Relazione sul rendiconto finanziario dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali (OCVV-Angers) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997, corredata della risposta dell'Ufficio



Gazzetta ufficiale n. C 406 del 28/12/1998 pag. 0049 - 0054



RELAZIONE sul rendiconto finanziario dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali (OCVV-Angers) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997, corredata della risposta dell'Ufficio (98/C 406/09) 1.1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali, conformemente all'articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio (1). 1.2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali relativo all'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997. Conformemente all'articolo 110 del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del presidente dell'Ufficio. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario (2) conformemente alle disposizioni finanziarie interne stabilite dall'articolo 112 del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea. 1.3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha peraltro esaminato i documenti contabili e attuato le altre procedure di controllo ritenute necessarie a seconda del caso. Il giudizio espresso dalla Corte poggia sui risultati di questo controllo. 1.4. L'esame consente alla Corte di affermare che i conti per l'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1997 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari. PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'UFFICIO COMUNITARIO DELLE VARIETÀ VEGETALI PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1997 Contabilità di bilancio e generale 1.5. I ritardi nella gestione contabile delle operazioni, già constatati l'anno scorso, non sono ancora stati colmati. 1.6. Durante tutto l'esercizio, la contabilità generale ha accumulato un ritardo di diversi mesi. Il raffronto con la contabilità di bilancio è stato realizzato soltanto parecchio tempo dopo la chiusura di quest'ultima. 1.7. L'insieme delle entrate dell'esercizio ha formato oggetto di un unico ordine di riscossione a fine esercizio. Attività tecniche 1.8. Il ritardo accumulato nella messa a punto della procedura di verifica dell'ammissibilità delle denominazioni delle varietà e, in particolare, nell'elaborazione di contratti con gli uffici nazionali interessati, ha impedito il rilascio di diverse centinaia di titoli di protezione supplementari nel 1997. 1.9. Gli elementi costitutivi e il metodo di calcolo dei costi di esame da utilizzare per determinare la remunerazione degli uffici incaricati di tali esami tecnici non hanno ancora formato oggetto di una decisione da parte del consiglio di amministrazione. Altre osservazioni 1.10. Il bilancio dell'Ufficio non è stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. 1.11. Le modalità di esecuzione del regolamento finanziario dell'Ufficio non sono ancora state adottate. 1.12. La relazione annuale relativa all'esercizio 1996 non è ancora stata pubblicata. Separazione delle funzioni 1.13. Sebbene si siano rilevati dei miglioramenti, il principio della separazione delle funzioni di ordinatore e contabile non è stato sempre pienamente rispettato. Il contabile continua a contribuire alla compilazione o al controllo preventivo dei documenti di bilancio (proposta di impegno, ordini di pagamento, ordini di riscossione, regolarizzazione delle casse di anticipi). La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 5 novembre 1998. Per la Corte dei conti Bernhard FRIEDMANN Presidente Tabella 1 Bilancio finanziario al 31 dicembre 1997 >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> NB: Gli importi sono arrotondati alle migliaia e rappresentano sempre l'arrotondamento di ogni valore esatto e non la somma degli arrotondamenti. Fonte: Presentazione elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dall'Ufficio. >SPAZIO PER TABELLA> (1) GU L 227 dell'1.9.1994, pag. 27. (2) Conformemente all'articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, il rendiconto di tutte le entrate e le spese dell'Ufficio relativo all'esercizio finanziario 1997 è stato stabilito il 27 marzo 1998 e successivamente trasmesso al consiglio di amministrazione dell'Ufficio, alla Commissione ed alla Corte dei conti. Tale rendiconto è pervenuto alla Corte il 31 marzo 1998. