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REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) N. 651/2011 DELLA COMMISSIONE

del 5 luglio 2011

che adotta il regolamento interno del sistema di cooperazione permanente stabilito dagli Stati membri in cooperazione con la Commissione a norma dell’articolo 10 della direttiva 2009/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio

(Testo rilevante ai fini del SEE)

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

vista la direttiva 2009/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 aprile 2009, che stabilisce i principi fondamentali in materia di inchieste sugli incidenti nel settore del trasporto marittimo e che modifica la direttiva 1999/35/CE del Consiglio e la direttiva 2002/59/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (1), in particolare l’articolo 10, paragrafo 2,

considerando quanto segue:

La direttiva 2009/18/CE prevede che gli Stati membri creino, in stretta collaborazione con la Commissione, un sistema di cooperazione permanente affinché i rispettivi organi inquirenti possano collaborare nella misura necessaria a conseguire l’obiettivo della direttiva.

Con lettera del 20 dicembre 2010 indirizzata ai servizi della Commissione europea, il direttore esecutivo dell’Agenzia europea per la sicurezza marittima ha accettato di provvedere alle funzioni di segreteria del sistema di cooperazione permanente e di finanziare almeno una riunione all’anno.

Le misure previste dal presente regolamento sono conformi al parere del comitato per la sicurezza marittima e la prevenzione dell’inquinamento provocato dalle navi,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Articolo 1

L’allegato al presente regolamento stabilisce le norme procedurali e le modalità organizzative del sistema di cooperazione permanente di cui all’articolo 10, paragrafo 2, della direttiva 2009/18/CE.

Articolo 2

Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Per la Commissione

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

(1) GU L 131 del 28.5.2009, pag. 114.

ALLEGATO

Sistema di cooperazione permanente per le inchieste sugli incidenti nel settore del trasporto marittimo

NORME PROCEDURALI E MODALITÀ ORGANIZZATIVE DEL SISTEMA DI COOPERAZIONE PERMANENTE DI CUI ALL’ARTICOLO 10 DELLA DIRETTIVA 2009/18/CE

Articolo 1

Obiettivi

1. L’obiettivo del sistema di cooperazione permanente per le inchieste sugli incidenti nel settore del trasporto marittimo, stabilito dagli Stati membri in stretta collaborazione con la Commissione e denominato nel prosieguo «SCP», è fornire una piattaforma operativa che consenta la cooperazione tra gli organi inquirenti degli Stati membri, come previsto dall’articolo 10 della direttiva 2009/18/CE.

2. Nel conseguire l’obiettivo di cui al paragrafo 1, l’SCP permette inoltre all’Agenzia europea per la sicurezza marittima (AESM) di agevolare la cooperazione, come previsto dall’articolo 2, lettera e), del regolamento (CE) n. 1406/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio (1).

3. I membri dell’SCP definiscono, a intervalli regolari, un programma di lavoro contenente le priorità e gli obiettivi relativi alle finalità di cui sopra.

Articolo 2

Partecipazione all’SCP

1. Gli Stati membri dotati di un organo inquirente debitamente designano i rappresentanti dell’organo inquirente di cui all’articolo 8 della direttiva 2009/18/CE come membri dell’SCP, in appresso denominati «i membri». Conformemente al programma di lavoro e all’ordine del giorno delle riunioni dell’SCP, i membri sono autorizzati a discutere, concordare e votare le migliori modalità di cooperazione, come previsto dall’articolo 10 della direttiva. Solo i membri hanno diritto di voto.

2. Qualora abbia un interesse sostanziale, la Commissione europea — di seguito la «Commissione» — può nominare dei rappresentanti che partecipino a tutte le riunioni o ad altre attività dell’SCP.

3. I seguenti paesi hanno diritto a designare un rappresentante che partecipi ai lavori dell’SCP in qualità di osservatore, in appresso denominato «l’osservatore»:

— i paesi del SEE, che hanno debitamente designato i rappresentanti dei rispettivi organi inquirenti,

— gli Stati membri che hanno unicamente un punto di contatto indipendente, come stabilito all’articolo 8, paragrafo 1, della direttiva 2009/18/CE.

Essi ricevono i documenti delle riunioni, possono presentare proposte e partecipare ai dibattiti.

4. I membri e gli osservatori possono sottoporre all’SCP qualsiasi punto da inserire nell’ordine del giorno, così come qualsiasi proposta o presentazione che desiderino venga esaminata.

5. Il segretariato dell’SCP è assicurato dall’AESM.

6. Gli Stati membri, la Commissione e i paesi del SEE interessati designano non più di un rappresentante ciascuno. Essi notificano le loro scelte al segretariato, assieme ad ogni eventuale cambiamento.

