Iniziativa della Repubblica portoghese in vista dell'adozione della decisione del Consiglio che crea un segretariato delle autorità di controllo comuni preposte alla protezione dei dati istituite dalla convenzione che istituisce un ufficio europeo di polizia (convenzione Europol), dalla convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale e dalla convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen relativo all'eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni (convenzione di Schengen)

(2000/C 141/08)

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto l'articolo 30 del trattato sull'Unione europea,

visto l'articolo 2 del protocollo sull'integrazione dell'acquis di Schengen nell'ambito dell'Unione europea,

vista l'iniziativa della Repubblica portoghese,

tenuto conto del parere del Parlamento europeo,

considerando quanto segue:

(1) La convenzione che istituisce un ufficio europeo di polizia (convenzione Europol), la convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale e la convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen relativo all'eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni (convenzione di Schengen) hanno istituito autorità di controllo comuni al fine di vigilare sulla corretta applicazione delle disposizioni relative alla protezione dei dati contenute in detti strumenti.

(2) Per funzionare efficacemente limitando i costi, le autorità di controllo comuni dovrebbero essere supportate da un unico segretariato indipendente "Protezione dati" che, nell'esercizio delle sue funzioni, è tenuto a seguire unicamente le istruzioni di tali autorità.

(3) Per motivi pratici e con riserva di eventuali decisioni future volte a trasformare le autorità di controllo comuni esistenti in un'unica autorità dotata di personalità giuridica e di un bilancio proprio, la gestione amministrativa del segretariato "Protezione dati" dovrebbe essere strettamente collegata al Segretariato generale del Consiglio, pur salvaguardando la propria indipendenza nell'esercizio delle sue funzioni.

(4) Allo scopo di garantire tale indipendenza, le decisioni relative alla nomina e alla sospensione dall'incarico del capo del segretariato "Protezione dati" dovrebbero essere adottate dal Segretario generale aggiunto del Consiglio, in base a una proposta delle autorità di controllo comuni, e gli altri funzionari assegnati al segretariato "Protezione dati" dovrebbero seguire esclusivamente le istruzioni del capo del segretariato.

(5) Le spese amministrative del segretariato "Protezione dati" dovrebbero essere a carico del bilancio generale dell'Unione europea. L'Europol dovrebbe contribuire al finanziamento di talune spese connesse a riunioni riguardanti questioni relative all'attuazione della convenzione Europol.

(6) Poiché la decisione 1999/438/CE del Consiglio, del 20 maggio 1999, concernente l'autorità di controllo comune istituita dall'articolo 115 della convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen del 14 giugno 1985 relativa all'eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni, firmata il 19 giugno 1990(1) è superata dalla presente decisione essa andrebbe pertanto abrogata e sostituita a decorrere dalla data di applicazione della presente decisione,

HA DECISO QUANTO SEGUE:

Articolo 1

Istituzione e compiti del segretariato "Protezione dati"

1. È istituito un segretariato (in prosieguo: "segretariato protezione dati" delle autorità di controllo comuni create dalla convenzione che istituisce un ufficio europeo di polizia (convenzione Europol), dalla convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale e dalla convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen relativo all'eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni (convenzione di Schengen).

2. Il segretariato protezione dati assolve i compiti previsti per i segretariati delle autorità di controllo comuni quali stabiliti nei regolamenti interni di tali autorità.

Articolo 2

Segretario "Protezione dati"

1. Il segretariato protezione dati è posto sotto la direzione di un segretario "Protezione dati" a cui viene garantita l'indipendenza nello svolgimento delle sue funzioni, e che è tenuto a seguire esclusivamente le istruzioni delle autorità di controllo comuni e dei loro presidenti. Il Segretario generale aggiunto del Consiglio nomina per un periodo di due anni, in base a una proposta delle autorità di controllo comuni, il segretario "Protezione dati", la cui nomina è rinnovabile.

2. Il segretario "Protezione dati" è scelto tra persone che siano cittadini dell'Unione europea, in pieno possesso dei diritti civili e politici e che offrano piena garanzia di indipendenza. Egli si astiene da qualsiasi azione incompatibile con le sue funzioni e, durante il periodo del suo mandato, non svolge un'altra attività professionale retribuita o non retribuita. Dopo la cessazione delle sue funzioni, egli rispetta i doveri di onestà e riserbo per quanto riguarda l'accettazione di funzioni e vantaggi.

3. Il segretario "Protezione dati" può essere sospeso dall'incarico dal Segretario generale aggiunto del Consiglio, in base a una proposta delle autorità di controllo comuni, qualora egli non risponda più alle condizioni necessarie per l'esercizio delle sue funzioni o contravvenga in modo grave ai propri obblighi.

