REGOLAMENTO (EURATOM, CE) N. 2185/96 DEL CONSIGLIO dell'11 novembre 1996 relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 235,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 203,

vista la proposta della Commissione (1),

visto il parere del Parlamento europeo (2),

(1) considerando che il potenziamento della lotta contro la frode ed altre irregolarità commesse a danno del bilancio comunitario è essenziale per la credibilità della Comunità;

(2) considerando che dall'articolo 209 A del trattato risulta che la tutela degli interessi finanziari delle Comunità rientra in primo luogo nella responsabilità degli Stati membri, fatte salve altre disposizioni del trattato;

(3) considerando che il regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95 del Consiglio, del 18 dicembre 1995, relativo alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee (3), ha predisposto un quadro giuridico comune a tutti i settori di attività della Comunità;

(4) considerando che l'articolo 1, paragrafo 2 del suddetto regolamento definisce la nozione di «irregolarità» e che nel sesto considerando di tale regolamento si precisa che le condotte che danno luogo a irregolarità comprendono le condotte fraudolente, quali definite nella convenzione relativa alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee (4);

(5) considerando che detto regolamento ha previsto, all'articolo 10, la successiva adozione di disposizioni generali supplementari in materia di controlli e verifiche in loco;

(6) considerando che, per ragioni di efficacia e fatti salvi i controlli effettuati dagli Stati membri a norma dell'articolo 8 del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95, occorre adottare, in materia di controlli e verifiche da effettuare sul posto da parte della Commissione, disposizioni generali supplementari che lascino impregiudicata l'applicazione delle normative comunitarie settoriali di cui all'articolo 9, paragrafo 2 del suddetto regolamento;

(7) considerando che l'attuazione delle disposizioni del presente regolamento dipende dall'individuazione degli obiettivi che ne giustificano l'applicazione soprattutto quando, per l'entità della frode, che non si limita ad un solo paese ed è spesso dovuta a reti organizzate, o per la specificità della situazione in uno Stato membro, tali obiettivi non possono, per la gravità del danno arrecato agli interessi finanziari delle Comunità o alla credibilità dell'Unione, essere realizzati in maniera ottimale dai soli Stati membri e possono quindi essere meglio realizzati a livello comunitario;

(8) considerando che i controlli e le verifiche sul posto non possono eccedere quanto necessario per garantire la corretta applicazione del diritto comunitario;

(9) considerando peraltro che essi sono effettuati in modo da lasciare impregiudicate le disposizioni applicabili in ciascuno Stato membro relative alla tutela degli interessi essenziali della sicurezza dello Stato;

(10) considerando che, in base al principio di fedeltà comunitaria posto dall'articolo 5 del trattato CE e alla luce della giurisprudenza della Corte di giustizia e delle Comunità europee, è opportuno che le amministrazioni degli Stati membri e i servizi della Commissione cooperino lealmente fornendosi l'assistenza necessaria per la preparazione e l'esercizio dei controlli e delle verifiche sul posto;

(11) considerando che si devono definire le condizioni d'esercizio dei poteri dei controllori della Commissione;

(12) considerando che tali controlli e verifiche sul posto si effettuano nel rispetto dei diritti fondamentali delle persone coinvolte e delle norme relative al segreto d'ufficio e alla protezione dei dati personali; che, in proposito, è necessario che la Commissione provveda affinché i suoi controllori rispettino le disposizioni comunitarie e nazionali relative alla protezione dei dati personali, in particolare quelle previste dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (5);

(13) considerando che, per consentire una lotta efficace alla frode e ad altre irregolarità, i controlli della Commissione devono essere effettuati presso operatori economici che potrebbero essere implicati direttamente o indirettamente nell'irregolarità di cui trattasi e presso coloro che potrebbero essere da questa interessati; che, in caso di applicazione delle disposizioni del presente regolamento, occorre che la Commissione vigili affinché tali operatori economici non siano sottoposti contemporaneamente, per gli stessi fatti, ad analoghi controlli e verifiche effettuati dalla Commissione o dagli Stati membri in base a normative comunitarie settoriali o a legislazioni nazionali;

(14) considerando che i controllori della Commissione devono poter accedere a tutte le informazioni sulle operazioni in questione alle stesse condizioni alle quali vi accedono i controllori amministrativi nazionali; che i rapporti dei controllori della Commissione, sottoscritti, se del caso, dai controllori nazionali, devono essere redatti tenendo conto delle esigenze procedurali previste dalla legislazione dello Stato membro interessato, che essi devono costituire elementi di prova ammissibili nei procedimenti amministrativi e giudiziari dello Stato membro in cui risulti necessario utilizzarli e devono avere lo stesso valore attribuito alle relazioni redatte dai controllori amministrativi nazionali;

(15) considerando che, qualora vi sia un rischio di scomparsa degli elementi di prova o qualora gli operatori economici si oppongano ad un controllo o ad una verifica sul posto da parte della Commissione, spetta agli Stati membri prendere i provvedimenti cautelari o di esecuzione necessari in base alle rispettive legislazioni;

(16) considerando che il presente regolamento non pregiudica la competenza degli Stati membri in materia di repressione dei dati né le norme relative alla reciproca assistenza giudiziaria tra Stati membri in materia penale;

(17) considerando che, per l'adozione del presente regolamento, i soli poteri d'azione previsti dai trattati sono quelli degli articoli 235 del trattato CE e 203 del trattato CEEA,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Articolo 1

Il presente regolamento stabilisce le disposizioni generali supplementari a norma dell'articolo 10 del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95 applicabili ai controlli e alle verifiche amministrativi effettuati sul posto dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità contro le irregolarità come definite dall'articolo 1, paragrafo 2 di detto regolamento.

