Comunicazione del Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea - Proposta di norme di attuazione intese a garantire la riservatezza di taluni lavori [articolo 17, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio, del 28 novembre 1994, relativo all'istituzione di un Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea]



Gazzetta ufficiale n. C 295 del 15/10/1999 pag. 0003 - 0007



Proposta di norme di attuazione intese a garantire la riservatezza di taluni lavori [articolo 17, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio, del 28 novembre 1994, relativo all'istituzione di un Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea] (1999/C 295/04) A. Introduzione 1. All'articolo 17 del regolamento relativo all'istituzione del Centro di traduzione è previsto quanto segue: "1. Il personale del Centro è soggetto alle regolamentazioni e ai regolamenti applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee. 2. Il Centro esercita nei confronti del personale i poteri assegnati all'autorità che ha il potere di nomina. 3. Il consiglio di amministrazione stabilisce, d'accordo con la Commissione, le opportune norme di attuazione in particolare per garantire la riservatezza di taluni lavori." 2. Alla riunione del consiglio di amministrazione del Centro di traduzione svoltasi a Lussemburgo il 20 marzo 1996, il presidente del suddetto consiglio ha chiesto al rappresentante della Commissione di preparare una proposta da presentare al consiglio di amministrazione ai fini della sua adozione a norma dell'articolo 17, paragrafo 3. 3. Il 30 novembre 1994 la Commissione ha adottato una decisione relativa alle misure di sicurezza da applicare alle informazioni riservate, elaborate o trasmesse nel quadro delle attività dell'Unione europea [doc. C(94) 3282]. B. Proposta Visto l'articolo 17 del regolamento relativo all'istituzione del Centro di traduzione, in particolare il paragrafo 3, considerando che, il 30 novembre 1994, la Commissione delle Comunità europee ha adottato una decisione relativa alle misure di sicurezza da applicare alle informazioni riservate, elaborate o trasmesse nel quadro delle attività dell'Unione europea [doc. C(94) 3282]; considerando che, a norma dell'articolo 1, paragrafo 1, di tale decisione, in essa "si determinano i livelli di riservatezza e le misure di sicurezza da applicare alle informazioni riservate relative alle attività comunitarie e ai settori di cui ai titoli V e VI del trattato sull'Unione europea, indipendentemente dal fatto che tali informazioni provengano dall'interno dell'istituzione, da una istituzione di uno Stato membro o da un'organizzazione internazionale"; considerando che, tuttavia, la decisione della Commissione riguarda aspetti i quali non appaiono pertinenti nell'ambito del Centro di traduzione oppure richiedono modifiche per tenere conto delle caratteristiche specifiche del Centro e degli organi per i quali esso opera; considerando che le speciali caratteristiche del Centro di traduzione rendono necessarie ulteriori norme di attuazione; considerando che la Commissione ha dato il suo benestare, SI CHIEDE AL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DEL CENTRO DI TRADUZIONE DI ADOTTARE la seguente decisione: Decisione del consiglio di amministrazione del Centro di traduzione dell'Unione europea relativa alle norme di attuazione intese a garantire, in particolare, la riservatezza di taluni lavori IL CENTRO DI TRADUZIONE DEGLI ORGANI DELL'UNIONE EUROPEA, considerando che, all'articolo 17, paragrafo 3, del regolamento che istituisce il Centro di traduzione, è previsto che il consiglio di amministrazione adotti le opportune disposizioni, in particolare per preservare il carattere riservato di determinati lavori; considerando che, ove non vengano rispettati gli obblighi derivanti dalla presente decisione o dalle disposizioni complementari adottate dalla Commissione e ratificate dal Centro di traduzione, a carico del responsabile si può prevedere l'applicazione di misure disciplinari e, nei casi gravi, di sanzioni penali; considerando che le disposizioni