30)

la sezione B è sostituita dalla seguente: «SEZIONE B REQUISITI DELL’AUTORITÀ 145.B.005 Ambito di applicazione La presente sezione definisce le condizioni per lo svolgimento dei compiti di certificazione, sorveglianza e applicazione delle norme nonché i requisiti amministrativi e del sistema di gestione cui deve conformarsi l’autorità competente responsabile dell’attuazione e garante del rispetto della sezione A. 145.B.115 Documentazione relativa alla sorveglianza L’autorità competente deve fornire tutti gli atti legislativi, le norme, le regole, le pubblicazioni tecniche e i relativi documenti al personale pertinente affinché possa svolgere i propri compiti e adempiere alle proprie responsabilità. 145.B.120 Metodi di rispondenza a) L’Agenzia deve sviluppare metodi accettabili di rispondenza (acceptable means of compliance, AMC) che possono essere utilizzati per stabilire la conformità al regolamento (UE) 2018/1139 e ai relativi atti delegati e di esecuzione. b) Per stabilire la conformità al presente regolamento possono essere utilizzati metodi alternativi di rispondenza. c) Le autorità competenti devono informare l’Agenzia riguardo a eventuali metodi alternativi di rispondenza utilizzati dall’impresa posta sotto la loro sorveglianza o dalle stesse autorità per stabilire la conformità al presente regolamento. 145.B.125 Informazioni all’Agenzia a) L’autorità competente dello Stato membro deve informare l’Agenzia in caso di problemi significativi nell’attuazione del regolamento (UE) 2018/1139 e dei relativi atti delegati e di esecuzione entro 30 giorni dal momento in cui l’autorità è venuta a conoscenza dei problemi. b) Fatti salvi il regolamento (UE) n. 376/2014 e i relativi atti delegati e di esecuzione, l’autorità competente deve fornire quanto prima all’Agenzia tutte le informazioni rilevanti dal punto di vista della sicurezza derivanti dalle segnalazioni di eventi registrate nella banca dati nazionale a norma dell’articolo 6, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 376/2014. 145.B.135 Reazione immediata a un problema di sicurezza a) Fatti salvi il regolamento (UE) n. 376/2014 e i relativi atti delegati e di esecuzione, l’autorità competente deve attuare un sistema per raccogliere, analizzare e diffondere in maniera adeguata le informazioni in materia di sicurezza. b) L’Agenzia deve attuare un sistema per analizzare in maniera adeguata tutte le informazioni pertinenti ricevute in materia di sicurezza e deve trasmettere immediatamente all’autorità pertinente degli Stati membri e alla Commissione tutte le informazioni, incluse le raccomandazioni o le azioni correttive da intraprendere, necessarie per reagire tempestivamente a un problema di sicurezza concernente i prodotti, le parti, le pertinenze, le persone o le imprese soggette al regolamento (UE) 2018/1139 e ai relativi atti delegati e di esecuzione. c) Non appena ricevute le informazioni di cui alle lettere a) e b), l’autorità competente deve adottare le misure adeguate per affrontare il problema di sicurezza. d) L’autorità competente deve notificare immediatamente le misure adottate conformemente alla lettera c) a tutte le persone o imprese tenute a rispettarle a norma del regolamento (UE) 2018/1139 e dei relativi atti delegati e di esecuzione. L’autorità competente deve inoltre notificare tali misure all’Agenzia e, nel caso in cui fosse necessaria un’azione combinata, agli altri Stati membri interessati. 145.B.200 Sistema di gestione a) L’autorità competente deve istituire e mantenere un sistema di gestione, che preveda almeno: 1) politiche e procedure documentate per descrivere l’organizzazione, i mezzi e i metodi che impiega per stabilire la conformità al regolamento (UE) 2018/1139 e ai relativi atti delegati e di esecuzione. Le procedure devono essere costantemente aggiornate e costituiscono i documenti di lavoro di base dell’autorità competente per tutti i compiti corrispondenti a essa spettanti; 2) un organico in numero sufficiente per svolgere i propri compiti e per adempiere alle proprie responsabilità. È necessario che l’autorità disponga di un sistema per pianificare la disponibilità