PROGETTO

DECISIONE N. 1/2017 DEL CONSIGLIO DI COOPERAZIONE UE-REPUBBLICA DEL KAZAKHSTAN

del …

che adotta il suo regolamento interno e quello del comitato di cooperazione, dei sottocomitati specializzati o di altri organismi

Il CONSIGLIO DI COOPERAZIONE UE-REPUBBLICA DEL KAZAKHSTAN,

visto l'accordo rafforzato di partenariato e di cooperazione tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica del Kazakhstan (1) dall'altra («accordo»), in particolare l'articolo 268,

considerando quanto segue:

Conformemente all'articolo 281, paragrafo 3, dell'accordo, parti dell'accordo sono state applicate in via provvisoria a decorrere dal 1o maggio 2016.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Sono adottati il regolamento interno del Consiglio di cooperazione e quello del comitato di cooperazione, dei sottocomitati specializzati o di altri organismi istituiti dal Consiglio di cooperazione, che figurano rispettivamente negli allegati I e II.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

(1) GU L 29 del 4.2.2016, pag. 3.

4. Nei casi in cui l'accordo menziona l'obbligo o la possibilità di una consultazione, o qualora le parti decidano di comune accordo di consultarsi, tale consultazione può svolgersi in sede di comitato di cooperazione, salvo disposizioni contrarie previste nell'accordo. La consultazione può proseguire in sede di Consiglio di cooperazione con il consenso delle parti.

3. Il comitato di cooperazione adotta le decisioni e formula le raccomandazioni per le quali è stato autorizzato in forza dell'accordo.

2. Il comitato di cooperazione prepara le riunioni e le deliberazioni del Consiglio di cooperazione, attua, se del caso, le decisioni del Consiglio di cooperazione e, in generale, assicura la continuità del rapporto di associazione e il corretto funzionamento dell'accordo. Il comitato di cooperazione esamina qualsiasi questione che gli viene sottoposta dal Consiglio di cooperazione nonché ogni altra questione che si presenti nel corso dell'attuazione dell'accordo. Il comitato di cooperazione sottopone proposte o progetti di decisioni o di raccomandazioni al Consiglio di cooperazione per approvazione. A norma dell'articolo 268, paragrafo 4, dell'accordo, il Consiglio di cooperazione può delegare suoi poteri, compreso il potere di adottare decisioni vincolanti, al comitato di cooperazione.

1. Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del Consiglio di cooperazione, sia per quanto riguarda i costi del personale e le spese di viaggio e soggiorno, sia in relazione alle spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Il Consiglio di cooperazione può adottare decisioni o formulare raccomandazioni anche mediante procedura scritta, previo consenso delle parti. A tale scopo, il progetto di decisione o di raccomandazione è trasmesso in forma scritta dal presidente del Consiglio di cooperazione ai suoi membri a norma dell'articolo 7, paragrafo 3, entro 21 giorni di calendario prima della riunione. I membri del Consiglio di cooperazione comunicano le eventuali riserve o proposte di modifica che desiderano presentare entro tale termine. Il presidente del Consiglio di cooperazione, previa consultazione delle parti, può abbreviare i termini per tener conto delle esigenze di una circostanza particolare.

3. Il progetto di verbale è presentato al Consiglio di cooperazione per approvazione. Il Consiglio di cooperazione approva tale progetto di verbale nella riunione successiva. In alternativa detto progetto di verbale può essere approvato per iscritto.

2. Il Consiglio di cooperazione può, previo consenso delle parti, invitare rappresentanti di altri organismi delle parti o esperti indipendenti in particolari settori a partecipare alle sue riunioni in veste di osservatori o per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti concordano i termini e le condizioni a cui tali osservatori possono partecipare alle riunioni.

3. In conformità dell'articolo 268, paragrafo 2, dell'accordo, e ai fini della realizzazione degli obiettivi dell'accordo, il Consiglio di cooperazione ha il potere di adottare decisioni vincolanti per le parti. Il Consiglio di cooperazione adotta le misure opportune per l'attuazione delle sue decisioni, se necessario anche conferendo a organismi specifici, istituiti in forza dell'accordo, il potere di agire a suo nome. Il Consiglio di cooperazione può anche formulare raccomandazioni. Esso adotta le decisioni e le raccomandazioni mediante accordo tra le parti, al termine delle rispettive procedure interne. Il Consiglio di cooperazione può delegare i propri poteri al comitato di cooperazione.

