ALLEGATO

DELLE REGOLE FINANZIARIE E PROCEDURE DI AUDIT APPLICABILI ALLA COMUNITÀ DEI TRASPORTI

1. PREAMBOLO

Il presente allegato si applica al segretariato permanente della Comunità dei trasporti («segretariato») quando effettua per proprio conto appalti di beni, lavori o servizi di valore inferiore alla soglia stabilita dalla direttiva 2014/24/UE del Parlamento europeo e del Consiglio. Non sono comprese operazioni quali l'assunzione di personale, cui si applicano norme diverse.

2. SEZIONE 1

2.1. Ambito di applicazione e principi applicabili agli appalti

Tutte le procedure di appalto concluse dal segretariato per proprio conto devono rispettare i principi di bilancio di trasparenza, proporzionalità, parità di trattamento e non discriminazione, nonché quello della sana gestione finanziaria. Ciò garantisce una concorrenza leale tra gli operatori economici.

Gli appalti sono pianificati sulla base di obiettivi chiaramente definiti che sostengono il conseguimento degli obiettivi del trattato che istituisce la Comunità dei trasporti («trattato») e degli organi ivi istituiti e che consentono al segretariato di adempiere al suo mandato conformemente all'articolo 28 del trattato.

Il valore stimato di un appalto non è stabilito con l'intenzione di eludere le norme applicabili e né è frazionato a tal fine.

Il segretariato divide un appalto in lotti ogniqualvolta sia opportuno, tenendo debitamente conto di un'ampia concorrenza.

Il segretariato non ricorre a contratti quadro in modo improprio o in modo tale che abbiano per scopo o per effetto di impedire, limitare o falsare la concorrenza.

In linea generale la partecipazione alle procedure di appalto è aperta a tutte le persone fisiche aventi la cittadinanza di uno Stato membro dell'Unione europea, uno Stato membro dello Spazio economico europeo o una parte firmataria dell'Europa sudorientale del trattato, e a tutte le persone giuridiche effettivamente stabilite in uno di tali paesi. Le persone fisiche aventi la cittadinanza di un paese terzo che abbia concluso un accordo particolare con l'Unione nel settore degli appalti e le persone giuridiche stabilite in uno di tali paesi terzi possono partecipare a una procedura di appalto alle condizioni stabilite in tale accordo. La partecipazione è inoltre aperta alle organizzazioni internazionali.

Al fine di garantire la trasparenza e la verificabilità, tutte le fasi di ciascuna procedura di appalto sono adeguatamente documentate e dichiarate per iscritto per ciascun fascicolo di gara.

Il segretariato non è giuridicamente vincolato nei confronti di un operatore economico fino alla firma del contratto. Ciò deve essere espresso chiaramente in tutti i contatti con gli operatori economici. Fino al momento della firma il segretariato può annullare la procedura senza che gli offerenti abbiano diritto ad alcun risarcimento. La decisione deve essere motivata e gli offerenti devono essere informati per iscritto entro 15 giorni dal giorno in cui è stata presa la decisione.

Ai contraenti non possono essere affidati compiti relativi all'esercizio di poteri pubblici né compiti di esecuzione del bilancio.

Le procedure di appalto di valore inferiore alla soglia stabilita dalla direttiva 2014/24/UE possono essere utilizzate per i seguenti tipi di acquisto:

— «servizi», che riguardano tutte le prestazioni intellettuali e non intellettuali non contemplate dagli appalti di forniture e di lavori e dagli appalti immobiliari;

— «forniture», che riguardano l'acquisto, il leasing finalizzato all'acquisto, la locazione o l'acquisto a riscatto, con o senza opzione per l'acquisto, di beni (comprese anche la posa in opera, l'installazione e la manutenzione); e

— «lavori», che riguardano la costruzione, o la progettazione e la costruzione, di opere corrispondenti alle esigenze specificate dal segretariato. Per «opera» s'intende il risultato di un insieme di lavori edilizi o di genio civile che di per sé esplichi una funzione economica o tecnica;

3. SEZIONE 2

3.1. Contratti quadro e pubblicità

3.1.1. Contratti quadro e contratti specifici

Un contratto quadro è concluso tra l'amministrazione aggiudicatrice e uno o più operatori economici per stabilire le condizioni di base relative a una serie di contratti specifici da concludere durante un dato periodo, in particolare la durata, l'oggetto, il prezzo, le condizioni di esecuzione e le quantità previste. La firma di un contratto quadro non costituisce un impegno all'acquisto per l'ordinatore.

