Relazione sul rendiconto finanziario dell'Osservatorio Europeo delle droghe e delle tossicodipendenze (OEDT- Lisbona) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997, corredata della risposta dell'Osservatorio



Gazzetta ufficiale n. C 406 del 28/12/1998 pag. 0043 - 0048



RELAZIONE sul rendiconto finanziario dell'Osservatorio Europeo delle droghe e delle tossicodipendenze (OEDT-Lisbona) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997, corredata della risposta dell'Osservatorio (98/C 406/08) 1.1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze, conformemente all'articolo 11, paragrafo 11, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio (1). 1.2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze relativo all'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997. Conformemente all'articolo 11, paragrafo 8, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario (2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne stabilite dall'articolo 11, paragrafo 12, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, modificato dall'articolo 1 del regolamento (CE) n. 3294/94 (3) del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea. 1.3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha peraltro esaminato i documenti contabili e attuato le altre procedure di controllo ritenute necessarie a seconda del caso. Il giudizio espresso dalla Corte poggia sui risultati di questo controllo. 1.4. Le osservazioni che figurano ai paragrafi 1.6, 1.7, 1.8 e 1.11 dimostrano l'esistenza di procedure che non rispettano le disposizioni regolamentari. 1.5. Con riserva degli aspetti menzionati al paragrafo 1.4, l'esame consente alla Corte di affermare che i conti per l'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1997 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari. PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'OSSERVATORIO EUROPEO DELLE DROGHE E DELLE TOSSICODIPENDENZE PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1997 Contabilità di bilancio e generale 1.6. La contabilità di bilancio è tuttora tenuta a mezzo di una tabella (formato Excel) anziché di un apposito software. L'utilizzo di una tabella è già stato criticato negli esercizi precedenti; potrebbero essere apportate modifiche senza lasciare alcuna traccia (traccia del controllo). È in tal modo che la presentazione dell'esecuzione del bilancio al 30 settembre 1997, nella versione di cui la Corte ha preso visione in occasione di un controllo in loco effettuato nel dicembre 1997, ha subito modifiche nel rendiconto finanziario di fine esercizio. Alcuni importi sono stati modificati, aggiunti o annullati direttamente invece di formare oggetto, in una data successiva, di una scrittura di rettifica degli eventuali errori. Tale prassi è contraria al principio fondamentale dell'intangibilità delle scritture contabili. L'OEDT, per di più, non ha ancora inviato i documenti giustificativi riguardanti le modifiche in oggetto. 1.7. La relazione della Corte relativa al rendiconto finanziario dell'Osservatorio per l'esercizio 1996 (4) comportava una riserva relativa a taluni lavori di sistemazione della sede finanziati fuori bilancio nonché una riserva su 0,04 Mio ECU imputati al bilancio e 0,1 Mio ECU ripartiti in varie voci di bilancio. Dato che l'Osservatorio non ha finora presentato documenti giustificativi soddisfacenti relativi alla totalità di tali saldi, la riserva formulata dalla Corte sul rendiconto finanziario per l'esercizio 1996 non può ancora essere sciolta. 1.8. Alla fine dell'esercizio, un importo di 1,82 Mio ECU figurava sul conto «storni in corso». In occasione dei controlli della Corte, l'Osservatorio non ha prodotto le note di debito della banca in merito a una parte di questi pagamenti, per un importo totale di 0,36 Mio ECU (di cui 0,05 Mio ECU erano già in sospeso nel gennaio 1997). I raffronti dei saldi bancari non vengono effettuati in modo soddisfacente. Contratti e CCAC 1.9. Una considerevole parte dei contratti controllati è stata stipulata mediante trattativa privata e licitazione ristretta. L'OEDT dovrebbe fare ricorso con maggiore frequenza alla procedura di gara pubblica. Cassa di anticipi 1.10. L'OEDT, nonostante gli sforzi compiuti nel corso degli scorsi anni, continua ancora ad effettuare una notevole parte delle proprie spese mediante la cassa di anticipi. L'importo dei pagamenti effettuati attraverso la cassa di anticipi raggiunge il 36 %, vale a dire 2,4 Mio ECU, dei pagamenti dell'esercizio (6,7 Mio ECU). Le regolarizzazioni dei pagamenti effettuati attraverso la cassa di anticipi dovrebbero essere accompagnate da una sintesi (vistata dall'ordinatore e dal controllore finanziario) delle imputazioni da effettuare a ciascuna voce di bilancio. Sede 1.11. Nel 1995, il governo portoghese ha versato una