IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea C 281/1

REGOLAMENTO FINANZIARIO APPLICABILE A EUROPOL

2010/C 281/01

INDICE

Considerando

TITOLO I OGGETTO

TITOLO II PRINCIPI DI BILANCIO

CAPO 1: Principio dell’unita e verità di bilancio

CAPO 2: Principio dell’annualità

CAPO 3: Principio del pareggio

CAPO 4: Principio dell’unità di conto

CAPO 5: Principio dell’universalità

CAPO 6: Principio della specializzazione

CAPO 7: Principio della sana gestione finanziaria

CAPO 8: Principio della trasparenza

TITOLO III FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO

CAPO 1: Formazione del bilancio

CAPO 2: Struttura e presentazione del bilancio

TITOLO IV ESECUZIONE DEL BILANCIO

CAPO 1: Disposizioni generali

CAPO 2: Agenti finanziari

Sezione 1: Principio della separazione delle funzioni

Sezione 2: L’ordinatore

Sezione 3: Il contabile

Sezione 4: L’amministratore degli anticipi

CAPO 3: Responsabilità degli agenti finanziari

Sezione 1: Disposizioni generali

Sezione 2: Norme applicabili all’ordinatore e all’ordinatore delegato o sottodelegato

Sezione 3: Disposizioni relative al contabile e all’amministratore degli anticipi

CAPO 4: Operazioni di entrate

Sezione 1: Disposizioni generali

Sezione 2: Previsione di crediti

Sezione 3: Accertamento di crediti

Sezione 4: Emissione degli ordini di riscossione

Sezione 5: Recupero

Sezione 6: Disposizioni specifiche applicabili alle tasse e ai canoni

CAPO 5: Operazioni di spesa

Sezione 1: Impegno delle spese

Sezione 2: Convalida delle spese

Sezione 3: Autorizzazione delle spese

Sezione 4: Pagamento delle spese

Sezione 5: Termini per le operazioni di spesa

CAPO 6: Sistemi informatici

CAPO 7: Il revisore interno

TITOLO V AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI PUBBLICI

TITOLO V bis PROGETTI CON INCIDENZE SIGNIFICATIVE SUL BILANCIO

TITOLO V ter ESPERTI

TITOLO VI SOVVENZIONI CONCESSE DA EUROPOL

TITOLO VII RENDICONTO E CONTABILITÀ

CAPO 1: Rendiconto

CAPO 2: Contabilità

Sezione 1: Disposizioni comuni

Sezione 2: Contabilità generale

Sezione 3: Contabilità di bilancio

CAPO 3: Inventari delle immobilizzazioni

TITOLO VIII CONTROLLO ESTERNO E DISCARICO

CAPO 1: Controllo esterno

CAPO 2: Discarico

TITOLO IX DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI

IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE,

vista la decisione del Consiglio 2009/371/GAI del 6 aprile 2009 che istituisce l’Ufficio europeo di polizia (Europol) per rafforzare la lotta contro le forme gravi di criminalità (8706/3/08) (1), in particolare l’articolo 37, paragrafo 3 e paragrafo 9, lettera e), e l’articolo 44 di detta decisione,

visto il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 (2) della Commissione del 23 dicembre 2002 che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (3) del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, come modificato dal regolamento (CE, Euratom) n. 652/2008 (4) della Commissione,

considerando quanto segue:

(1) A seguito della modifica del regolamento finanziario quadro mediante il regolamento (CE, Euratom) n. 652/2008 della Commissione del 9 luglio 2008, è necessario modificare le regole finanziarie di Europol, per allineare le sue disposizioni al regolamento finanziario quadro modificato.

(2) Europol è dotato di personalità giuridica e ha piena responsabilità in merito alla stesura e all’attuazione del proprio bilancio.

(3) Ai fini della formazione e dell’esecuzione del bilancio di Europol, è opportuno ribadire la necessità di rispettare i quattro principi fondamentali dell’unità, dell’universalità, della specializzazione e dell’annualità, nonché i principi della verità di bilancio, del pareggio, dell’unità di conto, della sana gestione finanziaria e della trasparenza.

(4) Riguardo al principio della sana gestione finanziaria, questo dev'essere definito con riferimento ai principi di economia, efficienza ed efficacia e deve esserne verificato il rispetto mediante indicatori di efficienza definiti per attività e misurabili, che consentano di valutare i risultati ottenuti.

(5) Ai fini del rispetto dei principi della trasparenza e della sana gestione finanziaria, Europol deve disporre di procedure trasparenti di aggiudicazione degli appalti, di controlli interni efficaci, di un sistema di rendicontazione distinto dal resto delle sue attività e di una revisione contabile esterna.

(6) Occorre introdurre efficaci sistemi di controllo onde tutelare gli interessi finanziari della Comunità europea.

(7) Come tutte le istituzioni UE, Europol non può sottoscrivere prestiti, conformemente all’articolo 14 del regolamento finanziario quadro.

(8) È necessario fissare norme che disciplinino la stesura e per l’attuazione del bilancio di Europol, nonché norme che disciplinino la presentazione e la revisione dei conti annuali.

(9) È altresì necessario definire i poteri e le responsabilità del Consiglio di amministrazione di Europol, degli ordinatori, del contabile, dell’amministratore degli anticipi e dei revisori interni della Commissione e di Europol. Gli ordinatori, compreso l’ordinatore responsabile e gli ordinatori delegati o sottodelegati, sono pienamente responsabili di tutte le operazioni di entrata e di spesa eseguite sotto la loro autorità, operazioni di cui devono rispondere anche, se del caso, nell’ambito di una procedura disciplinare.

(10) Il calendario di formazione del bilancio, di presentazione dei conti annuali e di estinzione delle responsabilità deve essere uniformato alle disposizioni analoghe enunciate dal regolamento finanziario generale.

(11) Essendo un organismo finanziato tramite una sovvenzione annuale elargita dall’Unione, Europol deve rigorosamente osservare gli stessi obblighi imposti alle istituzioni europee relativamente agli appalti pubblici e alle sovvenzioni concesse, a condizione che essi siano autorizzati dagli atti costitutivi dell’organismo; è sufficiente a questo proposito rimandare alle disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale.

(12) Il regolamento finanziario deve riflettere gli specifici requisiti di Europol quale organismo di collaborazione con la polizia. Esso deve tenere in piena considerazione la natura delicata delle operazioni svolte da Europol, in particolare per quanto concerne le informazioni operative, strategiche e classificate.

(13) La Commissione europea, ha espresso parere favorevole in merito al presente regolamento, comprese la sue differenze rispetto al regolamento finanziario quadro,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

TITOLO I

OGGETTO

Articolo 1

Il presente regolamento stabilisce i principi e le norme essenziali in materia della formulazione e dell’attuazione del bilancio dell’Ufficio europeo di polizia.

Articolo 2

Ai fini del presente regolamento si intende per:

1. «decisione Europol»: la decisione 2009/371/GAI del Consiglio, del 6 aprile 2009, che istituisce un Ufficio europeo di polizia;

2. «Europol»: l’Ufficio europeo di polizia, costituito mediante la decisione Europol come organismo dell’Unione europea;

3. «Consiglio di amministrazione»: l’organo di cui agli articoli 36 e 37 della decisione Europol;

4. «direttore»: la persona di cui agli articoli 36 e 38 della decisione Europol;

5. «personale»: il direttore, nonché il personale di cui all’articolo 39 della decisione Europol;

6. «bilancio»: il bilancio di Europol, così come definito nell’articolo 42 della decisione Europol;

7. «autorità di bilancio»: il Parlamento europeo e il Consiglio dell’Unione europea;

8. «regolamento finanziario generale»: il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee;

9. «regolamento finanziario quadro»: il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione del 23 dicembre 2002 che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, modificato dal regolamento n. 652/2008 della Commissione;

10. «norme applicative per il regolamento finanziario generale»: norme applicative dettagliate per l’attuazione del regolamento (CE. Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, come stabilito nel regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002;

11. «norme di attuazione finanziaria per Europol»: le norme di attuazione per il presente regolamento finanziario;

12. «regole finanziarie di Europol»: il presente regolamento finanziario e le norme di attuazione finanziaria per Europol;

13. «statuto»: regolamenti e norme applicabili ai funzionari e alle altre persone alle dipendenze dell’Unione europea.

14. Le «informazioni operative, strategiche e classificate» vanno rispettivamente interpretate come segue: — informazioni operative: le informazioni, in qualsiasi forma, volte al diretto adempimento dei compiti di Europol, come stabilito all’articolo 5 della decisione Europol, inclusi, tra l’altro, i dati raccolti, conservati, trattati e /o scambiati dai sistemi di trattamento delle informazioni di Europol, come specificato all’articolo 10 della decisione Europol e la funzione indice di cui all’articolo 15 di detta decisione; — informazioni strategiche: informazioni, in qualsiasi forma, volte al diretto adempimento dei compiti di Europol, come indicato nell’articolo 5 della decisione, non contenenti dati personali e relative al crimine o all’intelligence; — informazioni classificate: le informazioni e il materiale, in qualsiasi forma, la cui divulgazione non autorizzata potrebbe recare in varia misura pregiudizio agli interessi essenziali di Europol o di uno o più Stati membri e per le quali occorre applicare adeguate misure di sicurezza come stabilito all’articolo 7, paragrafo 2, lettera b), delle norme sulla protezione del segreto delle informazioni di Europol.

TITOLO II

PRINCIPI DI BILANCIO

Articolo 3

Alle condizioni di cui al presente regolamento, la formazione e l’esecuzione del bilancio rispettano i principi dell’unità e della verità di bilancio, dell’annualità, del pareggio, dell’unità di conto, dell’universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, che richiede un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza.

CAPO 1

Principio dell’unità e verità di bilancio

Articolo 4

Il bilancio è l’atto che prevede e autorizza, per ogni esercizio, le entrate e le spese stimate necessarie per Europol.

Articolo 5

Il bilancio comprende:

a) entrate proprie in cui rientrano tutti i canoni e le tasse che Europol è autorizzato a riscuotere in virtù dei compiti a esso affidati, nonché altre eventuali entrate;

b) entrate che includono eventuali contributi finanziari dello Stato membro che accoglie l’organismo;

c) una sovvenzione accordata dalle Comunità europee;

d) entrate con destinazione specifica volte a finanziare spese specifiche, secondo l’articolo 19, paragrafo 1;

e) le spese di Europol, comprese le spese amministrative.

