IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 219/22

REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) N. 802/2014 DELLA COMMISSIONE

del 24 luglio 2014

che stabilisce i modelli per i programmi nazionali e i termini e le condizioni del sistema di scambio elettronico di dati tra la Commissione e gli Stati membri a norma del regolamento (UE) n. 514/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio recante disposizioni generali sul Fondo Asilo, migrazione e integrazione e sullo strumento di sostegno finanziario per la cooperazione di polizia, la prevenzione e la lotta alla criminalità e la gestione delle crisi

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

visto il regolamento (UE) n. 514/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 aprile 2014, recante disposizioni generali sul Fondo asilo, migrazione e integrazione e sullo strumento di sostegno finanziario per la cooperazione di polizia, la prevenzione e la lotta alla criminalità e la gestione delle crisi (1), in particolare l'articolo 14, paragrafo 4, e l'articolo 24, paragrafo 5,

considerando quanto segue:

(1) Il regolamento (UE) n. 514/2014 costituisce, assieme ai regolamenti specifici di cui al suo articolo 2, lettera a), il quadro normativo per il finanziamento dell'Unione a sostegno dello sviluppo dello spazio di libertà, sicurezza e giustizia.

(2) Il regolamento (UE) n. 514/2014 fa obbligo a ciascuno Stato membro di proporre un programma pluriennale nazionale. Per garantire che le informazioni fornite alla Commissione siano coerenti e comparabili, è necessario stabilire un modello per i programmi nazionali.

(3) A norma dell'articolo 24, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 514/2014, tutti gli scambi ufficiali di informazioni tra gli Stati membri e la Commissione si svolgono utilizzando un sistema di scambio elettronico di dati. È pertanto necessario stabilire i termini e le condizioni cui tale sistema di scambio elettronico di dati deve conformarsi. Per contenere i costi e garantire la coerenza globale con tutti i fondi dell'Unione in gestione concorrente, i termini e le condizioni del sistema di scambio elettronico di dati coincidono, nella misura del possibile, con quelli previsti dal regolamento di esecuzione (UE) n. 184/2014 della Commissione (2).

(4) Al fine di migliorare la qualità delle informazioni scambiate e rendere il sistema di scambio di informazioni più semplice e più utile, è necessario precisare i requisiti di base per quanto riguarda la forma e il contenuto delle informazioni oggetto di scambio.

(5) È opportuno precisare i principi e le norme per l'individuazione del soggetto responsabile del caricamento dei documenti nel sistema di scambio elettronico di dati e del loro aggiornamento.

(6) Al fine di ridurre gli oneri amministrativi a carico degli Stati membri e della Commissione, dovrebbero essere stabilite caratteristiche tecniche che assicurino un sistema di scambio elettronico efficace.

(7) Per garantire che gli Stati membri e la Commissione possano continuare a scambiare informazioni in caso di forza maggiore che impedisca l'uso del sistema di scambio elettronico di dati, dovrebbero essere definiti metodi alternativi di codificazione e trasferimento dei dati.

(8) Gli Stati membri e la Commissione dovrebbero garantire che il trasferimento di dati tramite il sistema di scambio elettronico di dati sia effettuato in modo tale da consentire la disponibilità, l'integrità, l'autenticità, la riservatezza e la non disconoscibilità delle informazioni. Pertanto è opportuno stabilire norme in materia di sicurezza.

(9) Il presente regolamento rispetta i diritti fondamentali e osserva i principi riconosciuti nella Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea, in particolare il diritto alla protezione dei dati di carattere personale. Esso dovrebbe pertanto essere applicato conformemente a tali diritti e principi. Per quanto riguarda il trattamento dei dati personali da parte degli Stati membri, si applica la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (3). Per quanto riguarda il trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi dell'Unione e la libera circolazione di tali dati, si applica il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (4).

(10) Al fine di consentire la tempestiva applicazione delle misure previste nel presente regolamento e non ritardare l'approvazione dei programmi nazionali, è opportuno che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

(11) Il Regno Unito e l'Irlanda sono vincolati dal regolamento (UE) n. 514/2014 e sono pertanto vincolati dal presente regolamento.

