IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 362/1

REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1268/2012 DELLA COMMISSIONE

del 29 ottobre 2012

recante le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione (1), in particolare gli articoli 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 e 209,

considerando quanto segue:

(1) Il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (2) ha subito sostanziali modificazioni ed è stato sostituito dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (in prosieguo «regolamento finanziario»). È pertanto necessario allineare al regolamento finanziario il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d’esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (3). A fini di chiarezza è necessario sostituire il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002.

(2) A norma dell’articolo 290 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (in prosieguo «TFUE») un atto legislativo può delegare alla Commissione il potere di adottare atti non legislativi di portata generale unicamente per integrare o modificare determinati elementi non essenziali degli atti legislativi. Alcune disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 sono state quindi incorporate nel regolamento finanziario e pertanto non devono essere incluse nel presente regolamento.

(3) Durante i suoi lavori preparatori la Commissione ha svolto adeguate consultazioni, anche presso esperti, e garantito la trasmissione contemporanea, corretta e tempestiva dei documenti pertinenti al Parlamento europeo e al Consiglio.

(4) Per quanto attiene ai principi di bilancio, in particolare quello dell’unità, la semplificazione delle norme che disciplinano la generazione e il recupero degli interessi prodotti dai prefinanziamenti, segnatamente la rinuncia all’obbligo per i destinatari di una sovvenzione di generare interessi, rende obsolete le disposizioni concernenti il campo di applicazione e le condizioni per il recupero degli interessi. Ove tale obbligo sia comunque imposto alle entità cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio, occorre inserire negli accordi di delega con tali entità le norme che disciplinano l’individuazione, l’utilizzo e la contabilità degli interessi generati. Nei casi in cui tali accordi stabiliscano che gli interessi prodotti dai prefinanziamenti sono dovuti all’Unione, tali interessi devono essere versati al bilancio a titolo di entrate con destinazione specifica.

(5) Con riferimento al principio dell’annualità, è importante chiarire il concetto di stanziamenti dell’esercizio e di fasi preparatorie all’atto d’impegno le quali, quando sono completate al 31 dicembre, possono dare diritto a un riporto degli stanziamenti di impegno.

(6) Per quanto riguarda il principio dell’unità di conto, si devono precisare i tassi da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute ai fini della gestione di tesoreria e della contabilità. Inoltre, occorre rendere ancora più trasparente la contabilizzazione dei risultati di tali operazioni di conversione. A seguito dell’introduzione dell’euro, occorre abolire l’obbligo per la Commissione di fornire agli Stati membri informazioni sui trasferimenti di tesoreria effettuati tra varie valute.

(7) Quanto alle deroghe al principio dell’universalità, occorre precisare, da un lato, il trattamento di bilancio da applicare alle entrate con destinazione specifica, in particolare ai contributi degli Stati membri o dei paesi terzi ad alcuni programmi dell’Unione e, dall’altro, i limiti esistenti in materia di contrazione tra spese ed entrate. In particolare, tenuto conto della prassi corrente, per motivi di certezza giuridica, è necessario chiarire che come regola generale le entrate con destinazione specifica generano stanziamenti di impegno e di pagamento automaticamente, non appena l’entrata è stata riscossa dall’istituzione. È inoltre necessario specificare i casi in cui, eccezionalmente, le entrate con destinazione specifica possono essere rese disponibili prima che le entrate siano state effettivamente riscosse dall’istituzione.

(8) Con riferimento al principio della specializzazione, occorre definire con precisione il calcolo delle percentuali di stanziamento che le istituzioni sono autorizzate a stornare in base alla loro autonomia. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere perfettamente informati tramite una motivazione dettagliata delle richieste di storno che devono essere loro sottoposte.

(9) Per quanto riguarda la sana gestione finanziaria, è necessario individuare gli obiettivi e la periodicità minima delle valutazioni ex ante, intermedie e ex post dei programmi e delle attività, nonché le informazioni che devono figurare nella scheda finanziaria legislativa.

(10) Per quanto attiene al principio della trasparenza, la pubblicazione dei dati, distinti per nominativo, relativi ai destinatari interessati e agli importi esatti da essi ricevuti aumenta la trasparenza in relazione all’utilizzo dei fondi in questione. Mettendo tali informazioni a disposizione dei cittadini si rafforza il controllo pubblico sull’impiego cui è destinato tale denaro e si contribuisce all’utilizzo ottimale dei fondi pubblici. Contestualmente, ove i destinatari sono persone fisiche, tale pubblicazione è assoggettata alle norme in materia di protezione dei dati personali. Di conseguenza, i dati personali devono essere pubblicati solo se necessario e commisurato alla legittima finalità perseguita.

(11) Le informazioni sull’utilizzo dei fondi dell’Unione devono essere pubblicate sul sito internet delle istituzioni e comprendere almeno il nominativo, l’ubicazione, l’importo e la finalità dei fondi. Tali informazioni devono rispettare i criteri stabiliti all’articolo 35, paragrafo 3, del regolamento finanziario, in particolare la natura e l’entità dei fondi erogati.

(12) Il nominativo e l’ubicazione dei destinatari di fondi dell’Unione devono essere pubblicati in relazione a premi, sovvenzioni e appalti attribuiti in seguito all’apertura di una gara pubblica, come nel caso in particolare di concorsi, inviti a presentare proposte e gare di appalto, rispettando i principi del TFUE e segnatamente quelli di trasparenza, proporzionalità, parità di trattamento e non discriminazione. Inoltre, siffatta pubblicazione deve aiutare i richiedenti respinti a esercitare il controllo sulle procedure di selezione pubbliche.

(13) Poiché è opportuno che i dati personali relativi alle persone fisiche non siano pubblicati per un periodo superiore alla durata di utilizzo dei fondi da parte del destinatario, tali dati devono essere cancellati dopo due anni. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.

(14) Nella maggior parte dei casi disciplinati dal presente regolamento, la pubblicazione riguarda persone giuridiche.

(15) Quando sono interessate persone fisiche, siffatta pubblicazione va prevista solo se rispetta il principio di proporzionalità tra l’entità dell’importo erogato e l’esigenza di controllare l’impiego ottimale dei fondi. Nel caso delle persone fisiche, la pubblicazione della regione al livello NUTS 2 è coerente con l’obiettivo della pubblicazione dei destinatari, assicura la parità di trattamento tra Stati membri di dimensioni diverse e garantisce il diritto dei destinatari al rispetto della vita privata e in particolare alla protezione dei loro dati personali.

(16) Le informazioni inerenti a borse di studio e altri aiuti diretti corrisposti a persone fisiche estremamente bisognose dovrebbero rimanere esenti dalla pubblicazione.

(17) Per garantire il rispetto del principio della parità di trattamento tra i destinatari, occorre assicurare che la pubblicazione delle informazioni relative alle persone fisiche avvenga in ottemperanza all’obbligo per lo Stato membro di prevedere ampia trasparenza in merito agli appalti di importo superiore a quello stabilito dalla direttiva 2004/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 31 marzo 2004, relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi (4).

(18) Il nominativo e l’ubicazione del destinatario nonché l’importo e la finalità dei fondi non devono essere pubblicati se ciò rischia di minare l’integrità del destinatario tutelata dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere i suoi interessi commerciali legittimi.

(19) La nomenclatura di bilancio dovrebbe apportare la chiarezza e la trasparenza necessarie per la procedura di bilancio.

(20) È necessario inoltre definire gli atti che potrebbero dare adito a un conflitto d’interessi.

(21) Per quanto riguarda la gestione indiretta, occorre precisare l’inquadramento della delega e il contenuto dell’accordo di delega. Ogni entità o persona cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio deve garantire un grado di tutela degli interessi finanziari dell’Unione equivalente a quello richiesto dal regolamento finanziario. Occorre stabilire le condizioni alle quali la Commissione può accettare che i sistemi, le norme e le procedure di tali entità e persone siano considerati equivalenti ai propri, al fine di garantire la sana gestione finanziaria dei fondi dell’Unione da parte delle entità delegate.

(22) Alle agenzie esecutive, sulle quali la Commissione esercita il proprio controllo, deve essere riconosciuta la qualità di ordinatori delegati da tale istituzione ai fini dell’esecuzione del bilancio dell’Unione.

(23) Nel caso della gestione indiretta con organizzazioni internazionali, bisogna individuare le organizzazioni internazionali che possono essere ammesse a tale tipo di gestione.

(24) Nel caso di compiti di esecuzione del bilancio affidati a organismi di diritto pubblico od organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico, occorre precisare le condizioni relative alla loro designazione.

(25) Per quanto attiene alla gestione indiretta, è necessario stabilire norme dettagliate in materia di procedure per l’esame e l’accettazione dei conti e l’esclusione dai finanziamenti dell’Unione delle spese in relazione alle quali sono stati effettuati esborsi in violazione delle norme applicabili.

(26) Quanto agli organismi privati che svolgono lavori preparatori o secondari per conto della Commissione, essi devono essere scelti secondo le procedure d’aggiudicazione degli appalti pubblici.

(27) Per quanto riguarda il ruolo degli agenti finanziari, la riforma della gestione finanziaria, con l’abolizione dei controlli ex ante centralizzati, rafforza le responsabilità degli ordinatori su tutti gli atti relativi alle entrate e alle spese, anche in termini di sistemi di controllo interno. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere informati della nomina e della cessazione dal servizio degli ordinatori delegati. Di conseguenza, devono inoltre essere definiti le funzioni, la competenza e i principi procedurali da rispettare. L’internalizzazione dei controlli ex ante presuppone in particolare una distinzione chiara tra compiti di avvio e di verifica delle operazioni di esecuzione di bilancio, e ciascuna istituzione deve inoltre adottare un codice deontologico per i funzionari responsabili delle verifiche ex ante ed ex post. È inoltre necessario stabilire di dar conto delle responsabilità assunte, tramite una relazione annuale all’istituzione che è incaricata, tra l’altro, delle verifiche ex post. Occorre conservare i documenti giustificativi relativi alle operazioni condotte. Infine, poiché derogano alle normali procedure di aggiudicazione, tutti i tipi di procedure negoziate per l’aggiudicazione di appalti pubblici devono essere oggetto di una relazione speciale all’istituzione e di una comunicazione al Parlamento europeo e al Consiglio.

(28) Occorre adattare il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 per tener conto del duplice ruolo che il capo delegazione riveste in quanto ordinatore sottodelegato per il servizio europeo per l’azione esterna (in prosieguo «SEAE») e, riguardo agli stanziamenti operativi, per la Commissione.

(29) Al fine di chiarificare le responsabilità, occorre anche definire precisamente le funzioni e le competenze del contabile con riferimento ai sistemi contabili, alla gestione della tesoreria e dei conti bancari nonché dello schedario terzi. Vanno inoltre precisate le modalità per la cessazione dal servizio del contabile.

