IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 179/46

REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) N. 628/2013 DELLA COMMISSIONE

del 28 giugno 2013

concernente i metodi di lavoro dell’Agenzia europea per la sicurezza aerea per quanto riguarda l’esecuzione di ispezioni in materia di standardizzazione e il controllo dell’applicazione delle norme del regolamento (CE) n. 216/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio e che abroga il regolamento (CE) n. 736/2006 della Commissione

(Testo rilevante ai fini del SEE)

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

visto il regolamento (CE) n. 216/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 febbraio 2008, recante regole comuni nel settore dell’aviazione civile e che istituisce un’Agenzia europea per la sicurezza aerea, e che abroga la direttiva 91/670/CEE del Consiglio, il regolamento (CE) n. 1592/2002 e la direttiva 2004/36/CE (1), in particolare l’articolo 24, paragrafo 5,

considerando quanto segue:

(1) L’articolo 24, paragrafo 1, e l’articolo 54 del regolamento (CE) n. 216/2008 prevedono che l’Agenzia europea per la sicurezza aerea (in appresso «l’Agenzia»), assista la Commissione nel controllo dell’applicazione delle sue disposizioni, nonché delle relative norme di attuazione, da parte delle autorità competenti degli Stati membri, effettuando ispezioni in materia di standardizzazione.

(2) L’articolo 54, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 216/2008, stabilisce che se un’ispezione effettuata dall’autorità competente di uno Stato membro comporta l’ispezione di un’impresa o di un’associazione di imprese, l’Agenzia applica le disposizioni dell’articolo 55.

(3) Il regolamento (CE) n. 736/2006 (2) stabilisce i metodi di lavoro dell’Agenzia per l’esecuzione di ispezioni in materia di standardizzazione (in appresso «gli attuali metodi di lavoro»).

(4) Sono passati sei anni dall’adozione degli attuali metodi di lavoro e nel frattempo sono state adottate importanti modifiche alle norme comuni. È stata adottata una serie di accordi internazionali e l’Agenzia e gli Stati membri hanno accumulato un’esperienza preziosa della quale è necessario avvalersi.

(5) Quando è stato adottato il regolamento (CE) n. 736/2006 le norme comuni nel campo dell’aviazione civile si limitavano all’aeronavigabilità iniziale e continua. Il regolamento (CE) n. 1702/2003 della Commissione (3) ha stabilito le regole di attuazione per la certificazione di aeronavigabilità ed ambientale di aeromobili e relativi prodotti, parti e pertinenze, nonché per la certificazione delle imprese di progettazione e di produzione; Il regolamento (CE) n. 2042/2003 della Commissione (4) ha stabilito le regole di attuazione per il mantenimento della navigabilità di aeromobili e di prodotti aeronautici, parti e pertinenze, nonché sull’approvazione delle imprese e del personale autorizzato a tali mansioni.

(6) Da allora, il regolamento (CE) n. 216/2008 ha sostituito il regolamento (CE) n. 1592/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 15 luglio 2002, recante regole comuni nel settore dell’aviazione civile e che istituiva un’Agenzia europea per la sicurezza aerea (5) mentre le norme comuni sono state prorogate due volte: una prima volta per includere gli equipaggi degli aerei, le operazioni di volo e le ispezioni a terra; una seconda volta per includere la gestione del traffico aereo e i servizi di navigazione aerea (ATM/ANS), nonché la sicurezza aeroportuale; conseguentemente la Commissione ha adottato numerose norme di attuazione relative ai suddetti nuovi settori di competenza, come il regolamento (UE) n. 805/2011 della Commissione, del 10 agosto 2011, che stabilisce norme dettagliate per le licenze dei controllori del traffico aereo e taluni certificati (6), il regolamento di esecuzione (UE) n. 1034/2011 della Commissione, del 17 ottobre 2011 (7), che stabilisce procedure amministrative per la sorveglianza in materia di sicurezza di gestione del traffico aereo e servizi di navigazione aerea, il regolamento di esecuzione (UE) n. 1035/2011 della Commissione, del 17 ottobre 2011, che stabilisce i requisiti comuni per la fornitura di servizi di navigazione aerea (8), il regolamento (UE) n. 691/2010 della Commissione, del 29 luglio 2010, che istituisce un sistema di prestazioni per i servizi di navigazione aerea e le funzioni di rete e modifica il regolamento (CE) n. 2096/2005 che stabilisce requisiti comuni per la fornitura di servizi di navigazione aerea (9), il regolamento (CEE) N. 3922/91 del Consiglio, del 16 dicembre 1991, concernente l’armonizzazione di regole tecniche e di procedure amministrative nel settore dell’aviazione civile (10), modificato dal regolamento (CE) N. 859/2008 della Commissione (11), la direttiva 2004/36/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 21 aprile 2004, sulla sicurezza degli aeromobili di paesi terzi che utilizzano aeroporti comunitari (12), modificata dalla direttiva 2008/49/CE della Commissione, del 16 aprile 2008, recante modifica dell’allegato II della direttiva 2004/36/CE del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda i criteri per l’effettuazione delle ispezioni a terra sugli aeromobili che utilizzano aeroporti comunitari (13), il regolamento (UE) n. 965/2012 della Commissione, del 5 ottobre 2012, che stabilisce i requisiti tecnici e le procedure amministrative per quanto riguarda le operazioni di volo (14), nonché il regolamento (UE) n. 1178/2011 della Commissione, del 3 novembre 2011, che stabilisce i requisiti tecnici e le procedure amministrative relativamente agli equipaggi dell’aviazione civile (15).

