IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 325/14

DECISIONE 2009/936/GAI DEL CONSIGLIO

del 30 novembre 2009

che adotta le norme di attuazione degli archivi di lavoro per fini di analisi di Europol

IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,

vista la decisione 2009/371/GAI del Consiglio, del 6 aprile 2009, che istituisce l’Ufficio europeo di polizia (Europol) (1) («decisione Europol»), in particolare l’articolo 14, paragrafo 1, e l’articolo 59, paragrafo 1, lettera b),

tenuto conto della convenzione sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale, adottata dal Consiglio d’Europa il 28 gennaio 1981,

tenuto conto della raccomandazione n. R(87)15 del Comitato dei Ministri che regola l’utilizzo dei dati a carattere personale nel settore della polizia, adottata dal Consiglio d’Europa il 17 settembre 1987,

visto il progetto di norme per gli archivi di lavoro per fini di analisi di Europol presentato dal consiglio di amministrazione,

visto il parere del Parlamento europeo,

Considerando che spetta al Consiglio, deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo, adottare le norme di attuazione degli archivi di lavoro per fini di analisi,

DECIDE:

CAPITOLO I

PRINCIPI GENERALI

Articolo 1

Definizioni

Ai fini delle presenti norme si intende per:

a) «dati personali»: qualsiasi informazione concernente una persona fisica identificata o identificabile; si considera «identificabile» la persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante riferimento ad un numero di identificazione o ad uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale;

b) «archivio di lavoro per fini di analisi»: l’archivio costituito per fini di analisi, come stabilito all’articolo 14, paragrafo 1, della decisione Europol;

c) «analisi»: la raccolta, il trattamento o l’uso di dati a sostegno delle indagini penali, ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 2, della decisione Europol;

d) «partecipanti a un gruppo di analisi»: gli analisti e gli altri membri del personale Europol designati dal direttore, nonché gli ufficiali di collegamento e/o gli esperti degli Stati membri che hanno fornito le informazioni o che sono implicati nell’analisi ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 4, della decisione Europol;

e) «trattamento di dati personali» o «trattamento»: qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali, come raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto o interconnessione, nonché blocco, cancellazione o distruzione.

Articolo 2

Ambito d’applicazione

Le norme stabilite nella presente decisione sono applicabili al trattamento dei dati per fini di analisi, come previsto nell’articolo 14, paragrafo 1, della decisione Europol.

Articolo 3

Dati forniti per fini di analisi

1. Ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 2, e dell’articolo 14, paragrafo 3, della decisione Europol, i dati forniti per fini di analisi sono comunicati in forma sia strutturata che non strutturata dalle unità nazionali o, a seconda del grado di urgenza, possono essere trasmessi direttamente dalle autorità competenti designate a Europol, per essere inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi. Gli Stati membri che forniscono tali dati comunicano all’Europol lo scopo per il quale i dati vengono forniti e qualsiasi restrizione riguardo alla loro utilizzazione, cancellazione o distruzione, comprese eventuali restrizioni all’accesso, in termini generali o specifici. Detti Stati membri possono anche informare l’Europol in merito a tali restrizioni in una fase successiva.

L’Europol assicura che i terzi che forniscono tali dati gli comunichino lo scopo per il quale i dati vengono forniti e qualsiasi restrizione in merito alla loro utilizzazione.

Dopo la ricezione di tali tali, viene determinato quanto prima in che misura essi sono inclusi in un archivio specifico.

2. A norma dell’articolo 29, paragrafo 1, della decisione Europol, i dati di cui al paragrafo 1 rimangono sotto la responsabilità dello Stato membro che li ha forniti e sono soggetti alla legislazione nazionale di tale Stato membro, finché tali dati non vengano inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi. Ciò fa salve le responsabilità di Europol in merito ai dati quali definite ai commi secondo e terzo.

Europol è responsabile di assicurare che tali dati possano essere consultati unicamente dagli Stati membri che li hanno forniti o dagli analisti e dagli altri membri del personale Europol designati dal direttore conformemente all’articolo 14, paragrafo 2, lettera a), della decisione Europol, per determinare se i dati possano o meno essere inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi.

Se, dopo averli valutati, Europol ha motivo di presumere che i dati forniti sono inaccurati o non aggiornati, ne informa lo Stato membro che li ha forniti.

3. I dati che, dopo la valutazione, non sono stati selezionati per essere inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi, nonché gli archivi cartacei e i documenti contenenti i dati che sono stati inclusi in detto archivio, rimangono sotto la responsabilità dello Stato membro che li ha forniti conformemente all’articolo 29, paragrafo 1, della decisione Europol e sono soggetti alla rispettiva legislazione nazionale. Ciò fa salve le responsabilità di Europol quali definite nella decisione Europol.

