IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 330/39

DECISIONE DELLA COMMISSIONE

del 12 dicembre 2011

relativa al riutilizzo dei documenti della Commissione

(2011/833/UE)

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 249,

considerando quanto segue:

(1) Europa 2020 presenta un quadro dell’economia di mercato sociale europea per il XXI secolo, che ha tra le sue priorità la seguente tematica «Crescita intelligente: sviluppare un’economia basata sulla conoscenza e sull’innovazione».

(2) Le nuove tecnologie dell’informazione e delle comunicazioni hanno creato possibilità senza precedenti di aggregare e combinare contenuti provenienti da fonti differenti.

(3) Le informazioni del settore pubblico costituiscono una fonte rilevante di crescita potenziale di servizi online innovativi grazie a prodotti e servizi che garantiscono un valore aggiunto. I governi possono stimolare i mercati dei contenuti mettendo a disposizione le informazioni del settore pubblico in modo trasparente, efficace e non discriminatorio. Per questo motivo l’Agenda digitale europea (1) ha indicato nel riutilizzo delle informazioni del settore pubblico uno dei principali ambiti di intervento.

(4) La Commissione stessa, così come le altre istituzioni, detiene numerosi documenti di tutti i tipi che potrebbero essere riutilizzati in prodotti e servizi d’informazione a valore aggiunto e che potrebbero costituire un’utile fonte di contenuti per le imprese e i cittadini.

(5) Il diritto di accesso ai documenti della Commissione è disciplinato dal regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (2).

(6) La direttiva 2003/98/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (3) stabilisce norme minime per il riutilizzo dell’informazione del settore pubblico nell’Unione europea. Nei considerando della stessa si incoraggiano gli Stati membri a spingersi oltre le norme minime e ad adottare politiche meno restrittive in materia di dati, al fine di permettere un ampio utilizzo dei documenti in possesso degli organismi del settore pubblico.

(7) In questo ambito la Commissione ha dato l’esempio alle pubbliche amministrazioni mettendo liberamente a disposizione del pubblico statistiche, pubblicazioni e l’intero corpus legislativo dell’Unione. Si tratta di una buona base di partenza per migliorare ulteriormente la disponibilità e le possibilità di riutilizzo dei dati in possesso dell’istituzione.

(8) La decisione 2006/291/CE, Euratom della Commissione, del 7 aprile 2006, relativa al riutilizzo delle informazioni della Commissione (4) stabilisce le condizioni per il riutilizzo dei documenti in possesso della Commissione.

(9) Al fine di rendere più efficace il regime di riutilizzo dei documenti della Commissione, è opportuno adeguare le norme pertinenti per garantire un utilizzo più ampio di tali documenti.

(10) È opportuno creare un portale di dati come punto unico di accesso ai documenti di cui è consentito il riutilizzo. Inoltre è opportuno inserire tra i documenti disponibili per il riutilizzo le informazioni del settore della ricerca prodotte dal Centro comune di ricerca. È opportuno adottare disposizioni per tenere conto del passaggio verso formati a lettura ottica. Un importante passo in avanti rispetto alla decisione 2006/291/CE, Euratom, consisterebbe nel rendere i documenti della Commissione generalmente disponibili per il riutilizzo senza che sia necessario presentare singole domande, bensì mediante licenze aperte di riutilizzo o semplici clausole di esclusione della responsabilità.

(11) Occorre pertanto sostituire la decisione 2006/291/CE, Euratom con la presente decisione.

(12) Una politica di riutilizzo meno restrittiva da parte della Commissione favorirà una nuova attività economica, porterà a un utilizzo e a una diffusione più ampia delle informazioni dell’Unione, migliorerà l’immagine di apertura e trasparenza delle istituzioni ed eviterà inutili oneri amministrativi ai servizi della Commissione e agli utilizzatori. Nel 2012 la Commissione intende verificare con altre istituzioni dell’Unione e con le principali agenzie se e in che misura quest’ultime possano adottare norme proprie in materia di riutilizzo dei documenti.

(13) È opportuno attuare e applicare la presente decisione nel pieno rispetto dei principi relativi alla protezione dei dati personali ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (5).

