DECISIONE DELLA COMMISSIONE

del 18 dicembre 2012

sull’adozione delle regole destinate a garantire una verifica coerente dell’esistenza e dello status giuridico, nonché della capacità operativa e finanziaria, dei partecipanti alle azioni indirette finanziate mediante sovvenzioni nell’ambito del settimo programma quadro della Comunità europea per le attività di ricerca, sviluppo tecnologico e dimostrazione e nell’ambito del settimo programma quadro della Comunità europea dell’energia atomica per le attività di ricerca e formazione nel settore nucleare

(Testo rilevante ai fini del SEE)

(2012/838/UE, Euratom)

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica,

visto il regolamento (CE) n. 1906/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2006, che stabilisce le regole per la partecipazione di imprese, centri di ricerca e università alle azioni nell’ambito del settimo programma quadro e per la diffusione dei risultati della ricerca (2007-2013) (1), in particolare l’articolo 16, paragrafo 4,

visto il regolamento (Euratom) n. 1908/2006 del Consiglio, del 19 dicembre 2006, che stabilisce le regole per la partecipazione di imprese, centri di ricerca e università alle azioni nell’ambito del settimo programma quadro della Comunità europea dell’energia atomica e per la diffusione dei risultati della ricerca (2007-2011) (2), in particolare l’articolo 15, paragrafo 4,

considerando quanto segue:

Con decisione C(2007) 2466, del 13 giugno 2007, relativa all’adozione delle regole destinate a garantire una verifica coerente dell’esistenza e dello status giuridico dei partecipanti, nonché la loro capacità operativa e finanziaria, alle azioni indirette finanziate mediante sovvenzioni nell’ambito del settimo programma quadro della Comunità europea per le attività di ricerca, sviluppo tecnologico e dimostrazione (2007-2013), nell’ambito del Settimo programma quadro della Comunità europea dell’energia atomica (Euratom) per le attività di ricerca e formazione nel settore nucleare (2007-2011), la Commissione ha elaborato le norme atte a garantire una verifica coerente dell’esistenza e dello status giuridico dei partecipanti, nonché la loro capacità operativa e finanziaria, alle azioni indirette finanziate mediante sovvenzioni ai sensi della decisione n. 1982/2006/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2006, concernente il settimo programma quadro della Comunità europea per le attività di ricerca, sviluppo tecnologico e dimostrazione (2007-2013) (3) e della decisione 2006/970/Euratom del Consiglio, del 18 dicembre 2006, concernente il settimo programma quadro della Comunità europea dell’energia atomica (Euratom) per le attività di ricerca e formazione nel settore nucleare (2007-2011) (4) (in prosieguo «le regole»).

Queste regole sono state concepite in modo da creare un quadro chiaro e trasparente destinato ad un’applicazione omogenea da parte di tutti i servizi coinvolti nella gestione delle sovvenzioni concesse nell’ambito della decisione n. 1982/2006/CE e della decisione 2006/970/Euratom. Queste regole miravano ad assicurare un approccio coerente a tutti i programmi istituiti dalle decisioni di cui trattasi, e per la durata di detti programmi, consentendo una certa flessibilità, ove necessario.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Le regole destinate a garantire una verifica coerente dell’esistenza e dello status giuridico dei partecipanti, nonché la loro capacità operativa e finanziaria, alle azioni indirette finanziate tramite sovvenzioni ai sensi della decisione n. 1982/2006/CE, della decisione 2006/970/Euratom e della decisione 2012/93/Euratom del Consiglio (5) sono definite nell’allegato della presente decisione.

Articolo 2

La decisione C(2007) 2466 è abrogata. I riferimenti alla decisione abrogata si intendono fatti alla presente decisione.

Articolo 3

La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

(1) GU L 391 del 30.12.2006, pag. 1.

(2) GU L 400 del 30.12.2006, pag. 1.

(3) GU L 412 del 30.12.2006, pag. 1.

(4) GU L 400 del 30.12.2006, pag. 60.

(5) GU L 47 del 18.2.2012, pag. 25.

ALLEGATO

INDICE

Premessa

Finalità generale

1. Verifica di esistenza giuridica e di status/categoria legale

1.1. Principi

1.1.1. Riservatezza e protezione dei dati

1.1.2. Esistenza giuridica

1.1.3. Status giuridico secondo le regole di partecipazione al 7 o PQ (Categorie di soggetti giuridici)

1.1.3.1. Definizioni

1.1.4. Dati e documenti richiesti

1.1.5. Data effettiva di esistenza giuridica e di status/categoria legale

1.2. Attuazione della verifica di esistenza giuridica e status/categoria legale

1.2.1. Disposizioni riguardanti casi di dichiarazioni e/o pezze giustificative incomplete, contraddittorie o false

1.2.2. Informazioni sull’esito della validazione e «Codice Identificativo del Partecipante» (PIC) validato

1.2.3. Dichiarazione della correttezza dei dati di base nel modulo preparatorio della sovvenzione

1.2.4. Rappresentante designato del soggetto giuridico (LEAR)

1.2.5. Modifica delle validazioni

1.2.5.1. Modifiche delle validazioni dovute a errore nella validazione iniziale

1.2.5.2. Modifiche delle validazioni dovute a un cambiamento dell’esistenza giuridica a/o dello status categoria legale

1.2.5.3. Cambiamenti nel metodo di calcolo dei costi indiretti (ICM)

1.2.6. Revisione amministrativa delle validazioni

1.2.7. Il gruppo di esperti di validazione

2. Verifica della capacità operativa

2.1. Principi

2.2. Attuazione

2.2.1. In fase di proposta

2.2.2. In fase di negoziato

3. Verifica della capacità finanziaria: modalità di esecuzione

3.1. Principi

3.2. Ragioni di una sintetica analisi finanziaria come regola generale

3.3. Categorie di soggetti giuridici soggetti (o esenti) per quanto riguarda la verifica della capacità finanziaria

3.4. Dati e documenti richiesti

3.4.1. Persone giuridiche

3.4.2. Persone fisiche

3.4.3. Altri commenti

3.5. Controllo della capacità finanziaria

3.5.1. Scopo

3.5.2. Quozienti utilizzati e valore degno di nota

3.5.3. Soglie

3.5.4. Caso specifico delle persone fisiche

3.5.4.1. Quozienti utilizzati

3.5.4.2. Soglie

3.6. Controllo della capacità di cofinanziamento

3.6.1. Finalità

3.6.2. Quozienti utilizzati e valore degno di nota

3.6.3. Soglie

3.6.4. Caso specifico delle persone fisiche

3.6.4.1. Quozienti utilizzati

3.6.4.2. Soglie

4. Verifica della capacità finanziaria: conclusione dell’analisi (controlli) e potenziali misure da adottare

4.1. Valutazione dei risultati dell’analisi sintetica

4.2. Azioni da intraprendere nel caso di un risultato «debole»

4.2.1. Analisi finanziaria più approfondita

4.2.1.1. Sulle persone giuridiche

4.2.1.2. Per le persone fisiche

4.2.2. Misure di protezione

4.3. Misure di protezione supplementari, comprese le sanzioni

PREMESSA

Le regole di partecipazione al 7o PQ (1) («regole di partecipazione al 7o PQ») prevedono che «la Commissione adotta e pubblica delle regole destinate a garantire una verifica coerente dell’esistenza e dello statuto giuridico dei partecipanti alle azioni indirette, nonché della loro capacità finanziaria. La Commissione si astiene dal rinnovare tali verifiche salvo nel caso in cui la situazione del partecipante interessato sia cambiata» (2).

Il presente documento definisce tali regole. Si basa sui requisiti normativi previsti dalle regole di partecipazione al 7o PQ, nonché dal regolamento finanziario (3) (RF) e dalle relative modalità di esecuzione (4) (ME). È stato adottato dalla Commissione il 13 giugno 2007 ed è in vigore dal 1o gennaio 2007 per tutte le azioni indirette pertinenti ai fini del 7o PQ.

Tali regole riguardano tutte le azioni indirette previste dal 7o PQ sotto forma di convenzioni di sovvenzioni UE o Euratom e vengono applicate da tutti i servizi incaricati dell’attuazione delle azioni indirette del 7o PQ («DG Ricerca e innovazione» ed enti a cui vengono delegati tali compiti) fino all’entrata in vigore di una successiva versione del presente documento.

Per ogni modifica successiva saranno forniti una cronologia e un confronto alle versioni precedenti al fine di individuare le modifiche/gli aggiornamenti apportati e facilitare la comprensione.

Le regole sono state oggetto delle seguenti modifiche sostanziali, apportate al fine di chiarire una serie di aspetti sulla base dell’esperienza maturata:

— la parte 1 relativa alla «Verifica di esistenza giuridica e status/categoria legale» è stata aggiornata con l’integrazione delle seguenti informazioni: — definizioni di status/categorie legali, — disposizioni concernenti la documentazione richiesta e la data di entrata in vigore, — disposizioni riguardanti casi di dichiarazioni e/o pezze giustificative incomplete, contraddittorie o false, — disposizioni relative al rappresentante designato del soggetto giuridico (Legal Entity Appointed Representative, LEAR), — disposizioni concernenti la modifica e la revisione delle validazioni, — disposizioni relative al gruppo di esperti di validazione,

— le parti 3 e 4 relative alla «Verifica della capacità finanziaria» sono state modificate come segue: — la sezione 3.4 sui «Dati e documenti richiesti» è stata integrata da casi specifici, — le sezioni pertinenti sugli indici di fattibilità finanziaria (sezioni 3.5.3. e 4.2.1.) sono state integrate dalla definizione di casi eccezionali, — la sezione 4.2.2 sulle «Misure di protezione» è stata modificata.

Sono state inoltre introdotte le seguenti modifiche editoriali:

— le sezioni 1 e 3 sono state aggiornate con un riferimento ai servizi di validazione (5) preposti alla verifica dell’esistenza giuridica e dello stato/della categoria legale, al controllo dell’esattezza dei dati finanziari del soggetto partecipante e allo svolgimento dell’analisi finanziaria sintetica,

— i riferimenti allo strumento di registrazione unico vengono sostituiti dai riferimenti al portale per i partecipanti alla ricerca,

— ulteriori modifiche editoriali si sono rese necessarie per tenere conto dell’autonomia delle agenzie esecutive e degli altri enti preposti all’attuazione del 7o PQ (i riferimenti ai servizi della Commissione sono stati sostituiti da riferimenti ai «servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ» relativamente ai compiti svolti dai servizi della Commissione e da altri enti a cui sono stati delegati compiti legati all’attuazione del 7o PQ),

— il testo è in linea con il trattato sul funzionamento dell’Unione europea.

FINALITÀ GENERALE

Il presente documento descrive le regole mirate a garantire una verifica coerente riguardo a:

— esistenza giuridica,

— status del 7o PQ,

— capacità operativa, e

— capacità finanziaria

di un partecipante al 7o PQ per assicurare l’attuazione di un’azione indiretta (raggiungimento degli obiettivi e dei risultati auspicati) oltre che per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione.

