IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 344/125

DECISIONE DELLA COMMISSIONE

del 16 dicembre 2008

sul sistema di allarme rapido ad uso degli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive

(2008/969/CE, Euratom)

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica,

visto il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (1),

visto il regolamento (CE) n. 215/2008 del Consiglio, del 18 febbraio 2008, recante il regolamento finanziario per il 10o Fondo europeo di sviluppo (2),

considerando quanto segue:

(1) La Commissione, responsabile dell’esecuzione del bilancio generale dell’Unione europea e di tutti gli altri fondi gestiti dalle Comunità, ha l’obbligo, nel rispetto del principio di sana gestione finanziaria, di combattere la frode e ogni altra attività illecita che leda gli interessi finanziari delle Comunità.

(2) È opportuno sostituire l’attuale decisione della Commissione sul sistema di allarme rapido (SAR) con la presente decisione, per tenere conto delle modifiche degli articoli da 93 a 96 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (di seguito «il regolamento finanziario») e delle relative disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità di esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario e per tenere conto delle raccomandazioni del garante europeo della protezione dei dati (3).

(3) Il regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008 della Commissione, del 17 dicembre 2008, riguardante la base centrale di dati sull’esclusione (4) prevede la creazione di una base dati contenente le informazioni pertinenti relative a terzi che si trovano in una situazione di esclusione rispetto alle procedure di aggiudicazione di sovvenzioni e di appalti e concede l’accesso a tale base dati alle istituzioni, comprese quelle inserite nell’elenco di cui all’articolo 1, secondo comma, del regolamento finanziario, alle agenzie esecutive, agli organismi comunitari di cui all’articolo 185 del regolamento finanziario, nonché alle autorità degli Stati membri e dei paesi terzi, alle organizzazioni internazionali e ad altri organismi che partecipano all’esecuzione del bilancio.

(4) L’obiettivo del SAR è garantire la circolazione all’interno della Commissione e delle sue agenzie esecutive di informazioni riservate relative a terzi che potrebbero rappresentare una minaccia per gli interessi finanziari e la reputazione delle Comunità o per altri fondi amministrati dalle Comunità.

(5) Considerato che, su delega della Commissione, le agenzie esecutive acquisiscono lo statuto di ordinatori per quanto riguarda l’esecuzione di stanziamenti operativi, queste dovrebbero avere accesso al SAR allo stesso titolo dei servizi della Commissione per quanto riguarda la gestione degli stanziamenti amministrativi e operativi.

(6) L’Ufficio europeo antifrode (OLAF) dovrebbe avere accesso al SAR per realizzare i compiti di investigazione previsti dal mandato e le attività di intelligence e prevenzione delle frodi di cui all’articolo 1, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (5) e al regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (6).

(7) Il contabile dovrebbe occuparsi della gestione del SAR. L’ordinatore competente, l’OLAF e il servizio di audit interno (IAS) dovrebbero essere responsabili della richiesta di inserimento, modifica o eliminazione di segnalazioni. Per garantire un livello adeguato dei controlli, tali richieste vanno effettuate al livello gerarchico opportuno.

(8) Il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (7), prevede che il trattamento dei dati personali da parte della Commissione rispetti i legittimi requisiti in materia di trattamento e di trasferimento dei dati ivi contenuti e che tale trattamento sia sottoposto ad un controllo preventivo da parte del garante europeo della protezione dei dati in seguito a notifica da parte del funzionario della Commissione responsabile della protezione dei dati.

(9) Le disposizioni in materia di protezione dei dati dovrebbero definire i diritti delle persone i cui dati sono o potrebbero essere introdotti nel SAR conformemente al parere del garante europeo della protezione dei dati. Per quanto riguarda i dati introdotti nel SAR, è opportuno operare una distinzione relativa al diritto all’informazione tra persone fisiche, che beneficiano di più ampi diritti in merito alla protezione dei dati, e persone giuridiche.

(10) Alcuni diritti alla protezione dei dati sono soggetti alle deroghe e alle limitazioni previste all’articolo 20 del regolamento (CE) n. 45/2001, che devono essere esaminate caso per caso e applicate su base temporanea. È opportuno che, in materia di applicazione delle deroghe, sia competente soltanto il servizio responsabile della richiesta dell’introduzione, della modifica — o rettifica — o dell’eliminazione dei dati pertinenti.

(11) Considerato che le esclusioni previste dall’articolo 94 del regolamento finanziario riguardano specifiche procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni, tali avvisi (warnings) non dovrebbero rientrare nella categoria W5, ma costituire un nuovo tipo, il W1d, mentre gli avvisi W5 dovrebbero indicare esclusivamente le situazioni di esclusione relative a tutte le procedure di aggiudicazione di appalti e di sovvenzioni.