(7) Il regolamento (CE) n. 216/2008 ha inoltre introdotto una serie di nuove disposizioni che dovrebbero trovare riscontro nei metodi di lavoro dell’Agenzia per l’esecuzione di ispezioni in materia di standardizzazione. In particolare, l’articolo 11 stabilisce le condizioni per il riconoscimento reciproco dei certificati rilasciati dalle autorità competenti degli Stati membri, nonché le condizioni per sospendere tale riconoscimento, ove le ispezioni di standardizzazione costituiscono un importante strumento per questo tipo di decisioni. L’articolo 15 stabilisce una rete in grado di fornire informazioni utili di cui tener conto per le ispezioni di standardizzazione, mentre può esservi la necessità che alcuni dei risultati di tali ispezioni debbano essere messi a disposizione senza indugio della suddetta rete. L’articolo 27, paragrafo 3, stabilisce che l’Agenzia deve assistere gli Stati membri nell’osservanza dei loro obblighi nei confronti dell’ICAO.

(8) Fatte salve ulteriori modifiche delle norme comuni come stabilito dal regolamento (CE) n. 216/2008 e dalle relative norme di attuazione, è necessario che l’Agenzia assista la Commissione nel monitorare l’attuazione di altri requisiti di sicurezza aerea derivanti, ad esempio, dalla normativa sul cielo unico europeo o da quella relativa ad inchieste su incidenti o alla segnalazione di eventi.

(9) Dal 2006 la politica esterna europea in materia di aviazione ha inoltre registrato notevoli sviluppi, sia per quanto concerne l’Organizzazione per l’aviazione civile internazionale (ICAO) che gli Stati limitrofi dell’Unione europea e alcuni partner essenziali a livello mondiale.

(10) Nel 2010 è stato firmato un Memorandum di cooperazione con l’Organizzazione per l’aviazione civile internazionale (ICAO) (16) che istituisce un quadro per una cooperazione strutturata tra le parti, in particolare per quanto riguarda lo scambio di informazioni relative alla sicurezza, al fine di evitare, ove possibile, la duplicazione dei compiti e in conseguenza del quale dovrebbe risultare una maggiore interdipendenza tra il programma di ispezioni di normalizzazione dell’Agenzia e l’«Universal Safety Oversight Audit Programme» (USOAP) dell’ICAO. È necessario che i metodi di lavoro in materia di ispezioni tengano conto anche del documento Doc 9735 dell’ICAO — Manuale di monitoraggio continuo.

(11) Per quanto riguarda gli Stati che fanno parte della politica di vicinato e di allargamento dell’UE, tra i quali in particolare gli Stati parti dell’accordo sullo Spazio aereo comune europeo, è necessario che le ispezioni di standardizzazione siano organizzate secondo gli stessi metodi di lavoro e secondo gli stessi standard come avviene per gli Stati membri, fatti salvi gli opportuni accordi o modalità di lavoro.

(12) Per quanto riguarda gli Stati che hanno firmato accordi bilaterali in materia di sicurezza aerea che prevedono la reciproca accettazione di approvazioni e risultanze di certificazioni, è opportuno che le ispezioni di standardizzazione offrano un’assistenza nell’attività di monitoraggio dell’attuazione dell’accordo e comunichino i risultati all’apposito comitato di sorveglianza bilaterale in vista di eventuali correzioni. È necessario che le ispezioni di quegli Stati membri le cui approvazioni e risultanze di certificazioni vengono accettate nel quadro degli accordi bilaterali includano ulteriori controlli diretti ad assicurare che le autorità competenti abbiano espletato correttamente le responsabilità che derivano loro dagli accordi bilaterali.

(13) Al fine di monitorare in modo efficiente l’applicazione del regolamento (CE) n. 216/2008 e le relative norme di attuazione, nonché altre disposizioni in materia di sicurezza aerea derivanti da regolamenti e accordi esistenti, è necessario riesaminare gli attuali metodi di lavoro, in particolare per assicurare che essi siano più orientati al sistema, seguano un’impostazione di monitoraggio più continuo e più incentrato sulle prestazioni in materia di sicurezza, prevedano un uso più efficiente delle risorse in modo da non generare un onere eccessivo per le autorità competenti e includano uno strumento di feed-back per le attività normative dell’Agenzia. È opportuno che i gruppi di ispettori siano costituiti da personale adeguatamente formato e qualificato mentre l’Agenzia dovrà preoccuparsi di realizzare una partecipazione equilibrata per quanto riguarda il personale autorizzato proveniente da Stati membri diversi.

(14) È opportuno che i metodi di lavoro adottino le definizioni e i principi di audit definiti nella norma ISO 19011.

(15) Oltre al livello ispettivo, è necessario che i metodi di lavoro sviluppino maggiormente l’attività di monitoraggio a livello di sistema e a livello di risultanze.

(16) È necessario che i metodi di lavoro consentano all’Agenzia una maggiore flessibilità di intervento in questioni attinenti alla sua competenza tecnica, pur mantenendo nel contempo la certezza del diritto per quanto riguarda i metodi di lavoro.

(17) È pertanto necessario abrogare il regolamento (CE) n. 736/2006.

(18) Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato istituito dall’articolo 65 del regolamento (CE) n. 216/2008,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Articolo 1

Oggetto e campo di applicazione

1. Il presente regolamento stabilisce i metodi di lavoro per quanto riguarda:

a) il controllo dell’applicazione da parte delle autorità competenti degli Stati membri del regolamento (CE) n. 216/2008 e delle sue norme di attuazione nei settori contemplati dall’articolo 1, paragrafo 1, di detto regolamento;

b) l’esecuzione di ispezioni in materia di standardizzazione presso le autorità competenti degli Stati membri;

c) la verifica che le autorità competenti degli Stati membri rilascino e supervisionino i certificati a norma del regolamento (CE) n. 216/2008 e delle corrispondenti norme attuative;

d) la partecipazione alla valutazione di impatto dell’attuazione da parte delle autorità competenti degli Stati membri del regolamento (CE) n. 216/2008 e delle corrispondenti norme attuative.

