Relazione sul rendiconto finanziario dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze (OEDT - Lisbona) (esercizio 1996), corredata delle risposte dell'Osservatorio



Gazzetta ufficiale n. C 393 del 29/12/1997 pag. 0035 - 0040



RELAZIONE sul rendiconto finanziario dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze (OEDT - Lisbona) (esercizio 1996), corredata delle risposte dell'Osservatorio (97/C 393/06) 1.1. Questa relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze, conformemente all'articolo 11, paragrafo 11, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio dell'8 febbraio 1993 (1). 1.2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze relativo all'esercizio 1996. Conformemente all'articolo 11, paragrafo 8, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio (2), il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei conti (3), a norma dell'articolo 11, paragrafo 10, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio (4), modificato dal regolamento (CE) n. 3294/94 del Consiglio del 22 dicembre 1994 (5). La Corte è tenuta ad esaminare questi conti in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea. 1.3. La Corte ha espletato il proprio controllo secondo le norme di controllo generalmente riconosciute, nei limiti della loro applicabilità al contesto comunitario. Essa ha posto in atto alcune verifiche riguardanti i libri e i registri contabili nonché altre procedure di controllo, ritenute necessarie in questo contesto. Le principali osservazioni cui ha dato adito il controllo della Corte sono esposte nella seconda parte della relazione. 1.4. Le osservazioni formulate ai paragrafi 1.14, 1.15, 1.17 e 1.18 rivelano l'esistenza di pratiche non conformi alle disposizioni regolamentari nonché di taluni importi la cui fondatezza non ha potuto essere verificata in occasione dei controlli svolti. 1.5. Con riserva degli aspetti menzionati nel paragrafo precedente, il rendiconto finanziario relativo all'esercizio 1996 è affidabile e possono essere asserite, nel complesso, la legittimità e la regolarità delle relative operazioni. PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'OSSERVATORIO EUROPEO DELLE DROGHE E DELLE TOSSICODIPENDENZE RELATIVAMENTE ALL'ESERCIZIO 1996 La contabilità di bilancio 1.6. Benché il 1996 costituisca il terzo esercizio di attività, il servizio contabile dell'Osservatorio non dispone ancora di un vero e proprio programma informatico per la contabilità di bilancio. L'esecuzione del bilancio viene seguita con l'ausilio di uno strumento che non costituisce un sistema contabile vero e proprio (possibilità di modificare delle registrazioni senza che vi sia traccia di tali modifiche, assenza di un collegamento con la contabilità generale ecc.). La contabilità generale 1.7. I controlli svolti hanno rivelato ritardi considerevoli nella registrazione dei dati nella contabilità generale. Inoltre, il raffronto mensile fra la contabilità generale e la contabilità di bilancio, di cui all'articolo 136, paragrafo 4, secondo comma, delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario generale, non è stato eseguito. 1.8. L'importo IVA per il quale è stato chiesto il rimborso non ha formato oggetto di una sorveglianza contabile. Il saldo che figura nel bilancio di fine esercizio (0,21 Mio ECU) è stato contabilizzato solo alla chiusura dei conti. 1.9. All'OEDT il contabile è l'unico a conoscere la procedura contabile applicata (meccanismo contabile, funzionamento del software utilizzato, ubicazione dei documenti contabili ecc.). Questa situazione potrebbe far sorgere problemi amministrativi in caso di assenza del contabile. 1.10. Il contabile esercita inoltre le funzioni di responsabile della gestione, amministratore degli anticipi, e firmatario della menzione «pagabile» sulle fatture (violazione dell'articolo 15, paragrafo 1 delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario generale). 