6.

L’allegato XI è sostituito dal seguente: «ALLEGATO XI REGOLE DI AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE DEL FONDO PER LE FRONTIERE ESTERNE I. Principi generali I.1. Principi di base 1. A norma dell’atto di base, per essere ammissibili le spese devono: a) rientrare nel campo di applicazione del Fondo e dei suoi obiettivi, secondo quanto stabilito negli articoli 1 e 3 dell’atto di base; b) essere comprese nelle azioni ammissibili elencate negli articoli 4 e 6 dell’atto di base; c) essere necessarie per svolgere le attività previste nel progetto formante parte dei programmi pluriennali e annuali approvati dalla Commissione; d) essere ragionevoli e rispondere ai principi della sana gestione finanziaria, in particolare ai principi della convenienza economica e del rapporto tra costi ed efficacia; e) essere sostenute dal beneficiario finale e/o dai partner del progetto, stabiliti e registrati in uno Stato membro, tranne nel caso di organizzazioni internazionali del settore pubblico istituite mediante accordi intergovernativi e di agenzie specializzate istituite da tali organizzazioni e nel caso del Comitato internazionale della Croce rossa (CICR) e della Federazione internazionale delle società nazionali della Croce rossa e della Mezzaluna rossa. In riferimento all’articolo 39 della decisione, le norme relative al beneficiario finale si applicano mutatis mutandis ai partner del progetto; f) essere sostenute nel rispetto delle disposizioni specifiche enunciate nella convenzione di sovvenzione. 2. Nel caso di azioni pluriennali ai sensi dell’articolo 16, paragrafo 6, dell’atto di base, soltanto la parte dell’azione cofinanziata da un programma annuale è considerata un progetto cui possono applicarsi le presenti regole di ammissibilità. 3. I progetti che ricevono il sostegno del Fondo non devono esser finanziati da altre fonti del bilancio comunitario. I progetti cofinanziati dal Fondo possono essere cofinanziati da fonti pubbliche o private. I.2. Bilancio di un progetto Il bilancio di un progetto va presentato come segue: Spese Entrate + Costi diretti (CD) + Costi indiretti (percentuale fissa dei CD, stabilita nella convenzione di sovvenzione) + Contributo comunitario (definito come l’importo minimo fra i tre importi indicati all’articolo 12 della decisione) + Contributi del beneficiario finale e dei partner del progetto + Contributi di terzi + Introiti del progetto = Totale dei costi ammissibili ( TCA ) = Totale delle entrate ( TE ) Il bilancio deve essere in pareggio, ossia il totale dei costi ammissibili deve essere pari al totale delle entrate. I.3. Entrate e principio dell’esclusione del profitto 1. I progetti cofinanziati dal Fondo non devono perseguire scopo di lucro. Se, alla conclusione del progetto, le entrate, inclusi gli introiti, eccedono le spese, il contributo versato dal Fondo a favore del progetto sarà ridotto proporzionalmente. Tutte le fonti di entrata a favore del progetto devono figurare nei conti o nei documenti fiscali del beneficiario finale e devono essere identificabili e controllabili. 2. Le entrate del progetto sono costituite da tutti i contributi finanziari erogati a favore del progetto dal Fondo, da fonti pubbliche o private, incluso il contributo del beneficiario finale, e da ogni introito risultante dal progetto. Ai fini della presente regola, gli “introiti” comprendono le entrate affluenti al progetto nel corso del periodo di ammissibilità quale è definito al punto I.4, derivanti da vendite, locazioni, servizi, canoni di adesione/onorari o altre entrate equivalenti. 3. Il contributo comunitario previa applicazione del principio dell’esclusione del profitto, a norma dell’articolo 12, lettera c), della decisione, sarà pari al “totale dei costi ammissibili” meno i “contributi di terzi” e gli “introiti del progetto”. I.4. Periodo di ammissibilità 1. I costi relativi a un progetto devono essere sostenuti e i relativi pagamenti devono essere effettuati (tranne in caso di ammortamento) dopo il 1o gennaio dell’anno indicato nella decisione di finanziamento che approva i programmi annuali degli Stati membri. Il periodo di ammissibilità si estende fino al 30 giugno dell’anno N (2) + 2, il che significa che i costi relativi a un progetto devono essere sostenuti prima di tale data. 2. È prevista un’eccezione al periodo di ammissibilità di cui al paragrafo 1 per l’assistenza tecnica a favore degli Stati membri (cfr. punto IV.3). I.5. Registrazione delle spese 1. Le spese devono corrispondere ai pagamenti effettuati dal beneficiario finale, registrati in forma di operazioni finanziarie (in denaro contante), ad eccezione degli ammortamenti. 