RELAZIONE sul rendiconto finanziario e sulla gestione della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro (Fondazione di Dublino) per l'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1997, corredata della risposta della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro (98/C 406/02)

RENDICONTO FINANZIARIO DELLA FONDAZIONE EUROPEA PER IL MIGLIORAMENTO DELLE CONDIZIONI DI VITA E DI LAVORO PER L'ESERCIZIO 1997

1. La presente relazione è destinata al Consiglio e al Parlamento europeo ai sensi dell'articolo 16 del regolamento (CEE) n. 1365/75 del Consiglio (1), modificato dall'articolo 1, paragrafo 4, del regolamento (CEE) n. 1947/93 del Consiglio (2).

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro relativo all'esercizio finanziario conclusosi il 31 dicembre 1997. A norma dell'articolo 1, paragrafo 16, del regolamento (CEE) n. 1949/93 del Consiglio (3) che modifica il regolamento (CEE) n. 1417/76 del Consiglio (4), l'esecuzione del bilancio è stata effettuata sotto la responsabilità del consiglio di amministrazione. Questa contemplava anche l'elaborazione e la presentazione del rendiconto finanziario (5) conformemente alle disposizioni finanziarie della Fondazione previste dall'articolo 1, paragrafi 52, 54 e 55, del regolamento (CEE) n. 1949/93 del Consiglio che modifica il regolamento (CEE) n. 1417/76 del Consiglio. In virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea, la Corte dei conti è chiamata ad esaminare i conti in questione.

3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie norme e strategie di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente riconosciute, sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha pertanto esaminato i documenti contabili e attuato le altre procedure di controllo ritenute necessarie a seconda del caso. Il giudizio espresso dalla Corte è convalidato dai risultati di questo controllo.

4. L'esame consente alla Corte di affermare che i conti per l'esercizio finanziario conclusosi il 31 dicembre 1997 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

LE PRINCIPALI OSSERVAZIONI A SOSTEGNO DEL GIUDIZIO ESPRESSO

Introduzione

Quadro generale

5. La Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro (Fondazione di Dublino) è stata istituita dal regolamento (CEE) n. 1365/75 del Consiglio (6) come organismo satellite della Comunità europea, con il compito di contribuire «alla concezione e alla realizzazione di migliori condizioni di vita e di lavoro con un'azione intesa a sviluppare e diffondere le cognizioni atte a promuovere questa evoluzione». La Fondazione di Dublino è divenuta operativa nel 1976.

Ambito del controllo

6. La Corte dei conti ha esaminato i conti e la gestione finanziaria della Fondazione di Dublino per l'esercizio finanziario 1996 conformemente alle disposizioni dei relativi regolamenti (7).

Dati finanziari

7. Le tabelle 1 e 2 presentano una sintesi del rendiconto finanziario della Fondazione. Gli stanziamenti disponibili per l'esercizio 1997 ammontavano a 14 Mio ECU. Gli impegni contratti hanno dato luogo a 10,5 Mio ECU di pagamenti e a 3,4 Mio ECU di riporti all'esercizio finanziario 1998; il saldo di 0,1 Mio ECU è stato annullato. Gli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente hanno dato luogo a 2,9 Mio ECU di pagamenti e a 0,1 Mio ECU di annullamenti. La tabella 3 allegata alla presente relazione fornisce un'analisi per titoli dell'utilizzazione degli stanziamenti dell'esercizio e di quelli riportati dal 1996.

Seguito dato alle osservazioni precedenti

La separazione delle funzioni

8. L'introduzione di SINCOM 2 presso la Fondazione è imminente. Uno dei suoi vantaggi è quello di operare automaticamente una distinzione tra le funzione di ordinatore e contabile in modo da supplire presso la Fondazione a questa carenza dell'articolo 1, paragrafo 15, del regolamento (CEE) n. 1949/93 del Consiglio che modifica il regolamento (CEE) n. 1417/76 del Consiglio (cfr. il paragrafo 16).

La cassa degli anticipi

9. Nel 1995 e nel 1996 la Corte aveva raccomandato di limitare il ricorso alla cassa di anticipi per coprire le spese correnti o minute, per le quali il rischio di irregolarità è relativamente basso. Benché presso la Fondazione esistesse un documento scritto, al momento del controllo, nell'aprile 1998, mancava ancora una definizione scritta ufficiale delle spese correnti e minute, stabilita in consultazione con il controllore finanziario. È stato rilevato altresì che spesso la cassa degli anticipi serviva per pagamenti che venivano effettuati due o tre mesi dopo il ricevimento della fattura. Questi lassi di tempo indicano che sarebbe stato possibile ottenere il visto del controllore finanziario e poi effettuare i pagamenti a partire dal conto bancario principale (cfr. il paragrafo 17).

