Guida ai doveri dei funzionari e agenti del Parlamento europeo

Codice di buona condotta

(2000/C 97/01)

INDICE

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DOVERI DEI FUNZIONARI E AGENTI

1. L'articolo 27 dello statuto sancisce che le assunzioni debbono mirare a reperire funzionari europei dotati delle più alte qualità di competenza, rendimento e integrità. Nel riservare il titolo II ai doveri e diritti del funzionario lo statuto accredita, ricorrendo al termine "integrità", un concetto deontologico alla funzione pubblica europea. L'esistenza di tale deontologia è altresì confermata dal preambolo del regolamento quadro n. 31 (CEE) del 18 dicembre 1961 che fa dello statuto lo strumento giuridico destinato a dotare le Comunità europee di personale che abbia qualità di indipendenza, competenza, rendimento e integrità. Le regole di condotta così emanate si applicano all'insieme del personale del Parlamento europeo.

2. Sin dalla nomina il funzionario o agente è soggetto a un regime giuridico particolare che inerisce all'esercizio delle sue funzioni e alla sua vita privata. Pur godendo delle libertà riconosciute a qualsiasi cittadino, egli deve esercitarle nel rispetto dei suoi doveri nei confronti dell'Unione europea. Lo statuto prevede quindi un insieme di ingiunzioni positive o negative che costituiscono altrettanti obblighi che oltrepassano la sfera di esercizio delle funzioni e dei rapporti con l'istituzione per estendersi alla vita extraprofessionale. Il loro mancato rispetto è sanzionato dall'autorità competente (autorità che ha il potere di nomina - AIPN) eventualmente previo avvio di un procedimento disciplinare e, a seconda della gravità dei fatti, può dar luogo a azioni legali. Spetta alla Direzione generale del Personale vigilare sulla sua corretta applicazione.

3. L'obiettivo del codice di buona condotta è quello di spiegare ai funzionari e agenti quali sono i loro doveri professionali fornendo loro la lettura che l'istituzione fa dello statuto, del regime applicabile agli altri agenti (RAA) e dei regolamenti o istruzioni che ne derivano.

4. Si tratta pertanto di una sorta di "istruzioni per l'uso" delle disposizioni applicabili in materia, come pure di un punto di riferimento ai principi essenziali che qualsiasi appartenente alla funzione pubblica europea deve rispettare. La presente guida va quindi letta congiuntamente con i testi comunitari. Come ricorda il Comitato di esperti indipendenti nella sua seconda relazione, "i codici di condotta non sono procedure formali, ma si propongono di fornire un punto di riferimento etico ai funzionari e ai titolari di un mandato pubblico".

I. DOVERI GENERALI

I doveri generali imposti al funzionario nell'esercizio delle sue funzioni e nella sua vita privata sono doveri di indipendenza e di riservatezza che sono stati istituiti per preservare l'attività e la reputazione dell'Unione europea e del suo personale.

A) Dovere di indipendenza

1. Il dovere di indipendenza è un'esigenza assoluta per il funzionario o agente europeo. Tale dovere gli è imposto nei confronti delle autorità nazionali, comprese quelle dello Stato di cui è cittadino, delle forze politiche e dei gruppi di pressione e implica altresì il dovere del disinteresse personale a beneficio dell'interesse generale.

2. Il funzionario o agente europeo deve servire lealmente l'Unione europea e solo essa: egli deve "esercitare le sue funzioni e conformare la sua condotta al dovere di servire esclusivamente le Comunità". Egli non può "chiedere né accettare istruzioni da alcun governo, autorità, organizzazione o persona estranei all'istituzione" (articolo 11 dello statuto).

3. Per garantire tale indipendenza lo statuto prevede negli articoli 11, 12, 13 e 14 una serie di espresse autorizzazioni e obblighi di dichiarazioni. Essendo tenuto a una collaborazione leale con l'istituzione di appartenenza, il funzionario o agente deve di sua iniziativa dichiarare ogni elemento relativo alla sua situazione personale e chiedere le autorizzazioni necessarie senza attendere l'intervento o il controllo dell'amministrazione.

a) Autorizzazione a ricevere onorificenze, decorazioni, favori, doni

1. L'autorizzazione dell'autorità competente è richiesta per poter "accettare da enti o persone estranei all'istituzione di appartenenza onorificenze, decorazioni, favori, doni o compensi di qualsiasi natura, salvo che per servizi resi, sia prima della sua nomina sia nel corso di un congedo straordinario, per servizio militare o nazionale, e a motivo di tali servizi" (articolo 11).

2. Tale procedura deve essere sistematicamente seguita per tutto ciò che può apparire o rappresentare un vantaggio di cui all'articolo 11 dello statuto, compresi i regali e i doni. Se il funzionario o agente vuole accettare un simile vantaggio chiede all'autorità competente, per via gerarchica, formale autorizzazione mediante apposito formulario. Tuttavia, se il valore intrinseco del regalo è inferiore a 100 EUR, il destinatario non ha bisogno di autorizzazione per accettarlo. Oltre questo limite si consiglia al funzionario o agente di scoraggiare in qualunque maniera la consegna di doni che abbiano attinenza con le attività di servizio. In caso di dubbio è preferibile rivolgersi alla Divisione del Personale per appurare qual è la procedura da seguire. Lo stesso vale per le altre disposizioni del codice di buona condotta.

3. Si invitano pertanto tutti i funzionari a fare attenzione ai rischi che possono far correre loro, anche in termini disciplinari, le pratiche commerciali aggressive poste in essere da alcune ditte o eventuali promesse di assunzione da parte di queste ultime dopo la cessazione definitiva dal servizio.

4. A tal fine il funzionario o agente deve adottare un comportamento conforme all'indipendenza della sua funzione e al principio di integrità di fronte ai gruppi di pressione (lobby) che seguono da vicino le attività del Parlamento europeo.

