RELAZIONE sul rendiconto finanziario della Fondazione europea per la formazione professionale (FEF-Torino), corredata delle risposte della Fondazione (97/C 81/05)

(Periodo: 1° novembre 1994 31 dicembre 1995)

1.1. Questa relazione è destinata al consiglio di direzione della Fondazione europea per la formazione professionale, in conformità dell'articolo 11, paragrafo 4, del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio, del 7 maggio 1990 (1).

1.2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari della Fondazione europea per la formazione professionale relativi agli esercizi 1994 e 1995. Conformemente all'articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti (2) secondo le disposizioni finanziarie interne come prescritto all'articolo 11, paragrafo 3, del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio. La Corte dei conti esamina questi conti in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea. La presente relazione costituisce il primo controllo della Fondazione.

1.3. La Corte ha svolto il proprio controllo conformemente alle norme di controllo generalmente riconosciute, nei limiti della loro applicabilità al contesto comunitario. Essa ha compiuto alcune verifiche riguardanti i libri e i registri contabili nonché altre procedure di controllo ritenute, in questo contesto, necessarie. Le principali osservazioni cui ha dato adito il controllo della Corte sono esposte nella seconda parte della relazione.

1.4. I rendiconti finanziari relativi agli esercizi 1994 e 1995 sono affidabili e possono essere asserite, nel complesso, la legittimità e la regolarità delle relative operazioni.

Principali osservazioni sull'esecuzione del bilancio della Fondazione europea per la formazione professionale relativamente agli esercizi 1994 e 1995

La contabilità di bilancio

1.5. Il sistema attuale consente di modificare a posteriori le registrazioni senza che rimangano tracce di tali modifiche. Questo sistema e il ricorso sistematico alla cassa di anticipi possono comportare superamenti degli stanziamenti.

Le casse di anticipi

1.6. Durante l'esercizio 1995, la Fondazione ha utilizzato una cassa di anticipi per tutti i pagamenti. Questa procedura non è conforme all'articolo 43 del regolamento finanziario della Fondazione, nel quale è contemplata solo per talune categorie di spese. Inoltre, la regolarizzazione di queste spese è stata eseguita in ritardo perché i relativi documenti dovevano essere inviati a Bruxelles per essere vistati dal controllore finanziario.

La stipulazione dei contratti

1.7. La Fondazione ha stipulato diversi contratti di forniture, per un totale di 0,4 Mio di ECU, al fine di poter utilizzare gli stanziamenti disponibili a fine esercizio, senza tuttavia rispettare le norme riguardanti la stipulazione dei contratti e, in particolare, i bandi di gara (articoli 45 51 del regolamento finanziario della Fondazione).

Il controllore finanziario

1.8. Tenuto conto della situazione attuale, il dislocamento presso la Fondazione di un controllore finanziario della Commissione potrebbe migliorare il sistema di controllo interno della Fondazione.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 10 ottobre 1996.

Per la Corte dei conti

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

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(1) GU n. L 131, del 23. 05. 1990, pag. 4.

(2) In conformità dell'articolo 11, paragrafo 3 del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio, i rendiconti di tutte le entrate e di tutte le spese della Fondazione relativi all'esercizio finanziario 1995 sono stati stabiliti il 31 marzo 1996, data in cui i rendiconti sono stati firmati dal direttore della Fondazione e trasmessi alla Commissione, al consiglio di amministrazione e alla Corte dei conti. Tali rendiconti sono pervenuti alla Corte il 9 aprile 1996. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione.

RISPOSTE DELLA FONDAZIONE

1.5 Contabilità di bilancio

La Fondazione condivide il parere della Corte. D'altronde, essa ha svolto un ruolo molto attivo per la realizzazione, in tutte le agenzie, di un unico sistema di gestione di bilancio e contabile. Attualmente sono in corso discussioni con i competenti servizi della Commissione, che dovrebbero consentire di superare tutte le preoccupazioni espresse dalla Corte grazie all'applicazione di un nuovo sistema di gestione di bilancio che si prevede operativo a decorre dal 1° gennaio 1997.

Da rilevare che nel corso del periodo in esame non è stato superato nessuno stanziamento.

1.6 Amministrazione degli anticipi

È da notare che la cassa di anticipi non è stata utilizzata per tutti gli acquisti di attrezzature e per la partecipazione all'immobile, che hanno rappresentato una parte notevole del bilancio. Inoltre, in conformità dell'articolo 43 del regolamento finanziario, è stato attualmente ridotto l'utilizzo della cassa di anticipi generale e tutti i documenti contabili di un dato mese sono inviati a Bruxelles al Controllore finanziario entro il 10 e il 20 del mese successivo.

1.7 Stipula di contratti

Da un lato, i contratti in questione relativi alle attività e ai progetti facenti parte del programma di lavoro della Fondazione hanno rappresentato, sia per numero che per bilancio, una parte molto esigua delle attività della Fondazione.

D'altro canto, è vero che il ricorso alla concorrenza, che ha portato a questi contratti, è avvenuto in modo informale. Questa procedura è stata a suo tempo scelta soprattutto a causa dell'urgenza. Inoltre, i contratti in questione avevano per oggetto l'organizzazione di conferenze e seminari a nome e per conto della Fondazione e sotto il suo stretto controllo, il cui bilancio era diviso in due parti: la parte remunerazione, fissa e inferiore a 12 000 ECU, e la parte operativa, determinata in anticipo dalla Fondazione e pagata sulla base dei documenti giustificativi. Sulla base di questi elementi, la Fondazione ha ritenuto che il reale importo del contratto non superasse 12 000 ECU.

Quando agli inizi del 1996 è risultato che la Corte non condivideva questa opinione, è stato deciso l'abbandono di questo sistema.

1.8 Controllore finanziario

La Fondazione condivide il parere della Corte.