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione. RISPOSTA DELL'UFFICIO 1. Ritardi nella verifica contabile I ritardi accumulati a livello della gestione contabile nel corso del 1997 sono dovuti a vari fattori quali: l'iter organizzativo movimentato dell'Ufficio, i traslochi successivi e il conseguente avvicendamento del personale, l'assenza di software contabile (contabilità generale e contabilità di bilancio) adattato ai vincoli comunitari (ripetizione delle operazioni di immissione dei dati contabili), la limitazione e l'instabilità dell'organico, le procedure comunitarie a causa della complessità della gestione del sistema delle tasse e della rapida espansione del sistema di protezione comunitario delle novità vegetali. . . Attualmente, la gestione contabile è garantita tanto sul piano della contabilità di bilancio quanto su quello della contabilità generale. Per quanto concerne quest'ultima, sono stati sviluppati dei sistemi parzialmente automatizzati di immissione dei dati e sono state adottate tutte le misure per installare il sistema SINCOM 2 (contabilità di bilancio) nel gennaio 1999. Per altro verso, sono in corso i lavori volti a stabilire un nesso informatico tra la contabilità e il programma di gestione tecnica dei fascicoli di privativa (PRV), il reclutamento di un aiuto contabile e l'installazione di un sistema di ordini di riscossione mensile delle entrate, mentre i raffronti contabili si svolgono ormai regolarmente. 2. Ritardi connessi all'attività tecnica a) Contratti con gli uffici nazionali La stipulazione di contratti relativi agli esami della denominazione è stata all'origine di discussioni con gli uffici nazionali interessati. Tutti hanno aderito al contenuto dei progetti trasmessi. La versione definitiva di suddetti contratti è stata tradotta e in tale modo la firma degli uffici interessati potrà essere apposta rapidamente. Comunque sia, tali uffici hanno già iniziato gli esami in base alle disposizioni previste nei contratti preliminari. Attualmente, il ritardo inizialmente accumulato a tale livello per quanto concerne la concessione dei titoli è stato colmato. b) Calcolo dei costi di esame Nella riunione dell'aprile 1998, in base ad una proposta presentata dall'Ufficio, il consiglio di amministrazione ha accettato di reclutare mediante bando di gara un esperto finanziario indipendente cui spetterà il compito di valutare il metodo di calcolo dei costi degli esami tecnici effettuati dai vari uffici interessati, metodo che è stato inizialmente elaborato in gran parte dai servizi dell'Ufficio. Nella prima riunione, il consiglio di amministrazione dell'Ufficio ha prorogato sino al dicembre 1999 la validità dell'accordo relativo al principio «in-out» secondo il quale gli uffici d'esame sono pagati per i lavori svolti in base all'importo delle tasse d'esame riscosse dall'Ufficio. 3. Altre assenze di pubblicazione a) Bilancio dell'Ufficio Il bilancio rettificativo 1998 dell'Ufficio, adottato dal consiglio di amministrazione nella riunione straordinaria del 10 giugno 1998, sarà pubblicato verso la fine del secondo semestre 1998 dall'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee di Lussemburgo. In effetti, allo scopo di ridurre i costi relativi alle pubblicazioni nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, varie agenzie (Bilbao, Lisbona, Lussemburgo, Angers) coordinate dal Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea hanno concordato di pubblicare i loro bilanci in una pubblicazione comune. La pubblicazione del bilancio rettificativo 1998 includerà : - l'esecuzione del bilancio 1996 - l'esecuzione del bilancio 1997 - il bilancio iniziale 1998 - il bilancio rettificativo 1998. b) Modalità di esecuzione del regolamento finanziario Il progetto di regolamento relativo alle modalità di esecuzione del regolamento di esecuzione dell'Ufficio è in fase di elaborazione. Date le particolarità dell'Ufficio e quindi del suo regolamento finanziario, la preparazione di tale progetto di regolamento deve essere effettuata con rigore e tenendo conto dell'esperienza precedentemente acquisita dalle altre agenzie autofinanziate le cui caratteristiche di funzionamento (Alicante, Londra) sono simili a quelle dell'Ufficio. Tale progetto dovrebbe essere presentato al consiglio di amministrazione nella riunione del dicembre 1998. c) Relazione annuale 1996 La bozza della relazione annuale per il 1996 è stata tradotta e inviata all'Opoce per essere pubblicata nel corso del secondo semestre 1998. È d'uopo sottolineare che contrariamente alla relazione annuale per il 1995, la relazione per il 1996 comporta un rilevante allegato tecnico. 4. Insufficiente separazione delle funzioni Attualmente, in seguito all'aumento progressivo dell'organico dell'unità amministrativa e finanziaria, il principio della separazione delle funzioni sta per essere pienamente rispettato. Le proposte d'impegno, gli ordini di pagamento e gli ordini di riscossione (ad eccezione delle tasse) sono generalmente preparati dagli amministratori finanziari per essere firmati dall'ordinatore. Per quanto concerne le casse di anticipi, l'amministratore e l'amministratore subalterno degli anticipi elaborano i documenti relativi alle regolarizzazioni. Infine, un aiuto contabile avventizio assiste attualmente il contabile nello svolgimento del suo lavoro.