5. L'interesse rappresentato dall'evolversi del ruolo e dei poteri della nostra istituzione deve infondere nel funzionario o agente la massima prudenza al riguardo. Spetta a lui agire con tatto e discernimento(1).

6. Giova infine ricordare che il riferimento fatto dall'articolo 11 alle "onorificenze" comprende qualsiasi forma di ricompensa, anche a titolo gratuito, che potrebbe generare confusione tra i rapporti privati e le responsabilità delegate al funzionario o agente.

b) Autorizzazione a esercitare un'attività esterna

1. L'articolo 12 dello statuto impone al funzionario o agente che intenda esercitare un'attività esterna anche a titolo gratuito ovvero assolvere un mandato all'esterno delle Comunità, abbiano o no un nesso con le funzioni svolte in seno all'Istituzione, di chiedere l'autorizzazione all'autorità competente. "Questa autorizzazione viene rifiutata quando l'attività o il mandato possono nuocere all'indipendenza del funzionario [o agente] o pregiudicare l'attività delle Comunità."

2. Le modalità di applicazione di tale disposizione sono determinate facendo riferimento all'articolo 55 dello statuto secondo cui i "funzionari [o agenti] in attività di servizio sono tenuti in qualsiasi momento a essere a disposizione della loro istituzione." Per poter essere autorizzate le attività esterne devono comportare un carico di lavoro e un'eventuale retribuzione accessori non suscettibili di costituire un'occupazione normale per una persona nel paese in cui viene esercitata l'attività. In altri termini, i funzionari o agenti non possono cumulare impieghi pubblici e occupazioni private (rifiuto sistematico per l'attività di traduttore, medico, infermiere, architetto, professore, avvocato, dattilografo, esercente, ecc.).

3. Il divieto della doppia attività si applica altresì al funzionario o agente che lavora a orario ridotto in conformità con l'articolo 3 dell'allegato IV bis dello statuto, non sussistendo se invece si trova in posizione di aspettativa per motivi personali (articolo 40) purché rispetti la deontologia della funzione pubblica europea (articolo 16).

4. Per concedere l'autorizzazione l'autorità competente tiene conto della natura dell'attività e dell'organismo presso cui viene esercitata, della durata e dell'orario delle prestazioni, delle modalità finanziarie nonché, se del caso, delle conseguenze dell'attività stessa (soprattutto per quanto riguarda le pubblicazioni). Il funzionario o agente deve chiedere l'autorizzazione mediante il formulario di cui all'allegato 2. L'autorizzazione è accordata per un'attività specifica e per un anno. Qualora l'attività si protragga al di là dell'anno, il funzionario o agente deve rinnovare ogni anno la sua domanda.

5. La partecipazione a conferenze o colloqui in qualità di funzionario e a nome del Parlamento europeo non rientra nell'ambito dell'articolo 12, in quanto l'autorizzazione o l'ordine di missione figurano tra le competenze della Direzione generale interessata. Non può essere percepito alcun onorario.

6. Le attività di svago, di beneficenza e di natura analoga non sono soggette a autorizzazione. Il loro esercizio resta tuttavia soggetto al principio di indipendenza e di disponibilità e non deve recare pregiudizio all'Unione europea.

7. Il funzionario o agente autorizzato a esercitare un'attività esterna non può accettare alcuna ricompensa al di fuori del rimborso spese direttamente o indirettamente connesso all'attività in questione.

8. I diritti d'autore e gli altri diritti collegati a lavori effettuati dai funzionari o agenti sono esclusi dalle disposizioni di cui sopra fatto salvo l'articolo 18 dello statuto. Qualora sia applicabile tale articolo, le somme percepite sono versate in entrata al bilancio della Comunità.

c) Divieto per il funzionario o agente di avere interessi in imprese soggette al controllo dell'istituzione o a essa collegate e incidenza dell'attività del coniuge

1. Il funzionario o agente non può avere a titolo personale interessi suscettibili di entrare in conflitto con quelli dell'Unione europea o dell'istituzione di appartenenza. Lo statuto gli vieta infatti di "conservare o assumere, direttamente o indirettamente, nelle imprese soggette al controllo dell'istituzione di appartenenza o a essa collegate, interessi di natura e di importanza tali da poter compromettere la sua indipendenza nell'esercizio delle proprie funzioni" (articolo 12, secondo comma). Le imprese interessate da tale articolo sono quelle con cui il funzionario o agente è chiamato a negoziare o stipulare contratti o sulle quali esercita un controllo.

2. In pratica, qualora un funzionario o agente venga chiamato a negoziare o a stipulare un contratto o a controllare un'impresa nella quale ha interesse (come da articolo 12, secondo comma, dello statuto), deve informare senza indugio per iscritto e per via gerarchica il Segretario generale onde essere sollevato dalle funzioni e, all'occorrenza, trasferito. Nel caso in cui egli venisse a assumere interessi di tale natura in dette imprese, sarebbe passibile di gravi sanzioni disciplinari.

3. Dato che il coniuge del funzionario può conservare o assumere, nelle imprese soggette al controllo del Parlamento europeo o ad esso collegate, interessi di natura e di importanza tali da poter compromettere l'indipendenza del funzionario nell'esercizio delle proprie funzioni, quest'ultimo è vivamente pregato di fare la dichiarazione di cui sopra a proposito degli interessi del coniuge in modo da trovare una soluzione che consenta al funzionario di esercitare le proprie funzioni e conformare la sua condotta avendo unicamente di mira gli interessi delle Comunità, come previsto dall'articolo 11 dello statuto.

4. Infatti, qualora il coniuge del funzionario "eserciti un'attività lucrativa a titolo professionale, il funzionario [o agente] deve farne dichiarazione all'autorità che ha il potere di nomina. Quando tale attività sia incompatibile con quella del funzionario [o agente], o quando quest'ultimo non sia in grado di garantirne la cessazione entro un dato termine, l'autorità che ha il potere di nomina può decidere se il funzionario [o agente] debba essere trasferito a altro impiego o dimesso d'ufficio" (articolo 13). Il formulario per la dichiarazione di attività del coniuge figura nell'allegato 3 e va compilato in occasione di ogni cambiamento o cessazione di attività. La dichiarazione è inserita nel fascicolo personale dell'interessato.