2. Di regola, le spese devono essere giustificate da fatture ufficiali. Se non è possibile presentare fatture, le spese devono esser certificate da documenti contabili o da documenti giustificativi aventi pari valore probante. 3. Le spese devono essere identificabili e verificabili. In particolare: a) devono essere iscritte nelle registrazioni contabili del beneficiario finale; b) devono essere determinate nel rispetto dei principi contabili in vigore nello Stato nel quale risiede il beneficiario finale e secondo le prassi contabili abitualmente seguite dal beneficiario finale per i suoi costi; c) devono essere dichiarate nel rispetto delle disposizioni delle pertinenti leggi in materia tributaria e sociale. 4. Se necessario, i beneficiari finali sono tenuti a conservare le copie certificate dei documenti contabili attestanti le entrate e spese dei partner inerenti al progetto in questione. 5. Per la memorizzazione e il trattamento delle registrazioni di cui ai paragrafi da 2 a 4 si devono osservare le disposizioni giuridiche nazionali in materia di protezione dei dati. I.6. Ambito territoriale 1. Le spese per le azioni descritte negli articoli 4 e 6 dell’atto di base devono essere sostenute nel territorio degli Stati membri dai beneficiari finali quali definiti al punto I.1.1, lettera e), ad eccezione: — delle spese per l’attuazione delle azioni rientranti nell’obiettivo generale di cui all’articolo 3, paragrafo 1, lettera d), dell’atto di base; le spese per tali azioni possono essere sostenute nel territorio degli Stati membri e nel territorio di paesi terzi, — delle azioni di sorveglianza delle frontiere esterne; tali azioni possono essere realizzate sia all’interno che all’esterno del territorio degli Stati membri. 2. I partner del progetto stabiliti e registrati in paesi terzi possono partecipare ai progetti ma senza partecipare alle spese, tranne nel caso di organizzazioni internazionali del settore pubblico istituite mediante accordi intergovernativi e di agenzie specializzate istituite da tali organizzazioni e nel caso del Comitato internazionale della Croce rossa (CICR) e della Federazione internazionale delle società nazionali della Croce rossa e della Mezzaluna rossa. II. Categorie di costi ammissibili (a livello di progetto) II.1. Costi diretti ammissibili I costi diretti ammissibili del progetto consistono nei costi che, nel dovuto rispetto delle condizioni generali di ammissibilità, stabilite nel punto I, sono identificabili come costi specifici aventi nesso diretto con l’attuazione del progetto stesso. I costi diretti devono essere indicati nel bilancio previsionale globale del progetto. Sono ammissibili i costi diretti indicati qui di seguito: II.1.1. Costi del personale 1. I costi del personale addetto al progetto, ossia le retribuzioni in termini reali più gli oneri sociali e gli altri costi previsti dalla legge, sono ammissibili purché corrispondano alla prassi usuale seguita dal beneficiario in materia di retribuzioni. 2. Per le organizzazioni internazionali, i costi del personale ammissibili possono includere disposizioni riguardanti gli obblighi e i diritti previsti dalla legge in materia di retribuzioni. 3. I corrispondenti costi del personale degli enti pubblici sono ammissibili nella misura in cui riguardano le spese per le attività che il pertinente ente pubblico non avrebbe realizzato se il progetto in questione non fosse stato avviato; il suddetto personale deve essere distaccato o assegnato al progetto con decisione scritta del beneficiario finale. 4. I costi del personale vanno indicati nel bilancio di previsione, precisando le funzioni e il numero di persone. II.1.2. Costi di viaggio e di soggiorno 1. I costi di viaggio e di soggiorno sono ammissibili come costi diretti per il personale o altre persone che partecipano alle attività del progetto e il cui viaggio è necessario per l’attuazione del progetto. 2. I costi di viaggio sono ammissibili sulla base dei costi effettivamente sostenuti, secondo tassi di rimborso commisurati alle tariffe minime dei trasporti pubblici. I viaggi aerei sono consentiti, di norma, soltanto per distanze superiori a 800 km (andata e ritorno) o se giustificati dalla destinazione geografica. Se il viaggio viene effettuato con autovettura privata, di norma il rimborso è basato sul costo dei trasporti pubblici o viene effettuato secondo il tasso al chilometro previsto nelle regole ufficiali dello Stato membro in questione o nelle prassi del beneficiario finale. 