Decisione dell'Ufficio di presidenza concernente l'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo



Gazzetta ufficiale n. C 374 del 29/12/2001 pag. 0001 - 0006



Decisione dell'Ufficio di presidenza concernente l'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo (2001/C 374/01) L'UFFICIO DI PRESIDENZA: visto l'articolo 255, paragrafi 2 e 3, del trattato che istituisce la Comunità europea, visto il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'acceso del publico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, in particolare gli articoli 11, 12 e 18, visti gli articolo 22, paragrafo 2, 171, paragrafo 1, e 172, nonché l'allegato VII del regolamento interno del Parlamento europeo, considerando che il regolamento (CE) n. 1049/2001 ha fissato i principi generali in materia di accesso ai documenti in conformità dell'articolo 255, paragrafo 2, del trattato che istituisce la Comunità europea; considerando che il Parlamento europeo ha adattato il proprio regolamento con decisione del 13 novembre 2001, in conformità dell'articolo 255, paragrafo 3, del trattato CE e dell'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001; considerando che l'articolo 172, paragrafi 2, 3 e 4, del regolamento interno del Parlamento europeo incarica l'Ufficio di presidenza di stabilire le norme relative alla creazione del registro di riferimenti dei documenti, di definire le modalità di accesso e di designare le autorità responsabili per il trattamento dei documenti in questione; considerando che le decisioni dell'Ufficio di presidenza del 10 luglio 1997, relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, e del 17 aprile 1998, relativa al sistema di diritti per il rilascio di documenti voluminosi, sono state revocate con la summenzionata decisione del Parlamento europeo del 13 novembre; considerando che le disposizioni relative al sistema di diritti per il rilascio dei documenti devono conformarsi al disposto dell'articolo 10 del regolamento (CE) n. 1049/2001 per quanto riguarda la definizione degli oneri supplementari che il richiedente deve sostenere per l'invio di documenti voluminosi; considerando che è opportuno riunire in un'unica decisione le misure concernenti il funzionamento del registro di documenti del Parlamento europeo, onde promuovere la trasparenza nei confronti dei cittadini, DECIDE: TITOLO I REGISTRO DI RIFERIMENTI Articolo 1 Creazione del registro 1. In applicazione dell'articolo 11, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001 e dell'articolo 172, paragrafo 3, del regolamento interno del Parlamento, è istituito in seno all'istituzione un registro di riferimenti. 2. Il registro di riferimenti in tal modo istituito contiene i riferimenti dei documenti elaborati o ricevuti dall'istituzione a partire dalla data di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 (3 dicembre 2001). 3. Tali riferimenti costituiscono la "carta d'identità documentaria", che contiene non soltanto i dati contemplati all'articolo 11, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, ma anche, nella misura del possibile, i dati che consentono d'identificare l'autorità-fonte di ciascun documento, le lingue disponibili, lo status e la categoria del documento e il luogo in cui il documento si trova archiviato. Articolo 2 Obiettivi Il registro di riferimenti è strutturato in modo da consentire: - l'utilizzazione di un sistema di riferimenti uniforme, - la possibilità di accedere direttamente ai documenti, in particolare quelli legislativi, sotto forma elettronica, - l'identificazione dei documenti non accessibili elettronicamente, - la ricerca dei documenti non sufficientemente identificati dal richiedente, - l'identificazione dei documenti la cui accessibilità al pubblico è soggetta alle limitazioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001, - la registrazione dei documenti riservati, nel rispetto delle limitazione di cui all'articolo 9 del regolamento di cui sopra. Articolo 3 Funzionamento Il servizio incaricato della gestione del registro di riferimenti è responsabile: - del controllo della registrazione dei documenti elaborati o ricevuti dal Parlamento europeo, - della ricezione delle domande di accesso sotto forma scritta o elettronica e della tenuta di uno scadenzario ai fini del rispetto del termine di 15 giorni lavorativi per le risposte, - dell'invio di un avviso di ricevimento, - dell'assistenza al richiedente affinché questi precisi il contenuto della sua domanda, - di consentire al richiedente un agevole accesso ai documenti già divulgati, - della trasmissione delle domande al servizio competente ovvero alla persona autroizzata, qualora esse riguardino un documento che non figura nel registro o un documento soggetto alle limitazioni di cui agli artcoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001, - delle concertazioni con il richiedente allorché si tratti di domande di documenti molto voluminosi o complessi. Articolo 4 Registrazione dei documenti 1. I documenti elaborati dall'istituzione sono iscritti senza indugio nel registro di riferimenti. Il segretario generale adotta le misure di esecuzione interne necessarie per garantire che tutti i documenti elaborati dal Parlamento europeo siano registrati. 