RELAZIONE SUI CONTI E SULLA GESTIONE DEL CENTRO EUROPEO PER LO SVILUPPO DELLA FORMAZIONE PROFESSIONALE (CEDEFOP-BERLINO) PER L'ESERCIZIO 1993 ED OSSERVAZIONI SULLA SANA GESTIONE FINANZIARIA PER IL PERIODO 1987-1993, CORREDATA DELLE RISPOSTE DEL CENTRO (94/C 378/01)

1. INTRODUZIONE Quadro generale 1.1. Il Cedefop è stato istituito dal regolamento n. 337/75 del Consiglio (1), come organismo satellite della Comunità europea, con il compito di promuovere la formazione professionale a livello comunitario. Sotto il profilo del funzionamento e dell'amministrazione il Cedefop - che ha iniziato la propria attività a Berlino nel 1976 - dipende sia dalla Commissione, sia dal proprio consiglio di amministrazione. Lo stesso regolamento enuncia che il ruolo del Centro è quello di «fornire il suo contributo alla Commissione per favorire, a livello comunitario, la promozione e lo sviluppo della formazione professionale e della formazione continua», di contribuire «all'attuazione di una politica comune di formazione professionale» ed in specie di favorire «lo scambio di informazioni e di esperienze». Nel campo della formazione professionale i suoi compiti principali consistono nel raccogliere documentazione, nel contribuire allo sviluppo ed al coordinamento delle ricerche, nel diffondere ogni documentazione ed informazione utile, nel promuovere e sostenere iniziative che possono facilitare un approccio coordinato (in specie riguardo al ravvicinamento dei livelli di formazione ed al riconoscimento reciproco dei certificati) e nel costituire un luogo d'incontro per tutti gli interessati.

Ambito del controllo 1.2. La Corte ha esaminato i conti e la gestione finanziaria del Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop-Berlino) per l'esercizio 1993 in conformità delle disposizioni del regolamento pertinente, (CEE) n. 1416/76 (2). Inoltre, la Corte ha valutato la sana gestione finanziaria del Cedefop a norma dell'articolo 72 dello stesso regolamento. Le osservazioni cui aveva dato adito il precedente controllo della Corte sulla gestione finanziaria riguardavano il periodo fino al 1986 e sono state pubblicate nella relazione annuale della Corte sui conti 1986 del Cedefop. La presente relazione espone le osservazioni della Corte sulla gestione finanziaria per il periodo 1987-1993. Le osservazioni si basano su una selezione di colloqui e su una disamina approfondita di documenti riguardanti il periodo in causa.

1.3. Nella riunione del Consiglio europeo del 29 ottobre 1993 si è deciso di trasferire la sede del Cedefop da Berlino a Salonicco, in Grecia (3). La presente relazione della Corte tiene conto dell'impatto di questo trasferimento sulle operazioni del Cedefop verso la fine del 1993 e considera i probabili mutamenti futuri e nuove possibilità di miglioramento.

2. OSSERVAZIONI DELLA CORTE IN MERITO ALL'ESAME DEI CONTI DELL'ESERCIZIO 1993 Le disposizioni finanziarie 2.1. La revisione delle disposizioni finanziarie è stata adottata dal Consiglio il 30 giugno 1993 (4), ma è stata applicata solo in parte nella compilazione del bilancio finanziario del Centro e non è stata applicata alla contabilizzazione delle entrate e delle spese nel corso dell'intero esercizio. Una piena applicazione avrà luogo per i conti dell'esercizio 1994.

I dati finanziari 2.2. Gli stanziamenti disponibili per l'esercizio 1993 sono ammontati a 11,92 Mio ECU. Gli impegni contratti hanno dato luogo a pagamenti per 8,23 Mio ECU ed a riporti all'esercizio 1994 per 3,02 Mio ECU, mentre il saldo di 0,67 Mio ECU è stato annullato. Stanziamenti riportati dall'esercizio precedente hanno dato luogo a pagamenti per 1,24 Mio ECU e ad annullamenti per 0,43 Mio ECU. L'allegato della presente relazione mostra un'analisi, titolo per titolo, dell'utilizzo degli stanziamenti per l'esercizio 1993 e dell'utilizzo di quelli riportati dal 1992.

La separazione delle funzioni 2.3. La separazione delle funzioni di ordinatore e di contabile, come prevista dal regolamento finanziario, ha continuato ad essere insoddisfacente sino alla fine del 1993. Tuttavia, la creazione nel 1993 di due nuovi posti a metà tempo di contabile subalterno e di amministratore degli anticipi subalterno consente al Centro di risolvere questo problema per gli esercizi futuri (5). I funzionari erano già stati assunti dall'inizio del 1994 ma, come accade per tutto il personale permanente, vi sono incertezze a causa del prossimo trasferimento a Salonicco.

La cassa di anticipi 2.4. I pagamenti eseguiti con la procedura della cassa di anticipi, e quindi senza previa autorizzazione del controllore finanziario, hanno rappresentato il 58,4 % del totale degli impegni e dei pagamenti nel 1993. Rispetto all'esercizio precedente si tratta di un aumento considerevole, poiché nel 1992 i pagamenti tramite la cassa di anticipi sono stati pari al 30,9 % del totale. Questo ricorso notevole alla cassa di anticipi è stato criticato nelle precedenti relazioni annuali della Corte sui conti del Cedefop (6). Inoltre, la metà dei pagamenti tramite la cassa di anticipi è stata eseguita nell'ultimo quadrimestre dell'anno e il 16 % del totale in dicembre.

2.5. In una relazione in merito ad una missione, datata 10 maggio 1993, il controllo finanziario ha proposto al Cedefop di fare un uso più ampio degli impegni provvisori. A seguito di una riunione tenuta il 15 ottobre, il Cedefop - su richiesta del controllo finanziario - ha predisposto un elenco di linee di bilancio per le quali potevano essere utilizzati gli impegni provvisori e si potevano eseguire i pagamenti tramite la cassa di anticipi. Il controllo finanziario dapprima ha aumentato e poi approvato questo elenco ed il 10 dicembre 1993 il consiglio d'amministrazione ha raddoppiato il limite massimo mensile, portandolo a 1 000 000 ECU (7). Lo scopo era di consentire il pagamento tramite la cassa di anticipi di tutte le spese nella misura in cui esse derivano da obblighi giuridici coperti da impegni approvati dal controllore finanziario (8).

2.6. L'articolo 43 delle disposizioni finanziarie applicabili al Centro indica chiaramente che «per il pagamento di talune categorie di spese si possono costituire casse di anticipi» (9). La decisione della DG XX, secondo cui in pratica tutte le categorie di spesa (comprese le spese per viaggi, missioni e stipendi), ad eccezione dei contratti per studi, dovrebbero formare oggetto di impegni provvisori ed essere pagate tramite la cassa di anticipi, sembra in contrasto con le disposizioni finanziarie. La Corte riconosce che la decisione è motivata in specie da«... sana gestione finanziaria... economie per le spese relative al personale, al lavoro di ufficio e alle spese postali...». Comunque, le disposizioni finanziarie dovrebbero essere emendate conformemente.

Gli storni di stanziamenti 2.7. Gli storni di stanziamenti fra varie linee di bilancio (articoli e voci) eseguiti nel 1993 sono ammontati in totale a 1 003 900 ECU, cioè all'8,4 % del bilancio iniziale, contro 6,7 % nel 1992. L'11,8 % degli stanziamenti (615 000 ECU) sono stati stornati all'interno del capitolo 3. Gli storni sono stati tutti effettuati da tre linee di bilancio (10) e l'83 % delle operazioni di storno ha avuto luogo negli ultimi due mesi del 1993. Per le stesse tre linee di bilancio è stato annullato un altro importo di 260 339 ECU, il che significa che il programma di lavoro non è stato realizzato come previsto.

I riporti e gli annullamenti di stanziamenti 2.8. Solo il 69 % degli stanziamenti definitivi per il 1993 è stato erogato (il 69 % contro l'83 % nel 1992). Gli impegni contratti e riportati al 1994 sono stati pari al 25 %, contro il 15 % nel 1992, ed anche la percentuale degli annullamenti è stata più elevata, il 6 % contro il 4 % nel 1992. La tabella 1 mostra i riporti dal bilancio iniziale del 1993 per titolo ed il loro utilizzo successivo.

