IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 38/2

REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 110/2014 DELLA COMMISSIONE

del 30 settembre 2013

che stabilisce il regolamento finanziario tipo degli organismi di partenariato pubblico-privato di cui all’articolo 209 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (1), in particolare l’articolo 209,

considerando quanto segue:

(1) Sulla base dell’esperienza acquisita con l’istituzionalizzazione dei PPP come organismi dell’Unione ai sensi dell’articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (2), il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 ha previsto categorie aggiuntive di PPP al fine di ampliare la gamma di strumenti tra cui scegliere e integrare organismi dotati di una regolamentazione più flessibile e accessibile per i partner privati rispetto a quella applicabile alle istituzioni dell’Unione. Rientrano in queste categorie aggiuntive gli organismi di cui all’articolo 209 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 incaricati di attuare un partenariato pubblico-privato (di seguito «organismi di PPP»).

(2) Per assicurare la sana gestione finanziaria dei fondi dell’Unione e consentire agli organismi di PPP di adottare la propria regolamentazione finanziaria, è necessario adottare un regolamento finanziario tipo per gli organismi in questione.

(3) Gli organismi di PPP devono stabilire ed eseguire il loro bilancio nel rispetto dei principi di bilancio dell’unità e della verità del bilancio, dell’annualità, del pareggio, dell’unità di conto, dell’universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, che richiede un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza.

(4) Per garantire l’esecuzione globale dei compiti e delle attività dell’organismo di PPP, dovrebbe essergli consentito di iscrivere gli stanziamenti non utilizzati di un esercizio nello stato previsionale delle entrate e delle spese per al massimo i tre esercizi successivi.

(5) Poiché ai fondi dell’Unione messi a disposizione dell’organismo di PPP deve essere data esecuzione secondo la modalità della gestione indiretta di cui all’articolo 60 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, le disposizioni in materia di programmazione e informazione finanziaria devono essere coerenti con il metodo di gestione indiretta dell’esecuzione del bilancio. Il discarico dell’esecuzione del bilancio relativamente al contributo dell’Unione agli organismi di PPP deve rientrare nel discarico con cui il Parlamento europeo dà atto alla Commissione dell’esecuzione del bilancio dell’Unione. Pertanto, occorre prevedere, conformemente al regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, adeguate modalità di relazione annuale, che comprendano la presentazione di una dichiarazione di gestione, atte a consentire alla Commissione di esercitare al meglio le sue competenze in materia di discarico.

(6) È necessario definire i poteri e le competenze del contabile e dell’ordinatore tenendo conto del profilo pubblico-privato degli organismi di PPP. La responsabilità degli ordinatori dovrebbe essere totale per quanto riguarda tutte le operazioni di entrata e di spesa eseguite sotto la loro autorità, operazioni di cui dovrebbero rispondere anche, se del caso, nell’ambito di una procedura disciplinare.

(7) È necessario chiarire le funzioni di revisione contabile interna e di controllo interno e razionalizzare gli obblighi in materia di relazioni. La funzione di revisione contabile interna in seno all’organismo di PPP deve essere svolta dal revisore contabile interno della Commissione, che deve effettuare controlli ove lo giustifichino i rischi esistenti. È necessario stabilire le norme relative alla creazione e al funzionamento delle capacità di revisione contabile.

(8) Per garantire che ciascun organismo risponda dell’esecuzione del proprio bilancio e persegua le finalità che gli sono state attribuite al momento dell’istituzione, occorre consentire agli organismi di PPP di ricorrere a organismi esterni di diritto privato per l’espletamento delle funzioni loro affidate soltanto nei casi necessari e per funzioni che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l’esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.

(9) Occorre stabilire i principi da seguire per le operazioni di entrata e di spesa dell’organismo di PPP.

(10) Dato il profilo pubblico-privato degli organismi di PPP e in particolare del contributo del settore privato al bilancio di tale organismo, occorre ammettere procedure flessibili per l’aggiudicazione degli appalti pubblici. Le procedure applicabili dovranno rispettare i principi di trasparenza, proporzionalità, parità di trattamento e non discriminazione e discostarsi in parte dalle pertinenti disposizioni stabilite dal regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 della Commissione (3). È necessario migliorare e rendere meno onerosa la fornitura di beni e servizi, nonché evitare eccessivi costi di gestione delle procedure di appalto grazie al rafforzamento della cooperazione tra i membri degli organismi di PPP. Tali organismi dovranno pertanto avere la possibilità altresì di stipulare con i propri membri diversi dall’Unione contratti per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori a opera direttamente di tali membri, senza ricorrere a terzi.

(11) Per migliorare l’efficienza in termini di costi, occorre prevedere la possibilità di condividere i servizi o di trasferirli a un altro organismo o alla Commissione, permettendo in particolare che il contabile della Commissione venga incaricato della totalità o di una parte dei compiti del contabile dell’organismo di PPP.

(12) È opportuno che gli organismi di PPP possano ricorrere a esperti esterni per la valutazione delle domande di sovvenzione, dei progetti e delle offerte nonché per la formulazione di pareri e la consulenza in casi specifici. Tali esperti dovranno essere selezionati nel rispetto dei principi di non discriminazione, parità di trattamento e assenza di conflitto d’interesse.

(13) Per garantire l’attuazione coerente rispetto alle azioni gestite direttamente dalla Commissione, è opportuno che nell’ambito dell’attribuzione di sovvenzioni e premi siano applicabili le pertinenti disposizioni del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatte salve le eventuali disposizioni specifiche dello strumento che istituisce l’organismo di PPP o dell’atto di base del programma di cui si affida l’attuazione all’organismo di PPP.

(14) Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, le norme contabili applicate dagli organismi di PPP devono consentire siffatto consolidamento.

(15) È necessario stabilire che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, per consentire l’adozione in tempo utile del regolamento finanziario rivisto degli organismi di PPP con decorrenza dal 1o gennaio 2014, al fine di garantire l’applicazione di regole coerenti al prossimo quadro finanziario pluriennale,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

CAPO 1

PORTATA

Articolo 1

Oggetto

Il presente regolamento stabilisce i principi fondamentali in base ai quali l’organismo di partenariato pubblico-privato (di seguito «organismo di PPP») deve adottare la propria regolamentazione finanziaria. La regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP può discostarsi dal presente regolamento soltanto se lo impongano esigenze specifiche e previo accordo della Commissione, conformemente alle disposizioni dell’articolo 209, quarto comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

Ciascun organismo di PPP adotta nella sua regolamentazione finanziaria le modalità di applicazione di tali principi.

