Decisione del Segretario generale del Consiglio/Alto Rappresentante per la politica estera e di sicurezza comune del 27 luglio 2000 relativa alle misure di protezione delle informazioni classificate applicabili al Segretariato generale del Consiglio



Gazzetta ufficiale n. C 239 del 23/08/2000 pag. 0001 - 0005



Decisione del Segretario generale del Consiglio/Alto Rappresentante per la politica estera e di sicurezza comune del 27 luglio 2000 relativa alle misure di protezione delle informazioni classificate applicabili al Segretariato generale del Consiglio (2000/C 239/01) IL SEGRETARIO GENERALE DEL CONSIGLIO/ALTO RAPPRESENTANTE PER LA POLITICA ESTERA E DI SICUREZZA COMUNE, visto l'articolo 23, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento interno del Consiglio del 5 giugno 2000, ai cui sensi il Segretario generale adotta tutte le misure necessarie per assicurare il buon funzionamento del Segretariato generale, considerando quanto segue: (1) il Consiglio europeo, riunitosi a Helsinki nel dicembre 1999, ha dato un impulso politico allo sviluppo degli strumenti dell'Unione europea per la gestione militare e non militare delle crisi nel quadro di una politica europea rafforzata in materia di sicurezza e di difesa; (2) in tale contesto, occorre modificare la decisione n. 24/95 del Segretario generale del Consiglio relativa alle misure di protezione delle informazioni classificate applicabili al Segretariato generale del Consiglio per quanto riguarda i gradi di classificazione, aggiungendo il grado "TRÈS SECRET/TOP SECRET" (segretissimo), e il rafforzamento del dispositivo interno, fermo restando che tale modifica è effettuata a titolo provvisorio, in attesa dell'adozione di misure più complete in un prossimo futuro; (3) in vista della pubblicazione nella Gazzetta ufficiale, è opportuno inserire tali modifiche in una versione consolidata che sostituisce la decisione n. 24/95 summenzionata, HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE: Articolo 1 Scopo della presente decisione è stabilire le norme relative alle modalità di classificazione delle informazioni trattate o elaborate in seno al Segretariato generale del Consiglio, che consentano di proteggere le informazioni così classificate a prescindere dall'origine, dal supporto o dalla fase di elaborazione. Articolo 2 1. Sono da considerarsi "classificate", secondo la gerarchia di gradi in appresso, unicamente le seguenti informazioni: a) TRÈS SECRET/TOP SECRET (/segretissimo): informazioni la cui divulgazione non autorizzata potrebbe arrecare danni gravissimi agli interessi fondamentali dell'Unione o di uno o più Stati membri; b) SECRET (/segreto): informazioni la cui divulgazione non autorizzata potrebbe ledere gravemente gli interessi fondamentali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri; c) CONFIDENTIEL (/riservatissimo): informazioni la cui divulgazione non autorizzata potrebbe ledere gli interessi fondamentali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri; d) RESTREINT (/riservato): informazioni la cui divulgazione non autorizzata sarebbe inopportuna o prematura. 2. I documenti LIMITE e SN non costituiscono informazioni classificate ai sensi della presente decisione. Il grado LIMITE e SN sono attribuiti ai documenti interni dell'istituzione non destinati a essere accessibili al pubblico. Lo stesso dicasi per le altre informazioni, in particolare note, documenti o posta interni al Segretariato generale, fatto salvo eventualmente un trattamento specifico per motivi di protezione, in particolare ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 3. La divulgazione di detti documenti e informazioni richiede l'autorizzazione del direttore generale competente. 3. Le informazioni sono classificate solo ove occorra e solo per la durata necessaria. Se la durata della classificazione di un'informazione è indeterminata, si decide di mantenere la classificazione o di procedere alla declassificazione al più tardi allo scadere di un periodo di cinque anni. 4. Il funzionario o altro agente del Segretariato generale del Consiglio attribuisce a un'informazione la qualifica di classificata su istruzione del suo direttore generale o d'intesa con il medesimo. Articolo 3 1. Se più informazioni costituiscono un insieme, a questo viene attribuito come minimo il grado di classificazione dell'elemento con grado più elevato. 2. IL grado di classificazione attribuito ad un'informazione al momento della trasmissione al Segretariato generale da parte di un'autorità o di un organismo nazionale o internazionale può essere modificato soltanto da tale autorità o organismo. Se l'informazione è particolarmente sensibile, essa è oggetto di un trattamento speciale deciso dal Segretario generale. 3. Un'informazione che riprenda il contenuto di un'informazione classificata è classificata nello stesso grado. Articolo 4 1. Un documento classificato può essere declassato o declassificato(1) unicamente con l'autorizzazione scritta dell'autorità d'origine e, se necessario, previa consultazione delle altre parti interessate. In caso di urgenza, l'autorizzazione può essere data verbalmente, con conferma immediata per iscritto. L'autorità d'origine è tenuta ad informare i destinatari del documento del cambiamento di classificazione e questi ultimi sono a loro volta tenuti ad informarne i destinatari successivi ai quali hanno trasmesso l'originale o una copia del documento. 