I seguenti principi guida, elaborati nel corso di una serie di riunioni di un gruppo di lavoro che ha coinvolto tutte le direzioni generali della ricerca sulla base di una forte volontà di semplificazione e razionalizzazione, sono la colonna portante dell’approccio adottato dalla Commissione:

— solo le informazioni strettamente necessarie per le regole di partecipazione al 7o PQ e/o il regolamento finanziario e/o le sue modalità di esecuzione, ovvero per fornire statistiche essenziali (relazione annuale sulle attività della Commissione – cfr. articolo 190 TFUE) devono essere richieste ai richiedenti/partecipanti,

— il portale dei partecipanti alla ricerca (http://ec.europa.eu/research/participants/portal) facilita la partecipazione dei soggetti giuridici ai successivi bandi per il 7o PQ. Attraverso questo portale gli enti devono fornire i propri dati di base e i documenti ufficiali solo una volta. Tuttavia sono tenuti a informare i servizi responsabili della validazione, sempre attraverso il portale, in caso di cambiamenti,

— ciascun soggetto giuridico validato deve nominare una persona, il rappresentante designato del soggetto giuridico (LEAR), che è autorizzato a gestire online le informazioni legali e finanziarie dell’ente in questione attraverso il portale per i partecipanti alla ricerca,

— le informazioni richieste in fase di proposta non saranno chieste di nuovo durante i negoziati, ovvero le informazioni che ad esempio devono essere verificate in fase di approvazione della sovvenzione non saranno richieste in fase di proposta, a meno che non appaia ovvio che i dati forniti non sono più aggiornati al momento della verifica (6),

— la verifica si baserà per quanto possibile sull’auto-certificazione e auto-verifica dei richiedenti/partecipanti. Affinché ciò sia possibile, la Commissione darà loro accesso a informazioni/istruzioni chiare oltre che a tutti gli strumenti di cui possano avere bisogno (ad esempio per valutare da soli la fattibilità finanziaria). I risultati derivanti da questi strumenti forniscono indicazioni non vincolanti e non pregiudicano i risultati di un controllo formale della fattibilità finanziaria da parte dei servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ. Eventuali irregolarità o false dichiarazioni possono portare a penali pecuniarie o sanzioni amministrative quale l’esclusione dalla partecipazione futura dei richiedenti/partecipanti,

— la verifica legale e operativa deve essere condotta per ciascun ente, tuttavia non tutti sono soggetti alla verifica della capacità finanziaria. La sezione 3.3 che comprende un «Diagramma decisionale per la verifica della capacità finanziaria» fornisce informazioni dettagliate sulle condizioni per la verifica della capacità finanziaria di un soggetto giuridico,

— a seguito dell’introduzione di un fondo di garanzia per i partecipanti (PGF), non sarà loro richiesta alcuna ulteriore fideiussione o garanzia, quali riduzione del prefinanziamento per uno specifico partecipante, conto fiduciario, conti bloccati, garanzie finanziarie ecc. I servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ, tuttavia, rafforzeranno i controlli ex post al fine di garantire la corretta messa in atto delle azioni indirette per il 7o PQ e di tutelare gli interessi finanziari dei partecipanti e dell’Unione.

1. VERIFICA DI ESISTENZA GIURIDICA E DI STATUS/CATEGORIA LEGALE

1.1. Principi

1.1.1. Riservatezza e protezione dei dati

Tutti i dati e i documenti relativi alla verifica finanziaria comunicati ai servizi di validazione saranno considerati confidenziali e soggetti al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, sulla protezione degli individui per quanto riguarda l’elaborazione di dati personali da parte di istituzioni ed enti comunitari e la libera circolazione di tali dati (7). Tutti i dati saranno trattati nel rispetto dei principi di trasparenza, proporzionalità, imparzialità e legalità.

1.1.2. Esistenza giuridica

Ai sensi dell’articolo 4 delle regole di partecipazione al 7o PQ, una sovvenzione può essere concessa solo a un soggetto giuridico esistente che:

— abbia presentato una proposta ammissibile durante la procedura definita dalla Commissione, e

— che non si trovi in una delle situazioni citate agli articoli 93, paragrafo 1, articoli 94 e 96, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario.

Ai sensi dell’articolo 2, paragrafo 1 delle regole di partecipazione al 7o PQ, per soggetto giuridico si intende una persona fisica o giuridica create in base al diritto vigente nel paese della rispettiva sede legale, ovvero in base al diritto comunitario o internazionale, che abbia personalità giuridica e che possa, agendo a proprio nome, esercitare diritti ed essere soggetta a doveri.

1.1.3. Status giuridico secondo le regole di partecipazione al 7o PQ (Categorie di soggetti giuridici)

Le regole di partecipazione al 7o PQ (e, in alcuni casi, il programma di lavoro e l’invito a presentare proposte) fanno riferimento a varie categorie di soggetti giuridici. Tali differenze si basano principalmente sullo status giuridico e/o sulle caratteristiche del soggetto in questione.

A seconda della(e) categoria(e) a cui appartiene, un soggetto giuridico può essere soggetto a diversi diritti o doveri (8), in particolare per quanto riguarda:

— i diritti dal punto di vista del contributo finanziario UE a un partecipante (compreso il livello massimo di finanziamento),

— l’obbligatorietà di un controllo sulla capacità finanziaria di un soggetto giuridico,

— se un funzionario pubblico sia autorizzato o meno a certificarne i(l) bilanci(o) (9),

— la responsabilità finanziaria per l’attuazione dell’azione indiretta (cfr. modalità di messa in atto del fondo di garanzia per i partecipanti).

Le principali categorie di soggetti giuridici identificate sono le seguenti (10):

Persona fisica (11) Persona giuridica Organismo pubblico Organismo pubblico economico Organismo pubblico senza scopo di lucro Organismo pubblico economico Organizzazione internazionale Di interesse europeo Di altro tipo Istituto di istruzione secondaria o superiore Organismo di ricerca Impresa PMI Non-PMI

Anche la verifica dei criteri di ammissibilità introdotti in specifici schemi di finanziamento e/o in specifici inviti a presentare proposte farà parte dell’esercizio di categorizzazione (12).

Come regola generale, se un soggetto giuridico può essere inserito in varie categorie, i servizi responsabili della validazione devono tenere conto di quella più favorevole a tale ente dal punto di vista dei suoi diritti e/o doveri (13).

Anche se un partecipante perdesse il proprio status/categoria di ente pubblico non economico, istituto scolastico secondario e superiore secondario, organizzazione di ricerca o PMI, conserverà i vantaggi di tale condizione nelle convenzioni di sovvenzione firmate per tutto il periodo (a meno che non si possa dimostrare che lo status/categoria garantito si basava su false dichiarazioni o sia stato volutamente manipolato solamente al fine di ottenere la sovvenzione dal 7o PQ). In ogni caso i partecipanti sono tenuti a informare i servizi responsabili della validazione riguardo a eventuali cambiamenti di questo tipo. Se il partecipante firma un’altra convenzione dopo avere perso il relativo status non avrà diritto a ottenere tale status.

1.1.3.1. Definizioni

1) Per «organismo pubblico» ai sensi dell’articolo 2, paragrafo 13, delle regole di partecipazione al 7o PQ della CE e dell’articolo 2, paragrafo 12, delle regole di partecipazione al 7o PQ dell’Euratom si intende un soggetto giuridico costituito in base al diritto nazionale e le organizzazione internazionali. «Costituito come ente pubblico in base al diritto nazionale» significa 1) stabilito come organismo pubblico nell’atto costitutivo ufficiale ovvero riconosciuto come ente pubblico dal diritto nazionale; e 2) regolato dal diritto nazionale. Gli enti pubblici, tuttavia, possono agire ed essere soggetti di diritto privato per quanto riguarda parte o la maggior parte delle loro attività. Un soggetto giuridico di diritto privato con missione di servizio pubblico non è considerato ente pubblico secondo le regole di partecipazione del 7o PQ.

2) Per «organismo pubblico senza scopo di lucro» (articolo 32, paragrafo 5, e articolo 33, paragrafo 1, delle regole di partecipazione del 7o PQ) si intende ogni soggetto giuridico che rispetti collettivamente le condizioni relative a un «ente pubblico» e a una «organizzazione senza scopo di lucro».

3) Per «organizzazione senza scopo di lucro» si intende un soggetto giuridico la cui forma legale non preveda fini di lucro e/o il cui statuto la obblighi a non ridistribuire gli utili tra gli azionisti o i singoli soci. Le decisioni del consiglio direttivo, degli associati, dei portatori di interesse, dei membri o dei rappresentanti dell’organizzazione sulla distribuzione degli utili non sono elementi sufficienti a provare la natura senza scopo di lucro di un soggetto.

4) Per «organismo di ricerca» secondo l’articolo 2, paragrafo 7, delle regole di partecipazione al 7o PQ della CE, e l’articolo 2, paragrafo 7, delle regole di partecipazione al 7o PQ dell’Euratom, si intende un soggetto giuridico costituito come organizzazione senza scopo di lucro che abbia tra i propri obiettivi primari lo sviluppo tecnologico. Si applica la definizione di «organizzazione senza scopo di lucro» secondo il precedente punto 3. Il mero finanziamento di attività di ricerca condotte da altri enti, la divulgazione di conoscenza e la promozione o il coordinamento di attività di ricerca non sono considerati attività di ricerca ai fini della presente definizione.

5) Per «istituto di istruzione secondaria o superiore» si intende un soggetto giuridico riconosciuto tale dal proprio sistema scolastico, che può essere ente di diritto pubblico o privato.

6) Per «PMI» secondo l’articolo 2, paragrafo 14, delle regole di partecipazione al 7o PQ della CE, e l’articolo 2, paragrafo 13, delle regole di partecipazione al 7o PQ dell’Euratom, si intendono imprese di micro, piccole e medie dimensioni ai sensi della raccomandazione 2003/361/CE (14). a) Ai sensi dell’articolo 1 dell’allegato della raccomandazione 2003/361/CE, si considera che un’impresa sia un ente impegnato in un’attività economica, indipendentemente dalla sua ragione sociale. Ciò include, in particolare, i lavoratori in proprio e le imprese a conduzione familiare impegnate in attività artigianali o simili, oltre che le società di persone e le associazioni regolarmente impegnate in attività di tipo economico. b) Secondo l’articolo 2, paragrafo 1, dell’allegato della raccomandazione 2003/361/CE, la categorie delle imprese di micro, piccole e medie dimensioni (PMI) è composta da quelle con meno di 250 dipendenti (intesi come unità lavorative annuali secondo la definizione dell’articolo 5 della raccomandazione) e il cui fatturato annuale non superi 50 milioni di EUR, e/o con un bilancio annuale che non superi 43 milioni di EUR. c) Le seguenti definizioni si applicano in aggiunta a quelle previste dalla raccomandazione 2003/361/CE: i) si considera che una persona giuridica sia impegnata in attività economiche dal momento in cui dimostra di svolgere un commercio o un’attività dietro compenso o per interesse pecuniario in un dato mercato. In generale, qualsiasi attività che preveda l’offerta di beni o servizi su un dato mercato è considerata attività economica; ii) le seguenti non sono considerate attività economiche 1) attività che non comportano alcun compenso finanziario; ovvero 2) attività per le quali non vi è un mercato definito/diretto; ovvero 3) attività per le quali il reddito generato non è distinto dal reddito personale dei suoi membri o azionisti. d) Per PMI non autonome (imprese partner e imprese collegate come definite all’articolo 3, paragrafo 2 e 3 dell’allegato della raccomandazione 2003/361/CE), vale a dire PMI possedute o controllate da altre imprese («imprese a monte») o che ne possiedono o controllano altre («imprese a valle»), i dati delle imprese a monte o a valle devono essere usati nel rispetto dell’articolo 6, paragrafi 2 e 4 della raccomandazione 2003/361/CE, per stabilire se un’impresa rispetti i requisiti di una PMI. e) Secondo l’articolo 4, paragrafo 2 dell’allegato della raccomandazione 2003/361/CE, lo status di PMI si perde solo dopo avere superato i massimali di cui all’articolo 2 della raccomandazione per due esercizi contabili consecutivi. Questa regola non si applica se una PMI è coinvolta in una fusione o acquisizione da parte di un gruppo più grande, nel qual caso perde immediatamente il proprio status dalla data della transazione. Pertanto, i richiedenti la cui validazione come PMI è stata rifiutata per aver superato i massimali di cui all’articolo 2 della raccomandazione 2003/361/CE nell’ultimo esercizio contabile potranno ricevere la validazione se dimostrano che i massimali non sono stati raggiunti nel penultimo esercizio. Ciò non vale se una PMI ha superato le soglie a seguito di una fusione o acquisizione.

