IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea C 263/3

DECISIONE N. H8

del 17 dicembre 2015 (aggiornata con lievi precisazioni tecniche al 9 marzo 2016)

relativa alle modalità di funzionamento e alla composizione della Commissione Tecnica per l’Elaborazione Elettronica dei Dati presso la Commissione Amministrativa per il Coordinamento dei Sistemi di Sicurezza Sociale

(2016/C 263/04)

LA COMMISSIONE AMMINISTRATIVA PER IL COORDINAMENTO DEI SISTEMI DI SICUREZZA SOCIALE,

visto l’articolo 72 del regolamento (CE) n. 883/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 aprile 2004, relativo al coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale (1), a norma del quale la Commissione Amministrativa è incaricata di promuovere e sviluppare la collaborazione tra gli Stati membri, in particolare modernizzando le procedure necessarie allo scambio di informazioni e adattando agli scambi elettronici i flussi di informazione tra le istituzioni, tenuto conto dell’evoluzione dell’elaborazione elettronica dei dati in ogni Stato membro, di adottare le norme strutturali comuni per i servizi di elaborazione elettronica dei dati, in particolare in materia di sicurezza e di utilizzazione degli standard e di fissare le modalità di funzionamento della parte comune di tali servizi;

visto l’articolo 73 del regolamento (CE) n. 883/2004, che dispone che la Commissione Amministrativa è incaricata di stabilire e determinare le modalità di funzionamento e la composizione della Commissione Tecnica per l’Elaborazione Elettronica dei Dati, la quale elabora relazioni ed esprime un parere motivato prima che la Commissione Amministrativa prenda una decisione a norma dell’articolo 72, lettera d),

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

1. La Commissione Amministrativa istituisce la Commissione Tecnica per la Elaborazione Elettronica dei Dati, prevista dall’articolo 73, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 883/2004. Essa è denominata «la Commissione Tecnica».

2. La Commissione Tecnica espleta le funzioni definite all’articolo 73, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 883/2004.

3. Il mandato relativo ai compiti specifici della Commissione Tecnica è stabilito dalla Commissione Amministrativa, con la possibilità di modificare tali compiti, qualora necessario.

Articolo 2

1. La Commissione Tecnica è composta da due rappresentanti di ciascuno Stato membro, uno dei quali è nominato membro titolare e l’altro supplente.

2. Il rappresentante di governo di ciascuno Stato membro facente parte della Commissione Amministrativa comunica le nomine al segretariato della stessa Commissione Amministrativa.

3. Qualora lo imponga la natura dei temi da trattare, i membri possono essere accompagnati nelle riunioni della Commissione Tecnica da uno o più consulenti tecnici.

4. Di norma, ogni delegazione è costituita al massimo da quattro persone.

5. Il rappresentante della Commissione europea nella Commissione Amministrativa o la persona da questo designata espleta una funzione consultiva in seno alla Commissione Tecnica.

6. Il rappresentante della Commissione europea, un suo supplente o qualsivoglia altra persona designata dal segretariato della Commissione Amministrativa può partecipare a tutte le riunioni della Commissione Tecnica e dei suoi gruppi di lavoro ad hoc. A tali riunioni possono partecipare, qualora lo richieda la questione da trattare, anche uno o più rappresentanti di altri servizi della Commissione europea.

7. Un membro del segretariato della Commissione Amministrativa partecipa a tutte le riunioni della Commissione Tecnica e dei suoi gruppi di lavoro ad hoc.

Articolo 3

1. La carica di presidente della Commissione Tecnica è rivestita per ciascun semestre dal membro titolare, o altro funzionario designato allo scopo, appartenente allo stesso Stato membro cui appartiene il presidente della Commissione Amministrativa designato per lo stesso periodo.

2. Qualora il presidente in carica non possa assistere ad una riunione della Commissione Tecnica, la riunione è presieduta dal suo supplente.

