Regolamento (CE) n. 2304/2002 della Commissione, del 20 dicembre 2002, recante attuazione della decisione 2001/822/CE del Consiglio, relativa all'associazione dei paesi e territori d'Oltremare alla Comunità europea ("decisione sull'associazione d'Oltremare")



Gazzetta ufficiale n. L 348 del 21/12/2002 pag. 0082 - 0091



Regolamento (CE) n. 2304/2002 della Commissione del 20 dicembre 2002 recante attuazione della decisione 2001/822/CE del Consiglio, relativa all'associazione dei paesi e territori d'Oltremare alla Comunità europea ("decisione sull'associazione d'Oltremare") LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, vista la decisione 2001/822/CE del Consiglio(1), in particolare l'articolo 23, visto l'accordo interno tra i rappresentanti dei governi degli Stati membri, riuniti in sede di Consiglio, relativo al finanziamento ed alla gestione degli aiuti della Comunità nel quadro del protocollo finanziario dell'accordo di partenariato tra gli Stati dell'Africa, dei Caraibi e del Pacifico, da un lato, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall'altro, firmato a Cotonou (Benin) il 23 giugno 2000, nonché alla concessione di un'assistenza finanziaria ai paesi e territori d'Oltremare cui si applicano le disposizioni della parte quarta del trattato CE(2), visto il regolamento del Consiglio recante il regolamento finanziario per il Fondo europeo di sviluppo ("regolamento finanziario FES")(3), considerando quanto segue: (1) A norma della decisione 2001/822/CE (decisione sull'associazione d'Oltremare) la Commissione adotta le disposizioni di attuazione relative alla parte III e agli allegati II A - II D in cooperazione con i paesi e territori d'Oltremare (qui di seguito denominati "PTOM") nel quadro della procedura di partenariato. In particolare, l'articolo 4 stabilisce che la responsabilità dell'elaborazione dei documenti unici di programmazione (qui di seguito denominati "DOCUP") e dei programmi di cooperazione spetta in primo luogo ai PTOM. (2) Le disposizioni adottate dalla Commissione conformemente all'articolo 23 della decisione sull'associazione d'Oltremare devono essere coerenti con i principi di sana gestione finanziaria, partenariato, complementarità e sussidiarietà e fare in modo che i PTOM partecipino consapevolmente al processo di sviluppo e assicurino, insieme alla Commissione, un monitoraggio e un audit adeguati. (3) Tenendo conto delle loro specifiche esigenze, capacità e limiti, il sostegno finanziario ai PTOM dovrebbe essere concesso sotto forma di aiuto al bilancio, purché la spesa pubblica sia gestita in modo trasparente, affidabile ed efficace (le procedure per gli appalti pubblici devono inoltre rispettare le norme in materia di accesso e trasparenza previste nel regolamento finanziario FES) o sotto forma di sostegno a favore di progetti o programmi, se in questo modo si ritiene di garantire un'attuazione più sicura o efficace. (4) Occorre fissare disposizioni per l'elaborazione, il seguito, l'audit, la valutazione, il riesame e l'attuazione dei DOCUP, nonché per l'elaborazione delle relazioni e per gli adeguamenti finanziari. Dette disposizioni devono prevedere la partecipazione della Commissione a queste attività e, fatti salvi i necessari adeguamenti alla situazione specifica del PTOM, devono essere coerenti con le corrispondenti norme dei fondi strutturali, in modo da rafforzare e agevolare la partecipazione della Commissione. (5) Per agevolare la cooperazione e l'integrazione regionali tra gli PTOM e gli Stati ACP, dovrebbero essere applicate in linea generale norme identiche. Tuttavia, tenuto conto della situazione geografica di alcuni PTOM, che nella pratica non possono stabilire una stretta cooperazione con i paesi ACP o con altri PTOM, dovrebbe essere possibile assegnare fondi regionali anche su richiesta di un solo PTOM. (6) I PTOM sono stati consultati in merito alle misure di cui al presente regolamento. (7) Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato FES- PTOM istituito dall'articolo 24 della decisione sull'associazione d'Oltremare, HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO: PARTE 1 OGGETTO E PRINCIPI Articolo 1 Oggetto Il presente regolamento stabilisce le procedure per la programmazione, l'attuazione e il controllo dell'assistenza finanziaria della Comunità ai PTOM gestita dalla Commissione nel quadro del 9o Fondo europeo di sviluppo (FES), conformemente alle disposizioni della decisione sull'associazione d'Oltremare e del regolamento finanziario FES. Articolo 2 Complementarità e partenariato 1. La programmazione, l'attuazione, il monitoraggio e la valutazione del sostegno FES saranno effettuati in stretta collaborazione tra i PTOM, gli Stati membri interessati e la Commissione. 2. I PTOM garantiscono che tutte le parti interessate alla cooperazione elencate all'articolo 5, paragrafo 1, secondo e terzo comma, della decisione sull'associazione d'Oltremare siano adeguatamente consultate durante la programmazione. 