DECISIONE (UE) 2015/355 DEL CONSIGLIO

del 2 marzo 2015

che adotta il regolamento interno del comitato del Fondo europeo di sviluppo

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto il trattato sull'Unione europea,

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,

visto l'accordo interno tra i rappresentanti dei governi degli Stati membri dell'Unione europea riuniti in sede di Consiglio, relativo al finanziamento degli aiuti dell'Unione europea forniti nell'ambito del quadro finanziario pluriennale per il periodo 2014-2020 in applicazione dell'accordo di partenariato ACP-UE e all'assegnazione di assistenza finanziaria ai paesi e territori d'oltremare cui si applicano le disposizioni della parte quarta del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (1) («accordo interno»), in particolare l'articolo 8, paragrafo 5,

vista la proposta della Commissione europea,

considerando quanto segue:

L'accordo di partenariato tra i membri del gruppo degli Stati dell'Africa, dei Caraibi e del Pacifico, da un lato, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall'altro, firmato a Cotonou il 23 giugno 2000 (2) , come modificato una prima volta a Lussemburgo il 25 giugno 2005 (3) e come modificato una seconda volta a Ouagadougou il 22 giugno 2010 (4) («accordo di partenariato ACP-UE»), prevede che siano definiti protocolli finanziari per ciascun periodo quinquennale.

Il 26 giugno 2013, i rappresentanti dei governi degli Stati membri, riuniti in sede di Consiglio, hanno adottato un accordo interno in conformità al partenariato ACP-UE che prevede l'istituzione di un comitato del Fondo europeo di sviluppo composto da rappresentanti dei governi degli Stati membri.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

È adottato il regolamento interno del comitato del Fondo europeo di sviluppo che figura in allegato.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

(1) GU L 210 del 6.8.2013, pag. 1.

(2) GU L 317 del 15.12.2000, pag. 3.

(3) GU L 287 del 28.10.2005, pag. 4.

(4) GU L 287 del 4.11.2010, pag. 3.

(5) Decisione 2013/755/UE del Consiglio, del 25 novembre 2013, relativa all'associazione dei paesi e territori d'oltremare all'Unione europea («Decisione sull'associazione d'oltremare») (GU L 344 del 19.12.2013, pag. 1).

(6) Regolamento (UE) 2015/322 del Consiglio, del 2 marzo 2015, relativo all'esecuzione dell'11o Fondo europeo di sviluppo (GU L 58 del 3.3.2015, pag. 1).

ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DEL FONDO EUROPEO DI SVILUPPO

Articolo 1

Composizione

Il comitato del Fondo europeo di sviluppo («comitato»), presieduto da un rappresentante della Commissione, è composto dalle delegazioni degli Stati membri («delegazioni»).

Un osservatore della Banca europea per gli investimenti (BEI) partecipa ai lavori del comitato in relazione alle questioni riguardanti la BEI.

Un rappresentante del segretariato generale del Consiglio assiste alle riunioni in qualità di osservatore.

Articolo 2

Consultazione del comitato

1. Il comitato è consultato nei casi e secondo le procedure di cui al regolamento (UE) 2015/322 del Consiglio (1) («regolamento relativo all'esecuzione dell'11o FES»), in particolare gli articoli 7, 9 e 14 e, ove pertinente, alla decisione 2013/755/UE del Consiglio (2) («decisione sull'associazione d'oltremare»). Per le competenze che gli sono state attribuite ai sensi della decisione sull'associazione d'oltremare, il comitato è denominato «comitato FES-PTOM».

