RELAZIONE Sui conti e sulla gestione del Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale per l'esercizio 1995 (Cedefop - Salonicco) (97/C 81/01)

(Osservazioni presentate in conformità dell'articolo 188 C, paragrafo 4, secondo comma del trattato CE)

INDICE

Óçìaassá Óaaëssaeá

AEÇÌÏÓÉÏÍÏÌÉÊAAÓ ÊÁÔÁÓÔÁÓAAÉÓ ÔÏÕ CEDEFOP ÃÉÁ ÔÏ ÏÉÊÏÍÏÌÉÊÏ AAÔÏÓ ÐÏÕ AAÊËAAÉÓAA ÓÔÉÓ 31 AEAAÊAAÌÂÑÉÏÕ 1995 .

1 - 5 2

ÐÁÑÁÔÇÑÇÓAAÉÓ AAËAAÃ×ÏÕ . 6 - 71 2

ÃaaíéêUE . 6 - 14 2

ÂáóéêUE óôïé÷aassá . 6 - 11 2

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ÐáñáôçñÞóaaéò ó÷aaôéêUE ìaa ôçí aaêôÝëaaóç ôïõ ðñïûðïëïãéóìïý . 15 - 21 3

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ÌaaôáâéâUEóaaéò ðéóôþóaaùí . 17 - 18 3

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ÃaaíéêUE . 31 - 33 5

ÐñïóùñéíUE ãñáoeaassá . 34 - 37 5

Ìueíéìá ãñáoeaassá . 38 - 41 5

Ðñïóùðéêue: ãaaíéêUE . 42 - 45 6

Ðñïóùðéêue: áëëáãÞ êáèaaóôþôïò . 46 - 66 6

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ÐÁÑÁÑÔÇÌÁ 1 - 3 . 10

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RENDICONTO FINANZIARIO DEL CEDEFOP PER L'ESERCIZIO FINANZIARIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1995

1. La presente relazione è rivolta al Consiglio e al Parlamento europeo conformemente all'articolo 12 del regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio (GU n. L 39 del 13. 2. 1975, pag. 1), modificato dal regolamento (CEE) n. 1946/93 del Consiglio (GU n. L 181 del 23. 7. 1993, pag. 11).

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario del Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale per l'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1995. Ai sensi dell'articolo 18, paragrafo 1 del regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio (GU n. L 164 del 24. 6. 1976, pag. 1), modificato dal regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio (GU n. L 181 del 23. 7. 1993, pag. 15), l'esecuzione del bilancio è stata effettuata sotto la responsabilità del consiglio di amministrazione. Detta responsabilità include l'elaborazione e la presentazione del rendiconto finanziario conformemente alle disposizioni finanziarie previste dagli articoli 65, 67 e 68 del regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio, modificato dal regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio. Ai sensi dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea, la Corte dei conti è tenuta ad esaminare tale rendiconto finanziario.

3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le norme di controllo generalmente accettate, nei limiti della loro applicabilità al contesto comunitario e, pertanto, ha esaminato i documenti contabili e attuato le altre procedure di controllo ritenute necessarie a seconda del caso.

4. Durante la riunione del Consiglio europeo del 29 ottobre 1993, si è deciso di trasferire la sede del Cedefop da Berlino a Salonicco. Al fine di agevolare tale trasferimento sono stati apportati taluni cambiamenti alle condizioni di impiego del personale, alcuni dei quali non erano coerenti con i regolamenti vigenti. Le circostanze particolari sono spiegate in appresso nei paragrafi 46 66. Sono stati individuati anche altri casi in cui i pagamenti non erano completamente conformi a tutti i regolamenti vigenti.

5. Il controllo svolto ha consentito alla Corte di ottenere una ragionevole garanzia sull'affidabilità del rendiconto finanziario per l'esercizio finanziario conclusosi il 31 dicembre 1995; esso riflette correttamente le entrate e le spese del 1995 nonché il bilancio finanziario alla fine dell'esercizio. Nonostante la significativa eccezione della spesa citata nel paragrafo precedente, le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

OSSERVAZIONI CUI HA DATO ADITO IL CONTROLLO

Osservazioni di ordine generale

Quadro generale

6. Il Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop) è stato istituito dal regolamento 337/75 (1) del Consiglio, come organismo satellite della Comunità europea con il compito di promuovere la formazione professionale a livello comunitario. Il Cedefop ha iniziato la propria attività a Berlino nel 1976 e si è trasferito a Salonicco nel 1995.

7. Lo stesso regolamento enuncia che il ruolo del Cedefop è quello di «fornire il suo contributo alla Commissione per favorire, a livello comunitario, la promozione e lo sviluppo della formazione professionale e della formazione continua», di contribuire «all'attuazione di una politica comune di formazione professionale» e in particolar modo di favorire «lo scambio di informazioni e di esperienze». I suoi principali compiti in materia di formazione professionale consistono nel «raccogliere la documentazione, contribuire allo sviluppo e al coordinamento della ricerca, garantire la diffusione di ogni documentazione e informazione utile, promuovere e appoggiare le iniziative volte ad agevolare un'impostazione concertata (in particolare per quanto riguarda il ravvicinamento dei livelli di formazione ed il reciproco riconoscimento di certificati) e nel costituire un luogo d'incontro per le parti interessate».

8. Il Cedefop è diretto da un consiglio di amministrazione di 48 membri (per una spesa di 334 000 ECU nel 1995) composto di rappresentanti della Commissione (tre), delle organizzazioni dei datori di lavoro (quindici), delle organizzazioni dei lavoratori (quindici) e di un rappresentante del governo di ciascuno Stato membro dell'Unione europea. Il consiglio di amministrazione designa tra i suoi membri, per la durata di un anno, il presidente e tre presidenti aggiunti. All'epoca del controllo (maggio 1996), il presidente del consiglio di amministrazione era il direttore generale della DG XXII - Istruzione, formazione e gioventù. Il direttore del Centro è nominato dalla Commissione, per un periodo di cinque anni, in base ad un elenco di candidati presentato dal consiglio di amministrazione.

9. Mentre il regolamento di base attribuisce al direttore la responsabilità dell'amministrazione quotidiana del Centro, la responsabilità complessiva incombe al consiglio di amministrazione. Quest'ultimo prende le decisioni, adotta il programma di lavoro e la relazione annuale ed elabora lo stato delle entrate e delle spese dell'esercizio trascorso nonché lo stato di previsione delle entrate e delle spese per l'esercizio successivo.

10. Il ruolo della Commissione, definito nel regolamento di base e svolto dai rappresentanti della DG XXII, non consiste solo nel rappresentare gli interessi della Commissione presso il consiglio di amministrazione, ma anche nello stabilire il programma di lavoro, nell'esaminare la relazione annuale e lo stato delle entrate e delle spese nonché nel presentare la previsione di entrate e spese al Consiglio e al Parlamento europeo.

11. Esiste un altro punto di contatto con la Commissione; esso si concreta nella funzione di controllo finanziario delle spese del Cedefop da parte della DG XX. Ai sensi dell'articolo 23 del regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio, del 1° giugno 1976, modificato dal regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio, del 30 giugno 1993, tutti gli impegni e i pagamenti effettuati dal Cedefop devono essere esaminati e firmati dal controllore finanziario prima del pagamento effettivo, tranne che per i pagamenti effettuati dalla cassa anticipi (cfr. il paragrafo 48). I documenti necessari a tal fine sono inviati alla DG XX a Bruxelles; gli altri sono controllati nel corso di due visite annuali della DG XX al Cedefop.

Portata del controllo

12. La Corte ha proceduto al controllo finanziario dei conti dell'esercizio 1995 ed ha effettuato un esame della sana gestione finanziaria in merito al trasferimento del centro da Berlino a Salonicco.

Lo scarico del bilancio 1994

13. Il Parlamento europeo ha deciso il 17 aprile 1996 di rinviare lo scarico per l'esecuzione del bilancio del 1994 fino a quando le strategie di direzione, le condizioni di lavoro e le attività del Centro saranno tali da assicurare:

a) l'ottimizzazione delle risorse per le spese di bilancio utilizzate per sovvenzionare il Cedefop;

b) un uso efficace delle risorse umane e di altre risorse;

c) dei prodotti di qualità che rispondano alle esigenze dei clienti del Cedefop;

d) un ruolo chiaro e coerente in seno alle politiche della Comunità europea sulla formazione professionale.