1.11. Considerate le osservazioni contenute nella relazione, la situazione della contabilità deve essere migliorata al più presto. I contratti e la CCAC 1.12. Non essendovi un rappresentante del servizio giuridico, la composizione della CCAC dell'Osservatorio non è conforme alle disposizioni del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità (articolo 64, paragrafo 1). 1.13. Gran parte dei contratti controllati sono stati stipulati mediante trattativa privata o licitazione ristretta (talvolta senza che vi fosse prima un invito a manifestare interesse). Inoltre, nella maggior parte dei contratti controllati, i tempi previsti per la presentazione delle offerte sono troppo brevi (circa 14 giorni). La sovvenzione del governo portoghese 1.14. Nel 1996, il costo dei lavori di sistemazione superava l'importo della sovvenzione concessa dal governo portoghese nel 1995. Contrariamente alla regolamentazione finanziaria applicabile, il deficit è stato finanziato, fuori bilancio, dall'Osservatorio con fondi propri. 1.15. Il credito netto nei confronti del governo portoghese iscritto nel bilancio finanziario non ha alcun fondamento. Esso corrisponde in realtà alle spese di sistemazione che avrebbero dovuto figurare nel bilancio di previsione. Rendiconto finanziario dell'esercizio 1996 (bilancio finanziario e conto di gestione) 1.16. I controlli compiuti sul rendiconto finanziario dell'esercizio 1996 hanno evidenziato diversi errori, la maggior parte dei quali sono stati corretti in seguito alle raccomandazioni dei controllori della Corte (ad eccezione delle osservazioni di cui ai paragrafi 1.14 e 1.15). 1.17. Il servizio contabile dell'Osservatorio ha registrato nella contabilità di bilancio pagamenti per un totale di 0,04 Mio ECU, annullando le differenze esistenti fra la contabilità di bilancio e la contabilità generale. I documenti giustificativi ricevuti in occasione dei controlli svolti non hanno consentito di stabilire la fondatezza di queste registrazioni. 1.18. Inoltre, l'Osservatorio non ha giustificato la fondatezza di un importo di circa 0,1 Mio ECU ripartito in varie voci del bilancio finanziario (passivo e attivo). Stanziamenti riportati 1.19. Gli stanziamenti riportati al 1997 ammontano a 2,56 Mio ECU (riporti di diritto: 2,43 Mio ECU; riporti non automatici: 0,13 Mio ECU), pari cioè al 42,6 % del bilancio 1996 (6,01 Mio ECU). 1.20. La maggior parte dei riporti di stanziamenti sono stati eseguiti su linee di bilancio riguardanti il pagamento delle spese operative dell'Osservatorio. Banche 1.21. L'Osservatorio utilizza il conto intermediario «Storni in corso» per contabilizzare i movimenti di tesoreria. Il saldo di questo conto dovrebbe formare oggetto di un raffronto mensile conformemente alle disposizioni regolamentari. All'epoca dei controlli tale raffronto non aveva avuto luogo. Le informazioni fornite successivamente sui movimenti che determinano il saldo di fine esercizio del conto in questione e la relativa liquidazione hanno rivelato che taluni di essi, per un totale di 0,06 Mio ECU, erano ancora in sospeso alla fine del mese di maggio 1997 (questo importo fa parte del saldo indicato al paragrafo 1.18). Osservazioni sul rendiconto finanziario di fine esercizio 1.22. L'importo non riscosso alla fine dell'esercizio relativo alla sovvenzione della Commissione, che figura all'attivo del bilancio di fine esercizio (0,16 Mio ECU), non dovrebbe far parte delle entrate dell'esercizio poiché il regolamento finanziario dell'Osservatorio dispone all'articolo 5, paragrafo 2, che «le entrate di un esercizio sono imputate all'esercizio nel corso del quale sono state riscosse». Il saldo di questi conti dovrebbe figurare al passivo del bilancio finanziario fra ratei e risconti. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 15 e del 16 ottobre 1997. Per la Corte dei conti Bernhard FRIEDMANN Presidente (1) GU L 36 del 12. 2. 