2. Oltre ai casi di consultazione previsti al paragrafo 1:

a) la Commissione procede alla tempestiva pubblicazione sul suo sito web delle decisioni adottate sulla base degli articoli 14 e 15 del regolamento di esecuzione dell'11o FES e ne informa il comitato per via elettronica, con i mezzi più rapidi e affidabili;

b) la Commissione informa il comitato su qualsiasi ritardo o difficoltà nell'esecuzione dei programmi d'azione annuali, sulle misure singole e speciali, comprese informazioni anticipate sulla sospensione e sulla ripresa di programmi di sostegno al bilancio, che potrebbero comportare impegni supplementari significativi o modifiche sostanziali tali da richiedere la consultazione obbligatoria del comitato, conformemente alle disposizioni del regolamento di esecuzione dell'11o FES.

Articolo 3

Convocazione

1. Le riunioni del comitato sono convocate dal suo presidente, su iniziativa di quest'ultimo, o su richiesta di uno Stato membro.

2. Riunioni congiunte del comitato con altri comitati possono essere convocate per questioni che rientrano nelle loro rispettive sfere di competenza.

Articolo 4

Ordine del giorno

1. Il presidente stabilisce il progetto di ordine del giorno e lo sottopone al comitato.

2. L'ordine del giorno distingue tra:

a) i progetti di misure da adottare da parte della Commissione, per i quali si richiede il parere del comitato secondo la procedura di cui all'articolo 14 del regolamento di esecuzione dell'11o FES;

b) le altre questioni sottoposte al comitato per informazione o semplice scambio di opinioni, su iniziativa del presidente, o su richiesta scritta di un membro del comitato.

3. Ogni delegazione può chiedere l'iscrizione di un punto all'ordine del giorno delle riunioni del comitato. Le informazioni fornite in tale contesto possono essere comunicate oralmente o successivamente per iscritto, ove del caso.

4. L'ordine del giorno comprende l'approvazione del verbale della riunione precedente.

5. Almeno ogni tre mesi e ogniqualvolta siano disponibili informazioni aggiornate, l'ordine del giorno è corredato di una programmazione indicativa di lungo termine relativa alle riunioni successive. Tale programmazione comprende punti da sottoporre per parere e questioni strategiche trasversali nell'ambito del FES da trasmettere per conoscenza e/o per uno scambio di opinioni. La programmazione comprende punti da sottoporre al comitato nel semestre a venire. Nella misura del possibile, la programmazione indica altresì punti che saranno probabilmente sottoposti al comitato durante il semestre successivo.

Articolo 5

Documentazione da trasmettere o da presentare ai membri del comitato

1. Il presidente trasmette ai membri del comitato l'invito, il progetto di ordine del giorno, nonché il progetto di misure per il quale si richiede il parere del comitato con congruo anticipo rispetto alla data della riunione, tenendo conto dell'urgenza e della complessità della materia, e comunque non oltre ventuno giorni di calendario prima di tale data. Ogni altro documento attinente alla riunione, in particolare i documenti per informazione e per uno scambio di opinioni, è trasmesso per quanto possibile entro lo stesso termine.

La trasmissione dei documenti è effettuata conformemente all'articolo 15, paragrafi 2 e 3.

2. In casi di urgenza e qualora la misura da adottare debba essere applicata immediatamente, il presidente può, di propria iniziativa o su richiesta di un membro del comitato, abbreviare il termine per la trasmissione dei documenti di cui al paragrafo 1. Tale termine non può essere inferiore a sette giorni di calendario. Tali casi di urgenza sono debitamente motivati dalla Commissione per iscritto.

3. In via eccezionale, in casi di estrema urgenza in un paese o una regione partner (ad esempio gravi circostanze a livello economico, sociale e politico, calamità naturali nel paese beneficiario, crisi umanitarie o altre circostanze esterne analoghe che richiedano una reazione molto rapida), su richiesta di un membro del comitato o di propria iniziativa il presidente può derogare ai termini stabiliti ai paragrafi 1 e 2. Tali casi di estrema urgenza sono debitamente motivati, per iscritto, dalla Commissione.

4. I paragrafi 2 e 3 non si applicano ai documenti di strategia, ai programmi indicativi pluriennali e ai relativi adeguamenti a seguito delle revisioni intermedie e finali di cui all'articolo 7, paragrafo 2, del regolamento di esecuzione dell'11o FES.