Esecuzione del bilancio e conto di gestione

Lo storno di stanziamenti

10. Gli storni di stanziamenti eseguiti nel 1997 fra diverse linee di bilancio sono ammontati a 979 000 ECU (pari al 7,0 % degli stanziamenti iscritti in bilancio), registrando quindi una diminuzione rispetto al 1996, quando l'importo era pari a 1 366 000 ECU (il 9,9 %).

I riporti e gli annullamenti di stanziamenti

11. La tabella 3 indica un tasso di pagamento del 75 % per il conto in generale, ma del 47 % soltanto per il titolo 3 «Spese operative ». Ciò corrisponde a quanto osservato negli anni precedenti ed è dovuto al fatto che gli studi vengono solitamente pagati in tre rate ripartite sul periodo indicato nei rispettivi contratti.

Le entrate

12. La sovvenzione UE destinata alla Fondazione nel 1997 ammontava a 13,8 Mio ECU. L'importo effettivamente richiesto e percepito è stato di 13 451 540 ECU. I fondi sono stati richiesti ai sensi dei regolamenti del Consiglio e sulla base delle previsioni di tesoreria.

Le spese di missione

Procedure

13. Sono state riscontrate lacune nella gestione delle procedure di missione. Le disposizioni in materia non sono state rispettate in diversi casi e gli agenti hanno beneficiato di pagamenti per spese non ammissibili o non debitamente comprovate da documenti giustificativi (cfr. il paragrafo 18).

L'efficacia dei costi

14. Sono state esaminate 130 missioni effettuate nel 1997, per un costo complessivo di circa 92 000 ECU. Se fosse stato scelto un approccio volto in maggior misura all'efficacia dei costi, si sarebbero potuti risparmiare 39 000 ECU (43 %) (cfr. il paragrafo 18).

I contratti di studio

15. Dalla tabella 3 emerge che il 51 % degli stanziamenti del 1997 disponibili al titolo 3 «Spese operative» sono stati riportati al 1998. Il 21 % di tutti gli stanziamenti, ovvero 1 313 378 ECU erano impegni assunti nel dicembre 1997 per contratti di studio. Si è dovuto attendere il febbraio 1998 per la firma del primo di questi contratti (cfr. il paragrafo 19).

Conclusione

16. Occorre installare SINCOM 2 presso la Fondazione. Se questo non avviene entro la fine del 1998, occorrerà creare un nuovo posto nel servizio dell'amministrazione, al fine di garantire una adeguata separazione delle funzioni (cfr. il paragrafo 8).

17. Occorrono procedure scritte che disciplinino il ricorso alla cassa degli anticipi. Per gli importi non ancora liquidati bisogna ricorrere prontamente alla cassa degli anticipi oppure, se i tempi concessi sono più lunghi, servirsi del conto bancario principale (cfr. il paragrafo 9).

18. Occorre prendere i provvedimenti necessari per contenere le spese di missione; non si possono tollerare ulteriori eccessi (cfr. i paragrafi 13 e 14).

19. Si raccomanda di evitare le situazioni in cui importi ingenti vengono impegnati nell'esercizio per contratti che saranno firmati soltanto molti mesi dopo nell'altro esercizio. A tal fine si dovrebbero migliorare le procedure di elaborazione del bilancio annuale della Fondazione (cfr. il paragrafo 15).

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo, nella riunione del 26 novembre 1998.

Per la Corte dei conti

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Tabella 1 Bilancio finanziario al 31 dicembre 1997

>SPAZIO PER TABELLA>

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Fonte: Conti annuali 1997 della Fondazione.

>SPAZIO PER TABELLA>

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(1) GU L 139 del 30.5.1975, pag. 1.

(2) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 13.

(3) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 26.

(4) GU L 164 del 24.6.1976, pag. 16.

(5) Come previsto dall'articolo 16 del regolamento (CEE) n. 1365/75 del Consiglio, modificato dal regolamento (CEE) n. 1947/93 del Consiglio, i conti relativi a tutte le entrate e spese per l'esercizio finanziario 1997 sono stati elaborati e approvati dal consiglio di amministrazione il 31 marzo 1998 e trasmessi alla Commissione, al consiglio di amministrazione della Fondazione e alla Corte dei conti. I conti sono pervenuti alla Corte dei conti il 31 marzo 1998. Una versione sommaria del rendiconto figura in allegato nelle tabelle della presente relazione.

