RELAZIONE SUI CONTI E SULLA GESTIONE DELLA FONDAZIONE EUROPEA PER IL MIGLIORAMENTO DELLE CONDIZIONI DI VITA E DI LAVORO PER L'ESERCIZIO 1994 (FONDAZIONE DI DUBLINO), CORREDATA DELLA RISPOSTA DELLA FONDAZIONE

(95/C 354/02)

INTRODUZIONE

Paragrafi

Pagina

INTRODUZIONE

1.1 - 1.4

9

Quadro generale

1.1 - 1.3

9

Portata del controllo

1.4

9

SEGUITO DATO ALLE OSSERVAZIONI PRECEDENTI

2.1 - 2.3

9

La separazione delle funzioni

2.1

9

La cassa di anticipi

2.2

9

Il sistema d'inventario computerizzato

2.3

9

L'ESECUZIONE DEL BILANCIO E IL CONTO DI GESTIONE

3.1 - 3.8

9

Lo storno di stanziamenti

3.1 - 3.3

9

I riporti e gli annullamenti di stanziamenti

3.4 - 3.6

9

Le entrate

3.7

10

Le spese di missione

3.8

10

IL BILANCIO FINANZIARIO

4.1 - 4.2

10

Le attività correnti

4.1 - 4.2

10

CONCLUSIONI

5.1 - 5.3

10

ALLEGATO

11

Risposta della Fondazione

12

1. INTRODUZIONE

Quadro generale

1.1. La Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro (la Fondazione) è stata istituita dal regolamento (CEE) n. 1365/75 del Consiglio (1), come organismo satellite della Comunità europea. Sotto il profilo del funzionamento e dell'amministrazione la Fondazione - che ha iniziato la propria attività a Dublino nel 1976 - dipende sia dalla Commissione, sia dal proprio consiglio di amministrazione. Essa ha il compito di contribuire alla concezione ed alla realizzazione di migliori condizioni di vita e di lavoro con un'azione intesa a sviluppare e diffondere le cognizioni atte a promuovere questa evoluzione.

1.2. La Corte ha esaminato i conti e la gestione finanziaria della Fondazione di Dublino per l'esercizio 1994 in conformità delle disposizioni del regolamento pertinente (1).

1.3. Gli stanziamenti disponibili per l'esercizio 1994 sono ammontati a 11,6 Mio ECU. A fronte degli impegni contratti sono stati eseguiti pagamenti per 8,3 Mio ECU e riporti all'esercizio 1995 per 2,1 Mio ECU; il saldo, cioè 1,2 Mio ECU, è stato annullato. Gli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente hanno dato luogo a pagamenti per 2,6 Mio ECU, mentre 0,3 Mio ECU sono stati annullati. L'allegato alla presente relazione analizza, per titolo, l'utilizzo degli stanziamenti dell'esercizio e di quelli riportati dal 1993.

Portata del controllo

1.4. Nel 1995 la portata del lavoro della Corte è stata limitata ad un controllo finanziario dei conti relativi al 1994.

2. SEGUITO DATO ALLE OSSERVAZIONI PRECEDENTI

La separazione delle funzioni

2.1. Persiste una separazione insufficiente delle funzioni tra l'ordinatore e il contabile. La Fondazione spera di poter applicare durante il 1995 un nuovo sistema contabile computerizzato che dovrebbe risolvere questo problema. Si sono avuti incontri intesi a garantire che il nuovo sistema sia uguale a quello dei nuovi organismi satellite. La Commissione dovrebbe provvedere in via prioritaria a fornire ed installare questo sistema presso tutti gli organismi interessati.

La cassa di anticipi

2.2. Molti pagamenti sono effettuati senza previa autorizzazione del controllore finanziario. Nel corso dell'esercizio il 76 % dei pagamenti (esclusi gli stipendi) sono stati eseguiti mediante la cassa di anticipi. Il controllore finanziario (DG XX) ha deciso che, a seguito dell'ulteriore carico di lavoro derivante dall'istituzione di otto nuovi organismi satellite, la Fondazione dovrebbe utilizzare in maggior misura il sistema degli anticipi.

Il sistema d'inventario computerizzato

2.3. Nel corso del 1994 il personale della Fondazione ha aggiornato le scritture cancellando numerose voci obsolete. Alla fine dell'esercizio il totale concordava con quello figurante nella contabilità. Le raccomandazioni precedentemente formulate dalla Corte sono state seguite.

