IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea C 321/1

Decisione del Mediatore europeo che adotta disposizioni di attuazione

(2016/C 321/01)

Articolo 1

Definizioni

Ai fini delle presenti disposizioni di attuazione:

a) «istituzione» indica un'istituzione, un organo o un'agenzia dell'Unione europea;

b) il termine «Statuto» indica la decisione del Parlamento europeo relativa allo statuto e alle condizioni generali d'esercizio delle funzioni di Mediatore (1);

c) il «Mediatore» è la persona eletta dal Parlamento europeo ai sensi dell'articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea;

d) il «Segretariato» comprende i funzionari e altri agenti che assistono il Mediatore;

e) un «documento» indica qualsiasi contenuto, a prescindere dal suo supporto (testo su supporto cartaceo o memorizzato in forma elettronica o come registrazione audio, video o audiovisiva).

Articolo 2

Ricezione delle denunce

2.1. Il Mediatore accetta denunce presentate per iscritto, in formato elettronico o cartaceo. Il Mediatore adotta opportune misure a sostegno delle persone con disabilità affinché possano esercitare il proprio diritto di presentare una denuncia presso il Mediatore.

2.2. Il denunciante deve identificare tutte le informazioni contenute nella denuncia che il denunciante stesso considera riservate. L'identificazione di tali informazioni come riservate da parte di un denunciante non impedisce al Mediatore, ai fini dell'esecuzione di un'indagine, di comunicare tali informazioni all'istituzione interessata.

2.3. Il Mediatore tratta una petizione trasmessa al Mediatore dal Parlamento europeo con il consenso del firmatario come una denuncia.

2.4. Ove opportuno, e con il consenso del denunciante, il Mediatore può trasferire una denuncia a un'altra autorità competente.

Articolo 3

Trattamento iniziale delle denunce

3.1. Il Mediatore deve stabilire se una denuncia rientra nel mandato e, in caso affermativo, se sia ammissibile ai sensi dell'articolo 2 dello Statuto. Il segretariato può chiedere al denunciante di fornire ulteriori informazioni o documenti al fine di consentire al Mediatore di addivenire a tale determinazione.

3.2. Qualora una denuncia esuli dal mandato del Mediatore, o sia inammissibile, il Mediatore deve chiudere il fascicolo relativo alla denuncia.

3.3. Il Mediatore deve decidere se vi siano motivi per indagare su una denuncia ammissibile. Qualora il Mediatore ritenga che non vi siano motivi per condurre un'indagine, deve chiudere il fascicolo relativo alla denuncia.

Articolo 4

Azioni di raccolta di informazioni durante le indagini

4.1. Nel caso in cui il Mediatore ritenga che ci siano fondati motivi per aprire un'indagine, questi deve identificare le accuse presentate dal denunciante che rientrano nel campo di applicazione dell'indagine.

4.2. Il Mediatore può chiedere all'istituzione interessata di fornire una risposta in relazione a tali accuse. Il Mediatore può altresì chiedere all'istituzione interessata di definire in sede di replica il suo punto di vista su aspetti specifici delle accuse e su questioni specifiche derivanti da o relative alla denuncia.

4.3. Il Mediatore può chiedere a un'istituzione di inviargli informazioni o documenti. Previa consultazione con l'istituzione interessata, il Mediatore può organizzare altresì l'ispezione di documenti pertinenti.

4.4. Le risposte dell'istituzione sulle questioni di cui ai paragrafi 4.2. e 4.3. devono essere rese entro i termini indicati dal Mediatore, che di norma non deve superare i tre mesi. Il termine specifico per fornire una risposta deve essere ragionevole, tenendo conto della complessità e dell'urgenza dell'indagine. Qualora il Mediatore ritenga che l'indagine sia di interesse pubblico, il termine per la risposta deve essere il più breve possibile in termini ragionevoli. Nel caso in cui l'istituzione interessata non sia in grado di fornire una risposta al Mediatore entro il termine stabilito, essa deve presentare una richiesta motivata di proroga.

4.5. Il Mediatore può chiedere all'istituzione interessata di organizzare un incontro con il Mediatore al fine di chiarire le questioni che rientrano nel campo di applicazione dell'indagine.

4.6. Il Mediatore può chiedere ai funzionari o ad altri agenti di un'istituzione di testimoniare in conformità con le norme previste dallo Statuto. Il Mediatore può decidere che la persona che deve testimoniare lo faccia in modo riservato.

4.7. Ai fini della realizzazione di un'indagine, il Mediatore può chiedere a uno Stato membro, attraverso la sua rappresentanza permanente, di fornire informazioni o documenti relativi alla presunta cattiva amministrazione da parte di un'istituzione, in conformità con le norme stabilite nello Statuto.

4.8. Quando un'istituzione o uno Stato membro forniscono informazioni o documenti al Mediatore ai sensi dei paragrafi 4.2., 4.3., 4.5. o 4.7., essi devono identificare chiaramente le informazioni che considerano riservate. Il Mediatore non divulgherà tali informazioni riservate, né al denunciante né al pubblico, senza il previo accordo dell'istituzione o dello Stato membro interessati.