3. I costi di trasferta sono ammissibili in base ai costi effettivi o secondo una tariffa diaria. Se un’organizzazione applica tassi specifici per le trasferte (la diaria), si applicheranno questi tassi nel rispetto dei massimali stabiliti dallo Stato membro secondo le leggi e le prassi nazionali. Di norma, la diaria comprende i trasporti locali (anche in taxi), il pernottamento, i pasti, le telefonate locali e spese varie. II.1.3. Attrezzature II.1.3.1. Regole generali I costi relativi all’acquisto o alla locazione di attrezzature (in funzione di una delle seguenti opzioni: locazione, leasing, acquisto sulla base del costo integrale o parziale o dell’ammortamento dei materiali acquistati) sono ammissibili soltanto se tali attrezzature sono indispensabili per l’attuazione del progetto. Le attrezzature devono avere le caratteristiche tecniche necessarie per il progetto e devono corrispondere alle norme e standard loro pertinenti. II.1.3.2. Locazione e leasing Le spese per le operazioni di locazione e di leasing sono ammissibili al cofinanziamento nel rispetto delle norme vigenti nello Stato membro e delle leggi e prassi nazionali e in funzione della durata della locazione o del leasing ai fini dell’attuazione del progetto. II.1.3.3. Acquisto 1. I costi relativi all’acquisto o alla locazione di attrezzature [sistemi, attrezzatura operativa, mezzi di trasporto, ecc. di cui all’articolo 5, paragrafo 1, lettere da c) a f), dell’atto di base] sono ammissibili nel rispetto delle norme nazionali. Tali costi sono ammissibili al cofinanziamento sulla base del costo integrale o parziale di acquisto purché: a) siano direttamente connessi con l’attuazione del progetto; b) siano sostenuti nel rispetto delle norme nazionali vigenti in materia di pubblici appalti nello Stato membro; c) le attrezzature presentino le caratteristiche tecniche necessarie per il progetto e corrispondano alle norme e standard loro pertinenti; d) dopo la data di acquisto le attrezzature continuino a essere usate per le finalità del progetto per la durata minima di: — tre anni per le apparecchiature di tecnologia dell’informazione e della comunicazione, — cinque anni per altri tipi di attrezzature quali l’attrezzatura operativa e i mezzi di trasporto, salvo quelli indicati in appresso, — dieci anni per imbarcazioni, elicotteri e velivoli. 2. In alternativa, i costi delle citate attrezzature sono ammissibili sulla base dell’ammortamento nel rispetto delle norme nazionali. Tali costi sono ammissibili se ricorrono le condizioni di cui alle lettere a), b) e c) del paragrafo 1, in aggiunta alle seguenti condizioni: a) se prima o durante l’attuazione del progetto vengono acquistate attrezzature, è ammissibile la percentuale del loro ammortamento sulla base della durata e del tasso del loro utilizzo effettivo per il progetto; b) i costi delle attrezzature acquistate prima dell’inizio del progetto, ma che vengono utilizzate ai fini del progetto, sono ammissibili sulla base dell’ammortamento. Tuttavia, tali costi non sono ammissibili se le attrezzature sono state acquistate mediante una sovvenzione comunitaria; c) i costi delle attrezzature acquistate devono corrispondere ai normali costi di mercato e il valore delle singole attrezzature viene ammortizzato nel rispetto delle norme fiscali e contabili che si applicano al beneficiario finale. II.1.4. Immobili II.1.4.1. Regole generali Gli immobili acquistati, costruiti o rinnovati oppure presi in locazione devono avere le caratteristiche tecniche necessarie per l’attuazione del progetto e devono corrispondere alle norme e agli standard loro pertinenti. II.1.4.2. Acquisto, costruzione o rinnovo 1. Se l’acquisto di immobili è essenziale per l’attuazione del progetto ed è in nesso evidente con i suoi obiettivi, l’acquisto d’immobili, ossia di edifici già esistenti, oppure la costruzione d’immobili è ammissibile al cofinanziamento sulla base del costo integrale o parziale o sulla base dell’ammortamento, alle condizioni stabilite qui di seguito, fatta salva l’applicazione di norme nazionali più rigorose: a) si deve ottenere, da un perito qualificato indipendente o da un organo ufficiale debitamente autorizzato, un certificato attestante che il prezzo non è superiore al valore di mercato e che l’immobile è conforme