IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea C 216/19

REGOLAMENTAZIONE CONCERNENTE L'ACCESSO DEL PUBBLICO AI DOCUMENTI DEL PARLAMENTO EUROPEO

Decisione dell'ufficio di presidenza del 28 novembre 2001 (1) (2) (3) (4)

2011/C 216/07

L'UFFICIO DI PRESIDENZA,

visto l'articolo 15, paragrafo 3 del trattato FUE,

visto il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, in particolare gli articoli 11, 12 e 18,

visti l’articolo 23, paragrafi 2 e 12, l'articolo 103, paragrafo 1, e l'articolo 104 del regolamento,

considerando che i principi generali per l'accesso ai documenti sono stati definiti, ai sensi dell'articolo 15, paragrafo 3, del trattato FUE, dal regolamento (CE) n. 1049/2001, del 30 maggio 2001, del Parlamento europeo e del Consiglio,

considerando che, ai sensi del vecchio articolo 255, paragrafo 3, del trattato CE e dell'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001, il Parlamento europeo, con decisione del 13 novembre 2001, aveva proceduto all'adeguamento del proprio regolamento interno,

considerando che l'articolo 104, paragrafi 2, 3 e 4, del regolamento interno del Parlamento europeo incarica l'Ufficio di presidenza di stabilire le norme relative alla creazione del registro di riferimenti dei documenti, di definire le modalità di accesso e di designare gli organi responsabili per il trattamento delle domande di accesso,

considerando che le disposizioni relative al sistema di diritti per il rilascio dei documenti devono conformarsi al disposto dell'articolo 10 del regolamento (CE) n. 1049/2001 per quanto riguarda la definizione degli oneri supplementari che il richiedente deve sostenere per l'invio di documenti voluminosi,

considerando che è opportuno riunire in un'unica decisione le misure concernenti il funzionamento del registro di documenti del Parlamento europeo, onde promuovere la trasparenza nei confronti dei cittadini,

considerando che il regolamento (CE) n. 1049/2001 non consente di tener conto della qualità del richiedente e che le decisioni adottate in virtù di detto regolamento producono un effetto «erga omnes»; che i deputati e il personale delle istituzioni hanno diritti d'accesso privilegiati riconosciuti dal regolamento del Parlamento, dal regolamento finanziario, dal regolamento (CE) n. 45/2001 e dallo Statuto dei funzionari, di cui possono avvalersi, invece di ricorrere al regolamento (CE) n. 1049/2001,

considerando che il regolamento (CE) n. 1049/2001 e la presente decisione non disciplinano neppure l'accesso e la trasmissione di documenti fra le istituzioni, che formano oggetto di accordi interistituzionali,

considerando che il regolamento (CE) n. 1049/2001 si riferisce all'accesso ai documenti esistenti e che le domande d'informazione devono essere trattate sulla base di altre disposizioni,

considerando che l'Ufficio di presidenza, con decisione dell'8 marzo 2010, ha approvato un nuovo elenco di categorie dei documenti del Parlamento europeo direttamente accessibili,

considerando che è opportuno apportare modifiche tecniche sulla scorta dell'esperienza acquisita durante gli ultimi anni in seno all'istituzione e nello sviluppo del sito internet del Parlamento,

DECIDE:

TITOLO I

IL REGISTRO ELETTRONICO DI RIFERIMENTI (RER)

Articolo 1

Creazione del registro

1. È istituito il registro elettronico di riferimenti (RER) per i documenti del Parlamento europeo.

2. Il registro di riferimenti in tal modo istituito contiene i riferimenti dei documenti elaborati o ricevuti (fermo restando il paragrafo seguente) dall'Istituzione a partire dalla data di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 (5).

3. Conformemente all'articolo 10, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, non è necessario mettere a disposizione sul RER i documenti delle altre istituzioni ricevuti dal Parlamento europeo e già facilmente accessibili sul registro elettronico dell'istituzione interessata. Il RER fornisce un collegamento che rinvia al registro dell'istituzione che ne è l'autore.

