Atto del Consiglio del 18 gennaio 1999 che adotta il regolamento finanziario applicabile al bilancio dell'Europol



Gazzetta ufficiale n. C 025 del 30/01/1999 pag. 0001 - 0016



ATTO DEL CONSIGLIO del 18 gennaio 1999 che adotta il regolamento finanziario applicabile al bilancio dell'Europol (1999/C 25/01) IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA, vista la convenzione basata sull'articolo K.3 del trattato sull'Unione europea che istituisce un ufficio europeo di polizia (convenzione Europol) (1), in particolare l'articolo 35, paragrafo 9, e l'articolo 36, paragrafo 6, visto il parere del consiglio di amministrazione, visto il parere del comitato di controllo comune, considerando che è necessario applicare al bilancio dell'Europol i principi di una sana gestione finanziaria e, in particolare, quelli di economia e di rispetto del rapporto costo/efficacia, identificare nei bilanci e programmi di lavoro annuali chiari obiettivi per le azioni previste, verificare i progressi compiuti nel realizzarli, e, se del caso, intraprendere eventuali ulteriori azioni per conseguirli, HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO: SOMMARIO Pagina PREAMBOLO TITOLO I Principi generali (articoli 1-12) .......... 3 TITOLO II Fissazione e struttura del bilancio .......... 5 Sezione I Fissazione del bilancio (articoli 13 e 14) .......... 5 Sezione II Struttura del bilancio (articolo 15) .......... 6 Sezione III Variazioni del bilancio (articoli 16 e 17) .......... 6 TITOLO III Esecuzione del bilancio .......... 6 Sezione I Disposizioni generali (articoli 18-24) .......... 6 Sezione II Gestione delle entrate e delle spese (articoli 25-36) .......... 8 Sezione III Contributi degli Stati membri (articoli 37-40) .......... 11 Sezione IV Stipulazione dei contratti e inventario (articoli 41-46) .......... 11 Sezione V Contabilità (articoli 47 e 48) .......... 13 Sezione VI Responsabilità degli ordinatori, dei contabili e degli amministratori delle anticipazioni e del controllore finanziario (articolo 49) .......... 13 TITOLO IV Rendimento e verifica dei conti .......... 14 Sezione I Rendimento dei conti (articoli 50 e 51) .......... 14 Sezione II Verifica dei conti (articoli 52-55) .......... 15 TITOLO V Disposizioni finali (articoli 56-59) .......... 16 TITOLO I PRINCIPI GENERALI Articolo 1 1. Il bilancio dell'Europol, qui di seguito denominato «bilancio», è l'atto che stabilisce le entrate e le spese prevedibili dell'Europol per ogni esercizio finanziario. Il piano finanziario quinquennale dell'Europol, qui di seguito denominato «piano finanziario», stabilisce le entrate e le spese dell'Europol per l'esercizio finanziario a cui si riferisce il progetto di bilancio e per i quattro esercizi finanziari successivi. 2. Gli stanziamenti iscritti nel bilancio sono previsti per la durata di un esercizio finanziario. Le spese non possono essere previste per un periodo superiore alla durata dell'esercizio. 3. Le spese risultanti: - o da contratti conclusi, conformemente agli usi locali, - o da disposizioni contrattuali relative in particolare alla fornitura di materiale di attrezzatura, per periodi superiori alla durata dell'esercizio, sono iscritte nel bilancio dell'esercizio nel corso del quale sono effettuate. Articolo 2 Gli stanziamenti di bilancio vengono utilizzati conformemente ai principi di una sana gestione finanziaria e, in particolare, a quelli di economia e di rispetto del rapporto costo/efficacia. Articolo 3 1. Fatto salvo l'articolo 22, le entrate e le spese sono iscritte nel bilancio e nei conti nel loro importo integrale e senza contrazione tra loro. 2. Il totale delle entrate copre il totale delle spese. Articolo 4 1. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo attraverso imputazione ad un articolo del bilancio. Fatto salvo il disposto dell'articolo 22, non può essere impegnata né liquidata alcuna spesa oltre gli stanziamenti autorizzati. 2. La tabella dell'organico adottata in conformità dell'articolo 14 costituisce per l'Europol un limite tassativo; nessuna nomina può essere fatto oltre detto limite. I casi di esercizio dell'attività a orario ridotto possono essere compensati dall'assunzione di altri agenti, entro i limiti stabiliti. 3. Donazioni, legati, sovvenzioni o simili possono essere accettati solo previa approvazione da parte del consiglio di amministrazione. Il consiglio di amministrazione delibera all'unanimità. Articolo 5 1. L'esercizio finanziario inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre. 2. Le entrate di un esercizio sono imputate all'esercizio nel corso del quale sono state riscosse. In deroga al precedente comma, i contributi degli Stati membri al bilancio versati prima dell'inizio dell'esercizio finanziario cui si riferiscono sono imputati al bilancio di detto esercizio. 3. Gli stanziamenti accordati possono essere utilizzati unicamente per coprire le spese regolarmente imputate e pagate a titolo dell'esercizio per il quale sono stati concessi, salvo le deroghe di cui all'articolo 6, e per coprire i debiti provenienti da esercizi precedenti per i quali non era stato riportato alcuno stanziamento. Le spese di un esercizio sono imputate all'esercizio stesso sulla base delle spese autorizzate al più tardi entro il 31 dicembre e pagate anteriormente al 1° marzo successivo. Articolo 6 1. L'utilizzazione degli stanziamenti è soggetta alle seguenti disposizioni: a) gli stanziamenti non impegnati alla fine dell'esercizio per il quale sono stati iscritti sono di norma annullati; b) gli stanziamenti relativi a retribuzioni e indennità del personale non possono essere oggetto di riporto; c) gli stanziamenti che corrispondono a pagamenti non ancora effettuati al 31 dicembre, in base a impegni regolarmente contratti tra il 1° gennaio e il 31 dicembre, sono oggetto di un riporto di diritto limitato all'esercizio successivo. 2. In deroga al paragrafo 1, il direttore può trasmettere al consiglio di amministrazione, entro il 31 gennaio, domande debitamente motivate di riporto all'esercizio successivo degli stanziamenti non impegnati al 31 dicembre. Il riporto di tali stanziamenti può essere proposto unicamente per motivi eccezionali. Il consiglio di amministrazione delibera in merito a tali domande di riporto entro e non oltre il 1° marzo. Esso delibera all'unanimità. 