IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 328/42

REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1271/2013 DELLA COMMISSIONE

del 30 settembre 2013

che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (1), in particolare l’articolo 208,

considerando quanto segue:

(1) Il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione (2) che reca regolamento finanziario quadro degli organismi istituiti dalle Comunità si basava sul regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (3). Il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 è stato sostituito dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012. Occorre pertanto rivedere il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002. A fini di chiarezza è necessario sostituire il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002.

(2) Occorre tenere conto della dichiarazione comune del Parlamento europeo, del Consiglio dell’UE e della Commissione europea sulle agenzie decentrate del 19 luglio 2012.

(3) Occorre rivedere alcune disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 per tenere conto dell’esperienza acquisita nella loro applicazione.

(4) Il presente regolamento deve stabilire i principi generali e le regole di base applicabili agli organismi istituiti a norma del TFUE e del trattato Euratom (in appresso: «organismi dell’Unione») che ricevono contributi a carico del bilancio, fatto salvo l’atto costitutivo. Sulla base del presente regolamento gli organismi dell’Unione devono adottare la propria regolamentazione finanziaria, che può discostarsi dal regolamento soltanto se lo impongano esigenze specifiche e previo accordo della Commissione.

(5) Tuttavia, per motivi di coerenza gli organismi dell’Unione interamente autofinanziati, ai quali il presente regolamento non si applica, dovrebbero stabilire una regolamentazione analoga, se del caso. Conformemente alla dichiarazione comune del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione europea del 19 luglio 2012, tali organismi presentano al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione una relazione annuale sull’esecuzione del loro bilancio e tengono conto delle loro richieste e raccomandazioni.

(6) Gli organismi dell’Unione devono stabilire ed eseguire il loro bilancio nel rispetto dei cinque principi della legge di bilancio (unità, verità, universalità, specializzazione e annualità), e dei principi del pareggio, dell’unità di conto, della sana gestione finanziaria e della trasparenza.

(7) Va sottolineata la funzione di riequilibrio svolta dal contributo dell’Unione. La parte del risultato di bilancio positivo del bilancio dell’organismo dell’Unione che supera l’importo del contributo dell’Unione versato nel corso dell’esercizio deve essere riversata al bilancio dell’Unione.

(8) Se l’atto costitutivo prevede che le entrate sono costituite da tasse e canoni oltre al contributo dell’Unione e che le entrate risultanti da tasse e canoni sono destinate specificamente a finanziare spese determinate, gli organismi dell’Unione devono avere la possibilità di riportare il saldo sotto forma di entrate con destinazione specifica.

(9) Le tasse vanno fissate a un livello tale da coprire i costi della fornitura dei servizi ed evitare l’accumulo di eccedenze.

(10) La delega di compiti di esecuzione del bilancio agli organismi dell’Unione deve essere debitamente giustificata dalle caratteristiche dei compiti stessi e dalla competenza specifica dell’organismo dell’Unione, garantendo al tempo stesso la sana gestione finanziaria e l’efficienza in termini di costi. I compiti delegati devono essere compatibili con l’atto costitutivo.

(11) Agli organismi dell’Unione dovrebbe essere consentito di ricevere sovvenzioni ad hoc soltanto se ciò è esplicitamente previsto nei pertinenti atti di base e autorizzato nell’atto costitutivo.

(12) Conformemente all’articolo 50 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’organismo dell’Unione deve partecipare a un esercizio di analisi comparativa con altri organismi e istituzioni dell’Unione.

(13) Occorre stabilire le regole relative al piano d’azione per dare seguito alle conclusioni delle valutazioni periodiche generali, onde assicurarne l’efficace attuazione.

(14) Per garantire la coerenza della programmazione, è necessario che l’organismo dell’Unione prepari un documento contenente la programmazione annuale e pluriennale, tenendo conto degli orientamenti della Commissione.

(15) L’organismo dell’Unione deve allineare il calendario della programmazione annuale e pluriennale alla procedura di bilancio per garantire l’efficacia e la coerenza di tutti i documenti di programmazione.

(16) È necessario chiarire la struttura attuale delle funzioni di revisione contabile interna e di controllo interno e razionalizzare gli obblighi in materia di relazioni. La funzione di revisione contabile interna in seno all’organismo dell’Unione deve essere svolta dal revisore contabile interno della Commissione, che deve effettuare controlli ove lo giustifichino i rischi esistenti. Occorre stabilire le norme relative alla creazione e al funzionamento delle capacità di revisione contabile interna.

(17) Occorre razionalizzare gli obblighi in materia di relazioni. Gli organismi dell’Unione devono fornire una relazione annuale di attività consolidata contenente informazioni esaustive sull’attuazione del loro programma di lavoro, sul loro bilancio, sul loro piano in materia di politica del personale e sui loro sistemi di gestione e di controllo interno.

(18) Per migliorare l’efficienza in termini di costi degli organismi dell’Unione, occorre prevedere la possibilità di condividere i servizi o di trasferirli a un altro organismo dell’Unione o alla Commissione. In particolare, l’efficienza in termini di costi può essere migliorata permettendo che il contabile della Commissione venga incaricato della totalità o di una parte dei compiti del contabile dell’organismo dell’Unione.

(19) Come previsto dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, occorre stabilire che gli impegni di bilancio per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possono essere ripartiti in frazioni annue solo quando ciò è previsto dall’atto di base o se si tratta di spese amministrative.

(20) Per allineare le norme in materia di entrate con destinazione specifica con quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 occorre stabilire regole per quanto riguarda la differenziazione tra le entrate con destinazione specifica (interne ed esterne) e il loro riporto.

(21) Per allineare le regole relative al trattamento degli interessi generati dal contributo dell’Unione all’organismo dell’Unione a quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, occorre stabilire che gli interessi non sono dovuti al bilancio.

(22) Il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 prevede, in determinati casi, la possibilità di contrarre un impegno giuridico prima di procedere a un impegno di bilancio. Questa possibilità va estesa anche agli organismi dell’Unione.

(23) Per garantire la coerenza tra il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 e il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, non dovrebbero essere consentite disposizioni specifiche in materia di appalti e sovvenzioni. L’applicazione di un insieme unico di regole assicura la semplificazione delle attività dell’organismo dell’Unione e permette di utilizzare gli orientamenti e i modelli preparati dalla Commissione.

(24) È opportuno prevedere che l’organismo dell’Unione possa attribuire premi, al fine di allineare le disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 a quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

(25) Per individuare e gestire adeguatamente il rischio di conflitto di interessi reale o percepito, gli organismi dell’Unione dovrebbero essere tenuti ad adottare regole in materia di prevenzione e gestione dei conflitti di interessi. Tali regole dovrebbero tenere conto degli orientamenti elaborati dalla Commissione in seguito alla dichiarazione comune del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione europea del 19 luglio 2012.

(26) Le disposizioni in materia di politica immobiliare, compresa l’introduzione della possibilità e delle condizioni che consentono agli organismi dell’Unione di contrarre prestiti, devono essere allineate al regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 per garantire un’applicazione coerente delle nuove norme da parte di tutti gli organismi e tutte le istituzioni dell’Unione.

(27) Occorre prevedere disposizioni transitorie per la programmazione e la presentazione di relazioni, tenuto conto del fatto che alla Commissione occorre tempo per elaborare gli orientamenti opportuni in cooperazione con gli organismi dell’Unione.

(28) È necessario stabilire che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, per consentire l’adozione in tempo utile del regolamento finanziario rivisto degli organismi dell’Unione entro il 1o gennaio 2014, al fine di garantire l’applicazione di regole coerenti al prossimo quadro finanziario pluriennale,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

TITOLO I

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Oggetto

Il presente regolamento stabilisce le regole finanziarie fondamentali in base alle quali l’organismo dell’Unione deve adottare la propria regolamentazione finanziaria. La regolamentazione finanziaria dell’organismo dell’Unione può discostarsi dal presente regolamento soltanto se lo impongano esigenze specifiche e previo accordo della Commissione.

Articolo 2

Definizioni

Ai fini del presente regolamento si intende per:

— «atto costitutivo»: l’atto di diritto dell’Unione che disciplina gli aspetti essenziali relativi alla creazione e al funzionamento dell’organismo dell’Unione,

— «bilancio dell’organismo dell’Unione»: lo strumento che prevede e autorizza, per ciascun esercizio, tutte le entrate e le spese ritenute necessarie per l’organismo dell’Unione,

— «organismo dell’Unione»: qualunque organismo di cui all’articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012,

— «consiglio di amministrazione»: l’organo decisionale principale a livello interno in materie finanziarie e di bilancio dell’organismo dell’Unione, indipendentemente dalla sua denominazione nell’atto costitutivo,

— «direttore»: la persona incaricata di eseguire le decisioni del consiglio di amministrazione nonché il bilancio dell’organismo dell’Unione in qualità di ordinatore, indipendentemente dalla sua denominazione nell’atto costitutivo,

— «comitato esecutivo»: l’organo interno che assiste il consiglio di amministrazione e le cui responsabilità e regolamento interno sono definiti nell’atto costitutivo.

Articolo 3

Periodi di tempo, date e termini

Salvo altrimenti disposto, il regolamento (CEE, Euratom) n. 1182/71 del Consiglio (4) si applica ai termini fissati dal presente regolamento.

Articolo 4

Protezione dei dati personali

Il presente regolamento non pregiudica i requisiti della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (5) né quelli del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (6).

Articolo 5

Rispetto dei principi di bilancio

Alle condizioni di cui al presente regolamento, la formazione e l’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione rispettano i principi dell’unità, della verità del bilancio, dell’annualità, del pareggio, dell’unità di conto, dell’universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, che richiede un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza.

TITOLO II

PRINCIPI DI BILANCIO

CAPO 1

Principi dell’unità e della verità di bilancio

Articolo 6

Ambito di applicazione del bilancio dell’organismo dell’Unione

1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione comprende:

a) entrate proprie in cui rientrano tutti i canoni e le tasse che l’organismo dell’Unione è autorizzato a percepire in virtù dei compiti ad esso affidati, nonché altre eventuali entrate;

b) entrate in cui rientrano eventuali contributi finanziari degli Stati membri che accolgono l’organismo;

c) un contributo accordato dall’Unione;

d) entrate con destinazione specifica volte a finanziare spese specifiche secondo l’articolo 23, paragrafo 1;

e) le spese dell’organismo dell’Unione, comprese le spese amministrative.

2. Le entrate in cui rientrano i canoni e le tasse hanno destinazione specifica solo in casi eccezionali e debitamente giustificati, previsti nell’atto costitutivo.

3. Se uno o più atti costitutivi prevedono che alcuni compiti ben definiti siano finanziati separatamente o se l’organismo dell’Unione svolge compiti che gli sono affidati in virtù di un accordo di delega, esso tiene una contabilità separata delle operazioni di entrata e di spesa. L’organismo dell’Unione identifica chiaramente ciascun gruppo di compiti nella sua programmazione delle risorse umane contenuta nel documento di programmazione annuale e pluriennale di cui all’articolo 32.

