ALLEGATO

Prescrizioni tecniche complementari del documento di viaggio provvisorio dell’UE

Parte I

Prerequisiti, istruzioni e standard di produzione (1)

1. CONTENUTO 50

2. ISTRUZIONI RELATIVE AI FABBRICANTI 50

3. SICUREZZA FISICA 50

3.1. STABILIMENTI DI PRODUZIONE 50

3.2. PERSONALE DI SICUREZZA 50

3.3. SALA OPERATIVA DI SICUREZZA 51

3.4. ACCESSO DI VISITATORI O TERZI 51

3.5. ACCESSO DEL PERSONALE 51

3.6. CONTROLLO DELL’AREA DI PRODUZIONE 51

3.7. MOVIMENTAZIONE DEI MATERIALI IN ENTRATA E IN USCITA 51

3.8. CONSEGNA 51

4. SICUREZZA DEI METODI E MATERIALI DI PRODUZIONE 52

4.1. LASTRE 52

4.2. CARTA 52

4.3. ELEMENTO DIFFRATTIVO OTTICAMENTE VARIABILE DELL’IMMAGINE 52

4.4. INCHIOSTRI DI SICUREZZA 53

4.5. CONSERVAZIONE 53

5. CONTROLLO DI QUALITÀ 53

6. NORME DI RIFERIMENTO 53

1. CONTENUTO

La presente parte dell’allegato stabilisce le regole di produzione dei documenti di viaggio provvisori dell’UE (ETD UE).

La presente parte dell’allegato può essere divulgata ai potenziali stampatori di sicurezza, ad esempio nell’ambito di una procedura di gara.

2. ISTRUZIONI RELATIVE AI FABBRICANTI

Possono fabbricare l’ETD UE soltanto le imprese o gli istituti di stampa di sicurezza pubblici o privati cui gli Stati membri commissionano tale produzione e che sono in grado di fabbricare documenti ad alta sicurezza.

L’impresa o l’istituto deve essere in grado di dimostrare la competenza necessaria per tale produzione. La sede del fabbricante deve essere nell’Unione e l’ETD UE deve essere parimenti fabbricato nell’Unione.

L’esternalizzazione della produzione dell’ETD UE è consentita soltanto se lo Stato membro committente la autorizza e ne dà comunicazione alla Commissione (questa restrizione non si applica alle materie prime né ai componenti come fibre e carta di sicurezza). Le imprese terze che intervengono nella produzione dell’ETD UE devono conformarsi agli standard e alle prassi di sicurezza illustrate nel presente documento.

Il fabbricante deve essere in possesso della certificazione ISO 9001 «Sistemi di gestione della qualità» e ISO/IEC 27001 «Sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni».

Il fabbricante deve possedere l’attuale certificato ISO 14298 «Gestione dei processi di stampa di sicurezza» (ex CWA 14641) di livello almeno «Governmental» o un certificato di livello equivalente a norma della regolamentazione nazionale.

Su richiesta dello Stato membro il fabbricante deve comunicargli i dati dei certificati degli audit di sicurezza.

Lo Stato membro è tenuto ad accertare che il fabbricante si conformi a queste regole e a comunicare alla Commissione il nominativo dell’impresa scelta per la produzione.

Il fabbricante deve segnalare allo Stato membro qualsiasi violazione della sicurezza che interessi l’ETD UE, il materiale di base o la sicurezza fisica delle strutture al momento della produzione; lo Stato membro deve informarne senza indugio la Commissione.

3. SICUREZZA FISICA

Le prescrizioni di cui alla presente sezione si aggiungono allo standard ISO 14298 e sono obbligatorie nella fase di produzione dell’ETD UE. Si applicano anche ai materiali, ai prodotti semilavorati e allo stoccaggio dell’ETD UE.

La sicurezza fisica dei locali e degli stabilimenti di produzione deve essere garantita in conformità dello standard ISO 14298 e dei requisiti per la certificazione di Intergraf (con particolare riguardo per la categoria di rischio E «Rischio di intrusione fisica e in termini di accesso») ovvero di una regolamentazione nazionale equivalente.

