Relazione

sul rendiconto finanziario e sulla gestione della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro (Fondazione di Dublino) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999 corredata delle risposte della Fondazione

(2000/C 373/07)

INDICE

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PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al Consiglio e al Parlamento europeo, conformemente all'articolo 16 del regolamento (CEE) n. 1365/75(1) del Consiglio, modificato dall'articolo 1, paragrafo 4, del regolamento (CEE) n. 1947/93(2) del Consiglio.

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro relativo all'esercizio chiuso al 31 dicembre 1999. Conformemente all'articolo 1, paragrafo 16, del regolamento (CEE) n. 1949/93(3) del Consiglio che modifica il regolamento (CEE) n. 1417/76(4) del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del consiglio di amministrazione della Fondazione. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(5), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui all'articolo 1, paragrafi 52, 54 e 55 del regolamento (CEE) n. 1949/93 del Consiglio che modifica il regolamento (CEE) n. 1417/76 del Consiglio. La Corte dei conti è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha espletato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme di controllo internazionali generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. Con riserva dei fatti di cui al paragrafo 6, questo esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti dell'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1999 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELLA FONDAZIONE EUROPEA PER IL MIGLIORAMENTO DELLE CONDIZIONI DI VITA E DI LAVORO (FONDAZIONE DI DUBLINO) RELATIVO ALL'ESERCIZIO FINANZIARIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1999

Esecuzione del bilancio

5. Il bilancio per l'esercizio 1999 ammonta a 14,8 milioni di euro, con un aumento del 6 % rispetto ai 14 milioni di euro del 1998. Di tale importo, 14,5 milioni di euro sono stati impegnati, e di questi 3,6 milioni di euro riportati all'esercizio 2000; 0,3 milioni di euro sono stati annullati.

6. La quasi totalità degli impegni riportati, ossia 3,4 milioni di euro, pari al 94 % delle somme riportate, riguarda il Titolo III che raggruppa le attività operative della Fondazione. Nondimeno, per tre impegni, l'importo totale da riportare, ossia 0,5 milioni di euro, è stato determinato in funzione degli stanziamenti disponibili e non in base agli importi reali dei bollettini di ordinazione effettivamente emessi al 31 dicembre 1999. Questa procedura è indice di una prassi non conforme al regolamento finanziario.

7. L'attuazione tardiva delle procedure riguardanti l'elaborazione dei contratti e le difficoltà incontrate nell'ultimare in tempo utile le attività corrispondenti non hanno consentito alla Fondazione di gestire gli stanziamenti disponibili con il voluto rigore. Gli importi riportati sono infatti aumentati di oltre il 12 % rispetto all'esercizio precedente. Per quanto riguarda le spese operative, gli stanziamenti riportati superano ampiamente i pagamenti effettuati nel corso dell'esercizio.

8. L'entità e la persistenza del sottoutilizzo degli stanziamenti dell'esercizio indicano che la Fondazione è stata carente nel sorvegliare l'esecuzione del proprio programma annuale. La Fondazione dovrebbe migliorare il sistema di sorveglianza delle proprie attività, allo scopo di limitare quanto più possibile il riporto di stanziamenti e rispettare così maggiormente il principio dell'annualità.

Sistemi di contabilità generale e di bilancio

9. Alla fine del primo trimestre 2000, la Fondazione non aveva ancora adottato le misure necessarie per rendere operativo il sistema di contabilità di bilancio SI2.

10. Il sistema di contabilità generale che la Fondazione aveva utilizzato fino ad allora è stato messo fuori servizio nel febbraio 2000. Da allora, la contabilità è tenuta manualmente, con tutte le difficoltà e i rischi che ciò comporta. Al marzo 2000, la Fondazione non aveva ancora adottato alcuna misura per porre rimedio a tale situazione.

Cassa di anticipi

11. Gli importi pagati attraverso la cassa di anticipi rappresentano il 20 % dei pagamenti effettuati nel 1999, di cui 1,2 milioni di euro a titolo delle spese per il personale, 0,6 milioni di euro per le spese amministrative e 1,1 milioni di euro a titolo delle spese operative. La Corte ricorda che il ricorso a questa modalità di pagamento deve avere, ai sensi del regolamento finanziario, carattere eccezionale, in ragione dei rischi connessi alla sua gestione. Essa rinnova il proprio auspicio che la Fondazione riduca al minimo il ricorso alla cassa di anticipi e si attenga alle procedure di pagamento normali.

