ALLEGATO II

Requisiti e criteri di valutazione per le organizzazioni che chiedono un certificato ECM o un certificato relativo a funzioni di manutenzione esternalizzate da un soggetto responsabile della manutenzione

I. Requisiti e criteri di valutazione per la funzione di gestione

1. Leadership — impegno allo sviluppo e all'attuazione del sistema di manutenzione dell'organizzazione e al continuo miglioramento della sua efficienza

L'organizzazione deve predisporre procedure per:

a) istituire una politica di manutenzione appropriata al tipo di organizzazione e alle dimensioni del servizio e approvata dall'amministratore delegato dell'organizzazione o dal suo rappresentante;

b) garantire l'istituzione di obiettivi di sicurezza, in linea con il quadro giuridico e coerentemente con il tipo di organizzazione, le sue dimensioni e i rischi pertinenti;

c) valutare le prestazioni di sicurezza complessive in relazione ai propri obiettivi di sicurezza d'impresa;

d) sviluppare piani e procedure per raggiungere i propri obiettivi di sicurezza;

e) assicurare la disponibilità delle risorse necessarie per l'esecuzione di tutti i processi ai fini della conformità ai requisiti del presente allegato;

f) determinare e gestire l'impatto di altre attività di gestione sul sistema di manutenzione;

g) assicurare che i dirigenti siano a conoscenza dei risultati del monitoraggio delle prestazioni e degli audit e si assumano la responsabilità complessiva per l'introduzione di modifiche al sistema di manutenzione;

h) garantire che il personale e i rappresentanti del personale siano adeguatamente rappresentati e consultati in sede di definizione, sviluppo, monitoraggio e riesame degli aspetti di sicurezza di tutti i processi connessi che possono riguardare il personale.

2. Gestione del rischio — impostazione strutturata intesa a valutare i rischi associati alla manutenzione di veicoli, inclusi quelli derivanti direttamente dai processi operativi e dalle attività di altre organizzazioni o persone, nonché a individuare le misure di controllo del rischio appropriate

2.1. L'organizzazione deve predisporre procedure e disposizioni per riconoscere la necessità e l'impegno a collaborare con detentori, imprese ferroviarie, gestori di infrastrutture, progettisti e fabbricanti di veicoli e componenti o altre parti interessate.

2.2. L'organizzazione deve predisporre procedure di gestione del rischio per gestire le modifiche del dossier di manutenzione, compresi i piani di manutenzione, gli impianti, le procedure, l'organizzazione, il personale o le interfacce, e applicare i metodi comuni di sicurezza relativi ai metodi di valutazione del rischio adottati a norma dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), della direttiva (UE) 2016/798.

2.3. Nella valutazione del rischio, un'organizzazione deve disporre di procedure per tener conto della necessità di definire, fornire e mantenere un ambiente di lavoro adeguato che sia conforme alla legislazione nazionale e dell'Unione, in particolare alla direttiva 89/391/CEE del Consiglio (1).

3. Monitoraggio — impostazione strutturata intesa a garantire che siano state adottate misure di controllo del rischio, che funzionino correttamente e che consentano di raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione

3.1. L'organizzazione deve disporre di una procedura per la raccolta, il monitoraggio e l'analisi periodici dei dati rilevanti in materia di sicurezza, tra cui:

a) l'efficacia dei processi pertinenti;

b) l'esito dei processi (compresi tutti i servizi e prodotti oggetto di appalto);

c) l'efficacia delle modalità di controllo del rischio;

d) le informazioni relative ad esperienza, malfunzionamenti, difetti e riparazioni emersi dalle attività quotidiane connesse al funzionamento e alla manutenzione.

3.2. L'organizzazione deve disporre di procedure per garantire che gli incidenti, gli inconvenienti, i semi incidenti e altri eventi pericolosi siano comunicati, registrati, investigati e analizzati.

