Relazione sul rendiconto finanziario della Fondazione europea per la formazione professionale (FEF - Torino) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999 corredata delle risposte della Fondazione



Gazzetta ufficiale n. C 373 del 27/12/2000 pag. 0033 - 0038



Relazione sul rendiconto finanziario della Fondazione europea per la formazione professionale (FEF - Torino) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999 corredata delle risposte della Fondazione (2000/C 373/06) INDICE >SPAZIO PER TABELLA> PARERE DELLA CORTE 1. La presente relazione è destinata al consiglio d'amministrazione della Fondazione europea per la formazione professionale, conformemente all'articolo 11, paragrafo 4, del regolamento (CEE) n. 1360/90(1) del Consiglio. 2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario della Fondazione europea per la formazione professionale per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999. Conformemente all'articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2) conformemente alle disposizioni finanziarie interne stabilite dall'articolo 12 del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea. 3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le altre procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione. 4. L'esame ha consentito alla Corte di affermare con ragionevole certezza, che i conti annuali relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari. PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELLA FONDAZIONE EUROPEA PER LA FORMAZIONE PROFESSIONALE (FEF-TORINO) PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1999 Analisi dell'esecuzione del bilancio 5. Nel corso dell'esercizio, gli stanziamenti definitivi della Fondazione per l'esercizio 1999, ossia 16,2 milioni di euro, sono stati utilizzati per un importo di 13,3 milioni di euro (pari all' 82 %), 2,9 milioni di euro (il 18 %) sono stati riportati di diritto all'esercizio 2000 e 0,06 milioni di euro (pari allo 0,4 %) sono stati annullati al 31 dicembre 1999. 6. La maggior parte delle spese dell'esercizio è costituita da spese per il personale (10,2 milioni di euro) e di funzionamento (0,9 milioni di euro). I riporti all'esercizio successivo interessano principalmente gli stanziamenti operativi della Fondazione: essi ammontano a 2,3 milioni di euro, cioè quasi al 50 % della dotazione del titolo corrispondente (cfr. inoltre il paragrafo 8). 7. Gli stanziamenti riportati di diritto dall'esercizio 1998 all'esercizio 1999, cioè 3,5 milioni di euro, sono stati utilizzati quasi interamente per quanto concerne i titoli 1 e 2 del bilancio (spese per il personale e di funzionamento), e, in misura minore, per quanto riguarda gli stanziamenti operativi, dei quali 0,3 milioni di euro, su 2,2 milioni di euro riportati, sono stati annullati al 31 dicembre 1999. Regolamentazione finanziaria Procedura di bilancio 8. A norma dell'articolo 10, paragrafo 4, del regolamento di base della Fondazione(3)"Il consiglio d'amministrazione (...) adotta il bilancio della Fondazione insieme al programma di lavoro all'inizio di ogni esercizio finanziario, adeguandolo ai vari contributi concessi alla Fondazione e ai fondi di diversa origine". In seguito all'applicazione di questa disposizione, il bilancio di ciascun esercizio non viene formalmente adottato prima della metà del primo trimestre dell'esercizio considerato. A causa dell'obbligo di adottare contemporaneamente il programma di lavoro, l'avviamento dei progetti finanziati su stanziamenti operativi viene posticipato e, dato che la stipulazione dei contratti richiede un certo lasso di tempo (ricerca di partner, studi preliminari, convocazione della commissione consultiva per gli acquisti ed i contratti...), molti di essi vengono firmati solo nelle ultimissime settimane, se non negli ultimi giorni dell'esercizio, all'unico scopo di impegnare stanziamenti che altrimenti verrebbero annullati il 31 dicembre. 9. Affinché la Fondazione possa porre in atto il suo programma di lavoro sin dal 1o gennaio di ciascun esercizio, è necessario trovare rapidamente una soluzione di ordine procedurale o regolamentare per rimediare al persistere di tale situazione, già deplorato dalla Corte in una sua precedente relazione annuale sulla Fondazione(4). Presentazione del rendiconto finanziario 10. Nel 1999, come del resto nel 1998(5), la Fondazione non ha pubblicato il proprio bilancio e la tabella dell'organico nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, sostituendo, di propria iniziativa, tale pubblicazione con la messa a disposizione di talune informazioni di bilancio sul proprio sito Internet. La Corte ritiene che questa formula non sia conforme alle disposizioni dell'articolo 13 del regolamento finanziario della Fondazione. 