Relazione annuale 1999

(2000/C 260/01)

Strasburgo, aprile 2000

ON. NICOLE FONTAINE

Presidente

Parlamento europeo rue Wiertz B - 1047 Bruxelles Signora Presidente,

a norma dell'articolo 195, paragrafo 1, del trattato che istituisce la Comunità europea, e dell'articolo 3, paragrafo 8, della decisione del Parlamento europeo sullo Statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del Mediatore, presento la mia relazione per l'anno 1999.

Jacob SÖDERMAN

Mediatore europeo

SOMMARIO

>SPAZIO PER TABELLA>

1. PREFAZIONE

MASSIMO IMPEGNO PER OTTENERE DEI RISULTATI

Il lavoro dell'ufficio di un Mediatore può essere descritto in molti modi. Esso dovrebbe elevare la qualità della pubblica amministrazione dal punto di vista del cittadino, migliorare le relazioni tra i cittadini e l'amministrazione grazie alle sue attività, fornire delle norme di buona amministrazione e agire per eliminare casi di cattiva amministrazione, e molto di più. Il compito più essenziale resta quello di intervenire per assistere i cittadini affinché essi vengano trattati equamente e ottengano senza indugio ciò che hanno diritto di aspettarsi dall'amministrazione.

Nel corso dell'anno le attività del Mediatore europeo hanno raggiunto a mio avviso il livello che si ha il diritto di attendere da un organismo che esiste da poco più di quattro anni e il cui personale conta 25 dipendenti che lavorano in un ambiente giuridico e amministrativo alquanto complesso.

Nel 1999 abbiamo ricevuto 1577 denunce (rispetto a 1372 nel 1998), abbiamo aperto 206 indagini (171 nel 1998) su eventuali casi di cattiva amministrazione e abbiamo avviato cinque indagini di propria iniziativa (invece una sola nel 1998). Delle denunce che hanno dato luogo a delle indagini 27 sono state chiuse con un'osservazione critica all'istituzione o all'organo interessato, 62 sono state risolte dall'istituzione a favore del denunciante, in un caso è stata raggiunta una conciliazione amichevole, e sono stati elaborati dieci progetti di raccomandazione per eliminare dei casi di cattiva amministrazione (uno solo invece nel 1998). Dei progetti di raccomandazione, due sono stati prontamente accolti e uno ha dato luogo a una relazione speciale al Parlamento europeo. L'istituzione interessata ha successivamente accolto la raccomandazione inclusa nella relazione speciale. In 107 casi (96 nel 1998) non è stata riscontrata la cattiva amministrazione, ma il denunciante ha ricevuto una spiegazione esauriente sui motivi alla base della decisione.

Siamo inoltre riusciti, salvo poche eccezioni, ad accusare ricevuta delle denunce entro una settimana e a decidere sulla loro ricevibilità entro un mese. Non è stato invece raggiunto l'obiettivo di chiudere entro l'anno i casi seguiti da un'indagine. Circa 40 casi sono ancora aperti da oltre un anno, ma l'arretrato sta lentamente diminuendo. Si può sempre fare di più per sviluppare le attività in modo da ottenere migliori risultati per i cittadini, ma è certo che l'anno 1999 è stato finora il migliore. Va sottolineato che 62 casi sono stati risolti dalle istituzioni e dagli organi stessi (51 nel 1998). Di fatto ciò significa che questi ultimi hanno raggiunto autonomamente una soluzione amichevole dopo che il Mediatore aveva richiamato la loro attenzione sulla denuncia. Ciò è molto positivo per i denuncianti e fa risparmiare tempo prezioso, oltre a mettere in evidenza anche la disponibilità dell'amministrazione a ovviare ai suoi errori, cosa che deve menzionarsi quale segno di un atteggiamento profondamente positivo nei confronti dei cittadini europei.

CONTROVERSIE

La cooperazione costruttiva che abbiamo avuto con le istituzioni e gli organi comunitari ha reso più efficace il nostro lavoro per i cittadini europei. Nella maggior parte dei casi le istituzioni e gli organi hanno risposto in tempo e fornendo spiegazioni esaurienti alle asserzioni avanzate dai denuncianti. Ciò ha reso più facile analizzare gli aspetti essenziali del caso trattato e che cosa fosse realmente successo. Restano tuttavia alcuni problemi per quanto riguarda la Commissione europea, sulle cui attività si concentrano le indagini del Mediatore: 163 su 206.

I servizi della Commissione hanno cercato di riproporre ancora una volta l'idea che le questioni concernenti l'interpretazione data dalla Commissione del diritto comunitario possano essere trattate soltanto dalla Corte di giustizia e non dal Mediatore europeo. Tale controversia è riportata più dettagliatamente nella relazione generale stessa. Vorrei dire soltanto, sperando che questa sia l'ultima volta che devo sottolineare tale concetto, che non si può mai avere buona amministrazione se non si segue la legge; vale a dire le norme e i principi che sono vincolanti per un'istituzione o un organo comunitario. Nei due paesi europei in cui il Difensore civico nazionale non può trattare casi per i quali è possibile un rimedio giudiziale, tale limitazione è espressamente prevista dal diritto stesso. Non è questo il caso del mandato del Mediatore europeo, che è stato stabilito dal trattato di Maastricht.

Inoltre, se l'attività del Mediatore può prevenire inutili controversie e quindi alleggerire la mole di lavoro che grava attualmente sulla Corte, ciò non può che essere positivo per tutte le parti interessate. Andrebbe altresì rilevato che, a causa dei limiti che il diritto comunitario impone per quanto riguarda l'accesso agli organi giurisdizionali, in molti casi in cui vengono denunciate azioni illegali da parte delle istituzioni e degli organi comunitari il Mediatore sembra essere l'unica via di ricorso per il cittadino. E' superfluo dire che le decisioni del Mediatore sono sempre guidate dalla giurisprudenza dei tribunali comunitari.

Un'altra lunga controversia con la Commissione riguardava il diritto del Mediatore di ispezionare dei documenti. Tale tema è stato trattato più dettagliatamente nella relazione annuale per il 1998. Benché nel 1999 si sia ottenuto ancora una volta un risultato soddisfacente, malgrado i consueti malintesi e stravaganti argomenti, ho presentato al Parlamento europeo un'iniziativa volta a modificare la parte dello Statuto del Mediatore che dà origine a queste controversie. Va sottolineato che per tutti gli uffici del Mediatore è importante avere un accesso illimitato - come quello conferito recentemente dall'OLAF - ai documenti richiesti per un'indagine su una denuncia. Altrimenti i cittadini non avranno fiducia nelle indagini del Mediatore. Al tempo stesso, è evidente che il Mediatore deve rispettare la riservatezza dei documenti nei casi in cui essa è giustamente imposta e non divulgarne pubblicamente il contenuto. Spero che il Parlamento europeo dimostri un vivo interesse per tale iniziativa e che le altre istituzioni accetteranno le mie argomentazioni in materia.

TRASPARENZA

Durante quest'anno non sono stati compiuti grossi progressi nel campo della trasparenza o dell'apertura. La Commissione avrebbe dovuto elaborare un progetto di regolamento sull'accesso del pubblico ai documenti ai sensi dell'articolo 255 CE, ma nel corso dell'anno non è stato pubblicato alcun testo al riguardo. Sono stati pubblicati solo brevi stralci delle sue disposizioni, accompagnati di solito da aspre critiche da parte di organizzazioni di giornalisti e di altri attivisti in questo campo. Per il Mediatore si tratta di una questione molto importante poiché la mancanza di informazioni o informazioni errate costituiscono ancora l'oggetto più frequente delle denunce (23 %).

Il motivo di solito addotto per mantenere la tradizionale riservatezza, cioè l'efficienza, sembra essere piuttosto paradossale. Come si può considerare efficiente il crollo della Commissione Santer nel mese di marzo, che ha bloccato le attività dell'Unione per mezzo anno in assenza di una guida di una Commissione attiva? Una ragione importante di tale crollo si ravvisa in ciò che era stato compiuto dietro lo schermo della riservatezza. Inoltre, l'esperienza dimostra che un'amministrazione aperta, qual è praticata in molti Stati membri, sembra costituire uno strumento efficace contro la frode e la corruzione, mentre trattare gli affari pubblici in forma non pubblica e riservata sembra fornire delle opportunità per la frode e la corruzione. Trovo preoccupante che coloro che si oppongono alle crescenti richieste di una maggiore apertura trascurino questo punto importante.

Quali che possano essere gli argomenti e le ragioni, resta il fatto che la loro opposizione ostinata alla necessaria apertura in senso moderno dell'amministrazione dell'Unione oscura i dettagli del finanziamento dell'Unione, uno dei settori in cui l'Unione è maggiormente criticata. La prevenzione è miglior soluzione e anche una migliore forza di polizia può a posteriori affrontare solo una piccola parte delle attività indesiderabili suscettibili di verificarsi in questo campo.

CHE COS'È LA BUONA AMMINISTRAZIONE?

Nella relazione annuale per il 1997 abbiamo presentato una definizione del termine di cattiva amministrazione che è stata condivisa all'unanimità dal Parlamento europeo e che ora è generalmente accettata. Nel luglio 1999 é stata inoltre presentata una proposta di Codice di buona condotta amministrativa. La Commissione aveva lavorato fin dal 1997 alla propria versione di tale codice, ma allorché si era sciolta in marzo la questione era sembrata cadere. L'ufficio del Mediatore ha pertanto voluto raccogliere la sfida di pubblicare un Codice di buona condotta amministrativa. Il Codice del Mediatore non riguarda le relazioni tra quadri dirigenti e pubblici funzionari. Esso tratta le relazioni tra cittadini e pubblici funzionari, vertendo principalmente sul servizio che i cittadini europei hanno il diritto di aspettarsi dai pubblici funzionari europei. Per promuovere tale idea abbiamo avviato al riguardo un'indagine di propria iniziativa.

L'atteggiamento generale tra le istituzioni e gli organi comunitari è stato positivo. Alcuni tra essi hanno affermato di avere già adottato un codice di questo tipo. A titolo esemplificativo l'Agenzia europea per la valutazione dei farmaci di Londra ha adottato il progetto da noi raccomandato con alcune modifiche positive, mentre altri hanno iniziato a elaborare una propria versione del Codice. La Commissione ha annunciato di avere tenuto una prima lettura della propria versione prima di condurre dei negoziati con il proprio personale e ha invitato il Mediatore a esprimere i suoi commenti in materia. A prima vista, tale versione è sembrata alquanto vaga se vista dalla prospettiva dei cittadini europei.

Un Codice di buona condotta amministrativa di elevata qualità trasmetterebbe ai cittadini europei un messaggio positivo di un'amministrazione che tiene a fornire un buon servizio. Ciò gioverebbe alla reputazione dell'Unione negli Stati membri nel loro complesso. Esso fornirebbe inoltre ai cittadini europei informazioni chiare per quanto riguarda il tipo di servizio che essi hanno il diritto di attendersi e consiglierebbe i funzionari su cosa dovrebbero essere in grado di fornire. Il Codice non contiene nulla che non possa essere ottenuto con un impegno adeguato da parte dei dirigenti e una formazione del personale. L'indagine di propria iniziativa è ancora aperta, ma a mio avviso l'ampio ventaglio di risposte già ricevute indica che potrebbe essere meglio prendere in esame un'iniziativa giuridica volta a creare un diritto amministrativo europeo in materia di buona condotta amministrativa, seguendo l'esempio di molti Stati membri. Ciò significa che o la Commissione dovrebbe prendere l'iniziativa autonomamente adottando quale primo passo un buon Codice, o che il Parlamento europeo dovrebbe a tempo debito ipotizzare un'iniziativa in materia. L'adozione di un siffatto Codice di buona condotta amministrativa dimostrerebbe ai cittadini europei che l'Unione dispone di un'amministrazione moderna e desiderosa di rendere un buon servizio, disposta a lavorare a vantaggio dei cittadini e che non dovrebbe essere trasformata nel capro espiatorio di tutti i problemi europei.

MAGGIORE COOPERAZIONE

Quando qualcosa non funziona nel settore pubblico l'atteggiamento tradizionale è di chiedere più soldi o più poteri, non di cercare di ottenere dei risultati con più dialogo e più cooperazione.