(30) Devono essere stabilite le condizioni per il ricorso alle casse di anticipi, sistema di gestione in deroga alle procedure ordinarie, e devono essere precisate le funzioni e le responsabilità degli amministratori degli anticipi, nonché quelle degli ordinatori e dei contabili per quanto riguarda il controllo delle casse di anticipi. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere informati di ogni nomina o cessazione dal servizio. Per motivi di efficienza, nelle delegazioni è opportuno istituire soltanto una cassa di anticipi che gestisce gli stanziamenti delle sezioni del bilancio relative alla Commissione e al SEAE. È risultato necessario prevedere la possibilità di utilizzare carte di debito collegate alle casse di anticipi per facilitare i pagamenti soprattutto nelle delegazioni e rappresentanze dell’Unione ed evitare i rischi connessi alla manipolazione di denaro contante.

(31) Una volta definite funzioni e competenze di ciascun agente finanziario, la loro responsabilità può essere chiamata in causa soltanto secondo le disposizioni dello statuto dei funzionari dell’Unione europea e del regime applicabile agli altri agenti. L’istanza specializzata in irregolarità finanziarie istituita presso ciascuna istituzione si è dimostrata essere un meccanismo efficiente per accertare l’esistenza di un’irregolarità di natura finanziaria e dev’essere quindi mantenuta. È necessario precisare le modalità con le quali un ordinatore può chiedere la conferma di un’istruzione che ritenga irregolare o contraria al principio della sana gestione finanziaria ed essere in tal modo sollevato dalla propria responsabilità.

(32) In materia di entrate, tranne il caso particolare delle risorse proprie disciplinate dalla decisione 2007/436/CE, Euratom del Consiglio, del 7 giugno 2007, relativa al sistema delle risorse proprie delle Comunità europee (5), è necessario precisare i compiti e i controlli di competenza degli ordinatori nelle diverse fasi della procedura: determinazione della previsione di crediti, ordine di recupero e trasmissione della nota di addebito che informa il debitore dell’accertamento di un credito, calcolo degli interessi di mora eventuali e, se del caso, decisione di rinunciare al credito, nel rispetto di criteri atti ad assicurare la sana gestione finanziaria ai fini della riscossione efficace delle entrate.

(33) È necessario precisare il ruolo del contabile nella riscossione delle entrate e nella concessione di eventuali dilazioni di pagamento. Inoltre, il contabile dovrebbe disporre di un certo margine discrezionale nell’ambito del recupero dei crediti, compresa la facoltà di compensare debiti e crediti direttamente oppure, in circostanze eccezionali, di rinunciare a esigere la costituzione di una garanzia a rimborso del debito allorché il debitore voglia e possa effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non sia in grado di costituire siffatta garanzia tenendo debito conto del principio di proporzionalità.

(34) Per garantire la gestione degli attivi ottenendo al tempo stesso una remunerazione finanziaria, è necessario investire in attivi finanziari gli importi incassati in via provvisoria, quali le ammende oggetto di contestazione, e stabilire la destinazione degli interessi prodotti da tali investimenti.

(35) Per garantire che la Commissione disponga di tutte le informazioni necessarie per l’adozione delle decisioni di finanziamento, è necessario stabilire i requisiti minimi riguardo al contenuto delle decisioni di finanziamento concernenti le sovvenzioni, gli appalti, i fondi fiduciari e gli strumenti finanziari.

(36) Per quanto riguarda le spese, è necessario definire l’articolazione tra la decisione di finanziamento, l’impegno globale e l’impegno specifico, nonché le caratteristiche di queste varie fasi, al fine di inquadrare con chiarezza le varie fasi dell’esecuzione del bilancio.

(37) È necessario inoltre chiarire l’articolazione tra le operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento e i controlli che l’ordinatore deve effettuare in occasione della liquidazione delle spese, con l’apposizione del «visto per pagamento». Occorre precisare i documenti giustificativi a sostegno dei pagamenti e indicare le norme di liquidazione dei prefinanziamenti e dei pagamenti intermedi.

(38) Occorre stabilire norme dettagliate per l’applicazione dei termini relativi alle operazioni di liquidazione e pagamento, tenendo conto della direttiva 2011/7/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 febbraio 2011, relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali (6), affinché non si verifichino indebiti ritardi nei pagamenti ai destinatari.

(39) In materia di revisione contabile interna, è necessario definire le modalità di designazione del revisore e garantire la sua indipendenza nell’ambito dell’istituzione che l’ha nominato ed alla quale deve riferire in merito alle sue attività. Per garantire la trasparenza nei confronti del Parlamento europeo e del Consiglio, questi ultimi devono essere informati di qualsiasi misura di nomina o cessazione dal servizio.

(40) Le norme sugli appalti devono fondarsi sulla direttiva 2004/18/CE. È necessario definire i vari tipi di procedure di appalto, le relative misure di pubblicità, le condizioni alle quali si può ricorrere a un determinato tipo di procedura e le principali caratteristiche delle procedure esistenti, la specificazione dei criteri di selezione e di aggiudicazione, le modalità di accesso ai documenti di gara e di comunicazione con gli offerenti o candidati, nonché, quando la Commissione aggiudica degli appalti per proprio conto, le soglie applicabili e le modalità di stima del valore degli appalti da aggiudicare.

(41) Le procedure d’aggiudicazione degli appalti hanno la finalità di soddisfare nelle migliori condizioni possibili le necessità delle istituzioni, nel rispetto della parità d’accesso agli appalti pubblici e dei principi della trasparenza e della non discriminazione. Ai fini della trasparenza e della parità di trattamento tra i candidati e gli offerenti, ma anche della piena responsabilità degli ordinatori nella scelta, occorre stabilire la procedura di apertura, e poi di valutazione, delle offerte e delle domande di partecipazione, dalla nomina di una commissione fino alla decisione definitiva d’aggiudicazione, motivata e documentata, che spetta all’amministrazione aggiudicatrice.

(42) L’esperienza acquisita indica la necessità di stabilire una nuova procedura di aggiudicazione per gli appalti di valore medio. Occorre consentire il ricorso all’«elenco di potenziali offerenti» alle stesse condizioni vigenti per l’attuale «invito a manifestare interesse» poiché tale procedura comporta minori oneri amministrativi per i potenziali offerenti.

(43) Per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione durante l’esecuzione dell’appalto, è necessario stabilire la possibilità di imporre alle entità che assicurano la capacità finanziaria nell’ambito delle procedure di aggiudicazione di rispondere in solido per l’esecuzione del corrispondente appalto.

(44) Per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione e garantire il controllo nel corso dell’esecuzione dell’appalto, è necessario stabilire la possibilità di esigere che taluni compiti essenziali siano eseguiti direttamente dal contraente stesso.

(45) Per garantire che l’appalto venga eseguito attenendosi ai più elevati standard professionali, è necessario stabilire la possibilità di respingere gli offerenti con potenziali conflitti d’interesse.

(46) Poiché la richiesta di garanzie finanziarie non è più automatica, è necessario stabilire i criteri in base ai quali decidere di richiederle.

(47) È necessario precisare la portata del titolo sulle sovvenzioni, soprattutto con riferimento al tipo di azione o di organismo d’interesse generale europeo che può essere sovvenzionato, ma anche con riferimento alla tipologia degli impegni giuridici che possono essere utilizzati per finanziare le sovvenzioni. Riguardo a tali impegni giuridici occorre specificare i criteri di scelta tra convenzioni e decisioni, i requisiti minimi di contenuto delle stesse e la possibilità di concludere una convenzione o decisione specifica nell’ambito di accordi quadro, in modo di garantire la parità di trattamento ed evitare di limitare l’accesso ai finanziamenti dell’Unione.

(48) Occorre che la portata del titolo sulle sovvenzioni tenga inoltre conto dell’inserimento nel regolamento finanziario di titoli specifici sui premi e sugli strumenti finanziari, da un lato, e, dall’altro, delle norme fondamentali concernenti le sovvenzioni, i costi ammissibili, la cancellazione del principio di degressività, il ricorso a forme semplificate di sovvenzione (somme forfettarie, costi unitari e tassi fissi) e l’abolizione dell’obbligatorietà di presentazione delle garanzie di prefinanziamento.

(49) È opportuno che i progressi verso lo scambio elettronico delle informazioni e la presentazione per via elettronica dei documenti, che costituiscono un’importante semplificazione, siano accompagnati da precise condizioni di accettazione dei sistemi da utilizzare, in modo da garantire la sicurezza giuridica.

(50) Occorre rivedere il principio del divieto del fine di lucro e il principio di cofinanziamento allineandoli alle precisazioni e alle semplificazioni inserite nel regolamento finanziario. In particolare, a fini di chiarezza, è necessario stabilire norme dettagliate relative ai tipi di entrate da considerare per l’applicazione del principio del divieto del fine di lucro nonché le forme di cofinanziamento esterno e di contributi in natura.

(51) Con riferimento al principio di trasparenza, occorre autorizzare l’adozione e la pubblicazione di programmi di lavoro pluriennali, poiché presentano un valore aggiunto per i richiedenti, i quali possono prevedere più agevolmente gli inviti a presentare proposte e prepararvisi meglio. In questo ambito, occorre specificare le condizioni alle quali i programmi di lavoro possono essere considerati decisioni di finanziamento. Per garantire la trasparenza, è inoltre necessario pubblicare gli inviti a presentare proposte, tranne in caso d’urgenza oppure qualora l’azione possa essere attuata da una sola entità. È necessario specificare i requisiti minimi di contenuto di tale pubblicazione.

(52) Poiché le condizioni di ammissibilità in materia di imposta sul valore aggiunto (IVA) pagata dai beneficiari possono indurre a errori e incongruenze, è necessario intendere e applicare in modo coerente i concetti di IVA non recuperabile e di persone non assoggettate ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 1, della direttiva 2006/112/CE del Consiglio, del 28 novembre 2006, relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto (7), facendo riferimento alle attività rientranti in tali concetti.

(53) Per garantire la trasparenza, la parità di trattamento dei richiedenti e la responsabilizzazione degli ordinatori, è necessario stabilire la procedura di attribuzione, dalla domanda di sovvenzione alla relativa valutazione in base a criteri di ammissibilità, selezione e concessione precedentemente annunciati, prima che l’ordinatore responsabile prenda la sua decisione definitiva, debitamente documentata. È necessario stabilire norme dettagliate relative alla composizione e ai compiti del comitato incaricato di valutare le proposte rispetto ai criteri di selezione e di concessione, nonché al margine di possibilità di prendere contatti con i richiedenti nel corso della procedura di attribuzione o di invitarli a modificare le proposte. Tale margine deve rispecchiare idoneamente i requisiti di buona amministrazione introdotti dal regolamento finanziario e comprendere le condizioni alle quali la proposte possono essere modificate prima della firma delle convenzioni di sovvenzione ovvero di notifica delle decisioni di sovvenzione.