I dati finanziari

14. Gli stanziamenti disponibili per l'esercizio finanziario 1995 sono ammontati a 16,50 Mio di ECU. Gli impegni contratti hanno dato luogo a pagamenti per 10,11 Mio di ECU e a riporti all'esercizio 1996 per 4,67 Mio di ECU, mentre il saldo di 1,72 Mio di ECU è stato annullato. Gli stanziamenti riportati dall'esercizio finanziario precedente hanno dato luogo a 2,16 Mio di ECU in pagamenti e 0,29 Mio di ECU in annullamenti. L'allegato 1 della presente relazione fornisce un'analisi dell'utilizzazione degli stanziamenti per l'esercizio finanziario in questione nonché degli stanziamenti riportati dal 1994. L'allegato 2 illustra il conto di gestione per l'esercizio finanziario 1995 e il bilancio finanziario al 31 dicembre 1995.

Osservazioni sull'esecuzione del bilancio

La separazione delle funzioni

15. Il Centro, in seguito al trasferimento a Salonicco, all'epoca del controllo (maggio 1996) doveva ancora elaborare procedure adeguate riguardanti la separazione delle funzioni dell'ordinatore, del contabile e dell'amministratore degli anticipi. Ad esempio, è stato osservato che il contabile assisteva anche l'amministratore degli anticipi e svolgeva parte del suo lavoro.

La cassa di anticipi

16. Un'alta percentuale (il 60 % nel 1995, esclusi gli stipendi) di pagamenti continuano ad essere versati senza previa approvazione da parte del controllore finanziario. Un ricorso così frequente alla cassa di anticipi non è nello spirito delle disposizioni finanziarie. Una pratica più accettabile consisterebbe nel limitare il ricorso alla cassa di anticipi alle spese correnti o minute, per le quali il rischio di irregolarità è relativamente basso.

Gli storni di stanziamenti

17. Gli storni di stanziamenti tra varie linee di bilancio eseguiti nel 1995 sono ammontati in totale a 922 000 ECU, ovvero al 5,6 % del bilancio iniziale, rispetto al 10,9 % del 1994. Quasi il 62 % delle operazioni di storno (570 000 ECU) ha avuto luogo negli ultimi due mesi del 1995 rispetto al 33 % del 1994.

18. Nel 1995 il Centro non ha effettuato storni di stanziamenti tra titoli. L'osservazione della Corte dell'anno scorso (2) è stata presa in considerazione.

I riporti e gli annullamenti di stanziamenti

19. La prassi consistente nel riportare un elevato volume di stanziamenti, già osservata negli esercizi precedenti (3), è aumentata nel 1995. Soltanto il 61 % degli stanziamenti definitivi per il 1995 è stato pagato nel 1995 rispetto al 73 % del 1994. La percentuale degli impegni effettuati e riportati al 1996 è del 28 % (23 % nel 1994). La percentuale degli annullamenti è ammontata al 10 % rispetto al 5 % del 1994. La tabella 1 illustra la situazione dei riporti dal bilancio iniziale del 1995 per titolo e il loro utilizzo successivo.

20. I riporti per spese operative sono ammontati al 53 % degli stanziamenti iniziali, contro il 40 % del 1994. Dato che l'8 % degli stanziamenti per spese operative è stato annullato, nel 1995 il Centro ha utilizzato per pagamenti solo il 39 % del bilancio operativo. Alla fine del primo trimestre del 1996, l'esborso era pari al solo 34 % dei riporti dal 1995 relativi al titolo 3.

21. La notevole quantità di storni e di annullamenti, nonché l'ingente volume di riporti, sono indicativi del fatto che il programma di lavoro non è stato eseguito secondo i piani e che i principi di una pratica efficace di bilancio sono stati compromessi. Tali elementi, combinati alla carenza di personale (cfr. i paragrafi 42-45), avranno serie implicazioni per l'esecuzione del bilancio del 1996.

Osservazioni sul conto di gestione e sul bilancio finanziario

Le entrate (sovvenzione della Commissione)

22. La Commissione ha versato la sovvenzione dovuta dal bilancio generale delle Comunità per l'esercizio finanziario 1995 in più rate: 2 300 000 ECU sono stati versati il 6 febbraio 1995, 2 400 000 ECU il 20 aprile 1995, 2 500 000 ECU il 28 giugno 1995, 2 800 000 ECU il 5 ottobre 1995, 5 875 000 ECU il 22 novembre 1995 e 525 000 ECU il 1° dicembre 1995. Come negli anni precedenti (4) la modalità di pagamento non è coerente con l'articolo 26 delle disposizioni finanziarie applicabili al Centro, in virtù delle quali il pagamento è effettuato nella prima quindicina di ogni trimestre e in funzione dell'effettivo fabbisogno.

Le spese

23. Nel 1994, dopo che era stato deciso di trasferire il Centro a Salonicco, il Cedefop ha nominato un nuovo direttore aggiunto che all'epoca viveva e lavorava a Salonicco. Tale persona si è trasferita a Berlino e ha beneficiato di un'indennità di prima sistemazione pari allo stipendio base di due mesi. Meno di un anno dopo, in seguito al trasferimento del Centro a Salonicco, lo stesso funzionario ha ricevuto nuovamente un'indennità di prima sistemazione pari a due mesi di stipendio base. Dato che il trasferimento del Centro è stato realizzato con notevole rapidità, la sua permanenza a Berlino è stata di breve durata (11 mesi) e dal momento che il suddetto funzionario ha trascorso una parte di questi 11 mesi a Salonicco e che in tutto questo periodo egli ha anche ricevuto l'integralità delle indennità giornaliere (anche per i week-end), la Corte ritiene che tali decisioni non rispettino i principi di sana gestione finanziaria e che non siano state prese nell'interesse del Cedefop.

24. Il contratto di un altro direttore aggiunto, che si era già trasferito da Berlino alla sua città di origine, Madrid, nel luglio 1995, è stato rescisso dal consiglio di amministrazione a decorrere dal 31 dicembre 1995 in considerazione della sua riluttanza a trasferirsi a Salonicco. A seguito di ciò gli sono stati pagati 71 030 ECU. La Corte ritiene che tale decisione del consiglio di amministrazione non sia conforme ai principi di sana gestione finanziaria.

25. L'articolo 46 del regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio del 1° giugno 1976, modificato dal regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio del 30 giugno 1993, dispone che si può procedere per trattativa privata quando l'ammontare del contratto non supera i 12 000 ECU. In almeno 12 occasioni, sono stati conclusi contratti per importi superiori al massimale senza seguire la procedura per licitazione come è descritta nell'articolo 45 dello stesso regolamento.

26. Negli ultimi due mesi del 1995 sono stati contratti quasi il 40 % degli impegni del 1995 sulla linea di bilancio «Spese per studi ed esperienze pilota» (300 000 ECU). 150 572 ECU sono stati impegnati alla linea di bilancio «Scambio di funzionari e esperti» per un esperto che ha preso funzione al Cedefop il 1° febbraio 1996 e per un esperto il cui contratto è stato firmato il 22 dicembre 1995. Tali impegni sono stati contratti precipitosamente per evitare che venissero annullati i fondi.

27. L'affitto dei locali provvisori per il mese di gennaio 1996 (22 750 ECU) era già stato registrato nei conti del 1995. Dato che tale spesa è relativa all'esercizio finanziario 1996, avrebbe dovuto essere registrata di conseguenza.

Il bilancio finanziario

28. A causa della mancanza di un inventario completo che identifichi ciascun oggetto, non è stato possibile procedere ad alcun controllo. La Corte chiede con urgenza al Centro di redigere un inventario aggiornato come previsto dall'articolo 52 del regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio del 1° giugno 1976 modificato dal regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio del 30 giugno 1993.

29. Nel bilancio finanziario la scrittura relativa agli importi dovuti dall'esercizio precedente comprende un debito in sospeso di 3 134 ECU relativo ad una fattura emessa nel 1991. L'osservazione della Corte lo scorso anno non è stata presa in considerazione (5) nonostante la risposta positiva del Centro. A meno che il Centro abbia motivo di ritenere che l'importo sarà recuperato, la Corte raccomanda di annullare tale importo.