La percentuale delle denunce che non rientrano nel mandato del Mediatore resta di circa il 70 %. Molte di queste sostengono che il diritto comunitario non è stato applicato correttamente in un dato Stato membro. Nel 1999 abbiamo consigliato 314 denuncianti (259 nel 1998) di rivolgersi all'ufficio del Difensore civico nazionale o regionale o di presentare una petizione al rispettivo Parlamento. Informazioni analoghe sono state fornite a molti altri cittadini che hanno contattato l'ufficio per iscritto, per telefono o per posta elettronica per chiedere un consiglio. Mano a mano che il trattato di Amsterdam viene progressivamente applicato, segnatamente le disposizioni concernenti i settori della giustizia, della libertà e della sicurezza, il diritto comunitario sarà sempre più applicato a tutti i livelli negli Stati membri e si avrà un bisogno ancora più grande di rimedi giudiziali ed extragiudiziali veloci ed efficaci. Da parte nostra, abbiamo accettato la responsabilità di informare gli uffici dei Difensori civici nazionali e regionali e le rispettive commissioni per le petizioni sul diritto comunitario. Abbiamo anche creato una rete per fornire loro sostegno e consulenze, avvalendoci a tal fine di tutte le risorse di Internet. La riunione dei Difensori civici nazionali e degli organi corrispondenti svoltasi in settembre a Parigi e quella con i Difensori civici regionali e le commissioni per le petizioni svoltasi a Firenze in ottobre hanno mostrato che tutte queste istituzioni e organi sono pronti ad attivarsi ulteriormente in questo campo.

Ciò significa che una costruttiva cooperazione nell'autentico spirito di sussidiarietà e di eguaglianza potrebbe costituire il modo migliore per assistere i cittadini europei in modo che possano ottenere ciò cui hanno diritto ai sensi del diritto comunitario ovunque e a qualsiasi livello si svolga la controversia in tutta l'Unione europea.

Il diritto comunitario diverrebbe in tal modo una realtà tangibile per tutti i cittadini europei.

Jacob Söderman

Strasburgo, 31 dicembre 1999

2. DENUNCE AL MEDIATORE

Il compito principale del Mediatore europeo consiste nell'occuparsi dei casi di cattiva amministrazione nell'azione delle istituzioni e degli organi comunitari, fatta eccezione per la Corte di giustizia e per il Tribunale di primo grado nell'esercizio delle loro funzioni giurisdizionali. Eventuali casi di cattiva amministrazione sono sottoposti all'attenzione del Mediatore prevalentemente attraverso denunce presentate dai cittadini europei. Il Mediatore ha inoltre la facoltà di effettuare indagini di propria iniziativa.

Qualsiasi cittadino europeo o qualsiasi persona residente in uno Stato membro può presentare una denuncia al Mediatore. Possono inoltre sporgere denuncia imprese, associazioni o altri organismi che abbiano sede sociale nell'Unione. Le denunce possono essere presentate al Mediatore direttamente oppure tramite un deputato del Parlamento europeo.

Le denunce presentate al Mediatore sono trattate pubblicamente, a meno che l'autore della stessa non richieda la riservatezza. È importante che il Mediatore operi nel modo più aperto e trasparente possibile, sia per consentire ai cittadini europei di seguirne e comprenderne il lavoro, sia per fornire un buon esempio ad altri.

Nel 1999 il Mediatore ha trattato 1860 casi. 1577 erano nuove denunce ricevute nel 1999. 1458 di queste erano state inviate direttamente da singoli cittadini, 90 provenivano da associazioni e 23 da imprese. 11 denunce sono state trasmesse da deputati del Parlamento europeo. 278 casi sono stati riportati dal 1998. Il Mediatore ha inoltre avviato 5 indagini di propria iniziativa.

Come già indicato nella relazione annuale del Mediatore per il 1995, esiste un accordo tra la commissione e il Mediatore in merito al reciproco deferimento, ove opportuno, di denunce e petizioni. Nel 1999, 3 petizioni sono state trasferite al Mediatore, con il consenso del firmatario, affinché venissero trattate come denunce. 71 denunce sono state deferite, con il consenso del denunciante, al Parlamento europeo affinché venissero trattate come petizioni. Vi sono stati inoltre 142 casi in cui il Mediatore ha suggerito al denunciante di rivolgere una petizione al Parlamento europeo. (Cfr. Allegato A, Statistiche, pag. 168)

2.1. LA BASE GIURIDICA DELL'ATTIVITÀ DEL MEDIATORE

Il Mediatore svolge le sue funzioni nel rispetto dell'articolo 195 del trattato che istituisce la Comunità europea, dello Statuto del Mediatore(1) e delle disposizioni di esecuzione adottate dal Mediatore ai sensi dell'articolo 14 dello Statuto. Il testo delle disposizioni di esecuzione, in tutte le lingue ufficiali, è pubblicato sul sito Web del Mediatore (http://www.euro-ombudsman.eu.int). Tale testo è disponibile anche presso l'ufficio del Mediatore.

Le disposizioni di esecuzione riguardano il funzionamento interno dell'ufficio del Mediatore. Tuttavia, onde garantire che esse costituiscano un documento comprensibile e utile per i cittadini, esse comprendono anche materiale concernente altre istituzioni e altri organi che figura già nello Statuto del Mediatore.

Il 30 novembre 1999 il Mediatore ha modificato le disposizioni di esecuzione in modo da chiarire che, a seguito del trattato di Amsterdam, le decisioni possono essere presentate anche in lingua irlandese. Tale modifica prende effetto a partire dal 1o gennaio 2000. La brochure "Il Mediatore europeo - La può aiutare?" e il formulario di denuncia sono stati aggiunti alla pagina internet del Mediatore in irlandese.

Nel giugno 1999 il Parlamento europeo ha modificato e proceduto ad una nuova numerazione degli articoli 177-179, disposizioni del suo regolamento concernenti le relazioni del Parlamento europeo con il Mediatore europeo. Tali modifiche chiariscono che la relazione annuale e le relazioni speciali del Mediatore sono trattate dalla stessa commissione competente nel merito (in pratica la commissione per le petizioni).

2.2. IL MANDATO DEL MEDIATORE EUROPEO

Tutte le denunce inviate al Mediatore sono registrate e ne viene accusata ricevuta. La lettera di dichiarazione di ricevuta informa il denunciante in merito alla procedura di esame della sua denuncia e include il nominativo e il numero di telefono del giurista che se ne occupa. La fase successiva consiste nel valutare se la denuncia rientri o meno nel mandato del Mediatore.

Il mandato del Mediatore, definito dall'articolo 195 del trattato CE, autorizza quest'ultimo a ricevere le denunce di qualsiasi cittadino dell'Unione o qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro e riguardanti casi di cattiva amministrazione nell'azione delle istituzioni e degli organi comunitari, fatta eccezione per la Corte di giustizia e per il Tribunale di primo grado nell'esercizio delle loro funzioni giurisdizionali. Una denuncia esula pertanto dal mandato se

1. il denunciante non è una persona autorizzata a presentare una denuncia

2. non riguarda un'istituzione o un organo comunitario

3. riguarda la Corte di giustizia o il Tribunale di primo grado nell'esercizio delle loro funzioni giurisdizionali ovvero

4. non concerne un eventuale caso di cattiva amministrazione.

2.2.1.

"CATTIVA AMMINISTRAZIONE"

In risposta a un invito del Parlamento europeo a precisare il suddetto termine, il Mediatore ha fornito la seguente definizione nella relazione annuale per il 1997:

Si è in presenza di cattiva amministrazione quando un organismo pubblico non opera conformemente a una norma o a un principio per esso vincolante.

Nel 1998 il Parlamento europeo ha adottato una risoluzione in cui tale definizione è stata accolta favorevolmente.

Durante il 1999 ha avuto luogo uno scambio epistolare tra il Mediatore e la Commissione che ha chiarito che anche la Commissione era d'accordo su tale definizione.

Un errore di interpretazione giuridica costituisce una forma di cattiva amministrazione

Nell'ottobre 1998 il Difensore civico irlandese ha rivolto un quesito al Mediatore europeo concernente l'interpretazione dell'articolo 9, paragrafo 2 del regolamento (CEE) n. 3887/92 della Commissione. Il quesito aveva avuto origine in seguito a un certo numero di denunce presentate al difensore civico irlandese contro il Ministero irlandese dell'agricoltura e dell'alimentazione il quale, agendo su consiglio della Commissione, aveva rifiutato o ridotto i pagamenti a taluni imprenditori che avevano richiesto gli aiuti dei regimi di premi speciali per bovini e l'estensivazione.

Nel febbraio 1999 la Commissione ha confermato la sua interpretazione del regolamento. L'ufficio del Difensore civico irlandese sosteneva quindi che l'interpretazione della Commissione fosse indebitamente restrittiva e non equa nei confronti degli interessati che avevano presentato la domanda di aiuto. Nell'aprile 1999, dopo un attento esame, il Mediatore europeo ha deciso di aprire un'indagine di propria iniziativa al riguardo e ne ha informato la Commissione.

Nel giugno 1999 la Commissione ha acconsentito a riesaminare la sua posizione sull'interpretazione della disposizione in questione. Essa affermava nondimeno:

"La Commissione è del parere che l'interpretazione giuridica di un articolo di un regolamento non costituisca un caso di cattiva amministrazione. Secondo l'art. 220 (ex art. 164) del trattato, tale questione potrebbe essere decisa in ultima istanza dalla Corte di giustizia."

La risposta del Mediatore europeo alla Commissione su questo punto comprendeva i due seguenti argomenti:

Il Mediatore europeo è sempre memore del fatto che la suprema autorità per quanto riguarda il significato e l'interpretazione del diritto comunitario è la Corte di giustizia. Inoltre, ai sensi dell'articolo 195 del trattato CE, il Mediatore non può condurre indagini ove i fatti addotti formino o abbiano formato oggetto di una procedura giudiziaria (la sottolineatura è aggiunta). In pratica, tuttavia, né il Difensore civico irlandese né il cittadino irlandese che gli ha presentato la denuncia hanno proposto o potuto proporre con facilità un'azione al riguardo.

Vorrei inoltre rilevare che il significato del termine "cattiva amministrazione" è di fondamentale importanza per il lavoro del Mediatore. Per questo motivo ho trattato il problema nella primissima relazione annuale, quella per il 1995, in cui si affermava:

Né il trattato né lo Statuto definiscono la nozione di "cattiva amministrazione". Chiaramente, si è in presenza di un caso di cattiva amministrazione quando un'istituzione o un organo comunitario non opera conformemente a i trattati e agli atti comunitari che sono per essi vincolanti in materia o se non osserva le norme e i principi giuridici stabiliti dalla Corte di giustizia e dal Tribunale di primo grado.

La relazione conteneva inoltre un elenco incompleto di eventuali esempi di cattiva amministrazione.

La relazione annuale del 1995 è stata esaminata dalla commissione competente nel merito del Parlamento europeo, che ha accettato la spiegazione di cui sopra di cattiva amministrazione, e il 20 giugno 1996 si è svolta una seduta plenaria alla quale è intervenuto il Commissario Marín. Nel corso della riunione dei Difensori civici nazionali europei del settembre 1997 si è fatto riferimento alla spiegazione del termine "cattiva amministrazione" data dalla relazione annuale 1995 e tale spiegazione è stata approvata.

Nella discussione del Parlamento europeo sulla relazione annuale del 1996 è stata chiesta una definizione più precisa di cattiva amministrazione e nel corso della discussione plenaria mi sono assunto l'impegno di fornire tale definizione. Ho chiesto ai Difensori civici nazionali e organi corrispondenti di informarmi del significato attribuito al termine cattiva amministrazione nei rispettivi Stati membri. Dalle risposte ricevute risulta che la nozione fondamentale può essere definita come segue:

Si è in presenza di cattiva amministrazione quando un organismo pubblico non opera conformemente a una norma o a un principio per esso vincolante.

Tale definizione è stata inclusa nella relazione 1997, unitamente a un commento che sottolineava che quando il Mediatore europeo indaga se un'istituzione o un organo comunitario ha agito in accordo con le norme e i principi per essi vincolanti "il suo primo e più essenziale compito dev'essere di stabilire se abbia agito legittimamente".