Articolo 2

Definizioni

Ai fini del presente regolamento si intende per:

— «consiglio di amministrazione»: l’organo decisionale principale a livello interno in materie finanziarie e di bilancio dell’organismo di PPP, indipendentemente dalla sua denominazione nell’atto costitutivo,

— «direttore»: la persona incaricata di eseguire le decisioni del consiglio di amministrazione nonché il bilancio dell’organismo di PPP in qualità di ordinatore, indipendentemente dalla sua denominazione nell’atto costitutivo,

— «membro»: un membro dell’organismo di PPP conformemente all’atto costitutivo,

— «atto costitutivo»: l’atto di diritto dell’Unione che disciplina gli aspetti essenziali relativi alla creazione e al funzionamento dell’organismo di PPP,

— «bilancio dell’organismo di PPP»: lo strumento che prevede e autorizza, per ciascun esercizio, tutte le entrate e le spese ritenute necessarie per l’organismo di PPP.

Articolo 3

Ambito di applicazione del bilancio

Il bilancio dell’organismo di PPP presenta:

a) le entrate dell’organismo di PPP, che comprendono: i) il contributo finanziario dei membri ai costi amministrativi; ii) il contributo finanziario dei membri ai costi operativi; iii) le entrate con destinazione specifica destinate a finanziare spese determinate; iv) le eventuali entrate generate dall’organismo di PPP;

b) le spese dell’organismo di PPP, comprese le spese amministrative.

CAPO 2

PRINCIPI DI BILANCIO

Articolo 4

Rispetto dei principi di bilancio

Alle condizioni di cui al presente regolamento, la formazione e l’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP rispettano i principi dell’unità, della verità del bilancio, dell’annualità, del pareggio, dell’unità di conto, dell’universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, che richiede un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza.

Articolo 5

Principi dell’unità e della verità del bilancio

1. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione a una linea del bilancio dell’organismo di PPP.

2. Nessuna spesa può essere impegnata né autorizzata in eccedenza agli stanziamenti autorizzati dal bilancio dell’organismo di PPP.

3. Uno stanziamento può essere iscritto nel bilancio dell’organismo di PPP solo se corrisponde a una spesa ritenuta necessaria.

4. Gli interessi generati dai versamenti di prefinanziamenti effettuati a partire dal bilancio dell’organismo di PPP non sono dovuti a quest’ultimo.

Articolo 6

Principio dell’annualità

1. Gli stanziamenti iscritti nel bilancio dell’organismo di PPP sono autorizzati per la durata di un esercizio, che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.

2. Gli stanziamenti di impegno coprono il costo totale degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio.

3. Gli stanziamenti di pagamento coprono i pagamenti derivanti dall’esecuzione degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio o durante gli esercizi precedenti.

4. Per quanto riguarda gli stanziamenti amministrativi, le spese non superano le entrate previste per l’esercizio indicate all’articolo 3, lettera a), punto i).

5. Considerato il fabbisogno dell’organismo di PPP, gli stanziamenti inutilizzati possono essere iscritti nello stato di previsione delle entrate e delle spese per al massimo i tre esercizi successivi. Tali stanziamenti devono essere utilizzati per primi.

6. I paragrafi da 1 a 5 non ostano a che gli impegni di bilancio per le azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possano essere ripartiti in frazioni annue quando ciò è previsto dall’atto di base o se si tratta di spese amministrative.

Articolo 7

Principio del pareggio

1. Entrate e stanziamenti di pagamento devono risultare in pareggio.

2. Gli stanziamenti di impegno non superano il contributo annuale corrispondente dell’Unione quale definito nell’accordo relativo al trasferimento annuale di fondi stipulato con la Commissione, maggiorato dei contributi annuali dei membri diversi dall’Unione, delle eventuali altre entrate di cui all’articolo 3, e dell’importo degli stanziamenti inutilizzati di cui all’articolo 6, paragrafo 5.

3. L’organismo di PPP non può sottoscrivere prestiti entro il quadro del suo bilancio.

4. Se il risultato dell’esercizio è positivo è iscritto nel bilancio dell’esercizio successivo fra le entrate.

Se il risultato dell’esercizio è negativo è iscritto nel bilancio dell’esercizio successivo come stanziamenti di pagamento.

Articolo 8

Principio dell’unità di conto

Il bilancio dell’organismo di PPP è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro. Per le esigenze di tesoreria, tuttavia, il contabile è autorizzato a effettuare operazioni in altre monete, alle condizioni precisate nel regolamento finanziario dell’organismo di PPP.

Articolo 9

Principio dell’universalità

1. Fatto salvo il paragrafo 2, l’insieme delle entrate copre l’insieme degli stanziamenti di pagamento. Tutte le entrate e le spese sono iscritte senza contrazione fra di esse, fatte salve eventuali disposizioni specifiche della regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP che prevedono che possano essere effettuate alcune detrazioni dalle richieste di pagamento, che in tale caso sono registrate come pagamenti dell’importo netto.

2. Le entrate aventi una destinazione specifica, quali redditi da fondazioni, sussidi, donazioni e legati, sono destinate a finanziare spese determinate.

3. Il direttore può accettare qualsiasi atto di liberalità a favore dell’organismo di PPP, in particolare fondazioni, sussidi, donazioni e legati.

L’accettazione di liberalità che potrebbero comportare oneri è soggetta all’autorizzazione del consiglio di amministrazione, il quale si pronuncia entro due mesi a decorrere dalla data in cui la domanda gli è stata presentata. Se il consiglio di amministrazione non delibera entro tale termine, la liberalità si considera accettata.

L’importo oltre il quale l’onere è considerato significativo è stabilito mediante decisione del consiglio di amministrazione.

Articolo 10

Principio della specializzazione

1. Gli stanziamenti sono specificati almeno per titoli e per capitoli.

2. Il direttore può procedere a storni di stanziamenti da capitolo a capitolo senza limiti e da articolo ad articolo nei limiti del 10 % degli stanziamenti dell’esercizio che figurano sulla linea dalla quale viene effettuato lo storno.

Al di là del limite di cui al paragrafo 1, il direttore può proporre al consiglio di amministrazione storni di stanziamenti da titolo a titolo. Il consiglio di amministrazione dispone di tre settimane per opporsi a detti storni. Trascorso tale termine gli storni sono considerati adottati.

Il direttore informa al più presto il consiglio di amministrazione degli storni effettuati a norma del primo comma.

Articolo 11

Principio della sana gestione finanziaria

1. Gli stanziamenti sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.

2. Secondo il principio dell’economia, le risorse impiegate dall’organismo di PPP nella realizzazione delle proprie attività sono messe a disposizione in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.