5. Per quanto riguarda i progetti di misure sottoposti per parere al comitato con procedura orale, le delegazioni indicano per iscritto alla segreteria del comitato, almeno tre giorni lavorativi prima della data della riunione, quanto segue:

a) i punti sui quali possono già esprimere il loro accordo di massima e che propongono di iscrivere tra i punti «A» (con o senza osservazioni o richieste di informazioni complementari); e

b) i punti per i quali ritengono necessaria una discussione e che propongono di iscrivere tra i punti «B»,

dell'ordine del giorno di cui all'articolo 4, paragrafo 1.

Su richiesta di uno Stato membro, qualsiasi punto «A» può essere sottoposto a discussione e trasferito all'elenco dei punti «B» il più presto possibile, prima della riunione o, in casi eccezionali, in sede di riunione.

Le delegazioni trasmettono inoltre per iscritto e, ove possibile, almeno tre giorni prima della riunione, osservazioni e richieste di informazioni complementari.

La Commissione fornisce ulteriori informazioni e risponde alle eventuali osservazioni, ove possibile per iscritto e almeno un giorno prima della riunione.

6. Per imperativi motivi di urgenza debitamente giustificati, la Commissione può inoltre applicare la procedura di cui all'articolo 14, paragrafo 4, del regolamento di esecuzione dell'11o FES. In tal caso il presidente sottopone le misure al parere del comitato entro quattordici giorni dall'adozione delle stesse.

Articolo 6

Trasmissione dei documenti di programmazione all'assemblea parlamentare paritetica

A norma dell'articolo 7, paragrafo 1, del regolamento di esecuzione dell'11o FES, la segreteria del comitato trasmette per conoscenza i documenti di programmazione all'assemblea parlamentare paritetica contemporaneamente all'invio alle delegazioni nel comitato.

Articolo 7

Parere del comitato

1. Le questioni sottoposte per parere al comitato sono discusse alle condizioni e secondo la procedura definita, rispettivamente, all'articolo 14, paragrafi 3 e 4, del regolamento di esecuzione dell'11o FES e all'articolo 8, paragrafi 2 e 3, dell'accordo interno tra i rappresentanti dei governi degli Stati membri, dell'Unione Europea riuniti in sede di consiglio, relativo al finanziamento degli aiuti dell'Unione Europea forniti nell'ambito del quadro finanziario pluriennale per il periodo 2014-2020 in applicazione dell'accordo di partenariato ACP-UE e all'assegnazione di assistenza finanziaria ai paesi e territori d'oltremare cui si applicano le disposizioni della parte quarta del trattato sul funzionamento dell'UE (3) («accordo interno»).

2. Salvo obiezione di un membro del comitato, il presidente può, senza procedere ad un voto formale, stabilire che il comitato ha espresso parere favorevole per consenso sul progetto di misure.

3. Quando si applica la procedura orale e in riunione sono apportate modifiche sostanziali o aggiunti nuovi elementi fattuali al progetto di misure, il presidente, di propria iniziativa o su richiesta di uno Stato membro, può rinviare la votazione su uno specifico punto iscritto all'ordine del giorno alla fine della riunione o a una riunione successiva.

4. Qualora il presidente, ai sensi del paragrafo 3, non decida il rinvio della votazione chiesto da una o più delegazioni, la o le delegazioni richiedenti possono formulare una riserva, che può essere sciolta entro un termine massimo di tre giorni lavorativi a decorrere dal giorno successivo alla riunione. Allo scadere di tale termine il parere del comitato è considerato definitivo. La Commissione informa gli Stati membri in merito alla posizione definitiva adottata dallo Stato membro o dagli Stati membri la cui delegazione ha formulato una riserva in sede di comitato.

