REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) 2015/884 DELLA COMMISSIONE

dell'8 giugno 2015

che stabilisce le specifiche tecniche e le procedure necessarie per il sistema di interconnessione dei registri introdotto dalla direttiva 2009/101/CE del Parlamento europeo e del Consiglio

(Testo rilevante ai fini del SEE)

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

vista la direttiva 2009/101/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 settembre 2009, intesa a coordinare, per renderle equivalenti, le garanzie che sono richieste, negli Stati membri, alle società a mente dell'articolo 48, secondo comma, del trattato per proteggere gli interessi dei soci e dei terzi (1), in particolare l'articolo 4 quater,

considerando quanto segue:

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Articolo 1

Le specifiche tecniche e le procedure per il sistema di interconnessione dei registri di cui all'articolo 4 bis, paragrafo 2, della direttiva 2009/101/CE figurano in allegato.

Articolo 2

Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

(1) GU L 258 dell'1.10.2009, pag. 11.

(2) Direttiva 89/666/CEE del Consiglio, del 21 dicembre 1989, relativa alla pubblicità delle succursali create in uno Stato membro da taluni tipi di società soggette al diritto di un altro Stato (GU L 395 del 30.12.1989, pag. 36).

(3) Direttiva 2005/56/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 ottobre 2005, relativa alle fusioni transfrontaliere delle società di capitali (GU L 310 del 25.11.2005, pag. 1).

ALLEGATO

contenente le specifiche tecniche e le procedure di cui all'articolo 1

Nel presente documento con il termine «registri» si intendono sempre i «registri centrali, commerciali e delle imprese».

Il sistema di interconnessione dei registri viene denominato «Sistema di interconnessione dei registri delle imprese» (Business Registers Interconnection System — BRIS).

1. Metodi di comunicazione

Ai fini dell'interconnessione dei registri, BRIS usa metodi di comunicazione elettronica basati sui servizi, come servizi web.

La comunicazione fra il portale e la piattaforma, e fra un registro e la piattaforma, è una comunicazione univoca (one-to-one). La comunicazione dalla piattaforma ai registri può essere univoca (one-to-one) o molteplice (one-to-many).

2. Protocolli di comunicazione

Per la comunicazione fra il portale, la piattaforma, i registri e i punti di accesso opzionali sono usati protocolli Internet di sicurezza, come HTTPS.

Per la trasmissione di dati e metadati strutturati sono usati protocolli di comunicazione standard, come il Single Object Access Protocol (SOAP).

3. Norme di sicurezza

Per la comunicazione e la diffusione delle informazioni attraverso il BRIS, le misure tecniche per garantire le norme minime di sicurezza informatica includono:

a) misure atte a garantire la riservatezza delle informazioni, anche con il ricorso a canali protetti (HTTPS);

b) misure atte a garantire l'integrità dei dati durante lo scambio;

c) misure atte a garantire la non disconoscibilità dell'origine del mittente delle informazioni in seno al BRIS e la non disconoscibilità del ricevimento delle informazioni;

d) misure atte a garantire che gli episodi attinenti alla sicurezza vengano registrati conformemente alle raccomandazioni internazionali riconosciute in materia di norme di sicurezza informatica;

e) misure atte a garantire l'autenticazione e l'autorizzazione di ogni utente registrato e misure di verifica dell'identità dei sistemi connessi al portale, alla piattaforma o ai registri in seno al BRIS.

4. Metodi di scambio delle informazioni fra il registro della società e il registro della succursale

Per lo scambio di informazioni fra il registro della società e il registro della succursale di cui all'articolo 3 quinquies della direttiva 2009/101/CE e all'articolo 5 bis della direttiva 89/666/CEE è usato il seguente metodo:

a) il registro della società mette senza indugio a disposizione della piattaforma le informazioni in merito all'apertura e alla chiusura di eventuali procedimenti di liquidazione o insolvenza della società e alla cancellazione della società dal registro («informazioni rese pubbliche»);

b) per garantire il ricevimento immediato delle informazioni rese pubbliche, il registro in cui è iscritta la succursale chiede tali informazioni alla piattaforma. Il registro della succursale può avanzare questa richiesta indicando alla piattaforma le società in merito alle quali è interessato a ricevere le informazioni rese pubbliche;

c) dietro tale richiesta, la piattaforma garantisce che il registro della succursale abbia accesso senza indugio alle informazioni rese pubbliche.

Sono predisposte misure tecniche e procedure adeguate per gestire qualsiasi errore di comunicazione fra il registro e la piattaforma.