2. I metodi di lavoro stabiliti nel presente regolamento si applicano anche, per quanto possibile, quando l’Agenzia è incaricata di monitorare l’applicazione dei requisiti di sicurezza aerea stabiliti da altre normative dell’UE, da accordi conclusi dall’Unione o da modalità operative stabilite dall’Agenzia.

Articolo 2

Definizioni

Ai fini del presente regolamento si intende per:

1) «ispezione», l’ispezione in materia di standardizzazione di cui all’articolo 24, paragrafo 1, e articolo 54 del regolamento (CE) N. 216/2008, comprendente anche l’ispezione di imprese o di associazioni di imprese, di cui all’articolo 54, paragrafo 4, e all’articolo 55 del suddetto regolamento, svolta dall’Agenzia;

2) «autorità competente», il soggetto designato dallo Stato membro in quanto competente per l’attuazione del regolamento (CE) N. 216/2008 e corrispondenti norme attuative;

3) «personale autorizzato», le persone autorizzate dall’Agenzia ad effettuare ispezioni, tra cui anche il personale distaccato;

4) «personale distaccato», i funzionari messi a disposizione dalle autorità competenti degli Stati membri, dall’Organizzazione internazionale dell’aviazione civile (ICAO), da altre organizzazioni dell’aviazione internazionale o dalle autorità competenti di paesi terzi che hanno concluso accordi con l’Unione o stabilito modalità operative con l’Agenzia, che sono designati da tali autorità ad assistere l’Agenzia nell’esecuzione delle ispezioni;

5) «elementi di prova», registrazioni, dichiarazioni fattuali o altre informazioni pertinenti e verificabili;

6) «constatazione», il risultato del confronto tra i dati disponibili e i requisiti applicabili;

7) «rettifica», una misura volta a eliminare una constatazione di non conformità ai requisiti applicabili;

8) «misura correttiva», una misura volta a eliminare la causa di una constatazione di non conformità ai requisiti applicabili al fine di prevenirne il ripetersi;

9) «criticità immediata in materia di sicurezza», una situazione in cui vi è la prova che un prodotto, un servizio, un sistema, un componente, un’apparecchiatura o un impianto si trova in condizioni tali o il suo utilizzo, fornitura o manutenzione sono tali da rendere probabile il verificarsi di danni alle persone, a meno che tale situazione venga immediatamente corretta.

Articolo 3

Principi applicabili all’attività di controllo

1. L’Agenzia controlla l’applicazione da parte delle autorità competenti dei requisiti di cui all’articolo 1, nonché la loro applicazione uniforme in base alla metodologia stabilita nel presente regolamento e riferisce al riguardo.

2. Il controllo deve essere continuo e basato sul rischio, sulla base delle informazioni a disposizione dell’Agenzia. Esso comporta la valutazione della capacità delle autorità competenti di esercitare le proprie responsabilità di sorveglianza in materia di sicurezza, di condurre le ispezioni necessarie, nonché di adottare le misure necessarie a seguito delle constatazioni derivanti dalle ispezioni, al fine di assicurare che vengano tempestivamente attuate le opportune rettifiche e azioni correttive.

3. Il controllo deve seguire un approccio sistematico. Esso deve riguardare tutti i settori e gli elementi essenziali del sistema di sorveglianza in materia di sicurezza, come definito dall’ICAO. Occorre prestare particolare attenzione alle interfacce tra settori.

4. Il controllo deve essere effettuato in modo trasparente, efficiente, efficace, armonizzato e coerente.

5. L’Agenzia analizza i risultati delle sue attività di controllo in modo da individuare le necessità di miglioramenti a livello di regolamentazione.

Articolo 4

Principi applicabili ad ispezioni e constatazioni

1. Le ispezioni delle autorità competenti tengono conto dei risultati delle ispezioni precedenti e riguardano in particolare le modifiche dei requisiti regolamentari, la capacità di sorveglianza in materia di sicurezza dell’autorità competente e devono essere proporzionate al livello e alla complessità del settore oggetto della sorveglianza, garantendo prioritariamente un livello elevato e uniforme di sicurezza per il trasporto aereo commerciale.

2. I suddetti controlli possono includere ispezioni di imprese o associazioni di imprese poste sotto la sorveglianza dell’autorità competente oggetto di ispezione.

3. Le ispezioni possono includere, se così concordato con le parti interessate, ispezioni di strutture militari aperte all’utilizzo pubblico o ispezioni di servizi forniti dal personale militare al pubblico, al fine di verificare che i requisiti di cui all’articolo 1, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 216/2008 siano osservati.

4. Le ispezioni sono effettuate da un gruppo composto da personale autorizzato dall’Agenzia, che deve essere qualificato e formato nei rispettivi settori di competenza. Il personale autorizzato applica i principi di indipendenza, integrità, comportamento etico, due diligence, corretta presentazione e riservatezza.

5. Quando l’Agenzia ritiene che uno o più certificati non siano conformi al regolamento (CE) n. 216/2008 e corrispondenti norme attuative, la constatazione di non conformità deve essere comunicata all’autorità competente in questione. Se la situazione di non conformità non viene tempestivamente corretta l’Agenzia formula raccomandazioni ai sensi dell’articolo 11, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 216/2008 in vista di una decisione sul riconoscimento reciproco del(i) suddetto(i) certificato(i).

