svolgere al fine di giungere a una conclusione in merito alla progettazione e all’efficacia operativa di sistemi, controlli, norme e procedure.

5.4. Criteri e rilevanza

Per ciascun pilastro la Commissione europea ha definito tre livelli di criteri attraverso la formulazione di domande (chiave) di cui all’ allegato 2 Questionario e criteri di valutazione e di cui all’ allegato 2 bis Questionario di valutazione.

Ai fini della determinazione di cosa debba essere considerato una carenza rilevante nei sistemi, nei controlli, nelle norme e nelle procedure, il revisore deve tenere conto dei criteri e dei livelli di importanza (ossia soglie di punteggio) definiti dalla Commissione in quanto tali fattori potrebbero influenzare la decisione della Commissione di affidare all’entità compiti di esecuzione del bilancio in regime di gestione indiretta.

Livello 1 (regolamento finanziario)

Per ciascun pilastro esiste una domanda generale di livello 1 (nell’ allegato 2 Questionario e criteri di valutazione) che si fonda sul regolamento finanziario. Tale domanda è fondamentale. Sono possibili soltanto due tipi di conclusioni:

— la risposta alla domanda di livello 1 è «sì». Ciò significa che l’entità soddisfa le prescrizioni per il pilastro interessato. La conclusione del revisore deve essere formulata in forma positiva ed equivale a un «parere senza riserve»;

— la risposta alla domanda di livello 1 è «no». Ciò significa che l’entità non rispetta le prescrizioni per il pilastro interessato. In questo caso la conclusione deve essere formulata in forma negativa ed equivale a quello che viene definito un «parere negativo» ai sensi delle norme internazionali.

Livello 2 (componenti principali del pilastro)

Le domande chiave di livello 2 riguardano criteri che la Commissione ritiene essenziali. A tale fine, vengono definiti criteri e domande chiave per le componenti principali di ciascun pilastro. Le componenti rappresentano fondamentalmente dei «sotto-pilastri», i quali a loro volta sono composti da blocchi di domande nell’ allegato 2 bis Questionario di valutazione.

Il revisore deve applicare un giudizio professionale nell’attribuire un punteggio su una scala da 0 a 10 a ciascuna componente di livello 2 di cui all’ allegato 2 Questionario e criteri di valutazione sulla base delle informazioni e delle prove ottenute dall’applicazione dell’ allegato 2 bis .

Livello 3 (questionario di valutazione con blocchi di domande)

L’ allegato 2 bis Questionario di valutazione comprende blocchi di domande relative alle componenti principali di livello 2 dei pilastri. Tali blocchi di domande dettagliate non sono esaustivi. Ciò significa che il revisore dovrebbe utilizzare quanto meno queste domande (ovvero blocchi di domande) per assegnare un punteggio a ciascuna componente di livello 2.

Il revisore può formulare ulteriori domande e svolgere prove e procedure aggiuntive qualora lo ritenga necessario o appropriato. Il revisore applica pienamente il giudizio professionale per tutte le domande di cui all’ allegato 2 bis al fine di attribuire i punteggi alle componenti principali di livello 2 dei pilastri.

5.5. Limitazioni dell’ambito

Il revisore informerà l’amministrazione aggiudicatrice di eventuali limitazioni dell’ambito delle attività individuate prima o durante la valutazione e discuterà con l’amministrazione aggiudicatrice in merito alle azioni che possono essere necessarie e all’opportunità di procedere con la valutazione e in quali modi.

6. PROCEDURE DI VALUTAZIONE

Il revisore deve svolgere la valutazione conformemente all’ allegato 3 Procedure di valutazione riguardanti la documentazione e le prove, la pianificazione, il lavoro sul campo e la rendicontazione. L’allegato 3 include le procedure di valutazione che il revisore deve applicare e le procedure che egli può scegliere di utilizzare. Si richiama l’attenzione del revisore sugli aspetti specifici di cui alle sezioni da 6.1 a 6.3. Il revisore deve esercitare la dovuta diligenza professionale e formulare un debito giudizio professionale, nonché stabilire la natura, le tempistiche e la portata delle procedure di valutazione per adeguarsi agli obiettivi, all’ambito e al contesto della valutazione.

6.1. Documentazione e prove

Conformemente all’ISAE 3000, il revisore dovrebbe preparare la documentazione e ottenere prove sufficienti e adeguate a sostegno delle constatazioni della valutazione e trarre conclusioni ragionevoli sulle quali basare la conclusione della valutazione per ciascun pilastro. Il revisore fa ricorso al giudizio professionale nello stabilire se le prove siano sufficienti e adeguate o meno (cfr. allegato 3.1).