Articolo 6

1. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione a una linea del bilancio.

2. Nessuno stanziamento può essere iscritto nel bilancio se non corrisponde a una spesa stimata necessaria.

3. Nessuna spesa può essere impegnata né autorizzata in eccedenza agli stanziamenti autorizzati dal bilancio.

CAPO 2

Principio dell’annualità

Articolo 7

Gli stanziamenti iscritti nel bilancio sono autorizzati per la durata di un esercizio finanziario, che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.

Articolo 8

1. Il bilancio comporta stanziamenti non dissociati e, ove le esigenze operative lo giustifichino, stanziamenti dissociati. Questi ultimi danno luogo a stanziamenti d’impegno e a stanziamenti di pagamento.

2. Gli stanziamenti d’impegno coprono il costo totale degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio in corso.

3. Gli stanziamenti di pagamento coprono i pagamenti derivanti dall’esecuzione degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio in corso e/o durante gli esercizi precedenti.

4. Gli stanziamenti amministrativi sono stanziamenti non dissociati. Le spese di funzionamento risultanti da contratti conclusi per periodi superiori alla durata dell’esercizio, sia in conformità degli usi locali sia perché relativi alla fornitura di materiale d’attrezzatura, sono imputate al bilancio dell’esercizio nel corso del quale sono effettuate.

Articolo 9

1. Le entrate di Europol di cui all’articolo 5 sono imputate a un esercizio sulla base degli importi riscossi nel corso dell’esercizio stesso.

2. Le entrate di Europol danno luogo a un importo equivalente di stanziamenti di pagamento.

3. Gli stanziamenti assegnati al bilancio a titolo di un esercizio possono essere utilizzati solo per coprire le spese impegnate e pagate nel corso di tale esercizio, e per coprire gli importi dovuti a titolo di impegni relativi a esercizi precedenti.

4. Gli impegni di stanziamenti sono contabilizzati sulla base degli impegni giuridici effettuati fino al 31 dicembre.

5. I pagamenti sono contabilizzati a titolo di un esercizio sulla base dei pagamenti effettuati dal contabile al più tardi il 31 dicembre dell’esercizio stesso.

Articolo 10

1. Gli stanziamenti non utilizzati entro la fine dell’esercizio per il quale sono stati iscritti vengono annullati.

Tuttavia, possono essere oggetto di una decisione di riporto limitato unicamente all’esercizio successivo, adottata dal Consiglio di amministrazione entro il 15 febbraio conformemente alle disposizioni dei paragrafi da 2 a 7.

2. Gli stanziamenti relativi alle spese per il personale non possono essere oggetto di riporto.

3. Per gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti non dissociati non ancora impegnati alla fine dell’esercizio, il riporto può riguardare gli importi corrispondenti agli stanziamenti di impegno per cui è stata portata a termine entro il 31 dicembre la maggior parte delle fasi preparatorie all’atto di impegno, da definire nelle norme di attuazione finanziaria per Europol; tali importi possono essere impegnati fino al 31 marzo dell’anno successivo.

4. Per gli stanziamenti di pagamento, il riporto può riguardare gli importi necessari per coprire impegni anteriori o impegni riguardanti stanziamenti d’impegno riportati, quando gli stanziamenti previsti alle rispettive linee del bilancio dell’esercizio successivo non permettono di coprire il fabbisogno. Europol impiega in via prioritaria gli stanziamenti autorizzati per l’esercizio in corso e ricorre agli stanziamenti riportati soltanto quando i primi siano esauriti.

5. Gli stanziamenti non dissociati, corrispondenti a obblighi regolarmente assunti alla fine dell’esercizio, sono riportati di diritto solo all’esercizio successivo.

6. Gli stanziamenti riportati non impegnati al 31 marzo dell’esercizio n+1 sono automaticamente annullati. La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti così riportati.

7. Gli stanziamenti disponibili al 31 dicembre a titolo delle entrate con destinazione specifica di cui all’articolo 19 sono oggetto di un riporto di diritto. Gli stanziamenti disponibili corrispondenti alle entrate con destinazione specifica riportate devono essere utilizzati in via prioritaria.

Entro il 1o giugno dell’anno n+1, Europol informa la Commissione relativamente all’implementazione delle entrate con destinazione specifica riportate.

Articolo 11

I disimpegni conseguenti alla mancata esecuzione totale o parziale delle azioni alle quali gli stanziamenti sono stati destinati, che intervengono nel corso degli esercizi successivi all’esercizio per il quale gli stanziamenti sono stati impegnati, danno luogo all’annullamento degli stanziamenti corrispondenti.

Articolo 12

Gli stanziamenti che figurano in bilancio possono essere impegnati con effetto dal 1o gennaio, non appena il bilancio diventa definitivo.

Articolo 13

1. Le spese di gestione corrente possono, a decorrere dal 15 novembre di ogni anno, essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l’esercizio successivo. Tali impegni non possono tuttavia superare un quarto degli stanziamenti decisi dal Consiglio di amministrazione che figurano sulla corrispondente linea di bilancio per l’esercizio in corso. Tali impegni non possono riguardare spese nuove il cui principio non sia stato ancora ammesso nell’ultimo bilancio regolarmente adottato.

2. Le spese che, come gli affitti, devono essere effettuate in anticipo, possono dar luogo a decorrere dal 1o dicembre a un pagamento a valere sugli stanziamenti previsti per l’esercizio successivo. In questo caso, non si applica il limite di cui al paragrafo 1.

Articolo 14

1. Se il bilancio non è adottato all’inizio dell’esercizio, alle operazioni d’impegno e di pagamento relative a spese la cui imputazione su una linea di bilancio specifica sarebbe stata possibile a titolo dell’esecuzione dell’ultimo bilancio regolarmente adottato si applicano le norme seguenti.

2. Le operazioni d’impegno possono essere effettuate per capo entro il limite di un quarto degli stanziamenti complessivamente autorizzati per il capo in oggetto nell’esercizio precedente, aumentato di un dodicesimo per ciascun mese trascorso. Le operazioni di pagamento possono essere effettuate mensilmente per capo entro il limite di un dodicesimo degli stanziamenti autorizzati per il capo in oggetto nell’esercizio precedente. Il limite degli stanziamenti previsti nello stato previsionale delle entrate e delle spese non può essere superato.

3. Su richiesta del direttore, se la continuità dell’azione di Europol e le esigenze di gestione lo rendono necessario, il Consiglio di amministrazione può autorizzare, sia per le operazioni d’impegno che per le operazioni di pagamento, simultaneamente due o più dodicesimi provvisori oltre a quelli automaticamente disponibili a norma delle disposizioni dei paragrafi 1 e 2. I dodicesimi supplementari sono autorizzati per intero e non sono frazionati.

CAPO 3

Principio del pareggio

Articolo 15

1. Nel bilancio, entrate e stanziamenti di pagamento devono risultare in pareggio.

2. Gli stanziamenti di impegno non possono superare l’importo della sovvenzione UE, più le entrate proprie e le altre eventuali entrate di cui all’articolo 5.

3. Europol non può sottoscrivere prestiti.

4. I fondi UE versati a Europol costituiscono, rispetto al bilancio di quest’ultimo, una sovvenzione per il pareggio del bilancio che ha il carattere di prefinanziamento ai sensi dell’articolo 81, paragrafo 1, lettera b), punto i), del regolamento finanziario generale.

5. Europol applica una gestione rigorosa della tesoreria, tenendo nel debito conto le entrate con destinazione specifica, al fine di assicurare che i suoi saldi di cassa siano limitati alle necessità debitamente giustificate. Nelle sue richieste di pagamento, Europol presenta previsioni dettagliate e aggiornate sulle sue effettive esigenze di tesoreria nel corso dell’esercizio, comprese le informazioni sulle entrate con destinazione specifica.

Articolo 16

1. Se il saldo derivante dal conto profitti e perdite ai sensi dell’articolo 81 è positivo, esso viene rimborsato alla Commissione a concorrenza della sovvenzione UE versata nel corso dell’esercizio. La parte del saldo che supera l’importo della sovvenzione comunitaria versata nel corso dell’esercizio è iscritta nel bilancio dell’esercizio successivo fra le entrate.

Europol trasmette, entro il 31 marzo dell’anno n, una stima del risultato di gestione dall’anno n-1, da restituire al bilancio UE successivamente nel corso dell’anno n, al fine di completare le informazioni già disponibili riguardanti l’eccedenza dell’anno n-2. La Commissione terrà nel debito conto tali informazioni al momento di valutare le necessità finanziarie di Europol per l’anno n+1.

La differenza fra la sovvenzione UE iscritta nel bilancio generale dell’Unione e quella effettivamente versata è oggetto di annullamento.

2. Se il saldo derivante dal conto profitti e perdite ai sensi dell’articolo 81 è negativo, esso viene iscritto nel bilancio dell’esercizio successivo.

3. Le entrate o gli stanziamenti di pagamento sono iscritti in bilancio nel corso della procedura di bilancio mediante ricorso alla procedura della lettera rettificativa e, in corso di esecuzione del bilancio, mediante bilancio rettificativo.

CAPO 4

Principio dell’unità di conto

Articolo 17

Il bilancio è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro. Per le esigenze di tesoreria, tuttavia, il contabile e, nel caso delle casse di anticipi, l’amministratore degli anticipi sono autorizzati a effettuare operazioni nelle monete nazionali alle condizioni precisate nelle regole finanziarie di Europol.

CAPO 5

Principio dell’universalità

Articolo 18

L’insieme delle entrate copre l’insieme degli stanziamenti di pagamento, fatto salvo quanto disposto dall’articolo 19. Le entrate e le spese sono iscritte senza contrazione fra di esse, fatto salvo quanto disposto dall’articolo 21.

Articolo 19

1. Hanno destinazione specifica le entrate che finanziano spese determinate, nella fattispecie:

a) le entrate con una destinazione specifica, quali redditi da fondazioni, sovvenzioni, donazioni e legati;

b) le partecipazioni alle attività di Europol da parte degli Stati membri, dei paesi terzi o di organismi diversi, a condizione che ciò sia previsto dall’accordo concluso fra Europol e gli Stati membri, i paesi terzi o gli organismi in questione;

c) le entrate provenienti da terzi per forniture, prestazione di servizi o lavori effettuati su loro richiesta, fatta eccezione per i canoni e le tasse di cui all’articolo 5, lettera a);

d) i proventi di forniture, prestazioni di servizi e lavori effettuati a favore di altre istituzioni UE o di altri organismi UE;

e) le entrate provenienti dalla restituzione di somme indebitamente pagate;

f) i proventi della vendita di autoveicoli, macchinari, impianti, materiali e apparecchiature scientifiche e tecniche che vengono sostituiti o rottamati quando il valore contabile è completamente ammortizzato;

g) l’importo delle indennità di assicurazione riscosse;

h) le entrate provenienti da indennità locative;

i) le entrate provenienti dalla vendita di pubblicazioni e film, anche su supporto elettronico.

