RELAZIONE SUI CONTI E SULLA GESTIONE DEL CENTRO EUROPEO PER LO SVILUPPO DELLA FORMAZIONE PROFESSIONALE (CEDEFOP - BERLINO) PER L'ESERCIZIO 1994, CORREDATA DELLA RISPOSTA DEL CENTRO

(95/C 354/01)

INDICE

Paragrafi

Pagina

INTRODUZIONE

1.1 - 1.5

2

Quadro generale

1.1

2

Portata del controllo

1.2

2

Il trasferimento del Centro a Salonicco

1.3 - 1.5

2

OSSERVAZIONI DI ORDINE GENERALE E OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO

2.1 - 2.8

2

I dati finanziari

2.1

2

La separazione delle funzioni

2.2

2

La cassa di anticipi

2.3

2

Gli storni di stanziamenti

2.4 - 2.5

2

I riporti e gli annullamenti di stanziamenti

2.6 - 2.8

3

OSSERVAZIONI SUL CONTO DI GESTIONE E SUL BILANCIO FINANZIARIO

3.1 - 3.9

3

Le entrate

3.1

3

Le spese

3.2 - 3.6

3

Il bilancio finanziario

3.7 - 3.9

4

CONCLUSIONE

4.1 - 4.3

4

ALLEGATO

5

Risposta del Consiglio d'amministrazione del Centro

6

1. INTRODUZIONE

Quadro generale

1.1. Il Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop) è stato istituito dal regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio (1), come organismo satellite della Comunità europea, con il compito di promuovere la formazione professionale a livello comunitario. Sotto il profilo del funzionamento e dell'amministrazione il Cedefop - che ha iniziato la propria attività a Berlino nel 1976 - dipende sia dalla Commissione, sia dal proprio consiglio di amministrazione. Lo stesso regolamento enuncia che il ruolo del Centro è quello di «fornire il suo contributo alla Commissione per favorire, a livello comunitario, la promozione e lo sviluppo della formazione professionale e della formazione continua», di contribuire «all'attuazione di una politica comune di formazione professionale» ed in specie di favorire «lo scambio di informazioni e di esperienze». Nel campo della formazione professionale i suoi compiti principali consistono nel raccogliere documentazione, nel contribuire allo sviluppo ed al coordinamento delle ricerche, nel diffondere ogni documentazione ed informazione utile, nel promuovere e sostenere iniziative che possono facilitare un approccio coordinato (in specie riguardo al ravvicinamento dei livelli di formazione ed al riconoscimento reciproco dei certificati) e nel costituire un luogo d'incontro per tutti gli interessati.

Portata del controllo

1.2. Nel 1994 la Corte ha proceduto al controllo finanziario dei conti dell'esercizio 1993 ed ha effettuato un esame della sana gestione finanziaria per il periodo 1987-1993. Nel 1995, essa ha limitato la portata del proprio lavoro ad un controllo finanziario dei conti relativi all'esercizio 1994.

Il trasferimento del Centro a Salonicco

1.3. Nella riunione del Consiglio europeo del 29 ottobre 1993 si è deciso di trasferire la sede del Cedefop da Berlino a Salonicco, in Grecia [decisione 93/C 323/01 del Consiglio del 29 ottobre 1993 (GU n. C 323 del 30. 11. 1993, pag. 1)].

1.4. Il trasferimento a Salonicco è previsto per il settembre 1995. La sede permanente del Cedefop non è stata ancora costruita ma le autorità greche hanno messo provvisoriamente a disposizione un edificio fino al 1997/98 per un affitto mensile di 22 000 ECU. Il costo una tantum del trasferimento a Salonicco è stimato in circa 4 000 000 ECU. La metà di questo importo figura nel bilancio 1995.

1.5. All'epoca del controllo (maggio 1995) e secondo le informazioni raccolte dalla Corte, 28 persone erano disposte a trasferirsi a Salonicco, 16 non avevano ancora deciso e 18 avevano già dichiarato di non voler lasciare Berlino. Dato che 14 membri del personale hanno già lasciato il Cedefop, nel corso del 1995/96 sarà necessario procedere a numerose nuove assunzioni di personale, il che probabilmente inciderà in misura considerevole sulle operazioni del Cedefop nel 1995 e nel 1996.

