Decisione della Banca centrale europea

del 4 marzo 2004

relativa all'accesso del pubblico ai documenti della Banca centrale europea

(BCE/2004/3)

(2004/258/CE)

IL CONSIGLIO DIRETTIVO DELLA BANCA CENTRALE EUROPEA,

visto lo statuto del Sistema europeo di banche centrali e della Banca centrale europea ed in particolare l'articolo 12.3,

visto il regolamento interno della Banca centrale europea(1), ed in particolare l'articolo 23,

considerando quanto segue:

(1) L'articolo 1, secondo comma del trattato sull'Unione europea sancisce il concetto di trasparenza, secondo il quale il trattato segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'unione sempre più stretta tra i popoli dell'Europa, in cui le decisioni siano prese nel modo più trasparente possibile e il più vicino possibile ai cittadini. Questa politica di trasparenza accresce la legittimità, l'efficienza e la responsabilità dell'amministrazione, contribuendo in tal modo a rafforzare i principi di democrazia.

(2) Nella Dichiarazione comune(2) riguardante il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(3), il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione chiedono alle altre istituzioni ed organi comunitari di adottare norme interne relative all'accesso del pubblico ai documenti, che tengano conto dei principi e dei limiti stabiliti dal regolamento. Il regime relativo all'accesso del pubblico ai documenti della Banca centrale europea stabilito dalla decisione BCE/1998/12, del 3 novembre 1998, relativa all'accesso del pubblico ai documenti e agli archivi della Banca centrale europea(4), dovrebbe essere rivisto di conseguenza.

(3) Un accesso più ampio ai documenti della BCE dovrebbe essere garantito, preservando nel contempo sia l'indipendenza della BCE e delle banche centrali nazionali (BCN) prevista dall'articolo 108 del trattato e dall'articolo 7 dello statuto, sia la riservatezza di talune materie proprie dell'espletamento delle funzioni della BCE. Per tutelare l'efficacia del processo decisionale, comprese le consultazioni e le attività preparatorie interne, le riunioni degli organi decisionali della BCE sono riservate, a meno che l'organo competente decida di rendere pubblico il risultato delle loro delibere.

(4) Tuttavia, taluni interessi pubblici e privati dovrebbero essere tutelati mediante eccezioni. Inoltre, la BCE ha l'esigenza di proteggere l'integrità delle banconote in euro come mezzo di pagamento, comprese, tra l'altro, le caratteristiche di sicurezza contro la contraffazione, le specifiche tecniche per la produzione, la sicurezza fisica delle scorte e il trasporto delle banconote in euro.

(5) Quando le BCN gestiscono richieste di documenti della BCE che sono in loro possesso, devono consultare la BCE per assicurare la piena applicazione della presente decisione, a meno che sia chiaro se il documento possa o meno essere divulgato.

(6) Per ottenere una maggiore trasparenza, la BCE dovrebbe garantire l'accesso non solo ai documenti da essa elaborati, ma anche a documenti da essa ricevuti pur preservando nel contempo il diritto dei terzi interessati a esprimere la propria posizione in merito all'accesso ai documenti da essi provenienti.

(7) Per garantire il rispetto della buona prassi amministrativa, la BCE dovrebbe applicare un procedimento in due fasi,

DECIDE:

Articolo 1

Obiettivo

L'obiettivo della presente decisione è di definire le condizioni e le limitazioni in base alle quali la BCE dà al pubblico accesso ai documenti della BCE e promuove una buona prassi amministrativa sull'accesso del pubblico a tali documenti.

Articolo 2

Destinatari e campo di applicazione

1. Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha un diritto d'accesso ai documenti della BCE, secondo le condizioni e le limitazioni definite nella presente decisione.

2. Secondo le stesse condizioni e limitazioni, la BCE può concedere l'accesso ai documenti a qualsiasi persona fisica o giuridica che non risieda o non abbia la sede sociale in uno Stato membro.

