RELAZIONE SPECIALE N. 23/98 sulle azioni d'informazione e di comunicazione gestite dalla Commissione, corredata delle risposte della Commissione (Articolo 188 C, paragrafo 4, secondo comma, del trattato CE) (98/C 393/03)

INTRODUZIONE

1. Il controllo ha interessato le attività permanenti d'informazione e comunicazione (B3-3 0 0 «Azioni generali d'informazione e di comunicazione sull'Unione europea», B3-3 0 1 «Antenne d'informazione» e B3-3 0 2 «Programma d'informazione verso i paesi terzi») nonché le azioni specifiche d'informazione (B3-3 0 6: programma PRINCE «Azioni informative su politiche specifiche»). Nelle attività permanenti d'informazione e comunicazione rientrano le azioni attuate dall'Unione europea per informare il cittadino europeo su questioni generali inerenti all'Europa. Le azioni informative specifiche o prioritarie riguardano particolari politiche comunitarie d'interesse tematico («Cittadini d'Europa», «L'euro», «Costruire insieme l'Europa»). Queste attività e azioni fanno capo alla DG X, alla quale compete inoltre il coordinamento interno delle azioni d'informazione e di comunicazione.

2. Le attività permanenti d'informazione e comunicazione si suddividono nelle seguenti voci:

a) azioni generali d'informazione e di comunicazione sull'Unione europea (B3-3 0 0)

Rientrano in queste azioni attività informative e iniziative paneuropee realizzate dalla Commissione in concorso con le altre istituzioni europee e destinate all'informazione dei cittadini europei sull'Europa. Le unità di gestione cui compete la messa a punto dei progetti sono quelle della DG X, mentre l'attuazione a livello decentrato è parzialmente assicurata dalle rappresentanze della Commissione situate negli Stati membri

b) antenne d'informazione (B3-3 0 1)

Questa azione riguarda principalmente il finanziamento di attività informative permanenti mediante accordi specifici con quattro tipi di antenne:

i) gli Info-Point Europa (IPE) (1)

ii) i Centri rurali d'informazione e promozione (Carrefour rurali) (2)

iii) i Forum urbani(FU) (3)

iv) i Centri d'informazione sull'Europa (CIE) (4).

c) programmi d'informazione verso i paesi terzi (B3-3 0 2)

Questa azione finanzia progetti intesi a promuovere l'immagine della Comunità presso varie categorie specifiche di pubblico e opinionisti (scuole e università, camere di commercio e dell'industria, sindacati, organizzazioni professionali e artigianali) di paesi non appartenenti all'Unione europea. La DG X ha elaborato una serie di strategie di informazione regionale in funzione delle caratteristiche specifiche dei principali blocchi in cui si suddivide il mondo, definendo obiettivi specifici e messaggi mirati per ogni regione e ogni categoria principale di pubblico al suo interno. Sul totale assegnato alla linea di bilancio B3-3 0 2, una parte dei fondi è spesa dalle delegazioni fuori della Comunità e una parte è spesa direttamente dalle unità centrali della DG X.

3. Le azioni di natura specifica rientrano nel programma PRINCE (B3-3 0 6), che prevede tre campagne d'informazione («Cittadini d'Europa», «L'euro» e «Costruire insieme l'Europa») varate congiuntamente dal Parlamento europeo e dalla Commissione nell'ottobre 1995 allo scopo di stimolare il dibattito sui problemi più importanti. La gestione di questa azione è stata affidata ad una task force appositamente creata in seno alla DG X. La task force PRINCE opera in stretta collaborazione con la DG XV (per quanto riguarda la campagna «Cittadini d'Europa») e con la DG II (per la campagna «L'euro») ma è direttamente responsabile della terza campagna («Costruire insieme l'Europa»). I fondi occorrenti per tali campagne erano erogati sotto la supervisione di un comitato direttivo composto da deputati al Parlamento europeo e rappresentanti della Commissione responsabili del coordinamento delle tre campagne. A livello decentrato, l'attuazione del programma PRINCE è garantita da un sistema di accordi con taluni Stati membri, dalla collaborazione degli uffici di rappresentanza della Commissione situati negli Stati membri e da una serie di antenne d'informazione sostenute dalla DG X/B/3. Per ciascuna delle tre campagne, la task force PRINCE ha predisposto un piano di comunicazione, adottato poi dal comitato direttivo. Sulla base dei suddetti piani di comunicazione, sono stati realizzati in totale 235 progetti nel 1996 e 662 nel 1997.

4. Il controllo interessa il periodo 1995 1997, vale a dire quasi 300 Mio ECU in stanziamenti d'impegno per i tre anni. I controlli sono stati effettuati presso i servizi della Commissione alla DG X e presso cinque uffici di rappresentanza della Commissione (Belgio, Germania, Spagna, Francia e Regno Unito).

FORMAZIONE ED ESECUZIONE DEL BILANCIO

5. Prima del 1995 non vi era alcuna politica generale di bilancio per le attività d'informazione. Su richiesta dell'Ispettorato generale dei servizi, la DG XIX ha effettuato per la prima volta nel 1995 un inventario delle risorse di bilancio dedicate alle attività informative in tutti i servizi della Commissione. Da allora, tale ricognizione si effettua ogni anno e i risultati vengono trasmessi al Comitato direttivo per la politica d'informazione e di comunicazione. Il calcolo è basato sull'insieme dei pagamenti SINCOM, individuando le spese relative alle attività d'informazione grazie ai codici analitici applicati in tutti i servizi della Commissione. Dai dati consolidati forniti dalla DG XIX relativamente alle attività d'informazione emerge la seguente linea di tendenza:

a) 1995: 137 040 143 ECU

b) 1996: 158 116 392 ECU

c) 1997: 189 926 270 ECU.

Per il periodo interessato dal controllo, non è stato possibile determinare quali fossero le disponibilità in termini di stanziamenti d'impegno complessivi da destinare alle attività d'informazione nella Commissione. Nel quadro della politica d'informazione gestita direttamente dalla DG X, le quattro azioni oggetto del controllo della Corte hanno avuto nel bilancio l'evoluzione illustrata dalle tabelle 1, 2 e 3.

6. Per quanto riguarda le linee di bilancio B3-3 0 0 0 e B3-3 0 6 0, parte dei fondi previsti sono iscritti in una riserva (Capitolo B0-4 0) e occorre una procedura specifica perché l'autorità di bilancio ne autorizzi l'impiego. Questo avviene di norma solo nella seconda metà dell'esercizio finanziario, fatto che incide negativamente sul funzionamento dell'unità finanziaria in seno alla DG X e mantiene basso il tasso di esecuzione dei pagamenti. Questo vale in particolare per l'esecuzione del programma PRINCE nel 1996.

7. Non tutte le antenne d'informazione relative alle attività informative permanenti vengono finanziate sulla linea di bilancio B3-3 0 1; alcune sono cofinanziate dalla linea di bilancio B3-3 0 0. Per garantire l'osservanza di principi di bilancio essenziali e consentire una gestione generale efficiente e coerente, la totalità delle antenne d'informazione dovrebbe essere finanziata da un'unica linea di bilancio.

