IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea C 182/3

ATTO DELL'AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE DELL'EUROJUST

del 23 giugno 2009

che stabilisce il proprio regolamento interno

(adottato all'unanimità nella riunione plenaria dell'autorità di controllo comune dell'Eurojust del 23 giugno 2009)

2010/C 182/03

L'AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE,

vista la decisione del Consiglio, del 28 febbraio 2002, che istituisce l'Eurojust per rafforzare la lotta contro le forme gravi di criminalità (qui di seguito decisione Eurojust) (1), modificata da ultimo il 16 dicembre 2008 in particolare l'articolo 23 (2),

considerando che le persone nominate dagli Stati membri conformemente all'articolo 23, paragrafo 1 della decisione Eurojust adottano il regolamento interno dell'autorità di controllo comune,

HA ADOTTATO IL SEGUENTE REGOLAMENTO INTERNO:

TITOLO I

FUNZIONI E COMPETENZE DELL'AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE

Articolo 1

Funzioni

L'autorità di controllo comune svolge le funzioni stabilite dall'articolo 17, paragrafo 4, lettera b), dell'articolo 19, paragrafo 8, e dall'articolo 23, paragrafi 1 e 7 della decisione Eurojust.

Articolo 2

Competenze

1. Nello svolgimento delle sue funzioni, l'autorità di controllo comune è dotata delle competenze conferitele dalla decisione Eurojust.

2. In particolare, l'autorità di controllo comune è autorizzata ad ottenere informazioni dall'Eurojust, ad ottenere l'accesso completo a tutti i documenti Eurojust sia su carta che in formato elettronico, nonché ad ottenere libero accesso in qualsiasi momento a tutti i locali dell'Eurojust. Ciò include l'informazione su hardware e software e l'accesso ai medesimi, ogniqualvolta sia necessario per lo svolgimento delle funzioni dell'autorità di controllo comune. Le modalità possono essere fissate in accordi tra l'autorità di controllo comune e il collegio dell'Eurojust.

TITOLO II

REGOLAMENTO INTERNO DELL'AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE

Articolo 3

Composizione

1. La presidenza dell'autorità di controllo comune è stabilita conformemente all'articolo 23, paragrafi da 1 a 5 della decisione Eurojust.

2. Il giudice nominato da uno Stato membro diventa membro permanente dopo essere stato eletto dalla riunione plenaria delle persone nominate dagli Stati membri in conformità del paragrafo 1 e rimane membro permanente per tre anni. Annualmente si tengono elezioni per la designazione di un membro permanente dell’autorità di controllo comune mediante scrutinio segreto. L'Autorità di controllo comune è presieduta dal membro che è al terzo anno di mandato dopo le elezioni. I membri permanenti possono essere rieletti.

3. Le persone nominate che desiderano essere elette presentano candidatura scritta al segretariato dell'autorità di controllo comune dieci giorni prima della riunione in cui si procederà all'elezione. In mancanza di candidati alle elezioni, si considerano elette la o le persone nominate con la maggiore anzianità di servizio finché un altro o altri candidati manifestino interesse ad assumere tale carica, purché tale interesse sia manifestato prima della riunione plenaria successiva. Si avvia in tal caso una procedura scritta conformemente all'articolo 6, paragrafo 7 del presente regolamento e il membro neoeletto assume per il tempo restante il mandato della persona nominata con la maggiore anzianità di servizio. Se nessun interesse è manifestato dalle persone nominate prima della riunione plenaria successiva, la persona nominato con la maggiore anzianità di servizio resta membro dell'autorità di controllo comune fino alla fine del mandato. Le persone nominate che non hanno presentato candidatura non sono considerate elette per più di un mandato con questa procedura. Se la persona nominata con la maggiore anzianità di servizio ha già assunto una volta il mandato di membro dell'autorità di controllo comune, in mancanza di candidati è considerata eletta la persona nominata con la seconda maggiore anzianità di servizio.

4. I membri dell'autorità di controllo comune sono indipendenti, non ricevono istruzioni nello svolgimento delle loro mansioni e sono soggetti soltanto alla legge. In particolare, essi non devono essere contemporaneamente membri di un altro organismo istituito secondo la decisione Eurojust o far parte del personale dell'Eurojust.

