RELAZIONE sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea dell'ambiente (AEA - Copenaghen) (esercizio 1996), corredata delle risposte dell'Agenzia (97/C 393/05)

1.1. Questa relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea dell'ambiente, conformemente all'articolo 13, paragrafo 4 del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio del 7 maggio 1990 (1).

1.2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Agenzia europea dell'ambiente relativo all'esercizio 1996. In conformità dell'articolo 13, paragrafo 1, del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio (2), il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore esecutivo. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei conti (3) secondo le disposizioni finanziarie interne, come previsto all'articolo 14 del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio (4). La Corte dei conti è tenuta ad esaminare questi conti in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea.

1.3. La Corte ha svolto il proprio controllo conformemente alle norme di controllo generalmente riconosciute, nei limiti della loro applicabilità al contesto comunitario. Essa ha posto in atto alcune verifiche riguardanti i libri e i registri contabili nonché altre procedure di controllo, ritenute necessarie in questo contesto. Le principali osservazioni cui ha dato adito il controllo della Corte sono esposte nella seconda parte della relazione.

1.4. Le osservazioni formulate ai paragrafi 1.6 1.15 indicano l'esistenza di pratiche contabili non conformi alle disposizioni regolamentari, nonché di taluni importi la cui fondatezza non ha potuto essere giustificata.

1.5. Con riserva degli aspetti menzionati nel paragrafo precedente, il rendiconto finanziario relativo all'esercizio 1996 è affidabile e possono essere asserite, nel complesso, la legittimità e la regolarità delle relative operazioni.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'AGENZIA EUROPEA DELL'AMBIENTE (AEA-COPENAGHEN) RELATIVAMENTE ALL'ESERCIZIO 1996

La contabilità di bilancio e la contabilità generale

1.6. I conti continuano ad essere tenuti in due sistemi contabili diversi: un software commerciale per la contabilità generale e un altro strumento per la contabilità di bilancio. Questo doppio sistema richiederebbe raffronti regolari (perlomeno mensili) fra le due contabilità. Nel corso dell'esercizio 1996 non si è proceduto ad alcun raffronto. Inoltre, per l'esercizio 1996, il raffronto è complicato dalla riunificazione di una parte cospicua delle registrazioni nella contabilità generale (i vari conti di bilancio sono stati raggruppati in cinque grandi conti di spese nella contabilità generale; molte imputazioni fuori bilancio riguardanti varie operazioni di credito o di debito nei confronti del personale sono state anch'esse raggruppate in un unico conto della contabilità generale).

1.7. Un'altra deficienza di questo sistema contabile è l'impossibilità di verificare «a posteriori» il livello degli stanziamenti nel corso dell'anno e quindi di accertare l'assenza di un superamento di stanziamenti.

1.8. Si è constatato, inoltre, che nel bilancio finanziario (creditori vari) figura un saldo di circa 0,02 Mio ECU per il quale l'Agenzia non è stata in grado di trasmettere alla Corte i documenti giustificativi corrispondenti (cfr. il problema del raggruppamento menzionato al paragrafo 1.6).

1.9. La contabilità di bilancio dell'Agenzia presenta sempre ritardi e non è in grado di fornire agli ordinatori e al controllore finanziario le informazioni di cui hanno bisogno prima di, rispettivamente, impegnarsi giuridicamente nei confronti di terzi e di apporre il visto sulle proposte d'impegno. Per questa ragione l'Agenzia ha dovuto instaurare un sistema parallelo di controllo dell'esecuzione del bilancio per evitare di trovarsi, come nell'esercizio precedente, di fronte ad un superamento degli stanziamenti (cfr. la relazione sull'esecuzione del bilancio 1995) e per consentire agli ordinatori di verificare in qualsiasi momento il livello di impegno degli stanziamenti di cui sono responsabili. (Inosservanza degli articoli 58 e 59 delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario della Commissione, applicabili anche all'Agenzia di Copenaghen non avendo quest'ultima stabilito modalità di esecuzione proprie).