3.3. Per una revisione periodica di tutti i processi, l'organizzazione deve disporre di un sistema interno di audit indipendente, imparziale e che opera in modo trasparente. L'organizzazione deve predisporre procedure per:

a) elaborare un programma interno di audit che possa essere riveduto a seconda dei risultati delle revisioni precedenti e del monitoraggio delle prestazioni;

b) analizzare e valutare i risultati degli audit;

c) proporre e attuare misure o iniziative correttive specifiche;

d) verificare l'efficacia di precedenti misure o iniziative.

3.4. Le procedure di cui ai punti 3.1, 3.2 e 3.3 del presente titolo devono essere conformi ai metodi comuni di sicurezza relativi ai metodi di valutazione del rischio adottati a norma dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), della direttiva 2016/798 come pure ai metodi per valutare i livelli di sicurezza e le prestazioni in materia di sicurezza degli operatori ferroviari a livello nazionale e dell'Unione a norma dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera d), della suddetta direttiva.

4. Miglioramento continuo — impostazione strutturata intesa ad analizzare le informazioni raccolte attraverso periodico monitoraggio, audit o altre fonti pertinenti e ad utilizzare i risultati per acquisire conoscenze e adottare misure preventive o correttive al fine di mantenere o migliorare il livello di sicurezza

L'organizzazione deve disporre di procedure atte a garantire che:

a) siano corrette le carenze individuate;

b) siano attuate le nuove misure disponibili in materia di sicurezza;

c) siano utilizzati i risultati dell'audit interno per apportare miglioramenti al sistema;

d) siano attuate, se necessario, azioni preventive o correttive per assicurare la conformità del sistema ferroviario agli standard e agli altri requisiti per tutto il ciclo di vita delle attrezzature e delle operazioni;

e) siano utilizzate le informazioni pertinenti relative alle indagini e alle cause di incidenti, inconvenienti, semi incidenti e altri eventi pericolosi a fini conoscitivi e, se necessario, ai fini dell'adozione di misure atte a migliorare il livello di sicurezza;

f) siano valutate e, se opportuno, attuate le raccomandazioni pertinenti trasmesse dall'autorità nazionale preposta alla sicurezza e dall'organismo nazionale di indagine, come pure quelle emerse dalle indagini interne o settoriali;

g) siano esaminate e tenute in considerazione le pertinenti relazioni o informazioni trasmesse dalle imprese ferroviarie, dai gestori dell'infrastruttura e dai detentori o da altre fonti pertinenti.

5. Struttura e responsabilità — impostazione strutturata intesa a definire le responsabilità di individui e gruppi di esperti per garantire la realizzazione degli obiettivi dell'organizzazione in materia di sicurezza

5.1. L'organizzazione deve disporre di procedure per la ripartizione al suo interno delle responsabilità relative a tutti i processi pertinenti.

5.2. L'organizzazione deve disporre di procedure per definire chiaramente le aree di responsabilità connesse alla sicurezza e la distribuzione delle responsabilità per funzioni specifiche ad esse associate nonché le loro interfacce. Esse includono le procedure indicate sopra al punto 2.1 che coinvolgono l'organizzazione e i detentori e, se del caso, le imprese ferroviarie e i gestori dell'infrastruttura.

5.3. L'organizzazione deve disporre di procedure per garantire che il personale cui sono delegate responsabilità al suo interno abbia l'autorità, le competenze e le risorse adeguate per svolgere le proprie funzioni. Le responsabilità e le competenze devono essere coerenti e compatibili con il ruolo attribuito; le deleghe sono stabilite per iscritto.

5.4. L'organizzazione deve disporre di procedure per garantire il coordinamento delle attività connesse ai processi pertinenti in vigore al suo interno.

5.5. L'organizzazione deve disporre di procedure che rendano quanti hanno un ruolo nella gestione della sicurezza responsabili delle loro prestazioni.