5. Il membro dell'autorità di controllo comune che non sia in grado, in circostanze eccezionali, di partecipare a una riunione può nominare un supplente rispondente ai criteri di cui all'articolo 23, paragrafo 1 della decisione Eurojust. I diritti e gli obblighi conferiti ai membri in virtù del presente regolamento interno sono pienamente applicabili ai supplenti.

6. In caso di conflitto di interessi, la persona interessata notifica tale interesse e non partecipa alle discussioni e alle decisioni sul caso e può, ove necessario, essere esclusa all'unanimità dei voti espressi a scrutinio segreto dai membri che partecipano alla riunione. La persona interessata viene ascoltata prima che si proceda all'esclusione, ma non partecipa alla decisione. Una persona che si ritiri o venga esclusa è sostituita dal suo supplente.

Articolo 4

Regime transitorio

1. Per iniziare i lavori conformemente alla procedura di cui all'articolo 23, paragrafo 3 della decisione Eurojust modificata, la prima riunione plenaria di persone nominate dagli Stati membri conformemente all'articolo 23, paragrafo 1 che si tiene in seguito all'entrata in vigore della presente decisione procede all'elezione di tre membri che sostituiscono quelli della troika in carica in quel momento.

2. Le persone nominate che desiderano essere elette presentano candidatura scritta al segretariato dell’autorità di controllo comune dieci giorni prima della riunione in cui si procederà all’elezione. I tre candidati con il più alto numero di voti all'elezione diventano membri permanenti.

3. La persona che ha ottenuto il maggior numero di voti rimane membro per tre anni e assume la presidenza durante il terzo anno del mandato; La persona che ha ottenuto il secondo maggior numero di voti rimane membro per due anni e assume la presidenza durante il secondo anno del mandato e la terza persona rimane membro per un anno e assume la presidenza per l'anno in corso.

4. Dopo questo primo ciclo si tengono elezioni a scadenza annuale conformemente all'articolo 3, paragrafi 2 e 3 del presente regolamento al fine di sostituire un membro ogni anno.

Articolo 5

Presidenza

1. La presidenza dell'autorità di controllo comune è stabilita conformemente all'articolo 23, paragrafo 3 della decisione Eurojust.

2. Il presidente rappresenta l'autorità di controllo comune e ne presiede le riunioni. Vigila sul corretto andamento dei lavori; convoca le riunioni dell'autorità di controllo comune e ne fissa il luogo, la data e l'ora. Apre e conclude le riunioni. Prepara l'ordine del giorno provvisorio e provvede all'esecuzione delle decisioni dell'autorità di controllo comune.

3. In assenza del presidente, il membro dell'autorità di controllo comune con la maggiore anzianità di servizio ne assume le funzioni.

4. L'autorità di controllo comune, su proposta del presidente, può nominare un relatore tra i propri membri al fine di preparare i lavori in merito a questioni specifiche. In caso d'urgenza, il presidente può procedere a tale nomina direttamente e informa senza indugio i membri dell'autorità di controllo comune.

5. Il collegio dell'Eurojust, i membri del personale dell'Eurojust o altre persone possono essere invitati ad assistere alle riunioni dell'autorità di controllo comune.

Articolo 6

Metodi di lavoro

1. L'autorità di controllo comune si riunisce secondo quanto previsto all'articolo 23, paragrafo 1, della decisione Eurojust. Il presidente dell'Eurojust, il collegio, e il direttore amministrativo, o il responsabile della protezione dei dati possono proporre punti da mettere all'ordine del giorno.

2. Ad eccezione dei casi ritenuti urgenti dal presidente, la notifica della convocazione della riunione deve giungere almeno due settimane prima della riunione e ad essa sono acclusi l'ordine del giorno provvisorio e i documenti necessari per la riunione, a meno che la natura dei documenti stessi non lo consenta. L'ordine del giorno definitivo è adottato all'inizio di ogni riunione.

3. Le riunioni dell'autorità di controllo comune sono valide solo se vi partecipano almeno due dei membri permanenti. Le decisioni sono adottate secondo quanto previsto all'articolo 23, paragrafo 6 della decisione Eurojust.

4. Conformemente all'articolo 23, paragrafo 11 della decisione Eurojust, le riunioni dell'autorità di controllo comune non sono pubbliche.

5. L'autorità di controllo comune si riunisce sulla base di documenti e progetti redatti in una lingua ufficiale dei suoi membri. Tuttavia, un membro ha il diritto di chiedere una traduzione nella propria lingua.