del personale, al fine di garantire il corretto espletamento di tutti i compiti; 3) personale qualificato a svolgere i compiti assegnati e dotato della necessaria conoscenza ed esperienza nonché sottoposto a formazione iniziale e periodica per garantire una costante competenza; 4) strutture e uffici adeguati allo svolgimento da parte del personale dei compiti assegnati; 5) una funzione per monitorare la conformità del sistema di gestione ai corrispondenti requisiti e l’adeguatezza delle procedure, inclusa la definizione di un processo di audit interno e di un processo di gestione dei rischi di sicurezza. Il monitoraggio della conformità include un sistema di feedback sui rilievi dell’audit ai dirigenti dell’autorità competente per assicurare l’attuazione delle azioni correttive necessarie; 6) una persona o un gruppo di persone che risponde ai dirigenti dell’autorità competente per la funzione di monitoraggio della conformità. b) Per ogni settore di attività, ivi incluso il sistema di gestione, l’autorità competente deve nominare una o più persone responsabili della gestione dei compiti corrispondenti. c) L’autorità competente stabilisce procedure per la partecipazione a uno scambio reciproco di tutte le informazioni e gli aiuti necessari con le altre autorità competenti interessate, siano esse dello stesso Stato membro o di altri Stati membri, anche per quanto concerne: 1) tutti i rilievi sollevati e le azioni avviate in esito alla sorveglianza su persone e imprese che svolgono attività nel territorio di uno Stato membro, ma che sono certificate dall’autorità competente di un altro Stato membro o dall’Agenzia; 2) le informazioni derivanti dalla segnalazione di eventi obbligatoria e volontaria prescritta al punto 145.A.60. d) Una copia delle procedure inerenti al sistema di gestione e delle relative modifiche deve essere messa a disposizione dell’Agenzia ai fini della standardizzazione. 145.B.205 Assegnazione di compiti a soggetti qualificati a) L’autorità competente può assegnare a soggetti qualificati i compiti relativi alla certificazione iniziale o alla sorveglianza continua di imprese soggette al regolamento (UE) 2018/1139 e ai relativi atti delegati e di esecuzione. Nell’assegnare tali compiti, l’autorità competente deve assicurarsi di: 1) disporre di un sistema per verificare, inizialmente e in maniera continua, che il soggetto qualificato sia conforme all’allegato VI del regolamento (UE) 2018/1139. Tale sistema e i risultati delle valutazioni devono essere documentati; 2) aver stipulato un accordo scritto con il soggetto qualificato, approvato da entrambe le parti al livello dirigenziale appropriato, che stabilisca: i) i compiti da svolgere; ii) le dichiarazioni, le segnalazioni e i registri da fornire; iii) le condizioni tecniche da soddisfare nell’esecuzione di tali compiti; iv) la corrispondente copertura della responsabilità; v) la protezione delle informazioni acquisite nello svolgimento dei suddetti compiti. b) L’autorità competente deve garantire che il processo di audit interno e di gestione dei rischi di sicurezza istituito a norma del punto 145.B.200, lettera a), punto 5), riguardi tutti i compiti di certificazione e di sorveglianza continua svolti a suo nome dal soggetto qualificato. 145.B.210 Modifiche del sistema di gestione a) L’autorità competente deve disporre di un sistema per identificare le modifiche che incidono sulla sua capacità di svolgere i propri compiti e di adempiere alle proprie responsabilità come previsto dal regolamento (UE) 2018/1139 e dai relativi atti delegati e di esecuzione. Tale sistema deve permettere all’autorità competente di intraprendere le azioni necessarie per assicurare che il proprio sistema di gestione resti adeguato ed efficace. b) L’autorità competente deve aggiornare tempestivamente il proprio sistema di gestione per tenere conto delle modifiche del regolamento (UE) 2018/1139 e dei relativi atti delegati e di esecuzione, in modo da garantirne l’efficace attuazione. c) L’autorità competente deve notificare all’Agenzia ogni eventuale modifica che incida sulla sua capacità di svolgere i propri compiti e di adempiere alle proprie responsabilità come previsto dal regolamento (UE) 2018/1139 e dai relativi atti delegati e di esecuzione. 