Europol è responsabile di assicurare che i dati, gli archivi cartacei e i documenti di cui al primo comma siano conservati separatamente dagli archivi di lavoro per fini di analisi e possano essere consultati unicamente dagli Stati membri che li hanno forniti o dagli analisti e dagli altri membri del personale Europol designati dal direttore conformemente all’articolo 14, paragrafo 2, lettera a), della decisione Europol ai fini:

a) della loro successiva inclusione in un archivio di lavoro per fini di analisi;

b) di una verifica per accertare se i dati che sono già stati inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi siano accurati e pertinenti; oppure

c) di una verifica per accertare se i requisiti prescritti nelle presenti norme o nella decisione Europol siano stati soddisfatti.

Tali dati possono anche essere consultati nell’interesse della persona cui si riferiscono, che richiede tutela. In questo caso i dati possono essere utilizzati unicamente con il consenso della persona interessata.

Tali dati, archivi cartacei e documenti sono restituiti allo Stato membro che li ha forniti, o sono cancellati o distrutti, se non sono più necessari per gli scopi di cui al presente articolo. Sono comunque cancellati o distrutti dopo la chiusura dell’archivio di lavoro per fini di analisi.

4. Se i dati di cui al paragrafo 1 sono stati forniti da un terzo, Europol è responsabile di assicurare che i principi stabiliti nel presente articolo siano applicati a tali dati, in base alle norme stabilite conformemente all’articolo 26 della decisione Europol.

Articolo 4

Trattamento dei dati

1. Per quanto necessario al perseguimento dell’obiettivo stabilito all’articolo 3 della decisione Europol, Europol può trattare i dati personali di cui agli articoli 5 e 6 delle presenti norme nella misura in cui essi siano adeguati, accurati, pertinenti e non vadano oltre lo scopo dell’archivio di lavoro per fini di analisi nel quale sono introdotti e a condizione che siano conservati solo per il tempo necessario a detto scopo. Conformemente all’articolo 7 delle presenti norme e all’articolo 20 della decisione Europol, si procede ad un esame periodico della necessità di conservare i dati memorizzati ai fini dell’archivio in questione.

2. Ciascuno Stato membro coinvolto in un progetto di analisi decide, conformemente alla legislazione nazionale, la misura in cui può fornire i dati richiesti, come indicato all’articolo 14, paragrafo 3, della decisione Europol.

Articolo 5

Decisione costitutiva di un archivio di lavoro per fini di analisi

1. Ai sensi dell’articolo 16 della decisione Europol, in ciascun provvedimento costitutivo di un archivio di lavoro per fini di analisi il direttore specifica quali categorie di dati personali elencati nell’articolo 6 di dette norme sono considerate necessarie ai fini dell’archivio in questione.

2. Nel provvedimento costitutivo di cui al paragrafo 1 il direttore di Europol specifica inoltre se i dati che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale nonché i dati relativi alla salute o alla vita sessuale debbano essere inclusi nell’archivio di lavoro per fini di analisi tra le categorie elencate nell’articolo 6 e il motivo per cui tali dati sono considerati strettamente necessari ai fini dell’archivio in questione. Il trattamento di tali dati può essere effettuato soltanto se integrano altri dati personali che sono già stati immessi in quell’archivio.

Qualora i dati di cui al primo comma si riferiscano alle categorie di persone di cui all’articolo 6, paragrafi da 3 a 6, nel provvedimento costitutivo dell’archivio devono essere fornite specifiche motivazioni per richiedere tali dati e i dati possono essere trattati solo su esplicita richiesta di due o più Stati membri che partecipano al progetto di analisi. I dati in questione sono cancellati quando non sono più necessari ai fini per i quali sono stati conservati.

3. I provvedimenti costitutivi di un archivio di lavoro per fini di analisi, incluse le sue successive modifiche, sono adottati secondo la procedura di cui all’articolo 16 della decisione Europol.

Articolo 6

Dati personali negli archivi di lavoro per fini di analisi

1. I dati personali memorizzati negli archivi di lavoro per fini di analisi sono corredati di una nota che rimanda alla categoria di persone nella quale essi sono stati inseriti.