6. L'autorità di controllo comune contatta, ove opportuno, il responsabile della protezione dei dati dell'Eurojust.

7. Le decisioni dell'autorità di controllo comune possono essere adottate tramite procedura scritta, se tale procedura è stata approvata da tutti i membri. In casi urgenti il presidente è autorizzato a ricorrere alla procedura scritta. In entrambi i casi il presidente trasmette un progetto di decisione ai membri dell'autorità di controllo comune. Se i membri non si oppongono al progetto di decisione entro un termine stabilito dal presidente e non inferiore a 14 giorni dalla notifica, la proposta è considerata adottata. Se, entro cinque giorni lavorativi dalla notifica del progetto di decisione, un membro chiede un dibattito orale in sede di autorità di controllo comune, la procedura scritta è sospesa.

Articolo 7

Controlli in loco ed esperti

1. Nell'ambito delle competenze conferitele dall'articolo 23, paragrafo 1 della Decisione Eurojust, l'autorità di controllo comune può eseguire controlli sulla protezione dei dati presso l'Eurojust.

2. L'autorità di controllo comune può nominare uno o più membri incaricati di eseguire questi controlli. Tali membri possono essere assistiti da esperti, nel modo ritenuto appropriato dall'autorità di controllo comune. Gli esperti provengono dalle autorità di controllo nazionali o da organismi delle amministrazioni pubbliche, tranne nel caso in cui siffatti esperti non siano disponibili. Tutti gli esperti devono soddisfare i requisiti di sicurezza in vigore secondo il rispettivo diritto nazionale e le rispettive norme dell'Eurojust.

3. Il segretariato dell'autorità di controllo comune può contare sulla competenza del segretariato istituito dalla decisione 2000/641/GAI del Consiglio (3).

4. Per motivi di urgenza, il presidente può procedere alla nomina di tali membri ed esperti direttamente. In questo caso ne informa senza indugio i membri dell'autorità di controllo comune.

5. I membri dell'autorità di controllo comune incaricati di effettuare un controllo riferiscono alla medesima in merito ai risultati della loro attività.

Articolo 8

Procedura in caso di violazioni

Se l'autorità di controllo comune constata violazioni delle disposizioni della decisione Eurojust per quanto riguarda la memorizzazione, il trattamento o l'uso dei dati di carattere personale, ne informa l'Eurojust e chiede una risposta entro un termine stabilito. La mancata esecuzione di una decisione dell'autorità di controllo comune adottata in base al presente regolamento interno è considerata una violazione della decisione Eurojust. Le decisioni dell'autorità di controllo comune sono pertanto definitive e vincolanti per l'Eurojust.

Articolo 9

Verbale

Di ogni riunione dell'autorità di controllo comune è redatto un verbale. Il progetto di verbale è preparato dal segretariato sotto la direzione del presidente e sottoposto all'autorità di controllo comune per l'adozione nella successiva riunione. Ciascun partecipante ha il diritto di proporre modifiche al progetto di verbale.

Articolo 10

Relazione di attività

1. L'autorità di controllo comune presenta al Consiglio una relazione annuale di attività conformemente all'articolo 23, paragrafo 12 della decisione Eurojust. Tale relazione è redatta nel primo semestre di ogni anno per l'anno precedente. Almeno un mese prima che tale relazione sia trasmessa al Consiglio, l'Eurojust ha la possibilità di esprimere un parere che è allegato alla relazione.

2. L'autorità di controllo comune decide di pubblicare o meno la relazione di attività e, nel primo caso, decide in merito alle modalità della pubblicazione.

TITOLO III

NORME PROCEDURALI AGGIUNTIVE IN MATERIÀ DI RICORSI

Articolo 11

Funzioni dell'autorità di controllo comune

1. L'autorità di controllo comune esamina i ricorsi ai sensi dell’articolo 23, paragrafo 7 della decisione Eurojust.

2. L'autorità di controllo comune adotta decisioni in merito alle questioni di cui al paragrafo 1.

Articolo 12

Membri ad hoc

1. Se in seno all'autorità di controllo comune non è rappresentato alcun membro dello Stato membro da cui originano i dati personali oggetto del ricorso, la persona nominata da tale Stato membro conformemente all'articolo 23, paragrafi da 1 a 3 della decisione Eurojust funge da membro ad hoc in seno all'autorità di controllo comune per la durata dell'esame del ricorso.