3. Gli stanziamenti riportati da un esercizio al successivo e non impegnati alla fine dell'esercizio in cui sono stati riportati sono annullati. 4. Anteriormente al 1° aprile è inviato per conoscenza al consiglio di amministrazione un elenco dei riporti di diritto. 5. Per l'esecuzione del bilancio l'utilizzazione degli stanziamenti riportati è iscritta separatamente, per ogni voce di bilancio, nei conti dell'esercizio in corso. Articolo 7 Le spese di gestione corrente che sono imputabili all'esercizio successivo e che, per la loro natura, prendono effetto all'inizio di tale esercizio possono, a decorrere dal 15 novembre di ogni anno, essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo entro i limiti di un quarto del complesso dei corrispondenti stanziamenti dell'esercizio in corso. Tuttavia, tali impegni possono riguardare soltanto spese nuove, il cui principio non sia ancora stato ammesso nel bilancio dell'esercizio in corso, se è già stato adottato il bilancio dell'esercizio successivo. Le spese relative ai contratti d'affitto e certe altre spese connesse che, in base a disposizioni giuridiche o contrattuali, devono essere effettuate in anticipo possono dar luogo, a decorrere dal 20 dicembre, ad un pagamento a valere sugli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo. Articolo 8 1. Se il bilancio non è stato adottato all'inizio dell'esercizio, le spese il cui principio sia stato ammesso nell'ultimo bilancio regolarmente approvato possono essere effettuate secondo le condizioni fissate nel presente articolo. 2. Le operazioni di pagamento possono essere effettuate mensilmente, per capitolo, entro i limiti di un dodicesimo del complesso degli stanziamenti iscritti nel capitolo in questione per l'esercizio precedente, sempreché ciò sia richiesto per adempiere agli obblighi giuridici dell'Europol. 3. A richiesta del direttore, il consiglio di amministrazione può, in funzione delle necessità di gestione, autorizzare contemporaneamente due o più dodicesimi provvisori o, in casi eccezionali, pagamenti non necessari per adempiere agli obblighi giuridici dell'Europol. Il consiglio di amministrazione delibera all'unanimità. 4. Nelle circostanze di cui al paragrafo 1, possono essere richiesti contributi degli Stati membri pari a tre dodicesimi dei contributi previsti nell'ultimo bilancio regolarmente adottato. 5. A richiesta del direttore, e previa consultazione del consiglio di amministrazione, il Consiglio può, in funzione del fabbisogno finanziario, autorizzare la richiesta di altri contributi degli Stati membri. Il Consiglio delibera all'unanimità. Articolo 9 Il bilancio ed i bilanci suppletivi o rettificativi, quali adottati, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee a cura del presidente del Consiglio. Questa pubblicazione è effettuata normalmente entro un mese a decorrere dalla data di adozione. Articolo 10 1. Il bilancio e il piano finanziario sono stabiliti in ecu, conformamente alla definizione di cui all'articolo 1 del regolamento (CE) n. 3320/94 del Consiglio (2). Eventuali modifiche future del suddetto regolamento si applicano alla presente disposizione. 2. Le conversioni tra l'ecu e le monete nazionali sono, in linea di massima, effettuate al corso del giorno; in casi eccezionali si può derogare a questo principio conformemente alle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2. Articolo 11 1. Sulla scorta della revisione del programma di lavoro in vigore, il direttore elabora ogni anno un progetto di programma di lavoro che elenca le azioni e gli sviluppi previsti per l'Europol nei cinque anni successivi. Quale parte integrante del programma di lavoro, il piano finanziario descrive le risorse finanziarie e umane ritenute necessarie per le azioni annuali proposte. 2. Il progetto di programma di lavoro è sottoposto al consiglio di amministrazione il quale, previo parere del comitato finanziario, decide in merito. Il consiglio di amministrazione delibera all'unanimità. Articolo 12 1. Viene istituito un comitato finanziario. 2. La composizione del comitato finanziario è definita nell'articolo 35, paragrafo 8, della convenzione Europol. Il presidente del comitato è un rappresentante dello Stato membro che presiede il Consiglio. 3. Le attività del comitato finanziario sono definite nell'articolo 35 della convenzione Europol e nel presente regolamento. Il comitato si occupa inoltre delle questioni di bilancio e finanziarie affidategli dal consiglio di amministrazione o dal Consiglio. Nello svolgimento delle sue attività, il comitato valuta in particolare se i principi stabiliti nell'articolo 2 vengono debitamente rispettati. 4. Il comitato può chiedere al direttore di trasmettergli eventuali informazioni o prove che ritiene necessarie in merito a questioni di bilancio o finanziarie sulle quali esercita la supervisione. TITOLO II FISSAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO SEZIONE I Fissazione del bilancio Articolo 13 Il bilancio è adottato ed il piano finanziario è deciso a norma dell'articolo 35 della convenzione Europol. Articolo 14 Il progetto di bilancio ed il progetto di piano finanziario sono corredati di note esplicative, contenenti in particolare: a) una dichiarazione politica generale sugli obiettivi da realizzare con il bilancio; b) una descrizione delle azioni per cui sono richiesti stanziamenti, tenuto conto dei principi di cui all'articolo 2 e del programma di lavoro di cui all'articolo 11; c) un'indicazione dei presupposti e del tasso di cambio fiorino olandese/ecu su cui i progetti si basano; d) una spiegazione sulle variazioni degli stanziamenti da un esercizio all'altro. Per quanto riguarda il personale, il progetto di bilancio è inoltre corredato di un documento di lavoro contenente le informazioni seguenti: a) per ogni categoria di personale, un organigramma dei posti previsti nel bilancio e del personale effettivamente in servizio alla data della presentazione del progetto di bilancio, con indicazione della ripartizione per grado e per unità amministrativa, b) in caso di variazione del personale, la motivazione delle variazioni. SEZIONE II Struttura del bilancio Articolo 15 Il bilancio è suddiviso in titoli, capitoli, articoli e voci in base alla natura o alla destinazione dell'entrata o della spesa, secondo un sistema di classificazione decimale. SEZIONE III Variazioni del bilancio Articolo 16 1. In caso di circostanze inevitabili, eccezionali o impreviste, il direttore può presentare progetti di bilanci suppletivi e/o rettificativi. 