PROGETTO

DECISIONE N. 1/2016 DEL COMITATO MISTO UE-REPUBBLICA DI COREA

del …

che adotta il suo regolamento interno

IL COMITATO MISTO UE-REPUBBLICA DI COREA

visto l'accordo quadro tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Corea, dall'altra («accordo»), in particolare l'articolo 44,

considerando quanto segue:

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo unico

È adottato il regolamento interno del comitato misto, riportato nell'allegato della presente decisione.

ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO MISTO

Articolo 1

Composizione e presidenza

1. Il comitato misto, istituito a norma dell'articolo 44 dell'accordo quadro tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Corea, dall'altra («accordo»), svolge le proprie funzioni conformemente all'articolo 44 dell'accordo.

2. Il comitato misto è composto da rappresentanti di entrambe le parti al livello appropriato.

3. Il comitato misto è presieduto a turno da ciascuna delle parti per un anno civile. L'alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza e il ministro degli Esteri della Repubblica di Corea presiedono il comitato misto. Il presidente può delegare i propri poteri.

4. Il primo periodo ha inizio alla data della prima riunione del comitato misto e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 2

Riunioni

1. Il comitato misto si riunisce di norma una volta all'anno. Le riunioni del comitato misto sono convocate dal presidente e si tengono alternativamente a Bruxelles e a Seoul, a una data fissata di comune accordo. D'intesa tra le parti, su richiesta di una di esse possono svolgersi riunioni straordinarie del comitato misto.

2. Salvo diverso accordo tra le parti, il comitato misto si riunisce di norma a livello di alti funzionari.

Articolo 3

Pubblicità

Salvo decisione contraria, le riunioni del comitato misto non sono pubbliche.

Articolo 4

Partecipanti

1. Prima di ogni riunione il presidente è informato, tramite il segretariato, della composizione prevista della delegazione di ciascuna parte.

2. Se del caso, e di comune accordo tra le parti, possono essere invitati alle riunioni del comitato misto esperti o rappresentanti di altri organismi, in veste di osservatori o per fornire informazioni su un argomento specifico.

Articolo 5

Segretariato

Un rappresentante del servizio europeo per l'azione esterna e un rappresentante del ministero degli Esteri della Repubblica di Corea svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del comitato misto. Tutte le comunicazioni del presidente del comitato misto o destinate al presidente del comitato misto sono inoltrate ai segretari. La corrispondenza destinata al presidente del comitato misto o inviata da quest'ultimo può essere trasmessa in qualunque forma scritta, compresa la posta elettronica.

Articolo 6

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il presidente redige per ciascuna riunione un ordine del giorno provvisorio, che viene trasmesso all'altra parte, unitamente ai documenti pertinenti, al più tardi 15 giorni prima dell'inizio della riunione.

2. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti sottoposti al presidente almeno 21 giorni prima dell'inizio della riunione.

3. L'ordine del giorno viene adottato dal comitato misto all'inizio di ciascuna riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di punti diversi da quelli figuranti nell'ordine del giorno provvisorio può aver luogo con il consenso di entrambe le parti.

4. Il presidente, d'intesa con le parti, può abbreviare i termini di cui al paragrafo 1 in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 7

Verbale

1. I due segretari redigono congiuntamente un progetto di verbale di ciascuna riunione, generalmente entro 30 giorni dalla data della stessa. Il progetto di verbale si basa su un riepilogo, elaborato dal presidente, delle conclusioni del comitato misto.

2. Il verbale è approvato dalle parti entro 45 giorni di calendario dalla data della riunione o entro qualunque altra data concordata dalle parti. Dopo l'approvazione del progetto di verbale, il presidente e i segretari firmano due copie originali dello stesso. Ciascuna parte riceve una copia originale.

Articolo 8

Deliberazioni

1. Le decisioni o le raccomandazioni adottate dal comitato misto recano la denominazione «decisione» o «raccomandazione», seguita da un numero progressivo, dalla data di adozione e da una descrizione dell'oggetto. Ciascuna decisione indica la data della sua entrata in vigore. Le decisioni e le raccomandazioni del comitato misto sono adottate con l'accordo reciproco tra le parti.

2. Il comitato misto può adottare decisioni o formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, previo consenso di entrambe le parti. Le parti possono fissare di comune accordo un termine per il completamento della procedura scritta, alla cui scadenza il presidente del comitato misto può dichiarare, salvo comunicazione contraria di una delle parti, che è stato raggiunto un accordo reciproco tra le parti.

3. Le decisioni e le raccomandazioni adottate dal comitato misto sono autenticate da due copie originali firmate dal presidente del comitato.

4. Ciascuna delle parti può decidere di pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del comitato misto nella rispettiva pubblicazione ufficiale.

Articolo 9

Corrispondenza

1. La corrispondenza destinata al comitato misto è inviata a uno dei segretari, che a sua volta informerà l'altro segretario.

2. Il segretariato provvede affinché la corrispondenza destinata al comitato misto sia inoltrata al presidente del comitato e distribuita, se del caso, come i documenti di cui all'articolo 10 del presente regolamento interno.

3. La corrispondenza inviata dal presidente è trasmessa alle parti dal segretariato e distribuita, se del caso, come i documenti di cui all'articolo 10 del presente regolamento interno.

Articolo 10

Documenti

1. Qualora le deliberazioni del comitato misto siano basate su documenti scritti, questi ultimi sono numerati e distribuiti dal segretariato ai membri.

2. Ogni segretario è responsabile della trasmissione dei documenti ai membri del comitato misto della propria parte, mettendo sistematicamente in copia l'altro segretario.

Articolo 11

Spese

1. Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato misto per quanto riguarda le spese per il personale, di viaggio e di soggiorno nonché le spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Le spese connesse all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione.

Articolo 12

Modifica del regolamento interno

Tale regolamento interno può essere modificato con l'accordo reciproco tra le parti a norma dell'articolo 8.

Articolo 13

Gruppi di lavoro specializzati

1. Il comitato misto può decidere di istituire altri gruppi di lavoro specializzati affinché lo assistano nello svolgimento delle sue funzioni.

2. Il comitato misto può decidere di abolire i gruppi di lavoro specializzati, di definirne o modificarne il mandato o di istituire altri gruppi di lavoro specializzati.

3. I gruppi di lavoro specializzati riferiscono al comitato misto dopo ciascuna riunione.

4. I gruppi di lavoro specializzati non hanno alcun potere decisionale, ma possono rivolgere raccomandazioni al comitato misto.