94/820/CE: Raccomandazione della Commissione, del 19 ottobre 1994, relativa agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati (Testo rilevante ai fini del SEE)



Gazzetta ufficiale n. L 338 del 28/12/1994 pag. 0098 - 0117



RACCOMANDAZIONE DELLA COMMISSIONE del 19 ottobre 1994 relativa agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati (Testo rilevante ai fini del SEE) (94/820/CE) LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, considerando che la decisione del Consiglio 91/385/CEE (1) ha istituito la seconda fase del programma Tedis (Trade electronic data interchange systems) e che l'articolo 3 si riferisce agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati (EDI); che l'allegato 1 della decisione prevede il completamento del progetto dell'accordo tipo europeo per la EDI; considerando che nel 1989 il Consiglio ha approvato gli accordi per la partecipazione dei paesi EFTA, rispettivamente l'Austria, la Finlandia, l'Islanda, la Norvegia, la Svezia e la Svizzera (2); considerando che la EDI, agevolando la trasmissione di dati tra utenti, può fornire un contributo crescente al rafforzamento della competitività delle imprese europee sia nel settore della produzione che in quello dei servizi; considerando che la promozione e il rapido sviluppo della EDI in Europa e tra l'Europa e i paesi terzi richiede una migliore comprensione da parte degli operatori economici delle implicazioni giuridiche delle transazioni effettuate facendo ricorso alla EDI; considerando che i lavori già iniziati nel campo della trasmissione elettronica di dati durante la prima fase del programma Tedis (dal 1988 al 1989), varato con la decisione del Consiglio 87/499/CEE (3), si sono conclusi con la preparazione di un progetto di « accordo tipo europeo per la EDI »; considerando che un « accordo tipo europeo per la EDI » contribuirebbe alla promozione della EDI, fornendo un approccio flessibile e concreto per la risoluzione dei problemi giuridici sollevati dall'impiego della EDI ed incorraggiando la cooperazione tra gli utenti per la trasmissione di messaggi mediante la EDI; considerando che un « accordo tipo europeo per la EDI » migliorerebbe il quadro giuridico fornendo un approccio uniforme per la risoluzione dei problemi giuridici; che aumenterebbe la certezza giuridica per gli operatori commerciali e ridurrebbe l'incertezza derivante dall'impiego della EDI; che eviterebbe alle imprese, soprattutto le piccole e medie imprese, di dovere redigere un proprio « accordo di interscambio » e di conseguenza eviterebbe inutili duplicazioni; considerando che l'« accordo tipo europeo » consiste di disposizioni giuridiche che devono essere integrate da specifiche tecniche riportate in un allegato tecnico in base alle esigenze specifiche degli utenti; considerando che l'obiettivo dell'« accordo tipo europeo per la EDI » è garantire una tutela adeguata dei dati riservati e personali, in particolare alla luce della proposta di direttiva del Consiglio relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (4); considerando che l'« accordo tipo europeo per la EDI » sostiene le norme internazionali ed europee; considerando che la necessità di « accordi di interscambio » normalizzati è riconosciuta da altri organismi internazionali interessati alla promozione della EDI, quali la Commissione economica delle Nazioni Unite per l'Europa (UN/ECE), il Gruppo di lavoro per l'agevolazione delle procedure per il commercio internazionale attraverso il suo programma di lavoro sugli aspetti giuridici, e la Commissione delle Nazioni Unite sul diritto commerciale internazionale (Uncitral); considerando che l'esistenza di un approccio europeo uniforme in relazione ai problemi connessi con l'impiego della EDI aumenterà il potere di negoziazione delle imprese degli Stati membri, quando svolgono attività commerciali mediante la EDI con paesi terzi; considerando che la Commissione continuerà a seguire costantemente gli sviluppi di questo settore e, all'occorrenza, adotterà le misure adeguate per aggiornare, rivedere e completare l'accordo tipo, RACCOMANDA: 1. che gli operatori economici e gli organismi che svolgono le proprie attività commerciali avvalendosi della EDI facciano ricorso all'accordo tipo europeo per la EDI e alle osservazioni contenuti negli allegati; 2. che gli Stati membri agevolino l'uso dell'« accordo tipo europeo per la EDI » e adottino idonee misure in tal senso. Fatto a Bruxelles, il 19 ottobre 1994. Per la Commissione Martin BANGEMANN Membro della Commissione (1) GU n. L 208 del 30. 7. 1991, pag. 66. (2) Decisioni del Consiglio 89/689/CEE, 89/690/CEE, 89/691/CEE, 89/692/CEE, 89/693/CEE, e 89/694/CEE, GU n. L 400 del 30. 12. 1989, pagg. 1, 6, 11, 16, 21, 26. (3) GU n. L 285 dell'8. 10. 1987, pag. 35. (4) COM (92) 422 def. - SYN 287. ALLEGATO 1 ACCORDO TIPO EUROPEO PER LA EDI DISPOSIZIONI GIURIDICHE INDICE Pagina Articolo 1. Oggetto e campo di applicazione 100 Articolo 2. Definizioni 100 Articolo 3. Validità e formazione del contratto 101 Articolo 4. Ammissibilità dei messaggi EDI come mezzo di prova 101 Articolo 5. Elaborazione e conferma di ricevimento dei messaggi EDI 101 Articolo 6. Sicurezza dei messagi EDI 102 Articolo 7. Riservatezza e protezione dei dati personali 102 Articolo 8. Registrazione e memorizzazione dei messaggi EDI 102 Articolo 9. Requisiti operativi per la EDI 103 Articolo 10. Specifiche e requisiti tecnici 103 Articolo 11. Responsabilità 103 Articolo 12. Risoluzione delle controversie 104 Articolo 13. Legge applicabile 104 Articolo 14. Entrata in vigore, modificazioni, risoluzione e separabilità 104 ACCORDO TIPO EUROPEO PER LA EDI DISPOSIZIONI GIURIDICHE Il presente accordo tipo europeo per la trasmissione elettronica di dati (EDI) è concluso tra: e in appresso definite « le parti », Articolo 1 Oggetto e campo di applicazione 1.1. L'« accordo tipo europeo per la EDI », in appresso definito « l'accordo », specifica le condizioni giuridiche che si applicano alle parti che effettuano transazioni usando la trasmissione elettronica di dati (EDI). 1.2. L'accordo consiste di disposizioni giuridiche, definite in appresso, ed è integrato da un allegato tecnico. 1.3. Se non diversamente concordato tra le parti, le disposizioni dell'accordo non regolano le obbligazioni contrattuali derivanti dalla transazioni effettuate utilizzando la EDI. Articolo 2 Definizioni 2.1. Ai fini dell'accordo, i termini che seguono sono così definiti: 2.2. EDI La trasmissione elettronica di dati (EDI) è il trasferimento elettronico, tra sistemi informatici, di dati commerciali e amministrativi, mediante una norma concordata per strutturare messaggi (messaggi EDI) 2.3. Messaggio EDI Un messaggio EDI consiste in una serie di segmenti, strutturali secondo una norma concordata, formattati in modo da poter essere letti dal computer e da poter essere elaborati automaticamente e senza ambiguità. 2.4. UN/Edifact Così come sono definite dall'UN/ECE (1), le norme delle Nazioni Unite per la trasmissione elettronica di dati per l'amministrazione, il commercio e i trasporti, comprendono un insieme di norme, repertori e orientamenti, approvati a livello internazionale, per la trasmissione elettronica di dati strutturali, in particolare per il commercio di beni e servizi, tra sistemi informatici indipendenti. 2.5. Conferma di ricevimento La conferma di ricevimento di un messaggio EDI è la procedura mediante la quale, al ricevimento del messaggio EDI, il destinatario ne controlla la sintassi e la semantica e invia una conferma di ricevimento. Articolo 3 Validità e formazione del contratto 3.1. Le parti che intendono essere giuridicamente vincolate dal presente accordo rinunciano espressamente al diritto di contestare la validità di un contratto stipulato tramite la EDI in conformità delle condizioni dell'accordo, adducendo come unico motivo il fatto che esso sia stato stipulato tramite la EDI. 3.2. Ciascuna delle parti provvede affinché il contenuto di un messaggio EDI trasmesso o ricevuto non sia incompatibile con determinate leggi del proprio paese, la cui applicazione potrebbe limitarne il contenuto, e adotta tutte le misure necessarie per informare senza indugio l'altra parte dell'esistenza di tale eventuale contrasto. 