2. Nella misura del possibile, l'autorità d'origine indica sul documento classificato la data o un termine a partire dal quale le informazioni in esso contenute potranno essere declassate o declassificate. In caso contrario, essa ne garantisce un controllo permanente al fine di accertarsi che la classificazione iniziale resti valida. Articolo 5 I direttori generali prendono tutte le misure utili alla protezione delle informazioni classificate e provvedono a che esse circolino o siano divulgate solo ove strettamente necessario per le esigenze del servizio. Articolo 6 1. Il grado di classificazione attribuito ad un'informazione deve essere indicato con l'apposizione di un timbro ben visibile: nel caso di un documento, su ogni pagina in alto e in basso, per gli altri supporti, con l'apposizione della menzione corrispondente. Le informazioni classificate TRÈS SECRET/TOP SECRET o SECRET recano inoltre allo stesso modo un numero d'ordine per poterne individuare il destinatario. 2. In caso di classificazione temporanea, l'informazione contiene inoltre l'indicazione della data oltre la quale essa può considerarsi declassificata. 3. In caso di modifica della classificazione di un'informazione, si appongono su questa i timbri corrispondenti al nuovo regime applicato. Articolo 7 1. Il numero di esemplari di un'informazione classificata è limitato allo stretto necessario alle esigenze del servizio. 2. La riproduzione integrale o parziale di un'informazione classificata TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET o CONFIDENTIEL è effettuata solo d'intesa con il direttore generale competente. L'eventuale riproduzione di informazioni classificate deve avvenire in condizioni tali da garantirne la protezione. 3. Ogni destinatario di un'informazione classificata la riceve in un unico esemplare. 4. Fatto salvo l'articolo 14, paragrafo 1, del regolamento interno del Consiglio, i documenti classificati TRÈS SECRET/TOP SECRET o SECRET sono tradotti solo su decisione del Segretario generale o del direttore generale competente, delegato dal Segretario generale. 5. Le traduzioni delle informazioni classificate sono protette alle stesse condizioni degli originali. Articolo 8 Il servizio di sicurezza, sotto l'autorità del direttore generale del personale e dell'amministrazione, è incaricato: - d'istruire il personale sui suoi doveri in fatto di protezione delle informazioni classificate; - di applicare le misure materiali di protezione; - di provvedere al rispetto della presente decisione; - di render conto al Segretario generale di qualsiasi problema o difficoltà constatata nell'esecuzione della presente decisione. Articolo 9 1. L'Ufficio per le informazioni classificate assicura il controllo delle informazioni classificate TRÈS SECRET/TOP SECRET e SECRET e CONFIDENTIEL quando sono oggetto di documenti del Consiglio. Sotto l'autorità del direttore generale del personale e dell'amministrazione esso: - gestisce le operazioni relative alla loro registrazione, riproduzione, traduzione, trasmissione, spedizione e distruzione; - aggiorna l'elenco dei dati relativi alle informazioni classificate; - interroga periodicamente gli emittenti sulla necessità di mantenere la classificazione delle informazioni; - stabilisce, di concerto con il servizio di sicurezza, le modalità pratiche per la classificazione e la declassificazione delle informazioni. 2. L'Ufficio per le informazioni classificate tiene un registro con i seguenti dati: - la data di elaborazione dell'informazione classificata, - il grado di classificazione, - la scadenza della classificazione, - il nome e il servizio dell'emittente, - il o i destinatari con il numero d'ordine, - l'oggetto, - il numero, - il numero di esemplari diramato. Articolo 10 1. In ogni servizio, il direttore generale designa un corrispondente incaricato della sicurezza (in appresso "corrispondente sicurezza") con il compito di assicurare le misure di protezione necessarie per le informazioni classificate TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET e CONFIDENTIEL. 2. Il corrispondente sicurezza, d'accordo con il servizio di sicurezza e l'Ufficio per le informazioni classificate, decide in merito alle misure di protezione dei documenti del Consiglio applicabili all'interno del suo servizio. All'uopo il corrispondente sicurezza: - trasmette all'Ufficio per le informazioni classificate i dati di cui all'articolo 9, paragrafo 2; - informa il servizio di sicurezza della convocazione di riunioni in cui sono trattate informazioni classificate; - esamina la necessità di mantenere la classificazione allo scadere dei cinque anni dall'elaborazione dell'informazione; - assicura l'archiviazione delle informazioni classificate e, dopo la declassificazione, le trasmette agli archivi centrali. Articolo 11 1. Le informazioni destinate al grado di classificazione TRÈS SECRET/TOP SECRET o SECRET devono essere elaborate in un luogo che consenta di assicurarne una protezione sufficiente. 2. Per le informazioni classificate TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET o CONFIDENTIEL, elaborate con sistema di trattamento testi, deve essere utilizzato un personal computer non collegato alla normale rete informatica. Tali informazioni non possono mai essere memorizzate nel computer. 