RELAZIONE sul rendiconto finanziario del Centro di traduzione degli organi dell'Unione europea (CTOU-Lussemburgo) per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997, corredata della risposta del Centro (98/C 406/06)

1.1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione del Centro di traduzione degli organi dell'Unione europea, conformemente all'articolo 14, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio (1).

1.2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario del Centro di traduzione degli organi dell'Unione europea relativo all'esercizio chiuso al 31 dicembre 1997. Conformemente all'articolo 14, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario (2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne stabilite dall'articolo 15 del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio. La Corte esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea.

1.3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha peraltro esaminato i documenti contabili e attuato le procedure di controllo ritenute necessarie a seconda del caso. Il giudizio espresso dalla Corte poggia sui risultati di questo controllo.

1.4. L'esame consente alla Corte di affermare che i conti per l'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1997 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DEL CENTRO DI TRADUZIONE DEGLI ORGANI DELL'UNIONE EUROPEA PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1997

Contabilità di bilancio e generale

1.5. Sebbene il Centro sia al terzo esercizio di attività (di cui due esercizi completi), la contabilità di bilancio è ancora tenuta mediante un foglio elettronico e non un software contabile adeguato. L'impiego di un foglio elettronico era già stato criticato dalla Corte nella propria relazione relativa agli esercizi precedenti (3).

1.6. Il Centro dovrebbe dotarsi di un sistema di contabilità analitica al fine di conoscere il costo reale dei servizi prestati agli organi utilizzatori.

Convenzioni con la Commissione

1.7. Nel 1996 e nel 1997, il Centro ha concluso alcune convenzioni con la Commissione per traduzioni che, in linea di massima, dovevano essere effettuate dal Centro ma che sono state affidate al servizio di traduzione di quest'ultima. Il costo, a carico del bilancio del Centro, delle prestazioni fornite in tale contesto, è ammontato a 0,4 Mio ECU per il 1996 e a 0,2 Mio ECU per il 1997 (l'importo comprende 0,06 Mio ECU per lavori diversi dalla traduzione quali l'armonizzazione terminologica e la normalizzazione).

1.8. Il fatto che, nelle convenzioni concluse, la base di fatturazione (in giorni) sia diversa dalla base di controllo del lavoro svolto (in pagine) non consente alla Corte di pronunciarsi sulla fondatezza degli importi indicati. Non è stato peraltro possibile spiegare la differenza nel prezzo di costo tra una pagina tradotta nel 1996 (36 ECU per pagina) e una pagina tradotta nel 1997 (82 ECU per pagina). La documentazione relativa ai lavori di armonizzazione terminologica e di normalizzazione, per un importo di 0,06 Mio ECU, non è soddisfacente.

Bilancio

1.9. Soltanto il 58 %, vale a dire 0,89 Mio ECU, degli stanziamenti riportati di diritto dall'esercizio 1996 è stato utilizzato. Il forte tasso di annullamento che ne deriva è imputabile al fatto che erano stati effettuati riporti per 0,65 Mio ECU che non rispondevano ad impegni precisi.

1.10. Per il 1997, i pagamenti raggiungono soltanto il 57,1 % degli stanziamenti dell'esercizio (vale a dire 9,92 Mio ECU); il 30,3 % di tali stanziamenti è stato riportato di diritto all'esercizio 1998 e il 12,6 % è stato annullato.

1.11. L'articolo 13 del regolamento finanziario del Centro prevede la pubblicazione del bilancio sulla Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Ciò non è avvenuto.

Modalità di esecuzione del regolamento finanziario

1.12. Al momento dei controlli della Corte (marzo 1998), le modalità di esecuzione del regolamento finanziario del Centro, esso stesso risalente al settembre 1996, non erano ancora state adottate.

Sede

1.13. A partire dal mese di aprile 1997, il Centro occupa degli uffici messi a sua disposizione dal governo lussemburghese. Questa messa a disposizione non ha ancora formato oggetto di un accordo scritto che ne precisi le condizioni di utilizzazione.

Saldo dell'esercizio

1.14. In contrasto con le disposizioni dell'articolo 32 del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale, il Centro non ha iscritto nei propri bilanci successivi il saldo di ciascuno degli esercizi precedenti.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 29 ottobre 1998.

Per la Corte dei conti

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Tabella 1 Bilancio finanziario degli esercizi 1996 e 1997

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

Fonte: Presentazione elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dal Centro.