2. OSSERVAZIONI DI ORDINE GENERALE E OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO

I dati finanziari

2.1. Gli stanziamenti disponibili per l'esercizio 1994 sono ammontati a 11,10 Mio ECU. Gli impegni contratti hanno dato luogo a pagamenti per 8,08 Mio ECU ed a riporti all'esercizio 1995 per 2,45 Mio ECU, mentre il saldo di 0,57 Mio ECU è stato annullato. Gli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente hanno dato luogo a pagamenti per 2,65 Mio ECU e ad annullamenti per 0,37 Mio ECU. L'allegato della presente relazione mostra un'analisi dell'utilizzo degli stanziamenti per l'esercizio 1994 e dell'utilizzo di quelli riportati dal 1993.

La separazione delle funzioni

2.2. All'inizio del 1994 sono stati assunti a metà tempo un contabile subalterno e un amministratore degli anticipi subalterno. Si è tenuto conto delle osservazioni formulate dalla Corte (2) in relazioni precedenti.

La cassa di anticipi

2.3. I pagamenti eseguiti con la procedura della cassa di anticipi, e quindi senza previa autorizzazione del controllore finanziario, hanno rappresentato il 57,8 % degli stanziamenti definitivi per il 1994. Vi è stato un leggero aumento rispetto al 55,1 % registrato nel 1993. Circa la metà dei pagamenti tramite la cassa di anticipi è stata eseguita nell'ultimo quadrimestre dell'anno e il 16 % del totale in dicembre.

Gli storni di stanziamenti

2.4. Gli storni di stanziamenti fra varie linee di bilancio (titoli, capitoli, articoli e voci) eseguiti nel 1994 sono ammontati in totale a 1 211 000 ECU, cioè al 10,9 % del bilancio iniziale, contro rispettivamente l'8,4 % del 1993 e il 6,7 % del 1992. Il 4,9 % degli stanziamenti (542 000 ECU) è stato stornato all'interno del titolo 1 (personale); all'interno dei titoli 2 e 3 sono stati stornati rispettivamente 194 000 ECU (1,8 %) e 475 000 ECU (4,3 %). Un terzo (399 000 ECU) delle operazioni di storno ha avuto luogo negli ultimi due mesi del 1994, contro l'83 % del 1993. L'entità delle operazioni di storno indica che il programma di lavoro non è stato realizzato come previsto.

2.5. Il regolamento del Consiglio (3) non prevede storni fra titoli. Ciononostante il consiglio di amministrazione ha proposto e la Commissione ha approvato 10 storni da titolo a titolo per un importo complessivo di 282 000 ECU.

I riporti e gli annullamenti di stanziamenti

2.6. La prassi consistente nel riportare un elevato volume di stanziamenti, già osservata negli esercizi precedenti, è proseguita nel 1994. Circa il 73 % degli stanziamenti definitivi per il 1994 è stato erogato nel 1994, contro il 69 % del 1993. Gli impegni contratti e riportati al 1995 sono stati pari al 23 % (25 % nel 1993). La percentuale degli annullamenti è ammontata al 5 %, contro il 6 % del 1993. La tabella 1 mostra i riporti dal bilancio iniziale del 1994 per titolo ed il loro utilizzo successivo.

>SPAZIO PER TABELLA>

2.7. Il 36 % delle spese amministrative è stato riportato dal bilancio 1994 al bilancio 1995, contro il 19 % dell'esercizio precedente. Sebbene questo aumento sia in parte dovuto al rinvio delle spese in vista dell'imminente trasferimento a Salonicco, esso tuttavia solleva dubbi circa il realismo con cui vengono pianificate le spese.

2.8. I riporti per le spese operative sono ammontati al 40 % degli stanziamenti iniziali, contro il 47 % del 1993. Poiché il 3 % degli stanziamenti per le spese operative è stato annullato, ciò significa che il Centro ha utilizzato per pagamenti nel 1994 solo il 57 % del bilancio operativo. Alla fine del primo trimestre del 1995, l'esborso era pari solo al 44 % dei riporti del 1994 relativi al titolo 3.

3. OSSERVAZIONI SUL CONTO DI GESTIONE E SUL BILANCIO FINANZIARIO

Le entrate

3.1. La Commissione ha erogato la sovvenzione dovuta dal bilancio generale delle Comunità per l'esercizio 1994 in tre rate: 2 500 000 ECU sono stati versati il 23 marzo 1994, 2 600 000 ECU il 5 maggio 1994 e 5 900 000 ECU il 9 settembre 1994. La Corte ribadisce quanto già osservato in relazioni precedenti (4), ossia che la modalità di pagamento descritta è in contrasto con l'articolo 26 delle disposizioni finanziarie applicabili al Centro in virtù del quale il pagamento è effettuato nella prima quindicina di ogni trimestre e in funzione dell'effettivo fabbisogno.