1.1.4. Dati e documenti richiesti

I richiedenti, a seconda della propria forma giuridica, devono fornire nel quadro del processo di validazione (a meno che non lo abbiano già fatto e che non ci siano stati cambiamenti nel frattempo), i documenti giustificativi che dimostrino:

1) la loro ragione sociale;

2) la loro forma legale, nel caso di persone giuridiche;

3) la loro sede legale; questa, per default, è l’indirizzo della sede delle persone giuridiche ovvero la residenza abituale nel caso di persone fisiche.

I documenti sono accettati in tutte le lingue ufficiali dell’UE. Per facilitare il lavoro dei servizi di validazione i richiedenti possono dover presentare una traduzione su carta libera di tali documenti. I documenti presentati in una lingua non ufficiale dell’UE (15) possono essere rifiutati se non sono accompagnati da una traduzione asseverata/ufficiale/legalizzata da un ente o traduttore accreditato. Tali documenti non devono risalire a più di sei mesi prima.

I soggetti giuridici devono fornire in particolare i documenti giustificativi elencati di seguito, eventualmente in versione elettronica.

a) Un modulo identificativo firmato per il soggetto giuridico (16).

b) Per le persone fisiche: i) una fotocopia leggibile della carta di identità valida o del passaporto; ii) se applicabile, un documento dell’ufficio IVA.

c) Per gli enti pubblici: iii) una copia della risoluzione, della legge, del decreto o della decisione che istituisce il soggetto giuridico in questione come ente pubblico; in caso ciò non sia disponibile, qualsiasi altro documento ufficiale che certifica la costituzione del soggetto come ente pubblico; iv) se applicabile, un documento dell’ufficio IVA. Nel caso un soggetto giuridico non abbia la partita IVA, la prova dell’esenzione dall’IVA può essere richiesta ai servizi responsabili della validazione.

d) Per altre soggetti giuridici: v) copia di un documento ufficiale (ad esempio Gazzetta ufficiale, registro delle imprese ecc.) in cui risultino la ragione sociale e la sede del richiedente, oltre al numero di registrazione attribuito dalle autorità nazionali o, a seconda del paese di registrazione, copia di un altro documento legale accettabile; vi) copia della partita IVA, se applicabile, e solo nel caso in cui il codice IVA non compaia nel documento ufficiale di cui sopra. Se un soggetto non è registrato ai fini IVA, è necessario chiedere prova dell’esenzione.

e) Per le PMI: vii) stato patrimoniale e conto economico per l’ultimo esercizio contabile; viii) le note integrative a tali bilanci con l’indicazione delle imprese a valle e a monte quando queste non risultino nel bilancio; ix) una dichiarazione relativa all’organico espresso in unità lavorative annuali come definite dall’articolo 5 della raccomandazione 2003/361/EC; x) stato patrimoniale e conto economico, e le relative note integrative per l’ultimo bilancio approvato, oltre all’organico delle imprese a monte e a valle come definite dall’articolo 6 della raccomandazione 2003/361/CE; xi) come previsto dall’articolo 4, paragrafo 3, della raccomandazione 2003/361/CE, nel caso di imprese di recente costituzione i cui conti non siano ancora stati approvati, una dichiarazione che comprenda una stima in buona fede effettuata nel corso dell’esercizio; xii) una dichiarazione deve essere accettata come prova tesa a dimostrare come, nonostante manchi il fatturato, un’impresa svolge in attività economiche, segnatamente in base agli investimenti effettuati e al ritorno previsto; xiii) i documenti giustificativi di cui sopra possono essere sostituiti da un certificato ufficiale rilasciato da un ente o autorità competente nello Stato membro in cui il soggetto giuridico ha sede legale o residenza abituale e dove si certifica che l’impresa è una PMI ai sensi della raccomandazione 2003/361/CE. Tuttavia le dichiarazioni giurate o solenni rese dal richiedente di fronte a un’autorità giuridica o amministrativa, un notaio o pubblico ufficiale nel paese di origine o di provenienza non possono essere accettate in sostituzione dei documenti giustificativi richiesti.

1.1.5. Data effettiva di esistenza giuridica e di status/categoria legale

1) La data in cui la Commissione considera che l’esistenza giuridica e lo status/categoria legale di un soggetto giuridico siano entrati in vigore (data effettiva) è la data in cui entra in vigore l’atto che definisce la creazione o costituzione di un soggetto giuridico. Tale data, in ordine di precedenza, deve essere: 1) la data di ingresso nell’elenco ufficiale nazionale (ad esempio, registro delle imprese); 2) la data di pubblicazione nella Gazzetta ufficiale nazionale; 3) la data di deposito legale dell’atto presso il tribunale; 4) la data in cui le parti hanno firmato.

2) Nel caso in cui non vi sia uno statuto o atto costitutivo, si ritiene che la persona giuridica esista a partire da una data stabilita per default.

3) La data effettiva per lo status di PMI è la data di chiusura dei conti nell’esercizio su cui si basa lo status di PMI ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 2, dell’allegato della raccomandazione 2003/361/CE [cfr. la precedente sezione 1.1.3.1, punto 6, lettera e)]. Per le imprese di recente costituzione i cui conti non sono ancora stati chiusi, la data effettiva è quella di creazione.

1.2. Attuazione della verifica di esistenza giuridica e status/categoria legale

Ciascun soggetto giuridico deve registrare i propri dati amministrativi e giuridici di base (quali ragione sociale, sede legale dell’organizzazione ecc.) sull’interfaccia web del portale dei partecipanti. È necessario registrarsi solo una volta. Per evitare doppie registrazioni, il «Codice identificativo del partecipante» (Participant Identification Code, PIC) rilasciato al momento della prima registrazione sarà usato per tutte le successive partecipazioni del soggetto giuridico (17).

I soggetti senza personalità giuridica indipendente devono partecipare usando lo stesso «Codice identificativo del partecipante» (Participant Identification Code, PIC) del soggetto giuridico da cui dipendono. Tuttavia i seguenti soggetti possono essere validati come soggetti a parte e ricevere un PIC separato:

1) ministeri o altri servizi esecutivi che fanno parte dalla pubblica amministrazione dello Stato, centrale o federale, direttamente collegati al governo secondo l’organizzazione dello Stato pubblicata ufficialmente;

2) agenzie specializzate istituite da organizzazioni internazionali, comprese (ma non unicamente), quelle indicate nell’articolo 43, paragrafo 2, delle modalità di esecuzione;

3) il Centro comune di ricerca e le sue delegazioni.

In fase di presentazione delle proposte non saranno chiesti documenti di supporto e non sarà eseguita alcuna verifica dei dati da parte dei servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ.

Gli enti devono avere un PIC, registrato e validato nella banca dati della Commissione, prima di poter firmare una convenzione di sovvenzione. A tal fine, l’esistenza giuridica e lo status/categoria legale dell’ente devono essere verificati dai servizi di validazione sulla base dei dati e delle pezze giustificative forniti dall’ente se ciò non è già stato fatto (18). La verifica dell’esistenza giuridica e l’attribuzione di uno status/categoria legale devono essere eseguite non appena l’ente si è auto-registrato, solo nel caso in cui i dati legali di base (ragione sociale, forma giuridica e sede legale) dell’ente siano chiaramente indicati e confermati dalla pezze giustificative richieste, sempre che nessuna di queste risulti essere evidentemente errata, non corretta o illeggibile.

Sarà usata la stessa procedura e saranno richiesti gli stessi documenti per i soggetti giuridici che partecipano a un’azione indiretta ovvero in caso di cambiamenti della personalità giuridica di un partecipante nel corso di tale azione indiretta, il che presuppone una nuova validazione dell’ente a partire dalla sua auto-registrazione sul portale dei partecipanti.

I documenti di supporto che provano l’esistenza giuridica e lo status/categoria legale devono essere presentati ai servizi di validazione attraverso l’interfaccia web del portale dei partecipanti o via e-mail (19) entro la scadenza specificata dai servizi responsabili dell’attuazione del Q7 nell’invito o/e nel quadro per il negoziato.

Nel caso di registrazioni non dietro richiesta, i servizi di validazione quando chiedono chiarimenti e pezze giustificative, devono specificare entro quali tempi il richiedente debba rispondere. Se il richiedente non presenta, chiarifica o completa la documentazione di supporto entro i termini indicati, tenendo conto di circostanze speciali e giustificate, i servizi di validazione si riservano il diritto di cestinare le auto-registrazioni.

I servizi di validazione, che verificano l’esistenza giuridica del richiedente, devono controllare poi se l’ente sia già registrato sul portale per i partecipanti alla ricerca o in altre banche dati della Commissione contenenti le stesse informazioni rilevanti, e tenerne conto (20).

Una volta determinata l’esistenza giuridica del richiedente, i servizi responsabili della validazione devono verificare sulla base della documentazione di supporto lo status legale in relazione al 7o PQ oltre che identificare la categorie a cui appartiene ciascun soggetto giuridico che partecipa a un’azione indiretta del 7o PQ.

Dopo avere verificato l’esistenza giuridica e lo status/categoria legale di un ente, i servizi di validazione devono verificare e registrare il metodo usato dal richiedente per i costi indiretti.

1.2.1. Disposizioni riguardanti casi di dichiarazioni e/o pezze giustificative incomplete, contraddittorie o false

1) Si parte dal presupposto che tutte le evidenze siano veritiere e in buona fede. I servizi di validazione possono avvalersi di ogni informazione di pubblico dominio per chiarimenti. a) Se le risultanze non appaiono conformi alla dichiarazione del richiedente; b) se le evidenze fornite dal richiedente sono illeggibili, incomplete oppure ambigue; c) in caso di indicazioni di possibili dichiarazioni false o incomplete o altre irregolarità; i servizi responsabili della validazione devono informare il richiedente, chiedendo di fornire ulteriori chiarimenti o di completare i documenti presentanti entro un termine ragionevole.