30. Alla fine dell'anno il saldo di tesoreria detenuto dal Centro ammontava a 5,9 Mio di ECU. Pertanto il Centro gestisce ingenti saldi di tesoreria, una responsabilità che richiede un'esperienza che esso ha in misura solo limitata. La Corte reitera il commento (6) formulato lo scorso anno secondo cui tale situazione dovrebbe essere evitata ed il Centro dovrebbe far coincidere maggiormente i versamenti trimestrali della Commissione con le sue effettive esigenze di tesoreria. La Commissione dovrebbe allo stesso tempo assicurarsi di ricevere una previsione realistica del flusso di cassa dal Centro prima di effettuare i pagamenti.

Il trasferimento del Centro a Salonicco

Quadro generale

31. Nella riunione del Consiglio europeo del 29 ottobre 1993, si è deciso di trasferire la sede del Cedefop da Berlino a Salonicco, in Grecia (7).

32. Il trasferimento effettivo a Salonicco ha avuto luogo in agosto 1995 e il Centro ha iniziato le sue attività in Grecia nel settembre 1995. Secondo calcoli effettuati dalla Corte, circa 3 300 000 ECU delle spese relative al trasferimento figurano nei conti del 1995.

33. Dal 1° settembre 1995 al Cedefop è stato assegnato un edificio dell'Istituto dell'agricoltura e dell'industria di Salonicco. Dal 1° settembre 1999 al più tardi il Cedefop avrà a disposizione un edificio permanente fornitogli dallo Stato greco. Il Cedefop ha firmato 4 accordi relativi all'affitto dei locali provvisori e alla costruzione dell'edificio definitivo. L'accordo di base tra il Cedefop e lo Stato greco è stato firmato a Salonicco il 22 giugno 1995. Gli altri tre accordi, compreso uno tra lo Stato greco e l'organizzazione responsabile dell'intera costruzione, costituiscono parte dell'accordo di base.

I locali provvisori

34. L'affitto annuo dell'edificio provvisorio è di 273 000 ECU pagabili direttamente al proprietario.

35. L'articolo 1 dell'accordo tra lo Stato greco e il Cedefop dispone che «Lo Stato greco mette a disposizione del Cedefop, a partire dal 1° settembre 1995, l'edificio per la sistemazione provvisoria e i relativi impianti nella loro integralità» e nell'articolo 2 è stabilito che: «. . . entrambi gli edifici saranno messi a disposizione del Cedefop in stato di efficienza. Le autorità greche saranno responsabili del cablaggio elettrico ed elettronico e delle connessioni telefoniche».

36. Al momento della consegna dell'edificio, il Centro non ha formulato alcuna obiezione scritta. Tuttavia, nel corso dei primi 4 mesi di permanenza del Cedefop a Salonicco (da settembre a dicembre 1995), esso ha dovuto investire 120 000 ECU per dotare i locali in modo da rendere l'edificio provvisorio efficiente. Tra le altre cose il cablaggio elettrico ed elettronico e le connessioni telefoniche dovevano ancora essere installati.

37. Tali investimenti sono stati interamente finanziati dal Cedefop e le spese sono state registrate nei conti del 1995. Gli accordi non precisano esplicitamente chi è tenuto a pagare tali investimenti.

I locali definitivi

38. Lo Stato greco si è impegnato a fornire un edificio definitivo al Cedefop al più tardi il 1° settembre 1999. Per la costruzione dell'edificio il Cedefop pagherà allo Stato greco 6 879 750 ECU in quattro rate uguali di 1 719 937 ECU. I termini di pagamento per le prime tre rate sono stati fissati al 1° settembre 1995, al 1° settembre 1996 e al 1° settembre 1997. L'ultima rata sarà pagata alla consegna.

39. Il Cedefop non ha fatto in modo che questi pagamenti fossero legati allo stato effettivo di avanzamento dei lavori di costruzione. Il Centro verserà 5 159 811 ECU più di due anni prima della consegna dell'edificio.

40. La Corte raccomanda al Cedefop di assicurarsi che gli interessi della prima rata saranno a beneficio del progetto.

41. Il Centro dovrebbe far sì che l'Organizzazione per l'alloggio dei dipendenti (OEK), che è responsabile dell'esecuzione dell'intero lavoro, si occuperà degli interessi del Cedefop.

Personale: osservazioni generali

42. Nel 1995, la tabella dell'organico ha autorizzato 79 posti dei quali: 24 A, 11 LA, 15 B, 26 C e 3 D. Al momento del controllo (maggio 1996), 37 persone (14 A, 7 B, 14 C e 2 D) stavano effettivamente lavorando per il Cedefop, 11 persone erano state trasferite ad altre istituzioni dell'UE, 14 membri del personale avevano lasciato il Cedefop prima del trasferimento a Salonicco e 17 persone avevano deciso di non lasciare Berlino. Nel 1995 e nel 1996 è stato necessario, e sarà necessario, procedere a numerose nuove assunzioni.

43. Le 17 persone che sono rimaste a Berlino sono libere di lavorare per il settore pubblico, privato o per altre istituzioni dell'UE ma riceveranno lo stipendio per 18 mesi al massimo, a seconda della loro anzianità al Cedefop (un mese per ogni anno di servizio con un minimo di sei mesi). Dopo questo periodo le persone interessate possono trasferirsi a Salonicco o ricorrere ad altre soluzioni. Una conseguenza di tale situazione è che il Cedefop non ha il diritto di coprire questi 17 posti (maggio 1996) perché sono bloccati nel bilancio e perché devono rimanere vacanti nel caso in cui qualcuno decidesse in un secondo tempo di trasferirsi a Salonicco.

44. Non si sa con certezza cosa accadrà a coloro, tra le 17 persone di cui sopra, che decideranno di non trasferirsi a Salonicco dopo questo periodo di permanenza a Berlino. Conformemente all'articolo 20 dello statuto, «Il funzionario deve risiedere nel luogo ove ha sede l'ufficio cui è destinato o ad una distanza conciliabile con l'adempimento delle sue funzioni». Ciononostante, tre impiegati che non volevano trasferirsi a Salonicco si sono già rivolti alla Corte di giustizia dell'UE.

45. Questa situazione in cui 17 membri chiave del personale bloccano posti autorizzati nel bilancio senza lavorare per il Cedefop ha già avuto nel 1995 un notevole impatto sulle operazioni del Cedefop e lo avrà anche nel 1996 e nel 1997.

Personale: modifiche a livello dell'inquadramento

46. L'articolo 13 del regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio del 10 febbraio 1975 è stato modificato dal regolamento (CE) n. 251/95 del Consiglio del 6 febbraio 1995 e sostituito da quanto segue: «Il personale del Centro è soggetto ai regolamenti e alle regolamentazioni applicabili ai funzionari e agli agenti delle Comunità europee. Il Centro esercita, nei confronti del proprio personale, i poteri spettanti all'autorità investita del potere di nomina. Il consiglio d'amministrazione, d'accordo con la Commissione, stabilisce le modalità d'applicazione più appropriate». Il regolamento (CE) n. 251/95 del Consiglio annulla allo stesso tempo il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1859/76 del Consiglio del 29 giugno 1976 che stabilisce il regime applicabile al personale del Cedefop. La modifica si è resa necessaria per garantire la «coerenza a livello comunitario nella gestione del personale dei vari organismi decentrati» (8). Tuttavia, il personale del Cedefop è composto di funzionari, mentre agli altri organismi decentrati è stato assegnato personale temporaneo.

47. La Corte ha esaminato le modifiche apportate allo statuto e ad altri accordi tra il consiglio d'amministrazione ed il personale, ed ha individuato una serie di irregolarità; tra queste ultime, quelle enunciate nei paragrafi 49 66 sono considerate le più serie.

48. Il consiglio d'amministrazione non ha inviato tali accordi per l'approvazione al controllore finanziario. Tuttavia, tutti gli impegni risultanti da tali accordi sono stati pagati mediante la cassa di anticipi e successivamente hanno ricevuto il visto del controllore finanziario.