Articolo 7

Sovvenzioni ad hoc

1. Gli organismi dell’Unione possono ricevere sovvenzioni ad hoc dal bilancio soltanto se ciò è autorizzato dall’atto costitutivo ed esplicitamente previsto dall’atto di base.

2. Se l’organismo dell’Unione è stato autorizzato a ricevere sovvenzioni ad hoc, i compiti finanziati da tali sovvenzioni sono inclusi nel programma di lavoro annuale di cui all’articolo 32, paragrafo 3.

Articolo 8

Accordi di delega

1. All’organismo dell’Unione non sono affidati compiti di esecuzione del bilancio da parte della Commissione tranne se ciò è giustificato dalla natura particolare dell’azione e dalla competenza specifica dell’organismo dell’Unione.

2. Nella scelta dell’organismo dell’Unione si tiene debito conto:

a) del rapporto costi/benefici connesso alla scelta di delegare tali compiti;

b) dell’impatto sulla struttura di governance dell’organismo e sulle sue risorse finanziarie e umane.

3. Laddove la Commissione in via eccezionale affida compiti all’organismo dell’Unione:

a) l’articolo 60 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 si applica all’organismo dell’Unione per quanto riguarda i fondi destinati a tali compiti e gli articoli 108 e 109 del presente regolamento non si applicano;

b) i compiti affidati devono essere menzionati nel programma di lavoro annuale dell’organismo dell’Unione di cui all’articolo 32, paragrafo 3, unicamente a titolo informativo.

4. Fatto salvo il paragrafo 2, l’ordinatore consulta il consiglio di amministrazione prima di firmare l’accordo di delega.

Articolo 9

Norme specifiche sui principi dell’unità e della verità del bilancio

1. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione a una linea del bilancio dell’organismo dell’Unione.

2. Nessuna spesa può essere impegnata né autorizzata in eccedenza agli stanziamenti autorizzati dal bilancio dell’organismo dell’Unione.

3. Uno stanziamento può essere iscritto nel bilancio dell’organismo dell’Unione solo se corrisponde a una spesa ritenuta necessaria.

4. Gli interessi generati dai versamenti di prefinanziamenti effettuati a partire dal bilancio dell’organismo dell’Unione non sono dovuti a quest’ultimo.

CAPO 2

Principio dell’annualità

Articolo 10

Definizione

Gli stanziamenti iscritti nel bilancio dell’organismo dell’Unione sono autorizzati per la durata di un esercizio, che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.

Articolo 11

Tipologia degli stanziamenti

1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione comporta stanziamenti non dissociati e, ove le esigenze operative lo giustifichino, stanziamenti dissociati. Gli stanziamenti dissociati danno luogo a stanziamenti di impegno e a stanziamenti di pagamento.

2. Gli stanziamenti di impegno coprono il costo totale degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio.

3. Gli stanziamenti di pagamento coprono i pagamenti derivanti dall’esecuzione degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio o durante gli esercizi precedenti.

Articolo 12

Contabilità per entrate e stanziamenti

1. Le entrate dell’organismo dell’Unione di cui all’articolo 6 sono imputate a un esercizio sulla base degli importi riscossi nel corso dell’esercizio stesso.

2. Le entrate dell’organismo dell’Unione danno luogo a un importo equivalente di stanziamenti di pagamento.

3. Gli stanziamenti assegnati a titolo di un esercizio sono utilizzati solo per coprire le spese impegnate e pagate nel corso di tale esercizio e per coprire gli importi dovuti a titolo di impegni relativi a esercizi precedenti.

4. Gli impegni di stanziamenti sono contabilizzati sulla base degli impegni giuridici effettuati fino al 31 dicembre.

5. I pagamenti sono contabilizzati a titolo di un esercizio sulla base dei pagamenti effettuati dal contabile entro il 31 dicembre dell’esercizio stesso.

Articolo 13

Impegno di stanziamenti

Gli stanziamenti iscritti nel bilancio dell’organismo dell’Unione possono essere impegnati con decorrenza di effetti dal 1o gennaio, non appena il bilancio dell’organismo dell’Unione è stato definitivamente adottato.

Articolo 14

Annullamento e riporto di stanziamenti

1. Gli stanziamenti non utilizzati entro la fine dell’esercizio per il quale sono stati iscritti sono annullati. Tuttavia, possono essere oggetto di una decisione di riporto limitato unicamente all’esercizio successivo, adottata entro il 15 febbraio dal consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, dal comitato esecutivo, conformemente ai paragrafi 3 e 4, o possono essere oggetto di un riporto di diritto conformemente al paragrafo 5.

2. Gli stanziamenti relativi alle spese di personale non possono essere oggetto di riporto.

3. Per gli stanziamenti di impegno dissociati e gli stanziamenti non dissociati non ancora impegnati alla fine dell’esercizio il riporto può riguardare:

a) gli importi corrispondenti agli stanziamenti di impegno;

b) gli importi corrispondenti agli stanziamenti non dissociati relativi ai progetti immobiliari, per i quali la maggior parte delle fasi preparatorie della procedura d’impegno è stata completata al 31 dicembre. Le fasi preparatorie della procedura d’impegno sono definite nelle modalità di esecuzione del regolamento finanziario di ciascun organismo dell’Unione.

Tali importi possono essere impegnati fino al 31 marzo dell’anno successivo o fino al 31 dicembre dell’anno successivo per gli importi relativi ai progetti immobiliari.

4. Per gli stanziamenti di pagamento il riporto può riguardare gli importi necessari per coprire impegni anteriori o impegni connessi a stanziamenti di impegno riportati, se gli stanziamenti di pagamento previsti alle rispettive linee del bilancio dell’esercizio successivo non sono sufficienti per coprire il fabbisogno.

L’organismo dell’Unione interessato impiega in via prioritaria gli stanziamenti autorizzati per l’esercizio in corso e ricorre agli stanziamenti riportati soltanto quando i primi siano esauriti.

5. Gli stanziamenti non dissociati corrispondenti a obblighi regolarmente contratti alla fine dell’esercizio sono riportati di diritto unicamente all’esercizio successivo.

6. Gli stanziamenti riportati non impegnati al 31 marzo dell’esercizio N + 1 sono annullati di diritto e riportati nella contabilità.

Articolo 15

Norme in materia di riporto delle entrate con destinazione specifica

Al riporto delle entrate con destinazione specifica di cui all’articolo 23, e degli stanziamenti non utilizzati e disponibili al 31 dicembre a titolo di tali entrate, si applicano le seguenti disposizioni:

a) le entrate con destinazione specifica esterne sono oggetto di un riporto di diritto e sono utilizzate integralmente entro il completamento di tutte le operazioni connesse al programma o all’azione cui sono destinate; le entrate con destinazione specifica esterne riscosse nell’ultimo anno del programma o dell’azione possono essere utilizzate durante il primo anno del programma o dell’azione seguente;

b) le entrate con destinazione specifica interne sono oggetto di riporto per un unico esercizio, fatta eccezione per le entrate con destinazione specifica interne di cui all’articolo 23, paragrafo 3, lettera f), che sono oggetto di un riporto di diritto.

Entro e non oltre il 1o giugno dell’anno N + 1, l’organismo dell’Unione informa la Commissione circa l’esecuzione delle entrate con destinazione specifica oggetto di riporto.

Articolo 16

Disimpegno di stanziamenti

I disimpegni che intervengono nel corso degli esercizi successivi all’esercizio per il quale gli stanziamenti sono stati iscritti nel bilancio dell’organismo dell’Unione, conseguenti alla mancata esecuzione totale o parziale delle azioni alle quali gli stanziamenti sono stati assegnati, danno luogo all’annullamento degli stanziamenti corrispondenti.

Articolo 17

Impegni

1. Le spese di gestione corrente possono, a decorrere dal 15 ottobre di ogni anno, essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l’esercizio successivo. Tali impegni non possono tuttavia superare un quarto degli stanziamenti decisi dal consiglio di amministrazione che figurano sulla corrispondente linea di bilancio per l’esercizio in corso. Tali impegni non possono riguardare spese nuove il cui principio non sia stato ancora ammesso nell’ultimo bilancio dell’organismo dell’Unione regolarmente adottato.

2. Le spese che, come gli affitti, devono essere effettuate in anticipo, possono dar luogo a decorrere dal 1o dicembre a un pagamento a valere sugli stanziamenti previsti per l’esercizio successivo. In questo caso non si applica il limite di cui al paragrafo 1.

Articolo 18

Norme applicabili in caso di tardiva adozione del bilancio dell’organismo dell’Unione

1. Se all’inizio dell’esercizio il bilancio dell’organismo dell’Unione non è stato ancora definitivamente adottato, si applicano le norme di cui ai paragrafi da 2 a 6.

2. Le operazioni d’impegno e di pagamento possono essere effettuate entro i limiti stabiliti al paragrafo 3.

3. Le operazioni d’impegno possono essere effettuate, per capitolo, entro i limiti di un quarto dell’insieme degli stanziamenti autorizzati per il pertinente capitolo per l’esercizio precedente, aumentato di un dodicesimo per ciascun mese trascorso.

Il limite degli stanziamenti previsti nello stato previsionale delle entrate e delle spese non può essere superato.

Le operazioni di pagamento possono essere effettuate mensilmente, per capitolo, entro i limiti di un dodicesimo degli stanziamenti autorizzati per il pertinente capitolo per l’esercizio precedente, senza poter superare il dodicesimo degli stanziamenti previsti nello stesso capitolo dello stato previsionale delle entrate e delle spese.

4. Come stanziamenti autorizzati nel pertinente capitolo dell’esercizio precedente, di cui ai paragrafi 2 e 3, si intendono gli stanziamenti votati nel bilancio dell’organismo dell’Unione, compresi i bilanci rettificativi, dopo le rettifiche apportate in funzione degli storni effettuati nel corso di tale esercizio.

5. Su richiesta del direttore, se la continuità dell’azione dell’organismo dell’Unione e le esigenze di gestione lo rendono necessario, il consiglio di amministrazione può autorizzare simultaneamente spese superiori a un dodicesimo provvisorio, ma non superiori al totale di quattro dodicesimi provvisori, salvo in casi debitamente giustificati, sia per le operazioni d’impegno sia per le operazioni di pagamento in aggiunta a quelli resi automaticamente disponibili a norma dei paragrafi 2 e 3.

I dodicesimi supplementari sono autorizzati per intero e non sono frazionabili.

6. Se, per un determinato capitolo, l’autorizzazione di quattro dodicesimi provvisori, accordata conformemente al paragrafo 5, non permette di fare fronte alle spese necessarie per evitare un’interruzione della continuità dell’azione dell’organismo dell’Unione nel settore contemplato dal capitolo in questione, può essere autorizzato, a titolo eccezionale, il superamento dell’importo degli stanziamenti iscritti nel corrispondente capitolo del bilancio dell’organismo dell’Unione dell’esercizio precedente. Il consiglio di amministrazione delibera secondo le procedure di cui al paragrafo 5. L’importo globale degli stanziamenti disponibile nel bilancio dell’organismo dell’Unione dell’esercizio precedente o nel progetto di bilancio proposto dall’organismo dell’Unione non può tuttavia in nessun caso essere superato.

