IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 289/3

REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1042/2014 DELLA COMMISSIONE

del 25 luglio 2014

che integra il regolamento (UE) n. 514/2014 per quanto riguarda la designazione e le responsabilità di gestione e di controllo delle autorità responsabili e lo status e gli obblighi delle autorità di audit

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

visto il regolamento (UE) n. 514/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 aprile 2014, recante disposizioni generali sul Fondo asilo, migrazione e integrazione e sullo strumento di sostegno finanziario per la cooperazione di polizia, la prevenzione e la lotta alla criminalità e la gestione delle crisi (1), in particolare l'articolo 26, paragrafo 4, e l'articolo 29, paragrafo 1,

considerando quanto segue:

(1) Al fine di assicurare la continuità tra l'attuazione dei precedenti fondi nell'ambito del programma generale «Solidarietà e gestione dei flussi migratori» per il periodo 2007-2013 e dei regolamenti specifici nell'ambito del quadro finanziario per il periodo 2014-2020, il regolamento (UE) n. 514/2014 si ispira ampiamente alle norme vigenti per i precedenti fondi, tenendo tuttavia conto dei cambiamenti introdotti nella gestione concorrente dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (2).

(2) Al fine di garantire che gli organismi che eseguono i programmi nazionali siano in grado di svolgere i loro compiti in modo efficiente e in linea con gli obiettivi e le priorità stabiliti nei regolamenti specifici di cui all'articolo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014, è opportuno fissare norme sulla procedura per procedere alla designazione e porvi fine ove necessario e sulla vigilanza di tale designazione.

(3) Affinché la portata delle responsabilità dei suddetti organismi consenta loro di eseguire il programma nazionale, è necessario fissare norme che definiscano le responsabilità di gestione e di controllo delle autorità responsabili, in particolare le condizioni alle quali possono delegare o esternalizzare alcuni dei loro compiti.

(4) La procedura di selezione e concessione del contributo dell'Unione nel quadro dei programmi nazionali dovrebbe rispettare i principi di trasparenza, non discriminazione e parità di trattamento. È pertanto necessario stabilire a quali condizioni gli Stati membri dovrebbero attuare le azioni nell'ambito dei programmi nazionali, precisando in particolare le circostanze in cui l'autorità responsabile può attuare i progetti direttamente.

(5) In tutti gli Stati membri i controlli di audit dovrebbero essere efficaci, avere una portata adeguata ed essere svolti in conformità con standard internazionalmente riconosciuti. A tal fine, è opportuno definire con chiarezza lo status delle autorità di audit e gli standard di audit.

(6) Per garantire che le autorità di audit possano elaborare pareri sulla base delle loro attività, è opportuno definire i diversi tipi di attività di audit.

(7) È importante che i risultati delle attività dell'autorità di audit siano tempestivamente e adeguatamente riferiti all'autorità designante e alla Commissione europea. In particolare è importante che la dichiarazione di gestione e il riepilogo annuale delle relazioni contabili finali e dei controlli effettuati, trasmessi nel quadro della richiesta annuale di pagamento, riflettano il risultato delle attività dell'autorità di audit e le sue conclusioni. Pertanto l'autorità di audit dovrebbe, nel quadro della sua attività di revisione contabile, provvedere affinché le informazioni sulle sue attività siano adeguatamente indicate in tali documenti.

(8) Al fine di consentire la tempestiva applicazione delle misure previste nel presente regolamento e non ritardare l'approvazione e attuazione dei programmi nazionali, è opportuno che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

(9) Il Regno Unito e l'Irlanda sono vincolati dal regolamento (UE) n. 514/2014 e sono pertanto vincolati dal presente regolamento.

