IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 53/14

DECISIONE DI ESECUZIONE (UE) 2015/296 DELLA COMMISSIONE

del 24 febbraio 2015

che stabilisce modalità procedurali per la cooperazione tra Stati membri in materia di identificazione elettronica a norma dell'articolo 12, paragrafo 7, del regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno

(Testo rilevante ai fini del SEE)

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

visto il regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE (1), in particolare l'articolo 12, paragrafo 7,

considerando quanto segue:

(1) la cooperazione tra gli Stati membri in materia di interoperabilità e sicurezza dei regimi di identificazione elettronica è essenziale al fine di promuovere un elevato livello di fiducia e sicurezza, in funzione del grado di rischio di tali regimi.

(2) L'articolo 7, lettera g), del regolamento (UE) n. 910/2014 stabilisce che lo Stato membro notificante deve fornire con sei mesi di anticipo agli altri Stati membri una descrizione di tale regime, per consentire agli Stati membri di cooperare tra di loro conformemente alle modalità di cui all'articolo 12, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 910/2014.

(3) La cooperazione tra Stati membri necessita di procedure semplificate. L'interoperabilità e la sicurezza dei regimi di identificazione elettronica non possono essere assicurate da procedure condotte in lingue differenti. L'uso della lingua inglese durante la cooperazione dovrebbe facilitare il conseguimento dell'interoperabilità e della sicurezza dei regimi di identificazione elettronica; al contempo la traduzione della documentazione esistente non dovrebbe determinare oneri irragionevoli.

(4) Diversi elementi dei regimi di identificazione elettronica sono gestiti da differenti autorità o organismi negli Stati membri. Al fine di consentire un'efficace cooperazione e di semplificare le procedure amministrative, è opportuno accertarsi che ciascuno Stato membro disponga di uno «sportello unico» attraverso il quale sia possibile comunicare con i pertinenti organismi e autorità.

(5) Lo scambio di informazioni, di esperienze e di buone pratiche tra Stati membri facilità la diffusione dei regimi di identificazione elettronica e funge da strumento per realizzare l'interoperabilità tecnica. La necessità di una tale cooperazione è particolarmente giustificata quando sono necessari adeguamenti dei regimi di identificazione elettronica già notificati, modifiche dei regimi di identificazione elettronica per i quali erano state trasmesse agli Stati membri informazioni prima della notifica e nei casi in cui si verificano importanti sviluppi o incidenti che possano incidere sull'interoperabilità o la sicurezza dei regimi di identificazione elettronica. Gli Stati membri dovrebbero avere inoltre la possibilità di richiedere ad altri Stati membri informazioni in materia di interoperabilità o sicurezza dei regimi di identificazione elettronica.

(6) La revisione inter pares dei regimi di identificazione elettronica dovrebbe essere vista come un processo di apprendimento reciproco che contribuisce consolidare la fiducia tra gli Stati membri e garantisce l'interoperabilità e la sicurezza dei regimi di identificazione elettronica notificati. A tal fine è opportuno che gli Stati membri notificanti forniscano informazioni sufficienti sui rispettivi regimi di identificazione elettronica. Allo stesso tempo è necessario tenere conto della necessità degli Stati membri di non divulgare informazioni riservate che sono essenziali per la loro sicurezza.

(7) Al fine di garantire che il processo di revisione inter pares sia economicamente efficace e produca risultati chiari e significativi, e per evitare di imporre agli Stati membri oneri non necessari, è opportuno che gli Stati membri effettuino, collettivamente, un'unica revisione inter pares.

(8) È opportuno che gli Stati membri tengano conto delle valutazioni (eventualmente disponibili) di terzi indipendenti quando cooperano su tematiche attinenti ai regimi di identificazione elettronica, anche nei casi di valutazioni inter pares.

(9) Al fine di facilitare le modalità procedurali per conseguire gli obiettivi di cui all'articolo 12, paragrafi 5 e 6, del regolamento (UE) n. 910/2014, è opportuno istituire una rete di cooperazione, ovvero assicurare il funzionamento di un forum che riunisca tutti gli Stati membri e che impegni questi ultimi a parteciparvi in modo ufficiale e a cooperare per definire gli aspetti pratici del mantenimento della rete interoperabile.