3. I PTOM, gli Stati membri interessati e la Commissione assicurano il coordinamento e la coerenza tra le misure adottate conformemente al presente regolamento, quelle finanziate sul bilancio della Comunità, e le azioni promosse dalla Banca europea per gli investimenti, da altre istituzioni internazionali e dagli Stati membri interessati. PARTE II AIUTO PROGRAMMABILE E NON PROGRAMMABILE CAPITOLO 1 Aiuto programmabile Articolo 3 Programmazione territoriale Le azioni finanziate con aiuti non rimborsabili nel quadro della decisione sull'associazione d'Oltremare sono programmati il più rapidamente possibile dopo l'entrata in vigore del presente regolamento grazie all'adozione di un documento unico di programmazione (DOCUP) basato sul modello indicato nell'allegato del presente regolamento. Articolo 4 Elaborazione del DOCUP 1. Le autorità PTOM competenti elaborano una proposta di documento unico di programmazione sulla base delle consultazioni tenute con il maggior numero di categorie di operatori interessati al processo di sviluppo, dell'esperienza maturata e delle miglior pratiche. Ogni proposta è adeguata alle esigenze e alla situazione particolare di ciascun PTOM; definisce attività prioritarie e rafforza la partecipazione locale ai programmi di cooperazione. La proposta è presentata alla Commissione entro 12 mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento. 2. Il progetto di DOCUP è oggetto di uno scambio di opinioni tra i PTOM, lo Stato membro interessato e la Commissione, eventualmente attraverso la delegazione competente. I PTOM forniscono tutte le informazioni necessarie, comprese le conclusioni degli studi di fattibilità, affinché la Commissione possa valutare il progetto di DOCUP nel modo più efficace possibile. 3. In particolare, le autorità dei PTOM precisano senza indugio alla Commissione se intendono richiedere l'aiuto finanziario del FES sotto forma di aiuto al bilancio. Va tenuto conto di ogni divergenza tra l'analisi condotta dal paese e quella effettuata dalla Comunità. Articolo 5 Valutazione del DOCUP realizzata dalla Commissione La Commissione esamina il progetto di DOCUP per valutare se contenga tutti gli elementi necessari e sia conforme agli obiettivi della decisione sull'associazione d'Oltremare, del presente regolamento e delle pertinenti politiche comunitarie. Essa informa la Banca europea per gli investimenti del progetto ricevuto. In particolare, la Commissione decide se l'aiuto finanziario del FES debba essere concesso sotto forma di aiuto al bilancio, previa valutazione della trasparenza, dell'affidabilità e dell'efficacia della gestione della spesa pubblica, nonché dell'accesso e della trasparenza degli appalti pubblici conformemente alle norme stabilite nel regolamento finanziario FES, o sotto forma di sostegno a programmi o progetti. Articolo 6 Programmi regionali 1. Il sostegno finanziario per la cooperazione e l'integrazione regionali di cui all'articolo 1, paragrafo 1, lettera a), punto ii), dell'allegato II A della decisione sull'associazione di Oltremare è assegnato in base alle proposte di programma presentate da uno o più PTOM conformemente all'articolo 16 della decisione sull'associazione d'Oltremare. 2. Le proposte si basano su uno scambio di opinioni tra la Commissione e gli ordinatori territoriali PTOM, nominati conformemente all'articolo 14 del presente regolamento, o i loro rappresentanti; eventualmente, sono consultate anche le parti della società civile interessate. Le proposte sono presentate alla Commissione entro il 30 settembre 2003. La valutazione della Commissione tiene conto in particolare dell'impatto previsto sull'integrazione del PTOM beneficiario nella regione a cui appartiene. L'impegno di spesa è preceduto da una decisione di finanziamento della Commissione riguardante il sostegno a progetti e programmi. 3. Per quanto riguarda il saldo eventualmente disponibile dopo la prima assegnazione, possono essere presentate proposte supplementari due volte all'anno, tranne in casi particolarmente urgenti, e per la prima volta rispettivamente entro il 31 dicembre 2003 e il 30 giugno 2004. 4. Per ottenere una scala adeguata e aumentare l'efficacia, i fondi regionali e territoriali possono essere combinati per finanziare programmi regionali caratterizzati da una componente territoriale distinta. 5. Gli articoli 8 e 16-30 si applicano ai programmi regionali mutatis mutandis. CAPITOLO 2 Aiuto non programmabile Articolo 7 Utilizzazione della riserva "C" 1. La Commissione stanzia le risorse della riserva "C" ai fini indicati all'articolo 3, paragrafo 3), lettere b) o c), dell'allegato II A della decisione sull'associazione d'oltremare in base al riesame intermedio di cui all'articolo 22 del presente regolamento o, nel caso della Groenlandia, in base al riesame intermedio di cui all'articolo 3, paragrafo 2, dell'allegato II della decisione sull'associazione d'oltremare. Essa adegua opportunamente gli stanziamenti indicativi di cui all'articolo 3, paragrafo 4, dell'allegato II A della decisione sull'associazione d'oltremare e informa i PTOM e gli Stati membri della sua decisione in merito ai nuovi stanziamenti. 2. Per impegnare le risorse di cui all'articolo 28 e all'allegato II D della decisione sull'associazione d'Oltremare, i PTOM che ritengono di poter beneficiare di questi aiuti presentano una domanda completa utilizzando i formulari messi a disposizione dalla Commissione su cui riportano tutte le informazioni necessarie per la valutazione. La domanda è presentata alla Commissione al più tardi entro il 30 aprile dell'anno successivo a quello per il quale è richiesto il sostegno supplementare. La Commissione comunica la sua decisione ai PTOM il più rapidamente possibile. PARTE III ATTUAZIONE CAPITOLO 1 Procedure finanziarie Articolo 8 Impegni 1. Gli importi destinati all'assistenza finanziaria ai PTOM sono impegnati dalla Commissione conformemente al regolamento finanziario FES. 2. Nel quadro del DOCUP, l'impegno di spesa è preceduto da una decisione di finanziamento della Commissione relativa all'aiuto al bilancio o al sostegno per progetti e programmi. 