2. A tale proposito, i documenti del Parlamento europeo di cui all'articolo 172, paragrafo 2, del regolamento interno sono iscritti nel registro dei riferimenti sotto la responsabilità dell'organo o del servizio autore del documento. 3. I documenti elaborati nel quadro di una procedura legislativa o dell'attività parlamentare sono iscritti nel registro non appena presentati o resi pubblici. 4. Gli altri documenti di competenza dei servizi amministrativi del segretariato generale del Parlamento europeo sono iscritti nel registro di riferimenti, per quanto possibile, non appena ricevuta l'autorizzazione del servizio che li ha elaborati. 5. Tutti i documenti ricevuti dall'istituzione e provenienti da terzi ai termini dell'articolo 3 del regolamento (CE) n. 1049/2001 sono trasmessi dal servizio della corrispondenza ufficiale al registro di riferimenti che provvede alla registrazione, salvo nel caso di documenti sensibili ai sensi dell'articolo 9 del regolamento di cui sopra, per i quali devono essere rispettate le limitazioni previste in suddetto articolo. Articolo 5 Documenti direttamente accessibili 1. Tutti i documenti elaborati o ricevuti dal Parlamento europeo nel quadro della procedura legislativa sono resi accessibili ai cittadini sotto forma elettronica, fatte salve le limitazioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001. 2. A tale proposito il Parlamento europeo rende accessibili attraverso il registro tutti i documenti legislativi, tale disponibilità consente ai cittadini di accedere ai testi integrali dei documenti. 3. Il Parlamento europeo renderà accessibile il registro sotto forma elettronica sul sito internet Europarl e assicurerà assistenza "on line" ai cittadini quanto alle modalità di presentazione delle domande di accesso ai documenti. 4. Gli altri documenti, nella fattispecie i documenti relativi alla formulazione di politiche o strategie, sono resi per quanto possibile direttamente accessibili. 5. Le categorie di documenti direttamente accessibili figurano in un elenco approvato dal Parlamento e allegato al suo regolamento. I documenti non compresi in tale elenco sono accessibili su domanda scritta. Articolo 6 Documenti accessibili su domanda 1. Per quanto possibile, i documenti elaborati o ricevuti dal Parlamento europeo al di fuori della procedura legislativa sono direttamente accessibili al pubblico attraverso il registro, fatte salve le limitazioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001. 2. Quando l'iscrizione di un documento nel registro di riferimenti non consente l'accesso diretto ai testo integrale, in quanto il documento non è disponibile sotto forma elettronico ovvero in virtù delle eccezioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001, il richiedente può domandare per iscritto l'accesso al documento o utilizzare il formulario elettronico disponibile sul sito Europarl. Il Parlamento autorizza l'accesso al documento o comunica per iscritto i motivi del rifiuto totale o parziale. 3. I documenti elaborati o ricevuti dal Parlamento prima dell'entrata in vigore del regolamento (CE) n. 1049/2001, e dunque non disponibili nel registro di riferimenti, sono accessibili su domanda scritta, fatte salve le limitazioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001. Articolo 7 Conservazione dei documenti 1. I documenti sono salvati negli archivi della base di dati del registro di riferimenti. A partire dalla base di dati, che contiene tutti i documenti elaborati dal Parlamento, una copia dei dati e dei documenti è trasmessa agli archivi storici dell'istituzione (ARCDOC). 2. Fintanto che la base di dati utilizzata per l'archiviazione dei documenti da inserire nel registro non sarà operativa, il servizio responsabile del registro si avvale dei sistemi e delle basi di dati già esistenti al Parlamento europeo, limitandosi ad istituire dei collegamenti con queste ultime, onde estrarre i dati necessari e rendere accessibili i testi integrali dei documenti. TITOLO II DOMANDA INIZIALE Articolo 8 Presentazione delle domande iniziali 1. Le domande di accesso a un documento del Parlamento europeo possono essere presentate per iscritto o sotto forma elettronica in una delle lingue di cui all'articolo 314 del trattato CE. 2. Le domande devono essere formulate in modo sufficientemente preciso e contenere in particolare gli elementi che consentano d'identificare il documento o i documenti richiesti, nonché il nome e l'indirizzo del richiedente. 3. Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, l'istituzione invita il richiedente a chiarirla e lo assiste in tale fase. 4. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda. Articolo 9 Trattamento delle domande scritte 1. Il giorno stesso della loro registrazione da parte del servizio della corrispondenza le domande di accesso a documenti detenuti dal Parlamento europeo sono trasmesse all'unità responsabile della gestione del registro di riferimenti, che ne accusa il ricevimento, prepara la risposta e fornisce i documenti entro il termine stabilito. 2. Quando la domanda riguarda un documento elaborato dal Parlamento europeo cui si applica una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, il servizio responsabile del registro di riferimenti contatta il servizio o l'organo autore del documento, che propone entro cinque giorni lavorativi il seguito da dare alla domanda. 3. Quando i dubbi sulla divulgazione riguardano documenti provenienti da terzi il Parlamento europeo consulta tali terzi concedendo loro cinque giorni lavorativi per esprimersi, onde stabilire se si applica una delle eccezioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001. 4. Quando la domanda di accesso a un documento trasmessa al Parlamento europeo riguarda un documento non ancora divulgato dall'istituzione che ne è l'autrice, il Parlamento concede all'istituzione responsabile del documento cinque giorni lavorativi per esprimere eventuali riserve sulla divulgazione del documento. 5. In assenza di risposta entro il termine di cinque giorni lavorativi, il Parlamento europeo passa alla fase successiva della procedura. Articolo 10 Trattamento delle domande sotto forma elettronica 1. Le domande presentate sotto forma elettronica sono trasmesse all'indirizzo aperto sul stio internet del Parlamento europeo, utilizzando per quanto possibile il formulario elettronico previsto e il sistema di assistenza "on line" creato per agevolare la presentazione di siffatte domande. 2. Le domande sotto forma elettronica indirizzate al sito internet Europarl del Parlamento europeo sono trasmesse automaticamente al servizio responsabile del registro di riferimenti per la registrazione e il seguito da dare. 3. Le domande ricevute sotto forma elettronica e contenenti tutti gli elementi necessari di cui all'articolo 8 della presente decisione determinano automaticamente l'invio dell'avviso di ricevimento al richiedente. 4. Le procedure descritte all'articolo 9, paragrafo 2, e seguenti, della presente decisione, concernenti il trattamento delle domande iniziali presentate per iscritto, si applicano anche alle domande presentate sotto forma elettronica. Articolo 11 Termine di risposta 1. Entro 15 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, il servizio responsabile del registro dei documenti concede l'accesso al documento richiesto e fornisce l'accesso entro tale termine. 2. Qualora il Parlamento europeo non sia in grado di fornire l'accesso al documento richiesto, esso comunica per iscritto al richiedente i motivi del suo rifiuto, totale o parziale, e lo informa del suo diritto di presentare una domanda di conferma. 3. In tal caso, il richiedente dispone di un termine di 15 giorni lavorativi a partire dalla ricezione della risposta per presentare la domanda di conferma. 4. In via eccezionale, nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, il termine di cui al paragrafo 1 del presente articolo può essere prorogato di 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato. 5. In assenza di risposta nei termini da parte dell'istituzione, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma. 6. Il termine di quindici giorni lavorativi fissato all'articolo 7 del regolamento (CE) n. 1049/2001 decorre a partire dalla data di registrazione della domanda iniziale. Articolo 12 Autorità competente 1. Le domande iniziali rivolte al Parlamento europeo sono trattate dal segretario generale sotto l'autorità del presidente e del vicepresidente responsabile del controllo del trattamento delle domande di accesso ai documenti, come previsto dall'articolo 172, paragrafo 6, del regolamento interno del Parlamento. 2. Le risposte positive alle domande iniziali sono trasmesse al richiedente dal segretario generale stesso o da un suo delegato. 3. La decisione di opporre un rifiuto, debitamente motivato, a una domanda iniziale spetta al segretario generale, su proposta del servizio o dell'organo autore del documento. Ogni decisione di rifiuto è trasmessa per informazione all'Ufficio di presidenza del Parlamento. 