(12) Per tutelare gli interessi finanziari delle Comunità, in attesa che la Commissione adotti una decisione in merito all’applicazione dell’articolo 96 del regolamento finanziario, l’ordinatore delegato competente richiederà la registrazione provvisoria di un avviso di esclusione qualora la parte in questione abbia commesso un errore grave in materia professionale ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, per garantire che al terzo in questione non vengano aggiudicati appalti o sovvenzioni nel periodo del procedimento sanzionatorio.

(13) La Commissione deve conformarsi a numerose decisioni del Consiglio che attuano posizioni comuni adottate conformemente all’articolo 15 del trattato sull’Unione europea (politica estera e di sicurezza comune — PESC), le quali vietano di mettere a disposizione, direttamente o indirettamente, alle persone fisiche o giuridiche, ai gruppi o agli organismi citati fondi o risorse economiche e che questi ne possano beneficiare,

DECIDE:

SEZIONE 1

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Oggetto

Con la presente decisione si istituisce il sistema di allarme rapido (Early Warning System) della Commissione (di seguito «SAR») relativo all’esecuzione del bilancio generale dell’Unione europea e di tutti gli altri fondi gestiti dalle Comunità.

Articolo 2

Definizioni

Ai fini della presente decisione si intende per:

— «terzi», candidati, offerenti, contraenti, fornitori, prestatori di servizi e i loro rispettivi subcontraenti ed i richiedenti di sovvenzioni, i beneficiari di sovvenzioni, i loro contraenti e le entità che ricevono sostegno finanziario dal beneficiario di una sovvenzione comunitaria ai sensi dell’articolo 120 del regolamento finanziario,

— «ordinatore delegato competente», l’ordinatore delegato dalla Commissione ai sensi dell’articolo 59 del regolamento finanziario responsabile, conformemente alle regole amministrative interne, dell’esecuzione del bilancio generale delle Comunità europee (di seguito «il bilancio»); sono compresi i direttori delle agenzie esecutive e gli ordinatori sottodelegati, di cui all’articolo 59 del regolamento finanziario, che esercitano la funzione di direttore.

Articolo 3

Avvisi SAR

1. Gli avvisi SAR contengono le seguenti informazioni:

a) informazioni che permettono di individuare terzi che rappresentano una minaccia per gli interessi finanziari e la reputazione delle Comunità o per altri fondi amministrati dalle Comunità, in quanto hanno commesso o sono sospettati di avere commesso gravi errori amministrativi ovvero sono soggetti a sequestro conservativo presso terzi o a ordini di recupero significativi o risultano esclusi in base al regolamento finanziario o alle restrizioni finanziarie adottate in ambito PESC;

b) informazioni relative a persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti di persone giuridiche terze, se tali persone rappresentano in quanto tali una minaccia per gli interessi finanziari e la reputazione delle Comunità o per altri fondi amministrati dalle Comunità per le ragioni di cui alla lettera a);

c) il tipo di avviso, i motivi per cui i terzi di cui alla lettera a) o le persone di cui alla lettera b) costituiscono una minaccia e, eventualmente, la durata dell’avviso e la persona di contatto per l’avviso.

2. Fatti salvi l’articolo 1, paragrafo 2 e l’articolo 1, paragrafo 3, del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008, le informazioni contenute nel SAR possono essere utilizzate esclusivamente ai fini dell’esecuzione del bilancio e di altri fondi amministrati dalle Comunità, comprese le procedure di aggiudicazione di sovvenzioni e di appalti e i pagamenti a terzi.

L’OLAF può utilizzare i dati per le sue indagini a norma del regolamento (CE) n. 1073/1999 e del regolamento (Euratom) n. 1074/1999 nonché per le sue attività di intelligence e di prevenzione delle frodi, comprese le analisi dei rischi.

Articolo 4

Gestione del SAR

1. Il contabile della Commissione o gli agenti posti sotto la sua responsabilità gerarchica ai quali ha delegato alcune funzioni in applicazione dell’articolo 62 del regolamento finanziario (di seguito «il contabile») assicura la gestione del SAR e adotta le opportune disposizioni tecniche.

Il contabile inserisce, modifica o elimina gli avvisi SAR su richiesta dell’ordinatore delegato competente, l’OLAF e il Servizio di audit interno (IAS).

2. Il contabile adotta misure di esecuzione per gli aspetti tecnici e definisce le relative procedure di accompagnamento, anche nel campo della sicurezza.

Egli notifica tali misure ai servizi della Commissione e alle agenzie esecutive.

Articolo 5

Richieste di registrazione, modifica o eliminazione di avvisi

1. Le richieste di registrazione, di modifica o di eliminazione di avvisi vanno inviate al contabile.

Solo l’ordinatore delegato competente, il direttore generale o un direttore dell’OLAF o dello IAS possono inviare tali richieste. A tal fine, essi utilizzano il modello riportato in allegato.

2. Il servizio che ha constatato che un terzo si trova in una delle situazioni di cui all’articolo 9 invia al contabile e, in copia, al funzionario SAR di cui all’articolo 7, una richiesta di avviso SAR, anche se il terzo è già oggetto di un avviso SAR.