della presente decisione non incidono sull'obbligo generale di riservatezza imposto ai funzionari e agenti del Centro di traduzione per le informazioni non espressamente destinate al pubblico, HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISONE: TITOLO I - PRINCIPI E NORME GENERALI DI PROTEZIONE Articolo 1 Campo di applicazione: considerazioni di ordine pratico 1. Dato che, ai sensi dell'articolo 17, paragrafo 1, del regolamento che istituisce il Centro di traduzione, il personale di quest'ultimo è tenuto al rispetto dei regolamenti e delle regolamentazioni applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee, anche le disposizioni contenute nella decisione della Commissione del 30 novembre 1994, relativa alle misure di sicurezza applicabili alle informazioni riservate elaborate o trasmesse nel quadro delle attività dell'Unione europea [doc. C(94) 3282], sono applicabili allo stesso personale, incluse le modifiche ed integrazioni ad esse apportate dalla presente decisione. 2. Il direttore del Centro di traduzione è responsabile dell'attuazione delle suddette disposizioni in tutti i luoghi di lavoro del Centro di traduzione. Articolo 2 Disposizioni complementari Le misure di sicurezza previste nella presente decisione non incidono sulle norme specifiche che la Commissione o il Centro di traduzione possono adottare. Articolo 3 Informazioni classificate 1. Nella presente decisione s'intendono per "informazioni classificate" tutte le forme d'informazione la cui diffusione non autorizzata potrebbe arrecare pregiudizio agli interessi essenziali dell'Unione europea, di uno o più dei suoi Stati membri o di un'altra organizzazione internazionale o degli organismi e agenzie a cui il Centro di traduzione assicura i suoi servizi e che quindi vanno protette mediante adeguate misure di sicurezza. 2. Per "informazione" s'intende ogni ragguaglio, qualunque ne siano le modalità di espressione - scritta, orale o visiva - e il supporto: carta, nastro magnetico o video, rete di trasmissione, processo tecnico o fisico. Ai sensi della presente decisione, il concetto d'informazione classificata va inteso esclusivamente in riferimento al suo contenuto. 3. La protezione di un'informazione classificata può esigere norme especifiche che tengano conto della natura del supporto, ove si tratti non di documenti scritti ma, per esempio, di registrazioni visive o sonore, di microfilm, di nastri cinematografici o video o di supporti informatici. A questo fine, il direttore del Centro propone al consiglio di amministrazione, affinché le approvi, misure di protezione supplementari. 4. Le informazioni di cui ai precedenti paragrafi 1 e 2 mantengono il proprio carattere di informazioni classificate anche se sono ancora nella fase preparatoria o sono intese soltanto come provvisorie. Articolo 4 Gradi di riservatezza Per le informazioni classificate, il Centro di traduzione si avvale dei seguenti livelli di riservatezza: a) SEGRETISSIMO: informazione la cui diffusione non autorizzata arrecherebbe un pregiudizio gravissimo agli interessi essenziali dell'Unione europea, di uno o più dei suoi Stati membri o di un'altra organizzazione, in particolare gli organismi e agenzie per cui il Centro di traduzione opera. b) SEGRETO: informazione la cui diffusione non autorizzata arrecherebbe un grave pregiudizio agli interessi essenziali dell'Unione europea, di uno o più dei suoi Stati membri o di un'altra organizzazione, in particolare gli organismi e agenzie per cui il Centro di traduzione opera. c) RISERVATO: informazione la cui diffusione non autorizzata arrecherebbe pregiudizio agli interessi essenziali dell'Unione europea, di uno o più dei suoi Stati membri o di un'altra organizzazione, in particolare gli organismi e agenzie per cui il Centro di traduzione opera. d) A DIFFUSIONE LIMITATA: informazione la cui diffusione non autorizzata sarebbe inopportuna per gli interessi essenziali dell'Unione europea, di uno o più dei suoi Stati membri o di un'altra organizzazione, in particolare gli organismi e agenzie per cui il Centro di traduzione opera. TITOLO II - DISPOSIZIONI PROCEDURALI Articolo 5 Attribuzione delle categorie di riservatezza 1. L'autorità di attribuire o far attribuire il grado di riservatezza alle informazioni trasmesse al Centro di traduzione dagli organismi e agenzie per cui il Centro di traduzione opera è lasciata all'organismo o agenzia che trasmette tali informazioni. 