(14) È opportuno che la presente decisione non si applichi ai documenti per i quali la Commissione non può consentire il riutilizzo, ad esempio, a causa dei diritti di proprietà intellettuale detenuti da terzi o nei casi in cui i documenti provengano da altre istituzioni,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Oggetto

La presente decisione fissa le condizioni per il riutilizzo dei documenti detenuti dalla Commissione o per suo conto dall’Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea (Ufficio delle pubblicazioni), al fine di facilitare un riutilizzo più ampio delle informazioni, di migliorare l’immagine di apertura della Commissione e di evitare oneri amministrativi inutili per coloro che riutilizzano le informazioni e per i servizi della Commissione.

Articolo 2

Campo d’applicazione

1. La presente decisione si applica ai documenti pubblici prodotti dalla Commissione o da enti pubblici e privati per suo conto:

a) che sono stati pubblicati dalla Commissione o dall’Ufficio delle pubblicazioni per suo conto attraverso pubblicazioni, siti Internet o strumenti di diffusione; oppure

b) che non sono stati pubblicati per motivi economici o altre ragioni pratiche, ad esempio nel caso di studi, relazioni e altri dati.

2. La presente decisione non si applica:

a) al software o ai documenti soggetti a diritti di proprietà industriale, quali brevetti, marchi commerciali, disegni e modelli, loghi e nomi;

b) ai documenti di cui la Commissione non può consentire il riutilizzo a causa dei diritti di proprietà intellettuale detenuti da terzi;

c) ai documenti per i quali, a norma delle disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001, non può essere consentito l’accesso o che possono essere resi accessibili a un terzo soltanto subordinatamente a regole specifiche che disciplinano l’accesso privilegiato ai documenti;

d) ai dati riservati, quali definiti nel regolamento (CE) n. 223/2009 DEL Parlamento europeo E DEL Consiglio (6);

e) ai documenti relativi a progetti di ricerca in corso condotti dal personale della Commissione, che non sono stati pubblicati o non sono disponibili in una banca dati accessibile al pubblico e il cui riutilizzo potrebbe interferire con la convalida dei risultati provvisori della ricerca o nel caso in cui tale riutilizzo potrebbe costituire un motivo per rifiutare la registrazione dei diritti di proprietà industriale a favore della Commissione.

3. La presente decisione non pregiudica e non incide in alcun modo sul regolamento (CE) n. 1049/2001.

4. Nessuna disposizione della presente decisione autorizza il riutilizzo dei documenti in modo ingannevole o fraudolento. La Commissione intende adottare tutte le misure adeguate per proteggere gli interessi e l’immagine pubblica dell’Unione europea in conformità delle norme applicabili.

Articolo 3

Definizioni

Ai fini della presente decisione si intende per:

1. «documento»: a) qualsiasi contenuto informativo, a prescindere dal suo supporto (testo su supporto cartaceo o elettronico, registrazione sonora, visiva o audiovisiva); b) qualsiasi parte di tale contenuto;

2. «riutilizzo», l’uso di documenti da parte di persone fisiche o giuridiche a fini commerciali o non commerciali diversi dallo scopo iniziale per i quali i documenti sono stati prodotti. Lo scambio di documenti tra la Commissione e altri enti pubblici che utilizzano tali documenti esclusivamente per l’adempimento dei loro compiti di servizio pubblico non costituisce riutilizzo;

3. «dati personali», i dati quali definiti all’articolo 2, lettera a), del regolamento (CE) n. 45/2001;

4. «licenza», il rilascio dell’autorizzazione a riutilizzare i documenti a condizioni specifiche; «licenza aperta», una licenza che consente il riutilizzo dei documenti per tutti gli utilizzi specificati in una dichiarazione unilaterale del titolare;

5. «a lettura ottica», i documenti digitali sono sufficientemente strutturati per consentire ad applicazioni informatiche di identificare in modo affidabile le singole dichiarazioni di fatti e la loro struttura interna;

6. «dati strutturati», dati organizzati in modo tale da consentire un’identificazione affidabile delle singole dichiarazioni fattuali e tutti i relativi componenti, come esemplificato in banche dati e fogli elettronici;

7. «portale», un punto singolo di accesso ai dati provenienti da una varietà di fonti web. Le fonti generano sia i dati sia i relativi metadati. I metadati necessari a fini di indicizzazione sono generati automaticamente dal portale e integrati nella misura necessaria a facilitare funzionalità comuni quali la ricerca e il collegamento. Il portale può inoltre memorizzare dati provenienti dalle fonti che lo alimentano al fine di migliorare l’efficacia o garantire funzionalità supplementari.

