IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 280/31

DECISIONE DI ESECUZIONE (UE) 2015/1918 DELLA COMMISSIONE

del 22 ottobre 2015

che istituisce il sistema di assistenza e cooperazione amministrativa («sistema ACA») a norma del regolamento (CE) n. 882/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo ai controlli ufficiali intesi a verificare la conformità alla normativa in materia di mangimi e di alimenti e alle norme sulla salute e sul benessere degli animali

[notificata con il numero C(2015) 7132]

(Testo rilevante ai fini del SEE)

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

visto il regolamento (CE) n. 882/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 aprile 2004, relativo ai controlli ufficiali intesi a verificare la conformità alla normativa in materia di mangimi e di alimenti e alle norme sulla salute e sul benessere degli animali (1), in particolare l'articolo 63, paragrafo 1, secondo comma,

considerando quanto segue:

(1) Il regolamento (CE) n. 882/2004 stabilisce un quadro armonizzato per l'organizzazione di controlli ufficiali intesi a verificare la conformità alla normativa in materia di mangimi e di alimenti e alle norme sulla salute e sul benessere degli animali stabilite dalla legislazione dell'Unione. Il titolo IV stabilisce le norme per l'assistenza e la cooperazione amministrativa tra le autorità competenti negli Stati membri per garantire l'applicazione della legislazione sugli alimenti e sui mangimi.

(2) In particolare, il regolamento (CE) n. 882/2004 impone agli Stati membri di prestarsi reciprocamente assistenza amministrativa, di cooperare e di scambiarsi informazioni in modo da garantire che i casi transfrontalieri di non conformità siano efficacemente perseguiti.

(3) Inoltre, il regolamento (CE) n. 882/2004 prevede che gli obblighi di assistenza e cooperazione amministrativa degli Stati membri siano integrati dall'obbligo per la Commissione di coordinare le azioni intraprese dagli Stati membri qualora la non conformità sia diffusa o ricorrente, o qualora gli Stati membri non riescano a trovare un accordo sulle modalità per affrontare i casi di non conformità.

(4) Per adempiere gli obblighi definiti nel regolamento (CE) n. 882/2004, le autorità competenti di ciascuno Stato membro sono tenute a scambiare le informazioni necessarie per consentire la verifica della conformità alla normativa in materia di mangimi e di alimenti con le loro controparti in altri Stati membri e in alcuni casi con la Commissione, qualora i risultati dei controlli ufficiali richiedano l'intervento in più di uno Stato membro.

(5) Affinché lo scambio di informazioni sia condotto nel modo più efficiente possibile è opportuno istituire un sistema informatico, vale a dire il sistema di assistenza e cooperazione amministrativa («sistema ACA»), volto a fornire agli organi di collegamento designati in ciascuno Stato membro conformemente all'articolo 35 del regolamento (CE) n. 882/2004 gli strumenti necessari per agevolare l'esecuzione pratica dello scambio di informazioni previsto da tale regolamento. Il sistema ACA dovrebbe essere in grado di fornire un metodo semplificato di comunicazione e un formato strutturato per lo scambio di informazioni.

(6) Per lo sviluppo, l'uso e la manutenzione del sistema ACA si applicano i principi della politica di razionalizzazione della Commissione in materia di tecnologia dell'informazione (TI), ossia il riutilizzo dei sistemi esistenti, che in tal caso se possibile significa il riutilizzo degli attuali sistemi di scambio di dati, al fine di fornire la soluzione più efficiente possibile ed evitare inutili duplicazioni dei sistemi informatici.

(7) L'accesso al sistema ACA dovrebbe essere concesso solo agli organi di collegamento designati in ciascuno Stato membro a norma del regolamento (CE) n. 882/2004 e al personale designato della Commissione. Gli Stati membri dovrebbero essere in grado di specificare, tra gli organi di collegamento designati, determinati organi di collegamento che sono stati specificamente designati per usare il sistema ACA in relazione a casi di eventuale non conformità perpetrati attraverso pratiche ingannevoli e fraudolente.

(8) Al fine di fornire ulteriore supporto tecnico e agevolare la preparazione delle procedure di assistenza e cooperazione amministrativa, su richiesta di un organo di collegamento le autorità competenti a livello centrale o regionale in uno Stato membro possono ottenere l'accesso a determinate funzionalità tecniche del sistema ACA. Tale accesso può essere concesso soltanto per le funzionalità necessarie a consentire lo scambio di informazioni che riguardano richieste di assistenza o notifiche di non conformità tra tali autorità e l'organo di collegamento che si occupa della domanda o notifica in questione.