(10) La Danimarca non è vincolata dal regolamento (UE) n. 514/2014 né dal presente regolamento,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

CAPO I

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Definizioni

Ai fini del presente regolamento valgono le definizioni di cui al regolamento (UE) n. 514/2014. Si applicano inoltre le seguenti definizioni:

a) «autorità designante»: l'autorità ministeriale di uno Stato membro, di cui all'articolo 26, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014, che designa l'autorità responsabile;

b) «autorità competenti»: l'autorità responsabile, l'autorità di audit e, se opportuno, l'autorità delegata di cui all'articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014;

c) «SFC2014»: il sistema di informazione elettronico istituito dall'articolo 2 del regolamento di esecuzione (UE) n. 802/2014 della Commissione (3);

d) «convenzione di sovvenzione»: una convenzione o atto giuridico equivalente sulla cui base l'autorità responsabile eroga sovvenzioni al beneficiario affinché attui il progetto nel quadro del programma nazionale.

CAPO II

AUTORITÀ RESPONSABILE

SEZIONE I

Designazione dell'autorità responsabile

Articolo 2

Criteri e procedura di designazione dell'autorità responsabile

1. L'organismo da designare quale autorità responsabile dispone di un'organizzazione amministrativa e di un sistema di controllo interno conformi ai criteri di cui all'allegato del presente regolamento (di seguito «criteri di designazione»). I criteri di designazione riguardano:

a) l'ambiente interno;

b) le attività di controllo;

c) l'informazione e la comunicazione interne;

d) il monitoraggio e la rendicontazione interne.

Gli Stati membri possono stabilire ulteriori criteri di designazione per tenere conto delle dimensioni, delle responsabilità e di altre caratteristiche dell'autorità responsabile.

2. L'organismo di audit di cui all'articolo 26, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 514/2014 valuta se la potenziale autorità responsabile rispetta i criteri di designazione di cui all'allegato, e documenta i risultati, le conclusioni e il parere di audit in una relazione di audit indirizzata all'autorità designante.

3. Se non è convinta della conformità della potenziale autorità responsabile con i criteri di designazione, l'autorità designante le impartisce istruzioni specifiche affinché vi si conformi entro un dato termine, prima di poter essere designata autorità responsabile.

In attesa che si conformi ai criteri, l'organismo può essere provvisoriamente designato autorità responsabile per un periodo non superiore a 12 mesi. La durata di tale periodo è proporzionata al grado di non conformità riscontrato.

4. Designata l'autorità responsabile, lo Stato membro ne informa senza indugio la Commissione tramite SFC2014. Contestualmente trasmette la documentazione indicante:

a) la principale ripartizione delle responsabilità tra le unità organizzative dell'autorità responsabile;

b) se del caso, i rapporti con le autorità delegate, le attività da delegare e le principali procedure di vigilanza sulle attività delegate;

c) una sintesi delle principali procedure per il trattamento dei crediti finanziari dei beneficiari e per l'autorizzazione e la contabilizzazione delle spese.

Articolo 3

Vigilanza dell'autorità responsabile e riesame della designazione

1. L'autorità designante sorveglia l'autorità responsabile, in particolare sulla base delle informazioni di cui all'articolo 14, paragrafo 2, del presente regolamento, e dà seguito alle eventuali carenze riscontrate.

2. Gli Stati membri provvedono affinché le informazioni secondo cui l'autorità responsabile non rispetta più i criteri di designazione siano comunicate senza indugio all'autorità designante.

3. Qualora l'autorità responsabile non rispetti più pienamente i criteri di designazione o il suo sistema di controllo interno sia così carente da comprometterne la capacità di svolgere i propri compiti, l'autorità designante la sottopone a un periodo di prova. In tal caso l'autorità designante stabilisce un piano correttivo che l'autorità responsabile deve attuare entro un termine commisurato al grado di non conformità o alla gravità della carenza. Il termine non può essere superiore a 12 mesi a decorrere dall'inizio del periodo di prova.

4. L'autorità designante informa tempestivamente la Commissione di ogni eventuale piano correttivo stabilito conformemente al paragrafo 3, e la tiene informata sui progressi.