Regolarizzazione del personale

49. Il Cedefop ha compiuto i seguenti passi per «regolarizzare» la posizione dei suoi impiegati in seguito al trasferimento a Salonicco:

- innanzitutto, dal 1° marzo 1995 tutti i membri del personale sono stati assunti in qualità di agenti temporanei [(art. 2, lettera b) del regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (RAAA)] allo stesso grado e scatto di quando erano legati al Centro da contratto;

- in secondo luogo, dal 1° aprile 1995, in seguito ad un concorso interno che era stato «preparato» in base alle sole qualifiche, queste persone sono state assunte dal Centro in qualità di funzionari dell'UE.

Violazione dello statuto per quanto riguarda lo scatto a cui gli impiegati prima legati al Cedefop da contratto erano stati inizialmente inquadrati in qualità di agenti temporanei

50. Quando gli impiegati sono stati assunti come agenti temporanei - il 1° marzo 1995 - lo scatto più alto a cui poteva essere inquadrato un membro del personale del Cedefop era il 3 (o il 4 solamente nel caso di gradi A 1 fino a A 4, L/A 3 e L/A 4) (articolo 32 dello statuto, applicabile anche agli agenti temporanei in virtù dell'articolo 15 del RAAA).

51. Tuttavia, 33 dei 59 membri del personale del Cedefop che erano stati assunti come agenti temporanei sono stati inquadrati ad uno scatto superiore al 3. Tale prassi non è regolare.

Abuso di potere nell'organizzazione del concorso interno per la titolarizzazione di funzionari precedentemente legati al Cedefop da contratto

52. Il Cedefop ha pubblicato 15 avvisi comuni di posti vacanti e di concorsi interni il 1° marzo 1995. In seguito a questi concorsi, tutti i membri del personale precedentemente impiegati dal Cedefop sono stati nominati funzionari.

53. Ai sensi dell'articolo 27, paragrafo 1 dello statuto, lo scopo di un concorso è quello di consentire ad un certo numero di candidati di competere in modo che possa essere selezionata la persona più qualificata per coprire il posto vacante. Di conseguenza, il rischio di insuccesso e la competizione sono, per definizione, parte integrante della partecipazione ad un concorso.

54. Lo scopo dei 15 concorsi indetti dal Cedefop - contrariamente a quanto enunciato nel paragrafo precedente - era completamente diverso nel senso che erano intesi a regolarizzare la posizione del personale in seguito al trasferimento a Salonicco, e si sapeva in anticipo fin da quel momento quali persone avrebbero vinto il concorso. Ciò è confermato da:

- la nota «confidenziale» allegata ai suddetti avvisi di posto vacante e di concorso che recava il nome della/e persona/e che doveva/no vincere il concorso precisato a margine;

- il fatto che ad ogni membro del personale era stata inviata una «garanzia scritta» della sua nomina a funzionario dell'UE da parte del Centro (cfr. il paragrafo 4.1, 4° trattino «dell'Accordo quadro», il 2° trattino della lettera datata 7 febbraio 1995, e la lettera di garanzia summenzionata). Pertanto non vi era alcun rischio di insuccesso. Al contrario, ciascun candidato aveva già la certezza di vincere il concorso prima che questo avesse luogo.

55. La Corte di giustizia dell'UE ha decretato che quando un'autorità usa il suo potere per perseguire una finalità diversa da quella perseguita dalla normativa, è colpevole di abuso di potere (9). La Corte di giustizia ha pronunciato tale sentenza concernente la funzione pubblica dell'UE contemplando specificatamente le procedure di un concorso (10). Di conseguenza, le decisioni di nomina prese a seguito di una procedura di concorso viziata da abuso di potere sono illegali (11).

56. Anche il servizio giuridico della Commissione è giunto alla stessa conclusione, come lo conferma il paragrafo (c) della sua nota datata 4 gennaio 1995 (12).

57. Dato che lo scopo del concorso in questione differiva da quello previsto dallo statuto, la procedura di concorso seguita dal Cedefop è stata viziata da abuso di potere; essa è pertanto illegale.

Violazione dello statuto in merito alla nomina a funzionari di membri del personale precedentemente legati al Cedefop da contratto

58. Ai sensi dell'articolo 31 dello statuto, il 1° aprile 1995 ogni membro del personale del Cedefop avrebbe dovuto essere inquadrato nel modo seguente:

- funzionari della categoria A o del quadro linguistico (L/A):

nel grado iniziale della loro categoria (vale a dire A 7 o L/A 7) (articolo 31, paragrafo 1);

- funzionari delle altre categorie:

nel grado iniziale della loro carriera (vale a dire B 1, B 3 o B 5; C 1, C 3 o C 5, D 1, D 3 o D 4) (articolo 31, paragrafo 2);

- in via eccezionale, il personale può essere nominato al grado più alto successivo nei limiti della metà dei posti [articolo 31, paragrafo 2, lettera b)], per gruppi di sei posti.

59. In violazione dello statuto, 32 funzionari su 43 sono stati nominati ad un grado superiore rispetto al grado iniziale della loro categoria o carriera (13).

Violazione degli obblighi relativi al periodo di prova

60. Il funzionario, prima di essere nominato in ruolo per coprire un posto permanente, deve superare con successo un periodo di prova (articolo 34 dello statuto). Pertanto tale periodo di prova richiede una obiettiva valutazione a posteriori del funzionario in prova.

61. Contrariamente a quanto disposto dallo statuto, ciascun funzionario in prova è stato informato che sarebbe stato definitivamente nominato e il periodo di prova è stato chiaramente dichiarato in anticipo una necessaria «formalità legale», senza alcun valore probante [paragrafo 4.1 «dell'Accordo quadro», lettera del 7 febbraio 1995 a ciascun funzionario in prova, comma 2 e paragrafo 1, lettera f) dell'allegato: «il periodo di prova è una formalità legale e sarà effettuato come tale da ciascun funzionario»].

Applicazione irregolare del comando a funzionari durante il periodo di prova

62. Ai sensi dell'articolo 38 dello statuto solo un funzionario titolare - vale a dire un funzionario che abbia superato con successo il periodo di prova - può essere comandato. Contrariamente a tale disposizione, 11 funzionari assunti dopo aver vinto i concorsi di cui sopra sono stati comandati a varie istituzioni dell'UE durante il periodo di prova.

Illegittimità delle disposizioni previste espressamente per i funzionari del Cedefop in materia di trasferimento di parte degli emolumenti all'estero

63. I funzionari della Comunità possono trasferire al massimo il 16 % dei loro emolumenti (o fino al 35 % se forniscono documenti probanti relativi alle spese effettive). I nuovi funzionari del Cedefop possono trasferire fino al 50 % dei loro emolumenti in un'altra valuta. Tuttavia, tale trattamento può essere giustificato solo:

- su base eccezionale;

- in casi debitamente comprovati.

64. Tali condizioni non sono state soddisfatte nel caso in parola. Infatti:

- il Cedefop considera che la differenza del costo della vita tra Berlino e Salonicco e la differenza del coefficiente correttore tra le due città sia eccezionale. Tuttavia, la fissazione di un coefficiente correttore da parte del Consiglio è una decisione legale che non prevede alcuna eccezione. Lo scopo del coefficiente correttore è precisamente quello di appianare le differenze del costo della vita nell'intento di garantire a tutti i funzionari un potere di acquisto identico indipendentemente dalla loro sede di lavoro;

- i funzionari del Cedefop non sono tenuti a presentare una documentazione probante sufficiente per beneficiare di tali disposizioni vantaggiose eccezionali.

65. Pertanto, è stato creato un sistema per trasferire un massimo del 50 % degli emolumenti dei funzionari in una valuta soggetta a un coefficiente correttore (Germania 111,4 %) più alto del coefficiente correttore per Salonicco (Grecia 80,2 %), con importanti ripercussioni negative sul bilancio comunitario e con relativi benefici (almeno un mese in più di stipendio all'anno) per il personale in questione.

Disparità di trattamento rispetto ad altri funzionari al momento dell'introduzione di speciali disposizioni sulla mobilità

66. Il Cedefop ha ottenuto dalla Commissione un impegno a definire regolamenti specifici per amministrare la mobilità. Tali regolamenti sono contrari al principio di parità di trattamento per tutti i funzionari. Ai sensi dell'articolo 13 del regolamento (CE) n. 251/95 del Consiglio del 6 febbraio 1995 lo statuto e il RAAA sono inequivocabilmente applicabili al personale del Cedefop. Di conseguenza, tutte le disposizioni in causa si applicano a questi ultimi, incluso l'articolo 29, paragrafo 1, lettera c), che prevede la possibilità di trasferimenti tra le istituzioni. Pertanto, non può esservi alcuna valida giustificazione per un trattamento speciale del personale del Cedefop in materia di mobilità.

