RELAZIONE sul rendiconto finanziario dell'Ufficio per l'armonizzazione nel mercato interno (UAMI-Alicante) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997, corredata della risposta dell'Ufficio (98/C 406/10)

1.1. La presente relazione è destinata al comitato di bilancio dell'Ufficio per l'armonizzazione nel mercato interno, conformemente all'articolo 137, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio (1).

1.2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Ufficio per l'armonizzazione nel mercato interno relativo all'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997. Conformemente all'articolo 119, paragrafo 2, lettera c), del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del presidente dell'Ufficio. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario (2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne stabilite dall'articolo 138 del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea.

1.3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha peraltro esaminato i documenti contabili e attuato le altre procedure di controllo ritenute necessarie a seconda del caso. Il giudizio espresso dalla Corte poggia sui risultati di questo controllo.

1.4. Con riserva dell'aspetto menzionato al paragrafo 1.11, l'esame consente alla Corte di affermare che i conti per l'esercizio finanziario chiuso il 31 dicembre 1997 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'UFFICIO PER L'ARMONIZZAZIONE NEL MERCATO INTERNO PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1997

Software contabili

1.5. Sebbene l'Ufficio sia giunto, nel 1997, al quarto esercizio di attività (di cui tre esercizi completi), la contabilità di bilancio è ancora tenuta mediante un foglio elettronico e non un software contabile adeguato. L'impiego di un foglio elettronico era già stato criticato dalla Corte nella propria relazione relativa agli esercizi precedenti (3). L'Ufficio dovrebbe inoltre dotarsi di un sistema di contabilità analitica al fine di conoscere il costo reale dei servizi prestati.

Altre osservazioni

1.6. I pagamenti (26,0 Mio ECU) ammontano unicamente al 48 % degli stanziamenti dell'esercizio (54,0 Mio ECU dopo l'adozione del terzo bilancio rettificativo e suppletivo); il 48,5 % (26,2 Mio ECU) di tali stanziamenti è stato riportato di diritto all'esercizio 1998 e il 3,5 % (1,8 Mio ECU) è stato annullato.

1.7. Il volume degli stanziamenti riportati è dovuto soprattutto alla prassi contabile seguita dall'Ufficio. Tale prassi consiste nell'impegnare l'insieme delle spese inerenti a ciascuna richiesta di registrazione dei marchi pervenuta, all'atto dell'accertamento delle relative entrate. In base a tale metodo, il saldo di fine esercizio di questi impegni è riportato di diritto all'esercizio successivo, indipendentemente dalla data di ordinazione effettiva dei lavori a carico dell'Ufficio (ricerca, traduzione, pubblicazione ecc.), sia che l'ordinazione sia stata effettuata prima della fine dell'esercizio, sia nel corso dell'esercizio successivo. Tale prassi corrisponde ad un'interpretazione del regolamento che non rispetta rigorosamente i principi di bilancio dell'annualità e dell'universalità.

1.8. Riguardo agli stanziamenti riportati dall'esercizio 1996 (14,5 Mio ECU), si rileva che è stato necessario annullarne il 27,6 % (4 Mio ECU). Una percentuale elevata (88,0 %) degli annullamenti riguarda spese di traduzione, affrancatura e pubblicazione. Se ai riporti fossero corrisposti impegni contraddistinti da una maggiore precisione, tali annullamenti non ci sarebbero stati.

1.9. L'articolo 13 del regolamento finanziario dell'Ufficio dispone la pubblicazione del bilancio sulla Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Ciò non è avvenuto per il bilancio rettificativo e suppletivo n. 3.

1.10. Una parte dei saldi di tesoreria (0,35 Mio ECU su 42,50 Mio ECU) è stata iscritta nella contabilità generale soltanto in occasione della chiusura dei conti. In effetti, gli incassi vengono in un primo tempo inseriti nel software di gestione dei marchi (Euromarc), mentre l'iscrizione nella contabilità generale avviene soltanto dopo l'individuazione del pagatore.