3.1.2 Pubblicità delle procedure per appalti di valore inferiore alle soglie di cui all'articolo 49 del trattato sulle regole finanziarie e forme di pubblicità

Gli appalti di valore superiore a 20 000 EUR e inferiore alle soglie di cui alla direttiva 2014/24/UE sono considerati di valore medio. Il segretariato applica una procedura di gara semplificata e devono essere invitati almeno cinque candidati/offerenti. L'invito a manifestare interesse è pubblicato sul sito web del segretariato almeno un mese prima dell'avvio della procedura di appalto prevista.

Un appalto di valore pari o inferiore a 20 000 EUR è considerato di valore modesto. Il segretariato applica una procedura di gara semplificata e deve invitare almeno tre candidati/offerenti a sua scelta. La pubblicità ex ante di cui al punto 3.1.2 non è obbligatoria.

I pagamenti relativi a spese d'importo non superiore a 2 500 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l'accettazione preliminare di un'offerta.

Entro il 31 marzo di ogni anno il segretariato pubblica sul proprio sito web una programmazione degli appalti contenente l'elenco degli appalti programmati per l'anno in corso di valore superiore a 20 000 EUR, indicante l'oggetto, il valore stimato e le tempistiche di avvio stimate.

4. SEZIONE 3

4.1. Procedure di appalto di valore medio e modesto

4.1.1. Consultazione preliminare di mercato

L'amministrazione aggiudicatrice può svolgere un'analisi preliminare di mercato ai fini della preparazione della procedura di appalto.

4.1.2. Documenti di gara

I documenti di gara consistono almeno degli elementi seguenti:

a) se applicabile, la pubblicità ex ante;

b) l'invito a presentare offerte;

c) il capitolato d'oneri, comprese le specifiche tecniche e i criteri pertinenti;

d) il progetto di contratto.

Nei documenti di gara il segretariato individua l'oggetto della procedura di appalto fornendo una descrizione delle sue esigenze e illustrando le caratteristiche dei lavori, delle forniture o dei servizi da acquistare. Tali documenti devono contenere tutte le disposizioni e le informazioni di cui i candidati hanno bisogno per presentare un'offerta: la procedura da seguire, i documenti da fornire, i criteri di esclusione, selezione e aggiudicazione e la durata e il valore stimato dell'appalto. Il segretariato indica altresì quali elementi definiscono i requisiti minimi che tutte le offerte devono soddisfare. I requisiti minimi comprendono il rispetto degli obblighi applicabili in materia di diritto ambientale, sociale e del lavoro stabiliti dal diritto dell'Unione, dal diritto nazionale, da contratti collettivi o dalle convenzioni internazionali in materia sociale e ambientale applicabili elencate nell'allegato X della direttiva 2014/24/UE.

I tre documenti di cui sopra (lettere da b) a d)) possono essere inviati per posta elettronica ai potenziali candidati/offerenti.

4.1.3. Invito a presentare offerte

Un invito a presentare offerte precisa quanto segue:

a) le modalità di presentazione delle offerte, comprese in particolare le condizioni che ne garantiscono la riservatezza fino all'apertura, la data e l'ora limite di ricevimento e l'indirizzo al quale devono essere inviate o consegnate, oppure l'indirizzo internet in caso di presentazione per via elettronica;

b) che la presentazione di un'offerta costituisce accettazione dei termini e delle condizioni stabiliti nei documenti di gara e che tale presentazione vincola l'offerente durante l'esecuzione dell'appalto, qualora ne divenga l'aggiudicatario;

c) il periodo di validità delle offerte, durante il quale l'offerente è obbligato a mantenere immutate tutte le condizioni della sua offerta;

d) il divieto di qualsiasi contatto tra l'amministrazione aggiudicatrice e l'offerente nel corso della procedura salvo, a titolo eccezionale, alle condizioni previste dai documenti di gara e, quando sia prevista una visita sul posto, le condizioni di tale visita;

e) i mezzi di prova per verificare il rispetto del termine per la ricezione delle offerte; e

f) che la presentazione di un'offerta costituisce accettazione della comunicazione per via elettronica dell'esito della procedura.