2. I diritti e gli obblighi conferiti ai membri in virtù del presente regolamento interno sono pienamente applicabili ai membri ad hoc.

Articolo 13

Rappresentanza

Il ricorrente può essere assistito o rappresentato da un avvocato o da un altro consulente. L'autorità di controllo comune può decidere di escludere dal procedimento un avvocato o un consulente in caso di comportamento gravemente scorretto. In caso di esclusione il presidente fissa un termine per consentire alla parte interessata di designare un altro avvocato o consulente; il procedimento è sospeso fino alla scadenza di tale termine. L'avvocato o il consulente esibisce, su richiesta dell'autorità di controllo comune, il mandato conferitogli dal ricorrente.

Articolo 14

Lingue

1. I lavori si svolgono in una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea. Il ricorrente sceglie la lingua ufficiale del procedimento. Questa è usata nelle dichiarazioni orali e nei documenti scritti delle parti, nonché nei verbali e nelle decisioni dell'autorità di controllo comune.

2. I documenti redatti in una lingua diversa da quella del procedimento sono corredati di una traduzione in tale lingua. In caso di documenti molto lunghi, la traduzione può limitarsi a estratti o sunti. L'autorità di controllo comune può richiedere in qualsiasi momento, in virtù delle sue competenze o su richiesta di una delle parti, una traduzione completa.

3. Se necessario, i servizi di interpretazione e traduzione sono forniti a ogni membro dell'autorità di controllo comune e alle parti. Le decisioni dell'autorità di controllo comune sono tradotte in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea.

4. Qualora il ricorrente non conosca alcuna lingua ufficiale delle istituzioni dell'Unione europea, la denuncia può essere presentata in un'altra lingua. Il ricorrente è tenuto a presentare un sunto in una delle lingue ufficiali. Il presidente o il relatore fa tradurre la denuncia nella lingua scelta.

Articolo 15

Istruzione del procedimento

1. Il ricorso è introdotto mediante denuncia scritta depositata presso il segretariato dell'autorità di controllo comune entro trenta giorni dal ricevimento della decisione dell'Eurojust.

2. Il ricorrente espone i motivi del ricorso. Nella denuncia devono risultare chiari l'identità del ricorrente, l'oggetto del ricorso e le motivazioni. La denuncia è corredata dell'eventuale documentazione giustificativa disponibile. Il ricorrente può ritirare la denuncia in qualsiasi momento.

3. Il segretariato notifica l'avvenuto ricevimento della denuncia entro quattro settimane e fornisce informazioni generali sullo svolgimento futuro del procedimento.

4. Se la denuncia non soddisfa i requisiti previsti, il segretariato invita il ricorrente a rettificare eventuali omissioni entro quattro settimane.

5. L'autorità di controllo comune respinge, su proposta del presidente o del relatore, i ricorsi che non soddisfano i requisiti stabiliti.

Articolo 16

Esame preliminare

1. Se la denuncia soddisfa i requisiti stabiliti, è esaminata dell'autorità di controllo comune.

2. Copia della denuncia è trasmessa all'Eurojust affinché comunichi le proprie osservazioni, che sono presentate entro quattro settimane prorogabili di altre due settimane.

3. L'autorità di controllo comune può chiedere al collegio dell'Eurojust di nominare un rappresentante per il ricorso. Il ricorrente è informato della decisione. Copia delle osservazioni del ricorrente è in tal caso trasmessa ai membri nazionali in questione affinché, entro quattro settimane prorogabili di altre due settimane, possano presentare le proprie osservazioni.

4. Una volta ricevute le osservazioni o scaduti i termini, l'autorità di controllo comune dispone di tre mesi per esaminare la denuncia.

Articolo 17

Informazioni supplementari

1. L'autorità di controllo comune può chiedere al ricorrente, all'Eurojust, o ad altri organi di fornirle informazioni, elementi di prova o osservazioni. Le parti hanno il diritto di presentare all'autorità di controllo comune suggerimenti riguardo all'assunzione delle prove o di chiedere l'ammissione degli elementi di prova. L'autorità di controllo comune esamina attentamente tali suggerimenti e ne decide l'ammissione nella misura necessaria all'esame del caso.