3. Il presidente della Commissione Tecnica può fornire al segretariato della Commissione Amministrativa istruzioni per l’organizzazione delle riunioni e l’esecuzione dei compiti spettanti alla Commissione Tecnica.

Articolo 4

La Commissione Tecnica è convocata tramite lettera inviata dal segretariato, in consultazione con il presidente della stessa Commissione Tecnica, ai membri e al rappresentante della Commissione europea almeno 10 giorni lavorativi prima della riunione.

Articolo 5

Qualora necessario, la Commissione Tecnica basa le sue relazioni e i suoi pareri motivati su documenti tecnici e studi. Essa può richiedere alle amministrazioni nazionali competenti qualsivoglia informazione essa reputi necessaria per l’espletamento dei suoi compiti.

Articolo 6

1. La Commissione Tecnica può istituire gruppi di lavoro ad hoc composti da un numero limitato di persone incaricate di esaminare questioni specifiche e di presentare proposte alla Commissione Tecnica.

La Commissione Tecnica descrive in un mandato scritto i compiti che tali gruppi di lavoro sono tenuti a espletare e il calendario della loro realizzazione.

2. I gruppi di lavoro ad hoc sono presieduti da una persona designata dal presidente della Commissione Tecnica in consultazione con il rappresentante della Commissione europea o, in sua assenza, da un esperto che rappresenti lo stesso Stato cui appartiene il presidente della Commissione Amministrativa.

3. Il presidente del gruppo di lavoro ad hoc è chiamato a partecipare alla riunione della Commissione Tecnica nel corso della quale è discussa la relazione presentata dal suo gruppo di lavoro ad hoc.

Articolo 7

Un membro designato del segretariato della Commissione Amministrativa prepara e organizza le riunioni della Commissione Tecnica.

Articolo 8

1. Le relazioni e i pareri motivati sono adottati a maggioranza semplice di tutti i membri della Commissione Tecnica; ciascuno Stato membro ha un solo voto espresso dal membro titolare o, in sua assenza, dal suo supplente. Nelle relazioni o nei pareri motivati della Commissione Tecnica va specificato se tali documenti sono stati approvati all’unanimità o a maggioranza semplice. Qualora esista una minoranza, vanno indicate le conclusioni o le riserve espresse dalla stessa.

2. Quando un membro titolare della Commissione Tecnica esercita la funzione di presidente, il suo supplente vota in sua vece.

3. Ogni membro presente alla votazione che si astenga dal voto è invitato dal presidente ad esporre i motivi della sua astensione.

4. Quando la maggioranza dei membri presenti si astiene, la proposta sottoposta al voto è considerata come non presa in considerazione.

5. La Commissione Tecnica può decidere di ricorrere a relazioni e pareri motivati tramite procedura scritta qualora tale procedura sia stata convenuta in una sua precedente riunione.

A tal fine il presidente trasmette ai membri della Commissione Tecnica il testo da approvare. I membri dispongono di un periodo di tempo di almeno 10 giorni lavorativi, entro il quale essi hanno la possibilità di rifiutare il testo proposto o di astenersi dal voto. L’assenza di risposta entro la scadenza prescritta è considerata come voto favorevole.

Il presidente può decidere di avviare una procedura scritta anche senza un accordo preliminare raggiunto in una riunione della Commissione Tecnica. In tal caso, vale come voto favorevole solo l’approvazione scritta del testo proposto; il termine concesso sarà di almeno 15 giorni lavorativi.

Alla scadenza del termine il presidente informa i membri del risultato del voto. Una decisione che riceva il numero richiesto di voti favorevoli si ritiene approvata l’ultimo giorno del periodo entro il quale era stato chiesto ai membri di rispondere.

6. Se nel corso della procedura scritta un membro della Commissione Tecnica propone di modificare un testo, il presidente:

a) ricomincia la procedura scritta, comunicando ai membri l’emendamento proposto secondo la procedura di cui al paragrafo 5; oppure

b) annulla la procedura scritta per discutere il caso alla riunione successiva;

a seconda di ciò che egli ritenga opportuno per la materia in questione.