>SPAZIO PER TABELLA>

(1) GU L 314 del 7.12.1994, pag. 1.

(2) Conformemente all'articolo 14, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio, il rendiconto di tutte le entrate e le spese del Centro relativo all'esercizio finanziario 1997 è stato stabilito il 25 febbraio 1998 e trasmesso al consiglio di amministrazione del Centro, alla Commissione ed alla Corte dei conti. Tale rendiconto è pervenuto alla Corte il 3 marzo 1998. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) GU C 393 del 29.12.1997, pag. 47.

RISPOSTA DEL CENTRO DI TRADUZIONE

Contabilità di bilancio e generale

1.5. Come indicato nella risposta alla relazione relativa agli esercizi precedenti, il Centro ha sempre ritenuto che il software utilizzato per la contabilità di bilancio non sia adeguato ai propri bisogni. Il Centro, unitamente ad altre agenzie, ha elaborato un accordo che prevede una cellula di coordinamento incaricata dell'installazione e del supporto del SINCOM 2. Suddetto accordo è stato accolto favorevolmente dagli organi competenti.

Nel giugno scorso, il Centro ha effettuato uno studio relativo all'installazione del SINCOM2 allo scopo di fare avanzare tale pratica il più rapidamente possibile; attualmente si prevede di disporre della versione di prova nel corso della prima settimana del mese di novembre.

1.6. Il Centro è perfettamente conscio dell'importanza fondamentale di disporre di un sistema efficiente di contabilità dei costi. Si prevede di completare il SINCOM2 integrandovi dei moduli necessari alla contabilità generale e a quella analitica. Nel 1998 il Centro si è avvalso del software Excel per i calcoli analitici.

Convenzioni con la Commissione

1.8. La scelta del criterio di fatturazione in giorni è stata fatta dalla Commissione, poiché le prestazioni che essa fornisce al Centro non riguardano solo la traduzione di documenti, ma anche dei servizi di terminologia, l'assistenza per la standardizzazione, l'utilizzazione di banche dati, ecc.

Il Centro tenterà di giungere ad un accordo con la Commissione per predisporre in futuro una documentazione più dettagliata, benché gli importi corrispondenti a tali prestazioni siano in diminuzione (0,4 Mio ECU per il 1996, 0,2 Mio ECU per il 1997, 0,45 Mio ECU previsti per il 1998).

Bilancio

1.9. e 1.10. Visto il numero elevato di traduzioni effettuate dai freelance e date le lacune tanto del sistema contabile in Excel quanto del sistema di controllo delle traduzioni, la determinazione dell'importo relativo ai buoni d'ordinazione delle traduzioni in corso alla fine dell'esercizio ha comportato alcune difficoltà nel 1997. Nel 1998, per risolvere tale problema, il Centro si è avvalso di una banca dati per il controllo delle traduzioni e ha iniziato l'installazione del SINCOM 2 allo scopo di disporre degli strumenti necessari per effettuare un calcolo corretto sin dalla chiusura dell'esercizio.

1.11. Il costo relativamente elevato della pubblicazione del bilancio nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee ha fatto sì che il Centro, in collaborazione con altre quattro agenzie, abbia negoziato un accordo con l'Ufficio delle pubblicazioni per una pubblicazione comune dei bilanci. Suddetta negoziazione è in corso per quanto concerne il bilancio relativo al 1998. Il Parlamento europeo, da parte sua, propone di prevedere una pubblicazione dei bilanci delle agenzie via Internet, previa pubblicazione nella Gazzetta ufficiale di un avviso con rinvio al rispettivo sito.

Modalità di esecuzione del regolamento finanziario

1.12. Il progetto delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario è sottoposto al parere del controllore finanziario. Con riserva di un parere favorevole, esso figura per approvazione all'ordine del giorno del consiglio di amministrazione del 26 ottobre 1998.

Sede

1.13. Il Centro sta finalizzando un progetto di accordo relativo alla sede e alla sicurezza che sarà sottoposto alle autorità lussemburghesi.

Saldo dell'esercizio

1.14. Il regolamento finanziario del Centro non prevede la possibilità di iscrivere nei propri bilanci successivi il saldo degli esercizi precedenti. Il Centro prenderà in considerazione una modifica del proprio regolamento finanziario allo scopo di prevedere tale possibilità.