2. Per progetto di bilancio suppletivo si intende ogni proposta avente come effetto o di aumentare l'importo globale degli stanziamenti oppure di finanziare una o più azioni nuove senza dar luogo ad un aumento globale degli stanziamenti. Per progetto di bilancio rettificativo si intende ogni proposta avente come effetto di apportare alcune modifiche di carattere finanziario o tecnico al bilancio senza dar luogo a un aumento dell'importo globale degli stanziamenti e senza prevedere azioni nuove. 3. I progetti di bilancio suppletivo e/o rettificativo sono presentati, esaminati ed approvati nella stessa forma e secondo la stessa procedura del bilancio di cui modificano le previsioni. 4. I bilanci suppletivi e/o rettificativi sono adottati secondo la procedura stabilita all'articolo 35 della convenzione Europol. Articolo 17 1. Negli ultimi quattro mesi dell'esercizio finanziario il direttore può stornare: - un massimo del 25 % del totale degli stanziamenti all'interno di ciascun capitolo; - stanziamenti da capitolo a capitolo all'interno dello stesso titolo fino ad un aumento dell'importo totale degli stanziamenti all'interno di ciascun capitolo pari a non più del 25 %. Il direttore informa il consiglio di amministrazione tre settimane prima di effettuare gli storni. 2. Il direttore può proporre storni di stanziamenti diversi da quelli previsti nel paragrafo 1. Il consiglio di amministrazione decide su tali proposte di storno deliberando all'unanimità. 3. In deroga al paragrafo 2, nessuno stanziamento può essere stornato verso o a partire dal titolo relativo alle spese per il personale. TITOLO III ESECUZIONE DEL BILANCIO SEZIONE I Disposizioni generali Articolo 18 Il bilancio è eseguito secondo il principio della separazione degli ordinatori, dei contabili e del controllore finanziario. Le funzioni di ordinatore, contabile e controllore finanziario sono incompatibili fra loro. Articolo 19 1. Ai sensi dell'articolo 29, paragrafo 3, della convenzione Europol, il direttore, in quanto tenuto a rendere conto al Consiglio, cura l'esecuzione del bilancio conformemente al presente regolamento, sotto la propria responsabilità e nei limiti degli stanziamenti assegnati. Il direttore può delegare i propri poteri alle condizioni da lui specificate ed entro i limiti fissati nell'atto di delega, che viene notificato al delegato, al contabile, al controllore finanziario, al consiglio di amministrazione ed al comitato di controllo comune. 2. Ogni tre mesi il direttore riferisce al consiglio di amministrazione e al comitato finanziario sull'esecuzione del bilancio. Articolo 20 1. È nominato un controllore finanziario, ai sensi dell'articolo 35, paragrafo 7, della convenzione Europol. Il controllore finanziario può essere assistito nelle sue mansioni o temporaneamente sostituito da uno o più controllori finanziari subalterni, designati anch'essi a norma dell'articolo 35, paragrafo 7, della convenzione Europol. 2. Nell'esercizio delle sue funzioni il controllore finanziario è tenuto a rendere conto unicamente al consiglio di amministrazione. 3. Il controllore finanziario è responsabile del controllo: - dell'impegno di tutte le spese, - dell'esborso di tutte le spese, - di tutte le entrate. In deroga all'articolo 25, paragrafo 2, all'articolo 26, paragrafi 2 e 4, all'articolo 27, paragrafo 2, all'articolo 29, paragrafo 3, e all'articolo 34, paragrafo 2, del presente regolamento e conformemente all'articolo 35, paragrafo 7, della convenzione Europol, le modalità di esecuzione previste all'articolo 57, paragrafo 2, del presente regolamento possono contemplare un controllo a posteriori da parte del controllore finanziario per entrate o spese di scarsa entità. 4. Il controllore finanziario provvede inoltre a riesaminare, valutare e riferire in merito alla validità, all'adeguatezza e all'applicazione dei sistemi, delle procedure e dei relativi controlli interni. Le relazioni su ogni singola ispezione, valutazione e indagine sono presentate al direttore e al consiglio di amministrazione. Il direttore notifica al consiglio di amministrazione le misure da adottare in seguito ad ogni relazione. 5. Per ogni esercizio il controllore finanziario presenta al consiglio di amministrazione una relazione sulle attività interne di supervisione per l'anno in questione. Articolo 21 La riscossione delle entrate ed il pagamento delle spese sono effettuati da un contabile, che viene nominato dal direttore e rende conto a quest'ultimo. Ai sensi dell'articolo 32, paragrafo 2, il contabile è il solo abilitato al maneggio dei fondi e dei valori. Egli è il responsabile della custodia dei medesimi. Il contabile può essere assistito nel suo compito da uno o più contabili subalterni, designati secondo le stesse modalità del contabile. Articolo 22 In deroga all'articolo 3, paragrafo 1, e all'articolo 4, paragrafo 1: a) possono essere detratti dall'importo delle note di spese, delle fatture o degli estratti conto, che sono quindi oggetto di un ordine di pagamento al netto: - i recuperi delle somme indebitamente pagate, i quali possono essere operati mediante deduzione in occasione di una nuova liquidazione della stessa natura, effettuata sullo stesso capitolo, articolo ed esercizio ai quali l'indebito pagamento è stato imputato; - il valore dei veicoli, degli apparecchi, dei materiali e degli impianti restituiti conformemente agli usi commerciali in occasione dell'acquisto di veicoli, apparecchi, materiali ed impianti nuovi della stessa natura. Non sono contabilizzati separatamente come entrate gli sconti, i ristorni e i ribassi detratti da fatture e note di spesa; b) possono essere riutilizzati sulla linea che ha sostenuto la spesa iniziale: - le entrate provenienti dalla restituzione di somme indebitamente