Atto del Consiglio del 3 novembre 1998 che adotta le norme applicabili agli archivi di analisi dell'Europol



Gazzetta ufficiale n. C 026 del 30/01/1999 pag. 0001 - 0009



ATTO DEL CONSIGLIO del 3 novembre 1998 che adotta le norme applicabili agli archivi di analisi dell'Europol (1999/C 26/01) IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA, vista la convenzione basata sull'articolo K.3 del trattato sull'Unione europea che istituisce un ufficio europeo di polizia (convenzione Europol) (1), in particolare l'articolo 10, paragrafo 1, tenuto conto della convenzione sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale, adottata dal consiglio d'Europa il 28 gennaio 1981, tenuto conto della raccomandazione R(87) 15, del 17 settembre 1987, del comitato dei ministri del consiglio d'Europa, volta a disciplinare l'utilizzazione dei dati di carattere personale nel settore di polizia, visto il progetto di norme presentato dal consiglio di amministrazione; considerando che spetta al Consiglio adottare, all'unanimità, le norme di applicazione sugli archivi di lavoro per fini di analisi, HA ADOTTATO LE SEGUENTI NORME: CAPITOLO I PRINCIPI GENERALI Articolo 1 Definizioni Ai fini del presente atto si intendono per: a) «dati personali»: qualsiasi informazione concernente una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante riferimento ad un numero di identificazione o ad uno o più elementi specifici caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale; b) «archivio di lavoro per fini di analisi»: l'archivio costituito ai fini dell'analisi di cui all'articolo 10, paragrafo 1, della convenzione Europol; c) «analisi»: la raccolta, il trattamento o l'utilizzazione di dati allo scopo di venire in aiuto all'indagine criminale, in conformità dell'articolo 10, paragrafo 2, della convenzione Europol; d) «trattamento di dati personali» («trattamento»): qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, l'elaborazione o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'impiego, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, nonché il congelamento, la cancellazione o la distruzione. Articolo 2 Campo di applicazione Le norme stabilite nel presente testo sono applicabili al trattamento dei dati per fini di analisi, come previsto nell'articolo 10, paragrafo 1 della convenzione Europol. Articolo 3 Dati forniti per fini di analisi 1. I dati destinati ad essere inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi possono essere forniti in forma sia strutturate che non strutturata. Gli Stati membri che forniscono tali dati comunicano all'Europol lo scopo per il quale i dati vengono forniti e qualsiasi restrizione riguardo alla loro utilizzazione, cancellazione o distruzione, comprese eventuali restrizioni all'accesso, in termini generali o specifici. Gli Stati membri possono anche informare l'Europol in merito a tali restrizioni in una fase successiva. L'Europol deve assicurare che i terzi che forniscono tali dati gli comunichino lo scopo per il quale i dati vengono forniti e qualsiasi restrizione in merito alla loro utilizzazione. Dopo la ricezione, viene determinato quanto prima in quale archivio di lavoro per fini di analisi possono essere inclusi i dati e in che misura i dati sono inclusi in detto archivio. 2. A norma dell'articolo 15, paragrafo 1, della convenzione Europol, tali dati rimangono sotto la responsabilità dello Stato membro che li ha forniti, fatta salva la sua legislazione nazionale, finché non vengano inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi, fatte salve le responsabilità dell'Europol in merito ai dati, definite nel presente paragrafo. L'Europol è responsabile per assicurare che tali dati possano essere consultati unicamente dallo Stato membro che li ha forniti o da un analista dell'Europol debitamente autorizzato conformemente all'articolo 10, paragrafo 2, punto 1, della convenzione Europol, per determinare se i dati possano o meno essere inclusi nell'archivio di lavoro per fini di analisi. Se dopo la valutazione l'Europol ha motivo di presumere che i dati forniti non sono accurati o non sono più aggiornati, esso ne informa lo Stato membro che li ha forniti. 