CAPO 3

Principio del pareggio

Articolo 19

Definizione e portata

1. Entrate e stanziamenti di pagamento devono risultare in pareggio.

2. Gli stanziamenti d’impegno non possono superare l’importo del contributo dell’Unione, più le entrate proprie e le altre eventuali entrate di cui all’articolo 6.

3. Per gli organismi le cui entrate sono costituite da tasse e canoni oltre al contributo dell’Unione, le tasse vanno fissate a un livello tale da evitare l’accumulo di eccedenze. Ove si ripresenti un elevato risultato di bilancio positivo o negativo, ai sensi dell’articolo 97, il livello delle tasse e dei canoni viene adeguato.

4. L’organismo dell’Unione non può sottoscrivere prestiti entro il quadro del suo bilancio.

5. Il contributo dell’Unione all’organismo dell’Unione costituisce per il bilancio di quest’ultimo un contributo al pareggio e può essere frazionato in più versamenti.

6. L’organismo dell’Unione applica una gestione rigorosa della tesoreria, tenendo debito conto delle entrate con destinazione specifica, al fine di assicurare che i suoi saldi di cassa siano limitati alle necessità debitamente giustificate. Nelle sue richieste di pagamento, l’organismo dell’Unione presenta previsioni dettagliate e aggiornate sulle sue effettive esigenze di tesoreria nel corso dell’esercizio, comprese le informazioni sulle entrate con destinazione specifica.

Articolo 20

Risultato di bilancio dell’esercizio

1. Se il risultato di bilancio ai sensi dell’articolo 97 è positivo, viene rimborsato alla Commissione a concorrenza del contributo versato nel corso dell’esercizio. La parte del risultato di bilancio che supera l’importo del contributo dell’Unione versato nel corso dell’esercizio è iscritta nel bilancio dell’organismo dell’Unione dell’esercizio successivo fra le entrate.

Il primo comma si applica anche nel caso in cui le entrate dell’organismo dell’Unione siano costituite da tasse e canoni oltre al contributo dell’Unione.

La differenza fra il contributo iscritto nel bilancio e quello effettivamente versato all’organismo dell’Unione è oggetto di un annullamento.

L’organismo dell’Unione trasmette, entro il 31 gennaio dell’anno N, una stima del risultato di bilancio dell’anno N - 1, da riversare successivamente al bilancio nel corso dell’anno N, al fine di completare le informazioni già disponibili riguardanti il risultato di bilancio dell’anno N - 2. La Commissione terrà debito conto di tali informazioni al momento di valutare il fabbisogno finanziario dell’organismo dell’Unione per l’anno N + 1.

2. In casi eccezionali, quando l’atto costitutivo stabilisce che le entrate derivanti da tasse e canoni sono volte a finanziare spese specifiche, l’organismo dell’Unione può riportare il saldo delle tasse e dei canoni come entrate con destinazione specifica per le attività connesse alla fornitura dei servizi per cui tali tasse sono dovute.

3. Se il risultato di bilancio ai sensi dell’articolo 97 è negativo, viene iscritto nel bilancio dell’organismo dell’Unione per l’esercizio successivo come stanziamenti di pagamento o, se del caso, detratto dal risultato di bilancio positivo dell’organismo dell’Unione degli esercizi successivi.

4. Le entrate o gli stanziamenti di pagamento sono iscritti nel bilancio dell’organismo dell’Unione nel corso della procedura di bilancio utilizzando la procedura della lettera rettificativa di cui all’articolo 39 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 oppure, se il bilancio dell’organismo dell’Unione è in corso di esecuzione, mediante un bilancio rettificativo.

CAPO 4

Principio dell’unità di conto

Articolo 21

Utilizzo dell’euro

Il bilancio dell’organismo dell’Unione è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro. Per le esigenze di tesoreria, tuttavia, il contabile e, nel caso delle casse di anticipi, gli amministratori degli anticipi sono autorizzati a effettuare operazioni in altre monete, alle condizioni precisate nella regolamentazione finanziaria di ciascun organismo dell’Unione.

CAPO 5

Principio dell’universalità

Articolo 22

Definizione e portata

Fatto salvo l’articolo 23, l’insieme delle entrate copre l’insieme degli stanziamenti di pagamento. Fatto salvo l’articolo 25, tutte le entrate e le spese sono iscritte senza contrazione fra di esse.

Articolo 23

Entrate con destinazione specifica

1. Le entrate con destinazione specifica esterne e le entrate con destinazione specifica interne sono destinate a finanziare spese determinate.

2. Costituiscono entrate con destinazione specifica esterne:

a) i contributi finanziari degli Stati membri e dei paesi terzi, incluse in entrambi i casi le rispettive agenzie pubbliche, entità o persone fisiche, per talune attività dell’organismo dell’Unione, a condizione che ciò sia previsto dall’accordo concluso tra l’organismo dell’Unione e gli Stati membri, i paesi terzi o le agenzie pubbliche, entità o persone fisiche in questione;

b) le entrate aventi una destinazione specifica, quali redditi da fondazioni, sussidi, donazioni e legati;

c) i contributi finanziari, non coperti dalla lettera a), di paesi terzi o di vari organismi non dell’Unione ad attività degli organismi dell’Unione, — le entrate provenienti dalle sovvenzioni ad hoc di cui all’articolo 7, — le entrate provenienti dagli accordi di delega di cui all’articolo 8;

d) le entrate con destinazione specifica interne di cui al paragrafo 3, nella misura in cui sono accessorie rispetto alle altre entrate di cui alle lettere da a) a c) del presente paragrafo;

e) le entrate provenienti dalle tasse e dai canoni di cui all’articolo 6, paragrafo 2.

3. Costituiscono entrate con destinazione specifica interne:

a) le entrate provenienti da terzi per forniture, prestazione di servizi o lavori effettuati su loro richiesta, fatta eccezione per i canoni e le tasse di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a);

b) i proventi della vendita di autoveicoli, macchinari, impianti, materiali e apparecchiature scientifiche e tecniche che sono sostituiti o rottamati quando il valore contabile è completamente ammortizzato;

c) le entrate provenienti dalla restituzione, a norma dell’articolo 62, di somme indebitamente pagate;

d) i proventi di forniture, prestazioni di servizi e lavori effettuati a favore delle istituzioni dell’Unione o di altri organismi dell’Unione;

e) l’importo delle indennità di assicurazione riscosse;

f) le entrate provenienti da indennità locative;

g) le entrate provenienti dalla vendita di pubblicazioni e film, anche su supporto elettronico;

h) le entrate provenienti da successivi rimborsi di oneri fiscali a norma dell’articolo 25, paragrafo 3, lettera b).

4. Fatto salvo l’articolo 23, paragrafo 2, lettera e), il pertinente atto costitutivo può anche prescrivere di destinare le entrate da esso previste a spese determinate. Salvo diversamente specificato nel pertinente atto costitutivo, tali entrate costituiscono entrate con destinazione specifica interne.

5. Qualsiasi entrata ai sensi del paragrafo 2, lettere da a) a c), e del paragrafo 3, lettere a) e d), deve coprire la totalità delle spese dirette o indirette sostenute nel quadro dell’azione o della destinazione in oggetto.

6. Il bilancio dell’organismo dell’Unione prevede per le entrate con destinazione specifica esterne e per le entrate con destinazione specifica interne una struttura d’accoglienza e, per quanto possibile, il loro importo.

Le entrate con destinazione specifica possono essere incluse nello stato previsionale delle entrate e delle spese soltanto per gli importi certi alla data di formazione dello stato previsionale.

Articolo 24

Atti di liberalità

1. Il direttore può accettare qualsiasi atto di liberalità a favore dell’organismo dell’Unione, in particolare fondazioni, sussidi, donazioni e legati.

2. L’accettazione di liberalità che potrebbero comportare oneri è soggetta all’autorizzazione del consiglio di amministrazione, oppure, se l’atto costitutivo lo consente, del comitato esecutivo, il quale si pronuncia entro due mesi a decorrere dalla data in cui la domanda gli è stata presentata. Se il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo non delibera entro tale termine, la liberalità si considera accettata.

Articolo 25

Norme in materia di detrazioni e compensazione dei tassi di cambio

1. Si possono effettuare le seguenti detrazioni dall’importo delle richieste di pagamento, che in tal caso sono oggetto di un ordine di pagamento al netto:

a) sanzioni imposte alle parti di contratti d’appalto o ai beneficiari;

b) sconti, rimborsi e ribassi concessi su singole fatture e rendiconti di spesa;

c) ripetizioni delle somme indebitamente pagate.

Le ripetizioni di cui alla lettera c) del primo comma possono essere operate mediante detrazione diretta in occasione di un nuovo pagamento intermedio o di un nuovo pagamento a saldo a favore del medesimo beneficiario, effettuata sullo stesso capitolo, articolo ed esercizio ai quali l’indebito pagamento è stato imputato.

Le norme contabili dell’Unione si applicano alle detrazioni di cui al primo comma, lettera c).

2. I prezzi di prodotti o prestazioni forniti all’organismo dell’Unione che comprendono oneri fiscali oggetto di rimborso da parte degli Stati membri in forza del protocollo sui privilegi e le immunità dell’Unione europea sono imputati al bilancio dell’organismo dell’Unione con il loro importo al netto delle tasse, purché tale protocollo si applichi all’organismo dell’Unione.

3. I prezzi di prodotti o prestazioni forniti all’organismo dell’Unione che comprendono oneri fiscali oggetto di rimborso da parte di paesi terzi in forza delle pertinenti convenzioni possono essere imputati al bilancio dell’organismo dell’Unione con il loro importo:

a) al netto delle tasse; oppure

b) al lordo delle tasse. In tal caso, i successivi rimborsi di oneri fiscali sono assimilati a entrate con destinazione specifica interne.

4. Gli oneri fiscali nazionali eventualmente sostenuti dall’organismo dell’Unione a titolo temporaneo in applicazione dei paragrafi 2 e 3 sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati.

5. Un eventuale risultato di bilancio negativo viene iscritto come spesa nel bilancio dell’organismo dell’Unione.

6. Le differenze di cambio registrate nel corso dell’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione possono essere compensate. Il risultato finale, positivo o negativo, è riportato nel risultato di bilancio dell’esercizio.

CAPO 6

Principio della specializzazione

Articolo 26

Disposizioni generali

Gli stanziamenti sono specificati per titoli e per capitoli. I capitoli sono suddivisi in articoli e in voci.

Articolo 27

Storni

1. Il direttore può procedere a storni di stanziamenti:

a) da titolo a titolo fino ad un massimo del 10 % degli stanziamenti dell’esercizio iscritti alla linea dalla quale viene effettuato lo storno;

b) da capitolo a capitolo e da articolo ad articolo senza limiti.