QUADRO NORMATIVO

8. L'attuazione delle azioni rientranti nella politica d'informazione e comunicazione è caratterizzata da un quadro normativo poco solido. Nel bilancio stesso, il riferimento giuridico è agli articoli 126 e 127 del trattato, che non riguardano la politica d'informazione e comunicazione bensì l'istruzione, la formazione professionale e la gioventù. La Commissione non ha definito a sufficienza gli obiettivi generali della politica d'informazione, i sistemi e le regole di gestione da applicare in questo settore, l'importo indicativo dei fondi disponibili e la loro ripartizione tra obiettivi. La DG X ha fissato gli orientamenti generali mediante le comunicazioni SEC(93) 916/9 («La politica d'informazione e di comunicazione della Commissione: un nuovo approccio») e SEC(93) 1248/3 («Meccanismo dei piani d'informazione»). Da queste si evince che alla Commissione mancava una strategia generale coordinata per la sua politica di comunicazione e che, per poter far fronte alle sfide del settore, essa ha dovuto dotarsi di un apposito meccanismo - i piani d'informazione - onde riuscire ad integrare la dimensione «informazione e comunicazione» in tutte le sue politiche aventi implicazioni esterne. Era inoltre previsto che la nuova organizzazione della DG X si basasse su una netta distinzione tra compiti di elaborazione e compiti di attuazione, e ciò grazie al potenziamento degli uffici di rappresentanza della Commissione nella Comunità, i quali dovrebbero svolgere un ruolo di punta in relazione alle antenne d'informazione operanti nei rispettivi paesi.

9. Sono state formulate altre proposte per l'applicazione di nuove procedure e strutture, tra cui in particolare:

a) SEC (94) 80/4 che fissa le funzioni e i compiti delle rappresentanze della Commissione negli Stati membri

b) SEC(94) 82/4 che formula gli obiettivi generali delle attività d'informazione e comunicazione relative ai paesi terzi

c) SEC(94) 488 che traccia il quadro operativo per le antenne d'informazione.

10. La valutazione del funzionamento di queste nuove procedure e strutture compiuta dalla Corte ha messo in luce i seguenti ostacoli che ne impediscono l'attuazione efficiente ed efficace:

a) i piani d'informazione sono concepiti come documenti interni, a scopo unicamente di orientamento operativo, senza un nesso diretto con l'esecuzione di bilancio degli stanziamenti previsti dalla linea B3-3 0 0

b) occorre fare in modo che le rappresentanze della Commissione negli Stati membri svolgano un ruolo corretto nella diffusione delle informazioni provenienti da Bruxelles e, in questo contesto, è necessario rafforzare l'autorità della DG X rispetto alle rappresentanze della Commissione

c) il manuale operativo sui centri d'informazione («relays»), previsto dalla comunicazione SEC(94) 488, non è stato ancora predisposto dalla DG X.

11. In data 11 ottobre 1995 la Commissione ha adottato la comunicazione SEC(95) 1672 relativa alle azioni d'informazione nell'ambito del programma PRINCE. Non è stato tuttavia posto in essere alcuno strumento giuridico per disciplinare il funzionamento di tali attività specifiche d'informazione.

RISULTATI DEL CONTROLLO

Obiettivi non chiari

12. La definizione degli obiettivi che le azioni/i progetti finanziati dalla linea di bilancio B3-3 0 0 dovrebbero conseguire non è sufficiente. In pratica, sono stati finanziati alcuni progetti che non avevano legami dimostrabili con le azioni della politica d'informazione. La creazione del «meccanismo dei piani d'informazione» [SEC(93) 1248/3] avrebbe dovuto servire come quadro di riferimento di base per definire una serie di azioni/progetti da finanziare attraverso la linea di bilancio B3-3 0 0.

Funzionamento delle antenne d'informazione

Descrizione del sistema

13. La tabella 4 presenta le antenne d'informazione che ricevono sovvenzioni dalla DG X, ripartite per Stato membro e tipologia. Per la politica d'informazione della Commissione, le antenne sono uno strumento essenziale; ciononostante, permangono aree scoperte, specialmente in Germania e nel Regno Unito, dove la presenza delle antenne deve essere rafforzata. Occorre al tempo stesso cercare di garantire un equilibrio regionale nella distribuzione geografica dei quattro tipi di antenna. È vero che negli Stati membri ci sono altre strutture d'informazione quali le biblioteche pubbliche, ma esse non rientrano nella rete europea e non sono pertanto tenute al rispetto dei requisiti contenuti negli accordi specifici stabiliti dalla Commissione.

14. La modernizzazione della politica di informazione della Commissione dovrebbe basarsi su un sistema efficiente di antenne d'informazione; in quest'ottica, occorre esaminare l'esperienza acquisita dai Centri d'informazione sull'Europa (CIE) di Parigi, Lisbona e Berlino in modo da applicarne i risultati in tutta la Comunità. Si dovrebbe tuttavia introdurre un massimale di sovvenzioni annue. La tabella 5 indica il sostegno della Comunità ai CIE nel periodo 1992 1997.

15. Il sostegno comunitario al CIE di Parigi proviene da diversi servizi della Commissione; le sue entrate di bilancio risultano coperte dal contributo comunitario nella misura del 44 51 % nel periodo 1992 1997. Nelle intenzioni della Commissione, il Centro di Parigi doveva servire da modello per progetti analoghi negli altri Stati membri. Esso svolge due attività prioritarie: fornisce sostegno alla rete di centri di informazione in Francia e cura la produzione e la distribuzione di materiale informativo destinato al grande pubblico.

16. Nel complesso, la Corte valuta positivamente l'attività d'informazione e documentazione svolta dal Centro. Meno favorevole è invece l'idea che la Corte si è fatta delle modalità di finanziamento del Centro. Nel dicembre 1991, le autorità nazionali francesi e la Commissione avevano concordato di suddividere le spese di affitto in modo tale che risultassero a carico delle autorità nazionali per i e a carico del bilancio della Comunità per 1/3, mentre gli altri costi correnti sarebbero stati suddivisi in parti uguali tra i due soggetti. La situazione è cambiata nel 1994, anno nel quale il contributo comunitario per l'affitto è salito al 50 % in quanto le autorità nazionali non erano state in grado di rispettare la loro parte dell'accordo originario. Nel contempo, il livello dell'affitto era stato rivisto e quindi ridotto. L'affitto venne poi riesaminato una seconda volta nel 1997 e ridotto ulteriormente. Nonostante queste riduzioni dell'importo dell'affitto, la Corte ritiene che la Commissione non avrebbe dovuto accettare questa variazione nella proporzione del cofinanziamento (5), né l'onere della copertura unilaterale del deficit cumulato del Centro al 31 dicembre 1997 (6).

17. A causa dei ritardi nel percepire i contributi nazionali dovuti in aprile e in ottobre, il Centro deve affrontare a più riprese anche problemi di tesoreria. L'applicazione del principio del cofinanziamento è positiva, ma non vi è ragione per cui i contributi nazionali debbano arrivare mesi dopo le date di pagamento concordate con la Commissione.

Accordi relativi alle antenne d'informazione

18. Gli accordi scritti tra la Commissione e gli Stati membri sono di tre tipi, secondo la natura dell'antenna. Tutti contengono una descrizione chiara delle funzioni dell'antenna, prevedono un meccanismo di relazioni semestrali e annuali e le condizioni del sostegno finanziario da accordare. Tuttavia, il sistema degli accordi non è stato ancora applicato alla totalità delle antenne; a fine 1997, non erano stati ancora firmati gli accordi relativi a 34 IPE, 1 Carrefour e 2 FU. Gli accordi con i FU sono stati tutti firmati a fine dicembre 1997, cosa che ovviamente ha causato ritardi nel trasferimento dei fondi dalla DG X, pregiudicando il buon funzionamento delle attività d'informazione che i FU hanno il compito di svolgere. Fra i tre tipi di accordo esistono disparità in merito al livello del sostegno finanziario (sovvenzioni di avviamento e sovvenzioni correnti).

