IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 148/54

REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 532/2014 DELLA COMMISSIONE

del 13 marzo 2014

che integra il regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo al Fondo di aiuti europei agli indigenti

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

visto il regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 marzo 2014, sul Fondo di aiuti europei agli indigenti (1), in particolare l'articolo 32, paragrafi 8 e 9, l'articolo 34, paragrafi 7 e 8, e l'articolo 55, paragrafo 4,

considerando quanto segue:

(1) Il regolamento (UE) n. 223/2014 consente alla Commissione di adottare atti delegati che ne completino gli elementi non essenziali in relazione al Fondo di aiuti europei agli indigenti (FEAD).

(2) Il regolamento (UE) n. 223/2014 impone all'autorità di gestione di istituire un sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l'audit, compresi, per quanto concerne i programmi operativi riguardanti l'inclusione sociale degli indigenti (PO II), i dati su singoli partecipanti. È necessario quindi redigere un elenco dei dati da registrare e conservare in tale sistema.

(3) Taluni dati sono pertinenti a determinati tipi di operazioni o per un solo tipo di programma operativo; è quindi opportuno specificare l'applicabilità dei requisiti relativi ai dati. Il regolamento (UE) n. 223/2014 stabilisce requisiti specifici per la registrazione e la conservazione dei dati su singoli partecipanti agli interventi finanziati dal PO II, che devono essere presi in considerazione.

(4) L'elenco dei dati dovrebbe tener conto degli obblighi relativi alla predisposizione di relazioni di cui al regolamento (UE) n. 223/2014 in modo da garantire che i dati necessari alla gestione finanziaria e alla sorveglianza, compresi quelli necessari per preparare le domande di pagamento, i conti e le relazioni sullo stato di attuazione, siano disponibili per ciascuna operazione in un formato tale che consenta di procedere agevolmente alla loro aggregazione e riconciliazione. L'elenco dovrebbe altresì tenere conto del fatto che determinati dati di base in formato elettronico relativi alle operazioni sono necessari per garantire un'efficace gestione finanziaria delle operazioni e il rispetto dell'obbligo di pubblicare informazioni di base relative alle operazioni. Per programmare e svolgere efficacemente le verifiche e l'attività di audit sono necessari alcuni altri dati.

(5) L'elenco dei dati da registrare e conservare dovrebbe lasciare impregiudicate le caratteristiche tecniche o la struttura dei sistemi informatizzati istituiti dalle autorità di gestione e non dovrebbe predeterminare il formato dei dati registrati e conservati, salvo espresse indicazioni contenute nel presente regolamento. Esso dovrebbe inoltre lasciare impregiudicati i mezzi di inserimento o generazione dei dati all'interno del sistema; in alcuni casi è possibile che i dati inclusi nell'elenco richiedano l'inserimento di valori multipli. È tuttavia necessario stabilire alcune norme sulla natura di questi dati, per garantire che l'autorità di gestione possa adempiere le proprie funzioni in materia di sorveglianza, valutazione, gestione finanziaria, verifica e audit, anche laddove ciò imponga il trattamento dei dati su singoli partecipanti.

(6) Per consentire il controllo e l'audit della spesa effettuata nell'ambito dei programmi operativi è necessario stabilire i criteri che una pista di controllo dovrebbe soddisfare per poter essere considerata adeguata.

(7) In relazione all'attività di audit condotta a norma del regolamento (UE) n. 223/2014 è necessario stabilire che la Commissione e gli Stati membri devono impedire qualsiasi divulgazione o accesso non autorizzati a dati personali e occorre precisare le finalità per le quali la Commissione e gli Stati membri possono trattare tali dati.

(8) L'autorità di audit ha la responsabilità degli audit delle operazioni. Per garantire che l'ambito e l'efficacia degli audit siano adeguati e che essi vengano effettuati secondo le stesse norme in tutti gli Stati membri è necessario stabilire le condizioni che gli audit dovrebbero rispettare.

(9) È necessario fissare nel dettaglio la base di campionamento delle operazioni da sottoporre ad audit cui l'autorità di audit dovrebbe attenersi in sede di definizione o approvazione del metodo di campionamento, anche per quanto concerne la definizione dell'unità di campionamento, alcuni criteri tecnici da applicare al campione e, se necessario, i fattori da considerare ai fini dell'acquisizione di ulteriori campioni.

(10) L'autorità di audit dovrebbe redigere il parere di audit sui conti di cui al regolamento (UE) n. 223/2014. Per garantire che gli audit sui conti abbiano un ambito e contenuti adeguati e vengano effettuati secondo le stesse norme in tutti gli Stati membri è necessario stabilire le condizioni che detti audit dovrebbero soddisfare.

(11) Per garantire certezza del diritto e parità di trattamento di tutti gli Stati membri nell'applicazione delle rettifiche finanziarie nel rispetto del principio di proporzionalità, è necessario stabilire i criteri per determinare le carenze gravi nell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo, definire le principali fattispecie di tali carenze e i criteri per stabilire il livello di rettifica finanziaria da applicare e i criteri per applicare le rettifiche finanziarie su base forfettaria o per estrapolazione.

