COMMISSIONE AMMINISTRATIVA PER IL COORDINAMENTODEI SISTEMI DI SICUREZZA SOCIALE

Decisione n. H10

del 21 ottobre 2020

relativa alle modalità di funzionamento e alla composizione della commissione tecnica per l’elaborazione elettronica dei dati presso la commissione amministrativa per il coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale

(Testo rilevante ai fini del SEE e dell’accordo CE/Svizzera)

(2021/C 89/06)

LA COMMISSIONE AMMINISTRATIVA PER IL COORDINAMENTO DEI SISTEMI DI SICUREZZA SOCIALE,

visto l’articolo 72 del regolamento (CE) n. 883/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 aprile 2004, relativo al coordinamento dei sistemi di sicurezza sociale (1), a norma del quale la commissione amministrativa è incaricata di promuovere e sviluppare la collaborazione tra gli Stati membri, in particolare modernizzando le procedure necessarie allo scambio di informazioni e adattando agli scambi elettronici i flussi di informazione tra le istituzioni, tenuto conto dell’evoluzione dell’elaborazione elettronica dei dati in ogni Stato membro, di adottare le norme strutturali comuni per i servizi di elaborazione elettronica dei dati, in particolare in materia di sicurezza e di utilizzazione degli standard e di fissare le modalità di funzionamento della parte comune di tali servizi,

visto l’articolo 73 del regolamento (CE) n. 883/2004, che dispone che la commissione amministrativa è incaricata di stabilire e determinare le modalità di funzionamento e la composizione della commissione tecnica per l’elaborazione elettronica dei dati, la quale elabora relazioni ed esprime un parere motivato prima che la commissione amministrativa prenda una decisione a norma dell’articolo 72, lettera d),

DECIDE:

Articolo 1 1. La commissione amministrativa istituisce la commissione tecnica per l’elaborazione elettronica dei dati, prevista dall’articolo 73, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 883/2004. Essa è denominata «la commissione tecnica». 2. La commissione tecnica espleta le funzioni di cui all’articolo 73, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 883/2004. 3. Il mandato relativo ai compiti specifici della commissione tecnica è stabilito dalla commissione amministrativa che può modificarli qualora necessario.

Articolo 2 1. La commissione tecnica è composta da due rappresentanti per Stato membro, uno dei quali è nominato titolare e l’altro supplente. 2. Il rappresentante governativo di ciascuno Stato membro presso la commissione amministrativa comunica le nomine al segretariato di detta commissione amministrativa. 3. I membri possono essere accompagnati alle riunioni della commissione tecnica da uno o più consulenti tecnici, se giustificato dalla natura dei temi da trattare. 4. Di norma ogni delegazione è costituita al massimo da quattro persone. 5. Il rappresentante della Commissione europea presso la commissione amministrativa o la persona da questo designata espleta una funzione consultiva in seno alla commissione tecnica. 6. Il rappresentante della Commissione europea, il membro supplente o altra persona designata dal segretariato della commissione amministrativa può partecipare a tutte le riunioni della commissione tecnica e dei suoi gruppi di lavoro ad hoc. A tali riunioni possono partecipare, qualora lo richieda la questione da trattare, anche uno o più rappresentanti di altri servizi della Commissione europea. 7. Un membro del segretariato della commissione amministrativa partecipa a tutte le riunioni della commissione tecnica e dei suoi gruppi di lavoro ad hoc.

Articolo 3 1. La carica di presidente della commissione tecnica è rivestita per ciascun semestre dal membro titolare, o altro funzionario appositamente designato, dello stesso Stato membro cui appartiene il presidente della commissione amministrativa designato per lo stesso periodo. 2. Se il presidente in carica non può assistere a una riunione della commissione tecnica, la riunione è presieduta dal suo supplente. 3. Il presidente della commissione tecnica può impartire al segretariato le istruzioni per l’organizzazione delle riunioni e l’esecuzione dei compiti spettanti alla commissione tecnica.

Articolo 4 La commissione tecnica è convocata con lettera inviata dal segretariato, in consultazione con il presidente della stessa commissione tecnica, ai membri e al rappresentante della Commissione europea almeno 10 giorni lavorativi prima della riunione.

Articolo 5 Qualora necessario, la commissione tecnica adotta relazioni e pareri motivati sulla base di documenti tecnici e studi. Essa può richiedere alle amministrazioni nazionali competenti qualsivoglia informazione reputi necessaria per lo svolgimento dei suoi compiti.

Articolo 6 1. La commissione tecnica può istituire gruppi di lavoro ad hoc composti da un numero limitato di persone incaricate di esaminare questioni specifiche e di presentare proposte alla commissione tecnica. La commissione tecnica descrive in un mandato scritto i compiti che devono svolgere tali gruppi di lavoro e relativo calendario dei lavori. 2. I gruppi di lavoro ad hoc sono presieduti da una persona designata dal presidente della commissione tecnica in consultazione con il rappresentante della Commissione europea o, in sua assenza, da un esperto che rappresenti lo Stato cui appartiene il presidente della commissione amministrativa. 3. Il presidente del gruppo di lavoro ad hoc è chiamato a partecipare alla riunione della commissione tecnica nel corso della quale è discussa la relazione di tale gruppo di lavoro ad hoc.

Articolo 7 Un membro designato del segretariato della commissione amministrativa prepara e organizza le riunioni della commissione tecnica.