3. Al di là del campo di applicazione del DOCUP, la spesa relativa alla riserva "C" non assegnata, costituita conformemente all'articolo 3, paragrafo 3, dell'allegato II A della decisione sull'associazione d'Oltremare, è impegnata dalla Commissione e attuata conformemente agli articoli 15 e 54 del regolamento finanziario FES. Articolo 9 Pagatori delegati Le istituzioni finanziarie dei PTOM, con cui la Commissione apre dei conti conformemente alla parte I, titolo III, capitolo 3, sezione 4, del regolamento finanziario FES per attuare la cooperazione con i PTOM, esercitano le funzioni di "agenti pagatori". Gli interessi possono essere versati su fondi depositati presso agenti pagatori nella Comunità. Questi ultimi non sono remunerati per i loro servizi e non sono versati interessi sui fondi in deposito. CAPITOLO 2 Appalti Articolo 10 Norme generali applicabili agli appalti 1. Le procedure che disciplinano l'aggiudicazione degli appalti sono precisate negli accordi di finanziamento. 2. Se l'assistenza finanziaria è concessa sotto forma di aiuto al bilancio, si applicano le procedure per gli appalti pubblici del PTOM in questione. 3. In tutti gli altri casi, l'aggiudicazione degli appalti è disciplinata dalle disposizioni di cui all'articolo 75, paragrafo 1 del regolamento finanziario FES. Articolo 11 Regime fiscale e doganale 1. I PTOM applicano ai contratti che realizzano programmi o progetti finanziati dal FES un regime fiscale e doganale non meno favorevole di quello applicato agli Stati più favoriti o alle organizzazioni internazionali in materia di sviluppo con le quali hanno delle relazioni. Per determinare il regime applicabile alla nazione più favorita, non si tiene conto dei regimi applicati dal PTOM interessato ad altri PTOM, Stati ACP o paesi in via di sviluppo. 2. Fatte salve le disposizioni di cui al paragrafo 1, agli appalti finanziati dalla Comunità si applica il seguente regime: a) gli appalti non sono soggetti né all'imposta di bollo né agli altri diritti, né ai prelievi fiscali di effetto equivalente, già esistenti o da istituire; detti appalti, tuttavia, sono registrati conformemente alle leggi in vigore nel PTOM, eventualmente dietro pagamento di una tassa corrispondente alla prestazione del servizio; b) i profitti e/o gli introiti derivanti dall'esecuzione dei contratti sono imponibili in conformità del regime fiscale interno del PTOM, sempre che le persone fisiche e giuridiche che hanno realizzato detti profitti e/o introiti abbiano una sede permanente in quello Stato o che la durata d'esecuzione del contratto sia superiore a sei mesi; c) le imprese che devono importare materiali per l'esecuzione dei contratti di opere possono beneficiare, su richiesta, del regime di ammissione temporanea definito dalla legislazione dello PTOM in questione per quanto riguarda detti materiali; d) i materiali professionali necessari per l'espletamento delle mansioni definite nei contratti di servizi sono ammessi temporaneamente nel PTOM beneficiario, conformemente alla sua legislazione, in esenzione dagli oneri fiscali, dai diritti di entrata, dai dazi doganali e dagli altri oneri di effetto equivalente, sempre che detti oneri non costituiscano la retribuzione di una prestazione di servizi; e) le importazioni nel quadro dell'esecuzione di un contratto di fornitura sono ammesse nel PTOM beneficiario in esenzione dai dazi doganali, dai diritti d'entrata e dagli oneri fiscali d'effetto equivalente. Il contratto di forniture originarie del PTOM è stipulato sulla base del prezzo franco fabbrica, maggiorato degli oneri fiscali eventualmente applicabili nel PTOM a queste forniture; f) gli acquisti di combustibili, lubrificanti e leganti idrocarbonati nonché, in linea generale, di tutti i prodotti incorporati in un contratto di opere sono considerati eseguiti sul mercato locale e assoggettati al regime fiscale applicabile ai sensi della legislazione in vigore nel PTOM beneficiario; e g) l'importazione di effetti personali, per uso personale e domestico, da parte delle persone fisiche diverse da quelle assunte localmente, incaricate dell'esecuzione dei compiti definiti in un contratto di servizi, e dai membri della loro famiglia, viene effettuata, conformemente alla legislazione in vigore nello PTOM beneficiario, in esenzione dai dazi doganali o dai diritti di entrata, dalle tasse e dagli altri oneri fiscali di effetto equivalente. 3. Ogni questione non coperta dai paragrafi 1 e 2 sul regime fiscale doganale è disciplinata dalla legislazione del PTOM in questione. CAPITOLO 3 Agenti incaricati della gestione e dell'esecuzione Articolo 12 Modalità di attuazione Fatte salve le procedure per l'attuazione dell'aiuto al bilancio di cui agli articoli 8, paragrafo 2 e 10 paragrafo 2, i programmi e i progetti finanziati nel quadro del presente regolamento sono attuati conformemente agli articoli 13, 14 e 15. Articolo 13 Delegazioni 1. Se la Commissione è rappresentata da una delegazione guidata da un capo delegazione, ne informa il PTOM interessato. In questi casi si applicano gli articoli 22, paragrafo 2, e 67 del regolamento finanziario FES relativo agli ordinatori e ai contabili sotto delegati. 