(54) Poiché il regolamento finanziario ha agevolato e ampliato il ricorso alle somme forfettarie, ai costi unitari e ai finanziamenti a tasso fisso, occorre chiarire le definizioni di tali forme semplificate di sovvenzione. In particolare, è necessario chiarire che, come ogni forma di sovvenzione, sono destinate a finanziare categorie di costi ammissibili, e precisare che il loro importo non deve necessariamente essere fissato ex ante; questo aspetto è particolarmente rilevante nei casi in cui gli importi sono determinati in base alle prassi consuete di contabilità analitica del beneficiario. Si avverte inoltre l’esigenza di garantire la stabilità delle norme di finanziamento nell’ambito di un programma specifico. A tal fine, occorre consentire il ricorso alle forme semplificate di sovvenzione durante tutta la sua durata. A fini statistici, metodologici ovvero di prevenzione e individuazione delle frodi occorre poter avere accesso ai dati contabili generali del beneficiario, anche nei casi finanziati tramite somme forfettarie, costi unitari o tassi fissi. Le verifiche, tuttavia, non devono essere finalizzate a rimettere in causa i valori unitari delle somme forfettarie, dei costi unitari o dei tassi fissi già convenuti.

(55) Il principio della sana gestione finanziaria impone che la Commissione si tuteli con delle garanzie, nella fase delle domande di sovvenzione predisponendo controlli finanziari per le domande di importi ingenti, in occasione del pagamento dei prefinanziamenti, in funzione della valutazione dei rischi effettuata dall’ordinatore, con la richiesta di garanzie finanziarie preliminari, e nella fase dei pagamenti intermedi o dei pagamenti a saldo, prevedendo la presentazione di certificati redatti da revisori contabili per le domande di pagamento concernenti gli importi più ingenti e che presentano i massimi rischi.

(56) Occorre chiarire le condizioni e procedure per sospendere e ridurre le sovvenzioni, in modo da definire meglio i motivi alla base di tale sospensione o riduzione, fornire adeguate informazioni ai beneficiari e garantire a questi ultimi la possibilità di esercitare i diritti della difesa in ogni fase.

(57) Il principio della sana gestione dei fondi dell’Unione implica inoltre che i beneficiari stessi utilizzino le sovvenzioni secondo i principi di economia ed efficienza. In particolare, occorre che i costi degli appalti aggiudicati dai beneficiari per attuare l’azione siano ammissibili purché tali appalti di esecuzione siano aggiudicati all’offerta economicamente più vantaggiosa.

(58) Poiché il regolamento finanziario allenta le restrizioni concernenti il ricorso al sostegno finanziario a terzi, è necessario stabilire le disposizioni minime da concordare a livello di convenzione di sovvenzione o da inserire nella decisione di sovvenzione per distinguere chiaramente l’assegnazione di sostegno finanziario a terzi da parte di un beneficiario dai compiti di esecuzione del bilancio svolti da un delegato nell’ambito della gestione indiretta.

(59) I poteri sanzionatori nei confronti dei beneficiari delle sovvenzioni devono essere allineati a quelli conferiti nell’ambito degli appalti, poiché hanno lo stesso carattere e devono essere subordinati alle stesse norme sotto il profilo dell’efficacia e della proporzionalità.

(60) I premi devono essere assoggettati ai principi di trasparenza e parità di trattamento come le sovvenzioni. In tale contesto occorre altresì stabilire le caratteristiche minime dei programmi di lavoro e dei concorsi, tenendo conto dei corrispondenti requisiti relativi alle sovvenzioni. In particolare, vanno specificate le condizioni alle quali i programmi di lavoro possono essere considerati decisioni di finanziamento, nonché i requisiti minimi di contenuto delle regole di concorso, segnatamente le condizioni di versamento del premio ai vincitori in caso di attribuzione, e gli idonei mezzi di pubblicazione.

(61) Il rispetto dei principi di trasparenza e parità di trattamento impone inoltre l’istituzione di una procedura di attribuzione con fasi chiaramente definite, dalla presentazione delle proposte all’informazione dei richiedenti e alla comunicazione al vincitore. Tale procedura deve comprendere la valutazione delle proposte da parte di un gruppo di esperti designati dall’ordinatore responsabile che si basano sui criteri di attribuzione indicati nelle regole di concorso al fine di garantire competenza e imparzialità nella valutazione delle proposte. Occorre che la decisione finale in merito all’attribuzione del premio sia presa dall’ordinatore responsabile, sulla scorta delle raccomandazioni degli esperti, poiché la responsabilità per l’esecuzione del bilancio spetta sempre alla Commissione.

(62) Per garantire un’attuazione armonizzata dei diversi strumenti finanziari all’interno della Commissione, il quadro generale previsto al titolo VIII del regolamento finanziario dovrebbe essere completato da norme dettagliate per la gestione degli strumenti finanziari, comprese disposizioni riguardanti la selezione delle entità delegate, il contenuto degli accordi di delega, i costi e le tasse di gestione e i conti fiduciari.

(63) Occorre definire norme per la selezione degli intermediari finanziari e dei destinatari finali, in particolare qualora, in casi eccezionali, gli strumenti finanziari siano gestiti in maniera diretta mediante veicoli di investimento dedicati o altri meccanismi di attuazione, al fine di garantire l’utilizzazione efficiente dei fondi dell’Unione.

(64) È necessario stabilire le condizioni di utilizzazione degli strumenti finanziari, compreso l’effetto moltiplicatore, e il quadro di monitoraggio. È altresì necessario garantire che gli strumenti finanziari siano attuati sulla base di un’approfondita valutazione ex ante, che deve consentire alla Commissione di concepirli allo specifico scopo di ovviare alle lacune del mercato e a situazioni di investimento non ottimali.

(65) In materia di contabilità e di rendicontazione, i principi contabili generalmente accettati sulla base dei quali devono essere stabiliti gli stati finanziari sono definiti nelle norme contabili dell’Unione, che precisano inoltre le condizioni per la contabilizzazione di un’operazione nonché le regole di valutazione degli elementi d’attivo e di passivo e di costituzione degli accantonamenti, al fine di assicurare la corretta presentazione nonché la completezza e l’esattezza delle informazioni.

(66) In materia di contabilità, occorre precisare che il contabile di ciascuna istituzione deve documentare l’organizzazione e la procedura contabili della sua istituzione e definire le condizioni che i sistemi automatizzati di tenuta della contabilità devono rispettare, in particolare al fine di garantire la sicurezza degli accessi e la pista di controllo per quanto riguarda le modifiche apportate ai sistemi.

(67) Per quanto riguarda la tenuta della contabilità, si devono precisare i principi in materia di tenuta dei libri contabili, della situazione contabile generale, di ravvicinamento periodico dei saldi di tale situazione contabile e d’inventario e definire gli elementi del piano contabile redatto dal contabile della Commissione. Le norme sulla registrazione delle operazioni, in particolare il metodo in partita doppia, le norme di conversione delle operazioni non denominate in euro e i documenti giustificativi delle scritture contabili, devono essere precisati. Inoltre va precisato il contenuto delle registrazioni della contabilità di bilancio.

(68) Occorre definire le regole sull’inventario delle immobilizzazioni e chiarire le rispettive responsabilità dei contabili e degli ordinatori in questo settore, così come le regole sulla rivendita dei beni iscritti nell’inventario, ai fini di un’efficiente gestione degli attivi.

(69) In materia di azioni esterne, il presente regolamento, conformemente al regolamento finanziario, deve introdurre disposizioni di deroga che tengono conto delle specificità operative del settore delle azioni esterne, principalmente in materia di appalti e di concessione di sovvenzioni, in particolare perché tali procedure sono svolte dalle autorità dei paesi terzi beneficiari del sostegno finanziario dell’Unione. Per quanto attiene agli appalti, tali differenze dovrebbero riguardare principalmente la tipologia delle procedure e le soglie a partire dalle quali si applicano le diverse procedure. Per quanto riguarda le sovvenzioni, occorre consentire in determinati casi il finanziamento integrale, soprattutto per tener conto della ridotta capacità di cofinanziamento dei beneficiari.

(70) È necessario stabilire disposizioni dettagliate riguardanti il ricorso al sostegno di bilancio, che specifichino le condizioni alle quali si può ricorrere a tale sostegno e l’obbligo per il partner di trasmettere alla Commissione informazioni tempestive e affidabili che le consentano di valutare il rispetto di tali condizioni.

(71) Per quanto attiene ai fondi fiduciari dell’Unione, è necessario specificare i principi applicabili al contributo dell’Unione a tali fondi e ai contributi degli altri donatori, le norme contabili e di rendicontazione del fondo fiduciario dell’Unione, in particolare in materia di interessi maturati sul conto bancario del fondo fiduciario, chiarire le responsabilità rispettive degli agenti finanziari e del comitato del fondo fiduciario, nonché definire gli obblighi in materia di revisione contabile esterna. È inoltre necessario garantire un’equa rappresentanza dei donatori partecipanti in sede di comitato del fondo fiduciario e prevedere l’obbligo di voto favorevole della Commissione ai fini dell’utilizzo dei fondi.

(72) Per semplificare le procedure di aggiudicazione degli appalti nell’ambito delle azioni esterne, sono state modificate alcune soglie mentre altre soglie e procedure di gestione derivanti dalle disposizioni comuni sono state aggiunte e adattate.

(73) Per quanto attiene alle sovvenzioni, occorre razionalizzare le condizioni di deroga al principio del cofinanziamento, rendendole conformi al regolamento finanziario.

(74) Al fine di garantire la sana gestione degli stanziamenti dell’Unione, è altresì necessario specificare i prerequisiti e le norme da inserire nelle convenzioni in caso di gestione decentrata degli stanziamenti o di ricorso alle casse di anticipi.

(75) È opportuno definire gli uffici europei nonché stabilire norme specifiche per l’Ufficio delle pubblicazioni e disposizioni che autorizzino il contabile della Commissione a delegare alcuni dei suoi compiti a funzionari di tali uffici. Occorre anche precisare le modalità di funzionamento dei conti bancari che gli uffici europei possono essere autorizzati ad aprire a nome della Commissione.

(76) Per analogia con la pubblicazione delle informazioni sui destinatari dei fondi dell’Unione, occorre pubblicare l’elenco degli esperti di cui all’articolo 204 del regolamento finanziario selezionati tramite invito a manifestare interesse e l’oggetto dei loro compiti. Occorre inoltre pubblicare la loro retribuzione se superiore a 15 000 EUR.