(12) La Danimarca non è vincolata dal regolamento (UE) n. 514/2014 né dal presente regolamento.

(13) Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato «Asilo, migrazione e integrazione e Fondo Sicurezza interna»,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Articolo 1

Modelli per i programmi nazionali

Il modello per i programmi nazionali è stabilito nell'allegato.

Articolo 2

Istituzione del sistema di scambio elettronico di dati

La Commissione istituisce un sistema di scambio elettronico di dati per tutti gli scambi ufficiali di informazioni tra gli Stati membri e la Commissione (di seguito «SFC2014»).

Articolo 3

Contenuto del sistema di scambio elettronico di dati

1. SFC2014 contiene almeno le informazioni precisate nei modelli e nei formati stabiliti in conformità dell'articolo 1 del presente regolamento, che sono conformi al regolamento (UE) n. 514/2014 e ai regolamenti specifici di cui all'articolo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014.

2. Le informazioni fornite nei formulari elettronici integrati in SFC2014 (di seguito «dati strutturati») non sono sostituite da dati non strutturati, compreso l'uso di collegamenti ipertestuali o altri tipi di dati non strutturati quali immagini o documenti allegati. Se uno Stato membro trasmette le stesse informazioni sotto forma di dati strutturati e di dati non strutturati, in caso di incongruenze si utilizzano i dati strutturati.

Articolo 4

Funzionamento di SFC2014

1. La Commissione e le autorità competenti di cui all'articolo 25 del regolamento (UE) n. 514/2014 inseriscono le informazioni della cui trasmissione sono responsabili ed eventuali aggiornamenti nel sistema SFC2014.

2. Qualsiasi trasmissione di informazioni alla Commissione è verificata e presentata da una persona diversa dalla persona che ha inserito i dati finalizzati a tale trasmissione. Tale separazione di funzioni è supportata da SFC2014 o dai sistemi d'informazione per il controllo e la gestione dello Stato membro direttamente collegati a SFC2014.

3. Gli Stati membri nominano, a livello nazionale o regionale, o sia a livello nazionale che regionale, una o più persone responsabili della gestione dei diritti di accesso a SFC2014. Tali persone sono incaricate di:

a) identificare gli utenti che chiedono l'accesso, verificando che tali utenti siano impiegati dall'organizzazione;

b) informare gli utenti in merito ai loro obblighi atti a tutelare la sicurezza del sistema;

c) verificare il diritto degli utenti al livello di privilegio richiesto in relazione ai compiti e alla posizione gerarchica;

d) chiedere la cessazione dei diritti di accesso laddove essi non siano più necessari o giustificati;

e) segnalare tempestivamente casi sospetti di eventi che potrebbero compromettere la sicurezza del sistema;

f) garantire la costante accuratezza dei dati per l'identificazione dell'utente segnalando eventuali modifiche;

g) prendere le necessarie precauzioni in materia di protezione dei dati e riservatezza commerciale, in conformità delle norme dell'Unione e nazionali applicabili;

h) informare la Commissione di qualsiasi cambiamento avente un impatto sulla capacità delle autorità degli Stati membri o degli utenti di SFC2014 di assolvere alle responsabilità di cui al paragrafo 1 o sulla loro capacità personale di assolvere alle responsabilità di cui alle lettere da a) a g).

4. Gli scambi di dati e le transazioni recano un firma elettronica obbligatoria in conformità della direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (5). Gli Stati membri e la Commissione riconoscono l'efficacia giuridica delle firme elettroniche utilizzate in SFC2014 per lo scambio dei dati e la loro ammissibilità come prova nei procedimenti giudiziari.

5. Le informazioni trattate mediante SFC2014 rispettano la riservatezza dei dati personali per le persone fisiche e di quelli commerciali per le persone giuridiche, a norma della direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (6), della direttiva 2009/136/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (7), della direttiva 95/46/CE e del regolamento (CE) n. 45/2001.