Secondo il principio dell’efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.

Secondo il principio dell’efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi.

3. Sono stabiliti obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e corredati di un termine per tutti i settori di attività contemplati dal bilancio dell’organismo di PPP. La realizzazione di tali obiettivi è verificata mediante indicatori di performance stabiliti per ciascuna attività e le relative informazioni sono trasmesse al consiglio d’amministrazione dal direttore ogni anno al più tardi nei documenti che accompagnano il progetto di bilancio dell’organismo di PPP.

4. Salvo che l’atto costitutivo stabilisca che la Commissione deve svolgere valutazioni, per migliorare il processo decisionale l’organismo di PPP procede a valutazioni ex post dei programmi e delle attività che comportano spese importanti e i risultati di tale valutazione sono comunicati al consiglio di amministrazione.

Articolo 12

Controllo interno dell’esecuzione del bilancio

1. Il bilancio dell’organismo di PPP viene eseguito secondo il principio di un controllo interno efficace ed efficiente.

2. Ai fini dell’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:

a) efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;

b) affidabilità delle relazioni;

c) salvaguardia degli attivi e informazione;

d) prevenzione, individuazione e rettifica delle frodi e irregolarità e seguito dato a tali frodi e irregolarità;

e) adeguata gestione dei rischi connessi alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, tenendo conto del carattere pluriennale dei programmi, nonché della natura dei pagamenti in questione.

3. Un controllo interno efficace si basa sulle migliori pratiche internazionali e include, in particolare gli elementi stabiliti all’articolo 32, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, tenendo conto della struttura e delle dimensioni dell’organismo di PPP, della natura dei compiti affidatigli, degli importi in causa e dei rischi finanziari e operativi esistenti.

Articolo 13

Principio della trasparenza

1. Il bilancio dell’organismo di PPP è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto conformemente al principio della trasparenza.

2. Il bilancio dell’organismo di PPP, compresi la tabella dell’organico e i bilanci rettificativi, quali adottati, compresi eventuali adeguamenti previsti all’articolo 15, paragrafo 1, sono pubblicati sul sito Internet dell’organismo di PPP entro quattro settimane dalla loro adozione e sono trasmessi alla Commissione e alla Corte dei conti.

3. L’organismo di PPP pubblica sul proprio sito Internet, entro il 30 giugno dell’esercizio successivo, informazioni sui destinatari di fondi provenienti dal proprio bilancio, conformemente all’articolo 21, paragrafi 2, 3 e 4, del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 e secondo una presentazione standardizzata.

Le informazioni pubblicate devono essere facilmente accessibili, chiare ed esaurienti. Tali informazioni sono messe a disposizione nel debito rispetto dei requisiti in materia di riservatezza e di sicurezza, in particolare per quanto riguarda la tutela dei dati personali di cui al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (4).

4. I nomi degli esperti assunti conformemente all’articolo 34 del presente regolamento sono pubblicati su un sito Internet dell’Unione.

CAPO 3

PROGRAMMAZIONE FINANZIARIA

Articolo 14

Stato di previsione delle entrate e delle spese

1. Entro il 31 gennaio dell’anno che precede quello dell’esecuzione del suo bilancio, l’organismo di PPP trasmette alla Commissione e agli altri membri un progetto di stato di previsione delle proprie entrate e spese e gli orientamenti generali che le giustificano, unitamente al suo progetto di programma di lavoro di cui all’articolo 31, paragrafo 4.

2. Lo stato di previsione delle entrate e delle spese dell’organismo di PPP comprende:

a) una stima del numero di posti permanenti e temporanei, per gruppo di funzioni e per grado, nonché degli agenti contrattuali e degli esperti nazionali distaccati espressi in equivalenti tempo pieno, entro i limiti degli stanziamenti di bilancio;

b) in caso di variazione dell’organico, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti;

c) una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni;

d) informazioni sulla realizzazione di tutti gli obiettivi precedentemente fissati per le varie attività;

e) gli obiettivi stabiliti per l’esercizio cui si riferisce lo stato di previsione, con l’indicazione delle eventuali esigenze specifiche di bilancio destinate alla realizzazione di tali obiettivi;

f) i costi amministrativi e il bilancio eseguito dell’organismo di PPP nel corso dell’esercizio precedente;

g) l’importo dei contributi finanziari dei membri e il valore dei contributi in natura dei membri diversi dall’Unione;

h) informazioni sugli stanziamenti inutilizzati che sono iscritti nello stato di previsione delle entrate e delle spese per esercizio, conformemente all’articolo 6, paragrafo 5.

Articolo 15

Formazione del bilancio

1. Il bilancio dell’organismo di PPP e la tabella dell’organico, compreso il numero di posti permanenti e temporanei, per gruppo di funzioni e per grado, completato dal numero di agenti contrattuali e di esperti nazionali distaccati espressi in equivalenti tempo pieno, sono adottati dal consiglio di amministrazione conformemente all’atto costitutivo dell’organismo di PPP. La regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP può prevedere disposizioni dettagliate. Qualsiasi modifica del bilancio dell’organismo di PPP, nonché della tabella dell’organico, è oggetto di un bilancio rettificativo dell’organismo di PPP adottato conformemente alla procedura utilizzata per il suo bilancio iniziale. Il bilancio dell’organismo di PPP e, se del caso, i bilanci rettificativi dello stesso, sono adeguati per tenere conto dell’importo del contributo dell’Unione quale iscritto nel bilancio dell’Unione.

2. Il bilancio dell’organismo di PPP comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese.

3. Il bilancio dell’organismo di PPP presenta:

a) nello stato delle entrate: i) le previsioni di entrate dell’organismo di PPP per l’esercizio interessato («anno n»); ii) le entrate previste dell’esercizio precedente e le entrate dell’esercizio n-2; iii) gli opportuni commenti per ogni linea di entrata;

b) nello stato delle spese: i) gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’anno n; ii) gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’esercizio precedente, nonché le spese impegnate e le spese pagate nel corso dell’esercizio n-2, queste ultime espresse altresì come percentuale del bilancio dell’organismo di PPP dell’anno n; iii) uno stato riepilogativo delle scadenze dei pagamenti da effettuare nel corso degli esercizi successivi in base agli impegni di bilancio assunti nel corso di esercizi precedenti; iv) gli opportuni commenti per ciascuna suddivisione.

