Relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea dell'ambiente (AEA - Copenaghen) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999 corredata delle risposte dell'Agenzia



Gazzetta ufficiale n. C 373 del 27/12/2000 pag. 0007 - 0013



Relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea dell'ambiente (AEA - Copenaghen) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999 corredata delle risposte dell'Agenzia (2000/C 373/02) INDICE >SPAZIO PER TABELLA> PARERE DELLA CORTE 1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea dell'ambiente, conformemente all'articolo 13, paragrafo 4, del regolamento (CEE) n. 1210/90(1) del Consiglio. 2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Agenzia europea dell'ambiente per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999. Conformemente all'articolo 14, paragrafo 1, del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore esecutivo. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne stabilite dall'articolo 14 del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea. 3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed attuato le altre procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione. 4. L'esame ha consentito alla Corte di affermare con ragionevole certezza che i conti annuali relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari. PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'AGENZIA EUROPEA DELL'AMBIENTE PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1999 Analisi dell'esecuzione del bilancio 5. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio sono ammontati a 18,5 milioni di euro che sono stati impegnati per un importo di 18,3 milioni di euro, di cui 9,2 milioni di euro a titolo delle spese operative (Titolo III). 6. I riporti di stanziamenti ammontano a 6,0 milioni di euro (pari al 33 % degli impegni) e riguardano principalmente le spese operative per 5,4 milioni di euro. A titolo comparativo, gli stanziamenti riportati dall'esercizio 1998 al 1999 ammontavano a 5,8 milioni di euro, di cui 4,6 milioni di euro per le spese operative. Di questi riporti, 0,7 milioni di euro (corrispondenti al 12 %) sono stati annullati. Imputazione dell'IVA 7. Fino al dicembre 1998, il regolamento finanziario generale prevedeva che le spese fossero imputate al lordo dell'IVA, giacché, dopo il rimborso, quest'ultima poteva essere riutilizzata. Da allora(3), il regolamento finanziario generale prevede che le spese siano imputate al netto dell'IVA. La Corte invita l'Agenzia a recepire queste nuove disposizioni nella propria normativa. Inventario 8. L'Agenzia dovrebbe fare in modo che l'inventario venga verificato almeno una volta all'anno per accertarne l'esaustività e depennare le attrezzature informatiche divenute obsolete. Gestione del personale 9. I controlli svolti hanno rilevato deficienze nella tenuta dei fascicoli del personale, a causa delle quali, in particolare, la retribuzione di due agenti, assunti di recente, è stata stabilita in maniera non corretta. L'Agenzia dovrebbe verificare regolarmente l'insieme dei fascicoli del personale, onde assicurarsi che i dati siano completi e validi. Gestione dei contratti con i centri tematici 10. Per conseguire i suoi obiettivi, l'Agenzia ha stipulato contratti con diversi centri tematici selezionati negli Stati membri. I contratti contengono un testo di base uniformato e completato da allegati di natura più tecnica. Per quanto concerne, in particolare, la natura e la durata dei lavori, sono state constatate incoerenze fra il testo di base e gli allegati tecnici. 11. I contratti suddetti sono finanziati mediante stanziamenti iscritti al titolo III del bilancio dell'Agenzia concernente le spese operative. Come già rilevato, gli stanziamenti in causa formano oggetto di riporti considerevoli (cfr. i paragrafi 5 e 6). La gestione di tali riporti, prioritaria a causa dei rischi di annullamento, spiega in parte perché taluni contratti vengano stipulati in una fase molto avanzata dell'anno. Ad esempio, alcuni impegni, per un valore di almeno 1,9 milioni di euro, sono stati decisi dopo il 15 novembre 1999, a titolo delle spese operative. 12. Le dimensioni e il carattere ricorrente di questa situazione dovrebbero indurre l'Agenzia a migliorare il proprio sistema di sorveglianza dell'esecuzione del programma annuale, al fine di limitare il più possibile i riporti di stanziamenti e rispettare così maggiormente il principio dell'annualità. 