2. Per le categorie di persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, lettera a), della decisione Europol si può effettuare il trattamento delle seguenti categorie di dati personali, ivi inclusi i dati correlati di carattere amministrativo.

a) Dati anagrafici 1) Cognome attuale e precedente 2) Nome attuale e precedente 3) Cognome da nubile 4) Paternità (ove necessario per l’identificazione) 5) Maternità (ove necessario per l’identificazione) 6) Sesso 7) Data di nascita 8) Luogo di nascita: 9) Cittadinanza 10) Stato civile 11) Alias 12) Soprannome 13) Appellativo corrente o nome falso 14) Residenza e/o domicilio attuale e precedente

b) Connotati 1) Connotati 2) Contrassegni (segni particolari/cicatrici/tatuaggi, ecc.)

c) Mezzi d’identificazione 1) Documenti d’identità/patente di guida 2) Numeri della carta d’identità nazionale/del passaporto 3) Numeri d’identificazione nazionali/codice di previdenza sociale, se del caso 4) Immagini visive e altre informazioni in merito all’aspetto fisico 5) Informazioni relative all’identificazione di tipo scientifico, quali impronte digitali, profilo DNA (ottenuto a partire dalla parte non codificante del DNA), profilo vocale, gruppo sanguigno, dentatura

d) Professione e competenze 1) Attività lavorativa e professionale attuale 2) Attività lavorativa e professionale precedente 3) Titoli di studio (scuola/università/formazione professionale) 4) Abilitazioni 5) Capacità ed altre conoscenze (lingue/altro)

e) Informazioni economiche e finanziarie 1) Dati finanziari (conti e codici bancari, carte di credito, ecc.) 2) Liquidità 3) Titoli azionari/altri 4) Dati patrimoniali 5) Legami con società e imprese 6) Contatti bancari e creditizi 7) Posizione tributaria 8) Altre informazioni utili in merito alla gestione degli affari finanziari della persona

f) Informazioni comportamentali 1) Stile di vita (ad esempio, vivere al di sopra delle proprie possibilità) ed abitudini 2) Spostamenti 3) Luoghi frequentati 4) Armi ed altri strumenti pericolosi 5) Pericolosità 6) Altri rischi specifici quali probabilità di fuga, impiego di doppi agenti, collegamenti con persone incaricate dell’applicazione della legge 7) Tratti e profili legati alla criminalità 8) Abuso di droga

g) Persone di contatto e accompagnamento, inclusi tipo e natura del contatto o dell’associazione

h) Mezzi di comunicazione usati, quali telefono (fisso/mobile), fax, pager, posta elettronica, recapiti postali, collegamenti a Internet

i) Mezzi di trasporto usati, quali autoveicoli, natanti, aerei, incluse le informazioni di identificazione di tali mezzi (numeri di immatricolazione)

j) Informazioni relative alle attività criminose che rientrano nella competenza di Europol ai sensi dell’articolo 4 della decisione Europol: 1) Precedenti condanne 2) Presunta implicazione in attività criminose 3) Modi operandi 4) Strumenti effettivi o potenziali per preparare e/o commettere reati 5) Appartenenza a gruppi/organizzazioni criminali e posizione nel gruppo/nell’organizzazione 6) Ruolo nell’organizzazione criminale 7) Area geografica delle attività criminali 8) Materiale raccolto nel corso di un’indagine, quale immagini video e fotografie

k) Riferimenti ad altre basi di dati in cui sono conservate informazioni sulla persona: 1) Europol 2) Servizi di polizia/delle dogane 3) Altri servizi incaricati dell’applicazione della legge 4) Organizzazioni internazionali 5) Entità pubbliche 6) Entità private

l) Informazioni su persone giuridiche connesse con i dati di cui alla lettera e) o alla lettera j): 1) Denominazione della persona giuridica 2) Recapito 3) Data e luogo di costituzione 4) Numero di registrazione amministrativo 5) Forma giuridica 6) Capitale sociale 7) Settore di attività 8) Filiali nazionali e internazionali 9) Direttori 10) Legami con le banche

3. Le persone di contatto e di accompagnamento ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 1, lettera d), della decisione Europol sono persone attraverso le quali vi è motivo di ritenere che le informazioni che si riferiscono alle persone di cui al paragrafo 2 e che sono importanti ai fini dell’analisi possano essere ottenute, e sempreché esse non rientrino in una delle categorie di persone di cui ai paragrafi 2, 4, 5 o 6. Sono «persone di contatto» coloro che hanno contatti sporadici con le persone di cui al paragrafo 2. Sono «persone di accompagnamento» coloro che hanno contatti regolari con le persone di cui al paragrafo 2.