Fatte salve le disposizioni delle normative comunitarie settoriali, il presente regolamento si applica a tutti i settori di attività della Comunità.

Esso non pregiudica la competenza degli Stati membri in materia di azioni penali né le norme relative alla reciproca assistenza giudiziaria tra Stati membri in materia penale.

Articolo 2

A norma del presente regolamento la Commissione può procedere a controlli e verifiche sul posto:

- per ricercare irregolarità gravi, irregolarità transnazionali o irregolarità in cui possono essere implicati operatori economici che esplicano la loro attività in vari Stati membri,

- oppure per ricercare irregolarità, qualora in uno Stato membro la situazione esiga, in un caso particolare, il rafforzamento di controlli e verifiche sul posto per migliorare l'efficacia della tutela degli interessi finanziari e assicurare così un livello di protezione equivalente all'interno della Comunità,

- oppure a richiesta dello Stato membro interessato.

Articolo 3

La Commissione, se decide di procedere a controlli e verifiche sul posto a norma del presente regolamento, vigila affinché presso gli operatori economici in questione non si proceda contemporaneamente, per gli stessi fatti, ad analoghi controlli e verifiche sulla base di normative comunitarie settoriali.

Inoltre, essa tiene conto dei controlli che lo Stato membro sta effettuando o ha effettuato, per i medesimi fatti, presso gli operatori economici interessati in base alla propria legislazione.

Articolo 4

I controlli e le verifiche sul posto sono preparati e svolti dalla Commissione in stretta collaborazione con le autorità competenti dello Stato membro interessato, che sono informate in tempo utile dell'oggetto, delle finalità nonché del fondamento giuridico dei controlli e delle verifiche in modo da poter fornire tutta l'assistenza necessaria. A tal fine gli agenti dello Stato membro interessato possono partecipare ai controlli e alle verifiche sul posto.

Inoltre, se lo Stato membro interessato lo desidera, i controlli e le verifiche sul posto sono effettuati congiuntamente dalla Commissione e dalle autorità competenti dello Stato stesso.

Articolo 5

I controlli e le verifiche sul posto sono effettuati dalla Commissione presso gli operatori economici ai quali possono essere applicate le misure o le sanzioni amministrative comunitarie a norma dell'articolo 7 del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95 quando sussistano ragioni per ritenere che siano state commesse delle irregolarità.

Per facilitare alla Commissione l'esercizio dei controlli e delle verifiche, gli operatori sono tenuti a permettere l'accesso ai locali, terreni, mezzi di trasporto e altri luoghi adibiti ad uso professionale.

Nella misura in cui ciò sia strettamente necessario per accertare l'esistenza di un'irregolarità, la Commissione può effettuare controlli e verifiche sul posto presso altri operatori economici interessati, per avere accesso alle pertinenti informazioni da questi detenute circa i fatti oggetto dei controlli e delle verifiche sul posto.

Articolo 6

1. I controlli e le verifiche sul posto sono effettuati, sotto l'autorità e la responsabilità della Commissione, da suoi funzionari od agenti debitamente abilitati, in appresso denominati «i controllori della Commissione». A tali controlli e verifiche possono assistere le persone che gli Stati membri hanno messo a disposizione della Commissione in qualità di esperti nazionali distaccati.

I controllori della Commissione esercitano i loro poteri su presentazione di una abilitazione scritta, nella quale sono indicate la loro identità e qualifica, corredata di un documento che indica l'oggetto e lo scopo del controllo o della verifica sul posto.

Fatto salvo il diritto comunitario applicabile, essi sono tenuti a rispettare le norme di procedura previste dalla legislazione dello Stato membro interessato.

2. Previo accordo dello Stato membro interessato, la Commissione può chiedere l'assistenza di agenti di altri Stati membri in qualità di osservatori e può ricorrere, a fini di assistenza tecnica, ad organismi esterni che agiscano sotto la sua responsabilità.

La Commissione vigila affinché tali agenti ed organismi presentino tutte le garanzie in fatto di competenza tecnica, di indipendenza e di rispetto del segreto professionale.

Articolo 7

1. I controlli della Commissione hanno accesso, alle medesime condizioni dei controllori amministrativi nazionali e nel rispetto delle legislazioni nazionali, a tutte le informazioni e alla documentazione relative alle operazioni di cui trattasi necessarie ai fini del buon svolgimento dei controlli e delle verifiche sul posto. Essi possono utilizzare gli stessi mezzi materiali di controllo di cui si avvalgono i controllori amministrativi nazionali e in particolare possono prendere copia dei documenti pertinenti.

