IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea C 72/37

NORME DI ACCESSO AI DOCUMENTI DELL'EUROPOL

(2007/C 72/17)

IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELL'EUROPOL,

vista la convenzione Europol, in particolare l'articolo 32 bis,

vista la proposta del direttore dell'Europol,

considerando quanto segue:

(1) Ai sensi dell'articolo 32 bis, della convenzione Europol, su proposta del direttore dell'Europol, il consiglio di amministrazione adotta, deliberando a maggioranza dei due terzi dei suoi membri, disposizioni riguardanti l'accesso ai documenti dell'Europol per qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro, tenendo conto dei principi e delle limitazioni di cui al regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, adottato sulla base dell'articolo 255 del trattato che istituisce la Comunità europea.

(2) L'articolo 1, secondo comma, del trattato sull'Unione europea (in appresso «il trattato UE») sancisce il concetto di trasparenza, secondo il quale il trattato segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'unione sempre più stretta tra i popoli dell'Europa, in cui le decisioni siano prese nel modo più trasparente possibile e più vicino possibile ai cittadini.

(3) Questa politica di trasparenza consente una migliore legittimità, efficienza e responsabilità dell'amministrazione nei confronti dei cittadini in un sistema democratico. La politica di trasparenza contribuisce a rafforzare i principi di democrazia e di rispetto dei diritti fondamentali sanciti dall'articolo 6 del trattato UE, dall'articolo 255 del trattato che istituisce la comunità europea (in appresso «il trattato CE») e dall'articolo 42 della carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea.

(4) A norma dell'articolo 41, paragrafo 1, del trattato UE, il diritto d'accesso si applica altresì ai documenti relativi alla cooperazione di polizia e giudiziaria in campo penale.

(5) Il regolamento (CE) n. 1049/2001 del 30 maggio 2001 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (1), stabilisce i principi e le limitazioni generali che regolano il diritto d'accesso ai documenti del Parlamento, del Consiglio e della Commissione. L'articolo 32 bis della convenzione Europol fa riferimento ai principi e alle limitazioni stabiliti nel regolamento di cui sopra.

(6) In linea di principio, tutti i documenti dovrebbero essere accessibili al pubblico. Tuttavia, taluni interessi pubblici e privati dovrebbero essere tutelati mediante eccezioni. Laddove necessario, l'Europol deve poter tutelare la sua capacità di espletare le sue funzioni.

(7) Per garantire il pieno rispetto del diritto d'accesso, si dovrebbe applicare un procedimento amministrativo in due fasi, con ulteriore possibilità di denuncia presso il mediatore.

(8) Tali norme non pregiudicano l'articolo 19 della convenzione Europol in materia di diritto d'accesso.

HA ADOTTATO LE PRESENTI NORME:

Articolo 1

Definizioni

Ai fini delle presenti norme, valgono le seguenti definizioni:

a) «documento dell'Europol »o «documento», qualsiasi contenuto a prescindere dal suo supporto (testo su supporto cartaceo o elettronico, registrazione sonora, visiva o audiovisiva) che verta su aspetti relativi alle attività, alle politiche e alle decisioni dell'Europol.

b) «terzo», qualsiasi persona fisica o giuridica, o qualsiasi entità esterna all'Europol, compresi gli Stati membri, le altre istituzioni, gli altri organi e le altre agenzie dell'Unione europea, le organizzazioni internazionali, nonché i paesi terzi;

c) «documenti sensibili dell'Europol »indica i documenti che contengono informazioni che richiedono maggiori misure di sicurezza e che rientrano in uno dei seguenti livelli di classificazione: «Europol RISERVATO», «Europol RISERVATISSIMO», «Europol SEGRETO »o «Europol SEGRETISSIMO», in conformità delle norme sulla riservatezza delle informazioni dell'Europol.

Articolo 2

Scopo

L'obiettivo delle presenti norme è di:

a) definire i principi, le condizioni e le limitazioni, per motivi di interesse pubblico o privato, che disciplinano il diritto di accesso ai documenti dell'Europol in modo tale da garantire l'accesso più ampio possibile ai documenti;

b) definire regole che garantiscano l'esercizio più agevole possibile di tale diritto e

c) promuovere le buone prassi amministrative sull'accesso ai documenti.

Articolo 3

Destinatari e campo di applicazione

1. Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha un diritto d'accesso ai documenti dell'Europol, secondo i principi, le condizioni e le limitazioni definite nelle presenti norme.

2. Secondo gli stessi principi, condizioni e limitazioni l'Europol può concedere l'accesso ai documenti a qualsiasi persona fisica o giuridica che non risieda o non abbia la sede sociale in uno Stato membro.