4. Il segretario generale può consultare in qualsiasi momento il servizio giuridico e/o il delegato per la protezione dei dati. TITOLO III DOMANDA DI CONFERMA Articolo 13 Presentazione 1. Le domande di conferma possono essere inviate al Parlamento per iscritto o sotto forma elettronica entro quindici giorni lavorativi a partire dal ricevimento della risposta che nega totalmente o parzialmente l'accesso al documento richiesto, oppure in assenza di risposta alla domanda iniziale. 2. Le domande di conferma devono essere formulate in conformità dei requisiti formali di cui all'articolo 8 della presente decisione. Articolo 14 Trattamento 1. Le domande di conferma sono registrate secondo le modalità di cui agli articoli 9, paragrafo 1, e 10, paragrafo 2, della presente decisione per le domande scritte o sotto forma elettronica. 2. Il servizio del registro di riferimenti invia al richiedente un avviso di ricevimento e attiva i meccanismi di cui agli articoli 9 e 10 della presente decisione, onde predisporre la risposta dell'istituzione. 3. Entro quindici giorni lavorativi a decorrere dalla registrazione della domanda, il Parlamento concede l'accesso al documento oppure comunica per iscritto i motivi del suo rifiuto totale o parziale. 4. In via eccezionale, nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, il termine di cui al paragrafo precedente può essere prorogato di quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato. Articolo 15 Autorità competente 1. La risposta alle domande di conferma è compito dell'Ufficio di presidenza del Parlamento. 2. Le proposte di decisione sono sottoposte all'Ufficio di presidenza dal vicepresidente responsabile del controllo del trattamento delle domande di accesso ai documenti, su proposta del segretario generale. 3. A tale proposito, il segretario generale consulta il servizio giuridico e/o il delegato per la protezione dei dati, che devono pronunciarsi entro tre giorni lavorativi. 4. Onde rispettare il termine imperativo di quindici giorni lavorativi stabilito dall'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1049/2001 per quanto riguarda la risposta, l'Ufficio di presidenza può delegare la decisione sulle domande di conferma al vicepresidente responsabile del controllo del trattamento delle domande di accesso ai documenti. Articolo 16 Ricorso 1. Se il Parlamento europeo oppone un rifiuto, totale o parziale, a una domanda di accesso, l'istituzione informa il richiedente dei mezzi di ricorso cui questi dispone, vale a dire l'avvio di un ricorso giurisdizionale contro l'istituzione e/o la presentazione di una denuncia presso il mediatore, a norma degli articoli 230 e 199 del trattato che istituisce la Comunità europea. 2. In assenza di risposta nei termini, la domanda s'intende respinta e il richiedente ha il diritto di proporre un ricorso o di presentare una denuncia alle condizioni previste al paragrafo precedente. TITOLO IV REGISTRAZIONE E ACCESSO AI DOCUMENTI SENSIBILI Articolo 17 Registrazione dei documenti sensibili 1. La registrazione dei documenti considerati sensibili ai sensi dell'articolo 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001 e provenienti da istituzioni, agenzie, Stati membri, paesi terzi o organizzazioni internazionali è subordinata all'accordo preliminare dell'autorità d'origine. 2. A tale proposito, l'autorità d'origine del documento considerato sensibile trasmette il documento stesso direttamente al presidente del Parlamento, secondo i canali più appropriati, onde garantire la riservatezza del suo contenuto. 3. La trasmissione di un documento sensibilie è accompagnata da una presa di posizione dell'autorità d'origine per quanto riguarda l'autorizzazione a registrare e divulgare il documento. 4. Qualora l'autorità d'origine consenta all'iscrizione del documento nel registro di riferimenti del Parlamento europeo, spetta al presidente stabilire i riferimenti che possono figurare nel registro. Il presidente si fa consigliare dal vicepresidente responsabile della supervisione del trattamento delle domande di accesso ai documenti, dal segretario generale o, se del caso, dal presidente della commissione interessata. 5. I documenti elaborati dal Parlamento e facenti riferimento a documenti considerati sensibili ai sensi dell'articolo 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001 sono registrati e rilasciati solo su autorizzazione del presidente. I riferimenti attribuiti ai documenti in questione sono stabiliti secondo le condizioni di cui al paragrafo precedente. 6. Qualora il carattere riservato di un documento ricevuto dal Parlamento sia messo in dubbio da una delle istituzioni, la questione è deferita al comitato interistituzionale istituito dall'articolo 15, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001. Articolo 18 Trattamento delle domande di accesso 1. Le domande di accesso a documenti sensibili ai sensi dell'articolo 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001, presentate per iscritto o sotto forma elettronica, sono registrate secondo le modialità di cui agli articoli 9, paragrafo 1, o 10, paragrafo 2, della presente decisione. 