pagate su stanziamenti di bilancio, - i proventi di forniture e prestazioni di servizi effettuati a favore di altre istituzioni o organismi, - l'importo delle indennità di assicurazione riscosse, - i rimborsi degli oneri fiscali incorporati nel prezzo dei prodotti o delle prestazioni forniti all'Europol, - i proventi della vendita di veicoli, apparecchi, materiali ed impianti ceduti in occasione del loro rinnovo o della loro riforma. Le operazioni di riutilizzo devono aver luogo prima della chiusura dell'esercizio successivo a quello durante il quale è stata incassata l'entrata. Il piano contabile di cui all'articolo 48 prevede dei conti d'ordine che permettono di seguire le operazioni di riutilizzo sia in entrata che in uscita; c) possono essere compensate le differenze di cambio registrate nel corso dell'esecuzione del bilancio, nonché gli interessi creditori e debitori relativi alle operazioni di tesoreria. Solo il risultato finale, positivo o negativo, è riportato nel saldo dell'esercizio. Articolo 23 Il saldo di ciascun esercizio è iscritto nel bilancio del secondo esercizio successivo a quello di riferimento, conformemente all'articolo 40, paragrafo 2. Articolo 24 Ove le entrate e le spese vengano gestite con sistemi informatici integrati, le disposizioni della sezione II del presente titolo e il titolo IV vengono applicate tenendo conto delle possibilità e necessità di una gestione informatica. A tal fine: - i documenti giustificativi possono rimanere presso l'ordinatore o il contabile a fini di verifica; - le firme e i visti possono essere apposti mediante la procedura informatizzata adeguata. Le condizioni di esecuzione del presente articolo sono determinate dalle modalità di esecuzione previste all'articolo 57, paragrafo 2. SEZIONE II Gestione delle entrate e delle spese Articolo 25 1. Ogni misura o situazione che possa far sorgere o modificare un credito dell'Europol deve preventivamente formare oggetto di una previsione di credito da parte dell'ordinatore. Tale previsione menziona in particolare la natura e l'imputazione in bilancio dell'entrata nonché, per quanto possibile, l'importo previsto e la designazione del debitore. 2. Le previsioni di credito sono trasmesse al contabile che le sottopone al controllore finanziario per il visto. Il visto del controllore finanziario ha lo scopo di constatare: a) l'esattezza dell'imputazione delle entrate; b) la regolarità e la conformità della previsione rispetto alle pertinenti disposizioni. 3. Le previsioni di credito vistate sono registrate per memoria dal contabile. Articolo 26 1. Per la riscossione dei crediti dovuti all'Europol è necessario un ordine di riscossione dell'ordinatore. 2. Gli ordini di riscossione sono trasmessi al contabile, che li sottopone al controllore finanziario per il visto. Il visto del controllore finanziario ha lo scopo di constatare: a) l'esattezza dell'imputazione delle entrate; b) la regolarità e la conformità dell'ordine di riscossione rispetto alle pertinenti disposizioni; c) la regolarità dei documenti giustificativi; d) l'esattezza della designazione del debitore; e) la data di scadenza; f) l'applicazione dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2; g) l'esattezza dell'importo e della valuta della somma da riscuotere. 3. Il contabile prende a carcio gli ordini di riscossione debitamente compilati. Egli è tenuto a far sì che le entrate dell'Europol siano riscosse a tempo debito e che gli interessi dell'Europol siano salvaguardati. 4. Qualora rinunci a riscuotere un credito accertato, l'ordinatore trasmette preventivamente una proposta di annullamento al contabile, che la sottopone al controllore finanziario per il visto. Il vist del controllore finanziario ha lo scopo di certificare la regolarità della rinuncia e la sua conformità ai principi di una sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2. Articolo 27 1. Ogni provvedimento di natura tale da comportare una spesa a carico del bilancio corrente o di uno successivo deve essere preventivamente oggetto di una proposta di impegno da parte dell'ordinatore. Tale proposta indica la destinazione della spesa, l'importo stimato necessario, l'imputazione della spesa al bilancio e la designazione del credito. Gli impegni provvisori possono essere contabilizzati tra le spese correnti. 2. Le proposte di impegno sono trasmesse al contabile, che le sottopone al controllore finanziario per il visto. Il visto del controllore finanziario ha lo scopo di constatare: a) la presentazione della proposta d'impegno in conformità del paragrafo 1; b) l'esattezza dell'imputazione; c) la disponibilità degli stanziamenti; d) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili; e) l'applicazione dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2. 3. Il visto non può essere subordinato a condizioni. 4. La proposta di impegno approvata viene registrata dal contabile. Articolo 28 1. La liquidazione di una spesa da parte dell'ordinatore ha lo scopo di: a) verificare l'esistenza dei diritti del creditore; b) determinare o verificare l'esistenza e l'importo del credito; c) verificare le condizioni di esigibilità del credito; d) verificare che i beni siano stati consegnati o i servizi forniti come prescritto. 2. Ogni liquidazione di spesa è subordinata alla presentazione dei documenti giustificativi che attestano i diritti acquisiti dal creditore. L'ordinatore e un altro agente effettuano la verifica di cui al paragrafo 1, lettera d), apponendo la loro firma. L'ordinatore può far effettuare le verifiche sotto la propria responsabilità. 3. Le retribuzioni e indennità sono liquidate conformemente a tabelle collettive stabilite a cura dell'Ufficio del personale, salvo il caso in cui risulti necessaria una liquidazione individuale. Articolo 29 1. L'ordinazione è l'atto con il quale l'ordinatore dà al contabile, mediante l'emissione di un ordine di pagamento, l'ordine di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione. 2. Gli ordini di pagamento devono menzionare: - l'esercizio d'imputazione; - l'articolo del bilancio ed ogni altra suddivisione eventualmente necessaria; - l'importo e la valuta della somma da pagare; - li nome e l'indirizzo del beneficiario; - l'oggetto della spesa; - per quanto possibile, il modo di pagamento; - i numeri e le date dei visti d'impegno corrispondenti. Essi sono corredati dei documenti giustificativi originali oppure, in circostanze eccezionali, di copie certificate conformi. 