6. L’Agenzia deve classificare e seguire le constatazioni di non conformità individuate nel corso delle ispezioni di cui ai paragrafi 1, 2 e 3 sulla base del loro impatto sulla sicurezza dando la priorità alle constatazioni connesse alla sicurezza. L’Agenzia informa senza indugio le autorità competenti degli Stati membri, quando la correzione di una criticità immediata in materia di sicurezza non sia stata effettuata in modo soddisfacente.

7. Il presente regolamento non pregiudica gli articoli 15 e 58 del regolamento (CE) n. 216/2008, la decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom, della Commissione (17), il regolamento (CE) n. 2111/2005 del Parlamento europeo e del Consiglio (18) e il regolamento (CE) n. 473/2006 della Commissione (19).

Articolo 5

Scambio di informazioni

1. Le autorità competenti degli Stati membri trasmettono all’Agenzia tutte le informazioni necessarie pertinenti alla sorveglianza in materia di sicurezza, relative a tutti gli elementi essenziali del loro sistema di sorveglianza in materia di sicurezza, comprese le imprese o associazioni di imprese sottoposte alla loro sorveglianza. Le informazioni vengono fornite nella forma e con le modalità specificate dall’Agenzia, tenendo conto delle informazioni che sono state messe a disposizione dell’ICAO.

2. L’Agenzia può anche chiedere informazioni ad hoc alle autorità competenti degli Stati membri. Nel presentare tale richiesta di informazioni, l’Agenzia indica la base giuridica e la finalità, precisa le informazioni richieste e fissa il termine entro il quale tali informazioni devono essere fornite.

3. L’Agenzia fornisce alle autorità competenti degli Stati membri le informazioni pertinenti per contribuire all’applicazione uniforme dei requisiti applicabili.

Articolo 6

Coordinatore nazionale di standardizzazione

1. Gli Stati membri designano un coordinatore nazionale di standardizzazione, che funge da primo punto di contatto per tutte le attività di standardizzazione e in particolare per coordinare lo scambio di informazioni di cui all’articolo 5, paragrafo 1. Il coordinatore nazionale di standardizzazione è responsabile per quanto riguarda:

a) la conservazione e l’aggiornamento delle informazioni fornite all’Agenzia su base continuativa, comprese le informazioni richieste in conformità agli articoli 3, 4 e 5, le rettifiche e piani di azioni correttive nonché la documentazione relativa alla attuazione delle azioni correttive concordate;

b) l’assistenza fornita all’Agenzia in tutte le fasi di un’ispezione assicurando che il gruppo degli ispettori sia sempre accompagnato per tutta la durata delle ispezioni in loco.

2. Le autorità competenti assicurano la presenza di chiare linee di comunicazione tra il coordinatore nazionale di standardizzazione designato e la loro organizzazione interna, affinché quest’ultimo possa svolgere in modo adeguato i propri compiti.

Articolo 7

Controllo continuo

1. Il controllo continuo di cui all’articolo 3 deve comprendere quanto segue:

a) la raccolta e l’analisi di dati e informazioni trasmessi dalle autorità competenti degli Stati membri, dall’Organizzazione internazionale dell’aviazione civile (ICAO), dalla Commissione o da altre fonti di informazione pertinenti;

b) la valutazione della capacità dell’autorità competente di assolvere le proprie responsabilità di sorveglianza in materia di sicurezza;

c) in funzione della valutazione di cui alla lettera b), la definizione delle priorità, la pianificazione e la definizione del campo di applicazione delle ispezioni;

d) la condotta di tali ispezioni, includendo la relativa attività di relazione;

e) il seguito dato e la chiusura delle constatazioni di non conformità derivanti dalle ispezioni.

2. Ai fini della valutazione di cui alla lettera b) del paragrafo 1, l’Agenzia stabilisce, sviluppa e mantiene un modello unico, tenendo conto almeno dei seguenti elementi:

a) la dimensione e la complessità del settore del trasporto aereo;

b) inconvenienti gravi, incidenti, incidenti mortali e relativi decessi;

c) i risultati delle ispezioni a terra;

d) i risultati delle ispezioni precedenti;

e) la capacità delle autorità competenti di eseguire efficacemente le rettifiche e le azioni correttive;

f) il risultato di audit effettuati a norma di convenzioni internazionali o di programmi statali di valutazione della sicurezza;

g) l’esistenza di misure ai sensi dell’articolo 11, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 216/2008 o dell’articolo 258 del trattato.

3. Gli esiti del modello di cui al paragrafo 2, nonché i dati e i risultati della valutazione sono messi a disposizione del coordinatore nazionale di standardizzazione dello Stato membro interessato.

4. L’Agenzia deve adeguare il programma delle ispezioni alla luce della sua attività di controllo continuo, tenendo conto sia dei miglioramenti che del deteriorarsi del livello di sicurezza. L’Agenzia adotta i provvedimenti opportuni quando vi sono prove che attestano il deteriorarsi del livello di sicurezza.

Articolo 8

Programma di ispezioni

1. L’Agenzia stabilisce, in coordinamento con la Commissione, un programma pluriennale, che specifica le ispezioni di cui all’articolo 10, paragrafo 1, lettera a), nonché un programma annuale che specifica le ispezioni di cui all’articolo 10, paragrafo 1, lettere a) e b).

2. I programmi di ispezioni specificano lo Stato membro o gli Stati membri interessati, il tipo di ispezione, i settori da sottoporre a ispezione e il calendario previsto per la fase in loco, tenendo conto del modello di cui all’articolo 7.