11. Nelle sue relazioni annuali sulla Fondazione concernenti gli esercizi 1996(6), 1997(7) e 1998(8), la Corte aveva richiamato l'attenzione sulla gestione fuori bilancio, da parte della Fondazione, delle sovvenzioni PHARE, TACIS e Tempus (circa 330 milioni di euro nel corso dell'esercizio 1999). Il saldo di circa 60 conti bancari (per un totale di 80,5 milioni di euro al 31 dicembre 1999), a disposizione della Fondazione per la gestione di tali sovvenzioni, non figura nel rendiconto finanziario. Gestione del personale 12. I diritti finanziari del personale vengono raramente stabiliti mediante decisioni formali e motivati dall'Autorità abilitata a stipulare i contratti di assunzione. 13. I fascicoli individuali non sempre contengono le informazioni indispensabili per la determinazione o il calcolo dei diritti concessi. I servizi amministrativi, inoltre, non procedono sistematicamente al loro riesame. Talune prestazioni possono pertanto essere versate senza giustificazione. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 27 settembre 2000. Per la Corte dei conti Jan O. Karlsson Presidente (1) Regolamento (CE) n. 1572/98 del Consiglio recante modifica del regolamento (CEE) n. 1360/90 (GU L 206 del 23.7.1998, pag. 1). (2) Conformemente all'articolo 11, paragrafo 3, del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio, i rendiconti analitici delle entrate e delle spese della Fondazione per l'esercizio 1999 sono stati stabiliti il 19 maggio 2000 e successivamente trasmessi al consiglio d'amministrazione della Fondazione, alla Commissione ed alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 29 maggio 2000. Nelle tabelle allegate alla presente relazione figura una sintesi del rendiconto finanziario. (3) GU L 131 del 23.5.1990, pag. 6. (4) GU C 372 del 22.12.1999, paragrafi 13 - 14, pagg. 33 - 34. (5) GU C 372 del 22.12.1999, paragrafo 6, pag. 33. (6) GU C 393 del 29.12.1997, paragrafo 1.11, pagg. 41 - 42. (7) GU C 406 del 28.12.1998, paragrafo 1.5, pag. 38. (8) GU C 372 del 22.12.1999, paragrafo 5, pag. 33. Tabella 1 Bilancio finanziario al 31 dicembre 1999 e al 31 dicembre 1998 >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 2 Conti di gestione relativi agli esercizi 1999 e 1998 >SPAZIO PER TABELLA> Risposte della Fondazione Adozione da parte del consiglio di amministrazione del programma di lavoro e del bilancio nel primo trimestre (punti 8 e 9) La Fondazione ammette che l'adozione del programma di lavoro e del rispettivo bilancio soltanto a metà del primo trimestre implica che numerosi contratti vengono firmati appena alla fine dell'esercizio e concorda sulla necessità di porre urgentemente rimedio a questa situazione. La Fondazione e la Commissione europea (che presiede il consiglio di amministrazione) hanno pertanto convenuto che in futuro il programma di lavoro annuale ed il rispettivo bilancio saranno presentati per adozione in occasione della riunione del consiglio di amministrazione nell'autunno che precede l'esercizio considerato. Il programma di lavoro per il 2001 ed il rispettivo bilancio saranno presentati al consiglio di amministrazione per adozione nel novembre del 2000. Pubblicazione del bilancio sul sito Internet anziché nella Gazzetta ufficiale (punto 10) Fin dal 1998 la Fondazione pubblica integralmente il suo bilancio su Internet, con il pieno accordo della Commissione europea e del Parlamento europeo. La Fondazione ritiene che la pubblicazione su Internet consenta di raggiungere un pubblico molto più vasto rispetto alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale, favorendo l'accesso da parte dei cittadini europei e garantendo una maggiore trasparenza. Questa formula non tradisce affatto lo spirito dell'articolo 13 del regolamento finanziario. Date le continue restrizioni di bilancio, la pubblicazione integrale del bilancio su Internet permette alla Fondazione di realizzare importanti economie. Sovvenzioni Phare, Tacis e Tempus (punto 11) Per quanto riguarda il saldo di 80,5 milioni di euro, la Fondazione deve mantenere separati dalle sovvenzioni globali i fondi che essa gestisce per conto della Commissione. Infine, la Fondazione compila rendiconti finanziari separati per ciascun programma con i relativi saldi dei conti bancari. Gestione del personale (punti 12 e 13) Sebbene i diritti finanziari del personale della Fondazione siano correttamente calcolati e certificati sulla base delle pezze d'appoggio, in passato il servizio del personale si è occupato di verificare l'effettivo diritto alle prestazioni concesse. La Fondazione conviene sull'opportunità di introdurre una procedura più formale; in futuro, la Fondazione adotterà infatti un modulo per la determinazione dei diritti finanziari, che dovrà essere firmato dall'Autorità abilitata a stipulare i contratti di assunzione. I fascicoli individuali contengono le informazioni indispensabili per la determinazione o il calcolo dei diritti concessi, fatti salvi il contratto di assunzione ed eventuali clausole di modifica, archiviate in un fascicolo diverso. Il trasferimento dei contratti ai fascicoli individuali, attualmente in corso, sarà completato entro la fine di luglio 2000. Il succitato modulo per la determinazione dei diritti finanziari verrà inoltre utilizzato per riesaminare sistematicamente, su base annua, la sussistenza delle motivazioni che giustificano la fruizione dei diritti concessi.