4. La tabella dell’organico riporta accanto al numero di posti autorizzati a titolo dell’esercizio il numero di posti autorizzati per l’esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente coperti. Le stesse informazioni sono fornite per il personale contrattuale e gli esperti nazionali distaccati.

CAPO 4

AGENTI FINANZIARI

Articolo 16

Esecuzione del bilancio in conformità del principio della sana gestione finanziaria

1. Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore, che esegue il bilancio in entrate e in spese dell’organismo di PPP conformemente al regolamento finanziario di detto organismo e al principio della sana gestione finanziaria, sotto la sua responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti autorizzati. L’ordinatore è incaricato di garantirne la legittimità e la regolarità.

A prescindere dalle responsabilità dell’ordinatore in merito alla prevenzione e individuazione delle frodi e irregolarità, l’organismo di PPP partecipa alle attività di prevenzione delle frodi dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

2. Il direttore può delegare i poteri d’esecuzione del bilancio al personale dell’organismo di PPP soggetto allo statuto, ove si applichi al personale dell’organismo di PPP, alle condizioni stabilite nel regolamento finanziario dell’organismo di PPP adottato dal consiglio di amministrazione. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti.

Articolo 17

Poteri e funzioni dell’ordinatore

1. Il bilancio dell’organismo di PPP è eseguito dal direttore nei servizi posti sotto la sua autorità.

2. Nella misura in cui ciò si rivela indispensabile, possono essere affidati, mediante contratto, a entità o organismi esterni di diritto privato compiti preparatori o accessori che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l’esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.

3. Il direttore pone in atto, conformemente alle norme minime stabilite dal consiglio di amministrazione e tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione e alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi di controllo interno adeguati all’esecuzione dei compiti del direttore. L’istituzione della struttura e dei sistemi in questione si fonda su un’analisi dei rischi che tiene conto del loro rapporto costo/efficacia.

Il direttore può introdurre, nell’ambito dei suoi servizi, una funzione di perizia tecnica e di consulenza per assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.

4. L’ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico alla Commissione per l’esecuzione del bilancio dell’Unione per l’esercizio interessato. I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del controllo o della revisione contabile. In ogni caso, per quanto riguarda la conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni, si applicano le disposizioni dell’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.

Articolo 18

Controlli ex ante

1. Ogni operazione è sottoposta ad almeno un controllo ex ante fondato su un’analisi documentale e sui risultati disponibili di controlli già effettuati, concernente gli aspetti operativi e finanziari dell’operazione.

I controlli ex ante comprendono l’avvio e la verifica di un’operazione.

L’avvio e la verifica di un’operazione sono funzioni distinte.

2. Per avvio di un’operazione si intende il complesso delle operazioni preparatorie all’adozione degli atti di esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP da parte dell’ordinatore responsabile.

3. Per verifica ex ante di un’operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall’ordinatore responsabile per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.

4. I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili.

La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall’ordinatore responsabile in base a considerazioni inerenti ai rischi e all’efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l’ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.

I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:

a) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili;

b) l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui all’articolo 11.

Ai fini dei controlli, l’ordinatore responsabile può ritenere che una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche costituisca un’unica operazione.

Articolo 19

Controlli ex post

1. L’ordinatore responsabile può predisporre controlli ex post per verificare operazioni già autorizzate in esito a controlli ex ante. Tali controlli possono essere organizzati come controlli a campione in funzione del rischio.

I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.

2. I controlli ex ante sono svolti da funzionari diversi da quelli responsabili dei controlli ex post. I funzionari responsabili dei controlli ex post non sono subordinati ai funzionari responsabili dei controlli ex ante.

I funzionari incaricati del controllo della gestione delle operazioni finanziarie dispongono delle necessarie competenze professionali.

Articolo 20

Relazione annuale

L’ordinatore responsabile rende conto annualmente al consiglio di amministrazione dell’esercizio delle sue funzioni. A tale fine l’ordinatore comunica, entro il 15 febbraio dell’esercizio successivo, al consiglio di amministrazione e alla Commissione:

a) una relazione sull’attuazione del programma di lavoro annuale dell’organismo di PPP e sull’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP, nonché sulle risorse umane;

b) i conti provvisori dell’organismo di PPP, compresa la relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio di cui all’articolo 39;

c) una dichiarazione di gestione che indica che, se non diversamente specificato nelle riserve, l’ordinatore ha la ragionevole certezza che: i) le informazioni figuranti nella relazione sono presentate correttamente e sono complete ed esatte; ii) le spese sono state effettuate per la finalità prevista; iii) i sistemi di controllo predisposti danno le necessarie garanzie quanto alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti;

d) Una sintesi delle relazioni finali di revisione contabile e dei controlli svolti, compresa un’analisi della natura e della portata degli errori e delle carenze riscontrate nei sistemi, nonché le misure correttive adottate o previste.

La relazione, che è commisurata alla natura dei compiti affidati e agli importi in causa, presenta i risultati delle sue operazioni a fronte degli obiettivi che sono stati assegnati, i rischi associati a tali operazioni, l’impiego delle risorse messe a disposizione e l’efficienza ed efficacia dei sistemi di controllo interno.

Entro il 1o luglio di ogni anno, il direttore trasmette alla Commissione i documenti menzionati alle lettere c) e d) del primo comma e la loro valutazione da parte del consiglio di amministrazione, la relazione annuale di attività approvata e i conti definitivi, accompagnati dall’approvazione del consiglio di amministrazione conformemente all’articolo 43, paragrafo 2. La Commissione trasmette tali documenti al Parlamento europeo e al Consiglio.

Articolo 21

Tutela degli interessi finanziari dell’Unione

1. Se un funzionario partecipante alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni ritiene irregolare o contraria ai principi della sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche che vincolano i funzionari una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta da un superiore, ne informa per iscritto il direttore, che risponde per iscritto. In caso d’inerzia del direttore o qualora egli confermi la decisione o l’istruzione iniziale e il funzionario consideri tale conferma insufficiente rispetto alla sua preoccupazione, il funzionario ne informa l’istanza pertinente di cui all’articolo 23, paragrafo 3. L’istanza di cui all’articolo 23, paragrafo 3 informa immediatamente il consiglio di amministrazione.

2. In caso di attività illecite, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell’organismo di PPP o dei suoi membri, il funzionario informa le autorità e le istanze designate dalla legislazione in vigore. I contratti conclusi con revisori esterni che sottopongono a revisione contabile la gestione finanziaria dell’organismo di PPP prevedono, per il revisore esterno, l’obbligo di informare l’ordinatore in merito a qualsiasi sospetto di attività illecita, frode o corruzione che possano ledere gli interessi dell’organismo di PPP o dei suoi membri.