3. I dati che, dopo la valutazione, non sono stati selezionati per essere inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi, nonché gli archivi cartacei o i documenti contenenti i dati che sono stati inclusi, rimangono sotto la responsabilità dello Stato membro che li ha forniti, conformemente all'articolo 15, paragrafo 1, della convenzione Europol e fatta salva la sua legislazione nazionale, lasciando impregiudicate le responsabilità dell'Europol in merito ai dati, come definito nel presente paragrafo. L'Europol è responsabile per assicurare che tali dati, archivi cartacei o documenti siano conservati separatamente dall'archivio di lavoro per fini di analisi e possano essere consultati unicamente dallo Stato membro che li ha forniti o da un analista dell'Europol debitamente autorizzato, conformemente all'articolo 10, paragrafo 2, punto 1, della convenzione Europol ai fini: a) della loro successiva inclusione in un archivio di lavoro per fini di analisi; b) d'una verifica per accertare se i dati che sono già stati inclusi nell'archivio di lavoro per fini di analisi siano accurati e pertinenti; c) d'una verifica per accertare se i requisiti prescritti nelle presenti norme o nella convenzione Europol siano stati soddisfatti. Tali dati possono anche essere consultati nell'interesse della persona cui si riferiscono, che dev'essere tutelata. In questo caso i dati possono essere utilizzati unicamente con il consenso della persona interessata. Tali dati, archivi cartacei e documenti devono essere restituiti allo Stato membro che li ha forniti, o devono essere cancellati o distrutti, se non più necessari per gli scopi summenzionati. Devono comunque essere cancellati o distrutti dopo la chiusura dell'archivio di lavoro per fini di analisi. 4. Se i dati di cui al presente articolo sono stati forniti da un terzo, l'Europol è responsabile per assicurare che i principi stabiliti nel presente articolo siano applicati a tali dati, in base alle norme stabilite dal Consiglio conformemente all'articolo 10, paragrafo 4, della convenzione Europol. Articolo 4 Trattamento dei dati 1. Per quanto necessario al perseguimento dell'obiettivo stabilito all'articolo 2 della convenzione Europol, l'Europol può trattare i dati di carattere personale definiti agli articoli 5 e 6 nella misura in cui essi siano adeguati, accurati, pertinenti e non vadano oltre lo scopo dell'archivio di lavoro per fini di analisi nel quale sono introdotti e a condizione che siano conservati solo per il tempo necessario a detto scopo. Conformemente all'articolo 7 delle presenti norme e all'articolo 21 della convenzione Europol, occorre procedere ad una verifica periodica della necessità di conservare i dati memorizzati in un archivio di lavoro per fini di analisi. 2. Ciascuno Stato membro coinvolto in un progetto di analisi decide conformemente alla propria legislazione nazionale, come indicato all'articolo 10, paragrafo 3, della convenzione Europol, la misura in cui può fornire i dati richiesti. Articolo 5 Decisione costitutiva di un archivio di lavoro per fini di analisi 1. Ai sensi dell'articolo 12 della convenzione Europol, in ciascuna decisione costitutiva di un archivio di lavoro per fini di analisi l'Europol stabilisce quali categorie di dati, tra quelle menzionate all'articolo 6, esso ritiene necessarie ai fini dell'archivio in questione. 2. In detta decisione costitutiva l'Europol specifica inoltre se i dati relativi all'origine razziale, alle convinzioni politiche, religiose o di altra natura o i dati concernenti la salute o la vita sessuale possano essere inclusi nell'archivio di lavoro per fini di analisi tra le categorie di cui all'articolo 6 e il motivo per cui tali dati sono considerati assolutamente necessari ai fini dell'archivio in questione. Qualora i dati summenzionati si riferiscano alle categorie di persone di cui all'articolo 6, paragrafi 3, 4, 5 e 6, nella decisione costitutiva dell'archivio devono essere fornite specifiche motivazioni in proposito e i dati possono essere trattati solo su esplicita richiesta di due o più Stati membri che partecipano al progetto di analisi. I dati in questione vengono cancellati quando non sono più necessari ai fini per i quali sono stati conservati. 3. A norma dell'articolo 12, paragrafi 1 e 2 della convenzione Europol, dette decisioni, incluse le successive modifiche, richiedono l'approvazione del consiglio di amministrazione dell'Europol, che tiene conto delle eventuali osservazioni formulate in proposito dall'autorità di controllo comune. Articolo 6 Dati personali negli archivi di lavoro per fini di analisi 1. I dati personali memorizzati negli archivi di lavoro per fini di analisi devono essere corredati di una nota che rimanda alla categoria di persone nella quale essi sono stati inseriti. 