Relazione

sul rendiconto finanziario dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze (OEDT - Lisbona) per l'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1999 corredata delle risposte dell'Osservatorio

(2000/C 373/08)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze, conformemente all'articolo 11, paragrafo 11, del regolamento (CEE) n. 302/93(1) del Consiglio.

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze relativo all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1999. Conformemente all'articolo 11, paragrafo 8, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2) conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui all'articolo 11, paragrafo 12, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, modificato dall'articolo 1 del regolamento (CE) n. 3294/94(3) del Consiglio. La Corte dei conti è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie strategie e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme di controllo internazionali generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili e adottato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 1999 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

5. Senza rimettere in questione il parere di controllo espresso al paragrafo 4, la Corte richiama tuttavia l'attenzione sulle situazioni descritte al paragrafo 9.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'OSSERVATORIO EUROPEO DELLE DROGHE E DELLE TOSSICODIPENDENZE (OEDT - LISBONA) RELATIVO ALL'ESERCIZIO FINANZIARIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 1999

Analisi dell'esecuzione del bilancio

6. Gli stanziamenti definitivi concessi all'Osservatorio per l'esercizio 1999 sono ammontati a 8,2 milioni di euro, contro i 7,6 milioni di euro del 1998, registrando quindi un aumento dell'8 %. Gli impegni a fronte di questi stanziamenti sono ammontati a 7,8 milioni di euro, di cui 5,6 milioni di euro (il 71 %) sono stati pagati e 2,2 milioni di euro (il 27 %) sono stati riportati all'esercizio successivo. La maggior parte dei riporti, 1,8 milioni di euro, riguarda le spese operative dell'Osservatorio (Titolo III del bilancio - cfr. inoltre i paragrafi 13 e 14).

7. Gli impegni riportati dal 1998, vale a dire 2,4 milioni di euro, sono stati utilizzati per un importo di 2,1 milioni di euro, corrispondente all'87 %.

Sistema utilizzato per la contabilità di bilancio

8. Nel 1999, l'Osservatorio ha introdotto il sistema SI2, ma ha continuato ad utilizzare, contemporaneamente, il vecchio sistema basato su un foglio elettronico, a causa delle difficoltà incontrate nell'applicazione di SI2. L'Osservatorio dovrebbe proseguire i propri sforzi per rendere il sistema SI2 completamente operativo e disporre quindi di un sistema integrato unico per tenere la propria contabilità.

Contabilità generale

9. Un saldo debitore di 149321,60 euro, risalente agli esercizi 1996, 1997 e 1998, è stato regolarizzato mediante imputazione ai risultati. L'origine di questi saldi e i movimenti bancari corrispondenti sono stati indicati nella contabilità. Tuttavia, non sempre le transazioni sono corroborate da documenti giustificativi che consentono di individuare le relative operazioni, come nel caso di circa 32000 euro. Le procedure ed il sistema di controllo interno dell'Osservatorio dovrebbero essere rafforzate per evitare che si verifichino nuovamente situazioni simili.

Imputazione dell'IVA

10. Fino al dicembre 1998, il regolamento finanziario generale prevedeva che le spese fossero imputate al lordo dell'IVA, giacché, dopo il rimborso, quest'ultima poteva essere riutilizzata. Da allora(4), il regolamento finanziario generale prevede che le spese siano imputate al netto dell'IVA. La Corte invita l'Osservatorio a recepire queste nuove disposizioni nella propria normativa.

Cassa di anticipi

11. Nel 1999, i pagamenti eseguiti attraverso la cassa di anticipi sono ammontati a 1,4 milioni di euro, pari al 26 % del totale dei pagamenti dell'esercizio. Il ricorso a questa modalità di pagamento dovrebbe essere ridotto al minimo, dati i rischi connessi alla sua gestione.