Articolo 5

Caratteristiche di SFC2014

Al fine di garantire lo scambio elettronico di informazioni, SFC2014 presenta le seguenti caratteristiche:

a) moduli interattivi o formulari precompilati dal sistema sulla base dei dati già precedentemente registrati nel sistema;

b) calcoli automatici, se essi riducono lo sforzo di codifica da parte degli utenti;

c) controlli automatici integrati per verificare la coerenza interna dei dati trasmessi e la coerenza tra tali dati e le norme applicabili;

d) segnalazioni di allarme generate dal sistema che avvisano gli utenti di SFC2014 della possibilità di eseguire o non eseguire determinate azioni;

e) verifica online dello status del trattamento delle informazioni inserite nel sistema;

f) disponibilità di dati storici per tutte le informazioni inserite relativamente ad un programma nazionale.

Articolo 6

Trasmissione di dati tramite SFC2014

1. SFC2014 è accessibile agli Stati membri e alla Commissione in modo diretto mediante un'interfaccia utente interattiva (un'applicazione web) o tramite un'interfaccia tecnica utilizzando protocolli predefiniti (servizi web), che consente la sincronizzazione e la trasmissione automatiche di dati tra i sistemi di informazione degli Stati membri e SFC2014.

2. La data della trasmissione elettronica delle informazioni dallo Stato membro alla Commissione e viceversa è considerata la data di presentazione del documento in questione.

3. In caso di forza maggiore, di malfunzionamento di SFC2014 o della mancanza di collegamento con SFC2014 per oltre un giorno lavorativo nell'ultima settimana prima di un termine regolamentare per la presentazione di informazioni, oppure per oltre cinque giorni lavorativi in altri momenti, lo scambio di informazioni tra lo Stato membro e la Commissione può avere luogo in forma cartacea utilizzando i modelli e i formati di cui all'articolo 3, paragrafo 1.

Quando il sistema di scambio elettronico cessa di malfunzionare, il collegamento a tale sistema è ristabilito o viene meno la causa di forza maggiore, la parte interessata inserisce senza indugio le informazioni già trasmesse in forma cartacea in SFC2014.

4. Nei casi di cui al paragrafo 3, la data del timbro postale è considerata la data di presentazione del documento in questione.

Articolo 7

Sicurezza dei dati trasmessi tramite SFC2014

1. La Commissione stabilisce una politica in materia di sicurezza delle tecnologie dell'informazione (di seguito «politica in materia di sicurezza informatica SFC») per SFC2014 applicabile al personale che utilizza SFC2014 in conformità delle norme pertinenti dell'Unione, in particolare della decisione C(2006) 3602 della Commissione (8) e le relative norme di attuazione. La Commissione designa una o più persone responsabili di definire, mantenere e garantire la corretta applicazione della politica in materia di sicurezza per SFC2014.

2. Gli Stati membri e le istituzioni europee (ad eccezione della Commissione) che hanno ricevuto i diritti di accesso a SFC2014 rispettano i termini e le condizioni in materia di sicurezza informatica pubblicati nel portale SFC2014 e le misure attuate in SFC2014 dalla Commissione per la trasmissione sicura dei dati, in particolare in relazione all'uso dell'interfaccia tecnica di cui all'articolo 6, paragrafo 1, del presente regolamento.

3. Gli Stati membri e la Commissione attuano e garantiscono l'efficacia delle misure di sicurezza adottate per tutelare i dati conservati e trasmessi tramite SFC2014.

4. Gli Stati membri adottano politiche in materia di sicurezza delle tecnologie dell'informazione, a livello nazionale, regionale o locale, che regolamentano l'accesso a SFC2014 e l'introduzione automatica dei dati nel sistema, garantendo una serie minima di requisiti in materia di sicurezza. Tali politiche in materia di sicurezza informatica a livello nazionale, regionale o locale possono fare riferimento ad altri documenti relativi alla sicurezza. Ciascuno Stato membro garantisce che tali politiche in materia di sicurezza informatica si applichino a tutte le autorità che utilizzano SFC2014.