2. Per le categorie di persone di cui all'articolo 10, paragrafo 1, punto 1), della convenzione Europol si può effettuare il trattamento delle seguenti categorie di dati di carattere personale, ivi inclusi i dati correlati di carattere amministrativo. a) Dati anagrafici 1. Cognome attuale e precedente 2. Nome attuale e precedente 3. Cognome da nubile 4. Paternità (ove necessario per l'identificazione) 5. Maternità (ove necessario per l'identificazione) 6. Sesso 7. Data di nascita 8. Luogo di nascita 9. Cittadinanza 10. Stato civile 11. Alias 12. Soprannome 13. Appellativo corrente o nome falso 14. Residenza e/o domicilio attuale e precedente b) Caratteristiche fisiche 1. Connotati 2. Contrassegni (segni particolari/cicatrici/tatuaggi, ecc.) c) Mezzi d'identificazione 1. Documenti d'identità 2. Numeri della carta d'identità nazionale/del passaporto 3. Numeri d'identificazione nazionali, se del caso 4. Immagini visive e altre informazioni in merito all'aspetto fisico 5. Informazioni relative all'identificazione di tipo scientifico, quali impronte digitali, risultati dell'esame del DNA (entro i limiti necessari all'identificazione e senza le informazioni che caratterizzano la personalità), profilo vocale, gruppo sanguigno, dentatura d) Professione e competenze 1. Attività lavorativa e professionale attuale 2. Attività lavorativa e professionale precedente 3. Titoli di studio (scuola/università/formazione professionale) 4. Abilitazioni 5. Capacità ed altre conoscenze (lingue/altro) e) Informazioni economiche e finanziarie 1. Dati finanziari (conti e codici bancari, carte di credito, ecc.) 2. Liquidità 3. Titoli azionari/altri 4. Dati patrimoniali 5. Legami con società e imprese 6. Contatti bancari e creditizi 7. Posizione tributaria 8. Altre informazioni utili in merito alla gestione degli affari finanziari della persona f) Informazioni comportamentali 1. Stile di vita (ad esempio, vivere al di sopra delle proprie possibilità) ed abitudini 2. Spostamenti 3. Luoghi frequentati 4. Armi ed altri strumenti pericolosi 5. Pericolosità 6. Altri rischi specifici quali probabilità di fuga, impiego di doppi agenti, collegamenti con persone incaricate dell'applicazione della legge 7. Tratti e profili legati alla criminalità 8. Abuso di droga g) Persone di contatto e accompagnamento, inclusi tipo e natura del contatto o dell'associazione h) Mezzi di comunicazione usati, quali telefono (fisso/mobile), fax, pager, posta elettronica, recapiti postali, collegamenti a Internet i) Mezzi di trasporto usati, quali autoveicoli, natanti, aerei, incluse le informazioni di identificazione di tali mezzi (numeri di immatricolazione) j) Informazioni relative alle attività criminose che rientrano nella competenza dell'Europol ai sensi dell'articolo 2 della convenzione Europol: 1. Precedenti condanne 2. Presunta implicazione in attività criminose 3. Modus operandi 4. Strumenti effettivi o potenziali per preparare e/o commettere reati 5. Appartenenza a gruppi/organizzazioni criminali e posizione nel gruppo/nell'organizzazione 6. Ruolo e funzione nell'organizzazione criminale 7. Area geografica delle attività criminali 8. Materiale raccolto nel corso di un'indagine, quale immagini video e fotografie k) Riferimenti ad altre basi di dati in cui sono memorizzate informazioni sulla persona 1. Europol 2. Servizi di polizia/delle dogane 3. Altri servizi incaricati dell'applicazione della legge 4. Organizzazioni internazionali 5. Organismi pubblici 6. Organismi privati l) Informazioni su persone giuridiche connesse con i dati di cui alla lettera e) o alla lettera j): 1. Denominazione della persona giuridica 2. Recapito 3. Data e luogo di costituzione 4. Numero di registrazione amministrativo 5. Forma giuridica 6. Capitale sociale 7. Settore di attività 8. Filiali nazionali e internazionali 9. Direttori 10. Legami con le banche 3. Per persone di contatto e accompagnamento, ai sensi dell'articolo 10, paragrafo 1, punto 4), della convenzione Europol, si intendono persone che hanno contatti non accidentali con le persone di cui al paragrafo 2, qualora vi sia motivo di supporre che le informazioni che si riferiscono alle persone di cui al paragrafo 2 e che sono importanti ai fini dell'analisi possano essere ottenute per loro tramite e sempreché esse non rientrino in una delle categorie di persone citate ai paragrafi 2 o 4, 5 e 6. Per quanto riguarda le persone di contatto e accompagnamento, i dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati per quanto necessario, a condizione che vi sia motivo di supporre che essi sono necessari ai fini dell'analisi del loro ruolo di persone di contatto o accompagnamento. In questo contesto, va tenuto conto di quanto segue: - il rapporto tra