3. Gli ordini di pagamento sono inviati al contabile, che li sottopone al visto del controllore finanziario. Il visto del controllore finanziario ha lo scopo di constatare: a) la regolarità dell'emissione dell'ordine di pagamento; b) la concordanza dell'ordine di pagamento con l'impegno di spesa e l'esattezza del suo importo, tenendo conto dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2; c) l'esattezza dell'imputazione; d) la disponibilità degli stanziamenti; e) la regolarità dei documenti giustificativi; f) l'esattezza della designazione del beneficiario. 4. Dopo il visto, l'originale dell'ordine di pagamento, cui sono allegati i documenti giustificativi, è trasmesso al contabile. Articolo 30 In caso di versamento di acconti, il primo ordine di pagamento è corredato dei documenti che comprovano i diritti del creditore al pagamento dell'acconto. Negli ordini di pagamento successivi si fa riferimento ai documenti giustificativi già presentati. Articolo 31 1. Il pagamento è l'atto finale che libera l'Europol dai suoi obblighi verso i creditori. Il pagamento delle spese è assicurato dal contabile entro i limiti dei fondi disponibili. In caso di errore materiale, di contestazione relativa alla validità della quietanza liberatoria o d'inosservanza delle forme prescritte dal presente regolamento, il contabile deve sospendere i pagamenti. 2. In caso di sospensione di un pagamento, il contabile precisa i motivi della sospensione in una dichiarazione scritta che egli trasmette all'ordinatore e, per conoscenza, al controllore finanziario. Articolo 32 1. I pagamenti vengono effettuati, di massima, tramite un conto bancario o i conti correnti postali. Il direttore apre tali conti bancari e conti correnti postali in nome dell'Europol. La procedura per l'apertura, la gestione e l'uso di questi conti è stabilita nelle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2. 2. Per gli assegni e i trasferimenti postali o bancari è necessaria la firma congiunta di due agenti abilitati dal direttore, fra cui necessariamente quella del contabile. Articolo 33 Per il pagamento di talune categorie di spese si possono costituire casse di anticipi, secondo le modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2. Soltanto il contabile può alimentare la cassa di anticipi, salvo nelle circostanze particolari previste nelle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2. Articolo 34 1. Il contabile può concedere anticipi al personale se ciò è esplicitamente previsto da una disposizione del regolamento o dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2. Il contabile può concedere un anticipo destinato a coprire quanto un agente deve sborsare per conto dell'Europol. 2. Al di fuori delle casse di anticipi di cui all'articolo 33, non può essere pagato alcun anticipo che non sia stato preventivamente vistato dal controllore finanziario. Articolo 35 1. Il controllore finanziario, qualora rifiuti il visto previsto all'articolo 25, paragrafo 2, all'articolo 26, paragrafo 2, all'articolo 26, paragrafo 4, all'articolo 27, paragrafo 2, all'articolo 29, paragrafo 3, o all'articolo 34, paragrafo 2, motiva il rifiuto in una dichiarazione scritta che è trasmessa al contabile, il quale informa l'ordinatore del rifiuto. 2. Nell'eventualità di un rifiuto del visto il direttore può, salvi i casi di disponibilità dubbia degli stanziamenti, confermare la previsione di credito, l'ordine di riscossione, la proposta di annullamento, l'impegno di spesa, l'ordine di pagamento o l'anticipo con una decisione motivata. La previsione di credito, l'ordine di riscossione, la proposta di annullamento, l'impegno di spesa, l'ordine di pagamento o l'anticipo sono quindi considerati emessi in tutta validità. Il consiglio di amministrazione ed il comitato di controllo comune sono immediatamente informati ogniqualvolta sia applicata la presente disposizione. Articolo 36 Ai sensi dell'articolo 5, paragrafo l9, della convenzione Europol, le spese relative alle attività degli ufficiali di collegamento sono di norma sostenute dagli Stati membri d'origine. Tuttavia, le spese relative alle attività svolte da ufficiali di collegamento per conto dell'Europol e di concerto con lo Stato di origine, o richieste dall'Europol oppure che rientrano nelle competenze generali dell'Europol, sono imputate al bilancio dell'Europol, al quale sono altresì imputate le spese non attribuibili. SEZIONE III Contributi degli Stati membri Articolo 37 1. A norma dell'articolo 35, paragrafo 2, della convenzione Europol, il contributo di ciascuno Stato membro al bilancio dell'esercizio «t» è calcolato in base al prodotto nazionale lordo (in appresso «PNL») dell'esercizio «t -2» di tale Stato. Il contributo è espresso in ecu. 2. Nella stesura del bilancio i contributi sono calcolati in base alla stima del PNL, in valuta nazionale, usata nell'elaborare il progetto preliminare di bilancio delle Comunità europee per l'esercizio «t -2». La stima è convertita in ecu al tasso medio di cambio dell'esercizio «t -2». Articolo 38 1. Il direttore chiede i contributi per l'esercizio «t» anteriormente al 1° dicembre dell'anno «t -1» o entro un mese dall'adozione del bilancio, se la data è successiva. 2. Fatto salvo l'articolo 8, i contributi degli Stati membri sono versati integralmente anteriormente al 31 marzo dell'anno «t» o entro un mese dal giorno in cui sono richiesti, se la data è successiva. Il pagamenti avvengono in ecu o in moneta nazionale. 3. Sono addebitati interessi, al tasso normale da specificare nelle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2, sulla parte del contributo dello Stato membro non versata entro un mese dal termine specificato al paragrafo 2. Il consiglio di amministrazione è informato ogniqualvolta sia applicata la presente disposizione. Articolo 39 Gli articoli 37 e 38 si applicano per analogia agli eventuali bilanci suppletivi. Articolo 40 1. In base al conto di gestione per l'esercizio «t», elaborato in conformità dell'articolo 53, il direttore ricalcola, applicando le cifre del PNL per l'esercizio «t -2» fissate in valuta nazionale dalla Commissione europea ed il tasso medio di cambio per il medesimo esercizio, i contributi degli Stati membri necessari per finanziare la spesa effettiva dell'esercizio «t» e i riporti all'esercizio successivo. 