3. I programmi di ispezione possono essere modificati dall’Agenzia per tener conto dei rischi emergenti derivanti dal controllo continuo di cui all’articolo 7.

4. Il programma annuale deve essere comunicato alla Commissione, ai membri del consiglio di amministrazione dell’Agenzia in quanto parte del programma di lavoro dell’Agenzia ai sensi dell’articolo 33, paragrafo 2, lettera c), del regolamento (CE) n. 216/2008, e al coordinatore nazionale di standardizzazione dello Stato membro interessato.

Articolo 9

Settori di ispezione

1. L’Agenzia effettua ispezioni che riguardano ciascun settore definito nel capo II del regolamento (CE) n. 216/2008. Tali settori comprendono:

a) l’aeronavigabilità, definita all’articolo 5 e la protezione dell’ambiente, definita all’articolo 6 del suddetto regolamento

b) gli equipaggi degli aerei, definiti agli articoli 7 e 8 del suddetto regolamento;

c) le operazioni di volo, definite agli articoli 8 e 9 del suddetto regolamento;

d) le ispezioni a terra, definite all’articolo 10 del suddetto regolamento;

e) gli aeroporti, definiti all’articolo 8 bis del suddetto regolamento;

f) ATM/ANS e i controllori del traffico aereo, definiti agli articoli 8 ter e 8 quater, del suddetto regolamento.

Ulteriori settori possono essere definiti in funzione degli sviluppi del regolamento (CE) n. 216/2008 o su richiesta della Commissione.

2. L’Agenzia assicura l’assegnazione adeguata delle proprie risorse alle attività di controllo e ispezione dei diversi settori, in funzione dei risultati del controllo continuo di cui all’articolo 7.

Articolo 10

Tipi di ispezione

1. L’Agenzia effettua:

a) ispezioni approfondite, ai fini dell’ispezione di uno o più settori; tali ispezioni devono essere effettuate a intervalli determinati sulla base dei risultati del controllo continuo;

b) ispezioni mirate, ai fini dell’ispezione di aree specifiche all’interno di uno o più settori, e/o per valutare lo stato di attuazione delle rettifiche e delle azioni correttive convenute;

c) ispezioni ad hoc, al fine di verificare criticità specifiche derivanti dal controllo continuo dell’Agenzia o su richiesta della Commissione.

2. Nonostante le ispezioni di cui al paragrafo 1, l’Agenzia può rilasciare constatazioni al di fuori del sito, dopo aver raccolto prove sufficienti di non conformità.

Articolo 11

Criteri di addestramento, qualificazione e autorizzazione per i gruppi di ispettori

1. L’Agenzia stabilisce criteri di qualificazione per il personale che partecipa ai gruppi di ispezione.

2. I criteri di qualificazione devono comprendere:

a) conoscenza del quadro istituzionale e normativo, in particolare del presente regolamento, nonché dei pertinenti accordi internazionali,

b) conoscenza ed esperienza di tecniche di auditing,

c) competenza tecnica ed esperienza pratica nei settori pertinenti di cui all’articolo 9.

3. I capigruppo sono dipendenti dell’Agenzia. I criteri inerenti alle loro qualifiche devono comprendere, oltre a quelli di cui al paragrafo 2, la gestione di un gruppo nonché capacità di gestione e di comunicazione in un contesto internazionale e in situazioni delicate.

4. I membri del gruppo sono dipendenti dell’Agenzia o personale distaccato.

5. Sia i capigruppo che i membri di un gruppo vengono formati sui requisiti applicabili e sulle procedure dell’Agenzia. L’Agenzia assicura la continuità delle competenze sia dei capigruppo che dei membri di un gruppo per partecipare alle ispezioni in quanto personale autorizzato. L’Agenzia stabilisce adeguati programmi di formazione continui a tale scopo.

6. Il personale che soddisfa i criteri di qualificazione ed ha ricevuto una formazione adeguata, può essere autorizzato dall’Agenzia a partecipare a gruppi di ispezione.

Articolo 12

Istituzione dei gruppi di ispettori

1. Le ispezioni sono effettuate da gruppi istituiti dall’Agenzia composti da personale autorizzato ai sensi dell’articolo 11.

2. L’Agenzia stabilisce la composizione del gruppo al fine di stabilire la dimensione minima del gruppo necessaria per coprire le necessarie competenze tecniche e il carico di lavoro, tenendo conto del tipo di ispezione, della portata, del numero di settori considerati e del programma previsto. Ogni gruppo deve essere composto almeno da un responsabile e da un membro del gruppo. In tutti i casi, l’Agenzia assicura che le dimensioni dei gruppi siano commisurate all’obiettivo.

3. L’Agenzia si accerta che, nella costituzione dei gruppi, non sussistano conflitti di interesse né con le autorità competenti né con le imprese o associazioni di imprese oggetto dell’ispezione.

4. L’Agenzia chiede per tempo, prima di procedere ad un’ispezione, informazioni alle autorità o organizzazioni che decidono il distacco del personale in merito alla disponibilità dei membri del gruppo per la partecipazione alla fase in loco.

5. Le spese relative alla partecipazione dei coordinatori nazionali di standardizzazione di cui all’articolo 14, paragrafo 2, e all’articolo 19, paragrafo 2, e del personale distaccato per le ispezioni effettuate dall’Agenzia sono a carico dell’Agenzia, nel rispetto della normativa dell’Unione e fatta salva la procedura di bilancio annuale dell’Unione.