Articolo 22

Contabile

1. Il consiglio di amministrazione nomina un contabile soggetto allo statuto, ove detto statuto si applichi al personale dell’organismo di PPP, che è interamente indipendente nell’esercizio delle sue funzioni. Il contabile è incaricato, presso l’organismo di PPP, di quanto segue:

a) provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all’incasso delle entrate e al recupero dei crediti accertati;

b) tenere la contabilità, preparare e presentare i conti conformemente al capo 8;

c) attuare, conformemente al capo 8, le norme contabili e il piano contabile;

d) definire e convalidare i sistemi contabili e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall’ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; al riguardo, il contabile è abilitato a verificare in qualsiasi momento il rispetto dei criteri di liquidazione;

e) provvedere alla gestione della tesoreria.

2. Due o più organismi di PPP possono nominare lo stesso contabile.

Gli organismi di PPP possono inoltre convenire con la Commissione che il contabile della Commissione svolga anche le funzioni di contabile dell’organismo di PPP.

Possono altresì affidare al contabile della Commissione una parte dei compiti del contabile dell’organismo di PPP, tenendo conto dell’analisi costi/benefici.

Nel caso di cui al presente paragrafo, essi adottano le disposizioni necessarie per evitare ogni conflitto d’interessi.

3. Il contabile ottiene dall’ordinatore tutte le informazioni necessarie all’elaborazione di conti che forniscano un’immagine fedele della situazione finanziaria dell’organismo di PPP e dell’esecuzione del bilancio. L’ordinatore garantisce l’affidabilità di tali informazioni.

4. Prima della loro adozione da parte del direttore, il contabile approva i conti, attestando in tal modo di avere la ragionevole certezza che i conti forniscono un’immagine fedele della situazione finanziaria dell’organismo di PPP.

Ai fini del primo comma, il contabile verifica che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme contabili di cui all’articolo 38 e che tutte le entrate e le spese siano contabilizzate.

Il contabile è abilitato a verificare le informazioni ricevute nonché a eseguire qualsiasi controllo supplementare che egli ritenga necessario per approvare i conti.

Il contabile formula riserve, se necessario, illustrando con precisione la natura e la portata di dette riserve.

Fatto salvo il paragrafo 5, solo il contabile è autorizzato a gestire denaro contante ed equivalenti di liquidità. Il contabile è responsabile della custodia dei medesimi.

5. Nell’esercizio dei suoi compiti e se ciò si rivela indispensabile a tal fine conformemente alla regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP, il contabile può delegare alcune delle proprie funzioni a personale soggetto allo statuto, ove questo si applichi al personale dell’organismo di PPP.

6. Fatti salvi eventuali provvedimenti disciplinari, il consiglio di amministrazione può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile dalle sue funzioni. In tale caso il consiglio di amministrazione nomina un contabile provvisorio.

Articolo 23

Responsabilità degli agenti finanziari

1. Gli articoli da 16 a 25 fanno salva l’eventuale responsabilità penale degli agenti finanziari, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti concernenti la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari dell’Unione o degli Stati membri.

2. L’ordinatore e il contabile sono responsabili sotto il profilo disciplinare e patrimoniale conformemente allo statuto dei funzionari. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell’organismo di PPP o dei suoi membri, sono adite le autorità e istanze designate dalla legislazione vigente, in particolare l’OLAF.

3. L’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione o alla quale la Commissione partecipa conformemente all’articolo 73, paragrafo 6, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, esercita nei confronti dell’organismo di PPP le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione, tranne se il consiglio di amministrazione decide di istituire un’istanza specializzata, indipendente a livello funzionale, o di partecipare a un’istanza comune creata da vari organismi. Per i casi presentati dagli organismi di PPP, l’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione o alla quale la Commissione partecipa comprende un membro del personale di un organismo di PPP.

Sulla base del parere dell’istanza di cui al primo comma, il direttore decide l’avvio di un procedimento volto ad accertare la responsabilità disciplinare o volto ad accertare una responsabilità del risarcimento del danno. Se l’istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all’ordinatore una relazione accompagnata da raccomandazioni. Se il parere chiama in causa il direttore, l’istanza lo trasmette al comitato di direzione e al revisore interno della Commissione. Il direttore fa riferimento, in forma anonima, ai pareri dell’istanza nella sua relazione di cui all’articolo 20 e indica le misure adottate per darvi seguito.

4. Ogni membro del personale può essere chiamato a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall’organismo di PPP per colpa personale grave da lui commessa nell’esercizio o in occasione dell’esercizio delle sue funzioni. La decisione motivata viene presa dall’autorità che ha il potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dalla legislazione in vigore.

Articolo 24

Conflitto d’interessi

1. Gli agenti finanziari ai sensi degli articoli da 16 a 25 e le altre persone partecipanti all’esecuzione del bilancio e alla gestione, compresi i relativi atti preparatori, alla revisione contabile o al controllo non adottano azioni da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli dell’organismo di PPP.

Laddove esista un rischio di questo tipo, la persona in questione si astiene da tali azioni e ne informa il direttore, che conferma per iscritto l’esistenza di un conflitto d’interessi. La persona in questione informa inoltre il proprio superiore gerarchico. Se l’agente è il direttore, la persona deve informarne il consiglio di amministrazione.

Qualora si accerti l’esistenza di un conflitto d’interessi, la persona in questione cessa ogni sua attività nella materia. Il direttore o il Consiglio di amministrazione, nel caso del direttore, intraprendono qualsiasi altra azione appropriata.

2. Ai fini del paragrafo 1, esiste un conflitto d’interessi quando l’esercizio imparziale e obiettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un’altra persona di cui al paragrafo 1 è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d’interessi con il destinatario.

Articolo 25

Separazione delle funzioni

Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e tra loro esclusive.

CAPO 5

REVISORE INTERNO

Articolo 26

Designazione, poteri e funzioni del revisore interno

1. L’organismo di PPP dispone di una funzione di revisione contabile interna, che viene esercitata nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.

2. La funzione di revisione contabile interna è esercitata dal revisore interno della Commissione. Il revisore interno non può essere né ordinatore né contabile.

3. Il revisore interno consiglia l’organismo di PPP riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.

Il revisore interno è incaricato in particolare di quanto segue:

a) verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi ad essi associati;

b) valutare l’efficienza e l’efficacia dei sistemi di controllo e di revisione contabile interni relativi a ciascuna operazione di esecuzione del bilancio.