(9) In alcuni casi, le informazioni relative ai casi di non conformità con la normativa in materia di mangimi o di alimenti sono diffuse da e tra le autorità competenti negli Stati membri attraverso il sistema di allarme rapido per gli alimenti e i mangimi (RASFF), istituito a norma del regolamento (CE) n. 178/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio (2), e tramite il sistema informatico veterinario integrato (Traces), istituito dalla decisione 2004/292/CE della Commissione (3). Al fine di evitare inutili duplicazioni, è opportuno che tali informazioni siano messe a disposizione degli organi di collegamento designati a norma del regolamento (CE) n. 882/2004 tramite il sistema ACA, in modo che lo Stato membro che notifica tali informazioni al RASFF e a Traces non debba caricare le stesse informazioni nel sistema ACA ai fini dell'assistenza e della cooperazione amministrativa. Di conseguenza, per razionalizzare il processo i sistemi RASFF e Traces dovrebbero essere abilitati a fornire dati al sistema ACA.

(10) Le informazioni in materia di assistenza e cooperazione amministrativa scambiate a norma del regolamento (CE) n. 882/2004 possono includere i risultati di controlli ufficiali effettuati sugli operatori e sui locali e le merci sottoposti al loro controllo, nonché informazioni che consentono l'identificazione di tali operatori, locali o merci. L'accesso a tali informazioni dovrebbe essere limitato ai funzionari che, data la loro funzione presso le autorità competenti, necessitano di tali informazioni per verificare la conformità con, o altrimenti per far rispettare, la normativa in materia di mangimi o di alimenti.

(11) Il sistema ACA dovrebbe consentire la chiusura di una procedura di cooperazione e assistenza amministrativa da parte dell'organo di collegamento che ha trasmesso una richiesta di assistenza o una notifica riguardo a un caso di non conformità transfrontaliero possibile o accertato una volta che l'organo di collegamento che ha ricevuto la domanda o notifica ha fornito l'assistenza o il riscontro alla notifica richiesti. È opportuno adottare disposizioni atte a evitare che una procedura rimanga inutilmente inattiva o in sospeso e far sì che il sistema possa chiudere automaticamente una procedura qualora non si sia registrata nessuna attività o scambio di informazioni nell'arco di un periodo di sei mesi.

(12) La presente decisione rispetta i diritti fondamentali e osserva i principi riconosciuti dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea. In particolare, la presente decisione è volta a garantire il pieno rispetto del diritto alla protezione dei dati personali.

(13) Qualora lo scambio di informazioni previsto dal regolamento (CE) n. 882/2004 e dalla presente decisione comporti il trattamento di dati personali, è opportuno svolgere un'attenta valutazione che garantisca che il trattamento sia strettamente necessario per ottenere un'assistenza e cooperazione amministrativa efficace, e che tale trattamento sia conforme alle disposizioni nazionali di attuazione della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (4) e al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (5). Nel caso in cui vengano prese in considerazione deroghe e restrizioni di alcuni diritti degli interessati e obblighi dei responsabili del trattamento dei dati stabiliti dalla direttiva 95/46/CE e dal regolamento (CE) n. 45/2001 al fine di salvaguardare gli interessi di cui all'articolo 13, paragrafo 1, lettere d) ed f) della direttiva 95/46/CE e all'articolo 20, paragrafo 1, lettere a) ed e) del regolamento (CE) n. 45/2001, tali deroghe e restrizioni possono essere adottate solo se sono necessarie e proporzionate all'obiettivo perseguito. Le restrizioni ai diritti degli interessati dovrebbero costituire una misura necessaria per evitare interferenze con i compiti di controllo ufficiale delle autorità competenti e con la valutazione del rispetto della legislazione in materia di mangimi o alimenti. In particolare, i diritti degli interessati possono essere limitati, a norma della direttiva 95/46/CE e del regolamento (CE) n. 45/2001, durante il periodo in cui hanno luogo azioni di osservazione o sorveglianza discreta, poiché la loro concessione metterebbe a repentaglio o comprometterebbe lo scopo dei controlli ufficiali o delle indagini. Al fine di garantire un elevato livello di protezione dei dati è opportuno stabilire un termine massimo che garantisca che i dati personali non restino nel sistema ACA più a lungo di quanto sia necessario per conseguire il rispetto delle norme di cui al titolo IV del regolamento (CE) n. 882/2004. In particolare, è opportuno definire un periodo di conservazione di cinque anni a decorrere dalla chiusura della procedura di assistenza e cooperazione amministrativa, dopo il quale i dati personali dovrebbero essere cancellati dal sistema ACA. La durata del periodo di conservazione è necessaria per dare la possibilità agli organi di collegamento e alla Commissione di consultare le informazioni per un periodo di tempo sufficiente dopo che la procedura di assistenza e cooperazione amministrativa è stata conclusa, al fine di accertare la tempestiva individuazione di casi ricorrenti, collegati o diffusi di non conformità con la normativa in materia di mangimi o di alimenti.