4.1.4. Capitolato d'oneri

Il capitolato d'oneri precisa quanto segue:

a) criteri di esclusione e di selezione;

b) i criteri di aggiudicazione dell'appalto e la loro ponderazione relativa oppure, se la ponderazione non è possibile per ragioni obiettive, il loro ordine decrescente d'importanza, che si applica anche alle varianti, se autorizzate dal bando di gara;

c) le specifiche tecniche di cui al punto 4.1.6; e

d) l'obbligo di indicare il paese nel quale gli offerenti sono stabiliti e di presentare le prove a sostegno normalmente accettabili secondo la legislazione di tale paese.

4.1.5. Progetto di contratto

Il progetto di contratto precisa almeno:

a) i dati relativi alle parti contraenti;

b) l'oggetto dell'appalto;

c) la durata;

d) i termini di pagamento;

e) i requisiti in materia di garanzia (se applicabili);

f) la protezione dei dati;

g) i diritti di proprietà intellettuale;

h) il diritto applicabile al contratto e il giudice competente in caso di controversie.

4.1.6. Specifiche tecniche

Le specifiche tecniche sono complete, chiare e precise e non comportano la creazione di ostacoli ingiustificati al confronto competitivo. Le specifiche tecniche definiscono (lotto per lotto, se opportuno) le caratteristiche richieste delle forniture, dei servizi o dei lavori, tenendo conto dell'uso a cui sono destinati dal segretariato. Esse sono proporzionate all'obiettivo e/o al bilancio per i servizi, le forniture e i lavori richiesti.

Le specifiche tecniche non menzionano né descrivono prodotti di una marca o provenienza determinata e non comportano la creazione di ostacoli ingiustificati al confronto competitivo.

Le specifiche tecniche comprendono almeno gli elementi seguenti:

a) criteri di esclusione e di selezione;

b) criteri di aggiudicazione;

c) modalità di prova in materia di accesso agli appalti;

d) oggetto della procedura di appalto;

e) informazioni generali;

f) tipi di compiti;

g) entità dei lavori;

h) durata e risultati attesi;

i) presupposti e rischi;

j) logistica e tempistica;

k) requisiti; e

l) relazioni e monitoraggio dell'appalto.

Le specifiche tecniche fungono da mandato per il contraente durante l'esecuzione dell'appalto Esse sono allegate al relativo contratto.

4.1.7. Criteri di esclusione

I criteri di esclusione sono applicabili in tutte le procedure di appalto e devono essere annunciati. Durante la procedura non è consentito modificarli.

La finalità dei criteri di esclusione è determinare se un operatore sia autorizzato a partecipare alla procedura di appalto o possa aggiudicarsi l'appalto. I potenziali offerenti sono tenuti a dichiarare di non trovarsi in una delle situazioni di esclusione mediante un'autodichiarazione firmata e datata. A tal fine il segretariato deve fornire un modello di autodichiarazione.

Si applicano l'articolo 136, paragrafo 1, e l'articolo 137, paragrafi da 1 a 4, del regolamento(UE, Euratom) 2018/1046, rispettivamente sui criteri di esclusione e le decisioni di esclusione e sulla dichiarazione e la prova dell'assenza di una situazione di esclusione.

I criteri di esclusione sono verificati in base a un criterio di conformità/non conformità in funzione delle prove adeguate richieste.

4.1.8. Criteri di selezione

4.1.8.1 La finalità dei criteri di selezione è determinare se un offerente disponga delle capacità necessarie all'esecuzione dell'appalto. A tal fine, i criteri di selezione devono essere chiari, non discriminatori, adeguati e proporzionati all'oggetto e al valore dell'appalto. Il segretariato si assicura inoltre di imporre criteri che possono essere facilmente verificati.