6. Gestione delle competenze — impostazione strutturata intesa a garantire che i dipendenti abbiano le competenze necessarie per conseguire gli obiettivi dell'organizzazione in modo sicuro, efficiente ed efficace in tutte le circostanze

6.1. L'organizzazione deve istituire un sistema di gestione delle competenze che preveda:

a) l'individuazione di posti con responsabilità per l'esecuzione, all'interno del sistema, di tutti i processi necessari ai fini della conformità ai requisiti del presente allegato;

b) l'individuazione di posti che comportano compiti in materia di sicurezza;

c) l'assegnazione di compiti pertinenti a personale che dispone delle competenze adeguate.

6.2. Nell'ambito del sistema di gestione delle competenze dell'organizzazione devono essere previste procedure per gestire le competenze del personale che comprendano almeno:

a) la determinazione delle conoscenze, delle capacità e dell'esperienza necessarie per i compiti connessi alla sicurezza in funzione delle responsabilità;

b) i principi di selezione, compresi il livello di istruzione di base, l'attitudine mentale e l'idoneità fisica;

c) la formazione iniziale e le qualifiche o la certificazione di competenze e capacità acquisite;

d) l'assicurazione che tutto il personale sia consapevole della rilevanza e dell'importanza delle proprie attività e del proprio contributo al conseguimento degli obiettivi in materia di sicurezza;

e) la formazione continua e l'aggiornamento periodico delle conoscenze e delle capacità acquisite;

f) i controlli regolari, ove opportuno, delle competenze, dell'attitudine mentale e dell'idoneità fisica;

g) l'adozione, se necessario, di misure speciali in caso di incidenti o inconvenienti o di assenze prolungate dal lavoro.

7. Informazioni — impostazione strutturata intesa a garantire che le informazioni importanti siano a disposizione di quanti devono esprimere giudizi e prendere decisioni a tutti i livelli dell'organizzazione

7.1. L'organizzazione deve disporre di procedure per definire i canali di comunicazione affinché, ove opportuno, all'interno dell'organizzazione stessa e nei suoi contatti con altri attori, tra cui i gestori dell'infrastruttura, le imprese ferroviarie, i detentori e i progettisti o fabbricanti di veicoli e/o componenti, le informazioni su tutti i processi pertinenti siano debitamente scambiate e trasmesse in modo rapido e chiaro alla persona che ricopre il pertinente incarico sia al suo interno sia in altre organizzazioni.

7.2. Per garantire uno scambio adeguato di informazioni, l'organizzazione deve disporre di procedure per:

a) ricevere ed elaborare informazioni specifiche;

b) individuare, produrre e diffondere informazioni specifiche;

c) mettere a disposizione informazioni affidabili e aggiornate.

7.3. L'organizzazione deve disporre di procedure per garantire che le informazioni operative essenziali siano:

a) valide e pertinenti;

b) accurate;

c) complete;

d) opportunamente aggiornate;

e) verificate;

f) coerenti e facilmente comprensibili (anche dal punto di vista linguistico);

g) comunicate al personale, in funzione delle rispettive responsabilità, prima di essere applicate;

h) facilmente accessibili al personale, al quale, se necessario, sono fornite delle copie.

7.4. I requisiti di cui ai punti 7.1, 7.2 e 7.3 si applicano in particolare alle seguenti informazioni operative:

a) controlli dell'accuratezza e della completezza dei registri di immatricolazione nazionali per quanto riguarda l'identificazione (inclusi gli strumenti) e l'immatricolazione dei veicoli dei quali l'organizzazione cura la manutenzione;

b) documentazione relativa alla manutenzione;

c) informazioni sul sostegno fornito a detentori e, se opportuno, ad altre parti, tra cui le imprese ferroviarie e i gestori dell'infrastruttura;

d) informazioni sulle qualifiche del personale e successive verifiche effettuate durante lo sviluppo della manutenzione;

