INDICE "" ID="1">Introduzione> ID="2">1.1 - 1.3"> ID="1">Osservazioni generali> ID="2">2.1 - 2.3"> ID="1"> Separazione delle funzioni> ID="2">2.1 "> ID="1"> Cassa di anticipazioni> ID="2">2.2 - 2.3"> ID="1">Osservazioni sull'esecuzione del bilancio e sul conto di gestione> ID="2">3.1 - 3.9"> ID="1"> Storni di stanziamenti> ID="2">3.1 - 3.3"> ID="1"> Spese> ID="2">3.4 - 3.5"> ID="1"> Entrate> ID="2">3.6 - 3.7"> ID="1"> Sovvenzione assegnata> ID="2">3.8 - 3.9"> ID="1">Osservazioni sulla contabilità generale e sul bilancio finanziario> ID="2">4.1 - 4.3"> ID="1"> Valori immobilizzati> ID="2">4.1 - 4.2"> ID="1"> Crediti> ID="2">4.3 "> ID="1">Conclusione> ID="2">5.1 " ID="2">Pagina" ID="1">Allegato: Esercizio 1992 - Utilizzazione degli stanziamenti disponibili> ID="2">11"> ID="1">Risposte della Fondazione> ID="2">12">

RELAZIONE sui conti e sulla gestione della Fondazione Europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro (Fondazione di Dublino) per l'esercizio 1992 corredata delle risposte della Fondazione (94/C 28/02)

1. INTRODUZIONE

1.1. La Corte ha esaminato i conti e la gestione finanziaria della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro (Fondazione di Dublino) per l'esercizio 1992, conformemente alla regolamentazione applicabile in materia(1) ().

1.2. La procedura di revisione delle disposizioni finanziarie, sostanzialmente basate sul regolamento finanziario del 25 aprile 1973 applicabile al bilancio generale delle Comunità europee(2) (), è stata avviata dalla Commissione nel dicembre 1990(3) (). A seguito dei pareri formulati dalla Corte(4) () e dal Parlamento europeo(5) (), il 27 marzo 1992 sono state presentate alcune proposte modificate della Commissione(6) (). I regolamenti di modifica sono stati adottati dal Consiglio il 30 giugno 1993(7) ().

1.3. Gli stanziamenti disponibili per l'esercizio 1992 sono ammontati a 10,79 Mio ECU. Gli impegni contratti hanno dato luogo a pagamenti pari a 8,65 Mio ECU e a riporti all'esercizio 1993 pari a 1,90 Mio ECU; il saldo di 0,24 Mio ECU è stato annullato. Gli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente hanno dato luogo a pagamenti per un importo di 1,96 Mio ECU e ad annullamenti per un importo di 0,10 Mio ECU. La tabella allegata alla presente relazione contiene un'analisi per capitolo dell'utilizzazione degli stanziamenti dell'esercizio nonché degli stanziamenti riportati dal 1991.

2. OSSERVAZIONI GENERALI

Separazione delle funzioni

2.1. La Fondazione ha proseguito la riforma delle proprie procedure amministrative. Tuttavia, la separazione delle funzioni di ordinatore e di contabile, prescritta dal regolamento finanziario, continua ad essere insufficiente, a causa soprattutto del fatto che l'amministratore delle anticipazioni procede alla registrazione dei pagamenti nella contabilità della Fondazione. Questa situazione, segnalata dalla Corte nella sua relazione sull'esercizio finanziario 1991(8) (), si è protratta nel corso dell'esercizio 1992.

Cassa di anticipazioni

2.2. Nel 1992, i pagamenti eseguiti senza il visto preliminare del controllore finanziario, attraverso la procedura derogatoria della cassa di anticipazioni, rappresentano il 24 % del totale, senza contare gli stipendi, rispetto al 29,5 % del 1991.

2.3. Contrariamente alle disposizioni del regolamento finanziario e nonostante le osservazioni della Corte(9) (), nel 1992 le imputazioni di bilancio relative ai pagamenti eseguiti ricorrendo alla cassa delle anticipazioni continuavano ad essere registrate nella contabilità della Fondazione prima della concessione del visto da parte del controllore finanziario.

3. OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO E SUL CONTO DI GESTIONE

Storni di stanziamenti

3.1. Nella relazione sull'esercizio finanziario 1990, la Corte aveva constatato che la suddivisione dello stato delle entrate e delle spese della Fondazione in titoli e capitoli, prescritta dall'articolo 15 del regolamento finanziario, non era applicata, dato che il concetto di «capitolo» veniva a sostituire quello di «titolo». Tale anomalia, che scomparirà solo nel 1994, comporta un'autonomia più ampia del previsto in materia di storni di stanziamenti, dal momento che per gli storni detti «all'interno di un capitolo» non è richiesto il consenso della Commissione.

