Relazione

sul rendiconto finanziario dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali (OCVV - Angers) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1998, corredata delle risposte dell'Ufficio

(1999/C 372/10)

INDICE

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Parere della Corte

1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali, conformemente all'articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio(1).

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali relativo all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1998. Conformemente all'articolo 110 del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del presidente dell'Ufficio. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui all'articolo 112 del regolamento (CE) n. 2100/94. La Corte dei conti è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili e adottato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali dell'esercizio chiuso al 31 dicembre 1998 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

Principali osservazioni sull'esecuzione del bilancio dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1998

Nuovi edifici

5. Nel 1998, l'Ufficio ha proceduto all'acquisto di un palazzo signorile, in parte classificato come monumento storico, situato nel centro della città di Angers e adibito, fino a poco tempo fa, ad albergo e ristorante.

La configurazione interna dell'edificio e la scarsa funzionalità di alcuni locali non consentono di accogliere tutto il personale dell'Ufficio composto da circa 30 agenti. Per tale ragione è stato necessario acquistare ulteriori spazi per uffici in un edificio situato sul retro del suddetto palazzo. La superficie totale dei due edifici è di 1150 m2, di cui solo una parte potrà essere utilizzata come ufficio. Internamente, il palazzo deve essere interamente ristrutturato per poter passare da una destinazione di albergo-ristorante ad un uso ufficio. Uno studio preliminare valutava il costo dei lavori necessari a 0,8 Mio EUR, somma iscritta nel bilancio 1999. Il progetto iniziale dell'architetto alla fine prescelto comporta una spesa di circa 1,3 Mio EUR, con un aumento del 61 % rispetto alla stima effettuata al momento della decisione di acquisto.

La previsione della spesa totale per l'operazione viene ripartita ormai nel modo seguente:

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Alla somma effettivamente a carico del bilancio dell'Ufficio sarà sottratto l'importo restante della sovvenzione di 1,524 Mio EUR concessa dalle autorità locali per coprire le spese per l'insediamento dell'Ufficio ad Angers. Al 31 dicembre 1998, 0,172 Mio EUR di questa sovvenzione erano già stati utilizzati per la sistemazione dell'Ufficio nei locali attualmente occupati.

Data la natura dei lavori di trasformazione, occorre che l'Ufficio sorvegli con attenzione che il bilancio previsto venga rispettato.

Commissione consultiva per gli acquisiti e i contratti (CCAM)

6. La CCAM è composta da tre agenti temporanei dell'Ufficio a cui si aggiunge, in qualità di osservatore, un rappresentante del controllore finanziario. La maggior parte dei progetti di decisioni sottoposti alla CCAM proviene dal presidente dell'Ufficio che stabilisce le operazioni da realizzare e l'impresa aggiudicataria. Quando l'ordinatore è il presidente dell'Ufficio, sarebbe auspicabile che la presentazione del fascicolo alla CCAM venisse da questi affidato ad un responsabile della gestione.

Corsi di lingue

7. Per l'esercizio finanziario 1998, le spese relative ai corsi di lingue organizzati per gli agenti e i loro familiari sono ammontate a 48524 ECU. Le prestazioni sono state eseguite e fatturate da una sola ed unica impresa. Poiché l'importo delle stesse ha superato la soglia oltre la quale è competente la CCAM, la questione è stata deferita a tale commissione. Il presidente dell'Ufficio ha sottoposto ad essa un progetto di decisione le cui motivazioni erano insufficienti e con il quale si rende nota l'intenzione di continuare a lavorare con la stessa impresa per i corsi in tutte le lingue e senza indicare limiti di tempo.

Politica del personale

8. L'insieme del personale permanente dell'Ufficio è composto da agenti temporanei di cui solo tre dispongono di contratti a tempo indeterminato. Il ricorso a personale interinale è notevole, le spese relative a questo tipo di rapporto di lavoro sono ammontate a 136382 ECU, con un incremento del 67 % rispetto all'esercizio precedente. Nonostante i notevoli sforzi, l'Ufficio ha difficoltà nel reperire personale amministrativo da assumere con contratti temporanei di breve durata e cercando di rispettare un equilibrio tra le varie nazionalità.

Missioni e rimborsi spese ai periti e ai membri del consiglio di amministrazione

9. L'Ufficio rimborsa una parte delle spese sostenute dai periti o dai membri del consiglio di amministrazione su conti personali. I rimborsi alle amministrazioni nazionali dovrebbero essere la norma per tutti i periti e i membri del consiglio di amministrazione; ogni eccezione dovrebbe essere debitamente motivata.

10. I titoli di trasporto dovrebbero inoltre essere sempre presentati, compresi nei casi di viaggi in treno, e timbrati per indicare chiaramente che sono oggetto di rimborso. In caso di viaggio aereo, la carta d'imbarco dovrebbe essere consegnata all'Ufficio.