5. Se è messa fine alla designazione dell'autorità responsabile, l'autorità designante designa tempestivamente un'altra autorità responsabile conformemente all'articolo 26 del regolamento (UE) n. 514/2014 e all'articolo 2 del presente regolamento, al fine di garantire la continuità dei pagamenti ai beneficiari.

6. Qualora constati che uno Stato membro non ha ottemperato all'obbligo di stabilire un piano correttivo ai sensi del paragrafo 3, o che l'autorità responsabile mantiene la sua designazione pur non avendo attuato il piano correttivo entro il termine previsto, la Commissione rimedia alle carenze rimanenti mediante la procedura di verifica di conformità di cui all'articolo 47 del regolamento (UE) n. 514/2014.

SEZIONE II

Responsabilità di gestione e di controllo dell'autorità responsabile

Articolo 4

Compiti dell'autorità responsabile

L'autorità responsabile gestisce ed esegue il programma nazionale conformemente ai principi di sana gestione finanziaria. Essa:

a) consulta i partner conformemente all'articolo 12, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014;

b) garantisce il corretto funzionamento del comitato di sorveglianza di cui all'articolo 12, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 514/2014;

c) presenta alla Commissione, tramite SFC2014, la proposta di programma nazionale di cui all'articolo 14 del regolamento (UE) n. 514/2014 e le eventuali modifiche successive;

d) definisce e stabilisce le norme di ammissibilità dei progetti e dei costi dei progetti per tutte le attività, garantendo la parità di trattamento ed evitando i conflitti di interesse, conformemente ai principi di sana gestione finanziaria;

e) organizza e pubblica i bandi di gara e gli inviti a presentare proposte, organizza la selezione dei progetti da finanziare nel quadro del programma nazionale e la concessione delle sovvenzioni e pubblica i risultati in linea con il campo di applicazione e gli obiettivi dei regolamenti specifici di cui all'articolo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014 e con i criteri di cui all'articolo 9 del presente regolamento;

f) garantisce che siano predisposti sistemi per raccogliere i dati necessari per riferire alla Commissione sugli indicatori comuni e sugli indicatori specifici per programma, oltre agli altri dati sull'esecuzione del programma e dei progetti;

g) riceve i pagamenti della Commissione ed effettua i versamenti ai beneficiari;

h) garantisce la coerenza e la complementarità tra i cofinanziamenti a titolo dei regolamenti specifici e quelli dei pertinenti strumenti dell'Unione e nazionali;

i) monitora i progetti e verifica che le spese dichiarate siano state effettivamente sostenute e rispettino le norme dell'Unione e nazionali;

j) assicura l'esistenza di un sistema informatico di registrazione e conservazione della contabilità di ciascun progetto nel quadro del programma nazionale nonché la raccolta dei dati relativi all'esecuzione necessari per la gestione finanziaria, il monitoraggio, il controllo e la valutazione;

k) fatte salve le norme contabili nazionali, garantisce che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione di progetti finanziati nel quadro del programma nazionale mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative al progetto;

l) assicura che le valutazioni del programma nazionale di cui all'articolo 56 e all'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014 siano effettuate entro i termini previsti;

m) garantisce che i valutatori indipendenti ricevano, ai fini della valutazione di cui all'articolo 56 e all'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014 e del parere di valutazione, tutte le informazioni necessarie sulla gestione del programma nazionale;

n) stabilisce le procedure per garantire la necessaria traccia di audit di tutti i documenti relativi alle spese, alle decisioni e alle attività di controllo e la loro conservazione conformemente ai regolamenti di esecuzione della Commissione adottati in base all'articolo 27, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 514/2014;

o) garantisce che l'autorità di audit riceva, ai fini degli audit di cui all'articolo 29 del regolamento (UE) n. 514/2014 e del parere di audit, tutte le informazioni necessarie sulle procedure di gestione e di controllo applicate e sulle spese finanziate a titolo dei regolamenti specifici;