1bis. Il pertinente atto di base può anche prescrivere di destinare a spese specifiche le entrate da esso previste.

2. Qualsiasi entrata ai sensi del paragrafo 1, lettere a)-d), deve coprire la totalità delle spese dirette o indirette sostenute nel quadro dell’azione o della destinazione in oggetto.

3. Il bilancio prevede per le entrate con destinazione specifica di cui ai paragrafi 1 e 1 bis una struttura d’accoglienza e, per quanto possibile, il loro importo.

Articolo 20

Il direttore può accettare qualsiasi atto di liberalità a favore di Europol, in particolare fondazioni, sovvenzioni, donazioni e legati, previa autorizzazione del Consiglio di amministrazione, il quale si pronuncia entro due mesi a decorrere dalla data in cui la domanda gli è stata presentata. Se il Consiglio di amministrazione non delibera entro tale termine, la liberalità si considera accettata.

Articolo 21

1. Possono essere detratti dall’importo delle domande di pagamento, delle fatture o degli estratti conto, che, in questo caso, sono oggetto di un ordine di pagamento al netto:

a) le sanzioni inflitte alle parti dei contratti di appalto o ai beneficiari di una sovvenzione;

b) gli sconti, i ristorni e i ribassi dedotti da fatture individuali e richieste di pagamento;

c) gli interessi prodotti dai pagamenti di prefinanziamento.

2. I prezzi di prodotti o prestazioni forniti a Europol sono iscritti in bilancio per il loro importo integrale esentasse quando comprendono oneri fiscali che sono oggetto di rimborso:

a) da parte degli Stati membri, conformemente al Protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee, a cura dello Stato membro ospite, in virtù dell’accordo in merito alla sede o sulla base di altre convenzioni pertinenti;

b) oppure da parte di uno Stato membro o dei paesi terzi sulla base di altre convenzioni pertinenti. Gli oneri fiscali nazionali eventualmente sostenuti da Europol a titolo temporaneo in applicazione del primo trattino, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte dello Stato interessato.

3. Un eventuale saldo negativo viene iscritto in quanto spesa nel bilancio.

4. Le differenze di cambio registrate nel corso dell’esecuzione di bilancio possono essere compensate. Il risultato finale, positivo o negativo, è ripreso nel saldo dell’esercizio.

CAPO 6

Principio della specializzazione

Articolo 22

Gli stanziamenti nella loro totalità sono specificati per titolo e per capo; i capi sono suddivisi in articoli e in voci.

Articolo 23

1. Il direttore può procedere a storni da capitolo a capitolo e da articolo ad articolo senza limiti e da titolo a titolo fino a un massimo del 10 % degli stanziamenti dell’esercizio iscritti alla linea dalla quale viene effettuato lo storno.

2. Al di là del limite di cui al paragrafo 1, il direttore può proporre al Consiglio di amministrazione storni di stanziamento da titolo a titolo. Il Consiglio di amministrazione dispone di tre settimane per opporsi a detti storni, trascorse le quali gli storni sono considerati adottati.

3. Le proposte di storni e gli storni effettuati conformemente ai paragrafi 1 e 2 sono accompagnati da giustificazioni adeguate e dettagliate da cui emerge l’esecuzione degli stanziamenti nonché le previsioni del fabbisogno fino a fine esercizio, tanto per le linee da rafforzare quanto per quelle da cui sono prelevati gli stanziamenti.

4. Il direttore informa al più presto il Consiglio di amministrazione degli storni effettuati. Egli informa l’autorità di bilancio di tutti gli storni eseguiti a norma del paragrafo 2.

Articolo 24

1. Possono essere dotate di stanziamenti mediante storno solo le linee di bilancio per le quali il bilancio autorizza uno stanziamento o reca la menzione «per memoria» (p.m.).

2. Gli stanziamenti corrispondenti a entrate con destinazione specifica possono essere oggetto di storno solo a condizione che esse mantengano la loro destinazione.

CAPO 7

Principio della sana gestione finanziaria

Articolo 25

1. Gli stanziamenti del bilancio sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.

2. Secondo il principio dell’economia, i mezzi impiegati da Europol per la realizzazione delle proprie attività sono resi disponibili in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore. Secondo il principio dell’efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti. Secondo il principio dell’efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi.

3. Per tutti i settori di attività coperti dal bilancio sono stabiliti obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e datati. La realizzazione di tali obiettivi viene controllata mediante indicatori di prestazione definiti per ciascuna attività e le informazioni relative sono trasmesse al Consiglio di amministrazione dal direttore. Tali informazioni vengono trasmesse ogni anno, al più tardi insieme ai documenti che accompagnano il progetto preliminare di bilancio.

4. Per migliorare il processo di adozione delle decisioni, Europol procede a una valutazione regolare ex ante ed ex post dei programmi o delle azioni. Questa valutazione si applica a tutti i programmi e le attività che sono all’origine di spese consistenti; i relativi risultati vengono comunicati al Consiglio di amministrazione.

5. Laddove le operazioni di monitoraggio e rendiconto ai sensi del presente articolo si riferiscono a «informazioni operative, strategiche e classificate di Europol», il direttore può predisporre la loro valutazione e comunicazione in separata sede al Consiglio di amministrazione, il quale può deliberare in via definitiva in merito alla necessità di inserire o meno tali informazioni in un documento pubblicato.

Articolo 25 bis

1. Il bilancio viene eseguito secondo il principio di un controllo interno efficace ed efficiente.

2. Ai fini dell’esecuzione del bilancio, il controllo interno viene definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:

a) efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;

b) affidabilità delle relazioni che vengono redatte;

c) salvaguardia del patrimonio e dell’informazione;

d) prevenzione e rilevazione delle frodi e irregolarità;

e) adeguata gestione dei rischi inerenti alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, tenendo conto del carattere pluriennale dei programmi e della natura dei corrispondenti pagamenti.

CAPO 8

Principio della trasparenza

Articolo 26

1. Il bilancio è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto nel rispetto del principio della trasparenza.

2. Una sintesi del bilancio e dei bilanci rettificativi, definitivamente adottati, è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea entro un termine di tre mesi a decorrere dalla data di adozione.

Tale sintesi presenta le cinque principali linee di bilancio delle entrate, le principali linee di bilancio delle spese del bilancio amministrativo e di funzionamento, la tabella dell’organico e una stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti di tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati. Essa presenta anche le cifre dell’esercizio precedente.

3. Il bilancio, compresa la tabella dell’organico e i bilanci rettificativi, definitivamente adottati, nonché una stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati, viene trasmesso per informazione all’autorità di bilancio, alla Corte dei conti e alla Commissione ed è pubblicato sul sito web di Europol entro quattro settimane dalla data di adozione.

4. Europol comunica, sul proprio sito web, informazioni sui beneficiari di fondi provenienti dal proprio bilancio, compresi gli esperti nazionali assunti conformemente all’articolo 74 ter. Le informazioni pubblicate dovranno essere facilmente accessibili, chiare ed esaurienti. Tali informazioni sono fornite nel rispetto delle esigenze di riservatezza e sicurezza, in particolare della protezione dei dati personali stabilita dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (5).

Quando le informazioni sono pubblicate soltanto in forma anonima, su richiesta Europol comunica al Parlamento europeo, secondo adeguate modalità, le informazioni sui beneficiari.

TITOLO III

FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO

CAPO 1

Formazione del bilancio

Articolo 27

1. Il bilancio è formato conformemente alle disposizioni della decisione Europol.

2. In conformità della suddetta decisione, Europol trasmette alla Commissione un progetto di stato di previsione delle spese e delle entrate e gli orientamenti generali che le giustificano entro il 10 febbraio di ogni anno e, al più tardi entro il 31 marzo, la bozza finale dello stato di previsione.

3. Lo stato di previsione delle spese e delle entrate di Europol comprende:

a) una tabella dell’organico che fissa il numero di posti permanenti e temporanei, la cui presa a carico sarà autorizzata entro i limiti degli stanziamenti di bilancio, per grado e per categoria;

b) in caso di variazione del numero di posti, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti;

c) una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni;

d) le informazioni sulla realizzazione di tutti gli obiettivi precedentemente fissati per le varie attività, nonché i nuovi obiettivi misurati mediante indicatori.

I risultati delle valutazioni sono esaminati e utilizzati per dimostrare i vantaggi che comporterebbe un aumento o una diminuzione del bilancio di Europol proposto rispetto al suo bilancio per l’anno n.

4. Europol trasmette alla Commissione e all’autorità di bilancio entro il 31 marzo di ogni anno:

a) il suo progetto di programma di lavoro;

b) il suo piano pluriennale aggiornato in materia di politica del personale, elaborato conformemente agli orientamenti della Commissione;

c) le informazioni sul numero di funzionari, agenti temporanei e contrattuali definiti nello statuto e nel regime applicabile agli altri agenti (in prosieguo «lo statuto dei funzionari europei») per gli anni n-1 e n, nonché una stima per l’anno n+1;

d) informazioni sui contributi in natura concessi a Europol dallo Stato membro ospitante, salvo il caso in cui la loro divulgazione riguardi «informazioni operative, strategiche e/o classificate di Europol»;

e) una stima del saldo del risultato dell’esecuzione del bilancio a norma dell’articolo 81, per l’anno n–1;

5. Nel quadro della procedura relativa all’adozione del bilancio generale, la Commissione trasmette detto stato di previsione di Europol all’autorità di bilancio e propone l’importo della sovvenzione destinata a Europol e l’organico che ritiene necessario per Europol. La Commissione elabora una tabella dell’organico di Europol nonché una stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti.

6. L’autorità di bilancio adotta la tabella dell’organico di Europol, nonché ogni eventuale modifica ad esso, nel rispetto delle disposizioni dell’articolo 32, paragrafo 1. La tabella dell’organico sarà pubblicata in un allegato alla sezione III — Commissione — del bilancio generale.