2. Il Centro di traduzione attribuisce lo stesso livello di riservatezza deciso dall'organismo o dall'agenzia per quanto riguarda l'informazione originale a tutte le versioni linguistiche prodotte sulla base dell'originale. 3. Il Centro di traduzione rispetta il livello di riservatezza deciso dall'organismo o agenzia che trasmette l'informazione e si attiene alle disposizioni previste dalla presente decisione relative al rispetto delle diverse categorie. Articolo 6 Campo di applicazione: considerazioni relative al personale 1. Sono tenuti ad applicare le misure di sicurezza previste nella presente decisione tutti i funzionari o altri membri del personale del Centro di traduzione i quali, a qualsiasi titolo, abbiano accesso ad informazioni classificate elaborate all'interno del Centro stesso o ad esso trasmesse. 2. Tutte le società o imprese, compresi i subappaltatori, che forniscano prestazioni al Centro di traduzione e il cui personale, ai fini di tali prestazioni, abbia occasione di accedere ad informazioni classificate, sono tenute a rispettare gli obblighi derivanti dalla presente decisione ed a farle rispettare da ogni membro del proprio personale. Tale obbligo deve figurare, per iscritto, nei contratti stipulati fra le suddette società o imprese e il Centro di traduzione. Articolo 7 Accesso alle informazioni classificate 1. Possono accedere alle informazioni classificate o entrarne in possesso soltanto le persone di cui all'articolo 6 le quali, per le loro funzioni o per esigenze di servizio, abbiano necessità di conoscerle o di elaborarle. 2. Per poter accedere ad informazioni classificate al livello SEGRETISSIMO, SEGRETO o RISERVATO, le persone di cui al precedente paragrafo 1 devono essere autorizzate in tal senso, secondo il disposto dell'articolo 8. 3. I terzi che desiderano accedere ad informazioni trasmesse al Centro di traduzione dagli organismi e agenzie per cui opera il Centro, devono rivolgersi all'organismo o agenzia a cui appartiene l'informazione. Questo vale anche per tutte le versioni linguistiche prodotte dal Centro di traduzione a partire dal testo originale ad esso trasmesso. Articolo 8 Autorizzazione ad accedere alle informazioni classificate 1. Il consiglio di amministrazione del Centro di traduzione abilita il Direttore del Centro ad accordare e a ritirare le autorizzazioni necessarie per poter accedere ad informazioni classificate a quanti siano stati oggetto di un'inchiesta di sicurezza effettuata dalle autorità nazionali competenti. 2. L'autorizzazione scade automaticamente alla cessazione delle funzioni o alla scadenza del contratto presso il Centro di traduzione delle persone alle quali è stata accordata. Articolo 9 L'inchiesta di sicurezza 1. L'inchiesta di sicurezza viene effettuata a richiesta del Centro di traduzione, con l'accordo dell'interessato, dallo Stato membro di cui questi è cittadino. Se l'interessato non è cittadino di uno Stato membro, si chiede di effettuare l'inchiesta allo Stato sul cui territorio egli ha la residenza o il domicilio abituale. 2. Per la procedura dell'inchiesta di sicurezza si applicano le disposizioni e normative adottate al riguardo da ciascuno degli Stati membri. TITOLO III - STRUTTURE Articolo 10 Agenti incaricati della sicurezza 1. Un agente di sicurezza sarà responsabile dell'attuazione della presente decisione. Il direttore del Centro di traduzione può assumere egli stesso tale incarico oppure designare a tale scopo un funzionario o altro agente di grado adeguato. 