DECISIONE DELLA COMMISSIONE

del 5 maggio 2009

che adotta i provvedimenti attuativi relativi al meccanismo di consultazione e alle altre procedure di cui all’articolo 16 del regolamento (CE) n. 767/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata (regolamento VIS)

[notificata con il numero C(2009) 2359]

(I testi in lingua bulgara, ceca, estone, finlandese, francese, greca, italiana, lettone, lituana, maltese, olandese, polacca, portoghese, romena, slovacca, slovena, spagnola, svedese, tedesca e ungherese sono i soli facenti fede)

(2009/377/CE)

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea,

visto il regolamento (CE) n. 767/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 9 luglio 2008, concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata (regolamento VIS) (1), in particolare l’articolo 45, paragrafo 2, lettera e),

considerando quanto segue:

L’articolo 16 del regolamento (CE) n. 767/2008 fornisce le regole d’uso del VIS per la consultazione e la richiesta di documenti. In attuazione dell’articolo 16 del regolamento VIS, è opportuno adottare misure relative all’elaborazione di norme concernenti lo scambio dei messaggi trasmessi dalle infrastrutture del VIS (specifiche VIS Mail). Tali messaggi non devono essere registrati nel VIS e i dati personali trasmessi devono essere utilizzati unicamente ai fini della consultazione delle autorità centrali competenti per i visti e della cooperazione consolare.

Fatte salve ulteriori misure adottate entro la data di cui all’articolo 46 del regolamento VIS concernenti l’integrazione delle funzionalità tecniche della rete di consultazione Schengen, le specifiche VIS Mail devono definire quattro tipi di messaggi che si possono usare dall’entrata in funzione del VIS fino alla data menzionata nell’articolo 46 del regolamento VIS. Tra questi devono esservi messaggi connessi alla cooperazione consolare (articolo 16, paragrafo 3, del regolamento VIS), messaggi connessi alla trasmissione di richieste all’autorità competente per i visti affinché inoltri copie di documenti di viaggio e altri documenti giustificativi relativi alla domanda nonché alla trasmissione di copie elettroniche di tali documenti (articolo 16, paragrafo 3, del regolamento VIS), messaggi indicanti che i dati trattati nel VIS sono inesatti o che sono stati trattati nel VIS in violazione delle disposizioni del regolamento VIS (articolo 24, paragrafo 2, del regolamento VIS) e messaggi indicanti che un richiedente ha acquisito la cittadinanza di uno Stato membro (articolo 25, paragrafo 2, del regolamento VIS).

In conformità dell’articolo 5 del protocollo sulla posizione della Danimarca, allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea, il 13 ottobre 2008 la Danimarca ha deciso di recepire il regolamento (CE) n. 767/2008 nel suo diritto interno. Il regolamento (CE) n. 767/2008 è quindi vincolante per la Danimarca nel diritto internazionale. La Danimarca ha pertanto l’obbligo, in virtù del diritto internazionale, di attuare questa decisione.

In conformità della decisione 2000/365/CE del Consiglio, del 29 maggio 2000, riguardante la richiesta del Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord di partecipare ad alcune disposizioni dell’acquis di Schengen (2) , il Regno Unito non partecipa all’adozione del regolamento (CE) n. 767/2008 e non è da esso vincolato né è soggetto alla sua applicazione in quanto esso costituisce uno sviluppo delle disposizioni dell’acquis di Schengen. Il Regno Unito non è quindi destinatario della presente decisione della Commissione.

In conformità della decisione 2002/192/CE del Consiglio, del 28 febbraio 2002, riguardante la richiesta dell’Irlanda di partecipare ad alcune disposizioni dell’acquis di Schengen (3) , l’Irlanda non partecipa all’adozione del regolamento (CE) n. 767/2008 e non è da esso vincolata né è soggetta alla sua applicazione in quanto esso costituisce uno sviluppo delle disposizioni dell’acquis di Schengen. L’Irlanda non è quindi destinataria della presente decisione della Commissione.

Per quanto riguarda la Svizzera, la presente decisione costituisce uno sviluppo delle disposizioni dell’acquis di Schengen, ai sensi dell’accordo concluso dal Consiglio dell’Unione europea con la Comunità europea e la Confederazione svizzera sull’associazione di quest’ultimo Stato all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen, che rientra nel settore di cui all’articolo 1, lettera B, della decisione 1999/437/CE, in combinato disposto con l’articolo 3 della decisione 2008/146/CE del Consiglio (6) relativa alla conclusione di tale accordo a nome della Comunità europea.

Per quanto riguarda il Liechtenstein, la presente decisione costituisce uno sviluppo delle disposizioni dell’acquis di Schengen ai fini del protocollo tra l’Unione europea, la Comunità europea, la Confederazione svizzera e il Principato del Liechtenstein sull’adesione del Principato del Liechtenstein all’accordo tra l’Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera riguardante l’adesione della Confederazione svizzera all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen, che rientra nel settore di cui all’articolo 1, lettera B, della decisione 1999/437/CE, in combinato disposto con l’articolo 3 della decisione 2008/261/CE del Consiglio, del 28 febbraio 2008, sulla firma, a nome della Comunità europea, e sull’applicazione provvisoria di alcune disposizioni del protocollo tra l’Unione europea, la Comunità europea, la Confederazione svizzera e il Principato del Liechtenstein sull’adesione del Principato del Liechtenstein all’accordo tra l’Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera riguardante l’adesione della Confederazione svizzera all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen (7) .