4.1.8.2 L'amministrazione aggiudicatrice precisa nei documenti di gara i criteri di selezione, i livelli minimi di capacità e gli elementi richiesti a prova di tale capacità. Tutti i requisiti sono attinenti e proporzionati all'oggetto dell'appalto.

4.1.8.3 L'amministrazione aggiudicatrice specifica nei documenti di gara le modalità con cui i raggruppamenti di operatori economici devono ottemperare ai criteri di selezione.

4.1.8.4 Per gli appalti divisi in lotti l'amministrazione aggiudicatrice può stabilire livelli minimi di capacità per ciascun lotto. Può inoltre fissare ulteriori livelli minimi di capacità qualora più lotti siano aggiudicati allo stesso contraente.

4.1.8.5 Per quanto riguarda la capacità di esercitare l'attività professionale, l'amministrazione aggiudicatrice può esigere che l'operatore economico soddisfi almeno una delle seguenti condizioni: a) essere iscritto in un registro professionale o commerciale pertinente, eccetto quando l'operatore economico è un'organizzazione internazionale; b) per gli appalti di servizi, essere in possesso di una particolare autorizzazione attestante che è autorizzato a eseguire l’appalto nello Stato in cui è stabilito o appartenere a una specifica organizzazione professionale.

4.1.8.6 Al ricevimento delle domande di partecipazione o delle offerte, l'amministrazione aggiudicatrice accetta una dichiarazione sull’onore attestante che il candidato od offerente soddisfa i criteri di selezione.

4.1.8.7 L'amministrazione aggiudicatrice può chiedere a offerenti e candidati, in qualsiasi momento nel corso della procedura, di presentare una dichiarazione aggiornata oppure tutti i documenti giustificativi o parte di essi, qualora questo sia necessario per assicurare il corretto svolgimento della procedura.

4.1.8.8 L'amministrazione aggiudicatrice esige dai candidati o dagli aggiudicatari la presentazione di documenti giustificativi aggiornati, salvo qualora li abbia già ricevuti ai fini di un'altra procedura e purché i documenti siano ancora aggiornati oppure vi possa accedere gratuitamente in una banca dati nazionale.

4.1.8.9 In funzione della sua valutazione dei rischi, l'amministrazione aggiudicatrice può decidere di non esigere la prova della capacità giuridica, normativa, finanziaria, economica, tecnica e professionale degli operatori economici nelle procedure per appalti aggiudicati di valore non superiore alle soglie di cui al punto 3.1.2.

4.1.8.10 Quando l'amministrazione aggiudicatrice decide di non esigere la prova della capacità giuridica, normativa, finanziaria, economica, tecnica e professionale degli operatori economici, sono esclusi prefinanziamenti, salvo in casi debitamente motivati.

4.1.8.11 Un operatore economico può, se opportuno e per un determinato appalto, fare affidamento sulle capacità di altri soggetti, a prescindere dalla natura giuridica dei suoi legami con questi ultimi. In tal caso, l'operatore economico prova all'amministrazione aggiudicatrice che per l'esecuzione dell'appalto disporrà delle risorse necessarie, presentando l'impegno di tali soggetti in questo senso.

4.1.8.12 Con riguardo ai criteri tecnici e professionali, l'operatore economico fa affidamento sulle capacità di altri soggetti solo se questi ultimi eseguono i lavori o i servizi per cui tali capacità sono richieste.

4.1.8.13 Se un operatore economico si affida alle capacità di altri soggetti per quanto riguarda i criteri relativi alla capacità economica e finanziaria, l'amministrazione aggiudicatrice può esigere che l'operatore economico e i soggetti predetti siano solidalmente responsabili dell'esecuzione dell'appalto.

4.1.8.14 L'amministrazione aggiudicatrice può richiedere all'offerente informazioni sulle parti dell'appalto che intende subappaltare e sull'identità dei subappaltatori.

4.1.8.15 Nel caso di lavori o servizi forniti presso un impianto sotto la supervisione dell'amministrazione aggiudicatrice, quest'ultima impone al contraente di indicare nome, recapito e rappresentanti legali di tutti i subappaltatori che partecipano all'esecuzione dell'appalto, compresa l'eventuale variazione dei subappaltatori.