e) informazioni sull'esercizio (inclusi chilometri percorsi, tipo e dimensioni delle attività, incidenti o inconvenienti) e sulle richieste di imprese ferroviarie, detentori e gestori dell'infrastruttura;

f) registrazioni delle operazioni di manutenzione effettuate, incluse le informazioni sulle carenze individuate nel corso delle ispezioni e sulle azioni correttive intraprese dalle imprese ferroviarie o dai gestori dell'infrastruttura, quali ispezioni e monitoraggio effettuati prima della partenza del treno o durante il percorso;

g) reimmissione in servizio e ritorno in esercizio;

h) ordini di manutenzione;

i) informazioni tecniche da trasmettere alle imprese ferroviarie o ai gestori dell'infrastruttura e ai detentori in relazione alle istruzioni di manutenzione;

j) informazioni di emergenza connesse a situazioni nelle quali sono pregiudicate le condizioni di sicurezza di esercizio, che possono consistere in: i) imposizione di restrizioni d'uso o di condizioni operative specifiche per i veicoli manutenzionati dall'organizzazione o per altri veicoli della stessa serie anche se manutenzionati da altri soggetti responsabili della manutenzione, nel qual caso tale informazione deve essere condivisa con tutte le parti coinvolte; ii) informazioni urgenti su questioni connesse alla sicurezza rilevate durante la manutenzione, quali carenze riscontrate su un componente comune a diverse categorie o serie di veicoli;

k) tutti i dati e le informazioni pertinenti necessari ai fini della trasmissione della relazione di manutenzione annuale all'organismo di certificazione e ai clienti interessati (inclusi i detentori). Tale relazione deve pertanto essere messa inoltre a disposizione, su richiesta, delle autorità nazionali preposte alla sicurezza.

8. Documentazione — impostazione strutturata intesa a garantire la tracciabilità di tutte le informazioni pertinenti

8.1. L'organizzazione deve disporre di procedure adeguate per garantire che tutti i processi pertinenti siano debitamente documentati.

8.2. L'organizzazione deve disporre di procedure adeguate per:

a) monitorare e aggiornare periodicamente tutta la documentazione pertinente;

b) formattare, produrre, distribuire e verificare le modifiche concernenti tutta la documentazione pertinente;

c) ricevere, raccogliere e archiviare tutta la documentazione pertinente.

9. Attività di imprese appaltatrici — impostazione strutturata intesa a garantire che le attività date in subappalto siano gestite in modo appropriato allo scopo di conseguire gli obiettivi dell'organizzazione

9.1. L'organizzazione deve disporre di procedure per garantire l'individuazione di prodotti e servizi connessi alla sicurezza.

9.2. Quando ci si avvale di imprese appaltatrici e/o fornitrici per prodotti e servizi connessi alla sicurezza, l'organizzazione deve disporre di procedure per verificare al momento della selezione:

a) le competenze di imprese appaltatrici, subappaltatrici e fornitrici;

b) la disponibilità, da parte di imprese appaltatrici, subappaltatrici e fornitrici, di un sistema di manutenzione e gestione adeguato e documentato.

9.3. L'organizzazione deve disporre di una procedura per definire i requisiti che devono essere soddisfatti dalle imprese appaltatrici e fornitrici.

9.4. L'organizzazione deve disporre di procedure per verificare che le imprese fornitrici e/o appaltatrici siano consapevoli dei rischi che comportano per il funzionamento dell'organizzazione.

9.5. Quando il sistema di manutenzione o di gestione di un'impresa appaltatrice o fornitrice è certificato, il processo di monitoraggio descritto al punto 3 può essere limitato all'esito dei processi operativi oggetto di appalto di cui al punto 3.1.b).

9.6. Occorre definire, conoscere e ripartire con chiarezza nel contratto stipulato tra le parti almeno i principi di base per quanto concerne i seguenti processi:

a) responsabilità e mansioni relative a questioni di sicurezza ferroviaria;

b) obblighi connessi alla trasmissione delle pertinenti informazioni tra le parti;

c) tracciabilità dei documenti connessi alla sicurezza.

