PROGETTO

DECISIONE N. 1/… DEL CONSIGLIO CONGIUNTO UE-CUBA

del …

che adotta il proprio regolamento interno e il regolamento interno del comitato misto

IL CONSIGLIO CONGIUNTO UE-CUBA,

visto l'accordo di dialogo politico e di cooperazione tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Cuba, dall'altra parte («accordo»), in particolare l'articolo 81, paragrafo 4 e l'articolo 82, paragrafo 3,

considerando quanto segue:

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Sono adottati il regolamento interno del consiglio congiunto e il regolamento interno del comitato misto, che figurano, rispettivamente, negli allegati 1 e 2.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

4. Nei casi in cui l'accordo faccia riferimento all'obbligo o alla possibilità di consultazioni, o se le parti decidono di comune accordo di consultarsi, le consultazioni possono svolgersi in sede di comitato misto, salvo se altrimenti specificato nell'accordo. Le consultazioni possono proseguire a livello di consiglio congiunto con il consenso delle parti.

3. Il comitato misto adotta le decisioni e formula le raccomandazioni per le quali dispone di poteri in forza dell'accordo. A norma dell'articolo 82, paragrafo 4, dell'accordo, il consiglio congiunto può conferire al comitato misto il potere di adottare decisioni.

2. Il comitato misto prepara le riunioni e le discussioni del consiglio congiunto, attua, se del caso, le decisioni del consiglio congiunto e, in generale, assicura la continuità delle relazioni e il buon funzionamento dell'accordo. Esamina qualsiasi questione sottopostagli dal consiglio congiunto nonché ogni altra questione che possa insorgere nel corso dell'applicazione dell'accordo. Sottopone proposte o progetti di decisioni o di raccomandazioni al consiglio congiunto per approvazione.

1. Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del consiglio congiunto per quanto riguarda sia i costi del personale e le spese di viaggio e di soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Il consiglio congiunto può altresì adottare decisioni o formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, previo accordo delle parti. A tale scopo, il progetto di proposta è comunicato per iscritto dal presidente del Consiglio congiunto ai suoi membri a norma dell'articolo 7. I membri devono disporre di almeno 21 giorni di calendario per comunicare eventuali riserve o proposte di modifica del testo. Il presidente, previa consultazione delle parti, può abbreviare il suddetto termine in funzione delle esigenze di un caso specifico.

3. Il progetto di verbale è presentato al consiglio congiunto per approvazione. Il consiglio congiunto approva il progetto verbale alla riunione successiva. In alternativa, il progetto di verbale può essere approvato per iscritto dal consiglio congiunto prima della riunione successiva.

5. Il consiglio congiunto può, previo accordo tra le parti, invitare esperti indipendenti in determinati settori a partecipare alle proprie riunioni in veste di osservatori o per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti convengono, caso per caso, i termini e le condizioni a cui tali esperti possono partecipare alle riunioni e garantiscono che essi rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

1. I membri del consiglio congiunto possono farsi rappresentare a una riunione se impossibilitati a parteciparvi. Il membro che desideri essere rappresentato deve notificare per iscritto al presidente il nome del proprio rappresentante prima della riunione in questione.

3. Come stabilito all'articolo 81, paragrafo 6, dell'accordo, e ai fini del conseguimento degli obiettivi dell'accordo, il consiglio congiunto ha il potere di adottare decisioni vincolanti per le parti. Il consiglio congiunto adotta le misure necessarie per l'applicazione delle proprie decisioni, se necessario anche conferendo a organismi specifici, istituiti in forza dell'accordo, il potere di agire a suo nome. Il Consiglio congiunto può altresì formulare raccomandazioni. Esso adotta le proprie decisioni e raccomandazioni mediante accordo tra le parti, una volta espletate le rispettive procedure interne, in conformità dell'articolo 11 del presente regolamento interno. Il consiglio congiunto può delegare il potere di adottare decisioni al comitato misto

ALLEGATO 2

Regolamento interno del comitato misto

Articolo 1

Disposizioni generali

1. Il comitato misto istituito a norma dell'articolo 82 dell'accordo di dialogo politico e di cooperazione tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Cuba, dall'altra («accordo»), assiste il consiglio congiunto nell'esercizio delle sue funzioni e svolge i compiti previsti dell'accordo e ad esso assegnati dal consiglio congiunto.

2. Il comitato misto prepara le riunioni e le discussioni del consiglio congiunto, attua, se del caso, le decisioni del consiglio congiunto e, se del caso e, in generale, garantisce la continuità delle relazioni e il corretto funzionamento dell'accordo. Esso esamina le questioni che gli sono sottoposte dal consiglio congiunto ed eventuali altre questioni emerse nel corso dell'applicazione quotidiana dell'accordo. Sottopone al consiglio congiunto, per adozione, proposte o progetti di decisioni o di raccomandazioni.