Articolo 13

Svolgimento delle ispezioni

1. Le ispezioni di cui all’articolo 10, paragrafo 1, lettere a) e b), comprendono le fasi seguenti:

a) una fase preparatoria, della durata minima di 10 settimane, che precede l’ispezione;

b) una fase in loco;

c) una fase di comunicazione, della durata massima di dieci settimane dalla fine della fase in loco.

2. Le ispezioni ad hoc, di cui all’articolo 10, paragrafo 1, lettera c), sono annunciate all’autorità competente interessata con un preavviso di almeno due settimane, ma non devono necessariamente rispettare le scadenze e le procedure di cui agli articoli 14, 15 e 16, ad eccezione dell’obbligo di presentare una relazione finale.

3. Le constatazioni di non conformità effettuate durante le ispezioni di cui all’articolo 10, sono segnalate a norma dell’articolo 16, seguite e chiuse a norma dell’articolo 17 e classificate a norma dell’articolo 18.

Articolo 14

Fase preparatoria

1. Durante la fase preparatoria di un’ispezione, l’Agenzia:

a) comunica l’ispezione all’autorità competente almeno 10 settimane prima della fase in loco, tra cui il tipo, il(i) settore(i) e le aree di ispezione;

b) raccoglie le informazioni necessarie alla preparazione dell’ispezione, tenendo nel debito conto le informazioni disponibili provenienti dal controllo continuo;

c) definisce il campo di applicazione, le dimensioni e il programma dell’ispezione, comprese le ispezioni di imprese o associazioni di imprese, tenendo conto delle informazioni provenienti dal controllo continuo;

d) stabilisce le dimensioni e la composizione del gruppo di ispettori.

2. All’atto della notifica dell’ispezione, l’autorità competente coopera con l’Agenzia allo scopo di preparare rapidamente la fase in loco. Se ritenuto necessario, può essere organizzata una riunione preliminare fra il gruppo di ispettori e il coordinatore nazionale di standardizzazione.

3. L’Agenzia provvede a comunicare all’autorità competente il programma dell’ispezione e la composizione del gruppo almeno 2 settimane prima della fase in loco.

Articolo 15

Fase in loco

1. Durante la fase in loco di un’ispezione, l’Agenzia:

a) organizza una riunione iniziale con il coordinatore nazionale di standardizzazione e l’autorità competente oggetto dell’ispezione;

b) dà seguito alle constatazioni di non conformità effettuate durante le precedenti ispezioni e che restano non risolte e riesamina le rettifiche e azioni correttive corrispondenti;

c) notifica all’autorità competente ogni criticità immediata in materia di sicurezza, quando tale criticità è individuata nel corso dell’ispezione;

d) in occasione di una sessione di chiusura, presenta all’autorità competente oggetto dell’ispezione un elenco di constatazioni di non conformità preliminari effettuate o seguite nel corso dell’ispezione.

2. Inoltre, l’Agenzia può:

a) ispezionare la sede principale e quanto ritenuto necessario, eventuali uffici regionali dell’autorità competente e delle organizzazioni riconosciute a cui l’autorità competente può avere assegnato dei compiti;

b) ispezionare imprese o associazioni di imprese poste sotto la sorveglianza dell’autorità competente nell’ambito dell’ispezione di quest’ultima; in questo caso, l’autorità competente può accompagnare il gruppo di ispezione;

c) tenere colloqui con il personale dell’autorità competente sottoposta a ispezione e delle organizzazioni riconosciute, se del caso, e di imprese o associazioni di imprese visitate, se del caso;

d) esaminare legislazione, procedure, certificati, registri, dati e qualsiasi altro elemento pertinente.

Articolo 16

Fase di comunicazione

1. Nel corso della fase di comunicazione in merito ad un’ispezione, l’Agenzia, entro 6 settimane dalla sessione di chiusura della fase in loco, esamina le constatazioni preliminari, le classifica e stabilisce su tale base un progetto di relazione indirizzata all’autorità competente oggetto dell’ispezione.

2. Il progetto di relazione contiene almeno i seguenti elementi:

a) una sintesi che presenta le conclusioni;

b) le modalità di come è avvenuta l’ispezione, incluso il tipo di ispezione, i settori coperti, l’ambito e la composizione del gruppo;

c) un’analisi per elemento cruciale che si concentra sulle principali constatazioni;

d) un elenco delle constatazioni di non conformità identificate o seguite durante l’ispezione unitamente alla loro classificazione;

e) incluse, se del caso, raccomandazioni in materia di reciproco riconoscimento dei certificati.

3. Le constatazioni di non conformità vengono notificate per mezzo del progetto di relazione di cui al paragrafo 2, se non sono già state notificate per iscritto dall’Agenzia con altri mezzi.

4. L’autorità competente può presentare per iscritto le proprie osservazioni all’Agenzia entro due settimane dalla notifica.

5. L’Agenzia, entro 10 settimane dalla sessione conclusiva, pubblica una relazione finale sulla base del progetto di relazione di cui al paragrafo 2, che riprende eventualmente le osservazioni dell’autorità competente oggetto dell’ispezione. L’Agenzia può adeguare la descrizione della constatazione di non conformità, la base giuridica, la classificazione o il suo status, se necessario, per tener conto delle osservazioni e delle correzioni o azioni correttive presentate nel corso della fase di comunicazione.

6. L’Agenzia istituisce e mantiene uno status di controllo continuo per ciascuno Stato membro, che viene fornito, su richiesta, allo Stato membro interessato e alla Commissione.

7. La relazione finale è inviata all’autorità competente oggetto dell’ispezione e alla Commissione, che può successivamente trasmettere tale relazione allo Stato membro interessato ed altre autorità competenti, a seconda dei casi.