Tabella 1: Riporti dal bilancio iniziale 1993

"(ECU) """ ID="1">345 807 > ID="2">6 > ID="3">251 897 > ID="4">73 "> ID="1">196 406 > ID="2">19 > ID="3">113 875 > ID="4">58 "> ID="1">2 478 287 > ID="2">47 > ID="3">1 000 696 > ID="4">41 "> ID="1">3 020 500 > ID="2">25 > ID="3">1 366 468 > ID="4">45 ">

2.9. I riporti per le spese operative del titolo 3 sono ammontati al 47 % degli stanziamenti iniziali, contro il 30 % del 1992. Poiché l'8 % degli stanziamenti del titolo 3 è stato annullato, ciò significa che il Centro ha utilizzato per pagamenti nel 1993 solo il 45 % del bilancio operativo 1993. Alla fine del primo trimestre del 1994, l'esborso era pari solo al 45 % dei riporti del 1993. Il riporto di impegni del 1993 relativi al programma di lavoro 1993 è stato particolarmente elevato per la linea di bilancio 301 «Diffusione di informazioni». Alla fine del primo trimestre del 1994, l'83 % di tali impegni non era stato ancora utilizzato. Verso la fine del 1993, 285 000 ECU sono stati stornati a questa linea di bilancio da altre linee del bilancio operativo ed impegni per un totale di 899 601 ECU sono stati riportati all'esercizio successivo. Questa cifra rappresentava il 90 % degli stanziamenti iniziali ed il 70 % degli stanziamenti definitivi. Altri riporti significativi hanno interessato le spese d'interpretazione, gli studi e progetti pilota e le spese di traduzione (51 %, 36 % e 72 % rispettivamente degli stanziamenti iniziali).

2.10. Le osservazioni della Corte sul volume elevato degli storni e dei riporti sono analoghe a quelle formulate nel 1992 (11) e indicano che non sono stati salvaguardati i principi di una sana prassi finanziaria.

2.11. Gli annullamenti nel 1993 riguardo al titolo 2 - Spese amministrative - sono ammontati al 17 % degli stanziamenti definitivi nel 1993, contro il 6 % nel 1992 (cfr. l'allegato). Questo aumento è dovuto in parte all'annullamento di spese per l'acquisto, noleggio e manutenzione di attrezzature in seguito alla comunicazione del prossimo trasloco a Salonicco e al fatto di non sapere se l'Unione europea continuerà o meno ad occupare i locali, che sono esenti da affitto.

Le spese 2.12. Nel bilancio operativo l'aumento è stato molto considerevole per tre linee di bilancio. Il bilancio iniziale per gli studi pilota era più elevato del 125 % di quello dell'esercizio precedente. Comunque nel 1993 ne è stato speso solo un quarto, un terzo è stato stornato ad altre linee di bilancio, un terzo è stato riportato al 1994 e il resto è stato annullato. Questa situazione significa che le spese non sono state sufficientemente programmate e che la gestione finanziaria è stata scadente.

2.13. L'aumento è risultato considerevole anche per la linea di bilancio riguardante la diffusione di informazioni (costi di stampa e pubblicazione). Il bilancio iniziale per entrambi era nel 1993 più elevato del 71 % e l'aumento ha poi raggiunto il 126 % a seguito di storni di stanziamenti. Questo aumento è dovuto in gran parte al fatto che la Commissione ha chiesto al Centro di tradurre e pubblicare 12 relazioni nazionali come parte del programma FORCE (12) della Commissione. La Corte si chiede se i compiti del Centro debbano includere la stampa e la traduzione di relazioni prodotte da un programma finanziato dalla Task Force Risorse umane.

La riserva per imprevisti 2.14. Dal 1988 il Cedefop ha incluso nei conti un importo di 10 000 ECU, al titolo 9, come riserva per imprevisti. Ogni anno questo importo è stato utilizzato del tutto o in parte per finanziare un premio Cedefop, per il quale si tengono ogni anno una o più riunioni. Se il premio Cedefop è un evento annuale, esso dovrebbe essere considerato parte delle spese operative del Cedefop e figurare al titolo 3. I costi collegati al premio, ad esempio per l'organizzazione, le riunioni etc., dovrebbero essere parimenti inclusi nella stessa linea di bilancio, per dare all'autorità di bilancio un'idea più chiara del costo di un premio Cedefop.

Il totale dell'attivo nel bilancio finanziario 2.15. Gli importi totali registrati nel bilancio finanziario dell'attivo e del passivo al 31 dicembre 1993 erano più elevati del 52 % di quelli registrati nel 1992. La causa principale di questo aumento del totale consiste in un ulteriore importo di 2 Mio ECU di attivo disponibile alla fine del 1993, in gran parte rappresentato da depositi vincolati alla data del bilancio finanziario. Questa cifra elevata consegue direttamente dagli impegni riportati al 1994. Alla fine del gennaio 1994 gli importi a credito ed esigibili erano diminuiti e l'attivo disponibile era stato più che dimezzato.

3. VALUTAZIONI DEL CEDEFOP Seguito dato alla relazione della Corte sulla sana gestione finanziaria (SGF) 3.1. Nella relazione 1986 la Corte aveva formulato una serie di rilievi e di raccomandazioni, che il Cedefop per la maggior parte ha accolto del tutto o parzialmente. I punti ancora irrisolti sono trattati nei paragrafi 4.5, 5.4, 6.4, 6.6, 6.7 e 7.4.

Valutazioni esterne del Cedefop 3.2. Nell'ottobre del 1992 il consiglio di amministrazione del Cedefop ha chiesto al Centro d'incaricare un consulente esterno per ottenere il parere di un esperto sulle implicazioni delle «Direttive operative» proposte dal Cedefop per i successivi quattro anni, sulle relazioni con i suoi interlocutori [la Commissione, gli Stati membri, l'UNICE (13) e la CES (14)] e sui metodi di lavoro del Centro (15). Il sig. Mallet, il consulente cui era stato affidato questo incarico specifico, ha quindi presentato talune proposte al consiglio di amministrazione in merito alle direttive per i successivi programmi di lavoro e all'organizzazione e formazione del personale del Centro per il futuro.

3.3. In occasione del discarico dato per i conti del 1991, il Parlamento europeo ha esortato il consiglio di amministrazione del Cedefop ad iniziare uno studio supplementare e più dettagliato della misura in cui il Centro raggiunge gli scopi previsti dalla normativa e in cui siano proposti eventuali miglioramenti delle disposizioni attualmente in vigore, dando rilievo alle esigenze, all'efficacia politica ed al rapporto costo/benefici dei vari lavori del Centro (16). Lo studio dovrà tener conto in particolare del prossimo trasferimento a Salonicco.

4. IL CEDEFOP, L'UE E LA FORMAZIONE PROFESSIONALE I dati finanziari per il periodo 1987-1993 4.1. Il totale degli stanziamenti definitivi per il 1993 è ammontato a 11 922 800 ECU, è stato cioè più elevato dell'81 % rispetto a quello del 1987. Il grafico 1 mostra gli stanziamenti definitivi approvati per questo periodo per titolo di spesa (titoli 1 e 2), che sono aumentati del 76 % e del 16 % rispettivamente. La tabella 2 mostra che nel corso dello stesso periodo le spese operative sono aumentate dal 37,8 % al 43,9 % del totale degli stanziamenti definitivi. Questa tendenza ad un rapporto decrescente fra le spese generali e le spese operative si è invertita quando il bilancio operativo è diminuito di un terzo nel 1994. In base al regime attuale di copertura dell'organico, le spese amministrative e per il personale sono in grande misura fissate da un anno all'altro. Si dovrebbero prendere in considerazione disposizioni più flessibili di copertura dei posti, per far sì che il Centro in futuro eviti una situazione in cui un qualsiasi taglio delle spese complessive richiede in linea di massima una riduzione sproporzionata delle spese operative.

Tabella 2: Stanziamenti definitivi nel periodo 1986-1994

"(1 000 ECU) """ ID="1">2 471 > ID="2">7 388 > ID="3">33,5 "> ID="1">2 486 > ID="2">6 586 > ID="3">37,8 "> ID="1">2 999 > ID="2">7 318 > ID="3">41,0 "> ID="1">3 445 > ID="2">8 409 > ID="3">41,0 "> ID="1">3 854 > ID="2">8 988 > ID="3">42,9 "> ID="1">4 550 > ID="2">10 390 > ID="3">43,8 "> ID="1">4 700 > ID="2">10 838 > ID="3">43,4 "> ID="1">5 233 > ID="2">11 922 > ID="3">43,9 "> ID="1">3 527 > ID="2">11 112 > ID="3">31,7 ">

4.2. Nel periodo 1987-1993 il totale dei riporti di stanziamenti definitivi da ciascun esercizio al successivo è aumentato dal 19 % al 25 %. Per il titolo 3 e per lo stesso periodo i riporti sono saliti dal 37 % al 47 %. Nel 1994 si dovrebbe cogliere l'occasione di porre fine alla prassi di riporti sostanziali all'esercizio successivo.