5. Per completare tale dispositivo lo statuto prevede che il funzionario o agente che "nell'esercizio delle sue funzioni debba esprimere un parere su un affare alla cui trattazione abbia un interesse personale tale da compromettere la sua indipendenza, è tenuto a informarne l'autorità che ha il potere di nomina" (articolo 14).

6. Tale disposizione, che è più ampia di quella dell'articolo 12, secondo comma, fa appello alla lealtà del funzionario o agente il quale segnala all'autorità competente le situazioni in cui proverebbe difficoltà a conservare la propria neutralità (ad esempio nella circostanza di un membro della commissione di disciplina o di una commissione giudicatrice di fronte a un amico o familiare) o in cui la sua posizione specifica potrebbe dare adito a dubbi sulla sua imparzialità e di conseguenza su quella dell'istituzione. L'autorità competente deciderà allora se occorre modificare le attribuzioni dell'interessato.

7. Il dovere di indipendenza riveste infine un aspetto personale che è strettamente connesso al dovere di integrità o probità (ovverosia il dovere del disinteresse personale) che copre tutti gli atti e tutti i fatti da cui il funzionario o agente potrebbe trarre vantaggi personali grazie alle funzioni da lui esercitate, anche dopo aver lasciato l'istituzione.

8. L'articolo 16 è stato concepito per prevenire rischi di tale natura:

"Dopo la cessazione dal servizio, il funzionario [o agente] è tenuto a osservare i doveri di onestà e delicatezza nell'accettare determinate funzioni o determinati vantaggi.

Inoltre, ogni istituzione stabilisce, previo parere della commissione paritetica, per quali impieghi i titolari non potranno, per un periodo di tre anni dalla cessazione dal servizio, esercitare attività professionale anche a titolo gratuito, senza assoggettarsi alle disposizioni che seguono.

Nel suddetto triennio, il titolare di uno di questi impieghi deve dichiarare immediatamente alle istituzioni cui ha appartenuto nei tre anni precedenti la cessazione dal servizio qualsiasi funzione o incarico che fosse chiamato a svolgere.

L'istituzione, previo parere della commissione paritetica, comunica all'interessato entro un termine massimo di quindici giorni dalla ricezione della dichiarazione dell'interessato, se vieta a quest'ultimo di accettare tale funzione o tale incarico."

9. L'autorità competente a fissare l'elenco degli impieghi interessati, in seno alle istituzioni, dalla regola del triennio è l'Ufficio di presidenza del Parlamento.

B) Dovere di riservatezza

1. Lo statuto stabilisce che il "funzionario [o agente] deve astenersi dal compiere qualsiasi atto e, in particolare, dall'esprimere pubblicamente opinioni che possano menomare la dignità della sua funzione" (articolo 12, primo comma).

2. Da qui deriva il dovere generale di riservatezza in virtù del quale il funzionario o agente, pur conservando la libertà di esprimere le proprie opinioni, come consentitogli dai principi fondamentali dei diritti dell'uomo e del cittadino, deve osservare una certa moderatezza nel modo di farlo e comportarsi con misura e correttezza in qualsiasi circostanza.

3. Il venir meno al dovere di riservatezza verrà valutato in funzione della natura e del livello delle attribuzioni esercitate, nonché delle circostanze, stante che i funzionari o agenti dei gradi più elevati sono tenuti a un reale autocontrollo nelle loro dichiarazioni e nei loro scritti, così come nel loro atteggiamento. Occorre altresì distinguere i comportamenti a seconda che rientrino o meno nell'ambito del servizio o di un'azione sindacale per la quale la libertà di espressione è garantita dall'articolo 24 bis dello statuto e in funzione del grado di pubblicità dato all'opinione espressa o al comportamento tenuto.

4. Il dovere di riservatezza differisce dalla discrezione relativa ai fatti e alle informazioni di cui il funzionario o agente ha avuto conoscenza nell'espletamento del servizio (si veda il precedente punto 3).

5. Il dovere di riservatezza non vieta a un funzionario o agente di partecipare alla vita pubblica sia come cittadino sia come eletto. Lo statuto disciplina due situazioni: la candidatura a elezioni e la pubblicazione di testi.

6. Con espresso riferimento agli scritti, il funzionario o agente non deve sottovalutare le conseguenze di una sua eventuale partecipazione a trasmissioni televisive, radiofoniche o di altra natura, o delle interviste da lui date. Anche se i contatti con i mezzi d'informazione da cui sarà stato richiesto non hanno attinenza con la sua funzione, il funzionario o agente è vivamente consigliato di informarne, nella misura del possibile, l'istituzione. Viceversa, qualora l'intervista o la trasmissione abbiano un nesso diretto con le sue funzioni, egli deve esservi espressamente incaricato o nell'ambito della natura delle sue mansioni (relazioni con la stampa) o mediante decisione del suo direttore generale o del Segretario generale. Spetta, infatti, a ciascuna Direzione generale diversa dalla DG III designare al suo interno un funzionario incaricato delle relazioni con la stampa in cooperazione con la Direzione generale dell'Informazione.

C) Dovere di discrezione

1. L'articolo 17 dello statuto sancisce che il "funzionario [o agente] è tenuto a osservare la massima discrezione su fatti e notizie di qualsiasi natura di cui sia venuto a conoscenza nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni; non deve in alcun modo comunicare a persona non qualificata ad averne conoscenza documenti o informazioni non ancora resi pubblici. Anche dopo la cessazione dal servizio egli è tenuto a osservare tale dovere."