Sede

1.11. In vista della costruzione della sua futura sede, nel 1997 l'Ufficio ha firmato un contratto con il Cosoami, l'ufficio intermediario del governo spagnolo. Se l'Ufficio non riceverà sufficienti richieste di deposito di marchi, il completamento della costruzione sarà possibile unicamente con una sovvenzione dal bilancio generale. Indipendentemente dall'approvazione del Comitato del bilancio in merito al lancio di tale operazione, sarebbe stato preferibile che l'Ufficio ottenesse anche il via libera della Commissione, prima della conclusione del contratto con il Cosoami.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 29 ottobre 1998.

Per la Corte dei conti

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Tabella 1 Bilancio finanziario relativo agli esercizi 1996 e 1997

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

Fonte: Preparazione elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dall'Ufficio.

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Fonte: Presentazione elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dall'Ufficio.

(1) GU L 11 del 14.1.1994, pag. 33.

(2) Conformemente all'articolo 137, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio, il rendiconto di tutte le entrate e le spese dell'Ufficio relativo all'esercizio finanziario 1997 è stato stabilito il 21 gennaio 1998 e successivamente trasmesso al consiglio di amministrazione dell'Ufficio, alla Commissione ed alla Corte dei conti. Tale rendiconto è pervenuto alla Corte il 27 gennaio 1998. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) GU C 393 del 29.12.1997, pag. 47.

(4) L'importo corrisponde a quello dell'attivo immobilizzato.

RISPOSTA DELL'UFFICIO PER L'ARMONIZZAZIONE

1.5. Software contabili

In materia di contabilità di bilancio, la Commissione, contrariamente a quanto si era ripromessa di fare, non è stata in grado di mettere a disposizione delle agenzie i diversi moduli del software SINCOM 2. L'Ufficio ha quindi dovuto rendere operativo, a partire dal 1° gennaio 1999, il modulo di contabilità di bilancio ISPS, sviluppato dalla società SAP per conto della Commissione. Alla luce degli investimenti già effettuati nel quadro della contabilità generale, tale azione presenta un costo relativamente modesto.

In materia di contabilità analitica, i lavori di attuazione sono proseguiti nel corso del 1998 e il sistema di contabilità analitica entrerà in funzione alla fine del 1998.

1.6. Cfr. le spiegazioni fornite al successivo punto 1.7.

1.7. Riporti di stanziamenti

I costi relativi alla procedura di registrazione di un marchio costituiscono una spesa certa fin dalla data di deposito della domanda di marchio a causa degli obblighi imposti all'Ufficio dal RMC.

Una parte delle prestazioni in questione, quali le traduzioni, le relazioni di ricerche nazionali e le pubblicazioni, è effettuata da organismi esterni sulla cui selezione l'Ufficio non ha alcun potere, per cui esso ha ritenuto opportuno impegnare immediatamente dopo la riscossione delle tasse di deposito le relative spese.

A giudizio dell'Ufficio tale prassi, basata su riporti di diritto, è conforme:

- al principio di annualità, con le eccezioni previste dal regolamento finanziario, il quale consente di operare riporti di stanziamenti e

- al principio dell'universalità, in quanto nessuna entrata è destinata ad una spesa specifica.

Tale prassi è inoltre conforme alla specificità dell'Ufficio che è un ufficio di proprietà industriale e che, a tale titolo, riscuote una tassa unicamente come contropartita dei servizi forniti agli utenti.

A causa dell'arrivo inatteso nel 1996 di 43 000 domande di marchio invece delle 15 000 stimate dagli esperti professionali autorizzati e dalla Commissione, l'Ufficio ha dovuto reagire in fretta e trattare via via questo volume di domande di marchio. I tempi di completamento delle diverse fasi di trattamento delle domande di marchio si sono inevitabilmente allungati, con conseguenti riporti importanti di stanziamenti alla fine del 1997, realizzati in conformità dell'articolo 6, paragrafo 2, del regolamento finanziario.