4.3. Accogliendo un suggerimento della Corte, nell'introduzione ai conti annuali il Centro include anche la percentuale del totale degli stanziamenti definitivi per settore. La tabella 3 ne mostra la ripartizione nel 1987 e nel 1993 e l'aumento percentuale nel corso di questo periodo.

Tabella 3: Percentuale del totale degli stanziamenti definitivi per settore

"" ID="1">Direzione > ID="2">7 > ID="3">7 > ID="4">+ 85 "> ID="1">Amministrazione > ID="2">8 > ID="3">9 > ID="4">+ 71 "> ID="1">Traduzione e interpretazione > ID="2">25 > ID="3">23 > ID="4">+ 96 "> ID="1">Informazione, documentazione, pubblicazioni > ID="2">22 > ID="3">23 > ID="4">+ 81 "> ID="1">Progetti, ricerca, studi > ID="2">38 > ID="3">39 > ID="4">+ 78 "> ID="1">Totale > ID="2">100 > ID="3">100">

Nel corso dello stesso periodo l'organico è salito da 57 a 78, l'attività congressuale è aumentata del 17 %, il numero di pagine stampate dall'Ufficio delle pubblicazioni è salito del 28 %, il numero di pagine stampate e riviste è raddoppiato ed i proventi della vendita di pubblicazioni sono quadruplicati.

Il ruolo del Cedefop 4.4. Sin dalla metà degli anni '80, sia nella Comunità sia nei singoli Stati membri si è registrato un notevole aumento dell'interesse nel campo della formazione professionale, che ha portato in primo luogo alla creazione della Task Force Risorse umane, con un bilancio annuale di circa 450 Mio ECU, e, in secondo luogo, ad un rapido incremento della spesa della DG V nel settore della formazione professionale. Sia la Task Force che la DG V della Commissione hanno predisposto programmi e iniziative comunitarie come Euroform, Euroqualification (17)etc. ed i quadri comunitari di sostegno, che hanno obiettivi correlati e spesso coincidenti e svolgono compiti simili a quelli attribuiti al Cedefop. Inoltre, la maggior parte di queste azioni è finanziata con importi di gran lunga superiori ai bilanci annuali del Cedefop.

4.5. La Commissione non chiede al Cedefop di prestare un'assistenza tecnica nella gestione di queste azioni (18) e lo consulta raramente quando si predispongono o si valutano i programmi di formazione professionale. In alcuni casi funzionari del Cedefop collaborano con funzionari della Commissione per taluni aspetti dei programmi. Tuttavia, l'esistenza e il successo di questo coordinamento dipendono spesso da rapporti personali e informali fra il personale del Cedefop e quello della Commissione. Nel suo programma di lavoro per il 1993 il Centro è associato a Petra (19), Eurotecnet (20) e Force, ma un suo ruolo specifico non è esplicitato in nessuno di questi programmi oppure nelle misure più ampie della Commissione che si prefiggono di migliorare la formazione e di ridurre la disoccupazione. La Corte avrebbe auspicato un'associazione più chiara del Cedefop con aspetti pertinenti del lavoro della Commissione ed un suo contributo più diretto ai programmi destinati a favorire un aumento dell'occupazione.

4.6. Di conseguenza, la Corte ritiene che i ruoli rispettivi dei diversi servizi della Commissione e quello del Cedefop dovrebbero essere riesaminati alla luce degli sviluppi probabili nel settore della formazione professionale nell'Unione europea. Se il Centro deve diventare prevalentemente un servizio di assistenza tecnica per la Commissione, si dovrebbe allora sviluppare questo aspetto. Un tipo di servizio che la Commissione può ritenere più utile potrebbe consistere nell'ulteriore sviluppo e nell'aggiornamento frequente delle basi di dati sui sistemi di formazione professionale negli Stati membri e sulla documentazione delle ricerche già svolte negli Stati membri, contribuendo così ad evitare che la Commissione prenda iniziative che sono un duplicato delle ricerche esistenti.

4.7. Attualmente il Cedefop è finanziato da una linea di bilancio della Task Force e quest'ultima è sempre stata il primo punto di contatto del Cedefop con la Commissione. Ne è prova il fatto che i tre rappresentanti della Commissione nel consiglio di amministrazione (cfr. il paragrafo 5.1) appartengono alla Task Force. Tuttavia, poiché le azioni della Commissione nel campo della formazione professionale non si limitano alla Task Force, sarebbe proficuo che il Cedefop avesse rapporti più stretti con altri servizi pertinenti della Commissione ed un incoraggiamento in tal senso consisterebbe nel sostituire nel consiglio di amministrazione uno dei rappresentanti della Task Force con un rappresentante della DG V.

5. LA GESTIONE DEL CEDEFOP 5.1. Il Cedefop è diretto da un consiglio di amministrazione di 39 membri, composto di rappresentanti della Commissione (tre), delle organizzazioni dei datori di lavoro (dodici), delle organizzazioni sindacali (dodici) e di un rappresentante del governo di ciascuno Stato membro dell'UE. L'Ufficio di presidenza del consiglio di amministrazione ha una struttura quadripartita, con un rappresentante per ciascuno dei quattro gruppi. Il direttore del Centro è nominato dalla Commissione in base ad un elenco di candidati presentato dal consiglio di amministrazione, per un quinquennio. Nello stesso modo sono nominati anche due vicedirettori. La politica del consiglio di amministrazione prevede che i titolari occupino questi posti per non più di 10 anni. Poiché due dei tre membri della direzione hanno cominciato a lavorare al Cedefop alla stessa data, ne può derivare una certa discontinuità nella gestione complessiva del Centro.

5.2. Il ruolo della Commissione, definito nel regolamento di base e svolto dai rappresentanti della Task Force, non è solo quello di rappresentare gli interessi della Commissione, od almeno della Task Force nel consiglio di amministrazione, ma anche di concordare il programma di lavoro, di esaminare la relazione annuale e lo stato delle entrate e delle spese, e di presentare al Consiglio una previsione delle entrate e delle spese. Un secondo punto di contatto con la Commissione è rappresentato dalla funzione della DG XX, che espleta un controllo finanziario sulla spesa del Cedefop. In conformità dell'articolo 23 del regolamento n. 1416/76 del Consiglio, tutti gli impegni e pagamenti del Cedefop devono essere controllati e firmati dal controllore finanziario. La maggior parte dei documenti necessari allo scopo sono spediti alla DG XX a Bruxelles, mentre il resto è controllato in occasione di due visite annuali della DG XX al Cedefop. Questo sistema è stato modificato dalla fine del 1993, in quanto il controllore finanziario ha deciso che si devono utilizzare maggiormente gli impegni provvisori e le casse di anticipi (cfr. i paragrafi 2.4-2.6).

5.3. Anche se a norma del regolamento di base il direttore è responsabile dell'amministrazione quotidiana del Centro, la responsabilità complessiva incombe al consiglio di amministrazione. Questo prende decisioni, adotta il programma di lavoro, la relazione annuale, il conto di gestione per l'esercizio trascorso e lo stato di previsione delle entrate e delle spese per l'esercizio successivo. Comunque, una serie di limiti contrastano l'efficienza di questa prassi. Il regolamento esige soltanto che il consiglio si riunisca due volte l'anno (21), benché i membri dell'Ufficio di presidenza si incontrino ed abbiano contatti più spesso. Ciò significa che, quando si incontrano, i membri dell'Ufficio di presidenza devono prendere o ratificare un numero elevato di decisioni in breve tempo. È lecito chiedersi se i singoli membri di un Ufficio di presidenza delle dimensioni indicate possano veramente dare un contributo costruttivo al lavoro in tali circostanze.

5.4. I rappresentanti della Commissione di solito sono meglio informati degli altri membri dell'Ufficio di presidenza e pertanto possono svolgere un ruolo più attivo nel processo decisionale. La relazione citata al paragrafo 3.2 rileva l'importanza di un'analisi approfondita delle richieste dei partner e la necessità che il Centro richieda delibere che esigono tempo e risorse da parte del Centro e dei suoi partner. La direzione del Cedefop sta valutando le aspettative riposte nel Cedefop. Questo tipo di valutazione dovrebbe essere continuo ed inserirsi nel processo di programmazione.