2. Il capo delegazione, in stretta collaborazione con l'ordinatore territoriale: a) su richiesta del PTOM in questione, partecipa e collabora alla preparazione dei progetti e dei programmi e alla negoziazione dei contratti per l'assistenza tecnica; b) partecipa alla valutazione dei progetti e dei programmi, alla preparazione dei dossier per le gare di appalto e cerca di semplificare la valutazione dei progetti e dei programmi e le procedure di valutazione; c) elabora le proposte di finanziamento; d) approva, prima che l'ordinatore territoriale li autorizzi, i bandi di gara aperta a livello locale, gli appalti e i dossier per i contratti di assistenza tecnica entro 30 giorni dalla loro ricezione da parte dell'ordinatore territoriale; e) è presente all'apertura della gara e riceve copia delle offerte e dei risultati del loro esame; f) approva, entro 30 giorni, la proposta dell'ordinatore territoriale in merito alle gare aperte a livello locale, ai contratti diretti, per l'assistenza d'urgenza, per i servizi e per i lavori conclusi per un importo inferiore a 5 milioni di EUR e ai contratti per forniture di valore inferiore ad un milione di euro; g) per tutti gli altri contratti non indicati nel paragrafo precedente, approva, entro 30 giorni, la proposta dell'ordinatore territoriale in merito all'aggiudicazione dell'appalto, se sono soddisfatte le seguenti condizioni: i) l'offerta selezionata è la meno elevata fra quelle che soddisfano i requisiti previsti; ii) l'offerta prescelta soddisfa tutti i criteri di selezione indicati e; iii) l'offerta selezionata non supera l'importo stabilito per l'appalto; h) se le condizioni di cui al paragrafo g) non sono soddisfatte, trasmette la proposta all'ordinatore principale, che decide in merito entro 60 giorni dal ricevimento. Se il prezzo dell'offerta selezionata supera l'importo stabilito per l'appalto, l'ordinatore principale procede al necessario impegno finanziario, nel momento in cui approva l'appalto; i) approva i contratti e i preventivi per contratti in economia, clausole aggiuntive, nonché le autorizzazioni di pagamento dell'ordinatore territoriale; j) assicura che i progetti e i programmi finanziati con le risorse del fondo gestito dalla Commissione siano realizzate adeguatamente da un punto di vista finanziario e tecnico; k) collabora con le autorità dei PTOM, in cui rappresenta la Commissione, valutando periodicamente le operazioni; l) fornisce ai PTOM tutte le informazioni e i documenti relativi alle procedure di attuazione della cooperazione per il finanziamento dello sviluppo, soprattutto per quanto riguarda i criteri di valutazione e di esame delle offerte; e m) informa regolarmente le autorità PTOM sulle attività della Comunità che possono influenzare direttamente la cooperazione tra la Comunità e i PTOM. 3. La delega di qualsiasi altro potere amministrativo e/o finanziario al capo delegazione è notificata agli ordinatori territoriali. Articolo 14 Ordinatore territoriale 1. Il governo di ciascun PTOM nomina un ordinatore territoriale incaricato di rappresentarlo in tutte le attività finanziate con le risorse del fondo gestito dalla Commissione e dalla Banca. L'ordinatore territoriale può delegare alcune di queste funzioni informando della sua decisione l'ordinatore principale. 2. Le funzioni dell'ordinatore territoriale sono le seguenti: a) in stretta collaborazione con il capo delegazione, è responsabile dell'elaborazione, della presentazione e della valutazione dei progetti e dei programmi; b) in stretta collaborazione con il capo delegazione, organizza i bandi di gara aperta a livello locale, riceve le offerte, locali e internazionali (aperte e ristrette), presiede all'esame delle offerte, stabilisce l'esito delle valutazioni, firma i contratti e le clausole aggiuntive ed approva la spesa; c) presenta, prima di organizzare gare aperte a livello locale, i dossier corrispondenti al capo delegazione, che deve approvarli entro 30 giorni; d) porta a termine la valutazione delle offerte entro i termini previsti, tenendo conto del periodo necessario per l'approvazione dei contratti; e) trasmette i risultati della valutazione e una proposta per l'aggiudicazione dei contratti al capo delegazione, che deve approvarli entro la scadenza indicata dall'articolo 15, lettera f); f) autorizza la spesa entro il limite dei finanziamenti assegnatigli; e g) durante la realizzazione delle attività, adotta tutti gli adeguamenti necessari ad assicurare un'attuazione appropriata dei progetti e dei programmi approvati da un punto di vista economico e tecnico. 3. Nella fase di esecuzione dei lavori e purché informi il capo delegazione, l'ordinatore territoriale può decidere in merito ad: a) adeguamenti tecnici e modifiche non sostanziali che non incidono sulla soluzione tecnica adottata e rimangano entro i limiti della riserva per gli adeguamenti; b) cambiamenti dei preventivi durante l'esecuzione; c) trasferimenti da una voce all'altra nell'ambito delle stime realizzate; d) modifica della sede per progetti e programmi multipli, se giustificata da un punto di vista tecnico, economico e sociale; e) riscossione o rimborso delle penalità di mora; f) scarico della responsabilità dei garanti; g) acquisto di merci, a prescindere dalla loro origine, sul mercato locale; h) utilizzazione di attrezzature e macchinari non originari del PTOM, degli Stati membri o degli Stati ACP, purché nel PTOM, negli Stati membri o negli Stati ACP non sia disponibile una produzione di attrezzature e macchinari dello stesso tipo; i) subappalti; j) approvazione definitiva, purché il capo delegazione sia presente all'atto dell'approvazione provvisoria, approvi i verbali corrispondenti e, eventualmente, sia presente al momento dell'approvazione finale, in particolare se le riserve fatte in sede provvisoria impongono ulteriori approfondimenti; e k) impiego di consulenti e altri esperti di assistenza tecnica. 