2. Al di là del limite di cui al paragrafo 1, il direttore può proporre al consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, al comitato esecutivo storni di stanziamenti da titolo a titolo. Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo dispone di tre settimane per opporsi a detti storni. Trascorso tale termine gli storni sono considerati adottati.

3. Le proposte di storni e gli storni effettuati conformemente ai paragrafi 1 e 2 sono accompagnati da giustificazioni adeguate e dettagliate da cui emerge l’esecuzione degli stanziamenti nonché le previsioni del fabbisogno fino a fine esercizio, tanto per le linee da rafforzare quanto per quelle da cui sono prelevati gli stanziamenti.

4. Il direttore informa al più presto il consiglio di amministrazione degli storni effettuati. Il direttore informa il Parlamento europeo e il Consiglio degli storni eseguiti a norma del paragrafo 2.

Articolo 28

Norme specifiche in materia di storni

1. Possono essere dotate di stanziamenti mediante storno solo le linee del bilancio dell’organismo dell’Unione per le quali detto bilancio autorizza uno stanziamento o che recano la menzione «per memoria».

2. Gli stanziamenti corrispondenti a entrate con destinazione specifica possono essere oggetto di storno solo a condizione che tali entrate conservino la loro destinazione.

CAPO 7

Principio della sana gestione finanziaria

Articolo 29

Principi di economia, efficienza ed efficacia/Principio della sana gestione finanziaria

1. Gli stanziamenti sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.

2. Secondo il principio dell’economia, le risorse impiegate dall’organismo dell’Unione nella realizzazione delle proprie attività sono messe a disposizione in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.

Secondo il principio dell’efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.

Secondo il principio dell’efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi.

3. L’organismo dell’Unione partecipa all’esercizio di analisi comparativa di cui all’articolo 50 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

L’esercizio di analisi comparativa comprende:

— un esame dell’efficienza dei servizi orizzontali dell’organismo dell’Unione,

— un’analisi costi/benefici di una condivisione dei servizi o di un loro trasferimento integrale a un altro organismo dell’Unione o alla Commissione.

Al momento di svolgere l’esercizio di analisi comparativa di cui al primo e al secondo comma, l’organismo dell’Unione adotta le disposizioni necessarie per evitare ogni conflitto d’interessi.

4. Sono stabiliti obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e corredati di un termine per tutti i settori di attività contemplati dal bilancio dell’organismo dell’Unione. La realizzazione di tali obiettivi è verificata mediante indicatori di performance stabiliti per ciascuna attività e le relative informazioni sono trasmesse al consiglio d’amministrazione dal direttore. Tali informazioni sono fornite ogni anno entro i termini più brevi e al più tardi nei documenti che accompagnano il progetto di bilancio dell’organismo dell’Unione.

5. Per migliorare il processo decisionale, l’organismo dell’Unione procede a valutazioni ex ante ed ex post in conformità degli orientamenti definiti dalla Commissione. Sono soggetti a valutazione tutti i programmi e le attività che comportano spese importanti e i risultati di tale valutazione sono comunicati al consiglio di amministrazione.

6. Il direttore prepara un piano d’azione per dare seguito alle conclusioni delle valutazioni di cui al paragrafo 5 e riferisce in merito ai progressi compiuti due volte l’anno alla Commissione e periodicamente al consiglio di amministrazione.

7. Il consiglio di amministrazione esamina l’attuazione del piano d’azione di cui al paragrafo 6.

Articolo 30

Controllo interno dell’esecuzione del bilancio

1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione viene eseguito secondo il principio di un controllo interno efficace ed efficiente.

2. Ai fini dell’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:

a) efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;

b) affidabilità delle relazioni;

c) salvaguardia degli attivi e informazione;

d) prevenzione, individuazione e rettifica delle frodi e irregolarità e seguito dato a tali frodi e irregolarità;

e) adeguata gestione dei rischi connessi alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, tenendo conto del carattere pluriennale dei programmi, nonché della natura dei pagamenti in questione.

3. Un controllo interno efficace si basa sulle migliori pratiche internazionali e include, in particolare, quanto segue:

a) separazione dei compiti;

b) un’adeguata strategia di gestione e controllo dei rischi, compresi i controlli presso i beneficiari;

c) prevenzione dei conflitti d’interesse;

d) adeguate piste di controllo e integrità dei dati nei sistemi informatici;

e) procedure per la vigilanza sul rendimento e su eventuali inadeguatezze e lacune individuate nei controlli interni;

f) verifica periodica del valido funzionamento del sistema di controllo interno.

4. Un controllo interno efficiente si basa sugli elementi seguenti:

a) attuazione di un’adeguata strategia di gestione e controllo dei rischi, coordinata tra le persone addette alle varie fasi del controllo;

b) accessibilità per tutte le persone addette alle varie fasi del controllo dei risultati dei controlli svolti;

c) ricorso, se del caso, a pareri indipendenti sulla revisione contabile, a condizione che il lavoro sottostante sia adeguato e accettabile e che sia stato svolto conformemente alle norme convenute;

d) applicazione tempestiva di misure correttive, comprese, ove opportuno, sanzioni dissuasive;

e) eliminazione di controlli multipli;

f) miglioramento del rapporto costi/benefici dei controlli.

CAPO 8

Principio della trasparenza

Articolo 31

Pubblicazione dei conti, dei bilanci e delle relazioni

1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto conformemente al principio della trasparenza.

2. Una sintesi del bilancio dell’organismo dell’Unione e degli eventuali bilanci rettificativi dell’organismo dell’Unione, definitivamente adottati, è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea entro tre mesi dalla loro adozione.

Questa sintesi presenta le cinque principali linee di bilancio delle entrate, le cinque principali linee di bilancio delle spese del bilancio amministrativo e operativo dell’organismo dell’Unione, la tabella dell’organico e una stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati. Essa presenta anche le cifre dell’esercizio precedente.

3. Il bilancio dell’organismo dell’Unione, compresi la tabella dell’organico e i bilanci rettificativi dell’organismo dell’Unione, definitivamente adottati, e la stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati, sono trasmessi per informazione al Parlamento europeo e al Consiglio, alla Corte dei conti e alla Commissione, e pubblicati sul sito Internet dell’organismo dell’Unione entro quattro settimane dalla loro adozione.

4. L’organismo dell’Unione pubblica sul proprio sito Internet, entro il 30 giugno dell’esercizio successivo, informazioni sui destinatari di fondi provenienti dal proprio bilancio, compresi gli esperti assunti conformemente all’articolo 89, conformemente all’articolo 21, paragrafi 2, 3 e 4 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 (7) della Commissione e secondo una presentazione standardizzata. Le informazioni pubblicate devono essere facilmente accessibili, chiare ed esaurienti. Tali informazioni sono messe a disposizione nel debito rispetto dei requisiti in materia di riservatezza e di sicurezza, in particolare per quanto riguarda la tutela dei dati personali di cui al regolamento (CE) n. 45/2001.

TITOLO III

FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO

CAPO 1

Formazione del bilancio dell’organismo dell’Unione

Articolo 32

Programmazione annuale e pluriennale

1. L’organismo dell’Unione redige un documento di programmazione contenente la programmazione pluriennale e annuale tenendo conto degli orientamenti definiti dalla Commissione.

2. Il programma pluriennale presenta:

— la programmazione strategica globale, compresi gli obiettivi, i risultati previsti e gli indicatori di performance,

— la programmazione delle risorse, compreso il bilancio pluriennale e il personale.

La programmazione delle risorse comprende informazioni qualitative e quantitative sulle risorse umane e sulle questioni di bilancio ai fini dell’elaborazione delle relazioni, segnatamente:

— per gli anni N – 1 e N, informazioni sul numero di funzionari, agenti temporanei e contrattuali quali definiti nello statuto, nonché di esperti nazionali distaccati,

— per l’anno N – 1 una stima delle operazioni di bilancio ai sensi dell’articolo 97 e informazioni sui contributi in natura concessi dallo Stato membro ospitante all’organismo dell’Unione,

— per l’anno N + 1 una stima del numero di funzionari, agenti temporanei e contrattuali quali definiti nello statuto,

— per gli anni successivi, un bilancio e una programmazione delle risorse umane indicativi.

La Commissione trasmette all’organismo dell’Unione il parere dei suoi servizi competenti sul progetto di programmazione delle risorse umane.

Se l’organismo dell’Unione non tiene pienamente conto del parere dei servizi della Commissione, deve fornire a quest’ultima spiegazioni adeguate.

La programmazione delle risorse viene aggiornata ogni anno. La programmazione strategica viene aggiornata ove opportuno, in particolare per tenere conto dell’esito dell’insieme delle valutazioni menzionate nell’atto costitutivo.

3. Il programma di lavoro annuale dell’organismo dell’Unione comprende gli obiettivi dettagliati e i risultati attesi, compresi gli indicatori di prestazione. Esso contiene inoltre una descrizione delle azioni da finanziare e un’indicazione delle risorse finanziarie e umane assegnate a ciascuna azione. Il programma di lavoro annuale è coerente con il programma pluriennale di cui al paragrafo 1.

Esso indica chiaramente quali compiti dell’organismo dell’Unione sono stati aggiunti, modificati o soppressi rispetto all’esercizio precedente.

4. Qualsiasi modifica sostanziale del programma di lavoro annuale è adottata conformemente alla procedura utilizzata per il programma di lavoro iniziale, secondo le disposizioni dell’atto costitutivo e dell’articolo 33 del presente regolamento.

Il consiglio di amministrazione può delegare all’ordinatore dell’organismo dell’Unione il potere di apportare modifiche non sostanziali al programma di lavoro annuale.

Articolo 33

Formazione del bilancio

1. Il bilancio è formato conformemente alle disposizioni dell’atto costitutivo.

2. Entro il 31 gennaio di ogni anno l’organismo dell’Unione trasmette alla Commissione un progetto di stato di previsione delle proprie entrate e spese e gli orientamenti generali che le giustificano.

3. Conformemente all’articolo 37 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’organismo dell’Unione trasmette alla Commissione, al Parlamento europeo e al Consiglio uno stato di previsione delle proprie entrate e spese come indicato nell’atto costitutivo.

4. Lo stato di previsione delle entrate e delle spese dell’organismo dell’Unione comprende:

a) una tabella dell’organico che fissa il numero di posti permanenti e temporanei, la cui presa a carico sarà autorizzata entro i limiti degli stanziamenti di bilancio, per grado e per categoria;

b) in caso di variazione dell’organico, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti;

c) una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni;

d) informazioni sulla realizzazione di tutti gli obiettivi precedentemente fissati per le varie attività. I risultati delle valutazioni sono esaminati e utilizzati per dimostrare i vantaggi che potrebbero derivare da un aumento o una diminuzione del bilancio proposto dell’organismo dell’Unione rispetto al suo bilancio per l’anno N.

