IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 342/57

DECISIONE (UE) 2015/2463 DELLA COMMISSIONE

del 18 dicembre 2015

relativa al regolamento interno dell'istanza di cui all'articolo 108 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (1),

visto il regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 della Commissione, del 29 ottobre 2012, recante le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione (2), in particolare l'articolo 144,

considerando quanto segue:

(1) Il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 crea un'istanza incaricata di assicurare una valutazione centralizzata delle situazioni di cui all'articolo 106, paragrafo 1, e di adottare le opportune raccomandazioni («l'istanza»).

(2) L'articolo 108, paragrafo 7, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 stabilisce la composizione dell'istanza e prevede che l'istanza sia assistita da un segretariato permanente fornito dalla Commissione.

(3) L'articolo 144 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 disciplina l'organizzazione e la composizione dell'istanza, la procedura di nomina del presidente e la gestione dei conflitti d'interessi. A norma dell'articolo 144, paragrafo 5, il regolamento interno dell'istanza deve essere adottato dalla Commissione.

(4) È opportuno specificare la procedura di nomina e revoca del presidente e prevedere disposizioni sulla supplenza per i casi in cui il presidente sia assente o impossibilitato a svolgere le proprie funzioni.

(5) Occorre stabilire norme dettagliate sulla composizione dell'istanza in qualsiasi caso, specie per quanto riguarda la designazione dei due membri permanenti, i loro supplenti e il membro supplementare che rappresenta l'ordinatore.

(6) Ai fini della corretta gestione dell'istanza, è opportuno specificare ulteriormente le funzioni di supporto che devono essere svolte dal segretariato nell'ambito dei suoi lavori.

(7) Occorre chiarire ulteriormente la procedura da seguire per sottoporre un caso all'istanza, specie per quanto riguarda il contenuto minimo della richiesta dell'ordinatore.

(8) Nell'interesse degli operatori economici, è necessario chiarire le modalità pratiche atte a garantire il rispetto del loro diritto di essere ascoltati.

(9) È opportuno definire le modalità pratiche per una stretta collaborazione fra l'istanza e l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) alla luce degli accordi amministrativi in materia di cooperazione e tempestivo scambio di informazioni tra la Commissione e l'OLAF.

(10) È opportuno chiarire le norme per l'adozione delle raccomandazioni dell'istanza.

(11) Qualsiasi trattamento dei dati personali da parte dell'istanza e del suo segretariato deve essere effettuato in conformità del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (3).

(12) Il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (4) dovrebbe applicarsi alle raccomandazioni adottate dall'istanza,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Oggetto

La presente decisione stabilisce il regolamento interno dell'istanza di cui all'articolo 108 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 («l'istanza»).

Articolo 2

Nomina e revoca del presidente

1. Il presidente dell'istanza è nominato dalla Commissione in conformità dell'articolo 144 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.

2. Qualora non soddisfi più le condizioni richieste per l'esercizio delle sue funzioni, il presidente può essere revocato dalla Commissione.

Articolo 3

Supplenza del presidente

1. Il presidente ha un supplente che lo sostituisce quando è assente o impossibilitato a svolgere le proprie funzioni. Il supplente è nominato dalla Commissione in conformità dell'articolo 144 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.

2. Qualora il presidente e il suo supplente siano entrambi assenti o impossibilitati a svolgere le loro funzioni, svolge le funzioni di supplente il membro permanente con la maggiore anzianità (5), designato in conformità dell'articolo 4. In questo caso, il membro permanente che fa le veci del presidente è sostituito dal proprio supplente designato in conformità dell'articolo 4.

Articolo 4

Designazione dei membri dell'istanza e dei loro supplenti

1. Il direttore del Servizio finanziario centrale presso la direzione generale del Bilancio è uno dei due membri permanenti dell'istanza di cui all'articolo 144, paragrafo 2, del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012. Il direttore generale della direzione generale del Bilancio designa un funzionario di grado AD11 o superiore come suo supplente.

Il direttore generale della direzione generale del Bilancio designa il secondo membro permanente e il suo supplente ad personam fra i funzionari di grado pari o superiore, rispettivamente, a AD 14 e AD 11.

2. Il membro supplementare che rappresenta l'ordinatore richiedente, di cui all'articolo 144, paragrafo 2, del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, è designato in conformità del regolamento interno e delle regole amministrative interne dell'istituzione, dell'agenzia, dell'ufficio o dell'organismo in questione, in conformità dell'articolo 65, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

Articolo 5

Designazione degli osservatori e collaborazione con l'OLAF

1. Gli osservatori non partecipano all'adozione delle raccomandazioni dell'istanza in conformità dell'articolo 13.

2. Hanno lo status di osservatori i rappresentanti delle seguenti entità:

a) il servizio giuridico della Commissione;

b) l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), quando la richiesta dell'ordinatore si basa, tra l'altro, su informazioni trasmesse dall'OLAF;

c) gli ordinatori (diversi dall'ordinatore richiedente) della Commissione, di un ufficio europeo istituito dalla Commissione, di un'agenzia esecutiva, di un'altra istituzione o di un altro ufficio, organismo o agenzia europei interessati dal caso sottoposto all'istanza; e

d) qualsiasi altra entità invitata dal presidente.