3. I dischetti con le informazioni classificate sono protetti alle stesse condizioni dei documenti con lo stesso grado di classificazione. Articolo 12 1. Quando informazioni classificate devono circolare all'interno di un edificio o fra edifici, vanno prese precauzioni per assicurarne la protezione. 2. Per la spedizione di informazioni classificate TRÈS SECRET/TOP SECRET o SECRET si applicano le seguenti procedure: - invio tramite corriere autorizzato, con ricevuta di ritorno: il documento è posto in doppia busta e la busta esterna non reca alcun segno distintivo, mentre la busta interna sigillata reca la menzione TRÈS SECRET/TOP SECRET o SECRET, - invio tramite messaggio cifrato, con un sistema autorizzato dal servizio di sicurezza, se necessario preceduto da verifica telefonica; - per ciascuna di queste spedizioni il destinatario è sempre designato nominatamente. 3. Per la spedizione di informazioni classificate CONFIDENTIEL si applicano le seguenti procedure: - trasmissione interna: in busta doppia, con la busta esterna che non reca alcun segno distintivo mentre la busta interna reca la menzione CONFIDENTIEL; - posta: invio con plico raccomandato con ricevuta di ritorno o invio tramite corriere privato; in questo caso il documento è posto in doppia busta e soltanto la busta interna reca la menzione CONFIDENTIEL; - invio di messaggio cifrato; - per ciascuna di tali spedizioni il destinatario è sempre designato nominatamente. 4. Per la spedizione di informazioni classificate RESTREINT si applicano le seguenti procedure: - trasmissione interna: in busta semplice non recante alcun segno distintivo esterno; - posta: in busta non recante alcun segno distintivo esterno; - mezzo elettronico, purché il destinatario riceva personalmente l'informazione; - per ciascuna di tali spedizioni il destinatario è sempre designato nominatamente. 5. La trasmissione di informazioni classificate CONFIDENTIEL e RESTREINT agli interpreti è affidata al servizio conferenze alle seguenti condizioni: - le cabine ricevono un esemplare di ogni documento; - i documenti sono distribuiti immediatamente prima che il corrispondente argomento sia discusso in sala; - i documenti sono ricuperati alla fine della riunione. 6. Il corrispondente sicurezza assicura la trasmissione e il ricupero di informazioni classificate TRÈS SECRET/TOP SECRET o SECRET presso gli interpreti. Articolo 13 1. Il trasporto delle informazioni classificate nel corso di missioni o in vista di riunioni all'esterno degli edifici in cui esse sono detenute deve essere limitato allo stretto necessario alle esigenze del servizio. 2. Le informazioni classificate TRÈS SECRET/TOP SECRET o SECRET possono circolare al di fuori del territorio degli Stati membri solo in valigia diplomatica. Eccezionalmente dette informazioni possono essere trasportate da un funzionario o altro agente del Segretariato generale su istruzione o del suo direttore generale o d'intesa con il medesimo. 3. Le informazioni classificate trasportate all'esterno degli edifici del Consiglio sono conservate costantemente in condizioni che offrano piena garanzia di sicurezza. Articolo 14 1. Le informazioni classificate non possono essere lasciate in evidenza nei luoghi di lavoro. Queste informazioni non possono mai essere abbandonate senza sorveglianza, nemmeno per un istante. 2. Le informazioni classificate TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET e CONFIDENTIEL sono conservate in mobili la cui resistenza e il cui dispositivo di chiusura sono considerati affidabili dal servizio di sicurezza. Le informazioni classificate RESTREINT sono conservate in mobili chiusi a chiave. Articolo 15 1. Gli esemplari di informazioni classificate superati o in soprannumero sono distrutti. 2. La distruzione di informazioni classsificate è effettuata con un distruggi documenti o mediante un altro procedimento di distruzione autorizzato dal servizio di sicurezza. Le informazioni classificate possono essere affidate, per la distruzione, al servizio di sicurezza. 3. Per quanto riguarda le informazioni classificate TRÈS SECRET/TOP SECRET o SECRET, un documento che ne attesta la distruzione viene redatto congiuntamente dal servizio di sicurezza e dal corrispondente sicurezza; quest'ultimo lo trasmette all'Ufficio per le informazioni classificate. Articolo 16 Ogni trasgressione presunta, segnalata o constatata alla presente decisione è oggetto di un'inchiesta del servizio di sicurezza a richiesta del direttore generale interessato o del direttore generale del personale e dell'amministrazione. Il Segretario generale è informato dello svolgimento e dei risultati dell'inchiesta. Articolo 17 La presente decisione è pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Essa entra in vigore il giorno della pubblicazione. Essa si applica unicamente alle informazioni e ai documenti trattati ed elaborati in seno al Segretariato generale a decorrere da tale data. Articolo 18 La decisione n. 24/95 del Segretario generale del Consiglio, del 30 gennaio 1995, relativa alle misure di protezione delle informazioni classificate applicabili al Segretariato generale del Consiglio è abrogata. Fatto a Bruxelles, addì 27 luglio 2000. Javier Solana Segretario generale/Alto Rappresentante p.d. Pierre de boissieu Segretario generale aggiunto (1) Per declassamento ("downgrading") si intende una riduzione del grado di classificazione. Per declassificazione ("declassification") si intende la soppressione di qualsiasi menzione di classificazione.