5. Elenco dei dati oggetto dello scambio fra registri

5.1. Notifica relativa a pubblicità delle succursali

Ai fini del presente allegato, lo scambio di informazioni fra registri di cui all'articolo 3 quinquies della direttiva 2009/101/CE e all'articolo 5 bis della direttiva 89/666/CEE viene indicato come «notifica relativa a pubblicità delle succursali». Il procedimento all'origine di tale notifica viene indicato come «caso di pubblicità delle succursali».

Per ogni notifica relativa a pubblicità delle succursali di cui all'articolo 3 quinquies della direttiva 2009/101/CE e all'articolo 5 bis della direttiva 89/666/CEE, gli Stati membri si scambiano i dati seguenti:

Tipo di dati Descrizione Cardinalità (1) Descrizione supplementare Data e ora di emissione Data e ora di invio della notifica 1 Data e ora Organizzazione di emissione Nome/Identificativo dell'organizzazione che emette la notifica 1 Struttura dei dati della parte Riferimento legislativo Riferimento alla legislazione rilevante nazionale o dell'UE 0…n Testo Dati relativi al procedimento 1 Gruppo di elementi Data di presa d'effetto Data in cui il procedimento relativo alla società ha preso effetto 1 Data Tipo di procedimento Tipo di procedimento che porta a un caso di pubblicità delle succursali (articolo 5 bis, paragrafo 1, della direttiva 89/666/CEE) 1 Codice (Apertura di un procedimento di liquidazione Chiusura di un procedimento di liquidazione Apertura e chiusura di un procedimento di liquidazione Revoca della liquidazione Apertura di un procedimento di insolvenza Chiusura di un procedimento di insolvenza Apertura e chiusura di un procedimento di insolvenza Revoca dell'insolvenza Cancellazione dal registro) Dati relativi alla società 1 Gruppo di elementi EUID Identificativo unico della società oggetto della notifica 1 Identificativo Per la struttura dell'EUID si veda il punto 8 del presente allegato ID alternativi Altri identificativi della società (ad esempio l'identificativo della persona giuridica) 0…n Identificativo Forma giuridica Tipo di forma giuridica 1 Codice Come all'articolo 1 della direttiva 2009/101/CE Nome Nome della società oggetto della notifica 1 Testo Sede sociale Sede sociale della società 1 Testo Nome del registro Nome del registro d'iscrizione della società 1 Testo

Il messaggio di notifica può anche includere i dati tecnici necessari per la sua corretta trasmissione.

Lo scambio di informazioni include inoltre i messaggi tecnici necessari ai fini dell'avviso di ricevimento, alla registrazione degli episodi e delle relazioni.

5.2. Notifica di una fusione transfrontaliera

Ai fini del presente allegato, lo scambio di informazioni fra registri di cui all'articolo 13 della direttiva 2005/56/CE viene indicato come «notifica di una fusione transfrontaliera». Per ogni notifica di una fusione transfrontaliera di cui all'articolo 13 della direttiva 2005/56/CE, gli Stati membri si scambiano i dati seguenti:

Tipo di dati Descrizione Cardinalità Descrizione supplementare Data e ora di emissione Data e ora di invio della notifica 1 Data e ora Organizzazione di emissione Organizzazione che ha emesso la notifica 1 Struttura dei dati della parte Organizzazione ricevente Organizzazione destinataria della notifica 1 Struttura dei dati della parte Riferimento legislativo Riferimento alla legislazione rilevante nazionale o dell'UE 0…n Testo Dati relativi alla fusione 1 Gruppo di elementi Data di presa d'effetto Data in cui la fusione ha preso effetto 1 Data Tipo di fusione Tipo di fusione (articolo 2, paragrafo 2, della direttiva 2005/56/CE) 1 Codice (Fusione transfrontaliera mediante incorporazione Fusione transfrontaliera mediante costituzione di una nuova società Fusione transfrontaliera di una società detenuta al 100 %) Società risultante dalla fusione 1 Gruppo di elementi EUID Identificativo unico della società risultante dalla fusione 1 Identificativo Per la struttura dell'EUID si veda il punto 8 del presente allegato ID alternativi Altri identificativi 0…n Identificativo Forma giuridica Tipo di forma giuridica 1 Codice Come all'articolo 1 della direttiva 2009/101/CE Nome Nome della società risultante dalla fusione 1 Testo Sede sociale Sede sociale della società risultante dalla fusione 1 Testo Nome del registro Nome del registro d'iscrizione della società risultante dalla fusione 1 Testo Società oggetto della fusione 1…n Gruppo di elementi EUID Identificativo unico della società oggetto della fusione 1 Identificativo Per la struttura dell'EUID si veda il punto 8 del presente allegato ID alternativi Altri identificativi 0…n Identificativi Forma giuridica Tipo di forma giuridica 1 Codice Come all'articolo 1 della direttiva 2009/101/CE Nome Nome della società oggetto della fusione 1 Testo Sede sociale Sede sociale della società oggetto della fusione 0…1 Testo Nome del registro Registro d'iscrizione della società oggetto della fusione 1 Testo

Il messaggio di notifica può anche includere i dati tecnici necessari per la sua corretta trasmissione.