(14) È opportuno stabilire norme riguardanti la rettifica delle informazioni scambiate tramite il sistema ACA al fine di garantire che le informazioni archiviate nel sistema siano esatte. È inoltre opportuno stabilire requisiti minimi per la sicurezza dei dati, per impedire l'accesso o l'uso non autorizzato degli stessi.

(15) Le misure di cui alla presente decisione sono conformi al parere del comitato permanente per le piante, gli animali, gli alimenti e i mangimi,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

SEZIONE I

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Oggetto

La presente decisione stabilisce le norme relative alla definizione e all'uso del sistema di assistenza e cooperazione amministrativa (il «sistema ACA») per favorire lo scambio di informazioni tra le autorità competenti degli Stati membri e tra queste e la Commissione, conformemente al titolo IV del regolamento (CE) n. 882/2004.

Articolo 2

Definizioni

Ai fini della presente decisione si intende per:

1) «procedura di assistenza e di cooperazione amministrativa»: un determinato flusso di lavoro predisposto all'interno del sistema ACA che consente agli organi di collegamento e alla Commissione di scambiare informazioni riguardo a possibili casi di non conformità a norma degli articoli 36, 37 e 38 del regolamento (CE) n. 882/2004;

2) «chiusura di una procedura di assistenza e cooperazione amministrativa»: applicazione dello strumento tecnico fornito dal sistema ACA per chiudere una procedura di assistenza e cooperazione amministrativa;

3) «ritiro di una procedura di assistenza e cooperazione amministrativa»: ritiro dal sistema ACA di una procedura di assistenza e cooperazione amministrativa che vi era stata erroneamente caricata.

SEZIONE II

FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA ACA

Articolo 3

Definizione e gestione del sistema ACA

1. La Commissione istituisce, gestisce e aggiorna, se necessario, il sistema ACA.

2. La Commissione consente l'accesso al sistema ACA agli organi di collegamento designati da ciascuno Stato membro in conformità dell'articolo 35, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 882/2004 («gli organi di collegamento»).

3. Su richiesta di uno degli organi di collegamento di cui al paragrafo 2, la Commissione consente l'accesso al sistema ACA al personale designato appartenente alle autorità competenti a livello centrale o regionale all'interno dello stesso Stato membro. Tale accesso è limitato alle funzionalità tecniche del sistema ACA necessarie per lo scambio di informazioni tra le autorità competenti e l'organo di collegamento che ha chiesto l'accesso, in relazione alla preparazione di eventuali procedure di assistenza e cooperazione amministrativa gestite dall'organo di collegamento.

4. La Commissione è tenuta a garantire che il sistema di allarme rapido per gli alimenti e i mangimi (RASFF) istituito a norma dell'articolo 50 del regolamento (CE) n. 178/2002 e il sistema informatico veterinario integrato (Traces) istituito a norma dell'articolo 2 della decisione 2004/292/CE siano in grado di fornire le necessarie informazioni al sistema ACA e di conseguenza agli organi di collegamento.

Articolo 4

Organi di collegamento responsabili dello scambio di informazioni riguardo a una possibile non conformità perpetrata attraverso pratiche ingannevoli e fraudolente

Gli Stati membri devono in particolare indicare quali degli organi di collegamento di cui all'articolo 3, paragrafo 2, sono designati ai fini dello scambio di informazioni su possibili non conformità perpetrate attraverso pratiche ingannevoli e fraudolente.