Articolo 4

Principio generale

Tutti i documenti sono disponibili a fini di riutilizzo:

a) per fini commerciali o non commerciali alle condizioni di cui all’articolo 6;

b) a titolo gratuito, subordinatamente alle disposizioni di cui all’articolo 9;

c) e senza che sia necessario presentare una domanda individuale, salvo quando diversamente stabilito all’articolo 7.

La presente decisione è attuata nel pieno rispetto delle norme relative alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, in particolare del regolamento (CE) n. 45/2001.

Articolo 5

Portale dei dati

La Commissione istituisce un portale dei dati come punto di accesso unico ai suoi dati strutturati, così da facilitarne il collegamento e il riutilizzo a fini commerciali e non commerciali.

I servizi della Commissione intendono individuare e mettere progressivamente a disposizione i dati in loro possesso che possono essere divulgati. Il portale dei dati può fornire l’accesso ai dati di altre istituzioni, organismi, uffici e agenzie dell’Unione europea, a richiesta di quest’ultimi.

Articolo 6

Condizioni per il riutilizzo dei documenti

1. I documenti sono messi a disposizione per il riutilizzo senza che sia necessario presentare domanda, salvo se altrimenti specificato, e senza restrizioni o, se del caso, mediante una licenza aperta o una clausola di esclusione della responsabilità assortite di condizioni che illustrano i diritti dei riutilizzatori.

2. Tra le condizioni citate, che non devono limitare le possibilità di riutilizzo, quando ciò non sia necessario, possono figurare le seguenti:

a) l’obbligo per i riutilizzatori di indicare la fonte dei documenti;

b) l’obbligo di non stravolgere il significato o messaggio originali dei documenti;

c) la non responsabilità della Commissione per qualsiasi conseguenza derivante dal riutilizzo.

Laddove sia necessario applicare altre condizioni a una particolare classe di documenti, viene consultato il gruppo interservizi di cui all’articolo 12.

Articolo 7

Domande individuali per il riutilizzo dei documenti

1. Qualora sia necessario presentare una domanda individuale per il riutilizzo dei documenti, i servizi della Commissione lo specificano chiaramente nel documento pertinente o nella comunicazione relativa allo stesso e indicano l’indirizzo per la presentazione della domanda.

2. Le domande individuali di riutilizzo dei documenti sono gestite sollecitamente dai servizi competenti della Commissione. Al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento. Entro 15 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, il servizio della Commissione o l’Ufficio delle pubblicazioni autorizzano il riutilizzo del documento oggetto della domanda e, ove necessario, ne forniscono una copia oppure comunicano con una risposta scritta il rifiuto totale o parziale della domanda, precisandone i motivi.

3. Qualora una domanda di riutilizzo riguardi un documento particolarmente lungo o un elevato numero di documenti, oppure qualora sia necessario tradurre la domanda, il termine di cui al paragrafo 2 può essere prorogato di 15 giorni lavorativi, sempre che il richiedente ne sia informato in anticipo e che le ragioni della proroga siano indicate chiaramente.

4. In caso di rifiuto del riutilizzo di un documento, il servizio della Commissione o l’Ufficio delle pubblicazioni informano il richiedente del suo diritto di adire la Corte di giustizia dell’Unione europea o di presentare un reclamo presso il Mediatore europeo, alle condizioni previste rispettivamente, agli articoli 263 e 228 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea.

5. Quando un rifiuto è basato sull’articolo 2, paragrafo 2, lettera b), della presente decisione, la risposta al richiedente contiene inoltre un riferimento alla persona fisica o giuridica titolare del diritto, se nota, oppure il licenziante dal quale la Commissione ha ottenuto il materiale pertinente, se noto.

Articolo 8

Formati dei documenti disponibili per il riutilizzo

1. I documenti sono resi disponibili in qualsiasi formato o versione linguistica esistente, ove possibile e opportuno in un formato adatto alla lettura ottica.