2) Nei seguenti casi, segnatamente a) se il richiedente omette di fornire le informazioni richieste; b) se si rende responsabile di falsa rappresentazione nel fornire le informazioni richieste; c) se le pezze giustificative sono nulle o scadute; d) se risulta esservi una evidente contraddizione tra la dichiarazione del richiedente e la documentazione di supporto; i servizi responsabili della validazione devono: i) se riguarda la prova di esistenza giuridica, rifiutare la validazione del soggetto giuridico in questione; ii) se riguarda l’attribuzione di status/categoria legale, validare la persona giuridica sulla base dei documenti presentati e non della dichiarazione del richiedente.

3) In caso di rifiuto della validazione o dell’attribuzione dello status/categoria auto-certificati, i servizi di validazione devono informare il richiedente dei motivi e delle conseguenze legali.

4) In caso di irregolarità o di dichiarazioni mendaci i servizi di validazione devono informare l’ordinatore incaricato e, se del caso, l’ufficio europeo anti frode (OLAF). Le irregolarità e/o dichiarazioni mendaci possono implicare l’applicazione di penali finanziarie o sanzioni amministrative sotto forma di esclusione dei richiedenti/partecipanti dalla partecipazione in futuro, come previsto dall’articolo 96 del regolamento finanziario.

1.2.2. Informazioni sull’esito della validazione e «Codice Identificativo del Partecipante» (PIC) validato

I servizi di validazione sono tenuti a informare i richiedenti sull’esito della verifica dell’esistenza giuridica e sullo status/categoria legale attribuiti.

Ciascun ente validato riceve un numero di registrazione unico a nove cifre, il «Codice Identificativo del Partecipante» (PIC), da usare ogni volta che partecipa ad altri bandi per il 7o PQ.

1.2.3. Dichiarazione della correttezza dei dati di base nel modulo preparatorio della sovvenzione

Durante le trattative i dati amministrativi e legali di base registrati dalla persona giuridica sul portale per i partecipanti saranno automaticamente caricati all’interno dei moduli preparatori della convenzione di sovvenzione (GPF).

Il legale rappresentante dell’organizzazione è la persona autorizzata a prendere impegni e firmare la convenzione di sovvenzione per l’organizzazione. Questa persona deve:

a) verificare la correttezza dei dati amministrativi e legali di base forniti nel GPF per la sua organizzazione; se così non è chiederne la modifica attraverso il portale per i partecipanti;

b) dichiarare in fede che tutte le informazioni fornite nel GPF riguardo alla sua organizzazione sono completi, accurate e corretti; dichiarare di non trovarsi in una delle situazioni di cui agli articoli 93, paragrafo 1, 94 e 96, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario e firmare a conferma di ciò nel GPF. I documenti di supporto riguardanti i legali rappresentanti delle persone giuridiche citate in questa sezione possono essere richiesti dai servizi per l’attuazione del 7o PQ.

1.2.4. Rappresentante designato del soggetto giuridico (LEAR)

Dopo la convalida del soggetto giuridico, il legale rappresentante nomina una persona di contatto ufficialmente riconosciuta dai servizi di validazione e autorizzata a chiedere modifiche ai dati di validazione sulla base dei relativi documenti di supporto (LEAR). A tal fine, il legale rappresentante deve spedire il modulo di nomina del LEAR – a mezzo posta ordinaria o e-mail — debitamente firmato e timbrato ai servizi di validazione. La nomina di un LEAR è obbligatoria. La funzione del LEAR è di tipo amministrativo, e può — ma non necessariamente — essere distinta dal legale rappresentante dell’ente.

Non appena registrato nel database centrale, il LEAR diventa la persona di contatto ufficiale per i servizi di validazione riguardo a tutte le questioni connesse ai dati legali e finanziari e allo status/categoria dell’ente per il 7o PQ. Il LEAR ha accesso a uno strumento online dedicato nel portale dei partecipanti alla ricerca e deve tenere aggiornate le informazioni validate dell’ente. Inoltre è tenuto a informare i servizi di validazione in caso di variazioni nei dati giuridici o nello status/categoria legale dell’ente immediatamente dopo il cambiamento. Su richiesta è tenuto a fornire anche i dati finanziari dell’ente.

In caso di tali cambiamenti dei dati giuridici o dello status/categoria legale, il LEAR deve chiedere una modifica di una validazione precedente sulla base dei documenti di supporto legali e/o finanziari.

1.2.5. Modifica delle validazioni

Le richieste di modifica di una validazione precedente possono essere accettate solo se presentate dal LEAR. Se non è ancora stato nominato un LEAR, è necessario completare tale procedura di nomina affinché si possa dar corso alla richiesta di modifica.

1.2.5.1. Modifiche delle validazioni dovute a errore nella validazione iniziale

Tali modifiche devono essere registrate in modo retroattivo, a far data dalla validazione iniziale.

Tuttavia, in tali casi e se lo si ritiene necessario, possono essere messe in atto altre misure di protezione, ad esempio quelle elencate al punto 4.2.2. Nel caso in cui la modifica riguardi un errore attribuibile ai servizi di validazione, l’ordinatore responsabile dell’attuazione del 7o PQ può autorizzare una deroga all’efficacia retroattiva, se in presenza di giustificati motivi e nel rispetto dei principi di buona gestione finanziaria e proporzionalità.

1.2.5.2. Modifiche delle validazioni dovute a un cambiamento dell’esistenza giuridica a/o dello status categoria legale

I servizi di validazione devono codificare la data di entrata in vigore della modifica a livello di esistenza giuridica o di status/categoria legale di una persona giuridica che sia determinata dalla data in cui l’atto che sancisce il cambiamento diviene valido, a meno che nei termini del suddetto atto sia stipulata una data diversa. Per le PMI la data di entrata in vigore del cambiamento di status è la data di chiusura dell’esercizio su cui si basa tale cambiamento di status e che si calcola secondo le regole definite nella precedente sezione 1.1.3.1, punto 6, lettera e).

1.2.5.3. Cambiamenti nel metodo di calcolo dei costi indiretti (ICM)

I servizi di validazione devono evidenziare i cambiamenti nel metodo di calcolo dei costi indiretti dichiarati dai partecipanti secondo le regole stabilite all’articolo II.15 della convenzione di sovvenzione tipo.

Per costi indiretti si intendono quei costi indiretti ammissibili che non possono essere identificati dai partecipanti come direttamente attribuiti al progetto ma che si possono identificare e giustificare nel sistema contabile come sostenuti in rapporto diretto con i costi diretti ammissibili attribuiti al progetto. Essi possono essere identificati usando i metodi specificati all’articolo II.15, paragrafo 2, del modello di convenzione di sovvenzione (21).

Si distinguono le seguenti situazioni di cambiamenti a livello di ICM (22).

Eventuali richieste di cambiamento a livello di ICM devono essere debitamente giustificate o da un’evoluzione dello status giuridico o del sistema contabile del partecipante, ovvero da un errore compiuto durante il negoziato sul primo progetto a cui partecipa il soggetto giuridico.

Chiedendo un cambiamento a livello di ICM, il partecipante dichiara di avere letto e accettato le regole sulla scelta (articolo II.15 del modello di convenzione di sovvenzione).

1) Cambiamenti nello status legale del partecipante

Nel caso in cui un cambiamento nello status legale del partecipante porti ad acquisire lo status/categoria di ente pubblico non economico, istituto di istruzione secondaria e superiore, organizzazione di ricerca o PMI, il partecipante può chiedere di applicare una tariffa fissa pari al 60 % per progetti futuri se adempie le altre condizioni previste dal modello di convenzione di sovvenzione per avvalersi di questa specifica tariffa (23).

La data di entrata in vigore del cambiamento a livello di ICM deve essere la stessa di quella della modifica a livello di status/categoria legale come specificato nella sezione 1.2.5.2.

La data di entrata in vigore del cambiamento a livello di ICM è applicabile solo per il futuro, quindi non influisce sui progetti in corso.

2) Cambiamenti nel sistema contabile del partecipante:

a) In casi di cambiamento a livello di sistema contabile, il LEAR deve informare i servizi di validazione, nella propria richiesta di cambiamento dell’ICM attraverso il portale dei partecipanti, riguardo alla data a partire da cui tale modifica avrà validità. La data di entrata in vigore registrata dai servizi di validazione è quella indicata dal LEAR, sempre che sia accettata dai servizi incaricati dell’attuazione del 7o PQ.

b) Se il partecipante aveva scelto prima una tariffa fissa, poi però il metodo dei costi indiretti per la successiva partecipazione, non è necessario fornire le prove di tale cambiamento.

c) La data di entrata in vigore del cambiamento a livello di ICM è applicabile solo per il futuro, quindi non influisce sui progetti in corso. Tuttavia, se a causa di cambiamenti nel proprio sistema contabile i partecipanti non sono più in grado di identificare gli effettivi costi indiretti, la data di entrata in vigore del cambiamento a livello di ICM diventa applicabile ai progetti in corso.

(3) In caso di errore a livello di ICM durante le trattative riguardo al primo progetto cui partecipa il soggetto giuridico e se la correzione di tale errore è stata accettata dai servizi incaricati di attuare il 7o PQ, la data di entrata in vigore del cambiamento a livello di ICM è la stessa di quella della validazione originale dell’ente e si applica ai progetti in corso.

1.2.6. Revisione amministrativa delle validazioni

1) Prima di qualsiasi richiesta di revisione, il richiedente deve chiedere conferma dell’esito della validazione.

2) Le richieste di revisione (24) delle validazioni possono essere indirizzate per iscritto senza che siano necessarie altre formalità direttamente al servizio di validazione competente dal LEAR del soggetto giuridico in questione. Se è una parte non coinvolta nella validazione a presentare tale richiesta, questa sarà respinta.

3) I servizi di validazione devono accusare ricevuta della richiesta di revisione, dopodiché informare la parte in causa sulla decisione presa, motivandola in caso di rifiuto. Una richiesta di revisione non causa la sospensione della validazione, che quindi rimane in vigore fino a quando non sia revocata. La procedura di revisione amministrativa non pregiudica i diritti del richiedente a presentare ricorso presso il Mediatore europeo o la Corte di giustizia dell’Unione europea.

1.2.7. Il gruppo di esperti di validazione

Le DG e le agenzie esecutive della Commissione europea incaricate di attuare il 7o PQ devono creare un gruppo di esperti inter-servizi a fini di coordinamento (indicato come gruppo di esperti di validazione) e provvedere a delegare un proprio rappresentante per tale gruppo di esperti. I servizi di validazione vi prendono parte senza diritto di voto e ne gestiscono il segretariato sotto la supervisione della presidenza del gruppo di esperti di validazione. La Commissione stabilisce le regole procedurali per i processi di coordinamento, compreso un registro di prassi comuni.

Nel caso in cui una richiesta di revisione sia presentata ai servizi di validazione nel rispetto del precedente punto 1.2.7, essi devono deferire la questione al gruppo di esperti di validazione che si occupa di rivedere i casi di validazione del soggetto giuridico per poi decidere in merito. Nel mandato del gruppo di esperti di validazione non rientrano i casi relativi alla verifica della capacità finanziaria.

2. VERIFICA DELLA CAPACITÀ OPERATIVA

2.1. Principi

Come indicato nell’articolo 115 del regolamento finanziario e nell’articolo 176 delle sue modalità di esecuzione, è necessario valutare la capacità operativa e finanziaria di un richiedente per assicurarsi che abbia le capacità per portare a termine l’azione o il programma di lavoro proposti.