2. In particolare l'agente di sicurezza ha il compito di: a) tenere un elenco aggiornato di tutte le persone del Centro autorizzate ad accedere alle informazioni classificate al livello SEGRETISSIMO, SEGRETO o RISERVATO; b) provvedere alla registrazione, riproduzione, diffusione ed eventualmente alla conservazione e distruzione di informazioni classificate SEGRETISSIMO, SEGRETO o RISERVATO. A tale scopo verrà allestito un locale opportunamente protetto; c) provvedere all'applicazione di tutte le misure materiali di protezione; d) coordinare i provvedimenti adottati per l'attuazione della presente decisione; e) provvedere ai necessari accertamenti e al controllo dell'applicazione delle procedure e misure di sicurezza; f) indagare sull'inottemperanza alle norme di sicurezza e informarne al più presto il direttore del Centro di traduzione o, nei casi gravi, il presidente del consiglio di amministrazione; g) studiare i mezzi adeguati per migliorare le condizioni di sicurezza; h) istruire il personale sui suoi doveri in materia di protezione della riservatezza e di applicazione delle misure di sicurezza; i) coordinare le procedure relative alle inchieste di sicurezza di cui all'articolo 9. 3. L'agente di sicurezza è autorizzato ad accedere alle informazioni classificate, alle condizioni stabilite agli articoli 7 e 8 della presente decisione. TITOLO IV - TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI CLASSIFICATE Articolo 11 Indicazioni distintive delle informazioni classificate 1. Il livello di riservatezza attribuito a un'informazione classificata va indicato come segue: - SEGRETISSIMO o SEGRETO: apponendo un timbro ben visibile in alto e in basso su ogni pagina oppure mediante un'indicazione equivalente, per esempio una striscia obliqua su tutta la superficie della pagina; - RISERVATO: apponendo un timbro ben visibile su ogni pagina oppure mediante un'indicazione equivalente, per esempio una striscia obliqua su tutta la superficie della pagina; - A DIFFUSIONE LIMITATA: apponendo tale indicazione sulla copertina e sulla prima pagina. 2. In caso di classificazione temporanea, l'informazione comporterà inoltre, in luogo adeguato, l'indicazione della data alla quale la sua classifica scade, oppure una formula equivalente. 3. Ad ogni copia di un'informazione classificata al livello SEGRETISSIMO o SEGRETO si deve attribuire un numero d'ordine, da riportare sulla copertina, che consenta d'identificarne l'origine e il destinatario. 4. In caso di modifica del livello di riservatezza attribuito a un'informazione classificata, si devono apporre su di essa le indicazioni corrispondenti al nuovo livello. 5. Si devono ridurre al minimo i riferimenti, anche di tipo informatico, alle informazioni classificate al livello SEGRETISSIMO, SEGRETO o RISERVATO, evitando in ogni caso di rivelarne il contenuto e la destinazione. Articolo 12 Registrazione, diffusione e trattamento delle informazioni classificate a livello SEGRETISSIMO, SEGRETO o RISERVATO 1. L'agente di sicurezza, di cui all'articolo 10, deve procedere alla registrazione contralizzata di ogni informazione classificata al livello SEGRETISSIMO, SEGRETO o RISERVATO. Scopo della registrazione è consentire di: - compilare immediatamente un elenco delle persone che hanno consultato o sono entrate in possesso di tali informazioni; - conoscere in qualsiasi momento l'identità dei detentori di ogni copia; 2. L'agente di sicurezza si assume la responsabilità dell'informazione classificata al ricevimento di un formulario recante la firma di una persona autorizzata dall'organismo o agenzia che trasmette l'informazione. 3. Qualsiasi trasmissione di un'informazione classificata al livello SEGRETISSIMO, SEGRETO o RISERVATO, deve essere oggetto di una iscrizione nell'apposito registro. 