IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea C 45/2

ATTO N. 29/2009 DELL'AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE DELL'EUROPOL,

del 22 giugno 2009,

che stabilisce il proprio regolamento interno

(Testo rilevante ai fini del SEE)

2010/C 45/02

L’AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE,

vista la decisione del Consiglio che istituisce l’Ufficio europeo di polizia (Europol) (di seguito «decisione Europol”) (1), in particolare l’articolo 34, paragrafo 7,

considerando che spetta all’autorità di controllo comune stabilire, con decisione presa a maggioranza dei due terzi dei suoi membri, il proprio regolamento interno,

HA ADOTTATO IL SEGUENTE REGOLAMENTO INTERNO:

INDICE

TITOLO I Funzioni e competenze dell’autorità di controllo comune

Articolo 1 Funzioni

Articolo 2 Competenze

Articolo 3 Comitati

TITOLO II Regolamento interno dell’autorità di controllo comune

Articolo 4 Composizione

Articolo 5 Presidenza

Articolo 6 Metodi di lavoro

Articolo 7 Accesso del pubblico ai documenti

Articolo 8 Controlli in loco ed esperti

Articolo 9 Procedura in caso di violazioni

Articolo 10 Processo verbale

Articolo 11 Relazione sull’attività

TITOLO III Regolamento interno del comitato per i ricorsi

Articolo 12 Compiti del comitato per i ricorsi

Articolo 13 Composizione

Articolo 14 Indipendenza e imparzialità

Articolo 15 Presidenza

Articolo 16 Rappresentanza

Articolo 17 Lingue

Articolo 18 Istruzione del procedimento

Articolo 19 Esame preliminare

Articolo 20 Informazioni supplementari

Articolo 21 Accesso agli atti del procedimento

Articolo 22 Audizioni

Articolo 23 Audizione di testimoni ed esperti

Articolo 24 Dichiarazioni conclusive

Articolo 25 Processo verbale

Articolo 26 Decisioni e riservatezza

Articolo 27 Notificazioni

Articolo 28 Spese

Articolo 29 Regolarità delle procedure

TITOLO IV Disposizioni finali

Articolo 30 Segretariato

Articolo 31 Riservatezza

Articolo 32 Bilancio e spese

Articolo 33 Modifica del regolamento interno

Articolo 34 Valutazione

Articolo 35 Entrata in vigore del regolamento interno

TITOLO I

FUNZIONI E COMPETENZE DELL’AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE

Articolo 1

Funzioni

1. L’autorità di controllo comune è incaricata di sorvegliare e verificare, nel rispetto della decisione Europol, le attività dell’Europol per accertarsi che la conservazione, il trattamento e l’uso dei dati in possesso dell’Europol non ledano i diritti delle persone cui si riferiscono. Essa controlla inoltre la legittimità della trasmissione dei dati provenienti dall’Europol (articolo 34, paragrafo 1, prima e seconda frase, della decisione Europol).

2. A tal fine, l’autorità di controllo comune svolge in particolare i seguenti compiti:

a) esamina i problemi riguardanti: — l’attuazione e l’interpretazione della decisione Europol in relazione con le attività dell’Europol attinenti al trattamento e all’uso di dati personali (articolo 34, paragrafo 3, della decisione Europol), — le verifiche svolte indipendentemente dalle autorità di controllo nazionali degli Stati membri (articolo 34, paragrafo 3, della decisione Europol), — l’esercizio del diritto di accesso (articolo 34, paragrafo 3, della decisione Europol), — ed elabora proposte armonizzate per la soluzione comune dei problemi esistenti (articolo 34, paragrafo 3, della decisione Europol);

b) esamina i provvedimenti costitutivi degli archivi di lavoro per fini di analisi (articolo 16, paragrafo 2, della decisione Europol) e le decisioni di conservare l’archivio (articolo 16, paragrafo 3, della decisione Europol);

c) esamina le disposizioni riguardanti i meccanismi di controllo delle operazioni di recupero dati dagli archivi automatizzati dell’Europol per il trattamento di dati personali (articolo 18 della decisione Europol);

d) verifica, su richiesta della persona interessata, la legittimità e l’accuratezza di eventuali operazioni di raccolta, conservazione, trattamento e uso di dati personali che la riguardano da parte dell’Europol (articolo 30, paragrafo 7, della decisione Europol);

e) fornisce pareri in merito a: — istituzione di un nuovo sistema di trattamento dei dati personali (articolo 10, paragrafo 2, della decisione Europol), — misure necessarie per la corretta applicazione dell’articolo 25 della decisione Europol (articolo 25, paragrafo 7, della decisione Europol), — condizioni relative al trattamento dei dati ai fini previsti dall’articolo 10, paragrafo 4, della decisione Europol (articolo 10, paragrafo 4, della decisione Europol), — modalità relative al progetto della funzione indice, comprese le condizioni di accesso alla funzione indice di cui all’articolo 15, paragrafo 4, della decisione Europol (articolo 15, paragrafo 4, della decisione Europol), — norme di attuazione relative agli archivi di lavoro per fini di analisi di cui all’articolo 14, paragrafo 1, della decisione Europol (articolo 14, paragrafo 1, della decisione Europol), — norme di attuazione relative alle relazioni dell’Europol con le entità di cui all’articolo 22, paragrafo 1, e all’articolo 23, paragrafo 1, della decisione Europol (articolo 26, paragrafo 1, lettera b), della decisione Europol), — norme relative al contenuto e alla procedura di conclusione dei memorandum d’intesa di cui all’articolo 25, paragrafo 3, lettera c), punto ii) (articolo 26, paragrafo 2, della decisione Europol), — accordi o accordi di lavoro con le istituzioni, gli organi, gli uffici e le agenzie dell’Unione o della Comunità, di cui all’articolo 22, paragrafo 1, della decisione Europol, per quanto riguarda lo scambio di dati personali (articolo 22, paragrafo 2, della decisione Europol), — accordi di cui all’articolo 23, paragrafo 2, della decisione Europol, per quanto riguarda lo scambio di dati personali (articolo 23, paragrafo 2, della decisione Europol), — memorandum d’intesa di cui all’articolo 25, paragrafo 3, lettera c), punto ii), della decisione Europol (articolo 25, paragrafo 3, lettera c), punto ii), della decisione Europol),