145.B.220 Conservazione dei registri a) L’autorità competente deve istituire un sistema per la conservazione dei registri che permetta un’adeguata archiviazione, l’accessibilità e una tracciabilità affidabile per quanto concerne: 1) le strategie e le procedure documentate del sistema di gestione; 2) la formazione, le qualifiche e le autorizzazioni del proprio personale; 3) l’assegnazione dei compiti, inclusi gli elementi richiesti al punto 145.B.205, nonché i dettagli dei compiti assegnati; 4) i processi di certificazione e la sorveglianza continua delle imprese certificate, che comprendono: i) la richiesta di un certificato di impresa; ii) il programma di sorveglianza continua dell’autorità competente, con tutti i dati delle valutazioni, degli audit e delle ispezioni; iii) il certificato di impresa ed eventuali modifiche; iv) una copia del programma di sorveglianza, con l’elenco delle date previste per gli audit e le date effettive di svolgimento; v) copie di tutta la corrispondenza formale; vi) raccomandazioni per il rilascio o il rinnovo di un certificato, informazioni dettagliate sui rilievi e sulle azioni adottate dalle imprese per chiuderli, comprese data di chiusura, misure di esecuzione e osservazioni; vii) relazioni di valutazione, audit e ispezione rilasciate da un’altra autorità competente conformemente al punto 145.B.300, lettera d); viii) copie di tutti i MOE o manuali dell’impresa e delle relative modifiche; ix) copie di eventuali altri documenti approvati dall’autorità competente; 5) i documenti a supporto dell’impiego di metodi alternativi di rispondenza; 6) le informazioni in materia di sicurezza fornite a norma del punto 145.B.125 e le misure di follow-up; 7) il ricorso a disposizioni di salvaguardia e di flessibilità in conformità all’articolo 70, all’articolo 71, paragrafo 1, e all’articolo 76, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2018/1139. b) L’autorità competente deve conservare un elenco di tutti i certificati di impresa da essa rilasciati. c) Tutti i registri di cui alle lettere a) e b) devono essere conservati per un periodo minimo di cinque anni fatta salva la normativa applicabile in materia di protezione dei dati. d) Tutti i registri di cui alle lettere a) e b) devono, su richiesta, essere messi a disposizione di un’autorità competente di un altro Stato membro o dell’Agenzia. 145.B.300 Principi di sorveglianza a) L’autorità competente deve verificare: 1) la rispondenza ai requisiti applicabili alle imprese, prima di rilasciare un certificato di impresa; 2) la continua rispondenza ai requisiti applicabili delle imprese che essa ha certificato; 3) l’attuazione di appropriate misure di sicurezza imposte dall’autorità competente conformemente al punto 145.B.135, lettere c) e d). b) Tale verifica deve: 1) essere basata sulla documentazione diretta specificamente a fornire al personale responsabile della sorveglianza una guida per lo svolgimento delle proprie funzioni; 2) fornire alle imprese interessate i risultati dell’attività di sorveglianza; 3) essere basata su valutazioni, audit e ispezioni e, se necessario, su ispezioni senza preavviso; 4) fornire all’autorità competente le prove necessarie nel caso in cui siano richieste azioni aggiuntive, incluse le misure previste al punto 145.B.350. c) L’autorità competente deve stabilire l’ambito di applicazione della sorveglianza di cui alle lettere a) e b) tenendo conto dei risultati delle attività di sorveglianza svolte nel passato e delle priorità in materia di sicurezza. d) Se le infrastrutture di un’impresa sono ubicate in più di uno Stato, l’autorità competente, quale definita al punto 145.1, può decidere di far svolgere i compiti di sorveglianza alle autorità competenti dello Stato membro o degli Stati membri in cui sono ubicate le infrastrutture, oppure all’Agenzia se le infrastrutture sono situate al di fuori del territorio per il quale gli Stati membri sono competenti in applicazione della convenzione di Chicago. Ogni impresa soggetta a tale decisione è informata dell’esistenza della stessa e del suo ambito di applicazione. e) Per le attività di sorveglianza effettuate presso infrastrutture ubicate in uno Stato membro diverso da quello in cui l’impresa ha la sede principale di attività, l’autorità competente, quale definita al punto 145.1, deve informare l’autorità competente di tale Stato membro prima di effettuare qualsiasi audit o ispezione in loco delle infrastrutture. f) L’autorità competente deve raccogliere ed elaborare tutte le informazioni ritenute necessarie allo svolgimento delle attività di sorveglianza. 