4. Tali riferimenti costituiscono la «carta d'identità documentaria», che contiene non soltanto i dati contemplati all'articolo 11, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, ma anche, nella misura del possibile, i dati che consentono d'identificare l'autorità-fonte di ciascun documento, le lingue disponibili, lo status, la categoria del documento e il luogo in cui il documento si trova archiviato.

Articolo 2

Obiettivi

Il RER è strutturato in modo da consentire:

— l'identificazione dei documenti tramite un sistema di riferimenti uniforme,

— la possibilità di accedere direttamente ai documenti, in particolare quelli legislativi,

— l'informazione nel caso in cui i documenti non siano direttamente accessibili elettronicamente in applicazione degli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Articolo 3

Funzionamento

L'unità «Trasparenza — accesso del pubblico ai documenti e relazioni con i rappresentanti di interessi» (in appresso il servizio competente) è responsabile:

— del controllo della registrazione dei documenti elaborati o ricevuti dal Parlamento europeo,

— della ricezione e del trattamento delle domande di accesso sotto forma scritta o elettronica entro un termine di 15 giorni lavorativi, eventualmente prorogabile,

— dell'invio di un avviso di ricevimento,

— dell'assistenza al richiedente affinché questi precisi il contenuto della sua domanda e della concertazione con il richiedente per le domande di documenti molto lunghi o complessi,

— di consentire al richiedente un agevole accesso ai documenti già pubblicati,

— del coordinamento della risposta con il servizio autore o in possesso del documento ovvero la persona autorizzata, qualora la domanda riguardi un documento che non figura nel registro o un documento soggetto alle limitazioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001,

— della consultazione di terzi, in applicazione dell'articolo 4, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Articolo 4

Iscrizione al RER dei documenti

1. I riferimenti ai documenti sono iscritti al RER conformemente alle istruzioni adottate dal Segretario generale, che assicurano la massima tracciabilità dei documenti. La copertura del RER sarà ampliata gradualmente e figurerà nella pagina iniziale del RER sul sito Europarl.

2. A tale proposito, i documenti del Parlamento europeo di cui all'articolo 104, paragrafo 2, del regolamento sono iscritti al RER sotto la responsabilità dell'organo o del servizio autore del documento.

3. I documenti elaborati nel quadro della procedura legislativa o dell'attività parlamentare sono iscritti al RER non appena presentati o resi pubblici.

4. Gli altri documenti di competenza dei servizi amministrativi del Segretariato generale del Parlamento europeo sono iscritti al RER, per quanto possibile, secondo le istruzioni del Segretario generale.

5. I riferimenti ai documenti di terzi, ai sensi dell'articolo 3 del regolamento (CE) n. 1049/2001, sono iscritti al RER dal servizio a cui sono destinati i documenti

Articolo 5

Documenti direttamente accessibili

1. Tutti i documenti elaborati o ricevuti dal Parlamento europeo nel quadro della procedura legislativa sono resi accessibili ai cittadini sotto forma elettronica, fatte salve le limitazioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. Il Parlamento europeo rende accessibili tutti i documenti legislativi ai sensi dell'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, per via elettronica attraverso il RER o il sito internet Europarl.

3. Le categorie di documenti direttamente accessibili figurano in un elenco approvato dall'Ufficio di presidenza e pubblicato sul portale Europarl. Questo elenco non limita il diritto di accesso ai documenti che non rientrano nelle categorie enunciate, i quali possono essere resi accessibili su domanda scritta.

Articolo 6

Documenti accessibili su domanda

1. Per quanto possibile, i documenti elaborati o ricevuti dal Parlamento europeo al di fuori della procedura legislativa sono direttamente accessibili al pubblico attraverso il RER, fatte salve le limitazioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. Quando l'iscrizione di un documento nel RER non consente l'accesso diretto al testo integrale, in quanto il documento non è disponibile sotto forma elettronica ovvero in virtù delle eccezioni di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001, il richiedente può domandare l'accesso al documento per iscritto o mediante il formulario elettronico disponibile nel sito del RER su Europarl.

3. I documenti elaborati o ricevuti dal Parlamento europeo prima dell'entrata in vigore del regolamento (CE) n. 1049/2001, e dunque non iscritti al RER, sono accessibili su domanda scritta, fatte salve le limitazioni di cui agli articoli 4 e 9 del summenzionato regolamento.