(77) È necessario stabilire disposizioni integrative della nuova procedura prevista all’articolo 203 del regolamento finanziario, in particolare per quanto riguarda i tipi di costi da includere nelle soglie ivi fissate. È necessario stabilire norme dettagliate relative ai progetti immobiliari presso le delegazioni dell’Unione, in considerazione delle loro specificità, in particolare in caso d’urgenza. È opportuno stabilire che gli edifici residenziali, segnatamente presso le delegazioni, che devono essere presi in locazione o acquistati in tempi brevi siano esclusi dalla procedura stabilita all’articolo 203 del regolamento finanziario. Occorre che l’acquisizione di terreni a titolo gratuito o per un importo simbolico non rientri nella procedura stabilita all’articolo 203 del regolamento finanziario poiché non impone di per sé un onere aggiuntivo al bilancio.

(78) Per garantire la coerenza con le disposizioni del regolamento finanziario, è necessario stabilire disposizioni transitorie. Inoltre, per garantire la coerenza con la base giuridica settoriale, è opportuno rimandare al 1o gennaio 2014 l’applicazione delle disposizioni relative alle modalità di gestione e agli strumenti finanziari,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

PARTE PRIMA

DISPOSIZIONI COMUNI

TITOLO I

OGGETTO

Articolo 1

Oggetto

Il presente regolamento stabilisce le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (in prosieguo «il regolamento finanziario»).

TITOLO II

PRINCIPI DI BILANCIO

CAPO 1

Principi dell’unità e della verità del bilancio

Articolo 2

Contabilità degli interessi prodotti dai prefinanziamenti

(Articolo 8, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

Ove siano dovuti interessi al bilancio, le convenzioni concluse con le entità o persone elencate all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punti da ii) a viii), del regolamento finanziario, stabiliscono che il prefinanziamento sia versato su conti o sottoconti bancari che consentano d’individuare gli importi dei versamenti e i relativi interessi. Ove ciò non sia possibile, i metodi contabili dei destinatari o degli intermediari devono consentire d’individuare gli importi versati dall’Unione e gli interessi o altri utili da essi prodotti.

Le disposizioni del presente regolamento riguardanti gli interessi sui prefinanziamenti non incidono sull’iscrizione dei prefinanziamenti nella colonna delle attività nei rendiconti finanziari, come stabilito nelle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento finanziario.

CAPO 2

Principio dell’annualità

Articolo 3

Stanziamenti dell’esercizio

(Articolo 11, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

Gli stanziamenti di impegno e di pagamento autorizzati per l’esercizio constano di:

a) stanziamenti iscritti nel bilancio, anche mediante bilancio rettificativo;

b) stanziamenti riportati;

c) stanziamenti ricostituiti conformemente agli articoli 178 e 182 del regolamento finanziario;

d) stanziamenti provenienti da rimborsi di prefinanziamenti conformemente all’articolo 177, paragrafo 3, del regolamento finanziario;

e) stanziamenti aperti a seguito del percepimento di entrate con destinazione specifica nel corso dell’esercizio o nel corso di esercizi precedenti e non utilizzati.

Articolo 4

Annullamento e riporto di stanziamenti

(Articolo 13, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1. Gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti non dissociati relativi ai progetti immobiliari di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario possono essere riportati soltanto se gli impegni non hanno potuto essere effettuati entro il 31 dicembre dell’esercizio per motivi non imputabili alla diligenza dell’ordinatore e se le fasi preparatorie sono avanzate a un punto che permetta ragionevolmente di ritenere che l’impegno possa essere effettuato entro il 31 marzo dell’anno successivo, ovvero il 31 dicembre nel caso dei progetti immobiliari.

2. Le fasi preparatorie di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, che dovrebbero essere completate al 31 dicembre dell’esercizio ai fini del riporto all’esercizio successivo sono segnatamente le seguenti:

a) per gli impegni globali ai sensi dell’articolo 85 del regolamento finanziario, l’adozione di una decisione di finanziamento o la conclusione entro tale data della consultazione dei servizi interessati di ciascuna istituzione in vista dell’adozione della decisione;

b) per gli impegni specifici ai sensi dell’articolo 85 del regolamento finanziario, la conclusione della fase di selezione dei potenziali contraenti, beneficiari, vincitori di premi o soggetti delegati.

3. Gli stanziamenti riportati di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, non impegnati al 31 marzo dell’esercizio successivo o fino al 31 dicembre dell’esercizio successivo per gli importi relativi ai progetti immobiliari, sono automaticamente annullati.

La Commissione informa il Parlamento europeo e il Consiglio degli stanziamenti così annullati entro un mese dall’annullamento conformemente al primo comma.

4. Gli stanziamenti riportati di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario possono essere utilizzati fino al 31 dicembre dell’esercizio successivo.

5. La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti riportati conformemente ai paragrafi da 1 a 4.

CAPO 3

Principio dell’unità di conto

Articolo 5

Tasso di conversione tra l’euro e le altre valute

(Articolo 19 del regolamento finanziario)

1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione di normative settoriali, l’ordinatore responsabile effettua la conversione in base al tasso quotidiano di cambio dell’euro pubblicato nella serie C della Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Quando sono i contraenti o i beneficiari che devono effettuare la conversione tra l’euro e un’altra valuta, si applicano le regole specifiche relative alla conversione indicate nei contratti d’appalto, nelle convenzioni di sovvenzione o nelle convenzioni di finanziamento.

2. Per evitare che le operazioni di conversione delle valute abbiano effetti di rilievo sull’entità del cofinanziamento dell’Unione o incidano negativamente sul bilancio dell’Unione, le disposizioni specifiche per la conversione di cui al paragrafo 1 prevedono, all’occorrenza, che la conversione tra l’euro e le altre valute si effettui a un tasso determinato in base alla media dei tassi di cambio giornalieri registrati in un determinato periodo.

3. Se nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea non è pubblicato alcun tasso di cambio per la valuta interessata, l’ordinatore responsabile applica il tasso contabile di cui al paragrafo 4.

4. Ai fini della contabilità di cui agli articoli da 151 a 156 del regolamento finanziario e in applicazione dell’articolo 240 del presente regolamento, la conversione tra l’euro e un’altra valuta è effettuata in base al tasso contabile mensile dell’euro, il quale è determinato dal contabile della Commissione mediante ogni fonte d’informazione che egli consideri affidabile, fondandosi sul tasso in vigore il penultimo giorno lavorativo del mese precedente quello per il quale si deve determinare il tasso suddetto.

5. I risultati delle operazioni in valuta di cui al paragrafo 4 del presente articolo sono riportati in una rubrica separata della contabilità dell’istituzione rispettiva.

Il primo comma del presente paragrafo si applica mutatis mutandis agli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario.

Articolo 6

Tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute

(Articolo 19 del regolamento finanziario)

1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione delle normative settoriali o da contratti specifici d’appalto, da convenzioni o decisioni di sovvenzione e da convenzioni di finanziamento, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute, quando la conversione è effettuata dall’ordinatore responsabile, è quello vigente il giorno nel quale il servizio ordinatore redige l’ordine di pagamento o l’ordine di recupero.

2. Per i pagamenti in euro effettuati dalle casse di anticipi, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute è stabilito alla data alla quale la banca procede al pagamento.

3. Per la regolarizzazione delle casse di anticipi nelle valute nazionali, di cui all’articolo 19 del regolamento finanziario, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le valute nazionali è quello del mese nel quale la cassa di anticipi effettua la spesa.

4. Per il rimborso delle spese forfettarie e per le spese previste dallo statuto dei funzionari dell’Unione europea e dal regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea (in prosieguo «statuto»), soggette a un massimale e da pagare in una valuta diversa dall’euro, il tasso da applicare è quello in vigore alla data alla quale sorge il corrispondente diritto.

CAPO 4

Principio dell’universalità

Articolo 7

Struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica e apertura dei corrispondenti stanziamenti

(Articolo 21 del regolamento finanziario)

1. Fatti salvi gli articoli 9 e 10, la struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica comporta quanto segue:

a) nello stato delle entrate della sezione di ciascuna istituzione, una linea di bilancio destinata ad accogliere l’importo di tali entrate;

b) nello stato delle spese, i commenti contenuti nel bilancio, compresi i commenti generali, indicano quali linee possono accogliere gli stanziamenti corrispondenti alle entrate con destinazione specifica che sono rese disponibili.

Nel caso di cui al primo comma, lettera a), la linea è compilata con la menzione «per memoria» e le entrate stimate sono indicate a titolo informativo nei commenti.

2. Gli stanziamenti corrispondenti a entrate con destinazione specifica sono aperti automaticamente, sia in stanziamenti di impegno che in stanziamenti di pagamento, quando l’entrata è stata riscossa dall’istituzione, tranne nei seguenti casi:

a) nei casi di cui all’articolo 181, paragrafo 2, e all’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario;

b) nel caso di cui all’articolo 21, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario per gli Stati membri ove l’accordo di contributo è espresso in euro.

Nel caso di cui al primo comma, lettera b), gli stanziamenti di impegno possono essere aperti al momento della firma dell’accordo di contributo da parte dello Stato membro.

Articolo 8

Contributi degli Stati membri a programmi di ricerca

[Articolo 21, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario]

1. I contributi degli Stati membri al finanziamento di taluni programmi complementari di ricerca, di cui all’articolo 5 del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 del Consiglio (8), sono versati:

a) a concorrenza dei sette dodicesimi dell’importo iscritto in bilancio, entro il 31 gennaio dell’esercizio in corso;

b) a concorrenza dei restanti cinque dodicesimi, entro il 15 luglio dell’esercizio in corso.

2. Quando il bilancio non è approvato definitivamente prima dell’inizio dell’esercizio, i contributi previsti al paragrafo 1 sono versati sulla base dell’importo iscritto nel bilancio dell’esercizio precedente.

3. Qualsiasi contributo o qualsiasi pagamento supplementare dovuto dagli Stati membri a titolo del bilancio deve essere iscritto nei conti della Commissione nei trenta giorni di calendario che seguono la richiesta di fondi.

4. I pagamenti effettuati sono iscritti nel conto previsto dal regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 e sono soggetti alle condizioni enunciate dal medesimo.

Articolo 9

Entrate con destinazione specifica risultanti dalla partecipazione degli Stati EFTA a taluni programmi dell’Unione

[Articolo 21, paragrafo 2, lettera e), del regolamento finanziario]

1. La struttura per la registrazione in bilancio delle partecipazioni degli Stati dell’Associazione europea di libero scambio (in prosieguo «Stati EFTA») a taluni programmi dell’Unione è la seguente:

a) nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione per memoria destinata ad accogliere l’importo globale, per l’esercizio considerato, del contributo degli Stati EFTA;

b) nello stato delle spese: i) il commento in ciascuna linea relativa ad attività dell’Unione alle quali partecipano gli Stati EFTA indica «per informazione» l’importo previsto della partecipazione, ii) un allegato, che è parte integrante del bilancio, elenca tutte le linee relative alle attività dell’Unione alle quali partecipano gli Stati EFTA.