p) redige le relazioni di esecuzione di cui all'articolo 54 del regolamento (UE) n. 514/2014 e le relazioni di valutazione di cui all'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014 e le presenta alla Commissione tramite SFC2014;

q) prepara la richiesta di pagamento a norma dell'articolo 44 del regolamento (UE) n. 514/2014 e la presenta alla Commissione tramite SFC2014;

r) svolge le attività di informazione e pubblicità e divulga i risultati del programma, a norma dell'articolo 53 del regolamento (UE) n. 514/2014;

s) effettua i controlli amministrativi e i controlli sul posto a norma dell'articolo 27 del regolamento (UE) n. 514/2014;

t) coopera con la Commissione e le autorità responsabili degli altri Stati membri;

u) risponde ai risultati degli audit dell'autorità di audit dandovi seguito oppure, se non li accetta, fornendo una motivazione dettagliata.

Articolo 5

Autorità delegata

1. L'autorità responsabile può delegare alcuni o tutti i suoi compiti ad un'autorità delegata conformemente all'articolo 25, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (UE) n. 514/2014. La delega di compiti risponde ai principi di sana gestione finanziaria e garantisce il rispetto del principio di non discriminazione e la visibilità del finanziamento dell'Unione. I compiti delegati non devono generare conflitti d'interessi.

2. La portata dei compiti delegati dall'autorità responsabile all'autorità delegata e le procedure dettagliate per la loro esecuzione sono fissate in un documento firmato dall'autorità responsabile e dall'autorità delegata. L'atto di delega precisa almeno quanto segue:

a) il regolamento specifico pertinente;

b) il o i compiti delegati all'autorità delegata;

c) l'obbligo per l'autorità delegata di verificare che i beneficiari rispettino le norme dell'Unione e nazionali;

d) l'obbligo per l'autorità delegata di predisporre e mantenere una struttura organizzativa e un sistema di gestione e di controllo adeguati allo svolgimento dei compiti;

e) le informazioni e i documenti giustificativi che l'autorità delegata deve presentare all'autorità responsabile e il relativo termine di presentazione;

f) il meccanismo dell'autorità responsabile per la vigilanza dell'autorità delegata.

3. A norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014, la comunicazione con la Commissione non può essere delegata. L'autorità delegata comunica con la Commissione tramite l'autorità responsabile.

4. Se l'autorità delegata non è un'amministrazione pubblica né un organismo disciplinato dal diritto privato dello Stato membro che svolge funzioni di servizio pubblico, l'autorità responsabile non può delegarle poteri esecutivi assortiti da un ampio margine di discrezionalità che implichi scelte politiche.

5. L'autorità responsabile mantiene la responsabilità dei compiti che ha delegato. L'autorità responsabile riesamina regolarmente i compiti delegati per accertarsi che l'operato sia soddisfacente e rispetti il diritto dell'Unione e nazionale.

6. Per quanto riguarda i compiti delegati, il presente regolamento si applica per analogia all'autorità delegata.

Articolo 6

Esternalizzazione di compiti

L'autorità responsabile può affidare a terzi alcuni dei suoi compiti. Essa tuttavia ne mantiene la responsabilità.

L'autorità responsabile riesamina regolarmente i compiti esternalizzati per accertarsi che l'operato sia soddisfacente e rispetti il diritto dell'Unione e nazionale.

SEZIONE III

Obblighi dell'autorità responsabile in materia di intervento pubblico

Articolo 7

Ruolo dell'autorità responsabile in veste di autorità che concede le sovvenzioni

1. Di norma l'autorità responsabile concede sovvenzioni per progetti nel quadro del programma nazionale sulla base di inviti a presentare proposte a procedura aperta.

2. L'autorità responsabile può concedere sovvenzioni per progetti sulla base di un invito a presentare proposte a procedura ristretta.