4. Inoltre, l'ordinatore territoriale: a) elabora e, ottenuta l'approvazione del comitato di sorveglianza, presenta alla Commissione la relazione annuale sull'attuazione; b) effettua il riesame intermedio di cui all'articolo 22; c) assicura che gli organismi che partecipano alla gestione e all'attuazione dei programmi del FES mantengano un sistema contabile distinto o una codificazione contabile appropriata per tutte le transazioni relative all'assistenza; e d) prende tutte le misure necessarie per l'attuazione degli articoli 16, 19, 24 e 30. 5. All'atto della presentazione della relazione annuale sull'attuazione di cui all'articolo 21, la Commissione e l'ordinatore territoriale esaminano i principali risultati ottenuti nel corso dell'anno precedente. Dopo il riesame la Commissione può presentare delle osservazioni all'ordinatore territoriale, il quale la informa di ogni azione adottata in base a dette osservazioni. In casi debitamente giustificati, se ritiene che le misure adottate siano inadeguate, la Commissione può formulare raccomandazioni al PTOM e all'ordinatore territoriale perché siano apportati adeguamenti al fine di migliorare l'efficacia dei controlli o le modalità di gestione, specificando i motivi per cui ha formulato dette raccomandazioni. Ricevute le raccomandazioni, l'ordinatore territoriale illustra le misure adottate per migliorare le modalità di controllo o di gestione, oppure spiega i motivi per cui tali misure non sono state adottate. Articolo 15 Responsabili regionali 1. Le proposte per i programmi regionali sono presentate da: a) almeno due ordinatori territoriali PTOM; o b) in via eccezionale, da un ordinatore territoriale PTOM, se soltanto un PTOM è interessato all'azione menzionata all'articolo 16, paragrafo 1, lettere b)-e), della decisione sull'associazione d'Oltremare. 2. I programmi regionali sono attuati dall'ordinatore territoriale o dall'organizzazione indicata nella proposta. PARTE IV MONITORAGGIO, RIESAME, AUDIT E VALUTAZIONE CAPITOLO 1 Monitoraggio Articolo 16 Responsabilità PTOM 1. Fatte salve le responsabilità della Commissione nell'attuazione del sostegno finanziario comunitario, la responsabilità dei controlli finanziari su tali aiuti spetta in primo luogo ai PTOM. A tal fine, l'ordinatore territoriale: a) definisce e attua modalità di gestione e di controllo in modo da garantire l'utilizzazione efficace e corretta dei finanziamenti comunitari. Adeguati controlli finanziari interni ed esterni devono essere effettuati conformemente alle norme riconosciute internazionalmente in materia di revisione dei conti dall'autorità di controllo finanziario competente, che deve essere indipendente per svolgere questo compito; b) fornisce alla Commissione una descrizione di queste modalità; c) garantisce che l'assistenza sia gestita conformemente a tutte le norme applicabili e che i finanziamenti a sua disposizione siano usati conformemente ai principi di una sana gestione finanziaria; d) certifica che le dichiarazioni di spesa presentate alla Commissione sono esatte e sono elaborate a partire da un sistema contabile basato su documenti verificabili; e) al termine di un periodo di programmazione, presenta alla Commissione la dichiarazione di una persona o di un dipartimento indipendente rispetto all'autorità di gestione designata. La dichiarazione riassume le conclusioni dei controlli effettuati negli anni precedenti e valuta la validità della domanda di pagamento del saldo, nonché la legalità e la regolarità delle transazioni coperte dal certificato finale di spesa. Se lo ritiene necessario, il PTOM può allegare al certificato il proprio parere; f) collabora con la Commissione per assicurare che le risorse FES siano utilizzate conformemente ai principi di una sana gestione finanziaria; g) impedisce, accerta e corregge le irregolarità, le notifica alla Commissione, conformemente alle norme previste, e informa quest'ultima sui progressi ottenuti in campo amministrativo e giuridico; e h) recupera gli importi dovuti per un'irregolarità accertata e, eventualmente, chiede gli interessi sui pagamenti in ritardo; i) adotta tutte le misure necessarie per assicurare la conformità con le disposizioni del programma indicativo, incluso il rispetto del calendario per gli impegni e le erogazioni concordato al momento della programmazione; e j) cerca le cause dei ritardi nell'attuazione e propone misure adeguate per rimediare al problema. 2. Un piano di audit e una sintesi dei risultati degli audit effettuati sono inviati annualmente alla Commissione. Le relazioni sull'audit sono a disposizione della Commissione. Articolo 17 Coordinamento 1. La Commissione e i PTOM, rappresentati dall'ordinatore territoriale, collaborano e coordinano piani e metodi per l'attuazione dei controlli in modo da garantire la massima efficacia. Si scambiano immediatamente i risultati dei controlli effettuati. 