7. Il bilancio e la tabella dell’organico vengono adottati dal Consiglio di amministrazione. Diventano definitivi dopo l’approvazione definitiva del bilancio generale che fissa l’importo della sovvenzione UE nonché la tabella dell’organico, e vengono eventualmente adeguati di conseguenza.

Articolo 28

Qualsiasi modifica del bilancio, nonché della tabella dell’organico, è oggetto di un bilancio rettificativo adottato conformemente alla procedura utilizzata per il bilancio iniziale, secondo le disposizioni della decisione Europol e dell’articolo 27.

CAPO 2

Struttura e presentazione del bilancio

Articolo 29

Il bilancio comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese.

Articolo 30

Nella misura in cui ciò sia giustificato dalle attività di Europol, lo stato delle spese deve essere presentato secondo una nomenclatura che prevede una classificazione per destinazione. Tale nomenclatura è definita da Europol e distingue chiaramente stanziamenti amministrativi e operativi.

Articolo 31

Il bilancio comporta:

1. nello stato delle entrate: a) le previsioni di entrate di Europol per l’esercizio interessato; b) le entrate previste dell’esercizio precedente e le entrate dell’esercizio n–2; c) gli opportuni commenti per ogni linea di entrata;

2. nello stato delle spese: a) gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’esercizio in oggetto; b) gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’esercizio precedente, nonché le spese impegnate e quelle pagate nel corso dell’esercizio n-2; c) uno stato riepilogativo delle scadenze dei pagamenti da effettuare nel corso degli esercizi successivi in base agli impegni di bilancio assunti nel corso di esercizi precedenti; d) gli opportuni commenti per ciascuna suddivisione.

Articolo 32

1. La tabella dell’organico di cui all’articolo 27 comporta, per quanto concerne il numero di posti autorizzati per l’esercizio, il numero di posti autorizzati nel corso dell’esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente messi a disposizione. Essa costituisce, per Europol, un limite imperativo; nessuna nomina può essere fatta al di là di tale limite. Il Consiglio di amministrazione può tuttavia procedere a modifiche della tabella dell’organico, fino a concorrenza del 10 % dei posti autorizzati, tranne per quanto riguarda i gradi AD16, AD15, AD14 e AD13, rispettando una doppia condizione:

a) non incidere sul volume degli stanziamenti per il personale corrispondenti a un esercizio completo;

b) restare entro il limite del numero totale di posti autorizzati dalla tabella dell’organico.

2. In deroga al paragrafo 1, secondo comma, possono essere compensati i casi di attività a orario ridotto autorizzati dall’autorità che ha il potere di nomina, conformemente allo statuto. Quando un agente chiede la revoca dell’autorizzazione prima della scadenza del periodo accordato, Europol adotta tempestivamente le misure atte a rispettare il limite di cui al paragrafo 1, lettera b).

TITOLO IV

ESECUZIONE DEL BILANCIO

CAPO 1

Disposizioni generali

Articolo 33

Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore, che esegue il bilancio in entrate e in spese conformemente alle norme di attuazione finanziaria stabilite per Europol, sotto la propria responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti assegnati.

A prescindere dalle responsabilità dell’ordinatore in merito alla prevenzione e rilevazione delle frodi e irregolarità, Europol partecipa alle attività di prevenzione delle frodi dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode.

Articolo 34

1. Il direttore può delegare i suoi poteri d’esecuzione del bilancio al personale di Europol soggetto allo «statuto», alle condizioni specificate dalle regole finanziarie di Europol adottate dal Consiglio di amministrazione. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti.

2. Il delegatario può sottodelegare i poteri ricevuti alle condizioni precisate nelle norme di attuazione finanziaria per Europol di cui all’articolo 99. Ogni atto di sottodelega richiede l’accordo esplicito del direttore.

Articolo 35

1. Gli agenti finanziari quali definiti al capo 2 del presente titolo e tutte le altre persone partecipanti all’esecuzione del bilancio, alla gestione, alla revisione contabile o al controllo, non possono adottare alcun atto d’esecuzione del bilancio in cui i propri interessi e quelli di Europol potrebbero essere in conflitto. Qualora ciò si verificasse, l’agente interessato è tenuto ad astenersi e a informarne l’autorità competente.

2. Esiste un conflitto d’interessi quando l’esercizio imparziale e oggettivo delle funzioni di una persona di cui al paragrafo 1 è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d’interesse con il beneficiario.

3. L’autorità competente di cui al paragrafo 1 è il superiore gerarchico dell’agente in oggetto. Se quest’ultimo è il direttore, l’autorità competente è il Consiglio di amministrazione.

Articolo 36

1. Il bilancio è eseguito dal direttore nei servizi posti sotto la sua autorità.

2. Nella misura in cui ciò si rivela indispensabile, possono essere affidati mediante contratto, a soggetti o organismi esterni di diritto privato, compiti di perizia tecnica e compiti amministrativi, preparatori o accessori che non implicano né attribuzioni proprie dell’autorità pubblica né l’esercizio di un potere discrezionale di valutazione.

CAPO 2

Agenti finanziari

Sezione 1

Principio della separazione delle funzioni

Articolo 37

Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e incompatibili fra loro.

Sezione 2

L’ordinatore

Articolo 38

1. L’ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo i principi di una sana gestione finanziaria e di garantirne la legittimità e la regolarità.

2. Per eseguire le spese, l’ordinatore procede agli impegni di bilancio e agli impegni giuridici, alla liquidazione delle spese e all’emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari all’esecuzione degli stanziamenti.

3. L’esecuzione delle entrate comporta lo stabilimento delle previsioni di crediti, l’accertamento dei diritti da recuperare e l’emissione degli ordini di riscossione. Comporta anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.

4. In conformità delle norme minime adottate dal Consiglio di amministrazione sulla base di quelle fissate dalla Commissione per i propri servizi e tenendo conto dei rischi inerenti all’attività gestionale nonché alla natura delle azioni finanziate, l’ordinatore pone in atto la struttura organizzativa, nonché i sistemi e le procedure di gestione e di controllo interno adeguati all’esecuzione dei suoi compiti, comprese eventualmente verifiche ex post. In particolare l’ordinatore introduce, nell’ambito dei suoi servizi, una funzione di perizia tecnica e di consulenza destinata ad assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.

5. Prima di autorizzare un’operazione, i suoi aspetti operativi e finanziari vengono verificati da agenti diversi da quello che ha avviato l’operazione. L’avvio e la verifica ex ante e ex post di un’operazione sono funzioni separate.

6. L’ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico sull’esecuzione del bilancio.

Ove possibile, i dati a carattere personale contenuti nei documenti giustificativi vengono cancellati quando non sono necessari per il discarico del bilancio, per il controllo e per la revisione contabile. In ogni caso, per quanto riguarda la conservazione dei dati relativi al traffico, si osservano le disposizioni dell’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.

Articolo 39

1. Con avvio di un’operazione di cui all’articolo 38, paragrafo 5, si deve intendere l’insieme delle operazioni preparatorie all’adozione degli atti di esecuzione di bilancio da parte degli ordinatori competenti di cui agli articoli 33 e 34.

2. Per verifica ex ante di un’operazione di cui all’articolo 38, paragrafo 5, si deve intendere l’insieme dei controlli ex ante eseguiti dall’ordinatore competente al fine di verificarne gli aspetti operativi e finanziari.

3. Ogni operazione è oggetto almeno di una verifica ex ante, volta in particolare ad accertare quanto segue:

a) la regolarità della spesa e la sua conformità alle disposizioni applicabili;

b) l’applicazione del principio di sana gestione finanziaria di cui all’articolo 25.

Ai fini della verifica a priori, l’ordinatore responsabile può considerare come un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe relative a una spesa di gestione corrente per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.

Nel caso contemplato al secondo comma, e in funzione della sua valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile procede a un’adeguata verifica a posteriori, conformemente al paragrafo 4.

4. Le verifiche ex post sui documenti e, se necessario, in loco, mirano a verificare la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio e in particolare il rispetto dei criteri di cui al paragrafo 3. Tali verifiche possono essere organizzate a campione sulla base di un’analisi dei rischi.

5. I funzionari o altri agenti incaricati delle verifiche di cui ai paragrafi 2 e 4 sono diversi da quelli che eseguono i compiti di cui al paragrafo 1 e non sono subordinati a questi ultimi.

6. Ogni agente incaricato del controllo della gestione delle operazioni finanziarie deve disporre delle necessarie competenze professionali. Rispetta un codice specifico di deontologia professionale adottato da Europol e basato sulle norme adottate dalla Commissione per i propri servizi.

Articolo 40

1. L’ordinatore rende conto al Consiglio di amministrazione dell’esercizio delle sue funzioni sotto forma di una relazione annuale di attività, accompagnata da informazioni finanziarie e di gestione, che confermi che le informazioni figuranti in tale relazione forniscono un’immagine fedele, salvo se diversamente specificato nelle riserve collegate a determinati settori di entrate e spese.

La relazione annuale di attività illustra i risultati delle sue operazioni rispetto agli obiettivi assegnatigli, i rischi associati a tali operazioni, l’utilizzo delle risorse a sua disposizione e l’efficienza ed efficacia del sistema di controllo interno. Ai sensi dell’articolo 71, la funzione di revisione interna di Europol e il revisore interno della Commissione prendono nota della relazione annuale di attività, nonché degli altri elementi di informazione forniti.

2. Ogni anno, al più tardi il 15 giugno, il Consiglio di amministrazione trasmette all’autorità di bilancio e alla Corte dei conti un’analisi e una valutazione della relazione dell’ordinatore relativa all’esercizio precedente. Tale analisi e valutazione sono incluse nella relazione annuale di Europol, secondo le disposizioni degli atti costitutivi. Laddove la relazione ai sensi del presente articolo riguarda «informazioni operative, strategiche e classificate di Europol», l’ordinatore provvede a riportare in modo separato tali informazioni al Consiglio di amministrazione, il quale delibera in via definitiva in merito alla necessità di inserire o meno tali informazioni in un documento pubblicato.