4. Il Parlamento garantisce un'assistenza online ai cittadini quanto alle modalità di presentazione delle domande di accesso ai documenti.

TITOLO II

LA DOMANDA INIZIALE

Articolo 7

Domande coperte dalla presente regolamentazione

La presente regolamentazione si applica a qualsiasi domanda di accesso a un documento del Parlamento europeo presentata tramite il formulario messo a disposizione sul sito del RER o facente esplicito riferimento al diritto di accesso ai documenti, quale definito dal regolamento (CE) n. 1049/2001. Non sono tuttavia coperte dalla presente regolamentazione le domande che si basano su un diritto d'accesso speciale, quale previsto fra l’altro dal regolamento del Parlamento, dal regolamento finanziario, dal regolamento (CE) n. 45/2001 sulla tutela dei dati a carattere personale e dallo Statuto dei funzionari.

Articolo 8

Presentazione della domanda di accesso

1. Le domande di accesso a un documento del Parlamento europeo possono essere presentate per iscritto, via fax o sotto forma elettronica in una delle lingue di cui all'articolo 342 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea.

2. Le domande sotto forma elettronica sono presentate utilizzando per quanto possibile il formulario elettronico previsto nel sito del RER e il sistema di assistenza «online» creato per agevolare la presentazione di tali domande.

3. Le domande devono essere formulate in modo sufficientemente preciso e contenere in particolare gli elementi che consentano d'identificare il documento o i documenti richiesti, nonché il nome e l'indirizzo del richiedente.

4. Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, l'istituzione invita il richiedente a chiarirla e lo assiste in tale fase ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 2 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Articolo 9

Trattamento della domanda iniziale

1. Il giorno stesso della loro registrazione le domande di accesso a documenti detenuti dal Parlamento europeo sono trasmesse al servizio competente, che ne accusa il ricevimento, prepara la risposta e fornisce i documenti entro il termine stabilito.

2. Quando la domanda riguarda un documento elaborato dal Parlamento europeo cui si applica una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, o quando occorra identificare e reperire il documento richiesto, il servizio competente contatta il servizio o l'organo autore del documento, che propone entro cinque giorni lavorativi il seguito da dare alla domanda.

Articolo 10

Consultazione di terzi

1. Quando la domanda riguarda documenti di terzi, il servizio competente, se del caso in coordinamento con il servizio che detiene i documenti richiesti, verifica l'applicabilità di una delle eccezioni di cui agli articoli 4 o 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

2. Se, al termine di tale verifica, si determina che l'accesso ai documenti richiesti deve essere rifiutato in virtù di una delle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, al richiedente è trasmessa una risposta negativa, senza consultare l'autore terzo.

3. Il servizio competente dà seguito favorevole alla domanda senza consultare l'autore terzo quando:

— il documento richiesto è stato già divulgato dall'autore in virtù delle disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001 o di analoghe disposizioni,

— la divulgazione, eventualmente parziale, del suo contenuto palesemente non mina uno degli interessi di cui agli articoli 4 e 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

4. In tutti gli altri casi, i terzi sono consultati e dispongono di un termine di cinque giorni lavorativi per manifestarsi al fine di determinare se si applica una delle eccezioni di cui agli articoli 4 o 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

5. In assenza di risposta entro il termine stabilito, o quando il terzo è introvabile o non identificabile, il Parlamento europeo delibera a norma del regime di eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001, tenendo conto dei legittimi interessi del terzo sulla base degli elementi di cui dispone.

Articolo 11

Termine di risposta

1. Se l'accesso è concesso, il servizio competente fornisce i documenti richiesti entro un termine di 15 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda.

2. Qualora il Parlamento europeo non sia in grado di fornire l'accesso ai documenti richiesti, esso comunica per iscritto al richiedente i motivi del suo rifiuto, totale o parziale, e lo informa del suo diritto di presentare una domanda di conferma.

3. In tal caso, il richiedente dispone di un termine di 15 giorni lavorativi, a partire dalla ricezione della risposta, per presentare la domanda di conferma.