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Le disposizioni di attuazione relative al meccanismo di consultazione e alle altre procedure di cui all’articolo 16 del regolamento (CE) n. 767/2008 per la fase compresa tra l’entrata in funzione del VIS e la data menzionata nell’articolo 46 del regolamento (CE) n. 767/2008 sono riportate nell’allegato.

Articolo 2

La presente decisione si applica al Regno del Belgio, alla Repubblica di Bulgaria, alla Repubblica ceca, alla Repubblica federale di Germania, alla Repubblica di Estonia, alla Repubblica ellenica, al Regno di Spagna, alla Repubblica francese, alla Repubblica italiana, alla Repubblica di Cipro, alla Repubblica di Lettonia, alla Repubblica di Lituania, al Granducato di Lussemburgo, alla Repubblica di Ungheria, alla Repubblica di Malta, al Regno dei Paesi Bassi, alla Repubblica di Austria, alla Repubblica di Polonia, alla Repubblica portoghese, alla Romania, alla Repubblica di Slovenia, alla Repubblica slovacca, alla Repubblica di Finlandia e al Regno di Svezia.

(1) GU L 218 del 13.8.2008, pag. 60.

(2) GU L 131 dell’1.6.2000, pag. 43.

(3) GU L 64 del 7.3.2002, pag. 20.

(4) GU L 176 del 10.7.1999, pag. 36.

(5) GU L 176 del 10.7.1999, pag. 31.

(6) GU L 53 del 27.2.2008, pag. 1.

(7) GU L 83 del 26.3.2008, pag. 3.

(8) GU L 381 del 28.12.2006, pag. 4.

ALLEGATO

1. Introduzione

Il meccanismo di comunicazione VIS Mail deve basarsi sull’articolo 16 del regolamento (CE) n. 767/2008, consentendo la trasmissione delle informazioni tra gli Stati membri tramite le infrastrutture del sistema di informazione visti (VIS).

I dati personali trasmessi nell’ambito di questo meccanismo a norma dell’articolo 16 del regolamento VIS devono essere utilizzati unicamente ai fini della consultazione delle autorità centrali competenti per i visti e della cooperazione consolare.

La rispettiva evoluzione di VIS Mail e VISION comporta un processo in più fasi illustrato di seguito:

Finché il VIS non diventerà operativo, VISION sarà l’unica rete di comunicazione per le consultazioni in merito ai visti (1).

Nella fase 1, a partire dall’entrata in funzione del VIS, è possibile usare il meccanismo VIS Mail per la trasmissione dei seguenti tipi di informazioni:

— messaggi connessi alla cooperazione consolare,

— richieste di documenti giustificativi,

— messaggi riguardanti dati inesatti,

— acquisizione della cittadinanza di uno Stato membro da parte di un richiedente.

Nella fase 1 sono applicabili le disposizioni del regolamento VIS concernenti l’utilizzo della VIS Mail per la trasmissione delle informazioni relative alla cooperazione consolare e alle richieste di documenti giustificativi (articolo 16, paragrafo 3), per la correzione di dati (articolo 24, paragrafo 2) e per la cancellazione anticipata dei dati (articolo 25, paragrafo 2). Il meccanismo VIS Mail, compresi il mail relay centrale e i server di posta nazionali, deve essere implementato nel caso in cui almeno uno Stato membro intenda usare il meccanismo nella fase 1, onde assicurare che tale Stato membro sia in grado di trasmettere i messaggi indicati (2). Durante la fase 1 di funzionamento del VIS Mail, si deve usare VISION in parallelo.

Nella fase 2, quando tutte le autorità che rilasciano i visti Schengen saranno collegate al VIS, il meccanismo VIS Mail sostituirà la rete di consultazione Schengen a partire dalla data stabilita in conformità dell’articolo 46 del regolamento VIS. A partire da tale data, lo scambio di tutti i tipi di messaggi dovrà avvenire tramite l’infrastruttura VIS per mezzo del meccanismo VIS Mail.

2. Infrastruttura di scambio di posta SMTP

Lo scambio di posta SMTP (Simple Mail Transfer Protocol — protocollo Internet standard per l’invio di messaggi di posta elettronica) utilizzerà l’infrastruttura VIS, che comprende le interfacce nazionali e la rete sTESTA, e dovrà essere basato sui server di posta nazionali che si scambiano messaggi tramite un’infrastruttura di mail relay centrale.

L’infrastruttura di mail relay centrale SMTP dovrà essere sviluppata e installata nei siti dell’unità centrale VIS e dell’unità centrale di riserva (back-up). L’autorità di gestione dovrà provvedere alla gestione e al monitoraggio del mail relay, compresa la registrazione.

L’infrastruttura del server di posta SMTP nazionale sarà predisposta dagli Stati membri. L’infrastruttura del server di posta nazionale deve essere protetta contro l’accesso non autorizzato ai messaggi.

3. Soluzione di applicazione

Il funzionamento di VIS Mail avrà inizio nella fase 1 con i processi commerciali sviluppati tenendo in considerazione la soluzione tecnica di VISION per assicurare una transizione senza problemi dalla fase 1 alla fase 2 quando VIS Mail sostituirà VISION.

Le specifiche tecniche che descrivono le funzionalità del meccanismo VIS Mail non dovranno pregiudicare gli aspetti legali della cooperazione consolare e delle procedure relative ai visti.

(1) Questa rete è utilizzata per le consultazioni tra gli Stati membri, compresa la rappresentanza, e per lo scambio di informazioni in merito al rilascio di visti con validità territoriale limitata.

(2) Il fatto che si possa usare il meccanismo VIS Mail riguarda l’utilizzo facoltativo del meccanismo stesso, non la disponibilità dello strumento, che è quindi obbligatoria.