DECISIONE (UE) 2016/1621 DELLA COMMISSIONE

del 7 settembre 2016

che adotta il documento di orientamento sulla notifica agli organismi di accreditamento e di abilitazione da parte dei verificatori ambientali che operano in uno Stato membro diverso da quello in cui sono stati accreditati o abilitati, a norma del regolamento (CE) n. 1221/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio

[notificata con il numero C(2016) 5648]

(Testo rilevante ai fini del SEE)

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

visto il regolamento (CE) n. 1221/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 novembre 2009, sull'adesione volontaria delle organizzazioni a un sistema comunitario di ecogestione e audit (EMAS), che abroga il regolamento (CE) n. 761/2001 e le decisioni della Commissione 2001/681/CE e 2006/193/CE (1), in particolare l'articolo 30, paragrafo 6,

considerando quanto segue:

Dall'esecuzione pratica di tale procedura di notifica sono emerse delle differenze nelle risposte che i singoli organismi di accreditamento e di abilitazione forniscono ai verificatori ambientali che non rispettano i loro obblighi di notifica. Di conseguenza sono necessari ulteriori orientamenti al fine di garantire un'applicazione coerente delle procedure di notifica nel caso dei verificatori ambientali accreditati o abilitati in uno Stato membro che esercitano le attività di verifica e di convalida in un altro Stato membro.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Il documento di orientamento sulla notifica agli organismi di accreditamento e di abilitazione da parte dei verificatori ambientali, a norma del regolamento (CE) n. 1221/2009, è adottato come da allegato.

Articolo 2

Gli Stati membri sono destinatari della presente decisione.

(1) GU L 342 del 22.12.2009, pag. 1.

ALLEGATO

Documento di orientamento sulla notifica agli organismi di accreditamento e di abilitazione da parte dei verificatori ambientali che operano in uno Stato membro diverso da quello in cui sono stati accreditati o abilitati, a norma del regolamento (CE) n. 1221/2009

INTRODUZIONE

Il presente documento di orientamento armonizza le procedure di notifica applicabili ai verificatori ambientali che operano in uno Stato membro diverso da quello in cui sono stati accreditati o abilitati.

1. Obblighi previsti prima della notifica

1.1. L'organismo di accreditamento o di abilitazione rende accessibili al pubblico e facilmente comprensibili le proprie procedure di notifica per i verificatori ambientali accreditati in altri Stati membri. Nelle informazioni accessibili al pubblico relative a tali procedure si specificano inoltre tutte le tariffe (escluse le spese di viaggio) applicate dall'organismo di accreditamento o di abilitazione per la notifica e per la sorveglianza.

1.2. L'organismo di accreditamento o di abilitazione che ha concesso l'accreditamento o l'abilitazione richiede che i propri verificatori ambientali accreditati o abilitati abbiano seguito la procedura di notifica di cui all'articolo 24, paragrafo 1, prima di avviare attività di verifica o di convalida in uno Stato membro diverso da quello in cui sono stati accreditati o abilitati. Nell'ambito dell'attività di sorveglianza dei propri verificatori ambientali accreditati o abilitati, l'organismo di accreditamento o di abilitazione verifica inoltre che gli obblighi di notifica a norma del regolamento (CE) n. 1221/2009 siano stati rispettati quando il verificatore ambientale ha operato in uno Stato membro diverso.

1.3. L'organismo di accreditamento o di abilitazione raccomanda ai propri verificatori ambientali accreditati o abilitati di informare le organizzazioni clienti che esse devono acconsentire all'attività di sorveglianza a norma dell'articolo 23, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 1221/2009 e che un rifiuto al consenso di tali attività può precludere la registrazione a queste organizzazioni.

2. Contenuto della notifica

2.1. Gli obblighi di notifica di cui all'articolo 24, paragrafo1, del regolamento (CE) n. 1221/2009 si considerano adempiuti a seguito della presentazione di quanto segue:

a) informazioni dettagliate sull'accreditamento o sull'abilitazione con la prova che l'accreditamento o l'abilitazione sono ancora validi, non sono stati sospesi o revocati e sono idonei alle attività specifiche dell'organizzazione sottoposta a verifica o a convalida;

b) composizione e competenze della squadra, in particolare conoscenza degli obblighi normativi in materia di ambiente e conoscenza della lingua ufficiale dello Stato membro in cui si dovrebbe svolgere la verifica o la convalida;

c) se necessario, documentazione relativa al personale, quali informazioni pertinenti relative a qualifiche, formazione ed esperienze specifiche del settore economico sottoposto a verifica;

d) luogo e tempi della verifica e della convalida, tra cui la visita dei verificatori ambientali presso l'organizzazione e tutte le fasi precedenti e successive a tale visita a norma dell'articolo 25 del regolamento (CE) n. 1221/2009;

e) indirizzo e altre informazioni per contattare l'organizzazione sottoposta a verifica o a convalida, tra cui tutti i siti e le attività che rientrano nel campo della verifica o della convalida e il numero di dipendenti.

