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DECISIONE N. 359/83/CECA DELLA COMMISSIONE

dell'8 febbraio 1983

che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità europea del carbone e dell'acciaio

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea del carbone e dell'acciaio, in particolare l'articolo 95, primo comma,

visto il parere del comitato consultivo,

visto il parere del Parlamento europeo (1),

visto il parere conforme del Consiglio che delibera all'unanimità,

considerando che, nell'ambito dell'espletamento della sua missione, la Comunità europea del carbone e dell'acciaio ha istituito presso le sue istituzioni una vasta collezione di archivi; che tali archivi costituiscono un bene della Comunità che gode della personalità giuridica;

considerando che una parte dei documenti e atti delle istituizioni della Comunità si trova materialmente negli archivi degli Stati membri; che questi ultimi applicano norme diverse quanto ai termini e alle condizioni di accesso al pubblico dei loro archivi;

considerando che è una consuetudine sia negli Stati membri che nell'ambito delle organizzazioni internazionali rendere accessibili al pubblico gli archivi una volta trascorso un certo numero di anni;

considerando che l'utilizzazione e l'analisi critica degli archivi della Comunità potrebbero non solo servire ai fini della ricerca storica in generale, ma chiarire e facilitare nel contempo l'azione degli interessati e contribuire in tal modo ad una migliore realizzazione degli scopi della Comunità; che per conseguire gli obiettivi della Comunità appare quindi necessario istituire norme comuni relative all'apertura degli archivi storici della Comunità al pubblico;

considerando che occorre evitare che documenti e atti classificati emanati dalle istituzioni comunitarie diventino accessibili al pubblico per il tramite degli archivi nazionali a condizioni meno severe di quelle previste dalla presente decisione;

considerando che è opportuno limitarsi a stabilire taluni principi essenziali, lasciando ad ogni istituzione il compito di adottare le norme necessarie per l'applicazione sul piano interno dei principi medesimi,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

1. Le istituzioni della Comunità europea del carbone e dell'acciaio istituiscono archivi storici e li rendono accessibili al pubblico alle condizioni fissate dalla presente decisione, alla scadenza del termine di trenta anni a decorrere dalla data in cui il documento o l'atto è stato prodotto. Ai fini dell'applicazione della presente decisione, il Comitato consultivo e la Corte dei conti sono equiparati alle istituzioni di cui all'articolo 7 del trattato.

2. Ai fini dell'applicazione della presente decisione:

a) i termini « archivi della Comunità » designano il complesso degli atti e documenti di ogni genere, indipendentemente dalla loro forma e dal loro supporto materiale, prodotti o ricevuti da un'istitituzione, da un suo rappresentante o da un suo agente nell'esercizio delle sue funzioni e riguardanti le attività della Comunità europea del carbone e dell'acciaio;

b) i termini « archivi storici » designano quella parte degli archivi della Comunità che è stata prescelta, alle condizioni di cui all'articolo 7 della presente decisione, per essere conservata in permanenza.

3. I documenti e gli atti che potevano essere resi noti liberamente anche prima della scadenza del termine di cui al paragrafo 1 continuano ad essere accessibili al pubblico senza alcuna restrizione.

4. Alla scadenza del termine di cui al paragrafo 1, l'accesso agli archivi storici è consentito a tutti coloro che ne fanno richiesta e che accettano di ottemperare alle norme interne stabilite a tal fine in seno a ciascuna istituzione.

5. Gli archivi storici sono accessibili in forma di copie. Le istituzioni possono tuttavia rendere accessibili gli originali dei documenti e degli atti se l'utilizzatore fa stato di un interesse particolare debitamente motivato.

Articolo 2

La presente decisione non si applica ai fascicoli concernenti il personale della Comunità né ai documenti ed atti contenenti informazioni relative alla vita privata o professionale di una determinata persona.

