IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 214/9

REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) 2015/1386 DELLA COMMISSIONE

del 12 agosto 2015

recante modalità di applicazione del regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda i modelli per la dichiarazione di affidabilità di gestione, la strategia di audit, il parere di audit e la relazione annuale di controllo

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

visto il regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 marzo 2014, relativo al Fondo di aiuti europei agli indigenti (1), in particolare l'articolo 32, paragrafo 10, e l'articolo 34, paragrafo 6,

previa consultazione del comitato del Fondo di aiuti europei agli indigenti,

considerando quanto segue:

(1) Il regolamento di esecuzione (UE) 2015/341 (2) della Commissione stabilisce le disposizioni necessarie per la presentazione di determinate informazioni alla Commissione. Al fine di garantire l'attuazione dei programmi finanziati dal Fondo di aiuti europei agli indigenti (il «FEAD»), è necessario stabilire ulteriori disposizioni per l'applicazione del regolamento (UE) n. 223/2014. Per agevolare una visione completa e l'accesso a tali disposizioni, è opportuno che esse siano riunite in un unico atto di esecuzione.

(2) Al fine di armonizzare gli standard per la redazione e la presentazione della dichiarazione di affidabilità di gestione, di cui è responsabile l'autorità di gestione in conformità all'articolo 32, paragrafo 4, lettera e), del regolamento (UE) n. 223/2014, è necessario stabilire condizioni uniformi per il suo contenuto sotto forma di modello standard.

(3) Al fine di armonizzare gli standard di redazione e presentazione della strategia di audit, del parere di audit e della relazione annuale di controllo di cui è responsabile l'autorità di audit in conformità all'articolo 34, paragrafo 4, e all'articolo 34, paragrafo 5, primo comma, del regolamento (UE) n. 223/2014, dovrebbe essere reso disponibile un modello che stabilisca condizioni uniformi per la struttura delle informazioni da utilizzare per la loro redazione, specificandone la natura e la qualità.

(4) Al fine di consentire l'immediata applicazione delle misure di cui al presente regolamento, è opportuno che esso entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Articolo 1

Modello per la dichiarazione di affidabilità di gestione

La dichiarazione di affidabilità di gestione di cui all'articolo 32, paragrafo 4, lettera e), del regolamento (UE) n. 223/2014 è presentata per ciascun programma operativo in conformità al modello di cui all'allegato I del presente regolamento.

Articolo 2

Modelli per la strategia di audit, il parere di audit e la relazione annuale di controllo

1. La strategia di audit di cui all'articolo 34, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 223/2014 è redatta conformemente al modello di cui all'allegato II del presente regolamento.

2. Il parere di audit di cui all'articolo 34, paragrafo 5, primo comma, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014 è redatta in conformità al modello di cui all'allegato III del presente regolamento.

3. La relazione annuale di controllo di cui all'articolo 34, paragrafo 5, primo comma, lettera b), del regolamento (UE) n. 223/2014 è redatta in conformità al modello di cui all'allegato IV del presente regolamento.

Articolo 3

Entrata in vigore

Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il 12 agosto 2015 Per la Commissione Il presidente Jean-Claude JUNCKER

(1) GU L 72 del 12.3.2014, pag. 1.

(2) Regolamento di esecuzione (UE) 2015/341 della Commissione, del 20 febbraio 2015, recante modalità di esecuzione del regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda i modelli per la presentazione di determinate informazioni alla Commissione (GU L 60 del 4.3.2015, pag. 1):