(10) La rete di cooperazione dovrebbe esaminare i progetti di modulo di notifica trasmessi dagli Stati membri a norma dell'articolo 7, lettera g), del regolamento (UE) n. 910/2014 e rilasciare pareri comprendenti indicazioni sulla conformità dei regimi descritti nei moduli di notifica all'articolo 7, all'articolo 8, paragrafi 1 e 2, e all'articolo 12, paragrafo 1, del citato regolamento e all'atto di esecuzione di cui all'articolo 8, paragrafo 3, dello stesso regolamento. L'articolo 9, paragrafo 1, lettera e) del regolamento (UE) n. 910/2014 stabilisce che lo Stato membro notificante è tenuto a descrivere in che modo il regime di identificazione elettronica notificato soddisfi i requisiti di interoperabilità a norma dell'articolo 12, paragrafo 1, dello stesso regolamento. In particolare, i pareri della rete di cooperazione dovrebbero essere presi in considerazione dagli Stati membri quando si preparano ad adempiere agli obblighi che incombono loro in virtù dell'articolo 9, paragrafo 1, lettera e) del regolamento (UE) n. 910/2014, ovvero descrivere in che modo il regime di identificazione elettronica notificato soddisfi i requisiti di interoperabilità a norma dell'articolo 12, paragrafo 1, dello stesso regolamento.

(11) Tutte le parti che intervengono nel processo di notifica dovrebbero tenere conto del parere della rete di cooperazione come orientamento nelle fasi di cooperazione, notifica e interoperabilità.

(12) Al fine di garantire l'efficacia del processo di revisione inter pares effettuato a norma della presente decisione, è opportuno che la rete di cooperazione fornisca orientamenti agli Stati membri.

(13) Le misure di cui alla presente decisione sono conformi al parere del comitato istituito a norma dell'articolo 48 del regolamento (UE) n. 910/2014,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

CAPO I

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Obiettivo

Conformemente all'articolo 12, paragrafo 7, del regolamento, la presente decisione fissa le modalità procedurali necessarie per facilitare la cooperazione fra gli Stati membri nella misura in cui ciò sia necessario per garantire l'interoperabilità e la sicurezza dei regimi di identificazione elettronica che gli Stati membri hanno notificato, o intendono notificare, alla Commissione. Tali modalità riguardano in particolare:

a) lo scambio di informazioni, esperienze e buone pratiche in relazione ai regimi di identificazione elettronica e l'esame dei pertinenti sviluppi nel settore dell'identificazione elettronica, come indicato al capo II;

b) la revisione inter pares dei regimi di identificazione elettronica, come indicato al capo III; e

c) la cooperazione all'interno della rete di cooperazione di cui al capo IV.

Articolo 2

Lingua della cooperazione

1. Salvo quando diversamente concordato dagli Stati membri interessati, le attività di cooperazione si svolgono in lingua inglese.

2. Fatto salvo il paragrafo 1, gli Stati membri non sono tenuti a tradurre i documenti di supporto di cui all'articolo 10, paragrafo 2, qualora debbano sostenere a tal fine oneri irragionevoli.

Articolo 3

Sportello unico

1. Ai fini della cooperazione tra Stati membri a norma dell'articolo 12, paragrafi 5 e 6, del regolamento (UE) n. 910/2014, ogni Stato membro istituisce uno sportello unico e

2. comunica agli altri Stati membri e alla Commissione gli estremi dello stesso. La Commissione pubblica su Internet l'elenco degli sportelli unici.

CAPO II

SCAMBIO DI INFORMAZIONI, ESPERIENZE E BUONE PRATICHE

Articolo 4

Scambio di informazioni, esperienze e buone pratiche

1. Gli Stati membri condividono tra di loro informazioni, esperienze o buone pratiche relative ai regimi di identificazione elettronica.

2. Ogni Stato membro informa gli altri Stati membri ogniqualvolta introduce uno dei seguenti cambiamenti o adeguamenti relativi all'interoperabilità o ai livelli di garanzia del regime (o quando intervengono sviluppi in tale ambito):

a) sviluppi o adeguamenti relativi a un regime di identificazione elettronica già notificato, laddove non è necessaria una notifica a norma dell'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 910/2014;

b) modifiche, sviluppi o adeguamenti relativi alla descrizione del regime di identificazione elettronica trasmessa a norma dell'articolo 7, lettera g), del regolamento (UE) n. 910/2014, laddove siano intervenuti prima della notifica.

3. Uno Stato membro che individui importanti sviluppi o incidenti che non sono correlati al regime di identificazione elettronica da esso notificato ma che potrebbero compromettere la sicurezza di altri regimi di identificazione elettronica notificati, ne informa gli altri Stati membri.