4.1.8.16 L'amministrazione aggiudicatrice verifica se i soggetti sulla cui capacità l'operatore economico intende fare affidamento e i futuri subappaltatori, quando il subappalto costituisce una parte considerevole dell'appalto, soddisfano i pertinenti criteri di selezione. L'amministrazione aggiudicatrice impone all'operatore economico di sostituire un soggetto o un subappaltatore che non soddisfa un pertinente criterio di selezione.

4.1.8.17 Nel caso di appalti di lavori, appalti di servizi e operazioni di posa in opera o installazione nell'ambito di un appalto di forniture, l'amministrazione aggiudicatrice può esigere che alcuni compiti essenziali siano direttamente svolti dall'offerente stesso o, nel caso di un'offerta presentata da un raggruppamento di operatori economici, da un partecipante al raggruppamento.

4.1.8.18 Ai fini della presentazione di un'offerta o di una domanda di partecipazione, l'amministrazione aggiudicatrice non esige che un raggruppamento di operatori economici abbia una forma giuridica specifica, ma al raggruppamento selezionato può essere imposto di assumere una forma giuridica specifica una volta che gli sia stato aggiudicato l'appalto, nella misura in cui tale trasformazione sia necessaria ai fini della buona esecuzione dell'appalto.

4.1.8.19 I criteri di selezione sono verificati in base a un criterio di conformità/non conformità.

4.1.8.20 I criteri di selezione restano applicabili per tutta l'esecuzione dell'appalto, il che significa che il contraente deve rispettarli in ogni momento.

4.1.9. Capacità economica e finanziaria

Per garantire che gli operatori economici possiedano la capacità economica e finanziaria necessaria per eseguire l'appalto, l'amministrazione aggiudicatrice può esigere, in particolare, che:

a) gli operatori economici abbiano un determinato fatturato minimo annuo, compreso un determinato fatturato minimo nel settore oggetto dell'appalto;

b) gli operatori economici forniscano informazioni riguardo ai loro conti annuali che evidenzino i rapporti tra attività e passività; e

c) gli operatori economici forniscano un livello adeguato di copertura assicurativa contro i rischi professionali.

Ai fini del primo comma, punto a), il fatturato minimo annuo non supera il doppio del valore annuo stimato dell'appalto, salvo in circostanze debitamente motivate connesse alla natura dell'acquisto, che l'amministrazione aggiudicatrice illustra nei documenti di gara.

Ai fini del primo comma, punto b), l'amministrazione aggiudicatrice illustra, nei documenti di gara, i metodi e i criteri relativi a tali rapporti.

L'amministrazione aggiudicatrice precisa nei documenti di gara i mezzi di prova che l'operatore economico deve fornire a dimostrazione della sua capacità economica e finanziaria. Essa può esigere, in particolare, uno o più dei seguenti documenti:

a) idonee dichiarazioni bancarie o, se del caso, comprovata copertura assicurativa contro i rischi professionali;

b) stati finanziari o loro estratti, relativi a un periodo pari o inferiore agli ultimi tre esercizi chiusi;

c) una dichiarazione concernente il fatturato globale dell'operatore economico e, se opportuno, il fatturato nel settore oggetto dell'appalto nel corso di un periodo che non può superare gli ultimi tre esercizi disponibili.

L'operatore economico che, per fondati motivi, non è in grado di presentare le referenze chieste dall'amministrazione aggiudicatrice è autorizzato a provare la propria capacità economica e finanziaria mediante un qualsiasi altro documento considerato idoneo dall'amministrazione aggiudicatrice.

4.1.10. Capacità tecnica e professionale

L'amministrazione aggiudicatrice verifica che i candidati od offerenti soddisfino i criteri minimi di selezione relativi alla capacità tecnica e professionale conformemente ai paragrafi seguenti.