1.10. Dal momento che il sistema SINCOM 2 non sembra poter essere disponibile entro termini ragionevoli, sarebbe auspicabile che l'Agenzia cercasse una soluzione alternativa per disporre di un sistema contabile efficace.

1.11. La metodologia applicata nello scorso esercizio non era conforme né alle norme contabili, né alla regolamentazione finanziaria delle Comunità, il che ha comportato una presentazione tardiva degli stati finanziari (situazione contabile, bilancio finanziario, conto di gestione).

1.12. L'approccio adottato dalla direzione per la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario non è conclusivo.

1.13. In base alle osservazioni sopra esposte, si può concludere che per quanto concerne la contabilità sono necessari miglioramenti urgenti.

La mancata contabilizzazione di impegni 1995

1.14. Nel corso dell'esercizio 1995, l'Agenzia ha gestito diversi ordini di beni e/o di lavori/servizi senza prima accertare la disponibilità dei fondi necessari al momento di procedere ad impegni contabili. Non vi sono stati inoltre riporti di stanziamenti e i pagamenti che ne sono derivati hanno dovuto essere eseguiti mediante stanziamenti dell'esercizio 1996 (inosservanza del principio di annualità del bilancio).

La registrazione nel 1997 di pagamenti del 1996

1.15. Diversi pagamenti eseguiti dopo il 15 gennaio 1997 sono stati erroneamente imputati agli stanziamenti correnti del 1996, mentre avrebbero dovuto essere imputati a stanziamenti riportati dal 1996 al 1997.

Il controllore finanziario

1.16. I gravi problemi riscontrati a Copenaghen sottolineano, ancora una volta, la necessità della presenza in loco di un controllore finanziario.

1.17. A seguito dell'obbligo di inviare a Bruxelles la relativa documentazione, un'altra conseguenza non trascurabile è il ritardo considerevole nelle autorizzazioni (visti) relative agli impegni e ai pagamenti delle spese del titolo III (spese operative).

Stanziamenti riportati - Contratti

1.18. La percentuale di stanziamenti riportati è ancora molto elevata (93,1 % per gli stanziamenti del titolo III).

1.19. Gran parte dei contratti sono firmati alla fine dell'esercizio.

1.20. Il ricorso alla licitazione ristretta è eccessivamente frequente.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 15 e del 16 ottobre 1997.

Per la Corte dei conti

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) GU L 120 dell'11. 5. 1990, pag. 4.

(2) A norma dell'articolo 13, paragrafo 3 del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e di tutte le spese dell'Agenzia relativi all'esercizio finanziario 1996 devono essere stabiliti entro il 31 marzo 1997. Questi conti sono stati firmati dal direttore esecutivo dell'Agenzia e trasmessi alla Commissione, al consiglio di amministrazione e alla Corte il 26 marzo 1997. Essi sono pervenuti alla Corte il 31 marzo 1997. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla relazione.

ALLEGATO

TABELLA 1 BILANCIO FINANZIARIO RELATIVO AGLI ESERCIZI 1995 E 1996

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

Fonte: Presentazione elaborata dalla Corte in base ai dati forniti dall'Agenzia.

>SPAZIO PER TABELLA>

(1) L'importo corrisponde a quello dell'attivo immobilizzato.

(2) Il saldo negativo del risultato e dei capitali propri non costituisce una perdita di capitale. Esso deriva dall'applicazione del regolamento finanziario per quanto riguarda le entrate (solo incassi) e le spese (pagamenti più stanziamenti riportati).

(3) Nel rendiconto finanziario dell'esercizio 1995, la contropartita della sovvenzione della Commissione non ancora pagata alla fine dell'esercizio fa parte delle entrate. A partire dall'esercizio 1996, conformemente alle disposizioni regolamentari, questa contropartita figura al passivo del bilancio.

RISPOSTE DELL'AGENZIA EUROPEA DELL'AMBIENTE

Contabilità di bilancio e contabilità generale

Punto 1.6 - Sistemi per la contabilità di bilancio e per la contabilità generale

L'Agenzia è penalizzata dall'assenza di un sistema integrato e automatizzato per la contabilità di bilancio e per la contabilità generale. Si tratta di un problema comune a tutte le agenzie, in quanto nessun software disponibile sul mercato soddisfa le loro esigenze. In passato, esse hanno tentato di sviluppare congiuntamente un sistema integrato per la contabilità di bilancio e per quella generale. Tale intento è stato interrotto per cedere il passo al nuovo sistema SINCOM 2 / SI2 della Commissione, il cui sviluppo ha tuttavia subito notevoli ritardi.

