DECISIONE N. 18/97 recante la regolamentazione interna sul trattamento delle domande di accesso ai documenti di cui dispone la Corte (98/C 295/01)

LA CORTE DEI CONTI EUROPEA,

vista la dichiarazione sul diritto di accesso all'informazione allegata all'atto finale del trattato sull'Unione europea, la quale sottolinea che la trasparenza del processo decisionale rafforza il carattere democratico delle istituzioni nonché la fiducia del pubblico nei confronti dell'amministrazione,

viste le conclusioni dei Consigli europei di Birmingham e di Edimburgo a favore di una Comunità più vicina ai propri cittadini,

visto il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, segnatamente l'articolo 88,

ritenendo auspicabile munirsi di una regolamentazione interna sul trattamento delle domande di accesso ai documenti di cui dispone la Corte;

tenendo conto delle disposizioni del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio, del 1° febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità economica europea dell'energia atomica (1);

considerando che la presente regolamentazione interna rientra nel quadro della politica di comunicazione e d'informazione delle Comunità europee;

considerando che detta regolamentazione dovrà essere attuata nel pieno rispetto delle disposizioni relative alla confidenzialità di talune informazioni,

DECIDE:

Articolo 1 Principio generale

Nel quadro e nei limiti delle disposizioni previste dalla presente regolamentazione interna e della normativa che disciplina la riservatezza dei lavori di controllo, il pubblico ha accesso ai documenti della Corte dei conti, a prescindere dal loro supporto.

Articolo 2 Trattamento delle domande in prima istanza

1. La domanda di accesso ad un documento deve essere scritta e formulata in maniera sufficientemente precisa; essa deve riportare in particolare gli elementi che consentono di identificare il documento o i documenti in questione.

2. Tutte le domande ricevute dalla Corte dei conti vengono inoltrate al direttore delle Relazioni esterne e del Servizio giuridico, ed una copia delle stesse viene trasmessa al presidente e al segretario generale. Dopo aver consultato il membro della Corte interessato, egli esamina la ricevibilità della domanda e decide in merito al seguito da dare ad essa.

3. All'occorrenza, il direttore delle Relazioni esterne e del Servizio giuridico invita il richiedente a precisare ulteriormente la propria domanda. Detto invito deve essere presentato entro un mese a decorrere dalla data di ricevimento della domanda.

4. L'accesso ai documenti è possibile mediante consultazione in loco, oppure mediante il rilascio di una copia a spese del richiedente. La consultazione dei documenti deve aver luogo nella sede della Corte dei conti a Lussemburgo; la data e l'ora della consultazione devono essere concordate tra il richiedente e il direttore delle Relazioni esterne e del Servizio giuridico. Il richiedente è tenuto a versare un importo di 10 ECU più 0,05 ECU per foglio di carta per il rilascio della copia di un documento su supporto cartaceo che superi le 30 pagine; le eventuali spese di invio saranno addebitate anch'esse al richiedente. L'addebito delle spese attinenti ad altri mezzi d'informazione viene stabilito caso per caso e previamente comunicato al richiedente.

5. Il direttore delle Relazioni esterne e del Servizio giuridico informa per iscritto il richiedente, entro e non oltre un mese a decorrere dalla data di ricevimento della domanda, del seguito che ha deciso di dare a quest'ultima. Il direttore delle Relazioni esterne e del Servizio giuridico, consultandosi con i richiedenti, deve trovare una soluzione equa per dare seguito alle domande ripetitive e/o relative a documenti voluminosi. Le risposte negative devono essere motivate; esse devono altresì informare il richiedente che dispone di un mese per fare ricorso contro la decisione; allo scadere del termine si considera che egli abbia rinunciato alla propria domanda.

6. La persona cui verrà trasmesso un documento non potrà riprodurre o diffondere il suddetto documento salvo previa autorizzazione scritta della Corte dei conti.

Articolo 3 Trattamento dei ricorsi contro le domande respinte in prima istanza

1. I ricorsi presentati alla Corte dei conti sono trasmessi al Presidente della Corte dei conti, e copia degli stessi viene inviata al segretario generale e al direttore delle Relazioni esterne e del Servizio giuridico.

2. Il presidente della Corte dei conti, in consultazione con il Gruppo ADAR e il membro della Corte dei conti competente per la materia in questione, è abilitato a prendere decisioni sui ricorsi.

3. La risposta che notifica la decisione presa in seguito ad un ricorso deve essere formulata nel termine di due mesi a decorrere dal giorno della presentazione del ricorso stesso. Essa deve essere debitamente motivata e indicare le possibili vie di ricorso, ovvero i ricorsi giurisdizionali e la denuncia al mediatore, nelle condizioni previste rispettivamente negli articoli 173 e 138 E del trattato che istituisce la Comunità europea.

Articolo 4 Casi specifici ed eccezioni

1. Quando la domanda riguarda un documento di cui la Corte dei conti è in possesso ma di cui essa non è l'autrice, la Corte dei conti accusa ricevuta della domanda e indica la persona, l'istituzione o l'organismo cui la domanda deve essere rivolta.

2. Quando il documento richiesto è stato pubblicato o sarà pubblicato entro 12 mesi, il richiedente è invitato a rivolgersi all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee a Lussemburgo.

3. La Corte dei conti può rifiutare l'accesso ai documenti sulla base dei seguenti criteri:

a) la tutela dell'interesse pubblico (ad esempio, sicurezza pubblica, relazioni internazionali, stabilità monetaria, procedure giurisdizionali, attività d'ispezione e d'indagine),

b) la tutela dell'individuo e della vita privata (in particolare tutti i dati personali relativi ai funzionari e agli agenti della Corte dei conti),

c) la tutela del segreto in materia commerciale e industriale,

d) la tutela degli interessi finanziari delle Comunità,

e) la tutela della riservatezza su richiesta della persona fisica o morale che ha fornito l'informazione o della riservatezza richiesta dalla legislazione dello Stato membro che ha fornito l'informazione.

4. Conformemente all'obbligo di riservatezza decretato dall'articolo 88, paragrafo 1, del regolamento finanziario, la Corte dei conti rifiuta l'accesso a qualsiasi documento che contenga osservazioni di controllo.

5. La Corte dei conti può altresì rifiutare l'accesso per assicurare la tutela dell'interesse relativo alla segretezza delle sue delibere. In maniera generale, e salvo decisione contraria della Corte, essa rifiuta l'accesso a qualsiasi documento relativo ai propri metodi di lavoro.

Articolo 5 Entrata in vigore

La presente decisione è stata adottata dalla Corte dei conti nella 543a riunione svoltasi il 20 febbraio 1997. Essa entra in vigore il primo giorno del mese successivo a quello della sua adozione, ovvero il 1° marzo 1997.

Lussemburgo, 7 aprile 1997.

Per la Corte dei conti

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) GU L 43 del 15.2.1983, pag. 1.