ALLEGATO V

SISTEMA INDONESIANO DI VERIFICA DELLA LEGALITÀ DEL LEGNAME

1. Introduzione

Obiettivo: garantire che la raccolta, il trasporto, la trasformazione e la vendita dei tronchi rotondi e dei prodotti trasformati del legno sia conforme a tutti i regolamenti e a tutte le norme indonesiani pertinenti.

Nota per il suo ruolo di pioniere nella lotta contro il disboscamento illegale e il commercio di legname e suoi derivati provenienti da raccolte illegali, l'Indonesia ha ospitato a Bali, nel settembre 2001, la Conferenza ministeriale dei paesi dell'Asia orientale sull'applicazione delle normative e la governance nel settore forestale (FLEG), conclusasi con la dichiarazione sull'applicazione giuridica e la governance in campo forestale (dichiarazione di Bali). Da allora, l'Indonesia ha continuato a svolgere un ruolo di primo piano nell'ambito della cooperazione internazionale per combattere il disboscamento illegale e il commercio ad esso associato.

Nell'ambito delle iniziative internazionali tese a risolvere tali questioni, un crescente numero di paesi consumatori si è impegnato a prendere provvedimenti per impedire il commercio di legname illegale sul proprio mercato, mentre i paesi produttori, dal canto loro, si sono impegnati a fornire un meccanismo che assicuri la legalità del loro legname. È importante stabilire un sistema credibile per garantire la legalità della raccolta, del trasporto, della trasformazione e del commercio del legname e dei prodotti ottenuti dalla lavorazione del legno.

Il sistema indonesiano di verifica della legalità (SVL) del legname assicura che il legname e i prodotti derivati, fabbricati e trasformati in Indonesia, provengano da fonti legali e siano interamente conformi alle leggi e ai regolamenti indonesiani pertinenti, conformemente alla verifica dall'audit indipendente e al controllo della società civile.

1.1. Leggi e regolamenti indonesiani quali fondamenti dell'SVL del legname

Il regolamento indonesiano sulle norme e gli orientamenti in materia di valutazione delle prestazioni della gestione sostenibile delle foreste e la verifica della legalità del legname nelle foreste pubbliche e private (regolamento del ministero delle Foreste P.38/Menhut-II/2009) istituisce l'SVL del legname. Quest'ultimo, che comprende anche il regime indonesiano di sostenibilità forestale (SFM), intende migliorare la governance nel settore forestale ed eliminare il disboscamento illegale e il commercio di legname ad esso associato per assicurare la credibilità e migliorare l'immagine del legname indonesiano e dei suoi derivati.

L'SVL del legname comprende i seguenti elementi:

1. norme in materia di legalità;

2. controllo della catena di approvvigionamento;

3. procedure di verifica;

4. sistema di rilascio delle licenze;

5. monitoraggio.

L'SVL del legname è il sistema di base utilizzato per assicurare la legalità del legname e dei suoi derivati fabbricati in Indonesia destinati all'esportazione nell'Unione e in altri mercati.

1.2. Sviluppo dell'SVL del legname: un processo multilaterale

A partire dal 2003, numerose parti interessate del settore forestale in Indonesia hanno partecipato attivamente allo sviluppo, all'attuazione e alla valutazione dell'SVL del legname, garantendo pertanto migliori sorveglianza, trasparenza e credibilità del processo. Nel 2009, il processo multilaterale ha permesso la formulazione del regolamento del ministero delle Foreste P.38/Menhut-II/2009, a cui hanno fatto seguito gli orientamenti tecnici della direzione generale preposta alla gestione e allo sfruttamento delle foreste n. 6/VI-SET/2009 e n. 02/VI-BPPHH/2010, riveduti dai regolamenti del ministero delle Foreste P.68/Menhut-II/2011, P.45/Menhut-II/2012, P.42/Menhut-II/2013 e dagli orientamenti tecnici della direzione generale preposta alla gestione e allo sfruttamento delle foreste P.8/VI-SET/2011 e P.8/VI-BPPHH/2012.

Sulla base degli insegnamenti tratti dall'attuazione iniziale dell'SVL del legname, dell'esito della valutazione congiunta effettuata in conformità dell'allegato VIII del presente accordo e delle raccomandazioni formulate da varie parti interessate, i regolamenti sono stati nuovamente riveduti nell'ambito di un processo che ha coinvolto diverse parti interessate e che si è concluso con l'adozione dei regolamenti del ministero delle Foreste P.43/Menhut-II/2014 del giugno 2014 e P.95/Menhut-II/2014 del dicembre 2014, a cui hanno fatto seguito gli orientamenti tecnici della direzione generale preposta alla gestione e allo sfruttamento delle foreste n. P.14/VI-BPPHH/2014 del dicembre 2014 e n. P.1/VI-BPPHH/2015 del gennaio 2015 (in appresso “orientamenti dell'SVL del legname”).

Il coinvolgimento con tutte le parti interessate proseguirà nel corso dell'attuazione dell'SVL del legname.

2. Ambito di applicazione dell'SVL del legname

Le risorse delle foreste di produzione indonesiane possono essere divise genericamente in due tipi di proprietà: foreste statali e foreste/terreni di proprietà privata. Le foreste statali comprendono foreste per la produzione sostenibile di legname a lungo termine in base a un'ampia gamma di permessi e aree forestali che possono essere convertite per fini non forestali, ad esempio per insediamenti o piantagioni agricole. L'attuazione dell'SVL del legname nell'ambito delle foreste statali e delle foreste/dei terreni di proprietà privata è descritta nell'allegato II.

L'SVL del legname riguarda il legname e i suoi derivati per i quali sono rilasciati tutti i tipi di permessi, nonché le operazioni di tutti i commercianti di legname, le entità di trasformazione del legname a valle, gli esportatori e gli importatori.