f) redige periodicamente le relazioni sull’attività (articolo 34, paragrafo 6, della decisione Europol);

g) coopera, per quanto necessario, con altre autorità di controllo nello svolgimento dei suoi compiti, per contribuire a una maggiore coerenza nell’applicazione delle norme e delle procedure in materia di trattamento dei dati (articolo 34, paragrafo 5, della decisione Europol).

Articolo 2

Competenze

1. Nello svolgimento dei suoi compiti, l’autorità di controllo comune è dotata delle competenze conferitele dalla decisione Europol.

2. In particolare, l’autorità di controllo comune è autorizzata a ottenere informazioni dall’Europol e ad accedere a tutti i documenti e fascicoli, nonché ai dati conservati dall’Europol, e ad accedere liberamente in qualsiasi momento a tutti i locali dell’Europol (articolo 34, paragrafo 2, della decisione Europol). Ciò comprende le informazioni su hardware e software e l’accesso ai medesimi, ogniqualvolta sia necessario per lo svolgimento dei compiti dell’autorità di controllo comune. Le modalità possono essere fissate in accordi tra l’autorità di controllo comune e il consiglio di amministrazione dell’Europol.

Articolo 3

Comitati

1. L’autorità di controllo comune istituisce il comitato di cui all’articolo 34, paragrafo 8, della decisione Europol.

2. Può istituire una o più commissioni interne aggiuntive e determinarne la composizione e le competenze (articolo 34, paragrafo 9, della decisione Europol).

TITOLO II

REGOLAMENTO INTERNO DELL’AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE

Articolo 4

Composizione

1. L’autorità di controllo comune si compone di un massimo di due membri o rappresentanti di ciascuna autorità di controllo nazionale indipendente che costituisce una delegazione. Ogni membro può avere un supplente. I membri dell’autorità di controllo comune e i loro supplenti sono nominati per cinque anni dai rispettivi Stati membri (articolo 34, paragrafo 1, della decisione Europol); tale mandato è rinnovabile.

2. I membri dell’autorità di controllo comune e i loro supplenti sono indipendenti, non ricevono istruzioni nello svolgimento delle loro mansioni e sono soggetti soltanto alla legge. In particolare, essi non devono essere contemporaneamente membri di un altro organismo istituito dalla decisione Europol o far parte del personale dell’Europol.

In caso di conflitto di interessi, la persona interessata notifica tale interesse e non partecipa alle discussioni e alle decisioni sul caso e può, ove necessario, essere esclusa a maggioranza dei voti espressi a scrutinio segreto dalle delegazioni che partecipano alla riunione. La persona interessata viene sentita prima che si proceda all’esclusione, ma non partecipa alla decisione. Una persona che si ritiri o venga esclusa può farsi sostituire dal supplente.

3. Possono essere nominati membri dell’autorità di controllo comune o supplenti soltanto coloro che posseggono le capacità richieste (articolo 34, paragrafo 1, della decisione Europol). Particolare attenzione viene rivolta ai requisiti relativi alla designazione del comitato per i ricorsi.

4. Qualora un membro dell’autorità di controllo comune non possa assistere a una riunione, può farsi rappresentare dal suo supplente.

5. La carica di membro dell’autorità di controllo comune termina quando la persona in questione si dimette o cessa di essere membro o rappresentante dell’autorità di controllo nazionale, a meno che il suo mandato sia confermato dallo Stato membro interessato. La nomina a membro non può essere revocata se non in base alla legislazione nazionale. La presente disposizione si applica, con gli opportuni adattamenti, anche ai supplenti.

Articolo 5

Presidenza

1. L’autorità di controllo comune elegge al suo interno un presidente e un vicepresidente a maggioranza di due terzi dei voti espressi, a scrutinio segreto, dalle delegazioni presenti. Il vicepresidente non può essere membro della delegazione del presidente. Se nessuno dei candidati ottiene la maggioranza richiesta nel primo turno di votazione, si procede a un secondo turno tra i due candidati che hanno ottenuto il maggior numero di voti. Il presidente e il vicepresidente sono eletti per un periodo di due anni, prorogabile per un secondo mandato di un anno.

2. Il presidente rappresenta l’autorità di controllo comune e ne presiede le riunioni. Egli vigila sul corretto andamento dei lavori; convoca le riunioni dell’autorità di controllo comune e ne fissa il luogo, la data e l’ora. Apre e chiude le sedute, prepara l’ordine del giorno provvisorio e assicura l’esecuzione delle decisioni dell’autorità di controllo comune.