Riepilogo

67. Il controllo della Corte ha evidenziato che il programma di lavoro, per via di una significativa carenza di personale, non è stato svolto secondo i piani stabiliti. La conseguenza è stata una ingente quantità di storni e di annullamenti di stanziamenti. Il controllo ha anche rivelato che le procedure amministrative e contabili non sono ancora state poste in atto.

68. Indennità pari a quattro mesi di uno stipendio base pagate a due direttori aggiunti e un pagamento di 71 030 ECU ad un direttore aggiunto non sono compatibili con la sana gestione finanziaria né risultano essere nell'interesse del Cedefop.

69. Al momento del controllo della Corte solo 37 persone su 79 posti autorizzati stavano effettivamente lavorando al Cedefop. 17 membri del personale sono stati nominati funzionari dell'UE anche se non hanno voluto trasferirsi a Salonicco e se non si sono trasferiti in un'altra istituzione dell'UE.

70. La Corte ha rilevato serie irregolarità in seguito all'esame delle modifiche apportate allo statuto.

Conclusione

71. Nel contesto del trasferimento a Salonicco, è comprensibile che siano stati compiuti degli sforzi per assistere il personale al fine di trattenerlo in seno alle istituzioni europee e di aiutare a superare le difficoltà legate al trasferimento. Rimane che il quadro regolamentare entro il quale è stato attuato il trasferimento, anche dopo che erano state apportate le modifiche allo statuto applicabile ai funzionari e agli altri agenti, non ha consentito un corretto trattamento del personale in servizio da lungo tempo e allo stesso tempo il trasferimento riuscito del Cedefop quale organismo ben funzionante.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo, nella riunione del 21 novembre 1996.

Per la Corte dei conti

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) Regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio pubblicato il 13 febbraio 1975 (GU n. L 39 del 13. 2. 1975, pag. 1.

(2) Relazione annuale della Corte sull'esercizio finanziario 1994.

(3) Relazioni annuali della Corte sugli esercizi finanziari 1992, 1993 e 1994.

(4) Relazioni annuali della Corte sugli esercizi finanziari 1990, 1991, 1992 e 1994.

(5) Relazione annuale della Corte sull'esercizio finanziario 1994.

(6) Relazione annuale della Corte sull'esercizio finanziario 1994.

(7) Decisione 93/C 323/01 del Consiglio, del 29 ottobre 1993, GU n. C 323 del 30. 11. 1993, pag. 1.

(8) Regolamento (CE) n. 251/95 del Consiglio del 6 febbraio 1995 che modifica il regolamento (CEE) n. 337/75 relativo all'istituzione del Cedefop, 4° considerando.

(9) Cfr., tra altre, la sentenza del Tribunale di primo grado del 16 dicembre 1993, causa. T-80-90, Turner/Commissione, Racc. pag. II-1465, e la sentenza del 14 febbraio 1990, causa. T-38/89, Hochbaum/Commissione, Racc. pag. II-45.

(10) Sentenza del 29 settembre 1976, causa. 105/75, Giuffrida/Consiglio, Racc. pag. 1395.

(11) Sentenza Giuffrida, op. cit.

(12) «Una procedura di concorso è, per definizione, soggetta ad un elemento di rischio di insuccesso e vi sono ovvii motivi legali per non eliminare tale margine di rischio.»

(13) 13 funzionari di categoria A su 17 (lo statuto prevede un limite di 6) sono stati nominati ad un grado superiore all'A 7;

5 funzionari L/A su 5 (lo statuto non ne prevede alcuno) sono stati nominati ad un grado superiore all'L/A 7;

12 funzionari di categoria C su 18 (il limite dello statuto è di sei) sono stati nominati ad un grado diverso da quello di base per la loro carriera;

2 funzionari di categoria D su 3 (lo statuto non ne prevede alcuno) sono stati nominati ad un grado diverso da quello di base per la loro carriera.

ALLEGATO 1

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ALLEGATO 2

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ALLEGATO 3

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RISPOSTE DEL CONSIGLIO D'AMMINISTRAZIONE DEL CEDEFOP

La natura delle osservazioni della Corte dei Conti obbliga il Consiglio d'amministrazione del Centro a reagire in maniera altrettanto articolata. Il Consiglio d'amministrazione seguirà la struttura delle osservazioni e delle conclusioni formulate dalla Corte. Il numero dei paragrafi corrisponde a quello utilizzato nel rapporto della Corte.

3. Il Consiglio d'amministrazione nutre la legittima speranza che tutte le istituzioni e le agenzie decentrate siano trattate in maniera analoga e sulla base degli stessi criteri e procedure professionali che garantiscono la parità di trattamento.

4. Il Consiglio d'amministrazione ritiene che nella presentazione introduttiva delle problematiche non siano citati fatti essenziali che possono così essere sintetizzati:

- La decisione del Consiglio europeo del 29 ottobre 1993 è stata adottata senza valutare preliminarmente le implicazioni di tale trasferimento. Cionondimeno il Consiglio d'amministrazione ha rispettato appieno la decisione politica ed ha effettuato il trasloco da Berlino a Salonicco con il prezioso aiuto della Commissione europea.

- La Commissione ha presentato delle proposte per modificare il Regolamento esistente (modifica dell'art. 13 del Regolamento (CEE) n. 337/75) e il Consiglio ha approvato tali modifiche nell'ambito delle decisioni adottate il 16 e 17 maggio 1994 nelle quali Salonicco è stata designata formalmente quale sede del Centro a partire dal 1° settembre 1994. Nelle dichiarazioni riportate nel verbale del Consiglio (cfr. Allegato al Doc. 6653/94 SOC 110), il Consiglio e la Commissione hanno posto importanti condizioni al trasferimento. «Il Consiglio e la Commissione s'impegnano a considerare quanto prima le misure adeguate, in particolare per quanto riguarda le condizioni di impiego del personale, per accompagnare il trasferimento del CEDEFOP da Berlino a Salonicco.»

In questa dichiarazione il Consiglio invita inoltre la Commissione e il Consiglio d'amministrazione ad individuare soluzioni adeguate per le misure di accompagnamento.

- In seguito a tale richiesta del Consiglio dei Ministri, in diverse occasioni tutte le parti interessate hanno cercato soluzioni adeguate che fossero anche in linea con il parere del Parlamento europeo e del Comitato economico e sociale. Al suo arrivo (1° ottobre 1994) al nuovo Direttore è stato indicato di trattare il trasferimento come una questione di assoluta priorità. Nel suo primo contatto con il personale egli ha manifestato il fermo impegno di effettuare il trasferimento in data 1° settembre 1995, una scadenza rispettata dal CEDEFOP malgrado i problemi collegati al trasferimento del Centro.

- Il Presidente del Consiglio d'amministrazione ha inviato una lettera ai Commissari competenti, Van Miert e Ruberti. Il 18 novembre 1994 il Presidente e i Vicepresidenti del Consiglio d'amministrazione del CEDEFOP sono stati ricevuti dai Commissari. In tale occasione il Presidente ha rivolto un urgente appello alla Commissione affinché venissero adottate misure sociali, in particolare per il personale che non era in grado di lasciare Berlino. In considerazione delle disposizioni vigenti i Commissari risposero di essere disposti ad esaminare i problemi specifici del personale con uno spirito positivo e pragmatico ed aggiunsero di attendersi lo stesso comportamento dalle altre istituzioni comunitarie (Parlamento europeo, Consiglio, ecc.).

- Nella riunione dell'8 9 dicembre 1994 il Consiglio d'amministrazione non è stato formalmente in grado di decidere la data del trasferimento perché il licenziamento del personale che non era in grado di trasferirsi a Salonicco non appariva accettabile senza un piano sociale moderno. Nella stessa riunione il Consiglio d'amministrazione ha incaricato il Direttore di completare il lavoro preparatorio per una decisione del Consiglio d'amministrazione (da adottare in una riunione straordinaria il 27 gennaio 1995) per trasferire il Centro in una maniera socialmente accettabile in data 1° settembre 1995.