L'SVL del legname riguarda il legname e i suoi derivati destinati al mercato interno e ai mercati internazionali. Sarà verificata la legalità di tutti i produttori, delle entità addette alla trasformazione del legno e dei commercianti indonesiani, compresi quelli che riforniscono il mercato interno.

L'SVL del legname richiede lo sdoganamento del legname e dei suoi derivati importati, nonché la conformità ai regolamenti indonesiani in materia d'importazione. A norma di tali regolamenti, il legname e i suoi derivati importati devono essere accompagnati da documenti ed altri elementi di prova che garantiscono la legalità del legname nel paese di raccolta. Tutto il legname e i suoi derivati importati in Indonesia devono essere immessi in una catena di approvvigionamento i cui controlli sono pienamente conformi ai regolamenti indonesiani pertinenti.

Alcuni prodotti del legno possono contenere materiali riciclati. I requisiti specifici in materia di legalità del legname riciclato sono descritti nelle norme di legalità e negli orientamenti dell'SVL del legname.

Il legname sequestrato può essere venduto unicamente per l'impiego sul mercato nazionale, ad eccezione del legname sequestrato raccolto in foreste a elevato valore di conservazione naturale, che dev'essere distrutto. Qualsiasi industria che riceva legname sequestrato deve prendere provvedimenti per separarlo da altre forniture e informare debitamente un organo di valutazione della conformità (CAB), il quale effettuerà immediatamente uno speciale audit per assicurare che tale legname non entri nella catena di approvvigionamento destinata all'esportazione. Il legname sequestrato non può essere coperto da una licenza di esportazione.

Le procedure di impiego e/o gestione del legname proveniente da foreste tradizionali verranno modificate dopo l'adozione delle relative disposizioni esecutive per tener conto dell'esecuzione della decisione della Corte costituzionale (MK) n. 35/PUU-X/2012.

Il legname e i suoi derivati in transito sono tenuti rigorosamente al di fuori delle aree doganali principali (PCA) dichiarate legalmente. In questo modo, tale legname in transito non entra nella PCA e, inoltre, non viene inserito nelle catene di approvvigionamento del legname dell'Indonesia. Il legname in transito non può essere coperto da una licenza di esportazione.

2.1. Norme in materia di legalità dell'SVL del legname

L'SVL del legname si basa su norme specifiche in materia di legalità del legname che riguardano tutti i tipi di fonti del legname (permessi e operatori) e tutte le attività degli operatori. Tali norme e i relativi orientamenti in materia di verifica figurano nell'allegato II.

L'SVL del legname comprende inoltre le norme e gli orientamenti in materia di valutazione delle prestazioni della gestione sostenibile delle foreste (GSF). La valutazione della gestione sostenibile delle foreste mediante la norma GSF verifica inoltre che l'entità oggetto dell'audit soddisfi i pertinenti criteri di legalità dell'SVL del legname. I titolari di permesso che operano entro aree forestali di produzione nei territori di proprietà dello Stato (demanio forestale permanente, DFP) devono aderire tanto alle norme di legalità quanto alle norme GSF pertinenti. Essi possono scegliere di osservare in un primo tempo la norma di legalità ma dovranno osservare tanto le norme di legalità quanto le norme relative alla gestione sostenibile delle foreste entro la data di scadenza della loro certificazione di legalità iniziale.

3. Controllo della catena di approvvigionamento del legname

Il titolare del permesso (nel caso delle concessioni) o il proprietario del terreno (nel caso di terreno privato) oppure la società (nel caso di commercianti, unità di trasformazione del legname ed esportatori) deve dimostrare che ogni anello della catena di approvvigionamento è controllato e documentato come stabilito nei regolamenti del ministero delle Foreste P.30/Menhut-II/2012, P.41/Menhut-II/2014 e P.42/Menhut-II/2014 (in appresso i “regolamenti”). Tali regolamenti stabiliscono che i funzionari forestali delle province e dei distretti effettuino una verifica sul campo e convalidino i documenti presentati dai titolari del permesso, dai proprietari dei terreni o dalle unità di trasformazione del legname in corrispondenza di ciascun anello della catena di approvvigionamento.

I documenti principali per i controlli operativi in corrispondenza di ciascun punto della catena di approvvigionamento sono sintetizzati nel diagramma 1.

Tutte le spedizioni effettuate nell'ambito della catena di approvvigionamento devono essere accompagnate dai relativi documenti di trasporto nei quali sia indicato se il materiale è coperto da un certificato SVLK valido, se la sua legalità è dichiarata mediante una dichiarazione di conformità dei fornitori (SDoC) oppure se proviene da fonti sottoposte a sequestro. Il proprietario o il custode di ciascuna spedizione di legname o suoi derivati deve registrare, in ciascun punto di una catena di approvvigionamento, se tale spedizione ha ottenuto una certificazione SVLK, se la sua legalità è dichiarata mediante una dichiarazione di conformità dei fornitori oppure se proviene da una fonte sottoposta a sequestro. Se una spedizione contiene legname sequestrato, il proprietario o il custode di tale spedizione deve applicare un sistema efficace per separare il legname o i suoi derivati provenienti da fonti legali verificate dal legname o suoi derivati sequestrati e conservare i documenti che operano una distinzione tra dette fonti.

Agli operatori della catena di approvvigionamento viene richiesto di tenere completamente traccia del legname e dei suoi derivati ricevuti, immagazzinati, trasformati e consegnati. Tali informazioni devono essere tali da consentire il successivo riscontro dei dati quantitativi tra gli anelli della catena di approvvigionamento e al loro interno. Tali dati saranno messi a disposizione dei funzionari forestali delle province e dei distretti affinché procedano alle operazioni di riscontro. Le principali attività e procedure, incluso il riscontro, per ogni fase della catena di approvvigionamento e il ruolo svolto dagli organi di valutazione della conformità nel valutare l'integrità della catena di approvvigionamento sono descritti in dettaglio nell'appendice del presente allegato.