2. Il dovere di discrezione riguarda la vita interna e l'operato dell'istituzione di cui è pertanto presunta la riservatezza. Non si fa distinzione tra le varie forme di divulgazione. Le persone qualificate a avere conoscenza dell'informazione sono, a seconda delle materie trattate, i superiori gerarchici del funzionario o agente e i suoi subordinati, sempre che l'informazione sia necessaria all'esercizio delle loro funzioni, ovvero il collegio per cui lavora (ad esempio, nel caso delle commissioni giudicatrici le attività da queste svolte non possono essere portate a conoscenza della gerarchia personale del funzionario o agente nominato a farne parte). Il funzionario o agente deve fornire un'informazione completa e non nascondere elementi suscettibili di compromettere una data procedura. Nei confronti della sua gerarchia egli non può considerarsi depositario di segreti professionali. Solo le informazioni coperte da segreto medico non possono essere rivelate alla gerarchia qualunque essa sia.

3. In certe situazioni il dovere di discrezione può diventare segreto professionale per determinati settori, organi o entità: in questo caso si tratta di proteggere le informazioni confidate come segrete (lavori di una commissione giudicatrice, deliberazioni dei comitati laddove previste dal loro regolamento interno), nonché quelle di cui il funzionario o agente ha avuto conoscenza nell'ambito delle sue funzioni e che riguardano persone (segreto medico, vita familiare, situazione finanziaria o fiscale). Pertanto il segreto professionale è un obbligo fondamentale per tutti i funzionari o agenti che lavorano presso i servizi incaricati della gestione dei deputati o del personale dell'istituzione.

4. Al fine di preservare il dovere di discrezione "il funzionario o agente non può a nessun titolo deporre in giudizio su fatti di cui sia venuto a conoscenza a causa del suo ufficio" senza l'autorizzazione dell'autorità competente. L'autorizzazione in questione può essere negata soltanto quando lo richiedano gli interessi della Comunità e sempre che da tale rifiuto non possano derivare conseguenze penali per il funzionario interessato. Anche dopo la cessazione dal servizio il funzionario [o agente] è tenuto a osservare tale dovere (articolo 19). Secondo la giurisprudenza della Corte di giustizia, l'autorizzazione dell'autorità competente è altresì necessaria affinché un funzionario o agente possa dare il suo contributo attivo alle azioni giudiziarie intentate sul piano nazionale, ad esempio deponendo come testimone. L'autorità competente è quindi tenuta a dare la sua autorizzazione, tranne che l'eventuale rifiuto non derivi da ragioni tassative attinenti all'esigenza di salvaguardare gli interessi delle Comunità.

5. Viceversa, tale autorizzazione non è necessaria nel caso in cui il funzionario o agente sia chiamato a testimoniare davanti alla Corte di giustizia delle Comunità europee o davanti alla commissione di disciplina in un procedimento che riguardi un funzionario o agente o un ex funzionario o ex agente dell'Unione europea.

a) Situazione del funzionario o agente candidato a una funzione pubblica elettiva

1. Il funzionario o agente che sia candidato a funzioni pubbliche elettive deve avvertire l'istituzione di appartenenza e distinguere tra la sua qualità di candidato e le sue funzioni ufficiali. Egli è tenuto a osservare la massima discrezione su tutto ciò che concerne fatti e informazioni di cui sia venuto a conoscenza nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni.

2. Ogni candidato deve, in tempo utile e quanto meno prima del termine ultimo per la presentazione delle candidature, chiedere una aspettativa per motivi personali (articolo 15) servendosi del formulario di cui all'allegato 4. Il periodo coperto da tale aspettativa per motivi personali inizia, in linea di massima, il primo giorno lavorativo successivo al termine ultimo per la presentazione delle candidature e termina la sera dell'ultimo giorno lavorativo precedente lo scrutinio. Esso può essere prolungato senza tuttavia eccedere i tre mesi o, eventualmente, essere limitato, sempre secondo il dispositivo di cui sopra, alla durata della campagna ufficiale più breve degli Stati membri in occasione delle elezioni europee, cioè due settimane. Tale aspettativa per motivi personali, che ha lo scopo di derogare temporaneamente al dovere di riservatezza onde permettere di esercitare la libertà di espressione presupposta da una campagna elettorale, è obbligatoria per le elezioni europee o di portata nazionale (mandato di parlamentare, capolista alle elezioni regionali, delle grandi città, ecc.).

3. Per le altre elezioni, segnatamente quelle locali, per le quali la questione del dovere di riservatezza è meno sensibile, l'autorizzazione può essere sostituita dai congedi annuali necessari per adempiere agli obblighi della campagna elettorale. Spetta tuttavia all'autorità competente pronunciarsi sulla necessità o meno di un'aspettativa per motivi personali alla luce del carattere particolare dell'elezione. Il candidato che non si trovi in regime di aspettativa per motivi personali deve tenere un comportamento compatibile con le funzioni che continua a esercitare presso l'istituzione.

4. Se il funzionario o agente è eletto ne dà immediata comunicazione all'istituzione di appartenenza affinché l'autorità competente decida, in ragione dell'importanza delle funzioni elettive e delle condizioni connesse all'esercizio del mandato, se mantenerlo in posizione di attività o concedergli un'aspettativa per motivi personali, affinché possa esercitare tutte le prerogative connesse al mandato elettorale. In quest'ultimo caso, l'aspettativa per motivi personali sarà di durata pari a quella del mandato del funzionario o agente, il che la differenzia dall'aspettativa accordata ai sensi dell'articolo 40.

b) Pubblicazioni

1. L'articolo 17, secondo comma, stabilisce che "il funzionario [o agente] non deve pubblicare, né far pubblicare, solo o in collaborazione, scritti il cui oggetto riguardi l'attività delle Comunità senza l'autorizzazione dell'autorità che ha il potere di nomina. L'autorizzazione può essere negata solo quando la pubblicazione prevista sia di natura tale da compromettere gli interessi delle Comunità."