1993, pag. 6. (2) Come disposto all'articolo 11, paragrafo 10 del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e di tutte le spese dell'Osservatorio relativi all'esercizio finanziario 1996 sono stati adottati il 26 marzo 1997, data in cui i conti sono stati firmati dal direttore dell'Osservatorio e trasmessi alla Commissione, al consiglio di amministrazione e alla Corte dei conti. Questi conti sono pervenuti alla Corte il 31 marzo 1997. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione. (3) GU L 341 del 30. 12. 1994, pag. 7. ALLEGATO TABELLA 1 BILANCIO FINANZIARIO RELATIVO AGLI ESERCIZI 1995 E 1996 >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Fonte: Presentazione elaborata dalla Corte in base ai dati forniti dall'Osservatorio. >SPAZIO PER TABELLA> (1) L'importo corrisponde a quello dell'attivo immobilizzato e dei valori di gestione. RISPOSTE DELL'OEDT 1.4 e 1.5. L'OEDT prende atto dell'osservazione generale della Corte in cui si constata l'affidabilità del rendiconto finanziario nonché la legalità e la regolarità delle operazioni e si opererà al fine di migliorare i difetti puntuali specificati al paragrafo 1.4. 1.6. L'OEDT concorda pienamente con la Corte circa la sua osservazione sull'assenza di un vero e proprio strumento contabile per il bilancio. Dal 1995, l'OEDT unitamente alle altre agenzie, è alla ricerca di una soluzione per ottenere un vero e proprio programma informatico per la contabilità di bilancio. Purtroppo il bando di gara congiunto, pubblicato all'uopo da tutte le agenzie nel 1995, non ha dato alcun risultato valido. In tale contesto, le agenzie hanno previsto l'adozione del sistema SINCOM 2, il cui utilizzo è attualmente all'esame della Commissione europea. Essendo tale sistema considerato eccessivamente pesante rispetto alle dimensioni delle agenzie, il Cedefop stesso ha deciso di procedere ad alcuni adattamenti giudicati essenziali per le esigenze delle agenzie, un'iniziativa appoggiata dall'OEDT. A causa dello svolgimento di questo nuovo procedimento, l'OEDT ritiene di potere disporre di un vero sistema per la contabilità di bilancio nel 1998. Da 1.7 a 1.11. L'OEDT è d'accordo con le osservazioni della Corte relative alla contabilità generale. Nel corso dell'esercizio 1996, la capacità dei servizi amministrativi dell'Osservatorio è stata effettivamente assai limitata. Durante tutto il primo semestre, solamente due agenti hanno dovuto garantire lo svolgimento di tutte le funzioni amministrative: la gestione del personale, la gestione dei contratti, l'esecuzione del bilancio, i pagamenti e la contabilità. Tale situazione ha necessariamente comportato ritardi nella registrazione dei dati a livello della contabilità generale, non consentendo l'avvicinamento contabile né la registrazione mensile dell'IVA. Neppure le risorse umane disponibili permettevano di evitare l'accumularsi delle funzioni sul contabile. Durante tutto il 1996, l'OEDT ha preso le iniziative necessarie al fine di migliorare questa situazione e dotarsi di risorse umane adeguate per garantire una sana gestione finanziaria. È stato così creato il dipartimento dell'amministrazione, delle finanze e della logistica, il quale si è progressivamente dotato del personale necessario per portare a termine i vari compiti nel rispetto del principio della separazione delle funzioni. Tenuto conto delle procedure di assunzione e del recupero dei ritardi, solamente nel corso dell'esercizio 1997 questi progressi potranno produrre risultati visibili. 