4. Il revisore interno esercita le proprie funzioni in relazione all’insieme delle attività e dei servizi dell’organismo di PPP. Il revisore interno può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l’esercizio delle sue funzioni.

5. Il revisore interno prende conoscenza della relazione dell’ordinatore a norma dell’articolo 20 e degli altri elementi d’informazione individuati.

6. Il revisore interno presenta al consiglio di amministrazione e al direttore una relazione con le sue constatazioni e raccomandazioni.

Inoltre, il revisore interno riferisce nei seguenti casi:

— se non è stato dato seguito a rischi gravi e raccomandazioni essenziali,

— se vi sono ritardi significativi nell’attuazione delle raccomandazioni formulate in anni precedenti.

Il consiglio di amministrazione e il direttore adottano le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell’attuazione delle raccomandazioni scaturite dalla revisione contabile. Il consiglio di amministrazione esamina le informazioni di cui all’articolo 20 e verifica se le raccomandazioni sono state attuate pienamente e tempestivamente.

7. L’organismo di PPP comunica i dati di contatto del revisore interno a qualunque persona fisica o giuridica associata alle operazioni di spesa affinché possa contattare in forma riservata il revisore interno.

8. Le relazioni e le constatazioni del revisore interno sono accessibili al pubblico solo dopo la convalida da parte del revisore interno delle misure adottate per la loro attuazione.

Articolo 27

Indipendenza del revisore interno

L’indipendenza del revisore interno, la sua responsabilità circa le misure prese nell’esercizio delle sue funzioni e il suo diritto di avviare un’azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea sono determinati conformemente alle disposizioni dell’articolo 100 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

Articolo 28

Creazione di una struttura di revisione contabile interna

1. Il consiglio di amministrazione crea, tenendo conto del rapporto costo/efficacia e del valore aggiunto, una struttura di revisione contabile interna che svolge i propri compiti nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.

Il mandato, l’autorità e la responsabilità della struttura di revisione contabile interna sono stabiliti nella carta della revisione contabile interna e sono sottoposti all’approvazione del consiglio di amministrazione.

Il piano annuale della struttura di revisione contabile interna è preparato dal responsabile di tale struttura, tenendo conto tra l’altro, della valutazione, da parte del direttore, del rischio nell’organismo di PPP.

Il piano è esaminato e approvato dal consiglio di amministrazione.

La struttura di revisione contabile interna presenta al consiglio di amministrazione e al direttore le sue constatazioni e raccomandazioni.

Se la struttura di revisione contabile interna di un organismo di PPP non è efficace in termini di costi o non è in grado di rispettare le norme internazionali, tale organismo può decidere di condividere una struttura di revisione contabile interna con altri organismi di PPP che operano nello stesso settore.

In questi casi il consiglio di amministrazione degli organismi di PPP in questione stabilisce le modalità pratiche della struttura di audit interno condivisa.

I soggetti della revisione contabile interna collaborano efficacemente scambiandosi informazioni e relazioni di revisione contabile interna e, se del caso, stilando valutazioni comuni del rischio e svolgendo revisioni contabili congiunte.

2. Il consiglio di amministrazione e il direttore adottano le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell’attuazione delle raccomandazioni della struttura di revisione contabile interna.

CAPO 6

OPERAZIONI DI ENTRATA E DI SPESA

Articolo 29

Esecuzione delle entrate

1. L’esecuzione delle entrate comporta la formazione delle previsioni di crediti, l’accertamento dei diritti da recuperare e il recupero degli importi indebitamente versati. Essa comprende anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.

2. Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.

Se alla scadenza prevista nella nota di addebito il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l’ordinatore responsabile e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi via legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, con l’esecuzione forzata.

Quando l’ordinatore responsabile intenda rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi della sana gestione finanziaria e di proporzionalità. La decisione di rinuncia è motivata. La decisione di rinuncia specifica che sono state esplicate azioni ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata.

Il contabile tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell’organismo di PPP sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell’ordine di riscossione. Il contabile indica altresì le decisioni di rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato. Tale elenco va allegato alla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’organismo di PPP.

3. Qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi conformemente al regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.

4. I crediti dell’organismo di PPP nei confronti di terzi ed i crediti di terzi nei confronti dell’organismo di PPP sono soggetti a un termine di prescrizione di cinque anni.

Articolo 30

Contributo dei membri

1. L’organismo di PPP presenta ai suoi membri, alle condizioni e secondo le cadenze stabilite nell’atto costitutivo o convenute con essi, richieste di pagamento di tutto il loro contributo o di una parte di esso.

2. I fondi versati all’organismo di PPP dai suoi membri a titolo di contributo producono interessi a vantaggio del bilancio dell’organismo di PPP.

Articolo 31

Esecuzione delle spese

1. Per eseguire le spese, l’ordinatore procede agli impegni di bilancio e giuridici, alla liquidazione delle spese e all’emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari per l’esecuzione degli stanziamenti.

2. Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell’emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.

La liquidazione di una spesa è l’atto con cui l’ordinatore conferma un’operazione finanziaria.

L’autorizzazione delle spese è l’atto con il quale l’ordinatore responsabile, previa verifica della disponibilità degli stanziamenti, dà al contabile l’istruzione di pagare l’importo della spesa di cui ha effettuato la liquidazione.

3. Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio dell’organismo di PPP, l’ordinatore responsabile procede previamente a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.

4. Il programma di lavoro annuale dell’organismo di PPP contiene l’autorizzazione del consiglio di amministrazione per le spese operative del suddetto organismo per le attività a cui si riferisce, purché gli elementi definiti nel presente paragrafo siano chiaramente identificati.

Il programma di lavoro annuale comprende gli obiettivi dettagliati e i risultati attesi, compresi gli indicatori di prestazione. Esso contiene inoltre una descrizione delle azioni da finanziare e un’indicazione degli importi assegnati a ciascuna azione.

Qualsiasi modifica sostanziale del programma di lavoro annuale è adottata conformemente alla procedura utilizzata per il programma di lavoro iniziale, secondo le disposizioni dell’atto costitutivo.

Il consiglio di amministrazione può delegare all’ordinatore dell’organismo di PPP il potere di apportare modifiche non sostanziali al programma di lavoro.

Articolo 32

Periodi tempo

Il pagamento delle spese è effettuato entro i termini di tempo e secondo le disposizioni del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.

CAPO 7

ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL’ORGANISMO DI PPP

Articolo 33

Appalti pubblici

1. Per quanto riguarda l’aggiudicazione degli appalti pubblici, si applicano le disposizioni del titolo V del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatti salvi i paragrafi da 3 a 6 del presente articolo.