3. Le presenti norme riguardano tutti i documenti detenuti dall'Europol, vale a dire i documenti formati o ricevuti dal medesimo e che si trovino in suo possesso concernenti tutti i settori d'attività dell'Europol.

4. I soggetti che fanno richiesta specifica dei dati che riguardano esclusivamente loro non sono disciplinati da tali norme. In questi casi, i soggetti devono fare riferimento alla procedura di cui all'articolo 19 della convenzione Europol.

5. Fatto salvo l'articolo 4, i documenti sono resi accessibili al pubblico su domanda scritta ovvero direttamente, sotto forma elettronica, ai sensi dell'articolo 11.

Articolo 4

Eccezioni

1. L'Europol rifiuta l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

a) l'interesse pubblico, in ordine: — alla sicurezza pubblica — al corretto svolgimento dei compiti dell'Europol, — alle attività investigative e operative di terzi, — alla difesa e alle questioni militari, — alle relazioni internazionali, — alla politica finanziaria, monetaria o economica della Comunità o di uno Stato membro,

b) la vita privata e l'integrità dell'individuo.

2. L'Europol rifiuta l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

— gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, ivi compresa la proprietà intellettuale,

— le procedure giurisdizionali e la consulenza legale,

— gli obiettivi delle attività ispettive, di indagine e di revisione contabile, diversi da quelli menzionati al paragrafo 1, lettera a),

a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

3. L'accesso a un documento elaborato per uso interno dall'Europol o da esso ricevuto, relativo ad una questione su cui lo stesso non abbia ancora adottato una decisione, viene rifiutato nel caso in cui la divulgazione del documento pregiudicherebbe il processo decisionale dell'Europol, a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

L'accesso a un documento contenente riflessioni per uso interno, facenti parte di discussioni e consultazioni preliminari in seno all'Europol, viene rifiutato anche una volta adottata la decisione, qualora la divulgazione del documento pregiudicherebbe il processo decisionale dell'Europol, a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

4. Per quanto concerne i documenti provenienti in toto o in parte da terzi, l'Europol consulta i terzi al fine di valutare l'eventuale applicazione dei paragrafi 1, 2 o 3. Se il documento di terzi proviene da uno Stato membro o da un Paese terzo o un'organizzazione con cui l'Europol ha stipulato un accordo di cooperazione, l'Europol non divulga il documento senza il loro consenso scritto.

5. Se solo alcune parti del documento richiesto sono interessate da una delle eccezioni, le parti restanti del documento sono divulgate.

6. Le eccezioni di cui ai paragrafi 1, 2 e 3 si applicano unicamente al periodo nel quale la protezione è giustificata sulla base del contenuto del documento. Le eccezioni sono applicabili per un periodo massimo di 30 anni. Nel caso di documenti coperti dalle eccezioni relative all'integrità o alla vita privata o agli interessi commerciali e nel caso di documenti sensibili dell'Europol, le eccezioni possono continuare ad essere applicate anche dopo tale periodo, se necessario.

Articolo 5

Documenti dell'Europol negli Stati membri e nei paesi terzi o nelle organizzazioni con cui l'Europol ha stipulato un accordo di cooperazione

Qualora uno Stato membro, un paese terzo o un'organizzazione con cui l'Europol abbia stipulato un accordo di cooperazione ricevano una domanda di accesso a un documento in suo possesso, che provenga dall'Europol, il paese terzo consulta l'Europol onde adottare una decisione che non metta in pericolo gli obiettivi delle presenti norme. L'Europol si impegna affinché i paesi terzi o le organizzazioni con cui l'Europol ha stipulato un accordo di cooperazione non divulghino il documento senza il consenso scritto dell'Europol. L'Europol fa in modo che tale obbligo figuri negli accordi di cooperazione conclusi tra l'Europol e le organizzazioni e i paesi terzi.

In alternativa, gli Stati membri possono deferire all'Europol la domanda di accesso.

Articolo 6

Domande

1. Le domande di accesso a un documento sono presentate in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue di cui all'articolo 33, paragrafo 1, della convenzione Europol e sono formulate in modo sufficientemente preciso per consentire all'Europol di identificare il documento in oggetto. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

2. Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, l'Europol può chiedere al richiedente di chiarirla e assisterlo nell'individuazione dei documenti richiesti; il termine fissato per la risposta di cui all'articolo 7 inizia dalla data in cui l'Europol riceve le informazioni supplementari.

3. Nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, l'Europol può contattare informalmente il richiedente onde trovare una soluzione equa.

4. L'Europol fornisce informazioni e assistenza ai cittadini sulle modalità e sul luogo di presentazione delle domande di accesso ai documenti. Una guida è disponibile sul sito web dell'Europol.