Dopo la discussione plenaria svoltasi il 14 luglio 1998, nella quale la Commissaria Gradin si è compiaciuta poiché il termine "cattiva amministrazione" era stato ora definito chiaramente, il Parlamento europeo ha approvato il 16 luglio 1998 una risoluzione in cui si accoglieva favorevolmente la definizione di cattiva amministrazione e si dichiarava che la definizione e gli esempi menzionati nella relazione annuale 1997 fornivano un quadro chiaro di quanto rientrava nel mandato del Mediatore europeo(2). Tale definizione è stata ripetuta nella relazione annuale 1998, che è stata discussa dal Parlamento europeo il 15 aprile 1999 alla presenza del Commissario Monti.

Sono pertanto sorpreso che la Commissione desideri ora riaprire una questione che è già stata trattata nell'ambito di una procedura in cui essa ha avuto la piena possibilità di rendere note le proprie opinioni.

Se la Commissione ritiene che gli interessi dei cittadini europei sarebbero meglio serviti rendendo più limitato il mandato del Mediatore, essa ha la possibilità di proporre una modifica al trattato in modo da escludere i casi in cui il denunciante ha una possibile via di ricorso dinanzi a un organo giurisdizionale. Tale restrizione sarebbe estremamente insolita, com'è specificato chiaramente nella definizione del ruolo del Mediatore data dal Consiglio d'Europa, che include una revisione della legittimità degli atti amministrativi(3). Tale restrizione esiste tuttavia nella legge che regola la carica di Commissario parlamentare nel Regno Unito. Tuttavia, a meno che, e fintantoché il trattato non sarà modificato per imporre un'analoga restrizione al Mediatore europeo, egli dovrebbe continuare ad assolvere il presente mandato conferitogli dal trattato che consente di procedere alle indagini tranne quando i fatti in questione "formino o abbiano formato oggetto di una procedura giudiziaria".

L'ufficio del Mediatore europeo è stato creato per migliorare le relazioni tra le istituzioni e gli organi comunitari e i cittadini europei. Nei casi in cui l'istituzione spiega di aver agito correttamente in conformità delle norme dei principi per essa vincolanti, il cittadino è talora soddisfatto della spiegazione, o almeno ha una migliore comprensione delle azioni dell'istituzione.

Inoltre, nello svolgere le sue indagini, il Mediatore è sempre consapevole non solo che l'autorità suprema sul significato e l'interpretazione del diritto comunitario è la Corte di giustizia, ma anche dell'elevato grado di perizia dei funzionari della Commissione nell'interpretare e nell'applicare il diritto comunitario in settori diversi. È pertanto probabile che nella maggior parte dei casi il Mediatore non ravvisi alcun motivo, al termine della sua indagine, per contestare l'interpretazione giuridica in causa data dalla Commissione.

Il 15 luglio 1999 il Segretario generale della Commissione ha risposto dichiarando che la Commissaria Gradin aveva approvato a nome della Commissione la definizione summenzionata di cattiva amministrazione il 14 luglio 1998 dinanzi al Parlamento europeo. Il Segretario generale ha inoltre confermato che la revisione della Commissione della sua interpretazione della disposizione in questione era in corso e che la Commissione avrebbe informato in tempi rapidi il Mediatore del risultato ottenuto.

Q5/98/IJH - OI/3/99/IJH

2.2.2.

UN CODICE DI BUONA PRASSI AMMINISTRATIVA

Nel novembre 1998, il Mediatore ha avviato un'indagine di propria iniziativa in merito all'esistenza e alla disponibilità pubblica, presso le diverse istituzioni e i diversi organi comunitari, di un Codice di buona prassi amministrativa per i funzionari nelle loro relazioni con il pubblico. L'indagine di propria iniziativa ha chiesto a diciannove istituzioni e organi comunitari se avessero già adottato o intendessero adottare un Codice di buona prassi amministrativa per i loro funzionari nelle relazioni con il pubblico.

Il 28 luglio 1999 il Mediatore ha proposto un Codice di buona prassi amministrativa sotto forma di progetti di raccomandazione alla Commissione, al Parlamento europeo e al Consiglio. Simili progetti di raccomandazione sono stati trasmessi alle altre istituzioni e organi nel settembre 1999. Il Codice del Mediatore è disponibile in tutte le lingue nel sito web (http://www.euro-ombudsman.eu.int).

Il Mediatore prevede di presentare una relazione speciale in materia al Parlamento europeo all'inizio del 2000.

2.3. RICEVIBILITÀ DELLE DENUNCE

Una denuncia che rientra nel mandato del Mediatore deve soddisfare altri criteri di ricevibilità prima che il Mediatore possa avviare un'indagine. Tali criteri, definiti dallo Statuto del Mediatore, sono i seguenti:

1. occorre individuare l'autore e l'oggetto della denuncia (articolo 2, paragrafo 3 dello Statuto);

2. il Mediatore non può intervenire nei procedimenti avviati dinanzi a un organo giurisdizionale né rimettere in discussione la fondatezza di una decisione giudiziaria di un siffatto organo (articolo 1, paragrafo 3);

3. la denuncia deve essere presentata entro due anni a decorrere dalla data in cui i fatti che la giustificano sono portati a conoscenza del ricorrente (articolo 2, paragrafo 4);

4. la denuncia deve essere preceduta dai passi amministrativi appropriati presso le istituzioni o gli organi interessati (articolo 2, paragrafo 4);

5. in caso di denuncia inerente ai rapporti di lavoro tra istituzioni e organi comunitari e i loro dipendenti, devono essere state esaurite le possibilità interne di domanda o ricorso amministrativo prima che possa essere presentata la denuncia (articolo 2, paragrafo 8).

Esempi di irricevibilità a causa di procedimenti avviati dinanzi a un organo giurisdizionale

Nel luglio 1988 l'organizzazione Énergie pour l'Armenie ha presentato una denuncia al mediatore europeo. Essa sosteneva che la Commissione europea si era rifiutata di pagare una fattura per del lavoro svolto nel quadro di un contratto firmato sotto l'egida del programma Tacis. La denuncia è stata trasmessa alla Commissione affinché potesse elaborare un parere sul quale il denunciante ha avuto modo di esprimere i suoi commenti. Sono state svolte ulteriori indagini.

Ai sensi dell'articolo 195 del trattato che istituisce la Comunità europea, il Mediatore europeo non può procedere a delle indagini quando i fatti in questione formino o abbiano formato oggetto di una procedura giudiziaria.

Durante le indagini sulla denuncia il denunciante ha informato il Mediatore europeo che i fatti addotti nella sua denuncia avevano formato oggetto di una procedura giudiziaria innanzi ai tribunali belgi.

L'articolo 2, paragrafo 7 dello Statuto del Mediatore stabilisce che allorché il Mediatore deve por fine all'esame di una denuncia a causa di un procedimento giurisdizionale in corso, i risultati delle indagini da lui eventualmente svolti in precedenza sono archiviati definitivamente. Il Mediatore ha deciso pertanto di chiudere il caso.

Denuncia 739/98/ADB

Nel luglio 1999 la sig.ra P ha presentato denuncia al Mediatore europeo a proposito del rifiuto della Commissione delle Comunità europee di ammetterla alle prove scritte del concorso COM/A/12/98.

La denuncia è stata trasmessa alla Commissione perché esprimesse un parere. Nel novembre 1999 la Commissione ha informato il Mediatore che la denunciante aveva adito il Tribunale di primo grado riguardo ai fatti addotti nella denuncia. Dato che la denunciante aveva avviato un procedimento dinanzi al Tribunale di primo grado il Mediatore, dopo aver sentito la denunciante su tale punto, ha concluso il suo esame della denuncia nel dicembre 1999 conformemente all'articolo 195 del trattato CE.

Ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 7 dello Statuto, del Mediatore, il risultato delle indagini svolte fino a quel momento è stato archiviato definitivamente.

Denuncia 867/99/GG

2.4. FONDATEZZA DELLE INDAGINI

Il Mediatore si occupa delle denunce che rientrano nel suo mandato e che soddisfano i criteri di ricevibilità. L'articolo 195 del trattato CE stabilisce che il Mediatore "procede alle indagini che ritiene giustificate". In taluni casi, possono non esservi motivi sufficienti a giustificare l'avvio di un'indagine da parte del Mediatore anche se la denuncia è tecnicamente ricevibile. Quando una denuncia è già stata trattata come petizione dalla commissione per le petizioni del Parlamento europeo, il Mediatore generalmente ritiene che non sia giustificato avviare un'indagine, a meno che non vengano presentati nuovi elementi.

2.5. ANALISI DELLE DENUNCE

Delle 5270 denunce registrate dall'inizio dell'attività del Mediatore, il 16 % proveniva dalla Francia, il 14 % dalla Germania, il 14 % dalla Spagna, il 9 % dal Regno Unito e il 12 % dall'Italia. (Un'analisi completa della provenienza geografica delle denunce figura nell'Allegato A, Statistiche).

Nel 1999 il processo di esame delle denunce per accertare se esse rientrano nel mandato del Mediatore, soddisfano i criteri di ricevibilità e giustificano l'avvio di un'indagine è stato completato nel 93 % dei casi. Il 27 % delle denunce esaminate rientrava nel mandato del Mediatore. Di queste, 243 soddisfacevano i criteri di ricevibilità, ma 42 non giustificavano l'avvio di un'indagine. Sono state pertanto avviate indagini in 201 casi.

La maggior parte delle denunce che hanno condotto all'avvio di un'indagine riguardava la Commissione europea (77 %). Dal momento che la Commissione europea costituisce il principale organo comunitario che adotta decisioni aventi un impatto diretto sui cittadini, è normale che essa sia l'oggetto primario delle loro denunce. 24 denunce riguardavano il Parlamento europeo e 7 il Consiglio dell'Unione europea.

I principali tipi di cattiva amministrazione contestati sono stati l'assenza di trasparenza (66 casi), la discriminazione (31 casi), le procedure irregolari o il mancato rispetto dei diritti di difesa (33 casi), l'iniquità o l'abuso di potere (32 casi), il ritardo evitabile (45 casi), la negligenza (29 casi), il mancato adempimento degli obblighi, ovvero il mancato esercizio da parte della Commissione del suo ruolo di "custode dei trattati" nei confronti degli Stati membri (9 casi) e l'errore giuridico (29 casi).

2.6. SUGGERIMENTO DI CONTATTARE ALTRI ORGANI E TRASFERIMENTO DELLE DENUNCE

Qualora una denuncia esuli dal mandato o sia irricevibile, il Mediatore cerca sempre di consigliare al denunciante di rivolgersi ad un altro organo che possa occuparsene. Ove opportuno e con il consenso del firmatario, il Mediatore trasferisce la denuncia direttamente ad un'altra autorità competente, a condizione che la denuncia risulti motivata.

Nel 1999 è stata fornita consulenza in 708 casi, la maggior parte dei quali riguardava questioni di diritto comunitario. In 314 casi è stato consigliato al firmatario di rivolgersi a un Difensore civico nazionale o regionale o a un organo corrispondente. Inoltre, previo consenso del denunciante, 8 denunce sono state trasmesse direttamente a un Difensore civico nazionale. A 142 denuncianti è stato consigliato di presentare una petizione al Parlamento europeo e inoltre 71 denunce sono state trasferite al Parlamento europeo, previo consenso del denunciante, affinché venissero trattate come petizioni. In 149 casi è stato consigliato di contattare la Commissione europea. Questo dato comprende alcuni casi in cui una denuncia contro la Commissione è stata dichiarata irricevibile in quanto non erano stati compiuti i debiti passi amministrativi presso la Commissione. In 101 casi è stato consigliato al denunciante di contattare altri organismi.

2.7. I POTERI DI INDAGINE DEL MEDIATORE

Nella relazione annuale per il 1998 il Mediatore ha proposto che i suoi poteri d'indagine venissero chiariti sia per quanto riguarda l'ispezione dei documenti che l'audizione dei testimoni. Il Parlamento europeo ha approvato una risoluzione che sollecitava la commissione per gli affari istituzionali a prendere in considerazione una modifica dell'articolo 3, paragrafo 2 dello Statuto del Mediatore secondo quanto proposto nella relazione elaborata dalla commissione per le petizioni(4).

Per accelerare tale processo, il Mediatore ha elaborato la seguente proposta di revisione del testo dell'articolo 3, paragrafo 2 e l'ha trasmessa alla Presidente del Parlamento europeo nel dicembre 1999:

Le istituzioni e gli organi comunitari hanno l'obbligo di fornire al Mediatore le informazioni che egli richiede loro e gli permettono di ispezionare e di riprodurre qualsiasi documento o il contenuto di qualsiasi supporto di dati.