- Nella seconda metà di dicembre del 1994 il Consiglio ha cominciato ad esaminare la proposta della Commissione che modifica l'art. 13 del Regolamento del CEDEFOP tesa a garantire che il personale fosse coperto dalle disposizioni applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee. Il Direttore ha preso questa modifica quale base per formulare l'accordo quadro sulle misure sociali in relazione al trasferimento del CEDEFOP a Salonicco, sottoscritto con il personale il 23 gennaio 1995. Il lavoro di preparazione è stato svolto in stretta collaborazione con la Commissione europea il che si è dimostrato molto utile durante l'intero processo di transizione (1994 1996).

- Il Consiglio d'amministrazione ha deciso di accettare l'accordo quadro e di trasferire il Centro a Salonicco in data 1° settembre 1995. Inoltre il Consiglio d'amministrazione del CEDEFOP ha autorizzato il Direttore a prendere contatti con gli enti e i servizi nazionali, internazionali e comunitari per assicurare il distacco o misure con effetti analoghi per il personale del Centro in grado di dimostrare che non era in condizione di trasferirsi a Salonicco. In linea con l'accordo quadro, il personale che non era in condizione di lasciare Berlino ha scelto di essere comandato in altre istituzioni dell'Ue o di organizzazioni pubbliche/private e di percepire la retribuzione dal Centro per un periodo non inferiore a 6 mesi e corrispondente a un mese per anno o parte di anno di servizio presso il Centro. Il principio di un mese per ogni anno di servizio corrisponde più o meno ai piani sociali e alle procedure consuete in Germania e nei paesi limitrofi.

- Misure di prepensionamento sono state previste nel 1995 per 17 membri del personale (di età superiore ai 55 anni e con un'anzianità di servizio di 10 anni o di età superiore ai 50 anni e con un'anzianità di servizio di 15 anni). Tali misure non costituivano parte dell'accordo quadro e alla fine non sono state proposte dalla Commissione a causa delle decisioni del Consiglio dei Ministri del 17 novembre 1995 di accettare il «dégagement» in relazione all'allargamento soltanto per il personale del Parlamento europeo.

Il Consiglio d'amministrazione risponderà in maniera più approfondita nelle repliche ai paragrafi 46 66. In linea generale è oltremodo importante prendere seriamente in considerazione gli aspetti politici ed evitare le critiche. In effetti il trasferimento di un'intera agenzia nel contesto restrittivo di molte diverse disposizioni e di fronte ad una serie di problemi sociali e personali è un «unicum» nella storia della Comunità.

5. Il Consiglio d'amministrazione ritornerà in seguito in questa replica sull'eccezione citata nell'ultima frase.

8. I costi delle riunioni del Consiglio d'amministrazione nel 1995 sono dovuti al fatto che si sono dovute tenere due ulteriori riunioni (in gennaio e in giugno) in relazione al trasferimento. Inoltre, la riunione di dicembre è risultata più onerosa a causa dell'inizio ufficiale dell'attività in Grecia. Per il 1996 sono previste soltanto due riunioni.

13. Il Consiglio d'amministrazione deplora la mancanza di reazioni da parte della Corte dei Conti in merito alla decisione del Parlamento europeo di posticipare lo scarico del bilancio 1994. Ciò pone gravi problemi dato che:

- il discarico per il 1994 va considerato in funzione del rapporto 1994 della Corte dei Conti e delle raccomandazioni del Consiglio dei Ministri in relazione allo scarico e si dovrebbe basare sulla normativa e sulle procedure in vigore;

- la valutazione del Parlamento europeo dell'esercizio 1995 senza un rapporto della Corte dei Conti per il 1995, a cui il Consiglio d'amministrazione potrebbe rispondere, porta alla commistione di situazioni del tutto differenti;

- nel 1995 il Centro si è trasferito in Grecia. Il trasferimento ha avuto luogo senza fratture e in condizioni accettabili. A causa dei problemi per il personale, detto trasferimento comporta un periodo di transizione che non può terminare prima del 1997.

15. A tale proposito si è registrato un netto miglioramento. La poca assistenza fornita era volta a favorire la presentazione di proposte di impegni o di pagamenti, e non riguardava decisioni in materia di esecuzione del bilancio. Nella fase pilota a Salonicco, i componenti del personale si sono aiutati reciprocamente nello svolgimento delle funzioni.

16. Come già indicato lo scorso anno, su richiesta del Controllo finanziario, per migliorare il rapporto costi/benefici è stato fatto ampio ricorso alla cassa di anticipi. Il precedente sistema comportava considerevoli costi postali e ritardi. Inoltre faceva sì che il Controllo finanziario dovesse intervenire con maggiore frequenza. L'applicazione della cassa di anticipi per tutte le spese che potevano portare a impegni provvisori ha limitato i costi di gestione e ha ridotto i ritardi. Questa situazione è aggravata dalle procedure di pagamento in Grecia (la maggior parte dei pagamenti avvengono in contanti o con assegni). Le fatture che recano un numero di conto bancario sono rare; i fornitori provvedono personalmente a raccogliere il denaro. Va anche tenuto conto della distanza geografica dal Controllo finanziario e della scarsa affidabilità del servizio postale. Inoltre, a causa del costo (3 000 franchi belgi per consegna), gli invii per corriere sono stati limitati ad uno per settimana.

Una modifica della decisione che crea la cassa di anticipi sarà presentata entro breve termine al Consiglio d'amministrazione allo scopo di tener meglio conto dei desideri della Corte dei Conti.

17. Gli storni di stanziamenti negli ultimi due anni sono giustificati dall'esigenza di ottimizzare l'utilizzo del bilancio (di cui 2 000 000 di ECU a riserva sono stati sbloccati poco prima del trasferimento del Centro a Salonicco) e dalla decisione del Consiglio d'amministrazione (7-8. 12. 1995) di reclutare esperti distaccati a livello nazionale lungo le linee seguite dalla Commissione (anche per contribuire al progresso dell'attività del Centro).

19. Il Consiglio d'amministrazione era consapevole del fatto che il 1995 e il 1996 sarebbero stati anni di transizione e di ristrutturazione. Un certo calo di produzione è collegato a questo trasferimento internazionale che, a giudizio del Consiglio d'amministrazione, è stato effettuato in maniera accettabile e non lacerante. Il Centro continua a dover far fronte ai problemi legati al periodo di transizione.

20. Poiché il trasferimento del Centro è avvenuto con un organico considerevolmente ridotto, i servizi amministrativi e gli altri servizi hanno registrato un calo dell'attività. Per tale ragione è stato richiesto e approvato un riporto non automatico degli stanziamenti.

22. Il Consiglio d'amministrazione rileva che la Commissione s'impegna al massimo per rispettare quanto previsto all'art. 26 delle disposizioni finanziarie applicabili al Centro e per trasferire la sovvenzione con scadenza trimestrale nelle prime due settimane del trimestre, in funzione dell'effettivo fabbisogno. Nel 1995 si è registrato un miglioramento a tale riguardo rispetto al 1994. Tuttavia, a causa dell'eccessiva lungaggine delle procedure interne (che coinvolgono l'ente preposto all'autorizzazione, il Controllo finanziario e il contabile) e di quelle bancarie, il ritardo totale dell'iter (in media 12 giorni nel 1995) non può essere recuperato completamente. Malgrado ciò, nel 1995 tre pagamenti non hanno affatto rispettato quanto disposto all'art. 26 e sono pervenuti al Centro meno di 4 giorni oltre la prima quindicina di giorni del trimestre. Se, per tutti i pagamenti, il periodo di elaborazione (tra 9 e 22 giorni lavorativi) fosse stato pari al periodo medio di 12 giorni, tutte e tre i pagamenti sarebbero stati conformi alle disposizioni dell'art. 26. Il primo pagamento non ha rispettato tali disposizioni, ma l'effettuazione di questo pagamento dev'essere preceduta dall'impegno degli stanziamenti, il che richiede un certo tempo.

23. Il Direttore aggiunto che si è trasferito da Salonicco a Berlino lo ha fatto in considerazione dell'incertezza relativa alla data effettiva del trasferimento del Centro. Al momento della sua nomina (1° ottobre 1994), non era stata adottata alcuna decisione in merito alla data del trasferimento (che avrebbe potuto essere ulteriormente rimandato). Ci si augurava che la sua permanenza fosse breve, ma all'epoca non era certa la sua durata. Per i normali motivi di famiglia egli si è trasferito a Berlino nell'ambito delle condizioni previste dallo statuto.