4. In via eccezionale, nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, il termine di cui al paragrafo 1 del presente articolo può essere prorogato di 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

5. In assenza di risposta da parte dell'istituzione entro il termine richiesto, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma.

Articolo 12

Autorità competente

1. Le domande iniziali rivolte al Parlamento europeo sono trattate dal Segretario generale sotto l'autorità del Vicepresidente responsabile del controllo del trattamento delle domande di accesso ai documenti, come previsto dall'articolo 104, paragrafi 4 e 6, del regolamento del Parlamento.

2. Le risposte positive alle domande iniziali sono trasmesse al richiedente dal Segretario generale o dal servizio competente sotto l'autorità del Segretario generale.

3. La decisione di opporre un rifiuto, debitamente motivato, a una domanda iniziale spetta al Segretario generale, su proposta del servizio competente e previa consultazione dell'autore del documento. Ogni decisione di rifiuto è trasmessa per informazione al Vicepresidente responsabile.

4. Il Segretario generale o il servizio competente può consultare in qualsiasi momento il servizio giuridico e/o il delegato alla protezione dei dati in merito al seguito da dare alla domanda di accesso.

TITOLO III

LA DOMANDA DI CONFERMA

Articolo 13

Presentazione

1. Le domande di conferma devono essere inviate entro quindici giorni lavorativi a partire dal ricevimento della risposta che nega totalmente o parzialmente l'accesso al documento richiesto oppure, in assenza di risposta alla domanda iniziale, una volta scaduto il termine di risposta.

2. Le domande di conferma devono rispettare i requisiti formali di cui all'articolo 8 della presente decisione per la domanda iniziale.

Articolo 14

Trattamento e consultazione delle domande di conferma

1. Le domande di conferma sono registrate e le eventuali consultazioni sono assicurate secondo le modalità di cui agli articoli 9 e 10 della presente decisione.

2. Entro quindici giorni lavorativi a decorrere dalla registrazione della domanda, il Parlamento concede l'accesso al documento oppure comunica per iscritto o per via elettronica i motivi del suo rifiuto totale o parziale.

3. In via eccezionale, nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, il termine di cui al paragrafo precedente può essere prorogato di quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

Articolo 15

Autorità competente

1. L'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo è responsabile per la risposta alle domande di conferma. Il Vicepresidente responsabile del trattamento delle domande di accesso ai documenti decide sulle domande di conferma a nome dell'Ufficio di presidenza e sotto l'autorità di quest'ultimo.

2. Il Vicepresidente è tenuto a informare l'Ufficio di presidenza della sua decisione durante la prima riunione di quest'ultimo dopo l'adozione della decisione e la trasmissione dell'informazione al richiedente. Qualora lo ritenga necessario, e entro i termini stabiliti, il Vicepresidente può incaricare l'Ufficio di presidenza dell'esame del progetto di decisione segnatamente nel caso in cui la risposta solleverebbe questioni di principio relative alla politica di trasparenza del Parlamento europeo. Il Vicepresidente è vincolato dalla decisione dell'Ufficio di presidenza nella sua risposta al richiedente.

3. Il Vicepresidente e l'Ufficio di presidenza decidono sulla base della proposta elaborata dal servizio competente su delega del Segretario generale. Tale servizio è abilitato a richiedere il parere del delegato alla protezione dei dati, il quale esprime un parere entro un termine di tre giorni lavorativi.

4. Il progetto di risposta può formare oggetto di una previa verifica da parte del Servizio giuridico, il quale esprime un parere entro il termine di tre giorni lavorativi.

Articolo 16

Ricorso

1. Se il Parlamento europeo oppone un rifiuto, totale o parziale, a una domanda di accesso, l'istituzione informa il richiedente dei mezzi di ricorso di cui questi dispone, vale a dire l'avvio di un ricorso giurisdizionale contro l'istituzione o la presentazione di una denuncia presso il Mediatore, alle condizioni previste agli articoli 263 e 228 del trattato FUE.

2. In assenza di risposta entro il termine stabilito, la domanda s'intende respinta e il richiedente ha il diritto di presentare un ricorso o una denuncia alle condizioni previste al paragrafo precedente.