(12) Al fine di consentire l'immediata applicazione delle misure di cui al presente regolamento, è opportuno che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

CAPO I

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Oggetto

Il presente regolamento stabilisce di integrare il regolamento (UE) n. 223/2014 con le seguenti disposizioni:

a) norme indicanti le informazioni relative ai dati da registrare e conservare in formato elettronico nell'ambito del sistema di sorveglianza istituito dall'autorità di gestione;

b) requisiti minimi dettagliati per la pista di controllo con riguardo ai documenti contabili da mantenere e alla documentazione di supporto da conservare al livello dell'autorità di certificazione, dell'autorità di gestione, degli organismi intermedi e dei beneficiari;

c) ambito e contenuti degli audit relativi alle operazioni e ai conti, nonché la metodologia per la selezione del campione di operazioni;

d) norme dettagliate sull'uso dei dati raccolti durante gli audit effettuati da funzionari della Commissione o da rappresentanti autorizzati della Commissione;

e) norme dettagliate relative ai criteri per determinare le carenze gravi nell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo, tra cui le principali fattispecie di tali carenze, i criteri per stabilire il livello di rettifica finanziaria da applicare e i criteri per applicare i tassi forfettari o le rettifiche finanziarie estrapolate.

CAPO II

DISPOSIZIONI SPECIFICHE PER I SISTEMI DI GESTIONE E DI CONTROLLO

Articolo 2

Dati da registrare e conservare in formato elettronico

[articolo 32, paragrafo 8, del regolamento (UE) n. 223/2014]

1. Le informazioni relative ai dati da registrare e conservare in formato elettronico per ogni operazione nel sistema di sorveglianza istituito in conformità all'articolo 32, paragrafo 2, lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014 è illustrato nell'allegato I del presente regolamento.

2. I dati, compresi, nel caso di operazioni nell'ambito del PO II, quelli su singoli partecipanti, ripartiti per genere ove disponibili, sono registrati e conservati per ogni operazione, in modo da consentirne l'aggregazione ove ciò sia necessario ai fini della sorveglianza, della valutazione, della gestione finanziaria, della verifica e dell'audit I dati devono anche poter essere aggregati cumulativamente per l'intero periodo di programmazione.

Articolo 3

Requisiti minimi dettagliati per la pista di controllo

[articolo 32, paragrafo 9, del regolamento (UE) n. 223/2014]

1. I requisiti minimi dettagliati per la pista di controllo, per quanto riguarda i documenti contabili da mantenere e la documentazione di supporto da conservare, sono i seguenti:

a) la pista di controllo consente l'applicazione dei criteri di selezione stabiliti nel programma operativo riguardante gli alimenti e/o l'assistenza materiale di base (PO I), o dal comitato di sorveglianza per la verifica dell'OP II;

b) per quanto riguarda le sovvenzioni a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014, la pista di controllo consente la riconciliazione tra gli importi aggregati certificati alla Commissione e i documenti contabili dettagliati e i documenti giustificativi conservati dall'autorità di certificazione, dall'autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari relativamente alle operazioni cofinanziate nel quadro del programma operativo;

c) per quanto riguarda le sovvenzioni a norma dell'articolo 25, paragrafo 1), lettere b) e c), la pista di controllo consente la riconciliazione tra gli importi aggregati certificati alla Commissione e i dati dettagliati riguardanti gli output o i risultati e i documenti giustificativi conservati dall'autorità di certificazione, dall'autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dai beneficiari, compresi, se del caso, i documenti sul metodo di definizione delle tabelle standard dei costi unitari e delle somme forfettarie, relativamente alle operazioni cofinanziate nel quadro del programma operativo;

d) per quanto riguarda i costi determinati a norma dell'articolo 25, paragrafo 1), lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014, la pista di controllo dimostra e giustifica il metodo di calcolo, ove ciò sia applicabile, nonché la base per la fissazione dei tassi forfettari e i costi diretti ammissibili o i costi dichiarati nell'ambito di altre categorie prescelte cui si applica il tasso forfettario;

e) per quanto riguarda i costi determinati a norma dell'articolo 26, paragrafo 2, lettere b), c) ed e), e dell'articolo 26, paragrafo 3), seconda parte, del regolamento (UE) n. 223/2014, la pista di controllo consente di motivare i costi diretti ammissibili o i costi dichiarati in altre categorie di costo ai quali si applica l'aliquota forfettaria;

f) la pista di controllo consente la verifica del pagamento del contributo pubblico al beneficiario;

g) per ogni operazione, la pista di controllo comprende, a seconda dei casi, le specifiche tecniche e il piano di finanziamento, i documenti riguardanti l'approvazione della sovvenzione, la documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, le relazioni del beneficiario e le relazioni sulle verifiche e sugli audit effettuati;

h) la pista di controllo comprende informazioni sulle verifiche di gestione e sugli audit effettuati di cui l'operazione è stata oggetto;

i) la pista di controllo consente di riconciliare i dati relativi agli indicatori di output per l'operazione con i dati e i risultati comunicati e, se del caso, gli obiettivi del programma;

per i costi di cui alle lettere c) e d), la pista di controllo consente di verificare che il metodo di calcolo utilizzato dall'autorità di gestione sia conforme all'articolo 25, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 223/2014.