Ai fini del primo comma, lettera a), l’importo previsto è indicato nei commenti del bilancio.

L’allegato di cui al primo comma, lettera b), punto ii), rappresenta e completa la struttura per la registrazione in bilancio degli stanziamenti corrispondenti a queste partecipazioni, aperti a norma del paragrafo 2, e per l’esecuzione delle spese.

2. A norma dell’articolo 82 dell’accordo sullo spazio economico europeo (in prosieguo «accordo SEE»), gli importi relativi alla partecipazione annuale degli Stati EFTA — quali confermati alla Commissione dal comitato misto dello Spazio economico europeo a norma dell’articolo 1, paragrafo 5, del protocollo 32 annesso all’accordo SEE — danno luogo all’apertura integrale, dall’inizio dell’esercizio, sia degli stanziamenti per impegni che dei corrispondenti stanziamenti per pagamenti.

3. Se, nel corso dell’esercizio, gli stanziamenti di linee di bilancio alle quali partecipano gli Stati EFTA sono rafforzati senza che tali Stati possano, durante l’esercizio in questione, adattare di conseguenza il loro contributo per rispettare il «fattore di proporzionalità» di cui all’articolo 82 dell’accordo SEE, la Commissione è autorizzata a prefinanziare, in via provvisoria e straordinaria con i mezzi di tesoreria, la quota degli Stati EFTA. Successivamente al rafforzamento, la Commissione chiede tempestivamente i corrispondenti contributi degli Stati EFTA. La Commissione informa ogni anno il Parlamento europeo e il Consiglio delle decisioni così adottate.

Il prefinanziamento è regolarizzato non appena possibile nel quadro del bilancio dell’esercizio successivo.

4. A norma dell’articolo 21, paragrafo 2, lettera e), del regolamento finanziario, i contributi finanziari degli Stati EFTA costituiscono entrate con destinazione specifica esterne. Il contabile adotta le misure idonee a tenere sotto controllo, separatamente, l’impiego delle entrate provenienti da queste partecipazioni e degli stanziamenti corrispondenti.

La Commissione, nella relazione di cui all’articolo 150, paragrafo 2, del regolamento finanziario, mette in evidenza in modo distinto lo stato d’esecuzione della partecipazione degli Stati EFTA sia in entrate che in spese.

Articolo 10

Gettito delle sanzioni imposte agli Stati membri dichiarati in situazione di disavanzo eccessivo

[Articolo 21, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]

La struttura per la registrazione in bilancio del gettito delle sanzioni di cui alla sezione 4 del regolamento (CE) n. 1467/97 del Consiglio (9) è la seguente:

a) nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione per memoria destinata ad accogliere gli interessi derivanti da tali importi;

b) parallelamente, fatto salvo l’articolo 77 del regolamento finanziario, l’iscrizione di questi importi nello stato delle entrate dà luogo all’apertura, su una linea dello stato delle spese, di stanziamenti di impegno e di pagamento.

Gli stanziamenti di cui al primo comma, lettera b), sono eseguiti conformemente all’articolo 20 del regolamento finanziario.

Articolo 11

Oneri correlati all’accettazione di liberalità a favore dell’Unione

(Articolo 22 del regolamento finanziario)

Ai fini dell’autorizzazione del Parlamento europeo e del Consiglio, di cui all’articolo 22, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione stima e indica con precisione gli oneri finanziari, compresi i costi consequenziali, correlati all’accettazione di liberalità a favore dell’Unione.

Articolo 12

Conti «Oneri fiscali da recuperare»

(Articolo 23, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

Gli oneri fiscali eventualmente sostenuti dall’Unione a norma dell’articolo 23, paragrafo 2, e dell’articolo 23, paragrafo 3, lettera a), del regolamento finanziario, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati.

CAPO 5

Principio della specializzazione

Articolo 13

Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalle istituzioni, a esclusione della Commissione

(Articolo 25 del regolamento finanziario)

1. Le percentuali di cui all’articolo 25 del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.

2. L’importo da considerare è la somma degli storni da effettuare sulla linea dalla quale si procede agli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.

Non si prende in considerazione l’importo degli storni che può effettuare autonomamente l’istituzione interessata, senza una decisione del Parlamento europeo e del Consiglio.

Articolo 14

Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalla Commissione

(Articolo 26 del regolamento finanziario)

1. Le percentuali di cui all’articolo 26, paragrafo 1, del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.

2. L’importo da considerare è la somma degli storni da realizzare sulla linea dalla quale o verso la quale si effettuano gli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.

Non si prende in considerazione l’importo degli storni che può effettuare autonomamente la Commissione, senza una decisione del Parlamento europeo e del Consiglio.

Articolo 15

Spese amministrative

(Articolo 26 del regolamento finanziario)

Le spese di cui all’articolo 26, paragrafo 1, primo comma, lettera b), del regolamento finanziario coprono, per ciascun settore, le voci di cui all’articolo 44, paragrafo 3, del regolamento finanziario.

Articolo 16

Documentazione delle domande di storni di stanziamenti

(Articoli 25 e 26 del regolamento finanziario)

Le proposte di storno e tutte le informazioni destinate al Parlamento europeo e al Consiglio e relative agli storni effettuati a norma degli articoli 25 e 26 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi e dettagliati dai quali risultino l’esecuzione degli stanziamenti e il fabbisogno previsto sino a fine esercizio, sia per le linee da rafforzare che per quelle dalle quali provengono gli stanziamenti.

Articolo 17

Documentazione delle domande di storni a partire dalla riserva per aiuti d’urgenza

(Articolo 29 del regolamento finanziario)

Le proposte di storno destinate a permettere l’impiego della riserva per aiuti d’urgenza di cui all’articolo 29 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi adeguati e dettagliati dai quali risultino:

a) per la linea alla quale lo storno è destinato, le informazioni più recenti sull’esecuzione degli stanziamenti e le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio;

b) per l’insieme delle linee relative alle azioni esterne, l’esecuzione degli stanziamenti sino alla fine del mese che precede quello della domanda di storno, nonché le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio, accompagnate da un confronto con le previsioni iniziali;

c) l’esame delle possibilità di riassegnazione degli stanziamenti.

CAPO 6

Principio della sana gestione finanziaria

Articolo 18

Valutazione

(Articolo 30 del regolamento finanziario)

1. Ogni proposta di programmi o di attività comportante spese di bilancio è soggetta a una valutazione ex ante, riguardante:

a) il fabbisogno da soddisfare a breve o a lungo termine;

b) il valore aggiunto dell’intervento dell’Unione;

c) gli obiettivi strategici e gestionali da realizzare, comprese le misure necessarie per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione europea nel campo della prevenzione e dell’individuazione delle frodi, delle indagini, del risarcimento e delle sanzioni;

d) le opzioni politiche disponibili, tenuto conto dei rischi a esse correlati;

e) i risultati e incidenze previsti, in particolare le incidenze economiche, sociali e ambientali, e gli indicatori e il dispositivo di valutazione necessari per la loro misurazione;

f) il metodo più adeguato per porre in atto l’opzione o le opzioni prescelte;

g) la coerenza interna del programma o dell’attività formante oggetto della proposta e i suoi rapporti con gli altri strumenti pertinenti;

h) l’entità degli stanziamenti, delle risorse umane e delle altre spese amministrative da destinarvi, tenuto conto del principio dell’efficienza in termini di costi;

i) gli elementi acquisiti in base a esperienze analoghe maturate in passato.

2. Nella proposta si devono indicare le disposizioni relative al monitoraggio, alle relazioni da presentare e alla valutazione, tenendo in debito conto le responsabilità spettanti ai vari livelli amministrativi che partecipano all’attuazione del programma o dell’attività formante oggetto della proposta.

3. Tutti i programmi o attività, compresi i progetti pilota e le azioni preparatorie, per i quali le risorse mobilitate superano l’importo di 5 000 000 EUR formano oggetto di una valutazione intermedia e/o ex post, riguardante le risorse umane e finanziarie stanziate e i risultati conseguiti, allo scopo di accertarne la coerenza con gli obiettivi stabiliti, secondo le modalità seguenti:

a) i risultati conseguiti attuando un programma pluriennale sono valutati periodicamente, secondo un calendario che consente di tener conto dei risultati della valutazione ai fini di ogni decisione riguardante la riconduzione, la modifica o la sospensione del programma;

b) per le attività finanziate su base annuale, i risultati sono valutati almeno ogni sei anni.

Il primo comma, lettere a) e b), non si applica ai singoli progetti o azioni facenti parte delle suddette attività, per i quali si possono adempiere gli obblighi previsti mediante le relazioni finali inviate dagli organismi che hanno svolto l’azione.

4. Le valutazioni di cui ai paragrafi 1 e 3 sono proporzionate alle risorse mobilitate e all’incidenza del programma o attività in questione.

Articolo 19

Scheda finanziaria

(Articolo 31 del regolamento finanziario)

La scheda finanziaria contiene gli elementi finanziari ed economici sulla base dei quali il legislatore dovrà valutare la necessità di un intervento dell’Unione. Essa fornisce informazioni utili sulla coerenza ed eventuale sinergia con altre attività dell’Unione.

Quando si tratta di azioni pluriennali, la scheda finanziaria comporta lo scadenzario prevedibile dei fabbisogni annuali di stanziamenti e di personale, compreso il personale esterno, e una valutazione della loro incidenza sul piano finanziario a medio termine.

CAPO 7

Principio della trasparenza

Articolo 20

Pubblicazione provvisoria del bilancio

(Articolo 34 del regolamento finanziario)

Non appena possibile e comunque entro quattro settimane dall’adozione definitiva del bilancio, i dati definitivi particolareggiati del bilancio sono pubblicati in tutte le lingue, per iniziativa della Commissione, sul sito internet delle istituzioni, in attesa della pubblicazione ufficiale nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Articolo 21

Pubblicazione di informazioni relative all’importo e ai destinatari dei fondi dell’Unione

(Articolo 35 del regolamento finanziario)

1. Le informazioni relative ai destinatari dei fondi dell’Unione erogati in regime di gestione diretta sono pubblicate sul sito internet dell’istituzione dell’Unione non oltre il 30 giugno successivo all’esercizio in cui i fondi sono stati erogati.

Oltre alla pubblicazione di cui al primo comma, le informazioni possono essere altresì pubblicate, secondo una presentazione standardizzata, mediante altri mezzi adeguati.

2. Se non altrimenti disposto dal presente regolamento e dalla normativa settoriale, sono pubblicate le seguenti informazioni, nel rispetto dei criteri stabiliti all’articolo 35, paragrafo 3, del regolamento finanziario:

a) nominativo del destinatario;

b) ubicazione del destinatario;

c) importo erogato;

d) natura e finalità della misura.