TITOLO IV

L'ISCRIZIONE AL RER E L'ACCESSO AI DOCUMENTI SENSIBILI

Articolo 17

L'iscrizione al RER di documenti sensibili

1. I documenti sensibili di cui all'articolo 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001 sono iscritti al RER quando l'autorità d'origine lo consenta. Spetta alle persone o agli organi del Parlamento europeo che ricevono il documento sensibile da parte di terzi stabilire i riferimenti che possono figurarvi. Tali persone o organi si fanno consigliare dal Vicepresidente responsabile del trattamento delle domande di accesso ai documenti, dal Segretario Generale o, se del caso, dal presidente della commissione parlamentare interessata.

2. I documenti elaborati dal Parlamento e facenti riferimento a documenti sensibili sono iscritti al RER solo su autorizzazione del Vicepresidente responsabile del trattamento delle domande di accesso ai documenti. I riferimenti attribuiti ai documenti in questione sono stabiliti secondo le condizioni di cui al paragrafo precedente.

Articolo 18

Trattamento della domanda di accesso

Il Segretario generale trasmette la domanda di accesso a un documento sensibile al Vicepresidente responsabile del trattamento delle domande di accesso ai documenti, al quale spetta fornire la risposta alle domande iniziali. La risposta a una domanda di conferma è di competenza dell'Ufficio di presidenza, il quale può delegare tale compito al Presidente. Il Vicepresidente responsabile e l'Ufficio di presidenza o il Presidente si fanno consigliare dal Segretario generale o, se del caso, dal presidente della commissione parlamentare interessata. Si applicano le stesse condizioni di registrazione e gli stessi termini previsti per le altre domande di accesso.

Articolo 19

Persone competenti

Le persone autorizzate a prendere conoscenza dei documenti nell'ambito del trattamento di domande di accesso ai documenti sensibili sono il Presidente del Parlamento, il Vicepresidente responsabile del trattamento delle domande di accesso ai documenti, il presidente della commissione parlamentare direttamente interessata, il Segretario generale e il personale del servizio competente debitamente abilitato, a meno che accordi conclusi con le altre istituzioni non prevedano un'autorizzazione particolare.

Articolo 20

Protezione dei documenti sensibili

I documenti sensibili sono soggetti a norme rigorose in materia di sicurezza, onde garantirne il trattamento riservato in seno all'istituzione. A questo proposito, tali norme tengono conto degli accordi interistituzionali.

TITOLO V

IL RILASCIO DEI DOCUMENTI

Articolo 21

Costo della risposta

1. A complemento dell'articolo 10, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001, se il volume dei documenti richiesti supera le venti pagine, al richiedente può essere chiesto il pagamento di diritti pari a 0,10 EUR la pagina e delle spese di invio. Le spese connesse ad altri supporti sono decise caso per caso, e non superano comunque un importo ragionevole.

2. La presente decisione non riguarda i documenti pubblicati, i quali restano soggetti al proprio sistema di prezzi.

TITOLO VI

L'APPLICAZIONE

Articolo 22

Applicazione

La presente decisione è applicabile nel rispetto e senza pregiudizio delle disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001 e del regolamento del Parlamento.

Articolo 23

Riesame

La presente decisione è sottoposta a riesame almeno ogni qualvolta il regolamento (CE) n. 1049/2001 sia oggetto di una revisione.

Articolo 24

Entrata in vigore

La presente decisione prende effetto a decorrere dalla data della sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (6).

(1) GU C 374 del 29.12.2001, pag. 1.

(2) Consolidata dall'Ufficio di presidenza in data 3 maggio 2004.

(3) Modificata dall'Ufficio di presidenza il 26 settembre 2005 e pubblicata nella GU C 289 del 22.11.2005, pag. 6.

(4) Modificata dall'Ufficio di presidenza il 22 giugno 2011 e pubblicata nella GU C 216 del 22.7.2011, pag. 19.

(5) Ovvero il 3 dicembre 2001.

(6) Ovvero il 29 dicembre 2001, il 22 novembre 2005 e il 22 luglio 2011.