Relazione

sul rendiconto finanziario del Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop - Salonicco) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1998, corredata delle risposte del Centro

(1999/C 372/05)

INDICE

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Parere della Corte

1. La presente relazione è destinata al Consiglio e al Parlamento europeo, conformemente all'articolo 12 del regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio(1), modificato dal regolamento (CEE) n. 1946/93 del Consiglio(2).

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario del Centro per lo sviluppo della formazione professionale per l'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1998. Conformemente all'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio(3), modificato dal regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio(4), il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del consiglio di amministrazione. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(5), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui agli articoli 65, 67 e 68 del regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio, che modifica il regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio. La Corte dei Conti è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili e adottato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali dell'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1998 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

Principali osservazioni sull'esecuzione del bilancio del centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale per l'esercizio chiuso 31 dicembre 1998

Contabilità generale e di bilancio

5. Attualmente il Centro utilizza per la compilazione del bilancio preventivo e finanziario un sistema vecchio e complicato. Nonostante gli sforzi, il Centro non ha ancora ultimato lo sviluppo né l'installazione del sistema FIBUS (sistema adattato alle sue esigenze). Questo sistema, oltre ad aver subito ritardi in fase di realizzazione e a non essere stato sottoposto a convalida, risente della carenza di documentazione ed è conosciuto soltanto dalla persona che l'ha progettato. Le somme destinate allo sviluppo di questo sistema negli ultimi due anni ammontano a circa 0,2 Mio ECU.

Cassa di anticipi

6. Il Centro continua ad effettuare pagamenti (in particolare per il titolo I) mediante la cassa di anticipi (6 Mio ECU). Sarebbe auspicabile ridurre il ricorso a tale cassa.

Edificio

7. In base alle ultime informazioni fornite dal Centro, la proprietà del terreno sul quale è ubicata la sede verrà trasferita a titolo gratuito dal governo greco al Centro una volta ultimati i lavori dell'edificio.

Ordini di riscossione

8. Il Centro dovrebbe, in futuro, redigere tutti gli ordini di riscossione delle entrate nel momento in cui il credito diventa esigibile.

Personale

9. La determinazione dei diritti finanziari degli agenti non è sistematicamente oggetto di decisioni ad hoc dell'AIPN.

10. In aggiunta, dal momento che l'amministrazione non ha proceduto sistematicamente al riesame dei diritti acquisiti, la Corte ha constatato che:

a) i fascicoli individuali non contengono sempre alcune informazioni indispensabili per il calcolo dei diritti;

b) talune prestazioni possono essere versate oltre la scadenza del periodo per il quale sono concesse o senza documenti giustificativi.

IVA

11. Al momento del controllo (maggio 1999), le richieste di rimborso dell'IVA per l'anno 1998 non erano state predisposte.

Contratti

12. Per quanto riguarda le gare d'appalto e la gestione dei contratti, sarebbe necessario procedere ad una riorganizzazione. Alcune gare d'appalto sono state indette con ritardo.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo, nella riunione dell' 11 novembre 1999.

Per la Corte dei conti

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) GU L 39 del 13.2.1975, pag. 1.

(2) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 11.

(3) GU L 164 del 24.6.1976, pag. 1.

(4) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 15.

(5) Conformemente all'articolo 1 del regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio, che modifica il regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e spese del Centro relativi all'esercizio finanziario 1998 sono stati compilati il 29 marzo 1999 e trasmessi alla Commissione e alla Corte dei conti. Questi conti sono pervenuti alla Corte il 30 marzo 1999. Il riepilogo di questo rendiconto è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione.

Tabella 1

Bilancio finanziario al 31 dicembre 1998 e 1997

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Tabella 2

Bilancio finanziario al 31 dicembre 1998 e 1997

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RIPOSTE DEL CEDEFOP

Il Cedefop ritiene che la presente relazione preliminare ha un carattere generalmente positivo e intende ringraziare la Corte dei conti.

La natura delle osservazioni della Corte consente al consiglio di amministrazione del Centro di rispondervi direttamente, seguendo la struttura delle osservazioni e delle conclusioni della Corte. La numerazione dei paragrafi corrisponde a quella utilizzata nella relazione della Corte.