3.3. Un contratto stipulato mediante la EDI si considera concluso alla data e nel luogo in cui il messaggio EDI che costituisce l'accettazione di un'offerta raggiunge il sistema informatico dell'offerente. Articolo 4 Ammissibilità dei messaggi EDI come mezzo di prova Nella misura consentita dalle leggi nazionali applicabili, le parti convengono che, in caso di controversia, le registrazioni contenenti i messaggi EDI, che esse hanno conservato in conformità delle condizioni del presente accordo, siano ammissibili nei procedimenti giudiziari e costituiscano, fino a prova contraria, la prova dei fatti in essi contenuti. Articolo 5 Elaborazione e conferma di ricevimento di messaggi EDI 5.1. I messaggi EDI devono essere elaborati il più presto possibile dopo il loro ricevimento, ed in ogni caso entro i termini specificati nell'allegato tecnico. 5.2. La conferma di ricevimento, se non è espressamente richiesta, non è necessaria. La conferma di ricevimento può essere richiesta in base a disposizioni specifiche incluse nell'allegato tecnico o su espressa richiesta del mittente formulata in un messaggio EDI. 5.3. Qualora sia necessaria la conferma di ricevimento, il destinatario del messaggio EDI per il quale è richiesta la conferma provvede affinché questa sia inviata entro . . . [un] giorno lavorativo a decorrere dalla data di ricevimento del messaggio, a meno che nell'allegato tecnico non sia stato specificato un termine diverso. Un giorno lavorativo significa qualunque giorno eccetto il sabato, la domenica o qualsiasi altro giorno di festività pubblica nel luogo di ricevimento del messaggio EDI. Il destinatario di un messaggio EDI per il quale è necessaria la conferma di ricevimento non può elaborare il contenuto del messaggio EDI fino al momento in cui non sia stata inviata la conferma. 5.4. Qualora non riceva la conferma di ricevimento entro il termine stabilito, il mittente può, previa notifica al destinatario, considerare il messaggio EDI invalido a decorrere dalla scadenza del termine, oppure può iniziare una procedura alternativa di recupero, come specificato nell'allegato tecnico, per garantire l'effettivo ricevimento della conferma. Qualora la procedura di recupero non sia stata avviata entro il termine stabilito, il messaggio EDI, previa notifica al destinatario, sarà considerato definitivamente invalido, a decorrere dalla scadenza del termine. Articolo 6 Sicurezza dei messaggi EDI 6.1. Le parti si impegnano ad applicare le procedure e le misure di sicurezza per garantire la protezione di messaggi EDI contro i rischi di accesso non autorizzato, manomissione, ritardo, distruzione o perdita. 6.2. Le procedure e le misure di sicurezza comprendono: la verifica dell'origine, la verifica dell'integrità, il non disconoscimento dell'origine e del ricevimento o la riservatezza dei messaggi EDI. Le procedure e le misure di sicurezza per la verifica dell'origine e la verifica dell'integrità, che consentono di identificare il mittente dei messaggi EDI e di garantire che i messaggi EDI ricevuti siano completi e non siano stati manomessi, sono obbligatorie per tutti i messaggi EDI. Se necessario, nell'allegato tecnico si possono specificare espressamente ulteriori procedure e misure di sicurezza. 6.3. Qualora, a seguito dell'applicazione di procedure e misure di sicurezza, il messaggio EDI venga rifiutato o riveli la presenza di un errore, il destinatario è tenuto ad informarne il mittente entro il termine indicato. Il destinatario di un messaggio EDI che è stato rifiutato o che contiene un errore non può elaborare il messaggio EDI prima di ricevere istruzioni dal mittente. Se un messaggio rifiutato o contenente un errore viene ritrasmesso dal mittente, il messaggio EDI deve specificare chiaramente che si tratta di un messaggio EDI corretto. Articolo 7 Riservatezza e tutela dei dati personali 7.1. Le parti provvedono affinché i messaggi EDI contenenti informazioni considerate riservate dal mittente o che le parti abbiano considerato tali di comune accordo, siano trattati con riservatezza e non siano rivelati o trasmessi a persone non autorizzate, né usati per scopi diversi da quelli convenuti dalle parti. Quando è autorizzata, l'ulteriore trasmissione di tali informazioni riservate è sottoposta allo stesso grado di riservatezza. 7.2. Dominio pubblico. Per informazioni di dominio pubblico si intende, in senso stretto, qualsiasi informazione conosciuta comunemente e a cui il pubblico può accedere facilmente. 7.3. Le parti possono accordarsi sull'uso di forme specifiche di protezione per determinati messaggi, quali l'applicazione di metodi di codifica, nella misura consentita dalla legge dei rispettivi paesi. 7.4. Qualora i messaggi EDI contenenti dati personali siano inviati o ricevuti in paesi in cui non è in vigore alcuna legge sulla protezione dei dati, e fintanto che non venga adottata una normativa comunitaria in materia, ciascuna delle parti si impegna, come norma minima, a rispettare le disposizioni della convenzione del Consiglio d'Europa sulla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento automatico dei dati a carattere personale (1). Articolo 8 Registrazione e memorizzazione dei messaggi EDI 8.1. Ciascuna delle parti memorizza in un registro, integralmente e cronologicamente, in forma inalterata e sicura, tutti i messaggi EDI scambiati dalle parti durante la transazione commerciale, rispettando i termini e le specifiche prescritti dalla propria legislazione nazionale e, in ogni caso, per un minimo di . . . [tre] anni a decorrere dalla data in cui la transazione è stata portata a termine. 8.2. Fatto salvo quanto disposto dalle leggi nazionali, i messaggi EDI devono essere memorizzati dal mittente nel formato in cui sono trasmessi e dal destinatario nel formato in cui sono stati ricevuti. 8.3. Le parti provvedono affinché i registri elettronici o informatici dei messaggi EDI siano facilmente accessibili, possano essere riprodotti in forma leggibile dall'uomo o stampati se necessario. A questo fine si devono mantenere in funzione tutte le apparecchiature operative necessarie. Articolo 9 Requisiti operativi per la EDI 9.1. Le parti si impegnano ad implementare e mantenere l'ambiente operativo per il funzionamento della EDI in base alle condizioni del presente accordo, che comprende quanto segue (l'elencazione non è esaustiva): 9.2. Apparecchiature operative Le parti provvedono all'acquisto e alla manutenzione delle apparecchiature, del software e dei servizi necessari per trasmettere, ricevere, convertire, registrare e memorizzare i messaggi EDI. 9.3. Mezzi di comunicazione Le parti determinano i mezzi di comunicazione da utilizzare, compresi i protocolli di telecomunicazione e, se richiesto, procedono alla scelta di terzi per la prestazione di servizi. 9.4. Norme per i messaggi EDI Tutti i messaggi EDI devono essere trasmessi in conformità delle norme, raccomandazioni e procedure UN/Edifact (1), nelle versioni approvate dalla commissione economica delle Nazioni Unite per l'Europa (UN/ECE - WP 4) e delle norme europee. 