3. In caso di assenza del presidente, il vicepresidente ne fa le veci. In assenza del vicepresidente, il membro più anziano in termini di età fa le veci del vicepresidente. La prima riunione dell’autorità di controllo comune è convocata e presieduta dal membro più anziano in termini di età sino all’elezione del presidente.

4. L’autorità di controllo comune può, al fine di preparare i propri lavori in merito a questioni particolari, nominare tra i propri membri, su proposta del presidente, uno o più relatori. In caso d’urgenza, il presidente può procedere a tale nomina direttamente. In tal caso egli ne informa senza indugio i membri dell’autorità di controllo comune.

5. Il presidente o la maggioranza delle delegazioni possono chiedere la presenza del direttore dell’Europol alle riunioni e invitare ad esse membri del personale dell’Europol, esperti nazionali, ufficiali di collegamento e altre persone.

Articolo 6

Metodi di lavoro

1. L’autorità di controllo comune si riunisce almeno quattro volte all’anno. Si riunisce altresì su iniziativa del presidente e ogniqualvolta almeno tre delegazioni presentino una richiesta scritta motivata, ovvero una proposta orale nel corso di una precedente riunione. Il presidente del consiglio di amministrazione e il direttore dell’Europol possono proporre punti da iscrivere all’ordine del giorno e proporre la convocazione dell’autorità di controllo comune.

2. Ad eccezione dei casi ritenuti urgenti dal presidente, la notifica della convocazione della riunione deve giungere almeno due settimane prima della riunione e ad essa vengono acclusi l’ordine del giorno provvisorio e i documenti necessari per la riunione, a meno che la natura dei documenti stessi non lo consenta. L’ordine del giorno definitivo è adottato all’inizio di ogni riunione.

3. Le riunioni dell’autorità di controllo comune sono valide soltanto se vi partecipano almeno i due terzi delle delegazioni. Le decisioni sono adottate a maggioranza semplice delle delegazioni presenti, salvo che il presente regolamento interno disponga diversamente. Ciascuna delegazione ha diritto a un voto. In caso di parità, prevale il voto del presidente.

4. Le riunioni dell’autorità di controllo comune non sono pubbliche. Tuttavia, i documenti dell’autorità sono resi accessibili al pubblico ai sensi dell’articolo 7.

5. L’autorità di controllo comune si riunisce sulla base di documenti e progetti redatti in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione europea. Sono ammesse deroghe a tale norma soltanto in casi di urgenza. Tuttavia, ogni delegazione ha il diritto di chiedere una traduzione nella propria lingua.

6. Le decisioni dell’autorità di controllo comune possono essere adottate tramite procedura scritta, a condizione che tale procedura sia stata approvata da tutte le delegazioni in riunione. In casi urgenti il presidente è autorizzato a ricorrere alla procedura scritta. In entrambi i casi il presidente trasmette un progetto di decisione ai membri dell’autorità di controllo comune. Se le delegazioni non si oppongono al progetto di decisione, tradotto nelle rispettive lingue ufficiali, entro un termine stabilito dal presidente e non inferiore a 14 giorni dalla notifica, la proposta è considerata adottata. Qualora entro cinque giorni lavorativi dalla notifica del progetto di decisione una delegazione chieda un dibattito orale in sede di autorità di controllo comune, la procedura scritta viene sospesa.

Articolo 7

Accesso del pubblico ai documenti

1. Qualsiasi persona fisica o giuridica ha diritto di accesso ai documenti dell’autorità di controllo comune, secondo i principi, le condizioni e le limitazioni definite nel presente articolo.

2. Sono esclusi dal presente articolo i documenti relativi ai ricorsi dinanzi al comitato istituito ai sensi dell’articolo 34, paragrafo 8, della decisione Europol.

3. Fatti salvi i paragrafi 4 e 5, i documenti sono resi accessibili al pubblico su domanda scritta ovvero direttamente in formato elettronico.

4. L’autorità di controllo comune può negare l’accesso a un documento qualora ciò sia necessario per:

a) tutelare la sicurezza e l’ordine pubblico negli Stati membri o prevenire la criminalità;

b) proteggere i diritti e le libertà di terzi;

c) consentire il corretto svolgimento dei compiti dell’Europol;

d) consentire il corretto svolgimento dei compiti dell’autorità di controllo comune;

in tutti questi casi non possono essere invocati gli interessi del richiedente.

5. Qualora l’autorità di controllo comune detenga un documento ricevuto da terzi o contenente informazioni su terzi, essa consulta la parte terza in questione al fine di valutare l’applicabilità o meno delle eccezioni di cui al paragrafo 4, salvo il caso in cui sia evidente che il documento può o non può essere divulgato. I documenti provenienti dall’Europol sono inoltre soggetti alle norme in materia di riservatezza di cui all’articolo 40, paragrafo 1, della decisione Europol.

6. Qualora soltanto alcune parti del documento richiesto siano interessate a un’eccezione, le parti restanti del documento sono divulgate.

7. Le domande di accesso a un documento sono presentate in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione europea e sono formulate in modo sufficientemente preciso per consentire all’autorità di controllo comune di identificare il documento in oggetto. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

8. Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, l’autorità di controllo comune chiede al richiedente di chiarirla e lo assiste in tale compito.