L'amministrazione aggiudicatrice precisa nei documenti di gara i mezzi di prova che l'operatore economico deve fornire a dimostrazione della sua capacità tecnica e professionale. Essa può esigere uno o più dei seguenti documenti:

a) per i lavori: i) le forniture che necessitano di operazioni di posa in opera o di installazione o i servizi, informazioni sui titoli di studio e professionali, le competenze, l'esperienza e la perizia delle persone responsabili dell'esecuzione, e l'elenco di quanto segue; 1. principali servizi e forniture effettuati nel corso degli ultimi tre anni, con indicazione di importo, data e cliente, pubblico o privato, corredati su richiesta di dichiarazioni dei clienti; 2. lavori eseguiti nel corso degli ultimi cinque anni, corredati di certificati attestanti la corretta esecuzione dei lavori più importanti; 3. attestazione dell'equipaggiamento tecnico, dell'attrezzatura o del materiale a disposizione dell'operatore economico per eseguire l'appalto di servizi o di lavori; 4. descrizione delle attrezzature tecniche e dei mezzi a disposizione dell'operatore economico per garantire la qualità, nonché degli strumenti di studio e di ricerca disponibili; 5. indicazione dei tecnici o degli organismi tecnici a disposizione dell'operatore economico, che ne facciano o meno parte integrante, e segnatamente di quelli responsabili del controllo della qualità;

b) per le forniture: i) campioni, descrizioni o fotografie autentiche o certificati rilasciati da istituti o servizi ufficiali incaricati del controllo della qualità, di riconosciuta competenza, i quali attestino la conformità dei prodotti chiaramente individuati con riferimento a norme o specifiche tecniche;

c) per lavori o servizi: i) una dichiarazione indicante l'organico medio annuo dell'operatore economico e il numero dei dirigenti con riferimento agli ultimi tre anni; ii) un'indicazione dei sistemi di gestione e di tracciabilità della catena di approvvigionamento che l'operatore economico potrà applicare durante l'esecuzione dell'appalto; iii) un'indicazione delle misure di gestione ambientale che l'operatore economico potrà applicare durante l'esecuzione dell'appalto.

Ai fini dei punti a) e b), se necessario per assicurare un livello adeguato di concorrenza, l'amministrazione aggiudicatrice può precisare che sarà presa in considerazione la prova relativa ad analoghe forniture consegnate o ad analoghi servizi prestati più di tre anni prima.

Ai fini del punto c), se necessario per assicurare un livello adeguato di concorrenza, l'amministrazione aggiudicatrice può precisare che sarà presa in considerazione la prova relativa a lavori analoghi consegnati o realizzati più di cinque anni prima.

L'amministrazione aggiudicatrice può ritenere che un operatore economico non possieda le capacità professionali richieste per eseguire l'appalto con un adeguato standard di qualità quando essa abbia accertato che l'operatore economico in questione ha conflitti d'interessi che possono influire negativamente sull'esecuzione.

4.1.11. Criteri di aggiudicazione

La finalità dei criteri di aggiudicazione è valutare l'offerta tecnica e finanziaria al fine di scegliere l'offerta economicamente più vantaggiosa, che consiste nel prezzo più basso o nel miglior rapporto qualità/prezzo, dopo averne verificato la conformità ai requisiti minimi di cui ai documenti di gara.

Il segretariato annuncia nei documenti di gara le modalità con cui sarà valutato ciascun criterio, nonché l'importanza relativa di ciascun criterio di aggiudicazione relativo alla qualità e del prezzo (se è applicata una formula di ponderazione tra qualità e prezzo).

I criteri di qualità possono comprendere elementi quali il pregio tecnico, le caratteristiche estetiche e funzionali, l'accessibilità, la progettazione adeguata per tutti gli utenti, le caratteristiche sociali, ambientali e innovative, il processo di produzione, prestazione e commercializzazione, nonché ogni altro processo specifico in qualsiasi fase del ciclo di vita dei lavori, delle forniture o dei servizi, l'organizzazione del personale incaricato di eseguire l'appalto, i servizi post-vendita, l'assistenza tecnica e le condizioni di consegna, quali la data di consegna, la procedura di consegna e il termine di consegna o di esecuzione.