145.B.305 Programma di sorveglianza a) L’autorità competente deve stabilire e mantenere un programma di sorveglianza che includa le attività di sorveglianza prescritte al punto 145.B.300. b) Il programma di sorveglianza deve tenere conto della natura specifica dell’impresa, della complessità delle sue attività, dei risultati delle precedenti attività di certificazione o di sorveglianza, o entrambe, e si basa sulla valutazione dei rischi associati. Tale programma deve comprendere, all’interno di ciascun ciclo di pianificazione della sorveglianza: 1) valutazioni, audit e ispezioni, inclusi, a seconda dei casi: i) valutazioni del sistema di gestione e audit dei processi; ii) audit di prodotto su un campione pertinente dell’attività di manutenzione svolta dall’impresa; iii) campionamento delle revisioni dell’aeronavigabilità effettuate; iv) ispezioni senza preavviso; 2) riunioni organizzate tra il dirigente responsabile e l’autorità competente per assicurare che entrambe le parti siano informate in merito a questioni rilevanti. c) Il ciclo di pianificazione della sorveglianza non deve essere superiore a 24 mesi. d) Fatta salva la lettera c), il ciclo di pianificazione della sorveglianza può essere esteso a 36 mesi nel caso in cui l’autorità competente abbia stabilito che, durante i 24 mesi precedenti: 1) l’impresa ha dimostrato di saper individuare in maniera efficace i pericoli per la sicurezza aerea e di saper gestire i rischi associati; 2) l’impresa ha dimostrato in maniera continua la propria conformità al punto 145.A.85 e ha pieno controllo su tutte le modifiche; 3) non sono stati emessi rilievi di livello 1; 4) tutte le azioni correttive sono state attuate entro il periodo di tempo che è stato accettato o prorogato dall’autorità competente come previsto al punto 145.B.350. Fatta salva la lettera c), il ciclo di pianificazione della sorveglianza può essere ulteriormente esteso a un massimo di 48 mesi nel caso in cui, oltre a rispettare le condizioni illustrate alla lettera d), punti da 1) a 4), l’impresa abbia stabilito, e l’autorità competente approvato, un sistema continuo ed efficace di comunicazione all’autorità competente dei risultati conseguiti in materia di sicurezza e rispetto della regolamentazione da parte dell’impresa stessa. e) Il ciclo di pianificazione della sorveglianza può essere abbreviato in presenza di elementi che segnalano un deterioramento dei risultati conseguiti dall’impresa in materia di sicurezza. f) Il programma di sorveglianza deve prevedere anche la tenuta di registri delle date alle quali sono previsti valutazioni, audit, ispezioni e riunioni e delle date in cui tali valutazioni, audit, ispezioni e riunioni si sono effettivamente svolti. g) Al termine di ciascun ciclo di pianificazione della sorveglianza, l’autorità competente deve elaborare una relazione di raccomandazione sul proseguimento dell’approvazione, tenendo conto dei risultati della sorveglianza. 145.B.310 Procedura di certificazione iniziale a) Al ricevimento di una richiesta da parte di un’impresa per il rilascio iniziale di un certificato, l’autorità competente deve verificare che l’impresa rispetti i requisiti applicabili. b) Almeno una volta durante le indagini per la certificazione iniziale si deve tenere un incontro con il dirigente responsabile dell’impresa per accertare che questi comprenda il proprio ruolo e la propria responsabilità. c) L’autorità competente deve registrare tutti i rilievi emessi, le azioni di chiusura nonché le raccomandazioni per il rilascio del certificato. d) L’autorità competente