Gli inviti a presentare proposte a procedura ristretta sono destinati solo a determinate organizzazioni selezionate, a motivo della natura specifica del progetto o della competenza tecnica o amministrativa degli organismi invitati a presentare proposte.

I motivi che giustificano il ricorso a un invito a presentare proposte a procedura ristretta sono indicati nell'invito stesso.

3. L'autorità responsabile può concedere sovvenzioni direttamente qualora la natura specifica del progetto o la competenza tecnica o amministrativa degli organismi competenti non permetta alternative, ad esempio nelle situazioni di monopolio legale o di fatto.

I motivi che giustificano il ricorso alla concessione diretta sono indicati nella decisione di finanziamento.

4. In casi debitamente giustificati, tra cui la prosecuzione di progetti pluriennali selezionati in base a precedenti inviti a presentare proposte oppure situazioni di emergenza, le sovvenzioni possono essere assegnate senza invito a presentare proposte.

I motivi che giustificano la concessione della sovvenzione senza invito a presentare proposte sono indicati nella decisione di finanziamento.

5. Quando l'autorità responsabile agisce in veste di autorità che concede le sovvenzioni, né l'autorità responsabile né l'autorità delegata possono essere beneficiarie di una sovvenzione concessa conformemente al presente articolo.

6. L'autorità responsabile determina chi concede le sovvenzioni e provvede affinché siano evitati conflitti di interesse, in particolare quando i richiedenti sono organismi nazionali.

Articolo 8

Condizioni in cui l'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo

1. L'autorità responsabile può decidere di attuare i progetti direttamente, da sola o in associazione con un'altra autorità nazionale, in ragione dei suoi poteri amministrativi o della sua perizia tecnica, o in quanto le caratteristiche stesse del progetto non permettono alternative, ad esempio nelle situazioni di monopolio legale o per esigenze di sicurezza. In tali casi l'autorità responsabile è il beneficiario della sovvenzione.

2. I motivi che inducono l'autorità responsabile ad agire in veste di organo esecutivo e selezionare eventuali autorità nazionali associate come descritto al paragrafo 1 sono comunicati alla Commissione nella relazione annuale di esecuzione di cui all'articolo 54 del regolamento (UE) n. 514/2014.

3. Nell'attuare i progetti in veste di organo esecutivo, l'autorità responsabile rispetta il principio del rapporto qualità-prezzo ed evita i conflitti di interesse.

4. La decisione amministrativa di cofinanziare un progetto nel quadro del programma nazionale contiene le informazioni necessarie per monitorare l'attuazione dei prodotti e dei servizi cofinanziati e per verificare le spese sostenute.

5. Nell'ipotesi che l'autorità responsabile agisca regolarmente in veste di organo esecutivo:

a) l'autorità responsabile e l'autorità di audit non appartengono allo stesso organismo, a meno che l'autorità di audit riferisca a un organismo esterno e la sua indipendenza di revisore sia garantita;

b) i compiti dell'autorità responsabile definiti all'articolo 4 restano impregiudicati.

Articolo 9

Procedura di selezione e concessione

1. Gli inviti a presentare proposte di cui all'articolo 7, paragrafo 1, sono pubblicati in modo da garantire una concorrenza aperta e una pubblicità adeguata presso i potenziali beneficiari. Ogni modifica sostanziale degli inviti a presentare proposte va pubblicata secondo le stesse modalità.

Gli inviti a presentare proposte di cui all'articolo 7, paragrafi 1 e 2, precisano almeno quanto segue:

a) gli obiettivi;

b) i criteri di selezione e di concessione;

c) le modalità del finanziamento dell'Unione e dell'eventuale finanziamento nazionale, compresa, se del caso, la possibilità di applicare un tasso di cofinanziamento più elevato a norma dell'articolo 16, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 514/2014;

d) le modalità e il termine finale per la presentazione delle proposte;

e) le norme di ammissibilità delle spese;

f) la durata del progetto;

g) le informazioni finanziarie e di altro tipo da conservare e comunicare.