3. L'ESECUZIONE DEL BILANCIO E IL CONTO DI GESTIONE

Lo storno di stanziamenti

3.1. Il valore degli storni di stanziamenti fra diverse linee di bilancio eseguiti nel 1994 è stato pari a 756 000 ECU (ossia al 6,5 % degli stanziamenti iscritti in bilancio), inferiore quindi ai 2 227 600 ECU (19 %) del 1993.

3.2. Nel 1994 sono stati eseguiti storni tra titoli con l'approvazione del consiglio di amministrazione e della Commissione, benché si trattasse di operazioni decisamente in contrasto con il regolamento (CEE) n. 1417/76 del Consiglio del 1° giugno 1976 modificato dal regolamento (CEE) n. 1949/93 del Consiglio del 30 giugno 1993, specie l'articolo 21, paragrafo 3 relativo agli storni di stanziamenti.

3.3. Sono stati eseguiti storni netti rispettivamente di 250 000 ECU dal titolo 1 (spese per il personale), di 46 000 ECU verso il titolo 2 (spese di funzionamento amministrativo) e di 204 000 ECU verso il titolo 3 (spese operative). Inoltre, il fatto che tutti gli storni tra titoli siano stati eseguiti durante l'ultimo trimestre dell'esercizio fa supporre che lo scopo fosse quello di consentire il riporto degli stanziamenti in causa, escluso per gli stanziamenti del titolo 1 [articolo 6, paragrafo 1 del regolamento (CEE) n. 1949/93 del Consiglio].

I riporti e gli annullamenti di stanziamenti

3.4. Nel gennaio 1995 il controllore finanziario ha rifiutato di approvare impegni relativi al 1994 per rispettivamente 303 000 ECU, perché si riferivano al 1995, e 538 280 ECU, perché si riferivano a contratti di studio conclusi senza applicare la procedura di gara. Di conseguenza si è dovuto procedere all'annullamento degli importi in causa. Durante l'esercizio è stata istituita una nuova procedura di gara per l'assegnazione dei contratti di studio che sarà attuata nel 1995.

3.5. Per il conto di gestione nel suo complesso, il tasso di pagamento è pari al 72 %, ma solo il 49 % è stato usato per il titolo 3 «Spese operative». La tabella 1 mostra i riporti dal bilancio 1994 per titolo e il loro utilizzo successivo nel 1995. I riporti per il titolo 3 sono ammontati al 34 % degli stanziamenti iniziali. Alla fine del marzo 1995 era stato utilizzato solo il 29 % degli stanziamenti riportati. La linea di bilancio «Studi e schemi pilota attinenti alle condizioni di vita e di lavoro» riportava stanziamenti iniziali pari a 1,9 Mio ECU. Di questi, soli 408 951 ECU hanno formato oggetto di pagamenti. Dopo storni di 171 000 ECU a favore di questa linea di bilancio nel corso dell'esercizio, sono stati riportati 1,17 Mio ECU e annullati 538 655 ECU.

>SPAZIO PER TABELLA>

3.6. La funzione principale del bilancio è quella di evidenziare le esigenze finanziarie della Fondazione per l'esercizio in questione. Nel 1994 il totale degli stanziamenti figuranti in bilancio è stato pari a 11,6 Mio ECU e i fondi ricevuti per far fronte alle spese derivanti da questi stanziamenti sono ammontati complessivamente a 11,2 Mio ECU. I pagamenti per l'esercizio sono stati pari a 8,3 Mio ECU e alla fine dell'esercizio la Fondazione registrava un saldo in tesoreria superiore ai 4,7 Mio ECU, ossia superiore alla metà dei pagamenti eseguiti nel corso dell'esercizio. Pertanto il bilancio annuale della Fondazione rispecchia ben poco le sue esigenze effettive di tesoreria; ne consegue che la Fondazione dispone di ingenti saldi in tesoreria nel corso dell'intero esercizio che non corrispondono al suo fabbisogno immediato. Questa situazione dovrebbe essere evitata e la Fondazione dovrebbe far coincidere maggiormente i versamenti trimestrali della Commissione con le proprie esigenze effettive di tesoreria.