3. Conformemente alla procedura di cui al paragrafo 2, il servizio che ha richiesto un avviso SAR notifica al contabile, utilizzando il modello in allegato:

a) eventuali modifiche delle informazioni contenute nell’avviso SAR in questione;

b) l’eliminazione dell’avviso SAR, quando vengono meno le ragioni che giustificano l’avviso.

Tuttavia, la modifica della persona di contatto per gli avvisi può essere segnalata con nota registrata.

4. Il servizio che ha richiesto la registrazione di un avviso SAR è inoltre responsabile del coordinamento delle azioni da adottare in materia di esecuzione del bilancio come conseguenza dell’avviso, conformemente agli articoli da 15 a 22.

5. Per la registrazione di un avviso relativo a persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti di determinate persone giuridiche terze è necessaria una richiesta ulteriore, distinta da quella relativa alla persona giuridica in questione.

Articolo 6

Accesso al SAR e utilizzo del SAR

1. I servizi e le agenzie esecutive della Commissione hanno accesso diretto ai dati contenuti nel SAR tramite il sistema contabile fornito dalla Commissione (ABAC).

Il servizio della Commissione o l’agenzia esecutiva responsabile di un sistema locale può usare tale sistema per avere accesso ai dati contenuti nel SAR, a condizione che vi sia compatibilità dei dati tra sistema locale e sistema contabile ABAC.

2. L’ordinatore delegato competente o gli agenti posti sotto la sua sorveglianza gerarchica verificano l’esistenza in SAR di avvisi relativi a terzi nelle seguenti fasi:

a) nel caso di impegni di bilancio specifici, prima di sottoscrivere l’impegno;

b) nel caso di impegni di bilancio globali, prima di imputare un impegno giuridico specifico all’impegno globale;

c) nel caso di impegni di bilancio accantonati, prima di concludere l’impegno giuridico che costituisce il diritto a pagamenti ulteriori.

Se gli impegni di cui alla lettera c) coprono le spese di personale e il rimborso delle spese di viaggio per la partecipazione a riunioni o concorsi, non è previsto l’obbligo di verifica preliminare della presenza di registrazioni nel SAR.

Nel caso di procedure di aggiudicazione di contratti e di sovvenzioni, l’ordinatore delegato competente o gli agenti posti sotto la sua responsabilità gerarchica verificano l’esistenza di un avviso nel SAR al più tardi entro la decisione di aggiudicazione.

Tuttavia, se l’amministrazione aggiudicatrice limita il numero di candidati invitati a presentare un’offerta o a negoziare nel quadro di una procedura ristretta, di una procedura di dialogo competitivo o di una procedura negoziata previa pubblicazione di bando di gara, le verifiche sono effettuate prima che venga completata la selezione dei candidati.

Per quanto riguarda i subcontraenti soggetti ad approvazione preventiva, l’ordinatore delegato competente o gli agenti posti sotto la sua responsabilità gerarchica possono, sulla base dell’analisi dei rischi, decidere di non procedere alla verifica della presenza di un avviso nel SAR.

3. L’ordinatore delegato competente o gli agenti posti sotto la sua responsabilità gerarchica verificano, conformemente al paragrafo 2, l’esistenza nel SAR di un avviso relativo alle persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti del terzo in questione, nelle seguenti situazioni:

a) se l’ordinatore delegato competente o gli agenti posti sotto la sua responsabilità gerarchica ritengono, sulla base dell’analisi dei rischi, che la verifica è necessaria;

b) se i documenti richiesti dall’ordinatore delegato competente o dagli agenti posti sotto la sua responsabilità gerarchica a dimostrazione del fatto che il terzo in questione non si trovi in una delle situazioni di cui all’articolo 93, paragrafo 1, del regolamento finanziario, fanno riferimento a tali persone.

4. Su richiesta, la persona di contatto per l’avviso di cui all’articolo 3, paragrafo 1, lettera c), mette tutte le informazioni pertinenti a disposizione dell’ordinatore delegato competente o degli agenti posti sotto la sua responsabilità gerarchica. Per quanto riguarda gli avvisi di esclusione, si applica l’articolo 12 del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008.

5. I paragrafi da 2 a 4 si applicano anche alla cassa di anticipi per spese superiori ai 300 EUR. In tal caso, l’amministratore degli anticipi verificherà l’esistenza nel SAR di un avviso, sulla base delle informazioni cui ha avuto accesso, prima della conclusione di eventuali impegni giuridici con terzi.

Articolo 7

Funzionari SAR

1. Il direttore generale dell’OLAF o dello IAS e ciascun ordinatore delegato designano come funzionario SAR almeno un funzionario o un agente temporaneo posto sotto la sua responsabilità gerarchica.

Essi comunicano al contabile l’elenco delle persone designate ed eventuali modifiche.