1.12. L'OEDT non è soggetto alle disposizioni del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, ma alle disposizioni del proprio regolamento finanziario, adottate previo parere della Corte dei conti, ai sensi dell'articolo 11 del proprio regolamento costitutivo. Tali disposizioni (cfr. articolo 88 relativo alle modalità di esecuzione del regolamento finanziario dell'OEDT) regolano la composizione della CCAC dell'OEDT. Esse prevedono, inoltre che tra i membri di quest'ultima figuri il Capo dell'amministrazione dell'Osservatorio, il quale, in qualità di responsabile gerarchico degli affari giuridici all'interno dell'OEDT, è considerato il «rappresentante del servizio responsabile degli affari giuridici», la cui presenza nell'ambito della CCAC è raccomandata dall'articolo 64 del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. L'OEDT è, tuttavia, disposto a studiare la possibilità di includere nella CCAC l'agente direttamente responsabile degli affari giuridici relativi ai contratti e agli acquisti. 1.13. L'OEDT è d'accordo con le osservazioni della Corte. In effetti, nella fase di avvio, l'OEDT si è trovato a fare fronte a necessità urgenti (servizio di sicurezza, pulizia, assicurazioni, ecc.) per i quali ha concluso contratti direttamente con le imprese che già fornivano prestazioni all'ufficio della Commissione a Lisbona (in seguito a bandi di gara regolarmente pubblicati dalla Commissione). Per quanto riguarda il termine entro il quale le offerte dovranno essere depositate, nel 1997 l'OEDT, in conformità con le osservazioni della Corte, ha modificato tale termine portandolo a quattro settimane. 1.14. e 1.15. L'OEDT è d'accordo con le osservazioni della Corte. Il problema sollevato deriva dal fatto che la sovvenzione del governo portoghese era stata contabilizzata nel 1995 fuori bilancio. L'OEDT riconosce che una sua integrazione nel bilancio sarebbe stata più corretta. Per quanto concerne, invece, i lavori aggiuntivi superiori all'importo di tale sovvenzione, essi saranno iscritti nel bilancio 1997. 1.16. I commenti dell'OEDT di cui ai paragrfi da 1.7 a 1.11 relativi alla contabilità generale sono ugualmente applicabili alle osservazioni sul rendiconto finanziario. 1.17. Le differenze tra la contabilità di bilancio e la contabilità generale menzionate dalla Corte sono state regolarizzate in occasione della stesura del rendiconto finanziario definitivo. L'OEDT dispone di tutti i documenti comprovanti tali registrazioni, la cui fondatezza potrà essere verificata dalle Corte nel corso del prossimo controllo. 1.18. L'OEDT dispone attualmente di tutti i documenti giustificativi di tutte le imputazioni effettuate sia in contabilità di bilancio sia in contabilità generale. L'OEDT ritiene che il prossimo controllo della Corte gli permetterà di stabilire la fondatezza delle registrazioni fatte. 1.19. e 1.20. Il 1996, primo anno di reale operatività dell'OEDT, è stato contrassegnato da notevoli ritardi, dovuti soprattutto all'indugio dell'adozione dei programmi di attività da parte del Consiglio di amministrazione. Più in particolare, il programma di lavoro operativo 1995 1996 è stato adottato dal Consiglio di amministrazione solamente nel corso della sessione di novembre 1995, obbligando l'OEDT ad eseguire prioritariamente il bilancio riportato del 1995 nel 1996. Questo effetto a valanga si è protratto fino al 1997, nonostante una rettifica progressiva di questo pesante svantaggio iniziale. Non è stato dunque possibile iniziare l'esecuzione del programma operativo del 1996 fino all'ultimo trimestre dello stesso anno. Le relazioni in questioni riguardano soprattutto degli stanziamenti di pagamento (riporti di diritto) e, in misura minore, degli stanziamenti di impegno (riporti non automatici). Ciò nonostante, l'OEDT è riuscito ad impegnare 5,826 Mio ECU nel 1996, vale a dire il 97 % del bilancio a sua disposizione. 1.21. Il mancato ravvicinamento mensile del conto «storni in corso» deriva dai ritardi esistenti nella contabilità generale esaminata al paragrafo 1.7. Per quanto riguarda i movimenti «in sospeso» menzionati dalla Corte, l'OEDT dispone attualmente di tutti i documenti giustificativi e ritiene che il prossimo controllo della Corte permetterà di stabilire la fondatezza delle registrazioni effettuate. 1.22. L'OEDT è d'accordo con le osservazioni della Corte. Il bilancio del 1997 sarà presentato di conseguenza.