Consentono l'accesso a documenti provenienti da uno Stato membro e soggetti in tale Stato al segreto in virtù di una disposizione legislativa o regolamentare soltanto previo consenso di detto Stato membro.

Consentono l'accesso agli altri documenti provenienti da uno Stato membro dopo averne informato lo Stato membro interessato.

I membri e il personale delle istituzioni e degli organi comunitari testimoniano a richiesta del Mediatore. Essi forniscono informazioni complete e veritiere.

Il Mediatore e il suo personale non divulgano informazioni riservate o documenti ottenuti nel corso delle indagini.

Il progetto in questione è stato in parte ispirato al regolamento concernente i poteri d'indagine dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) che prevede che esso debba avere il diritto di accesso senza preavviso e senza ritardo a qualsiasi informazione e il diritto di riprodurre qualsiasi documento in possesso delle istituzioni o degli organi interessati(5).

2.7.1. L'INTERROGATORIO DI TESTIMONI

Secondo l'articolo 3, paragrafo 2 dello Statuto del Mediatore:

"I funzionari e gli altri agenti delle istituzioni e degli organi comunitari sono tenuti a testimoniare, a richiesta del Mediatore; essi rendono dichiarazioni a nome delle loro amministrazioni e in base alle istruzioni di queste e restano vincolati dall'obbligo del segreto professionale".

Durante il 1999 il Mediatore ha invocato tale disposizione per la prima volta in due casi in cui era coinvolta la Commissione. Uno dei casi (1140/97/IJH) è stato chiuso nel 1999 ed è riportato più oltre (pag. 91). L'indagine relativamente all'altro caso (995/98/OV) è continuata nel 2000.

Sulla base dell'esperienza nella conduzione degli interrogatori, il Mediatore ha scritto al Segretario generale della Commissione il 7 luglio 1999 esponendo una procedura generale da applicare in casi futuri:

1. La data, l'ora e il luogo della deposizione orale devono essere concordati tra i servizi del Mediatore e il Segretariato generale della Commissione, il quale informa il testimone/i testimoni. Le deposizioni orali vanno rese nei locali del Mediatore, solitamente a Bruxelles.

2. Ciascun testimone viene ascoltato separatamente e non è accompagnato.

3. La lingua o le lingue in cui avviene la deposizione è concordata tra i servizi del Mediatore e il Segretariato generale della Commissione. Qualora un testimone ne faccia richiesta preventivamente, la deposizione si svolge nella lingua madre del testimone.

4. Le domande e risposte sono registrate e verbalizzate dai servizi del Mediatore.

5. Il verbale è inviato al testimone per essere firmato. Il testimone può proporre correzioni linguistiche alle risposte. Qualora il testimone desideri correggere o completare una risposta, la risposta rivista e le ragioni delle correzione vengono specificate in un documento a parte, che è allegato al verbale.

6. Il verbale firmato, corredato di eventuali allegati, fa parte del fascicolo del Mediatore relativo al caso.

È stato successivamente chiarito che il punto 6 implica anche che il denunciante riceve una copia del verbale firmato e ha l'opportunità di esprimere delle osservazioni.

2.7.2. ISPEZIONE DI DOCUMENTI

Durante il 1999 sono stati invocati in numerose occasioni i poteri del Mediatore di ispezionare i fascicoli e i documenti relativi a un'indagine.

Nella corrispondenza tra la Commissione e il Mediatore è sottolineato che il diritto di ispezione include anche la possibilità di leggere dei documenti, di prendere delle note e di fare delle fotocopie.

Le istruzioni del Mediatore al suo personale riguardo all'ispezione di documenti riguardano i seguenti punti:

il giurista non deve firmare nessun formulario di impegno o nessun attestato che non sia la semplice lista di documenti ispezionati o copiati. Qualora i servizi dell'istituzione o organo interessato facciano una proposta in tal senso, il giurista ne trasmette copia al Mediatore;

se i servizi dell'istituzione o organo interessato cercano di impedire o di imporre condizioni irragionevoli all'ispezione di un qualsiasi documento, il giurista deve informarli che ciò viene considerato come un rifiuto;

se l'ispezione di un qualsiasi documento viene rifiutata, il giurista chiede ai servizi dell'istituzione o dell'organo interessato di esporre il motivo debitamente giustificato di segreto professionale sul quale si basa tale rifiuto.

Il primo punto è stato aggiunto a seguito di un caso in cui i servizi della Commissione avevano proposto che il personale del Mediatore firmasse un impegno a indennizzare la Commissione relativamente a danni causati a terzi con la divulgazione di informazioni contenute nel documento.

2.8. DECISIONI A SEGUITO DI UN'INDAGINE DEL MEDIATORE

Quando il Mediatore decide di avviare un'indagine in merito a una denuncia, il primo passo consiste nel trasmettere la denuncia e gli eventuali allegati all'istituzione o all'organo comunitario interessato affinché formuli un parere. Una volta ricevuto il parere, esso viene inviato al denunciante per eventuali osservazioni.

In alcuni casi, l'istituzione o l'organo stesso provvede a risolvere il caso in modo soddisfacente per il denunciante. Se questo risulta dal parere e dalle osservazioni, il caso viene chiuso come "risolto dall'istituzione". In alcuni altri casi il denunciante decide di ritirare la denuncia e il fascicolo viene archiviato per questo motivo.

Se la denuncia non viene risolta dall'istituzione né ritirata dal denunciante, il Mediatore continua le proprie indagini. Se esse non evidenziano un caso di cattiva amministrazione, il denunciante e l'istituzione o l'organo interessato ne sono informati e il caso viene archiviato.

Se le indagini del Mediatore rivelano un caso di cattiva amministrazione, egli ricerca, per quanto possibile, una conciliazione amichevole atta a eliminare tale caso di cattiva amministrazione e a soddisfare il denunciante.

Se una conciliazione amichevole non è possibile o se la ricerca di quest'ultima non ha avuto esito positivo, il Mediatore chiude il fascicolo rivolgendo una valutazione critica all'istituzione o all'organo interessato oppure giunge a una constatazione formale di cattiva amministrazione corredata di progetti di raccomandazione.

La valutazione critica è opportuna nei casi in cui la cattiva amministrazione non risulta avere implicazioni generali e non appare necessaria un'azione ulteriore da parte del Mediatore.

Nei casi in cui invece risulta necessaria un'azione ulteriore da parte del Mediatore (ovvero i casi più gravi di cattiva amministrazione o casi in cui si riscontrano implicazioni generali), il Mediatore adotta una decisione corredata di progetti di raccomandazione all'istituzione o all'organo interessato. Ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 6 dello Statuto del Mediatore, l'istituzione o l'organo interessato è tenuto a trasmettere entro tre mesi un parere circonstanziato al Mediatore. Il parere circonstanziato può essere costituito dall'accettazione della decisione del Mediatore e da una descrizione delle misure adottate per attuare le raccomandazioni.

Se un'istituzione o un organo comunitario non risponde in modo soddisfacente a un progetto di raccomandazione, l'articolo 3, paragrafo 7 stabilisce che il Mediatore trasmetta una relazione al Parlamento europeo e all'istituzione o all'organo interessato. Tale relazione può essere corredata di raccomandazioni.

Nel 1999 il Mediatore ha avviato 206 indagini, di cui 201 in merito a denunce e 5 di propria iniziativa. (Per ulteriori dettagli cfr. l'Allegato A, Statistiche).

62 casi sono stati risolti dall'istituzione o dall'organo stesso. Di questi 39 erano casi in cui l'intervento del Mediatore è riuscito ad ottenere una risposta nel caso di mancata risposta a della corrispondenza (si veda la sezione 2.9 della relazione 1998 per ulteriori dettagli sulla procedura utilizzata in questi casi). 5 denunce sono state ritirate dal firmatario. In 107 casi le indagini del Mediatore non hanno rilevato cattiva amministrazione.

In 27 casi è stata rivolta una valutazione critica all'istituzione o all'organo interessato. In 1 caso è stata raggiunta una conciliazione amichevole. 10 progetti di raccomandazione sono stati formulati alle istituzioni e agli organi interessati nel 1999. Due progetti di raccomandazione sono stati accettati dalle istituzioni nel 1999, uno dei quali era un progetto di raccomandazione formulato nel 1998 (casi 1055/96/IJH e 633/97/(PD)IJH, cfr. Pagg. 262 e 264). Nel caso di altri 8 progetti di raccomandazione formulati nel 1999 il termine per un parere circostanziato dell'istituzione interessata non scadeva entro la fine dell'anno.

In un caso un progetto di raccomandazione è stato seguito da una relazione speciale al Parlamento europeo. Si trattava nella fattispecie dell'indagine di propria iniziativa sulla segretezza inerente alle procedure di assunzione della Commissione.

La relazione, che è stata pubblicata nella Gazzetta Ufficiale(6) e sul sito web del Mediatore in tutte le lingue comprende la seguente raccomandazione:

Nei suoi futuri concorsi a scopo di assunzione, e al più tardi a partire dal 1 luglio 2000, la Commissione dovrebbe concedere ai candidati che ne facciano richiesta l'accesso ai propri elaborati d'esame corretti.

Il 7 dicembre 1999 il presidente della Commissione ha informato il Mediatore che:

"La Commissione accoglie le raccomandazioni riportate nella presente relazione e proporrà le necessarie soluzioni giuridiche e organizzative per dare ai candidati che ne facciano richiesta l'accesso ai propri elaborati d'esame corretti, a partire dal 1 luglio 2000."

3. DECISIONI A SEGUITO DI UN'INDAGINE

3.1. CASI IN CUI NON È STATA RILEVATA CATTIVA AMMINISTRAZIONE

3.1.1. PARLAMENTO EUROPEO

TRASPARENZA NELLE PROCEDURE DI UN CONCORSO ORGANIZZATO DA UN GRUPPO POLITICO DEL PARLAMENTO EUROPEO

Decisione sulla denuncia 1163/97/JMA presentata contro il Parlamento europeo

La denuncia

Nel dicembre 1997 la signora M. ha presentato al Mediatore europeo una denuncia in merito ad una serie di irregolarità nel concorso generale A 1/97 (amministratori di lingua spagnola) organizzato dal gruppo socialista del Parlamento europeo. Le doglianze riguardavano la composizione della commissione giudicatrice e la trasparenza delle procedure.

La denunciante aveva partecipato a quel concorso generale nel 1997. Secondo quanto da lei affermato, nonostante avesse partecipato all'ultima fase del concorso e pertanto sostenuto un colloquio con la commissione giudicatrice, il suo nome non era stato finalmente inserito nella lista degli idonei del concorso.

La signora M. aveva scritto alla segreteria della commissione giudicatrice chiedendo di avere accesso alle sue prove scritte. La commissione giudicatrice aveva risposto che, in virtù della segretezza dei suoi lavori, così come stabilito nello statuto del personale e riconosciuto dalla giurisprudenza della Corte di giustizia, non poteva dare accesso alle prove scritte della candidata e che, pur avendo ella ottenuto un punteggio elevato nelle prove scritte (83 su 100), alla luce del colloquio con la commissione giudicatrice, il suo nome non aveva potuto essere inserito nell'elenco di riserva.

A seguito di un'ulteriore richiesta della denunciante, la commissione giudicatrice le aveva comunicato nel novembre 1997 che nell'elenco di riserva del concorso in questione erano stati inseriti tre candidati, due dei quali erano stati selezionati per coprire i posti disponibili. La lettera si limitava a citare i nomi dei candidati, ma non menzionava i risultati ottenuti, in considerazione del carattere confidenziale delle decisioni della commissione giudicatrice. La decisione era stata confermata dal presidente del gruppo politico responsabile dell'organizzazione del concorso.

La denunciante si è pertanto rivolta al Mediatore, allegando:

1. Violazione di una serie di norme interne del gruppo socialista:

- Articolo 8.1.5: alle prove orali non aveva assistito alcun rappresentante del comitato del personale; facevano parte della commissione giudicatrice più di due membri della stessa nazionalità/lingua del concorso (spagnolo); la decisione adottata dalla commissione giudicatrice era stata sottoscritta da uno dei suoi membri che non aveva diritto di voto.

- Articolo 8.1.6: il numero dei candidati inseriti nell'elenco di riserva era inferiore di tre volte rispetto al numero dei posti disponibili.

