Relazione sul rendiconto finanziario dell'Ufficio di armonizzazione a livello di mercato interno (UAMI - Alicante) (esercizio 1996), corredata delle risposte dell'Ufficio



Gazzetta ufficiale n. C 393 del 29/12/1997 pag. 0023 - 0028



RELAZIONE sul rendiconto finanziario dell'Ufficio di armonizzazione a livello di mercato interno (UAMI - Alicante) (esercizio 1996), corredata delle risposte dell'Ufficio (97/C 393/04) 1.1. Questa relazione è destinata al comitato di bilancio dell'Ufficio di armonizzazione a livello di mercato interno, conformemente all'articolo 137, secondo paragrafo, del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio del 20 dicembre 1993 (1). 1.2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Ufficio di armonizzazione a livello di mercato interno relativo all'esercizio 1996. Conformemente all'articolo 119, paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio (2), il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del presidente dell'Ufficio. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei conti (3) secondo le disposizioni finanziarie interne, come prescritto all'articolo 137 del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio. La Corte è tenuta ad esaminare questi conti in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea. 1.3. La Corte ha svolto il proprio controllo conformemente alle norme di controllo generalmente riconosciute, nei limiti della loro applicabilità al contesto comunitario. Essa ha posto in atto alcune verifiche riguardanti i libri e i registri contabili nonché altre procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Le principali osservazioni cui ha dato adito il controllo della Corte sono esposte nella seconda parte della relazione. 1.4. Le osservazioni formulate ai paragrafi 1.8 1.11(entrate proprie) non consentono di pronunciarsi sull'affidabilità dei conti relativi alle entrate figuranti nel rendiconto finanziario. 1.5. Con riserva degli aspetti menzionati al paragrafo precedente, il rendiconto finanziario relativo all'esercizio 1996 è affidabile e possono essere asserite, nel complesso, la legittimità e la regolarità delle relative operazioni. PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'UFFICIO DI ARMONIZZAZIONE A LIVELLO DI MERCATO INTERNO RELATIVAMENTE ALL'ESERCIZIO 1996 La contabilità di bilancio 1.6. Benché il 1996 costituisca il terzo esercizio di attività, il servizio contabile dell'Ufficio non dispone ancora di un vero e proprio software per la contabilità di bilancio. L'esecuzione del bilancio viene seguita con l'ausilio di uno strumento che non costituisce un vero e proprio sistema contabile (possibilità di modificare delle registrazioni senza che rimangano traccie di tali modifiche, mancanza di un collegamento con la contabilità generale ecc.). 1.7. Benché sia indispensabile per conoscere il costo effettivo dei servizi resi, l'Ufficio non dispone di un sistema di contabilità analitica. Le entrate proprie 1.8. Prima che entrasse in funzione, nel maggio 1996, il sistema concepito per la sorveglianza delle imposte relative al deposito del marchio (Euromarc), altri due sistemi alternativi sono stati utilizzati temporaneamente per la sorveglianza delle richieste di registrazione dei marchi. Il rischio inerente al trasferimento dei dati da questi sistemi provvisori ad Euromarc è elevato e non consente quindi di pronunciarsi sull'esaustività dei trasferimenti in causa. 1.9. L'Ufficio non è stato in grado di dimostrare che il sistema Euromarc funzionasse conformemente alla descrizione che ne era stata fatta. La Corte non può quindi pronunciarsi con certezza sull'affidabilità del sistema. 1.10. La nuova descrizione fornita dall'Ufficio è pervenuta troppo tardi per consentire i lavori complementari necessari a dissolvere l'incertezza. 