3.2. Nel 1992 il volume degli storni è leggermente diminuito. L'importo degli stanziamenti stornati è pari a 1 216 500 ECU - di cui 1 032 000 ECU riguardano storni da articolo ad articolo - corrispondenti al 9,6 % del bilancio iniziale, rispetto al 10,6 % del 1991.

3.3. In base all'articolo 15 del regolamento finanziario, gli storni che avrebbero dovuto essere considerati da capitolo a capitolo ammontano, rispettivamente, a 138 000 ECU nel «capitolo» 1 «Spese per il personale» e a 61 800 ECU nel «capitolo» 2 «Spese di funzionamento amministrativo», ossia, sommati, al 46,9 % del totale degli storni detti «all'interno di un capitolo».

Spese

3.4. Esaminando un campione di spese è stato possibile constatare che l'acquisto di un elaboratore e del relativo software per un importo di 12 814 ECU è stato imputato all'articolo 300 «Costituzione di una documentazione operativa (condizioni di vita)» a causa della sua utilizzazione in questo campo. La spesa in questione avrebbe dovuto essere imputata all'articolo 220 «Impianti tecnici e macchine per ufficio».

3.5. D'altra parte, del mobilio (mobili composti da ufficio, schedari e sedie), per un importo di 31 514 ECU, è stato imputato all'articolo 204 «Sistemazione dei locali», a causa del fatto che la sua istallazione rientrava in contratti relativi alla costruzione e alla sistemazione del nuovo edificio. Questo elemento di spesa avrebbe dovuto essere imputato alla voce 2210 «Attrezzatura iniziale - Mobilio».

Entrate

3.6. La sovvenzione a titolo dell'esercizio 1992, a carico del bilancio generale delle Comunità, è stata versata dalla Commissione, in seguito alle richieste della Fondazione, in tre quote pari rispettivamente a 2 000 000 ECU, 2 091 000 ECU e 6 494 000 ECU nei mesi di marzo, giugno e ottobre 1992. La Corte non può non ribadire quanto osservato nelle sue precedenti relazioni(10) (), ovvero che questa modalità di versamento non è conforme all'articolo 26 del regolamento finanziario, a norma del quale il versamento deve essere eseguito nei primi quindici giorni di ciascun trimestre e in funzione del fabbisogno effettivo. Inoltre, gli ordini di riscossione sono stati emanati posteriormente al ricevimento dei fondi, contrariamente alle disposizioni del regolamento finanziario.

3.7. L'ultima quota della sovvenzione versata dalla Commissione a titolo dell'esercizio 1991, cioè 3 385 000 ECU, ricevuta dalla Fondazione nel gennaio 1992, non era stata inclusa, giustamente, nelle entrate del 1991. Nel 1992, la Fondazione ha compensato direttamente questo importo con il deficit dell'esercizio 1991, pari a 3 095 896,65 ECU, registrando fra le entrate dell'esercizio 1992 solo la differenza di 289 103,35 ECU. Era opportuno applicare rigorosamente l'articolo 5 del regolamento finanziario, in base al quale «le entrate di un esercizio sono imputate all'esercizio nel corso del quale sono state riscosse», e di far figurare il deficit riportato a livello del calcolo del saldo dell'esercizio.

Sovvenzione assegnata

3.8. La seconda quota di 100 000 IRL (pari a 130 401,22 ECU) di sovvenzione del governo irlandese destinata al finanziamento del nuovo edificio è stata versata alla Fondazione nell'aprile 1992. Come la prima quota versata nel 1991, questa entrata non è stata iscritta nel conto di gestione, ma in un conto specifico che figura al passivo del bilancio finanziario(11) (). Nel corso dell'anno 1992, sono state registrate su questo conto anche alcune spese per un importo netto di 118 420 ECU. Benché rechino il visto del controllore finanziario, queste operazioni non sono conformi all'articolo 4 del regolamento finanziario, a norma del quale «la riscossione delle entrate ed il pagamento delle spese possono essere effettuati solo attraverso l'imputazione a un articolo dello stato delle entrate e delle spese».

3.9. Al fine di regolarizzare la situazione suddetta per quanto riguarda le tre quote della sovvenzione (1991, 1992, 1993), nel marzo 1993 il direttore della Fondazione ha proposto al Consiglio di amministrazione di chiedere alla Commissione di invitare l'autorità di bilancio ad approvare un bilancio rettificativo e suppletivo di 268 000 ECU, ripartiti fra entrate e spese, una proposta che il Consiglio di amministrazione non ha adottato. È auspicabile che la Fondazione instauri una procedura che consenta di osservare il regolamento finanziario senza aggiungere troppe difficoltà amministrative.