L'amministrazione aggiudicatrice precisa nei documenti di gara la ponderazione relativa che attribuisce a ciascuno dei criteri scelti per determinare l'offerta economicamente più vantaggiosa, tranne i casi in cui applica il metodo del prezzo più basso. Tale ponderazione può essere espressa mediante una forbice con uno scarto appropriato tra il minimo e il massimo.

La ponderazione del criterio del prezzo o costo rispetto agli altri criteri non fa sì che il criterio del prezzo o costo sia neutralizzato.

Se la ponderazione non è possibile per ragioni obiettive, l'amministrazione aggiudicatrice indica i criteri in ordine decrescente di importanza.

L'amministrazione aggiudicatrice può eventualmente stabilire livelli minimi di qualità. Le offerte al di sotto di tali livelli di qualità sono respinte.

4.1.12. Termini

Termini per la ricezione delle offerte

Il termine per la ricezione delle offerte per gli appalti di valore modesto è di almeno 10 giorni di calendario a decorrere dal giorno successivo all'invio dell'invito a presentare offerte ai potenziali offerenti.

Il termine per la ricezione delle offerte per gli appalti di valore medio è di almeno 15 giorni di calendario a decorrere dal giorno successivo all'invio dell'invito a presentare offerte ai potenziali offerenti.

Termini in casi urgenti

In caso di urgenza debitamente giustificata e documentata, il termine minimo può essere ridotto.

4.1.13. Apertura delle offerte

L'ordinatore decide in merito all'adeguata organizzazione della seduta di apertura da parte del comitato di valutazione. La persona o le persone incaricate dell'apertura verificano se le offerte sono state ricevute entro il termine stabilito.

Qualora non tutti i candidati invitati abbiano presentato un'offerta, la procedura resta valida a condizione che almeno un'offerta soddisfi tutti i criteri.

In via eccezionale, qualora non sia stata presentata alcuna offerta o alcuna offerta appropriata dopo il completamento della procedura iniziale, la procedura può essere ripetuta con un candidato invitato a condizione che i documenti di gara originari non siano sostanzialmente modificati.

4.1.14. Valutazione delle offerte

L'apertura e la valutazione delle offerte è effettuata da un comitato di valutazione nominato tempestivamente e ufficialmente dall'ordinatore.

Per gli appalti di valore medio deve essere nominato un comitato di valutazione. Per gli appalti di valore modesto può essere istituito un comitato di valutazione qualora sia ricevuta più di un'offerta. Il comitato di valutazione deve essere composto da almeno tre valutatori.

Il contenuto della valutazione forma oggetto di una relazione di valutazione, firmata da tutti i membri del comitato, che deve essere un documento separato rispetto alla decisione di aggiudicazione (costituisce la base per il riscontro all'offerente). La relazione di valutazione deve comprendere le conclusioni sull'aggiudicazione dell'appalto.

Le offerte devono essere valutate in tempo utile per consentire il completamento della procedura entro il periodo di validità delle offerte. Una volta completata la valutazione, l'ordinatore può adottare la decisione di aggiudicazione.

4.1.15. Contatti con gli offerenti

È fornita una casella funzionale di posta elettronica tramite la quale gli operatori economici possono manifestare il loro interesse o chiedere informazioni sulle procedure di appalto che sono state avviate.

I contatti tra il segretariato e i potenziali offerenti sono vietati per tutta la durata della procedura salvo in circostanze eccezionali, ossia durante la fase di presentazione delle offerte.

I contatti con gli offerenti sono consentiti durante la fase di presentazione delle offerte, a titolo di eccezione, nelle circostanze seguenti: su richiesta degli operatori economici il segretariato può fornire informazioni supplementari al solo scopo di chiarire i documenti di gara; il segretariato, di propria iniziativa, può informare le parti interessate qualora riscontri errori, imprecisioni, omissioni o altri errori materiali nei documenti di gara. Se il segretariato deve correggere i documenti di gara mediante modifiche significative, esso proroga il termine per la ricezione delle offerte o delle richieste di partecipazione affinché gli offerenti possano tenere conto di tali modifiche.

I contatti avvengono sempre per iscritto (preferibilmente per via elettronica, in modo da garantire una reazione tempestiva ed evitare il rischio di ritardi dovuti a problemi con i servizi postali).

