Relazione sul rendiconto finanziario dell'Ufficio di armonizzazione a livello di mercato interno (UAMI- Alicante), corredata delle risposte dell'Ufficio



Gazzetta ufficiale n. C 081 del 13/03/1997 pag. 0032 - 0037



RELAZIONE sul rendiconto finanziario dell'Ufficio di armonizzazione a livello di mercato interno (UAMI-Alicante), corredata delle risposte dell'Ufficio (97/C 81/04) (Periodo: 1° settembre 1994 31 dicembre 1995) 1.1. Questa relazione è destinata al comitato di bilancio dell'Ufficio di armonizzazione a livello di mercato interno, conformemente all'articolo 137 del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio, del 20 dicembre 1993 (1). 1.2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari dell'Ufficio di armonizzazione a livello di mercato interno relativi agli esercizi 1994 e 1995. Conformemente all'articolo 119, paragrafo 2, lettera c), del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio (2), il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del presidente dell'Ufficio. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei conti (3) secondo le disposizioni finanziarie interne, come prescritto all'articolo 137 del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio. La Corte dei conti esamina questi conti in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea. La presente relazione costituisce il primo controllo dell'Ufficio. 1.3. La Corte ha svolto il proprio controllo conformemente alle norme di controllo generalmente riconosciute, nei limiti della loro applicabilità al contesto comunitario. Essa ha compiuto alcune verifiche riguardanti i libri e i registri contabili nonché altre procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Le principali osservazioni cui ha dato adito il controllo della Corte sono esposte nella seconda parte della relazione. 1.4. I rendiconti finanziari relativi agli esercizi 1994 e 1995 sono affidabili e possono essere asserite, nel complesso, la legittimità e la regolarità delle relative operazioni. Principali osservazioni sull'esecuzione del bilancio dell'Ufficio di armonizzazione a livello di mercato interno relativamente agli esercizi 1994 e 1995 La sovvenzione della Commissione 1.5. Durante l'esercizio 1995, l'Ufficio ha utilizzato solo 6,8 Mio di ECU della sovvenzione concessa, ovvero il 68 %. La Corte ritiene che l'Ufficio avrebbe dovuto emettere un ordine di riscossione per l'intera dotazione di bilancio (10,1 di Mio ECU) per far fronte agli impegni riportati all'esercizio 1996 (4,6 Mio di ECU). La contabilità di bilancio 1.6. Nel corso dell'esercizio 1995, l'Ufficio ha instaurato un sistema contabile. Questo sistema consente di modificare le registrazioni a posteriori, senza che rimanga alcuna traccia di tali modifiche. Tale situazione è in contrasto con le disposizioni del regolamento finanziario interno (articoli 4, paragrafo 1 e 29, paragrafo 1). Stanziamenti riportati e storni 1.7. Gli stanziamenti riportati all'esercizio 1996 rappresentano il 46 % del bilancio e riguardano soprattutto il materiale informatico (titoli 2 e 3 del bilancio). Inoltre, gli stanziamenti disponibili hanno formato oggetto di storni dal titolo I (spese per il personale) al titolo 2 (spese amministrative), per un totale di 2,529 Mio di ECU (pari al 25 % del bilancio). Inventario 1.8. L'inventario viene tenuto solo per quanto concerne il numero dei beni e non il valore. Pertanto, non è possibile procedere ad alcun confronto con gli importi iscritti nel bilancio finanziario dell'Ufficio. La separazione delle funzioni 1.9. L'Ufficio non ha applicato un sistema di gestione che garantisca una separazione delle funzioni adeguata e una corretta esecuzione delle disposizioni in materia di entrate, impegni e pagamenti (ad esempio: ordinatore, controllore finanziario e contabile). Le immobilizzazioni 1.10. L'Ufficio occupa attualmente un edificio di proprietà del Governo spagnolo. Non esiste tuttavia un contratto che riguardi l'occupazione dell'edificio. Anche per quanto concerne la futura messa a disposizione della sede definitiva, l'Uffico dovrebbe definire i propri bisogni in materia di alloggio dei vari servizi. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 26 settembre 1996. Per la Corte dei conti Bernhard FRIEDMANN Presidente >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> (1) GU n. L 11, del 14. 1. 1994, pag. 33. (2) GU n. L 11, del 14. 1. 1994, pag. 30. (3) Conformemente all'articolo 137, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e le spese relative all'esercizio finanziario 1995 sono stati adottati il 29 marzo 1996, data in cui sono stati firmati dal Presidente dell'Ufficio e trasmessi alla Commissione, al comitato di bilancio e alla Corte dei conti. I conti sono pervenuti alla Corte il 2 aprile 1996. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione. RISPOSTE DELL'UFFICIO Sovvenzione della Commissione 1.5. La necessità di emettere un ordine di riscossione non era stata riscontrata né dalla Commissione né dall'Ufficio. L'Ufficio ha preso atto di tale osservazione della Corte dei conti ed ha preso disposizioni affinché venga emesso immediatamente per l'esercizio 1996 un ordine di riscossione per la totalità della sovvenzione, previa deduzione della riserva. Lo stesso sarà fatto per gli esercizi successivi. Contabilità di bilancio 1.6. È vero che l'ufficio utilizza attualmente un sistema contabile che permette di modificare le registrazioni «a posteriori». In attesa che sia disponibile il sistema Sincom2, sviluppato dalla Commissione, l'ufficio ha adottato misure organizzative affinché il sistema attualmente utilizzato offra garanzie di sicurezza supplementari. Nel frattempo l'Ufficio non ha altra scelta che attendere il sistema contabile della Commissione, che dovrebbe essere disponibile prima della fine dell'anno; lo sviluppo di un sistema di questo tipo comporta un'ingente spesa che un'agenzia da sola non è in grado di sostenere. Stanziamenti riportati e storni 1.7. Nel 1995 il bilancio dell'Ufficio è stato adottato con il passaggio a riserva, da parte del Parlamento, di un importo di 2 milioni di ECU su un bilancio totale di 10 100 000 ECU. La riserva è stata svincolata in due tempi: - 1 000 000 di ECU nell'ottobre 1995, - il resto nel novembre 1995. Com'è ovvio, tale blocco momentaneo degli stanziamenti, data l'incertezza sulle possibilità concrete di svincolo della riserva, si è ripercosso sull'utilizzazione degli stanziamenti, in particolare su quelli del titolo 1 (Personale). L'Ufficio infatti non poteva assolutamente impegnarsi ad assumere personale non avendo la garanzia di poter assicurare il pagamento della sua retribuzione fino alla fine dell'esercizio. Appena svincolata la riserva, sono state avviate misure intese ad utilizzare tali stanziamenti sulle linee in cui i termini per le procedure d'impegno di spesa lo consentivano e laddove vi era un'effettiva necessità. Di conseguenza l'Ufficio ha chiesto uno storno di stanziamento dal titolo 1 al titolo 2 al fine di procedere essenzialmente all'acquisto di materiale informatico che, dato il calendario delle attività d'avvio dell'Ufficio, risultava particolarmente urgente. Va ricordato che l'Ufficio è stato aperto il 1° aprile 1996 e che da allora ad oggi il numero delle domande di marchi è stato di 30 000, mentre le previsioni per l'intero esercizio erano basate su 15 000 domande. L'informatizzazione delle procedure di gestione dei marchi ed i notevoli investimenti realizzati a tale fine nel periodo precedente l'apertura dell'Ufficio si sono quindi rivelati pienamente giustificati. Inventario 1.8. Al momento della visita della Corte dei conti l'Ufficio aveva appena ricevuto dalla Commissione il programma di gestione informatizzata per la tenuta dell'inventario e lo stava caricando sul computer. Nel frattempo è stato avviato il confronto degli inventari fisico e contabile. Separazione delle funzioni 1.9. A seguito d'informazioni prese presso la Corte dei conti, risulta che tale punto riguarda l'ordine cronologico delle firme che deve essere rispettato nelle procedure d'impegno di spesa e di pagamento. Non si tratta quindi di confusione di responsabilità tra le funzioni di ordinatore, contabile e controllore finanziario. L'osservazione riguarda il fatto che il contabile firmava la pratica prima dell'ordinatore. Nella fase d'avvio dell'Ufficio questo permetteva, in assenza di un gestore di bilancio, di assicurarsi della disponibilità dei fondi prima della firma dell'ordinatore. Attualmente l'ufficio dispone di un gestore di bilancio ed è quindi in grado di rispettare il seguente ordine di firma per i vari documenti finanziari: 1. gestore di bilancio; 2. ordinatore; 3. controllore finanziario; 4. contabile. Questo risponde alle osservazioni della Corte dei conti. Immobilizzazioni 1.10. Esiste un accordo (copia in allegato) tra il ministero dell'industria del governo spagnolo e l'ex commissario per il mercato interno, R. Vanni d'Archirafi. In base a tale accordo, le autorità spagnole mettono a disposizione dell'Ufficio, a titolo gratuito, l'edificio che l'Ufficio occupa attualmente (sede provvisoria). In applicazione del suddetto accordo, il governo spagnolo prenderà inoltre le disposizioni necessarie per fornire all'Ufficio una sede definitiva. La decisione relativa al terreno e al capitolato d'oneri per l'edificio da costruire è stata presa dalle autorità spagnole il 3 luglio 1996. Tale capitolato d'oneri sarà pubblicato nella Gazzetta ufficiale degli appalti pubblici della Comunità (supplemento S) il 30 luglio prossimo. A seguito di questi recenti sviluppi l'Ufficio prenderà tempestivamente le disposizioni necessarie.