Diagramma 1

Controllo della catena di approvvigionamento che mostra i documenti principali richiesti in ciascun punto della catena di approvvigionamento in cui viene effettuato il riscontro dei dati

4. Quadro istituzionale per la verifica della legalità e il rilascio della licenza di esportazione

4.1. Introduzione

L'SVL del legname indonesiano poggia su un'impostazione nota come “rilascio di licenza basato sull'operatore”, che condivide molti aspetti con i sistemi di certificazione della gestione delle foreste o dei prodotti. Il ministero delle Foreste indonesiano nomina alcuni organi preposti alla valutazione della conformità (Lembaga Penilai/LP e Lembaga Verifikasi/LV) che autorizza a verificare la legalità delle operazioni dei produttori di legname, dei commercianti, delle unità di trasformazione del legname e degli esportatori (“operatori”).

Gli organi di valutazione della conformità (CAB) sono accreditati dall'organismo di accreditamento nazionale indonesiano (KAN). Gli operatori che desiderano certificare la legalità delle loro operazioni affidano il compito ai CAB. I CAB devono operare conformemente all'orientamento ISO/IEC 17065. Essi riferiscono l'esito degli audit all'entità controllata e al ministero delle Foreste. Le sintesi delle relazioni sono rese pubbliche.

Il CAB verifica che l'operatore sottoposto ad audit operi conformemente alla definizione di legalità indonesiana di cui all'allegato II, anche per quanto attiene all'efficace attuazione dei controlli volta a impedire che materiale proveniente da fonti sconosciute venga immesso nelle catene di approvvigionamento. Quando un'entità sottoposta ad audit che opera in foreste statali o in una grande industria (industria primaria avente una capacità superiore a 6 000 m3/anno, industria secondaria con investimenti superiori a 500 milioni di IDR) risulta conforme, viene rilasciato un certificato di legalità SVLK valido 3 (tre) anni. Durante tale periodo, il CAB effettua ogni anno visite di controllo per verificare che la conformità non venga meno. Per le entità sottoposte ad audit che operano in piccole industrie (industria primaria avente una capacità inferiore a 6 000 m3/anno, industria secondaria con investimenti inferiori a 500 milioni di IDR), il certificato di legalità è valido 6 (sei) anni, 10 (dieci) anni per gli operatori situati in foreste/terreni di proprietà privata. In questi casi, le visite di controllo dei CAB si svolgono ogni due anni (biennali).

Gli operatori che svolgono le proprie attività in foreste/terreni di proprietà privata o aziende a conduzione familiare, gli operai specializzati/artigiani, l'industria primaria che trasforma esclusivamente legname proveniente da foreste/terreni di proprietà privata e che non può effettuare esportazioni dirette, i depositi registrati (che commerciano legname o legname trasformato proveniente esclusivamente da foreste/terreni di proprietà privata o da operazioni che hanno ottenuto la certificazione SVLK nel quadro del Perum Perhutani) e gli importatori possono servirsi della dichiarazione di conformità dei fornitori per dimostrare la legalità del proprio legname e dei suoi derivati e non sono quindi sottoposti ad audit dai CAB (si veda la parte 5.3).

Gli LV agiscono inoltre in qualità di autorità di rilascio delle licenze di esportazione. Essi controllano la validità della registrazione delle esportazioni e del certificato SVLK degli esportatori, nonché la coerenza dei dati delle loro dichiarazioni (bilanci mensili) prima di rilasciare licenze di esportazione sotto forma di documenti V-Legal o licenze FLEGT. È quindi vietato esportare i prodotti del legno di cui all'allegato I senza licenza d'esportazione. Le esportazioni nell'Unione europea che soddisfano tali condizioni sono corredate di una licenza FLEGT, mentre le esportazioni verso altre destinazioni sono corredate di un documento V-Legal.

Gli orientamenti dell'SVL del legname specificano che i gruppi della società civile, i singoli individui e le comunità indonesiani hanno il diritto di controllare l'attuazione dell'SVL del legname sul terreno. Tali controllori indipendenti sono autorizzati a valutare la conformità delle operazioni ai requisiti della definizione di legalità, nonché la conformità dei procedimenti di audit e di rilascio delle licenze ai requisiti dell'SVL del legname e possono presentare reclami ai CAB, alle autorità di rilascio delle licenze, al KAN e al ministero delle Foreste.

Diagramma 2

Relazione tra le diverse entità coinvolte nell'attuazione dell'SVL del legname

4.2. Organi preposti alla valutazione della conformità e autorità di rilascio delle licenze

Gli organismi di valutazione della conformità (CAB) svolgono un ruolo essenziale nel sistema indonesiano. Autorizzati dal ministero delle Foreste, ad essi viene appaltata dai singoli operatori la verifica della legalità delle proprie attività di produzione, trasformazione e commercio nella catena di approvvigionamento, compresa l'integrità della catena di approvvigionamento.

Esistono due tipi di CAB: i) organismi di valutazione (Lembaga Penilai/LP) che verificano le prestazioni delle unità di gestione forestale (UGF) nelle foreste statali rispetto agli standard di sostenibilità, così come alle prescrizioni della norma di legalità; e ii) organismi di verifica (Lembaga Verifikasi/LV), che verificano la conformità agli standard di legalità delle UGF, delle industrie del settore forestale, dei commercianti e degli esportatori.

Per garantire la massima qualità degli audit per la verifica delle norme di legalità di cui all'allegato II è necessario che gli LP e gli LV predispongano i necessari sistemi di gestione in materia di competenza, uniformità, imparzialità, trasparenza e requisiti del processo di valutazione previsti dalla norma ISO/IEC 17065. Tali requisiti sono specificati negli orientamenti dell'SVL del legname. Gli organi di valutazione della conformità (CAB) sono accreditati dall'organismo di accreditamento nazionale indonesiano (KAN).