5. Fatto salvo il comma 2 del presente paragrafo, quando i documenti relativi a un determinato punto all'ordine del giorno non sono stati inviati ai membri del comitato entro i termini previsti all'articolo 5, paragrafi 1 e 2, la votazione è rimandata alla riunione successiva.

Su proposta del presidente o su richiesta di un membro, il comitato può decidere a maggioranza semplice dei suoi membri di mantenere tale punto all'ordine del giorno per l'urgenza della materia. Se necessario, si può fare ricorso alla procedura scritta prevista all'articolo 11 del presente regolamento interno.

6. In sede di esame dei programmi d'azione annuali o pluriennali, ogni delegazione può chiedere il ritiro di un progetto o programma dal programma di azione. Se tale richiesta è appoggiata da una minoranza di blocco di delegazioni, secondo quanto previsto all'articolo 8, paragrafo 3, dell'accordo interno, in combinato disposto con l'articolo 8, paragrafo 2, dello stesso accordo, il programma d'azione è adottato dalla Commissione senza il progetto o programma in questione. A meno che la Commissione, in linea con le opinioni delle delegazioni in seno al comitato, non desideri bloccare il progetto o programma ritirato, questo è ripresentato al comitato, in una fase successiva, al di fuori del programma d'azione sotto forma di proposta di misura singola che la Commissione adotterà successivamente secondo la procedura di cui all'articolo 14 del regolamento di esecuzione dell'11o FES.

Articolo 8

Scambio di opinioni

1. Ciascuna delegazione può, in qualsiasi momento, chiedere alla Commissione di fornire informazioni al comitato e di avere uno scambio di opinioni su questioni connesse ai compiti di cui all'articolo 3, paragrafo 3, all'articolo 7, paragrafo 2, e all'articolo 14, paragrafo 2, del regolamento di esecuzione dell'11o FES. Qualsiasi valutazione, comprese raccomandazioni e azioni di follow-up, può essere discussa in seno al comitato su richiesta di uno Stato membro, conformemente all'articolo 18, paragrafo 2, del regolamento di esecuzione dell'11o FES. Come stabilito all'articolo 18, paragrafo 4, del regolamento di esecuzione dell'11o FES, la Commissione esamina i progressi compiuti nell'esecuzione dell'11o FES, compresi i programmi indicativi nazionali, e presenta al Consiglio relazioni sull'esecuzione su base annuale a partire dal 2015. Tale relazione può anche essere discussa nell'ambito del comitato su richiesta di uno Stato membro.

2. Tali scambi di opinioni possono condurre alla formulazione di raccomandazioni delle delegazioni, di cui la Commissione tiene conto. Gli interventi sono riportati nel verbale del comitato. Gli interventi appoggiati da una maggioranza qualificata di delegazioni, a norma dell'articolo 8, paragrafo 3, dell'accordo interno in combinato disposto con l'articolo 8, paragrafo 2, dello stesso accordo, sono considerati raccomandazioni.

Articolo 9

Rappresentanza e quorum

1. Ciascuna delegazione è considerata come un membro del comitato. Ciascuno Stato membro decide la composizione della propria delegazione e ne informa il presidente.

2. Previa autorizzazione del presidente, le delegazioni possono farsi accompagnare da esperti non governativi, a spese dello Stato membro interessato.

Le informazioni seguenti sono trasmesse al presidente entro un termine ragionevole e al più tardi cinque giorni di calendario prima della data di una riunione del comitato:

a) la composizione di ciascuna delegazione, tranne se questa è già nota al presidente;

b) il nome e le funzioni degli eventuali esperti che accompagnano le delegazioni e i motivi per cui è richiesta la loro presenza.

Se il presidente non contesta la partecipazione di un esperto prima della riunione pertinente, l'autorizzazione si considera concessa.

Prima della riunione il presidente informa le delegazioni della partecipazione di un esperto non governativo, specificando l'organizzazione che rappresenta.