2. L'autorità di controllo comune può anche decidere di effettuare ispezioni in loco presso l'Eurojust. Si applica parimenti l'articolo 6. In tal caso il ricorrente o il suo consulente sono informati dell'esito delle ispezioni.

Articolo 18

Accesso agli atti del procedimento

1. Tutte le parti hanno, se lo desiderano, accesso agli atti del procedimento e possono chiedere al segretariato dell'autorità di controllo comune di fornire loro, a proprie spese, estratti o fotocopie. L'accesso è negato qualora ricorra uno dei motivi di cui all'articolo 19, paragrafo 4 della decisione Eurojust o per proteggere i diritti e le libertà di terzi.

2. L'Eurojust può indicare in quale misura le informazioni da esso fornite non debbano essere messe a disposizione del ricorrente, specificando le ragioni di tale limitazione. L'autorità di controllo comune può chiedere ulteriori motivazioni. Se l'autorità di controllo comune ritiene accettabili tali motivazioni, le informazioni in questione non sono trasmesse. L'autorità di controllo comune può decidere diversamente solo in assenza di motivi accettabili. In tal caso l'autorità di controllo comune può chiedere che un sunto sia messo a disposizione del ricorrente o che gli siano fornite talune informazioni.

Articolo 19

Audizioni

1. Le parti, qualora ne facciano richiesta, sono sentite dall'autorità di controllo comune. L'autorità di controllo comune informa debitamente le parti del loro diritto di essere sentite. Tale diritto si esercita per iscritto. L'autorità di controllo comune può decidere di ricorrere a un'audizione orale su richiesta di una delle parti del procedimento, nella misura ritenuta necessaria per l'esame del caso. L'autorità di controllo comune informa debitamente le parti del loro diritto di chiedere un'audizione. Tutte le parti sono informate a tempo debito dell'audizione orale e hanno il diritto di presenziarvi.

2. L'audizione è pubblica a meno che l'autorità di controllo comune decida, d'ufficio o su richiesta di una delle parti, di escludere totalmente o parzialmente il pubblico qualora lo rendano necessario motivi di pubblica sicurezza, in particolare i motivi di cui all'articolo 19, paragrafo 4, della decisione Eurojust, o la tutela della vita privata di una persona, oppure nella misura strettamente necessaria, a giudizio dell'autorità di controllo comune, in particolari circostanze in cui la pubblicità potrebbe recare pregiudizio alla corretta decisione del ricorso. Se l'Eurojust richiede di non ammettere il pubblico, l'autorità di controllo comune può decidere diversamente solo in assenza dei motivi menzionati nella prima frase.

3. L'autorità di controllo comune può decidere, su richiesta di una parte o di propria iniziativa, di sentire una parte senza la presenza di terzi, se è necessario per assicurare il corretto funzionamento dell'Eurojust, per tutelare la sicurezza di uno Stato membro o per proteggere gli interessi del ricorrente o di un terzo. Le parti assenti sono informate dei lavori svolti in loro assenza.

Articolo 20

Audizione di testimoni ed esperti

1. L'autorità di controllo comune può decidere, su richiesta di una parte o di propria iniziativa, di sentire testimoni. Tutte le parti e i testimoni interessati sono informati a tempo debito dell'audizione. Si applica altresì l'articolo 19, paragrafi 2 e 3.

2. I testimoni convocati dall'autorità di controllo comune hanno diritto al rimborso delle spese di viaggio e di alloggio conformemente con la norma pertinente applicabile al personale dell'Eurojust e ad una compensazione per il mancato guadagno nella misura ritenuta equa dell'autorità di controllo comune. Essi possono ricevere i necessari anticipi.

3. I membri dell'autorità di controllo comune possono interrogare i testimoni. Con l'autorizzazione del presidente, le parti possono interrogare i testimoni. Prima dell'inizio dell'audizione, il presidente rammenta ai testimoni che sono tenuti a dire la verità. Il testimone ha il diritto di rifiutarsi di rispondere alle domande.

4. L'autorità di controllo comune può nominare esperti, definirne i compiti e il diritto ad un compenso. L'autorità di controllo comune può decidere di sentire gli esperti. Si applicano inoltre le regole relative all'audizione dei testimoni.