3. Un rappresentante del servizio giuridico assiste a tutte le riunioni dell'istanza. Il servizio giuridico viene informato di tutte le procedure scritte di cui all'articolo 10 e, su richiesta del presidente, può presentare osservazioni orali o scritte.

4. Laddove abbia uno status di osservatore ai sensi del paragrafo 2, lettera b), l'OLAF opera in stretta collaborazione con l'istanza, in conformità del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (6), per quanto riguarda il rispetto dei diritti procedurali e fondamentali e la protezione degli informatori. In questi casi, i suoi rappresentanti possono assistere a tutte le riunioni dell'istanza e partecipare a tutte le procedure scritte e orali di cui agli articoli 9 e 10 presentando osservazioni orali e/o scritte su richiesta del presidente.

Negli altri casi, l'OLAF può essere invitato a fornire informazioni pertinenti o consulenza ove il presidente lo giudichi opportuno per la tutela degli interessi finanziari dell'Unione.

5. Gli ordinatori che hanno lo status di osservatori ai sensi del paragrafo 2, lettera c), assistono a tutte le riunioni dell'istanza. Essi vengono informati di tutte le procedure scritte di cui all'articolo 10 e possono presentare osservazioni orali o scritte.

6. Gli altri osservatori assistono alle riunioni dell'istanza se invitati dal presidente e possono presentare, su sua richiesta, osservazioni orali e scritte.

Articolo 6

Prevenzione e gestione dei conflitti d'interessi

1. Qualsiasi membro od osservatore la cui partecipazione ai lavori dell'istanza darebbe luogo a un conflitto d'interessi relativamente a un punto specifico dell'ordine del giorno ne informa il presidente e il segretariato senza indugio e in ogni caso prima dell'inizio dei lavori.

2. Qualora sia individuato un conflitto d'interessi, il membro o l'osservatore ritira la propria partecipazione e si astiene dal partecipare alle discussioni sul punto specifico dell'ordine del giorno, alle deliberazioni, al consenso o al voto, a seconda dei casi.

3. Ai membri e agli osservatori viene chiesto di firmare una dichiarazione di assenza di conflitto d'interessi prima dell'inizio dei lavori dell'istanza su un determinato caso.

4. Se il presidente si trova in una situazione di conflitto d'interessi relativamente a un punto specifico dell'ordine del giorno ne informa il segretariato e ritira la propria partecipazione. In questi casi il presidente è sostituito dal proprio supplente.

5. I paragrafi 1, 2 e 3 si applicano mutatis mutandis al supplente del presidente, ai supplenti dei membri e ai membri del segretariato dell'istanza.

Articolo 7

Segretariato permanente

1. Il segretariato dell'istanza è assicurato dalla direzione generale del Bilancio, da cui dipende sotto il profilo amministrativo.

2. Le mansioni del segretariato sono stabilite in conformità dell'articolo 144 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012. In particolare, il segretariato:

a) si accerta che le richieste di deferimento di un caso all'istanza siano complete prima di trasmetterle al presidente e ai membri;

b) identifica gli altri ordinatori interessati dal caso che potrebbero essere proposti come possibili osservatori;

c) individua i casi in cui l'OLAF dovrebbe essere invitato a fornire informazioni pertinenti o consulenza in conformità dell'articolo 5, paragrafo 4, secondo comma;

d) redige l'ordine del giorno delle riunioni dell'istanza sotto la responsabilità del presidente e lo invia ai membri e agli osservatori;

e) assiste ai lavori dell'istanza e redige il verbale di ciascuna riunione;

f) provvede alle comunicazioni agli operatori economici e agli altri ordinatori interessati in conformità dell'articolo 108, paragrafo 8, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;

g) comunica all'ordinatore richiedente la raccomandazione adottata dall'istanza;

h) gestisce le domande di accesso ai documenti dell'istanza, in particolare alle raccomandazioni, in conformità del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Articolo 8

Deferimento dei casi all'istanza

1. L'istanza si riunisce su richiesta di un ordinatore della Commissione, di un'altra istituzione, di un ufficio europeo istituito dalla Commissione, di un'agenzia esecutiva o di un altro ufficio, organismo o agenzia europei.

2. La richiesta è trasmessa elettronicamente al segretariato all'indirizzo Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu con un'e-mail criptata conformemente alle regole sulla cifratura in vigore alla Commissione.

3. Se viene a conoscenza delle informazioni di cui all'articolo 106, paragrafo 2, e all'articolo 108, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l'ordinatore deferisce il caso all'istanza entro due mesi da quando è venuto a conoscenza delle informazioni, tranne in casi debitamente giustificati.