9.5. Codici Gli elenchi dei codici dei dati elementari a cui si fa riferimento nei messaggi EDI comprendono: gli elenchi dei codici aggiornati dall'UN/Edifact, gli elenchi di codici internazionali pubblicati come norme ISO e UN/ECE ed altri elenchi di codici pubblicati ufficialmente. Qualora tali elenchi di codici non siano disponibili, si devono utilizzare preferibilmente elenchi di codici pubblicati, aggiornati e che garantiscono la conformità ad altri sistemi di codificazione. Articolo 10 Specifiche e requisiti tecnici L'allegato tecnico comprende le specifiche e i requisiti tecnici, organizzativi e procedurali per il funzionamento della EDI in conformità delle condizioni del presente accordo, che comprende quanto segue (l'elencazione non è esaustiva): - i requisiti operativi per la EDI, di cui all'articolo 9, compresi le apparecchiature operative, i mezzi di comunicazione, le norme e i codici per i messaggi EDI, - l'elaborazione e la conferma dei messaggi EDI, - la sicurezza dei messaggi EDI, - la registrazione e la memorizzazione dei messagi EDI, - i termini, - le procedure per i test e le prove per determinare e controllare l'idoneità delle specifiche e dei requisiti tecnici. Articolo 11 Responsabilità 11.1. Nessuna parte contraente è responsabile dei danni speciali, indiretti o conseguenziali, causati dal mancato adempimento degli obblighi del presente accordo. 11.2. Nessuna parte contraente è responsabile di perdite o danni sofferti dall'altra parte, causati da un ritardo o all'inadempimento delle disposizioni del presente accordo, qualora tale ritardo o inadempimento sia causato da un impedimento indipendente dalla volontà di tale parte e che non poteva essere ragionevolmente previsto al momento della conclusione dell'accordo o le cui conseguenze non potevano essere evitate né limitate. 11.3. Qualora una parte faccia ricorso ad intermediari per la prestazione di servizi come la trasmissione, la registrazione o l'elaborazione di un messaggio EDI, tale parte è responsabile dei danni derivati direttamente da qualsiasi atto, mancanza o omissione dell'intermediario per quanto riguarda la prestazione dei suddetti servizi. 11.4. Qualora una parte richieda all'altra parte di ricorrere ai servizi di un intermediario per trasmettere, registrare o elaborare un messaggio EDI, la parte che avanza tale richiesta è responsabile nei confronti dell'altra parte dei danni derivati direttamente da qualsiasi atto, mancanza o omissione dell'intermediario per quanto riguarda la prestazione dei suddetti servizi. Articolo 12 Risoluzione delle controversie Alternativa 1 (1) Arbitrato Le controversie risultanti dal presente contratto o ad esso collegato, e ogni questione relativa alla sua esistenza, validità o risoluzione, devono essere deferite all'artibrato di una [o tre] persona(e) scelta(e) dalle parti e da questa(e) risolte in via definitiva. In mancanza di accordo sulla scelta di tale(i) persona(e), questa(e) sarà (saranno) nominata(e) da ................................... (5), in conformità dei regolamenti di ................................... (6). Alternativa 2 (1) Giurisdizione Per le controversie risultanti dal presente contratto o ad esso collegate, è esclusivamente competente il foro di ................................... (7). Articolo 13 Legge applicabile Fatta salva qualsiasi legge nazionale obbligatoria applicabile alle parti in materia di registrazione e di memorizzazione dei messaggi EDI o di riservatezza e tutela dei dati personali, il presente accordo è regolato dalla legge ................................... (7). Articolo 14 Entrata in vigore, modificazioni, termine e separabilità 14.1. Entrata in vigore L'accordo entra in vigore a decorrere dalla data in cui esso viene sottoscritto dalle parti. 14.2. Modificazioni Ove necessario, le disposizioni integrative o sostitutive dell'accordo, approvate per iscritto dalle parti, saranno considerate come parte integrante dell'accordo a decorrere dalla data della loro sottoscrizione. 14.3. Risoluzione Ciascuna parte può risolvere l'accordo inviando un preavviso di almeno . . . [un] mese, mediante raccomandata postale o ogni altro mezzo convenuto dalle parti. La risoluzione dell'accordo avrà effetto solo sulle transazioni eseguite dopo tale data. I diritti e gli obblighi di cui agli articoli 4, 6, 7 e 8 continueranno a valere anche dopo la risoluzione dell'accordo per qualsiasi motivo. 14.4. Separabilità L'invalidità di un articolo o di una sua parte non determina automaticamente l'invalidità della restante parte dell'accordo. (1) Commissione economica delle Nazioni Unite per l'Europa. (2) Convenzione n. 108 del Consiglio d'Europa, del 28 gennaio 1981. (3) Norme di sintassi UN/Edifact ISO 9735 - EN 29375, UN/Edifact TDED ISO 7372 - EN 27372. L'untdid, (United Nations Trade Dafa Interchange Directory Repertorio delle Nazioni Unite per la trasmissione di dati commerciali) comprende inoltre: gli orientamenti UN/Edifact per la progettazione dei messaggi, gli orientamenti per l'applicazione della sintassi, il repertorio dei dati elementari, l'elenco dei codici, il repertorio dei dati elementari composti, il repertorio dei segmenti normalizzati, il repertorio UNSM e l'Uncid. (4) Le parti devono scegliere tra l'alternativa 1 « arbitrato » e l'alternativa 2 « giurisdizione ». (5) Le parti devono nominare un'« autorità che effettui la designazione ». (6) Le parti devono procedere alla « scelta di una procedura di arbitrato commerciale ». (7) Le parti devono scegliere uno « Stato ». ALLEGATO 2 ACCORDO TIPO EUROPEO PER LA EDI DISPOSIZIONI GIURIDICHE OSSERVAZIONI Introduzione L'« accordo tipo europeo per la EDI » fornisce agli utenti della EDI una serie di disposizioni che costituiscono un modello per un « accordo di interscambio ». Per evitare confusione con gli accordi tecnici di interscambio, questo accordo è stato definito « accordo per la EDI », nome che rispecchia anche l'oggetto descritto nell'articolo 1. L'accordo è principalmente il risultato di un consenso raggiunto a livello europeo e mira a soddisfare le esigenze delle imprese e degli organismi europei. Tuttavia nel redigerlo si è tenuto conto degli sviluppi internazionali nel settore. Per fornire un quadro giuridico adeguato, l'accordo tipo europeo per la EDI è stato concepito come un accordo completo destinato a regolare i rapporti tra gli operatori economici e altri utenti della EDI, accordo che deve essere stipulato formalmente. Essendo un modello, l'accordo può essere adattato a seconda della necessità (1). I. Obiettivi dell'accordo tipo europeo per la EDI L'impiego della EDI per transazioni commerciali o per altri fini che presentano conseguenze giuridiche comporta diversi problemi giuridici che, pur non impedendo l'impiego della EDI, creano incertezza giuridica. Uno dei metodi più pratici per affrontare questi problemi è quello di risolverli, nella misura del possibile, entro un quadro contrattuale. Mediante « l'accordo tipo europeo per la EDI » si vuole fornire agli utenti della EDI una base contrattuale che risponda alle loro esigenze, evitando loro di dovere redigere propri accordi ed eliminando quindi duplicazioni inutili. La disponibilità di tale modello a livello europeo è anche un'opportunità per migliorare la coerenza di questi accordi al di là delle frontiere nazionali: questo approccio dovrebbe fare aumentare la sicurezza. II. Contenuto dell'accordo tipo europeo per la EDI Le parti possono adottare l'accordo nella forma in cui si presenta. In quanto documento bilaterale, esso permette alle parti di introdurre i propri riferimenti e di adottarlo come tale. Esso può inoltre essere utilizzato come accordo multilaterale ed essere adottato da un gruppo di imprese, da uno o più organismi, da tutti gli utenti o da qualsiasi gruppo di utenti. Articolo 1 Oggetto e campo di applicazione 1.1. EDI L'accordo tipo europeo per la EDI, « l'accordo », al pari della maggior parte degli accordi di interscambio, serve a disciplinare le relazioni EDI tra le parti e le condizioni che le parti devono rispettare quando utilizzano la EDI per le loro transazioni. 