RELAZIONE sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (AESS - Bilbao) (esercizio 1996), corredata delle risposte dell'Agenzia (97/C 393/10)

1.1. Questa relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro, conformemente all'articolo 14, paragrafo 4 del regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio del 18 luglio 1994 (1).

1.2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro relativo all'esercizio 1996. Conformemente all'articolo 14, paragrafo 1 del regolamento (CEE) n. 2062/94 del Consiglio (2), il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei conti (3) secondo le disposizioni finanziarie interne, come prescritto all'articolo 14, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio (4). La Corte esamina questi conti in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea. La presente relazione costituisce il primo controllo dell'Agenzia.

1.3. La Corte ha svolto il proprio controllo conformemente alle norme di controllo generalmente riconosciute, nei limiti della loro applicabilità al contesto comunitario. Essa ha posto in atto alcune verifiche riguardanti i libri e i registri contabili nonché altre procedure di controllo ritenute, in questo contesto, necessarie. Le principali osservazioni cui ha dato adito il controllo della Corte sono esposte nella seconda parte della relazione.

1.4. Il rendiconto finanziario relativo all'esercizio 1996 è affidabile e possono essere asserite, nel complesso, la legittimità e la regolarità delle relative operazioni.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'AGENZIA EUROPEA PER LA SICUREZZA E LA SALUTE SUL LAVORO (AESS - BILBAO) RELATIVAMENTE ALL'ESERCIZIO 1996

La contabilità di bilancio

1.5. Il bilancio iniziale dell'Agenzia per l'esercizio 1996 non era conforme alle disposizioni regolamentari che prevedono la classificazione degli stanziamenti per titoli, capitoli e articoli. Questo fatto, nonché la mancata regolarizzazione nel corso dell'esercizio dei pagamenti eseguiti attraverso la cassa di anticipi (ovvero quasi tutti i pagamenti effettuati dall'Agenzia a titolo dell'esercizio 1996), sono all'origine dei problemi incontrati all'atto della regolarizzazione di questi pagamenti.

1.6. Alla chiusura dei conti, per imputare al bilancio le spese dell'esercizio, è stato modificato il bilancio iniziale. Non vi è alcun documento che attesti l'approvazione da parte dell'autorità di bilancio dell'Agenzia delle modifiche apportate.

1.7. L'Agenzia non dispone inoltre di un software adeguato per la tenuta della contabilità di bilancio. L'instaurazione di un sistema contabile di questo tipo e l'osservanza delle norme applicabili all'esecuzione del bilancio dovrebbero essere prioritarie per l'Agenzia.

La contabilità generale

1.8. Durante l'esercizio 1996 e persino nel 1997, l'Agenzia non disponeva di un sistema informatico per la tenuta della contabilità generale. L'adozione rapida di un sistema contabile è fondamentale per poter disporre di informazioni finanziarie attendibili a tempo debito.

Stanziamenti riportati - Annullamenti - Ritardi

1.9. L'Agenzia ha riportato 1,2 Mio ECU all'esercizio 1997. Questo importo rappresenta il 39,5 % del bilancio dell'esercizio 1996 che, dopo le modifiche apportate, ammonta a 3,04 Mio ECU. L'importo degli stanziamenti annullati è di 0,83 Mio ECU, pari al 27,3 % del bilancio. La Commissione, in seguito ai ritardi accumulati nell'istituzione dell'Agenzia e di concerto con quest'ultima, ha versato solo 3 Mio ECU della sovvenzione iniziale di 4 Mio ECU. Questi ritardi sono imputabili alla nomina tardiva del direttore, dovuta anch'essa alla modifica della composizione del consiglio di amministrazione. Vi sono stati ritardi anche nell'assunzione degli agenti che compongono l'infrastruttura di base dell'Agenzia. Tutti questi ritardi hanno perturbato l'esecuzione del bilancio dell'esercizio 1996.