Ai fini della lettera b), per «ubicazione» si intende:

i) l’indirizzo del destinatario se questi è una persona giuridica;

ii) la regione a livello NUTS 2 se il destinatario è una persona fisica.

Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse due anni dopo la fine dell’esercizio in cui sono stati erogati i fondi. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.

3. Le informazioni di cui al paragrafo 2 sono pubblicate solo in relazione a premi, sovvenzioni e appalti attribuiti in esito a concorsi o procedure di concessione di sovvenzioni o procedure di aggiudicazione di appalti. Non sono pubblicate informazioni in relazione a:

a) borse di studio a favore di persone fisiche e altri aiuti diretti corrisposti a persone fisiche estremamente bisognose, di cui all’articolo 125, paragrafo 4, lettera c), del regolamento finanziario;

b) appalti al di sotto dell’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2, del presente regolamento.

4. È prevista una deroga alla pubblicazione se tale comunicazione rischia di minare i diritti e le libertà delle persone interessate tutelati dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere gli interessi commerciali dei destinatari.

Articolo 22

Collegamento alle informazioni pubblicate relative ai destinatari dei fondi dell’Unione erogati in regime di gestione indiretta

(Articolo 35 del regolamento finanziario)

Ove la gestione dei fondi dell’Unione sia delegata alle autorità e agli organismi di cui all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, gli accordi di delega prevedono che le informazioni di cui all’articolo 21, paragrafi 2 e 3, siano pubblicate da tali autorità e organismi delegati sul loro sito internet, secondo una presentazione standardizzata.

Se le informazioni non sono pubblicate direttamente sull’apposita pagina del sito internet delle istituzioni dell’Unione, tale sito deve contenere almeno il riferimento all’indirizzo del sito internet dove queste sono reperibili.

Oltre alla pubblicazione di cui al primo comma, le informazioni possono essere altresì pubblicate, secondo una presentazione standardizzata, mediante altri mezzi adeguati.

Alla pubblicazione di cui al primo comma del presente articolo si applicano i paragrafi da 2 a 4 dell’articolo 21.

TITOLO III

FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO

Articolo 23

Programmazione finanziaria

(Articolo 38 del regolamento finanziario)

La programmazione finanziaria di cui all’articolo 38 del regolamento finanziario è articolata per categoria di spesa, settore e linea di bilancio. La programmazione finanziaria complessiva copre tutte le categorie di spesa, a eccezione delle spese relative all’agricoltura, alla politica di coesione e all’amministrazione, per le quali sono forniti solo dati sintetici.

Articolo 24

Progetti di bilancio rettificativo

(Articolo 41, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

I progetti di bilancio rettificativo sono accompagnati da motivazioni e dalle informazioni sull’esecuzione di bilancio dell’esercizio precedente e dell’esercizio in corso disponibili al momento della loro formazione.

Articolo 25

Nomenclatura di bilancio

(Articolo 44 del regolamento finanziario)

La nomenclatura di bilancio è conforme ai principi della specializzazione, trasparenza e sana gestione finanziaria. Essa apporta la chiarezza e la trasparenza necessarie per la procedura di bilancio, agevolando l’individuazione degli obiettivi principali rispecchiati nelle pertinenti basi giuridiche, rendendo possibili le scelte delle priorità politiche e consentendo un’esecuzione efficiente ed efficace.

Articolo 26

Spese effettive dell’ultimo esercizio chiuso

[Articolo 49, paragrafo 1, lettera a), punto v), del regolamento finanziario]

Ai fini della formazione del bilancio, le spese effettive dell’ultimo esercizio chiuso sono determinate nel modo seguente:

a) in impegni: impegni contabilizzati nel corso dell’esercizio, sugli stanziamenti dell’esercizio quali definiti all’articolo 3;

b) in pagamenti: pagamenti effettuati nel corso dell’esercizio, vale a dire quelli il cui ordine di esecuzione è stato trasmesso alla banca, sugli stanziamenti dell’esercizio quali definiti all’articolo 3.

Articolo 27

Commenti di bilancio

[Articolo 49, paragrafo 1, lettera a), punto vi), del regolamento finanziario]

I commenti di bilancio comportano in particolare gli elementi seguenti:

a) i riferimenti all’atto di base, quando esiste;

b) spiegazioni adeguate sulla natura e la destinazione degli stanziamenti.

Articolo 28

Tabella dell’organico

[Articolo 49, paragrafo 1, lettera c), punto i), del regolamento finanziario]

Il personale dell’agenzia d’approvvigionamento figura in modo distinto nella tabella dell’organico della Commissione.

TITOLO IV

ESECUZIONE DEL BILANCIO

CAPO 1

Disposizioni generali

Articolo 29

Informazione sul trasferimento di dati personali a fini di revisione contabile

(Articolo 53 del regolamento finanziario)

In ogni avviso pubblicato nell’ambito di una procedura di attribuzione di sovvenzioni, appalti o premi svolta in gestione diretta, i potenziali beneficiari, candidati, offerenti o partecipanti vengono informati, a norma del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (10), che per salvaguardare gli interessi finanziari dell’Unione, i loro dati personali possono essere trasferiti ai servizi interni di revisione contabile, alla Corte dei conti europea, all’istanza specializzata in irregolarità finanziarie o all’Ufficio europeo per la lotta antifrode (in prosieguo «OLAF») nonché scambiati tra gli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive.

Articolo 30

Misure preparatorie nel settore della politica estera e di sicurezza comune

[Articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]

Il finanziamento di misure approvate dal Consiglio per la preparazione di operazioni dell’Unione di gestione delle crisi nell’ambito del titolo V del trattato sull’Unione europea comprendono i sovraccosti derivanti direttamente dalla presenza specifica sul campo di una missione o gruppo comprendente anche personale delle istituzioni dell’Unione (inclusi l’assicurazione per rischi gravi, i costi di viaggio e di soggiorno, la diaria).

Articolo 31

Competenze specifiche della Commissione a norma dei trattati

[Articolo 54, paragrafo 2, lettera d), del regolamento finanziario]

1. Gli articoli del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (in prosieguo «TFUE») che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche sono i seguenti:

a) articolo 154 (dialogo sociale);

b) articolo 156 (studi, pareri, consultazioni in materia sociale);

c) articoli 159 e 161 (relazioni speciali nel settore sociale);

d) articolo 168, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di tutela della salute);

e) articolo 171, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di reti transeuropee);

f) articolo 173, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia industriale);

g) articolo 175, secondo comma (relazione sui progressi compiuti nella realizzazione della coesione economica, sociale e territoriale);

h) articolo 181, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di ricerca e di sviluppo tecnologico);

i) articolo 190 (relazione in materia di ricerca e sviluppo tecnologico);

j) articolo 210, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento delle politiche in materia di cooperazione allo sviluppo);

k) articolo 214, paragrafo 6 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di dispositivi di aiuto umanitario).

2. Gli articoli del trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica (in prosieguo «trattato Euratom») che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche sono i seguenti:

a) articolo 70 (interventi finanziari, nei limiti previsti in bilancio, in campagne di ricerche minerarie sui territori degli Stati membri);

b) articoli da 77 a 85.

3. Gli elenchi di cui ai paragrafi 1 e 2 possono essere completati nella presentazione del progetto di bilancio indicando articoli e importi interessati.

Articolo 32

Atti che potrebbero costituire un conflitto d’interessi e procedura

(Articolo 57 del regolamento finanziario)

1. Ferma restando la qualifica di attività illegale ai sensi dell’articolo 141, l’atto che potrebbe essere interessato da un conflitto d’interessi ai sensi dell’articolo 57, paragrafo 2, del regolamento finanziario può assumere, tra le altre, una delle forme seguenti:

a) la concessione a sé o ad altri di vantaggi indebiti diretti o indiretti;

b) il rifiuto di concedere a un beneficiario diritti o vantaggi che può far valere;

c) l’esecuzione di atti indebiti o abusivi o l’omissione di atti necessari.

Altri atti che potrebbero essere interessati da un conflitto d’interessi sono quelli che potrebbero impedire a una persona di svolgere in modo imparziale e obiettivo le sue funzioni, a esempio, ma non esclusivamente, la partecipazione a un comitato di valutazione nell’ambito di una procedura di aggiudicazione di un appalto o di concessione di una sovvenzione qualora la persona possa trarre vantaggi diretti o indiretti dal risultato della procedura in questione.

2. Si presume che vi sia un conflitto d’interessi se il richiedente, candidato od offerente è un dipendente cui si applica lo statuto, a meno che la partecipazione alla procedura non sia stata previamente autorizzata dal suo superiore.

3. In caso di conflitto d’interessi l’ordinatore delegato adotta gli opportuni provvedimenti per evitare ogni indebita influenza della persona interessata sulla procedura in questione.

CAPO 2

Metodi d’esecuzione

Sezione 1

Disposizioni generali

Articolo 33

Modalità di gestione

(Articolo 58 del regolamento finanziario)

Il sistema contabile della Commissione individua le modalità di gestione e, per ciascuna di esse, il tipo di entità o persona fra quelle elencate all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario cui siano stati delegati compiti di esecuzione del bilancio.

Per quanto riguarda la gestione diretta della Commissione a norma dell’articolo 58, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario, il sistema contabile deve tenere distinta la gestione effettuata da:

a) servizi della Commissione;

b) agenzie esecutive;

c) capi delle delegazioni dell’Unione;

d) fondi fiduciari di cui all’articolo 187 del regolamento finanziario.

Sezione 2

Gestione diretta

Articolo 34

Gestione diretta

[Articolo 58, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario]

Quando la Commissione esegue il bilancio direttamente nei suoi uffici amministrativi, i compiti d’esecuzione sono eseguiti dagli agenti finanziari ai sensi degli articoli da 64 a 75 del regolamento finanziario e conformemente al presente regolamento.

Articolo 35

Esercizio della delega ad agenzie esecutive

[Articolo 58, paragrafo 1, lettera a), e articolo 62 del regolamento finanziario]

1. Con le decisioni di delega le agenzie esecutive sono autorizzate a eseguire in qualità di ordinatori delegati gli stanziamenti assegnati al programma dell’Unione la cui gestione è stata loro affidata.

2. L’atto di delega della Commissione comprende almeno le disposizioni previste all’articolo 40, lettere da a) a d) e lettera h). È oggetto dell’accettazione formale scritta del direttore a nome dell’agenzia esecutiva interessata.

Articolo 36

Rispetto delle norme sull’aggiudicazione degli appalti

(Articolo 63 del regolamento finanziario)

Quando affida compiti a organismi privati secondo l’articolo 63, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione ricorre all’aggiudicazione di un appalto secondo le disposizioni della parte prima, titolo V, e della parte seconda, titolo IV, capo 3, del regolamento finanziario.