2. In conformità delll'articolo 268, paragrafo 5, dell'accordo, il Consiglio di cooperazione è composto da rappresentanti delle parti. La composizione del Consiglio di cooperazione tiene conto delle questioni specifiche da affrontare in una data riunione. Il Consiglio di cooperazione si riunisce a livello ministeriale.

1. Il Consiglio di cooperazione istituito in conformità dell'articolo 268, paragrafo 1, dell'accordo, esercita le sue funzioni in conformità dell'articolo 268 dell'accordo.

ALLEGATO II

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DI COOPERAZIONE E DEI SOTTOCOMITATI SPECIALIZZATI O DI ALTRI ORGANISMI ISTITUITI DAL CONSIGLIO DI COOPERAZIONE

Articolo 1

Disposizioni generali

1. Il comitato di cooperazione istituito a norma dell'articolo 269, paragrafo 1, dell'accordo rafforzato di partenariato e di cooperazione tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica del Kazakhstan, dall'altra («accordo»), assiste il Consiglio di cooperazione nell'esercizio delle sue funzioni e svolge i compiti previsti dall'accordo e a esso assegnati dal Consiglio di cooperazione. A norma dell'articolo 269, paragrafo 7, dell'accordo, il Consiglio di cooperazione stabilisce, nel proprio regolamento interno, le mansioni e il funzionamento del comitato di cooperazione.

2. Il comitato di cooperazione prepara le riunioni e le deliberazioni del Consiglio di cooperazione, attua, se del caso, le decisioni del Consiglio di cooperazione e, in generale, assicura la continuità del rapporto di associazione e il corretto funzionamento dell'accordo. Il comitato di cooperazione esamina qualsiasi questione che gli viene sottoposta dal Consiglio di cooperazione nonché ogni altra questione che si presenti nel corso dell'attuazione giornaliera dell'accordo. Il comitato di cooperazione sottopone al Consiglio di cooperazione proposte o progetti di decisione o di raccomandazione per la relativa adozione.

3. In conformità dell'articolo 269, paragrafo 2, dell'accordo, il comitato di cooperazione è composto da rappresentanti delle parti, normalmente a livello di alti funzionari. Tali rappresentanti sono competenti per le questioni specifiche da affrontare in una data riunione del comitato di cooperazione. Conformemente all'articolo 2 del presente regolamento interno, il comitato di cooperazione è presieduto alternativamente da un rappresentante dell'Unione europea e da un rappresentante della Repubblica del Kazakhstan.

4. A norma dell'articolo 269, paragrafo 5, dell'accordo, quando il comitato di cooperazione si riunisce in una formazione specifica per affrontare questioni pertinenti inerenti al titolo III («Commercio e imprese») dell'accordo («formazione Commercio») è composto da funzionari della Commissione europea e della Repubblica del Kazakhstan che sono competenti per gli scambi e le questioni commerciali. A norma dell'articolo 2 del presente regolamento interno, un alto rappresentante della Commissione europea o della Repubblica del Kazakhstan, che è competente per gli scambi e le questioni commerciali, funge da presidente del comitato di cooperazione nella formazione Commercio. Alle riunioni parteciperà anche un rappresentante del servizio europeo per l'azione esterna.

5. In conformità dell'articolo 269, paragrafo 4, dell'accordo, il comitato di cooperazione ha il potere di adottare decisioni nei casi previsti dall'accordo e nei settori oggetto della delega di poteri conferitagli dal Consiglio di cooperazione. Tali decisioni sono vincolanti per le parti le quali adottano le misure opportune per attuarle. Il comitato di cooperazione adotta le sue decisioni di comune accordo tra le parti al termine delle rispettive procedure interne di adozione.

