Regolamento interno del comitato di sorveglianza dell'OLAF



Gazzetta ufficiale n. L 041 del 15/02/2000 pag. 0012 - 0019



REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DI SORVEGLIANZA DELL'OLAF INDICE >SPAZIO PER TABELLA> IL COMITATO DI SORVEGLIANZA, visto l'articolo 11, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 1073/99 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)(1), HA STABILITO IL PRESENTE REGOLAMENTO INTERNO: TITOLO I FUNZIONI E COMPETENZE DEL COMITATO DI SORVEGLIANZA DELL'OLAF Articolo 1 Compiti 1. Il comitato di sorveglianza dell'Ufficio per la lotta antifrode, in appresso denominato OLAF, è incaricato di garantire l'indipendenza dell'Ufficio rispetto a qualsiasi governo, istituzione, organo od organismo. 2. A tal fine, il comitato di sorveglianza esercita un controllo regolare della funzione d'indagine dell'Ufficio e sostiene l'indipendenza del direttore nell'esercizio delle competenze attribuitegli dal regolamento (CE) n. 1073/1999. Articolo 2 Rispetto della legalità Il comitato vigila acciocché le attività dell'OLAF siano espletate nel pieno rispetto dei diritti dell'uomo e delle libertà fondamentali, nonché in conformità dei trattati e del diritto derivato, in particolare del protocollo sui privilegi e le immunità e dello statuto dei funzionari. Articolo 3 Modalità 1. Il controllo dell'attività di indagine è effettuato in base alle seguenti modalità: a) esame delle informazioni regolarmente fornite dal direttore dell'OLAF in merito all'attività d'indagine, b) accesso a tutti i documenti e a tutte le pratiche come pure a tutti i dati immagazzinati dall'OLAF, c) ricorso a verifiche, perizie o studi, d) possibilità di sentire i rappresentanti di istituzioni, organi e organismi in merito all'applicazione dell'articolo 7 del regolamento (CE) n. 1073/1999. Il comitato non interferisce nello svolgimento delle indagini in corso. 2. Il comitato formula pareri al direttore su richiesta di quest'ultimo o di propria iniziativa. Tali pareri sono resi alle condizioni previste agli articoli 21-24 del presente regolamento interno, fatte salve, se del caso, eventuali altre disposizioni applicabili. 3. Il controllo dell'applicazione delle disposizioni di cui all'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1073/1999 e agli articoli 286 e 287 del trattato CE relative alla riservatezza della protezione dei dati è assicurato dal comitato, in particolare mediante un esame regolare delle procedure applicate dall'Ufficio a tal fine, e include l'applicazione di tali disposizioni tra i criteri per il suo controllo dell'attività d'indagine. Articolo 4 Mezzi di azione 1. Ai fini dell'espletamento delle sue funzioni, il comitato di sorveglianza è dotato delle competenze previste dal regolamento (CE) n. 1073/1999. 2. Il comitato può presentare relazioni al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, nei limiti delle sue attribuzioni, in ordine ai risultati e agli sviluppi delle indagini effettuate dall'Ufficio. Esso può altresì rivolgere a tali istituzioni qualsiasi osservazione esso reputi utile in ordine al funzionamento dell'Ufficio. 3. Il comitato indirizza alle istituzioni come minimo una relazione di attività all'anno. 4. Il comitato effettua le consultazioni e rende i pareri previsti dal regolamento (CE) n. 1073/1999 quando investito di ciò da parte dell'autorità competente. 5. Il comitato dispone di mezzi finanziari propri imputati sul bilancio dell'OLAF. TITOLO II COMPOSIZIONE E FUNZIONAMENTO DEL COMITATO DI SORVEGLIANZA Articolo 5 Statuto del comitato di sorveglianza 1. Il comitato di sorveglianza comprende cinque personalità esterne indipendenti, nominate di comune accordo dal Parlamento europeo, dal Consiglio e dalla Commissione in ragione delle loro competenze, che offrano le massime garanzie di indipendenza. 