Articolo 5

Richiesta di informazioni in materia di interoperabilità e sicurezza

1. Se uno Stato membro ritiene che, al fine di garantire l'interoperabilità tra i regimi di identificazione elettronica, sia necessario disporre di maggiori informazioni rispetto a quelle già fornite dallo Stato membro che ha notificato il regime di identificazione elettronica, può chiedere a quest'ultimo un complemento di informazioni. Lo Stato membro notificante trasmette le informazioni richieste, salvo quando:

a) non è in possesso di tali informazioni e l'acquisizione delle stesse determinerebbe un onere amministrativo irragionevole;

b) le informazioni richieste riguardano aspetti attinenti alla sicurezza pubblica o nazionale;

c) le informazioni richieste riguardano aspetti attinenti a segreti commerciali, professionali o d'impresa.

2. Al fine di migliorare la sicurezza dei regimi di identificazione elettronica, uno Stato membro che abbia dubbi in merito alla sicurezza di un regime notificato, o in procinto di essere notificato, può chiedere informazioni in proposito. Lo Stato membro destinatario della richiesta fornisce quindi a tutti gli Stati membri le pertinenti informazioni necessarie a stabilire se vi sia stata una violazione della sicurezza di cui all'articolo 10 del regolamento (UE) n. 910/2014 o se vi sia un rischio reale che una siffatta violazione possa verificarsi, salvo quando:

a) non è in possesso di tali informazioni e l'acquisizione delle stesse determinerebbe un onere amministrativo irragionevole;

b) le informazioni richieste riguardano aspetti attinenti alla sicurezza pubblica o nazionale;

c) le informazioni richieste riguardano aspetti attinenti a segreti commerciali, professionali o d'impresa.

Articolo 6

Scambio di informazioni attraverso gli sportelli unici

Gli Stati membri si scambiano le informazioni di cui agli articoli 4 e 5 attraverso gli sportelli unici e trasmettono le pertinenti informazioni richieste senza indebiti ritardi.

CAPO III

REVISIONE INTER PARES

Articolo 7

Principi

1. La revisione inter pares è un meccanismo di cooperazione tra gli Stati membri finalizzato a garantire l'interoperabilità e la sicurezza dei regimi di identificazione elettronica notificati.

2. La partecipazione degli Stati membri alla revisione inter pares avviene su base volontaria. Lo Stato membro il cui regime di identificazione elettronica deve essere sottoposto alla revisione inter pares non può rifiutare la partecipazione di un altro Stato membro al processo di revisione.

3. Ogni Stato membro che partecipa al processo di revisione inter pares sostiene i costi relativi a tale partecipazione.

4. Le informazioni acquisite in sede di revisione inter pares possono essere utilizzate unicamente per tale scopo. I rappresentanti degli Stati membri che effettuano la revisione inter pares non rivelano a terzi alcuna informazione sensibile o riservata acquisita nel corso della revisione.

5. Gli Stati membri che partecipano alla revisione inter pares comunicano i possibili conflitti di interesse dei rappresentanti da loro designati a partecipare alle attività della revisione inter pares.

Articolo 8

Avvio del processo di revisione inter pares

1. Il processo di revisione inter pares può essere avviato in uno dei due seguenti modi:

a) uno Stato membro richiede che il suo regime di identificazione elettronica sia sottoposto a revisione inter pares;

b) uno Stato membro o più Stati membri formulano il desiderio di sottoporre a revisione inter pares il regime di identificazione elettronica di un altro Stato membro. Nella domanda lo o gli Stati membri indicano le ragioni per la quali intendono effettuare una revisione inter pares, illustrando in che modo essa possa contribuire all'interoperabilità o alla sicurezza dei regimi di identificazione elettronica degli Stati membri.

2. Una richiesta di cui al paragrafo 1 è comunicata alla rete di cooperazione a norma del paragrafo 3. Gli Stati membri che intendono partecipare alla revisione inter pares ne danno comunicazione entro un mese alla reti di cooperazione.

3. Lo Stato membro il cui regime di identificazione elettronica deve essere sottoposto alla revisione inter pares trasmette alla rete di cooperazione le seguenti informazioni:

a) il regime di identificazione elettronica da sottoporre alla revisione inter pares;

b) lo o gli Stati membri che partecipano alla revisione;

c) un calendario previsionale per la trasmissione dei risultati alla rete di cooperazione; e

d) le modalità di realizzazione della revisione inter pares a norma dell'articolo 9, paragrafo 2.

4. Un regime di identificazione elettronica non può essere sottoposto a una nuova revisione inter pares prima di due anni dalla conclusione della revisione precedente, salvo se diversamente stabilito dalla rete di cooperazione.