2. L’organismo di PPP partecipa alla banca dati centrale sull’esclusione istituita e gestita dalla Commissione conformemente all’articolo 108 del regolamento finanziario generale.

3. Per gli appalti il cui valore è compreso tra 60 000 EUR e le soglie di cui all’articolo 118 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 è consentita la procedura stabilita dal regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 per gli appalti di valore modesto non superiore a 60 000 EUR.

4. L’organismo di PPP può chiedere di essere associato, in qualità di amministrazione aggiudicatrice, all’aggiudicazione di appalti della Commissione o di appalti interistituzionali, nonché all’aggiudicazione di appalti di altri organismi di PPP.

5. L’organismo di PPP può stipulare con la Commissione, con gli uffici interistituzionali e con il Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea istituito dal regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio (5) e con altri organismi PPP contratti per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori da parte loro senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico.

L’organismo di PPP può stipulare un contratto senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico con i suoi membri diversi dall’Unione per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori da parte loro, senza fare ricorso a terzi.

La fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori di cui al primo e secondo comma non sono considerati come facenti parte del contributo dei membri al bilancio dell’organismo di PPP.

6. L’organismo di PPP può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunte con le amministrazioni aggiudicatrici dello Stato membro ospitante per coprire le proprie necessità amministrative o con le amministrazioni aggiudicatrici degli Stati membri, degli Stati dell’associazione europea di libero scambio o con paesi candidati dell’Unione che vi partecipano in qualità di membri. In questo caso si applica, mutatis mutandis, l’articolo 133 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.

L’organismo di PPP può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunte con i propri membri privati o con le amministrazioni aggiudicatrici dei paesi che partecipano ai programmi dell’Unione che vi partecipano in qualità di membri. In questo caso si applica, mutatis mutandis, il primo paragrafo dell’articolo 133 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.

Articolo 34

Esperti

Le disposizioni dell’articolo 287 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 si applicano, mutatis mutandis, alla selezione di esperti che forma oggetto di una procedura specifica prevista nell’atto di base del programma di cui si affida l’attuazione all’organismo di PPP. Questi esperti sono pagati sulla base di un importo fisso preventivamente annunciato e sono scelti in funzione della loro capacità professionale.

L’organismo di PPP può utilizzare gli elenchi redatti dalla Commissione o da altri organismi dell’Unione o organismi di PPP.

L’organismo di PPP può, se lo ritiene opportuno, selezionare qualsiasi individuo dotato delle competenze adeguate anche se non è ripreso nei suddetti elenchi.

Gli esperti esterni sono scelti in base all’adeguatezza delle loro competenze, esperienze e conoscenze in relazione ai compiti loro assegnati e nel rispetto dei principi di non discriminazione, di parità di trattamento e di assenza di conflitti d’interesse.

Articolo 35

Sovvenzioni

Per quanto riguarda le sovvenzioni, si applicano le disposizioni del titolo VI del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatte salve disposizioni specifiche dell’atto costitutivo.

Articolo 36

Premi

1. Per quanto riguarda i premi, si applicano le disposizioni del titolo VII del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatto salvo il paragrafo 2 del presente articolo.

2. I concorsi a premi con un valore unitario di 1 000 000 EUR o più possono essere pubblicati solo se sono previsti nel progetto di programma di lavoro di cui all’articolo 14, paragrafo 1.

Articolo 37

Indicazione dei mezzi di ricorso

1. Qualora un atto procedurale di un ordinatore leda i diritti di un richiedente o offerente, beneficiario o contraente, l’atto stesso riporta l’indicazione dei mezzi amministrativi e/o di ricorso giudiziario per l’impugnazione.

2. Sono indicati, in particolare, la natura del ricorso, l’istanza o le istanze che possono essere adite nonché i termini per l’esercizio del ricorso.

3. I paragrafi 1 e 2 sono soggetti alle eventuali procedure specifiche previste dagli atti di base del programma del programma di cui si affida l’attuazione all’organismo di PPP.

CAPO 8

CONTABILITÀ

Articolo 38

Norme relative alla contabilità

L’organismo di PPP crea un sistema contabile che fornisce tempestivamente dati precisi, completi e attendibili.

La contabilità dell’organismo di PPP è conforme alle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

Articolo 39

Struttura contabile

I conti dell’organismo di PPP comprendono quanto segue:

a) gli stati finanziari dell’organismo di PPP;

b) le relazioni sull’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP (relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio).

Ogni organismo di PPP prepara una relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio. La relazione fornisce, in termini sia assoluti che percentuali, informazioni sul tasso di esecuzione degli stanziamenti insieme a una sintesi sugli storni di stanziamenti fra le varie voci del bilancio.

Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’organismo di PPP trasmette la relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria al Parlamento europeo e al Consiglio entro il 31 marzo che segue l’esercizio chiuso.

Articolo 40

Principi contabili

Gli stati finanziari presentano le informazioni, comprese le informazioni sui metodi contabili, in maniera che garantiscano che sono pertinenti, affidabili, confrontabili e comprensibili. Gli stati finanziari sono formati in conformità dei principi contabili generalmente ammessi enunciati nelle norme contabili a norma dell’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 o dei principi contabili internazionali per il settore pubblico («norme IPSAS») basate sulla contabilità per competenza.

Articolo 41

Stati finanziari

1. Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:

a) il bilancio finanziario e il conto economico, che rappresentano l’intera situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell’esercizio precedente sono presentati conformemente alle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 o alle norme IPSAS basate sulla contabilità per competenza;

b) la situazione dei flussi di cassa che indica gli incassi e gli esborsi dell’esercizio e la situazione finale di tesoreria;

c) la situazione di variazione dell’attivo netto che presenta una sintesi dei movimenti che durante l’esercizio hanno interessato le riserve e gli utili accantonati.

2. Le note degli stati finanziari completano e commentano le informazioni presentate negli stati di cui al paragrafo 1 e forniscono tutte le informazioni supplementari prescritte dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, quando tali informazioni sono pertinenti in relazione alle attività dell’organismo di PPP.

Articolo 42

Relazioni sull’esecuzione del bilancio

Le relazioni sull’esecuzione del bilancio sono presentate in euro. Esse comprendono:

a) le relazioni che comprendono la totalità delle operazioni di bilancio dell’esercizio in entrate e in spese;

b) le note esplicative che completano e commentano le informazioni fornite nelle relazioni.

La struttura delle relazioni sull’esecuzione del bilancio è identica a quella del bilancio stesso.

