Regole per l'accesso ai documenti del Centro di traduzione



Gazzetta ufficiale n. C 046 del 11/02/1998 pag. 0005 - 0006



REGOLE PER L'ACCESSO AI DOCUMENTI DEL CENTRO DI TRADUZIONE (98/C 46/07) Nel corso della settima riunione del 17 novembre 1997, il consiglio di amministrazione del Centro di traduzione degli organi dell'Unione europea ha adottato le seguenti regole per l'accesso ai documenti del Centro di traduzione. 1. Introduzione Il Centro di traduzione degli organi dell'Unione è stato istituito dal regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio (GU L 314 del 7.12.1994), modificato dal regolamento (CE) n. 2610/95 (GU L 268 del 10.11.1995) allo scopo di fornire i servizi di traduzione necessari al funzionamento degli organi seguenti: - Agenzia europea dell'ambiente, - Fondazione europea per la formazione professionale, - Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze, - Agenzia europea di valutazione dei medicinali, - Agenzia per la sicurezza e la salute sul lavoro, - Ufficio per l'armonizzazione nel mercato interno (marchi, disegni e modelli), - Ufficio europeo di polizia (Europol) e Unità antidroga Europol, - Ufficio comunitario delle varietà vegetali. Possono eventualmente fare appello ai servizi del Centro di traduzione gli altri organismi istituiti dal Consiglio come pure le istituzioni e gli organi dell'Unione europea che dispongono già di un proprio servizio di traduzione. 2. Tipi di documenti In base alla definizione stessa della funzione del Centro di traduzione è chiaro che quest'ultimo non è incaricato di prendere iniziative politiche bensì di tradurre semplicemente i documenti provenienti da altre istituzioni e organi dell'Unione. Vi possono quindi essere due tipi di documenti: a) documenti che non provengono dal Centro di traduzione ma da un altro organismo o da un'altra istituzione: per questo tipo di documenti, il richiedente deve sempre rivolgersi all'autore, sia per la versione originale che per le versioni tradotte; b) documenti di cui il Centro di traduzione è autore: per questo tipo di documenti si applicano le seguenti regole. 3. Documenti del Centro di traduzione Si tratta dei documenti di cui il Centro di traduzione è autore e di cui pertanto può essere considerato proprietario e non semplice depositario. Come regola generale, le persone interessate devono avere accesso a questi documenti, salvo il caso in cui questi ultimi contengano informazioni che rientrano nelle categorie elencate al punto 4. Per avere accesso a un documento o un'informazione del Centro di traduzione, il richiedente deve presentare una domanda per iscritto in qualsiasi lingua dell'Unione al direttore del Centro, che è responsabile dell'esame delle domande e che deve dare una risposta scritta entro un mese a partire dalla data di registrazione della domanda; tale risposta sarà sempre redatta nella lingua di lavoro dell'Unione utilizzata dal richiedente. I documenti richiesti saranno inviati per posta al richiedente oppure saranno messi a sua disposizione negli uffici del Centro, dove potranno essere consultati su appuntamento. 4. Eccezioni Sarà negato l'accesso ai documenti la cui divulgazione potrebbe portare pregiudizio: - alla tutela dell'interesse pubblico (pubblica sicurezza, relazioni internazionali, stabilità monetaria, procedimenti, controlli ed indagini); - alla tutela dell'individuo e della vita privata (fascicoli personali, pareri e apprezzamenti riservati a scopo di assunzioni o nomina, informazioni personali riguardanti un individuo, anche defunto, o un documento la cui divulgazione potrebbe portare pregiudizio alla vita privata o facilitarlo); - alla tutela del segreto commerciale ed industriale (le informazioni, inclusi le rivelazioni di natura commerciale a carattere confidenziale, i segreti commerciali o la proprietà intellettuale la cui divulgazione non autorizzata porterebbe pregiudizio alla concorrenza di terzi; le informazioni industriali, finanziarie e commerciali, incluse quelle riguardanti i rapporti di affari, le informazioni sui costi e le offerte in seguito alla concessione di appalti; - alla tutela degli interessi finanziari della Comunità; - alla tutela della riservatezza richiesta dalla persona fisica o giuridica che ha fornito le informazioni o imposta dalla legislazione dello Stato membro che ha fornito le informazioni; - alla tutela del carattere confidenziale delle delibere interne (ordini del giorno e verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione del Centro e delle riunioni interne, note d'archivio, relazioni di missioni, relazioni di promozione, promemoria, note di briefing; opinioni interne dei servizi del Centro di traduzione). 5. Procedura di riesame Se il richiedente non riceve risposta dal Centro di traduzione entro un mese dalla data di registrazione della sua domanda di accesso o se non è soddisfatto della risposta che gli nega l'accesso, ha un mese di tempo dalla data di ricevimento della risposta per presentare al presidente del consiglio di amministrazione del Centro un domanda di riesame. Superato questo termine, riterrà che egli abbia ritirato la richiesta. Se la risposta che nega l'accesso è confermata in seguito al riesame della domanda, il richiedente sarà informato per iscritto entro un mese. Il Centro di traduzione giustificherà il proprio rifiuto e comunicherà i mezzi di ricorso, in particolare la possibilità di rivolgersi al mediatore europeo. 6. Altre questioni Per qualsiasi altra questione relativa all'accesso ai documenti del Centro di traduzione che non sia trattata in modo esplicito in queste regole, saranno applicate, per analogia, al Centro di traduzione degli organi dell'Unione europea le norme in vigore alla Commissione europea.