queste persone e le persone di cui al paragrafo 2 deve essere chiarito il più rapidamente possibile; - se la supposizione di cui al primo comma si rivela infondata, i dati sono cancellati senza indugio; - se tali persone sono sospettate di aver commesso un reato per il quale l'Europol è competente ai sensi dell'articolo 2 della convenzione Europol o se sono state condannate per tali reati, ovvero se sussistono serie motivazioni, ai sensi della normativa nazionale, per ritenere che commetteranno tali reati, tutti i dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati; - se non risulta possibile effettuare il chiarimento previsto dai precedenti trattini, se ne tiene conto al momento di decidere in merito alla necessità e all'entità della conservazione dei dati ai fini di una successiva analisi; - i dati relativi alle persone di contatto e accompagnamento di persone di contatto e accompagnamento non possono essere memorizzati, ad eccezione di quelli relativi al tipo e alla natura dei loro contatti o associazioni con le persone menzionate al paragrafo 2. 4. Per quanto riguarda le persone che sono state vittime di uno dei reati considerati o per le quali taluni fatti autorizzano a ritenere che possano diventare vittime di un siffatto reato, menzionate all'articolo 10, paragrafo 1, punto 3), della convenzione Europol, possono essere memorizzati i dati di cui al paragrafo 2, lettere da a) a c), punto 3), nonché le seguenti categorie di dati: a) informazioni in merito all'identificazione della vittima, b) motivo della vittimizzazione, c) danni (fisici/finanziari/psicologici/altri), d) necessità di garantire l'anonimato, e) possibilità di partecipare alle udienze in tribunale, f) informazioni fornite dalle suddette persone o per loro tramite, in merito al reato, comprese le informazioni sul loro rapporto con altre persone, ove necessario per l'identificazione delle persone, come indicato al paragrafo 2. Altri dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati se necessario, sempreché vi sia motivo di supporre che essi sono necessari ai fini dell'analisi del loro ruolo di vittime o di vittime potenziali. I dati non necessari ai fini di analisi successive vengono cancellati. 5. Con riguardo alle persone che potrebbero intervenire come testi nel corso di indagini sui reati considerati o di procedimenti penali conseguenti, menzionate all'articolo 10, paragrafo 1, punto 2), della convenzione Europol, possono essere memorizzati i dati di cui al paragrafo 2, lettere da a) a c), punto 3), nonché le seguenti categorie di dati: a) informazioni fornite dalle suddette persone in merito al reato, comprese le informazioni sul loro rapporto con altre persone incluse nell'archivio di lavoro per fini di analisi; b) necessità di garantire l'anonimato; c) protezione garantita, e da chi; d) nuova identità; e) possibilità di partecipare alle udienze in tribunale. Altri dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati se necessario, sempreché vi sia motivo di supporre che essi sono necessari ai fini dell'analisi del loro ruolo di testi. I dati non necessari ai fini di analisi successive vengono cancellati. 6. Con riguardo alle persone che possono fornire informazioni sui reati considerati, menzionate all'articolo 10, paragrafo 1, punto 5), della convenzione Europol, possono essere memorizzati i dati di cui al paragrafo 2, lettere da a) a c), punto 3), nonché le seguenti categorie di dati: a) dati anagrafici in codice, b) tipo di informazioni fornite, c) necessità di garantire l'anonimato, d) protezione garantita, e da chi, e) nuova identità, f) possibilità di partecipare alle udienze in tribunale, g) esperienze negative, h) ricompense (finanziarie/favori). Altri dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati se necessario, sempreché vi sia motivo di supporre che essi sono necessari ai fini dell'analisi del loro ruolo di informatori. I dati non necessari ai fini di analisi successive vengono cancellati. 