2. I membri del comitato di sorveglianza esercitano le loro funzioni nella massima indipendenza. Essi non sollecitano né accettano istruzioni da nessun governo, da nessuna istituzione, da nessun organo e da nessun organismo. Articolo 6 Durata del mandato dei membri del comitato di sorveglianza 1. La durata del mandato dei membri è di tre anni. Il mandato è rinnovabile per una volta. 2. Alla scadenza del mandato i membri del comitato continuano a esercitare le loro funzioni fino a che non si sia provveduto al rinnovo del loro mandato o alla loro sostituzione. 3. Allorché un membro del comitato sia impossibilitato per qualsiasi motivo a partecipare ai lavori, esso è tenuto ad informarne il presidente del comitato. 4. In caso di rinuncia al mandato, il membro è tenuto ad informare il comitato della sua decisione. Articolo 7 Deontologia 1. I membri rendono conto al comitato di qualsiasi situazione di natura tale da recare pregiudizio al principio di indipendenza della loro funzione enunciato al precedente articolo 5. 2. I membri si astengono dal sollecitare o dall'accettare qualsiasi mandato, in particolare delle istituzioni europee, che possa creare un conflitto di interessi. 3. I membri si esprimono in pubblico sulle attività del comitato e dell'OLAF, oralmente o per iscritto, in uno spirito di collegialità. 4. I membri sono vincolati dall'obbligo del rispetto della segretezza previsto all'articolo 287 del trattato CE. Essi trattano in modo confidenziale le informazioni di cui essi vengono a conoscenza nel quadro della loro attività. Essi restano soggetti a quest'obbligo anche dopo la cessazione delle loro funzioni. Articolo 8 Regime disciplinare dei membri del comitato di sorveglianza In caso di violazione di uno degli obblighi di cui al precedente articolo 7, qualsiasi membro del comitato di sorveglianza può essere sospeso mediante votazione a scrutinio segreto alla maggioranza dei suffragi espressi. Il membro in questione viene sentito prima che sia pronunciata la decisione, ma esso non prende parte alla deliberazione. Il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione vengono informati di questa decisione dal presidente del comitato. Articolo 9 Tutela giuridica Nel quadro delle loro attività, i membri del comitato di sorveglianza godono della tutela giuridica della Comunità prevista all'articolo 288 del trattato CE. Articolo 10 Presidenza 1. Il comitato elegge al suo interno un presidente mediante votazione alla maggioranza dei suoi membri. 2. Il presidente è eletto per la durata di un anno. Il mandato è rinnovabile. L'elezione del presidente ha luogo in occasione dell'ultima riunione presieduta dal suo predecessore. 3. Nell'eventualità in cui il presidente si trovi impossibilitato ad esercitare durevolmente le sue funzioni per qualsiasi motivo, esso informa i membri della sua situazione. In tal caso, si procede all'elezione di un nuovo presidente in base alle modalità stabilite al precedente paragrafo 1. Articolo 11 Attribuzioni del presidente 1. Il presidente rappresenta il comitato e ne presiede le riunioni. Egli vigila al regolare svolgimento dei suoi lavori. Egli convoca le riunioni del comitato e decide in merito a luogo, data e orario delle riunioni. Egli elabora il progetto di ordine del giorno e assicura l'esecuzione delle decisioni del comitato di sorveglianza dell'OLAF. 2. In caso di temporaneo impedimento il presidente può invitare uno dei membri del comitato a supplirlo. 3. In assenza del presidente e laddove egli non abbia fatto ricorso alla procedura di cui al precedente paragrafo 2, la funzione di presidente è esercitata dal membro più anziano. 4. Il presidente ha autorità sulla segreteria insediata presso il comitato di sorveglianza. 5. Il presidente è dotato di tutte le competenze per indirizzare qualsiasi corrispondenza e qualsiasi risposta a titolo delle attività del comitato di sorveglianza. Il presidente informa i membri del comitato della corrispondenza ricevuta e di quella a cui egli ha risposto. Egli decide in ordine alle materie che saranno sottoposte alla deliberazione dei membri del comitato. 