4.9. Se un'istituzione o uno Stato membro non forniscono al Mediatore l'assistenza di cui ai punti 4.2., 4.3., 4.5. o 4.7., il Mediatore deve ricordare all'istituzione o allo Stato membro in questione il motivo per il quale tale assistenza è necessaria. Se, in seguito alla discussione con l'istituzione o lo Stato membro in questione, la questione non può essere risolta in modo soddisfacente per il Mediatore, quest'ultimo ne deve informare il Parlamento europeo e richiedere allo stesso di adottare qualsiasi azione esso ritenga opportuna.

4.10. Ai fini dell'esecuzione di un'indagine, il Mediatore può chiedere al denunciante o a terze parti di fornire al Mediatore informazioni o documenti, oppure di chiarire informazioni o documenti già forniti al Mediatore stesso. Il Mediatore può altresì richiedere un incontro con il denunciante al fine di chiarire questioni che rientrano nel campo di applicazione dell'indagine.

4.11. Il Mediatore può commissionare tutti gli studi o le perizie che ritenga rilevanti ai fini dell'indagine.

Articolo 5

Proposte di soluzioni

5.1. Qualora il Mediatore ritenga che sia possibile risolvere una denuncia, questi deve cercare una soluzione con l'istituzione interessata.

5.2. L'istituzione interessata deve rispondere alla proposta di soluzione del Mediatore entro un termine specifico che, di norma, non supera i tre mesi. Il termine specifico per fornire una risposta deve essere ragionevole, tenendo conto della complessità e dell'urgenza dell'indagine. Qualora il Mediatore ritenga che l'indagine sia di interesse pubblico, il termine per la risposta deve essere il più breve possibile in termini ragionevoli. Nel caso in cui l'istituzione interessata non sia in grado di fornire una risposta al Mediatore entro il termine stabilito, essa deve presentare una richiesta motivata di proroga.

5.3. Il Mediatore deve fornire al denunciante una copia della proposta di soluzione e della risposta dell'istituzione a tale proposta, dopo aver ottenuto la risposta dell'istituzione interessata. Il denunciante può presentare osservazioni al Mediatore entro un mese.

Articolo 6

Risultati e raccomandazioni

6.1. Il Mediatore può dare suggerimenti per il miglioramento in merito a questioni relative all'indagine nel corso di quest'ultima.

6.2. Qualora il Mediatore rilevi che non sussista alcuna cattiva amministrazione, che è stata trovata una soluzione oppure che non sono giustificate ulteriori indagini, l'indagine è chiusa con una decisione che definisce i risultati. Il Mediatore deve trasmettere la decisione al denunciante e all'istituzione interessata.

6.3. Qualora il Mediatore rilevi una cattiva amministrazione, esso deve presentare all'istituzione interessata qualsiasi raccomandazione ritenga appropriata ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 6, dello Statuto e chiedere all'istituzione interessata di fornire un parere in merito alla/e raccomandazione/i entro tre mesi. Il parere deve indicare se e, in caso affermativo, come l'istituzione abbia attuato o intenda attuare la/e raccomandazione/i. Il Mediatore deve trasmettere il parere al denunciante, il quale può presentare osservazioni in merito entro un mese.

6.4. Qualora il Mediatore si renda conto che la materia sulla quale sta indagando sia diventata oggetto di un procedimento giudiziario, il Mediatore deve chiudere l'inchiesta e informare il denunciante e l'istituzione.

Articolo 7

Chiusura di indagini che rilevano casi di cattiva amministrazione e relazioni destinate al Parlamento

7.1. Il Mediatore, dopo aver analizzato il parere dell'istituzione interessata e le eventuali osservazioni presentate dal denunciante ai sensi dell'articolo 6.3. della presente decisione, può chiudere l'indagine evidenziando le conclusioni definitive.

7.2. Il Mediatore deve presentare regolarmente al Parlamento europeo una relazione sulle sue indagini, anche mediante una relazione annuale.

7.3. Il Mediatore può presentare una relazione speciale al Parlamento europeo in merito a qualsiasi indagine nell'ambito della quale il Mediatore rilevi casi di cattiva amministrazione e che ritenga sia di notevole interesse pubblico.

Articolo 8

Indagini di propria iniziativa

8.1. Il Mediatore può condurre indagini di propria iniziativa che ritenga giustificate.

8.2. Le procedure applicabili alle indagini aperte in seguito a una denuncia si applicheranno, nella misura rilevante, anche alle indagini di propria iniziativa.

Articolo 9

Questioni procedurali

9.1. Qualora il Mediatore ritenga opportuno farlo, può adottare misure atte a garantire che una denuncia sia trattata come una questione prioritaria, tenendo conto degli obiettivi strategici.

9.2. Per quanto necessario, il Mediatore deve tenere il denunciante informato sullo stato di avanzamento di un'indagine. Qualora il Mediatore ritenga necessario chiarire con il denunciante qualsiasi aspetto di una risposta di un'istituzione al Mediatore, quest'ultimo può decidere di fornire al denunciante la risposta dell'istituzione interessata. Nel caso in cui il Mediatore decida di procedere in tal senso, può fornire al denunciante anche una copia della lettera del Mediatore all'istituzione nella quale richiede una risposta.