deve confermare per iscritto all’impresa tutti i rilievi emersi nel corso della verifica. Per la certificazione iniziale tutti i rilievi devono essere corretti in modo giudicato soddisfacente dall’autorità competente prima che il certificato possa essere rilasciato. e) Se convinta che l’impresa risponde ai requisiti applicabili, l’autorità competente deve: 1) rilasciare il certificato di cui all’appendice III “Modulo 3-145 AESA” conformemente al sistema di classi e abilitazioni di cui all’appendice II; 2) approvare formalmente il MOE. f) Il numero di riferimento del certificato deve essere riportato sul certificato “Modulo 3-145 AESA” secondo le modalità specificate dall’Agenzia. g) Il certificato è rilasciato per una durata illimitata. Le attribuzioni e l’entità delle attività per le quali l’impresa è approvata, incluse le limitazioni eventualmente applicabili, devono essere specificate nelle condizioni di approvazione allegate al certificato. h) Per consentire all’impresa di attuare modifiche senza la previa approvazione dell’autorità competente in conformità al punto 145.A.85, lettera c), l’autorità competente deve approvare la pertinente procedura contenuta nel MOE che definisce l’ambito di applicazione di tali modifiche e descrive il modo in cui tali modifiche verranno gestite e notificate all’autorità competente. 145.B.330 Modifiche — imprese a) Al ricevimento di una richiesta relativa a una modifica che necessita di previa approvazione, l’autorità competente deve verificare che l’impresa sia conforme ai requisiti applicabili prima di rilasciare l’approvazione. b) L’autorità competente deve definire le condizioni alle quali l’impresa può operare durante la modifica, a meno che l’autorità competente stabilisca che il certificato dell’impresa debba essere sospeso. c) Se è convinta che l’impresa risponde ai requisiti applicabili, l’autorità competente deve approvare la modifica. d) Fatte salve le eventuali misure di esecuzione aggiuntive, se l’impresa applica modifiche che necessitano di previa approvazione senza averla ricevuta dall’autorità competente come indicato alla lettera c), l’autorità competente deve valutare la necessità di sospendere, limitare o revocare il certificato dell’impresa. e) L’autorità competente deve includere l’analisi delle modifiche che non necessitano di previa approvazione nella propria attività di sorveglianza continua conformemente ai principi di cui al punto 145.B.300. Qualora siano riscontrate non conformità, l’autorità competente deve informare l’impresa, richiedere ulteriori modifiche e agire in conformità al punto 145.B.350. 145.B.350 Rilievi e azioni correttive; osservazioni a) L’autorità competente deve disporre di un sistema per analizzare i rilievi sotto il profilo della loro rilevanza per la sicurezza. b) L’autorità competente deve emettere un rilievo di livello 1 qualora venga riscontrata una non conformità significativa rispetto ai requisiti applicabili del regolamento (UE) 2018/1139 e dei relativi atti delegati e di esecuzione, alle procedure e ai manuali dell’impresa, oppure rispetto al certificato dell’impresa, ivi comprese le condizioni di approvazione, che riduce la sicurezza o mette in serio pericolo la sicurezza del volo. I rilievi di livello 1 devono includere anche: 1) non aver concesso all’autorità competente l’accesso alle infrastrutture dell’impresa di cui al punto 145.A.140 durante il normale orario di lavoro e a seguito di due richieste scritte; 2) avere ottenuto il certificato di impresa o averne mantenuto la validità falsificando la documentazione presentata; 3) ogni prova di negligenza o utilizzo fraudolento del certificato di impresa; 4) assenza di un dirigente responsabile. c) L’autorità competente deve emettere un rilievo di livello 2 qualora venga riscontrata una non conformità rispetto ai requisiti applicabili del regolamento (UE) 2018/1139 e dei relativi atti delegati e di esecuzione, alle procedure e ai manuali dell’impresa, oppure rispetto al certificato dell’impresa, ivi comprese le condizioni di approvazione, che non è classificata come rilievo di livello 1. d) Quando viene riscontrato un rilievo nel corso della sorveglianza o con qualsiasi altro mezzo l’autorità competente, ferme restando eventuali azioni ulteriori previste dal regolamento (UE) 2018/1139 e dai relativi atti delegati e di esecuzione, deve comunicare per iscritto il rilievo all’impresa e chiedere un’azione correttiva diretta ad affrontare la non conformità individuata. Se un rilievo di livello 1 riguarda direttamente un aeromobile, l’autorità competente deve informarne l’autorità competente dello Stato membro nel quale l’aeromobile è registrato. 