Articolo 21

Dichiarazioni conclusive

Prima di prendere una decisione definitiva, l'autorità di controllo comune invita tutte le parti a presentare dichiarazioni conclusive.

Articolo 22

Verbale dei procedimenti di ricorso

1. L'autorità di controllo comune redige un verbale dei procedimenti di ricorso che rispecchia l'andamento di ogni audizione e le dichiarazioni rilasciate nel corso della stessa. Le parti possono richiedere che taluni documenti o talune dichiarazioni siano inclusi, integralmente o in parte, nel verbale. Il verbale è firmato dal presidente, trasmesso alle parti e allegato agli atti del procedimento. Nei casi di cui all'articolo 19, paragrafo 2 o all'articolo 20, paragrafo 1, l'autorità di controllo comune impone alcune limitazioni.

2. L'articolo 9 si applica altresì a tutte le riunioni dell'autorità di controllo comune alle quali le parti non partecipano.

Articolo 23

Decisioni e riservatezza

1. Le decisioni sono adottate a maggioranza semplice dei membri presenti alla riunione, salvo che il presente regolamento disponga diversamente. In caso di parità, prevale il voto del presidente. Tutti coloro che prendono parte alla decisione definitiva devono aver partecipato ad una audizione, qualora ve ne sia stata una.

2. Le deliberazioni rimangono riservate.

3. Nella decisione definitiva dell'autorità di controllo comune possono figurare i nomi delle parti e dei loro rappresentanti, i nomi dei membri dell'autorità di controllo comune che hanno partecipato alla decisione stessa, la data nella quale è pronunciata, la parte dispositiva, una breve esposizione dei fatti del caso e le motivazioni. La decisione è notificata alle parti e resa pubblica.

Articolo 24

Notifiche

Le notifiche e le altre comunicazioni alle parti, ai testimoni e agli esperti sono trasmesse con mezzi tali da garantire che i destinatari siano debitamente informati e che, se necessario, ciò possa essere verificato.

Articolo 25

Spese

1. L'autorità di controllo comune decide in merito alle spese del procedimento nella sua decisione definitiva. Il procedimento dinanzi all'autorità di controllo comune è gratuito. In caso di proposizione del ricorso, le spese necessarie sostenute dal ricorrente per la presentazione e il procedimento sono imputate, interamente o in parte, all'Eurojust, nella misura ritenuta equa dall'autorità di controllo comune.

2. Al ricorrente che non sia in grado di sostenere in tutto o in parte le spese del procedimento può essere concesso in qualsiasi momento, su richiesta, un contributo per coprire tali spese. All'atto della presentazione della domanda il ricorrente acclude i documenti attestanti il suo stato di necessità. L'autorità di controllo comune può revocare in qualsiasi momento il contributo, qualora i requisiti in base ai quali è stato concesso mutino nel corso del procedimento. In caso di approvazione del contributo, le spese sono imputate alla linea di bilancio dell'autorità di controllo comune. Se ciò è giustificato, la decisione definitiva può prescrivere ad una parte di restituire al bilancio dell'Eurojust gli anticipi concessi. Nel presentare la domanda il ricorrente dichiara di acconsentire al pagamento delle spese, ove prescritto dalla decisione definitiva.

Articolo 26

Giusto processo

Nei casi non contemplati dal presente regolamento interno, l'autorità di controllo comune provvede a che lo svolgimento del procedimento sia conforme ai principi generali del giusto processo.

TITOLO IV

PAESI TERZI/PARTI TERZE

Articolo 27

Magistrati di collegamento distaccati dall’Eurojust in paesi terzi

1. L'Eurojust informa sistematicamente l'autorità di controllo comune dell'intenzione di avviare negoziati con un paese terzo riguardo al distacco di un magistrato di collegamento Eurojust in tale paese. L'autorità di controllo comune, se lo desidera, invia osservazioni all'Eurojust in merito.

2. Per poter seguire le attività dei magistrati di collegamento distaccati dall'Eurojust conformemente alle disposizioni dell'articolo 27bis, paragrafo 5 della decisione Eurojust modificata, l'autorità di controllo comune riceve altresì le relazioni che tali magistrati trasmettono al collegio dell'Eurojust ed altre informazioni pertinenti.

3. Gli accordi con i paesi terzi riguardanti il distacco dei magistrati di collegamento in paesi terzi prevede il diritto di accesso dell'autorità di controllo comune ai dati e ai locali occupati dalla persona distaccata dall'Eurojust nel paese terzo.