1.11. Per ragioni dovute essenzialmente alla pesantezza del sistema Euromarc e alla complessità del regolamento, sono stati riscontrati notevoli ritardi nel trattamento delle domande. A questo proposito, alcuni clienti hanno esposto i propri reclami all'Ufficio. Inoltre, i ritardi accumulati hanno consentito di contabilizzare solo 12,4 Mio ECU di entrate, su un totale di 45,9 Mio ECU d'incassi. La differenza, 33,5 Mio ECU, è stata registrata nel passivo del bilancio come «anticipi da parte dei clienti». Di questi, 4,7 Mio ECU sono costituiti da versamenti non identificati rispetto alla relativa richiesta di registrazione del marchio. Sapendo che ogni giorno giungono nuovi pagamenti, sarebbe urgente procedere al più presto all'identificazione di queste vecchie operazioni. La CCAC 1.12. La CCAC dell'Ufficio è stata istituita solo il 1° aprile 1996. Prima di tale data, molti contratti per i quali sarebbe stato necessario il parere della CCAC erano stati stipulati dall'Ufficio sulla base di un «rapporto di gestione» accompagnato talvolta da una nota della divisione giuridica sulla regolarità della procedura seguita. Questa nota non sostituisce in alcun caso il parere della CCAC. Stanziamenti riportati / annullamenti / storni 1.13. L'importo degli stanziamenti riportati al 1997 è di 14,5 Mio ECU (totale dei riporti di diritto), pari cioè al 44,8 % degli stanziamenti dell'esercizio che ammontano a 32,4 Mio ECU. 1.14. Questi stanziamenti riportati hanno origine dalle numerose richieste di registrazione di marchi che non erano state trattate alla fine dell'esercizio. 1.15. Gli stanziamenti correnti annullati sono ammontati a 5,6 Mio ECU, vale a dire al 17,3 % degli stanziamenti dell'esercizio. Per quanto riguarda gli stanziamenti riportati dall'esercizio 1995 (4,65 Mio ECU) sono stati annullati 0,68 Mio ECU (pari al 14,6 %). Gli storni di stanziamenti sono ammontati a 7,6 Mio ECU. Gli importi indicati nonché gli stanziamenti riportati all'esercizio 1997 e il volume degli incassi percepiti denotano l'imprecisione delle previsioni di bilancio per l'esercizio 1996. Nel corso dell'esercizio sarebbe stato necessario modificare le previsioni di bilancio iniziali. Gli edifici 1.16. L'Ufficio continua ad occupare un edificio appartenente alle autorità spagnole e messo a sua disposizione gratuitamente. Non vi è però, a questo proposito, alcun contratto. Per quanto riguarda la sede definitiva, l'Ufficio ha avviato trattative su una proposta di acquisto ed iscritto in bilancio un primo importo per lavori di supervisione. 1.17. È d'uopo sottolineare che l'Ufficio, prima di assumere un impegno giuridico, deve accertare la disponibilità degli stanziamenti necessari. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 15 e del 16 ottobre 1997. Per la Corte dei conti Bernhard FRIEDMANN Presidente (1) GU L 11 del 14. 1. 1994, pag.33. (2) Conformemente all'articolo 137, paragrafo 1 del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e le spese dell'Ufficio relative all'esercizio finanziario 1996 sono stati stabiliti il 21 febbraio 1997. I conti sono pervenuti alla Corte il 25 febbraio 1997. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione. ALLEGATO TABELLA 1 BILANCIO FINANZIARIO RELATIVO AGLI ESERCIZI 1995 E 1996 >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Fonte: Presentazione elaborata dalla Corte in base ai dati forniti dall'Ufficio. >SPAZIO PER TABELLA> (1) L'importo corrisponde a quello dell'attivo immobilizzato. (2) Il saldo negativo del risultato e dei capitali propri non costituisce una perdita di capitale. Esso deriva dall'applicazione del regolamento finanziario per quanto riguarda le entrate (solo incassi) e le spese (pagamenti più stanziamenti riportati). (3) Nel rendiconto finanziario dell'esercizio 1995, la contropartita della sovvenzione della Commissione non ancora pagata alla fine dell'esercizio fa parte delle entrate. A