3)

alla parte VII, il punto 1 è sostituito dal seguente: «1. Organizzazione delle sezioni di visto 1.1. Organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto Ciascuno Stato membro è responsabile dell’organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande. In linea di principio, le domande sono presentate presso una rappresentanza diplomatica o consolare di uno Stato membro. Gli Stati membri: — dotano del materiale necessario per la rilevazione degli identificatori biometrici le loro rappresentanze diplomatiche o consolari e le autorità competenti per il rilascio dei visti alla frontiera nonché gli uffici dei consoli onorari qualora ricorrano ad essi per il rilevamento degli identificatori biometrici conformemente al punto 1.3, e/o — cooperano con uno o più altri Stati membri, nell’ambito della cooperazione consolare locale o tramite altri contatti appropriati, in forma di rappresentanza limitata, coubicazione o tramite un centro comune per la presentazione delle domande, conformemente al punto 1.2. In particolari circostanze o per motivi attinenti alla situazione locale, come nel caso in cui: — il numero dei richiedenti è tale da non consentire la raccolta delle domande e dei dati che deve essere organizzata in maniera tempestiva e in condizioni adeguate, o — non è possibile garantire diversamente una buona copertura territoriale del paese terzo interessato, e nei casi in cui le succitate forme di cooperazione non risultino appropriate per lo Stato membro in questione, uno Stato membro, in ultima istanza, può cooperare con un fornitore esterno di servizi, conformemente al punto 1.4. Fatto salvo il diritto di convocare il richiedente per un colloquio, come previsto alla parte III, punto 4, la scelta di un tipo di organizzazione non comporta l’obbligo, per il richiedente, di presentarsi di persona in più di una sede per presentare una domanda. 1.2. Forme di cooperazione tra gli Stati membri a) Se prevale l’opzione della coubicazione, il personale delle rappresentanze diplomatiche o consolari di uno o più Stati membri tratta le domande (identificatori biometrici compresi) presso la rappresentanza diplomatica o consolare di un altro Stato membro e condivide le attrezzature di quest’ultimo. Gli Stati membri interessati decidono di comune accordo la durata e le modalità di cessazione della coubicazione, nonché la quota di diritti per la concessione dei visti dovuta allo Stato membro di cui viene utilizzata la rappresentanza diplomatica o consolare. b) Se prevale l’opzione dei centri comuni per la presentazione delle domande, il personale delle rappresentanze diplomatiche o consolari di due o più Stati membri viene riunito in un unico edificio per ricevervi le domande (identificatori biometrici compresi). I richiedenti sono indirizzati verso lo Stato membro competente per il trattamento della domanda. Gli Stati membri decidono di comune accordo la durata e le modalità di cessazione di tale cooperazione, nonché la ripartizione dei costi tra gli Stati membri partecipanti. Un solo Stato membro è responsabile dei contratti per quanto riguarda la logistica e le relazioni diplomatiche con il paese ospitante. 1.3. Ricorso ai consoli onorari I consoli onorari possono anche essere autorizzati a svolgere alcuni o tutti i compiti di cui al punto 1.5. Sono prese disposizioni adeguate per garantire la sicurezza e la protezione dei dati. Qualora il console onorario non sia funzionario di uno Stato membro, lo svolgimento di tali compiti è conforme ai requisiti riportati nell’allegato 19, fatta eccezione per le disposizioni di cui alla parte C, lettera c), di detto allegato. Qualora il console onorario sia funzionario di uno Stato membro, lo Stato membro interessato provvede affinché siano applicati requisiti comparabili a quelli che verrebbero applicati se i compiti fossero svolti dalla sua rappresentanza diplomatica o consolare. 1.4. Cooperazione con fornitori esterni di servizi Gli Stati membri si adoperano per cooperare con un fornitore esterno di servizi assieme ad uno o più Stati membri fatte salve le norme in materia di appalti pubblici e concorrenza. La cooperazione con un fornitore esterno di servizi si basa su uno strumento giuridico conforme ai requisiti riportati nell’allegato 19. Gli Stati membri scambiano informazioni, nel quadro della cooperazione consolare locale, sulla selezione dei fornitori esterni di servizi e sulla definizione delle modalità e delle condizioni dei rispettivi strumenti giuridici. 1.5. Tipi di cooperazione con i fornitori esterni di servizi Un fornitore esterno di servizi può essere autorizzato a svolgere uno o più dei seguenti compiti: a) fornire informazioni generali sui requisiti per presentare domanda di visto e sui moduli di domanda; b) informare il richiedente dei documenti giustificativi richiesti, sulla scorta di una lista di controllo; c) raccogliere dati e domande (fra cui gli identificatori biometrici) e trasmettere la domanda alla rappresentanza diplomatica o consolare; d) riscuotere diritti; e) gestire gli appuntamenti dei richiedenti che devono presentarsi di persona nella rappresentanza diplomatica o consolare o presso il fornitore esterno di servizi; f) ritirare i documenti di viaggio (compresa, se del caso, la notificazione del rifiuto) presso la rappresentanza diplomatica o consolare e restituirli al richiedente. 1.6. Obblighi degli Stati membri Nel selezionare un fornitore esterno di servizi, lo Stato membro o gli Stati membri interessati verificano la solvibilità e l’affidabilità dell’impresa (comprese le licenze necessarie, l’iscrizione al registro delle imprese, lo statuto e i contratti bancari) e si assicurano che non intervengano conflitti di interesse. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati provvedono affinché le modalità e condizioni che lo riguardano nello strumento giuridico di cui al punto 1.4 siano rispettate dal fornitore esterno di servizi selezionato. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati mantengono la responsabilità per l’ottemperanza alle norme sulla protezione dei dati nel trattamento dei dati e sono controllati conformemente all’articolo 28 della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (15). La cooperazione con un fornitore esterno di servizi non limita o esclude responsabilità derivanti dalla legislazione nazionale dello Stato membro o degli Stati membri interessati per le violazioni degli obblighi in materia di dati personali dei richiedenti e di trattamento dei visti. Questa disposizione non pregiudica eventuali azioni che possono essere intraprese contro il fornitore esterno di servizi in base alla legislazione nazionale del paese terzo interessato. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati provvedono alla cifratura totale dei dati trasferiti per via elettronica o fisicamente su un supporto di memorizzazione elettronica dal fornitore esterno di servizi alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri in questione. Nei paesi terzi che vietano la cifratura di dati da trasmettere per via elettronica dal fornitore esterno di servizi alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri interessati, lo Stato membro o gli Stati membri interessati non permettono al fornitore esterno di servizi di trasferire dati per via elettronica. In un caso siffatto, lo Stato membro o gli Stati membri interessati provvedono al trasferimento fisico dei dati elettronici in forma totalmente cifrata su un supporto di memorizzazione elettronica dal fornitore esterno di servizi alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri interessati da parte di un agente consolare di uno Stato membro o, qualora questo tipo di trasferimento richieda il ricorso a misure sproporzionate o irragionevoli, in un altro modo sicuro e protetto, ad esempio ricorrendo a operatori con esperienza nel trasporto di documenti e dati sensibili stabiliti nel paese terzo in questione. In tutti i casi il livello di sicurezza del trasferimento è adeguato alla natura sensibile dei dati. Gli Stati membri o la Comunità si adoperano per raggiungere un accordo con i paesi terzi interessati al fine di revocare il divieto della cifratura dei dati da trasferire per via elettronica dal fornitore esterno di servizi alle autorità dello Stato membro o degli Stati membri interessati. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati assicurano la formazione del fornitore esterno di servizi nei settori necessari per fornire servizi adeguati e informazioni sufficienti ai richiedenti. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati, in caso di dubbi, prevedono la possibilità di verificare nella rappresentanza diplomatica o consolare le impronte digitali che sono state rilevate dal fornitore esterno di servizi. L’esame delle domande, gli eventuali colloqui, la procedura di autorizzazione nonché la stampa e l’apposizione dei visti adesivi competono esclusivamente alla rappresentanza diplomatica o consolare. I fornitori esterni di servizi non hanno in alcun caso accesso al VIS, che è riservato esclusivamente al personale debitamente autorizzato delle rappresentanze diplomatiche o consolari. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati sorvegliano strettamente l’esecuzione dello strumento giuridico di cui al punto 1.4 e verificano in particolare: a) le informazioni generali sui requisiti per ottenere un visto e sui moduli di domanda date dal fornitore esterno di servizi ai richiedenti; b) tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative necessarie per tutelare i dati personali dalla distruzione accidentale o illecita, dalla perdita accidentale, dall’alterazione, dall’accesso o divulgazione non autorizzati, in particolare quando la cooperazione comporti la trasmissione di pratiche e dati alla rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro o degli Stati membri interessati, e da qualsiasi altra forma illecita di trattamento di dati personali; c) la raccolta e trasmissione degli identificatori biometrici; d) le misure prese per assicurare la conformità con le norme sulla protezione dei dati. A tal fine la rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro o degli Stati membri interessati effettuano periodicamente controlli nei locali del fornitore esterno di servizi. 1.7. Diritti per servizi prestati I fornitori esterni di servizi possono addebitare un importo per i servizi prestati oltre ai diritti da riscuotere di cui all’allegato 12. I diritti per servizi prestati sono proporzionali alle spese sostenute dal fornitore esterno di servizi nello svolgere uno o più dei compiti di cui al punto 1.5. L’importo dei diritti per servizi prestati è precisato nello strumento giuridico di cui al punto 1.4. Nell’ambito della cooperazione consolare locale, gli Stati membri garantiscono che l’importo richiesto al richiedente rifletta debitamente i servizi proposti dal fornitore esterno di servizi e sia adattato in funzione delle circostanze locali. Inoltre, essi si propongono di armonizzare l’importo applicato per i servizi prestati. Tale importo non supera la metà dell’importo relativo al visto di cui all’allegato 12, indipendentemente dalle eventuali deroghe ai diritti per la concessione dei visti di cui al medesimo allegato. Lo Stato membro o gli Stati membri interessati mantengono la possibilità per tutti i richiedenti di presentare domanda di visto direttamente presso le loro rappresentanze diplomatiche o consolari. 1.8. Informazioni Le rappresentanze diplomatiche e consolari degli Stati membri espongono per il pubblico informazioni precise sulle modalità per ottenere un appuntamento e presentare domanda. 1.9. Continuità di servizio Nell’eventualità che cessi la cooperazione con altri Stati membri o con un qualsiasi fornitore esterno di servizi, gli Stati membri assicurano la continuità del servizio completo. 1.10. Decisione e pubblicazione Gli Stati membri comunicano alla Commissione le modalità con cui intendono organizzare il ricevimento e il trattamento delle domande in ciascuna rappresentanza consolare. La Commissione ne dà adeguata pubblicità. Gli Stati membri trasmettono alla Commissione una copia dello strumento giuridico di cui al punto 1.4.