19. In Germania, la rappresentanza della Commissione non si attiene, in linea di massima, agli orientamenti indicati dalla DG X. Gli Info-point istituiti a Bonn e a Erfurt non solo non hanno firmato l'accordo standard ma hanno anche ricevuto sovvenzioni di entità pari a due o tre volte il livello normale. Nel caso dell'Info-point di Bonn, il contributo finanziario a carico del bilancio della Comunità copre il 100 % delle spese e le procedure vincolanti della Commissione consultiva per gli acquisti e i contratti (CCAM) sono state ignorate.

20. In Spagna, l'istituzione di Info-point è stata orientata verso la creazione di una rete informatica basata sulle «Diputaciones». Nel periodo 1995 1997, sono state selezionate cinque «Diputaciones» al fine di attuare la prima fase della rete, con un impegno complessivo di 145 000 ECU. Dopo due anni, questi fondi impegnati non erano stati utilizzati. Si sta ora adottando un nuovo metodo basato sul livello regionale.

21. Nel Regno Unito, la rappresentanza della Commissione a Londra ha assegnato due contratti ad una società che le fornisce sostegno amministrativo ai fini dell'assistenza all'antenna nazionale d'informazione e che la appoggia nel quadro di un programma di attività di monitoraggio. Il primo contratto, firmato il 15 dicembre 1993, ha comportato un pagamento totale di 1 045 752 ECU, benché il parere n. 818/93 della CCAM, così come modificato dai pareri n. 877/95 e n. 700/96 della CCAM, relativo al contratto avesse fissato un tetto massimo di spesa pari a 909 500 ECU. In seguito, il 30 ottobre 1996, è stato pubblicato un bando di gara con procedura ristretta e questa volta il limite massimo di spesa è stato aumentato a 3 242 925 ECU per un periodo quinquennale. Su tale base, alla stessa società è stato aggiudicato un secondo contratto in data 11 aprile 1997. Messi assieme, i due contratti comportano una spesa di almeno 4 Mio ECU nell'arco di otto anni.

22. Il capitolato del contratto (servizi standard e servizi aggiuntivi) delega all'appaltatore compiti permanenti che dovrebbero essere svolti direttamente dalla rappresentanza di Londra. I pagamenti all'appaltatore avvengono sulla base di semplici fatture per i servizi svolti e di scarne relazioni trimestrali. I bilanci della rappresentanza non costituiscono una pista di controllo delle spese sostenute in relazione al contratto. La Commissione dovrebbe valutare se non sarebbe più efficace dal punto di vista dei costi che la rappresentanza di Londra svolgesse direttamente il lavoro appaltato.

23. In passato, la DG X non ha inserito sistematicamente negli accordi che ha concluso le condizioni contrattuali generali incluse nei contratti modello elaborati dalla Commissione. In alcuni casi, i pagamenti sono stati effettuati automaticamente, senza imporre particolari obblighi di giustificazione. Oltre a ciò, in taluni contratti non erano previsti diritti di controllo da parte dei servizi della Commissione o della Corte dei conti, in contrasto con le disposizioni del regolamento finanziario.

Accordi PRINCE

24. Per quanto riguarda il programma PRINCE, il sistema degli accordi con alcuni Stati membri è stato applicato nei due filoni nei quali è stata adottata la modalità di gestione decentrata, ossia «L'euro» e «Costruire insieme l'Europa» (cfr. Tabella 6).

25. La firma di accordi con gli Stati membri per l'attuazione delle azioni previste dal programma PRINCE presenta il vantaggio principale di limitare la frammentazione delle operazioni che si verifica nella realizzazione delle attività permanenti d'informazione, specialmente di quelle rientranti nella linea di bilancio B3-3 0 0, oltre a quello di un'applicazione sistematica del principio del cofinanziamento, benché per il resto dei progetti del programma PRINCE la sovvenzione del 50 % dei costi complessivi non sia una regola vincolante.

26. Nel periodo 1995 1997, il sistema degli accordi ha riguardato un totale di 15 progetti, per un valore di 29,3 Mio ECU, pari al 25 % delle risorse complessive destinate al programma PRINCE. Un maggior impiego di tale meccanismo sarebbe vantaggioso in termini di efficienza economica e semplificherebbe la gestione amministrativa a livello della Commissione grazie a una corretta applicazione dei principi di sussidiarietà e di cofinanziamento.

Attività di valutazione ed ispezione

27. Nel periodo interessato dal controllo (1995 1997), ci sono state poche valutazioni della DG X nel campo della politica d'informazione ed esse hanno riguardato soltanto le azioni nel quadro delle linee di bilancio B3-3 0 1 e B3-3 0 2. L'attenzione riservata all'attuazione in loco dei progetti d'informazione e al monitoraggio delle attività delle rappresentanze della Commissione è insufficiente. Le visite di controllo dei servizi centrali presso le rappresentanze della Commissione avvengono in conformità della nota n. 1887, del 13 marzo 1995, emanata dal direttore generale della DG X in accordo con l'IGS. Nel periodo 1995 1997, le visite hanno riguardato solo quattro rappresentanze della Commissione (1996: Spagna, Regno Unito; 1997: Francia, Portogallo).

Struttura di controllo del sostegno comunitario

28. Per tutto il periodo 1995 1997, l'assegnazione di contributi finanziari è stata caratterizzata da un quadro contrattuale carente, basato unicamente su due circolari della DG X emanate nel 1993 e nel 1995. L'unità DG X/1 ha predisposto di recente un vademecum in materia di sovvenzioni, da applicarsi con effetto dal 1998. Sulla base di un campione di progetti sottoposti a controllo, a livello sia di unità centrali sia di rappresentanze della Commissione, la Corte ha individuato una serie di problemi di cui tener conto nell'applicare il nuovo vademecum sulle sovvenzioni.

29. Con poche eccezioni (progetti Gioventù e talune azioni PRINCE), i contributi finanziari sono stati accordati nel periodo 1995 1997 in assenza di garanzie di trasparenza, mediante l'applicazione di un sistema di inviti a presentare proposte.

30. La circolare della DG X n. 6268, del 13 ottobre 1993, ha scoraggiato la creazione di una dipendenza dei beneficiari finali dalla Commissione; la Corte ha rilevato tuttavia alcuni casi in cui i controlli hanno determinato che gli stessi beneficiari hanno ricevuto contributi in più anni consecutivi.

31. La circolare della DG X n. 6268, del 13 ottobre 1993, fissava il limite massimo del contributo finanziario al 50 % del costo del progetto. La sua circolare n. 2074, del 17 marzo 1995, presenta tre fasce di contributo:

>SPAZIO PER TABELLA>

Le circolari summenzionate non sono sufficientemente precise in quanto non definiscono in modo chiaro la base di calcolo da utilizzare per determinare il contributo finanziario. È indispensabile, per garantire una parità di trattamento a tutti i richiedenti, definire una base di calcolo unica. Le domande e le approvazioni dei progetti controllati sono risultate basate talvolta sulla contabilità che tiene conto del prezzo di costo completo (costi totali) e talvolta sulla contabilità a costi diretti (costi aggiuntivi causati dal progetto). Quest'ultimo metodo tende a dare origine ad un tasso di contributo più elevato rispetto al calcolo a costi pieni, con ad esempio un contributo dell'80 % per i progetti di talune fondazioni tedesche.