ALLEGATO I Modello per la dichiarazione di affidabilità di gestione Io/Noi, sottoscritto/i (cognomi, nomi, titoli o funzioni), responsabile dell'autorità di gestione per il programma operativo (nome del programma operativo, CCI) sulla base dell'attuazione del (nome del programma operativo) durante il periodo contabile conclusosi il 30 giugno (anno), sulla base del mio/nostro personale giudizio nonché di tutte le informazioni di cui dispongo/disponiamo alla data dei conti presentati alla Commissione, comprese le risultanze delle verifiche amministrative e sul posto effettuate a norma dell'articolo 32, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 223/2014 e degli audit e dei controlli relativi alle spese incluse nelle domande di pagamento presentate alla Commissione per il periodo contabile conclusosi il 30 giugno … (anno), e tenendo conto degli obblighi posti a mio/nostro carico dal regolamento (UE) n. 223/2014, in particolare dall'articolo 32, con la presente dichiaro/dichiariamo che: — le informazioni riportate nei conti sono presentate correttamente, complete e accurate a norma dell'articolo 49, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014, — le spese registrate nei conti sono state utilizzate per gli scopi previsti, come indicato nel regolamento (UE) n. 223/2014, e in conformità al principio di una sana gestione finanziaria, — il sistema di gestione e controllo messo in atto per il programma operativo offre le necessarie garanzie di legalità e regolarità delle operazioni sottostanti, in conformità alla legislazione applicabile. Confermo/confermiamo che le irregolarità individuate nell'audit finale o nelle relazioni di controllo per il periodo contabile e riportate nella sintesi annuale allegata alla presente dichiarazione, a norma dell'articolo 32, paragrafo 4, lettera e), del regolamento (UE) n. 223/2014, sono state trattate adeguatamente nei conti. Se necessario, è stato dato seguito alle carenze del sistema di gestione e controllo segnalate nelle relazioni citate o si sta dando seguito in relazione alle seguenti azioni correttive richieste: … (se del caso, indicare le azioni correttive ancora in atto alla data della firma della dichiarazione). Confermo/confermiamo altresì che la spesa oggetto di una valutazione in corso della sua legittimità e regolarità è stata esclusa dai conti in attesa della conclusione della valutazione e potrà essere inserita in una domanda di pagamento intermedio relativa a un periodo contabile successivo, come previsto all'articolo 49, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 223/2014. Inoltre, confermo/confermiamo l'affidabilità dei dati relativi agli indicatori [, (solo per il PO I) compresi, se del caso, i dati basati su stime informate conformemente al regolamento delegato (UE) n. 1255/2014 della Commissione (1)]/[(solo per il PO II) e i dati relativi ai progressi del programma operativo, di cui all'articolo 32, paragrafo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014]. Confermo/confermiamo che vengono applicate misure antifrode efficaci e proporzionate, a norma dell'articolo 32, paragrafo 4, lettera c), del regolamento (UE) n. 223/2014, che tengono conto dei rischi individuati e che il sottoscritto/i sottoscritti non è/siamo a conoscenza di alcuna informazione riservata relativa all'attuazione del programma operativo che potrebbe essere pregiudizievole per la reputazione del Fondo di aiuti europei agli indigenti. Data Firma/e (1) Regolamento delegato (UE) n. 1255/2014 della Commissione, del 17 luglio 2014, che integra il regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo al Fondo di aiuti europei agli indigenti con riguardo al contenuto delle relazioni di attuazione annuali e finali, compreso l'elenco degli indicatori comuni (GU L 337 del 25.11.2014, pag. 46).