2. Prima di adottare la decisione di finanziamento, l'autorità responsabile si assicura che i beneficiari del progetto siano in grado di rispettare i criteri di selezione e concessione.

3. L'autorità responsabile stabilisce le procedure per il ricevimento delle proposte. Essa provvede affinché le proposte siano sottoposte ad analisi formale, tecnica e finanziaria e a valutazione qualitativa in base ai criteri stabiliti nell'invito a presentare proposte, in modo trasparente e non discriminatorio. L'autorità responsabile registra per iscritto i motivi del rifiuto delle altre proposte.

4. La decisione di finanziamento indica almeno l'identità del beneficiario, le caratteristiche essenziali e gli obiettivi operativi del progetto, l'importo massimo del contributo dell'Unione e la percentuale massima di cofinanziamento del totale dei costi ammissibili.

5. L'autorità responsabile informa per iscritto tutti i richiedenti della sua decisione. Essa comunica ai candidati respinti i motivi del rifiuto in riferimento ai criteri di selezione e concessione.

Articolo 10

Documenti che formalizzano le sovvenzioni quando l'autorità responsabile agisce in veste di autorità che concede le sovvenzioni

1. Quando agisce in veste di autorità che concede le sovvenzioni, l'autorità responsabile stabilisce le procedure di gestione dei progetti, che prevedono almeno quanto segue:

a) la firma della convenzione di sovvenzione con il beneficiario;

b) il monitoraggio della convenzione di sovvenzione, comprese sue eventuali modifiche, con mezzi amministrativi quali lo scambio di corrispondenza o relazioni scritte.

2. La convenzione di sovvenzione contiene o indica quanto segue:

a) l'importo massimo del contributo dell'Unione;

b) la percentuale massima del contributo dell'Unione a norma del pertinente regolamento specifico;

c) la descrizione dettagliata del progetto e il relativo calendario;

d) gli eventuali principali compiti e relativi costi che il beneficiario intende affidare a terzi, se pertinente;

e) il bilancio di previsione approvato e il piano di finanziamento del progetto, incluse le spese e le entrate, in conformità delle norme applicabili in materia di ammissibilità;

f) il metodo per calcolare l'importo del contributo dell'Unione al momento della chiusura del progetto;

g) il calendario e le disposizioni di attuazione della convenzione, comprese le disposizioni sull'obbligo di presentare relazioni, sulle modifiche della convenzione e sulla sua estinzione;

h) gli obiettivi operativi del progetto, compresi gli obiettivi quantificati e gli indicatori da riferire;

i) una disposizione che imponga al beneficiario di raccogliere in modo tempestivo e comunicare almeno una volta l'anno i dati necessari per gli indicatori comuni definiti nel regolamento specifico ed eventuali indicatori specifici per programma;

j) la definizione dei costi ammissibili, compresa, se del caso, la descrizione della metodologia per determinare i costi unitari, le somme forfettarie e i finanziamenti a tasso fisso;

k) i requisiti delle registrazioni contabili e le condizioni di versamento della sovvenzione;

l) le condizioni per la traccia di audit;

m) le disposizioni relative alla protezione dei dati;

n) le disposizioni relative alla pubblicità.

3. Di norma la convenzione di sovvenzione è firmata prima dell'inizio di qualsiasi attività del progetto a carico del programma nazionale.

4. La convenzione di sovvenzione prevede espressamente che la Commissione o i suoi rappresentanti e la Corte dei conti hanno potere di revisione contabile, esercitabile sulla base di documenti e controlli sul posto, su tutti i beneficiari di sovvenzioni, i contraenti e i subcontraenti che hanno ottenuto finanziamenti dell'Unione nel quadro del programma nazionale.