Articolo 41

Quando un agente impegnato nella gestione e nel controllo finanziari delle operazioni ritiene irregolare o contraria ai principi di una sana gestione finanziaria o alle norme professionali che egli/ella è tenuto a rispettare una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia imposta dal suo superiore, ne informa per iscritto il direttore e, in caso d’inerzia di quest’ultimo entro un termine ragionevole, l’istanza di cui all’articolo 47, paragrafo 4, nonché il Consiglio di amministrazione. In caso di attività illecita, frode o corruzione che potrebbero nuocere agli interessi dell’Unione, informa le autorità e istanze designate dalla legislazione in vigore.

Articolo 42

Nel caso in cui si proceda a una delega o sottodelega di poteri di esecuzione del bilancio, conformemente all’articolo 34, si applica agli ordinatori delegati o sottodelegati, mutatis mutandis, l’articolo 38, paragrafi 1, 2 e 3.

Sezione 3

Il contabile

Articolo 43

1. Il Consiglio di amministrazione nomina un contabile soggetto allo statuto, che è funzionalmente indipendente nell’esercizio delle sue funzioni. In Europol, quest’ultimo è incaricato di quanto segue:

a) provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all’incasso delle entrate e al recupero dei crediti accertati;

b) preparare e presentare i conti conformemente al titolo VII;

c) provvedere alla tenuta della contabilità conformemente al titolo VII;

d) attuare, conformemente al titolo VII, le norme e i metodi contabili, nonché il piano contabile in conformità delle disposizioni adottate dal contabile della Commissione;

e) definire e convalidare i sistemi contabili e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall’ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; il contabile è abilitato a verificare il rispetto dei criteri di convalida;

f) provvedere alla gestione della tesoreria.

2. Il contabile ottiene dall’ordinatore, che ne garantisce l’affidabilità, tutte le informazioni necessarie all’elaborazione di conti che riproducano un’immagine fedele del patrimonio di Europol e dell’esecuzione del bilancio.

2 bis. Prima della loro adozione da parte del direttore, il contabile approva i conti, attestando in tal modo con ragionevole certezza che i conti forniscono un’immagine fedele della situazione finanziaria di Europol.

A tale scopo, il contabile si accerta che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme, dei metodi e dei sistemi contabili stabiliti e che siano state iscritte nei conti tutte le entrate e le spese.

L’ordinatore trasmette al contabile tutte le informazioni necessarie per l’esercizio delle sue funzioni.

L’ordinatore resta pienamente responsabile dell’utilizzo corretto dei fondi da lui gestiti, nonché della legalità e regolarità delle spese sotto il suo controllo.

2 ter. Il contabile ha il diritto di verificare le informazioni ricevute e di procedere a ogni altra verifica che ritenga necessaria per firmare i conti.

Il contabile esprime riserve, se necessario, illustrando nei dettagli la natura e la portata di tali riserve.

2 quater. Il contabile di Europol approva i conti annuali dello stesso e li invia al contabile della Commissione.

3. Fatto salvo il paragrafo 4 del presente articolo, nonché l’articolo 44, solamente il contabile è autorizzato a gestire liquidi ed equivalenti di moneta liquida. Egli è responsabile della custodia dei medesimi.

4. Nell’esercizio dei suoi compiti e se ciò si rivela indispensabile per l’esercizio di tali compiti, il contabile può delegare alcune delle proprie funzioni a personale soggetto allo statuto, posto sotto la sua responsabilità gerarchica.

5. L’atto di delega definisce i compiti, i diritti e gli obblighi conferiti ai delegatari.

Sezione 4

L’amministratore degli anticipi

Articolo 44

Se risulta indispensabile in vista del pagamento di spese di importo modesto, nonché della riscossione di altre entrate di cui all’articolo 5, possono essere create casse di anticipi che vengono alimentate dal contabile e che sono sotto la responsabilità di amministratori degli anticipi designati da quest’ultimo.

L’importo massimo di ogni entrata o spesa che può essere versata dall’amministratore degli anticipi nei confronti di terzi non può superare un importo che deve essere precisato da Europol per ogni voce di spesa o di entrata.

I pagamenti della cassa di anticipi possono essere effettuati con bonifico, compreso il sistema di incasso automatico di cui all’articolo 66, paragrafo 1 bis, con assegno o con altro mezzo di pagamento, secondo le istruzioni date dal contabile.

CAPO 3

Responsabilità degli agenti finanziari

Sezione 1

Disposizioni generali

Articolo 45

1. Fatte salve eventuali misure disciplinari, l’autorità che ha il potere di nomina può ritirare, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, la delega o la sottodelega conferita agli ordinatori delegati o sottodelegati. L’ordinatore può in qualsiasi momento ritirare il proprio accordo in merito a una sottodelega specifica.

2. Fatte salve eventuali misure disciplinari, il contabile può, in qualsiasi momento, essere sospeso dalle sue funzioni, temporaneamente o definitivamente, dal Consiglio di amministrazione. Il Consiglio di amministrazione provvede a nominare un contabile provvisorio.

3. Fatte salve eventuali misure disciplinari, il contabile può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, gli amministratori di anticipi dalle loro funzioni.

Articolo 46

1. Le disposizioni del presente capo fanno salva l’eventuale responsabilità penale degli agenti di cui all’articolo 45, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti sulla tutela degli interessi finanziari dell’Unione e sulla lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari dell’Unione o degli Stati membri.

2. Ogni ordinatore, contabile o amministratore di anticipi è responsabile sotto il profilo disciplinare e patrimoniale, conformemente allo statuto, salvo il disposto degli articoli 47, 48 e 49. In caso di attività illecita, frode o corruzione che potrebbero nuocere agli interessi della Comunità, si adiscono le autorità e istanze designate dalla legislazione in vigore.

Sezione 2

Norme applicabili all’ordinatore e all’ordinatore delegato o sottodelegato

Articolo 47

1. L’ordinatore è responsabile sotto il profilo patrimoniale, conformemente allo statuto.

1bis. L’obbligo di versare compensazioni si applica in particolare se:

a) l’ordinatore, intenzionalmente o per negligenza grave da parte sua, accerta i diritti da riscuotere o emette gli ordini di riscossione, impegna una spesa o firma un ordine di pagamento, senza osservare il presente regolamento e le norme attuative;

b) l’ordinatore, intenzionalmente o per negligenza grave da parte sua, trascura di compilare un atto che dia origine a un credito o quando trascura o ritarda l’emissione di ordini di riscossione oppure ritarda l’emissione di ordini di pagamento che possono comportare una responsabilità civile per Europol nei confronti di terzi.

2. Quando un ordinatore delegato o sottodelegato ritiene che una decisione di propria competenza sia inficiata da irregolarità o contravvenga ai principi di una sana gestione finanziaria, ne informa per iscritto l’autorità delegante. Se l’autorità delegante dà istruzione, per iscritto e indicando la motivazione, all’ordinatore delegato o sottodelegato di eseguire tale decisione, quest’ultimo, che deve eseguirla, è esente da responsabilità.

3. In caso di delega, l’ordinatore resta responsabile dell’efficienza e dell’efficacia dei sistemi di gestione e di controllo interno istituiti e della scelta dell’ordinatore delegato.

4. L’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione conformemente all’articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario generale può esercitare nei confronti di Europol le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione. In alternativa alla suddetta istanza, istituita conformemente al regolamento finanziario generale (l’«istanza generale»), il Consiglio di amministrazione può stabilire, su una base «ad hoc», di costituire un’istanza indipendente a livello funzionale, per esaminare irregolarità finanziarie particolari o di partecipare a un’istanza comune istituita da diversi organismi comunitari. Per i casi presentati da organismi comunitari, l’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione deve comprendere un membro del personale di un organismo comunitari.

Sulla base del parere dell’istanza (che sia generale o «ad hoc», come descritto in precedenza), il direttore decide l’avvio di una procedura disciplinare o pecuniaria. Se l’istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all’ordinatore e al revisore interno della Commissione una relazione accompagnata da raccomandazioni. Se tale parere chiama in causa il direttore, l’istanza lo trasmette al Consiglio di amministrazione, alla funzione di revisione interna di Europol e al revisore interno della Commissione. Il direttore fa riferimento, in forma anonima, ai pareri dell’istanza nella sua relazione annuale d’attività e indica le misure di controllo adottate.

5. Ogni agente può essere tenuto a risarcire, in toto o in parte, il danno subito da Europol a causa di errori personali gravi da lui commessi nell’esercizio o in occasione dell’esercizio delle sue funzioni.

La decisione motivata in merito viene presa dall’autorità che ha il potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dallo statuto.

Sezione 3

Disposizioni relative al contabile e all’amministratore degli anticipi

Articolo 48

Il contabile risponde sotto il profilo disciplinare o patrimoniale, conformemente allo statuto, in particolare nelle fattispecie seguenti:

a) perdita o deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o responsabilità di tale perdita o deterioramento per negligenza;

b) modifica di conti bancari o di conti correnti postali senza preventiva notifica all’ordinatore;

c) recuperi o pagamenti non conformi ai corrispondenti ordini di riscossione o di pagamento;

d) mancato incasso di entrate dovute.

Articolo 49

L’amministratore di anticipi risponde sotto il profilo disciplinare o patrimoniale, conformemente allo statuto, in particolare nelle fattispecie seguenti:

a) perdita o deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o responsabilità di tale perdita o deterioramento per negligenza;

b) impossibilità di giustificare con documenti regolari i pagamenti che effettua;

c) pagamento a favore di un destinatario diverso dagli aventi diritto;

d) mancato incasso di entrate dovute.

CAPO 4

Operazioni di entrate

Sezione 1

Disposizioni generali

Articolo 50

Europol presenta alla Commissione, alle condizioni e alle scadenze con essa convenute, delle richieste di pagamento della totalità o di una parte della sovvenzione UE, a norma dell’articolo 15, paragrafo 5.

Articolo 51

I fondi versati a Europol dalla Commissione a titolo della sovvenzione producono interessi a vantaggio del bilancio generale.

Sezione 2

Previsione di crediti

Articolo 52

Ogni misura o situazione costitutiva di un credito di Europol o di una sua modifica è preventivamente oggetto di una previsione di credito da parte dell’ordinatore competente.

Sezione 3

Accertamento dei crediti

Articolo 53

1. L’accertamento di un credito è l’atto dell’ordinatore o dell’ordinatore delegato avente il seguente oggetto:

a) verifica dell’esistenza dei debiti a carico del debitore;

b) determinazione o verifica dell’esistenza e dell’importo del debito;

c) verifica dell’esigibilità del debito.