2. Mancata trasmissione di informazioni:

- la denunciante affermava di non aver ricevuto spiegazioni adeguate riguardo ai criteri di selezione seguiti dalla commissione giudicatrice per la valutazione delle prove. In merito a questo aspetto, la denunciante sosteneva che il presidente del gruppo socialista aveva impiegato molto tempo (2 mesi) per rispondere alle sue richieste e inoltre che la lettera indirizzata al membro della commissione giudicatrice che rappresentava il comitato del personale non aveva ricevuto alcuna risposta.

- La denunciante sosteneva inoltre che il fatto che taluni candidati inseriti nell'elenco di riserva avessero avuto rapporti di lavoro con determinati membri della commissione giudicatrice sollevava alcuni dubbi in merito all'imparzialità della decisione.

L'indagine

Il parere del Parlamento

La denuncia è stata trasmessa al Parlamento europeo che, nel suo parere, ha fatto riferimento alle osservazioni presentate dal gruppo socialista.

- Per quanto riguarda l'assenza di un rappresentante del comitato del personale nella commissione giudicatrice, dal parere è emerso che per costituire la commissione giudicatrice il suo presidente doveva semplicemente verificare se era presente il numero minimo di membri per raggiungere il quorum. Inoltre, nessun candidato aveva sollevato obiezioni su questo punto prima dell'inizio delle prove.

- Il gruppo socialista ha spiegato che soltanto due dei membri della commissione giudicatrice avevano la stessa nazionalità: un rappresentante della delegazione spagnola ed il segretario generale del gruppo. Quest'ultimo era membro della commissione giudicatrice per la carica ricoperta all'interno del gruppo. Il secondo rappresentante della delegazione spagnola era presente solo in qualità di osservatore e non aveva pertanto diritto di voto. Pertanto, solo un rappresentante spagnolo aveva diritto di voto.

- Per quanto riguarda il numero di canditati inseriti nell'elenco di riserva, il parere sottolineava che erano stati inclusi i soli candidati che, ad avviso della commissione giudicatrice, soddisfacevano i criteri di selezione.

- Nel parere si contestava l'accusa di parzialità della commissione giudicatrice, basata sull'esistenza di rapporti di lavoro fra taluni dei suoi membri ed alcuni candidati inseriti nell'elenco di riserva. Il gruppo socialista ha spiegato che esistevano rapporti analoghi anche con altri candidati che non erano stati selezionati. Inoltre, poiché il concorso era stato organizzato dal gruppo politico, sarebbe stato qualificante solo un precedente rapporto di lavoro con lo stesso gruppo.

Per quanto riguarda la presunta mancanza di informazioni e di trasparenza, veniva indicato che, tenuto conto della necessità di mantenere la segretezza dei lavori della commissione giudicatrice, la denunciante aveva già ricevuto informazioni sufficienti. Di conseguenza, la commissione giudicatrice non aveva alcun obbligo di fornirle ulteriori informazioni.

Il gruppo socialista ha spiegato che il ritardo nella risposta del presidente del gruppo era dipeso dai suoi frequenti viaggi. Quanto alla mancanza di riscontro da parte del rappresentante del comitato del personale, è stato osservato che, nella sua veste di membro della commissione giudicatrice, egli non poteva rilasciare dichiarazioni per conto della commissione in risposta alla richiesta della denunciante.

Le osservazioni della denunciante

La denunciante ha confermato la denuncia originaria,

facendo riferimento alla violazione delle norme interne del gruppo socialista, che ne costituivano il motivo:

- In primo luogo, per quanto riguarda l'assenza di un rappresentante del comitato del personale, la denunciante ha ritenuto che la presenza di un rappresentante del comitato del personale è una garanzia. A suo avviso, la presenza di un rappresentante del comitato del personale è una garanzia. La sua assenza costituisce pertanto una violazione della procedura stabilita sia nello statuto del personale che nel regolamento interno del gruppo socialista. La denunciante ha inoltre sottolineato che non aveva contestato la composizione della commissione giudicatrice prima dell'inizio della prova perché convinta che i membri avessero agito in buona fede.

- La denunciante ha anche respinto la spiegazione del Parlamento in merito alla presenza di un terzo cittadino spagnolo nella commissione giudicatrice. Pur avendo il Parlamento dichiarato che la persona in questione aveva assolto un ruolo meramente consultivo, la denunciante riteneva che tale ruolo avrebbe dovuto impedirgli di firmare la decisione finale della commissione giudicatrice.

- La denunciante ha confermato le doglianze relative al presunto esiguo numero di candidati inseriti nell'elenco di riserva.

Quanto alla mancanza di trasparenza, la denunciante ha sottolineato che l'interpretazione estensiva fornita nel parere del Parlamento al principio di segretezza delle decisioni della commissione giudicatrice aveva dato origine a mancanza di trasparenza e di informazioni. A suo giudizio, la segretezza delle decisioni della commissione non sarebbe stata pregiudicata dalla divulgazione dei criteri di selezione usati per determinare il suo punteggio finale, come ella aveva chiesto. La denunciante ha sostenuto il suo punto di vista con estratti di una recente sentenza della Corte di giustizia nella causa 254/95 (Parlamento europeo contro Innamorati)(7).

La denunciante ha respinto la spiegazione del gruppo socialista secondo cui il ritardo nel rispondere alle sue richieste era dipeso dai viaggi del presidente del gruppo. Ella ha fatto riferimento alle norme applicate dai servizi del Mediatore europeo che stabiliscono che i denuncianti dovrebbero ricevere una risposta da ciascuna istituzione comunitaria entro un termine ragionevole.

Ulteriori indagini

Nel febbraio 1999 la denunciante ha scritto nuovamente al Mediatore europeo. In seguito a un colloquio con il presidente della delegazione socialista spagnola, ella riteneva che fosse possibile pervenire ad una soluzione amichevole, in base alla quale il suo nome sarebbe stato aggiunto nell'elenco di riserva del concorso. L'8 marzo 1999 il Mediatore ha trasmesso la proposta della denunciante al Parlamento europeo.

Dopo numerose richieste di prorogare il termine ultimo, il 15 giugno 1999 il Mediatore ha finalmente ricevuto le osservazioni del gruppo socialista del Parlamento europeo. Nella lettera, il gruppo sosteneva di non poter accettare la proposta della denunciante, sottolineando che l'elenco di riserva era già stato stabilito sulla base dei candidati ritenuti idonei per il posto e che in quel momento la denunciante non figurava fra i nomi selezionati. La lettera aggiungeva che qualsiasi modifica dell'elenco di riserva sarebbe stata discriminatoria nei confronti degli altri candidati non ammessi.

La decisione

1. Ambito dei poteri del Mediatore europeo

1.1. Poiché la denuncia era stata presentata inizialmente contro un gruppo politico del Parlamento europeo, il Mediatore, prima di entrare nel merito della questione, ha ritenuto opportuno formulare talune considerazioni sull'ambito dei propri poteri.

1.2. I fatti in causa riguardavano le decisioni di una commissione giudicatrice di un concorso organizzato da un gruppo politico del Parlamento europeo per la selezione di numerosi agenti temporanei da assumere per svolgere funzioni presso il gruppo politico in questione.

1.3. Come stabilito nell'articolo 2, paragrafo 1 dello Statuto del Mediatore "il Mediatore contribuisce a individuare i casi di cattiva amministrazione nell'azione delle istituzioni e degli organi comunitari". Ricorrono gli estremi di cattiva amministrazione quando un organismo pubblico non opera conformemente a una norma o a un principio, per esso vincolante(8). Vi sono limiti a ciò che si può considerare cattiva amministrazione. Pertanto, le denunce contro decisioni che hanno natura politica, piuttosto che amministrativa, devono essere considerate irricevibili. È il caso delle denunce contro i lavori politici del Parlamento europeo o dei suoi organismi(9) e segnatamente le attività dei suoi gruppi politici.

1.4. L'organizzazione di una procedura di assunzione per la selezione di agenti temporanei da parte dei gruppi politici del Parlamento europeo non può tuttavia essere ritenuta del tutto attività politica. In conformità con l'articolo 14 della decisione della Presidenza del Parlamento europeo del 25 giugno 1997(10), i gruppi politici sono autorizzati a selezionare i propri agenti temporanei e, in tal modo, esercitano per delega i poteri dell'autorità che ha il potere di nomina, in accordo con le condizioni di impiego degli altri ufficiali delle comunità.

Da questo punto di vista, l'organizzazione di concorsi per la selezione di agenti temporanei da parte dei gruppi politici del Parlamento europeo costituisce un'attività amministrativa, soggetta a determinate norme comunitarie. Questo tipo di situazione rientra nella giurisdizione dei giudici comunitari e pertanto sia il Tribunale di primo grado che la Corte di giustizia delle Comunità europee hanno il potere di verificare la conformità di tali concorsi al diritto comunitario.

1.5. L'indagine del Mediatore si è pertanto limitata a valutare se, in questo caso, le norme ed i principi del diritto comunitario fossero stati debitamente rispettati.

2. Presunte irregolarità contrarie al regolamento interno del gruppo politico

2.1. La denunciante ha asserito che nello svolgimento del concorso erano state compiute numerose irregolarità, che riguardavano:

a. La composizione della commissione giudicatrice: assenza di un rappresentante del comitato del personale durante le prove orali; presenza nella commissione giudicatrice di più di due membri della stessa nazionalità/lingua del concorso; firma sulla decisione finale della commissione giudicatrice di uno dei membri con voto consultivo; rapporti di lavoro fra taluni membri della commissione giudicatrice e numerosi canditati.

b. L'esiguo numero di candidati inseriti nell'elenco di riserva.

La denunciante ha sottolineato che tutte queste irregolarità violavano il regolamento interno del gruppo socialista.

2.2. Il Mediatore ha osservato che i destinatari dei regolamenti che la denunciante presumeva fossero stati violati erano i membri di un gruppo politico del Parlamento europeo. In considerazione della natura politica del loro lavoro, il controllo in merito all'applicazione di dette norme esula dal mandato del Mediatore.

2.3. Le presunte irregolarità si erano tuttavia verificate nel corso di una procedura di assunzione, in occasione della quale il gruppo politico aveva agito su delega e per conto dell'autorità che ha il potere di nomina del Parlamento europeo. Da questo punto di vista, l'organizzazione del concorso costituiva un'attività amministrativa disciplinata dal diritto comunitario e oggetto di valutazione da parte dei giudici comunitari.

Per verificare pertanto le presunte irregolarità, il Mediatore ha cercato di chiarire se la commissione giudicatrice non avesse operato conformemente a una norma o a un principio comunitario vincolante.

2.4. Talune delle doglianze della denunciante riguardavano la composizione irregolare della commissione giudicatrice.

Come stabilito dai giudici comunitari, la composizione di una commissione giudicatrice deve essere considerata irregolare se non può garantire una valutazione obiettiva delle qualità dei candidati(11). Dalle informazioni trasmesse nel corso dell'indagine, il Mediatore non ha potuto concludere che nel valutare le qualità dei candidati la commissione giudicatrice non sia stata obiettiva. Il Mediatore pertanto ha ritenuto che non sussistesse prova di cattiva amministrazione in merito a questo aspetto del caso.

2.5. Per quanto riguarda i candidati da includere nell'elenco di riserva del concorso, la denunciante riteneva che il numero dei candidati selezionati avrebbe dovuto essere di tre volte superiore rispetto al numero dei posti da coprire. Nel parere del Parlamento europeo, il gruppo socialista ha sostenuto che la commissione giudicatrice aveva inserito nell'elenco di riserva solo quei candidati che erano stati ritenuti idonei sulla base delle procedure concorsuali.

2.6. Il Mediatore ha osservato che l'articolo 5, paragrafo 5 dell'allegato III dello statuto del personale stabilisce che:

"la commissione giudicatrice stabilisce l'elenco degli idonei [...]; questo elenco deve possibilmente comprendere un numero di candidati almeno doppio di quello dei posti da coprire".

In considerazione delle disposizioni di cui sopra, la commissione giudicatrice gode di una certa discrezionalità per quanto riguarda il numero degli idonei da inserire nell'elenco di riserva. Il Mediatore ha ritenuto pertanto che non sussistesse prova di cattiva amministrazione in merito a questo aspetto del caso.