L'edificio

1.10. Nel mese di dicembre 1996, l'Agenzia ha affittato degli uffici che occupa dall'aprile 1997 (canone d'affitto annuo: circa 0,3 Mio ECU). Secondo l'Agenzia, le autorità locali dovrebbero assumere a proprio carico il 75 % dell'affitto. Nessun accordo in tal senso è stato presentato. Alla data dei controlli, l'Agenzia non aveva ricevuto alcun versamento.

I contratti e la CCAC

1.11. I contratti di acquisto di beni e servizi stipulati a fine anno dall'Agenzia, che costituiscono la maggior parte degli stanziamenti riportati di diritto, sono stati aggiudicati in seguito a licitazioni ristrette o mediante trattativa privata. Benché il ricorso a tali pratiche possa essere giustificato in taluni casi, la Corte ha individuato alcune operazioni nelle quali non sono state osservate le norme prescritte. L'Agenzia deve fare in modo che le norme applicabili per l'aggiudicazione dei contratti siano rigorosamente rispettate. Inoltre, l'Agenzia non dispone di una CCAC, contrariamente a quanto previsto dalle disposizioni regolamentari applicabili. Questa funzione è esercitata, per il momento, dal consiglio di amministrazione.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 15 e del 16 ottobre 1997.

Per la Corte dei conti

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) GU L 216 del 20. 8. 1994, pag. 5.

(2) Conformemente all'articolo 14, paragrafo 3 del regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e di tutte le spese dell'Agenzia relativi all'esercizio finanziario 1996 sono stati stabiliti il 18 aprile 1997, data in cui sono stati firmati dal direttore dell'Agenzia e trasmessi alla Commissione, al consiglio di amministrazione e alla Corte dei conti. Tali conti sono pervenuti alla Corte il 20 aprile 1997. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione.

ALLEGATO

TABELLA 1 BILANCIO FINANZIARIO DELL'ESERCIZIO 1996

>SPAZIO PER TABELLA>

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SPAZIO PER TABELLA>

Fonte: Presentazione elaborata dalla Corte in base ai dati forniti dall'Agenzia.

>SPAZIO PER TABELLA>

(1) Questo importo corrisponde a quello dell'attivo immobilizzato.

RISPOSTE DELL'AGENZIA EUROPEA PER LA SICUREZZA E LA SALUTE SUL LAVORO

La Corte dei conti si è recata presso la sede dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro dal 12 al 16 maggio 1997 per svolgere un controllo contabile relativo all'esercizio 1996.

Il direttore ha illustrato gli obiettivi, il programma e le attività svolte, quelle in corso, nonché quelle future.

Onde agevolarne il lavoro, sono stati messi alla disposizione della Corte i conti e tutti i relativi documenti giustificativi. Sono stati altresì presentati i fascicoli relativi al personale ed i contratti stipulati.

La Corte ha esposto le sue osservazioni preliminari ai fini della stesura della relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia (esercizio 1996) nella sua lettera n. 001594 del 15 luglio 1997.

L'Agenzia, accogliendo favorevolmente le conclusioni riportate al paragrafo 1.4 del progetto di relazione della Corte dei conti, laddove essa afferma che il rendiconto finanziario relativo al 1996 è affidabile e possono essere asserite, nel complesso, la legittimità e la regolarità delle relative operazioni, intende tuttavia esporre alcune osservazioni sui seguenti paragrafi:

Punto 1.5

L'analisi è incompleta in quanto al momento dell'esecuzione del bilancio nel 1995 non era possibile prevedere nei particolari le esigenze di bilancio per l'esercizio 1996 ed includervi importi specifici; ciò è imputabile al fatto che l'Agenzia si trovava nella sua fase di avvio. Per tale motivo, la maggior parte dei capitoli riporta la menzione «per memoria».

Punto 1.6

È vero che non vi è alcun documento che attesti l'approvazione da parte dell'autorità di bilancio dell'Agenzia delle modifiche apportate al bilancio iniziale per l'esercizio 1996. Onde evitare in futuro il ripetersi di una simile situazione, nel corso della riunione dell'ufficio di presidenza del consiglio di amministrazione del 5 6 luglio 1997 è stato convenuto che i verbali delle riunioni includeranno, oltre al resoconto delle riunioni, un documento che illustri le decisioni formali prese, onde agevolarne il reperimento.