2. Di conseguenza, qualsiasi progetto di pubblicazione collegata all'attività comunitaria deve essere trasmesso per esteso all'autorità competente per via gerarchica e corredato del formulario di cui all'allegato 5 e non può essere pubblicato senza espressa autorizzazione. Per valutare la compatibilità di una pubblicazione il cui oggetto si collega all'attività comunitaria, l'autorità competente deve disporre del parere della gerarchia del funzionario o agente interessato. Qualora lo ritenga necessario può richiedere altri pareri e è autorizzata a esprimere un giudizio riguardo alla reputazione dell'istituzione. Il funzionario ha cura di lasciare all'autorità un termine ragionevole perché si pronunci, anche nel caso in cui sia stata eventualmente chiesta la traduzione del progetto. Il rifiuto di pubblicare può essere formulato solo qualora lo scritto in questione sia realmente di natura tale da compromettere gli interessi dell'Unione europea.

3. In generale il funzionario o agente è autorizzato a pubblicare i propri testi a condizione di non fare menzione delle sue qualità e di indicare che le opinioni che vi sono contenute impegnano solo il loro autore, consentendo così di preservare al massimo l'immagine e la reputazione dell'istituzione.

4. Al di fuori del servizio e sempre che l'attività dell'Unione europea non ne sia intaccata, la libertà è di regola ed è pertanto permesso al funzionario o agente di collaborare a pubblicazioni di carattere letterario, artistico, scientifico, ecc. In tal caso egli compare in quanto persona privata e non può avvalersi della sua appartenenza alla funzione pubblica comunitaria.

II. DOVERI DI SERVIZIO

Compito del funzionario o agente è di servire l'istituzione esercitando le attribuzioni conferitegli. Da tale nozione di servizio derivano numerosi doveri: dovere di disponibilità, dovere di esercitare le proprie funzioni, dovere di obbedienza gerarchica, di prestare assistenza e consigliare i superiori, dovere di cooperazione, dovere di adempiere ai propri obblighi privati e di osservare le leggi e i regolamenti di polizia in vigore.

A) Dovere di disponibilità

1. "I funzionari [o agenti] in attività di servizio sono tenuti in qualsiasi momento a essere a disposizione della loro istituzione" (articolo 55). Essi osservano l'orario di servizio, rispettano la durata legale del lavoro e il regime dei congedi e non possono assentarsi senza autorizzazione o giustificazione.

2. Tale disposizione permette all'istituzione, per esigenze di servizio e nei limiti previsti dall'articolo 56 dello statuto, di chieder loro di effettuare lavoro straordinario, di richiamarli in servizio allorché si trovano in congedo ordinario, di rifiutare loro un congedo o di annullare l'autorizzazione di congedo loro accordata.

3. Per meglio garantire il dovere di disponibilità lo statuto ha altresì istituito l'obbligo della residenza: "Il funzionario [o agente] deve risiedere nel luogo ove ha sede l'ufficio cui è destinato o a una distanza conciliabile con l'adempimento delle sue funzioni" (articolo 20).

4. Da tale disposizione discende che il funzionario non può sottrarsi all'obbligo di comunicare il suo indirizzo privato all'istituzione di appartenenza (si veda il formulario per il cambiamento dell'indirizzo privato). La comunicazione dell'indirizzo privato consente all'istituzione di registrare il funzionario o agente presso le competenti autorità nazionali con le conseguenze materiali, giuridiche e pratiche che questa iscrizione comporta. Tale informazione è trattata confidenzialmente.

5. L'articolo 60 rafforza questo dispositivo imponendo al funzionario o agente di ottenere l'autorizzazione preventiva da parte dell'autorità competente per trascorrere un congedo di malattia in un luogo diverso da quello in cui presta servizio. L'autorizzazione è accordata dall'autorità competente previo parere del medico di fiducia dell'istituzione, per una durata determinata e presso un preciso domicilio. Il funzionario o agente in congedo di malattia può essere sottoposto in qualsiasi momento a un controllo medico organizzato dall'istituzione. Nel caso in cui precludesse al medico fiscale la possibilità di effettuare tale controllo o lo ritardasse senza gravi ragioni mediche se ne assumerebbe la responsabilità disciplinare. È considerata irregolare l'assenza del funzionario o agente che in occasione di un congedo di malattia abbandona la sede di servizio senza autorizzazione.

Al termine del periodo di autorizzazione il funzionario o agente è reintegrato nella sua sede di servizio.

B) Dovere di esercitare le proprie funzioni

1. "Il funzionario [o agente] è responsabile dell'esecuzione dei compiti che gli sono affidati" (articolo 21). Egli si dedica all'esecuzione delle mansioni attinenti all'impiego occupato senza scaricarle sui suoi colleghi se non a rischio di un licenziamento per insufficienza professionale (articolo 51). Anche qualora ritenga che il compito assegnatogli non gli sia congeniale, è tenuto a esercitare le sue funzioni nel luogo dove presta servizio nell'attesa, eventualmente, di ottenere un trasferimento. Il dovere di esercitare le proprie funzioni implica altresì il dovere di collaborazione tra colleghi e senso di lavoro in équipe.

2. Il dovere di esercitare le proprie funzioni è talvolta abbinato all'obbligo di indossare un'uniforme. In tal caso l'uniforme è scelta e pagata dall'istituzione.

3. In virtù dell'articolo 22,

"il funzionario [o agente] può essere tenuto a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dalle Comunità per colpa personale grave da lui commessa nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni.

La decisione motivata è presa dall'autorità che ha il potere di nomina, secondo la procedura prescritta in materia disciplinare."

L'articolo 22 riconosce pertanto la responsabilità pecuniaria dei funzionari o agenti in caso di colpa personale grave e attribuisce al giudice comunitario competenza anche di merito per decidere sulle controversie cui possa dar luogo la disposizione in questione.