2. Ogni credito appurato come certo, liquido ed esigibile deve essere oggetto di accertamento mediante un ordine di riscossione trasmesso al contabile, accompagnato da una nota di addebito inviata al debitore. Questi due atti sono stabiliti e inviati dall’ordinatore competente.

3. I contratti e le convenzioni di sovvenzione conclusi da Europol prevedono che qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi, conformemente al regolamento (CE, Euratom) n. 2342 della Commissione (6). Le condizioni alle quali gli interessi di mora sono dovuti a Europol, compreso il tasso degli interessi, saranno esplicitamente indicate nei contratti e nelle convenzioni di sovvenzione.

4. In casi debitamente giustificati, alcune entrate correnti possono essere oggetto di accertamenti provvisori. Un accertamento provvisorio copre più recuperi singoli che non devono essere pertanto oggetto di un accertamento individuale. Prima della chiusura dell’esercizio, l’ordinatore è tenuto a effettuare le modifiche degli accertamenti provvisori affinché questi corrispondano ai crediti realmente accertati.

Sezione 4

Emissione degli ordini di riscossione

Articolo 54

L’emissione dell’ordine di riscossione è l’atto con il quale l’ordinatore competente impartisce al contabile l’istruzione di recuperare un credito accertato.

Sezione 5

Recupero

Articolo 55

1. Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.

2. Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione dei crediti debitamente stabiliti dall’ordinatore competente. È tenuto ad assicurare l’afflusso delle entrate di Europol e a vigilare sulla tutela dei suoi diritti.

3. Quando l’ordinatore competente intende rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi di una sana gestione finanziaria e di proporzionalità.

Tale rinuncia deve esprimersi in una decisione dell’ordinatore, che deve essere motivata. L’ordinatore può delegare questa decisione unicamente per crediti d’importo inferiore a 5 000 EUR.

La decisione di rinuncia specifica le azioni esplicate ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata.

4. L’ordinatore competente annulla un credito accertato quando si constata che non era stato correttamente accertato a causa di un errore di diritto o di fatto. L’annullamento si manifesta mediante una decisione dell’ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata.

5. L’ordinatore competente adegua in aumento o in diminuzione l’importo di un credito accertato quando l’importo del credito debba essere modificato a seguito della scoperta di un errore materiale, sempre che questa correzione non comporti la rinuncia al diritto accertato a favore di Europol. L’adeguamento viene effettuato mediante una decisione dell’ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata.

Articolo 56

1. Il recupero del credito è effettivo quando il contabile effettua la registrazione nei conti e ne informa l’ordinatore competente.

2. Ogni versamento in contanti alla cassa del contabile dà luogo al rilascio di una ricevuta.

Articolo 57

1. Se alla scadenza prevista nella nota di addebito il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l’ordinatore competente e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi via legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, con l’esecuzione forzata.

2. Il contabile procede al recupero mediante compensazione e a debita concorrenza dei crediti di Europol se il debitore è titolare di un credito certo, liquido e esigibile nei confronti di Europol, a condizione che la compensazione sia giuridicamente possibile.

Articolo 58

Il contabile, in collegamento con l’ordinatore competente, può accordare una dilazione per il pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, alle due condizioni che seguono:

a) il debitore si impegna a pagare gli interessi al tasso previsto dall’articolo 86 del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 per tutto il periodo della dilazione accordata a partire dalla data di scadenza indicata nella nota di addebito;

b) costituisce, per tutelare i diritti di Europol, una garanzia finanziaria che copra il debito sia in capitale che in interessi.

Articolo 58 bis

Il contabile compila l’elenco degli importi da recuperare, raggruppando i crediti di Europol in funzione della data di emissione dell’ordine di recupero. Egli indica anche le decisioni di rinuncia totale o parziale al recupero di crediti accertati. L’elenco va allegato alla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio di Europol.

Europol compila l’elenco dei suoi crediti indicando il nome dei debitori e l’importo dei debiti, nel caso che al debitore sia stato ingiunto di pagare per decisione di un tribunale, con sentenza passata in giudicato, e che nessun pagamento di rilievo sia stato effettuato nell’anno successivo alla decisione del tribunale. L’elenco viene pubblicato, tenendo conto della normativa in materia di protezione dei dati.

Articolo 58 ter

Ai crediti di Europol nei confronti di terzi e ai crediti di terzi nei confronti di Europol si applica un termine di prescrizione di cinque anni, stabilito nei contratti e nelle convenzioni di sovvenzione conclusi da Europol.

Sezione 6

Disposizioni specifiche applicabili alle tasse e ai canoni

Articolo 59

Se Europol percepisce tasse e canoni di cui all’articolo 5, lettera a), essi sono oggetto della stima globale provvisoria all’inizio di ogni esercizio.

Se le tasse e i canoni sono determinati interamente dalla legislazione o dalle decisioni del Consiglio di amministrazione, l’ordinatore può astenersi dall’emettere ordini di recupero e compilare direttamente note di addebito, dopo avere accertato il credito. In questo caso vengono registrate tutte le informazioni relative al credito di Europol. L’ordinatore compila un elenco di tutte le note di addebito e indica il loro numero e l’importo globale nella relazione di Europol sulla gestione finanziaria e di bilancio.

Se Europol utilizza un sistema di fatturazione distinto, il contabile iscrive regolarmente nei conti, con cadenza almeno mensile, l’importo cumulato delle tasse e dei canoni percepiti.

In linea generale, la prestazione di servizi in virtù di compiti conferiti è effettuata da Europol solo dopo il pagamento integrale dell’importo del canone o della tassa corrispondenti. Se, a titolo eccezionale, la prestazione di servizi viene fornita senza preventivo pagamento della tassa o del canone corrispondenti, si applicano le sezioni 3, 4 e 5 del presente capitolo.

CAPO 5

Operazioni di spesa

Articolo 60

1. Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell’emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.

2. Ogni impegno di spesa deve essere preceduto da una decisione di finanziamento.

3. Il programma di lavoro di Europol vale quale decisione di finanziamento per le attività di cui si occupa, a condizione che esse siano chiaramente individuate e che siano esattamente definiti dei criteri di inquadramento. Il programma di lavoro comprende obiettivi dettagliati e indicatori di risultato. Tali obiettivi e indicatori di risultato non contengono informazioni operative, strategiche e classificate di Europol.

4. Gli stanziamenti amministrativi possono essere eseguiti senza che siano preceduti da una decisione di finanziamento.

Sezione 1

Impegno delle spese

Articolo 61

1. L’impegno di bilancio consiste nell’operazione di imputazione degli stanziamenti necessari per procedere all’esecuzione di successivi pagamenti in esecuzione di un impegno giuridico.

2. L’impegno giuridico è l’atto con il quale l’ordinatore competente crea o accerta un’obbligazione dalla quale risulta un onere per il bilancio.

3. L’impegno di bilancio è specifico quando il beneficiario e l’importo della spesa sono determinati.

4. L’impegno di bilancio è globale, quando almeno uno degli elementi necessari a definire l’impegno come specifico rimane indeterminato.

5. L’impegno di bilancio è accantonato quando è destinato a coprire spese correnti di natura amministrativa di cui né l’importo né i beneficiari finali sono determinati in modo definitivo. L’impegno di bilancio accantonato è attuato o con la conclusione di uno o più impegni giuridici specifici che costituiscono il diritto a pagamenti ulteriori, oppure, in taluni casi eccezionali riguardanti le spese di gestione del personale, direttamente con i pagamenti.

Articolo 62

1. Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio, l’ordinatore competente deve previamente procedere a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.

2. Gli impegni di bilancio globali coprono il costo totale dei relativi impegni giuridici specifici contratti fino al 31 dicembre dell’anno n+1.

Gli impegni giuridici specifici relativi a impegni di bilancio specifici o provvisori vengono conclusi al più tardi il 31 dicembre dell’anno n.

Alla scadenza dei periodi di cui al primo e al secondo comma, il saldo non coperto da un impegno giuridico di questi impegni di bilancio è disimpegnato dall’ordinatore competente.

3. Gli impegni giuridici contratti per azioni la cui realizzazione interessa più di un esercizio e i corrispondenti impegni di bilancio comportano, tranne quando si tratta di spese di personale, un termine finale d’esecuzione fissato secondo il principio di una sana gestione finanziaria.

Le frazioni di questi impegni non eseguite nei sei mesi successivi a tale data limite per l’esecuzione sono oggetto di disimpegno, a norma dell’articolo 11.

L’importo di un impegno di bilancio, corrispondente a un impegno giuridico, per il quale non è stato effettuato alcun pagamento ai sensi dell’articolo 67 entro i tre anni successivi alla firma dell’impegno giuridico è oggetto di disimpegno.

Articolo 63

Quando procede all’adozione di un impegno di bilancio, l’ordinatore competente verifica quanto segue:

a) l’esattezza dell’imputazione di bilancio;

b) la disponibilità degli stanziamenti;

c) la conformità della spesa alle norme finanziarie per Europol;

d) il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.

Sezione 2

Convalida delle spese

Articolo 64

La convalida di una spesa è l’atto dell’ordinatore competente avente il seguente oggetto:

a) accertare l’esistenza dei diritti del creditore;

b) verificare le condizioni di esigibilità del credito;

c) determinare o verificare la realtà e l’importo del credito.

Articolo 65

1. Qualsiasi convalida di una spesa si basa su documenti giustificativi che attestino i diritti del creditore sulla base dell’accertamento di servizi effettivamente resi, di forniture effettivamente consegnate o di lavori effettivamente eseguiti, o sulla base di altri titoli che giustifichino il pagamento.

2. La decisione di convalida avviene con la firma di un «visto per pagamento» da parte dell’ordinatore competente.

3. In un sistema non automatizzato, il «visto per pagamento» è costituito da un timbro con la firma dell’ordinatore competente. In un sistema automatizzato, il «visto per pagamento» è costituito da una convalida coperta da parola d’accesso personale dell’ordinatore competente.

Sezione 3

Autorizzazione delle spese

Articolo 66

1. L’autorizzazione delle spese è l’atto con il quale l’ordinatore competente dà al contabile, mediante l’emissione di un ordine di pagamento, l’istruzione di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione.

1bis. Nei casi in cui vengono effettuati pagamenti periodici riguardo a servizi prestati, compresi i servizi di locazione, o beni forniti, e fatta salva l’analisi dei rischi, l’ordinatore può disporre l’applicazione del cosiddetto sistema di incasso automatico.

