RELAZIONE sul rendiconto finanziario del Centro di traduzione degli organismi dell'unione europea (CTOU - Lussemburgo) (esercizi 1995 e 1996), corredata delle risposte del Centro (97/C 393/08)

1.1. Questa relazione è destinata al consiglio di amministrazione del Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea, conformemente all'articolo 14, paragrafo 4 del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio del 28 novembre 1994 (1).

1.2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari del Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea relativi agli esercizi 1995 e 1996. Conformemente all'articolo 14, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio (2), il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore del Centro. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei conti (3) secondo le norme finanziarie interne come prescritto dall'articolo 14, paragrafo 3 del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio. La Corte è tenuta ad esaminare questi conti in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea. La presente relazione costituisce il primo controllo del Centro.

1.3. La Corte ha svolto il proprio controllo conformemente alle norme di controllo generalmente riconosciute, nei limiti della loro applicabilità al contesto comunitario. Essa ha posto in atto alcune verifiche riguardanti i libri e i registri contabili nonché altre procedure di controllo, ritenute necessarie in questo contesto. Le principali osservazioni cui ha dato adito il controllo della Corte sono esposte nella seconda parte della relazione.

1.4. I rendiconti finanziari relativi agli esercizi 1995 e 1996 sono affidabili e possono essere asserite, nel complesso, la legittimità e la regolarità delle relative operazioni.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DEL CENTRO DI TRADUZIONE DEGLI ORGANISMI DELL'UNIONE EUROPEA RELATIVAMENTE AGLI ESERCIZI 1995 E 1996

La contabilità di bilancio

1.5. Il servizio contabile del Centro non dispone di uno strumento informatico appropriato per la tenuta della contabilità di bilancio. Il software utilizzato per sorvegliare l'esecuzione del bilancio non costituisce un sistema contabile vero e proprio (possibilità di modificare le registrazioni senza che rimanga traccia di tali modifiche, mancanza di un collegamento con la contabilità generale ecc.).

La contabilità analitica

1.6. Il Centro non dispone di un sistema di contabilità analitica, indispensabile per conoscere il costo reale dei servizi prestati.

Gli stanziamenti riportati

1.7. L'importo degli stanziamenti riportati dal 1995 al 1996 è ammontato a 0,79 Mio ECU. Esso rappresenta il 61 % degli stanziamenti dell'esercizio 1995 (1,3 Mio ECU). Il 16,5 % di questi stanziamenti riportati è stato annullato nel 1996 (0,13 Mio ECU su 0,79 Mio ECU). Per quanto riguarda l'esercizio 1996, il valore dei riporti al 1997 è di 1,54 Mio ECU, pari al 45,3 % del bilancio dell'esercizio 1996 (3,4 Mio ECU). Questi riporti sono molto elevati rispetto ai bilanci degli esercizi 1995 e 1996.

1.8. La maggior parte dei riporti di stanziamenti sono stati eseguiti su linee di bilancio relative ai pagamenti dei lavori di traduzione.

1.9. Nel 1996, diversi pagamenti dell'esercizio che avrebbero dovuto essere imputati a stanziamenti correnti sono stati imputati a fronte di stanziamenti riportati. Questa pratica non è conforme alle disposizioni dell'articolo 6, paragrafo 2 del regolamento finanziario del Centro.

L'edificio

1.10. Durante la fase di avviamento, il Centro ha occupato degli uffici messi a sua disposizione, gratuitamente, dal governo lussemburghese. A partire dal mese di aprile 1997, sono stati messi a disposizione del Centro altri locali nel «Nuovo emiciclo». Anche questi locali sono stati messi a disposizione, in un primo tempo, gratuitamente. Il governo lussemburghese auspica, comunque, che a partire dal 1° gennaio 1998, il Centro assuma a proprio carico le spese di affitto degli uffici in questione. Rimane da definire un accordo scritto che precisi le condizioni di utilizzazione dell'edificio.

Le entrate

1.11. Le entrate del Centro provengono dai contributi degli organismi comunitari ai quali esso fornisce i propri servizi. Durante il periodo iniziale [che, a norma dell'articolo 10, paragrafo 2, lettera c) e dell'articolo 19 del suo regolamento costitutivo, non deve superare tre esercizi di bilancio], questi contributi hanno un carattere forfettario e sono calcolati in base alle previsioni di traduzione di ciascun organismo. Dopo questo periodo, le entrate saranno calcolate in funzione delle prestazioni fornite. Attualmente, non vi è alcuna decisione formale sulla data di conclusione della fase di avviamento.