alle norme nazionali oppure non lo è in determinati aspetti, da precisare, ai quali il beneficiario finale intende porre rimedio come parte del progetto; b) l’immobile non deve essere stato acquistato mediante una sovvenzione comunitaria in epoca precedente all’attuazione del progetto; c) in caso di cofinanziamento del costo integrale o totale, l’immobile deve essere utilizzato unicamente ai fini indicati nel progetto, per almeno dieci anni dopo la data di conclusione del progetto, a meno che la Commissione non autorizzi esplicitamente altrimenti; In caso di cofinanziamento sulla base dell’ammortamento, tale termine è ridotto a cinque anni; d) l’acquisto dell’immobile deve rispondere ai principi della convenienza economica e del rapporto tra costi ed efficacia ed essere considerato proporzionato alla finalità del progetto; e) in caso di cofinanziamento sulla base dell’ammortamento, è ammissibile soltanto la percentuale dell’ammortamento degli immobili corrispondente alla durata e al tasso del loro utilizzo effettivo per il progetto; l’ammortamento va calcolato secondo i principi contabili nazionali. 2. Le spese per il rinnovo di immobili sono ammissibili al cofinanziamento sulla base del costo integrale o parziale o sulla base dell’ammortamento. In caso di rinnovo, si applicano soltanto le condizioni di cui al paragrafo 1, lettere c) ed e). II.1.4.3. Locazione La locazione di immobili è ammissibile al cofinanziamento quando è in nesso diretto con gli obiettivi del progetto, alle condizioni indicate qui di seguito e fatta salva l’applicazione di norme nazionali più rigorose: a) l’immobile non deve essere stato acquistato mediante una sovvenzione comunitaria; b) l’immobile deve essere utilizzato soltanto per l’attuazione del progetto, altrimenti è ammissibile unicamente la parte dei costi corrispondente all’utilizzo per il progetto. II.1.5. Materiali di consumo, forniture e servizi generali Sono ammissibili i costi dei materiali di consumo, delle forniture e dei servizi generali, purché siano identificabili e direttamente necessari per l’attuazione del progetto. II.1.6. Subappalti 1. Come regola generale, i beneficiari finali devono essere in grado di gestire da soli i progetti. L’importo corrispondente ad attività da subappaltare nell’ambito del progetto dovrà essere chiaramente indicato nella convenzione di sovvenzione. 2. Non sono ammissibili al cofinanziamento del Fondo le spese relative ai seguenti contratti di subappalto: a) subappalto di attività relative alla gestione complessiva del progetto; b) subappalti che si aggiungano ai costi del progetto senza aggiungervi un valore corrispondente; c) subappalti di servizi d’intermediazione o di consulenza, se il pagamento è indicato come percentuale del costo totale del progetto, a meno che il beneficiario finale non giustifichi il pagamento in riferimento al valore effettivo dei lavori o dei servizi che si è procurato in tal modo. 3. Tutti coloro ai quali è stato aggiudicato un subappalto devono impegnarsi a presentare a tutti gli organi di audit e di controllo tutte le informazioni necessarie riguardanti le attività loro affidate a titolo di subappalto. II.1.7. Costi direttamente originati dai requisiti per il cofinanziamento dell’Unione Sono ammissibili come costi diretti i costi necessari per ottemperare alle disposizioni relative al cofinanziamento dell’Unione, quali i costi per la pubblicità, la trasparenza, la valutazione del progetto, l’audit esterno, le garanzie bancarie, le traduzioni, ecc. II.1.8. Onorari di esperti Sono ammissibili gli onorari per la consulenza legale, le spese notarili e gli onorari di esperti tecnici e finanziari. II.2. Costi indiretti ammissibili 1. I costi indiretti ammissibili dell’azione sono quelli che, tenuto debitamente conto delle condizioni di ammissibilità enunciate al punto I.1.1, non sono identificabili come costi specifici direttamente correlati all’esecuzione del progetto. 2. In deroga al punto I.1.1, lettera e), e al punto I.5, i costi indiretti per l’attuazione dell’azione possono essere ammissibili a un finanziamento a tassi fissi sino al massimale del 2,5 % del totale dei costi diretti ammissibili. 