ALLEGATO

«CAPO I

LA COMMISSIONE

Articolo 1

Collegialità

La Commissione agisce come organo collegiale, secondo le disposizioni del presente regolamento, conformemente alle priorità che ha stabilito nel quadro degli indirizzi politici definiti dal presidente ai sensi dell'articolo 17, paragrafo 6, TUE.

Articolo 2

Indirizzi politici, priorità e programma di lavoro

Nel rispetto degli indirizzi politici definiti dal presidente, la Commissione fissa le proprie priorità e le traduce nel programma di lavoro e nel progetto di bilancio che adotta annualmente.

Articolo 3

Il presidente

1. Il presidente definisce gli indirizzi politici entro i quali la Commissione esercita la propria missione (1). Egli guida i lavori della Commissione per garantirne la realizzazione.

2. Il presidente decide l'organizzazione interna della Commissione per garantire la coerenza, l'efficienza e la collegialità del suo operato (2).

Fatto salvo l'articolo 18, paragrafo 4, TUE, il presidente può assegnare ai membri della Commissione particolari settori di attività, per i quali incombe loro la responsabilità specifica di preparare i lavori della Commissione, nonché di attuare le decisioni prese (3).

Il presidente può chiedere ai membri della Commissione di condurre azioni specifiche per dare attuazione agli indirizzi politici da lui definiti e alle priorità fissate dalla Commissione.

Può modificare le attribuzioni decise in qualsiasi momento (4).

I membri della Commissione esercitano le funzioni demandate loro dal presidente sotto la sua autorità (5).

3. Il presidente nomina vicepresidenti, diversi dall'alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza, tra i membri della Commissione (6), e stabilisce l'ordine di precedenza all'interno del collegio.

4. Il presidente può liberamente costituire gruppi di membri della Commissione, generalmente ad hoc, di cui designa il presidente, fissa il mandato e le modalità di funzionamento, oltre a determinare la composizione e la durata.

5. Il presidente rappresenta la Commissione e designa i membri della stessa incaricati di assisterlo in questa funzione.

6. Fatto salvo l'articolo 18, paragrafo 1, TUE, un membro della Commissione rassegna la propria dimissione qualora il presidente gliene faccia richiesta (7).

Articolo 4

Procedure decisionali

Le decisioni della Commissione sono prese, a seconda dei casi:

a) in riunione della Commissione tramite procedura orale, secondo il disposto dell'articolo 8 del presente regolamento interno;

b) tramite procedura scritta secondo il disposto dell'articolo 12 del presente regolamento interno;

c) tramite procedura di abilitazione secondo il disposto dell'articolo 13 del presente regolamento interno;

d) tramite procedura di delega secondo il disposto dell'articolo 14 del presente regolamento interno.

SEZIONE 1

Riunioni della commissione

Articolo 5

Convocazione

1. Le riunioni della Commissione sono convocate dal presidente.

2. Di norma, la Commissione si riunisce almeno una volta alla settimana. Si riunisce inoltre ogni volta che se ne presenti la necessità.

3. I membri della Commissione sono tenuti ad assistere a tutte le riunioni. In caso di impedimento, informano per tempo il presidente circa le ragioni della loro assenza. Spetta al presidente valutare le circostanze che possono impedire il rispetto di tale obbligo.

Articolo 6

Ordine del giorno delle riunioni della Commissione

1. Il presidente stabilisce l'ordine del giorno per ogni riunione della Commissione.

2. Ferma restando la prerogativa del presidente di stabilire l'ordine del giorno, qualunque proposta che comporti spese rilevanti va presentata con l'assenso del membro della Commissione responsabile per il bilancio.

3. Qualsiasi argomento che un membro della Commissione intenda proporre di iscrivere all'ordine del giorno va comunicata al presidente secondo le condizioni fissate dalla Commissione nelle modalità d'applicazione di cui all'articolo 28 del presente regolamento interno, qui di seguito denominate “modalità d'applicazione”.

4. L’ordine del giorno e i documenti necessari sono comunicati ai membri della Commissione a norma delle modalità d’applicazione.

5. La Commissione può decidere, su proposta del presidente, di deliberare in merito a un argomento non iscritto all’ordine del giorno o per il quale i necessari documenti siano stati distribuiti in ritardo.