6. Le parti soggette al presente regolamento interno sono quelle di cui all'articolo 285 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

Le parti si alternano ogni 12 mesi alla presidenza del comitato di cooperazione. Il primo periodo decorre dalla data della prima riunione del Consiglio di cooperazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 3

Riunioni

1. Fatti salvi altri accordi delle parti, il comitato di cooperazione si riunisce regolarmente, almeno una volta l'anno. Su richiesta di una delle parti possono essere tenute, di comune accordo, riunioni speciali del comitato di cooperazione.

2. Le riunioni del comitato di cooperazione sono convocate dal suo presidente in un luogo e a una data convenuti dalle parti. L'avviso di convocazione della riunione è inviato dal segretariato del comitato di cooperazione entro 28 giorni di calendario prima della riunione, salvo diverso accordo tra le parti.

3. Il comitato di cooperazione nella formazione «Commercio» si riunisce almeno una volta l'anno e quando le circostanze lo richiedono, di comune accordo tra le parti. Le riunioni sono convocate dal presidente del comitato di cooperazione nella formazione «Commercio» in un luogo, a una data e con i mezzi convenuti dalle parti. L'avviso di convocazione della riunione è inviato dal segretariato del comitato di cooperazione nella formazione «Commercio» entro 15 giorni di calendario prima della riunione, salvo diverso accordo tra le parti.

4. Per quanto possibile, le riunioni ordinarie del comitato di cooperazione sono convocate con debito anticipo rispetto alla riunioni ordinarie del Consiglio di cooperazione.

5. A titolo di eccezione e previo consenso delle parti, le riunioni del comitato di cooperazione possono svolgersi con l'uso di mezzi tecnologici concordati, come la videoconferenza.

Articolo 4

Delegazioni

Prima di ogni riunione le parti sono informate, tramite il segretariato del comitato di cooperazione, della composizione prevista delle rispettive delegazioni che partecipano alla riunione.

Articolo 5

Segretariato

1. Un funzionario del servizio europeo per l'azione esterna e un funzionario del ministero degli Affari esteri della Repubblica del Kazakhstan svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del comitato di cooperazione. Essi eseguono i compiti di segreteria di concerto, salvo disposizioni diverse contenute nel presente regolamento interno, in uno spirito di fiducia reciproca e di cooperazione.

2. Un funzionario della Commissione europea e un funzionario della Repubblica del Kazakhstan, competenti per gli scambi e le questioni commerciali, svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del comitato di cooperazione nella formazione Commercio.

Articolo 6

Corrispondenza

1. La corrispondenza destinata al comitato di cooperazione è inviata a uno dei due segretari, che a sua volta informerà l'altro segretario.

2. I segretari del comitato di cooperazione assicurano che la corrispondenza destinata al comitato di cooperazione sia trasmessa al presidente del comitato di cooperazione e distribuita, se del caso, quale documentazione di cui all'articolo 7.

3. La corrispondenza del presidente del comitato di cooperazione è inviata a suo nome ai destinatiri dai segretari del comitato di cooperazione. Tale corrispondenza è distribuita, se del caso, conformemente all'articolo 7.

Articolo 7

Documenti

1. I documenti sono distribuiti tramite i segretari del comitato di cooperazione.

2. Una parte trasmette i propri documenti al suo segretario, che trasmette tali documenti al segretario dell'altra parte.

3. Il segretario dell'Unione distribuisce i documenti ai competenti rappresentanti dell'Unione e, nell'ambito di tale scambio di corrispondenza, mette sistematicamente in copia il segretario della Repubblica del Kazakhstan.

4. Il segretario della Repubblica del Kazakhstan distribuisce i documenti ai competenti rappresentanti della Repubblica del Kazakhstan e, nell'ambito di tale scambio di corrispondenza, mette sistematicamente in copia il segretario dell'Unione.