È necessario distinguere la capacità operativa da quella finanziaria, rispetto alla quale deve essere condotta una verifica a parte (cfr. infra).

Il termine «capacità operativa» si riferisce alle competenze e qualifiche professionali [in campo tecnico, scientifico, tecnologico, manageriale, amministrativo … (25) ], agli strumenti e/o alla conoscenza necessaria per raggiungere gli obiettivi e i risultati auspicati.

Dato che gran parte delle azioni per il 7o PQ sono messe in atto da un consorzio tra varie persone giuridiche, si distingue tra due livelli di capacità operative:

— capacità operative del consorzio,

— capacità operative di ciascun richiedente.

Lo scopo della verifica consiste quindi nell’accertare se i richiedenti (tutti insieme e individualmente) abbiano o possano acquisire a tempo debito le competenze e qualifiche professionali richieste per completare l’azione indiretta.

Nel caso in cui a ricoprire lo specifico ruolo di coordinatore sia una persona fisica si deve prestare particolare attenzione alla valutazione della sua capacità operativa.

2.2. Attuazione

2.2.1. In fase di proposta

La capacità operativa del consorzio deve essere accertata durante la fase di valutazione (26) da periti indipendenti al momento di valutare il criterio relativo all’«attuazione».

Al fine di permettere ai periti indipendenti di svolgere questo compito, ai richiedenti si chiede di fornire all’interno della loro proposta, tra l’altro: a livello di richiedente una breve descrizione dell’organizzazione e un profilo riassuntivo dei componenti del personale che si occuperanno del progetto (cfr. Guida per i richiedenti); a livello di consorzio i richiedenti devono descrive come intendono, collettivamente, creare un consorzio in grado di raggiungere gli obiettivi auspicati (cfr. Guida per i richiedenti).

Un punteggio al di sopra della media sta a indicare una valutazione positiva da parte dei periti esterni indipendenti.

Tali valutatori esterni indipendenti devono aggiungere i propri commenti per i servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ (cfr. rapporto di valutazione sommaria) riguardo a eventuali persone giuridiche la cui capacità operativa per adempiere il compito previsto sia ritenuta palesemente inadeguata o insufficientemente dimostrata.

2.2.2. In fase di negoziato

Come regola generale, i servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ sono tenuti a seguire le raccomandazioni dei periti esterni indipendenti riguardo alla capacità operativa — ivi inclusa la possibilità di respingere una richiesta di partecipazione valutata positivamente a causa della sua incapacità a livello operativo. Se i servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ sono a conoscenza di informazioni aggiuntive che potrebbero influenzare il giudizio dei periti esterni indipendenti, essi possono decidere di non selezionare un soggetto giuridico e/o una proposta ai fini del contributo finanziario dell’UE, sulla base di un’argomentazione solida e ben documentata. Tali informazioni aggiuntive possono provenire da varie fonti, come le risultanze di audit precedenti, la gestione di progetti precedenti (o in corso), la consultazione di banche dati esterne ecc.

Ciascun richiedente deve fornire ai servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ una dichiarazione sull’onore dove attesta di avere attualmente, o che avrà a tempo debito, le risorse necessarie all’attuazione del progetto previsto nella relativa azione indiretta per il 7o PQ. Tale dichiarazione fa parte del GPF e deve essere sottoscritta da una persona con potere di firma della convenzione di sovvenzione e autorizzata a prendere impegni legalmente vincolanti per conto dell’organizzazione. Se un richiedente non dispone di risorse operative proprie per attuare il progetto, deve descrivere come intende adempiere ai propri doveri. Se si prevede di subappaltare un incarico o se vi sono terzi coinvolti nel progetto, ciò deve essere discusso e concordato in fase di negoziato, e descritto con chiarezza nell’allegato I della convenzione di sovvenzione.

Nel caso specifico di un soggetto giuridico che entri a far parte del consorzio durante le trattative o in fase di attuazione dell’azione indiretta, la valutazione della sua capacità operativa deve basarsi sugli stessi principi.

3. VERIFICA DELLA CAPACITÀ FINANZIARIA: MODALITÀ DI ESECUZIONE

3.1. Principi

La verifica della capacità finanziaria per portare a termine l’azione proposta fa parte integrante della fase di negoziato e deve essere completata prima di sottoscrivere la convenzione di sovvenzione.

Le seguenti regole specificano i requisiti minimi per i controlli finanziari che gli ordinatori devono condurre ai sensi dell’articolo 16, paragrafo 4, delle regole di partecipazione al 7o PQ, e degli articoli 173 e 176 delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario.

La verifica della capacità finanziaria di un richiedente di portare a termine l’azione consta essenzialmente di quattro fasi:

— come primo passo, i soggetti giuridici sottoposti a verifica obbligatoria della capacità finanziaria sono identificati secondo le regole di partecipazione al 7o PQ, il regolamento finanziario e le sue modalità di esecuzione (cfr. sezione 3.3),

— il secondo passo richiede ai soggetti giuridici in questione di fornire, se non sono già disponibili, le informazioni finanziarie e la relativa documentazione di supporto che coprano l’ultimo esercizio concluso (cfr. sezione 3.4); tali informazioni sono poi verificate dai servizi di validazione,

— per il terzo passo, sulla base di quanto sopra, i servizi di validazione devono procedere a una breve analisi finanziaria dell’ultimo esercizio concluso. Tale analisi deve comprendere: — un controllo della fattibilità finanziaria (cfr. sezione 3.5), — in aggiunta si deve controllare l’indice di mezzi propri (cfr. sezione 3.5), — un controllo della capacità di cofinanziamento e dell’indice di esposizione finanziaria (se del caso) (cfr. sezione 3.6),

— come quarto e ultimo passo, sulla base di quanto sopra, l’ordinatore deve adottare le misure necessarie, compresa, se necessario, un’analisi finanziaria più approfondita. (cfr. sezione 4).

La stessa procedura e documentazione, come descritto di seguito, devono essere usate/richieste ai soggetti giuridici che entrano a far parte di un’azione indiretta durante la fase di negoziato o di attuazione dell’azione indiretta in questione.

3.2. Ragioni di una sintetica analisi finanziaria come regola generale

Visto il numero consistente di richiedenti la cui capacità finanziaria deve essere analizzata e al fine di evitare ritardi irragionevoli, si procede a un sintetico controllo della fattibilità finanziaria. Tuttavia, se il risultato di tale controllo è che (27) un soggetto giuridico appare «debole», deve essere condotta (28) un’analisi finanziaria più approfondita (29).

3.3. Categorie di soggetti giuridici soggetti (o esenti) per quanto riguarda la verifica della capacità finanziaria

Ai sensi del regolamento finanziario e delle sue modalità di esecuzione (articolo 176, paragrafo 4), le seguenti categorie di soggetti giuridici non sono soggette a verifica delle capacità finanziarie:

— persone fisiche che abbiano una borsa di studio,

— enti pubblici,

— le organizzazioni internazionali citate nell’articolo 43, paragrafo 2, delle modalità di esecuzione: — organizzazioni internazionali del settore pubblico istituite da accordi intergovernativi e agenzie specializzate istituite da tali organizzazioni, — il Comitato Internazionale della Croce Rossa (ICRC), — la Federazione internazionale delle associazioni nazionali della Croce Rossa e della Mezzaluna Rossa, — la Banca europea degli investimenti e il Fondo europeo per gli investimenti.

Inoltre, dopo l’introduzione nelle regole di partecipazione al 7o PQ di un fondo di garanzia per i partecipanti:

— ai sensi dell’articolo 38 delle regole di partecipazione al 7o PQ (paragrafi 5 e 6), le seguenti categorie di soggetti giuridici non sono soggetti a verifica delle capacità finanziarie: — soggetti giuridici la cui partecipazione ad azioni indirette sia garantita da uno Stato membro o da un paese associato, — istituti di istruzione superiore e secondaria,

— in aggiunta, ai sensi del paragrafo 6 dell’articolo 38 delle regole di partecipazione al 7o PQ, qualsiasi altra categoria di soggetto giuridico che richieda un contributo finanziario UE all’interno di un’azione indiretta per il 7o PQ di valore inferiore o pari a 500 000 EUR, non è soggetta a verifica della capacità finanziaria, a meno che: — tale soggetto giuridico sia il coordinatore dell’azione indiretta e non appartenga a una delle categorie specificate sopra, e/o — vi siano circostanze eccezionali secondo informazioni già disponibili ai servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ, che diano giustificatamente adito a dubbi riguardo alla capacità finanziaria di un richiedente (ad esempio: se le risultanze dimostrano gravi errori amministrativi o frodi in cui l’ente sia coinvolto; ovvero se l’ente in questione è soggetto a procedimenti legali in corso o a procedimenti giudiziari per gravi errori amministrativi o frode; ovvero se l’ente è soggetto a un ordine di pignoramento ovvero a un ordine di riscossione di ammontare considerevole per una somma erogata dalla Commissione il cui saldo sia notevolmente in ritardo), ovvero — sia soggetta a sostanziali risultanze finanziarie per quanto attiene alla sua capacità finanziaria a seguito di un audit condotto dalla Commissione, dalla Corte dei conti o dai loro rappresentanti autorizzati negli ultimi due anni).

Per qualsiasi altro soggetto giuridico che partecipa a un’azione indiretta per il 7o PQ, una verifica della capacità finanziaria è obbligatoria.

Nella pagina seguente si riporta un diagramma decisionale che identifica le persone giuridiche soggette a verifica della capacità finanziaria.

Diagramma decisionale per la verifica della capacità finanziaria

3.4. Dati e documenti richiesti

Ai sensi delle regole di partecipazione al 7o PQ, il termine «soggetto giuridico» comprende sia persone giuridiche sia persone fisiche

3.4.1. Persone giuridiche

In fase di negoziato, e ai sensi delle regole di partecipazione del 7o PQ:

— ciascuna persona giuridica soggetta a verifica della capacità finanziaria deve fornire ai servizi di validazione per l’ultimo esercizio la cui contabilità è stata chiusa: — stato patrimoniale, — conto economico, — relazione statutaria dei revisori su questi due bilanci se disponibile. Se sono disponibili le relazioni statutarie non serve alcun altro rapporto dei revisori (30),

— ciascuna persona giuridica soggetta a verifica della capacità finanziaria è tenuto a completare la sintesi per i servizi di validazione del suo ultimo stato patrimoniale e conto economico disponibili usando un formato specifico detto «contabilità semplificata» (attraverso il portale dei partecipanti alla ricerca o con altri mezzi);

— ciascuna persona giuridica soggetta a verifica della capacità finanziaria che richieda un contributo finanziario UE per un ammontare preventivato superiore a 500 000 EUR ha l’obbligo di fornire ai servizi di validazione una relazione completa dei revisori che certifichi la contabilità dell’ultimo esercizio disponibile (31). Questo lavoro deve essere svolto esclusivamente da un revisore professionista esterno qualificato.

Come regola generale, non si devono usare dati finanziari previsionali, tranne nel caso di soggetti giuridici «giovani» (come le aziende start-up) senza contabilità chiusa. Per questi soggetti è richiesto un Business Plan (specialmente nel caso di PMI «giovani») oppure uno o più documenti simili relativi alle attività in previsione.