7. Qualora, in qualsiasi momento nel corso di un'analisi, risulti che, sulla base di indicazioni serie e comprovate, una persona inclusa in un archivio di lavoro per fini di analisi debba essere inserita in una categoria di persone diversa da quella in cui è stata inclusa inizialmente, come stabilito dal presente articolo, l'Europol può effettuare il trattamento soltanto dei dati relativi a tale persona che sono autorizzati nell'ambito della nuova categoria, mentre tutti gli altri dati vengono cancellati. Qualora, in base alle indicazioni summenzionate, risulti che una persona debba essere inclusa in due o più categorie diverse, come specificato nel presente articolo, l'Europol può effettuare il trattamento di tutti i dati autorizzati nell'ambito di tali categorie. Articolo 7 Termini per l'esame e la durata della conservazione 1. Nel decidere se i dati di carattere personale debbano continuare ad essere memorizzati come previsto all'articolo 6, ai sensi dell'articolo 21 della convenzione Europol, occorre ponderare gli interessi dell'Europol relativi allo svolgimento dei suoi compiti rispetto ai legittimi interessi, in termini di protezione dei dati, della persona cui si riferiscono i dati memorizzati. La necessità di una conservazione prolungata di tutti i dati personali in un archivio di lavoro per fini di analisi forma oggetto di revisione annuale. Indipendentemente da questa revisione annuale, la necessità di una conservazione prolungata viene riveduta se si verificano circostanze tali da suggerire la necessità di cancellare o rettificare i dati. Tale revisione tiene conto dell'esigenza di conservare i dati stabilita alla luce della conclusione di un'indagine condotta su un caso particolare, di una decisione giudiziaria definitiva, segnatamente assoluzione, riabilitazione, condanne scontate, amnistie, età del soggetto cui si riferiscono i dati, particolari categorie di dati. La necessità di una conservazione prolungata dei dati personali in un archivio di lavoro per fini di analisi forma oggetto di una decisione di coloro che partecipano all'analisi conformemente all'articolo 10, paragrafo 8, della convenzione Europol. Qualora i partecipanti non possano raggiungere un accordo sulla necessità di una conservazione prolungata dei dati, la decisione viene presa dal consiglio di amministrazione conformemente all'articolo 28, paragrafo 1, punto 7, della convenzione Europol. 2. Qualora un procedimento penale contro persone di cui all'articolo 6, paragrafo 2, si concluda con una decisione inappellabile del tribunale o in altro modo, e qualora tale decisione venga comunicata all'Europol dallo Stato membro o dal terzo interessato, l'Europol verifica se i dati interessati da tale decisione possano ancora essere memorizzati, modificati o utilizzati. Se si può dedurre, dalla motivazione della decisione o da altre informazioni, che la persona in questione non ha commesso il reato o che il fatto commesso non costituisce reato, oppure se le motivazioni della decisione lasciano aperta la questione, i dati in questione vengono cancellati, a meno che non sussistano ragionevoli motivi per ritenere che essi siano ancora rilevanti per l'archivio di lavoro per fini di analisi. In tal caso, le informazioni relative alla decisione del tribunale vengono aggiunte ai dati già contenuti nell'archivio. Inoltre questi dati possono essere trattati e conservati solo nel debito rispetto del contesto e del contenuto della decisione succitata nonché dei diritti che essa conferisce alla persona interessata. 3. La conservazione dei dati di carattere personale non può durare complessivamente più di tre anni. Il termine ricomincia a decorrere ogni volta dal giorno in cui si verifica un evento che dà luogo alla memorizzazione di dati sulla persona considerata. Se, in ragione del nuovo decorso del termine, i dati relativi ad una persona di cui all'articolo 6, paragrafi da 3 a 6, sono conservati nell'archivio d'analisi per più di cinque anni, l'autorità di controllo comune ne è informata. 4. Qualora, nel corso della revisione delle attività dell'Europol, l'autorità di controllo comune di cui all'articolo 24 della convenzione Europol constati che i dati di carattere personale sono conservati in violazione delle presenti norme, essa, se lo ritiene necessario, ne informa il direttore dell'Europol conformemente all'articolo 24, paragrafo 5, della convenzione Europol. Quando l'autorità di controllo comune ha sottoposto una questione concernente l'obbligo di cancellazione al consiglio di amministrazione ai sensi dell'articolo 24, paragrafo 5, della convenzione Europol, la trasmissione dei dati in questione è vietata senza autorizzazione preventiva del consiglio di amministrazione. In casi eccezionali, il direttore può autorizzare la trasmissione dei dati prima dell'approvazione del consiglio di amministrazione, qualora ciò sia considerato assolutamente necessario per salvaguardare gli interessi essenziali degli Stati membri interessati entro l'ambito degli obiettivi dell'Europol o ai fini di prevenire un pericolo serio ed imminente. In tali casi, l'autorizzazione del direttore figura in un documento che viene