9. Nel caso di una domanda relativa a documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, l’autorità di controllo comune può contattare informalmente il richiedente al fine di trovare una soluzione ragionevole.

10. L’autorità di controllo comune fornisce informazioni e assistenza ai cittadini sulle modalità e sul luogo di presentazione delle domande di accesso ai documenti.

11. L’autorità di controllo comune registra prontamente le domande di accesso a un documento e invia al richiedente un avviso di ricezione. Entro 20 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, il presidente dell’autorità di controllo comune concede l’accesso al documento richiesto e fornisce l’accesso ai sensi del paragrafo 14 entro tale termine, oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale e informa il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma ai sensi del paragrafo 13.

12. In casi eccezionali, per esempio nel caso di una domanda relativa a documenti particolarmente voluminosi, oppure qualora un terzo debba essere consultato, il termine di cui al paragrafo 11 può essere prorogato di 20 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

13. Entro 20 giorni lavorativi dalla ricezione di un rifiuto totale o parziale da parte dell’autorità di controllo comune, il richiedente può chiedere alla stessa di rivedere la sua posizione, presentando domanda di conferma.

14. L’accesso ai documenti avviene mediante consultazione sul posto oppure tramite rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile, una copia elettronica, in base alla preferenza del richiedente. Il costo della produzione e dell’invio di un numero di copie uguale o superiore a 20 pagine in formato A4 può essere posto a carico del richiedente, ma l’onere non supera il costo effettivo della produzione e dell’invio delle copie. La consultazione in loco, le riproduzione di meno di 20 pagine in formato A4 e l’accesso diretto al formato elettronico sono gratuiti.

15. Se un documento è già stato divulgato dall’autorità di controllo comune o da altre istituzioni ed è facilmente accessibile al richiedente, l’autorità di controllo comune può soddisfare l’obbligo di concedere l’accesso ai documenti informando il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto.

Articolo 8

Controlli in loco ed esperti

1. Nell’ambito delle competenze conferitele dall’articolo 34 della decisione Europol, l’autorità di controllo comune può eseguire controlli sulla protezione dei dati presso l’Europol.

2. L’autorità di controllo comune può nominare uno o più membri incaricati di eseguire i controlli. Tali membri possono essere assistiti da esperti, nel modo ritenuto appropriato dall’autorità di controllo comune. Tali esperti sono selezionati unicamente da un elenco preventivamente stilato dall’autorità di controllo comune e comunicato all’Europol. Gli esperti figuranti in tale elenco devono provenire dalle autorità di controllo nazionali e da organismi delle amministrazioni pubbliche, tranne nel caso in cui tali esperti non siano disponibili. Tutti gli esperti devono soddisfare i requisiti di sicurezza in vigore ai sensi del rispettivo diritto nazionale.

3. Per motivi di urgenza, il presidente può procedere alla nomina di tali membri ed esperti direttamente. In tal caso, ne informa senza indugio i membri dell’autorità di controllo comune.

4. I membri dell’autorità di controllo comune incaricati di effettuare un controllo riferiscono alla medesima i risultati della loro attività.

Articolo 9

Procedura in caso di violazioni

Qualora constati violazioni di disposizioni della decisione Europol per quanto riguarda la conservazione, il trattamento o l’uso di dati personali, l’autorità di controllo comune ne informa il direttore dell’Europol per iscritto e gli chiede una risposta entro un determinato termine. L’autorità di controllo comune, se ritiene che la risposta non sia sufficiente o non sia stata trasmessa per tempo, ovvero se sorgono altre difficoltà, si rivolge per iscritto al consiglio di amministrazione (articolo 34, paragrafo 4, della decisione Europol). La mancata esecuzione di una decisione definitiva del comitato per i ricorsi è considerata una violazione della decisione Europol.

Articolo 10

Processo verbale

Di ogni riunione dell’autorità di controllo comune è redatto un processo verbale. Il progetto di processo verbale è preparato dal segretariato sotto la direzione del presidente e sottoposto all’autorità di controllo comune per l’adozione nella successiva riunione. Ogni membro ha il diritto di far modificare il processo verbale affinché rispecchi le osservazioni formulate nel corso della riunione.

Articolo 11

Relazione sull’attività

1. L’autorità di controllo comune redige una relazione sull’attività almeno ogni due anni. Almeno un mese prima che tale relazione sia trasmessa al Parlamento europeo e al Consiglio, il consiglio di amministrazione ha la possibilità di formulare osservazioni che vengono accluse alla relazione (articolo 34, paragrafo 6, della decisione Europol).

2. La relazione sulle attività dell’autorità di controllo comune è presentato alla commissione competente del Parlamento europeo e nel contempo al Consiglio.

3. L’autorità di controllo comune pubblica la sua relazione sull’attività.

TITOLO III

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO PER I RICORSI

Articolo 12

Compiti del comitato per i ricorsi

1. Il comitato per i ricorsi (di seguito «comitato”) esamina i ricorsi di cui all’articolo 32 della decisione Europol.

2. Il comitato adotta le decisioni definitive in merito alle questioni di cui al paragrafo 1.

3. Oltre alle competenze conferitegli dall’articolo 2, paragrafo 2, il comitato è dotato dei poteri previsti dal presente capitolo.