Solo i bilanci non consolidati relativi all’ente validato sono accettati ai fini dei controlli di capacità finanziaria anche se l’ente ha imprese collegate o associate.

Se il soggetto in qualità di casa madre (impresa a monte) di un gruppo di imprese è esonerato dalla pubblicazione di un conto economico non consolidato secondo la propria legislazione nazionale, i servizi di validazione possono richiedere una sintesi del conto economico non consolidato usando un formato specifico («contabilità semplificata»).

Se l’ente, in qualità di società affiliata a una casa madre (richiedenti collegati a valle), è esentato da una revisione statutaria secondo la propria legislazione nazionale e sono disponibili solo i bilanci consolidati, i servizi di validazione possono limitare la propria richiesta alla sintesi del bilancio e del conto economico non consolidati usando un formato specifico («contabilità semplificata»), con l’appoggio di una copia delle relazioni finanziarie consolidate della casa madre e delle relative relazioni dei revisori. Tuttavia se l’ente in questione richiede un contributo dall’UE superiore a 500 000 EUR è necessario fornire una relazione completa dei revisori che certifichi la contabilità non consolidata per l’ultimo esercizio disponibile.

3.4.2. Persone fisiche

Sebbene le situazioni in cui una persona fisica possa trovarsi a:

— richiedere un contributo finanziario all’UE di importo stimato superiore a 500 000 EUR, e/o

— fungere da coordinatore,

siano teoriche, tali possibilità devono essere previste, al fine di rispettare il paragrafo 6 dell’articolo 38 delle regole di partecipazione del 7o PQ.

In fase di negoziato, e nel rispetto delle regole di partecipazione al 7o PQ oltre che delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario, ciascuna persona fisica soggetta a verifica della capacità finanziaria deve fornire ai servizi responsabili della validazione:

— la propria ultima dichiarazione dei redditi,

— una dichiarazione autenticata del proprio patrimonio attuale (32),

— un elenco completo (corredato da dati e cifre) dei debiti, suddivisi tra indebitamento a breve (massimo un anno) e a medio/lungo termine (più di un anno), certificati dai creditori,

— una relazione dei revisori, come descritto nella sezione 3.4.1, qualora si richieda un contributo finanziario dell’UE di importo stimato superiore a 500 000 EUR.

3.4.3. Altri commenti

Le informazioni verificate della «contabilità semplificata» sono salvate nel database centrale della Commissione a disposizione del LEAR di ciascun ente attraverso il portale dei partecipanti alla ricerca.

I dati finanziari devono essere forniti all’inizio dei negoziati e in alcuni casi si possono richiedere informazioni aggiuntive anche durante l’esecuzione del progetto (33).

Ferma restando la decisione dell’ordinatore, un soggetto giuridico che non fornisce i dati e i documenti richiesti entro le scadenze non potrà prendere parte all’azione indiretta del 7o PQ in questione.

3.5. Controllo della capacità finanziaria

3.5.1. Scopo

Per essere considerato finanziariamente valido, un soggetto giuridico deve disporre di:

— liquidità: capacità di assolvere ai propri impegni a breve termine,

— solvibilità: capacità di assolvere ai propri impegni a medio e lungo termine,

— redditività (34): capacità di generare utili, o quanto meno essere in grado di auto-finanziarsi.

Di conseguenza, la liquidità, autonomia finanziaria e solvibilità del soggetto giuridico devono essere valutate nell’analisi finanziaria.

I servizi di validazione mettono a disposizione dei richiedenti uno strumento elettronico di agevole uso per valutare la loro sostenibilità finanziaria per loro informazione (35).

I seguenti quozienti, valore degno di nota e soglie si applicano alle persone giuridiche. Specifici criteri si devono utilizzare per le persone fisiche (cfr. sezione 3.5.4).

3.5.2. Quozienti utilizzati e valore degno di nota

La capacità finanziaria sintetica si basa sui tre quozienti finanziari definiti di seguito:

Obiettivo Indicatori Quozienti Analisi sintetica Liquidità Quoziente di liquidità relativa (quick ratio) — Redditività Redditività (1) — Solvibilità Solvibilità —

Indice di mezzi propri

In aggiunta si usa un valore degno di nota basato sui mezzi propri come dato complementare (indice). L’indice di mezzi propri si considera «positivo» nel caso in cui l’indicatore «indebitamento totale/mezzi propri» sia pari o superiore 0 e pari o inferiore a 10 (dove ).

3.5.3. Soglie

Secondo i risultati ottenuti per ciascuno dei quozienti di cui sopra, si danno le seguenti quotazioni:

Obiettivo Indicatori Debole Accettabile Buon o 0 1 2 Liquidità Quoziente di liquidità relativa (quick ratio) i < 0,5 0,5 < i < 1 i > 1 Redditività Redditività (1) i < 0,05 0,05 < i < 0,15 i > 0,15 Solvibilità Solvibilità i > 6,00 o < 0 6,00 > i > 4,00 i < 4,00 e > 0

Le regole seguenti si applicano in casi speciali dove il rapporto è negativo oppure contiene un denominatore o numeratore zero:

Liquidità: — Se (attivo circolante-scorte-debitori oltre un anno) è ≤ 0, il risultato sarà 0 con giudizi deboli. Il valore (attivo circolante-scorte-debitori oltre un anno) non può essere negativo. — Se l’indebitamento a breve (banche e altri) è = 0, e il valore sopra (attivo circolante-scorte-debitori oltre un anno) non è zero, il risultato sarà 2 con qualifiche buone.

Redditività (1) (37): — Se il reddito operativo lordo è ≤ 0, il risultato sarà 0 con giudizi deboli. — Se il fatturato è = 0, per il calcolo si deve usare il reddito operativo. — Se il reddito operativo è = 0 o negativo, il risultato sarà 0 con giudizi deboli. — Il fatturato non può essere negativo.

Solvibilità: — Se il capitale circolante è = 0, il risultato sarà –1 con qualifiche deboli in tutti i casi. — Se l’indebitamento totale è = 0 e il capitale circolante è positivo, il risultato sarà 0 con buone qualifiche. — Se l’indebitamento totale è = 0 e il capitale circolante è negativo, il risultato sarà –1 con qualifiche deboli. — Il calcolo dell’indice di mezzi propri si basa sugli stessi principi, ma si considera «positivo» nel caso in cui l’indicatore «indebitamento totale/capitale circolante» sia superiore o pari a 0 e inferiore o pari a 10.

3.5.4. Caso specifico delle persone fisiche

Per le persone fisiche la capacità finanziaria si valuta come segue:

3.5.4.1. Quozienti utilizzati

La capacità finanziaria si basa sui due seguenti quozienti finanziari:

Obiettivo Indicatori Quozienti Liquidità Quoziente di liquidità relativa (quick ratio) Solvibilità Solvibilità

3.5.4.2. Soglie

Secondo i risultati ottenuti per ciascuno dei quozienti di cui sopra, si danno le seguenti quotazioni:

Obiettivo Indicatori Debole Accettabile Buono 0 1,5 3 Liquidità Quoziente di liquidità relativa (quick ratio) i < 2 2 ≤ i ≤ 3 i < 3 Solvibilità Solvibilità i > 1 1 ≥ i ≥ 0,5 i < 0,5

3.6. Controllo della capacità di cofinanziamento

3.6.1. Finalità

Lo scopo di questo controllo è valutare la capacità di cofinanziamento di un richiedente.

Questo controllo deve essere eseguito solo se è stato redatto un rapporto di audit (41) sulla contabilità (cioè solo nel caso in cui un soggetto giuridico che richieda per la partecipazione a questa azione indiretta del 7o PQ un contributo finanziario UE il cui importo stimato superi 500 000 EUR) e tale rapporto contenga gravi riserve in termini di capacità di cofinanziamento rilevate dall’ordinatore.

La capacità di cofinanziamento di un richiedente non deve essere giudicata solo sulla base della relativa azione indiretta per il 7o PQ, bensì almeno sulla base di tutte le azioni indirette in corso finanziate dall’Unione che richiedono un cofinanziamento di cui l’ordinatore sia a conoscenza. In tale contesto, l’ordinatore può chiedere al richiedente un elenco dei progetti sostenuti dal bilancio UE nei quali è coinvolto (42). Tale controllo, comunque, non deve essere eseguito per i richiedenti autorizzati a ricevere un finanziamento UE di valore fino al 100 % dei costi ammissibili.

I seguenti quozienti, valore degno di nota e soglie si applicano alle persone giuridiche. Per le persone fisiche si utilizzano criteri specifici (cfr. sezione 3.6.4).

3.6.2. Quozienti utilizzati e valore degno di nota

Il controllo della capacità di cofinanziamento si basa sui seguenti quozienti finanziari:

Indicatori della capacità di cofinanziamento:

Scopo Indicatori Quozienti Capacità di cofinanziamento

p: progetto in corso a cui partecipa il soggetto giuridico

Durationprojectp: durata totale del progetto p in anni

EligibleCostp: costo totale ammissibile per il partecipante al progetto p

EU contributionp: contributo totale dell’UE per il partecipante al progetto p

DaysLeftp: numero di giorni rimasti per il progetto p

Cash flow (flusso di liquidità):

Non considerati ai fini di questo calcolo: progetti completati e progetti dove il contributo dell’UE è uguale ai costi ammissibili del progetto.

Indice di esposizione finanziaria:

In aggiunta, e solo per i coordinatori, un valore degno di nota basato sul prefinanziamento totale del progetto e sul fatturato dei coordinatori serve come dato complementare (flag). L’indice di esposizione finanziaria si considera «positivo» se l’indicatore «prefinanziamento totale del progetto/fatturato» è uguale o inferiore a 0,5. (Se il fatturato è 0, per il calcolo si deve usare l’utile di esercizio.)

3.6.3. Soglie

Secondo i risultati ottenuti per ciascuno dei quozienti di cui sopra, si danno le seguenti quotazioni:

Obiettivo Indicatori Debole Buon o 0 1 Capacità di cofinanziamento Indicatore del flusso di liquidità < 1 > = 1 Indicatore del risultato operatiov netto (NOP, Net Operating Profi)t < 1 > = 1

Un punteggio globale inferiore a 1 indica una capacità di cofinanziamento «debole».

3.6.4. Caso specifico delle persone fisiche

Per le persone fisiche, la capacità di cofinanziamento si valuta come segue:

3.6.4.1. Quozienti utilizzati

Scopo Indicatori Quozienti Capacità di cofinanziamento Breve termine Medio/lungo termine

3.6.4.2. Soglie

Secondo i risultati ottenuti per ciascuno dei quozienti di cui sopra, si danno le seguenti quotazioni:

Obiettivo Indicator i Debole Buon o 0 1 Capacità di cofinanziamento A breve termine < 1 > = 1 A medio /lungo termine < 1 > = 1

4. VERIFICA DELLA CAPACITÀ FINANZIARIA: CONCLUSIONE DELL’ANALISI (CONTROLLI) E POTENZIALI MISURE DA ADOTTARE

4.1. Valutazione dei risultati dell’analisi sintetica

La valutazione finanziaria sintetica conduce a un punteggio globale riguardo alla capacità di un richiedente corrispondete a «buono», «accettabile» o «debole» sulla base dei quozienti sopra citati.