2. L’ordine di pagamento è datato e firmato dall’ordinatore competente, quindi trasmesso al contabile. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore competente in conformità dell’articolo 38, paragrafo 6.

3. Se necessario, l’ordine di pagamento trasmesso al contabile è accompagnato da un attestato che certifica l’iscrizione dei beni negli inventari di cui all’articolo 90, paragrafo 1.

Sezione 4

Pagamento delle spese

Articolo 67

1. Il pagamento deve basarsi sulla prova dell’effettiva realizzazione dell’azione corrispondente, secondo le disposizioni della decisione Europol ai sensi dell’articolo 49 del regolamento finanziario generale e del contratto o della convenzione di sovvenzione, e consiste in uno dei seguenti atti:

a) pagamento della totalità degli importi dovuti;

b) pagamento degli importi dovuti, secondo le modalità seguenti: i) un prefinanziamento, eventualmente frazionato in più versamenti; ii) uno o più pagamenti intermedi; iii) un pagamento a saldo degli importi dovuti. I prefinanziamenti sono imputati in toto o in parte ai pagamenti intermedi.

Il totale del prefinanziamento e dei pagamenti intermedi è imputato al pagamento dei saldi.

2. Nella contabilità i diversi tipi di pagamenti di cui al paragrafo 1 sono distinti al momento dell’esecuzione.

Articolo 68

Il pagamento delle spese è effettuato dal contabile nei limiti dei fondi disponibili.

Sezione 5

Termini per le operazioni di spesa

Articolo 69

Le operazioni di convalida, autorizzazione, nonché di pagamento delle spese devono essere eseguite entro i termini e ai sensi delle norme di attuazione finanziaria per Europol.

CAPO 6

Sistemi informatici

Articolo 70

Qualora le entrate e le spese siano gestite mediante sistemi informatici, le firme possono essere apposte mediante procedura informatizzata o elettronica.

CAPO 7

Il revisore interno

Articolo 71

1. Europol dispone di una funzione di revisione interna da svolgere conformemente alle norme internazionali pertinenti.

2. L’istituzione da parte del Consiglio di amministrazione di una funzione di revisione interna presso Europol non lede i diritti del revisore interno della Commissione che, nei confronti di Europol, esercita le stesse competenze attribuitegli nei confronti dei servizi della Commissione, con l’eccezione che, in base all’articolo 5 della decisione Europol, il Consiglio di amministrazione può modificare il piano di audit presentato dal revisore interno della Commissione. Relativamente all’attuazione del piano di audit, il direttore può limitare l’ambito di applicazione di un audit negando l’accesso a informazioni strategiche, operative e classificate di cui all’articolo 2, paragrafo 14, del regolamento finanziario. Nel caso in cui il direttore decida di limitare l’ambito di applicazione di un audit per questi motivi, occorre fornire una giustificazione scritta al revisore interno della Commissione.

3. La funzione di revisione interna di Europol e il revisore interno della Commissione espletano il loro mandato fatto salvo l’articolo 38, paragrafo 4.

Articolo 72

1. La funzione di revisione interna di Europol e il revisore interno della Commissione consigliano Europol riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.

La funzione di revisione interna di Europol e il revisore interno della Commissione sono incaricati di:

a) verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi a essi associati;

b) valutare l’efficienza e l’efficacia dei sistemi di controllo e di revisione contabile interni relativi a tutte le operazioni di esecuzione del bilancio.

2. La funzione di revisione interna di Europol e il revisore interno della Commissione esercitano le proprie funzioni sull’insieme delle attività e dei servizi di Europol. La funzione di revisione interna di Europol può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l’esercizio di tali funzioni. Fatto salvo il disposto dell’articolo 71, paragrafo 2, il revisore interno della Commissione godrà della medesima possibilità di accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l’esercizio delle sue funzioni.

3. Il responsabile della funzione di revisione interna di Europol e il revisore interno della Commissione presentano una relazione con le loro constatazioni e raccomandazioni al Consiglio di amministrazione e al direttore, i quali provvedono a dar seguito alle raccomandazioni risultanti dalle revisioni contabili.

4. Il responsabile della funzione di revisione interna di Europol e il revisore interno della Commissione presentano al Consiglio di amministrazione e al direttore una relazione annuale che indica in particolare il numero e il tipo dei controlli interni effettuati e le raccomandazioni formulate. La relazione annuale illustra inoltre i problemi sistemici individuati dall’istanza specializzata, istituita in applicazione dell’articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario generale.

4 bis. Il direttore invia osservazioni scritte al Consiglio di amministrazione in merito al seguito dato alle raccomandazioni formulate dalla funzione di revisione interna di Europol e dal revisore interno della Commissione.

5. Il Consiglio di amministrazione trasmette ogni anno all’autorità di discarico e alla Commissione una relazione elaborata dalla funzione di revisione interna di Europol e dal revisore interno della Commissione, comprese le osservazioni del direttore di cui al paragrafo 4 bis.

Articolo 73

1. La responsabilità della funzione di revisione interna per le azioni svolte nell’esercizio di tale funzione si applica, mutatis mutandis, come stabilito nelle norme speciali relative al revisore interno della Commissione. Le norme speciali garantiscono la completa indipendenza della funzione di revisione interna nello svolgimento delle sue funzioni e stabilisce la responsabilità. Inoltre, ai sensi dell’articolo 37, paragrafo 9, lettera f), della decisione Europol, occorre rispettare le disposizioni contenute nelle norme stabilite dal Consiglio di amministrazione.

2. La responsabilità del revisore interno della Commissione è determinata ai sensi dell’articolo 87 del regolamento finanziario generale.

TITOLO V

AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI PUBBLICI

Articolo 74

1. Per quanto riguarda le procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale, nonché del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002, nel rispetto dei paragrafi 4-7 del presente articolo.

2. Europol può chiedere di essere associato, in qualità di amministrazione aggiudicatrice, all’aggiudicazione di appalti della Commissione o di appalti interistituzionali, nonché all’aggiudicazione di appalti di altri organismi comunitari.

3. Europol partecipa alla base dati centrale comune istituita e gestita dalla Commissione conformemente all’articolo 95 del regolamento finanziario generale.

4. Europol può aggiudicare un appalto, senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico, con la Commissione, con gli uffici interistituzionali e con il Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea istituito dal regolamento (CE) n. 2965/94 (7) del Consiglio, per forniture, prestazione di servizi o lavori da questi effettuati.

5. Europol può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunte con amministrazioni aggiudicatrici dello Stato membro ospitante per coprire le sue necessità amministrative. In questo caso si applica, mutatis mutandis, l’articolo 125 quater del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione.

5 bis. Europol può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunte con organismi internazionali purché essi, nelle suddette procedure, applichino norme in grado di offrire garanzie equiparabili alle norme vigenti in ambito internazionale, particolarmente per quanto concerne trasparenza, assenza di discriminazione e prevenzione di conflitti di interessi. Il direttore è la sola persona autorizzata a riconoscere l’equivalenza delle garanzie rispetto alle norme adottate in ambito internazionale.

6. Ai fini dell’applicazione dell’articolo 101 del regolamento finanziario generale, il bando di gara stabilisce che fino al momento della firma del contratto Europol può rinunciare all’appalto o annullare la procedura di aggiudicazione dell’appalto, senza che i candidati o gli offerenti possano pretendere un qualsivoglia indennizzo.

7. Ai fini dell’applicazione dell’articolo 103 del regolamento finanziario generale, i bandi di gara lanciati da Europol prevedono che esso possa sospendere la procedura e prendere tutte le misure del caso, tra cui l’annullamento della procedura alle condizioni stabilite in detto articolo.

Ai fini dell’applicazione dell’articolo 103 del regolamento finanziario generale, i contratti conclusi da Europol con gli operatori economici stabiliscono che esso possa adottare le misure specificate in detto articolo alle condizioni ivi previste.

TITOLO V bis

PROGETTI CON INCIDENZE SIGNIFICATIVE SUL BILANCIO

Articolo 74 bis

Il Consiglio di amministrazione comunica quanto prima all’autorità di bilancio la sua intenzione di realizzare qualsiasi progetto che possa avere incidenze finanziarie significative sul finanziamento del suo bilancio amministrativo, in particolare i progetti di natura immobiliare, quali l’affitto o l’acquisto di edifici. Esso ne informa la Commissione.

Qualora uno dei due rami dell’autorità di bilancio intenda formulare un parere, notifica a Europol, entro due settimane dal ricevimento dell’informazione relativa al progetto, che intende formulare detto parere. In assenza di risposta, Europol può procedere con l’operazione prevista.

Il parere è trasmesso a Europol entro quattro settimane dalla notifica di cui al secondo paragrafo.

TITOLO V ter

ESPERTI

Articolo 74 ter

L’articolo 256 bis del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 si applica, mutatis mutandis, per la selezione di esperti. Tali esperti sono remunerati in base a un importo fisso, perché coadiuvino Europol, in particolare valutando proposte e domande di sovvenzione od offerte per gare d’appalto, e perché prestino assistenza tecnica nel seguito da dare ai progetti e nella loro valutazione finale. Europol può avvalersi anche degli elenchi di esperti compilati dalla Commissione o da altri organismi UE.

TITOLO VI

SOVVENZIONI CONCESSE DA EUROPOL

Articolo 75

1. Nei casi in cui Europol può concedere delle sovvenzioni, conformemente alla decisione Europol o con delega della Commissione, conformemente all’articolo 54, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario generale, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale nonché del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002, nel rispetto dei paragrafi 2 e 3 del presente articolo.

2. Le sovvenzioni sono coperte da convenzioni scritte tra l’organismo UE e il beneficiario.

3. Ai fini dell’applicazione dell’articolo 119, paragrafo 2, del regolamento finanziario generale, le convenzioni di sovvenzione concluse da Europol stabiliscono che esso possa sospendere, ridurre o annullare la sovvenzione nei casi previsti all’articolo 183 del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 una volta che il beneficiario avrà potuto formulare le proprie osservazioni.

TITOLO VII

RENDICONTO E CONTABILITÀ

CAPO 1

Rendiconto

Articolo 76

I conti annuali di Europol comprendono:

a) gli stati finanziari di Europol;

b) gli stati sull’esecuzione del bilancio.

I conti di Europol sono accompagnati da una relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’esercizio che, fra l’altro, fornisce informazioni sul tasso di esecuzione degli stanziamenti insieme a una sintesi sugli storni di stanziamenti fra le varie voci del bilancio.