Articolo 17

Seguito dato alle constatazioni e chiusura

1. Per tutte le constatazioni di non conformità classificate a norma dell’articolo 18, paragrafo 1, lettere b) e c), l’autorità competente propone una rettifica ed un’azione correttiva entro quattro settimane dalla ricezione della notifica da parte dell’Agenzia.

2. Per tutte le constatazioni di non conformità classificate a norma dell’articolo 18, paragrafo 1, lettera a), l’autorità competente propone un’azione correttiva entro dieci settimane dalla ricezione della notifica da parte dell’Agenzia.

3. L’autorità competente comunica rapidamente all’Agenzia il completamento delle azioni correttive e ne fornisce le prove.

4. L’Agenzia:

a) valuta le rettifiche e le azioni correttive presentate dall’autorità competente o chiede tempestivamente ulteriori chiarimenti;

b) approva o respinge le correzioni e/o le azioni correttive presentate entro 16 settimane dalla notifica;

c) verifica che le azioni correttive siano state attuate in maniera soddisfacente;

d) individua l’eventuale necessità di azioni supplementari a norma dell’articolo 22;

e) riferisce periodicamente all’autorità competente e alla Commissione la situazione delle constatazioni di non conformità e le relative rettifiche/azioni correttive per mezzo di relazioni sullo stato di avanzamento;

f) chiude le constatazioni di non conformità una volta accertato il completamento delle azioni correttive tramite le prove fornite, registra la chiusura delle constatazioni di non conformità e ne informa l’autorità competente.

5. Ai fini della lettera c), l’Agenzia può chiedere prove o chiarimenti all’autorità competente. L’Agenzia può inoltre decidere di verificare l’attuazione sul posto per mezzo di un’ispezione.

6. Allorché constatazioni di non conformità sono oggetto di una procedura d’infrazione ai sensi dell’articolo 11, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 216/2008 o dei trattati, l’Agenzia assicura un seguito appropriato in consultazione con la Commissione e non chiude tali constatazioni senza previo coordinamento con la Commissione.

Articolo 18

Classificazione delle constatazioni

1. Tutte le constatazioni di non conformità identificate dall’Agenzia nell’ambito delle ispezioni di cui all’articolo 10 sono classificate e comunicate dall’Agenzia, se si riferiscono a requisiti amministrativi o a requisiti tecnici, in una delle seguenti categorie:

a) Categoria C: non conformità ai requisiti applicabili, che dà adito principalmente a criticità in materia di standardizzazione;

b) Categoria D: non conformità ai requisiti applicabili, che dà adito principalmente a criticità in materia di standardizzazione e di sicurezza se non tempestivamente corretta;

c) Categoria G: criticità immediata in materia di sicurezza.

2. La relazione, il seguito dato e la chiusura devono ricevere una priorità in funzione della loro classificazione.

Articolo 19

Criticità immediata in materia di sicurezza

1. Quando viene notificata dall’Agenzia una criticità immediata in materia di sicurezza:

a) l’Agenzia chiede all’autorità competente di prendere adeguate azioni correttive, comprese rettifiche immediate;

b) l’autorità competente attua rettifiche efficaci dirette ad eliminare la constatazione di non conformità e ne fornisce all’Agenzia le prove.

2. L’Agenzia può chiedere alle autorità competenti, entro due settimane dalla notifica della criticità immediata in materia di sicurezza, di partecipare a una riunione per valutare l’attuazione delle rettifiche immediate.

3. Quando le rettifiche non soddisfano l’Agenzia, quest’ultima formula raccomandazioni alla Commissione, includendo se necessario una richiesta relativa al riconoscimento reciproco dei certificati rilasciati dall’autorità competente. L’Agenzia informa altresì le autorità competenti degli Stati membri.

Articolo 20

Documentazione

1. L’Agenzia istituisce un sistema per la conservazione della documentazione che prevede un adeguato immagazzinamento, l’accessibilità e una tracciabilità affidabile delle modifiche per quanto riguarda:

a) addestramento, qualificazione e autorizzazione di responsabili e membri del gruppo di ispettori;

b) programmi d’ispezione;

c) relazioni;

d) constatazioni e relative prove;

e) rettifiche e azioni correttive concordate;

f) chiusura delle constatazioni di non conformità e relative prove;

g) raccomandazioni in materia di reciproco riconoscimento dei certificati;

h) valutazioni di cui all’articolo 7, paragrafo 1, lettera b).

2. Tutti i registri devono essere conservati per un periodo minimo di 15 anni, fatta salva la legislazione applicabile in materia di protezione dei dati.

Articolo 21

Accesso alle informazioni contenute nelle relazioni di ispezione

1. Quando le informazioni contenute in una relazione d’ispezione riguardano un’impresa o un’associazione di imprese soggetta alla sorveglianza di sicurezza di un paese terzo e rientrano nel campo d’applicazione di un accordo dell’Unione concluso ai sensi dell’articolo 12 del regolamento (CE) n. 216/2008, tali informazioni sono messe a disposizione del paese terzo in quanto parte di tale accordo, in conformità alle disposizioni in materia in esso contenute.

2. Quando le informazioni contenute in una relazione di ispezione rientrano nel campo di applicazione del memorandum di cooperazione tra l’Unione e l’ICAO, tali informazioni sono messe a disposizione dell’ICAO in conformità alle disposizioni del suddetto memorandum di cooperazione e del corrispondente allegato sulla sicurezza.

3. Quando le informazioni contenute in una relazione di ispezione riguardano indagini in materia di sicurezza in corso, condotte in conformità al regolamento (UE) n. 996/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio (20), tali informazioni sono messe a disposizione senza indugio dell’autorità incaricata della suddetta indagine di sicurezza.