5. Entro il 31 gennaio di ogni anno l’organismo dell’Unione trasmette alla Commissione, al Parlamento europeo e al Consiglio il progetto di documento di programmazione di cui all’articolo 32, nonché eventuali versioni aggiornate di tale documento.

6. Nel quadro della procedura relativa all’adozione del bilancio, la Commissione trasmette lo stato di previsione dell’organismo dell’Unione al Parlamento europeo e al Consiglio e propone l’importo del contributo destinato all’organismo stesso e l’organico che ritiene necessario per esso. Non appena ha stabilito il progetto di bilancio, la Commissione stabilisce il progetto di tabella dell’organico degli organismi dell’Unione nonché una stima del numero di agenti contrattuali e di esperti nazionali distaccati, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono proposti stanziamenti.

7. Il Parlamento europeo e il Consiglio adottano la tabella dell’organico dell’organismo dell’Unione, nonché ogni eventuale modifica ad esso, nel rispetto delle disposizioni dell’articolo 38, paragrafo 1. La tabella dell’organico è pubblicata in un allegato alla Sezione III — Commissione — del bilancio.

8. Il bilancio dell’organismo dell’Unione e la tabella dell’organico nonché il documento di programmazione di cui all’articolo 32 sono adottati dal consiglio di amministrazione. Essi diventano definitivi dopo l’approvazione definitiva del bilancio che fissa l’importo del contributo nonché la tabella dell’organico; se del caso, il bilancio dell’organismo dell’Unione e la tabella dell’organico vengono adeguati di conseguenza.

9. Quando affida nuovi compiti a un organismo dell’Unione, la Commissione, fatte salve le procedure legislative relative alla modifica dell’atto costitutivo, presenta al Parlamento europeo e al Consiglio le informazioni necessarie per valutare l’incidenza di questi nuovi compiti sulle risorse dell’organismo dell’Unione al fine di rivedere, se necessario, il suo finanziamento.

Articolo 34

Bilanci rettificativi

Qualsiasi modifica del bilancio dell’organismo dell’Unione, nonché della tabella dell’organico, è oggetto di un bilancio rettificativo adottato conformemente alla procedura utilizzata per il bilancio iniziale dell’organismo dell’Unione, secondo le disposizioni dell’atto costitutivo e dell’articolo 33 del presente regolamento.

CAPO 2

Struttura e presentazione del bilancio dell’organismo dell’Unione

Articolo 35

Struttura del bilancio dell’organismo dell’Unione

Il bilancio dell’organismo dell’Unione comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese.

Articolo 36

Nomenclatura di bilancio

Nella misura in cui ciò sia giustificato dalla natura delle attività dell’organismo dell’Unione, lo stato delle spese è presentato secondo una nomenclatura che comporta una classificazione per destinazione. Tale nomenclatura è definita dall’organismo dell’Unione e distingue chiaramente tra stanziamenti amministrativi e stanziamenti operativi.

Articolo 37

Presentazione del bilancio dell’organismo dell’Unione

Il bilancio dell’organismo dell’Unione presenta:

1. nello stato delle entrate: a) le previsioni di entrate dell’organismo dell’Unione per l’esercizio interessato («anno N»); b) le entrate previste dell’esercizio precedente e le entrate dell’esercizio N– 2; c) gli opportuni commenti per ogni linea di entrata;

2. nello stato delle spese: a) gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’anno N; b) gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’esercizio precedente, nonché le spese impegnate e le spese pagate nel corso dell’esercizio N – 2, queste ultime espresse altresì come percentuale del bilancio dell’organismo dell’Unione dell’anno N; c) uno stato riepilogativo delle scadenze dei pagamenti da effettuare nel corso degli esercizi successivi in base agli impegni di bilancio assunti nel corso di esercizi precedenti; d) gli opportuni commenti per ciascuna suddivisione.

Articolo 38

Norme in materia di tabelle dell’organico

1. La tabella dell’organico di cui all’articolo 33 riporta accanto al numero di posti autorizzati a titolo dell’esercizio il numero di posti autorizzati per l’esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente coperti. Essa costituisce, per l’organismo dell’Unione, un limite tassativo; nessuna nomina può essere fatta oltre detto limite.

Il consiglio di amministrazione può tuttavia procedere a modifiche della tabella dell’organico, fino a concorrenza del 10 % dei posti autorizzati, tranne che per i gradi AD 16, AD 15, AD 14 e AD 13, e rispettando le seguenti condizioni:

a) non incidere sul volume degli stanziamenti per il personale corrispondenti a un esercizio pieno;

b) non superare il limite del numero totale di posti autorizzati dalla tabella dell’organico;

c) l’organismo dell’Unione ha partecipato a un esercizio di analisi comparativa con altri organismi dell’Unione quale avviato dall’esercizio di screening del personale della Commissione.

2. In deroga al paragrafo 1, secondo comma, possono essere compensati i casi di attività a orario ridotto autorizzati dall’autorità che ha il potere di nomina, conformemente allo statuto dei funzionari. Quando un membro del personale chiede la revoca dell’autorizzazione prima della scadenza del periodo accordato, l’organismo dell’Unione adotta tempestivamente le misure atte a rispettare il limite di cui al paragrafo 1, secondo comma, lettera b).

TITOLO IV

ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL’ORGANISMO DELL’UNIONE

CAPO 1

Disposizioni generali

Articolo 39

Esecuzione del bilancio in conformità del principio della sana gestione finanziaria

1. Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore, che esegue il bilancio in entrate e in spese conformemente al regolamento finanziario dell’organismo dell’Unione e al principio della sana gestione finanziaria, sotto la sua responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti autorizzati.

2. A prescindere dalle responsabilità dell’ordinatore in merito alla prevenzione e individuazione delle frodi e irregolarità, l’organismo dell’Unione partecipa alle attività di prevenzione delle frodi dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode.

Articolo 40

Delega dei poteri d’esecuzione del bilancio

1. Il direttore può delegare i poteri d’esecuzione del bilancio al personale dell’organismo dell’Unione soggetto allo statuto, alle condizioni stabilite nella regolamentazione finanziaria dell’organismo dell’Unione adottata dal consiglio di amministrazione. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti.

2. Il delegatario può sottodelegare i poteri ricevuti alle condizioni precisate nelle modalità di esecuzione del presente regolamento di cui all’articolo 114. Ogni atto di sottodelega richiede l’accordo esplicito del direttore.

Articolo 41

Conflitto d’interessi

1. Gli agenti finanziari ai sensi del capo 2 del presente titolo e le altre persone partecipanti all’esecuzione del bilancio e alla gestione, compresi i relativi atti preparatori, alla revisione contabile o al controllo non adottano azioni da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli dell’organismo dell’Unione.

Laddove esista un rischio di questo tipo, la persona in questione si astiene da tali azioni e ne informa l’autorità competente, che conferma per iscritto l’esistenza di un conflitto d’interessi. Qualora si accerti l’esistenza di un conflitto d’interessi, la persona in questione cessa ogni sua attività nella materia. L’autorità competente intraprende qualsiasi altra azione appropriata.

2. Ai fini del paragrafo 1, esiste un conflitto d’interessi quando l’esercizio imparziale e obiettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un’altra persona di cui al paragrafo 1 è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d’interessi con il destinatario.

3. L’autorità competente di cui al paragrafo 1 è il superiore gerarchico del membro del personale. Se quest’ultimo è il direttore, l’autorità competente è il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo.

4. L’organismo dell’Unione adotta regole in materia di prevenzione e gestione del conflitto d’interessi.

Articolo 42

Metodo d’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione

1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione è eseguito dal direttore nei servizi posti sotto la sua autorità.

2. Nella misura in cui ciò si rivela indispensabile, possono essere affidati, mediante contratto, a entità o organismi esterni di diritto privato compiti preparatori o accessori che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l’esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.

CAPO 2

Agenti finanziari

Sezione 1

Principio della separazione delle funzioni

Articolo 43

Separazione delle funzioni

Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e tra loro esclusive.

Sezione 2

L’ordinatore

Articolo 44

Poteri e funzioni dell’ordinatore

1. L’ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo il principio della sana gestione finanziaria e di garantirne la legittimità e la regolarità.

2. Ai fini del paragrafo 1 l’ordinatore pone in atto, conformemente alle norme minime stabilite dal consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, dal comitato esecutivo sulla base delle norme equivalenti fissate dalla Commissione per i propri servizi e tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione e alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi di controllo interno adeguati all’esecuzione dei compiti dell’ordinatore.

L’istituzione della struttura e dei sistemi in questione si fonda su un’analisi globale dei rischi che tiene conto del loro rapporto costo/efficacia.

In particolare l’ordinatore può introdurre, nell’ambito dei suoi servizi, una funzione di perizia tecnica e di consulenza per assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.

3. Per eseguire le spese, l’ordinatore procede agli impegni di bilancio e giuridici, alla liquidazione delle spese e all’emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari per l’esecuzione degli stanziamenti.

4. L’esecuzione delle entrate comporta la formazione delle previsioni di crediti, l’accertamento dei diritti da recuperare e l’emissione degli ordini di riscossione. Comporta anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.

5. L’ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico sull’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione. I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del discarico del bilancio, del controllo o della revisione contabile. In ogni caso, per quanto riguarda la conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni, si applicano le disposizioni dell’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.

Articolo 45

Controlli ex ante

1. Ogni operazione di cui all’articolo 44 è sottoposta ad almeno un controllo ex ante fondato su un’analisi documentale e sui risultati disponibili di controlli già effettuati, concernente gli aspetti operativi e finanziari dell’operazione.

I controlli ex ante comprendono l’avvio e la verifica di un’operazione.

2. Per avvio di un’operazione si intende il complesso delle operazioni preparatorie all’adozione degli atti di esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione da parte degli ordinatori di cui agli articoli 33 e 34.

3. Per verifica ex ante di un’operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall’ordinatore per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.

4. I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili. La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall’ordinatore responsabile in base a considerazioni inerenti ai rischi e all’efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l’ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.

I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:

a) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili;

b) l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui all’articolo 29.

Ai fini dei controlli, l’ordinatore può ritenere che costituisca un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.

5. Per una data operazione, la verifica è effettuata da funzionari diversi da quelli che hanno avviato l’operazione. I funzionari che effettuano la verifica non sono subordinati ai funzionari che hanno avviato l’operazione.

Articolo 46

Controlli ex post

1. L’ordinatore può predisporre controlli ex post per verificare operazioni già autorizzate in esito a controlli ex ante. Tali controlli possono essere organizzati come controlli a campione in funzione del rischio.

2. I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.

I controlli ex post verificano la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio dell’organismo dell’Unione e in particolare il rispetto dei criteri di cui all’articolo 45, paragrafo 4.

I risultati dei controlli ex post sono esaminati dall’ordinatore almeno una volta l’anno onde individuare eventuali problemi sistemici. L’ordinatore adotta le misure necessarie per affrontare tali problemi.

