Relazione

sul rendiconto finanziario dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia (Vienna) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999 corredata delle risposte dell'Osservatorio

(2000/C 373/09)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia (in seguito: l'Osservatorio), conformemente all'articolo 12, paragrafo 11, del regolamento (CE) n. 1035/97 del Consiglio(1).

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Osservatorio per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999. Conformemente all'articolo 12, paragrafo 8, del regolamento (CE) n. 1035/97 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui all'articolo 12, paragrafo 12, del regolamento (CE) n. 1035/97 del Consiglio. La Corte dei conti è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed attuato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di affermare con ragionevole certezza che i conti relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1999 sono affidabili. Viceversa, per quanto concerne le relative operazioni, è stato constatato un numero rilevante di errori dovuto principalmente a carenze del sistema di controllo interno (cfr. il paragrafo 8).

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'OSSERVATORIO EUROPEO DEI FENOMENI DI RAZZISMO E XENOFOBIA (VIENNA) PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1999

Analisi dell'esecuzione del bilancio

5. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio sono ammontati a 3,9 milioni di euro, 2,8 milioni dei quali sono stati impegnati: il saldo è stato annullato, ad eccezione di 0,3 milioni di euro, oggetto di un riporto non automatico. Gli impegni, pari a 2,8 milioni di euro, hanno dato luogo a 1,8 milioni di euro di pagamenti e a 1 milione di euro di riporti all'esercizio successivo: tali riporti riguardano principalmente le spese di funzionamento (mobilio e materiale informatico) e spese operative (organizzazione di conferenze). La rilevanza dei riporti, che rappresentano più di un terzo degli impegni, dovrebbe indurre l'Osservatorio a sorvegliare con maggiore attenzione le proprie attività, allo scopo di ridurre al minimo tali riporti.

Contabilità di bilancio e contabilità generale

6. L'Osservatorio ha tenuto la propria contabilità di bilancio tramite un foglio elettronico, con tutti i rischi legati all'utilizzo di tale tipo di strumento. Quanto alla tenuta della contabilità generale, non è ancora stato introdotto un sistema contabile informatico. La Corte ha inoltre constatato numerosi errori nei conti che hanno dovuto essere corretti prima della chiusura di questi ultimi. L'Osservatorio deve assicurarsi la disponibilità di sistemi contabili affidabili e completi senza ulteriori ritardi. Tali sistemi, nel rispetto dei principi di sana gestione finanziaria, dovrebbero tener conto dei previsti sviluppi normativi, nonché del volume delle operazioni da trattare.

Imputazione dell'IVA

7. Fino al dicembre 1998, il regolamento finanziario generale prevedeva l'imputazione delle spese comprensive di IVA. Quest'ultima, dopo il rimborso, poteva essere riutilizzata. Dopo tale data(3), il regolamento finanziario generale impone l'imputazione delle spese al netto dell'IVA. La Corte invita l'Osservatorio a recepire nella propria normativa tali nuove modalità.

Contratti

8. L'esame degli impegni dell'esercizio ha evidenziato un'applicazione non corretta delle norme vigenti: in totale, il 25 % dell'importo degli impegni, cioè 0,7 milioni di euro, contiene errori. Questi ultimi riguardano il titolo I - Spese per il personale - per un importo di 0,2 milioni di euro (assenza di contratti redatti nella debita forma), il titolo II - Spese di funzionamento - per un importo di 0,3 milioni di euro (assenza di contratti redatti nella debita forma e mancata consultazione del mercato) ed il titolo III - Spese operative - per un importo di 0,2 milioni di euro (scelta di contraenti non appropriata, buoni d'ordine inesistenti o non corretti).

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 26 ottobre 2000.

Per la Corte di conti

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) GU L 151 del 10.6.1997, pag. 6.

(2) Conformemente all'articolo 12, paragrafo 10, del regolamento (CE) n. 1035/97 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e spese dell'Osservatorio relativi all'esercizio finanziario 1999 sono stati compilati il 10.3.2000 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio, alla Commissione ed alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 21.4.2000. Il riepilogo del rendiconto finanziario è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) Cfr. l'articolo 27, paragrafo 2 bis, del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, come modificato dal regolamento (CE, CECA, Euratom) n. 2548/98 del Consiglio, del 23 novembre 1998 (GU L 320 del 28.11.1998, pag. 1).

Tabella 1

Bilancio finanziario per gli esercizi 1999 e 1998(1)

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

Tabella 2

Conto di gestione per gli esercizi 1999 e 1998(1)

>SPAZIO PER TABELLA>

Risposte dell'osservatorio

5. L'Osservatorio concorda con la Corte sull'importanza dei pagamenti riportati. Ciò è soprattutto dovuto alle difficoltà legate all'avvio delle attività nel primo semestre 1999 a causa della mancanza di locali adeguati e dei tempi lunghi in materia di reclutamento. Dall'inizio del 2000, nel quadro del nuovo programma di lavoro annuale, sono state eseguite le correzioni necessarie.

6. A causa della nomina tardiva del contabile alla fine del 1999, i sistemi informatici per la contabilità e l'esecuzione del bilancio sono stati attuati solo nel corso del 2000. Nella selezione dei sistemi si è tenuto conto dell'esperienza maturata dagli altri organismi decentrati dell'Unione europea e degli attesi sviluppi del regolamento finanziario.

7. Nella preparazione del progetto di modifica del proprio regolamento finanziario, l'Osservatorio ha tenuto conto degli adeguamenti del regime dell'IVA. Le modifiche saranno presentate al consiglio di amministrazione entro la fine del 2000, previa notifica alla Corte dei conti e al controllo finanziario.

8. - Nel 1999, prima dell'assunzione del personale statutario, l'Osservatorio si avvaleva della collaborazione di personale interinale e concorda con la Corte sul fatto che non era stato preparato un contratto ad hoc. Per quanto concerne le spese di cui al titolo 2, è stato effettuato una prospezione del mercato in vista dell'acquisto delle attrezzature di TI e di mobili per gli uffici; l'Osservatorio ha avuto il parere favorevole della CCAC.

- Per quanto concerne le spese di cui al titolo 3, l'Osservatorio può ammettere solo che alcuni progetti sono stati avviati senza concorso generale ma, tuttavia, erano stati sottoposti all'approvazione del consiglio di amministrazione. L'Osservatorio ammette altresì che la documentazione relativa ad alcuni progetti non era soddisfacente.

- Sono già state adottate le misure necessarie per evitare siffatte situazioni in futuro.