Gli LV possono agire inoltre in qualità di autorità di rilascio delle licenze. In questo caso, gli LV rilasciano licenze di esportazione riguardanti il legname e i suoi derivati destinati ai mercati internazionali. Per i mercati non appartenenti all'Unione, le autorità di rilascio delle licenze rilasciano documenti V-Legal, mentre per quanto riguarda il mercato dell'Unione vengono rilasciate licenze FLEGT conformemente ai requisiti di cui all'allegato IV. Le procedure dettagliate per il rilascio dei documenti V-Legal e delle licenze FLEGT per i carichi destinati all'esportazione sono descritte negli orientamenti dell'SVL del legname. Gli LP non possono agire in qualità di autorità di rilascio delle licenze e non rilasciano licenze di esportazione.

Tutti i revisori che lavorano per i CAB o per le autorità di rilascio delle licenze devono essere registrati e aver ottenuto dall'organismo di certificazione professionale (Lembaga Sertifikasi Profesi — LSP) un certificato di idoneità valido. L'LSP valuta eventuali denunce di negligenza professionale di un revisore portata alla sua attenzione e può revocare il certificato di idoneità del revisore in questione.

4.3. Organismo di accreditamento

L'organismo di accreditamento nazionale indonesiano (Komite Akreditasi Nasional — KAN) è un organismo di accreditamento indipendente istituito con regolamento (Peraturan Pemerintah/PP) 102/2000 del governo relativo alla normalizzazione nazionale e con decreto presidenziale (Keputusan Presiden/Keppres) 78/2001 relativo al comitato nazionale di accreditamento. Esso opera conformemente agli orientamenti della norma ISO/IEC 17011 (requisiti generali per gli organismi preposti all'accreditamento degli organismi di valutazione della conformità). Ha elaborato documenti di sostegno interni specifici per l'SVL del legname per l'accreditamento di LP e LV.

Il KAN è riconosciuto a livello internazionale dalla cooperazione di accreditamento del Pacifico (Pacific Accreditation Cooperation, PAC) e dal Forum internazionale di accreditamento (International Accreditation Forum, IAF) per l'accreditamento di organismi di certificazione per sistemi di gestione della qualità, sistemi di gestione ambientale e certificazione dei prodotti. Il KAN è anche riconosciuto dalla cooperazione di accreditamento dei laboratori dell'Asia del Pacifico (Laboratory Accreditation Cooperation, APLAC) e dalla cooperazione internazionale di accreditamento dei laboratori (International Laboratory Accreditation Cooperation, ILAC).

Il 14 luglio 2009 il KAN ha firmato un protocollo d'intesa con il ministero delle Foreste per fornire servizi di accreditamento per l'SVL del legname, diventando così responsabile dell'accreditamento dei CAB per garantirne la costante conformità con la norma ISO/IEC 17065.

I reclami riguardanti le prestazioni di un LP o di un LV possono essere presentati al KAN da qualsiasi parte interessata, compresi operatori e controllori indipendenti.

4.4. Entità sottoposte ad audit

Le entità sottoposte ad audit sono operatori soggetti alla verifica della legalità. Includono unità di gestione forestale (concessionari o titolari di permesso per lo sfruttamento del legname, titolari di permessi per foreste comunitarie o dei villaggi, proprietari di foreste o terreni privati, depositi registrati di legname), industrie del settore forestale ed esportatori non produttori registrati. Le unità di gestione forestale e le industrie del settore forestale devono essere conformi alla norma di legalità applicabile. A scopo di esportazione, le industrie del settore forestale e gli esportatori non produttori registrati devono essere conformi ai requisiti per il rilascio delle licenze di esportazione. L'SVL del legname consente alle entità sottoposte ad audit di presentare ricorsi all'LP o all'LV in merito all'esecuzione o all'esito degli audit.

4.5. Controllore indipendente

La società civile svolge un ruolo essenziale nel monitoraggio indipendente dell'SVL del legname. I gruppi della società civile, i singoli individui e le comunità che agiscono in qualità di controllori indipendenti hanno il diritto di valutare la conformità delle operazioni ai requisiti di legalità, nonché le attività di accreditamento, verifica e rilascio delle licenze e di riferire in merito. I risultati di un monitoraggio indipendente possono essere utilizzati altresì nell'ambito della valutazione periodica necessaria ai sensi del presente accordo (allegato VI).

In caso di irregolarità legate alla legalità di un operatore, i reclami di un controllore indipendente devono essere presentati direttamente all'LP o all'LV interessato. Qualora ritenga insoddisfacente la risposta dell'LP o dell'LV a un reclamo, un controllore indipendente può inoltrare una relazione al KAN e al governo. Se il reclamo riguarda il rilascio di una licenza di esportazione, il controllore indipendente può presentarlo direttamente all'autorità di rilascio delle licenze o al ministero delle Foreste.

4.6. Il governo

Il ministero delle Foreste (che nell'ottobre 2014 si è fuso con il ministero dell'Ambiente, diventando ministero dell'Ambiente e delle Foreste) disciplina l'SVL del legname e autorizza gli LP accreditati a effettuare la valutazione GSF e gli LV a effettuare la verifica della legalità.

Il ministero delle Foreste autorizza inoltre gli LV a rilasciare licenze di esportazione (documenti V-Legal o licenze FLEGT).

Esso ha elaborato una serie di orientamenti che stabiliscono i requisiti applicabili alle attività di verifica e di rilascio delle licenze. Tali orientamenti comprendono anche disposizioni riguardanti il controllo della verifica degli LV da parte del ministero delle Foreste e specificano le procedure che il ministero deve seguire per autorizzare e sorvegliare le loro attività di rilascio delle licenze.