II. Requisiti e criteri di valutazione per la funzione di sviluppo della manutenzione

1. L'organizzazione deve disporre di una procedura per identificare e gestire:

a) tutte le attività di manutenzione che incidono sulla sicurezza;

b) tutti i componenti critici per la sicurezza.

2. L'organizzazione deve disporre di procedure per assicurare la conformità ai requisiti essenziali per l'interoperabilità, compresi gli aggiornamenti per l'intero ciclo di vita, tramite:

a) la garanzia della conformità alle specifiche connesse ai parametri di base per l'interoperabilità indicati nelle pertinenti specifiche tecniche di interoperabilità (STI);

b) la verifica, in qualsiasi circostanza, della coerenza del dossier di manutenzione con l'autorizzazione relativa al veicolo (compresi eventuali requisiti di sicurezza nazionali), compresa la conformità alla documentazione tecnica e al tipo di registrazioni, come nel registro europeo dei tipi di veicoli autorizzati (ERATV);

c) la gestione di qualsiasi sostituzione nel quadro della manutenzione;

d) la determinazione della necessità di valutazione del rischio del potenziale impatto della modifica in questione sulla sicurezza del sistema ferroviario, mediante l'applicazione dei metodi comuni di sicurezza relativi ai metodi di valutazione del rischio adottati a norma dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), della direttiva (UE) 2016/798;

e) la gestione della configurazione di tutte le modifiche tecniche che incidono sull'integrità del sistema del veicolo.

3. L'organizzazione deve disporre di una procedura per progettare e sostenere la realizzazione di impianti, attrezzature e strumenti specificamente sviluppati e necessari per eseguire la manutenzione. L'organizzazione deve disporre di una procedura per controllare che tali impianti, attrezzature e strumenti siano utilizzati, immagazzinati e manutenzionati secondo il loro piano di manutenzione e in conformità ai rispettivi requisiti di manutenzione.

4. Quando i veicoli iniziano a circolare, l'organizzazione deve disporre di procedure per:

a) avere accesso alle raccomandazioni per la manutenzione contenute nella documentazione iniziale e raccogliere informazioni sufficienti sulle operazioni programmate;

b) analizzare tali raccomandazioni per la manutenzione contenute nella documentazione iniziale e fornire, applicando i metodi comuni di sicurezza relativi ai metodi di valutazione del rischio adottati a norma dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), della direttiva (UE) 2016/798, il primo dossier di manutenzione, tenendo altresì in considerazione le informazioni contenute in eventuali garanzie associate;

c) verificare che l'esecuzione prevista dal primo dossier di manutenzione sia effettuata correttamente.

5. Ai fini dell'aggiornamento del dossier di manutenzione per l'intero ciclo di vita di un veicolo, l'organizzazione deve disporre di procedure per:

a) raccogliere almeno le informazioni pertinenti relative a i) tipo e portata delle operazioni effettivamente eseguite, ivi compresi tra l'altro gli incidenti, gli incidenti gravi e gli inconvenienti, quali definiti nella direttiva (UE) 2016/798, ii) guasti rilevati sui componenti, iii) tipo e portata delle operazioni programmate, iv) attività di manutenzione realmente effettuate;

b) definire la necessità di aggiornamenti, tenendo conto dei valori limite per l'interoperabilità;

c) presentare proposte di modifica e approvare le modifiche e la loro attuazione, mediante una decisione che sia basata su criteri chiari e tenga conto dei risultati della valutazione del rischio effettuata applicando i metodi comuni di sicurezza relativi ai metodi di valutazione del rischio adottati a norma dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), della direttiva (UE) 2016/798;

d) verificare che l'esecuzione delle modifiche sia conforme a quanto enunciato nel paragrafo precedente;

e) monitorare l'efficacia delle modifiche tramite un processo coerente coi metodi per valutare i livelli di sicurezza e le prestazioni in materia di sicurezza degli operatori ferroviari a livello nazionale e dell'Unione adottati a norma dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera d), della suddetta direttiva.