Conclusione: Alla luce delle osservazioni della Corte dei conti, l'UAMI prenderà provvedimenti affinché in futuro l'intervallo di tempo tra l'impegno di spesa relativo a ciascuna fase di trattamento dei marchi e il pagamento sia il più breve possibile.

1.8. Annullamento di stanziamenti

Il volume importante di annullamenti nel 1997 di stanziamenti riportati dall'esercizio 1996 (4 Mio ECU) è dovuto soprattutto a una diminuzione dei costi di traduzione e pubblicazione, sui quali l'Ufficio non ha alcuna possibilità di influire. La riduzione di tali spese è connessa in particolare al numero medio di pagine tradotte e pubblicate per ogni domanda di marchio, numero che è stato rispettivamente pari a 3 e 1 e non a 4,5 e 3 come inizialmente previsto.

Gli annullamenti di stanziamenti constatati sono peraltro indissociabili dalle circostanze eccezionali che hanno caratterizzato l'avvio delle attività dell'Ufficio nel 1996. L'evoluzione della situazione illustrata al punto 1.7 ha comportato la mancata utilizzazione di una parte degli stanziamenti riportati dall'esercizio 1996 al 1997.

1.9. Pubblicazione del bilancio

A causa del calendario imposto dall'RMC in materia, il bilancio dell'Ufficio per il 1997 era stato predisposto alla fine del 1995 in base a stime relative al volume di attività dell'Ufficio che si sono rivelate del tutto superate sin dal 1996. All'inizio dell'esercizio 1997, l'UAMI decise pertanto di presentare un BRS per il 1997 che sarebbe stato un vero e proprio rifacimento del bilancio nel suo insieme. Tale BRS più vicino alla realtà, che tiene conto delle ripercussioni del numero di domande effettivamente ricevute nel 1996, è stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Il bilancio 1998, quanto a lui, è stato effettivamente pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee (GU L 64 del 5.3.1998). È ora in preparazione la pubblicazione del primo BRS per il 1998, anch'essa nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

1.10. Contabilizzazione dei singoli pagamenti

Al fine di accorciare per quanto possibile i termini di contabilizzazione dei pagamenti ricevuti, l'Ufficio dà la priorità all'individuazione dei conti clienti e cerca di ridurre al minimo i tempi (3 4 giorni) di contabilizzazione degli incassi nel sistema di contabilità R-3 della SAP.

1.11. Sede dell'Ufficio

1) Procedura che ha portato alla firma della convenzione tra l'UAMI e il Cosoami

La convenzione in questione tra l'UAMI e il consorzio denominato Cosoami, creato dalle autorità spagnole (ministero dell'Industria, Generalitat di Valencia, Diputación della provincia di Alicante e comune di Alicante) nel quadro del seguito dato all'accordo raggiunto nel 1994 tra il governo spagnolo e la Commissione, riguarda la concessione gratuita all'Ufficio di una sede provvisoria da parte della Spagna e l'acquisto della futura sede definitiva da parte dell'Ufficio.

2) Acquisto della sede

Le entrate dell'Ufficio, calcolate sulla base di 27 000 30 000 depositi annuali di domande di marchio, consentiranno di provvedere al finanziamento della costruzione; all'occorrenza, ci si avvarrà dell'apertura di credito concordata a tale scopo nel 1998.

Se il numero annuale di depositi dovesse scendere a 25 000 su un periodo di diversi esercizi consecutivi di bilancio, l'Ufficio dovrebbe allora chiedere, dopo l'esaurimento degli stanziamenti, la concessione di una sovvenzione comunitaria, eventualmente a partire dalla fine del 2003 o dall'inizio del 2004.

3) Consultazione della Commissione

Il Comitato del bilancio, dopo aver sentito le osservazioni della Commissione concernenti il contratto concluso tra l'UAMI ed il Cosoami, ha deciso di dare il suo accordo sull'acquisto dell'edificio.