inviato al consiglio di amministrazione ed all'autorità di controllo comune. Articolo 8 Raccolta e registrazione dei dati I dati registrati negli archivi di lavoro per fini di analisi sono diversificati in base al grado di valutazione della fonte ed in base al grado di affidabilità o esattezza, conformemente all'articolo 11. I dati basati su fatti sono differenziati da quelli basati su opinioni o valutazioni personali. Articolo 9 Protezione interna dei dati Il direttore dell'Europol adotta le misure necessarie ad assicurare l'osservanza delle presenti norme nonché di altre prescrizioni in materia di protezione dei dati. A tal fine nomina un esperto che nell'adempimento delle sue mansioni dipende direttamente dal direttore stesso. CAPITOLO II CLASSIFICAZIONE Articolo 10 Tipi di archivi di analisi Gli archivi di lavoro per fini di analisi possono essere: a) di carattere generale o strategico, quando l'obiettivo è quello di trattare informazioni pertinenti su un problema particolare o di sviluppare e di migliorare le iniziative delle autorità competenti di cui all'articolo 2, paragrafo 4, della convenzione Europol; b) di carattere operativo, quando la finalità è quella di ottenere informazioni su una o alcune delle attività criminali comprese nell'articolo 2 della convenzione Europol e che riguardano un caso, una persona o un'organizzazione per avviare, migliorare o concludere, ai sensi dell'articolo 10, paragrafo 2, della convenzione Europol, indagini bilaterali o multilaterali di portata internazionale, sempre che tra le parti interessate vi siano due o più Stati membri. Articolo 11 Valutazione della fonte e dell'informazione 1. La fonte delle informazioni che provengono da uno Stato membro è valutata per quanto possibile dallo Stato membro che le fornisce sulla base dei seguenti criteri: A. fonte per la quale non sussistono dubbi circa l'autenticità, l'affidabilità o la competenza, oppure informazione fornita da una fonte che in passato ha dimostrato di essere affidabile in tutti i casi; B. fonte dalla quale l'informazione pervenuta si è dimostrata affidabile nella maggior parte dei casi; C. fonte dalla quale l'informazione pervenuta non si è dimostrata affidabile nella maggior parte dei casi; D. fonte la cui affidabilità non può essere valutata. 2. L'informazione che proviene da uno Stato membro è valutata per quanto possibile dallo Stato membro che la fornisce sulla base della sua affidabilità e secondo i seguenti criteri: 1) l'informazione è ritenuta sicura senza alcuna riserva; 2) l'informazione è conosciuta personalmente dalla fonte, ma non conosciuta personalmente dall'agente che la fornisce; 3) l'informazione non è conosciuta personalmente dalla fonte, ma è avallata da altre informazioni già registrate; 4) l'informazione non è conosciuta personalmente dalla fonte e non può essere avallata in alcun modo. 3. Se sulla base delle informazioni già in suo possesso l'Europol giunge alla conclusione che la valutazione deve essere rettificata, esso informa lo Stato membro interessato e cerca di concordare una modifica della valutazione. Senza tale accordo l'Europol non può modificare la valutazione. 4. Se riceve da uno Stato membro dati o informazioni non corredati di una valutazione, l'Europol cerca per quanto possibile di stabilire l'affidabilità della fonte o dell'informazione sulla base delle informazioni già in suo possesso. La valutazione di dati ed informazioni specifici deve avere luogo di concerto con lo Stato membro che li ha trasmessi. Uno Stato membro e l'Europol possono anche convenire, in termini generali, le modalità di valutazione di tipi specifici di dati e di fonti specifiche. Il consiglio di amministrazione è informato di tali accordi generali. Se i dati vengono forniti all'Europol sulla base di tali accordi generali, ciò viene annotato insieme ai dati. Qualora non sia possibile raggiungere un accordo in un caso specifico o qualora non sussista un accordo in termini generali, l'Europol valuta l'informazione o i dati secondo quanto previsto al paragrafo 1, lettera D e al paragrafo 2, punto 4. 5. Il presente articolo si applica per analogia anche quando l'Europol riceve dati o informazioni da terzi. 6. Quando l'informazione inclusa in un archivio di lavoro per fini di analisi risulta da un'analisi svolta, l'Europol valuta tale informazione conformemente al presente articolo e di concerto con gli Stati membri che partecipano all'analisi. CAPITOLO III NORME DI UTILIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI DI ANALISI E DEI DATI DI ANALISI Articolo 12 Costituzione di archivi 1. Gli archivi di lavoro per fini di analisi sono costituiti per iniziativa dell'Europol o su richiesta degli Stati membri dai quali provengono i dati, in base alla procedura stabilita all'articolo 12 della convenzione Europol. 