2. Per tenere conto delle eccedenze dell'esercizio «t» e delle differenze tra le cifre del PNL provvisorie e quelle effettive per l'esercizio «t -2», si applica la seguente procedura: a) per gli Stati membri i cui contributi effettivamente versati per l'esercizio «t» superano i contributi necessari in conformità del paragrafo 1, l'importo versato in eccesso è dedotto dai contributi chiesti per l'esercizio «t +2»; b) per gli Stati membri i cui contributi effettivamente versati per l'esercizio «t» sono inferiori ai contributi necessari in conformità del paragrafo 1, l'importo insoluto è aggiunto ai contributi chiesti per l'esercizio «t +2». SEZIONE IV Stipulazione dei contratti e inventario Articolo 41 1. I contratti relativi agli acquisti e locazioni di immobili, di forniture, di mobilio e di materiale, alle prestazioni di servizi o all'esecuzione di lavori devono essere fatti per iscritto. 2. Essi sono conclusi in seguito a gare d'appalto, salvo quando riguardano l'acquisto di un immobile già costruito o l'affitto di un immobile. Tuttavia, si possono concludere sulla base di trattative private nei seguenti casi: a) nei limiti fissati dalle modalità di esecuzione previste all'articolo 57, paragrafo 2; b) quando per gli acquisti e le locazioni di forniture, mobilio e materiale, le prestazioni di servizi o i lavori, in casi di estrema urgenza, con ci si può attenere ai termini di una delle procedure per i bandi di gara; c) quando i bandi di gara sono rimasti senza risultato o i prezzi proposti sono inaccettabili; d) quando, per necessità tecniche o situazioni di fatto o di diritto, o per ragioni di sicurezza, l'esecuzione della prestazione può essere assicurata solo da un determinato imprenditore o fornitore; e) per i contatti di forniture, di servizi o di lavori supplementari che tecnicamente non possono essere separati dal contratto principale. Nei casi contemplati alle lettere a), b) e c), l'Europol è tuttavia tenuto a porre in competizione, per quanto possibile e con tutti i mezzi appropriati, i fornitori o gli imprenditori suscettibili di realizzare la prestazione che costituirà l'oggetto del contratto. 3. I bandi di gara sono, in linea di massima, diffusi in tutti gli Stati membri ed eventualmente in paesi terzi nella misura compatibile con lo sviluppo delle industrie nell'Unione europea. Tuttavia la loro diffusione può essere limitata qualora talune prestazioni, per il loro ammontare o per loro natura, non possano essere oggetto di una gara d'appalto generale. 4. Le procedure per i bandi di gara, i criteri di aggiudicazione, nonché le procedure per le revisioni dei prezzi successive alla stipulazione dei contratti sono determinati e disciplinati dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2, salvo restando che i criteri di assegnazione sono definiti per analogia con quelli previsti dalle direttive di cui all'articolo 44. 5. I contratti superiori al limite fissato dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2, sono soggetti all'autorizzazione del consiglio di amministrazione. Articolo 42 Nessuna discriminazione in base alla nazionalità può essere operata tra i cittadini degli Stati membri per i contratti stipulati dall'Europol. Articolo 43 1. Si può procedere in base a semplice fattura o nota spese quando il valore presunto delle forniture, dei servizi o dei lavori non superi i limiti fissati dalle modalità di esecuzione previste all'articolo 57, paragrafo 2. 2. A garanzia dell'esecuzione dei contratti, si può esigere dai fornitori o dagli imprenditori, tra le clausole di garanzia, la costituzione di una cauzione preventiva. L'ammontare della cauzione è fissato in base alle condizioni commerciali e ai capitolati abituali. In caso di mancata esecuzione di un contratto o di ritardo nella sua esecuzione, l'Europol viene indennizzato di tutte le perdite, interessi e spese in modo da ottenere un'adeguata riparazione del danno subito prelevando in particolare la somma sulla cauzione, sia che quest'ultima sia versata direttamente dal fornitore o dall'imprenditore oppure da un terzo. Articolo 44 Per la stipulazione dei contratti i cui importi raggiungano o superino i livelli indicati dalle direttive del Consiglio che coordinano le procedure per le stipulazione di contratti in materia di lavori pubblici, forniture e servizi, l'Europol deve conformarsi agli stessi obblighi che incombono, in virtù di dette direttive, ai soggetti degli Stati membri. Articolo 45 1. È tenuto un inventario permanente per quantità e valore di tutti i beni mobili ed immobili che costituiscono il patrimonio dell'Europol. In tale inventario figurano soltanto i beni mobili il cui valore supera un importo fissato dalle modalità d'esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2. 2. Qualsiasi acquisto di tali beni mobili o immobili viene iscritto nell'inventario permanente prima del pagamento. Sulla fattura o sul documento allegato, compilati ai fini del pagamento della spesa, si fa riferimento a tale iscrizione. 3. L'Europol fa verificare dai propri servizi la concordanza tra le scritture d'inventario e la situazione di fatto. Articolo 46 1. Le vendite di beni mobili sono oggetto di una pubblicità appropriata. 2. La cessione, a titolo oneroso o gratuito, lo scarto, la locazione, la scomparsa in seguito a perdita, furto od altre cause, dei beni inventariati devono essere dichiarati o fatti rilevare mediante dichiarazione o processo verbale da parte dell'ordinatore. La dichiarazione o il processo verbale sono trasmessi al contabile, che li sottopone al visto del controllore finanziario. La dichiarazione o il processo verbale devono in particolare costatare l'obbligo eventuale della sostituzione a carico di un agente dell'Europol o di qualsiasi altra persona. 3. Gli agenti non possono acquisire beni mobili venduti dall'Europol, tranne nel caso di asta pubblica. 