C) Dovere di obbedienza gerarchica, di prestare assistenza e consigliare i superiori

1. Il funzionario o agente esercita le sue funzioni conformemente alle istruzioni ricevute. Qualunque sia il livello gerarchico in cui si trovi, è subordinato ai suoi superiori e sottoposto all'autorità dell'istituzione. Inoltre, "qualunque sia il suo posto nella gerarchia deve assistere e consigliare i suoi superiori" (articolo 21, primo comma), il che implica il dovere di collaborare attivamente e lealmente con essi, di informarli e ragguagliarli, suggerendo loro iniziative e soluzioni e fornendo loro con chiarezza il proprio parere. Nell'esercizio delle sue funzioni egli prescinde dai suoi interessi personali.

2. Al dovere di prestare assistenza e consigliare i superiori si può aggiungere il dovere della deferenza e della correttezza nei confronti di coloro a cui l'istituzione ha conferito potere gerarchico. Il Tribunale di primo grado ha infatti statuito che il funzionario o agente deve astenersi da comportamenti lesivi della dignità e del rispetto dovuto all'istituzione e alle sue autorità (sentenza del Tribunale di primo grado del 26 novembre 1991 nella causa T-146/89).

3. Il secondo comma dell'articolo 21 dispone che "il funzionario [o agente] incaricato di provvedere al funzionamento di un servizio è responsabile nei confronti dei propri superiori gerarchici dell'autorità conferitagli e dell'esecuzione degli ordini da lui dati. La responsabilità diretta dei suoi subordinati non lo libera delle sue responsabilità."

4. Il funzionario o agente investito dell'autorità gerarchica ha il potere di impartire ordini e il dovere di risponderne sia a livello di contenuto sia a livello di esecuzione, senza possibilità di esimersi da tale responsabilità. Il funzionario o agente non può né omettere di eseguire né deformare, eseguendolo, l'ordine ricevuto dai suoi superiori. Il potere derivante dall'autorità implica altresì, da parte del superiore gerarchico, il dovere di porsi all'ascolto e mostrare sollecitudine nei confronti dei suoi subordinati.

5. Il dovere di obbedienza gerarchica comporta dei limiti: "ove consideri un ordine ricevuto irregolare o ritenga la sua esecuzione suscettibile di determinare inconvenienti gravi, il funzionario [o agente] deve, eventualmente per iscritto, esprimere la propria opinione al suo superiore gerarchico. Se quest'ultimo conferma l'ordine per iscritto, il funzionario o agente deve darvi esecuzione, a meno che esso sia contrario alla legge penale o alle norme di sicurezza applicabili" (articolo 21, terzo comma). In virtù di tale disposizione il rispetto della gerarchia ha la preminenza, a meno che l'ordine irregolare costituisca un'infrazione penale o sia contrario alla sicurezza di persone e beni.

6. Ogni funzionario è al servizio del Parlamento europeo in quanto tale per consentire ad esso di adempiere al meglio ai compiti assegnatigli dai trattati. A tal fine egli agisce in tutta imparzialità, equità e neutralità avendo unicamente di mira gli interessi dell'istituzione e dell'Unione europea. In tal senso e nel rigoroso rispetto delle norme giuridiche e amministrative che disciplinano l'organizzazione e la struttura dei poteri gerarchici interni alle istituzioni, il funzionario presta assistenza ai deputati europei e si sforza di facilitar loro, nella misura delle sue possibilità, l'esercizio del mandato parlamentare. Tenuto conto del ruolo e degli obiettivi dell'istituzione e della sua natura collettiva, il funzionario o agente vigila scrupolosamente a non privilegiare l'interesse privato rispetto a quello generale.

D) Dovere di rispettare i colleghi

1. In servizio il funzionario o agente non deve in nessun caso ledere la dignità dei suoi colleghi di qualsiasi grado con un comportamento scomposto o propositi aggressivi o diffamatori. Siffatti comportamenti o propositi sono passibili di sanzioni disciplinari.

2. Il funzionario o agente deve invece mostrarsi rispettoso delle persone a prescindere dal fatto che siano suoi capi, suoi colleghi o suoi subordinati. Non possono in nessun caso essere tollerati atteggiamenti che dimostrino totale mancanza di rispetto, come ad esempio il rifiuto di eseguire gli ordini ricevuti, di collaborare o assistere un collega sovraccarico di lavoro, di presentarsi in servizio in uno stato incompatibile con la dignità delle mansioni esercitate.

E) Dovere di assicurare le proprie responsabilità di funzionario

La responsabilità di ogni funzionario o agente non è solo individuale, bensì generale. La solidarietà e lo spirito di corpo devono prevalere in quanto ognuno è responsabile al proprio livello del buon funzionamento del Segretariato generale. Nessuno può farsi scudo della natura delle proprie mansioni per evitare di preoccuparsi di disfunzioni di cui fosse a conoscenza. Ad esempio, la constatazione della difettosità di un elemento di un edificio deve essere immediatamente segnalata.

F) Dovere di cooperazione

1. Nel rispetto dei diritti della persona, l'istituzione garantisce un clima e una trasparenza tali da consentire di esaminare all'interno gli eventuali problemi sin dal loro primo manifestarsi. Nell'ambito di un'inchiesta amministrativa svolta con tutti i crismi, ogni funzionario o agente è chiamato a cooperare pienamente e a produrre tutti gli elementi di cui è in possesso che siano necessari all'inchiesta, come pure a fornire spiegazioni utili.

2. Ogni funzionario o agente è altresì chiamato a collaborare strettamente con le operazioni di controllo condotte ufficialmente dalle istituzioni e dagli organismi comunitari abilitati, in particolare la Corte dei conti, il Mediatore e l'Ufficio europeo di lotta antifrode (OLAF) prestando tutta l'assistenza necessaria e fornendo gli elementi d'informazione richiesti che abbiano attinenza con l'indagine e il controllo.