1.2. Disposizioni giuridiche e allegato tecnico L'« accordo tipo europeo per la EDI » comprende le disposizioni giuridiche che devono essere rispettate quando si ricorre alla EDI. Alcune disposizioni giuridiche comprendono riferimenti generali a problemi tecnici, i quali richiedono ulteriori specificazioni che si trovano spesso nei cosiddetti « manuali per l'utente ». Le disposizioni giuridiche dell'« accordo tipo europeo per la EDI » devono essere integrate da un allegato tecnico che comprenderà le specifiche tecniche necessarie, stabilite dalle parti. L'allegato tecnico deve essere elaborato, redatto e/o approvato dagli utenti della EDI a seconda delle loro esigenze, anche se si devono tenere in considerazione i requisiti fondamentali contenuti nelle disposizioni giuridiche. Nell'attuale quadro giuridico, le parti devono sottoscrivere le disposizioni giuridiche per dimostrare che esse intendono effettivamente concludere un accordo. Da questo accordo deriveranno ulteriori diritti e obblighi e le conseguenze giuridiche dell'impiego della EDI. In quanto accordo tipo, esso può essere modificato per soddisfare le esigenze specifiche delle parti. L'articolo 14 contiene le disposizioni relative alle modificazioni delle disposizioni giuridiche. 1.3. Oggetto delle transazioni Si deve sottolineare che l'accordo regola solo le relazioni EDI tra le parti e, se non altrimenti concordato, non è inteso a disciplinare l'oggetto delle transazioni che sono effettivamente eseguite utilizzando la EDI. Articolo 2 Definizioni 2.1. Le definizioni che figurano nel presente articolo sono le definizioni generali della EDI, di messaggio EDI, dell'UN/Edifact e di conferma di ricevimento, definizioni fondamentali utilizzate in tutto l'accordo. In questo modo si vuole garantire la comprensione inequivocabile dei termini usati nell'accordo. Alcune definizioni specifiche, che sono state riportate solo una volta, sono state inserite negli articoli corrispondenti. 2.2. EDI Esistono molte definizioni della EDI: nell'accordo è stata scelta una definizione basata essenzialmente su una definizione ampiamente utilizzata e a cui hanno fatto riferimento soprattutto i relatori UN/Edifact (1). Essa sottolinea gli aspetti essenziali della EDI. Il termine « norma concordato » comprende l'uso di norme UN/Edifact ma non si limita soltanto a queste e può essere applicato ad altre norme, se così concordato dalle parti. 2.3. Messaggio EDI L'EDI si basa sull'impiego di messaggi strutturati e codificati, la cui caratteristica principale è la possibilità di essere elaborati da computer e di essere trasmessi automaticamente e senza ambiguità. Questa definizione sottolinea le caratteristiche essenziali che contraddistinguono la EDI da altri mezzi di trasmissione di dati, come la posta elettronica. 2.4. UN/Edifact La definizione è quella adottata ufficialmente dalla commissione economica delle Nazioni Unite per l'Europa - gruppo di lavoro per l'agevolazione delle procedure per il commercio internazionale. Ai fini del presente accordo, la EDI si riferisce allo scambio di messaggi strutturati in base alle norme e alle raccomandazioni UN/Edifact. Le norme Edifact sono europee ed internazionali e sono quelle approvate dagli organismi di normalizzazione, quali il CEN e l'ISO. In quanto tali, esse dovrebbero essere raccomandate tenendo conto del fatto che il programma Tedis, che agisce da segretariato del comitato Edifact per l'Europa occidentale, fornisce un ampio sostegno a tali norme, in conformità dell'approccio della commissione europea nei confronti della normalizzazione. 2.5. Conferma di ricevimento Poiché esistono diversi tipi di conferma di ricevimento di un messaggio EDI, è importante indicare chiaramente a quale livello di conferma si fa riferimento, per evitare confusione. Questa definizione corrisponde al livello scelto nell'accordo, in particolare quello definito nell'articolo 5. Articolo 3 Validità e formazione del contratto 3.1. e 3.2. Validità del contratto Il paragrafo 3.1 sottolinea la volontà delle parti di stipulare contratti validi e vincolanti attraverso la EDI e di fornire la prova di questa volontà a terzi. In quanto tale, la disposizione stabilisce che le parti non possano impugnare la validità delle transazioni effettuate mediante la EDI adducendo come unico motivo il fatto che sia stato usato questo mezzo di trasmissione. È possibile che la legge applicabile ai dati trasferiti vari da un paese all'altro ed è possibile che le parti non siano a conoscenza delle limitazioni imposte dalla legislazione nazionale al contenuto di un messaggio EDI. È ragionevole garantire che le parti rispettino la legislazione nazionale applicabile al contenuto del messaggio EDI. Nel paragrafo 3.2 è stata inclusa una disposizione in questo senso. Qualora i dati inclusi in un messaggio EDI ricevuto siano incompatibili con la legge nazionale del destinatario, questi è obbligato ad informarne l'altra parte e può essere tenuto a prendere le misure necessarie per evitare la violazione della propria legge. Un esempio di norma giuridica, che può imporre limiti al contenuto di un messaggio, è il caso in cui i messaggi sono inviati da un paese in cui non esiste una legislazione sulla tutela dei dati personali ad un paese in cui esistono restrizioni a questo proposito. 3.3. Formazione del contratto Il paragrafo 3.3 si riferisce alla data e al luogo in cui il contratto è concluso o formato. È importante determinare il momento e la data di formazione del contratto, date le conseguenze giuridiche che ne derivano. Sono state definite norme relative ai contratti conclusi per posta o per telefono, ma esiste tuttora incertezza sul tipo di norma che può essere applicata ai contratti conclusi mediante la EDI. Una chiara disposizione relativa alla norma applicabile garantirebbe, di conseguenza, una maggiore sicurezza. La maggior parte degli Stati membri, per i contratti conclusi quando le parti non si trovano in presenza l'una e dell'altra, accetta l'applicazione della « regola del ricevimento » in base alla quale l'accettazione avviene nel luogo e nella data in cui l'offerente riceve tale accettazione. La convenzione di Vienna per la vendita internazionale di merci dispone che questa clausola sia applicabile ai contratti conclusi « a distanza ». In base ad uno studio svolto durante la prima fase del programma Tedis risulta che questa regola è la migliore che si possa applicare ai contratti conclusi mediante la EDI (1), soprattutto poiché evita, in gran parte, i rischi di conflitti di leggi derivanti dall'impiego della EDI. Questi elementi giustificano l'incorporazione di questa regola nell'accordo per la EDI. Nel caso dell'accordo tipo europeo per la EDI, in virtù della regola del ricevimento, un messaggio EDI è considerato ricevuto nella data e nel luogo in cui il messaggio raggiunge il computer o il sistema informatico dell'offerente. Articolo 4 Ammissibilità dei messaggi EDI come mezzo di prova Nel settore dell'ammissibilità e del valore probatorio predomina tuttora l'incertezza. Dato che nella maggior parte dei paesi le disposizioni legislative riguardanti il valore probatorio non sono obbligatorie, in particolare nel settore commerciale, le parti sono libere di accordarsi in materia. Se le parti raggiungono un accordo, si può ridurre in parte questa incertezza. Il fatto di effettuare transazioni mediante la EDI, in alternativa ai documenti cartacei, implica che i messaggi EDI sostituiscono effettivamente i documenti che in precedenza venivano trasmessi sotto forma cartacea e che le parti possono basarsi su questi scambi di messaggi per fornire la prova dei fatti; ad esempio in caso di controversia. Nei limiti della legge applicabile e a patto che le parti abbiano rispettato le disposizioni dell'accordo, i messaggi EDI dovrebbero essere ammissibili nei procedimenti giudiziari come prova e utilizzati per fornire la prova dei fatti che in essi sono registrati, fino a prova contraria. L'articolo rispecchia questi principi. Le disposizioni di legge nazionali possono tuttavia limitarne l'applicazione. Articolo 5 Elaborazione e conferma di ricevimento di messaggi EDI 5.1. Elaborazione di messaggi EDI In questo articolo « elaborazione » significa il trattamento del messaggio EDI da parte del destinatario. Poiché la EDI implica una maggiore automazione dell'elaborazione, i termini rivestono importanza capitale. Le parti devono impegnarsi a trattare i messaggi EDI che esse ricevono entro un termine stabilito che deve essere indicato nell'allegato tecnico. Qualora le parti non abbiano fissato alcun termine, devono elaborare i messaggi il più presto possibile dopo averli ricevuti. È allegato al presente documento un elenco delle disposizioni dell'accordo che stabiliscono i termini di scadenza e che devono essere specificate o modificate nell'allegato tecnico. Si è inclusa questa disposizione non solo per garantire l'efficacia e le buone pratiche commerciali, ma anche per definire i diritti e gli obblighi contrattuali delle parti nel caso in cui il messaggio non sia ricevuto, o sia in ritardo o contenga errori, per cui il contratto è invalido. 