Le richieste supplementari di cui alla lettera c) sono giustificate in relazione alla situazione specifica e non possono pregiudicare il diritto del verificatore ambientale di prestare servizi in uno Stato membro diverso da quello in cui è stato accreditato o abilitato.

2.2. Nei casi in cui la notifica adempia agli obblighi di cui all'articolo 24, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1221/2009, l'organismo di accreditamento o di abilitazione ne informa il verificatore ambientale prima dell'inizio delle attività di verifica o di convalida in conformità all'articolo 25 del regolamento (CE) n. 1221/2009. Se possibile, tale comunicazione viene effettuata due settimane prima dell'inizio delle attività di verifica o di convalida. Allo stesso tempo l'organismo di accreditamento o di abilitazione informa il verificatore ambientale sulla portata e sul contenuto dell'attività di sorveglianza che intende svolgere e sui relativi costi.

2.3. Nel caso in cui l'organismo di accreditamento o di abilitazione riscontri che le attività di verifica o di convalida stanno per essere condotte o sono già state condotte senza notifica, l'organismo di accreditamento o di abilitazione ricorda al verificatore ambientale gli obblighi di cui al regolamento (CE) n. 1221/2009 relativi alla notifica nel paese interessato (cfr. punto 2.1).

Qualora le informazioni di cui all'articolo 24, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1221/2009 non siano fornite entro i termini prescritti o la notifica non adempia agli obblighi di cui al suddetto articolo, si applica il punto 3.1 del presente documento di orientamento.

2.4. Poiché l'esito della notifica potrebbe influenzare i processi di verifica e di convalida, l'organismo di accreditamento o di abilitazione raccomanda al verificatore di comunicare l'esito della notifica al proprio cliente.

3. Conseguenze dell'inosservanza della procedura di notifica

3.1. Qualora la notifica non adempia agli obblighi di cui all'articolo 24, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1221/2009, l'organismo di accreditamento o di abilitazione segue la procedura indicata nei punti 3.1.1-3.1.4.

3.1.1. Se non vengono fornite o vengono fornite in ritardo le indicazioni relative alle informazioni dettagliate sull'accreditamento o sull'abilitazione, alle competenze, al luogo e ai tempi della verifica o della convalida, all'indirizzo e alle altre informazioni per contattare l'organizzazione, alla conoscenza degli obblighi normativi in materia di ambiente e alla conoscenza della lingua ufficiale dello Stato membro in cui si dovrebbe svolgere la verifica o la convalida, o, se opportuno, alla composizione della squadra, il verificatore ambientale viene informato quanto prima sulle informazioni mancanti e sul mancato rispetto del termine di notifica.

3.1.2. Se l'organismo di accreditamento o di abilitazione ritiene che le informazioni mancanti non precludano una sorveglianza soddisfacente del verificatore ambientale, l'organismo di accreditamento o di abilitazione considera la notifica soddisfacente per lo svolgimento delle attività di sorveglianza e chiede al verificatore ambientale di fornire le informazioni mancati in una fase successiva. Il verificatore ambientale viene informato in merito a tale decisione in modo tempestivo e prima della verifica o della convalida.

3.1.3. Se l'organismo di accreditamento o di abilitazione ritiene di non aver ricevuto informazioni essenziali per una sorveglianza soddisfacente dell'attività di verifica o di convalida (ad esempio luogo e tempi delle attività di verifica o di convalida, indirizzo e altre informazioni per contattare l'organizzazione, informazioni dettagliate sull'accreditamento o sull'abilitazione del verificatore ambientale, composizione o competenze della squadra, in particolare conoscenza degli obblighi normativi e conoscenza della lingua ufficiale dello Stato membro in cui si dovrebbe svolgere la verifica o la convalida), l'organismo di accreditamento o di abilitazione informa il verificatore ambientale che la notifica è ritenuta insoddisfacente, che pertanto non è possibile svolgere una sorveglianza soddisfacente e che, qualora la verifica o la convalida abbiano luogo prima del completamento delle informazioni mancanti, detto organismo raccomanderà all'organismo competente di non registrare l'organizzazione.

3.1.4. Qualora l'organismo di accreditamento o di abilitazione decida di raccomandare all'organismo competente di non registrare l'organizzazione, ciò viene comunicato al verificatore ambientale, all'organismo di accreditamento o di abilitazione che ha concesso l'accreditamento o l'abilitazione, all'organizzazione, se possibile, e all'organismo competente.