5.5. Le procedure gestionali ed amministrative del Cedefop sono laboriose e sottoposte ad un controllo rigoroso. Le decisioni sono prese dall'Ufficio di presidenza del consiglio di amministrazione e quindi ratificate in riunioni plenarie del consiglio. Le decisioni che comportano implicazioni finanziarie sono controllate dalla DG XX della Commissione. Il regolamento finanziario, per la maggior parte applicabile al Cedefop, è molto dettagliato per una piccola amministrazione e talune disposizioni danno uno scarso contributo alla sana gestione finanziaria ed all'efficienza operativa. La Commissione dovrebbe valutare di nuovo i regolamenti del Cedefop in vista del prossimo trasferimento a Salonicco, allo scopo di semplificare le procedure e di renderle più rispondenti ad un'organizzazione avente le dimensioni del Cedefop.

6. IL PROGRAMMA DI LAVORO E LA RELAZIONE ANNUALE Il programma di lavoro annuale 6.1. Il calendario approvato dal consiglio di amministrazione per predisporre ed adottare il programma di lavoro inizia nella primavera che precede l'esercizio in questione e termina alla fine di dicembre dello stesso anno. Questo ciclo comprende un periodo di cinque mesi, durante il quale il consiglio di amministrazione viene consultato, e quindi segue una fase di coordinamento finale con la Task Force.

6.2. Purtroppo, negli ultimi anni, in pratica non ci si è attenuti a questo calendario. Il programma di lavoro del 1993 è stato definitivamente adottato nell'aprile 1993 e il programma 1994 nel febbraio 1994. Se il calendario che il Centro desidera attualmente rispettare risulta troppo ambizioso, allora l'intera procedura dovrebbe iniziare prima.

6.3. Dato che il programma di lavoro è annuale, si prevede di cominciare la maggior parte dei progetti all'inizio dell'anno e di ultimarli nell'ultimo trimestre dell'anno. Tuttavia, l'obbligo di presentare programmi di lavoro annuali non implica questa esigenza e il Centro dovrebbe prendere in considerazione l'opportunità di scaglionare le date di inizio dei progetti e di prolungarne la realizzazione oltre il periodo di un anno. In questo modo, non solo i progetti potrebbero avere una durata appropriata, ma si potrebbero anche evitare i problemi creati da una tardiva approvazione del programma di lavoro. Il Centro potrebbe anche prevedere di iniziare il ciclo di programmazione annuale a gennaio e di richiedere, tramite la direzione, che ciascun membro dell'Ufficio di presidenza prepari a marzo un documento che riassuma le proposte del gruppo di cui rappresenta gli interessi. L'obiettivo consisterebbe nell'accrescere la responsabilità dei membri del consiglio di amministrazione allorché decide in merito all'attività che il Cedefop dovrebbe svolgere.

Le direttive operative 6.4. Il Centro predispone anche un documento di programmazione per il quadriennio successivo, intitolato «Direttive operative». Questo documento, tuttavia, contiene solo una serie di asserzioni generali sugli sviluppi della formazione professionale nell'Unione europea e sulla direzione secondo cui il Centro sta operando e dà solo un'idea molto approssimativa dei singoli compiti in corso che il Centro prevede di svolgere. Le direttive operative dovrebbero essere integrate da un programma di lavoro pluriennale, che dia informazioni più dettagliate sui progetti che il Centro prevede di avviare, in base agli obiettivi a breve e medio termine e, se possibile, a lungo termine del Centro. Questo programma dovrebbe indicare anche i tempi di lavoro del personale necessari, i risultati e la produzione attesi e, laddove possibile, le date pertinenti. Il nesso fra i programmi di lavoro annuali e le direttive operative dovrebbe essere chiarito a fini di monitoraggio e di confronto. Ciò vale in specie per i progetti di durata pluriennale.

La stima dei costi 6.5. Negli ultimi anni il Centro ha cominciato ad includere nei programmi di lavoro annuali i costi approssimativi ed una stima delle ore di lavoro del personale necessarie durante l'anno per ciascun progetto. Tuttavia, i costi illustrati indicano solo quella parte del costo a carico del bilancio operativo ed i costi degli stipendi di personale esperto che partecipa direttamente al progetto. Non sono inclusi i costi di traduzione, di stampa e le spese generali amministrative. I costi interi dovrebbero essere inclusi regolarmente per consentire il monitoraggio del programma di lavoro.

La relazione annuale 6.6. Entro il 31 marzo di ciascun anno il consiglio di amministrazione è tenuto ad adottare e presentare alla Commissione una relazione generale annuale sulle attività e sulla situazione finanziaria del Centro (22). La relazione annuale deve essere sottoposta per approvazione al consiglio di amministrazione e quindi, di solito, la sua adozione comporta una discussione minima (cfr. il paragrafo 5.1). Inoltre, è difficile dedurre dalla relazione annuale in che misura il programma di lavoro sia stato realizzato (23). Ad esempio, per il 1993 cinque progetti o parti di progetti hanno potuto essere realizzati solo parzialmente e due non sono stati neppure avviati. La mancata esecuzione di talune attività programmate non è spiegata sufficientemente e talvolta (programma 7) la spiegazione manca del tutto.

La relazione di valutazione pluriennale 6.7. Il consiglio di amministrazione predispone una valutazione interna sul lavoro quadriennale del Centro destinata a corrispondere alle direttive operative. La valutazione contiene alcune statistiche utili sui titoli e sul numero delle pubblicazioni, nonché un ampio quadro generale delle attività del Centro. Comunque, né la relazione annuale, né quella pluriennale danno informazioni dettagliate sufficienti per consentire una vera valutazione dei progressi compiuti in relazione al programma di lavoro. Le relazioni future dovrebbero indicare i costi effettivi e le realizzazioni di tutti i progetti inclusi nel programma di lavoro.

I termini 6.8. I membri competenti del personale del Cedefop devono fornire alla direzione stime delle date alle quali prevedono di ultimare le varie fasi di ciascun progetto incluso nel programma di lavoro. Nella maggior parte dei casi questi termini non sono rispettati e sono perfino differiti di diversi mesi. Ne conseguono per il personale addetto alla traduzione ed alla pubblicazione inutili strozzature del lavoro che potrebbero essere evitate da una migliore programmazione. Non si è reperita alcuna prova che i membri del consiglio di amministrazione interroghino la direzione in merito all'assenza, nel corso dell'anno, di progetti e pubblicazioni previsti nel programma di lavoro.

7. IL BILANCIO ED I CONTI ANNUALI La gestione di bilancio 7.1. Il consiglio di amministrazione del Cedefop è tenuto ad inviare alla Commissione, entro il 31 marzo, uno stato di previsione delle entrate e delle spese del Centro per l'esercizio successivo. Poiché a questo punto la procedura per la stesura del programma di lavoro annuale non è ancora iniziata, lo stato di previsione si basa sulle entrate e spese (non controllate) dell'esercizio precedente e sugli stanziamenti approvati per il corrente anno anziché sulla previsione delle spese delle attività programmate. Il Centro dovrebbe considerare la predisposizione del bilancio annuale e dei conti in conformità di un programma di lavoro pluriennale (cfr. il paragrafo 6.4).

7.2. Nei paragrafi 5.1 - 5.5 della relazione 1986, la Corte aveva suggerito al Cedefop di prendere in considerazione metodi alternativi per la presentazione del bilancio. Benché il Centro abbia convenuto che la struttura del bilancio non rifletteva in misura sufficiente l'importanza delle sue attività operative, la struttura del bilancio e dei conti del Centro è rimasta immutata. Dal 1986 il prospetto delle spese, ripartite in cinque settori di attività, è stato pubblicato insieme al conto di gestione del Centro. Tuttavia, non è stato accolto il suggerimento della Corte di individuare separatamente tutte le spese relative al programma di lavoro. Il Centro dovrebbe di nuovo esaminare se sia opportuno integrare le informazioni del bilancio e del conto di gestione con ulteriori informazioni analitiche sulla gestione, riguardanti ad esempio i contratti per studi ed i costi dei progetti.

7.3. In risposta al parere del Consiglio al Parlamento ai fini del discarico 1986, alla decisione di discarico del Parlamento per l'esercizio 1988 ed a suggerimenti della Corte, il capo dell'amministrazione del Cedefop ha intrapreso a mano uno studio pilota retrospettivo, basato sulla contabilità analitica, per obiettivo di ricerca, servendosi di dati del 1989 e del 1990. Questo tentativo ha risentito di diverse deficienze ed è stato abbandonato dopo che il Parlamento, nella dichiarazione di discarico per il 1989, aveva affermato che informazioni devono essere rese disponibili solo se risultava dimostrato che venivano utilizzate. Dopo aver ovviato a queste deficienze si dovrebbe reintrodurre una versione computerizzata della contabilità analitica.