6. Quando il processo di gestione delle competenze è applicato alla funzione di sviluppo della manutenzione, è necessario tener conto almeno delle seguenti attività che incidono sulla sicurezza:

a) applicazione dei metodi comuni di sicurezza relativi ai metodi di valutazione del rischio adottati a norma dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), della direttiva (UE) 2016/798 per la valutazione delle modifiche del dossier di manutenzione;

b) discipline ingegneristiche necessarie per gestire l'istituzione e le modifiche del dossier di manutenzione e lo sviluppo, la valutazione, la convalida e l'approvazione delle sostituzioni nel quadro della manutenzione;

c) attività di manutenzione dei componenti critici per la sicurezza;

d) tecniche di giunzione (incluse la saldatura e l'incollatura);

e) prove non distruttive.

7. Quando il processo di documentazione è applicato alla funzione di sviluppo della manutenzione deve essere garantita la tracciabilità, quanto meno, dei seguenti elementi:

a) la documentazione relativa a sviluppo, valutazione, convalida e approvazione di una sostituzione nel quadro della manutenzione;

b) la configurazione dei veicoli, compresi tra l'altro i componenti critici per la sicurezza e le modifiche del software di bordo;

c) le registrazioni delle operazioni di manutenzione effettuate;

d) i risultati degli studi relativi all'esperienza acquisita;

e) tutte le versioni successive del dossier di manutenzione, inclusa la valutazione del rischio;

f) le relazioni sulle competenze e sulla supervisione dell'esecuzione della manutenzione e della gestione della manutenzione della flotta;

g) le informazioni tecniche da trasmettere a supporto dei detentori, delle imprese ferroviarie e dei gestori dell'infrastruttura.

III. Requisiti e criteri di valutazione per la funzione di gestione della manutenzione della flotta

1. L'organizzazione deve disporre di una procedura per controllare le competenze, la disponibilità e la capacità del soggetto responsabile della manutenzione prima di inviare ordini di manutenzione. Le officine di manutenzione devono pertanto essere debitamente qualificate per decidere in merito ai requisiti relativi alle competenze tecniche necessarie ai fini della funzione di esecuzione della manutenzione.

2. L'organizzazione deve disporre di una procedura per la composizione del pacchetto di lavoro e per l'emissione e il rilascio dell'ordine di manutenzione.

3. L'organizzazione deve disporre di una procedura per inviare a tempo debito i veicoli in manutenzione.

4. L'organizzazione deve disporre di una procedura per gestire il ritiro dei veicoli dall'esercizio a fini di manutenzione o quando è pregiudicata la sicurezza dell'esercizio o quando le esigenze di manutenzione incidono sul normale esercizio.

5. L'organizzazione deve disporre di una procedura per definire le necessarie misure di verifica applicate alla manutenzione eseguita e alla reimmissione in servizio dei veicoli.

6. L'organizzazione deve disporre di una procedura per pubblicare un avviso di ritorno in esercizio, che comprenda la definizione delle restrizioni d'uso atte a garantire la circolazione in condizioni di sicurezza tenendo conto della documentazione di reimmissione in servizio.

7. Quando il processo di gestione delle competenze è applicato alla funzione di gestione della manutenzione della flotta, è necessario tener conto almeno del ritorno in esercizio, inclusa la definizione di restrizioni d'uso.