Articolo 7

Quorum

Affinché le deliberazioni della Commissione siano valide deve essere presente la maggioranza del numero di membri previsto dal trattato.

Articolo 8

Adozione delle decisioni

1. La Commissione decide su proposta di uno o più membri.

2. La Commissione procede a una votazione su richiesta di uno dei suoi membri. La votazione verte sul progetto iniziale o su un progetto modificato dal (o dai) membro(i) responsabile(i) dell'iniziativa in questione o dal presidente.

3. Le decisioni della Commissione sono prese a maggioranza del numero di membri previsto dal trattato.

4. Il presidente constata l’esito delle deliberazioni, che viene riportato nel verbale della riunione, ai sensi dell’articolo 11 del presente regolamento interno.

Articolo 9

Riservatezza

Le riunioni della Commissione non sono pubbliche. La discussione ha carattere riservato.

Articolo 10

Presenza dei funzionari e di altre persone

1. Salvo decisione contraria della Commissione, il segretario generale e il capo di gabinetto del presidente assistono alle riunioni. Le modalità d’applicazione stabiliscono le condizioni in cui altre persone sono autorizzate ad assistere alle riunioni.

2. In caso di assenza di un membro della Commissione, il suo capo di gabinetto può assistere alla riunione e, su invito del presidente, esporre l’opinione del membro assente.

3. La Commissione può decidere di ascoltare qualunque altra persona.

Articolo 11

Verbali

1. Di ogni riunione della Commissione viene redatto verbale.

2. I progetti di verbale sono approvati dalla Commissione nel corso di una riunione successiva. I verbali approvati sono autentificati dalle firme del presidente e del segretario generale.

SEZIONE 2

Altre procedure decisionali

Articolo 12

Decisioni tramite procedura scritta

1. L’accordo dei membri della Commissione su un progetto proposto da uno o più di loro può essere constatato tramite procedura scritta, purché abbia preventivamente ottenuto il parere favorevole del servizio giuridico e l’accordo dei servizi debitamente consultati a norma dell’articolo 23 del presente regolamento interno.

Il parere favorevole e/o gli accordi necessari possono essere sostituiti da un accordo tra i membri della Commissione, qualora il collegio decida in riunione, su proposta del presidente, l'avvio di una procedura scritta di finalizzazione, quale definita nelle modalità d'applicazione.

2. A tale scopo, il testo del progetto viene comunicato per iscritto a tutti i membri della Commissione, alle condizioni stabilite dalle modalità d’applicazione, fissando un termine per comunicare le eventuali riserve o modifiche suscitate dal progetto.

3. Nel corso della procedura scritta, ogni membro della Commissione può chiedere che la proposta sia oggetto di discussione, facendone richiesta motivata al presidente.

4. Se, allo scadere del termine impartito per una procedura scritta, nessuna richiesta di sospensione viene formulata o confermata da un membro della Commissione, la proposta si intende approvata.

Articolo 13

Decisioni tramite procedura di abilitazione

1. Nel pieno rispetto del principio di responsabilità collegiale, la Commissione può abilitare uno o più dei propri membri ad adottare provvedimenti di gestione o amministrazione, in suo nome oltre che nei limiti e alle condizioni da essa stessa fissati.

2. La Commissione può inoltre incaricare uno o più membri di adottare, con l’assenso del presidente, il testo definitivo di un atto o di una proposta da sottoporre alle altre istituzioni, il cui contenuto sostanziale sia stato definito in riunione.

3. Le competenze così conferite possono essere delegate a loro volta ai direttori generali e capi servizio, salvo espressa disposizione contraria nella decisione di abilitazione.

4. Le disposizioni dei paragrafi 1, 2 e 3 si applicano alle delegazioni in materia finanziaria e ai poteri devoluti all’autorità di nomina, nonché all’autorità abilitata a stipulare i contratti di assunzione, nel rispetto delle relative norme.

Articolo 14

Decisioni tramite procedura di delega

Nel pieno rispetto dei principi di responsabilità collegiale, la Commissione può delegare ai direttori generali e ai capi servizio l’adozione, in suo nome oltre che nei limiti e alle condizioni da essa fissati, di provvedimenti di gestione o di amministrazione.