13. Anche la gestione finanziaria dei contratti presenta delle lacune. Le procedure di trattamento delle domande di pagamento risulterebbero migliori se fossero maggiormente formalizzate ed applicate di conseguenza. I fascicoli finanziari dovrebbero contenere documenti giustificativi delle domande di pagamento e non solo un certificato attestante l'effettiva esecuzione delle prestazioni e la loro conformità. 14. I contratti sono finanziati in base a impegni eseguiti a fronte di diverse linee di bilancio corrispondenti ai vari temi da trattare. I pagamenti eseguiti sono imputati in modo da esaurire, uno dopo l'altro, gli impegni in questione, per cui è impossibile procedere ad un raffronto fra l'esecuzione degli impegni e lo stato di avanzamento dei lavori corrispondenti. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 27 settembre 2000. Per la Corte dei conti Jan O. Karlsson Presidente (1) GU L 120 dell'11.5.1990, pag. 4. (2) Conformemente all'articolo 13, paragrafo 3, del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e spese dell'Agenzia per l'esercizio 1999 sono stati stabiliti il 20.3.2000 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Agenzia, alla Commissione ed alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 5.4.2000. Nelle tabelle allegate alla presente relazione figura una sintesi del rendiconto finanziario. (3) Cfr. l'articolo 27, paragrafo 2bis, del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, quale modificato da ultimo dal regolamento (CE, CECA, Euratom) n. 2548/98 del Consiglio del 23 novembre 1998 (GU L 320 del 28.11.1998, pag. 1). Tabella 1 Bilancio finanziario al 31 dicembre 1999 e 1998 >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 2 Conto di gestione per gli esercizi 1999 e 1998 >SPAZIO PER TABELLA> Risposte dell'agenzia Imputazione dell'IVA Osservazioni della Corte: "7. Fino al dicembre 1998, il regolamento finanziario generale prevedeva che le spese fossero imputate al lordo dell'IVA, giacché, dopo il rimborso, quest'ultima poteva essere utilizzata. Da allora, il regolamento finanziario generale prevede che le spese siano imputate al netto dell'IVA. La Corte invita l'Agenzia a recepire queste nuove disposizioni nella propria normativa." Replica dell'Agenzia: L'Agenzia rimarrà in contatto con i servizi della Commissione, insieme alle altre agenzie interessate, onde stabilire i termini per la revisione del suo regolamento finanziario e garantire l'adozione, nel 2001, delle disposizioni opportunamente modificate. Inventario Osservazioni della Corte: "8. L'Agenzia dovrebbe fare in modo che l'inventario venga verificato almeno una volta all'anno per accertarne l'esaustività ed eliminare le attrezzature informatiche divenute obsolete." Replica dell'Agenzia: L'inventario è oggetto di aggiornamenti continui e verifiche regolari, tuttavia, come ha giustamente osservato la Corte, le attrezzature obsolete permangono nei locali e non vengono messe fuori servizio. L'Agenzia ha attualmente istituito un meccanismo che consente di cancellare le attrezzature obsolete dall'inventario chiedendo al firmatario del contratto quadro di ritirare un computer vecchio per ogni computer nuovo che viene consegnato. Gestione del personale Osservazioni della Corte: "9. I controlli svolti hanno rilevato deficienze nella tenuta dei fascicoli del personale, a causa delle quali, in particolare, la retribuzione di due agenti, assunti di recente, è stata stabilita in maniera non corretta. L'Agenzia dovrebbe verificare regolarmente l'insieme dei fascicoli del personale, onde assicurarsi che i dati siano completi e validi." Replica dell'Agenzia: È stato avviato un controllo sistematico dei fascicoli del personale costituiti in collaborazione con la DG Personale della Commissione. Un prima revisione ha consentito di rettificare gli errori rilevati dalla Corte. Gestione dei contratti con i centri tematici Osservazioni della Corte: "10. Per conseguire i suoi obiettivi, l'Agenzia ha stipulato contratti con diversi centri tematici selezionati negli Stati membri. I contratti contengono un testo di base uniformato e completato da allegati di natura più tecnica. Per quanto concerne, in