Atto del Consiglio di amministrazione dell'Europol del 1° ottobre 1998 che stabilisce il suo regolamento interno



Gazzetta ufficiale n. C 026 del 30/01/1999 pag. 0082 - 0085



ATTO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELL'EUROPOL del 1° ottobre 1998 che stabilisce il suo regolamento interno (1999/C 26/08) IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE, vista la convenzione basata sull'articolo K.3 del trattato dell'Unione europea che istituisce un ufficio europeo di polizia (convenzione Europol) (1), in particolare l'articolo 28, paragrafo 7, considerando che spetta al consiglio di amministrazione stabilire, all'unanimità, il suo regolamento interno, HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO INTERNO: Articolo 1 Composizione del consiglio di amministrazione 1. Conformemente all'articolo 28, paragrafi 2 e 3, della convenzione Europol, i membri titolari o supplenti del consiglio di amministrazione (in appresso denominati «membri»), sono dotati dell'autorità necessaria per le materie di competenza del consiglio di amministrazione. 2. In occasione delle riunioni del consiglio di amministrazione, i membri di quest'ultimo, il direttore dell'Europol e il rappresentante della Commissione delle Comunità europee (in appresso denominata «Commissione»), possono farsi accompagnare e consigliare da esperti il cui numero massimo viene fissato dal presidente del consiglio di amministrazione. 3. Ciascuno Stato membro notifica al direttore dell'Europol e al segretario del consiglio di amministrazione la nomina o la revoca di un membro. Articolo 2 Strumenti amministrativi del consiglio di amministrazione 1. Il consiglio di amministrazione dispone degli strumenti amministrativi necessari per l'adempimento delle sue funzioni. Tali strumenti sono forniti dall'Europol; per assicurare il corretto funzionamento del medesimo, il consiglio di amministrazione nomina, tra gli agenti dell'Europol non facenti parte del gruppo direttivo, un segretario che soddisfi i requisiti stabiliti dal consiglio di amministrazione stesso conformemente ai criteri indicati in appresso: a) idoneità all'esercizio delle funzioni; b) livello amministrativo stabilito dal consiglio di amministrazione; c) disponibilità a svolgere le funzioni richieste. Il segretario svolge le funzioni affidategli dal consiglio di amministrazione, di fronte al quale ne risponde. Può nondimeno svolgere altre funzioni, previa autorizzazione del consiglio di amministrazione e sotto la responsabilità di quest'ultimo. Il periodo di esercizio delle funzioni del segretario è deciso dallo stesso consiglio di amministrazione, il quale può revocarne o rinnovarne la nomina. 2. Ciascuna presidenza entrante controlla la documentazione del consiglio di amministrazione, redigendo un verbale che sottopone all'approvazione del medesimo consiglio nella prima riunione ordinaria. Articolo 3 Presidenza del consiglio di amministrazione Il presidente del consiglio di amministrazione stabilisce l'ordine del giorno provvisorio delle riunioni e ne esercita la presidenza. Articolo 4 Funzionamento del consiglio di amministrazione 1. Il consiglio di amministrazione tiene almeno una riunione ordinaria durante ciascuna presidenza, su convocazione del presidente. 2. Il presidente, quando considera che le circostanze lo giustifichino, può convocare una riunione del consiglio di amministrazione, per iniziativa propria oppure su richiesta di un terzo dei membri di quest'ultimo. Qualora la riunione sia chiesta da uno Stato membro, dalla Commissione o dal direttore dell'Europol, il presidente consulta gli altri membri e se un terzo di questi è d'accordo procede alla convocazione. Nei casi menzionati nel precedente paragrafo il presidente deve convocare la riunione entro i 30 giorni successivi al ricevimento della richiesta. 3. Il consiglio di amministrazione può convocare, affinché siano ascoltate su determinati punti all'ordine del giorno, persone particolarmente qualificate sugli argomenti in esame. 