8. Quando il processo di informazione è applicato alla funzione di gestione della manutenzione della flotta, è necessario trasmettere almeno i seguenti elementi alla funzione di esecuzione della manutenzione:

a) le norme e le specifiche tecniche applicabili;

b) il piano di manutenzione per ogni veicolo;

c) un elenco di parti di ricambio, inclusa una descrizione tecnica sufficientemente dettagliata di ogni parte per permettere una sostituzione con una parte analoga che offra le stesse garanzie;

d) un elenco di materiali, incluse una descrizione sufficientemente dettagliata del loro uso e le necessarie informazioni in materia di salute e sicurezza;

e) un fascicolo che definisce le specifiche per le attività che incidono sulla sicurezza e che contiene restrizioni di intervento e di uso per i componenti;

f) un elenco di componenti o sistemi soggetti a requisiti legali e un elenco di tali requisiti (inclusi serbatoi dei freni e cisterne per il trasporto di merci pericolose);

g) l'applicazione dei metodi comuni di sicurezza relativi ai metodi di valutazione del rischio adottati a norma dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), della direttiva (UE) 2016/798 per la valutazione delle modifiche che incidono sulla funzione di gestione della manutenzione della flotta.

9. Quando il processo di informazione è applicato alla funzione di gestione della manutenzione della flotta, alle parti interessate deve essere almeno comunicato il ritorno in esercizio, incluse le restrizioni d'uso pertinenti per gli utenti (imprese ferroviarie e gestori dell'infrastruttura).

10. Quando il processo di documentazione è applicato alla funzione di gestione della manutenzione della flotta, è necessario registrare almeno i seguenti elementi:

a) ordini di manutenzione;

b) ritorno in esercizio, incluse le restrizioni di uso rilevanti per le imprese ferroviarie e i gestori dell'infrastruttura.

IV. Requisiti e criteri di valutazione per la funzione di esecuzione della manutenzione

1. L'organizzazione deve predisporre procedure per:

a) controllare la completezza e l'adeguatezza delle informazioni trasmesse dalla funzione di gestione di manutenzione della flotta in relazione alle attività ordinate;

b) verificare l'uso dei pertinenti documenti di manutenzione necessari e delle altre norme applicabili all'esecuzione di servizi di manutenzione in conformità agli ordini di manutenzione;

c) garantire che tutte le pertinenti specifiche di manutenzione, definite nei regolamenti applicabili e nelle norme specifiche contenute negli ordini di manutenzione, siano a disposizione di tutto il personale interessato (ad esempio siano contenute nelle istruzioni operative interne).

2. L'organizzazione deve disporre di procedure atte a garantire che:

a) i componenti (incluse le parti di ricambio) e i materiali siano utilizzati come indicato negli ordini di manutenzione e nella documentazione del fornitore;

b) i componenti e i materiali siano immagazzinati, movimentati e trasportati in maniera tale da impedirne usura e danneggiamento e come indicato negli ordini di manutenzione e nella documentazione del fornitore;

c) tutti i componenti e materiali, inclusi quelli forniti dal cliente, siano conformi alle pertinenti norme nazionali e internazionali nonché ai requisiti degli ordini di manutenzione pertinenti.

3. L'organizzazione deve disporre di procedure per determinare, individuare, fornire, registrare e tenere a disposizione impianti, attrezzature e strumenti adeguati e idonei a consentirle di effettuare i servizi di manutenzione in conformità degli ordini di manutenzione e delle altre specifiche applicabili, garantendo:

a) l'esecuzione in sicurezza della manutenzione, tutelando la salute e la sicurezza del personale addetto alla manutenzione;

b) l'ergonomia e la protezione della salute, includendo altresì le interfacce tra utenti e sistemi di tecnologia dell'informazione o attrezzature diagnostiche.

4. Ove necessario per garantire risultati validi, l'organizzazione deve disporre di procedure per garantire che le proprie apparecchiature di misurazione siano:

a) calibrate o verificate a intervalli specifici, o prima dell'uso, rispetto a norme di misurazione industriali, nazionali o internazionali; qualora tali norme non esistano, occorre registrare la base utilizzata per la calibratura o la verifica;

b) corrette o ricorrette se necessario;

c) identificate al fine di determinare la situazione di calibratura;

d) protette da correzioni che invaliderebbero il risultato della misurazione;

e) protette da danni e deterioramenti durante la movimentazione, la manutenzione e l'immagazzinamento.

