Relazione

sul rendiconto finanziario del Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop - Salonicco) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999 corredata delle risposte del Centro

(2000/C 373/05)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al Consiglio ed al Parlamento europeo, conformemente all'articolo 12 del regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio(1), modificato dal regolamento (CEE) n. 1946/93 del Consiglio(2).

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario del Centro per lo sviluppo della formazione professionale per l'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1999. Conformemente alle disposizioni di cui all'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento (CEE) n. 1416/76(3) del Consiglio, modificato dal regolamento (CEE) n. 1948/93(4) del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del consiglio di amministrazione. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(5), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui agli articoli 65, 67 e 68 del regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio, che modifica il regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio. La Corte dei Conti è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di controllo generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili e adottato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. Tale esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali dell'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1999 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DEL CENTRO EUROPEO PER LO SVILUPPO DELLA FORMAZIONE PROFESSIONALE (CEDEFOP - SALONICCO) PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1999

Analisi dell'esecuzione del bilancio

5. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio, dopo l'adozione nel settembre 1999 di un bilancio rettificativo e suppletivo di 0,3 milioni di euro, ammontano a 15,2 milioni di euro, di cui 14,5 milioni (il 95 %) sono stati impegnati e 0,7 milioni (il 5 %) sono stati annullati al 31 dicembre 1999(6).

6. I riporti di stanziamenti ammontano a 3,7 milioni di euro (cioè al 26 % degli impegni) e riguardano principalmente il titolo III (2,2 milioni di euro), nonché il titolo II (1 milione di euro, corrispondente al finanziamento dell'ultima quota del nuovo edificio del CEDEFOP). A titolo di paragone, gli stanziamenti riportati dall'esercizio 1998 all'esercizio 1999 ammontano a 3,9 milioni di euro. Di tale importo, 0,6 milioni di euro (il 15 %) hanno dovuto essere annullati, in particolare nell'ambito del titolo III.

Contabilità generale e di bilancio

7. Il Centro aveva previsto(7) di mettere a punto un nuovo sistema contabile (FIBUS) entro la fine del 1999, in modo da renderne possibile l'utilizzo dopo il primo semestre del 2000. A seguito di un controllo specifico su tale progetto, e nell'attesa di poter effettuare una valutazione completa, si attira l'attenzione del Centro sulla necessità di verificarne in modo approfondito le prestazioni prima della sua effettiva messa in servizio.

Cassa di anticipi

8. Ancorché il ricorso alla cassa di anticipi sia in netta diminuzione rispetto all'esercizio precedente(8), nel 1999 il Centro ha continuato ad effettuare una parte significativa (2,6 milioni di euro, cioè il 23 %) dei propri pagamenti secondo questa modalità. Il Centro è invitato a proseguire i propri sforzi per ridurre ulteriormente il ricorso a tale modalità di pagamento, limitando così i rischi ad essa connessi.

Imputazione dell'IVA

9. Fino al dicembre 1998, il regolamento finanziario generale prevedeva l'imputazione delle spese comprensive di IVA, giacché, dopo il rimborso, quest'ultima poteva essere riutilizzata. Dopo tale data(9), il regolamento finanziario generale impone l'imputazione delle spese al netto dell'IVA. La Corte invita il Centro a recepire nella propria normativa tali nuove modalità.

10. Il Centro non è stato in grado di effettuare un raffronto esaustivo tra le domande di recupero dell'IVA e i propri dati contabili. Tra l'altro, avrebbero dovuto essere predisposti ordini di recupero contemporaneamente alle domande di recupero.

11. Nel maggio 2000 è stato dato avvio alle operazioni relative al recupero dell'IVA pagata nel 1999. In un'ottica di sana gestione, sarebbe auspicabile che la preparazione delle domande di recupero venisse organizzata in modo tale da poter eseguire i recuperi nel minor tempo possibile.