3. A norma dell'articolo 82, paragrafo 1, dell'accordo, il comitato misto è composto da rappresentanti delle parti a livello di alti funzionari, tenendo conto delle tematiche specifiche da affrontare.

4. Le parti del presente regolamento interno sono quelle di cui all'articolo 84 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

Il comitato misto è presieduto a turno, da una riunione all'altra, da un rappresentante dell'Unione europea e da un rappresentante della Repubblica di Cuba. La prima parte a esercitare la presidenza è la Repubblica di Cuba.

Articolo 3

Riunioni

1. Salvo diverso accordo tra le parti, il comitato misto si riunisce regolarmente almeno una volta l'anno. Su richiesta di una delle parti, possono tenersi, di comune accordo, sessioni speciali del comitato misto.

2. Ciascuna riunione è convocata dal presidente a una data e in un luogo convenuti dalle parti. L'avviso di convocazione della riunione è inviato dal segretariato del comitato misto al più tardi 28 giorni di calendario prima della data della riunione, salvo diverso accordo tra le parti.

3. Per quanto possibile, la riunione ordinaria del comitato misto è convocata con debito anticipo rispetto alla riunione ordinaria del consiglio congiunto.

4. In via eccezionale e previo consenso delle parti, le riunioni del comitato misto possono svolgersi con l'ausilio di mezzi tecnologici concordati, come la videoconferenza.

Articolo 4

Delegazioni

Prima di ogni riunione le parti sono informate, tramite il segretariato, della composizione prevista delle rispettive delegazioni che partecipano alla riunione.

Articolo 5

Segretariato

Un funzionario dell'Unione europea e un funzionario del governo di Cuba espletano congiuntamente le funzioni di segretari del comitato misto e svolgono congiuntamente le mansioni di segreteria, salvo altrimenti disposto dal presente regolamento interno, in uno spirito di fiducia reciproca e di cooperazione.

Articolo 6

Corrispondenza

1. La corrispondenza destinata al comitato misto è inviata a un segretario che, a sua volta, informa l'altro segretario.

2. Il segretariato provvede affinché la corrispondenza indirizzata al comitato misto sia inoltrata al presidente e distribuita, se del caso, a norma dell'articolo 7.

3. La corrispondenza proveniente dal presidente è inviata alle parti dal segretariato a nome del presidente stesso. Tale corrispondenza è distribuita, se del caso, conformemente all'articolo 7.

Articolo 7

Documenti

1. I documenti sono distribuiti tramite i segretari.

2. Una parte trasmette i propri documenti al proprio segretario. Il segretario trasmette senza indebito ritardo tali documenti al segretario dell'altra parte.

3. Ciascun segretario distribuisce i documenti ai rappresentanti responsabili della propria parte, mettendo sistematicamente in copia il segretario dell'altra parte.

Articolo 8

Riservatezza

Salvo decisione contraria delle parti, le riunioni del comitato misto non sono pubbliche. Se una parte comunica al comitato misto informazioni ritenute riservate, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il segretariato redige, in base alle proposte presentate dalle parti, un ordine del giorno provvisorio nonché un progetto di conclusioni operative per ciascuna riunione, come previsto all'articolo 10. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti rispetto ai quali il segretariato ha ricevuto da una parte una domanda di iscrizione all'ordine del giorno, corredata dei documenti giustificativi pertinenti, al più tardi 21 giorni di calendario prima della riunione.

2. L'ordine del giorno provvisorio, unitamente ai documenti pertinenti, è distribuito conformemente all'articolo 7 al più tardi 15 giorni di calendario prima della data della riunione.

3. L'ordine del giorno è adottato dal comitato misto all'inizio di ciascuna riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previa approvazione delle parti.

4. Su base ad hoc e con il consenso dell'altra parte, il presidente della riunione del comitato misto può invitare esperti indipendenti di determinati settori a partecipare alle proprie riunioni per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti si assicurano che tali osservatori o esperti rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

5. Il presidente della riunione del comitato misto può, previa consultazione delle parti, abbreviare i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 per tener conto di circostanze particolari.

Articolo 10

Verbale e conclusioni operative

1. Il progetto di verbale di ciascuna riunione è redatto congiuntamente dai due segretari.

2. Di norma il verbale indica, per ciascun punto all'ordine del giorno:

a) un elenco dei partecipanti, un elenco dei funzionari che li hanno accompagnati e un elenco degli eventuali osservatori o esperti che hanno partecipato alla riunione;

b) la documentazione fornita al comitato misto;

c) le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta dal comitato misto; e

d) le conclusioni operative della riunione.

3. Il progetto di verbale è sottoposto al comitato misto per approvazione. Il comitato misto approva il verbale alla riunione successiva o, in alternativa, per iscritto.