Articolo 43

Conti provvisori e approvazione dei conti definitivi

1. Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’ordinatore dell’organismo di PPP trasmette i conti provvisori alla Corte dei conti entro il 15 febbraio che segue l’esercizio chiuso.

Nel caso di cui al primo comma, il contabile dell’organismo di PPP comunica inoltre al contabile della Commissione, entro il 15 febbraio che segue l’esercizio chiuso, la documentazione contabile in un formato standard stabilito dal contabile della Commissione ai fini del consolidamento.

2. Il contabile redige i conti definitivi dell’organismo di PPP. Il direttore li trasmette al consiglio di amministrazione per approvazione, accompagnati dal parere del revisore esterno di cui all’articolo 46, entro il 15 marzo che segue l’esercizio chiuso.

Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’ordinatore trasmette i conti definitivi, accompagnati dal parere del revisore esterno di cui all’articolo 46 e dell’approvazione del consiglio di amministrazione, alla Corte dei conti, al Parlamento europeo e al Consiglio entro il 1o luglio dell’esercizio successivo. In tale caso il contabile dell’organismo di PPP comunica inoltre al contabile della Commissione, entro il 1o luglio, la documentazione contabile in un formato standard stabilito dal contabile della Commissione ai fini del consolidamento.

Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’ordinatore dell’organismo di PPP trasmette altresì alla Corte dei conti, e in copia al contabile della Commissione, contemporaneamente a tali conti definitivi, una dichiarazione a essi relativa.

I conti definitivi sono corredati di una nota redatta dal contabile nella quale quest’ultimo dichiara che i conti definitivi sono stati elaborati nel rispetto del presente capo e dei principi, delle norme e dei metodi contabili applicabili.

I conti definitivi approvati dell’organismo di PPP sono pubblicati sul suo sito Internet entro un mese dalla loro adozione.

Articolo 44

Il sistema contabile

1. Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, il piano contabile armonizzato che deve essere applicato dall’organismo di PPP è adottato dal contabile della Commissione conformemente all’articolo 152 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

2. Il sistema contabile si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute in euro per esercizio.

3. La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale dell’organismo di PPP.

4. La contabilità di bilancio fornisce un quadro dettagliato dell’esecuzione del bilancio dell’organismo di PPP. Essa registra tutti gli atti d’esecuzione del bilancio in entrate e in spese.

Articolo 45

Inventari

L’organismo di PPP tiene inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che costituiscono il patrimonio dell’Unione. Ove sia necessario consolidare i conti degli organismi di PPP conformemente alle norme relative alla contabilità di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’organismo di PPP tiene detti inventari conformemente al modello stabilito dal contabile della Commissione. L’organismo di PPP verifica la concordanza tra le scritture d’inventario e la situazione di fatto.

CAPO 9

REVISIONE CONTABILE ESTERNA E LOTTA CONTRO LA FRODE

Articolo 46

Revisione contabile esterna

L’organismo di PPP è sottoposto a una revisione contabile esterna indipendente, svolta, conformemente alle pertinenti norme internazionalmente riconosciute, da un servizio di revisione contabile indipendente. Il parere del revisore contabile esterno accerta se i conti forniscono un quadro fedele, se i sistemi di controllo istituiti funzionano correttamente e se le operazioni sottostanti sono legittime e regolari. Il parere indica altresì se nel quadro dell’esercizio di revisione contabile sono sorti dubbi sulle asserzioni contenute nella dichiarazione di gestione di cui all’articolo 20. Il parere è sottoposto al consiglio di amministrazione e trasmesso alla Commissione unitamente ai conti definitivi dell’organismo di PPP entro e non oltre il 15 marzo.

Articolo 47

Esame dei conti da parte della Corte dei conti

1. Salvo disposizione contraria nell’atto costitutivo dell’organismo di PPP, la Corte dei conti garantisce il controllo dei conti dell’organismo di PPP conformemente all’articolo 287 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea. La Corte esamina la revisione contabile svolta dal revisore esterno indipendente di cui all’articolo 46 del presente regolamento e le azioni adottate in risposta alle risultanze.

2. Il controllo effettuato dalla Corte dei conti è disciplinato dagli articoli da 158 a 163 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

Articolo 48

Verifiche sul posto della Commissione, della Corte dei conti e dell’OLAF

1. Fatto salvo l’articolo 47, paragrafo 1, l’organismo di PPP concede al personale della Commissione e alle altre persone da essa autorizzate, nonché alla Corte dei conti, l’accesso ai propri siti e locali, nonché a tutte le informazioni, anche in formato elettronico, necessarie per effettuare i controlli.

2. L’OLAF può effettuare indagini, inclusi controlli e verifiche sul posto, conformemente alle disposizioni e alle procedure stabilite dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (6) e dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio (7) al fine di determinare se vi sia stata frode, corruzione o qualsiasi altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione in relazione a una sovvenzione attribuita o a un appalto finanziato dall’organismo di PPP.

3. Fatti salvi i paragrafi 1 e 2, i contratti, gli accordi e le decisioni dell’organismo di PPP contengono disposizioni che abilitano espressamente la Corte dei conti europea e l’OLAF a svolgere tali controlli e indagini in base alle rispettive competenze.

CAPO 10

DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI

Articolo 49

Richieste di informazioni

Per le questioni di bilancio di loro rispettiva competenza, la Commissione e i membri dell’organismo di PPP possono ottenere dall’organismo di PPP qualsiasi informazione o giustificazione pertinente.

Articolo 50

Adozione della regolamentazione finanziaria dell’organismo di PPP

Ogni organismo di cui all’articolo 209 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 è tenuto ad adottare una nuova regolamentazione finanziaria in vista della sua entrata in vigore il 1o gennaio 2014 o, in ogni caso, entro nove mesi a decorrere dalla data in cui l’organismo di PPP rientra nel campo di applicazione dell’articolo 209 del suddetto regolamento.

Articolo 51

Entrata in vigore

Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il 30 settembre 2013 Per la Commissione Il presidente José Manuel BARROSO

(1) GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1.

(2) Regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1).

(3) Regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 della Commissione, del 29 ottobre 2012, recante le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio dell’Unione (GU L 362 del 31.12.2012, pag. 1).

(4) Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).

(5) Regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio, del 28 novembre 1994, relativo all'istituzione di un Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea (GU L 314 del 7.12.1994, pag. 1).

(6) Regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio dell’11 settembre 2013 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio (GU L 248 del 18.9.2013, pag. 1).

(7) Regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 dell’11 novembre 1996 relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e alter irregolarità (GU L 292 del 15.11.1996, pag. 2).