Come regola generale, qualunque soggetto giuridico soggetto a verifica della capacità finanziaria che ottiene dopo un’analisi sintetica un minimo di 3 punti quale risultato del controllo di sostenibilità finanziaria deve essere considerata con capacità finanziaria «positiva» (46), a meno che sia soggetta a una delle situazioni (o più) tra quelle citate di seguito.

Analisi sintetica

Debole Accettabile Buono Risultato del controllo di fattibilità finanziaria 0-2 3 4-6

Nonostante i risultati nella tabella sopra, la capacità finanziaria di un soggetto giuridico sarà in ogni caso ritenuta «debole», e pertanto soggetta a un’analisi più approfondita, se:

— è stato emesso un rapporto di audit (cfr. sezione 3.4) sulla contabilità dove si evidenziano gravi riserve (non solo riguardo alla capacità di cofinanziamento),

— i(l) risultato(i) dell’indice di mezzi propri (sezione 3.5.2.) e/o del controllo della capacità di cofinanziamento e/o dell’indice di esposizione finanziaria (sezione 3.6.) (se del caso) è(sono) «debole(i)»,

— il soggetto giuridico è stato oggetto di risultanze finanziarie considerevoli riguardo alla sua capacità finanziaria a seguito di un audit condotto dalla Commissione [compreso l’OLAF (47) ], dalla Corte dei conti o da loro rappresentanti debitamente autorizzati negli ultimi due anni (cfr. sezione 3.3).

Se il soggetto giuridico ha ottenuto un risultato «positivo» da un’analisi finanziaria sintetica ma risultano gravi errori amministrativi o frode che coinvolgono il soggetto, o se il soggetto stesso è coinvolto in procedimenti legali o giudiziari in corso per gravi errori amministrativi o frode, oppure se è oggetto di un ordine di sequestro o di un ordine di riscossione significativo per una somma pagata dalla Commissione in cui saldo risulti gravemente in ritardo, si considera che essa abbia una capacità finanziaria «debole», pur senza dover procedere a un’analisi finanziaria più approfondita. Per questo tipo di ente, l’ordinatore deve considerare le misure di protezione definite nella sezione 4.2.2.

4.2. Azioni da intraprendere nel caso di un risultato «debole»

Se dal controllo sintetico della sostenibilità finanziaria emerge una capacità finanziaria «debole», l’ordinatore deve prima di tutto effettuare un’analisi finanziaria più approfondita (cfr. sezione 4.2.1).

Se, secondo i risultati di tale analisi più approfondita, la capacità finanziaria del richiedente:

— è «accettabile» o «buona», il richiedente può partecipare all’azione indiretta, senza che siano necessarie altre azioni,

— rimane «debole» l’ordinatore deve prendere in considerazione le misure di protezione definite nella sezione 4.2.2,

— appare «insufficiente» (48) (cfr. sezione 4.2.1), il richiedente non può prendere parte all’azione indiretta, a meno che l’ordinatore fornisca motivi giustificati sulla base dalla sua valutazione del rischio.

Per altri casi (sostenibilità finanziaria «positiva» ma risultati «deboli» per il controllo del cofinanziamento, indice di mezzi propri, indice di esposizione finanziaria, rapporto di audit con gravi riserve; risultanze finanziarie considerevoli per quanto riguarda la capacità finanziaria di un soggetto giuridico a seguito di un audit condotto negli ultimi due anni), l’ordinatore deve considerare le misure di protezione della sezione 4.2.2.

4.2.1. Analisi finanziaria più approfondita

4.2.1.1. Sulle persone giuridiche

Tale analisi finanziaria più approfondita consiste in un’analisi ampliata sulla capacità finanziaria del soggetto giuridico.

Si usano i seguenti cinque indici:

Obiettivo Indicatori Quozienti Analisi dettagliata Liquidità Quoziente di liquidità relativa (quick ratio) — Autonomia finanziaria Indicatore del risultato operativo lordo (GOP, Gross Operating Profit) — Redditività Redditività (1) — Redditività (2) — Solvibilità Solvibilità — Correzione: il rapporto del reddito operativo lordo si calcola come interessi passivi/GOP.

Secondo i risultati ottenuti per ciascuno dei quozienti di cui sopra, si danno le seguenti quotazioni:

Obiettivo Indicatori Debole & Insufficiente Accettabile Buono 0 1 2 Liquidità Quoziente di liquidità relativa (quick ratio) i < 0,5 0,5 ≤ i ≤ 1 i > 1 Autonomia finanziaria Indicatore del risultato operativo lordo (GOP, Gross Operating Profit) i > 0,40 o < 0 0,40 ≥ i ≥ 0,30 0 ≤ i > 0,30 Redditività Redditività (1) i < 0,05 0,05 ≤ i ≤ 0,15 i > 0,15 Redditività (2) i < 0,02 0,02 ≤ i ≤ 0,04 i > 0,04 Solvibilità Solvibilità i > 6,00 o < 0 6,00 ≥ i ≥ 4,00 0 ≤ i > 4,00

Eccezioni:

Le seguenti regole si applicano solo per i casi speciali dove il rapporto contiene un denominatore o un numeratore zero:

Autonomia finanziaria: — se il reddito operativo lordo è ≤ 0, il risultato sarà –1 con giudizi deboli, — Gli interessi passivi non possono essere negativi.

Redditività (2): — se il risultato operativo netto (NOP) è = 0, il risultato sarà 0 con giudizi deboli, — se il fatturato è = 0, per il calcolo si deve usare il reddito operativo, — se il reddito operativo è = 0 o negativo, il risultato sarà 0 con giudizi deboli, — il fatturato non può essere negativo.

Qualunque soggetto giuridico soggetto a verifica della capacità finanziaria che, dopo un’analisi più approfondita ottenga un minimo di 4 punti come risultato del controllo della capacità finanziaria si deve ritenere che abbia una capacità «positiva» (50), a meno che non si trovi in una delle situazioni (o più) tra quelle descritte nella sezione 4.1.

Analisi finanziaria più approfondita

Insufficiente Debole Accettabile Buono Risultato del controllo di fattibilità finanziaria 0 1-3 4-5 6-10

4.2.1.2. Per le persone fisiche

Non vi sono analisi finanziarie più approfondite per una persona fisica.

Tuttavia, se il risultato dell’analisi finanziaria sintetica ha evidenziato:

— un quick ratio (liquidità) inferiore a 1,5,

— oppure un rapporto di solvibilità superiore a 1,2,

la capacità finanziaria deve essere ritenuta «insufficiente» e, di conseguenza, il richiedente non può prendere parte all’azione indiretta, a meno che l’ordinatore fornisca ragioni giustificate secondo la sua analisi del rischio.

4.2.2. Misure di protezione

Ai sensi dell’articolo 38, paragrafo 7, delle regole di partecipazione del 7o PQ, il fondo di garanzia dei partecipanti (Participants’ Guarantee Fund, PGF) deve essere considerato garanzia sufficiente in base al regolamento finanziario. Di conseguenza, nessuna fideiussione o garanzia aggiuntiva (ad esempio, riduzione del prefinanziamento, conti fiduciari, conti bloccati, fideiussioni da una banca/istituzione finanziaria/casa madre ecc.) può essere richiesta o imposta al partecipante.

Fatte salve le disposizioni di cui al paragrafo precedente, se la richiesta di misure di protezione è considerate necessaria, è possibile attuare una o più misure di protezione tra quelle elencate di seguito:

— una persona fisica non può essere coordinatore di un’azione indiretta,

— un soggetto giuridico con capacità finanziaria «debole» a seguito di un’analisi finanziaria più approfondita sulla base dei cinque indici finanziari (Liquidità, Autonomia Finanziaria, Redditività 1, Redditività 2 e Solvibilità) come descritto nella sezione 4.2.1, non deve essere accettato come coordinatore dai servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ (51) (52). L’ente in questione potrà comunque partecipare all’azione,

— per qualsiasi soggetto giuridico e fatte salve le disposizioni della convenzione di sovvenzione, i servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ si riservano il diritto di avviare sistematicamente, durante l’esecuzione della relativa azione indiretta del 7o PQ, un audit finanziario, che può essere accompagnato se necessario da un audit tecnico, condotto dai servizi incaricati di attuare il 7o PQ (compreso l’OLAF), da rappresentanti debitamente autorizzati, o dalla Corte dei conti se: — essa è ritenuta «debole» dopo un’analisi finanziaria più approfondita della sua capacità finanziaria, oppure — il risultato del controllo sulla sua capacità di cofinanziamento è «debole» (se del caso), o — l’indice di mezzi propri o di esposizione finanziaria risulta «debole», o — è stato rilasciato un rapporto di audit sulla contabilità con gravi riserve, — è stata oggetto di risultanze finanziarie considerevoli relativamente alla capacità finanziaria a seguito di un audit condotto dalla Commissione (compreso l’OLAF), dalla Corte dei conti o da rappresentanti debitamente autorizzati negli ultimi due anni, oppure — in caso di risultanza di gravi errori amministrativi o frodi che coinvolgono l’ente; ovvero se l’ente è soggetto a procedimenti legali o giudiziari per gravi errori amministrativi o frode, oppure se è oggetto di un ordine di sequestro o di un ordine di riscossione significativo per un importo erogato dalla Commissione il cui saldo è considerevolmente in ritardo,

— qualsiasi soggetto giuridico con capacità finanziaria «debole» deve essere soggetto a un monitoraggio rafforzato durante l’attuazione del progetto (ad esempio, revisioni aggiuntive appropriate da parte dei servizi che attuano il 7o PQ e/o di periti esperti indipendenti, compresi controlli in loco). L’ordinatore può sempre escludere un ente «debole» dalla posizione di coordinatore di un’azione indiretta.

I servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ sono tenuti a informare immediatamente:

— il coordinatore del consorzio del fatto che, a causa di capacità finanziaria «insufficiente», uno o più soggetti giuridici coinvolti nella proposta non possono partecipare all’azione indiretta del7o PQ. Il coordinatore deve informare il consorzio,

— i richiedenti di un’azione indiretta per il 7o PQ dei risultati e delle conseguenze, specialmente di eventuali misure di protezione, della verifica della rispettiva capacità finanziaria, se questa è «debole». Tuttavia ciò non permette al consorzio di escludere tali richiedenti per quell’unico motivo.

4.3. Misure di protezione supplementari, comprese le sanzioni

Al fine di rafforzare il requisito delle proposte presentate da consorzi solidi con meccanismi di governance e controlli interni adeguati, l’Unione non si baserà semplicemente sulla riscossione di importi dovuti dal PGF per proteggere i propri interessi finanziari.

In effetti, e in aggiunta alle azioni di cui sopra riguardo alla verifica di esistenza giuridica, status/categoria, capacità operativa e capacità finanziaria dei richiedenti, devono essere messe in atto le seguenti azioni, se del caso, nel rispetto del regolamento finanziario, delle sue modalità di esecuzione e della convenzione di sovvenzione tipo per il7o PQ (53):

— gli ordini di riscossione emessi nei confronti di partecipanti inadempienti a vantaggio del PGF devono essere applicati in tutti i casi e usando ogni mezzo previsto dai regolamenti relativamente alla protezione degli interessi finanziari dell’Unione. Inoltre quando si sottoscrive/aderisce alla convenzione di sovvenzione, ogni partecipante deve accettare che eventuali importi dovuti all’Unione siano attribuiti al PGF,

— ai sensi del regolamento finanziario e delle sue modalità di esecuzione, le sanzioni — compresa l’esclusione dal beneficio di qualsiasi sovvenzione UE per un certo numero di anni — devono essere applicate, e la convenzione di sovvenzione tipo del 7o PQ deve prevedere adeguate penali amministrative e finanziarie (in particolare articoli II.24 e II.25).