4. Il progetto di conclusioni operative di ciascuna riunione è redatto dal segretario della parte che detiene la presidenza e distribuito alle parti, unitamente all'ordine del giorno, di norma entro 15 giorni di calendario prima della riunione. Tale progetto è aggiornato nel corso della riunione affinché al termine di questa, salvo altrimenti convenuto tra le parti, il comitato misto adotti le conclusioni operative, che tengono conto delle azioni di follow-up che le parti devono avviare. Una volta concordate, le conclusioni operative sono accluse al verbale e la loro attuazione è riesaminata nel corso delle riunioni successive del comitato misto. A tal fine, il comitato misto adotta un modello che consenta di verificare il seguito dato a ciascun punto d'azione rispetto a un termine specifico.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1. Il comitato misto adotta decisioni nei casi specifici in cui l'accordo gli conferisce poteri a tal fine o laddove tale potere gli sia stato delegato dal Consiglio congiunto. Il comitato misto formula altresì raccomandazioni al consiglio congiunto. Le decisioni sono adottate e le raccomandazioni sono formulate di comune accordo tra le parti e una volta espletate le rispettive procedure interne. Ciascuna decisione o raccomandazione è firmata dal presidente.

2. Il comitato misto può adottare decisioni o formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, previo accordo delle parti. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i due segretari, che operano di concerto con le parti. A tale scopo, il testo della proposta è distribuito in conformità dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale devono essere comunicate le eventuali osservazioni od obiezioni. Il presidente del comitato misto può, previa consultazione delle parti, abbreviare tale termine per tener conto di circostanze particolari. Una volta che il testo è stato concordato, la decisione o la raccomandazione è firmata dal presidente.

3. Gli atti del comitato misto recano il titolo «decisione» o «raccomandazione», a seconda del caso, seguito da un numero d'ordine, dall'anno di adozione e da un'indicazione dell'oggetto. Ciascuna decisione entra in vigore il giorno dell'adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.

4. Le decisioni e le raccomandazioni sono distribuite alle parti.

5. Ciascuna delle parti può decidere di pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del comitato misto nella rispettiva pubblicazione ufficiale.

Articolo 12

Relazioni

Il comitato misto riferisce al Consiglio congiunto in merito alle proprie attività e a quelle dei propri sottocomitati in occasione di ciascuna riunione ordinaria del Consiglio congiunto.

Articolo 13

Lingue

1. Le lingue ufficiali del comitato misto sono le lingue ufficiali del Consiglio congiunto.

2. Le lingue di lavoro del comitato misto sono l'inglese e lo spagnolo. Salvo decisione contraria, il comitato misto delibera sulla base di documenti redatti in entrambe le suddette lingue.

Articolo 14

Spese

1. Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato misto per quanto riguarda sia i costi del personale e le spese di viaggio e di soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Le spese connesse all'organizzazione delle riunioni, alla riproduzione dei documenti nonché all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti da e verso l'inglese e lo spagnolo sono a carico della parte che ospita la riunione. L'interpretazione e la traduzione da o verso altre lingue sono direttamente a carico della parte richiedente.

Articolo 15

Modifica del regolamento interno

Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del consiglio congiunto conformemente all'articolo 11 del suo regolamento interno.

Articolo 16

Sottocomitati

1. Conformemente all'articolo 83, paragrafo 1, dell'accordo, il comitato misto può decidere di costituire sottocomitati in settori specifici ai fini dell'applicazione dell'accordo, che possano coadiuvarlo nell'esercizio delle sue funzioni. Il comitato misto può decidere di abolire uno qualsiasi di tali sottocomitati e definirne o modificarne il regolamento interno. Salvo decisione contraria, tali sottocomitati agiscono sotto l'autorità del comitato misto, al quale riferiscono dopo ciascuna riunione.

2. Salvo altrimenti previsto dall'accordo o convenuto in sede di consiglio congiunto, il presente regolamento interno si applica mutatis mutandis a qualsiasi sottocomitato istituito dall'accordo o a norma del paragrafo 1.

3. Le riunioni dei sottocomitati possono tenersi ove e quando necessario, di persona, a Bruxelles o a Cuba o, ad esempio, mediante videoconferenza. I sottocomitati dovrebbero costituire la piattaforma per sorvegliare i progressi in materia di ravvicinamento in settori specifici, per discutere determinate questioni e problematiche derivanti da tale processo e per formulare raccomandazioni e conclusioni operative.

4. Il segretariato del comitato misto riceve in copia tutta la corrispondenza pertinente e tutti i documenti e le comunicazioni riguardanti l'attività di un sottocomitato.

5. Salvo altrimenti convenuto tra le parti in sede di consiglio congiunto, i sottocomitati hanno unicamente il potere di rivolgere raccomandazioni al comitato misto.