6.2. Pianificazione e lavoro sul campo

Avvio della valutazione

La data di avvio ufficiale della valutazione corrisponde a quella della firma del modulo d’ordine dell’amministrazione aggiudicatrice o di qualsiasi altro documento contrattuale applicabile per la valutazione. Il revisore deve quindi concordare al più presto una data per l’avvio del lavoro sul campo con l’entità.

Riunione preparatoria con l’entità

L’entità deve programmare una riunione preparatoria con il revisore (cfr. allegato 3.2.1) che si terrà presso [nome e indirizzo dell’entità]. L’entità informa la Commissione di tale riunione, alla quale possono partecipare rappresentanti della Commissione.

Procedure per la pianificazione della valutazione e il lavoro sul campo

Le procedure del revisore devono includere l’ottenimento di una comprensione del contesto dell’incarico di revisione che sia sufficiente per progettare ed effettuare ulteriori procedure di valutazione. Ciò include:

— l’ottenimento di prove concernenti la progettazione di sistemi, controlli, norme e procedure (allegato 3.3.1);

— l’effettuazione di prove in merito all’efficacia operativa di sistemi, controlli, norme e procedure (allegato 3.3.2);

— il campionamento e altri mezzi per la selezione di elementi da sottoporre a prova, se del caso (allegato 3.3.3);

— il ricorso al lavoro dei revisori interni se del caso (allegato 3.3.4).

6.3. Comunicazione dei risultati

Utilizzo del modello di relazione di valutazione per pilastro di cui all’allegato 4

L’utilizzo del modello di relazione per una valutazione per pilastro di cui all’allegato 4 è obbligatorio.

Lingua

La relazione va presentata in [lingua]. [Unitamente alla relazione va presentata una sintesi della relazione di valutazione in [inglese/francese]] (cfr. allegato 3.3.1). <Eliminare se non applicabile>.

Constatazioni

Esistono due tipi di constatazioni:

— le constatazioni principali riguardano carenze rilevanti constatate nei sistemi, nei controlli, nelle norme e nelle procedure. Con «rilevante» si intende che il revisore ritiene che tali fattori siano così importanti per la Commissione che potrebbero influenzare la sua decisione di affidare all’entità compiti di esecuzione del bilancio in regime di gestione indiretta. Di conseguenza, quando si riscontrano constatazioni rilevanti per un pilastro, ciò deve indurre il revisore a esprimere una conclusione negativa per quel pilastro. Tra le constatazioni principali rientrano anche i casi in cui esistono diverse constatazioni, che se prese singolarmente non costituiscono una carenza rilevante, ma se considerate nel complesso comportano una constatazione di carenza rilevante. L’impatto combinato di tali constatazioni è così significativo (ossia rilevante) che ciò deve portare il revisore alla conclusione che l’entità non rispetta le prescrizioni per il pilastro in questione (ossia la conclusione è «No»);

— le altre constatazioni sono tutte le constatazioni non rilevanti che il revisore ritiene debbano essere portate all’attenzione dell’entità. Tali constatazioni riguardano carenze nei sistemi, nei controlli, nelle norme o nelle procedure che, individualmente o nel loro complesso, comportano un livello meno immediato di rischio che gli obiettivi per il pilastro in questione non vengano conseguiti.

Le constatazioni devono essere segnalate conformemente ai formati (tabelle) specificati nel modello di relazione per una valutazione per pilastro di cui all’allegato 4. Le constatazioni rilevanti, come le altre constatazioni espresse dal revisore, possono motivare l’adozione di misure di vigilanza da parte della Commissione a norma dell’articolo 154, paragrafo 5, del regolamento finanziario.

Raccomandazioni

Esistono due tipi di raccomandazioni:

— le raccomandazioni critiche riguardano carenze rilevanti nei sistemi, nei controlli, nelle norme o nelle procedure e i casi in cui i criteri della Commissione e/o i principi riconosciuti a livello internazionale per i pilastri non sono rispettati (in maniera sistematica);

— le altre raccomandazioni si riferiscono a tutte le altre constatazioni che non hanno natura rilevante. In questi casi, le carenze riscontrate nei sistemi, nei controlli, nelle norme o nelle procedure non hanno alcun impatto significativo e immediato sugli obiettivi di tali sistemi, controlli, norme o procedure. Ciò nonostante, è importante che l’entità attui le misure suggerite dato che ciò le darebbe l’opportunità di migliorare i propri sistemi o controlli o le proprie norme o procedure e di conseguire una maggiore efficacia e/o efficienza.

Le raccomandazioni devono essere segnalate conformemente ai formati (tabelle) specificati nel modello di relazione per una valutazione per pilastro di cui all’allegato 4.