Articolo 5

Responsabilità degli organi di collegamento relativamente al sistema ACA

1. Agli organi di collegamento incombono le seguenti responsabilità:

a) garantire che il loro personale rispetti le norme in materia di riservatezza di cui all'articolo 7, paragrafi 2 e 3, del regolamento (CE) n. 882/2004;

b) caricare nel sistema ACA le richieste di assistenza a norma dell'articolo 36 del regolamento (CE) n. 882/2004 («richieste di assistenza»), le notifiche di non conformità a norma degli articoli 37 e 38 del regolamento («notifiche di non conformità») e le risposte a tali richieste di assistenza o notifiche di non conformità, se del caso;

c) assicurare che le informazioni che devono essere fornite a un organo di collegamento in un altro Stato membro a norma degli articoli 36, 37 e 38 del regolamento (CE) n. 882/2004 vengano tempestivamente caricate nel sistema;

d) prendere ogni ragionevole provvedimento per garantire che le informazioni caricate nel sistema ACA siano esatte e, se necessario, vengano rettificate e aggiornate;

e) rimuovere dal sistema ACA, non più tardi di 30 giorni dopo la data di inserimento, qualsiasi informazione ivi caricata erroneamente o non più necessaria per avviare la procedura di assistenza e cooperazione amministrativa.

2. Le prescrizioni di cui al paragrafo 1, lettere a), d) ed e), si applicano anche al personale delle autorità competenti a livello centrale o regionale di cui all'articolo 3, paragrafo 3. Se un organo di collegamento dispone di prove che indicano che un dato è inesatto o è stato erroneamente inserito nel sistema ACA, esso ne informa al più presto l'organo di collegamento che ha inserito tale dato nel sistema.

Articolo 6

Chiusura di una procedura di assistenza e cooperazione amministrativa

1. Una procedura di assistenza e cooperazione amministrativa viene chiusa dall'organo di collegamento che ha caricato la richiesta di assistenza o la notifica di non conformità a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera b), in seguito al ricevimento di una risposta adeguata a tale richiesta di assistenza o a tale notifica di non conformità da parte dell'organo di collegamento che la riceve.

2. Qualora dopo un periodo di sei mesi a decorrere dalla data in cui la richiesta di assistenza o la notifica di non conformità è stata caricata nel sistema ACA a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera b), la procedura di assistenza e cooperazione amministrativa non sia stata chiusa, il sistema ACA chiede all'organo di collegamento che ha introdotto la richiesta o la notifica di confermare che la procedura è ancora in corso.

L'organo di collegamento richiedente o notificante è tenuto a confermare che la procedura di assistenza e cooperazione amministrativa è ancora in corso o a chiuderla se essa non è più necessaria, entro quindici giorni lavorativi. In caso di mancata conferma o se la procedura non viene chiusa dall'organo di collegamento, il sistema ACA chiude la procedura automaticamente.

3. Se il sistema riceve conferma conformemente al paragrafo 2 che la procedura di assistenza e cooperazione amministrativa è ancora in corso, essa rimane aperta nel sistema ACA.

A partire dalla data di tale conferma, qualsiasi periodo di sei mesi privo di scambi di informazioni comporta la chiusura automatica della procedura di assistenza e cooperazione amministrativa.

Articolo 7

Responsabilità della Commissione relativamente al sistema ACA

La Commissione è tenuta a:

a) garantire lo sviluppo, la manutenzione, il supporto e qualsiasi aggiornamento necessario del software e dell'infrastruttura informatica che interessi il sistema ACA;

b) monitorare lo scambio di informazioni attraverso il sistema ACA al fine di identificare attività che sono o appaiono contrarie alla normativa in materia di mangimi o di alimenti e che sono di particolare interesse a livello dell'Unione, conformemente all'articolo 40, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 882/2004;

c) analizzare le informazioni scambiate attraverso il sistema ACA ai fini dei suoi compiti di coordinamento, conformemente all'articolo 40, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 882/2004, e al fine di elaborare relazioni per agevolare l'applicazione di tale regolamento;

d) fornire i formati e l'orientamento necessari per l'uso del sistema ACA.

Articolo 8

Scambio di informazioni attraverso il sistema ACA

1. Lo scambio di informazioni avviene attraverso il sistema ACA utilizzando il formato messo a disposizione dalla Commissione conformemente all'articolo 7, lettera d).

2. Per ogni caso, le informazioni scambiate attraverso il sistema ACA devono comprendere almeno:

a) i dati di contatto delle autorità competenti e dei funzionari che si occupano del caso;

b) una descrizione dell'eventuale non conformità;

c) l'individuazione, ove possibile, degli operatori ad essa associati;

d) i dettagli relativi ad animali o merci connessi con un possibile caso di non conformità alla normativa in materia di mangimi o di alimenti;

e) un'indicazione che spiega se le informazioni scambiate hanno lo scopo di: i) formulare una richiesta di assistenza o rispondervi; oppure ii) introdurre una notifica di non conformità o rispondervi;

f) un'indicazione dell'organo di collegamento a cui è rivolta la richiesta di assistenza o la notifica di non conformità;

g) un'indicazione che spiega se la richiesta di assistenza o la notifica di non conformità si riferisce a un possibile caso di non conformità perpetrata attraverso pratiche fraudolente e ingannevoli e se l'accesso a tale richiesta/notifica deve essere limitato agli organi di collegamento di cui all'articolo 4.