Acquisto di beni e di servizi nel settore dell'elaborazione dei dati

12. L'esame dei contratti relativi ai beni e ai servizi nel settore dell'elaborazione dei dati ha evidenziato delle lacune:alcuni prodotti, acquistati senza consultare il servizio informatico, non erano conformi alle specifiche richieste. Tutti i progetti relativi all'elaborazione dei dati, nonché le decisioni di acquisto corrispondenti, dovrebbero formare oggetto di una consultazione del servizio informatico ed essere gestiti da un responsabile che possieda le qualifiche necessarie.

Gestione dei contratti con i centri nazionali

Esecuzione finanziaria

13. Per contribuire al conseguimento degli obiettivi dell'Osservatorio, il 50 % circa delle spese operative è destinato al finanziamento di centri nazionali (uno per Stato membro). Nel 1999, l'Osservatorio ha stipulato con i centri alcuni contratti per un importo di 1,8 milioni di euro, di cui 1,5 milioni di euro a titolo di contratti di assistenza diretta (100000 euro per centro) e 0,3 milioni di euro a titolo di contratti complementari. I contratti di base sono stati conclusi all'inizio dell'anno e avrebbero dovuto dar luogo a pagamenti per un importo di almeno 1,2 milioni di euro (pari all'80 %) alla fine dell'anno. In realtà, i pagamenti effettuati a titolo di questi contratti ammontano a 0,95 milioni di euro (63 %). Quanto agli altri contratti, che rappresentano un importo di 0,3 milioni di euro, è stato pagato solo il 17 % del valore totale. Nel complesso, l'Osservatorio ha dovuto riportare 0,8 milioni di euro degli 1,8 milioni di euro impegnati a favore dei centri.

14. L'entità del sottoutilizzo degli stanziamenti indica che il monitoraggio, da parte dell'Osservatorio, del proprio programma annuale è stato carente. L'Osservatorio dovrebbe, in collaborazione con i centri, migliorare la sorveglianza delle azioni finanziate al fine di ridurre al minimo i riporti di stanziamenti e, di conseguenza, rispettare maggiormente il principio dell'annualità.

Disposizioni contrattuali

15. Benché i contratti stipulati dall'Osservatorio non contemplino tale possibilità, un centro nazionale ha fatto ricorso al subappalto. Data la natura di taluni lavori, il subappalto può costituire una soluzione efficace, ma dovrebbe essere soggetto all'autorizzazione preventiva dell'Osservatorio.

16. L'uso di coefficienti forfetari nel calcolo di determinati costi può essere utile per semplificarne la valutazione da parte dei contraenti. In questi casi, l'Osservatorio dovrebbe richiedere informazioni ai contraenti per accertare la plausibilità dei tassi applicati e stabilire, eventualmente, dei massimali.

Natura e controllo del cofinanziamento nazionale

17. I contratti di base e taluni contratti complementari prevedono il cofinanziamento da parte dello Stato membro in cui ha sede il centro. In linea di massima, il cofinanziamento nazionale deve essere almeno pari al finanziamento concesso dall'Osservatorio. Tuttavia, non è precisato in quale misura i finanziamenti nazionali e comunitari previsti nel quadro dei contratti debbano tradursi in un aumento del bilancio del centro in questione.

18. All'atto pratico, il cofinanziamento è attestato da dichiarazioni rilasciate dai centri stessi. L'esame delle tabelle finanziarie allegate ai contratti rivela inoltre disparità nella messa in opera dei finanziamenti comunitari e nazionali: talvolta il cofinanziamento nazionale viene posto in atto a livello globale, talvolta tiene conto della ripartizione dei finanziamenti comunitari fra i vari obiettivi perseguiti dai contratti.

Attività finanziate

19. I contratti di base stipulati nel 1999 prevedono quattro attività. Nella ripartizione dei finanziamenti nazionali e comunitari fra i compiti previsti si constatano disparità (cfr. la tabella 3).