Edificio

12. Nel quadro della costruzione del suo edificio, il Centro ha dovuto pagare, grazie a circostanze favorevoli (tasso di cambio, condizioni contrattuali), un importo inferiore di 1,2 milioni di euro a quello inizialmente previsto. Il Centro ha destinato l'importo in questione all'acquisizione di attrezzature complementari non espressamente previste nella convenzione stipulata con le autorità greche. Alla luce della rilevanza del risparmio realizzato rispetto alla spesa inizialmente prevista per l'edificio (6,8 milioni di euro), in un'ottica di sana gestione e di trasparenza nei confronti dell'autorità di bilancio il Centro avrebbe dovuto comunicare le proprie intenzioni non solo al Parlamento, ma anche al Consiglio.

Contratti

13. Tra le attrezzature complementari menzionate al paragrafo 12, due beni, di un valore dell'ordine, rispettivamente, di 195000 e 136000 euro, sono stati oggetto di contratti conclusi mediante trattativa privata con l'autorizzazione dell'ufficio esecutivo del consiglio di amministrazione. La natura dei lavori (attrezzature da cucina e lavori supplementari relativi alla sicurezza) non giustifica il ricorso alla trattativa privata; inoltre, la motivazione addotta (l'urgenza) non avrebbe dovuto essere accettata, dal momento che la mancanza delle attrezzature in questione non incide sull'uso principale dell'edificio. Il valore di ciascuno dei due contratti è superiore alla soglia a partire dalla quale il regolamento finanziario impone di consultare una commissione consultiva per gli acquisti e i contratti (46000 euro), a prescindere dalla procedura di acquisto alla quale si voglia far ricorso.

14. L'esame dei contratti relativi ad alcuni progetti informatici ha evidenziato delle lacune:mancanza di consultazione del servizio informatico, obiettivi da raggiungere non chiaramente definiti e mancato rispetto delle procedure amministrative e finanziarie, nonché delle procedure di gara. Il controllo dell'attuazione dei progetti fondati su Internet ha peraltro mostrato che le ipotesi su cui poggiavano le decisioni non erano sufficientemente fondate o non erano più pertinenti. Il Centro è invitato a proseguire i propri sforzi per gestire i progetti informatici conformemente alle norme e ad adeguarli in funzione delle modifiche intervenute successivamente alla loro concezione.

Personale

15. Nel 1998(10) la Corte aveva riscontrato la mancanza di decisioni formali dell'AIPN in materia di determinazione dei diritti finanziari degli agenti. Nel 1999, non è stato possibile attuare completamente le misure annunciate dal Centro. In determinati casi, inoltre, non sono state rispettate le disposizioni statutarie secondo cui il personale deve essere oggetto di un rapporto informativo almeno ogni due anni.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 26 ottobre 2000.

Per la Corte dei conti

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) GU L 39 del 13.2.1975, pag. 1.

(2) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 11.

(3) GU L 164 del 24.6.1976, pag. 1.

(4) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 15.

(5) Conformemente all'articolo 1 del regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio, che modifica il regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e spese del Centro relativi all'esercizio finanziario 1999 sono stati compilati il 29.3.2000 e trasmessi alla Commissione ed alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 5.4.2000. Il riepilogo del rendiconto finanziario è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(6) Nell'aprile 2000, è stato tuttavia autorizzato il riporto non automatico di 0,55 milioni di euro; l'importo degli stanziamenti del 1999 effettivamente annullati è pertanto ridotto a soli 0,15 milioni di euro.

(7) Cfr. la risposta al paragrafo 5 della relazione sul rendiconto finanziario per l'esercizio 1998 (GU C 372 del 22.12.1999, pag. 27).

(8) GU C 372 del 22.12.1999, paragrafo 6, pag. 27.

(9) Cfr. l'articolo 27, paragrafo 2 bis, del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, modificato dal regolamento (CE, CECA, Euratom) n. 2548/98 del Consiglio, del 23 novembre 1998 (GU L 320 del 28.11.1998, pag. 1).

(10) GU C 372 del 22.12.1999, paragrafi 9 - 10, pag. 27.

Tabella 1

Bilancio finanziario al 31 dicembre 1999 e 1998

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

Tabella 2

Conto di gestione degli esercizi 1999 e 1998

>SPAZIO PER TABELLA>

Risposte del Centro

Punto 8

In seguito alle raccomandazioni della Corte, il Cedefop ha continuato i propri sforzi per ridurre ulteriormente i pagamenti mediante cassa d'anticipi: nel corso dei primi tre trimestri del 2000, tali pagamenti non hanno superato i 20000 euro mensili.