4. OSSERVAZIONI SULLA CONTABILITÀ GENERALE E SUL BILANCIO FINANZIARIO

Valori immobilizzati

4.1. Gli importi delle immobilizzazioni registrate all'attivo del bilancio finanziario al 31 dicembre 1992 presentano le seguenti anomalie:

a)il valore del mobilio acquistato nell'ambito della sistemazione del nuovo edificio (cfr. il paragrafo 3.5) è incluso sia nell'inventario degli edifici che nell'inventario del mobilio; la voce «Edifici» è quindi sopravvalutata di 31 514 ECU;

b)l'acquisto di un elaboratore, imputato alle spese operative (cfr. il paragrafo 3.4) non ha formato oggetto di una registrazione nell'inventario; la voce «Mobilio e materiale» è quindi sopravvalutata di 12 814 ECU.

Di conseguenza, l'importo dei capitali propri che figurano al passivo del bilancio finanziario è sopravvalutato di 18 700 ECU.

4.2. Nel corso dell'esercizio 1992, sono stati registrati 10 ritiri dall'inventario per un valore totale di 50 486 ECU. In sette casi, corrispondenti ad un valore complessivo di 16 576 ECU, i ritiri sono stati eseguiti benché mancasse una decisione dell'ordinatore vistata dal controllore finanziario, contrariamente al disposto dell'articolo 54 del regolamento finanziario.

Crediti

4.3. Le tre voci di crediti «Stati membri», «Debitori vari» e «Interessi maturati» che figurano all'attivo del bilancio finanziario al 31 dicembre 1992 presentano anomalie derivanti dall'utilizzazione di tassi di conversione inadeguati e da errori di contabilizzazione. Di conseguenza, la voce «Entrate da riscuotere» al passivo del bilancio finanziario è sottovalutata di 4 700 ECU. Benché questi errori non rimettano in questione la veridicità degli stati finanziari, essi sottolineano le carenze della contabilità dei diritti accertati. La Corte raccomanda pertanto nuovamente di integrare la contabilità manuale delle entrate nel sistema contabile informatizzato.

5. CONCLUSIONE

5.1. È necessario che la Fondazione prosegua l'instaurazione di procedure amministrative conformi al regolamento finanziario, specie per quanto riguarda la separazione delle funzioni di ordinatore e di contabile, nonché la contabilizzazione delle entrate. La Corte raccomanda inoltre di rivedere le procedure di aggiornamento dell'inventario.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 4 novembre 1993.

Per la Corte dei conti André J. MIDDELHOEK Presidente

(1)() - Articolo 16, paragrafo 2 del regolamento (CEE) n. 1365/75 del Consiglio del 26 maggio 1975, concernente l'istituzione di una Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro, GU L 139 del 30.5.1975.

- Articolo 69 del regolamento (CEE) n. 1417/76 del Consiglio del 1o giugno 1976, recante le disposizioni finanziarie applicabili alla Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro, GU L 164 del 24.6.1976.

(2)() Abrogato nel 1977 e sostituito dal regolamento finanziario del 21 dicembre 1977, GU L 356 del 31.12.1977, modificato da ultimo dal regolamento (Euratom, CECA, CEE) n. 610/90 del Consiglio del 13 marzo 1990, GU L 70 del 16.3.1990.

(3)() Proposte di regolamenti del Consiglio presentate il 17 dicembre 1990, GU C 23 del 31.1.1991.

(4)() Pareri della Corte nn. 3/91 e 4/91 dell'11 aprile 1991, GU C 152 del 10.6.1991.

(5)() Parere del Parlamento del 13 dicembre 1991, GU C 13 del 20.1.1992.

(6)() GU C 130 del 21.5.1992.

(7)() - Regolamento (CEE) n. 1947/93 del Consiglio, del 30 giugno1993, che modifica il regolamento (CEE) n. 1365/75 concernente l'istituzione di una Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro, GU L 181 del 23.7.1993.

- Regolamento (CEE) n. 1949/93 del Consiglio, del 30 giugno 1993, che modifica il regolamento (CEE) n. 1417/76 recante le disposizioni finanziarie applicabili alla Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro, GU L 181 del 27.7.1993.

(8)() Relazione annuale 1991 (paragrafo 2.1).

(9)() Relazioni annuali 1989 (paragrafo 2.5) e 1991 (paragrafo 2.6).

