Harmadsorban, amennyiben a személyes adatokat tartalmazó dokumentumokhoz való hozzáférést kérelmező személy bizonyította azok továbbításának szükségességét, és a megkeresett intézmény úgy ítélte meg, hogy nincs ok azt feltételezni, hogy az érintettek törvényes érdekei e továbbítással sérelmet szenvedhetnek, az adatok továbbíthatók, és – azzal a fenntartással, hogy az 1049/2001 rendeletben előírt, az egyén magánszférájának és becsületének védelmét érintő sérelemre alapított kivételen kívüli semmilyen más kivétel sem alkalmazható – az adatokat tartalmazó dokumentumot, illetve dokumentumokat hozzáférhetővé, és ezáltal a nyilvánosság számára elérhetővé teszik.

Mindazonáltal amint bizonyították a személyes adatok továbbításának szükségességét, az ilyen adatokat tartalmazó dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelemmel megkeresett uniós intézménynek vagy szervnek mérlegelnie kell a szóban forgó felek különböző érdekeit, és meg kell vizsgálnia, amint azt a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő kezelése tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló 45/2001 rendelet 8. cikkének b) pontja előírja, hogy nincs‑e ok annak feltételezésére, hogy e továbbítás sértheti az érintett személyek törvényes érdekeit.

Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001 rendelet alkalmazása keretében ahhoz, hogy – a valamely intézmény birtokában lévő, ezen intézmény egyes tagjainak a kiegészítő nyugdíjrendszerhez történő csatlakozására vonatkozó dokumentumokhoz való hozzáférést – kérelmező számára lehetővé váljon azon céljának elérése, hogy nyilvánosságra hozza az e tagoknál fennálló esetleges összeférhetetlenséget, a szóban forgó intézménynek továbbítania kell az e rendszerre vonatkozó szavazások időpontjában a rendszerben részt vevő azon tagok nevét, aki a teljes üléseken részt vettek, és akik ténylegesen részt vettek e szavazásokon, azok nevére való korlátozódás nélkül, akik a név szerinti szavazási eljárással tartott szavazásokon vettek részt. Bármilyen szavazási módot is alkalmaztak az e rendszerre vonatkozó szavazás alkalmával, mindazokat a tagokat, akik ténylegesen szavaztak, és akik részt vettek a rendszerben, befolyásolhatta a személyes érdekük. E tekintetben a kérelmező jogszerűen szorítkozhat annak bizonyítására, hogy e tagok – az intézmény tagjakénti és a rendszerben részt vevő személykénti kettős jellegzetességük folytán – ilyen helyzetben vannak. E körülmények között az érintett intézmény nyilvánvaló értékelési hibát követ el, ha azt állapítja meg, hogy nem bizonyították a rendszerben részt vevő azon tagok neve továbbításának szükségességét, akik ténylegesen részt vettek a szavazásokon.

Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001 rendelet alkalmazása keretében a hozzáférés iránti kérelem tárgyát képező összeférhetetlenség fogalma nem kizárólag olyan helyzetre utal, amelyben a köztisztviselő olyan magánérdekkel rendelkezik, amely ténylegesen befolyásolja hivatali kötelességének pártatlan és objektív teljesítését, hanem olyan helyzetre is, amelyben az azonosított érdek a nyilvánosság számára befolyásolni látszik a hivatali kötelességek pártatlan és objektív teljesítését. Egyébiránt az esetleges összeférhetetlenség hozzáférhetővé tétele nem kizárólag azon esetek felfedésére irányul, amikor a köztisztviselő úgy látta el feladatait, hogy célja személyes érdekeinek kielégítése volt, hanem arra is irányul, hogy a nyilvánosságot is tájékoztassák a köztisztviselőket érintő összeférhetetlenség kockázatáról abból a célból, hogy azok pártatlanul járjanak el hivatali kötelességük teljesítése során azt követően, hogy – azon körülményekre tekintettel, amelyek között vannak – bejelentették az őket érintő esetleges összeférhetetlenségi helyzetet, és intézkedéseket hoztak vagy javasoltak annak megoldására vagy elkerülésére.

(vö. 106., 109. pont)