Articolo 15

Subdelega per singole decisioni di assegnazione di sovvenzioni e di aggiudicazione di appalti

Il direttore generale o capo servizio cui siano state delegate o subdelegate competenze ai sensi degli articoli 13 e 14 per adottare decisioni di finanziamento, può decidere di subdelegare determinate decisioni di assegnazione di sovvenzioni e di aggiudicazione di appalti al direttore competente o, con il benestare del membro responsabile della Commissione, al capo unità competente, nei limiti e alle condizioni fissate dalle modalità di applicazione.

Articolo 16

Informazione sulle decisioni prese

Delle decisioni adottate tramite procedura scritta, procedura di abilitazione o procedura di delega viene preso atto in una nota giornaliera o settimanale menzionata nel verbale della più vicina riunione della Commissione.

SEZIONE 3

Disposizioni comuni alle procedure decisionali

Articolo 17

Autentificazione degli atti adottati dalla Commissione

1. Gli atti adottati in riunione sono acclusi in forma inscindibile, nella o nelle lingue in cui fanno fede, a una nota riepilogativa stilata nella riunione della Commissione durante la quale sono stati adottati. Sono autentificati dalle firme del presidente e del segretario generale apposte in calce alla nota riepilogativa.

2. Gli atti non legislativi della Commissione di cui all'articolo 297, paragrafo 2, TFUE, adottati tramite procedura scritta, sono autentificati dalle firme del presidente e del segretario generale apposti sull'ultima pagina della nota riepilogativa di cui al paragrafo precedente, a meno che tali atti non richiedano una pubblicazione e una data di entrata in vigore che non possono attendere la riunione successiva della Commissione. Ai fini di detta autentificazione, una copia delle note giornaliere di cui all'articolo 16 del presente regolamento interno è acclusa in modo inscindibile alla nota riepilogativa di cui al paragrafo precedente.

Gli altri atti adottati tramite procedura scritta e quelli adottati tramite procedura di abilitazione, ai sensi dell'articolo 12 e dell'articolo 13, paragrafi 1 e 2, del presente regolamento interno, sono acclusi in forma inscindibile, nella o nelle lingue in cui fanno fede, alla nota giornaliera di cui all’articolo 16 del presente regolamento interno. Sono autentificati dalla firma del segretario generale apposta in calce alla nota stessa.

3. Gli atti adottati mediante procedura di delega o subdelega sono acclusi in forma inscindibile, tramite l'apposita applicazione informatica, nella o nelle lingue in cui fanno fede, alla nota giornaliera di cui all’articolo 16 del presente regolamento interno. Sono autentificati da una dichiarazione di autocertificazione firmata dal funzionario delegato o subdelegato, ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 3, e degli articoli 14 e 15 del presente regolamento interno.

4. Sono “atti” ai sensi del presente regolamento interno quelli che assumono una delle forme previste dall'articolo 288 TFUE.

5. Sono “lingue facenti fede” ai sensi del presente regolamento interno tutte le lingue ufficiali delle Comunità, ferma restando l’applicazione del regolamento (CE) n. 920/2005 del Consiglio (8), ove si tratti di atti di portata generale, nonché le lingue dei loro destinatari per ogni altro atto.

SEZIONE 4

Preparazione ed esecuzione delle decisioni della commissione

Articolo 18

Gruppi di membri della Commissione

I gruppi di membri della Commissione contribuiscono a coordinare e preparare i lavori della Commissione stessa in base agli indirizzi politici e al mandato definiti dal presidente.

Articolo 19

Gabinetti dei commissari e loro relazioni con i servizi

1. Ogni membro della Commissione dispone di un gabinetto incaricato di assisterlo nello svolgimento dei suoi compiti e nella preparazione delle decisioni della Commissione. Le norme relative alla composizione e al funzionamento dei singoli gabinetti sono stabilite dal presidente.

2. Nel rispetto degli indirizzi fissati dal presidente, il membro della Commissione approva le modalità di lavoro con i servizi posti sotto la sua responsabilità. Tali modalità precisano in particolare il modo in cui il membro della Commissione impartisce le proprie istruzioni ai servizi interessati, dai quali ottiene regolarmente ogni tipo di informazione relativa al suo settore d’attività e necessaria all’esercizio delle sue responsabilità.