5.2. Conferma di ricevimento di messaggi EDI Il concetto di conferma di ricevimento è stato spesso frainteso, in particolare per quanto riguarda il contenuto del messaggio EDI propriamente detto. La definizione che figura nel presente accordo (articolo 2) mira a chiarire il livello di conferma ivi previsto. Sono disponibili diversi livelli di conferma. La conferma può essere trasmessa automaticamente a livello della rete di telecomunicazione quando il messaggio è reso disponibile per il destinatario; può essere inviata automaticamente, al ricevimento del messaggio EDI, al sistema informatico del destiantario senza alcuna verifica; può essere inviata dopo la verifica; può inoltre, ad un certo stadio, significare accettazione del contenuto del messaggio o conferma che il destinatario comincerà ad elaborare il contenuto del messaggio. Il livello scelto nell'accordo tipo europeo per la EDI non si limita soltanto a confermare il ricevimento. Corrisponde al livello in cui si effettua la verifica della semantica e della sintassi e comprende una risposta al messaggio EDI trasmesso, che il messaggio è stato ricevuto e che la sintassi e la semantica del messaggio sono corrette. Le parti possono richiedere altri livelli di conferma più adatti alle loro esigenze: nell'allegato tecnico dovrebbero essere inclusi i relativi dettagli. In base all'articolo 5, la conferma di ricevimento di un messaggio EDI non è necessaria se non è richiesta. L'allegato tecnico può disporre che tutti i messaggi EDI o certe categorie di messaggi (ad esempio tutti i messaggi che consistono in « Ordinazioni ») siano controllati automaticamente e confermati. In alternativa, se non è prevista alcun'altra disposizione relativa alla conferma, si può includere nel messaggio inviato il segmento destinato alla richiesta di conferma. Non tutti i messaggi richiedono la conferma: l'allegato tecnico dovrebbe chiaramente distinguere quelli che la richiedono dagli altri. 5.3. Termini da osservare e trasmissione della conferma di ricevimento Caratteristica della EDI è soprattutto la maggiore affidabilità che deriva dalla riduzione degli errori, da flussi di informazione più veloci e accurate e da una maggiore automazione dell'elaborazione di dati. Le conferme fanno aumentare l'affidabilità e l'accuratezza della EDI: in questo contesto i termini sono di cruciale importanza. L'importanza del termine da osservare per l'invio della conferma deriva dal fatto che il messaggio EDI non può essere trattato e quindi le obbligazioni contrattuali non possono essere adempiute fino a che non sia stata inviata la conferma, quando questa è richiesta. Nell'ambiente EDI un giorno lavorativo è considerato come termine adeguato. Tuttavia nel caso di gestione just-in-time o di altre priorità che richiedono termini più rigorosi, o qualora il termine previsto possa sembrare inopportuno o poco pratico e possa risultare necessaria un'estensione, le parti dovrebbero accordarsi sul termine e completare l'accordo per la EDI in conformità di questo termine. Anche se questa disposizione prevede la definizione di giorno lavorativo, può risultare utile per le parti specificare in maniera più precisa la feste pubbliche o gli altri giorni di vacanza o i tempi di funzionamento del sistema. Il destinatario di un messaggio EDI è obbligato ad inviare la conferma di un messaggio EDI e non può trattare il messaggio richiedente conferma, se tale conferma non è stata ancora inoltrata. 5.4. Mancanza di ricevimento della conferma Qualora il mittente di un messaggio EDI non riceva la conferma che egli ha richiesto, entro il termine applicabile, può ragionevolmente presumere che ci sia un problema nella trasmissione del messaggio o che il destinatario non voglia o non possa trattarlo; di conseguenza, il mittente dovrebbe poter considerare nullo il messaggio, a patto che ne informi il destinatario. Quest'ultima condizione è particolarmente utile nel caso in cui si sia verificato un problema nella trasmissione della conferma. I termini rivestono ancora una volta importanza cruciale. In alternativa, le parti possono stabilire una procedura di recupero per i casi in cui si sono verificati problemi tecnici; il mittente di un messaggio EDI richiedente conferma può iniziare tale procedura di recupero se non riceve la conferma entro il termine prescritto. I dettagli di questa procedura dovrebbero essere specificati nell'allegato tecnico. Articolo 6 Sicurezza dei messaggi EDI 6.1. Obblighi delle parti Per evitare qualsiasi rischio collegato alla trasmissione di messaggi mediante la EDI, si deve garantire che i messaggi abbiano un livello soddisfacente di sicurezza: tale livello dipenderà dall'importanza delle transazioni o dei messaggi scambiati. 6.2. Procedure e misure di sicurezza Le verifiche dell'origine e dell'integrità sono obbligatorie per ogni messaggio EDI poiché costituiscono un livello fondamentale di sicurezza. Si raccomanda alle parti, tuttavia, di condordare, se necessario, ulteriori misure di sicurezza: il livello di sicurezza dipenderà indubbiamente dal valore e dall'importanza del contenuto dei messaggi e dalla eventuale responsabilità in caso di infruttuoso scambio di messaggi. I repertori e gli orientamenti UN/Edifact prevedono misure di controllo, quali controlli specifici, conferme di ricevimento, riscontri di controllo, numero di riferimento, identificazione, ecc. Possono rivelarsi necessari controlli più elaborati, in particolare quando le transazioni sono importanti, il che può comportare l'uso di messaggi specifici per aumentare la sicurezza, come quelli raccomandati dagli esperti della sicurezza (1), o di qualsiasi altro mezzo o metodo di sicurezza disponibile, comprese ad esempio le firme digitali. I mezzi, i metodi e le specifiche di sicurezza e i messaggi che le parti dovrebbero impiegare per garantire il livello di sicurezza richiesto, dovrebbero essere esposti in dettaglio nell'allegato tecnico. 6.3. Mancanza delle procedure di sicurezza Si deve garantire che il mittente sia informato entro i termini prestabiliti della mancata trasmissione di un messaggio EDI o della presenza di un errore in un messaggio, per permettergli di dare inizio ad ogni azione, se possibile. In caso di rifiuto di un messaggio EDI o di scoperta di un errore, si devono richiedere istruzioni al mittente prima da intraprendere qualsiasi azione sul messaggio stesso. Articolo 7 Riservatezza e tutela dei dati personali 7.1. Riservatezza Il livello di riservatezza che si deve mantenere per i messaggi EDI deve raggiungere il livello che si ottiene con l'impiego di documenti cartacei. Si deve sempre mantenere lo stesso livello di riservatezza di un messaggio se il messaggio è sottoposto ad un'ulteriore trasmissione. 7.2. Dominio pubblico Per informazione di domino pubblico si intende, in senso stretto, qualsiasi informazione conosciuta comunemente e a cui il pubblico può accedere facilmente. 