partire dall'esercizio 1996, conformemente alle disposizioni regolamentari, questa contropartita figura al passivo del bilancio. RISPOSTE DELL'UAMI 1.4. Entrate proprie L'incasso delle imposte relative al deposito e alla registrazione di un marchio comunitario è il risultato di una lunga procedura definita dal regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio del 20 dicembre 1993. Dall'atto del deposito di una richiesta di registrazione del marchio sino alla contabilizzazione della corrispondente imposta di deposito trascorrono generalmente due mesi, nel corso dei quali la pratica è affidata ad almeno tre categorie di persone. L'intero processo è informatizzato e a ogni categoria di persone viene attribuito un diritto d'accesso corrispondente ai compiti che essa è autorizzata a svolgere. Per poter percorrere in un lasso di tempo ridotto (2 a 3 giorni) tutte le tappe intercorrenti tra il ricevimento del deposito e la contabilizzazione dell'imposta di deposito, è assolutamente indispensabile che le pratiche selezionate all'ingresso godano di un trattamento prioritario. Ciò è possibile a due condizioni: 1. Che a titolo provvisorio ed eccezionale, un utente disponga di tutti gli accessi che gli consentano di giungere alla contabilizzazione. 2. Che la dimostrazione del processo accelerato avvenga in un ambiente di prova onde disporre della flessibilità d'impiego desiderata senza tuttavia alterare la base di produzione. In occasione della visita dei revisori nel febbraio 1997, non è stato possibile effettuare una siffatta dimostrazione nell'arco di tempo disponibile data la mancanza di mezzi tecnici. Dei provvedimenti sono strati presi sin d'ora affinché, in occasione della visita dei revisori prevista per l'ottobre 1997, sia effettuata una presentazione esaustiva del sistema di riscossione delle entrate. 1.6. Contabilità di bilancio Analogamente alle altre agenzie, anche l'UAMI è in attesa della versione finale del software per la contabilità di bilancio SINCOM 2, che dovrebbe essere disponibile verso la fine del 1997. La sua implementazione in seno all'UAMI avverrà nei mesi successivi alla consegna di SINCOM 2. 1.7. Contabilità analitica Per taluni settori di attività, l'Ufficio provvederà all'introduzione della contabilità analitica sin dall'inizio del 1998. Esso disporrà, a quel momento e per taluni settori, di una base di produzione sufficientemente ampia e stabilizzata per poter fissare degli standard realistici. 1.8. Entrate proprie - Cambiamento di sistema Per il passaggio al sistema finale per la sorveglianza dei depositi e delle relative imposte, l'Ufficio ha verificato in maniera approfondita la coerenza dei dati trasferiti. D'altronde, i riscontri bancari hanno confermato i risultati del trasferimento. L'Ufficio ritiene perciò che il trasferimento sia stato effettuato correttamente. 1.9. 1.10 Sistema d'incasso delle imposte Vedere la risposta al punto 1.4. 1.12. Ritardo nell'identificazione/Contabilizzazione dei pagamenti Dato il numero ragguardevole di depositi ricevuti nel 1996 (43 000 anziché i 15 000 previsti), l'Ufficio aveva accumulato in tale anno un certo ritardo nella contabilizzazione delle imposte relative ai depositi. Attualmente, suddetto ritardo è praticamente annullato. Per quanto concerne i 4,7 Mio ECU costituiti da versamenti non identificati, la situazione è stata regolarizzata sin dal mese di marzo 1997 come era previsto e come è stato comunicato ai revisori della Corte. Tuttora, il tempo che intercorre tra il ricevimento di un assegno all'UAMI e la sua identificazione e trasferimento in banca è pari a 6 giorni. 