2. Almeno una volta all'anno vengono esaminati e valutati i seguenti elementi: a) i risultati dei controlli effettuati dai PTOM e dalla Commissione; b) le osservazione formulate da organismi o istituzioni di controllo comunitari o nazionali; c) l'impatto finanziario delle irregolarità accertate, le misure già adottate o ancora da adottare per correggerle e, eventualmente, gli adeguamenti da apportare ai sistemi di controllo e di gestione. 3. Dopo l'esame e la valutazione di cui al paragrafo 2, e fatte salve le misure che il PTOM deve adottare senza indugio a norma dell'articolo 16, la Commissione può formulare osservazioni, soprattutto per quanto riguarda l'incidenza finanziaria delle irregolarità scoperte. Queste osservazioni devono essere trasmesse all'ordinatore territoriale del PTOM interessato e sono corredate, se del caso, dalla richiesta di misure correttive per risolvere i problemi di gestione riscontrati e le irregolarità che sono state accertate ma non ancora corrette. Il PTOM ha la possibilità di rispondere a queste osservazioni. Articolo 18 Comitati di sorveglianza 1. Un comitato di sorveglianza controlla l'attuazione di ciascun DOCUP. Le autorità PTOM nominano il comitato di sorveglianza entro tre mesi dall'approvazione del DOCUP. 2. Il comitato di sorveglianza è presieduto dall'ordinatore territoriale o dal suo rappresentante. Un rappresentante della Commissione e, eventualmente della Banca europea per gli investimenti può partecipare ai lavori del comitato di sorveglianza come consulente. Nel comitato sono rappresentati le autorità o gli organismi designati dal PTOM, dalla Commissione, dallo Stato membro interessato e, eventualmente, dalla Banca europea per gli investimenti e/o da ogni altra istituzione di cofinanziamento. Se sono responsabili per l'attuazione di un progetto o sono direttamente coinvolte nel progetto, sono rappresentate in questi comitati anche le autorità regionali e locali e le imprese private. 3. Il comitato di sorveglianza stabilisce il proprio regolamento interno entro il quadro istituzionale, giuridico e finanziario del PTOM interessato e lo concorda con l'ordinatore territoriale. 4. Durante le riunioni del comitato di sorveglianza l'ordinatore territoriale presenta relazioni sui progressi ottenuti conformemente al modello fornito dalla Commissione. La relazione deve pervenire alla Commissione entro 15 giorni lavorativi dalla riunione. 5. Per verificare l'efficacia e la qualità dell'attuazione dell'assistenza il comitato di sorveglianza: a) riesamina periodicamente i progressi ottenuti nel raggiungimento degli obiettivi specifici del DOCUP; b) valuta il riesame intermedio di cui all'articolo 22 prima di trasmetterlo alla Commissione; c) esamina e approva le relazioni annuali e finali sull'attuazione prima di trasmetterli alla Commissione; d) esamina e approva le proposte di modifica del contenuto del DOCUP. Articolo 19 Indicatori di monitoraggio L'ordinatore territoriale e il comitato di sorveglianza effettuano il monitoraggio in riferimento agli indicatori specificati nel DOCUP. Gli indicatori tengono conto della metodologia indicativa proposta dalla Commissione. Si riferiscono al carattere specifico dei progetti e ai loro obiettivi e indicano: a) input, output, risultato e possibile impatto; b) l'andamento delle attività; c) l'andamento del piano di finanziamento. CAPITOLO 2 Riesame Articolo 20 Processo di riesame 1. La cooperazione finanziaria deve essere sufficientemente flessibile da consentire un adeguamento continuo delle operazioni agli obiettivi della decisione sull'associazione d'Oltremare e tiene conto dei cambiamenti della situazione politica, delle priorità e degli obiettivi del PTOM interessato, soprattutto attraverso la relazione annuale sull'attuazione e il riesame DOCUP intermedio o, se del caso, annuale di cui all'articolo 21, paragrafo 5. 2. Nelle circostanze eccezionali di cui alle disposizioni sugli aiuti umanitari d'urgenza, il riesame può essere effettuato su richiesta di una delle parti. Articolo 21 Relazione annuale sull'attuazione 1. L'ordinatore territoriale trasmette alla Commissione le relazioni annuali sull'attuazione entro tre mesi dalla fine di ciascun anno completo di attuazione a partire dall'adozione del DOCUP. 2. La relazione annuale sul DOCUP consiste in una valutazione congiunta dell'attuazione del programma e tiene conto dei risultati delle attività corrispondenti di controllo e di valutazione. 3. È elaborata a livello locale e deve essere completata dall'ordinatore territoriale, dal comitato di sorveglianza e, eventualmente, dal capo delegazione interessato in un termine di 60 giorni. 4. Comporta in particolare la valutazione: a) dei risultati ottenuti nei settori fondamentali valutati rispetto agli obiettivi e agli indicatori d'impatto identificati nonché agli impegni in materia di politica settoriale; b) dei progetti e dei programmi non compresi nei settori fondamentali e/o inseriti in programmi pluriennali; c) dell'utilizzazione delle risorse riservate agli operatori privati; d) dell'efficacia dell'attuazione delle azioni in corso e della misura in cui il calendario degli impegni e dei pagamenti è stato rispettato; e e) del prolungamento della programmazione per gli anni successivi. 