3. La delegazione di uno Stato membro può, se necessario, rappresentare un solo altro Stato membro. Il presidente è informato per iscritto dalla delegazione che si fa rappresentare prima dell'inizio della riunione.

4. Il quorum richiesto per la validità delle deliberazioni del comitato è quello che è richiesto per formulare un parere a maggioranza qualificata ai sensi dell'articolo 14, paragrafi 3 e 4, del regolamento di esecuzione dell'11o FES.

Articolo 10

Terzi ed esperti

1. I rappresentanti dei paesi in via di adesione sono invitati a partecipare alle riunioni del comitato a decorrere dalla data della firma del trattato di adesione.

2. Il presidente può decidere di invitare rappresentanti di altri terzi o altri esperti per discutere punti specifici all'ordine del giorno del comitato, di propria iniziativa o su richiesta di un membro del comitato. Tuttavia, una maggioranza semplice degli Stati membri può opporsi alla loro partecipazione alla riunione.

3. I rappresentanti di terzi e gli esperti di cui ai paragrafi 1 e 2, nonché quelli di cui all'articolo 9, paragrafo 2, non assistono e non partecipano alle votazioni del comitato.

Articolo 11

Procedura scritta

1. In casi debitamente giustificati, il presidente può ottenere il parere del comitato con procedura scritta. Il presidente comunica ai membri del comitato le proposte per i progetti di misure e fissa un termine per la presentazione di un parere in funzione dell'urgenza della questione.

Le delegazioni dispongono di ventuno giorni di calendario a decorrere dall'invio del progetto di misure per pronunciarsi. Si presuppone che le delegazioni del comitato che non hanno reso nota la loro opposizione o la loro volontà di astenersi dal pronunciarsi in merito al progetto di misure entro il termine fissato nella comunicazione abbiano espresso il loro accordo tacito sul progetto.

In caso di urgenza o di estrema urgenza in un paese o una regione partner, si applicano gli stessi termini di cui all'articolo 5, paragrafi 2 e 3. Tali casi di urgenza o estrema urgenza sono debitamente motivati, per iscritto, dalla Commissione.

2. Se, tuttavia, un membro del comitato chiede che il progetto di misure sia esaminato durante una riunione, la procedura scritta è chiusa senza esito, e il progetto di misure è rinviato alla successiva riunione del comitato.

3. La Commissione comunica per iscritto l'esito della procedura scritta ai membri del comitato senza indugio, e comunque non oltre sette giorni di calendario successivi alla scadenza del termine.

Articolo 12

Segreteria

La Commissione provvede ai servizi di segreteria del comitato.

Articolo 13

Verbale e resoconto sommario delle riunioni

Sotto la responsabilità del presidente, è redatto un verbale di ciascuna riunione contenente i pareri espressi sulle misure proposte e le posizioni assunte in riunione. Il verbale è inviato ai membri del comitato senza indugio e, ove possibile, entro i quattordici giorni di calendario successivi alla riunione. Per le riunioni che si tengono ad intervalli di quattro settimane o meno, il verbale è inviato almeno sette giorni di calendario prima della riunione successiva.

Le delegazioni comunicano al presidente, per iscritto, le loro eventuali osservazioni in merito al verbale. Il comitato ne è informato; in caso di disaccordo, la modifica proposta è discussa nell'ambito del comitato. Qualora il disaccordo persista, la modifica proposta è allegata al verbale.

Articolo 14

Elenco delle presenze

1. Nel corso di ciascuna riunione il presidente redige un elenco delle presenze che specifica le autorità o gli organismi cui appartengono i partecipanti ed è distribuito ai partecipanti durante la riunione.