Articolo 20

Il segretario generale

1. Il segretario generale assiste il presidente affinché la Commissione riesca a realizzare le priorità che essa ha stabilito nel quadro degli indirizzi politici definiti dal presidente stesso.

2. Il segretario generale contribuisce a garantire la coerenza politica organizzando il necessario coordinamento fra i servizi fin dall'avvio dei lavori preparatori, in conformità, tra l'altro, delle disposizioni dell'articolo 23 del presente regolamento interno.

Vigila inoltre sulla qualità sostanziale e sul rispetto dei requisiti formali dei documenti sottoposti alla Commissione, oltre a contribuire, in quest'ambito, alla conformità degli stessi ai principi di sussidiarietà e di proporzionalità, agli obblighi esterni, alle considerazioni interistituzionali e alla strategia di comunicazione della Commissione.

3. Il segretario generale assiste il presidente nella preparazione dei lavori e delle riunioni della Commissione.

Assiste altresì i presidenti dei gruppi di membri costituiti ai sensi dell’articolo 3, paragrafo 4, del presente regolamento interno nella preparazione e nello svolgimento delle loro riunioni.

4. Il segretario generale provvede ad attuare le procedure decisionali e vigila sull’esecuzione delle decisioni di cui all’articolo 4 del presente regolamento interno.

In particolare, salvo circostanze specifiche, prende i necessari provvedimenti per garantire che gli atti della Commissione vengano notificati e pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, nonché per trasmettere alle altre istituzioni dell'Unione europea e ai parlamenti nazionali documenti della Commissione e dei suoi servizi.

Provvede poi a diffondere le informazioni scritte che i membri della Commissione desiderano far circolare al loro interno.

5. Il segretario generale cura i rapporti ufficiali con le altre istituzioni dell'Unione europea, fatte salve le competenze che la Commissione decide di esercitare direttamente o di attribuire ai propri membri o servizi.

In tale contesto bada a garantire la coerenza generale coordinando i servizi nel quadro dei lavori delle altre istituzioni.

6. Il segretario generale fornisce alla Commissione informazioni confacenti sullo stato di avanzamento delle procedure interne e interistituzionali.

CAPO II

I SERVIZI DELLA COMMISSIONE

Articolo 21

Struttura dei servizi

Per preparare e svolgere la propria azione, e realizzare in tal modo le proprie priorità nonché gli indirizzi politici definiti dal presidente, la Commissione allestisce un complesso di servizi strutturati in direzioni generali e servizi assimilati.

Di norma, le direzioni generali e i servizi assimilati sono articolati in direzioni, e queste in unità.

Articolo 22

Istituzione di funzioni e strutture specifiche

Per rispondere a esigenze particolari, il presidente può istituire funzioni e strutture specifiche, con precisi compiti, di cui provvede a definire le competenze e le modalità operative.

Articolo 23

Cooperazione e coordinamento fra i servizi

1. Per garantire l’efficacia dell’azione della Commissione, gli uffici operano in stretta cooperazione e in modo coordinato fin dalle prime fasi di elaborazione o attuazione delle decisioni.

2. Il servizio cui incombe preparare un’iniziativa bada, fin dall’avvio dei lavori preparatori, a garantire un effettivo coordinamento fra tutti i servizi che abbiano un interesse legittimo per tale iniziativa, in virtù dei settori di competenza, delle loro prerogative o della particolare natura di un argomento.

3. Prima di sottoporre un documento alla Commissione, il servizio responsabile procede per tempo a consultare i servizi che hanno per il progetto un interesse legittimo, a norma delle modalità d’applicazione.

4. La consultazione del servizio giuridico è obbligatoria per progetti e proposte di atti giuridici di qualsiasi tipo, nonché per tutti i documenti che possono avere incidenza giuridica.

Essa è richiesta invariabilmente per avviare le procedure decisionali di cui agli articoli 12, 13 e 14 del presente regolamento interno, tranne nel caso di decisioni afferenti ad atti ripetitivi sui quali il servizio giuridico abbia preventivamente espresso il proprio accordo. Per gli atti di cui all’articolo 15 del presente regolamento interno tale consultazione non è invece necessaria.