TITOLO V

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 28

Segretariato

1. Nello svolgimento delle sue mansioni l'autorità di controllo comune è assistita da un segretariato situato presso la sede dell'Eurojust. Il segretariato è un organo permanente, i cui membri sono assunti unicamente in base alla competenza. I membri agiscono esclusivamente nel vero interesse dell'autorità di controllo comune, sono totalmente indipendenti dall'Europol e non accettano istruzioni da nessun altra autorità. Le assegnazioni del personale del segretariato avvengono su proposta dell'autorità di controllo comune. I membri del personale del segretariato non svolgono altre attività lavorative senza l'autorizzazione del presidente dell'autorità di controllo comune.

2. Nell'espletamento di tali funzioni il segretariato è posto sotto la direzione del presidente dell'autorità di controllo comune in base alle norme stabilite da detta autorità. Il segretariato tiene un registro dei ricorsi e di ogni altro documento.

3. Il Segretariato assicura inoltre che gli obblighi di cui all'articolo 25 della Decisione Eurojust siano rispettati nei lavori dell'autorità di controllo comune.

4. Il segretariato dell'autorità di controllo comune può contare sulla competenza del segretariato istituito dalla decisione 2000/641/GAI del Consiglio.

Articolo 29

Riservatezza

1. I membri dell'autorità di controllo comune, gli esperti e i membri del segretariato sono tenuti a trattare in maniera riservata le informazioni di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito della loro attività, a meno che il corretto svolgimento delle loro mansioni richieda altrimenti. Tale obbligo sussiste anche dopo la cessazione dall'incarico.

2. All'atto della nomina, i membri dell'autorità di controllo comune, gli esperti e i membri del segretariato dichiarano di accettare detti obblighi.

3. In caso di violazione dell'obbligo di riservatezza, un membro dell'autorità di controllo comune può essere sospeso con voto unanime espresso a scrutinio segreto dai membri che partecipano a una riunione dell'autorità di controllo comune. L'interessato è ascoltato prima che sia presa la decisione, ma non partecipa alla stessa.

Articolo 30

Bilancio e spese

1. Il Segretariato prepara il progetto di bilancio annuale da sottoporre al segretariato dell'autorità di controllo comune; una volta approvato, il progetto è trasmesso al collegio.

2. L'autorità di controllo comune decide circa l'erogazione dei fondi di bilancio ad essa destinati, che sono amministrati dal segretariato, conformemente al regolamento finanziario dell'Eurojust.

3. Le spese dell'autorità di controllo comune, comprese le spese per i membri necessarie al corretto esercizio delle loro funzioni, sono a carico della linea di bilancio dell'autorità di controllo comune.

Articolo 31

Modifica del regolamento interno

Le modifiche del presente regolamento interno sono adottate secondo la procedura di cui all'articolo 23, paragrafo 9 della decisione Eurojust.

Articolo 32

Accesso pubblico ai documenti

1. Qualsiasi persona fisica o giuridica ha diritto d'accesso ai documenti dell'autorità di controllo comune, secondo i principi, le condizioni e le limitazioni definite nel presente articolo.

2. Il presente articolo riguarda tutti i documenti detenuti dall'autorità di controllo comune, vale a dire i documenti elaborati o ricevuti dalla medesima e che si trovino in suo possesso.

3. Fatti salvi i paragrafi 4 e 5 del presente articolo, i documenti sono resi accessibili al pubblico su domanda scritta ovvero direttamente, in formato elettronico.

4. L'autorità di controllo comune rifiuta l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

a) l'interesse pubblico, in ordine: — alla sicurezza pubblica e alle indagini giudiziarie, — alla difesa e alle questioni militari, — alle relazioni internazionali, — alla politica finanziaria, monetaria o economica della Comunità o di uno Stato membro, — all'esecuzione delle mansioni dell'Eurojust intese a rafforzare la lotta contro le forme gravi di criminalità, — alle indagini nazionali cui l'Eurojust collabora.

b) la vita privata e l'integrità dell'individuo, in particolare in conformità alle norme sulla protezione dei dati personali.