2. In conformità dell'articolo 12, paragrafo 1, della convenzione Europol, l'autorità di controllo comune può trasmettere per iscritto le proprie osservazioni al consiglio di amministrazione, che le concede un periodo di due mesi per tale operazione. Una copia di tali osservazioni scritte viene trasmessa al direttore dell'Europol. Il consiglio di amministrazione può invitare taluni rappresentanti dell'autorità di controllo comune a partecipare al dibattito relativo alle decisioni costitutive degli archivi di lavoro per fini di analisi. 3. In conformità dell'articolo 12, paragrafo 2, della convenzione Europol, il direttore dell'Europol motiva per iscritto l'urgenza di creare un archivio. A tal fine, deve imperativamente comunicare ai membri del consiglio di amministrazione la denominazione, l'oggetto e gli obiettivo nonché ogni indicazione utile a valutarne l'urgenza. Le attività di analisi possono aver inizio immediatamente dopo l'avvio della procedura prevista dall'articolo 12, paragrafo 1, della convenzione Europol, ma i risultati possono essere trasmessi solo quando il consiglio di amministrazione ha dato la sua approvazione conformemente alla procedura di cui all'articolo 12, paragrafo 1, della convenzione Europol. Se il consiglio di amministrazione non dà la sua approvazione, i dati sono cancellati immediatamente. In casi eccezionali il direttore può autorizzare la trasmissione dei risultati prima dell'approvazione del consiglio di amministrazione, quando lo ritenga assolutamente necessario per la tutela degli interessi degli Stati membri interessati nel quadro degli obiettivi dell'Europol o per sventare un pericolo grave e imminente. In tal caso, il direttore redige l'autorizzazione in un documento che viene trasmesso al consiglio di amministrazione e all'autorità di controllo comune. 4. Se, durante un'analisi, si rende necessaria la modifica della decisione costitutiva dell'archivio di lavoro per fini di analisi, si applicano per analogia le procedure di cui all'articolo 12 della convenzione Europol nonché il presente articolo. Articolo 13 Trasmissione di dati o informazioni contenuti negli archivi di analisi La trasmissione ad uno Stato membro o ad un terzo dei dati di carattere personale contenuti negli archivi di analisi viene registrata nell'archivio in questione. L'Europol, in collaborazione con lo Stato membro o con il terzo che ha fornito i dati, ne verifica, se necessario, la correttezza e la conformità alla convenzione Europol al più tardi al momento della trasmissione. In ogni comunicazione di dati devono essere menzionate, per quanto possibile, le decisioni giudiziarie e le decisioni di non luogo a procedere, e i dati basati su opinioni o valutazioni personali devono essere verificati con lo Stato membro o il terzo che ha fornito l'informazione prima della loro comunicazione, indicandone, inoltre, il grado di affidabilità o di esattezza. Lo Stato membro destinatario comunica allo Stato membro che ha trasmesso i dati, previa richiesta, le informazioni concernenti l'utilizzazione che è stata fatta dei dati ed i risultati ottenuti come conseguenza della loro trasmissione, sempreché la legislazione nazionale dello Stato membro che li ha ricevuti lo permetta. Eventuali limitazioni di utilizzazione a norma dell'articolo 17 della convenzione Europol vengono memorizzate con i dati e comunicate ai destinatari dei risultati delle analisi. Articolo 14 Procedure di controllo Va assicurato il rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati di cui all'articolo 25 della convenzione Europol predisponendo un piano di sicurezza per il trattamento dei dati da parte dell'Europol, da aggiornare regolarmente in conformità della valutazione del rischio per la sicurezza dell'Europol. Il piano di sicurezza viene approvato dal consiglio di amministrazione. Articolo 15 Utilizzazione e conservazione dei dati d'analisi e dei risultati delle analisi 1. Tutti i dati di carattere personale e i risultati delle analisi trasmessi da un archivio di lavoro per fini di analisi possono essere utilizzati solo conformemente alle finalità dell'archivio o per combattere altre gravi forme di criminalità e nell'ambito di eventuali limitazioni di utilizzazione stabilite da uno Stato membro in base all'articolo 17, paragrafo 2, della convenzione Europol. I dati di cui all'articolo 5, paragrafo 2, delle presenti norme possono essere trasmessi soltanto previo consenso dello Stato membro che li ha forniti. 