Articolo 9

Preparazione della revisione inter pares

1. Gli Stati membri che partecipano alla revisione inter pares trasmettono allo Stato membro il cui regime di identificazione elettronica deve essere sottoposto alla revisione i nomi e i recapiti dei rispettivi rappresentanti incaricati di effettuare la revisione entro due settimane dalla data in cui hanno comunicato la propria intenzione di partecipare alla revisione a norma dell'articolo 8, paragrafo 2. In caso di conflitto di interessi lo Stato membro il cui regime di identificazione elettronica deve essere sottoposto alla revisione inter pares può respingere la richiesta di partecipazione di qualsiasi rappresentante.

2. Tenendo conto degli orientamenti forniti dalla rete di cooperazione, lo Stato membro il cui regime di identificazione elettronica deve essere sottoposto alla revisione inter pares e gli Stati membri che effettuano la revisione concordano:

a) l'ambito di applicazione e le modalità della revisione inter pares sulla base dell'ambito di applicazione dell'articolo 7, lettera g) o dell'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 910/2014 e l'interesse espresso nella fase iniziale dagli Stati membri che effettuano la revisione;

b) il calendario delle attività della revisione inter pares, fissando un termine ultimo che non può essere superiore a tre mesi a decorrere dalla data in cui gli Stati membri hanno comunicato i nomi e i recapiti dei rispettivi rappresentanti a norma del paragrafo 1;

c) altre disposizioni organizzative in relazione al processo di revisione inter pares. Lo Stato membro il cui regime di identificazione elettronica deve essere sottoposto alla revisione inter pares trasmette l'accordo alla rete di cooperazione.

Articolo 10

Revisione inter pares

1. Gli Stati membri partecipanti effettuano la revisione inter pares congiuntamente. I rappresentanti degli Stati membri designano un rappresentante, scelto tra le loro fila, come coordinatore della revisione inter pares.

2. Lo Stato membro il cui regime di identificazione elettronica deve essere sottoposto alla revisione inter pares trasmette agli Stati membri che effettuano la revisione il modulo di notifica presentato alla Commissione o una descrizione del regime a norma dell'articolo 7, lettera g), del regolamento (UE) n. 910/2014, qualora il relativo regime di identificazione elettronica non sia stato ancora notificato. Altresì devono essere trasmessi tutti i documenti di supporto e le informazioni pertinenti supplementari.

3. La revisione inter pares può comprendere (ma non necessariamente limitarsi a) una o più delle seguenti attività:

a) la valutazione della documentazione pertinente;

b) l'esame dei processi;

c) seminari tecnici; e

d) l'esame della valutazione di terzi indipendenti.

4. Gli Stati membri che effettuano la revisione inter pares possono richiedere l'invio di documentazione aggiuntiva in relazione alla notifica. Lo Stato membro il cui regime di identificazione elettronica è sottoposto alla revisione inter pares fornisce tali informazioni, salvo quando:

a) non è in possesso di tali informazioni e l'acquisizione delle stesse determinerebbe un onere amministrativo irragionevole;

b) le informazioni richieste riguardano aspetti attinenti alla sicurezza pubblica o nazionale;

c) le informazioni richieste riguardano aspetti attinenti a segreti commerciali, professionali o d'impresa.

Articolo 11

Risultati della revisione inter pares

Gli Stati membri che effettuano la revisione inter pares presentano, entro un mese dal termine della stessa, una relazione alla rete di cooperazione. I membri della rete di cooperazione possono chiedere ulteriori informazioni o chiarimenti allo Stato membro il cui regime di identificazione elettronica è stato sottoposto alla revisione inter pares o agli Stati membri autori della revisione.

CAPO IV

LA RETE DI COOPERAZIONE

Articolo 12

Istituzione e metodi di lavoro

Viene istituita una rete (la «rete di cooperazione») finalizzata a promuovere la cooperazione a norma dell'articolo 12, paragrafi 5 e 6, del regolamento (UE) n. 910/2014. La rete di cooperazione svolge le proprie attività combinando riunioni e procedure scritte.

Articolo 13

Progetto di modulo di notifica

Quando uno Stato membro notificante trasmette la descrizione del proprio sistema di identificazione elettronica a norma dell'articolo 7, lettera g), del regolamento (UE) n. 910/2014, esso invia alla rete di cooperazione il progetto di modulo di notifica opportunamente compilato e tutta la necessaria documentazione, come specificato all'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 910/2014 e nell'atto di esecuzione di cui all'articolo 9, paragrafo 5, dello stesso regolamento.