1.12. L'esecuzione del bilancio delle entrate non è conforme alle disposizioni del regolamento finanziario del Centro. Le previsioni di entrate che figurano in bilancio non sono giustificate da una previsione di credito elaborata dall'ordinatore e vistata dal controllore finanziario (articolo 23, paragrafo 1 del regolamento finanziario del Centro). L'accertamento delle entrate e l'emissione degli ordini di riscossione (articolo 23, paragrafo 2 del regolamento del Centro) avrebbero dovuto aver luogo all'inizio di ogni trimestre, data in cui i contributi dei vari organismi che usufruiscono dei servizi del Centro divengono esigibili (articolo 26 del regolamento finanziario del Centro).

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 15 e del 16 ottobre 1997.

Per la Corte dei conti

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) GU L 314 del 7. 12. 1994, pag. 3.

(2) In conformità dell'articolo 14, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e di tutte le spese del Centro relative agli esercizi finanziari 1995 e 1996 sono stati stabiliti, rispettivamente, il 25 marzo 1996 e il 6 giugno 1997, data in cui sono stati firmati dal direttore del Centro e trasmessi alla Commissione, al consiglio di amministrazione e alla Corte dei conti. Tali conti sono pervenuti alla Corte rispettivamente il 27 marzo 1996 e il 6 giugno 1997. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione.

ALLEGATO

TABELLA 1 BILANCIO FINANZIARIO RELATIVO AGLI ESERCIZI 1995 E 1996

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

Fonte: Presentazione elaborata dalla Corte in base ai dati forniti dal Centro.

>SPAZIO PER TABELLA>

(1) Questo importo corrisponde a quello dell'attivo immobilizzato.

(2) Nel rendiconto finanziario dell'esercizio 1995 la contropartita dei contributi delle varie agenzie non ancora pagati alla fine dell'esercizio fa parte delle entrate. A partire dall'esercizio 1996, conformemente alle disposizioni regolamentari, questa contropartita figura al passivo del bilancio.

RISPOSTE DEL CENTRO DI TRADUZIONE DEGLI ORGANI DELL'UNIONE EUROPEA

La contabilità di bilancio

1.5. Il Centro ha sempre ritenuto che il software utilizzato per la tenuta della contabilità di bilancio non corrisponde alle sue esigenze. Esso attende che la Commissione, conformemente agli impegni assunti nei confronti di tutte le agenzie, sviluppi il sistema SINCOM 2 e lo adatti alle necessità delle agenzie in modo tale da poterlo installare immediatamente.

La contabilità analitica

1.6. Il Centro è perfettamente conscio dell'importanza fondamentale di disporre di un sistema efficiente di contabilità dei costi. Il sistema di contabilità generale che il Centro, unitamente alle altre agenzie, sta provando, offre un potente modulo di contabilità analitica.

Stanziamenti riportati

1.7. e 1.8. Che il Centro di traduzione abbia iniziato la sua attività il 1° ottobre - e non il 1° gennaio 1995 come inizialmente previsto - ha comportato le seguenti conseguenze per i bilanci 1995 e 1996:

a) l'esecuzione quasi inesistente del bilancio 1995, motivo eccezionale per cui il consiglio di amministrazione, conformemente all'articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del regolamento finanziario, ha deciso dei riporti pari a 0,32 Mio ECU. L'importo rimanente (0,47 Mio ECU) è rappresentato dai riporti di diritto.

b) per quanto concerne il bilancio 1996, l'importo di 1,54 Mio ECU corrisponde a dei riporti di diritto per impegni assunti prima della fine dell'anno.

1.9. A seguito dell'interpretazione effettuata dal Centro per quanto concerne le situazioni eccezionali di cui all'articolo 6.2, taluni pagamenti sono stati imputati su riporti non automatici del 1995 a causa dell'avvio ritardato delle attività del Centro. Una volta superato il periodo di avviamento, il Centro rientrerà in una fase meno eccezionale.

Edificio

1.10. Sono tuttora in corso negoziazioni tra il Centro ed il governo lussemburghese per quanto concerne le condizioni finanziarie e di utilizzazione dei locali nel «Nuovo emiciclo».

Le entrate

1.11. La decisione relativa alla conclusione della fase di avviamento sarà presa dal consiglio di amministrazione che dovrà anzitutto tenere conto della data effettiva di avviamento del Centro e, successivamente, del fatto che il periodo di avviamento richiede l'esecuzione di tre esercizi finanziari completi.

1.12. In conformità dell'articolo 10, paragrafo 2, lettera c) del suo regolamento costitutivo, il Centro ritiene che, per quanto concerne la fase di avviamento, i contributi delle agenzie accordati dal consiglio di amministrazione in fase di approvazione del bilancio, siano immediatamente esigibili. Questo spiega il motivo per cui dette entrate diano direttamente luogo ad un ordine di riscossione firmato dall'ordinatore e vistato dal controllore finanziario. Alla richiesta trimestrale di versamento di fondi farà seguito una nota di addebito e tale procedura è stata accettata dal controllore finanziario.

Il Centro non si oppone alla modifica di detta procedura una volta conclusa la fase di avviamento.