5. Tali politiche in materia di sicurezza informatica a livello nazionale, regionale o locale contemplano:

a) gli aspetti relativi alla sicurezza informatica del lavoro svolto dalla persona o dalle persone responsabili della gestione dei diritti di accesso di cui all'articolo 4, paragrafo 3, del presente regolamento, quando tali persone lavorano direttamente in SFC2014;

b) le misure di sicurezza informatica per i sistemi informatici nazionali, regionali o locali collegati a SFC2014 attraverso un'interfaccia tecnica di cui all'articolo 6, paragrafo 1, del presente regolamento. Ai fini del primo comma, lettera b), sono contemplati i seguenti aspetti relativi alla sicurezza informatica, a seconda dei casi: a) sicurezza fisica; b) supporti di dati e controllo degli accessi; c) controllo della conservazione; d) accesso e controllo delle password; e) monitoraggio; f) interconnessione a SFC2014; g) infrastrutture di comunicazione; h) risorse umane; i) gestione degli incidenti.

6. Le politiche relative alla sicurezza informatica a livello nazionale, regionale o locale si basano su una valutazione dei rischi e le misure descritte sono proporzionali ai rischi individuati.

7. I documenti che definiscono le politiche in materia di sicurezza informatica a livello nazionale, regionale o locale sono messi a disposizione della Commissione su richiesta.

8. Gli Stati membri designano, a livello nazionale o regionale, una o più persone responsabili del mantenimento e garanti dell'applicazione delle politiche in materia di sicurezza informatica a livello nazionale, regionale o locale. Tale o tali persone fungono da punto di contatto con la o le persone designate dalla Commissione di cui al paragrafo 1.

9. Sia la politica in materia di sicurezza informatica SFC che le politiche pertinenti in materia di sicurezza informatica a livello nazionale, regionale o locale sono aggiornate in caso di innovazioni tecnologiche, di individuazione di nuove minacce o di altri sviluppi pertinenti. In ogni caso, esse sono riesaminate su base annuale per garantire che continuino a fornire una risposta adeguata.

Articolo 8

Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile negli Stati membri conformemente ai trattati. Fatto a Bruxelles, il 24 luglio 2014 Per la Commissione Il presidente José Manuel BARROSO

(1) GU L 150 del 20.5.2014, pag. 112.

(2) Regolamento di esecuzione (UE) n. 184/2014 della Commissione, del 25 febbraio 2014, che stabilisce, conformemente al regolamento (UE) n. 1303/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, recante disposizioni comuni sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione, sul Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca e disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, i termini e le condizioni applicabili al sistema elettronico di scambio di dati fra gli Stati membri e la Commissione, e che adotta, a norma del regolamento (UE) n. 1299/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, recante disposizioni specifiche per il sostegno del Fondo europeo di sviluppo regionale all'obiettivo di cooperazione territoriale europea, la nomenclatura delle categorie di intervento per il sostegno del Fondo europeo di sviluppo regionale nel quadro dell'obiettivo «Cooperazione territoriale europea» (GU L 57 del 27.2.2014, pag. 7).

(3) Direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla libera circolazione di tali dati (GU L 281 del 23.11.1995, pag. 31).

(4) Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).

(5) Direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 dicembre 1999, relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche (GU L 13 del 19.1.2000, pag. 12).

(6) Direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 luglio 2002, relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche (direttiva relativa alla vita privata e alle comunicazioni elettroniche) (GU L 201 del 31.7.2002, pag. 37).

(7) Direttiva 2009/136/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 novembre 2009, recante modifica della direttiva 2002/22/CE relativa al servizio universale e ai diritti degli utenti in materia di reti e di servizi di comunicazione elettronica, della direttiva 2002/58/CE relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche e del regolamento (CE) n. 2006/2004 sulla cooperazione tra le autorità nazionali responsabili dell'esecuzione della normativa a tutela dei consumatori (GU L 337 del 18.12.2009, pag. 11).

(8) Decisione C(2006) 3602 della Commissione, del 16 agosto 2006, sulle norme relative alla sicurezza dei sistemi di informazione utilizzati dalla Commissione europea [«Commission Decision C(2006) 3602 of 16 August 2006 concerning the security of information systems used by the European Commission», disponibile solo in EN, FR, DE].