3. Le organizzazioni che ricevono una sovvenzione di funzionamento dal bilancio dell’Unione non possono includere costi indiretti nel loro bilancio di previsione. III. Spese non ammissibili Non sono ammissibili i seguenti costi: a) l’IVA, tranne se il beneficiario finale può dimostrare di non essere in grado di recuperarla; b) il reddito del capitale, il debito e gli oneri di servizio del debito, gli interessi passivi, le commissioni di cambio di valute e le perdite derivanti dai cambi di valute, gli accantonamenti per perdite o per potenziali passività future, gli interessi dovuti, i debiti dubbi, le ammende, le sanzioni finanziarie, i costi delle azioni legali e le spese eccessive o sconsiderate; c) i costi voluttuari sostenuti esclusivamente per membri del personale. Sono consentiti ragionevoli costi di ospitalità in occasione di eventi sociali giustificati dal progetto, quali una manifestazione alla conclusione del progetto o riunioni del gruppo di direzione del progetto; d) i costi dichiarati dal beneficiario finale coperti da un altro progetto o programma di lavoro beneficiario di una sovvenzione comunitaria; e) l’acquisto di terreni; f) contributi in natura. IV. Assistenza tecnica su iniziativa degli Stati membri 1. Tutti i costi necessari per l’attuazione del Fondo da parte dell’autorità responsabile, dell’autorità delegata, dell’autorità di audit, dell’autorità di certificazione o di altri organi che forniscono assistenza nelle funzioni di cui al paragrafo 2 sono ammissibili all’assistenza tecnica entro i limiti precisati all’articolo 18 dell’atto di base. 2. Sono incluse le seguenti misure: a) spese per la preparazione, selezione, valutazione, gestione e controllo delle azioni; b) spese per gli audit e controlli in loco delle azioni o progetti; c) spese per la valutazione delle azioni o progetti; d) spese relative all’informazione, diffusione e trasparenza riguardanti le azioni; e) spese per l’acquisto o la locazione, l’installazione e la manutenzione di sistemi informatici da utilizzare per la gestione, il controllo e la valutazione dei finanziamenti; f) spese per le riunioni dei comitati e sottocomitati di monitoraggio relative all’attuazione delle azioni; queste spese possono includere anche i costi relativi agli esperti e agli altri partecipanti a tali comitati, inclusi i partecipanti di paesi terzi, se la loro presenza è essenziale per l’efficace attuazione delle azioni; g) spese per rafforzare la capacità amministrativa connessa all’attuazione del Fondo. 3. Le attività correlate all’assistenza tecnica e i pagamenti corrispondenti devono essere effettuati dopo il 1o gennaio dell’anno indicato nella decisione di finanziamento con la quale sono stati approvati i programmi annuali degli Stati membri. Il periodo di ammissibilità dura fino al termine stabilito per la presentazione della relazione finale sull’attuazione del programma annuale. 4. Nelle eventuali gare d’appalto si devono seguire le norme nazionali sugli appalti vigenti nel rispettivo Stato membro. 5. Gli Stati membri possono attuare misure di assistenza tecnica relative al Fondo per le frontiere esterne insieme con misure di assistenza tecnica relative ad alcuni o a tutti e quattro i fondi. In tal caso, tuttavia, solo la parte dei costi di attuazione delle misure comuni relativa al Fondo per le frontiere esterne sarà ammissibile al finanziamento nell’ambito di tale Fondo, e gli Stati membri dovranno assicurare che: a) la parte dei costi per le misure comuni sia imputata al Fondo corrispondente secondo modalità ragionevoli e verificabili; b) i costi non siano finanziati due volte. V. Regime di transito speciale Ai sensi dell’articolo 40, paragrafo 1, al sostegno per l’attuazione del regime di transito speciale si applicano, mutatis mutandis, le disposizioni relative all’attuazione dei programmi annuali di cui all’atto di base e alla presente decisione. Tuttavia, per quanto riguarda le regole di ammissibilità di cui al presente allegato, al regime di transito speciale si applicano le seguenti disposizioni specifiche: a) il periodo di ammissibilità delle spese è fissato a norma dell’articolo 40, paragrafo 3, della presente decisione; b) in forza dell’articolo 6, paragrafo 2, lettera c), dell’atto di base, i costi del personale degli enti pubblici sono spese ammissibili purché siano basati su costi supplementari reali relativi all’attuazione del regime di transito speciale e siano imputati al regime secondo un metodo debitamente giustificato ed equo; le spese devono essere certificate in base a documenti che consentano di accertare i costi reali sostenuti dall’ente pubblico in riferimento al regime di transito speciale al di là dei costi derivanti dalle responsabilità dell’ente stabilite per legge o dalle sue funzioni quotidiane.»