Articolo 13

Composizione

1. Il comitato è composto da un membro qualificato di ciascuna delegazione in seno all’autorità di controllo comune. Ogni membro può avere un supplente. I membri del comitato e i loro supplenti sono nominati per un periodo di cinque anni dall’autorità di controllo comune, su designazione della delegazione interessata. Il loro mandato è rinnovabile.

2. I membri del comitato e i loro supplenti devono possedere le qualifiche necessarie per esaminare e decidere in merito ai ricorsi di cui all’articolo 12, paragrafo 1, che comprendono, tra l’altro, conoscenze specialistiche in campo giuridico ed esperienza in materia di risoluzione delle controversie e di protezione dei dati.

3. Qualora un membro del comitato non possa assistere a una riunione, può farsi rappresentare dal suo supplente.

4. La qualifica di membro del comitato viene meno quando la persona interessata si dimette o cessa di essere membro dell’autorità di controllo comune. La presente disposizione si applica anche ai supplenti.

Articolo 14

Indipendenza e imparzialità

1. Nello svolgimento delle loro mansioni i membri del comitato sono indipendenti e imparziali, non sono vincolati alle istruzioni dell’autorità di controllo comune o di chiunque altro e sono soggetti soltanto alla legge. Per tutta la durata del loro mandato non possono svolgere attività incompatibili con i requisiti di indipendenza e imparzialità prescritti loro in quanto membri del comitato o con la disponibilità richiesta a tal fine. Le attività che sono o sono state svolte per conto dell’autorità di controllo nazionale non sono considerate incompatibili con l’attività svolta in seno al comitato. Le disposizioni del presente paragrafo si applicano anche ai supplenti.

2. Qualora un membro del comitato o un supplente sia stato coinvolto nel caso in modo tale da dare adito a seri dubbi in ordine alla sua imparzialità, o in qualsiasi altra circostanza che possa recare pregiudizio alla corretta deliberazione su un ricorso, egli rende nota la sua posizione e si ritira dal caso.

3. Se una parte ricusa un membro o un supplente per i motivi di cui ai paragrafi 1 e 2, il comitato sente la persona interessata nonché le altre parti, quindi decide sulla questione in assenza della persona interessata e a scrutinio segreto.

4. Qualora una persona si dimetta o venga esclusa dal caso a norma del paragrafo 3, essa viene sostituita dal supplente.

Articolo 15

Presidenza

1. Il comitato elegge al suo interno un presidente e un vicepresidente a maggioranza di due terzi dei voti espressi, a scrutinio segreto, dai membri presenti. Qualora nessun candidato ottenga la maggioranza richiesta al primo turno di votazione, si procede a un secondo turno tra i due candidati che hanno ricevuto il maggior numero di voti. Il presidente o il vicepresidente dell’autorità di controllo comune non può essere eletto presidente o vicepresidente del comitato, né essere membro della stessa delegazione. Il presidente e il vicepresidente sono eletti per un periodo di due anni. Possono essere rieletti per un secondo mandato di un anno.

2. Il presidente presiede le riunioni del comitato e vigila sul corretto andamento dei lavori. Convoca le riunioni del comitato, ne fissa il luogo, la data e l’ora e prepara l’ordine del giorno provvisorio.

3. In caso di assenza del presidente, il vicepresidente ne fa le veci. In assenza del vicepresidente, il membro più anziano in termini di età fa le veci del vicepresidente. La prima riunione del comitato è convocata e presieduta dal membro più anziano in termini di età sino all’elezione del presidente.

4. Il comitato può, al fine di preparare le sue deliberazioni, nominare tra i propri membri, su proposta del presidente, uno o più relatori. In tali casi, il membro designato relatore proviene in linea di massima dallo Stato membro da cui proviene il ricorrente, oppure, se il ricorrente proviene da uno Stato terzo, dallo Stato membro al quale il caso è più strettamente connesso. In caso di urgenza, il presidente può procedere a tale nomina direttamente. In tal caso egli ne informa senza indugio i membri del comitato. Il relatore esamina il ricorso e presenta al comitato una relazione sulla sua ammissibilità, nonché una proposta relativa ad ulteriori procedimenti, con particolare riguardo alle misure preparatorie necessarie.

Articolo 16

Rappresentanza

Il ricorrente può essere assistito o rappresentato da un avvocato o da un altro consulente. Il comitato può decidere di escludere dal procedimento un avvocato o un consulente in caso di comportamento gravemente scorretto. In caso di esclusione il presidente fissa un termine per consentire alla parte interessata di designare un altro avvocato o consulente; il procedimento è sospeso fino alla scadenza di tale termine. L’avvocato o il consulente esibisce, su richiesta del comitato, il mandato conferitogli dal ricorrente.

Articolo 17

Lingue

1. Il procedimento si svolge in una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione europea. Il ricorrente sceglie la lingua ufficiale del procedimento, la quale viene adoperata nelle dichiarazioni orali e nei documenti scritti delle parti, nonché nei processi verbali e nelle decisioni del comitato.

2. I documenti redatti in una lingua diversa da quella del procedimento sono corredati di una traduzione in tale lingua. In caso di documenti molto lunghi, la traduzione può limitarsi a estratti o sintesi. Il comitato può trasmettere in qualsiasi momento, in virtù delle sue competenze o su richiesta di una delle parti, una traduzione completa.