(10)() Relazioni annuali 1989 (paragrafi 4.1 e 4.2), 1990 (paragrafo 3.8) e 1991 (paragrafo 3.6).

(11)() «Grant for new building» (sovvenzione per il nuovo edificio).

ALLEGATO

Fondazione di Dublino - Esercizio 1992 - Utilizzazione degli stanziamenti disponibili "(1 000 ECU)">Capitolo"> ID="1">4 150> ID="2">3 877> ID="3">68 > ID="4">205> ID="5">63> ID="6">57> ID="7">6"> ID="2">(93,4 %)> ID="3">(1,6 %)> ID="4">(5 %)> ID="6">(90,5 %)> ID="7">(9,5 %)"> ID="1">2 525> ID="2">2 184> ID="3">331> ID="4">10> ID="5">693> ID="6">692> ID="7">1"> ID="2">(86,5 %)> ID="3">(13,1 %)> ID="4">(0,4 %)> ID="6">(99,9 %)> ID="7">(0,1 %)"> ID="1">1 645> ID="2">943> ID="3">689> ID="4">13 > ID="5">641> ID="6">610 > ID="7">31"> ID="2">(57,3 %)> ID="3">(41,9 %)> ID="4">(0,8 %)> ID="6">(95,2 %)> ID="7">(4,8 %)"> ID="1">2 465> ID="2">1 643> ID="3">813> ID="4">9 > ID="5">667> ID="6">601> ID="7">66"> ID="2">(66,7 %)> ID="3">(33 %)> ID="4">(0,3 %)> ID="6">(90,1 %)> ID="7">(9,9 %)"> ID="1">10 785> ID="2">8 647> ID="3">1 901 > ID="4">237> ID="5">2 064> ID="6">1 960> ID="7">104"> ID="2">(80,2 %)> ID="3">(17,6 %)> ID="4">(2,2 %)> ID="6">(95 %)> ID="7">(5 %)">

OSSERVAZIONI DELLA FONDAZIONE SULLA RELAZIONE DELLA CORTE DEI REVISORI DEI CONTI SUI CONTI 1992

2.1 e 2.3. Come già indicato nella risposta alla Relazione della Corte dei conti relativa ai Conti 1991 è in via di sviluppo un sistema computerizzato che coinvolge la Fondazione. Il completamento di tale progetto permetterà l'attuazione delle raccomandazioni della Corte per quanto riguarda le funzioni dell'Amministratore del prestito e le necessità di Visto del Controllo finanziario prima della registrazione dei pagamenti del Conto anticipi nel sistema contabile.

3.1. Il bilancio preventivo della Fondazione per il 1994 è stato stabilito sulla base di «titoli». È stata questa l'occasione più tempestiva per dare attuazione alla raccomandazione della Corte.

3.4 e 3.5. La Fondazione contatterà la Commisione in merito alle procedure per la registrazione degli acquisti, la natura dei quali è coperta da voci relative a più di una singola voce di bilancio.

Dovrebbe essere notato che il mobilio in esame è di tipo prefabbricato e in quanto tale incorporato nella struttura dell'edificio. Perciò è sembrato appropriato registrare tale mobilio alla voce 2040 «sistemazione dei locali».

3.6. Tale materia relativa al tempo del pagamento degli stanziamenti sarà nuovamente portata all'attenzione della Commissione.

3.7. Il Conto delle entrate e delle spese della Fondazione è stato delineato in accordo con quello della Commissione. Esso è stato preparato in accordo con le entrate e le spese di bilancio dell'anno finanziario in questione. Non è stato tenuto conto di un deficit registrato in un esercizio precedente dato che esso sarebbe stato communque cancellato da un voce attiva in conto relativa al saldo di entrate e spese per l'anno precedente. Sarà communque attuata la raccomandazione della Corte dei revisori dei conti per quanto attiene all'art. 5 del Regolamento finanziario.

3.8. Come notato nella risposta alla Relazione della Corte del 1991 la Fondazione ha contattato i servizi della Commissione quando ha appreso della decisione del Governo irlandese di stanziare un finanziamento per il nuovo edificio. È stato sottolineato allora che le circostanze relative a tele stanziamento non erano chiaramente coperte dall'Art. 4 delle disposizioni finanziarie, dato che lo stanziamento del Governo irlandese era specificamente relativo al nuovo edificio e non intendeva ridurre lo stanziamento che la Fondazione riceve attraverso il Bilancio Generale.

4.1. È stata presa nota delle osservazioni della Corte. Saranno introdotti emendamenti negli inventari appropriati.