Relazione

sul rendiconto finanziario della Fondazione europea per la formazione professionale (FEF - Torino) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1998, corredata delle risposte della Fondazione

(1999/C 372/06)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

Parere della Corte

1. La presente relazione è destinata al consiglio d'amministrazione della Fondazione europea per la formazione professionale conformemente all'articolo 11, paragrafo 4, del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio(1).

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario della Fondazione europea per la formazione professionale per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1998. Conformemente all'articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2) conformemente alle disposizioni finanziarie interne stabilite dall'articolo 12 del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Questo sono il risultado di un adeguamento delle norme internazionali di controllo generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed attuato le altre procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di affermare con ragionevole certezza che i conti annuali relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 1998 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

Principali osservazioni sull'esecuzione del bilancio della fondazione europea per la formazione professionale per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1998

Sovvenzioni fuori bilancio Phare, Tacis, e Meda

5. Nell'ambito dei fondi Phare e Tacis assegnati al programma Tempus, la Fondazione gestisce fondi messi a sua disposizione dalla Commissione. Gli importi corrispondenti (circa 395 Mio ECU nel 1998) non sono registrati nel bilancio della Fondazione, bensì in una contabilità distinta [cfr. la relazione annuale della Fondazione per l'esercizio 1997(3)]. Il saldo di una trentina di conti bancari (35,8 Mio ECU al 31 dicembre 1998) di cui la Fondazione dispone per gestire questi programmi, peraltro, non figura nel rendiconto finanziario della Fondazione. A seguito di scambi di vedute con la Corte e la Commissione, la Fondazione ha deciso di far figurare tali informazioni in un allegato al proprio bilancio, a partire dal 1999.

6. La Fondazione non ha pubblicato il bilancio e la tabella dell'organico sulla Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, come avrebbe dovuto fare in virtù dell'articolo 13 del suo regolamento finanziario.

7. Il regolamento della Fondazione è stato modificato nel luglio 1998, allo scopo di includere il programma Meda (azioni mediterranee).

Contabilità generale (SI X) e di bilancio (SI 2)

8. L'introduzione del sistema informatico di bilancio SI 2 ha complessivamente migliorato le procedure di controllo interno.

9. Nel corso della fase di valutazione del sistema SI 2, è stato constatato che quest'ultimo è stato introdotto prima che tutti i test ("program and system testing and data validation") fossero stati completati. Di conseguenza, nel corso dell'anno è stato necessario risolvere una serie di problemi, ed il servizio informatico è stato costretto ad effettuare diversi interventi e correzioni manuali nei programmi e nel database.

10. Per di più, dovrebbe essere firmato un "service level agreement" con la Commissione, per determinare le rispettive responsabilità ed il livello di responsabilità di ciascuno.

11. Il sistema SI 2 comprenderà la contabilità generale a partire dall'esercizio 2000.

Stanziamenti riportati

12. Gli stanziamenti riportati dal 1998 al 1999 ammontano a 3,5 Mio ECU, vale a dire al 23 % del bilancio della Fondazione. Essi riguardano principalmente il titolo III, per complessivi 2,6 Mio ECU. La maggior parte dei riporti riguarda gli osservatori nazionali e la formazione professionale.

13. Un numero significativo di riporti è legato a 28 contratti (per un valore complessivo di 0,8 Mio ECU), la cui entrata in vigore o firma sono intervenute nel corso dei mesi di novembre e dicembre 1998. Considerando che, complessivamente, nel 1998 sono stati firmati 67 contratti di prestazione di servizi, finanziati con il bilancio della Fondazione per un valore complessivo di 1,6 Mio ECU, tale fenomeno rivela un certo disequilibrio nell'organizzazione e programmazione delle attività della Fondazione.

14. Un controllo approfondito degli stanziamenti riportati dal 1998 al 1999 sugli impegni della voce di bilancio "punti focali nazionali" mostra che sette impegni, ammontanti a 0,22 Mio ECU (il 48,7 % dei riporti della voce di bilancio in oggetto), riguardano esclusivamente spese che avranno luogo nel corso dell'esercizio 1999. Constatazione identica può essere fatta su un campione supplementare di quattro riporti, ammontanti a 0,06 Mio ECU e riguardanti altre voci del titolo III del bilancio della Fondazione. Ne consegue che il principio dell'annualità di bilancio non è stato rispettato, contrariamente alle norme della Fondazione. Tutti gli importi indebitamente riportati avrebbero dovuto essere annullati al 31 dicembre 1998.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo, nella riunione del 7 ottobre 1999.