Articolo 8 1. Le relazioni, i pareri motivati o altra decisione relativa ai compiti affidati alla commissione tecnica dalla commissione amministrativa a norma dell’articolo 1, paragrafo 3, sono adottati alla maggioranza semplice di tutti i membri della commissione tecnica, nel rispetto delle regole di voto applicate dal Consiglio dell’Unione europea. Ciascuno Stato membro ha un solo voto espresso dal membro titolare o dal suo supplente Nelle relazioni, nei pareri motivati o altra decisione della commissione tecnica va specificato se sono stati approvati all’unanimità o a maggioranza qualificata. Vanno indicate le conclusioni o le riserve espresse dalla minoranza. Quando la commissione tecnica decide in merito ai compiti di cui all’articolo 1, paragrafo 3, la commissione amministrativa può prendere la decisione finale sulla questione se cinque Stati membri ne fanno richiesta entro cinque giorni lavorativi dalla comunicazione della decisione della commissione tecnica alla commissione amministrativa. 2. Quando un membro titolare della commissione tecnica esercita la funzione di presidente, il supplente vota per lo Stato membro del presidente. Ogni membro presente alla votazione che si astenga dal voto è invitato dal presidente ad esporre i motivi dell’astensione. 3. Se la maggioranza dei membri presente si astiene, la proposta al voto si considera non presa in considerazione. 4. La commissione tecnica può decidere di adottare relazioni e pareri motivati con procedura scritta se tale procedura è stata convenuta in una precedente riunione. A tal fine il presidente trasmette ai membri della commissione tecnica il testo da approvare. Ai membri è accordato un termine di almeno 10 giorni lavorativi entro il quale poter adottare o rifiutare il testo proposto o astenersi dal voto. L’assenza di risposta entro il termine prescritto è considerata voto favorevole. Il presidente può decidere di avviare una procedura scritta anche senza previo accordo espresso in una riunione della commissione tecnica. In tal caso vale come voto favorevole solo l’approvazione scritta del testo proposto e il termine accordato sarà di almeno 15 giorni lavorativi. Alla scadenza del termine il presidente informa i membri del risultato del voto. La decisione che riceva il numero richiesto di voti favorevoli si ritiene adottata l’ultimo giorno del periodo entro il quale era stato chiesto ai membri di rispondere. 5. Se nel corso della procedura scritta un membro della commissione tecnica propone di modificare un testo, il presidente: (a) ricomincia la procedura scritta, comunicando ai membri la modifica proposta secondo la procedura di cui al paragrafo 4, in base alla natura della modifica il termine di cui al paragrafo 4 può essere ridotto a cinque giorni lavorativi; oppure (b) annulla la procedura scritta per discutere il caso alla riunione successiva, a seconda di ciò che ritiene opportuno per la materia in questione.

Articolo 9 1. Il segretariato, in consultazione con il presidente della commissione tecnica, redige l’ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione della commissione tecnica. Qualora necessario, prima di proporre un punto all’ordine del giorno, il segretariato può chiedere alle delegazioni interessate di esprimere per iscritto il loro parere sulla questione. L’ordine del giorno provvisorio comprende, in linea di massima, i punti sottoposti da un membro o dal rappresentante della Commissione europea. 2. L’ordine del giorno provvisorio è trasmesso ai membri della commissione tecnica e alle persone di cui all’articolo 2, paragrafo 6, almeno 15 giorni lavorativi prima dell’inizio di ciascuna riunione. Una versione riveduta dell’ordine del giorno può essere trasmessa cinque giorni lavorativi prima della riunione. La documentazione corrispondente ai punti all’ordine del giorno che richiedono decisioni o pareri nella rispettiva riunione dovrebbe essere resa disponibile, in linea di massima, almeno 10 giorni prima della riunione stessa. Ciò non si applica ai documenti contenenti informazioni generali che non necessitano di approvazione, alle circostanze eccezionali e altri casi che possono essere decisi dalla commissione tecnica a norma dell’articolo 14. 3. All’inizio di ogni riunione, la commissione tecnica approva l’ordine del giorno. Per inserire nell’ordine del giorno punti che non sono all’ordine del giorno provvisorio è necessario il voto unanime della commissione tecnica.

Articolo 10 1. Il segretariato della commissione amministrativa redige il verbale delle riunioni della commissione tecnica. La commissione tecnica approva il verbale nella versione inglese. 2. La versione inglese del verbale va inviata alle delegazioni per revisione al più tardi un mese prima della successiva riunione della commissione tecnica.

Articolo 11 1. Dopo ciascuna riunione la commissione tecnica presenta alla commissione amministrativa una relazione scritta sulle attività svolte e sui risultati conseguiti. 2. Su richiesta del presidente della commissione amministrativa, il presidente della commissione tecnica presenta alle riunioni della commissione amministrativa una relazione delle attività della commissione tecnica.

Articolo 12 Qualsivoglia azione proposta dalla commissione tecnica che comporti spese a carico della Commissione europea è soggetta all’approvazione del rappresentante di detta istituzione.

Articolo 13 Le relazioni, i pareri motivati, l’ordine del giorno, il verbale e altri documenti a sostegno delle attività della commissione tecnica sono redatti in inglese.

Articolo 14 Nella misura in cui ciò risulti necessario, la commissione tecnica può decidere all’unanimità di rendere più specifico e dettagliato il regolamento interno vigente.

Articolo 15 La presente decisione è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea. Essa si applica a decorrere dalla data di pubblicazione.

Articolo 16 La presente decisione sostituisce la decisione n. H8 del 17 dicembre 2015 (aggiornata con lievi precisazioni tecniche al 9 marzo 2016).

La presidente della commissione amministrativa Moira KETTNER

(1) GU L 166 del 30.4.2004, pag. 1.