Chiunque (dipendente, guardia di sicurezza, visitatore, terzo ecc.) circoli nei locali o negli stabilimenti di produzione del fabbricante deve essere controllato in conformità dei requisiti per la certificazione di Intergraf in base a ISO 14298 ovvero di una regolamentazione nazionale equivalente.

3.1. STABILIMENTI DI PRODUZIONE

Lo stabile in cui sono stoccati e lavorati le materie prime, i prodotti semilavorati e i prodotti finiti deve aver ottenuto un certificato di livello almeno «Governmental» in base allo standard ISO 14298 o di livello equivalente a norma della regolamentazione nazionale.

3.2. PERSONALE DI SICUREZZA

Il fabbricante deve garantire la sicurezza dei locali e delle aree di produzione mediante uno specifico servizio specializzato o un’impresa di sicurezza di chiara fama e certificata, e affidarne la responsabilità a personale di sicurezza che abbia ricevuto una formazione adeguata. Per l’impresa di sicurezza esterna è raccomandato il possesso della certificazione di qualità (ad esempio ISO 9001, DIN 77200).

3.3. SALA OPERATIVA DI SICUREZZA

Il fabbricante deve allestire nei locali di produzione una sala operativa di sicurezza. Le misure di sicurezza fisica devono rispondere ai requisiti dello standard EN 50518 (non è necessaria la certificazione), ovvero alla regolamentazione/alle norme nazionali. In deroga alla precedente frase sono ammessi scostamenti dallo standard EN 50518 purché si basino su una valutazione del rischio. La porta di accesso alla sala operativa di sicurezza deve essere munita, in entrata e in uscita, di un lettore di carte o di un sistema biometrico di controllo dell’accesso che registri tutte le entrate e uscite ed essere dotata di una funzione che impedisce l’uscita in assenza della registrazione dell’entrata e viceversa («anti passback»).

Si raccomanda che in ogni momento siano presenti almeno due operatori (guardiani) e che detti operatori siano dipendenti del fabbricante.

3.4. ACCESSO DI VISITATORI O TERZI

Qualsiasi accesso di terzi o di visitatori alle aree di produzione deve essere sottoposto a controlli rigorosi con riferimento allo standard ISO 14298. La persona deve essere accompagnata in ogni momento e deve portare sempre il tesserino identificativo in modo visibile.

3.5. ACCESSO DEL PERSONALE

L’accesso alle aree di produzione deve essere limitato ai dipendenti autorizzati mediante un sistema di controllo dell’accesso su base rigorosamente individuale. Deve essere predisposta una procedura di controllo dell’accesso. Si raccomanda di consentire l’accesso soltanto in base al principio della necessità di conoscere.

3.6. CONTROLLO DELL’AREA DI PRODUZIONE

L’area di produzione deve essere controllata in permanenza. Quando non è usata, l’area di produzione deve essere chiusa materialmente a chiave e monitorata.

Se si rende necessario entrare nell’area quando non è usata per la produzione, il servizio di sicurezza deve esserne informato e deve essere presente durante la visita. In questa evenienza non deve essere possibile accedere all’area di produzione senza la presenza fisica del servizio di sicurezza (una o più persone distinte in possesso delle chiavi).

3.7. MOVIMENTAZIONE DEI MATERIALI IN ENTRATA E IN USCITA

Il fabbricante deve allestire zone specifiche di spedizione e ricezione dei materiali e prodotti in entrata e in uscita. Tutte le porte delle zone di spedizione e ricezione (cancelli della recinzione perimetrale, porte intermedie e porte interne della zona vera e propria) devono essere ad azionamento elettronico e a interblocco: quando una porta è aperta, le altre sono bloccate elettronicamente nella posizione chiusa.

Devono essere predisposte procedure di controllo da applicare ai visitatori e ai conducenti dei veicoli usati per il trasporto dei materiali. Ogni consegna di materiale deve essere annotata in un apposito registro.

3.8. CONSEGNA

Lo Stato membro committente regola le modalità di consegna dell’ETD UE di concerto con il fabbricante. Anche se non ancora personalizzato, l’ETD UE finito è considerato un elemento di sicurezza ad alto rischio, da trasportare nelle massime condizioni di sicurezza possibili.