Inoltre, il ministero delle Foreste deve creare un gruppo specifico di follow-up incaricato di esaminare, caso per caso, qualsiasi denuncia di violazione in merito al rilascio di un certificato di legalità e/o documento V-Legal/licenza FLEGT. La composizione del gruppo di follow-up dipende dalla natura della violazione denunciata. Esso può comprendere diverse agenzie del governo e soggetti della società civile. Sulla base delle conclusioni e delle raccomandazioni del gruppo di follow-up, il ministero delle Foreste può revocare l'autorizzazione del CAB, interrompendone immediatamente le attività di verifica e di rilascio delle licenze.

Il ministero delle Foreste revoca altresì immediatamente l'autorizzazione di un CAB in seguito a una decisione del KAN di revocarne l'accreditamento (risultante, ad esempio, dalle attività annuali di sorveglianza dei CAB da parte del KAN). I CAB possono presentare ricorso al KAN ma non al ministero.

Il ministero delle Foreste gestisce altresì l'unità di informazioni sulle licenze (Licence Information Unit, LIU) quale unità di gestione delle informazioni che convalida le informazioni riguardanti il rilascio del documento V-Legal/della licenza FLEGT. La LIU è responsabile inoltre dello scambio di informazioni generali sull'SVL del legname e riceve e archivia dati e informazioni pertinenti sul rilascio di certificati di legalità e di documenti V-Legal/licenze FLEGT. Risponde inoltre alle domande delle autorità competenti dei partner commerciali e delle parti interessate. La LIU gestisce altresì, attraverso il suo sistema online SILK, il processo di raccomandazione delle importazioni basato sull'esercizio della dovuta diligenza.

Inoltre, il ministero delle Foreste controlla la registrazione dei supervisori tecnici del governo in loco (Wasganis) e del personale tecnico in loco delle società (Ganis). I Wasganis sono incaricati della supervisione e del controllo delle misurazioni dei tronchi. Essi confermano altresì la fine alla validità dei documenti di trasporto obbligatori e verificano la concordanza dei dati (per ulteriori dettagli si veda l'appendice del presente allegato). Il Ganis elabora i documenti di produzione e trasporto di tutto il legname prodotto nelle foreste statali. Il Ganis può inoltre confermare la fine della validità dei documenti di trasporto obbligatori qualora i Wasganis siano assenti per oltre 48 ore. Sia i Wasganis che i Ganis sono registrati presso il ministero delle Foreste. Essi vengono valutati annualmente dal ministero delle Foreste mediante un esame ufficiale.

5. Verifica della legalità

5.1. Introduzione

Il legname indonesiano è considerato legale quando si sia verificato che la sua origine e il suo processo di produzione, nonché le successive attività di trasformazione, trasporto e commercio siano conformi a tutte le leggi e a tutti i regolamenti indonesiani applicabili, come indicato nell'allegato II. I CAB procedono a valutazioni della conformità per verificare il rispetto delle suddette disposizioni. Per ridurre l'onere che grava sui proprietari privati di foreste, nonché su commercianti e aziende a conduzione familiare/operai specializzati/artigiani che dipendono interamente dal legname proveniente da foreste di proprietà privata/privatamente sfruttate (permesso per terreno privato), tali operatori sono autorizzati a rilasciare, in casi chiaramente definiti, una dichiarazione di conformità del fornitore in alternativa all'ottenimento di una certificazione SVLK (si veda il punto 5.2 per maggiori dettagli).

5.2. Processo di verifica della legalità da parte dei CAB

Conformemente agli orientamenti ISO/IEC 17065 e a quelli dell'SVL del legname, il processo di verifica della legalità consiste in quanto segue.

Richiesta e contratto: l'operatore presenta al CAB una richiesta che indica l'ambito di applicazione della verifica, il profilo dell'operatore stesso e altre informazioni necessarie. Prima dell'inizio delle attività di verifica l'operatore e il CAB devono stipulare un contratto che stabilisca le condizioni per la verifica.

Piano di verifica: dopo la firma del contratto di verifica, il CAB elabora un piano di verifica, che comprende la nomina del gruppo dell'audit, il programma della verifica e il calendario delle attività. Il piano viene comunicato all'entità controllata, alla competente autorità forestale provinciale e ad altre autorità competenti a livello provinciale e regionale e vengono concordate le date della verifica. Queste informazioni devono essere comunicate in anticipo ai controllori indipendenti e al pubblico tramite i siti Internet dei CAB e del ministero delle Foreste e/o attraverso i mezzi di comunicazione o lettere.

Attività di verifica: l'audit di verifica consiste di tre fasi: i) riunione di apertura dell'audit e coordinamento; ii) verifica della documentazione e osservazione sul campo; e iii) riunione di chiusura dell'audit.

— Riunione di apertura dell'audit e coordinamento: coordinamento con i competenti uffici regionali, provinciali e distrettuali per fornire informazioni sui piani di audit e raccogliere informazioni iniziali presso tali uffici. Il CAB può anche divulgare informazioni e comunicare con le organizzazioni della società civile competenti per integrare le informazioni iniziali. Nel corso della riunione di apertura, il CAB discute con l'entità sottoposta all'audit l'obiettivo, l'ambito di applicazione, il programma e la metodologia dell'audit in modo da consentirle di rivolgere domande sui metodi e sullo svolgimento delle attività di verifica.

— Verifica della documentazione e osservazione sul campo: al fine di raccogliere prove sulla conformità dell'entità sottoposta all'audit con i requisiti dell'SVL del legname indonesiano, il CAB controlla i sistemi e le procedure dell'entità controllata, i documenti del caso e i registri. Il CAB effettua quindi controlli sul campo per verificare la conformità, compreso il controllo incrociato tra i propri risultati e quelli contenuti nelle relazioni di ispezioni ufficiali. Il CAB controlla inoltre il sistema di tracciabilità del legname dell'entità controllata per garantire che sia dimostrato che tutto il legname che entra nella catena di approvvigionamento soddisfi i requisiti di legalità.