3. D'altra parte, conformemente agli impegni assunti dalle istituzioni in materia di lotta antifrode, qualsiasi funzionario o agente che viene a conoscenza di elementi di fatto che lasciano presumere l'esistenza di eventuali casi di frode, corruzione o altra attività illegale ovvero di fatti gravi connessi all'esercizio di attività professionali deve informarne senza indugio la propria gerarchia o, se lo ritiene utile, il Segretario generale o direttamente l'Ufficio di lotta antifrode (decisione dell'Ufficio di presidenza del 25 ottobre 1999).

4. Giova infine sottolineare che l'obbligo di informazione presuppone la conoscenza da parte del funzionario o agente stesso di "elementi di fatto" che lascino presumere l'esistenza di eventuali casi suscettibili di essere esaminati dall'OLAF. Le voci e le supposizioni non sono elementi di fatto. È ovvio che una denuncia malevola implica la responsabilità personale di chi la fa. L'accordo interistituzionale prevede altresì che, nel caso in cui vi sia la possibilità di un'implicazione personale del funzionario o agente, l'interessato debba essere rapidamente informato quando ciò non rischi di nuocere all'indagine. Ad ogni modo, al termine dell'inchiesta non possono essere tratte conclusioni che chiamino nominativamente in causa un dato funzionario o agente senza che l'interessato non sia stato messo in condizione di esprimersi su tutti i fatti che gli sono contestati.

G) Dovere di adempiere ai propri obblighi privati e di osservare le leggi e i regolamenti di polizia in vigore (articolo 23)

"I privilegi e le immunità di cui godono i funzionari [o agenti] sono attribuiti nell'esclusivo interesse delle Comunità. Fatte salve le disposizioni del Protocollo sui privilegi e le immunità, gli interessati non sono dispensati dall'adempimento dei loro obblighi privati né dall'osservanza delle leggi e dei regolamenti di polizia in vigore."

H) Tutela dei funzionari e agenti

1. In contraccambio dei doveri che incombono ai funzionari e agenti, l'istituzione ha un dovere di tutela come previsto dagli articoli 24 e 26 dello statuto.

2. L'istituzione deve non solo assistere e difendere il funzionario o agente minacciato, oltraggiato o ingiuriato nella sua persona o in quella della sua famiglia o nei suoi beni, bensì anche, nell'ambito del dovere di sollecitudine, tener conto, in tutte le sue decisioni, degli interessi legittimi dei funzionari e agenti.

3. L'istituzione deve d'altro canto preservare la riservatezza dei fascicoli personali e dei dati informatici esistenti nell'ambito dei sistemi di gestione del personale.

III. RELAZIONI CON I CITTADINI

1. La funzione pubblica europea deve essere al contempo trasparente e accessibile ai cittadini. In effetti, le decisioni assunte a livello comunitario riguardano sempre più direttamente i vari aspetti della vita quotidiana.

2. In questo contesto è indispensabile prendere le disposizioni necessarie per consentire di adeguare il metodo di gestione e la cultura amministrativa del Parlamento al fine di garantire una migliore comunicazione con il pubblico.

3. Il termine "pubblico" comprende tutte le persone fisiche e giuridiche (cittadini dell'Unione, cittadini degli Stati terzi, attori economici, ecc.) sia che agiscano individualmente sia che agiscano attraverso loro rappresentanti, come avvocati o gruppi d'interesse.

4. Il funzionario o agente deve sempre evitare, nell'esercizio delle sue funzioni e quando esamina una domanda o un fascicolo, qualsiasi discriminazione basata sulla nazionalità, il sesso, la razza o l'origine etnica, la cultura, la religione, l'età, la lingua, l'orientamento sessuale o lo stato fisico. Egli non deve mai abusare dei poteri conferitigli nell'esercizio delle sue funzioni.

5. Il funzionario o agente deve tenere nei contatti con il pubblico un comportamento corretto, amichevole e disponibile. Le sue risposte devono essere obiettive, cortesi, precise e rapide.

A) Trasparenza amministrativa

1. Qualsiasi domanda scritta rivolta da una persona estranea all'istituzione a un servizio amministrativo del Parlamento europeo deve formare rapidamente oggetto di un riscontro contenente le generalità, la qualifica e l'indirizzo amministrativo del funzionario o agente incaricato di esaminarla. Tali elementi devono figurare su tutta la corrispondenza inviata al richiedente. La risposta è fornita, entro il termine di 45 giorni conformemente alla decisione dell'Ufficio di presidenza del 10 luglio 1997, nella lingua ufficiale dell'Unione europea utilizzata da quest'ultimo.

2. Il funzionario o agente non è tenuto a dare riscontro a richieste abusive soprattutto a causa del loro numero, ripetitività e sistematicità.

3. Allorché una domanda è inoltrata erroneamente a un dato servizio amministrativo, il funzionario o agente la trasmette immediatamente al servizio amministrativo competente e ne avvisa l'interessato.

4. Qualsiasi decisione deve contenere, oltre alla firma dell'autore, la menzione delle sue generalità e della sua qualifica.

5. Il funzionario o agente deve enunciare chiaramente i motivi che sono all'origine di una decisione sfavorevole.

6. Se una decisione può essere oggetto di ricorso, ciò deve essere chiaramente indicato assieme a tutte le informazioni necessarie per la presentazione del ricorso stesso.

7. Qualora un funzionario o agente occupi una funzione che lo mette in contatto con il pubblico, deve rispondere alle chiamate telefoniche e/o ai messaggi elettronici nel più breve tempo possibile. In caso di assenza, la linea e la messaggeria elettronica devono essere deviate verso il numero telefonico e la messaggeria elettronica del collega che lo sostituisce e/o è di permanenza. Spetta alla gerarchia vigilare affinché venga assicurata una permanenza.

8. I funzionari o agenti dei servizi che hanno rapporti con il pubblico, e in particolare colui che è incaricato dell'organizzazione di concorsi esterni all'istituzione, sono tenuti a rispondere ai quesiti posti dagli interessati entro i limiti delle procedure regolamentari e delle prassi amministrative.