1.13. CCAC La CCAC è stata istituita subito dopo l'entrata in vigore del regolamento finanziario dell'Ufficio e delle modalità di esecuzione applicabili a suddetto regolamento che fissano la composizione della CCAC. Prima della creazione della CCAC, l'UAMI non poteva che seguire la procedura che ha adottato, ovvero consultare la divisione giuridica per quanto concerne i contratti superiori ai 42 000 ECU onde assicurarsi che la procedura di acquisto fosse conforme alle regole applicabili all'aggiudicazione di appalti pubblici. Durante tale periodo transitorio e per quanto concerne gli appalti più importanti, l'UAMI si è sforzato di utilizzare i contratti di altre istituzioni, in particolar modo della Commissione, onde beneficiare della garanzia giuridica legata a detti appalti e dell'economia di scala che necessariamente ne deriva. 1.14. Stanziamenti riportati L'importo degli stanziamenti riportati nel 1996 è relativamente importante. Gli stanziamenti in oggetto sono attribuiti per l'80 % alle spese di procedura (ricerca/traduzione/pubblicazione, ecc. . .). In conformità dell'articolo 29 del regolamento finanziario e appena effettuata la contabilizzazione delle imposte relative al deposito, l'Ufficio impegna le spese di procedura derivanti dal regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio relativo al marchio comunitario. In effetti, si tratta di spese inevitabili la cui esecuzione è direttamente collegata alla riscossione delle imposte relative al deposito. In questa fase di avvio, tenuto conto del numero di depositi molto più elevato del previsto (+280 %), è evidente che lo scarto esistente tra l'impegno delle spese per le procedure e la realizzazione di dette procedure sia molto più importante che in circostanze normali. Tale situazione è destinata ad una progressiva regolarizzazione; nel 1997, l'importo degli stanziamenti riportati relativi alle spese di procedura sarà nettamente inferiore. 1.16. Stanziamenti annullati/Storni di stanziamenti Il bilancio dell'esercizio 1996 è stato preparato a fine giugno 1994 e presentato all'autorità di bilancio nel febbraio 1995. A quel tempo, nulla consentiva di prevedere che l'UAMI avrebbe dovuto far fronte ad un tale numero di richieste di registrazione di marchi. Nel giugno e nel settembre 1996, l'UAMI ha informato il proprio comitato di bilancio dell'evoluzione della situazione, attirando al contempo la sua attenzione sulle conseguenze in materia di bilancio. Va sottolineato che una parte degli stanziamenti annullati appartengono al capitolo 1 1 e riguardano in particolar modo la linea 1 1 3 3 per un importo pari a 1 031 000 ECU (costituzione o mantenimento dei diritti a pensione per gli agenti temporanei). Tali stanziamenti erano stati iscritti al bilancio su richiesta della Commissione onde sopportare la quota a carico del datore di lavoro delle pensioni spettanti agli agenti (è stato accertato che suddetta iscrizione era contraria allo statuto). Nel frattempo, la Commissione ha notificato che non esiste alcun fondo pensioni e che non è quindi dovuto alcun importo quale quota a carico del datore di lavoro. Per quanto concerne gli altri stanziamenti annullati, si tratta essenzialmente di stanziamenti relativi alle spese di procedura per le quali, data la mancanza di tempo, non si sono potuti realizzare gli impegni nel 1996. 1.17. Edificio Non è stato stipulato alcun contratto di locazione tra le autorità spagnole e l'UAMI per l'occupazione della sede provvisoria sita in Avenida de Aguilera, n. 20. Esiste tuttavia un documento intitolato «Atto di consegna delle chiavi della sede provvisoria», firmato il 25 febbraio 1994 tra il COSOAMI e l'UAMI, che prevede l'occupazione da parte di quest'ultimo della sede provvisoria sino al trasloco nella sede definitiva. 1.18. Sede definitiva L'UAMI prende nota dell'osservazione relativa alla disponibilità di stanziamenti per l'acquisto della sede definitiva. Il comitato di bilancio ha d'altronde approvato l'acquisto della prima fase della sede definitiva finanziandolo mediante un prestito contratto presso il settore bancario.