6. Il presidente o una maggioranza dei membri può chiedere la presenza ad una riunione del direttore dell'OLAF o del suo rappresentante. Qualsiasi rappresentante delle Istituzioni, degli organi o degli organismi delle Comunità, degli Stati membri o di Stati associati può essere invitato a partecipare ai lavori del comitato su un determinato punto della riunione. Articolo 12 Riunioni 1. Il comitato di sorveglianza dell'OLAF esercita le sue competenze in occasione di riunioni collegiali. Esso si riunisce almeno dieci volte all'anno. Il comitato di sorveglianza può riunirsi valevolmente solo se la maggioranza dei suoi membri, ovvero 3, è presente. Esso si riunisce inoltre su iniziativa del presidente e ogni volta che la maggioranza dei membri presenti domanda motivata in tal senso per iscritto o ne faccia richiesta oralmente durante una delle precedenti riunioni. Il direttore dell'OLAF ha la facoltà di proporre al presidente del comitato l'iscrizione di punti all'ordine del giorno e di proporre la convocazione del comitato di sorveglianza. Le sue proposte sono corredate di qualsiasi documento utile. 2. Eccezion fatta per i casi considerati urgenti dal presidente, le convocazioni vengono trasmesse in tempo utile in modo da pervenire almeno una settimana prima della riunione. La convocazione comprende il progetto di ordine del giorno e i documenti necessari per la riunione, a meno che la natura di tali documenti non lo consenta. L'ordine del giorno definitivo è approvato all'inizio di ciascuna riunione. 3. Ogni membro può chiedere al presidente l'iscrizione o l'aggiunta di punti o di questioni particolari al progetto di ordine del giorno. Articolo 13 Procedura di votazione 1. Le decisioni vengono prese su proposta del presidente a maggioranza semplice. In caso di assenza di un membro e di parità di voti o se comunque il comitato non riesce a esprimere una maggioranza, il presidente dispone di un voto preponderante. 2. Su proposta di un membro, si può ricorrere a una procedura di votazione a scrutinio segreto. Articolo 14 Metodi di lavoro 1. Le riunioni del comitato di sorveglianza non sono pubbliche. Le sue delibere come pure i documenti di qualsiasi natura sulla cui base le delibere stesse sono state adottate, sono confidenziali, a meno che il comitato di sorveglianza non decida altrimenti. 2. I documenti e le informazioni presentate dal direttore dell'OLAF sono soggetti alle disposizioni di cui all'articolo 287 del trattato CE sulla protezione della segretezza. 3. Il comitato di sorveglianza delibera sulla base di documenti e di progetti di parere, di relazione o di decisione. 4. I documenti e i progetti di parere, di relazione o di decisione, sono redatti in almeno due delle tre lingue di lavoro adottate dal comitato. In caso di necessità ciascun membro può chiedere una traduzione nella sua propria lingua di qualsiasi documento. 5. I pareri, le relazioni e le decisioni del comitato di sorveglianza sono approvati in occasione di riunioni plenarie. 6. Tuttavia, in deroga a questo principio, talune decisioni possono essere adottate mediante procedura scritta purché il comitato abbia approvato il ricorso a tale procedura in occasione di una riunione precedente. In caso di urgenza, il presidente è abilitato a prendere l'iniziativa di una procedura scritta di consultazione dei membri. Nell'uno o nell'altro caso, il presidente trasmette un progetto di decisione ai membri del comitato. Se i membri non si oppongono al progetto di decisione entro un termine, specificato dal presidente, di cinque giorni lavorativi a partire dalla data di ricevimento della proposta, quest'ultima è considerata approvata. Se un membro, entro un termine di cinque giorni lavorativi a partire dalla data di ricevimento del progetto di decisione, chiede che essa formi l'oggetto di delibere in seno al comitato di sorveglianza, la procedura di consultazione scritta è sospesa. Articolo 15 Processo verbale 1. Tutte le riunioni del comitato di sorveglianza formano l'oggetto di un processo verbale. 