5. La consultazione del segretariato generale è obbligatoria per ogni iniziativa che

— sia soggetta ad approvazione tramite procedura orale, fatte salve le questioni di personale di natura individuale,

— assuma rilevanza politica,

— figuri nel programma di lavoro annuale della Commissione nonché nello strumento di programmazione in vigore,

— verta su aspetti istituzionali, o ancora

— sia soggetta ad analisi d’impatto o a pubblica consultazione.

In questo tipo di iniziative rientra qualunque presa di posizione o iniziativa comune che possa impegnare la Commissione dinanzi ad altre istituzioni o ad altri organi.

6. Tranne per gli atti di cui all’articolo 15 del presente regolamento interno, la consultazione della direzione generale competente in materia di bilancio, nonché della direzione generale preposta alle risorse umane e alla sicurezza, è obbligatoria per tutti i documenti che presentino un’eventuale incidenza in materia, rispettivamente, di bilancio, finanze, personale e amministrazione. Altrettanto vale, ove necessario, per il servizio preposto alla lotta contro le frodi.

7. Il servizio responsabile si adopera per elaborare una proposta che ottenga l’assenso dei servizi consultati. Salvo il disposto dell’articolo 12 del presente regolamento interno, in caso di dissenso la proposta è accompagnata dai pareri divergenti di questi servizi.

CAPO III

SUPPLENZE

Articolo 24

Continuità del servizio

I membri della Commissione e i servizi badano a prendere qualsiasi misura utile per garantire la continuità del servizio, nel rispetto delle disposizioni stabilite in proposito dalla Commissione o dal presidente.

Articolo 25

Supplenza del presidente

Le funzioni del presidente, in caso di impedimento, vengono esercitate da un vicepresidente o da un membro in base all'ordine stabilito dal presidente stesso.

Articolo 26

Supplenza del segretario generale

Le funzioni del segretario generale, in caso di impedimento, vengono esercitate dal segretario generale aggiunto presente di grado più elevato e, a parità di grado, con maggiore anzianità nel grado, e in caso di pari anzianità da quello più vecchio, oppure da un funzionario designato dalla Commissione.

Ove non sia presente un segretario generale aggiunto o un funzionario designato dalla Commissione, la supplenza viene esercitata dal funzionario subordinato presente con le funzioni più elevate, di grado più elevato e, a parità di grado, con maggiore anzianità nel grado, e in caso di pari anzianità dal funzionario più vecchio.

Articolo 27

Supplenza dei superiori gerarchici

1. Qualora il direttore generale abbia un impedimento o il suo posto sia vacante, supplisce il direttore generale aggiunto presente di grado più elevato e, a parità di grado, con maggiore anzianità nel grado, e in caso di pari anzianità quello più vecchio, oppure un funzionario designato dalla Commissione.

Ove non siano presenti né un direttore generale aggiunto né un funzionario designato dalla Commissione, la supplenza viene esercitata dal subordinato presente con le funzioni più elevate, di grado più elevato e, a parità di grado, con maggiore anzianità nel grado, e in caso di pari anzianità da quello più vecchio.

2. Qualora il capo unità abbia un impedimento o il suo posto sia vacante, supplisce il capo unità aggiunto o un funzionario designato dal direttore generale.

Ove non siano presenti né un capo unità aggiunto né un funzionario designato dal direttore generale, la supplenza viene esercitata dal subordinato presente con le funzioni più elevate, di grado più elevato e, a parità di grado, con maggiore anzianità nel grado, e in caso di pari anzianità da quello più vecchio.

3. Ove qualsiasi altro superiore gerarchico abbia un impedimento o il suo posto sia vacante, supplisce un funzionario designato dal direttore generale, di concerto con il membro della Commissione responsabile. In assenza di siffatta designazione, la supplenza viene esercitata dal subordinato presente con le funzioni più elevate, di grado più elevato e, a parità di grado, con maggiore anzianità nel grado, e in caso di pari anzianità da quello più vecchio.

CAPO IV

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 28

La Commissione stabilisce, per quanto necessario, le modalità di esecuzione del presente regolamento interno.

Essa può adottare ulteriori provvedimenti in ordine al funzionamento della Commissione e dei suoi servizi, tenendo conto degli sviluppi tecnologici e informatici.

Articolo 29

Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.»