7. I membri, la Commissione e gli osservatori possono essere accompagnati da altre persone, previo consenso del presidente dell’SCP. Se del caso, le richieste relative ad ulteriori rappresentanti devono essere inoltrate e confermate dal segretariato.

Articolo 3

Partecipazione della Commissione

1. La Commissione può partecipare ai dibattiti, proporre punti, proposte o presentazioni da inserire nell’ordine del giorno delle riunioni o di altre attività dell’SCP.

2. All’occorrenza, la Commissione può sottoporre all’SCP qualsiasi questione relativa alla sicurezza marittima.

3. La Commissione può chiedere all’SCP che le vengano fornite informazioni e assistenza su questioni relative alla cooperazione nel quadro di un’inchiesta su un incidente, come pure che le venga prestata consulenza in materia di attuazione e applicazione di questioni inerenti alla cooperazione, ove necessario per realizzare gli obiettivi della direttiva 2009/18/CE.

4. La Commissione riceve tutta la documentazione e i risultati della corrispondenza ufficiale dell’SCP, come previsto dall’articolo 8 del presente regolamento interno.

Articolo 4

Partecipazione di terzi

1. Qualora possibile e opportuno il presidente, in stretta collaborazione con il segretariato, può invitare terzi — rappresentanti di altri Stati o organizzazioni, oppure privati — a partecipare a una riunione dell’SCP.

2. I terzi possono partecipare a proprie spese oppure, previo accordo dell’Agenzia europea per la sicurezza marittima e compatibilmente con le disponibilità finanziarie, essere rimborsati dall’AESM delle spese di partecipazione conformemente al regolamento interno dell’Agenzia. Il segretariato notifica in anticipo ai terzi interessati le condizioni di partecipazione.

Articolo 5

Presidente e vicepresidente

1. I membri eleggono tra loro un presidente e un vicepresidente procedendo, nel corso di una riunione, a due distinte votazioni a scrutinio segreto. Il presidente e il vicepresidente restano in carica per un periodo di due anni e possono essere rieletti per un massimo di altri due mandati consecutivi. Il presidente e il vicepresidente svolgono le loro funzioni fino all’elezione dei loro successori.

2. Il presidente esercita le sue responsabilità nell’ambito degli obiettivi di cui all’articolo 1. Durante le riunioni, il presidente agisce secondo la prassi consueta. Il presidente apre e chiude le riunioni, segue l’ordine del giorno, dà la parola ai partecipanti, si adopera affinché sia raggiunto un accordo e riassume i dibattiti e le conclusioni delle riunioni.

3. Il vicepresidente sostituisce automaticamente il presidente qualora questi non sia in grado di svolgere i propri compiti. Nel caso in cui sia il presidente che il vicepresidente siano assenti o impossibilitati a partecipare a una riunione, i partecipanti designano un presidente ad hoc.

Articolo 6

Segretariato

1. Il segretariato assiste il presidente:

— nell’esercizio delle sue responsabilità,

— nell’organizzazione delle riunioni e di altre attività,

— nella diffusione di tutti i documenti relativi alle riunioni e alla corrispondenza ufficiale.

2. Il segretariato può partecipare ai dibattiti dell’SCP, presentare le proprie osservazioni, proporre punti e presentazioni da inserire nell’ordine del giorno in vista di riunioni o di altre attività dell’SCP.

Articolo 7

Accordo sulle migliori modalità di cooperazione

1. I lavori dell’SCP mirano innanzitutto al raggiungimento di un accordo sulle migliori modalità di cooperazione come previsto dall’articolo 10, paragrafo 3, della direttiva 2009/18/CE. L’SCP si adopera affinché sia raggiunto il più ampio accordo possibile.

2. Qualora il presidente ritenga che una proposta sia pronta ad essere sottoposta ai voti, il segretariato la presenta in vista di una conclusione.

3. Il presidente si impegna a che sia raggiunto un accordo su tutte le questioni; in caso contrario, le decisioni sono prese a maggioranza semplice.

4. In caso non si ottenga il consenso, i membri o gli osservatori dissenzienti hanno diritto di riservare la loro posizione.

5. Il segretariato, a nome del presidente:

— garantisce che ai partecipanti dell’SCP siano fornite le perizie e le consulenze necessarie,

— agevola l’elaborazione di proposte da parte dei partecipanti dell’SCP e, se del caso, presenta proposte proprie,

— facilita l’elaborazione e la valutazione di soluzioni tecniche e operative comuni.

