Relazione sul rendiconto finanziario dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia (Vienna) (periodo dal 1o maggio al 31 dicembre 1998), corredata delle risposte dell'Osservatorio



Gazzetta ufficiale n. C 372 del 22/12/1999 pag. 0050 - 0054



Relazione sul rendiconto finanziario dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia (Vienna) (periodo dal 1o maggio al 31 dicembre 1998), corredata delle risposte dell'Osservatorio (1999/C 372/09) INDICE >SPAZIO PER TABELLA> Parere della Corte 1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia (l'Osservatorio), conformemente all'articolo 12, paragrafo 11, del regolamento (CEE) n. 1035/97 del Consiglio(1). 2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Osservatorio relativo al primo esercizio finanziario che è andato dal 31 maggio al 31 dicembre 1998. Conformemente all'articolo 12, paragrafo 8, del regolamento (CEE) n. 1035/97 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2) conformemente alle disposizioni finanziarie interne stabilite in virtù dell'articolo 12, paragrafo 12, del regolamento (CEE) n. 1035/97 del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea. 3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Questo sono il risultado di un adeguamento delle norme internazionali di controllo generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha pertanto proceduto alle verifiche concernenti i documenti contabili ed attuato altre procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Attraverso questo controllo, la Corte ha ottenuto elementi idonei a sostenere il seguente giudizio. 4. L'esame ha consentito alla Corte di affermare con ragionevole certezza che i conti relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1998 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari. Principali osservazioni sull'esecuzione del bilancio dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia (Vienna) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1998 Contabilità di bilancio e contabilità generale 5. L'Osservatorio non ha ancora predisposto un sistema contabile appropriato, conformemente alla legislazione in vigore. Esso dovrebbe essere posto in atto senza ulteriore ritardo, di guisa che l'Osservatorio possa predisporre un sistema contabile appropriato, che copra sia la contabilità di bilancio che quella generale. Riporti 6. I documenti giustificativi relativi agli importi riportati non sono sufficienti, dal momento che la maggior parte dei riporti si riferisce ad impegni accantonati. Commissione consultiva per gli acquisti e i contratti (CCAC) 7. Nel corso del 1998 l'Osservatorio ha operato all'interno di locali provvisori. Attualmente sono stati reperiti locali definitivi. Allo scopo di poter prendere le appropriate decisioni di investimento relative ai locali definitivi, dovrebbe essere istituita per l'Osservatorio una CCAC. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo, nella riunione del 13 e 14 ottobre 1999. Per la Corte dei conti Jan O. KARLSSON Presidente (1) GU L 151 del 10.6.1997, pag. 1. (2) Conformemente all'articolo 12, paragrafo 10, del regolamento (CEE) n. 1035/97 del Consiglio, la contabilità di tutte le entrate ed uscite dell'Osservatorio per l'esercizio 1998 è stata stabilita il 18 marzo 1999 e trasmessa al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio, alla Commissione ed alla Corte dei conti. Tali conti sono pervenuti alla Corte il 19 marzo 1999. Nelle tabelle allegate alla presente relazione figura un riepilogo del rendiconto finanziario in questione. Tabella 1 Bilancio finanziario al 31 dicembre 1998 >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 2 Conto di gestione per l'esercizio 1998 >SPAZIO PER TABELLA> Risposte dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia Punto 5: Contabilità di bilancio e contabilità generale Fino al 1o luglio 1999, a causa della durata della procedura di assunzione del personale dell'Osservatorio, il numero di agenti previsti dallo statuto non era superiore a 4 (2A, 1B,1C) incluso il direttore. Nel marzo 1999, il consiglio di amministrazione ha nominato provvisoriamente un contabile (l'agente B) in attesa di poterne assumere uno definitivo. La procedura di assunzione è ora in dirittura di arrivo e il contabile dovrebbe prendere servizio nel corso delle prossime settimane. Oltre a ciò, in giugno, il consiglio di amministrazione ha deciso di avviare le discussioni tecniche per l'introduzione presso l'Osservatorio del sistema comune finanziario e contabile SI2. Finché ciò non sia stato realizzato, l'Osservatorio si servirà di un software specializzato per la contabilità. Punto 6: Riporti Dalla metà di luglio fino alla fine del settembre 1998, il direttore è stato il solo agente nominato presso l'Osservatorio. Poiché sono state necessarie diverse settimane per il trasferimento della totalità dei fascicoli finanziari, precedentemente sotto la responsabilità della Commissione europea, durante tale periodo l'Osservatorio ha dovuto provvedere alla fase iniziale con impegni accantonati. La regolarizzazione è stata ultimata nella prima parte del 1999. Punto 7: Commissione consultiva per gli acquisti e i contratti Dati il numero limitato di agenti presso l'Osservatorio e l'indispensabile separazione delle funzioni, non è stato possibile istituire una CCAC interna prima del luglio 1999. Il consiglio di amministrazione deve stabilire, nella riunione del settembre 1999, l'istituzione formale di tale CCAC. Per il periodo di transizione, l'Osservatorio deve istituire una "CCAC ad hoc" per preparare le decisioni relative ai locali definitivi.