IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea C 206/11

REGOLAMENTO INTERNO TIPO PER I COMITATI

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO [DENOMINAZIONE DEL COMITATO]

2011/C 206/06

IL COMITATO [DENOMINAZIONE DEL COMITATO],

visto [titolo completo dell'atto di base] (1), in particolare l'articolo … [articolo che istituisce il comitato],

visto il regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 febbraio 2011, che stabilisce le regole e i principi generali relativi alle modalità di controllo da parte degli Stati membri dell’esercizio delle competenze di esecuzione attribuite alla Commissione (2), in particolare l'articolo 9, paragrafo 1,

visto il regolamento interno tipo pubblicato dalla Commissione (3),

[vista la decisione del Consiglio del 26 luglio 2010 che fissa l’organizzazione e il funzionamento del servizio europeo per l’azione esterna (2010/427/UE)] (4),

HA ADOTTATO IL SEGUENTE REGOLAMENTO INTERNO:

Articolo 1

Convocazione delle riunioni

1. Le riunioni del comitato sono convocate dal suo presidente, su iniziativa di quest'ultimo, o su richiesta della maggioranza semplice dei membri del comitato.

2. Nel caso di cui all'articolo 3, paragrafo 5, secondo comma, del regolamento (UE) n. 182/2011, se la procedura scritta è conclusa senza esito, il presidente convoca una riunione del comitato entro un termine ragionevole.

3. Riunioni congiunte del comitato con altri comitati possono essere convocate per questioni che rientrano nelle loro sfere di competenza rispettive (5).

Articolo 2

Ordine del giorno

1. Il presidente stabilisce l'ordine del giorno e lo sottopone al comitato.

2. L'ordine del giorno distingue tra:

a) i progetti di atti di esecuzione che saranno adottati dalla Commissione per i quali si richiede il parere del comitato secondo la procedura [consultiva/di esame] di cui all’articolo …, paragrafo …, del … [atto di base] (6);

b) le altre questioni sottoposte al comitato per informazione o semplice scambio di opinioni, sia su iniziativa del presidente, sia su richiesta scritta di un membro del comitato [oppure a norma delle disposizioni specifiche dell’articolo …, paragrafo …, del [atto di base] ….].

Articolo 3

Documentazione da presentare ai membri del comitato

1. Ai fini dell'articolo 3, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (UE) n. 182/2011, il presidente trasmette ai membri del comitato l'invito, il progetto di ordine del giorno e il progetto di atto di esecuzione per il quale si richiede il parere del comitato con congruo anticipo rispetto alla data della riunione, tenendo conto dell'urgenza e della complessità della materia, e comunque non oltre 14 giorni di calendario prima di tale data (7). Ogni altro documento attinente alla riunione, in particolare i documenti che corredano il progetto di atto di esecuzione, viene trasmesso per quanto possibile entro lo stesso termine.

La trasmissione dei documenti viene effettuata conformemente all’articolo 12, paragrafo 2.

2. In casi debitamente giustificati, il presidente può, di propria iniziativa o su richiesta di un membro del comitato, abbreviare il termine per la trasmissione dei documenti di cui al paragrafo 1. Tranne in casi di estrema urgenza (8), il termine non può essere inferiore a 5 giorni di calendario.

Articolo 4

Parere del comitato

1. Il comitato esprime il proprio parere sul progetto di atto di esecuzione entro il termine fissato dal presidente conformemente all'articolo 3, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (UE) n. 182/2011.

2. Quando si procede a una votazione nel quadro della procedura consultiva, il parere è espresso a maggioranza semplice dei membri del comitato, conformemente all'articolo 4, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 182/2011.

Quando il parere del comitato è richiesto nel quadro della procedura d'esame, esso viene espresso a maggioranza qualificata, conformemente all'articolo 5, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 182/2011.

3. Salvo obiezione di un membro del comitato, il presidente può, senza procedere ad un voto formale, stabilire che il comitato ha espresso parere favorevole per consenso sul progetto di atto di esecuzione.

4. Il presidente, in consultazione con i membri del comitato, può, di propria iniziativa o su richiesta di un membro del comitato, rinviare la votazione al termine della riunione o ad una riunione successiva.

5. Conformemente all'articolo 3, paragrafo 4, secondo comma, del regolamento (UE) n. 182/2011, il presidente si adopera per trovare soluzioni che incontrino il più ampio sostegno possibile in seno al comitato. Prima della votazione, il presidente informa il comitato del modo in cui si è tenuto conto delle discussioni e delle proposte di modifica, in particolare per quanto riguarda le proposte che sono state ampiamente sostenute in seno al comitato.

Articolo 5

Rappresentanza

1. Ogni Stato membro è considerato un membro del comitato. Ciascun membro del comitato stabilisce la composizione della propria delegazione e ne informa il presidente. Previa autorizzazione del presidente, le delegazioni possono farsi accompagnare da esperti che non appartengono alla delegazione.