2. Il funzionario SAR può consultare l’elenco di tutti i terzi o delle persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti dei terzi oggetto di avviso nel SAR. Per tutti gli aspetti del SAR, egli garantisce il collegamento tra il servizio e il contabile. Egli assiste inoltre il servizio per quanto riguarda la trasmissione delle informazioni sugli avvisi SAR richieste dal servizio e le azioni da adottare in conseguenza di tali avvisi.

3. Il contabile pubblica periodicamente un elenco aggiornato di tutti i funzionari SAR sul sito interno della direzione generale Bilancio.

Articolo 8

Protezione dei dati e diritti delle persone cui si riferiscono i dati

1. Nei bandi di gara d’appalto e negli inviti a presentare proposte e, in mancanza del bando o dell’invito, prima dell’aggiudicazione di un contratto o di una sovvenzione, l’ordinatore delegato competente o gli agenti posti sotto la sua responsabilità gerarchica indicano ai terzi quali dati che li riguardano possono essere inseriti nel SAR e a quali organismi tali dati possono essere comunicati. Se i terzi sono soggetti giuridiche, l’ordinatore delegato competente o gli agenti posti sotto la sua responsabilità gerarchica informano anche le persone aventi poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo all’interno di tali soggetti giuridici.

2. Il servizio che chiede la registrazione di un avviso SAR è responsabile delle relazioni con la persona fisica o giuridica i cui dati sono immessi in SAR (di seguito «la persona cui si riferiscono i dati»).

a) il servizio informa la persona cui si riferiscono i dati che è stato chiesto di registrare, aggiornare o eliminare un avviso di esclusione W5a che la riguarda direttamente e gliene indica i motivi;

b) inoltre, esso risponde alle richieste di correzione di dati personali imprecisi o incompleti presentate dalle persone cui si riferiscono i dati e ad ogni altra loro richiesta o domanda.

Il servizio che ha richiesto la registrazione dell’avviso può tuttavia decidere che si applicano le restrizioni di cui all’articolo 20, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 45/2001.

3. Fatte salve le disposizioni in materia di informazioni di cui al paragrafo 2, una persona fisica debitamente identificata può chiedere al contabile se essa risulta registrata nel SAR.

In base alla decisione del servizio che ha richiesto la registrazione dell’avviso SAR in merito al fatto che si applichino le limitazioni di cui all’articolo 20, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 45/2001, il contabile informa la persona per iscritto o per via elettronica se essa è registrata nel sistema di allarme rapido (SAR).

Se la persona risulta registrata, il contabile allega alla comunicazione i dati presenti nel SAR relativi a tale persona. Egli informa di ciò il servizio che ha richiesto la registrazione dell’avviso in questione.

4. Gli avvisi eliminati sono accessibili soltanto a fini di audit e indagini e non sono visibili agli utilizzatori del SAR.

Tuttavia, i dati personali contenuti negli avvisi riguardanti le persone fisiche restano accessibili a tale scopo unicamente per i cinque anni successivi all’eliminazione dell’avviso.

SEZIONE 2

INFORMAZIONI INSERITE NEL SAR

Articolo 9

Categorie di avvisi

In base alla natura e alla gravità dei fatti portati a conoscenza del servizio che richiede la registrazione, si distinguono cinque categorie di avvisi SAR:

1) W1, se le informazioni contengono motivi sufficienti per ritenere che possano essere introdotte nel SAR constatazioni di frodi o errori amministrativi gravi e se è opportuno adottare misure precauzionali in seguito all’esclusione di un terzo conformemente all’articolo 94 del regolamento finanziario;

2) W2, se, nel caso di un terzo, vengono constatati gravi errori amministrativi o frodi;

3) W3, nel caso di un terzo che è oggetto di procedimenti legali pendenti che implicano la notifica di un sequestro cautelativo presso terzi o procedimenti giudiziari per errori amministrativi gravi o frode;

4) W4, se il terzo è oggetto di ordini di recupero emessi dalla Commissione, superiori ad un determinato importo e il cui pagamento ha registrato un ritardo significativo;

5) W5, se un terzo è soggetto ad esclusione, ai sensi del regolamento finanziario o dei regolamenti del Consiglio che introducono limitazioni finanziarie legate alla PESC.

Articolo 10

Avvisi W1

1. L’OLAF richiede la registrazione di un avviso W1a se nella fase iniziale di un’indagine emergono motivi sufficienti per ritenere che possano essere introdotte nel SAR constatazioni di frodi o errori amministrativi gravi in relazione a terzi, in particolare a terzi che beneficiano o hanno beneficiato di fondi comunitari. L’OLAF informa il funzionario SAR del servizio interessato in merito a tali richieste.

2. L’OLAF e lo IAS richiedono l’attivazione di un avviso W1b se da un’indagine emergono motivi sufficienti per ritenere che possano essere introdotte nel SAR constatazioni definitive di frodi o errori amministrativi gravi in relazione a terzi, in particolare a terzi che beneficiano o hanno beneficiato di fondi comunitari. Essi informano il funzionario SAR del servizio interessato in merito a tali richieste.