Sezione 3

Gestione concorrente con gli Stati membri

Articolo 37

Disposizioni specifiche per la gestione concorrente con gli Stati membri e misure intese a promuovere le migliori pratiche

(Articolo 59 del regolamento finanziario)

La Commissione compila un registro degli organismi responsabili delle attività di gestione, certificazione e revisione contabile a norma delle regolamentazioni settoriali.

Al fine di promuovere le migliori prassi per gli interventi dei fondi strutturali, del Fondo di coesione, del Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale, del Fondo europeo agricolo di garanzia e del Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, la Commissione può mettere a disposizione degli organismi responsabili delle attività di gestione e di controllo, a titolo informativo, una guida metodologica che illustra la strategia e l’impostazione da essa adottata per i controlli e comprende questionari ed esempi delle migliori pratiche individuate. Tale guida è aggiornata ogniqualvolta risulta necessario.

Sezione 4

Gestione indiretta

Articolo 38

Equivalenza di sistemi, norme e procedure nell’ambito della gestione indiretta

(Articolo 60 del regolamento finanziario)

1. La Commissione può riconoscere che le norme e le procedure relative all’aggiudicazione degli appalti siano equivalenti alle proprie se:

a) soddisfano il principio di ampia concorrenza fra gli offerenti per ottenere l’offerta più vantaggiosa e le procedure negoziate sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente motivate;

b) assicurano la trasparenza con adeguate misure di pubblicità ex ante, soprattutto la pubblicazione del bando di gara, e l’adeguata pubblicazione ex post dei contraenti;

c) garantiscono la parità di trattamento, la proporzionalità e la non discriminazione;

d) prevengono i conflitti d’interessi durante l’intera procedura di appalto.

La legislazione nazionale degli Stati membri ovvero dei paesi terzi che recepisce la direttiva 2004/18/CE è considerata equivalente alle norme applicate dalle istituzioni in conformità del regolamento finanziario.

2. La Commissione può riconoscere che le norme e le procedure relative alla concessione di sovvenzione siano equivalenti alle proprie se:

a) rispondono ai principi di proporzionalità, sana gestione finanziaria, parità di trattamento e non discriminazione;

b) garantiscono la trasparenza mediante l’adeguata pubblicazione dell’invito a presentare proposte, mentre le procedure di concessione diretta sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente giustificate, nonché l’adeguata pubblicazione ex post dei beneficiari tenendo conto del principio di proporzionalità;

c) prevengono i conflitti d’interessi durante l’intera procedura di attribuzione;

d) prevedono che le sovvenzioni non possono essere cumulative né possono essere concesse retroattivamente, devono implicare il cofinanziamento e non possono avere lo scopo o l’effetto di produrre profitti per il beneficiario.

3. La Commissione può riconoscere che i sistemi contabili e di controllo interno utilizzati dalle entità e dalle persone cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio per conto della Commissione forniscono livelli equivalenti di tutela degli interessi finanziari dell’Unione e ragionevoli garanzie quanto al conseguimento degli obiettivi di gestione se osservano i principi stabiliti dall’articolo 32 del regolamento finanziario.

Articolo 39

Valutazione ex ante delle norme e delle procedure delle entità e persone nell’ambito della gestione indiretta

(Articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

Ai fini della valutazione ex ante a norma dell’articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario, l’ordinatore responsabile può basarsi su una valutazione ex ante svolta da un altro ordinatore a condizione che le conclusioni siano pertinenti ai rischi specifici dei compiti da affidare, in particolare alla natura di tali compiti e agli importi in questione.

L’ordinatore responsabile può basarsi su una valutazione ex ante svolta da altri donatori purché sia stata effettuata rispettando condizioni equivalenti a quelle relative alla gestione indiretta stabilite dall’articolo 60 del regolamento finanziario.

Articolo 40

Contenuto dell’accordo che affida compiti di esecuzione del bilancio a entità e persone

(Articolo 61, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

Gli accordi di delega comprendono disposizioni particolareggiate che garantiscono la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la trasparenza delle operazioni svolte. Esse comprendono almeno:

a) la chiara definizione delle funzioni affidate e i limiti delle stesse, relativi in particolare alla modifica dei compiti affidati, alla rinuncia ai crediti e all’utilizzo di fondi rimborsati o inutilizzati;

b) le condizioni e le modalità di esecuzione, le responsabilità e l’organizzazione dei controlli da predisporre, compresa la valutazione dei programmi;

c) le condizioni relative ai versamenti del contributo dell’Unione, compresi il rimborso dei costi sostenuti per l’esecuzione e la remunerazione dell’entità delegata, nonché disposizioni in base alle quali per ottenere tali versamenti sono necessari documenti giustificativi;

d) le norme secondo cui si rende conto alla Commissione dell’esecuzione, dei risultati attesi, delle irregolarità riscontrate e delle misure adottate, le condizioni alle quali i versamenti possono essere sospesi o interrotti nonché le condizioni alle quali l’esecuzione dei compiti prende fine;

e) la data entro la quale devono essere conclusi i singoli contratti e convenzioni per l’attuazione dell’accordo di delega, la quale deve essere commisurata alla natura dei compiti affidati;

f) le norme sull’esclusione che consentono all’entità o alla persona di escludere le entità che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a), b) ed e), e all’articolo 107, lettere a) e b), del regolamento finanziario dalla partecipazione a procedure di aggiudicazione di appalti o di attribuzione di sovvenzioni o premi ovvero dall’aggiudicazione di appalti o dall’attribuzione di sovvenzioni o premi;

g) le modalità di esecuzione dei controlli da parte della Commissione e le disposizioni che consentono alla Commissione, all’OLAF e alla Corte dei conti di accedere alle informazioni necessarie per assolvere alle loro funzioni, nonché il potere di svolgere revisioni contabili e indagini all’occorrenza mediante controlli sul posto;

h) disposizioni comprendenti: i) l’impegno dell’entità delegata di informare senza indugio la Commissione di casi di frode verificatisi nella gestione dei fondi dell’Unione e delle misure adottate; ii) la designazione di un punto di contatto dotato di competenze adeguate per collaborare direttamente con l’OLAF onde coadiuvarlo nelle sue attività operative;

i) le condizioni relative all’utilizzazione di conti bancari e degli interessi prodotti di cui all’articolo 8, paragrafo 4, del regolamento finanziario;

j) le disposizioni che garantiscono la visibilità dell’azione dell’Unione rispetto alle altre attività dell’organismo.

Articolo 41

Dichiarazione di gestione e dichiarazione di conformità

(Articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario)

Nel caso di azioni che si concludono prima della fine dell’esercizio interessato, la relazione finale dell’entità o persona incaricata dell’azione può sostituire la dichiarazione di gestione di cui all’articolo 60, paragrafo 5, lettera b), del regolamento finanziario purché sia presentata anteriormente al 15 febbraio dell’esercizio successivo a quello interessato.

Quando organizzazioni internazionali e paesi terzi attuano azioni non pluriennali limitate a 18 mesi, la dichiarazione di conformità di cui all’articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario può essere integrata nella relazione finale.

Articolo 42

Procedure per l’esame e l’accettazione dei conti e l’esclusione dai finanziamenti dell’Unione delle spese effettuate in violazione del diritto applicabile nell’ambito della gestione indiretta

[Articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario]

1. Fatte salve le disposizioni specifiche della normativa settoriale, le procedure di cui all’articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario comprendono:

a) analisi documentali e, se del caso, controlli sul posto da parte della Commissione;

b) la determinazione da parte della Commissione, se necessario nell’ambito di procedimenti contraddittori con le autorità e gli organismi, previa comunicazione a tali autorità e organismi, dell’importo delle spese accettate;

c) il calcolo da parte della Commissione delle eventuali rettifiche finanziarie;

d) il recupero o il versamento, da parte della Commissione, del saldo risultante dalla differenza tra le spese accettate e le somme già versate alle autorità o agli organismi.

Ai fini del primo comma, lettera d), la Commissione recupera gli importi dovuti di preferenza mediante compensazione in conformità con l’articolo 87.

2. Nel caso di compiti di esecuzione del bilancio affidati a un’entità che attua un’azione finanziata da una pluralità di donatori, le procedure di cui all’articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario comprendono la verifica dell’utilizzo, da parte dell’entità, di un importo corrispondente a quello versato dalla Commissione per l’azione interessata e della conformità della spesa agli obblighi stabiliti nella convenzione firmata con l’entità.

Ai fini del presente regolamento, per azione finanziata da una pluralità di donatori si intende un’azione nell’ambito della quale i fondi dell’Unione sono messi in comune con almeno un altro donatore.

Articolo 43

Disposizioni specifiche per la gestione indiretta con le organizzazioni internazionali

[Articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto ii), e articolo 188 del regolamento finanziario]

1. Le organizzazioni internazionali di cui all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto ii), del regolamento finanziario sono le seguenti:

a) le organizzazioni internazionali del settore pubblico istituite mediante accordi intergovernativi e le agenzie specializzate istituite da tali organizzazioni;

b) il Comitato internazionale della Croce rossa;

c) la Federazione internazionale delle società nazionali della Croce rossa e della Mezzaluna rossa;

d) altre organizzazioni senza scopo di lucro assimilate a organizzazioni internazionali da una decisione della Commissione.

2. Quando la Commissione esegue il bilancio nell’ambito della gestione indiretta con organizzazioni internazionali, si applicano gli accordi di verifica conclusi con esse.

Articolo 44

Designazione degli organismi di diritto pubblico od organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico

[Articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punti v) e vi), del regolamento finanziario]

1. Gli organismi di diritto pubblico o gli organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico sono soggetti al diritto dello Stato membro o del paese nel quale sono stati costituiti.

2. Nel caso di una gestione per rete che comporta la designazione di almeno un organismo o entità per Stato membro o paese interessato, tale designazione è effettuata dallo Stato membro o dal paese interessato conformemente all’atto di base.

In tutti gli altri casi, la Commissione designa tali organismi o entità di concerto con gli Stati membri o paesi interessati.

CAPO 3

Agenti finanziari

Sezione 1

Diritti e obblighi degli agenti finanziari

Articolo 45

Diritti e obblighi degli agenti finanziari

(Articolo 64 del regolamento finanziario)

1. Ogni istituzione mette a disposizione degli agenti finanziari le risorse necessarie all’assolvimento del loro compito e un ordine di missione che descrive in dettaglio compiti, diritti e obblighi.

2. I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati all’ordine di missione fornito dalla Commissione per l’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.

Sezione 2

L’ordinatore

Articolo 46

Assistenza agli ordinatori delegati e sottodelegati

(Articolo 65 del regolamento finanziario)

L’ordinatore responsabile può essere assistito nelle sue funzioni da funzionari, che saranno incaricati, sotto la sua responsabilità, di effettuare determinate operazioni necessarie per l’esecuzione del bilancio e per la produzione dei dati finanziari e di gestione. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, i funzionari che assistono gli ordinatori delegati o sottodelegati sono soggetti agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.