2. All'inizio di ciascuna riunione, qualunque delegazione la cui partecipazione ai lavori del comitato sollevi un conflitto d'interessi per un punto determinato dell'ordine del giorno ne informa il presidente. Inoltre, le persone designate dagli Stati membri, nonché gli esperti che sono stati autorizzati dal presidente a partecipare alla riunione conformemente all'articolo 9, paragrafo 2 e all'articolo 10, paragrafo 2, e i rappresentanti di terzi che sono stati invitati ad assistere alla riunione conformemente all'articolo 10 informano il presidente dell'esistenza di eventuali conflitti d'interesse per un determinato punto dell'ordine del giorno.

Nell'eventualità di tale conflitto d'interessi, l'interessato lascia la riunione, su richiesta del presidente, quando sono discussi i punti all'ordine del giorno in questione.

Articolo 15

Corrispondenza

1. La corrispondenza relativa al comitato è inviata alla Commissione, all'attenzione della segreteria del comitato.

2. La corrispondenza inviata alle delegazioni dalla segreteria è inviata anche alla rappresentanza permanente dello Stato membro interessato per via elettronica, con i mezzi più rapidi e affidabili. Laddove le rappresentanze permanenti abbiano indicato alla Commissione un indirizzo di posta elettronica centrale adibito a ricevere la corrispondenza relativa ai lavori dei comitati, questa è trasmessa a tale indirizzo. Inoltre, la corrispondenza può essere indirizzata direttamente alle persone designate dagli Stati membri per rappresentarli nel comitato.

3. Tranne casi eccezionali, la corrispondenza tra la Commissione e le delegazioni è inoltrata, in entrambi i sensi, mediante lo strumento elettronico predisposto a tal fine dalla Commissione.

Articolo 16

Accesso ai documenti e riservatezza

1. Le domande di accesso ai documenti del comitato sono trattate in conformità del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (4). La Commissione decide sulle richieste relative all'accesso a tali documenti, conformemente al suo regolamento interno (5). Se la richiesta è indirizzata a uno Stato membro, quest'ultimo applica l'articolo 5 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. Le deliberazioni del comitato hanno carattere riservato.

3. I documenti trasmessi ai membri del comitato, agli esperti e ai rappresentanti di terzi sono riservati, tranne qualora sia concesso l'accesso a tali documenti a norma del paragrafo 1 o gli stessi siano altrimenti resi pubblici dalla Commissione.

4. I membri del comitato nonché gli esperti e i rappresentanti di terzi sono tenuti a rispettare gli obblighi di riservatezza stabiliti dal presente articolo. Il presidente assicura che gli esperti e i rappresentanti di terzi siano messi a conoscenza degli obblighi di riservatezza che sono tenuti ad osservare.

Articolo 17

Protezione dei dati personali

Il comitato e i suoi gruppi di lavoro assicurano il trattamento dei dati personali conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (6), sotto la responsabilità del presidente, che agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 2, lettera d), del suddetto regolamento.

Articolo 18

Spese di funzionamento

1. La Commissione sostiene le spese di funzionamento del comitato, comprese le spese di viaggio di un partecipante per Stato membro.

Se la dotazione finanziaria attribuita lo consente ed entro i limiti della medesima, la Commissione si fa carico delle spese di viaggio per due membri delle delegazioni che fanno richiesta in tal senso.

2. La Commissione mette a disposizione i locali e le risorse materiali necessari al funzionamento del comitato.

(1) Regolamento (UE) 2015/322 del Consiglio, del 2 marzo 2015, relativo all'esecuzione dell'11o Fondo europeo di sviluppo (GU L 58 del 3.3.2015, pag. 1).

(2) Decisione 2013/755/UE del Consiglio, del 25 novembre 2013, relativa all'associazione dei paesi e territori d'oltremare all'Unione europea («Decisione sull'associazione d'oltremare») (GU L 344 del 19.12.2013, pag. 1).

(3) GU L 210 del 6.8.2013, pag. 1.

(4) Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43).

(5) Regolamento interno della Commissione [C (2000) 3614] (GU L 308 dell'8.12.2000, pag. 26).

(6) Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).