particolare, la natura e la durata dei lavori, sono state constatate incoerenze fra il testo di base e gli allegati tecnici." Replica dell'Agenzia: La coerenza tra il testo di base e gli allegati tecnici è attualmente oggetto di verifica e si stanno apportando alcune correzioni laddove necessario. Vengono inoltre istituiti controlli periodici in concomitanza della selezione dei futuri centri tematici con cui si procederà alla stipula di contratti e che diventeranno operativi nel 2001. Osservazioni della Corte: "11. I contratti suddetti sono finanziati mediante stanziamenti iscritti al titolo III del bilancio dell'Agenzia concernente le spese operative. Come già rilevato, gli stanziamenti in causa formano oggetto di riporti considerevoli (cfr. i paragrafi 5 e 6). La gestione di tali riporti, prioritaria a causa dei rischi di annullamento, spiega in parte perché taluni contratti vengano stipulati in una fase molto avanzata dell'anno. Ad esempio, alcuni impegni, per un valore di almeno 1,9 milioni di euro, sono stati decisi dopo il 15 novembre 1999, a titolo delle spese operative." Replica dell'Agenzia: Gli impegni di spesa vengono decisi all'inizio dell'anno onde disporre del maggior tempo possibile per sviluppare e consegnare il lavoro richiesto. La possibilità di stanziare risorse addizionali alla fine dell'anno consente tuttavia un impiego efficace delle limitate risorse ancora disponibili in funzione delle variazioni del volume di lavoro e della possibilità di erogare fondi operativi supplementari a favore dei centri tematici, le cui attività contribuiscono a rafforzare le competenze degli Stati membri. Osservazioni della Corte: "12. Le dimensioni e il carattere ricorrente di questa situazione dovrebbero indurre l'Agenzia a migliorare il proprio sistema di sorveglianza dell'esecuzione del programma annuale, al fine di limitare il più possibile i riporti di stanziamenti e rispettare così maggiormente il principio dell'annualità." Replica dell'Agenzia: L'obiettivo è limitare il più possibile i riporti di stanziamenti, tuttavia, come già illustrato nel punto precedente, i contratti relativi a una parte del lavoro possono essere stipulati, per ragioni di efficienza, soltanto alla fine dell'anno. Conviene inoltre ricordare che i centri tematici sono operativi per un periodo di 12 mesi mentre i nuovi stanziamenti previsti nell'ambito del bilancio 2001 verranno loro versati al più presto in febbraio, il che implica il riporto di alcuni pagamenti all'anno successivo. Osservazioni della Corte: "13. Anche la gestione finanziaria dei contratti presenta delle lacune. Le procedure di trattamento delle domande di pagamento risulterebbero migliori se fossero maggiormente formalizzate ed applicate di conseguenza. I fascicoli finanziari dovrebbero contenere documenti giustificativi delle domande di pagamento e non solo un certificato attestante l'effettiva esecuzione delle prestazioni e la loro conformità." Replica dell'Agenzia: L'EEA ha sviluppato una serie di procedure per il trattamento delle domande di pagamento e l'approvazione dei sussidi. Riconosciamo tuttavia la validità della proposta avanzata dalla Corte e stiamo attualmente modificando le suddette procedure al fine di includere i documenti giustificativi, ad esempio relazioni intermedie o parti di relazioni tecniche, nonché le pezze d'appoggio nei fascicoli finanziari. Osservazioni della Corte: "14. I contratti sono finanziati in base a impegni iscritti in diverse linee di bilancio corrispondenti ai diversi temi da trattare. I pagamenti eseguiti sono imputati in modo da esaurire, uno dopo l'altro, gli impegni in questione, per cui è impossibile procedere ad un raffronto fra l'esecuzione degli impegni e lo stato di avanzamento dei lavori corrispondenti." Replica dell'Agenzia: L'EEA programmerà, per quanto possibile, il calendario dei pagamenti iscritti nelle linee di credito del bilancio in funzione del lavoro effettivamente consegnato, rivolgendosi innanzitutto ai centri tematici al fine di ottenere maggiori informazioni sulle risorse destinate alle singole attività. I centri tematici, tuttavia, consegnano di regola un pacchetto di lavoro correlato secondo calendari diversi e non è possibile sincronizzare perfettamente gli stanziamenti di bilancio con l'avanzamento dei lavori in fase di realizzazione.