9.3. Il Mediatore può rendere pubbliche informazioni non riservate sullo stato di avanzamento di un'indagine. In particolare, in caso di indagini di interesse pubblico, il Mediatore può pubblicare le lettere che invia alle istituzioni o agli Stati membri, e le relative risposte.

9.4. Il Mediatore mantiene il possesso dei documenti ottenuti da un'istituzione o uno Stato membro nel corso di un'indagine, e dichiarati essere riservati da tale istituzione o Stato membro, soltanto fintantoché l'inchiesta è in corso e l'arco di tempo per trattare qualsiasi richiesta di riesame non sia scaduto. Il Mediatore può chiedere a un'istituzione o uno Stato membro di conservare tali documenti per un periodo di almeno cinque anni a seguito di una notifica resa loro nella quale il Mediatore dichiara di non trattenere più tali documenti.

9.5. Il denunciante ha il diritto di prendere visione del fascicolo del Mediatore relativo alla denuncia, nel caso in cui presenti una richiesta di riesame ai sensi dell'articolo 10 della presente decisione, ad eccezione dei documenti dichiarati confidenziali da un'istituzione, da uno Stato membro o dal Mediatore stesso, e di qualsiasi altra informazione riservata contenuta nel fascicolo.

9.6. Il Mediatore deve adottare le norme sull'accesso del pubblico ai documenti basate sul regolamento (CE) n. 1049/2001 (2).

9.7. Al fine di tutelare i legittimi interessi del denunciante o di una terza parte, il Mediatore può classificare le informazioni contenute in una denuncia o in altri documenti come riservati di propria iniziativa.

9.8. Il Mediatore deve gestire le comunicazioni abusive e le denunce relative a uno sviamento di procedura in conformità con le linee guida adottate dal Mediatore a tale fine.

9.9. Il Mediatore può decidere di interrompere un'indagine su richiesta del denunciante. Ciò non impedisce al Mediatore di aprire un'indagine di propria iniziativa sulla questione oggetto della denuncia.

9.10. Il Mediatore può chiudere un'indagine nel caso in cui il denunciante non abbia fornito qualsiasi informazione o osservazione richiesta.

Articolo 10

Richieste di riesame

10.1. Un denunciante ha il diritto di chiedere un riesame di una decisione adottata ai sensi degli articoli 3.2. e 3.3. della presente decisione, e di qualsiasi risultato contenuto in una decisione che chiude un'indagine, ad eccezione di una constatazione di cattiva amministrazione.

10.2. Le norme specifiche relative alle modalità secondo le quali il Mediatore si occupa delle richieste di riesame saranno esposte in una decisione del Mediatore.

Articolo 11

Delega per la gestione di denunce

Il Mediatore può delegare al segretariato parti del processo di gestione delle denunce. Il segretariato deve informare il denunciante del diritto di chiedere al Mediatore di riesaminare qualsiasi decisione presa dal segretariato.

Articolo 12

Cooperazione con i difensori civici e con analoghi organismi negli Stati membri

Il Mediatore può cooperare con difensori civici e analoghi organismi negli Stati membri, anche attraverso la Rete europea dei difensori civici.

Articolo 13

Regime linguistico

13.1. Chiunque può rivolgersi al Mediatore in qualsiasi lingua del trattato, in relazione a qualsiasi questione rientrante nella competenza del Mediatore. Il Mediatore deve redigere la risposta in quella lingua del trattato.

13.2. Una denuncia può essere presentata al Mediatore in qualsiasi lingua del trattato. Il Mediatore deve comunicare con un denunciante in tale lingua.

13.3. In circostanze eccezionali, il Mediatore può chiedere alle istituzioni di fornire copie dei documenti pertinenti nella lingua della denuncia. Nel fare tale richiesta, il Mediatore deve agire in modo proporzionale rispetto alle esigenze del denunciante e ragionevole per quanto riguarda le risorse delle istituzioni.

Articolo 14

Entrata in vigore

14.1. Il Mediatore abroga le disposizioni di attuazione adottate l'8 luglio 2002, come modificate il 5 aprile 2004 e il 3 dicembre 2008.

14.2. La presente decisione entra in vigore il 1o settembre 2016. Essa si applica a tutte le indagini in corso a tale data, a tutte le indagini avviate in tale data e a qualsiasi denuncia in merito alla quale il Mediatore non abbia ancora preso una posizione entro tale data.

14.3. Il Mediatore deve informare il presidente del Parlamento europeo della presente decisione.

14.4. Il Mediatore deve pubblicare la presente decisione nella Gazzetta ufficiale e sul sito web del Mediatore.

Fatto a Strasburgo, il 20 luglio 2016 Emily O'REILLY Mediatrice europea

(1) Adottata dal Parlamento il 9 marzo 1994 (GU L 113 del 4.5.1994, pag. 15) e modificata dalle sue decisioni del 14 marzo 2002 (GU L 92 del 9.4.2002, pag. 13) e 18 giugno 2008 (GU L 189 del 17.7.2008, pag. 25).

(2) Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43).