7.3. Forma specifica di tutela Il riferimento al metodo di codifica è incluso per ricordare che tale metodo può essere utilizzato per proteggere i dati, ma anche che alcune leggi nazionali impongono restrizioni all'uso della codifica. Se le parti desiderano approvare l'uso del metodo della codifica devono procedere al rilascio reciproco di apposite autorizzazioni o dichiarazioni, se necessario. 7.4. Tutela dei dati personali I dati personali sono sottoposti alla normativa in vigore per la trasmissione di tali dati nei paesi verso cui o da cui sono trasmessi. Sebbene la maggior parte degli Stati membri abbia adottato una normativa relativa alla tutela dei dati personali, il tipo di tutela spesso differisce da uno Stato all'altro. La Commissione europea ha sottoposto al Consiglio dei ministri una proposta di direttiva in questo campo. Quando la proposta sarà adottata, sarà necessario modificare l'accordo affinché siano rispettate le disposizioni della direttiva. Nel frattempo sembra opportuno rinviare alla convenzione del Consiglio d'Europa per tutti casi in cui le leggi nazionali non forniscano alcuna guida. È ragionevole esigere che i partner commerciali e gli utenti europei della EDI, che operano in uno Stato membro che non ha adottato nessun tipo di legislazione in questo campo, debbano applicare i principi esposti nella suddetta convenzione. Il Consiglio d'Europa sta predisponendo un contratto tipo, che è già stato distribuito, che mira a garantire un'equivalente tutela dei dati nel contesto del flusso transfrontaliero dei dati. Questo può costituire la base per risolvere problemi che non rientrano nel campo di applicazione delle leggi nazionali esistenti (5). Articolo 8 Registrazione e memorizzazione dei messaggi EDI 8.1. Procedura di memorizzazione e termini Le disposizioni in materia di memorizzazione dei messaggi EDI sono stabiliti, in alcuni paesi, dalla legge, nella maggior parte dei casi dalla legislazione fiscale. Nei paesi in cui non esistono disposizioni per la memorizzazione dei messaggi EDI, si deve procedere per analogia, facendo riferimento ai requisiti per i documenti cartacei. Le disposizioni relative al periodo di memorizzazione variano tra i paesi (6) e possono variare anche in base al settore e alle circostanze. Per questa ragione, le parti devono garantire che il periodo di memorizzazione da esse osservato sia conforme alla propria legislazione nazionale. Alcuni studi del programma Tedis hanno analizzato questi problemi e possono fornire orientamenti; in questo campo può rivelarsi necessaria un'azione di armonizzazione (7). Il codice di buona condotta Uncid suggerisce un periodo di memorizzazione di tre anni. Lo stesso periodo di memorizzazione è stato adottato dalla legislazione fiscale di alcuni paesi. Si dovrebbe considerare questo periodo di tempo come un requisito minimo per conservare le informazioni in maniera accurata e sicura. Si suggerisce alle parti dell'accordo di prendere in considerazione questo periodo di tempo di tre anni, nel caso in cui non esistano altri requisiti giuridici. Se i requisiti della legge nazionale sono diversi o prevedono un periodo di tempo più lungo, si deve rispettare la legge nazionale. Si deve sottolineare che la legislazione della maggior parte degli Stati membri richiede un periodo di memorizzazione più lungo, la maggior parte dei casi da 7 a 10 anni e talvolta anche di più. Si deve anche sottolineare che è necessario garantire tale memorizzazione per vari scopi, tra cui ad esempio l'audit, la contabilità, le tasse, la prova e altri requisiti amministrativi o giuridici. Poiché la EDI è ancora in fase di crescita e la relativa pratica commerciale non si è ancora necessariamente stabilizzata, è opportuno garantire un'accurata memorizzazione delle informazioni. Ai fini della sicurezza della transazione, i messaggi EDI trasmessi o ricevuti dovrebbero essere memorizzati integralmente e cronologicamente, in maniera sicura e non alterabile. È probabile che a livello nazionale esistano altre disposizioni di legge relative alla memorizzazione dei dati, che dovrebbero essere rispettate accuratamente. (5). 8.2. Formato della memorizzazione I dati trasferiti mediante la EDI devono essere memorizzati nel formato con cui sono stati inviati o nel formato con cui sono stati ricevuti (cioè formato UN/Edifact). Questo formato è l'unico che si possa considerare come ricevuto in originale e costituisce, se necessario, la prova del messaggio EDI così come è stato inviato o ricevuto, prima di qualunque conversione del messaggio. Se è stata applicata una firma digitale su un messaggio EDI, sarà possibile verificarla solo nel formato con cui è stato inviato il messaggio. Idealmente, i dati devono essere memorizzati nel formati in cui sono convertiti nel sistema informatico del destinatario o dal sistema informatico del mittente. Questo aspetto sarà tuttavia deciso dalle parti. La possibilità di leggere e di stampare i messaggi sono i criteri maggiormente richiesti dalla legislazione nazionale e devono essere rispettati. Per garantire la leggibilità, le parti devono conservare qualsiasi materiale, software o altre apparecchiature operative necessari per avere accesso ai dati e per leggerli, anche nel caso di aggiornamenti dei sistemi. In tali casi, alle parti può risultare conveniente o necessario mantenere la disponibilità di tali apparecchiature senza peraltro conservarle esse stesse. Si dovrebbe ricorrere a questa possibilità solo dopo la verifica delle disposizioni della legislazione nazionale. Si deve notare che, in considerazione del continuo aggiornamento delle norme UN/Edifact, è particolarmente importante che, ai fini della prova, i relativi repertori UN/Edifact e il software utilizzato siano accessibili per garantire la leggibilità e la riproduzione del messaggio, se necessario. Articolo 9 Requisiti per il funzionamento della EDI 9.1. Ambiente operativo L'obiettivo di questa disposizione è includere nell'accordo i requisiti operativi fondamentali per il funzionamento della EDI. L'elenco degli elementi operativi e tecnici menzionati nell'articolo 9 non è esaustivo. I dettagli relativi a questi requisiti operativi, se richiesti, saranno specificati nell'allegato tecnico, in conformità dell'articolo 10. 9.2. Apparecchiature operative Anche se la EDI è indipendente dall'hardware, dal software e dai mezzi di telecomunicazione, la trasmissione di messaggi EDI richiede sistemi informativi in grado di ricevere, trasmettere ed elaborare con efficacia messaggi EDI. I requisiti fondamentali a questo proposito comprendono un efficiente funzionamento delle apparecchiature utilizzate per il trasferimento dei messaggi, compresi l'hardware, un software adeguato e la conversione del software. 9.3. Metodo di comunicazione Le parti devono determinare il metodo di trasmissione che utilizzeranno, compresi, in particolare, i protocolli di telecomunicazione e, se necessario, procedere alla scelta di terzi prestatori di servizi, a cui si può ricorrere per la prestazione di una vasta gamma di servizi. 