3. L’ordinatore delegato competente chiede l’attivazione di un avviso W1c se nel quadro di un’indagine della Corte dei conti o della sua struttura di audit interno o di altre revisioni contabili o inchieste realizzate sotto la sua responsabilità o di cui viene a conoscenza emergono motivi sufficienti per ritenere che possano essere introdotte nel SAR constatazioni definitive di frodi o errori amministrativi gravi in relazione a terzi, in particolare a terzi che beneficiano o hanno beneficiato di fondi comunitari.

4. L’ordinatore delegato competente chiede l’attivazione di un avviso W1d se esclude un candidato o un offerente dall’aggiudicazione di un contratto o di una sovvenzione nel quadro di una determinata procedura conformemente alle lettere a) e b) dell’articolo 94 del regolamento finanziario.

Gli avvisi di esclusione registrati conformemente all’articolo 10, paragrafo 4, del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008 sono considerati, nel quadro del SAR, avvisi W1d.

5. Gli avvisi W1 rimangono attivi per un massimo di sei mesi. Essi vengono eliminati automaticamente. Se l’avviso SAR deve essere confermato e non può essere sostituito da un altro tipo di avviso entro tale periodo, è necessario presentare una nuova richiesta.

Articolo 11

Avvisi W2

1. L’OLAF e lo IAS richiedono l’attivazione di un avviso W2a se le rispettive indagini individuano errori amministrativi gravi o frodi che coinvolgono terzi, in particolare terzi che beneficiano o hanno beneficiato di fondi comunitari.

2. L’ordinatore delegato competente chiede l’attivazione di un avviso W2b se un’indagine della Corte dei conti o della sua struttura di audit interno o altre revisioni contabili o indagini realizzate sotto la sua responsabilità o di cui viene a conoscenza si concludono con la constatazione scritta di errori amministrativi gravi o frodi in relazione a terzi, in particolare a terzi che beneficiano o hanno beneficiato di fondi comunitari posti sotto la sua responsabilità.

3. Gli avvisi W2 rimangono attivi per un massimo di sei mesi. Essi vengono eliminati automaticamente. Se l’avviso SAR deve essere confermato e non può essere sostituito da un altro tipo di avviso entro tale periodo, è necessario presentare una nuova richiesta.

Articolo 12

Avvisi W3

1. Il contabile registra un avviso W3a quando riceve dal segretariato generale la notifica di un ordine di sequestro conservativo presso terzi relativo a un terzo.

2. L’ordinatore delegato competente richiede l’attivazione di un avviso W3b se emerge che un terzo, in particolare un terzo che beneficia o ha beneficiato di fondi comunitari posti sotto la sua responsabilità, è oggetto di procedimenti giudiziari per errori amministrativi gravi o frodi.

Tuttavia, se le indagini condotte dall’OLAF determinano l’avvio di tali procedimenti giudiziari o l’OLAF offre assistenza o segue tali procedimenti, sarà l’OLAF stesso a richiedere l’attivazione del corrispondente avviso W3b.

3. Gli avvisi W3 rimangono attivi fino a quando non viene pronunciata una sentenza passata in giudicato o fino a quando la controversia non venga risolta in altro modo.

Articolo 13

Avvisi W4

1. Il contabile registra un avviso W4 relativo ad un terzo che è oggetto di un ordine di recupero emesso dalla Commissione, superiore ad un determinato importo e il cui pagamento ha registrato un ritardo significativo.

2. Il contabile stabilisce gli orientamenti interni relativi alle soglie degli importi e all’entità dei ritardi per la registrazione degli avvisi W4.

3. Un avviso W4 rimane attivo fino a quando il debito non viene saldato. Quando il debito viene saldato, il contabile elimina l’avviso.

Articolo 14

Avvisi W5

1. Gli avvisi di esclusione registrati conformemente all’articolo 10, paragrafi 1, 2 e 3, del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008 sono considerati, nel quadro del SAR, avvisi W5a.

2. Un avviso W5b viene registrato nel SAR su richiesta del servizio della Commissione responsabile della normativa applicabile per quanto riguarda persone fisiche o giuridiche, gruppi o entità il cui nome figura su un elenco stilato ai sensi di un regolamento del Consiglio che introduce restrizioni finanziarie legate alla PESC, fintantoché la designazione della persona, del gruppo o dell’entità rimane valida. L’avviso è accompagnato dai riferimenti al regolamento che introduce le restrizioni o al corrispondente provvedimento attuativo.