5. Eventualmente, un riesame annuale può essere effettuato in base alla relazione nel quadro di una riunione di concertazione, come previsto all'articolo 7 della decisione sull'associazione d'Oltremare. Articolo 22 Riesame intermedio 1. Il riesame intermedio è realizzato per valutare i risultati iniziali del DOCUP, la loro pertinenza e la misura in cui gli obiettivi sono stati raggiunti. Esso valuta inoltre l'utilizzazione fatta delle risorse finanziarie e il funzionamento del monitoraggio e dell'attuazione. 2. Il riesame intermedio è effettuato sotto la responsabilità della Commissione, in collaborazione con l'ordinatore territoriale e lo Stato membro interessato. Viene effettuato generalmente nei 24-36 mesi successivi all'entrata in vigore del presente regolamento da un esperto indipendente, è presentato al comitato di sorveglianza e quindi trasmesso alla Commissione. Nel DOCUP può essere indicata una scadenza diversa, in particolare in relazione agli indicatori adottati nel caso di un aiuto al bilancio. 3. La Commissione valuta la pertinenza e la qualità del riesame in base ai criteri definiti nel DOCUP, ed anche in relazione allo stanziamento finanziario FES. CAPITOLO 3 Audit Articolo 23 Audit 1. Fatti salvi i controlli effettuati dai paesi beneficiari, la Commissione e la Corte dei conti possono, attraverso il proprio personale o rappresentanti debitamente autorizzati, effettuare audit finanziari o tecnici in loco, inclusi controlli a campione e audit finali sulle operazioni finanziate dal FES e sui sistemi di gestione di controllo con almeno un giorno lavorativo di preavviso. La Commissione informa il PTOM interessato in modo da ottenere tutta l'assistenza necessaria. I funzionari o gli agenti del PTOM interessato possono partecipare ai controlli. La Commissione può chiedere al PTOM interessato di effettuare una verifica in loco per accertare la regolarità di una o più operazioni. Possono partecipare a questi controlli funzionari o agenti della Commissione. 2. I paesi beneficiari collaborano con i servizi della Commissione e con la Corte dei conti nell'esecuzione degli audit relativi all'utilizzazione delle risorse del FES. Articolo 24 Pista di controllo 1. I sistemi di gestione e controllo PTOM assicurano una pista di controllo sufficiente, conformemente alle condizioni previste in ciascun accordo di finanziamento. 2. Una pista di controllo è considerata sufficiente se: a) le scritture contabili tenute al livello di gestione adeguato forniscono informazioni dettagliate sulle spese effettivamente sostenute per le operazioni finanziate dal FES. Nelle scritture contabili figurano la data in cui sono state compilate, l'importo per ciascuna voce di spesa, la natura dei documenti d'accompagnamento e la data e il metodo di pagamento. Sono allegati i giustificativi necessari (per esempio fatture); b) le specifiche tecniche e il piano di finanziamento dell'operazione, le relazioni sui progressi ottenuti, i documenti relativi all'approvazione dell'aiuto e alle procedure di gara e di appalto e le relazioni sulle ispezioni dei prodotti e dei servizi finanziati sono conservate al livello opportuno di gestione; c) in caso di trasferimento informatico dei dati, tutte le autorità e gli organismi interessati ottengono informazioni sufficienti dal livello subalterno per giustificare le scritture contabili e gli importi notificati al livello superiore, in modo da avere una pista di controllo sufficiente degli importi complessivi notificati alla Commissione fino alle diverse voci di spesa e documenti di accompagnamento a livello del beneficiario finale e degli organismi e società che realizzano le attività. 3. L'ordinatore territoriale prende tutte le misure necessarie all'attuazione del presente articolo. CAPITOLO 4 Valutazione Articolo 25 Valutazione 1. La valutazione del DOCUP si basa sull'utilizzazione delle risorse, sull'efficacia e l'efficienza dell'assistenza e sul suo impatto ed elabora conclusioni e raccomandazioni, utilizzando in particolare i risultati di valutazioni già disponibili. Riguarda i fattori che contribuiscono al successo o all'insuccesso dell'attuazione e ai risultati, inclusa la loro sostenibilità. 2. La Commissione, in coordinamento con il comitato di sorveglianza, è responsabile per le valutazioni del DOCUP. 3. Il programma di valutazione è precisato nel DOCUP. In particolare, le valutazioni: a) forniscono controlli periodici e indipendenti delle operazioni e delle attività del fondo confrontando i risultati e gli obiettivi previsti con i risultati effettivamente raggiunti; in questo modo b) consentono al PTOM, agli Stati membri e alla Commissione di basarsi sulle esperienze già maturate per ideare e applicare nuove politiche e operazioni. 4. I risultati della valutazione sono resi pubblici. Articolo 26 Procedure di valutazione Fatte salve le valutazioni effettuate dal PTOM o dalla Commissione, la valutazione dei programmi, dei progetti e delle altre attività che attuano il DOCUP può essere effettuata congiuntamente dal PTOM e dalla Commissione, in collaborazione con lo Stato membro interessato. PARTE V ADEGUAMENTI FINANZIARI Articolo 27 Adeguamento dei contributi del FES Tenuto conto dei risultati del monitoraggio, dell'audit e delle valutazioni, nonché delle osservazioni del comitato di sorveglianza, la Commissione può adeguare gli importi e le condizioni stabiliti inizialmente nel DOCUP di propria iniziativa o su proposta del PTOM interessato alla luce delle esigenze e dei risultati registrati. L'adeguamento interviene di solito in occasione del riesame intermedio, conformemente alla procedura di cui all'articolo 24 della decisione sull'associazione d'Oltremare, tra i 24 e i 36 mesi successivi all'entrata in vigore del presente regolamento o, in caso di irregolarità, il più rapidamente possibile. Articolo 28 Sospensione dei pagamenti 1. La Commissione sospende i pagamenti e, illustrandone i motivi, chiede al PTOM di formulare le proprie osservazioni e, eventualmente, di apportare degli adeguamenti, entro una determinata scadenza, se, dopo aver effettuato le verifiche necessarie, conclude che: a) il PTOM non ha rispettato i suoi obblighi; o b) una parte o l'intero DOCUP non giustifica né in parte, né nel complesso il contributo del FES; o c) si sono verificati gravi problemi nei sistemi di gestione e di controllo che potrebbero comportare irregolarità in tutto il sistema. 