(6) Regolamento (CEE) n. 1365/75 del Consiglio del 26 maggio 1975, GU L 139 del 30.5.1975.

(7) Regolamento (CEE) n. 1365/75 del Consiglio del 26 maggio 1975, (GU L 139 del 30.5.1975) sulla creazione della Fondazione, modificato dal regolamento (CEE) n. 1947/93 del Consiglio, del 30 giugno 1993, (GU L 181 del 23.7.1993).

Regolamento (CEE) n. 1417/76 del Consiglio del 1° giugno 1976, (GU L 164 del 24.6.1976) recante le disposizioni finanziarie applicabili alla Fondazione, modificato dal regolamento (CEE) n. 1949/93 del Consiglio del 30 giugno 1993, (GU L 181 del 23.7.1993).

RISPOSTA DELLA FONDAZIONE EUROPEA

La Fondazione accoglie di buon grado le osservazioni della Corte e le chiede di tenere conto dei seguenti rilievi:

Cassa di anticipi

9. La Corte dovrebbe essere informata che, al momento del controllo, il 27 giugno 1997, una definizione scritta delle spese correnti e minute in relazione alla cassa di anticipi era già stata concordata con il controllore finanziario. La definizione in questione circoscrive il ricorso alla cassa di anticipi alle spese correnti (ricorrenti e non in conto capitale) o minute e ai pagamenti urgenti.

Il regolamento finanziario della Fondazione non contempla restrizioni di carattere temporale per il ricorso alla cassa di anticipi e si limita a disporre che «per il pagamento di talune categorie di spese si possono costituire casse di anticipi».

La Corte rileva l'esistenza di ritardi nel pagamento delle fatture. Tali ritardi sono dovuti ai tempi necessari per il trattamento integrale delle fatture da pagare in conformità del regolamento finanziario, un processo che può richiedere fino a due mesi. Qualora le fatture fossero state presentate per il visto preventivo al controllo finanziario a Bruxelles, tali ritardi avrebbero potuto essere più lunghi.

Procedure relative alle spese di missione

13. Le procedure della Fondazione sono concepite al fine di garantire a) il rispetto rigoroso delle disposizioni relative alle missioni e b) la riduzione al minimo dei costi incorsi in proporzione alle esigenze di ciascuna missione. La Fondazione ha esaminato i casi sottoposti alla sua attenzione dalla Corte, in cui si sostiene che ci potrebbe essere stata un'applicazione errata delle norme e, laddove necessario, ha intrapreso un'azione correttiva.

Efficacia dei costi delle missioni

14. La Fondazione sta valutando le disposizioni relative alle missioni sotto il profilo dell'efficacia dei costi e le modalità pratiche per giungere ai risparmi previsti, alla luce dei collegamenti e delle strutture tariffarie entrati in vigore nel corso dell'ultimo anno.

Contratti di studi

15. Il livello di stanziamenti riportati nel quadro del titolo 3 è una conseguenza naturale della relazione esistente tra il ciclo annuale di elaborazione di bilancio della Fondazione e il proprio ciclo operativo (che comporta la concezione del programma, l'avvio del programma, la concezione generale dei progetti, la realizzazione delle gare d'appalto, la concezione dettagliata e l'attuazione dei progetti). Gli stanziamenti sono pienamente impegnati entro la fine dell'esercizio finanziario e il relativo progetto è completato e integralmente pagato entro la fine dell'esercizio finanziario successivo.

Una serie di contratti di fine esercizio non ha ricevuto la firma definitiva fino a febbraio a causa dei tempi necessari per la trasmissione dei contratti vistati da Bruxelles alla Fondazione da parte del controllore finanziario, del loro successivo invio al relativo contraente e infine, dopo la firma da parte di quest'ultimo, del loro rinvio alla Fondazione.

Conclusione

16. Si prende atto dell'osservazione della Corte.

17. Cfr. la risposta al paragrafo 9.

18. Cfr. la risposta ai paragrafi 13 e 14.

19. La Fondazione accetterebbe di buon grado una discussione sulle procedure di elaborazione del proprio bilancio annuale alla luce del ciclo di pianificazione del proprio programma (cfr. il paragrafo 15).