Per quanto riguarda le persone di contatto e accompagnamento, i dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati per quanto necessario, a condizione che vi sia motivo di supporre che tali dati sono necessari ai fini dell’analisi del ruolo di tali persone di contatto o accompagnamento.

In questo contesto, va osservato quanto segue:

a) il rapporto tra queste persone e le persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, lettera a), della decisione Europol è chiarito il più presto possibile;

b) se la supposizione che esiste un rapporto tra queste persone e le persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, lettera a), della decisione Europol si rivela infondata, i dati sono cancellati senza indugio;

c) se tali persone sono sospettate di aver commesso un reato per il quale Europol è competente ai sensi dell’articolo 4 della decisione Europol o se sono state condannate per tale reato, ovvero se vi sono indicazioni concrete o ragionevoli motivi, secondo la legislazione nazionale dello Stato membro interessato, per ritenere che possano commettere tale reato, tutti i dati di cui al paragrafo 2 possono essere conservati;

d) i dati relativi alle persone di contatto e alle persone di accompagnamento di persone di contatto nonché i dati relativi alle persone di contatto e alle persone di accompagnamento di persone di accompagnamento non possono essere memorizzati, ad eccezione dei dati relativi al tipo e alla natura dei loro contatti o associazioni con le persone di cui al paragrafo 2;

e) se non risulta possibile effettuare il chiarimento previsto dai punti precedenti, se ne tiene conto al momento di decidere in merito alla necessità e all’entità della conservazione dei dati ai fini di una successiva analisi.

4. Per quanto riguarda le persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, lettera c), della decisione Europol che sono state vittime di uno dei reati in esame o per le quali taluni fatti autorizzano a ritenere che possano essere vittime di un siffatto reato, possono essere conservati i dati di cui dal paragrafo 2, lettera a), punto 1, al paragrafo 2, lettera c), punto 3, del presente articolo nonché le seguenti categorie di dati:

a) informazioni in merito all’identificazione della vittima;

b) motivo della vittimizzazione;

c) danni (fisici/finanziari/psicologici/altri);

d) necessità di garantire l’anonimato;

e) possibilità di partecipare alle udienze in tribunale;

f) informazioni fornite dalle persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, lettera c), della decisione Europol o per loro tramite, in merito al reato, comprese le informazioni sul loro rapporto con altre persone, ove necessario, per l’identificazione delle persone di cui all’articolo 12, paragrafo 1, della decisione Europol.

Altri dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati se necessario, sempreché vi sia motivo di supporre che essi sono necessari ai fini dell’analisi del loro ruolo di vittime o di vittime potenziali.

I dati non necessari ai fini di analisi successive vengono cancellati.

5. Con riguardo alle persone che, come previsto all’articolo 14, paragrafo 1, lettera b), della decisione Europol, potrebbero intervenire come testi nel corso di indagini sui reati considerati o di procedimenti penali conseguenti, i dati di cui dal paragrafo 2, lettera a), punto 1, al paragrafo 2, lettera c), punto 3, del presente articolo possono essere conservati, nonché le seguenti categorie di dati:

a) informazioni fornite dalle suddette persone in merito al reato, comprese le informazioni sul loro rapporto con altre persone incluse nell’archivio di lavoro per fini di analisi;

b) necessità di garantire l’anonimato;

c) protezione garantita, e da chi;

d) nuova identità;

e) possibilità di partecipare alle udienze in tribunale.

Altri dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati se necessario, sempreché vi sia motivo di supporre che essi sono necessari ai fini dell’analisi del ruolo di tali persone quali testi.

I dati non necessari ai fini di analisi successive vengono cancellati.

6. Con riguardo alle persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, lettera e), della decisione Europol che possono fornire informazioni sui reati considerati, i dati di cui dal paragrafo 2, lettera a), punto 1, al paragrafo 2, lettera c), punto 3, del presente articolo possono essere conservati, nonché le seguenti categorie di dati:

a) dati anagrafici in codice;

b) tipo di informazioni fornite;

c) necessità di garantire l’anonimato;

d) protezione garantita, e da chi;

e) nuova identità;

f) possibilità di partecipare alle udienze in tribunale;

g) esperienze negative;

h) ricompense (finanziarie/favori).

Altri dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati se necessario, sempreché vi sia motivo di supporre che essi sono necessari ai fini dell’analisi del ruolo di tali persone quali informatori.

I dati non necessari ai fini di analisi successive vengono cancellati.