32. La natura del sistema può portare a notevoli differenze nella gamma dei contributi finanziari. Nel campione di progetti controllati, la Corte ha rilevato per il periodo 1995 1997 le seguenti fluttuazioni:

a) in Germania, i contributi finanziari erano compresi fra il 25 % e il 100 % del costo totale dei progetti

b) in Spagna, i contributi finanziari erano compresi fra il 13 % e l'84 % del costo dei progetti

c) in Belgio, i contributi finanziari erano compresi fra il 9 % e il 100 % del costo dei progetti

d) nel Regno Unito, i contributi finanziari erano compresi fra l'11 % e il 75 % del costo dei progetti.

Inoltre, i relativi fascicoli non contenevano una giustificazione soddisfacente in nessuno dei casi controllati che presentavano un contributo finanziario superiore al limite massimo fissato del 50 % del costo totale.

CONCLUSIONE E RACCOMANDAZIONI

33. La politica d'informazione dell'Unione europea negli Stati membri viene attuata principalmente dalle rappresentanze della Commissione. La definizione degli obiettivi che le azioni/i progetti finanziati dalla linea di bilancio B3-3 0 0 dovrebbero conseguire è insufficiente e, in pratica, hanno ricevuto un sostegno finanziario alcuni progetti che non avevano legami dimostrabili con le azioni della politica d'informazione. La creazione del «meccanismo dei piani d'informazione» (SEC(93) 1248/3) avrebbe dovuto servire come quadro di riferimento di base per definire una serie di azioni/progetti da finanziare con la linea di bilancio B3-3 0 0 (cfr. paragrafi 8 12).

34. Occorre un sistema di valutazione migliore per accertare in che misura la spesa comunitaria riesca a conseguire gli obiettivi in relazione ai gruppi destinatari. Il probabile incremento, in futuro, dei finanziamenti a favore delle attività previste dalla politica d'informazione rende questa necessità ancora più impellente. A livello di sede centrale della DG X, si rileva l'esigenza di migliorare i metodi di valutazione e i sistemi di monitoraggio. Il sistema di valutazione ed ispezione dovrebbe essere rafforzato con i seguenti mezzi:

a) sviluppando ulteriormente il piano di valutazione annuale che riguarda le attività di politica d'informazione a carattere permanente (B3-3 0 0, B3-3 0 1, B3-3 0 2) e a carattere specifico (B3-3 0 6)

b) intensificando le verifiche sull'impiego dei fondi della DG X mediante una visita di controllo da effettuare periodicamente presso ciascuna rappresentanza della Commissione (cfr. paragrafo 27).

35. Nelle azioni d'informazione della Commissione quali stipulate nei programmi di lavoro annuali della DG X non erano standardizzati:

a) la procedura di presentazione delle domande

b) la procedura di selezione dei progetti

c) l'entità del contributo comunitario

d) la linea di bilancio alla quale imputare il contributo

e) l'ammissibilità della spesa sostenuta (cfr. paragrafi 28 32).

36. Al fine di semplificare le procedure di gestione e di garantire trasparenza e parità di trattamento per i beneficiari finali, la Commissione dovrebbe:

a) fare un maggior impiego, per la selezione dei beneficiari finali, degli inviti a presentare proposte

b) definire un formato standard di rendiconto finanziario per categorie di spese ammissibili, che il beneficiario deve utilizzare in sede di relazione finale

c) fissare per tutti i progetti i tassi di contributo finanziario, facendo riferimento ad una base di calcolo unificata, con l'unica eccezione delle antenne d'informazione finanziate con sovvenzioni forfettarie

d) limitare la percentuale dell'anticipo ad una quota prudente dell'ammontare del contributo finanziario approvato

e) fissare la quota massima accettabile di spese generali da prendere in considerazione (cfr. paragrafi 28 32).

37. Con la parziale eccezione delle antenne d'informazione, manca in generale una serie sistematica e adeguata di regole per i contratti con i beneficiari. Nei contratti futuri dovrebbero figurare disposizioni finanziarie più chiare e rigorose, soprattutto in relazione a due aspetti particolarmente rischiosi, ossia:

a) il livello di spese generali consentito

b) l'utilizzo, nella relazione finale, di cifre effettive e non di quelle iscritte nel bilancio (cfr. paragrafi 28, 31 32).

38. L'attuazione finanziaria degli accordi nell'ambito del programma PRINCE deve essere disciplinata da norme rigorose, in particolare per quanto riguarda il livello di spesa da sostenere per far scattare l'erogazione degli anticipi, i periodi di ammissibilità e le spese generali (cfr. paragrafi 24 26).

39. Le rappresentanze della Commissione devono svolgere un ruolo di punta nel finanziamento delle antenne permanenti e delle attività d'informazione del programma PRINCE. A tal fine, la Commissione deve elaborare un quadro di programmazione politica e finanziaria che definisca gli obiettivi generali della politica d'informazione, i sistemi di gestione e l'entità indicativa dei fondi disponibili, oltre che la loro ripartizione per obiettivo. In questo quadro, la DG X deve rafforzare il suo ruolo di coordinamento interno, per garantire il miglioramento delle attività d'informazione e comunicazione della Commissione.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 14 e 15 ottobre 1998.

Per la Corte dei conti

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

(1) Forniscono al grande pubblico informazioni essenziali sull'Unione europea e le sue politiche, oltre a distribuire pubblicazioni della Commissione su temi di carattere generale.

(2) I «carrefour rurali» hanno lo scopo di informare tutte le fasce della società rurale sull'Unione europea e, in particolare, sulle politiche e i programmi dell'Unione che possono riguardare direttamente il mondo rurale.

(3) I Forum si propongono di coinvolgere sia le persone che si occupano attivamente delle questioni civiche sia i normali cittadini nella realizzazione della strategia dell'Unione europea volta ad instaurare un modello di sviluppo rispettoso dell'ambiente e delle risorse naturali. I Forum sono ubicati presso enti locali con esperienza in materia di sviluppo locale e d'informazione al pubblico.

(4) I Centri sono stati istituiti congiuntamente dalla Commissione e dalle autorità dei paesi ospitanti. Essi si trovano nelle capitali nazionali ed hanno la funzione d'informare il grande pubblico, rispondere alle richieste d'informazioni provenienti dai gruppi d'interesse e offrire una sede per riunioni, corsi di formazione e altre attività relative all'Europa. Finora sono stati aperti tre centri: a Parigi, a Lisbona e a Berlino.

(5) La quota di affitto a carico della Commissione è passata di conseguenza dal 33 % al 50 %.

(6) Il deficit ammontava a 150 000 ECU.