4. Oltre al caso della sospensione dall'incarico conformemente al paragrafo 3, le funzioni del segretario "Protezione dati" cessano allorché le sue dimissioni prendono effetto. In caso di dimissioni, egli mantiene le proprie funzioni finché non viene sostituito.

5. Sia durante che dopo la cessazione delle sue funzioni, il segretariato "Protezione dati" è tenuto al segreto professionale in merito a questioni riservate di cui è venuto a conoscenza nell'assolvere le sue funzioni.

6. Durante il periodo del suo mandato, il segretario "Protezione dati" è soggetto, salvo disposizione contraria della presente decisione, alle norme che si applicano alle persone aventi lo status di agente temporaneo ai sensi dell'articolo 2, lettera a), del regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee, compresi gli articoli da 12 a 15 e 18 del Protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee. Il grado e lo scatto ai quali egli è impiegato sono determinati in base ai criteri applicabili ai funzionari e altri agenti del Segretariato generale del Consiglio. Se la persona nominata è già un funzionario delle Comunità, essa è comandata per il periodo del suo mandato nell'interesse del servizio ai sensi dell'articolo 37, lettera a), primo trattino, dello statuto dei funzionari delle Comunità europee (Statuto). La prima frase dell'ultimo paragrafo, dell'articolo 37, dello statuto si applica fatto salvo il paragrafo 1 del presente articolo.

Articolo 3

Personale

1. Il segretariato "Protezione dati" è dotato del personale necessario all'espletamento dei suoi compiti. I membri del personale assegnati al segretariato "Protezione dati" occupano posti inclusi nell'elenco dei posti aggiunti alla sezione del bilancio generale dell'Unione europea relativa al Consiglio.

2. Nell'esercizio delle loro funzioni, i membri del personale di cui al paragrafo 1 sono soggetti esclusivamente alle istruzioni del segretario "Protezione dati" e delle autorità di controllo comuni. In tale contesto, essi non possono chiedere né accettare istruzioni da alcun governo, autorità, organizzazione o persona, ma solo dal segretario "Protezione dati" e dalle autorità di controllo comuni.

3. Fatto salvo il paragrafo 2, il personale assegnato al segretariato "Protezione dati" è soggetto ai regolamenti e regolamentazioni applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee. Per quanto riguarda l'esercizio dei poteri conferiti all'autorità che ha il potere di nomina dallo statuto e dal regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee, il personale è soggetto alle stesse norme applicabili ai funzionari e agli altri agenti del Segretariato generale del Consiglio.

Articolo 4

Supporto amministrativo

1. Il Segretariato generale del Consiglio fornisce gli uffici e il materiale necessari all'espletamento dei compiti del segretariato "Protezione dati", nonché le strutture e i servizi necessari allo svolgimento delle riunioni delle autorità di controllo comuni nei locali del Consiglio, incluso un servizio di interpretazione.

2. Le presidenze delle autorità di controllo comuni stabiliscono, previo accordo della Presidenza del Consiglio, il calendario delle riunioni che si terranno nei locali del Consiglio.

Articolo 55

Finanziamento

1. Le spese amministrative generali del segretariato "Protezione dati" (in particolare, spese di materiale, retribuzioni, indennità e altre spese riguardanti il personale) sono imputate alla sezione del bilancio generale dell'Unione europea relativa al Consiglio, nei limiti stabiliti nella scheda finanziaria.

2. I costi direttamente connessi alle riunioni (in particolare, spese di viaggio dei delegati e costi di interpretazione e traduzione) sono a carico

- del Consiglio, nel caso di riunioni riguardanti questioni relative all'attuazione delle disposizioni della convenzione di Schengen o all'attuazione della convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale;

- dell'Europol, nel caso di riunioni riguardanti questioni relative all'attuazione della convenzione Europol.

Qualora un partecipante di uno Stato membro a riunioni di una qualunque delle autorità di controllo comuni assista a due o più riunioni nell'ambito di un'unica missione e una di queste riunioni attenga a questioni relative all'attuazione della convenzione Europol, le sue spese di viaggio sono a carico dell'Europol.

Articolo 6

Disposizioni finali

1. La presente decisione entra in vigore il giorno successivo all'adozione da parte del Consiglio.

Essa si applica dal 1o gennaio 2001.

2. A decorrere dalla data di entrata in vigore della presente decisione, possono essere adottate le decisioni e gli atti necessari alla sua attuazione. Essi non producono effetti prima della data di applicazione della presente decisione.

3. La presente decisione è publicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

4. Alla data di applicazione della presente decisione risulta abrogata la decisione 1999/438/CE, che continua tuttavia ad applicarsi alle spese derivanti da eventi antecedenti alla suddetta data.

Fatto a...

Per il Consiglio

Il Presidente

...

(1) GU L 176 del 10.7.1999, pag. 34.