Articolo 14

Compiti

La rete di cooperazione ha il mandato di:

a) facilitare la cooperazione fra Stati membri per l'istituzione e il funzionamento del quadro di interoperabilità a norma dell'articolo 12, paragrafi 5 e 6, del regolamento (UE) n. 910/2014, mediante scambio di informazioni;

b) definire metodi finalizzati a un efficiente scambio di informazioni in relazione a tutti gli aspetti relativi all'identificazione elettronica;

c) esaminare i documenti pertinenti nel settore dell'identificazione elettronica nonché discutere e sviluppare buone pratiche di interoperabilità e sicurezza per i regimi di identificazione elettronica;

d) adottare pareri sugli sviluppi relativi al quadro di interoperabilità di cui all'articolo 12, paragrafi da 2 a 4, del regolamento (UE) n. 910/2014;

e) adottare pareri sugli sviluppi in materia di specifiche tecniche minime, norme e procedure relative ai livelli di garanzia di cui all'atto di esecuzione adottato a norma dell'articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 910/2014 e agli orientamenti che accompagnano tale atto di esecuzione;

f) adottare orientamenti sull'ambito di applicazione della revisione inter pares e delle sue modalità;

g) esaminare i risultati delle revisioni inter pares a norma dell'articolo 11;

h) esaminare il progetto di modulo di notifica compilato;

i) adottare pareri relativi a come un regime di identificazione elettronica, la descrizione del quale è stata trasmessa a norma dell'articolo 7, lettera g), del regolamento (UE) n. 910/2014, soddisfi i requisiti dell'articolo 7, dell'articolo 8, paragrafi 1 e 2, e dell'articolo 12, paragrafo 1, del citato regolamento e dell'atto di esecuzione di cui all'articolo 8, paragrafo 3, dello stesso regolamento.

Articolo 15

Composizione

1. Gli Stati membri e i paesi dello Spazio economico europeo sono membri della rete di cooperazione.

2. I rappresentanti dei paesi in via di adesione sono invitati dalla presidenza a partecipare come osservatori alle riunioni della rete di cooperazione a decorrere dalla data della firma del trattato di adesione.

3. La presidenza può invitare esperti esterni alla rete di cooperazione, che abbiano una competenza specifica in una tematica all'ordine del giorno, a partecipare una tantum ai lavori della rete di cooperazione o di un sottogruppo, previa consultazione della rete di cooperazione. La presidenza, inoltre, può assegnare lo status di osservatore a singoli e organismi previa consultazione della rete di cooperazione.

Articolo 16

Funzionamento

1. Le riunioni della rete di cooperazione sono presiedute dalla Commissione.

2. In accordo con la Commissione la rete di cooperazione può creare sottogruppi per esaminare questioni specifiche sulla base di un mandato definito dalla stessa rete Tali sottogruppi sono sciolti una volta espletato il loro mandato.

3. I membri della rete di cooperazione, gli esperti invitati e gli osservatori rispettano gli obblighi del segreto professionale previsti dai trattati e dalle relative norme di attuazione, nonché le norme della Commissione in materia di sicurezza relative alla protezione delle informazioni classificate UE, contenute nell'allegato alla decisione della Commissione 2001/844/CE, CECA, Euratom (2). In caso di mancato rispetto di tali obblighi la Commissione può prendere tutti i provvedimenti ritenuti idonei.

4. La rete di cooperazione tiene le proprie riunioni nelle sedi della Commissione. La Commissione assume i compiti di segreteria.

5. La rete di cooperazione pubblica in un sito web dedicato i propri pareri adottati a norma dell'articolo 14, lettera i). Quando tali pareri contengano informazioni riservate, la rete di cooperazione adotta, a fini di pubblicazione, una versione del parere priva di tali informazioni.

6. La rete di cooperazione adotta, a maggioranza semplice dei suoi membri, il proprio regolamento interno.

Articolo 17

Spese di riunione

1. La Commissione non corrisponde alcuna remunerazione per la prestazione di servizi alle persone che partecipano alle attività della rete di cooperazione.

2. La Commissione può invece rimborsare le spese di viaggio sostenute dai partecipanti alle riunioni della rete di cooperazione. I rimborsi sono effettuati in conformità alle disposizioni in vigore all'interno della Commissione e nei limiti degli stanziamenti disponibili assegnati ai servizi della Commissione nel quadro della procedura annuale di assegnazione delle risorse.

Articolo 18

Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Fatto a Bruxelles, il 24 febbraio 2015 Per la Commissione Il presidente Jean-Claude JUNCKER

(1) GU L 257 del 28.8.2014, pag. 73.

(2) Decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 29 novembre 2001, che modifica il regolamento interno della Commissione (GU L 317 del 3.12.2001, pag. 1).