Articolo 8

Riunioni e sottogruppi

1. Le riunioni dell’SCP sono convocate dal presidente almeno una volta l’anno presso i locali dell’AESM.

Altre riunioni possono essere convocate su iniziativa del presidente o su domanda scritta presentata da almeno un terzo dei membri.

2. I membri dell’SCP possono costituire sottogruppi incaricati di esaminare questioni specifiche che desiderino affrontare nell’ambito dell’SCP, preferibilmente per corrispondenza. I sottogruppi riferiscono all’SCP.

3. Se non altrimenti convenuto dai partecipanti, l’SCP e i sottogruppi si riuniscono presso i locali dell’AESM.

4. L’AESM rimborsa agli Stati membri e agli Stati che hanno designato un osservatore le spese incorse per la riunione di cui al paragrafo 1, per un unico rappresentante designato a partecipare alla riunione dell’SCP, in conformità al regolamento interno dell’Agenzia. Gli Stati membri e gli Stati che hanno designato un osservatore si fanno carico delle spese relative agli accompagnatori dei loro rappresentanti.

5. Il finanziamento delle riunioni, ad eccezione della riunione annuale di cui al paragrafo 1 del presente articolo, è soggetto all’approvazione preliminare dell’AESM e alla disponibilità finanziaria dell’Agenzia o di altri finanziamenti.

Articolo 9

Documenti delle riunioni

1. Il segretariato invia ai membri, alla Commissione e agli osservatori la convocazione a una riunione e il relativo ordine del giorno provvisorio almeno 28 giorni di calendario prima della data convenuta.

2. Il segretariato decide l’ordine del giorno provvisorio sotto la responsabilità del presidente.

3. I membri, la Commissione e gli osservatori inviano al presidente e al segretariato i documenti per la riunione, nel formato presentato nell’appendice, prima della diffusione dell’ordine del giorno.

4. I documenti della riunione e l’ordine del giorno sono trasmessi dal segretariato ai membri, alla Commissione e agli osservatori almeno 14 giorni di calendario prima della riunione.

5. L’approvazione dell’ordine del giorno costituisce il primo punto della riunione.

6. In casi urgenti e/o eccezionali, il presidente può discostarsi dallo scadenziario di cui ai paragrafi 3 e 4. Qualora, durante una riunione, occorra esaminare un’altra questione, il presidente decide se inserirla o meno nell’ordine del giorno. I documenti relativi a questioni urgenti e/o eccezionali possono essere presentati in qualsiasi momento prima di una riunione o durante.

Articolo 10

Elenco delle presenze

Nel corso di ciascuna riunione, il segretariato redige un elenco delle presenze nel quale sono specificati il nome dei partecipanti e l’autorità pubblica, l’organismo o l’ente di appartenenza.

Articolo 11

Riservatezza

I dibattiti dei membri dell’SCP hanno carattere riservato.

Articolo 12

Verbale e resoconto sommario delle riunioni

1. Il verbale, che riflette i punti salienti della riunione, è redatto dal segretariato sotto la responsabilità del presidente e viene fatto circolare tra i membri, la Commissione e gli osservatori.

2. Alla fine di una votazione, i membri e/o gli osservatori dissenzienti hanno il diritto di fare iscrivere la loro posizione a verbale.

3. Il segretariato distribuisce il verbale entro 30 giorni di calendario dalla riunione. I membri, la Commissione e gli osservatori possono inviare osservazioni al segretariato entro 30 giorni di calendario dal ricevimento del progetto di verbale. Il verbale è approvato formalmente nel corso della riunione successiva.

4. Il verbale approvato è l’unico resoconto ufficiale della riunione.

5. Può essere allegata al verbale anche qualsiasi documentazione tecnica di supporto approvata durante la riunione.

6. Il segretariato mette a disposizione del pubblico un resoconto sommario della riunione, redatto sotto la responsabilità del presidente. Il resoconto sintetizza le conclusioni relative a ciascun punto dell’ordine del giorno.

Articolo 13

Corrispondenza

1. I membri inviano al presidente e al segretariato la corrispondenza ufficiale relativa all’SCP.

2. La corrispondenza ufficiale destinata ai partecipanti è inviata all’indirizzo da essi fornito a tal fine.

Articolo 14

Lingua

La lingua di lavoro dell’SCP è l’inglese. Se ne fa uso nelle presentazioni, durante i dibattiti e per il materiale stampato. È possibile che non siano fornite traduzioni.

Articolo 15

Conflitto di interessi

Chiunque partecipi ai lavori dell’SCP notifica al presidente e al segretariato qualsiasi conflitto d’interesse che possa avere relativamente alla materia trattata dall’SCP.

(1) GU L 208 del 5.8.2002, pag. 64.