I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario possono essere assistiti nelle loro funzioni da funzionari della Commissione.

Articolo 47

Disposizioni interne in materia di deleghe

(Articolo 65 del regolamento finanziario)

In conformità con il regolamento finanziario e il presente regolamento, ogni istituzione emana nelle proprie norme interne i provvedimenti di gestione degli stanziamenti che ritiene necessari per la buona esecuzione della propria sezione del bilancio.

I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati alle norme interne della Commissione nell’ambito dell’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.

Articolo 48

Conservazione dei documenti giustificativi da parte degli ordinatori

(Articolo 66, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

L’ordinatore istituisce un sistema cartaceo o elettronico per la conservazione dei documenti giustificativi originali relativi e successivi all’esecuzione di bilancio e agli atti d’esecuzione del bilancio. Il sistema prevede quanto segue:

a) la numerazione;

b) la datazione;

c) la tenuta di registri, eventualmente informatici, che ne permettano l’esatta localizzazione;

d) la conservazione di questi documenti per un periodo di almeno cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono;

e) la conservazione dei documenti relativi alle garanzie di prefinanziamento richieste a favore dell’istituzione e di uno scadenzario che permetta di controllare adeguatamente tali garanzie.

I documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati oltre il termine di cui al primo comma, lettera d), e fino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni.

I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del discarico del bilancio, di controllo o di revisione contabile. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.

Articolo 49

Controlli ex ante ed ex post

(Articolo 66, paragrafi 5 e 6, del regolamento finanziario)

1. Per avvio di un’operazione si intende il complesso delle operazioni che possono essere effettuate dai funzionari di cui all’articolo 46 in preparazione dell’adozione degli atti d’esecuzione del bilancio da parte dell’ordinatore responsabile.

2. Per verifica ex ante di un’operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall’ordinatore responsabile per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.

3. I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili.

La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall’ordinatore responsabile in base a considerazioni inerenti ai rischi e all’efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l’ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.

I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:

a) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle norme applicabili, in particolare del bilancio e delle normative pertinenti, nonché di qualsiasi atto, emanato in applicazione dei trattati e dei regolamenti e, se del caso, delle condizioni contrattuali;

b) l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui alla parte prima, titolo II, capo 7, del regolamento finanziario.

Ai fini dei controlli, l’ordinatore responsabile può ritenere che costituisca un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.

4. I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.

I controlli ex post verificano la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio e in particolare il rispetto dei criteri di cui al paragrafo 3.

I risultati dei controlli ex post sono esaminati dall’ordinatore delegato almeno una volta l’anno onde individuare eventuali problemi sistemici. L’ordinatore delegato adotta le misure necessarie per affrontare tali problemi.

L’analisi dei rischi di cui all’articolo 66, paragrafo 6, del regolamento finanziario è rivista alla luce dei risultati dei controlli e di altre informazioni pertinenti.

In caso di programmi pluriennali, l’ordinatore delegato definisce una strategia di controllo pluriennale, precisando la natura e la portata dei controlli per tale periodo e la maniera in cui i risultati devono essere misurati anno per anno ai fini del processo annuale di garanzia dell’affidabilità.

Articolo 50

Codice deontologico

(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 5, del regolamento finanziario)

1. I funzionari designati dall’ordinatore responsabile per la verifica delle operazioni finanziarie sono scelti sulla base di conoscenze, attitudini e competenze particolari, comprovate da titoli o da un’esperienza professionale appropriata o conseguite al termine di un programma di formazione adeguato.

2. Ogni istituzione approva un codice deontologico che determina, in materia di controllo interno, quanto segue:

a) il livello di competenza tecnica e finanziaria dei funzionari di cui al paragrafo 1;

b) l’obbligo per questi funzionari di seguire una formazione permanente;

c) le funzioni, i ruoli e i compiti loro assegnati;

d) le norme di condotta, in particolare di deontologia e d’integrità, che devono rispettare, nonché i loro diritti.

3. I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati al codice deontologico della Commissione di cui al paragrafo 2 del presente articolo nell’ambito dell’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.

4. Ogni istituzione realizza le strutture adeguate per trasmettere agli uffici ordinatori e aggiornare periodicamente le informazioni appropriate relative alle norme di controllo, segnalando i metodi e le tecniche disponibili a tal fine.

Articolo 51

Inerzia dell’ordinatore delegato

(Articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario)

Per inerzia dell’ordinatore delegato di cui all’articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario, si intende l’assenza di qualsiasi risposta che intervenga entro un termine congruo in considerazione delle circostanze specifiche e in ogni caso non superiore a un mese.

Articolo 52

Trasmissione al contabile delle informazioni finanziarie e di gestione

(Articolo 66 del regolamento finanziario)

L’ordinatore delegato trasmette al contabile, nel rispetto delle regole da questi adottate, le informazioni finanziarie e di gestione necessarie all’espletamento delle sue funzioni.

L’ordinatore delegato trasmette regolarmente al contabile, e almeno in occasione della chiusura dei conti, i dati finanziari pertinenti relativi ai conti bancari fiduciari, in modo tale che i conti dell’Unione rispecchino l’utilizzo dei fondi dell’Unione.

Articolo 53

Relazione sulle procedure negoziate

(Articolo 66 del regolamento finanziario)

Gli ordinatori delegati registrano, per ogni esercizio, i contratti d’appalto conclusi mediante la procedura negoziata di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettere da a) a g), all’articolo 135, paragrafo 1, lettere da a) a d), e agli articoli 266, 268 e 270 del presente regolamento. Se la proporzione di procedure negoziate rispetto al numero di appalti aggiudicati dal medesimo ordinatore delegato aumenta sensibilmente rispetto agli esercizi precedenti, o se questa proporzione è notevolmente più elevata della media registrata al livello dell’istituzione, l’ordinatore responsabile riferisce alla suddetta istituzione, esponendo le misure eventualmente adottate per invertire tale tendenza. Ogni istituzione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sulle procedure negoziate. Per quanto riguarda la Commissione, la relazione è allegata al riassunto delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.

Sezione 3

Il contabile

Articolo 54

Nomina del contabile

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1. Il contabile è nominato da ogni istituzione fra i funzionari soggetti allo statuto dei funzionari dell’Unione europea.

Il contabile è scelto dall’istituzione in base alla sua competenza specifica comprovata da titoli o da un’esperienza professionale equivalente.

2. Due o più istituzioni possono nominare lo stesso contabile.

In tal caso esse adottano le disposizioni necessarie al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi.

Articolo 55

Cessazione delle funzioni del contabile

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1. In caso di cessazione delle funzioni del contabile, si elabora senza indugio la situazione contabile generale.

2. Il contabile che cessa le sue funzioni oppure, in caso di sua impossibilità, un funzionario del suo servizio trasmette al nuovo contabile la situazione contabile generale, corredata di una relazione di passaggio delle consegne.

Entro un mese dalla data in cui gli è stata trasmessa la situazione contabile generale, il nuovo contabile la firma, per accettazione, e può formulare riserve.

Nella relazione di passaggio delle consegne figurano anche il risultato della situazione contabile generale e le riserve formulate.

3. Ogni istituzione o organismo di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario informa entro due settimane il Parlamento europeo, il Consiglio e il contabile della Commissione della nomina o della cessazione delle funzioni del proprio contabile.

Articolo 56

Convalida dei sistemi contabili e di inventario

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

L’ordinatore responsabile notifica al contabile tutti gli sviluppi o le modifiche significative del sistema di gestione finanziaria, del sistema d’inventario o del sistema per la valutazione degli elementi d’attivo e di passivo se forniscono dati alla contabilità dell’istituzione o quando sono destinati a giustificarne i dati, in modo che il contabile possa verificare l’osservanza dei criteri di convalida.

In qualsiasi momento, il contabile può riesaminare un sistema di gestione finanziaria già convalidato. Quando un sistema di gestione finanziaria istituito dall’ordinatore non è, o non è più, convalidato dal contabile, l’ordinatore responsabile definisce un piano d’azione al fine di correggere in tempo utile le lacune all’origine della mancata convalida.

L’ordinatore responsabile è responsabile della completezza delle informazioni trasmesse al contabile.

Articolo 57

Gestione della tesoreria

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1. Il contabile provvede affinché la propria istituzione disponga di fondi sufficienti per coprire il fabbisogno di tesoreria derivante dall’esecuzione del bilancio.

2. Ai fini del paragrafo 1, il contabile istituisce sistemi di gestione delle liquidità che gli consentono di elaborare previsioni di tesoreria.

3. Il contabile della Commissione ripartisce i fondi disponibili, secondo il disposto del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000.

Articolo 58

Gestione dei conti bancari

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1. Per le esigenze della gestione della tesoreria, il contabile può aprire o fare aprire conti in nome dell’istituzione, presso gli organismi finanziari o le banche centrali nazionali. In casi debitamente motivati, il contabile può aprire conti in valute diverse dall’euro.

2. Il contabile è incaricato di chiudere i conti di cui al paragrafo 1 o di assicurarsi che siano chiusi.

3. Il contabile definisce le condizioni di esercizio dei conti di cui al paragrafo 1 aperti presso gli organismi finanziari, secondo il principio della sana gestione finanziaria, del rendimento e della concorrenza.

4. Almeno ogni cinque anni, il contabile procede a riaprire la concorrenza fra gli organismi finanziari presso i quali possono essere aperti conti a norma del paragrafo 1.

Se le condizioni bancarie locali lo consentono, i conti bancari connessi a casse di anticipi aperti presso organismi finanziari situati all’esterno dell’Unione sono sottoposti a indagini concorrenziali periodiche. Tale indagine è condotta, almeno ogni cinque anni, su iniziativa dell’amministratore degli anticipi che presenta in seguito al contabile una proposta motivata per selezionare una banca per un periodo non superiore a cinque anni.

5. Il contabile vigila sul rispetto rigoroso delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari a norma del paragrafo 1.

Per i conti bancari connessi a casse di anticipi aperti presso organismi finanziari situati all’esterno dell’Unione, l’amministratore degli anticipi assume questo compito tenendo presente la legislazione applicabile nel paese in cui svolge la sua funzione.

6. Il contabile della Commissione informa i contabili delle altre istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari. I contabili delle altre istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario armonizzano, sulla base di tali condizioni di esercizio, le condizioni di esercizio dei conti che aprono.

Articolo 59

Firme sui conti

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

Le condizioni d’apertura, di esercizio e d’utilizzazione dei conti prevedono, in funzione delle esigenze di controllo interno, per gli assegni, i bonifici e qualsiasi altra operazione bancaria, la firma congiunta di uno o più funzionari provvisti delle deleghe necessarie. Le istruzioni manuali sono firmate da almeno due