3. Se necessario, sono forniti servizi di interpretazione e traduzione, a titolo gratuito, a ogni membro del comitato e alle parti. Le decisioni del comitato sono tradotte in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione europea.

4. Qualora il ricorrente non conosca alcuna delle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione europea, la denuncia può essere presentata in un’altra lingua. Il ricorrente è tenuto a presentare una sintesi in una delle lingue ufficiali. Il presidente o il relatore fa tradurre la denuncia nella lingua scelta.

Articolo 18

Istruzione del procedimento

1. Il ricorso è presentato mediante denuncia scritta depositata presso il segretariato dell’autorità di controllo comune entro tre mesi dalla data di ricezione della decisione dell’Europol da parte del ricorrente. In mancanza di una decisione, il ricorso è presentato entro tre mesi dalla data di scadenza del termine di cui all’articolo 30, paragrafo 3, e all’articolo 31, paragrafo 5, della decisione Europol. Qualsiasi dubbio in merito all’osservanza dei termini è risolto a favore del ricorrente.

2. Il ricorrente espone i motivi della denuncia. Nella denuncia devono risultare chiari l’identità del ricorrente, l’oggetto del ricorso e le motivazioni. La denuncia è corredata dell’eventuale documentazione giustificativa disponibile. Il ricorrente può ritirare il ricorso in qualsiasi momento.

3. Il segretariato notifica l’avvenuto ricevimento della denuncia entro quattro settimane e fornisce informazioni generali sullo svolgimento del procedimento.

4. Se la denuncia non soddisfa i requisiti di cui al paragrafo 2, prima e seconda frase, e all’articolo 17, paragrafo 4, seconda frase, il segretariato invita il ricorrente a rettificare eventuali omissioni entro quattro settimane.

5. Il comitato respinge, su proposta del presidente o del relatore, i ricorsi che non soddisfano i requisiti prescritti. Un ricorso presentato oltre i termini di cui al paragrafo 1 può essere accolto qualora il ritardo sia dovuto a circostanze particolari.

Articolo 19

Esame preliminare

1. Se soddisfa i requisiti previsti, la denuncia viene esaminata dal comitato sulla base delle disposizioni seguenti, che tengono conto della decisione Europol, in particolare degli articoli 30, 31 e 32.

2. Copia della denuncia è trasmessa all’Europol affinché comunichi le proprie osservazioni, che vengono presentate entro quattro settimane, prorogabili di altre due settimane.

3. Qualora il ricorso riguardi una decisione di cui agli articoli 30 o 31 della decisione Europol, il comitato consulta l’autorità di controllo nazionale o l’autorità giudiziaria competente dello Stato membro da cui provengono i dati o dello Stato membro direttamente interessato.

4. Il comitato può decidere, in singoli casi, di coinvolgere nel procedimento di ricorso anche una o più unità nazionali. Il ricorrente e l’Europol sono informati della decisione. Copia delle osservazioni dell’Europol e del ricorrente è in tal caso trasmessa alle unità nazionali interessate affinché, entro quattro settimane, prorogabili di altre due settimane, possano presentare le loro osservazioni.

5. Una volta ricevute le osservazioni o scaduti i termini, e dopo aver ricevuto le informazioni di cui agli articoli 20, 22, 23 e 24, il comitato dispone di tre mesi di tempo per esaminare la denuncia.

Articolo 20

Informazioni supplementari

1. Il comitato può chiedere al ricorrente, all’Europol, alle unità nazionali, alle autorità di controllo nazionali o ad altri organismi di fornirgli informazioni, elementi di prova od osservazioni. Le parti hanno il diritto di presentare al comitato proposte riguardo all’assunzione di prove o di chiedere l’ammissione degli elementi di prova. Il comitato valuta attentamente tali proposte e richieste di ammissione nella misura necessaria all’esame del caso.

2. Il comitato può anche decidere di effettuare ispezioni in loco presso l’Europol. Si applica parimenti l’articolo 8.

Articolo 21

Accesso agli atti del procedimento

1. Tutte le parti, se lo desiderano, hanno accesso agli atti del procedimento e possono chiedere al segretariato dell’autorità di controllo comune di fornire loro, a proprie spese, estratti o fotocopie. L’accesso è negato qualora ciò sia necessario per:

— consentire il corretto svolgimento dei compiti dell’Europol,

— tutelare la sicurezza e l’ordine pubblico negli Stati membri o prevenire la criminalità,

— garantire che nessuna indagine nazionale sia compromessa,

— proteggere i diritti e le libertà di terzi,

in tutti casi si tiene conto degli interessi della persona interessata.

2. Europol, le unità nazionali e le autorità di controllo nazionali possono indicare in quale misura le informazioni da esse fornite non debbano essere messe a disposizione del ricorrente, specificando le ragioni di tale limitazione. Il comitato può chiedere ulteriori motivazioni. Se il comitato ritiene accettabili tali motivazioni, le informazioni in questione non vengono trasmesse. Il comitato può decidere diversamente, all’unanimità, soltanto in assenza di motivi accettabili. In tal caso il comitato può richiedere una sintesi da mettere a disposizione del ricorrente o chiedere che talune informazioni siano fornite a quest’ultimo.