Conclusioni

La relazione di valutazione dovrebbe includere una conclusione per ciascun pilastro. Esistono due tipi di conclusioni. Le conclusioni devono essere formulate in forma positiva (ossia «ha istituito», «utilizza», «è soggetta a» o «applica») oppure utilizzando una formulazione negativa (ad esempio «non ha istituito», «non utilizza», «non è soggetta a» o «non applica»).

L’utilizzo di una conclusione del tipo con riserve (ossia utilizzando la formulazione «fatta eccezione per») non è possibile in una valutazione per pilastro.

Data della relazione di valutazione

La data del progetto di relazione e della relazione finale preliminare dovrebbe essere la data di invio di tali relazioni per la consultazione. La data della relazione finale di valutazione dovrebbe essere la data in cui la relazione finale del revisore indipendente viene firmata (allegato 3.4.2).

Procedure e calendario per la presentazione del progetto di relazione e della relazione finale di valutazione

Il revisore deve rispettare le procedure e il calendario per la consultazione e la presentazione del progetto di relazione e della relazione finale di valutazione, di cui agli allegati 3.4.3 e 3.4.4.

Si attira l’attenzione del revisore specificamente su quanto segue:

— il revisore deve presentare un progetto di relazione all’entità entro [21; da stabilirsi ad opera dall’amministrazione aggiudicatrice] giorni di calendario dalla data della riunione di chiusura (ossia la fine del lavoro sul campo);

— il periodo tra la riunione di chiusura di valutazione e la presentazione all’entità della relazione finale di valutazione dovrebbe essere non superiore a [105; da stabilirsi ad opera dall’amministrazione aggiudicatrice] giorni di calendario o [15] settimane. Il revisore deve spiegare e documentare nei documenti di lavoro eventuali ritardi di comunicazione della relazione.

7. ALTRE QUESTIONI

7.1. Informazioni sulle pratiche per il calcolo e la rendicontazione dei costi

Eventuali informazioni fornite da un’entità ai fini della presente valutazione sulla metodologia utilizzata per il calcolo e la rendicontazione dei costi non vanno considerate approvate dalla Commissione per quanto riguarda il bilancio di eventuali azioni specifiche. Tale approvazione è possibile soltanto se sono state seguite le procedure specifiche stabilite nella decisione della Commissione sulla valutazione ex ante dei costi unitari e tassi fissi (denominati anche «opzioni semplificate in materia di costi»). In assenza di una valutazione ex ante delle opzioni semplificate in materia di costi, l’ammissibilità dei costi per qualsiasi specifica azione è determinata esclusivamente facendo riferimento alle disposizioni del pertinente accordo o dei pertinenti accordi stipulati con l’entità

7.2. Seguito

L’amministrazione aggiudicatrice può chiedere che il revisore fornisca ulteriore assistenza nel contesto del seguito da dare alla relazione finale di valutazione. L’amministrazione aggiudicatrice può altresì chiedere al revisore di ripetere la valutazione per uno o più pilastri nel caso in cui la relazione finale di valutazione abbia concluso che l’entità non ha rispettato le prescrizioni per il/i pilastro/i in questione.

Il presente capitolato non tratta l’eventuale ulteriore assistenza fornita dal revisore in relazione al seguito dato dall’autorità aggiudicatrice alla relazione finale di valutazione; qualora sia richiesta tale assistenza, per conferire un simile incarico di revisione l’amministrazione aggiudicatrice dovrà emettere un addendum al modulo d’ordine o a qualsiasi altro documento contrattuale applicabile.

7.3. Questioni varie

Allegati

Allegato 1 Contesto dell’incarico di revisione — Informazioni chiave per una valutazione per pilastro Allegato 2 Questionario e criteri di valutazione Allegato 2 bis Questionario di valutazione Allegato 3 Procedure di valutazione Allegato 4 Relazione di valutazione per pilastro

IMPORTANTE: gli allegati da 1 a 4 costituiscono parte integrante del presente capitolato.

(1) Regolamento (UE, Euratom) 2018/1046.

(2) I riferimenti a «strumenti finanziari» sono intesi includere anche le garanzie di bilancio.

(3) La Commissione può fungere da amministrazione aggiudicatrice in casi debitamente giustificati.

(4) Direttiva 2006/43/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 maggio 2006, relativa alle revisioni legali dei conti annuali e dei conti consolidati, che modifica le direttive 78/660/CEE e 83/349/CEE del Consiglio e abroga la direttiva 84/253/CEE del Consiglio (GU L 157 del 9.6.2006, pag. 87), come modificata dalla direttiva 2014/56/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 aprile 2014 (GU L 158 del 27.5.2017, pag. 196).

(5) Se l’organismo incaricato dell’audit non appartiene al settore privato, occorre applicare livelli equivalenti in termini di anzianità di servizio, qualifiche ed esperienza.