Le spese

3.2. Si osserva un aumento significativo degli impegni per diverse linee di bilancio (cfr. la tabella 2):

>SPAZIO PER TABELLA>

3.3. Vi è stata una riduzione significativa degli impegni nel bilancio operativo (titolo 3), specie per le cinque linee di bilancio riportate nella tabella 3:

>SPAZIO PER TABELLA>

3.4. Non tutti questi aumenti e diminuzioni sono dovuti al calo dell'attività durante il 1994 determinato dal prossimo trasloco a Salonicco.

3.5. Un funzionario ha percepito un'indennità di prima sistemazione pari allo stipendio base di due mesi, in virtù dell'articolo 20 dello statuto. Tale pagamento è stato effettuato senza la prova del suo trasferimento da Salonicco.

3.6. L'articolo 46 del regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio del 30 giugno 1993 che modifica il regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio del 1° giugno 1976 dispone che si può procedere per trattativa privata quando l'ammontare del contratto non supera i 10 000 ECU. In diverse occasioni sono stati conclusi contratti per importi superiori a questo limite senza applicare la procedura di gara prevista all'articolo 45 del succitato regolamento.

Il bilancio finanziario

3.7. Le immobilizzazioni di 1,3 Mio ECU iscritte nel bilancio finanziario rappresentano il valore del materiale e del mobilio al costo storico. È poco probabile che il valore realizzabile corrisponda al valore figurante nel bilancio finanziario, qualora queste immobilizzazioni dovessero essere vendute a causa del trasferimento a Salonicco.

3.8. Nel bilancio finanziario la scrittura relativa agli importi dovuti dall'esercizio precedente comprende un debito in sospeso relativo ad una fattura emessa nel 1991. A meno che il Cedefop abbia motivo di ritenere che l'importo sarà recuperato, quest'ultimo dovrebbe essere cancellato. La direzione dovrebbe esaminare se è necessario rivedere le procedure applicate dal Cedefop per controllare gli importi dovuti e seguire i debiti in sospeso.

3.9. Alla fine dell'anno il saldo di tesoreria detenuto dal Centro ammontava a 3,3 Mio ECU, avendo il Centro ricevuto l'ultimo pagamento di 5,9 Mio ECU dalla Commissione il 9 settembre. Pertanto il Centro gestisce ingenti saldi di tesoreria, funzione questa che richiede un'esperienza che esso ha in misura solo limitata. Questa situazione dovrebbe essere evitata ed il Centro dovrebbe far coincidere maggiormente i versamenti trimestrali della Commissione con le sue effettive esigenze di tesoreria.

4. CONCLUSIONI

4.1. Il ricorso alla cassa anticipi è sempre più frequente.

4.2. Il regolamento del Consiglio non contempla storni tra titoli. Il consiglio di amministrazione, invece, li ha proposti e la Commissione li ha approvati.

4.3. La Corte ribadisce l'osservazione da essa formulata nelle precedenti relazioni, che i pagamenti della Commissione al Centro non sono conformi alle disposizioni finanziarie applicabili. Di conseguenza, il Centro dispone spesso di saldi ingenti. A questa situazione si potrebbe ovviare facendo coincidere maggiormente i versamenti trimestrali della Commissione con le esigenze effettive di tesoreria.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo, nella riunione del 30 novembre 1995.

Per la Corte dei conti

André J. MIDDELHOEK

Presidente

(1) Regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio, pubblicato il 10 febbraio 1975 (GU n. L 39, pag. 1).

(2) Relazioni annuali della Corte sugli esercizi 1991, 1992 e 1993.

(3) Regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio del 1° giugno 1976, modificato dal regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio del 30 giugno 1993.

(4) Relazioni annuali della Corte sugli esercizi 1990, 1991 e 1992.

ALLEGATO

>SPAZIO PER TABELLA>

RISPOSTA DEL CONSIGLIO D'AMMINISTRAZIONE DEL CENTRO

Nel 1995 l'attività della Corte si è limitata ad un audit finanziario dei conti per il 1994. Perciò il Consiglio d'amministrazione può rispondere brevemente come segue:

1.3. Le informazioni di questo paragrafo possono essere integrate con la decisione ufficiale del Consiglio dei Ministri (15 maggio 1994) in base alla quale a partire dal 1° settembre 1995 sede del Centro è Salonicco. Il Consiglio, sostenuto dal Parlamento europeo e dal Comitato economico e sociale, ha chiesto l'adozione di adeguate misure sociali d'accompagnamento.