Articolo 22

Audizioni

1. Le parti, qualora ne facciano richiesta, sono sentite dal comitato. Il comitato informa debitamente le parti del loro diritto di essere sentite. Tale diritto si esercita per iscritto. Il comitato decide di ricorrere a un’audizione orale su richiesta di una delle parti del procedimento nella misura ritenuta necessaria per l’esame del caso. Il comitato informa debitamente le parti del loro diritto di richiedere un’audizione orale. Tutte le parti vengono informate a tempo debito dell’audizione orale e hanno il diritto di presenziarvi.

2. L’audizione è pubblica a meno che il comitato decida, d’ufficio o su richiesta di una delle parti, di escludere totalmente o parzialmente il pubblico qualora ciò sia reso necessario da motivi di pubblica sicurezza, in particolare i motivi di cui all’articolo 30, paragrafo 5, della decisione Europol, o dalla tutela della vita privata di una persona, oppure nella misura strettamente necessaria, a giudizio del comitato, in particolari circostanze nelle quali la pubblicità potrebbe recare pregiudizio alla corretta decisione del ricorso. Qualora uno Stato membro coinvolto nel procedimento, oppure l’Europol, richieda di non ammettere il pubblico, il comitato può decidere diversamente, all’unanimità, soltanto in assenza dei motivi di cui alla prima frase.

3. Il comitato può decidere, su richiesta di una parte o di propria iniziativa, di sentire una parte senza la presenza di altre parti, qualora ciò sia necessario per assicurare il corretto funzionamento dell’Europol, salvaguardare la sicurezza di uno Stato membro o proteggere gli interessi del ricorrente o di terzi. Le parti assenti vengono informate dei lavori svolti in loro assenza.

Articolo 23

Audizione di testimoni ed esperti

1. Il comitato può decidere, su richiesta di una parte o di propria iniziativa, di sentire testimoni. Tutte le parti e i testimoni interessati vengono informati a tempo debito dell’audizione. Si applica altresì l’articolo 22, paragrafi 2 e 3.

2. I testimoni convocati dal comitato hanno diritto al rimborso delle spese di viaggio e di alloggio e a un risarcimento per il mancato guadagno nella misura ritenuta equa dal comitato. Possono ricevere i necessari anticipi. Tutti i pagamenti sono a carico del bilancio dell’autorità di controllo comune.

3. I testimoni sono sentiti dal comitato. I membri del comitato possono interrogare i testimoni. Con l’autorizzazione del presidente, le parti possono interrogare i testimoni. Prima dell’inizio dell’audizione, il presidente rammenta ai testimoni che sono tenuti a dire la verità.

4. Il comitato può nominare esperti e definire i loro compiti. Gli esperti hanno diritto a un compenso per il lavoro svolto. Il comitato può decidere di sentire gli esperti. Si applicano altresì le norme relative all’audizione dei testimoni.

Articolo 24

Dichiarazioni conclusive

Prima di prendere una decisione definitiva, il comitato invita tutte le parti a fare dichiarazioni conclusive.

Articolo 25

Processo verbale

1. Il comitato redige un processo verbale dei procedimenti che rispecchia l’andamento di ogni audizione e le dichiarazioni rilasciate nel corso della stessa. Le parti possono richiedere l’inclusione integrale o parziale di taluni documenti o talune dichiarazioni nel processo verbale. Il processo verbale è firmato dal presidente, trasmesso alle parti e allegato agli atti del procedimento. Nei casi di cui all’articolo 22, paragrafo 2, o all’articolo 23, paragrafo 1, il comitato impone alcune limitazioni.

2. L’articolo 9 si applica altresì a tutte le riunioni del comitato alle quali le parti non partecipano.

Articolo 26

Decisioni e riservatezza

1. Le riunioni del comitato sono valide soltanto se vi partecipano i quattro quinti dei membri o dei supplenti.

2. Le decisioni sono adottate a maggioranza semplice dei membri o supplenti presenti alla riunione, salvo quanto diversamente disposto dal presente regolamento o dalla decisione Europol. In caso di parità, prevale il voto del presidente. Tutte le persone che prendono parte alla decisione definitiva devono aver partecipato a un’audizione.

3. Le deliberazioni del comitato rimangono riservate.

4. Nella decisione definitiva del comitato figurano i nomi delle parti e dei loro rappresentanti, i nomi dei membri del comitato che hanno partecipato alla decisione, la data nella quale la decisione è pronunciata, la parte dispositiva della decisione, una breve esposizione dei fatti del caso e le motivazioni. La decisione è pronunciata in una seduta pubblica e notificata alle parti. Copia della decisione è trasmessa all’autorità di controllo comune.

Articolo 27

Notificazioni

Le notificazioni e le altre comunicazioni alle parti, ai testimoni e agli esperti sono trasmesse con mezzi tali da garantire che i destinatari vengano debitamente informati e che, se necessario, ciò possa essere verificato.

Articolo 28

Spese

1. Il comitato decide in merito alle spese del procedimento nella sua decisione definitiva. Il procedimento dinanzi al comitato è gratuito. Se il ricorso risulta fondato, integralmente o in parte, le spese necessarie sostenute dal ricorrente per la presentazione e il trattamento della denuncia sono imputate all’Europol nella misura ritenuta equa dal comitato.