9. Qualsiasi questione imprecisa o incorretta deve essere rinviata al richiedente con l'invito a fornire maggiori precisazioni.

B) Accesso ai documenti del Parlamento europeo

1. L'articolo 255 dei trattati consolidati sull'Unione europea prevede il diritto per il pubblico di accedere ai documenti del Parlamento europeo. La relativa decisione dell'Ufficio di presidenza del 10 luglio 1997 pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee L 263 del 25 settembre 1997, pag. 27, stabilisce le modalità di accesso (articolo 225, paragrafo 3).

2. Tale diritto si applica unicamente ai documenti già archiviati e non riservati e non riguarda i documenti preparatori di una decisione. Esso non può essere più esercitato allorché i documenti sono oggetto di diffusione pubblica. Non si applica ai documenti elaborati nell'ambito di un contratto di prestazioni di servizi eseguito a fini puramente interni a uno o più servizi dell'istituzione.

3. Qualora l'autore del documento richiesto sia un'altra istituzione o un altro organo comunitario ovvero qualsiasi altra organizzazione nazionale o internazionale, il funzionario o agente incaricato deve invitare il richiedente a rivolgersi direttamente all'istituzione o all'autore del documento fornendogli, nella misura del possibile, i riferimenti necessari.

4. Il funzionario o agente interessato cercherà di trovare una soluzione alle richieste incomplete o che vertono su documenti voluminosi informando eventualmente il richiedente del costo della spedizione dei documenti.

5. Il funzionario o agente richiesto non è tenuto a dar seguito alle richieste abusive, segnatamente per il loro numero, ripetitività o sistematicità.

6. Il Segretario generale o il suo delegato risponde a nome dell'istituzione su proposta degli organi o servizi interessati.

7. Entro 45 giorni dalla ricezione della richiesta, il funzionario o agente interessato informa l'autore dell'esito positivo che le è stato riservato o dell'intenzione del servizio competente di proporre all'istituzione di darvi risposta negativa. In quest'ultimo caso, il richiedente è altresì informato dei motivi di tale intenzione e del fatto che dispone di un termine di 45 giorni per formulare una richiesta di conferma della prima richiesta, in mancanza della quale si presume che egli abbia rinunciato alla richiesta iniziale.

8. In caso di rifiuto da parte dell'organo competente di permettere l'accesso a un dato documento (entro i 45 giorni successivi alla presentazione della conferma della richiesta), il funzionario o agente ne dà comunicazione, nel più breve tempo possibile, per iscritto al richiedente; la decisione deve essere debitamente motivata e indicare i mezzi di impugnazione possibili, cioè il ricorso giurisdizionale o la denuncia al Mediatore.

C) Raccolta di dati e conservazione delle informazioni

Nel caso in cui il Parlamento europeo sia chiamato a raccogliere informazioni o dati presso il pubblico, tali informazioni, salvo espresso assenso degli interessati, possono essere conservati esclusivamente per il loro trattamento per fini storici, statistici o giuridici, una volta conseguita la finalità per la quale sono state raccolte.

D) Denunce

1. Il pubblico ha diritto di presentare denuncia contro eventuali violazioni delle disposizioni figuranti al capitolo III.

2. Per il trattamento di tali denunce è designato un responsabile in seno alla Direzione generale del Personale che agisce sotto l'autorità del direttore generale.

3. Il responsabile delle denunce comunica l'oggetto delle richieste del pubblico alla Direzione generale interessata e ne assicura un trattamento conforme e appropriato.

CONCLUSIONI

1. In base allo statuto e conformemente alla volontà dei padri fondatori, il fatto di servire la Comunità europea conferisce al funzionario o agente una particolare dignità indipendentemente dalla natura delle sue funzioni, dall'importanza delle sue responsabilità o dalla sua posizione nella gerarchia. D'altra parte ciò gli impone determinati doveri e esige un comportamento consono a tale dignità. La persona che incarna la funzione pubblica europea deve essere consapevole di tali esigenze che sono formulate nell'esclusivo interesse della Comunità e comprendere che le garanzie accordate dallo statuto (sicurezza del posto di lavoro, vocazione alla carriera, retribuzione, assicurazioni sociali per il funzionario o agente e i membri della sua famiglia anche dopo il decesso, diritto all'assistenza e alla sollecitudine da parte dell'istituzione) non sono destinate soltanto a remunerare un lavoro e determinate competenze, ma concesse in ottemperanza del dovere di indipendenza, di disinteresse e di riservatezza, oltreché di attaccamento all'istituzione.

2. Nello stabilire siffatto equilibrio tra doveri e diritti del funzionario, il legislatore ha voluto preservare la Comunità, che rappresenta l'interesse comune degli Stati che la compongono, dal rischio che i suoi funzionari o agenti si sottomettano a attori o forze che intervengono nella vita comunitaria. Questo rapporto di impiego comunitario affonda le sue radici nella cultura e nella storia degli Stati membri e reca impresso il marchio dello spirito del 9 maggio 1950.

(1) Ai sensi del primo protocollo della Convenzione relativa alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee:"... vi è corruzione passiva quando il funzionario deliberatamente, direttamente o tramite un terzo, sollecita o riceve vantaggi di qualsiasi natura, per sé o un terzo, o ne accetta la promessa, per compiere o per omettere un atto proprio delle sue funzioni o nell'esercizio di queste, in modo contrario ai suoi doveri d'ufficio, che leda o che potrebbe ledere gli interessi finanziari delle Comunità europee...".

(...)"... vi è corruzione attiva quando una persona deliberatamente promette o dà, direttamente o tramite un terzo, un vantaggio di qualsiasi natura ad un funzionario, per il funzionario stesso o per un terzo, affinché questi compia o ometta un atto proprio delle sue funzioni o nell'esercizio di queste, in modo contrario ai suoi doveri d'ufficio che leda o potrebbe ledere gli interessi finanziari delle Comunità europee."