2. L'autorità di gestione assicura che siano disponibili i dati relativi all'identità e all'ubicazione degli organismi che conservano tutti i documenti giustificativi necessari a garantire un'adeguata pista di controllo conforme ai requisiti minimi di cui al paragrafo 1.

Articolo 4

Uso dei dati raccolti durante gli audit effettuati da funzionari della Commissione o da rappresentanti autorizzati della Commissione

[articolo 34, paragrafo 8, del regolamento (UE) n. 223/2014]

1. La Commissione adotta tutte le misure necessarie per impedire qualsiasi divulgazione illecita dei dati da essa raccolti nel corso degli audit o qualsiasi accesso non autorizzato ai medesimi.

2. La Commissione utilizza i dati raccolti nel corso dei propri audit al solo scopo di adempiere le responsabilità che ad essa incombono in forza dell'articolo 36 del regolamento (UE) n. 223/2014. La Corte dei conti europea e l'Ufficio europeo per la lotta antifrode hanno accesso ai dati raccolti.

3. I dati raccolti non possono, in assenza di accordo esplicito dello Stato membro che li ha forniti, essere inviati a soggetti diversi da quelli che negli Stati membri o all'interno delle istituzioni dell'Unione devono potervi accedere per l'esercizio delle loro funzioni conformemente alle norme applicabili.

Articolo 5

Audit delle operazioni

[articolo 34, paragrafo 7, del regolamento (UE) n. 223/2014]

1. Gli audit delle operazioni sono effettuati per ciascun periodo contabile su un campione di operazioni selezionato secondo un metodo stabilito o approvato dall'autorità di audit in conformità all'articolo 6 del presente regolamento.

2. Gli audit delle operazioni sono effettuati sulla base dei documenti giustificativi che costituiscono la pista di controllo e verificano la legittimità e la regolarità delle spese dichiarate alla Commissione, accertando tra l'altro che:

a) l'operazione sia stata selezionata secondo i criteri di selezione del programma operativo, non fosse stata materialmente completata o pienamente realizzata prima della presentazione, da parte del beneficiario, della domanda di finanziamento nell'ambito del programma operativo, sia stata attuata conformemente alla decisione di approvazione e rispettasse le eventuali condizioni, applicabili al momento dell'audit, relative alla sua funzionalità, al suo utilizzo e agli obiettivi da raggiungere;

b) le spese dichiarate alla Commissione corrispondano ai documenti contabili, e i documenti giustificativi prescritti dimostrino l'esistenza di una pista di controllo adeguata, quale descritta all'articolo 3 del presente regolamento;

c) per quanto riguarda le spese dichiarate alla Commissione, determinate in conformità all'articolo 25, paragrafo 1, lettere b) e c), gli output e i risultati alla base dei pagamenti a favore del beneficiario siano stati effettivamente prodotti, i dati relativi ai partecipanti, se del caso, o altri documenti relativi agli output e ai risultati siano coerenti con le informazioni presentate alla Commissione e i documenti giustificativi prescritti dimostrino l'esistenza di una pista di controllo adeguata, quale descritta all'articolo 3 del presente regolamento.

Gli audit verificano anche che il contributo pubblico sia stato pagato al beneficiario in conformità all'articolo 42, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 223/2014.

3. Gli audit delle operazioni comprendono, se del caso, la verifica sul posto della realizzazione materiale dell'operazione.

4. Gli audit delle operazioni verificano l'accuratezza e la completezza delle corrispondenti spese registrate dall'autorità di certificazione nel suo sistema contabile, nonché la riconciliazione tra i dati, a ogni livello della pista di controllo.

5. Qualora i problemi riscontrati appaiano di carattere sistemico e pertanto tali da comportare un rischio per altre operazioni nel quadro del programma operativo, l'autorità di audit assicura che vengano effettuati ulteriori esami, compresi, se necessario, audit supplementari, per definire l'entità di tali problemi e raccomanda le misure correttive necessarie.

6. Ai fini dei dati da comunicare alla Commissione in merito alla copertura annuale, sono conteggiate nell'importo delle spese sottoposte ad audit solo le spese rientranti nell'ambito di un audit svolto a norma del paragrafo 1. A tale fine viene utilizzato il modello di relazione di controllo stabilito sulla base dell'articolo 34, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 223/2014.

Articolo 6

Metodologia per la selezione del campione di operazioni

[articolo 34, paragrafo 7, del regolamento (UE) n. 223/2014]

1. L'autorità di audit stabilisce il metodo di selezione del campione («metodo di campionamento») in conformità alle prescrizioni del presente articolo, tenendo conto degli standard di audit internazionalmente riconosciuti INTOSAI, IFAC o IIA.