Articolo 11

Documenti che formalizzano le sovvenzioni quando l'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo

1. Quando agisce in veste di organo esecutivo, l'autorità responsabile stabilisce le procedure di gestione dei progetti, che prevedono almeno quanto segue:

a) la formalizzazione della decisione amministrativa di cofinanziamento dei progetti;

b) il monitoraggio della decisione amministrativa, comprese sue eventuali modifiche, con mezzi amministrativi quali lo scambio di corrispondenza o relazioni scritte.

2. La decisione amministrativa contiene o indica quanto segue:

a) l'importo massimo del contributo dell'Unione;

b) la percentuale massima del contributo dell'Unione a norma del pertinente regolamento specifico;

c) la descrizione dettagliata del progetto e il relativo calendario;

d) gli eventuali principali compiti e relativi costi che il beneficiario intende affidare a terzi, se pertinente;

e) il bilancio di previsione approvato e il piano di finanziamento del progetto, incluse le spese e le entrate, in conformità delle norme applicabili in materia di ammissibilità;

f) il metodo per calcolare l'importo del contributo dell'Unione al momento della chiusura del progetto;

g) gli obiettivi operativi del progetto, compresi gli obiettivi quantificati e gli indicatori da utilizzare;

h) la disposizione che impone all'autorità responsabile di raccogliere e comunicare almeno una volta l'anno i dati necessari per gli indicatori comuni definiti nel regolamento specifico ed eventuali indicatori specifici per programma;

i) la definizione dei costi ammissibili, compresa, se del caso, la descrizione della metodologia per determinare i costi unitari, le somme forfettarie e i finanziamenti a tasso fisso;

j) i requisiti delle registrazioni contabili e le condizioni di versamento della sovvenzione;

k) le condizioni per la traccia di audit;

l) le disposizioni relative alla protezione dei dati;

m) le disposizioni relative alla pubblicità.

3. Di norma la decisione amministrativa è presa prima dell'inizio di qualsiasi attività del progetto a carico del programma nazionale.

4. La decisione amministrativa prevede espressamente che la Commissione o i suoi rappresentanti e la Corte dei conti hanno potere di revisione contabile, esercitabile sulla base di documenti e controlli sul posto, su tutti i beneficiari di sovvenzioni, i contraenti e i subcontraenti che hanno ottenuto finanziamenti dell'Unione nel quadro del programma nazionale.

CAPO III

STATUS DELL'AUTORITÀ DI AUDIT E OBBLIGHI IN MATERIA DI AUDIT

Articolo 12

Status dell'autorità di audit

1. A norma dell'articolo 59, paragrafo 5, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, e dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) n. 514/2014, l'autorità di audit è indipendente sotto il profilo funzionale dall'autorità responsabile. Si ritiene che sussista indipendenza funzionale quando non vi è alcun rapporto gerarchico diretto tra l'autorità di audit e l'autorità responsabile e l'autorità di audit emette pareri e dichiarazioni in piena autonomia.

2. Tutte le attività di audit sono svolte in conformità con standard internazionalmente riconosciuti.

Articolo 13

Esternalizzazione di attività di audit

L'autorità di audit può affidare parte della propria attività di audit a un altro organismo di audit, a condizione che tale organismo sia indipendente sotto il profilo funzionale dall'autorità responsabile. L'autorità di audit mantiene la responsabilità delle attività che ha esternalizzato.

Gli audit esternalizzati sono svolti in conformità con standard internazionalmente riconosciuti e sotto stretto monitoraggio e vigilanza dell'autorità di audit.

Articolo 14

Audit

1. Per emettere il parere di cui all'articolo 59, paragrafo 5, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l'autorità di audit effettua audit finanziari e di sistema.