(1) Regole di partecipazione al 7o PQ CE — Regolamento (CE) n. 1906/2006.

Regole di partecipazione al 7o PQ Euratom — Regolamento (Euratom) n. 1908/2006 e regolamento (Euratom) n. 139/2012 del Consiglio, del 19 dicembre 2011, che stabilisce le regole per la partecipazione di imprese, centri di ricerca e università alle azioni indirette nell’ambito del programma quadro della Comunità europea dell’energia atomica e per la diffusione dei risultati della ricerca (2012-2013) (GU L 47 del 18.2.2012, pag. 1).

Le regole di partecipazione al 7o PQ della CE e le regole di partecipazione al 7o PQ dell’Euratom insieme sono in seguito denominate regole di partecipazione al 7o PQ (in particolare, qualora si faccia riferimento ad articoli che riportano lo stesso numero in entrambi i regolamenti).

(2) Articolo 16, paragrafo 4, delle regole di partecipazione al 7o PQ della CE e articolo 15, paragrafo 4, delle regole di partecipazione al 7o PQ dell’Euratom.

(3) RF — Regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1).

(4) ME — Regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d’esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU L 357 del 31.12.2002, pag. 1).

(5) I servizi di validazione sono istituiti dalla Commissione a sostegno dei servizi responsabili della valutazione delle proposte, della negoziazione delle sovvenzioni o della gestione delle convenzioni di sovvenzioni, ad esempio attraverso la verifica dell’esistenza giuridica e dello stato/della categoria legale dei richiedenti, la registrazione del metodo usato dai richiedenti per i costi indiretti e la verifica dei dati finanziari da loro forniti.

(6) Maggiori dettagli sul ruolo e le responsabilità del LEAR sono riportati nella sezione 1.2.4.

(7) GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.

(8) La categorizzazione dei soggetti giuridici che partecipano a un’azione indiretta nell’ambito del 7o PQ deve avvenire in tempi congrui (inizialmente, durante la fase di negoziazione; successivamente, durante la fase di attuazione, prima di ogni pagamento qualora la modifica avvenga durante il periodo di riferimento di un progetto) al fine di proteggere gli interessi dei partecipanti e dell’Unione ed evitare ritardi nell’attuazione o la duplicazione di attività in fasi diverse della procedura.

(9) I servizi responsabili dell’attuazione del 7o PQ possono richiedere che la metodologia di audit sia utilizzata dal funzionario pubblico competente per il calcolo dei costi ammissibili.

(10) In base alla definizione dell’articolo 2 delle regole di partecipazione al 7o PQ della CE e dell’articolo 2 regole di partecipazione al 7o PQ dell’Euratom e di cui all’articolo 32, paragrafo 5, e all’articolo 33, paragrafo 1, delle regole di partecipazione al 7o PQ della CE e delle regole di partecipazione al 7o PQ dell’Euratom.

(11) Una persona fisica può qualificarsi come impresa ai sensi della raccomandazione della Commissione 2003/361/CE, del 6 maggio 2003, relativa alla definizione delle microimprese, piccole e medie imprese (GU L 124 del 20.5.2003, pag. 36), ad esempio se esercita un’attività artigianale o altre attività a titolo individuale e ha un numero di partita IVA.

(12) Sebbene un richiedente non sia ammesso a partecipare a un’azione indiretta, ciò non è automaticamente causa di non ammissibilità della proposta: in tal caso (non ammissibilità di uno o più richiedenti), la proposta non è ammissibile solo in caso di mancata ottemperanza ai criteri previsti dalle regole di partecipazione, dal programma di lavoro e dal bando. A titolo di esempio, le azioni di coordinamento e sostegno ERA-NET pongono dei limiti alla partecipazione di determinate tipologie di soggetti giuridici (autorità nazionali, quali ministeri o regioni, agenzie esecutive di tali autorità nazionali ecc.); un invito a presentare proposte relative a progetti di collaborazione può altresì restringere la partecipazione a determinate tipologie di soggetti giuridici, ad esempio PMI o organizzazioni della società civile.

(13) I soggetti giuridici che rientrano in diverse categorie vengono registrati come tali, in particolare a fini statistici.

(14) Cfr. anche http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/facts-figures-analysis/sme-definition/index_it.htm

(15) Regolamento n. 1 che stabilisce il regime linguistico della Comunità economica europea (GU 17 del 6.10.1958, pag. 385/58).

(16) EN: http://ec.europa.eu/budget/info_contract/legal_entities_en.htm

(17) Il PIC temporaneo rilasciato in occasione della prima registrazione diviene definitivo al momento della validazione del soggetto. I dati giuridici e finanziari di base dei partecipanti al 7o PQ possono essere consultati attraverso il portale dei partecipanti alla ricerca (http://ec.europa.eu/research/participants/portal).

(18) Per «validazione» si intende la sequenza di tali procedure di verifica.

(19) Da inviare alla casella di posta funzionale: REA-URF-Validation@ec.europa.eu.

(20) Qualora il soggetto giuridico sia soggetto a esclusione ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettere a), b), c), d) ed e), dell’articolo 94 o dell’articolo 96, il soggetto viene escluso automaticamente dalla partecipazione. Per ulteriori riferimenti, cfr. decisione n. 2008/969/CE della Commissione, del 16 dicembre 2008, sul sistema di allarme rapido ad uso degli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive (GU L 344 del 20.12.2008, pag. 125) e regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008 della Commissione, del 17 dicembre 2008, riguardante la base centrale di dati sull’esclusione (GU L 344 del 20.12.2008, pag. 12).

(21) Le condizioni dettagliate relative all’uso dei metodi di calcolo dei costi indiretti e della distinzione tra costi diretti e indiretti sono riportate nell’allegato II, parte B, sezione del modello di convenzione di sovvenzione, in particolare all’articolo II.15 (modello di convenzione di sovvenzione generale del settimo programma quadro, modello di convenzione di sovvenzione del Consiglio europeo della ricerca (CER) e del modello di convenzione di sovvenzione dell’Agenzia esecutiva per la ricerca (REA), consultabili alla pagina: http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html#standard_ga, nonché nella guida alle questioni finanziarie relativa alle azioni indirette nell’ambito del 7o PQ ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf

(22) Per maggiori informazioni, cfr. la guida alle modifiche per le convenzioni di sovvenzioni nell’ambito del 7o PQ ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf

(23) Cfr. sezione pertinente relativa all’articolo II.15 MGA della Guida alle questioni finanziarie relative alle azioni indirette del 7o PQ ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf

(24) Ai sensi dell’articolo 22 del regolamento (CE) n. 58/2003, gli atti di un’agenzia esecutiva possono essere trasmessi alla Commissione per la revisione della relativa legalità.

(25) Ad esempio, il coordinatore di un’azione indiretta è tenuto a dimostrare le proprie abilità professionali e le proprie qualifiche in termini di gestione amministrativa, finanziaria, giuridica e di gestione di gruppi di lavoro.

(26) La valutazione si svolge in seguito alla presentazione della proposta e prima di negoziare la concessione di sovvenzioni nell’ambito del 7o PQ.

(27) Cfr. sezione 3.5.

(28) Cfr. sezione 4.2.1.

(29) Gli strumenti elettronici visualizzano automaticamente tutti i quozienti finanziari sulla base dei dati degli stati patrimoniali semplificati.

(30) È possibile derogare al rispetto dei requisiti delle relazioni statutarie dei revisori per quei soggetti giuridici non soggetti alla redazione di tali relazioni di audit ai sensi delle rispettive norme nazionali.

(31) Tale relazione riporta il mandato esplicito alla revisione dei conti, le responsabilità degli amministratori e del soggetto revisore, la descrizione delle modalità di conduzione della revisione, compresa la ragionevole assicurazione che gli stati patrimoniali non contengano dichiarazioni o dati mendaci, nonché il parere del revisore.

(32) Il patrimonio comprende, nello specifico:

il patrimonio «fisso», che include terreni, proprietà immobiliari, immobili trasmissibili per eredità, depositi a medio e lungo termine (oltre un anno), opzioni su titoli (se il diritto all’esercizio non è esercitabile entro un anno) ecc.

l’attivo «circolante», che comprende liquidità, depositi a risparmio, depositi a breve termine (massimo un anno), opzioni su titoli (se il diritto all’esercizio è esercitabile entro un anno) ecc.

(33) Ai sensi della raccomandazione 2003/361/CE nella versione del 6 maggio 2003, lo status di piccola e media impresa (PMI) è definito sulla base di criteri finanziari, alcuni dei quali legati ai dati annuali contenuti negli stati patrimoniali e nei conti economici. Cfr. sezione 1.1.3.1, punto 6), e sezione 1.1.4, lettera e).

(34) La redditività non è un criterio pertinente per le persone fisiche.

(35) Cfr. portale dei partecipanti alla ricerca http://ec.europa.eu/research/s/portal/page/lfvSimulation

(36)

(37) Nel decidere in merito alla sostenibilità finanziaria delle organizzazioni senza scopo di lucro, è possibile tenere conto della loro natura non a scopo di lucro.

(38) indicato nella dichiarazione sul patrimonio

(39) indicato nella dichiarazione dei redditi

(40) indicato nel’lelenco dei debiti certificati dai creditori

(41) Cfr. sezione 3.4.1.

(42) Se del caso, la Commissione o gli enti responsabili dell’attuazione del 7o PQ possono analizzare la capacità di cofinanziamento di ogni soggetto sulla base delle informazioni messe a disposizione nel suo sistema informatico.

(43) come indicato nella dichiarazione patrimoniale

(44) come indicato nella dichiarazione dei redditi

(45) CP: Costi e contributi UE di tutti i progetti del partecipante nell’UE.

(46) Per «positivo» si intende «buono» o «accettabile».

(47) OLAF sta per Ufficio europeo per la lotta antifrode (European Anti-Fraud Office).

(48) Sia in termini di fattibilità finanziaria, sia, se del caso, di capacità di cofinanziamento.

(49)

Correzione: il rapporto del reddito operativo lordo si calcola come interessi passivi/GOP.

(50) Per «positivo» si intende «buono» o «accettabile».

(51) Per le convenzioni di sovvenzione con un unico beneficiario, questi è soggetto alle altre misure di protezione. L’obiettivo di tali misure per un coordinatore è pertinente solo qualora si sia in presenza di un consorzio in quanto il coordinatore riceve il contributo finanziario dell’UE per tutti i partecipanti.

(52) Tranne nel caso in cui la persona giuridica fornisca una garanzia su base volontaria che può essere considerata «equivalente alla garanzia fornita da uno Stato membro o da uno Stato associato».

(53) Modello di convenzione di sovvenzione (Model Grant Agreement, MGA) del 7o PQ — Decisione C(2007) n. 1509 della Commissione, del 10 aprile 2007. Cfr. http://cordis.europa.eu/fp7/calls-grant-agreement_en.html