(7) Lo sblocco della riserva iscritta alla voce di bilancio B0-40 è avvenuto in due rate:

- 23 Mio ECU il 15 maggio 1996

- 12 Mio ECU l'8 ottobre 1996

(8) Lo sblocco della riserva iscritta alla voce di bilancio B0-40 è avvenuto in due rate:

- 5 Mio ECU il 21 maggio 1997

- 6 Mio ECU il 22 luglio 1997

(9) Lo sblocco della riserva iscritta alla voce di bilancio B0-40 è avvenuto in una rata unica:

- 15 Mio ECU il 10 settembre 1997

(10) Compresi 150 000 ECU, prelevati dagli stanziamenti per il 1998, al fine di coprire una sovvenzione eccezionale di quadratura dei conti.

(11) Compresa una sovvenzione eccezionale di quadratura dei conti, intesa a coprire il disavanzo del 1996, che è stata messa a disposizione nel marzo 1998.

RISPOSTE DELLA COMMISSIONE

INTRODUZIONE

1. La Commissione europea ha messo in atto, fin dal 1993, un nuovo approccio per la sua politica d'informazione e di comunicazione. Le Direzioni generali sono incaricate dell'informazione riguardante le politiche di loro competenza. La DG X è responsabile dell'informazione generale e del coordinamento della politica d'informazione e di comunicazione.

Un quadro normativo è stato definito sotto forma di numerose comunicazioni (sei fra il 1993 e il 1997 ed una nel 1998) relative ai diversi aspetti di tale politica (approccio generale, piani d'informazione, ruolo delle rappresentanze dell'Unione negli Stati membri, informazione dei paesi terzi, reti ed antenne, azioni prioritarie d'informazione, strategia d'informazione sull'euro). Tale quadro fissa gli obiettivi di ordine generale, i sistemi di gestione e le norme da applicare.

Per svolgere tale politica, la Commissione chiama a collaborare le altre istituzioni in tutti i settori in cui ciò è possibile. Una stretta collaborazione è stata instaurata con i servizi del Parlamento. Essa costituisce l'oggetto di relazioni regolari della Commissione al Parlamento. Riunioni congiunte vengono organizzate con il Consiglio ed i responsabili delle politiche d'informazione e di comunicazione in seno agli Stati membri, in previsione dell'armonizzazione e del coordinamento delle azioni d'informazione. Un coordinamento esterno è così assicurato a livello europeo.

Il coordinamento interno in seno alla Commissione, d'altro canto, si è sensibilmente rafforzato nel corso degli ultimi anni. Un comitato direttivo si riunisce regolarmente. Piani d'informazione dovranno accompagnare le nuove iniziative comunitarie. Un programma integrato per la politica d'informazione nel suo insieme è realizzato annualmente. Dei gruppi si occupano del coordinamento delle azioni d'informazione per gruppi di politiche comunitarie.

Gli obiettivi di carattere generale (decentralizzazione, coordinamento, ricorso ai nuovi media,. . .) sono definiti nel quadro normativo già citato. Ogni anno, inoltre, la Commissione definisce una serie di obiettivi specifici che riguardano la sua politica d'informazione generale. Così, per il 1998, la precedenza è stata data alle azioni che si realizzano via televisione, alle azioni che toccano direttamente il cittadino («call center»), alle azioni che interessano le donne ed al coordinamento delle reti di antenne d'informazione in tutta l'Europa.

La decentralizzazione è uno dei principali obiettivi della politica d'informazione. Essa viene progressivamente messa in atto per il tramite di una responsabilizzazione delle rappresentanze dell'Unione negli Stati membri, dello sviluppo coordinato di oltre 800 antenne sul territorio europeo, di accordi con gli Stati membri su azioni comuni e, infine, grazie alla partecipazione dei cittadini alle azioni d'informazione dell'Unione.

Le nuove tecnologie, segnatamente Internet, consentono di mettersi in contatto con un numero ragguardevole di cittadini, soprattutto i giovani, a costi relativamente modesti. La Commissione si è incamminata in questa direzione fin dal 1995. Il sito Internet multilingue Europa è noto per la sua qualità.

Una serie di azioni prioritarie d'informazione è stata definita di concerto con il Parlamento europeo nel quadro del programma PRINCE. Esse hanno consentito di imperniare l'informazione e le risorse sui temi importanti dell'attualità (diritti del cittadino, trattato di Amsterdam, euro), di rafforzare vieppiù la collaborazione con il Parlamento, e, segnatamente per l'euro, di elaborare campagne d'informazione in collaborazione con gli Stati membri.

Quanto alla gestione, il suo inquadramento è stato rafforzato soprattutto grazie alla preparazione, nel 1997, di un Vademecum dei sussidi nel settore dell'informazione e della comunicazione. Tutte le osservazioni della Corte in materia di gestione sono applicabili fin d'ora, più precisamente a partire dal 1° gennaio 1998, data dell'entrata in vigore del suddetto Vademecum.

In un contesto fortemente evolutivo, la Commissione ha adottato e continua ad adottare la propria politica d'informazione e di comunicazione, sia in termini di strategia che di organizzazione, di obiettivi o, ancora, di gestione.

2. a) Dalla riorganizzazione della DG X il 1° agosto 1997, il titolo conferito agli Uffici dell'Unione europea in seno agli Stati membri è «Rappresentanza».

b) Oltre all'elenco stilato dalla Corte, esistono altri tre tipi di antenne finanziate per il tramite della linea B3-3 0 1:

- Les Maisons de l'Europe, gestite dalla Federazione internazionale delle Maisons de l'Europe (FIME)

- Le sezioni nazionali del Movimento europeo

- i Centri di documentazione europea (CDE).

FORMAZIONE ED ESECUZIONE DEL BILANCIO

5. Nel 1993, la Commissione ha messo in atto un nuovo approccio [SEC (93) 916/9 e (93) 1248/3) per la politica d'informazione e di comunicazione, affidando alle Direzioni generali l'informazione settoriale ed alla DG X l'informazione generale ed il coordinamento. Tale approccio ha fatto sì che venisse decentralizzato il ricorso alle risorse di bilancio per le attività d'informazione della Commissione, ad esclusione dell'informazione generale.

Su tale base, si è proceduto alla stesura di un inventario delle risorse dedicate all'informazione ed alla comunicazione dal 1995 in poi. La crescita fra il 1995 ed il 1997 è dovuta principalmente all'istituzione del programma PRINCE.

In aggiunta a tale inventario, la Commissione ha dato vita, nel 1998, ad un programma integrato di azioni d'informazione che viene preparato in base ad un'indagine svolta presso tutti i servizi e che fornisce un approccio integrato della sua politica d'informazione.

A partire dal prossimo esercizio finanziario, gli stanziamenti previsti per ognuna di tali azioni figureranno anche nel suddetto programma integrato. Ciò consentirà di sapere, all'inizio dell'anno, quali stanziamenti d'impegno verranno accordati all'insieme delle attività d'informazione della Commissione.

6. Il sistematico accantonamento degli stanziamenti relativi all'informazione da parte dell'Autorità di bilancio dal 1996 in poi ha effettivamente penalizzato l'esecuzione del bilancio e la gestione delle azioni, tanto più che gli stanziamenti non sono disponibili immediatamente dopo la decisione di togliere le riserve.

7. La Commissione ammette che l'insieme delle azioni d'informazione generale delle antenne dovrebbe essere finanziato da una sola linea. Ciò è quanto avviene dal 1998; non altrettanto può dirsi invece per il passato per via di alcune imprecisioni nei commenti di bilancio.