Lo scambio di informazioni include inoltre i messaggi tecnici necessari ai fini dell'avviso di ricevimento, alla registrazione degli episodi e delle relazioni.

6. Struttura del formato standard di messaggio

Lo scambio di informazioni fra i registri, la piattaforma e il portale si basa su metodi standard di strutturazione dei dati e si effettua tramite un formato standard di messaggio, come XML.

7. Dati necessari alla piattaforma

Affinché la piattaforma possa svolgere le sue funzioni devono essere forniti i seguenti tipi di dati:

a) dati che permettano l'identificazione dei sistemi che sono connessi alla piattaforma: può trattarsi di URL o di qualsiasi altro numero o codice che identifichi in maniera univoca ciascun sistema in seno al BRIS;

b) un indice delle indicazioni elencate all'articolo 3 quater, paragrafo 2, della direttiva 2009/101/CE. Questi dati servono a garantire la coerenza e la rapidità dei risultati del servizio di ricerca: se non sono a disposizione della piattaforma ai fini dell'indicizzazione, gli Stati membri renderanno accessibili le stesse indicazioni ai fini del servizio di ricerca in modo da garantire un livello uguale a quello offerto dalla piattaforma;

c) gli identificativi unici delle società di cui all'articolo 3, paragrafo 1, della direttiva 2009/101/CE, e gli identificativi unici delle succursali di cui all'articolo 1, paragrafo 4, della direttiva 89/666/CE. Questi identificativi servono a garantire l'interoperabilità dei registri attraverso la piattaforma;

d) qualsiasi altro dato operativo necessario affinché la piattaforma garantisca un funzionamento corretto ed efficiente del servizio di ricerca e l'interoperabilità dei registri. Questi dati possono includere elenchi di codici, dati di riferimento, glossari e traduzioni di tali metadati, così come dati relativi alla registrazione e alle relazioni.

I dati e i metadati gestiti dalla piattaforma sono trattati e conservati conformemente alle norme di sicurezza di cui al punto 3 del presente allegato.

8. Struttura e uso dell'identificativo unico

L'identificativo unico utilizzato per la comunicazione fra registri viene indicato come EUID (European Unique Identifier — «Identificativo unico europeo»).

La struttura dell'EUID deve essere conforme alla norma ISO 6523 e deve contenere i seguenti elementi:

Elemento dell'EUID Descrizione Descrizione supplementare Codice del paese Elementi che permettono di identificare lo Stato membro del registro Obbligatorio Identificativo del registro Elementi che permettono di identificare il registro nazionale d'origine rispettivamente della società e della succursale Obbligatorio Numero d'iscrizione Numero della società/succursale corrispondente al numero di iscrizione della stessa nel registro nazionale d'origine Obbligatorio Carattere di controllo Elementi atti a evitare errori di identificazione Facoltativo

L'EUID serve a identificare inequivocabilmente le società e le succursali ai fini dello scambio di informazioni fra registri attraverso la piattaforma.

9. Modalità di funzionamento del sistema e servizi informatizzati forniti dalla piattaforma

Per la diffusione e lo scambio di informazioni, il sistema si basa sulle seguenti modalità tecniche di funzionamento:

Per la trasmissione dei messaggi nella versione linguistica pertinente, la piattaforma fornisce elementi relativi ai dati di riferimento, come elenchi di codici, thesaurus controllati e glossari, se del caso tradotti nelle lingue ufficiali dell'UE. Ove possibile, saranno usate norme riconosciute e messaggi standardizzati.

La Commissione comunicherà agli Stati membri ulteriori dettagli sulle modalità tecniche di funzionamento e sull'applicazione dei servizi informatizzati forniti dalla piattaforma.

10. Criteri di ricerca

Per lanciare una ricerca occorre selezionare almeno un paese.

Il portale fornisce i seguenti criteri armonizzati di ricerca:

— nome della società;

— numero d'iscrizione. Si tratta del numero di iscrizione della società o della succursale nel registro nazionale.

Altri criteri di ricerca possono essere disponibili sul portale.