2. L'audit di sistema verifica se i sistemi di gestione e di controllo dell'autorità responsabile hanno funzionato efficacemente in modo da garantire con ragionevole sicurezza che le spese incluse nei conti annuali sono legali e regolari.Sulla base di tali audit, l'autorità di audit determina se l'autorità responsabile continua a rispettare i criteri di designazione di cui all'allegato.

3. Gli audit finanziari sono intesi a garantire con ragionevole sicurezza che i conti annuali forniscono un quadro fedele delle spese dichiarate dall'autorità responsabile.

Al fine di stabilire se i conti forniscono un quadro fedele, l'autorità di audit verifica che tutti gli elementi delle spese pagate e dei contributi pubblici affluenti e contabilizzati dall'autorità responsabile nel corso dell'esercizio finanziario siano registrati correttamente nel sistema contabile e corrispondano ai documenti contabili giustificativi conservati dall'autorità responsabile. Sulla base di tali conti l'autorità di audit procede in particolare a:

a) verificare che l'importo totale delle spese ammissibili dichiarato nella richiesta di pagamento del saldo annuale presentata alla Commissione corrisponda alle spese contabilizzate dall'autorità responsabile e, in caso di differenze, che nei conti siano state fornite spiegazioni adeguate circa gli importi di riconciliazione;

b) verificare che gli importi ritirati e recuperati, gli importi da recuperare e gli importi non recuperabili alla fine dell'esercizio finanziario corrispondano agli importi contabilizzati dall'autorità responsabile e siano giustificati da decisioni documentate dell'autorità responsabile;

c) verificare che l'autorità responsabile abbia effettuato i controlli amministrativi e sul posto a norma dell'articolo 27 del regolamento (UE) n. 514/2014.

Le verifiche di cui alle lettere a), b) e c) possono essere eseguite a campione.

4. Nell'ambito degli audit finanziari e di sistema l'autorità di audit ripete alcuni controlli amministrativi o sul posto effettuati dall'autorità responsabile. Sulla base della propria valutazione dei rischi l'autorità di audit determina l'entità delle attività di audit da ripetere.

5. Se gli audit finanziari o di sistema dell'autorità di audit individuano carenze sostanziali nel funzionamento efficace dei sistemi di gestione e di controllo dell'autorità responsabile, l'autorità di audit:

a) valuta l'impatto finanziario e operativo di tali carenze;

b) formula opportune raccomandazioni all'autorità responsabile per l'adozione di misure correttive e preventive;

c) monitora l'attuazione di tali misure da parte dell'autorità responsabile e accerta che sussista un piano d'azione per ripristinare il funzionamento efficace dei sistemi di gestione e di controllo.

6. Al termine delle attività di audit di cui ai paragrafi 1, 2 e 3, l'autorità di audit comunica i risultati all'autorità designante, indicando se, a suo parere, l'autorità responsabile continua a rispettare i criteri di designazione.

7. L'autorità di audit si assicura che tutte le informazioni riguardanti le proprie attività di audit di cui ai paragrafi 1, 2 e 3 siano adeguatamente comunicate dall'autorità responsabile alla Commissione europea.

CAPO IV

DISPOSIZIONE FINALE

Articolo 15

Entrata in vigore

Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile negli Stati membri conformemente ai trattati. Fatto a Bruxelles, il 25 luglio 2014 Per la Commissione Il presidente José Manuel BARROSO

(1) GU L 150 del 20.5.2014, pag. 112.

(2) Regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1).

(3) Regolamento di esecuzione (UE) n. 802/2014 della Commissione, del 24 luglio 2014, che stabilisce i modelli per i programmi nazionali e i termini e le condizioni del sistema di scambio elettronico di dati tra la Commissione e gli Stati membri a norma del regolamento (UE) n. 514/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio recante disposizioni generali sul Fondo Asilo, migrazione e integrazione e sullo strumento di sostegno finanziario per la cooperazione di polizia, la prevenzione e la lotta alla criminalità e la gestione delle crisi (GU L 219 del 25.7.2014, pag. 22).