Per ogni tipo di trasporto deve essere effettuata e documentata una valutazione generica del rischio e devono essere attuate tutte le ulteriori misure di sicurezza ritenute necessarie (ad esempio veicolo blindato, veicolo di scorta). La valutazione deve essere rivista a ogni mutamento delle circostanze del caso.

Tutte le operazioni di carico e scarico, consegna al destinatario compresa, devono essere monitorate con controllo duale, effettuato cioè da due o più persone.

La bolla di trasporto deve recare i numeri di serie degli ETD UE trasportati.

Si raccomanda di verificare a cadenza regolare nel corso del trasporto la situazione e la posizione dei veicoli che trasportano prodotti per la stampa di sicurezza. In caso di perturbazione del trasporto, almeno due sistemi indipendenti devono permettere un’effettiva comunicazione con i partner esterni.

L’impresa produttrice deve essere informata immediatamente di qualsiasi irregolarità (ad esempio se una parte che interviene nel trasporto non rispetta gli obblighi minimi, se il veicolo subisce un attacco o se durante il trasporto si verifica una perdita per una qualsiasi ragione).

I prodotti di sicurezza non devono essere accessibili dall’abitacolo; il vano in cui è trasportata la merce deve essere metallico e completamente chiuso (non sono ammessi veicoli telonati); le operazioni di carico e scarico devono essere possibili solo previa apertura di una portiera chiusa a chiave. Le chiavi delle serrature non devono essere trasportate nel veicolo.

4. SICUREZZA DEI METODI E MATERIALI DI PRODUZIONE

La presente sezione espone le necessarie informazioni di sicurezza relative agli elementi impiegati nella fabbricazione dell’ETD UE. Il fabbricante deve tenere una traccia di controllo integrale dell’intero processo, dall’arrivo del materiale di sicurezza alla consegna dell’ETD UE, compresa la distruzione del materiale indesiderato, deteriorato o semilavorato.

Il fabbricante sceglie i fornitori delle materie prime e se ne assume la responsabilità; laddove necessario la scelta deve essere approvata dallo Stato membro interessato. Si raccomanda di rivolgersi a fornitori di materie prime di sicurezza in possesso dello stesso grado di certificazione dei fabbricanti, specie per quanto riguarda lo standard ISO 14298. Se il fabbricante intende scegliere un fornitore che considera (e verifica opportunamente che sia) di chiara fama e affidabile ma che non ha la certificazione, lo Stato membro committente deve approvare la scelta e deve informarne la Commissione.

4.1. LASTRE

È raccomandato che tutte le lastre per la stampa dell’ETD UE siano prodotte nei locali del fabbricante autorizzato in cui è fabbricato l’ETD UE. Le lastre di stampa che non servono più (perché usurate, difettose ecc.) devono essere rese inutilizzabili e opportunamente distrutte in condizioni di sicurezza.

Le lastre che possono servire nuovamente per altre tirature devono essere conservate nei locali dell’impresa, in una zona protetta.

Se il fabbricante non è in grado di produrle nei propri locali, le lastre di stampa necessarie possono essere ordinate esclusivamente presso un fabbricante di lastre di chiara fama (ad esempio un fabbricante che abbia già prodotto lastre per il visto adesivo dell’UE), il quale deve essere comunque in possesso della certificazione ISO 14298. È possibile consegnare tali lastre a fabbricanti autorizzati soltanto previa ricezione dell’autorizzazione dello Stato membro. La Commissione deve essere informata.

4.2. CARTA

La carta prodotta per l’ETD UE deve essere sottoposta a controlli rigorosi, sia nella fase di fabbricazione della carta sia nelle necessarie tappe successive (applicazione del supporto adesivo). Ai fini dell’affidabilità della catena di approvvigionamento ciascuna bobina e ciascun foglio devono essere verificati sotto il profilo della sicurezza.

Prima della consegna al fabbricante dell’ETD UE è necessario contare tutta la carta oggetto della consegna. Occorre controllare e registrare i fogli consegnati al fabbricante e impiegati nella produzione.