3. La presente decisione non pregiudica i diritti di accesso del pubblico a documenti in possesso della BCE che possono derivare da strumenti di diritto internazionale o da atti volti a dar loro esecuzione.

Articolo 3

Definizioni

Ai fini della presente decisione, si intende per:

a) "documento" e "documento della BCE", qualsiasi contenuto informativo, a prescindere dal suo supporto (testo su supporto cartaceo o elettronico, registrazione sonora, visiva o audiovisiva) elaborato o posseduto dalla BCE e relativo alle proprie politiche, attività o decisioni, come anche documenti provenienti dall'Istituto monetario europeo (IME) e dal Comitato dei governatori delle banche centrali degli Stati membri della Comunità economica europea (Comitato dei governatori);

b) "terzo", qualsiasi persona fisica o giuridica, o qualsiasi entità esterna alla BCE.

Articolo 4

Eccezioni

1. La BCE rifiuta l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

a) L'interesse pubblico, in ordine:

- alla riservatezza delle riunioni degli organi decisionali della BCE,

- alla politica finanziaria, monetaria o economica della Comunità o di uno Stato membro,

- alla contabilità della BCE o delle BCN,

- alla tutela dell'integrità delle banconote in euro,

- alla sicurezza pubblica,

- alle relazioni finanziarie, monetarie o economiche internazionali;

b) la vita privata e l'integrità dell'individuo, in particolare nel rispetto della legislazione comunitaria sulla protezione dei dati personali;

c) la riservatezza delle informazioni, tutelata come tale dal diritto comunitario.

2. La BCE rifiuta l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

- gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, ivi compresa la proprietà intellettuale,

- i procedimenti giudiziari e la consulenza legale,

- gli obiettivi delle attività ispettive, di indagine e di revisione contabile,

a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

3. L'accesso a un documento contenente pareri per uso interno, facenti parte di deliberazioni e consultazioni preliminari in seno alla BCE o con le BCN, viene rifiutato anche una volta adottata la decisione, a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

4. Per quanto concerne i documenti di terzi, la BCE consulta il terzo interessato al fine di valutare se sia applicabile una delle eccezioni di cui al presente articolo, a meno che sia chiaro che il documento debba o non debba essere divulgato.

5. Se solo alcune parti del documento richiesto sono interessate da una delle eccezioni, le parti restanti del documento sono divulgate.

6. Le eccezioni di cui al presente articolo si applicano unicamente al periodo nel quale la protezione è giustificata sulla base del contenuto del documento. Le eccezioni sono applicabili per un periodo massimo di 30 anni salvo che sia espressamente disposto altrimenti dal Consiglio direttivo della BCE. Nel caso di documenti coperti dalle eccezioni relative alla vita privata o agli interessi commerciali, le eccezioni possono continuare a essere applicate anche dopo tale periodo.

Articolo 5

Documenti detenuti dalle BCN

I documenti in possesso di una BCN redatti dalla BCE così come documenti derivanti dall'IME o dal Comitato dei governatori possono essere divulgati dalla BCN solo previa consultazione della BCE in merito all'ambito di applicazione dell'accesso, a meno che sia chiaro che il documento debba o non debba essere divulgato.

In alternativa, la BCN può deferire alla BCE la domanda di accesso.

Articolo 6

Domande d'accesso

1. La domanda di accesso a un documento è presentata alla BCE(5) in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue ufficiali dell'Unione e formulata in modo sufficientemente preciso per consentire alla BCE di identificare il documento in oggetto. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

2. Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, la BCE può chiedere al richiedente di chiarirla e assisterlo in tale compito.

3. Nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, la BCE può contattare informalmente il richiedente al fine di trovare una soluzione equa.

Articolo 7

Esame delle domande iniziali

1. Le domande di accesso ai documenti sono trattate prontamente. Al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento. Entro 20 giorni lavorativi dal ricevimento della domanda oppure dal ricevimento dei chiarimenti richiesti ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 2, il Direttore generale del Segretariato e Servizi Linguistici della BCE concede l'accesso al documento richiesto e fornisce l'accesso ai sensi dell'articolo 9, oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale e informa il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma ai sensi del paragrafo 2 del presente articolo.