2. Il progetto di processo verbale è redatto dalla segreteria sotto la direzione del presidente ed è sottoposto ai membri del comitato di sorveglianza in vista della sua approvazione nel corso della riunione successiva. 3. Ogni membro può proporre modifiche al progetto di processo verbale al momento della sua approvazione. Ciascun membro può altresì fare aggiungere al processo verbale qualsiasi dichiarazione scritta o qualsiasi documento esso reputi utile. Articolo 16 Relazione di attività 1. In conformità dell'articolo 4, paragrafo 3, il comitato di sorveglianza approva come minimo una relazione di attività all'anno, relazione che esso indirizza alle istituzioni. Tale relazione di attività verte sulle azioni portate avanti in base alle competenze del comitato e fornisce una valutazione delle attività dell'OLAF. 2. Essa è presentata al comitato da uno o più relatori. 3. Tale relazione può comportare in allegato un elenco dei pareri di qualsiasi natura resi dal comitato di sorveglianza. 4. Il comitato di sorveglianza pubblica la sua relazione d'attività nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee dopo che essa è stata indirizzata al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione. Articolo 17 Relatori 1. Al fine di predisporre le sue delibere o i suoi lavori, il comitato può designare tra i suoi membri, su proposta del presidente, uno o più relatori. 2. Laddove si tratti di una questione urgente, il presidente può procedere d'ufficio a tale designazione. In questo caso egli ne informa immediatamente i membri del comitato. 3. Il relatore esamina la questione di cui è stato investito e presenta al comitato un progetto di relazione. Se necessario, il relatore viene assistito dalla segreteria del comitato di sorveglianza. Articolo 18 Verifiche, studi e perizie 1. Nel quadro delle sue competenze, il comitato di sorveglianza può effettuare qualsiasi verifica o fare effettuare qualsiasi studio, qualsiasi ricerca o qualsiasi perizia. 2. Il comitato di sorveglianza può designare uno o più membri per effettuare tali verifiche, studi o ricerche. Nella misura in cui il comitato (o il membro del comitato designato) lo reputi opportuno, esso può essere assistito da funzionari o agenti dell'OLAF, delle istituzioni, degli organi o degli organismi delle Comunità. 3. Laddove il presidente reputi che una pratica è urgente, egli può designare d'ufficio detti membri ed esperti. In tal caso, egli ne informa senza indugio i membri del comitato di sorveglianza. 4. I membri del comitato di sorveglianza incaricati di procedere a verifiche, studi o ricerche riferiscono al Comitato in merito ai risultati dei loro lavori. Articolo 19 Segreteria 1. Il comitato di sorveglianza dispone di una segreteria incaricata di assisterlo nello svolgimento delle sue funzioni. La segreteria è un organo permanente il cui personale è nominato dal direttore dell'OLAF su proposta del presidente del comitato di sorveglianza. 2. I membri del personale della segreteria sono posti sotto l'autorità del presidente del comitato di sorveglianza e non accettano istruzioni da parte di nessun'altra autorità. I membri del personale della segreteria non intraprendono nessun'altra attività senza l'autorizzazione del presidente del comitato di sorveglianza. 3. Il personale della segreteria è tenuto a trattare in modo confidenziale le informazioni che giungono a sua conoscenza. Esso resta soggetto a tale obbligo anche dopo la cessazione delle sue funzioni. In caso di violazione dell'obbligo della segretezza commessa da parte di un membro della segreteria, il presidente del comitato di sorveglianza invita il direttore dell'OLAF ad avviare una procedura disciplinare alle condizioni previste dallo statuto dei funzionari. 4. La sede della segreteria è fissata mediante decisione del presidente del comitato di sorveglianza. 