1) In presenza di rilievi di livello 1, l’autorità competente deve agire immediatamente e in modo adeguato per vietare o limitare le attività dell’impresa interessata e, se opportuno, per revocare il certificato, limitarlo o sospenderlo integralmente o parzialmente, a seconda dell’entità del rilievo di livello 1, fino a quando non sia stata intrapresa con successo un’azione correttiva da parte dell’impresa. 2) In presenza di rilievi di livello 2, l’autorità competente deve: i) concedere all’impresa un periodo di tempo per attuare un’azione correttiva che sia adeguato alla natura del rilievo e che in ogni caso non superi inizialmente i tre mesi. Detto periodo deve avere inizio alla data della comunicazione scritta del rilievo all’impresa, con cui è richiesta un’azione correttiva diretta ad affrontare la non conformità individuata. Alla fine di tale periodo, e a seconda della natura del rilievo, l’autorità competente può estendere il periodo di tre mesi a condizione che sia stato concordato con l’autorità stessa un piano di azioni correttive; ii) valutare il piano di azioni correttive e il piano di attuazione proposti dall’impresa e, se in seguito a tale valutazione conclude che essi sono sufficienti a correggere la non conformità, approvarli. 3) Qualora un’impresa non presenti un piano di azioni correttive accettabile, o non esegua le azioni correttive entro il periodo di tempo accettato o prorogato dall’autorità competente, il rilievo deve essere innalzato al livello 1 e devono essere intraprese le azioni di cui alla lettera d), punto 1). 4) L’autorità competente deve registrare tutti i rilievi mossi o che le sono stati segnalati in conformità alla lettera e) e, se del caso, le misure di esecuzione che ha applicato, nonché tutte le azioni correttive e le date di chiusura delle azioni per tutti i rilievi. e) Fatte salve eventuali misure di esecuzione aggiuntive, nel caso in cui un’autorità che esegue i compiti di sorveglianza a norma del punto 145.B.300, lettera d), individui una non conformità ai requisiti applicabili del regolamento (UE) 2018/1139 e dei relativi atti delegati e di esecuzione da parte di un’impresa certificata dall’autorità competente di un altro Stato membro o dall’Agenzia, tale autorità deve informare quest’ultima autorità competente e fornire un’indicazione del livello del rilievo. f) L’autorità competente può emettere osservazioni per uno qualsiasi dei casi seguenti per i quali non sono necessari rilievi di livello 1 o 2: 1) per qualsiasi elemento le cui prestazioni siano state valutate inefficaci; 2) qualora sia stato rilevato che un elemento è potenzialmente in grado di causare una non conformità ai sensi delle lettere b) o c); 3) qualora suggerimenti o miglioramenti siano rilevanti ai fini dei risultati complessivi dell’impresa in materia di sicurezza. Le osservazioni emesse a norma della presente lettera devono essere comunicate per iscritto all’impresa e registrate dall’autorità competente. 145.B.355 Sospensione, limitazione e revoca L’autorità competente deve: a) sospendere un certificato qualora ravvisi che sussistano motivi fondati per ritenere che tale azione sia necessaria a prevenire una minaccia credibile per la sicurezza degli aeromobili; b) sospendere, revocare o limitare un certificato se tale azione è necessaria a norma del punto 145.B.350; c) limitare o sospendere in toto o in parte un certificato se circostanze imprevedibili che esulano dal controllo dell’autorità competente impediscono ai suoi ispettori di adempiere alle loro responsabilità di sorveglianza nell’arco del ciclo di pianificazione della sorveglianza.»;