2. Il segretario generale trasmette la domanda di accesso a un documento sensibile al presidente. La risposta alle domande, sia nella fase iniziale sia nella fase della conferma, è di competenza dell'Ufficio di presidenza che può delegare tale compito al presidente, a norma dell'articolo 22, paragrafo 10, del regolamento del Parlamento. In tal caso il presidente si fa consigliare dal vicepresidente responsabile del controllo del trattamento delle domande di accesso ai documenti, dal segretario generale o, se del caso, dal presidente della commissione interessata. 3. Il termine di quindici giorni lavorativi stabilito agli articoli 7 e 8 del regolamento (CE) n. 1049/2001 decorre dalla data di registrazione della domanda iniziale o della domanda di conferma. Articolo 19 Persone competenti Le persone autorizzate a prendere conoscenza dei documenti sensibili sono il presidente del Parlamento, il vicepresidente responsabile del controllo del trattamento delle domande di accesso ai documenti, il presidente della commissione direttamente interessata e il segretario generale, a meno che accordi conclusi con le altre istituzioni non prevedano un'autorizzazione particolare. Articolo 20 Protezione dei documenti sensibili 1. I documenti sinsibili ai sensi dell'articolo 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001 sono soggetti a norme rigorose in materia di sicurezza, onde garantirne il trattamento riservato in seno all'istituzione. 2. A tale proposito, il segretario generale sottopone all'Ufficio di presidenza un progetto di regolamentazione che tenga conto dei contatti e degli accordi conclusi con la Commissione e il Consiglio. 3. Il progetto approvato dall'Ufficio di presidenza è sottoposto per approvazione all'Assemblea e il testo approvato è allegato al regolamento del Parlamento europeo. TITOLO V RILASCIO DEI DOCUMENTI Articolo 21 Rilascio dei documenti 1. I documenti vengono forniti tramite il rilascio di una copia o su supporto elettronico, tenendo pienamente conto della preferenza epsressa dal richiedente. 2. Se un documento è già stato divulgato dal Parlamento europeo o da un'altra istituzione ed è facilmente accessibile, il Parlamento europeo può concedere l'accesso al documento informando il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento desiderato. Articolo 22 Costo della risposta 1. Il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente. L'onere non supera comunque il costo effettivo dell'operazione. 2. La consultazione in loco, la riproduzione di meno di 20 pagine di formato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica o attraverso il registro sono gratuiti. Articolo 23 Domanda di documenti voluminosi 1. Il rilascio di documenti di più di 20 pagine di formato A4 è soggetto al pagamento di un diritto di 10 EUR + 0,03 EUR a pagina. 2. L'importo di tale diritto può essere riveduto mediante decisione dell'Ufficio di presidenza del Parlamento su proposta del segretario generale. 3. Le spese relative ad altri mezzi di trasmissione sono decise dal segretario generale, ma non superano comunque il costo effettivo dell'operazione. 4. In caso di richieste reiterate o consecutive, relative a documenti molto voluminosi o a un numero elevato di documenti, l'istituzione può concertarsi con il richiedente in maniera informale, in modo da trovare un accrodo. 5. La presente decisione non riguarda i documenti pubblicati, i quali restano soggetti al proprio sistema di prezzi. Articolo 24 Spese supplementari di traduzione Qualora il richiedente domandi la traduzione in una lingua diversa da quelle disponibili, si applica nei suoi confronti la tariffa in vigore in seno all'istituzione per le traduzioni in regime "free-lance". TITOLO VI APPLICAZIONE Articolo 25 Applicazione La presente decisione è applicabile nel rispetto e senza pregiudizio delle disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001 e del regolamento interno del Parlamento. Articolo 26 Riesame La presente decisione è sottoposta a riesame due anni dopo la sua entrata in vigore. In vista di tale riesame, il segretario generale del Parlamento presenta una relazione sull'attuazione della presente decisione. Articolo 27 Entrata in vigore La presente decisione prende effetto a decorrere dalla data della sua pubblicazione nella Gazzatta ufficiale delle Comunità europee. Il registro di riferimenti istituito dalla presente decisione prende effetto a decorrere dal 3 giugno 2002. Fatto a Bruxelles, il 28 novembre 2001. Per l'Ufficio di presidenza La Presidente Nicole Fontaine