QUADRO NORMATIVO

8. La comunicazione della Commissione all'Autorità di bilancio sulle basi giuridiche e gli importi massimi [Rif. SEC (94) 1106] definisce il quadro normativo generale della politica d'informazione e di comunicazione: «Talune azioni sono condotte dalla Commissione sulla base dei compiti che le assegna il trattato quando essa agisce in quanto organo esecutivo delle politiche comunitarie. Questo è il caso, in particolare, delle azioni condotte nel quadro della politica di informazione e che riguardano la presentazione e la promozione delle varie realizzazioni comunitarie. Queste attività riguardano una zona d'azione autonoma della Commissione, per la quale essa non ritiene necessario provvedere all'adozione di una base giuridica specifica».

Dal 1993 in poi, la Commissione ha approvato - su tale base - numerose comunicazioni (sei fra il 1993 ed il 1997 ed una nel 1998) che definiscono un nuovo approccio per la politica d'informazione, i suoi obiettivi generali, i sistemi di gestione e le norme che essa ha successivamente applicato nell'esecuzione delle attività previste dalle linee d'informazione e di comunicazione.

Constatando che anteriormente al 1993 il coordinamento lasciava a desiderare, la Commissione ha deciso, a partire da quel momento, di mettere l'accento su tale aspetto. I meccanismi sono stati messi progressivamente in atto. I piani d'informazione associati alle iniziative della Commissione sono stati avviati ed hanno costituito l'oggetto di una riforma nel 1996. Da quando è stato istituito, il comitato direttivo si è riunito regolarmente. Tale dispositivo è stato rafforzato tramite la definizione di un programma annuo integrato di azioni d'informazione (cfr. punto 5) e l'istituzione di gruppi di lavoro del comitato direttivo dell'informazione che coordinano le azioni d'informazione per gruppi di politiche.

La nuova organizzazione della DG X è ormai un dato di fatto dal 1° agosto 1997. Una direzione è incaricata dell'ideazione dell'informazione e del coordinamento fra i diversi servizi. Il ruolo delle Rappresentanze è stato rafforzato segnatamente per quanto riguarda il coordinamento in loco delle reti di antenne.

9. Nel 1998, la DG X si è prefissa una serie di obiettivi per le proprie attività d'informazione e di comunicazione.

10. a) I piani d'informazione sono documenti che le Direzioni generali trasmettono poi alla DG X per ottenerne l'accordo. Essi sono presentati allorché una Direzione generale propone un'iniziativa alla Commissione. Trattandosi di iniziative settoriali, non sono coperte, in linea di massima, dalla linea B3-3 0 0 (azioni generali d'informazione). Ciò è conforme alla comunicazione SEC (93) 916/9.

Detti piani d'informazione, compreso quello della DG X, sono integrati in un programma annuo (cfr. punto 8) che costituirà il trait-d'union fra le suddette attività e la linea B3-300.

b) La diffusione dell'informazione è sempre stato uno degli aspetti della funzione essenziale svolta dalle Rappresentanze, in precedenza note come «uffici stampa e d'informazione». La Rappresentanza deve adattare tale informazione alle sensibilità precipue del paese interessato. Le Rappresentanze apportano, di conseguenza, un contributo supplementare alla diffusione dell'informazione (ad esempio, elaborazione degli opuscoli regionali, coordinamento delle reti d'informazione, ecc.).

In un simile contesto, il vincolo gerarchico è stato rafforzato nel quadro della riorganizzazione il 1° agosto 1997. Le rappresentanze dipendono dalla DG X e, più particolarmente, dalla Direzione X/B «Reti d'informazione». La funzione delle Rappresentanze è definita nella comunicazione SEC (94) 80/4.

Quanto al manuale operativo sulle antenne (centri d'informazione):

- nella pratica è già in atto - perlopiù - un approccio sistematico e coerente

- il manuale sarà ultimato entro il 1998.

11. Il programma PRINCE fa parte dalla politica d'informazione e di comunicazione che non ha bisogno di base giuridica (cfr. punto 8). Oltre alla comunicazione citata dalla Corte, la Commissione ha altresì approvato, nel 1998, una comunicazione sulla strategia d'informazione sull'euro [COM (98) 39].

RISULTATI DEL CONTROLLO

Obiettivi non chiari

12. Gli obiettivi sono stati definiti dalla Commissione stessa nelle sue comunicazioni effettuate nel corso del periodo in esame (cfr. punti 8 e 9).

La Direzione generale X determina gli obiettivi annui per le sue attività proprie. Gli stanziamenti vengono approvati in base ad un progetto di programma annuo presentato dalle unità e dalle Rappresentanze e si attengono scrupolosamente alle priorità definite dalla Commissione. Per il 1998, la precedenza è stata data alle azioni che si realizzano via televisione, alle azioni rivolte direttamente al cittadino, alle azioni che interessano le donne ed al coordinamento delle antenne, rispetto alle pubblicazioni scritte, ai colloqui, ai seminari, alle fiere campionarie od alle mostre.

La Commissione si dichiara d'accordo sulla necessità di precisare ulteriormente la definizione degli obiettivi annui. I criteri di ammissibilità dei progetti sono già stati precisati nel suo Vademecum dei sussidi in vigore a partire dal 1° gennaio 1998.

Come spiegato ai punti 8 e 10, lettera a), i piani d'informazione, compreso quello della DG X, sono integrati in un piano annuo che costituirà il trait-d'union fra le attività dell'informazione e la linea B3-3 0 0.

Funzionamento delle antenne d'informazione

Descrizione del sistema

13. Il raggiungimento di un equilibrio geografico fra gli Stati membri e le diverse regioni nella messa a punto delle reti è una preoccupazione costante della DG X. Essa, perciò, tiene conto altresì delle antenne Eurosportelli, dei Centri transfrontalieri d'informazione e di consulenza dei consumatori, dei Centri d'informazione sull'Europa, ecc., che dipendono da altre Direzioni generali della Commissione (DG XIII, XVI, XXII, XXIII, XXIV).

Conformemente alla politica di decentralizzazione, è indispensabile tener conto delle caratteristiche precipue dei singoli paesi:

- Nel Regno Unito, paese in cui il pubblico si orienta volentieri verso le «public libraries», il sistema d'informazione europeo è basato sulle biblioteche (180). Esse si giovano dell'aiuto tecnico, della documentazione e della formazione della Rappresentanza.

- In Germania, l'informazione è stata diffusa, segnatamente, dalle 33 «Maisons de l'Europe» (un terzo delle «Maisons de l'Europe» della FIME ha sede in Germania) esistenti sul territorio tedesco. Si stanno attualmente allestendo cinque Info-point Europa (IPE) e tre Centri rurali d'informazione e promozione (Carrefour rurali). Il consolidamento delle reti sarà ultimato entro il 1999. Complessivamente, la rete tedesca includerà più di dodici IPE e da quindici a sedici Carrefour. A ciò si aggiunge il fatto che i programmi contenuti in numerose candidature presentate dalla Germania non sono stati ritenuti atti ad agire efficacemente come Carrefour.

La Commissione ritiene che sia così assicurato l'equilibrio geografico [cfr. anche il punto 2, lettera b)].

14. La Commissione non ritiene necessario stabilire un importo massimo per tale tipo di sussidio; l'importo di tali sussidi, infatti, dipende dal bilancio approvato dalle assemblee generali cui essa partecipa ogni anno.