7. Qualora, in qualsiasi momento nel corso di un’analisi, risulti che, sulla base di indicazioni serie e comprovate, una persona inclusa in un archivio di lavoro per fini di analisi debba essere immessa in una categoria di persone diversa da quella in cui detta persona è stata immessa inizialmente, come stabilito dal presente articolo, l’Europol può effettuare il trattamento soltanto dei dati relativi a tale persona che sono permessi nell’ambito di detta nuova categoria, mentre tutti gli altri dati vengono cancellati.

Qualora, in base alle indicazioni summenzionate, risulti che una persona debba essere inclusa in due o più categorie diverse, come definito nel presente articolo, l’Europol può effettuare il trattamento di tutti i dati autorizzati nell’ambito di tali categorie.

Articolo 7

Termini per l’esame e la durata della conservazione

1. Nel decidere se i dati personali debbano continuare ad essere conservati come previsto all’articolo 6 di tali norme, ai sensi dell’articolo 20 della decisione Europol, gli interessi di Europol relativi allo svolgimento dei suoi compiti sono ponderati rispetto ai legittimi interessi, in termini di protezione dei dati, della persona cui si riferiscono i dati conservati.

La necessità di un’ulteriore conservazione di tutti i dati personali contenuti in un archivio di lavoro per fini di analisi è esaminata, conformemente all’articolo 20 della decisione Europol, entro tre anni dall’introduzione o dall’ultimo esame dei dati. Indipendentemente da tale esame, la necessità di un’ulteriore conservazione va esaminata se si verificano circostanze tali da suggerire la necessità di cancellare o rettificare i dati.

Tale revisione tiene conto dell’esigenza di conservare i dati alla luce della conclusione di un’indagine condotta su un caso particolare; di una decisione giudiziaria definitiva, in particolare un’assoluzione, un’ordinanza di riabilitazione, una condanna scontata ed un’amnistia, l’età del soggetto cui si riferiscono i dati e le particolari categorie di dati.

2. Conformemente all’articolo 16, paragrafo 3, della decisione Europol, l’esame della necessità di conservare un archivio di lavoro per fini di analisi è effettuato da Europol. Sulla base di tale esame, il direttore decide in merito alla conservazione o alla chiusura dell’archivio. Il consiglio di amministrazione e l’autorità di controllo comune sono immediatamente informati dal direttore degli elementi contenuti nell’archivio che giustificano la stretta necessità di conservarlo.

3. Qualora un procedimento penale contro persone di cui all’articolo 6, paragrafo 2, si concluda con una decisione inappellabile del tribunale o in altro modo, e qualora tale decisione sia comunicata a Europol dallo Stato membro o dal terzo interessato, Europol verifica se i dati interessati da tale decisione possano ancora essere conservati, modificati o usati. Se si può dedurre, dalla motivazione della decisione o da altre informazioni, che la persona in questione non ha commesso il reato o che il fatto commesso non costituisce reato, oppure se le motivazioni della decisione lasciano aperta la questione, i dati in questione vengono cancellati, a meno che non sussistano ragionevoli motivi per ritenere che essi siano ancora rilevanti per l’archivio di lavoro per fini di analisi. In tal caso, le informazioni relative alla decisione del tribunale sono aggiunte ai dati già contenuti nell’archivio. Inoltre questi dati possono essere trattati e conservati solo nel debito rispetto del contesto e del contenuto della decisione succitata nonché dei diritti che essa conferisce alla persona interessata.

4. La conservazione dei dati personali non può durare più di quanto disposto all’articolo 20, paragrafo 1, della decisione Europol. Se, in ragione della conservazione dell’archivio di di lavoro per fini di analisi, i dati relativi ad una persona di cui all’articolo 6, paragrafi da 3 a 6, sono conservati in un archivio per più di cinque anni, l’autorità di controllo comune di cui all’articolo 34, paragrafo 1, della decisione Europol ne è informata.

5. Qualora, nel corso di un riesame delle attività di Europol, l’autorità di controllo comune constati che i dati personali sono conservati in violazione delle presenti norme, essa, se lo ritiene necessario, ne informa il direttore conformemente all’articolo 34, paragrafo 4, della decisione Europol.

Quando l’autorità di controllo comune ha sottoposto una questione concernente la conservazione, il trattamento o l’uso di dati personali al consiglio di amministrazione ai sensi dell’articolo 34, paragrafo 4, della decisione Europol, la trasmissione dei dati in questione è vietata senza autorizzazione preventiva del consiglio di amministrazione. In casi eccezionali, il direttore può autorizzare la trasmissione dei dati prima dell’approvazione del consiglio di amministrazione, qualora ciò sia considerato assolutamente necessario per salvaguardare gli interessi essenziali degli Stati membri interessati nell’ambito degli obiettivi di Europol o al fine di evitare un pericolo imminente associato alla criminalità o a reati terroristici. In tal caso, il direttore redige l’autorizzazione in un documento che viene trasmesso al consiglio di amministrazione e all’autorità di controllo comune.