2. Le informazioni seguenti vengono trasmesse al presidente entro un termine ragionevole e non oltre 5 giorni di calendario prima della data di una riunione del comitato:

a) la composizione di ciascuna delegazione, tranne se questa è già nota al presidente;

b) il nome e le funzioni degli eventuali esperti che accompagnano le delegazioni e i motivi per cui è richiesta la loro presenza.

Se il presidente non si oppone alla partecipazione di un esperto prima della riunione del comitato, l'autorizzazione di cui al paragrafo 1 si considera concessa.

3. Il rimborso delle spese di viaggio da parte della Commissione è corrisposto conformemente alle norme in vigore, subordinatamente ai fondi di bilancio destinati a tale scopo.

4. La delegazione di uno Stato membro può rappresentare non più di un altro Stato membro. Lo Stato membro che si fa rappresentare ne informa il presidente prima della riunione o, al più tardi, prima della votazione.

Articolo 6

Gruppi di lavoro

1. Il comitato può costituire gruppi di lavoro per l’esame di questioni specifiche. I gruppi di lavoro sono presieduti da un rappresentante della Commissione.

2. Sotto la responsabilità del presidente, i gruppi di lavoro presentano una relazione al comitato.

Articolo 7

Terzi ed esperti

1. I rappresentanti di [specificare il paese o l'organismo terzo in questione] vengono invitati a partecipare alle riunioni del comitato, conformemente a [specificare l'atto giuridico, quale un accordo concluso dall'Unione, una decisione del consiglio d'associazione o altro atto di base che prevede la presenza dei suddetti osservatori].

2. I rappresentanti dei paesi in via di adesione vengono invitati a partecipare alle riunioni del comitato a decorrere dalla data della firma del trattato di adesione.

3. Il presidente può decidere di invitare rappresentanti di altri terzi o altri esperti per discutere punti specifici, di propria iniziativa o su richiesta di un membro del comitato. Tuttavia, una maggioranza semplice dei membri del comitato può opporsi alla loro partecipazione alla riunione.

4. I rappresentanti di terzi e gli esperti di cui ai paragrafi 1, 2 e 3 non assistono e non partecipano alle votazioni del comitato.

Articolo 8

Procedura scritta

1. Il presidente può ottenere il parere del comitato con procedura scritta, conformemente all'articolo 3, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 182/2011 (9). In particolare, il presidente può ricorrere alla procedura scritta per ottenere il parere del comitato qualora il progetto di atto di esecuzione sia già stato esaminato durante una riunione del comitato.

2. Il presidente comunica l'esito della procedura scritta ai membri del comitato senza indugio, e comunque non oltre 14 giorni di calendario dopo la scadenza del termine.

Articolo 9

Segreteria

La Commissione provvede ai servizi di segreteria del comitato e, se necessario, dei gruppi di lavoro creati a norma dell'articolo 6, paragrafo 1.

Articolo 10

Processo verbale e resoconto sommario delle riunioni

1. Ai fini dell'articolo 3, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 182/2011, il processo verbale di ogni riunione viene stilato sotto la responsabilità del presidente. I membri del comitato hanno il diritto di chiedere che la loro posizione figuri a verbale. Il presidente invia il processo verbale ai membri del comitato senza indugio, al più tardi entro un mese dalla riunione.

I membri del comitato comunicano al presidente, per iscritto, le loro eventuali osservazioni sulla bozza di processo verbale. In caso di disaccordo, la questione viene discussa dal comitato. Qualora il disaccordo persista, le osservazioni in questione vengono allegate al processo verbale definitivo.

2. Ai fini dell'articolo 10 del regolamento (UE) n. 182/2011, il presidente è responsabile della redazione di un resoconto sommario che riassume ciascun punto iscritto all'ordine del giorno e il risultato delle votazioni su ogni progetto di atto di esecuzione sottoposto al comitato. Questo resoconto sommario non reca menzione della posizione individuale dei membri nel corso delle deliberazioni del comitato.

Articolo 11

Elenco delle presenze e conflitti d'interesse

1. Nel corso di ciascuna riunione il presidente redige un elenco delle presenze che specifica le autorità o gli organismi cui appartengono le persone designate dagli Stati membri per rappresentarli.

2. All'inizio di ciascuna riunione, le persone designate dagli Stati membri, nonché gli esperti che sono stati autorizzati dal presidente ad assistere alla riunione conformemente all'articolo 5, paragrafo 1, e all'articolo 7, paragrafo 3, e i rappresentanti di terzi che sono stati invitati ad assistere alla riunione conformemente all'articolo 7, informano il presidente dell'esistenza di eventuali conflitti d'interesse (10) per un determinato punto dell'ordine del giorno.