Le entrate

3.7. Per il 1994 la Fondazione ha ricevuto dall'Unione europea una sovvenzione di 11,2 Mio ECU. Gli importi effettivamente richiesti e ricevuti sono stati: 1,5 Mio ECU il 6 aprile 1994, 2,5 Mio ECU il 7 luglio 1994 e 6,9 Mio ECU il 10 ottobre 1994, cioè in totale 10,9 Mio ECU. Il saldo di 0,3 Mio ECU rappresenta l'eccedenza di fine esercizio per il 1993 che ha formato oggetto di riporto. Analogamente agli anni precedenti, questo sistema di finanziamento è in contrasto con l'articolo 26 del regolamento finanziario della Fondazione; a norma di tale articolo il versamento deve essere eseguito nella prima quindicina di ogni trimestre e in funzione dell'effettivo fabbisogno.

Le spese di missione

3.8. Un esame delle dichiarazioni relative alle spese di missione ha evidenziato che sono state effettuate 170 missioni a Bruxelles. Sarebbe opportuno riconsiderare la necessità di tutte queste missioni a Bruxelles e cercare mezzi alternativi di comunicazione al fine di ridurre l'entità delle spese di missione.

4. IL BILANCIO FINANZIARIO

Le attività correnti

4.1. Tutti gli importi iscritti in bilancio sotto questa denominazione sono risultati conformi alla relativa documentazione.

4.2. Fra gli importi IVA recuperabili figurano due importi per un totale di 32 216 ECU che sono in sospeso da oltre tre anni. Al termine di ciascun esercizio finanziario è stato inviato un sollecito ai servizi interessati negli Stati membri ma senza alcun effetto. È necessario che il consiglio di amministrazione prenda i provvedimenti necessari per risolvere questa situazione.

5. CONCLUSIONI

5.1. Il ricorso alla cassa anticipi è sempre più frequente.

5.2. Il regolamento del Consiglio non contempla storni tra titoli. Il consiglio di amministrazione, invece, li ha proposti e la Commissione li ha approvati.

5.3. La Corte ribadisce l'osservazione da essa formulata nelle precedenti relazioni, che i pagamenti della Commissione alla Fondazione non sono conformi alle disposizioni finanziarie applicabili. Di conseguenza, la Fondazione dispone spesso di saldi ingenti. A questa situazione si potrebbe ovviare facendo coincidere maggiormente i versamenti trimestrali della Commissione con le esigenze effettive di tesoreria.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo, nella riunione del 30 novembre 1995.

Per la Corte dei conti

André J. MIDDELHOEK

Presidente

(1) Regolamento (CEE) n. 1365/75 del Consiglio concernente l'istituzione della Fondazione, GU n. L 139 del 30. 5. 1975, modificato dal regolamento (CEE) n. 1947/93 del Consiglio, GU n. L 181 del 23. 7. 1993.

Regolamento (CEE) n. 1417/76 del Consiglio del 1° giugno 1976 recante le disposizioni finanziarie applicabili alla Fondazione, GU n. L 164 del 24. 6. 1976, modificato dal regolamento (CEE) n. 1949/93 del Consiglio del 30 giugno 1993, GU n. L 181 del 23. 7. 1993.

ALLEGATO

>SPAZIO PER TABELLA>

RISPOSTA DELLA FONDAZIONE

2.2 e 5.1. È stato fatto un maggiore ricorso alla cassa anticipi su richiesta del Controllore finanziario per ragioni di efficienza in termini di costi. Il sistema utilizzato in precedenza aveva comportato ingenti spese per il corriere e ritardi. Richiedeva inoltre frequenti missioni da parte del Controllore finanziario.

L'applicazione delle procedure della cassa anticipi a tutte le categorie di spesa che consentano l'uso degli impegni provvisori ha portato ad un contenimento dei costi di gestione e alla riduzione dei ritardi. Ha inoltre accresciuto in maniera significativa il ruolo dell'amministratore degli anticipi nella gestione delle spese di bilancio.

3.2 e 5.2. Prima del 1994, tenendo conto della relativa esiguità degli importi iscritti, gli stanziamenti venivano classificati per capitolo, articolo e voce e le disposizioni finanziarie prevedono storni tra i vari capitoli. Dunque le disposizioni finanziarie consentivano pienamente di effettuare storni tra tutti gli elementi del bilancio della Fondazione. Il fatto che, dal 1° gennaio 1994, su richiesta della Corte, la Fondazione classifichi gli stanziamenti ulteriormente per titolo, non sembrerebbe invalidare il principio su cui si basano le disposizioni finanziarie, cioè quello della possibilità di stornare qualsiasi stanziamento.

3.3. Va notato che taluni elementi degli stanziamenti previsti al Titolo 1 possono essere riportati all'esercizio finanziario successivo in piena conformità con l'articolo 6, paragrafo 1 del regolamento (CEE) n. 1949/93 del Consiglio.