5. La segreteria contribuisce affinché le funzioni assegnate al comitato di sorveglianza vengano efficacemente adempiute. A tale titolo, essa assiste il presidente nella preparazione e nello svolgimento delle riunioni, redige un progetto di processo verbale delle riunioni, garantisce l'informazione e la documentazione dei membri del comitato nel complesso degli ambiti della sua attività, assiste i membri, in particolare nell'esercizio della loro funzione di relatore, e partecipa, sotto l'autorità del presidente, alla redazione dei testi. 6. La ripartizione delle attività in seno alla segreteria e la firma degli ordini di missione del personale della segreteria sono affidate al responsabile della segreteria. 7. Le spese del comitato sono sostenute dal responsabile della segreteria che dispone a tal fine di una subdelega. TITOLO III RELAZIONI TRA IL COMITATO E IL DIRETTORE DELL'OLAF Articolo 20 Procedura di parere sulla nomina del direttore 1. Tutto l'insieme dei fascicoli delle candidature trasmesso alla Commissione sulla scorta dell'invito a presentare candidature di cui all'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 è inviato senza indugio al presidente del comitato di sorveglianza. 2. I fascicoli ricevuti vengono messi a disposizione dei cinque membri del comitato. 3. Il comitato di sorveglianza adotta un progetto di elenco dei candidati aventi le qualifiche necessarie e idonei a ricevere parere favorevole. 4. Il parere comporta una motivazione, che può esporre i criteri prescelti dal comitato per valutare le qualifiche necessarie. Tale progetto di elenco è posto in votazione. 5. Al termine della procedura, il presidente stabilisce l'elenco dei candidati aventi le qualifiche necessarie e che hanno ricevuto il parere favorevole del comitato di sorveglianza. 6. Se nessun candidato ha ricevuto un parere favorevole o se, su proposta di un membro, il comitato di sorveglianza così decide, il presidente informa la Commissione che il comitato ha espresso voto sfavorevole sull'elenco presentato. 7. Il parere così redatto è indirizzato alla Commissione per essere trasmesso al Parlamento e al Consiglio. Articolo 21 Partecipazione del direttore dell'OLAF ai lavori del comitato 1. Fatte salve le disposizioni del precedente articolo 11, paragrafo 1, il direttore dell'OLAF può essere invitato a partecipare ai lavori che riguardano la sua attività. I punti che lo riguardano particolarmente gli vengono segnalati nel progetto di ordine del giorno delle riunioni del comitato di sorveglianza che gli è obbligatoriamente trasmesso. 2. In caso di impedimento, il direttore dell'OLAF può essere autorizzato, su sua richiesta, a farsi rappresentare da uno dei suoi collaboratori da egli designato a tal fine. Articolo 22 Verifica delle informazioni fornite dal direttore dell'OLAF 1. Nella sua relazione di attività, il comitato valuta l'attuazione del programma di lavoro dell'OLAF. 2. In occasione di ciascuna delle sue riunioni, il comitato esamina i resoconti e le informazioni del direttore dell'OLAF. Esso procede a qualsiasi verifica esso reputi necessaria per l'esercizio del suo controllo sulla base di un'adeguata informazione del direttore. 3. Il comitato di sorveglianza esamina i motivi che non consentono di concludere qualsiasi inchiesta avviata da più di nove mesi e il termine prevedibile necessario al suo compimento. 4. Il comitato esamina i casi in cui un'istituzione, un organo o un organismo non abbiano dato seguito alle raccomandazioni avanzate dal direttore dell'Ufficio sulla base della copia delle sue osservazioni. In tale occasione il comitato esamina le situazioni di ostruzionismo, come pure gli ostacoli o gli impedimenti frapposti alla missione degli investigatori dell'OLAF. Il comitato di sorveglianza trasmette, se del caso, al direttore dell'OLAF o all'istituzione, organo o organismo interessato un parere motivato. 5. I casi in cui risulti necessaria la trasmissione di pratiche alle autorità giudiziarie di uno Stato membro sono esaminati sulla base delle informazioni fornite dal direttore dell'OLAF prima della loro comunicazione a tali autorità. Gli sviluppi di tali deferimenti vengono peraltro seguiti sulla base delle informazioni trasmesse dal direttore. 