3. Informazioni sui criteri di valutazione delle prove

3.1. La denunciante ha dichiarato che nonostante le numerose richieste rivolte alla segreteria della commissione esaminatrice, al membro rappresentante del comitato del personale ed al presidente del gruppo, non aveva ricevuto alcuna spiegazione sui criteri di valutazione delle prove. Nel suo parere, il Parlamento ha dichiarato che la denunciante era stata informata del punteggio ottenuto nelle prove scritte ed orali e che, in considerazione della segretezza delle decisioni della commissione giudicatrice, non poteva esserle fornita nessun'altra informazione.

L'attuale diritto comunitario non prevede alcuna base giuridica che stabilisca che il Parlamento è tenuto a fornire informazioni particolareggiate sui criteri seguiti dalla commissione giudicatrice per la valutazione delle prove. Il Mediatore pertanto ha ritenuto che non sussistesse prova di cattiva amministrazione in merito a questo aspetto del caso.

3.2. Il Mediatore, tuttavia, ha richiamato l'attenzione del Parlamento sul fatto che, comunicando ai candidati informazioni più dettagliate sui criteri di valutazione, il Parlamento contribuirebbe ad aumentare in misura considerevole la trasparenza delle procedure di selezione e potrebbe altresì alleggerire il lavoro delle commissioni giudicatrici che trattano le richieste e le denunce dei candidati.

Conclusione

Sulla base delle indagini condotte dal Mediatore europeo in merito alla denuncia in esame, non sembra che il Parlamento europeo si sia reso responsabile di cattiva amministrazione. Il Mediatore ha pertanto archiviato il caso.

Ulteriori osservazioni

La maggior parte delle doglianze della denunciante riguardavano censure di presunte violazioni del regolamento interno di un gruppo politico. Come il Mediatore ha dichiarato in precedenza, esula dal suo mandato garantire la corretta applicazione di tali norme. Nondimeno, nello svolgimento di una procedura di assunzione per agenti temporanei, un gruppo politico agisce per conto del Parlamento quale autorità che ha il potere di nomina dell'Istituzione e pertanto dovrebbe garantire il rispetto delle norme e dei principi di buona amministrazione del diritto comunitario. Inoltre, poiché queste procedure sono spesso ritenute dai cittadini alla stregua di concorsi ufficiali della Comunità, l'Istituzione stessa dovrebbe svolgere un ruolo di controllo per garantire una corretta attuazione delle procedure di assunzione, nel debito rispetto delle norme giuridiche e dei principi applicabili. Così operando, il Parlamento contribuirebbe a migliorare le relazioni dell'Unione europea con i suoi cittadini.

In risposta a queste osservazioni, l'11 gennaio 2000 il Presidente del Parlamento europeo ha scritto al Mediatore. Nella sua lettera, la signora Fontaine ha dichiarato che i gruppi politici dovrebbero rispettare i principi di buona amministrazione nelle loro procedure di assunzione e ha affermato che l'amministrazione del Parlamento avrebbe vigilato sul rispetto di tali principi.

CANDIDATURA PER UNA BORSA DI STUDIO "ROBERT SCHUMAN": PRESUNTA MANCANZA DI RISPOSTA DA PARTE DEL PARLAMENTO EUROPEO

Decisione sulla denuncia 287/98/IP presentata contro il Parlamento europeo

La denuncia

Nel marzo 1998 il signor F. ha presentato al Mediatore europeo una denuncia riguardante la presunta la presunta mancanza di risposta del Parlamento europeo in merito alla sua candidatura per una borsa di studio "Robert Schuman".

Nel settembre 1996 l'autore della denuncia aveva presentato domanda per ottenere una borsa di studio "Robert Schuman" presso il Parlamento europeo.

Il 16 settembre 1996 il Parlamento inviava un avviso di ricevimento con il quale informava l'interessato che la decisione in merito alla sua candidatura sarebbe stata adottata nel corso della procedura di selezione del novembre 1996.

Nella lettera al Mediatore, l'interessato sostiene di non avere mai ricevuto detta decisione del Parlamento.

L'indagine

Il parere del Parlamento

La denuncia è stata trasmessa al Parlamento europeo, il cui parere è stato in sintesi il seguente:

Il Parlamento ha affermato che, nel settembre 1996, i servizi della Direzione generale degli Studi hanno inviato all'interessato un avviso di ricevimento della sua candidatura. Nella stessa lettera, l'istituzione ha fornito all'interessato alcune informazioni sulla procedura di selezione, comunicandogli in particolare che la decisione sulla sua domanda sarebbe stata adottata nel corso della procedura di selezione del novembre 1996.

L'istituzione evidenziava che un ristretto numero di candidati che non fossero stati selezionati in novembre, a causa del ridotto numero di borse, sarebbe stato riesaminato nel corso delle tre selezioni successive.

Inoltre, il Parlamento ha allegato copia della lettera che il denunciante aveva inviato al Parlamento nel settembre 1996, nella quale disapprovava la modalità della procedura di selezione e decideva di ritirare la propria domanda.

Il Parlamento ha sottolineato che, viste le circostanze, aveva ritenuto che non fosse più necessario alcuno scambio di corrispondenza con l'interessato. Nonostante ciò, il Parlamento ha risposto ad un'ulteriore lettera del denunciante datata 26 febbraio 1998, spiegando che, in seguito al ritiro, la sua domanda non era stata esaminata.

Le osservazioni del denunciante

Il Mediatore ha trasmesso il parere del Parlamento europeo al denunciante, invitandolo a formulare osservazioni. Non è pervenuta alcuna risposta a detta richiesta.

La decisione

Presunta mancanza di risposta del Parlamento europeo

1. I principi di buona condotta amministrativa richiedono che le amministrazioni pubbliche rispondano debitamente alle richieste dei cittadini.

2. Nel caso in esame, l'interessato ha presentato la propria candidatura per una borsa di studio "Robert Schuman" presso il Parlamento europeo. Egli ha sostenuto che l'istituzione non gli ha comunicato la decisione sull'esito della procedura di selezione.

3. Il Parlamento ha rilevato che i propri servizi hanno debitamente inviato all'interessato un avviso di ricevimento della sua domanda. Successivamente, con lettera del 26 settembre 1996, l'interessato ha invitato l'istituzione a ritirare la propria domanda. Il Parlamento ha quindi ritenuto inutile ogni ulteriore risposta.

4. Il Mediatore ha ritenuto che il Parlamento, nel proprio parere, avesse ragionevolmente spiegato il motivo per cui non aveva informato il denunciante in merito all'esito della procedura di selezione.

5. Inoltre, il Mediatore ha rilevato che il Parlamento ha risposto anche alla lettera dell'interessato del 26 febbraio 1998, illustrando il motivo per cui la sua candidatura non era stata esaminata.

Conclusione

Sulla base delle indagini condotte dal Mediatore in merito alla denuncia in questione, non è risultato che il Parlamento europeo si sia reso responsabile di cattiva amministrazione. Il Mediatore ha pertanto deciso di archiviare il caso.

TERMINE MASSIMO PER LA PRESENTAZIONE DI CERTIFICATI MEDICI

Decisione sulla denuncia 689/98/BB presentata contro il Parlamento europeo

La denuncia

Nel giugno 1998 il signor C., deputato al Parlamento europeo, ha presentato al Mediatore europeo una denuncia riguardante la richiesta da parte del Collegio dei questori del Parlamento europeo di rimborsare il 50 % della sua indennità per spese generali relativa al periodo settembre 1996 - agosto 1997.

Nel corso dell'anno parlamentare 1996-1997, il denunciante ha sofferto di gravi problemi di salute e pertanto non ha potuto essere presente alla metà dei giorni di seduta del Parlamento stabiliti. Di fatto, gli mancavano due giorni rispetto al limite minimo del 50 %. All'interessato, che era stato informato della situazione, era stato chiesto di rimborsare il 50 % dell'indennità per spese generali per il periodo in questione.

Secondo quanto affermato dal denunciante, i due giorni suddetti corrispondevano al 14, 17 e 18 luglio 1996, periodo durante il quale si trovava in ospedale. Egli aveva inviato i certificati medici dopo le vacanze estive, ritenendo che il Parlamento fosse chiuso nel mese di agosto. I certificati in questione sono stati rifiutati, perché presentati oltre il termine massimo di un mese. Il denunciante ha dichiarato di avere agito in buona fede e che desiderava trattenere l'altra metà dell'indennità per spese generali.

L'indagine

Il parere del Parlamento

Il parere del Parlamento è stato in sintesi il seguente:

L'articolo 28, paragrafo 1 delle norme che disciplinano il regime dei rimborsi e delle indennità dei deputati al Parlamento europeo stabilisce:

"Il deputato che nel corso di un anno parlamentare (1o settembre - 31 agosto) non partecipi ad almeno la metà dei giorni di seduta del Parlamento stabiliti dall'Ufficio di presidenza, rimborsa al Parlamento il 50 % dell'indennità per spese generali, di cui all'articolo 13, relativa a detto periodo".

Il secondo paragrafo dell'articolo 28 stabilisce:

"Ogni periodo di assenza di cui al paragrafo 1 può essere giustificato dal Presidente per motivi di malattia o gravi ragioni familiari, o per la presenza del deputato in un luogo di missione diverso. I documenti giustificativi devono essere presentati al Collegio dei Questori entro il termine massimo di un mese dalla data in cui l'assenza ha avuto inizio."

L'obbligo di presentare i documenti giustificativi entro il termine massimo di un mese dalla data in cui l'assenza ha avuto inizio è stato inserito nelle norme in questione con la decisione dell'Ufficio di presidenza del 15 gennaio 1996. I processi verbali dell'Ufficio di presidenza, dopo essere stati approvati, sono distribuiti a tutti i deputati, in conformità dell'articolo 28, paragrafo 1 del Regolamento del Parlamento europeo.

Per quanto riguarda il caso in esame, al denunciante mancavano due giorni per completare il minimo richiesto del 50 %. Il denunciante era stato messo al corrente della situazione con lettera del 16 settembre 1997, con la quale gli si chiedeva di rimborsare il 50 % dell'indennità per spese generali per il periodo in questione. Il 26 settembre 1997, il denunciante ha scritto al questore responsabile delle questioni finanziarie allegando un certificato medico datato 23 settembre 1997, relativo ad analisi mediche effettuate nei giorni 14, 17 e 18 luglio 1997. Per potere essere considerato valido, il certificato medico avrebbe dovuto essere presentato entro un mese dalla data in cui aveva inizio l'assenza, ovvero entro il 14 agosto 1997.

La questione è stata discussa all'incontro dei questori del 22 ottobre 1997. Il Collegio ha informato il denunciante che il termine di un mese era stabilito chiaramente nelle norme che disciplinano il regime delle spese e delle indennità dei deputati ed ha confermato la richiesta di rimborso del 50 % dell'indennità per spese generali. Tale decisione è stata comunicata con lettera del 5 dicembre 1997.

Con lettera del 17 dicembre 1997, il denunciante ha chiesto al Presidente del Parlamento europeo di esaminare la propria richiesta di trattenere l'intera indennità per spese generali, sottolineando il fatto che il mancato rispetto del termine di un mese era dipeso dalla sua convinzione che gli uffici amministrativi del Parlamento fossero chiusi durante il mese di agosto.

La richiesta è stata deferita dal Presidente al Collegio dei questori ed esaminata nell'incontro del 14 gennaio 1998. Con lettera dell'11 febbraio 1998, il Collegio ha risposto che i servizi amministrativi del Parlamento continuano ad operare nel mese di agosto, se necessario, su base "permanente" e che in ogni caso egli avrebbe potuto presentare i certificati medici in tempo utile via fax o per lettera raccomandata. Il Collegio pertanto ha confermato la precedente decisione.

Il 24 marzo 1998 il denunciante ha scritto nuovamente al questore responsabile delle questioni finanziarie. La lettera è stata esaminata in occasione dell'incontro del Collegio del 1o aprile 1998, durante il quale è stata comunque confermata la decisione precedente.

Secondo il Parlamento, è prassi consolidata sia dell'attuale Collegio dei questori sia dei precedenti Collegi applicare rigorosamente l'articolo 28 delle norme che disciplinano il regime delle spese e delle indennità dei deputati al Parlamento europeo ed in particolare l'obbligo di presentare i certificati medici entro un mese dall'inizio del periodo di assenza in caso di malattia.

La posizione del Collegio è inoltre del tutto conforme a quella assunta per i precedenti casi di tardiva presentazione di certificati medici da parte di altri deputati.