2. Oltre alle spiegazioni fornite nella strategia di audit, l'autorità di audit tiene traccia della documentazione e del giudizio professionale impiegati per stabilire i metodi di campionamento relativi alle fasi di pianificazione, selezione, prova e valutazione, al fine di dimostrare l'idoneità del metodo stabilito.

3. Il campione è rappresentativo della popolazione dalla quale è estratto e consente all'autorità di audit di redigere un parere di audit valido in conformità all'articolo 34, paragrafo 5, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014. La popolazione comprende le spese di un programma operativo incluse nelle domande di pagamento presentate alla Commissione a norma dell'articolo 41 del regolamento (UE) n. 223/2014 per un determinato periodo contabile. Il campione può essere selezionato durante o dopo il periodo contabile.

4. Ai fini dell'applicazione dell'articolo 34, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014, un metodo di campionamento è statistico quando garantisce:

i) una selezione casuale degli elementi del campione;

ii) l'applicazione della teoria della probabilità per valutare i risultati del campione, compresi la misurazione e il controllo del rischio di campionamento e della precisione prevista e conseguita.

5. Il metodo di campionamento garantisce che ciascuna unità di campionamento della popolazione sia selezionata casualmente per mezzo di numeri casuali generati per ciascuna unità della popolazione in modo da selezionare le unità costitutive del campione oppure venga scelta tramite selezione sistematica eseguita utilizzando un punto di partenza casuale e applicando una regola sistematica per selezionare gli elementi aggiuntivi.

6. L'unità di campionamento è individuata dall'autorità di audit sulla base del giudizio professionale. Può trattarsi di un'operazione, di un progetto compreso in un'operazione o di una richiesta di pagamento di un beneficiario. Le informazioni sul tipo di unità di campionamento individuata e sul giudizio professionale applicato a tal fine sono incluse nella relazione di controllo.

7. Se la spesa complessiva relativa a un'unità di campionamento nel periodo contabile è un importo negativo, essa è esclusa dalla popolazione di cui al paragrafo 3 ed è sottoposta a un audit separato. L'autorità di audit può anche costituire un campione di questa popolazione separata.

8. Nei casi in cui si applichi la proporzionalità in materia di controllo di cui all'articolo 58, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014, l'autorità di audit può escludere gli elementi di cui a tale articolo dalla popolazione da sottoporre a campionamento. Se l'operazione in questione è già stata selezionata nel campione, l'autorità di audit la sostituisce mediante un'adeguata selezione casuale.

9. Tutte le spese dichiarate alla Commissione, comprese nel campione, sono sottoposte ad audit.

Se le unità di campionamento selezionate comprendono un gran numero di richieste di pagamento o fatture sottostanti, l'autorità di audit può sottoporle ad audit mediante un sottocampionamento, ossia selezionando tali richieste di pagamento o fatture sulla base degli stessi parametri di campionamento applicati alla selezione delle unità di campionamento del campione principale.

In tal caso, le dimensioni appropriate del campione sono determinate all'interno di ciascuna unità di campionamento da sottoporre ad audit e, in ogni caso, non possono essere inferiori a trenta richieste di pagamento o fatture sottostanti per ciascuna unità di campionamento.

10. L'autorità di audit può stratificare una popolazione dividendola in sottopopolazioni, ognuna delle quali è composta da un gruppo di unità di campionamento che hanno caratteristiche simili, in particolare sotto il profilo del rischio o del tasso di errore previsto, oppure se la popolazione comprende operazioni rappresentate da contributi finanziari di un programma operativo a elementi di valore elevato.

11. L'autorità di audit valuta l'affidabilità del sistema come elevata, media o bassa tenendo conto dei risultati degli audit dei sistemi per determinare i parametri tecnici del campionamento, in modo tale che il livello combinato di affidabilità ottenuto dagli audit dei sistemi e dagli audit delle operazioni sia elevato. Nel caso di un sistema la cui affidabilità sia stata giudicata elevata, il livello di confidenza utilizzato per le operazioni di campionamento non deve essere inferiore al 60 %. Nel caso di un sistema la cui affidabilità sia stata giudicata bassa, il livello di confidenza utilizzato per le operazioni di campionamento non deve essere inferiore al 90 %. La soglia di rilevanza massima è pari al 2 % delle spese di cui al paragrafo 3.

12. Qualora siano stati riscontrati casi di irregolarità o un rischio di irregolarità, l'autorità di audit decide sulla base del giudizio professionale se sia necessario sottoporre ad audit un campione complementare di altre operazioni o parti di operazioni non sottoposte ad audit nel campione casuale, in modo da tenere conto degli specifici fattori di rischio individuati.

13. L'autorità di audit analizza separatamente i risultati degli audit del campione complementare, trae conclusioni sulla base di tali risultati e le comunica alla Commissione nella relazione di controllo annuale. Le irregolarità riscontrate nel campione complementare non sono incluse nel calcolo del tasso di errore estrapolato del campione casuale.

14. Sulla base dei risultati degli audit delle operazioni effettuati ai fini del parere di audit e della relazione di controllo di cui all'articolo 34, paragrafo 5, lettere a) e b), del regolamento (UE) n. 223/2014, l'autorità di audit calcola il tasso di errore totale, che corrisponde alla somma degli errori casuali estrapolati ed eventualmente degli errori sistemici e degli errori anomali non corretti, divisa per la popolazione.