7. Se un membro della Commissione Tecnica chiede, prima della scadenza del termine per la risposta, che il testo proposto sia esaminato in una riunione della Commissione stessa, la procedura scritta va annullata.

La questione viene quindi esaminata alla riunione successiva della Commissione Tecnica.

Articolo 9

1. Il segretariato, in consultazione con il presidente della Commissione Tecnica, redige l’ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione della Commissione Tecnica.

Qualora necessario, prima di proporre l’inserimento di un punto nell’ordine del giorno, il segretariato può chiedere alle delegazioni interessate di esprimere per iscritto il loro parere su tale questione.

L’ordine del giorno provvisorio comprende, in linea di massima, i punti la cui richiesta di inserimento sia già stata presentata da un membro o dal rappresentante della Commissione europea.

2. L’ordine del giorno provvisorio è trasmesso ai membri della Commissione Tecnica e alle persone di cui all’articolo 2, paragrafo 6, almeno 15 giorni lavorativi prima dell’inizio di ciascuna riunione. Una versione riveduta dell’ordine del giorno può essere trasmessa 5 giorni lavorativi prima della riunione.

La documentazione corrispondente ai punti all’ordine del giorno che richiedono decisioni o pareri nella rispettiva riunione dovrebbe essere resa disponibile, in linea di massima, almeno 10 giorni prima della riunione stessa. Ciò non si applica per i documenti contenenti informazioni generali che non necessitano di approvazione, per le circostanze eccezionali e altri casi che possono essere decisi dalla Commissione Tecnica a norma del successivo articolo 14.

3. All’inizio di ogni riunione, la Commissione Tecnica approva l’ordine del giorno.

Per inserire nell’ordine del giorno punti che non appaiono all’ordine del giorno provvisorio è necessario il voto unanime della commissione tecnica.

Articolo 10

1. Il segretariato della Commissione Amministrativa redige il verbale delle riunioni della Commissione Tecnica. Il verbale è approvato dalla Commissione Tecnica.

2. La versione inglese del verbale va inviata alle delegazioni per la revisione al più tardi 1 mese prima della successiva riunione della Commissione Tecnica.

Le versioni linguistiche del verbale sono rese disponibili quanto prima possibile dopo aver integrato nella versione inglese tutte le modifiche convenute.

3. I membri che non abbiano ricevuto il verbale nella propria lingua possono riservarsi l’approvazione definitiva fino al ricevimento del verbale redatto in tale lingua.

Articolo 11

1. Dopo ciascuna delle sue riunioni, la Commissione Tecnica presenta alla Commissione Amministrativa una relazione scritta sulle attività svolte e sui risultati conseguiti.

2. Il presidente della Commissione Tecnica relaziona sulle attività della stessa, nel corso delle riunioni della Commissione Amministrativa, se richiesto dal presidente della Commissione Amministrativa.

Articolo 12

Qualsivoglia azione proposta dalla Commissione Tecnica che comporti spese a carico della Commissione europea, è soggetta all’approvazione del rappresentante di detta istituzione.

Articolo 13

Le relazioni, i pareri motivati, l’ordine del giorno ed eventuali altri documenti a sostegno delle attività della Commissione Tecnica sono redatti in inglese.

Articolo 14

Nella misura in cui ciò risulti necessario, la Commissione Tecnica può decidere, all’unanimità, di rendere più specifico e dettagliato il regolamento interno vigente.

Articolo 15

La presente decisione è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea. Essa si applica a decorrere dalla data di pubblicazione.

Articolo 16

La presente decisione sostituisce la decisione n. H2 del 12 giugno 2009.

Il presidente della commissione amministrativa Claude EWEN

(1) GU L 166 del 30.4.2004, pag. 1.