2. Il termine entro il quale il PTOM in questione può rispondere alla richiesta di presentare le proprie osservazioni e, eventualmente, di apportare adeguamenti, è di due mesi, tranne in casi debitamente giustificati in cui la Commissione può concedere una scadenza più lunga. 3. In caso di contestazione delle osservazioni della Commissione, il PTOM e lo Stato membro interessati sono invitati ad una riunione di conciliazione dalla Commissione, nel corso della quale tutte le parti cercano di raggiungere un accordo sulle osservazioni e sulle conclusioni da trarre. Se il PTOM contesta le osservazioni della Commissione e ha luogo una riunione di conciliazione ad hoc, il periodo di tre mesi di cui al paragrafo... entro il quale la Commissione può prendere una decisione decorre dalla data di svolgimento della riunione. 4. Se la Commissione propone adeguamenti finanziari, il PTOM ha l'opportunità di dimostrare, attraverso un esame dei dossier in questione, che la portata effettiva dell'irregolarità è inferiore a quella valutata dalla Commissione. Tranne in casi debitamente giustificati, il termine consentito per questo esame non supera i due mesi successivi alla scadenza di due mesi di cui al paragrafo 1. La Commissione tiene conto di ogni prova fornita dal PTOM entro i termini stabiliti. 5. Alla scadenza del termine indicato al paragrafo..., se non è stato raggiunto un accordo e il PTOM non ha apportato gli adeguamenti, la Commissione tiene conto delle eventuali osservazioni del PTOM e degli Stati membri e decide entro tre mesi: a) di ridurre i pagamenti; o b) di procedere agli adeguamenti finanziari richiesti annullando completamente o in parte il contributo del FES. 6. Fatti salvi i paragrafi 1-5, la Commissione può, dopo attenta verifica, sospendere completamente o in parte un pagamento provvisorio se accerta che la spesa in questione è connessa ad una grave irregolarità che non è stata corretta e che richiede un intervento immediato. La Commissione informa il PTOM interessato dell'azione decisa e delle ragioni che la giustificano. Se dopo cinque mesi i motivi della sospensione sussistono o il PTOM interessato non ha notificato alla Commissione le misure adottate per correggere l'irregolarità, si applicano le disposizioni di cui all'articolo 30. Articolo 29 Recupero e rimborsi 1. Ogni rimborso alla Commissione deve essere effettuato entro il termine indicato nell'ordine di recupero emesso conformemente all'articolo 45 del regolamento finanziario del FES. Il termine deve coincidere con l'ultimo giorno del secondo mese successivo a quello dell'emissione dell'ordine. 2. Ogni ritardo nel rimborso dà luogo al pagamento di interessi di mora, a decorrere dalla data di cui al paragrafo 1 fino alla data del pagamento effettivo. Il tasso d'interesse è fissato ad un punto e mezzo percentuale al di sopra del tasso applicato dalla Banca centrale europea alle sue principali operazioni di rifinanziamento il primo giorno lavorativo del mese della data di scadenza. 3. L'ordinatore territoriale calcola gli importi recuperabili dai pagamenti dell'assistenza comunitaria già effettuati, e ne assicura il recupero tempestivo. Il beneficiario rimborsa gli importi da recuperare, con gli interessi di mora, detraendo gli importi in questione dalle spese successive e dalla richiesta di pagamento alla Commissione, o, se ciò non è sufficiente, rimborsando la Comunità. Annualmente l'ordinatore territoriale invia alla Commissione un rendiconto degli importi da recuperare, classificati in base all'anno di inizio della procedura di recupero. PARTE VI DISPOSIZIONI FINALI Articolo 30 Informazione e pubblicità 1. I PTOM fanno in modo che ai programmi del FES sia assicurata una pubblicità adeguata per: a) sensibilizzare l'opinione pubblica sul ruolo della Commissione in questi programmi; b) sensibilizzare i possibili beneficiari e le organizzazioni professionali sulle possibilità offerte. 2. I paesi beneficiari assicurano, in particolare, che su tabelloni direttamente visibili siano indicati concretamente i progetti finanziati dalla Comunità e sia esposto il logo comunitario, e che i rappresentanti delle istituzioni comunitarie siano debitamente associati alle più importanti attività pubbliche relative ai programmi finanziati dal FES. Articolo 31 Entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore il giorno della pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il 20 dicembre 2002. Per la Commissione Poul Nielson Membro della Commissione (1) GU L 314 del 30.11.2001, pag. 1. (2) GU L 317 del 15.12.2002, pag. 355. (3) Non ancora pubblicato - COM(2002) 290 def. dell'11 giugno 2002.