I controlli e le verifiche sul posto possono riguardare in particolare:

- i libri e i documenti professionali, come fatture, capitolati d'appalto, ruolini paga, distinte dei lavori, estratti di conti bancari detenuti dagli operatori economici;

- i dati informatici;

- i sistemi e i metodi di produzione, di imballaggio e di spedizione;

- il controllo fisico della natura e del volume delle merci o delle azioni svolte;

- il prelievo e la verifica dei campioni;

- lo stato di avanzamento dei lavori o degli investimenti finanziati, l'utilizzazione e la destinazione degli investimenti portati a termine;

- i documenti contabili e di bilancio;

- l'esecuzione finanziaria e tecnica dei progetti sovvenzionati.

2. Se necessario, spetta agli Stati membri, su richiesta della Commissione, prendere gli adeguati provvedimenti cautelari previsti dalla legislazione nazionale, in particolare per salvaguardare gli elementi di prova.

Articolo 8

1. Le informazioni comunicate o ottenute sotto qualsiasi forma a norma del presente regolamento sono coperte dal segreto professionale e beneficiano della tutela accordata alle informazioni analoghe dalla legislazione nazionale dello Stato membro che le ha ricevute e dalle disposizioni corrispondenti applicabili alle istituzioni comunitarie.

Tali informazioni non possono essere comunicate a persone diverse da quelle che nell'ambito delle istituzioni comunitarie o negli Stati membri vi hanno accesso in ragione delle loro funzioni, né possono essere utilizzate dalle istituzioni comunitarie per fini diversi dall'efficace tutela degli interessi finanziari della Comunità in tutti gli Stati membri. Quando uno Stato membro intenda utilizzare ad altri fini le informazioni raccolte da agenti soggetti alla sua autorità e partecipanti come osservatori a norma dell'articolo 6, paragrafo 2 a controlli e verifiche sul posto, esso chiede il consenso dello Stato membro in cui tali informazioni sono state raccolte.

2. La Commissione comunica quanto prima all'autorità competente dello Stato membro sul cui territorio sono stati effettuati i controlli o le verifiche sul posto, qualsiasi fatto o sospetto relativo ad irregolarità di cui ha avuto conoscenza nel corso del controllo o della verifica sul posto. Ad ogni modo la Commissione è tenuta a informare la suddetta autorità circa i risultati di tali controlli e verifiche.

3. I controlli della Commissione provvedono affinché le loro relazioni di controllo e verifica siano redatte tenendo conto dei requisiti di procedura previsti dalla legislazione nazionale dello Stato membro interessato. Gli elementi materiali e di prova raccolti, di cui all'articolo 7, sono acclusi come allegati a tali relazioni. Le relazioni così redatte costituiscono, alla stessa stregua e alle medesime condizioni di quelle predisposte dai controllori amministrativi nazionali, elementi di prova che possono essere ammessi nei procedimenti amministrativi o giudiziari dello Stato membro in cui risulti necessario utilizzarle. Tali relazioni sono valutate in base alle medesime regole applicabili alle relazioni amministrative redatte dai controllori amministrativi nazionali ed hanno identico valore. In caso di controllo congiunto a norma dell'articolo 4, secondo comma, i controllori nazionali che hanno partecipato all'operazione sono invitati a controfirmare la relazione redatta dai controllori della Commissione.

4. La Commissione provvede affinché i suoi controllori, nell'ambito dell'applicazione del presente regolamento, rispettino le disposizioni comunitarie e nazionali relative alla protezione dei dati personali, in particolare quelle previste dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio.

5. In caso di controlli e verifiche sul posto eseguiti al di fuori del territorio della Comunità, le relazioni sono redatte dai controllori della Commissione in condizioni che permetterebbero loro di costituire elementi di prova che possono essere ammessi nei procedimenti amministrativi o giudiziari dello Stato membro in cui risulti necessario utilizzarle.

Articolo 9

Ove gli operatori economici di cui all'articolo 5 si oppongano ad un controllo o ad una verifica sul posto, lo Stato membro interessato presta ai controllori della Commissione, in base alle disposizioni nazionali, l'assistenza necessaria per consentire lo svolgimento della loro missione di controllo e di verifica sul posto.

Ove occorre, spetta agli Stati membri prendere le misure necessarie, nel rispetto del diritto nazionale.

Articolo 10

Il presente regolamento entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Esso si applica a decorrere dal 1° gennaio 1997.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Fatto a Bruxelles, addì 11 novembre 1996.

Per il Consiglio

Il Presidente

R. QUINN

(1) GU n. C 84 del 21. 3. 1996, pag. 10.

(2) GU n. C 166 del 10. 6. 1996, pag. 102 e parere espresso il 23 ottobre 1996 (non ancora pubblicato nella Gazzetta ufficiale).

(3) GU n. L 312 del 23. 12. 1995, pag. 1.

(4) GU n. C 316 del 27. 11. 1995, pag. 48.

(5) GU n. L 281 del 23. 11. 1995, pag. 31.