5. L'autorità di controllo comune rifiuta l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

— interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, ivi compresa la proprietà intellettuale,

— procedure giurisdizionali e la consulenza legale,

— obiettivi delle attività ispettive, di indagine e di revisione contabile, a meno che non vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

6. L'accesso a un documento elaborato per uso interno dall'autorità di controllo comune o da essa ricevuto, relativo ad una questione su cui la stessa non abbia ancora adottato una decisione, è rifiutato se la divulgazione del documento pregiudica gravemente il processo decisionale, a meno che non vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

L'accesso a un documento contenente riflessioni per uso interno facenti parte di discussioni e consultazioni preliminari in seno all'autorità di controllo comune è rifiutato anche una volta adottata la decisione, se la divulgazione del documento pregiudica seriamente il processo decisionale dell'autorità di controllo comune, a meno che non vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

7. Per quanto concerne i documenti di terzi, l'autorità di controllo comune consulta il terzo al fine di valutare se è applicabile una delle eccezioni di cui al paragrafo 4 o 5, a meno che non sia chiaro che il documento deve o non deve essere divulgato. Uno Stato membro può chiedere all'autorità di controllo comune che non sia divulgato un documento proveniente da quello Stato membro senza previa autorizzazione.

8. Se solo alcune parti del documento richiesto sono interessate da una delle eccezioni, le parti restanti del documento sono divulgate.

9. Le domande di accesso a un documento sono presentate in forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue ufficiali e sono formulate in modo sufficientemente preciso da consentire all'autorità di controllo comune di identificare il documento in oggetto. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

10. Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, l'autorità di controllo comune chiede al richiedente di chiarirla e lo assiste in tale compito.

11. Nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, l'autorità di controllo comune può contattare informalmente il richiedente onde trovare una soluzione equa.

12. L'autorità di controllo comune fornisce informazioni e assistenza ai cittadini sulle modalità e sul luogo di presentazione delle domande di accesso ai documenti.

13. Le domande di accesso ai documenti sono trattate prontamente. Al richiedente è inviato un avviso di ricezione. Entro 30 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, il presidente dell'autorità di controllo comune concede l'accesso al documento richiesto e fornisce l'accesso ai sensi del paragrafo 15 del presente articolo entro tale termine, oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale e informa il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma ai sensi del paragrafo 14 del presente articolo.

14. Nel caso di un rifiuto totale o parziale, il richiedente può, entro 30 giorni lavorativi dalla ricezione della risposta dell'autorità di controllo comune, chiedere alla stessa di rivedere la sua posizione, presentando una domanda di conferma.

15. L'accesso ai documenti avviene mediante consultazione in loco oppure tramite rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile, una copia elettronica, in base alla preferenza del richiedente. Il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente. L’onere non supera il costo effettivo della produzione e dell'invio delle copie. La consultazione in loco, la riproduzione di meno di 20 pagine di formato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica sono gratuiti.

16. Se un documento è già stato divulgato dall’autorità di controllo comune, dall'Eurojust o da altre istituzioni ed è facilmente accessibile al richiedente, l'autorità di controllo comune può soddisfare l'obbligo di concedere l'accesso ai documenti informando il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto.

17. I documenti sono forniti in una versione e in un formato già esistenti, tenendo pienamente conto della preferenza espressa dal richiedente.

Articolo 33

Valutazione

Il presente regolamento interno è valutato dall'autorità di controllo comune entro un periodo da uno a tre anni dall'entrata in vigore, alla luce dell'esperienza acquisita.

Articolo 34

Entrata in vigore del regolamento interno

Il presente regolamento interno entra in vigore il giorno successivo a quello dell'adozione a norma dell'articolo 23, paragrafo 9 della decisione Eurojust.

L'Aia, 23 giugno 2009. Per l'autorità di controllo comune Il presidente Josef RAKOVSKÝ

(1) GU L 63 del 6.3.2002, pag. 1.

(2) GU L 138 del 4.6.2009, pag. 14.

(3) Decisione 2000/641/GAI del Consiglio, del 17 ottobre 2000, che istituisce un segretariato delle autorità di controllo comuni preposte alla protezione dei dati istituite dalla convenzione che istituisce un ufficio europeo di polizia (convenzione Europol), dalla convenzione sull’uso dell’informatica nel settore doganale e dalla convenzione di applicazione dell’accordo di Schengen relativo all’eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni (convenzione di Schengen) (GU L 271 del 24.10.2000, pag. 1).