4. La messa a disposizione a titolo gratuito di beni immobili o di grandi impianti dà luogo alla stipulazione di contratti sottoposti al visto del controllore finanziario. 5. L'articolo 4, paragrafo 3, si applica per analogia. SEZIONE V Contabilità Articolo 47 1. La contabilità è tenuta in ecu per esercizio finanziario col metodo della partita doppia. Essa riproduce la totalità delle entrate e delle spese dell'esercizio ed è accompagnata dai documenti giustificativi. La contabilità viene chiusa alla fine dell'esercizio finanziario per permettere di stabilire il bilancio finanziario ed il conto di gestione di cui all'articolo 53. Il conto di gestione deve essere sottoposto al controllore finanziario. 2. Il conto di gestione e il bilancio finanziario sono compilati in ecu. Articolo 48 1. Il piano contabile stabilisce una distinzione tra conti degli oneri e proventi di bilancio, da un lato, e conti di bilancio, dall'altro. Esso comprende infatti due parti: a) i conti degli oneri e proventi di bilancio, che permettono di seguire in modo particolareggiato l'esecuzione del bilancio; b) i conti di bilancio, che consentono di determinare la situazione patrimoniale dell'Europol. Tali conti precisano altresì l'incidenza prevista dagli obblighi giuridici dell'Europol. 2. Ogni anticipo è contabilizzato su un conto provvisorio e regolarizzato al più tardi durante l'esercizio successivo al pagamento di questo anticipo, ad eccezione di quelli a carattere permanente che vengono riesaminati periodicamente. Tuttavia, gli anticipi di cui all'articolo 34 sono liquidati in linea generale nelle sei settimane successive alla realizzazione dell'obiettivo per il quale sono stati accordati. 3. Le condizioni particolareggiate per la compilazione e il funzionamento del piano contabile, sia per le operazioni patrimoniali sia per quelle di bilancio, comprese le norme contabili, sono determinate dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2. 4. I documenti giustificativi relativi alla contabilità e alla compilazione dei conti di gestione e del bilancio finanziario sono conservati per un quinquennio dalla data della decisione di scarico sull'esecuzione dello stato del bilancio prevista all'articolo 55, paragrafo 2. Tuttavia, i documenti relativi ad operazioni non definitivamente chiuse sono conservati oltre tale periodo e sino alla fine dell'esercizio successivo a quello di chiusura di dette operazioni. SEZIONE VI Responsabilità degli ordinatori, dei contabili e degli amministratori delle anticipazioni e del controllore finanziario Articolo 49 1. Ogni ordinatore impegna la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria quando impegna una spesa o firma un ordine di pagamento senza osservare il presente regolamento. Ciò vale anche quando egli trascura di compilare un atto che dia origine ad un credito o quando trascura o ritarda, senza giustificazione, l'emissione di ordini di riscossione. 2. Ogni contabile ed ogni contabile subalterno impegna la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria nei seguenti casi: a) quando non rispetta l'articolo 31, paragrafo 1; b) quando effettua pagamenti non conformi all'importo e alla valuta indicati nell'ordine di pagamento; c) quando paga a una persona diversa dall'avente diritto. 3. Il contabile e i contabili subalterni si assicurano contro i rischi nei quali incorrono ai sensi del paragrafo 2. L'Europol copre le relative spese di assicurazione. 4. Ogni amministratore delle anticipazioni impegna la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria: a) quando non può giustificare con documenti regolari i pagamenti che effettua; b) quando paga a una persona diversa dall'avente diritto. 5. Il controllore finanziario ed i controllori finanziari subalterni impegnano la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria quando superano gli stanziamenti di bilancio o se si rendono colpevoli di negligenza grave nell'esercizio delle loro funzioni. 6. La responsabilità pecuniaria e la responsabilità disciplinare degli ordinatori, del contabile, dei contabili subalterni e degli amministratori delle anticipazioni possono essere impegnate in conformità delle disposizioni pertinenti dello Statuto del personale dell'Europol. Questa disposizione si applica parimenti, mutatis mutandis, alla responsabilità pecuniaria e alla responsabilità disciplinare dei controllori finanziari e dei controllori finanziari subalterni. TITOLO IV RENDIMENTO E VERIFICA DEI CONTI SEZIONE I Rendimento dei conti Articolo 50 Il direttore stabilisce e presenta annualmente un conto di gestione ed un bilancio finanziario che descrive l'attivo e il passivo al 31 dicembre dell'esercizio trascorso, in conformità dell'articolo 36, della convenzione Europol. Il conto di gestione comprendere la totalità delle operazioni di entrata e di spesa concernenti l'esercizio trascorso. Esso è presentato nella stessa forma e secondo le stesse suddivisioni del bilancio. Il bilancio finanziario comprendere, all'attivo, l'importo delle entrate da riscuotere e, al passivo, l'importo delle spese imputabili all'esercizio finanziario non ancora contabilizzate nei conti. A questo bilancio è allegata una situazione contabile in movimenti e saldi, al 31 dicembre dell'esercizio trascorso. Articolo 51 1. Entro il 31 maggio dell'anno successivo all'esercizio, il direttore trasmette, in confromità dell'articolo 36, paragrafo 1, della convenzione Europol, il conto di gestione, il bilancio finanziario e la relazione sui conti annuali al Consiglio, al comitato di controllo comune e, per conoscenza, al consiglio di amministrazione e al comitato finanziario. 