Per la Corte dei conti

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) GU L 131 del 23.5.1990, pag. 1.

(2) Conformemente all'articolo 11, paragrafo 3, del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio, i rendiconti analitici delle entrate e delle spese della Fondazione per l'esercizio 1998 sono stati stabiliti il 31 marzo 1999 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione della Fondazione, alla Commissione ed alla Corte dei conti. Tali conti sono pervenuti alla Corte il 6 aprile 1999. Nelle tabelle allegate alla presente relazione figura una sintesi del rendiconto finanziario.

(3) GU C 406 del 28.12.1998, pag. 38.

Tabella 1

Bilancio finanziario al 31 dicembre 1998 e 1997

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Tabella 2

Conto di gestione per gli esercizi 1998 e 1997

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Risposte della Fondazione

Sovvenzioni "fuori bilancio" - Phare, Tacis, Tempus e Meda

Si conferma che la Fondazione, a seguito di uno scambio di vedute con la Corte dei conti e la Commissione, sta procedendo attualmente ad includere in un allegato al bilancio tutti i fondi ricevuti grazie a convenzioni stipulate con la Commissione. Ciò per garantire una maggiore trasparenza e per offrire una visione completa relativa alle risorse finanziarie gestite dalla Fondazione.

La Fondazione ha pubblicato il proprio bilancio 1998 in versione integrale su Internet e ne ha dato comunicazione sulla Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. La Commissione e il Parlamento europeo hanno incoraggiato tale iniziativa, in quanto il livello di pubblicità dell'informazione non è inferiore a quelle della G.V. e inoltre fornisce pari accesso al bilancio per tutti i cittadini europei, obiettivo esplicitamente espresso nell'articolo 13 del regolamento finanziario. Allo stesso tempo, ciò ha portato ad una significativa riduzione dei costi per la Fondazione, fattore non trascurabile tenuto conto delle progressive restrizioni di bilancio.

Contabilità generale (SI2X) e contabilità di bilancio (SI2)

Concordiamo con il fatto che, in generale, l'SI2 abbia migliorato la contabilità e il controllo di bilancio. È giusto ricordare inoltre che il sistema precedente, basato su Excel, era stato mantenuto fino alla fine dell'anno. La Corte dei conti stessa menziona le diverse deficienze ancora presenti all'epoca nel sistema SI2. L'esperienza ottenuta alla fine dell'anno e i continui sforzi degli esperti dello sviluppo porteranno risultati migliori quest'anno, evitando interventi manuali del tipo citato dalla Corte dei conti. Pertanto, vi è già e vi sarà ancora un notevole progresso.

Un service level agreement è stato preparato e negoziato con la DG XIX (il fornitore di sistemi). Si prevede di firmarlo tra breve, non solo con la Fondazione, ma anche con le altre agenzie che usufruiscono del servizio comune di assistenza dell'SI2.

Si sta facendo il possibile per estendere l'SI2 alla contabilità generale e, nonostante la ristrettezza dei tempi, per garantire il suo avvio operativo nel gennaio 2000.

Riporti

Si comprendono bene le osservazioni della Corte dei conti concernenti il principio di annualità del bilancio. Sebbene le ragioni che spiegano la difficoltà ad attenersi a tale principio siano molteplici (la tarda approvazione del bilancio - soltanto nel marzo di quest'anno - la complessità delle procedure, la lunghezza dei cicli di approvvigionamento), la Fondazione è fermamente disposta a rispettare il principio dell'annualità di bilancio. In ogni situazione, il processo di pianificazione e di esecuzione verrà ottimizzato al fine di ridurre il numero di attività che avranno inizio ad anno già inoltrato. È da notare che il principio concerne attività previste essenzialmente dal bilancio, mentre molteplici attività stabilite da "convenzioni" hanno una prospettiva pluriennale molto più conveniente per il genere di attività di cui ci occupiamo.