Le sue indennità giornaliere per missioni sono state computate secondo le stesse modalità previste per il restante personale. Per quanto concerne la seconda indennità di nuova sistemazione, il direttore aggiunto ha rimborsato tale importo al Centro dopo la visita di controllo, anche se avrebbe potuto avere pieno diritto di percepirlo.

24. Nella riunione del giugno 1995 il Consiglio d'amministrazione ha fissato la scadenza del suo contratto al 31 dicembre 1995 e ha incaricato il Direttore di dare esecuzione a tale decisione e di procedere ai pagamenti previsti. Il Consiglio d'amministrazione si è compiaciuto del fatto che il direttore aggiunto fosse disposto ad aiutare a dare esecuzione al Programma di lavoro 1995 e a contribuire all'avviamento del Centro a Salonicco. Il compenso (il pagamento di un terzo della retribuzione base per il periodo tra la data di scadenza dei suoi obblighi e la data di scadenza del contratto) è stato corrisposto in conformità del contratto.

25. In considerazione delle difficoltà collegate al periodo di avviamento e della gran quantità di nuovi contratti, il Centro ha evitato di applicare in tutti i casi le normali procedure d'appalto. Questa situazione, che era eccezionale, si va normalizzando. Nel frattempo, per i contratti a più lungo termine vengono effettuate o sono previste per il 1996 procedure d'appalto.

Inoltre, al fine di assicurare un migliore equilibrio dell'esecuzione del bilancio durante l'anno, il Consiglio d'amministrazione anticiperà l'approvazione del Programma di lavoro 1997 in modo che i servizi abbiano il tempo necessario per procedere alle gare d'appalto e per contrarre impegni di spesa e in modo che i contratti possano essere sottoscritti nei primi mesi dell'esercizio.

26. Il 40 % degli impegni sulla linea di bilancio «Spese per studi ed esperienze pilota» (300 000 ECU) è stato contratto negli ultimi mesi dell'anno a causa dello sblocco tardivo della riserva sul bilancio 1995 da parte dell'Autorità di bilancio e del trasferimento del Centro a Salonicco. Il Centro ha dovuto agire in maniera logica e conseguente e non ha potuto fare altro perché doveva innanzitutto rispettare gli obblighi finanziari legati ai Titoli I e II e pertanto ha potuto contrarre ulteriori impegni relativi al Titolo III soltanto dopo lo sblocco della riserva.

La possibilità di distaccare esperti nazionali è stata offerta dal Consiglio d'amministrazione nel corso della riunione del dicembre 1995 e, dal punto di vista finanziario, si è basata sul bilancio di riserva. Il Direttore ha dovuto agire con grande celerità ed entro breve termine per evitare che venissero annullati gli stanziamenti (che sono stati resi disponibili assai tardi). La candidatura dell'esperto (austriaco) (appoggiata ufficialmente dal governo) era già stata presentata ai primi del 1995.

27. Il motivo per cui l'affitto dei locali per il mese di gennaio 1996 era già stato registrato nei conti del 1995 era di carattere pratico. In conformità al contratto, il canone doveva essere versato anticipatamente in due rate - il 1° gennaio e il 1° luglio. Poiché il primo pagamento era stato effettuato appena nell'ottobre 1995 e sarebbe stato difficile eseguire un altro pagamento quasi subito dopo, ossia il 1° gennaio 1996, il primo pagamento è stato realizzato a copertura di cinque mesi, compreso gennaio 1996.

28. L'aggiornamento dell'inventario è in corso.

29. Sarà ripreso.

30. Il Centro assicura che presenterà alla Commissione una previsione realistica del flusso di cassa allo scopo di evitare di dover gestire fondi di tesoreria troppo ingenti, in conformità con quanto richiesto dalla Corte.

L'ultimo pagamento dell'anno dovrebbe essere il più consistente perché deve anche coprire i primi mesi dell'anno successivo, in cui di norma vengono effettuati importanti pagamenti.

31. Cfr. gli impegni di cui al paragrafo 4.

32. L'amministrazione del Centro sta preparando una valutazione dei costi del trasloco e una stima degli sviluppi per fornire un quadro coerente dei costi e benefici legati al trasferimento in Grecia.

36 37. Si prevedeva che il Centro fosse immediatamente operativo subito dopo il suo trasferimento; sono stati necessari alcuni investimenti e mutamenti supplementari. Come detto, gli accordi non sono chiari per quanto riguarda la responsabilità di tali pagamenti. Alcuni investimenti erano dovuti al fatto che il Centro aveva bisogno di una maggiore fornitura di elettricità e di un cablaggio elettronico superiore a quello standard. Altri investimenti si riferiscono ad ulteriori esigenze di sicurezza e di strutture per telecomunicazioni, ad esempio Europe via satellite, al fine di poter seguire direttamente le trasmissioni sulle istituzioni. Tuttavia il Centro ha sollevato questioni in relazione all'edificio provvisorio mettendole all'ordine del giorno del Comitato di controllo, che si occupa del nuovo e (se necessario) dell'edificio provvisorio.

38 41. Il Consiglio d'amministrazione è consapevole del fatto che il contenuto dell'accordo relativo al nuovo edificio attribuiva grandi responsabilità al governo greco, che, ad ogni modo, rispetta l'accordo stesso.

Due sono le principali fonti di preoccupazione:

- assicurare un edificio di elevata qualità ad un prezzo ragionevole;

- assicurare che l'edificio venga consegnato in tempo (se possibile prima del 1° settembre 1998).

Il fatto che consistenti pagamenti siano effettuati anticipatamente (metà dell'edificio è già stata pagata anche se la costruzione non è ancora stata iniziata) può anche avere degli aspetti positivi perché l'effettiva costruzione (dopo la selezione del progetto e dell'impresa costruttrice nell'ottobre/novembre 1996) può progredire rapidamente in considerazione della disponibilità dei fondi. In linea generale, il Consiglio d'amministrazione comprende appieno le preoccupazioni della Corte che sono anche state espresse dagli europarlamentari on. Kellet-Bowman e on. Tappin che hanno visitato il Centro rispettivamente l'1 2 e il 14 15 maggio 1996. Il Consiglio d'amministrazione è disposto ad agire su questo punto in conformità delle linee raccomandate dalla Corte.

42. Tenendo conto delle varie misure sociali, la situazione del personale era piuttosto complessa (ed è migliorata), ma i membri del personale del CEDEFOP che non erano stati comandati presso altre organizzazioni o distaccati a Berlino lavoravano per il CEDEFOP e per il suo Programma di lavoro.

43. Il Consiglio d'amministrazione ha deciso le misure sociali in relazione del trasferimento (Accordo quadro) al fine di «reperire quanto prima soluzioni adeguate per le misure di accompagnamento» (cfr. le dichiarazioni contenute nel verbale del Consiglio). La valutazione delle misure era tesa a prendere in considerazione il contesto politico.

Il Centro si trova a Salonicco; il Consiglio d'amministrazione e il Direttore hanno deciso come organizzare il lavoro. È evidente che alcuni posti sono bloccati finché sono in vigore le misure sociali. Alla fine del 1996 quasi tutte le misure saranno scadute e il CEDEFOP funzionerà a pieno regime sulla base delle priorità a medio termine (che devono essere decise dal Consiglio d'amministrazione nel novembre 1996) e del Programma di lavoro 1997 che si fonda su tali priorità. Pertanto il CEDEFOP adotterà dal 1997 un nuovo approccio verso il futuro.

44. Al termine del periodo convenuto di permanenza a Berlino, le persone che per motivi sociali e/o personali non hanno potuto lasciare Berlino si troveranno dinanzi a tre alternative. A tale riguardo, il Presidente del Tribunale di primo grado ha emesso tre ordinanze che respingono la richiesta di procedure interinali. Il personale si deve trasferire, lasciare il servizio del Centro o trovare altre soluzioni in conformità dello statuto.