3. La registrazione degli avvisi di esclusione è soggetta alle seguenti regole:

a) Se l’ordinatore delegato competente prevede di escludere un terzo ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettere a), b), c), d) ed e), del regolamento finanziario, egli dà al terzo interessato la possibilità di esprimere il proprio parere per iscritto. Il terzo dispone di almeno 14 giorni di calendario per farlo. Prima di escludere il terzo ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, l’ordinatore delegato competente consulta il servizio giuridico e la direzione generale Bilancio. In attesa di una possibile decisione della Commissione in merito alla durata dell’esclusione, l’ordinatore delegato competente richiede, ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008, la registrazione provvisoria di un avviso di esclusione e rinvia immediatamente il caso alla Commissione. Per tutelare gli interessi finanziari della Commissione, l’ordinatore delegato competente può richiedere la registrazione provvisoria di un avviso di esclusione W5a prima ancora di avere dato al terzo interessato la possibilità di esprimere il proprio parere. Alternativamente, egli può richiedere la registrazione di un avviso W2.

b) Se l’ordinatore delegato competente prevede di avviare la procedura prevista dall’articolo 96 del regolamento finanziario, egli dà al terzo interessato la possibilità di esprimere il proprio parere per iscritto. Il terzo dispone di almeno 14 giorni di calendario per farlo. Dopo avere consultato il servizio giuridico e la direzione generale Bilancio e in attesa di un’eventuale decisione della Commissione relativa alla sanzione amministrativa, l’ordinatore delegato competente richiede, ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 1302/2008, la registrazione provvisoria di un avviso di esclusione W5a se anche la condotta del terzo costituisce un errore grave in materia professionale ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario.

c) Nelle richieste di registrazione definitiva di un avviso W5a ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettere b), c), e) o f), del regolamento finanziario va specificata la durata dell’esclusione decisa dalla Commissione.

SEZIONE 3

CONSEGUENZE DEGLI AVVISI SAR SULL’ESECUZIONE DEL BILANCIO

Articolo 15

Effetti degli avvisi SAR sulle operazioni di bilancio

1. Il contabile sospende i pagamenti a favore dei beneficiari per i quali sono stati registrati avvisi W2, W3, W4 e W5. Egli invia una notifica all’ordinatore delegato competente, chiedendogli di precisare le ragioni per cui sarebbe opportuno procedere ai pagamenti nonostante l’esistenza di avvisi SAR W2, W3b e W5a.

2. Eccetto nei casi di avvisi W5b e W3a successivi a ordini preventivi di sequestro conservativo presso terzi, i pagamenti che risultano effettivamente dovuti dopo le verifiche effettuate dall’ordinatore delegato competente che ha sospeso i termini di pagamento conformemente all’articolo 106, paragrafo 4, del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 ovvero in conformità delle disposizioni del contratto o della sovvenzione di cui all’articolo 18, paragrafo 1, lettera b), e all’articolo 22, paragrafo 1, lettera a), vengono eseguiti immediatamente.

Il contabile può però sbloccare il pagamento sospeso solamente se l’ordinatore delegato competente gli invia una conferma motivata che il pagamento dovuto va eseguito. In mancanza di tale conferma, il pagamento rimane sospeso e l’ordine di pagamento viene eventualmente rispedito all’ordinatore delegato competente.

In caso di pagamento per compensazione conformemente all’articolo 73 del regolamento finanziario e all’articolo 83 del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 in seguito ad un avviso W4 o se il pagamento è stato eseguito successivamente ad un ordine esecutivo di sequestro conservativo presso terzi, il contabile redige un’opportuna nota registrata.

3. Nei confronti di un terzo rispetto al quale è stato registrato un avviso W5 non è possibile procedere ad alcun impegno di bilancio, ad alcuna registrazione di impegno giuridico specifico nella contabilità di bilancio sulla base di un impegno globale, né alla conclusione di un impegno giuridico sulla base di un impegno accantonato.

Articolo 16

Conseguenze di un avviso W1

Un avviso W1 viene registrato soltanto a titolo informativo e non comporta alcuna conseguenza diversa dal rafforzamento delle misure di vigilanza.

Articolo 17

Conseguenze degli avvisi W2, W3b e W4 sulle procedure di aggiudicazione di sovvenzioni o di contratti

1. Se un avviso W2, W3b o W4 viene registrato nel momento in cui l’ordinatore delegato competente o il suo personale consulta il SAR conformemente all’articolo 6, paragrafo 2, lettera a), egli informa, se la fase della procedura lo permette, il comitato di valutazione per l’aggiudicazione dei contratti o della sovvenzione interessato dell’esistenza di tale avviso, nella misura in cui questo costituisca un elemento nuovo di cui tenere conto relativamente ai criteri di selezione per il contratto o la sovvenzione. L’ordinatore delegato competente tiene conto di tali informazioni, in particolare se il terzo oggetto della registrazione figura al primo posto dell’elenco stilato dal comitato di valutazione.