— Riunione di chiusura dell'audit: i risultati della verifica, in particolare qualsiasi non conformità rilevata, sono presentati all'entità sottoposta all'audit. Quest'ultima può rivolgere domande sui risultati della verifica e fornire precisazioni sulle prove presentate dal CAB.

Relazioni e processo decisionale: il gruppo di audit redige una relazione di verifica, in base a un modello fornito dal ministero delle Foreste. La relazione, che contiene una descrizione di tutte le risultanze in materia di non conformità e la decisione adottata in merito alla certificazione, è presentata all'entità sottoposta all'audit entro quattordici giorni di calendario dalla riunione di chiusura dell'audit, nonché dal CAB al ministero delle Foreste.

Le risultanze del gruppo di audit sono utilizzate principalmente per decidere in merito all'esito dell'audit di verifica da parte del CAB. Il CAB decide se rilasciare o meno un certificato di legalità in base alla relazione di verifica elaborata dal gruppo di audit.

Nei casi di non conformità, il CAB non rilascia un certificato di legalità, impedendo in tal modo al legname di entrare nella catena di approvvigionamento del legname di cui è stata accertata la legalità. Dopo che il caso di non conformità viene risolto, l'operatore può presentare nuovamente una richiesta di verifica della legalità.

Le infrazioni che vengono rilevate da un CAB durante la verifica sono segnalate al ministero delle Foreste e sono gestite dalle autorità competenti conformemente alle procedure amministrative o giudiziarie. Se un operatore è sospettato di violare i regolamenti, le autorità nazionali, provinciali e distrettuali possono decidere di sospenderne le attività.

Rilascio del certificato di legalità e ricertificazione: il CAB rilascia un certificato di legalità se si riscontra che l'entità sottoposta all'audit è pienamente conforme a tutti gli indicatori e parametri di controllo della norma di legalità, comprese le norme sul controllo della catena di approvvigionamento del legname.

Il CAB può riferire in qualsiasi momento al ministero delle Foreste in merito ai certificati rilasciati, modificati, sospesi e ritirati e ogni tre mesi deve redigere una relazione. Il ministero delle Foreste pubblicherà quindi tali relazioni sul suo sito Internet.

In base al tipo di permesso in possesso dell'entità sottoposta all'audit, un certificato di legalità è valido per un periodo di tre-dieci anni, dopo il quale l'operatore è soggetto a un audit di ricertificazione. La ricertificazione viene effettuata prima della data di scadenza del certificato.

Sorveglianza: in base al tipo di permesso in possesso dell'entità sottoposta all'audit, gli operatori con un certificato di legalità sono soggetti a una sorveglianza annuale o biennale che segue i principi delle attività di verifica sintetizzate in precedenza. Il CAB può inoltre effettuare la sorveglianza prima del previsto se l'ambito di applicazione della verifica è stato esteso.

Il gruppo di sorveglianza redige una relazione di sorveglianza. Una copia della relazione, che comprende una descrizione dei casi di non conformità riscontrati, è presentata al ministero delle Foreste. I casi di non conformità rilevati in seguito alla sorveglianza comportano la sospensione o il ritiro del certificato di legalità.

Audit speciali: gli operatori in possesso di un certificato di legalità hanno l'obbligo di segnalare al CAB qualsiasi cambiamento significativo in termini di proprietà, strutture, gestione e operazioni che potrebbe incidere sulla qualità dei suoi controlli di legalità durante il periodo di validità del certificato. Il CAB può effettuare audit speciali per indagare in merito a qualsiasi controversia o reclamo presentato dai controllori indipendenti, dalle istituzioni governative o da altre parti interessate oppure quando l'operatore gli notifichi modifiche che incidono sulla qualità dei suoi controlli di legalità. I CAB effettuano audit speciali anche nei casi in cui l'operatore comunichi la propria intenzione di trasformare legname sequestrato.

5.3. Verifica della legalità mediante la dichiarazione di conformità del fornitore (SDoC) e controlli interni

La dichiarazione di conformità del fornitore basata sulla norma SNI/ISO 17050 è una “autodichiarazione” quale definita dalla norma ISO/IEC 17000, ossia un'attestazione di prima parte a seguito di un riesame che ha dimostrato il rispetto delle condizioni specifiche.

L'SDoC può essere utilizzata da: i) proprietari privati di foreste, ii) depositi di legname registrati (solo i depositi che ricevono esclusivamente il legname da foreste/terreni di proprietà privata o ricevono legname che ha ottenuto la certificazione SVLK nel quadro del Perum Perhutani), iii) aziende a conduzione familiare/operai specializzati/artigiani, iv) industrie primarie e secondarie che trasformano esclusivamente legname proveniente da foreste/terreni di proprietà privata e non sono titolari di un permesso di esportazione. L'SDoC si applica a: a) legname proveniente da foreste/terreni di proprietà privata, b) legname proveniente dal risanamento di alberature stradali e cimiteri, c) legname riciclato/proveniente da demolizioni e d) legname o suoi derivati importati.

L'SDoC contiene informazioni riguardanti il fornitore, i prodotti e le loro fonti, il documento di trasporto, il destinatario dei prodotti e la data di rilascio. L'SDoC rilasciata da proprietari privati di foreste comprende altresì la prova della proprietà del terreno dal quale proviene il legname. L'SDoC è acclusa al documento di trasporto in base ai regolamenti sulla gestione del legname. Le procedure dettagliate per il rilascio dell'SDoC e i relativi controlli sono descritte negli orientamenti dell'SVL del legname.