L’analisi del rischi di cui al paragrafo 1 è rivista alla luce dei risultati dei controlli e di altre informazioni pertinenti.

In caso di programmi pluriennali, l’ordinatore definisce una strategia di controllo pluriennale, precisando la natura e la portata dei controlli per tale periodo e la maniera in cui i risultati devono essere misurati anno per anno ai fini del processo annuale di garanzia dell’affidabilità.

3. I controlli ex ante sono svolti da funzionari diversi da quelli responsabili dei controlli ex post. I funzionari responsabili dei controlli ex post non sono subordinati ai funzionari responsabili dei controlli ex ante.

Qualora l’ordinatore esegua audit finanziari di beneficiari quali controlli ex post, le relative norme in materia di audit sono chiare, coerenti e trasparenti, e rispettano sia i diritti dell’organismo dell’Unione che quelli dei servizi sottoposti ad audit.

4. I funzionari incaricati del controllo della gestione delle operazioni finanziarie di cui al paragrafo 3 dispongono delle necessarie competenze professionali. Essi rispettano uno specifico codice deontologico adottato dall’organismo dell’Unione e basato sulle norme fissate dalla Commissione per i propri servizi.

Articolo 47

Relazione annuale di attività consolidata

1. L’ordinatore rende conto al consiglio di amministrazione dell’esercizio delle sue funzioni mediante una relazione annuale di attività consolidata contenente:

a) informazioni riguardanti: — l’attuazione del programma di lavoro annuale dell’organismo, le risorse di bilancio e le risorse umane di cui all’articolo 38, — i sistemi di gestione e controllo interno, compreso un riepilogo del numero e del tipo dei controlli interni effettuati dal revisore interno, le capacità di revisione contabile interna, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a queste ultime e a quelle degli anni precedenti, di cui agli articoli 82 e 83, — le eventuali osservazioni della Corte dei conti e il seguito dato a tali osservazioni, — i conti e la relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio, fatti salvi gli articoli 92, 96 e 97;

b) una dichiarazione dell’ordinatore che indica che, se non diversamente specificato nelle riserve collegate a determinati settori di entrate e spese, ha la ragionevole certezza che: — le informazioni figuranti nella relazione forniscono un’immagine fedele, — le risorse destinate alle attività descritte nella relazione sono state utilizzate per la finalità prevista e conformemente al principio della sana gestione finanziaria, — le procedure di controllo predisposte danno le necessarie garanzie quanto alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.

La relazione annuale di attività consolidata illustra i risultati delle sue operazioni a fronte degli obiettivi che gli sono stati assegnati, i rischi associati alle operazioni, l’impiego delle risorse messe a sua disposizione e l’efficienza ed efficacia dei sistemi di controllo interno, compresa una valutazione globale dei costi e benefici dei controlli.

La relazione annuale di attività consolidata è presentata per valutazione al consiglio di amministrazione.

2. Entro il 1o luglio di ogni anno il consiglio di amministrazione trasmette alla Corte dei conti, alla Commissione, al Parlamento europeo e al Consiglio la relazione annuale di attività consolidata, accompagnata dalla sua valutazione.

3. Ulteriori obblighi di informazione possono essere stabiliti dall’atto costitutivo in casi debitamente giustificati, in particolare se lo esige la natura del settore in cui opera l’organismo.

Articolo 48

Tutela degli interessi finanziari dell’Unione

1. Se un funzionario partecipante alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni ritiene irregolare o contraria ai principi della sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche che vincolano i funzionari una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta da un superiore, ne informa per iscritto il direttore, che risponde per iscritto. In caso d’inerzia del direttore o qualora egli confermi la decisione o l’istruzione iniziale e il funzionario consideri tale conferma insufficiente rispetto alla sua preoccupazione, il funzionario ne informa l’istanza pertinente di cui all’articolo 54, paragrafo 5, e il consiglio di amministrazione.

2. In caso di attività illecite, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell’Unione, il funzionario informa le autorità e le istanze designate dalla legislazione in vigore. I contratti conclusi con revisori esterni che sottopongono a revisione contabile la gestione finanziaria dell’organismo dell’Unione prevedono, per il revisore esterno, l’obbligo di informare l’ordinatore in merito a qualsiasi sospetto di attività illecita, frode o corruzione che possano ledere gli interessi dell’Unione.

Articolo 49

Delega dell’esecuzione del bilancio

Nel caso in cui si proceda a una delega o sottodelega dei poteri d’esecuzione del bilancio, conformemente all’articolo 40, si applica agli ordinatori delegati o sottodelegati, mutatis mutandis, l’articolo 44, paragrafi 1, 2 e 3.

Sezione 3

Il contabile

Articolo 50

Poteri e funzioni del contabile

1. Il consiglio di amministrazione nomina un contabile soggetto allo statuto, che è interamente indipendente nell’esercizio delle sue funzioni. Il contabile è incaricato, presso l’organismo dell’Unione, di quanto segue:

a) provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all’incasso delle entrate e al recupero dei crediti accertati;

b) preparare e presentare i conti conformemente al titolo IX;

c) tenere la contabilità conformemente al titolo IX;

d) attuare, conformemente al titolo IX, le norme contabili, nonché il piano contabile in conformità delle disposizioni adottate dal contabile della Commissione;

e) definire e convalidare i sistemi contabili e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall’ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; al riguardo, il contabile è abilitato a verificare in qualsiasi momento il rispetto dei criteri di liquidazione;

f) provvedere alla gestione della tesoreria.

2. Due o più organismi dell’Unione possono nominare lo stesso contabile.

Gli organismi dell’Unione possono inoltre convenire con la Commissione che il contabile della Commissione svolga anche le funzioni di contabile dell’organismo dell’Unione.

Gli organismi dell’Unione possono altresì affidare al contabile della Commissione una parte dei compiti del contabile dell’organismo dell’Unione, tenendo conto dell’analisi costi/benefici di cui all’articolo 29.

Nel caso di cui al presente comma, essi adottano le disposizioni necessarie per evitare ogni conflitto d’interessi.

3. Il contabile ottiene dall’ordinatore tutte le informazioni necessarie all’elaborazione di conti che forniscano un’immagine fedele della situazione finanziaria dell’organismo dell’Unione e dell’esecuzione del bilancio. L’ordinatore garantisce l’affidabilità di tali informazioni.

4. Prima della loro adozione da parte del direttore, il contabile approva i conti, attestando in tal modo di avere la ragionevole certezza che i conti forniscono un’immagine fedele della situazione finanziaria dell’organismo dell’Unione.

Ai fini del primo comma, il contabile verifica che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e che tutte le entrate e le spese siano contabilizzate.

L’ordinatore trasmette al contabile le informazioni di cui ha bisogno per svolgere i suoi compiti.

Gli ordinatori restano pienamente responsabili dell’utilizzo corretto dei fondi da loro gestiti, della legittimità e regolarità delle spese sotto il loro controllo e della completezza ed esattezza delle informazioni trasmesse al contabile.

5. Il contabile è abilitato a verificare le informazioni ricevute nonché a eseguire qualsiasi controllo supplementare che egli ritenga necessario per approvare i conti.

Il contabile formula riserve, se necessario, illustrando con precisione la natura e la portata di dette riserve.

6. Fatto salvo il paragrafo 7 del presente articolo nonché l’articolo 51, solo il contabile è autorizzato a gestire denaro contante ed equivalenti di liquidità. Il contabile è responsabile della custodia dei medesimi.

7. Nell’esercizio dei suoi compiti e se ciò si rivela indispensabile a tal fine, il contabile può delegare alcune delle proprie funzioni a personale soggetto allo statuto, posto sotto la sua responsabilità gerarchica.

8. L’atto di delega definisce i compiti, i diritti e gli obblighi conferiti ai delegatari.

Sezione 4

L’amministratore degli anticipi

Articolo 51

Casse di anticipi

Se ciò si rivela indispensabile in vista del pagamento di spese di importo limitato, nonché dell’incasso di altre entrate di cui all’articolo 6, possono essere create casse di anticipi. Le casse di anticipi sono alimentate dal contabile e sono poste sotto la responsabilità di amministratori degli anticipi designati dal contabile.

L’importo massimo di ogni entrata o spesa che l’amministratore degli anticipi può versare a terzi non supera 60 000 EUR ed è precisato da ciascun organismo dell’Unione per ogni voce di spesa o di entrata. I pagamenti della cassa di anticipi possono essere effettuati mediante bonifico bancario, anche con il sistema di addebito diretto di cui all’articolo 74, paragrafo 1, mediante assegno o mediante altri mezzi di pagamento, secondo le istruzioni impartite dal contabile.

CAPO 3

Responsabilità degli agenti finanziari

Sezione 1

Disposizioni generali

Articolo 52

Revoca e sospensione delle deleghe conferite ad agenti finanziari

1. L’autorità che li ha nominati può ritirare, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, la delega o la sottodelega conferita agli ordinatori delegati e sottodelegati. L’ordinatore può in qualsiasi momento ritirare il proprio accordo in merito a una sottodelega specifica.

2. Il consiglio di amministrazione può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile o l’amministratore degli anticipi o entrambi dalle loro funzioni. In tale caso il consiglio di amministrazione nomina un contabile provvisorio.

3. I paragrafi 1 e 2 fanno salve eventuali misure disciplinari adottate rispetto agli attori finanziari di cui agli stessi paragrafi.

Articolo 53

Responsabilità degli agenti finanziari in caso di attività illecita, frode o corruzione

1. Gli articoli da 52 a 56 fanno salva l’eventuale responsabilità penale degli agenti finanziari di cui all’articolo 52, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti concernenti la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari dell’Unione o degli Stati membri.

2. Fatti salvi gli articoli 54, 55 e 56, ogni ordinatore, contabile o amministratore degli anticipi è responsabile sotto il profilo disciplinare e patrimoniale, conformemente allo statuto dei funzionari. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possono ledere gli interessi dell’Unione, sono adite le autorità e istanze designate dalla legislazione vigente, in particolare l’Ufficio europeo per la lotta antifrode.

Sezione 2

Disposizioni relative agli ordinatori

Articolo 54

Disposizioni relative agli ordinatori

1. L’ordinatore è tenuto a risarcire il danno alle condizioni previste dallo statuto dei funzionari.

2. L’obbligo di risarcire il danno si applica in particolare se l’ordinatore, intenzionalmente o per negligenza grave da parte sua:

a) accerta i diritti da recuperare o emette ordini di riscossione, impegna una spesa o firma un ordine di pagamento senza conformarsi al presente regolamento o, se del caso, alle modalità di applicazione del regolamento finanziario dell’organismo dell’Unione;

b) trascura di compilare un documento che dia luogo a un credito, trascura o ritarda l’emissione di ordini di riscossione, oppure ritarda l’emissione di un ordine di pagamento, generando in tal modo una responsabilità civile dell’organismo dell’Unione nei confronti di terzi.