7.4. A norma del nuovo articolo 74 del regolamento n. 1416/76 del Consiglio (24), modificato da ultimo dal regolamento n. 1948/93, il Parlamento europeo è responsabile dell'inclusione nella risoluzione di discarico, di «... una valutazione della responsabilità del consiglio di amministrazione nell'esecuzione del bilancio dell'anno trascorso». Il presupposto di una sana gestione finanziaria è la disponibilità di informazioni gestionali precise e tempestive, in base alle quali si predispone il bilancio, si controlla l'evoluzione del bilancio e si valuta la produzione rispetto alle previsioni. Nella relazione sul discarico 1992, il Parlamento ha chiesto alla Corte dei conti di includere nelle sue relazioni annuali le informazioni necessarie per provvedere a tale valutazione. Pertanto, la Corte propone che il Cedefop ponga in essere un sistema di gestione del bilancio sostenuto da informazioni sufficienti sui conti e sulla gestione. Occorrerebbe includere in tali informazioni l'assegnazione del tempo dedicato a ciascun progetto, che potrebbero essere ottenute istituendo un sistema idoneo di registrazione del tempo, nonché la ripartizione di tutte le spese generali fra le attività operative.

Il monitoraggio del bilancio 7.5. La gestione delle spese operative del titolo 3 è stata carente nel periodo 1987-1993. Il tasso di utilizzo degli stanziamenti per ciascun esercizio è stato di solito più basso per il titolo 3 che per gli altri titoli nel corso di questo periodo. Inoltre, la percentuale degli impegni riportati è stata la stessa o significativamente superiore per il titolo 3 che per i titoli 1 e 2. È inoltre rilevante che il valore totale degli storni eseguiti all'interno del titolo 3 nel 1992 e nel 1993 sia salito bruscamente.

7.6. Il numero dei responsabili dell'assunzione degli impegni e dell'esecuzione dei pagamenti di cui al titolo 3 è ben più elevato ed il completamento delle singole parti del programma di lavoro dipende da un numero di fattori operativi contingenti maggiore che per altre spese. Il sistema di controllo proposto, accennato nel paragrafo 7.4, dovrebbe essere istituito sin da quando il Centro comincerà ad operare a Salonicco.

7.7. Il 15 marzo 1993 il capo dell'amministrazione ha proposto un sistema di controllo del bilancio operativo che consentirebbe «... alla direzione di seguire da vicino l'esecuzione finanziaria del programma di lavoro» (25). Lo stesso ha proposto di designare un responsabile per ciascun servizio e di assumere un assistente alla direzione, per coordinare e seguire l'esecuzione complessiva del bilancio. Nel corso del 1993 si è registrato un miglioramento nel flusso delle informazioni destinate alla direzione e nel novembre dello stesso anno è stato nominato un assistente alla direzione. Tuttavia, il sistema di controllo del bilancio attualmente applicato non si è ancora dimostrato idoneo ad evitare l'impegno di considerevoli importi del bilancio alla fine dell'esercizio e il riporto del 47 % del bilancio iniziale per il titolo 3 nel 1993 (26). (Cfr. la tabella 1).

I contratti per studi 7.8. Nella decisione di discarico per l'esercizio 1992, il Parlamento europeo si è mostrato interessato anche alla gestione dei contratti per studi da parte del Cedefop. In effetti, gli esperti esterni sono scelti da singoli agenti del Cedefop, in base ai contatti che hanno nel settore. I contratti per studi del Cedefop di solito sono al di sotto dei limiti previsti dalle norme della CCAC (27). Ciò nonostante, la direzione dovrebbe far sì che, in ogni occasione, gli esperti esterni competenti abbiano la possibilità di presentare la propria offerta per lavori per i quali sono ben qualificati, che la scelta e le prestazioni di tali esperti siano sistematicamente controllate e registrate e che i risultati della valutazione di ciascun contratto siano documentati e ne sia tenuto conto nell'assegnazione dei contratti successivi.

7.9. La direzione riceve regolarmente le informazioni finanziarie dall'amministrazione. Ciò non impedisce che verso la fine dell'anno vi sia un numero elevato di pagamenti pendenti per contratti relativi all'esercizio precedente (ad esempio, 33 pagamenti in sospeso per contratti del 1992 al 3.11.93). Inoltre, per molti contratti per studi gli impegni sono contratti interamente e in specie alla fine dell'anno, ma sono riportati per l'esecuzione e il pagamento all'esercizio successivo. Nonostante i solleciti indirizzati dalla direzione ai funzionari responsabili dei contratti, negli ultimi anni la situazione si è deteriorata ed è stata aggravata dal fatto che informazioni errate o insufficienti sono inviate al controllore finanziario, che è quindi obbligato a rinviare certi contratti e richieste di pagamento senza visto. Il compito di controllare i contratti per studi del Cedefop sarebbe facilitato dalla creazione del sistema descritto a grandi linee nel paragrafo 7.7.

8. IL PERSONALE 8.1. Il personale del Cedefop (circa 70 persone) è impiegato secondo le condizioni previste dal regolamento n. 1859/76 del Consiglio (28). Sebbene le norme che disciplinano l'assunzione del personale siano simili allo statuto applicabile ai funzionari della Comunità europea, i membri del personale del Cedefop non sono funzionari comunitari e quindi non possono essere comandati o trasferiti ad altre istituzioni. In un organismo così piccolo ne è conseguito che, in pratica, è stata annullata ogni possibilità di mobilità per il personale specializzato. Nel periodo 1987-1993 solo due persone di grado A hanno lasciato il Cedefop e alla fine del 1993 metà del personale di grado A aveva più di 50 anni.

8.2. Il prossimo trasferimento della sede del Cedefop da Berlino a Salonicco e la creazione concomitante di una serie di nuovi organismi dell'Unione, di dimensioni analoghe e con relazioni simili con la Commissione, dà l'occasione di rendere più flessibile l'assunzione del personale del Centro, fattore essenziale se si vogliono immettere nel Cedefop sangue nuovo e idee nuove in misura sufficiente. Questo problema è stato sollevato nel contesto della creazione della Fondazione europea per la formazione nella relazione della commissione per i bilanci del Parlamento europeo (29). Approcci possibili prevedono di ricorrere in misura ben maggiore a contratti d'impiego a scadenza fissa, non rinnovabili, e di contemplare nello statuto del personale la mobilità fra il Cedefop ed altre istituzioni dell'UE, compresi i nuovi organismi che saranno istituiti prossimamente.

9. LA TRADUZIONE 9.1. Il costo del servizio di traduzione interno del Cedefop ammonta a 1 279 600 ECU, escluse le spese generali amministrative. I traduttori dedicano circa la metà del tempo alla traduzione e revisione di documenti che ricevono. Inoltre, riscrivono documenti redatti in modo scadente, svolgono lavori di terminologia e sono consultati in merito, correggono le bozze dei documenti destinati alla pubblicazione e predispongono e gestiscono i contratti con i traduttori esterni. Secondo le informazioni fornite dal Centro, una pagina di traduzione o revisione interna costa circa 71 ECU (cfr. la tabella 4).

Tabella 4: Costi di traduzione interna ed esterna

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Negli ultimi anni il ricorso a traduttori esterni è aumentato. La tariffa media approssimativa applicata ai traduttori esterni per pagina tradotta e rivista, escluse le spese amministrative del Cedefop, è di 31 ECU.

9.2. I documenti da tradurre arrivano nel corso di tutto l'anno irregolarmente. Spesso ciò consegue da una programmazione inadeguata e dal mancato rispetto delle scadenze. Il sistema istituito dalla direzione per sorvegliare l'arrivo dei testi da tradurre dovrebbe essere rafforzato ed ampliato per evitare valori massimi e minimi del lavoro di traduzione.

9.3. Agenti del Cedefop firmano contratti con esperti esterni, che talvolta devono redigere le propie relazioni in una delle principali lingue della Comunità, che può essere o meno la loro madrelingua. Di conseguenza, spesso è necessario rivedere o riscrivere completamente il testo originale. Bisognerebbe richiedere al personale interessato che siano esaminate le implicazioni per i costi e l'efficienza di questa prassi.

9.4. Si dovrebbe inoltre considerare la possibilità che il Cedefop usufruisca del nuovo centro di traduzione che sarà istituito a Lussemburgo. Sarà importante far sì che questo nuovo servizio abbia un ottimo rapporto costo/efficacia.