4. Ai fini del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (21), il processo decisionale connesso a una relazione di ispezione non si considera concluso prima che le relative constatazioni di non conformità siano state chiuse.

Articolo 22

Azioni complementari

1. L’Agenzia individua ogni mancato seguito dato ad una constatazione di non conformità come:

a) azioni correttive non presentate entro il termine di cui all’articolo 17, paragrafo 1;

b) azioni correttive non approvate dall’Agenzia entro il termine di cui all’articolo 17, paragrafo 4, lettera b);

c) azioni correttive non adeguatamente attuate.

2. Nei casi di cui al paragrafo 1, l’Agenzia chiede all’autorità competente di fornire chiarimenti sul mancato seguito dato e di presentare azioni complementari, fissando un termine per la risposta.

3. L’Agenzia valuta le conseguenze del mancato seguito, unitamente alla risposta fornita dall’autorità competente entro il termine stabilito. In base all’esito di tale valutazione, l’Agenzia può:

a) accettare le azioni supplementari presentate; oppure

b) trasmettere una relazione supplementare all’autorità competente interessata e alla Commissione. Tale relazione include la valutazione e le raccomandazioni dell’Agenzia alla Commissione, incluse, se ritenute necessarie, le raccomandazioni sul riconoscimento reciproco dei certificati rilasciati dall’autorità competente.

4. Fatte salve le disposizioni del regolamento (CE) n. 2111/2005, successivamente al ricevimento della relazione supplementare di cui al paragrafo 3, lettera b), la Commissione può adottare una delle seguenti misure:

a) trasmettere osservazioni allo Stato membro interessato o chiedere ulteriori spiegazioni per chiarire in tutto o in parte le constatazioni di non conformità;

b) chiedere all’Agenzia di svolgere un’apposita ispezione per verificare l’attuazione soddisfacente di rettifiche e azioni correttive;

c) avviare la procedura di cui all’articolo 11, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 216/2008 al fine di decidere se i certificati rilasciati dall’autorità competente siano conformi ai requisiti applicabili;

d) avviare una procedura ai sensi dell’articolo 258 del trattato.

Articolo 23

Relazione annuale

L’Agenzia presenta alla Commissione, entro il 31 marzo di ogni anno, una relazione annuale sulle attività di controllo continuo e le ispezioni effettuate nell’anno precedente. La relazione include un’analisi dei risultati delle attività e delle ispezioni, che riflette la capacità delle autorità competenti di esercitare le proprie responsabilità di sorveglianza in materia di sicurezza, nonché raccomandazioni per eventuali miglioramenti. Le raccomandazioni in particolare individuano le norme tecniche che dovrebbero essere stabilite o modificate ai sensi dell’articolo 17, paragrafo 2, lettera b), del regolamento (CE) n. 216/2008, nonché quelle misure dell’Agenzia che dovrebbero essere stabilite o modificate ai sensi dell’articolo 18, lettera c), del regolamento (CE) n. 216/2008.

Articolo 24

Procedure di lavoro

L’Agenzia rivede le proprie procedure di lavoro per attuare i compiti ad essa attribuiti a norma degli articoli da 3 a 23 entro e non oltre sei mesi dall’entrata in vigore del presente regolamento.

Articolo 25

Disposizioni transitorie

1. Le constatazioni di non conformità individuate dall’Agenzia ai sensi del regolamento (CE) n. 736/2006 e per le quali la prova di chiusura non è stata trasmessa all’Agenzia al momento dell’entrata in vigore del presente regolamento si considerano effettuate in conformità al presente regolamento e devono essere trattate di conseguenza.

2. I piani d’azione correttivi approvati dall’Agenzia ai sensi del regolamento (CE) n. 736/2006 si considerano approvati in conformità al presente regolamento.

3. I membri e i responsabili dei gruppi di ispezione autorizzati dall’Agenzia ai sensi del regolamento (CE) n. 736/2006 sono considerati personale autorizzato a norma del presente regolamento.

Articolo 26

Abrogazione

Il regolamento (CE) n. 736/2006 è abrogato.

Articolo 27

Entrata in vigore e applicazione

Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Esso si applica a decorrere dal 1o gennaio 2014.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il 28 giugno 2013 Per la Commissione Il presidente José Manuel BARROSO

(1) GU L 79 del 19.3.2008, pag. 1.

(2) GU L 129 del 17.5.2006, pag. 10.

(3) GU L 243 del 27.9.2003, pag. 6.

(4) GU L 315 del 28.11.2003, pag. 1.

(5) GU L 240 del 7.9.2002, pag. 1.

(6) GU L 206 dell’11.8.2011, pag. 21.

(7) GU L 271 del 18.10.2011, pag. 15.

(8) GU L 271 del 18.10.2011, pag. 23.

(9) GU L 201 del 3.8.2010, pag. 1.

(10) GU L 373 del 31.12.1991, pag. 4.

(11) GU L 254 del 20.9.2008, pag. 1.

(12) GU L 143 del 30.4.2004, pag. 76.

(13) GU L 109 del 19.4.2008, pag. 17.

(14) GU L 296 del 25.10.2012, pag. 1.

(15) GU L 311 del 25.11.2011, pag. 1.

(16) Decisione 2011/531/UE del Consiglio (GU L 232 del 9.9.2011, pag. 8).

(17) GU L 317 del 3.12.2001, pag. 1.

(18) GU L 344 del 27.12.2005, pag. 15.

(19) GU L 84 del 23.3.2006, pag. 8.

(20) GU L 295 del 12.11.2010, pag. 35.

(21) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.