3. Gli ordinatori delegati o sottodelegati che ritengano che una decisione di loro competenza sia inficiata da irregolarità o contravvenga al principio della sana gestione finanziaria, ne informano per iscritto l’autorità delegante. Se l’autorità delegante dà istruzione motivata per iscritto all’ordinatore delegato o sottodelegato di prendere tale decisione, quest’ultimo è esente da responsabilità.

4. In caso di delega, l’ordinatore resta responsabile dell’efficienza e dell’efficacia dei sistemi di gestione e di controllo interno istituiti e della scelta dell’ordinatore delegato.

5. L’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione o alla quale la Commissione partecipa conformemente all’articolo 73, paragrafo 6, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, esercita nei confronti dell’organismo dell’Unione le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione, tranne se il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo decide di istituire un’istanza specializzata, indipendente a livello funzionale, o di partecipare a un’istanza comune creata da vari organismi. Per i casi presentati dagli organismi dell’Unione, l’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione o alla quale la Commissione partecipa comprende un membro del personale di un organismo dell’Unione.

Sulla base del parere dell’istanza di cui al primo comma, il direttore decide l’avvio di un procedimento volto ad accertare la responsabilità disciplinare o volto ad accertare una responsabilità del risarcimento del danno. Se l’istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all’ordinatore e al revisore interno della Commissione una relazione accompagnata da raccomandazioni. Se il parere chiama in causa il direttore, l’istanza lo trasmette al comitato di direzione e al revisore interno della Commissione. Il direttore fa riferimento, in forma anonima, ai pareri dell’istanza nella sua relazione annuale d’attività e indica le misure adottate per darvi seguito.

6. Ogni membro del personale può essere chiamato a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall’organismo dell’Unione per colpa personale grave da lui commessa nell’esercizio o in occasione dell’esercizio delle sue funzioni. La decisione motivata viene presa dall’autorità che ha il potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dallo statuto.

Sezione 3

Disposizioni relative ai contabili e agli amministratori degli anticipi

Articolo 55

Disposizioni relative ai contabili

Il contabile è responsabile disciplinarmente e del risarcimento del danno alle condizioni e secondo le procedure di cui allo statuto dei funzionari. Il contabile può rispondere personalmente in particolare nelle fattispecie seguenti:

a) perdita o deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o responsabilità di tale perdita o deterioramento per negligenza;

b) indebita modificazione di conti bancari o di conti correnti postali;

c) recuperi o pagamenti non conformi ai corrispondenti ordini di riscossione o di pagamento;

d) mancato incasso di entrate dovute.

Articolo 56

Disposizioni relative agli amministratori degli anticipi

Un amministratore degli anticipi impegna, alle condizioni e secondo le procedure di cui allo statuto dei funzionari, la propria responsabilità disciplinare o del risarcimento del danno. Un amministratore degli anticipi risponde personalmente in particolare nelle fattispecie seguenti:

a) perdita o deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o responsabilità di tale perdita o deterioramento per negligenza;

b) impossibilità di fornire documenti giustificativi regolari per i pagamenti eseguiti;

c) pagamento a soggetti non aventi diritto;

d) mancato incasso di entrate dovute.

CAPO 4

Operazioni di entrata

Articolo 57

Richiesta di pagamento

L’organismo dell’Unione presenta alla Commissione, alle condizioni e alle scadenze con essa convenute, delle richieste di pagamento della totalità o di una parte del contributo dell’Unione, a norma dell’articolo 19, paragrafo 6.

Articolo 58

Trattamento degli interessi

Gli interessi generati da fondi versati all’organismo dell’Unione dalla Commissione a titolo di contributo non sono dovuti al bilancio.

Articolo 59

Previsione di crediti

1. Allorché l’ordinatore è in possesso di informazioni sufficienti e attendibili in merito a ogni misura o situazione eventualmente costitutiva di un credito dell’organismo dell’Unione, egli procede a effettuare una previsione di crediti.

2. L’ordinatore adegua la previsione di crediti non appena viene a conoscenza di un evento che modifica la misura o la situazione che ha determinato la formazione della previsione.

All’atto della fissazione di un ordine di riscossione relativo a una misura o a una situazione da cui era precedentemente scaturita una previsione di crediti, l’ordinatore adegua conseguentemente i relativi importi.

Allorché l’ordine di riscossione è emesso per lo stesso importo della previsione di crediti originaria, tale previsione è ridotta a zero.

Articolo 60

Accertamento dei crediti

1. L’accertamento di un credito è l’atto con cui l’ordinatore:

a) verifica l’esistenza dei debiti;

b) determina o verifica l’esistenza e l’importo del debito;

c) verifica l’esigibilità del debito.

2. Ogni credito appurato come certo, liquido ed esigibile è oggetto di accertamento mediante un ordine di riscossione destinato al contabile, seguito da una nota di addebito indirizzata al debitore; entrambi i documenti sono emessi dall’ordinatore.

3. Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.

4. Qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi conformemente al regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.

5. In casi debitamente giustificati, alcune entrate correnti possono essere oggetto di accertamenti provvisori. Un accertamento provvisorio copre più recuperi singoli che non devono essere pertanto oggetto di un accertamento individuale. Prima della chiusura dell’esercizio, l’ordinatore è tenuto a effettuare le modifiche degli accertamenti provvisori affinché questi corrispondano ai crediti realmente accertati.

Articolo 61

Ordine di riscossione

L’ordine di riscossione è l’atto con il quale l’ordinatore impartisce al contabile l’istruzione di recuperare un credito stabilito dall’ordinatore.

Articolo 62

Disposizioni in materia di recupero

1. Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione dei crediti debitamente stabiliti dall’ordinatore. Il contabile è tenuto ad assicurare con la dovuta diligenza l’afflusso delle entrate dell’organismo dell’Unione e garantisce che i diritti di quest’ultimo siano conservati.

2. Se alla scadenza prevista nella nota di addebito il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l’ordinatore e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi via legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, con l’esecuzione forzata.

3. Il contabile procede al recupero mediante compensazione e a debita concorrenza dei crediti dell’organismo dell’Unione, se il debitore è titolare a sua volta di un credito nei confronti dell’organismo dell’Unione. Tale credito è certo, liquido ed esigibile.

4. Quando l’ordinatore intenda rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi della sana gestione finanziaria e di proporzionalità. La decisione di rinuncia è motivata. L’ordinatore può delegare detta decisione di rinuncia unicamente per crediti d’importo inferiore a 5 000 EUR.

La decisione di rinuncia specifica le azioni esplicate ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata.

5. L’ordinatore annulla, in tutto o in parte, un credito accertato quando si constata che un credito non era stato correttamente accertato. L’annullamento si manifesta mediante una decisione dell’ordinatore ed è oggetto di una motivazione adeguata.

Articolo 63

Formalità per l’incasso

1. Il recupero contabile registra nei conti il recupero effettivo e ne informa l’ordinatore.

2. Per qualsiasi versamento in contanti alla cassa del contabile viene rilasciata una ricevuta.

3. Il rimborso parziale da parte di un debitore destinatario di vari ordini di riscossione deve essere imputato innanzitutto al credito più remoto, salvo diversamente precisato dal debitore.

Ogni pagamento parziale viene imputato in primo luogo agli interessi di mora.

Articolo 64

Concessione di dilazioni di pagamento

1. Il contabile, in collegamento con l’ordinatore, può accordare dilazioni dei termini di pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, alla duplice condizione seguente:

a) che il debitore si impegni a pagare gli interessi al tasso previsto all’articolo 83 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 per tutto il periodo della dilazione accordatagli a decorrere dalla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012;

b) che costituisca, per tutelare i diritti dell’organismo dell’Unione, una garanzia finanziaria, accettata dal contabile dell’organismo dell’Unione, che copra il debito sia in capitale che in interessi.

La garanzia di cui al primo comma, lettera b), può essere sostituita da una fideiussione in solido di un terzo approvata dal contabile dell’organismo dell’Unione.

2. In circostanze eccezionali, previa domanda del debitore il contabile può rinunciare a richiedere la garanzia di cui al paragrafo 1, primo comma, lettera b), allorché valuti che il debitore vuole e può effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non è in grado di costituire siffatta garanzia e si trova in una situazione difficile.

Articolo 65

Elenco dei crediti

1. Il contabile tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell’organismo dell’Unione sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell’ordine di riscossione. Il contabile indica altresì le decisioni di rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato. Tale elenco va allegato alla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’organismo dell’Unione.

2. L’organismo dell’Unione compila, indicando l’identità dei debitori e l’importo del debito, l’elenco dei suoi crediti relativamente ai quali il rimborso sia stato ingiunto con provvedimento giudiziario passato in giudicato e nessun rimborso significativo sia intervenuto nell’anno successivo alla pronuncia. Tale elenco viene pubblicato nel rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.

Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse non appena l’importo del debito sia stato integralmente rimborsato. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.

La decisione di inserire il debitore nell’elenco dei crediti dell’organismo dell’Unione è presa nel rispetto del principio di proporzionalità e tiene conto in particolare dell’entità dell’importo.

Articolo 66

Prescrizione

I crediti dell’organismo dell’Unione nei confronti di terzi ed i crediti di terzi nei confronti dell’organismo dell’Unione sono soggetti a un termine di prescrizione di cinque anni.

Articolo 67

Disposizioni specifiche applicabili alle tasse e ai canoni

Se l’organismo dell’Unione percepisce tasse e canoni di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), essi sono oggetto di una stima globale provvisoria all’inizio di ogni esercizio.

Se le tasse e i canoni sono determinate interamente dalla legislazione o dalle decisioni del consiglio di amministrazione, l’ordinatore può astenersi dall’emettere ordini di recupero e compilare direttamente note di addebito, dopo avere accertato il credito. In questo caso vengono registrate tutte le informazioni relative al credito dell’organismo dell’Unione. L’ordinatore compila un elenco di tutte le note di addebito e ne indica il numero e l’importo globale nella relazione dell’organismo dell’Unione sulla gestione finanziaria e di bilancio.

Se l’organismo dell’Unione utilizza un sistema di fatturazione distinto, il contabile iscrive periodicamente nei conti, con cadenza almeno mensile, l’importo cumulato delle tasse e dei canoni percepiti.

La prestazione di servizi in virtù di compiti conferiti è effettuata dall’organismo dell’Unione solo dopo il pagamento integrale dell’importo del canone o della tassa corrispondenti. Tuttavia, a titolo eccezionale la prestazione di servizi può avvenire senza preventivo pagamento della tassa o del canone corrispondenti. Se i servizi sono stati prestati senza preventivo pagamento della tassa o del canone corrispondenti, si applicano gli articoli da 60 a 66.

CAPO 5

Operazioni di spesa

Articolo 68

Decisioni di finanziamento

1. Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell’emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.

2. Ogni impegno di spesa è preceduto da una decisione di finanziamento.

3. Il programma di lavoro annuale dell’organismo dell’Unione vale quale decisione di finanziamento per le attività di cui si occupa, a condizione che gli elementi indicati all’articolo 32, paragrafo 3, siano chiaramente individuati.