Ritardo nella determinazione dei costi d'esame

11. Il regolamento di base(3) dispone, per quanto riguarda la procedura davanti all'Ufficio, che "(...) Anteriormente al 27 aprile 1997, il consiglio di amministrazione adotta metodi uniformi per calcolare le spese e voci uniformi di spesa, applicabili a tutti gli uffici d'esame incaricati ". Il consiglio di amministrazione non ha sempre preso tale decisione. La scadenza, inizialmente fissata al 27 aprile 1997, è stata più volte posticipata. L'ultima decisione in proposito risale al consiglio di amministrazione del 7 e 8 aprile 1998 e ha rinviato il termine ultimo al 31 dicembre 1999.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo, nella riunione dell' 11 novembre 1999.

Per la Corte dei conti

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) GU L 227 dell'1.9.1994, pag. 1.

(2) Conformemente all'articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e spese dell'Ufficio relativi all'esercizio finanziario 1998 sono stati compilati il 26 marzo 1999 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Ufficio, alla Commissione e alla Corte dei conti. Questi conti sono pervenuti alla Corte dei conti il 30 marzo 1999. Il riepilogo di questo rendiconto è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) Regolamento (CE) n. 1239/95 della Commissione (GU L 121 dell'1.6.1995, pag. 37).

Tabella 1

Bilancio finanziario al 31 dicembre 1998 e 1997

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Tabella 2

Conto di gestione per gli esercizi finanziari 1998 e 1997

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Risposte dell'Ufficio

Nuovi edifici (paragrafo 5)

La superficie totale dei due edifici acquistati dall'Ufficio è di 1150 m2.

La parte utilizzabile come ufficio è di 418 m2 nel primo edificio e di 188 m2 nel secondo. La superficie restante è costituita da locali funzionali adibiti a sale riunioni, sale d'attesa, archivi, locali tecnici, sanitari e corridoi.

Per quanto attiene ai lavori di sistemazione, l'Ufficio si curerà di garantire il rispetto puntuale dei criteri di buona gestione enunciati nell'articolo 2 del suo regolamento finanziario.

Commissione consultiva per gli acquisti e i contratti - CCAC (paragrafo 6)

Tranne in casi eccezionali che possano giustificare la presentazione da parte dello stesso presidente dell'Ufficio dei fascicoli alla CCAC, essi gli verranno sottoposti da un responsabile della gestione presso l'unità amministrativa e finanziaria dell'Ufficio, come già avveniva in precedenza.

Corsi di lingue (paragrafo 7)

Nel caso menzionato dalla Corte dei conti, il progetto di decisione sottoposto alla CCAC era giustificato dall'esperienza positiva con il fornitore di servizi (corsi di lingue) e dalla convenienza dei prezzi offerti.

Tenuto conto delle osservazioni formulate dalla commissione consultiva per gli acquisti e i contratti, i contratti stipulati con il summenzionato fornitore (contratti a tempo determinato) sono stati rinnovati soltanto dopo una valutazione regolare dei corsi effettuata dai partecipanti (qualità dell'impresa e degli insegnanti, contenuto e qualità dei corsi). Il grado di miglioramento delle conoscenze linguistiche degli utenti è stato ed è tuttora valutato sulla base di test di apprendimento.

Tuttavia, al fine di limitare la durata dei corsi di lingue a cui partecipano i familiari degli agenti, il presidente dell'Ufficio provvederà ad introdurre la nozione di durata massima di disponibilità dei suddetti corsi.

Politica del personale (paragrafo 8)

In seno al personale dell'Ufficio sono attualmente rappresentate undici nazionalità.

Attraverso la nuova politica del personale, l'Ufficio intende limitare progressivamente il ricorso a personale interinale, prolungare i contratti di agente temporaneo ed organizzare, in conformità delle procedure previste dallo statuto, concorsi di nomina in ruolo per alcuni posti chiave presso l'Ufficio.

Missioni e rimborsi spese ai periti e ai membri del consiglio di amministrazione (paragrafi 9 e 10)

L'Ufficio s'impegna ad adottare la procedura di rimborso stabilita dalla Corte.

Ritardo nella determinazione dei costi d'esame tecnico (paragrafo 11)

L'Ufficio ha pubblicato un bando di gara per la presentazione di manifestazioni di interesse ai fini di stipulare un contratto con un'impresa contabile specializzata nell'elaborazione di metodi di calcolo dei costi degli esami tecnici applicabili a tutti gli uffici d'esame. L'esito della suddetta iniziativa si è rivelato infruttuoso.

L'Ufficio ha pertanto assunto, in qualità di agente temporaneo, un esperto contabile (verificatore) incaricato di svolgere tale compito. Durante la riunione del 28 - 29 settembre scorso, il consiglio di amministrazione ha deciso di prorogare fino al 1o gennaio 2001 il pagamento degli esami tecnici effettuati su richiesta dell'Ufficio in base al principio "in/out" (la tassa d'esame ricevuta dal richiedente è integralmente riversata all'ufficio d'esame che ha effettuato gli esami relativi alla varietà interessata). A parere dell'Ufficio, il livello delle tasse d'esame rappresenta, in media, il livello reale dei costi sostenuti per gli esami.