ALLEGATO II Modello per la strategia di audit 1. INTRODUZIONE In questa sezione includere le seguenti informazioni: — individuazione dei programmi operativi (titoli e CCI (1)) e del periodo coperto dalla strategia di audit. — Individuazione dell'autorità di audit responsabile dell'elaborazione, della sorveglianza e dell'aggiornamento della strategia di audit nonché di ogni altro organismo che abbia contribuito a tale documento. — Riferimento allo status dell'autorità di audit (organismo pubblico nazionale, regionale o locale) e all'organismo in cui è collocato. — Riferimento alla dichiarazione d'intenti, alla carta dell'audit o alla legislazione nazionale (se pertinente) che definisce le funzioni e le responsabilità dell'autorità di audit e degli altri organismi incaricati di svolgere attività di audit sotto la responsabilità di quest'ultima. — Conferma da parte dell'autorità di audit che gli organismi incaricati di svolgere le attività di audit a norma dell'articolo 34, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 223/2014 dispongono della necessaria indipendenza funzionale e organizzativa, se applicabile a norma dell'articolo 31, paragrafo 5, del regolamento citato. 2. VALUTAZIONE DEI RISCHI In questa sezione includere le seguenti informazioni: — spiegazione del metodo di valutazione del rischio applicato. — Riferimento alle procedure interne di aggiornamento della valutazione dei rischi. 3. METODO In questa sezione includere le seguenti informazioni: 3.1 Panoramica — Riferimento ai manuali o alle procedure di audit recanti la descrizione delle fasi principali dell'attività di audit, compresi la classificazione e il trattamento degli errori rilevati. — Riferimento agli standard di audit riconosciuti a livello internazionale che l'autorità di audit prenderà in considerazione per il suo lavoro di audit, come stabilito all'articolo 34, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 223/2014. — Riferimento alle procedure in atto per elaborare la relazione di controllo e il parere di audit da presentare alla Commissione a norma dell'articolo 34, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 223/2014. 3.2 Audit sul funzionamento dei sistemi di gestione e controllo (audit dei sistemi) Indicazione degli organismi da sottoporre ad audit e dei relativi requisiti essenziali nell'ambito degli audit dei sistemi. Se del caso, riferimento all'organismo di audit su cui l'autorità di audit fa affidamento per effettuare tali audit. Indicazione di qualsiasi audit di sistema finalizzato ad aree tematiche specifiche, quali: — qualità delle verifiche amministrative e sul posto di cui all'articolo 32, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 223/2014, anche in relazione al rispetto delle norme di aggiudicazione di appalti pubblici, delle pari opportunità, della riduzione e della prevenzione degli sprechi alimentari, e del diritto dell'Unione sulla sicurezza dei prodotti di consumo; — funzionamento e sicurezza dei sistemi informatizzati istituiti a norma dell'articolo 28, lettera d), dell'articolo 32, paragrafo 2, lettera d), e dell'articolo 33, lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014 e loro collegamento con il sistema informatizzato di cui all'articolo 30, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 223/2014 («SFC 2014»); — affidabilità dei dati relativi a indicatori e, per il PO II, dei dati relativi ai progressi compiuti dal programma operativo nel conseguimento degli obiettivi stabiliti dall'autorità di gestione a norma dell'articolo 32, paragrafo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014; — rendicontazione degli importi ritirati e recuperati; — attuazione di misure antifrode efficaci e proporzionate sostenute da una valutazione del rischio di frode conformemente all'articolo 32, paragrafo 4, lettera c), del regolamento (UE) n. 223/2014. 3.3 Audit delle operazioni Descrizione del (o riferimento ad un documento interno che specifichi il) metodo di campionamento da usare in conformità all'articolo 34, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014 e all'articolo 6 del regolamento delegato (UE) n. 532/2014 della Commissione (2) e delle altre procedure specifiche in atto per gli audit delle operazioni, in particolare relative alla classificazione e al trattamento degli errori rilevati, compreso il sospetto di frode. 3.4 Audit dei conti Descrizione dell'approccio di audit per l'audit dei conti. 3.5 Verifica della dichiarazione di affidabilità di gestione Riferimento alle procedure interne che stabiliscono il lavoro rientrante nella verifica delle affermazioni contenute nella dichiarazione di affidabilità di gestione, ai fini del parere di audit. 4. LAVORO DI AUDIT PIANIFICATO In questa sezione includere le seguenti informazioni: — descrizione e giustificazione delle priorità e degli obiettivi specifici dell'audit relativi al periodo contabile corrente e ai due successivi e spiegazione del collegamento tra le risultanze della valutazione dei rischi e il lavoro di audit pianificato. — Indicazione del calendario dei compiti di audit in relazione al periodo contabile corrente e ai due successivi per gli audit dei sistemi (compresi audit mirati ad aree tematiche specifiche), nelle seguenti modalità: Autorità/organismi o aree tematiche specifiche da sottoporre a audit CCI Titolo del PO Organismo responsabile dell'audit Risultanze della valutazione dei rischi 20xx Obiettivo e ambito dell'audit 20xx Obiettivo e ambito dell'audit 20xx Obiettivo e ambito dell'audit 5. RISORSE In questa sezione includere le seguenti informazioni: — organigramma dell'autorità di audit e informazioni sui suoi rapporti con gli organismi di audit che effettuano audit come indicato all'articolo 34, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 223/2014, se del caso. — Indicazione delle risorse pianificate da destinare in relazione al periodo contabile corrente e ai due periodi successivi. (1) Nel caso in cui si prepari un'unica strategia di audit per due programmi operativi, come previsto all'articolo 34, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 223/2014, indicare i programmi operativi che rientrano in un sistema comune di gestione e di controllo. (2) Regolamento delegato (UE) n. 532/2014 della Commissione, del 13 marzo 2014, che integra il regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo al Fondo di aiuti europei agli indigenti (GU L 148 del 20.5.2014, pag. 54).