5. L'organizzazione deve disporre di procedure per garantire che tutti gli impianti, le attrezzature e gli strumenti siano correttamente utilizzati, calibrati, conservati e manutenzionati in conformità alle procedure documentate.

6. L'organizzazione deve disporre di procedure per controllare che i compiti svolti siano conformi agli ordini di manutenzione e per pubblicare l'avviso di reimmissione in servizio. L'avviso di reimmissione in servizio deve comprendere tutte le informazioni utili per definire le restrizioni d'uso.

7. Quando il processo di valutazione del rischio (in particolare i punti 2.2 e 2.3 del titolo I) è applicato alla funzione di esecuzione della manutenzione, l'ambiente di lavoro deve includere non solo le officine dove è effettuata la manutenzione ma anche i binari esterni all'edificio dove si trova l'officina e tutti i luoghi dove sono effettuate le attività di manutenzione.

8. Quando il processo di gestione delle competenze è applicato alla funzione di esecuzione della manutenzione, è necessario, se del caso, tener conto almeno delle seguenti attività che incidono sulla sicurezza:

a) tecniche di giunzione (incluse la saldatura e l'incollatura);

b) collaudo non distruttivo;

c) collaudo finale del veicolo e reimmissione in servizio;

d) attività di manutenzione su sistemi frenanti, sale montate e dispositivi di trazione, nonché attività di manutenzione su componenti specifici di carri merci per il trasporto di merci pericolose, come, tra l'altro, cisterne e valvole;

e) attività di manutenzione dei componenti critici per la sicurezza;

f) attività di manutenzione sui sistemi di controllo-comando e segnalamento;

g) attività di manutenzione sui sistemi di comando delle porte;

h) altre aree specialistiche individuate che incidono sulla sicurezza.

9. Quando il processo di informazione è applicato alla funzione di esecuzione della manutenzione, occorre trasmettere almeno i seguenti elementi alle funzioni di gestione di manutenzione della flotta e di sviluppo della manutenzione:

a) lavori eseguiti in conformità agli ordini di manutenzione;

b) eventuali errori o difetti in materia di sicurezza che siano stati individuati dall'organizzazione;

c) reimmissione in servizio.

10. Quando il processo di documentazione è applicato alla funzione di esecuzione della manutenzione, occorre registrare almeno i seguenti elementi per le attività di manutenzione che incidono sulla sicurezza, come indicato al punto 1, lettera a), del titolo II:

a) una chiara identificazione di tutti gli impianti, le attrezzature e gli strumenti;

b) tutti i lavori di manutenzione eseguiti, includendo personale, strumenti, attrezzature, parti di ricambio e materiali utilizzati e tenendo conto i) delle pertinenti norme nazionali vigenti nel paese in cui ha sede l'organizzazione; ii) dei requisiti stabiliti negli ordini di manutenzione, inclusi i requisiti relativi alle registrazioni; iii) del collaudo finale e della decisione concernente la reimmissione in servizio;

c) delle misure di controllo previste dagli ordini di manutenzione e della reimmissione in servizio;

d) dei risultati di calibratura e verifica, il che implica, per quanto riguarda il software utilizzato nel monitoraggio e nella misurazione di requisiti specifici, che la capacità di detto software di eseguire la funzione desiderata debba essere confermata prima dell'uso iniziale e, se necessario, riconfermata;

e) della validità dei risultati delle misurazioni precedenti quando viene riscontrata la non conformità ai requisiti di uno strumento di misurazione.

(1) Direttiva 89/391/CEE del Consiglio, del 12 giugno 1989, concernente l'attuazione di misure volte a promuovere il miglioramento della sicurezza e della salute dei lavoratori durante il lavoro (GU L 183 del 29.6.1989, pag. 1).