Articolo 7

Audit dei conti

[articolo 34, paragrafo 7, del regolamento (UE) n. 223/2014]

1. Gli audit dei conti di cui all'articolo 49, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014 sono eseguiti dall'autorità di audit per ciascun periodo contabile.

2. L'audit dei conti fornisce ragionevole sicurezza quanto alla completezza, accuratezza e veridicità degli importi dichiarati nei conti.

3. Ai fini dei paragrafi 1 e 2, l'autorità di audit tiene conto, in particolare, dei risultati degli audit di sistema eseguiti a carico dell'autorità di certificazione e degli audit delle operazioni.

4. L'audit di sistema comprende la verifica dell'affidabilità del sistema contabile dell'autorità di certificazione e, su base campionaria, dell'accuratezza delle spese relative agli importi ritirati e recuperati registrati nel sistema contabile di tale autorità.

5. Ai fini del parere di audit, per concludere che i conti forniscono un quadro fedele, l'autorità di audit verifica che tutti gli elementi prescritti dall'articolo 49 del regolamento (UE) n. 223/2014 siano correttamente inclusi nei conti e trovino corrispondenza nei documenti contabili giustificativi conservati da tutte le autorità o da tutti gli organismi competenti e dai beneficiari al momento dello svolgimento dell'attività di audit da parte dell'autorità di audit. Sulla base dei conti che l'autorità di certificazione è tenuta a presentarle, l'autorità di audit verifica, in particolare, che:

a) l'importo totale delle spese pubbliche ammissibili dichiarato a norma dell'articolo 49, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014 corrisponda alle spese e al relativo contributo pubblico che figurano nelle domande di pagamento presentate alla Commissione per il pertinente periodo contabile e, in caso di differenze, che nei conti siano state fornite spiegazioni adeguate circa gli importi di riconciliazione;

b) gli importi ritirati e recuperati durante il periodo contabile, gli importi da recuperare alla fine del periodo contabile e gli importi non recuperabili riportati nei conti corrispondano agli importi iscritti nei sistemi contabili dell'autorità di certificazione e siano basati su decisioni dell'autorità di gestione o dell'autorità di certificazione responsabile;

c) le spese siano state escluse dai conti in conformità all'articolo 49, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 223/2014, se del caso, e che tutte le rettifiche richieste si riflettano nei conti del periodo contabile in questione;

Le verifiche di cui alle lettere b) e c) possono essere eseguite su base campionaria.

CAPO III

DISPOSIZIONI SPECIFICHE PER LA GESTIONE FINANZIARIA E LE RETTIFICHE FINANZIARIE

Articolo 8

Criteri per determinare le carenze gravi nell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo

[articolo 55, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 223/2014]

1. La Commissione fonda la valutazione relativa all'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo sui risultati di tutti gli audit dei sistemi a disposizione, test sui controlli compresi, e degli audit delle operazioni.

La valutazione copre l'ambiente di controllo interno del programma, le attività di gestione e di controllo delle autorità di gestione e di certificazione, la sorveglianza condotta dalle autorità di gestione e di certificazione e le attività di controllo delle autorità di audit e si basa sulla verifica della conformità ai requisiti fondamentali precisati nella tabella 1 dell'allegato II.

Il soddisfacimento di tali requisiti fondamentali è valutato sulla base delle categorie di cui alla tabella 2 dell'allegato II.

2. Le principali fattispecie di carenze gravi nell'efficace funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo sono date dai casi in cui uno qualsiasi dei requisiti fondamentali di cui alla tabella 1, punti 2, 4, 5, 13, 15, 16 e 18, dell'allegato II, o due o più degli altri requisiti fondamentali di cui alla tabella 1 dell'allegato II sono valutati come rientranti nelle categorie 3 o 4 di cui alla tabella 2 dell'allegato II.

Articolo 9

Criteri per applicare i tassi forfettari o le rettifiche finanziarie estrapolate e criteri per stabilire il livello di rettifica finanziaria

[articolo 55, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 223/2014]

1. Le rettifiche finanziarie sono applicate alla totalità o a una parte di un programma operativo qualora la Commissione rilevi una o più carenze gravi nel funzionamento del sistema di gestione e di controllo.

Nonostante il primo comma, laddove la Commissione rilevi irregolarità sistemiche in un campione rappresentativo di operazioni, si applicano rettifiche finanziarie estrapolate alla totalità o ad una parte di un programma operativo, consentendo ciò una quantificazione più accurata del rischio per il bilancio dell'Unione. In questo caso i risultati dell'esame del campione rappresentativo sono applicati per estrapolazione alla popolazione residua dalla quale è stato estratto il campione per determinare la rettifica finanziaria.

2. Il livello di rettifica forfettaria è stabilito tenendo conto dei seguenti elementi:

a) l'importanza relativa della singola o delle molteplici carenze gravi nell'ambito del sistema di gestione e di controllo nel suo complesso;

b) la frequenza e l'entità della singola o delle molteplici carenze gravi;

c) l'entità del rischio di perdite per il bilancio dell'Unione.