4. Nessun funzionario o altra persona di cui all'articolo 6 può detenere un'informazione del livello SEGRETISSIMO, SEGRETO o RISERVATO, che non sia stata registrata dall'agente di sicurezza conformemente all'articolo 10. Articolo 13 Spedizione La spedizione e la ricezione di un'informazione classificata al livello SEGRETISSIMO, SEGRETO o RISERVATO devono essere effettuate obbligatoriamente dall'agente di sicurezza del Centro di traduzione di cui all'articolo 10. La spedizione di documenti classificati deve avvenire come segue: - SEGRETISSIMO: mediante valigia diplomatica; in questo caso il documento deve essere in doppia busta e il grado di riservatezza deve essere indicato con un timbro apposto soltanto sulla busta interna. - SEGRETO/RISERVATO: per raccomandata con ricevuta di ritorno, nel qual caso il documento deve essere in doppia busta e il grado di riservatezza deve essere indicato con un timbro apposto soltanto sulla busta interna. - A DIFFUSIONE LIMITATA: per via postale normale, in busta chiusa. Articolo 14 Trasmissione d'informazioni classificate tramite le telecomunicazioni Il direttore del Centro di taduzione propone al consiglio di amministrazione per approvazione, entro sei mesi dalla presente decisione, delle misure di protezione supplementari per la trasmissione di informazioni classificate tramite le telecomunicazioni tenendo conto della raccomandazione del Consiglio sui criteri comuni di valutazione della sicurezza delle tecnologie dell'informazione. Articolo 15 Disposizioni specifiche di protezione delle informazioni classificate Qualora circostanze particolari impediscano di applicare alcune delle disposizioni della presente decisione, l'agente di sicurezza del Centro di traduzione prende o provvede a che vengano presi i provvedimenti adeguati ad assicurare un livello di protezione equivalente a quello previsto nella presente decisione. TITOLO V - DISPOSIZIONI FINALI Articolo 16 Procedura in caso di violazione della presente decisione 1. Il direttore del Centro di traduzione o l'agente di sicurezza devono informare tutti i membri del personale del Centro, le cui funzioni diano loro accesso a informazioni classificate, che l'eventuale inadempimento degli obblighi derivanti dalla presente decisione può essere passibile di azione disciplinare senza che ciò pregiudichi eventuali procedimenti giudiziari davanti ad un'autorità nazionale. 2. Chiunque constati o abbia ragione di ritenere che un'informazione classificata sia stata smarrita o sia stata alterata oppure che sia avvenuta una violazione della presente decisione o delle misure di sicurezza è tenuto ad informarne immediatamente l'agente di sicurezza il quale informa senza indugio il direttore del Centro. 3. Non appena sorge il sospetto che un'informazione classificata al livello SEGRETISSIMO, SEGRETO o RISERVATO sia giunta a conoscenza di una persona non autorizzata, se ne deve informare immediatamente il direttore del Centro in modo che possa valutare la situazione. 4. Qualora il sospetto di violazione di cui ai paragrafi 2 o 3 risulti confermato, il direttore del Centro o l'agente di sicurezza da esso designato prende le opportune iniziative assieme agli agenti interessati, allo scopo di limitare il danno causato e impedirne il ripetersi. 5. Se una violazione grave riguarda informazioni provenienti da uno Stato membro, da un'altra istituzione o da un'organizzazione internazionale e in particolare da un organismo o agenzia per cui opera il Centro di traduzione, se ne informeranno gli interessati. 6. I funzionari o altri membri del personale che, dopo aver lasciato il Centro di traduzione, si rendono responsabili di una violazione degli obblighi previsti dalla presente decisione, sia intenzionalmente che per negligenza, sono passibili di un'azione, in particolare disciplinare, prevista dallo Statuto del personale, senza che ciò pregiudichi eventuali procedimenti giudiziari davanti ad un tribunale nazionale. Articolo 17 Misure supplementari Nel caso in cui un'agenzia, un organismo o un organo adottino norme di riservatezza proprie, il Centro di traduzione e l'agenzia, l'organismo o l'organo in questione devono prendere le misure necessarie per assicurare che i due gruppi di norme siano concordi. Qualsiasi misura supplementare richiesta in applicazione del presente articolo deve essere sottoposta all'approvazione del consiglio di amministrazione del Centro di traduzione e inserita in un allegato alle presenti norme di attuazione. Articolo 18 Applicazione La presente decisione entra in vigore il 22 marzo 1999. Fatto a Lussemburgo, il 22 marzo 1999. Per il consiglio di amministrazione Colette FLESCH