ALLEGATO III Modello per il parere di audit Alla Commissione europea, direzione generale …. 1. INTRODUZIONE Il sottoscritto, in rappresentanza di …[nome dell'autorità di audit designata dallo Stato membro], indipendente a norma dell'articolo 31, paragrafo 4 [e 5, se del caso] del regolamento (UE) n. 223/2014, ha verificato i conti del periodo contabile iniziato il 1o luglio … [anno] e terminato il 30 giugno … [anno] (1) e datati … [data dei conti presentati alla Commissione] (di seguito «i conti»), la legalità e la regolarità delle spese delle quali è stato chiesto il rimborso alla Commissione con riferimento al periodo contabile (e incluse nei conti), il funzionamento del sistema di gestione e controllo, e ha verificato la dichiarazione di affidabilità di gestione ai fini dell'articolo 59, paragrafo 5, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (2) in relazione al programma operativo …[titolo del programma operativo, numero CCI] (di seguito «il programma»), al fine di emettere un parere di audit a norma dell'articolo 34, paragrafo 5, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014. 2. RESPONSABILITÀ DELLE AUTORITÀ DI GESTIONE E DI CERTIFICAZIONE …[nome dell'autorità di gestione], designata quale autorità di gestione del programma, e …[nome dell'autorità di certificazione], designata come autorità di certificazione del programma, hanno il compito di garantire il corretto funzionamento del sistema di gestione e controllo per quanto riguarda le funzioni stabilite agli articoli 32 e 33 del regolamento (UE) n. 223/2014. In particolare, è responsabilità di …[nome dell'autorità di certificazione], designata come autorità di certificazione del programma, tenere la contabilità (conformemente all'articolo 49 del regolamento (UE) n. 223/2014) e certificare la completezza, l'esattezza e la veridicità dei conti, come previsto all'articolo 33, lettere b) e c), del regolamento (UE) n. 223/2014. Inoltre, a norma dell'articolo 33, lettera c), del regolamento (UE) n. 223/2014, è responsabilità dell'autorità di certificazione certificare che le spese iscritte a bilancio siano conformi al diritto applicabile e siano state sostenute in relazione ad operazioni selezionate per il finanziamento conformemente ai criteri applicabili al programma e nel rispetto del diritto applicabile (3). 3. RESPONSABILITÀ DELL'AUTORITÀ DI REVISIONE CONTABILE Come stabilito all'articolo 34, paragrafo 5, lettera a), del regolamento (UE) n. 223/2014, è mia responsabilità esprimere un parere indipendente relativamente al fatto che i conti forniscano un quadro fedele e veritiero, che le spese delle quali è stato chiesto il rimborso alla Commissione e che sono dichiarate nei conti siano legittime (4) e regolari e che il sistema di gestione e controllo istituito funzioni correttamente. È mia responsabilità includere anche nel parere una dichiarazione che indichi se nel quadro dell'esercizio di revisione contabile sono sorti dubbi sulle affermazioni contenute nella dichiarazione di gestione (5). Gli audit del programma sono stati eseguiti conformemente alla strategia di audit e tenendo conto degli standard di audit riconosciuti a livello internazionale. Tali standard richiedono che l'autorità di audit soddisfi requisiti etici, programmi e svolga il lavoro di audit per ottenere ragionevole certezza ai fini del parere di audit. Un audit comporta l'esecuzione di procedure volte ad ottenere elementi probanti sufficienti e appropriati per sostenere il parere esposto di seguito. Le procedure eseguite dipendono dal giudizio professionale del revisore, compresa la valutazione del rischio di inosservanza rilevante, dovuta a frode o a errore. Le procedure di audit eseguite sono quelle che considero adeguate alle circostanze. Ritengo che gli elementi probatori raccolti siano sufficienti e adeguati a fornire una base per il mio parere, [in caso vi siano limitazioni dell'ambito dell'audit:] esclusi quelli citati alla sezione 4 «limitazioni dell'ambito dell'audit». Le principali conclusioni tratte dagli audit relativamente al programma sono riportate nel rapporto annuale di controllo allegato a norma dell'articolo 34, paragrafo 5, lettera b), del regolamento (UE) n. 223/2014. 