Punto 9

Il Centro elaborerà un memorandum sugli aggiornamenti e i miglioramenti da apportare alla versione rivista del proprio regolamento finanziario generale. Tale memorandum sarà trasmesso alla Commissione affinché quest'ultima possa presentare all'autorità legislativa le proposte che riterrà utili.

Punti 10 e 11

Nel 1999, il surplus di lavoro imposto all'unità finanziaria del Cedefop per ultimare il nuovo edificio e perfezionare il sistema Fibus ha ritardato l'evasione di taluni fascicoli. Nel 2000, sono stati presi i provvedimenti necessari per recuperare tali ritardi ed evitare che si riproducano in futuro.

Punto 12

Grazie agli sforzi congiunti delle varie parti interessate (Governo greco, Commissione e Cedefop), è stato possibile realizzare un notevole risparmio per la costruzione dell'edificio così come è stato inizialmente previsto. Si è deciso di comune accordo di destinare tali montanti alla realizzazione di lavori complementari per il rafforzamento e l'ottimizzazione della funzionalità e della sicurezza dell'edificio.

L'autorità di bilancio è stata tenuta al corrente di detti sviluppi. Il Cedefop sottolinea che in mancanza di una comunicazione formale, il Consiglio ha ricevuto dai rappresentanti del Centro tutte le informazioni relative a tali lavori complementari, nonché tutte le informazioni necessarie per discutere degli stessi dinanzi al comitato del bilancio.

Punto 13

I lavori in questione riguardano le attrezzature rivelatesi necessarie in seguito ad informazioni ottenute solamente in un secondo tempo. Per motivi di risparmio e per dare alla nuova sede una funzionalità ottimale il più rapidamente possibile, il Cedefop ha considerato preferibile, date le speciali circostanze, procedere mediante trattative dirette. L'ufficio ha emesso un parere positivo su questi due fascicoli, considerando che, da un punto di vista tecnico, detti lavori aggiuntivi non potevano essere separati dall'appalto principale.

D'altro canto, il Cedefop ricorda che è grazie al proprio regolamento finanziario che al Consiglio di amministrazione e al relativo ufficio esecutivo sono stati attribuiti i poteri che spettano normalmente alla CCAC. Il Cedefop solleverà i problemi che questa situazione comporta nel memorandum che intende inviare alla Commissione sulla revisione del proprio regolamento finanziario (cfr. risposta al punto 9).

Punto 14

È inevitabile che per i progetti informatici della portata e della complessità di quelli avviati dal Cedefop, i quali coprono svariati anni, vi siano alcuni problemi al momento dell'avvio e che le rapidissime evoluzioni nel settore informatico rendono le ipotesi di partenza velocemente obsolete e ciò ha condotto, in taluni casi, ad errori di gestione. Nel corso degli anni, forte dell'esperienza acquisita e in seguito alle osservazioni della Corte, il Cedefop ha consolidato le procedure di gestione e di sviluppo dei suoi progetti informatici e continuerà ad applicarsi per ottimizzare i risultati già ottenuti. Il Cedefop desidera sottolineare che l'istituzione di un'unità di gestione dei contratti, la quale da gennaio 2000 prende in esame sistematicamente la totalità dei contratti, contribuirà di certo a tale miglioramento.

Punto 15

Nel 1999, il Cedefop ha iniziato a riesaminare i dati relativi ai diritti finanziari del personale. Una volta convalidati, questi dati saranno introdotti nei singoli fascicoli e nel modulo "Gestione del personale" del sistema Fibus. Dall'inizio del 2000, sono state peraltro istituite alcune procedure per la verifica annuale e l'eventuale aggiornamento di questi dati. Per quanto riguarda la valutazione di merito del personale, il Cedefop ha intrapreso nel 2000 i provvedimenti di rigore per mettere in regola i fascicoli degli agenti interessati e affinché, a decorrere dal 2000, il rapporto informativo degli agenti sia effettuato sistematicamente ogni due anni.