Articolo 8

Associazione di terzi

Europol può associare esperti di istituzioni, organi, uffici e agenzie di cui all’articolo 22, paragrafo 1, della decisione Europol ed esperti di paesi e organizzazioni terzi di cui all’articolo 23, paragrafo 1, di detta decisione alle attività di un gruppo di analisi alle condizioni stabilite all’articolo 14, paragrafo 8, della medesima.

Il direttore conclude un accordo con una delle entità di cui al primo comma nel rispetto delle norme che disciplinano tali accordi secondo quanto disposto dal consiglio di amministrazione. Le modalità di tali accordi sono trasmesse al consiglio di amministrazione e all’autorità di controllo comune. L’autorità di controllo comune può indirizzare al consiglio di amministrazione le osservazioni che reputa necessarie.

Articolo 9

Raccolta e registrazione dei dati

I dati registrati negli archivi di lavoro per fini di analisi sono diversificati in base al grado di valutazione della fonte ed in base al grado di affidabilità o esattezza, conformemente all’articolo 11. I dati basati su fatti sono differenziati da quelli basati su opinioni o valutazioni personali.

Articolo 10

Protezione interna dei dati

Il direttore adotta le misure necessarie ad assicurare l’osservanza delle presenti norme nonché di altre prescrizioni in materia di protezione dei dati. A tal fine il direttore chiede il parere del responsabile della protezione dei dati di cui all’articolo 28 della decisione Europol.

CAPITOLO II

CLASSIFICAZIONE

Articolo 11

Tipi di archivi di lavoro per fini di analisi

Gli archivi di lavoro per fini di analisi possono essere:

a) di carattere generale o strategico, quando l’obiettivo è quello di trattare informazioni pertinenti su un problema particolare o di sviluppare e migliorare le iniziative delle autorità competenti come definito all’articolo 3 della decisione Europol;

b) di carattere operativo, quando l’obiettivo è quello di ottenere informazioni su una o alcune delle attività criminali di cui all’articolo 3 della decisione Europol e che riguardano un caso, una persona o un’organizzazione per avviare, assistere o concludere, ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 2, della decisione Europol, indagini bilaterali o multilaterali di portata internazionale, sempre che tra le parti interessate vi siano due o più Stati membri.

Articolo 12

Valutazione della fonte e dell’informazione

1. La fonte delle informazioni che provengono da uno Stato membro è valutata per quanto possibile dallo Stato membro che le ha fornite sulla base dei seguenti codici di valutazione della fonte:

A) : laddove non sussistano dubbi circa l’autenticità, l’affidabilità o la competenza della fonte, oppure se l’informazione è fornita da una fonte che in passato ha dimostrato di essere affidabile in tutti i casi; B) : laddove l’informazione sia pervenuta da una fonte che si è dimostrata affidabile nella maggior parte dei casi; C) : laddove l’informazione sia pervenuta da una fonte che non si è dimostrata affidabile nella maggior parte dei casi; X) : laddove l’affidabilità di una fonte non può essere valutata.

2. L’informazione che proviene da uno Stato membro è valutata per quanto possibile dallo Stato membro che l’ha fornita sulla base della sua affidabilità e secondo i seguenti criteri:

1) l’informazione è ritenuta sicura senza alcuna riserva; 2) l’informazione è conosciuta personalmente dalla fonte, ma non conosciuta personalmente dall’agente che l’ha fornita; 3) l’informazione non è conosciuta personalmente dalla fonte, ma è avallata da altre informazioni già registrate; 4) l’informazione non è conosciuta personalmente dalla fonte e non può essere avallata.

3. Se sulla base delle informazioni già in suo possesso Europol giunge alla conclusione che la valutazione deve essere rettificata, ne informa lo Stato membro interessato e cerca di concordare una modifica. Senza tale accordo l’Europol non può modificare la valutazione.

4. Se riceve da uno Stato membro dati o informazioni non corredati di una valutazione, l’Europol cerca per quanto possibile di stabilire l’affidabilità della fonte o dell’informazione sulla base delle informazioni già in suo possesso. La valutazione di dati ed informazioni specifici deve avere luogo di concerto con lo Stato membro che li ha trasmessi. Uno Stato membro e l’Europol possono anche convenire, in termini generali, le modalità di valutazione di tipi specifici di dati e di fonti specifiche. Il consiglio di amministrazione è informato di tali accordi generali. Se i dati vengono forniti all’Europol sulla base di tali accordi generali, ciò viene annotato insieme ai dati.