4. LIMITAZIONI DELL'AMBITO DELL'AUDIT A seconda dei casi: non c'erano limitazioni dell'ambito dell'audit Oppure l'ambito dell'audit era limitato dai seguenti fattori: a) … b) … c) … [Indicare eventuali limitazioni dell'ambito dell'audit, ad esempio mancanza di documenti giustificativi, casi oggetto di procedimenti giudiziari e la stima, di cui alla successiva sezione «Parere qualificato», la stima degli importi di spesa e del contributo dell'UE interessati, nonché dell'impatto delle limitazioni dell'ambito sul parere di audit. Ulteriori spiegazioni in merito vanno fornite nella relazione annuale di controllo, ove del caso.] 5. PARERE A seconda dei casi: (Parere senza riserve) A mio parere, e sulla base del lavoro di audit svolto: — i conti forniscono un quadro fedele e veritiero, come stabilito all'articolo 7, paragrafo 5, del regolamento delegato (UE) n. 532/2014; — le spese indicate nei conti, delle quali è stato chiesto il rimborso alla Commissione, sono legittime e regolari, — il sistema di gestione e controllo messo in atto funziona correttamente. Il lavoro di audit eseguito non mette in dubbio le affermazioni contenute nella dichiarazione di affidabilità di gestione. Oppure (Parere con riserva) A mio parere, e sulla base del lavoro di audit svolto: — i conti forniscono un quadro fedele e veritiero, come stabilito all'articolo 7, paragrafo 5, del regolamento delegato (UE) n. 532/2014; — le spese indicate nei conti, delle quali è stato chiesto il rimborso alla Commissione, sono legittime e regolari; — il sistema di gestione e controllo messo in atto funziona correttamente, tranne in relazione ai seguenti aspetti: — in relazione a questioni materiali relative ai conti: … e/o [barrare la dicitura non pertinente] — in relazione a questioni materiali connesse alla legittimità e alla regolarità delle spese indicate nei conti, delle quali è stato chiesto il rimborso alla Commissione: … — e/o [barrare la dicitura non pertinente] in relazione a questioni rilevanti connesse al funzionamento del sistema di gestione e di controllo (6): …. Stimo pertanto che l'impatto delle riserve sia [limitato]/[significativo]. [Barrare la dicitura non pertinente]. Tale impatto corrisponde a … [importo in EUR e %] del totale delle spese dichiarate. Il contributo dell'UE interessato è pertanto di … [importo in EUR]. Il lavoro di audit eseguito non mette/mette [barrare la dicitura non pertinente] in dubbio le affermazioni contenute nella dichiarazione di affidabilità di gestione. [Nel caso in cui l'attività di audit svolta metta in dubbio le affermazioni contenute nella dichiarazione di affidabilità di gestione, l'autorità di audit deve indicare nella presente sezione gli aspetti che hanno portato a tale conclusione.] Oppure (Parere negativo) A mio parere, e sulla base del lavoro di audit svolto: — i conti forniscono/ non forniscono [barrare la dicitura non pertinente] un quadro fedele e veritiero, come stabilito all'articolo 7, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 532/2014; — le spese indicate nei conti, delle quali è stato chiesto il rimborso alla Commissione, sono/ non sono [barrare la dicitura non pertinente] legittime e regolari; — il sistema di gestione e controllo istituito funziona/ non funziona [barrare la dicitura non pertinente] correttamente. Il presente parere negativo si basa sui seguenti aspetti: — in relazione a questioni materiali relative ai conti: …. e/o [barrare la dicitura non pertinente] — in relazione a questioni materiali connesse alla legittimità e alla regolarità delle spese indicate nei conti, delle quali è stato chiesto il rimborso alla Commissione: … e/o [barrare la dicitura non pertinente] — in relazione a questioni rilevanti connesse al funzionamento del sistema di gestione e di controllo (7): …. Il lavoro di audit eseguito mette in dubbio le affermazioni contenute nella dichiarazione di affidabilità di gestione in relazione ai seguenti aspetti: … [L'autorità di audit può includere anche osservazioni che non incidano sul parere espresso, come stabilito dagli standard di audit internazionalmente accettati. In casi eccezionali può essere prevista la rinuncia ad emettere il parere (8).] Data Firma (1) Per periodo contabile s'intende il periodo compreso tra il 1o luglio e il 30 giugno, tranne nel caso del primo periodo contabile, per il quale s'intende il periodo che va dalla data di inizio dell'ammissibilità della spesa al 30 giugno 2015. Il periodo contabile finale va dal 1o luglio 2023 al 30 giugno 2024. (2) Regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1). (3) Come definito all'articolo 5, paragrafo 12, del regolamento (UE) n. 223/2014. (4) Come previsto all'articolo 5, paragrafo 12, del regolamento (UE) n. 223/2014. (5) In linea con l'articolo 59, paragrafo 5, lettera b), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012. (6) Se è interessato il sistema di gestione e controllo, indicare nel parere gli organismi e gli aspetti dei loro sistemi che non erano conformi ai requisiti e/o che non hanno funzionato efficacemente, tranne nel caso in cui queste informazioni siano già chiaramente riportate nella relazione annuale di controllo e il paragrafo del parere faccia riferimento alle sezioni specifiche di tale relazione recanti tali informazioni. (7) Stessa osservazione della nota precedente. (8) Tali casi eccezionali dovrebbero essere collegati a fattori esterni imprevedibili, esclusi dall'ambito di competenza dell'autorità di audit.