4. Qualora per certi temi il consiglio di amministrazione non ritenga di doversi riunire in seduta plenaria, può nominare uno o più comitati ad hoc, i cui membri esso stesso designa in numero considerato necessario per l'espletamento dei compiti che gli incombono. Il comitato è presieduto dal presidente del consiglio di amministrazione e viene sciolto appena conclusi i compiti per cui era stato costituito. Articolo 5 Ordine del giorno 1. Il presidente del consiglio di amministrazione stabilisce l'ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione, che viene inviato dal segretario a tutti gli altri membri, alla Commissione e al direttore dell'Europol, almeno quattordici giorni prima dell'inizio della riunione. Qualora si convochi una riunione straordinaria, l'ordine del giorno è inviato entro la settimana che precede la riunione. 2. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti richiesti da un membro del consiglio di amministrazione, dalla Commissione o dal direttore dell'Europol, purché la relativa documentazione prevenga alla sede dell'Europol almeno sedici giorni prima dell'inizio della riunione in questione. 3. Nell'ordine del giorno provvisorio possono figurare soltanto i punti per i quali sia stata trasmessa la relativa documentazione ai membri, alla Commissione e al direttore dell'Europol, entro e non oltre la data in cui è inviato l'ordine del giorno. 4. L'ordine del giorno è approvato a maggioranza semplice all'inizio di ogni riunione del consiglio di amministrazione. Articolo 6 Deliberazioni del consiglio di amministrazione 1. Il numero legale dei votanti è raggiunto quando sono presenti tre quarti dei membri del consiglio di amministrazione. In mancanza del numero legale il presidente scioglie la riunione e ne convoca un'altra quanto prima. Per questa seconda riunione il numero legale è raggiunto quando sono presenti due terzi dei membri. 2. Il presidente dirige la riunione dando la precedenza a coloro che intendono sollevare questioni procedurali o preliminari. 3. Salvo decisione contraria adottata all'unanimità dal consiglio di amministrazione e motivata dall'urgenza, il consiglio delibera e decide soltanto in base a documenti e progetti redatti nelle lingue ufficiali dell'Unione europea. Articolo 7 Votazioni nelle riunioni del consiglio di amministrazione 1. Il consiglio di amministrazione procede al voto su iniziativa del presidente il quale è tenuto ad aprire la procedura di votazione su iniziativa di un qualsiasi membro del consiglio di amministrazione qualora la maggioranza dei suoi membri lo decida. 2. La delega del voto è ammessa soltanto a favore del membro supplente che rappresenta lo Stato in questione. 3. Per ciascuna decisione adottata dal consiglio di amministrazione viene indicata la ripartizione dei voti. La decisione è corredata di una nota che riporta i pareri espressi dalla minoranza se quest'ultima lo richiede. Il voto viene espresso per alzata di mano; se questa procedura è contestata si ricorre all'appello nominale. 4. Su richiesta di uno dei membri o qualora il presidente decida in tal senso le decisioni e le nomine formano oggetto di una votazione a scrutinio segreto. In caso di votazione a scrutinio segreto il presidente, assistito da due membri del consiglio di amministrazione, procede al computo dei voti e proclama immediatamente i risultati della votazione. Il presidente può autorizzare i membri a rilasciare una breve dichiarazione di voto. Articolo 8 Adozione degli accordi 1. Gli accordi adottati dal consiglio di amministrazione e per i quali, in virtù della convenzione Europol o di atti adottati in applicazione della stessa, non è richiesta l'unanimità o la maggioranza qualificata dei due terzi, possono essere approvati a maggioranza semplice. La ripartizione dei voti espressi è indicata nelle decisioni o negli accordi adottati dal consiglio di amministrazione, a meno che tali decisioni o accordi abbiano formato oggetto di una votazione a scrutinio segreto, conformemente all'articolo 7. 2. L'istituzione di comitati ad hoc da parte del consiglio di amministrazione richiede l'accordo di due terzi dei membri presenti. 3. Le mozioni volte a sottoporre o meno una questione all'approvazione del consiglio di amministrazione formano oggetto di una votazione, prima che si cominci a trattare il merito del problema. 4. Se la mozione include più punti deve essere suddivisa in singole parti, purché richiesto. 