6. Quando un funzionario o un agente delle Comunità presenta un reclamo al direttore dell'OLAF nel quadro del controllo di legittimità degli atti dell'Ufficio in virtù dell'articolo 14 del regolamento (CE) n. 1073/1999, questi ne informa il comitato. 7. Il comitato esamina le proposte del direttore dell'OLAF aventi per oggetto la preparazione delle iniziative legislative e regolamentari della Commissione volte a migliorare la lotta contro la frode o a contribuire a una migliore protezione degli interessi finanziari delle Comunità. Articolo 23 Indipendenza e procedura disciplinare contro il direttore dell'OLAF 1. Il direttore dell'OLAF informa il comitato in ordine a qualsiasi misura, istruzione, minaccia, promessa che sia di natura tale da mettere in causa la sua indipendenza. Il comitato di sorveglianza, su sua iniziativa o su iniziativa del direttore, rende un parere in merito alla questione di cui è investito. 2. Nelle eventualità in cui il direttore dell'OLAF si trovi colpito da un'azione o da una minaccia di azione disciplinare di qualsiasi tipo intentata dalla Commissione, esso fornisce ogni informazione utile al comitato di sorveglianza. 3. Il comitato di sorveglianza rende un parere quando esso è consultato dalla Commissione in applicazione dell'articolo 12, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999. Articolo 24 Riservatezza e trattamento dei dati a carattere personale 1. Il comitato di sorveglianza vigila sull'applicazione delle disposizioni di cui all'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1073/1999. 2. Il comitato di sorveglianza può, su propria iniziativa o su quella del direttore, decidere di emettere un parere. TITOLO IV DISPOSIZIONI DI ORDINE FINANZIARIO Articolo 25 Bilancio 1. Il comitato rende un parere sul progetto preliminare di bilancio presentato dal direttore dell'OLAF e indirizzato alla direzione generale del Bilancio della Commissione. 2. Il direttore dell'OLAF presenta al comitato una relazione periodica sull'esecuzione del bilancio. 3. La segreteria prepara delle proposte di bilancio annuali per il funzionamento del comitato di sorveglianza. Tali proposte sono trasmesse al direttore dell'OLAF dopo l'approvazione da parte del comitato di sorveglianza. Il bilancio del comitato di sorveglianza rappresenta una sezione autonoma iscritta nel bilancio dell'OLAF. 4. Le spese relative al comitato di sorveglianza, necessarie ai fini del corretto esercizio delle sue funzioni, vengono imputate sul bilancio del comitato, in conformità delle regole che esso avrà stabilito. Le spese vengono effettuate nel quadro della subdelega prevista all'articolo 19, paragrafo 7, e in base alle disposizioni del regolamento finanziario. TITOLO V DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI Articolo 26 Valutazione e modifica del regolamento interno 1. Il presente regolamento interno è valutato dal comitato di sorveglianza entro un termine di due anni dopo la sua entrata in vigore. 2. Proposte di modifica possono essere inviate per iscritto in qualsiasi momento da parte di qualsiasi membro del comitato al presidente del comitato per essere poste in votazione in occasione della riunione successiva in base alla procedura di votazione di cui al precedente articolo 13. Articolo 27 Entrata in vigore del regolamento interno, relazione di valutazione e pubblicità 1. Il regolamento interno entra in vigore il giorno successivo a quello della sua approvazione da parte del comitato di sorveglianza. 2. Il parere del comitato concernente la valutazione delle attività dell'Ufficio, di cui all'articolo 15 del regolamento (CE) n. 1073/1999, sarà iscritto all'ordine del giorno della prima riunione del mese di gennaio 2002. 3. Dopo la sua approvazione, il regolamento interno è pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Fatto a Bruxelles, il 17 novembre 1999. Per il comitato di sorveglianza dell'OLAF La Presidente Mireille DELMAS-MARTY (1) GU L 136 del 31.5.1999, pag. 1.