Relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia Europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (AESS- Bilbao) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997, corredata della risposta dell'Agenzia



Gazzetta ufficiale n. C 406 del 28/12/1998 pag. 0019 - 0024



RELAZIONE sul rendiconto finanziario dell'Agenzia Europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (AESS-Bilbao) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997, corredata della risposta dell'Agenzia (98/C 406/03) 1.1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro, conformemente all'articolo 14, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 2062/94 (1) del Consiglio. 1.2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro relativo all'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997. Conformemente all'articolo 14, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario (2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne stabilite dall'articolo 15 del regolamento (CE) del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea. 1.3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha peraltro esaminato i documenti contabili e attuato le altre procedure di controllo ritenute necessarie a seconda del caso. Il giudizio espresso dalla Corte poggia sui risultati di questo controllo. 1.4. L'esame consente alla Corte di affermare che i conti per l'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1997 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari. PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'AGENZIA EUROPEA PER LA SICUREZZA E LA SALUTE SUL LAVORO PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1997 Contabilità di bilancio e generale 1.5. Come rilevato dalla Corte nella propria relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia per l'esercizio 1996 (3), la contabilità di bilancio di quest'ultima dovrebbe essere migliorata su un certo numero di punti. Dalla verifica dei conti dell'esercizio 1997 emerge la persistenza di alcune lacune. 1.6. Durante l'esercizio di riferimento, non è stata tenuta alcuna contabilità generale. Il contabile, un agente ausiliario assunto unicamente nel novembre 1997, ha dovuto ricostituire interamente la situazione patrimoniale per poter redigere il bilancio di fine esercizio, che peraltro ha dovuto essere rivisto in seguito alle verifiche della Corte. 1.7. La contabilità di bilancio continua ad essere tenuta mediante un foglio elettronico invece di un software contabile adeguato. Essa è insufficientemente dettagliata e si limita ad un controllo rudimentale delle imputazioni di bilancio. Cassa di anticipi 1.8. Il 46 % circa dei pagamenti dell'esercizio (vale a dire 1,4 Mio ECU su un totale di 3 Mio ECU) è stato effettuato attraverso la cassa di anticipi dell'Agenzia. La cassa non è stata verificata ad intervalli regolari ed è per questo motivo che, nel settembre 1997, si è proceduto a una regolarizzazione parziale dei pagamenti in blocco, per un importo complessivo di 1,1 Mio ECU (sebbene il massimale della cassa fosse stabilito a 25 000 ECU). Gli ordini di regolarizzazione menzionavano peraltro soltanto l'importo complessivo speso, senza indicare la ripartizione delle imputazioni di bilancio in questione. 1.9. Si dovrebbero rivedere le decisioni relative all'istituzione della cassa di anticipi dell'Agenzia stabilendo, in particolare, la fissazione di un massimale individuale per i pagamenti. Ricorso alla concorrenza 1.10. L'Agenzia dovrebbe avvantaggiarsi della concorrenza e procedere a una nuova selezione dei contraenti ai quali si è rivolta, nella fase iniziale, mediante trattativa privata o licitazione ristretta. Altre osservazioni 1.11. In contrasto con il regolamento finanziario dell'Agenzia, il bilancio e la tabella dell'organico per l'esercizio 1997 non sono stati pubblicati nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. 1.12. Il verbale della riunione del novembre 1996, nel corso della quale il consiglio di amministrazione ha esaminato il progetto di bilancio dell'Agenzia, non fa peraltro riferimento né alla sua adozione, né al contenuto del documento adottato. 1.13. I pagamenti dell'esercizio ammontano soltanto al 46,1 %, vale a dire a 1,94 Mio ECU, degli stanziamenti correnti (4,21 Mio ECU). Gli annullamenti (1,15 Mio ECU, cioè il 27,3 %) e i riporti di stanziamenti al 1998 (1,12 Mio ECU, cioè il 26,6 %) rappresentano pertanto degli importi significativi per il bilancio 1997 dell'Agenzia. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 5 novembre 1998. Per la Corte dei conti Bernhard FRIEDMANN Presidente Tabella 1 Bilancio finanziario degli esercizi 1996 e 1997 >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Fonte: Presentazione elaborata dalla Corte in base ai dati forniti dall'Agenzia. >SPAZIO PER TABELLA> (1) GU L 216 del 20.8.1994, pag. 5. (2) Conformemente all'articolo 14, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio, il rendiconto di tutte le entrate e le spese dell'Agenzia relativo all'esercizio finanziario 1997 è stato stabilito il 30 marzo 1998 e successivamente trasmesso al consiglio di amministrazione dell'Agenzia, alla Commissione ed alla Corte dei conti. Tale rendiconto è pervenuto alla Corte il 3 aprile 1998. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione. (3) GU C 393 del 29.12.1997, pag. 58. (4) L'importo corrisponde a quello dell'attivo immobilizzato e delle scorte. RISPOSTA DELL'AGENZIA EUROPEA PER LA SICUREZZA E LA SALUTE SUL LAVORO 1. Dal 30 marzo al 3 aprile 1998, la Corte dei conti si è recata presso la sede dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute per svolgere un controllo contabile relativo all'esercizio 1997. 2. Onde agevolarne il lavoro, sono stati messi a disposizione della Corte i conti e tutti i relativi documenti giustificativi. Sono stati altresì presentati i fascicoli relativi al personale ed i contratti stipulati. 3. Nella sua lettera del 5 luglio 1998, la Corte ha esposto le principali osservazioni ai fini della stesura della relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia (esercizio 1997). 4. L'Agenzia è in grado di fornire commenti relativamente ai seguenti punti: Contabilità di bilancio e generale 1.5 e 1.7. Per quanto riguarda l'utilizzazione del programma Excel per la contabilità di bilancio, l'Agenzia riconosce le lacune del sistema attualmente in uso; occorre tuttavia sottolineare che le agenzie perseguono attualmente un'azione comune volta all'applicazione del programma SINCOM 2 fornito dalla Commissione europea. In tali condizioni, non sarebbe stato opportuno installare un sistema specifico. 1.6. Conformemente a quanto rilevato dalla Corte, il contabile è stato assunto verso la fine dell'esercizio, alla metà del mese di novembre 1997. Tale ritardo spiega l'assenza di contabilità generale nel 1997. Il contabile ha dovuto ricostituire le operazioni finanziarie dell'esercizio basandosi principalmente sui movimenti di tesoreria. In tale contesto, il controllo della Corte, che aveva effettuato anche quello relativo all'esercizio 1996, ha consentito di apportare alcuni adeguamenti pertinenti. L'Agenzia dispone attualmente di una contabilità generale aggiornata. Cassa di anticipi 1.8. Per quanto concerne la cassa di anticipi, il personale amministrativo competente è stato assunto nel maggio 1997 e ciò spiega la regolarizzazione generale del mese di settembre, periodo al quale risale la nomina dell'amministratore degli anticipi. Lo stanziamento per la cassa sopracitata è stato dimezzato e le relative voci di bilancio coprono solo le spese soggette a domiciliazione bancaria obbligatoria, o il cui pagamento è urgente e imprevedibile. Bandi di gara 1.10. L'Agenzia fa del suo meglio per seguire il consiglio della Corte ricorrendo ai bandi di gara. In tale ottica, essa ha pubblicato due inviti a manifestare interesse (fornitura di beni, servizi e assistenza tecnica nonché cooperazione per l'attuazione del proprio programma di lavoro) e tre licitazioni aperte (sorveglianza, agenzia viaggi e servizi di centralinista e di addetto al ricevimento) e, infine, essa ha indetto varie licitazioni private (sicurezza, help-desk, selezione del personale, formazione, addetto al ricevimento, stoccaggio del materiale, servizio medico e assicurazione infortuni di viaggio). Ulteriori osservazioni 1.11. Per evitare il ripetersi di tale situazione per quanto concerne il bilancio 1998 e onde conformarsi al regolamento finanziario con l'intento di ridurre il costo ingente relativo alle pubblicazioni (tra 35 000 e 50 000 ECU), l'Agenzia ha preso l'iniziativa in vista della pubblicazione congiunta del bilancio di diverse agenzie. In tale ottica, è stato chiesto all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee di comunicare il prezzo e il calendario relativi alla suddetta pubblicazione congiunta per sei agenzie. L'Agenzia si è preoccupata di divulgare al massimo il suo bilancio pubblicandolo su Internet (http://www.eu-osha.es). 1.12. È vero che non vi è alcun documento che attesti l'approvazione del bilancio 1996 da parte del consiglio di amministrazione dell'Agenzia. Onde evitare in futuro siffatte osservazioni, nella riunione dell'ufficio di presidenza del consiglio di amministrazione del 5 6 giugno 1997 è stato convenuto che i verbali delle riunioni includeranno, oltre al resoconto delle riunioni, un documento che illustri le decisioni formali prese, onde agevolarne il reperimento. 1.13. L'insufficiente utilizzazione degli stanziamenti, notevole per il titolo I, è dovuta al fatto che le procedure di reclutamento del personale, avviate nel 1997, sono state ultimate solo nel 1998. Da un punto di vista economico, è ovvio che le spese relative al personale durante l'esercizio 1997 siano state inferiori a quanto previsto nel bilancio. Per quanto concerne il titolo II, il divario tra gli impegni ed i pagamenti è dovuto soprattutto alle ordinazioni di attrezzature informatiche e di sicurezza, effettuate verso la fine dell'esercizio e che dovrebbero essere onorate nel 1998. Il livello di utilizzazione del titolo III relativo alle spese operative, è una conseguenza diretta della situazione concernente il personale nel 1997. Tuttavia, il livello degli impegni è stato molto elevato e l'esecuzione dei contratti relativi agli studi e ai progetti pilota riguardanti la sicurezza e la salute sul lavoro sarà proseguita nel corso del 1998. 5. L'Agenzia assicura la Corte che prenderà in considerazione tutte le sue osservazioni per rispettare pienamente le norme prescritte dalle disposizioni finanziarie e regolamentari cui devono soggiacere tutte le sue attività.