Contabilità generale e di bilancio

5. Dallo scorso anno, il Centro ha sensibilmente accelerato ed accentuato i propri sforzi per portare a termine tale progetto. Sono stati impiegati tutti i mezzi necessari, ivi compreso in termini di personale implicato, per giungere alla messa in funzione sperimentale del nuovo sistema sino alla fine del 1999. La fase di collaudo in vista del suo perfezionamento è attualmente in corso. L'applicazione parallela con l'attuale sistema dovrebbe riguardare il primo semestre del 2000; in tale modo, FIBUS sarà applicato completamente ed esclusivamente a partire dall'estate 2000. Durante l'intera procedura, è stata garantita la collaborazione costante con i servizi competenti della Commissione (in particolare il controllo finanziario).

Cassa anticipi

6. Il Centro ha già adottato le misure necessarie per ridurre i pagamenti realizzati mediante la cassa anticipi. In effetti, dal febbraio 1999 le retribuzioni sono pagate dalla contabilità, il che ha quasi dimezzato il volume delle transazioni effettuate tramite la cassa anticipi.

Ordini di riscossione

8. Il Centro ha preso atto delle osservazioni della Corte e ha già adottato le opportune disposizioni in tale senso. In effetti, d'ora in poi saranno create delle schede Excel per tutti questi casi e ciò sino a quando FIBUS non avrà ricoperto anche tale aspetto e sarà pienamente operativo.

Personale

9. Allo scopo di garantire che la raccomandazione della Corte sia osservata scrupolosamente, il direttore ha deciso che l'amministrazione sarà d'ora in poi incaricata della tenuta delle schede relative alla fissazione dei diritti del personale che saranno in seguito trasmesse, sotto la responsabilità del capo dell'amministrazione, all'AIPN (Direttore) per la firma. Esse saranno classificate in una sezione speciale del fascicolo individuale, onde migliorarne l'accessibilità e la trasparenza.

10. Le informazioni e gli elementi giustificativi menzionati dalla Corte sono di fatto a disposizione dell'amministrazione, che ne curerà il controllo e l'aggiornamento con maggiore regolarità. La gestione del personale sarà aggiornata più spesso, mediante la verifica dell'esattezza dei dati relativi a tutto il personale. Come suindicato, i diritti individuali (compresi quelli finanziari) saranno oggetto di decisioni formali, che saranno riesaminate annualmente.

IVA

11. La maggior parte delle domande di rimborso dell'IVA per il 1998 (± 90 % del totale) sono state presentate nel corso del mese di giungo 1999. Date le procedure speciali adottate in merito, sussiste tuttora un lieve ritardo rispetto al Belgio, ai Paesi Bassi e alla Spagna che sarà però colmato nel corso dell'estate 1999.

Contratti

12. Questa necessità di cambiamento era già stata riconosciuta dal Centro, che alla fine del 1998 ha provveduto al reclutamento di uno specialista in materia con una lunga carriera comunitaria corrispondente. La riorganizzazione è stata avviata con l'obiettivo di creare una unità "gestione dei contratti" in seno all'amministrazione. Attualmente è in fase di sviluppo un sistema elettronico efficace, in particolare in vista del miglioramento della gestione e della verifica dei contratti di studio e la sua integrazione in FIBUS è ora a buon punto.

Dalla creazione della nuova unità "gestione dei contratti" (inizi 1999), sono state considerate prioritarie tutte le gare d'appalto relative all'occupazione esclusiva del nuovo edificio a partire dal settembre 1999 (di cui due relative alle attrezzature - attrezzature audiovisive di conferenza e sistemi di sicurezza -, due concernenti le prestazioni di servizi a lungo termine - pulizia e sicurezza - e una sulla realizzazione del trasloco), allo scopo di colmare il ritardo segnalato dalla Corte. Altre gare d'appalto, relative ad una nuova esplorazione del mercato per dei servizi forniti in maniera continua sin dall'installazione del Cedefop a Salonicco (banca, agenzia di viaggi, corriere rapido, ecc.) saranno bandite nei prossimi mesi.

Infine, la responsabilità amministrativa della supervisione e della tenuta di un orientamento coerente nell'esecuzione di tutti i contratti di funzionamento e di prestazione di servizi di tipo orizzontale, compresi quelli della documentazione, delle pubblicazioni, dell'informatica, ecc., ricadrà progressivamente su suddetta nuova unità, che si occuperà perciò di tutto questo aspetto delle operazioni.