Qualora non sia possibile raggiungere un accordo in un caso specifico o qualora non sussista un accordo in termini generali, Europol valuta l’informazione o i dati e assegna a tali informazioni o dati i codici di valutazione di cui rispettivamente al paragrafo 1, codice X) e al paragrafo 2, codice 4).

5. Il presente articolo si applica per analogia anche quando l’Europol riceve dati o informazioni da terzi.

6. Quando l’informazione inclusa in un archivio di lavoro per fini di analisi risulta da un’analisi svolta, l’Europol valuta tale informazione conformemente al presente articolo e di concerto con gli Stati membri che partecipano all’analisi.

CAPITOLO III

NORME DI UTILIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI DI LAVORO PER FINI DI ANALISI E DEI DATI DI ANALISI

Articolo 13

Costituzione di archivi di lavoro per fini di analisi

1. Gli archivi di lavoro per fini di analisi sono costituiti per iniziativa di Europol o su richiesta degli Stati membri dai quali provengono i dati, secondo la procedura di cui all’articolo 16 della decisione Europol.

2. Il consiglio di amministrazione può invitare taluni rappresentanti dell’autorità di controllo comune a partecipare al dibattito relativo alle decisioni costitutive degli archivi di lavoro per fini di analisi.

3. A norma dell’articolo 16, paragrafo 2, della decisione Europol, le attività di analisi e la diffusione dei risultati dell’analisi possono aver inizio immediatamente dopo la costituzione dell’archivio di analisi. Se il consiglio di amministrazione incarica il direttore di modificare un provvedimento costitutivo o di chiudere l’archivio conformemente all’articolo 16, paragrafo 4, della decisione Europol, i dati che non possono essere immessi nell’archivio o, qualora l’archivio debba essere chiuso, tutti i dati in esso contenuti, sono cancellati immediatamente.

4. Se, durante un’analisi, si rende necessaria la modifica del provvedimento costitutivo dell’archivio di lavoro per fini di analisi, si applicano per analogia le procedure di cui all’articolo 16 della decisione Europol nonché il presente articolo.

Articolo 14

Estrazione di dati

1. A norma dell’articolo 14, paragrafo 2, lettera b), della decisione Europol, l’estrazione di dati ad opera dei partecipanti al progetto di analisi è consentita soltanto dopo che essi abbiano ricevuto da Europol un’apposita autorizzazione e abbiano seguito un corso di formazione sui loro obblighi specifici nell’ambito del quadro giuridico di Europol.

2. A norma dell’articolo 14, paragrafo 2, secondo comma, della decisione Europol, tutti i partecipanti al gruppo di analisi possono effettuare ricerche di dati nell’archivio. Il gruppo di analisi decide all’unanimità in quale misura può avvenire l’estrazione dei dati nonché le eventuali condizioni e restrizioni applicabili.

Articolo 15

Trasmissione di dati o informazioni contenuti negli archivi di lavoro per fini di analisi

1. La trasmissione ad uno Stato membro o ad un terzo dei dati di carattere personale contenuti negli archivi di lavoro per fini di analisi viene registrata nell’archivio in questione.

Europol, in collaborazione con lo Stato membro o con il terzo che ha fornito i dati, ne verifica, se necessario e al più tardi al momento della trasmissione, la correttezza e la conformità alla decisione Europol.

In ogni comunicazione di dati sono menzionate, per quanto possibile, le decisioni giudiziarie e le decisioni di non luogo a procedere. Prima che i dati basati su opinioni o valutazioni personali siano comunicati e ne sia indicato il grado di affidabilità o di esattezza, tali dati sono verificati con lo Stato membro o il terzo che li ha forniti.

Lo Stato membro destinatario comunica allo Stato membro che ha trasmesso i dati, previa richiesta di quest’ultimo, le informazioni concernenti l’utilizzazione che è stata fatta dei dati ed i risultati ottenuti come conseguenza della loro trasmissione, sempreché la legislazione nazionale dello Stato membro che li ha ricevuti lo permetta.

Eventuali restrizioni quanto all’uso dei dati a norma dell’articolo 19 della decisione Europol sono registrate con i dati e comunicate ai destinatari dei risultati delle analisi.

2. A norma dell’articolo 14, paragrafo 7, della decisione Europol, se dopo l’immissione di dati in un archivio di lavoro per fini di analisi Europol rileva che questi si riferiscono ad una persona o ad un oggetto per i quali già sussistono nell’archivio dati forniti da un altro Stato membro o terzi, lo Stato membro o i terzi interessati sono immediatamente informati del collegamento identificato.