4. La richiesta dell'ordinatore che deferisce un caso all'istanza contiene le informazioni necessarie in conformità dell'articolo 108, paragrafo 8, lettera a), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012. L'ordinatore trasmette inoltre tutte le informazioni pertinenti, in particolare le relazioni dell'OLAF nei casi in cui le informazioni sono trasmesse dall'OLAF in conformità dell'articolo 7, paragrafo 6, e dell'articolo 11 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.

5. Solo una richiesta corredata delle informazioni di cui al paragrafo 4 fa decorrere il termine di cui all'articolo 108, paragrafo 8, lettera f), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

6. La lunghezza della richiesta è limitata a dieci pagine, esclusi gli allegati, tranne in casi particolarmente complessi in diritto o in fatto.

Articolo 9

Convocazione di una riunione

Il presidente convoca una riunione dell'istanza al fine di:

a) stabilire la qualificazione giuridica preliminare in conformità dell'articolo 108, paragrafo 8, lettera b), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;

b) adottare una raccomandazione in conformità dell'articolo 108, paragrafo 9, del medesimo regolamento.

Articolo 10

Procedura scritta

1. Su iniziativa del presidente o su richiesta di un membro dell'istanza può essere stabilita la qualificazione giuridica preliminare e può essere adottata la raccomandazione mediante procedura scritta. Qualsiasi membro dell'istanza e/o il presidente può opporsi al ricorso alla procedura scritta. In questo caso il presidente convoca una riunione entro un termine ragionevole.

2. Il presidente fissa il termine per la procedura scritta in funzione dell'urgenza della questione, tenendo debitamente conto dei termini di cui all'articolo 12.

Articolo 11

Diritto di presentare osservazioni scritte

1. L'istanza garantisce il diritto dell'operatore economico interessato di presentare osservazioni in conformità dell'articolo 108, paragrafo 8, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

2. Per la divulgazione di informazioni derivanti da o relative a indagini svolte o coordinate dall'OLAF è necessario l'accordo dell'OLAF, che viene espresso nell'ambito della procedura orale e scritta di cui all'articolo 5, paragrafo 4.

3. Nei casi in cui la richiesta dell'ordinatore si basa su informazioni trasmesse dall'OLAF e al fine di tutelare la riservatezza delle indagini svolte o coordinate dall'OLAF e delle indagini o dei procedimenti giudiziari nazionali di cui l'OLAF è a conoscenza, l'istanza consulta l'OLAF prima di procedere alla comunicazione all'operatore economico di cui all'articolo 108, paragrafo 8, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

4. L'operatore economico presenta le sue osservazioni al segretariato, per iscritto e in formato elettronico, inviandole per email all'indirizzo Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu come semplice file creato con un programma di trattamento testi.

5. In linea di massima, le lunghezza delle informazioni scritte è limitata a dieci pagine, esclusi gli allegati, tranne in casi particolarmente complessi in diritto o in fatto.

Articolo 12

Termini applicabili

1. I termini applicabili per l'adozione della raccomandazione dell'istanza sono quelli specificati all'articolo 108, paragrafo 8, lettera f), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

2. In particolare, la necessità di tradurre le osservazioni presentate dall'operatore economico può costituire un caso eccezionale debitamente giustificato in cui è consentito prorogare il termine per l'adozione della raccomandazione dell'istanza.

Articolo 13

Adozione della raccomandazione

L'istanza si adopera per raggiungere un consenso.

In assenza di consenso, la questione è sottoposta a una votazione in cui:

a) il presidente dispone di un voto;

b) i due membri permanenti dispongono insieme di un voto;

c) il membro supplementare che rappresenta l'ordinatore richiedente dispone di un voto.

La posizione dell'istanza è approvata a maggioranza assoluta.

Articolo 14

Notifica della raccomandazione

1. L'istanza notifica senza indugio la sua raccomandazione all'ordinatore richiedente.

2. L'istanza notifica simultaneamente la sua raccomandazione agli eventuali osservatori e all'OLAF, se il caso si basa su informazioni trasmesse dall'OLAF.

Articolo 15

Carattere riservato dei lavori

I lavori dell'istanza sono e rimangono segreti.

Articolo 16

Protezione dei dati personali

Qualsiasi trattamento dei dati personali da parte dell'istanza e del suo segretariato è effettuato in conformità del regolamento (CE) n. 45/2001.

Articolo 17

Disposizioni transitorie

In attesa che siano nominati il presidente e il suo supplente, le funzioni di presidente dell'istanza sono svolte dal membro permanente con la maggiore anzianità.

Articolo 18

La presente decisione entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Fatto a Bruxelles, il 18 dicembre 2015 Per la Commissione Il presidente Jean-Claude JUNCKER

(1) GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1.

(2) GU L 362 del 31.12.2012, pag. 1.

(3) Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).

(4) Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43).

(5) Si applicano le regole della Commissione in materia di anzianità.

(6) Regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio (GU L 248 del 18.9.2013, pag. 1).