9.4. Norme per i messaggi EDI Le norme per i messaggi sono indispensabili per la EDI. Le norme UN/Edifact sono internazionali ed europee (ISO 9735/CEN 29735 - ISO 7372): è stato espresso ampio sostegno alle norme e raccomandazioni UN/Edifact nell'ambito delle attività del programma Tedis, in particolare di quelle relative al Segretariato del comitato Edifact per l'Europa occidentale, che è un organismo associato del CEN (6). La Commissione economica delle Nazioni Unite per l'Europa ha pubblicato raccomandazioni per le norme, gli orientamenti e i repertori UN/Edifact approvati: conviene seguire queste raccomandazioni per garantire che in tutto il mondo vi sia lo stesso livello di applicazione delle norme per i messaggi EDI. Come detto sopra, le parti devono determinare tutte le specifiche necessarie per trasmettere messaggi. Qualora le parti desiderino utilizzare altre norme esistenti, devono accordarsi in questo senso e devono determinare tutti i dettagli e le specifiche del caso. 9.5. Codici Gli elenchi dei codici utilizzati per la EDI sono essenziali. Nell'applicare i messaggi UN/Edifact, gli elenchi dei codici elaborati in base alle procedure UN/Edifact sono parte integrante delle specifiche tecniche. Tuttavia si può fare riferimento a molti altri elenchi di codici ed utilizzarli. Si raccomanda, ove possibile, l'uso di norme internazionali o di elenchi di codici pubblicati ufficialmente. Qualora questi non soddisfino tutte le esigenze delle parti, si raccomanda, per promuovere l'efficacia, di dare preferenza all'uso di elenchi di codici che sono pubblicati e aggiornati da organismi noti e che garantiscono la corrispondenza con altri sistemi di codificazione (ad esempio: elenchi di codici statistici). Articolo 10 Specifiche e requisiti tecnici Le disposizioni giuridiche riguardano questioni relative a problemi giuridici sostanziali. L'accordo stabilisce anche i principi e le regole fondamentali applicabili alle specifiche tecniche in modo da essere adeguato sotto il profilo tecnico e possa quindi costituire un riferimento valido. L'allegato tecnico completa le disposizioni giuridiche: le parti devono stabilire tutti i requisiti e le specifiche tecniche necessari per trasmettere in maniera adeguata i messaggi EDI. Anche se non è facile fornire un elenco di tutti gli elementi di cui si deve tenere conto, dato che essi variano in base alle esigenze delle parti, può sottolineare che è necessario fornire le specifiche in questione con riferimento ai punti seguenti: - le specifiche relative ai requisiti operativi (articolo 9), compresi: - le specifiche richieste in relazione al software e al software di conversione per gli scambi EDI; - i protocolli di comunicazione e i servizi di terzi; - le norme per i messaggi e le raccomandazioni UN/Edifact, compreso l'elenco dei messaggi e dei loro riferimenti; - gli elementi condizionali, se necessari; - gli orientamenti relativi alla progettazione dei messaggi; - gli orientamenti relativi all'applicazione; - i repertori; - gli elenchi dei codici; - il rinvio alla documentazione; - le versioni e gli aggiornamenti. Le parti devono concordare, nell'allegato tecnico, il metodo che utilizzeranno per l'aggiornamento dei messaggi, delle regole, degli orientamenti e dei repertori; - le specifiche richieste per l'elaborazione e la conferma dei messaggi EDI; - le specifiche relative alle misure di sicurezza per i messaggi EDI; - le specifiche relative alla registrazione e alla memorizzazione; - i termini. I termini possono divenire essenziali nella EDI, in particolare quando la EDI è combinata con altre tecniche come JIT (Just-in-Time). Alcuni termini sono stati inseriti nell'accordo ma può risultare necessario modificarli a seconda delle esigenze. Termini diversi devono essere concordati dalle parti; - i test e le procedure di prova. I tecnici hanno affermato che può essere non solo utile, ma talvolta necessario effettuare test per garantire il buon funzionamento dei sistemi e delle telecomunicazioni. La pratica mostra che le parti effettuano tali prove nella fase iniziale dell'impiego della EDI, che nella maggior parte dei casi avviene in due tappe: dapprima vengono scambiati i messaggi EDI insieme con i documenti cartacei ed in seguito, se la prova ha dato risultati positivi, vengono eliminati i documenti cartacei. Inoltre potrebbe rivelarsi necessario compiere talune prove periodicamente, ad esempio in seguito a cambiamenti del sistema. Articolo 11 Responsabilità 11.1. Esclusione di responsabilità È stata esclusa la responsabilità dei danni speciali, indiretti o conseguenziali, derivanti dall'accordo (5). 11.2. Forza maggiore È prevista un'eccezione alla responsabilità nel caso che si suole definire comunemente « forza maggiore ». Il contetto di forza maggiore incluso in questo articolo è in linea con il concetto elaborato nella convezione delle Nazioni Unite sui contratti per la vendita internazionale di merci, ovvero convenzione di Vienna dell'11 aprile 1980; poiché le legislazioni nazionali in materia non sono uniformi, esso prevede una definizione che le parti possono estendere, se lo desiderano, riportando varie situazioni in cui la responsabilità può essere esclusa. 11.3. Responsabilità degli intermediari La responsabilità per le azioni di terzi è inclusa in molti accordi ed in genere è accettata poiché spesso i terzi agiscono effettivamente come rappresentanti dell'utente. Inoltre, la parte che ricorre al servizio di un terzo e che ha relazioni contrattuali con il fornitore del servizio si trova nella posizione migliore per perseguire il prestatore del servizio nel caso di responsabilità di quest'ultimo. 11.4. È da notare che esiste una differenza tra i paragrafi 9.2 e 9.3: quando una parte esige che l'altra parte faccia ricorso ad un particolare intermediario, è logico che sia responsabile per i danni che risultano dal ricorso a quell'intermediario la parte che lo ha chiesto e non la parte che è obbligata a farvi ricorso. Le parti devono garantire in particolare che un'assicurazione adeguata copra ogni rischio possibile derivante da un messaggio inviato, tenendo a mente il valore della transazione da effettuarsi mediante la EDI. Articolo 12 Risoluzione delle controversie Nell'accordo sono state previste due disposizioni alternative per permettere alle parti di scegliere quella che sembra loro migliore. La prima alternativa prevede l'arbitrato, se le parti decidono di risolvere la loro controversia in questo modo. La seconda alternativa proposta prevede una clausola di determinazione della giurisdizione: si procede alla scelta di una giurisdizione nel caso in cui le parti decidano che le controversie siano risolte in via giudiziaria. Vale la pena sottolineare che, considerate le relazioni che la EDI crea tra gli utenti, la maggior parte delle controversie possono essere risolte potenzialmente attraverso trattative. Solo nel caso in cui le trattative falliscono, saranno applicabili le disposizioni sulla risoluzione delle controversie. Alternativa 1: Arbitrato Le parti possono decidere di risolvere le loro controversie mediante l'arbitrato. Questa procedura può rivelarsi pratica per risolvere una controversia tra parti di paesi diversi. Esso offre il vantaggio della scelta dell'arbitro (o degli arbitri) o dell'autorità a cui è deferita tale scelta ed è una procedura più rapida, anche se non è sempre questa la regola. Si può ricorrere all'arbitrato per la riservatezza che questa procedura offre, per cui talvolta è privilegiata dalle parti. Il lodo arbitrale è in linea di massima definitivo, anche se è possibile il ricorso in appello. Molti paesi richiedono tuttora una dichiarazione scritta e chiara sull'arbitrato nel caso venga scelto questo modo di risoluzione della controversia. In questo casi si consiglia alle parti di incudere tale clausola nell'accordo. Le parti devono definire il modo in cui sarà nominato l'arbitro. È possibile scegliere da una a tre persone nominate di comune accordo; in caso di mancanza di accordo sulla scelta dell'arbitro, questo può essere scelto da un'autorità designata a tale scopo. Le parti devono quindi indicare chi sarà l'autorità. Esistono organismi nazionali, quali le camere di commercio designate specificamente come camere arbitrali, o altri organismi internazionali come la CCI, l'Uncitral o la Corte di arbitrato internazionale di Londra, ad esempio. Dovrebbero essere determinati anche i regolamenti di procedura da applicarsi all'arbitrato. In un contesto internazionale, si può ricorrere ai regolamenti di arbitrato Uncitral, ai regolamenti della Corte di arbitrato CCI, ai regolamenti della Corte di arbitrato