2. Se il terzo relativamente al quale è stato registrato un avviso W2, W3b o W4 figura al primo posto dell’elenco stilato dal comitato di valutazione, l’ordinatore delegato competente, tenuto conto dell’obbligo di tutelare gli interessi finanziari e l’immagine delle Comunità, della natura e della gravità dei motivi all’origine dell’avviso, dell’importo, della durata ed eventualmente dell’urgenza del contratto o della sovvenzione da aggiudicare, può adottare una delle seguenti misure:

a) aggiudicare il contratto o la sovvenzione al terzo interessato, indipendentemente dalla presenza della registrazione nel SAR e adoperarsi affinché siano adottate misure di vigilanza rafforzate;

b) nel caso in cui l’avviso metta obiettivamente in discussione l’iniziale valutazione di conformità con i criteri di selezione ed aggiudicazione, decidere di aggiudicare il contratto o la sovvenzione ad un altro offerente o candidato, sulla base di una valutazione di conformità ai criteri di selezione e aggiudicazione diversa da quella del comitato di valutazione, motivando debitamente tale decisione;

c) decidere di chiudere la procedura senza aggiudicare il contratto, motivando debitamente tale decisione nella nota informativa fornita all’offerente.

Se l’ordinatore delegato competente decide di chiudere la procedura conformemente al punto c), si può ricorrere ad una procedura ristretta con i termini applicati in caso d’urgenza, conformemente all’articolo 142 del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 per aggiudicare il contratto tramite una nuova procedura.

Articolo 18

Conseguenze degli avvisi W2, W3b e W4 sui contatti e sulle sovvenzioni in corso

1. Se un avviso W2, W3b o W4 è stato registrato per motivi legati all’esecuzione o all’aggiudicazione di un contratto o di una sovvenzione in corso o alla rispettiva procedura di aggiudicazione, l’ordinatore delegato competente può, tenendo in debito conto i rischi che ciò comporta, la natura e i motivi dell’avviso, le prevedibili conseguenze sull’esecuzione del contratto o della sovvenzione, in particolare per quanto riguarda l’importo, la durata ed eventualmente l’urgenza di queste ultime, adottare una delle seguenti misure:

a) decidere di permettere al contraente o al beneficiario di proseguire nell’esecuzione del contratto o della sovvenzione, sottoponendola alle previste misure di vigilanza rafforzate;

b) sospendere le scadenze di pagamento conformemente all’articolo 106, paragrafo 4, del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002, al fine di procedere a verifiche complementari per accertarsi, prima di eseguire ulteriori pagamenti, che le spese siano ammissibili e quindi eseguire i pagamenti effettivamente dovuti;

c) sospendere l’esecuzione del contatto o della sovvenzione conformemente all’articolo 103 e all’articolo 119 del regolamento finanziario;

d) risolvere il contratto o la sovvenzione, se contengono una disposizione che lo prevede.

2. Se l’avviso W2, W3b o W4 non è stato registrato per motivi legati al contratto o alla sovvenzione in corso o alla rispettiva procedura di aggiudicazione, l’ordinatore delegato competente può, in base al tipo di avviso e alle conseguenze prevedibili che esso può avere sull’esecuzione del contratto o della sovvenzione in corso, tenendo debitamente conto dei rischi che ciò comporta, compreso il rischio di contenzioso giudiziario, adottare una delle seguenti misure:

a) applicare una o più delle opzioni di cui al paragrafo 1, lettere a) e b);

b) risolvere il contratto o la sovvenzione se contengono una disposizione che lo prevede, se emergono nuovi elementi che giustificano una reale perdita di fiducia da parte della Commissione ed una minaccia alla reputazione delle Comunità.

Articolo 19

Conseguenze di un avviso W3a

1. Se un terzo è oggetto di un avviso W3a corrispondente ad un ordine preventivo di sequestro conservativo presso terzi, il contabile mantiene la sospensione di tutti i pagamenti in attesa che sia adottata una decisione giudiziaria definitiva rispetto alla richiesta del creditore principale, se il diritto nazionale in vigore lo richiede. Se l’ordine preventivo di sequestro conservativo presso terzi si limita ad una somma precisa fissata in una sentenza («cantonnement»), il contabile sospende i pagamenti fino a concorrenza di tale importo.

2. Se un terzo è oggetto di un avviso W3a corrispondente ad un ordine esecutivo di sequestro conservativo presso terzi, l’ordinatore delegato competente o gli agenti posti sotto la sua responsabilità gerarchica eseguono, in stretta collaborazione con il contabile, il pagamento inizialmente pagabile dalla Commissione o dall’agenzia esecutiva alla parte oggetto dell’ordine di sequestro, a favore del creditore, a concorrenza dell’importo richiesto dal creditore.

3. I paragrafi 2 e 3 si applicano se l’esecuzione dell’ordine di sequestro non è suscettibile di turbare il buon funzionamento della Commissione o dell’agenzia esecutiva. In tal caso, il contabile invoca l’articolo 1 del protocollo sui privilegi e le immunità.

Articolo 20

Conseguenze di un avviso W4

1. Se un terzo è oggetto di avviso W4, il contabile esamina sistematicamente la possibilità di compensare i diritti della Commissione con i pagamenti dovuti al terzo in questione, ai sensi dell’articolo 73 del regolamento finanziario e all’articolo 83 del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002.