Articolo 8

Riservatezza

Salvo se deciso altrimenti dalle parti, le riunioni del comitato di cooperazione si tengono a porte chiuse. Se una parte comunica informazioni ritenute riservate al comitato di cooperazione, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il segretariato del comitato di cooperazione redige, in base alle proposte presentate dalle parti, un ordine del giorno provvisorio nonché un progetto di conclusioni operative per ciascuna riunione del comitato di cooperazione, come previsto all'articolo 10. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il segretariato del comitato di cooperazione ha ricevuto da una parte una proposta di iscrizione nell'ordine del giorno. I punti all'ordine del giorno sono corredati dei documenti giustificativi pertinenti e presentati entro 21 giorni di calendario prima della data della riunione.

2. L'ordine del giorno provvisorio, unitamente ai documenti pertinenti, è distribuito conformemente all'articolo 7 ed entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione.

3. Il comitato di cooperazione adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. Con l'accordo delle parti possono essere inseriti nell'ordine del giorno punti non figuranti nell'ordine del giorno provvisorio.

4. Il presidente della riunione del comitato di cooperazione può invitare a seconda dei casi previo consenso dell'altra parte, rappresentanti di altri organismi delle parti o esperti indipendenti in determinati settori a partecipare alle riunioni del comitato di cooperazione per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti garantiscono che tali rappresentanti o esperti rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

5. Il presidente della riunione del comitato di cooperazione, previa consultazione delle parti, può abbreviare i termini di cui ai paragrafi 1 e 2 per tener conto di circostanze particolari.

Articolo 10

Verbale e conclusioni operative

1. Il progetto di verbale di ogni riunione del comitato di cooperazione è redatto congiuntamente dai segretari del comitato di cooperazione.

2. Di norma il verbale indica, per ciascun punto all'ordine del giorno:

a) un elenco dei partecipanti alla riunione, un elenco dei funzionari che li accompagnano e un elenco degli eventuali osservatori o esperti che hanno partecipato alla riunione;

b) la documentazione presentata al comitato di cooperazione;

c) le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta dal comitato di cooperazione; nonché

d) le conclusioni operative della riunione, come previsto al paragrafo 4.

3. Il progetto di verbale è presentato al comitato di cooperazione per approvazione nella riunione successiva. In alternativa detto progetto di verbale può essere approvato per iscritto. Il progetto di verbale del comitato di cooperazione nella formazione Commercio è approvato entro i 28 giorni di calendario successivi a ciascuna riunione. Una copia è inviata a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7.

4. Il progetto delle conclusioni operative di ciascuna riunione del comitato di cooperazione è redatto dal segretario del comitato di cooperazione della parte che detiene la presidenza del comitato di cooperazione. Tale progetto delle conclusioni operative è trasmesso alle parti, unitamente all'ordine del giorno, di norma entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione successiva. Tale progetto delle conclusioni operative è aggiornato nel corso della riunione, in modo che al termine della riunione, salvo diverso accordo tra le parti, il comitato di cooperazione adotti le conclusioni operative, che riflettono le azioni di follow-up convenute dalle parti. Una volta concordate, le conclusioni operative sono accluse al verbale e la loro attuazione è esaminata nel corso di una successiva riunione del comitato di cooperazione. A tal fine, il comitato di cooperazione adotta un modello che consenta il monitoraggio di ciascun punto d'azione in relazione a un termine specifico.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1. Il comitato di cooperazione adotta decisioni o formula raccomandazioni in casi specifici in cui l'accordo gli conferisce il potere di adottare decisioni o formulare raccomandazioni o laddove tale potere gli sia stato delegato dal Consiglio di cooperazione. Il comitato di cooperazione adotta decisioni e formula raccomandazioni di comune accordo tra le parti e dopo l'espletamento delle rispettive procedure interne. Ciascuna decisione o raccomandazione è firmata dal presidente del comitato di cooperazione e autenticata dai segretari del comitato di cooperazione.

2. Il comitato di cooperazione può adottare decisioni o formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, previo accordo delle parti. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i segretari del comitato di cooperazione, che operano di concerto con le parti. A tale scopo, il progetto di decisione o raccomandazione viene distribuito per iscritto a norma dell'articolo 7 entro 21 giorni di calendario prima della riunione durante il cui periodo sono comunicate le eventuali riserve o modifiche. Il presidente del comitato di cooperazione, previa consultazione delle parti, può abbreviare termini di cui al presente paragrafo per tener conto di circostanze particolari. Una volta che il testo è stato concordato, la decisione o la raccomandazione è firmata dal presidente del comitato di cooperazione e autenticata dai segretari del comitato di cooperazione.