Per tale motivo, l'Agenzia ha tentato di ovviare alla mancanza di un sistema integrato adottando una soluzione provvisoria e utilizzando due software (non integrati) immediatamente disponibili sul mercato.

Sinora, l'Agenzia è stata svantaggiata dai ritardi subiti dalla Commissione nello sviluppo di SINCOM 2 / SI2. Date queste circostanze, essa ha dovuto operare nel 1996 (e nel 1997) senza un sistema integrato per la contabilità di bilancio e per quella generale di cui essa ha ripetutamente sottolineato la mancanza.

Nel 1997, l'Agenzia ha seguito i recenti sviluppi incoraggianti di SI2 ma, considerati i ripetuti ritardi accumulati in passato da SI2 e tenuto conto della raccomandazione della Corte dei conti [paragrafo 1.10], essa ha proceduto parallelamente ad un esame approfondito dei software disponibili sul mercato, ivi comprese le necessarie modifiche. Per il 1998, l'Agenzia prevede di utilizzare SI2.

Punto 1.6 - Raggruppamento dei conti

L'Agenzia metterà in atto la raccomandazione della Corte dei conti relativa ai raffronti mensili; tuttavia, tenuto conto del ritardo accumulato per la chiusura della contabilità per l'esercizio 1996, il raffronto sarà effettuato per i primi 6 mesi del 1997 e per i primi 9 mesi del 1997, mentre è previsto un raffronto mensile per il 1998.

Dal mese di gennaio 1997, i vari conti di bilancio non sono più raggruppati in conti di spese nella contabilità generale; ad ogni conto di bilancio corrisponde un conto di spese nella contabilità generale. Le imputazioni fuori bilancio sono dotate di conti propri e non sono più raggruppate.

Punto 1.7

I requisiti per il nuovo sistema integrato e automatizzato per la contabilità di bilancio e per quella generale dell'Agenzia, già menzionato, includono la possibilità di verificare a posteriori i livelli degli stanziamenti. Perciò, un sistema completamente operativo dovrà soddisfare tali requisiti.

Punto 1.8

Grazie all'aiuto della Commissione, l'Agenzia ha potuto chiarire il saldo di +0,020 Mio ECU nel bilancio finanziario per il quale non era stato trasmesso alcun documento giustificativo corrispondente al momento del controllo. La correzione degli errori di imputazione effettuati nel 1996, nonché l'imputazione corretta dei pagamenti effettuati dopo il 17 gennaio 1997, hanno ricondotto il saldo a -0,002 Mio ECU.

Punto 1.9

Il ritardo relativo alla contabilità di bilancio è attualmente annullato. Il contabile provvede all'aggiornamento della contabilità di bilancio e di quella generale e gli ordinatori possono usufruire di tali informazioni su cui fondare le loro decisioni prima di impegnarsi. Il controllore finanziario non ha tuttora accesso a tale informazione, anche se è previsto di consentirgli di accedere al sistema integrato sopracitato. Tale accesso comprenderà la possibilità da parte del controllore finanziario di fornire l'autorizzazione sotto forma di visto elettronico.

Nel 1996, grazie ad un sistema parallelo di controllo, l'Agenzia ha potuto ovviare a) all'assenza di un sistema integrato per il controllo e l'esecuzione di bilancio e b) al fatto che sussistessero dei conti non aggiornati né centralizzati. Questa misura di compensazione ha consentito di evitare una spesa eccessiva; tuttavia, l'Agenzia riconosce l'inefficacia di un siffatto approccio. Nel 1997, i conti sono centralizzati e aggiornati e, perciò, non vi è più alcun bisogno del sistema parallelo.