2. L’ordinatore delegato competente tiene conto di tali informazioni prima di aggiudicare al terzo un contratto o una sovvenzione.

Articolo 21

Conseguenze di un avviso W5 sulle procedure di aggiudicazione di contratti o sovvenzioni

L’ordinatore delegato competente esclude un terzo oggetto di un avviso W5 dalla partecipazione ad una procedura di aggiudicazione di contatti o sovvenzioni nella fase di valutazione dei criteri di esclusione, ai sensi dell’articolo 93 e dell’articolo 114, paragrafo 3, del regolamento finanziario o del pertinente regolamento del Consiglio che introduce restrizioni finanziarie legate alla PESC.

Articolo 22

Conseguenze specifiche di un avviso W5 sui contratti e le sovvenzioni in corso

1. Se viene registrato un avviso W5 per ragioni suscettibili di incidere sull’esecuzione di contratti o sovvenzioni già firmati, l’ordinatore delegato competente adotta una delle seguenti misure:

a) se le disposizioni del contratto o della sovvenzione lo prevedono e se il motivo dell’avviso W5 è collegato all’esecuzione o all’aggiudicazione di un contratto o di una sovvenzione in corso: i) sospende il pagamento per procedere a verifiche, esegue i pagamenti effettivamente dovuti e recupera gli importi pagati indebitamente, se possibile tramite compensazione con pagamenti dovuti; ii) risolve il contratto o la sovvenzione.

b) in tutti gli altri casi, applica una delle opzioni di cui all’articolo 18, paragrafo 1.

2. Se non diversamente disposto nei regolamenti del Consiglio che attuano le posizioni comuni adottate in base all’articolo 15 del trattato sull’Unione europea, sui quali si basano gli avvisi W5b, si applicano le seguenti regole:

a) è vietato mettere a disposizione, direttamente o indirettamente, alle persone fisiche o giuridiche, ai gruppi o alle entità figuranti nell’elenco di cui al pertinente regolamento del Consiglio fondi ed è altresì vietato che questi ne possano beneficiare;

b) è vietato mettere a disposizione, direttamente o indirettamente, alle persone fisiche o giuridiche, ai gruppi o alle entità figuranti nell’elenco di cui al pertinente regolamento del Consiglio risorse economiche ed è altresì vietato che questi ne possano beneficiare.

Articolo 23

Rinvio alla Commissione

In circostanze eccezionali, comprese le situazioni in cui esistono rischi di natura politica o suscettibili di compromettere la reputazione delle Comunità e se gli articoli da 15 a 22 non forniscono soluzioni adeguate, l’ordinatore delegato competente rinvia il caso al membro della Commissione responsabile del settore politico interessato, il quale può a sua volta rinviare la questione alla Commissione.

Il segretariato generale viene informato di tutti gli scambi pertinenti.

SEZIONE 4

DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI

Articolo 24

Disposizioni transitorie

1. Il servizio che richiede la registrazione di un avviso SAR prima dell’adozione della presente decisione rimane responsabile della modifica o dell’eliminazione degli avvisi registrati su sua richiesta conformemente alla presente decisione.

2. Per quanto riguarda le esclusioni decise prima del 1o maggio 2007 da un ordinatore delegato competente ai sensi dell’articolo 93, paragrafo 1, lettere b) ed e), del regolamento finanziario, per la durata del periodo di esclusione si tiene conto della durata delle iscrizioni nei certificati del casellario giudiziale secondo il diritto nazionale. A tali esclusioni si applica la durata massima di quattro anni a decorrere dalla data di notifica della sentenza. Trascorso tale periodo massimo, l’ordinatore delegato competente richiede l’eliminazione dell’avviso.

Articolo 25

Abrogazione della decisione relativa al sistema di allarme rapido

La decisione C(2004) 193/3 della Commissione (8) relativa al sistema di allarme rapido è abrogata con effetto dal 1o gennaio 2009.

Articolo 26

Applicazione

La presente decisione si applica a decorrere dal 1o gennaio 2009.

Articolo 27

Pubblicazione

La presente decisione è pubblicata, per informazione, nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Essa è allegata alle norme interne sull’esecuzione del bilancio generale delle Comunità europee.

Fatto a Bruxelles, il 16 dicembre 2008. Per la Commissione Dalia GRYBAUSKAITĖ Membro della Commissione

(1) GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.

(2) GU L 78 del 19.3.2008, pag. 1.

(3) Parere del garante europeo della protezione dei dati, del 6 dicembre 2006, relativo ad una notifica di controllo preventivo riguardante il sistema di allarme rapido, ricevuta dal responsabile della protezione dei dati della Commissione, caso 2005/120.

(4) Cfr. pag. 12 della presente Gazzetta ufficiale.

(5) GU L 136 del 31.5.1999, pag. 1.

(6) GU L 136 del 31.5.1999, pag. 8.

(7) GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.

(8) Non pubblicata nella Gazzetta ufficiale.