IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 272/13

DECISIONE DEL CENTRO DI TRADUZIONE DEGLI ORGANISMI DELL’UNIONE EUROPEA

del 13 aprile 2004

riguardante l’attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all’accesso del pubblico ai documenti

(2004/605/CE)

IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE,

visto il regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio, del 28 novembre 1994, relativo all’istituzione di un Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea (1), modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 1645/2003 del Consiglio (2), in particolare l’articolo 18 bis,

considerando quanto segue:

(1) Il trattato sull’Unione europea sancisce il concetto di trasparenza nell’articolo 1, secondo comma, secondo il quale il trattato segna una nuova tappa nel processo di creazione di un’Unione sempre più stretta tra i popoli dell’Europa, in cui le decisioni siano prese nel modo più trasparente possibile ed il più vicino possibile ai cittadini.

(2) La politica di trasparenza garantisce una maggiore legittimità, efficienza e responsabilità dell’amministrazione nei confronti dei cittadini in un sistema democratico e che essa contribuisce a rafforzare i principi di democrazia e di rispetto dei diritti fondamentali sanciti dall’articolo 6 del trattato UE e dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea.

(3) L’articolo 18 bis del regolamento (CE) n. 2965/94, dispone che il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (3) [di seguito «il regolamento (CE) n. 1049/2001»], si applica anche ai documenti detenuti dal Centro. Esso dispone parimenti che il consiglio d’amministrazione stabilisce le modalità pratiche d’attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Beneficiari e campo di applicazione

1. Ogni persona fisica o giuridica ha il diritto di accesso ai documenti del Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea (in prosieguo «il Centro»), sotto riserva dei principi, delle condizioni e dei limiti definiti dal regolamento (CE) n. 1049/2001 e conformemente alle disposizioni previste dalla presente decisione.

2. I documenti che si trovano in possesso del Centro per le sole finalità di traduzione non sono detenuti dal Centro ai sensi di quanto disposto dall’articolo 2, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Articolo 2

Definizioni

Ai fini della presente decisione, si intende per:

a) «documento»: qualsiasi contenuto informativo, a prescindere dal supporto su cui è redatto (testo scritto su supporto cartaceo o elettronico, registrazione sonora, visiva od audiovisiva) che verta su aspetti relativi alle politiche, alle iniziative ed alle decisioni di competenza del Centro;

b) «terzi»: qualsiasi persona fisica o morale od entità esterna al Centro, compresi gli Stati membri, le altre istituzioni ed organismi comunitari o non comunitari ed i paesi terzi.

Articolo 3

Domande di accesso

1. Qualsiasi domanda d’accesso ad un documento è indirizzata al Centro tramite il suo sito Internet (www.cdt.eu.int), per posta elettronica (cdt@cdt.eu.int), per posta (Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luxembourg), o via telefax [(352) 421 71 12 20]. Il Centro risponde alle domande d'accesso, iniziali e di conferma, entro quindici giorni lavorativi dalla data di registrazione della domanda. Nel caso di domande complesse o relative a documenti voluminosi questo termine può essere ulteriormente prorogato di quindici giorni lavorativi. Qualsiasi prolungamento del termine deve essere motivato e comunicato previamente al richiedente.

2. Nel caso in cui una domanda non sia formulata in maniera precisa, contemplato all'articolo 6, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, l’Ufficio invita il richiedente a fornire informazioni complementari, che permettano di identificare i documenti richiesti; il termine di risposta inizia soltanto dal momento in cui il Centro dispone di queste informazioni.

3. Qualsiasi decisione negativa, anche solo in parte, indica il motivo del rifiuto fondato su una delle eccezioni enumerate all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 ed informa il richiedente dei mezzi di ricorso a sua disposizione.

Articolo 4

Trattamento delle domande iniziali

1. Al momento della registrazione della domanda, si invia al richiedente un avviso di ricevimento, a meno che la risposta non sia inviata a giro di posta. L'avviso di ricevimento e la risposta sono trasmessi per iscritto, eventualmente anche con mezzi elettronici.

2. Senza pregiudizio per quanto stabilito dall’articolo 9 della presente decisione, il dipartimento amministrazione è competente a decidere il seguito da dare alle domande iniziali. A tal uopo, un agente è incaricato di trattare le domande d’accesso e coordinare la presa di posizione.

Il richiedente è informato del seguito riservato alla sua domanda.

Qualsiasi risposta, anche parzialmente negativa, dovrà informare il richiedente del suo diritto di presentare, entro quindici giorni lavorativi dalla ricezione della medesima, una domanda di conferma presso il Centro.

3. In caso di rifiuto totale o parziale, il richiedente può presentare, entro quindici giorni lavorativi dalla ricezione della risposta da parte del Centro, una domanda di conferma mirante alla revisione della posizione di quest’ultimo.

4. La mancata risposta del Centro entro i termini fissati abilita il richiedente a presentare una domanda di conferma.

Articolo 5

Trattamento delle domande di conferma

1. Il direttore del Centro adotta le decisioni relative alle domande di conferma e ne informa il consiglio di amministrazione del Centro.