10. LA PRODUZIONE, LA DISTRIBUZIONE E I PROVENTI DELLE PUBBLICAZIONI 10.1. L'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali a Lussemburgo si occupa delle pubblicazioni più importanti del Cedefop. Tuttavia, alcuni documenti più piccoli, diffusi regolarmente, sono prodotti all'interno del Centro («Flash») o ricorrendo a tipografi esterni free-lance che utilizzano «packages» di software («Flash special»). Da un confronto fra queste due pubblicazioni risulta che il costo per pagina della produzione interna è circa un quarto di quello sostenuto ricorrendo a tipografi esterni.

10.2. L'Ufficio delle pubblicazioni trattiene il 55-60 % dei proventi delle vendite per far fronte ai costi d'impaginazione e di stampa. Inoltre, distribuisce circa i 4/5 degli opuscoli che pubblica per il Cedefop. Fra il 1987 e il 1993 il costo di stampa per pagina è più che raddoppiato. La migliore qualità delle pubblicazioni del Cedefop comporta costi elevati ed il Centro dovrebbe esaminare i costi e benefici delle pubblicazioni di alta qualità. Ad esempio, il Cedefop si è impegnato in un'operazione pluriennale per documentare i sistemi di formazione professionale dei dodici Stati membri. Il costo totale solo per l'impaginazione dell'opuscolo prodotto per il Regno Unito è risultato pari a 21 000 ECU. Il costo d'impaginazione e stampa per copia prodotta è di 17 ECU, importo che non è coperto dal prezzo di vendita pari a 14 ECU.

10.3. Attualmente la direzione del Cedefop controlla irregolarmente le spese di stampa e di distribuzione e presenta al consiglio di amministrazione decisioni da adottare, ad esempio sul numero di copie da stampare in ciascuna lingua. Alla fine del 1992 e del 1993 storni consistenti sono stati fatti alla linea di bilancio per la stampa e diffusione di informazioni (cfr. la tabella 5).

Tabella 5: Diffusione di informazioni

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La percentuale elevata del bilancio iniziale riportata all'esercizio successivo sembra riflettere il fatto che fondi in eccesso nel titolo 3 sono stornati alla fine dell'esercizio per evitare l'annullamento e quindi riportati per essere interamente utilizzati per la stampa. Il totale delle spese di stampa dell'esercizio sembra quindi essere più in funzione della disponibilità di fondi alla fine dell'esercizio precedente che riflettere veramente la programmazione dei progetti o l'efficacia dei costi. Le decisioni in merito ai documenti da stampare ed alla loro forma e quantità, dovrebbero basarsi su una valutazione della grandezza e tipo della domanda prevista per il documento in causa.

11. LE ATTREZZATURE PER CONVEGNI E LE SALE DI RIUNIONE 11.1. Il sistema seguito attualmente per registrare ed analizzare i costi è insufficiente per procedere in modo efficace ad analisi, alla stesura di relazioni ed al monitoraggio. Le riunioni all'interno del Cedefop dovrebbero essere individuate singolarmente ed informazioni dettagliate sugli interi costi di interpretazione, servizi e operatori addetti alle riunioni dovrebbero essere poste a disposizione dei responsabili della gestione alla fine dell'esercizio.

11.2. A norma dell'articolo 22 delle disposizioni finanziarie del Centro, è previsto il reimpiego di entrate per la fornitura di beni e la prestazione di servizi. Dal 1992 il Centro ha proposto una politica che prevede di far pagare l'uso delle attrezzature per convegni. Tuttavia, nel 1993 la capacità delle sei sale di riunione del Cedefop è stata sfruttata per meno di un terzo. La sala congressi più ampia del Cedefop, «Europa», che può accogliere 100 persone ed è dotata di un impianto d'interpretazione da 11 verso 9 lingue, è stata usata nel 1992, in totale, solo 29 giorni.

11.3. Nella misura in cui non rischia di disturbare l'attività normale del Centro, il Cedefop dovrebbe cercare di utilizzare in modo ottimale le attrezzature per convegni e le sale di riunione. Nel contesto del trasferimento a Salonicco, in un nuovo edificio, la necessità di queste attrezzature dovrebbe essere riesaminata ed i costi ridotti al minimo.

12. SALONICCO 12.1. La decisione di spostare il Cedefop da Berlino a Salonicco, presa dal Consiglio il 29 ottobre 1993, è stata adottata nel contesto più ampio dell'ubicazione di una serie di nuovi organismi dell'UE. Non risulta che, prima di adottare questa decisione, siano state valutate le implicazioni finanziarie del trasferimento o del suo impatto sulla produzione e sull'utilità potenziale del Centro.

12.2. Il prospetto finanziario preparato successivamente dal Cedefop su richiesta della Commissione stima il costo una tantum del trasferimento a Salonicco in 4 006 000 ECU. Nel calcolo non si tiene conto di eventuali eccedenze di personale, prepensionamenti o indennità di licenziamento che possono risultare necessarie per il personale esistente, oppure dei costi una tantum per assumere e formare il nuovo personale che sostituirà quello che non si sposterà nella nuova sede. L'aumento costante stimato delle spese correnti (spese di viaggio, etc.) conseguente al trasferimento è quasi coperto dal risparmio previsto di 1 Mio ECU, risultante dal coefficiente correttore degli stipendi, che per Salonicco è inferiore a quello applicato a Berlino.

13. CONCLUSIONI 13.1. Negli ultimi anni il Cedefop ha migliorato alcune politiche e procedure, dando seguito ad osservazioni formulate dalla Corte, ad esempio ha separato le funzioni incompatibili di amministratore degli anticipi e di contabile ed ha corretto la nomenclatura di bilancio. Comunque, persiste una serie di carenze, ad esempio il volume elevato degli storni e dei riporti ed il mancato utilizzo, per pagamenti, degli stanziamenti iniziali su talune linee di bilancio, fino ad un valore del 75 %.

13.2. La Corte riconosce che la decisione di consentire in pratica che tutte le categorie di spesa siano oggetto di impegni provvisori e che il pagamento avvenga tramite la cassa di anticipi è motivata, ma raccomanda di emendare conformemente le disposizioni finanziarie. Il Centro dovrebbe anche considerare procedure più flessibili per dotarsi in futuro dell'organico necessario, onde evitare riduzioni complessive della spesa, che danno luogo ad un rapporto più elevato fra spese generali e spese operative.

13.3. I ruoli rispettivi dei vari servizi della Commissione e quello del Cedefop dovrebbero essere nuovamente valutati in via prioritaria alla luce di probabili sviluppi nel campo della formazione professionale nell'Unione europea. Si dovrà in particolare prestare attenzione per far sì che il ruolo del Cedefop sia chiaramente distinto da quello della Fondazione europea per la formazione, che sarà istituita a Torino per assistere i paesi dell'Europa orientale e dell'ex Unione sovietica. Per il Cedefop sarebbe proficuo sviluppare rapporti più stretti con altri servizi pertinenti della Commissione e con la Task force; l'obiettivo generale consisterebbe nell'individuare un ruolo peculiare del Cedefop, che renda massimo il suo contributo allo sviluppo economico e sociale dell'UE, evitando al tempo stesso una duplicazione del lavoro rispetto alla Commissione, agli altri organismi dell'UE ed alle istituzioni negli Stati membri.

13.4. La Commissione dovrebbe riesaminare i regolamenti del Cedefop in vista del prossimo trasferimento a Salonicco, per semplificare le procedure e renderle più idonee ad un'organizzazione delle dimensioni del Cedefop. Occorrerà includere disposizioni appropriate riguardo alla mobilità del personale ed alla flessibilità nella gestione del personale, tenendo conto delle disposizioni comparabili previste per il personale dei vari nuovi organismi che saranno creati prossimamente.

13.5. Nel migliorare la pianificazione e il monitoraggio del programma di lavoro e la stesura delle relative relazioni, il Centro dovrebbe tener conto dei suggerimenti della Corte, esposti nella parte 6 della presente relazione.

13.6. Il Centro ha programmato la spesa e gestito il bilancio in modo insoddisfacente. Il Cedefop deve porre in essere un sistema di gestione di bilancio che si basi su informazioni sufficienti sui costi e sulla gestione sin dall'inizio della sua attività a Salonicco. Nella gestione dei contratti per studi la direzione dovrebbe seguire sistematicamente una politica che preveda: che gli esperti competenti abbiano la possibilità di presentare la propria offerta per i lavori per cui sono ben qualificati; che le prestazioni degli esperti esterni siano controllate e registrate, e che i risultati della valutazione di ciascun contratto siano documentati e successivamente utilizzati. Il Cedefop dovrebbe inoltre esaminare i sistemi esistenti ed i costi di traduzione, di stampa e delle attrezzature per convegni prima del prossimo trasferimento a Salonicco (cfr. i paragrafi 9.1-9.4, 10.1-10.3 e 11.1-11.3).