2. Quando un archivio di lavoro per fini di analisi viene chiuso, tutti i dati in esso contenuti sono memorizzati dall'Europol in un archivio separato, accessibile solo ai fini del controllo interno o esterno. Fatto salvo l'articolo 21, paragrafo 5, della convenzione Europol, tali dati vengono conservati per un periodo massimo di tre anni dopo la chiusura dell'archivio. 3. I risultati di un archivio di lavoro per fini di analisi possono essere conservati dall'Europol sotto forma elettronica per un periodo massimo di tre anni dopo la chiusura dell'archivio in questione, sempreché siano conservati in un archivio separato e non siano integrati da altri dati. Trascorso tale periodo, i risultati possono essere conservati solo sotto forma di documento cartaceo. 4. Per verificare la legittimità delle estrazioni di dati di carattere personale dagli archivi di lavoro per fini di analisi, viene automaticamente compilata, per almeno un'estrazione su dieci, una relazione in conformità dell'articolo 16 della convenzione Europol. Detta relazione contiene un numero di riferimento unico, relativo all'identificazione dell'utente, menziona la data e l'ora in cui avviene l'estrazione e l'identità della persona cui si riferiscono i dati consultati e visualizzati, nonché l'archivio di lavoro per fini di analisi da cui sono stati estratti i dati. Le relazioni vengono utilizzate e cancellate ai sensi dell'articolo 16, seconda frase, della convenzione Europol e delle norme basate sulla terza frase dello stesso articolo. 5. La decisione di costituzione di un archivio di lavoro per fini di analisi può prevedere che devono essere compilate più relazioni di quanto specificato al paragrafo 4 o che tali relazioni devono contenere più dati di quanto specificato al paragrafo 4, tenendo conto delle norme basate sull'articolo 16, terza frase, della convenzione Europol. Articolo 16 Associazione di archivi 1. Qualora risulti evidente che le informazioni contenute in un archivio di lavoro per fini di analisi possono essere importanti anche per altri archivi, si seguirà la seguente procedura: a) nel caso in cui è proposta l'interconnessione completa dell'informazione contenuta in due archivi, è creato un nuovo archivio contenente tutte le informazioni di entrambi gli archivi, conformemente all'articolo 12 della convenzione Europol. La decisione di interconnettere i due archivi è presa da tutti i partecipanti agli archivi originari. I partecipanti a ciascuno degli archivi originari decidono se chiudere o meno l'archivio in questione; b) se tutte le informazioni contenute in un archivio, o alcune di esse, sono importanti per un altro archivio, i partecipanti al primo archivio decidono se trasferirle o meno al secondo archivio. Se dal trasferimento risulta necessario modificare la decisione costitutiva di uno dei due archivi, viene presa una nuova decisione per la gestione di detto archivio, conformemente all'articolo 12 della convenzione Europol. I partecipanti a ciascuno degli archivi originari decidono anche se chiudere o meno l'archivio in questione. 2. Nei casi citati nel paragrafo 1, i termini per la revisione dei dati trasferiti da un archivio di lavoro per fini di analisi ad un altro non sono modificati da tale trasferimento. Articolo 17 Nuovi mezzi tecnici Possono essere introdotti nuovi mezzi tecnici di trattamento di dati per fini di analisi soltanto se sono state adottate tutte le misure possibili per garantire che il loro uso sia conforme alle norme relative alla protezione dei dati personali applicabili all'Europol. Il direttore dell'Europol si consulta preventivamente con l'autorità comune di controllo in ogni caso in cui l'introduzione di tali mezzi tecnici crei problemi per l'applicazione delle presenti norme di protezione di dati. CAPITOLO IV DISPOSIZIONI FINALI Articolo 18 Entrata in vigore Le presenti norme entrano in vigore il 1° gennaio 1999. Entro tre anni dall'entrata in vigore, le norme formano oggetto di una valutazione sotto il controllo del consiglio di amministrazione. Articolo 19 Revisione delle norme Le eventuali proposte di modifica delle presenti norme sono esaminate dal consiglio di amministrazione in vista della loro adozione da parte del Consiglio secondo la procedura di cui all'articolo 10, paragrafo 1, della convenzione Europol. Fatto a Bruxelles, addì 3 novembre 1998. Per il Consiglio Il Presidente B. PRAMMER (1) GU C 316 del 27.11.1995, pag. 1.