sovvenzione di 0,61 Mio ECU all'Osservatorio per la sistemazione della propria sede. La sovvenzione e gli interessi bancari che ha maturato sono stati spesi integralmente fuori bilancio. Questa prassi, non conforme alle disposizioni del regolamento finanziario, è già stata criticata nelle relazioni precedenti della Corte. Vista peraltro l'insufficienza della sovvenzione per far fronte al costo complessivo dei lavori intrapresi, l'Osservatorio ne ha finanziato una parte (0,2 Mio ECU nel 1996 e 0,1 Mio ECU nel 1997) con fondi propri, pure fuori bilancio. L'Osservatorio ha pertanto effettuato spese fuori bilancio per 0,3 Mio ECU, sottoposte all'approvazione del controllore finanziario solo in occasione della regolarizzazione finale. La CCAC ha formulato unicamente un parere sulla scelta dei contraenti, all'inizio dei lavori (1995). Altre osservazioni 1.12. L'articolo 16 del regolamento finanziario sancisce il principio della separazione delle funzioni di ordinatore e contabile. Presso l'Osservatorio, il servizio contabile assicura la preparazione delle proposte di impegno e degli ordini di pagamento. Le procedure di controllo interno sono insufficienti e dovrebbero essere rese più efficaci, soprattutto allo scopo di evitare i doppi pagamenti, constatati nel corso del controllo. L'articolo 13 del regolamento finanziario dell'Osservatorio dispone la pubblicazione del bilancio sulla Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Ciò non è avvenuto. I saldi dei conti IVA che figurano nel bilancio finanziario non sono corretti. La sorveglianza contabile non è efficace. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 5 novembre 1998. Per la Corte dei conti Bernhard FRIEDMANN Presidente Tabella 1 Bilancio finanziario relativo agli esercizi 1996 e 1997 >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Fonte: Presentazione elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dall'Osservatorio. >SPAZIO PER TABELLA> (1) GU L 36 del 12.2.1993, pag. 6. (2) Conformemente all'articolo 11, paragrafo 10, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, il rendiconto di tutte le entrate e le spese dell'Osservatorio relativo all'esercizio finanziario 1997 è stato stabilito il 16 aprile 1998 e successivamente trasmesso al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio, alla Commissione ed alla Corte dei conti. Tale rendiconto è pervenuto alla Corte il 17 aprile 1998. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione. (3) GU L 341 del 30.12.1994, pag. 7. (4) GU C 393 del 29.12.1997, pag. 35. (5) L'importo corrisponde a quello dell'attivo immobilizzato e delle scorte, senza considerare la sistemazione effettuata (circa 1 Mio ECU). RISPOSTA DELL'OSSERVATORIO Paragrafi 1.1 - 1.5 L'OEDT prende atto delle osservazioni della Corte dei conti. L'Osservatorio ha preso o si accinge a prendere tutte le misure necessarie per correggere le anomalie specifiche rilevate dalla Corte (cfr. le risposte dettagliate fornite in appresso relative ai vari paragrafi) e si compiace che i suoi conti per l'esercizio 1997 siano stati giudicati affidabili e le relative operazioni, nel complesso, legittime e regolari. Paragrafo 1.6 La decisione di avvalersi del programma informatico Excel, utilizzato finora, è stata presa a causa della mancanza assoluta di un'alternativa percorribile. Tale programma è uno strumento di grande praticità, è ampiamente utilizzato ed è economico. L'OEDT si è associato alla Commissione europea e alle altre agenzie per la messa a punto di un software adattato alle sue esigenze e auspica che tale iniziativa, alla quale contribuisce, si riveli all'altezza delle aspettative. Riguardo alla configurazione del sistema Excel, nel 1997 si sono effettivamente verificati sette errori materiali (su un totale di diverse migliaia di operazioni di bilancio) nella contabilità, i quali sono stati rettificati manualmente prima della fine dell'esercizio. Tali errori sono stati individuati alla fonte dall'OEDT e tutte le spiegazioni e i relativi documenti giustificativi sono tenuti a disposizione della Corte dei conti. È tuttavia opportuno precisare che per le operazioni di contabilità generale si utilizza un software specifico, denominato Cubic, che non consente il tipo di modifiche o correzioni citato dalla Corte dei conti e garantisce pertanto l'intangibilità delle scritture contabili. Paragrafo 1.7 Questo paragrafo della relazione della Corte dei conti verte su operazioni che sono state regolarizzate alla fine dell'esercizio 1996. I documenti giustificativi sono stati messi a disposizione della Corte nel 1997 e nel 1998 e quest'ultima ha essa stessa riconosciuto di aver potuto chiarire una parte dei saldi in questione attraverso l'esame dei suddetti documenti. L'OEDT rimane a disposizione della Corte per un esame maggiormente approfondito