20. Anche nell'utilizzazione del contributo dell'Osservatorio si riscontrano disparità (cfr. la tabella 3).

21. Se le disparità rilevate nella ripartizione dei fondi sono probabilmente dovute, almeno in parte, a circostanze particolari, esse sembrano comunque esagerate. Soprattutto, non è normale, a priori, che un centro non compia alcuno sforzo per fornire informazioni sulla diminuzione della domanda di droga, quando questo è appunto uno degli obiettivi specifici dell'Osservatorio.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 26 ottobre 2000.

Per la Corte dei conti

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) GU L 36 del 12.2.1993, pag. 6.

(2) Come disposto dall'articolo 11, paragrafo 10, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e delle spese dell'Osservatorio relativi all'esercizio finanziario 1999 sono stati compilati il 13.3.2000 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio, alla Commissione e alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 16.3.2000. Il riepilogo di questo rendiconto è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) GU L 341 del 30.12.1994, pag. 7.

(4) Cfr. l'articolo 27, paragrafo 2 bis, del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, modificato da ultimo dal regolamento (CE, CECA, Euratom) n. 2548/98 del Consiglio del 23 novembre 1998 (GU L 320 del 28.11.1998, pag. 1).

Tabella 1

Bilancio finanziario degli esercizi 1999 e 1998

>SPAZIO PER TABELLA>

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Tabella 2

Saldo degli esercizi 1999 e 1998

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Tabella 3

Utilizzazione dei finanziamenti concessi ai centri per compiti svolti

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Risposta dell'Osservatorio

1 a 7. L'OEDT si rallegra per la constatazione della Corte del 31 dicembre 1999 circa l'affidabilità e, nel complesso, la legittimità nonché la regolarità delle relative operazioni.

8. Date le lacune in materia di adattamento del software SI2 a tutte le esigenze contabili dell'Agenzia sin dalla sua installazione agli inizi del 1999, e visto che tale software dipende dall'assistenza tecnica esterna, è stato mantenuto in copia e in maniera provvisoria il foglio elettronico EXCEL per motivi di sicurezza, onde far fronte soprattutto ai rischi di eventuale guasto del software SI2 e alla produzione di talune relazioni necessarie.

9. L'OEDT conferma le constatazioni della Corte ed ha già adottato le misure necessarie per evitare il riprodursi di tale situazione.

10. A livello dei principi, l'OEDT condivide la preoccupazione della Corte relativa alla trasposizione nel proprio regolamento finanziario dei principi del regolamento finanziario del bilancio generale dell'Unione europea. Tuttavia, tenuto conto dei vincoli imposti dalle procedure di rimborso dell'IVA da parte dell'amministrazione fiscale del paese ospitante, l'Osservatorio esaminerà i vantaggi e gli inconvenienti di siffatta trasposizione prima di adottare una posizione definitiva.

11. L'OEDT ha ridotto progressivamente i pagamenti effettuati tramite la cassa di anticipi e continuerà in tale senso conformemente al parere della Corte dei conti.

12 a 21. L'OEDT ha ottenuto buoni risultati nell'utilizzazione degli stanziamenti e nell'esecuzione dei contratti, nelle condizioni concrete sul terreno. I contratti stipulati dall'OEDT nel 1999 con i punti focali nazionali della rete REITOX, erano di durata prevedibile che doveva concludersi nel 2000. L'OEDT ha provveduto a controllare adeguatamente l'esecuzione dei contratti ed i riporti di stanziamenti derivano dalle scadenze impartite. Per il futuro, l'OEDT cercherà nella misura del possibile di fare coincidere i contratti e gli anni civili, sapendo che a causa della natura delle azioni da eseguire vi saranno sempre degli stanziamenti da riportare di diritto, conformemente alla normativa applicabile.

L'OEDT analizzerà le osservazioni della Corte ed esaminerà le possibilità di attuazione di misure atte a migliorare il controllo e l'efficacia delle proprie attività. A tale riguardo, l'Osservatorio rileva che, in seguito ad una decisione del proprio consiglio di amministrazione, è stato istituito un gruppo di lavoro ad hoc per migliorare il funzionamento della rete dei punti focali nazionali REITOX.