2. Nel caso di un rifiuto totale o parziale, il richiedente può, entro 20 giorni lavorativi dal ricevimento della risposta della BCE, presentare una domanda di conferma chiedendo al Comitato esecutivo della BCE di riconsiderare la posizione di quest'ultima. Inoltre, in assenza di risposta della BCE entro il termine di 20 giorni lavorativi previsto per il trattamento delle domande iniziali, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma.

3. In casi eccezionali, per esempio nel caso di una domanda relativa a documenti molto voluminosi o a un elevato numero di documenti, o se viene richiesta la consultazione di un terzo, la BCE può prorogare il termine di cui al paragrafo 1 di ulteriori 20 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo dettagliato.

4. Il paragrafo 1 non si applica in caso di domande eccessive o irragionevoli, in particolare se si tratta di domande di natura ripetitiva.

Articolo 8

Trattamento delle domande di conferma

1. Le domande di conferma sono trattate prontamente. Entro 20 giorni lavorativi dal loro ricevimento, il Comitato esecutivo o concede l'accesso ai documenti richiesti come previsto nell'articolo 9 o ne motiva per iscritto il rifiuto totale o parziale. In caso di rifiuto totale o parziale, la BCE è tenuta a informare il richiedente dei mezzi di cui questi dispone ai sensi degli articoli 230 e 195 del trattato.

2. In casi eccezionali, per esempio nel caso di una domanda relativa a documenti molto voluminosi o a un numero elevato di documenti, la BCE può prorogare il termine di cui al paragrafo 1 di ulteriori 20 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo dettagliato.

3. In assenza di risposta nei termini da parte della BCE, la domanda s'intende respinta e il richiedente ha il diritto di ricorrere in giudizio e/o presentare una denuncia al Mediatore europeo a norma, rispettivamente, degli articoli 230 e 195 del trattato.

Articolo 9

Accesso a seguito di una domanda

1. I richiedenti possono consultare i documenti ai quali la BCE ha fornito loro l'accesso o presso i locali della stessa, oppure tramite rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile, una copia elettronica. Il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente. Tale onere non supera il costo effettivo della produzione e dell'invio delle copie. La consultazione in loco, la riproduzione di meno di 20 pagine di formato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica sono gratuiti.

2. Se un documento è già stato divulgato dalla BCE ed è facilmente accessibile, la BCE può soddisfare l'obbligo di concedere l'accesso ad esso informando il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto.

3. I documenti vengono forniti in una versione e in un formato già esistenti (compreso quello elettronico o un formato alternativo) come richiesto dal richiedente.

Articolo 10

Riproduzione di documenti

1. I documenti divulgati in conformità alla presente decisione non devono essere riprodotti o sfruttati per scopi commerciali senza la preventiva autorizzazione specifica della BCE. La BCE può rifiutare tale autorizzazione senza obbligo di motivazione.

2. La presente decisione non pregiudica le disposizioni esistenti in materia di diritto d'autore che possono limitare il diritto di terzi di riprodurre o sfruttare i documenti divulgati.

Articolo 11

Disposizioni finali

La presente decisione entra in vigore il giorno successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

La decisione BCE/1998/12 è abrogata.

Fatto a Francoforte sul Meno, il 4 marzo 2004.

Il Presidente della BCE

Jean-Claude Trichet

(1) Decisione BCE/2004/2, del 19 febbraio 2004, che adotta il regolamento interno della Banca centrale europea. Cfr. pagina 33 della presente Gazzetta ufficiale.

(2) GU L 173 del 27.6.2001, pag. 5.

(3) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(4) GU L 110 del 28.4.1999, pag. 30.

(5) Indirizzata a Banca centrale europea, Divisione segretariato, Kaiserstrasse 29, D-60311 Francoforte sul Meno. Fax: + 49 (69) 1344 6170. Posta elettronica: ecb.secretariat@ecb.int.