15. Il centro di Parigi è un modello fra altri. Lo sviluppo di una rete di antenne in uno Stato membro dipende da diversi parametri e, soprattutto, dalle caratteristiche nazionali. A seconda dei suddetti parametri, numerosi sono i modelli previsti.

16. La Commissione ha espresso il parere che l'affitto nella struttura finanziaria delle «Sources d'Europe» costituisse un onere eccessivo. È per questo che, in un primo tempo, essa ha accettato di assumersi l'onere unicamente di un terzo dell'affitto. Nel 1994, l'affitto è stato riveduto al ribasso una prima volta, e la Commissione ha deciso di ritornare alla parità per il suo finanziamento.

Una seconda rinegoziazione dell'affitto ha avuto luogo nel 1997, sfociando in una nuova diminuzione. Tale rinegoziazione si inseriva in un programma globale di rilancio del Centro, ovvero:

- rinegoziazione dell'affitto

- liquidazione del debito dovuto agli interessi di mora del 1994 (a carico dello Stato francese tramite la «Caisse des dépôts et de consignation»)

- liquidazione del disavanzo cumulato alla fine del 1997 (a carico della Commissione)

- decisione di concedere un sussidio supplementare a partire dal 1998 tramite la «Caisse des dépôts et de consignation», ovvero lo Stato francese

- ridefinizione del mandato del Centro

- valutazione delle misure a distanza di un anno.

La Commissione ritiene tale programma equilibrato dal punto di vista degli obblighi dei suoi membri fondatori, ovvero il governo francese e la Commissione; è quindi del parere che - in tali condizioni - essa dovesse finanziare il deficit cumulato alla fine del 1997.

17. I sussidi vengono corrisposti in due rate per le singole amministrazioni finanziarie. La Commissione versa il proprio sussidio a gennaio ed a luglio, mentre il governo francese dovrebbe versare la propria quota ad aprile ed ottobre.

Accordi relativi alle antenne d'informazione

18. La valutazione dell'insieme della politica delle antenne da un lato, e delle singole antenne dall'altro, è la ragione principale che ha portato a rimandare la firma di taluni accordi. Un'altra ragione trova la propria giustificazione nella necessità di approfondire adeguatamente la questione del multi-finanziamento delle antenne.

La firma degli accordi è attualmente effettiva per tutti i Carrefour e per tutti i Forum urbani (FU). I contatti sono sempre in corso con gli Info-point Europa (IPE) esistenti nell'intento di ottenere una situazione omogenea entro il 1998. Ogni nuova copertura di Info-point Europa è obbligatoriamente subordinata alla firma dell'accordo.

La Commissione è d'accordo con l'analisi effettuata dalla Corte, ovvero che sia auspicabile un'armonizzazione dei contratti delle antenne e del loro finanziamento.

19. La Rappresentanza in Germania non ha ignorato le raccomandazioni generali formulate dai servizi a Bruxelles. In Germania si prevede un approccio adeguato alla struttura politica tedesca. Alcune antenne a livello dei Länder svolgono le mansioni di Centri regionali d'informazione sull'Europa. Ciò comporta azioni diverse per questo tipo di antenne e - fermo restando l'accordo fra il capo della rappresentanza e i servizi di Bruxelles - ha portato a modalità diverse da quelle delle antenne locali. Il livello di finanziamento deve essere superiore in tali casi e la regolamentazione sarà conformemente adeguata.

L'Info-point di Bonn è indispensabile per la copertura della capitale federale della Germania, diventata, nel frattempo, Berlino. Attualmente, non è stato ancora possibile trovare un interlocutore per tale antenna. Di conseguenza, ed in considerazione della sua importanza, è stata la Commissione stessa a doverlo gestire ed a stipulare contratti con i prestatori di servizi, il che spiega il finanziamento al 100 %.

20. Dopo qualche tentativo a livello locale, la Commissione ha definito una strategia per la Spagna, basata su accordi di cooperazione con le regioni autonome. I nuovi IPE/Carrefour si inseriscono in tale strategia. Gli stanziamenti impegnati all'epoca per la concessione di sussidi a livello delle «Diputaciones» sono stati disimpegnati.

La realizzazione del Forum urbano di Gent-Anversa è stata un fiasco a causa della defezione dell'organismo ospitante, cosa di cui la Commissione non è, naturalmente, responsabile. È stato emesso un ordine di riscossione.

21. La società prescelta per l'animazione delle antenne nel Regno Unito si è vista affidare, per il quadriennio 1993 1997, l'attuazione di una «Mobile Information Unit» che non costituiva parte integrante del contratto di base, il che spiega il superamento del massimale della CCAM. Tale situazione è stata ora rettificata e, dal 1997, la voce è stata ripresa nel contratto approvato dalla CCAM.

Rispetto al contratto del 1993, le prestazioni richieste nel nuovo bando di gara sono state estese, soprattutto per coprire un numero di antenne nettamente superiore, il che giustifica il costo più elevato. Per quanto riguarda la scelta del contraente nel 1997, la sola offerta che rispettava la totalità dei servizi stipulati e che era conforme ai criteri del bando di gara era, per l'appunto, quella presentata dal contraente che è stato poi prescelto.

La Commissione ritiene che, vista l'entità delle mansioni affidate al contraente, l'importo del contratto in parola, risultato di un bando di gara eseguito nella debita forma, sia senz'altro giustificato.

22. Le mansioni svolte dal contraente rientrano - essenzialmente - nella logistica e nell'applicazione di un'azione d'informazione. Il fatto che esse siano di natura permanente - il che deriva dal fatto che la rete di antenne è essa stessa permanente - non significa che esse debbano essere svolte dalla Rappresentanza. Il contraente apporta il contributo della propria conoscenza ed esperienza. Le mansioni che questi è chiamato a svolgere, quali la ricerca e il noleggio delle sale di conferenza, l'invio degli inviti, la gestione dei padiglioni delle esposizioni, la logistica del «Mobile Information Centre» ecc., sono tali da dover essere affidate a personale esterno.

La Rappresentanza ha rafforzato la gestione di tale contratto tramite una serie di misure che includono un «reporting» mensile particolareggiato.

Ora come ora, la Commissione ritiene, pertanto, che tale contratto sia pertinente e giustificato dal punto di vista costo-efficacia. Essa è tuttavia disposta a procedere ad un esame più particolareggiato.

23. Già da diversi esercizi finanziari, ogni nuovo appalto si basa sulle norme stabilite nel Vademecum della CCAM e sul contratto-tipo della Commissione. Particolare attenzione merita la questione delle condizioni necessarie per far scattare il meccanismo dei pagamenti.

Attività di valutazione e di ispezione

27. Dal 1993 in poi, la DG X si è dotata dei mezzi necessari a verificare l'impatto delle proprie azioni di informazione. L'avvio di una procedura di bando di gara ha consentito la firma di dieci contratti quadro con società esterne specializzate nelle valutazioni.

La valutazione della politica dell'informazione si inserisce nel piano di valutazione globale della DG X. Le linee interessate da tali valutazioni sono le linee B3-3 0 3 e B3-3 0 6. Per il periodo interessato dal controllo della Corte, è stata effettuata una valutazione nei seguenti settori:

- materiale promozionale

- antenne

- contact Magazine

- informazione in quattro regioni del mondo.

D'altro canto, un inventario delle attività d'informazione delle Rappresentanze nel 1994, 1995 e 1996 è stato trasmesso al Parlamento europeo.