SEZIONE III

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E SICUREZZA

Articolo 9

Limitazione delle finalità

1. Gli organi di collegamento e la Commissione si scambiano e trattano dati personali attraverso il sistema ACA unicamente ai fini dell'applicazione delle prescrizioni in materia di assistenza e cooperazione amministrativa di cui al titolo IV del regolamento (CE) n. 882/2004.

2. In nessun caso i dati personali che rivelano l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l'appartenenza sindacale, e le informazioni relative alla salute e alla vita sessuale di una persona sono inclusi nello scambio dei dati.

Articolo 10

Protezione dei dati

1. La direttiva 95/46/CE e il regolamento (CE) n. 45/2001 si applicano nella misura in cui le informazioni scambiate attraverso il sistema ACA contengono dati personali a norma dell'articolo 2, lettera a), della direttiva 95/46/CE e dell'articolo 2, lettera a), del regolamento (CE) n. 45/2001.

2. Per quanto riguarda le loro responsabilità nella trasmissione al sistema ACA delle informazioni pertinenti e il trattamento di dati personali che potrebbe derivare da tale attività, come pure dagli scambi di cui all'articolo 3, paragrafo 3, le autorità competenti e gli organi di collegamento degli Stati membri sono considerati «responsabili del trattamento», a norma dell'articolo 2, lettera d), della direttiva 95/46/CE.

3. Per quanto riguarda la responsabilità di gestione del sistema ACA per il trattamento di eventuali dati personali che potrebbe derivare dall'articolo 5 della presente decisione, la Commissione è considerata responsabile del trattamento a norma dell'articolo 2, lettera d), del regolamento (CE) n. 45/2001.

4. Gli Stati membri possono limitare i diritti e gli obblighi di cui all'articolo 6, paragrafo 1, all'articolo 10, all'articolo 11, paragrafo 1 e all'articolo 12 della direttiva 95/46/CE se necessario alla salvaguardia degli interessi di cui all'articolo 13, paragrafo 1, lettere d) ed f) di tale direttiva.

5. La Commissione può limitare i diritti e gli obblighi di cui all'articolo 4, paragrafo 1, all'articolo 11, all'articolo 12, paragrafo 1, e agli articoli da 13 a 17 del regolamento (CE) n. 45/2001, laddove tale limitazione costituisce una misura necessaria per salvaguardare gli interessi di cui all'articolo 20, paragrafo 1, lettere a) ed e) durante il periodo nel quale sono pianificate o svolte azioni per verificare la conformità alla normativa in materia di mangimi o di alimenti o per assicurare il rispetto della normativa in materia di mangimi o di alimenti nel caso specifico al quale si riferiscono le informazioni.

Articolo 11

Conservazione dei dati personali

La Commissione cancella i dati personali trattati nel sistema ACA non appena essi non sono più necessari per lo scopo per cui sono stati raccolti ed elaborati e, di norma, non più tardi di cinque anni dopo la chiusura della procedura di assistenza e cooperazione amministrativa.

Articolo 12

Sicurezza dei dati

La Commissione e gli Stati membri garantiscono che il sistema ACA sia conforme alle norme in materia di sicurezza dei dati adottate a norma dell'articolo 22 del regolamento (CE) n. 45/2001 e dell'articolo 17 della direttiva 95/46/CE rispettivamente.

Articolo 13

Data di applicazione

La presente decisione si applica a decorrere dal ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Articolo 14

Destinatari

Gli Stati membri sono destinatari della presente decisione.

Fatto a Bruxelles, il 22 ottobre 2015 Per la Commissione Vytenis ANDRIUKAITIS Membro della Commissione

(1) GU L 165 del 30.4.2004, pag. 1.

(2) Regolamento (CE) n. 178/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 28 gennaio 2002, che stabilisce i principi e i requisiti generali della legislazione alimentare, istituisce l'Autorità europea per la sicurezza alimentare e fissa procedure nel campo della sicurezza alimentare (GU L 31 dell'1.2.2002, pag. 1).

(3) Decisione 2004/292/CE della Commissione, del 30 marzo 2004, relativa all'applicazione del sistema Traces recante modifica della decisione 92/486/CEE (GU L 94 del 31.3.2004, pag. 63).

(4) Direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (GU L 281 del 23.11.1995, pag. 31).

(5) Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).