Il destinatario dell'SDoC proveniente da foreste di proprietà privata avvia e documenta controlli interni della validità delle informazioni da dichiarare nell'SDoC prima di firmare il contratto d'acquisto e almeno una volta l'anno dopo la firma del contratto. Le informazioni contenute nell'SDoCs rilasciata da depositi di legname sono verificate dal destinatario dell'SDoC (industrie primarie o secondarie) a intervalli di tre mesi ai fini della tracciabilità delle fonti dei tronchi. Quest'ultima è verificata dai CAB attraverso un'analisi documentale nell'ambito dell'audit SVLK dei destinatari certificati. Inoltre, il ministero delle Foreste può procedere a ispezioni casuali ricorrendo eventualmente a terzi competenti. In caso di segnalazione di frodi e irregolarità, il ministero delle Foreste può effettuare ispezioni speciali presso l'operatore che utilizza l'SDoC.

Tutti i prodotti del legno accompagnati da un documento V-Legal o da una licenza FLEGT devono provenire da una catena di approvvigionamento coperta da un certificato SVLK e/o una dichiarazione SDoC. Il legname e i suoi derivati coperti da una dichiarazione SDoC non possono accedere direttamente ai mercati internazionali. Detto accesso è possibile soltanto tramite un operatore che abbia ottenuto la certificazione SVLK.

5.4. Verifica della legalità del legname e dei suoi derivati importati

A norma del regolamento 78/M-DAG/PER/10/2014 del ministero del Commercio, il legname e i suoi derivati importati richiedono una prova di legalità nel paese di raccolta. In tale contesto, il modello di SDoC viene usato anche per le importazioni. Solo gli importatori (commercianti) e gli operatori che effettuano la trasformazione registrati possono importare legname e/o suoi derivati in Indonesia. Tali operatori devono esercitare la dovuta diligenza riguardo al legname e/o ai suoi derivati importati per ridurre al minimo il rischio che legname illegale entri nella catena di approvvigionamento indonesiana. Essi devono indicare nel modello di dichiarazione informazioni quali codici SA dei prodotti, polizza di carico, paesi di raccolta, paese di origine, prova della legalità del legname e porto di esportazione. Le procedure di dovuta diligenza prevedono la raccolta di dati, l'analisi del rischio e la riduzione dei rischi. Le procedure vengono attuate mediante il sistema online SILK del ministero delle Foreste. Il ministero trasmette una raccomandazione di importazione al ministero del Commercio dopo aver valutato ciascuna procedura di dovuta diligenza attuata da un operatore.

Nel corso degli audit dell'importatore, i CAB effettuano un'analisi documentale del sistema di dovuta diligenza applicato. Le procedure dettagliate per il sistema di dovuta diligenza e i relativi controlli saranno descritte negli orientamenti dell'SVL del legname e nei relativi regolamenti sulle importazioni.

5.5. Responsabilità del governo in materia di attuazione

Il ministero delle Foreste, come pure gli uffici forestali delle province e dei distretti sono responsabili del controllo delle catene di approvvigionamento del legname e del controllo dei relativi documenti (ad esempio, piani di lavoro annuali, relazioni sul legname abbattuto, relazioni di bilancio tronchi, documenti di trasporto, relazioni di bilancio tronchi/materie prime/prodotti trasformati e piedilista di cavallettamento della produzione). In caso di incongruenze, i funzionari forestali possono revocare l'approvazione dei documenti di controllo, il che comporta la sospensione delle operazioni.

Le violazioni rilevate dai funzionari forestali o dai controllori indipendenti sono comunicate al CAB e, dopo la verifica del caso, è possibile che il CAB sospenda o ritiri il certificato di legalità concesso. I funzionari forestali possono avviare l'opportuna azione di follow-up conformemente alle procedure normative.

Il ministero delle Foreste riceve inoltre copie delle relazioni di verifica e le successive relazioni di sorveglianza e di audit speciale redatte dai CAB. Le parti coinvolte si segnalano le infrazioni rilevate dai CAB, dai funzionari forestali o dai controllori indipendenti, che vengono trattate conformemente alle procedure amministrative e giudiziarie. Se si sospettano violazioni dei regolamenti da parte di un operatore, le autorità nazionali, provinciali e distrettuali possono decidere di sospendere o interrompere le sue attività. I CAB revocano immediatamente i certificati di legalità se non sono più soddisfatti i requisiti della norma di legalità.

Il ministero delle Foreste crea un'apposita task force incaricata di svolgere indagini ed esaminare, caso per caso, qualsiasi denuncia di violazione riguardante il rilascio di un certificato di legalità e/o documento V-Legal/licenza FLEGT (gruppo di follow-up).

6. Licenze FLEGT

La licenza indonesiana per l'esportazione del legname e dei suoi derivati la cui legalità è stata accertata è nota come “documento V-Legal”. Si tratta di una licenza di esportazione che dimostra che il legname e i suoi derivati esportati soddisfano i requisiti della norma di legalità indonesiana di cui all'allegato II e provengono da una catena di approvvigionamento sottoposta ad adeguati controlli per impedire l'afflusso di legname proveniente da fonti di cui non sia stata verificata la legalità. Il documento V-Legal è rilasciato dagli LV che agiscono in qualità di autorità di rilascio delle licenze (LA) ed è utilizzato come licenza FLEGT per i carichi diretti verso l'Unione dopo che le parti hanno concordato di dare avvio al sistema FLEGT.

Le procedure per il rilascio delle licenze FLEGT/dei documenti V-Legal figurano negli orientamenti dell'SVL del legname.

Il ministero delle Foreste ha istituito un'unità di informazioni sulle licenze per mantenere una banca dati elettronica contenente le copie di tutti i documenti V-Legal/licenze FLEGT e le relazioni di non conformità delle LA. L'unità di informazioni sulle licenze consente alle autorità competenti dell'Unione l'accesso online alla sua banca dati. In caso di indagini riguardanti l'autenticità, l'integrità e la validità di una determinata licenza FLEGT, le autorità competenti dell'Unione potranno verificare le informazioni relative alla licenza consultando la banca dati online SILK. Per ottenere ulteriori informazioni, le autorità competenti dell'Unione possono contattare l'unità di informazioni sulle licenze che comunicherà all'occorrenza con l'LA competente.