Articolo 16

Procedure di controllo

Per ottemperare agli obblighi relativi alla sicurezza dei dati di cui all’articolo 35 della decisione Europol e garantire il trattamento sicuro dei dati ai sensi delle presenti norme, il consiglio di amministrazione accredita il sistema di analisi, ai sensi dell’articolo 8 delle norme sulla protezione del segreto delle informazioni di Europol, adottate con decisione 2009/…/GAI del Consiglio (2) previa consultazione del comitato di sicurezza, conformemente all’articolo 4, paragrafo 2, di dette norme. L’accreditamento è concesso in base ai requisiti di sicurezza specifici del sistema e ad altra documentazione sulla sicurezza che il consiglio di amministrazione reputi necessaria.

Articolo 17

Utilizzazione e conservazione dei dati d’analisi e dei risultati delle analisi

1. Tutti i dati personali e i risultati delle analisi trasmessi da un archivio di lavoro per fini di analisi possono essere usati solo conformemente alle finalità dell’archivio o per prevenire e combattere altre forme gravi di criminalità, nel rispetto di eventuali restrizioni d’uso stabilite da uno Stato membro in forza dell’articolo 19, paragrafo 2, della decisione Europol. I dati di cui all’articolo 5, paragrafo 2, delle presenti norme possono essere trasmessi soltanto previo consenso dello Stato membro che li ha forniti.

2. Quando un archivio di lavoro per fini di analisi è chiuso, tutti i dati in esso contenuti sono memorizzati dall’Europol in un archivio separato, accessibile solo ai fini del controllo interno o esterno. Fatto salvo l’articolo 20, paragrafo 4, della decisione Europol, tali dati sono conservati per un periodo massimo di diciotto mesi dopo la chiusura dell’archivio di lavoro per fini di analisi.

3. I risultati di un archivio di lavoro per fini di analisi possono essere conservati dall’Europol sotto forma elettronica per un periodo massimo di tre anni dalla data in cui è chiuso l’archivio in questione, sempreché siano conservati in un archivio separato e non siano integrati da altri dati. Trascorso tale periodo, i risultati possono essere conservati solo sotto forma di documento cartaceo.

Articolo 18

Interconnessione di archivi e comunicazione tra archivi

1. Qualora risulti evidente che le informazioni contenute in un archivio di lavoro per fini di analisi possono essere importanti anche per altri archivi, si segue la seguente procedura:

a) nel caso in cui sia proposta l’interconnessione completa delle informazioni contenute in due archivi, è creato un nuovo archivio contenente tutte le informazioni di entrambi gli archivi, conformemente all’articolo 16 della decisione Europol. La decisione di interconnettere i due archivi è presa da tutti i partecipanti agli archivi originari. In tal caso, gli archivi originari sono chiusi;

b) se alcune delle informazioni contenute in un archivio sono importanti per un altro archivio, i fornitori di tali informazioni decidono se comunicarle o meno a quest’ultimo archivio.

2. Nei casi di cui al paragrafo 1, i termini per l’esame dei dati comunicati da un archivio di lavoro per fini di analisi ad un altro non sono modificati da questo trasferimento.

Articolo 19

Nuovi mezzi tecnici

Possono essere introdotti nuovi mezzi tecnici di trattamento di dati per fini di analisi soltanto se sono state adottate tutte le misure possibili per garantire che il loro uso sia conforme alle norme relative alla protezione dei dati personali applicabili all’Europol. Il direttore consulta preventivamente l’autorità di controllo comune in ogni caso in cui l’introduzione di tali mezzi tecnici crei problemi per l’applicazione delle presenti norme di protezione di dati.

CAPITOLO IV

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 20

Revisione delle norme

Entro il 1o gennaio 2013 le norme formano oggetto di una valutazione sotto il controllo del consiglio di amministrazione.

Le proposte di modifica delle presenti norme sono esaminate dal consiglio di amministrazione in vista della loro adozione da parte del Consiglio secondo la procedura di cui all’articolo 14, paragrafo 1, terzo comma, della decisione Europol.

Articolo 21

Entrata in vigore

Le presenti norme entrano in vigore il 1o gennaio 2010.

Fatto a Bruxelles, addì 30 novembre 2009. Per il Consiglio La presidente B. ASK

(1) GU L 121 del 15.5.2009, pag. 37.

(2) Non ancora pubblicato nella Gazzetta ufficiale.