Nell’eventualità di tale conflitto d’interessi, l'interessato lascia la riunione, su richiesta del presidente, quando vengono discussi i punti all’ordine del giorno in questione.

Articolo 12

Corrispondenza

1. La corrispondenza relativa al comitato viene inviata alla Commissione, all'attenzione del presidente del comitato.

2. La corrispondenza destinata ai membri del comitato è inviata alle rappresentanze permanenti, preferibilmente per via elettronica. Laddove le rappresentanze permanenti abbiano indicato alla Commissione un indirizzo di posta elettronica centrale adibito a ricevere la corrispondenza relativa ai lavori dei comitati, questa viene trasmessa a tale indirizzo. Inoltre, la corrispondenza può essere indirizzata direttamente alle persone designate dagli Stati membri per rappresentarli nel comitato.

Articolo 13

Accesso ai documenti e riservatezza

1. Le domande di accesso ai documenti del comitato sono trattate in conformità del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (11). Spetta alla Commissione deliberare sulle richieste relative all'accesso a tali documenti, conformemente al suo regolamento interno, modificato dalla decisione 2001/937/CE, CECA, Euratom (12). Se la richiesta è indirizzata a uno Stato membro, quest'ultimo applica l'articolo 5 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. Le deliberazioni del comitato hanno carattere riservato.

3. I documenti trasmessi ai membri del comitato, agli esperti e ai rappresentanti di terzi sono riservati (13), tranne qualora sia stato concesso l'accesso a tali documenti a norma del paragrafo 1 o la Commissione li abbia resi pubblici in altro modo.

4. I membri del comitato nonché gli esperti e i rappresentanti di terzi sono tenuti a rispettare gli obblighi di riservatezza stabiliti al presente articolo. Il presidente si assicura che gli esperti e i rappresentanti di terzi siano messi a conoscenza degli obblighi in materia di riservatezza che sono tenuti ad osservare.

Articolo 14

Protezione dei dati personali

Il comitato e i suoi gruppi di lavoro assicurano il trattamento dei dati personali conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (14) sotto la responsabilità del presidente, che agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 2, lettera d), del suddetto regolamento.

(1) GU L […] del […], pag. […].

(2) GU L 55 del 28.2.2011, pag. 13.

(3) GU C […] del […], pag. […].

(4)

NB: questo visto può essere utilizzato solo per il regolamento interno di specifici comitati di strumenti dell'azione esterna identificati nella decisione del Consiglio del 26 luglio 2010 che fissa l’organizzazione e il funzionamento del servizio europeo per l’azione esterna (2010/427/UE).

(5)

NB: Il regolamento interno di un determinato comitato può precisare in quali ambiti particolari e/o con quali altri comitati possono essere convocate le riunioni congiunte.

(6)

NB: Se il comitato è chiamato a dare il proprio parere secondo più procedure di comitato, questo punto deve essere ripetuto nel regolamento interno del comitato interessato, includendo i riferimenti adeguati dei relativi atti di base.

(7)

NB: Il regolamento interno del comitato interessato può prevedere un periodo di tempo inferiore in ambiti particolari in cui è richiesta un'azione rapida con cadenza periodica o quando l'atto di base prevede termini di azione specifici e obbligatori. Tali casi possono essere considerati come «casi debitamente giustificati» ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (UE) n. 182/2011.

(8)

NB: Il regolamento interno di un determinato comitato può prevedere l'applicazione di questa disposizione nei casi in cui siano a rischio l'ambiente, la salute pubblica o quella degli animali o delle piante ovvero gli interessi finanziari dell'Unione, ai sensi dell'articolo 325 del TFUE, o in caso di crisi umanitaria, o per evitare il verificarsi di crisi significative dei mercati nel settore dell’agricoltura.

(9)

NB: Il regolamento interno del comitato interessato può prevedere che, di norma, il parere del comitato sia ottenuto con procedura scritta in ambiti particolari in cui è richiesta un'azione rapida con cadenza periodica o quando l'atto di base prevede termini di azione specifici e obbligatori. Tali casi possono essere considerati come «casi debitamente giustificati» ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 5, primo comma, del regolamento (UE) n. 182/2011.

(10) A titolo d'esempio, l'articolo 52, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1) contiene una definizione specifica del conflitto d'interessi.

(11) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(12) GU L 345 del 29.12.2001, pag. 94.

(13) Ai sensi dell'articolo 339 del TFUE, «[i] membri delle istituzioni dell'Unione, i membri dei comitati e parimenti i funzionari e agenti dell'Unione sono tenuti, anche dopo la cessazione dalle loro funzioni, a non divulgare le informazioni che per loro natura siano protette dal segreto professionale e in particolare quelle relative alle imprese e riguardanti i loro rapporti commerciali ovvero gli elementi dei loro costi.»

(14) GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.