2. Al ricorrente che non sia in grado di sostenere in tutto o in parte le spese del procedimento può essere concesso in qualsiasi momento, su richiesta, un contributo per coprire tali spese. All’atto della presentazione della domanda, egli acclude alla stessa i documenti attestanti il suo stato di necessità. Il comitato può revocare in qualsiasi momento il contributo, qualora i requisiti in base ai quali esso è stato concesso mutino nel corso del procedimento. In caso di approvazione del contributo, le spese sono imputate al bilancio dell’autorità di controllo comune. Se ciò è giustificato, la decisione definitiva può imporre a una parte di restituire al bilancio dell’autorità di controllo comune gli anticipi concessi. Nel presentare la domanda il ricorrente dichiara di acconsentire al pagamento delle spese, ove prescritto dalla decisione definitiva.

Articolo 29

Regolarità delle procedure

Nei casi non previsti dal presente regolamento interno, il comitato provvede a che lo svolgimento del procedimento sia conforme ai principi generali del diritto comunitario di cui all’articolo 6, paragrafo 2, del trattato sull’Unione europea.

TITOLO IV

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 30

Segretariato

1. Nello svolgimento delle sue mansioni l’autorità di controllo comune è assistita da un segretariato istituito presso la propria sede. Il segretariato è un organo permanente, i cui membri sono assunti unicamente in base alla competenza. I membri agiscono esclusivamente nel reale interesse dell’autorità di controllo comune, sono totalmente indipendenti dall’Europol e non accettano istruzioni da altre autorità. Le assunzioni o i distacchi del personale del segretariato avvengono su proposta dell’autorità di controllo comune. I membri del personale del segretariato non svolgono altre attività lavorative senza l’autorizzazione del presidente dell’autorità di controllo comune.

2. Il segretariato opera sotto la direzione del presidente dell’autorità di controllo comune, nel rispetto delle norme stabilite da detta autorità. Il segretariato fornisce inoltre servizi al comitato per i ricorsi. Nell’esercizio di tali funzioni, esso opera sotto la direzione del presidente di detto comitato. Il segretariato tiene un registro dei ricorsi e di ogni altro documento.

3. Il segretariato assicura inoltre che gli obblighi di cui all’articolo 41 della decisione Europol siano rispettati nell’ambito dei lavori dell’autorità di controllo comune.

Articolo 31

Riservatezza

1. I membri dell’autorità di controllo comune, i supplenti, gli esperti e i membri del segretariato sono tenuti a trattare in modo riservato le informazioni di cui vengono a conoscenza nell’ambito della loro attività, a meno che il corretto svolgimento dei loro compiti richieda altrimenti. Tale obbligo sussiste anche dopo la cessazione dell’incarico.

2. All’atto della nomina, i membri dell’autorità di controllo comune, i supplenti, gli esperti e i membri del segretariato dichiarano di accettare detti obblighi.

3. Nel caso di violazioni dell’obbligo di riservatezza, un membro dell’autorità di controllo comune o il suo supplente può essere sospeso a maggioranza dei due terzi dei voti espressi a scrutinio segreto dalle delegazioni che partecipano a una riunione dell’autorità di controllo comune. L’interessato è sentito prima che sia presa la decisione, ma non partecipa alla stessa. La presente disposizione si applica parimenti al comitato per i ricorsi, qualora la violazione dell’obbligo di riservatezza interessi i lavori di detto comitato. In tal caso, l’autorità di controllo comune è informata senza indugio.

Se un membro viene sospeso, esso è sostituito dal suo supplente. La decisione di sospensione è comunicata all’autorità di controllo nazionale che ha nominato il membro sospeso.

Articolo 32

Bilancio e spese

1. Il segretariato prepara il progetto di bilancio annuale da sottoporre all’autorità di controllo comune; una volta approvato, il progetto viene trasmesso al consiglio di amministrazione prima delle consultazioni previste dall’articolo 34, paragrafo 10, della decisione Europol.

2. L’autorità di controllo comune decide in merito all’erogazione dei fondi di bilancio ad essa destinati, che sono amministrati dal segretariato.

3. Le spese dell’autorità di controllo comune e del comitato per i ricorsi, comprese le spese per i membri di detto comitato e i loro supplenti, necessarie per il corretto esercizio delle loro funzioni, sono a carico del bilancio dell’autorità di controllo comune conformemente alle norme da essa stabilite.

Articolo 33

Modifica del regolamento interno

Le modifiche del presente regolamento interno sono adottate dall’autorità di controllo comune a maggioranza dei due terzi dei suoi membri e sono sottoposte all’approvazione del Consiglio, che delibera a maggioranza qualificata (articolo 34, paragrafo 7, della decisione Europol).

Articolo 34

Valutazione

Il presente regolamento interno è sottoposto a una valutazione da parte dell’autorità di controllo comune entro tre anni dalla sua entrata in vigore.

Articolo 35

Entrata in vigore del regolamento interno

Il presente regolamento interno entra in vigore il giorno successivo a quello dell’approvazione da parte del Consiglio, a norma dell’articolo 34, paragrafo 7, della decisione Europol.

Fatto a Bruxelles, addì 22 giugno 2009. Per l’autorità di controllo comune Il presidente David SMITH Gli Stati membri concordano sul fatto che la cessazione della carica di membro o di supplente dell'autorità di controllo comune prima del termine previsto non possa verificarsi in particolare per motivi riguardanti lo svolgimento della funzione nell'ambito del comitato per i ricorsi.

(1) GU L 121 del 15.5.2009, pag. 37.