Decisione del Consiglio

del 17 ottobre 2000

che istituisce un segretariato delle autorità di controllo comuni preposte alla protezione dei dati istituite dalla convenzione che istituisce un ufficio europeo di polizia (convenzione Europol), dalla convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale e dalla convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen relativo all'eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni (convenzione di Schengen)

(2000/641/GAI)

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto l'articolo 30 e l'articolo 34, paragrafo 2, lettera c) del trattato sull'Unione europea,

visto l'articolo 2 del protocollo sull'integrazione dell'acquis di Schengen nell'ambito dell'Unione europea,

vista l'iniziativa della Repubblica portoghese(1),

tenuto conto del parere del Parlamento europeo(2),

considerando quanto segue:

(1) La convenzione che istituisce un ufficio europeo di polizia (convenzione Europol)(3), la convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale(4) e la convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen relativo all'eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni (convenzione di Schengen)(5) hanno istituito autorità di controllo comuni al fine di vigilare sulla corretta applicazione delle disposizioni relative alla protezione dei dati contenute in detti strumenti.

(2) Per funzionare efficacemente limitando i costi, le autorità di controllo comuni dovrebbero essere coadiuvate da un unico segretariato indipendente "Protezione dati" che, nell'esercizio delle sue funzioni, è tenuto a seguire unicamente le istruzioni di tali autorità.

(3) Per motivi pratici la gestione amministrativa del segretariato "Protezione dati" dovrebbe essere strettamente collegata al Segretariato generale del Consiglio, pur salvaguardando la propria indipendenza nell'esercizio delle sue funzioni.

(4) Allo scopo di garantire tale indipendenza, le decisioni relative alla nomina e alla sospensione dall'incarico del capo del segretariato "Protezione dati" dovrebbero essere adottate dal Segretario generale aggiunto del Consiglio, in base a una proposta delle autorità di controllo comuni, e gli altri funzionari assegnati al segretariato "Protezione dati" dovrebbero seguire esclusivamente le istruzioni del capo del segretariato "Protezione dati".

(5) Le spese amministrative del segretariato "Protezione dati" dovrebbero essere a carico del bilancio generale dell'Unione europea. L'Europol dovrebbe contribuire al finanziamento di talune spese connesse a riunioni riguardanti questioni relative all'attuazione della convenzione Europol.

(6) Poiché la decisione 1999/438/CE del Consiglio, del 20 maggio 1999, concernente l'autorità di controllo comune istituita dall'articolo 115 della convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen, del 14 giugno 1985, relativo all'eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni, firmata il 19 giugno 1990(6), è superata dalla presente decisione, essa andrebbe pertanto abrogata e sostituita a decorrere dalla data di applicazione della presente decisione.

(7) Le autorità di controllo comuni esistenti hanno dichiarato di approvare i principi enunciati nella presente decisione,

DECIDE:

Articolo 1

Istituzione e compiti del segretariato "Protezione dati"

1. È istituito un segretariato (in seguito denominato: segretariato "Protezione dati") delle autorità di controllo comuni istituite dalla convenzione che istituisce un ufficio europeo di polizia (convenzione Europol), dalla convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale e dalla convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen relativo all'eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni (convenzione di Schengen).

2. Il segretariato "Protezione dati" assolve i compiti previsti per i segretariati delle autorità di controllo comuni quali stabiliti nei regolamenti interni di tali autorità.

Articolo 2

Segretario "Protezione dati"

1. Il segretariato "Protezione dati" è posto sotto la direzione di un segretario "Protezione dati" a cui viene garantita l'indipendenza nello svolgimento delle sue funzioni, e che è tenuto a seguire esclusivamente le istruzioni delle autorità di controllo comuni e dei loro presidenti. Il Segretario generale aggiunto del Consiglio nomina per un periodo di tre anni, in base a una proposta delle autorità di controllo comuni, il segretario "Protezione dati". Il suo mandato è rinnovabile.

2. Il segretario "Protezione dati" è scelto tra persone che siano cittadini dell'Unione europea, in pieno possesso dei diritti civili e politici, che abbiano l'esperienza e la capacità necessarie per svolgere le funzioni in questione e che offrano piena garanzia di indipendenza. Egli si astiene da qualsiasi azione incompatibile con le sue funzioni e, durante il periodo del suo mandato, non svolge un'altra attività professionale retribuita o non retribuita. Dopo la cessazione delle sue funzioni, egli rispetta i doveri di onestà e riserbo per quanto riguarda l'accettazione di funzioni e vantaggi.

3. Il segretario "Protezione dati" è sospeso dall'incarico dal Segretario generale aggiunto del Consiglio, in base a una proposta delle autorità di controllo comuni, qualora egli non soddisfi più le condizioni necessarie per l'esercizio delle sue funzioni o abbia commesso una colpa grave.

4. Oltre che per la normale procedura di sostituzione alla scadenza del suo mandato, per decesso o per sospensione dall'incarico a norma del paragrafo 3, le funzioni del segretario "Protezione dati" cessano allorché le sue dimissioni prendono effetto. In caso di cessazione del mandato e di dimissioni, egli mantiene le proprie funzioni, a richiesta delle autorità di controllo comuni, finché non viene sostituito.