45. L'impatto nel 1996 è ovviamente considerevole, ma dopo i primi mesi del 1997 sarà minimo. Il trasferimento ha le sue conseguenze e i suoi costi. Ma, se comparati con analoghi trasferimenti su base nazionale, ad esempio quello del CEREQ (Centre d'Etudes et de Recherches sur les Qualifications) da Parigi a Marsiglia (dove solo 21 dei 120 componenti l'organico si sono trasferiti), il CEDEFOP ha avuto un risultato piuttosto buono, senza un eccessivo impatto negativo per un trasferimento internazionale di quasi 2 000 km. Caute stime dei costi indicano che nel 2000 saranno pari e che successivamente le operazioni diverranno più convenienti sotto il profilo dei costi (soprattutto a causa del minore costo della manodopera in Grecia).

46 66. I punti sollevati meritano una serie di osservazioni preliminari:

a) Come sottolineato dalla Corte nella conclusione (71), è comprensibile che siano stati compiuti degli sforzi per assistere il personale al fine di trattenerlo in seno alle istituzioni dell'UE e di aiutarlo a superare le difficoltà legate al trasferimento.

b) Tuttavia non è colpa del Consiglio d'amministrazione che «il quadro regolamentare entro il quale è stato attuato il trasferimento. . . non ha consentito un corretto trattamento del personale in servizio da lungo tempo e allo stesso tempo il trasferimento riuscito del CEDEFOP quale organismo ben funzionante».

c) In seguito alla decisione adottata dal Consiglio d'amministrazione il 27 gennaio 1995, in data 6 febbraio 1995 il Consiglio ha modificato (Regolamento (CE) n. 251/95) l'art. 13 del Regolamento (CEE) n. 337/75 disponendo che «il personale del Centro è soggetto ai regolamenti e alle regolamentazioni applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee». Anche in assenza di disposizioni transitorie, come quando è stato adottato il Regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio (cfr. art. 102 delle disposizioni per i funzionari delle CE e art. 99 delle Condizioni di lavoro degli altri agenti delle CE), andava tenuto conto del fatto che i membri del personale del CEDEFOP potevano essere considerati «agenti delle Comunità europee» nonostante il Centro fosse disciplinato da un regolamento ad hoc del Consiglio.

d) Poiché la normativa comunitaria non prevedeva alcuna misura transitoria, il Consiglio d'amministrazione non aveva altra scelta se non quella di agire sotto propria responsabilità per salvaguardare i diritti e gli interessi del personale del CEDEFOP.

e) Va tenuto conto che il Regolamento (CE) n. 251/95 che dispone il trasferimento della sede del CEDEFOP da Berlino a Salonicco costituisce un cambio improvviso della sede di lavoro del personale come dimostrato dai contratti di lavoro. Per 20 anni Berlino è stata l'unica sede del CEDEFOP e mai dal 10 febbraio 1975 c'è stata un'indicazione che tale sede potesse essere cambiata, per non dire trasferita in un altro lontano Stato membro. Il personale del CEDEFOP ha accettato il posto di lavoro e ha preso le decisioni personali (lavoro del coniuge, istruzione dei figli, ecc.) su tale base.

f) Date le circostanze il Consiglio d'amministrazione aveva il dovere:

- di garantire al personale un elevato livello di sicurezza per quanto riguarda il posto di lavoro (inquadramento in qualità di funzionari);

- di assicurare il mantenimento della categoria, grado e scatto e

- di aiutare il personale, ove necessario, a reperire un impiego alternativo.

g) Il Consiglio d'amministrazione sottolinea che i posti autorizzati per il CEDEFOP dall'Autorità di bilancio erano posti permanenti. Tenuto conto degli artt. 2 e 8 delle Condizioni di lavoro degli altri agenti delle CE, questi posti possono essere assegnati soltanto a funzionari o a personale temporaneo assunto per non più di due anni, il cui contratto non è rinnovabile per più di una volta per un periodo massimo di un anno.

h) Inoltre la formulazione del Regolamento (CE) n. 251/95 («il personale del Centro è soggetto ai regolamenti e alle regolamentazioni applicabili ai funzionari e agli agenti delle Comunità europee») prevede chiaramente l'assunzione di funzionari ed altri agenti. Tenuto conto della natura permanente dell'assunzione del personale, la scelta di un inquadramento in qualità di funzionari invece che di contratti temporanei era adeguata e giustificata.

Il Consiglio d'amministrazione desidera esprimere i seguenti commenti sulle osservazioni particolareggiate mosse dalla Corte:

46. (ultima frase) Il Consiglio d'amministrazione poteva scegliere tra l'inquadramento dei membri del personale in qualità di funzionari e l'offerta di contratti biennali (cfr. la precedente lettera g). Non è stato ritenuto accettabile chiedere al personale di trasferirsi da Berlino a Salonicco sulla base di un contratto biennale.

48. Mentre è esatto che il Consiglio d'amministrazione non ha inviato ufficialmente al Controllore finanziario per l'approvazione l'accordo raggiunto con il personale, il predetto Controllore è stato informato delle decisioni adottate. All'epoca della stipula dell'accordo, non erano chiare le esatte conseguenze finanziarie a causa della scarsa chiarezza in merito alle decisioni dei singoli componenti il personale. Si trattava di un quadro che ha fornito la base per le decisioni individuali che ha ricevuto la piena approvazione del Controllore finanziario durante la sua visita a Berlino.

50 51. Tenuto conto della precedente lettera e), la decisione adottata (cfr. commento, 2° capoverso) era l'unica possibile ed era anche in conformità con la dichiarazione della Commissione (cfr. l'ultima frase della dichiarazione allegata per il verbale del Consiglio) «che non c'è alcun peggioramento delle condizioni di lavoro del personale del CEDEFOP». Le considerazioni espresse dal Servizio giuridico della Commissione, citate solo parzialmente al paragrafo 56 del rapporto della Corte, lasciano spazio per adottare una decisione di questo genere.

52 54. Il Consiglio d'amministrazione ribadisce che l'art. 29 dello statuto prevede che, al fine di coprire posti vacanti in un'istituzione, l'autorità con potere di nomina ha la facoltà di organizzare un concorso interno (punto 1b). I concorsi sono stati organizzati in conformità dell'Allegato III dello statuto.

55. L'obiettivo e il compito del Consiglio d'amministrazione erano di assicurare che il maggior numero possibile di membri del personale del CEDEFOP accettasse il trasferimento a Salonicco. Va tenuto conto che il Regolamento (CE) n. 251/95 ha modificato le norme applicabili al personale a partire dal 1° marzo 1995 e che il trasferimento a Salonicco ha avuto luogo nell'agosto dello stesso anno.

La condotta del Consiglio d'amministrazione si basava sulle seguenti considerazioni:

- era impensabile di chiedere al personale di trasferirsi a Salonicco sulla base di un contratto biennale (cfr. lettera g e punto 46);

- non c'era il tempo per organizzare e completare i concorsi pubblici come suggerito dalla Corte prima del trasferimento a Salonicco e, ancora una volta, non sarebbe stato realistico attendersi che il personale si trasferisse senza un'offerta sicura di impiego.

56 59. Il Consiglio d'amministrazione ha già sottolineato (cfr. lettera e) che il trasferimento a Salonicco costituisce un mutamento repentino della sede di lavoro del personale che inevitabilmente ha causato problemi sociali e limita la produttività per un certo periodo di tempo. Chiedere al personale di trasferirsi accettando un grado o uno scatto inferiore avrebbe aggiunto la beffa al danno. La nota del Servizio giuridico della Commissione citato al paragrafo 56 fornisce alla lettera d) adito per giustificare l'atteggiamento adottato dal Centro.

60 61. Tutti i membri del personale che hanno chiesto di essere inquadrati come funzionari hanno superato il periodo di prova indicato all'art. 34 dello statuto.

62. In conformità della precedente lettera f), 3° trattino, il Consiglio d'amministrazione ha ritenuto proprio dovere aiutare il personale in una maniera accettabile. Questo è stato il parere anche del Servizio giuridico della Commissione.

65. Le disposizioni che disciplinano le procedure per il trasferimento di parte degli emolumenti consentono di aumentare la percentuale dal 35 % al 50 % in singoli casi, dietro presentazione di documenti probanti in conformità dell'art. 4 di tale normativa. L'accordo quadro ha reso possibile una quota superiore di trasferimento ( > 35 % previsto dallo statuto, ma