La carta deve essere recapitata al fabbricante mediante trasporto protetto. Per il trasporto deve essere effettuata e documentata una valutazione generica del rischio e devono essere attuate tutte le ulteriori misure di sicurezza ritenute necessarie (ad esempio veicolo blindato, veicolo di scorta). La valutazione deve essere rivista a ogni mutamento delle circostanze del caso.

4.3. ELEMENTO DIFFRATTIVO OTTICAMENTE VARIABILE DELL’IMMAGINE

Occorre controllare e tenere traccia della produzione e dell’impiego dei DOVID (elementi diffrattivi otticamente variabili dell’immagine) nell’ETD UE, in un processo non limitato al solo DOVID completo, bensì esteso ai prodotti semilavorati e ai prodotti deteriorati o di scarto.

Le targhette di DOVID devono essere recapitate al fabbricante autorizzato mediante trasporto protetto. È necessario registrare il numero di DOVID oggetto della consegna.

Occorre contare e tenere traccia delle targhette di DOVID destinate a essere usate nei locali del fabbricante. Il materiale di scarto deve essere conservato in condizioni di sicurezza e, se opportuno, può essere distrutto in condizioni di sicurezza in data successiva. Occorre tenere una registrazione delle targhette in modo da poter esibire, se richiesta, una traccia di controllo integrale.

La Commissione o uno Stato membro possono ordinare i DOVID a cadenza annuale con un ordine cumulativo così da ridurne il prezzo per i singoli Stati membri. Gli Stati membri sono responsabili degli accordi contrattuali e finanziari in base all’ordine cumulativo. Possono partecipare all’ordine cumulativo di DOVID soltanto i fabbricanti notificati.

4.4. INCHIOSTRI DI SICUREZZA

L’ETD UE è prodotto con inchiostri di sicurezza il cui impiego è soggetto a limitazioni. Gli inchiostri possono essere ordinati presso fornitori di chiara fama o altri fabbricanti di ETD UE ovvero possono essere prodotti nei locali del fabbricante. Il fabbricante può consegnare tali inchiostri ad altro fabbricante autorizzato soltanto previa ricezione della prova che questi possiede l’autorizzazione a produrre ETD UE.

Gli inchiostri di sicurezza devono essere conservati in una zona protetta. È necessario tenere traccia degli inchiostri di sicurezza impiegati nel processo di produzione mediante una procedura di monitoraggio.

4.5. CONSERVAZIONE

Nella fabbricazione dell’ETD UE sono impiegati materiali riconducibili alle seguenti categorie:

— materiale di base (ad esempio inchiostri, carta di sicurezza)

— attrezzatura di base (ad esempio lastre di stampa)

— prodotti semilavorati (moduli e/o adesivi non finiti, non ancora sottoposti a tutte le fasi della produzione)

— ETD UE finito — modulo e adesivo.

In ciascuna fase occorre garantire la sicurezza, la tracciatura e il controllo adeguati dello stoccaggio e della manipolazione del prodotto. È raccomandato che le aree di stoccaggio soddisfino i requisiti delle camere blindate (cfr. standard ISO 14298).

5. CONTROLLO DI QUALITÀ

Ciascun fabbricante di ETD UE può determinare, in consultazione con lo Stato membro che ha autorizzato la produzione, quali controlli di qualità siano raccomandati in ciascuna fase della produzione. I controlli di qualità devono assicurare la conformità dell’ETD UE fabbricato con le prescrizioni tecniche stabilite dalla direttiva (UE) 2019/997 del Consiglio e dagli atti di esecuzione adottati in base ad essa, in modo che la qualità dell’ETD UE vari il meno possibile fra un lotto e l’altro.

Lo Stato membro interessato deve informare immediatamente gli altri Stati membri e la Commissione se sono prodotti e immessi in circolazione ETD UE non conformi alle prescrizioni tecniche.

6. NORME DI RIFERIMENTO

ISO 14298 Gestione dei processi di stampa di sicurezza (ex CWA 14641) EN 50518 Centri di monitoraggio e di ricezione allarmi ISO 9001 Sistemi di gestione della qualità ISO/IEC 27001 Sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni

(1) SECRET UE/EU SECRET non classifiée en l’absence de la partie II de l’annexe/when detached from Part II of the Annex — non-classified.