5. Quando più mozioni riguardano la stessa questione si procede in primo luogo alla votazione della mozione di maggiore portata. Nel caso di proposte di modifica si procede in primo luogo alla votazione della proposta che si discosta maggiormente dal testo di base. In caso di proposta di modifica di una modifica si procede alla votazione cominciando dalla proposta di maggiore portata. La votazione finale si effettua sulla versione del testo risultante dalle precedenti votazioni. Articolo 9 Processi verbali delle riunioni 1. Di ogni riunione del consiglio di amministrazione è redatto un processo verbale contenente: - l'elenco dei membri presenti; - un sommario delle discussioni; - le decisioni adottate dal consiglio di amministrazione con l'indicazione della ripartizione dei voti per ciascuna votazione. 2. Il consiglio di amministrazione approva il processo verbale nella riunione successiva. Il progetto di processo verbale è sottoposto al consiglio di amministrazione per approvazione soltanto se è stato inviato ai membri almeno quattro settimane prima della riunione successiva. Esso è inoltre trasmesso al direttore dell'Europol nonché al rappresentante della Commissione, per le riunioni cui assiste. Per le riunioni cui quest'ultimo non abbia assistito, il progetto di processo verbale gli viene comunicato su decisione del consiglio di amministrazione. 3. Qualora il documento non sia stato inviato entro i termini prescritti se ne rinvia l'approvazione alla successiva riunione del consiglio di amministrazione. Qualora trascorra un periodo di tempo troppo lungo tra due riunioni del consiglio di amministrazione i membri di quest'ultimo possono comunicare le loro osservazioni o il loro accordo per iscritto. 4. Le proposte di modifica del progetto di processo verbale vengono presentate per iscritto al presidente non oltre due ore prima dell'inizio della riunione durante la quale il documento in questione deve essere approvato. 5. Una volta approvato, il processo verbale è firmato dal presidente del consiglio di amministrazione e dal segretario. Articolo 10 Relazione annuale 1. La relazione annuale sulle attività dell'Europol è approvata all'unanimità dal consiglio di amministrazione durante il primo semestre dell'anno civile successivo. Il consiglio di amministrazione approva nel semestre precedente la relazione sulle attività previste dall'Europol di cui all'articolo 28, paragrafo 10, della convenzione Europol. Queste due relazioni sono redatte a cura della direzione dell'Europol entro un periodo di tempo che consenta di rispettare i termini di cui al precedente comma. 2. La relazione è composta delle seguenti sezioni: A. Introduzione B. Grado di attuazione, nel corso dell'anno, degli obiettivi previsti - Attività svolte - Spese di bilancio - Risorse umane e tecniche necessarie C. Esame degli obiettivi previsti - Costi a breve termine - Costi a medio termine D. Conclusioni 3. Conformemente all'articolo 34 della convenzione Europol, nel corso del primo trimestre di ogni anno il consiglio di amministrazione approva una relazione annuale speciale, contenente un estratto delle sezioni A e B di cui al paragrafo 2, che dovrà essere inviato dalla presidenza del Consiglio al Parlamento europeo. Articolo 11 Corrispondenza La corrispondenza destinata al consiglio di amministrazione è inviata al presidente del consiglio di amministrazione, presso la sede dell'Europol. La gestione di tale corrispondenza avviene a cura del segretario. Articolo 12 Spese dei partecipanti al consiglio di amministrazione 1. L'Europol sostiene le spese di viaggio dei membri del consiglio di amministrazione e di non più di due esperti per Stato membro che assistono alle riunioni. Ogni Stato membro sostiene le spese di alloggio dei suoi membri e dei suoi esperti. Le spese per gli altri esperti sono a carico degli Stati membri. 2. Conformemente all'articolo 4, paragrafo 3, del presente regolamento interno, le spese per gli esperti invitati dal consiglio di amministrazione, ai fini di consulenza, sono assunte a carico dall'Europol. Articolo 13 Entrata in vigore del regolamento interno Il presente regolamento interno entra in vigore il giorno successivo all'approvazione da parte del consiglio di amministrazione. Articolo 14 Revisione del regolamento interno In caso di revisione del presente regolamento interno il segretario trasmette la versione aggiornata a tutti i membri del consiglio di amministrazione, al direttore dell'Europol e alla Commissione. Il nuovo regolamento entra in vigore il giorno successivo all'approvazione. Fatto a l'Aia, addì 1° ottobre 1998. Per il Consiglio di amministrazione Il Presidente K. RUSO (1) GU C 316 del 27.11.1995, pag. 1.