delle operazioni residue sulle quali essa potrebbe ancora ritenere necessarie ulteriori delucidazioni. Paragrafo 1.8 Le note di debito non possono esistere fino a quando le relative domande di pagamento non sono state presentate dai beneficiari. Al 31 dicembre 1997 figurava effettivamente un saldo di 89 storni in corso, non ancora regolarizzati (di cui 69 nel quadro della cassa di anticipi), per un importo complessivo di 362 736 ECU. Tali operazioni erano già state in gran parte saldate al 30 settembre 1998 e l'OEDT si impegna a regolarizzarle integralmente entro il 31 dicembre 1998. I saldi bancari sono raffrontati su base mensile e debitamente controllati. I relativi documenti sono tenuti a disposizione della Corte dei conti. Paragrafo 1.9 Nel corso dell'esercizio 1997, l'OEDT ha stipulato in totale 47 contratti, di cui 28 mediante bando di gara (60 % del totale), 17 per trattativa privata (36 % del totale) e 2 mediante modulo di ordinazione all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee (4 % del totale), nell'ambito dell'accordo quadro concluso con quest'ultimo. Questi risultati possono essere ulteriormente migliorati, ma è opportuno notare che l'OEDT ha preso nel frattempo diverse misure (inviti alla manifestazione d'interesse, pubblicità ecc.) per tentare di ampliare un mercato di per sé estremamente ristretto - a causa in particolare della sua elevata specializzazione tecnica - e pertanto non assimilabile ad un mercato commerciale di tipo tradizionale. Paragrafo 1.10 La Corte dei conti osserva a giusto titolo che l'importo dei pagamenti effettuati attraverso la cassa di anticipi ha raggiunto il 36 % dei pagamenti dell'esercizio 1997. Tale percentuale può sembrare elevata, ma costituisce tuttavia una riduzione significativa rispetto all'esercizio precedente. A titolo di esempio, infatti, a decorrere dal 1997 le retribuzioni non sono più versate mediante la cassa di anticipi, sebbene la regolamentazione lo consenta. L'OEDT opererà per un consolidamento di questa tendenza nel corso dei prossimi anni. Paragrafo 1.11 La Corte dei conti riprende in tale paragrafo un'osservazione contenuta nella propria relazione relativa all'esercizio 1996. L'OEDT ha già riconosciuto, nelle proprie risposte alla relazione della Corte dei conti dell'anno precedente, che sarebbe stato più corretto integrare le spese in questione nel bilancio. Il consiglio di amministrazione dell'OEDT del 29 e 30 giugno 1995 ha accettato la sovvenzione del governo portoghese e ha stabilito la procedura di utilizzazione di tali stanziamenti. Il controllo finanziario ha concesso la propria approvazione ex ante all'imputazione fuori bilancio ed ex post alla regolarizzazione delle spese. La CCAC ha effettivamente espresso un parere favorevole sulla scelta dei contraenti incaricati dell'esecuzione dei lavori. L'OEDT ha accolto e adottato la raccomandazione della Corte dei conti intesa a fare in modo che, d'ora innanzi, tutte le operazioni, anche quelle di carattere eccezionale come quelle di cui sopra, siano contabilizzate nell'ambito di voci appositamente create nell'ambito del bilancio. Paragrafo 1.12 In seguito alle osservazioni formulate in proposito dalla Corte dei conti nella propria relazione precedente, l'OEDT ha preso fin dall'inizio del 1997 tutte le misure necessarie per garantire la separazione delle funzioni. È stata quindi messa a punto una procedura interna trasparente ed efficace in materia finanziaria e di bilancio. Questo meccanismo generale è stato infine approvato dal consiglio di amministrazione e funziona pienamente; dato che rende necessario uno sdoppiamento delle funzioni e delle assunzioni, va notato che la sua esecuzione è stata subordinata alle relative decisioni del consiglio di amministrazione e alla loro attuazione (termini per le assunzioni). La Corte dei conti rileva un numero modesto di casi di doppio pagamento, segnatamente a favore dei punti focali. Questi casi, generati da una modifica della presentazione delle domande di pagamento chiesta dal controllo finanziario, sono stati immediatamente identificati dal controllo interno dell'OEDT e regolarizzati in deduzione dei successivi pagamenti dovuti ai punti focali nazionali. Al momento del controllo, la situazione era già interamente liquidata. La pubblicazione del bilancio dell'OEDT nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee forma oggetto di un coordinamento con sei altre agenzie, al fine in particolare di trovare una soluzione che consenta di ridurre i costi sproporzionati della stessa. L'osservazione relativa ai saldi dei conti IVA è dovuta ad un errore di imputazione. Quest'ultimo è stato immediatamente corretto dopo la sua identificazione e non ha pertanto più alcuna incidenza sull'esattezza del saldo dei conti IVA figurante nel bilancio dell'esercizio 1997.