Articolo 7

Esame delle domande iniziali

1. Le domande di accesso ai documenti sono trattate prontamente. Al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento. Entro 30 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, l'Europol concede l'accesso al documento richiesto e fornisce l'accesso ai sensi dell'articolo 10 entro tale termine oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale e informa il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma ai sensi del paragrafo 3 del presente articolo.

2. In casi eccezionali, per esempio nel caso di una domanda relativa a documenti molto voluminosi o a un numero elevato di documenti, il termine di 30 giorni lavorativi di cui al paragrafo 1 può essere prorogato di altri 30 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

3. Nel caso di un rifiuto totale o parziale, il richiedente può, entro 30 giorni lavorativi dalla ricezione della risposta dell'Europol, chiedere allo stesso di rivedere la sua posizione, presentando una domanda di conferma.

4. In assenza di risposta nei termini da parte dell'Europol, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma.

Articolo 8

Trattamento delle domande di conferma

1. Le domande di conferma sono trattate prontamente. Entro 30 giorni lavorativi dalla loro registrazione, l'Europol concede l'accesso al documento richiesto e gli fornisce l'accesso ai sensi dell'articolo 10 entro tale termine oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale.

2. In casi eccezionali, per esempio nel caso di una domanda relativa a documenti molto voluminosi o a un numero elevato di documenti, il termine di 30 giorni lavorativi di cui al paragrafo 1 può essere prorogato di altri 30 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata.

Articolo 9

Documenti sensibili dell'Europol

1. Le domande d'accesso ai documenti sensibili dell'Europol nell'ambito delle procedure di cui agli articoli 7 e 8 sono trattate solo dal personale dell'Europol autorizzato all'accesso di tali documenti, conformemente al manuale di sicurezza dell'Europol.

2. I documenti sensibili dell'Europol non sono automaticamente soggetti a un rifiuto di accesso. Ogni documento sensibile viene esaminato per l'eventuale applicazione dell'articolo 4 riguardante le eccezioni. I documenti sensibili non possono essere divulgati, a meno che non vengano declassati ai sensi dell'articolo 10 delle norme sulla riservatezza. L'accesso ai documenti sensibili di terzi è soggetto al meccanismo di consultazione stabilito dall'articolo 4, paragrafo 4.

3. L'eventuale decisione, da parte dell'Europol, di rifiutare, in toto o in parte, l'accesso a un documento sensibile è motivata in modo tale da non pregiudicare gli interessi tutelati all'articolo 4.

Articolo 10

Accesso a seguito di una domanda

1. L'accesso ai documenti avviene tramite rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile, una copia elettronica, in base alla preferenza del richiedente. La riproduzione di meno di 20 pagine di formato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica sono gratuiti. Il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente.

2. Se un documento è già stato divulgato dall'Europol o da un terzo in questione ed è facilmente accessibile al richiedente, l'Europol può soddisfare l'obbligo di concedere l'accesso ai documenti informando il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto.

3. I documenti vengono forniti in una versione e in un formato già esistenti (compreso quello elettronico o un formato alternativo, quale il braille, la stampa a grandi caratteri o il nastro magnetico) e in una delle versioni linguistiche disponibili, tenendo conto della preferenza espressa dal richiedente.

Articolo 11

Accesso diretto sotto forma elettronica

1. Per quanto possibile, l'Europol rende direttamente accessibili al pubblico i documenti sotto forma elettronica o attraverso un registro.

2. In particolare, fatto salvo l'articolo 4, i documenti legislativi, vale a dire i documenti redatti o ricevuti nel corso delle procedure per l'adozione di atti giuridicamente vincolanti, dovrebbero essere resi direttamente accessibili.

Articolo 12

Esecuzione

L'esecuzione delle presenti norme sono soggette a una decisione del direttore dell'Europol, che delineerà in particolare il coinvolgimento degli organi dell'Europol nel trattare le domande d'accesso del pubblico ai documenti in questione.

Articolo 13

Informazione

L'Europol adotta i provvedimenti necessari per informare il pubblico dei diritti di cui gode in virtù delle presenti norme.

Articolo 14

Riproduzione di documenti

Le presenti norme non pregiudicano le disposizioni esistenti in materia di diritto d'autore, che possono limitare il diritto di terzi di riprodurre o sfruttare i documenti divulgati.

Articolo 15

Entrata in vigore

Le presenti norme entrano in vigore il 19 aprile 2007.

Fatto a l'Aia, addì 20 marzo 2007 Hans-Jürgen FÖRSTER Presidente del consiglio di amministrazione

(1) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.