Le eventuali informazioni supplementari fornite su richiesta di un offerente e le eventuali informazioni fornite dal segretariato di propria iniziativa devono essere accessibili simultaneamente a tutti gli offerenti mediante gli stessi mezzi utilizzati per i documenti di gara.

Gli offerenti possono chiedere informazioni supplementari al più tardi quattro giorni di calendario prima del termine per la presentazione delle offerte. Il segretariato fornisce le informazioni richieste quanto prima, e al più tardi tre giorni di calendario prima del termine per la presentazione delle offerte.

Se le informazioni sono fornite meno di tre giorni di calendario prima del termine, il segretariato proroga il termine per la ricezione delle offerte.

Il segretariato non è tenuto a rispondere alle richieste di informazioni supplementari presentate meno di quattro giorni di calendario prima del termine per la ricezione delle offerte, ma può farlo laddove possibile. Qualora il termine per la ricezione delle richieste di informazioni supplementari coincida con un giorno festivo, un sabato o una domenica, esso scade con lo spirare dell'ultima ora del giorno lavorativo successivo.

In linea con la buona amministrazione, è obbligatorio contattare gli offerenti per richiedere informazioni o documenti mancanti in relazione ai criteri di esclusione o selezione, o firme mancanti. Il mancato contatto in questi casi deve essere debitamente giustificato e documentato mediante una nota nel fascicolo di gara. La richiesta di chiarimenti non deve tuttavia comportare una modifica del contenuto o del prezzo dell'offerta già presentata.

4.1.16. Risultati della valutazione e decisione di aggiudicazione

A seguito della valutazione l'ordinatore designa l'aggiudicatario dell'appalto, nel rispetto dei criteri di selezione e di aggiudicazione indicati nei documenti di gara, e firma una decisione di aggiudicazione.

Il segretariato informa l'aggiudicatario e gli offerenti non aggiudicatari in merito alle ragioni su cui si fonda la decisione, nonché alla durata dei periodi di status quo di cui al punto 4.1.18 di tali regole. Successivamente l'ordinatore può firmare il contratto con l'aggiudicatario. L'aggiudicatario firma il contratto per primo.

4.1.17. Informazione dei candidati e offerenti

Gli appalti di valore compreso tra 20 001 EUR e la soglia di cui alla direttiva 2014/24/UE aggiudicati in un esercizio sono pubblicati sul sito web del segretariato permanente della Comunità dei trasporti entro il 30 giugno dell'anno successivo.

4.1.18. Periodo di status quo prima della firma del contratto

Alle procedure con più di un offerente si applica un periodo di status quo di almeno sette giorni di calendario. Il periodo di status quo inizia il giorno successivo all'invio simultaneo per via elettronica della comunicazione dell'esito di una procedura di selezione a tutti gli offerenti (aggiudicatari e non aggiudicatari). L'ordinatore non firma il contratto prima del termine del periodo di status quo.

Se opportuno, il segretariato può sospendere la firma del contratto per procedere a un esame supplementare se lo giustificano le richieste od osservazioni formulate dagli offerenti non aggiudicatari, od ogni altra informazione pertinente da esso ricevuta durante il periodo.

4.1.19. Annullamento delle procedure di appalto

Fino al momento della firma del contratto il segretariato può annullare la procedura senza che i candidati o gli offerenti abbiano diritto ad alcun risarcimento.

L'annullamento è deciso quando l'appalto non è aggiudicato (ad esempio perché nessuna offerta era accettabile, nessuna offerta era conforme ai criteri di selezione o alle specifiche tecniche, nessuna offerta ha raggiunto le soglie di qualità minime ecc.), le esigenze che hanno dato luogo alla procedura di appalto diventano obsolete (ad esempio a causa del cambiamento delle priorità strategiche) o nel caso in cui il finanziamento dell'appalto previsto non sia garantito.

La decisione di annullamento è firmata dall'ordinatore.

Entro 15 giorni dalla firma della decisione di annullamento il segretariato ne comunica i motivi a tutti gli offerenti per iscritto (per posta o per posta elettronica).