Imputazione dell'IVA

12. Fino al dicembre 1998, il regolamento finanziario generale prevedeva che le spese fossero imputate in bilancio al lordo dell'IVA, giacché, dopo il rimborso, quest'ultima poteva essere riutilizzata. Da allora(6), il regolamento finanziario generale prevede che le spese siano imputate al netto dell'IVA. La Corte invita la Fondazione a recepire queste nuove disposizioni nella propria normativa.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 27 settembre 2000.

Per la Corte dei conti

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) GU L 139 del 30.5.1975, pag. 1.

(2) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 13.

(3) GU 181 del 23.7.1993, pag. 26.

(4) GU L 164 del 24.6.1976, pag. 16.

(5) Conformemente all'articolo 16 del regolamento (CEE) n. 1365/75 del Consiglio, modificato dal regolamento (CEE) n. 1947/93, i conti relativi alla totalità delle entrate e delle spese della Fondazione per l'esercizio finanziario 1999 sono stati compilati il 28.3.2000 e trasmessi al consiglio di amministrazione della Fondazione, alla Commissione e alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 3.4.2000. Una versione riassuntiva del rendiconto finanziario è allegata alla presente relazione.

(6) Cfr. articolo 27, paragrafo 2 bis, del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, come modificato dal regolamento (CE, CECA, Euratom) n. 2548/98 del Consiglio del 23 novembre 1998 (GU L 320 del 28.11.1998, pag. 1).

Tabella 1

Bilancio finanziario al 31 dicembre 1999 e al 31 dicembre 1998

>SPAZIO PER TABELLA>

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Tabella 2

Conto di gestione per gli esercizi 1999 e 1998

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Risposte della Fondazione

6. In seguito all'esame dei relativi documenti, è evidente che le relazioni in oggetto riguardavano i buoni d'ordine inviati dalla Fondazione prima della fine dell'esercizio finanziario in funzione delle sue necessità specifiche in materia di beni e servizi utili all'attuazione del suo programma di lavoro. Per i tre impegni, i buoni d'ordine riportati erano provvisori. La Fondazione esaminerà la questione e farà in modo che tale situazione non si riproduca più.

7. Come indicato dalla Corte, solo il 6 % dei riporti riguardavano il titolo 1 (personale) e il titolo 2 (amministrazione), ovvero 236000 euro. Il livello degli stanziamenti riportati nel quadro del titolo 3 (3404000 euro) è una conseguenza naturale della relazione esistente tra il ciclo annuale di elaborazione di bilancio della Fondazione e il proprio ciclo operativo (che comporta la concezione del programma, l'avvio del programma, la concezione generale dei progetti, la realizzazione delle gare d'appalto, la concezione dettagliata e l'attuazione dei progetti). Gli stanziamenti sono pienamente impegnati entro la fine dell'esercizio finanziario e il relativo progetto è completato e integralmente pagato entro la fine dell'esercizio finanziario successivo.

8. In seguito al completamento di un programma di riorganizzazione dell'esame delle procedure di controllo e di partecipazione, la Fondazione spera di migliorare lo scadenzario di utilizzazione degli stanziamenti disponibili e di ridurre al contempo il livello dei riporti.

9. La Fondazione segnala, che dopo essere ricorsa alla perizia dei servizi tecnici della Commissione, il sistema di contabilità di bilancio SI2 è finalmente operativo nel 2000 e funziona in maniera soddisfacente.

10. Il sistema di transizione di contabilità generale utilizzato dalla Fondazione nel 1999 e durante il controllo della Corte si basava su un programma informatico Excel. Attualmente, la Fondazione sta esaminando la possibilità di installare un sistema di contabilità generale completamente informatizzato ("Sage"). Si prevede di adattare tale insieme per rispondere alle specifiche necessarie per le operazioni di trasferimento elettronico di fondi in Irlanda.

11. In questi ultimi anni la Fondazione ha tentato di migliorare le proprie prassi amministrative al fine di limitare il ricorso alla cassa di anticipi. Come risulta dai documenti della Fondazione, il ricorso alla cassa di anticipi è diminuito come segue:

- 1997: la cassa di anticipi rappresentava il 40 % delle spese totali, esclusi gli stipendi

- 1998: la cassa di anticipi rappresentava il 37 % delle spese totali, esclusi gli stipendi

- 1999: la cassa di anticipi rappresentava il 21 % delle spese totali, esclusi gli stipendi.

Conformemente ai suggerimenti della Corte, la Fondazione provvederà a limitare al massimo il ricorso a suddetta prassi.

12. La Fondazione sottoporrà tale questione al servizio competente della Commissione affinché, se del caso, si preveda un emendamento adeguato del regolamento finanziario della Fondazione.