Articolo 77

I conti devono essere regolari, veritieri e completi e devono fornire un’immagine fedele di quanto segue:

a) per gli stati finanziari, degli elementi di attivo, di passivo, degli oneri e proventi, dei diritti e obblighi non ripresi nell’attivo e nel passivo e dei flussi di cassa;

b) per le relazioni sull’esecuzione del bilancio, degli elementi dell’esecuzione del bilancio in entrate e in spese.

Articolo 78

Gli stati finanziari sono stabiliti sulla base dei principi contabili generalmente ammessi, quali precisati nelle norme applicative dettagliate per l’attuazione del regolamento finanziario generale, vale a dire:

a) la continuità delle attività;

b) la prudenza;

c) la coerenza dei metodi contabili;

d) la comparabilità delle informazioni;

e) l’importanza relativa;

f) la non compensazione;

g) la preminenza della realtà sull’apparenza;

h) la contabilità per competenza.

Articolo 79

1. Secondo il principio della contabilità per competenza, gli stati finanziari riprendono oneri e proventi dell’esercizio, indipendentemente dalla data di pagamento o d’incasso.

2. Il valore degli elementi di attivo e di passivo è determinato in funzione delle norme di valutazione fissate dai metodi contabili di cui all’articolo 132 del regolamento finanziario generale.

Articolo 80

1. Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:

a) il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, che rappresentano la situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell’esercizio trascorso, sono presentati secondo la struttura stabilita dalla direttiva del Consiglio sui conti annuali di alcuni tipi di società, tenendo conto tuttavia della natura particolare delle attività di Europol;

b) la tabella dei flussi di cassa che fa apparire gli incassi e gli esborsi dell’esercizio e la situazione finale di tesoreria;

c) la situazione di variazione del patrimonio netto che presenta in modo dettagliato gli aumenti e le diminuzioni, intervenuti nel corso dell’esercizio, di ogni elemento dei conti del capitale.

2. L’allegato agli stati finanziari completa e commenta le informazioni presentate negli stati di cui al paragrafo 1 e fornisce tutte le informazioni complementari previste dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, quando tali informazioni sono pertinenti in relazione alle attività di Europol.

Articolo 81

Le relazioni sull’esecuzione del bilancio sono presentate in euro. Esse comprendono:

a) il conto del risultato dell’esecuzione del bilancio che ricapitola la totalità delle operazioni di bilancio dell’esercizio in entrate e in spese, presentato secondo la stessa struttura del bilancio;

b) l’allegato al conto del risultato dell’esecuzione del bilancio, che ne completa e commenta le informazioni.

Articolo 82

Il contabile comunica, entro il 1o marzo che segue l’esercizio chiuso, i propri conti provvisori accompagnati dalla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’esercizio, di cui all’articolo 76, al contabile della Commissione e alla Corte dei conti affinché il contabile della Commissione possa procedere al consolidamento contabile, previsto all’articolo 128 del regolamento finanziario generale.

Il contabile trasmette, entro il 31 marzo che segue l’esercizio chiuso, la relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio anche al Parlamento europeo e al Consiglio.

Articolo 83

1. In base alle disposizioni dell’articolo 129, paragrafo 1, del regolamento finanziario generale, la Corte dei conti formula, entro il 15 giugno che segue l’esercizio chiuso, le proprie osservazioni in merito ai conti provvisori di Europol.

2. Al ricevimento delle osservazioni formulate dalla Corte dei conti sui conti provvisori di Europol, il direttore stabilisce i conti definitivi di Europol, conformemente all’articolo 43, sotto la sua responsabilità e li trasmette al Consiglio di amministrazione, che formula un parere su tali conti.

3. Il direttore trasmette i conti definitivi, accompagnati dal parere del Consiglio di amministrazione, entro e non oltre il 1o luglio che segue l’esercizio chiuso, al contabile della Commissione, alla Corte dei conti, nonché al Parlamento europeo e al Consiglio.

4. I conti definitivi di Europol, consolidati con i conti della Commissione, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea entro il 15 novembre che segue l’esercizio chiuso.

5. Il direttore invia alla Corte dei conti una risposta alle osservazioni da essa formulate nel quadro della sua relazione annuale entro il 30 settembre che segue l’esercizio chiuso. Europol comunica le sue risposte contemporaneamente alla Commissione.

CAPO 2

Contabilità

Sezione 1

Disposizioni comuni

Articolo 84

1. La contabilità di Europol è il sistema di organizzazione dell’informazione di bilancio e finanziaria che permette di osservare, classificare e registrare dati in cifre.

2. La contabilità si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute per anno civile in euro.

3. I dati della contabilità generale e di bilancio sono stabiliti alla chiusura dell’esercizio finanziario in vista della formazione dei conti di cui al capo 1.

4. I paragrafi 2 e 3 non ostano alla tenuta di una contabilità analitica da parte dell’ordinatore.

Articolo 85

Le norme e i metodi contabili, nonché il piano contabile armonizzato che deve essere applicato da Europol, sono adottati dal contabile della Commissione, conformemente all’articolo 133 del regolamento finanziario generale.

Sezione 2

Contabilità generale

Articolo 86

La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale di Europol.

Articolo 87

1. I movimenti di ciascun conto e i relativi saldi sono iscritti nei libri contabili.

2. Ogni scrittura contabile, comprese le correzioni contabili, è basata su documenti giustificativi ai quali fa riferimento.

3. Il sistema contabile deve permettere di riprodurre tutte le scritture contabili.

Articolo 88

Dopo la chiusura dell’esercizio finanziario e fino alla data del rendiconto definitivo, il contabile di Europol procede alle correzioni che, senza comportare esborsi o incassi a carico dell’esercizio, sono necessarie per una presentazione regolare, fedele e veritiera dei conti.

Sezione 3

Contabilità di bilancio

Articolo 89

1. La contabilità di bilancio permette di seguire in modo dettagliato l’esecuzione del bilancio.

2. A norma del paragrafo 1, la contabilità di bilancio registra tutti gli atti d’esecuzione del bilancio in entrate e in spese previsti al titolo IV del presente regolamento.

CAPO 3

Inventari delle immobilizzazioni

Articolo 90

1. Europol tiene, conformemente al modello stabilito dal contabile della Commissione, inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che costituiscono il patrimonio di Europol. Europol verifica la concordanza tra le scritture d’inventario e la situazione di fatto.

2. Le vendite di beni mobili sono oggetto di una pubblicità adeguata.

TITOLO VIII

CONTROLLO ESTERNO E DISCARICO

CAPO 1

Controllo esterno

Articolo 91

La Corte dei conti garantisce il controllo dei conti di Europol, ai sensi dell’articolo 248 del trattato CE.

Articolo 92

1. Europol comunica alla Corte dei conti il bilancio definitivamente adottato. Esso informa quest’ultima, al più presto, di tutte le sue decisioni e di tutte le iniziative prese in esecuzione degli articoli 10, 14, 19 e 23.

2. Europol trasmette alla Corte dei conti la normativa finanziaria che esso adotta.

3. La designazione degli ordinatori, dei contabili e degli amministratori di anticipi, nonché le deleghe a norma dell’articolo 34, dell’articolo 43, paragrafi 1 e 4, e dell’articolo 44, sono notificate alla Corte dei conti.

Articolo 93

Il controllo effettuato dalla Corte dei conti è disciplinato dagli articoli 139-144 del regolamento finanziario generale. Detto controllo avviene in modo da salvaguardare «le informazioni operative, strategiche e classificate di Europol».

CAPO 2

Discarico

Articolo 94

1. Il Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio, dà discarico al direttore, entro il 30 aprile dell’anno n+2, sull’esecuzione del bilancio dell’esercizio n. Il direttore informa il consiglio d’amministrazione delle osservazioni del Parlamento europeo contenute nella risoluzione che accompagna la decisione di discarico.

2. Se la data prevista al paragrafo 1 non può essere rispettata, il Parlamento europeo o il Consiglio informano il direttore dei motivi per cui la decisione ha dovuto essere differita.

3. Qualora il Parlamento europeo rinvii la decisione di discarico, il direttore, di concerto con il Consiglio di amministrazione, si adopera per prendere, al più presto, misure che consentano e facilitino la rimozione degli ostacoli che si frappongono alla decisione.

Articolo 95

1. La decisione di discarico riguarda i conti della totalità delle entrate e delle spese di Europol, nonché il relativo saldo, e l’attivo e il passivo di Europol descritti nel bilancio finanziario.

2. In vista del discarico, il Parlamento europeo esamina, successivamente al Consiglio, i conti, gli stati e il bilancio finanziari di Europol. Esamina anche la relazione annuale della Corte dei conti, accompagnata dalle risposte del direttore, nonché le sue relazioni speciali pertinenti, riguardo all’esercizio finanziario interessato, e la sua dichiarazione attestante l’affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni.

3. Il direttore presenta al Parlamento europeo, su richiesta di quest’ultimo, come previsto all’articolo 146, paragrafo 3, del regolamento finanziario generale, tutte le informazioni necessarie per il corretto svolgimento della procedura di discarico per l’esercizio in oggetto.

Articolo 96

1. Il direttore adotta ogni misura utile per dar seguito alle osservazioni che accompagnano la decisione di discarico del Parlamento europeo e ai commenti che accompagnano la raccomandazione di discarico adottata dal Consiglio.

2. Su richiesta del Parlamento europeo o del Consiglio, il direttore riferisce in merito alle misure adottate a seguito di tali osservazioni e commenti. Ne trasmette copia alla Commissione e alla Corte dei conti.

TITOLO IX

DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI

Articolo 97

Per le questioni di bilancio di loro rispettiva competenza, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione sono abilitati a farsi comunicare qualsiasi informazione e giustificazione pertinente.

Articolo 98

Il Consiglio di amministrazione, su proposta del direttore, adotta, per quanto necessario e con il previo consenso della Commissione, le norme di attuazione finanziaria per Europol.

Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea. Il presente regolamento è pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea prima della sua entrata in vigore.

Fatto all’Aia, il 30 luglio 2010. Per il Consiglio di amministrazione Il presidente Francisco José ARANDA

(1) GU L 121 del 15.5.2009, pag. 37.

(2) GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72.

(3) GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.

(4) GU L 181 del 10.7.2008, pag. 23.

(5) GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.

(6) GU L 357 del 31.12.2002, pag. 1.

(7) GU L 314 del 7.12.1994, pag. 1.