2. Ciò non comporta l’obbligo di creare, adeguare o aggiornare i documenti per soddisfare la richiesta, né l’obbligo di fornire estratti di documenti se ciò comporta difficoltà sproporzionate, che vanno al di là della semplice manipolazione.

3. La presente decisione non determina, altresì, l’obbligo per la Commissione di tradurre i documenti richiesti in versioni linguistiche diverse da quelle già disponibili al momento della richiesta.

4. La Commissione o l’Ufficio delle pubblicazioni non possono essere tenuti a continuare la produzione di determinati tipi di documenti o a conservarli in un dato formato in vista del loro riutilizzo da parte di una persona fisica o giuridica.

Articolo 9

Norme sulla fatturazione dei costi

1. Il riutilizzo di documenti è in linea di principio gratuito.

2. In casi eccezionali possono essere recuperati i costi marginali sostenuti per la riproduzione e la diffusione di documenti.

3. Quando la Commissione decide di adattare un documento al fine di soddisfare una domanda specifica, le spese sostenute per l’adattamento possono essere addebitate al richiedente. Per valutare la necessità di recuperare tali spese, si tiene conto degli sforzi necessari per l’adattamento dei documenti, nonché dei potenziali vantaggi che il loro riutilizzo potrebbe apportare all’Unione, ad esempio attraverso la diffusione di informazioni sul funzionamento dell’Unione oppure il miglioramento dell’immagine pubblica dell’istituzione.

Articolo 10

Trasparenza

1. Le condizioni e le tariffe standard applicabili al riutilizzo di documenti sono fissate in anticipo e pubblicate, ove possibile e opportuno per via elettronica.

2. La ricerca di documenti è agevolata da modalità pratiche, ad esempio elenchi di contenuti dei documenti più importanti disponibili per il riutilizzo.

Articolo 11

Diritti esclusivi e non discriminatori

1. Le condizioni applicabili per il riutilizzo di documenti non comportano discriminazioni per categorie analoghe di riutilizzo.

2. Il riutilizzo di documenti è aperto a tutti i potenziali attori del mercato. Non sono concessi diritti esclusivi.

3. Tuttavia, se per l’erogazione di un servizio d’interesse pubblico è necessario un diritto esclusivo, la fondatezza del motivo per l’attribuzione di tale diritto esclusivo è soggetta a riesame periodico e comunque dopo tre anni. Ogni eventuale accordo di esclusiva è trasparente ed è reso pubblico.

4. Diritti esclusivi possono essere concessi, per un breve periodo, agli editori di riviste scientifiche o accademiche per articoli basati sul lavoro di funzionari della Commissione.

Articolo 12

Gruppo interservizi

1. È istituito un gruppo interservizi presieduto dal direttore generale responsabile dell’applicazione della presente decisione o da un suo rappresentante. Il gruppo, composto da personale delle direzioni generali e dei servizi, analizza le questioni di interesse comune e redige ogni 12 mesi una relazione sull’applicazione della decisione.

2. È istituito un comitato direttivo presieduto dall’Ufficio delle pubblicazioni e in cui sono rappresentati il segretariato generale, le direzioni generali Comunicazione, Società dell’informazione e dei media e Informatica e diverse direzioni generali in rappresentanza dei fornitori di dati, il quale garantirà la supervisione del progetto per l’attuazione del portale di dati. Altre istituzioni potrebbero essere invitate a partecipare ai lavori del comitato in una fase successiva.

3. Il termine della licenza aperta di cui all’articolo 6 sono definiti mediante accordo tra i direttori generali responsabili della presente decisione e dell’esecuzione amministrativa delle decisioni relative ai diritti di proprietà intellettuale presso la Commissione, previa consultazione del gruppo interservizi di cui al paragrafo 1.

Articolo 13

Riesame

La presente decisione è oggetto di un riesame tre anni dopo l’entrata in vigore.

Articolo 14

Abrogazione

La decisione 2006/291/CE, Euratom è abrogata.

Fatto a Bruxelles, il 12 dicembre 2011 Per la Commissione Il presidente José Manuel BARROSO

(1) COM(2010) 245.

(2) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(3) GU L 345 del 31.12.2003, pag. 90.

(4) GU L 107 del 20.4.2006, pag. 38.

(5) GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.

(6) GU L 87 del 31.3.2009, pag. 164.