3. Gli atti del comitato di cooperazione recano, rispettivamente, il titolo «decisione» o «raccomandazione». Ciascuna decisione o raccomandazione del comitato di cooperazione entra in vigore il giorno della sua adozione, salvo altrimenti disposto.

4. Le decisioni e le raccomandazioni sono trasmesse ad entrambe le parti conformamente all'articolo 7.

5. Ciascuna delle parti può decidere la pubblicazione delle decisioni e delle raccomandazioni del comitato di cooperazione nella rispettiva pubblicazione ufficiale.

Articolo 12

Relazioni

Il comitato di cooperazione riferisce al Consiglio di cooperazione in merito alle sue attività e a quelle dei suoi sottocomitati specializzati o altri organismi in occasione di ciascuna riunione ordinaria del Consiglio di cooperazione.

Articolo 13

Lingue

1. Le lingue ufficiali del comitato di cooperazione sono le lingue ufficiali delle parti.

2. Le lingue di lavoro del comitato di cooperazione sono l'inglese e il russo. Salvo decisione contraria, il comitato di cooperazione delibera sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue.

Articolo 14

Spese

1. Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato di cooperazione, per quanto riguarda sia i costi del personale e le spese di viaggio e soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Le spese relative all'organizzazione delle riunioni del comitato di cooperazione e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte che organizza tali riunioni.

3. Le spese di interpretazione durante le riunioni del comitato di cooperazione e di traduzione dei documenti nelle o dalle lingue inglese e russo di cui all'articolo 13, paragrafo 2, sono a carico della parte che ospita tali riunioni.

L'interpretazione e la traduzione nelle o dalle altre lingue sono direttamente a carico della parte richiedente.

4. Nei casi in cui è necessaria la traduzione dei documenti nelle lingue ufficiali dell'Unione, le spese sono a carico dell'Unione.

Articolo 15

Modifica del regolamento interno

Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del Consiglio di cooperazione a norma dell'articolo 268, paragrafo 1, dell'accordo.

Articolo 16

Sottocomitati specializzati o altri organismi

1. I sottocomitati sono formati da rappresentanti delle parti coinvolte in questioni specifiche che ciascun sottocomitato specializzato deve affrontare. Salvo altrimenti previsto nell'accordo o concordato in sede di Consiglio di cooperazione, il presente regolamento interno si applica mutatis mutandis a qualsiasi sottocomitato o altro organismo.

2. I sottocomitati possono, nei rispettivi ambiti di competenza, tra l'altro:

a) procedere a uno scambio di opinioni su questioni di comune interesse, tra cui le misure future e le risorse necessarie per la loro attuazione e applicazione;

b) tenere consultazioni regolari e verificare l'attuazione dell'accordo;

c) adottare modalità pratiche e misure sulle questioni definite nell'accordo;

d) formulare raccomandazioni;

e) se abilitati dal Consiglio di cooperazione, agire in suo nome per adottare le sue decisioni ai sensi dell'articolo 1, paragrafo 3, del regolamento interno del Consiglio di cooperazione.

3. Le riunioni dei sottocomitati o degli altri organismi possono tenersi in maniera flessibile in funzione delle necessità, di persona, a Bruxelles o nella Repubblica del Kazakhstan o, ad esempio, mediante videoconferenza. I sottocomitati e gli altri organismi devono agire come una piattaforma per monitorare i progressi, discutere su determinate questioni e problematiche derivanti da tale processo e formulare raccomandazioni e conclusioni operative.

4. Il segretariato del comitato di cooperazione riceve una copia di tutta la corrispondenza pertinente, nonché di tutti i documenti e le comunicazioni riguardanti qualsiasi sottocomitato o altro organismo.

Articolo 17

Il presente regolamento interno si applica mutatis mutandis al comitato di cooperazione nella formazione Commercio, salvo altrimenti previsto.