Punto 1.7

In effetti, l'Agenzia non dispone di un software adeguato per la tenuta della contabilità di bilancio e si avvale provvisoriamente di Excel. Onde ovviare a questo problema, essa si è associata ad altre agenzie per esaminare la fattibilità di un software integrato quale il prototipo della versione beta di SI2 fornito dalla Commissione. Inoltre, l'Agenzia segue con interesse l'evoluzione del software che sta preparando il Cedefop a Salonicco e che potrebbe soddisfare le nostre esigenze in quanto comporta un modulo per la gestione di bilancio e della contabilità, nonché dei moduli per la gestione delle risorse umane. La nostra agenzia opterà prima della fine dell'anno per quanto concerne l'installazione di uno dei due sistemi, a seconda dei risultati forniti da collaudi effettuati usando ambedue i sistemi e del parere espresso dagli organi di vigilanza (controllore finanziario e Corte dei conti). L'Agenzia fa del suo meglio onde migliorare la gestione della sua cassa di anticipi e, nel settembre 1997, ha installato il software RAI con la collaborazione dell'OEDT di Lisbona.

Punto 1.8

Nel settembre 1997, per colmare le lacune rilevate dalla Corte dei conti, l'Agenzia ha acquistato il software CUBIC che, dopo il completamento della formazione del personale competente, viene tuttora utilizzato per la tenuta della contabilità generale.

Punto 1.9

È vero che l'esecuzione del bilancio per l'esercizio 1996 è stata ritardata dall'assunzione tardiva del direttore e del personale destinato all'unità amministrativa dell'Agenzia. Suddetto personale è stato reclutato solo nel mese di maggio 1997, quando hanno assunto le loro funzioni il capo unità e due assistenti (un esperto in informatica e un amministratore finanziario). Ciò implica che l'introduzione graduale di tutti i sistemi atti a garantire una solida gestione finanziaria (gestione del personale, gestione di bilancio e contabile, stipulazione di contratti e servizi generali) non è stata avviata prima della data summenzionata.

Punto 1.10

In occasione delle trattative relative alla sede dell'Agenzia, il governo basco e la provincia di Biscaglia si sono impegnati ad assumere a proprio carico il 75 % dell'affitto degli uffici occupati dall'Agenzia. Malgrado l'assenza di un accordo in tale senso tra l'Agenzia e le autorità basche, nel settembre 1997 il governo basco ha versato all'Agenzia un sussidio pari a 20 milioni di ESP e la provincia di Biscaglia ha avviato le procedure necessarie al versamento di 10 milioni di ESP.

Punto 1.11

Conformemente alle disposizioni del regolamento finanziario, l'Agenzia fa il possibile per sanare le lacune rilevate dalla Corte dei conti nell'ambito degli appalti pubblici e ha recentemente sottoposto un progetto di regolamento per la creazione di una CCAC al controllore finanziario della Commissione, per parere, e alla Corte dei conti per informazione; nei limiti del possibile, il regolamento si ispira ai modelli adottati dalle altre agenzie. Per quanto concerne i contratti di acquisto di beni o servizi stipulati dall'Agenzia, particolarmente in seguito al controllo effettuato dalla Corte nel mese di maggio 1997, è opportuno sottolineare che sono sempre stati pubblicati dei bandi di gara anche quando il valore della spesa stimata avrebbe consentito trattative private.

L'Agenzia assicura alla Corte che sta facendo il possibile per avvalersi rapidamente di tutti i mezzi necessari onde apportare le modifiche raccomandate dalla Corte dei conti. Pertanto, chiede alla Corte di tenere conto delle difficoltà incontrate nella sua fase di avvio per osservare pienamente le norme prescritte dalle disposizioni finanziarie e regolamentari cui dovrebbero soggiacere tutte le sue attività.