3. Tenendo conto di questi elementi, il livello di rettifica finanziaria è così stabilito:

a) si applica un tasso forfettario del 100 % se la singola o le molteplici carenze gravi nel sistema di gestione e di controllo sono così sostanziali, frequenti o diffuse da costituire un completo fallimento del sistema, tale da mettere a rischio la legittimità e la regolarità di tutte le spese interessate;

b) si applica un tasso forfettario del 25 % se la singola o le molteplici carenze gravi nel sistema di gestione e di controllo sono così frequenti e diffuse da costituire un fallimento molto grave del sistema, tale da mettere a rischio la legittimità e la regolarità di una quota molto elevata delle spese interessate;

c) si applica un tasso forfettario del 10 % se la singola o le molteplici carenze gravi nel sistema di gestione e di controllo sono dovute al fatto che il sistema non funziona appieno oppure funziona così male o così raramente da mettere a rischio la legittimità e la regolarità di una quota elevata delle spese interessate;

d) si applica un tasso forfettario del 5 % se la singola o le molteplici carenze gravi nel sistema di gestione e di controllo sono dovute al fatto che il sistema non funziona con regolarità tanto da mettere a rischio la legittimità e la regolarità di una quota significativa delle spese interessate.

4. Laddove l'applicazione di un tasso forfettario stabilito in conformità al paragrafo 3 risultasse sproporzionata il livello di rettifica è ridotto.

5. Qualora, a causa della mancata adozione da parte delle autorità responsabili di misure correttive adeguate successivamente all'applicazione di una rettifica finanziaria in un determinato periodo contabile, la medesima o le medesime carenze gravi siano riscontrate in un periodo contabile successivo, il tasso di rettifica può, in ragione del persistere della singola o delle molteplici carenze gravi, essere incrementato fino a un livello non superiore a quello della categoria immediatamente superiore.

Articolo 10

Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

L'articolo 3 si applica dal 1o dicembre 2014 per quanto riguarda le informazioni sui dati registrati e conservati di cui all'allegato I.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il 13 marzo 2014 Per la Commissione Il presidente José Manuel BARROSO

(1) GU L 72 del 12.3.2014, pag. 1.