3.4. Pubblicazioni: i 303 000 ECU si riferiscono agli impegni a favore dell'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee (UPUCE) in relazione all'attuazione del programma di pubblicazione della Fondazione per l'esercizio 1994, impegni che sono stati sottoposti ad autorizzazione il 20 dicembre 1994. In precedenza, i documenti di questo tipo erano sempre stati vagliati dal Controllore finanziario.

Il 12 gennaio 1995 il Controllore finanziario ha negato l'approvazione degli impegni, motivando il proprio rifiuto con il fatto che «poiché trattavasi di costi per i quali l'impegno contrattuale sarebbe stato nel 1995, ai sensi delle disposizioni finanziarie detti costi non potevano essere sostenuti nell'esercizio 1994».

La Fondazione ritiene che gli impegni in questione ottemperassero alle disposizioni finanziarie per quanto riguarda i contratti che essa avrebbe voluto concludere con l'UPUCE entro la fine dell'esercizio 1994 e che pertanto, conformemente alla prassi consolidata, essi avrebbero dovuto essere approvati.

Contratti di studio: alla riunione del 25 marzo 1994, il Consiglio di amministrazione della Fondazione ha disposto l'introduzione di una nuova procedura per l'assegnazione dei contratti di studio, basata sul contratto quadro (procedura di gara). Pur approvando la nuova procedura, il Consiglio di amministrazione, consapevole che la sua messa in pratica avrebbe richiesto circa un anno, ha ribadito che non avrebbero dovuto esserci ritardi nell'attuazione del programma di lavoro per il 1994 e che pertanto nel periodo di transizione si sarebbe continuato ad applicare la vecchia procedura. L'adozione della nuova procedura era stata discussa con il Controllore finanziario.

La prassi di allora prevedeva il ricorso alla procedura di gara soltanto per lavori altamente specifici. Nella maggior parte dei casi i contratti venivano stipulati mediante trattativa privata (articolo 46 delle disposizioni finanziarie), previa consultazione con i membri del Consiglio di amministrazione. Questa procedura si era dimostrata efficiente, economica e trasparente.

Il 24 gennaio 1995 il Controllore finanziario ha inviato una nota nella quale si negava l'approvazione di contratti presentati il 20 dicembre 1994 e pari a 538 280 ECU, sottoposti il 20 dicembre 1994, in quanto «la Fondazione aveva pubblicato una richiesta di manifestazione d'interesse e i risultati di tale richiesta andavano utilizzati anche qualora la procedura di selezione non fosse stata ultimata: in questo caso, il riferimento all'articolo 46 non era pertinente».

La Fondazione ritiene che, a prescindere dal fatto che il Controllore finanziario intendesse modificare la prassi consolidata in base alla quale venivano aggiudicati i contratti, si dovrebbe comunque permettere un periodo di transizione, come era emerso dalle discussioni avvenute tra la Fondazione e il Controllore finanziario. In seguito, tutti i contratti che sono stati nuovamente sottoposti ad approvazione nel quadro del bilancio 1995, sono stati approvati.

3.6 e 5.3. Seguendo le precedenti raccomandazioni della Corte dei conti, negli ultimi anni la Fondazione ha espressamente richiesto il versamento della sovvenzione per coprire gli impegni per l'anno finanziario. Per questo a fine anno risultavano saldi di tesoreria superiori al fabbisogno di esercizio. Tale procedura verrà ora riveduta per assicurare che la richiesta di sovvenzioni sia basata sull'effettivo fabbisogno finanziario.

3.7. In seguito alle misure prese dalla Commissione, i tempi dei pagamenti sono ora in linea con le disposizioni finanziarie. L'aspetto inerente agli importi dei pagamenti è stato invece sollevato ed elucidato al punto 3.6.

3.8. Sia sul versante amministrativo che su quello operativo, la Fondazione si mantiene in stretto collegamento con i servizi della Commissione, cercando nel contempo di assicurare che ogni missione, ivi incluse quelle a Bruxelles, venga effettuata soltanto se assolutamente necessaria. Ciò nondimeno la Fondazione sta vagliando mezzi di comunicazione alternativi per determinare se sia possibile un'ulteriore riduzione dei costi.

4.2. Sono stati presi i provvedimenti necessari in relazione ai due punti sollevati.

5.1, 5.2 e 5.3.Si vedano in proposito le osservazioni precedenti.