Articolo 3

1. Non vengono resi accessibili al pubblico i documenti e gli atti delle cause promosse dinanzi alla Corte di giustizia della Comunità europee in quanto istanza giurisdizionale.

2. Sono altresì esclusi dall'accesso al pubblico i documenti e gli atti considerati, secondo le norme e gli usi instauratisi in materia in seno a ciascuna istituzione, come riservati o appartenenti a una categoria più rigorosamente protetta, a meno che non siano stati declassificati conformemente all'articolo 5.

Articolo 4

1. I documenti e gli atti che, nel momento in cui sono stati portati a conoscenza di una delle istituzioni, erano coperti dal segreto professionale o aziendale vengono resi accessibili al pubblico alla scadenza del termine di trenta anni solo se l'istituzione che ha conoscenza di questi documenti o atti ha informato in precedenza la persona o impresa interessata della sua intenzione di renderli accessibili al pubblico e se la persona o impresa non ha sollevato obiezioni entro un termine precisato secondo le modalità di applicazione di cui all'articolo 9.

2. Il paragrafo 1 è del pari applicabile ai documenti ed agli atti che sono elaborati da un'istituzione e che contengono informazioni coperte da segreto professionale o aziendale.

Articolo 5

1. Onde garantire il rispetto del termine di trenta anni di cui all'articolo 1, paragrafo 1, ogni istituzione procede in tempo utile, e al più tardi a venticinque anni dalla data di produzione di ciascun documento o atto, all'esame dei documenti e degli atti considerati ancora come riservati o rientranti in una categoria più rigorosamente protetta, per decidere in merito alla loro eventuale declassificazione. I documenti ed atti che non siano stati declassificati nel corso del primo esame vengono riesaminati periodicamente, al massimo ogni cinque anni.

2. Per quanto riguarda i documenti e gli atti provenienti da uno Stato membro, o da un'altra istituzione, le istituzioni rispettano la classificazione stabilita da questi ultimi. Tuttavia, allo scopo di assicurare la massima accessibilità possibile agli archivi della Comunità, le istituzioni e gli Stati membri possono prevedere procedure per declassificare i documenti e gli atti in questione secondo criteri fissati di comune accordo.

Articolo 6

1. Gli Stati membri non rendono accessibili al pubblico a condizioni meno severe di quelle stabilite dagli articoli da 1 a 5 i documenti e gli atti che sono stati classificati e che non sono stati declassificati, emanati dalle istituzioni delle Comunità e che si trovano materialmente nei loro archivi.

2. Il paragrafo 1 è del pari applicabile ai documenti ed agli atti degli Stati membri che riproducono in tutto o in parte il contenuto dei documenti ivi menzionati.

Articolo 7

Ogni istituzione trasmette agli archivi storici i documenti e gli atti contenuti nei suoi archivi correnti, al più tardi alla scadenza del termine di quindici anni a decorrere dal momento in cui sono stati prodotti. Sulla base di criteri che verranno stabiliti da ciascuna istituzione, conformemente all'articolo 9, tali documenti ed atti sono sottoposti ad una cernita per separare quelli da conservare da quelli privi di interesse amministrativo o storico.

Articolo 8

1. Ogni istituzione può depositare i propri archivi storici nel luogo che ritiene più opportuno.

2. Ogni istituzione mette a disposizione degli altri Stati membri e delle altre istituzioni che ne facciano richiesta una serie completa di copie microforme dei propri archivi storici, nella misura in cui questi ultimi siano accessibili ai sensi della presente decisione, purché non si tratti dello Stato membro in cui l'istituzione si trova o di istituzioni che si trovano nello stesso Stato membro.

Articolo 9

Ogni istituzione ha il potere di adottare le modalità d'applicazione per l'attuazione, sul piano interno, delle disposizioni della presente decisione.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Fatto a Strasburgo, l'8 febbraio 1983.

Per la Commissione

Il Presidente

Gaston THORN

(1) GU n. C 327 del 14. 12. 1981, pag. 45.