4. Gli stanziamenti amministrativi possono essere eseguiti senza che siano preceduti da una decisione di finanziamento.

Articolo 69

Tipi di impegni

1. Un impegno di bilancio consiste nell’operazione con la quale sono riservati gli stanziamenti necessari all’esecuzione di successivi pagamenti in esecuzione di impegni giuridici.

2. Un impegno giuridico è l’atto con il quale l’ordinatore crea o constata un’obbligazione dalla quale deriva un onere.

3. Gli impegni di bilancio rientrano in una delle seguenti tre categorie:

a) specifico: l’impegno di bilancio è specifico quando il destinatario e l’importo della spesa sono determinati;

b) globale: l’impegno di bilancio è globale quando almeno uno degli elementi necessari a definire l’impegno come specifico rimane indeterminato;

c) accantonato: l’impegno di bilancio è accantonato quando è destinato a coprire spese correnti di natura amministrativa il cui importo o i cui beneficiari finali non sono determinati in modo definitivo.

L’impegno di bilancio accantonato è attuato o con la conclusione di uno o più impegni giuridici specifici che costituiscono il diritto a pagamenti ulteriori, oppure, in taluni casi eccezionali riguardanti le spese di gestione del personale, direttamente con i pagamenti.

4. Gli impegni di bilancio per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possono essere ripartiti su più esercizi in frazioni annue solo quando ciò è previsto dall’atto costitutivo o dall’atto di base o se si tratta di spese amministrative.

Articolo 70

Disposizioni relative agli impegni

1. Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio dell’organismo dell’Unione, l’ordinatore procede previamente a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.

2. L’obbligo stabilito dal paragrafo 1 di procedere a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico non si applica agli impegni giuridici contratti a seguito di una dichiarazione di situazione di crisi nel quadro di un piano di continuità operativa, secondo le procedure adottate dall’organismo dell’Unione.

3. Gli impegni di bilancio globali coprono il costo totale dei relativi impegni giuridici specifici contratti fino al 31 dicembre dell’anno N + 1.

Salvo il disposto dell’articolo 69, paragrafo 4, e dell’articolo 87, paragrafo 2, gli impegni giuridici specifici riferentisi a impegni di bilancio specifici o accantonati sono conclusi entro il 31 dicembre dell’anno N.

Alla scadenza dei periodi di cui al primo e secondo comma, il saldo non eseguito di questi impegni di bilancio è disimpegnato dall’ordinatore.

L’importo corrispondente a ciascun impegno giuridico specifico adottato a seguito di un impegno di bilancio globale è registrato dall’ordinatore, prima della firma, nella contabilità di bilancio, mediante imputazione dell’impegno di bilancio globale.

4. Gli impegni di bilancio e giuridici contratti per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi comportano, tranne quando si tratta di spese di personale, un termine finale d’esecuzione fissato conformemente al principio della sana gestione finanziaria.

Le frazioni di questi impegni non eseguite nei sei mesi successivi alla data di cui al primo comma del presente paragrafo sono oggetto di disimpegno, a norma dell’articolo 16.

L’importo di un impegno di bilancio, corrispondente a un impegno giuridico, per il quale non è stato effettuato alcun pagamento ai sensi dell’articolo 75 entro i due anni successivi alla firma dell’impegno giuridico è oggetto di disimpegno, salvo ove tali importi siano relativi a un caso oggetto di contenzioso in sede giudiziaria o arbitrale o in presenza di disposizioni specifiche stabilite negli atti di base.

Articolo 71

Controlli relativi agli impegni

1. Quando procede all’adozione di un impegno di bilancio, l’ordinatore verifica quanto segue:

a) l’esattezza dell’imputazione al bilancio dell’organismo dell’Unione;

b) la disponibilità degli stanziamenti;

c) la conformità della spesa alle disposizioni applicabili, in particolare quelle dell’atto costitutivo, della regolamentazione finanziaria di ciascun organismo dell’Unione, nonché di qualsiasi atto adottato in esecuzione di essi;

d) il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.

2. Quando procede alla registrazione di un obbligo giuridico tramite firma materiale o elettronica, l’ordinatore verifica quanto segue:

a) la copertura dell’obbligo tramite il corrispondente impegno di bilancio;

b) la legalità, regolarità e conformità della spesa alle disposizioni applicabili, in particolare quelle dell’atto costitutivo, della regolamentazione finanziaria di ciascun organismo dell’Unione, nonché di qualsiasi atto adottato in esecuzione di essi.

c) il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.

Articolo 72

Liquidazione delle spese

La liquidazione di una spesa è l’atto con cui l’ordinatore:

a) verifica l’esistenza dei diritti del creditore;

b) determina o verifica l’esistenza e l’importo del credito;

c) verifica le condizioni di esigibilità del credito.

Articolo 73

Liquidazione e forma concreta del «visto per pagamento»

1. La liquidazione di una spesa è basata su documenti giustificativi che attestano i diritti del creditore, sulla base dell’accertamento di servizi effettivamente resi, di forniture effettivamente consegnate o di lavori effettivamente eseguiti, oppure sulla base di altri titoli che giustificano il pagamento, compresi i pagamenti ricorrenti di abbonamenti o corsi di formazione.

2. Prima di prendere la decisione di liquidazione della spesa, l’ordinatore procede personalmente all’esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la propria responsabilità, che l’esame sia stato effettuato.

3. Vale decisione di liquidazione la firma di un «visto per pagamento» da parte dell’ordinatore.

4. In un sistema non computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dal timbro con la firma dell’ordinatore.

In un sistema computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dalla convalida coperta da parola d’accesso personale dell’ordinatore.

Articolo 74

Ordinazione delle spese

1. L’ordinazione delle spese è l’atto con il quale l’ordinatore, previa verifica della disponibilità degli stanziamenti, dà al contabile, mediante l’emissione di un ordine di pagamento, l’istruzione di pagare l’importo della spesa di cui ha effettuato la liquidazione.

Nei casi in cui vengono effettuati pagamenti periodici riguardo a servizi prestati, compresi i servizi di locazione, o beni forniti, e fatta salva l’analisi dei rischi da parte dell’ordinatore, quest’ultimo può ordinare l’applicazione di un sistema di addebito diretto.

2. L’ordine di pagamento è datato e firmato dall’ordinatore, quindi trasmesso al contabile. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore in conformità dell’articolo 44, paragrafo 5.

3. Se necessario, l’ordine di pagamento trasmesso al contabile è accompagnato da un attestato che certifica l’iscrizione dei beni negli inventari di cui all’articolo 106, paragrafo 1.

Articolo 75

Tipi di pagamenti

1. Il pagamento si basa sulla prova che l’azione corrispondente è stata realizzata in conformità alle disposizioni dell’atto di base o del contratto o della convenzione di sovvenzione, e consiste in uno o più dei seguenti atti:

a) il pagamento della totalità degli importi dovuti;

b) il pagamento degli importi dovuti, secondo le modalità seguenti: 1) un prefinanziamento, eventualmente frazionato in più versamenti previa firma del contratto o della convenzione di sovvenzione ovvero notifica della decisione di sovvenzione; 2) uno o più pagamenti intermedi in contropartita dell’esecuzione parziale dell’azione; 3) un pagamento a saldo degli importi dovuti ove l’azione sia stata integralmente eseguita.

Il prefinanziamento fornisce un fondo di tesoreria. Esso può essere frazionato in diversi versamenti secondo il principio della sana gestione finanziaria.

Il pagamento intermedio, che può essere rinnovato, può coprire le spese sostenute per l’attuazione della decisione o convenzione o per pagare i servizi, le forniture o i lavori completati e/o consegnati in una fase intermedia del contratto. Può liquidare in tutto o in parte il prefinanziamento, salvo il disposto dell’atto di base.

La chiusura delle spese assume la forma di un saldo di pagamento, che non può essere rinnovato e liquida i pagamenti che lo hanno preceduto, ovvero di un ordine di recupero.

2. Nella preparazione dei conti di bilancio i diversi tipi di pagamento di cui al paragrafo 1 sono distinti al momento dell’esecuzione di ogni pagamento.

Articolo 76

Pagamento limitato ai fondi disponibili

Il pagamento delle spese è eseguito dal contabile nei limiti dei fondi disponibili.

Articolo 77

Termini

Il pagamento delle spese è effettuato entro i termini di tempo e secondo le disposizioni del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.

CAPO 6

Sistemi informatici

Articolo 78

Gestione elettronica delle operazioni

Qualora le entrate e le spese siano gestite mediante sistemi informatici, le firme possono essere apposte mediante procedura informatizzata o elettronica.

Articolo 79

Amministrazione elettronica («e-Government»)

L’organismo dell’Unione istituisce e applica norme uniformi per lo scambio elettronico di informazioni con i terzi che partecipano alle procedure di appalti pubblici e sovvenzioni. In particolare, esso elabora e applica quanto più possibile soluzioni per la presentazione, l’archiviazione e il trattamento dei dati presentati nelle procedure di sovvenzione e di appalto e a tal fine realizza un unico spazio di interscambio dei dati elettronici per i richiedenti, i candidati e gli offerenti.

Articolo 80

Buona amministrazione

1. L’ordinatore rende nota senza indugio la necessità di fornire prove e/o documentazione, la forma delle medesime e il loro contenuto essenziale nonché, se del caso, il calendario indicativo relativo al completamento di procedure di aggiudicazione.

2. Qualora, a causa di un evidente errore amministrativo da parte del richiedente o del concorrente, si verifichi una mancata presentazione di prove o dichiarazioni, il comitato di valutazione o, se del caso, l’ordinatore chiede, salvo in casi debitamente motivati, al richiedente o al concorrente di fornire le informazioni mancanti o di chiarire i documenti giustificativi. Tali informazioni o chiarimenti non modificano in modo sostanziale la proposta né mutano i termini dell’offerta.

Articolo 81

Indicazione dei mezzi di ricorso

Qualora un atto procedurale di un ordinatore leda i diritti di un richiedente o offerente, beneficiario o contraente, l’atto stesso riporta l’indicazione dei mezzi amministrativi e/o di ricorso giudiziario per l’impugnazione.

Sono indicati, in particolare, la natura del ricorso, l’istanza o le istanze che possono essere adite nonché i termini per l’esercizio del ricorso.

CAPO 7

Revisore interno

Articolo 82

Designazione, poteri e funzioni del revisore interno

1. L’organismo dell’Unione dispone di una funzione di revisione contabile interna, che viene esercitata nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.

2. La funzione di revisione contabile interna è esercitata dal revisore interno della Commissione. Il revisore interno non può essere né ordinatore né contabile dell’organismo dell’Unione o della Commissione.

3. Il revisore interno consiglia l’organismo dell’Unione riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.

Il revisore interno è incaricato in particolare di quanto segue:

a) verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi ad essi associati;

b) valutare l’efficienza e l’efficacia dei sistemi di controllo e di revisione contabile interni relativi a ciascuna operazione di esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione.

4. Il revisor