Relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea di valutazione dei medicinali (AEVM-Londra), corredata delle risposte dell'Agenzia



Gazzetta ufficiale n. C 081 del 13/03/1997 pag. 0027 - 0031



RELAZIONE sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea di valutazione dei medicinali (AEVM-Londra), corredata delle risposte dell'Agenzia (97/C 81/03) (Periodo: 1° settembre 1994 31 dicembre 1995) 1.1. Questa relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea di valutazione dei medicinali, conformemente all'articolo 57, paragrafo 10, del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio, del 22 luglio 1993 (1). 1.2. La Corte ha esaminato gli stati finanziari dell'Agenzia europea di valutazione dei medicinali relativi agli esercizi 1994 e 1995. Conformemente all'articolo 57, paragrafo 7 del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore esecutivo. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti (2) secondo le disposizioni finanziarie interne, come previsto all'articolo 57, paragrafo 11, del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio. La Corte dei conti esamina questi rendiconti in virtù dell'articolo 188 C del trattato che istituisce la Comunità europea. La presente relazione costituisce il primo controllo dell'Agenzia. 1.3. La Corte ha svolto il controllo conformemente alle norme di controllo generalmente riconosciute nei limiti della loro applicabilità al contesto comunitario. Essa ha compiuto alcune verifiche riguardanti i libri e i registri contabili nonché altre procedure di controllo, ritenute necessarie in questo contesto. Le principali osservazioni cui ha dato adito il controllo della Corte sono esposte nella seconda parte della relazione. 1.4. I rendiconti finanziari relativi agli esercizi 1994 e 1995 sono affidabili e possono essere asserite, nel complesso, la legittimità e la regolarità delle relative operazioni. Principali osservazioni sull'esecuzione del bilancio dell'Agenzia europea di valutazione dei medicinali relativamente agli esercizi 1994 e 1995 La sovvenzione della Commissione 1.5. Durante l'esercizio 1995, l'Agenzia ha riscosso la sovvenzione della Commissione (10,1 Mio di ECU) senza emettere l'ordine di riscossione corrispondente. La contabilità di bilancio 1.6. Nel corso dell'esercizio, fino all'agosto 1995, non esisteva un libro giornale riguardante gli impegni e i pagamenti. Alla fine dell'anno, l'Agenzia ha instaurato un sistema contabile. La Corte ha constatato che questo sistema consente di modificare le registrazioni a posteriori senza che rimanga alcuna traccia di tali modifiche. L'assenza di una traccia dell'evoluzione degli impegni ha causato il superamento degli stanziamenti disponibili (violazione degli articoli 29, 35 e 36 del regolamento finanziario dell'Agenzia) e ciò malgrado la presentazione, da parte del direttore esecutivo, di un bilancio rettificativo approvato successivamente dal consiglio d'amministrazione (storni da capitolo a capitolo). Le casse di anticipi 1.7. Fino all'agosto 1995 l'Agenzia ha utilizzato una cassa di anticipi per tutti i pagamenti. Questa utilizzazione supplementare delle casse di anticipi non è conforme all'articolo 45 del regolamento finanziario dell'Agenzia che prevede questa procedura solo per talune categorie di spese. 1.8. Inoltre, l'Agenzia ha iniziato a regolarizzare queste spese solo a partire dal mese di settembre 1995. Alla data di chiusura del 31 dicembre 1995, rimanevano circa 937 000 ECU da regolarizzare. La contabilità generale 1.9. Essendo stato fatto ricorso alla cassa di anticipi, si è proceduto alle scritture contabili e di bilancio solo nel settembre e nel dicembre 1995. Questa procedura non è conforme alle pratiche contabili. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 26 settembre 1996. Per la Corte dei conti Bernhard FRIEDMANN Presidente >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> (1) GU n. L 214, del 24. 8. 1993, pag. 18. (2) Conformemente all'articolo 57, paragrafo 9 del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio, i rendiconti di tutte le entrate e le spese dell'Agenzia relativi all'esercizio finanziario 1995 sono stati stabiliti il 31 marzo 1996, data in cui i rendiconti sono stati firmati dal direttore esecutivo dell'Agenzia e trasmessi alla Commissione, al consiglio di amministrazione e alla Corte dei conti. Questi rendiconti sono pervenuti alla Corte il 9 aprile 1996. Il riepilogo di questo rendiconto finanziario figura nelle tabelle allegate alla presente relazione. RISPOSTE DELL'AGENZIA 1.6. I sistemi di contabilità commerciale che si trovano sul mercato non prendono in considerazione le caratteristiche specifiche delle regole finanziarie della Comunità. Per tale motivo, nel 1995 le Agenzie hanno pubblicato un bando di gara per procurarsi un sistema adeguato alle loro esigenze. In attesa del nuovo sistema, l'Agenzia utilizza un sistema di fogli elettronici (spreadsheet). È vero che tale sistema consente di modificare a posteriori i dati registrati, senza lasciare traccia nella contabilità di bilancio. Tuttavia, tali modifiche appaiono nella contabilità generale; inoltre tutti gli impegni, disimpegni, ordini di pagamento, ecc. sono classificati secondo le regole, con i necessari documenti giustificativi in allegato. Insomma, tutte le operazioni di bilancio sono documentate. Per quanto riguarda le spese superiori agli stanziamenti disponibili, in attesa del nuovo sistema di contabilità sono state adeguate misure intese ad evitare questo tipo di errore. 1.7. Durante il periodo iniziale, in attesa della nomina del controllore finanziario sul posto, era indispensabile disporre di una cassa di anticipi ai fini del corretto funzionamento dell'Agenzia. Tale procedura ha permesso di dare corso alla decisione degli Stati membri di sviluppare l'Agenzia con rapidità. Dopo l'entrata in servizio del controllore finanziario si è ricorso sempre meno alla cassa di anticipi, che è stata chiusa alla fine del mese di luglio 1995. 1.8. Il 31 dicembre 1995 era stato regolarizzato il 75 % della cassa di anticipi. Anche se l'importo rimasto da regolarizzare nel 1996 è elevato, l'Agenzia ha ottenuto risultati soddisfacenti ed ha fatto del suo meglio in condizioni difficili.