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 10 novembre 1994.

Per la Corte dei conti

André J. MIDDELHOEK

Presidente

(1) Regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio, pubblicato il 10 febbraio 1975, GU L 39, p. 1.(2) Regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio, pubblicato il 10 giugno 1976, GU L 164, p. 1.(3) Decisione 93/C 323/01 del Consiglio del 29 ottobre 1993, GU C 323 del 30. 11. 1993, p. 1.(4) Regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio del 30 giugno 1993, recante modifica del regolamento (CEE) n. 1416/76, GU L 181 del 23. 7. 1993.(5) Decisione del consiglio di amministrazione del Cedefop nella riunione del 10. 12. 1993, che modifica la decisione del 9. 10. 1989, relativa alla creazione di una cassa di anticipi.(6) Relazioni annuali della Corte per gli esercizi 1991 e 1992.(7) Articolo 3 della decisione citata nella nota (5) a pagina 3.(8)

Articolo 7

della suddetta decisione.(9) Articolo 43 del regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio del 1o giugno 1976, modificato da ultimo dal regolamento n. 1948/93 del Consiglio del 30 giugno 1993.(10) Linea di bilancio 300: raccolta di documentazione professionale (110 000 ECU).

Linea di bilancio 3021: spese d'interpretazione (90 000 ECU).

Linea di bilancio 303: studi e progetti pilota (415 000 ECU) (GU L 32 dell'8 febbraio 1993).(11) Relazione della Corte sui conti 1992 del Cedefop, paragrafo 3.5.(12) Programma di azione comunitaria per lo sviluppo della formazione professionale continua.(13) Unione delle industrie della Comunità europea.(14) Confederazione europea dei sindacati.(15) La relazione Mallet.(16) Bando di gara per uno studio sull'impatto del Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale. GU S 238 del 7. 12. 1993. (17) Cfr. il capitolo 8 della Relazione annuale della Corte sull'esercizio 1993.(18) Articolo 2 del regolamento n. 337/75.(19) Petra (formazione professionale e preparazione dei giovani alla vita adulta e professionale).(20) Eurotecnet (innovazione in materia di formazione professionale risultante dal cambiamento tecnologico).(21) Articolo 4, paragrafo 4 del regolamento n. 337/75.(22) Articolo 9 del regolamento n. 337/75.(23) Cfr. anche i paragrafi 7.7-7.8 della relazione 1986 della Corte sulla sana gestione finanziaria.(24) Come modificato da ultimo dal regolamento n. 1948/93 del Consiglio del 30 giugno 1993.(25) Nota alla direzione del 15. 3. 1993.(26) Cfr. il paragrafo 2.10 della presente relazione.(27) Commissione consultiva per gli acquisti e i contratti.(28) GU L 214 del 6. 8. 1976.(29) COM(94) 0021 def. - C3- 0115/94-

Relatrice sig.ra Diemut Theato.(30) Il costo totale ammonta a 1 279 600 ECU. Si presume che il 50 % dei costi riguardi la traduzione.(31) La tariffa media applicata ai traduttori esterni è di 27 ECU per pagina tradotta e di 14 ECU per pagina rivista.(32) La tariffa media applicata ai traduttori esterni è di 35 ECU per pagina tradotta e di 18 ECU per pagina rivista.

ALLEGATO

CEDEFOP - ESERCIZIO FINANZIARIO 1993 - UTILIZZO DEGLI STANZIAMENTI DISPONIBILI

"(1 000 ECU) "" ID="1">1. Spese per il personale > ID="2">5 670 > ID="3">5 240 (92,4 %) > ID="4">346 (6,1 %) > ID="5">85 (1,5 %) > ID="6">87 > ID="7">66 (75,9 %) > ID="8">21 (24,1 %) "> ID="1">2. Spese amministrative > ID="2">1 009 > ID="3">643 (63,7 %) > ID="4">196 (19,4 %) > ID="5">169 (16,7 %) > ID="6">170 > ID="7">154 (90,6 %) > ID="8">16 (9,4 %) "> ID="1">3. Spese operative > ID="2">5 233 > ID="3">2 335 (44,6 %) > ID="4">2 478 (47,4 %) > ID="5">420 (8,0 %) > ID="6">1 414 > ID="7">1 025 (72,5 %) > ID="8">389 (27,5 %) "> ID="1">4. Spese non previste specificamente > ID="2">10 > ID="3">10 (100 %) > ID="4">- > ID="5">- > ID="6">- > ID="7">- > ID="8">- "> ID="1">Totale > ID="2">11 922 > ID="3">8 227 (69,0 %) > ID="4">3 021 (25,3 %) > ID="5">674 (5,6 %) > ID="6">1 671 > ID="7">1 245 (74,5 %) > ID="8">426 (25,5 %) ">

Risposta del consiglio di amministrazione del Centro alle osservazioni della Corte dei conti relative alla relazione sui conti e sulla gestione per l'esercizio 1993 e sulla sana gestione finanziaria per il periodo 1987-1993

(La numerazione corrisponde a quella della relazione della Corte dei conti)

Il consiglio di amministrazione fa presente che, contrariamente agli anni precedenti, la relazione della Corte dei conti contiene un numero di osservazioni relative a questioni di fondo. Il consiglio ritiene che tali osservazioni rappresentino un punto di orientamento per i suoi sforzi di ristrutturazione dell'attività del Centro e della sua gestione; non intende però entrare in una dettagliata discussione di tali osservazioni, perlomeno nella fase attuale. Il consiglio formula pertanto la sua risposta nei seguenti termini:

2.6. L'articolo 43 del regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio recante le disposizioni finanziarie applicabili al Centro stabilisce che gli anticipi possano essere accordati per il pagamento di talune categorie di spese. I termini di tale clausola vengono ripresi dall'articolo 54 delle disposizioni finanziarie applicabili allo stato delle entrate e delle spese della CE. Le disposizioni applicative stabiliscono che determinate spese possano essere pagate mediante ricorso alla cassa degli anticipi in ragione della loro natura o di una particolare urgenza. Sembrerebbe pertanto logico ricorrere alla cassa degli anticipi per coprire spese che siano oggetto di impegni provvisori. Da un punto di vista formale il Centro accetta l'osservazione della Corte che la regolamentazione applicativa debba essere rivista recependo tali fattispecie.

2.8, 2.9, 2.10, 2.13. Ad eccezione del servizio di documentazione (le cui spese vengono coperte dall'articolo 300 dello stato delle entrate e delle spese), le attività operative del Centro consistono soprattutto negli studi o nel coordinamento della ricerca. La previsione e l'attuazione di queste attività dipendono dalla disponibilità degli esperti esterni e delle informazioni necessarie; le difficoltà aumentano - come è stato il caso nel 1993 - qualora il programma annuale di lavoro del Centro venga addottato ad esercizio in corso. Alcuni ritardi in questi settori possono comportare una riduzione delle attività previste (cfr. progetti 7 ed 11.1) e provocare di riflesso alcune dilazioni nei lavori di traduzione e pubblicazione. È opportuno non dimenticare che tra la fase di elaborazione e quella di attuazione di un progetto possono verificarsi modifiche tali da condizionare la struttura della relativa voce di bilancio e del calendario previsto.

L'insieme di tali elementi concorre a spiegare la frequenza degli storni di stanziamenti, dei riporti e degli annullamenti degli stanziamenti.

2.14. Il consiglio di amministrazione è consapevole che la politica del Centro in materia di pubblicazioni è stata posta in questione. Questa politica viene attualmente ridefinita. Il consiglio non dimentica che il Centro ha il compito di «apportare il proprio contributo alla Commissione per favorire a livello comunitario la promozione e lo sviluppo della formazione professionale» [articolo 2.1 del regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio], soprattutto per quanto concerne lo scambio di informazioni e di esperienze sui problemi comuni ai sistemi di formazione degli Stati membri (articolo 127.2, quinto capoverso del trattato sull'Unione europea). L'incremento delle spese in questo settore riflette l'interesse attualmente testimoniato dagli Stati membri verso la formazione professionale.