5. Sia durante che dopo la cessazione del suo mandato, il segretario "Protezione dati" è tenuto al segreto professionale in merito a informazioni riservate di cui è venuto a conoscenza nell'assolvere le sue funzioni.

6. Durante il periodo del suo mandato, il segretario "Protezione dati" è soggetto, salvo disposizione contraria della presente decisione, alle norme che si applicano alle persone aventi lo status di agente temporaneo ai sensi dell'articolo 2, lettera a) del regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee(7), compresi gli articoli da 12 a 15 e 18 del protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee. Il segretario "Protezione dati" è inquadrato nella categoria A e il grado e lo scatto ai quali egli è impiegato sono determinati in base ai criteri applicabili ai funzionari e altri agenti delle Comunità. Se la persona nominata è già un funzionario delle Comunità, essa è comandata per il periodo del suo mandato nell'interesse del servizio ai sensi dell'articolo 37, lettera a), primo trattino dello statuto dei funzionari delle Comunità europee (statuto)(8). La prima frase dell'ultimo paragrafo dell'articolo 37 dello statuto si applica fatto salvo il paragrafo 1 del presente articolo.

Articolo 3

Personale

1. Il segretariato "Protezione dati" è dotato del personale necessario all'espletamento dei suoi compiti. I membri del personale assegnati al segretariato "Protezione dati" occupano posti inclusi nell'elenco dei posti aggiunti alla sezione del bilancio generale dell'Unione europea relativa al Consiglio.

2. Nell'esercizio delle loro funzioni, i membri del personale di cui al paragrafo 1 sono soggetti esclusivamente alle istruzioni del segretario "Protezione dati" e delle autorità di controllo comuni o dei loro presidenti. In tale contesto, essi non possono chiedere né accettare istruzioni da alcun governo, autorità, organizzazione o persona, ma solo dal segretario "Protezione dati" e dalle autorità di controllo comuni o dai loro presidenti.

3. Fatto salvo il paragrafo 2, il personale assegnato al segretariato "Protezione dati" è soggetto ai regolamenti e alle regolamentazioni applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee. Per quanto riguarda l'esercizio dei poteri conferiti all'autorità che ha il potere di nomina dallo statuto dei funzionari delle Comunità europee e dal regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee, il personale è soggetto alle stesse norme applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee.

Articolo 4

Supporto amministrativo

1. Il Segretariato generale del Consiglio fornisce gli uffici e il materiale necessari all'espletamento dei compiti del segretariato "Protezione dati", nonché le strutture e i servizi necessari allo svolgimento delle riunioni delle autorità di controllo comuni nei locali del Consiglio, incluso un servizio di interpretazione.

2. Per quanto concerne le riunioni che si terranno nei locali del Consiglio le presidenze delle autorità di controllo comuni ne stabiliscono il calendario, previo accordo della presidenza del Consiglio.

Articolo 5

Finanziamento

1. Le spese amministrative generali del segretariato "Protezione dati" (in particolare, spese di materiale, retribuzioni, indennità e altre spese riguardanti il personale) sono imputate alla sezione del bilancio generale dell'Unione europea relativa al Consiglio.

2. I costi direttamente connessi con le riunioni sono a carico:

- del Consiglio, nel caso di riunioni nei locali del Consiglio riguardanti questioni relative all'attuazione delle disposizioni della convenzione di Schengen, spese di viaggio connesse con missioni di controllo presso il C.SIS o riunioni riguardanti questioni relative all'attuazione della convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale,

- dell'Europol, nel caso di riunioni riguardanti questioni relative all'attuazione della convenzione Europol.

Articolo 6

Disposizioni finali

1. La presente decisione entra in vigore il giorno successivo all'adozione da parte del Consiglio.

Essa si applica dal 1o settembre 2001.

2. A decorrere dalla data di entrata in vigore della presente decisione, possono essere adottate le decisioni e gli atti necessari alla sua attuazione. Essi non producono effetti prima della data di applicazione della presente decisione.

3. Alla data di applicazione della presente decisione risulta abrogata la decisione 1999/438/CE, che continua tuttavia ad applicarsi alle spese derivanti da eventi antecedenti alla suddetta data.

Fatto a Lussemburgo, addì 17 ottobre 2000.

Per il Consiglio

Il Presidente

É. Guigou

(1) GU C 141 del 19.5.2000, pag. 20.

(2) Parere reso il 21 settembre 2000 (non ancora pubblicato nella Gazzetta ufficiale).

(3) GU C 316 del 27.11.1995, pag. 2.

(4) GU C 316 del 27.11.1995, pag. 33.

(5) GU L 239 del 22.9.2000, pag. 19.

(6) GU L 176 del 10.7.1999, pag. 34.

(7) GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1. Regolamento modificato da ultimo dalla comunicazione della Commissione (GU C 60 del 2.3.1999, pag. 11).

(8) GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1. Regolamento modificato da ultimo dalla comunicazione della Commissione (GU C 60 del 2.3.1999, pag. 11).