2. È necessario comunicare al richiedente per iscritto, eventualmente con mezzi elettronici, la decisione che lo informa del suo diritto di inoltrare un ricorso dinanzi al Tribunale di primo grado o di depositare un reclamo presso il Mediatore europeo.

Articolo 6

Consultazioni

1. Quando il Centro riceve una domanda d’accesso ad un documento che detiene, ma che proviene da un terzo, verifica l’applicabilità delle eccezioni di cui all’articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. Se, al termine di questa verifica, il Centro ritiene che l'accesso al documento richiesto debba essere rifiutato ai sensi di una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, al richiedente è inviata una risposta negativa senza consultazione dell'autore terzo.

3. Fatte salve le disposizioni del quarto comma del presente articolo, l’Ufficio dà un seguito favorevole alla domanda senza che si provveda a consultare l’autore terzo quando:

a) il documento richiesto è già stato divulgato, sia dal suo autore, sia ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 o di disposizioni simili;

b) la divulgazione, eventualmente parziale, del suo contenuto non pregiudica palesemente gli interessi di cui all’articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

In tutti gli altri casi l’autore terzo è consultato.

4. Nell’ipotesi in cui una domanda d'accesso riguardi un documento proveniente da uno Stato membro, l’Ufficio consulta l'autorità d'origine, fatto salvo il disposto del terzo comma, lettera a), del presente articolo.

5. L’autore terzo consultato dispone di un termine di risposta, che non può essere inferiore a cinque giorni lavorativi, ma che deve permettere all’Ufficio di rispettare i suoi termini di risposta. In mancanza di risposta entro il termine fissato, o quando il terzo è irreperibile o non identificabile, il Centro delibera conformemente al regime di eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, considerando gli interessi legittimi del terzo sulla base degli elementi di cui dispone.

6. Nel caso in cui il Centro preveda di accordare l'accesso ad un documento contro il parere esplicito del suo autore, provvede ad informare quest'ultimo circa la sua intenzione di divulgare il documento una volta che sono trascorsi dieci giorni lavorativi e richiama la sua attenzione sui mezzi di ricorso che sono a sua disposizione per opporsi alla divulgazione.

Articolo 7

Esercizio del diritto d’accesso

1. I documenti sono inviati per posta, telefax o, se disponibile, per posta elettronica. In presenza di documenti voluminosi o difficili da trattare, il richiedente può essere invitato a consultare i documenti sul posto. La consultazione è gratuita.

2. Se il documento è stato pubblicato, la risposta consiste nel fornire i riferimenti di pubblicazione e/o il luogo ove il documento è disponibile e, se necessario, l'indirizzo del documento nel sito www.cdt.eu.int.

3. In caso di richiesta di documenti di lunghezza superiore a venti pagine, può essere addebitato al richiedente un diritto di 0,10 EUR per pagina, maggiorato delle spese di porto. L’importo di questo diritto può essere rivisto dal direttore del Centro. Le spese da applicare nel caso in cui si faccia uso di altri supporti saranno definite caso per caso, ma non eccederanno un importo ragionevole.

Articolo 8

Agevolazioni per l’accesso ai documenti

1. Per consentire ai cittadini di avvalersi concretamente dei diritti di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001, l’Ufficio consente l’accesso ad un registro di documenti. Il registro sarà accessibile in formato elettronico.

2. Il registro contiene il titolo del documento (nelle lingue nelle quali è disponibile), compresi, se del caso, altri riferimenti utili, l'indicazione dell'autore e la data di produzione o di adozione.

3. Una pagina di istruzioni (in tutte le lingue ufficiali) informa il pubblico sulle modalità di ottenimento del documento. Se il documento è pubblicato, è disponibile un collegamento con il testo originale.

Articolo 9

Documenti accessibili d’ufficio al pubblico

1. Le disposizioni del presente articolo si applicano soltanto ai documenti prodotti o ricevuti dopo la data di entrata in vigore del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. I seguenti documenti sono consegnati automaticamente su richiesta e, per quanto possibile, resi direttamente accessibili con mezzi elettronici:

a) i testi adottati dal direttore o dal consiglio d’amministrazione del Centro che sono destinati ad essere pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea o sul sito del Centro;

b) i documenti originari di terzi che sono già stati divulgati dal loro autore o con la sua approvazione;

c) i documenti già divulgati a seguito di una domanda precedente.

Articolo 10

Relazioni

Il Centro pubblica una relazione annua, che si riferisce all’anno passato, in cui sono menzionate le informazioni relative all’attuazione della presente decisione, ed in particolare le statistiche sul numero di domande di accesso a dei documenti del Centro, il numero dei rifiuti di accesso ed i motivi di tali rifiuti, in conformità all’articolo 17, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Articolo 11

Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore a decorrere dal 1o aprile 2004.

Articolo 12

Pubblicazione

La presente decisione viene pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Fatto a Lussemburgo, il 13 aprile 2004. Per il consiglio di amministrazione Il presidente K.-J. LÖNNROTH

(1) GU L 314 del 7.12.1994, pag. 1.

(2) GU L 245 del 29.9.2003, pag. 13.

(3) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.