2.15. A partire dal 1995 il Centro registrerà gli stanziamenti previsti per il «Premio Cedefop» al titolo 3.

3.2. Gli orientamenti generali per i futuri programmi di lavoro, la futura organizzazione del Centro e le relative misure di formazione del personale sono stati definiti dal consiglio d'amministrazione sulla base delle indicazioni fornite dalla «perizia Mallet».

4.1. Il consiglio d'amministrazione sta esaminando tutti gli aspetti connessi al ricorso a contratti di lavoro di durata determinata per un numero limitato di posti. L'esperienza ha dimostrato nel passato che è nell'interesse sia del Centro che dell'agente interessato garantire a quest'ultimo la possibilità di ritrovare un posto di lavoro al termine del periodo di occupazione presso il Centro. Sarà opportuno tener conto di tale componente qualora il Centro preveda di adottare una politica più flessibile del personale, tale cioè da poter far fronte ad eventuali riduzioni del volume di stanziamenti.

4.4. Il consiglio di amministrazione è consapevole che è difficile definire la «posizione» attuale del Centro. Il regolamento relativo all'istituzione di quest'ultimo risale al 1975 e lo definisce come un «organismo distinto dai servizi della Commissione ai quali esso deve peraltro fornire la più ampia cooperazione». La natura unica del Centro è dovuta a questa dipendenza dalla Commissione ed inoltre al ruolo del consiglio di amministrazione a composizione quadripartita che lo gestisce. È opportuno rilevare che nel corso del periodo a cui si riferiscono le osservazioni in oggetto il bilancio del Centro ha registrato un tasso di incremento pari al 140 % (da 4,9 milioni di ECU nel 1985 a 12 milioni di ECU nel 1993) e che la disposizione prevista all'articolo 8 del regolamento (CEE) n. 337/75 impedisce al Centro di assumersi compiti analoghi a quelli della Commissione.

4.5. Il consiglio di amministrazione rileva che le decisioni del Consiglio concernenti i programmi FORCE (90/267/CEE), EUROTECNET (89/657/CEE) e PETRA (87/569/CEE, modificato dalla decisione del Consiglio 91/387/CEE) chiedono alla Commissione di avvalersi della collaborazione del Centro per realizzare tali decisioni anche se la valutazione esterna ed indipendente dai risultati perseguiti non rientra nell'ambito delle competenze del Centro. I programmi di lavoro annuali del Centro comprendono progetti connessi a determinati aspetti di tali programmi comunitari, come ad esempio le «visite di studio» e gli «studi FORCE». In effetti i rappresentanti della Commissione nel consiglio di amministrazione hanno sempre sostenuto che i programmi di lavoro annuali devono riflettere l'opinione espressa dalla Corte dei conti, in particolare per quanto concerne lo stretto legame tra le attività del Centro e quelle svolte dalla Commissione soprattutto nell'ambito dei programmi di azione comunitari finalizzati allo sviluppo della formazione professionale.

4.6. Il consiglio di amministrazione condivide l'opinione della Corte: il Centro ha, tra l'altro, il compito di «raccogliere una documentazione selettiva che si riferisca in particolare ai dati attuali, ai recenti sviluppi e alle ricerche nei campi in questione, nonché ai problemi relativi alle strutture della formazione professionale» [articolo 2.2, primo capoverso del regolamento (CEE) n. 337/75]. Un'altra attività del Centro consiste nell'aggiornamento delle informazioni sui sistemi di formazione professionale degli Stati membri; attualmente viene realizzata una banca dati per facilitare l'esecuzione di tale compito e ridurre i costi connessi alla produzione ed alla diffusione dell'informazione.

L'esposizione dei motivi che accompagna la proposta della Commissione in vista di una decisione del Consiglio relativa al programma LEONARDO [COM(93) 686 def. - SYN 494 del 21. 12. 1993] definisce chiaramente il compito previsto per il Centro.

4.7. Il consiglio di amministrazione fa rilevare che è di competenza della Commissione nominare i membri che la rappresentano nel consiglio stesso. Non va però dimenticato che, nella realizzazione dei suoi compiti, il Centro ha sempre allacciato i contatti necessari con l'insieme dei servizi della Commissione, in particolare con quelli interessati alla sua attività come il Segretariato generale, la DG V, la DG IX, la DG X, la DG XIX, la DG XX, la DG XXIII, la Task Force Risorse umane e l'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali.

5.2. Il ricorso all'amministrazione degli anticipi fa parte di una sana gestione finanziaria; viene effettuato un controllo all'atto di trasmissione della opportuna documentazione al controllore finanziario per la necessaria certificazione. Il controllore può richiedere un'ispezione qualora la ritenga necessaria.

5.3. Il consiglio di amministrazione accetta l'opinione della Corte e ha preso delle misure appropriate per garantire un regolare flusso di informazioni su tutte le questioni connesse al bilancio.

5.5. Il consiglio di amministrazione accetta il parere della Corte dei conti, ma fa rilevare che l'articolo 130 del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale della Comunità europea stipula che la regolamentazione finanziaria degli organismi comunitari che siano dotati di personalità giuridica e godano di sovvenzioni iscritte sul bilancio generale deve riprendere il più possibile le disposizioni finanziarie in vigore. Il Centro deve dunque limitarsi a proporre cambiamenti conformi alle disposizioni finanziarie vigenti.

6.2-6.7. Le proposte della Corte dei conti verranno prese in considerazione nell'ambito della ridefinizione, attualmente in corso, delle operazioni del Centro.

6.8. Nel novembre 1993 il Centro ha assunto un assistente i cui compiti comprendono il controllo dell'insieme delle scadenze connesse alla realizzazione del programma di lavoro.

7.1. La definizione dello stato delle entrate e delle spese del Centro in riferimento ad un programma di lavoro pluriennale è possibile solo qualora tutte le parti interessate - cioè le parti sociali, i governi nazionali degli Stati membri e la Commissione - siano in grado di prendere impegni comuni nel medio termine e siano disposte ad accettare la perdita di flessibilità che tale impegno comporterà.

7.2-7.3. In seguito alla proposta fatta dalla Corte dei conti nel 1987, il Centro presenta a partire da quella data un bilancio preventivo di spesa articolato in cinque settori di attività; tale presentazione ha carattere aggiuntivo rispetto a quella abituale. La Corte dei conti sembra affermare che il Centro debba prevedere l'adozione di metodi di presentazione del bilancio completamente diversi. Il Centro fa presente che ciò è in contraddizione con l'avviso, espresso con insistenza dalla Corte, che il Centro segua strettamente la nomenclatura del bilancio generale dell'Unione europea (cfr. punto 2.7 del rapporto).

7.4. A partire dal 1993 i membri del Consiglio di amministrazione ricevono informazioni finanziarie dettagliate (cfr. punto 5.3 precedentemente esposto).

7.6-7.7. Le proposte della Corte verranno prese in considerazione nel riesame attualmente in corso del funzionamento del Centro.

7.8. Nel 1994 il numero dei bandi di gara è stato aumentato ed è stato pubblicato un avviso pubblicitario per sollecitare eventuali atti di candidatura ed incrementare in tal modo il numero dei potenziali contraenti (GU n. C 184 del 6. 7. 1994).

Ciononostante, il consiglio di amministrazione desidera porre in evidenza l'importanza della continuità nei rapporti con i contraenti esterni e soprattutto della valorizzazione delle loro qualifiche e delle loro esperienze specifiche.

7.9. Il Centro continuerà ad intensificare i suoi sforzi per garantire che le scadenze previste per i contratti di studio vengano rispettate.

8.2. Il consiglio di amministrazione accetta il parere espresso dalla Corte.

9.2-9.4. Il Centro prende atto delle osservazioni e delle proposte fatte dalla Corte.

10.3. La diffusione dell'informazione costituisce la fase finale di un progetto. I dati registrati nelle fasi precedenti contribuiscono inoltre a spiegare la percentuale elevata dei riporti di stanziamento.

11.1. La distinzione tra le riunioni strettamente interne, le riunioni dovute all'attuazione del programma di lavoro del Centro e le riunioni di altre organizzazioni tenute al Centro è stata introdotta a partire dall'inizio del 1994.

13.2. Il Centro chiederà alla Commissione di prendere le misure necessarie per modificare le disposizioni finanziarie applicabili al Centro.

13.3-13.4. Il consiglio di amministrazione accetta il parere della Corte.

13.5. Il Centro terrà conto delle proposte formulate dalla Corte nella sezione 6 del rapporto in oggetto.

13.6. Verranno prese misure appropriate per migliorare la programmazione delle spese e la gestione finanziaria.