Sono previsti a partire dal 1998:

- Europa via satellite

- rete dei conferenzieri

- messa in atto di un sistema permanente di valutazione delle antenne

- le azioni prioritarie d'informazione.

La Commissione (DG X) sta attualmente procedendo ad una ridefinizione della propria politica in materia di controllo dei beneficiari e dei progetti. Essa si orienta verso controlli a tre livelli:

1. Il controllo normale su dossier con bilancio finanziario certificato.

2. Per i dossier «a rischio» oppure il cui importo è di una certa entità e per campionamento per gli altri, controllo di una parte dei documenti.

3. In casi di irregolarità, controllo in loco.

Le ispezioni effettuate dalle Rappresentanze sono attualmente oggetto di un aggiornamento metodologico nel 1998, elaborato in comune dall'IGS e dalla DG X. D'ora in avanti, le ispezioni saranno effettuate su questa base. La Commissione sta esaminando la possibilità di aumentare il numero dei controlli finanziari.

Struttura di controllo del sostegno comunitario

28. Già da alcuni anni, ogni contributo finanziario costituisce l'oggetto di una dichiarazione da parte del beneficiario il quale deve firmare per accordo, impegnandosi a rispettare tutti gli obblighi nei confronti della Commissione (incluso il diritto della Corte sul controllo). Tale dichiarazione ha costituito la struttura contrattuale del biennio 1995 1997.

La DG X ha preparato, nel 1997, un Vademecum dei sussidi. Da quando tale Vademecum è stato messo in atto, ovvero dal 1° gennaio 1998, tutti i contributi finanziari costituiscono l'oggetto di un accordo di finanziamento firmato dalle due parti.

29. La Commissione ha progressivamente messo in atto inviti a presentare proposte per i contributi finanziari nei settori di sua competenza (cultura, audiovisivo, informazione). La circolare n. 2074 (della DG X) del 17 marzo 1995 fissa come obiettivo quello di estendere gli inviti a presentare proposte anche al settore dell'informazione. In quest'ultimo settore, il Vademecum in vigore prevede la generalizzazione degli inviti a presentare proposte ad eccezione di alcuni casi particolari chiaramente definiti e debitamente giustificati.

30. La Commissione condivide il parere della Corte sul fatto che le azioni d'informazione e comunicazione non dovrebbero sfociare in sussidi ripetuti allo stesso beneficiario. Tuttavia, tale principio non è applicabile alle reti d'informazione. Al contrario, la Commissione cerca, in casi del genere, organismi in grado di garantire per molti anni la continuità dell'informazione sull'Unione europea.

31. Scopo della circolare n. 2074 del 17 marzo 1995 non era quello di estendere la fascia di fluttuazioni dei massimali di partecipazione ai contributi finanziari bensì di precisarne l'applicazione (a seconda dell'importo e del tasso di finanziamento, definizione dei criteri di costo-efficacia e delle delegazioni firmatarie).

In effetti, fino alla data d'entrata in vigore del Vademecum, ovvero il 1° gennaio 1998, la base di calcolo cui è stato applicato il massimale ha potuto subire qualche variazione. È per questo motivo che detta base di calcolo viene ora definita con precisione nel suddetto Vademecum.

32. Inoltre, come già detto in precedenza, il sistema dei sussidi è stato definito nel Vademecum in vigore fin dal 1° gennaio 1998. Tuttavia, una certa fluttuazione nei tassi di finanziamento, superiore al 50 %, può essere - secondo la Commissione - giustificabile.

La norma generale del 50 % come massimale rispetto al costo del progetto trova ampia applicazione. Nel 1997, oltre il 90 % dei sussidi della linea B3-3 0 0 rispettava tale principio.

Soprattutto per quanto riguarda le azioni nel quadro del programma PRINCE, e, più particolarmente, quelle legate all'euro, il carattere prioritario di tale programma e quello di stimolo dell'azione dell'Unione, almeno in un primo tempo, hanno indotto le autorità preposte alla selezione ad autorizzare, in alcuni casi, un tasso di finanziamento superiore al 50 %.

CONCLUSIONE E RACCOMANDAZIONI

33. Gli obiettivi generali della politica d'informazione sono definiti dalla Commissione in numerose comunicazioni (sei fra il 1993 e il 1997 ed una nel 1998).

La Direzione generale X fissa gli obiettivi annuali per le sue attività proprie. Gli stanziamenti vengono approvati sulla base di un progetto di programma annuo presentato dalle unità e dalle Rappresentanze e si attengono scrupolosamente alle priorità stabilite dalla Commissione.

La Commissione si dichiara d'accordo sulla necessità di definire con maggior precisione gli obiettivi annui.

I criteri di ammissibilità dei progetti sono definiti nel suo Vademecum dei sussidi in vigore dal 1° gennaio 1998.

I piani d'informazione, compreso quello della DG X, sono già integrati in un programma annuo che sarà completato per fare da trait-d'union fra le attività d'informazione e la linea B3-3 0 0.

34. a) La Commissione rafforzerà il programma di valutazione già esistente e, a tale scopo, ha istituito un settore valutazione in seno alla DG X in occasione della riorganizzazione, ovvero il 1° agosto 1997.

b) Le ispezioni delle Rappresentanze, già effettuate dalla DG X e dall'IGS, proseguiranno. Esse costituiscono, attualmente, l'oggetto di un aggiornamento metodologico. La DG X sta esaminando la possibilità di accrescere il numero dei controlli finanziari.

35. La DG X ha standardizzato le lettere a), b), c) ed e) definendo, nel 1997, un Vademecum dei sussidi entrato in vigore al 1° gennaio 1998. La scelta della linea di bilancio [lettera d)] è realizzata in funzione del bilancio votato e dei commenti associati.

36. Tutte le osservazioni della Corte sulla trasparenza e le procedure sono applicabili alla Commissione dall'entrata in vigore, il 1° gennaio 1998, del Vademecum della DG X sui sussidi.

37. Tutte le osservazioni della Corte sui contratti con i beneficiari sono applicabili alla Commissione dall'entrata in vigore il 1° gennaio 1998 del Vademecum della DG X sui sussidi.

38. Tutte le osservazioni della Corte sono coperte dal Vademecum dei sussidi, entrato in vigore il 1° gennaio 1998, applicabile anche al programma PRINCE.

39. Le Rappresentanze svolgono già una funzione essenziale nella messa in atto delle reti di antenne e del programma PRINCE (coordinamento delle attività in loco, gestione dell'informazione per le reti, follow-up delle convenzioni PRINCE con gli Stati membri). Per questioni di efficacia di gestione, segnatamente nella fase iniziale di queste due azioni, la Commissione ha preferito, ora come ora, mantenere centralizzata la gestione degli stanziamenti.

Il quadro normativo per le azioni d'informazione e di comunicazione esiste già. Esso ha costituito l'oggetto di numerose comunicazioni (sei fra il 1993 e il 1997 ed una nel 1998). La Commissione intende rafforzare l'attuazione delle misure previste e, se necessario, definirne di nuove. La DG X, segnatamente, si è prefissa una serie di obiettivi annui, anche in termini finanziari, ed ha già notevolmente rafforzato il coordinamento fra le Direzioni generali, attenendosi alle raccomandazioni della Corte, dando vita ad un programma annuo integrato delle azioni d'informazione della Commissione.