ALLEGATO I Elenco dei dati da registrare e conservare in formato elettronico nell'ambito del sistema di sorveglianza (di cui all'articolo 2) I dati sono richiesti per le operazioni finanziate dal PO I e dal PO II (1) salvo diversa indicazione nella seconda colonna. Campi di dati Indicazione del tipo di PO per il quale i dati non sono richiesti Dati relativi al beneficiario (2) 1. Nome o identificativo univoco di ciascun beneficiario 2. Informazioni che attestano se il beneficiario è un organismo di diritto pubblico o di diritto privato 3. Informazioni che precisano se l'IVA sulle spese sostenute dal beneficiario non è recuperabile a norma della legislazione nazionale sull'IVA 4. Dati di contatto del beneficiario Dati relativi all'intervento 5. Nome o identificativo univoco dell'intervento 6. Breve descrizione dell'intervento 7. Data di presentazione della domanda relativa all'intervento 8. Data di inizio quale indicata nel documento che specifica le condizioni per il sostegno 9. Termine quale indicato nel documento che specifica le condizioni per il sostegno 10. Data effettiva in cui l'intervento è stato materialmente completato o pienamente realizzato 11. Organismo che rilascia il documento che specifica le condizioni per il sostegno 12. Data del documento che specifica le condizioni per il sostegno 13. Valuta dell'intervento 14. Codice CCI del programma/dei programmi nel cui ambito l'intervento è sostenuto 15. Tipi di assistenza materiale in causa Non applicabile per PO II 16. Tipi di intervento sostenuti Non applicabile per PO I 17. Codici relativi alla forma di finanziamento 18. Codici relativi all'ubicazione 19. Quantità di prodotti alimentari acquistati da un ente pubblico o organizzazione partner all'occorrenza Non applicabile per PO II 20. Quantità di prodotti alimentari ottenuti da un ente pubblico, all'occorrenza, in conformità all'articolo 23, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 223/2014 Non applicabile per PO II 21. Quantità di prodotti alimentari consegnati alle organizzazioni partner all'occorrenza Non applicabile per PO II 22. Quantità di prodotti alimentari consegnati ai destinatari finali all'occorrenza Non applicabile per PO II 23. Quantità di prodotti per l'assistenza materiale di base acquistati da un organismo pubblico o da un'organizzazione partner all'occorrenza Non applicabile per PO II 24. Quantità di prodotti per l'assistenza materiale di base forniti alle organizzazioni partner all'occorrenza Non applicabile per PO II 25. Quantità di prodotti per l'assistenza materiale di base forniti ai destinatari finali all'occorrenza Non applicabile per PO II Dati sugli indicatori 26. Denominazione degli indicatori comuni pertinenti per l'intervento 27. Identificatore per gli indicatori comuni pertinenti per l'intervento 28. Livello di conseguimento degli indicatori comuni per ogni anno di attuazione o alla fine dell'intervento 29. Denominazione degli indicatori specifici del programma pertinenti per l'intervento Non applicabile per PO I 30. Identificatore per gli indicatori specifici del programma pertinenti per l'intervento Non applicabile per PO I 31. Obiettivi specifici per gli indicatori di output specifici del programma Non applicabile per PO I 32. Livello di conseguimento degli indicatori di output specifici del programma per ciascun anno di attuazione o al termine dell'intervento Non applicabile per PO I 33. Unità di misura per ciascun obiettivo di output Non applicabile per PO I 34. Valore di base per gli indicatori di risultato Non applicabile per PO I 35. Livello-obiettivo per gli indicatori di risultato Non applicabile per PO I 36. Unità di misura per ogni valore di base e obiettivo fissati per i risultati Non applicabile per PO I 37. Unità di misura per ciascun indicatore Dati finanziari relativi a ciascuna operazione (nella valuta applicabile all'intervento) 38. Importo del costo rimborsabile totale dell'intervento approvato nel documento che specifica le condizioni per il sostegno 39. Importo dei costi rimborsabili totali che costituiscono spesa pubblica ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 12, del regolamento (UE) n. 223/2014 40. Importo del sostegno pubblico quale indicato nel documento che specifica le condizioni per il sostegno Dati relativi alle richieste di pagamento del beneficiario (nella valuta applicabile all'intervento) 41. Data di ricevimento di ogni richiesta di pagamento del beneficiario 42. Data di ciascun pagamento effettuato a favore del beneficiario sulla base della richiesta di pagamento 43. Importo delle spese rimborsabili nella richiesta di pagamento che costituiscono la base per ciascun pagamento al beneficiario 44. Importo della spesa pubblica ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 12, del regolamento (UE) n. 223/2014 corrispondente alle spese rimborsabili che costituiscono la base per ciascun pagamento 45. Importo di ciascun pagamento effettuato a favore del beneficiario sulla base della richiesta di pagamento 46. Data di inizio delle verifiche in loco effettuate sulle operazioni a norma dell'articolo 32, paragrafo 5, lettera b), del regolamento (UE) n. 223/2014 47. Data degli audit in loco effettuati sulle operazioni a norma dell'articolo 34, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014 e dell'articolo 6 del presente regolamento 48. Organismo che effettua l'audit o la verifica Dati relativi alle spese nella richiesta di pagamento del beneficiario sulla base dei costi effettivi (nella valuta applicabile all'intervento) 49. Spesa pubblica rimborsabile dichiarata alla Commissione, stabilita sulla base dei costi effettivamente sostenuti e pagati 50. Spesa pubblica ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 12, del regolamento (UE) n. 223/2014, corrispondente alle spese pubbliche rimborsabili dichiarate alla Commissione stabilite sulla base dei costi effettivamente rimborsati e pagati 51. Tipo di appalto se l'aggiudicazione è disciplinata dalle disposizioni della direttiva 2004/18/CE (3) (appalto di forniture/di servizi) o della direttiva 2014/23/UE del Parlamento europeo e del Consiglio (4) 52. Importo dell'appalto, se l'aggiudicazione è disciplinata dalle disposizioni della direttiva 2004/18/CE o della direttiva 2014/23/UE 53. Spese rimborsabili sostenute e pagate in base a un contratto di appalto, se quest'ultimo è disciplinato dalle disposizioni della direttiva 2004/18/CE o della direttiva 2014/23/UE 54. La procedura di aggiudicazione seguita qualora l'aggiudicazione sia disciplinata dalle disposizioni della direttiva 2004/18/CE o della direttiva 2014/23/UE 55. Nome o identificativo univoco del contraente qualora