Punto 1.10

L'Agenzia ha seguito tale consiglio e ha proceduto a un esame dei sistemi alternativi disponibili sul mercato e che, come già sottolineato, potrebbero essere utili dopo opportune modifiche. Tenuto conto a) dei recenti miglioramenti per quanto concerne l'interfaccia utente SI2 della Commissione; b) della presentazione di Torino relativa ad un sistema automatizzato specialmente configurato per l'Agenzia che si avvarrà del sistema SI2 nel 1998, e c) dei potenziali vantaggi di una standardizzazione per le agenzie e la conseguente efficienza, l'Agenzia adotterà SI2 per il suo sistema integrato e automatizzato per la contabilità di bilancio e per quella generale.

Punto 1.11

Il contabile ha ricevuto le opportune istruzioni onde conformarsi e osservare scrupolosamente le norme contabili ed il regolamento finanziario. Questo provvedimento e i miglioramenti summenzionati consentiranno al contabile di preparare e sottoporre il rendiconto finanziario entro le scadenze previste.

Punto 1.12

La Corte ha riferito in maniera dettagliata al direttore esecutivo in merito ai problemi osservati e alle possibili soluzioni che dovranno essere adottate. Il Direttore esecutivo, cui il contabile invia regolarmente dei rapporti, continuerà a garantire l'attuazione e l'applicazione delle misure elencate in questa risposta. Inoltre, le risorse contabili dell'Agenzia saranno potenziate e il direttore esecutivo informerà formalmente il consiglio di amministrazione relativamente a tali misure correttive.

Punto 1.13

Come già sottolineato, l'Agenzia ha già introdotto varie misure correttive ed è in attesa di rendere operativo il suo sistema integrato per la contabilità di bilancio e per la contabilità generale, che costituisce il più importante miglioramento per il 1998.

Mancata contabilizzazione di impegni 1995

Punto 1.14

L'origine del problema va ricercata nella spesa eccessiva nel 1995. Ciò non è avvenuto nel 1996 in quanto l'Agenzia si è avvalsa di sistemi paralleli per il bilancio e per la contabilità. I miglioramenti sopracitati eviteranno ogni futura spesa eccessiva e garantiranno perciò il mantenimento del principio dell'annualità.

Registrazione nel 1997 di pagamenti del 1996

Punto 1.15

Agli errori in oggetto sono state apportate delle correzioni che figurano nella versione finale del rendiconto finanziario per l'esercizio 1996. La correzione di suddetti errori ha contribuito alla riduzione nel bilancio del saldo inatteso di 0,020 Mio ECU.

Controllore finanziario

Punto 1.16

L'Agenzia sarebbe ben lieta della presenza di un controllore finanziario in loco. Ciò non ridurrebbe i ritardi ma, e ciò è ben più importante, offrirebbe all'Agenzia l'opportunità di avvalersi quotidianamente e in loco di pareri e consigli.

Punto 1.17

Come già ricordato, l'Agenzia preferirebbe la presenza in loco di un controllore finanziario. Per quanto concerne l'agevolazione dell'iter delle autorizzazioni, il sistema integrato consentirà al controllore finanziario di accedere ai dati finanziari e alle informazioni corrispondenti, nonché di rilasciare il visto elettronico; ciò dovrebbe ridurre, pur non eliminandolo, l'obbligo di inviare i documenti a Bruxelles.

Stanziamenti riportati - Contratti

Punto 1.18

Nel 1995, il 93,1 % degli stanziamenti del titolo III sono stati riportati all'anno successivo, essenzialmente a causa delle difficoltà incontrate sin dalla creazione dell'Agenzia. Nel 1996, tali riporti sono stati ridotti al 79,8 % e nel 1997 è prevedibile un ulteriore riduzione. Tuttavia, occorre sottolineare che numerosi pagamenti saranno effettuati l'anno successivo, poiché numerosi contratti del titolo III scadono in detto periodo.

Punto 1.19

L'esecuzione del bilancio è strettamente controllata e ulteriori sforzi vengono prodigati onde ridurre il volume delle transazioni alla fine dell'esercizio finanziario.

Punto 1.20

L'Agenzia si sforzerà ulteriormente onde privilegiare le licitazioni aperte.