Il documento V-Legal/la licenza FLEGT è rilasciato/a nel punto in cui è avvenuto il consolidamento del carico prima dell'esportazione. La procedura è descritta ai punti seguenti.

6.1. Il documento V-Legal/la licenza FLEGT è rilasciato/a dall'LA, che detiene un contratto con l'esportatore per il carico del legname e dei suoi derivati da esportare.

6.2. Il sistema di tracciabilità interna dell'esportatore dimostrerà la legalità del legname per il rilascio della licenza di esportazione. La fase precedente della catena di approvvigionamento deve essere inclusa nel sistema di tracciabilità interna dell'esportatore.

6.3. Affinché possa essere rilasciato un documento V-Legal/una licenza FLEGT, tutti i fornitori della catena di approvvigionamento dell'esportatore interessati al carico devono essere coperti da un certificato di legalità o da un certificato GSF validi oppure da una SDoC.

6.4. Per ottenere un documento V-Legal/una licenza FLEGT, un operatore deve essere un esportatore registrato (un titolare di ETPIK) in possesso di un certificato di legalità valido. Il titolare di ETPIK presenta una lettera di richiesta all'LA e allega i documenti seguenti per dimostrare che le materie prime del legno contenute nel prodotto provengono solo da fonti di cui è stata verificata la legalità (certificazione SVLK o dichiarazione SDoC): 6.4.1. una sintesi dei documenti di trasporto per tutte le materie prime e per il legname ricevuti dalla fabbrica a partire dall'ultimo audit (fino a un massimo di dodici mesi) e 6.4.2. una sintesi delle relazioni di bilancio materie prime/legname e delle relazioni di bilancio legname trasformato a partire dall'ultimo audit (fino a un massimo di dodici mesi).

6.5. L'LA procede pertanto alle seguenti fasi del processo di verifica: 6.5.1. verifica della validità del certificato di legalità e della registrazione ETPIK dell'operatore attraverso la banca dati dell'LA e della base SILK; 6.5.2. riscontro dei dati in base alle sintesi dei documenti di trasporto, della relazione di bilancio materie prime/legname e della relazione di bilancio legname trasformato; 6.5.3. controllo del tasso/dei tassi di recupero per ciascun tipo di prodotto (unicamente industria primaria) in base all'analisi della relazione di bilancio materie prime/legname e della relazione di bilancio legname trasformato; 6.5.4. ove necessario, l'LA può effettuare una visita in loco dopo il riscontro dei dati per garantire la coerenza con le informazioni da specificare nel documento V-Legal/nella licenza FLEGT. A tal fine si può ricorrere a controlli a campione dei carichi destinati all'esportazione e alla verifica del funzionamento della fabbrica o del deposito di legname, nonché dei registri.

6.6. Risultato della verifica. 6.6.1. Se un titolare di ETPIK soddisfa i requisiti di legalità e della catena di approvvigionamento, l'LA rilascia un documento V-Legal/una licenza FLEGT nel formato indicato nell'allegato IV; 6.6.2. un titolare di ETPIK che soddisfi i suddetti requisiti può apporre il marchio di conformità (etichetta V-Legal) sui prodotti e/o sugli imballaggi. Gli orientamenti nazionali sull'uso del marchio di conformità sono illustrati negli orientamenti dell'SVL del legname; 6.6.3. se un titolare di ETPIK non soddisfa i requisiti di legalità e della catena di approvvigionamento, l'LA rilascia una relazione di non conformità anziché il documento V-Legal/la licenza FLEGT. La relazione di non conformità interrompe la circolazione del legname e/o dei suoi derivati in questione; 6.6.4. se una spedizione cambia configurazione prima di lasciare il porto di esportazione (ad esempio, cambio di destinazione, volume o specie quali definiti negli orientamenti dell'SVL del legname), l'esportatore deve chiedere all'autorità di rilascio delle licenze di annullare la licenza di esportazione iniziale e di rilasciare una o più nuove licenze. L'autorità di rilascio delle licenze deve segnalare alla LIU tutte le licenze di esportazione annullate; 6.6.5. se un operatore fa un uso scorretto di certificati di legalità e/o di licenze di esportazione o li falsifica, il ministero delle Foreste commina una sanzione come stabilito nei regolamenti applicabili.

6.7. L'LA: 6.7.1. inoltra una copia di un documento V-Legal/di una licenza FLEGT o una relazione di non conformità al ministero delle Foreste entro ventiquattro ore dal momento in cui è stata presa la decisione; 6.7.2. presenta ogni tre mesi al ministero delle Foreste, con copia al ministero del Commercio e al ministero dell'Industria, una relazione esauriente e una relazione sintetica pubblica che indicano il numero di documenti V-Legal/licenze FLEGT rilasciati oltre al numero e al tipo di casi di non conformità rilevati.

7. Monitoraggio

L'SVL del legname indonesiano comprende il monitoraggio da parte della società civile (monitoraggio indipendente). Per rafforzare ulteriormente il sistema per un AVP-FLEGT viene aggiunta una valutazione periodica.

Il monitoraggio indipendente viene condotto dalla società civile per valutare la conformità degli operatori, degli LP, degli LV e delle LA con i requisiti dell'SVL del legname indonesiano, ivi compresi gli orientamenti e le norme di accreditamento. In tale contesto, per società civile si intendono le persone giuridiche indonesiane che comprendono ONG, comunità e singoli cittadini indonesiani.

L'obiettivo della valutazione periodica è quello di fornire una garanzia indipendente che l'SVL del legname indonesiano funzioni come descritto, migliorando pertanto la credibilità delle licenze FLEGT rilasciate. La valutazione periodica si avvale delle risultanze e delle raccomandazioni del monitoraggio indipendente. Le condizioni della valutazione periodica figurano nell'allegato VI.