l'aggiudicazione sia disciplinata dalle disposizioni della direttiva 2014/23/UE Dati relativi alle spese nella richiesta di pagamento del beneficiario sulla base di tabelle standard di costi unitari (importi nella valuta applicabile all'intervento) 56. Importo delle spese pubbliche rimborsabili dichiarate alla Commissione stabilite sulla base di tabelle standard di costi unitari 57. Spesa pubblica ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 12, del regolamento (UE) n. 223/2014, corrispondente alle spese pubbliche rimborsabili dichiarate alla Commissione stabilite sulla base di tabelle standard di costi unitari 58. Definizione di un'unità da utilizzare ai fini della tabella standard di costi unitari 59. Numero di unità consegnate secondo quanto indicato nella richiesta di pagamento per ciascuna voce unitaria 60. Costo unitario di una singola unità per ciascuna voce unitaria Dati relativi alle spese nella richiesta di pagamento del beneficiario sulla base di pagamenti forfettari (importi nella valuta applicabile all'intervento) 61. Importo delle spese pubbliche rimborsabili dichiarate alla Commissione stabilite sulla base di importi forfettari 62. Spesa pubblica ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 12, del regolamento (UE) n. 223/2014 corrispondente alle spese pubbliche rimborsabili dichiarate alla Commissione stabilite sulla base di importi forfettari 63. Per ciascuna somma forfettaria, deliverables (output o risultati) concordati nel documento che specifica le condizioni per il sostegno come base per l'erogazione dei pagamenti forfettari 64. Per ciascuna somma forfettaria, importo concordato nel documento che specifica le condizioni per il sostegno Dati relativi alle spese nella richiesta di pagamento del beneficiario sulla base di tassi forfettari (nella valuta applicabile all'intervento) 65. Importo delle spese pubbliche rimborsabili dichiarate alla Commissione stabilite sulla base di un tasso forfettario 66. Spesa pubblica ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 12, del regolamento (UE) n. 223/2014, corrispondente alle spese pubbliche rimborsabili dichiarate alla Commissione stabilite sulla base di un tasso forfettario Dati relativi ai recuperi di importi dal beneficiario 67. Data di ciascuna decisione di recupero 68. Importo del sostegno pubblico interessato da ciascuna decisione di recupero 69. Spese totali rimborsabili interessate da ciascuna decisione di recupero 70. Data di ricevimento di ogni importo rimborsato dal beneficiario in seguito a una decisione di recupero 71. Importo del sostegno pubblico rimborsato dal beneficiario in seguito a una decisione di recupero (senza interessi o penali) 72. Spesa totale rimborsabile corrispondente al sostegno pubblico rimborsato dal beneficiario 73. Importo del sostegno pubblico non recuperabile in seguito a una decisione di recupero 74. Spesa totale rimborsabile corrispondente al sostegno pubblico non recuperabile Dati relativi alle domande di pagamento presentate alla Commissione (in EUR) 75. Data di presentazione di ciascuna domanda di pagamento comprendente spese rimborsabili derivanti dall'intervento 76. Importo complessivo delle spese pubbliche rimborsabili sostenute dal beneficiario e pagate per l'esecuzione dell'intervento incluso in ciascuna domanda di pagamento 77. Importo totale della spesa pubblica ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 12, del regolamento (UE) n. 223/2014 relativa all'intervento incluso in ciascuna domanda di pagamento Dati sui conti trasmessi alla Commissione a norma dell'articolo 48 del regolamento (UE) n. 223/2014 (in EUR) 78. Data di presentazione di ciascuna contabilità comprendente spese nell'ambito dell'intervento 79. Data di presentazione dei conti in cui sono incluse le spese finali dell'intervento dopo il suo completamento [se la spesa totale rimborsabile è pari o superiore a 1 000 000 EUR (articolo 51 del regolamento (UE) n. 223/2014)] 80. Importo totale delle spese pubbliche rimborsabili dell'intervento registrate dall'autorità di certificazione nei propri sistemi contabili, inserito nei conti 81. Importo totale della spesa pubblica ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 12, del regolamento (UE) n. 223/2014 sostenuta per l'esecuzione dell'intervento, corrispondente all'importo complessivo delle spese pubbliche rimborsabili registrate dall'autorità di certificazione nei propri sistemi contabili, inserito nei conti 82. Importo totale dei pagamenti effettuati al beneficiario a norma dell'articolo 42, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 223/2014 corrispondente all'importo complessivo delle spese pubbliche rimborsabili registrate dall'autorità di certificazione nei propri sistemi contabili, inserito nei conti 83. Spesa pubblica totale rimborsabile dell'intervento ritirata nel corso del periodo contabile, inserita nei conti 84. Spesa pubblica totale ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 12, del regolamento (UE) n. 223/2014 corrispondente alla spesa pubblica rimborsabile ritirata nel corso del periodo contabile, inserita nei conti 85. Spesa pubblica totale rimborsabile dell'intervento recuperata nel corso del periodo contabile, inserita nei conti 86. Spesa pubblica totale corrispondente alla spesa pubblica totale rimborsabile dell'intervento recuperata nel corso del periodo contabile, inserita nei conti 87. Spesa pubblica totale rimborsabile dell'intervento da recuperare al termine del periodo contabile, inserita nei conti 88. Spesa pubblica totale dell'intervento corrispondente alla spesa pubblica totale rimborsabile da recuperare al termine del periodo contabile, inserita nei conti 89. Importo totale rimborsabile della spesa dell'intervento non recuperabile al termine del periodo contabile, inserito nei conti 90. Spesa pubblica totale dell'intervento corrispondente all'importo totale rimborsabile della spesa non recuperabile al termine del periodo contabile, inserita nei conti (1) PO I si riferisce ai programmi operativi relativi agli alimenti e/o all'assistenza materiale di base e PO II a quelli relativi all'inclusione sociale delle persone indigenti. (2) Il beneficiario comprende, se del caso, gli altri organismi che nell'ambito dell'intervento sostengono spese trattate come spese sostenute dal beneficiario. (3) Direttiva 2004/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 31 marzo 2004, relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi (GU L 134 del 30.4.2004, pag. 114). (4) Direttiva 2004/23/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 febbraio 2014, sull'aggiudicazione dei contratti di concessione (GU L 94 del 28.3.2014, pag. 1).