Le osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha confermato la propria denuncia.

Ulteriori indagini

Il 30 aprile 1999 il Mediatore ha inviato una lettera al Presidente del Parlamento in merito all'affermazione del denunciante di avere agito in buona fede per quanto riguardava l'orario di lavoro dei servizi del Parlamento nel periodo estivo. Il 21 giugno 1999 il Collegio dei questori ha risposto dichiarando che il denunciante aveva presentato il certificato medico solo dopo avere ricevuto la lettera del questore responsabile. Inoltre, il denunciante non poteva addurre l'ignoranza per quanto riguarda l'orario di lavoro dei servizi del Parlamento nel periodo estivo e ribadire di avere agito in buona fede.

Il 19 luglio 1999 il denunciante ha scritto al Mediatore dichiarando di volere confermare la propria denuncia.

La decisione

Preteso rimborso del 50 % dell'indennità per spese generali per il 1996/1997

1. Il denunciante ha asserito di non avere rispettato il termine di un mese per la presentazione del certificato medico perché aveva ritenuto, in buona fede, che i servizi amministrativi del Parlamento fossero chiusi nel mese di agosto.

2. Il Parlamento ha dichiarato di aver comunicato al denunciante, con lettera del 16 settembre 1997, la mancanza di due giorni di presenza rispetto alla metà dei giorni stabiliti e di avergli pertanto chiesto il rimborso del 50 % dell'indennità per spese generali per il periodo in questione. Il 26 settembre 1997 il denunciante ha scritto al questore responsabile per le questioni finanziarie allegando un certificato medico datato 23 settembre 1997, relativo ad analisi mediche effettuate nei giorni 14, 17 e 18 luglio 1997. Per poter essere considerato valido, il certificato medico avrebbe dovuto essere presentato entro un mese dalla data in cui aveva avuto inizio l'assenza, ovvero entro il 14 agosto 1997.

3. Sulla base delle indagini svolte, il Mediatore ha rilevato che il Parlamento aveva seguito la prassi coerente sia dell'attuale Collegio dei questori sia dei precedenti Collegi di applicare rigorosamente l'articolo 28 delle norme che disciplinano il regime delle spese e delle indennità dei deputati al Parlamento europeo ed in particolare l'obbligo di presentare i certificati medici entro un mese dall'inizio del periodo di assenza in caso di malattia. Inoltre, la posizione del Parlamento e del Collegio dei questori era del tutto conforme a quella assunta nei precedenti casi di tardiva presentazione dei certificati medici da parte di altri deputati. È stato rilevato che il denunciante aveva agito solo dopo avere ricevuto la lettera di comunicazione ed è quindi risultata infondata la sua affermazione di non avere inviato il certificato medico entro un mese perché riteneva che i servizi del Parlamento fossero chiusi in agosto. Pertanto, non sono stati constatati estremi di cattiva amministrazione da parte del Parlamento europeo.

Conclusione

Sulla base delle indagini condotte dal Mediatore in merito alla denuncia in questione, non è risultato che il Parlamento europeo si sia reso responsabile di cattiva amministrazione. Il Mediatore ha pertanto deciso di archiviare il caso.

3.1.2. PARLAMENTO EUROPEO E COMMISSIONE EUROPEA

ACCESSO AI REGISTRI DEGLI INTERESSI FINANZIARI

Decisione sulla denuncia 59/98/OV presentata contro la Commissione europea e il Parlamento europeo

La denuncia

Nel gennaio 1998 il signor S. ha denunciato al Mediatore europeo che la Commissione si era rifiutata di trasmettergli una copia del registro degli interessi finanziari dei membri della Commissione.

Il denunciante aveva scritto il 5 dicembre 1997 al Segretario Generale della Commissione allo scopo di ottenere una copia del registro delle situazioni economiche e finanziarie dei membri della Commissione. Secondo il denunciante, la Commissione non gli aveva trasmesso una copia di tale registro, bensì lo aveva invitato a consultarlo nei locali della Commissione a Bruxelles. Tuttavia egli, non potendo permettersi una trasferta a Bruxelles a tal fine, aveva presentato denuncia al Mediatore europeo asserendo che la Commissione gli aveva rifiutato l'accesso al registro, il quale non era disponibile per la consultazione del pubblico nemmeno nelle varie rappresentanze della Commissione nei singoli Stati membri.

Il denunciante ha scritto ulteriori lettere in data 3 e 10 marzo e 1o giugno 1998, in cui si lamentava anche del mancato accesso al registro degli interessi finanziari dei deputati del PE. Al fine di chiarire alcuni aspetti della sua denuncia gli è stato chiesto di compilare l'apposito formulario tipo, da cui è risultato che il denunciante non aveva preventivamente esperito le vie di ricorso amministrative presso il Parlamento europeo. Pertanto l'ufficio del Mediatore europeo gli ha consigliato di scrivere al Collegio dei Questori. Il 17 dicembre 1998 il Mediatore ha ricevuto dall'ufficio del deputato del PE e Questore Richard Balfe un fascicolo relativo al trattamento di questa denuncia da parte del Collegio dei Questori.

L'indagine

Il parere della Commissione

La denuncia è stata trasmessa alla Commissione. Nel suo parere, la Commissione ha informato il Mediatore di aver deciso il 24 maggio 1998 di trasmettere i documenti richiesti al denunciante. La Commissione ha allegato al suo parere una copia della lettera inviata al denunciante.

Le osservazioni del denunciante

Il denunciante ha trasmesso al Mediatore una copia della lettera da lui scritta il 23 aprile 1998 al Segretario Generale della Commissione in cui manifestava la sua insoddisfazione per il contenuto del registro degli interessi finanziari trasmesso dalla Commissione. Egli asseriva tra l'altro che i registri di alcuni Commissari non recavano una data, che certuni non erano stati aggiornati, che altri erano redatti in francese e tedesco senza una traduzione verso l'inglese. La lettera comprendeva inoltre vari quesiti relativi alle responsabilità dei Commissari nei confronti dei loro registri patrimoniali.

Oltre a queste osservazioni, il denunciante ha altresì scritto al Mediatore per quanto riguarda l'accesso al registro degli interessi finanziari dei deputati del PE, dato che tale registro non era disponibile presso l'ufficio informazioni di Londra del Parlamento europeo. Il denunciante allegava una corrispondenza sull'argomento tra l'on. Pauline Green, MPE, che egli aveva contattato, e il Presidente del Parlamento. Nella sua risposta all'on. Pauline Green, in data 2 marzo 1998, il Presidente osservava che per il momento il registro degli interessi finanziari era disponibile alla consultazione nelle tre sedi di lavoro del Parlamento europeo. L'attuale dizione dell'Allegato I al Regolamento del PE si basa sulla seconda relazione Nordmann del 30 maggio 1996 (A4-0177/96), approvata dal Parlamento il 17 luglio 1996. Il Presidente aggiungeva tuttavia che la questione del pubblico accesso ai registri patrimoniali degli MPE era al momento in discussione sia in seno alla commissione per il regolamento che al Collegio dei Questori.

La decisione

1. L'accesso ai registri patrimoniali dei membri della Commissione

1.1. L'oggetto della denuncia riguardava l'accesso ai registri patrimoniali dei membri della Commissione e andava pertanto esaminato alla luce della decisione della Commissione dell'8 febbraio 1994 sull'accesso del pubblico ai documenti della Commissione(12). Il 5 dicembre 1997 il denunciante ha scritto una breve lettera al Segretario Generale della Commissione in cui chiedeva una copia di tale Registro, alla quale non ha fatto seguito alcuna risposta. Conformemente all'articolo 2.4 della decisione, l'assenza di risposta entro un mese a decorrere dalla presentazione della domanda di accesso a un documento equivale a un rifiuto. Tuttavia, in seguito all'intervento del Mediatore, la Commissione ha deciso il 24 marzo 1998 di trasmettere i documenti richiesti al denunciante. Pertanto la Commissione ha soddisfatto la richiesta di accesso ai documenti e non sono sembrate necessarie ulteriori osservazioni da parte del Mediatore.

1.2. Per quanto riguarda le varie accuse mosse nelle osservazioni del denunciante, contenute nella lettera al Segretario Generale della Commissione, il Mediatore ha rilevato che costituivano nuove accuse che non erano state mosse nella denuncia originaria, e che pertanto non poteva trattarle nell'ambito della presente procedura. Il Mediatore ha inoltre rilevato che il denunciante, nella sua domanda di accesso ai documenti della Commissione datata 5 dicembre 1997 non aveva chiesto dei dettagli per quanto riguarda il registro degli interessi finanziari, bensì soltanto una copia di quest'ultimo. Pertanto, col trasmettergli i documenti richiesti, la Commissione aveva debitamente risposto alla sua richiesta iniziale e pertanto non si constatava cattiva amministrazione.

2. La denuncia contro il Parlamento europeo

2.1. Per quanto riguarda la denuncia relativa al registro degli interessi finanziari degli MPE, dal formulario di denuncia risultava che il denunciante non aveva precedentemente esperito le vie di ricorso amministrative. Pertanto l'ufficio del Mediatore ha consigliato al denunciante di scrivere al Collegio dei Questori del Parlamento che è l'organismo competente a trattare il caso poiché i Questori sono responsabili delle questioni amministrative e finanziarie concernenti direttamente i deputati (articolo 25 del Regolamento).

2.2. Il 17 dicembre 1998, il Mediatore ha ricevuto dal deputato del PE e Questore Richard Balfe un voluminoso fascicolo riguardante il trattamento della denuncia da parte del Collegio dei Questori. Da esso risultava che il Collegio dei Questori aveva risposto dettagliatamente alle lettere del denunciante, il 5 e 19 novembre e il 14 dicembre 1998. Il Collegio gli aveva trasmesso un'ampia documentazione (circa 100 pagine) riguardante l'accesso al registro degli interessi finanziari dei deputati del PE. In particolare, il Collegio dei questori gli aveva trasmesso una copia della seconda relazione Nordmann (A4-0177/96) e del suo allegato, che è un riepilogo delle norme sulla dichiarazione degli interessi finanziari vigenti nei parlamenti nazionali degli Stati membri. Il Collegio gli aveva inoltre trasmesso una copia del formulario della dichiarazione degli interessi finanziari dei deputati del PE, corredata della comunicazione esplicativa del Presidente ai deputati, nonché una copia del processo verbale della riunione del Collegio dei Questori del 18 settembre 1996. Il Collegio gli aveva inoltre trasmesso una copia di due relazioni in materia di corruzione(13).

2.3. Conformemente all'articolo 3 dell'Allegato I del Regolamento(14) del Parlamento, "Il registro è pubblico". Nell'attuale situazione, ciò significa che il registro può essere consultato nelle tre sedi di lavoro del Parlamento. Finora, il Parlamento non ha mai preso una decisione al fine di rendere il registro disponibile nei suoi uffici informazione degli Stati membri, o sotto forma di copia da inoltrare su richiesta dei cittadini. Nella sua lettera al denunciante, il deputato e Questore Richard Balfe ha dichiarato che nella riunione del Collegio dei Questori del 18 settembre 1996 egli aveva richiesto che il registro fosse disponibile nello Stato membro in cui il deputato del PE viene eletto. Infine, nella sua lettera all'on. Pauline Green in data 2 marzo 1998, il Presidente del Parlamento ha dichiarato che la questione dell'accesso del pubblico al registro degli interessi finanziari dei deputati è attualmente in discussione in seno alla commissione per il regolamento e al Collegio dei Questori. Tenendo conto dei passi compiuti dall'amministrazione del Parlamento, non sono apparse necessarie da parte del Mediatore ulteriori osservazioni in materia.

Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore europeo in merito alla denuncia in questione, non è risultato che la Commissione europea o il Parlamento europeo si siano resi responsabili di cattiva amministrazione. Il Mediatore ha pertanto chiuso il caso.

3.1.3. CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA E COMMISSIONE EUROPEA

CENTRO PER LO SVILUPPO INDUSTRIALE: RESPONSABILITÀ DELLA COMMISSIONE EUROPEA

Decisione sulla denuncia 41/97/(VK)OV presentata contro il Consiglio e la Commissione europea

La denuncia

Nel dicembre 1996 il signor N. ha presentato una denuncia concernente l'annullamento unilaterale del suo contratto da parte del Centro per lo sviluppo industriale (CSI), un'istituzione comune ACP (paesi dell'Africa, dei Caraibi e del Pacifico)-CE creata nel quadro della Convenzione di Lomé e finanziata dal Fondo europeo di sviluppo.