11. Modalità di pagamento

Per gli atti e le indicazioni per i quali gli Stati membri prevedono tributi e che sono messi a disposizione sul Portale europeo della giustizia elettronica attraverso il BRIS, il sistema consentirà agli utenti di pagare on line con modalità ampiamente diffuse come le carte di credito e di debito.

Il sistema può anche prevedere metodi di pagamento on line alternativi, come bonifici bancari o portafogli virtuali (depositi).

12. Note esplicative

In relazione alle indicazioni e ai tipi di atti di cui all'articolo 2 della direttiva 2009/101/CE, gli Stati membri forniscono le seguenti note esplicative:

a) un breve titolo per ogni indicazione e atto (ad esempio: «Atto costitutivo»);

b) se del caso, una breve descrizione del contenuto di ogni atto o indicazione, incluse, facoltativamente, informazioni sul valore legale degli atti.

13. Disponibilità dei servizi

Il servizio funziona 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con un tasso di disponibilità del sistema almeno del 98 %, esclusa la manutenzione programmata.

Gli Stati membri notificano alla Commissione le attività di manutenzione come segue:

a) con un anticipo di 5 giorni lavorativi per le operazioni di manutenzione che possono comportare un periodo di indisponibilità fino a 4 ore;

b) con un anticipo di 10 giorni lavorativi per le operazioni di manutenzione che possono comportare un periodo di indisponibilità fino a 12 ore;

c) con un anticipo di 30 giorni lavorativi per un'attività di manutenzione dell'infrastruttura della sala informatica, che può comportare un periodo di indisponibilità fino a 6 giorni all'anno.

Nella misura del possibile, le operazioni di manutenzione sono pianificate al di fuori delle ore lavorative (19:00 h — 8:00 h CET).

Gli Stati membri che hanno stabilito un orario settimanale fisso per il servizio di manutenzione comunicano alla Commissione l'ora e il giorno della settimana previsti a tal fine. Fermi restando gli obblighi di cui sopra alle lettere da a) a c), in caso di indisponibilità dei sistemi durante tale orario fisso gli Stati membri non sono tenuti a comunicare ogni volta alla Commissione tale indisponibilità.

Gli Stati membri che incontrino un guasto tecnico imprevisto informano immediatamente la Commissione dell'indisponibilità del loro sistema e, se noto, del previsto momento di ripristino del servizio.

In caso di un guasto imprevisto della piattaforma centrale o del portale, la Commissione informa immediatamente gli Stati membri di tale indisponibilità e, se noto, del previsto momento di ripristino del servizio.

14. Punti d'accesso opzionali

14.1. Procedura

Gli Stati membri forniscono informazioni riguardanti il calendario previsto per l'istituzione dei punti di accesso opzionali, il numero di punti d'accesso opzionali che saranno collegati alla piattaforma, e le coordinate delle persone che possono essere contattate per stabilire il collegamento tecnico.

La Commissione fornisce agli Stati membri i dettagli tecnici e il supporto necessari per il collaudo e l'avvio del collegamento di ciascun punto di accesso opzionale alla piattaforma.

14.2. Requisiti tecnici

Per quanto riguarda il collegamento dei punti di accesso opzionali alla piattaforma, gli Stati membri si attengono alle rilevanti specifiche tecniche definite nel presente allegato, compresi i requisiti di sicurezza per la trasmissione dei dati attraverso i punti di accesso opzionali.

Quando è necessario effettuare un pagamento attraverso un punto d'accesso opzionale, gli Stati membri propongono i metodi di pagamento di loro scelta e gestiscono le relative operazioni.

Prima che il collegamento alla piattaforma diventi operativo, e prima che siano apportate modifiche significative a un collegamento esistente, gli Stati membri procedono ai collaudi appropriati.

Un volta collegato un punto d'accesso opzionale alla piattaforma, gli Stati membri informano la Commissione in merito a ogni futura modifica significativa che possa incidere sul funzionamento della piattaforma, in particolare se si tratta della chiusura del punto d'accesso. Gli Stati membri forniscono dettagli tecnici sufficienti in relazione alla modifica, per consentire che gli eventuali cambiamenti che ne derivano vengano correttamente integrati.

Ad ogni punto di accesso opzionale, gli Stati membri indicano che il servizio di ricerca è fornito attraverso il sistema di interconnessione dei registri.

(1) Cardinalità 0 significa che il dato è opzionale. Cardinalità 1 significa che il dato è obbligatorio. Cardinalità 0…n o 1…n significa che può essere fornito più di un elemento per lo stesso tipo di dato.