internazionale di Londra, ai regolamenti di arbitrato della Commissione economica per l'Europa (5) o si può scegliere un sistema giuridico nazionale applicabile all'arbitrato. Alternativa 2: Giurisdizione Qualora le parti intendano risolvere la loro controversia in via giudiziaria, la seconda alternativa prevede che le parti scelgano il foro competente e lo includano nel loro accordo. Qualora le parti non procedano a questa scelta, il foro competente sarà determinato facendo rinvio alla convenzione concernente la competenza giurisdizionale e l'esecuzione delle decisioni in materia civile e commerciale (6). Articolo 13 Legge applicabile La sicurezza delle relazioni EDI sarà migliorata specificando chiaramente la legge applicabile. Dato che gli utenti EDI possono effettuare transazioni con più paesi, si consiglia loro di indicare chiaramente la legislazione applicabile al presente accordo. In mancanza di una scelta dichiarata, l'accordo si rifarà alle disposizioni della Convenzione sulla legge applicabile alle obbligazioni contrattuali (7): questa procedura può generare incertezze sulla legge da applicare al contratto; la legge sarà decisa al momento della controversia e si sceglierà la legge del paese con il quale il contratto presenta il collegamento più stretto. La leggere sarà scelta con riferimento al paese in cui la parte che deve eseguire la prestazione caratteristica del contratto ha, al momento della conclusione del contratto stesso, la propria residenza abituale o, se si tratta di impresa, la sede amministrativa centrale. Tuttavia, se il contratto è concluso nell'esercizio dell'attività economica o professionale della suddetta parte, il paese scelto sarà in genere il paese in cui quella parte ha stabilito la propria sede d'affari. Esistono alcune eccezioni a questa regola, elencate nell'articolo 4 della convenzione. Articolo 14 Entrata in vigore, risoluzione e separabilità 14.1. Entrata in vigore Questo articolo stabilisce che l'accordo non entra in vigore fintantoché non è stato sottoscritto dalle parti. 14.2. Modificazioni Poiché l'accordo, oggetto di questa raccomandazione, è un accordo tipo, i suoi termini possono essere modificati con il consenso delle parti interessate. Per garantire la necessaria stabilita e coerenza delle disposizioni giuridiche, qualsiasi modificazione, aggiunta o disposizione sostituitiva può essere apportata solo con le stesse modalità con cui l'accordo è stato adottato dalle parti, e cioè redatta per iscritto e debitamente firmata. 14.3. Risoluzione Le parti possono estendere il periodo di un mese proposto in questo articolo per la notifica della risoluzione. Non si consiglia di ridurlo, poiché esso è considerato il minimo indispensabile. Questo paragrafo prevede che alcuni diritti e obblighi relativi al contratto sono di importanza fondamentale e devono essere rispettati anche dopo la risoluzione del contratto. 14.4. Separabilità L'ultimo paragrafo è stato inserito per evitare che una parte risolva l'accordo solo perché una clausola è diventata invalida e mira ad impedire alle parti di risolvere l'accordo per svincolarsi da determinati obblighi. (1) Le modifiche possono rivelarsi necessarie nell'ipotesi di incompatibilità con una legge nazionale, ipotesi che non può essere completamente esclusa. (2) Introduzione all'UN/Edifact, Gruppo dei relatori UN/Edifact, aprile 1991. (3) Formation of EDI contract (Formazione del contratto concluso via EDI). Relazione preparata dal CRID per la Commissione europea, 1991. (4) Il gruppo per la sicurezza, sotto gli auspici del gruppo misto dei relatori JRT o comitato Edifact per l'Europa occidentale - Weeb sta preparando raccomandazioni in questo campo; (5) Consiglio d'Europa, contratto tipo per garantire un'equivalente tutela dei dati nel contesto del flusso transfrontaliero dei dati, 14 settembre 1992, T-PD(92)7. (6) Cfr. Wilde sapte, Report on Authentication, Storage and use of code in EDI Messages (Relazione sull'autenticazione, memorizzazione e uso di codici nei messaggi EDI). Relazione per la Commissione europea, 1993. La relazione sarà pubblicata nel 1994. (7) Wilde Sapte, op. cit. Ciredit and IT Law Group, Report on the legal contriants and inadequacies relating to the use of the EDI in the field of accounting in the Member States, December 1993 (disponibile in lingua inglese nel 1994). (8) Credit and IT Law Group, op. cit. (9) CEN, Comitato europeo per la normalizzazione. (10) Per maggiori dettagli cfr. « L'affidabilità degli operatori di rete EDI », relazione preparata dal CRID per la Commissione europea, 1991. (11) Per maggiori dettagli cfr. Schmitthoff, The Law and Practice of International Trade, Stevens, 1986, pagg. 574-629. (12) Convenzione 72/454/CEE, 27 settembre 1968, GU n. L 299 del 31. 12. 1972, pag. 32. (13) Convenzione 80/934/CEE del 19 giugno 1980, GU n. L 266 del 9. 10. 1980, pag. 1. ALLEGATO 3 ACCORDO TIPO EUROPEO PER LA EDI DISPOSIZIONI GIURIDICHE 1. Elenco degli articoli delle disposizioni giuridiche dell'accordo tipo europeo per la EDI che le parti devono integrare L'elenco seguente include gli elementi delle disposizioni giuridiche che le parti hanno la facoltà di integrare o modificare. 1. Termini I termini sono contenuti nei paragrafi: 5.3, 6.3, 8, 14.3. Se necessario, essi possono essere modificati nelle disposizioni giuridiche. 2. Arbitrato e giurisdizione, legge applicabile L'articolo 12 contiene due alternative, su cui è necessario operare una scelta. Entrambe le alternative devono essere completate dalle parti. 1. L'articolo 13 deve essere integrato dalle parti indicando la legge scelta. 2. Elenco degli articoli dell'accordo tipo Europeo per la EDI per i quali le parti devono specificare nell'allegato tecnico determinati elementi L'elenco seguente comprende gli elementi contenuti nelle disposizioni giuridiche che le parti devono specificare nell'allegato tecnico. L'elenco non è esaustivo e può essere completato da altre specificazioni. 1. Termini I termini che devono essere specificati nell'allegato tecnico sono contenuti nei seguenti paragrafi: 5.1 e 5.4. 2. Conferma di ricevimento Messaggi EDI da confermare Con riferimento al paragrafo 5.2, si devono specificare i messaggi EDI che devono essere sempre confermati senza richiesta specifica. Condizioni specifiche Si deve indicare ogni condizione specifica relativa alla conferma di ricevimento. Procedura alternativa di recupero Si deve specificare la procedura alternativa di recupero di cui all'articolo 5.4, se si decide di utilizzarla. 3. Procedure e misure di sicurezza Si devono specificare le procedure e le misure di sicurezza che devono soddisfare i requisiti di cui all'articolo 6. Queste procedure e misure riguardano: - l'accesso non autorizzato, la manomissione, il ritardo, la distruzione, la perdita, - la verifica dell'origine, - la verifica dell'integrità, - il non disconoscimento dell'origine/del ricevimento, - la riservatezza. 4. Informazioni riservate Ove possibile, si possono elencare i messaggi EDI che contengono informazioni riservate. Se richiesta, si può specificare l'autorizzazione per la divulgazione delle informazioni. Si può specificare il metodo di codifica, se disponibile o utilizzato. 5. Registrazione e memorizzazione Si deve includere ogni specificazione necessaria per la registrazione e la memorizzazione dei messaggi. 6. Requisiti operativi e specifiche tecniche Si devono includere tutte le specifiche necessarie relative ai requisiti tecnici seguenti: - apparecchiature, - software, - servizi, - servizi di comunicazione, - protocolli di comunicazione, - norme per i messaggi, repertori, versioni, sintassi, tipi di messaggi, segmenti, dati elementari, - codici, - procedure per i test e le prove, - disponibilità. 7. Modificazioni Qualsiasi modificazione apportata alle disposizioni giuridiche deve essere specificata e approvata nelle forme di cui all'articolo 14.