2. La relazione annuale descrive in particolare: a) gli impegni contratti e i pagamenti a carico dell'esercizio; b) le entrate e le spese totali iscritte a ciascun articolo del bilancio; c) gli stanziamenti inutilizzati alla fine dell'esercizio e non riportati all'esercizio successivo; d) gli stanziamenti riportati all'esercizio successivo ai sensi dell'articolo 6; e) la destinazione degli stanziamenti riportati dal precedente esercizio; f) una giustificazione per i casi in cui le entrate o le spese sono state superiori o inferiori a quanto preventivato nel bilancio; g) l'attivo e il passivo dell'Europol; h) gli investimenti in capitale effettuati durante l'esercizio; i) le eventuali spiegazioni che si rendessero necessarie per una corretta comprensione dei conti annuali, inclusa una valutazione della situazione finanziaria futura dell'Europol. SEZIONE II Verifica dei conti Articolo 52 Scopo del controllo, effettuato dal comitato di controllo comune, in conformità delle pratiche riconosciute, sui documenti e, all'occorrenza, sul posto, è constatare la legittimità e la regolarità delle entrate e delle spese rispetto alle disposizioni della convenzione Europol, del bilancio e del presente regolamento, in particolare l'articolo 2, nonché accertare la sana gestione finanziaria. Articolo 53 1. Il direttore fornisce ai membri del comitato di controllo comune ogni informazione e tutta l'assistenza di cui essi ritengano di aver bisogno per l'assolvimento della loro missione. In particolare, il direttore mette a loro disposizione tutti i conti relativi a movimenti di denaro e di materiali, le attestazioni contabili e i documenti ed i registri che i membri del comitato ritengano necessari per la verifica del conto di gestione. I membri del comitato di controllo comune hanno personalmente accesso a tutti gli edifici dell'Europol ed hanno diritto ad interrogare il direttore, i vicedirettori ed i dipendenti dell'Europol responsabili di operazioni di entrata o di spesa. 2. In deroga al paragrafo 1, il direttore può, in circostanze eccezionali, rifiutare ai membri del comitato di controllo comune l'accesso alle informazioni, sotto qualsiasi forma, cui si applicano disposizioni della convenzione Europol o atti adottati in loro applicazione in materia di riservatezza. Il direttore informa immediatamente il consiglio di amministrazione ogniqualvolta applichi questa disposizione. Il consiglio di amministrazione può autorizzare, con decisione unanime, l'accesso dei membri del comitato di controllo comune alle informazioni in questione. 3. I membri del comitato di controllo comune e i loro assistenti considerano riservate tutte le informazioni sull'Europol e sulle sue attività così acquisite. 4. La relazione di revisione di cui all'articolo 36, paragrafo 3, della convenzione Europol può essere pubblicata, in tutto o in parte, soltanto previa approvazione unanime del consiglio di amministrazione. Articolo 54 1. Oltre ad essere competente della revisione dei conti, il comitato di controllo comune formula le osservazioni appropriate sui metodi contabili utilizzati nonché, in generale, sulle implicazioni finanziarie delle prassi amministrative seguite. 2. Le osservazioni che il comitato di controllo comune reputa necessario inserire nella relazione di revisione di cui all'articolo 36, paragrafo 3, della convenzione Europol sono segnalate al direttore e al controllore finanziario. Questi trasmettono al comitato di controllo comune la loro replica a tali osservazioni. Articolo 55 1. Il comitato di controllo comune presenta, entro e non oltre il 31 ottobre, la relazione sui conti dell'esercizio trascorso. In essa il comitato indica la portata e la natura della revisione effettuata, formula osservazioni sui conti e sul bilancio ed effettua una breve valutazione della gestione finanziaria dell'Europol. La relazione di revisione, corredata delle repliche del direttore e del controllore finanziario, è presentata al consiglio di amministrazione entro e non oltre il 31 dicembre. 2. Sulla base di un parere del comitato finanziario, il consiglio di amministrazione elabora una raccomandazione al Consiglio sullo scarico da dare al direttore per l'esecuzione del bilancio. Entro il 30 aprile dell'anno successivo e in conformità dell'articolo 36, paragrafo 5, della convenzione Europol, il Consiglio decide su tale scarico. 3. Il direttore adotta ogni misura utile per dar seguito alle osservazioni contenute nelle decisioni di scarico. 4. Il controllore finanziario tiene conto delle osservazioni contenute nelle decisioni di scarcio. TITOLO V DISPOSIZIONI FINALI Articolo 56 Il consiglio di amministrazione informa, il più rapidamente possibile, i comitato di controllo comune di tutte le decisioni e misure prese in esecuzione degli articoli 6, 8, 17 e 20. La designazione degli ordinatori, del contabile, dei contabili subordinati e degli amministratori delle anticipazioni, nonché le deleghe e le designazioni effettuate in virtù dell'articolo 19, paragrafo 1, e dell'articolo 21 sono notificate al comitato comune e al controllore finanziario. Il consiglio di amministrazione trasmette al comitato di controllo comune i regolamenti interni che esso adotta in materia finanziaria. Articolo 57 1. Le modifiche del presente regolamento sono adottate a norma dell'articolo 35, paragrafo 9, della convenzione Europol previa consultazione del comitato di controllo comune. 2. Il consiglio di amministrazione, su proposta del direttore e previa consultazione del controllore finanziario e del comitato finanziario, emana le modalità di esecuzione del presente regolamento. Esso si pronuncia all'unanimità. Articolo 58 1. Quando inizia le sue attività, l'Europol subentra automaticamente all'Unità Droga Europol in tutti i diritti ed obblighi finanziari iscritti nei suoi conti. 2. A norma dell'articolo 45, paragrafo 5, della convenzione Europol, l'Europol diventa proprietario di tutte le attrezzature finanziate mediante il bilancio comune dell'Unità Droga Europol, sviluppate o prodotte da detta Unità o messe a sua disposizione permanente e gratuita dal governo dei Paesi Bassi. 3. Quando l'Europol inizia le sue attività, il coordinatore dell'Unità Droga Europol presenta al Consiglio una relazione sugli estratti contabili dell'Unità, nonché un inventario di tutta l'attrezzatura di cui l'Europol assume la proprietà conformemente al paragrafo 2. Tale relazione è altresì trasmessa al revisore dei conti dell'Unità Droga Europol e al comitato di controllo comune. Articolo 59 Il presente regolamento entra in vigore il 1° febbraio 1999. Fatto a Bruxelles, addì 18 gennaio 1999. Per il Consiglio Il Presidente O. LAFONTAINE (1) GU C 316 del 27.11.1995, pag. 1. (2) GU L 350 del 31.12.1994, pag. 27.