Il denunciante era stato assunto come consulente capo durante la Convenzione di Lomé III (1985-1990) con un contratto di cinque anni. Tuttavia, il 30 giugno 1987 il suo contratto era stato annullato unilateralmente dal Direttore del CSI senza preavviso e senza indennizzo. Il 5 gennaio 1998 il denunciante ha avviato un procedimento arbitrale con il CSI. Il 5 aprile 1990 il tribunale arbitrale ha emesso la sua decisione constatando l'inadempienza del CSI e condannando quest'ultimo a pagare un indennizzo di circa 6 milioni di FB nonché gli interessi e le spese dell'arbitrato. La decisione è stata resa esecutoria con ordinanza del Tribunale di primo grado di Bruxelles del 17 aprile 1990. Il CSI si è appellato contro tale ordinanza chiedendo l'annullamento della decisione arbitrale, invocando tra l'altro la sua immunità dalla giurisdizione. Con sentenza del 13 marzo 1992 il Tribunale di primo grado ha respinto l'appello, riferendosi al fatto che il CSI, accettando il procedimento arbitrale, aveva rinunciato all'immunità dalla giurisdizione.

Dato che il CSI aveva rifiutato di dare esecuzione alla sentenza del Tribunale di primo grado di Bruxelles, il quale aveva confermato la decisione arbitrale, il denunciante ha scritto nel dicembre 1996 al Mediatore asserendo che il CSI non aveva ancora pagato l'indennizzo né le spese per l'arbitrato. Il denunciante richiamava l'attenzione sul fatto che il CSI era stato istituito nel quadro della Convenzione di Lomé, le cui parti contraenti sono, da un lato, le Comunità europee, e, dall'altro, gli Stati ACP; che il CSI è un'istituzione paritetica ACP-CE finanziata dal Fondo di sviluppo europeo; che la DG VII della Commissione è la direzione generale responsabile delle questioni collegate alla Convenzione di Lomé.

L'indagine

I pareri del Consiglio e della Commissione

La denuncia è stata trasmessa al Consiglio e alla Commissione nel marzo 1997. Nelle rispettive osservazioni il Consiglio e la Commissione hanno dichiarato che il CSI, pur essendo stato creato dalla Convenzione di Lomé, non è né un'istituzione comunitaria né un organismo comunitario posto sotto la loro responsabilità. La Commissione ha aggiunto di non avere alcun fascicolo sulla denuncia e che non le risultava di essere mai stata investita della questione. Entrambe le istituzioni hanno osservato che le disposizioni applicabili al CSI sono gli articoli 87-97 della Quarta Convenzione di Lomé, integrate da numerose decisioni del Consiglio dei ministri ACP-CE e dal Comitato degli Ambasciatori ACP-CE.

In base a tali disposizioni, il Consiglio e la Commissione inviano un rappresentante avente unicamente uno status di osservatore dei lavori del consiglio di amministrazione del CSI, che è composto di sei personalità indipendenti ed altamente qualificate, designate su base di parità tra gli ACP e la Comunità e con una solida esperienza nei settori industriale o bancario privato o pubblico o in materia di pianificazione e promozione dello sviluppo industriale. Ciò significa che il Consiglio e la Commissione non sono rappresentati in seno al consiglio di amministrazione del CSI. Il diritto applicabile al CSI e al suo consiglio di amministrazione deriva dalla Convenzione di Lomé attuata dalle decisioni ACP-CE. Più in particolare, è il comitato paritetico ACP-CE per la cooperazione industriale che segue gli interventi del CSI (articolo 92) e riferisce al Comitato degli ambasciatori (articolo 87), il quale adotta lo statuto del CSI, il regolamento finanziario, il regime applicabile al personale e il suo regolamento interno (articolo 93).

Per tali motivi, sia il Consiglio che la Commissione hanno concluso di non avere una responsabilità diretta nella gestione del CSI e che pertanto la denuncia non ricadeva nella loro sfera di competenza. Tuttavia, benché il rappresentante della Commissione presso il consiglio di amministrazione CSI non abbia diritto di voto né il diritto di iscrivere dei punti all'ordine del giorno delle riunioni di quest'ultimo, la Commissione ha dichiarato nel suo parere al Mediatore che avrebbe informato il Direttore del CSI della richiesta del Mediatore e raccomandato che venisse discussa in occasione della successiva riunione del consiglio di amministrazione.

Le osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni il denunciante ha innanzi tutto rilevato che la Convenzione di Lomé, ai sensi della quale è stato istituito il CSI, ricade sotto la responsabilità diretta della Commissione, che i dirigenti del CSI sono stati sempre designati con il consenso esplicito della Commissione e che il bilancio del CSI è finanziato tramite sovvenzioni del Fondo europeo di sviluppo, e che pertanto la competenza del Mediatore europeo per quanto riguarda la presente denuncia non poteva essere messa in discussione. Il denunciante ha inoltre dichiarato che la sua denuncia doveva essere sottoposta direttamente al presidente del consiglio di amministrazione del CSI con una scadenza fissa per una decisione.

Il 6 ottobre 1997 il denunciante ha inviato al Mediatore la copia di una lettera al presidente del consiglio di amministrazione del CSI in cui chiedeva che il CSI intervenisse immediatamente per risolvere la controversia. In un'altra lettera recante la stessa data il denunciante ha informato il Mediatore che la nota della Commissione europea non era mai pervenuta al presidente del consiglio di amministrazione del CSI. Il 22 aprile 1998, il denunciante ha chiesto al Mediatore di trasmettere la denuncia direttamente al presidente del consiglio di amministrazione del CSI, dato che la Commissione non aveva trasferito la sua denuncia al CSI. Facendo seguito alla sua richiesta, il Mediatore ha inviato, il 25 maggio 1998, il fascicolo della denuncia al presidente del consiglio di amministrazione. Il 2 ottobre 1998 il Mediatore ha inviato una lettera per ottenere informazioni sull'esito della denuncia, ma non ha ricevuto alcuna risposta dal CSI. In una lettera del 4 dicembre 1998 il denunciante ha inviato al Mediatore la copia di una lettera indirizzata al presidente del consiglio di amministrazione del CSI in cui criticava il perdurare della cattiva amministrazione del CSI, il quale non aveva ancora dato esecuzione alla decisione arbitrale la cui osservanza era stata imposta dalla sentenza del Tribunale di primo grado di Bruxelles.

La decisione

1. La denuncia contro il CSI

L'articolo 138 E del trattato conferisce al Mediatore europeo la facoltà di indagare su eventuali casi di cattiva amministrazione nell'azione delle istituzioni e degli organi comunitari. Pertanto, dato che il CSI non è né un'istituzione comunitaria né un organo comunitario ai sensi dell'articolo 138 E del trattato CE, il Mediatore non ha la facoltà di esaminare questa denuncia nella parte in cui riguarda il consiglio di amministrazione del CSI. Nella sua lettera in data 27 novembre 1996 il Mediatore ha informato il denunciante di non poter trattare la denuncia presentata il 26 agosto 1996 contro il CSI.

2. La denuncia contro il Consiglio e la Commissione

Nella misura in cui la denuncia è rivolta contro il Consiglio e la Commissione, il Mediatore rileva che ai sensi della Convenzione di Lomé tali istituzioni non sono direttamente responsabili delle decisioni del consiglio di amministrazione del CSI. Né il Consiglio né la Commissione hanno diritto di voto in seno al consiglio di amministrazione del CSI. L'articolo 92.1 della Quarta Convenzione di Lomé stabilisce che la Commissione e il Consiglio partecipano in qualità di osservatori ai lavori del consiglio di amministrazione. Pertanto, il fatto che quest'ultimo non abbia dato esecuzione alla decisione arbitrale non può essere considerato un caso di cattiva amministrazione da parte del Consiglio o della Commissione.

Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore europeo in merito alla denuncia in questione, non è risultato che il Consiglio o la Commissione si siano resi responsabili di cattiva amministrazione. Il Mediatore ha pertanto chiuso il caso.

Ulteriori osservazioni

Per quanto riguarda la Commissione, il Mediatore ha rilevato che la Convenzione di Lomé in quanto strumento ricade sotto la sua diretta responsabilità. Più in particolare, il Mediatore ha messo in evidenza che la Direzione Generale VII della Commissione è la direzione responsabile per lo sviluppo e la cooperazione con gli Stati ACP ai termini della Convenzione di Lomé, che il bilancio della Convenzione è finanziato dal Fondo europeo di sviluppo e che la Commissione ha un rappresentante in seno al Comitato degli ambasciatori che è responsabile del controllo dell'esecuzione della Convenzione. Risulta pertanto che la Commissione europea esercita un'influenza considerevole sull'applicazione della Convenzione di Lomé. Per quanto riguarda il CSI, il Mediatore ha preso atto che si tratta di un'istituzione paritetica ACP-CE finanziata dal Fondo europeo di sviluppo. Sulla base delle considerazioni di cui sopra il Mediatore ha espresso le seguenti osservazioni alla Commissione:

In una società quale l'Unione europea che è governata dallo Stato di diritto le sentenze e le ordinanze dei tribunali dovrebbero essere eseguite puntualmente. Nell'istituire organi quali il CSI nel quadro di convenzioni, la Commissione dovrebbe cercare di garantire che gli organi così istituiti si attengano allo Stato di diritto e ai principi di buona condotta amministrativa.

Nella fattispecie è risultato che alla DG VIII della Commissione esiste un'unità responsabile delle relazioni con il CSI. La Commissione ha promesso nelle sue osservazioni al Mediatore che avrebbe raccomandato che la denuncia venisse discussa nel corso della successiva riunione del consiglio di amministrazione del CSI. Dalle informazioni fornite dal denunciante è tuttavia risultato che ciò non era avvenuto.

Di conseguenza il Mediatore ha ritenuto opportuno esortare la Commissione a compiere i passi necessari per richiamare l'attenzione del comitato per la cooperazione industriale, che sovraintende al funzionamento del consiglio di amministrazione del CSI, sull'asserita mancata osservanza da parte del CSI della decisione arbitrale resa esecutiva con ordinanza del 17 aprile 1990 del Tribunale di primo grado di Bruxelles. Sarebbe inoltre opportuno che la Commissione richiamasse l'attenzione del Direttore del CSI sulla questione.

3.1.4. COMMISSIONE EUROPEA

MOTIVAZIONE ADEGUATA DI UNA DECISIONE

Decisione sulla denuncia 106/97/PD presentata contro la Commissione europea

La denuncia

Nel febbraio 1997 il signor B. ha sporto denuncia a nome dell'associazione Friends of the Lake Disctrict, concernente una decisione della Commissione europea di archiviare il fascicolo su una denuncia che egli aveva presentato contro le autorità britanniche. Sostanzialmente, la denuncia asseriva che la Commissione aveva omesso di fornire una motivazione adeguata della sua constatazione che le autorità britanniche non avevano agito in violazione della direttiva 85/337.

L'antefatto della denuncia si può sintetizzare come segue: nell'agosto 1995 l'associazione aveva sporto denuncia alla Commissione contro le autorità britanniche. Tale denuncia riguardava la richiesta di una licenza di costruzione per la cosiddetta Rock Characterisation Facility (RCF). L'associazione riteneva che nel trattare tale richiesta le autorità britanniche avessero agito in violazione della direttiva 85/337 sulla valutazione dell'impatto ambientale.

Secondo l'associazione il progetto RFC avrebbe dovuto essere considerato indissociabile dal progetto di costruzione di un profondo deposito per lo smaltimento delle scorie radioattive. Solo abbinando i due progetti era possibile svolgere una corretta valutazione dell'impatto ambientale. L'associazione riteneva che la precedente prassi amministrativa della Commissione corroborasse tale punto di vista.

Inoltre, l'associazione riteneva che le autorità britanniche, non obbligando l'impresa che aveva presentato la domanda a fornire e a pubblicizzare informazioni su eventuali alternative al progetto RCF, avessero agito in violazione dell'articolo 5 della direttiva 85/337.

Dopo aver esaminato la questione, la Commissione ha informato l'associazione che la direttiva 85/337 lascia notevoli margini di discrezione agli Stati membri per quanto riguarda le valut