Su proposta della Commissione, il Consiglio ha deciso di fornire al personale stabile del Cedefop l'opportunità di diventare funzionari (CE 251/95). Il Consiglio d'amministrazione del Centro ha approvato l'accordo quadro abbinato a misure sociali convenuto tra il direttore e il personale e il 27 gennaio 1995 ha deciso che a partire dal 1° settembre 1995 il Cedefop avrebbe operato de facto a Salonicco.

1.5. All'epoca del trasferimento, 35 persone impiegate presso il Centro si sono trasferite assieme al Centro a Salonicco, assieme a due traduttori del Comitato economico e sociale, con i quali il Centro aveva fatto uno «scambio»; tre funzionari sono stati nominati per gestire l'ufficio del Cedefop a Bruxelles e assicurare una cooperazione ottimale con la Commissione europea e con gli altri partner del Centro.

Per cinque funzionari il «lieu d'affectation» è stato trasferito a Bruxelles e per quattro a Lussemburgo, così da offrire loro la possibilità di essere integrati nei servizi della Commissione (alla ricerca di mobilità) e di continuare a lavorare sul Programma di lavoro del Centro. Due altri funzionari sono stati trasferiti a Torino e a Parigi. Diciassette persone sono rimaste a Berlino per motivi personali e/o sociali e grazie alle misure previste dall'accordo quadro. La Commissione ha delineato un sistema di pensionamento anticipato per il quale sono eleggibili diciassette persone. L'applicazione di queste misure sociali sarà molto utile per risolvere definitivamente alcuni casi difficili.

2.1. Il Consiglio d'amministrazione ha invitato il direttore a intraprendere i passi necessari per evitare tale situazione nei prossimi anni.

2.3. Su richiesta del Controllo finanziario è stato fatto ampiamente ricorso al fondo cassa in dotazione per motivi collegati al rapporto costi/benefici. Il sistema precedente induceva considerevoli costi di corriere e ritardi. Inoltre faceva sì che il Controllo finanziario dovesse intervenire più di frequente.

Il ricorso al fondo cassa in dotazione per tutte le spese che potevano dare origine a impegni provvisori ha ridotto le spese di gestione e i ritardi.

2.4. Il Consiglio d'amministrazione conviene che il volume dei trasferimenti di stanziamenti era eccessivo. Le principali cause sono legate ai progetti di trasferimento a Salonicco e all'arrivo del nuovo direttore e del nuovo direttore aggiunto. Inoltre un ruolo importante va attribuito alle decisioni relative a importanti investimenti nelle nuove tecnologie.

2.7. Il Consiglio d'amministrazione s'impegna a programmare le spese in maniera più realistica e a realizzare il Programma di lavoro più in linea con il bilancio. Per il 1996 verrà istituito un controllo dell'esecuzione parallela del bilancio e del Programma di lavoro, abbinato ad un sistema informatico avanzato di gestione. Il Consiglio d'amministrazione ribadisce il parere della Corte e ha adottato le misure necessarie per assicurare un flusso regolare d'informazioni su tutti i temi legati al bilancio.

3.1. La Commissione riconosce di non essere stata in grado nel 1994 di applicare le misure relative al trasferimento delle sovvenzioni in rate trimestrali nelle prime due settimane del trimestre. Ha adottato i passi necessari per ottemperare in futuro a tale misura. Ad eccezione del trasferimento della prima tranche (pagamento registrato dalla Commissione il 30 gennaio), per il quale è necessario garantire l'impegno per la sovvenzione, nel 1995 ha ordinato di pagare al Cedefop, così che i fondi sono arrivati al Centro nelle prime due settimane del trimestre (registrazione del pagamento per il secondo trimestre il 10 aprile, per il terzo trimestre il 21 giugno e per il quarto trimestre il 27 settembre).

3.5. Sebbene il Centro abbia effettuato i pagamenti in conformità delle norme previste per il personale, indagherà sul problema.

3.7. Il problema verrà esaminato in relazione al trasferimento a Salonicco.

3.8. Il Consiglio d'amministrazione conviene con la Corte.

3.9. Il Consiglio d'amministrazione ha invitato il direttore ad intraprendere i passi necessari all'interno delle proprie competenze, così da evitare tale situazione nei prossimi anni.